150.21 - Verordnung über den Umgang mit Personaldaten   1  150.21  Verordnung über den Umgang mit Personaldaten  Vom 16. April 2013 (Stand 16. November 2015)  Der Regierungsrat des Kantons Basel-Landschaft,  gestützt auf § 74 Absatz 2 der Verfassung des Kantons Basel-Landschaft vom  17. Mai 19841),  beschliesst:  1 Allgemeine Bestimmungen  §  1 Gegenstand 1 Als  Personalakten,  Personaldossier  oder  Personaldaten  gelten  alle  Doku- mente zu einem bestimmten Arbeitsverhältnis, die vom Arbeitgeber aufbewahrt  werden, unerheblich ob in elektronischer Form oder in Papierform.  §  2 Datensicherheit 1 Die Daten sind durch bauliche, organisatorische und technische Massnah- men zu sichern. 2 Für die Bearbeitung von Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch  IT-Systeme gilt die Verordnung vom 11. März 20082) über die Informationssi- cherheit.  §  2a * Datenbearbeitung 1 Für das Bearbeiten von Personaldaten kann der Arbeitgeber Dritte beiziehen. 2 Er macht die Personaldaten nur denjenigen Personen zugänglich, welche sie  für ihre Aufgabenerfüllung benötigen.  §  3 Protokollierung 1 Zugriffe auf und Änderungen von elektronischen Bewerbungs- und Personal- dossiers werden protokolliert. * 2 Die Protokolle werden während 2 Jahren von den Zentralen Informatikdiens- ten aufbewahrt. 1) SGS 100, GS 29.276 2) SGS 162.51, GS 36.543  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102  https://bl.clex.ch/data/100/de https://bl.clex.ch/data/162.51/de   2  150.21  1a Bewerbungsdossier *  §  3a * Personalinformationssystem für Bewerbungsdossiers (e- Recruiting)  1 Schriftliche und elektronische Bewerbungsdossiers können im Personalinfor- mationssystem für Bewerbungsdossiers (eRecruiting) bearbeitet werden. 2 eRecruiting dient dazu, Stellen auszuschreiben und den Bewerbungsprozess  effizient zu gestalten.  §  3b * Erteilung der Zugriffsrechte 1 Der Technische Support des Personalamtes erteilt den Personaldiensten und  den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Dienstleistungszentrums des Perso- nalamtes, welche für die Rekrutierung zuständig sind, die Zugriffsrechte. 2 Die Personaldienste erteilen im Einzelfall den für die Auswahl verantwortli- chen Vorgesetzen die Zugriffsrechte.  §  3c * Datenbearbeitungsrechte 1 Die Personaldienste der Direktionen, der Landeskanzlei und der Gerichte er- halten ein Bearbeitungsrecht auf Bewerbungsdossiers für Stellen innerhalb ih- rer eigenen Anstellungsbehörde sowie auf alle Initiativbewerbungsdossiers. 2 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums des Personal- amtes, welche für die Rekrutierung zuständig sind, erhalten ein Bearbeitungs- recht auf Bewerbungsdossiers für Stellen sämtlicher Anstellungsbehörden so- wie auf alle Initiativbewerbungsdossiers. 3 Die für die Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern verantwortlichen Vor- gesetzten erhalten ein Bearbeitungsrecht auf Bewerbungsdossiers für Stellen,  denen sie vorgesetzt sind. 4 Von Bewerberinnen und Bewerbern zur Verfügung gestellte Bewerbungsun- terlagen dürfen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kantons nicht  verändert werden.  §  3d * Berichtigungs- und Löschungsrecht 1 Die Bewerberin oder der Bewerber kann bei einer elektronischen Bewerbung  Berichtigungen und Löschungen im eRecruiting selber vornehmen.  2 Personaldossier  §  4 Allgemeines 1 Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter wird ein Personaldossier geführt.  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102    3  150.21 2 Bestehen mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter mehrere Arbeitsver- träge mit unterschiedlichen Anstellungsbehörden, werden die vertragsspezifi- schen Dokumente pro Anstellung geführt.  §  5 Inhalt 1 Die im Personaldossier enthaltenen Daten sind im Anhang zur Verordnung  über den Umgang mit Personaldaten aufgeführt.  §  6 Verantwortlichkeit 1 Die für die jeweiligen Anstellungsbehörden zuständigen Personaldienste der  Direktionen und der Landeskanzlei sind für die Führung der Personaldossiers  und für die Umsetzung der gesetzlichen Grundlagen zuständig und tragen die  Verantwortung für die von ihnen bearbeiteten Daten. 