1  Entrée en vigueur dès le 01.02.2014 (Actuelle)  Document généré le : 05.10.2021  RÈGLEMENT 432.11.1  d'application de la loi du 14 juin 2011 sur l'archivage  (RLArch)  du 19 décembre 2011   LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD   vu la loi du 14 juin 2011 sur l'archivage [A]  vu le préavis du Département de l'intérieur  arrête       [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  Chapitre I Dispositions générales  Art. 1 But  1 Le présent règlement a pour but de compléter et de préciser les dispositions de la loi  du 14 juin 2011 sur l'archivage (ci-après : LArch) [A] , sous réserve de règlements particuliers.       [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  Art. 2 Définitions  1 On entend dans le présent règlement par:  a. autorité : l'une des autorités énumérées à l'article 2 LArch [A]  ;   b. instrument de recherche : un outil nécessaire pour identifier, trouver, consulter et comprendre les  documents, tel qu'un répertoire, un inventaire, un fichier ou un index, sur support analogique ou  électronique ;  c. calendrier de conservation : une liste, organisée logiquement, des différentes catégories de  documents créés ou reçus par une autorité, indiquant la durée pendant laquelle ceux-ci doivent être  conservés par cette autorité, pour des motifs administratifs ou légaux, et leur sort final à l'échéance  de ce délai, soit l'élimination ou le versement aux Archives cantonales vaudoises ;  d. évaluer : déterminer si un document a une valeur archivistique justifiant qu'il soit versé aux Archives  cantonales vaudoises ;  e. évaluation : l'action d'évaluer ;  f. verser : transférer aux Archives cantonales vaudoises des documents destinés à y être archivés  définitivement ;  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a   2  g. versement : action de verser ; également, ensemble des documents transférés en une opération ;  h. papiers de corbeille : documents de toutes natures n'ayant pas vocation à être conservés car  dépourvus d'intérêt juridique ou administratif, en particulier:  1. documents reçus pour information et sans utilité pour l'ouverture d'une procédure ou le  traitement d'une affaire,   2. courriers sans importance pour l'activité de l'autorité,   3. pièces inutiles à la compréhension d'un dossier,   4. brouillons, notes et copies de travail, après transcription du texte définitif,   5. doubles de documents conservés,   6. matériel imprimé périmé ou en surnombre ;  i. document électronique : document conservé au moyen de technologies numériques ; il peut s'agir  d'un document nativement numérique ou d'un document analogique à l'origine qui a été numérisé.  2 Pour le surplus, les définitions qui figurent à l'article 3 de la loi s'appliquent au présent règlement.      [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  Chapitre II Organisation de l'archivage  Art. 3 Gestion, classement et conservation des documents (art. 4, al. 2 et 3 LArch)  1 Chaque autorité fixe par écrit les procédures de gestion, de classement et de conservation de ses  documents.   2 Elle s'assure que ses documents permettent en tout temps de vérifier ses activités et d'en rendre  compte. A cette fin, elle ne conserve que des documents complets et fiables, et prête un soin particulier  à la tenue à jour et à la conservation des instruments de recherche.  3 Elle conserve ses documents à l'abri du feu, de l'eau, de l'humidité, de la poussière et du vol. Elle prend  les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour éviter toute perte, détérioration ou  falsification.  4 Elle veille à ce que les personnes non autorisées n'aient pas accès aux documents.  5 La direction de l'autorité contrôle régulièrement l'application de ces procédures par l'ensemble de son  personnel.  Art. 4 Préposé à la gestion des archives  1 Chaque autorité désigne parmi son personnel un préposé à la gestion des archives, chargé d'appliquer  ou de faire appliquer les directives en la matière. Elle en communique le nom aux Archives cantonales  vaudoises et informe celles-ci de tout changement de titulaire.  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a   3  2 Le préposé assure le contact avec les Archives cantonales vaudoises, qui lui fournissent la formation,  les conseils et l'appui nécessaires. Il est en particulier chargé de la rédaction et de la tenue à jour du  calendrier de conservation, ainsi que de la préparation des éliminations et des versements.  