432.10 - Gesetz über Aktenführung und Archivierung (ArchivG)   432.10  Gesetz über Aktenführung und Archivierung (ArchivG)  vom 20. Mai 2020 (Stand 1. Juni 2022)  1. Allgemeine Bestimmungen  §  1 Inhalt 1 Dieses Gesetz regelt die Aktenführung der öffentlichen Organe, die Ablieferung  der archivwürdigen Akten an das zuständige Archiv, die Bearbeitung, die Aufbe- wahrung und die Vermittlung des Archivguts.  §  2 Begriffe 1 In diesem Gesetz bedeuten:  1. öffentliches Organ: Organ, Behörde oder Dienststelle 1.1. des Kantons; 1.2. der  Gemeinden  (Politische  Gemeinden,  Schulgemeinden,  Bürgerge-  meinden); 1.3. der öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten; 1.4. der kommunalen Zweckverbände.  . Dem öffentlichen Organ sind Private, private Organisationen und organisato- risch verselbständigte Gemeindebetriebe gleichgestellt, soweit sie Staats- oder  Gemeindeaufgaben erfüllen (Auftragsverwaltung).  2. zuständiges Archiv: das für das jeweilige öffentliche Organ handelnde Archiv; 3. Unterlage:  3.1. Aufzeichnung  des  öffentlichen  Organs  auf  einem  beliebigen  In- formationsträger;  3.2. Hilfsmittel, das für das Verständnis und die Nutzung einer Aufzeich- nung notwendig ist;  4. Akte: Zusammenfassung aller Unterlagen, die bei der Erledigung einer Aufga- be entstehen und für deren Fortführung benötigt werden;  5. Aktenführung: systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen; 6. Registraturplan:  Ordnungssystem zur  Steuerung der  Aktenführung und Ar-  chivierung mit  Angaben zu Ordnungspositionen,  Benennungen,  Aufbewah- rungsfristen und Archivwürdigkeit  sowie Informationen,  die der Aussonde- rung von Akten aus elektronischen Systemen dienen;  7. Archivwürdigkeit:  Eigenschaft  einer  Akte  aufgrund  ihrer  juristischen,  administrativen oder historischen Bedeutung;  * Änderungstabelle am Schluss des Erlasses 1    432.10 ArchivG  8. Archivgut: als archivwürdig bewertete Akten, die dem zuständigen Archiv ab- geliefert  wurden oder mittels Übernahmevertrag von Privaten übernommen  wurden.  §  3 Aufbewahrung von Akten und Archivgut 1 Akten und Archivgut öffentlicher Organe sind in geeigneter Weise sicher und dau- erhaft aufzubewahren. 2 Sie sind unveräusserlich und können durch Dritte auch durch Ersitzung nicht er- worben werden.  2. Archive und Aufgaben  §  4 Staatsarchiv 1 Das Staatsarchiv ist das für die öffentlichen Organe des Kantons zuständige Ar- chiv. 2 Es ist die kantonale Fachstelle für die Aktenführung und Archivierung der öffentli- chen Organe von Kanton und Gemeinden. 3 Es kann Weisungen über die Anforderungen an die Aktenführung und Archivie- rung erlassen. 4 Es vereinbart mit den öffentlichen Organen Registraturpläne.  §  5 Gemeindearchive 1 Jede Gemeinde führt ein Archiv. 2 Das Gemeindearchiv ist das für die öffentlichen Organe der Gemeinde zuständige  Archiv. 3 Grundlage der Aktenführung und Archivierung ist der Registraturplan.  §  6 Zusammenarbeit Staatsarchiv und Gemeindearchive 1 Das Staatsarchiv berät die Gemeindearchive bei deren Aufgabenerfüllung. 2 Das Staatsarchiv kann nach Absprache mit der betreffenden Politischen Gemeinde  die Archive aufgelöster Bürgergemeinden übernehmen. 