147.1 - Gesetz über Aktenführung und Archivierung   Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen  147.1  Gesetz über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011 (Stand 1. Januar 2019)  Der Kantonsrat des Kantons St.Gallen hat von der Botschaft der Regierung vom 10. August 20101 Kenntnis genommen  und  erlässt als Gesetz:2  I. Allgemeine Bestimmungen (1.)  Art.  1 Begriffe 1 In diesem Erlass bedeuten: a) öffentliches Organ: (Dem öffentlichen Organ sind Private gleichgestellt, wenn   sie Staatsaufgaben erfüllen.)3 Organ, Behörde oder Dienststelle von: 1. Kanton; 2. selbständiger öffentlich-rechtlicher Anstalt des Kantons; 3. Gemeinde; 4. selbständigem öffentlich-rechtlichem Gemeindeunternehmen; 5. Gemeindeverband und Zweckverband;  b) zuständiges Archiv: das für die öffentlichen Organe des Kantons handelnde  Staatsarchiv und die für die öffentlichen Organe der Gemeinden handelnden  Gemeindearchive;  c) Unterlage: 1. Aufzeichnung des öffentlichen Organs, welche die Erfüllung einer Staats-  aufgabe betrifft und auf einem beliebigen Informationsträger enthalten  ist;  1 ABl 2010, 2717 ff. 2 Abgekürzt GAA. Vom Kantonsrat erlassen am 16. Februar 2011; nach unbenützter Referen-  dumsfrist rechtsgültig geworden am 19. April 2011; in Vollzug ab 1. Juli 2011. 3 Im ursprünglichen Erlasstext war der in Klammern gesetzte abschliessende Text nach der    Aufzählung in Bst. a platziert. Dieser wurde im September 2013 aus technischen Gründen in   den Ingress der Aufzählung verschoben.  nGS 46–68    147.1   2. Hilfsmittel,  die für Verständnis  und Nutzung einer Aufzeichnung not- wendig sind;  d) Akte: Gesamtheit der Unterlagen zu einem Geschäft; e) Aktenführung: systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen; f) Archivwürdigkeit:  Eigenschaft einer  Unterlage  aufgrund  ihrer  historischen,   juristischen oder administrativen Bedeutung; g) Archivierung: Erschliessung, Aufbewahrung, Erhaltung und Vermittlung von   archivwürdigen Unterlagen; h) Archivgut: Unterlagen, die das zuständige Archiv als archivwürdig bewertet   hat und von diesem dauernd aufbewahrt werden.  Art.  2 Zweck 1 Die Aktenführung und die Archivierung dienen insbesondere: a) der Rechtssicherheit; b) der Nachvollziehbarkeit des Handelns des öffentlichen Organs; c) der kontinuierlichen und wirksamen Verwaltungsführung; d) der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterla-  gen; e) der historischen Forschung.  Art.  3 Voraussetzungen 1 Kanton und Gemeinden treffen die für die sichere und dauerhafte Aufbewahrung  von  Archivgut  erforderlichen  baulichen  und  räumlichen  sowie  betrieblichen  Massnahmen.  Art.  4 Staatsarchiv 1 Das Staatsarchiv ist oberstes Fachorgan des Kantons für Aktenführung und Ar- chivierung. 2 Es kann allgemeine fachtechnische Richtlinien über Aktenführung und Archivie- rung erlassen. 3 Fachtechnische Richtlinien des Staatsarchivs mit Bezug zur elektronischen Ge- schäftsverwaltung werden im Einvernehmen mit dem für die elektronische Ge- schäftsverwaltung zuständigen Departement4 erlassen.*  Art.  5 Gemeindearchive 1 Die Gemeinde führt das Gemeindearchiv. Sie kann durch Vereinbarung mit ei- ner anderen Gemeinde ein gemeinsames Gemeindearchiv schaffen.  4 Staatskanzlei; Art. 35 Bst. fter GeschR, sGS 141.3.  2    https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/141.3/de    147.1  2 Spezialgemeinden können ihr Archivgut dem Archiv der politischen Gemeinde  oder einer anderen Spezialgemeinde zur dauernden Aufbewahrung übergeben. 3 Die Gemeinden schliessen eine Vereinbarung ab.  