3 Ces responsabilités sont mentionnées dans le cahier des charges du préposé, auquel l'autorité  accorde le temps, les moyens et l'appui hiérarchique nécessaires à l'exercice de sa tâche.  Art. 5 Calendrier de conservation (art. 4, al. 4 LArch)  1 Chaque autorité rédige et tient à jour un calendrier de conservation, en collaboration avec les Archives  cantonales vaudoises.  2 Le calendrier de conservation n'entre en vigueur qu'après signature par la direction des deux parties.  3 Les procédures de gestion, de classement et de conservation des documents, ainsi que les  instruments de recherche, sont conçus ou adaptés de façon à faciliter l'application des règles définies  dans le calendrier de conservation.  Art. 6 Echéance de l'obligation de proposer les documents (art. 5, al. 1 LArch)  1 Les documents sont proposés aux Archives cantonales vaudoises au terme du délai de conservation  mentionné dans le calendrier de conservation.  2 A défaut de calendrier de conservation ou d'indication à leur sujet dans celui-ci, les documents sont  proposés lorsque l'autorité n'en a plus besoin pour des motifs juridiques ou administratifs, soit en  principe 10 ans après leur clôture pour les dossiers et 10 ans après leur création pour les documents  isolés.  3 Les Archives cantonales vaudoises peuvent allonger ce délai si l'autorité justifie d'un besoin prolongé,  pour des motifs juridiques ou administratifs.  Art. 7 Evaluation (art. 5, al. 2 LArch)  1 Les documents proposés sont préparés de façon à pouvoir être évalués et, s'il y a lieu, versés sans  surcroît de travail.  2 Les Archives cantonales vaudoises ont accès à tous les instruments de recherche et autres  informations nécessaires à une évaluation objective et complète des documents.  3 Elles évaluent les documents en fonction de critères archivistiques, d'un point de vue historique et de  témoignage, en collaboration avec l'autorité.  4 Elles effectuent l'évaluation et répondent à la proposition dans les meilleurs délais. Les documents  sont alors versés ou éliminés, selon les procédures prévues aux articles 8 et 10 du présent règlement.  5 Lorsque l'évaluation a été effectuée de manière anticipée et son résultat consigné dans un calendrier  de conservation, les documents proposés sont directement mentionnés dans un bordereau de  versement ou d'élimination.    4  Art. 8 Versement (art. 5, al. 3 LArch)  1 Seuls sont versés les documents auxquels les Archives cantonales vaudoises ont attribué une valeur  archivistique et qui doivent dès lors être conservés définitivement. Le versement pour conservation  temporaire de documents destinés à être éliminés à terme est exclu.  2 L'autorité et les Archives cantonales vaudoises collaborent pour planifier et réaliser les versements de  la façon la plus rationnelle. Elles favorisent en principe des versements globaux et exhaustifs,  regroupant l'ensemble des documents à conserver d'une même période.  3 Les Archives cantonales vaudoises déterminent le support sur lequel les documents sont versés,  d'entente avec l'autorité.  4 Un bordereau de versement est soumis aux Archives cantonales vaudoises pour contrôle avant le  versement. Il décrit de façon concise les documents concernés et précise leurs dates extrêmes.  5 Les documents susceptibles d'être soumis à un délai de protection spécial au sens de l'article 12 de la  loi[A] sont signalés.  6 Les documents et leurs contenants doivent être en bon état, classés et clairement identifiés. Ils  doivent être accompagnés de leurs instruments de recherche et des éventuels autres outils ou  métadonnées nécessaires à leur repérage et à leur compréhension.  7 L'autorité est responsable du transfert des documents et en assume les frais.  8 Après contrôle, un exemplaire du bordereau signé est retourné à l'autorité. Il sert de reçu et  d'inventaire provisoire.      [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  Art. 9 Archivage autonome (art. 5, al. 5 LArch)  1 Les organismes cités à l'article 5, alinéa 5 de la loi[A] qui souhaitent conserver eux-mêmes leurs  archives historiques en font la demande aux Archives cantonales vaudoises.  