RS 235.11   1   Ordinanza  relativa alla legge federale sulla protezione dei dati  (OLPD)   del 14 giugno 1993 (Stato 16  ottobre 2012)     Il Consiglio federale svizzero,  visti gli articoli 6 capoverso 3, 7 capoverso 2, 8, 11a capoverso 6, 16 capoverso 2, 17a  e 36 capoversi 1, 4 e 6 della legge federale del 19 giugno 19921 sulla protezione dei  dati (LPD);   visto l’articolo 46a della legge del 21 marzo 19972 sull’organizzazione del Governo e  dell’Amministrazione (LOGA),3   ordina:   Capitolo 1: Trattamento dei dati personali da parte di privati   Sezione 1: Diritto di accesso   Art. 1 Modalità  1 Di norma ogni persona che domanda al detentore di una collezione di dati se sono  trattati dati che la concernono (art. 8 LPD), lo deve fare per scritto e provare la propria  identità.  2 La domanda d’informazione e la comunicazione delle informazioni richieste pos- sono avvenire per via elettronica purché il detentore della collezione di dati lo preveda  esplicitamente e prenda misure adeguate al fine di:   a. assicurare l’identificazione della persona interessata; e   b. proteggere i dati della persona interessata dall’accesso di terzi non autorizzati  in occasione della comunicazione delle informazioni.4   3 D’intesa col detentore di una collezione di dati o su proposta di quest’ultimo la per- sona interessata può anche consultare i dati sul posto. Se la persona interessata è  consenziente e l’identità provata, le informazioni possono pure essere fornite a voce.  4 Le informazioni sono fornite entro 30 giorni dopo aver ricevuto la domanda. Lo  stesso dicasi di una decisione che limita il diritto d’accesso (art. 9 e 10 LPD), la quale  deve essere motivata. Se non è possibile fornire le informazioni entro 30 giorni, il  detentore della collezione di dati avverte il richiedente indicandogli il termine entro il  quale sarà data la risposta.        RU 1993 1962  1 RS 235.1  2 RS 172.010  3 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  4 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).   235.11    Proprietà intellettuale   2   235.11   5 Se parecchi detentori di collezioni di dati gestiscono in comune una o parecchie  collezioni di dati, il diritto d’accesso può essere esercitato presso ognuno di loro,  eccetto che uno sia responsabile del trattamento di tutte le domande d’informazioni.  Se non è autorizzato a comunicare l’informazione richiesta, il detentore della colle- zione di dati trasmette la domanda a chi di diritto.  6 Se il trattamento dei dati richiesti è effettuato da un terzo per conto del detentore  della collezione di dati e se quest’ultimo non è in grado di fornire l’informazione  richiesta, la domanda è trasmessa al terzo per il disbrigo.5  7 Informazioni su dati di persone decedute sono rilasciate se il richiedente prova di  avervi interesse e non vi si oppongono interessi preponderanti di congiunti della per- sona deceduta o di terzi. L’interesse è presunto in caso di stretta parentela o di ma- trimonio con la persona deceduta.   Art. 2 Eccezione alla gratuità delle informazioni  1 Un’equa partecipazione alle spese può essere eccezionalmente domandata quando:   a. le informazioni richieste sono già state comunicate al richiedente nei 12 mesi  prima dell’inoltro della domanda, a meno che questi provi un interesse degno  di protezione, segnatamente la modificazione dei dati che lo concernono senza  che ne sia stato informato;   b. la comunicazione delle informazioni richieste causa un lavoro considerevole.  2 La partecipazione è di al massimo 300 franchi. Il richiedente è preventivamente  informato dell’importo e può ritirare la richiesta entro dieci giorni.   Sezione 2: Notifica6 delle collezioni di dati   Art. 3 Notifica  1 Le collezioni di dati (art. 11a cpv. 3 LPD) sono notificate all’Incaricato federale  della protezione dei dati e della trasparenza (Incaricato) prima di essere rese ope- rative.7 La notifica contiene le informazioni seguenti:   a. nome e indirizzo del detentore della collezione di dati;   b. nome e denominazione completa della collezione di dati;   c. persona presso la quale si può far valere il diritto d’accesso;   d. scopo della collezione di dati;   e. categorie di dati personali trattati;   f. categorie di destinatari dei dati;       5 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  6 Nuova espr. giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).   Di detta mod. è stato tenuto conto in tutto il presente testo.  7 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Protezione dei dati. O   3   235.11   g. categorie di partecipanti alla collezione di dati, vale a dire i terzi autorizzati a  introdurre dati nella collezione o a procedere a mutamenti.   2 Ogni detentore di una collezione di dati tiene aggiornate le informazioni. ...8   Art. 49 Eccezioni all’obbligo di notifica  1 Non sono sottoposte a notifica le collezioni di dati di cui all’articolo 11a capoverso 5  lettere a e c–f LPD, come pure le seguenti collezioni (art. 11a cpv. 5 lett. b LPD):   a. le collezioni di dati di fornitori o di clienti, sempreché non contengano dati  personali degni di particolare protezione o profili della personalità;   b. le collezioni i cui dati sono utilizzati esclusivamente per scopi impersonali,  segnatamente nell’ambito della ricerca, della pianificazione o della statistica;   c. le collezioni archiviate i cui dati sono conservati unicamente a scopi storici o  scientifici;   d. le collezioni che contengono esclusivamente dati pubblicati o dati che la  persona interessata ha reso accessibili al pubblico senza opporsi formalmente  al loro trattamento;   e. le collezioni i cui dati sono trattati unicamente al fine di adempiere le condi- zioni di cui all’articolo 10;   f. i documenti contabili;   g. le collezioni ausiliarie concernenti la gestione del personale del detentore della  collezione di dati, sempreché non contengano dati personali degni di parti- colare protezione o profili della personalità.   2 Il detentore della collezione di dati prende le misure necessarie per poter comu- nicare, su richiesta, all’Incaricato o alle persone interessate le informazioni  relative alle collezioni di dati non sottoposte all’obbligo di notifica (art. 3 cpv.  1).   Sezione 3: Comunicazione all’estero   Art. 510 Pubblicazione in forma elettronica   La pubblicazione di dati personali mediante servizi automatizzati di informazione e  comunicazione al fine di informare il pubblico non è assimilata a una comunicazione  di dati all’estero.       8 Per. abrogato dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  9 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  10 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Proprietà intellettuale   4   235.11   Art. 611 Obbligo di informare  1 Il detentore della collezione di dati informa l’Incaricato, prima della comunicazione  all’estero, sulle garanzie e sulle regole di protezione dei dati di cui all’articolo 6  capoverso 2 lettere a e g LPD. Se non è in grado di informare anticipatamente  l’Incaricato, l’informazione ha luogo subito dopo la comunicazione.  2 Se le garanzie e le regole di protezione dei dati sono state comunicate all’Incaricato,  l’obbligo di informare del detentore della collezione di dati è pure considerato adem- pito per tutte le comunicazioni che:   a. si fondano sulle stesse garanzie, sempreché le categorie dei destinatari, gli  scopi del trattamento e le categorie di dati comunicati siano analoghi; o   b. hanno luogo all’interno della stessa persona giuridica o società oppure tra  persone giuridiche o società sottostanti a una direzione unica, sempreché le  regole sulla protezione dei dati fornite consentano di garantire una protezione  adeguata.   3 L’obbligo di informare è altresì considerato adempito se i dati sono trasmessi  mediante contratti modello o clausole standard allestiti o riconosciuti dall’Incaricato e  se il detentore della collezione di dati informa in modo generale l’Incaricato  dell’impiego di tali contratti modello o clausole standard. L’Incaricato pubblica un  elenco dei contratti modello o delle clausole standard da lui allestiti o riconosciuti.  4 Il detentore della collezione di dati prende misure adeguate per garantire che il  destinatario rispetti le garanzie e le regole sulla protezione dei dati.  5 L’Incaricato esamina le garanzie e le regole sulla protezione dei dati che gli sono  state comunicate (art. 31 cpv. 1. lett. e LPD) e comunica il risultato del suo esame al  detentore della collezione di dati entro un termine di 30 giorni dalla ricezione  dell’informazione.   Art. 712 Elenco degli Stati che dispongono di una legislazione che assicuri una  protezione adeguata dei dati    L’Incaricato pubblica un elenco degli Stati che dispongono di una legislazione che  assicuri una protezione adeguata dei dati.   