170.61_9.12.98_107.fm   Archivverordnung 170.61 Archivverordnung  (vom 9. Dezember 1998)1  I. Allgemeines   Geltungsbereich § 1.    1 Diese Verordnung regelt a. die Aufbewahrung von Akten der öffentlichen Organe der kantona-  len Verwaltung im Hinblick auf die Übernahme und Archivierung  durch das Staatsarchiv,  b. die Organisation, die Aufgaben und die Rechte des Staatsarchivs. 2 Sie gilt sinngemäss für die öffentlichen Organe der Gemeinden,  soweit diese keine eigenen Regelungen erlassen haben.  Begriffe§ 2.    1 Elektronische und andere Aufzeichnungen sind insbesondere digital und analog gespeicherte Informationen auf magnetischen, opti- schen oder anderweitigen Speichermedien.  2 Ergänzende Unterlagen sind insbesondere a. Steuerungs- und Findmittel wie Verzeichnisse, Registraturpläne,   Geschäftskontrollen, Karteien, Listen in jeglicher Aufzeichnungs- form,  b. technische Hilfsmittel und Daten, die notwendig sind, um Informa- tionen verständlich zu machen und zu nutzen. 3 Aktenablagen sind Einrichtungen der öffentlichen Organe, die der  geordneten Aufbewahrung der Akten dienen, bevor sie einem Archiv  mit Fachpersonal zur Übernahme angeboten werden.  4 Amtsdruckschriften sind einmalig oder periodisch erscheinende Publikationen, die im Auftrag oder unter Mitwirkung von öffentlichen  Organen erstellt wurden und für die Öffentlichkeit bestimmt oder einem eingeschränkten Empfängerkreis zugänglich sind. Als Amtsdruckschrif- ten gelten namentlich folgende Publikationen öffentlicher Organe:6  a. öffentlich zugängliche Druckpublikationen, b. Handbücher und Dienstanweisungen,  c. Kommissions- und Expertenberichte,  d. Gutachten und Studien.  Archive mit  Fachpersonal  § 3.    1 Als Archive mit Fachpersonal gelten neben dem Staatsarchiv die Stadtarchive von Zürich und Winterthur, das Universitätsarchiv  sowie die von der Direktion der Justiz und des Innern bezeichneten wei- teren Archive.5  2 Ihnen stehen gegenüber den öffentlichen Organen in ihrem Zu- ständigkeitsbereich sinngemäss die Rechte des Staatsarchivs zu. 11. 1. 20 - 107    170.61 Archivverordnung Schutzfristen § 4.7    1 Sind weder Todes- noch Geburtsdatum einer Person fest- stellbar, endet die Schutzfrist 80 Jahre, nachdem die Akten geschlossen  wurden.  2 Wichtige Gründe für die Einsichtnahme in archivierte Akten mit  Personendaten verstorbener Personen im Sinn von § 11 Abs. 2 des  Archivgesetzes3 liegen vor, wenn  a. die Einsichtnahme im überwiegenden Interesse der Rechtsnachfol-  gerin oder des Rechtsnachfolgers der verstorbenen Person erfolgt  oder diese zugestimmt haben oder deren Zustimmung nach den Um- ständen vorausgesetzt werden kann,  b. die Akten für Gesetzgebung, Rechtsprechung, statistische oder wis- senschaftliche Zwecke oder einen Entscheid über die Rechte der  Rechtsnachfolgerinnen oder -nachfolger verstorbener Personen be- nötigt werden. 3 Das Archiv entscheidet über Gesuche um Einsichtnahme.   Übergang   der datenschutz- rechtlichen   Verantwortung  § 5.7    Mit der Übernahme von Akten wird das Staatsarchiv zum verantwortlichen Organ im Sinn des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)2. Die Aufbewahrung im  Auftrag im Sinne von § 13 bleibt vorbehalten.  Archiv- würdigkeit  § 6.    