235.22   1   Verordnung  über das Informationssystem E-VERA   (Verordnung E-VERA, VEVERA)   vom 17. August 2016 (Stand am 1. Januar 2022)     Der Schweizerische Bundesrat,   gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001   über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement   für auswärtige Angelegenheiten   und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 20142,   verordnet:   1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen   Art. 1 Gegenstand   Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems  E-VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegen- heiten (EDA).   Art. 2 Zweck des Informationssystems   Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die  schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische  Direktion (KD), insbesondere betreffend:   a. die Führung des Auslandschweizerregisters;   b. die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschwei- zern;   c. die Verwaltung und den Versand von Publikationen;   d. die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;   e die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;   f. die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen  der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom  20. Dezember 19463 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung  (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 19614 über die freiwil- lige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.        AS 2016 2933  1 SR 235.2  2 SR 195.1  3 SR 831.10  4 SR 831.111   235.22     Datenschutz   2   235.22   Art. 3 Verantwortung   Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.   Art. 4 Struktur   Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.   2. Abschnitt: Datenbearbeitung   Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen   1 Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:   a. Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;   b. Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Part- ner von Personen nach Buchstabe a;   c. Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;   d. ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Aus- landschweizern;    e. Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen  übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.   2 Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.   Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten   1 Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System  teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.   2 Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und  134quater der Verordnung vom 31. Oktober 19475 über die Alters- und Hinterlas- senenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV- Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.6   3 Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen  wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssys- tem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht  gespeichert.        5  SR 831.101  6 Fassung gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022    (AS 2021 800).     Verordnung E-VERA   3   235.22   Art. 7 Bearbeitungsrechte   1 Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche  Bearbeitungsrechte.   2 Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im  gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte  einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger  oder nicht mehr aktueller Daten beantragen.    3 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach An- hang 1 im Abrufverfahren einsehen:   a. die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicher- heit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständig- keitsbereich;    b. die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits  auf Auslandvertretungen;   c. das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von  Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen;   d. das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Dip- lomaten- und Dienstpässen im Ausland;   e. die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters-  und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;   f. die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer7.   4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur  Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.   Art. 8 Bekanntgabe von Daten   1 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen,  die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen  Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der  Betroffenen ist.   2 Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und ver- schlüsselt übermittelt:   a. dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung  vom 30. Juni 19938 und der Registerharmonisierungsverordnung vom  21. November 20079;   b. der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die  Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;       7 Ausdruck gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022   (AS 2021 800). Diese Änd. wurde in den in der AS genannten Bestimmungen vorge- nommen.   8 SR 431.012.1  9 SR 431.021     Datenschutz   4   235.22   c. der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.   3 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behör- den bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.   Art. 9 Vernichtung von Datensätzen   1 Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach  Vollendung des 115. Altersjahrs, wird der Datensatz der betreffenden Person ver- nichtet:   a. abgemeldet;   b. gestorben;   c. tot geboren;   d. Tod ohne Todesurkunde;   e. verschollen.   2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bun- des.   3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb   Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung   1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern  des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.   2 Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen  weiterhin erfüllt sind.   Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung   1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA  verantwortlich.   2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computer- system, die Datenbank und die Anwendungen.   3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der  Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und  Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.   Art. 12 Schnittstelle   Das E-VERA weist eine elektronische Schnittstelle zum Informationssystem EDAs- sist+ auf. Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Infor- mationssystem EDAssist+ übermittelt werden, sowie die Periodizität der Übermitt- lung.     Verordnung E-VERA   5   235.22   4. Abschnitt: Datensicherheit   Art. 13 Sorgfaltspflichten   1 Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA  vorschriftsgemäss bearbeitet werden.   