Règlement de gestion de l'Autorité régionale de conciliation du Jura bernois – Seeland (RG AC JBS)   1  164.211  Règlement de gestion de l'Autorité régionale de conciliation du Jura bernois –  Seeland (RG AC JBS)  du 09.11.2010 (état au 01.01.2011)  L’Autorité régionale de conciliation du Jura bernois-Seeland,  en application de l’article 12 en relation avec l’article 15 de la loi du 11 juin 2009 sur l’organisation des autorités judiciaires et du Ministère public (LOJM)1),  arrête:  1 Statut et organisation  Art.  1 Statut 1 Sous réserve des tâches et des attributions de la Direction de la magistrature, de la Cour suprême et du Tribunal régional du Jura bernois-Seeland, l’Autorité de conciliation s’administre et s’organise elle-même. 2 Si nécessaire, le ou la juge en chef se concerte avec les organes de direction des autres autorités judiciaires civiles et pénales de la région du Jura bernois- Seeland ainsi qu’avec la Cour suprême.  Art.  2 Principes de l’auto-administration 1 Les  personnes  et  les  organes  de  direction  de  l’Autorité  de  conciliation respectent et appliquent par analogie les principes visant à mettre l’accent sur la direction stratégique, les prestations fournies et les coûts conformément à l’article  3,  alinéas 2,  4 et  5  de la loi  du 26 mars 2002 sur  le  pilotage des finances et des prestations (LFP)2). 2 L’Autorité de conciliation applique à l’interne comme à l’externe le principe de la  transparence  et  du  droit  à  l’information,  tout  en  respectant  le  secret  de fonction et la protection des données.  Art.  3 Agence 1 L’Autorité régionale de conciliation du Jura bernois-Seeland est dotée d’une agence à Moutier.  1) RSB 161.1 2) RSB 620.0  * Tableaux des modifications à la fin du document  11-83      164.211  2  2 La notion d’autorité de conciliation englobe aussi l’agence de Moutier. 3 La conférence des présidents, le ou la juge en chef, ainsi que le greffier ou la greffière en chef sont également compétents pour l’agence de Moutier. 4 L’organisation et la suppléance sont réglées par les organes compétents de l’Autorité de conciliation, également pour l’agence de Moutier.  2 Organes de l’Autorité régionale de conciliation du Jura bernois- Seeland  Art.  4 1 Les organes de l’Autorité de conciliation sont  a la conférence des présidents, b le ou la juge en chef, c le suppléant ou la suppléante du ou de la juge en chef, d le greffier ou la greffière en chef.  2.1 Conférence des présidents  Art.  5 Composition et droit de vote 1 Tous les présidents et présidentes ordinaires attribués par la Cour suprême à l’Autorité de conciliation constituent la conférence des présidents. 2 Chaque président et présidente dispose d’une voix, indépendamment de son taux d’occupation. 3 Les  présidents  et  présidentes  extraordinaires  peuvent  participer  à  la conférence des présidents avec voix consultative. A partir d’un engagement de six  mois,  ils  ont  le  même droit  de  vote  que  les  présidents  et  présidentes ordinaires. 4 Le ou la juge en chef préside la conférence des présidents.  Art.  6 Tâches 1 La conférence des présidents propose à la Cour suprême de désigner un président ou une présidente en tant que juge en chef pour une durée de trois ans (art. 86, al. 2 LOJM). 2 Elle désigne  a le suppléant ou la suppléante du ou de la juge en chef, b le greffier en chef ou la greffière en chef.       3  164.211  3 Elle est compétente pour engager et déterminer le taux d’occupation du reste du personnel. 4 Elle détermine l’étendue, le type et l’organisation du conseil juridique. 5 Elle détermine la réduction des tâches ordinaires incombant au ou à la juge en chef et à son suppléant ou à sa suppléante. 6 Elle détermine la réduction des tâches ordinaires incombant au greffier en chef ou à la greffière en chef. 7 Elle est compétente pour élaborer la convention annuelle sur la gestion des ressources avec la Cour suprême. 8 Elle  est  compétente  pour  édicter  et  modifier  le  présent  règlement,  sous réserve de l’approbation de la Cour suprême.  Art.  7 Convocation, ordre du jour 1 La conférence des présidents est convoquée par le ou la juge en chef  a dès qu’une affaire doit être traitée; b lorsque deux présidents ou présidentes l’exigent, cette demande devant  alors être remise au ou à la juge en chef avec les affaires portées à l’ordre du jour;  c au moins une fois par année. 2 Les personnes qui ont le droit de participer sont convoquées aux séances par écrit (ou par courriel). 3 Le  greffier  ou  la  greffière  en  chef  participe  aux  séances  avec  voix consultative. 4 La convocation doit être envoyée en règle générale dix jours avant la séance, accompagnée de l’ordre du jour et de la documentation éventuelle.  