153.610 - Verordnung über die Registraturen und das Archivieren (Registratur- und Archivierungsverordnung)   Registratur- und Archivierungsverordnung 153.610  Verordnung über die Registraturen und das Archivieren (Registratur- und Archivierungsverordnung)  Vom 13. Oktober 1998 (Stand 1. Januar 2012)  Der Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt,  gestützt auf § 18 des Archivgesetzes vom 11. September 1996 1),  beschliesst:  I. Allgemeines  (I.)1. Organisation 2)  §  1 3) Organisation 1 Das Staatsarchiv wird von der Staatsarchivarin oder vom Staatsarchivar geleitet und untersteht dem  Präsidialdepartement.  (I.)2. Geltungsbereich  §  2 4) Öffentlich-rechtliche Körperschaften und Anstalten 1 Die öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten des Kantons und der Gemeinden, welche ein  öffentliches Organ im Sinne von § 3 Abs. 1 des Informations- und Datenschutzgesetzes sind, unterste- hen § 2 Abs. 1 Bst. c des Archivgesetzes.  §  3 Institutionen und Personen mit öffentlichen Aufgaben 1 Wenn der Regierungsrat und die Gemeinden öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten des  Kantons und der Gemeinden sowie privaten Personen und Organisationen öffentliche Aufgaben über- tragen, entscheiden sie gleichzeitig darüber, ob diese dem Archivgesetz nach § 2 Abs. 2 unterstellt   werden. 2 Enthalten bestehende Rechtsgrundlagen oder Verträge mit solchen Personen und Institutionen keine  Bestimmungen über die Archivierung im Sinn von § 2 Abs. 2 des Archivgesetzes, so entscheiden der  Regierungsrat und die Gemeinden jeweils  über diese Archivierung,  wenn die bestehenden Rechts- grundlagen oder die Verträge mit solchen Personen und Institutionen revidiert werden.  §  4 Interkantonale Institutionen 1 Der Regierungsrat sorgt dafür, dass interkantonale Institutionen, an denen er beteiligt ist, archivrecht- liche Normen im Sinn des Archivgesetzes beachten, insbesondere indem er bei der Schaffung solcher   Institutionen oder bei der Änderung ihrer Rechtsgrundlagen Bestimmungen im Sinn des Archivgeset- zes beantragt für Anbietungspflicht, Recht auf Benützung und Rechte der betroffenen Personen.  1) SG 153.600. 2) Softwarebedingte, redaktionelle Einfügung von Gliederungsziffern oder -buchstaben. 3) § 1 in der Fassung von § 3 Ziff. 8 der Zuständigkeitsverordnung vom 9. 12. 2008 (wirksam seit 1. 1. 2008, publiziert am 18. 3. 2009, SG    153.110.) 4) § 2 in der Fassung von § 33 Ziff. 3 der Informations- und Datenschutzverordnung (IDV) vom 9. 8. 2011 (wirksam seit 1. 1. 2012, SG 153.270).  1  https://www.gesetzessammlung.bs.ch/data/153.600/de https://www.gesetzessammlung.bs.ch/data/153.270/de https://www.gesetzessammlung.bs.ch/data/153.110/de   Registratur- und Archivierungsverordnung 153.610  II. Aufgaben des Staatsarchivs  §  5 Öffentlichkeit der Verwaltung 1 Das Staatsarchiv unterstützt die allgemeinen staatlichen Massnahmen zur Förderung der Öffentlich- keit der Verwaltung.  §  6 Dokumentationsmaterialien 1 Zu den Dokumentationsmaterialien, welche der Ergänzung des übrigen Archivguts dienen, zählen  insbesondere Bildmaterial, Drucksachen, Zeitungsausschnitte sowie eine Bibliothek.  §  7 Einschränkung der Unveräusserlichkeit 1 Das Staatsarchiv ist berechtigt, Dokumentationsmaterialien an geeignete Institutionen abzutreten un- ter der Bedingung, dass das öffentliche Interesse am Verwahren, Erschliessen und Bereitstellen dieser   Unterlagen nicht beeinträchtigt wird. Dies gilt auch für Unterlagen privater Herkunft, bei deponierten   Unterlagen allerdings nur, wenn die Deponierenden zustimmen.  III. Staatsarchiv und Gemeindearchive  §  8 Aufsicht 1 Das Staatsarchiv ist das kantonale Fachorgan für die Gemeindeaufsicht in Archivsachen.  §  9 Archivgut der Gemeinden im Staatsarchiv 1 Jene Teile der Archive der Gemeinden, die im Staatsarchiv deponiert sind, werden vom Staatsarchiv  erhalten, erschlossen und bereitgestellt.  IV. Unterlagen bei den öffentlichen Organen  (IV.)1. Begriffe  §  10 Informationsträger 1 Informationsträger sind alle Materialien, welche für die Speicherung oder Wiedergabe von Daten in  analoger und digitaler Form Verwendung finden.  §  11 Hilfsmittel 1 Als  Hilfsmittel,  die  zum Verständnis  und zur  Benützung von Unterlagen notwendig sind,  gelten  Findmittel im herkömmlichen Sinn sowie Metadaten in elektronischen Systemen. a) Findmittel  im herkömmlichen Sinn sind insbesondere Verzeichnisse,  Register,  Karteien,  Listen,   Ordnungsübersichten und Registraturpläne. b) Metadaten in elektronischen Systemen beinhalten die Zusatzinformationen über – die Struktur (Gliederung, Layout, Format usw.), – den Verarbeitungskontext (Personen, beteiligte Stellen, Ausgabegeräte, Transaktionen usw.), – den Inhalt primärer Daten, ohne welche diese nicht verstanden, gelesen und verarbeitet werden kön- nen.  §  12 Elektronische Systeme und digitale Unterlagen 1 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind  a) Unterlagen,  welche als  Zwischen-,  Neben-  oder Endprodukte  elektronischer  Verarbei- tungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen können;  2    Registratur- und Archivierungsverordnung 153.610  b) Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mittels elektroni- scher Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).  (IV.)2. Schaffung, Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen  §  13 Ordnung und Sicherung 1 Die öffentlichen Organe bewahren die Unterlagen bis zur Anbietung an das Staatsarchiv in geordne- ter Form auf und schützen sie vor Beschädigung und Verlust. Dabei ist insbesondere zu berücksichti- gen:  a) Geschäftsvorgänge müssen aus den aufbewahrten Unterlagen jederzeit  nachvollziehbar  sein. Die Unterlagen müssen zu diesem Zweck vollständig und verlässlich sein.  b) Die Verlässlichkeit und Authentizität angebotener Unterlagen, insbesondere solcher aus  elektronischen Systemen, ist mit angemessenen organisatorischen und technischen Vor- kehrungen sicherzustellen.  c) Die eingesetzten technischen Hilfsmittel müssen mit technischen Standards des Kantons  konform sein, insbesondere im Bereich der Büroautomation.  d) Es sind alterungsbeständige Informationsträger zu verwenden, die Gewähr für eine aus- reichende Lebensdauer bieten. Es sind Beschreibstoffe und sonstige Hilfsmittel zu ver- wenden, die den Infor-mationsträger nicht zersetzen.  2 Das Staatsarchiv erlässt Weisungen zur Ordnung und Sicherung von Unterlagen bei den öffentlichen  Organen.  §  14 Ordnungsübersicht und Registraturplan 1 Jedes öffentliche Organ erstellt eine Ordnungsübersicht seiner Ablagen samt ergänzenden Findmit - teln und führt diese nach. Es legt seine Unterlagen nach dieser Ordnung ab. Zentrale Ablagen von Or- ganen mit breitgefächertem Aufgabenbereich führen als Ordnungsübersicht einen Registraturplan. 2 Das öffentliche Organ spricht sich bei der Neuanlage solcher Ordnungsübersichten und Findmittel   mit dem Staatsarchiv ab, so dass diese später im Staatsarchiv möglichst unverändert übernommen und   für den Nachweis der zugehörigen Unterlagen weiterverwendet werden können. 3 Die geltenden Ordnungsübersichten werden dem Staatsarchiv zugänglich gemacht und grundlegende  Änderungen diesem nach deren Einführung unverzüglich mitgeteilt. In der Ordnungsübersicht sind  festgehalten:  a) eine Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b) gesetzliche und administrative Aufbewahrungsfristen, c) Vorschriften für die Verwaltung von Unterlagen, d) allfällige Entscheide des Staatsarchivs zur Bewertung von Unterlagen.  §  15 Verantwortliche Person 1 Jedes öffentliche Organ bestimmt eine Person, welche für die geordnete Verwaltung und Aufbewah- rung der Unterlagen verantwortlich ist.  §  16 Beratung durch das Staatsarchiv 1 Das Staatsarchiv trägt in seiner Beratungsfunktion der öffentlichen Organe im Sinne von § 5 Abs. 4   des Archivgesetzes dazu bei, dass  a) Unterlagen unabhängig vom Informationsträger im Rahmen einer rechtmässigen, sicheren  und effizienten Aktenführung für die Zwecke des Informationsaustausches, der Aufbe- wahrung, der Nutzung und der Archivierung verwaltet werden können,  b) die Behandlung von Unterlagen vom Zeitpunkt ihrer Entstehung bis zu ihrer endgültigen  Archivierung im Staatsarchiv nach einheitlichen Grundsätzen erfolgt,  3    Registratur- und Archivierungsverordnung 153.610  c) die Personen, welche für die Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen verantwort- lich sind, weitergebildet werden.  §  17 Aufbewahrung im Auftrag 1 Falls das Staatsarchiv nach Archivgesetz § 5 Abs. 6 Unterlagen übernimmt, welche das verantwortli - che Organ noch zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, trifft es mit ihm eine schriftliche Vereinba- rung. Darin werden insbesondere festgelegt:  a) die Modalitäten der Benützung, b) die Belastung der Kosten, c) der Zeitpunkt der definitiven Bewertung, das heisst der Anbietung nach § 7 Abs. 1 des   Archivgesetzes.  §  18 Archivierung unter Aufsicht 1 Das Staatsarchiv prüft, ob die Voraussetzungen von § 6 Abs. 4 des Archivgesetzes erfüllt sind, und   entscheidet, ob staatliches Archivgut bei einer anderen Stelle als beim Staatsarchiv verwahrt werden  kann. 2 Voraussetzung für die Archivierung bei einer anderen Stelle ist insbesondere, dass durch technische  und organisatorische Massnahmen der Rückgriff auf Personendaten nach § 12 Abs. 3 des Archivgeset- zes ausgeschlossen bleibt. 3 Wird staatliches Archivgut bei einer anderen Stelle als beim Staatsarchiv verwahrt, so bleiben dem  Staatsarchiv insbesondere folgende Entscheide vorbehalten:  a) Benützung von Archivgut vor Ablauf der Schutzfristen nach § 10 Abs. 5 und 6 des Ar- chivgesetzes,  b) Benützung durch öffentliche Organe nach § 12 Abs. 3 des Archiv gesetzes, c) Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen.  4 Das Staatsarchiv erhält in Kopie sämtliche Ordnungsübersichten und Findmittel des Archivguts, das  bei einer anderen Stelle verwahrt wird.  (IV.)3. Unterlagen aus elektronischen Systemen  §  19 Projektierung und Bewertung 1 Für die Bewertung von Unterlagen aus elektronischen Systemen ziehen die öffentlichen Organe das   Staatsarchiv bereits bei der Planung neuer Systeme bei. 2 Zur Erfüllung seiner Aufgaben hat das Staatsarchiv Zugang zu allen Systemen, deren Daten auf ihre   Archivwürdigkeit geprüft werden müssen, vor allem aber zu den betreffenden Projekt-, System- und  Anwendungsdokumentationen. 3 Wird festgestellt, dass ein geplantes System archivrelevante Unterlagen erzeugt, ist das Staatsarchiv  in angemessener Form am entsprechenden Projekt zu beteiligen.  §  20 Digitale oder analoge Überlieferung 1 Werden Unterlagen aus elektronischen Systemen, welche das Staatsarchiv als archivwürdig bewertet,  vollumfänglich und unter Wahrung ihrer Verlässlichkeit und Authentizität in analoger Form (auf Pa- pier oder Mikrofilm) abgelegt und aufbewahrt, kann das verantwortliche Organ von der Anbietungs- pflicht der im System enthaltenen Daten befreit werden.  4    Registratur- und Archivierungsverordnung 153.610  (IV.)4. Anbietung, Bewertung und Ablieferung  §  21 Höchstfrist 1 Die öffentlichen Organe sondern die Unterlagen, die sie nicht mehr benötigen, aus und bieten sie dem  Staatsarchiv an, und zwar in der Regel spätestens zehn Jahre nach Abschluss der Unterlagen gemäss §  10 Abs. 3 des Archivgesetzes. 2 Unterlagen aus elektronischen Systemen, insbesondere digitale Unterlagen, sind dem Staatsarchiv  nach § 19 zum frühestmöglichen Zeitpunkt anzubieten.  §  22 Urkunden und Verträge 1 Urkunden und Verträge, die vom Regierungsrat abgeschlossen werden oder seiner Genehmigung un- terliegen, sind sofort nach ihrer Ausfertigung an das Staatsarchiv abzuliefern.  §  23 Bewertung 1 Das Staatsarchiv prüft zusammen mit dem jeweiligen aktenbildenden öffentlichen Organ dessen Un- terlagen auf ihren bleibenden Wert und entscheidet dann über deren Archivwürdigkeit.  §  24 Ablieferungsvereinbarung 1 Die öffentlichen Organe treffen mit dem Staatsarchiv Ablieferungsvereinbarungen, die  a) die Periodizität der Ablieferungen regeln, b) im Sinne einer Kompetenzdelegation den jeweiligen aktenbildenden Organen die Kompe-  tenz erteilen, aufgrund inhaltlicher und formaler Kriterien genau definierte Unterlagen zu  vernichten, ohne vorher mit dem Staatsarchiv Rücksprache nehmen zu müssen.  §  25 Ablieferungsverzeichnis 1 Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen mit knapper Inhaltsbeschreibung,  einschliesslich des Hinweises auf Personendaten, und den Laufzeiten der einzelnen Serien beizulegen.   Über Akten, die das Staatsarchiv zur Vernichtung freigegeben hat, muss ein Protokoll angefertigt und  dem Staatsarchiv abgeliefert werden.  V. Benützung  (V.)1. Allgemeines  §  26 Grundsätze 1 Die Benützung von Archivgut erfolgt im Staatsarchiv. Das Staatsarchiv kann für bestimmte Hilfsmit- tel und Unterlagen die Benützung über ein elektronisches Zugangssystem ermöglichen. 2 Das Staatsarchiv kann vor der Benützung die Vorlage eines Ausweises verlangen. 3 Ausleihe von Archivgut an Dritte ist in der Regel nur für Ausstellungen möglich, und zwar dann,  a) wenn der Erhaltungszustand die Ausleihe zulässt, b) wenn die Ausstellungsbedingungen hinsichtlich Transport, Sicherheit und konservatori-  schen Verhältnissen den Standards entsprechen, c) wenn die Respektierung der Urheberrechte am Archivgut sichergestellt ist, d) wenn der Leihnehmer oder die Leihnehmerin die Kosten für Sicherheitskopien trägt, e) wenn die Ausleihe keinen unverhältnismässigen Aufwand verursacht.  Für die Ausleihe von Unterlagen privater Herkunft gelten die Vereinbarungen, die bei deren Übernah- men ins Staatsarchiv getroffen wurden. 4 Das Recht auf Benützung schliesst die Findmittel ein, sofern dadurch nicht das öffentliche Interesse   oder überwiegende schutzwürdige Interessen betroffener Personen oder Dritter beeinträchtigt werden.  5    Registratur- und Archivierungsverordnung 153.610  5 Reproduktionen werden angefertigt oder zugelassen, sofern a) der Erhaltungszustand des Archivguts und die Kapazitäten des Staatsarchivs sie zulassen, b) keine schutzwürdigen öffentlichen und privaten Interessen einschliesslich der Urheber-  rechte beeinträchtigt werden.  §  27 Einschränkung oder Ausschluss 1 Einschränkung oder Ausschluss der Benützung von Archivgut über die üblichen Schutzfristen hinaus  gemäss Archivgesetz § 9 Abs. 2 lit. a erfolgt durch das Staatsarchiv nach Rücksprache mit der ablie- fernden Stelle. 2 Das Staatsarchiv führt eine öffentlich zugängliche Liste jenes Archivgutes, dessen Benützung nach §  9 Abs. 2 lit. a des Archivgesetzes eingeschränkt oder ausgeschlossen wird. 3 Die Benützerin oder der Benützer erhält bei Einschränkung oder Ausschluss der Benützung nach § 9  Abs. 2 lit. a des Archivgesetzes auf Antrag eine Verfügung.  §  28 Verwaltungsaufwand 1 Ein  unverhältnismässiger  Verwaltungsaufwand,  der  die  Benützung einschränkt  oder  ausschliesst,  kann insbesondere entstehen, wenn  a) der Ordnungszustand des Archivgutes ungenügend ist, b) der Verwaltungsaufwand für mehrere gleichartige Benützungsbegehren ohne Verletzung   des Grundsatzes der Gleichbehandlung nicht möglich wäre, c) digitale Unterlagen nicht ohne erheblichen Zusatzaufwand zugänglich und lesbar gemacht   werden können.  §  29 Entgeltliche und unentgeltliche Leistungen des Staatsarchivs 1 Unentgeltlich sind insbesondere:  a) Hilfe zum Benützen der Findmittel, b) allgemeiner Lesesaaldienst einschliesslich Bereitstellen bestellter Archivalien, c) Beratung zur Benützung von Archivgut, unter Vorbehalt von Abs. 2 lit. a, d) Beantwortung einfacher schriftlicher und telefonischer Anfragen.  2 Als besondere Leistungen nach Archivgesetz § 9 Abs. 3 gelten vor allem: a) Beantwortung von Anfragen und Beratungen zur Benützung, die umfangreichere Nach-  forschungen voraussetzen, b) Herstellen von Reproduktionen und Reproduktionsvorlagen, c) Ausstellen von Abschriften und Beglaubigungen sowie von Transkriptionen, d) Bereitstellen von Archivgut zu offensichtlich materiellem Nutzen.  3 Reproduktionen und Reproduktionsvorlagen werden gegen eine Gebühr hergestellt. Das Staatsarchiv  kann die Gebühr teilweise oder ganz erlassen, insbesondere wenn die Reproduktion nicht offensicht- lich materiellem Nutzen dient. 4 Die Einzelheiten werden in der Gebührenverordnung des Staatsarchivs geregelt. 5 Für Baupläne gilt die Verordnung betreffend die Ausleihe von Bauakten.  §  30 Ausschluss von der Benützung 1 Grob gegen die Benützungsverordnung verstösst und von der Benützung ausgeschlossen wird insbe- sondere,  a) wer vorsätzlich oder fahrlässig Archivgut beschädigt, b) wer wiederholt Archivgut in Unordnung bringt, c) wer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Lesesaalordnung verstösst,  6    Registratur- und Archivierungsverordnung 153.610  d) wer schützenswerte Interessen betroffener Personen oder Dritter missachtet, insbesondere  wer Auflagen missachtet, die mit der Benützung von Archivgut vor Ablauf der Schutz- frist verbunden sind.  §  31 Belegexemplar 1 Wer ein Werk veröffentlicht, das in wesentlichen Teilen auf der Benützung staatlichen Archivguts   beruht, hat dem Staatsarchiv nach Erscheinen des Werks unaufgefordert ein Belegexemplar abzulie - fern. 2 Ist die Ablieferung eines Belegexemplares der Benützerin oder dem Benützer insbesondere wegen   der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Werkes nicht zumutbar, kann er oder sie dem Staats- archiv entweder ein Exemplar des Werkes zur Herstellung einer Vervielfältigung überlassen oder für   deren eigene Herstellung eine angemessene Entschädigung verlangen. 3 Abs. 1 und 2 gelten entsprechend für Veröffentlichungen der Benützerin oder des Benützers in Sam- melwerken oder Zeitschriften sowie für Werke, die nicht veröffentlicht sind, einschliesslich solcher in   digitaler Form.  (V.)2. Schutzfristen  §  32 Öffentlich zugängliche Unterlagen 1 Öffentliche Unterlagen, die schon bei ihrer Entstehung oder im Lauf ihrer Verwendung zur Veröf- fentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren, können in dem Umfang und in der   Ordnung bekannt gegeben werden, wie sie veröffentlicht sind oder waren.  §  33 Fristen für Teile einer Archivalieneinheit 1 Teile von Archivalieneinheiten können zugänglich gemacht werden vor Ablauf der Schutzfrist der   ganzen Archivalieneinheit. 2 Voraussetzung dafür sind insbesondere, dass  a) dadurch keine schützenswerten öffentlichen und privaten Interessen beeinträchtigt wer- den,  b) die Teilung nur geringen betrieblichen Aufwand erfordert.  §  34 Verlängerung 1 Die Verlängerung der Schutzfrist nach § 10 Abs. 4 des Archivgesetzes erfolgt einvernehmlich zwi- schen dem Staatsarchiv und der abliefernden Stelle. 2 Die Verlängerung wird schriftlich begründet. 3 Benützerin und Benützer haben Anspruch auf Einsicht in diese Begründung, sofern nicht das öffentli- che Interesse der Einsicht zwingend entgegensteht oder schutzwürdige Interessen betroffener Personen  oder Dritter dadurch beeinträchtigt werden. 4 Das Staatsarchiv führt eine öffentlich zugängliche Liste jenes Archivgutes, dessen Schutzfrist verlän- gert wurde.  §  35 Benützung vor Ablauf der Schutzfrist 1 Gesuche um Benützung von Archivgut vor Ablauf der Schutzfristen sind schriftlich zu stellen. 2 Wer ein Gesuch um Benützung dieses Archivgutes stellt, hat sich auszuweisen. 3 Im Gesuch sind anzugeben: Benützungszweck einschliesslich geplanter Veröffentlichung und, sofern  vorhanden,  Benützungszusammenhang (insbesondere  Universitätsveranstaltung,  Sammelwerk,  Vor- tragsreihe, Öffentlichkeitsarbeit).  7    Registratur- und Archivierungsverordnung 153.610  4 Das Staatsarchiv kann das abliefernde öffentliche Organ anhören und entscheidet über Gesuche ins - besondere anhand folgender Gesichtspunkte:  a) Benützungszweck, b) Alter der Unterlagen, c) Inhalt der Unterlagen, d) Verhältnismässigkeit des notwendigen Aufwands zur Prüfung, vor allem unter dem Ge-  sichtspunkt des Grundsatzes der Gleichbehandlung. 5 Über Gesuche um Benützung von medizinischem Archivgut entscheidet das Staatsarchiv im Einver- nehmen mit der abliefernden Stelle. Das Staatsarchiv entscheidet selbständig, wenn nach Inhalt und   Alter der Unterlagen offensichtlich keine Interessen mehr beeinträchtigt werden, deren Schutz das me- dizinische Berufsgeheimnis dient. 6 Als Angehörige im Sinn des Archivgesetzes gelten Ehepartnerinnen und Ehepartner, eingetragene  Partnerinnen und eingetragene Partner, Personen, die eine faktische Lebensgemeinschaft führen, sowie  nach deren Tod die urteilsfähigen direkten Nachkommen und, falls keine direkten Nachkommen da  sind, die Eltern sowie die urteilsfähigen Geschwister. 5)  §  36 Anhören der abliefernden Stelle 1 Das abliefernde Organ, welches vom Staatsarchiv vor der Verkürzung von Schutzfristen angehört   wird, erhält dadurch nicht das Recht, sein ehemaliges Archivgut wieder zu benützen, wenn dieses Per- sonendaten enthält (§ 12 Abs. 1 Satz 1 Archivgesetz).  (V.)3. Benützung durch öffentliche Organe  §  37 Privilegierter Zugriff 1 Das abliefernde öffentliche Organ und andere nach Archivgesetz § 12 Abs. 2 berechtigte öffentliche  Organe können ihr Archivgut auch ausserhalb des Staatsarchivs benützen. 2 Dabei gelten folgende Bedingungen:  a) Die Unterlagen müssen so gut erhalten, geordnet und verzeichnet sein, dass eine Schädi- gung des Archivguts und der Verlust von Teilen des Archivguts ausgeschlossen ist.  b) Die Benützung der Unterlagen durch die Öffentlichkeit muss während der Zeit der Aus- leihe in angemessener Weise gewährleistet sein.  c) Die Ausleihe ist zeitlich beschränkt.  (V.)4. Rechte der betroffenen Person  §  38 6) …  §  39 Aufwand und Verfahren 1 Nicht angemessen ist der Aufwand zum Auffinden der Daten der betroffenen Person insbesondere,   wenn keine Findmittel vorliegen oder wenn konkrete Angaben über den Zeitraum oder die involvier- ten Behörden fehlen. 2 Auf Verlangen erteilt das Staatsarchiv die Auskunft schriftlich. 3 Einsicht in das Archivgut kann insbesondere gewährt werden, wenn dadurch keine schutzwürdigen  Interessen Dritter und keine schutzwürdigen öffentlichen Interessen beeinträchtigt werden. 4 Betroffene Personen erhalten bei Einschränkung oder Verweigerung der Auskunft oder Einsicht auf  Antrag eine Verfügung.  5) § 35 Abs. 6 in der Fassung des RRB vom 11. 7. 2006 (wirksam seit 10. 12. 2006). 6) § 38 aufgehoben durch § 33 Ziff. 3 der Informations- und Datenschutzverordnung (IDV) vom 9. 8. 2011 (wirksam seit 1. 1. 2012, SG 153.270).  8  https://www.gesetzessammlung.bs.ch/data/153.270/de   Registratur- und Archivierungsverordnung 153.610  VI. Aufhebung bestehenden Rechts  §  40 1 Diese Verordnung ist zu publizieren; sie wird gleichzeitig mit dem Gesetz über das Archivwesen  (Archivgesetz) vom 11. September 1996 auf den 1. November 1998 wirksam. 2 Das Reglement betreffend die Registraturen der öffentlichen Verwaltung und die Ablieferungen an  das Staatsarchiv vom 26. Januar 1956 wird aufgehoben.  9   	I. Allgemeines 	(I.)1. Organisation ) 	§ 1 ) Organisation  	(I.)2. Geltungsbereich 	§ 2 ) Öffentlich-rechtliche Körperschaften und Anstalten 	§ 3 Institutionen und Personen mit öffentlichen Aufgaben 	§ 4 Interkantonale Institutionen   	II. Aufgaben des Staatsarchivs 	§ 5 Öffentlichkeit der Verwaltung 	§ 6 Dokumentationsmaterialien 	§ 7 Einschränkung der Unveräusserlichkeit  	III. Staatsarchiv und Gemeindearchive 	§ 8 Aufsicht 	§ 9 Archivgut der Gemeinden im Staatsarchiv  	IV. Unterlagen bei den öffentlichen Organen 	(IV.)1. Begriffe 	§ 10 Informationsträger 	§ 11 Hilfsmittel 	§ 12 Elektronische Systeme und digitale Unterlagen  	(IV.)2. Schaffung, Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen 	§ 13 Ordnung und Sicherung 	§ 14 Ordnungsübersicht und Registraturplan 	§ 15 Verantwortliche Person 	§ 16 Beratung durch das Staatsarchiv 	§ 17 Aufbewahrung im Auftrag 	§ 18 Archivierung unter Aufsicht  	(IV.)3. Unterlagen aus elektronischen Systemen 	§ 19 Projektierung und Bewertung 	§ 20 Digitale oder analoge Überlieferung  	(IV.)4. Anbietung, Bewertung und Ablieferung 	§ 21 Höchstfrist 	§ 22 Urkunden und Verträge 	§ 23 Bewertung 	§ 24 Ablieferungsvereinbarung 	§ 25 Ablieferungsverzeichnis   	V. Benützung 	(V.)1. Allgemeines 	§ 26 Grundsätze 	§ 27 Einschränkung oder Ausschluss 	§ 28 Verwaltungsaufwand 	§ 29 Entgeltliche und unentgeltliche Leistungen des Staatsarchivs 	§ 30 Ausschluss von der Benützung 	§ 31 Belegexemplar  	(V.)2. Schutzfristen 	§ 32 Öffentlich zugängliche Unterlagen 	§ 33 Fristen für Teile einer Archivalieneinheit 	§ 34 Verlängerung 	§ 35 Benützung vor Ablauf der Schutzfrist 	§ 36 Anhören der abliefernden Stelle  	(V.)3. Benützung durch öffentliche Organe 	§ 37 Privilegierter Zugriff  	(V.)4. Rechte der betroffenen Person 	§ 38 ) … 	§ 39 Aufwand und Verfahren   	VI. Aufhebung bestehenden Rechts 	§ 40