935.412   1   Ordonnance  sur le système de traitement des données relatives   aux prestations de sécurité privées   (OTPSP)   du 12 août 2015 (Etat le 1er avril 2021)     Le Conseil fédéral suisse,   vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et  de l’administration1,  vu l’art. 38 de la loi fédérale du 27 septembre 2013 sur les prestations de sécurité  privées fournies à l’étranger (LPSP)2,   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet   La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement  automatisé des données relatives aux prestations de sécurité privées (TPSP) de la  Direction politique (DP) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).   Art. 2 But du système TPSP   Le système TPSP permet à la DP d’assumer les tâches suivantes, qui lui incombent  conformément aux art. 10, 12 à 14 et 16 LPSP:   a. le traitement des déclarations reçues;   b. l’exécution de la procédure d’examen;   c. la production de statistiques et de rapports.   Art. 3 Autorité responsable   La DP est responsable du système TPSP.        RO 2015 2835  1 RS 172.010  2 RS 935.41   935.412      Services   2   935.412   Section 2 Données et traitement des données   Art. 4 Données traitées et droits de traitement   1 Les données traitées dans le système TPSP sont les suivantes:   a. concernant l’entreprise soumise à l’obligation de déclarer: informations sur  l’identité et les activités envisagées figurant à l’annexe 1;   b. concernant le personnel et les membres de la direction ou de l’organe de  surveillance de l’entreprise soumise à l’obligation de déclarer: les données  visées à l’annexe 2;   c. concernant le mandant et le destinataire des prestations de sécurité privées  conformément à l’art. 5 de l’ordonnance du 24 juin 2015 sur les prestations  de sécurité privées fournies à l’étranger3: les données visées à l’annexe 3.   2 Les collaborateurs compétents de la DP saisissent les données dans le système  TPSP; ils peuvent à tout moment les traiter.   3 Dans la mesure où l’accomplissement de ses tâches l’exige, l’unité Informatique  DFAE peut traiter toutes les données dans le système TPSP.   Art. 5 Attribution des droits d’accès   1 La personne responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux  utilisateurs du système TPSP.   2 Elle vérifie au moins une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès  sont toujours remplies.   Art. 6 Documents   Tout document relatif aux affaires enregistrées électroniquement peut être enregistré  dans le système TPSP.   Art. 7 Exploitation technique et administration du système   1 L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système  TPSP.   2 L’administrateur du système gère le système informatique, la base de données et  les applications du système TPSP.   3 La personne responsable de l’application sert d’interface entre l’administrateur du  système et les utilisateurs. Elle est employée de la DP.       3 RS 935.411     Système de traitement des données relatives aux prestations de sécurité privées. O   3   935.412   Section 3 Protection des données et sécurité informatique   Art. 8 Devoirs de diligence   1 La DP veille à ce que le traitement des données personnelles dans le système TPSP  respecte les dispositions en vigueur.   2 Elle s’assure que les données personnelles saisies dans le système TPSP sont  exactes, complètes et à jour.   Art. 9 Sécurité des données   1 La sécurité des données et la sécurité informatique sont régies par:    a. l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des  données4;   b. l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques5.6   2 La DP édicte un règlement relatif au traitement des données. Celui-ci définit les  mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des don- nées ainsi que le contrôle du traitement des données.   Art. 10 Journalisation   1 Les accès au système TPSP et les modifications sont journalisés en continu.   2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.   Section 4 Conservation, archivage et destruction des données   Art. 11   1 Les données personnelles saisies dans le système TPSP sont détruites 15 ans après  le dernier traitement.   2 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.   Section 5 Entrée en vigueur   Art. 12   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 2015.       4  RS 235.11  5  RS 120.73  6 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 36 de l’O du 24 fév. 2021, en vigueur depuis le   1er avr. 2021 (RO 2021 132).     Services   4   935.412   Annexe 1  (art. 4, al. 1, let. a)   Données relatives à l’entreprise   1. Société   2. Siège   3. Forme juridique   4. Extrait du registre du commerce   5. But   6. Domaines d’activité   7. Lieux d’exécution à l’étranger   8. Principales catégories de clients   9. Preuve de l’adhésion au code de conduite   10. Mesures en matière de formation et de formation continue du personnel   11. Indications relatives au système de contrôle interne   12. Nature et volume de la prestation au sens de l’art. 4, let. a et b, LPSP   13. Armes et autres moyens utilisés pour l’exécution de la prestation de sécurité   14. Étendue et durée de l’engagement   15. Nombre de personnes engagées   16. Risques liés à l’activité   17. Autres informations importantes relatives aux activités de l’entreprise     Système de traitement des données relatives aux prestations de sécurité privées. O   5   935.412   Annexe 2  (art. 4, al. 1, let. b)   Données relatives au personnel et aux membres de la direction  ou de l’organe de surveillance   1. Nom   2. Prénom   3. Date de naissance   4. Domicile, y c. attestation de domicile   5. Nationalités   6. Indications sur la réputation   7. Indications sur l’autorisation d’exporter, de porter et d’utiliser des armes,  des accessoires d’armes et des munitions   8. Indications sur la formation et la formation continue   9. Fonction au sein de l’entreprise: membre de la direction, membre de  l’organe de surveillance, fonction dirigeante, fonction avec autorisation de  port d’arme   10. Données relatives à des poursuites et à des sanctions pénales ou administra- tives conformément à l’art. 20 LPSP: infraction reprochée, indications sur le  type de procédure, description des autorités concernées, copie du jugement  et de tout autre document s’y rapportant.     Services   6   935.412   Annexe 3  (art. 4, al. 1, let. c)   Données relatives au mandant et au destinataire des prestations  de sécurité privées   1. Nom ou désignation : personne physique ou morale, organisation internatio- nale, gouvernement, groupe, etc.   2. Pour les personnes physiques: date de naissance   3. Lieu d’exécution de l’activité envisagée   4. Indications sur le poste: fonction, rôle, rang, position, etc.   5. Autres informations sur l’identification    	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet 	Art. 2 But du système TPSP 	Art. 3 Autorité responsable  	Section 2 Données et traitement des données 	Art. 4 Données traitées et droits de traitement 	Art. 5 Attribution des droits d’accès 	Art. 6 Documents 	Art. 7 Exploitation technique et administration du système  	Section 3 Protection des données et sécurité informatique 	Art. 8 Devoirs de diligence 	Art. 9 Sécurité des données 	Art. 10 Journalisation  	Section 4 Conservation, archivage et destruction des données 	Art. 11  	Section 5 Entrée en vigueur 	Art. 12  	Annexe 1 	Données relatives à l’entreprise  	Annexe 2 	Données relatives au personnel et aux membres de la direction ou de l’organe de surveillance  	Annexe 3 	Données relatives au mandant et au destinataire des prestations de sécurité privées