Art.  6 Zusammenarbeit a) Grundsatz  1 Staatsarchiv und Gemeindearchive arbeiten zusammen. 2 Das Staatsarchiv: a) berät und unterstützt die Gemeindearchive bei deren Aufgabenerfüllung; b) übt die fachliche Aufsicht über die Gemeindearchive aus.  Art.  7 b) Übergabe von Archivgut 1 Die Gemeinde kann Archivgut,  insbesondere  Unterlagen aus der Zeit  vor der  Kantonsgründung, dem Staatsarchiv zur dauernden Aufbewahrung übergeben. 2 Gemeinde und Staatsarchiv schliessen eine Vereinbarung ab.  II. Aufgaben (2.)  Art.  8 Grundsatz 1 Das zuständige Archiv erfüllt seine Aufgaben fachlich unabhängig.  Art.  9 Aufgaben 1 Das zuständige Archiv: a) berät das öffentliche Organ bei:  1. Aktenführung und Verwaltung von Unterlagen; 2. Vorbereitung der Ablieferung der Unterlagen an das zuständige Archiv;  b) bewertet  und übernimmt vom öffentlichen Organ die  archivwürdigen  Un- terlagen;  c) kann archivwürdige Unterlagen anderer Herkunft, insbesondere von Privaten,  übernehmen;  d) stellt die Archivierung sicher; e) gewährt Auskunft über und Einsicht in Archivgut; f) wirkt an der Auswertung seiner Bestände mit.   3    147.1   III. Sicherung (3.)  Art.  10 Aktenführung 1 Das öffentliche  Organ ist  für die Aktenführung verantwortlich. Die Aktenfüh- rung kann elektronisch erfolgen.* 1bis Die fachtechnischen Richtlinien legen die Anforderungen an die elektronische  Aktenführung und an die Umwandlung physischer Unterlagen in elektronische  Unterlagen  fest.  Die  nach  diesen  Richtlinien  elektronisch  erfassten  Unterlagen  können als Original gelten.* 2 Das öffentliche Organ stellt sicher, dass die wesentlichen Arbeitsschritte und das  Ergebnis der Geschäftsvorgänge aus den Unterlagen ersichtlich und nachvollzieh- bar sind. Es garantiert Echtheit und Vollständigkeit der Unterlagen. Zudem trifft  es  organisatorische und technische Massnahmen zur  Sicherung  der  Unterlagen  vor Verlust und Entwendung sowie unbefugter Kenntnisnahme und unbefugtem  Bearbeiten.* 2bis Eine  Bearbeitung  von  Personendaten  sowie  von  besonders  schützenswerten  Personendaten und Persönlichkeitsprofilen ist zulässig, wenn sie:* a) zur  Sicherstellung  der  ordnungsgemässen  Aktenführung  unentbehrlich  ist   und b) durch Personen erfolgt, die mit der Sicherstellung der ordnungsgemässen Ak-  tenführung betraut sind. 3 Das öffentliche Organ bewahrt die Unterlagen bis zum Vollzug des Entscheids  des zuständigen Archivs über deren Archivwürdigkeit auf.*  Art.  11 Anbietepflicht 1 Das öffentliche Organ bietet die Unterlagen, die es zur Erfüllung seiner Aufgaben  nicht mehr benötigt, dem zuständigen Archiv zur Übernahme an.  Art.  12 Bewertung 1 Das zuständige Archiv bewertet die Unterlagen und entscheidet nach Anhörung  des öffentlichen Organs über die Archivwürdigkeit.  Art.  13 Vernichtung 1 Das öffentliche Organ vernichtet die vom zuständigen Archiv als nicht archiv- würdig bewerteten Unterlagen. Es stellt die vertrauliche Vernichtung sicher. 2 Vorbehalten bleiben besondere gesetzliche Bestimmungen über die weitere Auf- bewahrung von Unterlagen.  4       147.1  Art.  14 Ablieferung 1 Das öffentliche Organ liefert die als archivwürdig bewerteten Unterlagen dem zu- ständigen Archiv ab. 2 Das zuständige Archiv regelt insbesondere: a) die Aufbereitung der Unterlagen; b) die Erstellung des Ablieferungsverzeichnisses.  Art.  15 Archivierung 1 Das zuständige Archiv besorgt die fachgerechte Erschliessung und die dauernde  Aufbewahrung sowie die dauerhafte Erhaltung und die Vermittlung des Archiv- guts. 2 Es gewährleistet Authentizität und Integrität des Archivguts.  Art.  16 Unveräusserlichkeit und Unersitzbarkeit 1 Archivgut ist unveräusserlich. 2 Es kann weder ersessen noch gutgläubig erworben werden. Ein Herausgabean- spruch verjährt nicht.*  IV. Zugang (4.)  Art.  17 Grundsatz 1 Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist frei zugänglich. 2 Unterlagen, die bereits vor der Ablieferung an das zuständige Archiv frei zugäng- lich waren, bleiben frei zugänglich.  Art.  18 Arten 1 Der Zugang umfasst: a) Einsicht in Archivgut. Diese erfolgt in der Regel vor Ort; b) Auskunft über den Inhalt von Archivgut; c) Aushändigung oder Zustellung der Kopie einer Unterlage.  Art.  19 Schutzfrist a) Grundsatz  1 Die ordentliche Schutzfrist beträgt 30 Jahre. 2 Die Schutzfrist beginnt mit dem Datum der jüngsten Unterlage zu laufen, die Be- standteil des Geschäftes ist.   5    147.1   3 Für Archivgut mit Unterlagen, die nach dem Datenschutzgesetz vom 20. Januar  20095 besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthal- ten, endet die Schutzfrist zehn Jahre nach dem Tod der betroffenen Person. Ist das  Todesdatum  unbekannt  und  kann  dieses  nicht  festgestellt  werden,  endet  die  Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person.  Art.  20 b) Verlängerung 1 Besteht bei bestimmten Kategorien von Archivgut ein überwiegendes öffentliches  oder schützenswertes privates Interesse gegen den Zugang durch Dritte, können  die Regierung sowie das Kantonsgericht und das Verwaltungsgericht durch Ver- ordnung und der Rat durch Reglement  die Schutzfrist  für längstens weitere  20  Jahre verlängern. Das Reglement des Rates ist vom fakultativen Referendum aus- genommen. 2 Besteht im Einzelfall  bei  Archivgut  ein überwiegendes öffentliches  oder schüt- zenswertes privates Interesse gegen den Zugang durch Dritte, kann das zuständige  Archiv nach Anhören des öffentlichen Organs, das die Unterlagen abgeliefert hat,  die Schutzfrist verlängern.  Art.  21 Zugang vor Ablauf der Schutzfrist a) im Allgemeinen  1 Das zuständige Archiv kann auf Gesuch vor Ablauf der Schutzfrist Zugang zu  Archivgut gewähren, wenn keine öffentlichen oder schützenswerten privaten In- teressen entgegenstehen oder wenn die betroffene Person in die Einsichtnahme  einwilligt. 2 Das Gesuch ist  begründet  und in schriftlicher  Form beim zuständigen Archiv  einzureichen. 3 Innerhalb der ordentlichen Schutzfrist hört das zuständige Archiv das Organ an,  das die Unterlagen abgeliefert hat.  Art.  22 b) durch die betroffene Person 1 Das  zuständige  Archiv  gewährt  nach  dem  Datenschutzgesetz  vom  20. Januar  20096 der nach Datenschutzrecht betroffenen Person Zugang zu Archivgut. 2 Die betroffene Person kann weder Berichtigung noch Vernichtung von Daten  verlangen. 3 Sie kann vom zuständigen Archiv vermerken lassen, dass sie die Daten als un- richtig bezeichnet, oder dem Archivgut eine Gegendarstellung beifügen lassen.  5 sGS 142.1. 6 sGS 142.1.  6    https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/142.1/de https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/142.1/de    147.1  Art.  23 c) durch das abliefernde öffentliche Organ 1 Das zuständige Archiv gewährt dem öffentlichen Organ, das die Unterlage abge- liefert hat, während der Schutzfrist Zugang, wenn die Unterlage benötigt wird. 2 Kein Zugang besteht für Archivgut, das nach dem Datenschutzgesetz vom 20. Ja- nuar 20097 besonders  schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile  enthält, ausgenommen bei Vorliegen eines überwiegenden öffentlichen Interesses  oder bei Zustimmung der betroffenen Person. 