172.220.111.42   1   Verordnung  über die Bearbeitung von Personendaten im Intranet und  im Extranet des EDA   (Web-EDA-Verordnung)   vom 5. November 2014 (Stand am 1. April 2021)     Der Schweizerische Bundesrat,   gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und   Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971 (RVOG)   und auf Artikel 27 Absatz 2 Buchstabe c des Bundespersonalgesetzes vom   24. März 20002 (BPG),   verordnet:   1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen   Art. 1 Gegenstand   1 Diese Verordnung regelt die Bearbeitung von Personendaten im Intranet und im  Extranet des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA)  (Web EDA).   2 Das Intranet des EDA (Intranet EDA) ist eine geschützte Informationsplattform,  die für einen begrenzten zugangsberechtigten Personenkreis zugänglich ist.   3 Das Extranet des EDA (Extranet EDA) ist eine Erweiterung des Intranets, auf die  nebst Zugangsberechtigte des Intranets ausgewählte externe Personen einen pass- wortgeschützten Zugang haben.   Art. 2 Zweck der Datenbearbeitung im Web EDA   Die Bearbeitung von Personendaten im Web EDA dient der Bildung von Netz- werken und der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern in Netzwerken  im Rahmen der Aufgaben des EDA.   Art. 3 Betrieb   Das Web EDA wird vom Generalsekretariat des EDA (GS EDA) betrieben.         AS 2014 3795  1 SR 172.010  2 SR 172.220.1   172.220.111.42      Bundesrat und Bundesverwaltung   2   172.220.111.42   2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung   Art. 4 Personen   Im Web EDA werden Daten von folgenden Personen bearbeitet:   a. Angestellten des EDA;   b. Angestellten der übrigen Bundesverwaltung;   c. Dritten, die mit dem EDA oder der übrigen Bundesverwaltung in einem Ver- tragsverhältnis stehen und Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz haben  (Dritte mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz);   d. Dritten, denen von der oder vom Anwendungsverantwortlichen die Zugriffs- berechtigung zum Extranet EDA erteilt wurde (Dritte mit Zugriff auf das  Extranet EDA).   Art. 5 Art der Personendaten, Herkunft und Veränderbarkeit   1 Im Web EDA werden von den Personen nach Artikel 4 die Daten gemäss Anhang  bearbeitet.   2 Im Anhang ist aufgeführt, welche Daten in einem automatisierten Verfahren aus  den Verzeichnisdiensten nach Artikel 8 der Verordnung vom 6. Dezember 20133  über die vom BIT betriebenen Verzeichnisdienste des Bundes in das Web EDA  übernommen werden, welche Daten von den Betroffenen selber erfasst werden  können und welche Daten vom Web EDA automatisch vergeben werden.   3 Die Daten aus den vom BIT betriebenen Verzeichnisdiensten werden täglich  aktualisiert und können im Web EDA nicht verändert werden.   Art. 6 Zugriffsrechte   1 Folgende Personen haben Zugriff auf das Intranet EDA:   a. Angestellte des EDA;   b. Angestellte der übrigen Bundesverwaltung;   c. Dritte mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz.   2 Folgende Personen haben Zugriff auf das Extranet EDA:   a. Personen nach Absatz 1;   b. Dritte mit Zugriff auf das Extranet EDA.        3 SR 172.010.59     Web-EDA-Verordnung   3   172.220.111.42   Art. 7 Erteilung der Zugriffsberechtigung   1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern  des Web EDA die individuellen Zugriffsrechte.   2 Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die  Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.   3 Die Zugriffsrechte können eingeschränkt werden.   Art. 8 Datenbearbeitung   1 Personen nach Artikel 6 können im Rahmen ihrer Zugriffsrechte alle Daten des  Web EDA einsehen (Leserecht).   2 Die Personalnummer ist nicht sichtbar.   3 Jede Person kann ihre eigenen Daten, die sie selber ins Web EDA eingegeben hat,  jederzeit bearbeiten.   4 Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im Web EDA bearbeiten,  soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.   5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.   Art. 9 Systemverwaltung   1 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet die Computer- systeme, Datenbanken und Anwendungen des Web EDA.   2 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der  Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und  Benutzern. Sie oder er ist beim EDA angestellt.   3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit   Art. 10 Auskunfts- und Berichtigungsrecht   1 Jede Person kann beim GS EDA schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität  Auskunft über ihre Daten im Web EDA sowie die Berichtigung unrichtiger Daten,  die automatisch vom Web EDA vergeben wurden, verlangen.   2 Die Auskunft erfolgt schriftlich und ist kostenlos.   Art. 11 Sorgfaltspflichten   1 Das GS EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im Web EDA vorschriftsgemäss  bearbeitet werden.   2 Es vergewissert sich, dass die Personendaten im Web EDA richtig, vollständig und  nachgeführt sind.     