Sezione 4: Misure tecniche e organizzative   Art. 8 Misure generali  1 Il privato che tratta dati personali o che mette a disposizione una rete telematica  assicura il carattere confidenziale, la disponibilità e l’integrità dei dati allo scopo di  garantirne in modo appropriato la protezione.13 Egli protegge i sistemi segnatamente  contro i rischi di:       11 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  12 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  13 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Protezione dei dati. O   5   235.11   a. distruzione accidentale o non autorizzata;   b. perdita accidentale;   c. errori tecnici;   d. falsificazione, furto o uso illecito;   e. modificazione, copia, accesso o altro trattamento non autorizzati.  2 Le misure tecniche e organizzative devono essere appropriate. In particolare esse  tengono conto dei seguenti criteri:   a. scopo del trattamento dei dati;   b. natura e estensione del trattamento dei dati;   c. valutazione dei rischi potenziali per le persone interessate;   d. sviluppo tecnico.  3 Tali misure sono periodicamente riesaminate.  4 …14   Art. 9 Misure particolari  1 Il detentore di una collezione di dati adotta, in particolare per i trattamenti automa- tizzati di dati personali, le misure tecniche e organizzative appropriate alla realizza- zione soprattutto dei seguenti obiettivi:   a. controllo dell’entrata nelle installazioni: le persone non autorizzate non hanno  accesso ai locali e alle installazioni utilizzate per il trattamento dei dati per- sonali;   b. controllo dei supporti di dati personali: le persone non autorizzate non possono  leggere, copiare, modificare o rimuovere supporti di dati;   c. controllo del trasporto: le persone non autorizzate non possono leggere, co- piare, modificare o cancellare dati personali al momento della comunicazione  o del trasporto di supporti di dati;   d. controllo di comunicazione: i destinatari ai quali vengono comunicati dati per- sonali con l’ausilio di impianti di trasmissione possono essere identificati;   e. controllo di memoria: le persone non autorizzate non possono né introdurre  dati personali nella memoria né prendere conoscenza di dati memorizzati,  modificarli o cancellarli;   f. controllo di utilizzazione: le persone non autorizzate non possono utilizzare i  sistemi di trattamento automatizzato di dati personali con l’ausilio di impianti  di trasmissione;   g. controllo d’accesso: le persone autorizzate hanno accesso soltanto ai dati per- sonali di cui abbisognano per svolgere i loro compiti;       14 Abrogato dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Proprietà intellettuale   6   235.11   h. controllo dell’introduzione: è possibile verificare a posteriori le persone che  introducono dati personali nel sistema nonché i dati introdotti e il momento  dell’introduzione.   2 Le collezioni di dati devono essere organizzate in modo da permettere alla persona  interessata di esercitare i diritti d’accesso e di rettifica.   Art. 10 Verbalizzazione15  1 Il detentore di una collezione di dati verbalizza i trattamenti automatizzati di dati  personali degni di particolare protezione o di profili della personalità se le misure  preventive non sono sufficienti a garantire la protezione dei dati. La verbalizzazione  deve avere luogo in particolare qualora, senza tale misura, non fosse possibile veri- ficare a posteriori se il trattamento dei dati è avvenuto in conformità con gli scopi per  cui questi sono stati collezionati o comunicati. L’Incaricato può raccomandare la  verbalizzazione di altri trattamenti.16  2 I verbali sono conservati per un anno e in forma adeguata alle esigenze della revi- sione. Sono accessibili ai soli organi o persone incaricati di verificare l’applicazione  dei dispositivi di protezione dei dati personali e sono utilizzati soltanto a questo  scopo.17   Art. 1118 Regolamento per il trattamento  1 Il detentore di una collezione di dati automatizzata sottoposta a notifica (art. 11a  cpv. 3 LPD), che è esonerato dall’obbligo di notifica in virtù dell’articolo 11a capo- verso 5 lettere b–d LPD, elabora un regolamento che descrive in particolare  l’organizzazione interna e le procedure di trattamento e di controllo dei dati e com- prende i documenti relativi alla pianificazione, elaborazione e gestione della colle- zione e dei mezzi informatici.  2 Il detentore della collezione di dati aggiorna regolarmente il regolamento. Su richiesta,  lo mette a disposizione dell’Incaricato o del responsabile della protezione dei dati ai  sensi dell’articolo 11a capoverso 5 lettera e LPD in una forma a lui comprensibile.   