בחלק מהמדינות קיימים שירותי דואר כתאגידים בערבון מוגבל, וחסרי מונופול ממשלתי. מערכת הדואר העולמית, המכילה את שירותי הדואר הלאומיים השונים, מנוהלת על ידי איגוד הדואר העולמי, אשר מגדיר (בין השאר) את תעריפי המשלוחים הבינלאומיים, סטנדרטים להנפקת בולים, והפעלת מערכת שוברי התשובה הבינלאומיים.
במרבית המדינות, מערכת מיקוד (Postal Codes) הוקמה לאיפשור אוטומטיזציה של תהליכי הדואר.
שירותי הדואר שופרו במאה ה-20, עם תחילת הפעלתו של דואר אוויר, אשר איפשר משלוחי דואר מהירים יותר.
שירות נוסף שהוצע על ידי הדואר, הוא מנגנון אישור קבלת חבילות, אשר סיפק הוכחה לשולח לכך שהנמען אכן קיבל את המכתב. עם זאת, מנגנון זה עדיין אינו מופעל בכל סוגי המשלוחים, ובחלק מהמדינות (כדוגמת ישראל) דורש תוספת תשלום.
תשלום.
הדרך המקובלת בעולם לתשלום על משלוח, הוא קניית בולי דואר, המודבקים על גבי החבילה, ומוכיחים תשלום על המשלוח. אפשרות נוספת, הנפוצה פחות, הוא שימוש במעטפות ייעודיות, אשר כוללות במחירן גם את מחיר המשלוח. שיטה זו משמשת לרוב ארגונים גדולים, אשר שולחים כמויות גדולות של דואר, וחותמים חוזים ייעודיים עם תאגיד הדואר.
פרטיות.
מקובל כי שירותי הדואר אינם פותחים את דברי הדואר המועברים על ידיהם, ובארצות הברית, למשל, קיים חוק פדרלי האוסר על עיון במכתבים על ידי אדם שאינו השולח, או נמען דבר הדואר (יוצא דופן לעניין זה הם סוכנים ממשלתיים, אשר מורשים בתנאים מסוימים לעשות זאת).
פרטיות ההתקשרות מובטחת על ידי החוקה במדינות מסוימות (כדוגמת ברזיל ומקסיקו), וקיימת התייחסות לכך הן באמנה האירופית לזכויות אדם, והן בהכרזה לכל באי עולם בדבר זכויות האדם.
כמו כן, במרבית המדינות מורשים סוכני מכס לעיין בתוכנם של מכתבים וחבילות הנכנסים ויוצאים מהמדינה, ולעיתים אף למנוע הכנסה או הוצאה של דברי דואר אלה מהמדינה.
יוצא דופן לעניין זה הוא הדואר הצבאי, בו נהוגה צנזורה צבאית, לה קיימת סמכות לעיין במרבית סוגי הדואר העוברים בדואר הצבאי, בעיקר מטעמי שמירת סודות צבאיים, אך גם מטעמים אחרים.
מנגנוני התקשורת האלקטרוניים, אשר החליפו ברובם את הדואר הכתוב, מאפשרים אמצעים המונעים פגיעה שכזו בפרטיות, ומאפשרים שירותי דואר סודיים, אנונימיים, ואמינים יותר ממנגנוני הדואר האנושיים.
התעצמות התקשורת האלקטרונית.
במאה ה-20 הומצאו מנגנונים רבים, ראשית כאלה המסתמכים על רשת הטלפון, ובהמשך על רשת האינטרנט, המאפשרים העברת מידע בין אנשים באופן כמעט מיידי, וללא מעורבות אנושית. מנגנונים אלה העלו את החשש לדעיכת מערכות הדואר הקיימות, אך בשנות ה-2000, עם התעצמות אתרי המכירות המקוונים, עבר מיקוד שירותי הדואר של המדינות המתועשות למשלוח חבילות (על פני מכתבים), והם נותרו רלוונטיים.
כיצד פועל הדואר.
דואר רשום.
דואר רשום הוא סוג של שירות דואר מיוחד, יקר יותר, המאפשר הוכחה על משלוח פריט דואר, כמו גם הוכחת מסירה. דואר רשום גם מספק לשולח עותק של חתימת הנמען (אם מבקשים מראש, בתוספת תשלום), אשר מתקבל במועד המסירה, על ידי שירות הדואר.
