235.22   1   Ordinanza  concernente il sistema d’informazione E-VERA   (Ordinanza E-VERA)   del 17 agosto 2016 (Stato 1° gennaio 2022)     Il Consiglio federale svizzero,   visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati  personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri;  visto l’articolo 63 capoverso 2 della legge federale del 26 settembre 20142  sugli Svizzeri all’estero,    ordina:   Sezione 1: Disposizioni generali   Art. 1 Oggetto   La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione  E-VERA (E-VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).   Art. 2 Scopo del sistema d’informazione   E-VERA serve al DFAE per adempiere i compiti consolari tramite le rappresentanze  svizzere all’estero (rappresentanze) e la Direzione consolare (DC), in particolare per:   a. tenere il registro degli Svizzeri all’estero;   b. comunicare con gli Svizzeri all’estero;   c. amministrare e inviare pubblicazioni;   d. elaborare rilevazioni e statistiche;   e. far fronte a crisi e catastrofi;    f. sostenere la Cassa svizzera di compensazione (CSC) nell’ambito dell’as- sicurazione facoltativa ai sensi dell’articolo 2 della legge federale del  20 dicembre 19463 su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti  (LAVS) e dell’articolo 3 dell’ordinanza del 26 maggio 19614 concernente  l’assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità.   Art. 3 Responsabilità   La DC è responsabile di E-VERA.        RU 2016 2933   1 RS 235.2  2 RS 195.1  3 RS 831.10  4 RS 831.111   235.22      Protezione dei dati   2      235.22   Art. 4 Struttura   E-VERA consiste in una banca dati e in uno sportello online.   Sezione 2: Trattamento dei dati   Art. 5 Persone registrate in E-VERA   1 In E-VERA sono trattati i dati delle persone seguenti:   a. gli Svizzeri all’estero;   b. i coniugi e i  partner registrati di persone di cui alla lettera a;   c. i figli di persone di cui alle lettere a e b;   d. i genitori stranieri di Svizzeri all’estero minorenni;   e. le persone, e i loro congiunti, per le quali la Svizzera assume funzioni di  tutela o che beneficiano della tutela di interessi stranieri;   2 I dati sono trattati secondo l’allegato 1.   Art. 6 Registrazione e verifica dei dati   1 Tutti i dati contenuti in E-VERA sono registrati dalle rappresentanze. Il sistema  attribuisce automaticamente un numero a ogni persona registrata.    2 I numeri AVS registrati in E-VERA sono verificati e, se del caso, rettificati secon- do gli articoli 133bis e 134quater dell’ordinanza del 31 ottobre 19475  sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti. L’Ufficio centrale di compensa- zione (UCC) assegna un numero AVS alle persone che ne sono prive.6   3 E-VERA verifica mediante una consultazione online se le persone registrate in  E-VERA sono segnalate nel sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL) per  aver commesso un crimine o un delitto. Il risultato della consultazione non viene  memorizzato in E-VERA.   Art. 7 Diritti di trattamento   1 Le rappresentanze e la DC dispongono di diritti di trattamento completi per tutti i  dati registrati in E-VERA.   2 Per quanto i loro diritti di accesso lo consentano, le persone di cui all’articolo 5  possono visionare i dati di cui all’allegato 1 che li riguardano o che riguardano i  congiunti che vivono nella stessa economia domestica; possono chiedere servizi  consolari nonché la modifica di dati inesatti o non più attuali.       5  RS 831.101  6 Nuovo testo giusta l’all. n. II 11 dell’O del 17 nov. 2021, in vigore dal 1° gen. 2022    (RU 2021 800).     