A algum tempo tive contato com essa tecnica, que num primeiro momento nao coloquei muita fe, mas devo confessar que ela e bem pratica, pois as tarefas ficam no "visual", facilitando o monitoramento do que EU devo fazer.Ja testei inumeras formas de preencher, e a que mais gostei (adaptada do Business Canvas Model) foi a de colocar Post-it com as tarefas nos quadrantes.Exemplo - Papel A3 com os Post-it colados com as tarefasVamos para a parte tecnica, que costumo chamar de "minhas estudancas".Segundo Stephen Covey, as pessoas que administram suas vidas de acordo com o surgimento das crises vivem 90% do tempo no quadrante I, dedicando os 10% restantes ao quadrante IV, onde estao as atividades que de alguma forma lhe dao algum alivio para as tensoes. "Pessoas eficazes ficam afastadas das atividades dos quadrantes III e IV", afirma o guru. "Elas diminuem o tamanho do quadrante I e dedicam mais tempo ao quadrante II". Isso quer dizer que elas preferem se dedicar ao planejamento de vida, aos relacionamentos, ao aperfeicoamento e a prevencao dos problemas. Todos nos sabemos que isso e importante. Mas poucos realmente dao a atencao merecida a esses aspectos por causa das chamadas atividades urgentes e inadiaveis. Lembre que a produtividade de um profissional e medida pelo trabalho feito, e nao pelo esforco em realiza-lo. O ideal, portanto, nao e priorizar a sua agenda, e sim agendar as suas prioridades.Procure fazer seu proprio esquema seguindo a matriz de administracao do tempo. Distribua suas atividades nos quatro quadrantes. Descubra em qual deles voce tem empregado a maior parte do seu tempo e faca os ajustes necessarios, procurando privilegiar os quadrantes I e II. Feito isso, voce podera usar as ferramentas que o ajudarao a administrar o tempo de acordo com suas prioridades. Tente programar as atividades mais importantes de acordo com seu relogio biologico - ou seja, para aquelas horas do dia em que voce costuma ser mais produtivo. Veja como agir em cada uma das situacoes que mais costumam roubar tempo no trabalho:Quadrante I Nesse espaco estao representadas as atividades e as situacoes urgentes e importantes e que exigem a nossa atencao imediata. Geralmente vivem apagando incendio, administrando crises e se tornam escravas dos problemas. Segundo Covey, "enquanto o foco maior permanecer nesse quadrante, voce continuara sendo dominado pela correria e pela ansiedade e sentindo-se impotente diante do desperdicio de tempo".Quadrante II Refere-se as atividades importantes, mas nao urgentes. Trata-se de um quadrante de grande importancia para sua vida, pois e onde deve estar todo o seu planejamento de longo prazo: desenvolvimento pessoal e profissional, reavaliacao da carreira e de suas competencias pessoais, analise e antecipacao de problemas futuros, estudos, leitura de livros da sua area de atuacao, elaboracao de estrategias para delegacao de tarefas aos subordinados, aprimoramento dos relacionamentos etc. Muitas vezes negligenciamos esse quadrante porque, embora fundamental para nossa vida, ele nao tem a caracteristica de urgencia.Quadrante III Nele esta incluido tudo que e urgente, mas nao e importante. "Quando voce prioriza atividades que sao apenas urgentes, corre o risco de cometer um erro fatal para