108.111 - Ordonnance sur l'archivage (OArch)   1  108.111  Ordonnance sur l'archivage (OArch)  du 04.11.2009 (état au 01.07.2021)  Le Conseil-exécutif du canton de Berne,  vu les articles 9, alinéa 2, 11, 15, alinéa 2 et 27 de la loi du 31 mars 2009 sur   l’archivage (LArch)1), sur proposition de la Chancellerie d’Etat,  arrête:  1 Dispositions générales  Art.  1 Objet et champ d’application  1 La présente ordonnance règle  a la conservation des documents des organes du canton, de ses établisse- ments et de ses collectivités, dans la mesure où elle n’est pas réglée par  d’autres ordonnances ou règlements en vertu des articles 10, 11 et 12  LArch;  b la conservation des documents de personnes privées dans la mesure où  elles accomplissent des tâches de droit public à elles confiées;  c les tâches des Archives de l’Etat et la communication de leurs fonds. 2 La Direction de l’intérieur et de la justice règle par voie d’ordonnance la ges- tion des archives *  a * de l’administration décentralisée de la Direction de l’intérieur et de la jus- tice,  b des communes, de leurs établissements et des collectivités soumises à la  loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)2).  1) RSB 108.1 2) RSB 170.11  * Tableaux des modifications à la fin du document  09-137      108.111  2  Art.  2 Participation à des institutions intercantonales 1 Le Conseil-exécutif veille à ce que les institutions intercantonales auxquelles  il participe observent des normes de droit archivistique au sens de la loi sur  l’archivage, notamment en demandant, lors de la création de telles institutions  ou de la modification de leurs bases légales, des dispositions conformes à la  loi sur l’archivage concernant l’obligation de proposer les documents, le droit  de consultation et les droits des personnes concernées.  Art.  3 Définitions 1 Les supports sont tous les matériaux utilisés pour l’enregistrement ou la re- production d’informations sous forme analogique ou numérique. 2 Les  instruments  de  recherche  sont  des  outils  nécessaires  pour  trouver,  consulter  et  comprendre  les  documents,  comme les  inventaires,  les  réper- toires, les fichiers, les listes et les tableaux sommaires, sur support papier ou  électronique. Ils fournissent les renseignements complémentaires suivants sur  les données primaires:  a structure (division, présentation, format, etc.), b contexte de traitement (personnes, services impliqués, périphériques de   sortie, transactions, etc.), c indications sur le contenu. 3 Les documents électroniques sont  a des sous-produits, des produits dérivés ou des produits finis issus de pro- cessus de traitement électroniques, dont le support peut être numérique  ou analogique;  b des documents accessibles exclusivement sous forme numérique et  li- sibles uniquement à l’aide d’outils électroniques (documents numériques).  2. Organisation de l’archivage  Art.  4 Traçabilité des activités de l’Etat 1 Les autorités s’assurent que leurs documents permettent à tout moment de  vérifier leurs activités et d’en rendre compte. 2 A cette fin, elles ne conservent que des documents complets et fiables. 3 La fiabilité des documents, en particulier des documents électroniques, sera  garantie par des mesures organisationnelles et techniques appropriées.       3  108.111  Art.  5 Valeur archivistique 1 Sont réputés avoir une valeur archivistique les documents qui ont une valeur  durable  a pour la sauvegarde des intérêts du canton, b pour la sauvegarde des intérêts légitimes de personnes concernées ou de   tiers, c pour l’activité administrative, la législation ou la jurisprudence, d pour la documentation de l’activité et de l’organisation des autorités, e pour la compréhension du présent et de l’histoire, f pour la science et la recherche. 2 Les documents dépourvus de valeur archivistique sont éliminés à l’expiration  du délai de conservation.  Art.  6 Plans d’archivage 1 Chaque autorité dresse et tient à jour un plan d’archivage de ses archives  courantes. Elle range ses documents d’après ce classement. 2 Les plans d’archivage fixent  a le cadre de classement des documents, b les prescriptions relatives à la gestion des documents, c les délais de conservation légaux et administratifs, d pour les autorités soumises à l’obligation de proposer leurs documents,   l’évaluation que les Archives de l’Etat ont faite des documents. 3 Le cadre de classement des documents reflète en règle générale les champs  d’activité des autorités. Il doit être aussi simple que possible, clair et adéquat.  