americano The WallStreet Journal. Na empresa de softwares Hashrocket, nos EUA, as reunioes usamuma bola de cinco quilos - quem fala deve segurar o objeto. Na empresabrasileira Locaweb, que presta servicos de tecnologia, as reunioes diarias saofeitas com a equipe em pe. Quem esta falando segura uma bola de basquete, e aduracao do encontro e cronometrada. "Com essas reunioes rapidas,conseguimos encurtar em 30% o tempo de desenvolvimento de um software",diz Luis Carlos dos Anjos, gerente de marketing da empresa.E claro que aqui estamos nao estamos na area da tecnologia, maspor que nao encontrar uma maneira diferente de contornar este problema de umaforma criativa e que se adapte ao seu departamento juridico ou escritorio deadvocacia? Por fim, se uma reuniao e absolutamente necessaria, aqui vaoalgumas dicas para auxilia-lo em como torna-las mais produtivas: Tenha sempre uma pauta definida, com horarios para comecar eterminar. Inicie-a sempre no horario,independente de existirem pessoas atrasadas. Nao reveja o conteudo da reuniaocom pessoas que chegarem depois do seu inicio. Reduza o seu tempo para no maximo1 hora, mas tente reduzi-las ainda mais. De preferencia, ate 30 minutos. Encerre-a no horario marcado,mesmo que o conteudo nao tenha sido todo abordado.Convide para a reuniao somenteaquelas pessoas que sao de alta importancia, que sabem do assunto ou tenhampoder de decisao. Muitas vezes, uma pessoa que tem uma participacao de apenas 5minutos, termina jogando fora 45 minutos do seu tempo, por ter que ficar ate ofinal.Recompense as pessoas queaparecerem ou ate mesmo inicie com algum pequeno presente ou recompensa. Nao deixe que pessoas que cheguemmais de 15 minutos atrasadas possam entrar.Permita que os advogados digamnao a algumas delas, sem terem que justificar a sua ausencia ou sofrerem algumapenalidade.Nao permita que pessoas trabalhemem outras coisas durante uma reuniao. Peca para que saiam.Evite que as pessoas levemcelulares para o encontro. Ao inves de focarem no conteudo ou contribuirem comelas, muitas vezes, estarao checando e-mail, navegando na internet ou sedistraindo com alguma outra coisa.O lider da reuniao deve conduzirpara que uma pessoa fale de cada vez e va direto ao ponto.Nao deixe que individuos dominema reuniao com conversas paralelas ou sem fim. E importante que todas elas tenhamum lider e que ele a conduza para contornar este tipo de problema.Peca para cada participante sepreparar para ela com antecedencia.Interrompa pessoas que voltem adiscutir sobre um ponto que ja foi passado.Limite o numero de topicos para naomais do que tres.Corte qualquer discussao que naoseja relevante para aquele encontro.E comum que as pessoas tenham interpretacoes diferentes sobre omesmo assunto. Para evitar problemas, se possivel a ata deve ser elaboradadurante a reuniao e divulgada entre os participantes, ou no mais tardar, serenviada ate 24 horas apos a reuniao, com as tarefas atribuidas, asresponsabilidades assumidas e os prazos a serem cumpridos. Assim fica tudomuito bem esclarecido e documentado.A verdade e que ha reunioes realmente importantes, bastantevaliosas e produtivas. E preciso apenas que se tome as medidas necessarias paraque elas, de fato, acontecam.