e passam a utilizar ferramentas de gestao para trocar informacoes. A utilizacao de fluxogramas de processos, cronogramas de acompanhamento, planilhas de analises, cotacoes e quadro de distribuicao de atividades sao alguns exemplos de ferramentas que auxiliam na gestao da informacao. Quando bem elaborados e disponibilizados a grupos de trabalhos, departamentos ou membros de projetos, reduzem significativamente o uso de e-mails. Os envolvidos passam a recorrer a esses meios para buscar as informacoes de que precisam. Essas ferramentas, alem de importante forma de compartilhar informacao, contribuem para o alcance dos resultados almejados. Planejar e decidir por antecipacao. Consequentemente, ao utilizar essas ferramentas, tenderao a diminuir os temidos urgentes dos e-mails.3. Delegacao inadequada ou falta de delegacaoDefinir corretamente os criterios, antes de delegar uma atividade, escolher adequadamente quem ira executar e como sera realizada a tarefa sao componentes fundamentais da estrategia para diminuir o fluxo de e-mails das caixas postais. Para tanto, e preciso ter claramente definidos, a todos em uma equipe, em seus diversos niveis hierarquicos, as respectivas autonomias e responsabilidades. Durante a pesquisa, observou-se que a busca pelo perfeccionismo extrapola os criterios de quem deve fazer o que. Foram expressivos os comentarios sobre a necessidade das informacoes serem repassadas aos superiores, o que demonstra claramente falta de confianca mutua. Essa pratica, caracterizada por centralizacao do poder e tomada de decisao, emperra a autonomia e gera trocas desnecessarias de e-mails. 4. Medo de errarApresentou-se como uma importante dificuldade observada durante a pesquisa. A aversao ao risco faz com que as pessoas disparem e-mails sobre tudo e a todos. De um lado, esta o medo de tomar uma decisao e depois ser culpado, caso a decisao nao esteja correta ou de acordo com os padroes. Nesses casos, os lideres optam pela seguranca e buscam aval de seus superiores, mesmo em seus niveis de autonomia. E, ainda, medo de serem responsabilizados por nao informar alguem. Na duvida, e-mails a todos! Afinal de contas, melhor sobrar do que faltar! E ali esta, mais um e-mail a ocupar a caixa de entrada.Consideracoes finaisEsses quatro pontos analisados sao aspectos que merecem especial atencao na analise do fluxo de e-mails. Sao questoes comportamentais que se sobrepoem as tecnicas. Fazer com que lideres e liderados reconhecam essas fraquezas e trabalhem para reverte-las, evita retrabalho, a sensacao de faco, faco e sempre estou abarrotado de trabalho, alem de diminuir a ansiedade. Mas, principalmente, da tempo ao lider para realizar o que lhe compete por excelencia: suas atividades importantes. Uma caixa postal gritando para ser esvaziada nao pode ser motivo para renegar o planejamento primordial do setor, o treino e desenvolvimento de sua equipe, estudo de novos metodos de realizacao do trabalho, acompanhamento das tarefas e pessoas ou formas de contribuir com o desenvolvimento da empresa.Carlos Eduardo Dalto, o professor Dalto, e administrador e mestre em marketing pela Universidade Estadual de Londrina. Atua como professor dos MBAs em Gestao de Projetos e Comercial da Fundacao Getulio Vargas. E tambem consultor do Instituto MVC/Sao Paulo em Lideranca e Negociacao e diretor de Educacao Corporativa da METHODOS.Portal HSM10/10/2012