2 Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.   Art. 14 Datensicherheit   1 Die Informatiksicherheit richtet sich nach:   a. der Verordnung vom 14. Juni 199310 zum Bundesgesetz über den Daten- schutz;   b.11 der Cyberrisikenverordnung vom 27. Mai 202012;   c.13 …   2 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen  und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur  Kontrolle der Datenbearbeitung.   Art. 15 Protokollierung   1 Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend  protokolliert.    2 Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.   5. Abschnitt: Schlussbestimmungen   Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses   Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 200414 wird aufgehoben.   Art. 17 Änderung anderer Erlasse   Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:   …15       10 SR 235.11  11 Fassung gemäss Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, in Kraft seit 1. April 2021    (AS 2021 132).  12  SR 120.73  13 Aufgehoben durch Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, mit Wirkung seit    1. April 2021 (AS 2021 132).  14 [AS 2004 2997; 2007 6719 Anhang Ziff. 4; 2012 337 Art. 19]  15 Die Änderungen können unter AS 2016 2933 konsultiert werden.     Datenschutz   6   235.22   Art. 18 Inkrafttreten   Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.        Verordnung E-VERA   7   235.22   Anhang 1  (Art. 5 Abs. 2)      Bearbeitungsrechte   Zeichenerklärung   Zugriffsberechtigte / Daten empfangende Stellen  Bearbeitungsrechte    Vertretungen Schweizerische Vertretungen im Ausland A Sämtliche Bearbeitungsrechte   KD Konsularische Direktion B Leserecht   Fachstelle Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip C Antrags- und Leserecht     und Informationssicherheit EDA   D Datenübermittlung verschlüsselt   IR Interne Revision EDA     KMZ Krisenmanagementzentrum     SAK Schweizerische Ausgleichskasse     ZAS Zentrale Ausgleichsstelle     BFS Bundesamt für Statistik           Datenschutz   8     235.22   Daten   V e rt  re tu  n g  e n     K D     F a c h st  e ll  e    IR    K M  Z    P a ss  b ü ro   E D  A    S A  K    Z A  S    B F  S    B e tr  o ff  e n e  P  e rs  o n e n  (  A rt  .  5 )   Namen  A A B B B B B/D B/D D C   Vornamen A A B B B B B/D B/D D C   Geburtsdatum A A B B B B B/D B/D D C   Geburtsort A A B B B B B/D B/D D C   Geschlecht A A B B B B B/D B/D D C   Zivilstand A A B B B B B/D B/D D C   Heimatort A A B B B B B/D B D C   Staatsangehörigkeit / Bürgerrecht A A B B B B B/D B/D D C   Angaben zu Einbürgerung, Verlust des Bürgerrechts: Ort, Datum, Behör- de, Rechtskraft   A A B B B B B/D B/D D C   Anrede A A B B B B D   C   Titel A A B B B B D   C   AHV-Nummer A A B B B B B/D B/D D C   Bildungsstand A A B B B B   D C        Verordnung E-VERA   9   235.22   Daten   V e rt  re tu  n g  e n     K D     F a c h st  e ll  e    IR    K M  Z    P a ss  b ü ro   E D  A    S A  K    Z A  S    B F  S    B e tr  o ff  e n e  P  e rs  o n e n  (  A rt  .  5 )   Beruf: Berufsbezeichnung, Berufsgruppe, höchster Bildungsabschluss,  Erfassungsdatum   A A B B B B   D C   Angaben über Zivilstandsereignisse: Eheschliessung, Scheidung, Eintra- gung Partnerschaft, Auflösung Partnerschaft, Trennung, Trennungsbeginn,  Trennungsende, Auflösungsgrund, Ungültigkeitserklärung, Adoption,  Geburt, Namensänderung, amtlicher Nachweis, Datum, Ort, Urteil, Datum  der Rechtskraft    A A B B B B B/D B/D D C   Angaben zum Tod: Datum, Ort, Meldungsart A A B B B B B/D B/D D C   Sprache A A B B B B B/D B/D D C   Korrespondenzsprache A A B B B B   D C   Angaben zur Ehegattin / zum Ehegatten, zur Partnerin / zum Partner:  Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer   A A B B B B B/D B  C   Angaben zu Kindern und Sorgerecht: Name, Vorname, Geburtsdatum,  AHV-Nummer, Sorgerechtsberechtigte   A A B B B B B/D B  C   Kontaktangaben: Adressen, GPS-Daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer,  Faxnummer   A A B B B B B/D B D C   Angaben zum Konsularkreis A A B B B B B/D  D C     Datenschutz   10     235.22   Daten   V e rt  re tu  n g  e n     K D     F a c h st  e ll  e    IR    K M  Z    P a ss  b ü ro   E D  A    S A  K    Z A  S    B F  S    B e tr  o ff  e n e  P  e rs  o n e n  (  A rt  .  5 )   Personennummer nach Art. 6 Abs. 1 A A B B B B B/D B/D     Angaben zu Eltern: Name, Vorname A A B B B B B/D B/D  C   Angaben zu Kontaktperson bei Tod: Name, Vorname, Kontakt A A B B B B B/D   C   Angaben zum Wegzug: Datum, Ort, Adresse, Grund A A B B B B B/D  D C   Angaben zum Zuzug: Datum, Ort, Adresse, Grund A A B B B B B/D  D C   Angaben zu Stimmrecht: Datum An-/Abmeldung, Stimmgemeinde,  Sprache Stimmmaterial   A A B B B B   D C   An-/Abmeldung  A A B B B B B/D   C   Logindaten Online-Schalter E-VERA A A B B B B    C   Pass: Passnummer, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit A A B B B B       Verlustmeldung: Reisedokument, Modell, Nummer, Grund, Ort, Datum,  Polizeirapport, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit,  Meldungsdatum   A A B B B B    C   Verschollenenmeldung: Datum, Behörde, Ort A A B B B B B/D   C   RIPOL-Check  B B                Verordnung E-VERA   11   235.22   Daten   V e rt  re tu  n g  e n     K D     F a c h st  e ll  e    IR    K M  Z    P a ss  b ü ro   E D  A    S A  K    Z A  S    B F  S    B e tr  o ff  e n e  P  e rs  o n e n  (  A rt  .  5 )   Hinterlage: Art, Ausweisnummer, Datum der Entgegennahme und  der Aushändigung   A A B B B B    C   Person mit Relevanz für diplomatische Aufgaben A A B B B B       Abonnierte Publikationen A A B B B B    C   Militärische Meldepflicht A A B B B B          Datenschutz   12   235.22   Anhang 2  (Art. 12)   Datenkatalog und Periodizität   Informationssystem Personendaten Periodizität   EDAssist+ a. Namen   b. Vornamen   c. Adressdaten und Kommunikationsmittel   (Kontaktangaben)   d. Geburtsdatum   e. Geschlecht   f. Sprachen   g. Heimatorte   h. Staatsangehörigkeiten   i. AHV-Nummer   j. Personennummer   Nach Bedarf          	1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen 	Art. 1 Gegenstand 	Art. 2 Zweck des Informationssystems 	Art. 3 Verantwortung 	Art. 4 Struktur  	2. Abschnitt: Datenbearbeitung 	Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen 	Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten 	Art. 7 Bearbeitungsrechte 	Art. 8 Bekanntgabe von Daten 	Art. 9 Vernichtung von Datensätzen  	3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb 	Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung 	Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung 	Art. 12 Schnittstelle  	4. Abschnitt: Datensicherheit 	Art. 13 Sorgfaltspflichten 	Art. 14 Datensicherheit 	Art. 15 Protokollierung  	5. Abschnitt: Schlussbestimmungen 	Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses 	Art. 17 Änderung anderer Erlasse 	Art. 18 Inkrafttreten