170.8_3.9.19_107.fm   V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) 170.8 Verordnung  über die Informationsverwaltung und -sicherheit  (IVSV) (vom 3. September 2019)1, 2  Der Regierungsrat,  gestützt auf §§ 5 Abs. 4 und 13 Abs. 2 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)3,  beschliesst:  A. Geltungsbereich  § 1.    Diese Verordnung regelt die Verwaltung und den Schutz von  Informationen der öffentlichen Organe von Kanton und Gemeinden.  B. Ordnungssystem und Dossiers  Ordnungs- system  § 2.    Das öffentliche Organ verwaltet seine Geschäftsfälle mit einem Ordnungssystem, das eine eindeutige Zuordnung und eine zielgerich- tete Suche von Informationen ermöglicht.  Dossiers§ 3.    1 Das öffentliche Organ legt alle für die Bearbeitung und die  Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsfalls notwendigen Informationen  in einem Dossier ab.  2 Auf Informationen, die aus technischen, organisatorischen oder rechtlichen Gründen gesondert abgelegt werden, wird im Dossier ver- wiesen.  Federführung§ 4.    1 Das öffentliche Organ bezeichnet für jeden Geschäftsfall eine federführende Stelle.  2 Diese ist für die Vollständigkeit des Dossiers verantwortlich.  Metadaten§ 5.    1 Dossiers werden mit Informationen versehen, die für die Be- arbeitung und die Zuordnung eines Geschäftsfalls sowie für den Schutz  der dazugehörigen Informationen nötig sind (Metadaten). 11. 1. 20 - 107    170.8 V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) 2 Sie enthalten insbesondere folgende Metadaten: a. Titel des Geschäftsfalls, b. Eröffnungs- und Abschlussdatum, c. federführende Stelle.  Dossier- abschluss  § 6.    1 Ist ein Geschäftsfall beendet, überprüft die federführende Stelle die Vollständigkeit des Dossiers und schliesst es ab.  2 Sie kann Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit des Ge- schäftsfalls nicht notwendig sind, entfernen.  C. Informationsträger  Wahl des   Informations- trägers  § 7.    1 Das öffentliche Organ legt fest, in welcher Form es seine Dos- siers führt. Es führt die Dossiers in elektronischer Form, soweit dies  möglich und wirtschaftlich ist. Im Übrigen führt es die Dossiers in phy- sischer Form oder aus besonderen Gründen in gemischter Form.  2 Es legt zudem fest: a. für Dossiers in elektronischer Form: den Umgang mit physischen   Informationen, insbesondere solchen, die zur Wahrung der Rechts- wirksamkeit oder zu Beweiszwecken im Original aufbewahrt wer- den müssen,  b. für Dossiers in physischer Form: den Umgang mit elektronischen  Informationen. 3 Führt das öffentliche Organ seine Dossiers nicht ausschliesslich in   elektronischer Form, erstattet es der vorgesetzten Stelle oder der Auf- sichtsbehörde jährlich Bericht über die Gründe.  Technische   Mittel  § 8.    1 Führt ein öffentliches Organ neue technische Mittel, insbe- sondere neue Informationsverwaltungssysteme, ein, stellt es sicher, dass die vorhandenen Informationen und Metadaten weiter verwendet wer- den können.  2 Es verwendet technische Mittel, welche die Übertragung der ver- walteten Informationen in archivtaugliche Formate ermöglichen.  D. Anbietungspflicht und Archivierung  Anbietungs- pflicht  § 9.    1 Das öffentliche Organ sondert Dossiers aus, wenn a. ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, b. die entsprechende öffentliche Aufgabe dahingefallen ist. 2    V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) 170.8 2 Es bietet die ausgesonderten Dossiers zusammen mit den dazu- gehörigen Metadaten dem zuständigen Archiv an und liefert die vom  Archiv ausgewählten Dossiers ab.  3 Es vernichtet oder löscht unwiederbringlich: a. die vom Archiv nicht übernommenen Dossiers, b. Doppel der dem Archiv abgelieferten Informationen.  4 Archivwürdige Dossiers, die das Archiv aus Kapazitätsgründen nicht sofort übernehmen kann, bewahrt das öffentliche Organ weiter  auf.  Übrige Pflichten  des öffentlichen  Organs  § 10.    Das öffentliche Organ a. gewährt dem Archiv Zugang zu seinen Informationen, soweit dies   für dessen Aufgabenerfüllung notwendig ist, b. hört das Archiv bei Projekten zur elektronischen Informationsver-  waltung an.  Weisungsrecht§ 11.    Das Archiv kann für die Anbietung und die Übernahme von Informationen Weisungen erlassen.  E. Informationssicherheit  Zuständigkeit§ 12.    1 Die federführende Stelle beurteilt die Risiken und den Schutzbedarf für die von ihr verwalteten Informationen. Sie weist diese einer der vom Regierungsrat festgelegten Schutzstufen zu.  2 Das öffentliche Organ legt gestützt darauf in einem Plan angemes- sene Massnahmen zum Schutz der Informationen fest. Es gibt dazu die  Wirkung, die Kosten und die Termine an.  Massnahmen§ 13.    Zur Erreichung der Schutzziele gemäss § 7 Abs. 2 IDG prüft  das öffentliche Organ insbesondere folgende Massnahmen: a. für das Schutzziel Vertraulichkeit: die Definition und Vergabe res-  triktiver Berechtigungen, die Verschlüsselung sowie die Anonymi- sierung bei der Übermittlung,  b. für das Schutzziel Unversehrtheit: die Verwendung alterungsbestän- diger Informationsträger und deren sichere Aufbewahrung,  c. für das Schutzziel Verfügbarkeit: den Aufbau von Redundanzen  sowie die Umsetzung von Vorsorgemassnahmen für Notfälle und  Krisenlagen,  d. für das Schutzziel Zurechenbarkeit: die Verwendung digitaler Zer- tifikate und Signaturen, 31. 1. 20 - 107    170.8 V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) e. für das Schutzziel Nachvollziehbarkeit: die Protokollierung und  Überwachung von Zugriffen und Änderungen,  f. für alle Schutzziele: Personensicherheitsprüfungen sowie die Sen- sibilisierung der Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit Informa- tionen.  F. Qualitätssicherung  Überprüfung § 14.    1 Das öffentliche Organ stellt die Einhaltung dieser Verord- nung durch seine Verwaltungseinheiten sicher.  2 Es überprüft regelmässig die Einhaltung der Verordnung und die  Zweckmässigkeit der getroffenen Massnahmen zum Schutz der Infor- mationen. Werden die Schutzziele gemäss § 7 Abs. 2 IDG nicht mehr  erreicht, passt es die Massnahmen an.  3 Es dokumentiert die Ergebnisse der Überprüfung und die Anpas- sung der Massnahmen.  Informations- bearbeitung  durch Dritte  § 15.    Beauftragt das öffentliche Organ Dritte mit der Informations- bearbeitung, sorgt es dafür, dass die Vorgaben dieser Verordnung ein- gehalten werden.  1 OS 74, 558; Begründung siehe ABl 2019-09-13. 2 Inkrafttreten: 1. Januar 2020. 3 LS 170.4. 4  http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.4 https://www.amtsblatt.zh.ch/#!/search/publications/detail/4203914b-e822-4ce5-b6ee-53f5aaaea976 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.8%2C74%2C558