181.44_4.7.73_94.fm   Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register – V 181.44 Verordnung  über die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen  Register (vom 4. Juli 1973)1  Der Kirchenrat beschliesst:  A. Grundsätzliches  Geltungsbereich§ 1.    1 Zu den Gemeindearchiven im Sinne der staatlichen Verord- nung über die Gemeindearchive vom 21. April 1960 gehört neben dem  Archiv der Kirchgemeinde das Pfarrarchiv. Seinen Inhalt bezeichnet  Art. 123 der Kirchenordnung.  2 Im Rahmen der erwähnten Rechtsgrundlagen regelt diese Ver- ordnung gestützt auf Art. 124 der Kirchenordnung Einzelheiten über  die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register.  B. Archivführung  Archivordnung§ 2.    1 Einteilung und Aufbewahrung des Pfarrarchivs sowie Ge- staltung und Führung des Archivverzeichnisses richten sich nach der  Verordnung über die Gemeindearchive und den zusätzlichen Anlei- tungen des Staatsarchivs.  2 Werden die Archive der Kirchgemeinde und des Pfarramtes im  gleichen Raum untergebracht, so sind sie ihren Verzeichnissen gemäss  getrennt zu halten.  Pfarrarchiv und  Amtsakten  § 3.    1 In Kirchgemeinden mit mehreren Pfarrstellen bezeichnet  der Pfarrkonvent gemäss Kirchenordnung den für das Pfarrarchiv ver- antwortlichen Archivführer.  2 Alle weiteren Pfarrer haben für ihre Pfarrstelle die Amtsakten in  dem von Art. 123 Abs. 3 der Kirchenordnung vorgeschriebenen Um-  fang gemäss den geltenden Archivgrundsätzen aufzubewahren. Über  den Umfang der Amtsakten orientiert ein von der Kirchenratskanzlei  nach Bedarf herausgegebenes Verzeichnis.  Aufsicht§ 4.    1 Die Bezirkskirchenpflege visitiert während ihrer Amtsdauer mindestens einmal das Pfarrarchiv und die Amtsakten jedes Pfarrers.  Im Visitationsbericht über die Pfarrer ist ein Hinweis darüber aufzu- nehmen. 11. 10. 16 - 94    181.44 Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register – V 2 Beim Freiwerden einer Pfarrstelle ist durch einen Vertreter der  Bezirkskirchenpflege im Beisein des Pfarrers und eines Mitgliedes der  Kirchenpflege das Pfarrarchiv abzunehmen. Das Abnahmeprotokoll  ist von allen drei Beteiligten zu unterzeichnen und dem Kirchenrat  vom ordnungsgemässen Zustand Kenntnis zu geben. Diese Regelung  gilt entsprechend für die Amtsakten. Für das Abnahmeprotokoll stellt  die Kirchenratskanzlei Formulare zur Verfügung. Bei Neubesetzung  der Pfarrstelle erklärt der neue Amtsinhaber der Bezirkskirchenpflege  gegenüber mit seiner Unterschrift, das Archiv bzw. die Amtsakten  protokollgemäss übernommen zu haben.  3 Zeigen sich bei einer Kontrolle von Archiv oder Amtsakten Män-  gel, so sind diese innerhalb einer von der Bezirkskirchenpflege festzu-  setzenden Frist nach den allgemein gültigen Grundsätzen zu beheben.  Treten Unklarheiten auf, so sind vom Staatsarchiv die erforderlichen  Weisungen einzuholen.  Vakanzen § 5.    1 Bis zur Wiederbesetzung einer Pfarrstelle trägt die Kirchen- pflege die Verantwortung für Bestand und Weiterführung des Pfarr- archivs bzw. der Amtsakten.  2 In Kirchgemeinden mit zwei Pfarrstellen führt nach erfolgter Ab-  nahme der verbleibende Pfarrer das Pfarrarchiv weiter, bei mehr als  zwei Pfarrstellen hat der Pfarrkonvent unverzüglich einen neuen Ver-  antwortlichen zu bezeichnen.  Aufhebung   einer Pfarrstelle  § 6.    Wird eine Pfarrstelle aufgehoben, so sind die Amtsakten nach den gültigen Aufbewahrungsgrundsätzen ins Pfarrarchiv zu legen und  veraltete oder sonst wertlose Duplikate zu vernichten. Brauchbare Du- plikate von Büchern oder amtlichen Erlassen, an denen weder die Kir- chenpflege noch die verbleibenden Pfarrer Interesse zeigen, sind der  Kirchenratskanzlei zurückzuschicken.  