351.12   1 / 8   Ordonnance  sur le système électronique de gestion de personnes,  de dossiers et d’affaires de l’Office fédéral de la justice   (Ordonnance GPDA)   du 23 septembre 2016 (État le 1er janvier 2023)     Le Conseil fédéral suisse,   vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement   et de l’administration1,   vu l’art. 11a, al. 4, de la loi du 20 mars 1981 sur l’entraide pénale internationale  (EIMP)2,  vu la loi fédérale du 18 décembre 1998 sur la procréation médicalement assistée3,4   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet et relation avec l’ordonnance GEVER   1 Aux fins du traitement des données personnelles dans le système de gestion de per- sonnes, de dossiers et d’affaires exploité par l’Office fédéral de la justice (OFJ), la  présente ordonnance:   a. règle les domaines d’application du système et son contenu;   b. règle la saisie des données dans les différents domaines d’application;   c. désigne les services autorisés à traiter directement les données dans le sys- tème;   d. règle les droits d’accès;   e. règle la conservation, l’archivage et la destruction des données.   2 L’ordonnance GEVER du 30 novembre 20125 s’applique sauf disposition contraire  de la présente ordonnance.   Art. 2 Autorité responsable   L’OFJ est l’autorité responsable de l’acquisition, de l’exploitation, de l’entretien et du  développement du système.        RO 2016 3261   1 RS 172.010  2 RS 351.1  3 RS 810.11  4 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 2 nov. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023   (RO 2022 648).  5 [RO 2010 6669; 2014 723. RO 2019 1311 art. 19]. Voir actuellement l’O du 3 avr. 2019   (RS 172.010.441).   351.12      Entraide judiciaire   2 / 8   351.12   Art. 3 Domaines d’application   Le système contient des données relevant des domaines d’application suivants:   a. données se rapportant aux tâches de l’OFJ dans le domaine de l’entraide judi- ciaire internationale en matière pénale, notamment en matière d’extradition,  d’autres actes d’entraide, de délégation de la poursuite et de la répression  d’une infraction et de transfèrement de personnes condamnées;   b. données se rapportant aux tâches de l’OFJ dans les domaines du droit interna- tional privé et de la procédure civile internationale, notamment en matière  d’enlèvements internationaux d’enfants, d’adoptions internationales, de pro- tection internationale des enfants et des adultes, de recouvrement international  d’aliments, de successions internationales et d’entraide judiciaire internatio- nale en matière civile et commerciale;   c. données se rapportant aux tâches de l’OFJ dans le domaine de l’assistance  administrative internationale;   d. données se rapportant aux tâches de l’OFJ dans le domaine du droit public,  relatives aux mesures de coercition à des fins d’assistance et aux placements  extrafamiliaux antérieurs à 1981.   Art. 3a6 Registre des donneurs de sperme   1 En sus des domaines d’application mentionnés à l’art. 3, le système contient égale- ment le registre des donneurs de sperme visé au chapitre 2, section 1, de l’ordonnance  du 4 décembre 2000 sur la procréation médicalement assistée7, avec les données des  donneurs de sperme qui ont été consignées.   2 Le registre des donneurs de sperme est soumis à la législation sur la procréation  médicalement assistée, notamment concernant les droits d’accès et de traitement, la  conservation des données et la communication des informations.   Art. 4 But du système   1 Les buts du traitement des données relevant du domaine d’application visé à l’art. 3,  let. a, sont définis à l’art. 11a, al. 1, EIMP.   2 Les données relevant des domaines d’application visés à l’art. 3, let. b à d, peuvent  être traitées dans ces mêmes buts.   Section 2 Données traitées et conversion de documents   Art. 5 Données traitées   Le système contient:       6 Introduit par le ch. I de l’O du 2 nov. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023  (RO 2022 648).   