לעיתים יכולה להיות החלפה של מילה במילה אחרת שקיימת באוצר הלשוני של השפה והיגויה דומה. טעות זו נעשית כיוון שהאדם כבר נתקל בעבר באיות אך משבצו באופן מוטעה. למשל החלפה של המילים "מיתה" ו"מיטה" אחת בשנייה. לעיתים קשה לברר לאיזו משמעות התכוון הכותב למשל כאשר הוא כותב ש"המיתה הייתה רכה", האם הוא מתכוון לכך שהמזרן היה רך או שהאדם נפטר בשיבה טובה. עוד דוגמה מודרנית היא הבלבול המצוי בטלפונים סלולריים ויומנים אלקטרוניים בין התרעה (על אירוע ביומן) לבין התראה, שאין לה קשר ליומן פגישות.
שגיאות דקדוקיות.
שליטה לקויה בכללי הדקדוק, כגון כללי הטיית הפעלים, עלולה להביא לאיות שגוי של מילה. כמו כן שליטה לקויה בשורשים מסוימים עשויה לגרום לשיבוש בהרכבת מילים. למשל חוסר שליטה בשורש ב.ק.ש יכולה להתבטא בכתיבה באופן שגוי של המילה "ביקש", בכתיבתה באות ו': "ויקש". חוסר שליטה בשורש ש.נ.ה. עלולה להתבטא בכתיבה באופן שגוי של המילה "השתניתי", בכתיבתה ללא יו"ד: "השתנתי". חוסר שליטה בשורש א.ט.ט עלול להתבטא בכתיבה באופן שגוי של המילה "האט" בחיריק מלא (עם יו"ד) כאילו שגזרת השורש היא נע"ו/י ולא כפולים: "האיט".
כתיב מנוקד וכתיב מלא.
בעברית נהוגים שני סוגים של כתיב תקני:
הוספת ניקוד בהברה שנכתבה בכתיב מלא היא שגיאת כתיב. הבלבול בין כתיב מלא לכתיב חסר אף מביא להשמטת אותיות י' או ו' שהן חלק מהכתיב היסודי (המנוקד) של המילה.
אף שפעמים רבות חריגה מכללי הכתיב חסר הניקוד נובעת מחוסר היכרות עם כללים אלה או משגיאת כתיב אקראית, לא תמיד זה המצב. כללי הכתיב חסר הניקוד עדיין נמצאים בתהליך גיבוש ומשתנים לעיתים, ולכן טקסט שנכתב לפי גרסה קודמת של הכללים עלול להיראות שגוי בעיני קורא המקפיד על הכללים העכשוויים. כמו כן, יש החולקים על אחדות מהחלטות האקדמיה ללשון העברית בתחום זה, וכותבים במודע שלא לפי הכללים.
כתיב מנוקד נמצא בשימוש מצומצם בקרב כותבי עברית, וכלליו אינם מוכרים למרביתם. לפיכך פעמים רבות כאשר טקסט מנוקד נכתב על ידי מי שאינו מומחה, נופלות בו שגיאות.
תקנון כתיב והחלטה מהו הכתיב הנכון.
ניתן להגדיר כתיב מסוים כ"שגיאת כתיב" אם ישנו גוף המפקח על הלשון וקובע מהו הכתיב התקני. לכן, ככל שלשפה ישנם חוקי כתיב מפותחים יותר, יש בה יותר מילים שאפשר לאייתן לא נכון. שגיאות כתיב נפוצות, בעיקר במילים המאויתות באורח לא-סטנדרטי, עשויות להתקבל בשלב מסוים ככתיב תקין על ידי הגוף המפקח על השפה. במקרה של שפה המדוברת במספר אזורים נבדלים, יכול להיווצר כתיב שונה בכל אחד מהאזורים (כמו ההבדלים בכתיב בין אנגלית בריטית לאנגלית אמריקנית).
