17.61 - Règlement sur l&apos;archivage (RArch)    17.61  Règlement sur l'archivage (RArch)  du 04.06.2019 (version entrée en vigueur le 01.07.2019)  Le Conseil d'Etat du canton de Fribourg  Vu la loi  du  10 septembre  2015 sur  l'archivage  et  les  Archives  de  l'Etat  (LArch); Vu l'article 70 al. 1 de la loi du 16 octobre 2001 sur l'organisation du Conseil  d'Etat et de l'administration (LOCEA); Vu l'article 35 al. 2 de la loi du 31 mai 2010 sur la justice (LJ); Vu les articles 7a al. 2, 60 al. 3 let. n, 103, 103bis al. 3 et 4 et 126 de la loi du  25 septembre 1980 sur les communes (LCo); Vu l'article 34 al. 1 let. n de la loi du 19 septembre 1995 sur les aggloméra- tions (LAgg); Vu l'article 26 al. 3 de la loi du 25 novembre 1994 sur la protection des don- nées (LPrD); Vu les articles 20 al. 2, 37 al. 2 et 38 al. 1 de la loi du 9 septembre 2009 sur  l'information et l'accès aux documents (LInf); Vu les articles 2 al. 1 let. a et 5 de la loi du 2 octobre 1991 sur les institutions  culturelles de l'Etat (LICE); Sur la proposition de la Chancellerie d'Etat,  Arrête:  1 Dispositions générales  Art.  1 Objet et champ d'application 1 Le présent règlement complète les dispositions de la loi sur l'archivage et les  Archives de l'Etat (LArch) relatives: a) à l'organisation de l'archivage; b) aux archives historiques; c) aux régimes particuliers propres à certaines catégories d'organes. 2 Il s'applique aux organes publics mentionnés à l'article 2 LArch.  1    Archivage – R  17.61  Art.  2 Organes spécialisés – Chancellerie d'Etat 1 Le  domaine  de  l'archivage  relève  de  la  compétence  de  la  Chancellerie  d'Etat. 2 La Chancellerie dispose à cet effet des Archives de l'Etat. Elle approuve les  directives adoptées par ces dernières avant leur entrée en vigueur. 3 Elle institue, en fonction des besoins, des groupes de travail chargés d'assu- rer, pour des projets ou des thèmes déterminés, la liaison entre les Archives  de l'Etat et les divers milieux internes ou externes concernés, notamment les  communes ainsi que la communauté des professionnel-le-s intéressés.  Art.  3 Organes spécialisés – Archives de l'Etat 1 Les Archives de l'Etat (ci-après: les AEF) accomplissent les missions qui  leur sont confiées par la loi et par le présent règlement à l'égard de l'Etat, des  communes et des tiers. 2 Elles sont consultées sur les projets qui ont un impact direct sur les ques- tions liées à l'archivage. 3 Elles participent, avec les autres institutions et services de l'Etat en charge  des questions patrimoniales, au développement d'une politique coordonnée de  sauvegarde du patrimoine. 4 Elles sont placées sous la direction administrative et scientifique de l'archi- viste cantonal-e, secondé-e par un ou une archiviste cantonal-e adjoint ou ad- jointe.  Art.  4 Organes spécialisés – Service de l'informatique et des télécom- munications  1 Le Service de l'informatique et des télécommunications (ci-après: le SITel)  assiste et conseille les AEF pour tout ce qui touche aux aspects informatiques  de l'archivage électronique. 2 Il exerce en outre les tâches et responsabilités qui lui sont attribuées dans ce  domaine par le présent règlement.  Art.  5 Définitions 1 En complément des notions définies à l'article 3 LArch, on entend par: a) Délai de conservation auprès de l'organe public: la durée pendant la-  quelle un dossier ou un document doit être conservé par l'organe public  traitant pour des raisons administratives ou légales; ce délai court dès la  date de clôture du dossier ou, pour les documents isolés, dès la date de  leur création.  2    Archivage – R  17.61  b) Support: tout élément matériel sur lequel est enregistrée l'information  pour produire un document et qui sert à le transmettre ou à le conserver.  c) Evaluation: l'action de déterminer si un dossier ou un document a une  valeur archivistique justifiant un versement aux archives historiques.  d) Versement: l'action de transférer aux archives historiques les dossiers et  documents destinés à y être conservés.  e) Instruments de recherche: les outils nécessaires pour identifier, trouver,  consulter et comprendre les dossiers et documents, tels que répertoires,  inventaires, fichiers ou index, sur quelque support que ce soit.  f) Dossier: un ensemble organisé de documents liés entre eux par leur ob- jet ou leur usage, constitué au cours d'une période donnée définie par  une date d'ouverture et une date de clôture.  g) Document de corbeille: un document dénué d'utilité administrative ou  légale et n'ayant clairement pas vocation à être conservé.  2 Organisation de l'archivage  2.1 Gestion des archives courantes et intermédiaires (art. 6 LArch)  Art.  6 Principes 1 Les organes publics gèrent et conservent leurs dossiers et documents de ma- nière à pouvoir vérifier en tout temps leurs activités et en rendre compte. 2 Ils prennent les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour  prévenir et empêcher la perte, la détérioration, la falsification et l'accès non  autorisé.  Art.  7 Plan de classement et de gestion 1 Les organes publics dressent et tiennent à jour un plan de classement et de  gestion de leurs dossiers. 2 Le plan de classement et de gestion comprend: a) un plan de classement des dossiers reflétant la ou les missions et les ac-  tivités de l'organe public; b) les rôles et responsabilités en matière de gestion et d'accès aux dossiers; c) les prescriptions relatives à l'accessibilité et à la confidentialité des dos-  siers; d) les délais de conservation auprès de l'organe public; e) les décisions sur le sort final des dossiers et documents prises en appli-  cation de l'article 11.  3    Archivage – R  17.61 3 Le plan de classement et de gestion ainsi que ses modifications sont approu- vés par les AEF avant leur entrée en vigueur.  Art.  8 Personnes de référence 1 Les organes publics désignent au besoin une personne de référence chargée  de l'organisation de leurs archives courantes et intermédiaires. La même per- sonne peut exercer cette fonction pour plusieurs organes. 2 Les AEF sont informées de la désignation des personnes de référence et de  tout changement de titulaire. Elles assurent leur formation et les soutiennent  dans leurs activités. 3 A défaut d'une personne de référence, les tâches mentionnées à l'alinéa 1  sont exercées par les chef-fe-s des unités administratives ou par la présidence  des commissions.  Art.  9 Rôle des AEF 1 En matière  de gestion des  archives  courantes  et  intermédiaires,  les  AEF  exercent les tâches suivantes: a) elles règlent les détails  des procédures  mentionnées dans la présente   section par voie de directives et veillent à leur application; b) elles fournissent conseils et assistance aux organes concernés, notam-  ment sous la forme de modèles d'instruments de gestion et de guides  pratiques;  c) elles  accompagnent  les  organes  concernés  dans  la  mise  en  place  de  leurs plans de classement et de gestion et dans la préparation de leurs  versements;  d) elles proposent des ateliers de formation. 2 Elles exercent en outre une surveillance générale sur l'application des dispo- sitions relatives à l'archivage et peuvent dans ce contexte: a) procéder à l'inspection des moyens et des locaux dévolus à la gestion et   à la conservation des dossiers et documents, y compris à l'archivage au- tonome;  b) faire rapport à l'organe concerné et émettre des recommandations lors- qu'elles constatent des situations non conformes;  c) informer au besoin l'autorité  hiérarchique  ou de surveillance  compé- tente.  4    Archivage – R  17.61  2.2 Evaluation, versement et élimination (art. 7 al. 1 à 4 et 8 LArch)  Art.  10 Obligation de proposer 1 Les dossiers et documents dont le délai de conservation auprès de l'organe  public est échu sont proposés à intervalles réguliers aux AEF. 2 Les dossiers et documents qui revêtent une valeur archivistique sont propo- sés sous la forme d'un bordereau de versement; les autres dossiers et docu- ments sont soumis sous la forme d'un bordereau d'élimination.  Art.  11 Evaluation et détermination du sort final 1 L'évaluation est fondée sur les critères mentionnés à l'article 3 al. 1 let. e  LArch, d'entente entre les AEF et l'organe concerné. 2 Sur la base de cette évaluation, les AEF déterminent le sort final des dos- siers et documents (versement ou élimination). 3 L'évaluation et la détermination du sort final ont lieu en règle générale lors  de l'élaboration et de la mise à jour des plans de classement et de gestion. Les  résultats sont consignés dans ces derniers.  Art.  12 Versements 1 Les versements portent uniquement sur les dossiers et documents destinés à  une conservation définitive au sein des archives historiques. 2 Les supports sur lesquels les documents sont versés sont définis d'entente  entre les AEF et l'organe versant. 3 Les dossiers et documents sont classés, inventoriés, conditionnés et transfé- rés aux AEF par l'organe versant.  Art.  13 Elimination 1 L'élimination des dossiers et documents nécessite l'autorisation expresse des  AEF, y compris lorsqu'elle est prévue dans les plans de classement et de ges- tion. 2 Les documents de corbeille peuvent être éliminés en tout temps sans autori- sation écrite ni bordereau d'élimination; en cas de doute lors de leur identifi- cation, l'organe public se renseigne auprès des AEF.  5    Archivage – R  17.61  2.3 Gestion des archives historiques  Art.  14 Infrastructures de conservation 1 Les AEF gèrent, dans le respect des normes et standards professionnels, les  infrastructures nécessaires à la conservation des archives historiques aux for- mats papier et électronique. Le SITel met à disposition les systèmes informa- tiques requis pour la mise en place de l'archivage électronique. 