235.26   1   Ordinanza  concernente il sistema d’informazione Plato   (Ordinanza Plato)   del 25 settembre 2020 (Stato 1° gennaio 2022)     Il Consiglio federale svizzero,   visto l’articolo 29 della legge federale del 18 dicembre 20201 sul trattamento dei dati  personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri,2   visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge federale del 21 marzo 19973  sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione,    ordina:   Sezione 1: Disposizioni generali   Art. 1 Oggetto   La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione  Plato (Plato) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).   Art. 2 Scopo del sistema d’informazione   Plato serve al DFAE per adempiere i compiti che gli competono e che sono delegati  alla Divisione Sicurezza umana (DSU) presso la Direzione politica e al Settore  Aiuto umanitario e Corpo svizzero di aiuto umanitario (Settore AU/CSA) presso la  Direzione dello sviluppo e della cooperazione (DSC) in applicazione della legge  federale del 19 dicembre 20034 su misure di promozione civile della pace e di raf- forzamento dei diritti dell’uomo e dell’ordinanza dell’11 maggio 19885 concernente  il Corpo svizzero di aiuto umanitario. In particolare serve per:   a. gestire e amministrare i membri del Pool di esperti per la promozione civile  della pace presso la DSU e il CSA;    b. reclutare esperti per il Pool di esperti;   c. pianificare e gestire gli impieghi;   d. preparare contratti di lavoro;   e. gestire i corsi di formazione e di formazione continua degli esperti;   f. mettere a disposizione il materiale d’impiego (logistica);        RU 2020 4077  1 RS 235.2  2  Il rimando è stato adeguato in applicazione dell’art. 12 cpv. 2 della L del 18 giu. 2004   sulle pubblicazioni ufficiali (RS 170.512), con effetto dal 1° dic. 2021.  3  RS 172.010  4  RS 193.9  5  RS 172.211.31   235.26      Protezione dei dati   2   235.26   g. elaborare statistiche.   Art. 3 Responsabilità   La DSU e il Settore AU/CSA sono responsabili di Plato.   Art. 4 Struttura   Plato è costituito da un’interfaccia di applicazione e dalle seguenti banche dati  separate le une dalle altre:   a. banca dati per i membri del Pool di esperti per la promozione civile della  pace;   b. banca dati per i membri del CSA.   Sezione 2: Trattamento dei dati   Art. 5 Dati trattati   1 Plato contiene i dati delle persone di cui all’articolo 2 della legge federale del 24  marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli  affari esteri.    2 La tipologia di dati trattati è riportata nell’allegato.   Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento   1 I dati sono registrati dalla DSU, da Personale DFAE e dal Settore AU/CSA. Questi  servizi dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che gestiscono.   2 Il Gruppo specialistico salvataggio CSA presso il Dipartimento federale della  difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) dispone del diritto di  lettura per i dati sugli esperti del CSA che sono membri del Gruppo specialistico  salvataggio CSA.   3 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i  propri compiti.   4 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.   Art. 7 Comunicazione di dati   I dati relativi agli esperti in servizio possono essere trasmessi al Centro di gestione  delle crisi del DFAE e alla Direzione consolare per l’adempimento dei loro compiti  nell’ambito della gestione delle crisi e degli incidenti di sicurezza nonché della  prevenzione delle crisi.     O Plato   3   235.26   Art. 8 Distruzione di set di dati   1 I set di dati relativi a persone sono distrutti al più tardi dieci anni dopo il raggiun- gimento del 70° anno di età.    2 I dati relativi ai candidati respinti sono distrutti al più tardi tre mesi dopo la conclu- sione della procedura di candidatura.   3 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione della Confederazione in materia  di archiviazione.    Art. 9 Archiviazione di documenti   In Plato è possibile salvare tutti i documenti concernenti le persone registrate nel  sistema.   Sezione 3: Gestione e diritti di accesso   Art. 10 Gestione tecnica e amministrazione del sistema   1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di Plato.   2 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il  sistema informatico, le banche dati e le applicazioni.   3 Un responsabile dell’applicazione è membro della DSU e un altro del Settore  AU/CSA. Sono gli intermediari tra l’amministratore di sistema e gli utenti.   Art. 11 Conferimento del diritto di accesso   1 I responsabili dell’applicazione accordano agli utenti di Plato i diritti di accesso  individuali.   2 Verificano ogni anno se le condizioni per ottenere i diritti di accesso continuano a  essere adempiute.   Sezione 4: Sicurezza dei dati   Art. 12 Obblighi di diligenza   1 La DSU e il Settore AU/CSA provvedono affinché i dati registrati in Plato siano  trattati conformemente alle prescrizioni.   2 Si assicurano che i dati siano esatti, completi e aggiornati.   Art. 13 Regolamento sul trattamento dei dati   La DSU e il Settore AU/CSA emanano un regolamento sul trattamento dei dati. Esso  contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il  controllo del trattamento dei dati.     Protezione dei dati   4   235.26   Art. 14 Verbale   1 Gli accessi a Plato e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.   2 I verbali sono conservati per un anno.   