184.16 - Ordonnance concernant la mise en œuvre du Référentiel cantonal de données de personnes, organisations et nomenclatures (projet pilote)    184.16  Ordonnance concernant la mise en œuvre du Référentiel  cantonal de données de personnes, organisations et  nomenclatures (projet pilote)  du 24.06.2019 (version entrée en vigueur le 01.01.2022)  Le Conseil d'Etat du canton de Fribourg  Vu la loi du 2 novembre 2016 sur le guichet de cyberadministration (LGCyb)  convertie en loi du 18 décembre 2020 sur la cyberadministration (LCyb), en  particulier ses articles 17 à 22 et 35; Vu le préavis de l'Autorité cantonale de la transparence et de la protection des  données du 4 février 2019; Considérant: La mise sur pied d'un Référentiel cantonal qui contient des données de réfé- rence qualifiées et actualisées de personnes et d'organisations en interaction  et/ou en relation directe avec les organes de l'Etat représente une étape essen- tielle dont le but est de poser le socle de la digitalisation de l'administration. Les dispositions de la LCyb permettent déjà l'élaboration d'une telle infra- structure,  mais elles nécessitent d'être complétées et précisées. En vertu de  l'article 35 LCyb, le Conseil d'Etat peut autoriser le lancement de projets pi- lotes en matière de digitalisation pour une durée limitée avant l'adoption des  bases  légales  formelles  définitives.  Celles-ci  auront  l'avantage  d'être  plus  abouties et plus sûres en termes de densité et de précision. A terme, ce Référentiel a pour objectif de devenir la principale source d'infor- mation unifiée et qualifiée de données de référence à la disposition des or- ganes publics du canton de Fribourg. Sur la proposition de la Direction des finances et de la Chancellerie d'Etat,   Arrête:  Art.  1 Objet 1 La présente ordonnance règle la mise en œuvre et l'exploitation d'un Réfé- rentiel cantonal de données  de personnes, organisations et nomenclatures (ci- après: le Référentiel cantonal) durant une phase pilote limitée dans le temps. 2 Il est constitué à partir d'un ensemble de données communes à plusieurs ap- plications et/ou systèmes d'information.  1    Référentiel cantonal de données – O  184.16  Art.  2 But du Référentiel cantonal 1 Le Référentiel cantonal est une infrastructure numérique dotée d'une gou- vernance centrale. Il propose un annuaire de données pouvant être partagées,  contenant des données de référence des personnes et organisations qui sont  en interaction et/ou en relation directe avec un organe de l'Etat. 2 Il est destiné aux organes des collectivités publiques ainsi qu'aux personnes  privées chargées de l'accomplissement de tâches publiques. 3 Il soutient la digitalisation des processus de l'ensemble des organes de l'Etat  dans une perspective transversale.  Il  vise à l'application uniforme de nou- velles règles et de nouveaux traitements liés à l'identification, à la disponibili- té, à la qualité, à la conformité, à la sécurité des données qui lui sont ratta- chées ainsi qu'à leur accès.  Art.  3 Données du Référentiel cantonal 1 Le  Référentiel  cantonal  traite  principalement  des  données  de  référence  concernant les personnes et les organisations. Par données de référence, on  entend des données qui ont pour finalité l'identification, le recensement, la lo- calisation, le contact ou la représentation de la personne ou de l'organisation. 2 Le Référentiel cantonal peut accueillir d'autres données fournies volontaire- ment par la personne concernée ou par son représentant ou sa représentante  conformément à l'article 7. 3 Le Référentiel cantonal inclut également des données non personnelles qui  sont d'utilité générale, comme des informations sur les organes des collectivi- tés publiques (noms et adresses des communes et des unités administratives,  etc.), des adresses, la liste des pays, des nomenclatures standardisées (titres  civils, genres, nationalités, types de personnes morales, etc.). 4 Les sources, le périmètre et le catalogue des données du Référentiel canto- nal sont décrits dans un document séparé qui est publié sur le site Internet de  l'Etat. Ils sont ajustés et mis à jour durant la phase pilote en fonction des be- soins et des priorités identifiés.  Art.  4 Gouvernance des données du Référentiel cantonal 1 Durant la phase pilote, la gestion et la régulation des processus liés à la mise  en œuvre et à l'exploitation du Référentiel cantonal sont supervisées par les  organes suivants, qui assurent conjointement la bonne gouvernance des don- nées du Référentiel cantonal: a) la Commission de gouvernance des données référentielles (ci-après: la   Commission); b) le comité de qualité des données référentielles (ci-après: le comité de   qualité);  2    Référentiel cantonal de données – O  184.16  c) le  comité  de  conformité  d'utilisation  des  données  référentielles  (ci- après: le comité de conformité).  