187.261 - Verordnung des Evangelischen Kirchenrates des Kantons Thurgau über die Aktenführung und Archivierung   187.261  Verordnung des Evangelischen Kirchenrates des Kantons  Thurgau über die Aktenführung und Archivierung  vom 7. Dezember 2018 (Stand 1. Januar 2019)  1. Allgemeine Bestimmungen  §  1 Gegenstand und Geltungsbereich 1 Die Verordnung regelt den Umgang mit Unterlagen von deren Entstehung bis zur  Archivierung oder bis zur Vernichtung. Sie definiert die Anforderungen an die Füh- rung des Archivs zum Zwecke der dauernden Überlieferung der Tätigkeit der Kirch- gemeinden und der Landeskirche.  Diese Verordnung gilt für die Kirchgemeinden und die Landeskirche und deren Be- hörden, Kommissionen, Pfarrämter und Mitarbeiterschaft. 2 Öffentlich-rechtliche Körperschaften und privatrechtlich organisierte Vereine und  Körperschaften, die Aufgaben der Kirchgemeinde oder der Landeskirche erfüllen,  sorgen nach den Grundsätzen dieser Verordnung selbständig für die Aktenführung  und Archivierung oder beauftragen die Kirchgemeinde oder die Landeskirche damit.  §  2 Zweck der Aktenführung und Archivierung 1 Die Aktenführung und Archivierung dienen insbesondere:  1. der Rechtssicherheit 2. der Nachvollziehbarkeit des Handelns der kirchlichen Behörden und Verwal-  tungen 3. der effizienten, verlässlichen und kontinuierlichen Verwaltungsführung 4. der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterla-  gen 5. der wissenschaftlichen und privaten Forschung  §  3 Begriffe 1 Begriffe:  1. Aktenführung:  Systematische  Aufzeichnung  von  Geschäftsvorgängen  und  sachgerechte Verwaltung und Aufbewahrung der dabei entstehenden Unterla- gen, unabhängig vom Datenträger (auch Schriftgutverwaltung oder Records  Management genannt).  * Änderungstabelle am Schluss des Erlasses 1    187.261 V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung  2. Archiv: Archive sind öffentliche Einrichtungen, die den überlieferungswürdi- gen Teil der von Kirchgemeinden beziehungsweise der Landeskirche produ- zierten Unterlagen übernehmen und der interessierten Öffentlichkeit zugäng- lich machen.  3. Unterlagen: Alle geschäftsrelevanten Dokumente, die bei der Erfüllung einer  öffentlichen Aufgabe erstellt oder empfangen und aufbewahrt werden, samt  dazugehörigen Verzeichnisse und ergänzenden Daten, die für das Verständnis  dieser Unterlagen und deren Nutzung notwendig sind. Unterlagen können auf  Papier, elektronisch oder auf einem anderen Informationsträger vorliegen.  4. Geschäft: Die Bearbeitung der kirchlichen Aufgaben erfolgt in Form von Ge- schäften. Das einzelne Geschäft umfasst die dazugehörigen geschäftsrelevan- ten Unterlagen.  5. Dossier:  Gesamtheit  der geschäftsrelevanten Unterlagen zu einem Geschäft  (auch Akte genannt).  2. Aktenführung  §  4 Aktenführung 1 Die Kirchgemeinde beziehungsweise die Landeskirche führt  ihre Unterlagen so,  dass das Handeln der Behörden, Kommissionen und Mitarbeitenden nachvollziehbar  und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist. 2 Unterlagen müssen vollständig, verlässlich und verständlich sein. Sie müssen den  Geschäftsvorgang glaubwürdig und zuverlässig wiedergeben.  §  5 Archivtaugliche Informationsträger 1 Die Informationsträger sind so zu wählen, dass mit organisatorischen und techni- schen Massnahmen die Unterlagen vor unbefugten Veränderungen und Zugriffen  geschützt werden können. Bei der Wahl des Informationsträgers werden die Anfor- derungen an die Archivierung berücksichtigt  §  6 Schutz der Unterlagen 1 Unterlagen müssen vor Verlust und Beschädigung geschützt werden.  §  7 Übernahme ins Archiv 1 Nicht mehr benötigte Unterlagen müssen nach Dossierabschluss in der Regel inner- halb von 10 Jahren dem Archiv zur Übernahme angeboten werden. 2 Die aktenführende Stelle vernichtet die vom Archiv als nicht überlieferungswürdig  bewerteten Unterlagen.  2    V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung 187.261  §  8 Vernichtung von Unterlagen 1 Ohne Zustimmung der mit der Archivführung beauftragten Person dürfen keine  Unterlagen vernichtet werden.  §  9 Verantwortlichkeit 1 Die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat bestimmt eine für die  Aktenführung verantwortliche Person und legt deren Pflichten fest.  3. Führung der pfarramtlichen Register  §  10 Verantwortlichkeit 1 In jeder Kirchgemeinde ist eine der Pfarrpersonen verantwortlich für die pfarramt- lichen Register.  §  11 Formerfordernis 1 Die pfarramtlichen Register müssen in Buchform handschriftlich geführt oder peri- odisch ausgedruckt und archivtauglich gebunden werden.  §  12 Arten der pfarramtlichen Register 1 Es werden folgende pfarramtliche Register geführt:  1. Taufregister: In diesem Register werden in der Reihenfolge des Vollzugs der  Taufe die Namen aller in der Kirchgemeinde Getauften eingetragen. Kinder  aus konfessionell  gemischter  Ehe sind mit  einem entsprechenden Vermerk  einzutragen.  2. Konfirmationsregister: Die Namen aller in der Kirchgemeinde Konfirmierten  werden jährlich eingetragen.  3. Eheregister: Alle in der Kirchgemeinde vollzogenen Trauungen sind chrono- logisch einzutragen, unabhängig vom Wohnsitz der Brautleute.  4. Abdankungsregister (bisher Totenregister): In diesem Register werden alle in  der Kirchgemeinde gehaltenen kirchlichen Abdankungen chronologisch ein- getragen.  2 Der Kirchenrat definiert die in den Registern zu erfassenden Angaben.  4. Archivierung  §  13 Archiv 1 Die Landeskirche und jede Kirchgemeinde führen je ein eigenes Archiv.  3    187.261 V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung  §  14 Archivumfang 1 Das Archiv umfasst sämtliche überlieferungswürdigen Unterlagen der Behörden,  Kommissionen, Pfarrämter und Mitarbeitenden.  §  15 Übernahme 1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist  übernimmt das Archiv die überlieferungs- würdigen Unterlagen zur dauernden Archivierung.  §  16 Zu archivierende Unterlagen 1 Insbesondere werden nachfolgende Unterlagen archiviert:  1. Leitung 1.1. Abstimmungsbotschaften 1.2. Wahlprotokolle 1.3. Protokolle  der  Kirchgemeindeversammlung,  der  Kirchenvorsteher-  schaft, der Aufsichtskommission und der weiteren Kommissionen und  Leitungsgremien  1.4. Sitzungsbeilagen zu Kirchenvorsteherschafts-, Aufsichtskommissions-  und weiteren Kommissions- und Leitungsgremiensitzungen  1.5. Jahresberichte der Kirchenvorsteherschaft,  der Aufsichtskommission  und weiterer Kommissionen und der Leitungsgremien  1.6. Rechtliche Grundlagen der  Kirchgemeinde (Interne Weisungen und  Reglemente)  1.7. Ressortpapiere, Unterlagen zur Organisation der Kirchgemeinde 1.8. Unterlagen zu Amtsübergaben und Visitationen 1.9. Unterlagen zu Aufnahmen und Austritten 1.10. Streit- und Rekursfälle 1.11. Publikationen und Druckschriften der Kirchgemeinde  2. Finanzen, Personal, Liegenschaften 2.1. Originaljahresrechnung  der  Kirchgemeinde  inklusive  Revisorenbe-  richte und kirchenrätliche Genehmigung; Mitarbeiterdossiers (Perso- naldossiers)  2.2. Bauakten 2.3. Liegenschaftendossiers  3. Kirchliches Feiern, Seelsorge, Unterricht, Gemeindeleben (Kernaufgaben der  Kirchgemeinde) 3.1. Pfarramtliche Register inklusive Segnungsurkunden 3.2. Auswahl an Predigten 3.3. Auswahl an Unterlagen zu Veranstaltungen und Angeboten 3.4. Auswahl an Fotografien und Bildern  4. Übrige  Unterlagen,  die  für  die  dauernde  Nachvollziehbarkeit  des  kirchge- meindlichen Handelns wichtig sind.  4    V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung 187.261  2 Für die Landeskirche gelten sinngemäss dieselben Grundsätze.  §  17 Archivverzeichnis 1 Die archivierten Unterlagen werden in einem Archivverzeichnis verzeichnet.  §  18 Übernahme privater Unterlagen 1 Die Archive können als Ergänzung Überlieferungsgut privater Herkunft überneh- men, sofern es für die Geschichte der Kirchgemeinde beziehungsweise der Landes- kirche von Bedeutung ist.  §  19 Öffentliche Zugänglichkeit 1 Archivierte Unterlagen sind nach Ablauf der Schutzfristen im Rahmen der Benut- zerordnung öffentlich und unentgeltlich zugänglich.  §  20 Schutzfristen 1 Die allgemeine Schutzfrist für Unterlagen beträgt 20 Jahre ab Dossierschluss. 2 Die Schutzfrist für Unterlagen mit besonders schützenswerten Personendaten be- trägt 100 Jahre ab Dossierschluss. 3 Unterlagen, die vor der Archivierung frei zugänglich waren, bleiben es auch da- nach. 4 Betroffene Personen haben Zugang zu ihren eigenen Daten oder können in die Be- kanntgabe ihrer eigenen Daten einwilligen. 5 Auf Gesuch kann die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat wäh- rend laufender Schutzfrist Einsicht in die Unterlagen gewähren, sofern die angeführ- ten Gründe die öffentlichen oder schützenswerten privaten Interessen überwiegen.  §  21 Schutz des Archivs 1 Die Kirchgemeinde beziehungsweise die Landeskirche sorgt für die dauerhafte Er- haltung und Lesbarkeit des Archivguts. 2 Sie gewährleistet die Authentizität und Integrität des Archivguts.  §  22 Verantwortlichkeit 1 Die Verantwortung für das Archiv trägt die Kirchenvorsteherschaft beziehungswei- se der Kirchenrat.  §  23 Beauftragung für Archivführung 1 Die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat beauftragt eine Person  mit der Archivführung.  5    187.261 V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung  2 Die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat kann einzelne Aufga- ben Dritten übertragen.  §  24 Archivdepot bei Dritten 1 Die Kirchgemeinde beziehungsweise die Landeskirche kann ihre Archivalien bei  Dritten deponieren und diese mit der Führung des Archivs beauftragen. Die Einzel- heiten  sind  in  einem  Dienstleistungsvertrag  zu  regeln.  Das  Archivdepot  bleibt  Eigentum der Kirchgemeinde. 2 Die  Einrichtung  eines  Archivdepots  einer  Kirchgemeinde  erfordert  die  Zustim- mung des Kirchenrats.  5. Aufgaben des Kirchenrates  §  25 Beratung 1 Der Kirchenrat oder ein von ihm bezeichneter Dritter berät die Kirchgemeinden bei  Fragen der Aktenführung und Archivierung.  §  26 Visitation 1 Der Kirchenrat oder ein von ihm bezeichneter Dritter visitiert periodisch die Ak- ten- und Registerführung sowie die Archive der Kirchgemeinden.  6. Schlussbestimmungen  §  27 Inkraftsetzung 1 Die Verordnung tritt am 1. Januar 2019 in Kraft und ersetzt die Verordnung über  die Führung der pfarramtlichen Register und die Einrichtung und Verwaltung der  Pfarrarchive in den Kirchgemeinden vom 6. Februar 1980.  6    V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung 187.261  Änderungstabelle - Nach Paragraph  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Amtsblatt Erlass 07.12.2018 01.01.2019 Erstfassung 51/52 2018  7   	1. Allgemeine Bestimmungen 	§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich 	§ 2 Zweck der Aktenführung und Archivierung 	§ 3 Begriffe  	2. Aktenführung 	§ 4 Aktenführung 	§ 5 Archivtaugliche Informationsträger 	§ 6 Schutz der Unterlagen 	§ 7 Übernahme ins Archiv 	§ 8 Vernichtung von Unterlagen 	§ 9 Verantwortlichkeit  	3. Führung der pfarramtlichen Register 	§ 10 Verantwortlichkeit 	§ 11 Formerfordernis 	§ 12 Arten der pfarramtlichen Register  	4. Archivierung 	§ 13 Archiv 	§ 14 Archivumfang 	§ 15 Übernahme 	§ 16 Zu archivierende Unterlagen 	§ 17 Archivverzeichnis 	§ 18 Übernahme privater Unterlagen 	§ 19 Öffentliche Zugänglichkeit 	§ 20 Schutzfristen 	§ 21 Schutz des Archivs 	§ 22 Verantwortlichkeit 	§ 23 Beauftragung für Archivführung 	§ 24 Archivdepot bei Dritten  	5. Aufgaben des Kirchenrates 	§ 25 Beratung 	§ 26 Visitation  	6. Schlussbestimmungen 	§ 27 Inkraftsetzung