Bundesrat und Bundesverwaltung   4   172.220.111.42   Art. 12 Datensicherheit   1 Die Daten- und die Informatiksicherheit richten sich nach:   a. der Verordnung vom 14. Juni 19934 zum Bundesgesetz über den Daten- schutz;   b. der Cyberrisikenverordnung vom 27. Mai 20205.6   2 Das GS EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatori- schen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie  die Kontrolle der Datenbearbeitung.   Art. 13 Protokollierung   1 Die Zugriffe auf das Web EDA und die Änderungen im Web EDA werden laufend  protokolliert.   2 Die Protokolle werden sechs Monate aufbewahrt.   4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten   Art. 14   1 Daten von Angestellten, deren Arbeitsverhältnis beim EDA beendet wurde, werden  30 Tage nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vernichtet.   2 Daten von Dritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz, die mit dem EDA  in einem Vertragsverhältnis stehen, werden 30 Tage nach Beendigung des Vertrags- verhältnisses vernichtet.   3 Daten von Angestellten der übrigen Bundesverwaltung, von Dritten mit Zugriff auf  das Bundesverwaltungsnetz, die mit der übrigen Bundesverwaltung in einem Ver- tragsverhältnis stehen, sowie von Dritten mit Zugriff auf das Extranet EDA werden  spätestens 180 Tage nach dem letzten Zugriff vernichtet.   4 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.   5. Abschnitt: Inkrafttreten   Art. 15   Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2014 in Kraft.       4  SR 235.11  5  SR 120.73  6 Fassung gemäss Anhang Ziff. 8 der V vom 24. Febr. 2021, in Kraft seit 1. April 2021    (AS 2021 132).     Web-EDA-Verordnung   5   172.220.111.42   Anhang  (Art. 5 Abs. 1 und 2)   Herkunft und Umfang der Daten   Zeichenerklärung   A  Verzeichnisdienste BIT (automatische Übernahme)   B  Automatische Vergabe durch das Web EDA   C  Manuelle Eingabe eigener Daten (freiwillig)   D  Manuelle Eingabe eigener Daten (obligatorisch)   A. Intranet EDA:  Herkunft und Umfang der Daten von Angestellten des EDA,   von Angestellten der übrigen Bundesverwaltung und von Dritten mit  Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz     Daten Herkunft   Name A   Vorname A   Anrede A   Bild C   Personalnummer (nicht sichtbar) A   Kürzel A   Büronummer A   Departement A   Organisationseinheit 1 A   Organisationseinheit 2 C   Verwaltungseinheit A   Funktion 1 A   Funktion 2 C   Telefon 1 A   Telefon 2 C   Mobile Geschäft C   Mobile Privat C   E-Mail-Adresse A   Fax A   Adresse A   Arbeitsort A   Land A   Arbeitspensum C     Bundesrat und Bundesverwaltung   6   172.220.111.42   Daten Herkunft   Arbeitszeiten C   Zuständigkeiten  C   Vorgesetzte Stelle (Name/Vorname) A   Stellvertretung (Name/Vorname) C   Kompetenzen (berufliche Erfahrung) C   Gruppenzugehörigkeiten B   Korrespondenzsprache A   Sprachkenntnisse C   B. Extranet EDA:  Herkunft und Umfang der Daten von Angestellten des EDA,   von Angestellten der übrigen Bundesverwaltung und von Dritten mit  Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz     Daten Herkunft   Name C   Vorname C   Anrede C   Bild C   Departement C   Organisationseinheit C   Verwaltungseinheit C   Funktion C   Telefon C   Mobile Geschäft C   Mobile Privat C   E-Mail-Adresse C   Fax C   Adresse C   Arbeitsort C   Land C   Arbeitszeiten C   Vorgesetzte Stelle (Name/Vorname) C   Stellvertretung (Name/Vorname) C   Kompetenzen (berufliche Erfahrung) C   Gruppenzugehörigkeiten B   Korrespondenzsprache C   Sprachkenntnisse C     Web-EDA-Verordnung   7   172.220.111.42   C. Extranet EDA:  Herkunft und Umfang der Daten von Dritten mit Zugriff   auf das Extranet EDA     Daten Herkunft   Name D   Vorname D   Anrede D   Bild C   Adresse D   Ort D   Land D   Homepage C   Funktion C   Telefon D   Mobile Telefonnummern C   E-Mail-Adresse D   Fax C   Unternehmen (tätig für ...) D   Referenzperson im EDA (Name/Vorname) D   Stellvertretung (Name/Vorname) C   Arbeitszeiten C   Kompetenzen C   Gruppenzugehörigkeiten B   Korrespondenzsprache D   Sprachkenntnisse C      Bundesrat und Bundesverwaltung   8   172.220.111.42       	1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen 	Art. 1 Gegenstand 	Art. 2 Zweck der Datenbearbeitung im Web EDA 	Art. 3 Betrieb  	2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung 	Art. 4 Personen 	Art. 5 Art der Personendaten, Herkunft und Veränderbarkeit 	Art. 6 Zugriffsrechte 	Art. 7 Erteilung der Zugriffsberechtigung 	Art. 8 Datenbearbeitung 	Art. 9 Systemverwaltung  	3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit 	Art. 10 Auskunfts- und Berichtigungsrecht 	Art. 11 Sorgfaltspflichten 	Art. 12 Datensicherheit 	Art. 13 Protokollierung  	4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten 	Art. 14  	5. Abschnitt: Inkrafttreten 	Art. 15  	Anhang 	Herkunft und Umfang der Daten 	A. Intranet EDA: Herkunft und Umfang der Daten von Angestellten des EDA,  von Angestellten der übrigen Bundesverwaltung und von Dritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz 	B. Extranet EDA: Herkunft und Umfang der Daten von Angestellten des EDA,  von Angestellten der übrigen Bundesverwaltung und von Dritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz 	C. Extranet EDA: Herkunft und Umfang der Daten von Dritten mit Zugriff  auf das Extranet EDA