RS 211.435.1   1   Ordonnance  sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et  la légalisation électronique  (OAAE)   du 8 décembre 2017 (Etat le 1er février 2018)     Le Conseil fédéral suisse,  vu les art. 48, al. 5, du code civil1 et 55a, al. 4, titre final, du code civil,  vu les art. 929 et 929a du code des obligations2,  arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet et but  1 La présente ordonnance règle, dans le domaine du droit privé, les exigences tech- niques ainsi que la procédure relatives à:   a. l’établissement des actes authentiques électroniques, y compris les extraits,  attestations et certificats électroniques officiels tirés des registres publics;   b. la légalisation électronique de copies et de signatures;   c. la légalisation de copies sur papier de documents électroniques.  2 Elle vise à garantir que les actes authentiques électroniques offrent autant de sécu- rité que les actes authentiques sur papier et à permettre leur échange entre différents  systèmes informatiques.   Art. 2 Définitions  1 Au sens de la présente ordonnance, on entend par:   a. officier public: une personne à laquelle le droit fédéral ou le droit cantonal  octroie officiellement la compétence d’établir des actes authentiques élec- troniques ou de procéder à une légalisation électronique, soit  1. un notaire indépendant,   2. un notaire de fonction,  3. un collaborateur d’une autorité du registre foncier, du registre du com-  merce ou de l’état civil;        RO 2018 89  1 RS 210  2 RS 220   211.435.1    Dispositions complémentaires et d’exécution du code civil   2   211.435.1   b. confirmation d’admission: une preuve électronique que la personne qui éta- blit un acte authentique électronique ou procède à une légalisation électro- nique dispose de la compétence de le faire au moment de cet établissement;   c. formule de verbalisation: formule par laquelle l’officier public verbalise ce  qu’il constate lors de l’établissement d’un acte authentique électronique et  d’une légalisation électronique.   d. certificat: certificat numérique d’un fournisseur de services de certification  reconnu conformément à la loi fédérale du 18 mars 2016 sur la signature  électronique (SCSE)3.   Art. 3 Equivalence des formes  1 Les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques établis con- formément à la présente ordonnance sont équivalents à ceux dressés sur un support  papier.  2 Ils peuvent être utilisés dans les opérations avec toutes les autorités qui ont intro- duit la possibilité de communiquer et de conduire des transactions par voie électro- nique.   Art. 4 Application du droit étranger  Si un acte authentique électronique ou une légalisation électronique est destiné à une  utilisation à l’étranger, il peut être établi en dérogation à la présente ordonnance et  en conformité avec les exigences en vigueur dans ce pays, pour autant que leur  respect garantisse une sécurité comparable, en particulier en matière d’intégrité et  d’authenticité.   Section 2 Registre suisse des officiers publics   Art. 5 But et exploitation  1 Le registre suisse des officiers publics (RegOP) délivre des confirmations  d’admission pour l’établissement d’actes authentiques électroniques ainsi que de  légalisations électroniques et rend public sur Internet les données sur les officiers  publics qui y sont inscrits.  2 Il est exploité par l’Office fédéral de la justice (OFJ).   Art. 6 Personnes à inscrire  1 Peuvent être inscrits dans le RegOP:   a. les officiers publics;   b. les collaborateurs des autorités habilitées à tenir les données des personnes  inscrites.       3 RS 943.03     Etablissement d’actes authentiques électroniques   et la légalisation électronique. O   3   211.435.1   2 Les autorités compétentes inscrivent dans le RegOP les officiers publics habilités à  établir des actes authentiques électroniques ou à procéder à une légalisation électro- nique.  3 Chaque personne doit être inscrite avec sa fonction et l’organisation dont elle  relève. Plusieurs fonctions et organisations peuvent être saisies par personne.   Art. 7 Inscriptions  1 Les officiers publics sont inscrits dans le RegOP avec les données suivantes:   a. les noms et les prénoms tels qu’ils résultent du passeport ou de la carte  d’identité;   b. la date de naissance;   c. la nationalité;   d.  la désignation de la profession ou de la fonction conformément au droit dé- terminant ainsi que la désignation du canton ou de l’autorité fédérale con- cerné;   e. le numéro d’identification des entreprises (IDE) en application de la loi fédé- rale du 18 juin 2010 sur le numéro d’identification des entreprises (LIDE)4  et, le cas échéant, le numéro cantonal utilisé par l’officier public;   f. l’adresse de l’étude ou de l’office conformément à l’inscription dans le re- gistre IDE (art. 6 LIDE);   g. la date d’octroi de la compétence officielle;   h. le cas échéant, la date d’extinction de la compétence officielle;   i. pour la vérification des signatures et l’authentification de l’officier public  par le RegOP:  1. si des certificats numériques permanents ont été ou sont utilisés: lesdits   certificats,  2. si des certificats à usage unique ont été ou sont utilisés: les numéros de   série permanents ou d’autres éléments de ces certificats qui permettent  une identification univoque de l’officier public ainsi que les données  sur le mécanisme d’authentification utilisé.   2 Tout renouvellement de l’habilitation d’un officier public déjà habilité une pre- mière fois donne lieu à une nouvelle inscription dans le RegOP. Les inscriptions qui  n’ont plus d’effets juridiques sont maintenues et marquées comme telles.   Art. 8 Responsabilité des données, tenue et livraison des données  1 La responsabilité des données relatives aux personnes inscrites nommées par une  autorité cantonale incombe au canton concerné.        4 RS 431.03     Dispositions complémentaires et d’exécution du code civil   4   211.435.1   2 La responsabilité des données relatives aux personnes inscrites nommées par une  autorité fédérale incombe à cette dernière.  3 L’officier public fournit au RegOP les données nécessaires à la vérification des  signatures et à l’authentification de l’officier public prévues à l’art. 7, al. 1, let. i.  4 Les données peuvent être inscrites par le biais du masque de saisie du RegOP ou,  avec l’autorisation de l’OFJ, livrées au RegOP en provenance d’autres systèmes par  l’intermédiaire d’une interface. La procédure d’autorisation obéit à l’art. 20.   5 L’autorité compétente du canton ou de la Confédération veille à ce que les données  soient en tout temps actuelles.   Art. 9 Publicité des données  Les données du RegOP sont accessibles publiquement dans le RegOP, hormis:   a. les données prévues à l’art. 7, al. 1, let. b et c, qui ne sont pas publiques;   b. les données en provenance d’autres systèmes conformément à l’art. 8, al. 4,  qui ne sont pas accessibles publiquement dans le RegOP; le RegOP publie  un renvoi au système d’origine si les données y sont accessibles.   Section 3  Procédure pour l’établissement d’actes authentiques électroniques et  de légalisations électroniques   Art. 10 Dispositions générales  1 Pour établir un acte authentique électronique ou procéder à une légalisation élec- tronique conformément aux art. 11 à 16, l’officier public procède de la manière  suivante:   a. il établit le document électronique;   b. il ajoute au document la formule de verbalisation correspondante sur une  page à part (page de verbalisation);   c. il enregistre le document dans un format électronique reconnu;   d.  il signe le document au moyen d’une signature électronique qualifiée avec  horodatage électronique qualifié au sens de la SCSE5;   e. il obtient en ligne la confirmation d’admission auprès du RegOP et l’insère  sur la page de verbalisation; la confirmation d’admission se réfère unique- ment au document concerné signé par l’officier public.   2 La confirmation d’admission contient:   a. de manière visible:  1. les armoiries de la Confédération suisse et, s’il s’agit d’un officier pu-  blic cantonal, l’écusson cantonal,       5 RS 943.03     Etablissement d’actes authentiques électroniques   et la légalisation électronique. O   5   211.435.1   2. la désignation du canton ou de l’autorité fédérale qui octroie la compé- tence,    3. les noms et les prénoms de l’officier public tels qu’ils résultent de  l’inscription dans le RegOP,   4. l’IDE,  5. la désignation de la profession ou de la fonction de l’officier public,   6. la description de la compétence octroyée à l’officier public par le droit   déterminant d’établir des actes authentiques électroniques et de procé- der à une légalisation électronique;   b. un cachet électronique réglementé avec horodatage électronique qualifié  conformément à l’art. 2, let. d, SCSE.   3 Les cantons peuvent prévoir que soient insérés, sur la page de verbalisation, des  éléments complémentaires tels qu’un cachet électronique réglementé avec horoda- tage électronique qualifié conformément à l’art. 2, let. d, SCSE ainsi que d’autres  éléments visibles ou invisibles. Ces éléments complémentaires n’affectent pas, sur le  plan du droit fédéral, la validité des actes authentiques électroniques et des légalisa- tions électroniques.  4 Les requêtes de confirmations d’admission en ligne entre le système informatique  utilisé par l’officier public et le RegOP peuvent être transmises par des tiers. Ceux-ci  ont besoin d’une autorisation de l’OFJ (art. 20).   5 Le Département fédéral de justice et police (DFJP) fixe, dans une ordonnance, les  formats électroniques reconnus, règle les exigences techniques et organisationnelles  ainsi que les propriétés de la confirmation d’admission.   Art. 11   Expédition électronique d’un acte authentique  1 L’officier public dresse l’original de l’acte authentique sur un support papier.  2 Il établit une expédition électronique:   a. en numérisant totalement ou partiellement l’original avec ses annexes éven- tuelles, et   b. en apposant sur la page de verbalisation la formule constatant que le docu- ment est fidèlement conforme à l’original ou à des parties correspondantes  de celui-ci.   3 Il peut joindre à la formule de verbalisation d’autres données, telles qu’un destina- taire ou le numéro d’ordre continu de l’expédition.   Art. 12 Actes authentiques électroniques tirés d’un registre public  L’officier public établit un acte authentique électronique tiré d’un registre public:   a. en numérisant le document correspondant ou en établissant le document  électronique directement tiré du registre, et     Dispositions complémentaires et d’exécution du code civil   6   211.435.1   b. en apposant sur la page de verbalisation la formule constatant qu’il s’agit  d’un extrait officiel, d’une confirmation ou d’une attestation tirés du registre  public correspondant.   Art. 13 Légalisation d’une copie électronique d’un document sur papier  L’officier public légalise une copie électronique d’un document sur papier:   a. en numérisant celui-ci totalement ou partiellement, et   b. en joignant au document électronique la formule de verbalisation constatant  que celui-ci est conforme au document sur papier ou à des parties corres- pondantes de celui-ci.   Art. 14 Légalisation d’une copie électronique d’un document électronique  1 L’officier public légalise une copie électronique d’un document électronique:   a. en transférant le document existant entièrement ou partiellement dans un  nouveau document électronique, et   b. en ajoutant au nouveau document la formule de verbalisation constatant que  celui-ci est conforme au document électronique ou à des parties correspon- dantes de celui-ci.   2 Si le document produit est signé électroniquement, l’officier public examine, en  utilisant les instruments techniques appropriés, la signature en ce qui concerne:   a. l’intégrité du document;   b. l’identité du signataire;   c. la validité et la qualité de la signature, y compris ses attributs éventuels;   d. le moment de la signature et la présence d’un horodatage électronique quali- fié sur le document, conformément à l’art. 2, let. j, SCSE6.   3 Il constate le résultat de l’examen ainsi que d’éventuels attributs contenus dans la  signature dans la formule de verbalisation.   Art. 15 Légalisation électronique d’une signature autographe ou d’un  paraphe sur un document sur papier   L’officier public légalise électroniquement une signature autographe ou un paraphe  sur un document sur papier:   a. en numérisant ledit document dans son intégralité ou partiellement, y com- pris la signature ou le paraphe, et   b. en joignant au document électronique la formule de verbalisation prévue par  le droit déterminant pour les légalisations.       6 RS 943.03     Etablissement d’actes authentiques électroniques   et la légalisation électronique. O   7   211.435.1   Art. 16 Légalisation électronique d’une signature électronique  L’officier public légalise de manière électronique une signature électronique en  joignant au document électronique la formule de verbalisation constatant que la  signature électronique;   a. a été apposée en sa présence par le signataire, ou   b. a été reconnue par le signataire comme étant une signature électronique qu’il  a lui-même insérée.   Section 4  Légalisation d’un tirage imprimé d’un document électronique   Art. 17  1 L’officier public légalise un tirage imprimé d’un document électronique en joi- gnant au tirage imprimé la formule de verbalisation constatant que celui-ci est con- forme au document électronique produit ou à des parties correspondantes de celui-ci.  2 Si le document produit est signé électroniquement, l’officier public examine la  signature conformément à l’art. 14, al. 2.  3 Il constate le résultat de l’examen ainsi que d’éventuels attributs contenus dans la  signature dans la formule de verbalisation.  4 Il date et signe le tirage imprimé muni de la formule de verbalisation prévue par le  droit déterminant.   Section 5 Instruments techniques   Art. 18  L’OFJ met à disposition un programme ou des parties de programme qui compren- nent les fonctions de programme en lien avec la vérification ainsi que l’obtention et  l’insertion des confirmations d’admission.7       7 Le programme ou les parties de programme peuvent être obtenus auprès de l’OFJ sous  www.openegov.admin.ch > Produits Open eGov > Signature.     Dispositions complémentaires et d’exécution du code civil   8   211.435.1   Section 6 Système de validation   Art. 19  1 La Confédération met publiquement à disposition un système de validation pour la  vérification des éléments techniques:   a. des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques prévus  à l’art. 10, al. 1, let. d et al. 2, let. b;   b. des documents signés électroniquement conformément aux art. 14, al. 2, et  17, al. 2.   2 Les offices du registre foncier, du registre du commerce et de l’état civil vérifient,  au moyen de ce système de validation, les actes authentiques électroniques ainsi que  les légalisations électroniques qui leur parviennent.  3 Le DFJP règle l’objet de la vérification des actes authentiques électroniques et des  légalisations électroniques effectuée par le système de validation.   Section 7 Autorisations   Art. 20  1 L’OFJ rend une décision s’agissant des demandes:   a. des autorités compétentes du canton ou de la Confédération les autorisant à  livrer au RegOP des données concernant les officiers publics provenant  d’autres systèmes au moyen de l’interface prévue à l’art. 8, al. 4;   b.  de tiers les autorisant à transmettre en ligne les requêtes de confirmations  d’admission, conformément à l’art. 10, al. 4.   2 Le DFJP règle les détails, en particulier:   a. les exigences techniques à remplir pour la demande correspondante;   b. les données à transmettre avec la demande correspondante.  3 L’OFJ retire l’autorisation lorsqu’il constate que les conditions de celle-ci ne sont  plus remplies.   Section 8 Emoluments   Art. 21 Tarifs  1 Pour la délivrance de la confirmation d’admission, l’OFJ perçoit un émolument  s’élevant à 2 francs par document.  2 Pour la procédure d’autorisation prévue à l’art. 20, il perçoit une taxe en fonction  du temps consacré. Le tarif horaire s’élève à 250 francs.     Etablissement d’actes authentiques électroniques   et la légalisation électronique. O   9   211.435.1   Art. 22 Application de l’ordonnance générale sur les émoluments   Dans la mesure où la présente ordonnance ne prévoit pas de règle particulière, les  dispositions prévues par l’ordonnance générale du 8 septembre 2004 sur les émolu- ments8 sont applicables.   Art. 23 Facturation et effets de la demeure  1 L’OFJ facture chaque année les émoluments aux officiers publics ou à l’autorité  compétente en vertu du droit déterminant.  2 Demeurent réservées les conventions contraires entre l’OFJ et le canton ou le  service compétent en vertu du droit déterminant.  3 Si l’officier public est débiteur d’émoluments et que, malgré une sommation, il est  en retard dans le paiement, l’OFJ peut ordonner que l’autorité compétente du canton  ou de la Confédération révoque les effets juridiques de l’inscription prévue à l’art. 7.    Art. 24 Exemption d’émoluments pour la délivrance de confirmations  d’admission   Il n’est perçu aucun émolument pour la délivrance de confirmations d’admission  lorsque les collaborateurs des autorités du registre du commerce, de l’état civil et du  registre foncier légalisent des copies électroniques de réquisitions, de pièces justifi- catives et d’autres documents sous forme papier ou électronique:     a. à des fins de conservation, ou   b. à des fins de collaboration avec d’autres autorités.   Section 9 Dispositions finales   Art. 25 Abrogation et modification d’autres actes  L’abrogation et la modification du droit en vigueur sont réglées en annexe.   Art. 26 Disposition transitoire pour les actes authentiques électroniques et  les légalisations électroniques sans confirmation d’admission   Le DFJP règle le moyen par lequel les offices du registre du commerce et les offices  du registre foncier examinent la validité des actes authentiques électroniques et des  légalisations électroniques établis entre le 1er août 2013 et le 31 décembre 2013.       8 RS 172.041.1     Dispositions complémentaires et d’exécution du code civil   10   211.435.1   Art. 27 Disposition transitoire relative à l’art. 166, al. 6, de l’ordonnance du  17 octobre 2007 sur le registre du commerce9   1 En dérogation aux art. 10 et 13, les règles suivantes peuvent être appliquées à l’éta- blissement d’une copie électronique légalisée d’un document sur papier à des fins de  conservation jusqu'au 31 décembre 2022:   a. les copies électroniques issues de la numérisation des documents sur papier  doivent être munies d’une signature électronique qualifiée au sens de l’art. 2,  let. e et j, SCSE10.    b. les certificats qualifiés utilisés par les offices du registre du commerce pour  les légalisations doivent contenir les éléments suivants:  1. les noms et les prénoms ainsi que la désignation de la fonction officielle   du titulaire du certificat,  2. la désignation de l’office du registre du commerce et le nom du canton.   c. les certificats qualifiés contenant un pseudonyme ne peuvent pas être utili- sés;   d. une formule de verbalisation doit être apposée sur la copie légalisée consta- tant que le document est conforme au document sur papier ou à des parties  correspondantes de celui-ci.   2 Un fournisseur de services de certification reconnu ne peut délivrer de certificat en  application de l’al. 1, let. b, que si le canton a confirmé la fonction officielle du  titulaire du certificat et la désignation de l’office du registre du commerce.  3 L’Office fédéral du registre du commerce au sein de l’OFJ peut édicter des disposi- tions d’exécution dans une directive.   Art. 28 Entrée en vigueur  La présente ordonnance entre en vigueur le 1er février 2018.       9 RS 221.411  10 RS 943.03     Etablissement d’actes authentiques électroniques   et la légalisation électronique. O   11   211.435.1   Annexe  (art. 25)   Abrogation et modification d’autres actes  I   L’ordonnance du 23 septembre 2011 sur l’acte authentique électronique11 est abro- gée.   II   Les ordonnances mentionnées ci-après sont modifiées comme suit:   …12       11 [RO 2011 4779, 2012 5433, 2016 4667 II 11]  12 Les mod. peuvent être consultées au RO 2018 89.     Dispositions complémentaires et d’exécution du code civil   12   211.435.1