415.117.1_17.12.18_112.fm   Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich 415.117.1 Reglement  über die Zuständigkeiten im Immobilienwesen  der Universität Zürich (vom 17. Dezember 2018)1, 2  Der Universitätsrat,  gestützt auf § 4 der Immobilienverordnung der Universität Zürich vom 20. Juni 2018 (ImV UZH)3,  beschliesst:  1. Allgemeines  Zweck   und Geltungs- bereich  § 1.4    1 Dieses Reglement regelt die finanzrelevanten Zuständig- keiten und Prozesse im Immobilienwesen der Universität Zürich.  2 Es gilt für Ausgaben in der laufenden Rechnung und in der Inves- titionsrechnung für bauliche Projekte der Universität.   3 Sofern dieses Reglement keine Regelung enthält, gelten die all- gemeinen finanzrechtlichen Bestimmungen der Universität Zürich.  Begriffe§ 2.    In diesem Reglement bedeuten: a. Bauliche Projekte: zeitlich und nach dem Zweck bestimmte bauliche  Massnahmen an den Immobilien, insbesondere Neu- und Umbau- ten, Instandsetzung sowie Instandhaltung;  b. Vorstudienkredit: Ermächtigung, zur Vorbereitung eines Projekt- auftrags oder zur Erarbeitung von Grundlagen für eine Gebietspla- nung finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Vorstudienkredite sind gebundene, nicht aktivierungspflichtige Ausgaben;  c. Projektierungskredit: Ermächtigung, in der Entwicklung eines Pro- jekts zur Baureife finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Projektie- rungskredite sind gebundene, aktivierungspflichtige Ausgaben, wenn sie für die vorgezogene Ausführungsplanung keine Mittel enthalten oder diese Mittel 3 Mio. Franken nicht übersteigen;  d. Objektkredit: Ermächtigung, in der Projektierung und Realisierung eines Projekts finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Objektkredite bestehen aus gebundenen und/oder neuen, aktivierungspflichtigen  Ausgaben; 11. 4. 21 - 112    415.117.1 Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich e. Rahmenkredit: Ermächtigung, bei einem Programm von verschie- densten Projekten in der Projektierung und Realisierung finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Der Rahmenkredit besteht aus Pro- jekten mit aktivierungspflichtigen, gebundenen Ausgaben und/oder neuen Ausgaben unter 3 Mio. Franken;  f.4 Zusatzkredit: Ermächtigung, ergänzend zu einem Vorstudien-, Pro- jektierungs-, Objekt- oder Ausstattungskredit aufgrund von Projekt- änderungen bzw. unvorhersehbaren Umständen zusätzliche finan- zielle Verpflichtungen einzugehen;  g. Vergabe: Ermächtigung zur Auftragserteilung an Anbietende von  Leistungen und Unterzeichnung der entsprechenden Verträge;  h.4 Ausstattungskredit: Mittel für mobile Einrichtungen wie Geräte,  Möbel, Textilien, Beleuchtungskörper, Kleininventar, künstlerischer  Schmuck.  2. Kreditbewilligung und Berichterstattung  Kredit- bewilligung   und -erhöhung  § 3.    1 Die Universität plant und verwaltet die notwendigen Mittel  und stellt einen wirtschaftlichen Mitteleinsatz sicher.   2 Über die Bewilligung von einzelnen Vorstudienkrediten oder Pau- schalen für mehrere kleine Vorstudienkredite entscheiden a. bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die Leitung Portfoliomanage-  ment und die Direktorin oder der Direktor Immobilien und Betrieb, b. bis einschliesslich Fr. 1000 000 kollektiv die Direktorin oder der   Direktor Immobilien und Betrieb und die Direktorin oder der Direk- tor Finanzen und Personal,  c. ab Fr. 1000 000 der Universitätsrat. 3 Über die Bewilligung von einzelnen Projektierungs-, Objekt- und  Ausstattungskrediten im Rahmenkredit oder entsprechende Pauscha- len entscheiden4  a. bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die Leitung Portfoliomanage- ment und die Direktorin oder der Direktor Immobilien und Betrieb,  b. bis einschliesslich Fr. 1000 000 kollektiv die Direktorin oder der  Direktor Immobilien und Betrieb und die Direktorin oder der Direk- tor Finanzen und Personal,  c. ab Fr. 1000 000 der Universitätsrat. 4 Der Universitätsrat beantragt zuhanden der Bildungsdirektion den  Rahmenkredit sowie die Objektkredite in der Zuständigkeit des Kan- tonsrates. 2    Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich 415.117.1 5 Zusatzkredite werden von der gemäss der neuen Gesamtsumme des Kredits zuständigen Instanz bewilligt.  Bericht- erstattung  § 4.    Die Entwicklung der Kredite ist Gegenstand der Zwischen- berichterstattung zuhanden von Universitätsleitung und Universitäts- rat.  3. Kreditbewirtschaftung  Projekt- steuerung  § 5.    1 Die Projektsteuerung ist für die strategische Steuerung des Projekts verantwortlich. Sie stellt die Einhaltung der Kredite sicher.  Fehlt eine Projektsteuerung, obliegt diese Aufgabe den jeweiligen Linien- verantwortlichen.  2 Die Projektsteuerung legt die Rahmenbedingungen für das Projekt fest, namentlich bezüglich Qualität, Leistung, Kosten und Terminen,  und überwacht deren Einhaltung.  3 Die Gesamtprojektleitung unterstützt mit der Berichterstattung die Projektsteuerung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Bericht- erstattung umfasst insbesondere Informationen über wichtige Verga- ben, den Umgang mit der Reserve sowie das Änderungsmanagement  bei allen zu einem Projekt gehörenden Teilkrediten.4  Gesamtprojekt- leitung  § 6.4    1 Die Gesamtprojektleitung ist für die operative Leitung des Projekts zuständig. Sie optimiert Aufwand und Nutzen und verantwor- tet das Gesamtresultat hinsichtlich Leistung, Kosten und Terminen.  2 Die Gesamtprojektleitung bewirtschaftet den Vorstudien-, Pro- jektierungs- und Objektkredit sowie die Mittel für die Ausstattung zu- handen der Projektsteuerung.  3 Sie unterbreitet den universitären Gremien mit der Beantragung  des Objektkredits eine Schätzung der Mittel für den Ausstattungskre- dit.   Vergaben für an  der Universität  geführte   Projekte  § 7.4    1 Über Vergaben im Rahmen von Vorstudien-, Projektie- rungs-, Objekt- und Ausstattungskrediten für an der Universität geführte Projekte entscheiden a. bis einschliesslich Fr. 50 000 kollektiv die zuständige Gesamtprojekt-  leitung mit einer weiteren Gesamtprojektleitung an der Universität, b. über Fr. 50 000 bis einschliesslich Fr. 100 000 kollektiv die zuständige  Gesamtprojektleitung mit ihrer oder ihrem Vorgesetzten, c. über Fr. 100 000 bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die zustän-  dige Gesamtprojektleitung mit der Leitung Bauprojekte, 31. 4. 21 - 112    415.117.1 Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich d. über Fr. 250 000 kollektiv die zuständige Gesamtprojektleitung mit  der Direktorin oder dem Direktor Immobilien und Betrieb und der  Direktorin oder dem Direktor Finanzen und Personal. 2 Die Aufteilung von Vergaben zur Umgehung der Schwellenwerte  ist unzulässig. 3 Die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen aus den Vergaben er-  folgt gemäss den Einstellungen in den Systemen der Universität.  Vergaben für  beim Hochbau- amt beauftragte  Projekte  § 8.    1 Für Vergaben im Rahmen von Vorstudien-, Projektierungs-, Objekt- und Ausstattungskrediten für beim Hochbauamt beauftragte  Projekte gelten vorbehältlich Abs. 3 die Regelungen des Hochbauamts.4  2 Das Hochbauamt stellt prozessual kurze Durchlaufzeiten sicher. 3 Über folgende Vergaben des Hochbauamts entscheidet die Direk-  torin oder der Direktor Immobilien und Betrieb: a. Vergaben betriebskritischer Gewerke mit hohen Auswirkungen auf  die Höhe der Kosten im Lebenszyklus des Gebäudes. Die Projekt- leitung Nutzer und Betrieb legt gemeinsam mit der Gesamtprojekt- leitung die entsprechenden Gewerke im Rahmen der Submissions- planung fest,  b. Vergaben über 1,5 Mio. Franken. 4 Die Anweisungsberechtigung für Kreditorenrechnungen aus den   Vergaben unterliegt den Regelungen des Hochbauamts.  Bewirtschaf- tung Reserve  § 9.    1 Die Reserve für alle baulichen Projekte der Universität wird pro Reserveposition geplant und durch die jeweilige Gesamtprojekt- leitung bewirtschaftet.  2 Die zuständige Projektsteuerung beschliesst über die Nutzung der Reservepositionen für Unvorhergesehenes, für Zusatzbestellungen sowie für Umbuchungen ausserhalb der Reserveposition für Vergabeeffekte.  Planung der  Ausstattung  § 10.4    1 Die Gesamtprojektleitung legt den Prozess und die Eck- werte für die Planung der Ausstattung zuhanden der Projektleitung Nutzer und Betrieb fest.   2 Die Projektleitung Nutzer und Betrieb erarbeitet eine Schätzung  der benötigten Mittel für die Ausstattung. Sie stellt sicher, dass die Nutzervertretungen mit der für die Beschaffung Mobilien zuständigen Stellen eine geeignete Ausstattung festlegen. Sie definiert die baulich  relevanten Ausstattungsmerkmale wie Anforderungen an Statik oder  Anschlüsse.   3 Die Nutzervertretungen und die für die Beschaffung Mobilien zu- ständige Stelle legen eine qualitativ und wirtschaftlich optimale Aus- stattung fest. Sie können bei Bedarf weitere Stellen wie die Fakultäts- leitung oder die Technologiekommission beiziehen. 4    Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich 415.117.1 4 Erhöhungen der Mittel für den Ausstattungskredit erfordern einen gemeinsamen Antrag der Direktionen Immobilien und Betrieb sowie  Finanzen und Personal.  1 OS 74, 106; Begründung siehe ABl 2019-01-11. 2 Inkrafttreten: 1. Januar 2019. 3 LS 415.117. 4 Fassung gemäss URB vom 7. Dezember 2020 (OS 76, 42; ABl 2020-12-18). In   Kraft seit 1. März 2021. 51. 4. 21 - 112  http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=415.117.1%2C74%2C106 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=415.117 https://www.amtsblatt.zh.ch/#!/search/publications/detail/4664766e-fb1e-4f88-ad37-f49c2b1b1294 https://amtsblatt.zh.ch/#!/search/publications/detail/86164b72-3421-44f2-a22c-04be83e20df8 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=415.117.1%2C76%2C42