7 RS 810.112.2     O GPDA   3 / 8   351.12   a. les documents relatifs aux dossiers et aux données saisies;   b. les données d’identité des personnes qui font l’objet d’un traitement des don- nées, en particulier:   1. leurs noms et prénoms,   2. leurs noms d’emprunt,   3. leur sexe,   4. leur date de naissance,   5. leur nationalité,   6. leur lieu d’origine,   7. leur lieu de naissance,   8. leur adresse;   c. les données nécessaires au traitement et à la bonne gestion du dossier, en par- ticulier:   1. le type de procédure,   2. la date des différents actes de procédure,   3. les nom et adresse des autorités ou parties impliquées,   4. les données relatives à la localisation du dossier si celui-ci a été établi  avant le 1er novembre 2016,   5. les infractions concernées,   6. les numéros de dossier consécutifs générés par le système.   Art. 6 Conversion de documents   L’OFJ peut régler la conversion de documents dans le règlement de traitement (art. 7  de l’ordonnance GEVER du 30 novembre 20128) en dérogation aux directives de la  Chancellerie fédérale visées à l’art. 10, al. 1, de ladite ordonnance.   Section 3  Droits d’accès et de traitement des unités organisationnelles de l’OFJ   Art. 7 Droits d’accès   1 Dans l’exercice de ses attributions, le responsable de l’information de l’OFJ a accès  aux données relevant du domaine d’application visé à l’art. 3, let. a.   2 Les collaborateurs de l’OFJ qui, dans le cadre des tâches qui leur sont confiées, trai- tent des données dans le système, ont accès aux données d’identité de l’ensemble des  personnes qui y sont enregistrées, dans la mesure où ils en ont besoin pour accomplir  leurs tâches légales.       8 [RO 2010 6669, 2014 723. RO 2019 1311 art. 19]. Voir actuellement l’O du 3 avr. 2019  (RS 172.010.441).     Entraide judiciaire   4 / 8   351.12   Art. 8 Droits de traitement   1 Les collaborateurs du domaine de direction Entraide judiciaire internationale sont  autorisés à traiter les données directement dans le système, dans le cadre des tâches  qui leur sont confiées, à l’exception des données concernant le recouvrement interna- tional d’aliments, les enlèvements internationaux d’enfants, les adoptions internatio- nales, la protection internationale des enfants et des adultes et les successions interna- tionales.   2 Les collaborateurs de l’unité Droit international privé sont autorisés à traiter direc- tement dans le système les données relevant des domaines d’application visés à  l’art. 3, let. b, dans le cadre des tâches qui leur sont confiées.   3 Les collaborateurs de l’unité Mesures de coercition à des fins d’assistance et place- ments extrafamiliaux antérieurs à 1981 sont autorisés à traiter directement dans le  système les données relevant du domaine d’application visé à l’art. 3, let. d, dans le  cadre des tâches qui leur sont confiées.   4 Les collaborateurs de l’unité Gestion et enregistrement des documents, de l’unité  Gestion des dossiers et de l’administration système sont autorisés à traiter directement  dans le système les données relevant de l’ensemble des domaines d’application visés  à l’art. 3, aux fins d’en assurer la saisie et la gestion, de veiller au bon fonctionnement  du système et de remédier aux problèmes techniques.   5 L’OFJ peut autoriser d’autres collaborateurs à traiter les données directement dans  le système dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec l’un des do- maines d’application visés à l’art. 3.   Section 4  Droits d’accès du Secrétariat d’État aux migrations, de l’Office fédéral  de la police et du Service de renseignement de la Confédération   Art. 9 Secrétariat d’État aux migrations   Les unités organisationnelles ci-après du Secrétariat d’État aux migrations ont accès  en ligne aux données d’identité des personnes qui font l’objet de la part de l’OFJ d’un  traitement des données dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en ma- tière pénale:   a. domaine de direction Immigration et intégration: dans la division Nationalité,  les sections Naturalisation Suisse alémanique 1 et 2, et la section Naturalisa- tion Suisse romande et Tessin; dans la division Entrée, la section Identifica- tion et Consultation des visas;   b. domaine de direction Planification et ressources: dans la section Gestion des  documents, les services Gestion des données Immigration et intégration et  Gestion des données Asile et retour;   c. domaine de direction Asile.     