151.51 - Verordnung über die öffentliche Beurkundung und die Beglaubigung   Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen  151.51  Verordnung über die öffentliche Beurkundung und die Beglaubigung vom 2. November 2005 (Stand 1. Januar 2020)  Die Regierung des Kantons St.Gallen erlässt  in Ausführung von Art. 25bis und 35quater des Einführungsgesetzes zum Schweizeri- schen Zivilgesetzbuch vom 3. Juli 1911/22. Juni 19421  als Verordnung:2  I. Öffentliche Beurkundung (1.)  1. Allgemeine Bestimmungen (1.1.)  Art.  1 Ausfertigung der Urkunde 1 Die Urkunde ist in deutlich lesbarer Schrift und ohne Lücken zu erstellen. 2 Die Urkundsperson und die anderen beteiligten Personen dürfen weder Faksi- mile- noch andere typografisch aufgedruckte Unterschriften verwenden. 3 Papier und Schrift der Urkunde müssen gut haltbar sein. 4 Die Urkunde kann original in mehreren Ausfertigungen erstellt werden. Die An- zahl der Ausfertigungen ist in der Urkunde zu erwähnen. 5 Mehrseitige Urkunden sind solid zu heften oder mit Klebeband zu verbinden,  ausgenommen die Ausfertigung für die Urkundsperson. Die einzelnen Seiten sind  wenigstens bei dieser Ausfertigung von der Urkundsperson zu stempeln oder zu  paraphieren. 6 Beilagen, die Bestandteil einer Urkunde bilden, sind mit dieser zu verbinden oder  deutlich als Beilage zu kennzeichnen. 7 Wenn das ausländische Recht es  verlangt,  sind die einzelnen Seiten einer Ur- kunde und die dazugehörigen Beilagen mit Band und Siegel zu verbinden.  1 sGS 911.1. 2 In Vollzug ab 1. Januar 2006.  nGS 40–67  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/911.1/de   151.51   Art.  2 Bezeichnung der Mitwirkenden 1 Die neben der Urkundsperson an der Beurkundung mitwirkenden natürlichen  Personen sind mit Namen, Vornamen, Geburtsdatum, Heimatort bzw. Staatsange- hörigkeit, Wohnadresse und wenn nötig mit weiteren Angaben zu bezeichnen. Je  nach dem Rechtsgeschäft müssen auch der  Zivil-  und der  Güterstand  genannt  werden. 2 Bei Personengesellschaften und juristischen Personen sind die im Handelsregis- ter eingetragene Firma, die Rechtsform, der Sitz sowie, mit den für Urkundspar- teien  vorgeschriebenen  Angaben,  die  handelnden  Personen  und  die  Art  ihrer  Zeichnungsberechtigung aufzuführen.  Art.  3 Vordrucke 1 Die Einfügung vorbestehender Texte und Formulare zwischen Ingress und Beur- kundungsvermerk ist zulässig, wenn sonst ein unverhältnismässiger Aufwand und  ein erhöhtes Fehlerrisiko entstünden. 2 Werden Formulare verwendet, gilt das Ausfüllen der hierfür vorgesehenen Leer- stellen nicht als Korrektur.  Art.  4 Korrekturen 1 In einer Urkunde darf nicht radiert werden. Gestrichene Stellen müssen lesbar  bleiben. 2 Korrekturen sind in der Urkunde oder in einem beurkundeten Nachtrag vorzu- nehmen  und  deutlich  zu  kennzeichnen.  Wenn möglich  ist  eine  bereinigte  Ur- kunde zu erstellen. 3 Inhaltsändernde Korrekturen dürfen  nur während des  Beurkundungsvorgangs  vorgenommen werden.  Für Tatsachen und Rechtsverhältnisse sowie für Ingress  und Beurkundungsvermerk liegt die Korrekturkompetenz bei der Urkundsperson,  für die individuellen Erklärungen und für die unterschriftsbedürftigen Protokoll- erklärungen gemeinsam bei  den erklärenden Parteien  und der Urkundsperson.  Jede Korrektur ist von den korrekturkompetenten Personen eigenhändig mit ih- rem Namen oder mit ihren Initialen zu unterzeichnen. 4 Offenkundige Schreibfehler können auch nach Abschluss des Beurkundungsvor- gangs korrigiert werden. Jede solche Korrektur ist von der Urkundsperson zu vi- sieren.  2       151.51  Art.  5 Stempel und Siegel 1 Die Urkundsperson kann einen dem Staatssiegel nachgebildeten Stempel führen.  Er besteht aus dem Staatswappen und einer Umschrift mit der Bezeichnung der  Amtsstelle,  der  amtlichen  Funktion  oder  bei  der  Rechtsanwältin  oder  beim  Rechtsanwalt mit  der  Bezeichnung «Öffentlicher  Notar».  Stempel  und Überset- zungen der Umschrift entsprechen den Vorgaben der Staatskanzlei. Prägestempel  sind zulässig. 2 Wo eine Siegelung erforderlich ist, verwendet die Urkundsperson ein Klebe- oder  ein Papiersiegel. Prägesiegel sind nicht zulässig.  Art.  6 Aufbewahrung durch die Rechtsanwältin oder den Rechtsanwalt 1 Die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt führt ein alphabetisches und ein chro- nologisches Register über die wesentlichen Daten der Beurkundung. Die Register  sind  in  Papierform  oder  elektronisch  zu führen.  Von elektronischen  Registern  wird jährlich ein Ausdruck erstellt. Kanzleigemeinschaften können ein Gesamtre- gister führen. Bei diesen müssen die Urkunden der beurkundenden Rechtsanwäl- tin oder dem beurkundenden Rechtsanwalt zugeordnet werden können. 2 Die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt trifft Vorkehren, dass die Urkunden  und Register  an eine Nachfolgerin  oder  einen Nachfolger  übergehen,  wenn sie  oder er den Beruf aufgibt. Fehlt eine Nachfolgerin oder ein Nachfolger, sind die  Urkunden und Register innert sechs Monaten dem Amtsnotariat, in dessen Kreis 3  die  Rechtsanwältin  oder  der  Rechtsanwalt  ihren  bzw.  seinen  Wohn-  oder  Ge- schäftssitz hat, zur Aufbewahrung abzuliefern. Nötigenfalls  verfügt die Anwalts- kammer die Ablieferung. 3 Die Einsichtnahme in die beim Amtsnotariat aufbewahrten Urkunden und Re- gister sowie das Erstellen von Kopien oder Auszügen davon bedürfen der Bewilli- gung des Amtsnotariates. Die Bewilligung wird erteilt, soweit ein schutzwürdiges  Interesse nachgewiesen wird.  2. Besondere Verfahren (1.2.)  Art.  7 Versammlungsbeschlüsse 1 Die Urkunde über Versammlungsbeschlüsse enthält: a) Ort, Datum und allenfalls Zeit der Versammlung, die Firma der Gesellschaft,   den Namen der versammlungsleitenden Person, der protokollführenden Per- son und der stimmenzählenden Personen;  3 Art. 1 der Verordnung über die Amtsnotariate, sGS 911.21.   3  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/911.21/de   151.51   b) die Feststellungen der versammlungsleitenden Person über die gesetzes- und  statutengemässe Einberufung der Versammlung, die Anzahl der Teilnehmen- den sowie der durch sie vertretenen Rechte, die Beschlussfähigkeit der Ver- sammlung sowie allfällige Einwendungen zu diesen Feststellungen;  c) Anträge und weitere Äusserungen von Teilnehmenden, deren Beurkundung  verlangt wird;  d) bei Abstimmungen das Stimmenverhältnis, die gefassten Beschlüsse im Wort- laut und die Erwähnung der Dokumente, die den Beschlüssen zu Grunde la- gen;  e) die  Unterschriften der versammlungsleitenden und der protokollführenden  Person;  f) die Unterschrift der Urkundsperson mit der Bescheinigung, dass sie an der  Versammlung teilgenommen hat.  2 Steht der Ablauf im Voraus fest, kann die Versammlung in gleichzeitiger Anwe- senheit der Teilnehmenden wie eine Vertragsbeurkundung durchgeführt werden. 3 Andernfalls hält die Urkundsperson den Ablauf in geeigneter Weise fest und er- stellt gleichzeitig oder zu einem späteren Zeitpunkt die öffentliche Urkunde. Ver- langt das materielle Recht die Mitunterzeichnung durch bestimmte Personen, holt  die Urkundsperson deren Unterschriften ein, bevor sie selber unterschreibt.  Art.  8 Tatsachen und Rechtsverhältnisse 1 Beurkundet werden rechtserhebliche Tatsachen und Rechtsverhältnisse, an deren  Belegung in einer öffentlichen Urkunde ein schutzwürdiges Interesse besteht und  deren rechtliche Bedeutung von der Urkundsperson überblickt wird. 2 Ist das Beurkundungsinteresse oder die rechtliche Bedeutung der Beurkundung  nicht offensichtlich,  hat die Urkundsperson diese Belange zu prüfen und in der  Urkunde anzugeben, ebenso die Personalien der Person, welche die Beurkundung  verlangt hat. 3 Die Urkundsperson klärt den Sachverhalt sorgfältig und ohne Verzug ab und be- urkundet das Ergebnis ihrer Ermittlungen vollständig und klar. Die eingesehenen  Register, Dokumente und allfällige weitere Ermittlungshandlungen sind nicht an- zugeben.  Art.  9 Urkunden nach ausländischem Recht a) Ausstellung  1 Die Urkundsperson stellt Urkunden nach ausländischem Recht aus, wenn: a) sie die zu beurkundenden Rechtshandlungen versteht und in der Lage ist, sie   den Urkundsparteien zu erläutern;  4       151.51  b) sie das anwendbare ausländische Recht so ermittelt, dass sie die Urkunde nach  den Vorgaben der Urkundsparteien formulieren bzw. einen von den Urkund- sparteien vorgelegten Entwurf auf seine Vereinbarkeit mit dem ausländischen  Recht überprüfen kann;  c) die Urkunde am Bestimmungsort voraussichtlich als öffentliche Urkunde an- erkannt wird und die beabsichtigten Rechtswirkungen entfaltet;  d) eine  solche Urkunde keinen falschen Rechtsschein erweckt  und zu keinem  Missbrauch Anlass geben kann.  2 Soweit das ausländische Recht nicht zur Anwendung kommt, gilt subsidiär das  schweizerische Recht.  Art.  10 b) Besondere Erklärungsformen 1 Die Abnahme des Eides, der eidesstattlichen Erklärung und vergleichbarer Erklä- rungsformen  richtet  sich  sachgemäss  nach  den  Bestimmungen  über  die  Aus- stellung von Urkunden nach ausländischem Recht. Die erklärende Person hat sel- ber vor der Urkundsperson zu erscheinen. 2 Soweit nicht das ausländische Recht zur Anwendung kommt, bescheinigt die Ur- kundsperson, dass die erklärende Person in ihrer Anwesenheit die Urkunde unter- zeichnet und geschworen bzw. an Eidesstatt mit Handgelübde erklärt hat, der In- halt der Urkunde entspreche der Wahrheit.  II. Beglaubigung (2.)  Art.  11 Unterschrift und Handzeichen 1 Die Beglaubigung einer Unterschrift besteht in der Bescheinigung der Beglaubi- gungsperson, dass die unterzeichnende Person die Unterschrift in ihrer Anwesen- heit angebracht oder ihr gegenüber als die eigene anerkannt hat. 2 Die Anerkennung der Unterschrift kann durch eine stellvertretende Person erfol- gen, wenn eine hierfür ausgestellte und beglaubigte Vollmacht der unterzeichnen- den Person vorliegt und die unterzeichnende Person der Beglaubigungsperson be- kannt ist. 3 Wenn die Beglaubigungsperson die unterzeichnende Person oder die stellvertre- tende Person nicht kennt, prüft sie ihre Identität. 4 Wird ausnahmsweise eine Blankounterschrift beglaubigt, erwähnt die Beglaubi- gungsperson dies im Beglaubigungsvermerk. 5 Die Abs. 1, 3 und 4 dieser Bestimmung gelten für die Beglaubigung eines Hand- zeichens sachgemäss.   5    151.51   Art.  12 Generelle Ermächtigung 1 Es kann eine generelle Beglaubigungsermächtigung ausgestellt werden, worin die  unterzeichnenden Personen sich verpflichten, alle bei Vorweisung dieser Ermäch- tigung zur Beglaubigung gelangenden Unterschriften als echt anzuerkennen. Zu- dem  übernehmen  sie  die  Verantwortung  für  allfälligen  Missbrauch,  der  durch  Angestellte  oder  Dritte  mit  der  Beglaubigungsermächtigung  getrieben  werden  könnte. 2 Die Ermächtigung ist auf einem bei der Staatskanzlei zu beziehenden Formular  vorzunehmen. Die Beglaubigung der Unterschriften auf der Ermächtigung hat in  Anwesenheit der ausstellenden Personen zu erfolgen. 3 Die Beglaubigungsermächtigung ist bei jeder Namens- oder Firmaänderung und  bei jedem Wechsel der unterschriftsberechtigten Personen, spätestens aber nach  drei Jahren zu erneuern. 4 Die  Beglaubigungsperson  bewahrt  von  jeder  Beglaubigungsermächtigung  ein  Doppel mit den Originalunterschriften auf.  Art.  13 Kopie 1 Die Beglaubigung einer Kopie besteht in der Bescheinigung der Beglaubigungs- person, dass die Kopie ein ihr vorgelegtes Dokument vollständig und richtig wie- dergibt. 2 Soweit aus der Kopie nicht ersichtlich, ist in der Bescheinigung anzugeben, ob  das der Beglaubigungsperson vorgelegte Dokument ein Originaldokument,  eine  beglaubigte Kopie oder eine unbeglaubigte Kopie war.  Art.  14 Abschrift 1 Die Absätze, Einschübe, Streichungen und sonstigen Änderungen im Dokument,  das der Beglaubigungsperson vorgelegt wurde, sind in der Abschrift ausdrücklich  zu erwähnen. 2 Im Übrigen werden die Bestimmungen über die Beglaubigung einer Kopie sach- gemäss angewendet.  Art.  15 Auszug 1 Der  Auszug  muss  die  für  den  angegebenen  Verwendungszweck  wesentlichen  Teile des Dokuments, das der Beglaubigungsperson vorgelegt wurde, wörtlich und  vollständig wiedergeben und darf zu keiner Irreführung Anlass geben. Die Auslas- sungen sind kenntlich zu machen.  6       151.51  2 Im Übrigen werden die Bestimmungen über die Beglaubigung einer Kopie und  einer Abschrift sachgemäss angewendet.  Art.  16 Übersetzung 1 Die Beglaubigung der Übersetzung einer Urkunde besteht in der Bescheinigung  der Beglaubigungsperson, dass die Übersetzung richtig ist. 2 Beherrscht die Beglaubigungsperson die fremde Sprache nicht genügend, hat sie  eine Übersetzerin bzw. einen Übersetzer beizuziehen. Diese bzw. dieser hat auf der  Übersetzung deren Richtigkeit zu bestätigen. Die Beglaubigungsperson hat die Be- scheinigung entsprechend zu ergänzen.  Art.  17 Datum 1 Die Beglaubigung des Datums besteht in der Bescheinigung der Beglaubigungs- person, wann und durch wen ihr eine Urkunde vorgelegt worden ist.  Art.  18 Ausfertigung 1 Die Beglaubigung wird durch einen entsprechenden Vermerk vorgenommen, der  von der Beglaubigungsperson unter Angabe von Ort und Datum zu unterzeichnen  ist. Es kann ein Stempel mit dem Beglaubigungsvermerk verwendet werden. Bei  der Beglaubigung von Unterschriften und Handzeichen ist auch die genaue Be- zeichnung der unterzeichnenden Person und ihrer Vertreterin oder ihres Vertre- ters festzuhalten. 2 Beglaubigungen sind auf dem Dokument vorzunehmen, auf das sie sich bezie- hen. Ist dies nicht möglich oder bezieht sich die Beglaubigung auf mehrere Seiten,   ist die Beglaubigung wie eine Urkunde mit dem Dokument oder mit den anderen  Seiten zu verbinden. 3 Die Urkundspersonen versehen die Beglaubigung mit ihrem Stempel, die übrigen  Beglaubigungspersonen mit ihrer  gesetzlichen Bezeichnung und einem von der  Staatskanzlei  vorgegebenen  Stempel  mit  der  Umschrift  «Öffentliche  Beglaubi- gungsperson». 4 Die Bestimmungen über die Siegelung von Urkunden werden sachgemäss ange- wendet.   7    151.51   Art.  18a* Elektronische Beglaubigung 1 Für elektronische Beglaubigungen nach Art. 35ter Abs. 2 des Einführungsgesetzes  zum Schweizerischen Zivilgesetzbuch vom 3. Juli 1911/22. Juni 19424 verwenden  Urkundspersonen eine qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem qualifi- zierten  Zertifikat  einer  anerkannten  Anbieterin  von  Zertifizierungsdiensten  im  Sinn  des  Bundesgesetzes  über  die  elektronische  Signatur  vom  18.  März  2016 5  beruht.  Art.  18b* Eintrag von Urkundspersonen in das Schweizerische Register der Urkundspersonen  1 Das Amt für Handelsregister und Notariate erteilt Urkundspersonen die für ih- ren Eintrag in das Schweizerische Register der Urkundspersonen erforderliche Er- mächtigung.  III. Schlussbestimmungen (3.)  Art.  19 Übergangsrecht 1 Die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt erstellt über die Urkunden, die bei ihr  bzw. bei ihm im Zeitpunkt des Inkrafttretens dieses Erlasses vorhanden sind, in- nert zwei Jahren die Register nach Art. 6 Abs. 1 dieses Erlasses.  Art.  20 6  Art.  21 7  Art.  22 Aufhebung bisherigen Rechts 1 Die Verordnung über die Beglaubigung privater Unterschriften vom 15. Januar  19388 wird aufgehoben.  Art.  23 Vollzugsbeginn 1 Dieser Erlass wird ab 1. Januar 2006 angewendet.  4 sGS 911.1. 5 SR 943.03. 6 Änderungen bisherigen Rechts werden nicht aufgeführt. 7 Änderungen bisherigen Rechts werden nicht aufgeführt. 8 nGS 13–84  8    https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/911.1/de/art35ter http://db.clex.ch/link/Bund/943.03/de https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/911.1/de    151.51  * Änderungstabelle - Nach Bestimmung  Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle Erlassdatum Vollzugsbeginn Erlass Grunderlass 40–67 02.11.2005 01.01.2006 Art. 18a eingefügt 2019-097 03.12.2019 01.01.2020 Art. 18b eingefügt 2019-097 03.12.2019 01.01.2020  * Änderungstabelle - Nach Erlassdatum  Erlassdatum Vollzugsbeginn Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle 02.11.2005 01.01.2006 Erlass Grunderlass 40–67 03.12.2019 01.01.2020 Art. 18a eingefügt 2019-097 03.12.2019 01.01.2020 Art. 18b eingefügt 2019-097   9   	I. Öffentliche Beurkundung (1.) 	1. Allgemeine Bestimmungen (1.1.) 	Art. 1 Ausfertigung der Urkunde 	Art. 2 Bezeichnung der Mitwirkenden 	Art. 3 Vordrucke 	Art. 4 Korrekturen 	Art. 5 Stempel und Siegel 	Art. 6 Aufbewahrung durch die Rechtsanwältin oder den Rechtsanwalt  	2. Besondere Verfahren (1.2.) 	Art. 7 Versammlungsbeschlüsse 	Art. 8 Tatsachen und Rechtsverhältnisse 	Art. 9 Urkunden nach ausländischem Recht a) Ausstellung 	Art. 10 b) Besondere Erklärungsformen   	II. Beglaubigung (2.) 	Art. 11 Unterschrift und Handzeichen 	Art. 12 Generelle Ermächtigung 	Art. 13 Kopie 	Art. 14 Abschrift 	Art. 15 Auszug 	Art. 16 Übersetzung 	Art. 17 Datum 	Art. 18 Ausfertigung 	Art. 18a* Elektronische Beglaubigung 	Art. 18b* Eintrag von Urkundspersonen in das Schweizerische Register der Urkundspersonen  	III. Schlussbestimmungen (3.) 	Art. 19 Übergangsrecht 	Art. 20 	Art. 21 	Art. 22 Aufhebung bisherigen Rechts 	Art. 23 Vollzugsbeginn   		2019-12-30T16:55:25+0100 	"9001 St.Gallen" 	"Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen"