Microsoft Word - RSi 2.2-10.3.2.docx   Organe de publication intercantonale RSi 2.2-10.3.2        1     Règlement d’organisation de l’Autorité de  surveillance LPP et des fondations de Suisse  occidentale   du: 30.05.2016 (état: 01.06.2016)    Adoption Entrée en vigueur Source RCi  30.05.2016 01.06.2016       Publications cantonales   Canton Source  VD   VS   NE   JU          1                        Règlement d’organisation de l’Autorité de  surveillance LPP et des fondations de Suisse   occidentale                         Valable dès le 1er juin 2016                         2     Table des matières     SSECTION I : BASE ET DOMAINE DE RÈGLEMENTATION .............................................................................................. 3   Art. 1. Base 3   Art. 2. Objet 3   Art. 3. Principes de gouvernance 3   SECTION II : CONSEIL D’ADMINISTRATION ................................................................................................................. 4   Art. 4. Constitution 4   Art. 5. Séances 4   Art. 6. Décisions 4   Art. 7. Procès-verbaux 4   Art. 8. Exécution 5   Art. 9. Droits aux renseignements et rapports 5   Art. 10. Devoir de diligence et de fidélité 5   Art. 11. Indemnisation 5   Art. 12. Président du Conseil d’administration 5   Art. 13. Secrétaire du Conseil d’administration 6   SECTION III : DIRECTION ............................................................................................................................................ 6   Art. 14. Composition et organisation 6   Art. 15. Attributions et compétences 6   Art. 16. Directeur 6   SECTION IV : DISPOSITIONS COMMUNES .................................................................................................................. 6   Art. 17. Droit de signature 6   Art. 18. Conflits d’intérêt et récusation 7   Art. 19. Devoir de discrétion 7   SECTION V : DISPOSITIONS FINALES........................................................................................................................... 7   Art. 20. Modification 7   Art. 21. Entrée en vigueur 7         3   Section I : Base et domaine de règlementation     Art. 1. Base    1Le présent règlement est édicté par le Conseil d’administration de l’Autorité de surveillance  LPP et des fondations de Suisse occidentale (As-So) sur la base du concordat sur la création et  l’exploitation de l’Autorité de surveillance LPP et des fondations de Suisse occidentale du 23  février 2011.     Art. 2. Objet    1Le présent règlement régit les attributions et les pouvoirs des organes de l’établissement. Il  fixe :     a) L’organisation interne ;  b) Les modalités de fonctionnement, la désignation des membres de la direction et   leurs attributions ;  c) Les processus liés à la circulation de l’information.     Art. 3. Principes de gouvernance     1Les attributions stratégiques et opérationnelles de l’Autorité de surveillance doivent être  séparées d’un point de vue matériel et personnel.    2Le Conseil d’administration assume les attributions stratégiques, notamment :     a) Les principes de la politique de l’établissement ;  b) La stratégie de l’établissement ;  c) La garantie des ressources et des prestations ;  d) La communication avec les cantons.     3La direction est responsable de la gestion opérationnelle, en particulier, pour :     a) La mise en œuvre de la politique et de la stratégie de l’établissement ;  b) Les relations avec les clients (fondations, organisations professionnelles, etc.) ;  c) La gestion du personnel ;  d) La logistique et l’informatique ;  e) Les finances et la comptabilité.                     4   Section II : Conseil d’administration     Art. 4. Constitution    1Le Conseil d’administration est constitué conformément à l’article 6 du concordat. Il peut  nommer un vice-président.    2Il désigne un secrétaire qui n’est pas nécessairement membre du Conseil d’administration.  Un membre de la direction peut être désigné comme secrétaire du Conseil.     Art. 5. Séances    1Le Conseil d’administration se réunit sur convocation du président aussi souvent que  l’exigent les affaires, mais au moins deux fois par année. Chaque membre du Conseil  d’administration peut demander par écrit ou message électronique la convocation d’une  séance en indiquant les objets qu’il souhaite soumettre à la discussion.    2La convocation doit indiquer les divers points de l’ordre du jour et être envoyée avec la  documentation nécessaire. Des décisions ne peuvent être prises sur des points non-inscrits à  l’ordre du jour que si tous les membres du Conseil d’administration sont présents et  qu’aucun d’entre eux ne s’y oppose.    3La convocation doit être envoyée au moins 20 jours avant la date de la séance. Ce délai peut  être raccourci dans les cas d’urgence.    4En règle générale, le directeur prend part aux séances du Conseil d’administration. Le  président peut décider de la participation d’autres personnes aux séances.     Art. 6. Décisions    1Les décisions du Conseil d’administration ne sont valables que si la majorité de ses membres  est présente. Chaque membre peut aussi participer à une séance par téléphone,  vidéoconférence ou, exceptionnellement, en déléguant une personne pour le représenter.     2Les décisions du Conseil sont prises à la majorité simple de tous les membres présents, la  voix du président étant prépondérante en cas d’égalité (article 8 du concordat).    3Une décision peut aussi être prise par voie de circulation à moins que la convocation d’une  séance ne soit demandée par un membre du Conseil d’administration.     Art. 7. Procès-verbaux    1Les délibérations et les décisions du Conseil d’administration sont consignées dans un  procès-verbal signé par le président et le secrétaire. Les décisions prises par voie de  circulation sont consignées dans le procès-verbal suivant du Conseil d’administration.        5   2Les procès-verbaux sont envoyés par le secrétaire aux membres du Conseil d’administration  dès qu’ils sont établis, mais au plus tard en même temps que la convocation pour la séance  suivante. Ils sont soumis à l’approbation du Conseil lors de cette séance.     Art. 8. Exécution    1Le Conseil d’administration peut répartir entre ses membres la charge de préparer et  d’exécuter ses décisions. Il veille à ce que ses membres soient convenablement informés.     Art. 9. Droits aux renseignements et rapports    1Pendant les séances du Conseil d’administration, chacun de ses membres a le droit d’obtenir  des renseignements sur les affaires de l’établissement.     2Si un membre du Conseil d’administration souhaite des renseignements sur une affaire  particulière en dehors des séances, il en fait la demande au président ou, en cas d’absence  de ce dernier, au vice-président.    3Le directeur informe le Conseil d’administration à chaque séance des affaires courantes et  des événements importants. Les incidents extraordinaires doivent être communiqués sans  délai au président du Conseil d’administration avec copie aux membres du Conseil  d’administration.     Art. 10. Devoir de diligence et de fidélité    1Les membres du Conseil d’administration exercent leurs attributions avec toute la diligence  nécessaire et veillent fidèlement aux intérêts de l’établissement.     Art. 11. Indemnisation    1L’indemnité des membres est fixée chaque année par le Conseil d’administration.      Art. 12. Président du Conseil d’administration    1Le président du Conseil d’administration est, avec le directeur, garant de l’information à  l’interne et vers l’extérieur. Il veille à une information appropriée au sein du conseil  d’administration, entre le Conseil d’administration et la direction ainsi que vers l’extérieur.    2Le président du Conseil d’administration a notamment les attributions suivantes :     a) Préparer, convoquer et diriger les séances du Conseil d’administration ;  b) Garantir l’exécution des décisions du Conseil d’administration ;  c) Gérer les correspondances adressées au Conseil d’administration ;  d) Maintenir un contact régulier avec le directeur ;  e) Gérer les plaintes envers la direction.           6   Art. 13. Secrétaire du Conseil d’administration    1Le secrétaire assiste le président du Conseil d’administration, notamment pour les  convocations aux séances du Conseil d’administration.    2Il établit les procès-verbaux.     Section III : Direction     Art. 14. Composition et organisation    1La direction se compose du directeur et d’autres membres de la direction. Ils sont nommés  par le Conseil d’administration.     Art. 15. Attributions et compétences    1La direction est chargée de la gestion opérationnelle de l’établissement selon les directives  du Conseil d’administration.    2La direction a en particulier les attributions fixées à l’article 10 du concordat. Le directeur  représente l'établissement à l'égard des tiers.     Art. 16. Directeur    1Le directeur est, avec le président du Conseil d’administration, garant de l’information à  l’interne et vers l’extérieur. Il veille à une information appropriée entre le Conseil  d’administration, la direction et les collaborateurs ainsi que vers l’extérieur.       Section IV : Dispositions communes     Art. 17. Droit de signature    1Les personnes suivantes peuvent engager l’établissement par signature collective à deux :     a) Les membres du Conseil d’administration ;  b) Les membres de la direction ;  c) D’autres personnes expressément désignées par le Conseil d’administration.                     7   Art. 18. Conflits d’intérêt et récusation    1Les membres du Conseil d’administration et de la direction sont tenus de se récuser lorsque  les affaires à traiter touchent leurs propres intérêts de personnes physiques ou ceux de  personnes morales qui leur sont proches.    2Les délibérations et la prise de décision sur le devoir de récusation ont lieu sans la personne  concernée. Pour le surplus, les règles relatives à la récusation contenues dans la loi de  procédure administrative du canton du siège s’appliquent.       Art. 19. Devoir de discrétion    1Les membres du Conseil d’administration ainsi que toutes les personnes subordonnées sont  tenus à un devoir de discrétion à l’égard des tiers sur tous les faits parvenus à leur  connaissance dans l’exercice de leurs activités pour l’établissement.       Section V : Dispositions finales     Art. 20. Modification    1Le présent règlement est réexaminé selon les besoins, mais au moins une fois tous les  quatre ans. Le cas échéant, il est adapté.       Art. 21. Entrée en vigueur    1Le présent règlement a été approuvé par le Conseil d’administration lors de la séance du 30  mai 2016. Il entre en vigueur le 1er juin 2016.        Lausanne, le 30 mai 2016