2 Le Service de l'informatique et des télécommunications (ci-après: le SITel)  fournit les ressources nécessaires à la mise en œuvre technique du Référentiel  cantonal et à son exploitation. Il assure la sécurité technique du système d'in- formation. 3 Les rôles et les attributions des organes de la gouvernance sont décrits dans  l'Annexe 1 à la présente ordonnance.  Art.  5 Organisation et organes contributeurs de données 1 Le Référentiel cantonal peut être alimenté par les données de référence pro- venant  de  systèmes  d'information  d'organes  cantonaux  et  communaux  et,  dans les limites du droit fédéral, par les données de référence de registres of- ficiels de la Confédération. 2 Une convention conclue entre l'organe contributeur de données et la Com- mission règle les droits et les obligations de chaque partie.  La convention  peut être adaptée en fonction des besoins et des priorités identifiés. 3 Les organes contributeurs de données du Référentiel cantonal ainsi que les  principales  exigences  relatives  à  leur  organisation  sont  décrits  dans  l'An- nexe 2 à la présente ordonnance.  Art.  6 Prétraitements de données 1 Pour permettre la mise en œuvre et l'exploitation du Référentiel cantonal, la  présente ordonnance autorise: a) l'attribution systématique d'un identifiant unique au sens de l'article 18   LCyb à toute personne ou organisation qui est en interaction et/ou en  relation avec un organe de l'Etat;  b) l'appariement systématique des données de référence provenant des sys- tèmes d'information d'un organe contributeur  de données  au  sens de  l'article 5 al. 1.  2 Les modalités de mise en œuvre des opérations de prétraitement sont préci- sées dans l'Annexe 3 à la présente ordonnance.  Art.  7 Participation de la personne concernée 1 La personne concernée, ou la personne la représentant, peut fournir des don- nées supplémentaires  la  concernant  à  des fins déterminées et  demander  la  suppression et la rectification de données personnelles erronées.  3    Référentiel cantonal de données – O  184.16 2 L'ajout  de  données  personnelles  dans  le  Référentiel  cantonal  requiert  le  consentement libre et éclairé de la personne concernée et doit répondre à un  besoin de l'administration qui précise chaque fois la finalité attendue des don- nées. 3 La personne concernée conserve la possibilité de révoquer son consente- ment en tout temps et d'exiger que les données qu'elle a transmises soient re- tirées  des données partagées  du Référentiel  cantonal  dans un délai  raison- nable. 4 Les ajouts de données et les demandes de suppression ou de rectification  sont  traités  gratuitement  selon  une  procédure  automatisée.  La  personne  concernée est informé-e de la suite donnée.  Art.  8 Mise en service du Référentiel cantonal et accès aux données 1 Le Référentiel cantonal est mis en service avec intégration progressive des  organes contributeurs de données et des fonctionnalités proposées. L'organi- sation de la gouvernance des données est mise en place dès que possible. 2 Les accès  aux données du Référentiel  cantonal sont octroyés sur la base  d'une convention conclue avec la Commission, conformément à la législation  spéciale. 3 Les modalités de l'accès aux données du Référentiel cantonal et les règles  concernant leur utilisation sont précisées dans l'Annexe 4 à la présente ordon- nance.  Art.  9 Interdiction de faire du profilage et des appariements de données 1 Sous réserve des cas prévus dans l'Annexe 3 à la présente ordonnance, il est  strictement interdit à toute personne ou application qui fait usage de l'identi- fiant unique cantonal ou du Référentiel cantonal d'utiliser ces instruments à  des fins de profilage et d'appariement.  Art.  10 Sécurité, protection des données et surveillance 1 Les données personnelles sont protégées contre toute atteinte à leur confi- dentialité et contre tout traitement non autorisé. La protection est assurée lors  de chaque phase du traitement des données; elle est appliquée à l'égard de  toute personne, à l'intérieur comme à l'extérieur de l'administration. 2 Durant la phase pilote, l'Autorité cantonale de la transparence, de la protec- tion des données et de la médiation (ci-après: l'ATPrDM) est régulièrement  consultée au sujet de l'évolution de la mise en œuvre et de l'exploitation du  Référentiel cantonal. Elle peut en outre intervenir à tout moment pour exiger  le respect des dispositions légales en matière de protection des données.  4    Référentiel cantonal de données – O  184.16 3 Les règles concernant la sécurité et la protection des données, ainsi que la  surveillance par l'ATPrDM, sont précisées dans l'Annexe 5 à la présente or- donnance.  Art.  11 Emoluments 1 Il n'est pas perçu d'émoluments pour procéder aux rectifications de données  dans  les  systèmes  d'information  des  organes  contributeurs  de  données,  lorsque  ces  demandes  de  rectification  émanent  du  comité  de  qualité  afin  d'exécuter la présente ordonnance. 2 Le droit fédéral est réservé.  Art.  12 Mise à jour des annexes 1 Les annexes à la présente ordonnance sont mises à jour aussi souvent que  nécessaire en fonction de l'avancement et de l'évolution de la mise en œuvre  du Référentiel cantonal ainsi que des besoins et des priorités identifiés. 2 L'ATPrDM doit être consultée lors de nouvelles mises à jour.  Art.  13 Evaluation périodique 1 Durant la phase pilote,  les risques et le choix des mesures concernant la  qualité des données et le respect des exigences en matière de protection des  données sont évalués périodiquement.  Art.  14 Rapport final d'évaluation 1 A l'issue de la phase pilote, la Commission présente au Conseil d'Etat un  rapport final d'évaluation sur le déroulement de cette phase expérimentale.  A1 ANNEXE 1 – Gouvernance (art. 4)  Art.  A1-1 Commission de gouvernance des données référentielles 1 Durant la phase pilote, la mise en œuvre et l'exploitation du Référentiel can- tonal sont placées sous la responsabilité de la Commission. Celle-ci a en par- ticulier les attributions suivantes: a) mettre en place une gouvernance cantonale des données partagées du   Référentiel cantonal; b) examiner les besoins et les contraintes liés au partage des données ex-  primés par les organes contributeurs et consommateurs de données ainsi  que les possibilités de mise en œuvre;  c) nommer les membres des comités de qualité et de conformité et super- viser leur travail;  5    Référentiel cantonal de données – O  184.16  d) répondre aux différentes  obligations incombant au responsable du fi- chier au sens de la loi sur la protection des données;  e) élaborer et  s'assurer de l'adoption des règlements d'utilisation afin de  préserver la sécurité et la protection des données et conclure avec les  organes contributeurs de données une convention fixant l'objet  et  les  modalités de leur intervention;  f) conclure avec les organes consommateurs de données une convention  fixant l'objet et les conditions de leur accès aux données du Référentiel  cantonal;  g) fixer les sources,  le périmètre et  le catalogue des données contenues  dans le Référentiel cantonal ainsi que les modalités de leur partage en  accord avec le comité de qualité et le comité de conformité;  h) veiller à la bonne coopération entre les organes de la gouvernance, les  organes contributeurs  de données et  les autres  entités  chargées  de la  qualité des données en arbitrant, si nécessaire, les éventuels conflits;  i) demander des rapports ou évaluations et faire procéder à des audits afin  de vérifier la couverture des risques, l'efficience et la conformité des  traitements de données liés à la mise en œuvre et à l'exploitation du Ré- férentiel cantonal;  j) publier les informations relatives à la mise en œuvre du Référentiel can- tonal.  2 La composition de la Commission peut évoluer en fonction des besoins et  des priorités identifiés. Elle compte au moins trois membres et est présidée  par le chancelier ou la chancelière d'Etat. Elle est rattachée administrative- ment à la Chancellerie d'Etat qui assure son secrétariat. 3 Les membres de la Commission sont nommés par le Conseil d'Etat. 4 Le ou la préposé-e à la protection des données assiste aux séances avec voix  consultative. Son indépendance est garantie.  Art.  A1-2 Comité de qualité des données référentielles 1 Durant la phase pilote, le comité de qualité propose les principes visant à as- surer la standardisation des données et un taux d'exactitude de celles-ci le  plus élevé possible. 2 Il supervise les activités du réseau d'intendance des données. 3 Il valide les règles concernant l'intégration des sources et les différentes hié- rarchies à mettre en place. Il veille à l'amélioration continue des opérations et  traitements de données associés.  