Ordonnance de Direction sur la gestion et l’archivage des documents à la Chancellerie d’Etat (ODArch CHA)   1  152.211.1  Ordonnance de Direction sur la gestion et l’archivage des documents à la Chancellerie d’Etat  (ODArch CHA)  du 12.11.2012 (état au 01.06.2016)  La Chancellerie d’Etat du canton de Berne,  vu l’article 9, alinéa 2 de la loi du 31 mars 2009 sur l’archivage (LArch)1) et l’article 12 de l’ordonnance du 4 novembre 2009 sur l’archivage (OArch)2),  arrête:  1 Généralités  Art.  1 Objet et champ d’application 1 La présente ordonnance règle la gestion et l'archivage des documents des offices et des services de la Chancellerie d'Etat. * 2 Elle  s’applique  aux  documents  sur  support  papier  et  aux  documents électroniques. Les règles spécifiques aux différents supports de données sont expressément mentionnées.  Art.  2 Définitions 1 La  gestion  des  dossiers  désigne  l’ensemble  des  processus  de  création, d’enregistrement,  d’utilisation,  d’administration,  d’exploitation,  d’élimination et de  conservation  des  documents  pertinents  pour  les  affaires  ainsi  que  des règles organisationnelles et techniques que cela implique. 2 Le  cycle  de  vie  des  documents  comprend  le  classement,  la  gestion, l’élimination, la conservation et l’archivage des documents d’après un schéma de conservation et d’élimination. 3 Les tâches administratives d’un office et d’un service sont traitées sous forme d’affaires.  Les  affaires  comprennent  tous  les  documents  qui  s’y  rapportent (documents pertinents pour les affaires) et les métadonnées. 4 Le dossier est la manifestation écrite d’une affaire.  1) RSB 108.1 2) RSB 108.111  * Tableaux des modifications à la fin du document  12-106      152.211.1  2  Art.  3 Documents pertinents pour une affaire 1 Les  documents  pertinents  pour  une  affaire  renferment  des  informations nécessaires à la compréhension, au traitement et à la vérifiabilité d’une affaire. 2 Ils  sont  la  propriété  du  canton  et  doivent  être  classés  dans  le  dossier correspondant  à  l’affaire.  Les  dossiers  sont  gérés  par  l’office  ou le  service compétent. 3 Ils sont conservés aussi longtemps que les délais légaux et l’activité l’exigent.  Art.  4 Données primaires et métadonnées 1 Les données primaires sont les données ou les informations qui forment la substance des documents. 2 Les  métadonnées  sont  les  informations  sur  les  données  primaires.  Elles peuvent être de nature descriptive, technique ou administrative. 3 Elles permettent de comprendre et d’exploiter les documents et en facilitent la recherche et l’accès.  Art.  5 Responsabilités 1. Principe  1 Toutes les personnes accomplissant des tâches pour la Chancellerie d’Etat sont tenues de gérer et d’archiver les documents en bonne et due forme.  Art.  6 2. Chefs et cheffes d’office 1 Les chefs et cheffes d’office garantissent que les documents élaborés dans le cadre  des  activités  officielles  ou  dont  ils  s’occupent  sont  créés,  gérés  et archivés de manière structurée. 2 Ils  et  elles  peuvent  édicter  des  directives  d’organisation  internes  dans  le règlement de l’office pour régler les tâches, les compétences, les procédures et les moyens disponibles dans leur domaine.  Art.  7 3. Responsables des archives courantes 1 Les  responsables  des  archives  courantes  s’occupent  du  dépôt  d’archives courantes de leur office ou de leur service.  Art.  8 4. Responsables des affaires 1 Les responsables des affaires veillent à décrire complètement leurs affaires dans  les  instruments  de  recherche  et  à  documenter  minutieusement  les affaires qui leur sont attribuées.       3  152.211.1  Art.  9 Soutien des Archives de l’Etat 1 Les Archives de l’Etat sont le service spécialisé dans la gestion des dossiers et l’archivage à la Chancellerie d’Etat. A ce titre, elles encadrent les offices et les services. 2 Elles  mettent  à  disposition  une  personne  responsable  de  la  tenue  des dossiers à la Chancellerie d’Etat (responsable de la tenue des dossiers). 3 Elles  fixent  les  exigences  et  les  normes  auxquelles  les  systèmes informatiques  doivent  répondre  pour  la  gestion  des  dossiers  et  l’archivage. Elles définissent les formats adaptés à l’archivage des données électroniques et des métadonnées. 4 La mise en œuvre  technique et  l’exploitation des systèmes incombent  au service informatique de la Chancellerie d’Etat ou aux tiers auxquels il fait appel.  Art.  10 Responsable de la gestion des dossiers 1 Le ou la responsable de la tenue des dossiers gère le plan de classement et coordonne son développement avec les responsables des archives courantes. 2 Il  ou elle  examine et  approuve  les demandes de modification du plan  de classement. 3 Il ou elle élabore et met à jour des directives sur la gestion des dossiers et vérifie leur mise en œuvre. 4 Il  ou  elle  veille  à  ce  que  les  instruments  de  recherche  et  le  plan  de classement  soient  gérés  et  utilisés  de  façon  uniforme  au  sein  de  la Chancellerie d’Etat. 5 Il ou elle est chargé d’administrer les instruments de recherche.  2 Systèmes de classement  Art.  11 Plan d’archivage 1. Généralités  1 Le plan de classement utilisé à la Chancellerie d’Etat est le plan d’archivage harmonisé,  obligatoire  pour  toute  la  Chancellerie  d’Etat.  Il  s’applique  aux documents papier comme aux documents électroniques. 2 Il  sert  de  base  au  classement  et  à  l’organisation  des  documents.  C’est également un instrument de conduite pour la gestion des affaires.       152.211.1  4  3 Il contient les informations sur la durée de conservation des documents dans l’office et la valeur archivistique des documents d’après l’évaluation effectuée par les Archives de l’Etat ainsi que les métadonnées sur la gestion du cycle de vie et l’archivage ultérieur.  Art.  12 2. Structure 1 La structure du plan de classement reflète celle des unités administratives et des domaines d’activités de la Chancellerie d’Etat. Sa systématique sera aussi simple, univoque, adéquate, stable et extensible que possible. 2 Le  plan  de  classement  est  périodiquement  adapté  aux  nouvelles  réalités. Seuls  le  ou  la  responsable  de  la  gestion  des  dossiers  peut  procéder  aux modifications.  Art.  13 Instruments de recherche 1 Pour l’enregistrement de ses documents, la Chancellerie d’Etat utilise deux instruments de recherche électroniques:  a * le logiciel de contrôle électronique des affaires «Konsul» pour la gestion des affaires du Conseil-exécutif et du Grand Conseil et  b le système de gestion des documents et des dossiers «eDOCS». 2 Les affaires et documents pertinents pour les affaires sont enregistrés dans les instruments de recherche électroniques adéquats. 3 Les données relatives au déroulement des affaires peuvent être enregistrées dans les instruments de recherche. 4 Les Archives de l’Etat édictent des directives sur la conduite des instruments de recherche électronique.  Art.  14 Interfaces d’exportation 1 Les  services  versants  préparent  les  données  qui  présentent  une  valeur archivistique à leur reprise par les Archives de l’Etat et assurent la réalisation des interfaces d’exportation qui permettront de transférer les documents et les métadonnées  des  instruments  de  recherche  dans  la  banque  de  données «scopeArchiv».  3 Gestion des documents  Art.  15 Constitution des dossiers 1 Chaque  affaire  donne  naissance  à  un  dossier,  qui,  au  besoin,  peut  être subdivisé en sous-dossiers.       5  152.211.1  2 Tous les documents pertinents pour les affaires doivent être déposés au fur et à mesure dans le dossier prévu à cet effet. La correspondance, quelle que soit sa forme, en fait partie. 3 Grâce  à  des  précautions  organisationnelles  et  techniques,  les  documents pertinents  pour  les  affaires  sont  classés  sans  ambigüité  dans  le  plan  de classement et enregistrés une seule fois dans le contexte de production.  Art.  16 Clôture des dossiers 1. Généralités  1 Dès qu’une affaire est close, les responsables des affaires vérifient que les dossiers sont complets et éliminent les documents non pertinents du dossier. Après avoir nettoyé les dossiers conformément aux directives des Archives de l’Etat, ils les livrent au dépôt de l’office ou du service. 2 La clôture d’un dossier peut être déclenchée automatiquement par le système au bout d’un certain temps. 3 Les  dossiers  clos  et  les  documents  qu’ils  renferment  sont  authentiques, complets,  fiables,  vérifiables,  non modifiables et  accessibles aux personnes autorisées.  Art.  17 2. Documents électroniques 1 A la clôture du dossier, le responsable des affaires convertit les documents électroniques  dans  un  format  adapté  à  l’archivage  conformément  aux directives des Archives de l’Etat. 2 Lorsque les dossiers sont remis au dépôt de l’office ou du service, le dossier électronique est clos et les documents qu’il contient sont protégés en écriture.  Art.  18 Archives courantes 1 Chaque office  de  la  Chancellerie  d’Etat  centralise  ses  archives  courantes dans un dépôt, à l’exception de l’Office des services centraux, dont chaque service gère son propre dépôt d’archives courantes. 2 Chaque  dépôt  a  un  ou  une  responsable  (responsable  des  archives courantes). 3 … * 4 Le Secrétariat d'état-major veille à la gestion et à l’archivage des documents du Conseil-exécutif. *       152.211.1  6  Art.  19 Responsables des archives courantes 1 Les responsables des archives courantes assurent les tâches suivantes:  a ils contrôlent que les affaires en suspens sont bien inventoriées et veillent à  ce  que  les  instruments  de  recherche  soient  gérés  de  manière systématique et uniforme conformément aux directives des Archives de l’Etat;  b ils  organisent  et  supervisent  la  collecte  régulière  des  dossiers  et  des documents des affaires terminées dans le dépôt de leur office ou de leur service,  et  indiquent  précisément  où  se  trouvent  ces  dossiers  et documents;  c ils enregistrent les prêts; d ils veillent à ce que les dossiers et les documents soient classés selon le  plan de classement de la Chancellerie d’Etat; e ils organisent et coordonnent la proposition et le transfert des documents  à conserver durablement aux Archives de l’Etat; f ils organisent et supervisent l’élimination des documents dont le délai de  conservation a expiré.  