Ordinanza relativa alla legge sulla gestione degli atti e sull'archiviazione (OGAA)    490.010   Ordinanza relativa alla legge sulla gestione degli atti e  sull'archiviazione (OGAA)  del 22 dicembre 2015 (stato 1 gennaio 2016)  emanata dal Governo il 22 dicembre 2015  visto l'art. 45 cpv. 1 della Costituzione cantonale  1. Gestione e conservazione degli atti  Art.  1 Servizi che gestiscono documenti 1 Le autorità definiscono i servizi gestiscono documenti nel loro settore di competen- za. 2 Ciascun servizio che gestisce documenti designa una persona responsabile per la  gestione dei documenti.  Art.  2 Sistema di classificazione 1 I servizi che gestiscono documenti definiscono un sistema di classificazione per i   propri documenti il quale suddivide i documenti in gruppi. Per ciascun gruppo di do- cumenti è necessario disciplinare almeno quanto segue: a) la forma vincolante dei documenti conformemente all'articolo 3 capoverso 1; b) i termini e le regole di conservazione; c) il sistema utilizzato o l'applicazione utilizzata; d) le modalità di registrazione.  Art.  3 Gestione degli atti in forma cartacea e digitale 1 La gestione degli atti può avvenire in forma cartacea, digitale o mista. 2 Ai fini dell'archiviazione deve essere garantito il prelievo selettivo di documenti   con valore archivistico dai sistemi impiegati.  È ammessa una semplificazione dei  documenti. 3 Per quanto possibile, ai fini dell'archiviazione vengono impiegate interfacce stan- dard.  * Tabelle con le modifiche in fondo all'atto normativo   1     490.010    4 Per documenti cartacei deve essere utilizzata carta idonea all'archiviazione. I depo- siti delle autorità devono essere allestiti in spazi che permettano di garantire che i   documenti siano mantenuti in buono stato e in ordine per tutto il termine di conser- vazione.  Art.  4 Offerta di documenti 1 Almeno una volta ogni cinque anni, i servizi  che gestiscono documenti  offrono  all'archivio competente i documenti in loro possesso per i quali il termine di conser- vazione è scaduto.  Art.  5 Trasmissione di stampati ufficiali 1 Le autorità consegnano all'archivio competente copie: a) di stampati ufficiali o di altre pubblicazioni di valore documentaristico da esse   pubblicate; b) di ogni pubblicazione che hanno contribuito ad allestire o che hanno sostenuto   finanziariamente.  2. Archiviazione  Art.  6 Forma dell'archiviazione 1 Di principio, i documenti ripresi per l'archiviazione vengono archiviati nella forma  in cui vengono gestiti dal servizio che gestisce documenti. 2 Sono ammesse conversioni dalla forma digitale a quella cartacea e viceversa. In   particolare, i documenti relativi a una pratica amministrativa devono per quanto pos- sibile essere archiviati in un'unica forma.  Art.  7 Consegna dei documenti all'archivio competente 1 Prima della consegna, il servizio che consegna i documenti li converte in una for- ma adatta all'archiviazione. I documenti digitali devono essere disponibili in formati   idonei all'archiviazione ed essere provvisti degli elementi descrittivi necessari per la  loro comprensione e archiviazione. 2 Il servizio che consegna i documenti è competente per il trasporto di questi ultimi   all'archivio. 3 Insieme ai documenti vanno consegnati i relativi strumenti di ricerca e indici. Un  elenco di consegna che riporta un elenco sommario dei documenti consegnati, con   l'indicazione dell'oggetto, del periodo e della quantità è parte integrante di ciascuna  consegna. 4 L'Archivio di Stato emana direttive tecniche relative alla preparazione delle conse- gne.  2       490.010   Art.  8 Tutela degli archivi 1 Gli spazi e i locali d'archivio devono garantire la protezione degli archivi da perico- li naturali, fuoco, acqua, effrazione e furto, nonché dalla consultazione da parte di  persone  non  autorizzate.  Le  condizioni  ambientali  devono  costantemente  essere  mantenute tali da permettere la conservazione a lungo termine degli archivi. 2 La completezza e la leggibilità di archivi digitali vengono verificate periodicamen- te. Le misure necessarie alla conservazione dei dati, in particolare le migrazioni di  formati e il cambio di supporto dati, vanno pianificate nel quadro delle attività di   conservazione del fondo.  Art.  9 Prestito temporaneo di archivi 1 È ammesso il prestito temporaneo di archivi per mostre o a istituzioni e persone   competenti in materia. Si deve garantire di volta in volta che gli archivi vengano   conservati in modo appropriato e sufficientemente sicuro nel luogo del prestito.  3. Accessibilità agli archivi  Art.  10 Diritto di accesso agli archivi 1 Il diritto di accesso comprende: a) la consultazione dei mezzi di ricerca (indici); b) la consultazione dei documenti; c) la riproduzione autonoma dei documenti mediante trascrizione o fotografia; d) la riproduzione e lo sfruttamento delle informazioni  ottenute, in particolare   tramite pubblicazioni.  Art.  11 Presupposti e condizioni quadro per l'accesso agli archivi 1 Un istituto archivistico deve poter essere utilizzato entro un termine di sette giorni  dall'annuncio. 2 Su richiesta, gli utenti dell'istituto archivistico devono legittimarsi e rendere noto lo  scopo delle loro ricerche. 3 Di norma, gli utenti dell'istituto archivistico non possono trattenersi nei magazzini  di un istituto archivistico senza sorveglianza. 4 Gli utenti dell'istituto archivistico devono consegnare all'archivio una copia gratui- ta di pubblicazioni basate del tutto o in parte sulle loro ricerche d'archivio. 5 Per motivi di conservazione, l'utilizzo dei fondi può essere sospeso per un periodo  limitato.  Art.  12 Regolamento di consultazione 1 L'autorità competente per un archivio emana un regolamento di consultazione.   3     490.010    Art.  13 Consultazione degli archivi durante il termine di protezione 1. Per persone interessate  1 Ai richiedenti che desiderano consultare l'archivio che li riguarda direttamente vie- ne senz'altro concessa la consultazione, nella misura in cui il materiale rilevante pos- sa essere individuato mediante gli strumenti di ricerca e nella misura in cui non sia- no interessati dati personali di terzi degni di particolare protezione. 2 Se sono interessati dati personali di terzi, i corrispondenti dati vengono anonimiz- zati, nella misura in cui ciò sia compatibile con una gestione amministrativa raziona- le. Negli altri casi, il trattamento della domanda di consultazione si conforma alla  procedura descritta nell'articolo 15.  Art.  14 2. Per autorità 1 Alle autorità che per adempiere ai loro compiti hanno bisogno di accedere agli ar- chivi che hanno consegnato all'istituto archivistico l'accesso viene concesso median- te una procedura informale.  Art.  15 3. Per terzi 1 Le domande di consultazione di archivi durante il termine di protezione devono es- sere  presentate  all'istituto  archivistico  competente  corredate  di  una  motivazione  scritta. L'archivio corrispondente deve essere definito nel modo più preciso possibi- le. La decisione viene presa entro 21 giorni. 2 La procedura d'accesso è gratuita fino alla decisione dell'istituto archivistico com- petente. 3 La decisione relativa alla consultazione avviene in base a una ponderazione degli   interessi, in particolare secondo i criteri seguenti: a) attualità e rilevanza di un progetto di ricerca alla base della domanda di con -  sultazione; b) protezione della sfera privata di terzi, in particolare di persone viventi; c) interessi pubblici di sicurezza e ordine; d) interessi privati alla protezione di segreti professionali, d'affari o di fabbrica-  zione. 4 L'approvazione di una domanda di consultazione può essere associata a condizioni,  relative in particolare all'anonimizzazione dei dati di persone figuranti dell'archivio  utilizzato.  4. Organizzazione  Art.  16 Designazione di responsabili di istituti archivistici 1 L'autorità competente per un istituto archivistico designa una persona responsabile  per l'istituto archivistico, la quale deve essere notificata all'Archivio di Stato.  4       490.010   Art.  17 Scioglimento di autorità con responsabilità per istituti archivistici 1 Quando autorità con responsabilità per istituti archivistici si sciolgono o si aggrega- no ad altre autorità, deve essere disciplinata la gestione futura dell'istituto archivisti - co. 2 Gli archivi presenti devono essere trasferiti a un istituto archivistico pubblico esi - stente.  Art.  18 Organizzazione della vigilanza sugli archivi 1 Gli istituti archivistici esistenti nel Cantone dei Grigioni vengono sottoposti a ispe- zione da parte dell'Archivio di Stato periodicamente, tuttavia almeno una volta ogni   sette anni. 2 I risultati delle ispezioni e le misure da adottare vengono comunicate agli istituti ar- chivistici ispezionati affinché questi procedano all'attuazione. 3 In caso di lacune che non vengono eliminate per un periodo prolungato, l'Archivio   di  Stato  presenta  domanda  al  Governo,  che  può  disporre  l'eliminazione  a  spese  dell'autorità competente.   5     490.010    Tabella modifiche - Secondo decisione  Decisione Entrata in vigore Elemento Cambiamento Rimando AGS 22.12.2015 01.01.2016 atto normativo prima versione 2015-054  6       490.010   Tabella modifiche - Secondo articolo  Elemento Decisione Entrata in vigore Cambiamento Rimando AGS atto normativo 22.12.2015 01.01.2016 prima versione 2015-054   7    	1. Gestione e conservazione degli atti 	Art. 1 Servizi che gestiscono documenti 	Art. 2 Sistema di classificazione 	Art. 3 Gestione degli atti in forma cartacea e digitale 	Art. 4 Offerta di documenti 	Art. 5 Trasmissione di stampati ufficiali  	2. Archiviazione 	Art. 6 Forma dell'archiviazione 	Art. 7 Consegna dei documenti all'archivio competente 	Art. 8 Tutela degli archivi 	Art. 9 Prestito temporaneo di archivi  	3. Accessibilità agli archivi 	Art. 10 Diritto di accesso agli archivi 	Art. 11 Presupposti e condizioni quadro per l'accesso agli archivi 	Art. 12 Regolamento di consultazione 	Art. 13 Consultazione degli archivi durante il termine di protezione 1. Per persone interessate 	Art. 14 2. Per autorità 	Art. 15 3. Per terzi  	4. Organizzazione 	Art. 16 Designazione di responsabili di istituti archivistici 	Art. 17 Scioglimento di autorità con responsabilità per istituti archivistici 	Art. 18 Organizzazione della vigilanza sugli archivi   		2018-06-06T04:38:10+0200 	"7001 Chur" 	"Gesetzessammlung Kanton Graubünden"