351.12   1 / 8   Ordinanza  sul sistema elettronico di gestione delle persone, degli atti  e delle pratiche dell’Ufficio federale di giustizia   (Ordinanza EGPAP)   del 23 settembre 2016 (Stato 1° gennaio 2023)     Il Consiglio federale svizzero,   visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971   sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione;  visto l’articolo 11a capoverso 4 della legge federale del 20 marzo 19812  sull’assistenza internazionale in materia penale (AIMP);   vista la legge del 18 dicembre 19983 sulla medicina della procreazione,4   ordina:   Sezione 1: Disposizioni generali   Art. 1 Oggetto e relazione con l’ordinanza GEVER   1 Ai fini del trattamento di dati personali nel sistema di gestione delle persone, degli  atti e delle pratiche, gestito dall’Ufficio federale di giustizia (UFG), la presente ordi- nanza:   a. disciplina i campi d’applicazione del sistema e il loro contenuto;   b. disciplina la rilevazione dei dati nei diversi campi d’applicazione;   c. designa i servizi autorizzati a trattare i dati direttamente nel sistema;   d. disciplina i diritti d’accesso;   e. disciplina la conservazione, l’archiviazione e la cancellazione dei dati.   2 Salvo disposizione contraria della presente ordinanza, è applicabile l’ordinanza  GEVER del 30 novembre 20125.   Art. 2 Autorità responsabile   L’UFG è l’autorità responsabile dell’acquisto, dell’esercizio, della manutenzione e  dell’ulteriore sviluppo del sistema.         RU 2016 3261  1 RS 172.010  2 RS 351.1  3 RS 810.11  4 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 2 nov. 2022, in vigore dal 1° gen. 2023    (RU 2022 648).  5 [RU 2010 6669; 2014 723. RU 2019 1311 art. 19]. Vedi ora l’O del 3 apr. 2019   (RS 172.010.441).   351.12     Assistenza giudiziaria   2 / 8   351.12   Art. 3 Campi d’applicazione   Il sistema contiene dati rientranti nei seguenti campi d’applicazione:   a. dati riferiti ai compiti dell’UFG nel settore dell’assistenza giudiziaria interna- zionale in materia penale, segnatamente per quanto riguarda l’estradizione, le  domande di altra assistenza, il perseguimento penale e l’esecuzione di deci- sioni penali in via sostitutiva, nonché il trasferimento di persone condannate;   b. dati riferiti ai compiti dell’UFG nei settori del diritto internazionale privato e  della procedura civile internazionale, segnatamente per quanto riguarda il ra- pimento internazionale di minori, le adozioni internazionali, la protezione in- ternazionale dei minori e degli adulti, l’esazione internazionale di prestazioni  alimentari, le pratiche di successione internazionali e l’assistenza giudiziaria  internazionale in materia civile e commerciale;   c. dati riferiti ai compiti dell’UFG nel settore dell’assistenza amministrativa in- ternazionale;   d. dati riferiti ai compiti dell’UFG nel settore del diritto pubblico per quanto ri- guarda le misure coercitive a scopo assistenziale e i collocamenti extrafami- liari prima del 1981.   Art. 3a6 Registro dei donatori di sperma   1 Oltre ai campi d’applicazione menzionati nell’articolo 3, il sistema contiene anche  il registro dei donatori di sperma secondo il capitolo 2 sezione 1 dell’ordinanza del  4 dicembre 20007 sulla medicina della procreazione, in cui sono conservati i dati dei  donatori di sperma.   2 Il registro dei donatori di sperma sottostà alla legislazione sulla medicina della pro- creazione, concernente in particolare i diritti di accesso e trattamento, la conserva- zione dei dati e il rilascio di informazioni.   Art. 4 Scopo del sistema   1 Gli scopi del trattamento dei dati rientranti nel campo d’applicazione di cui all’arti- colo 3 lettera a sono indicati nell’articolo 11a capoverso 1 AIMP.   2 I dati rientranti nei campi d’applicazione di cui all’articolo 3 lettere b–d possono  essere trattati per i medesimi scopi.    