122.0.61 - Règlement sur l'organisation et le fonctionnement des commissions de l'Etat (ROFC)    122.0.61  Règlement sur l'organisation et le fonctionnement des  commissions de l'Etat (ROFC)  du 31.10.2005 (version entrée en vigueur le 01.01.2011)  Le Conseil d'Etat du canton de Fribourg  Vu l'article 53 al. 3 de la loi du 16 octobre 2001 sur l'organisation du Conseil  d'Etat et de l'administration (LOCEA);  Sur la proposition de la Direction de la sécurité et de la justice,  Arrête:  1 Objet et champ d'application  Art.  1 Objet 1 Le  présent  règlement  détermine  les  dispositions  générales  relatives  aux  commissions de l'Etat, en particulier celles qui concernent leur organisation  et leur fonctionnement. 2 La durée des fonctions des membres des commissions et l'indemnisation de  ceux-ci sont réglées par la législation spéciale.  Art.  2 Champ d'application – Soumission 1 Le présent règlement s'applique aux commissions instituées par un acte lé- gislatif  (commissions permanentes)  ou par une décision (commissions non  permanentes). 2 Une commission est un organe institué pour assumer des tâches publiques  pour le compte de l'Etat et dont une partie des membres au moins exercent  leur fonction à titre accessoire; la dénomination effective de cet organe n'est  pas déterminante. 3 Les commissions instituées en application du droit fédéral sont soumises au  présent règlement dans la mesure où leur composition, leur organisation ou  leur fonctionnement relève de la compétence des autorités fribourgeoises.  1    Commissions de l'Etat, organisation et fonctionnement – R  122.0.61  Art.  3 Champ d'application – Exclusion 1 Ne sont pas soumis au présent règlement:  a) les commissions parlementaires;  b) les commissions relevant du Pouvoir judiciaire;  c) les commissions organiques des établissements personnalisés;  d) les commissions reposant sur un acte intercantonal;  e) les jurys d'examen.  Art.  4 Dispositions spéciales 1 Les dispositions du présent règlement sont applicables pour autant que la lé- gislation spéciale ne comporte pas de règles différentes.  2 Composition  Art.  5 Choix des membres 1 Les membres des commissions sont choisis avant tout en fonction de leurs  compétences et de leur disponibilité. 2 L'autorité de nomination assure autant que possible une participation équili- brée:  a) des hommes et des femmes;  b) des différentes opinions, des langues, des régions et des groupes d'âge. 3 Si la proportion d'hommes ou de femmes est inférieure à 30 %, la Direction  compétente fournit une justification écrite.  Art.  6 Fin prématurée de la charge 1 Les membres informent sans délai l'autorité de nomination et la présidence  de la commission lorsque des conditions qui ont prévalu lors de leur nomina- tion se sont modifiées de manière importante. 2 L'autorité de nomination peut maintenir une personne en fonction jusqu'à ce  que son remplacement soit assuré, mais au plus pendant une année. 3 Elle peut démettre une personne qui nuit au fonctionnement ou à l'image de  la commission. Sauf dans les cas  graves,  cette  décision est  précédée  d'un  avertissement.  2    Commissions de l'Etat, organisation et fonctionnement – R  122.0.61  4 Le membre qui ne fait plus partie du groupe de personnes qu'il représente au  sein de la commission est réputé démissionnaire de sa fonction. Toutefois, si  l'appartenance à ce groupe n'est pas une condition posée par la législation, le  groupe concerné  peut  proposer  à  l'autorité  de  nomination que  ce membre  continue d'exercer sa fonction.  Art.  7 Informations 1 La Chancellerie d'Etat tient la liste des commissions et de leurs membres. 2 Elle gère à cet effet une banque de données qui contient des données rela- tives:  a) aux nom, prénom(s), sexe, langue maternelle, date de naissance, activité  professionnelle et adresse des membres;  b) à la date de désignation et à la date d'échéance du mandat;  c) le cas échéant,  à la qualité en vertu de laquelle les membres siègent  dans la commission et à la fonction qu'ils y exercent;  d) au secrétariat. 3 Ces données peuvent être transmises aux Directions et aux unités adminis- tratives concernées; elles peuvent également être consultées en ligne par ces  autorités. 4 La Chancellerie d'Etat publie une version simplifiée de la liste des commis- sions et de leurs membres; cette version est également disponible sur l'Inter- net.  3 Organisation  Art.  8 Rattachement 1 Sauf disposition légale contraire, la commission est rattachée administrati- vement à la Direction dont elle relève. 2 Le rattachement doit apparaître dans la correspondance, sauf si la commis- sion est indépendante dans l'exercice de ses compétences en vertu de la loi.  