Informations- und Datenschutzverordnung (InfoDV)   114.2  Informations- und  Datenschutzverordnung (InfoDV)  Vom 10. Dezember 2001 (Stand 1. Juli 2004)  Der Regierungsrat des Kantons Solothurn gestützt auf § 46 des Informations- und Datenschutzgesetzes (InfoDG) vom  21. Februar 20011)  beschliesst:  1. Amtliche Information  §  1 Informationsstellen 1 Über Geschäfte des Regierungsrates und seiner Kommissionen informie- ren der Landammann oder die Frau Landammann oder der Staatsschreiber  oder die Staatsschreiberin. 2 Über  Geschäfte  eines  Departements  informiert  dessen  Vorsteher  oder  Vorsteherin. Diese Aufgabe kann an Medienbeauftragte delegiert werden.  §  2 Medienbeauftragte 1 Der Regierungsrat wählt einen Medienbeauftragten oder eine Medienbe- auftragte. Er oder sie a) plant und koordiniert die amtliche Information des Regierungsrates   und der Verwaltung; b) berät und unterstützt den Regierungsrat und die Verwaltung in In-  formations- und Kommunikationsfragen; c) vermittelt und pflegt die Kontakte zu den Medien. 2 Die Medienbeauftragten der Departemente a) planen und koordinieren die  amtliche Information in ihren Berei-  chen; b) informieren im Auftrag des Vorstehers oder der Vorsteherin; c) verfassen Medienmitteilungen und stellen diese dem Medienbeauf-  tragten des Regierungsrates zu; d) vermitteln Kontakte zwischen Ämtern und Medien.  §  3 Informationsmittel 1 Der oder die Medienbeauftragte des Regierungsrates gibt Medienmittei- lungen, allenfalls mit zusätzlichen Unterlagen über die Verhandlungen des  Regierungsrates heraus.  1) BGS 114.1. GS 96, 236  1  http://so.clex.ch/data/114.1/de   114.2 2 Der Vorsteher oder die Vorsteherin eines Departementes kann, nach vor- gängiger Orientierung des Regierungsrates, Medienkonferenzen durchfüh- ren.  Medienkonferenzen,  die  den  Zuständigkeitsbereich  eines  Departe- mentes überschreiten, beschliesst der Regierungsrat. Der oder die Medien- beauftragte des Regierungsrates koordiniert die Termine und lädt ein. 3 Die Behörden nehmen bei  der Wahl des Zeitpunkts und der Form der  amtlichen Information nach Möglichkeit Rücksicht auf die Bedürfnisse der  Medien.  §  4 Amtsblatt 1 Das Amtsblatt des Kantons Solothurn dient als Publikationsorgan für die  amtlichen Bekanntmachungen aufgrund einer besonderen Verordnung1). 2 Die Staatskanzlei kann das Amtsblatt mit Einschluss von Personendaten  im Internet  veröffentlichen.  Personendaten  im amtlichen Teil  des  Amts- blattes müssen spätestens nach einer Woche gelöscht werden.  §  5 Akkreditierung von Medienschaffenden  1 Das Gesuch um Akkreditierung ist schriftlich an die Staatskanzlei zu rich- ten. 2 Die Staatskanzlei entscheidet über die Akkreditierung und deren Entzug;  sie führt ein Verzeichnis der akkreditierten Personen. 3 Den akkreditierten  Medienschaffenden werden folgende Dienstleistun- gen angeboten: a) unentgeltliche Zustellung aller Medienmitteilungen, aller Botschaf-  ten und Entwürfe, die der Regierungsrat an den Kantonsrat richtet,  sowie weiterer Unterlagen, die für die Medien bestimmt sind;  b) Einladung zu Medienkonferenzen; c) Teilnahme an den Sitzungen des Kantonsrates auf den für die Medi-  en reservierten Plätzen, soweit das räumlich möglich ist; die Vertre- ter  und  Vertreterinnen  solothurnischer  Medien  haben  dabei  Vor- rang.  2. Zugang zu amtlichen Dokumenten  §  6 Zuständigkeit 1 Ist ein amtliches Dokument bei mehreren Behörden vorhanden, so nimmt  jene Behörde zu einem Zugangsgesuch Stellung, welche das Dokument er- stellt oder die es von Dritten erhalten hat.  §  7 Verfahren  a) Gesuch  1 Das Gesuch um Zugang zu amtlichen Dokumenten kann mündlich oder  schriftlich gestellt werden; die Dokumente sind hinreichend genau zu be- zeichnen. Die Behörde kann Schriftlichkeit verlangen.  1) Zur Zeit die Verordnung über die amtlichen Bekanntmachungen vom 23.04.1971,  BGS 111.321.  2  http://so.clex.ch/data/111.321/de   114.2 2 Die  Behörde,  die  eine Gebühr  wegen besonderen Aufwandes  erheben  will (§ 40 Abs. 2 lit. a InfoDG), informiert die gesuchstellende Person vor- gängig.  §  8 b) Prüfung 1 Die Behörde prüft in jedem Fall,  ob der Zugang eingeschränkt,  aufge- schoben oder verweigert werden muss. 2 Wenn  zweifelhaft  ist,  ob  schützenswerte  private  Interessen  betroffen  sind, hört die Behörde die betroffenen Personen an.  §  9 c) Wahrung entgegenstehender Interessen 1 Entgegenstehende Interessen werden, soweit möglich, durch Abdecken  gewahrt. 2 Können private Interessen durch Abdecken nicht gewahrt werden, holt  die Behörde die Einwilligung der betroffenen Personen ein; sie macht sie  auf ihr Verweigerungsrecht aufmerksam. 3 Die Behörde verweigert den Zugang zum amtlichen Dokument, wenn die  betroffenen Personen nicht eingewilligt haben; vorbehalten sind § 15 Ab- sätze 1 und 2, je litera a – c, des Informations- und Datenschutzgesetzes.  §  10 d) Zugang; Stellungnahme 1 Zugang zu amtlichen Dokumenten wird in der Regel bei der zuständigen  Behörde während der ordentlichen Büro-Öffnungszeiten gewährt. Die Be- hörde sorgt für die Sicherheit der Dokumente während der Einsichtnahme. 2 Die  Behörde  begründet  ihre  Stellungnahme  auf  Verlangen  schriftlich  (§ 35 Abs. 2 InfoDG), wenn ein schriftliches Zugangsgesuch vorliegt.  §  11 Auskunft 1 In  der  Regel  werden  behördliche  Auskünfte  auf  mündliche  Anfrage  mündlich, solche auf schriftliche Anfrage schriftlich erteilt.  3. Datenschutz  3.1. Datensicherheit  §  12 Technische und organisatorische Massnahmen 1 Technische und organisatorische Massnahmen (§ 16 Abs. 1 lit. c InfoDG)  sind insbesondere gegen folgende Risiken zu treffen: a) unbefugte oder zufällige Vernichtung; b) zufälligen Verlust, c) technische Fehler; d) Fälschung, Diebstahl, widerrechtliche Verwendung; e) unbefugtes Ändern, Kopieren, Zugreifen.  3    114.2 2 Die Massnahmen richten sich nach dem Zweck, der Art und dem Umfang  der Datenbearbeitung sowie den möglichen Gefahren für die Persönlich- keitsrechte betroffener Personen. Sie entsprechen dem Stand der Technik  und müssen periodisch auf ihre Zweck- und Verhältnismässigkeit überprüft  werden.  §  13 Protokollierung 1 Die Behörde protokolliert das automatisierte Bearbeiten von besonders  schützenswerten  Personendaten  und  von  Persönlichkeitsprofilen,  wenn  präventive Massnahmen den Datenschutz, insbesondere die zweckentspre- chende Verwendung der Daten, nicht gewährleisten. 2 Die Protokolle sind während eines Jahres dem oder der Beauftragten für  Information und Datenschutz zur Verfügung zu halten.  3.2. Bekanntgeben von Daten  §  14 Aktualität 1 Die Behörde teilt beim Bekanntgeben von Daten deren Aktualität und  Vollständigkeit mit, wenn sich das nicht aus den Daten selbst oder aus den  Umständen ergibt.  §  15 Einwohnerkontrolle 1 Die Einwohnerkontrolle erteilt Behörden die für die Erfüllung ihrer Auf- gaben erforderlichen Auskünfte, einzeln oder systematisch geordnet (Sam- melauskünfte). 2 Die Einwohnerkontrolle erteilt Privaten die in § 22 Absatz 1 InfoDG ge- nannten Auskünfte.  Das Gesuch um Auskunft über den Zivilstand sowie  um eine  Sammelauskunft  (§  22  Abs.  2  InfoDG)  muss,  mit  Begründung,  schriftlich gestellt werden; die Auskunft wird schriftlich erteilt.  §  15bis* Internet 1 Die  Staatskanzlei  kann  Regierungsratsbeschlüsse  sowie  Informationen,  welche keine besonders schützenswerten Personendaten enthalten, im In- ternet veröffentlichen; die Departemente können Informationen, welche  keine  besonders  schützenswerten  Personendaten  enthalten,  im  Internet  veröffentlichen.  3.3. Register der Datensammlungen  §  16 Einzelregister; Anmeldung 1 Das Register enthält über jede Datensammlung folgende Angaben: a) Bezeichnung und Adresse der Behörde; b) Bezeichnung, Zweck und Rechtsgrundlage der Datensammlung; c) Kategorien der betroffenen Personen und der bearbeiteten Perso-  nendaten;  4    114.2 d) Kategorien der Behörden und Dritten, welchen die Daten ohne An-  frage gemeldet oder durch ein Abrufverfahren zugänglich gemacht  werden;  e) ungefähre Anzahl der betroffenen Personen; f) Kategorien der Behörden und Dritten, die Daten eingeben und ver-  ändern dürfen. 2 Die Behörde meldet jede Datensammlung, bevor sie sie eröffnet, sowie  jedes Projekt zur automatisierten Bearbeitung von Personendaten bei dem  oder der Beauftragten für Information und Datenschutz (IDSB) an. Die An- meldung enthält die Angaben nach Absatz 1. 3 Die Behörde stellt dem oder der Beauftragten für Information und Da- tenschutz jährlich auf den 1. Januar eine vollständige Kopie des Registers  ihrer  Datensammlungen  zu.  Die  im  Vorjahr  eingetretenen  Änderungen  hebt sie hervor.  §  17 Zentrales Register 1 Das zentrale Register kann bei dem oder der Beauftragten für Informati- on und Datenschutz, auf der Staatskanzlei und auf den Oberämtern von  jeder Person eingesehen werden. Der oder die Beauftragte für Information  und Datenschutz kann das zentrale Register im Internet veröffentlichen.  3.4. Rechte der betroffenen Person  §  18 Datensperre 1 Die Behörde bestätigt die Sperre schriftlich, sobald sie sie vorgenommen  hat.  3.5. Der oder die Beauftragte für Information und  Datenschutz  §  19 Stellung und Zusammenarbeit 1 Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz (IDSB) ist ad- ministrativ der Staatskanzlei angegliedert.* 2 Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz holt die Stel- lungnahme des Amtes für Informatik und Organisation ein, bevor er oder  sie  technische  Massnahmen  zum  Datenschutz  für  kantonale  Behörden  empfiehlt.  §  20 Entwürfe, Entscheide 1 Die kantonalen Behörden legen dem oder der Beauftragten für Informa- tion und Datenschutz alle Entwürfe zu Erlassen und Massnahmen vor, die  für den Zugang zu amtlichen Dokumenten oder für den Datenschutz er- heblich sind. 2 Die kantonalen Behörden teilen dem oder der Beauftragten für Informa- tion und Datenschutz ihre Richtlinien und,  in anonymisierter Form, ihre  grundsätzlichen Entscheide im Gebiet des Zugangs zu amtlichen Dokumen- ten und des Datenschutzes mit.  5    114.2 §  21 Tätigkeit 1 Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz kann von den  Behörden insbesondere folgende Auskünfte verlangen: a) technische  und  organisatorische  Massnahmen,  die  getroffen  oder   geplant sind; b) die  Regelungen betreffend Sperre,  Berichtigung,  Anonymisierung,   Speicherung, Aufbewahrung und Vernichtung von Daten; c) die Konfiguration der Informatikmittel; d) die Verknüpfungen mit andern Datensammlungen; e) Art und Umfang des Zugriffs auf Daten im Abrufverfahren. 2 Zur Durchführung von Informatik-Revisionen bezüglich Datenschutz bei  kantonalen Behörden kann der oder die Beauftragte für Information und  Datenschutz die kantonale Finanzkontrolle beiziehen. 3 Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz kann den Be- hörden empfehlen, einen Datenschutz-Audit durch aussenstehende Fach- leute durchführen zu lassen. 4 Gibt der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz einer Be- hörde eine Empfehlung ab, so orientiert er oder sie deren vorgesetzte Be- hörde darüber.  4. Übergangsbestimmung  §  22 1 Die  Behörden  treffen  die  erforderlichen  technischen und organisatori- schen Massnahmen (§ 16 Abs. 1 lit. c InfoDG; § 12 f. InfoDV) spätestens in- nert zwei Jahren seit dem Inkrafttreten dieser Verordnung.  5. Schlussbestimmungen  5.1. Aufhebung bisherigen Rechts  §  23 1 Aufgehoben sind: a) die Verordnung über die Information der Öffentlichkeit durch den   Regierungsrat  und  die  kantonale  Verwaltung  vom 19.  November  19841);  b) die Verordnung über die Akteneinsicht und die Herausgabe von Ak- ten der kantonalen Verwaltung vom 25. Februar 19752);  c) die Verordnung über Datenschutz und Datensicherheit in der kanto- nalen Verwaltung vom 4. Dezember 19793);  1) GS 89, 556 (BGS 122.12). 2) GS 86, 583 (BGS 122.161). 3) GS 88, 261 (BGS 122.213).  6    114.2 d) § 15 der Verordnung über die Bearbeitung von Personendaten der   Staatsbediensteten vom 20. November 19901); e) § 10 der Weisungen für das Staatsarchiv vom 11. August 19922).  5.2. Inkrafttreten  §  24 1 Diese Verordnung tritt mit dem Informations- und Datenschutzgesetz in  Kraft. 2 Vorbehalten bleibt das Einspruchsrecht des Kantonsrates.  Die Einspruchsfrist ist am 21. Februar 2002 unbenutzt abgelaufen. Inkrafttreten am 1. Januar 2003. Publiziert im Amtsblatt vom 20. September 2002.  1) GS 91, 831 (BGS 126.161). 2) GS 92, 555 (BGS 122.581).  7  http://so.clex.ch/data/126.161/de   114.2  Änderungstabelle - Nach Beschluss  Beschluss Inkrafttreten Element Änderung GS Fundstelle 21.10.2003 01.01.2004 § 19 Abs. 1 geändert - 06.07.2004 01.07.2004 § 15bis eingefügt -  8    114.2  Änderungstabelle - Nach Artikel  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung GS Fundstelle § 15bis 06.07.2004 01.07.2004 eingefügt - § 19 Abs. 1 21.10.2003 01.01.2004 geändert -  9