____________________________________________________   162.105      1      21  octobre  2019   Règlement  du Tribunal d’instance du Canton de Neuchâtel             État au  1er janvier 2020   La commission administrative des autorités judiciaires,    vu l'article 72, alinéa 1, lettre g de la loi sur l’organisation judiciaire  neuchâteloise (OJN), du 27 janvier 20101) ;    arrête :       Section 1 : Dispositions générales   Article premier   Le présent règlement traite de l'organisation et du  fonctionnement du Tribunal d'instance (art. 6, ss OJN), respectivement des  Tribunaux régionaux (art. 98a, ss OJN).     Art. 2   1Tant que la loi spéciale visée à l’article 8 OJN n’a pas été adoptée, les  ressorts du Tribunal d’instance sont ceux visés aux articles 98a et suivants  OJN auquel le présent règlement renvoie expressément.    2Le ou les sites de chaque Tribunal régional sont fixés conformément à l’article  98b, alinéa 3 OJN.   3Chaque site s’organise librement et décide en particulier si les magistrat-e-s  qui lui sont affecté-e-s traitent de toutes les matières ou s’ils se voient confier  des portefeuilles comprenant seulement certaines matières. Le collège, au  sens de l’article 9, arbitre et tranche les différends (art. 11, al. 2, lit. c), au  besoin avec la collaboration de la commission administrative des autorités  judiciaires.     Art. 3   1Le Tribunal d'instance comprend les organes suivants :    - la conférence ;  - le collège ;  - les coordinateurs/trices de domaines.   2Pour accomplir leurs tâches, les magistrat-e-s du Tribunal d’instance  s’appuient sur le greffe (art. 62 OJN) dont l’organisation et les attributions sont  précisées ci-après, ainsi que sur les greffières-rédactrices et greffiers- rédacteurs (art. 60, ss OJN).      Section 2 : Conférence    Art. 4   1La conférence est composée des juges permanent-e-s.   2Elle est présidée par le/la président-e du collège, qui a en même temps les  attributions de l’article 10, alinéa 1. En son absence, le/la suppléant-e du                                                    FO 2019 No 50  1) RSN 161.1   Objet   Ressorts et sites,  organisation au  sein de chaque  site   Organes, greffe et  greffiers- rédacteurs   Composition     162.105      2   président du collège auprès de la commission administrative des autorités  judiciaires assure la suppléance.   3Les juges suppléant-e-s extraordinaires, les greffières/greffiers et les  greffières-rédactrices/greffiers-rédacteurs peuvent y être invité-e-s avec voix  consultative.     Art. 5   1La conférence est convoquée par la présidence ou à la demande de  cinq juges permanent-e-s.   2Elle se réunit aussi souvent que les affaires l'exigent mais en principe une fois  par année.    3Elle siège valablement si la majorité de ses membres sont présents.   4Elle peut prendre des décisions par voie de circulation.   5Un procès-verbal est dressé, par le collège, de toutes les séances ainsi que  des décisions prises par voie de circulation.     Art. 6   La conférence :   a) désigne - sur proposition de chaque site - le collège, son/sa président/e et  son/sa suppléant/e au sens de l’article 10 ;   b) désigne les coordinateurs/trices de domaines ;   c) propose ses représentant-e-s au sein des diverses commissions du Conseil  d'État et du Grand Conseil et désigne ses représentant-e-s dans les  différents groupes de travail ;   d) propose à la Conférence judiciaire ses représentant-e-s au Conseil de la  magistrature ;   e) enregistre la répartition générale des matières, décidée en conformité avec  l’article 2 alinéa 3 ;   f) après avoir pris l’avis du site concerné, préavise, à l'intention du Conseil de  la magistrature, les demandes de congés et de modification du taux  d'activité de ses membres, ainsi que la création de nouveaux postes de  magistrat-e (art. 41 LMSA)2) ;   g) adopte l'avis du Tribunal d'instance lorsqu'il est consulté par la commission  administrative des autorités judiciaires ou d'autres autorités ;   h) règle toutes les affaires du Tribunal d'instance qui ne sont pas attribuées à  un autre organe.     Art. 7   1Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents  lorsqu'un vote est tenu.    2Chaque magistrat-e ordinaire dispose d’une voix, indépendamment de son  taux d’activité.   3Le/la président/e vote et, en cas d'égalité, son vote compte double.    4En cas de vote par voie de circulation, seuls les membres qui répondent sont  réputés présents.   5Le/la juge concerné-e par une décision de la conférence, à titre personnel ou  professionnel, doit se retirer pendant le débat et le vote, après avoir fourni les                                                    2) RSN 162.7   Séances   Compétences   Votations     162.105      3   explications nécessaires. En cas de doute sur une situation de récusation, le  collège décide.     