164.200  1  Regolamento sulla gestione dei documenti nell’amministrazione cantonale  (del 5 settembre 2012)  IL CONSIGLIO DI STATO DELLA REPUBBLICA E CANTONE TICINO  richiamate – la legge concernente le competenze organizzative del Consiglio di Stato e dei suoi   dipartimenti del 25 giugno 1928 – la legge sulla protezione dei dati personali del 9 marzo 1987 (LPDP) – la legge sull’informazione e sulla trasparenza dello Stato del 15 marzo 2011 (LIT) – la legge sull’archiviazione e sugli archivi pubblici del 15 marzo 2011 (LArch)  d e c r e t a :  Oggetto e campo di applicazione Art. 1 1Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti presso l’amministrazione  cantonale. 2Restano riservate le disposizioni speciali previste dal diritto federale e dalle leggi cantonali. 3Il presente regolamento non disciplina l’accesso ai documenti ufficiali ai sensi della legge  sull’informazione e sulla trasparenza dello Stato del 15 marzo 2011 (LIT).  Definizione di documento Art. 2 1Sono considerati documenti ai sensi del presente regolamento tutte le informazioni,  indipendentemente dal loro supporto, che sono state raccolte o prodotte nell’adempimento di  compiti pubblici, nonché tutti i mezzi ausiliari e i dati complementari necessari alla comprensione e  all’utilizzazione di dette informazioni. 2Sono considerati tali anche i documenti ufficiali ai sensi della LIT, i documenti la cui elaborazione  non è terminata e quelli che non sono destinati a scopi esclusivamente privati.  Scopo della gestione dei documenti Art. 3 1La gestione dei documenti consente di elaborare in modo efficace le pratiche,  garantendo in particolare la documentabilità, la trasparenza, la sicurezza e la verifica dell’attività  amministrativa.  2La gestione dei documenti permette all’amministrazione, segnatamente: a) di utilizzare e gestire in modo efficiente le informazioni sulle proprie attività; b) di avere una panoramica sugli affari in corso e di assicurarne il coordinamento; c) di rendere conto delle proprie attività al Gran Consiglio e alle autorità di vigilanza; d) di consentire a terzi di esercitare i diritti di informazione e di consultazione. 3La gestione dei documenti costituisce il presupposto per conservare sul lungo periodo i  documenti con valore archivistico del Cantone ai sensi della legge sull’archiviazione e sugli archivi  pubblici del 15 marzo 2011 (LArch).  Principi della gestione dei documenti Art. 4 1Le unità amministrative gestiscono e conservano i loro documenti nel rispetto delle  presenti disposizioni, osservando le raccomandazioni contenute nell’allegato. 2I documenti devono essere completi, affidabili e conservati in modo tale da essere disponibili in  ogni momento durante il ciclo della loro esistenza. 3I documenti devono essere classificati secondo un ordinamento predefinito e facilmente  comprensibile.  Organizzazione e responsabilità Art. 5 1Le unità amministrative sono responsabili dell’organizzazione della gestione dei  documenti che le concernono e dell’emanazione delle necessarie prescrizioni organizzative  interne. A tale scopo designano i collaboratori di riferimento. 2Le prescrizioni organizzative interne disciplinano in modo vincolante compiti, competenze,  procedure e mezzi per la gestione dei documenti, come pure le misure di sicurezza. 3I funzionari dirigenti delle unità amministrative verificano periodicamente il rispetto delle  prescrizioni organizzative interne.    164.200  2  Supporti e mezzi tecnici Art. 6 1Possono essere impiegati solo supporti idonei all’archiviazione dei documenti. 2I servizi centrali definiscono gli standard tecnici e di sicurezza per i supporti informatici, tenendo  conto dell’evoluzione tecnologica. 3I mezzi tecnici impiegati devono: a) essere conformi alle norme tecniche in uso presso l’amministrazione cantonale nel settore   dell’automazione d’ufficio; b) soddisfare i requisiti di sicurezza vigenti, in particolare quelli della sicurezza informatica e   della protezione dei dati personali. 