140.13 - Verordnung über die Aktenführung   1  140.13  Verordnung über die Aktenführung  Vom 17. Dezember 2002 (Stand 1. Januar 2018)  Der Regierungsrat des Kantons Basel-Landschaft,  gestützt auf § 24 des Gesetzes vom 28. September 20171) über die Organisati- on des Regierungsrats und der Verwaltung des Kantons Basel-Landschaft (Re- gierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz Basel-Landschaft, RVOG BL), *  beschliesst:  §  1 Geltungsbereich 1  Diese Verordnung regelt die Aktenführung der Dienststellen der kantonalen  Verwaltung gemäss Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und  der  kantonalen  Verwaltung  (Verwaltungsorganisationsgesetz)  vom  6.  Juni  1983. 2 Über  die  Unterstellung  der  Aktenführung  weiterer  mit  der  Erfüllung  von  Kantonsaufgaben  betrauter  Stellen  oder  Personen  entscheiden  der  Regie- rungsrat respektive das Staatsarchiv im Einzelfall nach Massgabe ihrer Auf- sichtspflicht.  §  2 Zweck der Aktenführung 1 Die  Aktenführung unterstützt  die  Geschäftsbearbeitung  und  ermöglicht  die  Nachvollziehbarkeit und Transparenz staatlichen Handelns. Sie dient damit der  Rechtssicherheit, dem Schutz der Grundrechte sowie der rationellen Verwal- tungsführung. 2 Sie ermöglicht den Behörden, a. ihre Informationen zu nutzen und zu verwalten; b. in laufenden Geschäften die Übersicht zu wahren und die Koordination zu   gewährleisten (Informationsmanagement); c. ihre Handlungen nachzuweisen (Planung, Controlling, Aufsicht); d. Dritten oder dem Landrat Rechenschaft über ihre geschäftlichen Aktivitä-  ten abzulegen. 3 Die Aktenführung bildet die Voraussetzung für die rationelle Langzeitarchivie- rung von archivwürdigen Unterlagen des Kantons Basel-Landschaft.  1) GS 2017.083, SGS 140  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778  https://bl.clex.ch/data/140/de/art24   2  140.13  §  3 Begriffe 1 Akten: Akten oder Unterlagen sind alle bei der Aufgabenerfüllung auf Papier,  elektronisch oder auf andere Art haltbar gemachten Aufzeichnungen von In- formationen sowie alle Hilfsmittel,  die für das Verständnis der Informationen  und deren Nutzung notwendig sind. 2 Ordnungssystem:  Das  Ordnungssystem  (z.B.  Registraturplan,  Aktenplan,  Strukturplan) ist die Grundlage für die Ablage der Akten und bildet alle Aufga- benbereiche einer Dienststelle ab. 3 Geschäft: Als Geschäft gilt jede Aufgabe, die von einer Dienststelle erledigt   werden muss. 4 Dossier: Das Dossier ist die Gesamtheit aller Akten eines Geschäftes.  §  4 Grundsätze zur Aktenführung 1 Die Dienststellen sorgen für eine ordnungsgemässe Aktenführung und eine  systematische Ablage. 2 Die Unterlagen müssen vollständig und verlässlich registriert werden. 3 Unterlagen werden in Dossiers zusammengefasst. Die Bildung von Dossiers  erfolgt auf der Grundlage des Ordnungssystems.  §  5 Organisation der Aktenführung 1 Die Dienststellen regeln in internen Organisationsvorschriften verbindlich Ab- läufe, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel der Aktenführung. 2 Die Leitung der Dienststelle ist verantwortlich für die Organisation der Akten- führung und den Erlass der dazu notwendigen internen Organisationsvorschrif- ten.  §  6 Informationsträger und technische Mittel 1 Die Dienststellen legen die Unterlagen mittels  gebräuchlicher,  archivtaugli- cher Aufzeichnungsmedien ab. 2 Es dürfen nur Papiersorten verwendet werden, welche die Lebensdauerklas- se LDK 12-80 (ermittelt nach DIN 6738) erreichen. 3 Die eingesetzten technischen Mittel müssen: a. mit den technischen Standards der Kantonsverwaltung konform sein, ins-  besondere im Bereich der Büroautomation; b. den  gültigen  Sicherheitsanforderungen  genügen,  insbesondere  im  Be-  reich der Informatiksicherheit und des Datenschutzes; c. die ISO-Norm 15489-1 erfüllen. 4 Die eingesetzten technischen Mittel müssen die Übernahme von Unterlagen  aus abgelösten Systemen sowie die Archivierung gewährleisten.  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778    3  140.13 5 Akten, die mit Hilfe von kryptografischen Verfahren gesichert werden, müssen  innert nützlicher Frist und mit vertretbarem Aufwand verwendbar gemacht wer- den können.  §  7 Archivierung 1 Die  nicht  mehr  ständig  benötigten  Unterlagen  müssen  dem  Staatsarchiv  angeboten werden. Die Anbietepflicht tritt  spätestens dann ein, wenn in den  letzten zehn Jahren einem Dossier keine Unterlagen mehr beigefügt worden  sind. 2 Die  Bewertung,  Übernahme  und  Archivierung  der  Unterlagen  richten  sich  nach den geltenden Normen zur Archivierung.  §  8 Schlussbestimmungen 1 Das Staatsarchiv berät die Dienststellen bei der Aktenführung. 2 Das Staatsarchiv koordiniert  und kontrolliert  die Umsetzung dieser Verord- nung und ist befugt, den aktenführenden Stellen Auflagen zu machen, wenn  diese zur Erfüllung der Aktenführungspflicht notwendig sind. 3 Es gelten die Richtlinien des Staatsarchivs betreffend funktionale und techni- sche Mindestanforderungen der Aktenführung in der Kantonsverwaltung vom  1. Januar 2003.  §  9 Inkrafttreten 1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2003 in Kraft.  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778    4  140.13  Änderungstabelle - Nach Beschlussdatum  Beschlussdatum Inkraft seit Element Wirkung Publiziert mit  17.12.2002 01.01.2003 Erlass Erstfassung GS 34.0778  19.12.2017 01.01.2018 Ingress geändert GS 2017.086  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778    5  140.13  Änderungstabelle - Nach Artikel  Element Beschlussdatum Inkraft seit Wirkung Publiziert mit  Erlass 17.12.2002 01.01.2003 Erstfassung GS 34.0778  Ingress 19.12.2017 01.01.2018 geändert GS 2017.086  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778   	§ 1 Geltungsbereich 	§ 2 Zweck der Aktenführung 	§ 3 Begriffe 	§ 4 Grundsätze zur Aktenführung 	§ 5 Organisation der Aktenführung 	§ 6 Informationsträger und technische Mittel 	§ 7 Archivierung 	§ 8 Schlussbestimmungen 	§ 9 Inkrafttreten  		2022-10-21T00:08:06+0200 	"4410 Liestal" 	"Gesetzessammlung Kanton Basel-Landschaft"