Tema bastante abordado neste espaco,volta hoje em grande estilo com o objetivo de orientar o planejamento e a preparacaode reunioes.Por principio, toda reuniao eum trabalho coletivo. E como tal, produz um custo de espaco, equipamentos,eventuais deslocamentos dos participantes, horas de trabalho dispendidas, etc.,que, somados, precisa se justificar. Ah, e como todo trabalho, precisa produzirresultados.Portanto, quando pensamos empromover uma reuniao ou convocar, como dizem alguns mais pomposamente - aprimeira providencia a ser tomada deve ser questionar a sua necessidade: areuniao e realmente necessaria e oportuna? Existe outra forma mais efetiva paratratar e resolver essa questao, esse assunto, essa decisao?As vezes a ansiedade por uma solucao leva a convocacaode pessoas para discutir algum assunto em reuniao, sem que exista necessidade praticade se lancar mao desse recurso. Para evitar essas ocorrencias recomenda-se quea ansiedade seja superada e avaliada a utilizacao de outros caminhos maisadequados, como por exemplo, telefonemas, e-mails, conversas individuais com aspessoas envolvidas, etc. Hoje, com a tecnologia disponivel, temos ainda asopcoes por teleconferencias, reunioes virtuais ou a distancia (via Skype, por exemplo). Chegando-se a conclusao de que areuniao e imprescindivel, nao custa lembrar que tudo comeca por um bomplanejamento e organizacao. Nessa linha, considere ao menos, que:1. O tema, ou temas, que irao compor a pauta da reuniaodevem ser definidos e informados antecipadamente, para que o trabalho possa terforma e conteudo conhecidos por todos e nao corra o risco de acabar setransformando em um encontro sem foco, uma reuniao em que se chega ao final semdefinicoes, deixando de lado assuntos relevantes, provocando uma nova reuniaoe, certamente, ... muita frustracao.2. Os participantes devem ser bem escolhidos, emquantidade e qualidade. Uma frase simples nos da a resposta quanto a elaboracaoda lista de participantes: quem deveparticipar da reuniao e quem podecontribuir para o seu sucesso. E mesmo possivel que por outras questoes(politicas, relacoes de poder, relacionamentos pessoais, etc.) alguem foradesta qualificacao tenha de participar da reuniao; nao e o melhor, mas e davida corporativa...3. Atencao especial deve ser dada para a preparacaode reunioes com grande quantidade de participantes, cujo exito depende de umaboa organizacao, ambiente e dinamica especificos, alem de condicoes para oestimulo ao processo participativo, a fim de que os resultados esperados sejamalcancados.4. O local escolhido precisa ter condicoes fisicase tecnologia suficiente para proporcionar bom acesso e bem-estar a quem vaiparticipar da reuniao e suporte tecnologico para as apresentacoes, debates,registros, apoio administrativo, etc.5. O tempo de duracao deve ser bem balanceado.Todos sabemos que reunioes longas sao improdutivas. A vida pratica tem mostradoque, independentemente do tema, a capacidade de atencao, apreensao eparticipacao ativa das pessoas resiste a um maximo de 2 horas. Por excecao, auma prorrogacao de mais uma hora. A partir dai, e desrespeito a DeclaracaoUniversal dos Direitos Humanos...6. Por falar em duracao, toda reuniao bemorganizada tem previsao de horario de inicio e termino. Em geral os comunicados sobre reunioes mencionam apenaso seu inicio: (por exemplo inicio as 15 horas), o que e errado. Por outrolado, uma correta divisao da agenda para os assuntos na reuniao e a propria administracaodo tempo durante a sua realizacao sao fatores importantes para o exito dostrabalhos.Afinal, deve prevalecer o