Locaux de l'étude     189.112     1    Ordonnance  portant exécution de la loi sur le notariat1)     du 6 décembre 1978     L'Assemblée constituante de la République et Canton du Jura,     vu l'article 3 des dispositions finales et transitoires de la Constitution  cantonale,   vu les articles 9, alinéa 3, et 28 à 32 de la loi du 9 novembre 1978 sur le  notariat2),    vu les articles 1er, alinéa 3, 4, chiffre 2, 10, 11, 37, alinéa 3, 41, 52, alinéa  2, et 53, alinéas 2 et 3, du décret du 6 décembre 1978 concernant  l'exécution de la loi sur le notariat (décret sur le notariat)3),    arrête :    Locaux de  l'étude  a) Conditions  qu'ils ont à  remplir   Article premier  1 Les locaux d'une étude doivent, par leur situation, leur  disposition et leur installation, permettre au notaire d'exercer sa  profession d'une manière convenable et sans entrave d'aucune sorte. Ils  ne doivent pas servir à d'autres fins.    2 En particulier, ils doivent avoir une entrée indépendante et être ouverts  au public, en règle générale, du lundi au vendredi pendant les heures  ordinaires de bureau.   3 Le bureau où le notaire procède aux actes proprement dits de sa  profession doit être disposé et installé de façon qu'il n'y ait pas à craindre  de violation du secret professionnel.   b) Inspection Art. 2  1 Avant de délivrer au sujet de l'installation d'une étude  l'attestation prévue à l'article 8, alinéa 1, de la loi sur le notariat, la  Recette et Administration de district devra s'assurer, par une inspection,  que les locaux remplissent les conditions requises à l'article premier.   2 Mention expresse de cette inspection et de ses résultats sera faite dans  l'attestation. Tout transfert de l'étude ou tout changement dans ses  locaux seront portés à la connaissance du Département de la Justice et  de l'Intérieur.   Qualités  extérieures des  actes notariés  a) Papier    Art. 3  1 Pour l'établissement des minutes et des expéditions, il ne peut  être utilisé que du papier de format A4, solide et de bonne qualité.        189.112     2       2 Le papier pour pièces justificatives du registre foncier doit satisfaire aux  exigences fixées par le Département de la Justice et de l'Intérieur quant  à sa qualité, son format et sa distribution.   b) Ecriture  Art. 4  1 Les minutes seront écrites à la main, proprement et lisiblement.  Elles peuvent également être établies à la machine, mais d'une écriture  durable et non communicative, ou selon un procédé durable de  multicopie mécanique.    2 L'utilisation de formules imprimées n'est admise que pour établir des  actes de cautionnement ou dresser des actes de protêt.    3 Pour les légalisations, il peut aussi être utilisé un timbre portant le  procès-verbal de légalisation.   4 Les expéditions seront établies à la machine, mais d'une écriture  durable et non communicative, ou selon un procédé durable de  multicopie mécanique, ou encore sous forme de photocopie. Dans ce  dernier cas, il y a lieu d'attester que la photocopie correspond  exactement à l'acte original, chaque page de l'expédition devant être  munie du sceau notarial. Demeurent réservées les prescriptions  spéciales régissant l'établissement des pièces justificatives destinées au  registre foncier.   c) Contrôle Art. 5  Le conservateur du registre foncier refusera d'inscrire les actes  qui ne répondent pas aux prescriptions des articles 3 et 4.     Garde des  minutes et de  leurs annexes   Art. 6  1 Le notaire numérotera ses minutes selon l'ordre chronologique.  Toutes les pièces justificatives relatives à la minute porteront le numéro  d'ordre de cette dernière (art. 35 du décret sur le notariat).    2 Les minutes seront reliées avec leurs annexes dans l'ordre de leur  numérotation ou réunies dans des classeurs solides pour autant que l'on  utilise pour les minutes du papier perforé d'avance qui se prête à être mis  en classeur.   3 Les minutes et les annexes seront conservées avec soin dans un lieu  sûr.    Répertoires  a) Espèces   Art. 7  1 Tous les actes seront répertoriés par ordre chronologique et  suivant une numérotation continue, dans des registres qui seront fournis  aux notaires par la Chancellerie d'Etat au prix de revient (art. 53 du  décret sur le notariat).        