____________________________________________________   416.101.02      1      22  juin  2015     Règlement  concernant la prévention et la gestion des conflits au sein  de la communauté universitaire                Le rectorat,   vu l’article 17, alinéa 1 de la loi sur l’Université (LU), du 5 novembre 2002 1) ,   vu l’article 10, lettre g du règlement général d’organisation de l’Université  (RGOU), du 11 octobre 2005  2) ,   arrête:        CHAPITRE PREMIER   Dispositions générales   Article premier    1 L’Université veille au respect de la protection de la   personnalité des membres de la communauté universitaire.   2 A cette fin, le présent règlement a pour objet de prévenir et gérer toute forme   de situation conflictuelle survenant tant dans la relation de travail que dans la  relation d’études, en particulier de combattre les atteintes aux droits de la  personnalité, spécialement le harcèlement psychologique ou sexuel.     Art. 2   Le présent règlement s’applique à tous les membres de la  communauté universitaire.     Art. 3   Les règles de la procédure administrative ordinaire, en particulier celles  concernant la procédure de recours, sont réservées, lorsqu’il s’agit de  contester des décisions des facultés ou du rectorat.      CHAPITRE 2   Organisation du système de prévention et gestion des conflits   Art. 4   L’Université met en place un système de prévention et de gestion des  situations conflictuelles et encourage la formation en la matière.     Art. 5     1 Le rectorat mandate un médiateur et/ou une médiatrice externe pour   traiter des demandes en relation avec le présent règlement.      Art. 6     1 Le rectorat constitue une commission en matière de prévention et   gestion des conflits, composée, en plus du médiateur et/ou de la médiatrice  externe, de 3 à 5 membres issus de la communauté universitaire et proches de  la thématique.                                                    FO 2015 N  o  27   1)  RSN 416.10   2)  RSN 416.101.01   Objet et buts   Champ  d’application    Réserve   Principe   Médiateur et/ou  médiatrice  externe, statut   Commission en  matière de  prévention et  gestion des  conflits     416.101.02      2   2 Le rectorat nomme les membres de la commission pour des périodes de   quatre ans, renouvelables, et désigne le ou la présidente. Pour le reste, la  commission s’organise librement.   3 La commission est chargée de mettre en place la politique de sensibilisation   prévue à l’article 7 et d’établir un plan d’actions annuel à l’attention du rectorat.     Art. 7     1 La commission est chargée de sensibiliser, par des séances   d’information périodiques, l’ensemble de la communauté universitaire à la  problématique des conflits et aux moyens de les prévenir et de les gérer.   2 Elle renseigne en particulier la communauté universitaire sur la procédure   mise en place par le présent règlement, par le biais de pages internet sur le  site web de l’Université ainsi que par d’autres actions de sensibilisation.     Art. 8     1 Un processus de prévention et de gestion des situations conflictuelles   est mis en place par le biais de moyens tels que la médiation, voire d’autres  démarches informelles, ou le coaching individuel ou d’équipe, voire par un  audit relationnel.   2 Une procédure d’investigation formelle est prévue pour traiter des atteintes   aux droits de la personnalité.     Art. 9     1 L’Université encourage la formation de ses cadres, y compris de son   personnel académique, dans le domaine de la prévention et de la gestion des  conflits.   2 Le rectorat peut fournir une aide financière pour mettre en place des   formations dans ce domaine.   3 Il peut, lorsque les circonstances le justifient, imposer à certains membres du   personnel, y compris le personnel académique, l’obligation de suivre une  formation.     Art. 10     1 La commission présente annuellement un plan d’action au rectorat et   le renseigne sur l’ampleur des interventions du médiateur et/ou de la  médiatrice externe et sur les résultats de celles-ci, tout en préservant la  confidentialité.   2 Le rectorat finance le système mis en place par le présent règlement.      CHAPITRE 3   Processus de prévention et de gestion des situations conflictuelles  (processus amiable, coaching et audit relationnel)   Art. 11    1 Toute personne membre de la communauté universitaire qui estime   rencontrer une situation conflictuelle dans sa relation de travail ou d’études  peut s’adresser librement et confidentiellement au médiateur et/ou à la  médiatrice externe.   2 Les responsables hiérarchiques, tant dans le domaine administratif   qu’académique, peuvent aussi s’adresser au médiateur ou à la médiatrice  externe en cas de situation conflictuelle au sein de leur entité.      Sensibilisation   Prévention et  gestion des  conflits   Formation   Coordination et  financement   Principe     416.101.02      3   Art. 12    1 Le médiateur et/ou la médiatrice externe évalue la situation au cours   d’un ou, si nécessaire, de quelques entretiens.   2 Une médiation ou d’autres démarches informelles susceptibles d’améliorer la   situation peuvent être proposées.   3 Une mesure de coaching d’un membre du personnel (cadre ou supérieur   hiérarchique), voire une mesure de coaching d’équipe, ou un audit relationnel  peuvent être mis en place.    4 Si la situation le justifie, notamment parce qu’elle pourrait être constitutive   d’atteinte aux droits de la personnalité, le dépôt d’une demande d’investigation  au sens des articles 16 et suivants sera recommandée.     Art. 13     1 Avec l’accord des parties concernées, le médiateur et/ou la   médiatrice externe peut proposer et mener une médiation.   2 Le médiateur et/ou la médiatrice externe détermine librement, d’entente avec   les parties concernées, les termes et modalités de la médiation.     Art. 14     1 Sur proposition du médiateur et/ou de la médiatrice externe, voire   d’un responsable hiérarchique au sens de l’article 11, alinéa 2, une mesure de  coaching individuel ou d’équipe peut être mise en place.   2 Le rectorat décide, le cas échéant, du principe et des modalités de la mesure   envisagée.     Art. 15     1 Sur proposition du médiateur et/ou de la médiatrice externe, voire   d’un responsable hiérarchique au sens de l’article 11, alinéa 2, un audit  relationnel peut être réalisé au sein d’une entité administrative ou académique  afin notamment de réaliser une synthèse de la situation conflictuelle et de  proposer des solutions de résolution de celle-ci.   2 Le rectorat décide, le cas échéant, du principe et des modalités de la mesure   envisagée.      CHAPITRE 4   Procédure d’investigation   Art. 16   La procédure d’investigation, qui peut être mise en œuvre sur  demande ou d’office, par décision du rectorat, a pour but d’établir les faits en  cas d’atteinte aux droits de la personnalité, notamment de harcèlement.     Art. 17     1 Une demande d’investigation peut être adressée au rectorat par tout   membre de la communauté universitaire qui s’estime victime d’atteinte aux  droits de la personnalité, notamment de harcèlement. Elle comprend un  exposé circonstancié des indices et des faits ainsi que l’identité du ou des  auteurs présumés et est signée par la personne requérante, sous peine  d’irrecevabilité.   2 L’identité de la personne requérante et le contenu de la demande peuvent   être tenus secrets par le rectorat si celui-ci estime que les intérêts privés de la  personne requérante, d’une victime ou de la ou des personnes mises en cause  le justifient, dans les limites légales prévues pour l’exercice du droit d’être  entendu.   Moyens à  disposition pour  gérer le conflit   Médiation   Coaching  individuel ou  d’équipe   Audit relationnel   But et principe de  saisine   Demande     416.101.02      4   3 Pour autant que l’auteur ou l’un des auteurs présumés de l’atteinte aux droits   de la personnalité fasse encore partie de la communauté universitaire, la  personne requérante peut présenter sa demande en tout temps, mais au plus  tard, sous peine de péremption:   a) nonante jours après la fin de ses rapports de travail ou de sa relation  d’études avec l’Université;   b) deux ans après la cessation des événements dont elle se plaint.   4 Il n’est pas entré en matière sur les demandes manifestement infondées,   abusives ou qui ne respectent pas les conditions de forme.     Art. 18   Le rectorat peut aussi décider d’office de l’ouverture d’une  investigation s’il soupçonne une atteinte aux droits de la personnalité.      Art. 19     1 Le rectorat ou une personne qu’il mandate à cet effet procède en   principe à une instruction préliminaire et sommaire.   2 Sur la base de l’instruction préliminaire, le rectorat peut classer la demande,   faire procéder à une investigation approfondie, proposer l’une des mesures  prévues au chapitre précédent, proposer ou ratifier un accord à l’amiable entre  les parties concernées, pour autant que l’intérêt public ne s’y oppose pas, voire  prononcer immédiatement un avertissement ou les sanctions qui s’imposent,  sous réserve des compétences du Conseil d’Etat.   3 L’obligation de dénoncer prévue par les articles 22 de la loi sur le statut de la   fonction publique (LSt), du 28 juin 1995 3) , et 33 de la loi d’introduction du Code   de procédure pénale suisse (LI-CPP), du 27 janvier 2010 4) , demeure réservée.     Art. 20     1 Si d’emblée ou à l’issue d’une instruction préliminaire, il s’avère qu’il   y a lieu d’élucider les faits de manière approfondie ou de réunir d’autres  moyens d’appréciation, le rectorat peut mandater un expert ou une experte  externe, voire des experts externes.   2 Le rectorat informe les personnes concernées de l’ouverture d’une   investigation approfondie et les prie de se tenir à disposition du mandataire  externe tout en les libérant du secret de fonction à son égard. Il les rend  attentives à la confidentialité de l’instruction.   3 Les éventuelles demandes de récusation de l’expert ou de l’un des experts   sont adressées sans délai au rectorat.     Art. 21   Si une autre enquête (administrative ou disciplinaire), portant sur des  événements dont l’un serait susceptible de faire l’objet d’une investigation  approfondie au sens du présent règlement, est déjà en cours, le rectorat et les  personnes chargées de cette enquête se concertent au sujet de la poursuite  des procédures.     Art. 22     1 La personne en charge de l’expertise procède dans un délai   raisonnable aux investigations nécessaires à l’établissement des faits et à leur  appréciation ainsi qu’à la formulation éventuelle de propositions au rectorat.                                                       3)   RSN 152.510  4)   RSN 322.0   Décision d’office   Instruction  préliminaire et  sommaire   Investigation  approfondie   Effets sur d’autres  procédures   Procédure     416.101.02      5   2 Elle convoque et auditionne les personnes concernées ainsi que toutes les   autres personnes dont le témoignage peut être utile.   3 Les principaux actes de procédure, dont les auditions, font l’objet d’un procès-  verbal.    4 Le rectorat peut déléguer à la personne en charge de l’expertise la   compétence de rendre des décisions incidentes en matière d’administration  des preuves et de droit d’être entendu.     Art. 23     1 Les personnes particulièrement touchées par l’investigation ont le   droit d’être entendues durant l’instruction.   2 Le droit d’être entendu peut être restreint conformément aux dispositions   légales (art. 23 LPJA 5) ) dans les cas suivants:   a) un intérêt public important l’exige;   b) des intérêts privés importants, en particulier ceux des parties adverses, ou  ceux d’une partie à n’être pas mise au courant de faits la concernant et dont  la connaissance pourrait créer un préjudice, exigent que le secret soit  gardé;   c) l’intérêt d’une enquête officielle ou de l’investigation en cours l’exige.     Art. 24     1 Une fois achevée l’investigation et avant la rédaction finale du   rapport, les personnes particulièrement touchées sont admises à consulter les  passages du rapport qui les concernent et à s’exprimer oralement ou par écrit  dans un délai raisonnable.   2 Le rapport de la personne en charge de l’expertise rend compte de leurs   commentaires, oraux ou écrits.     Art. 25     1 Les éventuels témoins ne doivent subir aucun préjudice du fait de   leur déposition.   2 La protection n’est pas conférée à la personne qui agit dans l’intention de   nuire.     Art. 26     1 Le rapport est communiqué au rectorat en même temps qu’il est   communiqué, en tout ou parties, aux personnes particulièrement touchées.   2 Le rectorat peut faire des observations écrites ou orales, qui sont, le cas   échéant, jointes au dossier.     Art. 27   Après avoir pris connaissance du rapport définitif, le rectorat peut  décider:   a) de classer l’affaire;   b) de proposer une des mesures prévues au chapitre précédent ou de  proposer ou de ratifier un accord à l’amiable entre les personnes  concernées, pour autant que l’intérêt public ne s’y oppose pas;   c) de prononcer un avertissement ou des sanctions administratives ou  disciplinaires à l’égard d’un membre de la communauté universitaire, sous                                                    5)   RSN 152.130   Droits d’être  entendu durant  l’instruction   Droit d’être  entendu en fin  d’investigation   Protection des  témoins   Information du  rectorat   Fin de la  procédure  d’investigation     416.101.02      6   réserve des compétences du Conseil d’Etat, et après avoir entendu la  personne concernée.     Art. 28     1 Les décisions prises en application du présent règlement sont   notifiées à leur destinataire conformément aux règles de la procédure  administrative.   2 Certaines personnes particulièrement touchées par la décision, sans pour   autant être destinataires de celle-ci, peuvent s’en voir communiquer tout ou  partie, pour autant que l’intérêt privé d’autres personnes concernées ne s’y  oppose pas.     Art. 29     1 Dans l’hypothèse où un conflit au sens du présent règlement   concerne un ou plusieurs membres du rectorat, qui doivent se récuser au sens  des règles de la procédure administrative, les compétences conférées au  rectorat par les articles 16 et suivants sont exercées par le Bureau du Conseil  de l’Université.   2 Si celui-ci est saisi directement par un membre de la communauté   universitaire au sens de l’article 17, il entend préalablement le rectorat, le cas  échéant sans le ou les membres concernés, avant de donner suite à la saisine.      CHAPITRE 5   Dispositions transitoires et finales   Art. 30   Les décisions prises en application du présent règlement sont  susceptibles d’un recours conformément à l’article 80 LU.     Art. 31   Le présent règlement ne s’applique pas aux affaires dénoncées ou  révélées avant son entrée en vigueur même si elles sont encore en cours au  moment de son entrée en vigueur.     Art. 32     1 Le présent règlement entre en vigueur le 1  er  août 2015.    2 Il abroge le règlement de la rectrice relatif à la gestion des conflits au sein de   la communauté universitaire, du 18 janvier 2010.   3 Conformément à l'article 24, alinéa 1, lettre b, RGOU, le Conseil de   l’Université s’est prononcé favorablement sur le présent règlement, lors de sa  séance du 2 avril 2015.   4 Le présent règlement sera publié dans la Feuille officielle et inséré au recueil   de la législation neuchâteloise.   Communication  des décisions   Cas particulier:  conflit concernant  un ou plusieurs  membres du  rectorat   Voies de droit   Disposition  transitoire   Entrée en vigueur,  abrogation et  publication