Art. 12 Comunicazione di dati   Al momento di ogni comunicazione il destinatario deve essere informato sull’attualità  e l’affidabilità dei dati personali nella misura in cui non risultino da quest’ultimi o  dalle circostanze.       15 RU 2012 5521  16 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993,   2012 5521).  17 RU 2012 5521  18 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Protezione dei dati. O   7   235.11   Sezione 5:19 Responsabile della protezione dei dati   Art. 12a Designazione del responsabile della protezione dei dati e  comunicazione all’Incaricato   1 Se il detentore della collezione di dati vuole essere esonerato dall’obbligo di notifica  conformemente all’articolo 11a capoverso 5 lettera e LPD, deve:   a. designare un responsabile della protezione dei dati che soddisfi le condizioni  del capoverso 2 e dell’articolo 12b; e   b. informarne l’Incaricato.  2 Il detentore della collezione di dati può designare un collaboratore o un terzo quale  responsabile della protezione dei dati. Quest’ultimo non può esercitare attività in- conciliabili con la sua funzione di responsabile della protezione dei dati e deve  disporre delle conoscenze tecniche necessarie.   Art. 12b Compiti e statuto del responsabile della protezione dei dati  1 Il responsabile della protezione dei dati ha segnatamente i seguenti compiti:   a. controlla i trattamenti di dati personali e propone provvedimenti correttivi, se  risulta che sono state violate prescrizioni sulla protezione dei dati;   b. allestisce un inventario delle collezioni di dati gestite dal detentore della col- lezione di dati secondo l’articolo 11a capoverso 3 LPD e lo mette a disposi- zione dell’Incaricato o delle persone interessate che ne fanno richiesta.   2 Il responsabile della protezione dei dati:   a. esercita la sua funzione in modo indipendente e senza ricevere istruzioni dal  detentore della collezione di dati;   b. dispone delle risorse necessarie all’adempimento del suo compito;   c. ha accesso a tutte le collezioni e trattamenti di dati così come a tutte le in- formazioni necessarie all’adempimento del suo compito.   Capitolo 2: Trattamento di dati da parte degli organi federali   Sezione 1: Diritto d’accesso   Art. 13 Modalità   Gli articoli 1 e 2 si applicano per analogia anche alle domande d’informazione rivolte  agli organi federali.       19 Introdotta dal n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Proprietà intellettuale   8   235.11   Art. 14 Domanda d’informazioni alle missioni svizzere all’estero  1 Le rappresentanze svizzere all’estero e le missioni presso le Comunità europee e le  organizzazioni internazionali trasmettono le domande di informazioni a loro presen- tate al servizio competente presso il Dipartimento federale degli affari esteri. Il  Dipartimento disciplina le competenze.20  2 L’ordinanza del 10 dicembre 200421 sui controlli militari resta applicabile alle  domande d’informazione relative ai controlli militari all’estero.22   Art. 1523   Sezione 2: Notifica delle collezioni di dati   Art. 16 Notifica24  1 Gli organi federali responsabili (art. 16 LPD) notificano all’Incaricato25 le collezioni  di dati prima che quest’ultime siano operative. La notifica contiene le seguenti in- formazioni:   a. nome e indirizzo dell’organo federale responsabile;   b. nome e denominazione completa della collezione;   c. organo presso cui si può far valere il diritto d’accesso;   d. base giuridica e scopo della collezione;   e. categorie di dati personali trattati;   f. categorie di destinatari dei dati;   g. categorie di partecipanti alla collezione, vale a dire i terzi che hanno il diritto  di introdurre dati nella collezione o di procedere a mutazioni;   h.26 …  2 L’organo federale responsabile aggiorna regolarmente tali informazioni.27   Art. 1728       20 Nuovo testo giusta il n. 3 dell’all. 2 all’O del 24 mag. 2006 sulla trasparenza, in vigore dal  1° lug. 2006 (RU 2006 2331).   21 RS 511.22  22 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  23 Abrogato dall’art. 26 cpv. 2 dell’O dell’8 sett. 1999 sull’archiviazione (RU 1999 2424).  24 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  25 Nuova espr. giusta il n. 3 dell’all. 2 all’O del 24 mag. 2006 sulla trasparenza, in vigore dal   1° lug. 2006 (RU 2006 2331). Di tale mod. è tenuto conto in tutto il presente testo.  