36 - Verordnung über die Organisation, die Führung und die Kontrolle der kantonalen Verwaltung (Organisationsverordnung, OV)   Nr. 36   Verordnung über die Organisation, die Führung und die  Kontrolle der kantonalen Verwaltung (Organisationsverordnung, OV)  vom 4. Juli 2017 (Stand 1. September 2021)  Der Regierungsrat des Kantons Luzern,  gestützt auf § 69 des Gesetzes über die Organisation von Regierung und Verwaltung  (Organisationsgesetz) vom 13. März 19951, auf Antrag des Justiz- und Sicherheitsdepartementes,  beschliesst:  1 Allgemeines  §  1 Departementsleitung 1 Die Departementsleitung erledigt die Geschäfte des Departementes. 2 Sie besteht aus dem Departementsvorsteher oder der Departementsvorsteherin und dem  Departementssekretariat.  §  2 Dienststellen 1 Dienststellen im Sinn der Rechtsordnung sind a. alle in der Verordnung über die Aufgaben der Departemente und der Staatskanzlei   sowie die Gliederung der Departemente in Dienststellen2 aufgeführten Verwal- tungsorgane,  b. die Staatskanzlei, soweit nichts anderes geregelt ist.  1 SRL Nr. 20 2 SRL Nr. 37 * Siehe Tabellen mit Änderungsinformationen am Schluss des Erlasses.  G 2017-086    https://srl.lu.ch/data/20/de https://srl.lu.ch/data/37/de   2 Nr. 36  §  3 Zuständigkeitskonflikte 1 Der Regierungsrat bereinigt Zuständigkeitskonflikte zwischen den Departementen. 2 Die Departemente bereinigen Zuständigkeitskonflikte zwischen ihren Dienststellen.  2 Departemente  §  4 Departementszuteilung 1 Der Regierungsrat entscheidet zu Beginn der Amtsdauer über die Zuteilung der Depar- temente an seine Mitglieder und ordnet die Stellvertretung. 2 Bei Ersatzwahlen in den Regierungsrat während der Amtsdauer entscheidet der Regie- rungsrat erneut über die Zuteilung der Departemente und die Stellvertretung.  §  5 Vertretung der Geschäfte im Regierungsrat und im Kantonsrat 1 Der Departementsvorsteher oder die Departementsvorsteherin vertritt die Geschäfte  aus dem Aufgabenbereich seines oder ihres Departementes im Regierungsrat und im  Kantonsrat. 2 Im Verhinderungsfall übernimmt das als Stellvertreter oder Stellvertreterin bezeichnete  Mitglied des Regierungsrates diese Aufgabe.  3 Konferenz der Departementssekretärinnen und  -sekretäre  §  6 1 Die Konferenz der Departementssekretärinnen und -sekretäre ist eine Stabsstelle des  Regierungsrates und wird vom Staatsschreiber oder von der Staatsschreiberin geleitet. 2 Der Regierungsrat regelt das Nähere durch Reglement.  4 Unterschriftsberechtigung  §  7 Allgemeines 1 Die Departemente und die Dienststellen bezeichnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbei- ter mit Unterschriftsberechtigung.    Nr. 36 3  2 Die Unterschriftsberechtigungen sind in den Stellenbeschreibungen festzulegen. Über  die Unterschriftsberechtigung ist auf Anfrage hin Auskunft zu erteilen.  §  8 Kollektivunterschrift 1 Die Kollektivunterschrift erfolgt zu zweien. 2 Kollektivunterschrift ist nicht erforderlich a. für Ausgabenbewilligungen bis 10 000 Franken, b. bei Verträgen zur Umsetzung von Ausgabenbewilligungen bis 10 000 Franken, c. bei innerhalb der Verwaltung abgeschlossenen Verträgen und Vereinbarungen. 3 Der Kollektivunterschrift gleichgestellt ist bei der Unterzeichnung von Rechnungsbele- gen die elektronische Freigabe eines Zahlungsauftrags durch mindestens zwei berechtig- te Personen im elektronischen Buchungs- und Zahlungssystem.  §  9 Departementensvorsteherinnen und -vorsteher 1 Der Departementsvorsteher oder die Departementsvorsteherin ist für den ganzen Auf- gabenbereich des Departementes einzeln unterschriftsberechtigt. 