so finalizaraquando a convergencia ou consenso ocorrer em 100%. Neste caso, todos saberaoque ela so tera horario de inicio, mas havera a vantagem de poderem rearranjarsuas agendas e ate de se preparem psicologicamente para o cansaco. Outroaspecto importante a ser previsto, em casos de longa duracao de uma reuniao, ea providencia de um coffee break em que se proveja algum alimento e bebida como fim de suprir necessidades fisicas quando o horario supera as ocasioes dealmoco ou jantar.Reunioes sao necessarias no mundo colaborativoque vivemos, mas elas devem ser excecao e nao a regra da empresa.Precisamos fazer uma dieta de reunioes nas empresas e evitarao maximo esses encontros que em geral sao pessimamente conduzidos e levam aogrande desperdicio de tempo.Veja algumas dicas para evitar reunioes na empresa:Vai decidir? Senao, cancele! Se a reuniao nao tem poder de decidir nada, e melhorcancelar e usar o tempo para outra coisa. Pessoas que vao apenas para discutira cor da chuva sem nada de efetivo para altera-la, estao jogando tempo no lixo!Existe outra forma de resolver a questao? Que tal antes deconvocar a reuniao pensar em alguma alternativa para resolver o assunto semprecisar da reuniao?Conversa individual - Ao inves de usar a reuniao seraque uma pequena conversa particular com os membros da equipe e depois um e-mailcom a resolucao nao ajudaria? Pode parecer que se ganha tempo falando para 5 deuma vez so, mas na pratica isso e contraditorio.Proponha uma solucao Que tal voce enviar uma possivel solucao para a pessoa queconvocou a reuniao e assim evitar todo o processo de discussao? Em muitos casosa solucao ja esta pronta previamente a reuniao.Vejamos agora como uma abordagem SIXSIGMA ORIENTED pode ser aplicada as reunioes:1) DEFINEQuantas vezesparticipamos de reuniao sem pe e sem cabeca?Que comeca a falarde A e termina com Z, sem conclusao ou definicao alguma?Reunioesprecisam ser definidas quanto ao que se pretende. Divido assim em 3 tipos: a)Especulativas / Brainstorm: orientada para uma discussao livre sobre um temaprincipal sem, necessariamente, ter a obrigatoriedade de ser conclusiva sobrealgum aspecto do tema abordado.b)Informativas: orientada para passar alguma mensagem, fornecer informacoes paraos participantes. Nada alem disso.c) Conclusivas:obrigatoriamente tem que chegar a uma conclusao, a uma definicao, normalmenteum 5W1H1C deve ser produzido ou um cronograma de projeto atualizado / definido.Alguma definicao/atribuicao/prazo deve ocorrer.Reunioes debotequim que ocorrem dentro da empresa, em local e horario nobres saodescartadas, pois elas, na pratica, "nao existem".2)MEASUREQuantasreunioes deste tipo ocorreram?No que resultaram?Qual foi o custox beneficio para a empresa?Quanto tempofoi empreendido?Qual foi a eficiencia/ eficacia das reunioes anteriores? No contexto emsi, como a reuniao acelerou a obtencao de resultados?Como ela evitouuma dispersao e em quanto este desvio foi contido pela reuniao? Quantasreunioes daquele projeto ja ocorreram? Esta dentro daprevisao ou esta se gastando mais tempo (consequentemente aumentando o custo ereduzindo a lucratividade daquele projeto)?A grandequestao e: quanto de dinheiro a empresa rasgou com horas de profissionaisdesperdicadas com reunioes inuteis?No minimo, estetempo poderia ser mais bem aproveitado pelo funcionario em atividades pessoais.E pela empresa,ganharia mais se desse treinamento para estes funcionarios...3)ANALYZEComo foram asreunioes anteriores? Quais elementos de dispersao e desvio tiverammaior influencia para sua ineficiencia e ineficacia?Como o