852.12   1   Ordinanza  sui sistemi d’informazione consolare  del Dipartimento federale degli affari esteri   del 18 giugno 2021 (Stato 1° gennaio 2022)     Il Consiglio federale svizzero,   visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento  di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri;  visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19972 sull’organizzazione  del Governo e dell’Amministrazione,   ordina:   Sezione 1: Disposizioni generali   Art. 1 Oggetto   La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo dei sistemi d’informazione  EDAssist+ e Travel Admin della Direzione consolare (DC) del Dipartimento federa- le degli affari esteri (DFAE).   Art. 2 Responsabilità   La DC è responsabile dei sistemi d’informazione.   Sezione 2: EDAssist+   Art. 3 Scopo   EDAssist+ serve per:   a. trattare le richieste della popolazione;   b. trattare i casi di protezione consolare secondo gli articoli 39–49 della legge  del 26 settembre 20143 sugli Svizzeri all’estero (LSEst);   c. fornire altri servizi consolari secondo gli articoli 50–52 LSEst;   d. trattare avvisi di ricerca di persone scomparse;   e. avviare misure in caso di crisi o di catastrofe;   f. trattare le richieste di aiuto sociale secondo gli articoli 22–37 LSEst;        RU 2021 396  1 RS 235.2  2 RS 172.010  3 RS 195.1   852.12      Aiuto sociale agli Svizzeri all’estero   2   852.12   g. gestire gli atti relativi ai casi;   h. elaborare statistiche.   Art. 4 Struttura   EDAssist+ è composto da quattro moduli:   a. hotline;   b. helpline;   c. protezione consolare;   d. aiuto sociale agli Svizzeri all’estero.   Art. 5 Contenuto del modulo hotline   Il modulo hotline contiene dati sulle seguenti persone:   a. persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo  2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli  affari esteri che risultano scomparse;   b. persone che hanno formulato un avviso di ricerca.   Art. 6 Contenuto del modulo helpline   Il modulo helpline contiene dati sulle persone che presentano una richiesta al DFAE.    Art. 7 Contenuto del modulo protezione consolare   Il modulo protezione consolare contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4  capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati perso- nali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri assistite nell’ambito della  protezione consolare.   Art. 8 Contenuto del modulo aiuto sociale   Il modulo aiuto sociale contiene dati sulle seguenti persone, nella misura in cui sono  necessari per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale:   a. richiedente;   b. coniuge o partner registrato del richiedente;   c. concubino del richiedente;   d. figli delle persone di cui alle lettere a–c;   e. genitori del richiedente;   f. persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente;   g. persone di riferimento del richiedente.     Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O   3   852.12   Art. 9 Dati trattati e provenienza dei dati    1 I dati da trattare sono elencati nell’allegato 1.   2 I dati sono registrati:   a.  dalla DC;   b.  dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero;   c.  dal Centro di gestione delle crisi (KMZ) nel modulo hotline.   3 I dati relativi alle persone registrate nei sistemi d’informazione E-VERA o Travel  Admin sono ripresi da questi sistemi con una procedura automatizzata tramite  un’interfaccia. L’allegato 2 elenca quali dati possono essere ripresi.   Art. 10 Diritti di trattamento   1 La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+ nel  quadro dei loro diritti di accesso.   2 Per l’adempimento dei suoi compiti, il KMZ ha il diritto di trattare tutti i dati dei  moduli hotline, helpline e protezione consolare nel quadro dei suoi diritti di accesso.   3 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempie- re i propri compiti.   