235.22   1   Ordonnance  sur le système d’information E-VERA   (O E-VERA)   du 17 août 2016 (Etat le 1er janvier 2022)     Le Conseil fédéral suisse,   vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données  personnelles au Département fédéral des affaires étrangères1,   vu l’art. 63, al. 2, de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l’étranger2,   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet   La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information  E-VERA (E-VERA) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).   Art. 2 But du système d’information   E-VERA permet au DFAE de remplir ses tâches consulaires au sein des représenta- tions suisses à l’étranger (représentations) et de la Direction consulaire (DC), en  particulier pour:   a. la tenue du registre des Suisses de l’étranger;   b. la communication avec les Suisses de l’étranger;   c. la gestion et l’envoi de publications;   d. l’établissement de relevés et de statistiques;   e la gestion de crises et de catastrophes;    f. le concours prêté à la Caisse suisse de compensation (CSC) dans le cadre de  l’assurance facultative conformément à l’art. 2 de la loi fédérale du  20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS)3 et à  l’art. 3 de l’ordonnance du 26 mai 1961 concernant l’assurance-vieillesse,  survivants et invalidité facultative (OAF)4.   Art. 3 Responsabilité   La DC est responsable d’E-VERA.        RO 2016 2933  1 RS 235.2  2 RS 195.1  3 RS 831.10  4 RS 831.111   235.22      Protection des données   2   235.22   Art. 4 Structure    E-VERA consiste en une base de données et un guichet en ligne.   Section 2 Traitement des données   Art. 5 Personnes saisies dans E-VERA   1 Sont traitées dans E-VERA les données relatives aux personnnes ci-après:   a. Suisses de l’étranger;   b. époux et partenaires enregistrés de personnes visées à la let. a;   c. enfants de personnes visées aux let. a et b;   d. parents étrangers de Suisses de l’étranger mineurs;   e. personnes et leurs proches pour lesquels la Suisse assume des fonctions de  protection ou pour lesquels elle assure la protection d’intérêts étrangers.   2 Le traitement des données s’effectue conformément à l’annexe 1.   Art. 6 Saisie et vérification des données   1 Toutes les données sont saisies dans E-VERA par les représentations. Le système  attribue automatiquement un numéro à toute personne qui y est saisie.   2 Les numéros AVS saisis dans E-VERA sont vérifiés conformément aux art. 133bis  et 134quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants5  et, le cas échéant, corrigés. La Centrale de compensation (CdC) attribue un numéro  AVS aux personnes qui n’en ont pas.6   3 E-VERA vérifie par consultation en ligne si les personnes qui y sont saisies sont  inscrites dans le système de recherches informatisées de police (RIPOL) en raison  d’un crime ou d’un délit. Le résultat de la consultation n’est pas enregistré dans  E-VERA.   Art. 7 Droits de traitement   1 Les représentations et la DC disposent de tous les droits de traitement pour  l’ensemble des données figurant dans E-VERA.   2 Les personnes visées à l’art. 5 peuvent consulter les données mentionnées à  l’annexe 1 qui les concernent ou qui concernent leurs proches vivant dans le même  foyer; elles peuvent requérir des prestations consulaires ainsi que la modification de  données inexactes ou périmées.        5 RS 831.101  6 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 11 de l’O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le   1er janv. 2022 (RO 2021 800).     Système d’information E-VERA. O   3   235.22   3 Les services énumérés ci-après peuvent consulter en ligne les données mentionnées  à l’annexe 1 pour les motifs suivants:   a. l’Organe pour la protection des données, la transparence et la sécurité de  l’information DFAE: pour la fourniture de renseignements en réponse à des  demandes concernant son domaine de compétence;   b. l’Audit interne DFAE: pour la préparation et la réalisation d’audits dans les  représentations à l’étranger;   c. le Centre de gestion des crises du DFAE: pour la localisation rapide de res- sortissants suisses dans les situations de crise;   d. le Bureau des passeports DFAE: pour l’identification des titulaires de passe- ports diplomatiques ou de service à l’étranger;   e. la CSC: pour l’accomplissement des tâches prévues par la loi dans le do- maine de l’AVS/AI;   f. la CdC: pour l’attribution du numéro AVS.   4 L’unité Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplis- sement de ses tâches.   Art. 8 Communication de données   1 Les représentations et la DC peuvent communiquer à des services de sauvetage,  des représentations étrangères et des autorités locales les données saisies dans  E-VERA concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe, si cela  est dans l’intérêt de ces dernières.   