935.412   1   Ordinanza   sul sistema di trattamento dei dati concernenti   le prestazioni di sicurezza private   (ODPSP)   del 12 agosto 2015 (Stato 1° aprile 2021)     Il Consiglio federale Svizzero,   visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge federale del 21 marzo 19971  sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione;   visto l’articolo 38 della legge federale del 27 settembre 20132 sulle prestazioni   di sicurezza private fornite all’estero (LPSP),   ordina:   Sezione 1: Disposizioni generali   Art. 1 Oggetto   La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema automatizzato di  trattamento dei dati concernenti le prestazioni di sicurezza private (sistema di tratta- mento dei dati) della Direzione politica (DP) del Dipartimento federale degli affari  esteri (DFAE).   Art. 2 Scopo del sistema di trattamento dei dati   Il sistema di trattamento dei dati consente alla DP di svolgere i seguenti compiti di  cui agli articoli 10, 12–14 e 16 LPSP:   a. trattamento delle notificazioni pervenute;   b. svolgimento della procedura di esame;   c. elaborazione di statistiche e rapporti.   Art. 3 Autorità responsabile   La DP è responsabile del sistema di trattamento dei dati.        RU 2015 2835  1 RS 172.010  2 RS 935.41   935.412      Servizi   2   935.412   Sezione 2: Dati e trattamento dei dati   Art. 4 Dati trattati e diritti di trattamento   1 Nel sistema di trattamento dei dati sono trattati i dati concernenti:   a. le imprese soggette all’obbligo di notificazione: dati di cui all’allegato 1  sull’identità e le attività previste;   b. il personale e i membri della direzione o dell’organo di vigilanza dell’im- presa soggetta all’obbligo di notificazione: dati di cui all’allegato 2;   c. il mandante e il destinatario delle prestazioni di sicurezza private secondo  l’articolo 5 dell’ordinanza del 24 giugno 20153 sulle prestazioni di sicurezza  private fornite all’estero: dati di cui all’allegato 3.   2 I collaboratori competenti della DP registrano i dati nel sistema di trattamento dei  dati; possono trattare i dati in qualsiasi momento.   3 L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel sistema di trattamento dei  dati in quanto sia necessario per l’adempimento dei suoi compiti.   Art. 5 Concessione dei diritti di accesso   1 Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema di trattamento dei  dati i diritti di accesso individuali.   2 Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di  accesso continuano a essere adempiute.   Art. 6 Documenti   Nel sistema di trattamento dei dati possono essere immessi tutti i documenti relativi  alle pratiche registrate elettronicamente.   Art. 7 Gestione tecnica e amministrazione del sistema   1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema di  trattamento dei dati.   2 L’amministratore di sistema amministra il sistema operativo del computer, la banca  dati e le applicazioni del sistema di trattamento dei dati.   3 Il responsabile delle applicazioni rappresenta l’interfaccia tra l’amministratore di  sistema e gli utenti. È impiegato presso la DP.       3 RS 935.411     Trattamento dei dati concernenti le prestazioni di sicurezza private. O   3   935.412   Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica   Art. 8 Obblighi di diligenza   1 La DP provvede affinché il trattamento dei dati personali nel sistema di trattamento  dei dati sia conforme alle prescrizioni.   2 Garantisce inoltre che i dati personali presenti nel sistema di trattamento dei dati  siano esatti, completi e aggiornati.   Art. 9 Sicurezza dei dati   1 La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono rette:   a. dall’ordinanza del 14 giugno 19934 relativa alla legge federale sulla prote- zione dei dati;   b. dall’ordinanza del 27 maggio 20205 sui ciber-rischi.6  2 La DP emana un regolamento sul trattamento dei dati. Il regolamento disciplina le  misure organizzative e tecniche volte ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo  del trattamento dei dati.   