242.25_8.12.99_93.fm   Notariatsverwaltungsverordnung 242.25 Verordnung   über die Notariatsverwaltung  (Notariatsverwaltungsverordnung) (vom 8. Dezember 1999)1, 2  Das Obergericht,  in Anwendung der §§ 32, 35 und 37 lit. d des Notariatsgesetzes (NotG)  vom 9. Juni 19858, § 42 des Gesetzes über die Gerichts- und Behörden- organisation im Zivil- und Strafprozess (GOG) vom 10. Mai 20105 sowie die §§ 3 und 7 der Vollzugsverordnung der obersten kantonalen  Gerichte zum Personalgesetz vom 26. Oktober 19996,9  beschliesst:   I. Allgemeines  Notariats- verwaltung  § 1.    Die Notariatsverwaltung umfasst die Führung im Notariats- wesen, insbesondere die Bereiche Finanzwesen, Personalwesen, Einrich- tung der Amtsräume, Anschaffung und Unterhalt von Bürogeräten und Mittel der Informatik sowie die Vorsorge für eine ordnungsgemässe Geschäftsabwicklung der Notariate.  Träger§ 2.    Die Notariatsverwaltung wird von der Verwaltungskommis- sion, vom Notariatsinspektorat, der erweiterten Geschäftsleitung und  vom Notariat ausgeübt, soweit sie nicht dem Obergericht als Gesamt- behörde vorbehalten ist.  Notariats- inspektorat  § 3.    1 Das Notariatsinspektorat besorgt für die Verwaltungskom- mission des Obergerichts die Geschäftsleitung des Notariatswesens in  den Bereichen Aufsicht und Verwaltung, soweit es hiezu in dieser Ver- ordnung ermächtigt ist.  2 Es bereitet die in die Zuständigkeit der Verwaltungskommission  fallenden Geschäfte vor, soweit sie das Notariatswesen betreffen, und  stellt in der Regel Antrag.  3 Es kann mit den Notariaten die Kontrakte abschliessen, durch welche das Globalbudget auf die einzelnen Ämter übertragen wird. 11. 7. 16 - 93    242.25 Notariatsverwaltungsverordnung Notariat § 4.    1 Den Notariaten obliegt die Notariatsverwaltung in den ihnen durch diese Verordnung zugewiesenen Bereichen und der ihnen über- tragenen Kompetenzen.  2 Soweit diese Verordnung einzelne Verwaltungsbefugnisse dem Notariat zuweist, obliegen sie dem Notar oder der Notarin.  II. Finanzwesen  Voranschlag  und   Jahresrechnung  § 5.    Das Notariatsinspektorat bereitet zuhanden der Verwaltungs- kommission den Voranschlag, die Jahresrechnung und die erforder- lichen Planungsgrundlagen für das Notariatswesen vor.  Gebühren-   und Rechnungs- wesen  § 6.    Das Notariatsinspektorat überwacht das gesamte Gebühren-  und Rechnungswesen und ist für die Einhaltung der für das Notariats- wesen bewilligten Kredite sowie für einen wirkungsvollen Einsatz der  zur Verfügung stehenden Mittel verantwortlich.  Kompetenzen § 7.    Die Ausgabenkompetenz des Notariatsinspektorates richtet  sich nach den Bestimmungen der Verordnung über die Organisation  des Obergerichtes7.  b. Notariate § 8.    1 Die Notariate verfügen im Rahmen der ihnen zugewiese- nen Kompetenzen über den ihnen bewilligten Voranschlag.  2 Sie sind für die ordnungsgemässe Rechnungsführung und für die  Einhaltung der ihnen im Rahmen der Kontrakte zur Verfügung ste- henden Mittel sowie für den wirkungsvollen Einsatz derselben verant- wortlich.  III. Personalwesen  Grundsätze § 9.    Die Verwaltungskommission bestimmt die im Personalwesen  einzuhaltenden Richtlinien. Sie legt die für den Stellenplan im Nota- riatswesen massgebende Gesamtpunktzahl fest und übt die Aufsicht  über den Stellenplan aus.  Stellenpläne § 10.    1 Das Notariatsinspektorat ist zuständig zur Festsetzung,  Änderung und Bearbeitung der Stellenpläne für das Notariatsinspek- torat und für die einzelnen Notariate.  