956.126   1   Verordnung der FINMA  über den Schutz von Personendaten ihres Personals   (Personaldatenverordnung FINMA)   vom 25. August 2021 (Stand am 1. Oktober 2021)     Der Verwaltungsrat der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA),   gestützt auf Artikel 13a Absatz 3 des Finanzmarktaufsichtsgesetzes  vom 22. Juni 20071,   verordnet:   1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen   Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich   Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der Personendaten von Bewerberinnen und  Bewerbern, von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ehemaligen Mitarbeiterinnen  und Mitarbeitern sowie von Lernenden (Personaldaten) durch die FINMA.   Art. 2 Zuständigkeiten   1 Die Abteilung Human Resources ist für die Personaldaten und deren Bearbeitung  verantwortlich.   2 Die Abteilung Information and Communication Technologies stellt den techni- schen Betrieb der Informationssysteme sicher.   3 Die Geschäftsleitung der FINMA regelt in einem Bearbeitungsreglement:   a. die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der  Datensicherheit;   b. die Kontrolle der Datenbearbeitung;   c. die Zugriffs- und Einsichtsrechte der einzelnen Kategorien von Mitarbeite- rinnen und Mitarbeitern der FINMA.   Art. 3 Datensicherheit   1 In Papierform vorliegende Personaldaten sind unter Verschluss zu halten.   2 Die für die Datenbearbeitung zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der  FINMA treffen in ihrem Bereich angemessene organisatorische und technische  Massnahmen zur Sicherung der Personaldaten.        AS 2021 552  1 SR 956.1   956.126      Finanzmarktaufsicht   2   956.126   Art. 4 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht   Die betroffenen Personen können ihr Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungs- recht bei der Abteilung Human Resources geltend machen.   Art. 5 Veröffentlichung und Bekanntgabe an Dritte   1 Die Abteilung Human Resources informiert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,  bevor deren Daten im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Intranet, in  einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett veröffentlicht werden.  Besonders schützenswerte Personendaten werden nicht veröffentlicht.   2 Die Information umfasst die vorgesehene Publikationsform und den Hinweis, dass  die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Veröffentlichung nicht einverstan- den sind, dies jederzeit schriftlich mitteilen können.   3 An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, dürfen Personaldaten nur mit schrift- licher Einwilligung der betroffenen Person bekanntgegeben werden oder soweit eine  gesetzliche Grundlage besteht.   2. Abschnitt: Bewerbungsdossier   Art. 6 Bewerbung   Bewerberinnen und Bewerber reichen ihre Bewerbung in elektronischer Form ein.   Art. 7 Inhalt   Das Bewerbungsdossier kann die in Anhang 1 aufgeführten Daten enthalten.   Art. 8 Datenbearbeitung   1 Die Abteilung Human Resources und die für die Personalauswahl verantwortlichen  Personen bearbeiten die Daten der Bewerbungsdossiers, soweit es für die Durchfüh- rung des Bewerbungsverfahrens notwendig ist.   2 Am Ende des Bewerbungsverfahrens werden die Daten der Bewerberinnen und  Bewerber, die angestellt werden, ins Personaldossier und in die Informationssysteme  für das Personaldatenmanagement übertragen.   3 Die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, welche nicht durch die FINMA  angestellt werden, werden spätestens 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsver- fahrens vernichtet. Die Aufbewahrungsfrist kann verlängert werden, wenn die Daten  für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungs- gesetzes vom 24. März 19952 benötigt werden. Besondere Vereinbarungen mit den  Bewerberinnen und Bewerbern bleiben vorbehalten.       2 SR 151.1     Personaldatenverordnung FINMA   3   956.126   Art. 9 Persönlichkeits- und Integritätstests   1 Für folgende Abklärungen ist die ausdrückliche Einwilligung der Bewerberinnen  und Bewerber erforderlich:   a. die Durchführung von Persönlichkeits- und Integritätstests;   b. das Einholen von Referenzen.   