172.211.21   1   Ordonnance   sur le système d’information relatif au service VIP   (Ordonnance SIVIP)   du 18 novembre 2015 (Etat le 1er avril 2021)     Le Conseil fédéral suisse,   vu la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et   de l’administration1,   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet   La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information  relatif au service VIP (SIVIP) du Protocole du Département fédéral des affaires  étrangères (DFAE) au sein du Secrétariat d’État du DFAE.   Art. 2 But et fonctionnalités du SIVIP   1 Le SIVIP permet au Protocole du DFAE d’assumer les tâches qui lui reviennent en  matière d’autorisation du service VIP dans les aéroports.   2 Dans cette optique, ce système offre les possibilités suivantes:   a. les représentations étrangères compétentes pour la Suisse peuvent remplir en  ligne le formulaire de demande de service VIP pour les dignitaires;   b. les représentations étrangères compétentes pour la Suisse peuvent trans- mettre la note verbale accompagnant la demande;   c. les demandes peuvent être traitées par voie électronique et transmises aux  services concernés conformément à l’art. 7, al. 4;   d. les demandes peuvent être archivées à des fins de vérification de l’activité;   e. les demandes peuvent être validées par timbre électronique.   Art. 3 Autorité responsable   Le Protocole du DFAE est responsable du SIVIP.        RO 2015 4889  1 RS 172.010   172.211.21      Conseil fédéral et administration fédérale   2   172.211.21   Section 2 Données et traitement des données   Art. 4 Personnes   Sont traitées dans le SIVIP des données relatives aux personnes figurant dans  l’annexe et relatives aux représentations étrangères compétentes pour la Suisse.   Art. 5 Données traitées   Dans le SIVIP, les données suivantes sont traitées:   a au sujet des personnes figurant aux ch. 1 à 5 de l’annexe:   1. prénom, nom et titre,   2. motif de la visite,   3. dates d’arrivée et de départ, aéroport et numéro de vol,   4. service ou personne invitant à une visite officielle,   5. indications concernant la représentation étrangère compétente pour la  Suisse;   b. au sujet des personnes figurant au ch. 6 de l’annexe:   1. prénom, nom et numéro de passeport,   2. dates d’arrivée et de départ, aéroport et numéro de vol,   3. indications relatives à l’armement (marque et calibre des armes à feu et  des munitions),   4. indications concernant la représentation étrangère compétente pour la  Suisse.   Art. 6 Documents   Tout document relatif aux affaires saisies électroniquement peut être enregistré dans  le SIVIP.   Art. 7 Droits de traitement   1 Les données sont enregistrées par les représentations étrangères compétentes pour  la Suisse, qui peuvent les traiter tant que la demande n’a ni été approuvée ni refusée.   2 Dans la mesure où l’accomplissement de ses tâches l’exige, l’unité Informatique  DFAE peut traiter toutes les données dans le SIVIP.   3 Les collaborateurs compétents du Protocole du DFAE ont le droit de traiter toutes  les données dans le SIVIP.   4 Les entités suivantes peuvent consulter toutes les données dans le SIVIP (droit de  lecture) pour les motifs énoncés ci-après:   a. l’Office fédéral de la police: pour garantir la sécurité des personnes citées  dans l’annexe et pour instruire les corps de police dans les aéroports;   b. les aéroports suisses: pour la mise à disposition du service VIP;     O SIVIP   3   172.211.21   c. l’Office fédéral de l’aviation civile: pour l’octroi d’autorisations d’atterris- sage et de décollage (autorisations diplomatiques);   d. les divisions de la Direction politique du DFAE: pour la collecte des noms  des membres de délégation ou d’autres informations pertinentes dès lors  qu’il s’agit d’une visite officielle;   e. l’Office fédéral de la communication: pour l’attribution de fréquences radio  aux gardes du corps;   f. l’Inspection des douanes de Berne: pour la réglementation des formalités  douanières.   5 Le droit de traitement des données s’exerce par la voie de la procédure d’accès en  ligne.   Art. 8 Attribution des droits d’accès   1 La personne responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux  utilisateurs du SIVIP.   2 Elle vérifie au moins une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès  sont toujours remplies.   Art. 9 Exploitation technique et administration du système   1 L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du SIVIP.   2 L’administrateur système gère le système informatique, la base de données et les  applications du SIVIP.   3 La personne responsable de l’application sert d’interface entre l’administrateur  système et les utilisateurs. Elle est employée au Protocole du DFAE.   