235.26   1   Ordonnance  sur le système d’information Plato   (Ordonnance Plato)   du 25 septembre 2020 (Etat le 1er janvier 2022)     Le Conseil fédéral suisse,   vu l’art. 29 de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données  personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères1,2  vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et  de l’administration3,    arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet   La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information  Plato (Plato) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).   Art. 2 Finalité du système d’information   Plato permet au DFAE de remplir ses tâches, à savoir celles assumées par la Divi- sion Sécurité humaine (DSH) de la Direction politique et par le Domaine Aide  humanitaire et Corps suisse d’aide humanitaire (Domaine AH/CSA) de la Direction  du développement et de la coopération (DDC), en application de la loi fédérale du  19 décembre 2003 sur des mesures de promotion civile de la paix et de renforcement  des droits de l’homme4 ainsi que de l’ordonnance du 11 mai 1988 concernant le  Corps suisse d’aide humanitaire5. Il sert en particulier:   a. à la gestion et à l’administration des membres du Pool d’experts pour la  promotion civile de la paix de la DSH et du CSA;    b. au recrutement d’experts pour les pools d’experts;   c. à la planification et à la gestion des missions;   d. à l’établissement de contrats de travail;   e. à l’administration des formations initiales et continues des experts;   f. à la logistique du matériel d’intervention;        RO 2020 4077   1 RS 235.2  2 Le renvoi a été adapté au 1er déc. 2021 en application de l’art. 12 al. 2 de la L du 18 juin   2004 sur les publications officielles (RS 170.512).  3 RS 172.010  4  RS 193.9  5  RS 172.211.31   235.26      Protection des données   2   235.26   g. à l’établissement de statistiques.   Art. 3 Responsabilités   Plato relève de la responsabilité de la DSH et du Domaine AH/CSA.   Art. 4 Structure   Plato est constitué d’une interface utilisateur et des bases de données indépendantes  les unes des autres énumérées ci-après:   a. base de données concernant les membres du Pool d’experts pour la promo- tion civile de la paix;   b. base de données pour les membres du CSA.   Section 2 Traitement des données   Art. 5 Données traitées   1 Plato contient des données relatives aux personnes visées à l’art. 2 de la loi fédé- rale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département  fédéral des affaires étrangères.    2 Les données traitées dans le système sont spécifiées dans l’annexe.   Art. 6 Provenance des données et droits de traitement   1 Les données sont saisies par la DSH, la Division Personnel du DFAE et le Do- maine AH/CSA. Ces unités disposent de tous les droits de traitement pour  l’ensemble des données qu’elles gèrent.   2 Le Groupe spécialisé Sauvetage CSA du Département fédéral de la défense, de la  protection de la population et des sports (DDPS) dispose d’un droit de lecture des  données relatives à ses membres qui sont des experts du CSA.   3 L’unité Informatique du DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à  l’accomplissement de ses tâches.   4 Tous les droits de traitement s’exercent par le biais d’une procédure d’accès en  ligne.   Art. 7 Communication de données   Des données relatives à des experts déployés en mission peuvent être communiquées  au Centre de gestion des crises du DFAE et à la Direction consulaire afin de per- mettre à ces unités de s’acquitter de leurs missions dans le cadre de la gestion de  crises et d’incidents de sécurité ainsi que de la préparation aux crises.     O Plato   3   235.26   Art. 8 Destruction de données   1 Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard dix ans  après que les personnes concernées ont atteint l’âge de septante ans.    2 Les données relatives à des personnes dont la candidature a été rejetée sont dé- truites au plus tard trois mois après la clôture de la procédure de candidature.   3 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.    Art. 9 Classement de documents   Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système peuvent être  enregistrés dans Plato.   Section 3 Exploitation et droits d’accès   Art. 10 Exploitation technique et administration du système   1 L’unité Informatique du DFAE est responsable de l’exploitation technique de  Plato.   2 L’administrateur système est rattaché à l’unité Informatique du DFAE. Il gère le  système informatique, les bases de données et les applications.   3 Une personne responsable de l’application est rattachée à la DSH et une autre au  Domaine AH/CSA. Ces personnes servent d’interface entre l’administrateur système  et les utilisateurs.   Art. 11 Attribution des droits d’accès   1 Les personnes responsables de l’application attribuent les droits d’accès indivi- duels aux utilisateurs de Plato.   2 Elles vérifient chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont  toujours remplies.   Section 4 Sécurité des données   Art. 12 Devoirs de diligence   1 La DSH et le Domaine AH/CSA veillent à ce que les données soient traitées dans  Plato conformément aux prescriptions en vigueur.   2 Ils s’assurent que les données saisies sont exactes, complètes et à jour.     Protection des données   4   235.26   Art. 13 Règlement relatif au traitement des données   La DSH et le Domaine AH/CSA édictent un règlement relatif au traitement des  données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises  pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.   Art. 14 Journalisation   1 Les accès à Plato et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en  permanence.   2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.   Section 5 Entrée en vigueur   Art. 15   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er novembre 2020.     O Plato   5   235.26   Annexe6  (art. 5, al. 2)   Données personnelles saisies dans Plato   I. Indications relatives à la personne   1. Nom(s)   2. Prénom(s)   3. Date de naissance/âge   4. État civil   5. Sexe   6. Lieu de naissance   7. Lieu d’origine   8. Nationalité(s) avec le code ISO   9. Adresse(s) (rue, NPA, localité)   10. Pays (nom, code postal, code ISO, indicatif téléphonique)   11. Type d’adresse   12. Numéro(s) de téléphone   13. Adresse électronique   14. Formule de civilité   15. Titre   16. Communication   17. Type de communication   18. Langue de correspondance   19. Compétences linguistiques   20. Diplômes et certificats de langues   21. Numéro AVS au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946  sur l’assurance-vieillesse et survivants7   22. Numéro personnel   23. Indications relatives aux documents officiels (date et lieu de dépôt)   24. Profession et formation   25. Activité actuelle   26. Expérience dans le domaine humanitaire       6 Mise à jour par l’annexe ch. II 12 de l’O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le  1er janv. 2022 (RO 2021 800).   7  RS 831.10     Protection des données   6   235.26   27. Grade militaire   28. Grade dans la police   29. Statut (actif/passif) avec date et emplois précédents   30. Statut au sein du DDPS   31. Catégorie AH/CSA   32. Missions AH/CSA (hormis mandat/centrale DDC)   33. Nombre de missions AH/CSA (hormis mandat/centrale DDC)   34. dont missions effectuées dans le cadre de l’Équipe d’intervention rapide  (EIR) ou de la Chaîne suisse de sauvetage (CSS)   35. Membre de l’EIR et fonction   36. Priorité EIR   37. Membre de la CSS et fonction   38. Priorité CSS   39. Instance compétente   40. Échelon de conduite   41. Entreprise   42. Expérience (type de missions)   43. Disponibilité pour des missions et restrictions en matière d’affectation   44. Réserve en matière d’affectation   45. Justification de la réserve en matière d’affectation   46. Groupe de travail spécialisé et position   47. Fonction dans le groupe spécialisé et position   48. Indications relatives aux missions effectuées pour des tiers (entreprise, orga- nisation, description de l’activité, durée)   49. Besoins de formation continue   50. Indications relatives aux cours (nom du cours, type de cours, lieu, type de  participants, statut de participation)    II. Indications relatives au passeport   1. Type de passeport   2. Pays   3. Numéro du passeport   4. Durée de validité   5. Lieu de délivrance   6. Date de délivrance     O Plato   7   235.26   7. Remise   8. Restitution   9. Dépôt du passeport   III. Indications relatives au recrutement   1. Date de l’entretien   2. Candidature complète   3. Journée de recrutement   4. Attestation médicale d’aptitude   5. Date de l’extrait du casier judiciaire   6. Contrôle de sécurité relatif aux personnes (date limite de validité)   7. Confirmation d’admission   8. Permis de conduire (catégorie, date, remarques)   IV. Indications relatives à l’entreprise   1. Nom   2. Adresse(s) (rue, localité, pays)   3. Type d’adresse    4. Communication   5. Type de communication   V. Indications relatives à la personne de référence   1. Nom(s)   2. Prénom(s)   3. Nature de la relation   4. Priorité   5. Participation à une mission en famille   6. Adresse(s) (rue, NPA, localité)   7. Pays (nom, code postal, code ISO, indicatif téléphonique)   8. Type d’adresse   9. Communication   10. Type de communication      Protection des données   8   235.26   VI. Indications relatives à la mission et au contrat   1. Mission (désignation, type, sous-type, forme, durée, jours, lieu, AH/CSA,  organisation, fonction, groupe spécialisé, pays, continent)   2. Contrat (type, durée, numéro, base légale)   3. Mission planifiée (type, statut)   4. Mission en famille   5. Classification   6. Chargé de programme   7. Taux d’occupation   8. Police civile (CIVPOL)   9. Niveau de contrôle de sécurité relatif aux personnes   10. Organisme d’envoi et organisme d’accueil   11. Superviseur   12. Statut relatif à la sélection   13. Grade dans la police   14. Compétence en matière de sécurité   15. Statut de candidature   16. Matériel/bagages   17.  Unité d’organisation/Division/Section   18. Actuellement en mission pour l’AH/le CSA   19. Renseignements relatifs au voyage (date, heure)   20. Voyage compris   21. Congé non payé (du/au, nombre de jours)   22. Jours de vacances (nombre)   23. Subordination hiérarchique   24. Secteur du personnel   25. Indications relatives au salaire (classe de salaire, montant, versements, fi- nancement, type de frais de voyage de service, etc.)   26. Nombre de vols pour les vacances   27. Jours supplémentaires   28. Indemnités et allocations    	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet 	Art. 2 Finalité du système d’information 	Art. 3 Responsabilités 	Art. 4 Structure  	Section 2 Traitement des données 	Art. 5 Données traitées 	Art. 6 Provenance des données et droits de traitement 	Art. 7 Communication de données 	Art. 8 Destruction de données 	Art. 9 Classement de documents  	Section 3 Exploitation et droits d’accès 	Art. 10 Exploitation technique et administration du système 	Art. 11 Attribution des droits d’accès  	Section 4 Sécurité des données 	Art. 12 Devoirs de diligence 	Art. 13 Règlement relatif au traitement des données 	Art. 14 Journalisation  	Section 5 Entrée en vigueur 	Art. 15  	Annexe 	Données personnelles saisies dans Plato 	I. Indications relatives à la personne 	II. Indications relatives au passeport 	III. Indications relatives au recrutement 	IV. Indications relatives à l’entreprise 	V. Indications relatives à la personne de référence 	VI. Indications relatives à la mission et au contrat