מרכזייה פדגוגית (מרפ"ד) היא ספרייה לחינוך שבה ישנם עזרי הוראה שונים, וזאת בנוסף לספרות מקצועית בתחום החינוך. המרכזייה עשויה להכיל משחקים מסוגים שונים, כרזות, מצגות ואמצעים נוספים המסייעים להוראה. המרכזייה מכילה גם אמצעי מולטימדיה שונים, כמו סרטי קולנוע ותעודה, קלטות שמע ותקליטורים.
בישראל הוטמעו בשנים האחרונות רוב המרכזיות הפדגוגיות, יחד עם מרכזי המורים, בתוך מרכזי הפסג"ה (פיתוח סגלי הוראה) של משרד החינוך. בנוסף, יש מרכזיות פדגוגיות בחלק מהאוניברסיטאות והמכללות האקדמיות, בחלק מבתי הספר ובחינוך העצמאי. בתנועות הנוער ובמרכזי לימוד פורמליים ובלתי פורמליים ניתן למצוא חדרי משאבים הפועלים בצורה דומה למרפ"ד.
אוספי כתבי-יד.
הצורך באוספים מיוחדים של כתבי יד נוצר בשל המאפיינים המיוחדים שלהם. כתבי יד רבים זקוקים לתנאים מיוחדים לשימורם, בשל החומרים עליהם נכתבו הטקסטים (כגון עורות או פפירוס) הדורשים תנאי אחסון מיוחדים. בנוסף, לכתבי יד רבים ערך כספי רב עקב גילם, נדירותם וסיבות נוספות. בשל כך בונים לעיתים חדרים מיוחדים, בעלי בקרת אקלים ואמצעי אבטחה רבים. לעיתים קרובות יכיל חדר זה גם את אוסף ספרי הדפוס הנדירים, שאף הוא זקוק לתנאים דומים.
ספריות רבות מצלמות את כתבי היד שברשותם, על מנת לאפשר לציבור לגשת לאוסף ללא חשש לפגיעה בכתבים בשל השימוש בהם. אחת הדוגמאות הבולטות לכך הוא "המכון לתצלומי כתבי יד עבריים" שבספרייה הלאומית של ישראל, אשר מכיל צילומים של רוב כתבי היד העבריים הידועים בעולם. בשנים האחרונות מצולמים כתבי יד רבים באופן דיגיטלי, כך שניתן לצפות בהם באינטרנט.
אוספים פרטיים.
אוספים פרטיים קטנים מצויים כיום ברוב הבתים הפרטיים, והם מכילים לרוב בין עשרות לאלפי ספרים שונים. אוספים אלו משקפים במידה רבה את טעמם האישי, השכלתם ומעמדם הכלכלי והחברתי של בעלי הספריות. רק לעיתים נדירות מתבצע קיטלוג ורישום מסודר של תוכן האוספים, בדרך כלל לצורך מכירתם. אוספים גדולים של ספרים נמצאים לרוב בבתיהם של חוקרים, אוטודידקטים, חכמי דת (כגון רבנים), ביבליופילים ואספנים.
ספריות פרטיות בדרך כלל אינן שורדות תקופה ארוכה, שכן לעיתים קרובות יורשי האספן אינם מעוניינים בספריו לאחר מותו. לעיתים קרובות האוספים נתרמים או נמכרים כמקשה אחת, ולעיתים האספן עצמו מצווה להוריש את האוסף לספרייה ציבורית או אקדמית בצוואתו. בספריות רבות מבוסס האוסף הראשוני על אוספים פרטיים שנרכשו או נתרמו. דוגמאות לכך הם "ספריית שטראשון" בווילנה שהתבססה על האוסף הגדול שהוריש רבי מתתיהו שטראשון או ספריית הקונגרס ששוקמה, לאחר שריפתה, באמצעות האוסף הפרטי של תומאס ג'פרסון.
ספריות דיגיטליות.
ספרייה דיגיטלית היא ספרייה שמכילה מקורות מידע דיגיטליים, כגון ספרים אלקטרוניים, כתבי עת אלקטרוניים וכן הקלטות, תצלומים וקטעי וידאו בפורמט דיגיטלי. השימור של המידע הדיגיטלי, מחייב את צוות הספרייה להגן עליו מפני מחיקה או שינוי באמצעות גיבויים ומעקב של מערכות אבטחה ממוחשבות.
כיום קיימות מעט ספריות שהן דיגיטליות לחלוטין, כמו פרויקט גוטנברג או פרויקט בן-יהודה. כמו כן, הן אינן ספריות במובן המסורתי של המילה, שכן הן לא יכולות בפני עצמן לשרת גוף מחקרי או גוף חינוכי. רוב הספריות הדיגיטליות כיום הן למעשה אוספים בתוך ספריות היברידיות. לדוגמה: גאליקה ואירופיאנה של הספרייה הלאומית של צרפת, או מפעל הדיגיטציה על שם שאפל של הספרייה הלאומית של ישראל.
נכון לעשור הראשון של המאה ה-21, עם השתכללות טכנולוגיות הדיגיטציה, המגבלה העיקרית בפני דיגיטציה מלאה של ספריות ואוספים היא המגבלה החוקית הנובעת מחוקי קניין רוחני, בעיקר חוקי זכויות יוצרים, החלים על מרבית הפרסומים. כך למשל, לפי אחת הערכות בין 60% ל-80% מכלל הספרים שנדפסו בארצות הברית עדיין אינם ברשות הציבור. מעבר לכך, מרבית הספרים אינם נמכרים יותר (Out of print), דבר אשר מקשה על איתור בעלי הזכויות. כך לדוגמה, ניסיון של אוניברסיטת קורנל לאתר את בעלי זכויות היוצרים של 343 ספרים, הסתכם בעלות כח אדם של 50,000 דולר, כאשר לגבי 58% מהספרים לא ניתן היה לאתר את בעלי זכויות היוצרים.
ניסיון של חברת גוגל לסרוק ולהציע לציבור מיליוני כרכים באמצעות Google Book Search ללא קבלת אישור מוקדם מבעלי הזכויות גרם לסערה ציבורית ומשפטית והסתיים בפשרה בין גוגל לגילדת הסופרים האמריקאית ומו"לים שונים.
ארכיונים.
ארכיון הוא אוסף של מסמכים או המקום בו נמצא אוסף המסמכים. ארכיונים מורכבים ממסמכים מקוריים אשר נוצרו במהלך חייו של אדם או ארגון. המסמכים יכולים להיות בצורות שונות: מסמכים כתובים על נייר, קובצי מחשב, הקלטות קול וסרטים, תמונות, שרטוטים ועוד.
המבנה הארגוני של הספריות.
על פי רוב, הספרייה היא חלק מגוף גדול יותר, ואיננה גוף עצמאי לחלוטין. ספרייה אקדמית שייכת למוסד האקדמי, ספרייה עירונית שייכת לרשות המקומית וכדומה. בשל כך, יש תלות תקציבית, תכנונית (לרבות בנושאי קביעת מדיניות) ומנהלית של הספרייה במוסד האב.
על מנת להקטין בעלויות כוח אדם מקובל לרכז חלק ממחלקות הספרייה למקום אחד המשרת את כל ספריות המשנה של הספרייה המרכזית. ריכוז זה נפוץ בעיקר בתחומי הקיטלוג, הרכש והמנהלה, בהם אין צורך בקשר ישיר עם הקוראים. לעיתים מתאגדות ספריות שונות לביצוע פונקציות אחידות שונות, לדוגמה: העתקת רשומות קיטלוג ממאגר מרכזי שמשרת אלפי ספריות בעולם (Copy Cataloging).
המחלקות השונות של הספרייה אינן אחידות, ובספריות קטנות נעשות רוב הפעולות על ידי מספר ספרנים מצומצם ולעיתים על ידי ספרן בודד. כאן מוצגת חלוקה מקובלת של המחלקות לפי הפונקציות המרכזיות הקיימות בספרייה.
מחלקת יעץ והדרכה.
מחלקה זו עוסקת במתן שירות למשתמשי הספרייה ובסיוע להם באיתור מידע. תחום היעץ עוסק בצורכי המידע המידיים של הלקוח ותחום ההדרכה בא להקנות לו כלים ומיומנויות לאיתור מידע.
ספרני היעץ נותנים בדרך כלל סיוע ללקוח בודד המגיע אליהם. הספרן אמור לבצע ריאיון קצר ובו מספר שאלות על מנת להבין ביתר בהירות את צורכי המידע של הלקוח: מה המידע החסר לו (לעיתים הלקוח לא יודע להגדיר מה צורך המידע המדויק שלו), אילו מקורות מידע מתאימים לצרכיו (ספרים, כתבות, אתרי אינטרנט ועוד), מהן המגבלות של הלקוח (כמו שפה, נגישות ומגבלות תרבותיות) ועוד.
