A ansiedade e a inimiga doplanejamento. E sem planejamento dificilmente um evento chegara ao fim sendorotulado como um sucesso. Para pessoas nao habituadas com a organizacao deeventos, dedicar-se mais ao planejamento do que a acao pode parecer perda detempo. Um exemplo muito comum: o cliente manda sua solicitacao sem ter definidoao certo a data da festa ou estimado o numero de convidados, mas pressiona aagencia para saber quanto o projeto vai custar. Mas a verdade e que cadaprojeto e unico e nao existem formulas prontas. Sendo assim, o primeiro passopara o sucesso de um evento consiste em resistir as investidas do cliente parasondagem do preco. E fundamental comprometer-se com um orcamento somente depoisque voce tiver certeza de que podera cumpri-lo. Alguns fatores saofundamentais para o inicio do planejamento de evento, sendo eles: aspossibilidades de data de realizacao, o numero estimado de convidados e a verbadisponivel para investimento. Estas informacoes permitem que a empresaorganizadora identifique as alternativas de espaco onde o evento podera serrealizado, como, por exemplo, uma sala de hotel, um restaurante ou uma casanoturna. Estabelecido o local, ja e possivel desenhar o passo-a-passo da acao,tambem conhecido por Roteiro. Esta e uma das etapas mais importantes doplanejamento, ja que permite que o organizador visualize o pre, trans epos-evento minuto a minuto, antevendo possiveis falhas ou problemas. Confira umtrecho de roteiro: Horario Acao Observacoes 13h00 ... ... 16h00 Mobiliario Montagem dos moveis conforme croqui 19h00 Inicio da chegada dos convidados Manobristas e recepcionistas posicionadas. Musica ambiente no salao. Inicio do servico de coquetel. 19h30 Abertura do evento com Mestre de Cerimonias Passar roteiro com mesa de som Testar video institucional Checar Cerimonial presenca de Autoridades 19h35 Palavra do Presidente Microfone com pedestal Agua no pulpito 19h50 ... ... Mas, se a festa se inicia as19h00, por que entao temos uma acao chamada Mobiliario as 16h? Porque opre-evento deve ser parte integrante do roteiro de acoes a serem previstas. E comose pode ver, uma acao simples como Inicio da chegada dos convidados gera umaserie de providencias que deverao constar no checklist do evento. Isso quer dizer que, faltando alguns minutospara as 19h00, o produtor de eventosdevera estar encarregado de checar se os manobristas estao a postos no servicode valet park, se as vagas para os carrosda Diretoria estao reservadas e se as recepcionistas ja foram devidamenteorientadas sobre como proceder durante a entrada dos convidados. Em seguida,este mesmo produtor deve percorrer o salao para averiguar detalhes como luzescenicas, musica ambiente e disponibilidade de pronto servico do coquetel. Como no comeco desteartigo, dissemos que a etapa de planejamento e a mais trabalhosa, por requererbastante discussao e raciocinio. Depois de visualizar um trecho de roteiro, ficamais facil avaliar porque ele e uma etapa indispensavel na organizacao.Enfrentar problemas e crises enquanto eles ainda estao no papel nos permiteminimizar erros que poderiam colocar todo o sucesso de um evento em jogo. Produtores de eventos dos EUA estaousando os tradicionais trailers num novo jeito de promover a interacao entre marcase consumidores. Com um estilo que da um ar vintage-chic aos eventos, ostrailers sao usados como lounges VIP, cozinhas moveis ou