____________________________________________________   152.100.003      1      23  novembre  2016     Règlement  de gestion opérationnelle des services de l'administration  cantonale neuchâteloise (Règlement GestionNE)             État au  1er janvier 2018   Le Conseil d’État de la République et Canton de Neuchâtel,   vu la loi sur l'organisation du Conseil d'État et de l'administration cantonale  (LCE), du 22 mars 19831) ;   vu la loi sur les finances de l'État et des communes (LFinEC), du 24 juin  20142) ;   vu la loi sur le statut de la fonction publique (LSt), du 28 juin 19953) ;   vu le décret sur le programme de réformes de l’État, du 29 septembre 20154) ;   vu le décret portant sur la limitation de l'effectif du personnel de l'État, du 3  décembre 2015 ;   vu le règlement général d'exécution de la loi sur les finances de l'État et des  communes (RLFinEC), du 20 août 20145) ;    vu l'arrêté sur la gestion des risques et le contrôle interne au sens de l'article 6  du règlement sur le contrôle des finances, du 29 mai 20076) ;   vu la conception de la gestion opérationnelle des services, du 14 janvier 2015 ;    sur la proposition du conseiller d'État, chef du Département des finances et de  la santé,   arrête :   CHAPITRE PREMIER   Généralités   Article premier   Le présent règlement définit les règles de gestion applicables  à l'ensemble des services de l'État. Le respect de ces règles doit permettre la  standardisation des objectifs fixés, dans le but d'assurer un lien entre la  conduite de l'État et la délivrance des prestations des services.      Art. 27)   1Le-la chef-fe de département signe avec ses chef-fe-s de service un  accord annuel (ci-après : accord GestionNE) sur les prestations, les objectifs et  les ressources mises à sa disposition.   2Le service entre dans le système GestionNE à la signature du premier accord.  Dès ce moment, en respectant les règles et les limites décrites ci-après, le  service peut bénéficier d'allégements dans les dérogations en matière de  remplacement de personnel.                                                    FO 2016 No 47  1) RSN 152.100  2) RSN 601  3) RSN 152.510  4) RSN 601.21  5) RSN 601.0  6) RSN 601.51  7) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1er janvier 2018   But   Principes     152.100.003      2   3Le service des ressources humaines (SRHE) assure le respect des règles de  gestion au remplacement de personnel et informe le secrétariat général du  département concerné en cas de non-respect.   4Les demandes qui sortent des limites mentionnées dans ce règlement sont  considérées comme des exceptions et traitées comme telles.     Art. 38)   1Le Contrôle cantonal des finances (CCFI), par analogie aux services  GestionNE, participe à la démarche GestionNE.    2Il bénéficie des mêmes allégements en matière de remplacement de  personnel que ceux accordés aux services répondant aux critères GestionNE  sous condition que les critères suivants soient remplis:   a) la conformité du système de gestion est attestée par l’office d’organisation  (l'OORG) ;   b) une description de sa mission, de son organisation et de ses prestations  (MOP) est validée par l'OORG et le SFIN ;   c) un suivi régulier de l'évolution de l'atteinte des objectifs au sens de l'article  13, alinéa 2, lettre b est assuré par le secrétariat général du Département  des finances et de la santé.      CHAPITRE 2   QualitéNE   Art. 4   QualitéNE implique pour les services :   a) la description de sa mission, de son organisation et de ses prestations (ci- après : MOP) ;   b) la description tenue à jour des processus essentiels, y compris  l'identification des risques et des contrôles, en lien avec les exigences  fixées par le CCFI en matière de système de contrôle interne (SCI), tel que  décrit dans l'arrêté sur la gestion des risques et le contrôle interne au sens  de l'article 6 du règlement sur le contrôle des finances9) ;    c) des enquêtes de satisfaction auprès de ses usagers-ères (enquête externe)  et auprès de ses collaborateurs-trices (enquête interne) ;   d) la saisie des heures sur les prestations ;   e) la définition d'objectifs et d'indicateurs ;   f) les entretiens annuels de développement, dans le cadre du processus  d'appréciation, durant lesquels les objectifs du service sont déclinés en  objectifs individuels ;    g) une revue annuelle en intégrant des mesures d'amélioration continue.     Art. 5   Durant l'année qui précède la signature du premier accord GestionNE,  le service établit le MOP et débute la description des processus. L'outil de  saisie des heures est configuré sur la base du catalogue des prestations et  paramétré en fonction des spécificités du service.                                                       8) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1er janvier 2018  9) Arrêté sur la gestion des risques et le contrôle interne – RSN 601.51   Contrôle cantonal  des finances   Éléments  constitutifs   Conditions de  base     152.100.003      3   Art. 610)   1Dans une optique d'amélioration continue, les étapes de QualitéNE  sont reconduites annuellement par le service.   2Des enquêtes de satisfaction internes et externes sont menées en principe au  minimum une fois tous les quatre ans. Après discussion entre le-la chef-fe de  département et le-la chef-fe de service, elles sont intégrées comme objectifs  dans les accords GestionNE des exercices concernés.   3L’OORG assure la coordination des enquêtes de satisfaction externes. Il en  informe la Conférence des secrétaires généraux.   4Le service organise une revue annuelle durant laquelle les résultats des  enquêtes de satisfaction, l'atteinte des objectifs et l'utilisation des ressources  sont analysés et des mesures d'amélioration sont proposées.     Art. 7   1Le MOP doit être signé par le-la chef-fe de service ainsi que par  l'OORG et le SFIN qui assurent la cohérence et la bonne structure de ce  document.    2La validation finale de ce document demeure de la compétence du-de la chef- fe de département.     Art. 8   L'OORG, après consultation de la Conférence des secrétaires  généraux et en collaboration avec les services centraux concernés, émet les  directives concernant les éléments de gestion cités ci-dessus et accompagne  les services dans la réalisation de ces tâches.     Art. 9   1Le service est responsable de l'introduction et de la mise à jour de  QualitéNE. Il doit respecter le calendrier défini par l'OORG avec la  collaboration des secrétariats généraux et les services centraux concernés.    2L'OORG, en collaboration avec les secrétariats généraux, assure que les  services suivent les étapes de QualitéNE.      CHAPITRE 3   Accord GestionNE   Art. 1011)   L'accord GestionNE est établi sur la base du catalogue de  prestations provenant du MOP validé et des ressources (financières et  humaines) telles que mentionnées dans la version validée la plus récente du  budget. Il comprend:   a) l'évolution de l'environnement du service et des impacts sur ses prestations;   b) les objectifs du service liés au programme de législature, à sa feuille de  route et à son plan financier;   c) les objectifs stratégiques du service, hors feuille de route du programme de  législature;   d) les mesures d’économie, hors plan financier du programme de législature;   e) les objectifs GestionNE sur les prestations et mesures d’amélioration;   f) le catalogue de prestations provenant du MOP validé.                                                    10) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1er janvier 2018  11) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1er janvier 2018   Amélioration  continue   Signatures   Directives et  support   Rôles et  responsabilités   Éléments  constitutifs     152.100.003      4     Art. 11   1La signature de l'accord ne peut se faire que si le service a introduit  le système de gestion QualitéNE.   2Pour la signature du premier accord, les conditions de base définies à l'article  5 s'appliquent.      Art. 12   1L'accord GestionNE est signé par le-la chef-fe de département et le- la chef-fe de service, sauf exception, au plus tard à fin février de l'année  concernée par l'accord.    2Une copie de l'accord signé est mise à la disposition de l'OORG, du SFIN et  du SRHE.      Art. 1312)   1Les secrétariats généraux coordonnent l'élaboration de l'accord  GestionNE.   2Le respect de l'accord est assuré par les services qui établissent:   a) un rapport de gestion annuel, conformément aux directives émises par le  service financier (SFIN);   b) le suivi des objectifs (rapports GestionNE) aux dates des 30 juin et 31  décembre. Ce dernier rapport est plus complet et informe sur l'utilisation  réelle des ressources.   3Le service met ces rapports à la disposition de son secrétariat général.   4L'OORG met à disposition le modèle de l'accord, avant la fin du mois  d'octobre de l'année qui précède la signature de l'accord.      CHAPITRE 413)     Art. 14 et 1514)         CHAPITRE 5   Dérogations en matière de remplacement de personnel   Art. 16   En dérogation à l'arrêté fixant les conditions et les modalités de  remplacement de personnel et de création de nouveaux postes au sein de  l'État, du 8 mars 200615), le service GestionNE peut effectuer un engagement  pour un poste existant et vacant, un remplacement de personnel ou  compenser la diminution de taux d'activité du personnel en le réaffectant dans  la même fonction sans être soumis à l'autorisation du Conseil d'État.     