Art.  7 Archives courantes 1 Pour la conservation des documents actifs,  l’autorité qui gère les archives  courantes s’assure que  a les supports, les encres et les autres outils utilisés résistent au temps et  offrent la garantie d’une durée de vie suffisante;  b les dépôts d’archives ferment à clé et que les documents sont protégés  des effets nuisibles du feu, de la poussière, de l’humidité et de l’exposition  au soleil;  c les personnes non autorisées n’ont pas accès aux documents. 2 Elle décide qui est responsable de la bonne tenue et de la conservation adé- quate des documents.       108.111  4  3 Les Archives de l’Etat édictent des instructions sur la gestion des archives  courantes par  les autorités soumises à  l’obligation de proposer leurs  docu- ments.  Art.  8 Remise de publications officielles et d’imprimés aux Archives de  l’Etat  1 Les autorités cantonales remettent aux Archives de l’Etat un exemplaire justi- ficatif gratuit  a de chaque publication officielle ou autre publication à valeur documentaire  qu’elles publient;  b de chaque publication à laquelle elles ont collaboré ou apporté un soutien  financier.  Art.  9 Echange et cession d’archives 1 L’échange et la cession d’archives sont autorisés dans la mesure où les ar- chives restent en possession d’archives publiques.  Art.  10 Contestation 1 La contestation au sens de l’article 14, alinéa 4 LArch est déposée par écrit. 2 Elle  indiquera  explicitement  qu’il  s’agit  d’une  contestation,  mentionnera  le  nom de la personne concernée et sera jointe, datée, aux documents à l’endroit  correspondant.  3 Autorités soumises à l’obligation de proposer les documents  Art.  11 Compétences 1 … * 2 La  Chancellerie  d’Etat  veille  à  ce  que  les  documents  du  Conseil-exécutif  soient archivés et assume en cela les tâches des autorités soumises à l’obliga- tion de proposer leurs documents. 3 Les Directions et la Chancellerie d’Etat veillent à ce que les documents des  commissions de l’administration centrale de leur ressort soient archivés et as- sument en cela les tâches des autorités soumises à l’obligation de proposer  leurs documents.       5  108.111  Art.  12 Ordonnances des Directions et de la Chancellerie d’Etat 1 Les Directions et la Chancellerie d’Etat règlent l’organisation, la gestion et la  conservation de leurs documents et de leurs instruments de recherche par voie  d’ordonnance de Direction.  Art.  13 Coordination avec les Archives de l’Etat 1 Les  autorités  soumises  à  l’obligation  de  proposer  leurs  documents  s’ac- cordent avec les Archives de l’Etat lors de l’élaboration de leurs plans d’archi- vage  et  de  leurs  instruments  de  recherche  afin  que  les  Archives  de  l’Etat  puissent ensuite autant que possible les reprendre intégralement et les utiliser  pour trouver les documents. 2 Elles permettent aux Archives de l’Etat d’accéder à leurs plans d’archivage et   leur communiquent immédiatement les modifications importantes.  Art.  14 Obligation de proposer les documents 1 Les documents ne sont plus considérés comme régulièrement nécessaires et  doivent par conséquent être proposés aux Archives de l’Etat lorsque l’autorité  soumise  à  l’obligation  de  les  proposer  ne  les  utilise  plus  fréquemment,  l’échéance étant toutefois de dix ans au plus après la clôture du dossier. 2 Les Archives de l’Etat peuvent prolonger le délai fixé à l’alinéa 1 si l’autorité  soumise à l’obligation de proposer ses documents explique qu’elle en a encore  fréquemment besoin.  Art.  15 Evaluation par les Archives de l’Etat 1 L’autorité soumise à l’obligation de proposer ses documents désigne sous  forme de proposition les documents dont elle estime qu’ils ont une valeur archi- vistique conformément à l’article 3, alinéa 2 LArch. 2 Elle les prépare de telle manière qu’il soit possible, sans surcroît de travail, de  les évaluer et, s’ils ont été désignés comme ayant une valeur archivistique, de  les archiver. 3 Les Archives de l’Etat évaluent les documents et décident s’ils doivent être ar- chivés durablement en tenant compte des propositions de l’autorité soumise à  l’obligation de proposer ses documents. 4 Elles décident si  les documents seront  archivés sur papier  ou sous forme  électronique.       108.111  6  Art.  16 Documents électroniques 1 Pour  l’évaluation  des  documents  électroniques,  les  autorités  soumises  à  l’obligation de proposer leurs documents consultent les Archives de l’Etat dès  la planification de nouveaux systèmes. Elles doivent impliquer de manière adé- quate les Archives de l’Etat dans le projet. 