Sezione 2: Dati trattati e cambio del supporto   Art. 5 Dati trattati   Il sistema contiene:   a. i documenti sui dossier e sulle iscrizioni;       6 Introdotto dal n. I dell’O del 2 nov. 2022, in vigore dal 1° gen. 2023 (RU 2022 648).  7 RS 810.112.2     Ordinanza EGPAP   3 / 8   351.12   b. le generalità delle persone i cui dati sono trattati, in particolare:    1. nomi e cognomi,    2. pseudonimi,    3. sesso,    4. data di nascita,    5. cittadinanza,    6. luogo d’origine,    7. luogo di nascita,   8. indirizzo di residenza;   c. i dati necessari a trattare e gestire correttamente i dossier, in particolare:    1. il tipo di procedimento,   2. la data delle singole fasi procedurali,   3. il nome e l’indirizzo delle autorità e parti interessate,   4. le indicazioni sul luogo in cui è situato il dossier allestito prima del 1° no- vembre 2016,   5. i reati,   6. i numeri progressivi attribuiti dal sistema ai dossier.   Art. 6 Cambio del supporto   L’UFG può disciplinare il cambio del supporto nel regolamento sul trattamento dei  dati (art. 7 dell’ordinanza GEVER del 30 nov. 20128) derogando alle disposizioni  della Cancelleria federale di cui all’articolo 10 capoverso 1 dell’ordinanza GEVER.   Sezione 3: Diritti d’accesso e di trattamento dei servizi dell’UFG   Art. 7 Diritti d’accesso   1 Per adempiere ai suoi compiti, l’Incaricato dell’informazione dell’UFG ha accesso  ai dati rilevati nel campo d’applicazione secondo l’articolo 3 lettera a.   2 I collaboratori dell’UFG che trattano dati nel sistema nel quadro dei loro compiti  hanno accesso alle generalità di tutte le persone registrate nel sistema, sempre che tale  accesso sia indispensabile all’adempimento dei loro compiti legali.   Art. 8 Diritti di trattamento    1 I collaboratori dell’ambito direzionale Assistenza giudiziaria internazionale possono  trattare i dati direttamente nel sistema, sempre che lo richieda il compito loro asse- gnato. Sono fatti salvi i dati dei campi d’applicazione dell’esazione internazionale di       8 [RU 2010 6669; 2014 723. RU 2019 1311 art. 19]. Vedi ora l’O del 3 apr. 2019  (RS 172.010.441).     Assistenza giudiziaria   4 / 8   351.12   prestazioni alimentari, del rapimento internazionale di minori, delle adozioni interna- zionali, della protezione internazionale di minori e adulti e delle successioni interna- zionali.   2 I collaboratori del settore Diritto internazionale privato possono trattare direttamente  nel sistema i dati rilevati riguardanti i campi d’applicazione di cui all’articolo 3 let- tera b, sempre che lo richieda il compito loro assegnato.   3 I collaboratori del settore Misure coercitive a scopo assistenziale e collocamenti ex- trafamiliari prima del 1981 possono trattare direttamente nel sistema i dati rilevati  riguardanti il campo d’applicazione di cui all’articolo 3 lettera d, sempre che lo ri- chieda il compito loro assegnato.   4 I collaboratori dei settori Gestione delle pratiche, Gestione e registrazione dei docu- menti e Gestione del sistema possono trattare direttamente nel sistema i dati rilevati  riguardanti tutti i campi d’applicazione di cui all’articolo 3 ai fini di assicurarne la  rilevazione e la gestione, di garantire la sorveglianza tecnica e di rimediare ad even- tuali problemi tecnici.   5 L’UFG può autorizzare altri collaboratori a trattare i dati direttamente nel sistema,  sempre che i loro compiti rientrino in uno dei campi d’applicazione di cui all’arti- colo 3.   Sezione 4:   Diritti d’accesso della Segreteria di Stato della migrazione,  dell’Ufficio federale di polizia e del Servizio delle attività informative  della Confederazione   Art. 9 Accesso della Segreteria di Stato della migrazione    Le seguenti unità organizzative della Segreteria di Stato della migrazione possono  accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’am- bito dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale:   a. ambito direzionale Immigrazione e integrazione: divisione Cittadinanza,  sezione Cittadinanza Svizzera tedesca 1, sezione Cittadinanza Svizzera tede- sca 2 e sezione Cittadinanza Svizzera francese e Ticino; divisione Entrata, se- zione Identificazione e Consultazione Visti;   b. ambito direzionale Pianificazione e risorse: sezione Gestione dei documenti,  servizio Gestione dei documenti Immigrazione e integrazione, servizio  Gestione dei dati Asilo e ritorno;   c. ambito direzionale Asilo.   Art. 10 Accesso dell’Ufficio federale di polizia   1 Le seguenti unità organizzative dell’Ufficio federale di polizia possono accedere in  linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito dell’as- sistenza giudiziaria internazionale in materia penale:     Ordinanza EGPAP   5 / 8   351.12   a. ambito direzionale Polizia giudiziaria federale;   b. ambito direzionale Servizio federale di sicurezza: divisione Protezione per- sone della Confederazione e rappresentanze estere, nonché divisione Prote- zione visite e conferenze internazionali;   c. ambito direzionale Cooperazione internazionale di polizia: divisione Addetti  di polizia, divisione Cooperazione operativa di polizia, nonché divisione Cen- trale operativa fedpol / SIRENE Svizzera;   d. ambito direzionale Servizi: settore RIPOL ricerca di persone;   e. ambito direzionale Stato maggiore: divisione Diritto e protezione dei dati,  nonché divisione Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro  MROS.   2 Se esegue compiti attribuiti all’UFG in virtù dell’articolo 11a capoverso 3 AIMP, la  divisione Centrale operativa fedpol / SIRENE Svizzera dell’ambito direzionale Coo- perazione internazionale di polizia può accedere in linea anche ai dati rientranti nel  campo d’applicazione dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale ne- cessari alla localizzazione dei dossier allestiti prima del 1° novembre 2016.    Art. 11 Servizio delle attività informative della Confederazione   Le unità organizzative del Servizio delle attività informative della Confederazione  competenti per l’esecuzione della legge federale del 21 marzo 19979 sulle misure per  la salvaguardia della sicurezza interna possono accedere in linea alle generalità delle  persone i cui dati sono trattati dall’UFG nel campo d’applicazione dell’assistenza giu- diziaria internazionale in materia penale.   Sezione 5: Comunicazione di dati ad altre autorità   Art. 12   1 Su richiesta scritta e motivata, l’UFG può, nel singolo caso, comunicare dati del  sistema ad autorità della Confederazione o dei Cantoni, se tali dati sono indispensabili  all’adempimento dei compiti legali dell’autorità che li riceve.   2 In casi urgenti le domande e i dati richiesti possono essere comunicati per telefono  o per via elettronica.   3 Ogni forma di comunicazione va indicata nel sistema.       9 RS 120     Assistenza giudiziaria   6 / 8   351.12   Sezione 6:   Correttezza dei dati, sicurezza informatica, durata di conservazione,  archiviazione e statistica   Art. 13 Correttezza dei dati   1 Ogni unità organizzativa dell’UFG controlla regolarmente la correttezza dei dati ri- levati nel suo settore.   2 I dati inesatti sono rettificati d’ufficio.   Art. 14 Sicurezza informatica   1 La sicurezza dei dati è retta:   a. dall’ordinanza del 14 giugno 199310 relativa alla legge federale sulla prote- zione dei dati;   b.11 dall’ordinanza del 27 maggio 202012 sui ciber-rischi;   c.13 ...   2 In deroga all’articolo 12 capoverso 2 dell’ordinanza GEVER del 30 novem- bre 201214 i documenti nel sistema non sono criptati; sono tuttavia protetti da accessi  non autorizzati mediante misure tecniche.   Art. 15 Verbalizzazione    1 Ogni accesso e trattamento di dati nel sistema deve essere verbalizzato elettronica- mente.   2 I verbali sono conservati per due anni a decorrere dalla data del loro allestimento.   Art. 16 Durata di conservazione e archiviazione   1 I dati sono offerti all’Archivio federale per l’archiviazione al più tardi dieci anni  dopo l’ultimo trattamento.   2 I dati che l’Archivio federale reputa non degni di essere archiviati sono cancellati,  sempre che non continuino a essere utilizzati in un procedimento secondo l’articolo 3.       10 RS 235.11  11 Nuovo testo giusta l’all. n. 16 dell’O del 24 feb. 2021, in vigore dal 1° apr. 2021    (RU 2021 132).  12  RS 120.73  13 Abrogata dall’all. n. 16 dell’O del 24 feb. 2021, con effetto dal 1° apr. 2021    (RU 2021 132).  14 [RU 2010 6669; 2014 723. RU 2019 1311 art. 19]. Vedi ora l’O del 3 apr. 2019   (RS 172.010.441).     Ordinanza EGPAP   7 / 8   351.12   Art. 17 Statistica   1 L’utilizzazione dei dati personali rilevati nel sistema per scopi statistici è retto  dall’articolo 22 della legge federale del 19 giugno 199215 sulla protezione dei dati.   2 I dati utilizzati e pubblicati per scopi statistici devono essere trattati in modo da ren- dere impossibile risalire alle persone in questione.   Sezione 7: Disposizioni finali   Art. 18 Abrogazione di un altro atto normativo   L’ordinanza PAGIRUS del 16 dicembre 200916 è abrogata.   Art. 19 Disposizioni transitorie   1 L’UFG introduce il sistema previsto nella presente ordinanza al più tardi il  1° aprile 2017. Fino all’introduzione del sistema i dati elettronici e i dossier cartacei  sono gestiti secondo il diritto anteriore.    2 Sono rilevati elettronicamente nel sistema secondo la presente ordinanza e cancellati  dal sistema PAGIRUS e dai dossier cartacei PAGIRUS i seguenti dati:    a. tutti i dati disponibili in PAGIRUS in formato elettronico;   b. i documenti cartacei necessari per l’ulteriore trattamento di un caso.   3 I documenti dei dossier PAGIRUS rilevati elettronicamente nel sistema soggiac- ciono al nuovo diritto. Al rilevamento elettronico di documenti cartacei si applicano  in particolare l’articolo 10 dell’ordinanza GEVER del 30 novembre 201217 e le perti- nenti disposizioni del regolamento sul trattamento concernenti il cambio di supporto.    4 I rimanenti dossier cartacei PAGIRUS con i documenti che ancora contengono con- tinuano a essere assoggettati al diritto anteriore.    Art. 19a18 Disposizione transitoria della modifica del 2 novembre 2022   I dati contenuti nel precedente registro dei donatori di sperma sono trasferiti nel si- stema e successivamente eliminati dal precedente registro.   Art. 20 Entrata in vigore   La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2016.       15 RS 235.1  16 [RU 2010 1, 2012 6731 all. n. 5, 2014 3789 I 3]  17 [RU 2010 6669; 2014 723. RU 2019 1311 art. 19]. Vedi ora l’O del 3 apr. 2019   (RS 172.010.441).  18 Introdotto dal n. I dell’O del 2 nov. 2022, in vigore dal 1° gen. 2023 (RU 2022 648).     Assistenza giudiziaria   8 / 8   351.12       	Sezione 1: Disposizioni generali 	Art. 1 Oggetto e relazione con l’ordinanza GEVER 	Art. 2 Autorità responsabile 	Art. 3 Campi d’applicazione 	Art. 3a  Registro dei donatori di sperma 	Art. 4 Scopo del sistema  	Sezione 2: Dati trattati e cambio del supporto 	Art. 5 Dati trattati 	Art. 6 Cambio del supporto  	Sezione 3: Diritti d’accesso e di trattamento dei servizi dell’UFG 	Art. 7 Diritti d’accesso 	Art. 8 Diritti di trattamento  	Sezione 4:  Diritti d’accesso della Segreteria di Stato della migrazione, dell’Ufficio federale di polizia e del Servizio delle attività informative della Confederazione 	Art. 9 Accesso della Segreteria di Stato della migrazione 	Art. 10 Accesso dell’Ufficio federale di polizia 	Art. 11 Servizio delle attività informative della Confederazione  	Sezione 5: Comunicazione di dati ad altre autorità 	Art. 12  	Sezione 6:  Correttezza dei dati, sicurezza informatica, durata di conservazione, archiviazione e statistica 	Art. 13 Correttezza dei dati 	Art. 14 Sicurezza informatica 	Art. 15 Verbalizzazione 	Art. 16 Durata di conservazione e archiviazione 	Art. 17 Statistica  	Sezione 7: Disposizioni finali 	Art. 18 Abrogazione di un altro atto normativo 	Art. 19 Disposizioni transitorie 	Art. 19a  Disposizione transitoria della modifica del 2 novembre 2022 	Art. 20 Entrata in vigore