התחומים העיקריים שבהם ניתן סיוע זה הם:
היעץ ניתן בפגישה פנים אל פנים, באמצעות הטלפון ודרך האינטרנט.
תחום ההדרכה בא להקנות ללקוחות כלים שיעזרו להם באיתור מידע לאורך זמן. ההדרכה ניתנת בדרך כלל לקבוצות ולא לבודדים ונערכת כמפגש חד-פעמי, כיום עיון מרוכז או כמספר שיעורים. ההדרכה עוסקת בעקרונות כלליים של איתור מידע (כמו טכניקות חיפוש מידע, שיטות סינון תוצאות ושיטות להערכת איכות המידע), בתיאור הכלים הקיימים בספרייה הספציפית (מהי שיטת המיון והקיטלוג בספרייה, מה מקורות המידע הנגישים במקום ועוד), בהיבטים משפטיים (דיני קניין רוחני) ועוד.
חלק מהספריות מציעות מערכי הדרכה באמצעות האינטרנט ובכך מאפשרות למשתמש ללמוד בכוחות עצמו.
מחלקת השאלה.
מחלקת ההשאלה משמשת להשאלה של ספרים וחומרים אחרים ולמעקב אחר פעילות זו. כאשר לקוח מבקש לשאול פריט, המשאיל צריך לוודא שהפריט אכן ניתן להשאלה ושהאדם המבקש זכאי לשאול אותו (המנוי שלו בתוקף, אין לו חובות, הוא לא מילא את מכסת הפריטים שמותר לו לשאול, הפריט לא מוזמן וכדומה). לעיתים זכויות ההשאלה של משתמשים שונים אינן אחידות: בספרייה אקדמית למרצה יהיו זכויות מרובות משל סטודנט; בספרייה עירונית לילדים אסור לשאול ספרים המתאימים למבוגרים וכדומה.
תפקיד נוסף של המחלקה הוא משלוח תזכורות למאחרים, וגביית קנסות במקרה הצורך. בנוסף מקבלת המחלקה הזמנות לשאילת פריטים מבוקשים, ותפקידה הוא להודיע לבא בתור על חזרת הפריט לספרייה ובקרה על רשימת המזמינים.
ישנן ספריות המציבות תיבה להחזרת ספרים לנוחיות המשתמשים. כך יכול השואל להחזיר את הספרים ששאל מהספרייה גם מחוץ לשעות הפתיחה שלה. תיבה זו קבועה מחוץ לספרייה או במקום מרוחק כגון: מרכז קניות או תחנת רכבת.
במקרה שהפריט איננו בספרייה ניתן בספריות רבות להזמין את הספר בהשאלה בין-ספרייתית, ותפקיד המחלקה להזמין את הפריט ולוודא את קבלתו, ולאחר מכן את החזרתו לספריית המקור.
לפני מחשוב הספריות היה תהליך זה מסובך והצריך יצירת כרטיס לכל קורא וכרטיס לכל פריט. לא היה ניתן לבדוק בצורה פשוטה איחורים, האם הפריט מושאל או נמצא על המדף או לאסוף סטטיסטיקה. מחשוב הספריות הקל על התהליך וניתן כיום להפיק התראות אוטומטיות על איחורים, לוודא בקלות את זכויות הלקוחות, להפיק דו"ח סטטיסטי על מידת הביקוש לפריט מסוים ועוד.
מחלקת רכש.
מחלקה זו אחראית על רכישת ספרים חדשים, רכישת מנויים על כתבי עת ומאגרי מידע אלקטרוניים ורכישת מדיות נוספות. התהליך מתחיל בקבלת ההזמנה, בדיקת הימצאות עותקים בספרייה או בהזמנה, בחירת ספק, הזמנת הספר ומעקב עד קבלתו, הוצאת חשבונית וניהול תקציבי.
יש להבדיל בין מחלקה זו, שתפקידה ביצוע הרכש, לבין תהליך פיתוח האוסף, שבו מחליטים אלו ספרים וכתבי עת לקנות, על מה ניתן לוותר ומה להוציא מהאוסף לחלוטין. תהליך זה מבוצע לרוב על ידי אנשים בעלי ידע והיכרות עם התחומים הספציפיים שבהם נדרשת הרכישה. לדוגמה, בספרייה אקדמית האוסף יקבע על ידי ספרן המחלקה תוך שיתוף פעולה עם הסגל האקדמי.