6    Référentiel cantonal de données – O  184.16 4 Le comité de qualité est composé d'au moins trois membres, dont l'intendant  ou l'intendante du Référentiel cantonal mentionné-e à l'article A2-3. Sa prési- dence est assurée par la personne responsable des données de registres et pro- jets spéciaux du Service de la statistique (ci-après: le SStat).  Art.  A1-3 Comité de conformité d'utilisation des données référentielles 1 Durant la phase pilote, le comité de conformité est chargé de veiller à la   conformité des traitements, de l'octroi des accès et de l'utilisation des données  avec les bonnes pratiques et les exigences légales, en particulier avec la loi  sur la protection des données. 2 Le comité de conformité est consulté dans le cadre de l'élaboration des dis- positions légales définitives en lien avec le Référentiel cantonal. 3 Il est composé d'au moins trois membres, dont le ou la préposé-e à la pro- tection des données. Sa présidence est assurée par la personne responsable de  la gouvernance des données référentielles de la Chancellerie d'Etat.  A2 ANNEXE 2 – Organisation (art. 5)  Art.  A2-1 Organes contributeurs de données 1 Le Référentiel cantonal peut être alimenté par les données de référence pro- venant des systèmes d'information des partenaires cantonaux suivants: a) les partenaires pilotes du Référentiel cantonal à obligations étendues:  1. le Service cantonal des contributions (SCC); 2. l'Administration des finances (AFin); 3. le Secrétariat cantonal de cyberadministration de la Chancellerie   d'Etat; 4. le Centre de compétences Fritic;  b) les partenaires à obligations restreintes: 1. le Service de la population et des migrants (SPoMi); 2. l'Etablissement cantonal des assurances sociales (ECAS); 3. le Service du personnel et d'organisation (SPO); 4. le Service du registre du commerce (SRC); 5. le Service des affaires institutionnelles, des naturalisations et de   l'état civil (SAINEC).  7    Référentiel cantonal de données – O  184.16 2 Moyennant l'obtention des autorisations adéquates et sur un périmètre auto- risé, le Référentiel cantonal peut être alimenté par les données de référence  provenant de systèmes d'information fédéraux, en particulier: a) le registre informatisé de l'état civil (Infostar); b) le registre fédéral des bâtiments et des logements (RegBL); c) le registre central des assurés (UPI); d) le système d'information central sur la migration (SYMIC); e) le système d'information du Service national d'adresses (NAD); f) le registre des entreprises et des établissements (REE); g) le registre IDE des entreprises suisses.  Art.  A2-2 Tâches et responsabilités des partenaires du Référentiel cantonal 1 Chaque partenaire du Référentiel cantonal désigné à l'article A2-1 al. 1 met  tout en œuvre afin d'assurer la qualité et la conformité des données partagées  qui se trouvent dans ses propres systèmes d'information et/ou sur lesquelles il   porte une responsabilité légale. 2 Les droits et les obligations spécifiques de chaque partenaire sont définis  dans une convention conclue avec la Commission. Celle-là indique au mini- mum: a) le périmètre et le catalogue des données partagées; b) un descriptif des personnes, des processus et des applications autorisés   à traiter les données; c) un descriptif des personnes ou des fonctions impliquées dans les activi-  tés liées à la gouvernance des données; d) les mesures de sécurité et de contrôle à respecter. 3 La convention conclue entre la Commission et l'organe contributeur de don- nées respecte les prescriptions du droit fédéral lorsque celles-ci s'appliquent. 4 Les partenaires pilotes à obligations étendues sont en outre tenus par les  obligations décrites aux articles A2-4 à A2-6.  Art.  A2-3 Intendant ou intendante du Référentiel cantonal 1 L'intendant ou l'intendante du Référentiel cantonal assure de manière coor- donnée avec les intendants et intendantes métier la gestion centrale des don- nées du Référentiel cantonal. Ses tâches consistent en particulier à: a) organiser et superviser les opérations d'appariement de données néces-  saires à la mise en œuvre et à l'exploitation du Référentiel cantonal;  8    Référentiel cantonal de données – O  184.16  b) élaborer des règles métier permettant de paramétrer les hiérarchies entre  les sources de données et d'arbitrer les divergences constatées sur l'iden- tité, le périmètre ou les attributs des personnes;  c) assurer la liaison du réseau d'intendance des données avec les organes  de la gouvernance et le SITel.  2 L'intendant ou l'intendante du Référentiel cantonal est rattaché-e hiérarchi- quement au SStat. Il ou elle adresse régulièrement un rapport d'évaluation au  comité de qualité sur l'avancement de ses travaux et de ceux du réseau d'in- tendance des données.  