170.202 - Règlement d'exécution de la loi sur l'information du public, la protection des données et l'archivage (RELIPDA)   170.202  Règlement d'exécution de la loi sur l'information du  public, la protection des données et  l'archivage (RELIPDA)  du 16.12.2010 (état 01.03.2020)  Le Conseil d'Etat du canton du Valais  vu l'article 57 de la Constitution cantonale;  vu l'article 88 de la loi sur l'organisation des Conseils et les rapports entre  les pouvoirs du 28 mars 1996; vu la loi du 9 octobre 2008 sur l'information du public, la protection des don- nées et l'archivage du 9 octobre 2008 (LIPDA); sur proposition de la Présidence,  décide:  1 Dispositions générales  Art.  1 But  1 Le présent règlement détermine les modalités de l'information du public,  de l'accès aux informations générales et particulières, de l'accès aux docu- ments officiels, du traitement des données personnelles par les autorités et  de l'archivage des documents officiels. 2 Des directives peuvent préciser les modalités du présent règlement.  Art.  2 Champ d'application  1 Sauf dispositions particulières,  le présent  règlement  s'applique à toutes  les autorités définies à l'article 3 alinéa 1 de la LIPDA.  * Tableaux des modifications à la fin du document 1    170.202  2 Information du public  Art.  3 Orientation générale  1 Les autorités donnent une orientation générale sur leur action et leur poli- tique lors de rencontres périodiques avec les représentants des médias.  Art.  4 Information régulière  1 En règle générale,  les décisions des autorités de nature à intéresser le  public font  l'objet d'une information régulière par les vecteurs appropriés,  compte tenu de son importance.  Art.  5 Information ponctuelle  1 Lorsqu'elles le jugent  nécessaire,  les autorités  donnent  une information  ponctuelle par le biais d'une conférence, d'un point ou d'un communiqué de  presse auquel les journalistes sont conviés.  3 Accès aux informations générales et particulières  Art.  6 Demande d'informations générales  1 Des informations générales sur l'activité des autorités peuvent faire l'objet  d'une demande qui n'est soumise à aucune exigence de forme auprès de  l'autorité concernée. 2 Une demande informelle est  irrecevable lorsque le traitement  de la de- mande exige un effort particulier. 3 En cas de demande informelle irrecevable, le demandeur est informé ora- lement de la nécessité de formuler sa demande par écrit  et sur les frais  éventuels.  Art.  7 Demande d'informations particulières  1 Des informations particulières sur l'activité des autorités nécessitent une  demande écrite auprès de l'autorité concernée, plus précisément auprès de  la personne désignée à fournir les informations. 2 La demande doit être formulée de manière précise.  2    170.202  3 Au cas où l'autorité ne pourrait pas déterminer sans effort disproportionné  de quelle information il s'agit, elle peut demander une précision au deman- deur. 4 Au cas où le demandeur  n'apporterait  pas la précision complémentaire  nécessaire  à l'identification de l'information requise dans un délai  de dix  jours, la demande est annulée et devient sans objet.  Art.  8 Traitement de la demande d'informations  1 L'autorité à qui la demande est adressée la traite elle-même dans un délai  de dix  jours  dans la mesure  où aucune autre  autorité  n'est  compétente  pour le faire. 2 Au cas où la demande concerne manifestement  des informations déte- nues par une autre autorité, la demande lui est transmise pour traitement. 3 Si la demande concerne des informations détenues par plusieurs autori- tés, celles-ci discutent de la manière dont la demande doit être traitée et  examinée.  Art.  9 Réponse de l'autorité  1 Des demandes orales reçoivent  une réponse orale ou par voie électro- nique, dans la mesure où le contenu de l'information requise le permet. 2 L'accès  à des  informations  requises  sur  demande écrite  s'effectue  par  consultation auprès de l'autorité compétente ou par mise à disposition de  copies. 3 Un accès par voie électronique peut être accordé, lorsque l'information re- quise ne contient pas de données à caractère personnel ou si les données  à caractère personnel peuvent être suffisamment protégées.  Art.  10 Consultation des informations  1 La consultation s'effectue auprès de l'autorité qui est compétente pour le  traitement de la demande. 2 L'autorité peut se limiter à la confection de copies, en particulier lorsque  des informations doivent être rendues anonymes. 3 L'autorité peut contrôler l'identité du demandeur lors de l'accès à ses lo- caux.  3    170.202  4 L'autorité  assure  une  sécurité  adéquate  aux  informations  pendant  la  consultation.  Art.  11 Transmission des informations  1 L'autorité transmet les informations dans la forme où elles ont été élabo- rées. Elle n'est pas tenue de les faire traduire ou de les traiter d'une quel- conque autre façon. 2 Si l'accès à l'information ne peut être accordé que de manière partielle,  les parties du document  faisant  l'objet  d'une limitation peuvent  être  cou- vertes ou séparées. Si cela n'est pas raisonnablement possible, un résumé  de l'information peut être donné.  Art.  12 Preuve  1 L'autorité peut notamment demander au bénéficiaire d'apporter la preuve  écrite de son intérêt lorsque la demande ne peut être traitée sans que l'ac- complissement de ses tâches s'en trouve fortement compromis. 2 Si la preuve est apportée, l'autorité peut prolonger le délai prévu pour ac- corder l'accès de manière appropriée.  4 Accès aux documents officiels  4.1 Modalités  Art.  13 Contenu du droit d'accès  1 Sont consultables uniquement les documents officiels. Le document a at- teint son stade définitif d'élaboration lorsque l'autorité dont il émane l'a si- gné ou lorsque son auteur l'a définitivement remis à son destinataire. 2 Un document est destiné à l'usage personnel lorsqu'il concerne l'accom- plissement d'une tâche publique mais est utilisé exclusivement par son au- teur  ou  par  un  cercle  restreint  de  personnes  comme  moyen  auxiliaire  (notes, rapports, études, expertises, etc.).  4    170.202  Art.  14 Documents publiés  1 Lorsque les documents  officiels  sont  accessibles sur  l'internet  ou qu'ils  font l'objet d'une publication officielle, l'autorité peut se limiter à communi- quer au demandeur les références nécessaires pour leur consultation.  Art.  15 Tiers concernés par une demande d'information  1 Lorsque l'accès à un document  officiel peut  porter  atteinte à un intérêt   prépondérant public ou privé, les tiers concernés sont consultés par écrit. 2 Un délai de dix jours leur est imparti pour s'opposer par écrit à la commu- nication du document.  Art.  16 Travail manifestement disproportionné  1 Le travail occasionné à l'autorité est réputé manifestement disproportion- né lorsque cette autorité n'est pas en mesure, avec le personnel et l'infra- structure dont elle dispose ordinairement, de satisfaire à la demande d'ac- cès sans entraver considérablement l'accomplissement de ses tâches.  Art.  17 Documents archivés  1 Les demandes d'accès aux documents versés aux Archives sont traitées  par les Archives concernées. Lorsque la demande porte sur des documents  soumis à un délai de protection, les Archives requièrent au préalable l'avis  de l'autorité compétente, auteur du document. *  a) * …  b) * …  4.2 Exceptions à la gratuité et émoluments  Art.  18 Champ d'application  1 Les dispositions de cette section règlent la perception d'émoluments par  les autorités cantonales. 2 Les réglementations spéciales en matière d'émoluments sont réservées.  5    170.202  Art.  19 Exception à la gratuité a) Information  1 Lorsque des copies sont émises ou que l'accès à un document nécessite  un travail d'une certaine importance, l'autorité qui traite la demande informe  immédiatement le demandeur qu'un émolument pourra lui être demandé.  Art.  20 b) Travail d'une certaine importance  1 Est considéré comme travail d'une certaine importance le traitement d'une  demande d'accès dont la durée excède une demi-heure.  Art.  21 c) Renouvellement abusif d'une demande  1 Est  considéré  comme abusif  le renouvellement  d'une demande portant  sur un document officiel ayant déjà été communiqué au demandeur dans  les douze mois précédant la demande, alors que la teneur de ce document  n'a pas été modifiée dans l'intervalle.  Art.  22 Emoluments a) Frais d'impression, de copie et d'expédition  1 En cas d'émission de copies ou d'impression de documents officiels sur  papier, les émoluments d'un franc par page sont perçus. 2 Si les documents ne sont pas retirés sur place, les frais effectifs d'expédi- tion peuvent être perçus.  Art.  23 b) Participation équitable  1 En sus de l'émolument prévu à l'article 22, lorsque le traitement de la de- mande d'accès requiert un travail d'une certaine importance, une participa- tion équitable aux frais peut être demandée, correspondant à un tarif  ho- raire de 60 francs.  Art.  24 c) Renouvellement abusif d'une demande  1 En  cas  de  renouvellement  abusif  d'une  demande,  une participation  de  20 francs minimum par prestation peut être requise. 2 Lorsque le traitement de la demande requiert plus d'un quart d'heure de  travail, le tarif horaire de 60 francs s'applique en sus.  6    170.202  5 Protection des données  5.1 Modalités  Art.  25 Modalités  1 Toute  personne  qui  demande  au  maître  du  fichier  si  des  données  la  concernant sont traitées doit en règle générale le faire par écrit et justifier  de son identité. 2 La demande d'accès et la communication des renseignements demandés  peuvent être faites par voie électronique, pour autant que le maître du fi- chier le prévoie expressément et qu'il prenne des mesures adéquates afin:  a) d'assurer l'identification de la personne concernée, et  b) de protéger les données de la personne concernée de tout accès de  tiers non autorisés lors de la communication des renseignements.  3 Les renseignements contiennent:  a) les informations concernant le bénéficiaire qui sont disponibles dans  les bases de données de l'autorité;  b) la base juridique et le but poursuivi par le traitement des données, les  autorités  impliquées  dans  le  traitement  des  données  ainsi  que  les  destinataires réguliers de l'information.  4 D'entente avec le maître du fichier ou sur proposition de celui-ci, la per- sonne concernée peut également consulter ses données sur place. Si elle y  a consenti  et  qu'elle a été identifiée,  les renseignements  peuvent  égale- ment lui être fournis oralement. 5 Les renseignements sont fournis dans les tente jours suivant réception de  la demande. Il en va de même d'une décision restreignant le droit d'accès;   celle-ci doit être motivée. Si les renseignements ne peuvent être donnés  dans les trente jours, le maître du fichier en avertit le requérant en lui indi- quant le délai dans lequel interviendra la réponse. 6 Si plusieurs maîtres de fichier gèrent en commun un ou plusieurs fichiers,   le droit d'accès peut être exercé auprès de chacun d'eux, à moins que l'un  d'eux soit responsable du traitement de l'ensemble des demandes de ren- seignements.  Si le maître de fichier n'est pas autorisé à communiquer le  renseignement demandé, il transmet la requête à qui de droit.  7    170.202  7 Si le traitement des données faisant l'objet d'une demande d'accès est ef- fectué par un tiers pour le compte du maître de fichier et que ce dernier  n'est pas en mesure de fournir le renseignement demandé, il transmet la  demande au tiers pour qu'il y donne suite. 8 La  consultation  des  données  d'une  personne  décédée  est  accordée  lorsque le requérant justifie un intérêt à la consultation et qu'aucun intérêt   prépondérant  de proches de la personne décédée ou de tiers ne s'y op- pose. Un intérêt est établi en cas de proche parenté ou de mariage avec la  personne décédée.  Art.  26 Communication des données  1 Le maître  du fichier  indique au destinataire  l'actualité  et  la fiabilité  des  données personnelles qu'il communique, dans la mesure où ces informa- tions ne ressortent pas des données elles-mêmes ou des circonstances.  5.2 Déclaration des fichiers  Art.  27 Déclaration  1 Les nouveaux fichiers contenant des données sensibles sont déclarés au  préposé à la protection des données et à la transparence (ci-après: prépo- sé) avant d'être opérationnels. La déclaration contient les informations sui- vantes:  a) les bases légales;  b) les finalités du traitement pour lequel les données sont collectées;  c) les autorités compétentes et le maître du fichier;  d) les destinataires prévus.  5.3 Mesures techniques et organisationnelles  Art.  28 Mesures générales  1 L'autorité qui traite des données personnelles ou qui met à disposition un  réseau télématique assure l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et l'exploitabi- lité des données afin de garantir de manière appropriée la protection des  données. Elle protège les systèmes notamment contre les risques de:  a) destruction accidentelle ou non autorisée;  b) perte accidentelle;  8    170.202  c) erreurs techniques;  d) falsification, vol ou utilisation illicite;  e) modification, copie, accès ou autre traitement non autorisés. 2 Les  mesures  techniques  et  organisationnelles  sont  appropriées.  Elles  tiennent compte en particulier des critères suivants:  a) but du traitement de données;  b) nature et étendue du traitement de données;  c) évaluation des risques potentiels pour les personnes concernées;  d) développement technique. 3 Ces mesures font l'objet d'un réexamen périodique.  Art.  29 Mesures particulières  1 Le maître du fichier prend, en particulier lors de traitements automatisés  de  données  personnelles,  des  mesures  techniques  et  organisationnelles  propres à réaliser notamment les objectifs suivants:  a) contrôle  des  installations  à  l'entrée:  les  personnes  non  autorisées  n'ont pas accès aux locaux et aux installations utilisées pour le traite- ment de données personnelles;  b) contrôle des supports  de données personnelles:  les personnes non  autorisées ne peuvent pas lire, copier, modifier ou importer des sup- ports de données;  c) contrôle du transport: les personnes non autorisées ne peuvent pas  lire, copier, modifier ou effacer des données personnelles lors de leur  communication ou lors du transport de supports de données;  d) contrôle  de la  communication:  les destinataires  auxquels  des  don- nées  personnelles  sont  communiquées  à  l'aide  d'installations  de  transmission peuvent être identifiés;  e) contrôle de la mémoire: les personnes non autorisées ne peuvent ni  introduire  de  données  personnelles  dans  la  mémoire  ni  prendre  connaissance des données mémorisées, les modifier ou les effacer;  f) contrôle de l'utilisation: les personnes non autorisées ne peuvent pas  utiliser  les systèmes  de traitement  automatisé  de données  person- nelles au moyen d'installations de transmission;  g) contrôle de l'accès: les personnes autorisées ont accès uniquement  aux données personnelles dont elles ont besoin pour accomplir leurs  tâches;  9    170.202  h) contrôle de la saisie: l'identité des personnes saisissant des données  personnelles dans le système, ainsi que les données saisies et le mo- ment de leur saisie peuvent être vérifiés a posteriori.  2 Les fichiers doivent être organisés de manière à permettre à la personne  concernée d'exercer ses droits d'accès et de rectification.  Art.  30 Journalisation  1 Le maître  du fichier  journalise les traitements  automatisés  de données  sensibles ou de profils de la personnalité lorsque les mesures préventives  ne suffisent pas à garantir la protection des données. Une journalisation est  notamment  nécessaire,  lorsque, sans cette mesure,  il ne serait  pas pos- sible de vérifier a posteriori que les données ont été traitées conformément  aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou communiquées. Le  préposé peut recommander la journalisation pour d'autres traitements. 2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés durant une année et  sous une forme répondant  aux exigences de la révision.  Ils  sont  acces- sibles aux seuls organes ou personnes chargés de vérifier l'application des  dispositions de protection des données personnelles, et ils ne sont utilisés  qu'à cette fin.  6 Archivage  Art.  31 But et champ d'application  1 Les Archives cantonales sont l'autorité de référence pour toute question  relative à la gestion des documents  et  des archives des autorités,  quels  qu'en soient le type et le support matériel. 2 Elles coordonnent les pratiques en matière de gestion des documents et  des archives des autorités. 3 Elles édictent  des directives pour  la gestion des documents  et  des ar- chives des autorités cantonales, en particulier sous la forme d'un guide de  gestion des documents, et proposent des formations en la matière. 4 Elles rédigent  des recommandations pour  la gestion des documents  et  des archives des autres autorités.  10    170.202  Art.  31a * Autorités communales et bourgeoisiales  1 Sur la base des recommandations des Archives cantonales, les autorités  communales et bourgeoisiales organisent de manière efficiente la gestion  de leurs documents et de leurs archives. 2 Les autorités communales et bourgeoisiales peuvent confier la gestion et  la conservation de leurs archives de plus de 50 ans aux Archives canto- nales sous la forme d’un dépôt. 3 Le  dépôt  des  archives  communales  et  bourgeoisiales  fait  l’objet  d’un  contrat de reprise, qui est conclu pour une durée minimale de 30 ans, re- nouvelable. 4 Le dépôt des archives communales et bourgeoisiales est, pour les docu- ments sur support physique, gratuit. Les Archives cantonales peuvent, par  contre, faire payer des frais pour la gestion des données et des documents  électroniques. 5 Les Archives cantonales assurent la responsabilité de la conservation et  de la communication des archives communales et bourgeoisiales confiées  en dépôt.  Le traitement  des fonds déposés reste  à la charge des com- munes municipales et  bourgeoisiales,  auxquelles les Archives cantonales  peuvent apporter conseil et soutien.  7 Dispositions finales  Art.  32 Abrogation du droit en vigueur  1 Le présent règlement abroge:  a) le règlement d'exécution de la loi concernant la protection des don- nées à caractère personnel du 26 février 1986.  b) * …  Art.  33 Entrée en vigueur  1 Le présent règlement sera publié au Bulletin officiel pour entrer en vigueur  en même temps que la loi.  11    170.202  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en  vigueur  Elément Modification Source publication  16.12.2010 01.01.2011 Acte législatif première  version  BO/Abl. 51/2010  10.11.2010 19.11.2010 Art. 32 al. 1, b) abrogé BO/Abl. 46/2010 16.09.2015 01.10.2015 Art. 17 al. 1 modifié BO/Abl. 39/2015 16.09.2015 01.10.2015 Art. 17 al. 1, a) abrogé BO/Abl. 39/2015 16.09.2015 01.10.2015 Art. 17 al. 1, b) abrogé BO/Abl. 39/2015 04.03.2020 01.03.2020 Art. 31a introduit RO/AGS 2020-036  12    170.202  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en  vigueur  Modification Source publication  Acte législatif 16.12.2010 01.01.2011 première  version  BO/Abl. 51/2010  Art. 17 al. 1 16.09.2015 01.10.2015 modifié BO/Abl. 39/2015 Art. 17 al. 1, a) 16.09.2015 01.10.2015 abrogé BO/Abl. 39/2015 Art. 17 al. 1, b) 16.09.2015 01.10.2015 abrogé BO/Abl. 39/2015 Art. 31a 04.03.2020 01.03.2020 introduit RO/AGS 2020-036 Art. 32 al. 1, b) 10.11.2010 19.11.2010 abrogé BO/Abl. 46/2010  13   	1 Dispositions générales 	Art. 1 But 	Art. 2 Champ d'application  	2 Information du public 	Art. 3 Orientation générale 	Art. 4 Information régulière 	Art. 5 Information ponctuelle  	3 Accès aux informations générales et particulières 	Art. 6 Demande d'informations générales 	Art. 7 Demande d'informations particulières 	Art. 8 Traitement de la demande d'informations 	Art. 9 Réponse de l'autorité 	Art. 10 Consultation des informations 	Art. 11 Transmission des informations 	Art. 12 Preuve  	4 Accès aux documents officiels 	4.1 Modalités 	Art. 13 Contenu du droit d'accès 	Art. 14 Documents publiés 	Art. 15 Tiers concernés par une demande d'information 	Art. 16 Travail manifestement disproportionné 	Art. 17 Documents archivés  	4.2 Exceptions à la gratuité et émoluments 	Art. 18 Champ d'application 	Art. 19 Exception à la gratuité a) Information 	Art. 20 b) Travail d'une certaine importance 	Art. 21 c) Renouvellement abusif d'une demande 	Art. 22 Emoluments a) Frais d'impression, de copie et d'expédition 	Art. 23 b) Participation équitable 	Art. 24 c) Renouvellement abusif d'une demande   	5 Protection des données 	5.1 Modalités 	Art. 25 Modalités 	Art. 26 Communication des données  	5.2 Déclaration des fichiers 	Art. 27 Déclaration  	5.3 Mesures techniques et organisationnelles 	Art. 28 Mesures générales 	Art. 29 Mesures particulières 	Art. 30 Journalisation   	6 Archivage 	Art. 31 But et champ d'application 	Art. 31a * Autorités communales et bourgeoisiales  	7 Dispositions finales 	Art. 32 Abrogation du droit en vigueur 	Art. 33 Entrée en vigueur   		2020-04-02T11:25:27+0200 	"1950 Sion" 	"Recueil des lois valaisannes / Walliser Gesetzessammlung"