2 Processando seu e-mail: Uma grande diferenca e que normalmente estamos acostumados a ter uma unica forma de lidar com o e-mail, onde as vezes apenas checamos o que recebemos e outras vezes respondemos de verdade. Com Inbox Zero, precisamos separar isto em 2 etapas, onde processar e uma rapida leitura em cada e-mail para saber do que se trata e em seguida tomar uma acao adequada, ou seja, cada e-mail e um 'Open Loop' que precisa ser: Deletado, Delegado, Respondido ou Movido para uma das 'Pastas Pendentes'. Os e-mails que podemos Deletar, Delegar ou que podemos responder em menos de 2 minutos, devemos tomar esta acao no mesmo instante. Os e-mails que precisamos de mais tempo para responder ou nao temos todas as informacoes para tal naquele momento, devemos move-los para as respectivas pastas. Desta forma, apos o processamento, a caixa de entrada ficara vazia. O que explica o nome Inbox Zero. 3 Tratando as Pastas Pendentes: Tirando os e-mails apagados, delegados e respondido no processamento, temos os e-mails que sobraram e que estao aguardando uma acao e estao armazenados em algum lugar nas pastas pendentes (fora da caixa de entrada). Pastas Pendentes podem ser interpretadas como uma estrutura para organizar nossos e-mails. Esta estrutura e livre, cada um pode tratar como bem entender ou achar mais interessante. Apenas e importante lembrar que, esta estrutura deve ser simples, sendo que voce nao pode ter muitas opcoes, a tarefa de mover da caixa de entrada para esta estrutura devera ser simples e rapida. Abaixo, gostaria de apresentar a estrutura que vem funcionando para mim: 1-RespondTo_soon 2-RespondTo_oneday 3-Todo_soon 4-Todo_ondeday 5-ToRead 6-Archive Desta forma, eu tento todo dia esvaziar as pastas: 1-RespondTo_soon 3-Todo_soon E quando tenho mais tempo ou simplesmente estou disposto, tento esvaziar as pastas: 2-RespondTo_oneday 4-Todo_ondeday 5-ToRead A pasta 6-Archive e utilizada para armazenar os e-mails finalizados. Para facilitar a localizacao dos e-mails arquivados, crio sub-pastas com o assunto e o ano, desta forma, consigo ter uma estrutura que facilita a visualizacao dos meus e-mails na linha do tempo. Por ultimo, se voce achou interessante e quer comecar agora o Inbox Zero, em apenas dois passos e possivel inicia-lo, veja abaixo: i) Adotar sua estrutura de pastas ii) Fazer o processamento dos seus e-mails. Como voce deve ter 5 ou 10 anos de e-mails, sera quase impossivel processar toda esta quantidade. Eu adotei a estrategia de processar meus 2 ultimos meses, os demais e-mails apenas movi para uma pasta chamada 'Muito-Antigo'. Desta forma, em poucas horas consegui ter minha caixa de entrada vazia e alguns e-mails nas pastas pendentes. Finalmente, gostaria de reforcar que o Inbox Zero tem sido muito utlil para minha organizacao. Tambem acredito que estou gastando menos tempo com e-mail e me dedicando a fazer outras atividades. Inbox zero-summary from Roger CamargoLinks:http://inboxzero.com/articles/http://www.43folders.com/2006/03/13/philosophyhttp://www.43folders.com/2006/04/04/better-practiceshttp://www.slideshare.net/melvinramos/inbox-zero-1508788http://inboxzero.com/video http://www.nikilster.com/thoughts/how-to-win-at-email/#sthash.DchOqz3M.blbBSzC6.dpbsby rAcbit.ly/XJeIgJ