244_7.12.11_77.fm   Verordnung über die Archive der Notariate 244 Verordnung   über die Archive der Notariate  (vom 7. Dezember 2011)1, 2  Das Obergericht,  gestützt auf § 32 des Notariatsgesetzes vom 9. Juni 19854 und § 6 Abs. 1 des Archivgesetzes vom 24. September 19955,  beschliesst:  I. Geltungsbereich  Organisation§ 1.    Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der  Notariate, Grundbuch- und Konkursämter sowie des Schiffregister- amtes.   II. Allgemeine Bestimmungen  Zweck§ 2.    Das Notariatsarchiv bezweckt, sämtliche im Geschäftsbetrieb erstellten oder beigezogenen Akten zur weiteren Benützung durch die  Parteien, Amtsstellen oder Dritte zu gewährleisten.  Aktenarten§ 3.    Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeich- nungen im Sinne von § 3 des Archivgesetzes5, die durch die in § 1  genannten Ämter erstellt oder beigezogen wurden.  Aufsicht§ 4.    Die Aufsicht über das Archivwesen der Notariate obliegt  dem Obergericht.  Archiv- verzeichnis  § 5.    1 Über sämtliche Akten, die länger als zehn Jahre aufzube- wahren sind, ist ein nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis zu füh- ren. Dieses wird elektronisch geführt.   2 Die Akten sind mit den dem Archivverzeichnis entsprechenden  Signaturen und Aufschriften zu versehen und nach diesen geordnet  aufzubewahren.  Notariats- bibliothek  § 6.    Die Notariatsbibliothek wird von den Vorschriften dieser  Verordnung nicht erfasst. 11. 7. 12 - 77    244 Verordnung über die Archive der Notariate Herausgabe und  Einsichtnahme  § 7.    1 Sämtliche Belege dürfen an Gerichte und Strafunter- suchungsbehörden ausgehändigt werden, aber nur so weit, als sie dem  Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Ersatz durch beglau- bigte Abschriften, durch Fotokopien oder durch die persönliche Ein- vernahme des Notariates nicht erlauben. Beim Notariat bleibt eine beglaubigte Kopie bei den Akten. Nach Abschluss des Verfahrens sind  die Belege dem Notariat zurückgegeben.  2 Anderen Amtsstellen und Dritten sind sie nach Prüfung der Ein- sichtsberechtigung in den Amtsräumen vorzulegen.  III. Elektronische Dokumentenverwaltung   Elektronische  Dokumenten- verwaltung  § 8.    1 In der elektronischen Dokumentenverwaltung werden mit  der Einführung des informatisierten Grundbuches die Hauptbücher  sowie die Servitutenprotokolle erfasst.   2 Ab der Einführung des informatisierten Grundbuches werden die  Hauptbelege A in die elektronische Dokumentenverwaltung einge- lesen. Die Original-Papierakten sind geordnet und sicher aufzubewah- ren.  3 Die elektronischen Akten sind so zu speichern, dass die Anforde- rungen an die digitale Langzeitsicherung, insbesondere Authentizität,  Integrität und dauerhafte Lesbarkeit, erfüllt werden.  4 Das Obergericht kann die elektronische Dokumentenverwaltung  auf weitere Akten ausdehnen.  5 Akten, die für die elektronische Dokumentenverwaltung vorge- sehen sind, dürfen das Format DIN A3 nicht überschreiten.  Erstellung   authentischer  Kopien  § 9.    Elektronisch archivierte Akten dienen als Grundlage zur Er- stellung von authentischen Kopien der Originalakten.   IV. Anbietepflicht an das Staatsarchiv, Schutzfrist und Vernichtung   der Akten  Aufbewahrungs- dauer  § 10.    1 Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den Bestimmun- gen im Anhang dieser Verordnung.  