3 Das Staatsarchiv kann mit den Bürgergemeinden die Übernahme der Archive ihrer  Vorgängergemeinden vereinbaren. 4 Das Staatsarchiv kann mit Politischen Gemeinden, Schulgemeinden und evangeli- schen oder katholischen Kirchgemeinden vereinbaren, dass es die Archive ihrer Vor- gängergemeinden gegen Entschädigung aufbewahrt.  2    ArchivG 432.10  §  7 Archivdienst für Gemeinden 1 Das Staatsarchiv kann einen sich finanziell selbsttragenden Archivdienst betreiben,  der Organen gemäss § 2 Abs. 1 Ziff. 1.2 bis Ziff. 1.4 dieses Gesetzes gegen Entgelt  Archivdienstleistungen in folgenden Bereichen anbietet:  1. Ordnung, Erschliessung und Konservierung von Papierarchiven; 2. periodische Nachführung von Papierarchiven; 3. Unterstützung bei der Aktenführung; 4. Sicherstellung  der  elektronischen  Langzeitarchivierung  in  Zusammenarbeit   mit dem Staatsarchiv. 2 Der Regierungsrat unterstellt den Archivdienst der Spezialfinanzierung.  §  8 Aufsicht über die Gemeindearchive 1 Die Gemeindearchive unterstehen der Aufsicht des für das Staatsarchiv zuständi- gen Departementes.  §  9 Öffentlich-rechtliche Anstalten und Auftragsverwaltung 1 Die öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten sowie die Privaten, priva- ten Organisationen und organisatorisch verselbständigten Gemeindebetriebe, die mit  der Erfüllung von Staats- oder Gemeindeaufgaben beauftragt sind, sorgen nach den  Grundsätzen dieses Gesetzes selbständig für die Aktenführung und Archivierung. 2 Sie können das Staatsarchiv, ein entsprechendes Gemeindearchiv oder eine geeig- nete private Organisation oder Person mit der Erfüllung dieser Aufgaben beauftra- gen.  §  10 Internationale, interkantonale und interkommunale Institutionen 1 Das öffentliche Organ setzt sich dafür ein, dass internationale und interkantonale  Institutionen, an denen es beteiligt ist, für die sachgerechte Archivierung ihrer Akten  sorgen. 2 Interkommunale  Institutionen  bestimmen  ein  für  die  Archivierung  zuständiges  Gemeindearchiv.  §  11 Aufgaben des zuständigen Archivs 1 Das zuständige Archiv  1. berät das öffentliche Organ bei der Aktenführung; 2. übernimmt vom öffentlichen Organ die archivwürdigen Unterlagen; 3. kann archivwürdige Unterlagen von Dritten übernehmen; 4. stellt die Erschliessung, dauerhafte Erhaltung und Lesbarkeit des Archivguts   sicher; 5. gewährleistet die Authentizität und Integrität des Archivguts;  3    432.10 ArchivG  6. veröffentlicht ein Verzeichnis des zugänglichen Archivguts; 7. gewährt nach Massgabe dieses Gesetzes Zugang zum Archivgut; 8. wirkt an der Vermittlung und Auswertung seines Archivguts mit.  3. Sicherung  §  12 Aktenführung 1 Das öffentliche Organ führt die Akten auf der Grundlage des Registraturplans. 2 Es stellt  sicher,  dass die wesentlichen Arbeitsschritte und das Ergebnis der Ge- schäftsvorgänge aus den Unterlagen und Akten ersichtlich und nachvollziehbar sind. 3 Akten sind sofort nach Beendigung des Geschäftsvorgangs, spätestens aber zehn  Jahre nach deren Eröffnung abzuschliessen, bei Rechts- und Rechtsmittelverfahren  jedoch nicht vor ihrem rechtskräftigen Abschluss. 