Reglement über die Archivführung der erst- und oberinstanzlichen Zivil-, Straf und Jugendgerichtsbehörden (ArchR ZSJ)   1  162.16  Reglement über die Archivführung der erst- und oberinstanzlichen Zivil-, Straf und  Jugendgerichtsbehörden (ArchR ZSJ)  vom 29.11.2010 (Stand 01.01.2016)  Das Obergericht des Kantons Bern,  gestützt auf Artikel 12 Absatz 1 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Ar- chivierung (ArchG)1),  beschliesst:  1 Allgemeines  Art.  1 Geltungsbereich 1 Dieses Reglement regelt die Aufbewahrung von Unterlagen des Obergerichts, des  kantonalen  Zwangsmassnahmengerichts  soweit  Strafsachen  betreffend, des Wirtschaftsstrafgerichts, des Jugendgerichts, der Regionalgerichte, der re- gionalen  Zwangsmassnahmengerichte  sowie  der  regionalen  Schlichtungsbe- hörden. 2 Die Aufbewahrung von Daten des Personalrechts richtet sich nach der Perso- nalgesetzgebung.  Art.  2 Begriffe 1 Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der In- formationen und deren Nutzung nötig sind. 2 Datenträger sind alle Materialien, die für die Speicherung oder Wiedergabe von Daten in analoger und digitaler Form Verwendung finden. 3 Findmittel sind Hilfsmittel,  die zum Auffinden, zur Benützung und zum Ver- ständnis von Unterlagen notwendig sind, wie physische oder elektronische Ver- zeichnisse, Register, Karteien, Listen und Ordnungsübersichten. Sie beinhalten die folgenden Zusatzinformationen über primäre Daten:  a Struktur (Gliederung, Layout, Format usw.),  1) BSG 108.1  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses  11-75      162.16  2  b Verarbeitungskontext (Personen, beteiligte Stellen, Ausgabegeräte, Trans- aktionen usw.),  c Angaben zum Inhalt. 4 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind:  a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse  erzeugt  werden  und  in  digitaler  oder  analoger Form vorliegen,  b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mit- tels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).  2 Aufbewahrung und Sicherung der Unterlagen  Art.  3 Aufbewahrungspflicht 1 Die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 bewahren ihre Verfahrensakten voll- ständig auf und sammeln, ordnen und bewahren ihre übrigen Unterlagen so- weit auf, dass die wesentlichen Abläufe und Ergebnisse ihrer Geschäftstätigkeit jederzeit nachvollzogen und nachgewiesen werden können.  Art.  4 Archivwürdigkeit 1 Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind  a für die Rechtsprechung, b für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden, c für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder d für die Wissenschaft und für die Forschung. 2 Unterlagen, für welche die dauernde Aufbewahrung vorgeschrieben ist, gelten als archivwürdig. 3 Unterlagen, für die eine Archivierungsfrist besteht, gelten grundsätzlich nicht als archivwürdig, es sei denn, sie würden im konkreten Fall als archivwürdig bewertet.  Art.  5 Archivpläne 1 Jede Behörde gemäss Artikel 1 Absatz 1 erstellt einen Archivplan ihrer Abla- gen und führt diesen nach. Sie legt ihre Unterlagen nach dieser Ordnung ab. 2 In den Archivplänen werden festgehalten:  a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b die Vorschriften für die Verwaltung der Unterlagen, c die Aufbewahrungsfristen,       3  162.16  d ein  Vorschlag  zur  Bewertung  der  Archivwürdigkeit  im  Hinblick  auf  die Übernahme der Akten durch das Staatsarchiv.  3 Die Systematik der Ordnung der Unterlagen soll möglichst einfach, eindeutig und sachgerecht sein.  Art.  6 Koordination mit dem Staatsarchiv 1 Die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 sprechen sich bei der Anlage der Ar- chivpläne und Findmittel  mit  dem Staatsarchiv  ab,  so dass diese später im Staatsarchiv unverändert aufgenommen und für das Auffinden der zugehörigen Unterlagen weiterverwendet werden können.  Art.  7 Registratur und Sicherung 1 Bei der Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung ihrer Unterlagen stellen die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 sicher, dass  a alterungsbeständige Informationsträger, Beschreib- und Schreibstoffe so- wie  sonstige Hilfsmittel  verwendet werden, die Gewähr für eine ausrei- chende Lebensdauer bieten,  die  mindestens den jeweiligen  Aufbewah- rungsfristen entspricht,  b die Archivräume abschliessbar sind und die Unterlagen vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit  und Son- nenbestrahlung geschützt werden,  c Unbefugte keinen Zugriff auf Unterlagen haben. 