SR 221.431   1   Verordnung   über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher  (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV)   vom 24. April 2002 (Stand am 1. Januar 2013)     Der Schweizerische Bundesrat,  gestützt auf Artikel 958f Absatz 4 des Obligationenrechts1,2  verordnet:   1. Abschnitt: Zu führende Bücher   Art. 1  1 Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang  des Geschäfts, auch Hilfsbücher führen.  2 Das Hauptbuch besteht aus:   a. den Konten (sachlogische Gliederung aller verbuchten Geschäftsvorfälle),  auf deren Basis Betriebsrechnung und Bilanz erstellt werden;   b. dem Journal (chronologische Erfassung aller verbuchten Geschäftsvorfälle).  3 Die Hilfsbücher müssen in Ergänzung zum Hauptbuch die Angaben enthalten, die  zur Feststellung der Vermögenslage des Geschäftes und der mit dem Geschäfts- betrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie der  Betriebsergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre nötig sind. Darunter fallen insbe- sondere die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die  fortlaufende Führung der Warenbestände bzw. der nicht fakturierten Dienstleistun- gen.   2. Abschnitt: Allgemeine Grundsätze   Art. 2 Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung   der Bücher   1 Bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege sind  die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buch- führung).        AS 2002 1399  1 SR 220  2 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur   Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).   221.431    Ergänzungs- und Ausführungserlasse zum Obligationenrecht   2   221.431   2 Werden die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt  und aufbewahrt und die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise  erfasst und aufbewahrt, so sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenver- arbeitung einzuhalten.3  3 Die Ordnungsmässigkeit der Führung und der Aufbewahrung der Bücher richtet  sich nach den anerkannten Standards zur Rechnungslegung, sofern die Gesetzge- bung, insbesondere der 32. Titel des Obligationenrechts und diese Verordnung,  nichts anderes vorsehen.4   Art. 35 Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit)  Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege  müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können,  ohne dass sich dies feststellen lässt.   Art. 4 Dokumentation  1 Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten,  die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die  bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekom- men sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher  und die Buchungsbelege verstanden werden können.6  2 Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und  gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden.   3. Abschnitt: Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung   Art. 57 Allgemeine Sorgfaltspflicht  Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind sorgfältig, geordnet und vor  schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren.       3 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur  Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).   4 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur  Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).   5 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur  Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).   6 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur  Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).   7 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur  Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).     Geschäftsbücherverordnung   3   221.431   Art. 6 Verfügbarkeit  1 Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass  sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert  angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.8  2 Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende  Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten.  3 Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäfts- bücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu  machen.   Art. 7 Organisation  1 Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu  kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die  archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.  2 Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können.   Art. 8 Archiv  Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff  zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unter- liegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger.   4. Abschnitt: Informationsträger   Art. 9 Zulässige Informationsträger  1 Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig:   a. unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und  unveränderbare Datenträger;   b. veränderbare Informationsträger, wenn:  1. technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität   der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signatur- verfahren),   2. der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nach- weisbar ist (z. B. durch «Zeitstempel»),   3. die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften  über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten  werden, und       8 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur  Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).     Ergänzungs- und Ausführungserlasse zum Obligationenrecht   4   221.431   4. die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumen- tiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und  Log files) ebenfalls aufbewahrt werden.   2 Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten  Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder  Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische  oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, solid state-Speicher).   Art. 10 Überprüfung und Datenmigration  1 Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prü- fen.  2 Die Daten können in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertra- gen werden (Datenmigration), wenn sichergestellt wird, dass:   a. die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen gewährleistet blei- ben; und   b. die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen wei- terhin genügen.   3 Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu  protokollieren. Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.   5. Abschnitt: Schlussbestimmungen   Art. 11 Aufhebung bisherigen Rechts  Die Verordnung vom 2. Juni 19769 über die Aufzeichnung von aufzubewahrenden  Unterlagen wird aufgehoben.   Art. 12 Inkrafttreten  Diese Verordnung tritt am 1. Juni 2002 in Kraft.       9 [AS 1976 1334]