1  Entrée en vigueur dès le 01.01.2012 (Actuelle)  Document généré le : 05.10.2021  LOI 432.11  sur l'archivage  (LArch)  du 14 juin 2011   LE GRAND CONSEIL DU CANTON DE VAUD  vu le projet de loi présenté par le Conseil d'Etat  décrète  Chapitre I Dispositions générales  Art. 1 But  1 La présente loi règle l'archivage des documents des autorités désignées à l'article 2, afin :  a. d'assurer la continuité, la rationalité et le contrôle de leur gestion ;  b. de garantir la sécurité du droit ;  c. de protéger les intérêts légitimes des personnes ;  d. de sauvegarder le patrimoine documentaire vaudois, ainsi que les sources nécessaires à la  recherche scientifique.  Art. 2 Champ d'application  1 La présente loi s'applique aux archives des autorités suivantes (ci-après désignées dans la présente  loi "les autorités") :  a. le Grand Conseil et son administration ;  b. le Conseil d'Etat et son administration ;  c. l'Ordre judiciaire et son administration ;  d. les communes, ainsi que les ententes, associations, fédérations, fractions et agglomérations de  communes et leurs administrations ;  e. les personnes physiques et morales auxquelles le canton ou une commune confie des tâches  publiques, dans l'exécution desdites tâches.  Art. 3 Définitions  1 On entend dans la présente loi par :    2  a. document : toutes les informations, enregistrées sur quelque support que ce soit, en particulier sur  support électronique, produites ou reçues par les autorités mentionnées à l'article 2, ainsi que tous  les instruments de recherche et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires au  repérage, à la compréhension et à l'utilisation de ces informations ;  b. archives courantes et intermédiaires : l'ensemble des documents utilisés pour traiter les affaires,  puis conservés pour attester ce traitement tant que cela est juridiquement ou administrativement  nécessaire ;  c. archives historiques : l'ensemble des documents qui ne sont plus utilisés pour traiter les affaires ou  attester ce traitement et qui sont conservés définitivement en raison de leur valeur archivistique ;  d. valeur archivistique : la qualité d'un document présentant un intérêt notable et durable au regard des  buts de la présente loi ;  e. délai de protection : la durée pendant laquelle la consultation d'archives historiques est soumise à  autorisation ;  f. dates d'ouverture et de clôture d'un dossier archivé : la date à laquelle un dossier archivé a reçu son  premier document et celle du plus récent document qu'il contient ayant une relation directe avec le  traitement de l'affaire concernée.  Chapitre II Organisation de l'archivage  Art. 4 Gestion des archives par les autorités  1 Les autorités ont la garde de leurs archives courantes et intermédiaires. Elles les gèrent  conformément aux principes de la présente loi, de la réglementation d'application [A] et des directives  des Archives cantonales vaudoises. Les règles de gestion imposées par d'autres dispositions légales  ou réglementaires sont réservées.   2 Elles mettent en oeuvre des procédures de gestion, des systèmes de classement et des modes de  conservation des documents qui garantissent l'intégrité, l'authenticité, l'accessibilité et la sécurité de  ceux-ci.  3 Elles veillent en particulier à être en mesure de répondre dans les délais légaux aux demandes  fondées sur la législation sur l'information [B] et sur la protection des données personnelles [C] .   4 Le règlement d'application[A] fixe les exigences minimum en matière d'instruments de gestion des  documents.      [A] Règlement du 19.12.2011d'application de la loi sur l'archivage ( BLV 432.11.1)  [B] Loi du 24.09.2002 sur l'information (BLV 170.21) [C] Loi du 11.09.2007 sur la protection des données personnelles ( BLV 172.65)   Art. 5 Obligation de proposer les documents aux Archives cantonales vaudoises et  sélection  1 Les autorités sont tenues de proposer aux Archives cantonales vaudoises tous les documents dont  elles n'ont plus besoin pour traiter les affaires ou attester ce traitement.  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11.1?id=6a67c756-74fa-4a85-8618-51d0f829c062 https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/170.21?id=a1f1de49-a16e-40ed-8790-22194925bb3b https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/172.65?id=cf9df545-13f7-4106-a95b-9b3ab8fa8b01   3  2 Les Archives cantonales vaudoises décident de la valeur archivistique des documents, avec la  collaboration des autorités.  3 Les documents sélectionnés sont versés aux Archives cantonales vaudoises. Les autres documents  sont éliminés conformément à l'article 6.  4 Le règlement d'application [A] précise la procédure de sélection et de versement.   