SR 235.25   1   Verordnung  über das Datenbearbeitungssystem «e-vent»   des Konferenzdienstes EDA  (Verordnung «e-vent»)   vom 17. Oktober 2018 (Stand am 1. Dezember 2018)     Der Schweizerische Bundesrat,  gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und  Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971,   verordnet:   1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen   Art. 1 Gegenstand  Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssys- tems «e-vent» (System) des Konferenzdienstes des Eidgenössischen Departements  für auswärtige Angelegenheiten (Konferenzdienst EDA) im Staatssekretariat des  EDA.   Art. 2 Zweck  Das System dient dem Konferenzdienst EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im  Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veran- staltungen.   Art. 3 Verantwortliche Behörde  Der Konferenzdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.   Art. 4 Struktur  Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff  von innerhalb und von ausserhalb des EDA.        AS 2018 4021  1 SR 172.010   235.25    Datenschutz   2   235.25   2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung   Art. 5 Personen und bearbeitete Daten  1 Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferen- zen und Veranstaltungen.  2 Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.   Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte  1 Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder vom Konfe- renzdienst EDA erfasst.  2 Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System  über vollständige Bearbeitungsrechte.  3 Der Konferenzdienst EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige  Bearbeitungsrechte.  4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur  Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.  5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.  6 Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese  die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.   Art. 7 Dokumente  Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran  teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.   Art. 8 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten  1 Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbei- tung vernichtet.   2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.   3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen   Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung  1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems  verantwortlich.  2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für  Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank  und die Anwendungen.     V «e-vent»   3   235.25   3 Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Konferenzdienst EDA an.  Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem  Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.   Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung  1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern  des Systems die individuellen Zugriffsrechte.  2 Der Konferenzdienst EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die  Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.   4. Abschnitt: Datensicherheit   Art. 11 Sorgfaltspflichten  1 Der Konferenzdienst EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschrifts- gemäss bearbeitet werden.  2 Er stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.   Art. 12 Bearbeitungsreglement  Der Konferenzdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die  organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Daten- sicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.   Art. 13 Protokollierung  1 Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.  2 Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.   5. Abschnitt: Inkrafttreten   Art. 14  Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.     Datenschutz   4   235.25   Anhang  (Art. 5 Abs. 2)   Im System erfasste Personendaten   1. Namen   2. Namen gemäss Reisepass   3. Vornamen   4. Vornamen gemäss Reisepass   5. Titel (akademisch)   6. Titel (berufliche oder amtliche Funktion)   7. Anrede   8. Firma   9. Geschlecht   10. Geburtsdatum   11. Geburtsort   12. Staatsangehörigkeiten   13. Repräsentant/in welcher Delegation / welchen Landes / welcher Organisa- tion   14. E-Mail-Adressen   15. Telefonnummer (Festnetz)   16. Telefonnummer (Mobil)   17. Faxnummer   18. Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort)   19. Land   20. Homepage   21. Korrespondenzart (Brief / E-Mail)   22. Rechnungsadresse   23. Besondere Ansprüche an Essen und Trinken   24. Militärischer Rang   25. Ziviler Rang   26. Position   27. Arbeitgeber   28. Ankunft am Veranstaltungsort / im Hotel   29. Abreise am Veranstaltungsort / im Hotel     V «e-vent»   5   235.25   30. Korrespondenzsprache   31. Fluginformationen (Datum und Uhrzeit der An- und Abreise, Flugnummer,  Transferzeiten)   32. Reisepassinformationen (Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum,  Ausstellungsort)   33. Benötigtes Visum   34. Kreditkartenangaben (Nummer, Ablaufdatum)   35. Angaben zu Hotel / Aufenthaltsort (Adresse, Zimmer etc.)   36. Name der mitreisenden Partnerin / des mitreisenden Partners   37. Angaben zur Teilnahme (Workshops, Dinners, Frühstück, Mittagessen,  Abendessen, Ausflüge)   38. Themen für Workshops   39. Foto   40. Sponsorship: ja / nein   41. Begründung für das Sponsorship   42. Spezielle Bedürfnisse aufgrund von körperlichen Beeinträchtigungen   43. Teilnahme an früheren Konferenzen     Datenschutz   6   235.25