Como fazer uma planilha de acompanhamento de projeto para apresentar ao cliente
Tags: googlesheets, formulas, tutorial, projeto
Published: 2022-12-19 13:51:38


# Introdução

Este artigo é voltado para o público que, em seu próprio ambiente de trabalho, lida com projetos de clientes e precisa mostrar a cada um deles quais as etapas e qual o progresso do projeto ao longo do tempo, informando também qual o status de cada uma delas. Porém, serve também para qualquer pessoa que sente a necessidade de criar uma planilha de progresso visual para projetos pessoais.

Não é necessário conhecimento prévio para chegar ao resultado final deste artigo, apenas ter lidado alguma vez com planilhas já é o suficiente. O objetivo é descrever detalhadamente todos os passos para a confecção de uma planilha de acompanhamento que seja totalmente apresentável para um cliente, do mais variados temperamentos.

Este modelo de planilha de acompanhamento foi implementado por mim e mais alguns integrantes da minha equipe na empresa em que trabalho, foi devidamente testado e utilizado com diversos clientes que temos. Pode-se dizer que deu muito certo com todos os clientes até o dia de hoje.

De forma à facilitar o entendimento e visando abranger um objeto de estudo comum, será utilizado como exemplo ao longo do artigo o contexto de uma planilha de acompanhamento para implementação de uma API Rest.

# Definições prévias

Antes de iniciar qualquer planilha de acompanhamento, é necessário analisar qual é o fluxo que um projeto segue. O que isso quer dizer? Significa que precisamos analisar de modo macro e micro quais são as etapas, processos e tarefas que precisam ser executadas para que o projeto do cliente possa sair do 0% e chegar ao 100%.

## Organização do fluxo

Projetos são divididos em etapas, etapas são baseadas em processos em comum e processos contém tarefas que precisam ser realizadas. De maneira geral, precisamos classificar o projeto inteiro em três atributos, sendo eles:

### 1. Etapa

- Consiste em um conjunto de processos com características em comum, sejam elas quais forem.
- Alguns exemplos de etapas envolvendo o contexto de uma API Rest seriam:
    - *Definições iniciais*

### 2. Processo

- Consiste em um conjunto de tarefas que estão previamente definidas ou mapeadas de alguma forma
- Alguns exemplos de processos que fazem parte das etapas envolvendo o contexto de uma API Rest:
    - *Protocolo de entrada*
    - *Perguntas importantes*
    - *Levantamento de requisitos*
    - *Envio de documentações*

### 3. Tarefa

- Consiste naquilo que precisa ser feito para alcançar algum resultado. Geralmente envolvem verbos no infinitivo
- Alguns exemplos de tarefas que fazem parte dos processos citados anteriormente:
    - *Preparar apresentação e proposta para o cliente*
    - *Agendar de reunião com a equipe interna*
    - *Enviar contrato comercial*

## Estrutura

Após definir previamente cada um desses atributos, você terá preparado a  estrutura da apresentação para montar a planilha, ficando da seguinte forma:

Nível 1 - Etapa

Nível 2 - Processo

Nível 3 - Tarefa

- Etapa
    - Processo
        - Tarefa

## Exemplo

- Definições iniciais
    - Protocolo de entrada
        - Preparar apresentação e proposta para o cliente
        - Agendar de reunião com a equipe interna
        - Enviar contrato comercial
    - Perguntas importantes
        - Alguma preferência por tipo de geração de API Key?
        - Qual a melhor forma de comunicação?
        - Agendamento de reuniões semanais ou quinzenais?
    - Levantamento de requisitos
        - Alinhar ponto de vista da equipe interna com a do cliente
        - Preecher ficha modelo
        - Definir os requisitos para o primeiro protótipo
    - Envio de documentações
        - Enviar documentação elaborada com os requisitos do sistema
        - Elaborar documentação da API
        - Enviar documentação da API
- Acertos externos
    - Chaves criptográficas e API Key
        - Gerar a chave criptográfica
        - Armazenar a chave criptográfica em local seguro
    - Detalhes de conectividade
        - Configurar a chave criptográfica no sistema
        - Realizar teste de conexão entre sistemas
- Acertos internos
    - Parametrização para o cliente novo
        - Registrar os paramêtros personalizados para o cliente
        - Armazenar as parametrizações em variáveis utilizadas no sistema
    - Alinhamento de abordagem de solução
        - Reunir com a equipe
        - Registrar ata da reunião para posterior análise
- Desenvolvimento e testes
    - Preparação e tratamento dos dados
        - Desenvolver pré processamento
        - Testar pré processamento
    - Criação de ambiente de desenvolvimento
        - Configurar adequadamente o ambiente de desenvolvimento
        - Testar a configuração do ambiente
    - Criação de ambiente de homologação
        - Configurar adequadamente o ambiente de homologação
        - Testar a configuração do ambiente
    - Execução, validação e levantamento de testes
        - Executar a aplicação em diferentes contextos
        - Validar as entradas e saídas
        - Executar bateria de testes unitários
- Deploy e ambiente de produção
    - Criação e ajustes do ambiente de produção
        - Configurar adequadamente o ambiente de produção com base em homologação
        - Testar ambiente e realizar ajustes
    - Detalhes necessários para deploy
        - Configurar parâmetros extras de produção
        - Registrar informações de segurança
- Ajustes finais
    - Análises de desempenho
        - Executar testes de desempenho
        - Anotar melhorias
    - Correções gerais
        - Executar correções com base nas melhorias sugeridas
        - Executar testes de desempenho novamente