2 L'autorisation est accordée dans la mesure où l'organisme prouve qu'il dispose des ressources  nécessaires en personnel, en locaux et en moyens financiers pour assurer cet archivage  autonome dans le respect de la loi.  3 L'autorisation prend la forme d'une convention avec les Archives cantonales vaudoises dans laquelle  l'organisme s'engage à constituer, conserver et communiquer ses archives historiques conformément  aux dispositions de la loi. Cette convention précise quels sont les principaux documents qui doivent  être conservés définitivement et prévoit pour les Archives cantonales vaudoises un droit de contrôle  incluant l'éventuelle inspection des locaux où sont conservés les documents.  4 En cas de non respect de la convention, les Archives cantonales vaudoises mettent l'organisme en  demeure de s'y conformer. Si le problème n'est pas résolu dans le délai fixé, elles peuvent dénoncer la  convention.  5 En cas de renonciation à l'archivage autonome ou de dénonciation de la convention, les archives  historiques de l'organisme sont versées aux Archives cantonales vaudoises conformément à la  procédure usuelle. Il en va de même en cas de dissolution de l'organisme, sauf reprise des archives par  un éventuel successeur après signature d'une nouvelle convention.  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a   5      [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  Art. 10 Elimination : principe (art. 6, al. 1 LArch)  1 Les autorités procèdent régulièrement à l'élimination des documents dont elles n'ont plus besoin pour  des motifs juridiques ou administratifs et auxquels les Archives cantonales vaudoises n'ont pas  attribué de valeur archivistique.  2 Cette élimination requiert l'autorisation écrite préalable des Archives cantonales vaudoises, quel que  soit le support des documents concernés.  3 L'autorisation est accordée sur la base d'un bordereau d'élimination, soumis aux Archives cantonales  vaudoises pour contrôle avant l'élimination. Ce bordereau décrit sommairement les documents  concernés et précise leurs dates extrêmes.  4 Après contrôle, un exemplaire du bordereau signé est retourné à l'autorité, qui le conserve pour faire  preuve de l'autorisation et conserver la trace des documents éliminés.  5 L'indication dans le calendrier de conservation qu'un type de document est éliminable à terme ne  dispense pas de cette procédure.  6 Les imprimés officiels et autres documents librement accessibles au public peuvent être éliminés  sans précaution particulière. Tous les autres documents doivent l'être par incinération, broyage,  effacement irréversible des données ou tout autre moyen préservant définitivement la confidentialité  des informations qu'ils contiennent.  7 L'autorité est responsable de l'exécution conforme de l'élimination et en assume les frais.  Art. 11 Elimination : exception (art. 6, al. 2 LArch)  1 Les papiers de corbeille, tels que définis à l'article 2, peuvent être éliminés en tout temps sans  autorisation écrite ni bordereau.  2 Les documents électroniques analogues aux papiers de corbeille sont assimilés à ceux-ci et soumis à  la même règle. Il s'agit notamment des versions électroniques de documents qui ont été imprimés et  dont la version papier est conservée.  3 Dans le doute quant à l'éventuelle nature de papier de corbeille d'un document, l'autorité se renseigne  auprès des Archives cantonales vaudoises. Une liste des papiers de corbeille spécifiques à une autorité  peut être incluse dans son calendrier de conservation.  Art. 12 Documents électroniques (art. 7, al. 1 LArch)  1 Les Archives cantonales vaudoises, dans leur rôle de maître de l'ouvrage, et la Direction des  systèmes d'information, dans son rôle de maître d'œuvre, sont chargées, dans le respect du règlement  sur l'informatique cantonale [B] , de concevoir et de mettre en application des normes, cahiers des  charges, procédures et directives permettant d'assurer l'évaluation, la sélection, le versement ou  l'élimination et la conservation définitive des documents électroniques, sans perte, détérioration ou  falsification.   https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a   6  2 Les Archives cantonales vaudoises doivent être consultées dès la planification de tout nouveau  système de gestion électronique des données, afin d'évaluer les documents qui seront traités par ce  système et de déterminer les moyens et les procédures qui seront nécessaires pour assurer le  versement de ceux auxquels elles attribueront une valeur archivistique. Dans la mesure exigée par la  réalisation de cet objectif, elles doivent être impliquées dans les projets et avoir accès à toutes les  natures d'informations nécessaires à leur décision.  