2 Er oder sie kann Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Departementssekretariates für  bestimmte Aufgabenbereiche Einzel- oder Kollektivzeichnungsbefugnis einräumen. 3 Er oder sie kann Dienststellenleiterinnen und -leiter ermächtigen, in bestimmten Auf- gabenbereichen namens des Departementes zu unterschreiben.  §  10 Departementsekretärinnen und -sekretäre 1 Der Departementssekretär oder die Departementssekretärin ist für den Aufgabenbe- reich der Departementsleitung im Rahmen der Vorgaben des Departementsvorstehers  oder der Departmentsvorsteherin einzeln unterschriftsberechtigt.  §  11 Dienststellenleiterinnen und -leiter 1 Der Dienststellenleiter oder die Dienststellenleiterin ist für den ganzen Aufgabenbe- reich der Dienststelle einzeln unterschriftsberechtigt, soweit der Departementsvorsteher  oder die Departementsvorsteherin keine anderen Anordnungen trifft. 2 Er oder sie legt die Unterschriftsberechtigung in der Dienststelle fest und räumt Mitar- beiterinnen und Mitarbeitern Einzel- oder Kollektivunterschrift ein. Dabei berücksichtigt  er oder sie risikoorientiert die Bedeutung der Verpflichtungen und die rechtlichen und  finanziellen Auswirkungen.    4 Nr. 36  5 Verwaltungsführung  5.1 Allgemeines  §  12 Zusammenarbeit in der Verwaltung 1 Die Dienststellen arbeiten mit den übrigen Organisationseinheiten der Verwaltung und  soweit erforderlich mit den Behörden ausserhalb der kantonalen Verwaltung sowie mit  Dritten zusammen. 2 Fällt ein Geschäft in den Bereich mehrerer Departemente, sorgt das federführende De- partement für den rechtzeitigen Einbezug der übrigen Organisationseinheiten bei der  Vorbereitung des Geschäfts. Höchstens zwei Departemente können dem Regierungsrat  gemeinsam Antrag stellen.  §  13 Informations-, Geschäftsverwaltungs- und Dokumentationssysteme * 1 Die Verwaltung führt die zur Nachvollziehbarkeit ihrer Tätigkeit geeigneten elektroni- schen Informations-, Geschäftsverwaltungs- und Dokumentationssysteme. * 2 Die Departemente und die Dienststellen sorgen für die systematische und ordnungsge- mässe Führung der Geschäfte sowie die Erfassung der geschäftsrelevanten Informatio- nen in den elektronischen Systemen und stellen die laufende Geschäftskontrolle sicher. * 3 Sie stellen den sorgfältigen Umgang mit den in den elektronischen Systemen erfassten  Informationen sicher und tragen dabei insbesondere der Informations- und Datensicher- heit sowie den Anforderungen der Archivierung Rechnung. *  §  13a * Übertragung von Einsendungen in ein elektronisches Format 1 Die von der Staatskanzlei bezeichneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Post- dienstes sind berechtigt, die bei der Verwaltung auf dem Postweg eintreffenden Einsen- dungen zu öffnen. Soweit sich die darin enthaltenen Dokumente dafür eignen, werden  sie in ein elektronisches Dateiformat übertragen und umgehend in das Geschäftsverwal- tungssystem der Verwaltungseinheit übermittelt. 2 Vom Öffnen ausgenommen sind die als persönlich oder vertraulich bezeichneten Ein- sendungen sowie Einsendungen mit besonderen Vermerken.  3 Bei der Übertragung in das elektronische Dateiformat ist nach dem Stand der Technik  sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit dem Papierdokument überein- stimmt und dass es nicht verändert werden kann, ohne dass sich dies feststellen lässt.  Die bei der Übertragung erfassten Absenderdaten und die elektronischen Dokumente  sind von der Staatskanzlei spätestens nach sechs Monaten zu löschen.    Nr. 36 5  4 Die Staatskanzlei hält die Papierdokumente, die in das elektronische Format übertragen  und übermittelt worden sind, während mindestens 20 Arbeitstagen seit dem Posteingang  für die Dienststellen zur Verfügung. 5 Sie regelt das Nähere zur vollständigen Übertragung in das elektronische Format sowie  zur vorübergehenden Aufbewahrung und zur Vernichtung der auf dem elektronischen  Weg weitergeleiteten Postsendungen durch Weisung.  6 Die Staatskanzlei kann mit den Dienststellen besondere Vereinbarungen treffen.  §  13b * Physische Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten 1 Die Dienststellen beurteilen bei der Erfassung von Dokumenten in der elektronischen  Geschäftsverwaltung, ob diese zusätzlich physisch aufzubewahren sind. Sie haben ins- besondere Dokumente physisch aufzubewahren, a. bei denen dies rechtlich vorgeschrieben ist, b. die benötigt werden, um einen rechtserheblichen Sachverhalt zu beweisen, insbe-  sondere wegen handschriftlicher Unterschriften, c. deren weitere Verwendung in Verfahren nach den Bestimmungen des Gesetzes   über die Verwaltungsrechtspflege vom 3. Juli 19723 erforderlich ist, d. die dem Absender oder der Absenderin der Postsendung zurückzugeben oder ei-  nem Dritten auszuhändigen sind, insbesondere Urkunden und ähnliche Nachwei- se.  §  13c * Datenschutz 1 Die Bearbeitung von Personendaten und insbesondere die Auskunft über Personenda- ten richten sich nach dem Kantonalen Datenschutzgesetz vom 2. Juli 19904. 2 Das berechtigte Organ der juristischen Person und der Personengesellschaft des Han- delsrechts kann Auskunft darüber verlangen, ob Angaben über die eigene juristische  Person oder Personengesellschaft in der Verwaltung vorhanden sind. § 15 des Kantona- len Datenschutzgesetzes gilt sinngemäss.  5.2 Führung des Departementes  §  14 Departementsvorsteher oder -vorsteherin 1 Der Departementsvorsteher oder die Departementsvorsteherin führt das Departement  im Rahmen der Rechtsordnung und der vom Regierungsrat vorgegebenen Ziele insbe- sondere mit a. betrieblichen Leistungsaufträgen, b. allgemeinen Weisungen und Weisungen im Einzelfall.  3 SRL Nr. 40 4 SRL Nr. 38 in der geänderten Fassung vom 10. Mai 2021 (G 2021-054).  https://srl.lu.ch/data/38/de https://srl.lu.ch/data/40/de   6 Nr. 36  2 Er oder sie legt in einer Geschäftsordnung mindestens die übergeordneten Ge- schäftsprozesse fest, die für alle Dienststellen des Departementes gelten, insbesondere  die periodischen Rapporte mit den Dienststellenleiterinnen und -leitern sowie die In- formation und die Berichterstattung gegenüber dem Departement. Weisungen und wich- tige Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten.  §  15 Departementssekretär oder -sekretärin 1 Der Departementssekretär oder die Departementssekretärin sorgt insbesondere für a. die Vorbereitung der Geschäfte des Regierungsrates, b. die Koordination innerhalb des Departementes, insbesondere hinsichtlich des Per-  sonal-, Finanz- und Rechnungswesens, c. die Prüfung der Geschäfte, welche die Dienststellen unterbreiten, d. die Durchführung der Vernehmlassungs- und Mitberichtsverfahren, e. die Bearbeitung der parlamentarischen Vorstösse und weiterer parlamentarischer   Geschäfte, f. die Betreuung des Geschäftsverkehrs mit den dem Departement zugeordneten An-  stalten.  §  16 Informationspflichten 1 Die Departementvorsteherinnen und -vorsteher informieren den Regierungsrat recht- zeitig über die Belange gemäss § 28 Absatz 3a und c des Organisationsgesetzes (OG)  vom 13. März 19955 und orientieren über den Beginn und den Verlauf von wichtigen  Vertragsverhandlungen und von wichtigen Verhandlungen im interkantonalen Bereich. 