Microsoft Word - 172.301.docm    172.301   Schaffhauser Rechtsbuch 1997 1   Verordnung  über das Staatsarchiv und die Archivierung   der Verwaltungsakten   (Archivverordnung)   vom 8. Februar 1994   Der Regierungsrat des Kantons Schaffhausen,   gestützt auf Art. 4 Abs.1 des Organisationsgesetzes vom 18. Feb- ruar 1985 1),    verordnet:   I. Grundsätze   § 1  1 Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung und Erschliessung der  Verwaltungsakten des Kantons und die Aufgaben des Staatsarchivs.  2 Sie gilt für:  a) die Registraturen der Dienststellen und Anstalten der kantonalen   Verwaltung;  b) die Registraturen des Grossen Rates und des Regierungsrates;  c) das Staatsarchiv.  3 Für die Schaffhauser Kantonalbank gilt nur § 14 Abs. 3.  4 Abweichende Vorschriften anderer Erlasse bleiben vorbehalten.   § 2  Als Verwaltungsakten gelten alle Schrift-, Bild- und Tonträger sowie  elektronischen und anderen Informationsträger, die aus der Behör- den- und Verwaltungstätigkeit hervorgegangen sind oder mit ihr im  Zusammenhang stehen.                                                                     Amtsblatt 1994 S. 163; Rechtsbuch 1964, Nr. 9k.   Zweck und  Geltungsbereich   1/2020   Verwaltungs- akten     172.301  Archivverordnung      2 Schaffhauser Rechtsbuch 1997   II. Registraturen der Dienststellen und Anstalten    § 3  1 Die Dienststellen und Anstalten der kantonalen Verwaltung sam- meln die im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehenden Verwaltungsakten  in einer Registratur.   2 Ausgenommen sind Akten, die nur unwesentliche oder lediglich vo- rübergehende Bedeutung haben und nicht mit einem Verwaltungs- verfahren im Zusammenhang stehen.  3 Die Registraturen der Dienststellen und Anstalten haben sich auf  die Akten zu beschränken, welche unmittelbar aus ihrer Tätigkeit an- fallen oder für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Für Per- sonendaten bleiben die Bestimmungen des Datenschutzrechts vor- behalten.  4 Von Dokumenten von besonderer Wichtigkeit sind Gebrauchsko- pien anzufertigen. Die Originale sind gesondert und gesichert aufzu- bewahren. Sie können dem Staatsarchiv zur Aufbewahrung überge- ben werden.   § 4  Die Dienststellen und Anstalten bezeichnen eine für die Registratur  verantwortliche Person.   § 5  1 Die Dienststellen und Anstalten regeln die Anlage und Nachfüh- rung der Registratur in einem Registraturplan.  2 Der Registraturplan berücksichtigt auch die mit Informatikmitteln  geführten Datensammlungen und regelt im Rahmen der Bestimmun- gen über den Datenschutz ihre Sicherung durch Ausdrucke, Siche- rungskopien und dergleichen sowie deren Aufbewahrung.  3 Im Registraturplan werden die Registraturperioden festgelegt. Sie  sollen in der Regel nicht unter zehn und nicht über zwanzig Jahre  betragen.  4 Weiter werden die Anforderungen an die Alterungsbeständigkeit  der verwendeten Schrift- und Bildträger festgehalten.  5 Eine Abschrift des Registraturplanes sowie aller seiner Änderun- gen und Ergänzungen ist jeweils vor Inkrafttreten dem Staatsarchiv  abzugeben.   Aufgabe   Verantwortliche  Person   Registraturplan      Archivverordnung  172.301     Schaffhauser Rechtsbuch 1997 3   § 6  1 Die Akten werden in den Registraturen der Verwaltungsstellen und  Anstalten so lange aufbewahrt, als sie für die laufende Verwaltungs- tätigkeit benötigt werden, in der Regel jedoch mindestens zehn  Jahre .  2 Die Akten werden durch geeignete Verzeichnisse, Karteien und  dergleichen erschlossen.   § 7  1 Die Registraturen werden jeweils am Ende einer Registraturperi- ode im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv bereinigt.  2 Werden die Akten einer Registraturperiode nicht mehr benötigt, so  sind sie dem Staatsarchiv gesamthaft zur Übernahme anzubieten.  Ohne Zustimmung des Staatsarchivs dürfen mit Ausnahme überzäh- liger Kopien und Doppel keine Akten beseitigt werden.  3 Aktenbestände, die vom Staatsarchiv übernommen werden, sind  diesem mit einem Verzeichnis zu übergeben. Das Staatsarchiv be- stätigt der abliefernden Stelle den Empfang auf einem Doppel des  Verzeichnisses.  4 Akten, die vom Staatsarchiv nicht übernommen werden, sind unter  Wahrung des Datenschutzes zu beseitigen.   