184.13 - Ordonnance sur le guichet de cyberadministration de l&apos;Etat (OGCyb)    184.13  Ordonnance sur le guichet de cyberadministration de l'Etat  (OGCyb)  du 15.05.2017 (version entrée en vigueur le 01.07.2022)  Le Conseil d'Etat du canton de Fribourg  Vu la loi du 2 novembre 2016 sur le guichet de cyberadministration de l'Etat  (LGCyb) convertie en loi du 18 décembre 2020 sur la cyberadministration  (LCyb); Vu le préavis de la Commission de la cyberadministration du 27 avril 2017; Sur la proposition de la Direction des finances et de la Chancellerie d'Etat,  Arrête:  Art.  1 Organe de gestion (art. 14 et 15 al. 1 LCyb) 1 L'organe chargé de la gestion du guichet est la Chancellerie d'Etat. Il bénéfi- cie de l'appui technique du Service de l'informatique et des télécommunica- tions (ci-après: SITel).  Art.  2 Moyens d'identification et de signature (art. 14 LCyb) 1 Dans  toute  la  mesure  du  possible,  le  guichet  autorise  l'utilisation  des  moyens d'identification et de signature électroniques reconnus par la Confé- dération ou les organes suisses de la cyberadministration. 2 Le moyen d'authentification du niveau le plus élevé admis sur le plan canto- nal peut être utilisé pour toutes les procédures traitées par le biais du guichet,  même lorsqu'il n'est pas requis pour la transaction en cause.  Art.  3 Changement des conditions d'utilisation (art. 14 LCyb) 1 Tout changement important des conditions générales d'utilisation est préala- blement validé par la Commission de la cyberadministration, sur le préavis de  l'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la  médiation.  1    Guichet de cyberadministration de l'Etat – O  184.13 2 En  cas  de  changement  important  des  conditions  générales  d'utilisation,  chaque personne ayant reçu une autorisation d'accès en est informée par voie  électronique et est invitée à accepter les nouvelles conditions. Tant que les  nouvelles conditions n'ont pas été acceptées, l'utilisation du guichet peut être  restreinte ou bloquée.  Art.  4 Obligations des usagers et usagères (art. 11 LCyb) 1 La personne autorisée à accéder au guichet est tenue: a) de mettre à jour les données la concernant par le biais du guichet; b) de prendre toutes les précautions nécessaires afin d'éviter qu'une tierce   personne ne puisse utiliser ses moyens d'identification et de signature  électroniques.  2 La personne qui craint une utilisation abusive de ses droits avertit immédia- tement l'organe de gestion du guichet. Celui-ci fait bloquer le compte concer- né et prend, au besoin, les mesures d'investigation nécessaires. 3 La personne qui accède involontairement à des données alors qu'elle n'y est  pas dûment autorisée s'engage à les traiter de manière confidentielle, à ne pas  les utiliser à d'autres fins et, le cas échéant, à les détruire. Elle en informe l'or- gane de gestion du guichet.  Art.  5 Fin de l'autorisation (art. 14 LCyb) 1 La personne concernée peut, moyennant un préavis d'un mois, renoncer à  son droit d'utiliser le guichet, sans indiquer de motifs. Les règles spécifiques  de certaines applications métier demeurent réservées. 2 En cas de contravention aux règles d'utilisation du guichet ou d'autre forme  d'abus, l'autorisation d'utilisation est révoquée. La décision est, si possible,  précédée d'un avertissement. 3 En cas de nécessité, notamment s'il y a lieu de craindre des abus, l'organe de  gestion du guichet prend des mesures provisionnelles, par exemple en faisant  bloquer temporairement l'autorisation d'accès. 4 Un compte électronique peut être supprimé après un préavis de deux mois  si: a) le compte est inactif depuis plus de trente-six mois; b) le compte ne répond plus aux exigences techniques requises. 5 L'usager ou l'usagère qui annonce la clôture de son compte ou qui reçoit un  préavis de clôture de son compte est informé-e que ses données seront défini- tivement supprimées au terme du délai imparti. Il lui appartient de prendre les  mesures utiles pour conserver les données qui lui sont nécessaires et/ou pour  poursuivre les procédures qui sont encore en cours.  2    Guichet de cyberadministration de l'Etat – O  184.13  Art.  6 Avantages (art. 6 al. 5 LCyb) 1 La législation spéciale règle les cas où un avantage est accordé aux per- sonnes physiques ou morales  qui procèdent  à certaines  transactions par  le  biais du guichet, à condition que l'Etat retire un avantage substantiel de l'utili- sation de la voie électronique.  Art.  7 Annuaire des usagers et usagères (art. 14ss LCyb) 1 Aux fins d'exploitation technique du guichet de cyberadministration, il est  créé un annuaire des usagers et usagères pouvant contenir les informations  suivantes: a) l'identifiant de la personne concernée relatif à son compte; b) l'historique de ses transactions; c) l'historique de ses paiements; d) les données relatives au contrat et aux conditions générales ainsi que les   habilitations liées à son compte (procurations, rôles par domaine d'acti- vité, etc.);  e) les autres données personnelles fournies volontairement ainsi que, pen- dant le temps nécessaire à la réalisation correcte de la transaction, les  données qui doivent être traitées pour l'exécution de la transaction re- quise.  Art.  8 Conservation des données (art. 16ss LCyb) 1 Le guichet  fournit à la personne concernée un aperçu de l'historique des  transactions qu'elle a réalisées au cours des vingt-quatre derniers mois. 2 Les autres données de l'annuaire des usagers et usagères sont conservées  dans le guichet durant les périodes suivantes: a) pendant la durée du contrat d'utilisation et durant une année à compter   de la fin de celui-ci: les moyens de preuve relatifs à la signature du  contrat et de ses avenants ainsi qu'à l'acceptation des conditions géné- rales ou de leurs modifications;  b) pendant vingt-quatre mois: les données nécessaires à l'établissement de  l'aperçu de l'historique;  c) pendant  vingt-quatre mois au maximum: les données de contrôle  du  fonctionnement du guichet, y compris le traçage des unités administra- tives qui ont accédé aux données du compte;  d) jusqu'à leur prise en charge par l'application métier (soit, sauf incident,  durant la durée de la transaction): les données personnelles sensibles re- cueillies pour traiter la demande d'une prestation spécifique.  3    Guichet de cyberadministration de l'Etat – O  184.13 3 Au terme de la durée de conservation susmentionnée, les données sont effa- cées du guichet. Des données techniques anonymisées peuvent toutefois être  conservées à des fins statistiques. 4 L'identificateur cantonal et les données nécessaires à l'individualisation de  la personne qui y correspond sont conservées  dans le Référentiel  cantonal   jusqu'au décès de la personne physique ou jusqu'à la dissolution de la per- sonne morale concernée ainsi que pour la durée des procédures consécutives  à leur disparition. 5 La conservation des autres données du Référentiel cantonal ainsi que celle  des données traitées par les unités administratives, dans le système d'informa- tion qui leur est dévolu, sont régies par la législation applicable à la procé- dure concernée et par celle sur l'archivage.  Art.  9 Identification des personnes physiques (art. 14 et 19 LCyb) 1 Le système informatique compare les données que la personne fournit pour  s'identifier avec celles du Référentiel cantonal et signale à l'usager ou l'usa- gère les éventuelles divergences afin de disposer de données exactes et actua- lisées dans le Référentiel cantonal et les registres et bases de données perti- nents (art. 14 al. 2 LCyb). L'usager ou l'usagère est invité-e à corriger sa sai- sie ou à entreprendre les démarches nécessaires pour actualiser les données  requises. 2 Si l'accès est refusé, la personne concernée en est informée par un message,  si possible électronique, brièvement motivé. Elle peut demander que l'unité  administrative compétente rende une décision au sens du code de procédure  et  de juridiction administrative  ou examine si  un motif  particulier  justifie  néanmoins de lui autoriser l'accès au guichet.  Art.  10 Droit d'accès particulier (art. 14 et 18 LCyb) 1 Si le droit d'accès à certaines prestations est soumis à des exigences particu- lières, sa gestion incombe à l'unité administrative concernée. 2 …  Art.  11 Représentation des personnes physiques (art. 15 LCyb) 1 La personne qui dispose d'un compte électronique et veut conférer à d'autres  personnes le pouvoir de la représenter et d'effectuer par le biais du guichet  des transactions en son nom et pour son propre compte signe une procuration  au moyen d'un formulaire établi par la Chancellerie d'Etat. 2 La procuration peut être générale ou limitée à certaines procédures. Dans  tous les cas, elle définit clairement l'étendue des pouvoirs de représentation,  et en particulier les prestations concernées.  4    Guichet de cyberadministration de l'Etat – O  184.13 3 Le représentant ou la représentante doit être clairement identifiable et doit  disposer d'un compte ainsi que de son propre moyen d'identification électro- nique. 4 Le représentant légal ou la représentante légale, de même que la personne  qui, hors guichet, bénéficie d'une procuration, peut demander à la Chancelle- rie d'Etat l'activation de ses droits sur le compte de la personne représentée et,  au besoin, l'ouverture d'un compte électronique au nom de la personne repré- sentée. 5 Les éventuelles restrictions dans le choix des représentants et représentantes  ou des mandataires prévues par la législation spéciale demeurent réservées. 6 Les règles sur la représentation s'appliquent par analogie à l'octroi de droits  de lecture sur un compte électronique.  Art.  12 Contrat d'utilisation par des personnes morales et d'autres entre- prises (art. 14 et 22 LCyb)  1 Le contrat d'utilisation du guichet par une personne morale est, en principe,  passé dans la forme écrite ordinaire. La Chancellerie d'Etat détermine dans  quels cas le contrat d'utilisation peut être passé de manière électronique. Il en  va de même pour les modalités relatives à la représentation. 2 Le contrat peut prévoir que des employé-e-s ou des tierces personnes seront  autorisés à  agir au nom et  pour le compte de la personne morale.  Le cas  échéant, il mentionne la personne qui est habilitée à gérer ces autorisations  (désigner les personnes, définir et révoquer leurs droits, informer l'organe de  gestion du guichet). 3 Les alinéas 1 et 2 valent par analogie pour les entreprises sans personnalité  morale. 4 Pour le surplus, les règles concernant les personnes physiques s'appliquent  par analogie.  Art.  13 Assistance 1 Les usagers et usagères bénéficient d'une aide en ligne et d'une assistance  par voie de télécommunication dans les deux langues officielles. L'assistance  par voie de télécommunication peut être limitée aux horaires de travail de  l'administration cantonale.  5    Guichet de cyberadministration de l'Etat – O  184.13  Art.  13a Moyen d'identification électronique (art. 34 LCyb) 1 Le ou les moyens d'identification électroniques reconnus pour se connecter  au guichet  virtuel  sont déterminés par  le Conseil  d'Etat  sur la proposition  commune de la Chancellerie d'Etat et du SITel. En fonction des besoins et   des solutions disponibles, ils peuvent reposer soit sur une solution dévelop- pée par les pouvoirs publics, soit sur une solution proposée par un prestataire  privé. 2 En cas de changement de moyen d'identification électronique, la Chancelle- rie d'Etat est compétente pour organiser la migration vers le ou les nouveaux  moyens retenus. Elle peut impartir un délai aux personnes concernées pour  procéder à la migration. L'article 5 al. 4 let. b est applicable.  Art.  14 Attributions de la Chancellerie d'Etat 1 L'ordonnance  du  12  mars  2002 fixant  les  attributions  des  Directions  du  Conseil  d'Etat  et  de  la  Chancellerie  d'Etat  (RSF  122.0.12)  est  modifiée  comme il suit: ...  Art.  15 Emoluments (art. 6 al. 2 et 3 LCyb) 1 Le tarif du 9 janvier 1968 des émoluments administratifs (RSF 126.21) est   modifié comme il suit: ...  Art.  16 Entrée en vigueur 1 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juin 2017.  