פנייתו של ג'ון גרט הניעה את מנהל הדואר לבחון ברצינות את הבקשה. באותה עת הצטברו במשרדי הממשלה תלונות רבות שהתקבלו מן הציבור כנגד יושרן ואמינותן של חברות הביטוח הפרטיות, והרעיון שהעלה גרט אפשר לממשלת ניו זילנד לפתור את הבעיה מן היסוד. לאחר מספר שנות הכנה הוקמה בשנת 1869 המחלקה הממשלתית לביטוח חיים.
משלוח דברי דואר על ידי המחלקה לביטוח החיים.
הניהול השוטף של פעילות הביטוח דרש מן המחלקה הממשלתית לשלוח לציבור המבוטחים מיליוני מכתבים בשנה, ובהם דוחות תקופתיים, דרישות לתשלום, קבלות ועוד. בחודשים הראשונים להפעלת התוכנית, לא היה בכך כל קושי, כיוון שבדומה לכל מחלקה אחרת בממשלת ניו זילנד הייתה גם המחלקה הממשלתית לביטוח חיים זכאית לשלוח דברי דואר רשמיים בחינם. מעטפות עם הכיתוב הרשמי של שם המחלקה טופלו על ידי פקידי הדואר ללא כל צורך בבולים, ובתנאי שאחד המנהלים במחלקה הממשלתית אישר בחתימת ידו על המעטפה שאכן מדובר במכתב רשמי ולא במכתב פרטי שנשלח במרמה על ידי אחד העובדים.
בשלב מסוים התלוננו חברות הביטוח הפרטיות שהמדובר ביתרון לא הוגן שיש למחלקה הממשלתית בתחרות שלה מולן על לבו וכיסו של הלקוח. ההוצאות עבור משלוח דואר היוו עבורן מרכיב משמעותי בחישוב עלות הביטוח שמכרו לציבור, והאפשרות שניתנה לחברה הממשלתית לשלוח דואר בחינם העניק לה אפשרות להוריד מחירים באופן משמעותי. בעקבות התלונה הוחלט כי אכן המצב הזה אינו תקין, ועל החברה הממשלתית לביטוח חיים לשלם את עלות משלוח הדואר.
על מנת לקבוע את הסכום שנדרשה מחלקת ביטוח החיים לשלם נקבע נוהל ולפיו ספרו פקידי הדואר מעת לעת את המכתבים שנשלחו ביום מסוים, ותוצאות הספירה שימשו בסיס להערכת מספר המכתבים השנתי ששלחה המחלקה. על בסיס הערכה זו קבע הדואר את הסכום המגיע לו מן המחלקה הממשלתית לביטוח חיים. נוהל זה החל להתבצע בשנת 1870, ופעל לשביעות רצון שני הצדדים במשך כעשרים שנה.
בשנת 1887 התעוררה מחלוקת בין שני הארגונים הממשלתיים, ומנהל המחלקה לביטוח חיים סירב לשלם את הסכום שקבע מנהל הדואר. הסיבה המדויקת לחילוקי הדעות שהתגלעו ביניהם אינה ברורה, כיוון שהמסמכים העוסקים בנושא אבדו, אולם בעקבות המחלוקת תבעה מחלקת הביטוח לשנות את שיטת התשלום. היא הודיעה כי בכוונתה להתחיל ולשלם עבור דברי הדואר על ידי הדבקת בולי דואר על המכתבים.
מנהלי המחלקה דרשו שהבולים שיודפסו עבורם יכילו סימון ברור שהם מיועדים לשימוש ממשלתי בלבד, וזאת על מנת למנוע מצב שבו עובדי המחלקה ינצלו לרעה את הבולים של המשרד וישתמשו בהם למשלוח דואר פרטי, או ימכרו אותם תמורת בצע כסף.
הנפקה ראשונה של בולי ביטוח חיים.
עיצוב הבולים.
ביום 2 בינואר 1891 הונפקו הבולים הראשונים שנועדו להדבקה על המכתבים של המחלקה הממשלתית לביטוח חיים. הם עוצבו על ידי וו. ב. הדסון (W.B. Hudson), אחד מעובדי המחלקה לביטוח חיים, ועל ידי ג'. פ. רוג'רס (J.F. Rogers), מעובדי משרד המדפיס הממשלתי של ניו זילנד, אשר שילבו בבולים מספר מאפיינים מיוחדים:
עיצוב זה, בשינויים קלים, שימש להכנת כל הבולים של המחלקה לביטוח חיים משנת 1891 ועד שנת 1947.