O GPDA   5 / 8   351.12   Art. 10 Office fédéral de la police   1 Les unités organisationnelles ci-après de l’Office fédéral de la police ont accès en  ligne à aux données d’identité des personnes qui font l’objet de la part de l’OFJ d’un  traitement des données dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en ma- tière pénale:   a. domaine de direction Police judiciaire fédérale;   b. domaine de direction Service fédéral de sécurité: la division Protection des  personnes de la Confédération et des représentations étrangères et la division  Protection des visites et conférences internationales;   c. domaine de direction Coopération policière internationale: la division Atta- chés de police, la division coopération policière opérationnelle et la division  Centrale d’engagement de fedpol / SIRENE Suisse;   d. division principale Services: le domaine RIPOL recherche de personnes;   e. état-major: la division Droit et protection des données et le Bureau de com- munication en matière de blanchiment d’argent MROS.   2 Lorsqu’elle assume des tâches incombant à l’OFJ en vertu de l’art. 11a, al. 3, EIMP,  la division Centrale d’engagement de fedpol / SIRENE Suisse du domaine de direc- tion Coopération policière internationale a également accès en ligne aux données re- levant du domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale, si ces don- nées sont nécessaires à la localisation des dossiers établis avant le 1er novembre 2016.   Art. 11 Service de renseignement de la Confédération   Les unités organisationnelles du Service de renseignement de la Confédération qui  sont compétentes pour l’exécution de la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des  mesures visant au maintien de la sûreté intérieure9 ont accès en ligne à l’identité des  personnes qui font l’objet de la part de l’OFJ d’un traitement des données dans le  domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale.   Section 5 Communication de données à d’autres autorités   Art. 12   1 Sur demande écrite et motivée, l’OFJ peut communiquer dans le cas particulier des  données enregistrées dans le système à des autorités fédérales et cantonales, dans la  mesure où celles-ci en ont besoin pour accomplir leurs tâches légales.   2 En cas d’urgence, les demandes et les données requises peuvent être communiquées  par téléphone ou par voie électronique.   3 Toute communication de données doit être consignée dans le système.       9 RS 120     Entraide judiciaire   6 / 8   351.12   Section 6  Exactitude des données, sécurité informatique, durée de conservation,  archivage et statistiques   Art. 13 Exactitude des données   1 Chaque unité organisationnelle de l’OFJ contrôle à intervalles réguliers l’exactitude  des données enregistrées dans son domaine d’activité.   2 Les données inexactes sont rectifiées d’office.   Art. 14 Sécurité informatique   1 La sécurité informatique est régie par les dispositions suivantes:   a. ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des don- nées10;   b.11 ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques12;   c.13 …   2 En dérogation à l’art. 12, al. 2, de l’ordonnance GEVER du 30 novembre 201214, les  documents enregistrés dans le système ne sont pas chiffrés; ils sont cependant techni- quement protégés contre les accès non autorisés.   Art. 15 Journalisation   1 Tout accès à des données ou traitement de données dans le système doit faire l’objet  d’une journalisation électronique.   2 Les journaux sont conservés pendant deux ans à compter de la date de leur établis- sement.   Art. 16 Durée de conservation et archivage   1 Les données sont proposées aux Archives fédérales dix ans au plus à compter de la  date du dernier traitement.   