Interrupcoes, reunioes, telefonemas, e-mails. Veja algumas sugestoes sobre como agir diante destes e de outros desperdicadores de tempo."O tempo perdido nao se encontra nunca mais."(Benjamin Franklin)No mundo corporativo, ha uma legiao de ladroes de tempo, os chamados desperdicadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficacia, comprometendo suas metas, causando-lhe ate mesmo estresse. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estao presentes em sua vida.1. Interrupcoes. Indicam que voce tem valor, amigos ou detem informacoes de interesse dos outros. As interrupcoes acontecem por telefone, e-mail ou visitam voce pessoalmente. Para reduzi-las:aprenda a dizer NAO e seja firme;atenda as pessoas em pe;mantenha a porta da sala fechada;continue escrevendo enquanto atende alguem;filtre telefonemas e e-mails;evite ser receptivo a visitantes inesperados;retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodacao de terceiros;use as palavras magicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.2. Comunicacao deficiente. Ocorre quando responsabilidades e autoridade nao estao definidas com clareza na empresa ou quando ha subordinados em excesso. A posologia consiste em: defina com clareza metas e objetivos;determine responsabilidades e atribuicoes;utilize linguagem simples, concisa e sem ambiguidades;havendo duvida, pergunte:procure fazer certo na primeira vez;forneca informacoes seguras para permitir tomada de decisao consistente e acao imediata;lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar. 3. Reunioes. Muitas sao desnecessarias e agendadas sem criterio. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e nao geram resultados. Para torna-las produtivas:agende as reunioes com antecedencia;convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;defina a pauta e comunique a todos com antecedencia;determine horario de inicio e termino;mantenha a pauta e busque a objetividade;nao permita interrupcoes externas e mantenha celulares desligados;promova debates, tire conclusoes, tome decisoes e determine como agir;registre ata ou memorando com resumo da reuniao contendo a assinatura dos participantes;faca reunioes curtas em pe. 4. Telefone. Imprescindivel na vida moderna, constitui-se no maior vilao das interrupcoes e, por conseguinte, em uma das fontes mais significativas de desperdicio de tempo. Algumas dicas:reserve horarios para fazer e receber ligacoes;relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;prepare-se para cada uma das ligacoes munindo-se previamente de informacoes;identifique-se no inicio da ligacao as pessoas nao sao obrigadas a reconhecer sua voz;deixe recados claros e concisos;concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atencao;nunca prometa retornar uma ligacao se estiver despreparado para tal ou nao desejar faze-lo;nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que nao pode atender naquele momento;encerre suas conversas com cortesia, porem com objetividade.5. Celular. Na mesma proporcao em que agiliza as comunicacoes, tambem atua como agente de interrupcoes, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestoes para otimizar seu uso:desligue o aparelho quando estiver em reuniao ou realizando tarefa que exija concentracao;mantenha-o em vibracall para atender urgencias;utilize o identificador de chamadas para selecionar as ligacoes que merecem ser atendidas;recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligacoes em horarios predeterminados;grave uma mensagem personalizada no correio de voz;considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergencias, mas divulgue o numero com seletividade;evite atende-lo quando estiver em casa. 6. E-mail. Substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem criterio, torna-se fonte de interrupcoes,