הדפסת הבולים.
חריטת הגלופות ששימשו להדפסת הבולים נעשתה על ידי הגלף אלפרד ארנֶסט קאזנס (A.E. Cousins), אשר הכין גלופות נפרדות למרכז הבול ולמסגרות הבולים. גלופות אלו שימשו את משרד המדפיס הממשלתי של ניו זילנד להכנת לוחות ההדפסה. כל לוח הכיל גיליון של 240 בולים, שקובצו לארבעה תת-גיליונות בני שישים בולים כל אחד (עשר שורות בנות שישה בולים כל אחת). הדפסת הבולים החלה ביום 16 בדצמבר 1890.
ההנפקה הראשונה כללה שישה בולים בערכים נקובים של חצי פני (סגול), פני אחד (כחול), שני פני (אדום), שלושה פני (חום), שישה פני (ירוק) ושילינג אחד (ורוד). העבודה בוצעה באיכות נמוכה מאוד. עובדי הדפוס לא הצליחו לשמור על גוון אחיד של הבולים במהלך ההדפסה, מרבית הבולים אינם ממורכזים, וה רשלני.
שלושה מן הבולים (3 פני, 6 פני ושילינג אחד) הודפסו בכמות שסיפקה את צורכי מחלקת הביטוח עד שנת 1907, ולא היה צורך להדפיס מהם כמות נוספת. את שלושת הבולים בערכים הנקובים הנמוכים, שהשימוש בהם היה גדול בהרבה, היה צורך לחזור ולהדפיס במהלך השנים שוב ושוב. כך נוצרו בולים ובהם הבדלים רבים בסוג הנייר, בצפיפות הנקבוב, ובגוון של הדיו.
תקופת השימוש הארוכה בבולים שעוצבו בשנת 1891, וההבדלים הרבים שנוצרו בהם במהלך ההדפסות השונות, מהווים כר פורה למחקרים בולאים, ומניבים מעת לעת גילוי של תשנית שלא ידועה קודם לכן.
עיצוב מחדש של בולי ביטוח חיים.
הצורך בעיצוב חדש.
ביום 20 בינואר 1901 הלכה לעולמה ויקטוריה, מלכת בריטניה. הבולים משנת 1891 שכללו בתוכם את ראשי התיבות של שמה (VR) לא התאימו עוד, ומנהלי המחלקה לביטוח חיים ביקשו להחליף אותם. הם הכריזו על תחרות לעיצוב בולים חדשים עבור המחלקה, והציעו פרס של חמש לירות שטרלינג להצעה הזוכה. עשרים וארבע הצעות הוגשו על ידי שלושה עשר אמנים שונים, אולם מנהלי המחלקה לביטוח דחו את כל עיצובי הבולים שהוצגו להם.
הכנת לוחות הדפסה חדשים.
בשנת 1905 לא היה עוד מנוס מלהכין בולים חדשים. לוחות ההדפסה משנת 1891 ששימשו להדפסת הבולים השימושיים ביותר, בערכים נקובים של פני אחד ושני פני, נשחקו לחלוטין. לא ניתן היה עוד להדפיס באמצעותם בולים נוספים, וצריך היה לגלף לוחות חדשים. לאור כישלון התחרות לעיצוב בולים חדשים, הוחלט להמשיך ולהשתמש בעיצוב הקיים בשינויים קלים:
גם את העיצוב המתוקן ביצעו וו. ב. הדסון וג'. פ. רוג'רס.
כל אחד מלוחות ההדפסה החדשים שהוכנו הכיל גיליון של 120 בולים, שקובצו לשני תת-גיליונות בני שישים בולים כל אחד (עשר שורות בנות שישה בולים כל אחת). הלוחות האלו שימשו בשלב הראשון להדפסת בולי דוגמה שהוגדלו והוצגו בתערוכה הבינלאומית שהתקיימה בשנת 1906 בעיר קרייסטצ'רץ'.
הדפסת בולים מהלוחות החדשים.
במחסני המחלקה לביטוח נותר מלאי גדול של הבולים הישנים, ולפיכך הוחלט להדפיס בולים בעיצוב חדש רק כאשר ייגמר המלאי של בול בערך נקוב מסוים. רק שניים מן הלוחות שימשו בפועל להדפסת בולים. הבול שערכו הנקוב שני פני היה הראשון שאזל מן המלאי, והוא הודפס על ידי המדפיס הממשלתי ביום 30 בנובמבר 1905 וביום 7 באוגוסט 1906. הבול שערכו הנקוב פני אחד הודפס באופן רשמי ביום 7 באוגוסט 1906, אבל ככל הנראה הודפס בפועל כבר במהלך חודש יולי 1906, כיוון שקיימים בולים ועליהם חותמת מחודש יולי.
