586 - Verordnung zum Archivgesetz (Archivverordnung)   Nr. 586   Verordnung zum Archivgesetz (Archivverordnung)  vom 9. Dezember 2003 (Stand 1. September 2021)  Der Regierungsrat des Kantons Luzern,  gestützt auf § 20 Absätze 1 und 2 des Archivgesetzes vom 16. Juni 20031, auf Antrag des Justiz- und Sicherheitsdepartementes,  beschliesst:  1 Allgemeine Bestimmungen *  §  1 Begriffe und Geltungsbereich * 1 Öffentliche Organe im Sinn dieser Verordnung sind a. die Dienststellen, einschliesslich die Staatskanzlei (für die eigenen Unterlagen und   die Unterlagen des Kantonsrates2 und des Regierungsrates) und die Departements- sekretariate (für die eigenen Unterlagen und die Unterlagen des Departementes),  b. Personen und Organisationen, die gestützt auf die Rechtsordnung kantonale Auf- gaben erfüllen.  2 Abschnitt 2 dieser Verordnung findet nur auf die öffentlichen Organe im Sinn dieser  Verordnung Anwendung. Für die Gerichte und die von ihnen beaufsichtigten Behörden  gilt er nicht.  1 G 2003 275 (SRL Nr. 585) 2 Gemäss Änderung vom 28. April 2008, in Kraft seit dem 1. August 2008 (G 2008 256), wurde die   Bezeichnung «Grosser Rat» durch «Kantonsrat» ersetzt. * Siehe Tabellen mit Änderungsinformationen am Schluss des Erlasses.  G 2003 393    https://srl.lu.ch/data/275/de   2 Nr. 586  §  1a * Zuständigkeiten 1 Das Staatsarchiv nimmt die ihm durch das Archivgesetz vom 16. Juni 20033 und durch  die vorliegende Archivverordnung übertragenen Aufgaben als Abteilung der Dienststel- le Handelsregister und Staatsarchiv wahr. * 2 Es erhebt die im Gebührentarif und in der Kostenverordnung für die Staatsverwaltung  vom 28. Mai 19824 festgelegten Gebühren.  2 Sicherung der Unterlagen  §  2 Ordnungssystem 1 Die öffentlichen Organe erstellen ein Ordnungssystem (Registraturplan, Aktenplan,  Strukturplan usw.), welches ihre Aufgabenbereiche abbildet und nach welchem sie ihre  Unterlagen ordnen. 2 Das Ordnungssystem bildet die Grundlage für die Archivierung der Unterlagen beim  Staatsarchiv. 3 Das Staatsarchiv ist über das geltende Ordnungssystem und allfällige Änderungen zu  informieren und bei der Planung elektronischer Datenverarbeitungssysteme und Ge- schäftskontrollen frühzeitig beizuziehen. 4 Jedes öffentliche Organ bezeichnet eine für das Ordnungssystem und die Ablage ver- antwortliche Person.  §  3 Aktenführung 1 Die öffentlichen Organe sorgen für eine systematische und ordnungsgemässe Akten- führung. * 2 … *  §  4 Aufbewahrung 1 Die öffentlichen Organe bewahren ihre Unterlagen sachgerecht und sicher auf und be- wahren sie vor Missbrauch, Beschädigung und Verlust. 2 Sie sind für die Unterlagen bis zur Ablieferung an das Staatsarchiv verantwortlich im  Sinn des Kantonalen Datenschutzgesetzes vom 2. Juli 19905. *  3 SRL Nr. 585 4 SRL Nr. 681 5 SRL Nr. 38  https://srl.lu.ch/data/38/de https://srl.lu.ch/data/681/de https://srl.lu.ch/data/585/de   Nr. 586 3  §  5 Anbietepflicht 1 Die öffentlichen Organe bieten ihre Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist  dem Staatsarchiv zur Übernahme an. 2 Gelten keine Aufbewahrungsfristen und keine schriftlichen Abmachungen mit dem  Staatsarchiv, bieten die öffentlichen Organe diesem ihre Unterlagen nach 10 Jahren Auf- bewahrung an. 3 Nach Ablauf von 50 Jahren kann das Staatsarchiv von den öffentlichen Organen die  Ablieferung von unbeschränkt aufzubewahrenden Unterlagen verlangen. 4 Bei Auflösung eines öffentlichen Organs sind dessen Unterlagen in Absprache mit dem  Rechtsnachfolger dem Staatsarchiv anzubieten.  §  6 Ablieferung 1 Für die Ablieferung sind die Unterlagen so vorzubereiten, dass sie im Hinblick auf ihre  Archivwürdigkeit bewertet und archiviert werden können. 2 Das Ablieferungsverzeichnis enthält mindestens Angaben über a. den Umfang einer Ablieferung (Anzahl Bände, Schachteln usw.), b. den Inhalt der Lieferung, c. den Zeitraum, den die Unterlagen abdecken (Datum der ältesten und der jüngsten   Aufzeichnung).  §  6a * Vereinbarung über Unterlagensicherung 1 Das Staatsarchiv kann mit den öffentlichen Organen das Nähere zur Sicherung der Un- terlagen nach den §§ 3-6 in den elektronischen Informations-, Geschäftsverwaltungs-  und Dokumentationssystemen durch Vereinbarung regeln.  §  7 Vernichtung 1 Lehnt das Staatsarchiv die Übernahme von Unterlagen ab, sind diese unter Einhaltung  der Grundsätze des Datenschutzes zu vernichten.  3 Benutzung des Archivgutes  §  8 Grundsätze 1 Das Archivgut ist grundsätzlich im Staatsarchiv zu benutzen. 2 Das Staatsarchiv kann anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung stellen, wenn es  zum Schutz des Archivguts notwendig ist. 3 Es kann Archivgut an die abliefernden Organe oder zu Ausstellungszwecken ausleihen.    4 Nr. 586  §  9 Einsichtnahme allgemein 1 Archivgut kann unter Angabe der Personalien eingesehen werden. 2 Soweit das Archivgut nach Personendaten erschlossen ist, wird einer Person oder einer  Personengesellschaft auf Antrag Auskunft über sie betreffende Daten erteilt.  §  10 Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfristen 1 Gesuche um Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfristen sind beim Staatsarchiv  schriftlich einzureichen. Sie müssen die Personalien der Gesuchstellenden und den Be- nutzungszweck einschliesslich der Veröffentlichungsabsichten enthalten. 2 Das Staatsarchiv entscheidet über solche Gesuche schriftlich. Es kann die Einsichtnah- me unter Auflagen und Bedingungen bewilligen, insbesondere kann es die Herstellung  von Reproduktionen untersagen oder einschränken und die Anonymisierung von Daten  verlangen.  §  11 Handbibliothek 1 Das Staatsarchiv führt eine Handbibliothek als Hilfsmittel für die Erschliessung und  die Benutzung des Archivs.  §  12 Belegexemplar 1 Wer ein Werk veröffentlicht, das in wesentlichen Teilen auf der Benutzung von Ar- chivgut des Staatsarchivs beruht, hat diesem ein Belegexemplar abzuliefern.  §  13 Benutzungsordnung 1 Das Staatsarchiv erlässt eine Ordnung über die Benutzung seiner Räume, Archivalien  und Einrichtungen. 2 Es kann Personen, die in schwerwiegender Weise gegen die Benutzungsvorschriften  verstossen, wegweisen und ihnen den Zugang zum Staatsarchiv verweigern.  4 Schlussbestimmungen  §  14 Aufhebung von Erlassen 1 Folgende Erlasse werden aufgehoben: a. Reglement für das Staatsarchiv des Kantons Luzern vom 24. Mai 19766,  6 G 1976 75 (SRL Nr. 585)    Nr. 586 5  b. Verordnung über die Verwaltung des Schriftgutes und seine Ablieferung an das  Staatsarchiv vom 18. Oktober 19887.  §  15 Inkrafttreten 1 Die Verordnung tritt am 1. Januar 2004 in Kraft. Sie ist zu veröffentlichen.  7 G 1988 201 (SRL Nr. 586)    6 Nr. 586  Änderungstabelle - nach Paragraf  Element Beschlussdatum Inkrafttreten Änderung Fundstelle G Erlass 09.12.2003 01.01.2004 Erstfassung G 2003 393 Titel 1 25.06.2013 01.01.2014 geändert G 2013 286 § 1 25.06.2013 01.01.2014 Titel geändert G 2013 286 § 1a 25.06.2013 01.01.2014 eingefügt G 2013 286 § 1a Abs. 1 14.03.2017 01.04.2017 geändert G 2017-049 § 3 Abs. 1 23.08.2021 01.09.2021 geändert G 2021-055 § 3 Abs. 2 23.08.2021 01.09.2021 aufgehoben G 2021-055 § 4 Abs. 2 23.08.2021 01.09.2021 geändert G 2021-055 § 6a 23.08.2021 01.09.2021 eingefügt G 2021-055    Nr. 586 7  Änderungstabelle - nach Beschlussdatum  Beschlussdatum Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle G 09.12.2003 01.01.2004 Erlass Erstfassung G 2003 393 25.06.2013 01.01.2014 Titel 1 geändert G 2013 286 25.06.2013 01.01.2014 § 1 Titel geändert G 2013 286 25.06.2013 01.01.2014 § 1a eingefügt G 2013 286 14.03.2017 01.04.2017 § 1a Abs. 1 geändert G 2017-049 23.08.2021 01.09.2021 § 3 Abs. 1 geändert G 2021-055 23.08.2021 01.09.2021 § 3 Abs. 2 aufgehoben G 2021-055 23.08.2021 01.09.2021 § 4 Abs. 2 geändert G 2021-055 23.08.2021 01.09.2021 § 6a eingefügt G 2021-055   	1 Allgemeine Bestimmungen * 	§ 1 Begriffe und Geltungsbereich * 	§ 1a * Zuständigkeiten  	2 Sicherung der Unterlagen 	§ 2 Ordnungssystem 	§ 3 Aktenführung 	§ 4 Aufbewahrung 	§ 5 Anbietepflicht 	§ 6 Ablieferung 	§ 6a * Vereinbarung über Unterlagensicherung 	§ 7 Vernichtung  	3 Benutzung des Archivgutes 	§ 8 Grundsätze 	§ 9 Einsichtnahme allgemein 	§ 10 Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfristen 	§ 11 Handbibliothek 	§ 12 Belegexemplar 	§ 13 Benutzungsordnung  	4 Schlussbestimmungen 	§ 14 Aufhebung von Erlassen 	§ 15 Inkrafttreten