com a sua natureza, os documentos podem, por exemplo:- Registrar as atividades realizadas ou planejadas, as obrigacoes cumpridas.- Possuir valor juridico comprovar direitos, deveres, inocencia, culpa etc.- Guardar experiencias e dados que auxiliam a gestao da empresa.- Preservar a historia, garantindo futuros, estudos e reconstituicoes do passado e damemoria institucional.ORIENTACOES GERAIS PARA ARQUIVAMENTO De acordo com o formato (fitas, dados de computador, fotografias, papeis etc.), os documentos devem ser guardados de forma apropriada. E preciso avaliar a condicao dos ambientes em que eles serao arquivados para garantir a sua preservacao e seguranca. Devem ser observados fatores de risco, tais como incendio, insetos, pragas, umidade e furto.Nas empresas, e importante que as informacoes se mantenham organizadas, com os documentos guardados segundo as normas de arquivamento ( por exemplo, por data, ordem alfabetica ou funcao). Assim poderao ser achados mais facilmente.Conhecimentos basicos em Arquivistica tambem sao importantes para a organizacao das informacoes institucionais. Saber a hora de descartar as informacoes e quase tao importante quanto saber armazena-las. Afinal, documentos que ja nao possuem qualquer valor para serem guardados so servem para ampliar os custos da empresa com armazenamento ou ocupar espacos fisicos ou virtuais que poderiam ser mais bem aproveitados. Arquivistica: E o conjunto de normas, principios e tecnicas a serem observados na producao, organizacao, guarda, preservacao, uso e descarte de documentos em arquivos. Tambem e conhecida como Arquivologia.INSTRUMENTOS E SISTEMAS PARA A GESTAO DA INFORMACAO Armario, estante ou fichario. A informacao registrada em um meio fisico e nao virtual costuma ser guardada em um movel ou fichario chamado arquivo. As empresas tem a opcao de armazenar os documentos em suas instalacoes internas ou alugar um deposito externo especializado.Alem do tradicional sistema de arquivamento fisico, e importante que as organizacoes estejam atentas aos recursos tecnologicos que podem auxiliar na gestao do ciclo de informacoes.OPCOES DE SISTEMAS E EQUIPAMENTOS PARA GESTAO DE INFORMACOES Intranet: Assim como a internet, a intranet e um importante instrumento de compartilhamento de informacoes. Trata-se de uma rede interna a qual so podem ter acesso os membros de uma organizacao, por meio de computadores conectados a esta mesma rede. Quando bem gerenciada e atualizada constantemente, a intranet disponibiliza documentos e informacoes de interesse dos funcionarios, facilitando o trabalho de todos. Servidor de Arquivos: Com a implantacao de um servidor conectando os computadores em rede, os arquivos de todos os usuarios ficam armazenados em um so local.De nada adianta implantar o servidor de arquivos se os usuarios continuarem a salvar seus arquivos nos micros pessoais, ou utilizarem o sistema de forma confusa e desordenada. E importante:- Criar documentos e pastas com nomes e datas que permitam que nao so o propriousuario entenda do que se trata, mas tambem qualquer outro que venha a acessa-los.- Manter os arquivos sempre atualizados, deixando bem claro quais sao as ultimasversoes.- Ordenar as pastas de forma que o caminho para o acesso as informacoes sejasimples.ERP (PLANEJAMENTO DE RECURSOS EMPRESARIAIS) Sistemas de ERP tem a funcao de armazenar, processar e organizar em tempo real as informacoes geradas nos processos organizacionais. O ERP estabelece relacoes de informacao entre todas