____________________________________________________   166.101.3      1      13  janvier  1999     Règlement  organique du Conseil notarial             Etat au  25 mai 2021   Le Conseil notarial,   vu l'article 2 du règlement d'exécution de la loi sur le notariat, du 22 décembre  19971);   adopte le présent règlement organique;   arrête:        CHAPITRE PREMIER   Généralités   Article premier2)   1Le président étant désigné par le Conseil d'Etat, le Conseil  notarial (ci-après: le Conseil) nomme son vice-président et son secrétaire.   2Avec l'accord du Département de l’économie, de la sécurité et de la culture (ci- après: le département), le secrétaire peut être désigné hors des membres du  Conseil. Sa rémunération est alors fixée par le département.     Art. 2   En cas d'empêchement durable d'un membre du Conseil, celui-ci invite  le Conseil d'Etat à désigner un membre suppléant.     Art. 3   Le Conseil est convoqué par le président ou par le vice-président, soit à  des séances ordinaires dont les dates ont été déterminées à l'avance, soit, selon  les circonstances, à des séances extraordinaires.     Art. 4   1Le Conseil siège en principe au complet.   2Il ne peut siéger si plus d'un membre fait défaut.   3Le cas échéant, une seconde séance est convoquée par devoir sous 10 jours  de préavis, ce délai pouvant être écourté en cas d'urgence.     Art. 5   Le Conseil prend ses décisions à la majorité absolue de ses membres.     Art. 6   Le Conseil peut prendre une décision par voie de circulation pour autant  qu'aucun membre ne s'y oppose et qu'elle réunisse l'unanimité des voix.                                                       FO 1999 No 13  1) RSN 166.101  2) La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les   attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'État, du 26 juillet 2013  (FO 2013 N° 31) et de l’A portant modification de l’A fixant les attributions et l'organisation des  départements et de la chancellerie d'État, du 25 mai 2021 (FO 2021 N° 21), avec effet  immédiat.   Constitution   Empêchement  durable d'un  membre du  Conseil   Convocation   Séances   Décisions:  a) en séance   b) par voie de  circulation   Compétences     166.101.3      2   Art. 7   1Le président expédie les affaires courantes avec le secrétaire. Celui-ci  informe les membres du Conseil au plus tard lors de sa prochaine séance.   2Toutes questions de principe et toutes questions dont la solution pourrait  apparaître comme constituant un précédent sont de la compétence du Conseil.     Art. 8   1Le Conseil délègue régulièrement ou occasionnellement certaines de  ses tâches, pour étude et rapport ou pour exécution, à un ou plusieurs de ses  membres.   2Le ou les délégués renseignent le Conseil en séance sur l'exécution de leur  mandat.     Art. 9   1Le secrétaire tient un procès-verbal succinct des séances du Conseil.   2Un membre du Conseil peut demander que son opinion soit verbalisée.   3Les décisions prises par voie de circulation sont relatées dans le procès-verbal  de la séance suivante.   4Les procès-verbaux, visés par le président, sont communiqués au département.     Art. 10   Au début de chaque année, le Conseil établit son rapport annuel et le  transmet au département.     Art. 11   Le Conseil informe régulièrement les notaires pratiquants sur  l'application des dispositions légales sur le notariat.     Art. 12   Le Conseil a son adresse chez son président.     Art. 13   1Le Conseil établit son courrier sur papier officiel à son entête et aux  armes de la République.   2Il bénéficie de l'affranchissement postal à forfait.     Art. 14   1Le Conseil conserve ses dossiers durant quatre ans.   2Passé ce délai, ils sont mis en archives et déposés annuellement auprès du  département.      CHAPITRE 2   Inspection des activités notariales (art. 21 LN)   Art. 15   L'inspection des activités notariales est effectuée dans chaque étude,  par deux notaires en exercice au moins; ceux-ci sont désignés par le Conseil.     Art. 16   1Le but de l'inspection est défini par l'article 21 al. 2 LN.   2L'inspection des études vise également à harmoniser la pratique des notaires  et à les conseiller sur des questions méthodologiques.   3Le Conseil arrête périodiquement une liste de points à vérifier ou de sujets  particuliers à traiter lors des inspections.     Art. 17   Les inspecteurs font rapport au Conseil.   Délégations   Procès-verbaux   Rapport annuel   Information   Adresse   Courrier   Archives   Organisation   But et objet   Rapport     166.101.3      3     Art. 18   1Le Conseil constate le résultat de l'inspection.   2S'il ne considère pas pouvoir classer le rapport sans suite, il prend toutes  mesures utiles, et spécialement celles qu'il estime de nature à sauvegarder  l'intérêt du public.     Art. 19   Le Conseil peut, notamment, ordonner une inspection complémentaire  ou formuler des propositions au département.     Art. 20   En cas de manquements ou d'infractions aux dispositions légales et  réglementaires régissant les activités notariales, le Conseil peut, sur la base du  rapport d'inspection, dénoncer le notaire fautif à la commission de surveillance.  Dans les cas graves, il est tenu de le faire.     Art. 21   1Dans tous les cas, le Conseil informe le notaire inspecté du résultat de  l'inspection et des mesures qu'il prend.   