26 Abrogata dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  27 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  28 Abrogato dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Protezione dei dati. O   9   235.11   Art. 1829 Eccezioni all’obbligo di notifica  1 Le seguenti collezioni di dati non sottostanno all’obbligo di notifica, sempreché gli  organi federali li utilizzino esclusivamente a scopi amministrativi interni:   a. le collezioni di dati usuali di registrazione della corrispondenza;   b. le collezioni di dati di fornitori o di clienti, sempreché non contengano dati  personali degni di particolare protezione o profili della personalità;   c. le collezioni d’indirizzi che servono unicamente all’invio della corrispon- denza, sempreché non contengano dati personali degni di particolare pro- tezione o profili della personalità;   d. gli elenchi destinati al pagamento d’indennità;   e. i documenti contabili;   f. le collezioni ausiliarie concernenti la gestione del personale della Confe- derazione, sempreché non contengano dati personali degni di particolare  protezione o profili della personalità;   g. le collezioni di dati di biblioteche (cataloghi, elenchi di prestiti e di utenti).  2 Non sono parimenti soggette all’obbligo di notifica:   a. le collezioni di dati depositate presso l’Archivio federale;   b. le collezioni di dati resi accessibili al pubblico in forma di annuari;   c. le collezioni i cui dati sono utilizzati esclusivamente per scopi impersonali,  segnatamente nell’ambito della ricerca, della pianificazione o della statistica.   3 L’organo federale responsabile prende le misure necessarie per poter comunicare, su  richiesta, all’Incaricato o alle persone interessate le informazioni relative alle colle- zioni di dati non sottoposte all’obbligo di notifica (art. 16 cpv. 1).   Sezione 3: Comunicazione all’estero   Art. 1930   Se un organo federale comunica dati personali all’estero fondandosi sull’articolo 6  capoverso 2 lettera a LPD, si applica l’articolo 6.       29 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  30 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008    (RU 2007 4993, 2008 189).     Proprietà intellettuale   10   235.11   Sezione 4: Misure tecniche e organizzative   Art. 2031 Principi  1 In conformità agli articoli 8–10, gli organi federali responsabili prendono le misure  tecniche e organizzative atte a proteggere la personalità e i diritti fondamentali delle  persone di cui vengono trattati i dati. Collaborano con l’Organo strategia informatica  della Confederazione (OSIC) se il trattamento dei dati è automatizzato.  2 Gli organi federali responsabili annunciano senza indugio al responsabile della pro- tezione dei dati secondo l’articolo 11a capoverso 5 lettera e LPD o, in mancanza di tale  responsabile, all’Incaricato ogni progetto di trattamento automatizzato di dati perso- nali affinché le esigenze della protezione dei dati siano immediatamente prese in  considerazione. L’annuncio all’Incaricato si svolge per il tramite dell’OSIC quando un  progetto deve essere annunciato anche a quest’ultimo.32  3 L’Incaricato e l’OSIC collaborano nel quadro delle attività relative alle misure  tecniche. L’Incaricato consulta l’OSIC prima di raccomandare misure del genere.  4 Per il resto si applicano le istruzioni emanate dagli organi federali responsabili in  virtù dell’ordinanza del 26 settembre 200333 sull’informatica nell’Amministrazione  federale (OIAF).34   Art. 21 Regolamento per il trattamento  1 Gli organi federali responsabili emanano un regolamento per il trattamento delle  collezioni di dati automatizzati che presentano una delle seguenti caratteristiche:   a. contengono dati personali degni di particolare protezione o profili della per- sonalità;   b. sono utilizzate da parecchi organi federali;   c. sono accessibili a Cantoni, autorità estere, organizzazioni internazionali o  privati;   d. sono collegate ad altre collezioni di dati.  2 L’organo federale responsabile precisa l’organizzazione interna nel regolamento. In  particolare descrive le procedure di trattamento e di controllo dei dati e integra i  documenti relativi alla pianificazione, all’elaborazione e alla gestione della collezione  di dati. Il regolamento contiene le informazioni necessarie per la notifica delle colle- zioni (art. 16) e dà indicazioni su:   a. l’organo responsabile della protezione e della sicurezza dei dati;   b. la provenienza dei dati;   c. gli scopi per i quali i dati sono regolarmente comunicati;       31 Nuovo testo giusta il n. II 7 dell’all. all’O del 23 feb. 2000 sull’informatica  nell’Amministrazione federale, in vigore dal 1° apr. 2000 (RU 2000 1227).   