4 Archivage et élimination  Art.  20 Versement 1. Moment  1 Les documents sur support papier destinés à la conservation définitive sont proposés aux Archives de l’Etat au plus tôt après six ans et au plus tard après dix ans. Les Archives de l’Etat peuvent adopter des dispositions divergentes dans des cas particuliers. 2 Les  documents  électroniques  destinés  à  la  conservation  définitive  sont proposés aux  Archives  de l’Etat  au  plus  tard  cinq  ans  après  la  clôture  du dossier.  Art.  21 2. Volume et forme 1 Les dossiers livrés aux Archives de l’Etat sont complets et forment un bloc chronologique.  Les  documents  sont  proposés  aux  Archives  de  l’Etat accompagnés de leurs instruments de recherche et d’autres outils éventuels. 2 Avant  de  remettre  les  dossiers,  le  service  versant  garantit  qu’ils  ont  été nettoyés comme prévu aux articles 17 et 18.       7  152.211.1  Art.  22 2. Documents papier 1 Les documents papier destinés à la conservation définitive sont imprimés sur des matériaux résistant au temps répondant à la norme ISO 97061).  Art.  23 3. Responsables des archives courantes 1 Les responsables des archives courantes assurent le transfert des données de  leurs  archives  aux  Archives  de  l’Etat.  Ils  signent  préalablement  une convention de versement avec les Archives de l’Etat et concluent les accords nécessaires au versement.  Art.  24 Elimination 1 L’élimination de documents pertinents pour les affaires requiert l’autorisation des Archives de l’Etat. 2 Les documents qui  ne sont  pas destinés à la  conservation définitive  sont détruits à l’expiration des délais prévus. 3 Lorsque  des  documents  pertinents  pour  les  affaires  sont  éliminés,  les responsables des archives courantes rédigent un rapport qui contient, outre la date de l’élimination, des informations sur le contenu, le volume et la période des documents détruits. 4 Le  rapport  sur  l’élimination  de  documents  empêche  la  reconstitution  de données personnelles.  Art.  25 Supports d’archivage 1 En règle générale, les documents sont archivés sur support papier ou sur support électronique. 2 Dans certains cas, il peut être dérogé à ce principe. Les Archives de l’Etat règlent les exceptions.  Art.  26 Archivage de documents électroniques 1 Les  documents  issus  de  domaines  d’activité  traités  complètement électroniquement sont archivés de manière durable sur support électronique dans la mesure où les documents et les instruments de recherche répondent aux  standards  techniques  et  aux  exigences minimales  de  la  gestion  et  de l’archivage des documents.  1) http://www.iso.org     http://www.iso.org/   152.211.1  8  2 Les Archives  de l’Etat  examinent  le  dépôt  électronique  et  décident,  après avoir consulté le service versant, si les documents seront archivés sur support papier ou sur support électronique. 3 Le service versant conserve les dossiers et les documents ayant une valeur archivistique  dans  les  systèmes  de  gestion  électronique  des  documents jusqu’à ce que les Archives de l’Etat confirment que la collecte a réussi. 4 L’apparition de nouvelles technologies n’altère pas l’archivage des dossiers et des documents des systèmes remplacés. 5 Les Archives de l’Etat définissent les exigences auxquelles doit satisfaire un système de gestion électronique des documents.  Art.  27 Vérification 1 Le ou la responsable de la gestion des dossiers veille à ce que le respect des processus  de  gestion  et  d’archivage  des  dossiers  et  des  documents  soit régulièrement contrôlé et s’assure que les prescriptions et les instructions y référant soient constamment mises à jour.  5 Entrée en vigueur  Art.  28 1 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2013.  Berne, le 12 novembre 2012 le chancelier: Nuspliger       9  152.211.1  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en  vigueur  Elément Modification Référence ROB  12.11.2012 01.01.2013 Texte législatif première version 12-106 13.05.2015 01.07.2015 Art. 1 al. 1 modifié 15-43 13.05.2015 01.07.2015 Art. 13 al. 1, a modifié 15-43 13.05.2015 01.07.2015 Art. 18 al. 3 abrogé 15-43 13.04.2016 01.06.2016 Art. 18 al. 4 modifié 16-031       152.211.1  10  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en  vigueur  Modification Référence ROB  Texte législatif 12.11.2012 01.01.2013 première version 12-106 Art. 1 al. 1 13.05.2015 01.07.2015 modifié 15-43 Art. 13 al. 1, a 13.05.2015 01.07.2015 modifié 15-43 Art. 18 al. 3 13.05.2015 01.07.2015 abrogé 15-43 Art. 18 al. 4 13.04.2016 01.06.2016 modifié 16-031