2 Les données sont détruites si les Archives fédérales ne jugent pas leur archivage  utile, à moins qu’elles ne continuent d’être utilisées dans une procédure relevant des  domaines d’application visés à l’art. 3.       10 RS 235.11  11 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 16 de l’O du 24 fév. 2021, en vigueur depuis le   1er avr. 2021 (RO 2021 132).  12  RS 120.73  13 Abrogée par l’annexe ch. 16 de l’O du 24 fév. 2021, avec effet au 1er avr. 2021    (RO 2021 132).  14 [RO 2010 6669, 2014 723. RO 2019 1311 art. 19]. Voir actuellement l’O du 3 avr. 2019   (RS 172.010.441).     O GPDA   7 / 8   351.12   Art. 17 Statistiques   1 L’utilisation à des fins de statistique de données personnelles enregistrées dans le  système est régie par l’art. 22 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des  données15.   2 Les données utilisées et publiées à des fins de statistique doivent être présentées sous  une forme qui empêche toute identification des personnes concernées.   Section 7 Dispositions finales   Art. 18 Abrogation d’un autre acte   L’ordonnance PAGIRUS du 16 décembre 200916 est abrogée.   Art. 19 Dispositions transitoires   1 L’OFJ déploie le système prévu par la présente ordonnance le 1er avril 2017 au plus  tard. Les données électroniques et les dossiers papier sont traités selon l’ancien droit  jusqu’à la date du déploiement du nouveau système.   2 Les données suivantes sont saisies dans le nouveau système en vertu de la présente  ordonnance et détruites tant dans le système PAGIRUS que dans les dossiers papier  PAGIRUS:   a. toutes les données électroniques de PAGIRUS;   b. les documents papier nécessaires à la poursuite d’une procédure.   3 Les documents relevant des dossiers PAGIRUS qui sont saisis dans le nouveau sys- tème sont soumis au nouveau droit. La numérisation des documents papier est notam- ment régie par l’art. 10 de l’ordonnance GEVER du 30 novembre 201217 et par les  dispositions du règlement de traitement relatives à la conversion de documents.   4 Les autres dossiers papier PAGIRUS et les documents qu’ils contiennent restent  soumis à l’ancien droit.   Art. 19a18 Disposition transitoire relative à la modification du 2 novembre 2022   Les données de l’ancien registre des donneurs de sperme sont migrées dans le système  et sont ensuite détruites dans l’ancien registre.   Art. 20 Entrée en vigueur   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er novembre 2016.       15 RS 235.1  16 [RO 2010 1, 2012 6731 annexe ch. 5, 2014 3789 ch. I 3]  17 [RO 2010 6669, 2014 723. RO 2019 1311 art. 19]. Voir actuellement l’O du 3 avr. 2019   (RS 172.010.441).  18 Introduit par le ch. I de l’O du 2 nov. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023   (RO 2022 648).     Entraide judiciaire   8 / 8   351.12       	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet et relation avec l’ordonnance GEVER 	Art. 2 Autorité responsable 	Art. 3 Domaines d’application 	Art. 3a  Registre des donneurs de sperme 	Art. 4 But du système  	Section 2 Données traitées et conversion de documents 	Art. 5 Données traitées 	Art. 6 Conversion de documents  	Section 3 Droits d’accès et de traitement des unités organisationnelles de l’OFJ 	Art. 7 Droits d’accès 	Art. 8 Droits de traitement  	Section 4 Droits d’accès du Secrétariat d’État aux migrations, de l’Office fédéral de la police et du Service de renseignement de la Confédération 	Art. 9 Secrétariat d’État aux migrations 	Art. 10 Office fédéral de la police 	Art. 11 Service de renseignement de la Confédération  	Section 5 Communication de données à d’autres autorités 	Art. 12  	Section 6 Exactitude des données, sécurité informatique, durée de conservation, archivage et statistiques 	Art. 13 Exactitude des données 	Art. 14 Sécurité informatique 	Art. 15 Journalisation 	Art. 16 Durée de conservation et archivage 	Art. 17 Statistiques  	Section 7 Dispositions finales 	Art. 18 Abrogation d’un autre acte 	Art. 19 Dispositions transitoires 	Art. 19a  Disposition transitoire relative à la modification du 2 novembre 2022 	Art. 20 Entrée en vigueur