Règlement sur la gestion des archives du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration (RArch TA)   1  162.628  Règlement sur la gestion des archives du Tribunal administratif et des autres  autorités judiciaires indépendantes de l’administration (RArch TA)  du 20.01.2011 (état au 01.01.2011)  Le Tribunal administratif du canton de Berne,  vu l’article 12, alinéa 2 de la loi du 31 mars 2009 sur l’archivage (LArch)1),  arrête:  1 Dispositions générales  Art.  1 Champ d’application 1 Le présent règlement règle la conservation et l’archivage de documents  a du Tribunal administratif, b de la Commission des recours en matière fiscale, c de  la  Commission  de  recours  contre  les  mesures  administratives  prononcées en vertu de la loi sur la circulation routière, d de la Commission d’estimation en matière d’expropriation ainsi que e de la Commission des améliorations foncières. 2 La conservation des données personnelles est régie par la législation sur le personnel et sur la protection des données.  Art.  2 Définitions 1 Sont  réputés documents tous les dossiers  du Tribunal  administratif  et  des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration, toutes les autres informations enregistrées sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils  et  toutes  les  données  complémentaires  qui  sont  nécessaires  à  la compréhension et à l’utilisation des informations. 2 Les  supports  sont  tous  les  matériaux  utilisés  pour  l’enregistrement d’informations sous forme analogique ou numérique. 3 Les archives sont les documents pris en charge et conservés par les Archives de l’Etat ou qui doivent leur être versés.  1) RSB 108.1  * Tableaux des modifications à la fin du document  11-103      162.628  2  4 Les  instruments  de  recherche  sont  des  outils  nécessaires  pour  trouver, consulter  et  comprendre  des  documents,  tels  que  les  inventaires,  les répertoires, les fichiers, les listes et les tableaux sommaires, sur support papier ou électronique. Ils fournissent les renseignements complémentaires suivants sur les données primaires:  a structure (division, présentation, format, etc.), b contexte de traitement (personnes, services impliqués, périphériques de  sortie, transactions, etc.), c indications sur le contenu. 5 Les documents électroniques sont  a des sous-produits,  des  produits  dérivés  ou des  produits  finis  issus  de processus  de  traitement  électroniques,  dont  le  support  peut  être numérique ou analogique,  b des  documents  accessibles  exclusivement  sous  forme  numérique  et lisibles  uniquement  à  l’aide  d’outils  électroniques  (documents numériques).  2 Organisation de l’archivage et conservation des documents  Art.  3 Traçabilité 1 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration assurent que leurs documents permettent à tout moment de vérifier leur fonctionnement et d’en rendre compte. 2 La traçabilité découle des arrêts et des motifs qu’ils contiennent. 3 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration ne conservent que des documents complets et fiables. 4 La fiabilité des documents, en particulier des documents électroniques, est garantie par des mesures organisationnelles et techniques appropriées.  Art.  4 Dossiers de procédure du Tribunal administratif et des autres  autorités judiciaires indépendantes de l’administration  1 Dans le cadre des procédures dans lesquelles le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration statuent en tant qu’instances de recours, les documents suivants sont conservés:  a les mémoires (sans annexes), b l’objet de la contestation,       3  162.628  c la correspondance échangée dans le cadre de la procédure de recours de droit administratif,  d la feuille de circulation, e les ordonnances et les décisions, f le jugement, g les pièces relatives à un échange de vues. 2 Les autres pièces du dossier sont retournées à leur expéditeur ou expéditrice après la clôture de la procédure ou sont détruites.  Art.  5 Documents administratifs 1 Les documents administratifs sont archivés durablement, dans la mesure où ils sont utiles pour la compréhension de l’histoire et de l’évolution du Tribunal administratif  et  des  autres  autorités  judiciaires  indépendantes  de l’administration. 2 Les  procès-verbaux  et  les  avis  émis  en  procédure  de  consultation  sont conservés durablement.  Art.  6 Recueils de jugements et contrôles des affaires 1 Les  jugements  et  les  décisions  mettant  fin  à  la  procédure,  y  compris  les motifs, sont également conservés durablement dans des recueils, sur support papier ou électronique. 2 Les contrôles des affaires sont conservés durablement sur support papier ou électronique.  Art.  7 Sauvegarde des archives courantes 1 Pour l’établissement,  la  gestion et  la  conservation de leurs documents,  le Tribunal  administratif  et  les  autres  autorités  judiciaires  indépendantes  de l’administration s’assurent que  a les supports, les encres et les autres outils utilisés résistent au temps et offrent la garantie d’une durée de vie suffisante, correspondant au moins aux délais de conservations applicables;  b les dépôts d’archives ferment à clé et que les documents sont protégés dans  la  mesure  du  possible  des  effets  nuisibles  de  toute  sorte,  en particulier du feu, de la poussière, de l’humidité et de l’exposition au soleil;  c les personnes non autorisées n’ont pas accès aux documents.       162.628  4  Art.  8 Compétences 1 Le secrétaire général ou la secrétaire générale du Tribunal administratif est compétente pour organiser et gérer les archives courantes. Il ou elle édicte les instructions correspondantes. 2 Les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration désignent une personne compétente pour les archives courantes et pour la gestion de leurs documents. 3 Les secrétariats préparent les documents à conserver. 