Art. 8   1Les désignations se font au bulletin secret lorsqu'il y a plusieurs  candidat-e-s ou lorsqu'un membre le demande.   2Le/la candidat-e qui a obtenu la majorité absolue des voix exprimées est  valablement désigné-e, sans prise en considération dans le calcul de la  majorité des votes blancs ou nuls.   3À défaut de majorité absolue au sens de l’alinéa 2, il est procédé à un second  tour. Le/la candidat-e obtenant le plus grand nombre de voix l'emporte.    4En cas d'égalité, le sort départage.    6Le/la candidat-e doit se retirer pendant le débat et le vote.      Section 3 : Collège    Art. 9   1Le collège est composé de trois juges permanent-e-s.   2Ses membres sont désignés pour une période de deux ans. Le mandat du/de  la président/e est renouvelable deux fois au plus.   3En cas d’absence de candidature pour assumer la présidence, la conférence  désigne à cette fonction un membre du Tribunal d’instance en tenant compte  de l’ancienneté au sein de celui-ci. Le/la magistrat/e qui a déjà siégé à la  commission administrative des autorités judiciaires, présidé le Conseil de la  magistrature ou qui serait touché-e par une mise à la retraite au sens de  l’article 7a LMSA avant la fin de la durée du mandat, peut refuser sa  désignation.   4Chaque site doit disposer en tout temps d’au moins un-e représentant-e au  collège. Le site propose son/sa candidat-e pour désignation par la conférence,  conformément à l’article 6, lettre a.     Art. 10   Le/la président-e du collège, et en cas d’empêchement son/sa  suppléant/e représente le Tribunal d'instance auprès de la commission  administrative des autorités judiciaires.     Art. 11   1Le collège est l’organe de gestion interne du Tribunal d’instance.    2Ses compétences englobent notamment celles de :   a) convoquer la conférence du Tribunal d'instance et préparer les séances de  celle-ci ;   b) adresser en fonction des besoins les demandes de suppléances  extraordinaires au Conseil de la magistrature et de suppléances internes à  la commission administrative des autorités judiciaires ;   c) arbitrer et trancher, en cas de différend entre les magistrats de l’un ou  l’autre des sites, la répartition des matières entre les juges permanents, en  fonction de l’attribution générale enregistrée par la conférence, de même  que tout différend de nature organisationnelle ou autre (répartition de  bureaux, de jours d’audience, etc.) ;   d) participer à la procédure de désignation, par la commission administrative  des autorités judiciaires de la greffière/du greffier, ainsi que son adjoint-e ;   Désignations   Composition   Présidence,  suppléance de la  présidence,  représentants de  site   Compétences      162.105      4   e) assurer, avec la greffière/le greffier du site, le lien entre l'ensemble du  personnel du greffe et les juges du Tribunal d'instance ;   f) exercer, conjointement avec la/le secrétaire général-e et la greffière/le  greffier du site, la surveillance sur le greffe, dont il rencontre une délégation  au moins chaque semestre ;   g) désigner, parmi les juges permanent-e-s, les référent-e-s des greffières- rédactrices/greffiers-rédacteurs et des avocat-e-s-stagiaires du Tribunal  d’instance ;   h) statuer sur les demandes d'accès aux documents officiels concernant les  activités du Tribunal d'instance, au sens de l’article 32, alinéa 1 LTAE3)  ;   i) transmettre à la commission administrative des autorités judiciaires, après  consultation de la conférence et du greffe, le projet de rapport annuel  concernant l'activité du Tribunal d'instance ;   j) participer, par délégation et au besoin en s’en référant aux coordinateurs de  domaine, au recrutement du personnel administratif et des greffiers- rédacteurs.     Art. 12   1Le collège se réunit chaque fois que les affaires l'exigent, mais en  principe au moins une fois par semestre.    2Il peut prendre des décisions par voie de circulation.      Section 4 : Coordinateurs de domaine   Art. 13   Le Tribunal d'instance comprend les domaines suivants :    a) matrimonial (mesures protectrices et provisionnelles, divorce, modification  du jugement de divorce, recherche et désaveu de paternité), contentieux  d’état civil et assistance judiciaire ;   b) civil (Procédure sommaire, simplifiée et ordinaire), conciliation (civile, bail et  travail), successions ;   c) APEA ;  d) pénal (criminel, police et TMC) ;  e) droit pénal des mineurs ;  f) poursuites et faillites (mainlevées, faillites, séquestres et concordats).     Art. 14   1La conférence désigne, parmi ses membres, un-e coordinateur/trice  par domaine pour le canton. Le/la même magistrat-e peut être  coordinateur/trice de plusieurs domaines.   