956.126   1   Ordinanza della FINMA  sulla protezione dei dati personali del suo personale   (Ordinanza FINMA sui dati del personale)   del 25 agosto 2021 (Stato 1° ottobre 2021)     Il Consiglio di amministrazione dell’Autorità federale di vigilanza sui mercati  finanziari (FINMA),   visto l’articolo 13a capoverso 3 della legge del 22 giugno 20071 sulla vigilanza  dei mercati finanziari,   ordina:   Sezione 1: Disposizioni generali   Art. 1 Oggetto e campo d’applicazione   La presente ordinanza disciplina il trattamento da parte della FINMA dei dati perso- nali dei candidati, degli impiegati e degli ex impiegati, nonché delle persone in  formazione (dati del personale).    Art. 2 Competenze   1 La sezione Risorse umane è responsabile dei dati del personale e del loro tratta- mento.   2 La sezione Tecnologie dell’informazione e della comunicazione garantisce la  gestione tecnica dei sistemi d’informazione.   3 La direzione della FINMA disciplina in un regolamento per il trattamento dei dati:   a. le misure organizzative e tecniche per la garanzia della sicurezza dei dati;   b. il controllo del trattamento dei dati; e   c. i diritti di accesso e di consultazione delle singole categorie di collaboratori  della FINMA.   Art. 3 Sicurezza dei dati   1 I dati del personale su supporto cartaceo sono conservati sotto chiave.   2 I collaboratori della FINMA competenti per il trattamento dei dati adottano nel  proprio ambito misure organizzative e tecniche adeguate per garantire la sicurezza  dei dati del personale.        RU 2021 552  1 RS 956.1   956.126      Vigilanza dei mercati finanziari   2   956.126   Art. 4 Diritto d’accesso, di rettifica e di cancellazione   Le persone interessate possono far valere il proprio diritto d’accesso alle informa- zioni, di rettifica e di cancellazione dei dati presso la sezione Risorse umane.   Art. 5 Pubblicazione e comunicazione a terzi   1 La sezione Risorse umane informa i collaboratori prima che i loro dati relativi  all’attività professionale vengano pubblicati in Intranet, in un organo di pubblicazio- ne interno o su un albo. I dati personali degni di particolare protezione non vengono  pubblicati.    2 L’informazione indica la forma della pubblicazione prevista e menziona che gli  impiegati che si oppongono alla pubblicazione possono segnalarlo per scritto in  qualsiasi momento.    3 I dati del personale possono essere comunicati a terzi, in particolare ai nuovi datori  di lavoro, soltanto previo consenso scritto della persona interessata oppure se sussi- ste una base legale.    Sezione 2: Dossier di candidatura   Art. 6 Candidatura   I candidati presentano la loro candidatura in forma elettronica.   Art. 7 Contenuto   Il dossier di candidatura può contenere i dati elencati nell’allegato 1.   Art. 8 Trattamento dei dati   1 La sezione Risorse umane e le persone responsabili della selezione dei candidati  elaborano i dati dei dossier di candidatura, per quanto sia necessario allo svolgimen- to della procedura di candidatura.   2 Al termine della procedura di candidatura, i dati dei candidati assunti sono trasferiti  nel dossier personale e nel sistema d’informazione per la gestione dei dati del perso- nale.   3 I dati dei candidati non assunti dalla FINMA sono distrutti entro tre mesi dal  termine della procedura di candidatura. La durata di conservazione può essere pro- rogata se i dati sono necessari per il trattamento di un ricorso secondo l’articolo 13  capoverso 2 della legge federale del 24 marzo 19952 sulla parità dei sessi. Sono fatti  salvi accordi particolari con i candidati.       2 RS 151.1     Ordinanza FINMA sui dati del personale   3   956.126   Art. 9 Test della personalità e dell’integrità   1 Il consenso esplicito dei candidati è necessario per i seguenti accertamenti:   a. l’esecuzione di test della personalità e dell’integrità;   b. la richiesta di referenze.   2 Prima dell’esecuzione dei test della personalità e dell’integrità i candidati devono  essere informati su:   a. lo scopo dei test;   b. l’utilizzazione dei risultati dei test;   c. la cerchia di persone che viene informata su questi risultati.   3 I test dell’integrità vengono svolti solo se ciò è necessario per tutelare gli interessi  della FINMA.    