852.12   1   Ordonnance   sur les systèmes d’information consulaires du   Département fédéral des affaires étrangères   du 18 juin 2021 (Etat le 1er janvier 2022)     Le Conseil fédéral suisse,   vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données  personnelles au Département fédéral des affaires étrangères1,  vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement   et de l’administration2,   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet   La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation des systèmes  d’information EDAssist+ et Travel Admin de la Direction consulaire (DC) du Dé- partement fédéral des affaires étrangères (DFAE).   Art. 2 Responsabilité   La DC est responsable des systèmes d’information.   Section 2 EDAssist+    Art. 3 But   Le DFAE utilise le système EDAssist+ pour:   a. traiter les demandes soumises par la population;   b. traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 39 à 49 de la loi du  26 septembre 2014 sur les Suisses de l’étranger (LSEtr)3;   c. assurer d’autres prestations consulaires au sens des art. 50 à 52 LSEtr;   d. traiter les avis de recherche de personnes portées disparues;   e. prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe;   f. traiter des demandes de prestations d’aide sociale au sens des art. 22 à 37  LSEtr;        RO 2021 396  1 RS 235.2  2 RS 172.010  3 RS 195.1   852.12      Aide sociale aux ressortissants suisses à l’étranger   2      852.12   g. gérer les dossiers;   h. établir des statistiques.   Art. 4 Structure   Le système EDAssist+ se compose de quatre modules:   a. la hotline;   b. la helpline;   c. la protection consulaire;   d. l’aide sociale aux Suisses de l’étranger.   Art. 5 Contenu du module hotline   Le module hotline contient des données sur les personnes suivantes:    a. les personnes visées à l’art.4, al.1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur  le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires  étrangères qui sont portées disparues;   b. les personnes ayant déposé un avis de recherche.   Art. 6 Contenu du module helpline   Le module helpline contient des données sur les personnes ayant adressé une de- mande au DFAE.    Art. 7 Contenu du module protection consulaire   Le module protection consulaire contient des données sur les personnes visées à  l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données  personnelles au Département fédéral des affaires étrangères et prises en charge dans  le cadre de la protection consulaire.   Art. 8 Contenu du module aide sociale   Le module aide sociale contient des données sur les personnes suivantes, dans la  mesure où ces informations sont nécessaires à l’examen des demandes d’aide so- ciale:   a. le requérant;   b. le conjoint ou le partenaire enregistré du requérant;   c. le concubin du requérant;   d. les enfants des personnes visées aux let. a à c;   e. les parents du requérant;     Systèmes d’information consulaires du DFAE. O   3   852.12   f. les personnes vivant dans le même ménage que le requérant;   g. les personnes de référence du requérant.   Art. 9 Type et origine des données traitées    1 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 1.   2 Les données sont saisies par:   a. la DC;   b. les représentations diplomatiques et consulaires à l’étranger;   c. le centre de gestion des crises du DFAE (KMZ), dans le module hotline.   3 Les données relatives aux personnes enregistrées dans les systèmes d’information  E-VERA ou Travel Admin sont transmises automatiquement depuis ces systèmes au  moyen d’une interface. Les données pouvant être transmises sont recensées à  l’annexe 2.   Art. 10 Droits de traitement   1 La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système EDAs- sist+ dans la limite de leurs droits d’accès.   2 Pour accomplir ses tâches, le KMZ peut traiter toutes les données des modules  hotline, helpline et protection consulaire dans la limite de ses droits d’accès.   3 L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à  l’accomplissement de ses tâches.   4 Les droits de traitement s’exercent en ligne.   Art. 11 Communication de données   Lorsque des personnes inscrites dans les modules hotline, helpline et protection  consulaire sont touchées par une crise ou une catastrophe, la DC, les représentations  et le KMZ peuvent communiquer aux services de secours, aux représentations  étrangères et aux autorités locales des données les concernant si cela est dans  l’intérêt de ces personnes.   Art. 12 Documents   Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système et aux affaires  traitées sous forme électronique peuvent être enregistrés dans EDAssist+.   Art. 13 Destruction des données   1 Les données du module aide sociale sont détruites 10 ans après leur dernier traite- ment, mais au plus tard 30 ans après l’ouverture du dossier.     Aide sociale aux ressortissants suisses à l’étranger   4      852.12   2 Les données des modules hotline, helpline et protection consulaire dont le statut est  désactivé, terminé ou archivé sont détruites au plus tard cinq ans après leur dernière  consultation.   3 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.   Section 3 Travel Admin   Art. 14 But   Travel Admin permet au DFAE de localiser et de contacter, en cas d’urgence, de  crise ou de catastrophe, des personnes qui voyagent ou se rendent à l’étranger.   Art. 15 Structure    Travel Admin se compose d’une base de données, d’un accès en ligne par le site  web et d’une application pour les appareils mobiles.    Art. 16 Contenu    Travel Admin contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la  loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Départe- ment fédéral des affaires étrangères qui voyagent ou se rendent à l’étranger et qui se  sont enregistrées dans le système.   Art. 17 Type et origine des données traitées   1 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 3.   2 Les données sont saisies par les voyageurs et les représentations.   Art. 18 Droits de traitement   1 La DC, les représentations et le KMZ peuvent traiter toutes les données du système  Travel Admin dans la limite de leurs droits d’accès.   2 Les voyageurs disposent de tous les droits de traitement sur leurs données person- nelles.   3 L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à  l’accomplissement de ses tâches.   4 Tous les droits de traitement s’exercent en ligne.     Systèmes d’information consulaires du DFAE. O   5   852.12   Art. 19 Communication de données    1 Les représentations, la DC et le KMZ peuvent communiquer à des services de  secours, des représentations étrangères et des autorités locales des données concer- nant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe si cela est dans  l’intérêt de ces personnes.   2 Si nécessaire, les données mentionnées à l’annexe 2 sont transmises automatique- ment à EDAssist+ au moyen d’une interface.    Art. 20 Destruction des données   1 Les données concernant les voyages sont détruites au plus tard 90 jours après  l’expiration de la durée indiquée du voyage.   2 Les autres données sont détruites deux ans après la dernière connexion.   3 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.   Section 4 Exploitation et droits d’accès   Art. 21 Exploitation technique et administration du système   1 L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique des sys- tèmes d’information.   2 Les administrateurs système sont rattachés à l’unité Informatique DFAE. Ils gèrent  les systèmes d’information, les bases de données et les applications.   3 Les responsables des applications sont rattachés à la DC. Ils servent d’interface  entre les administrateurs système et les utilisateurs.    Art. 22 Attribution des droits d’accès   1 Les responsables des applications attribuent des droits d’accès individuels aux  utilisateurs.    2 Ils vérifient chaque année si les utilisateurs remplissent encore les conditions pour  bénéficier de leurs droits d’accès.   Section 5 Sécurité des données   Art. 23 Devoirs de diligence   1 La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions  en vigueur.   2 Elle garantit que les données sont correctes, complètes et actualisées, à l’exception  des données de Travel Admin qui peuvent être modifiées par les voyageurs eux- mêmes.     Aide sociale aux ressortissants suisses à l’étranger   6      852.12   Art. 24 Règlement relatif au traitement des données   La DC édicte pour les deux systèmes d’information un règlement relatif au traite- ment des données. Ce règlement définit les mesures techniques et organisationnelles  visant à garantir la sécurité des données et le contrôle de leur traitement.   