____________________________________________________   442.20      1      22  février  2011       Loi  sur l'archivage (LArch)             Etat au  1er janvier 2021   Le Grand Conseil de la République et Canton de Neuchâtel,   sur la proposition du Conseil d'Etat, du 30 août 2010,   décrète:        CHAPITRE PREMIER   Dispositions générales   Article premier   La présente loi règle l’archivage des documents produits ou  reçus dans le cadre de l’accomplissement des tâches publiques.     Art. 2   L’archivage des documents, organisé dans l’intérêt public, contribue à  assurer:   1. la gestion et la traçabilité des activités des autorités cantonales et  communales mentionnées à l’article 4;   2. la justification des droits des personnes physiques ou morales;   3. la sauvegarde et l’étude du patrimoine historique, économique, social et  culturel du canton de Neuchâtel;   4. l'accès du public aux archives.     Art. 3   1Par documents on entend toutes les informations enregistrées sur  quelque support que ce soit, y compris sur support électronique, ainsi que tous  les outils de travail et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires  à la compréhension et à l’utilisation de ces informations.   2Par archives on entend les documents qui, de par leur valeur archivistique, sont  conservés définitivement.   3La valeur archivistique des documents est définie en fonction des buts énoncés  à l’article 2.     Art. 4   1La présente loi s’applique:   1. aux autorités cantonales, à savoir:   a) le Grand Conseil, son bureau et les commissions qui en dépendent;   b) le Conseil d'Etat, l'administration cantonale et les commissions qui en  dépendent;   c) le pouvoir judiciaire;                                                    FO 2011 No 10   Objet   Buts   Définitions   Champ  d’application     442.20      2   d) les établissements et corporations de droit public cantonaux, leurs  administrations ainsi que les commissions qui en dépendent;   e) les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public  sur délégation d'une autorité cantonale;   f) les groupements d’autorités.   2. aux autorités communales, à savoir:   a) les Conseils généraux et communaux, leurs administrations et les  commissions qui en dépendent;   b) les établissements et corporations de droit public communaux, leurs  administrations ainsi que les commissions qui en dépendent;   c)  les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public  sur délégation d'une autorité communale;   d) les groupements d’autorités.   2La présente loi s’applique à l’archivage des documents des autorités énoncées  à l’alinéa 1 qui ont été dissoutes.   3La présente loi s’applique à l’archivage des documents des institutions aux  droits desquelles les autorités énoncées à l’alinéa 1 ont succédé.   4Sont réservées les dispositions spéciales du droit fédéral et du droit cantonal  en matière d’archivage et de consultation de documents archivés.      CHAPITRE 2   Autorités d’exécution   Art. 5   1Le Conseil d'Etat arrête les dispositions d'exécution de la présente loi.   2Il désigne le département chargé de son application, lequel dispose à cet effet  de l’office des archives de l’Etat (ci-après: l’office).      CHAPITRE 3   Gestion et évaluation des documents   Art. 6   1Les autorités cantonales et communales sont responsables de gérer et  de conserver d’une manière ordonnée leurs documents jusqu’à l’expiration de  leur délai d’utilité administrative et légale.   2L’office détermine la valeur archivistique des documents en concertation avec  les autorités cantonales et communales.   3Les autorités cantonales et communales tiennent compte des exigences de  l’archivage lors de la conception ou du choix de leurs systèmes de gestion  électronique des données.   4L'office supervise la gestion des documents et leur conservation par les  autorités cantonales et communales, notamment en avalisant leur politique de  gestion des documents pour lesquels le délai d'utilité administrative et légale n'a  pas encore expiré.      Conseil d’Etat   Département et  office des archives   Gestion et  évaluation des  documents     442.20      3   CHAPITRE 4   Prise en charge des documents   Section 1: Autorités cantonales   Art. 7   Les autorités cantonales ont l’obligation de proposer à l’office les  documents dont elles n’ont plus l’utilité administrative et légale.     Art. 8   L’office détermine, en fonction de leur valeur archivistique, le sort final  des documents qui lui sont proposés.     Art. 9   Les autorités cantonales doivent verser à l’office les documents  sélectionnés pour une conservation définitive et éliminer les autres documents  proposés.     Art. 10   1L’office est responsable de la conservation définitive et du classement  des documents archivés.   2Il assure leur accès selon les dispositions prévues par la présente loi.   3Il veille par ailleurs à la sélection et à la collecte d’archives privées d’intérêt  historique, économique, social et culturel et peut conclure des contrats réglant  les conditions de leur prise en charge.      Section 2: Autorités communales   Art. 11   Les autorités communales ont l’obligation de proposer au Conseil  communal les documents dont elles n’ont plus l’utilité administrative et légale.     Art. 12   1Le Conseil communal est responsable de la gestion des archives  communales.   2A ce titre il assure:   a) la détermination du sort final des documents qui lui sont proposés, en  concertation avec l’office;   b) le versement aux archives communales des documents sélectionnés pour  une conservation définitive et l’élimination des autres documents proposés;   c) la conservation définitive et le classement des documents archivés;   d) l’accès aux archives communales selon les dispositions prévues par la  présente loi.   3Il peut collecter des archives privées d’intérêt historique, économique, social et  culturel et conclure des contrats réglant les conditions de leur prise en charge  par la commune.      CHAPITRE 5   Accès aux archives   Obligation de  proposer les  documents   Détermination du  sort final   Versement et  élimination   Tâches de l’office   Obligation de  proposer les  documents   Responsabilités  du Conseil  communal   Modification du  droit en vigueur     442.20      4   Art. 131)   1Toute personne a le droit d’accéder librement aux archives après  l’expiration d’un délai de protection de 30 ans, sous réserve des articles 14, 14a  et 15.   2Le délai de protection court à partir de la date du document le plus récent d’un  même dossier ou d’une même affaire.     Art. 14   1Les archives classées selon des noms de personnes et qui  contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la  personnalité sont soumises à un délai de protection de 85 ans, à moins que la  personne concernée n’en ait autorisé la consultation.   2Le délai de protection prolongé expire trois ans après le décès de la personne  concernée, dans la mesure où le délai de 30 ans au sens de l'article 13 est  écoulé.     Art. 14a2)   1Les dossiers de soins versés aux archives de l’Etat de Neuchâtel  selon la loi de santé, du 6 février 19953), sont soumis à un délai de protection  illimité.   2Saisi par l’archiviste cantonal-e, le-la médecin cantonal-e autorise la  consultation des dossiers de soins pour autant qu’elle ait lieu dans le cadre de  projets de recherches dont les résultats ne permettront pas d’identifier les  personnes concernées, sauf si le-la patient-e a consenti à la consultation de ses  données.   3Le-la médecin cantonal-e peut demander l'avis de la commission d'éthique de  la recherche compétente pour évaluer la pertinence de la recherche.     Art. 15   L’accès aux archives est limité ou refusé si:   a) un travail manifestement disproportionné en découle;  b) l’état de conservation des documents archivés le requiert.     Art. 16   La consultation des documents archivés qui, lors de leur production ou  au cours de leur utilisation, étaient accessibles au public n’est pas soumise à un  délai de protection.     Art. 17   1Les autorités cantonales et communales qui ont versé des documents  peuvent les consulter librement pendant le délai de protection.   2La consultation par une autorité des documents versés par une autre autorité  est soumise aux mêmes conditions que les demandes de consultation par le  public.     Art. 18   1La communication de renseignements aux personnes concernées et  le droit d’accès de celles-ci aux archives sont régis par les dispositions de la loi  cantonale sur la protection des données (LCPD), du 30 septembre 20084).                                                    1) Teneur selon L du 29 septembre 2020 (FO 2020 N° 43) avec effet au 1er janvier 2021  2) Introduit par L du 29 septembre 2020 (FO 2020 N° 43) avec effet au 1er janvier 2021  3) RSN 800.1  4) RSN 150.30    Prolongation du  délai de protection  pour les données  personnelles   Délai de protection  des dossiers de  soins   Autres restrictions  de l’accès   Documents  diffusés   Consultation par  les autorités   Renseignements  donnés aux  personnes  concernées et  contestation     442.20      5   2Les personnes concernées ne peuvent pas exiger la destruction ni la  rectification de données; elles ne peuvent qu’en faire mentionner le caractère  litigieux ou inexact.     Art. 19   1L’office, respectivement le Conseil communal, accorde à toute  personne ou autorité qui en fait la demande l’accès aux documents archivés  pendant le délai de protection si aucun intérêt prépondérant public ou privé ne  s’y oppose.   2La consultation peut être assortie de charges et de conditions; il peut en  particulier être exigé que les données personnelles soient rendues anonymes.     Art. 20   1L’accès aux archives est gratuit.   2Un émolument est perçu lorsque des copies sont émises ou que l'accès à un  document archivé nécessite un travail d'une certaine importance.      CHAPITRE 6   Utilisation des archives   Art. 21   1Les archives sont inaliénables.   2Elles ne peuvent pas être acquises par prescription.     Art. 22   Les auteurs de travaux et de publications faits à partir d’archives sont  tenus d’en indiquer précisément la source et d’en remettre gratuitement un  exemplaire à l’office ou au Conseil communal.     Art. 23   1L’utilisation des archives à des fins commerciales nécessite une  autorisation de l’office ou du Conseil communal.   2Cette autorisation est subordonnée à la conclusion d’un contrat régissant  l’utilisation des archives, la perception de frais et une éventuelle participation  aux gains du canton ou de la commune.      CHAPITRE 7   Dispositions pénales   Art. 24   1Quiconque intentionnellement ou par négligence:   a) endommage, dissimule, aliène ou détruit des documents archivés;   b) divulgue, sans y avoir été autorisé, des informations contenues dans des  documents archivés soumis à un délai de protection;   sera puni d'une amende pouvant aller jusqu'à 40.000 francs.   2La complicité et la tentative sont punissables.      CHAPITRE 8   Procédure et voies de recours   Consultation  pendant le délai de  protection   Gratuité et  émoluments   Inaliénabilité et  imprescriptibilité   Exemplaires  justificatifs   Utilisation à des  fins commerciales   Procédure et voies  de recours     442.20      6   Art. 25   Les décisions prises en vertu de la présente loi peuvent faire l’objet  d’un recours au département, puis au Tribunal cantonal, conformément à la loi  sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA), du 27 juin 19795).      CHAPITRE 9   Dispositions finales   Art. 26   La loi sur les archives de l'Etat, du 9 octobre 19896), est abrogée.     Art. 27   La modification du droit en vigueur est réglée dans l'annexe.     Art. 28   Les autorités disposent d'un délai de cinq ans dès l'entrée en vigueur  de la présente loi pour proposer à l'office, respectivement au Conseil communal,  les documents dont, à cette date, elles n'ont plus l'utilité administrative et légale.     Art. 29   La présente loi est soumise au référendum facultatif.     Art. 30   1Le Conseil d'Etat fixe la date d'entrée en vigueur de la présente loi.   2Il pourvoit, s'il y a lieu, à sa promulgation et à son exécution.      Loi promulguée par le Conseil d'Etat le 6 avril 2011.   L'entrée en vigueur est fixée avec effet au 1er janvier 2012.                                                          5) RSN 152.130   6) RLN XV 24    Abrogation   Modification du  droit en vigueur   Disposition  transitoire   Référendum   Entrée en vigueur  et publication     442.20      7      Annexe  (art. 27)      Les actes législatifs ci-après sont modifiés comme suit:      Loi sur les communes (LCo), du 21 décembre 19647)   Art. 39, al. 28)      Loi sur la protection des biens culturels (LCPBC), du 27 mars 19959)   Art. 8c; 10a, al. 2; 30, al. 3 et 30a10)      Loi sur la protection des données (LCPD), du 30 septembre 200811)   Art. 24, al. 112)      Loi sur l'organisation du Conseil d'Etat et de l'administration  cantonale (LCE), du 22 mars 198313)   Art. 26bis14)                                                          7) RSN 171.1   8) Texte inséré dans ladite L   9) RSN 461.30   10) Texte inséré dans ladite L   11) RSN 150.30   12) Texte inséré dans ladite L   13) RSN 152.100   14) Texte inséré dans ladite L