2 Les données mentionnées à l’annexe 1 sont transmises automatiquement et sous  forme chiffrée aux services énumérés ci-après:   a. l’Office fédéral de la statistique: dans le cadre de l’ordonnance du 30 juin  1993 sur les relevés statistiques7 et de l’ordonnance du 21 novembre 2007  sur l’harmonisation des registres8;   b. la CSC: pour la réalisation des mutations signalées par les représentations et  qui concernent des dossiers gérés par la CSC;    c. la CdC: pour la vérification et l’attribution du numéro AVS.   3 Les représentations et la DC peuvent également communiquer des données saisies  dans E-VERA à d’autres autorités, si ces dernières ont besoin de ces données pour  accomplir leurs tâches.   Art. 9 Destruction de fichiers de données   1 Le fichier des données relatives à une personne est détruit cinq ans après la saisie  de l’une des indications énumérées ci-après, mais au plus tard après que la personne  concernée a atteint l’âge de 115 ans:       7 RS 431.012.1  8 RS 431.021     Protection des données   4   235.22   a. départ annoncé;   b. personne décédée;   c. enfant mort-né;   d. décès sans acte de décès;   e. personne disparue.   2 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.   Section 3 Droits d’accès et exploitation   Art. 10 Attribution des droits d’accès   1 La personne responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux  utilisateurs d’E-VERA.   2 La DC vérifie chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont  toujours remplies.   Art. 11 Exploitation technique et administration du système   1 L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique  d’E-VERA.   2 L’administrateur système gère le système informatique, la base de données et les  applications.   3 La personne responsable de l’application sert d’interface entre l’administrateur  système et les utilisateurs. Elle est rattachée à la DC.   Art. 12 Interface   E-VERA présente une interface électronique avec le système d’information EDAs- sist+. L’annexe 2 indique les données qui doivent être transmises par E-VERA au  système d’information EDAssist+, ainsi que la périodicité de la transmission de ces  données.   Section 4 Sécurité des données   Art. 13 Devoirs de diligence   1 La DC et les représentations veillent à ce que les données personnelles soient  traitées dans E-VERA conformément aux prescriptions en vigueur.    2 Elles s’assurent que les données personnelles saisies sont exactes, complètes et à  jour.     Système d’information E-VERA. O   5   235.22   Art. 14 Sécurité des données   1 La sécurité informatique est régie par:   a. l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des  données9;   b.10 l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques11;   c.12 …   2 La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les  mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des don- nées ainsi que le contrôle du traitement des données.    Art. 15 Journalisation   1 Les accès à E-VERA et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en  permanence.    2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.   Section 5 Dispositions finales   Art. 16 Abrogation d’un autre acte   L’ordonnance VERA du 7 juin 200413 est abrogée.   Art. 17 Modification d’autres actes   Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:   …14   Art. 18 Entrée en vigueur   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 2016.       9 RS 235.11  10 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 12 de l’O du 24 fév. 2021, en vigueur depuis le   1er avr. 2021 (RO 2021 132).  11  RS 120.73  12 Abrogée par l’annexe ch. 12 de l’O du 24 fév. 2021, avec effet au 1er avr. 2021    (RO 2021 132).  13 [RO 2004 2997, 2007 6719 annexe ch. 4, 2012 337 art. 19]  14 Les mod. peuvent être consultées au RO 2016 2933.     Protection des données   6     235.22   Annexe 1  (art. 5, al. 2)   Droits de traitement   Explication des signes:   Bénéficiaires de droits d’accès / destinataires de données Droits de traitement   Représentations Représentations suisses à l’étranger A Tous les droits de traitement   DC Direction consulaire B Droit de lecture   Organe Organe pour la protection des données, la transparence et  la sécurité de l’information DFAE   C Droit de requête et droit de lecture   D Transmission des données sous forme chiffrée   AI Audit interne DFAE    KMZ Centre de gestion des crises    CSC Caisse suisse de compensation    CdC Centrale de compensation    OFS Office fédéral de la statistique          Système d’information E-VERA. O   7   235.22   Données   R e p ré  se n ta  ti o n s   D C     O rg  a n  e    A I   K M  Z    B u re  a u  d  e s   p a ss  e p o  rt s   D F  A E     C S  C    C d C     O F  S    P e rs  o n n  e s   c o n c e rn  é e s   (a rt  .  