122.70.15 - Ordonnance sur l&apos;Espace santé-social    122.70.15  Ordonnance sur l'Espace santé-social  du 18.12.2018 (version entrée en vigueur le 01.01.2019)  Le Conseil d'Etat du canton de Fribourg  Vu l'article 6 de la loi fédérale du 13 mars 1964 sur le travail dans l'industrie,  l'artisanat et le commerce; Vu l'article 4 de la loi du 17 octobre 2001 sur le personnel de l'Etat; Vu l'article 13 du règlement du 17 décembre 2002 du personnel de l'Etat; Vu l'ordonnance du 14 décembre 2015 relative au harcèlement et aux diffi- cultés relationnelles sur le lieu de travail; Vu l'arrêté du 25 février 1992 relatif à l'engagement de personnes invalides; Vu le règlement du 13 décembre 1988 relatif au Fonds d'entraide sociale; Sur la proposition de la Direction des finances,  Arrête:  1 Dispositions générales  Art.  1 Champ d'intervention 1 L'Etat de Fribourg met à la disposition de son personnel une consultation  spécialisée nommée «Espace santé-social» (ci-après: ESS). 2 L'ESS intervient dans les domaines suivants: a) atteintes à la santé physique ou psychique; b) risques psychosociaux au travail; c) problèmes financiers; d) questions personnelles (situations de vie difficiles). 3 L'ESS est également le répondant officiel au sein du Service du personnel et  d'organisation (ci-après: SPO) pour: a) les conflits, le harcèlement psychologique et le harcèlement sexuel; b) les activités liées à la réintégration de personnes atteintes dans leur san-  té;  1    Espace santé-social - O  122.70.15  c) le traitement des demandes et le secrétariat du Fonds d'entraide sociale  pour le personnel de l'Etat.  Art.  2 Mesures 1 Pour remplir sa mission, l'ESS propose et/ou coordonne, dans le cadre de  son champ d'intervention, les mesures suivantes: a) mesures de protection afin d'atténuer les causes et/ou d'empêcher la sur-  venue de problèmes; b) mesures destinées à interrompre le processus lié à un problème en cours   afin d'en prévenir et d'en limiter les conséquences; c) mesures visant à permettre aux personnes touchées par un problème de   retrouver leurs capacités initiales ou d'en développer de nouvelles.  2 Organisation  Art.  3 Rattachement 1 L'ESS est une entité organisationnelle du SPO. L'ESS bénéficie d'une indé- pendance vis-à-vis de sa hiérarchie dans le choix et la mise en œuvre des  prestations offertes au personnel rencontrant des difficultés. 2 Sont réservées les dispositions prévues par l'ordonnance relative au harcèle- ment et aux difficultés relationnelles sur le lieu de travail et par le règlement  relatif au Fonds d'entraide sociale. 3 Dans le cadre de leurs interventions respectives, les intervenants et interve- nantes de l'ESS (ci-après: les intervenants et intervenantes santé-social) ne  sont soumis aux instructions ni des autorités d'engagement, ni du SPO, sous  réserve d'une législation spéciale. 4 La décision et la mise en œuvre de mesures concrètes d'application de dis- positions légales ou réglementaires relatives au personnel de l'Etat reviennent  à l'autorité d'engagement, avec préavis du SPO et en concertation avec l'unité  administrative concernée.  Art.  4 Personnel et autres ressources 1 Pour exercer leur activité, les intervenants et intervenantes santé-social se  fondent  sur  les  codes  déontologiques de la  Fédération  suisse  des  psycho- logues et de l'association AvenirSocial. 2 La qualité du travail fourni par l'ESS est notamment garantie par la forma- tion continue, par les intervisions ainsi que par les supervisions.  2    Espace santé-social - O  122.70.15 3 L'ESS se sert en principe de ses ressources et structures internes. En cas de  besoin, il fait appel à des partenaires externes ou oriente les personnes vers  eux.  3 Principes d'activité et prestations  Art.  5 Public-cible 1 Peuvent s'adresser à l'ESS: a) les collaborateurs et collaboratrices de l'Etat de Fribourg soumis à la loi   sur le personnel de l'Etat, sans distinction de niveau hiérarchique; b) les bénéficiaires d'indemnités journalières perte de gain du Fonds de ga-  rantie de rémunération de l'Etat de Fribourg. 2 La présente ordonnance s'applique par analogie aux membres du Conseil  d'Etat, aux juges cantonaux et  aux préfets  ainsi qu'aux apprenti-e-s et sta- giaires.  Art.  6 Sollicitation de l'ESS 1 Toute  personne  faisant  partie  du  public-cible  (ci-après:  personne)  peut  s'adresser directement à l'ESS sans devoir en référer à sa hiérarchie. 2 Chaque supérieur-e hiérarchique ou chaque répondant ou répondante RH  peut s'adresser à l'ESS afin de solliciter des conseils dans le cadre du suivi de  son personnel rencontrant des difficultés. 3 Un dossier concernant chaque sollicitation est constitué par les intervenants  ou intervenantes santé-social en charge du suivi. 4 La démarche auprès de l'ESS est volontaire et gratuite. 5 L'ESS a la possibilité de refuser ou d'interrompre un suivi s'il estime que la  demande n'entre pas dans son champ d'intervention ou dans ses compétences  ou que son cadre d'intervention n'est pas respecté. 6 Les  rendez-vous  avec  l'ESS  sont  assimilables  à  du  temps  de  travail  et  peuvent être pris durant les heures de travail.  Art.  7 Confidentialité 1 La confidentialité de la démarche et de son contenu est garantie. 2 Aucune démarche ne peut être entreprise par l'intervenant ou l'intervenante  santé-social  en  charge  du  dossier  sans  l'accord  explicite  de  la  personne  concernée. L'accord peut également être retiré en tout temps par la personne  concernée.  3    Espace santé-social - O  122.70.15 3 Si une base légale le prévoit, les données strictement nécessaires peuvent  être communiquées à des tiers sans l'accord explicite de la ou des personnes. 4 L'Etat met à la disposition de l'ESS des locaux indépendants des autres lieux  de l'administration et permettant de respecter un accueil confidentiel.  Art.  8 Prestations 1 L'ESS propose diverses prestations et divers types d'accompagnement dans  le cadre du suivi du personnel rencontrant des difficultés: a) suivi individuel; b) interventions dans des équipes (médiation, intervention de crise), sous   réserve de l'accord des supérieur e s hiérarchiques; c) conseil à la conduite des personnes en difficulté pour les supérieur e s   hiérarchiques et répondants et répondantes RH; d) orientation vers des services spécialisés et coordination des actions avec   ces derniers; e) analyse et traitement des demandes de prêt du Fonds d'entraide sociale   pour le personnel de l'Etat; f) analyse et suivi des demandes d'engagement sur le budget destiné à la   réintégration de personnes atteintes dans leur santé. 2 L'ESS développe et réalise des cours, séances d'information ou campagnes  de prévention sur des thèmes en lien avec son champ d'intervention. 3 L'ESS ne peut être mandaté pour instruire une procédure ou mener une en- quête administrative selon la législation sur le personnel dans une unité admi- nistrative ou un établissement. 4 L'ESS ne saurait être appelé à témoigner lors de procédures au sens de la lé- gislation sur le personnel ou à participer à des entretiens d'évaluation ou à  d'éventuels réexamens de ceux-ci, ou à des auditions prévues dans le cadre de  procédures de licenciement.  4 Clôture des dossiers, évaluation et rapport d'activité  Art.  9 Clôture des dossiers 1 Les dossiers traités par l'ESS sont considérés comme clos: a) sur demande de la personne; b) si une personne ne donne pas suite à la démarche entreprise auprès de   l'ESS; c) si la sollicitation n'entre pas dans le champ d'activité, les compétences   ou les principes d'activité de l'ESS;  4    Espace santé-social - O  122.70.15  d) en cas de fin des rapports de service, à l'exception des situations indi- quées à l'article 5 de la présente ordonnance ou en cas de rembourse- ment en cours d'un prêt du Fonds d'entraide sociale;  e) en cas de cessation du versement des indemnités perte de gain du Fonds  de garantie de rémunération.  Art.  10 Evaluation de la démarche 1 A la fin de la prise en charge, un formulaire d'évaluation de la démarche (ci- après: évaluation) est proposé à la personne, ainsi qu'à la ligne hiérarchique si  celle-ci a été impliquée dans les démarches avec l'ESS. Cette évaluation est  volontaire. 2 Le formulaire d'évaluation complété fait partie du dossier de la personne au- près de l'ESS. 3 Les résultats anonymisés de ces évaluations sont utilisés à des fins statis- tiques et d'amélioration continue de l'ESS.  Art.  11 Rapport d'activité 1 L'ESS rend annuellement compte de ses activités au Conseil d'Etat. 2 Les informations contenues dans le rapport sont anonymisées afin que la  confidentialité des données puisse être garantie. 3 Sont réservées les dispositions prévues par l'ordonnance relative au harcèle- ment et aux difficultés relationnelles sur le lieu de travail et au règlement re- latif au Fonds d'entraide sociale.  5 Protection des données personnelles  Art.  12 Objet 1 Les données sont collectées et traitées par l'ESS afin que soit remplie la mis- sion mentionnée dans la présente ordonnance (art. 1, 2 et 8). 2 Les données collectées et traitées par l'ESS ne peuvent pas être utilisées en  vue et/ou dans le cadre d'une évaluation de prestations ou d'une procédure au  sens de la législation sur le personnel.  Art.  13 Nature et récolte des données 1 Chaque dossier comprend uniquement les données indispensables à l'exer- cice des tâches de l'ESS: données personnelles, aspects contractuels de l'en- gagement, caractéristiques du ou des problèmes identifiés ainsi qu'interven- tions effectuées et documents justificatifs.  5    Espace santé-social - O  122.70.15 2 Les données sont recueillies par les intervenants et intervenantes santé-so- cial en charge du dossier. 3 Des données ne sont collectées auprès d'une personne ou d'un organe tiers  qu'avec l'autorisation explicite de la personne. Cette autorisation est en prin- cipe donnée par une procuration écrite. La personne peut retirer en tout temps  son autorisation.  Art.  14 Traitement des données 1 Les données sont traitées de manière strictement confidentielle par l'ESS, en  principe sur support électronique, à l'aide d'un logiciel informatique fermé et  protégé.  Art.  15 Accès et sécurité des données 1 Seuls les intervenants et intervenantes santé-social ont accès aux données  collectées. Les données récoltées par l'ESS ne peuvent être consultées ni par  l'employeur, ni par le SPO, ni par la Caisse de prévoyance du personnel de  l'Etat, sous réserve de l'autorisation de la personne concernée. 2 Les données collectées par l'ESS ne font pas partie du dossier personnel du  collaborateur ou de la collaboratrice, ni de celui de la ligne hiérarchique ou  des collègues. 3 Toutes les mesures nécessaires visant à assurer la protection des données et  l'inaccessibilité des données par des tiers sont mises en place par l'ESS et re- lèvent de la responsabilité des intervenants et intervenantes santé-social. 4 L'ESS recourt au Service de l'informatique et des télécommunications (ci- après: SITel) pour l'exploitation technique de son logiciel informatique. 5 Concernant les mesures de sécurité, le SITel évalue les risques et prend les  mesures organisationnelles et techniques appropriées pour sécuriser ces don- nées sensibles.  Art.  16 Conservation, archivage et destruction 1 Les données contenues dans un dossier sont conservées par l'ESS. 2 Le délai de conservation est de dix ans après la clôture du dossier en matière  de conseil et de soutien dans le règlement de dettes, dans le cadre des déci- sions concernant les demandes de prestations relatives au Fonds d'entraide  sociale et l'affectation des moyens financiers destinés à l'engagement de per- sonnes atteintes dans leur santé. 3 Le délai de conservation est de cinq ans après la clôture du dossier pour tous  les autres types d'interventions. 4 A l'issue de leur durée de conservation, les données sont détruites par l'ESS.  6    Espace santé-social - O  122.70.15  6 Financement  Art.  17 1 Le financement  de l'ESS est  entièrement  comptabilisé dans le budget  du  SPO. 2 Le Conseil d'Etat et la Caisse de prévoyance du personnel de l'Etat de Fri- bourg conviennent des modalités de cofinancement de l'ESS.  7 Disposition finale  Art.  18 1 Cette ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2019.  7    Espace santé-social - O  122.70.15  Tableau des modifications – Par date d'adoption  Adoption Elément touché Type de  modification  Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  18.12.2018 Acte acte de base 01.01.2019 2018_129  Tableau des modifications – Par article  Elément touché Type de  modification  Adoption Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  Acte acte de base 18.12.2018 01.01.2019 2018_129  8   	1 Dispositions générales 	Art. 1 Champ d'intervention 	Art. 2 Mesures  	2 Organisation 	Art. 3 Rattachement 	Art. 4 Personnel et autres ressources  	3 Principes d'activité et prestations 	Art. 5 Public-cible 	Art. 6 Sollicitation de l'ESS 	Art. 7 Confidentialité 	Art. 8 Prestations  	4 Clôture des dossiers, évaluation et rapport d'activité 	Art. 9 Clôture des dossiers 	Art. 10 Evaluation de la démarche 	Art. 11 Rapport d'activité  	5 Protection des données personnelles 	Art. 12 Objet 	Art. 13 Nature et récolte des données 	Art. 14 Traitement des données 	Art. 15 Accès et sécurité des données 	Art. 16 Conservation, archivage et destruction  	6 Financement 	Art. 17  	7 Disposition finale 	Art. 18   		2022-08-15T00:23:21+0200 	"1701 Freiburg" 	"Gesetzessammlung des Kantons Freiburg"