Sezione 3: Sistema d’informazione per il reclutamento di collaboratori   Art. 10 Scopo   Il sistema d’informazione per il reclutamento di collaboratori (sistema di recluta- mento elettronico) serve a mettere a concorso i posti di lavoro e a svolgere in via  elettronica la procedura di candidatura.   Art. 11 Contenuto   Il sistema di reclutamento elettronico contiene i posti da mettere a concorso, con le  informazioni necessarie, e i dati dei dossier di candidatura di cui all’allegato 1.    Art. 12 Diritti d’accesso   La sezione Risorse umane accorda per ogni singolo caso i diritti d’accesso alle  persone responsabili della selezione dei candidati.   Sezione 4: Dossier personale   Art. 13 Contenuto   Il dossier personale può contenere i dati elencati nell’allegato 2.   Art. 14 Trattamento dei dati   1 La sezione Risorse umane e i superiori elaborano i dati del dossier personale, per  quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti.     Vigilanza dei mercati finanziari   4   956.126   2 Le sezioni Revisione interna e Diritto e compliance elaborano i dati in relazione a  casi specifici, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti. La sezio- ne Risorse umane accorda nel singolo caso l’accesso ai dati.   Art. 15 Conservazione e distruzione   1 I dati del dossier personale sono conservati per un periodo di dieci anni dopo la  cessazione del rapporto di lavoro e poi distrutti.    2 I risultati dei test della personalità e dell’integrità e delle valutazioni delle poten- zialità sono conservati per cinque anni dopo il rilevamento dei dati e poi distrutti.   3 Le valutazioni delle prestazioni e le decisioni basate su una valutazione, come pure  i dati sulla salute, sulle misure sociali, amministrative, di diritto delle esecuzioni e di  diritto penale sono conservati per un periodo di cinque anni al massimo dopo la  cessazione del rapporto di lavoro e poi distrutti.   4 I dati di cui al capoverso 3 possono essere conservati eccezionalmente più a lungo  se una controversia concernente pretese derivanti dal rapporto di lavoro lo giustifica.  In un simile caso sono conservati al più tardi fino alla conclusione della procedura e  poi distrutti.   Sezione 5: Sistema d’informazione per i dossier personali   Art. 16 Scopo   Il sistema d’informazione per i dossier personali (sistema d’informazione dossier  personale elettronico) serve ad amministrare, gestire e archiviare elettronicamente i  dati del personale.   Art. 17 Interfacce   I dati del personale possono essere trasferiti automaticamente tramite interfacce dai  sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale nel sistema  d’informazione dossier personale elettronico.   Art. 18 Diritti d’accesso   Hanno accesso:   a. la sezione Risorse umane: a tutti i dossier personali;   b. i collaboratori: al proprio dossier personale;   c. i superiori: ai dati dei dossier personali dei loro collaboratori, per quanto sia  necessario all’adempimento dei loro compiti.      Ordinanza FINMA sui dati del personale   5   956.126   Sezione 6: Sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale   Art. 19 Scopo   I sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale servono ad ammini- strare e gestire i dati del personale nei seguenti ambiti:   a. reclutamento del personale;    b. impiego e fidelizzazione del personale;   c. sviluppo del personale e dell’organizzazione;   d. pianificazione del personale;   e. controllo della gestione del personale;   f. amministrazione del personale e degli stipendi;   g. risoluzione del rapporto di lavoro.   Art. 20 Contenuto   I sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale possono contenere i  dati elencati nell’allegato 3.   Art. 21 Trattamento dei dati   Le sezioni Risorse umane, Finanze e Revisione interna come pure i superiori elabo- rano i dati ripresi dai sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale,  per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti.   Art. 22 Interfacce   I dati del personale possono essere trasferiti automaticamente tramite interfacce  all’interno dei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale nonché  nel sistema d’informazione dossier personale elettronico.   