trazendo solucoes e resultadosesperados.Esse quadro e possivel por nao existirum planejamento antes e durante as reunioes para que elas atinjam suaefetividade com total sucesso. Mediante essas situacoes segue sugestao de comomontar reunioes produtivas.Antes de qualquer coisa epreciso entender que, o fluxograma aceito em uma reuniao, e um fluxograma queserve para balizar os assuntos a serem tratados na reuniao, a necessidade daparticipacao de todos os envolvidos no assunto inerente a reuniao, aflexibilidade por parte do gestor (mediador da reuniao) para lidar com situacoescomplicadas, inesperadas, dificeis e problematicas, bem como, gerircomportamentos inadequados na reuniao, ter boa postura para as apresentacoesdos assuntos nas reunioes e, expertise para criar e desenvolver plano de acaoem conjunto com os participantes na reuniao, expondo assim que o mediadorpossui know-how suficiente para trabalhar em equipe e liderar projetos epessoas na organizacao.Fluxograma do planejamento e execucao de uma reuniao[1] Para que uma reuniao tenha osucesso esperado, se faz necessario acontecer o que se segue no fluxogramaacima;1. Planejar:O planejamento e a base do sucesso nas reunioes;2. Participacao:Todos os envolvidos precisam participar na reuniao;3. Comportamentos:E necessario que o mediador da reuniao tenha flexibilidade suficiente paralidar com comportamentos inadequados durante a reuniao;4. Planode Acao: O mediador teve estabelecer planos de acao efetivos parao alcance dos resultados esperados, analisando criteriosamente alguns fatores:tempo, custo e responsaveis;5. Apresentacao:Muito importante que o mediador tenha uma boa eloquencia ao discorrer sobre osassuntos a serem tratados na reuniao, bem como ter boa tecnica de apresentacaopara que os assuntos sejam tratados de forma clara e objetiva.Cada equipe ou organizacao acaba, de umaforma ou de outra, encontrando maneiras eficientes de realizar reunioes. Noentanto, por questao de um ou outro detalhe em como ela e feita, diversaspessoas acabam se deparando com reunioes improdutivas e que por muitas vezesdesperdicam o tempo dos envolvidos.1. As reunioes acabam sempre sendo um ponto critico de sucesso doprojeto.Sao nas reunioes de projeto em que se reunea equipe (toda ou parcial) e decisoes ou planos de acoes sao tomados. Essasdecisoes que acabarao definindo o andamento, realinhamento do escopo,planejamento e re-planejamento do projeto. 2. Esquema basico de uma reuniao[2]2. Reunioes produtivas unem a equipe do projeto, criam sinergia, ealinham todas as acoes tomadas de forma a entregar o que foi planejado.Vamos, entao, direto ao ponto. Abaixo saolistadas as principais caracteristicas que tornam as reunioes mais produtivas:A. Todareuniao deve ter um objetivoPrepare uma pauta (desde um e-mail informal ate um documentoimpresso), que expresse bem o que sera discutido na reuniao agendada;A pauta deve ser distribuida comantecedencia para os participantes, e nao no inicio da reuniao. Isso permiteque as pessoas se prepararem para o que sera discutido.B. Oshorarios devem ser respeitadosDefina bem os horarios de inicio/fimda reuniao;Todos os membros da reuniao devemchegar no horario marcado.C. Aspessoas certas devem estar na reuniaoAs reunioes nem sempre precisamenvolver a equipe inteira do projeto. Devem-se trazer as pessoas que estaorelacionadas com o objetivo da reuniao, para que o plano de acao resultanteseja mais efetivo.D. Oambiente deve ser informal e agradavelA reuniao deve sempre ter umcondutor, que estabeleca as regras da reuniao e permita que todos osparticipantes, de fato, participem do que esta sendo discutido na reuniao;Discussoes