4 Systeme zur elektronischen Aktenführung müssen eine Archivierungsschnittstelle  gemäss aktuellen fachlichen Standards enthalten.  §  13 Bewertung 1 Das Staatsarchiv bewertet in Absprache mit dem öffentlichen Organ dessen Akten- produktion vorausschauend auf ihre Archivwürdigkeit. 2 Die Entscheidungen werden im Registraturplan vermerkt. 3 Im Falle von Uneinigkeit zwischen dem öffentlichen Organ und dem Staatsarchiv  entscheidet das Departement.  §  14 Ablieferung 1 Das öffentliche Organ liefert dem zuständigen Archiv die im Registraturplan als ar- chivwürdig bewerteten Unterlagen und Akten periodisch ab.  §  15 Vernichtung 1 Das öffentliche Organ vernichtet nach Ablauf der einschlägigen Aufbewahrungs- fristen die im Registraturplan als nicht archivwürdig bewerteten analogen Unterla- gen. 2 Nach Vollzug der Ablieferung digitaler Unterlagen an das zuständige Archiv sind  diese beim abliefernden öffentlichen Organ zu löschen. 3 Nicht bewertete Unterlagen dürfen ohne Zustimmung des Staatsarchivs nicht ver- nichtet werden. Bei Uneinigkeit entscheidet das Departement.  4    ArchivG 432.10  4. Zugang  §  16 Grundsatz 1 Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist zugänglich. 2 Unterlagen, die bereits vor der Ablieferung an das zuständige Archiv zugänglich  waren, bleiben zugänglich.  §  17 Arten 1 Der Zugang umfasst:  1. Einsicht, die bei analogem Archivgut in der Regel vor Ort, bei digitalem Ar- chivgut elektronisch erfolgt;  2. Auskunft über den Inhalt von Archivgut; 3. Aushändigung der Kopie einer Unterlage; 4. in Ausnahmefällen Ausleihe von Archivgut.  §  18 Schutzfristen 1 Die allgemeine Schutzfrist für Akten, die vor dem 20. Mai 2019 erstellt oder emp- fangen wurden, beträgt 20 Jahre. * 2 Die Schutzfrist für Akten mit besonders schützenswerten Personendaten gemäss  dem Gesetz über den Datenschutz1) beträgt 100 Jahre. 3 Die  Schutzfrist  für  Akten,  die  der  beruflichen  Schweigepflicht  im  Sinne  von  Art. 321 des Schweizerischen Strafgesetzbuches2) unterstehen, beträgt 100 Jahre. 4 Die Schutzfrist beginnt mit dem Datum der jüngsten Unterlage der Akte. 5 Für amtliche Akten im Sinne von § 5 Abs. 1 des Gesetzes über das Öffentlichkeits- prinzip (Öffentlichkeitsgesetz, ÖffG)3), die sich bereits im zuständigen Archiv befin- den, gelten die Bestimmungen des Öffentlichkeitsgesetzes. Zuständiges öffentliches  Organ im Sinne des Öffentlichkeitsgesetzes ist das zuständige Archiv. *  §  19 Zugang vor Ablauf der Schutzfrist im Allgemeinen 1 Das zuständige Archiv kann auf Gesuch hin vor Ablauf der Schutzfrist Zugang zu  Archivgut gewähren, wenn keine gesetzlichen Vorschriften der Einsichtnahme ent- gegenstehen und wenn die angeführten Gründe die öffentlichen oder schützenswer- ten privaten Interessen überwiegen oder die betroffene Person in die Einsichtnahme  einwilligt. 2 Das Gesuch ist schriftlich und begründet beim zuständigen Archiv einzureichen. 3 Das zuständige Archiv kann die Bewilligung an Bedingungen knüpfen.  1) RB 170.7 2) SR 311.0 3) RB 170.6  5  https://www.rechtsbuch.tg.ch/data/170.7/de https://www.rechtsbuch.tg.ch/data/170.6/de http://db.clex.ch/link/Bund/311.0/de   432.10 ArchivG  4 Einsicht in Akten gemäss § 18 Abs. 3 wird während der laufenden Schutzfrist nur  gewährt, wenn die zuständige Aufsichtsbehörde den Geheimnisträger oder die Ge- heimnisträgerin vorgängig von der beruflichen Schweigepflicht entbunden hat.  §  20 Zugang durch die betroffene Person vor Ablauf der Schutzfrist 1 Das zuständige Archiv gewährt betroffenen Personen Zugang zu dem sie betreffen- den Archivgut. 2 Die betroffene Person kann weder eine Berichtigung noch die Vernichtung oder  Herausgabe von Archivgut verlangen. 3 Sie kann vom zuständigen Archiv vermerken lassen, dass sie Aufzeichnungen als  unrichtig bezeichnet, oder der Akte eine Gegendarstellung beifügen lassen.  §  21 Zugang durch das abliefernde öffentliche Organ vor Ablauf der Schutz- frist  1 Das zuständige Archiv gewährt dem öffentlichen Organ, das die Akten abgeliefert   hat, während der Schutzfrist kostenlos Zugang zu benötigten Akten. 2 Kein Zugang besteht bei Archivgut, das Datensammlungen enthält und in Anwen- dung von § 16 Abs. 2 des Gesetzes über den Datenschutz ins zuständige Archiv ge- langte,  ausgenommen bei  Vorliegen  eines  überwiegenden  öffentlichen  Interesses  oder bei Zustimmung der betroffenen Person. 3 Das öffentliche Organ verändert das Archivgut nicht.  §  22 Zugang zu Archivgut von Privaten 1 Der Zugang zu Archivgut von Privaten richtet sich nach dem entsprechenden Über- nahmevertrag. 2 Fehlen vertragliche Bestimmungen, gelten die Bestimmungen dieses Gesetzes.  §  23 Gebühr 1 Der Zugang zu Archivgut ist in der Regel unentgeltlich. 2 Das zuständige Archiv kann eine Gebühr erheben für  1. besondere Leistungen bei Recherchen; 2. die Erstellung von Reproduktionen; 3. die Abgeltung von Urheber- und Verwertungsrechten, die beim zuständigen   Archiv selber liegen. 3 Das zuständige Archiv kann ein Gebührenreglement erlassen. Für den Erlass eines  Gebührenreglements des Staatsarchivs ist der Regierungsrat zuständig.  6    ArchivG 432.10  Änderungstabelle - Nach Paragraph  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Amtsblatt Erlass 20.05.2020 01.01.2021 Erstfassung 23/2020 § 18 Abs. 1 16.02.2022 01.06.2022 geändert 8/2022 § 18 Abs. 5 16.02.2022 01.06.2022 eingefügt 8/2022  7   	1. Allgemeine Bestimmungen 	§ 1 Inhalt 	§ 2 Begriffe 	§ 3 Aufbewahrung von Akten und Archivgut  	2. Archive und Aufgaben 	§ 4 Staatsarchiv 	§ 5 Gemeindearchive 	§ 6 Zusammenarbeit Staatsarchiv und Gemeindearchive 	§ 7 Archivdienst für Gemeinden 	§ 8 Aufsicht über die Gemeindearchive 	§ 9 Öffentlich-rechtliche Anstalten und Auftragsverwaltung 	§ 10 Internationale, interkantonale und interkommunale Institutionen 	§ 11 Aufgaben des zuständigen Archivs  	3. Sicherung 	§ 12 Aktenführung 	§ 13 Bewertung 	§ 14 Ablieferung 	§ 15 Vernichtung  	4. Zugang 	§ 16 Grundsatz 	§ 17 Arten 	§ 18 Schutzfristen 	§ 19 Zugang vor Ablauf der Schutzfrist im Allgemeinen 	§ 20 Zugang durch die betroffene Person vor Ablauf der Schutzfrist 	§ 21 Zugang durch das abliefernde öffentliche Organ vor Ablauf der Schutzfrist 	§ 22 Zugang zu Archivgut von Privaten 	§ 23 Gebühr