Microsoft Word - 172.010.441.it.doc   1   Ordinanza  sulla gestione elettronica degli affari   nell’Amministrazione federale  (Ordinanza GEVER)   del 3 aprile 2019 (Stato 1° gennaio 2021)     Il Consiglio federale svizzero,  visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione  del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),  ordina:   Sezione 1: Disposizioni generali   Art. 1 Campo d’applicazione  1 La presente ordinanza si applica:    a. alle unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale di cui  all’articolo 7 dell’ordinanza del 25 novembre 19982 sull’organizzazione del  Governo e dell’Amministrazione (OLOGA);   b. alle autorità, organizzazioni e persone di cui all’articolo 2 capoverso 2  dell’ordinanza del 25 novembre 20203 sulla trasformazione digitale e l’in- formatica (OTDI) che s’impegnano a rispettarla.4   2 I dipartimenti e la Cancelleria federale possono prevedere in un’ordinanza di assog- gettare alle prescrizioni della presente ordinanza le unità amministrative dell’Am- ministrazione federale decentralizzata che sono loro attribuite conformemente all’arti- colo 7a OLOGA, se tali unità non sono autorizzate ad archiviare i loro affari in manie- ra autonoma.   3 Le disposizioni della presente ordinanza sulle competenze in seno all’Amministra- zione federale (sezione 4) si applicano soltanto se è in uso il sistema di gestione  degli affari fornito dal servizio standard delle TIC GEVER (sistema GEVER stan- dardizzato).  4 La presente ordinanza non si applica ai sistemi per i quali la legislazione prevede  deroghe.        RU 2019 1311  1 RS 172.010  2  RS 172.010.1  3  RS 172.010.58  4 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e   l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).   172.010.441    Consiglio federale e Amministrazione federale   2   172.010.441   Art. 2 Contenuto e scopo dei sistemi di gestione degli affari  1 L’Amministrazione federale tratta le informazioni pertinenti agli affari in sistemi  di gestione elettronica degli affari.  2 Sono considerate pertinenti a un affare le informazioni necessarie a documentare  l’attività amministrativa ai sensi dell’articolo 22 OLOGA5.  3 È considerato sistema di gestione degli affari ogni sistema informatico che, ai sensi  dell’articolo 57h LOGA, serve alla registrazione, alla gestione, all’indicizzazione e  al controllo della corrispondenza e degli affari.   Art. 3 Impiego del sistema GEVER standardizzato e di sistemi di gestione  degli affari non standardizzati   1 Le unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale impiegano il siste- ma GEVER standardizzato.  2 Per compiti specifici, possono inoltre impiegare un sistema di gestione degli affari  non standardizzato secondo la presente ordinanza, se le seguenti condizioni sono  adempiute:   a. l’adempimento dei compiti non può essere supportato in modo adeguato con  il sistema GEVER standardizzato e l’acquisto, lo sviluppo e l’esercizio del  sistema non standardizzato, considerati tutti i costi, è nel complesso più van- taggioso per la Confederazione;   b. la condizione di cui alla lettera a è dimostrata da un’analisi documentata;  c. il dipartimento competente rispettivamente la Cancelleria federale ha dato il   suo consenso.    Art. 4 Divieto di gestione parallela  1 Le informazioni pertinenti agli affari non possono essere gestite parallelamente in  più sistemi.  2 Possono essere trattate temporaneamente fuori dai sistemi di gestione degli affari,  in particolare per consentire la cooperazione con servizi esterni alla Confederazione.  Al termine dei lavori, le informazioni pertinenti agli affari devono essere reinserite  nel rispettivo sistema di gestione degli affari.   Sezione 2: Requisiti relativi alla gestione degli affari   Art. 5 Digitalizzazione di documenti fisici  1 Le unità amministrative digitalizzano i documenti in entrata o creati in forma car- tacea o in un’altra forma fisica e che contengono informazioni pertinenti agli affari.  Sono fatti salvi i documenti fisici che per motivi tecnici non sono adatti alla digita- lizzazione.      5 RS 172.010.1     Ordinanza GEVER   3   172.010.441   2 Ai fini della gestione degli affari, i documenti elettronici sono considerati versioni  determinanti.  3 Le unità amministrative distruggono i documenti fisici tre mesi dopo la digitalizza- zione. I documenti non sono distrutti:   a. fintanto che devono essere conservati in base a disposizioni legali;  b. fintanto che sono probabilmente necessari per provare fatti giuridicamente   rilevanti; a tal fine le unità amministrative definiscono categorie di docu- menti nelle loro direttive organizzative (art. 10);   c. fintanto che sono necessari per il disbrigo degli affari;  d. se devono essere conservati tenuto conto della loro importanza storica o cul-  turale.  4 Nel sistema di gestione degli affari è registrato il luogo in cui sono conservati i  documenti fisici che non sono stati distrutti.   Art. 6 Gestione degli affari regolare  1 L’attività delle unità amministrative si fonda fra l’altro sulla gestione degli affari  regolare; questa consiste segnatamente nella registrazione sistematica dei processi  inerenti agli affari nonché nella gestione delle informazioni che ne risultano.  