841.1.22 - Règlement sur les agences communales de la Caisse cantonale de compensation AVS    841.1.22  Règlement sur les agences communales de la Caisse  cantonale de compensation AVS  du 26.10.2010 (version entrée en vigueur le 01.07.2019)  Le Conseil d'Etat du canton de Fribourg  Vu l'article 12 de la loi du 9 février 1994 d'application de la loi fédérale sur  l'assurance-vieillesse et survivants et de la loi fédérale sur l'assurance-invali- dité; Sur le préavis de la commission administrative de l'Etablissement cantonal  des assurances sociales; Sur la proposition de la Direction de la santé et des affaires sociales,  Arrête:  1 Champ d'application  Art.  1 Agence communale 1 L'agence communale au sens du présent règlement (ci-après: l'agence) est  une agence selon l'article 65 al. 2 de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur  l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS). 2 L'agence est située au sein de l'administration communale. 3 L'agence est un organe de la Caisse cantonale de compensation AVS (ci- après: la Caisse) et sert de point de liaison et de renseignement entre la com- mune, ou les communes, et la Caisse. 4 En principe, il y a une agence par commune. 5 Plusieurs communes peuvent former une agence en commun. Dans ce cas,  les communes choisissent l'endroit de l'agence et désignent l'agent ou l'agente  AVS (ci-après: l'agent), sous réserve de ratification par la Caisse.  2 Agent communal  Art.  2 Désignation et statut 1 L'agent est employé au sein de l'administration communale; sa désignation  est ratifiée par la Caisse.  1    Caisse cantonale de compensation AVS, agences communales – R  841.1.22 2 L'agent appartient au personnel communal et est soumis à la loi du 25 sep- tembre 1980 sur les communes. 3 En tant qu'organe de la Caisse, l'agent dépend directement de celle-ci pour  l'exécution des tâches prévues par le présent règlement. 4 L'activité  de  l'agent  est  compatible avec  l'exercice  d'autres  fonctions pu- bliques et de sa profession, dans la mesure où celles-ci ne constituent pas un  obstacle à la bonne marche de l'agence, au secret professionnel, à la sépara- tion des pouvoirs ou à la protection des données.  Art.  3 Obligations 1 L'agent est tenu de garder le secret, à l'égard des tiers, sur toutes les consta- tations et observations faites dans l'exercice de sa fonction. 2 Il a l'obligation de fournir tous les renseignements qui peuvent lui être de- mandés par la Caisse.  Art.  4 Responsabilité 1 En cas de dommages causés par l'agent ensuite d'actes punissables ou de né- gligences intentionnelles ou graves, la commune est responsable vis-à-vis du  canton au sens de l'article 70 LAVS.  3 Tâches des agences communales  Art.  5 Tâches relatives à l'affiliation 1 L'agent doit contrôler la situation à l'égard de l'AVS de toutes les personnes  domiciliées sur le territoire communal. 2 A la condition que la commune soit en possession des informations néces- saires, il procède notamment aux contrôles d'affiliation concernant: a) les personnes physiques exerçant à titre individuel une activité lucra-  tive; b) les employeurs de personnel de maison; c) les personnes sans activité lucrative. 3 Il peut être amené à participer aux enquêtes relatives aux affiliés. 4 La Caisse procède elle-même aux enquêtes et aux contrôles d'affiliation des  sociétés de personnes et des personnes morales. Elle peut, dans certains cas,  demander la participation de l'agent. 5 L'agent tient à jour le fichier des membres de la Caisse ainsi que celui des  membres des caisses professionnelles.  2    Caisse cantonale de compensation AVS, agences communales – R  841.1.22 6 Il compare périodiquement le fichier du contrôle des habitants avec celui de  l'agence. 7 Il communique à la Caisse tout changement et toute mutation qui sont sur- venus pour ces personnes ou groupes de personnes.  Art.  6 Informations générales 1 L'agent donne toutes les informations générales nécessaires aux assurés et  affiliés en les aidant, au besoin, à remplir correctement les formulaires.  Art.  7 Autres tâches 1 L'agent peut être appelé à collaborer à l'exécution d'autres tâches déléguées  à la Caisse. 2 La rémunération de ces autres tâches est de la compétence de l'organisme  qui les a déléguées à la Caisse.  4 Organisation de l'agence  Art.  8 Généralités 1 L'agent veille à la bonne marche de l'agence et se conforme aux instructions  qui lui sont données par la Caisse. Celles-là font l'objet d'un document spéci- fique établi par la Caisse.  Art.  9 Fichier 1 L'agent dispose d'un fichier des membres de la Caisse et des membres des  caisses professionnelles. Lors de nouvelles affiliations et de mutations, il re- çoit de la part de la Caisse de nouvelles fiches de membres ou des fiches rec- tifiées. Ces documents peuvent être classés et traités par un système informa- tique approuvé au préalable par la Caisse.  Art.  10 Stock de matériel 1 L'agent  doit  disposer  d'un stock suffisant  de formulaires  officiels  que  la  Caisse lui fournit gratuitement en cas de besoin.  Art.  11 Archives courantes et intermédiaires 1 L'agent conserve en bon ordre, intégralement et soigneusement les dossiers. 2 Il conserve dans des classeurs physiques ou par un système de classement  électronique les documents suivants: a) correspondances; b) circulaires et instructions aux agents;  3    Caisse cantonale de compensation AVS, agences communales – R  841.1.22  c) liste des membres de la Caisse. 3 Il veille à ce que les documents soient utilisables jusqu'à l'expiration du dé- lai de conservation ou jusqu'à nouvelle instruction de la part de la Caisse.  Art.  12 Formation de l'agent 1 En cas de changement d'agent, celui-ci est instruit par la Caisse. 2 La Caisse veille également à une bonne formation continue des agents. Les  frais y relatifs sont à la charge de la Caisse.  Art.  13 Rémunération des agents 1 La rémunération des agents incombe directement à la commune.  Art.  14 Financement 1 La Caisse verse à la commune un montant forfaitaire annuel pour le finan- cement des frais occasionnés par le présent règlement. 2 Le montant forfaitaire se compose d'un montant de base de 400 francs par  commune et d'un montant de 0 fr. 70 par habitant selon la population légale.  Art.  15 Contrôle de l'agence 1 Les agences sont contrôlées régulièrement par le service compétent de la  Caisse, soit au moins une fois tous les trois ans, conformément à l'article 161  al. 3 du règlement fédéral du 31 octobre 1947 sur l'assurance-vieillesse et sur- vivants (RAVS). 2 Le contrôle de l'agence a lieu sur place. 3 Une copie du rapport de contrôle est adressée à l'autorité communale et à  l'agent.  Art.  16 Mesures et sanctions disciplinaires en cas d'insuffisances dans la  gestion de l'agence  1 Si, à la suite d'un contrôle ou de toute autre manière, il est constaté des in- suffisances dans la gestion d'une agence,  la Caisse fixe à l'agent un délai  convenable pour qu'il soit remédié à cette situation et en informe, si néces- saire, l'autorité communale. 2 Si la situation n'est pas rétablie à satisfaction dans le délai imparti, la Caisse  délègue sur place une personne du service compétent pour assurer la gestion  des dossiers de l'agence. Les frais qu'entraînent ce déplacement et ce travail  sont mis à la charge de la commune.  4    Caisse cantonale de compensation AVS, agences communales – R  841.1.22 3 En cas d'inobservation grave et répétée des prescriptions légales ou des ins- tructions de la Caisse, celle-ci demande à l'autorité communale la révocation  et le remplacement de l'agent.  5 Dispositions finales  Art.  17 Abrogation 1 Le règlement du 1er janvier 1992 sur les agences communales de la Caisse  cantonale de compensation AVS est abrogé.  Art.  18 Droit transitoire 1 Les communes dont l'agent n'appartient pas au personnel communal ont jus- qu'au 1er janvier 2012 pour désigner l'agent conformément à l'article 2 du pré- sent règlement. 2 Les obligations envers les agents qui ne sont pas employés par la commune  prennent fin d'office le 31 décembre 2011. 3 Durant l'année 2011, le montant forfaitaire selon l'article 14 du présent rè- glement est versé directement aux agents qui ne sont pas employés par la  commune et non aux communes concernées.  Art.  19 Entrée en vigueur 1 Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2011.  5    Caisse cantonale de compensation AVS, agences communales – R  841.1.22  Tableau des modifications – Par date d'adoption  Adoption Elément touché Type de  modification  Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  26.10.2010 Acte acte de base 01.01.2011 2010_115 23.12.2014 Art. 14 modifié 01.10.2014 2014_114 04.06.2019 Art. 11 titre modifié 01.07.2019 2019_043  Tableau des modifications – Par article  Elément touché Type de  modification  Adoption Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  Acte acte de base 26.10.2010 01.01.2011 2010_115 Art. 11 titre modifié 04.06.2019 01.07.2019 2019_043 Art. 14 modifié 23.12.2014 01.10.2014 2014_114  6   	1 Champ d'application 	Art. 1 Agence communale  	2 Agent communal 	Art. 2 Désignation et statut 	Art. 3 Obligations 	Art. 4 Responsabilité  	3 Tâches des agences communales 	Art. 5 Tâches relatives à l'affiliation 	Art. 6 Informations générales 	Art. 7 Autres tâches  	4 Organisation de l'agence 	Art. 8 Généralités 	Art. 9 Fichier 	Art. 10 Stock de matériel 	Art. 11 Archives courantes et intermédiaires 	Art. 12 Formation de l'agent 	Art. 13 Rémunération des agents 	Art. 14 Financement 	Art. 15 Contrôle de l'agence 	Art. 16 Mesures et sanctions disciplinaires en cas d'insuffisances dans la gestion de l'agence  	5 Dispositions finales 	Art. 17 Abrogation 	Art. 18 Droit transitoire 	Art. 19 Entrée en vigueur   		2022-08-15T02:47:15+0200 	"1701 Freiburg" 	"Gesetzessammlung des Kantons Freiburg"