Microsoft Word - 172.010.441.fr.doc   1   Ordonnance  sur la gestion électronique des affaires   dans l’administration fédérale  (Ordonnance GEVER)   du 3 avril 2019  (Etat le 1er janvier 2021)     Le Conseil fédéral suisse,  vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et  de l’administration (LOGA)1,  arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Champ d’application  1 La présente ordonnance s’applique:    a. aux unités de l’administration fédérale centrale au sens de l’art. 7 de l’ordon- nance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouvernement et de l’ad- ministration (OLOGA)2;   b. aux autorités, organisations et personnes visées à l’art. 2, al. 2, de l’ordon- nance du 25 novembre 2020 sur la transformation numérique et l’infor- matique (OTNI)3 qui s’engagent à la respecter.4   2 Les départements et la Chancellerie fédérale peuvent, par ordonnance, soumettre à  la présente ordonnance les unités de l’administration fédérale décentralisée au sens  de l’art. 7a OLOGA qui leur sont rattachées si celles-ci ne sont pas autorisées à  archiver elles-mêmes leurs documents.  3 Les dispositions de la présente ordonnance relatives aux compétences dans  l’administration fédérale (section 4) ne s’appliquent qu’en cas d’utilisation du sys- tème de gestion des affaires proposé par le service TIC standardisé GEVER  (GEVER standardisé).  4 La présente ordonnance ne s’applique pas lorsqu’un système est soumis à une  législation prévoyant des règles différentes.        RO 2019 1311   1 RS 172.010  2  RS 172.010.1  3  RS 172.010.58  4 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numé-  rique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).   172.010.441    Conseil fédéral et administration fédérale   2   172.010.441   Art. 2 Contenu et but des systèmes de gestion des affaires  1 L’administration fédérale traite les informations importantes pour les affaires au  moyen de systèmes de gestion électronique des affaires.  2 Sont considérées comme importantes pour les affaires les informations nécessaires  à la consignation de l’activité de l’administration fédérale au sens de l’art. 22  OLOGA5.  3 Par système de gestion des affaires, on entend un système informatique visant à  enregistrer, gérer, indexer et contrôler la correspondance et les dossiers au sens de  l’art. 57h LOGA.   Art. 3 Utilisation de GEVER standardisé et de systèmes de gestion des  affaires non standardisés   1 Les unités de l’administration fédérale centrale utilisent GEVER standardisé.  2 Elles peuvent en outre utiliser un système de gestion des affaires non standardisé,  au sens de la présente ordonnance, pour remplir des tâches spécifiques si les condi- tions suivantes sont réunies:   a. GEVER standardisé ne permet pas de remplir ces tâches adéquatement de  sorte que l’acquisition, le développement et l’exploitation d’un système non  standardisé sont globalement plus avantageux pour la Confédération;   b. un examen documenté montre que la condition de la let. a est remplie;  c. le département concerné ou la Chancellerie fédérale a donné son accord.   Art. 4 Interdiction des traitements parallèles  1 Les informations importantes pour les affaires ne doivent pas être traitées parallè- lement dans plusieurs systèmes.  2 Elles peuvent être traitées provisoirement hors d’un système de gestion des af- faires, notamment en cas de collaboration avec des services externes à  l’administration fédérale. Une fois le travail hors du système terminé, elles doivent  être replacées dans leurs systèmes respectifs.   Section 2 Exigences relatives à la gestion des affaires   Art. 5 Numérisation de documents physiques  1 Les unités administratives numérisent les documents qu’elles reçoivent ou produi- sent sur support physique, notamment papier, et qui contiennent des informations  importantes pour les affaires. Les documents physiques qui, pour des raisons tech- niques, ne s’y prêtent pas n’ont pas à être numérisés.  2 La version numérisée fait foi dans le cadre de la gestion des affaires.       5 RS 172.010.1     O GEVER   3   172.010.441   3 Les unités administratives détruisent les documents physiques trois mois après leur  numérisation. Un document ne doit pas être détruit:   a. tant que la loi prévoit qu’il doit être conservé;  b. tant qu’il pourrait vraisemblablement être utile pour apporter des preuves   dans le cadre d’une procédure; les unités administratives définissent à cet ef- fet des catégories de documents dans leurs directives d’organisation  (art. 10);   c. tant qu’il est encore utile pour traiter une affaire;  d. s’ils doivent être conservés en raison de leur valeur historique ou culturelle.   4 Le lieu d’archivage des documents physiques non détruits est indiqué dans le  système de gestion des affaires.   Art. 6 Gestion régulière des affaires  1 Les unités administratives traitent leurs affaires en se fondant notamment sur une  gestion régulière de celles-ci, à savoir en enregistrant systématiquement leur pro- gression et en gérant les informations produites.  2 Les informations enregistrées pendant le traitement d’une affaire doivent documen- ter celle-ci de manière complète et fiable.   Art. 7 Structure du classement  1 Les unités administratives définissent un système de classement applicable à leurs  systèmes de gestion des affaires.  