tempo/custo empreendidos poderiam ter sido mais bem aproveitados? Como e que a objetividadepoderia ter sido mais bem tratada, conduzida, liderada e influenciada?Osparticipantes estavam preparados? Como poderiam ter se preparado melhor? Como vao sepreparar melhor? Aplicando odiagrama de causa e efeito, para cada um dos 6 elementos de variacao causal,como os resultados das reunioes poderiam ter sido melhores ?O que estasendo feito ou o que sera feito para que a proxima reuniao seja melhor, mais produtiva,mais eficiente, mais eficaz, realizada em menos tempo e tornando mais produtivapara os participantes e para a empresa? 4)IMPROVEComo a melhoriasempre envolve mudanca, a primeira coisa a mudar e a forma de encarar umareuniao. Deixar dereclamar que uma reuniao e chata e que o tempo foi gasto a toa. Fazer por ondea reuniao possa ser mais rica e util.Assim, namaioria das vezes envolve uma mudanca de conceito na reuniao. TEM QUE QUEBRARo falso conceito de que a coisa se resolve na reuniao. A reuniao dainicio a uma solucao. Assim, normalmente, uma reuniao exige um tempo pos-reuniao,orientada para planejar e agir dentro do que ficou definido.TODA REUNIAOtem que ter um tempo ANTES e um tempo DEPOIS.Este e o verdadeirotempo gasto com reunioes para que elas sejam realmente uteis e que delas possamser colocadas em pratica suas conclusoes. Assim, organizo reunioes e contatossempre considerando um TEMPO ANTES de preparacao para estar na reuniao,fornecendo material, referencia, dados, informacoes, duvidas, questoes, pauta,o que mais for necessario para que a outra parte se prepare, tambem. Nareuniao, os participantes estarao preparados para discutir e concluir,tornando-a mais produtiva em si. E TEMPO DEPOIS da reuniao, reservado, para os desdobramentosnecessarios que poderao ocorrer, pois afinal de contas, antes de agir, epreciso pensar para fazer certo na primeira vez, preferencialmente.5) CONTROLO acompanhamento do desdobramentooferece elementos necessarios para se avaliar a eficiencia e eficacia dareuniao, sua real utilidade para a empresa e para os participantes. Ocorrerao desvios de condutas de participantesque insistirao em fazer O QUE QUEREM, DA MANEIRA QUE BEM ENTENDEM, QUANDO ACHAREMCONVENIENTE. Cabe ao lider da reuniao, PULSOFIRME para reorientar esforcos, incentivar e motivar o realinhamento daspessoas participantes e se necessario for, promover a substituicao departicipantes que insistirem seguir esta linha difusa e perturbadora (conceitofisico de perturbacao).Conclusao: Ministrar uma reuniao nao e uma tarefa tao simples como agrande maioria das pessoas acredita. E preciso planejamento, preparo e saberconduzir os assuntos de forma clara e o menos cansativo possivel. Por isso que,ao perceber que a reuniao nao esta tendo mais efeito, que virou um encontrosocial ou um forum de duvidas ou de disputas pessoais, e a hora de encerra-la.Para aprender a administrar uma reuniao ha cursos, leiturase outras praticas que podem auxiliar o executivo.Fonte de consulta para esta materia:1)O Gerente Minuto - de Kenneth Blanchart eSpencer Johnson2)O Gerente Minuto emAcao - de Kenneth Blanchart eSpencer Johnson3)Odeio Reunioes - StephenBaker4 )Odeio Reunioes ScottAdamsSites consultados:- Site da CathoFonte das informacoes: Excessode reunioes prejudica a imagem do lider e e uma grande perda de tempo | PortalCarreira & Sucesso -Site : Estou em reuniao:http://www.estouemreuniao.com.br/downloads/estou_em_reuniao.pdf- Site do Six sigma de: Adriano Barbosa