5 )   Nom  A A B B B B B/D B/D D C   Prénom A A B B B B B/D B/D D C   Date de naissance A A B B B B B/D B/D D C   Lieu de naissance A A B B B B B/D B/D D C   Sexe A A B B B B B/D B/D D C   État civil A A B B B B B/D B/D D C   Lieu d’origine A A B B B B B/D B D C   Nationalité / Droit de cité A A B B B B B/D B/D D C   Indications relatives à la naturalisation, perte de la nationalité:  lieu, date, autorité, force de chose jugée   A A B B B B B/D B/D D C   Formule de civilité A A B B B B D   C   Titre A A B B B B D   C   Numéro AVS A A B B B B B/D B/D D C   Niveau d’éducation A A B B B B   D C     Protection des données   8     235.22   Données   R e p ré  se n ta  ti o n s   D C     O rg  a n  e    A I   K M  Z    B u re  a u  d  e s   p a ss  e p o  rt s   D F  A E     C S  C    C d C     O F  S    P e rs  o n n  e s   c o n c e rn  é e s   (a rt  .  5 )   Profession: dénomination de la profession, catégorie professionnelle,  diplôme le plus élevé obtenu, date de saisie   A A B B B B   D C   Indications relatives à des faits d’état civil: mariage, divorce, enregistre- ment du partenariat, dissolution du partenariat, séparation, début de la  séparation, fin de la séparation, motif de dissolution de l’union, annulation,  adoption, naissance, changement de nom, attestation officielle, date, lieu,  jugement, date d’entrée en force    A A B B B B B/D B/D D C   Indications relatives au décès: date, lieu, mode de signalement A A B B B B B/D B/D D C   Langue A A B B B B B/D B/D D C   Langue de correspondance A A B B B B   D C   Indications relatives à l’époux / à l’épouse, au partenaire / à la partenaire:  nom, prénom, date de naissance, numéro AVS   A A B B B B B/D B  C   Indications relatives aux enfants et à l’autorité parentale: nom, prénom,  date de naissance, numéro AVS, détenteurs de l’autorité parentale   A A B B B B B/D B  C   Coordonnées: adresses, données GPS, adresse électronique, numéro  de téléphone, numéro de fax   A A B B B B B/D B D C   Indications relatives à la circonscription consulaire A A B B B B B/D  D C        Système d’information E-VERA. O   9   235.22   Données   R e p ré  se n ta  ti o n s   D C     O rg  a n  e    A I   K M  Z    B u re  a u  d  e s   p a ss  e p o  rt s   D F  A E     C S  C    C d C     O F  S    P e rs  o n n  e s   c o n c e rn  é e s   (a rt  .  5 )   Numéro personnel tel que prévu à l’art. 6, al. 1 A A B B B B B/D B/D     Indications relatives aux parents: nom, prénom A A B B B B B/D B/D  C   Indications relatives aux personnes à contacter en cas de décès: nom,  prénom, coordonnées   A A B B B B B/D   C   Indications relatives au départ: date, lieu de destination, adresse, motif A A B B B B B/D  D C   Indications relatives à l’arrivée: date, lieu de provenance, adresse, motif A A B B B B B/D  D C   Indications relatives au droit de vote: date de l’annonce d’arrivée/  de départ, commune de vote, langue du matériel de vote   A A B B B B   D C   Annonce d’arrivée/de départ  A A B B B B B/D   C   Identifiants d’accès au guichet en ligne E-VERA A A B B B B    C   Passeport: numéro du passeport, date d’établissement, autorité  d’établissement, date d’expiration   A A B B B B       Déclaration de perte: document de voyage, type, numéro, motif, lieu, date,  rapport de police, date d’établissement, autorité d’établissement, date  d’expiration, date de déclaration   A A B B B B    C   Avis de disparition: date, autorité, lieu A A B B B B B/D   C     Protection des données   10     235.22   Données   R e p ré  se n ta  ti o n s   D C     O rg  a n  e    A I   K M  Z    B u re  a u  d  e s   p a ss  e p o  rt s   D F  A E     C S  C    C d C     O F  S    P e rs  o n n  e s   c o n c e rn  é e s   (a rt  .  5 )   Vérification-RIPOL  B B           Dépôt: type, numéro du document d’identité, date de prise en dépôt et date  de restitution   A A B B B B    C   Personne d’intérêt dans le cadre de tâches diplomatiques A A B B B B       Abonnements à des publications A A B B B B    C   Obligation de s’annoncer (militaires) A A B B B B         Système d’information E-VERA. O   11   235.22   Annexe 2  (art. 12)   Catalogue de données et périodicité   Système d’information Données personnelles Périodicité   EDAssist+ a. Nom   b. Prénom   c. Données d’adresse et moyens de communica- tion (coordonnées)   d. Date de naissance   e. Sexe   f. Langues   g. Lieux d’origine   h. Nationalités   i. Numéro AVS   j. Numéro personnel   Selon besoin           Protection des données   12   235.22       	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet 	Art. 2 But du système d’information 	Art. 3 Responsabilité 	Art. 4 Structure  	Section 2 Traitement des données 	Art. 5 Personnes saisies dans E-VERA 	Art. 6 Saisie et vérification des données 	Art. 7 Droits de traitement 	Art. 8 Communication de données 	Art. 9 Destruction de fichiers de données  	Section 3 Droits d’accès et exploitation 	Art. 10 Attribution des droits d’accès 	Art. 11 Exploitation technique et administration du système 	Art. 12 Interface  	Section 4 Sécurité des données 	Art. 13 Devoirs de diligence 	Art. 14 Sécurité des données 	Art. 15 Journalisation  	Section 5 Dispositions finales 	Art. 16 Abrogation d’un autre acte 	Art. 17 Modification d’autres actes 	Art. 18 Entrée en vigueur  	Annexe 1 	Droits de traitement  	Annexe 2 	Catalogue de données et périodicité