Règlement sur la gestion des archives des tribunaux civils et pénaux de première instance et d’instance supérieure ainsi que du Tribunal des mineurs (RArch CPM)   1  162.16  Règlement sur la gestion des archives des tribunaux civils et pénaux de première  instance et d’instance supérieure ainsi que du Tribunal des mineurs  (RArch CPM)  du 29.11.2010 (état au 01.01.2016)  La Cour suprême du canton de Berne,  vu l’article 12, alinéa 1 de la loi du 31 mars 2009 sur l’archivage (LArch)1),  arrête:  1 Généralités  Art.  1 Champ d’application 1 Le  présent  règlement  règle  la  conservation  des  documents  de  la  Cour suprême, du Tribunal cantonal des mesures de contrainte dans la mesure où des  affaires  pénales  sont  concernées,  du  Tribunal  pénal  économique,  du Tribunal des mineurs, des tribunaux régionaux, des tribunaux régionaux des mesures de contrainte ainsi que des autorités régionales de conciliation. 2 La conservation des données du droit du personnel est régie par la législation sur le personnel.  Art.  2 Définitions 1 Par  documents  il  est  entendu  toute  information  enregistrée  sur  quelque support  que  ce  soit,  ainsi  que  tous  les  outils  et  toutes  les  données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informations. 2 Les  supports  sont  tous  les  matériaux  utilisés  pour  l’enregistrement  ou  la reproduction d’informations sous forme analogique ou numérique.  1) RSB 108.1  * Tableaux des modifications à la fin du document  11-75      162.16  2  3 Les  instruments  de  recherche  sont  les  outils  nécessaires  pour  trouver, consulter  et  comprendre  les  documents,  comme  les  inventaires,  les répertoires,  les  fichiers,  les  listes  et  les  tableaux  sommaires,  sur  support physique ou électronique. Ils fournissent les renseignements complémentaires suivants sur les données primaires:  a structure (division, présentation, formation, etc.), b contexte de traitement (personnes, services impliqués, périphériques de  sortie, transactions, etc.), c indications sur le contenu. 4 Les documents électroniques sont  a les  sous-produits,  les  produits  dérivés  ou  les  produits  finis  issus  de processus  de  traitement  électroniques,  dont  le  support  peut  être numérique ou analogique;  b les  documents  accessibles  exclusivement  sous  forme  numérique  et lisibles  uniquement  à  l’aide  d’outils  électroniques  (documents numériques).  2 Conservation des documents et gestion de l’archivage  Art.  3 Obligation de conservation 1 Les autorités de l’article 1, alinéa 1 conservent leurs dossiers de procédure de  manière  exhaustive  et  collectent,  classent  et  conservent  les  autres documents  de  manière  à  rendre  compte  en  tout  temps  des  processus essentiels et du résultat de leurs activités et de permettre de les vérifier.  Art.  4 Valeur archivistique 1 Sont réputés avoir une valeur archivistique les documents qui ont une valeur durable  a pour la jurisprudence, b pour la documentation de l’activité et de l’organisation des autorités, c pour la compréhension du présent et de l’histoire ou d pour la science et pour la recherche. 2 Les  documents  pour  lesquels  la  conservation  durable  est  prescrite  sont réputés avoir une valeur archivistique. 3 Les documents pour lesquels il existe un délai d’archivage ne sont en principe pas réputés avoir une valeur archivistique, sauf s’ils sont évalués dans le cas concret comme en ayant une.       3  162.16  Art.  5 Plans d’archivage 1 Chaque  autorité  selon  l’article  1,  alinéa  1  dresse  et  tient  à  jour  un  plan d’archivage  de  ses  documents.  Elle  archive  ses  documents  selon  ce classement. 2 Les plans d’archivage fixent  a le cadre de classement des documents, b les prescriptions relatives à la gestion des documents, c les délais de conservation, d une proposition pour l’évaluation de la valeur archivistique compte tenu de  la reprise des documents par les Archives de l’Etat. 3 Le cadre de classement des documents doit être aussi simple que possible, clair et adéquat.  Art.  6 Coordination avec les Archives de l’Etat 1 Les autorités selon l’article 1, alinéa 1 s’accordent avec les Archives de l’Etat lors  de  l’élaboration  de  leurs  plans  d’archivage  et  de  leurs  instruments  de recherche afin que les Archives de l’Etat puissent ensuite autant que possible les reprendre intégralement et les utiliser pour trouver les documents.  