Direktionsverordnung über die Archivführung der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion (ArchDV JGK)   1  152.315  Direktionsverordnung über die Archivführung der dezentralen Verwaltung der Justiz-,  Gemeinde- und Kirchendirektion (ArchDV JGK)  vom 13.11.2009 (Stand 01.08.2018)  Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion,  gestützt auf Artikel 11 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG1)) und Artikel 1 Absatz 2 Buchstabe a der Verordnung vom 4. November 2009 über die Archivierung (ArchV2)),  beschliesst:  1 Allgemeines  Art.  1 Gegenstand und Geltungsbereich 1 Diese Verordnung regelt *  a * die  Archivführung der  Regierungsstatthalterämter,  Kindes-  und Erwach- senenschutzbehörden  (KESB),  Grundbuchämter,  Betreibungs-  und Konkursämter und des Handelsregisteramtes,  b * die Aufbewahrung von Unterlagen von Privaten, soweit diese ihnen von den KESB übertragene öffentliche Aufgaben erfüllen.  2 Die Archivierung elektronischer Daten richtet sich sinngemäss nach den Vor- schriften für die Zentralverwaltung. 3 Diese Verordnung gilt *  a für Unterlagen der KESB ab dem 1. Januar 2013, b für Unterlagen von ab dem 1. Januar 2013 abgeschlossenen Massnah-  men im Bereich des Kindes- und Erwachsenenschutzes.  2 Archivgut  Art.  2 Gliederung 1 Das Archivgut der dezentralen Verwaltung vor 1831 (ohne das alte kantonale Grundbuch) bildet den Archivbestand A.  1) BSG 108.1 2) BSG 108.111  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses  09-144      152.315  2  2 Der Archivbestand B besteht aus dem inventarisierten Archivgut der Regie- rungsstatthalterämter von 1831 bis 1950, der Grundbuchämter von 1803 bis 1911 und der Betreibungs- und Konkursämter von 1892 bis 1950. 3 Der Bestand C umfasst im Anschluss an den Bestand B das übrige Archivgut der  Regierungsstatthalterämter,  Grundbuchämter  und  Betreibungs-  und Konkursämter nach der bis am 31. Dezember 2009 gültigen Organisation der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion. 4 Das Archivgut  der Regierungsstatthalterämter,  Grundbuchämter und Betrei- bungs- und Konkursämter ab 1. Januar 2010 bildet den Archivbestand D.  Art.  2a * Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden 1 Das Archivgut der KESB ist nicht in Archivbestände gegliedert. 2 Die Mindestaufbewahrungsfristen sind im Anhang 1 festgelegt. 3 Die Unterlagen können nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist vernichtet werden. 4 Die Unterlagen, die von Privaten aufbewahrt werden, sind zur Vernichtung an die KESB zu übergeben.  Art.  3 Handelsregister 1 Das Archivgut des Handelsregisters ab 1883 ist nicht in Archivbestände ge- gliedert.  Art.  4 Aufbewahrungsfristen für die Archivbestände A und B 1 Sämtliche Unterlagen der Archivbestände A und B sind dauernd aufzubewah- ren.  Art.  5 Aufbewahrungsfristen für die Archivbestände C und D 1 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion regelt die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen der Archivbestände C und D durch eine Weisung. 2 Die Unterlagen werden dabei in zwei Klassen kategorisiert. Die Klasse 1 um- fasst die dauernd aufzubewahrenden Unterlagen, die Klasse 2 die befristet auf- zubewahrenden Unterlagen.  Art.  6 Sichtung der Archivbestände C und D 1 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion bezeichnet in ihrer Weisung ge- mäss Artikel 5 Absatz 1 diejenigen Unterlagenkategorien der Klasse 2, welche vor der Vernichtung zu sichten sind.       3  152.315  2 Bei der Sichtung ist zu prüfen, ob die Unterlagen Informationen enthalten  a über bedeutende Persönlichkeiten, b über Vorgehensweisen, die sich im Verlaufe der Zeit ändern (politischer  und sozialer Wandel), c über bedeutungsvolle Ereignisse (z.B. Katastrophen) oder d zum Verständnis des Alltags (sozial- und wirtschaftsgeschichtliche Aspek-  te). 