Apostila de Controle de Materiais / Por: Marcos Paulo / Instrutor de Logistica.A empresa moderna exige rapidez e otimizacao do processo de movimentacao de materiais, interna e externamente, que se inicia desde o recebimento da materia-prima ate a entrega do produto final ao cliente.Como fator de competitividade proporciona aumento do desempenho e produtividade da empresa, alem de uma reducao significativa de custos, agrupando as diversas atividades da empresa, Gerenciamento do Estoque etc., permitindo melhor controle e maior integracao entre os setores, eliminando a visao limitada da area de atividade da producao.CONTROLE DOS MATERIAISEmbora nao haja mencao na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuicoes de cada setor envolvido, qual seja recebimento, armazenagem e distribuicao.O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram a disposicao em processo de recebimento, as devolucoes ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.As atividades de recebimento abrangem desde a recepcao do material na entrega pelo fornecedor ate a entrada nos estoques. A funcao de recebimento de materiais e modula de um sistema global integrado com as areas de contabilidade, compras e transportes e e caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques fisico e contabil.O recebimento compreende quatro fases:a) 1a fase: Entrada de materiais;b) 2a fase: Conferencia quantitativa;c) 3a fase: Conferencia qualitativa;d) 4a fase: RegularizacaoCuidados na ArmazenagemA guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalacao e no layout adotado, proporcionando condicoes fisicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupacao plena do edificio e a ordenacao da arrumacao.FASES DESCRICAO1a FASE Verificacao das condicoes de recebimento do material;2aFASE Identificacao do material;3aFASE Guarda na localizacao adotada;4aFASE Informacao da localizacao fisica de guarda ao controle;5aFASE Verificacao periodica das condicoes de protecao e armazenamento;6aFASE Separacao para distribuicao;DISTRIBUICAOOs materiais devem ser distribuidos aos interessados mediante programacao de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.DOCUMENTOS UTILIZADOSOs seguintes documentos sao utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho:a) Ficha de controle de estoque (para empresas ainda nao informatizadas): documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotacao das quantidades de entradas e saidas, visando o seu ressuprimento;b) Ficha de Localizacao (tambem para empresas ainda nao informatizadas): documento utilizado para indicar as localizacoes, atraves de codigos, onde o material esta guardado;c) Comunicacao de Irregularidades: documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolucao, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo;d) Relatorio tecnico de inspecao: documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor;e) Requisicao de material: documento utilizado para a retirada de materiais do estoque;f) Devolucao de material: documento utilizado para devolver ao estoque material acabado, as quantidades de materiais porventura requisitadas alem do necessario;RECEBIMENTO DE MATERIALConceituacaoRecebimento e a atividade intermediaria entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferencia dos materiais destinados a empresa.As atribuicoes basicas do Recebimento sao:1. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolucao de materiais;2. Analisar a documentacao recebida, verificando se a compra esta autorizada;3. Controlar