1   164.110  1  Regolamento della legge sull’archiviazione e sugli archivi pubblici  (RLArch)1 (del 28 marzo 2012)  IL CONSIGLIO DI STATO DELLA REPUBBLICA E CANTONE TICINO  Richiamati: – la legge sull’archiviazione e sugli archivi pubblici del 15 marzo 2011; – l’art. 4 della legge concernente le competenze organizzative del Consiglio di Stato e dei suoi   Dipartimenti del 25 giugno 1928,2  d e c r e t a :  Capitolo I Disposizioni generali  Oggetto Art. 1 Il presente regolamento precisa: a) i compiti dei servizi del Cantone, degli enti e degli organismi assoggettati alla legge; b) l’accesso agli archivi; c) il ruolo e le competenze dell’Archivio di Stato.  Definizioni (art. 3 LArch)  Art. 2 1L’istituto archivistico è l’ente che, dotato di adeguate risorse e di personale con  competenze specifiche, conserva e gestisce gli archivi di sua competenza. 2Sono definiti servizi che archiviano in proprio le unità del Cantone, gli enti pubblici e gli organismi  assoggettati alla legge che non fanno riferimento a un istituto archivistico e si occupano  autonomamente dell’archiviazione dei propri documenti. 3I singoli archivi conservati dagli istituti archivistici e dai servizi che archiviano in proprio sono i  complessi di documenti destinati alla conservazione permanente e uniti tra loro da un vincolo dato  dalla provenienza, in quanto riconducibili a un unico soggetto produttore, o da altri elementi  contenutistici, in caso di raccolte e collezioni. 4È definito archivio amministrativo il complesso dei documenti appartenenti alle pratiche correnti e  concluse conservate presso il servizio produttore siccome ancora utili per l’attività amministrativa  corrente.  Elenco degli enti e organismi assoggettati alla legge (art. 2 e 4 cpv. 4 LArch)  Art. 3 1L’Archivio di Stato istituisce e gestisce in forma elettronica l’elenco aggiornato degli  enti e organismi assoggettati alla legge. 2I servizi che archiviano in proprio sono indicati separatamente. 3L’Archivio di Stato cura la pubblicazione di questi elenchi in Internet.  Capitolo II Tutela dei documenti  Verifica dell’attività (art. 5 LArch)  Art. 4 I servizi del Cantone, gli enti e gli organismi assoggettati alla legge si adoperano  affinché i documenti da essi elaborati consentano in ogni momento di verificare il loro operato.  1  Titolo modificato dal R 23.12.2014; in vigore dal 30.12.2014 - BU 2014, 593. 2  Ingresso introdotto dal R 23.12.2014; in vigore dal 30.12.2014 - BU 2014, 593.    164.110  2  Gestione e conservazione dei documenti (art. 5 LArch)  Art. 5 1Gli organi e i servizi assoggettati alla legge adottano i provvedimenti organizzativi,  amministrativi e tecnici necessari per la produzione e la gestione di documenti idonei  all’archiviazione. 2Essi designano una persona di riferimento per la gestione e la conservazione dei documenti, e ne  danno comunicazione all’Archivio di Stato. 3Essi definiscono un sistema di classificazione dei documenti che riflette i loro compiti e attività  (piano di classificazione, piano di spurgo o simili), e ordinano i loro documenti in base a tale  sistema. 4Il sistema di classificazione costituisce la base per l’archiviazione dei documenti; esso viene  attualizzato periodicamente.  Archivio amministrativo (art. 5 LArch)  Art. 6 1I documenti che compongono l’archivio amministrativo sono conservati dal servizio  produttore fintanto che siano date specifiche e obiettive esigenze di utilizzazione; per le pratiche  concluse il termine massimo di conservazione è di regola di dieci anni. 2I documenti dell’archivio amministrativo devono essere possibilmente conservati in modo  separato dai documenti archiviati ai sensi della legge.  