2 Toutefois, la gestion du système d'archivage électronique et des infrastruc- tures nécessaires peut être confiée à une autre collectivité publique ou mutua- lisée avec plusieurs collectivités publiques ou déléguée à un tiers spécialisé  après signature d'une convention. Le cas échéant, la décision est prise par le  Conseil d'Etat.  Art.  15 Classement des archives historiques 1 Chaque entrée d'archives est enregistrée par les AEF. 2 Les archives historiques sont classées dans la mesure du possible par prove- nance et selon le principe du respect des fonds. 3 Elles sont munies de cotes permettant leur identification. 4 Elles sont accompagnées d'instruments de recherche établis conformément  aux normes et standards archivistiques.  Art.  16 Publications officielles de l'Etat 1 Les principales publications officielles de l'Etat sont versées chaque année  aux AEF par l'organe qui en assume la responsabilité. 2 Les AEF établissent la liste des publications concernées et la complètent au  besoin par d'autres documents importants.  2.4 Archivage électronique (art. 9 LArch)  Art.  17 Principe et conditions-cadres 1 Les dossiers et documents électroniques détenus par les organes de l'Etat  sont soumis aux règles de la présente section. 2 Les AEF et le SITel préparent et mettent à la disposition des organes de  l'Etat des instruments leur permettant d'assurer l'évaluation, le versement ou  l'élimination  ainsi  que  la  conservation  des  dossiers  et  documents  électro- niques qu'ils détiennent. 3 Avec l'appui du SITel, les AEF assument les responsabilités suivantes: a) édiction des directives et élaboration des modèles nécessaires à la mise   en place de l'archivage électronique;  6    Archivage – R  17.61  b) examen préalable des projets informatiques sous l'angle de l'archivage  et définition des prérequis en la matière;  c) conseil  pour la  préparation des versements  de dossiers et  documents  électroniques;  d) conservation pérenne de dossiers et documents archivés au format élec- tronique.  Art.  18 Mise en œuvre 1 Les organes de l'Etat mettent en œuvre les instruments et procédures fournis  par les AEF et le SITel de manière à assurer l'évaluation ainsi que le verse- ment ou l'élimination des dossiers et documents électroniques. 2 Lors de l'introduction de nouvelles solutions informatiques, ils: a) associent les AEF aux travaux dès la phase préliminaire du projet; b) veillent à ce que l'intégrité et l'exploitation des dossiers et documents   provenant des solutions remplacées restent garanties sans dégradation.  3 Consultation des archives historiques  3.1 Accès ordinaire  Art.  19 Publicité des archives 1 Sont signalés à l'attention du public, mis à sa disposition et, dans la mesure  du possible, publiés sur Internet: a) la liste complète des fonds d'archives versés par les organes publics et   des fonds d'archives privés, y compris ceux qui sont soumis à un délai  de protection;  b) la liste  complète  des instruments de recherche  existants  ainsi  que le  contenu de ces instruments.  2 Toutefois, les instruments de recherche contenant des données personnelles  sensibles sont soumis aux délais de protection spéciaux prévus à l'article 16  LArch.  Art.  20 Délais de protection (art. 15 à 17 LArch) 1 Les AEF mettent en place une procédure de contrôle permettant de garantir  le respect des délais de protection fixés par la loi.  7    Archivage – R  17.61 2 Elles veillent en particulier au respect du délai de protection spécial auquel  sont soumis les dossiers et documents classés selon des noms de personnes et  qui contiennent des données personnelles sensibles au sens de la législation  sur la protection des données. 3 L'article 17 LArch relatif à la consultation des archives par l'organe versant   est réservé.  Art.  21 Modalités de la consultation 1 Les archives historiques sont accessibles au public en principe par consulta- tion sur place, dans des espaces distincts des locaux de conservation et sous  la surveillance du personnel. 2 Afin de préserver l'état de conservation des originaux, des copies peuvent  être fournies à leur place. 3 La consultation peut en outre être restreinte, soumise à conditions ou refu- sée lorsque l'état de conservation des dossiers et documents l'exige ou que le  fonds d'archives n'est pas encore classé ni inventorié. Dans la mesure du pos- sible, des solutions alternatives sont proposées.  Art.  22 Assistance 1 Le public qui consulte les archives historiques est conseillé et orienté dans  ses recherches. Cette assistance est fournie de manière impartiale et gratuite. 2 Il est en outre répondu gratuitement aux demandes de renseignements re- çues de l'extérieur. 3 Lorsqu'elle dépasse ce qui est raisonnablement exigible, l'assistance peut,  dans la limite des disponibilités du personnel, être accordée contre émolu- ment (art. 33 al. 1 let. a).  Art.  23 Règlement de consultation 1 Les AEF précisent les modalités de la consultation et de l'assistance au pu- blic dans un règlement de consultation. 2 La personne qui contrevient gravement ou de façon répétée au règlement de  consultation peut se voir interdire l'accès aux locaux de consultation.  3.2 Accès particuliers  Art.  24 Droit d'accès aux documents (art. 14 al. 1 LArch) 1 Pendant le délai de protection, les documents sont accessibles au public aux  conditions et selon les modalités fixées par la législation sur l'information et  l'accès aux documents.  8    Archivage – R  17.61 2 La demande est traitée par l'organe versant selon les règles ordinaires du  droit d'accès, avec la collaboration du personnel des AEF.  Art.  25 Dérogations aux délais de protection 1 En dehors  des cas  visés  à  l'article 24, la consultation des  archives  histo- riques pendant le délai de protection est en principe exclue. 2 Des dérogations peuvent toutefois être accordées aux personnes et institu- tions qui accomplissent  des  recherches  scientifiques ou qui font valoir un  autre intérêt légitime, à condition qu'aucun intérêt public ou privé prépondé- rant ne s'y oppose. 3 Les dérogations sont octroyées par l'organe versant, sur le préavis des AEF.  Elles peuvent être assorties de charges et de conditions et précisent comment  les archives peuvent être consultées et utilisées.  Art.  26 Droit d'accès à ses données personnelles 1 Les demandes de consultation fondées sur le droit d'accès à ses données per- sonnelles sont traitées  conformément  à la  législation sur la  protection des  données. 2 Lorsque la personne concernée fait valoir un intérêt digne de protection, la  demande est traitée par l'organe versant, avec la collaboration des AEF. 3 Dans les autres cas, la demande peut être refusée (art. 25 al. 2 LPrD). Toute- fois, si elle porte sur des données classées par noms de personnes ou sur des  dossiers ou documents clairement identifiés, les organes concernés y donnent  suite indépendamment de l'existence d'un intérêt digne de protection.  Art.  27 Contestation de données archivées (art. 4 LArch et art. 26 al. 3  LPrD)  1 La personne qui requiert l'inscription d'une mention relative au caractère li- tigieux ou inexact d'un document archivé doit justifier de son identité et pré- senter sa demande aux AEF sous la forme d'une contestation écrite. 2 La  contestation  doit  explicitement  apparaître  comme telle  et  contenir  en  outre le lieu, la date, les nom et prénom ainsi que la signature de la personne  requérante. 3 La demande ne peut être admise que dans la mesure où le document contes- té est identifié précisément et concerne la personne requérante. La décision  est prise par les AEF. 4 Lorsque  la  demande  est  acceptée,  l'organe  versant  en  est  informé,  et  la  contestation est jointe au document archivé de manière à pouvoir être lue par  toute personne qui consultera ce dernier.  9    Archivage – R  17.61  Art.  28 Accès aux archives privées (art. 14 al. 5 LArch) 1 Les conditions d'accès aux fonds d'archives d'origine privée sont fixées par  la convention de donation ou de dépôt dont elles font l'objet. 2 A défaut de convention, les dispositions relatives à la consultation des ar- chives versées par les organes publics s'appliquent aux fonds privés. Toute- fois: a) le droit d'accès fondé sur la législation sur l'information et l'accès aux   documents (art. 24) ne peut pas être invoqué; b) les dérogations aux délais de protection (art. 25) sont, le cas échéant,   délivrées directement par les AEF.  3.3 Autres utilisations  Art.  29 Reproductions 1 La reproduction de séries complètes d'archives n'est possible que pour des  projets présentant un intérêt public ou scientifique prépondérant. Elle néces- site l'accord préalable des AEF. 2 Dans  les  autres  cas,  la  reproduction  d'archives  historiques  est  autorisée.  Toutefois, lorsque la conservation des dossiers et documents l'exige, le droit  d'en obtenir une reproduction peut être restreint ou supprimé. 3 Les modalités de la reproduction et les moyens autorisés sont fixés par les  AEF.  Art.  30 Prêt 1 Le prêt  d'archives  historiques nécessite  la  signature  d'une  convention de  prêt. La conclusion d'un contrat d'assurance peut en outre être exigée pour le  prêt à des organes ou personnes externes à l'Etat.  Art.  31 Utilisation à des fins commerciales 1 L'utilisation des archives historiques à des fins commerciales est soumise à  une autorisation des AEF. 2 L'autorisation peut être assortie de charges ou de conditions.  Art.  32 Exemplaire justificatif 1 Lorsqu'une publication est fondée entièrement ou principalement sur des ar- chives historiques, l'auteur-e en remet gratuitement un exemplaire justificatif  aux AEF dans l'année suivant sa parution. 2 Il en va de même pour les travaux de maturité et les travaux universitaires  (mémoires de bachelor et de master, thèses de doctorat).  10    Archivage – R  17.61  3.4 Emoluments (art. 14 al. 3 LArch)  Art.  33 1 Un émolument peut, conformément au tarif figurant dans l'Annexe 1, être  perçu pour les prestations suivantes: a) l'assistance fournie au public, lorsqu'elle dépasse ce qui est raisonnable-  ment exigible (art. 22 al. 3); b) la fourniture de copies d'actes notariés et d'armoiries de famille; c) l'impression ou la fourniture de copies et de reproductions d'autres do-  cuments. 2 Il peut être renoncé à tout ou partie de l'émolument lorsque la recherche ou  la publication qui en résulte présente un intérêt public ou scientifique prépon- dérant. 3 Lorsque la demande de consultation est fondée sur la législation sur l'infor- mation et l'accès aux documents (art. 25) ou sur la législation sur la protec- tion des données (art. 27), la perception des émoluments est régie par ces lé- gislations.  4 Régimes particuliers  4.1 Archivage autonome (art. 7 al. 5 LArch)  Art.  34 Organes concernés et autorisation 1 Peuvent demander à conserver eux-mêmes leur archives historiques: a) les établissements de l'Etat dotés de la personnalité morale; b) d'autres unités administratives ou établissements lorsque l'archivage de   leurs dossiers et documents est soumis à des contraintes particulières, et  ce avec l'accord de la Direction dont ils relèvent;  c) les institutions privées qui accomplissent des tâches de droit public pour  l'Etat.  2 L'autorisation est délivrée par les AEF si l'organe concerné démontre qu'il  dispose des compétences et ressources nécessaires en personnel, en locaux et  en moyens financiers et signe la convention relative aux modalités de l'archi- vage autonome prévue par la loi. 3 Les AEF tiennent à jour une liste des organes concernés et la publient sur  Internet.  11    Archivage – R  17.61  Art.  35 Modalités de l'archivage 1 Les organes qui sont au bénéfice d'une autorisation d'archivage autonome  organisent l'archivage de leurs dossiers et documents et donnent accès à leurs  archives historiques conformément aux dispositions de la loi, du présent rè- glement et des directives des AEF. 2 La convention relative aux modalités de l'archivage autonome précise no- tamment les principaux dossiers et documents qui doivent être conservés, la  délégation de certaines compétences, l'obligation de rapport périodique de la  part de l'organe et le droit de contrôle des AEF.  Art.  36 Renonciation et révocation 1 Les organes qui sont au bénéfice d'une autorisation d'archivage autonome  peuvent y renoncer en tout temps. 2 Les AEF peuvent révoquer l'autorisation d'archivage autonome en cas de  non-respect des principes posés par la loi, des dispositions du présent règle- ment ou des exigences de la convention. 3 En cas de renonciation ou de révocation, les archives historiques de l'organe  sont versées aux AEF selon la procédure usuelle. 4 Il en va de même en cas de dissolution de l'organe, à moins qu'un autre or- gane ne lui succède dans ses compétences et ne reprenne ses archives après  signature d'une nouvelle convention.  4.2 Pouvoir judiciaire  Art.  37 Principes 1 Les organes du Pouvoir judiciaire organisent l'archivage de leurs dossiers et  documents conformément aux dispositions de la loi et du présent règlement. 2 Ils veillent à la désignation de personnes de référence (art. 8). Le Tribunal  cantonal peut toutefois décider de nommer une ou plusieurs personnes qui  exercent cette fonction pour l'ensemble du Pouvoir judiciaire.  Art.  38 Règles particulières 1 Les dérogations suivantes aux règles  de la section 2 sont toutefois appli- cables au Pouvoir judiciaire: a) L'approbation des  plans de classement  et  de gestion (art. 7 al. 3)  in-  combe conjointement aux AEF et au Tribunal cantonal. b) Les tâches attribuées aux AEF en matière de gestion des archives cou-  rantes et intermédiaires par l'article 9 al. 1 let. a et b sont exercées par le  Tribunal cantonal.  12    Archivage – R  17.61  c) Le contrôle des ressources et des locaux (art. 9 al. 2 let. a et b) est exer- cé conjointement par les AEF et le Tribunal cantonal.  d) L'évaluation (art. 11 al. 1) est faite d'entente entre les AEF et le Tribu- nal cantonal pour l'ensemble des organes du Pouvoir judiciaire.  e) L'élimination des dossiers et documents (art. 13 al. 1) nécessite l'autori- sation conjointe des AEF et du Tribunal cantonal.  f) Les directives et modèles nécessaires à l'archivage électronique édictés  par les AEF (art. 17 al. 3 let. a) peuvent au besoin être complétés par  des directives du Tribunal cantonal.  4.3 Communes et collaborations intercommunales (art. 10 et 13 al. 1  LArch et art. 103 et 103bis al. 3 et 4 LCo)  Art.  39 Principes 1 Les communes, les associations de communes et les agglomérations orga- nisent l'archivage de leurs dossiers et documents et donnent accès à leurs ar- chives historiques conformément aux principes fixés par la loi et aux disposi- tions du présent règlement. 2 Elles déterminent elles-mêmes leurs besoins en matière d'archivage électro- nique. 3 Elles peuvent collaborer entre elles pour exécuter leurs tâches en matière  d'archivage.  Art.  40 Compétences – Communes 1 Les conseils communaux exercent, à l'égard de leur commune et des établis- sements qui s'y rattachent, les compétences dévolues aux AEF dans les do- maines suivants: a) la gestion des archives courantes et intermédiaires (art. 9); b) l'évaluation, le versement et l'élimination (art. 10 à 13); c) la gestion des archives historiques (art. 14 al. 1, dans la mesure de leurs   besoins et de leurs moyens; art. 15 al. 1); d) la consultation et l'utilisation des archives historiques (art. 20 al. 1 et 2;   art. 23 al. 1 – au besoin –; art. 24 al. 2, 25 al. 3, 26 al. 2, 27 al. 1 et 3, 28  al. 2 let. b, 29 al. 1 et 3, 31 al. 1, 32 et 33 al. 1).  2 Ils peuvent déléguer tout ou partie des tâches découlant de ces compétences  conformément aux articles 10 al. 3 LArch et 103 al. 2 LCo.  13    Archivage – R  17.61 3 Même en cas de délégation, ils conservent la responsabilité générale de la  bonne gestion des archives de leur commune et des établissements qui s'y rat- tachent.  Art.  41 Compétences – Collaborations intercommunales 1 Sous réserve d'une solution différente décidée par la corporation concernée,  les archives courantes, intermédiaires et historiques des associations de com- munes et des agglomérations sont gérées et conservées par la commune-siège  de la corporation. 2 Les conventions relatives aux ententes intercommunales règlent le sort des  archives courantes, intermédiaires et historiques de ces dernières. A défaut,  ces archives sont gérées par la commune qui tient la comptabilité de l'entente. 3 Les archives courantes et intermédiaires des conférences régionales sont gé- rées par les préfectures et leurs archives historiques sont versées aux AEF,  sous réserve d'une solution différente décidée par l'une d'entre elles. Les frais  qui en découlent sont pris en charge par les communes membres de la confé- rence concernée, selon la clé de répartition prévue.  Art.  42 Sort des archives historiques – En général 1 Les communes conservent elles-mêmes leurs archives historiques. 2 Elles peuvent toutefois, après signature de la convention prévue par la loi et   avec l'accord des AEF, déposer auprès de ces dernières celles de leurs ar- chives historiques qui ont plus de cent ans ou qui revêtent une valeur archi- vistique particulière. 3 Elles procèdent à leurs frais au classement, à l'inventaire, au conditionne- ment et au transfert de ces archives.  Art.  43 Sort des archives historiques – Cas particuliers 1 Les archives historiques des communes qui fusionnent doivent être closes  au jour de la fusion; la responsabilité de leur conservation incombe à la nou- velle commune. 2 Lorsqu'une association ou une agglomération est dissoute, ses archives his- toriques sont closes au jour où la liquidation est achevée. Le lieu et les moda- lités de leur conservation et de leur mise à la disposition du public sont réglés   dans la décision de dissolution; à défaut, l'article 41 al. 1 s'applique. 3 Les  communes, associations de communes et  agglomérations  règlent  par  convention l'archivage autonome prévu par l'article 10 al. 4 LArch. Au be- soin, elles appliquent par analogie les articles 34 et suivants. L'organe exécu- tif de la collectivité concernée conserve dans tous les cas ses compétences en  matière de gestion des archives courantes et intermédiaires.  14    Archivage – R  17.61  Art.  44 Assistance des AEF 1 Les activités de conseil et de soutien aux communes, associations de com- munes et agglomérations leur sont fournies gratuitement par les AEF, dans la  mesure des moyens disponibles. 2 Lorsque les AEF effectuent une visite locale à des fins de conseil ou qu'elles  procèdent à une inspection, elles rendent systématiquement à la collectivité  concernée un rapport de visite, avec au besoin des recommandations.  Art.  45 Bourgeoisies 1 Les archives courantes, intermédiaires et historiques des bourgeoisies sont  gérées et conservées par la commune au même titre que ses propres archives.  Elles constituent toutefois un fonds distinct. 2 Les bourgeoisies peuvent décider de gérer et de conserver elles-mêmes leurs  archives. Elles sont alors soumises par analogie aux dispositions de la loi et  du présent règlement applicables aux communes.  4.4 Délégataires de tâches publiques  Art.  46 1 Lorsque des tâches publiques sont déléguées à des personnes ou institutions  privées, l'organe délégant rappelle aux tiers concernés leur soumission à la lé- gislation sur l'archivage et veille à l'application de celle-ci. 2 Les directives adoptées par les AEF ou par les conseils communaux en ap- plication de l'article 9 al. 1 let. a peuvent  prévoir  des dérogations aux exi- gences de la section 2 pour les personnes et institutions privées auxquelles  des tâches publiques ont été déléguées.  4.5 Eglises reconnues (art. 11 LArch)  Art.  47 Conseils et collaboration 1 Les AEF dispensent en principe gratuitement des conseils aux Eglises et  communautés  religieuses  reconnues,  aux  corporations  ecclésiastiques  ainsi  qu'aux personnes juridiques canoniques sur des questions d'organisation et de  gestion d'archives lorsque la demande en est faite. 2 Avec l'accord des paroisses, les AEF effectuent une copie des anciens re- gistres paroissiaux (baptêmes, confirmations, mariages et sépultures), princi- palement de ceux qui datent d'avant 1876, année de la mise en place de l'état  civil laïque. Elles mettent ces copies à la disposition du public.  15    Archivage – R  17.61  Art.  48 Dépôt aux AEF 1 Les Eglises et communautés religieuses reconnues, les corporations ecclé- siastiques ainsi que les personnes juridiques canoniques peuvent, avec l'ac- cord des AEF, déposer auprès de ces dernières celles de leurs archives histo- riques qui ont plus de cent ans ou qui revêtent une valeur archivistique parti- culière. 2 Elles signent au préalable une convention fixant les conditions du dépôt. 3 Elles procèdent, en principe à leurs frais, au classement, à l'inventaire, au  conditionnement et au transfert de ces archives.  4.6 Fonds privés (art. 12 al. 1 let. e LArch)  Art.  49 Collecte 1 Les AEF s'efforcent de collecter des fonds d'archives d'origine privée qui  ont un lien significatif avec le canton de Fribourg. 2 Elles ne peuvent toutefois accepter de tels fonds que s'ils: a) revêtent une valeur archivistique justifiant leur conservation définitive; b) sont représentatifs du canton ou de ses régions dans leurs dimensions   naturelle,  sociale,  politique,  économique,  scientifique,  historique  ou  culturelle;  c) ne sont pas soumis à des délais de protection disproportionnés ou à des  conditions d'accès trop restrictives.  3 Les critères d'acceptation sont précisés dans une politique d'acquisition et de  sauvegarde du patrimoine fribourgeois établie d'entente entre les AEF, le Ser- vice de la culture et  les autres  institutions culturelles  et  services  de l'Etat  chargés de la sauvegarde du patrimoine. 4 Les communes peuvent  également accepter  des fonds privés.  Au besoin,  elles appliquent par analogie les règles de la présente section.  Art.  50 Modalités de l'acceptation 1 Les fonds privés  sont recueillis  en principe à titre  gratuit,  sous la  forme  d'une donation ou exceptionnellement d'un dépôt; lorsqu'une donation revêt  une importance particulière ou que son acceptation a des conséquences finan- cières non négligeables, le Conseil d'Etat en est informé au préalable. 2 La donation ou le dépôt font l'objet d'une convention précisant les condi- tions de la remise du fonds et de sa consultation. A défaut de convention, une  donation ne peut être acceptée que si le transfert de propriété au canton peut  être prouvé.  16    Archivage – R  17.61 3 Les AEF peuvent acquérir à titre onéreux des fonds qui répondent aux cri- tères fixés dans la politique d'acquisition.  5 Dispositions transitoires  Art.  51 1 Les organes publics disposent d'un délai de cinq ans dès l'entrée en vigueur  du présent règlement pour établir leur plan de classement et de gestion et le  faire approuver (art. 7); les anciens systèmes de classement sont maintenus  pour les dossiers et documents antérieurs à l'entrée en vigueur des nouveaux  plans. 2 Les communes ainsi que les établissements, services et institutions qui sont  au bénéfice d'une autorisation d'archivage autonome disposent d'un délai de  cinq ans pour mettre à la disposition du public la liste de leurs fonds d'ar- chives (art. 19 al. 1 let. a). 3 Tant que les moyens et procédures permettant d'assurer l'archivage électro- nique des dossiers et documents n'ont pas été mis en place, les organes pu- blics peuvent choisir: a) d'effectuer le versement de leurs archives au format papier; b) de les conserver en vue d'un versement au format électronique, à condi-  tion d'adapter  le  moment  venu leurs  dossiers  et  documents  aux  exi- gences minimales requises par un tel versement.  A1 ANNEXE 1 – Tarif des émoluments (art. 33 al. 1)  Art.  