Art.  A2-4 Réseau d'intendance des données 1 Les partenaires pilotes désignent chacun un intendant ou une intendante des  données à l'intérieur de leur métier. Les intendants et intendantes métier ont  notamment pour tâches de: a) veiller à la qualité des données partagées et des opérations de traitement   dans leur domaine spécifique; b) collaborer avec les autres intendants et intendantes en vue d'assurer une   bonne  coordination  des  opérations  de  traitement  liées  à  la  mise  en  œuvre et à l'exploitation du Référentiel cantonal.  2 Les intendants et intendantes métier forment entre eux un réseau d'inten- dance qui est chargé de la gestion opérationnelle liée à la consistance et à  l'harmonisation des données du Référentiel  cantonal et des registres secto- riels. 3 Le réseau d'intendance est présidé par l'intendant ou l'intendante du Réfé- rentiel cantonal. Celui-ci ou celle-ci est habilité-e à donner aux intendants et  intendantes métier des instructions en lien avec le Référentiel cantonal. 4 Lorsque le réseau d'intendance traite des thématiques qui concernent égale- ment  les  partenaires  à  obligations  restreintes,  ces  derniers  sont  invités  à  prendre part aux discussions et à faire des propositions.  Art.  A2-5 Conformité d'utilisation des données 1 Les partenaires pilotes désignent un ou une délégué-e à la protection des  données référentielles à l'intérieur de leur métier. Les délégué-e-s à la protec- tion des données ont en particulier pour attributions de: a) veiller à la conformité des traitements avec les exigences légales en ma-  tière de protection des données et les conventions établies à l'intérieur  de leur métier;  b) collaborer à l'établissement des conventions d'accès aux données réfé- rentielles;  9    Référentiel cantonal de données – O  184.16  c) collaborer à l'élaboration de directives, de conventions et de règlements  d'utilisation  liés  au  fonctionnement  et  à  l'exploitation  du  Référentiel   cantonal;  d) collaborer à l'élaboration des dispositions légales définitives sur le fonc- tionnement et l'exploitation du Référentiel cantonal;  e) rapporter des problèmes spécifiques concernant le traitement des don- nées à l'intérieur de leur métier auprès du comité de conformité;  f) annoncer à la Commission ainsi qu'à l'ATPrDM les constats d'incidents  et de violation des obligations liés à la sécurité et à la protection des  données à l'intérieur de leur métier.  2 Le comité de conformité organise la formation de base afin que les délé- gué-e-s à la protection des données puissent remplir leurs attributions.  Art.  A2-6 Représentation des métiers et résolution des conflits 1 Les partenaires pilotes désignent chacun un référent ou une référente tech- nique et organisationnel-le à l'intérieur de leur métier. Les référents et réfé- rentes techniques et organisationnels ont pour tâches notamment de: a) participer à la fixation des exigences et des objectifs liés à la mise en   œuvre et à l'exploitation du Référentiel cantonal et de représenter les  utilisateurs et utilisatrices du métier durant la phase pilote;  b) résoudre les éventuels conflits internes concernant la gestion et l'utilisa- tion des données référentielles;  c) assurer à l'interne la gestion du changement et identifier les besoins de  formation.  2 Les référents et référentes techniques et organisationnels peuvent rapporter  des problèmes non résolus aux comités de gouvernance des données lorsqu'ils  risquent d'avoir une influence négative importante sur l'organisation interne  du métier.  Art.  A2-7 Participation des communes 1 Des communes peuvent être impliquées dans la phase de mise en œuvre et  d'exploitation du Référentiel cantonal. 2 Elles peuvent en outre faire remonter aux organes de la gouvernance des  thématiques et des problèmes liés au Référentiel cantonal qui les concernent  directement. Elles peuvent dans ce cadre être invitées à participer aux séances  des organes de la gouvernance.  10    Référentiel cantonal de données – O  184.16  A3 ANNEXE 3 – Prétraitements de données (art. 6)  Art.  A3-1 Attribution et utilisation d'un identifiant unique cantonal 1 Un identifiant unique cantonal est attribué aux personnes et organisations  qui  sont  recensées  dans  un  des  systèmes  d'information  d'un  des  organes  contributeurs de données au sens de l'article A2-1. Des dérogations sont pos- sibles,  notamment  pour  certaines  catégories  de  population avec  lesquelles  l'administration n'entretient pas, faiblement ou plus de contact justifiant l'at- tribution d'un identifiant cantonal. 