Règlement sur l'archivage des dossiers judiciaires   173.102  Règlement sur l'archivage des dossiers judiciaires  du 05.09.2001 (état 01.02.2002)  Le Tribunal cantonal  vu l'article 29 de la loi d'organisation judiciaire du 27 juin 2000,  arrête:  1 Dispositions générales  Art.  1 But et champ d'application  1 Le présent règlement organise l'archivage des documents judiciaires:  a) des juges de commune;  b) des tribunaux de police;  c) des juges d'instruction;  d) des juges de district;  e) du tribunal des mineurs;  f) des tribunaux d'arrondissement;  g) du juge d'instruction cantonal;  h) du ministère public;  i) du Tribunal cantonal. 2 Il fixe en outre les modalités de consultation des archives judiciaires par  des tiers.  Art.  2 Principe  1 Tous  les  documents  judiciaires  qui  ont  une  valeur  archivistique  sont  conservés durablement.  * Tableaux des modifications à la fin du document 1    173.102  Art.  3 Définitions  1 Sont considérés comme documents toutes les informations écrites sur pa- piers. 2 Les informations enregistrées sur support électronique sont régies par la  loi concernant la protection des données à caractère personnel. 3 Sont réputées archives judiciaires les dossiers dont la procédure est close  et les documents utiles à l'histoire des autorités judiciaires mentionnées à  l'article 1 et dont elles n'ont plus besoin en permanence. 4 Ont une valeur archivistique les documents qui ont une importance juridi- queou administrative ou qui ont une grande valeur d'information.  2 Archivage et conservation des documents  Art.  4 Compétences  1 Les autorités judiciaires énumérées à l'article 1 sont responsables de l'ar- chivage des documents qu'elles produisent. 2 Lorsque le dossier est traité par diverses instances successives, il est ar- chivé intégralement auprès de l'autorité de jugement de première instance. 3 Les autorités collégiales désignent  un responsable de la tenue des ar- chives. 4 En principe, les chancelleries des diverses instances ou un greffier dési- gné à cet effet par l'autorité compétente sont chargées de la gestion des  archives conformément aux principes du présent règlement.  Art.  5 Surveillance  1 Le Tribunal cantonal, en qualité d'autorité de surveillance des autorités ju- diciaires:  a) contrôle l'application de ce règlement par les autorités concernées;  b) prend toutes mesures utiles à son exécution;  c) consulte les archives cantonales en tant qu'organe de conseil. 2 Cette surveillance est exercée par les juges de district en ce qui concerne  les juges de commune et les tribunaux de police.  2    173.102  Art.  6 Actes de procédure  1 Sont conservés durablement tous les actes et procédures qui ne sont pas  renvoyés aux parties:  a) les mémoires des parties;  b) les preuves recueillies en cours d'instruction;  c) les ordonnances et décisions de procédure;  d) l'arrêt. 2 Ces dossiers  d'instruction pénale clos par  une ordonnance pénale sont  détruits après trente ans.  Art.  7 Autres documents  1 Les actes administratifs utiles à l'histoire ou au développement de l'institu- tion concernée sont également conservés dans la mesure où ils ont un in- térêt archivistique. 2 Les demandes de consultation sont également conservées.  Art.  8 Locaux et matériel  1 Les communes du siège doivent mettre à la disposition des tribunaux des  locaux d'archives. 2 Ces locaux sont  spécialement  réservés  à cet  archivage et  doivent  être  aménagés de façon à garantir la sécurité et la bonne conservation des do- cuments. 3 Une place suffisante pour plusieurs années ainsi qu'un emplacement des- tiné à la consultation doivent être prévus. 4 La répartition des frais entre l'Etat et les communes s'effectue selon les  dispositions utiles.  Art.  9 Versement aux archives cantonales  1 Les archives judiciaires de plus de 50 ans peuvent être versées aux ar- chives cantonales.  Chaque versement  doit  être  accompagné d'un inven- taire détaillé établi en deux exemplaires par les soins de l'autorité judiciaire  concernée. Après enregistrement du dépôt, un exemplaire visé par le ser- vice des archives sera retourné à l'autorité judiciaire concernée.  3    173.102  3 Accès aux archives  Art.  10 Délai de protection  1 Les archives judiciaires peuvent être consultées librement et gratuitement  par le public après l'expiration d'un délai de protection de 50 ans. Ce délai  peut être prolongé par l'autorité judiciaire compétente lorsque existe un in- térêt  public  ou privé  prépondérant,  digne  de  protection,  s'opposant  à  la  consultation par des tiers.  Art.  11 Calcul du délai de protection  1 Le délai de protection commence à courir à partir de la fin de l'année au  cours  de laquelle  le dernier  acte  de  procédure  a été  effectué.  Pour  les  autres documents, la fin de l'année du dernier document figurant au dossier  est déterminante. 2 Le  délai  de  protection  vaut  pour  l'entier  du  dossier  ou  du  document  concerné.  Art.  12 Consultation pendant le délai de protection  1 La consultation pendant le délai de protection peut être autorisée notam- ment lorsque:  a) les parties concernées y consentent;  b) les personnes concernées sont décédées depuis au moins dix ans;  c) les documents sont déjà accessibles au public, sous réserve de nou- veaux motifs s'opposant à la consultation.  2 La consultation peut être limitée en vue d'assurer la protection de la per- sonnalité ou la sauvegarde d'intérêts privés ou publics importants, notam- ment lorsque les débats ont eu lieu à huis clos ou lorsqu'il s'agit de dossiers  du Tribunal des mineurs.  Art.  13 Instruments de recherche  1 Les  instruments  de  recherche  destinés  spécialement  à  l'archivage  tels  que répertoires et inventaires facilitant l'accès aux archives peuvent être li- brement consultés.  4    173.102  Art.  14 Demande de consultation  1 Une requête motivée écrite doit être adressée à l'autorité judiciaire ou au  détenteur des archives dont la consultation est souhaitée. 2 La requête:  a) précise la qualité du requérant;  b) donne des indications relatives à l'objet de la recherche et à la déter- mination la plus complète possible des documents  ou des dossiers  dont la consultation est souhaitée.  Art.  15 Décision  1 L'autorité  judiciaire  compétente  statue sur  la demande en l'assortissant  des charges et conditions utiles. Si l'autorité judiciaire est collégiale, la déci- sion est prise par son président. 2 Les dispositions de la loi sur la procédure et la juridiction administratives  sont applicables.  Art.  16 Etendue de la consultation  1 Le droit  de consulter  les archives comprend,  sous réserve  de décision  contraire:  a) la consultation des instruments de recherche;  b) la consultation des documents;  c) la prise de notes manuscrites;  d) la reproduction des pièces du dossier. 2 Le droit de consulter les archives s'effectue, en règle générale, à l'empla- cement prévu à cette fin.  Art.  17 Emoluments  1 La consultation des archives est gratuite. Est réservé le cas où la consul- tation  des  documents  nécessite  un  important  travail  de  collaboration  du  personnel du tribunal concerné. 2 Les reproductions sont facturées selon le tarif usuel des frais applicables  devant les autorités judiciaires.  5    173.102  Art.  18 Recours  1 La décision des autorités judiciaires ou du détenteur  des archives peut  faire l'objet d'un recours auprès du Tribunal cantonal.  Art.  19 Entrée en vigueur  1 Le présent règlement, adopté en séance du Tribunal cantonal du 5 sep- tembre 2001, entre en vigueur le 1er février 2002.  6    173.102  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en  vigueur  Elément Modification Source publication  05.09.2001 01.02.2002 Acte législatif première  version  RO/AGS 2002 f 148 | d  115  7    173.102  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en  vigueur  Modification Source publication  Acte législatif 05.09.2001 01.02.2002 première  version  RO/AGS 2002 f 148 | d  115  8   	1 Dispositions générales 	Art. 1 But et champ d'application 	Art. 2 Principe 	Art. 3 Définitions  	2 Archivage et conservation des documents 	Art. 4 Compétences 	Art. 5 Surveillance 	Art. 6 Actes de procédure 	Art. 7 Autres documents 	Art. 8 Locaux et matériel 	Art. 9 Versement aux archives cantonales  	3 Accès aux archives 	Art. 10 Délai de protection 	Art. 11 Calcul du délai de protection 	Art. 12 Consultation pendant le délai de protection 	Art. 13 Instruments de recherche 	Art. 14 Demande de consultation 	Art. 15 Décision 	Art. 16 Etendue de la consultation 	Art. 17 Emoluments 	Art. 18 Recours 	Art. 19 Entrée en vigueur