Règlement du Ministère public sur l’archivage (RArch MP)   1  162.711.3  Règlement du Ministère public sur l’archivage (RArch MP)  du 15.10.2010 (état au 01.01.2011)  Le Parquet général du canton de Berne,  en application de l’article 12 de la loi du 31 mars 2009 sur l’archivage (LArch)1), d’entente avec les Archives de l’Etat,  arrête:  1 Dispositions générales  Art.  1 Objet et champ d’application 1 Le  présent  règlement  règle  la  conservation  de  documents  du  Parquet général, des Ministères publics régionaux et cantonaux ainsi que du Ministère public des mineurs.  Art.  2 Définitions 1 Les  supports  sont  tous  les  matériaux  utilisés  pour  l’enregistrement  ou  la reproduction d’informations sous forme analogique et numérique. 2 Les  instruments  de  recherche  sont  des  outils  nécessaires  pour  trouver, consulter  et  comprendre  des  documents  tels  que  les  inventaires,  les répertoires, les fichiers, les listes et les tableaux sommaires, sur support papier ou électronique. 3 Les documents électroniques sont  a des sous-produits,  des  produits  dérivés  ou des  produits  finis  issus  de processus de traitement électroniques, dont le support est numérique ou analogique,  b des  documents  accessibles  exclusivement  sous  forme  numérique  et lisibles  uniquement  à  l’aide  d’outils  électroniques  (documents numériques).  1) RSB 108.1  * Tableaux des modifications à la fin du document  10-91      162.711.3  2  2 Conservation et organisation des documents  Art.  3 Obligation de conserver 1 Les Ministères publics collectent, classent et conservent leurs documents de manière  à  pouvoir  documenter  et  prouver  en  tout  temps  l’essentiel  du déroulement et le résultat de leurs activités. 2 A cette fin, ils ne conservent que des documents complets et fiables. 3 Les documents suivants doivent être conservés:  a les dossiers de procédure restant dans la compétence du Ministère public jusqu’à ce qu’une décision exécutoire close l’affaire,  b les dossiers de procédure et d’exécution restant dans la compétence du Ministère public des mineurs jusqu’à ce qu’une décision exécutoire close l’affaire ou jusqu’à la clôture de l’exécution,  c les publications officielles ou autres publications à valeur documentaire que le Ministère public publie,  d les publications auxquelles le Ministère public a collaboré ou a apporté un soutien financier,  e les autres documents réputés pour avoir une valeur archivistique selon l’article 3, alinéa 2 LArch.  Art.  4 Conservation selon instruction 1 Les  documents  qui  ne sont  pas  soumis  à  l’obligation  de  conserver  selon l’article 3 ne doivent être conservés que sur instruction du Parquet général.  Art.  5 Conservation des données personnelles 1 Les dispositions de la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)1) s’appliquent aux données personnelles non soumises à l’obligation de conserver selon l’article 3. 2 Des dispositions particulières concernant la conservation, notamment celles découlant de la législation sur le personnel, sont réservées.  Art.  6 Délais 1 Les documents doivent être conservés comme suit:  a dossiers de procédure et d’exécution selon les dispositions du Code de procédure pénale suisse du 5 octobre 2007 (CPP)2) jusqu’à la survenance de la prescription de la poursuite ou de l’exécution,  1) RSB 152.04 2) RSB 312.0; FF 2007 6977 ss.       3  162.711.3  b dossiers  de  procédure  et  d’exécution  du Ministère  public  des  mineurs jusqu’à ce que le jeune ait atteint l’âge de 30 ans révolus. L’article 36, alinéa 2 de la loi fédérale du 20 juin 2003 régissant la condition pénale des mineurs (Droit pénal des mineurs, DPMin1)) est réservé. Concernant les dossiers de délinquants ou délinquantes ayant commis une infraction avant  et  après  18  ans  selon  l’article  3,  alinéa  2  DPMin,  qui  ont  été condamnés à une peine ou à une mesure selon le Code pénal (CP)2), la durée du délai de conservation est régie par les dispositions applicables aux adultes (lit. a),  c les publications officielles ou autres publications à valeur documentaire, au moins jusqu’à la proposition faite aux Archives de l’Etat selon l’article 10,  d les exemplaires justificatifs de publications auxquelles le Ministère public a  collaboré  ou  a  apporté  un  soutien  financier,  au  moins  jusqu’à  la proposition faite aux Archives de l’Etat selon l’article 10,  e les autres documents devant être conservés selon l’article 3, au moins jusqu’à la proposition faite aux Archives de l’Etat selon l’article 10.  Art.  7 Plans d’archivage 1 Chaque Ministère public dresse et  tient à jour un plan d’archivage de ses archives courantes. Il range ses documents d’après ce classement. 2 Les plans d’archivage fixent  a le cadre de classement des documents, b les prescriptions relatives à la gestion des documents, c les délais de conservation, d une proposition d’évaluation de la valeur archivistique en vue de la reprise  des documents par les Archives de l’Etat. 3 Le cadre de classement des documents doit être aussi simple que possible, clair et adéquat.  Art.  8 Archives courantes et organisation 1 Pour l’élaboration,  la  gestion  et  la  conservation  des  documents  actifs,  les Ministères publics s’assurent que  a les supports, les encres et les autres outils utilisés résistent au temps et offrent la garantie d’une durée de vie suffisante, correspondant au moins aux délais de conservation en vigueur,  1) RS 311.1 2) RS 311.0       162.711.3  4  b les  dépôts  d’archives  sont  fermés  à  clé  et  que  les  documents  sont protégés des effets nuisibles du feu, de la poussière, de l’humidité et de l’exposition au soleil,  c les personnes non autorisées n’ont pas accès aux documents. 2 Chaque Ministère public désigne une personne responsable de la gestion des archives courantes. 3 La personne responsable  est  l’interlocuteur  pour tous les  domaines de la gestion des archives.  Art.  9 Coordination avec les Archives de l’Etat 1 Les différents Ministères publics s’accordent avec les Archives de l’Etat, lors de  l’élaboration  de  leurs  plans  d’archivage  et  de  leurs  instruments  de recherche, afin que les Archives de l’Etat puissent ensuite autant que possible les reprendre intégralement et les utiliser pour trouver les documents. 2 Ils permettent aux Archives de l’Etat d’accéder à leurs plans d’archivage et leur communiquent immédiatement les modifications importantes. 3 Ils sont tenus d’observer les instructions émises par les Archives de l’Etat sur la gestion des archives courantes.  3 Obligation de proposer et versement des documents  Art.  10 Obligation de proposer les documents et délais 1 Tous  les  documents  devant  être  conservés  selon  l’article  3  doivent  être proposés aux Archives de l’Etat en vue de leur archivage comme suit:  a les dossiers de procédure et d’exécution, après l’écoulement du délai de conservation,  b les dossiers de procédure et d’exécution du Ministère public des mineurs, après l’écoulement du délai de conservation,  c les  exemplaires  justificatifs  de  publications  officielles  ou  d’autres publications à valeur documentaire, après leur parution ou au plus tard dans les cinq ans,  d les exemplaires justificatifs de publications auxquelles le Ministère public a collaboré ou a apporté un soutien financier, après leur parution ou au plus tard dans les cinq ans,  e les autres documents devant être conservés selon l’article 3, alinéa 3, lettre e, dès qu’ils ne sont plus nécessaires, au plus tard cependant dans les dix ans suivant la clôture de l’affaire.       5  162.711.3  2 Les Ministères publics sont tenus d’observer les instructions émises par les Archives de l’Etat sur les détails de l’obligation de proposer des documents.  Art.  11 Préparation des documents 1 Avant  que  les  documents  ne  soient  proposés  aux  Archives  de  l’Etat,  ils doivent être apurés selon les instructions du Parquet général et préparés pour la livraison.  Art.  12 Proposition d’évaluation 1 Les Ministères publics proposent aux Archives de l’Etat les documents dont ils estiment qu’ils ont une valeur archivistique conformément à l’article 3, alinéa 2 LArch. 2 Ils préparent les documents de telle manière qu’il soit possible, sans surcroît de travail, de les évaluer quant à leur valeur archivistique.  Art.  13 Documents électroniques 1 Pour  l’évaluation  des  documents  électroniques,  les  Ministères  publics consultent les Archives de l’Etat dès la planification de nouveaux systèmes. Ils doivent impliquer de manière adéquate les Archives de l’Etat dans le projet. 2 Les Archives de l’Etat accèdent à tous les systèmes soumis à l’obligation de proposer  et  dont  la  valeur  archivistique  des  données  doit  être  vérifiée,  en particulier  à toute la documentation de projet  et  de système et  aux notices d’utilisation, dans la mesure où elles en ont besoin pour accomplir leurs tâches. L’accès par une procédure d’appel est exclu. 3 Si  des  documents  de  systèmes  électroniques  soumis  à  l’obligation  de proposer  sont  totalement  conservés  sur  support  analogique  (papier  ou microfilm) et que leur fiabilité soit préservée, le Ministère public responsable peut  être  libéré de l’obligation de proposer  les données contenues dans le système.  Art.  14 Versement 1 Les  documents  proposés  aux  Archives  de  l’Etat  en  vue  d’un  versement doivent être accompagnés de leurs instruments de recherche et d’autres outils éventuels. 2 Un inventaire des documents versés est joint au versement. Il  contient les informations suivantes:  a contenu des documents décrit de manière concise,       162.711.3  6  b indication quant aux données personnelles. 3 Les Ministères publics sont responsables du transfert de leurs archives. Ils concluent au préalable les accords nécessaires avec les Archives de l’Etat. 4 Les Archives de l’Etat rédigent un bordereau de versement. 5 Les Ministères publics sont tenus d’observer les instructions émises par les Archives de l’Etat sur les détails du versement des documents.  4 Accès aux archives  Art.  15 1 L’accès du public aux archives des Ministères publics est régi par les articles 16 ss LArch.  5 Dispositions transitoires et finales  Art.  16 Dispositions transitoires 1 Les dispositions du règlement de la Cour suprême du 29 novembre 2010 sur la gestion des archives des tribunaux civils et pénaux de première instance et d’instance  supérieure1) sont  applicables  à  l’archivage  des  dossiers  de procédure  et  d’exécution  constitués  jusqu’au  31  décembre  2010  par  les services de juges d’instruction et les tribunaux des mineurs.  Art.  17 Entrée en vigueur et publication 1 Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2011. 2 Il est publié dans le recueil officiel des lois bernoises.  Berne, le 15 octobre 2010 Au nom du Parquet général, le procureur général: Grädel  1) Titre nouveau: Règlement sur la gestion des archives des tribunaux civils et pénaux de première instance et d’instance supérieure ainsi que du Tribunal des mineurs (RArch CPM); RSB 162.16       7  162.711.3  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en  vigueur  Elément Modification Référence ROB  15.10.2010 01.01.2011 Texte législatif première version 10-91       162.711.3  8  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en  vigueur  Modification Référence ROB  Texte législatif 15.10.2010 01.01.2011 première version 10-91