Ordinanza E-VERA   3   235.22   3 I seguenti servizi possono consultare mediante procedura di richiamo tutti i dati di  cui all’allegato 1 per gli scopi indicati di seguito:   a. l’Organo per la protezione dei dati, trasparenza e sicurezza dell’informa- zione DFAE: per fornire informazioni su richiesta nel proprio ambito di  competenza;    b. la Revisione interna DFAE: per preparare e svolgere audit presso rappresen- tanze all’estero;   c. il Centro di gestione delle crisi DFAE: per localizzare rapidamente i cittadini  svizzeri nelle situazioni di crisi;   d. l’Ufficio passaporti DFAE: per rintracciare i titolari di passaporti diplomatici  o di servizio all’estero;   e. la CSC: per adempiere i compiti previsti dalla legge nell’ambito dell’assi- curazione per la vecchiaia e per i superstiti e dell’assicurazione per l’inva- lidità;   f. l’UCC: per assegnare il numero AVS7.   4 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i  propri compiti.   Art. 8 Comunicazione di dati   1 Le rappresentanze e la DC possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresen- tanze estere e alle autorità locali i dati registrati in E-VERA di persone coinvolte in  una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.    2 I dati di cui all’allegato 1 vengono trasmessi automaticamente e in forma cifrata ai  seguenti servizi:   a. all’Ufficio federale di statistica: nell’ambito dell’ordinanza del 30 giugno  19938 sulle rilevazioni statistiche e dell’ordinanza del 21 novembre 20079  sull’armonizzazione dei registri;   b. alla CSC: per l’esecuzione delle mutazioni notificate alle rappresentanze che  riguardano dossier gestiti dalla CSC;   c. all’UCC: per la verifica e l’assegnazione del numero AVS.   3 Se altre autorità hanno bisogno dei dati registrati in E-VERA per l’adempimento  dei loro compiti, le rappresentanze e la DC possono comunicarglieli.   Art. 9 Distruzione dei set di dati   1 Il set di dati relativo a una persona viene distrutto dopo cinque anni dalla registra- zione di una delle informazioni elencate di seguito, o al più tardi al compimento del  115° anno di età:       7 Nuova espr. giusta l’all. n. II 11 dell’O del 17 nov. 2021, in vigore dal 1° gen. 2022 (RU  2021 800). Di detta mod. é tenuto conto unicamente nelle disp. menzionate nella RU.   8 RS 431.012.1  9 RS 431.021     Protezione dei dati   4      235.22   a. partito;   b. deceduto;   c. nato morto;   d. decesso senza atto di morte;   e. scomparso.   2 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archivia- zione.   Sezione 3: Diritti di accesso e gestione   Art. 10 Conferimento del diritto di accesso   1 Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti di E-VERA i diritti di accesso  individuali.   2 La DC verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso  continuano a essere adempiute.   Art. 11 Gestione tecnica e amministrazione del sistema   1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di E-VERA.   2 L’amministratore di sistema gestisce il sistema operativo del computer, la banca  dati e le applicazioni.   3 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di  sistema e gli utenti. Fa parte della DC.   Art. 12 Interfaccia   E-VERA dispone di un’interfaccia elettronica con il sistema d’informazione  EDAssist+. L’allegato 2 contiene le informazioni sui dati trasmessi da E-VERA a  EDAssist+ nonché sulla periodicità della trasmissione.   Sezione 4: Sicurezza dei dati   Art. 13 Obblighi di diligenza   1 La DC e le rappresentanze provvedono affinché i dati personali registrati in  E-VERA siano trattati conformemente alle prescrizioni.   