Art.  9 Secrétariat 1 La Direction peut confier le secrétariat à une personne extérieure à l'admi- nistration, notamment lorsqu'il y a lieu de garantir l'indépendance d'une com- mission ou de disposer d'une personne présentant des compétences particu- lières.  3    Commissions de l'Etat, organisation et fonctionnement – R  122.0.61  2 Le secrétariat assume notamment l'expédition de la correspondance, la pré- paration de la documentation pour les séances, la tenue des procès-verbaux,  l'établissement des pièces en vue de l'indemnisation et l'exécution des tâches  qui lui sont assignées par la commission ou la présidence. Il veille, en colla- boration avec la Direction, à la conservation et à l'archivage des dossiers.  Art.  10 Présidence 1 La présidence veille à ce que la commission s'acquitte de ses tâches à temps  et avec efficacité. Elle exerce la surveillance sur la manière dont le secrétariat  fonctionne. 2 La présidence, en collaboration avec le secrétariat, a notamment les attribu- tions suivantes:  a) elle assure la planification et l'organisation des travaux;  b) elle convoque les séances, propose leur ordre du jour et dirige les déli- bérations;  c) elle expédie les affaires courantes;  d) elle assure la représentation de la commission. 3 En cas d'urgence, la présidence prend les mesures et rend les décisions in- dispensables; elle en fait rapport à la commission. La personne touchée par  une telle décision peut demander, dans les dix jours, que la commission se  prononce.  Art.  11 Délégation de tâches 1 La commission peut instituer des sous-commissions pour l'examen de ques- tions particulières. La délégation de compétences décisionnelles doit être ex- pressément autorisée par la législation spéciale. 2 La commission peut instituer un bureau pour examiner préalablement les af- faires et lui faire des propositions ainsi que pour traiter les objets d'impor- tance secondaire ou urgents. Dans ce dernier cas, l'article 10 al. 3 est appli- cable par analogie. 3 Elle peut confier l'instruction de dossiers à la présidence, à un membre, à  une délégation ou au secrétariat.  Art.  12 Rapport 1 Si  l'information de la Direction n'est pas assurée par d'autres  moyens, la  commission adresse, à la fin de chaque année civile, un compte rendu à la Di- rection. Elle y joint, au besoin, des considérations sur la situation dans son  domaine d'activité.  4    Commissions de l'Etat, organisation et fonctionnement – R  122.0.61  2 Elle informe sans tarder la Direction des faits et décisions importants pour  l'exercice des attributions de cette dernière.  Art.  13 Gestion financière 1 Dans la mesure où la gestion financière ne serait pas assumée par la Direc- tion, la commission l'assure conformément aux règles applicables aux unités  administratives, en particulier sous l'angle budgétaire et comptable. 2 La Direction des finances veille, en collaboration avec la Direction concer- née, à la mise en œuvre des instruments adéquats.  4 Fonctionnement  Art.  14 Séances 1 La présidence convoque la commission aussi souvent que le traitement des  affaires l'exige. 2 La commission est en outre convoquée:  a) à la demande du quart de ses membres,  b) ou à la demande de la Direction, sauf s'il s'agit d'une commission indé- pendante dans l'exercice de ses attributions.  3 Dans la mesure du possible, les séances sont planifiées sur une certaine pé- riode.  Art.  15 Convocation 1 La convocation est envoyée dix jours au plus tard avant la date fixée. Les  cas d'urgence sont réservés. 2 La convocation indique la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la séance  ainsi que, le cas échéant,  la durée prévue. Les documents nécessaires sont  joints à la convocation ou mis à disposition conformément aux indications fi- gurant sur la convocation.  Art.  16 Présence 1 Chaque  membre  assiste  aux  séances  auxquelles  il  a  été  régulièrement  convoqué, sauf en cas d'empêchement majeur ou de dispense accordée par la  présidence. 2 Le membre qui est empêché d'assister, en tout ou partie, à une séance en in- forme immédiatement la présidence. 3 Un membre  peut  être  invité  à  ne  pas  quitter  la  séance  si  le  nombre  de  membres restants n'atteint plus le quorum, à moins qu'il n'ait informé suffi- samment tôt la présidence de son empêchement.  5    Commissions de l'Etat, organisation et fonctionnement – R  122.0.61  Art.  17 Récusation 1 Un membre ne peut pas assister à la délibération d'un objet qui présente un  intérêt spécial pour lui-même ou pour une personne avec laquelle il se trouve  dans un rapport étroit de parenté ou d'alliance, d'obligation ou de dépendance.  Cette règle n'est pas applicable lorsque la représentation de cet intérêt est le  motif de sa désignation dans la commission. 2 Lorsque la commission est appelée à rendre une décision soumise au code  de procédure et de juridiction administrative (CPJA), les cas et la procédure  de récusation sont déterminés par ce code. 3 Ces règles s'appliquent également à la personne qui assure le secrétariat de  la commission. 4 Les récusations sont mentionnées au procès-verbal.  Art.  18 Ordre du jour 1 L'ordre du jour mentionne sommairement tous les objets à traiter et l'ordre  dans lequel ils seront traités. 2 Dans la mesure du possible, la présidence arrête en fin de séance l'ordre du  jour de la séance suivante et le fait mentionner dans le procès-verbal; elle fixe  ou rappelle également la date et le lieu de la prochaine séance. 3 Chaque membre peut proposer une modification de l'ordre du jour avant la  séance ou au début de celle-ci.  Art.  19 Tierces personnes et experts ou expertes 1 Les séances de la commission ne sont pas publiques. 2 La commission peut inviter des tierces personnes à assister à tout ou partie  de sa séance et, le cas échéant, à s'y exprimer avec voix consultative. 3 La commission peut consulter des experts ou expertes avec l'accord de la  Direction. Celle-ci décide de leur rétribution d'entente avec la Direction des  finances. 4 Les tierces personnes et les experts ou expertes sont soumis au secret parti- culier prévu par l'article 7 al. 2 de la loi du 9 septembre 2009 sur l'informa- tion et l'accès aux documents; les instructions particulières relatives au main- tien du secret sont données par la présidence à la fin de la séance.  Art.  20 Quorum 1 Pour que la commission puisse siéger valablement, la présence de la moitié  au moins des membres est requise. 2 Toutefois, une décision soumise au CPJA ne peut être prise sur un objet ne  figurant pas à l'ordre du jour que si les deux tiers des membres sont présents.  6    Commissions de l'Etat, organisation et fonctionnement – R  122.0.61  Art.  21 Délibérations 1 Les délibérations ont lieu en suivant l'ordre du jour. 2 La présidence détermine l'ordre d'intervention des membres.  En principe,  elle s'exprime en dernier lieu et résume, au besoin, les opinions exprimées. 3 La personne qui assure le secrétariat peut s'exprimer avec voix consultative. 4 Les prises de position des commissions consultatives incluent un résumé  des avis minoritaires si un quart des membres le demande.  Art.  22 Votes – Principes 1 Les  votes  ont  lieu  à  la  majorité  des  voix  exprimées;  les  abstentions  ne  comptent pas. 2 La présidence tranche en cas d'égalité.  Art.  23 Votes – Procédure 1 La présidence rappelle les propositions et indique l'ordre dans lequel elles  sont mises au vote. 2 Si la commission examine un projet qui lui a été soumis préalablement, les  propositions d'amendement incompatibles entre elles sont d'ordinaire mises  au vote en premier lieu, la présidence les opposant deux par deux. Le texte du  projet est opposé en dernier lieu à la proposition d'amendement qui l'a empor- té sur toutes les autres. 3 Le vote au bulletin secret a lieu dans les cas prévus par la législation spé- ciale ou lorsqu'un quart des membres le demande.  Art.  24 Procès-verbal 1 Il est tenu un procès-verbal de chaque séance, qui mentionne le lieu, la date  et la durée de la séance, les présences, les objets discutés, les propositions  mises au vote, les décisions prises ainsi que les résultats des votes. 2 Sauf décision contraire, le procès-verbal mentionne également les délibéra- tions sous une forme succincte; celle-ci doit permettre de dégager les princi- pales opinions émises et la motivation des décisions prises ou des avis expri- més par la commission. 3 Le procès-verbal est mis à la disposition des membres autant que possible  avant la prochaine séance. Les membres doivent proposer d'éventuelles cor- rections ou des compléments au plus tard au début de la séance qui suit la  mise à leur disposition du procès-verbal. 4 Le procès-verbal est signé par son auteur-e.  7    Commissions de l'Etat, organisation et fonctionnement – R  122.0.61  Art.  25 Procédure hors séance 1 La commission peut procéder par consultation des membres:  a) pour réunir des opinions en vue de préparer les délibérations;  b) pour approuver la mise au point d'un document discuté en séance. 2 La commission peut prendre des décisions urgentes par voie de circulation.  Les autres décisions ne peuvent être prises hors séance que si la législation  spéciale l'autorise.  Art.  26 Secret de fonction et discrétion 1 Il est interdit aux membres de la commission de divulguer des faits dont ils  ont eu connaissance dans l'exercice de leur mandat et qui doivent rester se- crets en raison de leur nature, des circonstances ou d'instructions spéciales. 2 Ces obligations subsistent après la cessation du mandat. 3 Les membres sont tenus en outre à la discrétion sur les faits qui ne sont pas  soumis au secret de fonction. Ils respectent notamment les compétences de la  présidence et de la Direction concernée en matière d'information du public et  évitent de prendre publiquement position si cela peut nuire au travail de la  commission ou de l'Etat en général. 4 Ces règles s'appliquent également à la personne qui assure le secrétariat de  la commission.  Art.  27 Information du public et droit d'accès 1 D'ordinaire, l'information est fournie au public par la Direction; celle-ci peut  autoriser la commission à fournir elle-même des informations, y compris de  caractère politique. 2 Si la commission est autorisée à fournir elle-même des informations, elle est  assimilée à une unité administrative et la réglementation relative à l'informa- tion du public sur les activités de l'administration cantonale est applicable. 3 Dans ce cas, la présidence exerce les compétences attribuées aux chef-fe-s  des unités administratives; le secrétariat et les membres sont soumis aux dis- positions applicables aux collaborateurs et collaboratrices de ces unités. 4 La présidence est en outre compétente pour traiter, conformément à la régle- mentation y relative, les demandes d'accès aux documents de la commission.  8    Commissions de l'Etat, organisation et fonctionnement – R  122.0.61  5 Institution des commissions non permanentes  Art.  28 Autorités 1 Les commissions non permanentes sont instituées:  a) par une décision du Conseil d'Etat;  b) par  une  décision  d'une  Direction  ou  d'un  établissement  personnalisé  prise en application d'une habilitation législative spéciale.  Art.  29 Contenu de l'acte 1 L'acte d'institution doit en particulier:  a) définir le mandat de la commission et fixer le délai dans lequel celui-ci  devra être exécuté;  b) mentionner le nom des membres, leur année de naissance, leur profes- sion et, le cas échéant, leur qualité et leur fonction au sein de la com- mission;  c) fixer la manière dont la commission fera rapport de ses activités et, le  cas échéant, informera le public;  d) mentionner l'applicabilité du présent règlement et des dispositions sur  l'indemnisation des membres.  Art.  30 Gestion de projets (art. 64 LOCEA) 1 L'acte instituant une commission dans le cadre d'une organisation de projet  peut prévoir des dérogations au présent règlement.  6 Entrée en vigueur  Art.  31 1 Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2006.  9    Commissions de l'Etat, organisation et fonctionnement – R  122.0.61  Tableau des modifications – Par date d'adoption  Adoption Elément touché Type de  modification  Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  31.10.2005 Acte acte de base 01.01.2006 2005_110 21.08.2007 Art. 6 modifié 01.01.2008 2007_079 14.12.2010 Art. 19 modifié 01.01.2011 2010_144 14.12.2010 Art. 26 modifié 01.01.2011 2010_144 14.12.2010 Art. 27 modifié 01.01.2011 2010_144  Tableau des modifications – Par article  Elément touché Type de  modification  Adoption Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  Acte acte de base 31.10.2005 01.01.2006 2005_110 Art. 6 modifié 21.08.2007 01.01.2008 2007_079 Art. 19 modifié 14.12.2010 01.01.2011 2010_144 Art. 26 modifié 14.12.2010 01.01.2011 2010_144 Art. 27 modifié 14.12.2010 01.01.2011 2010_144  10   	1 Objet et champ d'application 	Art. 1 Objet 	Art. 2 Champ d'application – Soumission 	Art. 3 Champ d'application – Exclusion 	Art. 4 Dispositions spéciales  	2 Composition 	Art. 5 Choix des membres 	Art. 6 Fin prématurée de la charge 	Art. 7 Informations  	3 Organisation 	Art. 8 Rattachement 	Art. 9 Secrétariat 	Art. 10 Présidence 	Art. 11 Délégation de tâches 	Art. 12 Rapport 	Art. 13 Gestion financière  	4 Fonctionnement 	Art. 14 Séances 	Art. 15 Convocation 	Art. 16 Présence 	Art. 17 Récusation 	Art. 18 Ordre du jour 	Art. 19 Tierces personnes et experts ou expertes 	Art. 20 Quorum 	Art. 21 Délibérations 	Art. 22 Votes – Principes 	Art. 23 Votes – Procédure 	Art. 24 Procès-verbal 	Art. 25 Procédure hors séance 	Art. 26 Secret de fonction et discrétion 	Art. 27 Information du public et droit d'accès  	5 Institution des commissions non permanentes 	Art. 28 Autorités 	Art. 29 Contenu de l'acte 	Art. 30 Gestion de projets (art. 64 LOCEA)  	6 Entrée en vigueur 	Art. 31   		2022-08-11T21:37:59+0200 	"1701 Freiburg" 	"Gesetzessammlung des Kantons Freiburg"