Verordnung zum Gesetz über die Aktenführung und Archivierung (VAA)    490.010   Verordnung zum Gesetz über die Aktenführung und  Archivierung (VAA)  Vom 22. Dezember 2015 (Stand 1. Januar 2016)  Gestützt auf Art. 45 Abs. 1 der Kantonsverfassung  von der Regierung erlassen am 22. Dezember 2015  1. Aktenführung und Aufbewahrung  Art.  1 Aktenführende Stellen 1 Die Behörden bezeichnen die aktenführenden Stellen in ihrem Kompetenzbereich. 2 Jede aktenführende Stelle bestimmt eine verantwortliche Person für die Aktenfüh- rung.  Art.  2 Ordnungssystem 1 Die  aktenführenden  Stellen legen  für  ihre  Unterlagen  ein Ordnungssystem fest,   welches die Unterlagen in Aktengruppen unterteilt. Pro Aktengruppe ist mindestens  Folgendes zu regeln: a) die verbindliche Form der Unterlagen gemäss Artikel 3 Absatz 1; b) die Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsregeln; c) das verwendete System beziehungsweise die verwendete Applikation; d) die Art und Weise der Verzeichnung.  Art.  3 Papierbasierte und digitale Aktenführung 1 Die Aktenführung kann papierbasiert, digital oder in gemischter Form erfolgen. 2 Für die Zwecke der Archivierung muss die selektive Entnahme der archivwürdigen  Unterlagen aus den eingesetzten Systemen gewährleistet sein. Eine Vereinfachung  der Unterlagen ist zulässig. 3 Für die Archivierung werden soweit möglich Standardschnittstellen verwendet.  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses   1     490.010    4 Für papierbasierte Unterlagen muss archivtaugliches Papier verwendet werden. Die  Ablagen der Behörden müssen in Räumen untergebracht werden, die Gewähr dafür  bieten, dass die Unterlagen die Aufbewahrungsfrist  in gutem und geordnetem Zu- stand überdauern.  Art.  4 Anbieten von Unterlagen 1 Die  aktenführenden  Stellen bieten ihre  Unterlagen  mit  abgelaufener  Aufbewah- rungsfrist mindestens alle fünf Jahre dem zuständigen Archiv an.  Art.  5 Zustellung von Amtsdruckschriften 1 Die Behörden übergeben dem zuständigen Archiv Belegexemplare: a) von Amtsdruckschriften oder anderen Publikationen von dokumentarischem   Wert, die sie veröffentlichen; b) von jeder Publikation, die sie mitgestaltet oder finanziell unterstützt haben.  2. Archivierung  Art.  6 Form der Archivierung 1 Grundsätzlich werden die zur Archivierung übernommenen Unterlagen in derjeni- gen Form archiviert, in der sie bei der aktenführenden Stelle verwaltet wurden. 2 Konversionen von der digitalen in die papierbasierte Form und umgekehrt sind zu- lässig. Insbesondere sollen die Unterlagen zu einem Verwaltungsgeschäft nach Mög- lichkeit nur in einer Form archiviert werden.  Art.  7 Übergabe der Unterlagen an das zuständige Archiv 1 Die abliefernde Stelle bringt die Unterlagen vor der Ablieferung in eine für die Ar- chivierung geeignete Form. Digitale Unterlagen müssen in archivtauglichen Forma- ten vorliegen und mit den beschreibenden Elementen versehen sein, die für ihr Ver- ständnis und die Archivierung notwendig sind. 2 Für den Transport von Unterlagen ins Archiv ist die abliefernde Stelle zuständig. 3 Zusammen mit den Unterlagen sind die dazugehörigen Findmittel beziehungsweise  Verzeichnisse abzuliefern. Zu jeder Ablieferung gehört ein Ablieferungsverzeichnis,  das die abgelieferten Unterlagen summarisch mit der Angabe von Betreff, Zeitraum  und Menge auflistet. 4 Das Staatsarchiv erlässt zur Vorbereitung der Ablieferungen technische Weisungen.  2       490.010   Art.  8 Sicherung des Archivguts 1 Archivräume und Archivsysteme müssen den Schutz des Archivguts vor Naturge- fahren, Feuer, Wasser, Einbruch und Diebstahl sowie vor unbefugter Einsichtnahme  gewährleisten. Das Raumklima ist konstant so zu halten, dass das Archivgut lang- fristig erhalten bleibt. 2 Digitales Archivgut wird periodisch auf seine Vollständigkeit und Lesbarkeit über- prüft.  Die nötigen Massnahmen zur Erhaltung der Daten, insbesondere Formatmi- grationen und Datenträgerwechsel, sind im Rahmen der Bestandeserhaltung zu pla- nen.  Art.  9 Temporäre Ausleihe von Archivgut 1 Eine befristete Ausleihe von Archivgut für Ausstellungen oder an fachkundige In- stitutionen und Personen ist zulässig. Es ist jeweils sicherzustellen, dass das Archiv- gut am Ort der Ausleihe sachgerecht und genügend gesichert aufbewahrt wird.  3. Zugänglichkeit des Archivguts  Art.  10 Recht auf Zugang zum Archivgut 1 Das Recht auf Zugang umfasst: a) Konsultation der Findmittel (Verzeichnisse); b) Konsultation der Unterlagen; c) selbständige Reproduktion der Unterlagen durch Abschrift oder Fotografie; d) Wiedergabe und Weiterverwertung der gewonnenen Informationen, insbeson-  dere in Publikationen.  Art.  11 Voraussetzungen und Rahmenbedingungen des Zugangs zum Ar- chivgut  1 Die Benutzung eines Archivs muss nach Anmeldung innerhalb einer Frist von sie- ben Tagen möglich sein. 2 Archivbenutzende  müssen  sich  auf  Verlangen  ausweisen  und  den  Zweck  ihrer  Nachforschungen bekannt geben. 3 Archivbenutzende dürfen sich in der Regel nicht unbeaufsichtigt in den Magazin- räumen eines Archivs aufhalten. 4 Archivbenutzende haben dem Archiv ein Belegexemplar von Veröffentlichungen  abzugeben, die ganz oder teilweise auf ihren Archivrecherchen beruhen. 5 Aus konservatorischen Gründen können Bestände für eine beschränkte Frist für die  Benutzung gesperrt werden.  Art.  12 Benutzungsordnung 1 Die für ein Archiv zuständige Behörde erlässt eine Benutzungsordnung.   3     490.010    Art.  13 Einsicht in Archivgut unter Schutzfrist 1. Für betroffene Personen  1 Gesuchstellenden Personen,  die Einsicht  in das  sie  selbst  betreffende  Archivgut   wünschen, wird die Einsicht ohne weiteres gewährt, soweit sich die relevanten Ar- chivalien anhand der Findmittel eruieren lassen und soweit keine besonders schüt- zenswerten Personendaten Dritter betroffen sind. 2 Wenn Personendaten Dritter betroffen sind, werden entsprechende Daten anonymi- siert, soweit dies mit einer rationellen Verwaltungsführung vereinbar ist. Andernfalls   richtet  sich  die  Behandlung des  Einsichtsgesuchs  nach  dem Verfahren  von  Arti- kel 15.  Art.  14 2. Für Behörden 1 Behörden, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben auf Archivgut zurückgreifen müssen,  das sie dem Archiv abgeliefert haben,wird der Zugang in einem formlosen Verfahren  gewährt.  Art.  15 3. Für Dritte 1 Einsichtsgesuche in Archivgut unter Schutzfrist sind schriftlich begründet beim zu- ständigen Archiv einzureichen. Das entsprechende Archivgut ist so genau wie mög- lich zu bezeichnen. Der Entscheid erfolgt innerhalb von 21 Tagen. 2 Das Zugangsverfahren bis zum Entscheid des zuständigen Archivs ist kostenlos. 3 Der Entscheid über die Einsicht erfolgt aufgrund einer Güterabwägung insbesonde- re nach den folgenden Kriterien: a) Aktualität und Relevanz eines dem Einsichtsgesuch zugrunde liegenden For-  schungsvorhabens; b) Schutz der Privatsphäre Dritter, insbesondere lebender Personen; c) öffentliche Interessen der Sicherheit und Ordnung; d) private Interessen an der Bewahrung von Berufs-, Geschäfts- oder Fabrikati -  onsgeheimnissen. 4 Die Bewilligung eines Einsichtsgesuchs kann mit Auflagen verbunden werden, ins- besondere zur Anonymisierung der im benutzten Archivgut vorkommenden Perso- nen.  4. Organisation  Art.  16 Bestimmung von Archivverantwortlichen 1 Die für ein Archiv zuständige Behörde bezeichnet eine für das Archiv verantwortli- che Person, welche dem Staatsarchiv zu melden ist.  4       490.010   Art.  17 Auflösung von Behörden mit Archivzuständigkeit 1 Wenn sich Behörden mit Archivzuständigkeit auflösen oder mit andern Behörden  zusammenschliessen, muss der weitere Verbleib des Archivs geregelt werden. 2 Das vorhandene Archivgut ist in ein bestehendes öffentliches Archiv zu überfüh- ren.  Art.  18 Organisation der Archivaufsicht 1 Die Archive im Kanton werden periodisch, mindestens jedoch alle sieben Jahre,   durch das Staatsarchiv inspiziert. 2 Die Resultate der Inspektionen und zu treffende Massnahmen werden den inspi- zierten Archiven zur Umsetzung mitgeteilt. 3 Bei Mängeln, die über längere Zeit nicht behoben werden, stellt das Staatsarchiv  Antrag an die Regierung, welche die Beseitigung auf Kosten der zuständigen Behör- de anordnen kann.   5     490.010    Änderungstabelle - Nach Beschluss  Beschluss Inkrafttreten Element Änderung AGS Fundstelle 22.12.2015 01.01.2016 Erlass Erstfassung 2015-054  6       490.010   Änderungstabelle - Nach Artikel  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung AGS Fundstelle Erlass 22.12.2015 01.01.2016 Erstfassung 2015-054   7    	1. Aktenführung und Aufbewahrung 	Art. 1 Aktenführende Stellen 	Art. 2 Ordnungssystem 	Art. 3 Papierbasierte und digitale Aktenführung 	Art. 4 Anbieten von Unterlagen 	Art. 5 Zustellung von Amtsdruckschriften  	2. Archivierung 	Art. 6 Form der Archivierung 	Art. 7 Übergabe der Unterlagen an das zuständige Archiv 	Art. 8 Sicherung des Archivguts 	Art. 9 Temporäre Ausleihe von Archivgut  	3. Zugänglichkeit des Archivguts 	Art. 10 Recht auf Zugang zum Archivgut 	Art. 11 Voraussetzungen und Rahmenbedingungen des Zugangs zum Archivgut 	Art. 12 Benutzungsordnung 	Art. 13 Einsicht in Archivgut unter Schutzfrist 1. Für betroffene Personen 	Art. 14 2. Für Behörden 	Art. 15 3. Für Dritte  	4. Organisation 	Art. 16 Bestimmung von Archivverantwortlichen 	Art. 17 Auflösung von Behörden mit Archivzuständigkeit 	Art. 18 Organisation der Archivaufsicht   		2018-06-06T04:37:55+0200 	"7001 Chur" 	"Gesetzessammlung Kanton Graubünden"