כל פריט דואר רשום מקבל מספר מעקב ייחודי, וניתן לבדוק את מצב המשלוח באינטרנט.
שירות זה משמש בעיקר עבור פריטים יקרי-ערך, או בעלי משמעות משפטית כמו מכתבים של משרדי עורכי-דין.
דואר נע.
שירות הדואר הנע נועד עבור יישובים קטנים שאינם יכולים להחזיק סניף דואר קבוע או מרכז מיון קבוע. בישראל, שירות כזה ניתן בעזרת כלי רכב גדולים, בהם לבד מהנהג נמצא גם דוור. בזמן הנסיעה מיישוב ליישוב, הדוור ממיין על שולחנו שברכב, את דברי הדואר המיועדים ליישוב הבא אותו השירות יפקוד. בהגיע הרכב אל היישוב, מעביר הדוור את דברי הדואר הממויינים אל תאי הדואר של הנמענים. תאים אלה מצויים כולם בחזיתו של מבנה ציבור אחד, באותו יישוב. הדוור מרוקן גם את תיבת הדואר שביישוב ומגיש שירותי דואר מתקדמים לאנשים שהמתינו לו. ביציאה מהיישוב, ברכב, הדוור ממיין את הדואר שרוקן מהתיבה אל שקי יישובי היעד של דברי הדואר וממיין את דברי הדואר שהיו בשק המיועד ליישוב הבא אותו הוא יפקוד.
במערב הפרוע, בארצות הברית, היו סניפי דואר ביישובים מרוחקים וקטנים והדואר הנע שימש רק כמרכז מיון עבורם. הדואר הנע תפס קרון רכבת ופקיד המיון היה נותן ומקבל שקי דואר ברציפי הרכבת. שירות זה ניתן גם ליישובים שהרכבת חלפה על פניהם מבלי לעצור בהם. השקים אותם אסף שירות הדואר הנע הועלו לקרון בעזרת מתקן מיוחד שאוסף שקי דואר מהרציף תוך כדי נסיעה והשקים אותם היה צריך להוריד מהקרון הושלכו ממנו אל הרציף.
ישנם מקומות בעולם, כגון שווייץ, שבהם הדואר הנע מופקד גם על הסעת נוסעים למקומות מבודדים שלא מגיע אליהם שירות אוטובוסים בין עירוני. לעיתים נוסעים אלה מוסעים בכלי הרכב המיועדים להובלת הדואר עצמו ולעיתים רשות הדואר שוכרת אוטובוסים ומוניות עבורם.
דואר שמור.
דואר שמור (ידוע במונח הצרפתי Poste restante) הוא סוג של שירות דואר מיוחד המאפשר שמירת דברי דואר עבור הנמען בבית הדואר, עד למועד שבו הנמען אוספם. שירות זה נמצא בשימוש במיוחד עבור נמענים המבקרים באתרים המרוחקים מכתובתם הקבועה ואין להם צורך, או דרך, לקבל דברי דואר הנשלחים לכתובם הקבועה בעת הביקור. דואר ישראל מספק שירות דואר שמור לנוסעים ולתיירים בלבד ואלה נשמרים ביחידת הדואר המרכזית של עיר היעד עד חודש ימים. לאחר שנמען מזהה עצמו בפני פקיד הדואר, נמסר לו הדואר השמור עבורו.
דואר פנימי וצבאי.
בארגונים גדולים יש חלופת מעטפות פנים ארגונית עם פקידים מטעם הארגון שאמונים על מלאכה זאת. רשת הדואר הכללית עשויה גם היא להביא את דברי הדואר אל מערכת הדואר הפנימית של הארגון במקום לחלק אותם בעצמה בין הגורמים שבארגון. דואר פנימי מסוג זה מקובל, למשל, בתוך קמפוסים של אוניברסיטאות. מערכת דואר פנימית שומרת על פרטיות המתחם הפנימי של הארגון. היא גם חוסכת מהארגון את התשלומים לדואר הכללי עבור תכתובות פנימיות ובלדרות פנימית. במקרים קיצוניים, כמו זה של חברת החשמל הישראלית, מנגנון זה מכיל גם דוורים המשוטטים בכל המדינה ומחלקים מעטפות עם חשבונות חשמל לכל האזרחים בלא צורך בשירות רשות הדואר.
