180.7_15_6.12.99_23.5.00_29.fm   Kirchliches Datenschutz-Reglement 180.7 Kirchliches Datenschutz-Reglement (15./6. Dezember 1999 und 23. Mai 2000)1  Der Kirchenrat des Kantons Zürich, gestützt auf Art. 18 a der Kirchenordnung der evangelisch-reformier- ten Landeskirche2,  die römisch-katholische Zentralkommission des Kantons Zürich, gestützt auf Art. 4 a der Kirchenordnung der römisch-katholischen  Körperschaft3,  und die Kirchenpflege der christkatholischen Kirchgemeinde Zürich  beschliessen:  I. Gemeinsame Bestimmungen für den gesamten kirchlichen Tätig- keitsbereich  Geltungsbereich§ 1.    Dieses Reglement ergänzt die staatliche Datenschutzgesetz- gebung6 und gilt für die evangelisch-reformierte Landeskirche und die  römisch-katholische Körperschaft sowie die christkatholische Kirch- gemeinde Zürich, soweit ihre kantonalen Organe oder Bezirkskirchen- pflegen Personendaten bearbeiten. Es kommt für die evangelisch- reformierten und römisch-katholischen Kirchgemeinden zur Anwen- dung, wenn diese keine entsprechenden Datenschutz-Reglemente  erlassen oder solche unvollständig sind.   Zweck   der Daten- bearbeitung  § 2.    Die Bearbeitung sämtlicher Personendaten ist auf die Er- füllung der kirchlichen Aufgaben auszurichten, wie sie im staatlichen  und kirchlichen Recht umschrieben sind.  Daten- beschaffung bei  der Einwohner- kontrolle  § 3.    1 Von den Einwohnerkontrollen erhalten die Kirchen von  Angehörigen ihrer Konfession die für die Erfassung der Mitglieder  erforderlichen Daten7:   2 Name, Rufname, weitere Vornamen, Adresse, Konfession, Ge- schlecht, Geburtsdatum, Zivilstand, Heimatort bzw. Nationalität bei  Ausländern, Aufenthalts- bzw. Niederlassungsstatus, Zuzugs- und  Wegzugs- bzw. Todesdatum, Zuzugs- und Wegzugs- bzw. Todesort,  Bevormundung/Entmündigung mit Name und Adresse der zustän- digen Vertretung sowie Anzahl der Kinder unter sechzehn Jahren,  deren Konfession unbekannt ist.  3 Im Bedarfsfall können die Daten nach bestimmten, von den Ein- wohnerkontrollen geführten Kriterien, in Listenform bezogen werden. 11.7.00 - 29    180.7 Kirchliches Datenschutz-Reglement Weitere Daten- beschaffung  § 4.    1 Die im Pfarrdienst Tätigen können im Einzelfall weitere zur  Erfüllung ihrer Aufgaben notwendige Personendaten bei der Einwoh- nerkontrolle, bei der Schulverwaltung, bei Spitalverwaltungen oder  anderen amtlichen Stellen persönlich oder durch die von ihnen aus- drücklich bezeichneten Hilfspersonen (z. B. Personal im administra- tiven, diakonischen oder katechetischen Dienst) beziehen. Sie haben  die Behandlung dieser Daten unter dem Schutz des Berufs- bzw. Seel- sorgegeheimnisses zu gewährleisten.  2 Im Übrigen sind Daten, wo immer möglich, bei der betroffenen  Person direkt zu erheben.  Bekanntgabe  bzw. Einschrän- kung der Ver- wendung von  Personendaten  § 5.    1 Im Verkehr unter kirchlichen Organen und Institutionen, bei gemeinsamen Aufgaben auch zwischenkirchlich unter Organen ver- schiedener öffentlichrechtlich anerkannten Kirchen, dürfen Personen- daten weitergegeben werden, soweit die Datenempfänger am kirch- lichen Gemeindeleben bzw. an der Erfüllung kirchlicher Aufgaben be- teiligt sind und solche Angaben dafür benötigen. Die Daten dürfen nur  für den genannten Zweck verwendet und nicht weitergegeben werden.  2 Für diesen Datenaustausch sollen keine Gebühren erhoben  werden.  Sperrung § 6.    Jede betroffene Person kann ohne Angabe von Gründen ihre  Daten sperren lassen. In diesem Fall ist eine Weitergabe nur zulässig,  wenn dazu eine gesetzliche Pflicht besteht oder Gesuchstellende eine  Behinderung in der Verfolgung schutzwürdiger Ansprüche gegenüber  der betroffenen Person glaubhaft macht.  Datensicherheit § 7.    1 Für jede Datensammlung ist festzulegen, wer zur Bearbei- tung berechtigt ist und wer darüber hinaus Einblick nehmen darf. Für  die Koordination ist eine verantwortliche Person zu bezeichnen.   