בזמנים שבהם לא היו גופים המפקחים על השפה, כל כתיב היה נחשב לתקני. בימינו, לעומת זאת, בשפות רבות מוגדרת לכל מילה צורה אחת או מספר קטן של צורות תקניות. כתיבה בצורה שונה מהצורה התקנית נחשבת לשגיאת כתיב, גם אם הקורא מסוגל להבין את כוונת הכותב. הכתיב התקני נקבע בידי גוף ממלכתי האחראי על השפה, או בידי מילונאים וגורמים אקדמיים הנחשבים כבעלי סמכות בעניין. מסיבה זו, רק מערכת תקנון מפותחת מאפשרת את קיומן של שגיאות כתיב.
כדי להקטין את מספר השגיאות, נערכת במקרים מסוימים רפורמת כתיב בשפה. מונח זה מתייחס לשינוי מהיר ומקיף בכתיב, בעיקר כזה שמכתיב הגוף האחראי על השפה. בצרפתית, לדוגמה, התקבלה בשנת 1990 רפורמת כתיב מקיפה, שנועדה להקטין את מספר יוצאי הדופן ולהפוך את השפה לפשוטה יותר לכתיבה. הרפורמה אושרה באופן רשמי בצרפת, בבלגיה ובמדינת קוויבק שבקנדה. המדינות דוברות הגרמנית הסכימו על רפורמה משותפת בשנת 1996, שנועדה אף היא לפשט את הכתיב.
במקרים קיצוניים יותר נעשו ניסיונות ליצור שפה מתוכננת אידיאלית, שלא יהיו בה חריגים והכתיב בה יתאים בצורה מוחלטת לפונטיקה. השפה המפורסמת ביותר מסוג זה היא אספרנטו (אף כי מניעת שגיאות כתיב לא הייתה מטרתה העיקרית).
דרכים למניעת שגיאות כתיב.
הוראת כתיב נכון.
שגיאות כתיב נתפסות כסמל לבוּרוּת ולחוסר חינוך. טקסט הכתוב בשגיאות כתיב נותן רושם שכותבו איננו אדם משכיל. להבעת זלזול בטקסט הכתוב בשגיאות גסות משמש הביטוי (שמקורו ביידיש) "נח בשבע שגיאות", שמקורו כנראה בכך שנח היא מילה קצרה שאי אפשר (או קשה מאוד) לאייתה בשבע שגיאות.
תפיסה זו אינה מדעית משום שלעיתים שגיאות הכתיב נובעות מליקויי למידה ואינם מעידות בהכרח על רמת המשכל של הכותב. הוכחה לכך הם האנשים המחוננים הכותבים בשגיאות כתיב.
בנוסף, שגיאות כתיב מקשות על הקריאה, לפחות בחלק מהמקרים. עם זאת, ישנם המפחיתים בחומרת הימצאותן של שגיאות כתיב בטקסט כתוב. גישות אלה כלפי חומרת הימצאותן של שגיאות הכתיב משפיעות לעיתים על השאלה כיצד להתמודד עם שגיאות כתיב אצל תלמידים, אולם הן אינן שיקול בלעדי.
אנשי החינוך חלוקים בשאלה האם להשקיע מאמצים ישירים בהתמודדות עם שגיאות כתיב, ואם כן - באלו אמצעים. על פי גישה אחת, יש חשיבות לעיסוק בפעילויות ישירות שנועדו ללמוד כתיב נכון של מילים. מנגד, ישנם הטוענים שעדיף להשקיע את הזמן בעידוד הקריאה ולימודים אחרים, כי הילד ילמד לבד עם הזמן את האיות הנכון של המילים. במאה ה-19, היה נהוג בהוראת העברית לתרגל את התלמידים בכתיב של אוצר מילים גדול מאוד של 10,000 ויותר מילים בבית הספר היסודי, במתכונת של כ-12 מילים חדשות ליום. בתחילת המאה ה-20 הוחלט לבטל את לימוד הכתיב בנפרד, מפאת היותו טכני וחסר עניין, והטיפול בשגיאות כתיב הוכלל במקצועות הלשון והספרות. בהמשך, הוחזר מקצוע הכתיב לתוכנית הלימודים, אך לקראת סוף המאה ה-20 מקצוע הכתיב נדחק שוב אל השוליים.