2 Les informations sont classées dans des dossiers. Chaque dossier occupe une place  univoque dans le système de classement.  3 Si nécessaire, un dossier peut être sous-divisé.   Art. 8 Organisation et étendue du système de classement  1 Le système de classement prend en compte toutes les tâches de l’unité administra- tive et est organisé selon celles-ci. Il doit permettre un degré de précision adéquat,  être adaptable et présenter une systématique.  2 L’attribution de métadonnées sur le responsable du dossier, la durée de conserva- tion, la protection des données, la classification, les droits d’accès et la valeur archi- vistique permet un traitement automatique des informations pendant tout le cycle de  vie d’une affaire.   Art. 9 Destruction des informations sans valeur archivistique  Les informations sans valeur archivistique peuvent être détruites au terme du délai  de conservation fixé par l’unité administrative, pour autant qu’aucun autre acte ne  prévoie un délai de conservation plus long     Conseil fédéral et administration fédérale   4   172.010.441   Art. 10 Directives d’organisation  1 Les unités administratives édictent des directives d’organisation.  2 Les directives d’organisation règlent l’organisation et la planification de la gestion  des affaires en définissant des tâches, des compétences, des processus et des  moyens.  3 Les unités administratives actualisent leurs directives d’organisation en perma- nence.  4 Elles vérifient régulièrement si elles sont respectées.   Section 3 Protection des informations et des données   Art. 11 Traitement d’informations classifiées  1 Les informations classifiées CONFIDENTIEL en vertu de l’art. 6 de l’ordonnance  du 4 juillet 2007 concernant la protection des informations (OPrI)6 sont chiffrées  dans les systèmes de gestion des affaires.  2 Les informations classifiées SECRET en vertu de l’OPrI ne doivent pas être trai- tées dans les systèmes de gestion des affaires.   Art. 12 Responsabilité en matière de protection des données  Chaque unité administrative est responsable de la protection des données dans son  système de gestion des affaires.   Art. 13 Journalisation  Les systèmes de gestion des affaires journalisent l’accès aux informations, leur  impression, leur transfert et les modifications de classification et de droits d’accès.   Art. 14 Confirmation électronique  Les systèmes de gestion des affaires permettent de confirmer des informations par  voie électronique, notamment pour confirmer une prise de connaissance, pour requé- rir une approbation et pour donner son approbation       6  RS 510.411     O GEVER   5   172.010.441   Section 4  Stratégie GEVER et compétences dans l’administration fédérale7   Art. 158 Stratégie GEVER  1 Le chancelier de la Confédération, sur proposition du secteur Transformation  numérique et gouvernance de l’informatique de la Chancellerie fédérale (secteur  TNI de la ChF) et après avoir entendu la Conférence des secrétaires généraux  (CSG), définit la stratégie de la Confédération en matière de gestion des affaires de  l’administration fédérale (stratégie GEVER).  2 L’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie GEVER sont coordonnées par le  secteur TNI de la ChF.   Art. 169   Art. 17 Groupe spécialisé GEVER Confédération  1 Le Groupe spécialisé GEVER Confédération est composé d’un représentant du  Service GEVER Confédération et d’un représentant de chaque département et de la  Chancellerie fédérale. Le représentant du Service GEVER Confédération préside le  groupe.10  2 Les représentants des départements et de la Chancellerie fédérale doivent:   a. être responsables de GEVER du point de vue opérationnel dans leur dépar- tement ou à la Chancellerie fédérale;   b. représenter leur département ou la Chancellerie fédérale du point de vue des  affaires, et   c. être désigné comme représentant permanent.  3 Chaque membre du groupe dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, celle du  président est prépondérante.  4 Un représentant des Archives fédérales suisses et un représentant du Centre de  services informatiques du Département fédéral de l’économie, de la formation et de  la recherche participent aux séances à titre consultatif. D’autres personnes peuvent  être invitées à y participer ponctuellement à titre consultatif.11       7 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numé- rique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).   8 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numé- rique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).   9 Abrogé par l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et  l’informatique, avec effet au 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).   10 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numé- rique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).   11 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numé- rique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).     Conseil fédéral et administration fédérale   6   172.010.441   5 Le Groupe spécialisé GEVER Confédération aide le Service GEVER Confédéra- tion à:   a. mettre en œuvre la stratégie GEVER;  b. évaluer et compiler les exigences relatives aux affaires dans GEVER stan-  dardisé;  c. élaborer et mettre à jour le manuel GEVER.   