4Prima di introdurre nuovi mezzi tecnici, devono essere garantiti l’uso e l’archiviazione dei  documenti provenienti dai sistemi precedenti.  Conservazione, archiviazione e distruzione dei documenti  Art. 7 1Le unità amministrative definiscono le modalità e i termini di conservazione dei  documenti in base a obiettive esigenze di utilizzazione, rispettando i termini definiti nelle leggi  federali e cantonali. 2I documenti che non vengono più utilizzati in modo permanente o che non sono più utili per  l’attività amministrativa corrente devono essere offerti all’Archivio di Stato nelle modalità definite  dalla LArch. 3Le unità amministrative distruggono i documenti che l’Archivio di Stato ha designato come non  aventi valore archivistico, tranne quando tali documenti a) sono resi anonimi, o b) devono essere conservati a titolo di prova, per misura di sicurezza o per salvaguardare un   interesse degno di protezione della persona interessata, o c) sono conservati per altri motivi d’interesse pubblico, nel rispetto delle disposizioni sulla   protezione dei dati.  Coordinamento e controllo Art. 8 1La Cancelleria dello Stato, in collaborazione con gli altri dipartimenti, coordina e  controlla l’applicazione del presente regolamento e delle raccomandazioni contenute nell’allegato. 2Rimangono riservate le competenze di vigilanza e consulenza dell’Incaricato cantonale della  protezione dei dati, dell’Archivio di Stato e del Controllo cantonale delle finanze.  Entrata in vigore Art. 9 Il presente regolamento è pubblicato nel Bollettino ufficiale delle leggi e degli atti  esecutivi ed entra in vigore il 1° gennaio 2013.  Allegato  Istruzioni per la gestione dei documenti nell’amministrazione cantonale Ogni unità amministrativa (UA) deve sviluppare delle direttive interne per la registrazione e la  conservazione dei documenti cartacei e digitali prodotti e ricevuti dal personale nell’esercizio della  propria funzione. Responsabile per la gestione dei documenti è il funzionario dirigente, che può  incaricare a tale scopo una o più persone di riferimento, le quali curano anche i contatti con le  istanze di controllo e con l’Archivio di Stato.  1. Registrazione dei documenti  1.1 Protocollo È auspicabile che i documenti siano protocollati in una banca dati. Di regola la registrazione  avviene per i documenti cartacei in entrata. Possono essere protocollati, a dipendenza delle  necessità, anche i documenti cartacei in uscita e i documenti digitali. Possibili elementi da registrare sono: – n. cronologia: numero di registrazione cronologica – data esibito: formato gg.mm.aaaa – data ricezione: formato gg.mm.aaaa – mittente: cognome e nome – servizi: nome ufficio/servizio per esteso  (per esempio: Sezione delle risorse umane) – destinatario: cognome e nome    164.200  3  – oggetto: oggetto del documento  1.2 Tipologia dei documenti L’UA deve farsi carico di definire quali documenti devono essere protocollati. Di seguito un esempio di regole di registrazione: I seguenti documenti devono essere registrati: – tutte le lettere indirizzate all’UA – tutte le lettere indirizzate a funzionari dell’UA – richieste inoltrate tramite formulari senza lettere accompagnatorie – rapporti – note interne I seguenti documenti non devono essere necessariamente registrati: – risoluzioni governative – richieste di pagamento e tabulati CSI – quotidiani, volantini, FU, pubblicità ecc. – estratti conto – buste lettere confidenziali – incarti concorsi – formulari trasferte – atti parlamentari (interrogazioni, messaggi, iniziative e mozioni)  2. Organizzazione dell’archivio 2.1 Sistema di classificazione  Non esistono criteri unici e sempre validi per l’organizzazione di un archivio, spetta all’UA  appurare quale sia il metodo più idoneo. Di seguito si presentano alcuni dei metodi più comuni: a) ordine alfabetico: i documenti vengono archiviati in un ordine alfabetico. Per l’ordine alfabetico   il limite è dettato dalla scarsa applicabilità nei casi generali. È un criterio di ordinamento che  risulta essere molto valido in applicazioni pratiche, nel caso in cui i documenti da archiviare  siano strettamente correlati a nominativi;  b) ordine cronologico: i documenti vengono archiviati in ordine cronologico. Laddove un  documento ha più di una data (ad esempio i documenti ricevuti, che hanno una data di  produzione ed una data di ricezione), la data a cui si deve fare riferimento per l’archiviazione  è quella che più ha valore per l’attività lavorativa (generalmente la data di ricezione). Per  identificare il documento è importante registrare la data che figura sul documento stesso. Per  l’ordine cronologico il limite è dettato dalla eccessiva rigidità dell’archiviazione che ne  consegue;  c) ordine per categorie, materie o argomenti: i documenti vengono suddivisi per argomento o  tipologia di documenti e poi, all’interno della medesima categoria, sono archiviati in ordine  cronologico o alfabetico. Il limite maggiore di tale organizzazione è la dispersione dei  documenti. La loro collocazione secondo categorie tende a snaturare l’ordine in cui sono stati  ricevuti e a rendere difficoltose le ricerche trasversali;  d) ordine per codifica: i documenti vengono ordinati secondo una codifica univoca. Il limite di una  soluzione simile è dato dalla necessità di dover conoscere il numero di un documento per  poterlo ritrovare.  2.2 Elementi del sistema di classificazione A dipendenza delle esigenze delle UA, dovrebbero essere definiti i seguenti elementi: a) termine di conservazione: definizione dell’arco di tempo di conservazione per motivi giuridici o   amministrativi; b) indicazione delle tipologie di documenti che non devono essere conservate per motivi giuridici   o amministrativi; c) data della distruzione dei documenti/incarti spurgati; d) ubicazione: luogo chiaramente identificabile nel quale sono classificati gli incarti; e) termine ultimo di offerta: data entro la quale i documenti devono essere offerti all’Archivio di   Stato; f) diritti di accesso: unità organizzative o persone che hanno diritto di accesso all’incarto; g) unità organizzativa responsabile: UA incaricata dell’incarto.  2.3 Caratteristiche degli incarti È auspicabile che i documenti siano conservati in incarti. Gli elementi che dovrebbero contraddistinguere un incarto sono i seguenti:    164.200  4  a) riferimento: sigla numerica o alfanumerica per identificare con precisione un incarto. Il  riferimento comporta il numero di posizione dell’ordinamento e può comprendere anche una  componente supplementare. Le componenti supplementari possono essere numero corrente,  cifra dell’anno, persona fisica o giuridica, luogo geografico ecc.;  b) titolo: descrizione riassuntiva dell’incarto; c) data di apertura incarto: data in cui è stato registrato il primo documento; d) data di chiusura incarto (se necessaria): di regola data in cui è stato registrato l’ultimo   documento.  2.4 Documenti digitali I documenti devono essere salvati nelle cartelle di rete e non sulle memorie dei singoli personal  computer, per assicurare che vengano salvaguardati regolarmente e possano eventualmente  essere ripristinati dal Centro sistemi informativi. Se i documenti devono essere accessibili a più collaboratori è necessario che siano salvati nelle  cartelle di rete condivise. Nel salvare un file si pensi a quali parole saranno in seguito utilizzate per reperirlo e ci si assicuri  di inserirle nel nome del file, che però non deve risultare troppo lungo. È molto più semplice scorrere un elenco composto da parole del linguaggio naturale piuttosto che  interpretare acronimi. 2.5 Gestione della posta elettronica La casella di posta elettronica personale non è da intendere come un archivio.  I messaggi di posta elettronica rilevanti per l’attività dell’UA vanno salvati nelle cartelle di rete  affinché possano essere correttamente archiviati, insieme agli altri documenti digitali. La pratica di usare la casella postale personale come archivio può comportare, in caso di assenza  del collaboratore, la necessità per i colleghi di accedere alla sua casella di posta elettronica  personale, con tutte le conseguenze del caso.  3. Conservazione e archiviazione dei documenti  3.1 Documenti cartacei 3.1.1 Misure per la conservazione degli incarti Gli incarti devono essere riposti in contenitori in grado di assicurare un’adeguata protezione contro  polvere e danni meccanici. La scatola chiusa di cartone rappresenta la migliore protezione dei  documenti. Gli incarti introdotti nelle scatole devono essere protetti con mappette di carta; le  mappette di plastica sono da escludere. Essi vanno collocati in un luogo idoneo alla conservazione, che presenti le seguenti  caratteristiche: a) accessibilità e sicurezza: il deposito non deve essere accessibile a persone estranee all’UA   senza esplicita autorizzazione dei responsabili per la gestione degli atti; b) condizioni ambientali: oltre che regolarmente puliti, è opportuno che i locali adibiti a deposito   siano protetti da umidità, pericoli d’incendio e di inondazione e dalla luce naturale troppo  diffusa. La temperatura dovrebbe situarsi tra i 16 e i 20 gradi, l’umidità tra il 45 e il 60%. Sono  da evitare possibilmente i locali nei piani interrati o nei sottotetti, così come quelli con pareti  particolarmente esposte a umidità o sbalzi di temperatura. È auspicabile che il locale archivio  sia raggiungibile anche tramite ascensore, così che il trasporto della documentazione possa  avvenire anche tramite carrello;  c) attrezzatura: sono preferibili scaffalature o armadi in metallo, i cui ripiani non dovrebbero  essere collocati a diretto contatto con pareti e pavimenti.  3.1.2 Misure per la digitalizzazione degli incarti Le seguenti raccomandazioni si applicano a quei contesti operativi nei quali si prevede di fare  capo a soluzioni di digitalizzazione e hanno l’obiettivo di facilitare le operazioni di scansione. È  opportuno: a) evitare di utilizzare graffette, fermagli metallici, nastro adesivo e colla nell’archiviare i   documenti cartacei; b) aggiungere ai documenti prodotti internamente uno o più codici a barre; durante la scansione,   il riconoscimento automatico dei codici consentirà di evitare l’indicizzazione manuale delle  chiavi di ricerca.  3.2 Documenti digitali 3.2.1 Formati di archiviazione È opportuno archiviare i documenti digitali in formati (preferibilmente aperti e non proprietari) che  diano la garanzia di poter essere letti nel tempo, segnatamente:    164.200  5  Tipo di  documento  Formato adatto alla sua archiviazione  Documenti  «Office»  PDF/A Portable Document Format/Archive  Immagini TIFF  PNG  JPEG  Tagged Image File Format (formato senza perdita di qualità) Portable Network Graphics (formato senza perdita di qualità) Joint Photographic Expert Group (formato con perdita di qualità)  Posta elettronica PDF/A Portable Document Format/Archive Audio WAV PCM  MPEG3  Waveform audio file format (formato senza perdita di qualità) Moving Picture Expert Group-1/2  Audio Layer 3 (formato con perdita di qualità)  Video MJPEG 2000 MPEG-2  MPEG-4 AVC  Motion JPEG Moving Picture Experts Group-4 (ad es. DVD) Moving Picture Experts Group-4 Advanced Video Coding (ad es. Blu- ray disc)  Non è opportuno archiviare i documenti nei formati della suite Microsoft Office. La lista dei formati non è esaustiva; ad esempio non sono stati inclusi quelli riguardanti gli archivi  dei dati e quelli particolari utilizzati da specifiche unità amministrative. In questi casi il metodo di  archiviazione deve essere valutato di volta in volta. L’Archivio di Stato e il Centro sistemi informativi forniscono la necessaria consulenza.  Pubblicato nel BU 2012, 435.