108.111 - Verordnung über die Archivierung (ArchV)   1  108.111  Verordnung über die Archivierung (ArchV)  vom 04.11.2009 (Stand 01.07.2021)  Der Regierungsrat des Kantons Bern,  gestützt auf Artikel 9 Absatz 2, 11, 15 Absatz 2 und 27 des Gesetzes vom 31.  März 2009 über die Archivierung (ArchG)1), auf Antrag der Staatskanzlei,  beschliesst:  1 Allgemeine Bestimmungen  Art.  1 Gegenstand und Geltungsbereich 1 Diese Verordnung regelt  a die Aufbewahrung von Unterlagen von Organen des Kantons, seiner An- stalten und seiner Körperschaften, soweit sie nicht nach Artikel 10, 11 und  12 ArchG durch andere Verordnungen oder Reglemente geregelt wird,  b die Aufbewahrung von Unterlagen von Privaten, soweit diese ihnen über- tragene öffentlich-rechtliche Aufgaben erfüllen,  c die Aufgaben und die Benützung der Bestände des Staatsarchivs. 2 Die Direktion für Inneres und Justiz regelt durch Verordnung die Archivfüh- rung *  a * der dezentralen Verwaltung der Direktion für Inneres und Justiz, b der  Gemeinden,  ihrer  Anstalten  und  von  Körperschaften,  die  dem   Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG)2) unterstellt sind.  Art.  2 Beteiligung an interkantonalen Institutionen 1 Der Regierungsrat sorgt dafür, dass interkantonale Institutionen, an denen er  beteiligt ist, archivrechtliche Normen im Sinn des Gesetzes über die Archivie- rung beachten, insbesondere indem er bei der Schaffung solcher Institutionen  oder bei der Änderung ihrer Rechtsgrundlagen Bestimmungen im Sinn des Ge- setzes über die Archivierung beantragt für Anbietungspflicht, Recht auf Benüt- zung und Rechte der betroffenen Personen.  1) BSG 108.1 2) BSG 170.11  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses  09-137      108.111  2  Art.  3 Begriffe 1 Datenträger sind alle Materialien, welche für die Speicherung oder Wiederga- be von Daten in analoger und digitaler Form Verwendung finden. 2 Findmittel sind Hilfsmittel,  die zum Auffinden, zur Benützung und zum Ver- ständnis von Unterlagen notwendig sind, wie physische oder elektronische Ver- zeichnisse, Register, Karteien, Listen und Ordnungsübersichten. Sie beinhalten  die folgenden Zusatzinformationen über primäre Daten:  a Struktur (Gliederung, Layout, Format usw.), b Verarbeitungskontext (Personen, beteiligte Stellen, Ausgabegeräte, Trans-  aktionen usw.), c Angaben zum Inhalt. 3 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind  a Unterlagen,  welche als Zwischen-,  Neben- oder Endprodukte elektroni- scher Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analo- ger Form vorliegen können,  b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mit- tels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).  2. Sicherung der Unterlagen  Art.  4 Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns 1 Die Behörden stellen sicher, dass ihre Geschäftstätigkeit in ihren Unterlagen  jederzeit nachvollzogen und nachgewiesen werden kann. 2 Zu diesem Zweck bewahren sie nur vollständige und verlässliche Unterlagen  auf. 3 Die Verlässlichkeit der Unterlagen, insbesondere solcher aus elektronischen  Systemen, ist mit angemessenen organisatorischen und technischen Vorkeh- rungen sicherzustellen.  Art.  5 Archivwürdigkeit 1 Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind  a für die Sicherung der Interessen des Kantons, b für die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Drit-  ter, c für die Verwaltungstätigkeit, für die Gesetzgebung oder für die Rechtspre-  chung, d für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden,       3  108.111  e für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, f für die Wissenschaft und für die Forschung. 