Insorgenza dell’obbligo di offerta dei documenti (art. 5 cpv. 3 LArch)  Art. 7 1I servizi che non archiviano in proprio offrono all’istituto archivistico competente i  documenti che non utilizzano più in modo frequente o che non rispondono più a obiettive esigenze  di utilizzazione; di regola l’offerta avviene entro dieci anni dalla data dell’ultima aggiunta. 2Il termine di cui al capoverso 1 può essere prorogato dall’istituto archivistico competente qualora  il servizio interessato renda verosimile di averne ancora bisogno per l’adempimento dei propri  compiti. 3In caso di scioglimento di un servizio del Cantone, di un ente o di un organismo, i relativi  documenti devono essere offerti, d’intesa con l’eventuale successore, a un istituto archivistico.  Modalità dell’offerta (art. 5 cpv. 3 LArch)  Art. 8 1Il servizio tenuto a offrire i suoi documenti indica i documenti che hanno un valore  archivistico dal profilo giuridico e amministrativo e, nella misura del possibile, quelli che potrebbero  avere un valore archivistico di altra natura. 2Al momento dell’offerta dei documenti devono essere segnalate le eventuali restrizioni alla  consultazione ai sensi dell’art. 10 della legge.  Determinazione del valore archivistico (art. 5 cpv. 3 LArch)  Art. 9 L’istituto archivistico competente, considerate le indicazioni fatte dal servizio tenuto a  offrire i suoi documenti, decide in merito all’archiviazione permanente dei documenti secondo i  principi della legge. Valuta i documenti offerti dal profilo storico e dei principi dell’archiviazione.  Inalienabilità degli archivi, eccezioni (art. 6 LArch)  Art. 10 1L’inalienabilità degli archivi pubblici concerne anche quelli relativi a enti e organismi  non più esistenti. 2Gli archivi possono essere alienati solo se essi sono disponibili in due o più esemplari identici e le  copie non sono più necessarie.  Capitolo III Archiviazione autonoma  Archiviazione autonoma (art. 4 cpv. 4 e 5 LArch)  Art. 11 1I servizi che archiviano in proprio disciplinano le modalità e i dettagli della gestione e  dell’archiviazione dei loro documenti secondo i principi della legge.    164.110  3  2Essi fanno capo a persone con le necessarie competenze tecniche e conoscenze in materia  archivistica, e mettono a disposizione le risorse logistiche e finanziarie. 3L’art. 9 è applicabile per analogia.  Responsabilità (art. 4 cpv. 4 e 5 LArch)  Art. 12 1La responsabilità tecnica per la corretta gestione e archiviazione dei documenti dei  servizi che archiviano in proprio è dei rispettivi organi esecutivi, delle direzioni, rispettivamente dei  soggetti indicati dalle leggi speciali e, per i servizi del Cantone, del relativo funzionario dirigente. 2La responsabilità civile è retta dalla legge sulla responsabilità civile degli enti pubblici e degli  agenti pubblici del 24 ottobre 1988.  Delega dell’archiviazione e della gestione documentaria (art. 4 cpv. 4 e 5 LArch)  Art. 13 Se il servizio che archivia in proprio intende incaricare terzi dell’archiviazione o della  gestione dei documenti tramite mandati, questi, d’intesa con l’Archivio di Stato, garantisce il  rispetto della legge disciplinando preliminarmente le condizioni e le modalità per mezzo di una  convenzione.  Capitolo IV Accessibilità agli archivi  Principi (art. 7, 9 e 10 LArch)  Art. 14 1Chiunque ha il diritto di consultare gli archivi pubblici dopo la scadenza dei termini di  protezione di cui agli articoli 7, 9 e 10 della legge. 2Il diritto di consultare gli archivi comprende in particolare: a) la consultazione degli strumenti di ricerca; b) la consultazione dei documenti; c) la riproduzione fotografica, fotomeccanica o numerica, fatte salve limitazioni attinenti alla   conservazione; d) la riproduzione e l’uso delle informazioni ottenute, fatte salve le disposizioni relative alla   protezione della personalità e in particolare alla protezione dei dati. 3Riservate le limitazioni previste dalla legge, le modalità di consultazione degli archivi sono  stabilite nel singolo caso, anche mediante oneri e condizioni, in particolare se l’evasione della  richiesta comporta impegni amministrativi di una certa importanza.  Accessibilità dei documenti negli archivi amministrativi  Art. 15 L’accesso ai documenti dell’archivio amministrativo del servizio produttore è  disciplinato dalla legge sull’informazione e sulla trasparenza dello Stato del 15 marzo 2011 e dalla  legge sulla protezione dei dati personali del 9 marzo 1987.  Calcolo del termine di protezione (art. 8 LArch)  Art. 16 1Il termine di protezione si applica di principio a un intero fascicolo o a un’intera pratica. 2Determinante per il calcolo del termine di protezione è l’anno del documento più recente. I  documenti allegati successivamente, che non contengono informazioni rilevanti per l’avanzamento  della pratica, non vengono presi in considerazione ai fini del calcolo del termine. 3L’autorità competente può autorizzare a consultare fascicoli o pratiche per i quali il termine di  protezione non è ancora scaduto se: a) la ricerca si concentra su documenti che non sono più soggetti al termine di protezione,   oppure b) la consultazione di tutti i documenti è resa necessaria da fondate esigenze di ricerca o da altri   scopi d’interesse pubblico assimilabili.  Termine di protezione prorogato per i dati personali (art. 9 LArch)  Art. 17 1Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone alla  consultazione da parte di terzi, il termine di protezione ordinario di cui all’art. 9 della legge può  essere prorogato per determinate categorie di archivi o nel caso particolare.    164.110  4  2Per le categorie, il termine di protezione prorogato è, di principio, complessivamente di 50 anni.  Richieste di consultazione (art. 7 LArch)  Art. 18 Le richieste di consultazione degli archivi devono essere di regola formulate per iscritto.  Richieste di consultazione durante il termine di protezione (art. 7, 9 e 11 LArch)  Art. 19 1Le richieste di consultazione durante il termine di protezione devono essere  presentate e motivate in forma scritta. 2La consultazione durante il termine di protezione va autorizzata se i documenti richiesti relativi a  fatti o persone erano accessibili al pubblico già prima della scadenza del termine di protezione;  sono riservati nuovi interessi pubblici o privati preponderanti degni di protezione contrari alla  consultazione.  Richieste di consultazione durante il termine di protezione prorogato (art. 9, 10 e 11 LArch)  Art. 20 1Le richieste di consultazione durante il termine di protezione prorogato ai sensi dell’art.  9 della legge devono essere presentate e motivate in forma scritta. 2Il richiedente deve addurre la prova che: a) il consenso della persona interessata è dato; oppure che b) la persona interessata è deceduta da almeno tre anni. 3Le condizioni del capoverso precedente non devono essere adempiute se la richiesta ha per  oggetto una ricerca non riferita a persone specifiche. 4Se i documenti richiesti relativi a fatti o persone erano accessibili al pubblico già prima della  scadenza del termine di protezione prorogato è applicabile l’art. 19 cpv. 2.  Oneri e condizioni (art. 9, 10 e 11 LArch)  Art. 21 1L’autorizzazione a consultare gli archivi durante i termini di protezione può essere  subordinata a oneri e condizioni quali il divieto di sfruttamento di determinate parti di fascicoli,  l’obbligo di rendere anonimi i dati e l’obbligo di presentare il prodotto della ricerca prima della sua  pubblicazione. 2La persona autorizzata può essere tenuta a sottoscrivere una dichiarazione scritta in cui  quest’ultima conferma di aver preso conoscenza degli oneri e delle condizioni.  Rimedi di diritto3 Art. 22 1In caso di rifiuto anche parziale dell’autorizzazione, il richiedente può chiedere  l’emanazione di una decisione formale motivata e impugnabile con ricorso secondo l’art. 24 della  legge. 2In difetto di norme particolari, alla procedura sono applicabili i disposti della legge sulla procedura  amministrativa del 24 settembre 2013.4  Capitolo V Ruolo e competenze dell’Archivio di Stato  Archiviazione e conservazione (art. 17 cpv. 2 LArch)  Art. 23 1L’Archivio di Stato provvede alla corretta conservazione a tempo indeterminato dei  documenti versati, indipendentemente dal loro supporto. 2Collabora con i servizi competenti del Cantone affinché siano garantite le necessarie condizioni  ambientali e tecniche. 3Per la conservazione e il restauro di tipologie particolari di supporto può avvalersi della  collaborazione di enti e istituti specializzati.  3  Nota marginale modificata dal R 18.2.2014; in vigore dal 1.3.2014 - BU 2014, 115. 4  Cpv. modificato dal R 18.2.2014; in vigore dal 1.3.2014 - BU 2014, 115.    164.110  5  Consultazione e supporti alla ricerca (art. 17 cpv. 2 e 4 LArch)  Art. 24 1L’Archivio di Stato elabora e pubblica inventari, repertori e altri strumenti di ricerca. 2I dettagli relativi alla consultazione e alla riproduzione dei documenti sono disciplinati dal  regolamento dell’Archivio di Stato.  Valorizzazione (art. 17 cpv. 2 LArch)  Art. 25 1L’Archivio di Stato cura e sostiene l’edizione scientifica di fonti relative al Ticino. 2Promuove in proprio, nei limiti del possibile, la ricerca storica concernente il Ticino e la  divulgazione dei suoi risultati, e collabora per questo con istituti accademici e altri enti attivi nel  settore. 3Promuove l’organizzazione di eventi, corsi e manifestazioni per favorire la diffusione  dell’archivistica e la conoscenza del patrimonio documentario ticinese.  Consulenza (art. 18 cpv. 2, 5 cpv. 2 LArch)  Art. 26 1L’Archivio di Stato fornisce consulenza ai servizi del Cantone nelle questioni relative  alla materia archivistica nonché nell’introduzione e nell’applicazione di sistemi di gestione dei  documenti. 2Fornisce altresì consulenza agli altri servizi che archiviano in proprio. 3Mette a disposizione modelli e schemi di riferimento per la definizione dei sistemi di  classificazione e per la regolamentazione degli archivi.  Competenze decisionali in materia finanziaria Art. 26a5 Le competenze decisionali in materia di spesa a gestione corrente sono attribuite come  segue: a) al direttore dell’Archivio di Stato fino a fr. 10’000.–; b) al direttore della Divisione della cultura e degli studi universitari per importi superiori a fr.   10’000.– e fino a fr. 30’000.–; c) al direttore del Dipartimento dell’educazione, della cultura e dello sport per importi superiori a   fr. 30’000.– e fino a fr. 100’000.–; d) al Consiglio di Stato per importi superiori a fr. 100’000.–.  Vigilanza (art. 18 cpv. 1 LArch)  Art. 27 1Per assicurare una prassi uniforme e il rispetto dei principi della legge, l’Archivio di  Stato può ispezionare gli archivi dei servizi del Cantone e dei servizi che archiviano in proprio. 2Le ispezioni concernono in particolare: a) il rispetto delle condizioni ambientali, segnatamente la protezione dal fuoco, dall’umidità, dai   danni della natura e dal furto; b) il rispetto delle condizioni di sicurezza, in particolare le modalità di esclusione di accessi non   autorizzati; c) l’ordine degli archivi; d) l’applicazione di un’efficace gestione documentaria. 3L’Archivio di Stato allestisce un rapporto scritto per ogni ispezione effettuata e ne invia copia al  servizio o al soggetto interessato. 4Accertate situazioni non conformi, l’Archivio di Stato invita il servizio interessato a porvi rimedio;  in caso di inadempienza esso prende le misure necessarie e segnala inoltre il caso all’Autorità di  vigilanza competente.  Sistemi e documenti informatici (art. 18 cpv. 4 LArch)  Art. 28 1I servizi del Cantone e il Centro dei sistemi informativi consultano sin dalla fase di  pianificazione di nuovi sistemi informativi l’Archivio di Stato, che nella realizzazione dei progetti  accerta la loro conformità alle esigenze dell’archiviazione. 2L’Archivio di Stato può accedere a tutti i sistemi informativi del Cantone, allo scopo di appurare il  valore archivistico dei relativi dati; non gli può essere opposto il segreto d’ufficio.  5  Art. introdotto dal R 23.12.2014; in vigore dal 30.12.2014 - BU 2014, 593.    164.110  6  3Le modalità di conservazione dei documenti su supporto informatico sono definite di comune  accordo dall’Archivio di Stato e dal Centro dei sistemi informativi.  Offerta e versamento all’Archivio di Stato (art. 19 LArch)  Art. 29 1I servizi tenuti a offrire i loro documenti all’Archivio di Stato procedono secondo le  modalità specificate agli art. 7 e 8. 2Al momento dell’offerta, i documenti prodotti dai servizi del Cantone devono essere corredati da  un elenco che comprenda almeno le seguenti informazioni: a) descrizione del contenuto dei documenti e degli estremi cronologici; b) presenza di dati personali; c) termini di conservazione. 3Il servizio tenuto a offrire i suoi documenti si adopera affinché i documenti siano preparati in  modo tale da poter essere valutati ai fini della determinazione del loro valore archivistico e se del  caso archiviati senza ulteriori oneri. 4Esso provvede alla loro consegna in accordo con l’Archivio di Stato. 5I dettagli relativi all’obbligo di offerta e al versamento dei documenti sono disciplinati da specifiche  istruzioni dell’Archivio di Stato.  Emolumenti (art. 7 cpv. 3 e art. 21 LArch)  Art. 30 1I servizi di base dell’Archivio di Stato al pubblico, quali il sostegno nell’identificazione e  nella consultazione dei documenti, sono gratuiti, sempre che l’impegno sia compatibile con una  gestione amministrativa razionale. 2Per ulteriori servizi al pubblico, quali segnatamente il supporto approfondito per l’avvio o il  completamento di ricerche o le riproduzioni di documenti, i costi vengono fatturati in base al tempo  impiegato e alle spese per il materiale. 3La consulenza in materia archivistica fornita dall’Archivio di Stato a servizi che archiviano in  proprio è gratuita nella misura in cui essa rivesta carattere puntuale e comporti un onere di tempo  limitato; gli interventi di maggiore impegno vengono concordati con i richiedenti e fatturati. 4Le tariffe applicate fanno riferimento al tariffario per la fatturazione delle prestazioni all’esterno da  parte dei dipendenti dell’amministrazione cantonale.  Capitolo VI Sanzioni  Autorità competente per le sanzioni disciplinari (art. 26 LArch)  Art. 31 Le sanzioni disciplinari sono applicate dall’Autorità di vigilanza competente secondo il  diritto speciale.  Autorità competente per le contravvenzioni (art. 25 LArch)  Art. 32 Le contravvenzioni sono di competenza del Dipartimento dell’educazione, della cultura  e dello sport.  Capitolo VII Disposizioni finali  Entrata in vigore Art. 336 Il presente regolamento è pubblicato nel Bollettino ufficiale delle leggi e degli atti  esecutivi ed entra in vigore il 1° giugno 2012.  Pubblicato nel BU 2012, 129.  6  Art. modificato dal R 28.3.2012; in vigore dal 1.6.2012 - BU 2012, 147.