235.26   1   Verordnung  über das Informationssystem Plato   (Plato-Verordnung)   vom 25. September 2020 (Stand am 1. Januar 2022)     Der Schweizerische Bundesrat,   gestützt auf Artikel 29 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 20201 über die  Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössischen Departement für  auswärtige Angelegenheiten2   und auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und  Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19973,    verordnet:   1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen   Art. 1 Gegenstand   Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems  Plato (Plato) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten  (EDA).   Art. 2 Zweck des Informationssystems   Das Plato dient dem EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben, die durch die Abteilung  Menschliche Sicherheit (AMS) in der Politischen Direktion und durch den Direkti- onsbereich Humanitäre Hilfe und Schweizerisches Korps für humanitäre Hilfe  (Direktionsbereich HH/SKH) in der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit  (DEZA) in Anwendung des Bundesgesetzes vom 19. Dezember 20034 über Mass- nahmen zur zivilen Friedensförderung und Stärkung der Menschenrechte und der  Verordnung vom 11. Mai 19885 über das Schweizerische Korps für humanitäre  Hilfe wahrgenommen werden. Es dient insbesondere:   a. der Verwaltung und Administration der Angehörigen des Schweizerischen  Expertenpools für zivile Friedensförderung der AMS und des SKH;    b. der Rekrutierung von Expertinnen und Experten für die Expertenpools;   c. der Planung und Abwicklung von Einsätzen;        AS 2020 4077  1 SR 235.2  2  Der Verweis wurde in Anwendung von Art. 12 Abs. 2 des Publikationsgesetzes vom 18.   Juni 2004 (SR 170.512) auf den 1. Dez. 2021 angepasst.  3  SR 172.010  4  SR 193.9  5  SR 172.211.31   235.26      Datenschutz   2   235.26   d. der Erstellung von Arbeitsverträgen;   e. der Administration der Schulungen und Weiterbildungen der Expertinnen  und Experten;   f. der logistischen Bereitstellung von Einsatzmaterial;   g. der Erstellung von Statistiken.   Art. 3 Verantwortlichkeiten   Die AMS und der Direktionsbereich HH/SKH tragen die Verantwortung für das  Plato.   Art. 4 Struktur   Das Plato besteht aus einer Anwendungsoberfläche sowie den folgenden, voneinan- der getrennten Datenbanken:   a. Datenbank für die Angehörigen des Schweizerischen Expertenpools für zivi- le Friedensförderung;   b. Datenbank für die Angehörigen des SKH.   2. Abschnitt: Datenbearbeitung   Art. 5 Bearbeitete Daten   1 Das Plato enthält Daten von Personen nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom  24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Depar- tement für auswärtige Angelegenheiten.   2 Welche Daten bearbeitet werden, ist im Anhang aufgeführt.   Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte   1 Die Daten werden von der AMS, vom Personal EDA und vom Direktionsbereich  HH/SKH erfasst. Diese Stellen verfügen für die von ihnen verwalteten Daten über  vollständige Bearbeitungsrechte.   2 Die Fachgruppe Rettung SKH im Eidgenössischen Departement für Verteidigung,  Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) verfügt über das Leserecht für Daten über  Expertinnen und Experten des SKH, die der Fachgruppe Rettung des SKH angehö- ren.   3 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur  Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.   4 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.     Plato-Verordnung   3   235.26   Art. 7 Bekanntgabe von Daten   Dem Krisenmanagementzentrum des EDA und der Konsularischen Direktion kön- nen zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Bewältigung von Krisen und  Sicherheitsvorfällen sowie der Krisenvorsorge Daten über im Einsatz stehende  Expertinnen und Experten übermittelt werden.   Art. 8 Vernichtung von Datensätzen   1 Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach Erreichen des sieb- zigsten Altersjahrs vernichtet.   2 Daten über abgewiesene Bewerberinnen und Bewerber werden spätestens drei  Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet.   3 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bun- des.    Art. 9 Ablage von Dokumenten   Im Plato können alle Dokumente zu im System erfassten Personen gespeichert  werden.   3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen   Art. 10 Technischer Betrieb und Systemverwaltung   1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Plato  verantwortlich.   2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für  Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbanken  und die Anwendungen.   3 Je eine Anwendungsverantwortliche oder ein Anwendungsverantwortlicher gehört  der AMS und dem Direktionsbereich HH/SKH an. Sie bilden die Schnittstelle zwi- schen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutze- rinnen und Benutzern.   Art. 11 Erteilung der Zugriffsberechtigung   1 Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern des  Plato die individuellen Zugriffsrechte.   2 Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen  weiterhin bestehen.      Datenschutz   4   235.26   4. Abschnitt: Datensicherheit   Art. 12 Sorgfaltspflichten   1 Die AMS und der Direktionsbereich HH/SKH sorgen dafür, dass die Daten im  Plato vorschriftsgemäss bearbeitet werden.   2 Sie stellen sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.   Art. 13 Bearbeitungsreglement   Die AMS und der Direktionsbereich HH/SKH erlassen ein Bearbeitungsreglement.  Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleis- tung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.   Art. 14 Protokollierung   1 Die Zugriffe auf das Plato und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.   2 Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.   5. Abschnitt: Inkrafttreten   Art. 15   Diese Verordnung tritt am 1. November 2020 in Kraft.     Plato-Verordnung   5   235.26   Anhang6  (Art. 5 Abs. 2)   Im Plato erfasste Personendaten   I. Angaben zur Person   1. Nachnamen   2. Vornamen   3. Geburtsdatum/Alter   4. Zivilstand   5. Geschlecht   6. Geburtsort   7. Heimatort   8. Nationalitäten mit ISO-Code   9. Adressen (Strasse, PLZ, Ort)   10. Land (Name, Postcode, ISO-Code, Telefoncode)   11. Adresstyp   12. Telefonnummern   13. E-Mail-Adresse   14. Anrede   15. Titel   16. Kommunikation   17. Kommunikationstyp   18. Korrespondenzsprache   19. Sprachkenntnisse   20. Sprachdiplome und -zertifikate   21. AHV-Nummer nach Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezember  19467 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung   22. Personalnummer   23. Angaben zu Schriften (Datum und Ort des Depots)   24. Beruf und Ausbildung   25. Heutige Tätigkeit        6 Bereinigt gemäss Anhang Ziff. II 12 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022   (AS 2021 800).   7  SR 831.10     Datenschutz   6   235.26   26. Humanitäre Erfahrung   27. Militärischer Rang   28. Polizeilicher Rang   29. Status (aktiv/passiv) mit Datum und History   30. Status beim VBS   31. HH/SKH-Kategorie   32. HH/SKH-Einsätze (exkl. Mandat / Zentrale DEZA)   33. Anzahl HH/SKH-Einsätze (exkl. Mandat / Zentrale DEZA)   34. davon Einsätze im Soforteinsatzteam (SET) oder in der Rettungskette (RK)   35. Mitglied SET und Funktion   36. Priorität SET   37. Mitglied RK und Funktion   38. Priorität RK   39. Zuständige Stelle   40. Führungsstufe   41. Firma   42. Einsatztyperfahrung   43. Einsatzverfügbarkeit und -einschränkungen   44. Einsatzvorbehalt   45. Begründung Einsatzvorbehalt   46. Facharbeitsgruppe und Position   47. Funktion Fachgruppe und Position   48. Angaben zu Fremdeinsätzen (Firma, Organisation, Jobbeschrieb, Dauer)   49. Weiterbildungsbedarf   50. Angaben zu Kursen (Kursname, Kurstyp, Ort, Teilnahmetyp, Teilnahme- status)    II. Angaben zum Pass   1. Passtyp   2. Land   3. Passnummer   4. Gültigkeitsdauer   5. Ausstellungsort   6. Ausstellungsdatum     Plato-Verordnung   7   235.26   7. Übergabe   8. Rückgabe   9. Passablage   III. Angaben zur Rekrutierung   1. Interviewdatum   2. Vollbewerbung   3. Rekrutierungstag   4. Tauglichkeitsbestätigung   5. Datum Strafregisterauszug   6. Personensicherheitsprüfung (gültig bis)   7. Aufnahmebestätigung   8. Führerausweis (Kategorie, Datum, Bemerkungen)   IV. Angaben zur Firma   1. Name   2. Adressen (Strasse, Ort, Land)   3. Adresstyp    4. Kommunikation   5. Kommunikationstyp   V. Angaben zur Bezugsperson   1. Namen   2. Vornamen   3. Bezugsart   4. Priorität   5. Teilnahme an Familienmission   6. Adressen (Strasse, PLZ, Ort)   7. Land (Name, Postcode, ISO-Code, Telefoncode)   8. Adresstyp   9. Kommunikation   10. Kommunikationstyp      Datenschutz   8   235.26   VI. Angaben zu Einsatz und Vertrag   1. Einsatz (Bezeichnung, Typ, Subtyp, Form, Dauer, Tage, Ort, HH/SKH, Or- ganisation, Funktion, Fachgruppe, Land, Kontinent)   2. Vertrag (Typ, Dauer, Nummer, rechtliche Grundlage)   3. Planeinsatz (Typ, Status)   4. Familienmission   5. Einstufung   6. Programmbeauftragter   7. Beschäftigungsgrad   8. Civilian Police (CIVPOL)   9. Stufe Personensicherheitsprüfung   10. Entsende- und Empfängerorganisation   11. Supervisor   12. Selektionsstatus   13. Polizeilicher Grad   14. Zuständigkeit Sicherheit   15. Bewerbungsstatus   16. Material/Gepäck   17.  Organisationseinheit/Abteilung/Sektion   18. aktuell im HH/SKH-Einsatz   19. Reiseangaben (Datum, Zeit)   20. Reise inbegriffen   21. unbezahlter Urlaub (von/bis, Anzahl Tage)   22. Ferientage (Anzahl)   23. Unterstellung   24. Personalbereich   25. Angaben zum Lohn (Lohnklasse, Betrag, Zahlungen, Finanzierung, Dienst- reisekosten-Typ usw.)   26. Anzahl Ferienflüge   27. Zusatztage   28. Entschädigungen und Zulagen    	1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen 	Art. 1 Gegenstand 	Art. 2 Zweck des Informationssystems 	Art. 3 Verantwortlichkeiten 	Art. 4 Struktur  	2. Abschnitt: Datenbearbeitung 	Art. 5 Bearbeitete Daten 	Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte 	Art. 7 Bekanntgabe von Daten 	Art. 8 Vernichtung von Datensätzen 	Art. 9 Ablage von Dokumenten  	3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen 	Art. 10 Technischer Betrieb und Systemverwaltung 	Art. 11 Erteilung der Zugriffsberechtigung  	4. Abschnitt: Datensicherheit 	Art. 12 Sorgfaltspflichten 	Art. 13 Bearbeitungsreglement 	Art. 14 Protokollierung  	5. Abschnitt: Inkrafttreten 	Art. 15  	Anhang 	Im Plato erfasste Personendaten 	I. Angaben zur Person 	II. Angaben zum Pass 	III. Angaben zur Rekrutierung 	IV. Angaben zur Firma 	V. Angaben zur Bezugsperson 	VI. Angaben zu Einsatz und Vertrag