RS 235.11   1   Ordonnance  relative à la loi fédérale sur la protection des données  (OLPD)   du 14 juin 1993 (Etat le 16    octobre 2012)     Le Conseil fédéral suisse,  vu les art. 6, al. 3, 7, al. 2, 8, 11a, al. 6, 16, al. 2, 17a et 36, al. 1, 4 et 6, de la  loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD)1,   vu l’art. 46a de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de  l’administration fédérale (LOGA)2,3   arrête:   Chapitre 1  Traitement de données personnelles par des personnes privées   Section 1 Droit d’accès   Art. 1 Modalités  1 Toute personne qui demande au maître du fichier si des données la concernant sont  traitées (art. 8 LPD) doit en règle générale le faire par écrit et justifier de son identi- té.  2 La demande d’accès et la communication des renseignements demandés peuvent  être faites par voie électronique, pour autant que le maître du fichier le prévoie  expressément et qu’il prenne des mesures adéquates afin:   a. d’assurer l’identification de la personne concernée, et   b. de protéger les données de la personne concernée de tout accès de tiers non  autorisés lors de la communication des renseignements.4   3 D’entente avec le maître du fichier ou sur proposition de celui-ci, la personne con- cernée peut également consulter ses données sur place. Si elle y a consenti et qu’elle  a été identifiée, les renseignements peuvent également lui être fournis oralement.  4 Les renseignements sont fournis dans les 30 jours suivant réception de la demande.  Il en va de même d’une décision restreignant le droit d’accès (art. 9 et 10 LPD);  celle-ci doit être motivée. Si les renseignements ne peuvent être donnés dans les  30 jours, le maître du fichier en avertit le requérant en lui indiquant le délai dans  lequel interviendra la réponse.        RO 1993 1962  1 RS 235.1  2 RS 172.010  3 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).  4 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).   235.11    Protection des données   2   235.11   5 Si plusieurs maîtres de fichier gèrent en commun un ou plusieurs fichiers, le droit  d’accès peut être exercé auprès de chacun d’eux, à moins que l’un d’eux soit respon- sable du traitement de l’ensemble des demandes de renseignements. Si le maître de  fichier n’est pas autorisé à communiquer le renseignement demandé, il transmet la  requête à qui de droit.  6 Si le traitement des données faisant l’objet d’une demande d’accès est effectué par  un tiers pour le compte du maître de fichier et que ce dernier n’est pas en mesure de  fournir le renseignement demandé, il transmet la demande au tiers pour qu’il y  donne suite.5  7 La consultation des données d’une personne décédée est accordée lorsque le requé- rant justifie d’un intérêt à la consultation et qu’aucun intérêt prépondérant de  proches de la personne décédée ou de tiers ne s’y oppose. Un intérêt est établi en cas  de proche parenté ou de mariage avec la personne décédée.   Art. 2 Exception à la gratuité des renseignements  1 Une participation équitable aux frais peut exceptionnellement être demandée lors- que:   a. les renseignements désirés ont déjà été communiqués au requérant dans les  douze mois précédant la demande, et que ce dernier ne peut justifier d’un in- térêt légitime, telle la modification non annoncée des données le concernant;   b. la communication des renseignements demandés occasionne un volume de  travail considérable.   2 Le montant prélevé s’élève à 300 francs au maximum. Le requérant est préalable- ment informé du montant et peut retirer sa requête dans les dix jours.   Section 2 Déclaration des fichiers   Art. 3 Déclaration  1 Les fichiers (art. 11a, al. 3, LPD) sont déclarés au Préposé fédéral à la protection  des données et à la transparence (préposé) avant d’être opérationnels.6 La déclara- tion contient les informations suivantes:   a. les nom et adresse du maître du fichier;   b. le nom et la dénomination complète du fichier;   c. la personne auprès de laquelle peut être exercé le droit d’accès;   d. le but du fichier;   e. les catégories de données personnelles traitées;       5 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).   6 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).     Loi fédérale sur la protection des données. O   3   235.11   f. les catégories de destinataires des données;   g. les catégories de participants au fichier, c’est-à-dire les tiers qui sont en droit  d’introduire des données dans le fichier ou d’y procéder à des mutations.   2 Chaque maître de fichier tient ces informations à jour. ...7   Art. 48 Exceptions à l’obligation de déclarer  1 Ne sont pas soumis à déclaration les fichiers couverts par l’art. 11a, al. 5, let. a et c  à f, LPD, ainsi que les fichiers suivants (art. 11a, al. 5, let. b, LPD):   a. les fichiers de fournisseurs ou de clients, dans la mesure où ils ne contien- nent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité;   b. les fichiers dont les données sont traitées uniquement à des fins ne se rappor- tant pas aux personnes concernées, notamment dans le cadre de la recherche,  de la planification ou de la statistique;   c. les fichiers qui sont archivés et dont les données ne sont conservées qu’à des  fins historiques ou scientifiques;   d. les fichiers contenant exclusivement des données qui ont été publiées ou qui  ont été rendues accessibles au public par la personne concernée sans que  cette dernière se soit formellement opposée au traitement;   e. les fichiers dont les données sont traitées uniquement aux fins de réaliser les  exigences prévues à l’art. 10;   f. les pièces comptables;   g. les fichiers auxiliaires concernant la gestion du personnel du maître du fi- chier dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de  profils de la personnalité.   2 Le maître du fichier prend les mesures nécessaires afin de pouvoir communiquer,  sur demande, au préposé ou aux personnes concernées les informations relatives aux  fichiers qui ne sont pas soumis à déclaration (art. 3, al. 1).   Section 3 Communication à l’étranger   Art. 59 Publication sous forme électronique   La publication de données personnelles au moyen de services d’information et de  communication automatisés afin d’informer le public n’est pas assimilée à une  communication à l’étranger.       7 Phrase abrogée par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).   8 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).   9 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).     Protection des données   4   235.11   Art. 610 Devoir d’information  1 Le maître du fichier informe le préposé, avant la communication à l’étranger, des  garanties et des règles de protection des données visées à l’art. 6, al. 2, let. a et g,  LPD. S’il n’est pas en mesure d’informer préalablement le préposé, l’information a  lieu immédiatement après la communication.  2 Une fois les garanties et les règles de protection des données annoncées au prépo- sé, le devoir d’information du maître du fichier est réputé également rempli pour  toutes les communications:   a. qui se basent sur les mêmes garanties, pour autant que les catégories de des- tinataires, les finalités du traitement et les catégories de données communi- quées soient similaires, ou   b. qui sont effectuées au sein d’une même personne morale ou société ou entre  des personnes morales ou sociétés réunies sous une direction unique, aussi  longtemps que les règles de protection des données fournies permettent de  garantir une protection adéquate.   3 Le devoir d’information est également réputé rempli lorsque des données sont  communiquées au moyen de contrats-modèles ou de clauses standards établis ou  reconnus par le préposé et que le maître du fichier informe le préposé qu’il recourt à  ces contrats-modèles ou à ces clauses standards. Le préposé publie une liste des  contrats-modèles ou des clauses standards établis ou reconnus par lui.  4 Le maître du fichier prend les mesures adéquates pour s’assurer que le destinataire  respecte les garanties et les règles de protection des données concernées.  5 Le préposé examine les garanties et les règles de protection des données qui lui  sont annoncées (art. 31, al. 1, let. e, LPD) et communique le résultat de son examen  au maître du fichier dans un délai de 30 jours à compter de la date de leur annonce.   Art. 711 Liste des Etats disposant d’une législation assurant un niveau de  protection adéquat   Le préposé publie une liste des Etats qui disposent d’une législation assurant un  niveau de protection adéquat.   Section 4 Mesures techniques et organisationnelles   Art. 8 Mesures générales  1 La personne privée qui traite des données personnelles ou qui met à disposition un  réseau télématique assure la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données  afin de garantir de manière appropriée la protection des données.12 Elle protège les  systèmes notamment contre les risques de:       10 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).   11 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).   