3 Unterlagen, an denen ein geschichtliches Interesse im Sinne von Absatz 2 besteht, sind dauernd aufzubewahren.  Art.  7 Sampling der Archivbestände C und D 1 Wo eine Sichtung der Unterlagen unverhältnismässig ist, ist ein Sampling vor- zunehmen. 2 Für dieses Sampling gelten die Richtlinien des Staatsarchivs vom 1. Juli 2008 zur Aktensichtung für Archivalien der dezentralen kantonalen Verwaltung.  3 Archivführung  Art.  8 Verantwortlichkeit 1 Die  Vorsteherinnen  und  Vorsteher  der  dezentralen  Verwaltungsstellen  der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion stellen die geordnete Behandlung und Unterbringung ihrer Unterlagen sicher.  Art.  9 Aufsicht 1 Die  Aufsicht  über  die  Archive  der  dezentralen  Verwaltung  der  Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion richtet sich nach Artikel 20 Absatz 1 ArchV.  Art.  10 Sicherung der Unterlagen 1 Für  die  Sicherung  der  Unterlagen  der  dezentralen  Verwaltung  der  Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion finden die Artikel 4 ff. ArchV Anwendung.  Art.  11 Archivpläne 1 Die Geschäftsleitungen der dezentralen Verwaltung der Justiz-,  Gemeinde- und Kirchendirektion sorgen für einheitliche Archivpläne ihrer Organisationsein- heiten. 2 Die Archivpläne sind sinngemäss nach den Vorschriften gemäss Artikel 6 Ab- satz 1 und 2 Buchstaben a bis c ArchV zu erstellen. 3 Die Ablage der Unterlagen erfolgt nach den Archivplänen.       152.315  4  Art.  12 Aufbewahrungsort 1. Kantonale Archive  1 Das Archivgut des Archivbestandes A der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion wird im Staatsarchiv aufbewahrt. 2 Das übrige Archivgut  wird  in den Archiven der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion aufbewahrt, soweit es bis zum Inkraft- treten dieser Verordnung nicht dem Staatsarchiv abgeliefert worden und im An- hang 1 nichts anderes geregelt ist. * 3 Vorbehalten bleiben Ablieferungen an Privatunternehmen gemäss Artikel 15.  Art.  13 2. Güterrechtsregister 1 Das bis am 31. Dezember 1987 geführte Güterrechtsregister wird beim Han- delsregisteramt aufbewahrt.  Art.  14 3. Aufbewahrung bei Privatunternehmen 1 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion kann mit Vertrag Privatunterneh- men mit der Aufbewahrung und Bewirtschaftung von Archivgut ihrer dezentra- len Verwaltung beauftragen. 2 Ein Privatunternehmen muss Gewähr für die sichere Aufbewahrung und Be- wirtschaftung der Unterlagen im Sinne der Archivgesetzgebung leisten. 3 Die bei Privatunternehmen gelagerten Unterlagen dürfen nur mit Zustimmung der Justiz-,  Gemeinde- und Kirchendirektion an einen anderen Standort ver- schoben werden. 4 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion regelt im Einvernehmen mit den abliefernden Behörden sowie dem Staatsarchiv den Zugriff auf die bei Privatun- ternehmen aufbewahrten Unterlagen.  Art.  15 4. Ablieferung von Unterlagen an Privatunternehmen 1 Die Ablieferung von Unterlagen an Privatunternehmen erfolgt nach Rückspra- che mit der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion. 2 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion kann die Aufbewahrung von Un- terlagen ihrer dezentralen Verwaltung bei einem Privatunternehmen anordnen. Sie berücksichtigt dabei die dienstlichen Bedürfnisse der betroffenen Organisa- tionseinheiten.  Art.  16 Archivierung von Personendaten 1 Die Archivierung von Personendaten richtet sich nach Artikel 14 ArchG.       5  152.315  2 Der Bestreitungsvermerk nach Artikel 14 Absatz 4 ArchG ist schriftlich bei der archivführenden Behörde einzureichen, bei welcher die Einsichtnahme in die Unterlagen erfolgt ist.  4 Zugänglichkeit des Archivguts  Art.  17 1 Der Zugang der Öffentlichkeit zum Archivgut der dezentralen Verwaltung der Justiz-,  Gemeinde- und Kirchendirektion richtet sich nach den Artikeln 16 ff. ArchG.  