Art. 10 Verbalizzazione   1 Gli accessi al sistema di trattamento dei dati e le modifiche sono costantemente  verbalizzati.   2 I verbali sono conservati per un anno.   Sezione 4: Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati   Art. 11   1 I dati personali contenuti nel sistema di trattamento dei dati sono cancellati dopo  15 anni dall’ultimo trattamento.   2 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.   Sezione 5: Entrata in vigore   Art. 12   La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2015.       4  RS 235.11  5  RS 120.73  6 Nuovo testo giusta l’all. n. 36 dell’O del 24 feb. 2021, in vigore dal 1° apr. 2021    (RU 2021 132).     Servizi   4   935.412   Allegato 1  (art. 4 cpv. 1 lett. a)   Dati concernenti l’impresa   1. Ditta   2. Sede   3. Forma giuridica   4. Estratto del registro di commercio   5. Scopo   6. Settori di attività   7. Luogo di impiego all’estero   8. Principali categorie di clienti   9. Prova dell’adesione al codice di condotta   10. Misure di formazione e di perfezionamento del personale   11. Dati sul sistema di controllo interno   12. Tipo e volume della prestazione di cui all’articolo 4 lettere a e b LPSP   13. Dati sulle armi e gli altri mezzi impiegati per la fornitura della prestazione di  sicurezza   14. Ampiezza e durata dell’impiego   15. Numero di persone impiegate   16. Rischi connessi all’impiego   17. Altri dati importanti concernenti l’attività dell’impresa        Trattamento dei dati concernenti le prestazioni di sicurezza private. O   5   935.412   Allegato 2  (art. 4 cpv. 1 lett. b)   Dati concernenti il personale e i membri della direzione o  dell’organo di vigilanza   1. Cognome   2. Nome   3. Data di nascita   4. Residenza (incluso certificato di residenza)   5. Nazionalità   6. Dati sulla reputazione   7. Dati sull’autorizzazione all’esportazione, al porto e all’uso di armi, accessori  per armi e munizioni   8. Dati sulla formazione professionale e il perfezionamento   9. Funzione all’interno dell’impresa: membro della direzione, membro dell’or- gano di vigilanza, funzione direttiva, funzione che prevede il permesso di  porto d’armi   10. Dati connessi a procedimenti amministrativi o penali e sanzioni secondo  l’articolo 20 LPSP: fatti contestati, dati sul tipo di procedimento, denomina- zione delle autorità interessate, copia della sentenza e di tutte le altre infor- mazioni connesse alla sentenza        Servizi   6   935.412   Allegato 3  (art. 4 cpv. 1 lett. c)   Dati concernenti il mandante e il destinatario delle prestazioni di  sicurezza private   1. Cognome o denominazione: persone fisiche o giuridiche, organizzazioni  internazionali, Governi, gruppi ecc.   2. Nel caso di persone fisiche: data di nascita   3. Luogo in cui si intende svolgere l’attività   4. Dati relativi al posto occupato: funzione, ruolo, rango, posizione ecc.   5. Altri dati utili per l’identificazione    	Sezione 1: Disposizioni generali 	Art. 1 Oggetto 	Art. 2 Scopo del sistema di trattamento dei dati 	Art. 3 Autorità responsabile  	Sezione 2: Dati e trattamento dei dati 	Art. 4 Dati trattati e diritti di trattamento 	Art. 5 Concessione dei diritti di accesso 	Art. 6 Documenti 	Art. 7 Gestione tecnica e amministrazione del sistema  	Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica 	Art. 8 Obblighi di diligenza 	Art. 9 Sicurezza dei dati 	Art. 10 Verbalizzazione  	Sezione 4: Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati 	Art. 11  	Sezione 5: Entrata in vigore 	Art. 12  	Allegato 1 	Dati concernenti l’impresa  	Allegato 2 	Dati concernenti il personale e i membri della direzione o dell’organo di vigilanza  	Allegato 3 	Dati concernenti il mandante e il destinatario delle prestazioni di sicurezza private