2 Bei öffentlichen Schulen haben die Schulleitungen die Funktion der für die  Anstellungsbehörde zuständigen Personaldienste  inne und werden vom zu- ständigen Personaldienst unterstützt. 3 Bei den Gerichten hat die Justizverwaltung die Funktion des für die Anstel- lungsbehörde zuständigen Personaldienstes inne. 4 Das Dienstleistungszentrum des Personalamtes trägt die Verantwortung für  die von ihm bearbeiteten Daten.  §  7 Bearbeitungsrechte im Einzelnen 1 Die  Personaldienste,  die  Mitarbeiterinnen  und  Mitarbeiter  des  Dienstleis- tungszentrums des Personalamtes, welche für das Scannen von Dokumenten  für  das  elektronische Personaldossier  zuständig  sind,  sowie  der  technische  Support des Personalamtes erhalten ein permanentes und uneingeschränktes  Bearbeitungsrecht in den Personaldossiers der zu betreuenden Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter. 2 Die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums des  Personalamtes sowie die Berufsbildner erhalten ein permanentes, aber einge- schränktes Bearbeitungsrecht in den Personaldossiers der zu betreuenden Mit- arbeiterinnen und Mitarbeiter. 3 Die ausführlichen Bearbeitungsrechte finden sich im Anhang dieser Verord- nung.  §  8 Einsichtsrechte der Mitarbeitenden in die Personaldossiers 1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten auf Anfrage zeitlich begrenzte, voll- ständige Einsicht in ihr Personaldossier, bei Bedarf ist die Auskunft auf Verlan- gen hin schriftlich zu erteilen. 2 Das Einsichtsrecht wird eingeschränkt, wenn überwiegende öffentliche oder  private Interessen dem Akteneinsichtsrecht entgegenstehen.  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102    4  150.21  §  9 Einsichtsrechte weiterer Personen in die Personaldossiers 1 Vorgesetzte erhalten permanente, eingeschränkte Einsicht in die Personal- dossiers ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. * 2 Die  Dienststellenleitung  des  Personalamtes,  deren Stellvertretung und der  Fachbereich Personalrecht des Personalamtes erhalten auf anfrage zeitlich be- grenzte, vollständige Einsicht in ein Personaldossier, sofern dies für die Erfül- lung ihrer Aufgaben notwendig ist. 3 Die ausführlichen Einsichtsrechte finden sich im Anhang dieser Verordnung.  §  10 Dossierfreigabe 1 Die  Freigabe von  Dossiers  zur  Einsichtnahme erfolgt  durch die  Personal- dienste.  §  11 Datenberichtigung 1 Die  für  die  Datensammlung  zuständigen  Personaldienste  berichtigen  oder  vernichten umgehend unrichtige oder  unvollständige Daten oder solche, die  dem Zweck der Bearbeitung nicht entsprechen.  §  12 Verfahren 1 Die Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter richten ihr Gesuch um Auskunftsertei- lung, Berichtigung oder Vernichtung von Daten an den zuständigen Personal- dienst. 2 Bestreitet  die Behörde die Unrichtigkeit  von Personaldaten, so hat  sie die  Richtigkeit zu beweisen. 3 Kann weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit von Personaldaten bewie- sen werden, kann die betroffene Person eine Gegendarstellung verlangen.  3 Bekanntgabe von Daten  §  13 Veröffentlichung 1 Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die über die Funktionsbezeich- nung und die amtlichen Kontaktinformationen hinausgehen, dürfen im Intranet,  in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagsbrett nur veröffentlicht  werden, wenn eine schriftliche Zustimmung der bzw. des Betroffenen vorliegt.  §  14 Weitergabe bei internem Stellenwechsel 1 Bei einem internen Stellenwechsel wird das Personaldossier nur mit schriftli - cher  Zustimmung der  Mitarbeiterin  bzw.  des  Mitarbeiters  an  den Personal- dienst der neuen Anstellungsbehörde übergeben.  