____________________________________________________   416.101.010      1      14  mai  2012     Règlement  concernant les pouvoirs de représentation de l’Université  de Neuchâtel (règlement sur les signatures)                Le rectorat,   vu la loi sur l’Université (LU), du 5 novembre 2002 1) ;   vu le règlement général d’organisation de l’Université (RGOU), du 11 octobre  2005  2) ;   arrête:        CHAPITRE PREMIER   Dispositions générales   Article premier   Le présent règlement vise à définir les pouvoirs de  représentation des collaborateurs de l’Université lorsque, dans le cadre de  leurs fonctions, ils passent une commande, concluent un contrat ou un accord  au nom et pour le compte de l’institution.     Art. 2     1 Les présentes dispositions s’appliquent aux engagements pris en   relation avec le budget de l’Etat et en particulier:   a) pour l’acquisition de biens et services (y compris commandes);   b) pour divers types de contrats (conventions-cadre de coordination, contrats  de bail à loyer, mises à disposition de locaux, représentation en justice,  transactions judiciaires);   c) pour les engagements de personnel.   2 En dehors des engagements susmentionnés, chaque collaborateur peut   représenter l’institution par sa signature individuelle dans le cadre de l’exercice  de sa fonction pour les activités de gestion courante prévues par son cahier  des charges.     Art. 3     1 Le présent règlement ne s’applique pas aux contrats conclus en son   nom, pour son propre compte et sous sa propre responsabilité par un membre  du corps enseignant dans le cadre d’activités annexes.   2 Le présent règlement ne s’applique pas aux décisions prises par des organes   universitaires agissant dans le cadre de la puissance publique (ex. décision du  rectorat sur recours, décision d’un doyen ou décanat prononçant une  élimination, signature d’un diplôme).   3 Le présent règlement ne s’applique pas aux engagements pris en relation   avec les fonds de tiers, y compris leur obtention, ou la fortune de l’Université.                                                    FO 2012 N  o  22   1)  RSN 416.10   2)  RSN 416.101.01    Objet   Champ  d’application   Exclusions     416.101.010      2   L’article 10 du règlement des fonds de tiers de l’Université, du 17 octobre  2011  3) , est applicable à cet égard.     Art. 4     1 En tant que responsable de la gestion de l'Université de par la loi, le   recteur ou la rectrice dispose du pouvoir général de conclure tout contrat ou  tout accord avec un tiers au nom et pour le compte de l’Université.   2 Le recteur ou la rectrice a la compétence générale d’engager l’institution par   sa signature individuelle, sous réserve des dispositions contraires prévues par  le présent règlement. Cette compétence peut être déléguée de par la loi à un  vice-recteur ou une vice-rectrice.   3 Sont réservées les compétences qui doivent être exercées collégialement par   le rectorat conformément à l’article 9, alinéa 2, lettre a RGOU.     Art. 5     1 Par le présent règlement, les collaborateurs et collaboratrices suivants   sont compétents pour engager l’institution par une signature collective à deux,  dans le cadre strict de la fonction qu’ils exercent:      Signataire Cosignataire       Vice-recteur ou vice-rectrice Autre vice-recteur ou vice-rectrice    Doyen ou doyenne Vice-recteur ou vice-rectrice   Directeur ou directrice d’institut Doyen ou doyenne   Membre du corps professoral Directeur ou directrice d’institut   Secrétaire général ou secrétaire  générale   Vice-recteur ou vice-rectrice   Directeur de département du  domaine central   Secrétaire général ou secrétaire  générale ou vice-recteur ou vice- rectrice   Chef de service du domaine central  Directeur ou directrice de  département, secrétaire général ou  secrétaire générale ou vice-recteur  ou vice-rectrice   Responsable de secteur du  département services et  infrastructures   Directeur ou directrice du  département services et  infrastructures   Responsable de centre de coût Une des fonctions énumérées dans  ce tableau (y c. membre du corps  professoral)     2 Le ou la cosignataire est en principe le supérieur ou la supérieure   hiérarchique.    3 Un ou une responsable de centre de coût qui n’exerce pas l’une des fonctions   susmentionnées ne peut pas être un ou une cosignataire.                                                       3)   RSN 416.101.013    Pouvoir  d’engagement  général du recteur  ou de la rectrice   Signature  collective à deux      416.101.010      3   Art. 6    1 Chaque collaborateur ou collaboratrice au bénéfice d’une signature   collective à deux peut désigner un autre membre du personnel autorisé à  signer à sa place, en qualité de signataire ou cosignataire, notamment en cas  d’absence d’une certaine durée (vacances, déplacement professionnel,  maladie, etc.).    2 Une telle délégation se fait par écrit et une sous-délégation n’est pas   autorisée.   3 La personne qui a délégué son pouvoir d’engagement ne peut figurer comme   cosignataire de l’engagement délégué.     Art. 7     1 Le recteur ou la rectrice peut déléguer un pouvoir d’engagement   spécifique par procuration écrite à un collaborateur ou une collaboratrice, avec  signature individuelle ou collective à deux.    2 Par procuration écrite en faveur d’un collaborateur ou d’une collaboratrice, le   recteur ou la rectrice peut déroger aux limites du présent règlement,  notamment à celles fixées à l’article 9 ci-dessous, en précisant le domaine  concerné.   3 Cette procuration peut se limiter à la signature d’un acte particulier ou   s’étendre à des engagements de même nature sur une période déterminée.  Une sous-délégation n’est pas possible.     Art. 8   Les catégories de personnes susmentionnées ne peuvent, en tant que  signataires ou cosignataires, engager l’institution ou ordonner des paiements  en leur faveur ou en faveur de personnes avec lesquelles elles ont un lien  familial de premier ou deuxième degré ou de tiers dont elles partagent les  intérêts, en particulier si elles détiennent une participation financière dans  l’entreprise tierce.      Art. 9     1 Les personnes au bénéfice d’une signature collective à deux (art. 5)   peuvent engager l’institution ou ordonner des paiements avec signature  individuelle jusqu’à 10.000 francs tant pour l’acquisition de bien que de  services.   2 Au-delà de 10.000 francs, une deuxième signature par le supérieur ou la   supérieure hiérarchique est nécessaire.   3 Au-delà de 75.000 francs, le cosignataire est un vice-recteur ou une vice-  rectrice ou le secrétaire général ou la secrétaire générale.   4 Au-delà de 150.000 francs, la signature du recteur ou de la rectrice est   nécessaire.   5 Au-delà de 400.000 francs, le recteur ou la rectrice ne peut engager   l’institution que moyennant une décision prise collégialement par le rectorat.     Art. 10     1 Avant la signature de tout acte générant des droits et obligations   pour le compte de l’Université, le signataire doit s’assurer que:   a) l’engagement répond à un besoin de l’Université et s’inscrit dans les  missions d’enseignement, de recherche et de service de l’Université;   b) pour des transactions supérieures à 10.000 francs, le prix prévu n’est pas  supérieur à celui du marché. Des dérogations sont possibles, moyennant  motivation;   Délégation de la  signature  collective   Procuration   Interdiction des  conflits d’intérêts    Limites de  compétences  financières   Devoirs du  signataire et du  cosignataire     416.101.010      4   c) l’engagement s’inscrit dans le cadre des budgets alloués;    d) les clauses de l’acte à signer correspondent à l’état actuel des négociations;   e) les clauses décrivent clairement les droits et obligations de chacune des  parties;   f) les clauses respectent les lois (notamment la loi cantonale sur les marchés  publics) et les règlements ainsi que les directives de l’Université;   g) les clauses permettent une évaluation pertinente des risques associés à  l’engagement contractuel de l’Université.   2 Pour toute nouvelle transaction supérieure à 10.000 francs, le signataire   établit, au moment de l’engagement, un bordereau à l’intention du service de  comptabilité générale confirmant qu’il a veillé au respect des points ci-dessus  tout en précisant, le cas échéant, l’échéance prévue pour le ou les paiements.  Aucun bordereau n’est nécessaire si le signataire reporte l’engagement dans  le système informatique SAP.   3 Le cosignataire procède à sa propre évaluation des points a), b), c) et e) ci-  dessus et cosigne l’engagement.   4 Avant d’être signé, tout contrat peut être soumis aux conseillers juridiques du   rectorat.      Art. 11   Par notification écrite, le recteur ou la rectrice peut restreindre ou  retirer l’exercice du pouvoir d’engagement conféré par le présent règlement ou  par une procuration.      CHAPITRE 2   Dispositions particulières concernant les acquisitions de biens et  services   Art. 12     1  Par acquisitions de biens et services, on entend tous les  engagements (y compris les commandes) de nature financière relatifs à  l’acquisition de fournitures et de services.   2 Il s’agit notamment des commandes de matériel, des contrats d’achats, des   contrats de mandat, des contrats de maintenance, des contrats de leasing  mobilier, des contrats d’assurance.     Art. 13   Les personnes au bénéfice d’un pouvoir de signature collective à  deux selon l’article 5 peuvent engager l’institution individuellement dans les  limites fixées aux articles 9 et 14.     Art. 14     1 Les commandes et acquisitions de biens et services dans le domaine   de l’informatique sont du ressort du secteur concerné au sein du département  services et infrastructure.   2 Les commandes, acquisitions et abonnements institutionnels dans le domaine   des ressources électroniques (périodiques, revues électroniques, etc.), sont  du ressort du responsable ou de la responsable du secteur information  scientifique et bibliothèques au sein du département services et infrastructure.    3 Les commandes et acquisitions d’ouvrages (destinés aux bibliothèques)   incombent aux facultés, voire à leurs sous-unités, selon l’organisation prévue  au sein des facultés.   Retrait du pouvoir  d’engagement   Définition   Principe pour les  engagements  d’acquisitions de  biens et services   Limites à raison du  domaine concerné     416.101.010      5   4 Les engagements dans le domaine des bâtiments universitaires, en matière   de construction, de transformation, d’équipements ou d’entretien sont du  ressort du secteur concerné du département services et infrastructures.     Art. 15     1 Les personnes au bénéfice d’une signature collective à deux peuvent   engager l’institution en passant des commandes sans signature (par ex.  commandes orales, commandes par internet, etc.).    2 Il est de leur devoir de veiller à l’application du règlement dans telles   situations et de requérir l’approbation écrite de leur cosignataire si nécessaire.     Art. 16     1 Lors d’engagements générant des paiements répétitifs (paiements   pluriannuels, par ex. dans le cadre de contrats de maintenance ou d’achats  échelonnés), on tient compte du montant total de l’engagement maximal pris  pour fixer la limite de compétences.   2 Si l’engagement pris n’est pas limité dans le temps, on tient compte du   montant annualisé pour fixer la limite de compétences.     Art. 17     1 En cas de non-respect des règles sur l’acquisition de biens et de   services, le paiement est bloqué.   2 Les dispositions du dernier chapitre sur la responsabilité sont réservées.      CHAPITRE 3   Dispositions particulières concernant certains types d’engagement  (contrats et conventions sans flux financier, contrats de bail à  loyer, mises à disposition de locaux, représentation en justice,  transactions judiciaires)   Art. 18   Sauf disposition contraire prévue dans le présent chapitre, les  dispositions des chapitres 1 et 2 du présent règlement sont applicables par  analogie aux engagements prévus dans le présent chapitre.      Art. 19     1 Les contrats, conventions ou accords au nom de l’Université,   négociés éventuellement par l’une de ses sous-unités, n’impliquant aucun flux  financier, sont cosignés par un vice-recteur ou une vice-rectrice, voire par le  recteur ou la rectrice.   2 Les conventions de coordination au sens de l’article 17, alinéa 5 LU, soit des   conventions portant adhésion à des organisations interuniversitaires, des  accords portant sur la mobilité des enseignants et enseignantes ou des  étudiants et étudiantes, des accords sur la création de filières de formation  communes ou sur la délivrance de titres conjoints, sont des engagements  visés par l’alinéa 1 du présent article.   3 Par procuration écrite, le recteur ou la rectrice peut déléguer la compétence   d’engager l’Université à un collaborateur ou une collaboratrice, dans un  domaine déterminé.     Art. 20     1 L’Université est engagée dans un contrat de bail à loyer immobilier   par la signature collective à deux du directeur ou de la directrice du  département des infrastructures avec cosignature du secrétaire général, quel  que soit le montant du loyer.   Engagements  sans signature   Calcul du montant  déterminant   Non-respect   Généralités   Contrats,  conventions ou  accords sans flux  financier   Contrat de bail à  loyer     416.101.010      6     2 Les compétences du recteur ou de la rectrice sont réservées au sens des   articles 4 et 9, alinéa 5.     Art. 21     1 La mise à disposition de locaux dans les bâtiments universitaires, à   titre onéreux ou non, est du ressort du secteur concerné au sein du  département services et infrastructures.    2 Les tarifs appliqués font l’objet d’une directive du rectorat.     Art. 22   Seul le recteur ou seule la rectrice peut représenter l’Université en  justice et conclure et signer des transactions judiciaires ou extrajudiciaires,  quelle que soit la valeur litigieuse.     Art. 23   Le droit de porter plainte au nom et pour le compte de l’Université, de  même que de se porter partie civile, n’appartient qu’au recteur ou à la rectrice.     Art. 24     1 Le pouvoir de requérir une poursuite n’appartient qu’au recteur ou à   la rectrice.   2 Le pouvoir de faire opposition à un commandement de payer adressé à   l’institution appartient au chef ou à la cheffe de service de la comptabilité  générale, sous réserve d’une cosignature au sens de l’article 5.      Art. 25   Seul le recteur ou seule la rectrice peut autoriser l’ouverture d’un  compte bancaire et postal au nom de l’institution.     Art. 26   Sous réserve de l’article 79 LU, seul le recteur ou seule la rectrice  peut engager l’Université dans le cadre de transactions immobilières ou  financières, peu importe le montant en jeu.      CHAPITRE 4   Dispositions particulières concernant les engagements de  personnel sur le budget de l’Etat   Art. 27    1 Le chef ou la cheffe du service des ressources humaines de   l’Université a le pouvoir, par signature individuelle, de procéder à l’engagement  provisoire au sens de la loi sur le statut de la fonction publique (LSt), du 28 juin  1995  4)  de même qu’à l’engagement par contrat de droit privé du personnel   administratif, technique et bibliothécaire ainsi que des apprentis.   2 Il ou elle veille à ce qu’un cahier des charges soit établi.     Art. 28     1 Le traitement initial est proposé au supérieur hiérarchique de la   personne à engager par le service des ressources humaines sur la base du  dossier de candidature et des renseignements obtenus lors de l'entretien  d'embauche.   2 Il ne peut être fixé dans le dernier quart de la rémunération prévue qu'avec   l'accord du recteur ou de la rectrice, du secrétaire général ou de la secrétaire  générale.                                                    4)   RSN 152.510    Mise à disposition  de locaux    Représentation en  justice et  transactions  judiciaires   Plainte pénale   Procédure de  poursuite   Comptes  bancaires et  postaux   Transactions  immobilières et  financières   Engagement  provisoire du  personnel   Evaluation de  fonction et salaire  initial     416.101.010      7     Art. 29     1 Les conventions fixant les conditions de l’aide éventuelle accordée à   un collaborateur ou une collaboratrice désirant parfaire sa formation (cf. art. 20  du règlement des fonctionnaires (RDF), du 9 mars 2005  5) ) sont signées par le   chef ou la cheffe de service des ressources humaines, après préavis du  supérieur hiérarchique concerné, sous réserve d’une cosignature au sens de  l’article 5.      CHAPITRE 5   Dispositions finales   Art. 30    1 L’exécution de tout engagement à caractère financier pris au nom de   l’Université est effectuée par le service de la comptabilité générale.   2 Quel que soit le montant à payer, les ordres de paiement sont munis de la   signature d’un collaborateur ou d’une collaboratrice du service de la  comptabilité générale et de la cosignature d’un autre membre du domaine  central.   3 Les personnes habilitées à signer et cosigner les paiements à exécuter sont   désignées par le recteur ou la rectrice. Le spécimen de leur signature est  déposé sur les comptes bancaires ou postaux utiles.   4 Une personne ayant participé comme signataire ou cosignataire d’un   engagement à caractère financier ne peut, en principe, être ni signataire ni  cosignataire de l’exécution du paiement.     Art. 31     1 Les personnes habilitées à exécuter les paiements selon l’article 30   doivent s’assurer que les engagements à caractère financier ont été pris  conformément aux chapitres 1 à 4 du présent règlement.   2 Elles peuvent exiger tous les documents nécessaires à ce contrôle et refuser,   le cas échéant, le paiement.     Art. 32     1 L’Université n’est en aucun cas engagée par un contrat ou un accord   qui n’aurait pas été signé conformément aux dispositions du présent  règlement.     Art. 33     1 Toute personne agissant en violation du présent règlement s’expose   à des sanctions disciplinaires et à une demande en dommages et intérêts en  réparation du préjudice éventuel subi par l’Université.   2 Après avoir entendu la personne concernée, le recteur ou la rectrice peut en   outre restreindre ou retirer l’exercice du pouvoir d’engagement au sens de  l’article 11.     Art. 34     1 Le service de la comptabilité générale est compétent pour la tenue à   jour des spécimens de signature des différents collaborateurs habilités à  engager l’Université au sens du présent règlement.   2 Le service de la comptabilité générale est autorisé à renseigner des tiers sur   les pouvoirs d’engagement d’une personne déterminée.                                                       5)   RSN 152.512    Encouragement du  perfectionnement   Exécution des  paiements   Devoirs des  personnes  habilitées à signer  l’exécution des  paiements   Non-respect du  règlement   Sanctions   Registre des  signatures     416.101.010      8   Art. 35   Les engagements pris avant l’entrée en vigueur du présent règlement  demeurent valables. Leur exécution est cependant subordonnée aux  présentes dispositions.     Art. 36     1 Le présent règlement entre en vigueur immédiatement et abroge le   règlement sur les pouvoirs de représentation et de signature de l’Université de  Neuchâtel, du 11 septembre 2006  6)  ainsi que le tableau de délégation de   compétences, du 11 septembre 2006.   2 Conformément à l’article 24 RGOU, le Conseil de l’Université s’est prononcé   favorablement sur le présent règlement lors de sa séance du 3 mai 2012.   3 Le présent règlement sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil   de la législation neuchâteloise.                                                           6)   FO 2007 N° 6    Dispositions  transitoires   Entrée en vigueur,  abrogation