שני הבולים שהונפקו בשנים 1905–1906, בערכים נקובים של 2 פני (חום) ופני אחד (כחול), שימשו לצורך משלוח דואר במשך חודשים ספורים בלבד. הם נחשבים לנדירים ומחירם בשוק הבולאי מגיע לאלפי דולרים.
החלפת הבולים הייחודיים בבולים רשמיים.
בשנת 1892 הונפקו בניו זילנד הבולים הרשמיים הראשונים. הם הוכנסו לשימוש בחלק ממשרדי הממשלה, אולם רק בשנת 1907 חייב ריצ'רד ג'ון סדון, ראש ממשלת ניו זילנד, את כל משרדי הממשלה לשלם מראש עבור דברי הדואר שהם שולחים וזאת באמצעות שימוש בבולים הרשמיים. ביום 1 בינואר 1907 נאלצה גם המחלקה הממשלתית לביטוח חיים להפסיק את השימוש בבולים המיוחדים לה ולאמץ את השימוש בבולים הרשמיים.
חידוש השימוש בבולי ביטוח חיים.
בשנת 1913, מסיבה לא ברורה, שוב שונתה המדיניות ולמחלקה לביטוח חיים אושר לחזור ולהשתמש בבולים המיוחדים לה. באותה שנה הודפסה סדרה חדשה, בעיצוב משנת 1905, שכללה חמישה ערכים נקובים: חצי פני (ירוק), פני אחד (אדום), שני פני (סגול), שלושה פני (צהוב-חום) ושישה פני (ורוד).
בשנת 1917 התווסף לסדרה בול בערך נקוב של פני וחצי, אשר הודפס בצבע שחור. הוא הוחלף שנתיים מאוחר יותר, בשנת 1919, בבול זהה בצבע חום-אדום.
בשנת 1920 הונפק בול בערך נקוב של שני פני (צהוב) אשר החליף את הבול הסגול שהודפס בשנת 1913.
בשנת 1931 הונפק בול בערך נקוב של שלושה פני (שוקולד) אשר החליף את הבול הצהוב-חום משנת 1913.
בשנים 1943, 1946 ו-1947 בוצעו הדפסות חוזרות של חלק מן הבולים על נייר מסוג שונה, המהוות אתגר לאספני הבולים הנדרשים לבחון היטב את הפריטים על מנת לזהותם בהצלחה.
החלפת העיצוב של בולי ביטוח חיים.
בשנת 1947 הוחלט להחליף את העיצוב הוותיק של הבולים ששימשו את המחלקה לביטוח חיים מאז 1891. המוטיב המרכזי של המגדלור המשיך לעמוד במרכז הבולים, אולם במקום דמות המגדלור המעוצב שולבו בבולים איורים של מגדלורים מזוהים המותקנים לאורך חופי ניו זילנד.
ביום 1 באוגוסט 1947 הונפקה הסדרה שכללה שבעה בולים בערכים נקובים של חצי פני, פני אחד, 2 פני, 3 פני, 4 פני, 6 פני ושילינג אחד.
שינוי מעמד המחלקה הממשלתית לביטוח חיים.
בשנת 1953, בעקבות שינויים ארגוניים שבוצעו במבנה המחלקות הביצועיות של ממשלת ניו זילנד, ובעקבות חקיקת חוק ביטוח חיים ממשלתי חדש, שונו מעמדה הסטטוטורי ושמה של המחלקה הממשלתית לביטוח חיים. היא נקראה מאז ועד שנת 1987 בשם "המשרד הממשלתי לביטוח חיים". הבולים שכבר היו קיימים נותרו ללא שינוי, והשם החדש בא לידי ביטוי בפעם הראשונה בבולי הארגון רק כעשר שנים מאוחר יותר. בשנת 1963, עם התעוררות הצורך בהנפקת בול חדש בערך נקוב של שני פני וחצי, כהשלמה לסדרה משנת 1947, נרשם בכיתוב שעל הבול הנוסח "המשרד הממשלתי לביטוח חיים" (N.Z. Government Life Insurance Office).
ביצוע תשלום ללא שימוש בבולים.