313.041   1   Ordonnance  relative au système d’information en matière pénale de  l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières   (OSIP-OFDF)1   du 20 septembre 2013 (Etat le 1er janvier 2022)     Le Conseil fédéral suisse,   vu les art. 110, al. 3, 112, al. 5, et 130, de la loi du 18 mars 2005 sur les douanes2,  vu l’art. 107 de la loi fédérale du 22 mars 1974 sur le droit pénal  administratif (DPA)3,  vu l’art. 111 de la loi du 20 mars 1981 sur l’entraide pénale internationale4,   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet   La présente ordonnance régit pour le système d’information en matière pénale de  l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (système d’information):   a. l’autorité responsable et l’organisation;   b. le but et le contenu;   c. le traitement des données;   d. les personnes disposant des droits d’accès;   e. la protection et la sécurité des données.   Art. 2 Autorité responsable   1 L’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF) est respon- sable du système d’information.   2 Sur mandat de l’OFDF, l’Office fédéral de l’informatique et des télécommunica- tions (OFIT) est responsable de la mise en œuvre technique et de l’exploitation.        RO 2013 3361  1 La désignation de l’unité administrative a été adaptée en application de l’art. 20 al. 2 de   l’O du 7 oct. 2015 sur les publications officielles (RS 170.512.1), avec effet au  1er janv. 2022 (RO 2021 589). Il a été tenu compte de cette mod. dans tout le texte.   2 RS 631.0  3 RS 313.0  4 RS 351.1   313.041      Droit pénal administratif   2   313.041   Art. 3 Règlement de traitement   L’OFDF établit un règlement de traitement au sens de l’art. 21 de l’ordonnance du  14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données5.   Section 2 But et contenu du système d’information   Art. 4 But du système d’information   Le système d’information doit faciliter l’exécution des tâches suivantes relevant de  la compétence de l’OFDF:   a. la constatation et la poursuite d’infractions;   b. l’octroi de l’entraide judiciaire et de l’assistance administrative nationales et  internationales;   c. l’exécution des peines et des mesures ainsi que la perception ultérieure de  redevances;   d. l’organisation ciblée de surveillances et de contrôles douaniers;   e. le résumé, la visualisation et l’analyse statistique d’informations en rapport  avec des procédures pénales et des procédures d’entraide judiciaire ou  d’assistance administrative.   Art. 5 Contenu du système d’information   Le système d’information contient des données concernant:   a. des personnes physiques (nom, prénoms, adresse, domicile, nationalité, nom  de jeune fille, noms d’emprunt, date de naissance, lieu de naissance, lieu  d’origine, sexe, état civil, profession, langue, signalement, confession, nom  et prénoms du père et de la mère, nom et prénoms du conjoint ou du parte- naire enregistré, numéros de téléphone, de téléphone mobile et de téléfax,  adresses électroniques, coordonnées bancaires, adresses Internet, documents  d’identité);   b. des personnes morales et des associations de personnes (nom, raison sociale,  forme juridique, adresse, siège, pays, représentants ou organes, numéros de  téléphone, de téléphone mobile et de téléfax, adresses électroniques, coor- données bancaires, adresses Internet, numéro d’identification des entre- prises);   c. des défenseurs (nom, prénoms, adresse ou domicile de notification en  Suisse);   d. des soupçons, des inculpations ou des peines;   e. des infractions (lieu, date et heure de l’infraction, nature de l’infraction,  éléments constitutifs de l’infraction, genre de régime, genre de trafic, genres       5 RS 235.11     Système d’information en matière pénale de l’OFDF. O   3   313.041   de marchandises, moyens de transport utilisés et plaques de contrôle, ca- chettes, désignation et numéros de tarif des marchandises, pays de prove- nance, d’expédition, d’origine ou de destination, lieu de destination);   f. des objets et des moyens de preuve séquestrés;   g. des demandes d’assistance administrative et d’entraide judiciaire (autorité  requérante, date, objet de la demande, nature des mesures);   h. le déroulement des procédures pénales (procédures d’enquête préliminaire et  procédures d’enquête, exécution) et de procédures d’assistance administra- tive et d’entraide judiciaire;   i. des décisions (date et genre de décision, date d’entrée en force);   j. la perception et le versement de redevances, de frais, d’amendes, de peines  pécuniaires et de sûretés, ainsi que l’exécution de peines infligées en conver- sion d’amende et de peines privatives de liberté;   k. le personnel spécialisé impliqué;   l. les contrôles des affaires et des délais;   m. les dossiers (numéro de dossier, état du traitement, renvoi à d’autres dos- siers).    