4 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.   Art. 11 Comunicazione di dati   La DC, le rappresentanze e il KMZ possono comunicare ai servizi di soccorso, a  rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate nei moduli  hotline, helpline e protezione consolare e coinvolte in una crisi o in una catastrofe se  questo è nell’interesse di tali persone.   Art. 12 Documenti   In EDAssist+ è possibile memorizzare tutti i documenti relativi alle persone registra- te nel sistema d’informazione e agli affari registrati elettronicamente.   Art. 13 Distruzione di set di dati   1 I dati del modulo aiuto sociale vengono distrutti dopo dieci anni dall’ultimo tratta- mento, ma al più tardi dopo 30 anni dall’apertura del dossier.   2 I dati dei moduli hotline, helpline e protezione consolare con lo status «disattiva- to», «concluso» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi cinque anni dopo  l’ultimo accesso.   3 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della  Confederazione.      Aiuto sociale agli Svizzeri all’estero   4   852.12   Sezione 3: Travel Admin   Art. 14 Scopo   Travel Admin serve al DFAE per localizzare e contattare, in situazioni di emergen- za, di crisi o di catastrofe, le persone che si trovano all’estero o viaggiano all’estero.   Art. 15 Struttura    Travel Admin consiste in una banca dati, un accesso online tramite il sito web e  un’applicazione per dispositivi mobili.    Art. 16 Contenuto    Travel Admin contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della  legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipar- timento federale degli affari esteri che si trovano all’estero o viaggiano all’estero e  che si sono registrate.   Art. 17 Dati trattati e provenienza dei dati   1 I dati da trattare sono elencati nell’allegato 3.   2 I dati sono registrati dai viaggiatori e dalle rappresentanze.   Art. 18 Diritti di trattamento   1 La DC, le rappresentanze e il KMZ hanno il diritto di trattare tutti i dati in Travel  Admin nel quadro dei loro diritti di accesso.   2 I viaggiatori dispongono dei diritti di trattamento completi dei loro dati.   3 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempie- re i propri compiti.   4 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.   Art. 19 Comunicazione di dati    1 La DC, le rappresentanze e il KMZ possono comunicare ai servizi di soccorso, a  rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate coinvolte in  una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.   2 In caso di necessità i dati di cui all’allegato 2 vengono trasmessi a EDAssist+ con  una procedura automatizzata tramite un’interfaccia.    Art. 20 Distruzione di set di dati   1 I dati relativi ai viaggi vengono distrutti 90 giorni dopo la scadenza della durata del  viaggio indicata.   2 Gli altri dati vengono distrutti due anni dopo l’ultimo accesso.     Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O   5   852.12   3 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della  Confederazione.   Sezione 4: Gestione e diritti di accesso   Art. 21 Gestione tecnica e amministrazione del sistema   1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica dei sistemi  d’informazione.   2 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce i  sistemi d’informazione, le banche dati e le applicazioni.   3 Il responsabile delle applicazioni di un sistema d’informazione fa parte della DC. È  l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.    Art. 22 Conferimento dei diritti di accesso   1 I responsabili delle applicazioni conferiscono agli utenti i diritti di accesso indivi- duali.    2 Verificano ogni anno se le condizioni per il conferimento dei diritti di accesso  continuano a essere adempiute.   