2Il peut lui transmettre le rapport d'inspection, avec ou sans recommandations.     Art. 21a3)   1Les frais découlant de l'inspection des activités notariales sont à la  charge du notaire.   2Ces frais s'élèvent forfaitairement à 200 francs par inspection.   3Ils sont exclusivement affectés aux dépenses engagées par le Conseil.      CHAPITRE 3   Contrôle financier (art. 22 LN)   Art. 22   1Le contrôle financier des activités professionnelles des notaires et des  fonds qui leur sont confiés est effectué, dans chaque étude, par l'organe  indépendant qu'elle aura choisi selon l'article 3 RELN (ci-après: le contrôleur).   2Chaque étude doit être contrôlée une fois tous les quatre ans au moins.     Art. 23   1Le Conseil tient le rôle des contrôles.   2Il établit au début de chaque année la liste des études qui seront contrôlées. Il  peut, par la suite, y apporter des adjonctions.   3Il invite les contrôleurs des études figurant sur la liste à intervenir au cours de  l'année.     Art. 24   Le Conseil émet des directives sur le contrôle financier et les  communique tant aux notaires qu'aux contrôleurs.     Art. 25   1Le but du contrôle est de déterminer:   – si le notaire est solvable ou pas,   – s'il est en mesure de restituer promptement tous fonds et dépôts qui lui ont  été confiés, de quelque nature qu'ils soient.                                                    3) Introduit par A du 14 décembre 2011 (FO 2011 N° 50), approuvé par A du Conseil d'Etat du   14 décembre 2011 (FO 2011 N° 50)    Décision du  Conseil   Mesures   Dénonciation   Information   Frais   Organisation   Rôle des contrôles   Directives   But     166.101.3      4   2La solvabilité du notaire est appréciée globalement, en tenant compte de sa  situation privée.     Art. 26   1Afin de satisfaire au but du contrôle, le notaire tient les livres exigés  par la nature et l'étendue de toutes les activités exercées en son étude. Ces  livres sont tenus avec exactitude et doivent révéler la situation financière de  l'étude et l'état des dettes et des créances se rattachant à l'ensemble de ses  activités.   2Le notaire dresse, mensuellement, la balance de ses comptes.   3Tous biens, documents, titres et valeurs quelconques confiés au notaire et qui  ne peuvent, par nature, entrer dans sa comptabilité, font l'objet d'un inventaire  constamment tenu à jour.     Art. 27   Le contrôle est, dans la règle, annoncé au notaire par le contrôleur un  mois à l'avance.     Art. 28   Si le Conseil a des raisons de penser qu'un notaire n'est pas en mesure  de tenir ses engagements, il peut ordonner, d'urgence s'il y a lieu, un contrôle  sans préavis.     Art. 29   1Dans les limites de son mandat, le contrôleur bénéficie des pouvoirs  d'investigation les plus étendus.   2Il applique les directives émises par le Conseil.   3Il est tenu au secret professionnel.     Art. 30   1Le contrôleur apprécie l'organisation comptable de l'étude, vérifie la  dernière balance des comptes et contrôle, par sondages, les mouvements  financiers et leur comptabilisation, ainsi que la tenue à jour des comptes  individuels.   2Il s'assure de la concordance entre la comptabilité et la situation de fait, compte  tenu des chevauchements, des comptes de caisse, de chèques postaux, de  banques, ainsi que des soldes bancaires en relation avec des actifs gérés pour  le compte d'autrui et des dettes envers les clients.   3Il exige toutes pièces justificatives, ainsi qu'une attestation signée du notaire  certifiant l'intégralité et la sincérité de tous actifs, fonds déposés, engagements  et dépôts quelconques.     Art. 31   En règle générale, le contrôleur met fin à ses investigations dès l'instant  où il est en mesure de conclure à la solvabilité ou à l'insolvabilité du notaire et à  sa capacité de restituer promptement les fonds et dépôts qui lui ont été confiés.     Art. 32   1Le contrôleur transmet immédiatement son rapport au notaire contrôlé  et au Conseil.   2Si le rapport conclut que le notaire est insolvable, ou que sa solvabilité est  douteuse, ou qu'il n'est pas en mesure de restituer promptement les dépôts qui  lui ont été confiés, ou encore qu'il a placé les fonds de ses clients dans une  affaire qu'il domine juridiquement ou économiquement, le Conseil, après avoir  entendu l'intéressé, prend sans tarder toutes mesures adéquates.   Comptabilité et  inventaire   Le contrôle  ordinaire   Le contrôle sans  préavis   Exécution du  contrôle   Objet du contrôle   Limite du contrôle   Rapport     166.101.3      5     Art. 33   Le rapport de contrôle est conservé durant 10 ans auprès du Conseil.     Art. 34   Les frais découlant du contrôle financier sont à la charge du notaire  contrôlé.      CHAPITRE 4   Dispositions finales   Art. 35   Le présent règlement organique entre en vigueur dès son approbation  par le Conseil d'Etat.     Règlement approuvé par arrêté du Conseil d'Etat, du 10 février 19994), entré en  vigueur le même jour.    Dans sa teneur du 14 décembre 2011, les modifications ont été approuvées par  arrêté du Conseil d'Etat, du 14 décembre 20115).                                                      4) FO 1999 N° 13   5) FO 2011 N° 50    Conservation   Frais   Entrée en vigueur