12 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).     Loi fédérale sur la protection des données. O   5   235.11   a. destruction accidentelle ou non autorisée;   b. perte accidentelle;   c. erreurs techniques;   d. falsification, vol ou utilisation illicite;   e. modification, copie, accès ou autre traitement non autorisés.  2 Les mesures techniques et organisationnelles sont appropriées. Elles tiennent  compte en particulier des critères suivants:   a. but du traitement de données;   b. nature et étendue du traitement de données;   c. évaluation des risques potentiels pour les personnes concernées;   d. développement technique.  3 Ces mesures font l’objet d’un réexamen périodique.  4 …13   Art. 9 Mesures particulières  1 Le maître du fichier prend, en particulier lors de traitements automatisés de don- nées personnelles, des mesures techniques et organisationnelles propres à réaliser  notamment les objectifs suivants:   a. contrôle des installations à l’entrée: les personnes non autorisées n’ont pas  accès aux locaux et aux installations utilisées pour le traitement de données  personnelles;   b. contrôle des supports de données personnelles: les personnes non autorisées  ne peuvent pas lire, copier, modifier ou éloigner des supports de données;   c. contrôle du transport: les personnes non autorisées ne peuvent pas lire, co- pier, modifier ou effacer des données personnelles lors de leur communica- tion ou lors du transport de supports de données;   d. contrôle de communication: les destinataires auxquels des données person- nelles sont communiquées à l’aide d’installations de transmission peuvent  être identifiés;   e. contrôle de mémoire: les personnes non autorisées ne peuvent ni introduire  de données personnelles dans la mémoire ni prendre connaissance des don- nées mémorisées, les modifier ou les effacer;   f. contrôle d’utilisation: les personnes non autorisées ne peuvent pas utiliser les  systèmes de traitement automatisé de données personnelles au moyen d’ins- tallations de transmission;   g. contrôle d’accès: les personnes autorisées ont accès uniquement aux données  personnelles dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches;       13 Abrogé par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).     Protection des données   6   235.11   h. contrôle de l’introduction: l’identité des personnes introduisant des données  personnelles dans le système, ainsi que les données introduites et le moment  de leur introduction peuvent être vérifiés a posteriori.   2 Les fichiers doivent être organisés de manière à permettre à la personne concernée  d’exercer ses droits d’accès et de rectification.   Art. 1014 Journalisation  1 Le maître du fichier journalise les traitements automatisés de données sensibles ou  de profils de la personnalité lorsque les mesures préventives ne suffisent pas à garan- tir la protection des données. Une journalisation est notamment nécessaire, lorsque,  sans cette mesure, il ne serait pas possible de vérifier a posteriori que les données  ont été traitées conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou  communiquées. Le préposé peut recommander la journalisation pour d’autres trai- tements.15  2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés durant une année et sous une  forme répondant aux exigences de la révision. Ils sont accessibles aux seuls organes  ou personnes chargés de vérifier l’application des dispositions de protection des  données personnelles, et ils ne sont utilisés qu’à cette fin.   Art. 1116 Règlement de traitement  1 Le maître d’un fichier automatisé soumis à déclaration (art. 11a, al. 3, LPD) qui  n’en est pas exempté en vertu de l’art. 11a, al. 5, let. b à d, LPD élabore un règle- ment de traitement décrivant en particulier l’organisation interne et les procédures de  traitement et de contrôle des données, et comprenant les documents relatifs à la  planification, à l’élaboration et à la gestion du fichier et des moyens informatiques.  2 Le maître du fichier met régulièrement à jour le règlement de traitement. Il le met,  sur demande, à la disposition du préposé ou du conseiller à la protection des données  au sens de l’art. 11a, al. 5, let. e, LPD sous une forme qui lui est intelligible.   Art. 12 Communication des données   Le maître du fichier indique au destinataire l’actualité et la fiabilité des données per- sonnelles qu’il communique, dans la mesure où ces informations ne ressortent pas  des données elles-mêmes ou des circonstances.       14 Erratum du 16 oct. 2012, ne concerne que le texte italien (RO 2012 5521).  15 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).  16 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).     Loi fédérale sur la protection des données. O   7   235.11   Section 517 Conseiller à la protection des données   Art. 12a Désignation du conseiller à la protection des données et  communication au préposé   1 Lorsque le maître du fichier entend être délié de son devoir de déclaration en vertu  de l’art. 11a, al. 5, let. e, LPD, il est tenu:   a. de désigner un conseiller à la protection des données qui remplit les condi- tions de l’al. 2 et de l’art. 12b, et   b. d’en informer le préposé.  2 Le maître du fichier peut désigner un collaborateur ou un tiers en qualité de con- seiller à la protection des données. Celui-ci ne doit pas exercer d’activités incompa- tibles avec ses tâches de conseiller à la protection des données et doit avoir les  connaissances professionnelles nécessaires.   Art. 12b Tâches et statut du conseiller à la protection des données  1 Le conseiller à la protection des données a notamment pour tâches:   a. de contrôler les traitements de données personnelles et de proposer des me- sures s’il apparaît que des prescriptions sur la protection des données ont été  violées;   b. de dresser l’inventaire des fichiers gérés par le maître du fichier mentionné à  l’art. 11a, al. 3, LPD et de le tenir à la disposition du préposé ou des per- sonnes concernées qui en font la demande.   2 Le conseiller à la protection des données:   a. exerce sa fonction de manière indépendante et sans recevoir d’instructions  de la part du maître du fichier;   b. dispose des ressources nécessaires à l’accomplissement de sa tâche;   c. a accès aux fichiers, aux traitements et aux informations nécessaires à  l’accomplissement de sa tâche.   Chapitre 2 Traitement de données par des organes fédéraux   Section 1 Droit d’accès   Art. 13 Modalités   Les art. 1 et 2 de la présente ordonnance s’appliquent par analogie aux demandes de  renseignements adressées à des organes fédéraux.       17 Introduite par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).     Protection des données   8   235.11   Art. 14 Demande de renseignements aux missions suisses à l’étranger  1 Les représentations suisses à l’étranger ainsi que les missions auprès des Commu- nautés européennes et auprès des organisations internationales transmettent les  requêtes qui leur sont adressées au service compétent du Département fédéral des  affaires étrangères. Le département règle les compétences.18  2 L’ordonnance du 10 décembre 2004 sur les contrôles militaires19 s’applique aux  demandes de renseignements relatives aux contrôles militaires à l’étranger.20   Art. 1521   Section 2 Déclaration des fichiers   Art. 16 Déclaration22  1 Les organes fédéraux responsables (art. 16 LPD) déclarent tous leurs fichiers au  préposé23 avant qu’ils ne soient opérationnels. La déclaration contient les in- formations suivantes:   a. les nom et adresse de l’organe fédéral responsable;   b. le nom et la dénomination complète du fichier;   c. l’organe auprès duquel peut être exercé le droit d’accès;   d. la base juridique et le but du fichier;   e. les catégories de données personnelles traitées;   f. les catégories de destinataires des données;   g. les catégories de participants au fichier, c’est-à-dire les tiers qui sont en droit  d’introduire des données dans le fichier ou d’y procéder à des mutations;   h.24 …  2 Chaque organe fédéral responsable tient ces informations à jour.25       18 Nouvelle teneur selon le ch. 3 de l’annexe 2 à l’O du 24 mai 2006 sur la transparence,   en vigueur depuis le 1er juillet 2006 (RO 2006 2331).   19 RS 511.22  20 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).  21 Abrogé par l’art. 26 al. 2 de l’O du 8 sept. 1999 sur l’archivage (RO 1999 2424).  22 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).  23 Nouvelle abréviation selon le ch. 3 de l’annexe 2 à l’O du 24 mai 2006 sur la    transparence, en vigueur depuis le 1er juillet 2006 (RO 2006 2331). Il a été tenu compte  de cette modification dans tout le présent texte.   24 Abrogée par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).  25 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).     Loi fédérale sur la protection des données. O   9   235.11   Art. 1726   Art. 1827 Exceptions à l’obligation de déclarer  1 Ne sont pas soumis à déclaration les fichiers suivants, dans la mesure où ils sont  utilisés exclusivement à des fins administratives internes:   a. les fichiers usuels d’enregistrement de la correspondance;   b. les fichiers de fournisseurs ou de clients, dans la mesure où ils ne contien- nent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité;   c. les fichiers d’adresses servant uniquement à l’envoi de correspondance, dans  la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la  personnalité;   d. les listes destinées au paiement des indemnités;   e. les pièces comptables;   f. les fichiers auxiliaires concernant la gestion du personnel de la Confédé- ration, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de  profils de la personnalité;   g. les fichiers des bibliothèques (catalogues, listes de prêts et d’utilisateurs).  2 Ne sont pas non plus soumis à déclaration:   a. les fichiers déposés aux Archives fédérales;   b. les fichiers rendus accessibles au public sous forme d’annuaires;   c. les fichiers dont les données sont traitées uniquement à des fins ne se rappor- tant pas aux personnes concernées, notamment dans le cadre de la recherche,  de la planification ou de la statistique.   3 L’organe fédéral responsable prend les mesures nécessaires afin de pouvoir com- muniquer, sur demande, au préposé ou aux personnes concernées les informations  relatives aux fichiers qui ne sont pas soumis à déclaration (art. 16, al. 1).   Section 3 Communication à l’étranger   Art. 1928   Lorsqu’un organe fédéral communique des données à l’étranger et qu’il se fonde sur  l’art. 6, al. 2, let. a, LPD, l’art. 6 s’applique.       26 Abrogé par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).  27 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).  28 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993, 2008 189).     Protection des données   10   235.11   Section 4 Mesures techniques et organisationnelles   Art. 2029 Principes  1 Les organes fédéraux responsables prennent, conformément aux art. 8 à 10, les  mesures techniques et organisationnelles propres à protéger la personnalité et les  droits fondamentaux des personnes dont les données sont traitées. Ils collaborent  avec l’Unité de stratégie informatique de la Confédération (USIC) lorsque le traite- ment des données est automatisé.  2 Ils annoncent, dès le début, au conseiller à la protection des données au sens de  l’art. 11a, al. 5, let. e, LPD ou, à défaut, au préposé tout projet de traitement automa- tisé de données personnelles, afin que les exigences de la protection des données  soient immédiatement prises en considération. L’annonce au préposé a lieu par  l’intermédiaire de l’USIC lorsqu’un projet doit également être annoncé à cette  unité.30  3 Le préposé et l’USIC collaborent dans le cadre de leurs activités relatives aux  mesures techniques. Le préposé prend l’avis de l’USIC avant de recommander de  telles mesures.  4 Au demeurant, les instructions édictées par les organes fédéraux en vertu de  l’ordonnance du 26 septembre 2003 sur l’informatique dans l’administration fédé- rale (OIAF)31 sont applicables.32   Art. 21 Règlement de traitement  1 Les organes fédéraux responsables établissent un règlement de traitement pour les  fichiers automatisés qui répondent à l’un des critères suivants:   a. contenir des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité;   b. être utilisés par plusieurs organes fédéraux;   c. être accessibles aux cantons, à des autorités étrangères, à des organisations  internationales ou à des personnes privées;   d. être connectés à d’autres fichiers.  2 L’organe fédéral responsable précise dans le règlement de traitement son organisa- tion interne. Il y décrit en particulier les procédures de traitement et de contrôle des  données et y intègre les documents relatifs à la planification, à l’élaboration et à la  gestion du fichier. Le règlement contient les informations nécessaires à la déclara- tion des fichiers (art. 16) et les indications suivantes:   a. l’organe responsable de la protection et de la sécurité des données;       29 Nouvelle teneur selon le ch. II 7 de l’annexe à l’O du 23 fév. 2000 sur l’informatique dans  l’administration fédérale, en vigueur depuis le 1er avril 2000 (RO 2000 1227).   30 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).   31 RS 172.010.58  32 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).     