RS 442.132.3   1   Ordonnance du Conseil de fondation   sur le personnel de la fondation Pro Helvetia  (Ordonnance sur le personnel de Pro Helvetia)   du 27 octobre 2011 (Etat le 1er décembre 2020)   Approuvée par le Conseil fédéral le 23 novembre 2011  Modifiée le 22 mai 20201  Approuvée par le Conseil fédéral le 7 octobre 2020     Le Conseil de fondation de Pro Helvetia,  vu les art. 34, al. 5, let. h, et 39, al. 4, de la loi du 11 décembre 2009   sur l’encouragement de la culture (LEC)2,  arrête:   I. Dispositions générales   Art. 1 Objet  La présente ordonnance règle les rapports de travail du personnel de la fondation Pro  Helvetia (fondation).   Art. 2 Champ d’application et droit applicable  1 La présente ordonnance s’applique au personnel de la fondation.  2 Ne sont pas soumis à la présente ordonnance:   a. le personnel des antennes de la fondation à l’étranger, qui est soumis au droit  local;   b. les apprentis, qui sont soumis à la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la  formation professionnelle3.   3 Le personnel de la fondation est soumis au code des obligations (CO)4.  4 Sous réserve des dispositions de la présente ordonnance et de l’art. 358 CO, il est  possible de régler d’autres conditions d’engagement dans une convention collective  de travail.        RO 2011 5269  1 RO 2020 4589  2 RS 442.1  3 RS 412.10  4 RS 220   442.132.3    Encouragement de la culture   2   442.132.3   II. Évaluation des collaborateurs   Art. 3  1 Au moins une fois par an, les supérieurs hiérarchiques organisent un entretien  d’évaluation avec chacun de leurs collaborateurs directs. L’évaluation se base sur la  réalisation des objectifs convenus en matière de prestations et de comportement.  2 Les prestations et le comportement des collaborateurs sont évalués selon les éche- lons suivants:   a. échelon d’évaluation A+ = très bien;  b. échelon d’évaluation A = bien;  c. échelon d’évaluation B = suffisant;  d. échelon d’évaluation C = insuffisant.   3 Le résultat de l’évaluation est consigné par écrit. Les collaborateurs qui ne sont pas  d’accord avec leur évaluation peuvent, dans les 14 jours qui suivent la réception de  cette dernière, demander par écrit une réévaluation au supérieur direct de leur supé- rieur. Ce dernier organise un entretien avec toutes les parties concernées et statue sur  l’évaluation dans les 14 jours. Il peut solliciter l’aide du responsable du personnel.   III. Salaire et allocations   Art. 4 Principes  1 Le salaire est déterminé en fonction de l’échelle des salaires figurant à l’annexe 1.  Le salaire d’un collaborateur ne doit jamais dépasser le plafond de sa classe de  salaire. L’art. 5a est réservé.  2 La fondation détermine le salaire de ses nouveaux collaborateurs en fonction des  classes de salaire figurant à l’annexe 1. Elle tient dûment compte de la formation et  de l’expérience professionnelle et personnelle du futur collaborateur ainsi que de la  situation sur le marché du travail.  3 Le salaire et les allocations des collaborateurs engagés à temps partiel sont calculés  proportionnellement à leur taux d’occupation.  4 La fondation peut convenir d’une rémunération à l’heure avec les collaborateurs  engagés pour des mandats ponctuels.  5 Le salaire est versé en treize mensualités.  6 La fondation peut octroyer des primes allant jusqu’à 5000 francs par an et par  collaborateur en reconnaissance de prestations exceptionnelles.     O sur le personnel de Pro Helvetia   3   442.132.3   Art. 5 Évaluation des fonctions  1 Chaque fonction est évaluée et affectée à une classe de salaire sur la base de  l’étendue des tâches à accomplir et du niveau d’exigences, de responsabilité et  d’autonomie requis.  2 Le Conseil de fondation règle la classification des fonctions de la direction et la  direction, celle des autres collaborateurs.  3 Lors d’un changement de fonction, la fondation fixe le salaire conformément à  l’art. 4 en tenant compte de la classe de salaire de la nouvelle fonction; elle inscrit le  nouveau salaire dans le contrat de travail.   Art. 5a Dépassement du montant maximal de la classe de salaire comme  mesure de recrutement et de fidélisation du personnel   1 À titre exceptionnel, le directeur peut, sur demande d’un supérieur hiérarchique ou  du responsable du personnel, autoriser un dépassement du plafond salarial de la  fonction de 5 % au plus, afin d’attirer ou de fidéliser des collaborateurs hautement  qualifiés.  2 Les dépassements de plafond prévus à l’al. 1 doivent faire l’objet d’une analyse  régulière. Dès que les conditions ne sont plus remplies, le salaire est ramené au  montant maximal de la classe de salaire, moyennant le respect du délai de congé  contractuel, mais au plus tard après cinq ans.   Art. 5b Évolution des salaires  1 Les salaires évoluent en fonction du résultat de l’évaluation visée à l’art. 3.  2 L’évolution des salaires dépend des ressources disponibles.  3 Si le salaire d’un collaborateur est inférieur au salaire correspondant à ses perfor- mances et à son expérience actuelles, il est revu à la hausse, dans les limites de la  classe de salaire et des ressources disponibles. S’il est supérieur à ce salaire, il reste  inchangé.   Art. 5c Mesures spéciales en cas de prestations insuffisantes  1 Si un collaborateur fournit des prestations correspondant à l’échelon d’évalua- tion C, la fondation doit ordonner des mesures de perfectionnement ou lui attribuer  si possible un poste moins exigeant.  2 Si le nouveau poste attribué au collaborateur en vertu de l’al. 1 correspond à une  classe de salaire inférieure, la fondation adapte en conséquence la classe de salaire et  le salaire dans le contrat de travail, moyennant le respect du délai de congé.  3 Si les mesures n’entraînent aucune amélioration des prestations, la fondation peut  résilier les rapports de travail.     Encouragement de la culture   4   442.132.3   Art. 5d Affectation d’une fonction à une classe de salaire inférieure   1 Si la fonction d’un collaborateur est affectée à une classe de salaire inférieure ou  qu’une fonction moins bien évaluée lui est confiée pour des raisons qui ne lui sont  pas imputables, sa classe de salaire est adaptée en conséquence dans le contrat de  travail. Si le salaire du collaborateur dépasse le plafond de sa nouvelle classe, il est  réduit de manière linéaire sur deux ans pour être ramené au niveau maximal de sa  nouvelle classe; le salaire n’est pas réduit durant la première année qui suit la déci- sion d’affectation à une classe de salaire inférieure.   2 Aucune compensation du renchérissement ni évolution de salaire au sens de  l’art. 5b n’est accordée durant le délai prévu à l’al. 1.   Art. 6 Compensation du renchérissement et évolution de la masse   salariale brute   1 La législation sur le personnel de la Confédération s’applique par analogie à la  compensation du renchérissement.  2 Si les contributions que la fondation perçoit de la Confédération pour l’année  suivante augmentent moins vite que la compensation du renchérissement négociée  par le Conseil fédéral avec les associations du personnel au sens de l’art. 44 de  l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération5, la fondation  peut limiter la compensation du renchérissement visée à l’al. 1. Les conditions  suivantes s’appliquent:   a. la fondation peut limiter l’augmentation de la masse salariale brute à 1 % par  rapport à l’année précédente;   b. les ressources disponibles pour l’augmentation de la masse salariale brute  sont allouées en priorité à la compensation du renchérissement visée à l’al. 1  et, dans une moindre mesure, à l’évolution des salaires visée à l’art. 5b.   3 Le plafond de chaque classe de salaire est systématiquement relevé du montant  correspondant à la compensation du renchérissement. L’annexe 1 est adaptée tous  les ans.   Art. 7 Prime de fonction  1 Une prime de fonction peut être versée aux collaborateurs qui remplissent tempo- rairement des tâches supplémentaires plus exigeantes mais ne justifiant pas une  affectation durable dans une classe de salaire supérieure. Elle est approuvée par le  directeur sur demande du supérieur direct et après consultation du responsable du  personnel.  2 La prime de fonction ne doit pas dépasser la différence entre le plafond de la classe  de salaire fixée dans le contrat de travail et le plafond de la classe de salaire sui- vante.  3 Elle doit être évaluée régulièrement et supprimée dès que les conditions mention- nées à l’al. 1 ne sont plus remplies.      5 RS 172.220.111.3     O sur le personnel de Pro Helvetia   5   442.132.3   Art. 8 Allocations familiales et allocations complémentaires  1 La fondation octroie des allocations familiales au sens de la loi du 24 mars 2006  sur les allocations familiales (LAFam)6.  2 Si le montant des allocations familiales est inférieur au montant des allocations  complémentaires figurant à l’annexe 2, la fondation verse la différence sous forme  d’allocations complémentaires. Les dispositions de la LAFam s’appliquent par  analogie à ces allocations.  3 Les collaborateurs ont droit aux allocations familiales indépendamment de leur  taux d’occupation. Les allocations complémentaires sont calculées proportionnelle- ment au taux d’occupation. Dans les cas de rigueur, les collaborateurs à temps  partiel peuvent obtenir, sur demande, des allocations complémentaires complètes.   Art. 9 Droit au salaire en cas de maladie ou d’accident  1 En cas d’incapacité de travail pour cause de maladie ou d’accident après la période  d’essai, la fondation continue à verser le salaire comme suit:   a. 100 % du salaire durant les douze premiers mois;  b. 80 % du salaire après les douze premiers mois, compte tenu des conditions   suivantes:  1. en cas d’incapacité de travail d’au moins 50 % pour cause de maladie,   les collaborateurs ont droit à 730 indemnités journalières entières ou  partielles au maximum sur une période de 900 jours, après un délai de  carence de 60 jours,   2. en cas d’accident, le salaire est versé aussi longtemps que l’assurance- accidents verse des indemnités journalières, mais au plus durant douze  mois supplémentaires.   2 En cas d’incapacité de travail ou d’incapacité de prendre ses vacances pour cause  de maladie ou d’accident, le collaborateur doit informer sans délai son supérieur  direct. Si l’incapacité dure plus de trois jours ouvrables, il doit présenter un certificat  médical. Dans des cas particuliers, la fondation peut exiger un certificat médical dès  le premier jour de maladie. Les vacances ou les jours de congé peuvent être compen- sés dans la mesure où le collaborateur peut présenter un certificat médical valable  dès le premier jour (à l’étranger, le certificat doit si possible être établi par un hôpi- tal). La fondation (ou l’assurance d’indemnités journalières) peut demander un  examen par un médecin-conseil.  3 Pour couvrir le risque de maladie, la fondation souscrit une assurance collective  d’indemnités journalières qui offre les conditions suivantes:   a. l’assurance collective d’indemnités journalières verse 720 indemnités jour- nalières correspondant à 80 % du salaire AVS sur une période de 900 jours  consécutifs, déduction faite du délai de carence;   b. le délai de carence est de 60 jours;       6 RS 836.2     Encouragement de la culture   6   442.132.3   c. lorsqu’un collaborateur quitte l’assurance collective d’indemnités journa- lières, il peut adhérer à l’assurance individuelle dans les 30 jours (ou, en ver- tu de l’art. 71, al. 2, de la loi fédérale du 18 mars 1994 sur l’assurance- maladie7, dans les trois mois à compter du début du chômage au sens de  l’art. 10 de la loi du 25 juin 1982 sur l’assurance-chômage8); la fondation in- forme le collaborateur de ce droit.   4 Lorsque l’obligation de verser le salaire conformément à l’al. 1 prend fin, le colla- borateur perd tout droit au versement du salaire, indépendamment de la poursuite  des rapports de travail. Lorsqu’un collaborateur a repris intégralement le travail  pendant au moins douze mois sans interruption et qu’il connaît une rechute ou une  nouvelle incapacité de travail, celle-ci est traitée comme un nouveau cas et il a de  nouveau droit au versement de son salaire conformément à l’al. 1.  5 Au terme des rapports de travail, les collaborateurs engagés pour une durée déter- minée ne peuvent prétendre qu’aux prestations de l’assurance d’indemnités journa- lières, le cas échéant.   6 Les collaborateurs s’acquittent d’une contribution s’élevant à un tiers des primes  de l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie. Les primes de l’assuran- ce contre les accidents non professionnels sont prises en charge pour un tiers par la  fondation et pour deux tiers par les collaborateurs. Ces deux primes sont déduites du  salaire mensuel.  7 En ce qui concerne le droit au salaire en cas de maladie ou d’accident, l’art. 324a  CO9 est réservé.   Art. 10 Réduction du droit au salaire   Le droit au salaire est réduit ou supprimé conformément aux art. 37 à 39 de la loi  fédérale du 20 mars 1981 sur l’assurance-accidents10 si le collaborateur a causé la  maladie ou l’accident par sa faute ou si, consciemment, il s’est exposé à un danger  extraordinaire ou lancé dans une entreprise téméraire.   Art. 11 Imputation des prestations des assurances sociales sur le salaire  Les prestations des assurances sociales (allocations pour perte de gain, assurance- invalidité, prévoyance professionnelle, assurance militaire, assurance-accidents et  assurance d’indemnités journalières en cas de maladie) sont imputées sur le salaire  auquel le collaborateur a droit en cas de maladie et d’accident ainsi qu’en cas de  grossesse ou de maternité. Pour le reste, la législation sur le personnel de la Confé- dération s’applique par analogie.       7 RS 832.10  8 RS 837.0  9 RS 220  10 RS 832.20     O sur le personnel de Pro Helvetia   7   442.132.3   Art. 12 Service militaire, protection civile et service civil  La législation sur le personnel de la Confédération s’applique par analogie en cas  d’absence pour cause de service obligatoire dans l’armée et la protection civile  suisses et pendant la durée du service civil.   Art. 13 Versement du salaire en cas de décès  1 Si un collaborateur décède, ses survivants reçoivent un montant forfaitaire corres- pondant au sixième de son salaire annuel.  2 Sont réputés survivants:   a. le conjoint ou la conjointe;  b. les enfants pour lesquels le collaborateur décédé avait droit à des allocations   familiales au moment de son décès;  c. le ou la partenaire du collaborateur, s’ils faisaient ménage commun depuis   au moins trois ans ou s’ils avaient conclu un contrat de concubinage en la  forme écrite;   d. d’autres personnes envers lesquelles le collaborateur décédé avait, au mo- ment de son décès, une obligation d’entretien.   3 Les survivants visés à l’al. 2, let. b, et ceux visés à l’al. 2, let. a et c, peuvent béné- ficier du montant forfaitaire simultanément. Les survivants visés à l’al. 2, let. d,  n’ont droit au montant forfaitaire que s’il n’y a pas de survivants au sens de l’al. 2,  let. a à c. Si plusieurs personnes ont droit au montant forfaitaire, celui-ci est divisé à  parts égales entre les différents ayants droit.   IV. Obligation de dénoncer, droit de dénoncer et protection   Art. 14  1 Les collaborateurs sont tenus de dénoncer aux autorités de poursuite pénale ou au  Contrôle fédéral des finances (CDF) tous les crimes et délits poursuivis d’office dont  ils ont été témoins ou qui leur ont été signalés dans l’exercice de leur fonction.  2 Ils ont le droit de signaler au CDF les autres irrégularités dont ils ont été témoins  ou qui leur ont été signalées dans l’exercice de leur fonction. Le CDF établit les faits  et prend les mesures nécessaires.  3 Nul ne doit subir un désavantage sur le plan professionnel pour avoir, de bonne foi,  dénoncé une infraction ou annoncé une irrégularité ou pour avoir déposé comme  témoin.     Encouragement de la culture   8   442.132.3   V. Dispositions spéciales   Art. 15 Auxiliaires et stagiaires   1 Les contrats de travail des auxiliaires et des stagiaires sont régis par les disposi- tions légales minimales, en dérogation aux art. 3 à 7 et 9 à 14.  2 Les salaires des stagiaires sont déterminés comme suit:   a. catégorie I (stagiaire de 3e ou 4e année de maturité professionnelle):  1800 francs par mois ou 23 400 francs par année (y c. 13e mois de salaire);   b. catégorie II (stagiaire de haute école ou d’université): 2500 francs par mois  ou 32 500 francs par année (y c. 13e mois de salaire);   c. catégorie III (stagiaire diplômé d’une haute école ou d’une université):  3200 francs par mois ou 41 600 francs par année (y c. 13e mois de salaire).   Art. 16 Directeur  1 Le Conseil de fondation est responsable de la conclusion, de la modification et de  la résiliation du contrat de travail du directeur.  2 Le salaire maximal du directeur ne peut pas dépasser le plafond de la classe 33 fixé  dans l’annexe 1.  3 Les autres conditions contractuelles sont réglées comme suit:   a. le délai de congé est de six mois;  b. la fondation ne rembourse aucuns frais de représentation ni aucuns frais for-  faitaires et ne verse aucune bonification;  c. la fondation ne verse aucune contribution pour d’éventuels rachats dans la   caisse de pension;  d. la rétrocession des revenus provenant d’activités accessoires est régie par   l’art. 11, al. 5, de l’ordonnance du 19 décembre 2003 sur les salaires des  cadres11.   