2 Für eingebundene Verzeichnisse und Akten berechnet sich die  Frist nach dem letzten Eintrag oder Erledigungsvermerk.  Anbietung der  elektronischen  Akten  § 11.    Die elektronischen Akten werden dem Staatsarchiv perio- disch durch das Notariatsinspektorat angeboten. 2    Verordnung über die Archive der Notariate 244 Anbietung der  übrigen Akten  § 12.    1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. spätestens nach  100 Jahren sind die Akten dem Staatsarchiv anzubieten.   2 Akten, welche in der elektronischen Dokumentenverwaltung  erfasst wurden, können dem Staatsarchiv vor Ablauf der Aufbewah- rungsdauer angeboten werden.  3 Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Ver- zeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Verfü- gungsgewalt auf das Staatsarchiv über.  Vernichtung§ 13.    1 Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten können  nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern die  Akten nicht dauernd im Notariatsarchiv aufzubewahren sind.   2 Es ist dafür zu sorgen, dass ein Missbrauch der Akten ausge- schlossen ist.  V. Schluss- und Übergangsbestimmungen  Archiv- verzeichnis  § 14.    Das in Buchform oder auf losen Blättern geführte Archiv- buch ist innert fünf Jahren nach Inkrafttreten dieser Verordnung in das  elektronische Archivverzeichnis zu übertragen.  Aufhebung bis- herigen Rechts  § 15.    Die Verordnung über die Archive der Notariate vom 14. De- zember 1988 wird aufgehoben.  Inkrafttreten§ 16.    Diese Verordnung bedarf der Genehmigung3 des Bundes.  Die Verwaltungskommission des Obergerichts bestimmt den Zeit- punkt des Inkrafttretens.   1 OS 67, 123; Begründung siehe ABl 2012, 273. 2 Inkrafttreten: 1. Mai 2012. 3 Vom Bund genehmigt am 25. Januar 2012. 4 LS 242. 5 LS 432.11; heute: LS 170.6. 31. 7. 12 - 77  http://www.amtsblatt.zh.ch/pdf/tt/20121702_07_T.pdf#zoom=100&pagemode=bookmarks http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=244%2C67%2C123 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=242 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.6   244 Verordnung über die Archive der Notariate Anhang   Nr. Titel Beschreibung, alternative   Bezeichnungen, Bemerkungen  Aufbewahrungsfrist  1 Grundbuchbereich   und Notariatsbereich A  1.1 Grundbuch  1.1.1 Grundbuchprotokolle, Grundregister,  Grundbücher  Grundbuchkollektivblätter und  Grundregisterkollektivblätter samt  Liegenschaftsbeschreibungen  zeitlich   unbeschränkt  1.1.2 Hauptbelege A Grundbuchbelege, Planakten zeitlich   unbeschränkt  1.1.3 Tagebücher zeitlich   unbeschränkt  1.1.4 Vermessungspläne Grundbuchpläne, Mutationen zeitlich   unbeschränkt  1.2 Hilfsregister  1.2.1 Eidgenössische Hilfsregister  1.2.1.1 Eigentümerverzeichnis zeitlich   unbeschränkt  1.2.1.2 Gäubigerregister zeitlich   unbeschränkt  1.2.2 Kantonale Hilfsregister  1.2.2.1 Servitutenprotokoll zeitlich   unbeschränkt  1.2.2.2 Grundkataster Lose Grundkataster können vernich- tet werden, wenn sie unter Beibehal- tung der gleichen Nummer durch  neue Karten ersetzt werden.  zeitlich   unbeschränkt  1.2.2.3 Verzeichnis der Korporations- teilsrechte  zeitlich   unbeschränkt  1.2.2.4 Strassenverzeichnis zeitlich   unbeschränkt  1.2.2.5 Verzeichnis der öffentlichen   Gewässer  zeitlich   unbeschränkt 4    Verordnung über die Archive der Notariate 244 Nr. Titel Beschreibung, alternative   Bezeichnungen, Bemerkungen  Aufbewahrungsfrist  1.2.2.6 Flurwegverzeichnis zeitlich   unbeschränkt  1.2.2.7 Schuldbriefregister Titelkontrolle, Pfandtitelverzeichnis 30 Jahre  1.1.2.8 Sammlung der Doppel der Anzeigen  an die Grundpfandgläubiger und das  dazugehörende Verzeichnis  10 Jahre  1.2.3 Aufgehobene Hilfsregister Pfandbuch, Berichtigungsbuch,   Urkundenbuch A  zeitlich   unbeschränkt  1.3 Diverses  1.3.1 Auszugskontrolle 10 Jahre  1.3.2 Empfangsscheine zum Schuld- briefregister  10 Jahre  1.3.3 Gelöschte Grundpfandtitel Die Vernichtung gelöschter Grund- pfandtitel richtet sich nach den   Bestimmungen der kantonalen  Grundbuchverordnung.  1.3.4 Nebenbelege A Pläne und wichtige Aktenstücke sind  dauernd aufzubewahren.  30 Jahre  1.3.5 Akten zur Grundbucheinführung,  Verzeichnis der Streitfälle, Akten von  Güterzusammenlegungen, Akten von  Waldzusammenlegungen  80 Jahre nach Ein- führung des jeweili- gen Grundbuchs  1.3.6 Handänderungsanzeigen   und Beurkundungsanzeigen  10 Jahre  1.3.7 Verzeichnis der noch nicht ange- meldeten beurkundeten Grundbuch- geschäfte  Beurkundungsverzeichnis 30 Jahre  1.4 Schiffsregister  1.4.1 Hauptbuch zeitlich   unbeschränkt  1.4.2 Tagebuch zeitlich   unbeschränkt  1.4.3 Hilfsregister Eigentümerverzeichnis, Gläubiger- register, Pfändungsregister,   Berichtigungsbuch  zeitlich   unbeschränkt 51. 7. 12 - 77    244 Verordnung über die Archive der Notariate Nr. Titel Beschreibung, alternative   Bezeichnungen, Bemerkungen  Aufbewahrungsfrist  2 Notariatsbereich B  2.1 Hauptbelege B Protokollbücher und Belege   (Urkundenbuch B)  80 Jahre  2.2 Nebenbelege B 30 Jahre  2.3 Testamentskontrolle 80 Jahre  2.4 Testatorenkartei 80 Jahre  2.5 Akten Testamentskontrolle 30 Jahre  2.6 Geschäftsverzeichnis über   Erbschaftssachen und andere   Verwaltungsgeschäfte  80 Jahre  2.7 Protokolle zu Verwaltungs-  geschäften (Erbschaftssachen   und dergleichen)  40 Jahre   seit Beendigung   der Verfahren  2.8 Akten zu Erbschaftssachen und   anderen Verwaltungsgeschäften  10 Jahre   seit Beendigung   der Verfahren  2.9 Depositenverzeichnis   und dazugehörende Akten  30 Jahre  2.10 Beglaubigungskontrolle mit dem   Unterschriftenbuch und dazu-  gehörende Akten  30 Jahre  2.11 Wechselkontrolle 30 Jahre  2.12 Sammlung der Wechselprotest-  kopien und dazugehörende Akten  10 Jahre  3 Konkursbereich  3.1 Konkursprotokolle   und Konkursverzeichnisse  40 Jahre   seit Beendigung   der Verfahren  3.2 Akten in Schuldbetreibungs-   und Konkurssachen  10 Jahre   seit Beendigung   der Verfahren  3.3 Wertschriftenverzeichnis   in Konkursen  30 Jahre 6    Verordnung über die Archive der Notariate 244 Nr. Titel Beschreibung, alternative   Bezeichnungen, Bemerkungen  Aufbewahrungsfrist  3.4 Akten zum Wertschriftenverzeichnis  in Konkursen  10 Jahre  4 Diverses  4.1 Rechnungsführung  4.1.1 Journalhauptbücher   und Kontokorrente  30 Jahre  4.1.2 Hilfsbücher und Belege   zur Buchhaltung  10 Jahre  4.1.3 Rechnungsdoppel 10 Jahre  4.2 Personalakten Die Aufbewahrung  von Personalakten  richtet sich nach der  Vollzugsverordnung  zum Personalgesetz  (LS 177.111).  4.3 Archivverzeichnis Archivbuch zeitlich  unbeschränkt  4.4 Akten zum Archivverzeichnis 30 Jahre  4.5 Aktenausgangskontrolle 30 Jahre 71. 7. 12 - 77  http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=177.111