Loi fédérale sur la protection des données. O   11   235.11   b. la provenance des données;   c. les buts dans lesquels des données sont régulièrement communiquées;   d. les procédures de contrôle et en particulier les mesures techniques et organi- sationnelles visées à l’art. 20 de la présente ordonnance;   e. la description des champs de données et des unités d’organisation qui y ont  accès;   f. l’accès des utilisateurs au fichier, ainsi que la nature et l’étendue de cet ac- cès;   g. les procédures de traitement des données, notamment les procédures de rec- tification, de blocage, d’anonymisation, de sauvegarde, de conservation,  d’archivage ou de destruction des données;   h. la configuration des moyens informatiques;   i. la procédure d’exercice du droit d’accès.  3 Le règlement est régulièrement mis à jour. Il est mis à la disposition des organes  chargés du contrôle sous une forme qui leur est intelligible.   Art. 22 Traitement de données sur mandat  1 …33  2 L’organe fédéral qui fait traiter des données personnelles par un tiers demeure res- ponsable de la protection des données. Il veille à ce que les données soient traitées  conformément au mandat, notamment quant à leur utilisation et à leur communica- tion.  3 Lorsqu’un tiers n’est pas soumis à la LPD, l’organe responsable veille à ce que  d’autres dispositions légales assurent une protection équivalente ou, à défaut, garan- tit une telle protection par des clauses contractuelles.   Art. 2334 Conseiller à la protection des données  1 La Chancellerie fédérale et chaque département désignent respectivement et au  minimum un conseiller à la protection des données. Ce conseiller a pour tâches de:   a. conseiller les organes responsables et les utilisateurs;   b. promouvoir l’information et la formation des collaborateurs;   c. concourir à l’application des prescriptions relatives à la protection des don- nées.   2 Si les organes fédéraux entendent être déliés de leur devoir de déclarer leurs fi- chiers conformément à l’art. 11a, al. 5, let. e, LPD, les art. 12a et 12b sont appli- cables.       33 Abrogé par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).  34 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).     Protection des données   12   235.11   3 Ils communiquent avec le préposé par l’intermédiaire de leur conseiller à la protec- tion des données.   Section 5 Dispositions particulières   Art. 2435 Collecte de données personnelles   Si une personne interrogée n’est pas tenue de fournir des renseignements, l’organe  fédéral qui collecte systématiquement des données personnelles au moyen de ques- tionnaires doit l’informer du caractère facultatif de sa réponse.   Art. 25 Numéro personnel d’identification  1 L’organe fédéral qui introduit, pour la gestion de ses fichiers, un numéro personnel  d’identification crée un identifiant non signifiant réservé à son champ d’activité. Est  un identifiant non signifiant tout ensemble de caractères attribué de manière biuni- voque à chaque personne enregistrée dans un fichier et qui ne livre par lui-même  aucune information sur la personne.  2 L’utilisation d’un numéro personnel d’identification par un autre organe fédéral ou  cantonal, ainsi que par une personne privée est soumise à l’autorisation de l’organe  concerné.  3 L’organe concerné peut donner son accord si les traitements de données prévus  sont en relation étroite avec le domaine pour lequel l’identifiant requis a été créé.  4 Au demeurant, l’utilisation du numéro AVS est régie par la législation sur l’AVS.   Art. 26 Communication des données   L’organe fédéral responsable indique au destinataire l’actualité et la fiabilité des  données personnelles qu’il communique, dans la mesure où ces informations ne res- sortent pas des données elles-mêmes ou des circonstances.   Art. 2736 Procédure d’autorisation d’essais pilotes  1 Avant de consulter les unités administratives concernées, l’organe fédéral respon- sable de l’essai pilote communique au préposé de quelle manière il est prévu  d’assurer que les exigences de l’art. 17a LPD sont remplies et l’invite à prendre  position.  2 Le préposé prend position sur le respect des exigences de l’art. 17a, al. 1 et 2, LPD.  A cet effet, l’organe fédéral responsable lui remet tous les documents nécessaires et  en particulier:   a. un descriptif général de l’essai pilote;       35  Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 4 juin 2010, en vigueur depuis le 1er déc. 2010  (RO 2010 3399).   36 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).     Loi fédérale sur la protection des données. O   13   235.11   b. un rapport démontrant que l’accomplissement des tâches légales nécessite le  traitement de données sensibles ou de profils de la personnalité et rend in- dispensable une phase d’essai avant l’entrée en vigueur de la loi au sens  formel (art. 17a, al. 1, let. c, LPD);   c. un descriptif de l’organisation interne et des processus de traitement et de  contrôle des données (art. 21);   d. un descriptif des mesures de sécurité et de protection des données;   e. un projet d’ordonnance réglant les modalités de traitement ou les grandes  lignes de cet acte législatif;   f. les informations concernant la planification des différentes phases de l’essai  pilote.   3 Le préposé peut exiger d’autres documents et procéder à des vérifications complé- mentaires.  4 L’organe fédéral responsable informe le préposé de toute modification essentielle  portant sur le respect des conditions de l’art. 17a LPD. Le cas échéant, le préposé  prend à nouveau position.  5 La prise de position du préposé est annexée à la proposition adressée au Conseil  fédéral.    Art. 27a37 Rapport d’évaluation de l’essai pilote  L’organe fédéral responsable soumet pour avis au préposé le projet de rapport  d’évaluation à l’intention du Conseil fédéral (art. 17a, al. 4, LPD). La prise de posi- tion du préposé est portée à la connaissance du Conseil fédéral.   Chapitre 3   Registre des fichiers, Préposé fédéral à la protection des données et à la  transparence et Procédure devant le Tribunal administratif fédéral38   Section 1 Registre des fichiers et enregistrement   Art. 2839 Registre des fichiers  1 Le registre des fichiers géré par le préposé contient les informations énoncées aux  art. 3 et 16.       37 Introduit par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).   38 Nouvelle expression selon le ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2006 portant adaptation  d’ordonnances du Conseil fédéral à la révision totale de la procédure fédérale, en vigueur  depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 4705). Il a été tenu compte de cette modification dans  tout le présent texte.   39 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).     Protection des données   14   235.11   2 Le registre est accessible en ligne au public. Sur demande, le préposé communique  gratuitement des extraits du registre.  3 Le préposé tient une liste des maîtres de fichiers qui sont déliés de leur devoir de  déclarer leurs fichiers en vertu de l’art. 11a, al. 5, let. e et f, LPD. Cette liste est  accessible en ligne au public.  4 Si le maître du fichier ne déclare pas son fichier ou le fait de manière incomplète,  le préposé l’invite à s’acquitter de son obligation dans un délai déterminé. A  l’expiration du délai et sur la base des informations dont il dispose, le préposé peut  procéder d’office à l’enregistrement du fichier ou recommander la cessation du  traitement des données.   Art. 2940   Section 2  Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence41   Art. 30 Siège et statut  1 Le siège du préposé et de son secrétariat est à Berne.  2 Les rapports de travail du secrétariat du préposé sont régis par la loi du 24 mars  2000 sur le personnel de la Confédération42 et ses dispositions d’exécution.43   3 Le budget du préposé figure dans une rubrique spécifique du budget de la Chancel- lerie fédérale.44   Art. 31 Relations avec les autres autorités et les personnes privées  1 Le préposé communique avec le Conseil fédéral par l’intermédiaire du chancelier  de la Confédération.45 Celui-ci transmet au Conseil fédéral tous les rapports et  propositions du préposé, même s’il ne peut y adhérer.  1bis Le préposé transmet les rapports destinés à l’Assemblée fédérale directement aux  Services du Parlement.46       40 Abrogé par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).  41 Nouvelle dénomination selon le ch. 3 de l’annexe 2 à l’O du 24 mai 2006 sur la    transparence, en vigueur depuis le 1er juillet 2006 (RO 2006 2331).   42 RS 172.220.1  43 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).  44 Introduit par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008    (RO 2007 4993).  45 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).  46  Introduit par le ch. I de l'O du 4 juin 2010, en vigueur depuis le 1er déc. 2010    (RO 2010 3399).     Loi fédérale sur la protection des données. O   15   235.11   2 Le préposé communique directement avec les autres unités administratives, les  tribunaux fédéraux, les autorités étrangères de protection des données et toutes les  autres autorités ou personnes privées soumises à la législation fédérale sur la protec- tion des données ou à celle sur le principe de la transparence dans l’administration.47   Art. 32 Documentation  1 Les organes fédéraux communiquent au préposé tous leurs projets législatifs con- cernant le traitement de données personnelles, la protection des données et l’accès  aux documents officiels.48 En matière de protection des données, les départements et  la Chancellerie fédérale lui communiquent leurs décisions sous forme anonyme,  ainsi que leurs directives.49  2 Le préposé doit avoir à sa disposition la documentation nécessaire à son activité. Il  gère un système d’information autonome pour la documentation, l’enregistrement, la  gestion, l’indexation et le contrôle de la correspondance et des dossiers, ainsi que  pour la publication en ligne d’informations d’intérêt général et du registre des fi- chiers.50  3 Le Tribunal administratif fédéral a accès à la documentation scientifique du prépo- sé.51   Art. 33 Emoluments  1 Les avis (art. 28 LPD) du préposé sont soumis à émolument. L’ordonnance géné- rale du 8 septembre 2004 sur les émoluments52 est applicable.53  2 Aucun émolument ne peut être prélevé auprès des autorités fédérales ou cantona- les.   Art. 34 Examen des traitements de données personnelles  1 Lorsqu’en application des art. 27 et 29 LPD le préposé est amené à éclaircir les  faits, notamment pour apprécier la licéité d’un traitement, il peut demander au  maître du fichier des informations relatives notamment:       47 Nouvelle teneur selon le ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2006 portant adaptation d’ordonnances  du Conseil fédéral à la révision totale de la procédure fédérale, en vigueur depuis le   1er janv. 2007 (RO 2006 4705).   48 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).   49 Nouvelle teneur selon le ch. 3 de l’annexe 2 à l’O du 24 mai 2006 sur la transparence,   en vigueur depuis le 1er juillet 2006 (RO 2006 2331).   50 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008  (RO 2007 4993).   51 Nouvelle teneur selon le ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2006 portant adaptation d’ordonnances  du Conseil fédéral à la révision totale de la procédure fédérale, en vigueur depuis le   1er janv. 2007 (RO 2006 4705).   52 RS 172.041.1  53 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008   (RO 2007 4993).     Protection des données   16   235.11   a. aux mesures techniques et organisationnelles prises ou envisagées (art. 8 à  10 et 20);   b. aux règles relatives à la rectification, au blocage, à l’anonymisation, à la sau- vegarde, à la conservation et à la destruction des données;   c. à la configuration des moyens informatiques;   d. aux connexions de fichiers;   e. au mode de communication des données;   f. à la description des champs de données et des unités d’organisation qui y ont  accès;   g. à la nature et à l’étendue de l’accès des utilisateurs au fichier.  2 Lorsque des données sont communiquées à l’étranger, le préposé peut demander  des informations complémentaires ayant trait notamment aux possibilités de traite- ment des données par le destinataire ou aux mesures de protection des données.   Section 3 Procédure devant le Tribunal administratif fédéral   Art. 3554  1 Le Tribunal administratif fédéral peut exiger que des traitements de données lui  soient présentés.  2 Il communique ses décisions au préposé.   Chapitre 4 Dispositions finales   Art. 36 Modification du droit en vigueur   1. et 2. …55   3. à 8. …56   Art. 37 Dispositions transitoires  1 Les fichiers en exploitation à l’entrée en vigueur de la LPD et de la présente ordon- nance doivent être annoncés au préposé d’ici au 30 juin 1994.  2 Les mesures techniques et organisationnelles (art. 8 à 11, 20, 21) doivent être pri- ses dans un délai de cinq ans à compter de la date de l’entrée en vigueur de la pré-      54 Nouvelle teneur selon le ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2006 portant adaptation d’ordonnances  du Conseil fédéral à la révision totale de la procédure fédérale, en vigueur depuis le   1er janv. 2007 (RO 2006 4705).   55 Abrogés par le ch. II 7 de l’annexe à l’O du 23 fév. 2000 sur l’informatique dans  l’administration fédérale (RO 2000 1227).   56  Les mod. peuvent être consultées au RO 1993 1962.     Loi fédérale sur la protection des données. O   17   235.11   sente ordonnance pour l’ensemble des traitements automatisés de données et des  fichiers existants.   Art. 38 Entrée en vigueur   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juillet 1993.     Protection des données   18   235.11