2 Sie ersuchen den Regierungsrat a. um ein Mandat für Verhandlungen über wichtige interkantonale Verträge und   Verträge mit rechtsetzendem Inhalt, b. um seine Meinung vor wichtigen Entscheiden von interkantonalen Regierungs-  konferenzen und anderen Gremien.  5.3 Führung der Dienststelle  §  17 Dienststellenleiterinnen und -leiter 1 Der Dienststellenleiter oder die Dienststellenleiterin legt die wichtigsten Geschäftspro- zesse fest und sorgt für zweckmässige Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsbe- reiche. 2 Er oder sie bestimmt die zur Erreichung der Ziele notwendigen planerischen, organisa- torischen und kontrollierenden Massnahmen.  5 SRL Nr. 20  https://srl.lu.ch/data/20/de   Nr. 36 7  3 Insbesondere stellt er oder sie im Rahmen der Vorgaben des Departementes die zweck- mässige Verwendung der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel für den Einsatz  des Personals und der Sachmittel sicher. 4 Im Übrigen gelten die Grundsätze des Personal- und des Finanzrechts.  §  18 Informationspflichten 1 Die Dienststellenleiterinnen und -leiter informieren den Departementsvorsteher oder  die Departementsvorsteherin, beziehungsweise gemäss dessen oder deren Vorgaben das  Departementsekretariat, rechtzeitig über a. grundlegende Planungen und Konzepte, b. Vorhaben mit erheblichem Aufwand oder erheblichen Auswirkungen, c. Geschäfte von besonderer Tragweite oder mit politischer Bedeutung. 2 Zu den Angelegenheiten, über die informiert werden muss, gehören insbesondere a. beabsichtigte Ernennungen von Stellvertretungen in der Dienststellenleitung oder   von Abteilungsleiterinnen und -leitern (§ 35 Abs. 3 OG) sowie weitere wichtige  Personalentscheide zu Schlüsselpositionen (wie Anstellungen, Freistellungen,  Kündigungen),  b. Aufsichtssachen.  §  19 Besondere Regelungen 1 Unterliegt eine Dienststelle lediglich der Dienstaufsicht, umfasst diese die Belange des  Personal- und des Finanzwesens sowie der Organisation. 2 Für die Anstalten, die gemäss der Verordnung über die Zuordnung der Anstalten zu  den Departementen vom 4. Dezember 20126 den Departementen zugeordnet sind, gilt  die Spezialgesetzgebung. 3 Absatz 1 gilt sinngemäss auch für Organisationseinheiten, die der Staatskanzlei  administrativ zugeordnet sind.  6 Rechtsdienst des Regierungsrates  §  20 Rechtskonsulent oder Rechtskonsulentin 1 Der Rechtskonsulent oder die Rechtskonsulentin berät den Regierungsrat und die  Rechtsdienste der Departemente und der Staatskanzlei. 2 Er oder sie hat insbesondere folgende Aufgaben: a. Überprüfung der Entscheids- und Erlassentwürfe, welche die Departemente und   die Staatskanzlei dem Regierungsrat zum Beschluss vorlegen, unter dem Ge- sichtspunkt des allgemeinen Staats- und Verwaltungsrechts,  6 SRL Nr. 37a  https://srl.lu.ch/data/37a/de   8 Nr. 36  b. Verfassen von Rechtsgutachten für den Regierungsrat, c. Leitung der Koordinationskonferenz der Leiterinnen und Leiter der Rechtsdienste. 3 Er oder sie kann zur redaktionellen und gesetzestechnischen Überprüfung gemäss Ab- satz 2a die Dienste der Staatskanzlei beiziehen. 4 Er oder sie kann dem Regierungsrat Mitberichte zu Entwürfen der Departemente und  der Staatskanzlei vorlegen.  §  21 Instruktion in Beschwerdeverfahren 1 Die Beschwerdeentscheide des Regierungsrates werden instruiert  a. vom sachlich zuständigen Departement, wenn die Beschwerde sich gegen eine un-  tere Instanz richtet, b. vom Justiz- und Sicherheitsdepartement, wenn die Beschwerde sich gegen ein   anderes Departement richtet oder von einem anderen Departement eingereicht  wurde oder gemäss besonderer Anordnung des Regierungsrates,  c. vom Bau-, Umwelt- und Wirtschaftsdepartement, wenn die Beschwerde sich ge- gen das Justiz- und Sicherheitsdepartement richtet oder sie von diesem eingereicht  wurde.  2 In Beschwerdeverfahren vor Gerichten nimmt das sachlich zuständige Departement  Stellung, soweit der Regierungsrat nichts anderes anordnet.  7 Meldungen von Verwaltungsmitarbeiterinnen und  -mitarbeitern  §  22 1 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung können Meldung gemäss § 46a  Absatz 1 des Personalgesetzes7 erstatten:   a. ihren Vorgesetzten, b. dem Aufsichtsorgan über das Organ, dem der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin   angehört. 2 Der oder die Vorgesetzte oder das Aufsichtsorgan nimmt die Meldung zur Prüfung ent- gegen. 3 Wer Meldung erstattet, darf weder direkt noch indirekt benachteiligt werden.  7 SRL Nr. 51  https://srl.lu.ch/data/51/de   Nr. 36 9  8 Liste der geplanten Verordnungsänderungen  §  23 1 Die Staatskanzlei erstellt in Absprache mit den Departementen dreimal im Jahr eine  Liste der geplanten Verordnungen und Verordnungsänderungen und veröffentlicht sie  im Internet.    10 Nr. 36  Änderungstabelle - nach Paragraf  Element Beschlussdatum Inkrafttreten Änderung Fundstelle G Erlass 04.07.2017 01.09.2017 Erstfassung G 2017-086 § 13 23.08.2021 01.09.2021 Titel geändert G 2021-056 § 13 Abs. 1 23.08.2021 01.09.2021 geändert G 2021-056 § 13 Abs. 2 23.08.2021 01.09.2021 geändert G 2021-056 § 13 Abs. 3 23.08.2021 01.09.2021 geändert G 2021-056 § 13a 23.08.2021 01.09.2021 eingefügt G 2021-056 § 13b 23.08.2021 01.09.2021 eingefügt G 2021-056 § 13c 23.08.2021 01.09.2021 eingefügt G 2021-056    Nr. 36 11  Änderungstabelle - nach Beschlussdatum  Beschlussdatum Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle G 04.07.2017 01.09.2017 Erlass Erstfassung G 2017-086 23.08.2021 01.09.2021 § 13 Titel geändert G 2021-056 23.08.2021 01.09.2021 § 13 Abs. 1 geändert G 2021-056 23.08.2021 01.09.2021 § 13 Abs. 2 geändert G 2021-056 23.08.2021 01.09.2021 § 13 Abs. 3 geändert G 2021-056 23.08.2021 01.09.2021 § 13a eingefügt G 2021-056 23.08.2021 01.09.2021 § 13b eingefügt G 2021-056 23.08.2021 01.09.2021 § 13c eingefügt G 2021-056   	1 Allgemeines 	§ 1 Departementsleitung 	§ 2 Dienststellen 	§ 3 Zuständigkeitskonflikte  	2 Departemente 	§ 4 Departementszuteilung 	§ 5 Vertretung der Geschäfte im Regierungsrat und im Kantonsrat  	3 Konferenz der Departementssekretärinnen und ‑sekretäre 	§ 6  	4 Unterschriftsberechtigung 	§ 7 Allgemeines 	§ 8 Kollektivunterschrift 	§ 9 Departementensvorsteherinnen und -vorsteher 	§ 10 Departementsekretärinnen und -sekretäre 	§ 11 Dienststellenleiterinnen und -leiter  	5 Verwaltungsführung 	5.1 Allgemeines 	§ 12 Zusammenarbeit in der Verwaltung 	§ 13 Informations-, Geschäftsverwaltungs- und Dokumentationssysteme * 	§ 13a * Übertragung von Einsendungen in ein elektronisches Format 	§ 13b * Physische Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten 	§ 13c * Datenschutz  	5.2 Führung des Departementes 	§ 14 Departementsvorsteher oder -vorsteherin 	§ 15 Departementssekretär oder -sekretärin 	§ 16 Informationspflichten  	5.3 Führung der Dienststelle 	§ 17 Dienststellenleiterinnen und -leiter 	§ 18 Informationspflichten 	§ 19 Besondere Regelungen   	6 Rechtsdienst des Regierungsrates 	§ 20 Rechtskonsulent oder Rechtskonsulentin 	§ 21 Instruktion in Beschwerdeverfahren  	7 Meldungen von Verwaltungsmitarbeiterinnen und ‑mitarbeitern 	§ 22  	8 Liste der geplanten Verordnungsänderungen 	§ 23