Verordnung über die Aktenführung   Kanton Zug 152.42  Verordnung über die Aktenführung  Vom 20. März 2012 (Stand 1. Juni 2012)  Der Regierungsrat des Kantons Zug,  gestützt auf § 5 Abs. 1 des Archivgesetzes vom 29. Januar 20041),  beschliesst:  §  1 Gegenstand 1 Die  Aktenführung  umfasst  die  flächendeckende,  ordnungsgemässe  und systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen. 2 Sie erstreckt sich auf papiergebundene, elektronische und andere Unterla- gen.  §  2 Geltungsbereich 1 Die Verordnung gilt für die Aktenführung in Geschäftsverwaltungssyste- men, Fachanwendungen und Datenbanken sowie für entsprechende papier- gebundene Systeme. 2 Die Verordnung gilt für die Amtsstellen der kantonalen Verwaltung sowie Personen und Organe im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes; sie gilt nicht für die Gerichte, die Staatsanwaltschaft und das polizeiliche Er- mittlungsverfahren.  §  3 Zweck 1 Die Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung, sichert die Nach- vollziehbarkeit und garantiert die Transparenz staatlichen Handelns. 2 Sie a) ermöglicht eine Übersicht über die laufenden Geschäfte; b) dient der Koordination mit anderen Geschäften; c) zeigt den Stand eines einzelnen Geschäftes;  1) BGS 152.4  GS 31, 427 1  http://bgs.zg.ch/data/152.4/de   152.42  d) ermöglicht,  den  übergeordneten  Stellen  Rechenschaft  über  die  Ge- schäfte abzulegen;  e) unterstützt Auskunft und Einsicht betroffener Personen und von be- rechtigten Dritten;  f) ist Grundlage für die Langzeitarchivierung.  §  4 Anforderungen an die Aktenführung 1 Die Aktenführung erfüllt hinsichtlich Verfahren, Systeme und Prozesse die Anforderungen der Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbar- keit. 2 Die bei der Aktenführung anfallenden Unterlagen müssen a) authentisch die Urheberschaft und den Zeitpunkt der Erstellung bele-  gen (Authentizität); b) den Inhalt glaubwürdig, vollständig und genau wiedergeben (Zuver-  lässigkeit); c) langfristig unversehrt  bleiben und gegen unbefugte Änderungen ge-  schützt sein (Integrität); d) wieder aufgefunden,  dargestellt  und im Kontext  verstanden werden  können (Benutzbarkeit).  §  5 Grundsätze der Aktenführung 1 Geschäfte werden schriftlich geführt und mit den dafür bestimmten Mit- teln aufgezeichnet. 2 Die Aktenführung erfolgt  nach den Grundsätzen von § 2 Abs. 1 des Fi- nanzhaushaltgesetzes1) und berücksichtigt den Grundsatz der Geschäftsrele- vanz. 3 Unterlagen sind in  ihrem Geschäftszusammenhang während des ganzen Lebenszyklus des Geschäftes in dessen Kontext zu erhalten und aufzube- wahren. 4 Die Akten sind elektronisch oder physisch zu führen.  §  6 Ordnungssysteme 1 Die Aufgaben der Amtsstellen, der Personen und Organe im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes werden in einem Ordnungssystem ab- gebildet. 2 Für die Erstellung und Pflege der Ordnungssysteme bietet das Staatsarchiv seine Unterstützung an.  1) BGS 611.1  2  http://bgs.zg.ch/data/611.1/de   152.42  §  7 Dossierbildung 1 Die relevanten Unterlagen zu dokumentengestützten Geschäften werden in zeitlich abgegrenzten physischen oder digitalen Dossiers abgelegt. 2 Alle Dossiers müssen dem Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein. 3 Die Dossiers tragen einen eindeutigen Titel, das Datum der Eröffnung und des Abschlusses sowie die Bezeichnung der für das Dossier verantwortli- chen Person. 4 Die für die Organisation der Aktenführung gemäss § 8 Abs. 1 zuständigen Personen können weitere beschreibende Elemente (Metadaten) festlegen. 5 Grössere oder über einen längeren Zeitraum dauernde Geschäfte können in Subdossiers unterteilt werden; kleinere Geschäfte können zu einem einzigen Dossier zusammengefasst werden.  §  8 Verantwortung für die Aktenführung 1 Generalsekretärinnen und Generalsekretäre, Amtsleitende und Verantwort- liche von Organen im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes regeln die Zuständigkeit, den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung. Sie sind für den rechtskonformen Umgang der Mitarbeitenden mit den Unterlagen verantwortlich. 2 Sie a) legen für alle Unterlagen Bearbeitungs- und Zugriffsrechte fest; b) erlassen wo nötig ergänzende Organisationsvorschriften. 3 Alle mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Kantons betrauten Perso- nen sind zur ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet.  §  9 Unterstützung bei der Aktenführung 1 Kompetenzzentrum der kantonalen Verwaltung für Fragen der Aktenfüh- rung ist das Staatsarchiv. 2 Es a) erstellt Leitfäden zur Aktenführung; b) berät die Verantwortlichen bei der Aktenführung; c) bietet Schulungen zur Aktenführung an.  §  10 Informationsträger und technische Mittel 1 Die aktenführenden Personen legen die Unterlagen mittels gebräuchlicher Dateiformate und Aufzeichnungsmedien ab.  3    152.42  2 Für die papiergebundene Ablage von Unterlagen ist archivfähiges, säure- freies Papier zu verwenden. 3 Die technischen Mittel müssen a) den Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere im Bereich der  Informatiksicherheit und des Datenschutzes; b) die Übernahme von Unterlagen aus abgelösten Systemen sicherstellen  sowie c) die Übertragung in ein System zur Langzeitarchivierung gewährleis-  ten. 4 Elektronische Daten dürfen bei der Übergabe ins Staatsarchiv nicht ver- schlüsselt sein.  §  11 Archivtaugliche Dateiformate 1 Das Staatsarchiv legt die archivtauglichen Standards für die dauerhafte Ar- chivierung elektronischer Unterlagen fest und überträgt gebräuchliche Da- teiformate in archivtaugliche Formate.  §  12 Ablieferungsform der archivwürdigen Unterlagen 1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die archivwürdigen Unterla- gen physisch (in Papierform) oder in elektronischer Form abzuliefern. 2 Beschreibende  Elemente  (Metadaten),  die  in  elektronischer  oder  physi- scher Form vorhanden sind, sind dem Archiv gleichzeitig anzubieten.  §  13 Vollzug 1 Die Einführung von Geschäftsverwaltungssystemen bei den Direktionen und Ämtern erfolgt in Absprache mit dem Staatsarchiv. 2 Werden in bestehenden Datenbanken und Fachanwendungen Ergänzungen für den Vollzug der Verordnung nötig, sind diese zu planen und zu realisie- ren. 3 Für die Ablieferung von Daten in elektronischer Form erlässt das Staatsar- chiv Weisungen.  §  14 Aufhebung bisherigen Rechts 1 Das Reglement des Regierungsrates über die Registrierung und Archivie- rung von Verwaltungsakten vom 19. März 19511) samt dem dazugehörenden Archivplan werden per 31. Mai 2012 aufgehoben.  1) nicht in GS  4    152.42  §  15 Inkrafttreten 1 Die Verordnung tritt am 1. Juni 2012 in Kraft.  5    152.42  Änderungstabelle - Nach Beschluss  Beschluss Inkrafttreten Element Änderung GS Fundstelle  20.03.2012 01.06.2012 Erlass Erstfassung GS 31, 427  6    152.42  Änderungstabelle - Nach Artikel  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung GS Fundstelle  Erlass 20.03.2012 01.06.2012 Erstfassung GS 31, 427  7   		2017-12-21T01:55:39+0100 	"6300 Zug" 	"Gesetzessammlung Kanton Zug"