# Planilha

## Aplicação utilizada

Apresentarei a forma de montar utilizando o **[Google Sheets](https://www.google.com/sheets/about/), que ao meu ver é mais prático para a maioria das pessoas. Então vamos lá!**

## Páginas

Ao criar uma planilha no Google Sheet, devem ser criadas algumas páginas

Uma será a de Visão Geral e as demais serão relacionadas às Etapas

### Visão Geral

A primeira página será de “*Visão geral*”, contendo apenas as etapas e os processos do projeto.

O início da página deve conter a informação referente ao *Status Geral* do projeto, ao lado de um *Progresso Total* que informa a porcentagem do que foi realizado acima da porcentagem do que está pendente

Cada Processo contém os seguintes atributos:

- Início
    
    Consiste na data em que o processo começou;
    
- Fim
    
    Consiste na data em que o processo terminou;
    
- Progresso
    
    Consiste no estado atual do processo, em porcentagem.
    

A página ficaria da seguinte forma:

![Exemplo de página de Visão Geral na planilha](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/jco0hzkwlpzjcrrilqlb.png)

### Página de Etapa

Dentro da página de cada etapa, o início deve conter o nome da Etapa, ao lado de um quadrado verde que estará à direita

Logo abaixo deve conter todos os Processos e abaixo dos processos, cada uma das Tarefas que pertence o processo

Na linha dos Processos haverá o seguinte cabeçalho contendo um atributo para as Tarefas

- Status
    
    Estado daquela tarefa dentre as opções:  *Concluída* e *Pendente*
    

Ao lado do status haverá um quadrado cinza que posteriormente utilizaremos para colocar uma fórmula que irá calcular a porcentagem do Processo

A página ficaria da seguinte forma:

![Exemplo de página de Etapa na planilha](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/5g5oqgqy29wl48k8lbj5.png)

### Listar opções para o atributo “*Status*”

Para conseguir fazer com que a célula se torne um campo de selecionar opções, basta clicar com o botão direito, ir até *Ver mais ações da célula → Validação de dados*:

![Exemplo de *Ver mais ações da célula*](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/t0zc0hlrphobzkuvlgwe.png)

Após esta etapa, basta informar o intervalo das células que terão este critério e qual o critério que será seguido para as opções

Para selecionar o intervalo, clique nos quatro quadradinho e selecione as células abaixo de *Status*

Para informar o critério, selecione “Lista de Itens” e coloque: *Concluída,Pendente*

Deixe as caixas marcadas conforme imagem abaixo:

![Exemplo de configuração de *Validação de dados*](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/teil7xuvr4vqnvwyp7mm.png)

## Fórmulas

Para cada uma das páginas, haverão fórmulas que possam fazer o controle relacionado ao progresso. Todas as fórmulas irão convergir em um gráfico intuitivo sobre o estado atual do projeto de maneira geral

> ⚠️ Atenção
A idioma utilizado no Google Sheets pode influenciar no nome das funções que serão mostradas a seguir. Todas as funções apresentadas foram encontradas usando o idioma em inglês
> 

### Porcentagem relacionada ao Processo

A porcentagem de cada processo depende da execução das Tarefas. Para isso, utilizaramos a seguinte fórmula para contar tarefas que forem colocadas como “Concluída”:

Fórmula exemplo:
```
=(countIFS(B3:B5,"Concluída"))/ (COUNTA(B3:B5))
```

Conforme exemplo a seguir, a fórmula seleciona cada uma das células correspondentes ao status da Tarefa (pelo intervalo B3 até B5) e conta apenas aquelas que atendem a condição de “Concluída” através da função `[countIFS()](https://support.google.com/docs/answer/3256550?hl=en)`. Com isso, divide-se pela quantidade total de células também apontadas pelo mesmo intervalo, através da função `[counta()](https://support.google.com/docs/answer/3093991?hl=en)`.

![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/n0uwrus8yut8mnyezwsn.png)

Como resultado final, tem-se:

![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/h5oa9bdi38ehhnvvl5fi.png)

### Porcentagem relacionada à Etapa

Ao fazer realizar as etapas anteriores para todos os Processos, tem-se várias células informando alguma porcentagem. Junta-se todas essas células e é calculada a porcentagem para ter algo à nível de Etapa

Fórmula:
```
=(sum(C2,C7,C12,C17)/ (COUNT(C2,C7,C12,C17)))
```

São somadas todas as porcentagens em cada uma das células que representam o progresso de seus respectivos processos através da função `[sum()](https://support.google.com/docs/answer/3093669?hl=en)`. Em seguida, o valor obtido é dividido pelo valor da função `[count()](https://support.google.com/docs/answer/3093620?hl=en)`, responsável por contar a quantidade de células.

Como resultado final, tem-se:

![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/gn539okq9w3i4ls9os5w.png)

### Porcentagem relacionada ao projeto

Para finalizar, ao voltar para a página de Visão Geral, o percentual de cada Processo precisa ser referenciado para uma melhor visualização geral, fazendo-se da seguinte forma:

```
='Definições iniciais'!C2
```

- 'Definições iniciais' é o nome da página que foi criada para a Etapa de mesmo nome
- !C2 faz referência à coordenada C2 dentro da página de ‘Definições Iniciais’ (C2 representa a porcetagem relacionada ao primeiro Processo dessa etapa na página)

Faz-se o mesmo para a porcentagem da Etapa que já foi calculada e tem-se o seguinte:

![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/q9vnhynd0cv87kk0pmii.png)

Para criar a porcentagem geral do projeto, é necessário calcular de acordo com a porcetagem de todas as Etapas, ficando algo parecido com o que já foi visto anteriormente:

```
=sum(E5,E11,E15,E19,E25,E29) / COUNT(E5,E11,E15,E19,E25,E29)
```

A fórmula anterior apresenta a porcentagem de acordo com tudo que foi realizado, porém pode-se também calcular o que está como pendente, para facilitar no momento de gerar o gráfico

Para apresentar a porcetagem pendente, basta usar a seguinte fórmula

```
= 1-B1
```

- B1 refere-se à celula que indica o que foi realizado

Como resultado final, tem-se:

![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/opmtrtwk9z7isye7yfh9.png)

## Gráfico intuitivo

### Passo 1

Para gerar um grafico intuitivo com o progresso total do projeto, basta selecionar as duas células com porcentagem que estão na imagem anterior abaixo de “Progresso total”, da seguinte forma:

![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/6xoza2t0224wq727x6bd.png)

### Passo 2

Ir até a aba de “Inserir” e clicar em “Gráfico”

![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/h2bclwyi80a5ozix0q3h.png)

### Passo 3

Irá aparecer um gráfico parecido com o apresentado à seguir e ao lado haverá uma aba chamada de “Editor de gráficos”

Selecione as seguintes opções:

![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/i23360aq950o70nzepmm.png)

- Em “Tipo de gráfico”, selecione “Gráfico de rosca”:
    
![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/z9lx85och8urmao8xayz.png)
    
- Vá até a aba “Personalizar” e nas opções de “Gráfico de pizza”, selecione uma cor preta para a “Cor da borda”:
    
![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/6zo3aivd57cpzt0eszf2.png)
    
- Vá até a aba “Personalizar” e nas opções de “Fatia de pizza”, selecione outras cores para a fatia 1 e para a fatia 2:
    
![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/spv6yqg6nu3inb5tliys.png)
    
![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/fkjju39o31tw28869rdv.png)
    
- Ao final, tem-se o seguinte gráfico:
    
![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/cztu3iigr0874umm44ys.png)    

# Resultado final

Quando chega-e ao fim de todos os passos apresentados anteriormente, basta repetir o processo para as outras páginas para cada uma das etapas. De modo geral o objetivo é conseguir uma página de Visão Geral próxima à apresentada a seguir:

![Untitled](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/m6p5rm4ft0svlufmnret.png)

# Conclusão

Conclui-se que para fazer uma planilha de acompanhamento de projeto para apresentar ao cliente, é necessário ter bem definido todas as Etapas, Processos e Tarefas que estão atreladas ao projeto como um todo. Somente assim o cliente poderá ter uma visão geral de como está o estado atual do seu projeto.

# Referências

- [Levantamento de requisitos](https://blog.vinco.com.br/levantamento-de-requisitos-de-software/#:~:text=O%20que%20%C3%A9%20levantamento%20de,imaginados%20pela%20equipe%20de%20desenvolvimento)
- [Fórmulas do Google Sheets](https://support.google.com/docs/table/25273?hl=en&ref_topic=3105600)

Autor: [Caio Vinicius](http://caiocv18.notion.site/)