172.220.111.42   1   Ordinanza  sull’elaborazione di dati personali nell’Intranet e  nell’Extranet del DFAE   (Ordinanza Web DFAE)   del 5 novembre 2014 (Stato 1° aprile 2021)     Il Consiglio federale svizzero,   visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione  del Governo e dell’Amministrazione (LOGA);  visto l’articolo 27 capoverso 2 lettera c della legge del 24 marzo 20002 sul   personale federale (LPers),   ordina:   Sezione 1: Disposizioni generali   Art. 1 Oggetto   1 La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali nell’Intranet e  nell’Extranet del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) (Web DFAE).   2 L’Intranet del DFAE (Intranet DFAE) è una piattaforma informativa protetta  accessibile a una cerchia limitata di persone autorizzate.   3 L’Extranet del DFAE (Extranet DFAE) è un’estensione dell’Intranet alla quale  hanno accesso le persone autorizzate ad accedere all’Intranet e una cerchia esterna  limitata di persone tramite password.   Art. 2 Scopo del trattamento dei dati nel Web DFAE   Il trattamento di dati personali nel Web DFAE serve alla formazione di reti e alla  collaborazione con partner interni ed esterni in seno a tali reti nel quadro delle  attività del DFAE.   Art. 3 Gestione   Il Web DFAE è gestito dalla Segretaria generale del DFAE (SG DFAE).         RU 2014 3795  1 RS 172.010  2 RS 172.220.1   172.220.111.42      Consiglio federale e Amministrazione federale   2   172.220.111.42   Sezione 2: Dati e trattamento dei dati   Art. 4 Persone   Nel Web DFAE sono trattati i dati delle seguenti persone:   a. gli impiegati del DFAE;   b. altri impiegati dell’Amministrazione federale;   c. i terzi legati da un rapporto contrattuale al DFAE o ad altre unità  dell’Amministrazione federale che hanno accesso alla rete dell’Amministra- zione federale (terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale);   d. i terzi ai quali il responsabile dell’applicazione ha attribuito i diritti  d’accesso all’Extranet DFAE (terzi con accesso all’Extranet DFAE).   Art. 5 Genere, origine e modificabilità dei dati personali   1 Nel Web DFAE sono trattati i dati delle persone di cui all’articolo 4 elencati  nell’allegato.   2 Nell’allegato sono elencati i dati ripresi automaticamente nel Web DFAE dai  servizi di elenchi secondo l’articolo 8 dell’ordinanza del 6 dicembre 20133 sui  servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall’UFIT, i dati che possono essere  rilevati dagli interessati e i dati che sono attribuiti automaticamente dal Web DFAE.   3 I dati dei servizi di elenchi gestiti dall’UFIT sono aggiornati quotidianamente e  non possono essere modificati nel Web DFAE.   Art. 6 Diritti d’accesso individuali   1 Le seguenti persone hanno accesso all’Intranet DFAE:   a. gli impiegati del DFAE;   b. altri impiegati dell’Amministrazione federale;   c. i terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale;   2 Le seguenti persone hanno accesso all’Extranet DFAE:   a. le persone di cui al capoverso 1;   b. i terzi con accesso all’Extranet DFAE.   Art. 7 Attribuzione dei diritti d’accesso   1 Il responsabile dell’applicazione attribuisce diritti d’accesso individuali agli utenti  del Web DFAE.       3 RS 172.010.59     O Web DFAE   3   172.220.111.42   2 Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per esercitare i diritti d’accesso  sono ancora adempiute.   3 I diritti d’accesso possono essere limitati.   Art. 8 Trattamento dei dati   1 Le persone di cui all’articolo 6 possono prendere visione di tutti i dati del Web  DFAE nell’ambito dei loro diritti d’accesso (diritto di lettura).   2 Il numero personale non è visibile.   3 Ogni persona può trattare in qualsiasi momento i propri dati che ha immesso nel  Web DFAE.   4 L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel Web DFAE, sempreché ciò  sia necessario all’adempimento dei suoi compiti.   5 I diritti di trattamento sono esercitati mediante la procedura di richiamo.   Art. 9 Gestione del sistema   1 L’amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le  applicazioni del Web DFAE.   2 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore del  sistema e gli utenti. Egli è impiegato presso il DFAE.   Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica   Art. 10 Diritto d’accesso e diritto di rettifica   1 Ogni persona può chiedere alla SG DFAE per scritto e comprovando la propria  identità informazioni sui propri dati inseriti nel Web DFAE e la rettifica di dati  inesatti che sono stati attribuiti automaticamente dal Web DFAE.   2 Le informazioni sono fornite per scritto a titolo gratuito.   Art. 11 Obblighi di diligenza   1 La SG DFAE provvede affinché i dati personali inseriti nel Web DFAE siano  trattati conformemente alle prescrizioni.   2 Si assicura inoltre che i dati personali inseriti nel Web DFAE siano esatti, completi  e aggiornati.   