Microsoft Word - 172.010.441.de.doc   1   Verordnung  über die elektronische Geschäftsverwaltung   in der Bundesverwaltung  (GEVER-Verordnung)   vom 3. April 2019 (Stand am 1. Januar 2021)     Der Schweizerische Bundesrat,  gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisations- gesetzes vom 21. März 19971 (RVOG),  verordnet:   1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen   Art. 1 Geltungsbereich  1 Diese Verordnung gilt für:   a. die Verwaltungseinheiten der zentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7  der Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. Novem- ber 19982 (RVOV);   b. die Stellen, die sich gemäss Artikel 2 Absatz 2 der Verordnung vom 25. No- vember 20203 über die digitale Transformation und die Informatik (VDTI)  dazu verpflichten, sie einzuhalten.4   2 Die Departemente und die Bundeskanzlei können die ihnen zugeordneten Verwal- tungseinheiten der dezentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7a RVOV mit einer  Verordnung der vorliegenden Verordnung unterstellen, soweit die dezentralen  Einheiten nicht ermächtigt sind, selbstständig zu archivieren.  3 Die Bestimmungen dieser Verordnung über die Zuständigkeiten in der Bundes- verwaltung (4. Abschnitt) gelten nur, soweit das vom IKT-Standarddienst GEVER  bereitgestellte Geschäftsverwaltungssystem (standardisiertes GEVER) genutzt wird.  4 Diese Verordnung gilt nicht, soweit die Gesetzgebung für ein System abweichende  Regelungen aufstellt.   Art. 2 Inhalt und Zweck von Geschäftsverwaltungssystemen   1 Die Bundesverwaltung bearbeitet ihre geschäftsrelevanten Informationen in elekt- ronischen Geschäftsverwaltungssystemen.        AS 2019 1311  1 SR 172.010  2 SR 172.010.1  3  SR 172.010.58  4 Fassung gemäss Anhang Ziff. 6 der V vom 25. Nov. 2020 über die digitale Trans-  formation und die Informatik, in Kraft seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 5871).   172.010.441    Bundesrat und Bundesverwaltung   2   172.010.441   2 Geschäftsrelevant sind Informationen, die für den Nachweis der Geschäftstätigkeit  im Sinne von Artikel 22 RVOV5 notwendig sind.  3 Als Geschäftsverwaltungssystem gilt ein Informatiksystem, das im Sinne von  Artikel 57h RVOG der Registrierung, Verwaltung, Indexierung und Kontrolle von  Schriftverkehr und Geschäften dient.   Art. 3 Nutzung des standardisierten GEVER und nicht standardisierter  Geschäftsverwaltungssysteme   1 Die Verwaltungseinheiten der zentralen Bundesverwaltung nutzen das standardi- sierte GEVER.  2 Sie können zudem für spezifische Aufgaben ein nicht standardisiertes Geschäfts- verwaltungssystem nach dieser Verordnung nutzen, wenn die folgenden Vorausset- zungen erfüllt sind:   a. Die Erfüllung der Aufgaben kann mit dem standardisierten GEVER nicht  adäquat unterstützt werden, und die Beschaffung, Entwicklung und der Be- trieb des nicht standardisierten Systems ist daher unter Berücksichtigung al- ler Kosten für den Bund insgesamt günstiger.   b. Die Voraussetzung nach Buchstabe a ist aufgrund einer dokumentierten Prü- fung nachgewiesen.   c. Das zuständige Departement beziehungsweise die Bundeskanzlei haben ihr  Einverständnis erklärt.   Art. 4 Verbot der parallelen Bewirtschaftung  1 Geschäftsrelevante Informationen dürfen nicht in mehreren Systemen parallel  bewirtschaftet werden.  2 Sie dürfen vorübergehend ausserhalb von Geschäftsverwaltungssystemen bearbei- tet werden, insbesondere um die Zusammenarbeit mit bundesexternen Stellen zu  ermöglichen. Nach Abschluss der Arbeiten sind die geschäftsrelevanten Informatio- nen in das jeweilige Geschäftsverwaltungssystem zurückzuführen.   2. Abschnitt: Anforderungen an die Geschäftsverwaltung   Art. 5 Digitalisierung von physischen Dokumenten  1 Die Verwaltungseinheiten lesen Dokumente, die auf Papier oder in anderer physi- scher Form eingehen oder erstellt werden und die geschäftsrelevante Informationen  enthalten, elektronisch ein. Ausgenommen sind physische Dokumente, die sich aus  technischen Gründen nicht dafür eignen.  