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102    5  150.21  §  15 Weitergabe an Dritte 1 An Dritte, insbesondere neue Arbeitgeber, Bank- oder Kreditinstitute oder an  Vermieterinnen und Vermieter dürfen Daten nur mit schriftlicher Zustimmung  der betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden. 2 Die  Zustimmung  der  Mitarbeiterin  oder  des  Mitarbeiters  gilt  als  gegeben,  wenn diese eine Anstellungsbehörde der Kantonalen Verwaltung oder Mitar- beiterinnen und Mitarbeiter als Referenz zur Auskunftserteilung bezeichnet ha- ben. 3 Die telefonische Referenzerteilung setzt voraus, dass die Identität des Anru- fers zweifelsfrei festgestellt wird. 4 Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck der Anfrage not- wendigen Informationen.  §  16 Austrittsmonitoring 1 Zur Evaluation von geeigneten Steuerungsmassnahmen im Bereich der Per- sonal- und Verwaltungsführung wird bei Austritt von Mitarbeiterinnen und Mitar- beitern durch einen externen Anbieter ein Austrittsmonitoring durchgeführt. 2 Die Auswahl der Befragungsmethodik sowie die Organisation der Durchfüh- rung liegen in der Verantwortung des Personalamtes. 3 Bei Bedarf können externe Anbieter zur Durchführung der Austrittsbefragung  beigezogen werden. 4 Die für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten dürfen nur nach Abschluss  einer Vertraulichkeitsvereinbarung an einen externen Anbieter weitergegeben  werden. 5 Aufträge zum Bearbeiten von Personendaten durch Organisationseinheiten  oder Private die nicht dem Informations- und Datenschutzgesetz (IDG) unter- stehen müssen schriftlich erteilt werden.  §  17 Datenübergabe 1 Den nachstehenden Stellen werden aus den Personalinformationssystemen  der  Kantonalen  Verwaltung  folgende  Personaldaten  in  elektronischer  Form  weitergegeben: a. Ausgleichskasse: Daten zur Aktualisierung der individuellen Konten der   Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; b. Pensionskasse:  Daten  zur  Aktualisierung  der  individuellen  Konten  der   Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; c. Bank/Post: Daten zur Überweisung der Löhne der Mitarbeiterinnen und   Mitarbeiter;  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102    6  150.21  d. Steuerverwaltung: die Lohnausweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbei- ter, die Wohnsitz in einem Kanton haben, der die Einreichung der Lohn- ausweise durch den Arbeitgeber verlangt und die Daten zur Entrichtung  der Quellensteuer der quellensteuerpflichtigen Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter;  e. Sozialversicherungsanstalt  Basel-Landschaft:  Daten  zur  Aktualisierung  der  Zulagenberechtigung  für  die  Familienzulagen  der  Mitarbeiterinnen  und Mitarbeiter.  4 Aufbewahrung von Personaldaten  §  18 Aufbewahrung von Bewerbungsdaten 1 Mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens werden alle Unterlagen von nicht  berücksichtigten Stellenbewerberinnen und -bewerbern innerhalb von 3 Mona- ten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zurückgesandt oder vernichtet.  Vorbehalten bleiben anders lautende Vereinbarungen mit Bewerberinnen und  Bewerbern. 2 Die Aufbewahrungsfrist eines Dossiers kann verlängert werden, wenn dieses  für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Bundesge- setzes  vom  24. März  19953) über  die  Gleichstellung  von  Frau  und  Mann  (Gleichstellungsgesetz, GIG) benötigt wird.  §  19 Aufbewahrung während des bestehenden Arbeitsverhältnisses 1 Alle Personendaten sind bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses aufzubewah- ren. 2 Originale von eingescannten Dokumenten sind nach erfolgter Qualitätskon- trolle zu vernichten.  §  20 Aufbewahrung 1 Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden die Personaldossiers für  10 Jahre aufbewahrt und spätestens nach Ablauf dieser Frist dem Staatsarchiv  zur Übernahme angeboten. 2 Vom Staatsarchiv nicht übernommene Daten werden gelöscht. 3 Im Falle einer hängigen Rechtsstreitigkeit oder wenn eine solche wahrschein- lich ist, können die Personaldaten über die 10-jährige Frist hinaus aufbewahrt  werden.  §  21 Inkrafttreten 1 Diese Verordnung tritt am 1. Mai 2013 in Kraft. 