Art.  7 Archives courantes et sécurisation 1 Lors  de l’établissement,  de l’administration et  de la  conservation de leurs documents, les autorités selon l’article 1, alinéa 1 s’assurent que  a les supports, les encres et les autres outils utilisés résistent au temps et offrent  la  garantie  d’une  durée  de  vie  suffisante  qui  correspond  au minimum aux délais de conservation en vigueur;  b les dépôts d’archives ferment à clé et que les documents sont protégés des effets nuisibles du feu, de la poussière, de l’humidité et de l’exposition au soleil;  c les personnes non autorisées n’ont pas accès aux documents. 2 Chaque autorité selon l’article 1, alinéa 1 désigne une personne responsable de la gestion des archives courantes. 3 La  personne  responsable  est  l’interlocutrice  pour  tout  ce  qui  touche  à  la gestion des archives.       162.16  4  3 Délais de conservation  Art.  8 Début de l’archivage 1 L’archivage  des  dossiers  en  matière  civile  et  pénale  a  lieu  une  fois  la procédure close. Une procédure est close lorsqu’elle a acquis force de chose jugée formelle. 2 L’archivage  d’autres  documents  considérés  comme  étant  dignes  d’être conservés  provisoirement  ou  durablement  a  lieu  une  fois  que  l’affaire concernée est terminée.  Art.  9 * …  Art.  10 Dossiers de l’administration judiciaire 1 Les dossiers  de l’administration judiciaire  sont  conservés  pendant  dix  ans après la clôture de l’affaire. lls ne doivent pas être proposés aux Archives de l’Etat. 2 Les documents concernant  les examens d’avocat  sont  conservés  pendant cinq ans. 3 Les  décisions,  les  arrêts  et  les  procès-verbaux  sont  en  plus  conservés durablement dans des recueils physiques ou électroniques.  Art.  11 Dossiers de la Cour suprême 1 Les dossiers de procédure de la Cour suprême sont conservés pendant dix ans à partir de l’entrée en force de chose jugée. Ils sont ensuite versés aux Archives de l’Etat en vue d’une conservation durable.  Art.  12 Dossiers des tribunaux civils de première instance 1 Les  délais  suivants  sont  applicables  aux  dossiers  des  tribunaux  civils  de première instance:  a procédure de conciliation: 1 conciliation, autorisation de procéder, proposition de jugement: 5 ans 2 décision: 10 ans  b procédure ordinaire: 1 si susceptible d'appel en principe: 30 ans 2 améliorations rurales: 40 ans 3 affaires relevant du droit de la famille: 50 ans 4 non susceptible d'appel: 10 ans  c procédure simplifiée: 10 ans       5  162.16  d procédure sommaire: 1 en principe: 10 ans 2 retrait en procédure de faillite: 2 ans 3 autorisations de séquestre: 2 ans 4 sursis concordataires: 40 ans 5 interdiction judiciaire: durablement  e commissions rogatoires: 10 ans  Art.  13 Dossiers des tribunaux pénaux de première instance 1 Les délais suivants sont applicables aux dossiers des tribunaux pénaux de première instance:  a dossiers juge unique: 30 ans b dossiers tribunal collégial: 50 ans c dossiers Tribunal des mineurs:  1 jusqu'à 30 ans révolus 2 délinquants ayant commis des infractions avant et après l'âge de 18  ans  en  cas  de  mesure  ou  de  peine  selon  le  CP:  délai  selon  le tribunal des adultes (30/50 ans)  d dossiers tribunal régional et tribunal cantonal des mesures de contrainte: 10 ans  e commissions rogatoires: 10 ans  Art.  13a * Conservation durable 1 Les contrôles des affaires sont conservés durablement sur support physique ou électronique. 2 Les jugements et les décisions mettant fin au procès de la Cour suprême, y compris les motifs, sont conservés durablement dans un recueil de jugements. 3 Les tribunaux de première instance et les autorités de conciliation tiennent à jour  un recueil  de  jugements  dans lequel  tous  les  jugements  motivés  sont archivés.  Il  est  possible  de renoncer à archiver  séparément  et  à conserver durablement  les jugements qui  sont  rendus dans le  cadre d’une procédure sommaire  conformément  aux  articles  248  ss  du  code  de  procédure  civile suisse du 19 décembre 2008 (CPC)1). 4 La forme de la conservation se base sur les directives des Archives de l’Etat du canton de Berne.  1) RS 272       162.16  6  4 Obligation de proposer les documents et versement  Art.  14 Dossiers de la Cour suprême 1 La Cour  suprême verse  aux Archives  de l’Etat en vue  d’une conservation durable tous les documents qu’elle doit conserver selon les articles 11 et 13a, après l’écoulement de dix ans suivant l’entrée en force de chose jugée. * 2 Les Archives de l’Etat ne détruisent aucun document sans l’accord de la Cour suprême.  Art.  15 Dossiers des tribunaux de première instance et des autorités de  conciliation  1 Les  tribunaux  civils  et  pénaux  de  première  instance  et  les  autorités  de conciliation proposent aux Archives de l’Etat, après l’écoulement du délai de conservation, tous les documents qu’ils doivent conserver en vertu des articles 12,  13  et  13a.  