PORQUE PLANEJAR UM EVENTO?Quem ja nao planejou um aniversario ou um churrasco? Porem, tais experiencias nao tornam uma pessoa capaz de organizar ou planejar um evento publico ou privado de maior porte. Existem cursos tecnicos e disciplinas em cursos superiores (como o caso da disciplina de planejamento e organizacao de eventos nos cursos de turismo) que discutem as tecnicas e especificidades dessa area.Os eventos podem ter como objetivos uma comemoracao, celebracao, homenagens, trabalhos, negocios, instrumento de marketing de empresas e municipios, apresentacao de produtos e outros. Hoje, muitos eventos nao alcancam os objetivos esperados e o resultado disso e o desperdicio de recursos, a insatisfacao e a frustracao de expectativas, tanto das pessoas que promovem, como das que participam de tais eventos. Para que eles atinjam os objetivos esperados torna-se necessario realizar um planejamento adequado a cada tipo de evento. O planejamento e a organizacao de evento exigem certa clareza quanto a sua natureza (se o evento e publico, privado ou misto), qual sera a abrangencia, (nacional, regional, local), quem sera o publico alvo do evento, que meios de comunicacao serao usados para divulgar e promove-lo e quais os protocolos e cerimonias que devem ser seguidos.Quando se sabe a localizacao e as caracteristicas do publico alvo, fica mais facil formatar a propaganda e o meio de comunicacao mais economico e eficaz para se atingir os objetivos. Antes de se definir um local e uma data torna-se necessario saber se o local comportara o numero de visitantes esperados e se a estrutura e equipamentos irao satisfazer as necessidades dos visitantes. A escolha da data e fundamental para que se certifique que nenhum outro evento estara ocorrendo ao mesmo tempo ou ainda, se o periodo em que se pretende realizar a festividade e um periodo reconhecidamente favoravel. Por exemplo: periodos de chuva e frio intensos costumam prejudicar eventos a ceu aberto. Uma consulta a orgaos de metereologia ou historicos de indice de pluviosidade pode ajudar a antever possiveis problemas de ordem climatica.Outra medida importante no planejamento de um evento e a atribuicao das tarefas entre os envolvidos e definicao de seus direitos e responsabilidades. Torna-se fundamental que se definam quais serao os custos e os provaveis beneficios desse evento e como esses serao distribuidos entre os envolvidos. Por exemplo, existem eventos realizados que beneficiam comerciantes de fora do municipio e que tem custos direcionados para o poder publico ou ainda sobre a comunidade local. Em eventos publicos de grande porte e imprescindivel, especial atencao as condicoes de seguranca, higiene, informacoes dos produtos e servicos disponiveis, bem como itinerarios de shows, apresentacoes, palestras, e outros.Em eventos de maior porte sao efetuadas pesquisas de demanda com o intuito de identificar o perfil dos visitantes, sua idade, profissao, forma de deslocamento, estimativas de gastos, suas opinioes em relacao aos produtos e servicos ofertados, bem como suas criticas e sugestoes aos proximos eventos. A pesquisa de demanda permite ao planejador saber exatamente quais foram os pontos positivos e negativos do evento com a finalidade de corrigir as falhas e proporcionar mais conforto e credibilidade ao publico nas proximas