5 Les établissements de droit public autonomes et les personnes morales de droit privé, dans la mesure  où elles effectuent des tâches publiques qui leur ont été confiées par le canton ou une commune,  peuvent être autorisés à conserver leurs archives historiques. Le règlement d'application précise les  conditions d'octroi de cette autorisation. Sous réserve de dispositions légales ou réglementaires  contraires, la présente loi s'applique à ces organismes comme si les documents avaient été déposés  aux Archives cantonales vaudoises.      [A] Règlement du 19.12.2011d'application de la loi sur l'archivage ( BLV 432.11.1)   Art. 6 Interdiction d'éliminer sans autorisation  1 Les documents qui doivent être proposés aux Archives cantonales vaudoises ne peuvent pas être  éliminés sans l'autorisation de ces dernières.  2 Le règlement d'application [A] prévoit les exceptions. Il précise la procédure d'obtention de  l'autorisation, ainsi que le mode d'élimination.       [A] Règlement du 19.12.2011d'application de la loi sur l'archivage ( BLV 432.11.1)   Art. 7 Documents électroniques  1 Les autorités tiennent compte des exigences de l'archivage lors de la conception ou du choix de leurs  systèmes de gestion électronique des données.  2 A titre exceptionnel et sur la base d'une convention écrite, les documents électroniques sélectionnés  en tant qu'archives historiques peuvent être conservés temporairement ou durablement par l'autorité  concernée ou par un tiers spécialisé, sous le contrôle des Archives cantonales vaudoises. Leur  intégrité, leur authenticité, leur accessibilité et leur sécurité doivent être garanties, ainsi que le respect  des délais de protection définis au chapitre III.  Art. 8 Gestion des archives communales et intercommunales  1 Les communes gèrent leurs archives de façon indépendante. Elles conservent leurs archives  historiques.  2 Le syndic est responsable de la bonne gestion des archives communales.  3 Il exerce au niveau de la commune les mêmes attributions que celles conférées aux Archives  cantonales vaudoises par le chapitre II de la présente loi. Il peut déléguer cette compétence.  4 Dans les entités intercommunales telles que définies dans l'article 2, alinéa 1, lettre d), le comité de  direction est responsable de la bonne gestion des archives intercommunales.  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11.1?id=6a67c756-74fa-4a85-8618-51d0f829c062 https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11.1?id=6a67c756-74fa-4a85-8618-51d0f829c062   4  5 Sauf disposition contraire, les entités intercommunales déposent leurs archives historiques dans la  commune où elles ont leur siège statutaire.  Art. 9 Missions des Archives cantonales vaudoises  1 Les Archives cantonales vaudoises veillent à la constitution des archives historiques des autorités  cantonales, assurent leur conservation et facilitent leur consultation. A ces fins, elles assument  notamment les responsabilités suivantes :  a. conseiller et soutenir les autorités dans la gestion de leurs archives, édicter des directives à ce sujet  et veiller à leur application, notamment par des inspections périodiques, au besoin dénoncer les  situations non conformes à la loi ou à la réglementation ;  b. évaluer les archives des autorités, sélectionner les archives historiques et les prendre en charge,  autoriser les éliminations ;  c. conserver et inventorier les archives historiques, assurer l'accès à celles-ci et favoriser leur mise en  valeur ;  d. gérer une bibliothèque et une documentation historiques et professionnelles ;  e. collaborer avec les institutions dont les missions sont proches ;  f. préaviser les projets d'armoiries communales et les sceaux qui reproduisent de telles armoiries.  2 Les compétences conférées aux Archives cantonales vaudoises par l'alinéa 1, lettres a) à c),  s'étendent aux archives des organismes cités à l'article 5, alinéa 5, sous réserve de la conservation par  ceux-ci de leurs archives historiques.  3 En matière d'archives communales, les Archives cantonales vaudoises ont pour mission de conseiller  les autorités et de soutenir les personnes chargées de leur gestion. Elles peuvent en tout temps  inspecter les archives communales, faire rapport à la municipalité et si nécessaire dénoncer au  département en charge des relations avec les communes[D] les situations non conformes à la loi ou à la  réglementation.  4 Les Archives cantonales vaudoises ont également pour mission de rechercher, collecter, conserver et  mettre à disposition du public des fonds d'archives provenant de personnes physiques ou morales  privées et qui ont un lien significatif avec le Canton de Vaud.      [D] Voir l'organigramme de l'Etat de Vaud  Chapitre III Accès aux archives  Art. 10 Principes  1 Jusqu'à l'expiration du délai de protection défini aux articles 11 et 12, la consultation par le public des  archives historiques est soumise à l'autorisation de l'autorité qui a versé les documents. Celle-ci se  prononce conformément à la législation sur l'information [B] et sur la protection des données  personnelles [C] .   2 Après l'expiration du délai de protection, la consultation est libre, sous réserve de l'article 12, alinéa 4.  3 La consultation est gratuite. Un émolument peut être perçu pour des prestations particulières.  https://www.vd.ch/toutes-les-autorites/   5  4 La consultation peut être limitée si l'état de conservation des documents l'exige.  5 La consultation des fonds d'archives privées est réglée par les conventions signées avec le donateur  ou déposant. A défaut, les dispositions de la présente loi s'appliquent.      [B] Loi du 24.09.2002 sur l'information (BLV 170.21) [C] Loi du 11.09.2007 sur la protection des données personnelles ( BLV 172.65)   Art. 11 Délai de protection ordinaire  1 Le délai de protection ordinaire est de 30 ans. Il s'applique à tous les documents, à l'exception de ceux  mentionnés à l'article 12.  2 Le délai court à compter de la date de clôture du dossier ou, pour un document isolé, de la date de  création de ce dernier.  Art. 12 Délai de protection spécial  1 Les documents classés selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles  sensibles ou des profils de la personnalité au sens de l'article 4 de la loi sur la protection des données  personnelles [C] sont soumis à un délai de protection spécial, à moins que la personne concernée n'en  ait autorisé la consultation.   2 Le délai est de 10 ans après la date du décès de la personne concernée, respectivement de 100 ans  après la naissance si la date du décès est inconnue et ne peut pas être déterminée sans entraîner un  travail disproportionné. Si ni la date du décès ni celle de la naissance ne peut être retrouvée, le délai  expire après 100 ans à compter de l'ouverture du dossier. Dans tous les cas, le délai de protection  spécial ne peut être inférieur au délai ordinaire.  3 Si un intérêt public ou privé prépondérant s'oppose à ce que certaines catégories d'archives soient  librement consultées par des tiers, le Conseil d'Etat peut en prolonger le délai de protection par voie  d'arrêté et pour une durée limitée. S'agissant des documents communaux, cette compétence  appartient à la municipalité.  4 Si un intérêt public ou privé prépondérant s'oppose dans un cas particulier à ce que des archives  soient consultées par des tiers, les Archives cantonales vaudoises ou l'autorité qui a versé les  documents peuvent, par décision, en restreindre ou en interdire la consultation pour une durée limitée  après l'expiration du délai de protection. S'agissant des documents communaux, cette compétence  appartient à la municipalité.  5 Les dispositions d'autres lois qui prévoient des délais de protection spécifiques pour certains types  de documents sont réservées.      [C] Loi du 11.09.2007 sur la protection des données personnelles ( BLV 172.65)   Art. 13 Consultation par les autorités  1 L'autorité qui a versé les documents peut les consulter en tout temps, sous réserve de l'alinéa 2.  2 Lorsqu'il s'agit de données personnelles, l'autorité qui a versé les documents ne peut les consulter  pendant le délai de protection que dans les buts suivants :  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/170.21?id=a1f1de49-a16e-40ed-8790-22194925bb3b https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/172.65?id=cf9df545-13f7-4106-a95b-9b3ab8fa8b01 https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/172.65?id=cf9df545-13f7-4106-a95b-9b3ab8fa8b01   6  a. comme moyens de preuve ;  b. à des fins législatives ou jurisprudentielles ;  c. pour des évaluations à buts statistiques ;  d. pour prendre une décision relative à une demande de consultation.  Art. 14 Contestation de données archivées  1 Les archives historiques ne peuvent pas être modifiées. Les personnes concernées peuvent faire  ajouter, par une adjonction explicitement désignée comme telle, la mention de leur caractère litigieux  ou la preuve de leur inexactitude.  Art. 15 Inaliénabilité et imprescriptibilité  1 Les archives des autorités sont des biens culturels inaliénables. Elles ne peuvent être acquises par  prescription.  Chapitre IV Dispositions pénales  Art. 16 Dispositions pénales  1 Celui qui aura intentionnellement falsifié, éliminé sans autorisation ou soustrait d'une autre manière à  l'archivage un document ayant une valeur archivistique sera puni d'une amende.  2 Est passible de la même peine celui qui aura dévoilé intentionnellement et sans autorisation des  informations contenues dans des archives soumises à un délai de protection.  Chapitre V Dispositions finales  Art. 17 Dispositions finales  1 Le Conseil d'Etat est chargé de l'exécution de la présente loi. Il en publiera le texte conformément à  l'article 84, alinéa 1, lettre a) de la Constitution cantonale et en fixera, par voie d'arrêté, la date d'entrée  en vigueur.