____________________________________________________   442.23      1      29  avril  2013     Règlement  d'exécution de la loi sur l'archivage              Etat au  1  er  août 2013   Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel,   vu la loi sur l'archivage (LArch), du 22 février 2011 1) ;   sur la proposition du conseiller d'Etat, chef du Département de l'éducation, de  la culture et des sports,   arrête:        CHAPITRE PREMIER   Dispositions générales   Article premier   Le présent règlement a pour but de compléter et de préciser  les dispositions de la loi sur l'archivage (LArch), du 22 février 2011, sous  réserve de règlements particuliers.     Art. 2  2)      1 Le Département de la justice, de la sécurité et de la culture est   chargé de l'application de la LArch et de ses dispositions d'exécution.   2 Celui-ci dispose à cet effet de l'office des archives de l'État (ci-après: l'office).   3 L'office peut déléguer à des tiers spécialisés, en particulier à des services   d'archives communales, certaines des compétences qui lui sont dévolues par  la LArch et par ses dispositions d'exécution. Toute délégation de compétence  fera l'objet d'une convention spécifique.     Art. 3     1 On entend dans le présent règlement par:   a) autorité: l'une des autorités énumérées à l'article 4 LArch;   b) délai d'utilité administrative: délai pendant lequel le document sert à la  gestion de l'activité de l'autorité et au traitement des affaires;   c) délai d'utilité légale: délai pendant lequel le document est valide devant la  loi en application des délais de prescription;   d) documents corbeille: documents n'ayant pas d'utilité administrative ou  légale, en particulier:   1. documents reçus pour information et sans utilité pour l'ouverture d'une  procédure ou le traitement d'une affaire;   2. courriers sans importance pour l'activité de l'autorité;   3. pièces inutiles à la compréhension d'un dossier;                                                    FO 2013 N  o  18   1)  RSN 442.20    2)  La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les   attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'Etat, du 26 juillet 2013  (FO 2013 N° 31), avec effet au 1  er  août 2013.   But   Autorités  d'exécution   Définitions     442.23      2   4. brouillons, notes et copies de travail, après transcription du texte définitif;   5. doubles de documents conservés;   6. matériel imprimé périmé ou en surnombre.   e) support: élément matériel sur lequel est enregistrée l'information pour  produire un document et qui sert à la fois à le transmettre et à le conserver.   2 Pour le surplus, les définitions qui figurent à l'article 3 de la loi sont   applicables.      CHAPITRE 2   Gestion et évaluation des documents   Art. 4    1 Chaque autorité fixe par écrit les procédures de gestion de ses   documents. Celles-ci définissent :   a) l'organisation du classement et de la conservation des documents;   b) les rôles et responsabilités en matière de gestion et d'accès aux  documents.   2 L'autorité s'assure que les supports des documents offrent la garantie d'une   vie suffisante.   3 Pour éviter toute perte, détérioration ou falsification, elle conserve ses   documents à l’abri du vol, du feu, de l’eau, de l’humidité, et de la poussière.  Elle prend toutes les mesures organisationnelles et techniques nécessaires à  cet effet.   4 Elle veille à ce que les personnes non autorisées n’aient pas accès aux   documents.   5 La direction de l’autorité contrôle régulièrement l’application de ces   procédures par l’ensemble de son personnel. Elle s'assure que les documents  conservés permettent de vérifier et de rendre compte des activités de l'autorité.     Art. 5     1 Chaque autorité dresse et tient à jour un plan d'archivage de ses   documents.   2 Le plan d'archivage comprend:   a) un cadre de classement des documents, établi selon les directives de  l'office et reflétant les missions et les activités de l'autorité;   b) les prescriptions relatives à l'accessibilité et à la confidentialité des  documents;   c) les délais d'utilité administrative et légale des documents, déterminés par  l'autorité, en concertation avec l'office;   d) la valeur archivistique des documents, évaluée par l'office, en concertation  avec l'autorité.   3 Le plan d'archivage n'entre en vigueur et ne peut être modifié qu'après   validation par les deux parties.     Art. 6     1 Chaque autorité désigne un préposé à la gestion des documents,   chargé d'appliquer ou de faire appliquer les directives en la matière. Elle en  communique le nom à l'office et l'informe sans délai de tout changement de  titulaire.   Gestion et  conservation des  documents (art. 6,  al. 1 LArch)   Plan d'archivage  (art. 6, al. 1, 2 et 4  LArch)   Préposé à la  gestion des  documents (art. 6,  al. 1 et 4 LArch)     442.23      3   2 Le préposé assure le contact avec l'office, qui lui fournit la formation, les   conseils et l’appui nécessaires. Il est en particulier chargé de la rédaction et de  la tenue à jour du plan d'archivage, ainsi que de l'organisation des éliminations  et des versements.   3 Les responsabilités du préposé sont mentionnées dans son cahier des   charges. L’autorité lui accorde le temps, les moyens et l’appui hiérarchique  nécessaires à l’exercice de sa tâche.   4 Les autorités communales peuvent déléguer la charge de préposé à la   gestion des documents à un tiers spécialisé.     Art. 7     1 Dès la planification de tout nouveau système de gestion électronique   des données, l'autorité en informe l'office afin que celui-ci évalue les  documents qui seront traités par ce système. Dans la mesure exigée par la  réalisation de cet objectif, l'office doit être impliqué dans les projets et avoir  accès à toutes les informations nécessaires.   2 L'office est chargé, en collaboration avec les services informatiques   concernés, de concevoir et de mettre en application des normes, cahiers des  charges, procédures et directives permettant d’assurer la sélection, le  versement ou l’élimination des documents électroniques, sans perte,  détérioration ou falsification.   3 L'autorité met en œuvre les moyens et les procédures nécessaires pour   assurer la sélection, le versement ou l’élimination des documents  électroniques conformément aux dispositions prévues à l'alinéa 2.      Art. 8     1 L'office règle dans des directives les détails des procédures décrites   dans la loi et le présent règlement, et contrôle leur application.   2 Il fournit aux autorités des conseils en matière de gestion des documents,   notamment sous la forme de modèles d’instruments de gestion, de guides  pratiques et de cours.   3 Lorsqu'il le juge utile ou à la demande de l’autorité, il procède à l'inspection   des ressources et des locaux dévolus à la gestion et à la conservation des  documents. Il a accès à toutes les informations nécessaires à son expertise.   4 En cas de constat de situation non conforme à la loi ou à la réglementation, il   fait rapport à la direction de l’autorité concernée, avec ses recommandations;  au besoin, il en informe l'autorité de surveillance idoine.     Art. 9   Les autorités cantonales et communales sont tenues de mentionner  dans leurs conventions avec des personnes privées qui accomplissent une  tâche de droit public que ces dernières sont soumises à la loi sur l'archivage.      CHAPITRE 3   Prise en charge des documents   Art. 10    1 Les autorités ont l'obligation de proposer à intervalles réguliers à   l'office, respectivement au Conseil communal, les documents dont les délais  d'utilité administrative et légale sont échus.   2 Les documents doivent être proposés au plus tard cinq ans après le terme du   délai d'utilité administrative et légale mentionné dans le plan d'archivage.   Systèmes de  gestion  électronique des  données (art. 6, al.  3 LArch)   Supervision de la  gestion des  documents (art. 6,  al. 4 LArch)   Rappel dans les  conventions (art. 4  LArch, al. 1, chiffre  1, let. e et chiffre  2, let. c)   Obligation de  proposer les  documents (art. 7  et art. 11 LArch)     442.23      4   3 Les documents qui, selon le plan d'archivage, ont une valeur archivistique,   sont proposés sous la forme d'un bordereau de versement.   4 Les documents qui, selon le plan d'archivage, n'ont pas de valeur   archivistique, sont proposés sous la forme d'un bordereau d'élimination.   5 Les bordereaux de versement et d'élimination décrivent sommairement les   documents concernés et précisent leurs dates extrêmes. Ils signalent les  documents contenant des données personnelles ou sensibles ainsi que les  documents librement accessibles au public selon la convention intercantonale  relative à la protection des données et à la transparence dans les cantons de  Neuchâtel et du Jura (CPDT-JUNE), des 8 et 9 mai 2012  3) . Ils sont signés par   la direction de l'autorité.     Art. 11     1 L'office, respectivement le Conseil communal, détermine le sort final   des documents qui lui sont proposés par le biais des bordereaux de versement  et d'élimination.   2 Le Conseil communal base sa décision sur les outils mis à disposition par   l'office. Il peut, si besoin, solliciter le conseil de l'office.     