2 L'identifiant unique cantonal est utilisé pour assurer l'interopérabilité et l'in- terfaçage autorisé entre les systèmes. 3 Dans la mesure où ils ont déclaré leurs fichiers auprès de l'ATPrDM, les or- ganes contributeurs de données au sens de l'article A2-1 al. 1 sont autorisés à: a) intégrer l'identifiant unique cantonal dans leurs propres bases de don-  nées et à en faire usage dans le cadre de la tenue et de la gestion de   leurs bases de données et de leurs échanges avec le Référentiel canto- nal;  b) transmettre au Référentiel  cantonal les identifiants sectoriels des per- sonnes et organisations issus de leurs bases de données métier ainsi que  les  métadonnées  de provenance.  Le  système ne peut  les  utiliser  que  pour assurer des correspondances entre les données métier et les don- nées du Référentiel cantonal à des fins d'arbitrage, d'identification et de  mise à jour automatique des données.  4 L'identifiant unique cantonal et les identifiants sectoriels ainsi que le numé- ro AVS transmis au Référentiel cantonal par un organe public ne peuvent pas  être transmis à un autre organe public ni à tout autre tiers non autorisé.  Art.  A3-2 Identification unique 1 Le Référentiel cantonal assure l'identification unique des personnes et orga- nisations recensées. Il met en œuvre les traitements nécessaires à cette fin.  Art.  A3-3 Utilisation du numéro AVS 1 Les organes autorisés à faire usage du numéro AVS ne peuvent l'utiliser  dans le cadre de leurs échanges avec le Référentiel cantonal que dans la me- sure où le droit fédéral le permet. 2 Le numéro AVS peut être utilisé aux mêmes conditions à des fins d'identifi- cation.  11    Référentiel cantonal de données – O  184.16  Art.  A3-4 Appariements de données pour assurer la gouvernance 1 Les données de référence qui proviennent des organes contributeurs de don- nées au sens de l'article A2-1 et pour lesquelles une convention de partage a  été conclue sont systématiquement appariées entre elles. 2 Les opérations d'appariement servent uniquement à: a) observer la consistance réelle des données partageables dans les sys-  tèmes d'information des organes contributeurs de données; b) apprécier le niveau de maturité en matière de gouvernance des données   des organes contributeurs de données; c) faire émerger les divergences et les incohérences des données référen-  tielles en comparant les sources provenant de différents systèmes d'in- formation en vue de procéder au nettoyage des données contradictoires;  d) faire  émerger  plus  largement  les  risques de confusion entre  les  per- sonnes ou organisations recensées en vue de leur traitement.  3 Les résultats des appariements réalisés peuvent également être utilisés pour  consolider, compléter et mettre à jour les données du Référentiel cantonal ou  d'un des systèmes d'information d'un des organes contributeurs de données, à  la condition qu'il soit habilité à traiter les données en question conformément  à la loi.  Art.  A3-5 Exécution et supervision des opérations d'appariement 1 En principe, les opérations d'appariement sont réalisées de manière automa- tique selon les règles et les processus spécifiés par l'intendant ou l'intendante  du Référentiel cantonal. Les modalités sont précisées dans un règlement d'uti- lisation. 2 Dans des cas d'espèce,  l'intendant ou l'intendante du Référentiel  cantonal  peut procéder manuellement à des opérations d'appariement. Moyennant l'ac- cord  préalable  de  la  Commission  et  de  son  ou  sa  supérieur-e  hiérar- chique, l'intendant ou l'intendante peut désigner d'autres personnes pour pro- céder à ces opérations. 3 Toute personne qui participe aux opérations d'appariement doit jouir d'une  réputation irréprochable, ne pas faire l'objet d'un acte de défaut de biens et ne  pas avoir été condamnée pénalement pour des faits incompatibles avec cette  tâche. Elle doit en outre disposer des connaissances nécessaires garantissant  le traitement correct des données des points de vue de la technique et de la  méthode.  12    Référentiel cantonal de données – O  184.16 4 L'intendant ou l'intendante du Référentiel cantonal ainsi que toute personne  qui participe aux opérations d'appariement sont tenus de respecter strictement  les exigences en matière de protection des données et de garder le secret sur  tous  les  faits  dont  ils  ont  connaissance  dans  l'accomplissement  de  leurs  tâches.  A4 ANNEXE 4 – Accès aux données du Référentiel cantonal  et utilisation (art. 8)  Art.  A4-1 Accès aux données du Référentiel cantonal 1 Seuls les personnes,  les applications ou les processus autorisés ont accès  aux données qui leur sont destinées.  Les accès sont accordés individuelle- ment et ne peuvent être ni partagés ni échangés. 2 Le périmètre et le catalogue des données sont déterminés conformément aux  exigences de la législation en matière de protection des données. 3 L'accès aux données provenant des registres fédéraux se fait aux conditions  des bases légales fédérales.  Art.  A4-2 Convention d'accès aux données du Référentiel cantonal 1 L'accès aux données du Référentiel cantonal est accordé sur la base d'une  convention conclue entre  l'organe  public  et  la  Commission.  Le comité de  conformité est consulté lorsque cela s'avère nécessaire. 2 La convention indique au minimum: a) le type de données autorisées; b) le périmètre des données autorisées; c) le catalogue des données autorisées; d) un descriptif des personnes, des applications et des processus autorisés   à accéder aux données; e) la finalité des accès; f) les mesures de sécurité et de contrôle à respecter. 3 La convention d'accès est valable jusqu'à la fin de la phase pilote. Elle peut  être renouvelée à l'issue de celle-ci conformément à une procédure spéciale- ment établie par la loi.  13    Référentiel cantonal de données – O  184.16  Art.  A4-3 Accès à des données fournies volontairement par la personne  concernée  1 L'organe public qui souhaite accéder à une donnée personnelle transmise au  Référentiel  cantonal conformément  à  l'article  7 al.  2 de l'ordonnance peut  adresser une demande à la personne concernée pour que celle-ci lui en ac- corde l'accès et l'utilisation sur la base de son consentement libre et éclairé.  En principe, la procédure est exécutée par le guichet de cyberadministration.  Art.  A4-4 Authentification et contrôle d'accès 1 L'accès aux données du Référentiel cantonal est protégé par un dispositif  comprenant: a) une procédure d'authentification adaptée aux standards et bonnes pra-  tiques consistant au moins en une authentification au moyen d'un nom  d'utilisateur et d'un mot de passe;  b) un système de contrôle individuel des accès. 2 Les autorisations individuelles d'accès sont attribuées en fonction des rôles  et des tâches que les systèmes ainsi que les utilisateurs et utilisatrices sont ap- pelés à exécuter.  Art.  A4-5 Droits des utilisateurs et utilisatrices du Référentiel cantonal 1 A condition qu'ils aient déclaré leurs fichiers conformément à la loi sur la  protection des données, les organes ayant conclu une convention d'accès aux  données du Référentiel cantonal disposent, en lien avec leurs propres bases  de données, des mêmes droits que ceux qui sont décrits à l'article A3-1.  Art.  A4-6 Matrice des droits d'accès aux données du Référentiel cantonal 1 Le Référentiel cantonal établit et tient à jour automatiquement la liste des  autorisations accordées sur les données qu'il partage.  Art.  A4-7 Traitement de données à des fins ne se rapportant pas à la per- sonne  1 Sur décision du Conseil d'Etat ou d'une Direction, le SStat est autorisé à  traiter les données du Référentiel cantonal à des fins de statistique, de planifi- cation ou de recherche scientifique, conformément aux dispositions de la lé- gislation sur la statistique et sur la protection des données.  14    Référentiel cantonal de données – O  184.16  A5 ANNEXE 5 – Sécurité, protection des données et surveillance  (art. 10)  Art.  A5-1 En général 1 La protection des données du Référentiel cantonal est harmonisée avec les  mesures visant à assurer la sécurité de l'information en général ainsi qu'avec  les mesures prises à titre de sécurité informatique. Les mesures de sécurité in- formatique concrètes sont proposées et mises en œuvre par le SITel en fonc- tion des risques et des technologies existantes.  Art.  A5-2 Journalisation et traçabilité des opérations de traitement 1 Les opérations de traitement sur les données du Référentiel cantonal font  l'objet d'une procédure de journalisation permettant d'analyser les accès aux  données, de mettre en évidence la survenance de dysfonctionnements et de  répondre aux besoins de surveillance.  Art.  A5-3 Intervention et préavis de l'Autorité cantonale de la transparence,  de la protection des données et de la médiation  1 L'ATPrDM a accès en tout temps à toutes les informations qu'elle réclame  concernant la mise en œuvre, l'exploitation et la maintenance du Référentiel  cantonal. Elle peut procéder ou faire procéder à des audits pour vérifier que  les exigences en matière de protection des données soient respectées. 