2 Les Archives de l’Etat accèdent à tous les systèmes dont la valeur archivis- tique des données doit être vérifiée, en particulier à toute la documentation de  projet et de système et aux notices d’utilisation, dans la mesure où elles en ont  besoin pour accomplir leurs tâches. L’accès par une procédure d’appel est ex- clu. 3 Si des documents électroniques à conserver durablement selon les Archives  de l’Etat sont totalement conservés sur support analogique (papier ou micro- film) et que leur fiabilité soit préservée, l’autorité responsable peut être libérée  de l’obligation de proposer les données contenues dans le système.  Art.  17 Versement 1 Les  documents  proposés  aux  Archives  de  l’Etat  en  vue  d’un  versement  doivent être accompagnés de leurs instruments de recherche et d’autres outils  éventuels. 2 Un inventaire des documents versés est joint au versement. Il contient les in- formations suivantes:  a contenu des documents décrit de manière concise, b indication quant aux données personnelles, c dates extrêmes des séries de documents versées. 3 Les autorités soumises à l’obligation de proposer leurs documents sont res- ponsables du transfert de leurs archives. Elles concluent au préalable les ac- cords nécessaires avec les Archives de l’Etat. 4 Les Archives de l’Etat rédigent un bordereau de versement décrivant les do- cuments versés. Il sert de reçu à l’autorité versante. 5 Les Archives de l’Etat édictent des instructions qui détaillent l’obligation de  proposer les documents et le versement des documents. Des instructions sur  l’archivage électronique seront édictées en accord avec l’Office d’informatique  et d’organisation.       7  108.111  4 Tâches des Archives de l’Etat  Art.  18 En général 1 Les Archives de l’Etat accomplissent les tâches qui leur sont attribuées par la  loi sur l’archivage. 2 Elles veillent à la conservation des archives qui leur sont confiées. 3 Dans les limites de leurs moyens, elles aident dans leurs recherches les utili- sateurs et les utilisatrices de leurs fonds. 4 Elles n’effectuent des recherches approfondies que sur mandat de la Chan- cellerie d’Etat, du Conseil-exécutif ou du Grand Conseil.  Art.  19 Archivage des documents électroniques 1 Les Archives de l’Etat gèrent un centre pour la conservation définitive de do- cuments électroniques. Elles sont conseillées par l’Office d’informatique et d’or- ganisation.  Art.  20 Surveillance spécialisée 1 Les Archives de l’Etat surveillent la section historique des archives commu- nales et les archives de l’administration cantonale décentralisée de la Direction  de l’intérieur et de la justice en collaboration avec cette Direction. * 2 Elles sont l’organe cantonal spécialisé dans le domaine de la surveillance des  archives communales.  Art.  21 Registre des armoiries * 1 Les Archives de l’Etat tiennent le registre des armoiries du canton et le re- gistre des armoiries des communes. *  5 Communication des fonds des Archives de l’Etat  Art.  22 Consultation 1 Les fonds des Archives de l’Etat sont en principe consultables par le public  dans la salle de lecture des Archives. 2 Les Archives de l’Etat peuvent fournir  des copies à la place des originaux  lorsque la protection des archives l’exige. 3 Les demandes de consultation de documents contenant des données person- nelles conformément à l’article 20 LArch sont présentées par écrit accompa- gnées d’une justification.       108.111  8  Art.  23 Consultation sur Internet 1 Les Archives de l’Etat peuvent mettre des instruments de recherche électro- niques et des photos à disposition sur Internet dans la mesure où ceux-ci sont  accessibles au public au sens des articles 16 à 18 LArch. 2 Il est renoncé à la communication sur Internet si une personne autorisée rend  vraisemblable un intérêt privé ou public prépondérant opposé.  Art.  24 Restriction à la communication pour des raisons conservatoires 1 Les Archives de l’Etat peuvent restreindre ou refuser la consultation de cer- taines catégories d’archives ou de certains documents lorsque, en raison de  leur âge et de leur état, les archives concernées ne peuvent pas être présen- tées ou ne le peuvent qu’avec des mesures de protection particulières.  Art.  25 Restriction à la communication pour cause de travail dispropor- tionné  1 Les Archives de l’Etat peuvent refuser la consultation d’archives pour cause  de travail disproportionné, en particulier lorsque les capacités d’encadrement  du personnel de surveillance sont épuisées en raison du grand nombre d’utili - sateurs et d’utilisatrices. 2 En règle générale, la consultation de registres paroissiaux est accordée au  public des Archives de l’Etat au plus trois jours par personne et par an.  Art.  26 Communication de données extraites de registres paroissiaux 1 Les Archives de l’Etat sont habilitées à communiquer des données extraites  de registres paroissiaux à des personnes privées (art. 11 de la loi du 19 février  1986 sur la protection des données [LCPD]1)). Celles-ci peuvent également ac- quérir des copies de ces registres.  Art.  27 Prêt 1 Les Archives de l’Etat peuvent prêter des archives aux autorités de l’adminis- tration cantonale. 2 A des fins de recherche scientifique, elles peuvent aussi prêter des archives à  d’autres Archives, dans la mesure où celles-ci offrent la garantie d’un traite- ment approprié de ces documents.  1) RSB 152.04       9  108.111  3 Des archives peuvent sur demande être prêtées à l’extérieur afin d’être expo- sées  a s’il n’en découle aucun risque pour leur conservation; b si le lieu d’exposition présente toutes garanties en matière de sécurité et c si le but visé ne peut être atteint à l’aide de reproductions. 4 Les documents présentant une valeur historique particulière, tels que les ma- nuaux du Conseil, les procès-verbaux, les terriers, les volumes faisant partie  d’importantes séries, les chartes, les plans, les registres, sont en règle géné- rale exclus du prêt. Des exceptions peuvent être consenties dans des cas par- ticuliers, notamment pour des expositions d’une importance considérable.  Art.  28 Publications 1 Qui publie des archives provenant des fonds des Archives de l’Etat est tenu  d’indiquer leur origine (Archives de l’Etat de Berne).  Art.  29 Reproductions 1 Les Archives de l’Etat détiennent le droit de reproduction de leurs archives.  Les reproductions sont faites par les Archives de l’Etat ou commandées par  elles. 2 Les fonds des Archives de l’Etat peuvent servir à la production de photoco- pies, de photographies, de diapositives, de microfilms ou de supports électro- niques, dans la mesure où cela n’endommage pas les documents. 3 La reproduction d’unités d’archives complètes (volumes, séries, liasses, etc.)  ainsi que d’archives restaurées, d’archives particulièrement menacées et d’ar- chives reliées n’est pas autorisée. La reproduction complète de registres pa- roissiaux est réservée. 4 Les reproductions sont autorisées uniquement pour un usage personnel. Les  reproductions à des fins commerciales sont régies par l’article 24 LArch.  Art.  30 Règlement d’utilisation 1 Les Archives de l’Etat fixent les détails de la communication de leurs fonds  dans un règlement d’utilisation.  Art.  31 Exclusion 1 Les utilisateurs et les utilisatrices qui contreviennent gravement ou de façon  répétée au règlement d’utilisation ou aux directives du personnel des Archives  de l’Etat peuvent se voir interdire la consultation des archives par l’archiviste  cantonal ou l’archiviste cantonale.       108.111  10  6. Dispositions transitoires et dispositions finales  Art.  32 Disposition transitoire 1 L’archivage des documents des tribunaux de première instance et des ser- vices de juges d’instruction est régi par les dispositions de l’ordonnance du 6  août 1943 concernant les archives de district ) jusqu’à l’entrée en vigueur des  règlements de la Cour suprême et  du Parquet général  prévus à l’article 12  LArch.  Art.  33 Modification d’actes législatifs 1 Les actes législatifs suivants sont modifiés:  1. Ordonnance du 18 octobre 1995 sur  l’organisation et  les tâches de la  Chancellerie d’Etat (Ordonnance d’organisation CHA, OO CHA)1):  2. Ordonnance du 16 décembre 1998 sur les communes (OCo)2):  Art.  34 Abrogation d’actes législatifs 1 Les actes législatifs suivants sont abrogés:  1. ordonnance du 24 juin 1992 sur les Archives de l’Etat  de Berne (RSB  421.21),  2. ordonnance  du  6  août  1943  concernant  les  archives  de  district  (RSB  421.211).  Art.  35 Entrée en vigueur 1 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2010.  Berne, le 4 novembre 2009 Au nom du Conseil-exécutif, le président: Käser le chancelier: Nuspliger  1) RSB 152.211 2) RSB 170.111       11  108.111  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en vi- gueur  Elément Modification Référence ROB  04.11.2009 01.01.2010 Texte législatif première version 09-137 19.02.2014 01.06.2014 Art. 11 al. 1 abrogé 14-28 09.11.2016 01.01.2017 Art. 21 titre modifié 16-074 09.11.2016 01.01.2017 Art. 21 al. 1 modifié 16-074 07.04.2021 01.07.2021 Art. 1 al. 2 modifié 21-033 07.04.2021 01.07.2021 Art. 1 al. 2, a modifié 21-033 07.04.2021 01.07.2021 Art. 20 al. 1 modifié 21-033       108.111  12  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en vi- gueur  Modification Référence ROB  Texte législatif 04.11.2009 01.01.2010 première version 09-137 Art. 1 al. 2 07.04.2021 01.07.2021 modifié 21-033 Art. 1 al. 2, a 07.04.2021 01.07.2021 modifié 21-033 Art. 11 al. 1 19.02.2014 01.06.2014 abrogé 14-28 Art. 20 al. 1 07.04.2021 01.07.2021 modifié 21-033 Art. 21 09.11.2016 01.01.2017 titre modifié 16-074 Art. 21 al. 1 09.11.2016 01.01.2017 modifié 16-074