6 Il prépare les décisions du secteur TNI de la ChF relatives à GEVER standardisé,  notamment les décisions relatives à la configuration spécialisée et à l’ordre de priori- té des exigences relatives aux affaires.12   Art. 18 Service GEVER Confédération  1 Le Service GEVER Confédération est rattaché à la Chancellerie fédérale.  2 Ses tâches sont notamment les suivantes:13   a.14 préparer les affaires du Groupe spécialisé GEVER Confédération et exécuter  les mandats que ce dernier lui confie dans ce contexte;   b. et c.15 ...  d. recueillir au niveau des départements et de la Chancellerie fédérale les de-  mandes concernant les exigences relatives aux affaires dans GEVER stan- dardisé, les évaluer quant à leur contribution à la mise en œuvre de la straté- gie GEVER, les compiler et les prioriser à l’intention du Groupe spécialisé  GEVER Confédération; prendre en compte du point de vue des affaires les  intérêts pour la mise en œuvre des exigences relatives aux affaires dans  le service TIC standardisé GEVER;   e. lancer, accompagner et coordonner l’identification et la mise en œuvre de  processus de gestion des affaires impliquant plusieurs unités administratives  et de processus de cyberadministration qui peuvent être accomplis entière- ment ou partiellement dans GEVER standardisé; aider les unités administra- tives dans le cadre de telles mises en œuvre et assurer en particulier la mise à  jour des configurations nécessaires de GEVER standardisé;   f. recueillir au niveau des départements et de la Chancellerie fédérale les de- mandes concernant la configuration spécialisée de GEVER standardisé pour  toute l’administration fédérale et élaborer des propositions de modifications  à l’intention du Groupe spécialisé GEVER Confédération; prendre en  compte les intérêts pour la mise en œuvre de la configuration spécialisée  dans GEVER standardisé;       12 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numé- rique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).   13 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numé- rique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).   14 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numé- rique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).   15 Abrogées par l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et  l’informatique, avec effet au 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).     O GEVER   7   172.010.441   g. recueillir au niveau des départements et de la Chancellerie fédérale les de- mandes concernant les exigences relatives aux modèles de documents dans  GEVER standardisé, les affiner avec le Service identité visuelle de la Con- fédération et les services spécialisés et élaborer des propositions de modifi- cations à l’intention du Groupe spécialisé GEVER Confédération; organiser  des formations sur l’utilisation des modèles, conseiller et aider les respon- sables des modèles des départements et de la Chancellerie fédérale lors de la  réalisation de modèles spécifiques et assurer la gestion centrale des modèles;   h. élaborer et mettre à jour le manuel GEVER réunissant à l’intention des uni- tés administratives des recommandations et des rapports d’expériences en  lien avec l’utilisation de GEVER standardisé;   i. organiser des évènements pour favoriser les échanges d’expériences;  j. élaborer et mettre à jour un matériel didactique utilisable par toutes les uni-  tés administratives et le leur mettre à disposition;  k. élaborer chaque année le rapport d’activité «GEVER Confédération» à   l’intention du Conseil fédéral.  3 Le Service GEVER Confédération collabore avec des organisations et des parte- naires dans le domaine de la gestion électronique des affaires et représente la Confé- dération auprès de ces organisations.  4 Il peut constituer des groupes de travail temporaires pour exécuter ses tâches. Les  départements et la Chancellerie fédérale nomment leurs représentants.   Section 5 Dispositions finales   Art. 19 Abrogation d’autres actes  Sont abrogées:   a. l’ordonnance GEVER du 30 novembre 201216;  b. les instructions du Département fédéral de l’intérieur du 13 juillet 1999 con-  cernant la gestion des documents dans l’administration fédérale17.   Art. 20 Modification d’autres actes  Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:  …18       16  [RO 2012 6669, 2014 723]  17  [FF 1999 4988]  18 Les mod. peuvent être consultées au RO 2019 1311.     Conseil fédéral et administration fédérale   8   172.010.441   Art. 21 Dispositions transitoires  1 Les systèmes de gestion des affaires non standardisés qui ne remplissent pas les  conditions de l’art. 3, al. 2, peuvent être exploités jusqu’à la fin de leur cycle de vie  si, à l’entrée en vigueur de la présente ordonnance:   a. leur exploitation a déjà commencé, ou  b. l’arrêt de leur processus de renouvellement ou d’acquisition nécessitait des   moyens disproportionnés.  2 L’al. 1 n’est pas applicable aux systèmes qui doivent être remplacés par GEVER  standardisé dans le cadre du programme GENOVA.   Art. 22 Entrée en vigueur  La présente ordonnance entre en vigueur le 1er avril 2020.