Art. 23 Diritti d’accesso   1 Hanno accesso:   a. la sezione Risorse umane: a tutti i dati;   b. la sezione Finanze: ai dati nell’ambito del controllo della gestione del perso- nale e della pianificazione del personale;   c. i collaboratori: ai propri dati riferiti agli orari di presenza, allo stipendio e  alle spese, nonché ai propri dati concernenti le valutazioni delle prestazioni e  lo sviluppo del personale;   d. i superiori: ai dati riferiti agli orari di presenza, allo stipendio e alle spese dei  propri collaboratori e ai loro dati concernenti le valutazioni delle prestazioni  e lo sviluppo del personale.      Vigilanza dei mercati finanziari   6   956.126   2 La sezione Risorse umane accorda nel singolo caso alla sezione Revisione interna  un diritto d’accesso, limitato nel tempo, ai dati necessari per l’adempimento dei suoi  compiti.    Art. 24 Comunicazione dei dati   I dati del personale possono essere trasmessi automaticamente tramite interfacce  all’interno dei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale al fine di  adempiere gli obblighi legali, in particolare:   a. all’Ufficio centrale di compensazione della Confederazione per la verifica,  la determinazione e il conteggio dei diritti in materia di assicurazioni sociali  derivanti dall’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti,  dall’assicurazione per l’invalidità e dall’indennità di perdita di guadagno;   b. alla Cassa pensioni della Confederazione per la comunicazione,  l’amministrazione e il conteggio dei contributi previdenziali;   c. all’Istituto nazionale svizzero di assicurazione contro gli infortuni per la  comunicazione, l’amministrazione e il conteggio dei diritti derivanti da in- fortuni;   d. alle competenti autorità fiscali per l’adempimento degli obblighi di notifica a  fini fiscali cui sono tenuti i datori di lavoro;   e. all’Ufficio federale di statistica per l’adempimento degli obblighi di fornire  informazioni statistiche cui sono tenuti i datori di lavoro.   Art. 25 Conservazione e distruzione   I dati sono conservati nei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del persona- le per un periodo di dieci anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro e poi di- strutti.   Sezione 7: Entrata in vigore   Art. 26   La presente ordinanza entra in vigore il 1° ottobre 2021.     Ordinanza FINMA sui dati del personale   7   956.126   Allegato 1  (art. 7)   Dati del dossier di candidatura   Intestazione   Titolo   Nome   Cognome   Data di nascita   Cittadinanza   Via   NPA   Luogo   Paese   Indirizzo e-mail   Telefono   Lingua per la corrispondenza   Fotografia   Lettera di candidatura   Curriculum vitae   Attestati   Diplomi   Informazioni sul canale mediante il quale il candidato è venuto a conoscenza del  posto vacante   Informazioni sul termine di disdetta presso l’ex datore di lavoro   Informazioni sulle aspettative di retribuzione   Informazioni concernenti procedimenti penali e procedure di esecuzione e di falli- mento che potrebbero essere rilevanti ai fini dell’idoneità per il posto messo a con- corso    Informazioni concernenti procedimenti o accertamenti della FINMA   Consenso ai test della personalità e dell’integrità   Risultati dei test della personalità e dell’integrità   Altri dati e documenti che il candidato mette a disposizione della FINMA     Vigilanza dei mercati finanziari   8   956.126   Allegato 2  (art. 13)   Dati del dossier personale   1 Reclutamento del personale   1.1  Dati del dossier di candidatura di cui all’allegato 1   1.2  Contratto di lavoro e documentazione di assunzione   1.3  Documenti rilevanti ai fini della sicurezza    2 Gestione del personale   2.1  Dati personali e dati relativi alla famiglia e ai congiunti   2.2  Copia del documento d’identità    2.3  Descrizioni dei posti/delle funzioni   2.4  Valutazioni delle prestazioni   2.5  Convenzioni sugli obiettivi   2.6  Certificati   2.7  Orario di lavoro   2.8  Impiego del personale   2.9  Atti disciplinari   2.10 Autorizzazioni   2.11 Cariche pubbliche e occupazioni accessorie    3 Retribuzione del personale   3.1 Stipendio / assegni   3.2  Spese   3.3  Premi spontanei   3.4  Prestazioni accessorie allo stipendio / agevolazioni   3.5  Custodia di bambini complementare alla famiglia   3.6  Imposta alla fonte   3.7  Coordinate bancarie    4 Assicurazioni sociali   4.1  Assicurazione vecchiaia e superstiti / assicurazione per l’invalidità / indenni- tà di perdita di guadagno / assicurazione contro la disoccupazione   4.2 Istituto nazionale svizzero di assicurazione contro gli infortuni / assicurazio- ne contro gli infortuni     Ordinanza FINMA sui dati del personale   9   956.126   4.3  Assegni