Creditos: Paul C. DinsmoreDe todas as medidas passiveis de melhorar a administracao de programas e projetos, a de planejamento e a que possui um impacto potencialmente mais forte.Afinal, ao planejar seu projeto, voce pode fixar objetivos, alocar recursos, prever dificuldades e esbocar solucoes. Enfim, o panorama do projeto pode ser avistado e planos podem ser tracados para nortear a execucao das atividades inerentes a sua implantacao. Planejamento, portanto, e a chave do sucesso em administracao de projetos.Sao, no entanto, dois os enfoques que podem ser dados ao assunto, ou seja: 1) planejamento tecnico e 2) planejamento gerencial. Examinemos estes enfoques que sao diferentes e, ao mesmo tempo, complementares.A abordagem classica do planejamento de projetos apresenta-se a seguir. Basta cumprir a metodologia detalhada para se ter um projeto bem planejado e controlado.1. Definir os objetivos do projeto. Descrever a natureza, o escopo e as metas principais do projeto.2. Dividir o projeto em "pacotes de trabalho". Utilizando-se de criterios coerentes com o projeto em questao (disciplinas, area fisica, unidades, departamentos), dividir o projeto em subprojetos.3. Estabelecer responsabilidades referentes aos subprojetos. A cada "pacote de trabalho" (subprojeto) deve corresponder uma pessoa responsavel pelo seu cumprimento.4. Relacionar as atividades correspondentes aos "pacotes de trabalho". As atividades basicas necessarias para completar o subprojeto devem ser listadas nesta fase.5. Estimar o tempo de duracao e os recursos necessarios para cada atividade. As estimativas devem ser realistas, admitindo-se condicoes normais.6. Preparar Cronograma. Com base nas listas de atividades, preparar o planejamento e a programacao detalhada do projeto.7. Fazer critica do plano (Cronograma). A coordenacao (gerencia) devera aprovar formalmente o cronograma, observando-se recursos disponiveis, criterios usados, estimativas etc.8. Distribuir o plano as partes interessadas. A implantacao do projeto devera seguir o cronograma aprovado.9. Monitorar e controlar. A cada periodo de monitoramento (mensal, quinzenal, semanal etc.), o progresso real devera ser indicado no cronograma. Emitir cronogramas revisados quando for o caso.10. Emitir relatorios. Para formalizar o monitoramento e informar as partes interessadas, devem ser emitidos relatorios informativos.Se a metodologia descrita for seguida, certamente o projeto sera implantado de forma feliz. Observa-se, no entanto, que o planejamento tecnico e por demais simplista para assegurar, por si so, o sucesso do empreendimento. Ha necessidade de planejar tambem as medidas gerenciais, levando-se em conta o fator comportamental das pessoas principais envolvidas no projeto.Planejamento GerencialAs atividades de um projeto sao executadas e coordenadas por pessoas, portanto, ha necessidade de planejar tambem o lado da coordenacao do projeto. Eis as etapas principais necessarias.1. Fazer articulacao politica do projeto. Alinhar as partes envolvidas procurando consenso quanto ao escopo e ao "modus operandi" para administrar o projeto.2. Selecionar os membros chave da equipe. Escolher pessoas com experiencia e comportamento compativeis com as necessidades do projeto.3. Estabelecer esquema e comunicacao. Fixar filosofia de comunicacao que devera prevalecer durante o projeto (procedimentos, relatorios, reunioes, entrevistas, fluxo formal e informal).4. Levantar necessidades de entrosamento e treinamento. Descobrir, atraves de consultas, as reais necessidades para desenvolver e entrosar a equipe.5. Preparar e executar programas de treinamento. Formular e realizar programa que integrara e fara crescer os membros da equipe.6. Efetivar auditoria gerencial.