Art. 16a Prévention des conflits d’intérêts en cas de changement de poste  1 Si un collaborateur quitte son poste pour rejoindre une organisation soutenue  financièrement par la fondation, il doit le signaler à la fondation au plus tard lors- qu’il signe son nouveau contrat ou lorsqu’il accepte son nouveau mandat. La fonda- tion prend les mesures nécessaires pour prévenir tout conflit d’intérêts, notamment  en demandant au collaborateur de se récuser sur certains dossiers, en lui attribuant  une nouvelle fonction ou en le suspendant.  2 Si le directeur quitte son poste pour rejoindre une organisation soutenue financière- ment par la fondation ou s’il existe un conflit d’intérêts entre son poste et son activi- té future, il est suspendu pour toute la période du délai de congé.       11 RS 172.220.12     O sur le personnel de Pro Helvetia   9   442.132.3   VI. Prévoyance professionnelle   Art. 17 Assurance  1 Les collaborateurs de la fondation sont assurés auprès de la caisse de prévoyance  des organisations affiliées de l’institution collective PUBLICA.  2 Le salaire déterminant englobe les prestations visées à l’art. 4, al. 1 à 5, et aux  art. 5 à 7. Les prestations accessoires au salaire et les indemnités pour heures supplé- mentaires ne sont pas assurées.   Art. 17a Rente transitoire: principe  1 Les collaborateurs qui prennent leur retraite avant l’âge fixé à l’art. 21 de la loi  fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants12 peuvent  bénéficier d’une rente transitoire.  2 Les rentes transitoires sont financées par les collaborateurs concernés, sous réserve  de l’al. 3 et de l’art. 17b.  3 La fondation participe à hauteur de 50 % au financement de la rente transitoire des  cadres dont la durée de fonction est limitée dans le temps, pour autant que ces der- niers aient 60 ans révolus au terme des rapports de travail.   Art. 17b Rente transitoire en cas de restructuration  1 Dans le cas d’une restructuration, la fondation assume le financement de la rente  transitoire à condition que toutes les conditions suivantes soient remplies:   a. le collaborateur a 60 ans révolus à la fin des rapports de travail;  b. les rapports de travail ont duré au moins cinq ans;  c.  il n’est pas possible d’attribuer au collaborateur un travail correspondant à   son taux d’occupation et pouvant raisonnablement être exigé de lui;  d. le collaborateur n’a pas refusé un travail pouvant raisonnablement être exigé   de lui.  2 Si le collaborateur a entre 60 et 62 ans lorsqu’il prend sa retraite anticipée, il  touche la rente de vieillesse à laquelle il aurait eu droit s’il avait pris sa retraite à  63 ans révolus ainsi que la rente transitoire prévue à l’al. 1.  3 Si le collaborateur a 63 ans révolus ou plus lorsqu’il prend sa retraite anticipée, il  touche la rente de vieillesse réglementaire ainsi que la rente transitoire prévue à  l’al. 1.       12 RS 831.10     Encouragement de la culture   10   442.132.3   VII. Entrée en vigueur   Art. 18 Entrée en vigueur  La présente ordonnance entre en vigueur en même temps que la LEC13.   Art. 19 Entrée en vigueur de la modification du 22 mai 2020  La modification du 22 mai 2020 entre en vigueur le 1er décembre 2020.       13 RS 442.1. En vigueur depuis le 1er janv. 2012.     O sur le personnel de Pro Helvetia   11   442.132.3   Annexe 1  (art. 4, al. 1, 6, al. 3, et 16, al. 2)   Salaire et allocations (état: 1.1.2020)   Classe de salaire Rétribution brute maximum à 100 %, en francs      33 236 640 32 218 744 31 209 832 30 200 934 29 192 087 28 183 257 27 175 530 26 167 832 25 160 124 24 152 444 23 145 910 22 139 379 21 134 238 20 129 110 19 123 983 18 118 859 17 113 714 16 109 390 15 105 362 14 101 388 13   98 052 12   94 809 11   91 617 10   88 504 9   85 358 8   82 194 7   79 107 6   76 132    Encouragement de la culture   12   442.132.3   Classe de salaire Rétribution brute maximum à 100 %,  en francs      5   72 861 4   70 967 3   69 946 2   68 925 1   67 915     Salaire minimum: 54 000 francs     O sur le personnel de Pro Helvetia   13   442.132.3   Annexe 2  (art. 8, al. 2)   Allocations complémentaires   Montant annuel (mensuel) des allocations complémentaires visées à l’art. 8, al. 2:   – pour le premier enfant donnant droit à des allocations: 4481 francs   (373 fr. 45);  – pour chaque enfant supplémentaire donnant droit à des allocations:   2894 francs (241 fr. 15);  – pour tout enfant supplémentaire donnant droit à des allocations qui a atteint   l’âge de 16 ans et qui suit une formation: 3152 francs (262 fr. 70).     Encouragement de la culture   14   442.132.3