32 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  33 RS 172.010.58  34 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Protezione dei dati. O   11   235.11   d. le procedure di controllo e in particolare le misure tecniche e organizzative  previste dall’articolo 20;   e. la descrizione dei campi di dati e delle unità organizzative che hanno accesso;   f. il modo d’accesso degli utenti alla collezione di dati nonché l’estensione  dell’accesso;   g. le procedure di trattamento dei dati, segnatamente le procedure di rettifica- zione, di blocco, di anonimizzazione, di salvaguardia, di conservazione, di  archiviazione e di distruzione dei dati;   h. la configurazione dei mezzi informatici;   i. la procedura di esercizio del diritto d’accesso.  3 Il regolamento è aggiornato periodicamente. È messo a disposizione degli organi  incaricati del controllo in una forma per loro intelligibile.   Art. 22 Trattamento di dati su mandato  1 …35  2 L’organo federale che incarica un terzo di trattare dati personali è responsabile della  protezione dei medesimi. Sorveglia che i dati siano trattati in conformità del mandato,  segnatamente in merito all’utilizzazione e alla comunicazione.  3 Se un terzo non è sottoposto alla LPD, l’organo responsabile vigila che altri disposti  legali assicurino una protezione equivalente o, in mancanza di essi, garantisce tale  protezione mediante clausole contrattuali.   Art. 2336 Consulente per la protezione dei dati  1 La Cancelleria federale e i dipartimenti designano ciascuno almeno un consulente  per la protezione dei dati. Il consulente ha i seguenti compiti:   a. fornire consulenza agli organi responsabili e agli utenti;   b. promuovere l’informazione e la formazione dei collaboratori;   c. contribuire all’applicazione delle prescrizioni sulla protezione dei dati.  2 Se gli organi federali vogliono essere esonerati dall’obbligo di notifica delle loro  collezioni di dati conformemente all’articolo 11a capoverso 5 lettera e LPD, si  applicano gli articoli 12a e 12b.  3 Gli organi federali comunicano con l’Incaricato per il tramite del loro consulente per  la protezione dei dati.       35 Abrogato dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  36 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Proprietà intellettuale   12   235.11   Sezione 5: Disposizioni particolari   Art. 2437 Raccolta di dati   Se la persona interrogata non è tenuta a fornire un’informazione, l’organo federale che  raccoglie sistematicamente dati mediante moduli deve informarla del carattere facol- tativo della sua risposta.   Art. 25 Numero personale d’identificazione  1 L’organo federale che, per la gestione delle sue collezioni di dati, introduce un  numero personale d’identificazione, crea un elemento identificante non significante  riservato al suo campo d’attività. È un elemento identificante non significante un  insieme di caratteri attribuito in modo biunivoco a ogni persona registrata in una col- lezione di dati e che non dà, preso in sé, nessuna informazione sulla persona.  2 L’utilizzazione di un numero personale d’identificazione da parte di un altro organo  federale o cantonale nonché di un privato è sottoposta all’approvazione dell’organo  interessato.  3 L’organo interessato può concedere l’approvazione se i trattamenti previsti dei dati  sono in rapporto stretto con il settore per cui è stato creato l’elemento identificante  richiesto.  4 Se del caso, l’utilizzazione del numero dell’AVS è retta dalla legislazione sull’AVS.   Art. 26 Comunicazione dei dati   L’organo federale responsabile informa il destinatario dei dati sull’attualità e l’affi- dabilità dei dati personali nella misura in cui non è dato desumerle da quest’ultimi o  dalle circostanze.   Art. 2738 Procedura d’autorizzazione di sistemi pilota  1 Prima di consultare le unità amministrative interessate, l’organo federale competente  del sistema pilota comunica all’Incaricato come viene garantito il rispetto delle  esigenze di cui all’articolo 17a LPD e lo invita a esprimere un preavviso.  2 L’Incaricato esprime un preavviso sul rispetto delle condizioni di cui all’articolo 17a  capoversi 1 e 2 LPD. A tal fine, l’organo federale competente gli mette a disposizione  tutti i documenti necessari, e in particolare:   a. una descrizione generale del sistema pilota;   b. un rapporto attestante che l’adempimento dei compiti previsti dalla legge ri- chiede il trattamento di dati degni di particolare protezione o profili della  personalità e rende imperativa una fase sperimentale prima dell’entrata in  vigore della legge in senso formale (art. 17a cpv. 1 lett. c LPD);       37 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 4 giu. 2010, in vigore dal 1° dic. 2010 (RU 2010 3399).  