1 Akten sind archivwürdig, wenn sie voraussichtlich von  dauerndem Wert sind für a. die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit des öffent-  lichen Organs, b. die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder   Dritter, c. das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, d. die Gesetzgebung, die Verwaltungstätigkeit oder die Rechtspre-  chung, e. die Wissenschaft und die Forschung.  2 Das Staatsarchiv bewertet nach Anhörung der öffentlichen Organe die Archivwürdigkeit der Akten. Es entscheidet abschliessend.  II. Ablieferungspflicht für Amtsdruckschriften9  §§ 7–10.10 2    Archivverordnung 170.61 § 10 a.6    1 Die öffentlichen Organe stellen dem Staatsarchiv von je- der Amtsdruckschrift unmittelbar nach derer Fertigstellung ein Exem- plar zu. Von der Ablieferungspflicht ausgenommen sind Drucksachen  mit geringem Informationsgehalt wie Werbematerial, Einladungen und Formulare.  2 Handbücher und Dienstanweisungen sind ablieferungspflichtig, wenn sie bereichsübergreifend oder für mindestens 50 Personen verbind- lich sind. Die Ablieferungspflicht bezieht sich auch auf deren Ände- rungen und Aktualisierungen.   3 Das ablieferungspflichtige öffentliche Organ kann für Amtsdruck- schriften, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, eine Schutzfrist von bis zu 30 Jahren festlegen. Während der Schutzfrist werden die  Druckschriften wie geschützte Akten behandelt.  4 In begründeten Fällen kann das Staatsarchiv mit dem ablieferungs- pflichtigen Organ abweichende Vereinbarungen schliessen. Es regelt ins- besondere die Ablieferung von Amtsdruckschriften in elektronischer  Form.  III. Staatsarchiv  1. Organisation und Aufgaben  Leitung§ 11.    Das Staatsarchiv ist ein Amt der Direktion der Justiz und  des Innern und wird von der Staatsarchivarin oder dem Staatsarchivar  geleitet.  Aufgaben§ 12.    Das Staatsarchiv hat die Aufgabe: a. die archivwürdigen Akten auszuwählen, zu bewerten und zu ver-  zeichnen, b. die Bestände zu erhalten, c. die Benützbarkeit der Bestände zu gewährleisten, d. Forschungen zur Landes-, Orts- und Personengeschichte durch Be-  ratung, durch Erarbeitung von Registern und Dokumentationen  sowie durch Publikation von Quellen und Inventaren zu fördern  und zu erleichtern,  e. seine Bestände durch Öffentlichkeitsarbeit bekannt zu machen, f. die fachliche Aufsicht über die Archive auszuüben sowie die öffent-  lichen Organe in Fragen der Aktenablage zu beraten und zu unter- stützen, 31. 1. 20 - 107    170.61 Archivverordnung g. Aufzeichnungen und Überlieferungsgut privater Herkunft zu über- nehmen, wo dies für die Ergänzung der Bestände und die zürche- rische Geschichte von Bedeutung ist.  Aufbewahrung  im Auftrag  § 13.    1 Das Staatsarchiv kann im Einvernehmen mit einem öffent- lichen Organ Akten aufbewahren, für die noch keine Anbietungspflicht  besteht und über deren Archivwürdigkeit noch nicht entschieden wor- den ist.  2 Bis zur Übernahme in das Archivgut des Staatsarchivs bleibt das  öffentliche Organ für den Datenschutz verantwortlich. Dem Staatsarchiv ist nur eine Bearbeitung im Hinblick auf künftige Archivierung erlaubt.  Benützungs- ordnung  § 14.    Das Staatsarchiv erlässt eine Ordnung für die Benützung  seiner Archivalien und Einrichtungen.  2. Rechte des Staatsarchivs  §§ 15 und 16.10  Auslagerung § 17.    Teilbestände des Staatsarchivs können aufgrund einer Ver- einbarung bei einer anderen Stelle aufbewahrt werden, wenn die Er- haltung, die Benützbarkeit und der Schutz vor unbefugter Benützung  gewährleistet wird. Die Aufsicht über die Archivierung und die daten- schutzrechtliche Verantwortlichkeit verbleiben beim Staatsarchiv.  