Art. 12     1 Seuls sont versés les documents dont le sort final les destine à une   conservation définitive. Le versement pour conservation temporaire de  documents devant être éliminés à terme est exclu.   2 L'office, respectivement le Conseil communal, détermine les supports sur   lesquels les documents sont versés, d’entente avec l’autorité.   3 Les documents doivent être classés, clairement identifiés, conditionnés de   manière adéquate et accompagnés du bordereau de versement.   4 L’autorité est responsable du classement, du conditionnement et du transfert   des documents. Elle en assume les frais.   5 Le transfert intervient après validation par l'office, respectivement par le   Conseil communal, du classement et du conditionnement du versement.   6 L'autorité procède au transfert du versement au lieu indiqué par l'office,   respectivement par le Conseil communal, au plus tard trois mois après la  validation du versement.   7 L'office, respectivement le Conseil communal, fixe la date du transfert en   concertation avec l'autorité.   8 Après réception et contrôle du versement, l'office, respectivement le Conseil   communal, retourne un exemplaire contresigné du bordereau à l’autorité. Le  bordereau de versement sert de reçu et d’inventaire provisoire.     Art. 13     1 Les autorités doivent procéder à la destruction des documents dont   le sort final les destine à l'élimination.   2 L'élimination ne peut intervenir qu'après autorisation par l'office,   respectivement par le Conseil communal.   3 L’indication dans le plan d'archivage qu’un type de document est éliminable à   terme ne dispense pas de cette autorisation.   4 L'office, respectivement le Conseil communal, accorde son autorisation en   contresignant et renvoyant le bordereau d’élimination à l'autorité.                                                    3)   RSN 150.30   Détermination du  sort final (art. 8 et  art. 12, al. 2, let. a  LArch)   Modalités du  versement (art. 9  et art. 12, al. 2, let.  b LArch)   Modalités de  l'élimination (art. 9  et art. 12, al. 2, let.  b LArch)     442.23      5   5 L'autorité conserve le bordereau d'élimination pour faire preuve de   l’autorisation et garantir la traçabilité des documents éliminés.   6 Les documents qui ne sont pas librement accessibles au public au sens de la   CPDT-JUNE doivent être éliminés par incinération, broyage, effacement  irréversible des données ou tout autre moyen préservant définitivement la  confidentialité des informations qu’ils contiennent.   7 L’autorité est responsable de l’exécution conforme de l’élimination et en   assume les frais.     Art. 14     1 Les documents corbeille, tels que définis à l’article 3, peuvent être   éliminés en tout temps sans autorisation écrite ni bordereau d'élimination.   2 L'office publie une liste générale des documents corbeille.   3 Une liste des documents corbeille spécifiques à une autorité peut être incluse   dans son plan d'archivage.   4 En cas de doute lors de l'identification d'un document corbeille, l'autorité se   renseigne auprès de l'office.     Art. 15     1 L'office, respectivement le Conseil communal, gère un ou plusieurs   locaux spécifiquement dédiés à la conservation définitive des archives et une  infrastructure informatique conformes aux normes professionnelles.   2 Cette gestion peut être mutualisée avec d'autres collectivités publiques ou   sous-traitée à un tiers spécialisé, après signature d'une convention.   3 L'office élabore un concept et des directives sur l'archivage à long terme des   documents électroniques.     Art. 16     1 Chaque entrée d'archives est enregistrée.     2 Les archives sont classées dans la mesure du possible par provenance et   selon le principe du respect des fonds.   3 Les archives sont munies de cotes permettant leur identification.   4 Les archives font l'objet d'inventaires réalisés conformément aux normes   archivistiques.     Art. 17     1 L'office, respectivement le Conseil communal, accepte des fonds   d'archives d'origine privée s'ils présentent un intérêt cantonal ou régional  suffisant.   2 Ces fonds ne sont en principe acceptés qu’à titre gratuit. Ils le sont sous le   statut de la donation, exceptionnellement sous celui du dépôt.   3 La signature d’une convention précisant les conditions de la remise du fonds   et de sa consultation est obligatoire en cas de dépôt. En cas de donation, une  telle convention est en principe également signée. En cas d’impossibilité, elle  doit être remplacée par un échange de correspondance ou tout autre  document attestant au minimum du transfert de la propriété au canton de  Neuchâtel, respectivement à la commune.      