Por Claudio Wilberg.Já se foi a época em que o dono de um pequeno escritório tinha pequenosproblemas para resolver. A máxima de que "quanto maior o escritório, maior éo grau de problemas" não funciona mais nos tempos modernos. O que percebemosé que a única coisa que muda é o número de zeros no final do mês.Seja um escritório de 200, de 20 ou de apenas dois ou três advogados, quemdefine as regras do jogo é o cliente que, por sua vez, contrata de acordocom a especialização, com a empatia, com a necessidade do momento e, comonão poderia deixar de ser, olhando cada vez mais para o orçamento da suaprópria empresa.Com isso, a exigência em relação à flexibilidade e otimização dos processosinternos recai nos escritórios de serviços jurídicos que precisam seradaptar a estas novas pressões para sobreviver neste cenário.Para complicar ainda mais esta situação, os responsáveis por estes pequenosescritórios (muitas vezes os próprios sócios-fundadores) precisam se dividirentre atender o cliente existente, organizar a equipe, prospectar novosclientes e negócios e ainda cuidar do dia a dia desta sua pequena empresa.Situações que normalmente passam desapercebidas em grandes empresas, como ofim do estoque de filtro de papel para o café, atraso na entrega do uniformedos boys ou a garganta inflamada do filho da faxineira que a impossibilitoude vir trabalhar naquela manhã, acabam tomando um tempo precioso destesadministradores.Ora, como este nosso escritório fictício ainda está no começo de sua vida e,por isso, ainda lutando contra as contas a pagar no início do mês seguinte,não há muita abertura para contratar pessoas para estas funções e osgestores deste escritório terão que se desdobrar em dois ou três para cuidarde tudo. Finalmente, chegamos aos sistemas de gestão de escritórios que,mesmo não sendo competentes o suficiente (ainda!) para repor o estoque defiltro de café ou fazer a faxina matinal, podem auxiliar os gestores doescritório na operação do dia a dia.Estes sistemas, em linhas muito gerais, controlam o cadastro de clientes econtatos, os casos com suas parcelas de faturamento e tabelas de honorários,os processos com seus desdobramentos e acompanhamentos, os apontamentos dehoras (time-sheets), o lançamento de despesas reembolsáveis, auxiliando ogestor no processo de emissão de Notas de Honorários e de Despesas.Muitas vezes estes sistemas vão, além disso, entrando em funções financeiras(Tesouraria, Caixinha, Contas a Pagar e Contas a Receber, este últimointimamente ligado ao Faturamento de Honorários e de Despesas) e funçõesadministrativas genéricas do escritório, como arquivo técnico, biblioteca,estoque, entre outros. Alguns até se propõem a fazer o gerenciamentoeletrônico de documentos (GED) do escritório, mas este recurso ainda écustoso demais para pequenos escritórios.De qualquer forma, independente dos módulos que o sistema tenha, éimportante ressaltar que os sistemas de gestão vão além do simples sistemade acompanhamento de processos que encontramos nos pequenos e médiosescritórios. Não é incomum encontrarmos um sistema de acompanhamento deprocessos funcionando a pleno vapor e ver os advogados lançando seustime-sheets numa planilha Excel ou num texto do Word, gerando retrabalhospesadíssimos para quem vai juntar todos estes lançamentos (às vezes atéredigitando parte deles) no início do mês seguinte. Se esta pessoa for umdos sócios do escritório, imaginem o custo de oportunidade desta