147.11 - Verordnung über Aktenführung und Archivierung   Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen  147.11  Verordnung über Aktenführung und Archivierung vom 19. März 2019 (Stand 1. Juni 2019)  Die Regierung des Kantons St.Gallen erlässt  in Ausführung des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April  20111  als Verordnung:2  I. Allgemeine Bestimmungen (1.)  Art.  1 Archivwürdigkeit 1 Unterlagen sind nach Art. 1 Bst. f des Gesetzes über Aktenführung und Archivie- rung vom 19. April 20113 archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind für: a) die Dokumentation der Organisation und der Tätigkeit des öffentlichen Or-  gans; b) die  Sicherung  berechtigter  Interessen  von öffentlichem  Organ,  betroffenen   Personen oder Dritten; c) das Verständnis der Geschichte und der Gegenwart; d) Rechtsetzung, Verwaltungshandeln und Rechtsprechung; e) Wissenschaft und Forschung.  Art.  2 Verantwortliche Person 1 Das öffentliche Organ bezeichnet eine Person, die für die Umsetzung der Vor- schriften über die Aktenführung sowie die Pflicht zur Anbietung und Ablieferung  der Unterlagen und im Fall von fehlender Archivwürdigkeit für deren Vernich- tung verantwortlich ist. Die Führungsaufgaben verbleiben bei der Leitung des öf- fentlichen Organs.  1 sGS 147.1. 2 Abgekürzt VAA. In Vollzug ab 1. Juni 2019. 3 sGS 147.1.  nGS 2019-029  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art1 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de   147.11   2 Die Gemeinde kann die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter,  der oder dem die  Leitung des Gemeindearchivs obliegt, als verantwortliche Person bezeichnen. 3 Das öffentliche Organ gibt dem Staatsarchiv die verantwortliche Person bekannt.  Art.  3 Zuständiges Archiv von selbständigen öffentlich-rechtlichen Gemeindeunternehmen, Zweckverbänden und Gemeindeverbänden  1 Das selbständige öffentlich-rechtliche Gemeindeunternehmen, der Gemeindever- band und der Zweckverband bezeichnen jeweils das Gemeindearchiv einer betei- ligten Gemeinde als zuständiges Archiv.  II. Staatsarchiv (2.)  Art.  4 Archivgut 1 Das Staatsarchiv umfasst das Archivgut: a) der  Landvogteien  vor  dem  Jahr  1798  sowie  des  Kantons  Säntis  und  der   st.gallischen Teile des Kantons Linth der Jahre 1798 bis 1803; b) der  öffentlichen Organe des  Kantons sowie seiner  selbständigen öffentlich-  rechtlichen Anstalten und Stiftungen; c) von Institutionen, Organisationen, Familien und Einzelpersonen, soweit de-  ren Archivgut  für die Geschichte des Kantons von Bedeutung ist  und dem  Staatsarchiv zur Aufbewahrung übergeben wird;  d) von  Gemeinden,  soweit  deren  Archivgut  dem  Staatsarchiv  zur  dauernden  Aufbewahrung übergeben wird.  Art.  5 Fach- und Fachaufsichtsorgan 1 Das Staatsarchiv wirkt als oberstes kantonales Fachorgan für Aktenführung und  Archivierung sowie als Fachaufsichtsorgan über die Gemeindearchive darauf hin,  dass die öffentlichen Organe ihre Unterlagen: a) unabhängig  vom Informationsträger nach den Bestimmungen des  Gesetzes   über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 20114 über die Sicherung  erstellen und verwalten;  b) ab Entstehung bis zur Archivierung nach einheitlichen Grundsätzen behan- deln.  4 sGS 147.1.  