Belegexemplar § 18.    Dem Staatsarchiv ist von Werken, die ganz oder teilweise auf der Benützung seiner Bestände beruhen, ein unentgeltliches Beleg- exemplar abzugeben.  Ältere   Archivteile  § 19.    1 Als ältere Archivteile im Sinn von § 6 Abs. 2 des Archiv- gesetzes3 gelten die mehr als 50 Jahre alten Bestände.  2 Nach der Übernahme dieser Bestände verfügt das Staatsarchiv selbstständig darüber.  3. Zugänglichkeit des Archivguts  Einsichtnahme § 20.7    1 Die Archivbestände des Staatsarchivs stehen der Öffent- lichkeit im Rahmen der Benützungsordnung und unter Beachtung ge- setzlicher Schutzfristen grundsätzlich unentgeltlich zur Einsichtnahme zur Verfügung.  2 Die Einsichtnahme geschieht unter Aufsicht. Das Staatsarchiv kann  verlangen, dass sich die Benützerin oder der Benützer ausweist.  a. Allgemein 4    Archivverordnung 170.61 b. Einschrän- kung und   Verweigerung  § 21.7    1 Einschränkung und Verweigerung der Einsichtnahme rich- ten sich nach dem IDG2. Darüber hinaus kann das Staatsarchiv die Ein- sichtnahme einschränken oder verweigern, wenn  a. der Zustand der Archivalien es erfordert, b. die Vereinbarung mit den Deponenten von Archivalien privater   Herkunft dies verlangt. 2 Wo es zum Schutz der Archivalien notwendig ist, können anstelle   von Originalen Kopien zur Verfügung gestellt werden.  Ausleihe§ 22.    1 Ausleihe von Archivalien an Dritte ist in der Regel nur für  Ausstellungen und unter den folgenden Voraussetzungen möglich: a. der Zustand der Archivalien erlaubt die Ausleihe, b. die Ausstellungsbedingungen entsprechen hinsichtlich Transport,   Sicherheit und konservatorischen Verhältnissen den Archivierungs- bedingungen,  c. die Urheberrechte an den Archivalien sind gewährleistet, d. der Leihnehmer oder die Leihnehmerin trägt die Kosten für Sicher-  heitskopien, e. die Ausleihe verursacht keinen unverhältnismässigen Aufwand.  2 Für die Ausleihe von Archivalien privater Herkunft gelten die bei  der Übernahme getroffenen Vereinbarungen.  Nutzung   zu gewerblichen  Zwecken  § 23.    1 Die Nutzung von Archivalien zu gewerblichen Zwecken  bedarf einer Bewilligung.  2 Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nut- zungsumfangs und einer Gewinnbeteiligung des Staatsarchivs abhän- gig gemacht werden.  Verstösse gegen  die Benützungs- ordnung  § 24.    1 Das Staatsarchiv kann bei schweren Verstössen gegen die Benützungsordnung das Benützungsrecht entziehen oder einschränken.  2 Als schwere Verstösse gelten insbesondere vorsätzliche oder grob- fahrlässige Beschädigung und Veränderung von Archivalien sowie  wiederholte Veränderung des Ordnungszustands von Archivalien.  Rechte   betroffener   Personen  § 25.    Betroffene Personen haben keinen Anspruch auf Berichti- gung oder Vernichtung von archivierten Daten. Das Recht auf Anbrin- gung eines Vermerks betreffend die Richtigkeit oder Unrichtigkeit von Daten ist gewährleistet. 51. 1. 20 - 107    170.61 Archivverordnung IV. Archivkommission  Zusammen- setzung  § 26.8    Die Archivkommission besteht aus der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär der Direktion der Justiz und des Innern, der  Staatsarchivarin oder dem Staatsarchivar, den Stadtarchivarinnen oder den Stadtarchivaren von Zürich und Winterthur, weiteren Vertreterin- nen oder Vertretern von kommunalen Archiven, der oder dem kanto- nalen Beauftragten für den Datenschutz sowie einer Vertreterin oder  einem Vertreter der obersten kantonalen Gerichte.  Aufgaben § 27.    Die Archivkommission berät den Regierungsrat und die  obersten kantonalen Gerichte bezüglich Entwicklung und Organisa- tion des Archivwesens in der Verwaltung sowie bezüglich Datenschutz  im Archivwesen.  V. Schluss- und Übergangsbestimmungen  Aufhebung von  Verordnungen  § 28.    Die nachstehenden Verordnungen werden aufgehoben: a. Verordnung über die Gemeindearchive vom 21. April 1960; b. Verordnung für die Archive der Bezirksbehörden vom 24. Novem-  ber 1921; c. Verordnung über das Staatsarchiv vom 10. April 1974.  Übergangs- bestimmungen  § 29.    1 Abgelieferte Akten öffentlicher Organe, welche das Staats- archiv noch nicht übernommen hat, werden bis zur Übernahme oder  Rückgabe nach den Bestimmungen über das Aufbewahren im Auftrag  behandelt.  2 Für die aus den Gerichts- und Gemeindearchiven dem Staatsarchiv  übergebenen Prozessakten und Spruchbücher gelten bis zur Änderung  der Verordnung des Obergerichts über die Archive der Gerichte, der  Friedensrichter-, Gemeindeammann-, Stadtammann- und der Betrei- bungsämter vom 29. Juni 19944 die Schutzfristen des Archivgesetzes3 und dieser Verordnung.  Inkrafttreten § 30.    Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1999 in Kraft.  1 OS 54, 956. Frühere Ordnungsnummer LS 432.111. 2 LS 170.4. 3 LS 170.6. 4 LS 211.16. 6  http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=211.16 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.4 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.6 http://www.zh.ch/internet/de/rechtliche_grundlagen/gesetze/loseblattsammlung/historie.html;jsessionid=fff629bd-8708-4544-843f-6d456e5612f9?view=list&URL=http%3a%2f%2fwww2.zhlex.zh.ch%2fappl%2fzhlex_r.nsf%2fV%3fOpen%26vn%3dxmllshistorie%26l%3d4%26key%3d432.111   Archivverordnung 170.61 5 Fassung gemäss RRB vom 22. September 2004 (OS 59, 288). In Kraft seit  1. November 2004.  6 Eingefügt durch RRB vom 22. Juni 2005 (OS 60, 258). In Kraft seit 1. August  2005.  7 Fassung gemäss RRB vom 28. Mai 2008 (OS 63, 334; ABl 2008, 916). In Kraft  seit 1. Oktober 2008.  8 Fassung gemäss RRB vom 25. Februar 2015 (OS 70, 112; ABl 2015-03-06). In  Kraft seit 1. Juli 2015.  9 Fassung gemäss RRB vom 3. September 2019 (OS 74, 563; ABl 2019-09-13).  In Kraft seit 1. Januar 2020.  10 Aufgehoben durch RRB vom 3. September 2019 (OS 74, 563; ABl 2019-09-13). In Kraft seit 1. Januar 2020. 71. 1. 20 - 107  http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=432.111%2C59%2C288 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=432.111%2C60%2C258 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=432.111%2C60%2C258 http://www.amtsblatt.zh.ch/pdf/tt/20081306_24_T.pdf#zoom=100&pagemode=bookmarks https://www.amtsblatt.zh.ch/shabforms/servlet/Search?EID=7&DOCID=103637 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.61%2C70%2C112 https://www.amtsblatt.zh.ch/#!/search/publications/detail/4203914b-e822-4ce5-b6ee-53f5aaaea976 https://www.amtsblatt.zh.ch/#!/search/publications/detail/4203914b-e822-4ce5-b6ee-53f5aaaea976 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.61%2C74%2C563 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.61%2C74%2C563