A melhor maneira de evitar a dispersao dos convocados e o surgimento de discussoes paralelas em reunioes de trabalho e ser fiel a pauta da reuniao. O mediador da reuniao (gestor, lider ou facilitador) deve cronometrar e garantir a participacao de todos os colaboradores convocados para o evento. As pessoas impulsivas e voluntariosas devem ser controladas para que nao cometam excessos; e as timidas e contidas devem ser instigadas a se manifestarem. Todos devem ter seus espacos respeitados e suas opinioes sao igualmente relevantes. Inevitavelmente, topicos fora de pauta surgirao, os quais podem ser tratados ao final ou serem incluidos na pauta da reuniao seguinte.E aconselhavel compor uma tabela de modalidades de reunioes, embasada no funcionograma da unidade organizacional respectiva, de modo a proporcionar eficiencia ao planejamento dos eventos e eficacia a conducao dos assuntos inerentes a cada setor. As seguintes sugestoes de classificacao das modalidades de reuniao foram inspiradas nos ensinamentos de Chinelato Filho (1993):- Deliberativa: tracar diretrizes e tomar decisoes que requeiram a deliberacao da maioria convocada. Participantes: superior hierarquico, gerentes, consultores e assessores.- Comunicativa: efetuar comunicacoes diversas, disseminar informacoes e transmitir decisoes superiores. Participantes: superior hierarquico, gerentes (ou lideres) e subalternos.- Consultiva: consultar expertos, obter pareceres e sugestoes tecnicas especializadas. Participantes: superior hierarquico, gerentes (ou lideres), expertos ou especialistas.- Tecnica: efetuar analises criticas; examinar estudos, projetos e proposicoes tecnicas. Participantes: gerente (ou lider), expertos ou especialistas.- Controladora: monitorar e regular fases de desenvolvimento e implementacao de projetos e processos; controlar a execucao de atividades e tarefas. Participantes: equipes, grupos de trabalho e representantes credenciados de partes interessadas.- Comemorativa: comemorar datas, conquistas, feitos relevantes e eventos significativos para pessoas, grupos de trabalho, toda a organizacao e, quando apropriado, fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores indistintamente.Vide tambem a Nota Tecnica 34 Modalidades de Reunioes de Trabalho no site htttp://www.melhoriacontinua.com.br A vida euma peca de teatro que nao permite ensaios. Por isso, cante, chore, dance, riae viva intensamente, antes que a cortina se feche e a peca termine semaplausos. Charlie ChaplinAsensacao de sentir-se assoberbado de forma ininterrupta e sintomatica de que oseu tempo nao e administrado corretamente. A condicao de ficar sobrecarregadode trabalho, como ocorre com os workaholics,pode redundar no acometimento de doencas psicossomaticas: cardiovasculares,respiratorias, gastrointestinais, dermatologicas, endocrino / metabolicas,neurologicas e articulares.Adquirao habito de planejar, administrar e empregar racionalmente o seu tempo comatividades proveitosas, como: horas de trabalho, capacitacao profissional eestudos; dedicacao a familia e as amizades; ferias, diletantismo, atividadesfisicas e relaxamento; praticas religiosas e filantropicas; projetos pessoais;programas de viagens etc.Sobre esteassunto, consultar tambem a Nota Tecnica 50 Aproveite seu Tempo, no site www.melhoriacontinua.com.br. As acoes preventivas do envelhecimento precoce dos acervos devem ter inicio em uma fase que antecede a producao documental, com a aquisicao de suportes, materiais de expediente e receptaculos (pastas, caixas de arquivo, porta-folios etc.) neutros (pH 7.0).Os cuidados com a preservacao devem ter continuidade em todo ciclo vital dos documentos, principalmente apos o recolhimento dos conjuntos documentais aos depositos de arquivo permanente. Poroes, semienterrados e recintos insalubres sao locais inadequados para armazenamento de acervos documentais, independentemente da naturreza dos documentos.Os arquivos publicos e privados nao devem