2    https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de    147.11  Art.  6 Fachtechnische Richtlinien a) Geltungsbereich  1 Fachtechnische Richtlinien des Staatsarchivs nach Art. 4 Abs. 2 des Gesetzes über  Aktenführung und Archivierung vom 19. April  20115 gelten gegenüber dem öf- fentlichen Organ: a) von  Kanton  sowie  selbständiger  öffentlich-rechtlicher  Anstalt  und  Stiftung   des Kantons als verbindliche Vorgaben. Das Staatsarchiv und die zuständige  Stelle der Anstalt oder der Stiftung können fachtechnische Angelegenheiten  durch Vereinbarung regeln;  b) von Gemeinde, selbständigem öffentlich-rechtlichem Gemeindeunternehmen  sowie Gemeindeverband und Zweckverband als Empfehlungen.  Art.  7 b) Inhalt 1 Das Staatsarchiv erlässt fachtechnische Richtlinien insbesondere über: a) Mindestanforderungen an die physische und elektronische Aktenführung; b) das Erstellen eines Ordnungssystems; c) Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen; d) Sicherung von Unterlagen in elektronischen Systemen und Voraussetzungen   für die elektronische Langzeitarchivierung; e) Bewertung von Unterlagen hinsichtlich Archivwürdigkeit und Abschluss von   Archivierungsvereinbarungen zwischen öffentlichem Organ und zuständigem  Archiv;  f) das Anbieten von Unterlagen an das zuständige Archiv und das Erstellen ei- ner elektronischen Angebotsliste;  g) Aufbereitung der Unterlagen zur Ablieferung an das zuständige Archiv.  Art.  8 Archivierungspflicht 1 Das Staatsarchiv kann das Gemeindearchiv anweisen, Unterlagen von besonderer  historischer oder rechtlicher Tragweite zu archivieren. 2 Es erlässt eine Verfügung.  Art.  9 Zusammenarbeit mit Gemeindearchiven a) Beratung und Unterstützung  1 Das Staatsarchiv berät und unterstützt die Gemeindearchive im Rahmen der ver- fügbaren finanziellen und personellen Mittel insbesondere: a) mit Arbeitshilfen für Aktenführung und Archivierung; b) durch Vermittlung von Informationen über die Bewertung von Unterlagen   im Hinblick auf den Entscheid über deren Archivwürdigkeit;  5 sGS 147.1.   3  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art4 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de   147.11   c) bei baulichen und räumlichen Fragen sowie bei Anschaffung von Archivmo- biliar;  d) durch Bereitstellung von Weiterbildungsangeboten zu Aktenführung und Ar- chivierung;  e) durch Erteilung von fachtechnischen Auskünften; f) bei der Erarbeitung von Benutzungsordnung und Gebührentarif.  Art.  10 b) Fachaufsicht 1 Das Staatsarchiv kann im Rahmen seiner Fachaufsicht: a) von den öffentlichen Organen von Gemeinde sowie selbständigem öffentlich-  rechtlichem  Gemeindeunternehmen,  Gemeindeverband  und  Zweckverband  sowie von den verantwortlichen Personen Auskünfte über Organisation und  Zuständigkeiten sowie die Umsetzung des Gesetzes über Aktenführung und  Archivierung vom 19. April 20116 und dieses Erlasses verlangen;  b) das Gemeindearchiv nach Vorankündigung besuchen sowie die Leiterin oder  den Leiter des Gemeindearchivs und die verantwortliche Person vor Ort bera- ten.  2 Bei  Feststellung  von  Mängeln  oder  Verbesserungsmöglichkeiten  erstattet  das  Staatsarchiv der Leiterin oder dem Leiter des Gemeindearchivs  und der verant- wortlichen Person schriftlichen Bericht mit Empfehlungen. 3 Sind aus der Behebung von Mängeln oder der Durchführung von Verbesserungs- massnahmen grössere Kostenfolgen zu erwarten, lässt das Staatsarchiv Bericht und  Empfehlungen dem Rat zukommen.  III. Sicherung (3.)  1. Unterlagen (3.1.)  Art.  11 Aktenführung 1 Das öffentliche Organ stellt sicher, dass die Aktenführung den Grundsätzen von  Zuverlässigkeit,  Authentizität,  Integrität  sowie  Benutzbarkeit  und Verfügbarkeit  entspricht. 2 Es bedeuten: a) Zuverlässigkeit:  korrekte,  systematische und genaue  Aufzeichnung  des  Ge-  schäftsvorgangs; b) Authentizität:  überprüfbare  Urheberschaft  der  Unterlagen  und  eindeutige   Nachvollziehbarkeit der dem aufgezeichneten Geschäftsvorgang zugrundelie- genden zeitlichen und inhaltlichen Sachverhalte;  6 sGS 147.1.  4    https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de    147.11  c) Integrität: Vollständigkeit und Unverändertheit der aufbewahrten gegenüber  der original erfolgten Aufzeichnung des Geschäftsvorgangs;  d) Benutzbarkeit und Verfügbarkeit: dauerhaft nachweisbare, wiederauffindbare  und benutzbare Aufzeichnung des Geschäftsvorgangs.  3 Die Anforderungen gelten sachgemäss bei elektronischer Aktenführung.  Art.  12 Ordnungssystem 1 Das öffentliche Organ legt für die Ablage seiner Unterlagen ein aufgabenbezoge- nes Ordnungssystem fest. 2 Das öffentliche Organ von Kanton sowie selbständiger öffentlich-rechtlicher An- stalt und Stiftung des Kantons legt dem Staatsarchiv das Ordnungssystem zur Be- gutachtung vor. Dieses nimmt Stellung und äussert sich insbesondere zur Über- einstimmung mit den fachtechnischen Richtlinien nach Art. 7 Bst. b in Verbin- dung mit Art. 6 Bst. a dieses Erlasses.  Art.  13 Aufbewahrung 1 Das öffentliche Organ bewahrt die Unterlagen bis zum Vollzug des Entscheids  des zuständigen Archivs über deren Archivwürdigkeit vollständig auf. 2 Es stellt sicher, dass die Unterlagen vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere  durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit, Wasser und Schädlinge, sowie vor Verlust und  Löschung geschützt sind. 3 Es gewährt dem zuständigen Archiv Zugang zu den physischen und elektroni- schen Ablagen, soweit es für die wirksame und wirtschaftliche Erfüllung von des- sen Aufgaben notwendig ist.  Art.  14 Unterlagen aus elektronischen Systemen 1 Das öffentliche Organ von Kanton sowie selbständiger öffentlich-rechtlicher An- stalt und Stiftung des Kantons zieht das Staatsarchiv im Hinblick auf Bewertung  und Ablieferung der Unterlagen bei der Planung von neuen elektronischen Syste- men bei. 2 Das öffentliche Organ von Gemeinde sowie selbständigem öffentlich-rechtlichem  Gemeindeunternehmen, Gemeindeverband und Zweckverband kann das Staatsar- chiv um Beratung und Mitwirkung ersuchen.   5    147.11   Art.  15 Anbietepflicht 1 Unterlagen gelten als nicht mehr benötigt und sind von der Anbietepflicht er- fasst, wenn: a) sie nicht mehr oder nur selten für das Verwaltungshandeln des öffentlichen   Organs verfügbar sein müssen; b) eine vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist; c) sie aus Gründen des Datenschutzes vom öffentlichen Organ nicht mehr bear-  beitet werden dürfen. 2 Das öffentliche Organ bietet Unterlagen, die älter als 50 Jahre sind, ohne weiteres  dem zuständigen Archiv an. 3 Es sorgt für den Transport oder, bei Aufzeichnungen auf einem elektronischen  Informationsträger,  für  die  elektronische  Übermittlung  der  abzuliefernden  Un- terlagen an das zuständige Archiv.  Art.  16 Archivierungsvereinbarungen 1 Das Staatsarchiv schliesst mit dem öffentlichen Organ von Kanton sowie selb- ständiger öffentlich-rechtlicher Anstalt und Stiftung des Kantons jeweils eine Ar- chivierungsvereinbarung ab. 2 Die  Archivierungsvereinbarungen  bezeichnen  die  archivwürdigen  Unterlagen  und regeln insbesondere deren Aufbewahrungsfristen und die Ablieferung an das  Staatsarchiv. 3 Sie können Aufbewahrungsfristen für nicht archivwürdige Unterlagen vorsehen.  Art.  17 Amtsdruckschriften 1 Das öffentliche  Organ liefert  dem zuständigen Archiv die Amtsdruckschriften  unmittelbar nach deren Erscheinen unaufgefordert ab. 2 Als Amtsdruckschriften gelten die einmaligen und periodisch wiederkehrenden  allgemein  zugänglichen  Publikationen  des  öffentlichen  Organs.  Darunter  fallen  auch Publikationen, die elektronisch veröffentlicht werden.  2. Archivgut (3.2.)  Art.  18 Aufbewahrung 1 Die für die Bereitstellung von Archivraum und weiterer Archivinfrastruktur zu- ständigen Stellen von Kanton und Gemeinden treffen die erforderlichen Schutz- massnahmen für eine sichere und dauerhafte Aufbewahrung von Archivgut.  6       147.11  2 Räume, die der Archivierung dienen, schützen das Archivgut insbesondere vor: a) Feuer, Staub, Feuchtigkeit, Wasser und Schädlingen; b) direkter Sonnenbestrahlung und schädigenden klimatischen Einflüssen; c) unbefugter Einsichtnahme und Veränderung; d) Entwendung, Beschädigung und Zerstörung. 3 Dimensionierung sowie Einrichtung der Räume und, soweit notwendig, ihre Kli- matisierung unterstützen die Wirksamkeit der Schutzmassnahmen.  Art.  19 Trennung von Unterlagen und Archivgut 1 Das öffentliche Organ von Gemeinde sowie selbständigem öffentlich-rechtlichem  Gemeindeunternehmen,  Gemeindeverband und Zweckverband und das zustän- dige  Archiv stellen sicher,  dass Unterlagen und Archivgut  getrennt  aufbewahrt  werden.  Art.  20 Trennung von Archivgut a) bei Bestandesänderungen von Gemeinden  1 Bei Bestandesänderungen von Gemeinden nach den Bestimmungen des Gemein- devereinigungsgesetzes vom 17. April 20077: a) bewahrt die vereinigte Gemeinde das Archivgut der vorbestandenen Gemein-  den getrennt voneinander und getrennt von ihrem Archivgut auf; b) bewahren die Gemeinde, der von Gesetzes wegen das Archiv einer anderen   Gemeinde übertragen wird, und die Gemeinde, der aufgrund eines überein- stimmenden Beschlusses das Archiv einer anderen Gemeinde ganz oder teil- weise übertragen wird, das Archivgut getrennt von ihrem Archivgut auf.  2 Für  Bestandesänderungen  von Gemeinden vor  Vollzugsbeginn  dieses  Erlasses  wird Abs. 1 dieser Bestimmung sachgemäss angewendet. 3 Das Staatsarchiv wendet Abs. 1 und 2 dieser Bestimmung sachgemäss an, wenn  ihm Archivgut  von Gemeinden nach durchgeführten  Bestandesänderungen zur  dauernden Aufbewahrung übergeben wird.  Art.  21 b) bei gemeinsamen Archiven oder Übergabe von Archivgut 1 Bei gemeinsamen Gemeindearchiven nach Art. 5 Abs. 1 und 2 des Gesetzes über  Aktenführung  und Archivierung  vom 19. April  20118 bewahrt  das  gemeinsame  Archiv das Archivgut der beteiligten Gemeinden getrennt voneinander auf.  7 sGS 151.3. 8 sGS 147.1.   7  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art5 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/151.3/de   147.11   2 Bei der dauernden Übergabe von Archivgut einer Gemeinde an das Staatsarchiv  nach  Art. 7 des  Gesetzes  über  Aktenführung  und  Archivierung  vom  19. April  20119 bewahrt das Staatsarchiv das übergebene Archivgut getrennt von Archivgut  des Kantons und von anderem übergebenem Archivgut auf.  Art.  22 Umsetzung der Trennung 1 Die Trennung von Unterlagen und Archivgut oder von verschiedenem Archivgut  nach Art. 19 bis 21 dieses Erlasses erfolgt räumlich oder durch Kennzeichnung des  jeweiligen Archivguts.  IV. Zugang zu Archivgut (4.)  Art.  23 Benutzung der Archive 1 Es erlassen eine Benutzungsordnung: a) das Departement des Innern für das Staatsarchiv; b) der Rat für das Gemeindearchiv. Bei gemeinsamen Archiven nach Art. 5 des   Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 201110 ist der  Rat der das Archiv führenden Gemeinde zuständig.  2 Die Staatsarchivarin oder der Staatsarchivar und die Leiterin oder der Leiter des  Gemeindearchivs können bei schweren Verstössen gegen die Benutzungsordnung  den Zugang zum Archiv einschränken oder entziehen. 3 Als schwere Verstösse gelten insbesondere die vorsätzliche oder grobfahrlässige  Beschädigung oder Veränderung sowie das wiederholte Verändern des Ordnungs- zustands und die Entwendung von Archivgut. Strafanzeige nach Art. 26 des Geset- zes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 201111 und die Geltend- machung eines Schadenersatzanspruchs bleiben vorbehalten.  Art.  24 Privilegierter Zugang für öffentliche Organe 1 Das zuständige  Archiv kann dem öffentlichen Organ, das  Unterlagen zur Ar- chivierung abgeliefert hat, privilegierten Zugang zum Archivgut gewähren, wenn: a) das Archivgut nicht älter als 50 Jahre ist und b) das öffentliche Organ die Unterlagen für das Verwaltungshandeln wieder be-  nötigt. 2 Im Rahmen des privilegierten Zugangs kann das öffentliche Organ das Archivgut  ausserhalb des Archivs einsehen.  9 sGS 147.1. 10 sGS 147.1. 11 sGS 147.1.  8    https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art26 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art5 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art7 https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de    147.11  3 Der privilegierte Zugang erfolgt unter der Voraussetzung, dass: a) der  Erhaltungs-  und  Ordnungszustand  des  Archivguts  nicht  beeinträchtigt   oder verändert wird; b) Schädigung und Verlust von Archivgut ausgeschlossen sind; c) die Einsichtnahme durch Dritte  oder betroffene Personen in angemessener   Weise möglich bleibt. 4 Das zuständige Archiv kann den privilegierten Zugang zeitlich befristen und mit  weiteren Auflagen verknüpfen.   9    147.11   * Änderungstabelle - Nach Bestimmung  Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle Erlassdatum Vollzugsbeginn Erlass Grunderlass 2019-029 19.03.2019 01.06.2019  * Änderungstabelle - Nach Erlassdatum  Erlassdatum Vollzugsbeginn Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle 19.03.2019 01.06.2019 Erlass Grunderlass 2019-029  10     	I. Allgemeine Bestimmungen (1.) 	Art. 1 Archivwürdigkeit 	Art. 2 Verantwortliche Person 	Art. 3 Zuständiges Archiv von selbständigen öffentlich-rechtlichen Gemeindeunternehmen, Zweckverbänden und Gemeindeverbänden  	II. Staatsarchiv (2.) 	Art. 4 Archivgut 	Art. 5 Fach- und Fachaufsichtsorgan 	Art. 6 Fachtechnische Richtlinien a) Geltungsbereich 	Art. 7 b) Inhalt 	Art. 8 Archivierungspflicht 	Art. 9 Zusammenarbeit mit Gemeindearchiven a) Beratung und Unterstützung 	Art. 10 b) Fachaufsicht  	III. Sicherung (3.) 	1. Unterlagen (3.1.) 	Art. 11 Aktenführung 	Art. 12 Ordnungssystem 	Art. 13 Aufbewahrung 	Art. 14 Unterlagen aus elektronischen Systemen 	Art. 15 Anbietepflicht 	Art. 16 Archivierungsvereinbarungen 	Art. 17 Amtsdruckschriften  	2. Archivgut (3.2.) 	Art. 18 Aufbewahrung 	Art. 19 Trennung von Unterlagen und Archivgut 	Art. 20 Trennung von Archivgut a) bei Bestandesänderungen von Gemeinden 	Art. 21 b) bei gemeinsamen Archiven oder Übergabe von Archivgut 	Art. 22 Umsetzung der Trennung   	IV. Zugang zu Archivgut (4.) 	Art. 23 Benutzung der Archive 	Art. 24 Privilegierter Zugang für öffentliche Organe   		2019-05-15T23:21:17+0200 	"9001 St.Gallen" 	"Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen"