Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der Staatskanzlei (ArchDV STA)   1  152.211.1  Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der Staatskanzlei  (ArchDV STA)  vom 12.11.2012 (Stand 01.06.2016)  Die Staatskanzlei des Kantons Bern,  gestützt auf Artikel 9 Absatz 2 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Ar- chivierung (ArchG)1) und Artikel  12 der  Verordnung vom 4.  November 2009 über die Archivierung (ArchV)2),  beschliesst:  1 Allgemeines  Art.  1 Gegenstand und Geltungsbereich 1 Diese Verordnung regelt die Verwaltung und die Archivierung der Unterlagen in den Ämtern und Dienststellen der Staatskanzlei. * 2 Sie gilt für Unterlagen in Papierform ebenso wie für elektronische Unterlagen. Unterschiedliche Regelungen für die verschiedenen Datenträger werden aus- drücklich festgehalten.  Art.  2 Begriffe 1 Unter Records Management sind der gesamte Prozess der Erstellung, Regis- trierung, Benutzung, Verwaltung, Bewirtschaftung, Vernichtung (Kassation) und Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Unterlagen sowie die dafür notwendi- gen organisatorischen und technischen Regeln zu verstehen. 2 Der Lebenszyklus von Unterlagen umfasst die Ablage, Verwaltung, Vernich- tung (Kassation), Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen nach einem Aufbewahrungs- und Vernichtungsschema. 3 Die  Verwaltungsaufgaben  eines  Amtes  oder  einer  Dienststelle  werden  in Form von Geschäften bearbeitet.  Diese umfassen alle dazugehörenden Un- terlagen (geschäftsrelevante Unterlagen, auch Records genannt) und Metada- ten.  1) BSG 108.1 2) BSG 108.111  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses  12-106      152.211.1  2  4 Ein Dossier ist der schriftliche Niederschlag eines Geschäfts.  Art.  3 Geschäftsrelevante Unterlagen 1 Geschäftsrelevante Unterlagen enthalten Informationen, die für das Verste- hen, Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts nötig sind. 2 Sie sind Eigentum des Kantons und gehören in die Dossiers der entsprechen- den Geschäfte. Diese werden durch das zuständige Amt oder die zuständige Dienststelle verwaltet. 3 Sie sind solange aufzubewahren, wie es die gesetzlichen Fristen und die Ge- schäftstätigkeit erfordern.  Art.  4 Primär- und Metadaten 1 Primärdaten sind diejenigen Daten oder Informationen, welche die inhaltliche Substanz von Unterlagen ausmachen. 2 Metadaten sind Informationen über Primärdaten. Sie können beschreibender, technischer oder administrativer Natur sein. 3 Sie ermöglichen das Verständnis und die Bewirtschaftung der Unterlagen und erleichtern die Suche und den Zugriff.  Art.  5 Verantwortlichkeiten 1. Grundsatz  1 Alle mit  der Erfüllung von Aufgaben der  Staatskanzlei  betrauten Personen sind zur ordnungsgemässen Aktenführung und Archivierung verpflichtet.  Art.  6 2. Amtsvorsteherinnen und Amtsvorsteher 1 Die Amtsvorsteherinnen und Amtsvorsteher stellen die geordnete Erstellung, Verwaltung  und  Archivierung  der  Unterlagen  sicher,  die  in  ihren  Ämtern  im Rahmen der amtlichen Tätigkeit erstellt oder von ihnen betreut werden. 2 Sie können weiter gehende interne Organisationsvorschriften im Amtsregle- ment erlassen, welche die verbindlichen Aufgaben, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel in ihrem Bereich regeln.  Art.  7 3. Registraturverantwortliche 1 Die Registraturverantwortlichen betreuen die Ablage ihrer Ämter oder Dienst- stellen.       3  152.211.1  Art.  8 4. Geschäftsverantwortliche 1 Die Geschäftsverantwortlichen sorgen für die vollständige Verzeichnung ihrer Geschäfte in den Findmitteln und die umfassende Dokumentation der ihnen zu- gewiesenen Geschäfte.  Art.  9 Fachunterstützung durch das Staatsarchiv 1 Das  Staatsarchiv  ist  das  Kompetenzzentrum für  die  Aktenführung und  Ar- chivierung in der Staatskanzlei. Es betreut in dieser Funktion die Ämter und Dienststellen. 2 Es stellt die für das Records Management der Staatskanzlei verantwortliche Person (RM-Verantwortliche oder RM-Verantwortlicher) zur Verfügung. 3 Es legt die Anforderungen und Standards an IT-Systeme fest, welche diese für die Aktenführung und Archivierung erfüllen müssen. Es definiert die archiv- tauglichen Formate für elektronische Daten und Metadaten. 4 Die technische Umsetzung und der Betrieb der Systeme erfolgen durch die Informatikdienste der Staatskanzlei oder durch von ihnen beigezogene Dritte.  Art.  10 RM-Verantwortliche 1 Die oder der RM-Verantwortliche verwaltet  den Registraturplan und koordi- niert  dessen  Weiterentwicklung  zusammen  mit  den  Registraturverantwortli- chen. 2 Sie oder er prüft und genehmigt die Anträge auf Änderung des Registratur- plans. 3 Sie  oder  er  erarbeitet  und  unterhält  Weisungen  zur  Aktenführung  und kontrolliert deren Umsetzung. 4 Sie oder er sorgt  innerhalb der Staatskanzlei  für eine einheitliche Führung und Anwendung der Findmittel und des Registraturplans. 5 Sie oder er übt die fachliche Administration der Findmittel aus.  2 Ordnungsinstrumente  Art.  11 Archivplan 1. Allgemeines  1 Der  Registraturplan  der  Staatskanzlei  ist  der  einheitliche,  für  die  gesamte Staatskanzlei verbindliche Archivplan. Er gilt sowohl für Unterlagen auf Papier als auch für elektronische Unterlagen.       152.211.1  4  2 Er bildet die Grundlage für die Ablage und Strukturierung der Unterlagen. Für die Geschäftsverwaltung stellt er zudem ein Führungs- und Verwaltungsinstru- ment dar. 3 Er enthält die Angaben über die Aufbewahrungsdauer im Amt und die Archiv- würdigkeit der Unterlagen entsprechend der Bewertung durch das Staatsarchiv sowie die notwendigen Metadaten zur Lebenszyklusverwaltung und späteren Archivierung.  Art.  12 2. Gliederung 1 Die Gliederung des Registraturplans widerspiegelt die Organisationseinheiten und die Aufgabenbereiche der Staatskanzlei. Die Systematik soll möglichst ein- fach, eindeutig, sachgerecht, stabil und ausbaufähig sein. 2 Der Registraturplan wird periodisch an neue Gegebenheiten angepasst. Än- derungen werden nur durch die RM-Verantwortliche oder den RM-Verantwortli- chen vorgenommen.  Art.  13 Findmittel 1 Die Staatskanzlei benützt für die Registratur ihrer Unterlagen zwei elektroni- sche Findmittel:  a * die elektronische Geschäftskontrolle «Konsul» für die Verwaltung der Re- gierungsrats- und Grossratsgeschäfte und  b das Dokumenten- und Records-Managementsystem «eDOCS». 2 Alle Geschäfte und alle geschäftrelevanten Unterlagen sind in den entspre- chenden elektronischen Findmitteln zu verzeichnen. 3 Angaben zum Geschäftsablauf können in den Findmitteln verzeichnet wer- den. 4 Das  Staatsarchiv  erlässt  Weisungen  über  die  Führung  der  elektronischen Findmittel.  Art.  14 Exportschnittstellen 1 Die abliefernden Stellen bereiten die archivwürdigen Daten für die Übernah- me durch das Staatsarchiv vor und sorgen für die Erstellung der Exportschnitt- stellen, mit denen die Unterlagen und Metadaten der elektronischen Findmittel in die Archivdatenbank «scope-Archiv» überführt werden können.       5  152.211.1  3 Verwaltung der Unterlagen  Art.  15 Dossierbildung 1 Für jedes Geschäft ist ein Dossier zu eröffnen, das bei Bedarf in Unterdos- siers unterteilt werden kann. 2 Alle  geschäftsrelevanten  Unterlagen  müssen  laufend  im  entsprechenden Dossier abgelegt werden. Dazu gehört sämtliche Korrespondenz unabhängig von der Form. 3 Organisatorische und technische Massnahmen stellen sicher,  dass die ge- schäftsrelevanten Unterlagen eindeutig  dem Registraturplan zugeordnet und im entsprechenden Entstehungszusammenhang nur einmal registriert werden.  Art.  16 Dossierabschluss 1. Allgemeines  1 Sobald ein Geschäft  erledigt  oder abgeschlossen ist,  werden die Dossiers durch  die  Geschäftsverantwortlichen  gemäss  den  Weisungen des  Staatsar- chivs bereinigt und der Ablage des Amtes oder der Dienststelle übergeben. Da- bei überprüfen die Geschäftsverantwortlichen, ob die Dossiers vollständig sind, und entfernen nicht relevante Unterlagen aus den Dossiers. 2 Der Abschluss oder Abbruch eines Dossiers muss zu geeigneten Zeitpunkten erzwungen werden können. 3 Die Dossiers und die dazugehörenden Unterlagen müssen nach dem Dos- sierabschluss  authentisch,  vollständig,  verlässlich,  nachvollziehbar,  unverän- derbar und für Berechtigte zugänglich und verfügbar sein.  Art.  17 2. Elektronische Unterlagen 1 Elektronische Unterlagen werden beim Abschluss oder Abbruch des Dossiers durch die Geschäftsverantwortlichen in die gemäss den Weisungen des Staats- archivs archivtauglichen Formate konvertiert. 2 Mit der Übergabe der Dossiers an die Ablage des Amtes oder der Dienststelle werden das elektronische Dossier geschlossen und die darin enthaltenen Un- terlagen schreibgeschützt.  Art.  18 Registratur 1 Die Ämter der Staatskanzlei führen je eine zentrale Amtsablage, mit Ausnah- me des Amtes für Zentrale Dienste, das Ablagen nach Dienststellen führt.       152.211.1  6  2 Für  jede Ablage ist  eine verantwortliche Person (Registraturverantwortliche oder Registraturverantwortlicher) zu bezeichnen. 3 … * 4 Die Stabsabteilung sorgt für die Verwaltung und die Archivierung der Unterla- gen des Regierungsrates. *  Art.  19 Registraturverantwortliche 1 Die Registraturverantwortlichen erfüllen folgende Aufgaben:  a Sie überwachen die Verzeichnung der hängigen Geschäfte in den Find- mitteln  und sorgen für  eine konsequente  und einheitliche Führung der Findmittel gemäss den Weisungen des Staatsarchivs.  b Sie organisieren und überwachen die regelmässige Übernahme der Dos- siers und Unterlagen von erledigten Geschäften in den Ablagen ihrer Äm- ter und Dienststellen mit eindeutiger Zuweisung der jeweiligen Standorte.  c Sie protokollieren die Ausleihen. d Sie sorgen dafür, dass die Ablage der Dossiers und Unterlagen nach dem  Registraturplan der Staatskanzlei erfolgt. e Sie  organisieren  und koordinieren  das  Angebot  und  die  Übergabe der  dauernd aufzubewahrenden Unterlagen an das Staatsarchiv. f Sie organisieren und überwachen die Vernichtung der zeitlich  begrenzt  aufzubewahrenden Unterlagen nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist.  4 Archivierung und Vernichtung  Art.  20 Ablieferung 1. Zeitpunkt  1 Unterlagen in Papierform, die dauernd aufzubewahren sind, werden nach frü- hestens sechs, spätestens zehn Jahren dem Staatsarchiv zur dauernden Ar- chivierung angeboten. In besonderen Fällen kann das Staatsarchiv abweichen- de Regelungen treffen. 2 Unterlagen aus elektronischen Systemen, die dauernd aufzubewahren sind, sind spätestens fünf Jahre nach Dossierabschluss dem Staatsarchiv anzubie- ten.  Art.  21 2. Umfang und Form 1 Die Dossiers sind dem Staatsarchiv vollständig und in zeitlich abgeschlosse- nen Blöcken abzuliefern. Mit den Unterlagen sind auch die zugehörigen Find- mittel sowie allfällige weitere Hilfsmittel zur Ablieferung anzubieten.       7  152.211.1  2 Vor der Übergabe stellt die abliefernde Stelle sicher, dass die in Artikel 16 und 17 vorgesehene Bereinigung vorgenommen worden ist.  Art.  22 2. Papierunterlagen 1 Für Unterlagen auf Papier, die dauernd archiviert werden müssen, sind alte- rungsbeständige Beschreibstoffe gemäss Norm ISO 97061) zu verwenden.  Art.  23 3. Registraturverantwortliche 1 Die Registraturverantwortlichen sind für die Überführung bzw. für den Daten- transfer des Archivguts ins Staatsarchiv verantwortlich. Sie schliessen vorgän- gig mit dem Staatsarchiv die entsprechenden Ablieferungsvereinbarungen ab und treffen die für die Ablieferung nötigen Absprachen.  Art.  24 Vernichtung (Kassation) 1 Ohne Einwilligung des Staatsarchivs dürfen keine der Anbietepflicht unterlie- gende geschäftsrelevante Unterlagen vernichtet werden. 2 Unterlagen, die nicht dauernd aufzubewahren sind, werden nach Ablauf der vorgesehenen Fristen vernichtet. 3 Über die Vernichtung von geschäftsrelevanten Unterlagen erstellen die Regis- traturverantwortlichen einen Bericht, der neben dem Zeitpunkt der Vernichtung Angaben über den Inhalt, den Umfang und die Laufzeiten der vernichteten Un- terlagen enthält. 4 Die Berichte über die Vernichtung von Unterlagen dürfen keinen Rückschluss auf Personendaten erlauben.  Art.  25 Form der Archivierung 1 In der Regel werden Unterlagen entweder auf Papier oder in elektronischer Form archiviert. 2 In besonderen Fällen kann von diesem Grundsatz abgewichen werden. Das Staatsarchiv bezeichnet die Ausnahmen.  Art.  26 Archivierung von elektronischen Unterlagen 1 Unterlagen aus vollständig elektronisch geführten Geschäftsbereichen wer- den auch elektronisch dauerhaft archiviert, sofern die Unterlagen und die Find- mittel die fachlichen Standards und Minimalanforderungen zur Verwaltung und Archivierung von Unterlagen erfüllen.  1) http://www.iso.org     http://www.iso.org/   152.211.1  8  2 Das Staatsarchiv  überprüft  die  elektronische Ablage und entscheidet  nach Rücksprache mit der abliefernden Stelle, ob die Unterlagen auf Papier oder in elektronischer Form archiviert werden. 3 Archivwürdige Dossiers und Unterlagen sind solange durch die aktenführende Stelle in den Systemen für die elektronische Verwaltung von Unterlagen bereit- zuhalten, bis die erfolgreiche Übernahme vom Staatsarchiv bestätigt wird. 4 Bei der Einführung von neuen technischen Mitteln muss die Archivierung von Dossiers und Unterlagen aus den abgelösten Systemen gewährleistet bleiben. 5 Das Staatsarchiv definiert die Anforderungen, die ein System für die elektroni- sche Verwaltung von Unterlagen erfüllen muss.  Art.  27 Überprüfung 1 Die oder der RM-Verantwortliche stellt sicher, dass periodisch überprüft wird, ob die Prozesse zur Verwaltung und Archivierung von Dossiers und Unterlagen eingehalten werden, und sie oder er sorgt dafür, dass die entsprechenden Vor- schriften und Weisungen laufend nachgeführt werden.  5 Inkrafttreten  Art.  28 1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2013 in Kraft.  Bern, 12. November 2012 Der Staatsschreiber: Nuspliger       9  152.211.1  Änderungstabelle - nach Beschluss  Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle 12.11.2012 01.01.2013 Erlass Erstfassung 12-106 13.05.2015 01.07.2015 Art. 1 Abs. 1 geändert 15-43 13.05.2015 01.07.2015 Art. 13 Abs. 1, a geändert 15-43 13.05.2015 01.07.2015 Art. 18 Abs. 3 aufgehoben 15-43 13.04.2016 01.06.2016 Art. 18 Abs. 4 geändert 16-031       152.211.1  10  Änderungstabelle - nach Artikel  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 12.11.2012 01.01.2013 Erstfassung 12-106 Art. 1 Abs. 1 13.05.2015 01.07.2015 geändert 15-43 Art. 13 Abs. 1, a 13.05.2015 01.07.2015 geändert 15-43 Art. 18 Abs. 3 13.05.2015 01.07.2015 aufgehoben 15-43 Art. 18 Abs. 4 13.04.2016 01.06.2016 geändert 16-031