familiari   4.4  Cassa pensioni della Confederazione PUBLICA   4.5  Assicurazione militare    5 Salute e case management   5.1  Certificati medici   5.2  Svincolo dall’obbligo di serbare il segreto per medici e assicurazioni   5.3  Richieste / pareri del servizio medico   5.4  Durata delle assenze dovute a malattia e infortunio   5.5 Dati sulle misure sociali   5.6 Dati sulle misure amministrative, di diritto delle esecuzioni e di diritto  penale     6 Assicurazioni in generale   6.1  Documentazione su casi di responsabilità civile   6.2  Danni agli effetti personali    7 Sviluppo del personale   7.1  Formazione e formazione continua   7.2  Misure di sviluppo   7.3  Qualifiche   7.4  Competenze sociali e professionali   7.5  Risultati dei test della personalità e delle valutazioni delle potenzialità   7.6  Sviluppo dei quadri   7.7  Formazione professionale di base    8 Uscita   8.1  Disdetta da parte del datore di lavoro   8.2  Disdetta da parte del collaboratore   8.3  Pensionamento   8.4  Decesso   8.5  Formalità d’uscita    9 Altri dati necessari per la gestione del rapporto di lavoro     Vigilanza dei mercati finanziari   10   956.126   Allegato 3  (art. 20)   Dati nei sistemi d’informazione  per la gestione dei dati del personale   1 Reclutamento del personale    Dati che motivano il rapporto di lavoro    2 Impiego e fidelizzazione del personale    Dati per l’esecuzione del rapporto di lavoro    Indicazioni sulle prestazioni e sulle competenze    Valutazioni e rapporti concernenti il rapporto di lavoro   Atti procedurali e decisioni di autorità attinenti al lavoro   Dati sullo stato di salute con riferimento alla capacità al lavoro   Dati sulla gestione delle assenze e sul case management, incluse le annotazioni e i  verbali    3 Sviluppo del personale e dell’organizzazione   Indicazioni sul potenziale, sulle qualifiche e sulla pianificazione dello sviluppo    Misure di sviluppo, comprese formazioni e formazioni continue    4 Pianificazione del personale, gestione del personale,   amministrazione del personale e degli stipendi   Indicazioni sulla pianificazione e l’attribuzione organizzativa    Indicazioni sulla persona, la sua famiglia e i suoi congiunti   Indicazioni sullo stipendio, sulle imposte e sulla previdenza professionale   Dati sulla gestione del tempo, inclusi il tempo di lavoro e le assenze   Dati necessari per l’applicazione del diritto delle assicurazioni sociali    5 Risoluzione del rapporto di lavoro   Dati sulla cessazione del rapporto di lavoro    6 Altri dati necessari per la gestione del rapporto di lavoro    	Sezione 1: Disposizioni generali 	Art. 1 Oggetto e campo d’applicazione 	Art. 2 Competenze 	Art. 3 Sicurezza dei dati 	Art. 4 Diritto d’accesso, di rettifica e di cancellazione 	Art. 5 Pubblicazione e comunicazione a terzi  	Sezione 2: Dossier di candidatura 	Art. 6 Candidatura 	Art. 7 Contenuto 	Art. 8 Trattamento dei dati 	Art. 9 Test della personalità e dell’integrità  	Sezione 3: Sistema d’informazione per il reclutamento di collaboratori 	Art. 10 Scopo 	Art. 11 Contenuto 	Art. 12 Diritti d’accesso  	Sezione 4: Dossier personale 	Art. 13 Contenuto 	Art. 14 Trattamento dei dati 	Art. 15 Conservazione e distruzione  	Sezione 5: Sistema d’informazione per i dossier personali 	Art. 16 Scopo 	Art. 17 Interfacce 	Art. 18 Diritti d’accesso  	Sezione 6: Sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale 	Art. 19 Scopo 	Art. 20 Contenuto 	Art. 21 Trattamento dei dati 	Art. 22 Interfacce 	Art. 23 Diritti d’accesso 	Art. 24 Comunicazione dei dati 	Art. 25 Conservazione e distruzione  	Sezione 7: Entrata in vigore 	Art. 26  	Allegato 1 	Dati del dossier di candidatura  	Allegato 2 	Dati del dossier personale 	1 Reclutamento del personale 	2 Gestione del personale 	3 Retribuzione del personale 	4 Assicurazioni sociali 	5 Salute e case management 	6 Assicurazioni in generale 	7 Sviluppo del personale 	8 Uscita 	9 Altri dati necessari per la gestione del rapporto di lavoro   	Allegato 3 	Dati nei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale 	1 Reclutamento del personale 	2 Impiego e fidelizzazione del personale 	3 Sviluppo del personale e dell’organizzazione 	4 Pianificazione del personale, gestione del personale, amministrazione del personale e degli stipendi 	5 Risoluzione del rapporto di lavoro 	6 Altri dati necessari per la gestione del rapporto di lavoro