852.12   1   Verordnung  über die konsularischen Informationssysteme des  Eidgenössischen Departements für auswärtige  Angelegenheiten   vom 18. Juni 2021 (Stand am 1. Januar 2022)     Der Schweizerische Bundesrat,   gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001  über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für  auswärtige Angelegenheiten  und auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und  Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19972,   verordnet:   1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen   Art. 1 Gegenstand   Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der Informationssysteme  EDAssist+ und Travel Admin der Konsularischen Direktion (KD) des Eidgenössi- schen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).   Art. 2 Verantwortung   Die KD trägt die Verantwortung für die Informationssysteme.   2. Abschnitt: EDAssist+   Art. 3 Zweck   Das EDAssist+ dient zur:   a. Bearbeitung von Anliegen aus der Bevölkerung;   b. Bearbeitung konsularischer Schutzfälle nach den Artikeln 39–49 des Aus- landschweizergesetzes vom 26. September 20143 (ASG);   c. Bearbeitung weiterer konsularischer Dienstleistungen nach den Artikeln 50– 52 ASG;   d. Bearbeitung von Suchmeldungen vermisster Personen;        AS 2021 396  1 SR 235.2  2 SR 172.010  3 SR 195.1   852.12      Sozialhilfe an Schweizer Personen im Ausland   2   852.12   e. Einleitung von Massnahmen im Krisen- und Katastrophenfall;   f. Bearbeitung von Gesuchen um Sozialhilfeleistungen nach den Artikeln 22– 37 ASG;   g. Verwaltung der Fallakten;   h. Erstellung von Statistiken.   Art. 4 Struktur   Das EDAssist+ besteht aus vier Modulen:   a. Hotline;   b. Helpline;   c. Konsularschutz;   d. Sozialhilfe für Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer.   Art. 5 Inhalt des Moduls Hotline   Das Modul Hotline enthält Daten über folgende Personen:   a. vermisste Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 des Bundesgesetzes vom  24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen  Departement für auswärtige Angelegenheiten;   b. Personen, die eine Suchmeldung aufgegeben haben.   Art. 6 Inhalt des Moduls Helpline   Das Modul Helpline enthält Daten über Personen, die mit einem Anliegen an das  EDA gelangen.   Art. 7 Inhalt des Moduls Konsularschutz   Das Modul Konsularschutz enthält Daten über Personen nach Artikel 4 Absätze 1  und 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personen- daten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, die im  Rahmen des konsularischen Schutzes betreut werden.   Art. 8 Inhalt des Moduls Sozialhilfe   Das Modul Sozialhilfe enthält Daten über folgende Personen, soweit die Daten für  die Prüfung der Gesuche um Sozialhilfeleistungen erforderlich sind:   a. gesuchstellende Personen;   b. Ehegattin oder Ehegatte, eingetragene Partnerin oder eingetragener Partner  der gesuchstellenden Person;   c. Konkubinatspartnerin oder -partner der gesuchstellenden Person;   d. Kinder von Personen nach den Buchstaben a–c;     Konsularische Informationssysteme des EDA. V   3   852.12   e. Eltern der gesuchstellenden Person;   f. Personen, die im selben Haushalt leben wie die gesuchstellende Person;   g. Bezugspersonen der gesuchstellenden Person.   Art. 9 Bearbeitete Daten und Herkunft der Daten    1 Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.   2 Die Daten werden erfasst von:   a.  der KD;   b.  den schweizerischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im  Ausland;   c.  dem Krisenmanagementzentrum des EDA (KMZ) im Modul Hotline.   3 Daten, die Personen betreffen, die in den Informationssystemen E-VERA oder  Travel Admin eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren über  eine Schnittstelle aus diesen Systemen übernommen. Welche Daten übernommen  werden können, ist in Anhang 2 aufgeführt.   Art. 10 Bearbeitungsrechte   1 Die KD und die Vertretungen haben das Recht, alle Daten im EDAssist+ im Rah- men ihrer Zugriffsrechte zu bearbeiten.   2 Das KMZ hat zur Erfüllung seiner Aufgaben das Recht, alle Daten der Module  Hotline, Helpline und Konsularschutz im Rahmen seiner Zugriffsrechte zu bearbei- ten.   3 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte,  die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.   4 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.   Art. 11 Bekanntgabe von Daten   Die KD, die Vertretungen und das KMZ können Daten von Personen, die in den  Modulen Hotline, Helpline und Konsularschutz erfasst und von einer Krise oder  Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und loka- len Behörden bekanntgeben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.   Art. 12 Dokumente   Im EDAssist+ können alle Dokumente zu im Informationssystem erfassten Personen  und zu elektronischen Geschäften gespeichert werden.   Art. 13 Vernichtung von Datensätzen   1 Die Daten des Moduls Sozialhilfe werden zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung,  spätestens aber 30 Jahre nach der Eröffnung des Dossiers vernichtet.     Sozialhilfe an Schweizer Personen im Ausland   4   852.12   2 Die Daten der Module Hotline, Helpline und Konsularschutz mit dem Status  deaktiviert, erledigt oder archiviert werden spätestens 5 Jahre nach dem letzten  Zugriff vernichtet.   3 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bun- des.   3. Abschnitt: Travel Admin   Art. 14 Zweck   Das Travel Admin dient dem EDA zur Lokalisierung und Kontaktierung von im  oder ins Ausland reisenden Personen in Not-, Krisen- oder Katastrophensituationen.   Art. 15 Struktur    Das Travel Admin besteht aus einer Datenbank, einem Online-Zugang über die  Web-site und einer Applikation für mobile Endgeräte.    Art. 16 Inhalt    Das Travel Admin enthält Daten von Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 des  Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im  Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, die im oder ins  Ausland reisen und sich registriert haben.   Art. 17 Bearbeitete Daten und Herkunft der Daten   1 Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 3 aufgeführt.   2 Die Daten werden von den Reisenden und den Vertretungen erfasst.   Art. 18 Bearbeitungsrechte   1 Die KD, die Vertretungen und das KMZ haben das Recht, alle Daten im Travel  Admin im Rahmen ihrer Zugriffsrechte zu bearbeiten.   2 Die Reisenden verfügen für ihre eigenen Daten über sämtliche Bearbeitungsrechte.   3 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte,  die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.   4 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.   Art. 19 Bekanntgabe von Daten    1 Die KD, die Vertretungen und das KMZ können Daten von erfassten Personen, die  von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen  Vertretungen und lokalen Behörden bekanntgeben, wenn dies im Interesse der  Betroffenen ist.     Konsularische Informationssysteme des EDA. V   5   852.12   2 Die Daten nach Anhang 2 werden bei Bedarf über eine Schnittstelle in einem  automatisierten Verfahren an das EDAssist+ übermittelt.    Art. 20 Vernichtung von Datensätzen   1 Die Daten zu Reisen werden 90 Tage nach Ablauf der angegebenen Reisedauer  vernichtet.   2 Die übrigen Daten werden 2 Jahre nach dem letzten Login vernichtet.   3 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bun- des.   4. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen   Art. 21 Technischer Betrieb und Systemverwaltung   1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb der Informati- onssysteme verantwortlich.   2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für  Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet die Informationssysteme, die Daten- banken und die Anwendungen.   3 Die oder der Anwendungsverantwortliche eines Informationssystems gehört der  KD an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder  dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.    Art. 22 Erteilung der Zugriffsberechtigungen   1 Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern die  individuellen Zugriffsrechte.    2 Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen  weiterhin bestehen.   5. Abschnitt: Datensicherheit   Art. 23 Sorgfaltspflichten   1 Die KD sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.   2 Sie stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind; ausge- nommen sind die Daten im Travel Admin, welche die Reisenden selbst bearbeiten  können.     Sozialhilfe an Schweizer Personen im Ausland   6   852.12   Art. 24 Bearbeitungsreglement   Die KD erlässt für beide Informationssysteme ein Bearbeitungsreglement. Dieses  enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der  Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.   Art. 25 Protokollierung   1 Die Zugriffe auf die Informationssysteme und die Bearbeitungen werden laufend  protokolliert.   2 Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.   6. Abschnitt: Schlussbestimmungen   Art. 26 Aufhebung anderer Erlasse   Die folgenden Erlasse werden aufgehoben:   1. SAS-EDA-Verordnung vom 5. November 20144;   2. Verordnung vom 9. Dezember 20115 über das Informationssystem EDAs- sist+.   Art. 27 Inkrafttreten   Diese Verordnung tritt am 1. August 2021 in Kraft.          4 [AS 2014 3895; 2021 132 Anhang Ziff. 33]  5 [AS 2012 337; 2016 2933 Art. 17 Ziff. 1; 2021 132 Anhang Ziff. 13]     Konsularische Informationssysteme des EDA. V   7   852.12   Anhang 1  (Art. 9 Abs. 1)   Im EDAssist+ bearbeitete Personendaten    1. Hotline   1.1 Daten über vermisste Personen   1.1.1 Namen   1.1.2 Vornamen   1.1.3 Sozialversicherungsnummer   1.1.4 Zustand: unbekannt, tot, verletzt, krank, wohlauf   1.1.5 Sprache   1.1.6 Geschlecht   1.1.7 Geburtsdatum   1.1.8 Nationalitäten   1.1.9 Heimatorte   1.1.10 Versicherungen   1.1.11 Adressen   1.1.12 Telefonnummern   1.1.13 E-Mail   1.1.14 Angaben zum letzten Aufenthaltsort   1.1.15 Ereignis   1.2 Daten über Personen, die eine Suchmeldung aufgegeben haben   1.2.1 Namen   1.2.2 Vornamen   1.2.3 Sprache   1.2.4 Geschlecht   1.2.5 Beziehung zur vermissten Person   1.2.6 Geburtsdatum   1.2.7 Nationalitäten   1.2.8 Heimatorte   1.2.9 Versicherungen   1.2.10 Adressen   1.2.11 Telefonnummern     Sozialhilfe an Schweizer Personen im Ausland   8   852.12   1.2.12 E-Mail   1.2.13 Datum des letzten Kontakts   2. Helpline   2.1 Namen   2.2 Vornamen   2.3 Sprache   2.4 Geschlecht   2.5 Adressen   2.6 Telefonnummern   2.7 E-Mail   2.8 Anliegen   3. Konsularschutz   3.1 Namen   3.2 Vornamen   3.3 Sprache   3.4 Geschlecht   3.5 Geburtsdatum   3.6 Nationalitäten   3.7 Heimatorte   3.8 Zivilstand   3.9 Sozialversicherungsnummer   3.10 Zustand: unbekannt, tot, verletzt, krank, wohlauf   3.11 Todesdatum   3.12 Angaben zum Dossier: Titel, Referenznummer, Ereignis, Dossiertyp,  Land, Zuständigkeit (Vertretung und Sachbearbeiter/in)   3.13 Adressen   3.14 Telefonnummern   3.15 Faxnummern   3.16 E-Mail           Konsularische Informationssysteme des EDA. V   9   852.12   4. Sozialhilfe      G e su  c h  st e ll  e n  d e  P  e rs  o n     K in  d e r   d e r   g e su  c h  st e ll  e n  d e n   P e rs  o n     E h  e g  a tt  in /E  h e g  a tt  e ,     e in  g e tr  a g  e n e /r   P a rt  n e r/  in    K in  d e r   d e r   E h  e g  a tt  in  /   d e s   E h  e g  a tt  e n    o  d e r   d e r   e in  g e tr  a g e n e n   P a rt  n e ri  n  /     d  e s   e in  g e tr  a g  e n e n  P  a rt  n e rs     E lt  e rn     K o  n k  u b  in a ts  p a rt  n e r/  in    K in  d e r   d e r   K o  n k  u b  in a ts  p a rt  n e ri  n  /    d  e s   K o  n k  u b in  a ts  p a rt  n e rs     P e rs  o n e n  i  m  s  e lb  e n  H  a u sh  a lt     B e z u g sp  e rs  o n e n     Namen  x x x x x x x x x   Vornamen x x x x x x x x x   Geschlecht x           Geburtsdatum x x x x  x x x    Geburtsort x x x x  x x x    Heimatort x x x x   x     Heimatkanton x x x x   x     Staatsangehörigkeiten und Art des Erwerbs x x x x  x x x    Zivilstand x x x x  x x     Korrespondenzsprache x  x         Muttersprache x  x         Beruf x  x   x      Ausbildung x  x   x      Adressen x x x x x x x x x     Sozialhilfe an Schweizer Personen im Ausland   10     852.12      G e su  c h  st e ll  e n  d e  P  e rs  o n     K in  d e r   d e r   g e su  c h  st e ll  e n  d e n   P e rs  o n     E h  e g  a tt  in /E  h e g  a tt  e ,     e in  g e tr  a g  e n e /r   P a rt  n e r/  in    K in  d e r   d e r   E h  e g  a tt  in  /   d e s   E h  e g  a tt  e n    o d e r   d e r   e in  g e tr  a g e n e n   P a rt  n e ri  n  /     d e s   e in  g e tr  a g  e n e n  P  a rt  n e rs     E lt  e rn     K o  n k  u b  in a ts  p a rt  n e r/  in    K in  d e r   d e r   K o  n k  u b  in a ts  p a rt  n e ri  n  /    d e s   K o n k u  b in  a ts  p a rt  n e rs     P e rs  o n e n  i  m  s  e lb  e n  H  a u sh  a lt     B e z u g sp  e rs  o n e n     Wohnsitz x x x x  x x x x   Telefon-/Faxnummer x x x x x x x x x   E-Mail x x x x x x x x x   Aufenthaltsort x x x x  x x     Aufenthaltsdauer x x x x  x      Daten über Sozialhilfeleistungen x x x x  x x     Medizinisches Gutachten x x x x  x      Medizinische Behandlungen x x x x  x      IV-Bezüger/in x x x x  x      Versicherung x x x x  x      Daten zur Erwerbsfähigkeit x x x x  x      Daten zur Wohnung x x x x  x      Einkommen x x x x x x x     Vermögen x x x x x x x     Schulden x x x x x x x     Art der Beziehung zu den Bezugspersonen         x      Konsularische Informationssysteme des EDA. V   11   852.12   Anhang 26  (Art. 9 Abs. 3)   Datenkatalog Schnittstellen   Informationssystem Personendaten   E-VERA a. Namen   b. Vornamen   c. Adressdaten und Kommunikationsmittel: Kontaktangaben   d. Geburtsdatum   e. Geschlecht   f. Sprachen   g. Heimatorte   h. Staatsangehörigkeiten   i. AHV-Nummer   j. Personennummer      Travel Admin a. Namen   b. Vornamen   c. Geburtsdatum   d. Kontaktangaben   e. Telefonnummern   f. Staatsangehörigkeiten          6 Bereinigt gemäss Anhang Ziff. II 43 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022   (AS 2021 800).     Sozialhilfe an Schweizer Personen im Ausland   12   852.12   Anhang 3  (Art. 17 Abs. 1)   Im Travel Admin bearbeitete Personendaten   1. Name   2. Vorname   3. Geburtsdatum   4. Wohnort und Land   5. Telefonnummern   6. E-Mail   7. Geschlecht   8. Anrede   9. Nationalitäten   10. Angaben zu Mitreisenden: Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Natio- nalitäten, Wohnort, Land, E-Mail, Telefonnummern   11. Notfalladresse: Anrede, Name, Vorname, Wohnort, Land, E-Mail, Telefon- nummern    12. Angaben zu Reiseroute/-ort: Längen-/Breitengrad, Stadt, Adresse, Länder- code, Regionalcode   13. Zusatzinformation zum Reiseort   14. Angaben zur Dauer der Reisen / der Aufenthalte   15. Managementfelder (nicht sichtbar für Reisende): Reisestatus, letzte Kontakt- nahme, Angaben zur Rettung (Flughafen, Flugnummer, Busnummer usw.)    	1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen 	Art. 1 Gegenstand 	Art. 2 Verantwortung  	2. Abschnitt: EDAssist+ 	Art. 3 Zweck 	Art. 4 Struktur 	Art. 5 Inhalt des Moduls Hotline 	Art. 6 Inhalt des Moduls Helpline 	Art. 7 Inhalt des Moduls Konsularschutz 	Art. 8 Inhalt des Moduls Sozialhilfe 	Art. 9 Bearbeitete Daten und Herkunft der Daten 	Art. 10 Bearbeitungsrechte 	Art. 11 Bekanntgabe von Daten 	Art. 12 Dokumente 	Art. 13 Vernichtung von Datensätzen  	3. Abschnitt: Travel Admin 	Art. 14 Zweck 	Art. 15 Struktur 	Art. 16 Inhalt 	Art. 17 Bearbeitete Daten und Herkunft der Daten 	Art. 18 Bearbeitungsrechte 	Art. 19 Bekanntgabe von Daten 	Art. 20 Vernichtung von Datensätzen  	4. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen 	Art. 21 Technischer Betrieb und Systemverwaltung 	Art. 22 Erteilung der Zugriffsberechtigungen  	5. Abschnitt: Datensicherheit 	Art. 23 Sorgfaltspflichten 	Art. 24 Bearbeitungsreglement 	Art. 25 Protokollierung  	6. Abschnitt: Schlussbestimmungen 	Art. 26 Aufhebung anderer Erlasse 	Art. 27 Inkrafttreten  	Anhang 1 	Im EDAssist+ bearbeitete Personendaten 	1. Hotline 	1.1 Daten über vermisste Personen 	1.2 Daten über Personen, die eine Suchmeldung aufgegeben haben  	2. Helpline 	3. Konsularschutz 	4. Sozialhilfe   	Anhang 2 	Datenkatalog Schnittstellen  	Anhang 3 	Im Travel Admin bearbeitete Personendaten