412.108.1   1   Ordonnance  sur les systèmes d’information dans le domaine  de la formation professionnelle et des hautes écoles   (OSFPrHE)   du 15 septembre 2017 (Etat le 1er avril 2021)     Le Conseil fédéral suisse,   vu les art. 56b, al. 3, 65, al. 1, et 68, al. 1, de la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur  la formation professionnelle (LFPr)1,   vu l’art. 67 de la loi du 30 septembre 2011 sur l’encouragement et la coordination  des hautes écoles (LEHE)2,   vu l’art. 10 de la loi fédérale du 19 juin 1987 concernant l’attribution de bourses à  des étudiants et artistes étrangers en Suisse3,4   arrête:   Section 1 Objet   Art. 1   1 La présente ordonnance régit le traitement des données dans les systèmes d’infor- mation suivants du Secrétariat d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation  (SEFRI):   a. le système d’information selon l’art. 56b LFPr pour les subventions versées  selon l’art. 56a LFPr aux personnes ayant suivi des cours préparatoires aux  examens professionnels fédéraux et aux examens professionnels fédéraux  supérieurs (cours préparatoires);   b. le système d’information pour la liste des cours préparatoires visée à  l’art. 66g de l’ordonnance du 19 novembre 2003 sur la formation profes- sionnelle (OFPr)5 (liste des cours préparatoires);   c. le système d’information pour la reconnaissance des diplômes et des certifi- cats étrangers (application spécialisée Reconnaissance des diplômes);   d. le système d’information pour la liste des titres protégés de la formation pro- fessionnelle initiale et de la formation professionnelle supérieure (liste des  professions) visée à l’art. 38, al. 1, OFPr;        RO 2017 5215  1  RS 412.10  2  RS 414.20  3 RS 416.2  4 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1er janv. 2020   (RO 2019 3225).  5 RS 412.101   412.108.1      Formation professionnelle   2   412.108.1   e.6 le système d’information pour les bourses attribuées à des chercheurs et ar- tistes étrangers en Suisse.   2 Les systèmes d’information mentionnés à l’al. 1, let. a à d, sont des sous-systèmes  du système central «BerufsbildungsCompetenz-Center (BeCC)».7   Section 2  Système d’information pour les subventions versées aux personnes  ayant suivi des cours préparatoires    Art. 2 But   Le SEFRI gère un système d’information pour:   a. contrôler le versement des subventions aux personnes ayant suivi des cours  préparatoires (art. 56a LFPr);   b. établir et analyser des statistiques sur le versement de subventions au sens de  la let. a.   Art. 3 Données   Le système d’information traite les données suivantes:   a. données personnelles:   1. nom, prénom,   2. adresse, domicile fiscal, adresse électronique et numéro de téléphone,   3. date de naissance, sexe et lieu d’origine,   4. numéro AVS,   5. diplômes,   6. nombre d’années d’expérience professionnelle dans le domaine corres- pondant,   7. coordonnées bancaires;   b. données sur les cours préparatoires:   1. cours fréquentés avec indication du numéro de cours,   2. prestataires;    c. documents liés à la demande:   1. décision concernant la réussite ou l’échec à l’examen qui a été passé  (art. 66b, let. d, OFPr8),   2. attestation de paiement des frais de cours pris en considération  (art. 66b, let. c, OFPr),       6 Introduite par le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1er janv. 2020  (RO 2019 3225).   7 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1er janv. 2020  (RO 2019 3225).   8 RS 412.101     Systèmes d’information dans le domaine   de la formation professionnelle et des hautes écoles. O   3   412.108.1   3. attestation du domicile fiscal en Suisse (art. 66c, let. a, OFPr),   4. pour les demandes de subventions partielles au sens de l’art. 66d OFPr:  – taxation fiscale de l’impôt fédéral direct du requérant au sens de   l’art. 66d, al. 1, let. e, OFPr  – engagement au sens de l’art. 66d, al. 1, let. b, OFPr;   d. décision de subventionnement.   Art. 4 Traitement des données   Les données du système d’information sont traitées par:   a. les personnes ayant suivi des cours préparatoires et qui recourent au système  de déclaration accessible sur la plateforme internet du SEFRI pour saisir les  données mentionnées à l’art. 3, let. a, b et c;   b. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.   Art. 5 Transmission des données à d’autres services   Les données du système d’information mentionnées ci-après peuvent être transmises  aux services suivants:   a. l’Office fédéral de la statistique: date de naissance, sexe, numéro AVS, do- micile fiscal, adresse électronique, diplômes, nombre d’années d’expérience  professionnelle dans le domaine correspondant, cours fréquentés avec indi- cation du numéro de cours, prestataires, frais de cours pris en considération,  examen passé, octroi des subventions avant ou après l’admission à l’examen,  montant des subventions allouées;   b. les autorités fiscales cantonales: nom, prénom, adresse, date de naissance,  numéro AVS, domicile fiscal et lieu d’origine des personnes ayant suivi des  cours préparatoires ainsi que le montant des subventions allouées.   Art. 6 Conservation   1 La décision concernant la réussite ou l’échec à l’examen, la décision de subven- tionnement et le numéro AVS sont conservés durant 25 ans à des fins de contrôle de  la limite supérieure des frais de cours pris en considération mentionnée à l’art. 66f,  al. 2, OFPr9.   2 Les autres données sont rendues anonymes ou effacées dix ans après le versement  de la subvention. Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réser- vées.        9 RS 412.101     Formation professionnelle   4   412.108.1   Section 3  Système d’information pour la liste des cours préparatoires   Art. 7 But   Le SEFRI gère un système d’information pour la liste des cours préparatoires visée à  l’art. 66g OFPr10.   Art. 8 Données   Le système d’information traite les données des prestataires de cours préparatoires  mentionnées ci-après:   a. nom, adresse, personne de contact, adresse électronique, site internet;   b. preuve du siège en Suisse;   c. numéro d’entreprise (numéro d’identification des entreprises IDE) ou numé- ro du registre du commerce;   d. offre de cours préparatoires;   e. conditions générales;   f. décision prononçant l’inscription d’un cours sur la liste, le retrait d’un cours  de la liste ou la suspension d’un prestataire.   Art. 9 Traitement des données   Les données du système d’information sont traitées par:   a. les prestataires de cours préparatoires qui recourent au système de déclara- tion accessible sur la plateforme internet du SEFRI pour saisir et actualiser  les données mentionnées à l’art. 8, let. a à d, et confirmer chaque année les  cours qui sont reconduits;    b. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.   Art. 10 Transmission des données à d’autres services de la Confédération   Le nom, l’adresse et le numéro d’entreprise (numéro d’identification des entreprises  IDE) ou le numéro du registre du commerce des prestataires, ainsi que les données  relatives aux cours préparatoires qu’ils ont fournies, peuvent être transmis à l’Office  fédéral de la statistique.   Art. 11 Conservation   Les données sont conservées durant 25 ans à des fins d’assurance de la qualité et  d’évaluation historique des cours dispensés en Suisse pour préparer à un examen  fédéral et elles sont ensuite effacées. Les dispositions de la législation relative à  l’archivage sont réservées.       10 RS 412.101     Systèmes d’information dans le domaine   de la formation professionnelle et des hautes écoles. O   5   412.108.1   Section 4  Système d’information pour l’application spécialisée Reconnaissance  des diplômes   Art. 12 But   Le SEFRI gère un système d’information pour:   a. traiter les demandes de reconnaissance ou d’attestation de niveau des di- plômes et des certificats étrangers en vertu des dispositions suivantes:   1. annexe III de l’Accord du 21 juin 1999 entre la Confédération suisse,  d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre  part, sur la libre circulation des personnes11,    2. annexe K, appendice 3, de la Convention du 4 janvier 1960 instituant  l’Association Européenne de Libre-Échange (AELE)12,    3. art. 68, al. 1, LFPr, dans le domaine de la formation professionnelle,   4.13 art. 70 LEHE, dans le domaine des hautes écoles;   b. établir et analyser des statistiques sur les activités mentionnées à la let. a.   Art. 13 Données   Le système d’information traite les données suivantes:   a. données personnelles:   1. titre, nom, prénom, nom de naissance,   2. adresse, domicile, adresse électronique, numéro de téléphone, case pos- tale,   3. date de naissance, lieu d’origine, nationalité,   4. langue maternelle, connaissances linguistiques,   5. cursus scolaire et professionnel;   b. documents liés à la demande:   1. titres/diplômes/qualifications et écoles/institutions de formation,    2. copie du permis de séjour, copie du passeport,   3. justifications d’emploidélivrées par les anciens employeurs;   c. noms et adresses des anciens employeurs;   d. décision de reconnaissance, décision de reconnaissance assortie de mesures  compensatoires, recommandation de reconnaissance, attestation de niveau.        11 RS 0.142.112.681  12 RS 0.632.31  13 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1er janv. 2020   (RO 2019 3225).     Formation professionnelle   6   412.108.1   Art. 14 Traitement des données   Les données du système d’information sont traitées par:   a. les requérants qui recourent au système de déclaration accessible sur la pla- teforme internet du SEFRI pour saisir et actualiser les données mentionnées  à l’art. 13;   b. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspon- dantes;   c. les collaborateurs de la Conférence des recteurs des hautes écoles suisses qui  traitent les demandes déposées par les titulaires d’un diplôme d’une haute  école en vue de l’exercice de professions non réglementées;   d.14 les collaborateurs de la Conférence suisse des directeurs cantonaux de  l’instruction publique (CDIP) qui traitent les demandes de reconnaissance  pour les diplômes étrangers d’enseignement, de pédagogie spécialisée, de  logopédie et de psychomotricité.   Art. 15 Conservation   1 La décision positive du SEFRI est conservée durant 50 ans pour permettre  l’établissement d’un duplicata à l’intention du requérant.   2 Les autres données liées à la demande sont rendues anonymes ou effacées 15 ans  après la décision. Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réser- vées.   Section 5 Système d’information pour la liste des professions    Art. 16 But   Le SEFRI gère un système d’information pour la liste des professions visée à  l’art. 38, al. 1, OFPr15.   Art. 17 Données   Le système d’information traite les données suivantes:    a. titre avec indication du numéro de la profession;    b. données sur les partenaires de la formation professionnelle en lien avec un  titre:   1. nom,   2. adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse internet.       14 Introduite par le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1er janv. 2020  (RO 2019 3225).   15 RS 412.101     Systèmes d’information dans le domaine   de la formation professionnelle et des hautes écoles. O   7   412.108.1   Art. 18 Traitement des données   Les données du système d’informations sont traitées par les collaborateurs du SEFRI  chargés des tâches d’exécution correspondantes.   Art. 19 Conservation   Les données sont utilisées pour la gestion et l’évaluation historique des professions  en Suisse et ne sont pas effacées.   Section 5a16  Système d’information pour les bourses attribuées à des chercheurs   et artistes étrangers en Suisse   Art. 19a But   Le SEFRI gère un système d’information pour:    a. enregistrer les demandes d’octroi ou de prolongation de bourses en faveur de  chercheurs et artistes étrangers au sens de la loi fédérale du 19 juin 1987  concernant l’attribution de bourses à des étudiants et artistes étrangers en  Suisse, procéder à l’examen et à l’évaluation de ces demandes et statuer sur  ces demandes;   b. gérer les bourses;   c. établir et analyser des statistiques sur les activités mentionnées aux let. a  et b.   Art. 19b Données   1 Le système d’information traite les données relatives:   a. au requérant;   b. au professeur chargé de l’encadrement dans le pays d’origine (personne de  référence);   c. au professeur chargé de l’encadrement en Suisse;   d. au projet de recherche ou au travail artistique;   e. à l’évaluation de la demande.   2 Concernant le requérant, le système d’information traite les données suivantes:   a. données personnelles:   1. nom, prénom, titre académique, photographie, numéro de passeport,  état civil, nombre d’enfants, employeur,       16 Introduite par le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1er janv. 2020  (RO 2019 3225).     Formation professionnelle   8   412.108.1   2. adresse, domicile, adresse électronique, numéro de téléphone, personne  de contact, caisse-maladie,   3. sexe, date de naissance, nationalité,   4. langue maternelle, connaissances linguistiques,   5. parcours scolaire et professionnel, diplômes, séjours de recherche, sé- jours à l’étranger, autres contributions à la formation,    6. projets d’avenir;   b. documents:   1. copies des certificats et diplômes,   2. lettre de motivation,   3. lettre de soutien de la personne de référence: informations sur la per- sonnalité et les compétences du requérant, description du domaine de  recherche et de son importance pour la haute école ou description du  travail artistique et de son importance pour la carrière de l’artiste,    4. projet de recherche pour les demandes émanant de chercheurs ou travail  artistique pour les demandes émanant d’artistes,   5. évaluation et commentaires de l’expert:  – pour les chercheurs: concernant la qualité scientifique,   l’originalité, la méthodologie et la faisabilité du projet, de même  que l’adéquation de l’institut du domaine des hautes écoles choisi  par le requérant    – pour les artistes: concernant l’originalité, le potentiel et la qualité  du travail artistique,   6. commentaires de la représentation diplomatique suisse correspondante  dans le réseau extérieur du DFAE.   3 Concernant le professeur chargé de l’encadrement en Suisse, le système  d’information traite les données suivantes:   a. nom, prénom, titre académique, adresse électronique;   b. employeur, adresse.   4 Concernant la personne de référence, le système d’information traite les données  suivantes:   a. nom, prénom, titre académique, adresse électronique;   b. employeur, adresse;   c. lien avec le requérant.   Art. 19c Traitement des données   Les données du système d’information sont traitées par:   a. les requérants qui recourent au système de déclaration accessible sur la pla- teforme internet du SEFRI pour saisir et actualiser les données relatives à  leur demande au sens de l’art. 19b;     Systèmes d’information dans le domaine   de la formation professionnelle et des hautes écoles. O   9   412.108.1   b. les collaborateurs des représentations diplomatiques suisses du réseau exté- rieur du DFAE chargés des tâches d’exécution correspondantes;   c. les collaborateurs de l’Office fédéral de la culture chargés des tâches  d’exécution correspondantes qui recourent au système d’évaluation en ligne  pour examiner les demandes en vue de l’octroi ou de la prolongation d’une  bourse artistique;    d. les membres de la Commission fédérale des bourses pour étudiants étrangers  chargés de l’examen, de l’évaluation et de la sélection des demandes de  bourse qui recourent au système d’évaluation en ligne;   e. les collaborateurs des hautes écoles suisses chargés des tâches d’exécution  correspondantes;   f. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.   Art. 19d Transmission des données à d’autres services   Les données suivantes concernant les requérants peuvent être transmises aux offices  cantonaux des migrations concernés si les boursiers ont déposé une demande de  permis de séjour:   a. nom, prénom, titre académique, numéro de passeport, état civil, nombre  d’enfants;   b. adresse, domicile, adresse électronique;   c. sexe, date de naissance, nationalité;   d. langue maternelle.   Art. 19e Conservation   1 La décision positive du SEFRI est conservée durant 50 ans pour permettre  l’établissement d’un duplicata à l’intention du requérant.   2 Les autres données sont rendues anonymes ou effacées 15 ans après la décision.  Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réservées.   Section 6 Dispositions communes   Art. 20 Droits des personnes concernées   Les droits des personnes concernées, notamment le droit d’accès et le droit à la  rectification ou à la destruction de données, sont régis par la loi fédérale du 19 juin  1992 sur la protection des données17 et ses dispositions d’exécution.       17  RS 235.1     Formation professionnelle   10   412.108.1   Art. 21 Sécurité des données   1 La sécurité des données et la sécurité informatique sont régies par:    a. la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données18 et ses disposi- tions d’exécution;   b. l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques19.20   2 Le SEFRI édicte un concept de rôles et d’accès dans lequel il définit son organisa- tion interne, les procédures de traitement des données et de contrôle, et les mesures  de sécurité.   3 Il veille à ce que les dispositions régissant la sécurité informatique du système  soient intégrées dans les conventions de prestations conclues avec des tiers.   Art. 22 Octroi des droits d’accès individuels   Les droits d’accès individuels sont octroyés conformément au concept de rôles et  d’accès.   Section 7 Entrée en vigueur   Art. 23   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2018.       18 RS 235.1  19 RS 120.73  20 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 24 de l’O du 24 fév. 2021, en vigueur depuis le   1er avr. 2021 (RO 2021 132).    	Section 1 Objet 	Art. 1  	Section 2 Système d’information pour les subventions versées aux personnes ayant suivi des cours préparatoires 	Art. 2 But 	Art. 3 Données 	Art. 4 Traitement des données 	Art. 5 Transmission des données à d’autres services 	Art. 6 Conservation  	Section 3 Système d’information pour la liste des cours préparatoires 	Art. 7 But 	Art. 8 Données 	Art. 9 Traitement des données 	Art. 10 Transmission des données à d’autres services de la Confédération 	Art. 11 Conservation  	Section 4 Système d’information pour l’application spécialisée Reconnaissance des diplômes 	Art. 12 But 	Art. 13 Données 	Art. 14 Traitement des données 	Art. 15 Conservation  	Section 5 Système d’information pour la liste des professions 	Art. 16 But 	Art. 17 Données 	Art. 18 Traitement des données 	Art. 19 Conservation  	Section 5a  Système d’information pour les bourses attribuées à des chercheurs  et artistes étrangers en Suisse 	Art. 19a But 	Art. 19b Données 	Art. 19c Traitement des données 	Art. 19d Transmission des données à d’autres services 	Art. 19e Conservation  	Section 6 Dispositions communes 	Art. 20 Droits des personnes concernées 	Art. 21 Sécurité des données 	Art. 22 Octroi des droits d’accès individuels  	Section 7 Entrée en vigueur 	Art. 23