III. Akten des Regierungsrates und des Grossen  Rates   § 8  1 Die Staatskanzlei führt die Registratur der Regierungsratsakten.  2 Regierungsratsakten sind die Beschlüsse und die Korrespondenz  des Regierungsrates sowie die weiteren Verwaltungsakten, die mit  diesen in unmittelbarem Zusammenhang stehen.  3 Die Regierungsratsakten stehen den Departementen, Dienststellen  und Anstalten zur Einsicht offen. Sie können ihnen bei Bedarf aus- geliehen werden.   § 9  1 Kategorien von Regierungsratsakten, die sich nach Umfang oder  Beschaffenheit nicht zur Aufbewahrung in der Registratur der  Staatskanzlei eignen oder die weiterhin häufig von einer anderen  Dienststelle oder Anstalt benötigt werden, können mit Bewilligung  der Staatskanzlei gesamthaft bei der betreffenden Dienststelle oder   Aufbewahrung  und  Erschliessung   Bereinigung und  Ablieferung   Akten des  Regierungs- rates   1/2020   Aufbewahrung  ausserhalb der  Staatskanzlei     172.301  Archivverordnung      4 Schaffhauser Rechtsbuch 1997   Anstalt aufbewahrt werden. Der Staatskanzlei ist eine Kopie des Re- gistraturplanes abzugeben.  2 Die Akten aus dem Vorverfahren der Gesetzgebung bleiben bis  zum Inkrafttreten des betreffenden Erlasses bei der zuständigen  Dienststelle.  3 Die Akten angefochtener Regierungsratsentscheide bleiben bis  zum rechtskräftigen Abschluss des Rechtsmittelverfahrens bei der  zuständigen Dienststelle.   § 10  Die Departemente, Dienststellen und Anstalten sind dafür besorgt,  dass von den folgenden Dokumenten ein Exemplar der Staatskanz- lei abgegeben wird:  a) Verträge und Vereinbarungen;  b) Konzessionen;  c) Rechtsgutachten;  d) Verwaltungsgerichtsentscheide.   § 11  Im übrigen gelten für die Regierungsratsakten die Bestimmungen  des II. Abschnittes.   § 12  1 Die Staatskanzlei führt die Registratur der Akten des Grossen Ra- tes nach den Weisungen des Büros des Grossen Rates, das auch  über die Akteneinsicht entscheidet.  2 Akten, die noch für die laufenden Ratsgeschäfte benötigt werden,  verbleiben bei der Sekretärin oder dem Sekretär des Grossen Rates.   IV. Staatsarchiv   § 13  Das Staatsarchiv erfüllt die folgenden Aufgaben:  a) Es sammelt und sichert die aus der Tätigkeit der Behörden,   Dienststellen, selbständigen und unselbständigen Anstalten des  Kantons sowie der Gerichte hervorgegangenen Verwaltungsak- ten von dauerndem Wert;   b) es sammelt in Ergänzung dazu und in Abstimmung mit den Ar- chiven der Gemeinden und den öffentlichen Bibliotheken auch  wichtiges nichtbehördliches Quellenmaterial zur Geschichte des   Weitere Abliefe- rungspflichten    Anwendbares  Recht    Akten des  Grossen Rates   Aufgaben      Archivverordnung  172.301     Schaffhauser Rechtsbuch 1997 5   Kantons Schaffhausen, seiner Gemeinden sowie seiner Bürge- rinnen und Bürger und Einwohnerinnen und Einwohner;    c) es erschliesst seine Bestände durch die nötigen Hilfsmittel (Find- bücher, Kataloge, Handbibliothek) und Einrichtungen;    d) es erteilt aufgrund seiner Bestände und im Rahmen seiner per- sonellen Möglichkeiten Auskünfte und erstattet Gutachten;   e) es berät und unterstützt die Dienststellen und Anstalten bei der  Erstellung der Registraturpläne und der Führung der Registratu- ren;   f) es fördert das Verständnis für die Geschichte des Kantons und  für die Erhaltung von historisch wichtigen Dokumenten durch ei- gene Forschungs- und Informationstätigkeit und durch die Unter- stützung der Forschungstätigkeit Dritter.    § 14  1 Das Staatsarchiv ist zentrales Endarchiv des Kantons.   2 Die kantonalen Dienststellen und unselbständigen Anstalten sind  ablieferungspflichtig. Für die unselbständigen Anstalten können der  Regierungsrat oder, mit Zustimmung des Staatsarchivs, das zustän- dige Departement abweichende Regelungen treffen.  3 Die kantonalen Gerichte, die selbständigen kantonalen Anstalten,  die Anstalten mit gemischter Trägerschaft sowie die kantonalen öf- fentlich-rechtlichen Körperschaften können die Dienste des Staats- archivs als Endarchiv beanspruchen. Sie haben sich diesfalls zu ei- ner kontinuierlichen Ablieferung ihrer Verwaltungsakten zu verpflich- ten und einen Registraturplan nach § 3 zu erstellen und abzugeben.  4 Die Bezirks- und Kreisbehörden können die Dienste des Staatsar- chivs als Endarchiv zu den gleichen Bedingungen beanspruchen,  sofern die Archivierung nicht vom Bezirks- oder Kreishauptort sicher- gestellt wird.   § 15  1 Das Staatsarchiv trifft geeignete Massnahmen für die Erhaltung  und Sicherung des Archivgutes.  1bis Die Aufbewahrung und Sicherung von Daten im Zusammenhang  mit der elektronischen Langzeitarchivierung kann vom Staatsarchiv  innerhalb oder ausserhalb des Kantons Schaffhausen, aber in der  Schweiz, vorgenommen werden. 5)   2 Besonders wertvolle oder gefährdete Dokumente sichert es durch  Aufnahme auf Mikrofilmen oder anderen geeigneten Informations- trägern, die räumlich getrennt von den Originalen aufbewahrt wer- den.   Ablieferungs- pflicht   1/2020   Sicherung des  Archivgutes     172.301  Archivverordnung      6 Schaffhauser Rechtsbuch 1997   § 16  1 Das Staatsarchiv steht der Öffentlichkeit zur Benützung offen.  2 Das Staatsarchiv legt die Öffnungszeiten und die Benützungsbe- dingungen in einer Benützungsordnung fest.   § 17  1 Verwaltungsakten, die unter Ausschluss der Öffentlichkeit entstan- den sind, sind für Private oder andere als die abliefernden Stellen  erst nach einer Frist von 50 Jahren nach ihrem Abschluss zugäng- lich. Für besonders schützenswerte Personendaten beträgt die Frist  100 Jahre. Abweichende Regelungen anderer Erlasse bleiben vor- behalten.  2 Die abliefernde Stelle entscheidet über die ausnahmsweise Ge- währung von Einsicht während der Sperrfrist.  3 Sind besonders schützenswerte Personendaten betroffen, so ist in  Zweifelsfällen die oder der Beauftragte für Datenschutz zu konsul- tieren.  4 Für Dokumente nichtamtlicher Herkunft können mit den Vorbesit- zern besondere Benützungsbeschränkungen vereinbart werden.   § 18  1 Dienststellen und Anstalten des Kantons oder der Gemeinden kön- nen kurzfristig Akten ausgeliehen werden. Besonders kostbare,  schadenanfällige sowie häufig vom Archiv oder Benützerinnen und  Benützern benötigte Akten sind von der Ausleihe ausgeschlossen.  2 Privaten werden keine Akten ausgeliehen.  3 Über Leihgaben für Ausstellungen entscheidet das Staatsarchiv.   § 19  1 Die Reproduktion und Publikation von Dokumenten bedarf der Zu- stimmung des Staatsarchivs.  2 Die Zustimmung erfolgt unter der Auflage, dass dem Staatsarchiv  ein Belegband oder ein Sonderdruck unentgeltlich überlassen wird.   § 20  1 Die Benützung des Staatsarchivs ist unentgeltlich.  2 Für besondere Dienstleistungen für Dritte können Gebühren erho- ben werden.  3 Die Gebühren richten sich sinngemäss nach den Bestimmungen  der Verwaltungsgebührenverordnung vom 16. Oktober 1973 2).   Benützung   Sperrfristen   Ausleihe   Reproduktion  und Publikation   Gebühren      Archivverordnung  172.301     Schaffhauser Rechtsbuch 1997 7   4 Für Forschungs- oder Gutachtensaufträge stellt das Staatsarchiv  je nach Schwierigkeitsgrad und nach der Bedeutung des Auftrages  für die eigene Forschungstätigkeit des Archivs einem Stundenansatz  von 100 bis 200 Franken in Rechnung. Die Staatskanzlei 4)  passt  den Gebührenrahmen an, wenn sich der Landesindex der Konsum- entenpreise seit Erlass dieser Verordnung oder seit der letzten An- passung um mehr als 5% verändert hat; Berechnungsgrundlage ist  der Indexstand Dezember 1993 bei 100,4 Punkten.   V. Schlussbestimmungen   § 21  1 Die Dienststellen und Anstalten haben die für die Registratur ver- antwortliche Person bis zum 31. März 1994 dem Staatsarchiv be- kanntzugeben.  2 Das Staatsarchiv setzt nach Rücksprache mit den Dienststellen  den Termin für die Abgabe der Registraturpläne fest.   § 22  Die nachstehenden Erlasse werden aufgehoben:  a) die Verordnung über die Organisation und Geschäftsführung der   Staatskanzlei und des Staatsarchivs vom 2. März 1881.  b) die Weisung des Regierungsrates betreffend die Regierungs-  ratsakten vom 23. April 1969.   § 23  1 Diese Verordnung tritt am 15. Februar 1994 in Kraft.  2 Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen 3) und in die kantonale Ge- setzessammlung aufzunehmen.      Fussnoten:   1) SHR 172.100.  2) SHR 172.201.  3) Amtsblatt 1994, S.163.  4) Fassung gemäss V vom 3. Januar 2001, in Kraft getreten am 1. Ja-  nuar 2001 (Amtsblatt 2001, S. 68).  5) Fassung gemäss RRB vom 10. September, in Kraft getreten am 1. Ja-  nuar 2020 (Amtsblatt 2019, S. 2111).        Übergangs- bestimmung   Änderung bis- herigen Rechts   Inkrafttreten   1/2020