38  Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Protezione dei dati. O   13   235.11   c. una descrizione dell’organizzazione interna e delle procedure di trattamento e  di controllo dei dati (art. 21);   d. una descrizione delle misure di sicurezza e di protezione dei dati;   e. un progetto di ordinanza che disciplini le modalità di trattamento o le grandi  linee di tale atto legislativo;   f. le informazioni concernenti la pianificazione delle diverse fasi del sistema  pilota.   3 L’Incaricato può esigere altri documenti e procedere a verifiche complementari.  4 L’organo federale competente informa l’Incaricato di ogni modifica importante che  concerne il rispetto delle condizioni poste dall’articolo 17a LPD. Se necessario,  l’Incaricato esprime un nuovo preavviso.  5 Il preavviso dell’Incaricato è allegato alla proposta indirizzata al Consiglio federale.   Art. 27a39  Rapporto di valutazione sul sistema pilota  L’organo federale competente sottopone per parere all’Incaricato il progetto di  rapporto di valutazione destinato al Consiglio federale (art. 17a cpv. 4 LPD). Il  preavviso dell’Incaricato è comunicato al Consiglio federale.   Capitolo 3:  Registro delle collezioni di dati, Incaricato federale della protezione dei  dati e della trasparenza40 e Procedura davanti al Tribunale  amministrativo federale41   Sezione 1: Registro e registrazione delle collezioni di dati   Art. 2842 Registro delle collezioni di dati  1 Il registro delle collezioni di dati gestito dall’Incaricato contiene le informazioni di  cui agli articoli 3 e 16.  2 Il registro è accessibile al pubblico online. Su richiesta, l’Incaricato allestisce estratti  gratuitamente.  3 L’incaricato stila un elenco dei detentori di collezioni di dati esonerati dall’obbligo  di notifica secondo l’articolo 11a capoverso 5 lettere e ed f LPD. Questo elenco è  accessibile al pubblico online.       39 Introdotto dal n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  40 Nuova espr. giusta il n. 3 dell’all. 2 all’O del 24 mag. 2006 sulla trasparenza, in vigore dal   1° lug. 2006 (RU 2006 2331).   41 Nuova espr. giusta il n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2006 concernente l’adeguamento di    ordinanze del Consiglio federale alla revisione totale dell’organizzazione giudiziaria   federale, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 4705). Di detta mod. é stato tenuto conto in  tutto il presente testo.   42 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Proprietà intellettuale   14   235.11   4 Se il detentore della collezione di dati non notifica la collezione o lo fa incompiu- tamente, l’Incaricato lo invita a rimediare entro un determinato termine. Trascorso il  termine e sulla base delle informazioni di cui dispone, l’Incaricato può procedere  d’ufficio alla registrazione della collezione o raccomandare la cessazione del tratta- mento dei dati.   Art. 2943   Sezione 2:   Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza   Art. 30 Sede e statuto  1 Sede dell’Incaricato e del segretariato è Berna.  2 I rapporti di lavoro del segretariato dell’Incaricato sono retti dalla legge del 24 marzo  200044 sul personale federale e dalle relative disposizioni esecutive.45  3 Il budget dell’Incaricato figura in una voce specifica del budget della Cancelleria  federale.46   Art. 31 Relazioni con altre autorità e privati  1 L’Incaricato comunica con il Consiglio federale per il tramite del cancelliere della  Confederazione.47 Questi trasmette al Consiglio federale rapporti e raccomandazioni  dell’Incaricato, anche se non li approva.  1bis L’Incaricato trasmette i rapporti all’attenzione dell’Assemblea federale diretta- mente ai Servizi del Parlamento.48  2 L’Incaricato comunica direttamente con le altre unità amministrative, i Tribunali  della Confederazione, le autorità estere di protezione dei dati e ogni altra autorità o  persona privata sottoposta alla legislazione federale sulla protezione dei dati o a quella  sul principio di trasparenza dell’amministrazione.49   Art. 32 Documentazione  1 Gli organi federali comunicano all’Incaricato tutti i disegni di atti legislativi con- cernenti il trattamento di dati personali, la protezione dei dati e l’accesso a documenti       43 Abrogato dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  44 RS 172.220.1  45 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  46 Introdotto dal n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  47 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  48 Introdotto dal n. I dell’O del 4 giu. 2010, in vigore dal 1° dic. 2010 (RU 2010 3399).  49 Nuovo testo giusta il n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2006 concernente l’adeguamento di    ordinanze del Consiglio federale alla revisione totale dell’organizzazione giudiziaria   federale, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 4705).     Protezione dei dati. O   15   235.11   ufficiali.50 In materia di protezione dei dati, i dipartimenti e la Cancelleria federale gli  comunicano le loro decisioni in forma anonima nonché le loro direttive.51  2 L’Incaricato deve disporre della documentazione necessaria per la sua attività.  Gestisce un sistema d’informazioni e di documentazione autonomo per la registra- zione, la gestione, l’indicizzazione e il controllo della corrispondenza e delle pratiche,  così come per la pubblicazione online di informazioni d’interesse generale e del  registro delle collezioni di dati.52  3 Il Tribunale amministrativo federale ha accesso alla documentazione scientifica  dell’Incaricato.53   Art. 33 Emolumenti  1 I pareri dell’Incaricato (art. 28 LPD) sono sottoposti a emolumento. Si applicano le  disposizioni dell’ordinanza generale dell’8 settembre 200454 sugli emolumenti.55  2 Non si prelevano emolumenti presso autorità federali o cantonali.   Art. 34 Esame del trattamento di dati personali  1 Se, in applicazione degli articoli 27 e 29 LPD, deve procedere all’accertamento di  fatti, in particolare per valutare la legittimità di un trattamento, l’Incaricato può  chiedere al detentore di una collezione di dati informazioni relative segnatamente a:   a. misure tecniche e organizzative prese o previste (art. 8 a 10, 20);   b. norme relative alla rettificazione, al blocco, all’anonimizzazione, alla salva- guardia, alla conservazione e alla distruzione dei dati;   c. configurazione dei mezzi informatici;   d. connessioni delle collezioni di dati;   e. modo di comunicazione dei dati;   f. descrizione dei campi di dati e di unità organizzative che hanno accesso;   g. accesso degli utenti alla collezione di dati, nonché natura e estensione di  questo accesso.   2 In caso di comunicazioni all’estero l’Incaricato può chiedere informazioni com- plementari relative in particolare alle possibilità di trattamento dei dati da parte del  destinatario o alle misure di protezione dei dati.       50 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  51 Nuovo testo giusta il n. 3 dell’all. 2 all’O del 24 mag. 2006 sulla trasparenza, in vigore dal   1° lug. 2006 (RU 2006 2331).  52 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).  53 Nuovo testo giusta il n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2006 concernente l’adeguamento di   ordinanze del Consiglio federale alla revisione totale dell’organizzazione giudiziaria   federale, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 4705).   54 RS 172.041.1  55 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).     Proprietà intellettuale   16   235.11   Sezione 3:   Procedura davanti al Tribunale amministrativo federale   Art. 3556  1 Il Tribunale amministrativo federale può esigere che gli siano presentati trattamenti  di dati.  2 Esso comunica le decisioni all’Incaricato.   Capitolo 4: Disposizioni finali   Art. 36 Modificazione del diritto vigente   1. e 2. …57   3. a 8. …58   Art. 37 Disposizioni transitorie  1 Le collezioni di dati in esercizio al momento dell’entrata in vigore della LPD e della  presente ordinanza devono essere annunciate all’Incaricato entro il 30 giugno 1994.  2 Le misure tecniche e organizzative (art. 8 a 11, 20 e 21) sono prese entro il termine di  cinque anni a decorrere dalla data dell’entrata in vigore della presente ordinanza per  l’insieme dei trattamenti automatizzati di dati e delle collezioni esistenti.   Art. 38 Entrata in vigore   La presente ordinanza entra in vigore il 1° luglio 1993.       56 Nuovo testo giusta il n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2006 concernente l’adeguamento di   ordinanze del Consiglio federale alla revisione totale dell’organizzazione giudiziaria   federale, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 4705).   57 Abrogati dal n. II 7 dell’all. all’O del 23 feb. 2000 sull’informatica nell’Amministrazione  federale (RU 2000 1227).   58 Le mod. possono essere consultate alla RU 1993 1962.