Quem ja participou de reunioes que apos 2 horas ainda nao se chegou a nenhum resultado efetivo?Lembro que quando comecei minha vida profissional, cheio de ideias e sugestoes, entrava nas reunioes sempre empolgado em poder estar com os demais e compartilhar os casos, problemas e troca de solucoes e ideias.Com o tempo, descobri que, se nao houverem algumas dicas produtivas, quase sempre a reuniao acabava sem que se chegasse a um consenso ou, mais delicado ainda, um plano de acao.O tempo passou e por incrivel que pareca, vez ou outra acaba acontecendo novamente.A semana passada saiu uma postagem no LinkedIn sobre isso.Na realidade foi apenas uma imagem.Uma imagem que vale e, nesse caso, continha palavras que valem por mil ;-) Nao me contive e salvei, alem de compartilhar, obvio!Eis a imagem - em ingles - que aproveito para comentar abaixo:Dicas para Realizar Reunioes Efetivas:Buscarei descrever um passo a passo sequencial, que costumo praticar.1. Saber identificar a necessidade da reuniao. Uma vez isso claro - existe essa necessidade e precisa ser debatida - para que se possa avancar com harmonia e acordo dos envolvido(s) ao fechar a reuniao.2. Criar a Pauta da reuniao.Isso visa facilitar a quem for convocado (ou convidado) se preparar antecipadamente para o(s) assunto(s) a serem apresentados.Procure garantir que o(s) tema(s) sao relevantes.3. Identificar quem sera(ao) o(s) participante(s).Ao criar a pauta lembre-se de incluir quem sera(ao) o(s) convocado(s) e e importante aqui pensar na(s) pessoa(s) e na(s) sua(s) funcao(oes) no Ser Empresa para evitar definir um horario que nao a(s) prejudique(m) em suas principais atividades.4. Fazer a convocacao.Agora e o momento de se comunicar com o(s) envolvido(s).Isso deve ser feito formalmente. O email e um otimo aliado, pois permite que todos recebam (seja no email empresarial ou pessoal) e se puder, peca a confirmacao de recebimento e leitura, que vai lhe servir de referencia ao retornar com o(s) aviso(s) de recebimento.Caso sua empresa possua algum sistema de gestao (local ou na "nuvem") pode usa-lo tambem.Eu costumo, sempre que convoco, usar ambos - email e nuvem - sendo que nessa coloco o email, incluindo todas as informacoes, principalmente envio, data, assunto e o corpo do texto da convocacao, e informo os envolvidos.Importante considerar:Caso seja uma reuniao que permita ao menos 3 ou mais dias de antecedencia - em funcao do(s) tema(s) - isso e mais tranquilo de se fazer.Caso seja uma convocacao mais urgente, como fazer a reuniao no inicio do proximo dia ou logo mais a tarde, alem do email, use outro meio de comunicacao eficaz, de preferencia pessoalmente ou via telefone.E importante que o(s) convocado(s) receba(m) e esteja(m) ciente(s) que deve(m) estar no local informado, no horario indicado.Indicar data e horario de inicio e horario de termino (algo que normalmente nao se considera, porem de fundamental importancia para as agendas dos participantes).5. Reforcar a convocacao.Quando faltar 24 horas para o encontro, reforce por meio de email, telefone ou pessoalmente. Use o que for mais pratico e usual para os envolvidos.Lembre-se de estar previamente preparado!Ja aconteceu de ser convocado para uma reuniao e ao chegar ser surpreendido tanto pelo tema