3 Lors de l'introduction de nouveaux systèmes, l'autorité veille, avec l'appui de la Direction des  systèmes d'information, à ce que l'intégrité et l'exploitation des documents provenant des  systèmes remplacés restent garanties, sans dégradation du fait des migrations.  4 La Direction des systèmes d'information est chargée d'élaborer et tenir régulièrement à jour la liste  des formats standard ouverts en se fondant dans toute la mesure du possible sur les  normes internationales et suisses. Cette compétence vaut pour tous types de documents susceptibles  d'être archivés (texte, image, son, vidéo, bases de données, etc.).       [B] Règlement du 21.01.2009 relatif à l'informatique cantonale (BLV 172.62.1)  Art. 13 Archivage historique de documents électroniques par l'autorité ou par un tiers  spécialisé (art. 7, al. 2 LArch)  1 Les Archives cantonales vaudoises assurent l'archivage historique des documents électroniques des  autorités cantonales mentionnées à l'article 2, alinéa 1, lettres a, b, c et e de la loi[A] au même titre que  celui de leurs documents analogiques. A cette fin, elles développent et gèrent, avec l'appui de la  Direction des systèmes d'information, un centre d'archivage électronique.  2 Exceptionnellement et notamment si elles ne sont temporairement pas en mesure d'assumer cette  tâche pour des raisons techniques, les Archives cantonales vaudoises peuvent la déléguer à l'autorité  concernée ou à un tiers spécialisé, après signature d'une convention garantissant que les documents  seront conservés et communiqués conformément aux dispositions de la loi. Un droit de contrôle et de  libre accès aux documents doit être prévu, ainsi, en principe, qu'une reprise à terme de ceux-ci par les  Archives cantonales vaudoises.  3 La mutualisation durable des ressources en matière d'archivage électronique avec d'autres  collectivités publiques est réservée.      [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  Art. 14 Archives des communes (art. 8 LArch)  1 Le syndic peut en particulier déléguer l'exercice de tout ou partie des attributions mentionnées à  l'article 8, alinéa 3 de la loi[A] au secrétaire municipal ou à un archiviste professionnel. Il conserve la  responsabilité générale de la bonne gestion des archives de la commune.  2 Les communes peuvent collaborer notamment en regroupant leurs archives historiques dans des  locaux sécurisés communs ou en employant ensemble un archiviste professionnel.  3 Les archives des communes qui fusionnent doivent être closes le jour de la fusion. Elles constituent  des unités archivistiques distinctes et inaliénables, qui ne doivent pas être mélangées.      [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/172.62.1?id=ae59adff-f4e5-4e55-8f9f-4251a850adbd https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a   7  Art. 15 Relations des Archives cantonales vaudoises avec les autorités cantonales (art. 9,  al. 1, lettres a et b LArch)  1 Les Archives cantonales vaudoises fournissent aux autorités des conseils en matière de gestion des  archives, notamment sous la forme de cours, de guides pratiques, de modèles d'instruments de gestion  et de visites.  2 Elles règlent dans des directives les détails des procédures décrites dans la loi[A] et le présent  règlement, et contrôlent leur application.  3 A la demande de l'autorité ou d'entente avec elle, elles inspectent les locaux et matériels dévolus à la  gestion et à la conservation des archives. Elles ont accès à toutes les informations nécessaires à leur  expertise.  4 Elles proposent toute mesure utile à la bonne gestion et conservation des archives. En cas de constat  de situation non conforme à la loi ou à la réglementation, elles font rapport à la direction de l'autorité  concernée, avec leurs recommandations ; au besoin, elles en informent le chef du département  concerné ou le Conseil d'Etat.      [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  Art. 16 Traitement et communication des archives historiques (art. 9, al. 1, lettres c et d  LArch)  1 Les Archives cantonales vaudoises assurent la conservation des archives qui leur sont versées et  l'accès le plus large possible à celles-ci.  2 A ces fins, elles gèrent un dépôt sécurisé selon les normes professionnelles, une salle de consultation  ouverte à tout public et une bibliothèque spécialisée.  3 Elles gèrent également un atelier de conservation et restauration, ainsi qu'un atelier de reprographie.  Ceux-ci sont exclusivement au service de l'institution.  4 Afin de favoriser leur diffusion, les inventaires d'archives sont réalisés conformément aux  normes générales et internationales, au moyen d'instruments permettant leur consultation par Internet.  Art. 17 Collaborations professionnelles (art. 9, al. 1, lettre e LArch)  1 Les Archives cantonales vaudoises s'entendent avec les institutions dont les missions sont proches,  notamment les services d'archives, bibliothèques et musées publics, pour se répartir rationnellement la  responsabilité de la conservation du patrimoine, en fonction de la nature de celui-ci, de sa provenance  géographique ou d'autres critères.  2 Elles collaborent également avec ces institutions dans tous les domaines utiles, tels que la formation  professionnelle, l'achat ou la gestion d'équipements, la mise en réseau d'instruments de recherche ou  l'entraide en cas de catastrophe.  3 Elles participent activement à la vie associative professionnelle.  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a   8  Art. 18 Armoiries communales (art. 9, al. 1, lettre f LArch)  1 Les Archives cantonales vaudoises conseillent les communes en matière d'armoiries, en particulier  dans le cadre de fusions.  2 Elles expertisent les projets d'armoiries et leur blasonnement, vérifient leur compatibilité avec les  règles de l'héraldique et adressent au département concerné un préavis à leur sujet.  3 Elles tiennent le fichier central des armoiries communales du canton de Vaud.  4 Elles peuvent dénoncer toute utilisation abusive d'armoiries communales.  Art. 19 Appui aux communes (art. 9, al. 3 LArch)  1 Les Archives cantonales vaudoises soutiennent les communes en matière de gestion et de  conservation des archives, notamment par la mise à disposition de guides pratiques et de modèles  d'instruments de gestion.  2 Sur demande, elles dispensent des conseils, à distance ou dans le cadre de visites locales. Elles  peuvent également organiser des cours pour les élus et le personnel communaux, en particulier les  personnes en charge de la gestion des archives.  3 Sollicitées par une commune, elles peuvent accueillir temporairement ses archives, entre autres en  cas de dégâts ou de travaux dans le local qui les abrite. Les modalités pratiques et financières sont  réglées par convention.  4 En cas de suspicion de problème grave, en particulier à la demande du préfet, elles peuvent inspecter  les locaux et matériels dévolus à la gestion et à la conservation des archives. Elles ont accès à tous les  lieux et informations nécessaires à leur expertise. Elles font rapport à la Municipalité, avec leurs  recommandations, et tiennent informés le préfet et le service en charge des relations avec les  communes[C].  5 Elles favorisent, par toutes mesures utiles, la collaboration et la mutualisation des ressources des  communes en matière de gestion, de conservation et de communication des archives.      [C] Voir l'organigramme de l'Etat de Vaud  Art. 20 Archives privées (art. 9, al. 4 LArch)  1 Les Archives cantonales vaudoises s'efforcent de collecter, en complément des fonds d'archives  officiels qui leurs sont versés, des fonds provenant de personnes, familles, associations, entreprises et  autres personnes physiques ou morales privées, représentatifs du canton de Vaud dans ses différentes  dimensions, naturelle, sociale, économique, scientifique, culturelle ou autre.  2 Elles n'acceptent que les fonds ayant une valeur archivistique justifiant leur conservation définitive et  dirigent vers d'autres institutions ceux n'ayant pas un lien suffisamment significatif avec le canton de  Vaud.  3 Les fonds ne sont en principe acceptés qu'à titre gratuit, sous le statut de la donation,  exceptionnellement sous celui du dépôt.  https://www.vd.ch/toutes-les-autorites/   9  4 La signature d'une convention précisant les conditions de la remise du fonds et de sa consultation est  obligatoire en cas de dépôt. En cas de donation, une telle convention est en principe également signée.  