Fonte: HSM.com.br Academico destaca atitudes gerenciais que precisam ser reanalisadas para evitar caixas de entrada abarrotadas e horas perdidas com respostas e encaminhamentos As empresas se esforcam: fazem campanhas de conscientizacao, distribuem manuais, estabelecem regras, desenvolvem workshops sobre como utilizar de forma eficiente essa ferramenta de comunicacao chamada e-mail. Mas a caixa de entrada insiste em permanecer abarrotada. Por isso, horas sao dedicadas a responder as mais diversas solicitacoes de troca de informacoes necessarias ao trabalho a questoes comportamentais. Mas o problema persiste: por que dispendemos tantas horas do dia a dar vazao aos e-mails? Sera que e possivel melhorar essas estatisticas? O volume de e-mails deixou de ser uma questao somente tecnica, com regras de uso baseadas na etiqueta e no bom-senso. Adotar o gerenciamento eficaz deles e parte importante na tentativa de racionalizar o uso desse meio de comunicacao. Mas nao e a unica alternativa. E preciso analisar, com criterio e profundidade, se e possivel melhorar esse fluxo. Quando nos dispomos a realizar esse exercicio, acabamos identificando problemas gerenciais que precisam de tratamento adequado. Apenas definir regras disso ou daquilo e gerenciar com base no sintoma e nao na causa do problema.Essa questao me chama atencao ha algum tempo e aproveitei um conjunto de seminarios para empreender uma pesquisa. Cerca de 115 lideres, de medio escalao, atuando em grandes empresas, responderam a duas perguntas: quantos e-mails recebiam, em media, que precisavam de algum tratamento e quanto tempo dispendiam diariamente para responde-los. Os resultados assustaram: a media diaria de e-mails que precisam de algum tipo de tratamento responder, analisar ou encaminhar superou os 100. Em geral, esses profissionais consomem cerca de 3,5 horas de seu dia nessa atividade. Nao raro, ha relatos de profissionais que consomem ate 5 horas entre respostas e encaminhamentos de e-mails. Essa situacao nos alerta para algumas habilidades gerenciais importantes, que precisam ser reanalisadas, tendo como foco os seguintes pontos: 1. Deficiencias na escolha do canal de comunicacaoNao temos duvida de que a comunicacao e um dos gargalos das empresas. Uma competencia essencial para um lider ter sucesso e escolher o canal correto para transmitir e trocar informacoes. Nao da para tratar tudo por e-mail. E preciso compreender do que trata o conteudo da mensagem e qual o contexto em que essa informacao acontece. Ai, sim, dar a ela um tratamento de canal adequado: por telefone, via mural, em reuniao ou ainda, o velho e bom face a face. Engana-se quem acredita que somente os meios mais modernos, como o e-mail, por exemplo, sao os unicos que devem ser utilizados. Antigos canais ainda continuam sendo meios de comunicacao que precisam ser estimulados. Um caso de benchmarking que tem funcionado muito bem sao as pages paginas criadas em redes corporativas e intranets, utilizadas para propagar informacoes de uso coletivo ou especifico a um grupo. Essas paginas podem ser vinculadas a programas de e-mails ou redes colaborativas. Elas facilitam a comunicacao grupal e, consequentemente, diminuem o fluxo de mensagens na caixa postal.2. Planejamento inadequadoGestores que planejam adequadamente suas atividades e de suas equipes tendem a administrar melhor sua rotina