172.211.21   1   Verordnung  über das Informationssystem VIP-Service   (IVIPS-Verordnung)   vom 18. November 2015 (Stand am 1. April 2021)     Der Schweizerische Bundesrat,   gestützt auf das Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz vom   21. März 19971,   verordnet:   1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen   Art. 1 Gegenstand   Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems  VIP-Service (IVIPS) des Protokolls des Eidgenössischen Departements für aus- wärtige Angelegenheiten (EDA) im Staatssekretariat des EDA.   Art. 2 Zweck und Funktionalitäten des IVIPS   1 Das IVIPS dient dem Protokoll EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im  Rahmen der Bewilligung des VIP-Services an Flughäfen.   2 Dazu schafft es die Möglichkeit, dass:   a. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen das VIP- Antragsformular für die Würdenträgerinnen und Würdenträger direkt online  ausfüllen;   b. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen die zum Antrag  gehörende Verbalnote übermitteln;   c. die Anträge elektronisch verarbeitet und an die involvierten Stellen gemäss  Artikel 7 Absatz 4 weitergeleitet werden können;   d. die Anträge für die Nachvollziehbarkeit archiviert werden können;   e. die Anträge mittels eines elektronischen Stempels genehmigt werden kön- nen.   Art. 3 Verantwortliche Behörde   Das Protokoll EDA trägt die Verantwortung für das IVIPS.        AS 2015 4889  1 SR 172.010   172.211.21      Bundesrat und Bundesverwaltung   2   172.211.21   2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung   Art. 4 Personen   Im IVIPS werden Daten bearbeitet von Personen gemäss Anhang und von den  entsprechenden für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen.   Art. 5 Bearbeitete Daten   Im IVIPS werden folgende Daten bearbeitet:   a von den Personen gemäss Anhang Ziffern 1–5:   1. Vor- und Nachname sowie Titel,   2. Grund des Besuchs,   3. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,   4. bei offiziellen Besuchen die einladende Stelle oder Person,   5. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung;   b. von den Personen gemäss Anhang Ziffer 6:   1. Vor- und Nachname sowie Passnummer,   2. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,   3. Angaben über Bewaffnung (Marke und Kaliber der Schusswaffe sowie  Munition),   4. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung.   Art. 6 Dokumente   Im IVIPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst  werden.   Art. 7 Bearbeitungsrechte   1 Die Daten werden von den für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretun- gen erfasst und können von diesen bearbeitet werden, solange der Antrag nicht  bewilligt oder abgelehnt ist.   2 Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im IVIPS bearbeiten, soweit  dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.   3 Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Protokoll EDA haben das  Recht, alle Daten im IVIPS zu bearbeiten.   4 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke alle Daten im IVIPS  einsehen (Leserecht):   a. das Bundesamt für Polizei: für die Gewährleistung der Sicherheit der Perso- nen gemäss Anhang und die Instruktion der Polizeikorps an den Flughäfen;   b. die Schweizer Flughäfen: für die Bereitstellung des VIP-Service;     IVIPS-Verordnung   3   172.211.21   c. das Bundesamt für Zivilluftfahrt: für die Erteilung von Lande- und Startbe- willigungen (Diplomatic clearances);   d. die Abteilungen der Politischen Direktion des EDA: bei offiziellen Besuchen  zur Entnahme der Namen der Delegationsmitglieder oder sonstiger relevan- ter Informationen;   e. das Bundesamt für Kommunikation: für die Zuteilung von Funkfrequenzen  für Bodyguards;   f. das Zollinspektorat Bern: für die Regelung der Zollformalitäten.   5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.   Art. 8 Erteilung der Zugriffsberechtigung   1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern  des IVIPS die individuellen Zugriffsrechte.   2 Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die  Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.   Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung   1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des IVIPS  verantwortlich.   2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computer- system, die Datenbank und die Anwendungen des IVIPS.   3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der  Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und  Benutzern. Sie oder er ist beim Protokoll EDA angestellt.   3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit   Art. 10 Sorgfaltspflichten   1 Das Protokoll EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im IVIPS vorschriftsge- mäss bearbeitet werden.   2 Es stellt sicher, dass die Personendaten im IVIPS richtig, vollständig und nach- geführt sind.   Art. 11 Datensicherheit   1 Die Daten- und die Informatiksicherheit richten sich nach:   a. der Verordnung vom 14. Juni 19932 zum Bundesgesetz über den Daten- schutz;       2  SR 235.11     Bundesrat und Bundesverwaltung   4   172.211.21   b. der Cyberrisikenverordnung vom 27. Mai 20203.4   2 Das Protokoll EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisa- torischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit  sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.   4. Abschnitt:  Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten   Art. 12   1 Die im IVIPS enthaltenen Personendaten werden fünf Jahre nach der letzten Bear- beitung vernichtet.   2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.   5. Abschnitt: Inkrafttreten   Art. 13   Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2016 in Kraft.        3  SR 120.73  4 Fassung gemäss Anhang Ziff. 7 der V vom 24. Febr. 2021, in Kraft seit 1. April 2021    (AS 2021 132).     IVIPS-Verordnung   5   172.211.21   Anhang  (Art. 4 und 5)   Personen, deren Daten im IVIPS bearbeitet werden   1 Private Reise oder Durchreise   1.1 Monarchin oder Monarch   1.2 Ehegatte oder Ehegattin der Monarchin oder des Monarchen   1.3 Staatschefin oder Staatschef   1.4 Ehegatte oder Ehegattin der Staatschefin oder des Staatschefs   1.5 Generalsekretärin oder Generalsekretär der UNO   1.6 Mitglied eines Königs- oder Fürstenhauses   1.7 Regierungschefin oder Regierungschef (nationale Ebene)   1.8 Präsidentin oder Präsident eines nationalen Parlaments   1.9 Aussenministerin oder Aussenminister    2 Bilateraler Besuch    (auf Einladung einer eidgenössischen Behörde)   2.1 Monarchin oder Monarch   2.2 Staatschefin oder Staatschef   2.3 Generalsekretärin oder Generalsekretär der UNO   2.4 Mitglied eines Königs- oder Fürstenhauses   2.5 Regierungschefin oder Regierungschef (nationale Ebene)   2.6 Präsidentin oder Präsident eines nationalen Parlaments   2.7 Vizepräsidentin oder Vizepräsident   2.8 Vizepremierministerin oder Vizepremierminister (nationale Ebene)   2.9 Ministerin oder Minister (Mitglied einer nationalen Regierung)   2.10 Präsidentin oder Präsident der Nationalbank   2.11 a Präsidentin oder Präsident des Europäischen Parlaments   2.11 b Präsidentin oder Präsident des Panafrikanischen Parlaments   2.12 a Präsidentin oder Präsident der Europäischen Kommission, Mitglied der  Europäischen Kommission   2.12 b Präsidentin oder Präsident der Kommission der Afrikanischen Union, Mit- glied der Kommission der Afrikanischen Union   2.13 Vizeministerin oder Vizeminister   2.14 Staatssekretärin oder Staatssekretär     Bundesrat und Bundesverwaltung   6   172.211.21   2.15 hohe religiöse Würdenträgerin oder hoher religiöser Würdenträger   2.16 hohe militärische Würdenträgerin oder hoher militärischer Würdenträger   2.17 hohe Vertreterin oder hoher Vertreter einer Gerichtsbehörde   2.18 Präsidentin oder Präsident, Generalsekretärin oder Generalsekretär oder  Generaldirektorin oder Generaldirektor einer regionalen zwischenstaatlichen  Organisation oder einer internationalen Organisation, die von der Schweiz  anerkannt wird   2.19 Generalsekretärin oder Generalsekretär des Europarats    3 Teilnahme an einer multilateralen Veranstaltung in der Schweiz   3.1 Monarchin oder Monarch   3.2 Staatschefin oder Staatschef   3.3 Generalsekretärin oder Generalsekretär der UNO   3.4 Mitglied eines Königs- oder Fürstenhauses   3.5  Regierungschefin oder Regierungschef (nationale Ebene)   3.6 Vizepremierministerin oder Vizepremierminister (nationale Ebene)   3.7 Ministerin oder Minister (Mitglied einer nationalen Regierung)   3.8 a Präsidentin oder Präsident der Europäischen Kommission, Mitglied der  Europäischen Kommission   3.8 b Präsidentin oder Präsident der Kommission der Afrikanischen Union, Mit- glied der Kommission der Afrikanischen Union   3.9 Präsidentin oder Präsident eines nationalen Parlaments   3.10 hohe religiöse Würdenträgerin oder hoher religiöser Würdenträger   3.11 hohe militärische Würdenträgerin oder hoher militärischer Würdenträger   3.12 hohe Vertreterin oder hoher Vertreter einer Gerichtsbehörde   3.13 Präsidentin oder Präsident, Generalsekretärin oder Generalsekretär oder  Generaldirektorin oder Generaldirektor einer regionalen zwischenstaatlichen  Organisation oder einer internationalen Organisation, die von der Schweiz  anerkannt wird     4 Amtsantritt oder Rücktritt von einem Amt in der Schweiz   4.1 Chefin oder Chef einer diplomatischen Mission    5 Personen, die Personen gemäss den Ziffern 1–4 begleiten    6 Personen, die den Schutz der Personen gemäss    den Ziffern 1–5 wahrnehmen    	1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen 	Art. 1 Gegenstand 	Art. 2 Zweck und Funktionalitäten des IVIPS 	Art. 3 Verantwortliche Behörde  	2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung 	Art. 4 Personen 	Art. 5 Bearbeitete Daten 	Art. 6 Dokumente 	Art. 7 Bearbeitungsrechte 	Art. 8 Erteilung der Zugriffsberechtigung 	Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung  	3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit 	Art. 10 Sorgfaltspflichten 	Art. 11 Datensicherheit  	4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten 	Art. 12  	5. Abschnitt: Inkrafttreten 	Art. 13  	Anhang 	Personen, deren Daten im IVIPS bearbeitet werden 	1 Private Reise oder Durchreise 	2 Bilateraler Besuch   (auf Einladung einer eidgenössischen Behörde) 	3 Teilnahme an einer multilateralen Veranstaltung in der Schweiz 	4 Amtsantritt oder Rücktritt von einem Amt in der Schweiz 	5 Personen, die Personen gemäss den Ziffern 1–4 begleiten 	6 Personen, die den Schutz der Personen gemäss   den Ziffern 1–5 wahrnehmen