Section 3 Traitement des données   Art. 6 Principe   1 Les données enregistrées dans le système d’information ne peuvent être consultées  et traitées que dans le cadre défini (art. 4).   2 Le système d’information est utilisé exclusivement par l’OFDF. Les agents de  liaison de l’Office fédéral de la police (fedpol) ont accès au système d’information  lorsqu’ils accomplissent à l’étranger des tâches relevant de la compétence des agents  de liaison de l’OFDF et peuvent traiter les données s’y trouvant, pour autant que cela  soit nécessaire à l’exécution des tâches visées à l’art. 4, let. a et b.6   3 Aucune mise en réseau avec des systèmes d’information en dehors de l’OFDF  n’est admise.   Art. 7 Traitement des données dans un système d’analyse externe   1 Les données du système d’information peuvent, à des fins d’analyse, être transfé- rées et traitées dans un système externe. Un tel mandat ne peut être exécuté que par       6 Nouvelle teneur selon le ch. I 1 de l’O du 23 nov. 2016 concernant l’exécution mutuelle  de tâches par des agents de liaison de fedpol d’une part, par des agents de liaison de  l’AFD d’autre part, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 4525).     Droit pénal administratif   4   313.041   des spécialistes dûment autorisés de la division principale Antifraude douanière, du  commandement du Corps des gardes-frontière ou de la section Analyse des risques.7   2 Les transferts de données qui dépassent la simple visualisation nécessitent l’accord  du conseiller à la protection des données de l’OFDF.   3 Les données transférées dans un système externe doivent être conservées et sup- primées conformément aux art. 16 et 17.   4 L’OFDF règle les détails dans le règlement de traitement.   Art. 8 Échange de données avec d’autres systèmes d’information   L’échange automatisé de données avec les systèmes d’information Finances et  comptabilité visés à l’annexe A 2 de l’ordonnance du 4 avril 2007 sur le traitement  des données personnelles dans l’Administration fédérale des douanes8 est admis.   Art. 9 Statistique   Les données du système d’information peuvent être utilisées pour établir des statis- tiques, notamment en vue du contrôle interne et de la planification des affaires ainsi  que des analyses en matière de contrebande. Si les statistiques sont publiées, les  données doivent être anonymisées.   Section 4 Personnes disposant des droits d’accès   Art. 10 Bureaux de douane   1 Les bureaux de douane (bureaux de douane civils, offices de service du Corps des  gardes-frontière) peuvent traiter les données d’un dossier qu’ils ont ouvert eux- mêmes aussi longtemps qu’ils sont compétents pour ce faire.   2 Si la compétence de traiter le dossier est transmise à un office supérieur, les bu- reaux de douane peuvent, pour constater et poursuivre des infractions relevant de la  compétence de l’OFDF (art. 4, let. a), consulter les données visées à l’art. 5, let. a, b,  d à f, j et m, sur la base de l’identité (nom, assorti ou non du prénom ou de la date de  naissance), de la plaque de contrôle ou du numéro de dossier.   3 Dans les dossiers qu’ils n’ont pas ouverts eux-mêmes, les bureaux de douane  peuvent, pour constater et poursuivre des infractions relevant de la compétence de  l’OFDF (art. 4, let. a), consulter les données visées à l’art. 5, let. a, b, d à f et m, sur  la base de l’identité (nom, assorti ou non du prénom ou de la date de naissance) ou  de la plaque de contrôle.       7 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 1 de l’O du 21 nov. 2018, en vigueur depuis le  1er janv. 2019 (RO 2018 4671).   8 [RO 2007 1715, 2008 583 ch. III 2, 2009 709 art. 10 5577 art. 44 ch. 1 6233 ch. III,   2012 3477 annexe ch. 3, 2013 3111 annexe ch. II 2 3835, 2015 4917 annexe ch. 1,   2016 2667 annexe ch. 2 4525 ch. I 4. RO 2017 4891 art. 15]. Voir actuellement l’O du  23 août 2017 sur le traitement des données dans l’OFDF (RS 631.061).     Système d’information en matière pénale de l’OFDF. O   5   313.041   4 Les bureaux de douane peuvent au plus consulter les données:   a. durant deux ans à compter de la clôture de la procédure si la procédure pé- nale a été classée ou a pris fin sans condamnation;   b. durant deux ans à compter de la clôture de la procédure si la procédure pé- nale a pris fin par la condamnation à une amende de 500 francs au plus;   c. durant cinq ans à compter de la clôture de la procédure si la procédure pé- nale a pris fin par la condamnation à une amende de plus de 500 francs ou à  une peine privative de liberté.   Art. 119 Sections antifraude douanière et division Affaires pénales de l’OFDF   La division principale Antifraude douanière peut consulter et traiter toutes les don- nées.   Art. 12 Service d’assistance, de contrôle et de maintenance   1 L’OFDF met en place un service d’assistance et de contrôle pour le système  d’information.   2 Le service d’assistance et de contrôle ainsi que les services administratifs ou les  personnes auxquels incombe la vérification du respect des prescriptions en matière  de protection des données peuvent traiter toutes les données dans le système d’infor- mation, pour autant que cela soit nécessaire à leurs tâches d’assistance et de con- trôle.   3 Les collaborateurs de l’OFIT chargés des travaux de maintenance peuvent traiter  des données dans le système d’information, pour autant que:   a. cela soit absolument nécessaire à leurs travaux de maintenance;   b. la sécurité des données soit garantie.   Art. 13 Autres services de l’OFDF   1 Les autres services de l’OFDF peuvent, sur la base de l’identité (nom, assorti ou  non du prénom ou de la date de naissance) ou de la plaque de contrôle, consulter les  données visées à l’art. 5, let. a, b, d à g et m, pour autant que cela soit nécessaire à  l’exécution de leurs tâches dans le cadre défini à l’art. 4, let. a et b.   2 L’al. 1 s’applique également aux agents de liaison de fedpol lorsqu’ils accomplis- sent à l’étranger des tâches relevant de la compétence des agents de liaison de  l’OFDF.10       9 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 1 de l’O du 21 nov. 2018, en vigueur depuis le   1er janv. 2019 (RO 2018 4671).   10 Introduit par le ch. I 1 de l’O du 23 nov. 2016 concernant l’exécution mutuelle de tâches  par des agents de liaison de fedpol d’une part, par des agents de liaison de l’AFD d’autre  part, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 4525).     Droit pénal administratif   6   313.041   Section 5 Protection et sécurité des données   Art. 14 Droits des personnes concernées   1 Les droits des personnes concernées, notamment leur droit à la consultation, à la  rectification et à la suppression de données sont régis, pour les procédures pénales  qui ne sont pas pendantes, par les dispositions de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur  la protection des données11 et par la DPA.   2 Pour les procédures pénales pendantes, ces droits sont régis par l’art. 36 DPA sur  la consultation des pièces.   3 Pour les demandes d’assistance administrative, ces droits sont régis par les disposi- tions de la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative12, pour  les demandes d’entraide judiciaire par celles de la loi du 20 mars 1981 sur l’entraide  pénale internationale.   Art. 15 Rectification des données   1 Les données inexactes et celles qui ne répondent pas aux exigences de la présente  ordonnance doivent être d’office rectifiées ou détruites.   2 Le service d’assistance et de contrôle cité à l’art. 12 vérifie régulièrement l’exac- titude des données.   Art. 16 Conservation des données   1 Les données peuvent être conservées:   a. durant cinq ans à compter de la clôture de la procédure si la procédure pé- nale a été classée ou a pris fin sans condamnation;   b. durant cinq ans à compter de la clôture de la procédure si la procédure pé- nale a pris fin par une condamnation à une amende de 500 francs au plus;   c. durant dix ans à compter de la clôture de la procédure si la procédure pénale  a pris fin par la condamnation à une amende de plus de 500 francs ou à une  peine privative de liberté;   d. durant la validité de l’acte de défaut de biens si la procédure pénale s’est  terminée par un acte de défaut de biens;   e. durant cinq ans à compter de la transmission des données pour les procé- dures d’assistance administrative et d’entraide judiciaire.   2 Lorsque les redevances dues n’ont pas encore été intégralement acquittées au  moment de la clôture de la procédure pénale, les délais prévus à l’al. 1 ne commen- cent à courir qu’après la clôture de la procédure de perception subséquente.       11 RS 235.1  12 RS 172.021     Système d’information en matière pénale de l’OFDF. O   7   313.041   3 Lorsque des raisons particulières le commandent, notamment en cas de risque de  récidive, le délai de conservation peut être doublé par la division Affaires pénales de  l’OFDF.   Art. 17 Archivage et destruction des données   1 La remise de données du système d’information aux Archives fédérales est régie  par les dispositions de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage13.   2 Après la remise aux Archives fédérales, les données sont détruites. Les données  qui ne sont pas remises aux Archives fédérales sont détruites à l’expiration du délai  de conservation.   3 La remise des données aux Archives fédérales peut se faire sous forme électro- nique.   Art. 18 Sécurité des données   1 La garantie de la sécurité des données est régie par les art. 20 et 21 de l’ordonnance  du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données14 et par les  dispositions de l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques15.16   2 Les données, programmes et documentations correspondantes doivent être protégés  contre tout traitement non autorisé et contre la destruction et la soustraction. Ils  doivent pouvoir être reconstitués.   3 La transmission des données doit avoir lieu sous forme chiffrée durant la totalité du  processus.   4 L’accès au système d’information doit être réglé pour chaque utilisateur par un  profil d’utilisateur individuel, de sorte qu’une personne ne puisse utiliser le système  d’information que dans les limites de sa compétence.   5 Le traitement des données doit faire l’objet d’un protocole automatisé.   Section 6 Dispositions finales   Art. 19 Abrogation d’un autre acte   L’ordonnance du 6 mars 2000 relative au système d’information de l’Administration  fédérale des douanes en matière d’affaires pénales17 est abrogée.       13 RS 152.1  14  RS 235.11  15  RS 120.73  16 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 10 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation   numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).  17 [RO 2000 1127, 2004 4559, 2007 1469 annexe 4 ch. 5]     Droit pénal administratif   8   313.041   Art. 20 Dispositions transitoires   1 Les collections de données existantes ayant servi à la poursuite et au jugement  d’infractions par l’OFDF sont transférées dans le nouveau système d’information de  l’OFDF.   2 Pour assurer la sécurité des données, les collections de données existantes peuvent  être conservées durant cinq ans à compter du transfert. Les données doivent ensuite  être détruites.   3 Après le transfert dans le système d’information, la présente ordonnance s’applique  également aux données saisies dans le cadre des anciennes dispositions.   Art. 21 Entrée en vigueur   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er novembre 2013.    	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet 	Art. 2 Autorité responsable 	Art. 3 Règlement de traitement  	Section 2 But et contenu du système d’information 	Art. 4 But du système d’information 	Art. 5 Contenu du système d’information  	Section 3 Traitement des données 	Art. 6 Principe 	Art. 7 Traitement des données dans un système d’analyse externe 	Art. 8 Échange de données avec d’autres systèmes d’information 	Art. 9 Statistique  	Section 4 Personnes disposant des droits d’accès 	Art. 10 Bureaux de douane 	Art. 11  Sections antifraude douanière et division Affaires pénales de l’OFDF 	Art. 12 Service d’assistance, de contrôle et de maintenance 	Art. 13 Autres services de l’OFDF  	Section 5 Protection et sécurité des données 	Art. 14 Droits des personnes concernées 	Art. 15 Rectification des données 	Art. 16 Conservation des données 	Art. 17 Archivage et destruction des données 	Art. 18 Sécurité des données  	Section 6 Dispositions finales 	Art. 19 Abrogation d’un autre acte 	Art. 20 Dispositions transitoires 	Art. 21 Entrée en vigueur