4 Le secrétaire général ou la secrétaire générale du Tribunal administratif est compétente pour assurer la conservation des documents et gère les locaux prévus à cet effet.  Art.  9 Plans d’archivage 1 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration  dressent  et  tiennent  à  jour  un  plan  d’archivage  de  leurs archives courantes. Ils rangent leurs documents d’après ce plan d'archivage. 2 Les plans d’archivage fixent  a le cadre de classement des documents, b les prescriptions relatives à la gestion des documents, c les délais de conservation, d une proposition d’évaluation de la valeur archivistique en vue de la reprise  des documents par les Archives de l’Etat. 3 Le cadre de classement des documents doit être aussi simple que possible, clair et adéquat. 4 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration s’accordent avec les Archives de l’Etat lors de l’élaboration de leurs plans d’archivage et de leurs instruments de recherche.  3 Obligation de proposer les documents, versement et délais de  conservation  Art.  10 Obligation de proposer les documents et proposition d’évaluation 1 Après l’écoulement du délai de conservation, le Tribunal administratif et les autres  autorités  judiciaires  indépendantes  de  l’administration  proposent  aux Archives de l’Etat tous les documents devant être conservés selon les articles 4, 5 et 6. Les documents devant être conservés durablement sont proposés au plus tôt dix ans après l’entrée en force de chose jugée.       5  162.628  2 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration désignent aux Archives de l’Etat sous forme de proposition les documents qui ont une valeur archivistique et ceux qui peuvent être détruits. Les documents ne peuvent être détruits sans l’accord des Archives de l’Etat. 3 Les Archives de l’Etat évaluent les documents et décident s’ils doivent être archivés  durablement  en  tenant  compte  des  propositions  du  Tribunal administratif  et  des  autres  autorités  judiciaires  indépendantes  de l’administration. 4 Elles ne détruisent aucun document sans l’accord du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration. 5 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration se mettent d’accord avec les Archives de l’Etat sur les détails de l’obligation de proposer les documents.  Art.  11 Documents électroniques 1 Les Archives de l’Etat doivent pouvoir accéder à tous les systèmes dont les données  sont  soumises  à  l’obligation  de  proposer  et  dont  la  valeur archivistique doit être vérifiée, en particulier à toute documentation de projet et de système et aux notices d’utilisation, dans la mesure où elles en ont besoin pour accomplir leurs tâches. L’accès par une procédure d’appel est exclu. 2 Si  des  documents  électroniques  soumis  à  l’obligation  de  proposer  sont totalement conservés sur support analogique (papier ou micro-film) et que leur fiabilité soit préservée, l’autorité judiciaire administrative responsable peut être libérée de l’obligation de proposer les données contenues dans le système.  Art.  12 Versement des documents 1 Les documents sont proposés aux Archives de l’Etat accompagnés de leurs instruments de recherche et d’autres outils éventuels. 2 Un  inventaire  des  documents  versés  est  joint.  Il  contient  les  informations suivantes:  a une brève description du contenu des documents, b les indications nécessaires quant aux données personnelles. 3 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration sont responsables du transfert de leurs archives. 4 Les Archives de l’Etat rédigent un bordereau décrivant les documents versés. Il sert de reçu à l’autorité ayant versé les documents.       162.628  6  5 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration se mettent d’accord avec les Archives de l’Etat sur le détail du versement des documents.  Art.  13 Délais de conservation et d’archivage 1 Les dossiers de procédure du Tribunal administratif  et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration sont conservés pour une durée de dix ans dès l’entrée en force de chose jugée formelle. 2 Après  l’écoulement  du  délai  de  dix  ans,  les  dossiers  sont  proposés  aux Archives de l’Etat pour être archivés durablement. 3 Concernant  les  dossiers  de  la  Cour  des  assurances  sociales  du  Tribunal administratif  et  de  la  Commission  de  recours  contre  les  mesures administratives prononcées en vertu de la loi sur la circulation routière, seul un dossier  sur  dix  (numéros  des  dizaines)  est  proposé  aux  Archives  de  l’Etat après l’écoulement du délai de conservation de dix ans. Les autres dossiers peuvent être détruits par le Tribunal administratif. 4 L’offre et l’archivage des documents de l’administration judiciaire considérés comme étant dignes d’être conservés provisoirement ou durablement a lieu dix ans après la clôture de l’affaire en question.  4 Dispositions transitoires et dispositions finales  Art.  14 Dispositions transitoires 1 Les documents de procédure et les documents administratifs établis par le Tribunal  administratif  et  les  autres  autorités  judiciaires  indépendantes  de l’administration  jusqu’au  31  décembre  2010  peuvent  être  proposés  aux Archives de l’Etat de manière simplifiée, dans le cadre d’une action unique.  Art.  15 Entrée en vigueur 1 Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2011. 2 Il est publié dans le Recueil officiel des lois bernoises.  Berne, le 20 janvier 2011 Au nom du Tribunal administratif, le président: Rolli le secrétaire général: Bloesch       7  162.628  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en  vigueur  Elément Modification Référence ROB  20.01.2011 01.01.2011 Texte législatif première version 11-103       162.628  8  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en  vigueur  Modification Référence ROB  Texte législatif 20.01.2011 01.01.2011 première version 11-103