Art.  8 Prise de décisions 1 La conférence des présidents statue à la majorité relative des voix exprimées. Pour  qu’une  décision  soit  valable,  plus  de  la  moitié  de  tous  les  membres doivent participer à la séance. 2 En cas d’égalité des voix  a pour les décisions: le ou la juge en chef départage; b pour les élections: le sort décide. 3 Les décisions par voie de circulation sont admises. Dans ce cas, ces voix sont remises par écrit (ou par courriel) par déclaration au ou à la juge en chef.       164.211  4  2.2 Le ou la juge en chef  Art.  9 Tâches 1 Le ou la juge en chef veille à la marche régulière des affaires de l’Autorité de conciliation.  Il  ou  elle  est  responsable  de  l’administration  de  l’Autorité  de conciliation  et  est  compétente  pour  toutes  les  affaires  qui  ne  sont  pas attribuées à un autre organe, en particulier pour  a représenter  l’Autorité  de  conciliation  devant  la  Cour  suprême  et  à l’extérieur;  b élaborer  et  conclure  la  convention  avec  le  Tribunal  régional  du  Jura bernois-Seeland;  c représenter l’Autorité de conciliation au Tribunal régional du Jura bernois- Seeland et défendre les intérêts de celle-ci au sein du directoire élargi;  d gérer les ressources à disposition de l’Autorité de conciliation; e gérer  le  personnel  de  l’Autorité  de  conciliation,  dans  la  mesure  où  la  conférence des présidents n’est pas compétente; f garantir  des  compétences  professionnelles  et  sociales  élevées  des  agents et des agentes; g conduire les entretiens annuels avec son suppléant ou sa suppléante, les  présidents  et  les  présidentes,  les  greffiers  et  les  greffières  et  les secrétaires de tribunal;  h surveiller le fonctionnement du secrétariat; i surveiller la comptabilité; k régler la répartition équilibrée de la charge de travail  des présidents et  présidentes; l décider  si  les  présidents  et  présidentes  doivent  prêter  main-forte  à  d’autres autorités judiciaires ou de conciliation; m demander de l’aide à d’autres autorités; n convoquer et diriger les séances de la conférence des présidents; o exécuter les décisions de la conférence des présidents; p maintenir le contact avec les juges spécialisés et les informer; q définir les principes concernant l’enregistrement, la gestion et l’archivage  des dossiers; r garantir une formation continue adaptée aux besoins; s élaborer et adopter le concept de sécurité et le règlement interne; t mettre  en  œuvre  la  législation  sur  la  protection  des  données dans la  mesure où elle est applicable; u garantir la sécurité des données électroniques, en particulier en édictant  des restrictions d’accès et des instructions.       5  164.211  2 Il ou elle peut déléguer l’exécution d’affaires ou de tâches au greffier ou à la greffière en chef ou à des présidents ou présidentes. 3 L’exécution des affaires et des tâches selon l’alinéa 1, lettres g, q, r et s pour l’agence peut être déléguée au président ou à la présidente de l’agence.  Art.  10 Suppléant ou suppléante 1 Le  suppléant  ou  la  suppléante  assiste  le  ou  la  juge  en  chef  dans l’accomplissement des tâches et le ou la représente en cas d’empêchement.  2.3 Greffier ou greffière en chef  Art.  11 1 Le greffier ou la greffière en chef  assiste le ou la juge en chef et  tient  le procès-verbal des séances de la conférence des présidents. 2 Il ou elle coordonne et délègue les tâches supplémentaires des greffiers et des greffières, ainsi que des secrétaires de tribunal. 3 Les  autres  tâches  sont  définies  par  la  conférence  des  présidents,  sur proposition du ou de la juge en chef.  2.4 Direction du secrétariat  Art.  12 1 Le secrétariat est dirigée par un chef ou une cheffe. 2 Le ou la cheffe est compétente pour  a surveiller le secrétariat; b suivre les apprentis et les apprenties; c accomplir les autres tâches particulières qui lui sont attribuées.  2.5 Signatures et compétences financières  Art.  13 Signatures 1 Le  ou  la  juge  en  chef  signe  les  affaires  relevant  de  la  compétence  de l’Autorité de conciliation. 2 Dans les autres cas, le droit de signature dépend des tâches assignées. Une délégation est possible. 3 Les autres dispositions applicables sont réservées.       164.211  6  Art.  14 Compétences financières 1 Le  ou  la  juge  en  chef  ou  son  suppléant  ou  sa  suppléante  sont  seuls compétents pour autoriser les dépenses uniques jusqu’à concurrence de 10 000 francs.  2.6 Procès-verbaux et information  Art.  15 Principe 1 Le ou la juge en chef informe de manière appropriée le personnel sur ses activités.  Art.  16 Procès-verbal 1 Les propositions et les décisions de la conférence des présidents font l’objet d’un procès-verbal qui rend également compte, dans une forme abrégée, des délibérations. 2 Il doit être envoyé par écrit (par courriel) aux présidents et présidentes dans les cinq jours suivant la séance. 