Sezione 5: Entrata in vigore   Art. 15   La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2020.     O Plato   5   235.26   Allegato6  (art. 5 cpv. 2)   Dati personali registrati in Plato   I. Dati personali   1. Cognomi   2. Nomi   3. Data di nascita/età   4. Stato civile   5. Sesso   6. Luogo di nascita   7. Luogo di origine   8. Nazionalità con codice ISO   9. Indirizzi (via, NPA, luogo)   10. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)   11. Tipo di indirizzo   12. Numeri di telefono   13. Indirizzo e-mail   14. Appellativo   15. Titolo   16. Comunicazione   17. Tipo di comunicazione   18. Lingua di corrispondenza   19. Conoscenze linguistiche   20. Diplomi e certificati linguistici   21. Numero AVS ai sensi dell’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre  19467 su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti   22. Numero personale   23. Indicazioni su documenti (data e luogo del deposito)   24. Professione e formazione   25. Attività attuale   26. Esperienza in campo umanitario       6 Aggiornato dall’all. n. II 12 dell’O del 17 nov. 2021, in vigore dal 1° gen. 2022   (RU 2021 800).   7  RS 831.10     Protezione dei dati   6   235.26   27. Grado militare   28. Grado di polizia   29. Stato (attivo/passivo) con data e cronologia   30. Stato presso il DDPS   31. Categoria AU/CSA   32. Impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)   33. Numero di impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)   34. di cui impieghi nella squadra di pronto intervento o nella Catena di salvatag- gio   35. Membro della squadra di pronto intervento e funzione   36. Priorità squadra di pronto intervento   37. Membro della Catena di salvataggio e funzione   38. Priorità Catena di salvataggio   39. Organo competente   40. Livello dirigenziale   41. Azienda   42. Esperienza per tipo di impiego   43. Disponibilità e limitazioni di impiego   44. Riserve nei confronti di un impiego   45. Motivazione delle riserve nei confronti di un impiego   46. Gruppo di lavoro specializzato e posizione   47. Funzione gruppo specializzato e posizione   48. Indicazioni su impieghi esterni (azienda, organizzazione, descrizione  dell’attività, durata)   49. Esigenze di formazione continua   50. Indicazioni sui corsi (nome del corso, tipo di corso, luogo, tipo di partecipa- zione, stato di partecipazione)    II. Dati sul passaporto   1. Tipo di passaporto   2. Paese   3. Numero di passaporto   4. Periodo di validità   5. Luogo di emissione   6. Data di rilascio     O Plato   7   235.26   7. Consegna   8. Restituzione   9. Deposito del passaporto   III. Dati sul reclutamento   1. Data dell’intervista   2. Candidatura completa   3. Giornata di reclutamento   4. Conferma di idoneità   5. Data estratto del casellario giudiziale   6. Controllo di sicurezza relativo alle persone (validità)   7. Conferma di ammissione   8. Licenza di condurre (categoria, data, osservazioni)   IV. Dati sull’azienda   1. Nome   2. Indirizzi (via, luogo, Paese)   3. Tipo di indirizzo    4. Comunicazione   5. Tipo di comunicazione   V. Dati della persona di riferimento   1. Cognomi   2. Nomi   3. Tipo di relazione   4. Priorità   5. Partecipazione alla missione in famiglia   6. Indirizzi (via, NPA, luogo)   7. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)   8. Tipo di indirizzo   9. Comunicazione   10. Tipo di comunicazione      Protezione dei dati   8   235.26   VI. Dati sull’impiego e sul contratto   1. Impiego (denominazione, tipo, sottotipo, forma, durata, giorni, luogo,  AU/CSA, organizzazione, funzione, gruppo specializzato, Paese, continente)   2. Contratto (tipo, durata, numero, base giuridica)   3. Impiego pianificato (tipo, stato)   4. Missione in famiglia   5. Classificazione   6. Responsabile del programma   7. Tasso di occupazione   8. Civilian Police (CIVPOL)   9. Livello controllo di sicurezza relativo alle persone   10. Organizzazione di invio e organizzazione destinataria   11. Supervisore   12. Stato selezione   13. Grado di polizia   14. Responsabilità sicurezza   15. Stato della candidatura   16. Materiale/bagaglio   17.  Unità organizzativa/Divisione/Sezione   18. Attualmente in servizio presso AU/CSA   19. Indicazioni sul viaggio (data, ora)   20. Viaggio compreso   21. Congedo non retribuito (da/a, numero di giorni)   22. Giorni di vacanza (numero)   23. Subordinazione   24. Settore del personale   25. Dati sullo stipendio (classe di stipendio, importo, pagamenti, finanziamento,  tipo di costi di viaggio di servizio ecc.)   26. Numero di voli per le vacanze   27. Giorni aggiuntivi   28. Risarcimenti e indennità    	Sezione 1: Disposizioni generali 	Art. 1 Oggetto 	Art. 2 Scopo del sistema d’informazione 	Art. 3 Responsabilità 	Art. 4 Struttura  	Sezione 2: Trattamento dei dati 	Art. 5 Dati trattati 	Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento 	Art. 7 Comunicazione di dati 	Art. 8 Distruzione di set di dati 	Art. 9 Archiviazione di documenti  	Sezione 3: Gestione e diritti di accesso 	Art. 10 Gestione tecnica e amministrazione del sistema 	Art. 11 Conferimento del diritto di accesso  	Sezione 4: Sicurezza dei dati 	Art. 12 Obblighi di diligenza 	Art. 13 Regolamento sul trattamento dei dati 	Art. 14 Verbale  	Sezione 5: Entrata in vigore 	Art. 15  	Allegato 	Dati personali registrati in Plato 	I. Dati personali 	II. Dati sul passaporto 	III. Dati sul reclutamento 	IV. Dati sull’azienda 	V. Dati della persona di riferimento 	VI. Dati sull’impiego e sul contratto