2 Das elektronische Dokument wird für die Zwecke der Geschäftsverwaltung als  massgebliche Version behandelt.       5 SR 172.010.1     GEVER-Verordnung   3   172.010.441   3 Die Verwaltungseinheiten vernichten die physischen Dokumente drei Monate nach  dem Einlesen. Nicht vernichtet werden Dokumente:   a. solange sie aufgrund gesetzlicher Regelungen aufzubewahren sind;  b. solange sie voraussichtlich benötigt werden, um rechtserhebliche Sachver-  halte zu beweisen; die Verwaltungseinheiten definieren hierzu in den Orga- nisationsvorschriften (Art. 10) Kategorien von Dokumenten;   c. solange sie für die Erledigung der Geschäfte noch benötigt werden;  d. die aufgrund ihrer historischen oder kulturellen Bedeutung aufzubewahren   sind.  4 Im Geschäftsverwaltungssystem wird der Standort von nicht vernichteten physi- schen Dokumenten festgehalten.   Art. 6 Ordnungsgemässe Geschäftsverwaltung  1 Die Geschäftstätigkeit der Verwaltungseinheit stützt sich unter anderem auf die  ordnungsgemässe Geschäftsverwaltung; diese besteht namentlich aus der systemati- schen Aufzeichnung des Geschäftsprozesses und aus der Verwaltung der dabei  entstehenden Informationen.  2 Die während der Laufzeit eines Geschäfts registrierten Informationen müssen das  Geschäft vollständig und verlässlich dokumentieren.   Art. 7 Grundstruktur der Ablage  1 Die Verwaltungseinheiten führen in ihren Geschäftsverwaltungssystemen ein  Ordnungssystem.  2 Die Informationen sind in Dossiers abzulegen. Jedes Dossier muss einer Position  des Ordnungssystems eindeutig zugeordnet sein.  3 Bei Bedarf können die Dossiers weiter unterteilt werden.   Art. 8 Aufbau und Umfang des Ordnungssystems  1 Das Ordnungssystem muss nach dem Aufgabenprinzip aufgebaut sein und alle  Aufgaben der Verwaltungseinheit umfassen. Es muss angemessen detailliert und  ausbaufähig sein sowie eine einheitliche Systematik aufweisen.  2 Um eine automatisiert gesteuerte Bewirtschaftung der Informationen im gesamten  Lebenszyklus zu ermöglichen, werden Metadaten vergeben betreffend Federfüh- rung, Aufbewahrungsfrist, Datenschutz, Klassifizierung, Zugriffsrecht und Archiv- würdigkeit.   Art. 9 Vernichtung nicht archivwürdiger Informationen  Nicht archivwürdige Informationen können nach Ablauf der von der Verwaltungs- einheit festgelegten Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern nicht aufgrund  anderer Erlasse eine längere Aufbewahrung vorgeschrieben ist.     Bundesrat und Bundesverwaltung   4   172.010.441   Art. 10 Organisationsvorschriften  1 Die Verwaltungseinheiten erlassen Organisationsvorschriften.  2 Die Organisationsvorschriften regeln den Aufbau und den Ablauf der Geschäfts- verwaltung durch die Zuweisung von Aufgaben, Zuständigkeiten, Verfahren und  Mitteln.  3 Die Verwaltungseinheiten führen ihre Organisationsvorschriften laufend nach.  4 Sie überprüfen regelmässig, ob ihre Organisationsvorschriften eingehalten werden.   3. Abschnitt: Informations- und Datenschutz   Art. 11 Bearbeitung von klassifizierten Informationen  1 Informationen, die nach Artikel 6 der Informationsschutzverordnung vom 4. Juli  20076 als VERTRAULICH klassifiziert sind, werden in Geschäftsverwaltungssys- temen verschlüsselt.  2 Informationen, die nach Artikel 5 der Informationsschutzverordnung als GEHEIM  klassifiziert sind, dürfen nicht in Geschäftsverwaltungssystemen bearbeitet werden.   Art. 12 Für den Datenschutz verantwortliches Bundesorgan  Jede Verwaltungseinheit ist für den Datenschutz in Bezug auf ihr Geschäftsverwal- tungssystem verantwortlich.   Art. 13 Protokollierung  Die Geschäftsverwaltungssysteme müssen Zugriffe auf Informationen, Druck und  Versand von Informationen sowie Änderungen an der Klassifizierung oder an den  Zugriffsberechtigungen protokollieren.   Art. 14 Elektronische Bestätigung  Die Geschäftsverwaltungssysteme müssen es ermöglichen, Informationen mit elekt- ronischen Bestätigungen zu versehen, insbesondere um die Kenntnisnahme zu  bestätigen oder eine Genehmigung einzuholen oder zu erteilen.       