189.112     3        2 Le répertoire A mentionnera les actes en minutes et les actes de  mutation établis selon la procédure simplifiée. Le répertoire B  mentionnera les actes en brevet (légalisation de signatures et de copies,  attestations, cautionnements, etc.). Les dispositions de dernière volonté,  les pactes successoraux et les procès-verbaux d'ouverture de ces pactes  seront numérotés et conservés séparément; ils seront portés au  répertoire C (art. 39, al. 2, du décret sur le notariat).   3 Ces répertoires contiendront :   a) le numéro de l'affaire suivant l'ordre chronologique;  b) les noms, domicile et lieu d'origine des parties ou des personnes qui   ont requis l'acte;  c) une brève désignation de l'objet de l'acte;  d) la date de l'établissement de l'acte;  e) la date de la délivrance de l'acte et éventuellement de la cédule   hypothécaire;  f) les nom et domicile de la personne à qui est délivré l'acte ou la cédule   hypothécaire.   4 Pour les actes qui concernent des contrats relatifs à des droits réels sur  les immeubles, le répertoire A contiendra en outre : la date de la remise  de l'acte au registre foncier, la date de son inscription et celle de sa  restitution au notaire avec la cédule hypothécaire. L'inscription  mentionnera en outre les cédules hypothécaires établies dans un contrat  de mutation.   5 Les copies des actes de protêt seront transcrites dans un registre  spécial conformément à l'article 1040 du Code des obligations4).   b) Enregistre-  ment    Art. 8  1 Les actes seront répertoriés aussitôt établis.    2 Les répertoires seront pourvus d'une table alphabétique des parties.   3 Ils seront conservés comme les minutes.    Opérations de  fonds   Art. 9  1 Le notaire a l'obligation de conserver séparément de ses  propres deniers les fonds et valeurs de clients ou de tiers à lui confiés ou  qui se trouvent entre ses mains à un titre quelconque par le fait de son  activité professionnelle. Il n'a en aucune circonstance, même à titre  passager, le droit de les utiliser à des fins personnelles ou de les  mélanger à ses biens propres.   2 Le notaire remettra à leur destinataire ou placera en banque les fonds à  lui confiés, à moins qu'ils ne doivent être tenus à disposition en vue de  paiements à brève échéance, et dans la mesure qu'exigent ces  paiements.        189.112     4        3 Les fonds appartenant à divers clients peuvent être placés sur un  compte unique portant expressément la désignation "fonds de clients". Si  les montants revenant à un client excèdent la somme de 5 000 francs, ils  doivent être placés en banque au nom de l'intéressé.   Comptabilité  a) Généralités   Art. 10  1 Le notaire est astreint à tenir, conformément aux principes  commerciaux, une comptabilité de ses créances et dettes à l'égard de  clients ou de tiers, pour autant qu'elles résultent de sa profession; il  tiendra également une comptabilité auxiliaire concernant ses honoraires  courants et les débours à porter au compte du client.    2 Les livres, y compris la comptabilité auxiliaire, doivent permettre de  déterminer en tout temps le montant exact des deniers appartenant à  autrui que détient le notaire, ainsi que ses engagements d'ordre  professionnel à l'égard de clients ou de tiers.   3 Est acceptée comme système de comptabilité toute comptabilité double  admise par le Département de la Justice et de l'Intérieur. Les différents  comptes seront numérotés de façon continue d'après un registre  chronologique; le notaire tiendra en même temps un registre  alphabétique des comptes. Si les comptes caisse et compte de chèques  ne sont tenus que sommairement en écriture double, les transcriptions  doivent se faire sur la base d'un livre de caisse et de compte de chèque  relié.   b) Livres et  contrôles   Art. 11  1 Sont prescrits, en plus des livres nécessaires à la comptabilité  double, les contrôles suivants :    a) des bilans trimestriels et des bouclements annuels, avec justification  de la capacité de paiement;   b) un état de papiers-valeurs, où le notaire inscrira dans l'ordre  chronologique tous les papiers-valeurs, ainsi que les polices  d'assurance vie et rente qui lui sont confiés, avec indication de  l'entrée et de la sortie; cet état contiendra en outre la quittance ou le  nom du destinataire, ainsi qu'un registre alphabétique. Les titres  hypothécaires remis au notaire pour un certain temps seulement en  vue d'inscriptions au registre foncier n'ont pas besoin d'être portés  dans l'état des papiers-valeurs.    2 Dans les inventaires qu'il établit, le notaire mentionnera par qui sont  conservés les papiers-valeurs, fonds en espèces, monnaies et  collections dont il est question (art. 26 du décret du 6 décembre 1978 sur  l'établissement d'inventaires5)).       189.112     5      c) Décompte Art. 12  1 Dans les trente jours au plus tard dès la liquidation de chaque  affaire, le notaire adressera à son client un décompte des opérations de  fonds et lui versera le solde pouvant lui revenir, sous déduction de sa  créance en émoluments et débours. Il justifiera en règle générale, par un  bien-trouvé et une quittance pour solde, de l'acceptation du décompte,  de la remise du solde et des pièces accompagnant ce décompte. Il  exigera des reçus pour tous les papiers-valeurs délivrés, ainsi que les  quittances ou récépissés séparés pour les montants en espèces versés.   2 Dans les cas de gérances de fortunes, ainsi que de mandats dont  l'exécution exige un certain temps, le notaire adressera à son client  périodiquement, mais au moins une fois par an, un extrait de compte qu'il  fera reconnaître par l'intéressé.   Capacité de  paiement   Art. 13  1 Le notaire doit être en tout temps en mesure de remettre aux  ayants droit tous les papiers-valeurs et fonds qui lui ont été confiés.   2 Il justifiera de sa capacité de paiement de la manière suivante :   1. par la présentation des papiers-valeurs à lui confiés;   2. par la présentation des carnets d'épargne ou attestations bancaires   concernant les avoirs en compte-courant au nom de ses divers  clients;    3. par les avoirs en banque (compte d'épargne ou compte-courant) au  compte collectif "fonds de clients";    4. par les avoirs au compte de chèques;  5. par les espèces en caisse.   3 Les créances en débours et émoluments selon la comptabilité  auxiliaire, ainsi qu'en avances, ne peuvent être portées en compte qu'au  client qu'elles concernent.   Classement  des pièces  justificatives   Art. 14  Le notaire conservera, classés d'une manière appropriée et  séparément, les pièces justificatives de comptes, les reçus de papiers- valeurs pour autant qu'ils ne figurent pas dans le contrôle de ces  derniers, les avis de bien-trouvé et les quittances pour solde.    Surveillance des  opérations de  fonds et de la  comptabilité   Art. 15  Le Département de la Justice et de l'Intérieur surveille  l'observation correcte des prescriptions touchant les opérations de fonds  et la comptabilité des notaires. Il émet à ce sujet des instructions  spéciales.    Inspections Art. 16  Les inspections se feront très minutieusement et avec le plus  grand soin; elles auront lieu dans la règle sans avertissement préalable.        189.112     6      Obligation de  discrétion   Art. 17  Les organes chargés de procéder aux inspections sont tenus  d'observer à l'égard de chacun la discrétion la plus absolue quant aux  constatations faites.    Indemnités aux  membres de la  Chambre des  notaires   Art. 18  Les membres de la Chambre des notaires sont rétribués  conformément aux dispositions applicables à l'administration de la justice  et des tribunaux.    Entrée en  vigueur   Art. 19  Le Gouvernement fixe la date de l'entrée en vigueur6) de la  présente ordonnance.      Delémont, le 6 décembre 1978       AU NOM DE L'ASSEMBLEE CONSTITUANTE  DE LA REPUBLIQUE ET CANTON DU JURA     Le président : François Lachat   Le secrétaire général : Joseph Boinay                               1) Ordonnance du 16 juin 1950 portant exécution de la loi sur le notariat (RSB 169.112)   2) RSJU 189.11  3) RSJU 189.111   4) RS 220  5) RSJU 214.431   6) 1er janvier 1979       http://rsju.jura.ch/fr/viewdocument.html?IdcService=Cote&Cote=189.11 http://rsju.jura.ch/fr/viewdocument.html?IdcService=Cote&Cote=189.111 http://www.admin.ch/ch/f/rs/2/220.fr.pdf http://www.admin.ch/ch/f/rs/2/214.431.fr.pdf