2 Die Bewerberinnen und Bewerber müssen vor der Durchführung von Persönlich- keits- und Integritätstests informiert werden über:   a. den Zweck der Tests;   b. die Verwendung der Testergebnisse;   c. den Personenkreis, der über die Testergebnisse informiert wird.   3 Integritätstests werden nur durchgeführt, sofern dies zur Wahrung der Interessen  der FINMA erforderlich ist.   3. Abschnitt:   Informationssystem für die Rekrutierung  von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern   Art. 10 Zweck   Das Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern  (Informationssystem E-Rekrutierung) dient dazu, Stellen auszuschreiben und den  Bewerbungsprozess elektronisch durchzuführen.   Art. 11 Inhalt   Das Informationssystem E-Rekrutierung enthält die auszuschreibenden Stellen mit  den notwendigen Informationen und die Daten der Bewerbungsdossiers der Bewer- berinnen und Bewerber nach Anhang 1.   Art. 12 Zugriffsrechte   Die Abteilung Human Resources erteilt den für die Personalauswahl verantwortli- chen Personen im Einzelfall die Zugriffsrechte.   4. Abschnitt: Personaldossier   Art. 13 Inhalt   Das Personaldossier kann die in Anhang 2 aufgeführten Daten enthalten.     Finanzmarktaufsicht   4   956.126   Art. 14 Datenbearbeitung   1 Die Abteilung Human Resources und die Vorgesetzten bearbeiten die Daten der  Personaldossiers, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.   2 Die Abteilungen Interne Revision sowie Recht und Compliance bearbeiten die  Daten fallbezogen, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. Die  Einsicht wird von der Abteilung Human Resources im Einzelfall gewährt.   Art. 15 Aufbewahrung und Vernichtung   1 Die Daten des Personaldossiers werden während zehn Jahren nach Beendigung des  Arbeitsverhältnisses aufbewahrt und anschliessend vernichtet.   2 Die Ergebnisse von Persönlichkeits- und Integritätstests und Potenzialbeurteilun- gen werden während fünf Jahren nach Erhebung der Daten aufbewahrt und an- schliessend vernichtet.   3 Leistungsbeurteilungen und Entscheide, die auf einer Beurteilung beruhen, sowie  Daten über die Gesundheit, über Sozialmassnahmen und über administrative, betrei- bungs- und strafrechtliche Massnahmen werden während höchstens fünf Jahren nach  Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt und anschliessend vernichtet.   4 Daten nach Absatz 3 können ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, wenn ein  Rechtsstreit über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis dies rechtfertigt. In solchen  Fällen werden sie längstens bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und  anschliessend vernichtet.   5. Abschnitt: Informationssystem für die Personaldossiers   Art. 16 Zweck   Das Informationssystem für die Personaldossiers (Informationssystem E- Personaldossier) dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage  von Personaldaten.   Art. 17 Schnittstellen   Über Schnittstellen können Personaldaten automatisiert aus den Informationssyste- men für das Personaldatenmanagement in das Informationssystem E-Personaldossier  übernommen werden.   Art. 18 Zugriffsrechte   Zugriff haben:   a. die Abteilung Human Resources: auf sämtliche Personaldossiers;   b. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: auf ihr eigenes Personaldossier;   c. die Vorgesetzten: auf diejenigen Daten der Personaldossiers ihrer Mitarbei- terinnen und Mitarbeiter, die für ihre Aufgabenerfüllung erforderlich sind.     Personaldatenverordnung FINMA   5   956.126   6. Abschnitt: Informationssysteme für das Personaldatenmanagement   Art. 19 Zweck   Die Informationssysteme für das Personaldatenmanagement dienen der Verwaltung  und Bewirtschaftung von Personaldaten in den folgenden Bereichen:   a. Personalgewinnung;   b. Personaleinsatz und Personalerhaltung;   c. Personal- und Organisationsentwicklung;   d. Personalplanung;   e. Personalcontrolling;   f. Personal- und Lohnadministration;   g. Personalfreisetzung.   Art. 20 Inhalt   Die Informationssysteme für das Personaldatenmanagement können die in Anhang 3  aufgeführten Daten enthalten.   Art. 21 Datenbearbeitung   Die Abteilungen Human Resources, Finanzen und Interne Revision sowie die Vor- gesetzten bearbeiten die Daten aus den Informationssystemen des Personaldatenma- nagements, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.   Art. 22 Schnittstellen   Über Schnittstellen innerhalb der Informationssysteme für das Personaldatenma- nagement sowie zum Informationssystem E-Personaldossier können Personaldaten  automatisiert übertragen werden.   Art. 23 Zugriffsrechte   1 Zugriff haben:   a. die Abteilung Human Resources: auf sämtliche Daten;   b. die Abteilung Finanzen: auf die Daten im Bereich Personalcontrolling und  Personalplanung;   c. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: auf ihre eigenen Zeit-, Lohn- und Spe- sendaten sowie ihre eigenen Daten betreffend Leistungsbeurteilung und Per- sonalentwicklung;   d. die Vorgesetzten: auf die Zeit-, Lohn- und Spesendaten ihrer Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter und deren Daten betreffend Leistungsbeurteilung und  Personalentwicklung.     Finanzmarktaufsicht   6   956.126   2 Die Abteilung Human Resources erteilt der Abteilung Interne Revision im Einzel- fall ein zeitlich begrenztes Zugriffsrecht auf die für ihre Aufgabenerfüllung erforder- lichen Daten.    Art. 24 Datenbekanntgabe   Über Schnittstellen innerhalb der Informationssysteme für das Personaldatenma- nagement können Personaldaten zwecks Erfüllung gesetzlicher Pflichten automati- siert übermittelt werden, insbesondere an:   a. die Zentrale Ausgleichsstelle des Bundes zwecks Prüfung, Bestimmung und  Abrechnung der Sozialversicherungsansprüche aus der Alters- und Hinter- lassenenversicherung, der Invalidenversicherung und der Erwerbsersatzord- nung;   b. die Pensionskasse des Bundes zwecks Meldung, Administration und Ab- rechnung der Vorsorgebeiträge;   c. die Schweizerische Unfallversicherungsanstalt zwecks Meldung, Administ- ration und Abrechnung der Unfallansprüche;   d. die zuständigen Steuerbehörden zwecks Wahrnehmung der steuerlichen  Meldepflichten des Arbeitgebers;   e. das Bundesamt für Statistik zwecks Wahrnehmung der statistischen Melde- pflichten des Arbeitgebers.   Art. 25 Aufbewahrung und Vernichtung   Die Daten werden während zehn Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses  in den Informationssystemen für das Personaldatenmanagement aufbewahrt und  anschliessend vernichtet.   7. Abschnitt: Inkrafttreten   Art. 26   Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2021 in Kraft.       Personaldatenverordnung FINMA   7   956.126   Anhang 1  (Art. 7)   Daten des Bewerbungsdossiers   Anrede   Titel   Vorname   Nachname   Geburtsdatum   Nationalitäten   Strasse   PLZ   Ort   Land   E-Mail-Adressen   Telefonnummern   Korrespondenzsprache   Foto   Bewerbungsschreiben   Lebenslauf   Zeugnisse   Diplome   Angaben zum Kanal, über welchen die Bewerberin oder der Bewerber auf die Stelle  aufmerksam wurde   Angaben zur Kündigungsfrist beim alten Arbeitgeber   Angaben zu Lohnvorstellungen   Angaben zu Straf-, Betreibungs- und Konkursverfahren, welche die Eignung für die  ausgeschriebene Stelle betreffen können    Angaben zu Verfahren oder Abklärungen der FINMA   Einwilligung zu Persönlichkeits- und Integritätstests   Ergebnisse von Persönlichkeits- und Integritätstests   Weitere Daten und Dokumente, die die Bewerberin oder der Bewerber der FINMA  zur Verfügung stellt     Finanzmarktaufsicht   8   956.126   Anhang 2  (Art. 13)   Daten des Personaldossiers   1 Personalgewinnung   1.1  Daten aus dem Bewerbungsdossier nach Anhang 1   1.2  Arbeitsvertrag und Anstellungsunterlagen   1.3  Sicherheitsrelevante Dokumente    2 Personalführung   2.1  Personalien und Daten zu Familie und Angehörigen   2.2  Kopie Ausweis   2.3  Stellen-/Funktionsbeschreibungen   2.4  Leistungsbeurteilungen   2.5  Zielvereinbarungen   2.6  Zeugnisse   2.7  Arbeitszeit   2.8  Personaleinsatz   2.9  Disziplinarwesen   2.10  Bewilligungen   2.11  Öffentliche Ämter und Nebenbeschäftigungen    3 Personalhonorierung   3.1 Lohn / Zulagen   3.2  Spesen   3.3  Spontanprämien   3.4  Lohnnebenleistungen / Vergünstigungen   3.5  Familienergänzende Kinderbetreuung   3.6  Quellensteuer   3.7  Bankverbindungen    4 Sozialversicherungen   4.1  Alters- und Hinterlassenenversicherung / Invalidenversicherung / Erwerbs- ersatzordnung / Arbeitslosenversicherung   4.2  Schweizerische Unfallversicherungsanstalt / Unfallversicherung   4.3  Familienzulagen     Personaldatenverordnung FINMA   9   956.126   4.4  Pensionskasse des Bundes PUBLICA   4.5  Militärversicherung    5 Gesundheit und Case Management   5.1  Arztzeugnisse   5.2  Entbindungen von der Schweigepflicht von Ärztinnen und Ärzte sowie  Versicherungen   5.3  Anfragen / Stellungnahmen des ärztlichen Dienstes   5.4  Dauer der Absenzen infolge Krankheit und Unfall   5.5 Daten über Sozialmassnahmen   5.6 Daten über administrative, betreibungs- und strafrechtliche Massnahmen    6 Versicherungen Allgemein   6.1  Unterlagen Haftpflichtfälle   6.2  Effektenschäden    7 Personalentwicklung   7.1  Aus- und Weiterbildung   7.2  Entwicklungsmassnahmen   7.3  Qualifikationen   7.4  Verhaltens- und Fachkompetenzen   7.5  Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Potenzialbeurteilungen   7.6  Kaderentwicklung   7.7  Berufliche Grundbildung    8 Austritt   8.1  Kündigung Arbeitgeber   8.2  Kündigung Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer   8.3  Pensionierung   8.4  Todesfall   8.5  Austrittsformalitäten    9 Übrige Daten, die zur Abwicklung   des Arbeitsverhältnisses notwendig sind     Finanzmarktaufsicht   10   956.126   Anhang 3  (Art. 20)   Daten in den Informationssystemen  für das Personaldatenmanagement   1 Personalgewinnung   Daten zur Begründung des Arbeitsverhältnisses    2 Personaleinsatz und Personalerhaltung   Daten zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses   Angaben zu Leistungen und Kompetenzen   Beurteilungen und Berichte im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis   Verfahrensakten und Entscheide von Behörden in Verbindung mit der Arbeit   Angaben zur gesundheitlichen Situation in Bezug auf die Arbeitsfähigkeit   Daten aus dem Absenz- und Case Management einschliesslich Aktennotizen und  Protokolle    3 Personal- und Organisationsentwicklung   Angaben zum Potenzial, zu Qualifikationen und zur Entwicklungsplanung   Entwicklungsmassnahmen einschliesslich Aus- und Weiterbildungen    4 Personalplanung, Personalcontrolling, Personal-   und Lohnadministration   Angaben zur organisatorischen Planung und Zuordnung der Stelle    Angaben zur Person, ihrer Familie und ihren Angehörigen   Angaben zu Lohn, Steuern und berufliche Vorsorge   Zeitwirtschaftsdaten einschliesslich Arbeitszeit und Absenzen   Erforderliche Daten zum Vollzug des Sozialversicherungsrechts    5 Personalfreisetzung   Daten zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses    6 Übrige Daten, die zur Abwicklung   des Arbeitsverhältnisses notwendig sind    	1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen 	Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich 	Art. 2 Zuständigkeiten 	Art. 3 Datensicherheit 	Art. 4 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht 	Art. 5 Veröffentlichung und Bekanntgabe an Dritte  	2. Abschnitt: Bewerbungsdossier 	Art. 6 Bewerbung 	Art. 7 Inhalt 	Art. 8 Datenbearbeitung 	Art. 9 Persönlichkeits- und Integritätstests  	3. Abschnitt:  Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern 	Art. 10 Zweck 	Art. 11 Inhalt 	Art. 12 Zugriffsrechte  	4. Abschnitt: Personaldossier 	Art. 13 Inhalt 	Art. 14 Datenbearbeitung 	Art. 15 Aufbewahrung und Vernichtung  	5. Abschnitt: Informationssystem für die Personaldossiers 	Art. 16 Zweck 	Art. 17 Schnittstellen 	Art. 18 Zugriffsrechte  	6. Abschnitt: Informationssysteme für das Personaldatenmanagement 	Art. 19 Zweck 	Art. 20 Inhalt 	Art. 21 Datenbearbeitung 	Art. 22 Schnittstellen 	Art. 23 Zugriffsrechte 	Art. 24 Datenbekanntgabe 	Art. 25 Aufbewahrung und Vernichtung  	7. Abschnitt: Inkrafttreten 	Art. 26  	Anhang 1 	Daten des Bewerbungsdossiers  	Anhang 2 	Daten des Personaldossiers 	1 Personalgewinnung 	2 Personalführung 	3 Personalhonorierung 	4 Sozialversicherungen 	5 Gesundheit und Case Management 	6 Versicherungen Allgemein 	7 Personalentwicklung 	8 Austritt 	9 Übrige Daten, die zur Abwicklung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind   	Anhang 3 	Daten in den Informationssystemen für das Personaldatenmanagement 	1 Personalgewinnung 	2 Personaleinsatz und Personalerhaltung 	3 Personal- und Organisationsentwicklung 	4 Personalplanung, Personalcontrolling, Personal- und Lohnadministration 	5 Personalfreisetzung 	6 Übrige Daten, die zur Abwicklung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind