108.1 - Loi sur l'archivage (LArch)   1  108.1  Loi sur l'archivage (LArch)  du 31.03.2009 (état au 01.07.2021)  Le Grand Conseil du canton de Berne,  sur proposition du Conseil-exécutif,  arrête:  1 Dispositions générales  Art.  1 Objet 1 La présente loi règle la collecte, le classement et la conservation permanente  de documents.  Art.  2 Objectifs d’effet 1 L’archivage de documents a pour buts  a d’assurer durablement la traçabilité des activités de l’Etat; b de permettre l’étude du patrimoine culturel du canton de Berne, par la   conservation d’archives textuelles, sonores ou iconographiques, dans l’in- térêt des générations futures, et d’assurer la protection de ce patrimoine.  Art.  3 Définitions 1 Par documents sont entendus toute information enregistrée sur quelque sup- port que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémen- taires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informa- tions. 2 Les documents qui présentent une valeur d’information grande et durable au  vu des objectifs d’effet de l’archivage énoncés à l’article 2 sont réputés avoir  une valeur archivistique. 3 Par  archives  sont  entendus  les  documents  que  des  Archives  ont  pris  en  charge et conservent selon les prescriptions de la présente loi. 4 Sont réputés autorités au sens de la présente loi  a les organes du canton, de ses établissements et de ses collectivités;  * Tableaux des modifications à la fin du document  09-146      108.1  2  b les organes des communes, de leurs établissements et des collectivi-tés  soumises à la loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)1);  c les personnes privées dans la mesure où elles accomplissent des tâches  de droit public à elles confiées.  Art.  4 Champ d’application 1 La présente loi s’applique à l’archivage des documents des autorités au sens  de l’article 3, alinéa 4. 2 Elle est également applicable à l’archivage des documents des autorités men- tionnées à l’alinéa 1 qui ont été dissoutes.  Art.  5 Principes de l’archivage 1. Collecte des documents et évaluation  1 Les documents des autorités sont collectés, classés et conservés de manière  à documenter l’essentiel du déroulement et le résultat des activités de l’Etat. 2 Ils font l’objet d’une évaluation, déterminante pour leur durée de conservation,  en fonction de leur importance et de leur valeur d’information.  Art.  6 2. Classement et description des documents 1 Les documents sont classés et décrits à l’aide des plans de classement et  des instruments de recherche nécessaires. 2 Les  plans  de  classement  et  les  réglementations  relatives  à  la  durée  de  conservation et à l’élimination de documents doivent être arrêtés par écrit.  Art.  7 Documents électroniques 1 Les documents électroniques sont assimilés aux documents sur papier. 2 Les outils de gestion documentaire, tels que les systèmes de gestion électro- nique des documents ou des affaires, doivent tenir compte des exigences de  l’archivage.  2 Organisation de l’archivage  Art.  8 Obligation d’archiver 1 Les autorités sont tenues d’archiver leurs documents (gestion des archives)  conformément aux prescriptions de la présente loi. 2 Pour cela, elles peuvent recourir aux services d’entreprises spécialisées.  1) RSB 170.11       3  108.1  Art.  9 Obligation de proposer les documents aux Archives de l’Etat 1 Les autorités suivantes sont tenues de proposer les documents dont elles ne  se servent plus régulièrement aux Archives de l’Etat en vue de leur conserva- tion définitive:  a le Grand Conseil et ses organes, b le Conseil-exécutif et les commissions cantonales par lui instituées, c les Directions et la Chancellerie d’Etat, les offices et les services de l’ad-  ministration centrale, à l’exception des institutions psychiatriques canto- nales,  d la Cour suprême, le Tribunal administratif, le Ministère public et les autori- tés de justice indépendantes de l’administration,  e l’Université de Berne, la Haute école pédagogique germanophone et la  Haute école spécialisée bernoise,  f les autorités qui sont dissoutes. 2 Le Conseil-exécutif règle l’organisation, la gestion et la conservation des do- cuments et des instruments de recherche des Directions et de la Chancellerie  d’Etat par voie d’ordonnance. Il peut déléguer partiellement ou totalement cette  compétence aux Directions et à la Chancellerie d’Etat.  Art.  10 Gestion des archives des hautes écoles 1 L’Université  de  Berne,  la  Haute  école  pédagogique  germanophone  et  la  Haute école spécialisée bernoise règlent la gestion de leurs archives dans un  règlement. 2 Elles s’occupent du préarchivage de leurs documents.  Art.  11 Gestion des archives de l’administration cantonale décentralisée  et des communes  1 Le Conseil-exécutif règle par voie d’ordonnance la gestion des archives  a de l’administration cantonale décentralisée, b des communes, de leurs établissements et des autres collectivités sou-  mises à la loi sur les communes. 2 Il peut déléguer partiellement ou totalement cette compétence à la Direction  de l’intérieur et de la justice. *  Art.  12 Gestion des archives des tribunaux 1 La Cour suprême édicte, d’entente avec les Archives de l’Etat, un règlement  sur la gestion des archives des tribunaux civils et pénaux de première instance  et d’instance supérieure.       108.1  4  2 Le Tribunal administratif édicte, d’entente avec les Archives de l’Etat, un rè- glement sur la gestion des archives du Tribunal administratif et des autorités de  justice indépendantes de l’administration. 3 Le Parquet général édicte, d’entente avec les Archives de l’Etat, un règlement  sur la gestion des archives du Ministère public.  Art.  13 Elimination des documents 1 Les documents qui doivent être proposés aux Archives de l’Etat ou à d’autres  Archives compétentes ne peuvent pas être éliminés sans leur autorisation. 2 Les Archives n’éliminent aucun document sans l’autorisation du service ver- sant.  Art.  14 Archivage des données personnelles 1 Les données personnelles qui ne sont plus utilisées, au sens de l’article 19 de  la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)1), peuvent être  confiées aux Archives dans la mesure où leur archivage est justifié selon la  présente loi. 2 En vertu de l’article 19 LCPD, le service versant a accès aux données per- sonnelles conservées comme moyen de preuve ou de sécurité. 3 Les autres données personnelles ne peuvent être consultées par le service  versant que  a dans l’intérêt de la personne concernée, si celle-ci a donné son accord ou  qu’il peut être admis, au vu des circonstances, qu’elle le donnerait, ou  b pour le traitement de données dans un but qui est sans relation directe  avec les personnes intéressées, en vertu de l’article 20.  4 Toute personne contestant la véracité des données personnelles la concer- nant, archivées selon l’alinéa 1, peut faire joindre une contestation aux docu- ments. Les archives elles-mêmes ne peuvent pas être modifiées.  Art.  15 Tâches des Archives de l’Etat 1 Les Archives de l’Etat assument notamment les tâches suivantes:  a elles collectent, classent et conservent tous les documents ayant une va- leur archivistique des autorités soumises à l’obligation de les leur propo- ser et, si nécessaire, les restaurent;  b elles contribuent à la transmission du savoir historique et à la recherche  historique pour les besoins du canton, de la science et de la culture;  1) RSB 152.04       5  108.1  c elles disposent d’un atelier de restauration, d’une bibliothèque et d’une  salle de lecture;  d elles évaluent la valeur archivistique des documents des autorités sou- mises à l’obligation de proposer les documents;  e elles conseillent les autorités soumises à l’obligation de proposer les do- cuments et édictent des instructions à leur intention sur le versement des  documents et des instruments de recherche;  f elles peuvent inspecter les bureaux d’ordre et les services chargés de la  gestion des informations des autorités soumises à l’obligation de proposer  les documents et contrôler l’état des documents qui y sont conservés;  g elles peuvent conseiller les autres autorités et les personnes privées sur  des questions concernant l’archivage;  h elles peuvent prendre en charge et conserver des documents d’une autre  provenance ayant  une valeur  archivistique s’ils  sont  d’importance pour  l’histoire du canton de Berne.  2 Le Conseil-exécutif règle le détail des tâches et de l’organisation des Archives  de l’Etat par voie d’ordonnance.  3 Accès aux archives  Art.  16 Principe 1 Les archives des autorités au sens de l’article 3, alinéa 4 sont accessibles au  public selon les dispositions de la loi du 2 novembre 1993 sur l’information du  public (loi sur l’information; LIn)1) et de la loi sur la protection des données. 2 L’accès  du  public  à  des  archives  d’autres  provenances  est  régi  par  les  conventions de donation ou de dépôt, ou à défaut, par l’alinéa 1 applicable par  analogie.  Art.  17 Documents ne contenant pas de données personnelles 1 Les documents qui ne sont pas accessibles au public au sens de l’article 16,   alinéa 1 sont librement accessibles après l’expiration d’un délai de 30 ans pour  autant qu’ils ne contiennent pas de données personnelles. 2 Le délai de 30 ans commence à courir à la date du document le plus récent  du dossier.  1) RSB 107.1       108.1  6  Art.  18 Documents contenant des données personnelles 1 Un document dont la consultation est restreinte ou exclue parce qu’il contient  des données personnelles devient accessible au public trois ans après le dé- cès de la personne concernée dans la mesure où le délai de 30 ans au sens  de l’article 17 est écoulé. 2 Si la date du décès de l’une des personnes concernées n’est pas connue, le  document devient accessible au public à partir du 110e anniversaire de la per- sonne concernée dans la mesure où le délai de 30 ans au sens de l’article 17  est écoulé. 3 Tout document d’archives vieux de plus de 110 ans est librement accessible  au public. 4 L’accès aux documents mentionnés aux alinéas 1 à 3 est restreint ou exclu  dans la mesure où une obligation particulière de garder le secret prévue par le  droit fédéral ou le droit cantonal le demande. 5 Le délai de 110 ans commence à courir à la date du document le plus récent   du dossier.  Art.  19 Consultation par les services versants 1 Les  services  qui  ont  versé  des  documents  peuvent  les  consulter  en  tout  temps. L’article 14, alinéa 3 est réservé.  Art.  20 Consultation à des fins scientifiques ou à d’autres fins non per- sonnelles  1 Les Archives peuvent communiquer des données personnelles dans un but  qui est sans relation directe avec les personnes intéressées, notamment pour  la recherche, la jurisprudence, la statistique et la planification si les conditions  de l’article 15 LCPD sont remplies. Les obligations particulières de garder le  secret prévues par le droit fédéral et le droit cantonal sont réservées.  Art.  21 Restriction d’accès 1 L’accès à certaines catégories d’archives peut être restreint si des motifs liés  à leur conservation l’exigent ou que leur consultation occasionne un travail dis- proportionné.  Art.  22 Gratuité 1 La consultation des archives est en principe gratuite. 2 Un émolument peut être perçu pour des prestations particulières.       7  108.1  3 Les réglementations contraires du droit fédéral sont réservées.  Art.  23 Inaliénabilité et imprescriptibilité 1 Les archives des autorités au sens de l’article 3, alinéa 4 sont inaliénables. 2 Elles ne peuvent faire l’objet d’une prescription acquisitive ni être acquises de  bonne foi. Le droit à leur restitution n’est pas soumis à prescription.  Art.  24 Utilisation d’archives à des fins commerciales 1 L’utilisation à des fins commerciales des archives des autorités au sens de  l’article 3, alinéa 4 requiert l’autorisation des Archives compétentes. 2 Cette autorisation peut être subordonnée à la conclusion d’un contrat circons- crivant l’utilisation des archives et mentionnant une éventuelle participation aux  gains.  Art.  25 Exemplaires justificatifs 1 Les Archives compétentes ont droit à un exemplaire justificatif gratuit de toute  œuvre ou publication qui se fonde en grande partie sur l’utilisation de leurs ar- chives.  4 Dispositions pénales  Art.  26 1 Toute personne qui,  intentionnellement, endommage, dissimule, aliène, dé- truit ou soustrait d’une autre manière à l’archivage un document ayant, de par  l’évaluation, une valeur archivistique est punie de l’amende. 2 Toute  personne qui  divulgue  intentionnellement  des  données personnelles  contenues dans des archives qui ne sont pas accessibles au public en vertu de  l’article 18 et qu’elle a pu consulter dans un but qui est sans relation directe  avec les personnes intéressées est punie de l’amende.  5 Exécution  Art.  27 1 Le Conseil-exécutif édicte les dispositions nécessaires à l’exécution de la pré- sente loi, en particulier concernant  a l’archivage des documents; b le traitement des documents électroniques; c les tâches et l’organisation des Archives de l’Etat;       108.1  8  d la gestion des archives de l’administration cantonale; e l’archivage des documents par des personnes privées dans la mesure où   des tâches de droit public leur sont confiées; f les restrictions d’accès aux archives au sens de l’article 21; g les émoluments pour prestations particulières.  6 Dispositions finales  Art.  28 Modification d’actes législatifs 1 Les actes législatifs suivants sont modifiés:  1. Loi du 2 novembre 1993 sur l’information du public (Loi sur l’information,  LIn)1)  2. Loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)2)  3. Loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)3)  Art.  29 Entrée en vigueur 1 Le Conseil-exécutif fixe la date d’entrée en vigueur de la présente loi.  Berne, le 31 mars 2009 Au nom du Grand Conseil, la présidente: Loosli-Amstutz le vice-chancelier: Krähenbühl  ACE no 1898 du 4 novembre 2009: entrée en vigueur le 1er janvier 2010  1) RSB 107.1 2) RSB 152.04 3) RSB 170.11       9  108.1  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en vi- gueur  Elément Modification Référence ROB  31.03.2009 01.01.2010 Texte législatif première version 09-146 07.04.2021 01.07.2021 Art. 11 al. 2 modifié 21-033       108.1  10  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en vi- gueur  Modification Référence ROB  Texte législatif 31.03.2009 01.01.2010 première version 09-146 Art. 11 al. 2 07.04.2021 01.07.2021 modifié 21-033