5 Inkrafttreten  Art.  18 1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2010 in Kraft.  Bern, 13. November 2009 Der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektor:  Neuhaus       152.315  6  Änderungstabelle - nach Beschluss  Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle 13.11.2009 01.01.2010 Erlass Erstfassung 09-144 09.05.2018 01.08.2018 Art. 1 Abs. 1 geändert 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 1 Abs. 1, a eingefügt 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 1 Abs. 1, b eingefügt 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 1 Abs. 3 eingefügt 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 2a eingefügt 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 12 Abs. 2 geändert 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Anhang 1 eingefügt 18-037       7  152.315  Änderungstabelle - nach Artikel  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 13.11.2009 01.01.2010 Erstfassung 09-144 Art. 1 Abs. 1 09.05.2018 01.08.2018 geändert 18-037 Art. 1 Abs. 1, a 09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037 Art. 1 Abs. 1, b 09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037 Art. 1 Abs. 3 09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037 Art. 2a 09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037 Art. 12 Abs. 2 09.05.2018 01.08.2018 geändert 18-037 Anhang 1 09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037       1  152.315-A1       Anhang 1 zu Artikel 2a Absatz 2 und 12 Absatz 2   (Stand 01.08.2018)   Kindes- und Erwachsenenschutz       Gegenstand Mindestauf- bewahrungs- frist   Beginn Aufbewahrungsort   1 Behördenakten Beistandschaften Er- wachsenenschutz, inkl. Berichte und  Rechnungen   30 Jahre nach Erlöschen der   Massnahme    Standort KESB    2 Behördenakten umfassende Beistand- schaften, inkl. Berichte und Rechnun- gen   dauernd nach Erlöschen der   Massnahme    Standort KESB    3 Behördenakten Fürsorgerische Unter- bringung und ambulante Massnahmen   30 Jahre  nach Erlöschen der   Massnahme    Standort KESB    4 Behördenakten Beistandschaften und  Vormundschaften Kindesschutz, inkl.  Berichte und Rechnungen   dauernd nach Erlöschen der   Massnahme   Standort KESB    5 Mandatsakten private Mandatsträgerin- nen und Mandatsträger (ohne Rech- nungsbelege)   10 Jahre  nach Erlöschen der   Massnahme   Laufendes Mandat:   Private Mandatsträ- gerinnen und Man- datsträger    Beendetes Mandat:  Standort KESB   6 Rechnungsbelege private Mandatsträ- gerinnen und Mandatsträger    10 Jahre  nach Genehmigung KESB Laufendes Mandat:   Private Mandatsträ- gerinnen und Man- datsträger    Beendetes Mandat:  Standort KESB   7 Unterlagen Pflegekinderwesen 30 Jahre  nach Beendigung Pflege- verhältnis    Standort KESB    8 Unterhaltsverträge, Unterlagen betr.  elterliche Sorge   30 Jahre  nach Abschluss Verfahren Standort KESB      2  152.315-A1        Gegenstand Mindestauf- bewahrungs- frist   Beginn Aufbewahrungsort   9 Adoptionsakten  dauernd nach Abschluss Verfahren Standort KESB    10 Protokolle, Traktandenlisten,  Akten-  notizen Behörden   30 Jahre    Standort KESB    11 Meldungen Polizei, Gefährdungsmel- dungen, Korrespondenzen, Mitteilun- gen, ärztliche fürsorgerische Unterbrin- gung, Vorabklärungsakten etc. (ohne  Dossiereröffnung oder Abschluss ohne  Massnahme)    10 Jahre    Standort KESB   12 Allgemeine Akten und Korresponden- zen KESB   10 Jahre    Standort KESB   13 Mitteilungen Gerichte, Zivilstandsämter  und Gemeinden (ohne Dossiereröff- nung)   10 Jahre    Standort KESB    14 Finanz- und Rechnungswesen, Debito- ren, Kreditoren, Buchhaltungs- und  Kassenbelege, Massnahmekosten   10 Jahre  nach Beendigung Unter- bringung    Standort KESB   15 Protokolle, Traktandenlisten, Aktennoti- zen der GL KESB   30 Jahre   Standort KESB Bern   16 Allgemeine Akten und   Korrespondenzen GL KESB   10 Jahre    Standort KESB Bern