Art. 25 Journalisation   1 Les accès aux systèmes d’information et les modifications qui y sont effectuées  sont journalisés en permanence.   2 Les fichiers journaux sont conservés pendant un an.   Section 6 Dispositions finales   Art. 26 Abrogation d’autres actes   Sont abrogées:   1. l’ordonnance SAS-DFAE du 5 novembre 20144,   2. l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur le système d’information EDAssist+5.   Art. 27 Entrée en vigueur   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er août 2021.       4 [RO 2014 3895; 2021 132 annexe ch. 33]  5 [RO 2012 337; 2016 2933 art. 17 ch. 1; 2021 132 annexe ch. 13]     Systèmes d’information consulaires du DFAE. O   7   852.12   Annexe 1  (art. 9, al. 1)   Données personnelles traitées dans EDAssist+    1. Hotline   1.1 Données concernant les personnes portées disparues   1.1.1 Nom(s)   1.1.2 Prénom(s)   1.1.3 Numéro AVS   1.1.4 État: inconnu, décédé, blessé, malade, en bonne santé   1.1.5 Langue   1.1.6 Sexe   1.1.7 Date de naissance   1.1.8 Nationalité(s)   1.1.9 Lieu(x) d’origine   1.1.10 Assurance(s)   1.1.11 Adresse(s)   1.1.12 Numéro(s) de téléphone   1.1.13 Adresse(s) électronique(s)   1.1.14 Adresse du dernier lieu de résidence   1.1.15 Événement   1.2 Données sur les personnes ayant déposé un avis de recherche   1.2.1 Nom(s)   1.2.2 Prénom(s)   1.2.3 Langue   1.2.4 Sexe   1.2.5 Lien avec la personne portée disparue   1.2.6 Date de naissance   1.2.7 Nationalité(s)   1.2.8 Lieu(x) d’origine   1.2.9 Assurances   1.2.10 Adresse(s)   1.2.11 Numéro(s) de téléphone     Aide sociale aux ressortissants suisses à l’étranger   8      852.12   1.2.12 Adresse(s) électronique(s)   1.2.13 Date du dernier contact   2. Helpline   2.1 Nom(s)   2.2 Prénom(s)   2.3 Langue   2.4 Sexe   2.5 Adresse(s)   2.6 Numéro(s) de téléphone   2.7 Adresse(s) électronique(s)   2.8 Demande   3. Protection consulaire   3.1 Nom(s)   3.2 Prénom(s)   3.3 Langue   3.4 Sexe   3.5 Date de naissance   3.6 Nationalité(s)   3.7 Lieu(x) d’origine   3.8 État civil   3.9 Numéro AVS   3.10 État: inconnu, décédé, blessé, malade, en bonne santé   3.11 Date du décès   3.12 Informations sur le dossier: titre, numéro de référence, événement, type  de dossier, pays, compétence (représentation et responsable du dossier)   3.13 Adresse(s)   3.14 Numéro(s) de téléphone   3.15 Numéro(s) de fax   3.16 Adresse(s) électronique(s)        Systèmes d’information consulaires du DFAE. O   9   852.12   4. Aide sociale      R e q u é ra  n t   E n  fa n  ts  d  u  r  e q  u é ra  n t   C o n jo  in t   o u  p  a rt  e n a ir  e  e  n re  g is  tr é    d u   r e q  u é ra  n t   E n  fa n  ts  d  u  c  o n  jo in  t  o  u  d  u  p  a rt  e n  a ir  e    e n  re g  is tr  é    P a re  n ts   d u  r  e q u é ra  n t   C o n c u b in   d u  r  e q u  é ra  n t   E n  fa n  ts  d  u  c  o n  c u  b in     P e rs  o n n  e s   v iv  a n t   d a n s   le  m  ê m  e    m é n a g e  q  u e  l  e  r  e q u é ra  n t   P e rs  o n n  e s   d e  r  é fé  re n c e  d  u  r  e q u é ra  n t   Nom(s)  x x x x x x x x x   Prénom(s) x x x x x x x x x   Sexe x           Date de naissance x x x x  x x x    Lieu de naissance x x x x  x x x    Lieu d’origine x x x x   x     Canton d’origine x x x x   x     Nationalité(s) et mode d’acquisition x x x x  x x x    État civil x x x x  x x     Langue de correspondance x  x         Langue maternelle x  x         Profession x  x   x      Formation x  x   x      Adresse(s) x x x x x x x x x     Aide sociale aux ressortissants suisses à l’étranger   10       852.12      R e q u é ra  n t   E n  fa n  ts  d  u  r  e q  u é ra  n t   C o n jo  in t   o u  p  a rt  e n a ir  e  e  n re  g is  tr é    d u   r e q  u é ra  n t   E n  fa n  ts  d  u  c  o n  jo in  t  o  u  d  u  p  a rt  e n  a ir  e    e n  re g  is tr  é    P a re  n ts   d u  r  e q u é ra  n t   C o n c u b in   d u  r  e q u  é ra  n t   E n  fa n  ts  d  u  c  o n  c u  b in     P e rs  o n n  e s   v iv  a n t   d a n s   le  m  ê m  e    m é n a g e  q  u e  l  e  r  e q u é ra  n t   P e rs  o n n  e s   d e  r  é fé  re n c e  d  u  r  e q u é ra  n t   Domicile x x x x  x x x x   Numéro de téléphone et de fax x x x x x x x x x   Adresse(s) électronique(s) x x x x x x x x x   Lieu de séjour x x x x  x x     