Documents  corbeille (art. 9 et  art. 12, al. 2, let. b  LArch)   Conservation  définitive (art. 10  al. 1, art. 12 al. 2  let. c LArch)   Classement des  archives (art. 10  al. 1, et art. 12 al.  2 let. c LArch)   Archives privées  (art. 10 al. 3, et art.  12 al. 3 LArch)     442.23      6   CHAPITRE 4   Accès aux archives   Art. 18    1 L'office, respectivement le Conseil communal, signale au public   l’existence de tous les fonds d'archives versés par les autorités, y compris  ceux qui sont encore soumis au délai de protection ou qui ne sont pas  consultables pour tout autre motif.   2 Il en va de même pour les archives privées. Exceptionnellement, la   convention de donation ou de dépôt peut prévoir que l’existence d’un fonds  d'archives privées ne sera pas signalée pendant une durée limitée pour autant  qu'un intérêt prépondérant public ou privé le justifie.   3 L'office, respectivement le Conseil communal, signale au public l’existence de   tous les inventaires et autres instruments de recherche dont il dispose.   4 Sous réserve des alinéas 5 et 6, l'office, respectivement le Conseil communal,   met à disposition du public tous les inventaires et autres instruments de  recherche dont il dispose, sauf si leur état impose des conditions de  consultation particulières. Il les publie sur Internet dans la mesure du possible.   5 Les inventaires et autres instruments de recherche qui contiennent des   données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité au sens de  l’article 14 LArch, ne sont consultables qu’aux conditions prévues par celui-ci.   6 Les inventaires et autres instruments de recherche des fonds d'archives   privées ayant fait l'objet d'une convention de donation ou de dépôt ne sont  consultables qu’aux conditions prévues par celle-ci.     Art. 19     1 Toute demande de consultation d'archives, pendant le délai de   protection défini aux articles 13 et 14 LArch, doit être adressée par écrit à  l'office, respectivement au Conseil communal.   2 Avant de prendre sa décision, l'office, respectivement le Conseil communal,   peut consulter l'autorité qui a produit le document archivé sur lequel porte la  demande de consultation, ainsi que le préposé à la protection des données et  à la transparence.   3 La demande de consultation doit être examinée à la lumière des principes   régissant le traitement de données personnelles, au sens de la CPDT-JUNE.   4 Le délai de protection vaut pour l'ensemble du dossier concerné. Il se calcule   en principe à partir de la date du document le plus récent contenu dans celui- ci. Il n'est cependant pas tenu compte des documents qui ont été ajoutés  postérieurement à la conclusion de l'affaire concernée, et qui ne sont pas en  rapport direct avec le but dans lequel le dossier a été constitué.     Art. 20   L'accès aux archives privées peut être limité par l'éventuelle  convention de donation ou de dépôt dont elles font l'objet.     Art. 21     1 L'office gère une salle de consultation et une bibliothèque spécialisée   ouvertes au public.   2 Le Conseil communal met à disposition du public un espace adapté à la   consultation.   3 La consultation dans les locaux de conservation d'archives n'a lieu qu'à titre   exceptionnel, sous la surveillance du personnel de l'office, respectivement de  l'administration communale.   Publicité des  archives (art. 10  al. 2 et 3, art. 12  al. 2 let. d et al. 3  LArch)   Accès pendant le  délai de protection  (art. 13, art.14, art.  17 et art. 19  LArch)   Accès aux  archives privées  (art. 10, al. 3 et art.  12, al. 3 LArch)   Modalités de  consultation (art.  13, al. 1, et art. 15)     442.23      7   4 Des copies peuvent être fournies à la place des originaux afin de préserver   l'état de conservation de ceux-ci.   5 Si l'état des documents archivés ou de leur classement l'impose, leur   consultation peut être restreinte, soumise à condition ou refusée. L'office,  respectivement le Conseil communal, motive sa décision et s’efforce de  proposer une solution alternative.   6 Le nombre de documents archivés délivrés à chaque usager peut être limité   s’il excède la capacité d’encadrement du personnel de surveillance ou pour  des motifs de sécurité des documents.     Art. 22     1 La demande de faire mentionner le caractère litigieux ou inexact de   données archivées doit être présentée par écrit à l'office, respectivement au  Conseil communal. La personne requérante doit justifier de son identité.   2 La demande n'est recevable que dans la mesure où le document archivé   contesté concerne la personne requérante et est identifié précisément.   3 La mention du caractère litigieux ou inexact prend la forme d'un document   écrit à joindre aux données archivées contestées. Ce document doit indiquer  expressément qu'il s'agit d'une contestation, comporter le lieu, la date, le nom  et la signature de la personne requérante.   4 La décision d'adjoindre ou non ce document aux données archivées   contestées appartient à l'office, respectivement au Conseil communal. En cas  d'acceptation, la rectification est jointe aux données contestées de façon à  apparaître à tout lecteur de celles-ci.     Art. 23     1 Le personnel de l'office, respectivement de l'administration   communale, fournit aux usagers une aide gratuite et impartiale en les  conseillant et en les orientant dans leurs recherches.   2 Il répond aux demandes de renseignements dans la mesure où celles-ci   n’entraînent pas plus d'une demi-heure de recherche.   3 Des recherches supplémentaires peuvent être effectuées contre émolument,   dans la mesure compatible avec l’aide de base aux usagers, qui est prioritaire.   4 Il peut être renoncé à l’émolument dans le cas de recherches d’intérêt public.     Art. 24     1 L'office, respectivement le Conseil communal, fixe les détails de la   consultation et de l'aide aux usagers dans un règlement de consultation.   2 Le Conseil d'État arrête le tarif des émoluments prélevés par l'office,   respectivement par le Conseil communal.     Art. 25   Les usagers qui contreviennent gravement ou de façon répétée à la  loi, au présent règlement ou au règlement de consultation, peuvent se voir  interdire par l'office, respectivement par le Conseil communal, l’accès aux  locaux de consultation.      CHAPITRE 5   Utilisation des archives   Art. 26   L'office, respectivement le Conseil communal, veille à la mise en  valeur des archives dont il a la charge, en particulier par le biais de   Contestation de  données archivées  (art. 18 al.2)   Aide aux usagers  (art. 13, al. 1 et art.  20 LArch)   Règlement de  consultation et tarif  des émoluments  (art. 13, al.1 et art.  20 LArch)   Interdiction  d'accès (art. 13,  al.1 et art. 20  LArch)   Mise en valeur  (art.2 ch.3 LArch)     442.23      8   publications, de dossiers documentaires, d'expositions, de visites guidées ou  d'autres manifestations.     Art. 27     1 La reproduction d'archives par tout moyen technique est soumise à   l’autorisation de l'office, respectivement du Conseil communal.   2 La reproduction ne peut être autorisée s'il en résulte un dommage pour les   originaux.   3 Les éventuels droits d’auteur sont réservés.   4 La reproduction d’unités complètes (fonds, séries) n’est pas autorisée, sauf   dans le cadre de projets présentant un intérêt public et approuvés par l'office,  respectivement par le Conseil communal.     Art. 28     1 Les auteurs de publications fondées entièrement ou partiellement sur   des archives conservées par l'office, respectivement par la commune, lui en  remettent un exemplaire justificatif dans l'année suivant leur parution.   2 Ils indiquent leurs sources en citant les cotes des archives consultées.     Art. 29     1 Le prêt d'archives est exclu, en particulier le prêt à domicile. Sont   réservés les cas mentionnés aux alinéas qui suivent.   2 Les documents archivés versés par une autorité lui sont prêtés à sa demande,   pour une durée déterminée qui peut être renouvelée en cas de besoin.   3 Les documents archivés d'origine privée peuvent être prêtés à leur donateur   ou déposant si la convention le prévoit.   4 Des documents archivés peuvent être prêtés à une autre institution à des fins   d'exposition, de conservation préventive ou de recherche scientifique, dans la  mesure où leur traitement approprié est garanti. La conclusion d’un contrat  d’assurance est exigée.   5 Le prêt à l’étranger de documents archivés est soumis à l’autorisation du   Conseil d’État, sur préavis de l'office. Pour les communes, l'autorisation relève  du Conseil communal.      CHAPITRE 6   Dispositions finales   Art. 30   Le présent règlement abroge l'arrêté d'exécution de la loi sur les  archives de l'Etat, du 2 mai 1990  4) , et l'arrêté sur les versements de documents   au Service des archives de l'Etat, du 23 mai 2001 5) .     Art. 31   1Le présent règlement entre en vigueur le 1  er  juillet 2013.    2Il fera l'objet d'une publication dans la Feuille officielle et sera inséré au  Recueil de la législation neuchâteloise.                                                     4)   RLN XV 26  5)   RLN XVII 262   Reproduction par  des personnes  privées   Exemplaires  justificatifs (art. 22  LArch)   Prêt   Abrogation   Entrée en vigueur