Art. 17   Les conditions liées au principe d'engagement de personnel sont les  suivantes :   a) le nombre de postes occupés ne dépasse pas le budget approuvé des  effectifs du service ; un dépassement temporaire de l'effectif fait l'objet d'une  demande de dérogation au Conseil d'État ;                                                    12) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1er janvier 2018  13) Abrogé par A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1er janvier 2018  14) Abrogés par A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1er janvier 2018  15) RSN 152.511.101    Conditions de  base   Signatures   Rôles et  responsabilités   Principe   Conditions     152.100.003      5   b) l'engagement, le remplacement ou la compensation du taux d'activité  n'entraîne pas un dépassement des montants budgétaires inscrits dans le  groupe de charges 30 « Charges du personnel » pour l'exercice budgétaire  courant défini dans l'accord, ni une augmentation sur les exercices  suivants ;   c) l'engagement, le remplacement ou la compensation du taux d'activité  intervient dans un même niveau de fonction. Il fait l'objet d'une information  préalable au secrétariat général de son département et au SRHE ;   d) un engagement, remplacement ou compensation de taux d'activité peut  également intervenir dans le cadre de modifications organisationnelles  (organigramme) mineures préalablement approuvées par le secrétariat  général de son département et par le service des ressources humaines. Le  cas échéant le changement de classe de traitement ou d'intitulé de fonction  (cahier des charges) est aussi approuvé par le secrétariat général et par le  service des ressources humaines ;   e) les modalités d'engagement et de remplacement sont, par ordre de priorité,  la mobilité interne et les mesures d'insertion professionnelle puis la mise au  concours ordinaire.     Art. 1816)   Afin d'encourager la mobilité interne et les personnes inscrites aux  offices régionaux de placement (ORP) et à l'office de l'assurance-invalidité  (OAI), un délai de carence de quatre mois doit être respecté lorsque la mise au  concours ordinaire est appliquée.      Art. 19   1Le service peut entreprendre les démarches de recrutement externe  lorsqu’il a démontré que les recrutements via la mobilité interne, les ORP et  l’OAI ont été entrepris sans succès ou que ces canaux ne pourront pas donner  accès aux compétences recherchées.    2À cette condition, avec l'accord du secrétariat général et du SRHE, le service  peut entreprendre la mise en concours ordinaire.      Art. 20   Lorsque l’article 19 est respecté, avec l’approbation du secrétariat  général et SRHE, le service peut déroger au délai de carence si l’une des  conditions suivantes est respectée :   a) activité de l'entité gravement compromise en raison de sa taille et de  l'impossibilité démontrée d'une restructuration ou d'une réorganisation ;   b) impératifs de santé et de sécurité publique compromis (risques sanitaires et  sécuritaires) ;    c) absence de longue durée suite à une maladie ou un accident (plus de 6  mois) ;   d) départ d'un cadre supérieur (chef-fe-s de service/office ou assimilés) ;   e) remplacement suite au départ d'un titulaire dans les 12 mois au maximum  qui suivent son engagement, dans la mesure où le délai de carence a déjà  été appliqué ;   f) modification d'un taux d'activité en raison du principe « famille-égalité » pour  autant qu'il s'agisse d'une compensation de taux et pas de la création d'un  nouveau poste ;                                                     16) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1er janvier 2018   Délai de carence   Recrutement à  l’externe   Dérogation du  délai de carence     152.100.003      6   g) financement intégral assuré par des tiers.     Art. 21   Le SRHE reste notamment compétent pour :   a) le suivi administratif lié à une modification du taux d'activité ;   b) le suivi de la procédure de recrutement, à savoir la publication des offres  d'emploi, la participation à la sélection des cadres et la formalisation des  engagements de tout le personnel administratif ;   c) la demande d'une levée du délai de carence ;   d) l'évaluation de la fonction ;   e) l'édition de formulaires ad hoc et de directives.      CHAPITRE 6   Dispositions finales   Art. 22   Chaque département, en coordination avec l'OORG, définit l'ordre  dans lequel ses services intègrent le processus afin que tous disposent d'un  accord GestionNE en 2020.     Art. 23   L'arrêté concernant un projet pilote de gestion des services par  enveloppe budgétaire et mandat de prestations, du 28 janvier 201317), est  abrogé.     Art. 24   Le système GestionNE n'intègre pas la notion d'enveloppe budgétaire  réglée aux articles 69 LFinEC et 56 RLFinEC.     Art. 25   1Le présent règlement entre en vigueur au 1er décembre 2016.   2Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation  neuchâteloise.                                                         17) FO 2013 N° 5    Compétences du  SRHE   Déploiement   Abrogation   Notion  d'enveloppe  budgétaire   Entrée en vigueur