En cas d'impossibilité, elle doit être remplacée par un échange de correspondance ou tout autre  document attestant au minimum du transfert de la propriété au canton de Vaud.  5 La conclusion de conventions prévoyant des réserves de consultation générales ou à long terme est  exclue.  Chapitre III Accès aux archives  Art. 21 Demande de consultation pendant le délai de protection (art. 10 LArch)  1 La demande de consultation, pendant le délai de protection défini aux articles 11 et 12 de la loi[A], d'un  document versé par une autorité et conservé par les Archives cantonales vaudoises est formulée par  écrit auprès de celles-ci.  2 Les Archives cantonales vaudoises transmettent la demande, avec leur préavis, à l'autorité qui a versé  le document ou à celle qui lui a succédé dans l'exercice de la même compétence. Elles tiennent le  document à disposition de l'autorité ou, d'entente avec celle-ci, lui en font parvenir la copie ou l'original.  3 S'agissant des fonds privés dépourvus de convention et auxquels sont appliquées par analogie les  règles de consultation prévues par la loi pour les documents versés par les autorités, il appartient aux  Archives cantonales vaudoises de rendre la décision en cas de demande de consultation pendant le  délai de protection.      [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  Art. 22 Délai de protection ordinaire (art. 11 LArch)  1 Le délai de protection vaut pour l'ensemble du dossier concerné.  2 Il se calcule en principe à partir de la date du document le plus récent contenu dans celui-ci. Il n'est  cependant pas tenu compte des documents qui ont été ajoutés postérieurement à la conclusion de  l'affaire concernée et qui ne sont pas en rapport direct avec le but dans lequel le dossier a été  constitué, notamment ceux en relation avec des demandes de consultation ou d'attestations, ou  constituant une documentation sur l'objet traité.  Art. 23 Délai de protection spécial (art. 12 LArch)  1 Il appartient à celui qui demande à consulter un document correspondant à la définition de l'article 12,  alinéa 1 de la loi[A] d'établir que les conditions légales de cette consultation sont remplies.  2 Les catégories d'archives soumises à un délai de protection prolongé en application de l'article 12,  alinéa 3 de la loi sont mentionnées en annexe du présent règlement, avec l'indication du délai fixé.      [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  Art. 24 Recherche d'un document soumis à un délai de protection  1 Les recherches dans les fonds soumis à un délai de protection sont effectuées par le personnel des  Archives cantonales vaudoises.  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a   10  2 La personne requérante est tenue de fournir des indications suffisantes pour permettre d'identifier le  document demandé.  3 Au delà de deux heures de recherche, un émolument peut être perçu.  4 Il est renoncé à la recherche si le travail occasionné s'avère manifestement disproportionné au sens  des articles 16, alinéa 2, lettre c de la loi sur l'information[D] et 24 de son règlement d'application[E] .  5 Si le document est trouvé, les Archives cantonales vaudoises en informent la personne requérante  sans lui en révéler le contenu précis et appliquent la procédure prévue à l'article 21 du présent  règlement.      [D] Loi du 24.09.2002 sur l'information (BLV 170.21) [E] Règlement du 25.09.2003 d’application de la loi du 24.09.2002 sur l’information (BLV 170.21.1)  Art. 25 Contestation de données archivées (art. 14 LArch)  1 La demande d'adjoindre à un document conservé par les Archives cantonales vaudoises la mention  de son caractère litigieux ou la preuve de son inexactitude doit être présentée par écrit. La personne  requérante doit justifier de son identité.  2 La demande n'est prise en compte que dans la mesure où le document en cause est identifié  précisément.  3 Le document à joindre doit indiquer expressément qu'il s'agit d'une contestation, comporter le lieu, la  date, le nom et la signature de la personne requérante.  4 La décision appartient aux Archives cantonales vaudoises. En cas d'acceptation, la rectification est  jointe au document contesté de façon à apparaître à tout lecteur de celui-ci.  Chapitre IV Modalités de la consultation  Art. 26 Publicité des fonds et des instruments de recherche  1 Les Archives cantonales vaudoises signalent au public l'existence de tous les fonds versés par les  autorités qu'elles conservent, y compris ceux qui ne sont pas consultables pour un motif quelconque  ou qui ne le sont que sur autorisation.  2 Il en va de même pour les fonds privés. Exceptionnellement, la convention de donation ou de dépôt  peut prévoir que l'existence d'un fonds ne sera pas signalée pendant une durée limitée.  3 Sous réserve de l'alinéa 4, les Archives cantonales vaudoises signalent au public l'existence de tous  les inventaires et autres instruments de recherche dont elles disposent. Elles les mettent à disposition  en libre accès en salle de lecture, sauf si leur état impose des conditions de consultation particulières.  Elles les publient sur Internet dans toute la mesure du possible.  4 Les inventaires et autres instruments de recherche qui, en tant que tels, contiennent des données  personnelles sensibles ou des profils de la personnalité au sens de l'article 12 de la loi, ne sont  consultables qu'aux conditions prévues par celui-ci. Leur existence est signalée.  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/170.21?id=a1f1de49-a16e-40ed-8790-22194925bb3b https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/170.21.1?id=698f69c0-927a-423b-b998-0b41e3fdf735   11  Art. 27 Consultation en salle de lecture  1 L'accès aux Archives cantonales vaudoises est libre et gratuit, sous réserve du respect des  dispositions légales et réglementaires.  2 Des copies peuvent être fournies à la place des originaux afin de protéger ceux-ci.  3 Si l'état des documents ou celui de leur classement l'impose, leur consultation peut être restreinte,  soumise à conditions ou refusée. Dans ce dernier cas, les Archives cantonales vaudoises s'efforcent de  proposer une solution alternative.  4 Le nombre de documents délivrés à chaque usager peut être limité s'il excède la capacité  d'encadrement du personnel de surveillance ou pour des motifs de sécurité des documents.  Art. 28 Aide aux usagers  1 Le personnel des Archives cantonales vaudoises fournit aux usagers une aide gratuite et impartiale.  2 En salle de lecture, il les conseille et les oriente dans leurs recherches. Il n'effectue pas celles-ci à leur  place.  3 Il répond aux demandes de renseignements reçues de l'extérieur dans la mesure où celles-ci  n'entraînent pas plus de deux heures de recherches.  4 Des recherches supplémentaires peuvent être effectuées contre émolument, dans la mesure  compatible avec l'aide de base aux usagers, qui est prioritaire.  5 Il peut être renoncé à l'émolument dans le cas de recherches scientifiques d'intérêt général.  6 Les recherches effectuées à la demande des autorités publiques sont gratuites.  Art. 29 Reproductions  1 La reproduction par tout moyen des documents conservés par les Archives cantonales vaudoises est  soumise à l'autorisation de celles-ci et à la condition qu'il n'en résulte aucun dommage pour les  originaux.  2 Les éventuels droits d'auteur détenus par les Archives cantonales vaudoises ou par des tiers sont  réservés.  3 La reproduction d'unités complètes (fonds, séries) par des personnes privées n'est pas autorisée, sauf  dans le cadre de projets présentant un intérêt public et approuvés par les Archives cantonales  vaudoises.  Art. 30 Prêt  1 Le prêt des documents conservés par les Archives cantonales vaudoises est exclu, en particulier le  prêt à domicile. Sont réservés les cas mentionnés aux alinéas qui suivent.  2 Les documents versés par une autorité lui sont prêtés à sa demande, pour une durée déterminée qui  peut être renouvelée en cas de besoin.    12  3 Les documents des fonds privés peuvent être prêtés à leur donateur ou déposant si la convention le  prévoit.  4 Des documents peuvent être prêtés à un autre service d'archives ou à une institution analogue à des  fins de recherche scientifique, dans la mesure où leur traitement approprié est garanti.  5 Des documents peuvent être prêtés pour exposition si l'emprunteur et le lieu d'exposition présentent  les garanties nécessaires en matière de sécurité et de conditions de conservation. La conclusion d'un  contrat d'assurance est exigée.  6 Le prêt de documents à l'étranger est soumis à l'autorisation du Conseil d'Etat, sur préavis des  Archives cantonales vaudoises.  