RS 235.25   1   Ordinanza  concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent»  del Servizio delle conferenze DFAE  (Ordinanza «e-vent»)   del 17 ottobre 2018 (Stato 1° dicembre 2018)     Il Consiglio federale svizzero,  visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione  del Governo e dell’Amministrazione,    ordina:   Sezione 1: Disposizioni generali   Art. 1 Oggetto  La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» (siste- ma) del Servizio delle conferenze del Dipartimento federale degli affari esteri (Ser- vizio delle conferenze DFAE) in seno alla Segreteria di Stato del DFAE.   Art. 2 Scopo  Il sistema consente al Servizio delle conferenze DFAE di svolgere i suoi compiti  nell’ambito della pianificazione, dell’organizzazione e dello svolgimento di confe- renze e manifestazioni.   Art. 3 Autorità responsabile  Il Servizio delle conferenze DFAE è responsabile del sistema.   Art. 4 Struttura  Il sistema consiste in una banca dati e in un portale online per l’accesso dall’interno  del DFAE e uno per l’accesso dall’esterno.   Sezione 2: Dati e trattamento dei dati   Art. 5 Persone e dati trattati  1 Il sistema contiene i dati dei partecipanti alle conferenze e alle manifestazioni.  2 La tipologia di dati registrati è disciplinata nell’allegato.        RU 2018 4021  1 RS 172.010   235.25    Protezione dei dati   2   235.25   Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento  1 I dati sono registrati dai partecipanti o dal Servizio delle conferenze DFAE.  2 I partecipanti dispongono di diritti di trattamento completi dei loro dati registrati  nel sistema.  3 Il Servizio delle conferenze DFAE dispone di diritti di trattamento completi di tutti  i dati registrati nel sistema.  4 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i  propri compiti.  5 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.  6 I dati di cui all’allegato possono essere trasmessi a terzi qualora siano necessari per  ragioni organizzative o prenotazioni.   Art. 7 Documenti  Nel sistema possono essere registrati tutti i documenti relativi a conferenze, manife- stazioni e alle persone che vi prendono parte conformemente allo scopo della pre- sente ordinanza.   Art. 8 Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati  1 Le serie di dati relative a persone sono distrutte al più tardi dieci anni dopo l’ultimo  trattamento.  2 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.   Sezione 3: Gestione e diritti di accesso   Art. 9 Gestione tecnica e amministrazione del sistema  1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.  2 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il  sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.  3 Il responsabile delle applicazioni fa parte del Servizio delle conferenze DFAE. È  l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.   Art. 10 Concessione del diritto di accesso  1 Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema i diritti di accesso  individuali.  2 Il Servizio delle conferenze DFAE verifica una volta all’anno se le condizioni per  la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.     O e-vent   3   235.25   Sezione 4: Sicurezza dei dati   Art. 11 Obblighi di diligenza  1 Il Servizio delle conferenze DFAE provvede affinché il trattamento dei dati nel  sistema sia conforme alle prescrizioni.  2 Si assicura che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.   Art. 12 Regolamento sul trattamento dei dati  Il Servizio delle conferenze DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati.  Questo documento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la  sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.   Art. 13 Verbale  1 Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.  2 I verbali sono conservati per un anno.   Sezione 5: Entrata in vigore   Art. 14  La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2018.     Protezione dei dati   4   235.25   Allegato  (art. 5 cpv. 2)   Dati personali registrati nel sistema   1. Cognomi   2. Cognomi come da passaporto   3. Nomi   4. Nomi come da passaporto   5. Titolo (accademico)   6. Titolo (professionale o funzione ufficiale)   7. Appellativo   8. Ditta   9. Sesso   10. Data di nascita   11. Luogo di nascita   12. Cittadinanze   13. Rappresentante di quale delegazione / Paese / organizzazione   14. Indirizzi e-mail   15. Numero di telefono (fisso)   16. Numero di telefono (cellulare)   17. Numero di fax   18. Indirizzo (via, NPA, luogo)   19. Paese   20. Sito Internet   21. Metodo di corrispondenza (lettera/e-mail)    22. Indirizzo di fatturazione   23. Particolari esigenze alimentari    24. Grado militare   25. Grado civile   26. Posizione   27. Datore di lavoro   28. Arrivo al luogo della manifestazione/all’hotel   29. Partenza dal luogo della manifestazione/dall’hotel   30. Lingua di corrispondenza     O e-vent   5   235.25   31. Informazioni sul volo (data e ora di partenza e di arrivo, numero del volo,  tempi di trasferimento)   32. Informazioni sul passaporto (numero, data di emissione, data di scadenza,  luogo di emissione)   33. Visto necessario   34. Informazioni della carta di credito (numero, data di scadenza)   35. Informazioni sull’hotel/sul luogo di soggiorno (indirizzo, numero della  camera ecc.)   36. Nome dell’accompagnatore   37. Informazioni sulla partecipazione (workshop, cene ufficiali, colazione, pran- zo, cena, escursioni)   38. Temi dei workshop   39. Foto   40. Sponsorizzazioni: sì/no   41. Motivazione della sponsorizzazione   42. Esigenze specifiche dovute a limitazioni fisiche   43. Partecipazione a conferenze precedenti     Protezione dei dati   6   235.25