142.22 - Verordnung über die digitale Postbearbeitung in der Staatsverwaltung   Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen  142.22  Verordnung über die digitale Postbearbeitung in der Staatsverwaltung vom 25. Januar 2022 (Stand 1. Februar 2022)  Die Regierung des Kantons St.Gallen erlässt  in Ausführung von  Art. 5 Abs. 1 des  Datenschutzgesetzes  vom 20. Januar 20091  und  Art. 10 Abs. 2bis des  Gesetzes  über  Aktenführung  und  Archivierung  vom  19. April 20212  als Verordnung:3  I. Allgemeine Bestimmungen (1.)  Art.  1 Persönlicher Geltungsbereich 1 Dieser Erlass gilt für die öffentlichen Organe, die auf Grundlage von Art. 4 dieses  Erlasses an der digitalen Postbearbeitung teilnehmen, und deren Mitarbeitende. 2 Öffentliche Organe im Sinn dieses Erlasses sind: a) die Regierung; b) der Kantonsrat; c) die Departemente und die Staatskanzlei; d) die Generalsekretariate und Ämter; e) einem Departement oder der Staatskanzlei administrativ zugeordnete Dienst-  stellen.  Art.  2 Sachlicher Geltungsbereich 1 Von der digitalen Postbearbeitung sind alle Sendungen erfasst, die bei der Staats- kanzlei für die an der digitalen Postbearbeitung teilnehmenden öffentlichen Or- gane postalisch eingehen. Als solche gelten Sendungen, die adressiert sind an: a) das öffentliche Organ; b) die Leitung des öffentlichen Organs;  1 sGS 142.1. 2 sGS 147.1. 3 In Vollzug ab 1. Februar 2022.  nGS 2022-008  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/142.1/de https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art10 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/142.1/de/art5 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de   142.22   c) Abteilungen und nachgeordnete Dienststellen des öffentlichen Organs; d) Mitarbeitende des öffentlichen Organs; e) die Mitglieder der Regierung; f) die Organe des Kantonsrates.  Art.  3 Zuständigkeit 1 Die Staatskanzlei nimmt die digitale Postbearbeitung für die öffentlichen Organe  vor. Darunter fällt die Sortierung, Öffnung, Digitalisierung und Zustellung der für  die öffentlichen Organe eingehenden Sendungen sowie die Administration physi- scher Nachsendungen. 2 Die Staatskanzlei  bestimmt eine  Verantwortliche  oder einen Verantwortlichen  der digitalen Postbearbeitung. Diese Funktion kann auch von mehreren Personen  ausgeübt werden.  Art.  4 Teilnahme an der digitalen Postbearbeitung a) öffentliche Organe: Erlass einer ausführenden Dienstanweisung  1 Zur  Teilnahme an der  digitalen  Postbearbeitung  erlässt  das  öffentliche  Organ  eine ausführende Dienstanweisung. Es wird eine von der Staatskanzlei bereitge- stellte Muster-Dienstanweisung verwendet. 2 In der ausführenden Dienstanweisung kann das öffentliche Organ insbesondere  von Art. 6 und 8 dieses Erlasses abweichende Regelungen festlegen, soweit: a) die besonderen Verhältnisse und die vom öffentlichen Organ zu erfüllenden   Aufgaben dies erfordern und b) solche abweichenden Regelungen zweckmässig sind. 3 Die Staatskanzlei erlässt die ausführende Dienstanweisung für die Regierung. Die  Parlamentsdienste erlassen die ausführende Dienstanweisung für den Kantonsrat.  Art.  5 b) weitere Stellen: Abschluss einer Vereinbarung 1 Weitere Stellen,  insbesondere Organisationen mit kantonaler Beteiligung nach  Art. 94a des Staatsverwaltungsgesetzes vom 16. Juni 19944, können an der digitalen  Postbearbeitung teilnehmen, wenn sie mit der Staatskanzlei eine Vereinbarung ab- schliessen. 2 Die Vereinbarung regelt  insbesondere den Geltungsbereich, das Verfahren, die  Zuständigkeiten, die Ausnahmen, die Nachsendungen und die Datenbearbeitung.  Es wird eine von der Staatskanzlei bereitgestellte Muster-Vereinbarung verwendet.  4 sGS 140.1.  2    https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/140.1/de/art94a https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/140.1/de    142.22  II. Verfahren der digitalen Postbearbeitung (2.)  Art.  6 Digitalisierung und Zustellung 1 Die oder der Verantwortliche der digitalen Postbearbeitung öffnet die für die öf- fentlichen Organe eingehenden Sendungen, führt deren Digitalisierung durch und  veranlasst die elektronische Zustellung. 2 Enthält die Adressierung der Sendung einen Personennamen, erfolgt die elektro- nische Zustellung an die genannte Person. 3 Bei Sendungen ohne Adressierung mit Personennamen erfolgt die elektronische  Zustellung an das hierfür vom öffentlichen Organ bestimmte Gruppenpostfach.  Das öffentliche Organ meldet der Staatskanzlei die Angaben zu den Gruppenpost- fächern.  Art.  7 Beschränkte inhaltliche Kenntnisnahme 1 Die oder der Verantwortliche der digitalen Postbearbeitung nimmt vom Inhalt  einer Sendung keine Kenntnis, ausser wenn dies für die sachgemässe Erfüllung ih- rer oder seiner Aufgaben notwendig ist. In diesem Fall beschränkt sie oder er die  Kenntnisnahme auf das für die Aufgabenerfüllung erforderliche Mass. 2 Sie oder er hält in diesem Zusammenhang zur Kenntnis genommene Tatsachen  geheim.  Art.  8 Ausnahmen 1 Die oder der Verantwortliche der digitalen Postbearbeitung nimmt folgende Sen- dungen vor der Öffnung anhand ihrer Adressierung oder ihres äusseren Erschei- nungsbilds von der digitalen Postbearbeitung aus: a) persönlich-vertrauliche Sendungen nach Art. 9 dieses Erlasses; b) Angebote im Rahmen des öffentlichen Beschaffungswesens nach der Verord-  nung über das öffentliche Beschaffungswesen vom 21. April 19985. 2 Sie oder er nimmt nach der Öffnung weitere Sendungen von der digitalen Post- bearbeitung aus, deren Inhalt sich aus praktischen Gründen nicht zur Digitalisie- rung eignet. Dazu zählen insbesondere: a) Zeitungen und Zeitschriften; b) Spezialformate; c) Überformate (grösser als A3); d) spiralgebundene oder gebundene Unterlagen; e) umfangreiche Dokumentationen (mehr als 100 Blatt).  5 sGS 841.11.   3  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/841.11/de   142.22   3 Sie oder er veranlasst die physische Zustellung der Sendungen nach Abs.  1 und 2  dieser Bestimmung an die zuständige Person oder Stelle.  Art.  9 Persönlich-vertrauliche Sendungen 1 Eine Sendung gilt als persönlich-vertraulich, wenn erkennbar ist, dass sie einer  Person zur persönlichen oder vertraulichen Kenntnisnahme oder nicht in amtli- cher Eigenschaft zugestellt worden ist. 2 Die Klassifizierung richtet sich nach den Kriterien im Anhang zu diesem Erlass.  Art.  10 Prüfung der Zuständigkeit 1 Die Empfängerin oder der Empfänger prüft die Zuständigkeit für eine erhaltene  Sendung. 2 Ist sie oder er nicht zuständig, weist sie oder er die Sendung der zuständigen Per- son oder Stelle zu. Ist die zuständige Person oder Stelle nicht bekannt, weist sie   oder er die Sendung der oder dem Verantwortlichen der digitalen Postbearbeitung  zurück.  Art.  11 Nachsendungen 1 Nach Auslösung der Zustellung einer digitalisierten Sendung bewahrt die oder  der  Verantwortliche  der digitalen  Postbearbeitung  das  physische Original  nach  den Vorgaben des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April  20116 und der Verordnung über Aktenführung und Archivierung vom 19. März  20197 wenigstens 30 Tage auf. Nach Ablauf dieser Frist stellt sie oder er die ver- trauliche Vernichtung des physischen Originals sicher. 2 Innert 30 Tagen nach Auslösung der Zustellung kann die zuständige Person oder  Stelle des öffentlichen Organs die Nachsendung des physischen Originals bei der  oder dem Verantwortlichen der digitalen Postbearbeitung beantragen. 3 Die zuständige Person oder Stelle des öffentlichen Organs prüft eine erhaltene di- gitalisierte Sendung auf Dokumente mit Aufbewahrungspflicht im Original. Ist ein  Dokument mit Aufbewahrungspflicht im Original in einer Sendung enthalten, be- antragt die zuständige Person oder Stelle des öffentlichen Organs rechtzeitig die  Nachsendung bei der oder dem Verantwortlichen der digitalen Postbearbeitung.  6 sGS 147.1. 7 sGS 147.11.  4    https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.11/de https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de    142.22  Art.  12 Ausführungsbestimmungen 1 Die Staatskanzlei erlässt ausführende Bestimmungen zur Regelung der Einzelhei- ten des Verfahrens der digitalen Postbearbeitung, soweit es in die Zuständigkeit   der oder des Verantwortlichen der digitalen Postbearbeitung fällt.  III. Datenbearbeitung (3.)  Art.  13 Auslagerung der Datenbearbeitung an Dritte 1 Die Staatskanzlei kann die Datenbearbeitung im Rahmen der digitalen Postbear- beitung an Dritte auslagern. Dazu schliesst sie eine Vereinbarung zur Auftragsda- tenbearbeitung ab, welche die Einhaltung der Vorgaben nach  Art. 9 des Daten- schutzgesetzes vom 20. Januar 20098 und nach  Art. 19 der Verordnung über die  Informatiksicherheit vom 24. Februar 20049 sicherstellt.  IV. Übergangsbestimmungen (4.)  Art.  14 Regelungen für öffentliche Organe des bisherigen Pilotbetriebs 1 Die bestehenden Dienstanweisungen der öffentlichen Organe über den Pilotbe- trieb der digitalen Postbearbeitung werden vorbehältlich von Abs. 2 dieser Bestim- mung nach Vollzugsbeginn dieses Erlasses weiterhin angewendet, soweit sie nicht  in der ausführenden Dienstanweisung eines übergeordneten öffentlichen Organs  aufgehoben werden. 2 Keine über den Pilotbetrieb hinausgehende Anwendung finden Ausnahmen für  Sendungen,  die  an  die  Personaldienste  der  öffentlichen  Organe  gerichtet  sind.  Abs. 4 dieser Bestimmung bleibt vorbehalten. 3 Bestehende Dienstanweisungen nach Abs. 1 dieser Bestimmung ersetzen für öf- fentliche Organe des bisherigen Pilotbetriebs die für die Teilnahme an der digita- len Postbearbeitung vorgesehenen ausführenden Dienstanweisungen. 4 Bestehende Dienstanweisungen nach Abs. 1 dieser  Bestimmung können durch  das zuständige öffentliche Organ unter Vorbehalt der sachgemässen Anwendung  von Art. 4 Abs. 2 dieses Erlasses an geänderte Umstände angepasst werden.  8 sGS 142.1. 9 sGS 142.21.   5  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/142.21/de/art19 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/142.1/de/art9 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/142.21/de https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/142.1/de   142.22   * Änderungstabelle - Nach Bestimmung  Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle Erlassdatum Vollzugsbeginn Erlass Grunderlass 2022-008 25.01.2022 01.02.2022  * Änderungstabelle - Nach Erlassdatum  Erlassdatum Vollzugsbeginn Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle 25.01.2022 01.02.2022 Erlass Grunderlass 2022-008  6      Anhang   Klassifizierung persönlich-vertraulicher Sendungen   Eine Sendung gilt als persönlich-vertraulich, wenn:  –   ein expliziter Vermerk wie «persönlich», «vertraulich» oder «privat» darauf hinweist;  –   die äusseren Merkmale (Farbe, Format usw.) darauf schliessen lassen; –   dies aus anderen Umständen erkennbar ist.  Eine Sendung gilt nicht als persönlich-vertraulich, wenn:  –   bloss der Vermerk «zu Händen» (oder ähnlich) angebracht ist und keine abwei-  chenden Indizien vorliegen; –   bloss der Personenname dem Namen der Dienststelle oder Organisationseinheit   vorangestellt ist (z.B. «Hans Muster, Informatik und Infrastruktur»).  Im Zweifelsfall wird eine Sendung als persönlich-vertrauliche Sendung behandelt.   142.22   	I. Allgemeine Bestimmungen (1.) 	Art. 1 Persönlicher Geltungsbereich 	Art. 2 Sachlicher Geltungsbereich 	Art. 3 Zuständigkeit 	Art. 4 Teilnahme an der digitalen Postbearbeitung a) öffentliche Organe: Erlass einer ausführenden Dienstanweisung 	Art. 5 b) weitere Stellen: Abschluss einer Vereinbarung  	II. Verfahren der digitalen Postbearbeitung (2.) 	Art. 6 Digitalisierung und Zustellung 	Art. 7 Beschränkte inhaltliche Kenntnisnahme 	Art. 8 Ausnahmen 	Art. 9 Persönlich-vertrauliche Sendungen 	Art. 10 Prüfung der Zuständigkeit 	Art. 11 Nachsendungen 	Art. 12 Ausführungsbestimmungen  	III. Datenbearbeitung (3.) 	Art. 13 Auslagerung der Datenbearbeitung an Dritte  	IV. Übergangsbestimmungen (4.) 	Art. 14 Regelungen für öffentliche Organe des bisherigen Pilotbetriebs   		2022-01-26T11:02:19+0100 	"9001 St.Gallen" 	"Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen"