Verordnung zum Gesetz über die Einwohnerregister- und die Stimmregisterplattform (VESP)   114.4  Verordnung zum Gesetz über die  Einwohnerregister- und die  Stimmregisterplattform (VESP)  Vom 10. November 2015 (Stand 1. März 2016)  Der Regierungsrat des Kantons Solothurn gestützt auf §§ 4 Absatz 2, 11 Absatz 1 und 12 Absatz 1 des Gesetzes über die Einwohnerregister- und die Stimmregisterplattform (GESP) vom 5. No- vember 20141)  beschliesst:  1. Allgemeines  §  1 Gegenstand 1 Diese  Verordnung  regelt,  welche  Behörden  Zugriff  auf  Daten  der Einwohnerregisterplattform haben, die Art und den Inhalt ihrer Zugriffsbe- rechtigung, die Aufbewahrung von Personendaten in der Einwohnerregis- terplattform sowie die zu verwendenden Daten-Standards.  2. Zugriffsberechtigung  2.1. Berechtigungsverfahren  §  2 Grundsatz 1 Auf die Erteilung einer Zugriffsberechtigung besteht kein Anspruch.  §  3 Berechtigungsgremien 1 Berechtigungsgremien im Rahmen des Berechtigungsverfahrens sind der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz, die Koordinations- gruppe GERES-Gemeinden und der GERES-Berechtigungsausschuss. 2 Die Koordinationsgruppe GERES-Gemeinden setzt sich aus zwei Vertrete- rinnen oder Vertretern des Verbandes Solothurner Einwohnergemeinden (VSEG) und des Verbandes des Gemeindepersonals des Kantons Solothurn (VGSo) zusammen.  1) BGS 114.3. GS 2015, 55  1  http://so.clex.ch/data/114.3/de   114.4 3 Der GERES-Berechtigungsausschuss setzt sich aus vier Vertretern oder Ver- treterinnen  der  kantonalen  Stellen,  dem oder  der  Beauftragten  für  In- formation und Datenschutz sowie aus zwei Vertreterinnen oder Vertretern des Verbandes Solothurner Einwohnergemeinden (VSEG) und des Verban- des des Gemeindepersonals des Kantons Solothurn (VGSo) zusammen. 4 Die Vertretung der kantonalen Stellen wird vom zuständigen Departe- ment bestimmt.  §  4 Antrag 1 Die Behörde, die um Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform ersucht,  hat  beim zuständigen Departement  einen begründeten Antrag einzureichen. 2 Das Departement leitet das Antragsformular an die Berechtigungsgremi- en weiter.  §  5 Berechtigungsverfahren 1 Für jeden Antrag auf Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform ist  ein  zweistufiges  Berechtigungsverfahren  vorgesehen  (Testphase  und Produktionsstufe). 2 Mit der Zustimmung aller Berechtigungsgremien wird der Antrag stellen- den  Behörde  die  Testberechtigung  für  den  Zugriff  auf  Daten  der Einwohnerregisterplattform erteilt. 3 Die Testphase ist auf maximal zwölf Monate befristet. 4 Nach Abschluss der Testphase prüfen die Berechtigungsgremien, ob der beantragte Anschluss definitiv erteilt werden kann und stellen dem Regie- rungsrat entsprechend Antrag. 5 Der Regierungsrat entscheidet abschliessend über den Zugriff der Antrag stellenden Behörde auf die Einwohnerregisterplattform.  §  6 Erteilung einer Berechtigung an Mitarbeitende einer Behörde 1 Der Leiter oder die Leiterin einer Behörde bestimmt, welche Mitarbeiten- den die der Behörde erteilte Zugriffsberechtigung ausüben. 2 Er oder sie meldet die zugriffsberechtigten Mitarbeitenden sowie diesbe- zügliche Änderungen dem zuständigen Departement.  §  7 Einmalige Abfrage 1 Mit Zustimmung aller Berechtigungsgremien kann das zuständige Depar- tement einer Behörde gemäss § 3 GESP1) einmalig Daten der Einwohnerre- gisterplattform zur Verfügung stellen. 2 Behörden können bei einer zentralen Stelle Auskünfte aus der kantona- len Einwohnerregisterplattform einholen, soweit die Voraussetzungen für eine Amtshilfe erfüllt sind.  1) BGS 114.3.  2  http://so.clex.ch/data/114.3/de   114.4 2.2. Berechtigungsverzeichnis  §  8 Zugriffsberechtigte Behörden und Zugriffsberechtigung 1 Das zuständige Departement führt ein Berechtigungsverzeichnis, aus wel- chem hervorgeht, welchen Behörden eine Zugriffsberechtigung auf Daten der Einwohnerregisterplattform erteilt wurde, und aus welchem auch die Art und der Inhalt der jeweiligen Zugriffsberechtigung ersichtlich ist. 2 Das Berechtigungsverzeichnis nach Absatz 1 wird vom zuständigen De- partement fortlaufend aktualisiert. 3 Das zuständige Departement publiziert auf dem Internet die Art und den Inhalt der Zugriffsberechtigungen der Behörden.  2.3. Verantwortung für eine ordnungsgemässe Abfrage  §  9 Zuständigkeit 1 Der Leiter oder die Leiterin der berechtigten Behörde stellt sicher, dass a) der Zugriff an nicht mehr Arbeitsplätzen als erforderlich ermöglicht  wird; b) nur abfrageberechtigte Personen Zugriffsrechte haben; c) die abfrageberechtigten Personen die Zugriffe ausschliesslich für die  Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe nutzen.  3. Protokollierung und Überprüfung der  Datenabfragen  §  10 Protokollierung der Datenabfragen 1 Jede Abfrage von Daten aus der Einwohnerregisterplattform wird elek- tronisch protokolliert. Es ist die vom zuständigen Departement bestimmte Version nach § 14 Absatz 1 zu verwenden. 2 Die Protokollierung umfasst a) die abfragende Behörde sowie die abfragende Person, b) die abgefragte Person und die abgefragten Daten, c) den Zeitpunkt der Abfrage. 3 Wird durch die Berechtigungsgremien eine Berechtigung für ein Drittsys- tem (Webservice) erteilt, muss das Drittsystem die elektronische Protokol- lierung sicherstellen. 4 Die Protokolle werden nach 12 Monaten gelöscht.  §  11 Überprüfung von Datenabfragen 1 Der Leiter oder die Leiterin der zugriffsberechtigten Behörde kann die protokollierten  Datenabfragen  stichprobenweise  und  personenbezogen auf Unregelmässigkeiten hin prüfen. 2 Die geprüften Personen und der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz werden vom Leiter oder der Leiterin über den Umfang und das Ergebnis der durchgeführten Prüfungen informiert.  3    114.4  4. Entzug oder Aufhebung der  Zugriffsberechtigung  §  12 Missbrauch der Zugriffsberechtigung 1 Stellt  der  Leiter  oder  die  Leiterin  Unregelmässigkeiten  oder  gar  Miss- brauch fest, trifft er oder sie die die erforderlichen Massnahmen. Er oder sie  kann der  betroffenen  Person  insbesondere  die  Zugriffsberechtigung entziehen. 2 Bei Missbrauch durch eine Behörde erfolgt eine Meldung an die Berechti- gungsgremien. Diese prüfen den Sachverhalt und beantragen dem Regie- rungsrat gegebenenfalls den Entzug der Zugriffsberechtigung der Behör- de.  §  13 Aufhebung der Zugriffsberechtigung 1 Ist der Bedarf einer Behörde nach der erteilten Zugriffsberechtigung teil- weise oder gar nicht mehr nachgewiesen, wird diese auf Antrag der Be- rechtigungsgremien durch den Regierungsrat eingeschränkt oder aufgeho- ben.  5. Daten-Standards und Versionen  §  14 eCH-Standards und Versionen 1 Für den Austausch von Personendaten sind jeweils die vom Departement bestimmten  Versionen  der  Standards  für  E-Government  in  der  Schweiz (eCH-Standards) zu verwenden.  6. Löschung und Aufbewahrung der Daten  §  15 Grundsatz 1 Folgende  Daten  der  in  der  Einwohnerregisterplattform  verzeichneten Personen werden gelöscht: a) ein vorangegangenes Datum zu einem Merkmal nach zehn Jahren  nach seiner Veränderung; b) bei Wegzug oder Tod einer Person alle Daten zehn Jahre nach Weg-  zug oder Tod der betreffenden Person; c) Daten, die gemäss Meldung einer Gemeinde nicht mehr in den Re-  gistern geführt werden, zehn Jahre nach der letzten Meldung. 2 Die Löschung der Daten in den Fällen von Absatz 1 erfolgt am Ende des laufenden Kalenderjahres. 3 Solange eine Löschung dieser Daten aus technischen Gründen nicht mög- lich ist, sind die Zugriffe auf diese Daten inaktiv zu setzen.  4    114.4 §  16 Aufbewahrung von Daten im Staatsarchiv 1 Vorbehalten bleibt die  Pflicht  zur Anbietung von Dokumenten an das Staatsarchiv gemäss § 8 ff. des Archivgesetzes vom 25. Januar 20061).  RRB Nr. 2015/1807 vom 10. November 2015. Die Einspruchsfrist ist am 11. Januar 2016 unbenutzt abgelaufen. Inkrafttreten am 1. März 2016. Publiziert im Amtsblatt vom 15. Januar 2016.  1) BGS 122.51.  5  http://so.clex.ch/data/122.51/de