GESTAO DO CONHECIMENTO E DIGITALIZACAO DE DOCUMENTOS MUNICIPAIS terca, 13 de julho de 2010, as 11h 59minAs secretarias de Financas, de Recursos Humanos e do Urbanismo da Prefeitura de Curitiba ja colhem os frutos de um novo trabalho desenvolvido pelo ICI: desde novembro de 2009, ha uma equipe dedicada a digitalizacao de documentos desses orgaos municipais. Com isso, promove-se a Gestao Eletronica de Documentos, que tem como premissa basica a substituicao de arquivos em papel por digitais. Outros orgaos e secretarias ja estao em negociacao para dar inicio a mesma atividade.As principais vantagens sao: diminuicao de espaco fisico para armazenamento; possibilidade de acesso remoto e utilizacao simultanea; pesquisas rapidas, simples e dinamicas; seguranca e inviolabilidade dos dados; preservacao e durabilidade do acervo; reducao da circulacao de documentos em papel; rapidez para atualizacao de dados; apoio ao processo de fiscalizacao; e possibilidade de manter copias de seguranca.O processo de digitalizacao se inicia com o recebimento dos documentos. As secretarias encaminham o material a equipe do ICI que, apos a chegada, retira os papeis das pastas, plasticos ou caixas e extrai possiveis grampos e clipes. As folhas que possuem algum defeito, como rasgo ou amasso, sao recuperadas por meio de tecnicas especificas de conservacao de documentos.Apos essa preparacao, e feita a captura das imagens pelo scanner. Essas imagens passam por uma avaliacao de qualidade, para verificacao de alinhamento, possiveis sombras e a nitidez do texto. O documentos sao entao indexados ao sistema, com o cadastro dos dados que possuem, e as imagens escaneadas. Apos salvar as imagens, os documentos ja estao disponiveis para visualizacao, impressao ou envio eletronico.Apos os arquivos serem armazenados, os originais sao identificados com um carimbo de digitalizado, para que o mesmo nao retorne ao processo. Os documentos sao novamente acondicionados em pastas ou caixas para serem devolvidos ao cliente.O trabalho e desenvolvido pela Coordenacao de Digitacao, Digitalizacao e Impressao, da Gerencia de Producao do Instituto. O time e composto por 23 pessoas, sendo que oito delas trabalham diretamente nas secretarias. O sistema de Gestao Eletronica de Documentos utilizado foi desenvolvido no primeiro semestre de 2009 por equipe da Coordenacao de Aplicativos Web, da Gerencia de Sistemas do ICI.A solucao funciona em plataforma web e e destinada a digitalizacao, indexacao, consulta e visualizacao de documentos. O armazenamento e feito por um gerenciador de arquivos remoto, o que possibilita um controle de acessos seguro e confiavel, de forma a evitar acessos indevidos e garantir a integridade das informacoes. Ha mais de dois milhoes de documentos digitalizados armazenados em servidores exclusivos no ICI.Desde o inicio da atividade, em novembro do ano passado, 1.092.030 paginas foram digitalizadas. So no mes de junho deste ano, a equipe digitalizou 24.744 documentos, com um total de 79.613 paginas.Gestao de documentos no ICIA Coordenacao de Digitacao, Digitalizacao e Impressao ja deu inicio ao trabalho de Gestao Eletronica de Documentos tambem no ICI. Segundo o coordenador Vilson Horst, as atividades se iniciaram com a digitalizacao de arquivos da Gerencia de Recursos Humanos: Estao arquivados os atestados medicos e folhas-ponto de 1998 ate 2003, informa. O coordenador diz que as