3) AS 1996 1498, SR 151.1  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102    7  150.21  Änderungstabelle - Nach Beschlussdatum  Beschlussdatum Inkraft seit Element Wirkung Publiziert mit  16.04.2013 01.05.2013 Erlass Erstfassung GS 38.0102  29.04.2014 01.05.2014 § 9 Abs. 1 geändert GS 2014.039  10.11.2015 16.11.2015 § 2a eingefügt GS 2015.065  10.11.2015 16.11.2015 § 3 Abs. 1 geändert GS 2015.065  10.11.2015 16.11.2015 Titel 1a eingefügt GS 2015.065  10.11.2015 16.11.2015 § 3a eingefügt GS 2015.065  10.11.2015 16.11.2015 § 3b eingefügt GS 2015.065  10.11.2015 16.11.2015 § 3c eingefügt GS 2015.065  10.11.2015 16.11.2015 § 3d eingefügt GS 2015.065  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102    8  150.21  Änderungstabelle - Nach Artikel  Element Beschlussdatum Inkraft seit Wirkung Publiziert mit  Erlass 16.04.2013 01.05.2013 Erstfassung GS 38.0102  § 2a 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065  § 3 Abs. 1 10.11.2015 16.11.2015 geändert GS 2015.065  Titel 1a 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065  § 3a 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065  § 3b 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065  § 3c 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065  § 3d 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065  § 9 Abs. 1 29.04.2014 01.05.2014 geändert GS 2014.039  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102    Anhang zur Verordnung über den Umgang mit Personendaten   Kap. Dokumentarten  M it  a rb  e it  e r  V o  rg e s e tz  te r  H R   B e ra  te r  B e ru  fs b  il d  n e r  K o  m p  e te  n z -  z e n  tr u  m    P e rs  o n  a la  m t  T e c h  n is  c h  e r   S u  p p  o rt   ( P  A )  H R     D ie  n s tl  e is  tu n  g s z  e n  tr u  m  (  D L  Z )  D L  Z  S  c a n  n in  g  Einsicht Einsicht Bearbeitung Bearbeitung Einsicht Bearbeitung Bearbeitung Bearbeitung  x = Zugriff  rotes Feld = kein Zugriff  temporär auf  Anfrage  temporär auf  Anfrage  permanent permanent temporär auf   Anfrage permanent permanent permanent  0 Dokumente zum Ablegen x x x 1 Personalgewinnung  1.1 Bewerbungen x x x x x x x x 1.2 Anstellung x x x x x x x x 2 Personaleinsatz/-Betreuung  2.1 Personendaten x x x x x x x 2.2 Stelle x x x x x x x 2.3 Arbeitszeit/Zeitwirtschaft/Urlaube x x x x x x x x 2.4 Beschwerden/Disziplinarwesen x x x x x x 2.5 Gesundheit x x x x x x x x 2.6 Case Management x x x x x 2.7 Bewilligungen x x x x x x x x 2.8 Öffentliche Ämter und Nebenbeschäftigungen x x x x x x x x 3 Personalhonorierung  3.1 Lohn x x x x x x x Lohn/Zulagen/Abzüge x Erfahrungsstufen Lohnpfändung  3.2 Spesen x x x x x x x x 3.3 Prämien x x x x x x x x 4 (Sozial-)Versicherungen/ FAZ/PK  4.1 Sozialversicherungen x x x x x x x 4.2 Familien- und Erziehungszulage x x x x x x x 4.3 Pensionskasse x x x x x x x 4.4 Unfallversicherung x x x x x x x 4.5 Haftpflicht x x x x x x 5 Personalbeurteilung/-Entwicklung  5.1 MAG x x x x x x x 5.2 Zeugnisse x x x x x x x 5.3 Aus- und Weiterbildung x x x x x x x x 5.4 Potenzialeinschätzung x x x x x x x 5.5 Kaderentwicklung x tbd* x tbd* x x x 5.6 Berufliche Grundbildung x x x x x x x 6 Personalfreisetzung  6.1 Kündigung x x x x x x x x 6.2 Pensionierung x x x x x x x 6.3 Todesfall x x x x x x x x 6.4 Aus- und Übertritt x x x x x x x  * Ein Kaderentwicklungsprogramm besteht noch nicht   	1 Allgemeine Bestimmungen 	§ 1 Gegenstand 	§ 2 Datensicherheit 	§ 2a * Datenbearbeitung 	§ 3 Protokollierung  	1a Bewerbungsdossier * 	§ 3a * Personalinformationssystem für Bewerbungsdossiers (e-Recruiting) 	§ 3b * Erteilung der Zugriffsrechte 	§ 3c * Datenbearbeitungsrechte 	§ 3d * Berichtigungs- und Löschungsrecht  	2 Personaldossier 	§ 4 Allgemeines 	§ 5 Inhalt 	§ 6 Verantwortlichkeit 	§ 7 Bearbeitungsrechte im Einzelnen 	§ 8 Einsichtsrechte der Mitarbeitenden in die Personaldossiers 	§ 9 Einsichtsrechte weiterer Personen in die Personaldossiers 	§ 10 Dossierfreigabe 	§ 11 Datenberichtigung 	§ 12 Verfahren  	3 Bekanntgabe von Daten 	§ 13 Veröffentlichung 	§ 14 Weitergabe bei internem Stellenwechsel 	§ 15 Weitergabe an Dritte 	§ 16 Austrittsmonitoring 	§ 17 Datenübergabe  	4 Aufbewahrung von Personaldaten 	§ 18 Aufbewahrung von Bewerbungsdaten 	§ 19 Aufbewahrung während des bestehenden Arbeitsverhältnisses 	§ 20 Aufbewahrung 	§ 21 Inkrafttreten   		2022-10-20T21:03:37+0200 	"4410 Liestal" 	"Gesetzessammlung Kanton Basel-Landschaft"