2 L'ATPrDM est en outre invitée à donner son préavis à chaque étape clé de  la phase pilote. Constituent notamment une étape clé: a) l'élaboration de règlements d'utilisation; b) l'élaboration des projets de convention entre la Commission et un or-  gane contributeur ou consommateur de données; c) toute décision d'une certaine importance qui influence de façon décisive   le déroulement et l'organisation de la phase pilote.  15    Référentiel cantonal de données – O  184.16  Tableau des modifications – Par date d'adoption  Adoption Elément touché Type de  modification  Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  24.06.2019 Acte acte de base 01.08.2019 2019_053 09.02.2021 Préambule modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 6 al. 1, a) modifié 01.03.2021 2021_017 31.01.2022 Art. 10 al. 2 modifié 01.01.2022 2022_010 31.01.2022 Art. 10 al. 3 modifié 01.01.2022 2022_010 31.01.2022 Art. 12 al. 2 modifié 01.01.2022 2022_010 31.01.2022 Art. A2-5 al. 1, f) modifié 01.01.2022 2022_010 31.01.2022 Art. A3-1 al. 3 modifié 01.01.2022 2022_010 31.01.2022 Art. A5-3 titre modifié 01.01.2022 2022_010 31.01.2022 Art. A5-3 al. 1 modifié 01.01.2022 2022_010 31.01.2022 Art. A5-3 al. 2 modifié 01.01.2022 2022_010  Tableau des modifications – Par article  Elément touché Type de  modification  Adoption Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  Acte acte de base 24.06.2019 01.08.2019 2019_053 Préambule modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 6 al. 1, a) modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 10 al. 2 modifié 31.01.2022 01.01.2022 2022_010 Art. 10 al. 3 modifié 31.01.2022 01.01.2022 2022_010 Art. 12 al. 2 modifié 31.01.2022 01.01.2022 2022_010 Art. A2-5 al. 1, f) modifié 31.01.2022 01.01.2022 2022_010 Art. A3-1 al. 3 modifié 31.01.2022 01.01.2022 2022_010 Art. A5-3 titre modifié 31.01.2022 01.01.2022 2022_010 Art. A5-3 al. 1 modifié 31.01.2022 01.01.2022 2022_010 Art. A5-3 al. 2 modifié 31.01.2022 01.01.2022 2022_010  16   	Art. 1 Objet 	Art. 2 But du Référentiel cantonal 	Art. 3 Données du Référentiel cantonal 	Art. 4 Gouvernance des données du Référentiel cantonal 	Art. 5 Organisation et organes contributeurs de données 	Art. 6 Prétraitements de données 	Art. 7 Participation de la personne concernée 	Art. 8 Mise en service du Référentiel cantonal et accès aux données 	Art. 9 Interdiction de faire du profilage et des appariements de données 	Art. 10 Sécurité, protection des données et surveillance 	Art. 11 Emoluments 	Art. 12 Mise à jour des annexes 	Art. 13 Evaluation périodique 	Art. 14 Rapport final d'évaluation 	A1 ANNEXE 1 – Gouvernance (art. 4) 	Art. A1-1 Commission de gouvernance des données référentielles 	Art. A1-2 Comité de qualité des données référentielles 	Art. A1-3 Comité de conformité d'utilisation des données référentielles  	A2 ANNEXE 2 – Organisation (art. 5) 	Art. A2-1 Organes contributeurs de données 	Art. A2-2 Tâches et responsabilités des partenaires du Référentiel cantonal 	Art. A2-3 Intendant ou intendante du Référentiel cantonal 	Art. A2-4 Réseau d'intendance des données 	Art. A2-5 Conformité d'utilisation des données 	Art. A2-6 Représentation des métiers et résolution des conflits 	Art. A2-7 Participation des communes  	A3 ANNEXE 3 – Prétraitements de données (art. 6) 	Art. A3-1 Attribution et utilisation d'un identifiant unique cantonal 	Art. A3-2 Identification unique 	Art. A3-3 Utilisation du numéro AVS 	Art. A3-4 Appariements de données pour assurer la gouvernance 	Art. A3-5 Exécution et supervision des opérations d'appariement  	A4 ANNEXE 4 – Accès aux données du Référentiel cantonal et utilisation (art. 8) 	Art. A4-1 Accès aux données du Référentiel cantonal 	Art. A4-2 Convention d'accès aux données du Référentiel cantonal 	Art. A4-3 Accès à des données fournies volontairement par la personne concernée 	Art. A4-4 Authentification et contrôle d'accès 	Art. A4-5 Droits des utilisateurs et utilisatrices du Référentiel cantonal 	Art. A4-6 Matrice des droits d'accès aux données du Référentiel cantonal 	Art. A4-7 Traitement de données à des fins ne se rapportant pas à la personne  	A5 ANNEXE 5 – Sécurité, protection des données et surveillance (art. 10) 	Art. A5-1 En général 	Art. A5-2 Journalisation et traçabilité des opérations de traitement 	Art. A5-3 Intervention et préavis de l'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation   		2022-08-15T17:34:46+0200 	"1701 Freiburg" 	"Gesetzessammlung des Kantons Freiburg"