2 Es erstattet der Verwaltungskommission periodisch Bericht über  den Stellenplan und dessen Auslastung.  a. Notariats- inspektorat 2    Notariatsverwaltungsverordnung 242.25 Anstellungs- behörde  § 11.    Das Notariatsinspektorat ist Anstellungsbehörde bezüglich  seiner eigenen Angestellten sowie der Notar-Stellvertreter und Notar- Stellvertreterinnen der Notariate.  b. Übrige   Angestellte  § 12.    1 Das Notariat ist im Rahmen des Stellenplanes Anstellungs- behörde für die übrigen Angestellten.  2 Das Notariatsinspektorat kann den Notariaten im Rahmen der  zur Verfügung stehenden Mittel die Anstellung von Personal ausser- halb des Stellenplans für das einzelne Notariat bewilligen.  3 Für die Gewährung von Zulagen gemäss §§ 25, 26 Abs. 1–3 und 27  Personalverordnung4 ist das Einvernehmen mit dem Notariatsinspek- torat erforderlich.  Erweiterte   Befugnisse  § 13.    Das Notariatsinspektorat erteilt die erweiterten Befugnisse  im Sinne von § 13 ff. NotG8 an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.  Aus- und   Weiterbildung  § 14.    Das Notariatsinspektorat führt zentrale Ausbildungskurse  für die Lehrlinge und Lehrtöchter sowie Weiterbildungskurse für die  Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch.  Planung,   Rekrutierung  und Betreuung  § 15.    Dem Notariat obliegt mit Unterstützung des Notariats- inspektorates die Personalplanung, die Personalrekrutierung und die  Personalbetreuung.  Überwachung§ 16.    Das Notariatsinspektorat überwacht die Einhaltung der Anstellungs-, Einreihungs- und Beförderungsgrundsätze durch die Notariate und koordiniert deren Praxis. Es erlässt ergänzende verbind- liche Richtlinien.  Hilfsmittel   zur Personal- führung  § 17.    1 Das Notariatsinspektorat plant und entwickelt organisato- rische, administrative und technische Hilfsmittel für die Personalfüh- rung. Es führt ein zentrales Personalinformationssystem.  2 Es legt das fiktive Eintrittsdatum der Notare, Notarinnen und des  übrigen Personals fest.  Versetzung§ 18.    Das Notariatsinspektorat ist zuständig für die Versetzung  von Angestellten auf ein anderes Notariat (§ 28 Personalgesetz3).  Vorsorgliche  Massnahmen  und Verweis  § 19.    Die Anordnung von vorsorglichen Massnahmen und die Erteilung eines Verweises gegenüber einem Notar oder einer Notarin,  einem Notar-Stellvertreter oder einer Notar-Stellvertreterin obliegt der Verwaltungskommission, gegenüber den übrigen Angestellten dem Notariatsinspektorat (§ 29 Personalgesetz3).  a. Angestellte  des Notariats- inspektorates  und Notar-  Stellvertreter 31. 7. 16 - 93    242.25 Notariatsverwaltungsverordnung Stellvertretung § 20.    Das Notariatsinspektorat trifft die erforderlichen Massnah- men bei vorübergehender Überlastung eines Amtes oder bei länger  dauernden Vakanzen.  Amtsübergaben § 21.    Das Notariatsinspektorat trifft im Zusammenhang mit Amts- übergaben die erforderlichen Anordnungen.  IV. Amtsräume  Miete § 22.    1 Mietverträge werden vom Notariatsinspektorat abgeschlos- sen, welches auch über die Einteilung der Amtsräume bestimmt.  2 Die Miete von Amtsräumen bedarf der Zustimmung der Verwal- tungskommission.  Kontakt zur  Vermieterschaft  und baulicher  Unterhalt  § 23.    Das Notariat pflegt den Kontakt mit der Vermieterschaft  und besorgt den baulichen Unterhalt im Rahmen der ihm zugewiese- nen Mittel.  V. Informatikmittel, Mobiliar und Büromaschinen  Informatik- mittel  § 24.    Das Notariatsinspektorat leitet und koordiniert die Infor- matikprojekte im Notariatswesen und stellt der Verwaltungskommis- sion Antrag auf Beschaffung der Informatikmittel (Hardware und  Software), soweit es dazu nicht in eigener Kompetenz ermächtigt ist.  Mobiliar und  Büromaschinen  § 25.    Die Notariate beschaffen Mobiliar und Büromaschinen im  Rahmen der ihnen zur Verfügung stehenden Mittel und der bestehen- den Richtlinien.  VI. Geschäftsabwicklung der Notariate  Verantwortung § 26.    Die Notariate sind für die ordnungsgemässe Erfüllung der  ihnen übertragenen Aufgaben verantwortlich.  Führung § 27.    Dem Notar oder der Notarin obliegt die Führung des  Amtes. Er oder sie erfüllt die Führungsaufgaben unter Einsatz der Per- sönlichkeit, fördert die Angestellten und setzt sie ihren Fähigkeiten  und Funktionen entsprechend ein. 4    Notariatsverwaltungsverordnung 242.25 VII. Notariatsinspektorat  Geschäfts- leitung  § 28.10    Dem Notariatsinspektorat steht ein Geschäftsleiter oder  eine Geschäftsleiterin vor. Die Stellvertretung wird von einem Nota- riatsinspektor oder von einer Notariatsinspektorin ausgeübt. Bei meh- reren bestimmt die Verwaltungskommission die Stellvertretung.  Aufsicht§ 29.11    1 Das Notariatsinspektorat inspiziert in der Regel einmal  jährlich jedes seiner Aufsicht unterstehende Amt.  2 Es erstattet der Verwaltungskommission schriftlichen Bericht.  Anweisungen§ 30.    1 Das Notariatsinspektorat kann den Ämtern im Einzelfall,  insbesondere im Zusammenhang mit Inspektionen, verbindliche An- weisungen, auch über die Rechtsanwendung, erteilen und Auflagen  machen oder der Verwaltungskommission entsprechende Anträge stel- len.11  2 Der Erlass allgemeiner Dienstanweisungen in der Form von Kreis- schreiben und Reglementen ist der Verwaltungskommission vorbehal- ten.  Bericht- erstattung  § 31.    Das Notariatsinspektorat erstattet der Verwaltungskom- mission jährlich Bericht über die Geschäftslast, die Geschäftsführung,  die Personalsituation, die finanzielle Entwicklung, über den Stand der  Grundbucheinführung und über die Tätigkeit des Notariatsinspekto- rates.  VIII. Die erweiterte Geschäftsleitung  Bestellung§ 32.    1 Dem Notariatsinspektorat ist eine erweiterte Geschäfts- leitung beigegeben. Sie besteht aus dem Geschäftsleiter oder der  Geschäftsleiterin des Notariatsinspektorates und dessen bzw. deren  Stellvertretung sowie aus fünf Notaren oder Notarinnen. Weitere Nota- riatsinspektoren oder -innen nehmen an Sitzungen mit beratender  Stimme teil. Der Geschäftsleiter oder die Geschäftsleiterin führt den  Vorsitz.10  2 Die fünf Notare oder Notarinnen werden von der Verwaltungs- kommission auf eine Amtsdauer von zwei Jahren gewählt. Eine zwei- malige Wiederwahl ist zulässig.  3 Die Notare und Notarinnen können der Verwaltungskommission  Wahlvorschläge unterbreiten.  Sekretariat§ 33.    Das Sekretariat der erweiterten Geschäftsleitung wird vom  Notariatsinspektorat besorgt. 51. 7. 16 - 93    242.25 Notariatsverwaltungsverordnung Beschluss- fassung  § 34.    1 Die erweiterte Geschäftsleitung ist beschlussfähig, wenn  drei Notare oder Notarinnen und der Geschäftsleiter oder die Geschäfts- leiterin des Notariatsinspektorates oder dessen bzw. deren Stellvertre- tung anwesend sind. Die Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit  der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst.10  2 Kommt ein Beschluss nicht einstimmig zustande, können zwei  Mitglieder der erweiterten Geschäftsleitung verlangen, dass das Ge- schäft der Verwaltungskommission zum Entscheid unterbreitet wird.  Einberufung § 35.    Die erweiterte Geschäftsleitung wird wenigstens zweimal  jährlich durch das Notariatsinspektorat oder auf Antrag von drei  Notariatsvertretern zu Sitzungen einberufen.  Aufgaben § 36.    Der erweiterten Geschäftsleitung obliegen: a. Festlegung der Führungsinstrumente für das Notariatswesen, b. Festlegung des Stellenplans für das gesamte Notariatswesen im   Rahmen der vorgegebenen Gesamtpunktzahl und der Erlass von  Grundsätzen für die Festlegung der Stellenpläne für die einzelnen  Notariate durch das Notariatsinspektorat,  c. Festlegung der Grundsätze zur Förderung des Personals und der  Instrumente zur Auswahl und zur Förderung des fachlichen Nach- wuchses,  d. Erhebung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, e. Formulierung des Leistungsauftrags und Erlass der Grundsätze   über die Kontrakte, f. Erlass der Grundsätze für die bauliche Ausgestaltung der Notariate, g. Stellungnahme zu fachlichen Arbeitshilfen und im Formularwesen, h. Stellungnahme zu den der Verwaltungskommission oder dem   Gesamtobergericht zustehenden grundsätzlichen Anordnungen,  generelle Weisungen, Informatikstrategie, Kompetenzordnungen  im Notariatswesen, Festlegung der Richtpositionen und weitere  Anordnungen im Personalwesen sowie zur Änderung bestehender  oder zum Erlass neuer gesetzlicher Erlasse,  i. Erledigung der von der Verwaltungskommission oder dem Nota- riatsinspektorat unterbreiteten Angelegenheiten,  k. Erlass einer Geschäftsordnung für die erweiterte Geschäftsleitung. 6    Notariatsverwaltungsverordnung 242.25 IX. Schlussbestimmung  § 37.    1 Diese Verordnung tritt gleichzeitig mit der Verordnung über die Organisation des Obergerichts vom 8. Dezember 1999 in Kraft2. Sie ist im Amtsblatt und in der Gesetzessammlung zu veröffentlichen.  2 Gleichzeitig wird die Verordnung über die Notariatsverwaltung  vom 14. Dezember 1988 aufgehoben.  1 OS 56, 238. 2 In Kraft seit 1. Januar 2001 (OS 56, 184). 3 LS 177.10. 4 LS 177.11. 5 LS 211.1. 6 LS 211.21. 7 LS 212.51. 8 LS 242. 9 Fassung gemäss B vom 3. November 2010 (OS 65, 859; ABl 2010, 2525). In   Kraft seit 1. Januar 2011. 10 Fassung gemäss B vom 3. Dezember 2014 (OS 70, 7; ABl 2014-12-12). In Kraft   seit 1. März 2015. 11 Fassung gemäss B vom 2. März 2016 (OS 71, 185; ABl 2016-03-18). In Kraft   seit 1. Juli 2016. 71. 7. 16 - 93  http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=242.25%2C56%2C238 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=211.21 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=212.51 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=212.51%2C56%2C184 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=177.1 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=242 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=211.1 http://www.amtsblatt.zh.ch/pdf/tt/20101911_46_T.pdf#zoom=100&pagemode=bookmarks http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=242.25%2C65%2C859 https://www.amtsblatt.zh.ch/shabforms/servlet/Search?EID=7&DOCID=94793 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=177.10 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=242.25%2C70%2C7 https://www.amtsblatt.zh.ch/shabforms/servlet/Search?EID=7&DOCID=147451 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=242.25%2C71%2C185