2 Le informazioni registrate nel corso della durata di un affare devono documentarlo  in modo completo e affidabile.   Art. 7 Struttura di base dell’ordinamento  1 Nei loro sistemi di gestione degli affari, le unità amministrative definiscono un  sistema di ordinamento.  2 Le informazioni sono archiviate in dossier. Ogni dossier è attribuito in modo uni- voco a una posizione del sistema di ordinamento.  3 Se necessario, i dossier possono essere suddivisi ulteriormente.   Art. 8 Struttura ed estensione del sistema di ordinamento  1 Il sistema di ordinamento comprende tutti i compiti dell’unità amministrativa ed è  strutturato in base a questi. Deve essere adeguatamente dettagliato, estensibile e de- ve avere una sistematicità uniforme.  2 Per consentire la gestione automatizzata delle informazioni durante il loro intero  ciclo di vita, sono attribuiti metadati per indicare la responsabilità, il termine di con- servazione, la protezione dei dati, la classificazione, i diritti di accesso e il valore  archivistico.     Consiglio federale e Amministrazione federale   4   172.010.441   Art. 9 Distruzione di informazioni prive di valore archivistico  Le informazioni prive di valore archivistico possono essere distrutte alla scadenza  del termine di conservazione stabilito dall’unità amministrativa, a meno che altri atti  normativi ne prescrivano una conservazione più lunga.   Art. 10 Direttive organizzative  1 Le unità amministrative emanano direttive organizzative.  2 Le direttive organizzative disciplinano la struttura e lo svolgimento della gestione  degli affari mediante la definizione di compiti, responsabilità, procedure e mezzi.  3 Le unità amministrative aggiornano costantemente le loro direttive organizzative.   4 Verificano regolarmente se le loro direttive organizzative sono rispettate.   Sezione 3: Protezione delle informazioni e dei dati   Art. 11 Trattamento di informazioni classificate  1 Le informazioni classificate CONFIDENZIALE conformemente all’articolo 6 or- dinanza del 4 luglio 20076 sulla protezione delle informazioni sono crittate nel siste- ma di gestione degli affari.  2 Le informazioni classificate SEGRETO conformemente all’articolo 5 dell’ordinan- za sulla protezione delle informazioni non possono essere trattate nei sistemi di ge- stione degli affari.   Art. 12 Responsabilità in materia di protezione dei dati  Ogni unità amministrativa è responsabile della protezione dei dati nell’ambito del  proprio sistema di gestione degli affari.   Art. 13 Verbalizzazione  I sistemi di gestione degli affari registrano gli accessi alle informazioni, la stampa e  la spedizione di informazioni nonché le modifiche della classificazione e delle auto- rizzazioni di accesso.   Art. 14 Conferma elettronica  I sistemi di gestione degli affari consentono di associare conferme elettroniche alle  informazioni, in particolare per attestarne la presa di conoscenza oppure per ottenere  o concedere un’autorizzazione.       6 RS 510.411     Ordinanza GEVER   5   172.010.441   Sezione 4:   Strategia GEVER e competenze nell’Amministrazione federale7   Art. 158 Strategia GEVER  1 Su proposta del settore Trasformazione digitale e governance delle TIC della  Cancelleria federale (settore TDT della CaF) e dopo aver sentito la Conferenza dei  segretari generali (CSG), il cancelliere della Confederazione definisce la strategia  della Confederazione in materia di gestione degli affari dell’Amministrazione fede- rale (strategia GEVER).  2 L’elaborazione e la realizzazione della strategia GEVER sono coordinate dal set- tore TDT della CaF.   Art. 169   Art. 17 Gruppo tecnico GEVER Confederazione  1 Il Gruppo tecnico GEVER Confederazione (Gruppo tecnico) si compone di un  rappresentante del Servizio GEVER Confederazione e di un rappresentante di ogni  dipartimento e della Cancelleria federale. Il rappresentante del Servizio GEVER  Confederazione presiede il Gruppo tecnico.10  2 I rappresentanti dei dipartimenti e della Cancelleria federale:   a. assumono la responsabilità operativa di GEVER nel loro dipartimento rispet- tivamente nella Cancelleria federale;   b. rappresentano il loro dipartimento rispettivamente la Cancelleria federale dal  punto di vista degli affari; e   c. sono designati quali rappresentanti permanenti.  3 Ogni membro del Gruppo tecnico dispone di un voto. In caso di parità di voti, il  voto del presidente è preponderante.  4 Partecipano alle sedute con voto consultivo un rappresentante dell’Archivio federa- le svizzero e un rappresentante del Centro servizi informatici del Dipartimento  federale dell’economia, della formazione e della ricerca (ISCeco). In casi specifici il  Gruppo tecnico può far capo alla consulenza di altre persone.11  5 Il Gruppo tecnico sostiene il Servizio GEVER per:   a. l’attuazione della strategia GEVER;       7 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e  l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).   8 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e  l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).   9 Abrogato dall’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e  l’informatica, con effetto dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).   10 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e  l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).   11 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e  l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).     Consiglio federale e Amministrazione federale   6   172.010.441   b. la valutazione e il consolidamento dei requisiti relativi agli affari del sistema  GEVER standardizzato;   c. la redazione e l’aggiornamento della guida di GEVER.  6 Il Gruppo tecnico prepara le decisioni del settore TDT della CaF relative a GEVER  standardizzato, segnatamente le decisioni relative alla configurazione specialistica e  all’ordine di priorità dei requisiti relativi agli affari.12   Art. 18 Servizio GEVER Confederazione  1 La Cancelleria federale dirige il Servizio GEVER Confederazione.  2 Esso ha segnatamente i compiti seguenti:   a.13  prepara gli affari del Gruppo tecnico ed esegue i mandati che questo gli affi- da;   b. e c.14 ...  d. riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale rela-  tivi agli affari per il sistema GEVER standardizzato, li valuta in particolare  sotto il profilo del loro contributo all’attuazione della strategia GEVER, li  consolida e li ordina per priorità all’indirizzo del Gruppo tecnico. Nell’attua- zione dei requisiti relativi agli affari in seno al servizio standard TIC tiene  conto degli interessi in campo dal punto di vista degli affari;   e. inizia, accompagna e coordina progetti volti all’identificazione e all’attua- zione di processi di gestione di affari tra unità amministrative nonché di pro- getti in materia di governo elettronico, che possono essere realizzati parzial- mente o integralmente con il sistema GEVER standardizzato. Sostiene le  unità amministrative nei relativi progetti di attuazione e garantisce in parti- colare l’aggiornamento delle necessarie configurazioni del sistema GEVER  standardizzato;   f. riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale rela- tivi alla configurazione specializzata in uso a livello federale per il sistema  GEVER standardizzato e formula proposte di modifica all’indirizzo del  Gruppo tecnico. Nell’attuazione della configurazione specializzata nel siste- ma GEVER standardizzato tiene conto degli interessi in campo;   g. riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale rela- tivi ai modelli di documento validi a livello federale per il sistema GEVER  standardizzato, armonizza tali modelli congiuntamente al Servizio Corporate  Design della Confederazione e ai servizi specializzati e formula proposte di  modifica all’indirizzo del Gruppo tecnico. Organizza corsi di formazione  sull’uso dei modelli, fornisce consulenza e sostegno ai responsabili dei di-      12 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e  l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).   13 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e  l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).   14 Abrogati dall’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e  l’informatica, con effetto dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).     Ordinanza GEVER   7   172.010.441   partimenti e della Cancelleria federale per la realizzazione di modelli speci- fici e amministra la gestione centralizzata dei modelli;   h. redige e cura la guida GEVER; questa contiene raccomandazioni all’indi- rizzo delle unità amministrative ed esperienze acquisite in merito all’impie- go del sistema GEVER standardizzato;   i. organizza eventi volti a promuovere lo scambio di esperienze;  j. redige e aggiorna la documentazione generale destinata a tutte le unità am-  ministrative per i corsi di formazione sul sistema GEVER standardizzato e la  mette a disposizione di queste;   k. redige ogni anno il «rapporto d’attività GEVER Confederazione» all’indiriz- zo del Consiglio federale.   3 Il Servizio GEVER collabora con organizzazioni e partner nell’ambito della ge- stione elettronica degli affari e rappresenta la Confederazione in seno alle organizza- zioni interessate.  4 Per l’adempimento dei suoi compiti, può istituire gruppi di lavoro temporanei. I  dipartimenti e la Cancelleria federale nominano i loro rappresentanti.   Sezione 5: Disposizioni finali   Art. 19 Abrogazione di un altro atto normativo e di istruzioni   Sono abrogate:   a. l’ordinanza GEVER del 30 novembre 201215;  b. le istruzioni del DFI del 13 giugno 199916 sulla gestione degli atti   nell’amministrazione federale.   Art. 20 Modifica di altri atti normativi  Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:  ...17   Art. 21 Disposizione transitoria  1 I sistemi di gestione degli affari non standardizzati possono essere impiegati fino  alla fine del loro ciclo di vita, anche se non soddisfano le condizioni di cui all’arti- colo 3 capoverso 2, se all’entrata in vigore della presente ordinanza:   a. il loro esercizio è già iniziato; o  b. il loro rinnovo o acquisto può essere interrotto unicamente con un onere   sproporzionato.       15 [RU 2012 6669, 2014 723]  16 [FF 1999 4679]  17 Le mod. possono essere consultate alla RU 2019 1311.     Consiglio federale e Amministrazione federale   8   172.010.441   2 Il capoverso 1 non si applica ai sistemi che devono essere sostituiti dal sistema  GEVER standardizzato nell’ambito del programma GENOVA.   Art. 22 Entrata in vigore  La presente ordinanza entra in vigore il 1° aprile 2020.