valor devido pelo cliente.Todas essas areas receberam informacoes para processar e, como repetem isto a cada pedido que entra, todas passam a ter rotinas.Isto vai ate que o cliente pague a duplicata e a empresa pague os fornecedores.Lembre-se que a rotina tem que ter comeco meio e fim. E preciso saber em que momento as informacoes chegam, quais os detalhamentos das informacoes que cada setor necessita e qual o tempo necessario para a realizacao dessas etapas.A informacao pode ser passada verbalmente ou por escrito. Quando queremos que algo seja feito sempre da mesma forma, temos que passar por escrito. Nada pode ser verbal, mesmo porque, quem conta um conto, aumenta um ponto, e o que diz o ditado popular com relacao a passar uma informacao de uma pessoa para outra.Na maioria das empresas procura-se colocar um sistema, que auxilia no registro da informacao. E extremamente importante a colocacao de um software para a organizacao da informacao e fazer com que ela permeie pela organizacao sem interferencias e de forma rapida.Toda informacao deve ter um documento. Essa e a parte chata das rotinas, mas tambem e a principal parte delas, pois e o que garante que as informacoes estejam sendo bem administradas e de forma correta.Na entrada das informacoes, a area de vendas tem que preencher um pedido de venda para registrar todas as informacoes passadas pelo cliente. A partir dai, toda a organizacao devera; cada um no seu tempo; executar sua rotina no sentido de atender ao que foi solicitado pelo cliente.Existem rotinas consideradas diretas, que estao relacionadas com o atendimento do pedido do cliente. Outras indiretas, que existem para dar suporte para o atendimento ao cliente.Exemplo de rotinas diretas:- emissao de pedido de vendas- emissao de pedido de compras- ordem de producao- emissao de nota fiscal de venda- logistica para entrega do produto- emissao de boletos de cobrancaExemplo de rotinas indiretas:- contratacao de pessoal administrativo- contabilidade- contas a pagarPara que as rotinas acontecam, as pessoas que estao no processo de atendimento ao cliente devem ser treinadas para a captacao das informacoes e para transmitirem essas informacoes aos demais setores da empresa. Todos tem que ter a preocupacao e a responsabilidade de ter certeza de que as informacoes foram passadas com extrema precisao.A melhor maneira de se efetuar um estudo sobre as rotinas de uma empresa e solicitar a cada pessoa que coloque em um papel, todas as suas atividades diarias, em forma de topicos (frases curtas), detalhando:Quais as informacoes que recebeDe quem recebeO que faz com elasPara quem encaminhaA partir dai deve-se elaborar um fluxograma com as informacoes.O termo Fluxograma designa uma representacao grafica de um determinado processo ou fluxo de trabalho, efetuado geralmente com recurso a figuras geometricas normalizadas e as setas unindo essas figuras geometricas. Atraves desta representacao grafica e possivel compreender de forma rapida e facil a transicao de informacoes ou documentos entre os elementos que participam no processo em questao.O fluxograma pode ser definido tambem como o grafico em que se representa o percurso ou caminho percorrido por certo documento, atraves dos varios departamentos da organizacao, bem