____________________________________________________   150.401      1      22  décembre  2004     Règlement d'exécution  de la loi sur le guichet sécurisé unique (RELGSU)             Etat au  5 mai 2018   Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel,   vu la loi sur le guichet sécurisé unique (LGSU), du 28 septembre 2004 1) ;   sur la proposition de la conseillère d'Etat, cheffe du Département des finances  et des affaires sociales,   arrête:        CHAPITRE PREMIER   Autorités compétentes   Article premier 2)    Le Département des finances et de la santé (ci-après: le   département) est le département compétent pour assumer les tâches dévolues  à l'Etat par la loi sur le guichet sécurisé unique (LGSU), du 28 septembre  2004.     Art. 2  3)    Le service informatique de l'Entité neuchâteloise (ci-après: SIEN) est   l'exploitant du guichet sécurisé unique (ci-après: GSU) et accomplit les tâches  qui lui sont dévolues par la LGSU.     Art. 3     1 La commission du GSU est nommée par le Conseil d'Etat au début de   chaque période législative.   2 La commission se constitue elle-même et organise ses travaux. Elle est   convoquée à cet effet par la présidente ou le président, désigné par la LGSU.   3 L’exploitant et la chancellerie d’Etat, en tant que gestionnaires du GSU,   siègent au sein de la commission avec voix consultative.   4 La présidente ou le président peut convoquer aux séances de la commission   du GSU, avec voix consultative, des personnes spécialisées dans certaines  questions soumises à l'étude de la commission.   5 Les séances de la commission du GSU ne sont pas publiques.     Art. 4     1 L'autorité cantonale ou communale qui désire offrir des prestations   aux utilisatrices et utilisateurs (ci-après: utilisateurs) du GSU doit avoir signé  préalablement un contrat de collaboration avec le Conseil d’Etat.                                                    FO 2004 N  o  101   1)  RSN 150.40   2)  La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les   attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'Etat, du 26 juillet 2013  (FO 2013 N° 31), avec effet au 1  er  août 2013   3)  Teneur selon A du 10 décembre 2007 (FO 2007 N° 94)   Département   Exploitant   Commission du  GSU   Contrat de  collaboration     150.401      2   2 Le contrat de collaboration précise les clauses organisationnelles, financières   et techniques de collaboration entre l’autorité cantonale ou communale et  l'Etat.      CHAPITRE 2   Conclusion du contrat d’utilisation et représentation   Art. 5   Pour être valable, l'apposition d'une signature doit remplir les  conditions suivantes :   a) les personnes habilitées à valider l'apposition d'une signature sont pour la  chancellerie d'Etat, la chancelière ou le chancelier ou la secrétaire ou le  secrétaire général, pour les administrations communales, la chancelière ou  le chancelier communal, l’administratrice ou l'administrateur communal ou  la préposée ou le préposé communal au contrôle des habitants;   b) les personnes physiques doivent se présenter personnellement à la  chancellerie d'Etat ou à l'administration communale de leur domicile avec  une pièce d'identité valable;   c) les personnes morales agissant par l’organe de leurs représentants  statutaires, dûment légitimés et munis, s’il y a lieu, des autorisations  nécessaires, doivent se présenter à la chancellerie d’Etat, avec une pièce  d’identité valable;   d) par leur signature, les personnes habilitées attestent que le contrat  d’utilisation a été signé personnellement devant une collaboratrice ou un  collaborateur de la chancellerie d’Etat ou de l’administration communale.     Art. 6  4)      1 La légalisation est la déclaration par laquelle un fonctionnaire ou un   officier public atteste l'authenticité d'une signature apposée sur un acte.   2 La légalisation est faite à la suite de la signature.   