Reglement über die Archivführung des Verwaltungsgerichts und der übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden (ArchR VG)   1  162.628  Reglement über die Archivführung des Verwaltungsgerichts und der übrigen  verwaltungsunabhängigen Justizbehörden (ArchR VG)  vom 20.01.2011 (Stand 01.01.2011)  Das Verwaltungsgericht des Kantons Bern,  gestützt auf Artikel 12 Absatz 2 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Ar- chivierung (ArchG)1),  beschliesst:  1 Allgemeines  Art.  1 Geltungsbereich 1 Dieses Reglement regelt die Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen  a des Verwaltungsgerichts, b der Steuerrekurskommission, c der Rekurskommission für Massnahmen gegenüber Fahrzeugführerinnen  und Fahrzeugführern d der Enteignungsschätzungskommission sowie e der Bodenverbesserungskommission. 2 Die Aufbewahrung von Personendaten richtet  sich nach der Personal-  und Datenschutzgesetzgebung.  Art.  2 Begriffe 1 Unterlagen sind sämtliche  Akten  des Verwaltungsgerichts  und der  übrigen verwaltungsunabhängigen  Justizbehörden,  alle  weiteren  aufgezeichneten  In- formationen, unabhängig von den Datenträgern, sowie alle Hilfsmittel und er- gänzenden Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nut- zung nötig sind. 2 Datenträger sind alle Materialien, die für die Speicherung von Daten in analo- ger und digitaler Form Verwendung finden. 3 Als  Archivgut  gelten  Unterlagen,  die  vom  Staatsarchiv  zur  Aufbewahrung übernommen worden sind bzw. diesem abzuliefern sind.  1) BSG 108.1  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses  11-103      162.628  2  4 Findmittel sind Hilfsmittel,  die zum Auffinden, zur Benützung und zum Ver- ständnis von Unterlagen notwendig sind, wie physische oder elektronische Ver- zeichnisse, Register, Karteien, Listen und Ordnungsübersichten. Sie beinhalten die folgenden Zusatzinformationen über primäre Daten:  a Struktur (Gliederung, Layout, Format usw.), b Verarbeitungskontext (Personen, beteiligte Stellen, Ausgabegeräte, Trans-  aktionen usw.), c Angaben zum Inhalt. 5 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind  a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse  erzeugt  werden  und  in  digitaler  oder  analoger Form vorliegen,  b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mit- tels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).  2 Sicherung und Aufbewahrung der Unterlagen  Art.  3 Nachvollziehbarkeit 1 Das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbe- hörden stellen sicher, dass ihre Gerichtsadministration in den Unterlagen jeder- zeit nachvollzogen und nachgewiesen werden kann. 2 Die Nachvollziehbarkeit ergibt sich aus den Urteilen und den darin enthalte- nen Begründungen. 3 Das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbe- hörden bewahren nur vollständige und verlässliche Unterlagen auf. 4 Die Verlässlichkeit der Unterlagen, insbesondere solcher aus elektronischen Systemen, ist mit angemessenen organisatorischen und technischen Vorkeh- rungen sicherzustellen.  Art.  4 Prozessakten des Verwaltungsgerichts und der übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden  1 In Verfahren, in denen das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsu- nabhängigen Justizbehörden als Rechtsmittelinstanz entscheiden, werden fol- gende Akten aufbewahrt:  a die Rechtsschriften (ohne Beilagen), b das Anfechtungsobjekt,       3  162.628  c die Korrespondenz, die im Rahmen des verwaltungsgerichtlichen Verfah- rens geführt wurde,  d die Zirkulationsbogen, e die Verfügungen und Beschlüsse, f das Urteil, g die Unterlagen betreffend Meinungsaustausche. 2 Die übrigen Prozessakten werden nach Verfahrensabschluss den jeweiligen Absenderinnen und Absendern zurückgesandt oder vernichtet.  Art.  5 Verwaltungsunterlagen 1 Verwaltungsunterlagen  werden  dauernd  archiviert,  soweit  sie  für  das  Ver- ständnis der Geschichte und der Entwicklung des Verwaltungsgerichts und der übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden wertvoll sind. 2 Protokolle und Vernehmlassungen werden dauernd aufbewahrt.  Art.  6 Urteilssammlungen und Geschäftskontrollen 1 Urteile und prozesserledigende Entscheide einschliesslich der Begründungen werden zusätzlich in physisch oder elektronisch angelegten Sammlungen dau- ernd aufbewahrt. 2 Geschäftskontrollen werden in physischer oder elektronischer Form dauernd aufbewahrt.  Art.  7 Registratur und Sicherung 1 Bei der Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung ihrer Unterlagen stellen das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden sicher, dass  a alterungsbeständige Informationsträger, Beschreib- und Schreibstoffe so- wie  sonstige Hilfsmittel  verwendet werden, die Gewähr für eine ausrei- chende Lebensdauer bieten,  die  mindestens den jeweiligen  Aufbewah- rungsfristen entspricht,  b die Archivräume abschliessbar sind und die Unterlagen im Rahmen der Möglichkeiten vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit und Sonnenbestrahlung geschützt werden,  c Unbefugte keinen Zugriff auf Unterlagen haben.       162.628  4  Art.  8 Zuständigkeiten 1 Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär des Verwaltungsgerichts ist für die Organisation und die Verwaltung der Registratur zuständig. Sie oder er erlässt die entsprechenden Weisungen. 2 Die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden bestimmen eine für die Registratur und für die Verwaltung ihrer Unterlagen zuständige Person. 3 Die Sekretariate bereiten die aufzubewahrenden Unterlagen vor. 4 Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär des Verwaltungsgerichts ist für die sichere Aufbewahrung der Unterlagen zuständig und betreut die dafür vorgesehenen Räumlichkeiten.  Art.  9 Archivpläne 1 Das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbe- hörden erstellen einen Archivplan ihrer Ablagen und führen diesen nach. Sie le- gen ihre Unterlagen nach dieser Ordnung ab. 2 In den Archivplänen werden festgehalten:  a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b die Vorschriften für die Verwaltung der Unterlagen, c die Aufbewahrungsfristen, d ein  Vorschlag  zur  Bewertung  der  Archivwürdigkeit  im  Hinblick  auf  die  Übernahme der Unterlagen durch das Staatsarchiv. 3 Die Systematik der Ordnung der Unterlagen soll möglichst einfach, eindeutig und sachgerecht sein. 4 Das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbe- hörden sprechen sich bei der Anlage der Archivpläne und Findmittel mit dem Staatsarchiv ab.  3 Anbietepflicht, Ablieferung und Aufbewahrungsfristen  Art.  10 Anbietepflicht und Bewertungsvorschlag 1 Das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbe- hörden bieten dem Staatsarchiv sämtliche ihrer nach Artikel 4, 5 und 6 aufzu- bewahrenden Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an. Dauernd auf- bewahrungspflichtige Unterlagen werden frühestens zehn Jahre nach Eintritt der Rechtskraft angeboten.       5  162.628  2 Das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbe- hörden schlagen dem Staatsarchiv vor, welche Unterlagen sie als archivwürdig erachten und welche vernichtet werden können. Unterlagen dürfen nicht ohne Zustimmung des Staatsarchivs vernichtet werden. 3 Das Staatsarchiv bewertet die Unterlagen und entscheidet über deren Archiv- würdigkeit unter Berücksichtigung der Vorschläge des Verwaltungsgerichts und der übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden. 4 Das Staatsarchiv vernichtet keine Unterlagen ohne Zustimmung des Verwal- tungsgerichts und der übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden. 5 Betreffend Einzelheiten der Anbietepflicht sprechen sich das Verwaltungsge- richt  und  die  übrigen  verwaltungsunabhängigen  Justizbehörden  mit  dem Staatsarchiv ab.  Art.  11 Unterlagen aus elektronischen Systemen 1 Dem Staatsarchiv ist Zugang zu allen Systemen zu gewähren, deren Daten der Anbietepflicht unterliegen und die auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen,  insbesondere  zu  den  betreffenden  Projekt-,  System-  und  Anwen- dungsdokumentationen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Der Zugang im Abrufverfahren ist ausgeschlossen. 2 Werden Unterlagen aus elektronischen Systemen, die der Anbietepflicht un- terliegen, vollumfänglich und unter Wahrung ihrer Verlässlichkeit  in  analoger Form (auf Papier oder Mikrofilm) aufbewahrt, kann die verantwortliche Verwal- tungsgerichtsbehörde von der Anbietepflicht der im System enthaltenen Daten befreit werden.  Art.  12 Ablieferung 1 Dem Staatsarchiv sind mit den Unterlagen auch die zugehörigen Findmittel sowie allfällige weitere Hilfsmittel zur Ablieferung anzubieten. 2 Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen beizule- gen, das folgende Informationen enthält:  a Inhalt der Unterlagen in knapper Form, b Hinweis auf Personendaten. 3 Das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbe- hörden sind für die Überführung des Archivguts verantwortlich. 4 Sie lassen sich vom Staatsarchiv jede Ablieferung mit einem Ablieferungsbe- richt quittieren.       162.628  6  5 Betreffend Einzelheiten der Ablieferung sprechen sich das Verwaltungsgericht und die übrigen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden mit dem Staatsar- chiv ab.  Art.  13 Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen 1 Die Akten aus Verfahren des Verwaltungsgerichts und der übrigen verwal- tungsunabhängigen Justizbehörden werden für die Dauer von zehn Jahren ab Eintritt der formellen Rechtskraft aufbewahrt. 2 Nach  Ablauf  der  zehnjährigen  Aufbewahrungsfrist  werden  die  Akten  dem Staatsarchiv zur dauerhaften Archivierung angeboten. 3 Von den Akten der sozialversicherungsrechtlichen Abteilung des Verwaltungs- gerichts und der Rekurskommission für Massnahmen gegenüber Fahrzeugfüh- rerinnen und Fahrzeugführern werden dem Staatsarchiv nach Ablauf der zehn- jährigen Aufbewahrungsfrist nur jedes zehnte Dossier (Zehnernummern) ange- boten.  Die übrigen Dossiers können vom Verwaltungsgericht  vernichtet wer- den. 4 Das Angebot und die Archivierung von Unterlagen aus der Gerichtsverwal- tung, die vorübergehend oder dauernd als erhaltenswert zu gelten haben, er- folgt zehn Jahre nach Abschluss des betreffenden Geschäfts.  4 Übergangs- und Schlussbestimmungen  Art.  14 Übergangsbestimmungen 1 Verfahrens-  und  Verwaltungsunterlagen,  die  bis  zum  31.  Dezember  2010 beim Verwaltungsgericht und bei den übrigen verwaltungsunabhängigen Justiz- behörden entstanden sind, können dem Staatsarchiv in einer einmaligen Aktion vereinfacht angeboten werden.  Art.  15 Inkrafttreten 1 Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2011 in Kraft. 2 Es wird in die Bernische Gesetzessammlung aufgenommen.  Bern, 20. Januar 2011 Im Namen des Verwaltungsgerichts Der Präsident: Rolli Der Generalsekretär: Bloesch       7  162.628  Änderungstabelle - nach Beschluss  Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle 20.01.2011 01.01.2011 Erlass Erstfassung 11-103       162.628  8  Änderungstabelle - nach Artikel  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 20.01.2011 01.01.2011 Erstfassung 11-103