Microsoft Word - 120.101.doc    120.101   Schaffhauser Rechtsbuch 1997 1   Gemeindearchivverordnung   vom 27. Oktober 2009   Der Regierungsrat des Kantons Schaffhausen,   gestützt auf Art. 99 Abs. 2 des Gemeindegesetzes vom 17. August  1998 1),   verordnet:   § 1  1 Die Gemeindearchivverordnung enthält die Vorschriften über die  Einrichtung und Ordnung der Gemeindearchive sowie die Aufsicht  darüber und legt die Mindestdauer für die Aufbewahrung von Ver- waltungsakten fest.  2 Die Stadtarchive von Schaffhausen und Stein am Rhein, die von  ausgebildetem Fachpersonal geführt werden, sowie die vom zu- ständigen Departement bezeichneten weiteren Gemeindearchive  können im Rahmen von Art. 99 Abs. 1 des Gemeindegesetzes ei- gene Archivbestimmungen erlassen. Diese müssen anerkannten  Standards entsprechen und sind dem zuständigen Departement  zur Kenntnisnahme zuzustellen.   § 2  1 Das Gemeindearchiv ist das zentrale Endarchiv der Gemeinde.  2 Die Gemeinde bewahrt ihre wichtigen Akten im Original im Ge- meindearchiv auf. Sie sind deren unveräusserliches, öffentliches  Eigentum.  3 Das Gemeindearchiv dient den Behörden und Dritten im Sinne  von § 4, deren Akten darin verwahrt werden, und steht übrigen Drit- ten im Interesse von Wissenschaft und Rechtsanwendung zur Be- nützung offen.   § 3  Als wichtige Akten gelten insbesondere:  a) die überlieferten Bestände vor 1912;                                                              Amtsblatt 2009, S. 1683   Zweck und  Geltungsbereich   Grundsatz   1/2010   Bestände der  Gemeinde     120.101 Gemeindearchivverordnung     2 Schaffhauser Rechtsbuch 1997   b) Akten, die von Gesetzes wegen oder kraft behördlicher Vor- schrift dauernd aufbewahrt werden müssen;   c) gemeindeeigene Rechtserlasse (Gemeindeverfassung, Regle- mente, Verordnungen, Gebührenordnungen, Tarife) sowie die  dazugehörenden wesentlichen Akten (Anträge an die Gemein- deversammlung oder den Einwohnerrat, Genehmigungsent- scheide usw.);    d) wichtige Akten der Gemeindebetriebe sowie der Betriebe, an  denen die Gemeinde beteiligt ist;   e) wichtige Verträge mit Privaten oder Körperschaften und Anstal- ten des öffentlichen Rechts sowie die dazugehörigen wesentli- chen Akten;   f) Pläne (Nutzungsplanung, Zonen-, Baulinien-, Quartier- und  Landumlegungspläne, Pläne und Bauabrechnungen über ge- meindeeigene Bauten und Anlagen) sowie die dazugehörenden  wesentlichen Akten;   g) geologische Untersuchungsergebnisse;  h) Baubewilligungsakten inkl. Pläne;  i) Protokolle der Gemeindeversammlung, der Bürgergemeinde-   und Bürgerversammlung und des Einwohnerrates sowie die da- zugehörenden wesentlichen Akten;   j) Protokolle des Gemeinderates und anderer Gemeindebehörden  wie der Vormundschafts- und Erbschaftsbehörde, der Sozialhil- febehörde, der Schulbehörde;   k) Wahl- und Abstimmungsprotokolle über Gemeindewahlen und  Gemeindeabstimmungen;   l) Amtsübergabeprotokolle sowie die Verzeichnisse der Gemein- defunktionäre mit Ein- und Austrittsdatum;   m) Jahresrechnungen und Finanzpläne;  n) wichtige Statistiken und Verzeichnisse (inkl. Kataster), die für   Gemeindezwecke erstellt worden sind;  o) Einwohnerregister und Einwohnerkarteikarten;  p) Einbürgerungsakten;  q) Akten über das Erbschafts- und Vormundschaftswesen;  r) Akten über die Sozialhilfe;  s) Dokumente über wichtige, gemeinderelevante Entwicklungspro-  jekte;  t) Jahresberichte und Drucksachen der Gemeinde (Gemeindever-  sammlungs- und Abstimmungsvorlagen, Begrüssungsschriften,  Prospekte usw.);   u) Bild- und Tondokumente sowie Akten zu besonderen, wesentli- chen Anlässen der Gemeinde.     Gemeindearchivverordnung 120.101     Schaffhauser Rechtsbuch 1997 3   § 4  1 Zweckverbände und öffentlich-rechtliche Anstalten der Gemein- den schliessen mit der Gemeinde einen Vertrag über die Aufbe- wahrung der Akten im Gemeindearchiv. Körperschaften, denen  mehrere Gemeinden angehören, bestimmen eine dieser Gemein- den als Archivort.  2 Sind Archivalien von natürlichen oder juristischen Personen für  die Gemeinde von besonderer Bedeutung, so kann die Gemeinde  mit diesen einen Vertrag über die Archivierung deren Akten im  Gemeindearchiv abschliessen.   3 Die Bestimmungen dieser Verordnung sind sinngemäss anwend- bar.   § 5  1 Wichtige Akten, die in elektronischer Form vorhanden sind, sind  auf alterungsbeständiges Papier auszudrucken und aufzubewah- ren. In Zweifelsfällen ist das Staatsarchiv anzufragen.  