Documento Habil - Aspectos Gerais 1.Consideracoes Iniciais Nos termos do art. 1.179 da Lei no 10.406/02 (Codigo Civil), o empresario e a sociedade empresaria sao obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou nao, com base na escrituracao uniforme de seus livros, em correspondencia com a documentacao respectiva, e a levantar anualmente o balanco patrimonial e o resultado economico. (grifamos) Tao importante quanto a escrituracao contabil e a documentacao comprobatoria dos fatos nela registrados. Neste trabalho vamos mostrar os aspectos gerais do documento habil, bem como as penalidades aplicaveis a disposicao do Fisco. Indispensavel consignar que qualquer registro contabil mantido sem a respectiva comprovacao habil nao presta a finalidade a que se destina. Dessa forma temos que um documento nao habil: a)se destinado a comprovar despesa, a mesma nao sera dedutivel; b)se destinado a comprovar a posse ou propriedade, nao ha legitimidade, portanto nao podera ser exercido os respectivos direitos. Nesse sentido, e necessario consignar a definicao dos dois termos extraidos do Dicionario Aurelio, Seculo XXI (eletronico), Editora Nova Fronteira, cujos significados sao os seguintes: "Documento: [Do lat. Documentu < lat. Docere, 'ensinar', 'mostrar'.] S. m. 1) Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova, etc. 2) Escritura destinada a comprovar um fato; declaracao escrita, revestida de forma padronizada, sobre fato(s) ou acontecimento(s) de natureza juridica. 3) Restr. Qualquer registro grafico. 4) Ant. Recomendacao; preceito. 5) Inform. Qualquer arquivo com dados gerados por um aplicativo (2), ger. Aquele criado em processador de textos". "Habil: [Do lat. habile.] Adj. 2 g. 1) Que tem aptidao para alguma coisa. 2) Competente, apto, capaz. 3) Agil de maos e movimentos; destro. 4) Inteligente, esperto, sagaz, fino. 5) Astucioso, manhoso. 6) Que tem capacidade legal para certos atos. 7) Engenhoso; sutil. 8) Conveniente, vantajoso. 9) Que esta de acordo com as imposicoes legais, com as exigencias preestabelecidas". 2.Conceito de Documento Habil Com base nas definicoes citadas anteriormente, salvo melhor juizo, podemos concluir que documento habil e aquele revestido de formalidades legais exigidas em cada especie concreta, conforme sua natureza, para comprovar a operacao realizada. Para melhor ilustrar a importancia que o contabilista deve dar ao documento habil, bem como a suas formalidades, vejamos a seguir alguns exemplos e exigencias formulados pelo Fisco. 2.1.Escrituracao contabil Em relacao a escrituracao contabil, encontramos no art. 923 do Decreto no 3.000/99 (RIR/99), a determinacao de a escrituracao ser mantida com observancia das disposicoes legais, que faz prova a favor do contribuinte dos fatos nela registrados e comprovados por documentos habeis, segundo sua natureza, ou assim definidos em preceitos legais. Vale destacar que essa disposicao vem do art. 9o, 1o, do Decreto-Lei no 1.598/77. 2.2.Diarias pagas a empregados Ainda em relacao a documento habil, vejamos parte do Parecer Normativo CST no 10, de 17/08/1992, que reproduzimos a seguir. "(...) 6.Por sua vez, a pessoa juridica podera deduzir na determinacao do lucro real os valores pagos a titulo de diarias aos seus empregados, desde que comprovada a realizacao da despesa. 7.Nesse ponto, examina-se a questao da dedutibilidade da despesa sob o