2 Unterlagen, die nicht als archivwürdig bewertet werden, sind nach dem Ablauf  der Aufbewahrungsfrist zu vernichten.  Art.  6 Archivpläne 1 Jede Behörde erstellt einen Archivplan ihrer Ablagen und führt diesen nach.  Sie legt ihre Unterlagen nach dieser Ordnung ab. 2 In den Archivplänen wird festgehalten  a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b die Vorschriften für die Verwaltung von Unterlagen, c die gesetzlichen und administrativen Aufbewahrungsfristen, d für anbietepflichtige Behörden die Bewertung der Unterlagen durch das   Staatsarchiv. 3 Die Systematik für die Ordnung der Unterlagen bildet in der Regel die Aufga- benbereiche der Behörde ab. Die Systematik soll möglichst einfach, eindeutig  und sachgerecht sein.  Art.  7 Registratur 1 Bei der Aufbewahrung von Unterlagen stellt die registraturführende Behörde  sicher, dass  a alterungsbeständige Informationsträger sowie Beschreibstoffe und sonsti- ge  Hilfsmittel  verwendet  werden,  die  Gewähr  für  eine  ausreichende  Lebensdauer bieten,  b die Archivräume abschliessbar sind und die Unterlagen vor schädlichen  Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit  und Son- nenbestrahlung, geschützt werden,  c Unbefugte keinen Zugriff auf Unterlagen haben. 2 Sie bestimmt, wer für die geordnete Verwaltung und Aufbewahrung der Un- terlagen verantwortlich ist. 3 Über die Führung der Registratur durch die anbietepflichtigen Behörden er- lässt das Staatsarchiv Weisungen.       108.111  4  Art.  8 Abgabe von Amtsdruckschriften und Publikationen ans Staatsar- chiv  1 Die kantonalen Behörden geben dem Staatsarchiv ein Belegexemplar  a von jeder Amtsdruckschrift oder anderweitigen Publikation von dokumen- tarischem Wert, die sie veröffentlichen,  b von jeder Publikation, die sie mitgestaltet oder finanziell unterstützt haben.  Art.  9 Tausch und Abtretung von Archivgut 1 Der Tausch und die Abtretung von Archivgut ist zulässig, sofern das Archivgut  im Besitz von öffentlichen Archiven bleibt.  Art.  10 Bestreitungsvermerk 1 Der Bestreitungsvermerk nach Artikel 14 Absatz 4 ArchG ist schriftlich einzu- reichen. 2 Er ist als Bestreitung zu kennzeichnen, mit dem Namen der betroffenen Per- son zu versehen und den Unterlagen an der entsprechenden Stelle datiert bei- zufügen.  3 Anbietepflichtige Behörden  Art.  11 Zuständigkeiten 1 … * 2 Die Staatskanzlei sorgt für die Archivierung der Unterlagen des Regierungsra- tes und übernimmt die Aufgaben der anbietepflichtigen Behörden. 3 Die Direktionen und die Staatskanzlei sorgen für die Archivierung der Unterla- gen der Kommissionen der Zentralverwaltung in ihrem Zuständigkeitsbereich  und übernehmen dort die Aufgaben der anbietepflichtigen Behörden.  Art.  12 Verordnungen der Direktionen und der Staatskanzlei 1 Die  Direktionen und die  Staatskanzlei  regeln  die  Organisation,  Verwaltung  und  Aufbewahrung  ihrer  Unterlagen  und  Findmittel  durch  Direktionsverord- nung.  Art.  13 Koordination mit dem Staatsarchiv 1 Die anbietepflichtigen Behörden sprechen sich bei der Anlage der Archivpläne  und Findmittel mit dem Staatsarchiv ab, so dass diese später im Staatsarchiv  möglichst unverändert übernommen und für das Auffinden der zugehörigen Un- terlagen weiterverwendet werden können.       5  108.111  2 Sie  machen  ihre  Archivpläne  dem Staatsarchiv  zugänglich  und  teilen  ihm  wichtige Änderungen unverzüglich mit.  Art.  14 Anbietepflicht 1 Unterlagen gelten als nicht mehr ständig benötigt und müssen deshalb dem  Staatsarchiv  angeboten  werden,  wenn die  anbietepflichtige  Behörde  keinen  häufigen Gebrauch mehr von ihnen macht, jedoch spätestens zehn Jahre nach  dem Abschluss des Geschäfts. 2 Die Frist nach Absatz 1 kann vom Staatsarchiv verlängert werden, wenn die  anbietepflichtige Behörde darlegt, dass sie die Unterlagen weiterhin häufig be- nötigt.  Art.  15 Bewertung durch das Staatsarchiv 1 Die anbietepflichtige Behörde bezeichnet als Vorschlag die Unterlagen, die  sie als archivwürdig gemäss Artikel 3 Absatz 2 ArchG erachtet. 2 Sie bereitet die Unterlagen so auf, dass diese ohne zusätzlichen Aufwand im  Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet und gegebenenfalls archiviert wer- den können. 3 Das Staatsarchiv bewertet die Unterlagen und entscheidet über deren Archiv- würdigkeit unter Berücksichtigung der Vorschläge der anbietepflichtigen Behör- de. 4 Es  entscheidet,  ob  Unterlagen  auf  Papier  oder  in  elektronischer Form ar- chiviert werden.  Art.  16 Unterlagen aus elektronischen Systemen 1 Für die Bewertung von Unterlagen aus elektronischen Systemen ziehen die  anbietepflichtigen Behörden das Staatsarchiv  bereits  bei  der Planung neuer  Systeme bei. Das Staatsarchiv ist in angemessener Form am entsprechenden  Projekt zu beteiligen. 2 Das Staatsarchiv erhält Zugang zu allen Systemen, deren Daten auf ihre Ar- chivwürdigkeit  geprüft  werden  müssen,  insbesondere  zu  den  betreffenden  Projekt-, System- und Anwendungsdokumentationen, soweit dies zur Erfüllung  seiner  Aufgaben  erforderlich  ist.  Der  Zugang  im  Abrufverfahren  ist  ausge- schlossen.       108.111  6  3 Werden Unterlagen aus elektronischen Systemen, welche das Staatsarchiv  als archivwürdig bewertet, vollumfänglich und unter Wahrung ihrer Verlässlich- keit in analoger Form (auf Papier oder Mikrofilm) aufbewahrt, kann die verant- wortliche Behörde von der Anbietepflicht der im System enthaltenen Daten be- freit werden.  Art.  17 Ablieferung 1 Dem Staatsarchiv sind mit den Unterlagen auch die zugehörigen Findmittel  sowie allfällige weitere Hilfsmittel zur Ablieferung anzubieten. 2 Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen beizule- gen, das folgende Informationen enthält:  a Inhalt der Unterlagen in knapper Form, b Hinweis auf Personendaten, c Laufzeiten der abgelieferten Serien von Unterlagen. 3 Die anbietepflichtigen Behörden sind für die Überführung des Archivguts ver- antwortlich. Sie treffen vorgängig mit dem Staatsarchiv die nötigen Absprachen. 4 Das Staatsarchiv erstellt einen Ablieferungsbericht über die abgelieferten Un- terlagen. Dieser dient der abliefernden Behörde als Quittung. 5 Es erlässt Weisungen über die Einzelheiten der Anbietepflicht und der Abliefe- rung. Weisungen über die elektronische Archivierung werden in Absprache mit  dem Amt für Informatik und Organisation erlassen.  4 Aufgaben des Staatsarchivs  Art.  18 Im Allgemeinen 1 Das Staatsarchiv erfüllt die ihm durch das Gesetz über die Archivierung zuge- wiesenen Aufgaben. 2 Es sorgt für die Erhaltung des ihm anvertrauten Archivguts. 3 Es unterstützt die Benützerinnen und Benützer seiner Bestände im Rahmen  seiner Möglichkeiten in ihren Forschungen. 4 Aufträge für Nachforschungen nimmt es nur von der Staatskanzlei, dem Re- gierungsrat und dem Grossen Rat entgegen.  Art.  19 Archivierung von elektronischen Unterlagen 1 Das Staatsarchiv führt ein zentrales Archiv für die dauernde Archivierung von  elektronischen Unterlagen. Es wird vom Amt für Informatik und Organisation  beraten.       7  108.111  Art.  20 Fachaufsicht 1 Das Staatsarchiv beaufsichtigt die historische Abteilung der Gemeindearchive  sowie die Archive der dezentralen kantonalen Verwaltung der Direktion für In- neres und Justiz in Zusammenarbeit mit dieser Direktion. * 2 Es ist das kantonale Fachorgan für die Gemeindeaufsicht in Archivsachen.  Art.  21 Wappenregister * 1 Das Staatsarchiv führt das Register der Kantonswappen und das Register der  Gemeindewappen. *  5 Benützung der Bestände des Staatsarchivs  Art.  22 Einsichtnahme 1 Die Bestände des Staatsarchivs stehen der Öffentlichkeit grundsätzlich im Le- sesaal des Archivs zur Einsichtnahme zur Verfügung. 2 Das Staatsarchiv kann anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung stellen,  wenn es zum Schutz des Archivguts notwendig ist. 3 Gesuche um Einsichtnahme in Unterlagen mit Personendaten gemäss Artikel  20 ArchG sind schriftlich und mit einer Begründung einzureichen.  Art.  23 Zugang über Internet 1 Das Staatsarchiv kann elektronische Findmittel und Fotos im Internet zugäng- lich machen, soweit diese nach Artikel 16 bis 18 ArchG der Öffentlichkeit zur  Einsichtnahme zur Verfügung stehen. 2 Von der Bekanntgabe im Internet ist abzusehen, wenn Berechtigte ein entge- genstehendes,  überwiegendes privates oder  öffentliches  Interesse  glaubhaft  machen.  Art.  24 Beschränkung der Einsichtnahme aus konservatorischen Grün- den  1 Das Staatsarchiv kann die Einsichtnahme in bestimmte Kategorien von Ar- chivgut oder in einzelne Unterlagen beschränken oder verweigern, wenn das  betroffene Archivgut wegen seines Alters und seiner Beschaffenheit nicht oder  nur unter besonderen Schutzmassnahmen vorgeführt werden kann.       108.111  8  Art.  25 Beschränkung der Einsichtnahme wegen unverhältnismässigen  Aufwands  1 Die Einsichtnahme in Archivgut kann wegen unverhältnismässigen Aufwands  verweigert  werden,  insbesondere  wenn die  Betreuungskapazitäten  des  Auf- sichtspersonals wegen der hohen Anzahl von Benützerinnen und Benützern  ausgeschöpft sind. 2 Die Einsichtnahme in Kirchenbücher wird den Benützerinnen und Benützern  des Staatsarchivs in der Regel an nicht mehr als drei Tagen pro Person und  Jahr gewährt.  Art.  26 Bekanntgabe von Daten aus Kirchenbüchern 1 Das Staatsarchiv ist ermächtigt, Privaten Daten aus Kirchenbüchern bekannt  zu geben (Art. 11 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 [KDSG]1)).  Sie können auch Kopien der Kirchenbücher erwerben.  Art.  27 Ausleihe 1 Das Staatsarchiv kann Archivgut an Behörden der Kantonsverwaltung auslei- hen. 2 Zum Zwecke wissenschaftlicher Forschung kann es Archivgut auch an andere  Archive ausleihen, sofern diese für eine sachgemässe Behandlung Garantie  bieten. 3 Für Ausstellungen ausserhalb des Staatsarchivs kann Archivgut auf Gesuch  hin zur Verfügung gestellt werden, wenn  a keine konservatorischen Bedenken bestehen, b am Ausstellungsort die erforderliche Sicherheit garantiert wird und c der angestrebte Zweck nicht mit Hilfe von Kopien und dergleichen erreicht   werden kann. 4 Historisch besonders wertvolle Unterlagen, wie Ratsmanuale, Protokolle, Ur- bare, Bücher wichtiger Bandserien, Urkunden, Pläne, Register, werden in der  Regel  nicht  ausgeliehen. Ausnahmen können in besonderen Fällen gewährt  werden, namentlich für Ausstellungen von erheblicher Bedeutung.  Art.  28 Veröffentlichungen 1 Bei der Publikation von Archivgut aus den Beständen des Staatsarchivs ist  ein Hinweis auf die Herkunft (Staatsarchiv des Kantons Bern) anzubringen.  1) BSG 152.04       9  108.111  Art.  29 Reproduktionen 1 Dem Staatsarchiv steht das Recht auf Reproduktion seines Archivgutes zu.  Reproduktionen werden vom Staatsarchiv erstellt oder von ihm in Auftrag ge- geben. 2 Die Bestände des Staatsarchivs stehen zur Herstellung einzelner Fotokopien,  Fotografien, Dias, Mikrofilme oder elektronischer Datenträger zur Verfügung,  soweit die Unterlagen dadurch nicht beschädigt werden. 3 Ganze Archiveinheiten (Bände, Serien, Konvolute etc.) sowie restauriertes Ar- chivgut, besonders gefährdetes Archivgut und Archivgut in gebundener Form  dürfen nicht reproduziert werden. Die umfassende Reproduktion von Kirchen- büchern ist vorbehalten. 4 Reproduktionen werden nur für den privaten Gebrauch zugelassen. Für Re- produktionen zu gewerblichen Zwecken gilt Artikel 24 ArchG.  Art.  30 Benützungsreglement 1 Das Staatsarchiv regelt die Einzelheiten der Benützung seiner Bestände in ei- nem Benützungsreglement.  Art.  31 Hausrecht 1 Benützerinnen und Benützer, die dem Benützungsreglement oder den Wei- sungen des Personals des Staatsarchivs grob oder wiederholt zuwiderhandeln,  können durch die Staatsarchivarin bzw. den Staatsarchivar von der weiteren  Benützung ausgeschlossen werden.  6. Übergangs- und Schlussbestimmungen  Art.  32 Übergangsbestimmung 1 Für die Archivierung der Unterlagen der erstinstanzlichen Gerichte und der  Untersuchungsrichterämter bleiben die Bestimmungen der Verordnung vom 6.  August 1943 über die Bezirksarchive1) bis zum Inkrafttreten der in Artikel 12  ArchG vorgesehenen Reglemente des Obergerichts und der Generalstaatsan- waltschaft anwendbar.  1) BSG 421.211       108.111  10  Art.  33 Änderung von Erlassen 1   1. Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufga- ben der Staatskanzlei (Organisationsverordnung STA, OrV STA)2):  2. Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV)3):  Art.  34 Aufhebung von Erlassen 1 Folgende Erlasse werden aufgehoben:  1. Verordnung vom 24. Juni 1992 über das Staatsarchiv des Kantons Bern  (BSG 421.21),  2. Verordnung vom 6. August 1943 über die Bezirksarchive (BSG 421.211).  Art.  35 Inkrafttreten 1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2010 in Kraft.  Bern, 4. November 2009 Im Namen des Regierungsrates Der Präsident: Käser Der Staatsschreiber: Nuspliger  2) BSG 152.211 3) BSG 170.111       11  108.111  Änderungstabelle - nach Beschluss  Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle 04.11.2009 01.01.2010 Erlass Erstfassung 09-137 19.02.2014 01.06.2014 Art. 11 Abs. 1 aufgehoben 14-28 09.11.2016 01.01.2017 Art. 21 Titel geändert 16-074 09.11.2016 01.01.2017 Art. 21 Abs. 1 geändert 16-074 07.04.2021 01.07.2021 Art. 1 Abs. 2 geändert 21-033 07.04.2021 01.07.2021 Art. 1 Abs. 2, a geändert 21-033 07.04.2021 01.07.2021 Art. 20 Abs. 1 geändert 21-033       108.111  12  Änderungstabelle - nach Artikel  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 04.11.2009 01.01.2010 Erstfassung 09-137 Art. 1 Abs. 2 07.04.2021 01.07.2021 geändert 21-033 Art. 1 Abs. 2, a 07.04.2021 01.07.2021 geändert 21-033 Art. 11 Abs. 1 19.02.2014 01.06.2014 aufgehoben 14-28 Art. 20 Abs. 1 07.04.2021 01.07.2021 geändert 21-033 Art. 21 09.11.2016 01.01.2017 Titel geändert 16-074 Art. 21 Abs. 1 09.11.2016 01.01.2017 geändert 16-074