3 Les éventuels compléments et corrections doivent être demandés par écrits dans les cinq jours. 4 Les décisions doivent être communiquées par le ou la juge en chef au reste du personnel au moyen d’extraits  du procès-verbal  ou d’une autre  manière appropriée.  Art.  17 Consultation des dossiers 1 Les présidents et présidentes ont accès à tous les dossiers de la conférence des présidents. 2 Ils ont accès aux dossiers du ou de la juge en chef, dans la mesure où ils sont personnellement concernés ou s’ils en ont besoin pour l’accomplissement de leurs tâches.  3 Dispositions diverses  Art.  18 Fonctions à l’Autorité de conciliation 1 Exercent une fonction à l’Autorité de conciliation  a les présidents et présidentes ordinaires, b les  présidents  et  présidentes  extraordinaires  désignés  par  la  Cour  suprême, c les greffiers et les greffières,       7  164.211  d les représentants et les représentantes paritaires pour les litiges relevant du droit du travail et du droit du bail (juges spécialisés),  e les secrétaires de tribunal, f les stagiaires juristes, les apprentis et les apprenties.  Art.  19 Tâches des présidents et présidentes 1 Les  présidents  et  présidentes  veillent  à  ce  que  le  conseil  juridique  et  la conciliation soient efficaces et de haute qualité. 2 Ils accomplissent d’autres tâches qui leur sont déléguées par la législation.  Art.  20 Taux d’occupation 1 Le taux d’occupation des présidents et présidentes est déterminé lors de leur élection par le Grand Conseil. Le directoire de la Cour suprême décide, sur demande,  des  modifications  du  taux  d’occupation  pendant  la  période  de fonction. Il n’existe aucun droit à la modification du taux d’occupation.  Art.  21 Activités annexes et charges publiques 1 Les demandes d’autorisation des présidents et  présidentes pour l’exercice d’activités annexes ou de charges publiques doivent être remises au ou à la juge en chef avec toutes les informations nécessaires. Celui-ci ou celle-ci les transmet  au  directoire  de  la  Cour  suprême  avec  ses  remarques  et  une éventuelle proposition.  Art.  22 Sécurité 1 Le ou la juge en chef ou pour l’agence, les présidents et présidentes affectés à  l’agence,  sont  habilités  à  ordonner  des  mesures  pour  protéger  des personnes  et  des  biens,  en  particulier  des  contrôles  généraux  d’accès  au bâtiment et aux salles du tribunal, des contrôles de personnes et d’effets, ainsi qu’à expulser des personnes du bâtiment. 2 De cas en cas, des mesures de sécurité peuvent également être ordonnées par la personne qui dirige la procédure, si possible en accord avec le ou la juge en chef.  Art.  23 Secret de fonction 1 Tous les agents et les agentes sont tenus au secret concernant les faits dont ils  ont  eu  connaissance  dans  l’exercice  de  leur  fonction  à  l’Autorité  de conciliation.       164.211  8  2 Le secret de fonction est également valable pour les experts et expertes, les interprètes, ainsi que d’autres intervenants ou intervenantes. Ceux-ci doivent être rendus attentifs par la personne qui dirige la procédure à l’obligation de garder le secret, ainsi qu’aux conséquences pénales en cas de violation de celle-ci. 3 Le directoire de la Cour suprême décide de la levée du secret de fonction.  Art.  24 Tenue vestimentaire 1 Les présidents et les présidentes, les greffiers et les greffières, les secrétaires de  tribunal,  les  juges  spécialisés,  ainsi  que  les  représentants  et  les représentantes  des  parties  se  présentent  aux  séances  de  l’Autorité  de conciliation en tenue convenable.  Art.  25 Règlement des conflits 1 Les conflits entre agents ou agentes doivent si possible se régler à l’interne. 2 Les personnes concernées doivent d’abord chercher le dialogue entre elles et la personne de contact nommée par le ou la juge en chef. 3 Si aucun accord ne peut être obtenu, l’affaire est soumise au ou à la juge en chef. Celui ou celle-ci prend les mesures appropriées. Il ou elle peut faire appel à la Cour suprême. 4 S’il  s’agit  d’une affaire pouvant revêtir  de l’importance dans le cadre de la surveillance, le ou la juge en chef en informe la Cour suprême.  4 Dispositions finales  Art.  26 1 Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2011. 2 Il est publié dans le Recueil officiel des lois bernoises.  Bienne, le 9 novembre 2010 Au nom de l'Autorité régionale de conciliation du Jura bernois-Seeland, le juge en chef: Lüthi  Approuvé par le directoire de la Cour suprême le 18 novembre 2010       9  164.211  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en  vigueur  Elément Modification Référence ROB  09.11.2010 01.01.2011 Texte législatif première version 11-83       164.211  10  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en  vigueur  Modification Référence ROB  Texte législatif 09.11.2010 01.01.2011 première version 11-83