PRAQUE SISTEMA SE O PAPEL E QUEM MANDA ?Existemprocessos informatizados os quais o papel e o mandatorio, ou seja,a velocidade das atividades esta relacionada ao tempo que o papelpassa de um usuario a outro.Algunsprocessos atualmente seguem uma rotina onde e obrigatorio aassinatura do usuario em determinado documento a medida que aatividade e concluida. Dai a proxima atividade do processo sosera executada quando esse documento assinado chegar nas maos doproximo usuario.Quandoexiste uma obrigatoriedade da assinatura no documento, ainformatizacao so serve mesmo para registrar os dados desseprocesso que servira para analise futura, mas nunca ter otimizacaodo tempo do processo, que e o mais importante.Aassinatura digital e a digitalizacao de um documento originalassinado e o que faz a informatizacao de um processo serautentica, pois caso contrario nao se alcanca o verdadadeiroobjetivo e finalidade da automacao.Dandoexemplo atual, pode-se analisar os sistemas de informatizacao dosprocessos de compras publicas que alguns orgaos brasileirosutilizam. Imaginem que num processo de compra se inicia por umasolicitacao, tendo o solicitante como o primeiro usuario. Apos asolicitacao feita no sistema um documento (solicitacao) precisaser impresso e assinado por esse solicitante, pois e um documentoque e exigido por lei sua assinatura por quem solicitou o materiale/ou servico a ser comprado e que deve constar na pasta do ProcessoAdministrativo (pasta oficial). Osistema informa ao segundo usuario, aprovador de solicitacao, queexiste uma solicitacao a ser aprovada disponibilizando todas asinformacoes, mas esse segundo usuario aguarda o documento(solicitacao assinada) chegar em seu poder para que ele entre nosistema e clique na opcao Aprovar ou Reprovar. A acao dessesegundo usuario poderia ser feita imediatamente apos a solicitacao,pois esta disponivel no sistema, entretanto, uma solicitacao semassinatura nao legaliza a transacao, logo, tem que esperar odocumento chegar para acionar o sistema.Comopodemos identificar, essa passagem de atividade de um usuario aoutro ocorre em todas as outras atividades do processo de compra. Eevidente que o mandatorio do processo e o documento e nao osistema.Imaginemse esse documento foi enviado pelo solicitante na sexta-feira, comecoda tarde, e o funcionario, que leva esse documento ao departamentode aprovacao, entregar na segunda-feira? Todo esse tempo, oaprovador vai esperar e o sistema esta parado aguardando o documentochegar.Paraceum assunto insignificante para algumas pessoas, ate mesmo ler todoesse texto acima, mas pensando bem, o sistema nao manda navelocidade do processo, que possui custo administrativo e ausenciade ganho pela falta de otimizacao do tempo.Aboa noticia e que tem solucao. Para os documentos assinadosexigidos por lei, poderao ser digitalizados e visualizados poroutros usuarios que passam a exercer acoes no sistema semnecessidade de esperar o documento chegar. Alem disso a assinaturadigital reafirma a autencidade do documento, que nem precisa maispassar de usuario a outro no processo.Estamosnum momento em que ha seria necessidade de modernizar os sistemasadministrativos, que foram importantes quando tudo era manual, masagora nao se pode deixar o papel mandar no processo, pois alem denao ser ecologico, ele atrapalha.Recife,8 de janeiro de 2014.FRANKLINDELANOwww.delanoconsultores.com.br Essa e uma frase que todos os comerciantes do setor privado falam. Se voce quer vender bem, compre bem. No setor publico como nao se vende o que compra, nos ajustamos a frase para Se tiver Contrato ruim e que