2 Jede Behörde gemäss Artikel 1 Absatz 1 bezeichnet eine für die Registratur- führung verantwortliche Person. 3 Die verantwortliche Person ist Ansprechstelle für alle Belange der Archivfüh- rung.  3 Aufbewahrungsfristen  Art.  8 Beginn der Archivierung 1 Die Archivierung der Verfahrensakten in Zivil-  und Strafsachen erfolgt nach Abschluss des Verfahrens. Als abgeschlossen gilt ein Verfahren nach Eintritt der formellen Rechtskraft. 2 Die Archivierung von anderen Unterlagen, die vorübergehend oder dauernd als erhaltenswert gelten, erfolgt nach Abschluss des betreffenden Geschäfts.  Art.  9 * …       162.16  4  Art.  10 Akten der Gerichtsverwaltung 1 Die Akten der Gerichtsverwaltung sind während zehn Jahren nach Abschluss des Geschäfts aufzubewahren. Sie müssen dem Staatsarchiv nicht angeboten werden. 2 Unterlagen zu den Anwaltsprüfungen sind fünf Jahre aufzubewahren. 3 Verfügungen,  Beschlüsse  und  Protokolle  sind  zusätzlich  in  physisch  oder elektronisch angelegten Sammlungen dauernd aufzubewahren.  Art.  11 Verfahrensakten des Obergerichts 1 Die Verfahrensakten des Obergerichts werden während zehn Jahren ab Ein- tritt  der Rechtskraft aufbewahrt.  Anschliessend werden sie dem Staatsarchiv zur dauernden Aufbewahrung abgeliefert.  Art.  12 Verfahrensakten der erstinstanzlichen Zivilgerichte 1 Für  die  Verfahrensakten  der  erstinstanzlichen  Zivilgerichte  gelten  folgende Fristen:  a Schlichtungsverfahren: 1 Einigung, Klagebewilligung, Urteilsvorschlag: 5 Jahre 2 Entscheid: 10 Jahre  b ordentliches Verfahren: 1 wenn berufungsfähig grundsätzlich: 30 Jahre 2 bäuerliche Sanierungen: 40 Jahre 3 familienrechtliche Angelegenheiten: 50 Jahre 4 nicht berufungsfähig: 10 Jahre  c vereinfachtes Verfahren: 10 Jahre d summarisches Verfahren:  1 grundsätzlich: 10 Jahre 2 Rückzug im Konkursverfahren: 2 Jahre 3 Arrestbewilligungen: 2 Jahre 4 Nachlassverträge: 40 Jahre 5 gerichtliches Verbot: dauernd  e Rogate: 10 Jahre  Art.  13 Verfahrensakten der erstinstanzlichen Strafgerichte 1 Für die Verfahrensakten der erstinstanzlichen Strafgerichte gelten folgende Fristen:  a Akten Einzelgericht: 30 Jahre b Akten Kollegialgericht: 50 Jahre       5  162.16  c Akten Jugendgericht: 1 bis zum vollendeten 30. Lebensjahr 2 Übergangstäter, wenn Massnahme oder Strafe nach StGB: Frist ge-  mäss Erwachsenengericht (30/50 Jahre) d Akten regionales und kantonales Zwangsmassnahmengericht: 10 Jahre e Rogate: 10 Jahre  Art.  13a * Dauerhafte Aufbewahrung 1 Geschäftskontrollen sind in  physischer oder  elektronischer Form dauerhaft aufzubewahren.  2 Urteile und prozesserledigende Entscheide des Obergerichts einschliesslich der Begründungen sind in einer Urteilssammlung dauernd aufzubewahren. 3 Die  erstinstanzlichen  Gerichte  und  die  Schlichtungsbehörden  führen  eine Urteilssammlung, in der alle begründeten Urteile abgelegt werden. Bei denjeni- gen Urteilen, die im Rahmen eines summarischen Verfahrens gemäss den Arti- keln 248 ff. der Schweizerischen Zivilprozessordnung vom 19. Dezember 2008 (Zivilprozessordnung, ZPO)1) ergehen, kann auf die separate Ablage und dau- erhafte Aufbewahrung verzichtet werden. 4 Die Form der Aufbewahrung richtet sich nach den Vorgaben des Staatsar- chivs des Kantons Bern.  4 Anbietepflicht und Ablieferung  Art.  14 Akten des Obergerichts 1 Das Obergericht liefert dem Staatsarchiv sämtliche seiner gemäss Artikel 11 und 13a aufzubewahrenden Unterlagen nach Ablauf von zehn Jahren ab Ein- tritt der Rechtskraft zur dauernden Aufbewahrung ab. * 2 Das Staatsarchiv vernichtet keine Unterlagen ohne das Einverständnis des Obergerichts.  Art.  15 Akten der erstinstanzlichen Gerichte und der Schlichtungsbehör- den  1 Die erstinstanzlichen Zivil-  und Strafgerichte und die Schlichtungsbehörden bieten dem Staatsarchiv sämtliche ihrer gemäss Artikel 12, 13 und 13a aufzu- bewahrenden Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an. Dauernd auf- bewahrungspflichtige  Unterlagen  werden  zehn  Jahre  nach  Eintritt  der Rechtskraft angeboten. *  1) SR 272       162.16  6  2 Die  erstinstanzlichen  Zivil-,  Straf-  und  Jugendgerichtsbehörden  und  die Schlichtungsbehörden schlagen dem Staatsarchiv vor, welche Unterlagen sie als archivwürdig erachten und welche vernichtet werden können. Unterlagen dürfen nicht ohne Zustimmung des Staatsarchivs vernichtet werden. 3 Sie bereiten die Unterlagen so auf, dass diese durch das Staatsarchiv ohne zusätzlichen Aufwand im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit  bewertet  werden können. 4 Das Staatsarchiv bewertet die Unterlagen und entscheidet über deren Archiv- würdigkeit unter Berücksichtigung der Vorschläge der anbietenden Behörde. 5 Es vernichtet keine Unterlagen ohne Zustimmung der anbietenden Behörde. 6 Betreffend Einzelheiten der Anbietepflicht sprechen sich die anbietenden Be- hörden mit dem Staatsarchiv ab.  Art.  16 Unterlagen aus elektronischen Systemen 1 Für die Bewertung von Unterlagen aus elektronischen Systemen ziehen die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 das Staatsarchiv bereits bei der Planung neuer Systeme bei. Das Staatsarchiv ist in angemessener Form am entspre- chenden Projekt zu beteiligen. 2 Dem Staatsarchiv ist Zugang zu allen Systemen zu gewähren, deren Daten der Anbietepflicht unterliegen und die auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen,  insbesondere  zu  den  betreffenden  Projekt-,  System-  und  Anwen- dungsdokumentationen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Der Zugang im Abrufverfahren ist ausgeschlossen. 3 Werden Unterlagen aus elektronischen Systemen, die der Anbietepflicht un- terliegen, vollumfänglich und unter Wahrung ihrer Verlässlichkeit  in  analoger Form (auf  Papier  oder  Mikrofilm)  aufbewahrt,  kann  die  verantwortliche  Ge- richtsbehörde von der Anbietepflicht der im System enthaltenen Daten befreit werden.  Art.  17 Ablieferung 1 Dem Staatsarchiv sind mit den Unterlagen auch die zugehörigen Findmittel sowie allfällige weitere Hilfsmittel zur Ablieferung anzubieten. 2 Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen beizule- gen, das folgende Informationen enthält:  a Inhalt der Unterlagen in knapper Form, b Hinweis auf Personendaten.       7  162.16  3 Die Gerichtsbehörden sind für die Überführung des Archivguts verantwortlich. 4 Sie lassen sich vom Staatsarchiv jede Ablieferung mit einem Ablieferungsbe- richt quittieren. 5 Betreffend Einzelheiten der Ablieferung sprechen sich die Gerichtsbehörden mit dem Staatsarchiv ab.  5 Übergangs- und Schlussbestimmungen  Art.  18 Übergangsbestimmungen 1 Für die Archivierung der Verfahrensakten, die bis zum 31. Dezember 2010 bei den erst- und oberinstanzlichen Gerichtsbehörden in Zivil- und Strafsachen so- wie den Untersuchungsrichterämtern entstanden sind, bleiben die Bestimmun- gen der Verordnung vom 6. August 1943 über die Bezirksarchive und die dazu- gehörigen  Weisungen  der  Aufsichtskammer  des  Obergerichts  des  Kantons Bern vom 28. August 2009 anwendbar. 2 Für die Archivierung der Verfahrensakten, die bis zum 31. Dezember 2010 bei den  Jugendgerichten  entstanden  sind,  bleiben  die  Archivbestimmungen  der Verordnung vom 20. Dezember 2006 über die Jugendrechtspflege (Jugend- rechtspflegeverordnung, JRPV)1) anwendbar.  Art.  19 Inkrafttreten 1 Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2011 in Kraft. 2 Es wird in die Bernische Amtliche Gesetzessammlung aufgenommen.  Bern, 29. November 2010 Im Namen des Obergerichts Der Präsident: Trenkel Der Generalsekretär: Kohler  1) BSG 322.111       162.16  8  Änderungstabelle - nach Beschluss  Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle 29.11.2010 01.01.2011 Erlass Erstfassung 11-75 20.11.2015 01.01.2016 Art. 9 aufgehoben 16-005 20.11.2015 01.01.2016 Art. 13a eingefügt 16-005 20.11.2015 01.01.2016 Art. 14 Abs. 1 geändert 16-005 20.11.2015 01.01.2016 Art. 15 Abs. 1 geändert 16-005       9  162.16  Änderungstabelle - nach Artikel  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 29.11.2010 01.01.2011 Erstfassung 11-75 Art. 9 20.11.2015 01.01.2016 aufgehoben 16-005 Art. 13a 20.11.2015 01.01.2016 eingefügt 16-005 Art. 14 Abs. 1 20.11.2015 01.01.2016 geändert 16-005 Art. 15 Abs. 1 20.11.2015 01.01.2016 geändert 16-005