Les  documents  devant  être  conservés  durablement  sont proposés dix ans après l’entrée en force de chose jugée. * 2 Les tribunaux civils et pénaux de première instance, le Tribunal des mineurs et les autorités de conciliation désignent aux Archives de l’Etat sous forme de proposition les documents qui ont une valeur archivistique et ceux qui peuvent être  détruits.  Les  documents  ne  peuvent  être  détruits  sans  l’accord  des Archives de l’Etat. 3 Ils préparent les documents de manière à ce qu’il soit possible aux Archives de l’Etat, sans surcroît de travail, d’évaluer leur valeur archivistique. 4 Les Archives de l’Etat évaluent les documents et décident s’ils doivent être archivés en tenant compte des propositions de l’autorité soumise à l’obligation de proposer ses documents. 5 Elles ne détruisent  aucun document  sans l’accord de l’autorité  soumise à l’obligation de proposer ses documents. 6 Les autorités soumises à l’obligation de proposer leurs documents se mettent d’accord avec les Archives de l’Etat concernant les détails de l’obligation de proposer les documents.  Art.  16 Documents électroniques 1 Pour l’évaluation des documents électroniques, les autorités selon l’article 1, alinéa  1  consultent  les  Archives  de  l’Etat  dès  la  planification  de  nouveaux systèmes. Elles doivent impliquer de manière adéquate les Archives de l’Etat dans le projet.       7  162.16  2 Les Archives de l’Etat doivent pouvoir accéder à tous les systèmes dont les données  sont  soumises  à  l’obligation  de  proposition  et  dont  la  valeur archivistique doit être évaluée, en particulier à toute la documentation de projet et  de  système et  aux notices  d’utilisation,  dans  la  mesure où elles  en ont besoin  pour accomplir  leurs tâches.  L’accès par  une procédure d’appel  est exclu. 3 Si  des  documents  électroniques  soumis  à  l’obligation  de  proposition  sont totalement conservés sur support analogique (papier ou microfilm) et que leur fiabilité  est  préservée,  l’autorité  judiciaire  responsable  peut  être  libérée  de l’obligation de proposer les données contenues dans le système.  Art.  17 Versement 1 Les  documents  proposés  aux  Archives  de  l’Etat  en  vue  d’un  versement doivent être accompagnés de leurs instruments de recherche et d’autres outils éventuels. 2 Un inventaire des documents versés est joint au versement. Il  contient les informations suivantes:  a contenu des documents décrit de manière concise, b indication quant aux données personnelles. 3 Les  autorités  soumises  à  l’obligation  de  proposer  leurs  documents  sont responsables du transfert de leurs archives. 4 Les Archives de l’Etat rédigent un bordereau de versement servant de reçu à l’autorité versante. 5 Les  autorités  judiciaires  se  mettent  d’accord  avec  les  Archives  de  l’Etat concernant les détails du versement.  5 Dispositions transitoires et dispositions finales  Art.  18 Dispositions transitoires 1 Pour l’archivage  des dossiers  de procédure établis  jusqu’au 31 décembre 2010 par les autorités judiciaires de première instance et d’instance supérieure en matière civile et pénale, ainsi que par les services de juges d’instruction, les dispositions de l’ordonnance du 6 août 1943 concernant les archives de district et les directives y relatives de la Chambre de surveillance de la Cour suprême du 28 août 2009 sont applicables.       162.16  8  2 Pour l’archivage  des dossiers  de procédure établis  jusqu’au 31 décembre 2010 par les tribunaux des mineurs, les dispositions de l’ordonnance du 20 décembre 2006 sur le régime applicable aux mineurs délinquants (ORM)1) sont applicables.  Art.  19 Entrée en vigueur 1 Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2011. 2 Il est publié dans le Recueil officiel des lois bernoises.  Berne, le 29 novembre 2010 Au nom de la Cour suprême, le président: Trenkel le secrétaire général: Kohler  1) RSB 322.111       9  162.16  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en  vigueur  Elément Modification Référence ROB  29.11.2010 01.01.2011 Texte législatif première version 11-75 20.11.2015 01.01.2016 Art. 9 abrogé 16-005 20.11.2015 01.01.2016 Art. 13a introduit 16-005 20.11.2015 01.01.2016 Art. 14 al. 1 modifié 16-005 20.11.2015 01.01.2016 Art. 15 al. 1 modifié 16-005       162.16  10  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en  vigueur  Modification Référence ROB  Texte législatif 29.11.2010 01.01.2011 première version 11-75 Art. 9 20.11.2015 01.01.2016 abrogé 16-005 Art. 13a 20.11.2015 01.01.2016 introduit 16-005 Art. 14 al. 1 20.11.2015 01.01.2016 modifié 16-005 Art. 15 al. 1 20.11.2015 01.01.2016 modifié 16-005