6 SR 510.411     GEVER-Verordnung   5   172.010.441   4. Abschnitt:   GEVER-Strategie und Zuständigkeiten in der Bundesverwaltung7   Art. 158 GEVER-Strategie  1 Die Bundeskanzlerin oder der Bundeskanzler bestimmt auf Antrag des Bereichs  digitale Transformation und IKT-Lenkung der Bundeskanzlei (Bereich DTI der BK)  und nach Anhörung der Generalsekretärenkonferenz (GSK) die Strategie des Bundes  im Bereich der Geschäftsverwaltung der Bundesverwaltung (GEVER-Strategie).  2 Die Erarbeitung und die Umsetzung der GEVER-Strategie werden vom Bereich  DTI der BK koordiniert.   Art. 169   Art. 17 Fachgruppe GEVER Bund  1 Die Fachgruppe GEVER Bund setzt sich zusammen aus einer Vertreterin oder  einem Vertreter der Fachstelle GEVER Bund sowie aus einer Vertreterin oder einem  Vertreter jedes Departements und der Bundeskanzlei. Die Vertreterin oder der  Vertreter der Fachstelle GEVER Bund hat den Vorsitz.10  2 Die Vertreterinnen und Vertreter der Departemente und der Bundeskanzlei müs- sen:   a. die operative GEVER-Verantwortung in ihrem Departement beziehungswei- se in der Bundeskanzlei tragen;   b. die Geschäftssicht ihres Departements beziehungsweise der Bundeskanzlei  vertreten; und   c. als ständige Vertreterinnen und Vertreter bestimmt werden.  3 Jedes Mitglied der Fachgruppe verfügt über eine Stimme. Bei Stimmengleichheit  hat die oder der Vorsitzende den Stichentscheid.  4 Mit beratender Stimme nimmt je eine Vertreterin oder ein Vertreter des Bundesar- chivs und des Information Service Center des Eidgenössischen Departements für  Wirtschaft, Bildung und Forschung (ISCeco) an den Sitzungen teil. Fallweise kön- nen weitere Personen zur Beratung beigezogen werden.11  5 Die Fachgruppe unterstützt die Fachstelle GEVER Bund bei:   a. der Umsetzung der GEVER-Geschäftsstrategie;      7 Fassung gemäss Anhang Ziff. 6 der V vom 25. Nov. 2020 über die digitale Trans- formation und die Informatik, in Kraft seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 5871).   8 Fassung gemäss Anhang Ziff. 6 der V vom 25. Nov. 2020 über die digitale Trans- formation und die Informatik, in Kraft seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 5871).   9 Aufgehoben durch Anhang Ziff. 6 der V vom 25. Nov. 2020 über die digitale Trans- formation und die Informatik, mit Wirkung seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 5871).   10 Fassung gemäss Anhang Ziff. 6 der V vom 25. Nov. 2020 über die digitale Trans- formation und die Informatik, in Kraft seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 5871).   11 Fassung gemäss Anhang Ziff. 6 der V vom 25. Nov. 2020 über die digitale Trans- formation und die Informatik, in Kraft seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 5871).     Bundesrat und Bundesverwaltung   6   172.010.441   b. der Einschätzung und Konsolidierung der Geschäftsanforderungen an das  standardisierte GEVER;   c. der Erstellung und Aktualisierung des GEVER-Leitfadens.  6 Sie bereitet die Entscheide des Bereichs DTI der BK betreffend das standardisierte  GEVER vor, namentlich Entscheide über die fachliche Konfiguration und über die  Priorisierung der Geschäftsanforderungen.12   Art. 18 Fachstelle GEVER Bund  1 Die Bundeskanzlei führt die Fachstelle GEVER Bund.  2 Die Fachstelle hat namentlich folgende Aufgaben:   a.13 Sie bereitet die Geschäfte der Fachgruppe GEVER Bund vor und erfüllt die  ihr von der Fachgruppe erteilten Aufträge.   b. und c.14 ...  d. Sie nimmt Geschäftsanforderungen an das standardisierte GEVER auf Stufe   der Departemente und der Bundeskanzlei auf, prüft diese insbesondere auf  deren Beitrag zur Umsetzung der GEVER-Geschäftsstrategie und nimmt ei- ne Konsolidierung sowie Priorisierung der Anforderungen zuhanden der  Fachgruppe GEVER Bund vor. Sie nimmt die Interessen für die Umsetzung  der Geschäftsanforderungen im IKT-Standarddienst GEVER aus Geschäfts- sicht wahr.   e. Sie initiiert, begleitet und koordiniert Vorhaben zur Identifikation und Um- setzung von verwaltungseinheitsübergreifenden Geschäftsprozessen und E- Government-Vorhaben, die ganz oder teilweise mit dem standardisierten  GEVER abgewickelt werden können. Sie unterstützt die Verwaltungseinhei- ten bei entsprechenden Umsetzungsvorhaben und stellt insbesondere die Ak- tualisierung der dazu notwendigen Konfigurationen des standardisierten  GEVER sicher.   f. Sie nimmt Anforderungen an die bundesweit geltende fachliche Konfigura- tion des standardisierten GEVER auf Stufe der Departemente und der Bun- deskanzlei auf und stellt zuhanden der Fachgruppe GEVER Bund Ände- rungsanträge. Sie nimmt die Interessen für die Umsetzung der fachlichen  Konfiguration im standardisierten GEVER wahr.   g. Sie nimmt Anforderungen an die bundesweit geltenden Dokumentvorlagen  des standardisierten GEVER auf Stufe der Departemente und der Bundes- kanzlei auf, stimmt diese mit der Fachstelle CD Bund und den Fachämtern  ab und stellt zuhanden der Fachgruppe GEVER Bund Änderungsanträge. Sie  organisiert Schulungen zur Verwendung der Vorlagen, berät und unterstützt       12 Fassung gemäss Anhang Ziff. 6 der V vom 25. Nov. 2020 über die digitale Trans- formation und die Informatik, in Kraft seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 5871).   13 Fassung gemäss Anhang Ziff. 6 der V vom 25. Nov. 2020 über die digitale Trans- formation und die Informatik, in Kraft seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 5871).   14 Aufgehoben durch Anhang Ziff. 6 der V vom 25. Nov. 2020 über die digitale Trans- formation und die Informatik, mit Wirkung seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 5871).     GEVER-Verordnung   7   172.010.441   die Vorlagenverantwortlichen der Departemente und der Bundeskanzlei bei  der Umsetzung spezifischer Vorlagen und verwaltet das zentrale Vorlagen- management.   h. Sie erstellt und pflegt den GEVER-Leitfaden; dieser gibt den Verwaltungs- einheiten Empfehlungen ab zum Umgang mit dem standardisierten GEVER  und stellt ihnen Erfahrungen zur Verfügung.   i. Sie organisiert Anlässe zur Förderung des Erfahrungsaustauschs.  j. Sie erstellt und aktualisiert die verwaltungseinheitsneutralen Schulungsun-  terlagen für das standardisierte GEVER und stellt diese allen Verwaltungs- einheiten zur Verfügung.   k. Sie erstellt jährlich zuhanden des Bundesrates den «Tätigkeitsbericht  GEVER Bund».   3 Sie arbeitet mit Organisationen und Partnern im Bereich der elektronischen Ge- schäftsverwaltung zusammen und vertritt den Bund in entsprechenden Organisatio- nen.  4 Sie kann zur Erfüllung ihrer Aufgaben temporäre Arbeitsgruppen einsetzen. Die  Departemente und die Bundeskanzlei benennen ihre Vertreterinnen und Vertreter.   5. Abschnitt: Schlussbestimmungen   Art. 19 Aufhebung eines anderen Erlasses und von Weisungen  Es werden aufgehoben:   a. die GEVER-Verordnung vom 30. November 201215;  b. die Weisungen des EDI vom 13. Juni 199916 über die Aktenführung in der   Bundesverwaltung.   Art. 20 Änderung anderer Erlasse  Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:  ...17   Art. 21 Übergangsbestimmung  1 Nicht standardisierte Geschäftsverwaltungssysteme können bis zum Ende ihres  Lebenszyklus gestützt auf diese Verordnung genutzt werden, auch wenn die Voraus- setzungen nach Artikel 3 Absatz 2 nicht erfüllt sind, sofern beim Inkrafttreten dieser  Verordnung:   a. ihr Betrieb schon aufgenommen worden ist; oder        15 [AS 2012 6669, 2014 723]  16 [BBl 1999 5428]  17 Die Änderungn können unter AS 2019 1311 konsultiert werden.     Bundesrat und Bundesverwaltung   8   172.010.441   b. ihre Erneuerung oder Beschaffung nur noch mit unverhältnismässigem  Aufwand abgebrochen werden kann.   2 Absatz 1 kann nicht angerufen werden für Systeme, die im Rahmen des Pro- gramms GENOVA durch das standardisierte GEVER abgelöst werden sollen.   Art. 22 Inkrafttreten  Diese Verordnung tritt am 1. April 2020 in Kraft.