האמצעים שבהם משתמשים אלו שמחשיבים את הטיפול הישיר בשגיאות הכתיב לחשוב ורצוי כוללים לרוב הכתבות, שלקראתן התלמיד צריך לשנן מספר מילים וחוברות תרגול כתיב בהן מבצע התלמיד משימות שונות סביב רשימות מילים שיש בהן סיכוי גבוה לשגיאות כתיב. כך גם נעשה לעיתים בלימוד שפות זרות. ישנם מורים המורידים ניקוד על שגיאות כתיב במבחנים תקניים.
נוהג נפוץ בארצות הברית (שכמעט לא קיים בישראל) הוא תחרויות איות, שבהן מתחרים התלמידים על תואר המאיית הטוב ביותר. בארצות הברית יש אף תחרות איות לאומית המתקיימת מדי שנה.
שאלה נוספת היא האם לתקן שגיאות כתיב אצל תלמידים, שלא במסגרת לימוד הכתיב, ואם כן - למי ומתי. בגיל הצעיר מקובל שלא להעיר על שגיאות כתיב. ההערכה היא שכדאי לעודד כל כתיבה בגיל צעיר, ושהערות על שגיאות כתיב יגרמו יותר נזק מתועלת בכך שימאיסו את הכתיבה על הילד. בגילאים יותר מבוגרים, יש הטוענים שיש לתקן שגיאות כדי למנוע הישנותן, ויש הטוענים שהכתיבה התקנית מתפתחת עם הגיל ואין לתקנהּ. לעיתים עולה הטענה שכדאי לעזור לכותב לשים לב לשגיאותיו ולתקנן בעצמו.
נירה אלטלף, מנהלת המרכז להוראה דיפרנציאלית ומכון ליט"ף, מציינת במאמרה כי תיקון שגיאות כתיב על ידי מורים או הורים אינו גומל את הילדים מכתיבה בשגיאות. ילדים לומדים לכתוב נכון על ידי שיפור הזיכרון החזותי ומיקוד תשומת הלב בזכירת האופן בו כתובות המילים. כמו כן, מומלץ להקדיש זמן ללימוד שיטתי של "משפחות מילים", כלומר, לימוד המנגנון של יצירת מילים משורשים [מקלט - ק.ל.ט]. ישנה חשיבות רבה ללימוד דקדוק ותחביר כיוון שיש לפתח את הזיכרון החזותי של כתיבת המילים בשל ריבוי היוצאים מן הכלל בעברית. מאידך, היא מסתייגת מהאמירה כי ילדים שקוראים הרבה, יכתבו עם פחות שגיאות. ילדים יכולים לקרוא היטב והרבה, ובכל זאת לכתוב בצורה משובשת ובשגיאות כתיב איומות. הסיבה העיקרית לכך היא שפעולת הכתיבה מצריכה כישורים ויכולות שונות מפעולת הקריאה. (ילד יכול לקרוא היטב את המילים, ולא לזכור איך כותבים אותן. אם לא יכוונו אותו לזכור את האופן בו המילים כתובות - הוא גם לא יידע לכתוב אותן בצורה מדויקת). אחת מהצעותיה של אלטלף לכתיבה נכונה היא להסב את תשומת לבם של הלומדים לאופן בו כותבים את המילים ובאמצעות כך יפנימו את השפה הכתובה. אחד מהכלים אשר יסייעו לתלמידים להתאמן בזכירת כתיב הוא לתת לתלמידים בכל יום בין 10–20 מילים אשר מנחים אותם להתבונן ולנסות לזכור אותן. בהמשך, התלמידים צריכים לכסות את אותן המילים ולכתוב אותן מזיכרונם. לבסוף, כל ילד צריך לבדוק את אשר כתב מול אותם המילים שקיבל, אם יש שגיאה, עליו לתקן ולרשום את המילה מחדש וזאת כדי שהכתיב הנכון של אותה המילה תיחקק בזיכרונו.
במאמרה של מוריה טלמור בנושא שגיאות כתיב מודגשת החשיבות הרבה שיש לכך שתיקון השגיאות יהיה באחריותו של הכותב, לכן עליו לזהות בעצמו את השגיאות, לבדוק איך לתקן ולתקנן בעצמו.