3 Ont seuls qualité pour légaliser:   a) les notaires;   b) les juges du Tribunal d'instance;   c) la représentation suisse compétente pour les Suissesses et les Suisses de  l’étranger.     Art. 6a  5)    L’apposition de l’apostille sur les contrats signés conformément aux   règles de la Convention de La Haye, du 5 octobre 1961 6)  est autorisée pour les   Suissesses et les Suisses de l’étranger habitant trop loin d’une représentation  suisse.     Art. 7     1 Le contrat d’utilisation, dont la signature a été valablement légalisée   ou apposée, est adressé à la chancellerie d'Etat en double exemplaire.   2 Après examen des conditions requises, la chancellerie d’Etat signe le contrat   d’utilisation.                                                    4)   Teneur selon A du 10 décembre 2007 (FO 2007 N° 94)  5)   Introduit par A du 10 décembre 2007 (FO 2007 N° 94)  6)   RS 0.172.030.4   Apposition d'une  signature   Légalisation d'une  signature   Apostille   Conclusion du  contrat d’utilisation     150.401      3   3 Un exemplaire du contrat d’utilisation est retourné à l'utilisateur et l'autre   conservé à la chancellerie d’Etat pour inscription dans le registre des  utilisateurs.     Art. 8     1 La chancellerie d'Etat transmet à l’utilisateur les informations à   mémoriser qui sont constituées d'un code utilisateur et d'un mot de passe.   2 La chancellerie d'Etat informe l'exploitant de la conclusion de tout nouveau   contrat d’utilisation.     Art. 9  7)      1 L'exploitant transmet à l'utilisateur l'élément d'authentification à   posséder sur soi, à savoir une carte à numéros ou un code à usage unique  transmis par SMS.   2 L'exploitant valide les certificats d'authentification fournis par une autorité   reconnue par lui (SuisseID, AdminPKI).     Art. 10   Les représentants légaux qui justifient de leur pouvoir de  représentation auprès de la chancellerie d’Etat se voient délivrer des droits  d'accès conformément aux articles 8 et 9 du présent règlement.     Art. 11     1 Conformément à l’article 22, alinéa 3, LGSU, la procuration doit, si   elle ne concerne pas toutes les prestations offertes par le GSU, mentionner  explicitement les thèmes qu’elle englobe au sens de l’article 20, alinéa 2,  LGSU.   2 La liste des thèmes disponibles est accessible sur le site Internet du GSU.   3 La procuration légalisée est transmise à la chancellerie d’Etat pour examen.   4 Après acceptation de la procuration, cette dernière est inscrite dans le registre   des procurations et les droits d'accès sont transmis au mandataire selon la  procédure définie aux articles 8 et 9 du présent règlement.     Art. 12     1 La chancellerie d’Etat est le seul répondant des utilisateurs pour tous   les aspects de gestion des contrats d’utilisation et des droits d’accès.   2 Elle communique aux utilisateurs toutes informations utiles relatives au   fonctionnement et à l’évolution du GSU.   3 Les partenaires sont les seuls répondants des utilisateurs pour tous les   aspects liés à leurs prestations.     Art. 13     1 Le registre des utilisateurs du GSU contient au moins, pour chaque   utilisateur y figurant, les indications suivantes:   a) les noms et prénoms;  b) la date de naissance;  c) l’adresse;  d) le code;  e) le type du contrat;  f) le statut du contrat;  g) les rôles autorisés;  h) les prestations autorisées.                                                    7)   Modifié par A du 14 novembre 2012 (FO 2012 N°46) avec effet rétroactif au 1 er   décembre  2012   Droits d'accès  a) chancellerie   d'Etat   b) exploitant   Représentants  légaux   Mandataires   Relations avec les  utilisateurs   Registre des  utilisateurs     150.401      4   2 Le registre des utilisateurs est accessible à la chancellerie d’Etat, à l’exploitant   et aux partenaires.   3 Tout utilisateur peut demander à consulter les informations du registre qui le   concernent.     Art. 14     1 Le registre des procurations du GSU contient au moins les   indications suivantes:   a) le mandataire;  b) le mandant;  c) la date de la procuration;  d) le statut de la procuration;  e) les domaines de droits.   