2 Alle Datensammlungen (Karteien, Computerprogramme sowie  Kopien und Sicherheitskopien auf Datenträgern usw.) dürfen nur den  instruierten Verantwortlichen zugänglich sein.   3 Sämtliche Personen, denen der Zugang zu einer Personendatei  offen steht, müssen abgesehen von der allgemeinen Schweigepflicht  (Amtsgeheimnis bzw. Berufsgeheimnis) über den Datenschutz orien- tiert sein.  4 Bei geplanten Anschlüssen ans Internet oder an andere ausser- kirchliche Netzwerke ist durch geeignete technische Massnahmen der  unkontrollierte Datenbezug durch andere Angeschlossene zu verhin- dern. Solche Anschlüsse sind den kantonalen Datenschutzverantwort- lichen der Kirchen (vgl. § 9) zu melden und Internet-Anschlüsse wenn  möglich über vorhandene kantonale Systeme einzurichten oder über  Systeme zu bewerkstelligen, die keine Personendaten enthalten. 2    Kirchliches Datenschutz-Reglement 180.7 Register   über die Daten- sammlungen  § 8.    Die von der Behörde beauftragte Person führt ein Register  über die gesammelten Daten nach Massgabe von Datenschutzgesetz4 und -verordnung5. Darin werden auch die Arten beschränkt zugäng- licher Daten unter Hinweis auf die Zuständigkeit zu deren Bearbei- tung vermerkt.   II. Bestimmungen für die kantonalkirchliche Organisation  Verantwortlich- keiten  § 9.    1 Die kantonalen Kirchenbehörden regeln im Rahmen der  Organisation von Verwaltung und gesamtkirchlichen Tätigkeitsberei- chen Instruktion und Handhabung des Datenschutzes gemäss diesem  Reglement. Sie bezeichnen die hierfür verantwortlichen Personen und  bestimmen die Einzelheiten über den internen Datenaustausch und  die Zuständigkeit für die Weitergabe von Daten an kirchliche und  zwischenkirchliche Organisationen.   2 In Berührungspunkten sprechen sich die Verantwortlichen der  Kirchen miteinander ab und treffen in Verbindung mit dem kantona- len Datenschutzbeauftragten die notwendigen Massnahmen.  III. Anwendbarkeit für die Kirchgemeinden  Zuständigkeit  von Kirchen- pflege und  Pfarramt  § 10.    1 Die Kirchenpflege trifft mit der Einwohnerkontrolle, der  Schulverwaltung und anderen regelmässigen Datenlieferanten die  notwendigen Absprachen und gibt ihnen eine für Datenschutzfragen  zuständige Ansprechperson bekannt.  2 Die Kirchenpflege legt die Liste von kirchlichen Mitteilungsblät- tern, Sammelwerken, Gruppen und Vereinen fest, denen Adressen  gemäss § 5 zugestellt werden können.   3 Die Kirchgemeinden bestimmen, in welcher Art Amtshandlungen wie Abdankungen, Taufen, Trauungen, Firmung bzw. Konfirmation  sowie, mit Zustimmung der Betroffenen, auch wichtige Geburtstage  und Jubiläen sowie Zu- und Wegzüge oder Adressänderungen öffent- lich oder im Rahmen kirchlicher Veranstaltungen bekannt gemacht  werden. Vorbehalten bleiben Mitteilungen gemäss Bestimmungen des  allgemein anwendbaren Kirchenrechts, insbesondere im Gottesdienst.  4 Das Pfarramt trägt die Verantwortung für zusätzliche, auf die  seelsorgerliche Tätigkeit bezogene Personendaten. In Zweifelsfällen  holen Kirchenpflege und Pfarramt den Rat des kantonalen Daten- schutzbeauftragten ein. 31.7.00 - 29    180.7 Kirchliches Datenschutz-Reglement Eigene oder   ergänzende   Bestimmungen  zum Daten- schutzreglement  § 11.    Die Kirchenpflegen können nach örtlichen Bedürfnissen  ein eigenes Datenschutzreglement oder in einem Anhang zu diesem  Reglement ergänzende Bestimmungen erlassen. Mangels örtlicher Re- gelungen kommt das kantonale kirchliche Reglement unmittelbar zur  Anwendung.  IV. Schlussbestimmung  Inkrafttreten  und Revisions- verfahren  § 12 .    1 Dieses Reglement tritt auf den 1. Juli 2000 in Kraft. Sofern  eine Kirchenbehörde (vgl. § 1) erst später ihre Zustimmung beschliesst, tritt es für ihre Kirche mit dem Datum ihres Beschlusses in Kraft.   2 Bei späterem Revisionsbedarf ist das Vorgehen unter den zustän- digen Behörden abzusprechen.  1 OS 56, 115. 2 LS 181.12. 3 LS 182.12. 4 Heute: Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) vom 12. Feb-  ruar 2007 (LS 170.4). 5 Heute: Verordnung über die Information und den Datenschutz (IDV) vom   28. Mai 2008 (LS 170.41). 6 SR 235.1. 7 Gemäss § 39 a Gemeindegesetz (LS 131.1). 4  http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=181.12 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=182.12 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.4 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.41 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=131.1 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=180.7%2C56%2C115 http://www.admin.ch/ch/d/sr/c235_1.html