2En cas d’absence de candidature pour assumer le rôle de coordinateur/trice  de domaine, la conférence désigne à cette fonction un membre du Tribunal  d’instance en tenant compte de l’ancienneté au sein de celui-ci. Le/la  magistrat/e qui a déjà été coordinateur/trice de la même matière ou qui siège  au collège peut refuser sa désignation.   3 Le mandat dure deux ans. Le/la coordinateur/trice peut ensuite être désigné-e  pour un autre domaine.                                                    3) Abrogée par L du 4 septembre 2012 (FO 2012 No 40) avec effet au 1er janvier 2013. Repris   dans les articles 69 et 70 de la CPDT-JUNE, du 9 mai 2012 (RSN 150.30 ; FO 2012 No 37)  avec effet au 1er janvier 2013   Réunion   Domaines   Coordinateurs de  domaine     162.105      5   4Les coordinateurs/trices de domaine rendent compte de leur activité et  relaient leurs préoccupations lors de chaque réunion de la conférence, au sens  de l’article 5.      Art. 15   Les coordinateurs/trices de domaine, après consultation des juges  actif/ve-s dans le domaine concerné :   a) favorisent une application uniforme des règles de procédure et du tarif des  frais ;   b) sont les interlocuteurs/trices de la greffière/du greffier du site chargé-e de la  mise à jour et de la création des modèles informatiques ;   c) statuent sur les demandes de récusation, en-dehors des motifs légaux, des  juges du domaine (par exemple pour des raisons de surcharge), au besoin  avec l’arbitrage du collège ;   d) préparent à l’attention de la Conférence (art. 6, lit. g) les réponses aux  consultations qui concernent leur domaine ;   e) réunissent, lorsque cela leur paraît nécessaire, les juges du domaine ;   f) informent les juges du domaine des offres de formation continue ;   g) établissent pour le collège un projet de rapport annuel concernant l'activité  fournie par leur domaine ;   h) transmettent à la commission BDJ/RJN les décisions de leur domaine à  publier au RJN ou sur les pages internet du pouvoir judiciaire ;   i) transmettent les propositions d’achat d’ouvrages.       Section 5 : Suppléances   Art. 16   1En cas d'incapacité de travail effective ou prévisible, le/la magistrat-e  concerné-e informe la commission administrative des autorités judiciaires et le  collège.    2Dans un premier temps, le collège communique l'information à la conférence  et examine en collaboration avec les coordinateurs/trices de domaine  concernés, les possibilités de suppléance interne.    3Cas de maternité exceptés, durant les six premières semaines d'absence en  principe, pour un poste correspondant à un équivalent plein temps, les affaires  du/de la magistrat-e absent-e sont - en principe et sous réserve d’autres mises  à contribution récentes - réparties entre les autres magistrat-e-s des domaines  concernés.     Art. 17   1Si l'incapacité de travail se prolonge ou si la répartition prévue à  l'article 16, alinéa 3 est impossible à mettre en place, le collège examine en  collaboration avec les coordinateurs/trices de domaine, les possibilités de  suppléance interne par augmentation du taux d'activité des juges permanent-e- s ou des greffières-rédactrices/greffiers rédacteurs à temps partiel. Il soumet,  le cas échéant, une proposition en ce sens auprès de la commission  administrative des autorités judiciaires.   2Si la suppléance interne ne peut pas être mise en place ou se révèle  insuffisante, le collège soumet, après consultation des magistrat-e-s concerné- e-s et après informations à la commission administrative des autorités   Compétences   Première phase   Incapacité  prolongée     162.105      6   judiciaires, une demande de suppléance extraordinaire au Conseil de la  magistrature.      Art. 18   Le collège veille à informer la conférence des démarches entreprises  et lui communique les décisions prises par la commission administrative des  autorités judiciaires et le Conseil de la magistrature.      Art. 19   1À son retour, le/la magistrat-e qui a été absent-e, examine avec ses  suppléant-e-s l'état des dossiers en cours.   2Il/elle transmet au collège un état des lieux des dossiers pour lesquels il/elle  estime que la suppléance doit se poursuivre. En principe toutefois, il n’y a pas  de prolongation de la suppléance et le titulaire reprend tous les dossiers,  même commencés.   3Le collège transmet ensuite la demande de prolongation à la commission  administrative des autorités judiciaires, qui prendra contact cas échéant avec  le Conseil de la magistrature pour les cas de suppléance extraordinaire.   4En cas de prolongation de la suppléance, le magistrat concerné supervise, si  nécessaire, le travail des suppléants.      Section 6 : Entrée en vigueur   Art. 20   1Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2020.   2Il sera publié dans la Feuille officielle, sur le site internet des autorités  judiciaires et inséré au recueil systématique de la législation neuchâteloise.   Information   Fin de l'incapacité