Durée du séjour x x x x  x      Données portant sur les prestations d’aide sociale x x x x  x x     Expertise médicale x x x x  x      Traitements médicaux x x x x  x      Bénéficiaire d’une rente AI x x x x  x      Affiliation à une assurance x x x x  x      Données sur la capacité de gain x x x x  x      Données sur le logement x x x x  x      Revenu x x x x x x x     Patrimoine x x x x x x x          Systèmes d’information consulaires du DFAE. O   11   852.12      R e q u é ra  n t   E n  fa n  ts  d  u  r  e q  u é ra  n t   C o n jo  in t   o u  p  a rt  e n a ir  e  e  n re  g is  tr é    d u   r e q  u é ra  n t   E n  fa n  ts  d  u  c  o n  jo in  t  o  u  d  u  p  a rt  e n  a ir  e    e n  re g  is tr  é    P a re  n ts   d u  r  e q u é ra  n t   C o n c u b in   d u  r  e q u  é ra  n t   E n  fa n  ts  d  u  c  o n  c u  b in     P e rs  o n n  e s   v iv  a n t   d a n s   le  m  ê m  e    m é n a g e  q  u e  l  e  r  e q u é ra  n t   P e rs  o n n  e s   d e  r  é fé  re n c e  d  u  r  e q u é ra  n t   Dettes x x x x x x x     Lien avec les personnes de référence         x      Aide sociale aux ressortissants suisses à l’étranger   12   852.12   Annexe 26  (art. 9, al. 3)   Données enregistrées sur les interfaces   Système d’information Données personnelles   E-VERA a. Nom(s)   b. Prénom(s)   c. Adresse et moyens de communication: coordonnées   d. Date de naissance   e. Sexe   f. Langue(s)   g. Lieu(x) d’origine   h. Nationalité(s)   i. Numéro AVS   j. Numéro de personne      Travel Admin a. Nom(s)   b. Prénom(s)   c. Date de naissance   d. Coordonnées   e. Numéro(s) de téléphone   f. Nationalité(s)          6 Mise à jour par l’annexe ch. II 43 de l’O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le  1er janv. 2022 (RO 2021 800).     Systèmes d’information consulaires du DFAE. O   13   852.12   Annexe 3  (art. 17, al. 1)   Données personnelles traitées dans Travel Admin   1. Nom   2. Prénom   3. Date de naissance   4. Lieu et pays de résidence   5. Numéros de téléphone   6. Adresse(s) électronique(s)   7. Sexe   8. Titre   9. Nationalité(s)   10. Coordonnées des personnes voyageant avec la personne enregistrée: titre,  nom, prénom, date de naissance, nationalités, lieu de résidence, pays,  adresse électronique, numéros de téléphone   11. Adresse en cas d’urgence: titre, nom, prénom, lieu de résidence, pays,  adresse électronique, numéros de téléphone    12. Informations sur l’itinéraire et la destination: longitude et latitude, ville,  adresse, code du pays, code régional   13. Informations supplémentaires sur la destination   14. Informations sur la durée des voyages ou des séjours   15.  Champs réservés à la gestion (non visibles pour les voyageurs): état du  voyage, dernier contact, indications sur les secours (aéroport, numéro de vol,  numéro de bus, etc.)     Aide sociale aux ressortissants suisses à l’étranger   14   852.12       	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet 	Art. 2 Responsabilité  	Section 2 EDAssist+ 	Art. 3 But 	Art. 4 Structure 	Art. 5 Contenu du module hotline 	Art. 6 Contenu du module helpline 	Art. 7 Contenu du module protection consulaire 	Art. 8 Contenu du module aide sociale 	Art. 9 Type et origine des données traitées 	Art. 10 Droits de traitement 	Art. 11 Communication de données 	Art. 12 Documents 	Art. 13 Destruction des données  	Section 3 Travel Admin 	Art. 14 But 	Art. 15 Structure 	Art. 16 Contenu 	Art. 17 Type et origine des données traitées 	Art. 18 Droits de traitement 	Art. 19 Communication de données 	Art. 20 Destruction des données  	Section 4 Exploitation et droits d’accès 	Art. 21 Exploitation technique et administration du système 	Art. 22 Attribution des droits d’accès  	Section 5 Sécurité des données 	Art. 23 Devoirs de diligence 	Art. 24 Règlement relatif au traitement des données 	Art. 25 Journalisation  	Section 6 Dispositions finales 	Art. 26 Abrogation d’autres actes 	Art. 27 Entrée en vigueur  	Annexe 1 	Données personnelles traitées dans EDAssist+ 	1. Hotline 	1.1 Données concernant les personnes portées disparues 	1.2 Données sur les personnes ayant déposé un avis de recherche  	2. Helpline 	3. Protection consulaire 	4. Aide sociale   	Annexe 2 	Données enregistrées sur les interfaces  	Annexe 3 	Données personnelles traitées dans Travel Admin