Neue   Pfarrarchive  § 7.    Bei Aufteilung einer Kirchgemeinde verbleibt das bestehende Pfarrarchiv der Stammgemeinde, während die der neuen Kirchgemeinde zugeteilten Pfarrer ihre Amtsakten behalten. Die Pfarrer der neuen  Kirchgemeinde haben das Recht, jederzeit ins alte Pfarrarchiv Ein- blick zu nehmen. In Zweifelsfällen sind im Teilungsbeschluss nähere  Bestimmungen vorzusehen. Das neue Pfarrarchiv wird mit dem Datum eröffnet, an dem der Teilungsbeschluss in Kraft tritt. 2    Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register – V 181.44 C. Kirchliche Register  Kirchliche  Register  § 8.    1 In jeder Kirchgemeinde ist das Pfarramt für die Führung folgender offizieller Register verantwortlich: Taufregister, Konfirman-  denregister, Konvertitenregister, Trauregister und Abdankungsregister.  2 In kleinen Kirchgemeinden können Konfirmanden- und Konver- titenregister kombiniert werden.  Registerführung§ 9.    1 In Kirchgemeinden mit mehr als einem Pfarrer obliegt die  Verantwortung für die kirchlichen Register demjenigen Pfarrer, der das Pfarrarchiv betreut.  2 Jeder Pfarrer, der in einer Kirchgemeinde eine kirchliche Hand-  lung vollzieht, hat dem am Eintragungsort für die Registerführung Verantwortlichen die nötigen Meldungen zu erstatten.  Ort der   Eintragung   § 10.4    Taufen, Trauungen und Konfirmationen werden in der  Kirchgemeinde am Ort des Vollzuges, Abdankungen in der Kirch- gemeinde am letzten Wohnsitz des Verstorbenen ins kirchliche Regis- ter eingetragen.  b. Ausnahmen§ 10 a.3    1 Taufen, Konfirmationen und Trauungen, die durch Pfarr- ämter in Institutionen, Pfarrämter mit gemischter Trägerschaft und  Pfarrämter der Gesamtkirchlichen Dienste sowie in Einrichtungen ge- mäss § 5 Abs. 1 lit. b der Verordnung über die Seelsorge in Institutio- nen2 erfolgen, werden in die kirchlichen Register in der Kirchgemeinde am Wohnsitz der betreffenden Person eingetragen.  2 Besteht kein Wohnsitz ausserhalb einer Institution oder einer Ein- richtung gemäss § 5 Abs. 1 lit. b der Verordnung über die Seelsorge in  Institutionen2 oder in einer Kirchgemeinde der Landeskirche, so werden Taufen, Konfirmationen, Trauungen und Abdankungen in die Register  der Kirchgemeinde eingetragen, auf deren Gebiet die Institution, die  Einrichtung gemäss § 5 Abs. 1 lit. b der Verordnung über die Seelsorge  in Institutionen2, das Pfarramt mit gemischter Trägerschaft oder das  Pfarramt der Gesamtkirchlichen Dienste liegt.  3 Das Pfarramt am Universitätsspital Zürich führt ein Taufregister.  In dieses werden eingetragen: a. Taufen durch das Pfarramt am Universitätsspital Zürich, b. Taufen durch ein Pfarramt in einem Spital, sofern keine Eintragung   gemäss Abs. 1 und 2 erfolgen kann. 4 Keine Eintragung gemäss § 10 Abs. 1 erfolgt bei Handlungen, die   von Pfarrerinnen und Pfarrern einer Kirchgemeinschaft vollzogen und  in die kirchlichen Register dieser Kirchgemeinschaft eingetragen wer- den.   a. Grundsatz 31. 10. 16 - 94    181.44 Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register – V 5 Kirchliche Handlungen, die ausserhalb der Landeskirche vollzogen, nach dem dortigen Recht aber nicht eingetragen werden, können in den kirchlichen Registern der Kirchgemeinde am Wohnsitz eines an der  Handlung beteiligten Gemeindemitglieds festgehalten werden.  Eintragungs- pflichtige   Handlungen  § 11.    1 In die Register der evangelisch-reformierten Kirchgemein- den und der französischen Kirchgemeinschaften Winterthur und Zürich werden nur Handlungen eingetragen, die von einem nach Massgabe  der Kirchenordnung zum Vollzug kirchlicher Handlungen berechtig- ten Pfarrer oder Stellvertreter vorgenommen werden.  2 Vom Pfarrer oder Prediger einer evangelischen Freikirche oder  Gemeinschaft vollzogene kirchliche Handlungen werden eingetragen,  sofern ein gleichzeitig der Landeskirche angehörendes Gemeindeglied, oder bei Abdankungen dessen Erben, einen entsprechenden Wunsch  äussern.  3 Für «ökumenische Trauungen» gelten die vom Kirchenrat heraus- gegebenen Weisungen.  Änderungen  und Nachträge  § 12.    Vorgenommene Eintragungen dürfen nicht gelöscht wer- den. Es darf in keinem Register radiert werden. Sind Fehler unterlau- fen oder erfolgen spätere Änderungen, z.B. in der Person von Paten  oder zufolge gesetzlich bewilligter Namensänderung usw., so ist dies in  der Regel und in jedem Fall auf Wunsch der Betroffenen durch Nach- trag in Form einer Fussnote zu vermerken. Auf jedem Registerblatt ist  unten für derartige Nachträge Raum freizulassen.  Rechtswirkung § 13.    In kirchlichen Registern eingetragene Handlungen gelten  als richtig und kirchlich rechtsgültig erfolgt, sofern nicht das Gegenteil  nachgewiesen werden kann.  Auszüge § 14.    1 Auszüge sind auf Wunsch der beteiligten Personen vom  Pfarrer jederzeit und gebührenfrei auszustellen.  2 An staatliche Amtsstellen und Gerichte im Kanton Zürich sowie  an Pfarrämter und Behörden aller dem Schweizerischen Evangelischen Kirchenbund angeschlossenen Kirchen sind Auszüge auf Wunsch und  gegen Begründung kostenlos abzugeben.  3 In Auszügen ist im Falle von Nachträgen (Namensänderungen usw.) nur der letztgültige Text des Registereintrages aufzunehmen, sofern  Betroffene selbst oder deren Erben nicht ausdrücklich den vollständi- gen Text verlangen.  Formulare,   Archivierung  § 15.    Für sämtliche Register sind die durch die Kirchenratskanz- lei zu beziehenden einheitlichen Formulare zu verwenden. Abgeschlos- sene Registerbände bleiben Bestandteil des Pfarrarchivs. 4    Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register – V 181.44 Aufsicht§ 16.    1 Der Visitator der Bezirkskirchenpflege prüft in jeder Amts- dauer mindestens einmal die kirchlichen Register und nimmt darauf in  seinem Visitationsbericht Bezug.  2 Stellt er Mängel fest, so hat der verantwortliche Pfarrer diese inner- halb einer von der Bezirkskirchenpflege festzusetzenden Frist zu behe- ben. Im Falle von Unklarheiten sind erforderliche Weisungen von der  Kirchenratskanzlei einzuholen.  D. Schlussbestimmung  Inkrafttreten§ 17.    1 Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 1973 in Kraft. 2 Sie ersetzt alle ihr widersprechenden früheren Bestimmungen und  Weisungen.  Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 20. April 2016  (OS 71, 283)  1 Führen Pfarrämter in Institutionen, Pfarrämter mit gemischter Trägerschaft und die Pfarrämter der Gesamtkirchlichen Dienste kirch- liche Register, so werden diese mit dem Inkrafttreten von § 10 a ge- schlossen. Vorbehalten bleibt § 10 a Abs. 3.  2 Die geschlossenen kirchlichen Register verbleiben im Archiv des  betreffenden Pfarramts.  1 OS 71, 278. 2 LS 181.50. 3 Eingefügt durch B vom 20. April 2016 (OS 71, 283; ABl 2016-06-10). In Kraft   seit 1. September 2016. 4 Fassung gemäss B vom 20. April 2016 (OS 71, 283; ABl 2016-06-10). In Kraft   seit 1. September 2016. 51. 10. 16 - 94  https://www.amtsblatt.zh.ch/shabforms/servlet/Search?EID=7&DOCID=157149 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=181.44%2C71%2C278 https://www.amtsblatt.zh.ch/shabforms/servlet/Search?EID=7&DOCID=157149 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=181.44%2C71%2C283 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=181.44%2C71%2C283 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=181.44%2C71%2C283 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=181.50