2 Si assicurano inoltre che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.     Ordinanza E-VERA   5   235.22   Art. 14 Sicurezza dei dati   1 La sicurezza informatica è retta:   a. dall’ordinanza del 14 giugno 199310 relativa alla legge federale sulla prote- zione dei dati;   b.11 dall’ordinanza del 27 maggio 202012 sui ciber-rischi;   c.13 ...   2 La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Il regolamento contiene le  misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo  del trattamento dei dati.   Art. 15 Verbale   1 Gli accessi a E-VERA e il trattamento dei dati in E-VERA sono costantemente  verbalizzati.   2 I verbali sono conservati per un anno.   Sezione 5: Disposizioni finali    Art. 16 Abrogazione di un altro atto normativo   L’ordinanza VERA del 7 giugno 200414 è abrogata.   Art. 17 Modifica di altri atti normativi   Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:   ...15   Art. 18 Entrata in vigore   La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2016.       10 RS 235.11  11 Nuovo testo giusta l’all. n. 12 dell’O del 24 feb. 2021, in vigore dal 1° apr. 2021    (RU 2021 132).  12  RS 120.73  13 Abrogata dall’all. n. 12 dell’O del 24 feb. 2021, con effetto dal 1° apr. 2021    (RU 2021 132).  14 [RU 2004 2997, 2007 6719 all. n. 4, 2012 337 art. 19]  15 Le mod. possono essere consultate alla RU 2016 2933.     Protezione dei dati   6       235.22   Allegato 1  (art. 5 cpv. 2)   Diritti di trattamento   Legenda:   Servizi con diritti di accesso / che ricevono i dati  Diritti di trattamento    Rappresentanze Rappresentanze svizzere all’estero A Diritti di trattamento completi   DC Direzione consolare B Diritto di lettura   Organo Organo per la protezione dei dati, trasparenza C Diritto di lettura e di richiesta   e sicurezza dell’informazione DFAE   D Trasmissione cifrata dei dati   RI Revisione interna DFAE     KMZ Centro di gestione delle crisi     CSC Cassa svizzera di compensazione     UCC Ufficio centrale di compensazione     UST Ufficio federale di statistica             Ordinanza E-VERA   7   235.22   Dati   R a p p re  se n ta  n z e    D C     O rg  a n  o    R I   K M  Z    U ff  ic io   p a ss  a p  o rt  i  D  F A  E    C S  C    U C  C    U S  T    P e rs  o n e  i  n te  re ss  a te   ( a rt  .  5 )   Cognomi  A A B B B B B/D B/D D C   Nomi A A B B B B B/D B/D D C   Data di nascita A A B B B B B/D B/D D C   Luogo di nascita A A B B B B B/D B/D D C   Sesso A A B B B B B/D B/D D C   Stato civile A A B B B B B/D B/D D C   Luogo d’origine A A B B B B B/D B D C   Cittadinanza/attinenza A A B B B B B/D B/D D C   Dati sulla naturalizzazione, perdita della cittadinanza: luogo, data, autorità,  passaggio in giudicato   A A B B B B B/D B/D D C   Appellativo A A B B B B D   C   Titolo A A B B B B D   C   Numero AVS A A B B B B B/D B/D D C   Livello di formazione A A B B B B   D C     Protezione dei dati   8       235.22   Dati   R a p p re  se n ta  n z e    D C     O rg  a n  o    R I   K M  Z    U ff  ic io   p a ss  a p  o rt  i  D  F A  E    C S  C    U C  C    U S  T    P e rs  o n e  i  n te  re ss  a te   ( a rt  .  5 )   Professione: designazione della professione, categoria professionale,  formazione più elevata conclusa, data della registrazione   A A B B B B   D C   Dati sugli eventi di stato civile: matrimonio, divorzio, registrazione  dell’unione domestica, scioglimento dell’unione domestica, separazione,  inizio della separazione, fine della separazione, motivo dello scioglimento,  dichiarazione di nullità, adozione, nascita, cambiamento di nome, attestato  ufficiale, data, luogo, sentenza, data del passaggio in giudicato    A A B B B B B/D B/D D C   Dati sul decesso: data, luogo, tipo di notifica A A B B B B B/D B/D D C   Lingua A A B B B B B/D B/D D C   Lingua per la corrispondenza A A B B B B   D C   Dati su coniuge, partner: cognome, nome, data di nascita, numero AVS A A B B B B B/D B  C   Dati su figli e autorità parentale: cognome, nome, data di nascita, numero  AVS, titolari dell’autorità parentale   A A B B B B B/D B  C   Dati di contatto: indirizzi, coordinate GPS, indirizzo e-mail, numero  di telefono, numero di fax   A A B B B B B/D B D C        Ordinanza E-VERA   9   235.22   Dati   R a p p re  se n ta  n z e    D C     O rg  a n  o    R I   K M  Z    U ff  ic io   p a ss  a p  o rt  i  D  F A  E    C S  C    U C  C    U S  T    P e rs  o n e  i  n te  re ss  a te   ( a rt  .  5 )   Dati sulla circoscrizione consolare A A B B B B B/D  D C   N. personale, art. 6 cpv. 1 A A B B B B B/D B/D     Dati sui genitori: cognome, nome A A B B B B B/D B/D  C   Dati della persona di contatto in caso di decesso: cognome, nome, contatto A A B B B B B/D   C   Dati sulla partenza: data, luogo, indirizzo, motivo A A B B B B B/D  D C   Dati sull’arrivo: data, luogo, indirizzo, motivo A A B B B B B/D  D C   Dati sul diritto di voto: data di annuncio di arrivo/partenza, Comune di  voto, lingua del materiale di voto   A A B B B B   D C   Annuncio di arrivo/partenza  A A B B B B B/D   C   Dati login sportello online E-VERA A A B B B B    C   Passaporto: numero, data del rilascio, autorità di rilascio, validità A A B B B B       Notifica di perdita: documento di viaggio, modello, numero, motivo,  luogo, data, rapporto di polizia, data del rilascio, autorità di rilascio,  validità, data della notifica   A A B B B B    C   Notifica di scomparsa: data, autorità, luogo A A B B B B B/D   C   Controllo Ripol  B B             Protezione dei dati   10       235.22   Dati   R a p p re  se n ta  n z e    D C     O rg  a n  o    R I   K M  Z    U ff  ic io   p a ss  a p  o rt  i  D  F A  E    C S  C    U C  C    U S  T    P e rs  o n e  i  n te  re ss  a te   ( a rt  .  5 )   Deposito: tipo, numero documento, data dell’accettazione e della consegna A A B B B B    C   Persona rilevante per compiti diplomatici A A B B B B       Pubblicazioni in abbonamento A A B B B B    C   Obbligo di notificazione militare A A B B B B         Ordinanza E-VERA   11   235.22   Allegato 2  (art. 12)   Dati e periodicità   Sistema d’informazione Dati personali Periodicità   EDAssist+ a. Cognome   b. Nome   c. Indirizzo, mezzi di comunicazione  (dati di contatto)   d. Data di nascita   e. Sesso   f. Lingue   g. Luoghi d’origine   h. Cittadinanze   i. Numero AVS   j. Numero personale   In base alle  esigenze             Protezione dei dati   12   235.22       	Sezione 1: Disposizioni generali 	Art. 1 Oggetto 	Art. 2 Scopo del sistema d’informazione 	Art. 3 Responsabilità 	Art. 4 Struttura  	Sezione 2: Trattamento dei dati 	Art. 5 Persone registrate in E-VERA 	Art. 6 Registrazione e verifica dei dati 	Art. 7 Diritti di trattamento 	Art. 8 Comunicazione di dati 	Art. 9 Distruzione dei set di dati  	Sezione 3: Diritti di accesso e gestione 	Art. 10 Conferimento del diritto di accesso 	Art. 11 Gestione tecnica e amministrazione del sistema 	Art. 12 Interfaccia  	Sezione 4: Sicurezza dei dati 	Art. 13 Obblighi di diligenza 	Art. 14 Sicurezza dei dati 	Art. 15 Verbale  	Sezione 5: Disposizioni finali 	Art. 16 Abrogazione di un altro atto normativo 	Art. 17 Modifica di altri atti normativi 	Art. 18 Entrata in vigore  	Allegato 1 	Diritti di trattamento  	Allegato 2 	Dati e periodicità