Sezione 5: Sicurezza dei dati   Art. 23 Obblighi di diligenza   1 La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni.   2 Si assicura che i dati siano esatti, completi e aggiornati; sono esclusi i dati registrati  in Travel Admin che possono essere modificati dai viaggiatori stessi.   Art. 24 Regolamento sul trattamento dei dati   La DC emana un regolamento per ciascuno dei due sistemi d’informazione. Il rego- lamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei  dati e il controllo del trattamento dei dati.   Art. 25 Verbale   1 Gli accessi ai sistemi d’informazione e il trattamento dei dati sono costantemente  verbalizzati.   2 I verbali sono conservati per un anno.      Aiuto sociale agli Svizzeri all’estero   6   852.12   Sezione 6: Disposizioni finali   Art. 26 Abrogazione di altri atti normativi   Sono abrogati:   1. l’ordinanza SAS-DFAE del 5 novembre 20144;   2.  l’ordinanza del 9 dicembre 20115 sul sistema d’informazione EDAssist+.   Art. 27 Entrata in vigore   La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2021.       4 [RU 2014 3895; 2021 132 all. n. 33]  5 [RU 2012 337; 2016 2933 art. 17 n. 1; 2021 132 all. n. 13]     Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O   7   852.12   Allegato 16  (art. 9 cpv. 1)   Dati personali trattati in EDAssist+    1. Hotline   1.1 Dati su persone scomparse   1.1.1 Cognomi   1.1.2 Nomi   1.1.3 Numero AVS   1.1.4 Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute   1.1.5 Lingue   1.1.6 Sesso   1.1.7 Data di nascita   1.1.8 Nazionalità   1.1.9 Luoghi d’origine   1.1.10 Assicurazioni   1.1.11 Indirizzi   1.1.12 Numeri di telefono   1.1.13 E-mail   1.1.14 Dati sull’ultimo luogo di soggiorno   1.1.15 Evento   1.2 Dati su persone che hanno formulato un avviso di ricerca   1.2.1 Cognomi   1.2.2 Nomi   1.2.3 Lingue   1.2.4 Sesso   1.2.5 Rapporto con la persona scomparsa   1.2.6 Data di nascita   1.2.7 Nazionalità   1.2.8 Luoghi d’origine   1.2.9 Assicurazioni       6 Aggiornato dall’all. n. II 43 dell’O del 17 nov. 2021, in vigore dal 1° gen. 2022   (RU 2021 800).     Aiuto sociale agli Svizzeri all’estero   8   852.12   1.2.10 Indirizzi   1.2.11 Numeri di telefono   1.2.12 E-mail   1.2.13 Data dell’ultimo contatto   2. Helpline   2.1 Cognomi   2.2 Nomi   2.3 Lingue   2.4 Sesso   2.5 Indirizzi   2.6 Numeri di telefono   2.7 E-mail   2.8 Richieste   3. Protezione consolare   3.1 Cognomi   3.2 Nomi   3.3 Lingue   3.4 Sesso   3.5 Data di nascita   3.6 Nazionalità   3.7 Luoghi d’origine   3.8 Stato civile   3.9 Numero AVS   3.10 Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute   3.11 Data della morte   3.12 Dati sul dossier: titolo, numero di riferimento, evento, tipo, Paese, com- petenza (rappresentanza e collaboratore specializzato)   3.13 Indirizzi   3.14 Numeri di telefono   3.15 Numeri di fax   3.16 E-mail         Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O   9   852.12   4. Aiuto sociale      R ic  h ie  d e n te     F ig  li  d  e l   ri c h ie  d e n  te    C o n iu  g e  o   p a rt  n e r   re g is  tr a to     F ig  li  d  e l   c o  n iu  g e  o   d e l   p a rt  n e r   re g  is tr  a to     G e n  it o  ri    C o n c u b in  o    F ig  li  d  e l   c o  n c u b in  o    P e rs  o n e  c  h e  v  iv o n o  n  e ll  a  s  te ss  a    e c o  n o  m ia   d o  m e st  ic a    P e rs  o n e  d  i  ri  fe ri  m e n  to    Cognomi  x x x x x x x x x   Nomi x x x x x x x x x   Sesso x           Data di nascita x x x x  x x x    Luogo di nascita x x x x  x x x    Luogo d’origine x x x x   x     Cantone d’origine x x x x   x     Nazionalità e modalità di acquisizione x x x x  x x x    Stato civile x x x x  x x     Lingua di corrispondenza x  x         Lingua materna x  x         Professione x  x   x      Formazione x  x   x      Indirizzi x x x x x x x x x     Aiuto sociale agli Svizzeri all’estero   10     852.12      R ic  h ie  d e n te     F ig  li  d  e l   ri c h ie  d e n  te    C o n iu  g e  o   p a rt  n e r   re g is  tr a to     F ig  li  d  e l   c o  n iu  g e  o   d e l   p a rt  n e r   re g  is tr  a to     G e n  it o  ri    C o n c u b in  o    F ig  li  d  e l   c o  n c u b in  o    P e rs  o n e  c  h e  v  iv o n o  n  e ll  a  s  te ss  a    e c o  n o  m ia   d o  m e st  ic a    P e rs  o n e  d  i  ri  fe ri  m e n  to    Domicilio x x x x  x x x x   Numero di telefono/fax x x x x x x x x x   E-mail x x x x x x x x x   Luogo di soggiorno x x x x  x x     Durata del soggiorno x x x x  x      Dati sulle prestazioni di aiuto sociale x x x x  x x     Certificato medico x x x x  x      Cure mediche x x x x  x      Beneficiario di una rendita AI x x x x  x      Assicurazione x x x x  x      Dati sulla capacità di guadagno x x x x  x      Dati sull’alloggio x x x x  x      Reddito x x x x x x x     Patrimonio x x x x x x x     Debiti x x x x x x x     Tipo di relazione con le persone di riferimento         x      Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O   11   852.12   Allegato 27  (art. 9 cpv. 3)   Elenco dati interfacce   Sistema d’informazione Dati personali   E-VERA a. Cognomi   b. Nomi   c. Indirizzo, mezzi di comunicazione: dati di contatto   d. Data di nascita   e. Sesso   f. Lingue   g. Luoghi d’origine   h. Nazionalità   i. Numero AVS   j. Numero personale   Travel Admin a. Cognomi   b. Nomi   c. Data di nascita   d. Dati di contatto   e. Numeri di telefono   f. Nazionalità           7 Aggiornato dall’all. n. II 43 dell’O del 17 nov. 2021, in vigore dal 1° gen. 2022   (RU 2021 800).     Aiuto sociale agli Svizzeri all’estero   12   852.12   Allegato 3  (art. 17 cpv. 1)   Dati personali trattati in Travel Admin    1. Cognomi   2. Nomi   3. Data di nascita   4. Domicilio e Paese   5. Numeri di telefono   6. E-mail   7. Sesso   8. Appellativo   9. Nazionalità   10. Dati sui compagni di viaggio: appellativo, cognomi, nomi, data di nascita,  nazionalità, luogo di domicilio, Paese, e-mail, numeri di telefono   11. Indirizzo di emergenza: appellativo, cognomi, nomi, luogo di domicilio,  Paese, e-mail, numeri di telefono    12. Dettagli relativi all’itinerario/destinazione: longitudine/latitudine, città, indi- rizzo, codice Paese, codice regionale   13. Informazioni aggiuntive sulla destinazione   14. Informazioni sulla durata del viaggio/del soggiorno   15.  Campi di gestione (non visibili ai viaggiatori): stato del viaggio, ultimo con- tatto, informazioni per i soccorsi (aeroporto, numero di volo, numero di au- tobus ecc.)    	Sezione 1: Disposizioni generali 	Art. 1 Oggetto 	Art. 2 Responsabilità  	Sezione 2: EDAssist+ 	Art. 3 Scopo 	Art. 4 Struttura 	Art. 5 Contenuto del modulo hotline 	Art. 6 Contenuto del modulo helpline 	Art. 7 Contenuto del modulo protezione consolare 	Art. 8 Contenuto del modulo aiuto sociale 	Art. 9 Dati trattati e provenienza dei dati 	Art. 10 Diritti di trattamento 	Art. 11 Comunicazione di dati 	Art. 12 Documenti 	Art. 13 Distruzione di set di dati  	Sezione 3: Travel Admin 	Art. 14 Scopo 	Art. 15 Struttura 	Art. 16 Contenuto 	Art. 17 Dati trattati e provenienza dei dati 	Art. 18 Diritti di trattamento 	Art. 19 Comunicazione di dati 	Art. 20 Distruzione di set di dati  	Sezione 4: Gestione e diritti di accesso 	Art. 21 Gestione tecnica e amministrazione del sistema 	Art. 22 Conferimento dei diritti di accesso  	Sezione 5: Sicurezza dei dati 	Art. 23 Obblighi di diligenza 	Art. 24 Regolamento sul trattamento dei dati 	Art. 25 Verbale  	Sezione 6: Disposizioni finali 	Art. 26 Abrogazione di altri atti normativi 	Art. 27 Entrata in vigore  	Allegato 1 	Dati personali trattati in EDAssist+ 	1. Hotline 	1.1 Dati su persone scomparse 	1.2 Dati su persone che hanno formulato un avviso di ricerca  	2. Helpline 	3. Protezione consolare 	4. Aiuto sociale   	Allegato 2 	Elenco dati interfacce  	Allegato 3 	Dati personali trattati in Travel Admin