Section 3 Protection des données et sécurité informatique   Art. 10 Devoirs de diligence   1 Le Protocole du DFAE veille à ce que les données personnelles dans le SIVIP  soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.   2 Il s’assure que les données personnelles saisies dans le SIVIP sont exactes, com- plètes et à jour.   Art. 11 Sécurité des données   1 La sécurité des données et la sécurité informatique sont régies par:    a. l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des  données2;       2  RS 235.11     Conseil fédéral et administration fédérale   4   172.211.21   b. l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques3.4   2 Le Protocole du DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce  dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la  sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.   Section 4 Conservation, archivage et destruction des données   Art. 12   1 Les données personnelles saisies dans le SIVIP sont détruites cinq ans après le  dernier traitement.   2 Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réservées.   Section 5 Entrée en vigueur   Art. 13   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2016.       3  RS 120.73  4 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 7 de l’O du 24 fév. 2021, en vigueur depuis le   1er avr. 2021 (RO 2021 132).     O SIVIP   5   172.211.21   Annexe  (art. 4 et 5)   Personnes dont les données sont traitées dans le SIVIP   1 Voyage privé ou transit   1.1 Souverain    1.2 Conjoint du souverain   1.3 Chef d’État   1.4 Conjoint du chef d’État   1.5 Secrétaire général de l’ONU   1.6 Membre de maison royale ou princière   1.7 Chef de gouvernement (niveau national)   1.8 Président d’un parlement national   1.9 Ministre des affaires étrangères   2 Visite bilatérale (à l’invitation d’une autorité fédérale)   2.1 Souverain   2.2 Chef d’État   2.3 Secrétaire général de l’ONU   2.4  Membre de maison royale ou princière   2.5 Chef de gouvernement (niveau national)   2.6 Président d’un parlement national   2.7 Vice-président   2.8 Vice-premier ministre (niveau national)   2.9 Ministre (membre d’un gouvernement national)   2.10 Président de la banque nationale   2.11 a Président du Parlement européen   2.11 b Président du Parlement panafricain   2.12 a Président de la Commission européenne ou commissaire européen   2.12 b Président de la Commission de l’Union africaine ou commissaire de l’Union  africaine   2.13 Vice-ministre   2.14 Secrétaire d’État   2.15 Haut dignitaire religieux     Conseil fédéral et administration fédérale   6   172.211.21   2.16 Haut dignitaire militaire   2.17 Haut représentant du pouvoir judiciaire   2.18 Président, secrétaire général ou directeur général d’une organisation inter- gouvernementale régionale ou d’une organisation internationale reconnue  par la Suisse   2.19 Secrétaire général du Conseil de l’Europe   3 Participation à un événement multilatéral en Suisse   3.1 Souverain   3.2 Chef d’État   3.3 Secrétaire général de l’ONU   3.4 Membre de maison royale ou princière   3.5 Chef de gouvernement (niveau national)   3.6 Vice-premier ministre (niveau national)   3.7 Ministre (membre d’un gouvernement national)   3.8 a Président de la Commission européenne ou commissaire européen   3.8 b Président de la Commission de l’Union africaine ou commissaire de l’Union  africaine   3.9 Président d’un parlement national   3.10 Haut dignitaire religieux   3.11 Haut dignitaire militaire   3.12 Haut représentant du pouvoir judiciaire   3.13 Président, secrétaire général ou directeur général d’une organisation inter- gouvernementale régionale ou d’une organisation internationale reconnue  par la Suisse    4 Prise et fin de fonction en Suisse   4.1 Chef de mission diplomatique   5 Personnes accompagnant les personnes visées aux ch. 1 à 4   6 Personnes qui assurent la sécurité des personnes visées   aux ch. 1 à 5    	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet 	Art. 2 But et fonctionnalités du SIVIP 	Art. 3 Autorité responsable  	Section 2 Données et traitement des données 	Art. 4 Personnes 	Art. 5 Données traitées 	Art. 6 Documents 	Art. 7 Droits de traitement 	Art. 8 Attribution des droits d’accès 	Art. 9 Exploitation technique et administration du système  	Section 3 Protection des données et sécurité informatique 	Art. 10 Devoirs de diligence 	Art. 11 Sécurité des données  	Section 4 Conservation, archivage et destruction des données 	Art. 12  	Section 5 Entrée en vigueur 	Art. 13  	Annexe 	Personnes dont les données sont traitées dans le SIVIP 	1 Voyage privé ou transit 	2 Visite bilatérale (à l’invitation d’une autorité fédérale) 	3 Participation à un événement multilatéral en Suisse 	4 Prise et fin de fonction en Suisse 	5 Personnes accompagnant les personnes visées aux ch. 1 à 4 	6 Personnes qui assurent la sécurité des personnes visées aux ch. 1 à 5