2 Le registre des procurations est accessible à la chancellerie d’Etat, à   l’exploitant et aux partenaires.   3 Tout utilisateur peut demander à consulter les informations du registre qui le   concernent.      CHAPITRE 3   Prestations   Art. 15   Les conditions de mise en exploitation d'une prestation sont les  suivantes :   a) la prestation est associée, par le partenaire, aux rôles existants ou à de  nouveaux rôles à créer au sens de l'article 18 LGSU;   b) le partenaire qui fournit la prestation doit être mentionné et reconnaissable  par les utilisateurs;   c) la communication de données à des tiers par le partenaire doit respecter la  protection des données;   d) la prestation et les données associées doivent préalablement être installées  par l'exploitant dans l'environnement de tests du GSU. Le comportement de  la prestation doit être validé par écrit à l'exploitant, par le partenaire, avant  toute mise en production;   e) une aide en ligne doit être associée à la prestation;   f) la commission du GSU a donné son aval à la diffusion de la prestation.      CHAPITRE 4   Historique temporaire des transactions   Art. 16    1 L'historique temporaire des transactions permet de journaliser dans   un fichier informatique toutes les transactions activées par les utilisateurs à  l'exclusion de celles associées au vote électronique.   2 Il est procédé mensuellement à l'archivage au sein du GSU de l'historique   temporaire des transactions relatives au mois précédent.   3 L'exploitant peut utiliser l'historique temporaire des transactions archivé à des   fins de facturation des prestations et de statistique d'utilisation des prestations  du GSU.   Registre des  procurations   Mise en  exploitation d'une  prestation   Historique  temporaire des  transactions     150.401      5   4 Après 18 mois d'archivage, l'exploitant détruit l'historique temporaire des   transactions.   5 Aucune donnée personnelle associée aux transactions n'étant conservée,   l'exploitant ne peut donner aucune information sur les données transmises par  le GSU.      CHAPITRE 5   Sécurité   Art. 17 8)      1 Le contrôle cantonal des finances est chargé d’effectuer, au   minimum tous les 4 ans, un audit de sécurité du GSU.   2 Le service de l’inspection des finances de l’Etat peut mandater un consultant   externe spécialisé pour les audits de sécurité du GSU.   3 Les buts de l'audit sont notamment:   a) d'effectuer des tests d'intrusion permettant de valider le niveau de sécurité  d'accès au GSU;   b) d'analyser les vulnérabilités et d’évaluer les menaces associées au GSU;   c) d'effectuer une revue de l'architecture du GSU et des processus liés.   4 Les rapports d'audit sont confidentiels et réservés au Conseil d'Etat, au   département compétent, à la commission du GSU, à la chancellerie d'Etat et à  l'exploitant.   5 Le Conseil d'Etat peut, à tout moment, ordonner un audit de sécurité auprès   d'un tiers.     Art. 18     1 Les personnes autorisées au sens de l'article 15 LGSU sont   nommées par le Conseil d'Etat.   2 Les personnes autorisées doivent remettre tout document justifiant qu'elles   remplissent les conditions légales prévues par l'article 15, alinéa 2, LGSU.   3 Chaque candidate ou candidat doit indiquer sous réserve du secret   professionnel ses liens d'intérêts, à savoir:   a) son activité professionnelle;   b) ses fonctions au sein d’organes de direction ou de surveillance de  fondations, de sociétés et d’établissements importants, suisses ou  étrangers, de droit public ou de droit privé;   c) ses fonctions permanentes de direction ou de consultation pour le compte  de groupes d’intérêts importants, suisses ou étrangers;   d) ses fonctions au sein de commissions ou d’autres organes de la  Confédération, du canton et des communes;   e) ses fonctions politiques.   4 Les modifications intervenues sont indiquées chaque année par les   personnes autorisées.   5 Le Conseil d'Etat procède à l'assermentation de ces personnes avant leur   entrée en fonction.                                                    8)   Teneur selon A du 10 décembre 2007 (FO 2007 N° 94)   Audit de sécurité   Personnes  autorisées     150.401      6   6 La prestation de serment s'énonce par la formule: "Je jure (ou je promets) de   remplir fidèlement et consciencieusement les devoirs de ma charge".     Art. 19     1 Les serveurs extrêmement sensibles au sens de l'article 16 LGSU   sont:   a) les serveurs qui enregistrent les votes cryptés;   b) les serveurs qui gèrent les données liées aux droits d'accès des utilisateurs  du GSU.   2 Au sens de l'article 16, alinéa 2, LGSU, les conditions d'intervention sur ces   serveurs sont:   a) chaque intervention est ordonnée, par écrit, par l'exploitant ou la  chancellerie d’Etat;   b) les personnes autorisées doivent intervenir à deux;   c) le rapport d'intervention, contresigné par les deux personnes autorisées,  doit être déposé dans un délai de 15 jours auprès de la chancellerie d'Etat;   d) les rapports d'intervention sont archivés durant 18 mois, puis détruits par la  chancellerie d'Etat.     Art. 20   L'environnement dans lequel est installée l'infrastructure sécurisée du  GSU doit répondre aux normes de sécurité suivantes:   a) l'alimentation électrique des serveurs s'effectue par un onduleur;  b) la salle est équipée d'un système de contrôle d'effraction;  c) la salle est équipée d'un système de détection d'incendie;  d) l'accès aux locaux est contrôlé de manière électronique.      CHAPITRE 6   Émoluments   Art. 21 9)      1 L’apposition de la signature sur le contrat d’utilisation devant la   chancellerie d’Etat ou l'administration communale est gratuite.   2 L'émolument perçu pour la légalisation de la signature par les notaires est   déterminé par l'article 13 de l'arrêté fixant le tarif des émoluments des notaires,  du 20 janvier 1982  10) .   3 L'émolument perçu pour la légalisation de la signature par les juges du   Tribunal d'instance est déterminé par l'article 23, lettre b, de l'arrêté temporaire  fixant les tarifs des frais, des émoluments de chancellerie et des dépens en  matière civile, pénale et administrative du 22 décembre 2010  11) .     Art. 22  12)      1 Aucun émolument n’est perçu auprès des utilisateurs par la   chancellerie d’Etat et l’exploitant pour l’enregistrement du contrat d’utilisation et  l’envoi des droits d’accès.                                                    9)   Teneur selon A du 22 décembre 2010 (FO 2010 N° 51) avec effet au 1 er   janvier 2011  10)   RSN 166.31  11)   RSN 164.11  12)   Teneur selon A du 2 mai 2018 (FO 2018 N° 18) avec effet au lendemain de sa publication  dans la FO, soit le 5 mai 2018   Serveurs  extrêmement  sensibles   Environnement   Signature du  contrat d’utilisation   Gestion  administrative     150.401      7   2 Pour chaque attribution de droits d’accès supplémentaires aux personnes   dûment autorisées par les utilisateurs signataires des personnes morales, un  émolument de 21 francs sera perçu par la chancellerie d’Etat.   3 Pour toute demande de renouvellement des droits d’accès perdus, un   émolument de 20 francs sera perçu auprès de l’utilisateur par la chancellerie  d’Etat.     Art. 23     1 Les coûts des prestations sont fixés et facturés par les partenaires   aux utilisateurs, sur la base d'émoluments déterminés.   2 Ces coûts font l'objet d'une réglementation spéciale.     Art. 24   Le contrat de collaboration fixe les émoluments dus par le partenaire  à l’exploitant.      CHAPITRE 7   Dispositions finales   Art. 25   Le département, sur préavis de la commission du GSU, détermine la  date d'ouverture du GSU aux utilisateurs.     Art. 26     1 Le présent règlement entre en vigueur le 1  er  janvier 2005.   2 Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation   neuchâteloise.      Coûts des  prestations   Emoluments dus  par les partenaires   Ouverture du GSU   Entrée en vigueur  et publication