Art. 31 Utilisation à des fins commerciales  1 L'utilisation à des fins commerciales des documents conservés par les Archives cantonales  vaudoises requiert l'autorisation écrite de celles-ci.  2 Cette autorisation peut être subordonnée à la conclusion d'un contrat précisant l'étendue de  l'utilisation et prévoyant une éventuelle participation de l'Etat aux gains.  Art. 32 Exemplaire justificatif  1 Les Archives cantonales vaudoises ont droit à un exemplaire justificatif gratuit de toute oeuvre ou  publication qui se fonde entièrement ou partiellement sur l'utilisation des documents qu'elles  conservent.  Art. 33 Règlement d'utilisation et émoluments  1 Les Archives cantonales vaudoises fixent les détails de la consultation dans un règlement  d'utilisation.  2 Elles perçoivent des émoluments conformément aux articles 11 à 14 du règlement fixant les  émoluments en matière administrative[F] , en particulier pour les recherches dépassant deux heures, la  délivrance de copies, la certification de conformité à l'original et les frais de port.       [F] Règlement du 08.01.2001 fixant les émoluments en matière administrative (BLV 172.55.1)  Art. 34 Interdiction d'accès  1 Les usagers qui contreviennent gravement ou de façon répétée à la loi[A], au présent règlement, au  règlement d'utilisation ou aux directives du personnel des Archives cantonales vaudoises peuvent se  voir interdire par celles-ci l'accès à leurs locaux.  2 En cas de dégradation ou de vol de documents, ils peuvent être dénoncés à l'autorité compétente.      [A] Loi du 14.06.2011 sur l'archivage (BLV 432.11)  https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/172.55.1?id=0b2eb4a9-80fc-432f-a4b0-a71e30313111 https://prestations.vd.ch/pub/blv-publication/actes/consolide/432.11?id=f09bdf70-5553-4116-b2df-82226faac73a   13  Chapitre V Dispositions finales  Art. 35 Abrogations  1 Le présent règlement abroge :  a. le règlement du 6 octobre 1989 pour les Archives cantonales vaudoises ;  b. le règlement du 13 août 2001 interdisant l'élimination de documents.  Art. 36 Exécution et entrée en vigueur  1 Le Département de l'intérieur est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur  le 1er janvier 2012.  Annexes 1  1. Liste des catégories d'archives  1 Modifié par le règlement du 22.01.2014 entré en vigueur le 01.02.2014    Liste des catégories d'archives    Annexe : liste des catégories d’archives soumises à  un délai de protection prolongé selon  l’article 12, alinéa 3 de la loi sur l’archivage et  l’article 23, alinéa 2 du présent règlement :        Producteur :  type de dossier ou document   Délai  Mode de calcul du délai   Secrétariat général du Grand Conseil :  procès-verbaux des séances du Bureau et documents annexes   50 ans  Dès la date de la séance   Secrétariat général du Grand Conseil :  demandes d’ouverture d’enquête pénale contre un membre du  Conseil d’Etat ou du Tribunal cantonal / demandes d’ouverture  d’enquête disciplinaire contre un magistrat   50 ans  Dès la date de la décision sur la demande   Secrétariat général du Grand Conseil :  notes de séances et documents annexes relatifs à des exposés des  motifs et projets de lois ou de décrets élaborés par le Secrétariat  général en vertu de l’art. 126a de la loi sur le Grand Conseil   50 ans  Dès la date de la séance   Secrétariat général du Grand Conseil :  procès-verbaux des séances de direction   50 ans  Dès la date de la séance   Secrétariat général du Grand Conseil / Secrétariat des commissions :  procès-verbaux et notes de séance, avec les annexes   50 ans  Dès la date de la séance   Secrétariat général du Grand Conseil / Commission de surveillance :  rapports spécifiques d’investigation   50 ans  Dès la date du rapport   Registre foncier :  onglets I (propriétés) et onglets IV (annotations)   50 ans  Dès la date de l’inscription   Police cantonale :  dossiers d’enquêtes pénales   Délai spécial de l’art. 12 al. 2 LArch, mais  au minimum 50 ans  Dès la date de la dernière pièce du dossier   Ministère public :  dossiers d’enquêtes pénales   Délai spécial de l’art. 12 al. 2 LArch, mais  au minimum 50 ans  Dès la date de la décision mettant un  terme à la procédure   Ordre judiciaire :  jugements et dossiers judiciaires   Délai spécial de l’art. 12 al. 2 LArch, mais  au minimum 50 ans  Dès la date de la décision mettant un  terme à la procédure