Art. 12 Sicurezza dei dati   1 La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono disciplinate:     Consiglio federale e Amministrazione federale   4   172.220.111.42   a. dall’ordinanza del 14 giugno 19934 relativa alla legge federale sulla prote- zione dei dati;   b. dall’ordinanza del 27 maggio 20205 sui ciber-rischi.6   2 La SG DFAE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo  disciplina le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il  controllo del trattamento dei dati.   Art. 13 Verbalizzazione   1 Gli accessi al Web DFAE e le modifiche nel Web DFAE sono costantemente  verbalizzati.   2 I verbali sono conservati per sei mesi.   Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati   Art. 14   1 I dati degli impiegati il cui rapporto di lavoro con il DFAE si è concluso sono  distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.   2 I dati di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e sono  legati al DFAE da un rapporto contrattuale sono distrutti 30 giorni dopo la fine del  rapporto di lavoro.   3 I dati degli altri impiegati dell’Amministrazione federale, di terzi che hanno acces- so alla rete dell’Amministrazione federale e che sono legati da un rapporto contrat- tuale ad altre unità dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso all’Extranet  DFAE sono distrutti al più tardi 180 giorni dopo l’ultimo accesso.   4 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archivia- zione.   Sezione 5: Entrata in vigore   Art. 15   La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2014.       4  RS 235.11  5  RS 120.73  6 Nuovo testo giusta l’all. n. 8 dell’O del 24 feb. 2021, in vigore dal 1° apr. 2021    (RU 2021 132).     O Web DFAE   5   172.220.111.42   Allegato  (art. 5 cpv. 1 e 2)   Origine ed estensione dei dati   Legenda   A  Servizi di elenchi UFIT (ripresa automatica)   B  Attribuzione automatica da parte del Web DFAE    C  Inserimento manuale dei propri dati (facoltativo)   D  Inserimento manuale dei propri dati (obbligatorio)   A. Intranet DFAE:  origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri  impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete  dell’Amministrazione federale     Dati Origine   Cognome A   Nome A   Appellativo A   Foto C   Numero personale (non visibile) A   Sigla A   Numero ufficio A   Dipartimento A   Unità organizzativa 1 A   Unità organizzativa 2 C   Unità amministrativa A   Funzione 1 A   Funzione 2 C   Telefono 1 A   Telefono 2 C   Cellulare professionale C   Cellulare privato C   Indirizzo e-mail A   Fax A   Indirizzo A   Luogo di lavoro A   Paese A     Consiglio federale e Amministrazione federale   6   172.220.111.42   Dati Origine   Grado di occupazione C   Orari di lavoro C   Competenze C   Superiore gerarchico (cognome, nome) A   Supplente (cognome, nome) C   Attitudini (esperienza professionale) C   Appartenenza a un gruppo B   Lingua di corrispondenza A   Conoscenze linguistiche C   B. Extranet DFAE:  origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri  impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete  dell’Amministrazione federale     Dati Origine   Cognome C   Nome C   Appellativo C   Foto C   Dipartimento C   Unità organizzativa C   Unità amministrativa C   Funzione C   Telefono C   Cellulare professionale C   Cellulare privato C   Indirizzo e-mail C   Fax C   Indirizzo C   Luogo di lavoro C   Paese C   Orari di lavoro C   Superiore gerarchico (cognome, nome) C   Supplente (cognome, nome) C   Attitudini (esperienza professionale) C   Appartenenza a un gruppo B   Lingua di corrispondenza C   Conoscenze linguistiche C     O Web DFAE   7   172.220.111.42   C. Extranet DFAE:  origine ed estensione dei dati di terzi con accesso all’Extranet DFAE     Dati Origine   Cognome D   Nome D   Appellativo D   Foto C   Indirizzo D   Località D   Paese D   Homepage C   Funzione C   Telefono D   Numeri di cellulare C   Indirizzo e-mail D   Fax C   Azienda (operante per …) D   Persona di riferimento al DFAE (cognome, nome) D   Supplente (cognome, nome) C   Orari di lavoro C   Competenze C   Appartenenza a un gruppo B   Lingua di corrispondenza D   Conoscenze linguistiche C      Consiglio federale e Amministrazione federale   8   172.220.111.42       	Sezione 1: Disposizioni generali 	Art. 1 Oggetto 	Art. 2 Scopo del trattamento dei dati nel Web DFAE 	Art. 3 Gestione  	Sezione 2: Dati e trattamento dei dati 	Art. 4 Persone 	Art. 5 Genere, origine e modificabilità dei dati personali 	Art. 6 Diritti d’accesso individuali 	Art. 7 Attribuzione dei diritti d’accesso 	Art. 8 Trattamento dei dati 	Art. 9 Gestione del sistema  	Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica 	Art. 10 Diritto d’accesso e diritto di rettifica 	Art. 11 Obblighi di diligenza 	Art. 12 Sicurezza dei dati 	Art. 13 Verbalizzazione  	Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati 	Art. 14  	Sezione 5: Entrata in vigore 	Art. 15  	Allegato 	Origine ed estensione dei dati 	A. Intranet DFAE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale 	B. Extranet DFAE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale 	C. Extranet DFAE: origine ed estensione dei dati di terzi con accesso all’Extranet DFAE