RS 221.431   1   Ordinanza   sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio  (Ordinanza sui libri di commercio; Olc)   del 24 aprile 2002 (Stato 1° gennaio 2013)     Il Consiglio federale svizzero,  visto l’articolo 958f capoverso 4 del Codice delle obbligazioni1,2  ordina:   Sezione 1: Libri   Art. 1  1 Chi ha l’obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a  dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, anche libri ausiliari.  2 Il libro principale consta:   a. dei conti (suddivisione logica di tutte le operazioni contabilizzate), sulla base  dei quali sono allestiti il conto d’esercizio e il bilancio;   b. del giornale (rilevamento cronologico di tutte le operazioni contabilizzate).  3 I libri ausiliari devono contenere, a complemento del libro principale, i dati neces- sari per stabilire lo stato patrimoniale dell’azienda, i rapporti di debito e di credito  derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali. Fanno parte  dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari, la contabilità dei debitori e  dei creditori, come pure l’inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle  prestazioni non fatturate.   Sezione 2: Principi generali   Art. 2 Principi di tenuta e conservazione regolari dei libri  1 La tenuta dei libri di commercio e il rilevamento dei documenti contabili devono  essere conformi ai principi commerciali riconosciuti (contabilità regolare).        RU 2002 1399   1 RS 220  2 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in   vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).   221.431    Disposizioni di complemento e d’applicazione del Codice delle obbligazioni   2   221.431   2 Se i libri di commercio sono tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo  analogo e i documenti contabili sono rilevati e conservati su supporto elettronico o  in modo analogo, occorre rispettare i principi del trattamento regolare dei dati.3  3 La regolarità della tenuta e della conservazione dei libri è retta dalle norme conta- bili riconosciute, sempreché il Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbliga- zioni, la presente ordinanza e altre disposizioni esecutive non dispongano diversa- mente.4   Art. 35 Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione)  I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati  e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile.   Art. 4 Documentazione  1 A dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le  competenze, i modi di lavoro e le procedure, l’infrastruttura (macchinari e pro- grammi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono  essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la  comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili.6  2 Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e  per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a  dette istruzioni.   Sezione 3: Principi della conservazione regolare   Art. 57 Obbligo di diligenza generale  I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati con cura, in  modo ordinato e protetti da influenze dannose.       3 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in  vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).   4 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in  vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).   5 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in  vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).   6 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in  vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).   7 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in  vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).     Ordinanza sui libri di commercio   3   221.431   Art. 6 Disponibilità  1 I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che  la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino  alla fine del periodo di conservazione.8  2  Il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari sono messi a disposizione se neces- sario per la consultazione e la verifica.  3 Nel quadro del diritto di consultazione è resa possibile alla persona autorizzata che  lo chieda la lettura dei libri di commercio anche senza mezzi ausiliari.   Art. 7 Organizzazione  1 Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali oppure contrassegnate in  modo tale da permetterne la distinzione. La responsabilità per le informazioni archi- viate è disciplinata e documentata in modo chiaro.  2 È garantito l’accesso entro un termine adeguato ai dati archiviati.   Art. 8 Archivio  Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non auto- rizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono  allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.   Sezione 4: Supporti d’informazione   Art. 9 Supporti d’informazione ammessi  1 Sono ammessi per la conservazione di documenti:   a. i supporti d’informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d’im- magini e i supporti di dati inalterabili;   b. i supporti d’informazione alterabili quando:   1. sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle   informazioni registrate (ad es. firma digitale);   2. è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memoriz-  zazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);  3. sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi   procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione; e  4. sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro   impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log  files).       8 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in  vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).     Disposizioni di complemento e d’applicazione del Codice delle obbligazioni   4   221.431   2 I supporti d’informazione sono considerati alterabili quando le informazioni  memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possi- bile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici,  dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state).   Art. 10 Esame e migrazione di dati  1 L’integrità e leggibilità dei supporti d’informazione sono esaminate regolarmente.  2 I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d’informazione  (migrazione di dati) quando è garantito che:   a. le informazioni rimangono complete ed esatte;   b. la disponibilità e la leggibilità continuano a soddisfare le esigenze legali.  3 La migrazione di dati da un supporto d’informazione a un altro è iscritta a verbale.  Quest’ultimo è conservato assieme alle informazioni.   Sezione 5: Disposizioni finali   Art. 11 Diritto previgente: abrogazione  L’ordinanza del 2 giugno 19769 concernente la registrazione di documenti da con- servare è abrogata.   Art. 12 Entrata in vigore  La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 2002.       9 [RU 1976 1334]