3 Das öffentliche Organ verändert das Archivgut nicht.  Art.  24 Zugang zu Archivgut von Privaten 1 Der Zugang zu Archivgut von Privaten richtet sich nach dem Übernahmevertrag. 2 Fehlen vertragliche Bestimmungen, wird dieser Erlass sachgemäss angewendet.  Art.  25 Gebühr 1 Der Zugang zu Archivgut ist in der Regel unentgeltlich. 2 Das zuständige Archiv erhebt eine Gebühr, wenn: a) es besondere Leistungen erbringt; b) der Zugang einen erheblichen Aufwand bewirkt. 3 Die Regierung legt die Ansätze fest.  V. Schlussbestimmungen (5.)  Art.  26 Strafbestimmungen 1 Mit Busse wird bestraft, wer vorsätzlich: a) archivwürdige  Unterlagen  der  Archivierung  vorenthält,  beseitigt  oder  ver-  nichtet; b) Archivgut verändert oder vernichtet; c) Informationen  aus  dem  Archivgut,  das  der  Schutzfrist  unterliegt  oder  auf   andere Weise ausdrücklich der Öffentlichkeit entzogen ist, bekannt gibt.  Art.  27 8  Art.  28 9  7 sGS 142.1. 8 Änderungen bisherigen Rechts werden nicht aufgeführt. 9 Änderungen bisherigen Rechts werden nicht aufgeführt.   7  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/142.1/de   147.1   Art.  29 10  Art.  30 Vollzugsbeginn 1 Die Regierung bestimmt den Vollzugsbeginn dieses Erlasses.  10 Änderungen bisherigen Rechts werden nicht aufgeführt.  8       147.1  * Änderungstabelle - Nach Bestimmung  Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle Erlassdatum Vollzugsbeginn Erlass Grunderlass 46–68 19.04.2011 01.07.2011 Art. 4, Abs. 3 eingefügt 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 1 geändert 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 1bis eingefügt 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 2 geändert 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 2bis eingefügt 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 3 geändert 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 16, Abs. 2 geändert 2017-059 15.08.2017 01.01.2018  * Änderungstabelle - Nach Erlassdatum  Erlassdatum Vollzugsbeginn Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle 19.04.2011 01.07.2011 Erlass Grunderlass 46–68 15.08.2017 01.01.2018 Art. 16, Abs. 2 geändert 2017-059 20.11.2018 01.01.2019 Art. 4, Abs. 3 eingefügt 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 1 geändert 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 1bis eingefügt 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 2 geändert 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 2bis eingefügt 2019-003 20.11.2018 01.01.2019 Art. 10, Abs. 3 geändert 2019-003   9   	I. Allgemeine Bestimmungen (1.) 	Art. 1 Begriffe 	Art. 2 Zweck 	Art. 3 Voraussetzungen 	Art. 4 Staatsarchiv 	Art. 5 Gemeindearchive 	Art. 6 Zusammenarbeit a) Grundsatz 	Art. 7 b) Übergabe von Archivgut  	II. Aufgaben (2.) 	Art. 8 Grundsatz 	Art. 9 Aufgaben  	III. Sicherung (3.) 	Art. 10 Aktenführung 	Art. 11 Anbietepflicht 	Art. 12 Bewertung 	Art. 13 Vernichtung 	Art. 14 Ablieferung 	Art. 15 Archivierung 	Art. 16 Unveräusserlichkeit und Unersitzbarkeit  	IV. Zugang (4.) 	Art. 17 Grundsatz 	Art. 18 Arten 	Art. 19 Schutzfrist a) Grundsatz 	Art. 20 b) Verlängerung 	Art. 21 Zugang vor Ablauf der Schutzfrist a) im Allgemeinen 	Art. 22 b) durch die betroffene Person 	Art. 23 c) durch das abliefernde öffentliche Organ 	Art. 24 Zugang zu Archivgut von Privaten 	Art. 25 Gebühr  	V. Schlussbestimmungen (5.) 	Art. 26 Strafbestimmungen 	Art. 27 	Art. 28 	Art. 29 	Art. 30 Vollzugsbeginn   		2019-01-17T20:45:35+0100 	"9001 St.Gallen" 	"Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen"