351.12   1 / 8   Verordnung  über das elektronische Personen-, Akten- und  Geschäftsverwaltungssystem des Bundesamtes für Justiz   (ELPAG-Verordnung)   vom 23. September 2016 (Stand am 1. Januar 2023)     Der Schweizerische Bundesrat,   gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und  Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971,   auf Artikel 11a Absatz 4 des Rechtshilfegesetzes vom 20. März 19812 (IRSG)   und auf das Fortpflanzungsmedizingesetz vom 18. Dezember 19983,4   verordnet:   1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen   Art. 1 Gegenstand und Verhältnis zur GEVER-Verordnung   1 Diese Verordnung regelt für die Bearbeitung von Personendaten in dem vom Bun- desamt für Justiz (BJ) betriebenen Personen-, Akten- und Geschäftsverwaltungssys- tem:   a. Anwendungsbereiche und Inhalt;   b. Erfassung der Daten in den verschiedenen Anwendungsbereichen;   c. Bezeichnung der Dienststellen, die Daten direkt im System bearbeiten dürfen;   d. Zugriffsrechte;   e. Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung.   2 Wo diese Verordnung keine abweichenden Bestimmungen enthält, ist die GEVER- Verordnung vom 30. November 20125 anwendbar.   Art. 2 Verantwortliche Behörde   Das BJ ist die für die Beschaffung, den Betrieb, den Unterhalt und die Weiterentwick- lung des Systems verantwortliche Behörde.        AS 2016 3261  1 SR 172.010  2 SR 351.1  3 SR 810.11  4 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 2. Nov. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023    (AS 2022 648).  5 [AS 2012 6669; 2014 723. AS 2019 1311 Art. 19 Bst. a]. Siehe heute: die V vom    3. April 2019 (SR 172.010.441).   351.12      Rechtshilfe   2 / 8   351.12   Art. 3 Anwendungsbereiche   Das System enthält Daten der folgenden Anwendungsbereiche:   a. Daten im Zusammenhang mit den Aufgaben des BJ im Bereich der internati- onalen Rechtshilfe in Strafsachen, namentlich auf dem Gebiet der Ausliefe- rung, der anderen Rechtshilfe, der stellvertretenden Strafverfolgung und -voll- streckung sowie der Überstellung von verurteilten Personen;   b. Daten im Zusammenhang mit den Aufgaben des BJ im Bereich des internati- onalen Privat- und Zivilprozessrechts, namentlich auf dem Gebiet der inter- nationalen Kindsentführungen, der internationalen Adoptionen, des internati- onalen Kindes- und Erwachsenenschutzes, der internationalen  Alimentensachen, der internationalen Erbschaftssachen und der internationa- len Rechtshilfe in Zivil- und Handelssachen;   c. Daten im Zusammenhang mit den Aufgaben des BJ im Bereich der internati- onalen Amtshilfe;   d. Daten im Zusammenhang mit den Aufgaben des BJ im Bereich des öffentli- chen Rechts auf dem Gebiet der fürsorgerischen Zwangsmassnahmen und  Fremdplatzierungen vor 1981.   Art. 3a6 Spenderdatenregister   1 Zusätzlich zu den in Artikel 3 genannten Anwendungsbereichen wird im System  auch das Spenderdatenregister nach dem 2. Kapitel 1. Abschnitt der Fortpflanzungs- medizinverordnung vom 4. Dezember 20007 mit den Daten zur Aufbewahrung der  Samenspenderdaten geführt.   2 Das Spenderdatenregister untersteht der Gesetzgebung über die Fortpflanzungs- medizin, insbesondere betreffend die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte, die Aufbe- wahrung der Daten und die Auskunftserteilung.    Art. 4 Zweck des Systems   1 Für die im Anwendungsbereich gemäss Artikel 3 Buchstabe a erfassten Daten rich- ten sich die Bearbeitungszwecke nach Artikel 11a Absatz 1 IRSG.   2 Die in den Anwendungsbereichen gemäss Artikel 3 Buchstaben b–d erfassten Daten  dürfen zu denselben Zwecken bearbeitet werden.   2. Abschnitt: Bearbeitete Daten und Trägerwandel   Art. 5 Bearbeitete Daten   Das System enthält:       6 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 2. Nov. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023   (AS 2022 648).   7 SR 810.112.2     ELPAG-Verordnung   3 / 8   351.12   a. die Dokumente zu den Dossiers und Einträgen;   b. die Personalien von Personen, über die Daten bearbeitet werden, insbeson- dere:   1. Vornamen und Nachnamen,   2. Aliasnamen,   3. Geschlecht,   4. Geburtsdatum,   5. Staatsangehörigkeit,   6. Heimatort,   7. Geburtsort,   8. Wohnadresse;   c. Daten, die für die ordnungsgemässe Bearbeitung und Verwaltung der Dos- siers erforderlich sind, insbesondere:   1. Art des Verfahrens,   2. Datum einzelner Verfahrensschritte,   3. Namen und Adressen von beteiligten Behörden und Parteien,   4. Angaben zum Standort des vor dem 1. November 2016 erstellten Dos- siers,   5. Delikte,   6. fortlaufende vom System vergebene Dossiernummern.   Art. 6 Trägerwandel   Das BJ kann den Trägerwandel im Bearbeitungsreglement (Art. 7 der GEVER- Verordnung vom 30. Nov. 20128) abweichend von den Bestimmungen der Bundes- kanzlei nach Artikel 10 Absatz 1 der GEVER-Verordnung regeln.   3. Abschnitt:   Zugriffs- und Bearbeitungsrechte von Dienststellen des BJ   Art. 7 Zugriffsrechte   1 Die oder der Informationsbeauftragte des BJ hat für die Wahrnehmung ihrer oder  seiner Aufgaben Zugriff auf die im Anwendungsbereich gemäss Artikel 3 Buch- stabe a erfassten Daten.   2 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BJ, die im Rahmen der ihnen übertragenen  Aufgaben Daten im System bearbeiten, haben, soweit es zur Erfüllung ihrer gesetzli- chen Aufgaben unerlässlich ist, Zugriff auf die Personalien aller im System erfassten  Personen.       8 [AS 2012 6669, 2014 723. AS 2019 1311 Art. 19 Bst. a]. Siehe heute: die V vom   3. April 2019 (SR 172.010.441).     Rechtshilfe   4 / 8   351.12   Art. 8 Bearbeitungsrechte   1 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Direktionsbereichs Internationale Rechts- hilfe dürfen die Daten direkt im System bearbeiten, soweit sie mit entsprechenden  Aufgaben betraut sind. Ausgenommen davon sind Daten aus dem Anwendungsbe- reich der internationalen Alimentensachen, der internationalen Kindsentführungen,  der internationalen Adoptionen, des internationalen Kindes- und Erwachsenenschut- zes und der internationalen Erbschaftssachen.   2 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereichs Internationales Privatrecht  dürfen die für die Anwendungsbereiche gemäss Artikel 3 Buchstabe b erfassten Daten  direkt im System bearbeiten, soweit sie mit entsprechenden Aufgaben betraut sind.   3 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereichs fürsorgerische Zwangsmas- snahmen und Fremdplatzierungen vor 1981 dürfen die für den Anwendungsbereich  gemäss Artikel 3 Buchstabe d erfassten Daten direkt im System bearbeiten, soweit sie  mit entsprechenden Aufgaben betraut sind.   4 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dossier- und Schriftgutverwaltung sowie  der Systemadministration dürfen die für alle Anwendungsbereiche gemäss Artikel 3  erfassten Daten zur Erfassung und Verwaltung der Daten sowie zur technischen Über- wachung und zur Behebung von technischen Problemen direkt im System bearbeiten.   5 Das BJ kann weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu berechtigen, Daten di- rekt im System zu bearbeiten, soweit sie mit Aufgaben aus einem der Anwendungs- bereiche gemäss Artikel 3 betraut werden.   4. Abschnitt:  Zugriffsrechte des Staatssekretariats für Migration, des Bundesamtes  für Polizei und des Nachrichtendienstes des Bundes   Art. 9 Staatssekretariat für Migration   Die folgenden Organisationseinheiten des Staatssekretariats für Migration haben mit- tels Abrufverfahren Zugriff auf die Personalien derjenigen Personen, über die das BJ  im Anwendungsbereich der internationalen Rechtshilfe in Strafsachen Daten bearbei- tet:   a. Direktionsbereich Zuwanderung und Integration: Abteilung Bürgerrecht, Sek- tionen Einbürgerungen Deutsche Schweiz 1, Einbürgerungen Deutsche  Schweiz 2 und Einbürgerungen Westschweiz und Tessin; Abteilung Einreise,  Sektion Identifikation und Visumkonsultation;   b. Direktionsbereich Planung und Ressourcen: Sektion Dokumentenmanage- ment, Dienst Datenmanagement Zuwanderung und Integration, Dienst Daten- management Asyl und Rückkehr;   c. Direktionsbereich Asyl.     ELPAG-Verordnung   5 / 8   351.12   Art. 10 Bundesamt für Polizei   1 Die folgenden Organisationseinheiten des Bundesamtes für Polizei haben mittels  Abrufverfahren Zugriff auf die Personalien derjenigen Personen, über die das BJ im  Anwendungsbereich der internationalen Rechtshilfe in Strafsachen Daten bearbeitet:   a. Direktionsbereich Bundeskriminalpolizei;   b. Direktionsbereich Bundessicherheitsdienst: Abteilung Schutz Personen des  Bundes und ausländische Vertretungen sowie Abteilung Schutz internationale  Besuche und Konferenzen;   c. Direktionsbereich Internationale Polizeikooperation: Abteilung Polizeiatta- chés, Abteilung Operative Polizeikooperation sowie Abteilung Einsatzzent- rale fedpol / SIRENE Schweiz;   d. Direktionsbereich Dienste: Fachbereich RIPOL Personenfahndung;   e. Direktionsbereich Stab: Abteilung Recht und Datenschutz sowie Abteilung  Meldestelle für Geldwäscherei MROS.   2 Die Abteilung Einsatzzentrale fedpol / SIRENE Schweiz des Direktionsbereichs In- ternationale Polizeikooperation hat, wenn sie Aufgaben des BJ im Sinne von Arti- kel 11a Absatz 3 IRSG wahrnimmt, mittels Abrufverfahren auch Zugriff auf die Da- ten des Anwendungsbereichs der internationalen Rechtshilfe in Strafsachen, die für  die Lokalisierung der vor dem 1. November 2016 erstellten Dossiers erforderlich sind.   Art. 11 Nachrichtendienst des Bundes   Die für den Vollzug des Bundesgesetzes vom 21. März 19979 über Massnahmen zur  Wahrung der inneren Sicherheit zuständigen Einheiten des Nachrichtendienstes des  Bundes haben mittels Abrufverfahren Zugriff auf die Personalien derjenigen Perso- nen, über die das BJ im Anwendungsbereich der internationalen Rechtshilfe in Straf- sachen Daten bearbeitet.   5. Abschnitt: Bekanntgabe von Daten an weitere Behörden   Art. 12   1 Das BJ kann auf schriftliches und begründetes Gesuch im Einzelfall Behörden des  Bundes oder der Kantone Daten aus dem System bekanntgeben, wenn für die emp- fangende Behörde die Daten für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben unentbehr- lich sind.   2 In dringenden Fällen können die Anfrage und die Auskunftserteilung telefonisch o- der auf elektronische Weise erfolgen.   3 Jede Form von Bekanntgabe ist im System festzuhalten.       9 SR 120     Rechtshilfe   6 / 8   351.12   6. Abschnitt:   Richtigkeit der Daten, Informatiksicherheit, Aufbewahrungsdauer,  Archivierung und Statistik   Art. 13 Richtigkeit der Daten   1 Jede Organisationseinheit des BJ kontrolliert regelmässig die in ihrem Bereich er- fassten Daten auf ihre Richtigkeit.   2 Falsche Daten sind von Amtes wegen zu berichtigen.   Art. 14 Informatiksicherheit   1 Die Datensicherheit richtet sich nach:   a. der Verordnung vom 14. Juni 199310 zum Bundesgesetz über den Daten- schutz;   b.11 der Cyberrisikenverordnung vom 27. Mai 202012;   c.13 …   2 Dokumente im System werden abweichend von Artikel 12 Absatz 2 der GEVER- Verordnung vom 30. November 201214 nicht verschlüsselt; sie werden jedoch durch  technische Vorkehrungen vor unbefugtem Zugriff geschützt.   Art. 15 Protokollierung   1 Der Zugriff auf und die Bearbeitung von Daten im System sind elektronisch zu pro- tokollieren.   2 Die Protokolle sind während zwei Jahren ab Erstellung aufzubewahren.   Art. 16 Aufbewahrungsdauer und Archivierung   1 Die Daten werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung dem Bun- desarchiv zur Archivierung angeboten.   2 Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bewerteten Daten werden vernichtet,  soweit sie nicht in einem Verfahren gemäss Artikel 3 weiterverwendet werden.       10 SR 235.11  11 Fassung gemäss Anhang Ziff. 16 der V vom 24. Febr. 2021, in Kraft seit 1. April 2021    (AS 2021 132).  12  SR 120.73  13 Aufgehoben durch Anhang Ziff. 16 der V vom 24. Febr. 2021, mit Wirkung seit    1. April 2021 (AS 2021 132).  14 [AS 2012 6669, 2014 723. AS 2019 1311 Art. 19 Bst. a]. Siehe heute: die V vom    3. April 2019 (SR 172.010.441).     ELPAG-Verordnung   7 / 8   351.12   Art. 17 Statistik   1 Die Verwendung von im System erfassten Personendaten für statistische Zwecke  richtet sich nach Artikel 22 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 199215 über den Daten- schutz.   2 Die für statistische Zwecke verwendeten und veröffentlichten Daten müssen so auf- bereitet werden, dass jegliche Rückschlüsse auf konkrete Personen unmöglich sind.   7. Abschnitt: Schlussbestimmungen   Art. 18 Aufhebung eines anderen Erlasses   Die PAGIRUS-Verordnung vom 16. Dezember 200916 wird aufgehoben.   Art. 19 Übergangsbestimmungen   1 Das BJ führt das System nach dieser Verordnung bis spätestens am 1. April 2017  ein. Bis zur Einführung des Systems werden die elektronischen Daten und Papier- dossiers nach dem bisherigen Recht bearbeitet.   2 Die folgenden Daten werden nach dieser Verordnung elektronisch im System erfasst  sowie im System PAGIRUS und im PAGIRUS-Papierdossier vernichtet:   a. alle im PAGIRUS elektronisch vorhandenen Daten;   b. Papier-Dokumente, die zur Weiterbearbeitung eines Falls benötigt werden.   3 Die Dokumente aus PAGIRUS-Dossiers, die im System elektronisch erfasst werden,  unterstehen dem neuen Recht. Insbesondere gelten für die elektronische Erfassung  von Papierdokumenten Artikel 10 der GEVER-Verordnung vom 30. November  201217 und die betreffenden Bestimmungen des Bearbeitungsreglements zum Träger- wandel.   4 Die verbleibenden PAGIRUS-Papierdossiers mit den darin noch enthaltenen Doku- menten unterstehen weiterhin dem bisherigen Recht.   Art. 19a18 Übergangsbestimmung zur Änderung vom 2. November 2022   Die im bisherigen Spenderdatenregister enthaltenen Daten werden in das System  migriert und anschliessend im bisherigen Register vernichtet.    Art. 20 Inkrafttreten   Diese Verordnung tritt am 1. November 2016 in Kraft.       15 SR 235.1  16 [AS 2010 1, 2012 6731 Anhang Ziff. 5, 2014 3789 Ziff. I 3]  17 [AS 2012 6669; 2014 723. AS 2019 1311 Art. 19 Bst. a]. Siehe heute: die V vom    3. April 2019 (SR 172.010.441).  18 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 2. Nov. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023    (AS 2022 648).     Rechtshilfe   8 / 8   351.12       	1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen 	Art. 1 Gegenstand und Verhältnis zur GEVER-Verordnung 	Art. 2 Verantwortliche Behörde 	Art. 3 Anwendungsbereiche 	Art. 3a  Spenderdatenregister 	Art. 4 Zweck des Systems  	2. Abschnitt: Bearbeitete Daten und Trägerwandel 	Art. 5 Bearbeitete Daten 	Art. 6 Trägerwandel  	3. Abschnitt:  Zugriffs- und Bearbeitungsrechte von Dienststellen des BJ 	Art. 7 Zugriffsrechte 	Art. 8 Bearbeitungsrechte  	4. Abschnitt: Zugriffsrechte des Staatssekretariats für Migration, des Bundesamtes für Polizei und des Nachrichtendienstes des Bundes 	Art. 9 Staatssekretariat für Migration 	Art. 10 Bundesamt für Polizei 	Art. 11 Nachrichtendienst des Bundes  	5. Abschnitt: Bekanntgabe von Daten an weitere Behörden 	Art. 12  	6. Abschnitt:  Richtigkeit der Daten, Informatiksicherheit, Aufbewahrungsdauer, Archivierung und Statistik 	Art. 13 Richtigkeit der Daten 	Art. 14 Informatiksicherheit 	Art. 15 Protokollierung 	Art. 16 Aufbewahrungsdauer und Archivierung 	Art. 17 Statistik  	7. Abschnitt: Schlussbestimmungen 	Art. 18 Aufhebung eines anderen Erlasses 	Art. 19 Übergangsbestimmungen 	Art. 19a  Übergangsbestimmung zur Änderung vom 2. November 2022 	Art. 20 Inkrafttreten