A1-1 1 Le tarif pour les frais courants est le suivant: a) Assistance fournie au public en vertu des articles 22 al. 3 et  33 al. 1   let. a: 60 francs l'heure b) Copies et impressions papier, lorsque les usagers et usagères les confec-  tionnent eux-mêmes sur les appareils mis à leur disposition: 1. par page A4 en noir/blanc: 20 centimes 2. par page A4 en couleurs: 40 centimes 3. par page A3 en noir/blanc: 40 centimes 4. par page A3 en couleurs: 80 centimes  c) Remise de copies et d'impressions papier, y compris le temps passé à  leur confection: 1. par page A4 en noir/blanc: 50 centimes  17    Archivage – R  17.61  2. par page A4 en couleurs: 1 franc 3. par page A3 en noir/blanc: 1 franc 4. par page A3 en couleurs: 2 francs  d) Images ou photographies numériques, pages scannées en haute résolu- tion, y compris le temps passé à leur confection: 1. par image ou photographie numérique: 5 francs 2. par page scannée en haute résolution: 5 francs  e) Remise d'une copie en couleurs d'armoiries de famille: 20 francs f) Remise d'une copie d'acte notarié: 50 francs, frais d'impression en sus g) Envoi postal de documents: 5 francs par envoi, sous réserve de frais ef-  fectifs plus élevés. 2 Les  autres  frais  (confections  de  copies  spéciales,  supports  d'information  électroniques, etc.) sont facturés au prix coûtant. 3 La présente disposition est également applicable aux organes qui sont au bé- néfice d'une autorisation d'archivage autonome ainsi qu'aux communes, asso- ciations de communes et agglomérations. Toutefois, les organes et collectivi- tés concernés peuvent établir leur propre tarif, à condition que les montants  ne dépassent pas ceux qui sont mentionnés ci-dessus.  18    Archivage – R  17.61  Tableau des modifications – Par date d'adoption  Adoption Elément touché Type de  modification  Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  04.06.2019 Acte acte de base 01.07.2019 2019_043  Tableau des modifications – Par article  Elément touché Type de  modification  Adoption Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  Acte acte de base 04.06.2019 01.07.2019 2019_043  19   	1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet et champ d'application 	Art. 2 Organes spécialisés – Chancellerie d'Etat 	Art. 3 Organes spécialisés – Archives de l'Etat 	Art. 4 Organes spécialisés – Service de l'informatique et des télécommunications 	Art. 5 Définitions  	2 Organisation de l'archivage 	2.1 Gestion des archives courantes et intermédiaires (art. 6 LArch) 	Art. 6 Principes 	Art. 7 Plan de classement et de gestion 	Art. 8 Personnes de référence 	Art. 9 Rôle des AEF  	2.2 Evaluation, versement et élimination (art. 7 al. 1 à 4 et 8 LArch) 	Art. 10 Obligation de proposer 	Art. 11 Evaluation et détermination du sort final 	Art. 12 Versements 	Art. 13 Elimination  	2.3 Gestion des archives historiques 	Art. 14 Infrastructures de conservation 	Art. 15 Classement des archives historiques 	Art. 16 Publications officielles de l'Etat  	2.4 Archivage électronique (art. 9 LArch) 	Art. 17 Principe et conditions-cadres 	Art. 18 Mise en œuvre   	3 Consultation des archives historiques 	3.1 Accès ordinaire 	Art. 19 Publicité des archives 	Art. 20 Délais de protection (art. 15 à 17 LArch) 	Art. 21 Modalités de la consultation 	Art. 22 Assistance 	Art. 23 Règlement de consultation  	3.2 Accès particuliers 	Art. 24 Droit d'accès aux documents (art. 14 al. 1 LArch) 	Art. 25 Dérogations aux délais de protection 	Art. 26 Droit d'accès à ses données personnelles 	Art. 27 Contestation de données archivées (art. 4 LArch et art. 26 al. 3 LPrD) 	Art. 28 Accès aux archives privées (art. 14 al. 5 LArch)  	3.3 Autres utilisations 	Art. 29 Reproductions 	Art. 30 Prêt 	Art. 31 Utilisation à des fins commerciales 	Art. 32 Exemplaire justificatif  	3.4 Emoluments (art. 14 al. 3 LArch) 	Art. 33   	4 Régimes particuliers 	4.1 Archivage autonome (art. 7 al. 5 LArch) 	Art. 34 Organes concernés et autorisation 	Art. 35 Modalités de l'archivage 	Art. 36 Renonciation et révocation  	4.2 Pouvoir judiciaire 	Art. 37 Principes 	Art. 38 Règles particulières  	4.3 Communes et collaborations intercommunales (art. 10 et 13 al. 1 LArch et art. 103 et 103bis al. 3 et 4 LCo) 	Art. 39 Principes 	Art. 40 Compétences – Communes 	Art. 41 Compétences – Collaborations intercommunales 	Art. 42 Sort des archives historiques – En général 	Art. 43 Sort des archives historiques – Cas particuliers 	Art. 44 Assistance des AEF 	Art. 45 Bourgeoisies  	4.4 Délégataires de tâches publiques 	Art. 46  	4.5 Eglises reconnues (art. 11 LArch) 	Art. 47 Conseils et collaboration 	Art. 48 Dépôt aux AEF  	4.6 Fonds privés (art. 12 al. 1 let. e LArch) 	Art. 49 Collecte 	Art. 50 Modalités de l'acceptation   	5 Dispositions transitoires 	Art. 51  	A1 ANNEXE 1 – Tarif des émoluments (art. 33 al. 1) 	Art. A1-1   		2022-08-15T02:40:22+0200 	"1701 Freiburg" 	"Gesetzessammlung des Kantons Freiburg"