551.103_13.7.05_115.fm   POLIS-Verordnung 551.103 Verordnung   über das Polizei-Informationssystem POLIS   (POLIS-Verordnung) (vom 13. Juli 2005)1  Der Regierungsrat,  gestützt auf § 60 Abs. 1 lit. b und c des Polizeigesetzes (PolG) vom  23. April 20075,14  beschliesst:  I. Allgemeine Bestimmungen  Gegenstand§ 1.14    Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung  des Datenbearbeitungs- und Informationssystems POLIS.  Betreiber§ 2.    Betreiber von POLIS sind die Kantonspolizei und die Stadt- polizeien Zürich und Winterthur.  Weitere   beteiligte   Polizeien und  Forensisches   Institut Zürich  § 3.    1 Gesuche weiterer kommunaler Polizeien um Zugriff auf  POLIS gemäss § 54 Abs. 4 PolG sind bei der Kantonspolizei einzu- reichen.14  2 Für den Umgang mit den in POLIS gespeicherten Daten unterste- hen die weiteren kommunalen Polizeien und das Forensische Institut Zürich den gleichen Vorschriften wie die Betreiber.16  Zweck von  POLIS  § 4.14    POLIS dient folgenden Zwecken:12  a. Erfüllung der Aufgaben als Strafverfolgungsbehörde gemäss StPO7,  b. Erstellen von Berichten und Lagebeurteilungen, c. Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister), d. Dokumentation polizeilichen Handelns, e. Recherche, f. Erstellen von Täterschaftsprofilen, g. Datenübermittlung in Systeme des Bundes, h. Datenübermittlung in die interkantonale ViCLAS-Datenbank, i. Datenaustausch mit weiteren Justiz-, Polizei- und Verwaltungs-  behörden, j. Datenübernahme von Polizeien, die nicht an POLIS beteiligt sind, 11. 1. 22 - 115    551.103 POLIS-Verordnung k. Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten, die für Polizeiermitt- lungen, insbesondere zur Aufklärung von Straftatbeständen benö- tigt werden,  l. Automatisierte Akten- und Datenverwaltung nach definierten Auf- bewahrungsfristen,  m. Statistische Auswertungen.  Bestandteile  von POLIS  § 5.14    POLIS besteht aus: a. dem Journal, b. dem Rapport, c. der Personendatenbank, d. der Geschäftsdatenbank, e. den themenspezifischen Datenbanken, f. der Recherche, g. der Archiv-Datenbank, h. der Gästekontrolle von Beherbergungsbetrieben (Gästekontrolle), i. der Asservaten-Datenbank.  II. Inhalt einzelner Bestandteile von POLIS  Inhalt der  Geschäfts- datenbank  § 6.    Der Datensatz über das Geschäft (Falldatensatz) kann fol- gende Daten enthalten: a. Geschäfts-Nummer, Dokumentennummer, b. Lauffrist (Löschdatum), c. Journalnummer, d. UAP-Nummer (Unfallaufnahme-Protokoll), e. Projektschutz (allgemein, projektgeschützt), f. Geschäftsstatus (neutral, geklärt, ungeklärt), g. Infotext (Bezeichnung des Geschäfts oder der Akten zur Person), h. Angabe Sachgebiet (Einbruch, Verkehr, unbestimmt usw.), i. Geschäfts-Nummer Hauptgeschäft, Anzahl Nebengeschäfte, j. Geschäftstyp (Fall oder Akten zur Person), k. RIPOL-Fallnummer, Hauptdokument, Nachtragsdokument, l. Ereignisdatum (Tag, Zeit), m. Strasse, Nummer, Bezirk, Kanton, Nation, n. PLZ/Ort, Stadtkreis, 2    POLIS-Verordnung 551.103 o. Erfassungs-Sachbearbeiter, Erfassungsdatum, Organisations-Ein- heit,  p. Mutations-Sachbearbeiter, Mutationsdatum.  Inhalt der  Personen- datenbank  § 7.    1 Der Datensatz über Personen (Personendatensatz) kann  folgende Daten enthalten: a. Name, Vorname, Geburtsname, Rufname, Genanntname, Ge-  nanntvorname, Aliasname, Spitzname, b. Firma, Institution, c. Branche, d. Geburtsort, Geburtsstaat, Geburtsdatum, e. Geschlecht, f. Nationalität, Heimatort, g. Zivilstand, h. Beruf, i. Sprache, j. Wohnsitz (PLZ/Ort, Strasse/Nr., Stadtkreis, Kanton, Nation,  Adresszusatz), k. Eltern, l. Ehegatte, Lebenspartner, Lebenspartnerin, m. Arbeitsort, n. Konfession, o. Anzahl Kinder, p.11 Vormundin oder Vormund bzw. Beiständin oder Beistand, q. Ausweispapier, r. Foto, Haarfarbe, Grösse, s. Telefon/Fax/Mobiltelefon usw. (Kommunikationsmittel), t. Personen-Nummer, Personen-Code (Identität steht fest, alias,  angeblich), u. Status Person (Verknüpfungen, Personen-Identifikation, erken-  nungsdienstliche Behandlung, Warnungshinweis), v. Sterbedatum, w. Freitext (Bemerkungen), x. Erfassungsdatum, Erfassungs-Sachbearbeiter, y. Mutationsdatum, Mutations-Sachbearbeiter.  2 Für Rapporte werden Personenkategorien mit definierten Daten- feldern zur Verfügung gestellt.14 31. 1. 22 - 115    551.103 POLIS-Verordnung Inhalt der   themen- spezifischen   Datenbanken  § 7 a.13    Die themenspezifischen Datenbanken können Journal-, Personen- und Geschäftsdaten gemäss §§ 6 und 7 enthalten.  Inhalt der   Gästekontrolle  § 7 b.13    Die Gästekontrolle kann folgende Daten enthalten: a. Name, Vorname, b. Geschlecht, c. Geburtsdatum, d. Nationalität, e. Adresse, f. Ausweispapier (bei ausländischer Staatsangehörigkeit), g. Ausweisnummer (bei ausländischer Staatsangehörigkeit), h. Aufenthaltsdaten, i. Fahrzeugdaten, j. Bemerkungen (z. B. Gruppenbuchungen).  Datenfelder für  Rapporte  § 8.    Für Rapporte werden Bausteine mit Datenfeldern zur Ver- fügung gestellt. Mit den Bausteinen können Rapporttypen zusammen- gestellt werden. Es werden insbesondere folgende Hauptentitäten  bearbeitet: a. Geschäft (§ 6), b. Person (§ 7), c. Signalement, d. Spur, e. Sache, f. Fahrzeug.  III. Bekanntgabe von Daten  Ausschreibun- gen in RIPOL  und SIS  § 9.14    Die in POLIS erfassten Daten können soweit erforderlich  in die Fahndungssysteme RIPOL und SIS übermittelt werden. Die  Ausschreibungen von ungeklärten Straftaten betreffen Personen-,  Sach- und Fahrzeugfahndungen. Diese werden nach Eingabe durch die  ausschreibende Behörde über die Filtrierstelle der Kantonspolizei ver- breitet. 4    POLIS-Verordnung 551.103 Amts- und  Rechtshilfe  § 10.    1 Die in POLIS bearbeiteten Daten können auf Anfrage an  folgende Behörden zwecks Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben oder internationaler Verpflichtungen bekannt gegeben werden: a. Justiz- und Polizeibehörden, b. Grenzstellen, c. Strassenverkehrsämter, d. Schweizerische Vertretungen im Ausland mit konsularischen Auf-  gaben, e. Fremdenpolizei- oder Migrationsbehörden, f. Behörden anderer Länder mit Polizei- und Strafverfolgungsfunk-  tionen, g. Unfalluntersuchungsbehörden, h. Weitere Verwaltungsbehörden, die Aufgaben nach § 4 erfüllen.  2 Die Bekanntgabe von Daten setzt voraus, dass die anfragende  Behörde über einen gesetzlichen Anspruch auf Amts- oder Rechts- hilfe verfügt.  3 Die Bekanntgabe von Daten ist mit einem Hinweis zu versehen,  wonach die Auskunft vertraulich zu behandeln ist und nicht an weitere  Personen oder Stellen weitergegeben werden darf. Zudem ist darauf  hinzuweisen, dass die Daten dem Stand im Zeitpunkt ihrer Erfassung  in POLIS entsprechen und über den Ausgang allfälliger Verfahren  keine Auskunft geben.  Akteneinsicht§ 11.    1 Gesuche um Akteneinsicht, die keine Anfragen gemäss  § 10 darstellen, sind schriftlich bei einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.  2 Gesuche müssen enthalten: a. Name, Adresse und Telefonnummer der Gesuchstellenden, b. Grund und Zweck des Gesuches (Legitimation), c. Art, Ort und Zeit des Vorfalls, d. Namen und Adressen der Beteiligten, e. bei Privatpersonen einen Identitätsnachweis, f. bei Dritten einen Nachweis über die Einwilligung der betroffenen   Person oder deren Vollmacht. 3 Die Akteneinsicht kann eingeschränkt oder ganz verweigert wer-  den, wenn  a. in laufenden Verfahren der Untersuchungszweck gefährdet würde  oder b.10 eine der Voraussetzungen gemäss § 23 des Gesetzes über die  Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)2 gegeben ist. 51. 1. 22 - 115    551.103 POLIS-Verordnung 4 Gesuche werden von derjenigen Polizei bearbeitet, die für die  entsprechenden Daten verantwortlich ist. Entspricht die Polizei dem  Gesuch nicht, erlässt sie einen begründeten Entscheid.  5 Für Begehren um Akteneinsicht kann eine Gebühr erhoben wer- den.  IV. Rechte der Betroffenen  Auskunftsrecht § 12.    1 Die Wahrnehmung des Auskunftsrechts gemäss § 20 Abs. 2 IDG2 erfolgt im gleichen Verfahren wie die Akteneinsicht nach § 11  dieser Verordnung. Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2  lit. a und lit. e oder lit. f enthalten.10  2 Die Auskunftserteilung erfolgt kostenlos. Eine angemessene Betei- ligung an den Kosten kann verlangt werden, wenn a. der antragstellenden Person in den zwölf Monaten vor Einreichen   des Gesuches die gewünschten Auskünfte bereits mitgeteilt wur- den und kein schutzwürdiges Interesse an einer neuen Auskunfts- erteilung nachgewiesen werden kann;  b. die Auskunftserteilung mit einem besonders grossen Arbeitsauf- wand verbunden ist. 3 Ein schutzwürdiges Interesse gemäss Abs. 2 lit. a ist insbesondere   gegeben, wenn die Personendaten ohne Mitteilung an die betroffene  Person verändert wurden.  4 Die Kostenbeteiligung beträgt höchstens 300 Franken. Gesuch- stellende sind über die Höhe der Beteiligung vor der Auskunftsertei- lung in Kenntnis zu setzen und können ihre Gesuche innert zehn Tagen  zurückziehen.  Andere Rechte § 13.    1 Gesuche zur Wahrnehmung von anderen Rechten, insbe- sondere des Berichtigungsrechts nach § 21 IDG2, sind schriftlich bei  einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.10  2 Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2 lit. a und lit. e  oder lit. f enthalten sowie den Nachweis eines schützenswerten Inte- resses.  3 In Fällen von Freispruch, Einstellung oder Nichtanhandnahme von Strafverfahren erfolgt die Nachführung der Eintragungen in POLIS  gemäss § 54 a Abs. 1 PolG von Amtes wegen. Erhält die Polizei keine  Mitteilung von einem solchen Abschluss eines Strafverfahrens, kann  die betroffene Person unter Vorlage des formell rechtskräftigen Ent- scheids die Nachführung verlangen.14 6    POLIS-Verordnung 551.103 V. Schutz und Sicherheit der Daten  Verantwortung  und Aufsicht  § 14.16    1 Für die Datenhaltung und -pflege ist die Behörde verant- wortlich, welche die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben bearbeitet oder bearbeiten lässt.  2 Die an POLIS beteiligten Polizeien und das Forensische Institut Zürich bestimmen je eine Datenverantwortliche oder einen Datenver- antwortlichen. Diese koordinieren die Tätigkeiten unter der Hauptver- antwortung der oder des Datenverantwortlichen der Kantonspolizei.  Die Datenverantwortlichen überwachen die Einhaltung dieser Verord- nung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.  3 Die Aufsicht über POLIS obliegt den für die beteiligten Polizeien  zuständigen Datenschutzbeauftragten.  Datenzugriff§ 15.    1 Die Benutzerinnen oder Benutzer haben auf diejenigen Daten Zugriff, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen Auf- gaben benötigen.  2 Die Sicherheitsdirektion9 regelt für die einzelnen Benutzergruppen die Zugriffsrechte. Die Freigabe an die einzelnen Benutzerinnen und  Benutzer erfolgt unter der Verantwortung der jeweiligen Datenverant- wortlichen der beteiligten Polizeien.  3 Die an POLIS beteiligten Polizeien erlassen Weisungen über die  Form der Datenbearbeitung und legen Benutzergruppen fest.  Datensicherheit§ 16.    1 Die elektronische Datenübermittlung aus POLIS an andere Datensysteme erfolgt chiffriert.  2 Die an POLIS beteiligten Polizeien treffen in ihren Bereichen die  gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessenen orga- nisatorischen und technischen Massnahmen.  3 Der Zugriff auf POLIS erfolgt mit starker Authentifizierung.14 4 Die an POLIS beteiligten Polizeien regeln die Zugangsberechti-  gung zu den Datenstationen und sichern die Arbeitsräume wirksam  gegen den Zutritt unbefugter Personen.  Protokollierung§ 17.    1 In POLIS werden Benutzerzugriffe auf Daten protokol- liert. Das Protokoll ist während eines Jahres zugriffs- und schreib- geschützt aufzubewahren.  2 Die zuständigen Datenverantwortlichen können Kontrollen oder  Auswertungen von Benutzerzugriffen zur Verhinderung von Miss- brauch von in POLIS gespeicherten Daten anordnen. 71. 1. 22 - 115    551.103 POLIS-Verordnung Aufbewah- rungsdauer  § 18.    1 Dokumente und Verknüpfungen mit Personendaten wer- den mit den Geschäftsdaten gelöscht.  2 Geschäftsdaten werden gelöscht, wenn die Löschfrist abgelaufen  oder die Verfolgungsverjährung eingetreten ist. Die Löschfrist beginnt  mit dem Datum des Ereignisses.  3 Personendaten werden gelöscht, wenn keine Verknüpfungen zu  Rapporten gemäss § 5 lit. b mehr bestehen.  4 Übertretungen erhalten eine Löschfrist zwischen zwei und fünf  Jahren, solche des kommunalen Rechts werden in der Regel nach zwei  Jahren gelöscht.  5 Im Übrigen gelten folgende Löschfristen:14  a. Aussergewöhnliche Todesfälle 30 Jahre b. Grossereignisse/Katastrophen 30 Jahre c. Vermisste 30 Jahre d. Ausweisverluste 15 Jahre e. Fürsorgerische Unterbringungen 15 Jahre f. Aufzubewahrende Zuschriften 10 Jahre g. Gewaltschutzverfahren 10 Jahre h. Leumunds-, Bürgerrechtsberichte 10 Jahre i. Suizidversuche 10 Jahre k. Aufenthaltsnachforschungen  5 Jahre l. Entweichung/Entlaufen  5 Jahre m. Fundsachen  5 Jahre n. Informationsberichte  5 Jahre o. Personen- und Fahrzeugmeldekarten  5 Jahre p. Übrige Berichte  5 Jahre q. Andere Ereignisse  5 Jahre r. Daten der Gästekontrolle 3 Jahre  6 Nach dem Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeits- register) sind Dokumente über geklärte Straftaten dem entsprechen- den POLIS-Geschäft beizufügen; sie werden mit der Lauffrist des  Geschäftes gelöscht. Dokumente über ungeklärt gebliebene Straftaten  sind gemäss Verjährungsfrist des Straftatbestandes zu löschen.  7 Vorbehalten bleiben die gesetzlichen Bestimmungen über die  Archivierung4. 8    POLIS-Verordnung 551.103 VI. Schlussbestimmungen  Kostentragung § 19.    1 Die Betreiber übernehmen die Anschaffungs- und Betriebs- kosten der erforderlichen Hard- und Software.  2 Die Betreiber übernehmen die Kosten für die Weiterentwicklung  von POLIS nach Kostenschlüssel.  3 Die weiteren beteiligten Polizeien haben für ihre Beteiligung an  POLIS eine Entschädigung zu entrichten. Diese wird in einer Verein- barung mit den Betreibern festgesetzt.  Übergangs- bestimmung  § 20.    Die Aufbewahrungsdauer von vor Inkrafttreten dieser Ver- ordnung in POLIS erfassten Daten ist innert zweier Jahre an die Rege- lung von § 18 anzupassen.  Inkrafttreten§ 21.    Diese Verordnung tritt zusammen mit dem Polizeiorgani- sationsgesetz6 in Kraft8.  Anhang15  1 OS 60, 484; ABl 2005, 1563. 2 LS 170.4. 3 LS 170.41. 4 LS 432.11; LS 432.111. Heute: LS 170.6; LS 170.61. 5 LS 550.1. 6 LS 551.1. 7 SR 312.0. 8 In Kraft seit 1. Januar 2006 (OS 60, 472). 9 Fassung gemäss RRB vom 15. März 2006 (OS 61, 112; ABl 2006, 348). In Kraft   seit 1. Mai 2006. 10 Fassung gemäss RRB vom 28. Mai 2008 (OS 63, 336; ABl 2008, 916). In Kraft   seit 1. Oktober 2008. 11 Fassung gemäss RRB vom 7. November 2012 (OS 67, 610; ABl 2012-11-16).   In Kraft seit 1. Januar 2013. 12 Fassung gemäss RRB vom 21. November 2012 (OS 68, 63; ABl 2012-11-30).   In Kraft seit 1. März 2013. 13 Eingefügt durch RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABl 2014-02-21). In   Kraft seit 1. Juni 2014. 91. 1. 22 - 115  http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.103%2C60%2C484 http://www.amtsblatt.zh.ch/pdf/tt/20081306_24_T.pdf#zoom=100&pagemode=bookmarks http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.1%2C60%2C463 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.1 http://www.amtsblatt.zh.ch/pdf/2005_51_1483_1601_T.pdf http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=172.11%2C61%2C112 http://www.amtsblatt.zh.ch/main/t100d.cfm?Recid=5794 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.103%2C63%2C336 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.4 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.41 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.103%2C67%2C610 https://www.amtsblatt.zh.ch/DOWNLOADPART/N28630/N2012.00017259.pdf https://www.amtsblatt.zh.ch/shabforms/servlet/Search?EID=7&DOCID=18523 http://www.admin.ch/ch/d/sr/c312_0.html http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.103%2C68%2C63 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.61 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=170.6 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.103%2C69%2C203 https://www.amtsblatt.zh.ch/shabforms/servlet/Search?EID=7&DOCID=62333 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=550.1   551.103 POLIS-Verordnung 14 Fassung gemäss RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABl 2014-02-21). In  Kraft seit 1. Juni 2014.  15 Aufgehoben durch RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABl 2014-02-21).  In Kraft seit 1. Juni 2014.  16 Fassung gemäss RRB vom 7. Juli 2021 (OS 76, 394; ABl 2021-07-16). In Kraft  seit 1. Januar 2022. 10  http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.103%2C69%2C203 https://www.amtsblatt.zh.ch/shabforms/servlet/Search?EID=7&DOCID=62333 http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.103%2C69%2C203 https://www.amtsblatt.zh.ch/shabforms/servlet/Search?EID=7&DOCID=62333 https://amtsblatt.zh.ch/#!/search/publications/detail/041688a5-d9b1-4554-865a-d72275f5513d http://www.zhlex.zh.ch/Erlass.html?Open&Ordnr=551.103%2C76%2C394