2 In elektronischer Form vorhandene Akten werden bezüglich der  Aufbewahrungsfristen und der Schutzfristen wie Papierakten be- handelt.    § 6  Bei Gemeindezusammenschlüssen übernimmt die neue Gemeinde  das Archivgut der aufgehobenen Gemeinde. Das Archivgut der  aufgehobenen Gemeinde wird zu diesem Zweck in seiner Gesamt- heit in das Archiv der neuen Gemeinde überführt.   § 7  1 Wichtige Akten im Sinne von § 3 werden dauernd im Gemeinde- archiv aufbewahrt.  2 Akten Dritter im Sinne von § 4 sind solange im Gemeindearchiv  aufzubewahren, wie es im Vertrag vereinbart wurde.  3 Für Akten, deren Aufbewahrungsfrist gesetzlich oder vertraglich  nicht besonders geregelt ist, gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist  von 10 Jahren. Bei Bewilligungen beginnt die Frist mit dem Ablauf  der Bewilligung.  4 Auszuscheidende Akten sind dem Staatsarchiv zur Übernahme  anzubieten. Bei Platzmangel kann der Gemeinderat das Staatsar- chiv ersuchen, eine Verdichtung der Bestände vorzunehmen. Über- nahme, Verdichtung und Vernichtung sind zu protokollieren.   Bestände und  Sammlungen  Dritter   Elektronische  Akten   Gemeinde- zusammen- schlüsse    1/2010   Aufbewahrungs- fristen     120.101 Gemeindearchivverordnung     4 Schaffhauser Rechtsbuch 1997   § 8  1 Nichtveröffentlichte oder unter Ausschluss der Öffentlichkeit ent- standene Akten sind während einer Schutzfrist von 50 Jahren seit  ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.  2 Für besonders schützenswerte Personendaten beträgt die Frist  100 Jahre seit ihrer Anfertigung.  3 Während der Schutzfrist kann im Interesse von Wissenschaft und  Rechtsanwendung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn nicht  überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.   § 9  1 Das Gemeindearchiv und dessen Bestände befinden sich nach  Möglichkeit in einem einzigen Gebäude.  2 Die Archivräume müssen trocken, lüftbar, feuer- und einbruchsi- cher sein.  3 Die Archivräume dürfen nicht zu archivfremden Zwecken verwen- det werden; ausgenommen ist die Verwendung als Büroraum der  Gemeindeverwaltung.   § 10  1 Die archivierten Akten sind in den Archivräumen zu benützen.  2 Sie dürfen ausnahmsweise ausgeliehen werden, wenn:  a) die Benützerin oder der Benützer vertrauenswürdig und der Ar-  chivarin oder dem Archivar bekannt ist und  b) das Anfertigen von Kopien zu aufwendig oder für die archivier-  ten Akten aus konservatorischen Gründen nicht möglich ist.  3 Die Bestimmungen über die Schutzfristen bleiben vorbehalten.   § 11  1 Der Gemeinderat beaufsichtigt das Gemeindearchiv.  2 Die fachtechnische Aufsicht über die Gemeindearchive übt das  Staatsarchiv aus. Es führt dazu periodisch Inspektionen durch und  berät die Archivarinnen und Archivare.   § 12  Der Gemeinderat  a) bestimmt die Archivarin bzw. den Archivar;  b) erlässt eine Betriebs- und Benützungsordnung;  c) erlässt den Archivplan;   Schutzfristen   Unterbringung   Benützung   Aufsicht   Zuständigkeit  des Gemeinde- rates     Gemeindearchivverordnung 120.101     Schaffhauser Rechtsbuch 1997 5   d) sorgt für die Ablieferung und Archivierung der Akten, welche  nicht mehr für die unmittelbare Verwaltungstätigkeit benötigt  werden;   e) ist zuständig für die Verlängerung der Schutzfrist und für die  Einsichtnahme während der Schutzfrist;   f) erteilt die Zustimmung zur Vernichtung oder zum Ausscheiden  von Aktenbeständen.   § 13  Die Archivarin bzw. der Archivar  a) sorgt für eine zweckmässige Archivierung und den Schutz der   Akten;  b) führt ein Verzeichnis der Akten, wobei Neuzugänge unverzüg-  lich nachzutragen sind;  c) ist für die Benützung des Gemeindearchivs gemäss Benüt-  zungsordnung verantwortlich;  d) entscheidet in eigenem Ermessen, ob Akten länger als erforder-  lich aufzubewahren sind.   § 14  Die Gemeinden setzen diese Verordnung innerhalb von zwei Jah- ren nach deren Inkrafttreten um.   § 15  1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2010 in Kraft.   2 Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen 2) und in die kantonale Ge- setzessammlung aufzunehmen.        Fussnoten:   1) SHR 120.100.  2) Amtsblatt 2009, S. 1683.      Zuständigkeit  der Archivarin  bzw. des  Archivars   Übergangs- bestimmung   Inkrafttreten   1/2010     120.101 Gemeindearchivverordnung     6 Schaffhauser Rechtsbuch 1997