המנגנונים הגדולים ביותר של דואר פנימי הם מנגנוני הדואר הצבאי. מנגנונים אלה נבדלים ממנגנוני דואר פנימי אחרים גם ביכולתם להטיל צנזורה על תוכנם של מכתבים ובפטור שיש להם מתשלום דמי דואר כשהם מעבירים את דברי הדואר אל מערכת הדואר הכללית. גם בצה"ל, שירותי הדואר הצבאי ניתנים לצורך העברת דברי דואר בין חיילים לבין חיילים, בין חיילים לבין אזרחים ובין יחידות צה"ל לאזרחים באמצעות דואר ישראל. אחד מסוגי המכתבים המפורסמים בישראל, צו מילואים, נשלח תמיד בדואר זה.
וימייל הייתה שיטה יוצאת דופן להעברת דואר מהחיילים האמריקנים בחזית אל העורף במהלך מלחמת העולם השנייה. שיטת ההתכתבות בווימייל כללה צילום כמויות גדולות של דואר מצונזר, הקטנת כל התמונות לגודל מזערי ואז הכנסתן לתוך סלילים של מיקרופילם, אשר משקלו היה זניח לעומת משקלו המקורי של הדואר.
מערכות הדואר המוקדמות.
הדואר בימי קדם.
תקשורת באמצעות כתיבת מסמכים המועברים על ידי שליחים קיימת כמעט מאז המצאת הכתיבה. אולם, בימי קדם לא עמדו שירותי הדואר אלא לרשות המדינה בלבד. האזרחים, במידה שמצבם הכלכלי הרשה זאת, השתמשו ברצים פרטיים או מסרו את מכתביהם לסוחרים עוברי אורח. התיעוד הראשון לדואר שליחים מאורגן להפצת מסמכים כתובים הוא במצרים העתיקה כאשר פרעוני מצרים השתמשו בשליחים להפצת פסקי דין בתחומי הממלכה (2400 לפנה"ס). רבים מאמינים שנוהג זה הוא בעל שורשים עתיקים יותר של הודעות בעל פה.
שירות השליחים הראשון ניתן בפרס תחת שלטונו של כורש. כורש פיזר ברחבי הממלכה תחנות דואר קבועות בהן שהו רצים שתפקידם היה לרוץ ולהעביר את ההודעה מתחנה לתחנה. תיעוד למשלוח מכתבים בממלכת פרס ניתן למצוא במגילת אסתר: "ויכתוב ככל אשר צווה מרדכי... מדינה ומדינה ככתבה ועם עם כלשונו ואל היהודים ככתבם וכלשונם. ויכתוב בשם המלך אחשורוש ויחתום בטבעת המלך וישלח ספרים (מכתבים) ביד הרצים בסוסים רוכבי הרכש" וכו' (אסתר, פרק ח').
המכתבים הקדומים ביותר שנכתבו בארץ ישראל ונשתמרו עד היום הם "מכתבי אל עמרנה", אשר נשלחו במאה הארבע-עשרה לפני הספירה בידי רצים מהירים, בסירות, או על גמלים. הם נכתבו באכדית.
שירות הדואר רתם לטובתו בעלי חיים רכובים כמו סוסים, גמלים, חמורים, פרדות. אולם, החיה המזוהה ביותר כאמצעי להעברת דואר היא יונת הדואר המעבירה דברי דואר בלא סיוע צמוד של האדם. הרעיון שעומד מאחורי שליחת יונת דואר מתבסס על כך שהיוֹנָה נוהגת לחזור תמיד לשובך ממנו יצאה. יונת דואר מאומנת מסוגלת לעוף למרחק של יותר מ-750 קילומטר ליום, ובמהירות של 70 קמ”ש. המסרים שהועברו באמצעות היונים נכתבו על נייר דקיק, אותו הניחו בגליל קטן (טוֹטָף) שהוצמד לרגליהן.
השירות הציבורי הראשון.
במשך כל תקופת ימי הביניים היה שירות הדואר, כאמור, מיועד לראשי המדינות בלבד. במאה האחת עשרה נתחדש משהו בשירותי הדואר: הוחל בשיגור מכתבים תקין באמצעות יוני־דואר.
בשנת 1516 אורגן לראשונה שירות דואר בין ווינה שבאוסטריה לבין בריסל שבבלגיה, על ידי הנסיך פראנצ'סקו טאסו (טאקסיס). כעבור מאתיים שנה ניהלו בני אותה משפחת טאסו את שירותי הדואר ברחבי אירופה.