"Reunir-see um comeco, permanecer juntos e um progresso, e trabalhar juntos esucesso."(HenryFord)Numa revista Exame do ano passado vi uma frase fantastica davice presidente de operacoes do Mc Donald s, Jan Fields,que achei interessantee guardei-a para futura consulta:Reunioes fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho.Sempre que estao numa reuniao, nao estao fazendo aquilo que deveriam fazer.Nao e dificil encontrarmos algum profissional reclamando doexcesso de reunioes em sua empresa.Qualquer problema, novo projeto ou solucao para uma questao,e motivo para as pessoas pararem o que estao fazendo e se reunirem em uma salade reuniao. Mas, afinal, para que serve a reuniao? Quando e realmentenecessario movimentar as pessoas e porque tantos chefes marcam diversosencontros ao longo da semana?Uma reuniao mal planejada, ou pior, feitadesnecessariamente, e pura perda de tempo e enfraquece o poder do lider, ja quefoi realizada sem objetivo e necessidade, alem de entediar as pessoas e aseducar de modo distorcido a respeito dos conceitos sobre os quais a empresa sefundamenta.Ha varios motivos que levam um profissional a realizarreunioes constantes: muitas vezes e para mostrar poder, outras, por falta deconceitos claros a respeito de como gerir pessoas, isto e, como faze-lasfuncionar com alta produtividade e qualidade. Ha tambem os que poem para fora os seus problemaspsicologicos de inseguranca, como autoconfianca zero e baixa autoestima, e porestas razoes, querem envolver-se com pessoas com o proposito de sentirem-sesupridos. Ha aqueles, ainda, que nao confiam suficientemente em suaequipe a ponto de realizar as devidas delegacoes de tarefas e acaba usando asreunioes como forma de controle e avaliacao.Planejamento e a melhor saida para evitar reunioesdesnecessarias e cansativas, ou seja, que poderia durar meia hora, mas seestendem por horas. Fazer uma pauta antes de unir as pessoas, algo informalapenas para guiar a reuniao, alem de informar os convocados sobre o tema, dizerquanto tempo tera de duracao, e ter criterio de convocacao, mobilizando apenasas pessoas significativas. Limitar o numero de assuntos e, tambem, muitoimportante para a reuniao nao durar horas. Nao adianta convocar uma reuniao edizer que ela sera de uma hora, sendo que voce tem sete ou oito assuntos paratratar. Em uma hora, voce so ira comunicar esses assuntos e nao os discutiracom profundidade. E quanto mais voce estende, mais chances tem da pessoa sedesligar e lembrar-se das coisas que tem para fazer.Os criterios claros de convocacao de uma reuniao sao um dospontos essenciais para tornar uma reuniao produtiva. Conceitualmente,produtividade e a razao entre quantidade produzida e tempo, ou seja, e o quantose produz de qualquer coisa por uma unidade de tempo hora, minuto, dia. Nos modelos mais modernos de gestao de pessoas,produtividade deixou de ser apenas a quantidade produzida ou realizada. E tambemqualidade. Assim, para que uma reuniao seja produtiva e preciso que, alem decriterios claros de convocacao, se tenha ordem de participacao dos envolvidos,respeito entre todos, regras para intervencao, eleicao das pautas que acomporao ou informe antecipado do tema a ser discutido e, se possivel, horariode inicio e finalizacao a fim de que as pessoas se programem. Quando tratar-se de um assunto a ser discutido ate aexaustao, devem-se informar os participantes de que a reuniao