6    Guichet de cyberadministration de l'Etat – O  184.13  Tableau des modifications – Par date d'adoption  Adoption Elément touché Type de  modification  Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  15.05.2017 Acte acte de base 01.06.2017 2017_041 09.02.2021 Préambule modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 1 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 2 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 3 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 4 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 5 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 6 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 7 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 8 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 9 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 9 al. 1 modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 10 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 11 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 12 titre modifié 01.03.2021 2021_017 09.02.2021 Art. 15 titre modifié 01.03.2021 2021_017 31.01.2022 Art. 3 al. 1 modifié 01.01.2022 2022_010 28.06.2022 Art. 1 al. 1 modifié 01.07.2022 2022_081 28.06.2022 Art. 5 al. 4 modifié 01.07.2022 2022_081 28.06.2022 Art. 5 al. 4, a) introduit 01.07.2022 2022_081 28.06.2022 Art. 5 al. 4, b) introduit 01.07.2022 2022_081 28.06.2022 Art. 5 al. 5 introduit 01.07.2022 2022_081 28.06.2022 Art. 10 al. 2 abrogé 01.07.2022 2022_081 28.06.2022 Art. 13a introduit 01.07.2022 2022_081  Tableau des modifications – Par article  Elément touché Type de  modification  Adoption Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  Acte acte de base 15.05.2017 01.06.2017 2017_041 Préambule modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 1 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 1 al. 1 modifié 28.06.2022 01.07.2022 2022_081 Art. 2 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 3 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 3 al. 1 modifié 31.01.2022 01.01.2022 2022_010 Art. 4 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 5 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 5 al. 4 modifié 28.06.2022 01.07.2022 2022_081 Art. 5 al. 4, a) introduit 28.06.2022 01.07.2022 2022_081 Art. 5 al. 4, b) introduit 28.06.2022 01.07.2022 2022_081 Art. 5 al. 5 introduit 28.06.2022 01.07.2022 2022_081 Art. 6 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 7 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 8 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 9 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017  7    Guichet de cyberadministration de l'Etat – O  184.13  Elément touché Type de  modification  Adoption Entrée en  vigueur  Source (ROF depuis 2002)  Art. 9 al. 1 modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 10 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 10 al. 2 abrogé 28.06.2022 01.07.2022 2022_081 Art. 11 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 12 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017 Art. 13a introduit 28.06.2022 01.07.2022 2022_081 Art. 15 titre modifié 09.02.2021 01.03.2021 2021_017  8   	Art. 1 Organe de gestion (art. 14 et 15 al. 1 LCyb) 	Art. 2 Moyens d'identification et de signature (art. 14 LCyb) 	Art. 3 Changement des conditions d'utilisation (art. 14 LCyb) 	Art. 4 Obligations des usagers et usagères (art. 11 LCyb) 	Art. 5 Fin de l'autorisation (art. 14 LCyb) 	Art. 6 Avantages (art. 6 al. 5 LCyb) 	Art. 7 Annuaire des usagers et usagères (art. 14ss LCyb) 	Art. 8 Conservation des données (art. 16ss LCyb) 	Art. 9 Identification des personnes physiques (art. 14 et 19 LCyb) 	Art. 10 Droit d'accès particulier (art. 14 et 18 LCyb) 	Art. 11 Représentation des personnes physiques (art. 15 LCyb) 	Art. 12 Contrat d'utilisation par des personnes morales et d'autres entreprises (art. 14 et 22 LCyb) 	Art. 13 Assistance 	Art. 13a Moyen d'identification électronique (art. 34 LCyb) 	Art. 14 Attributions de la Chancellerie d'Etat 	Art. 15 Emoluments (art. 6 al. 2 et 3 LCyb) 	Art. 16 Entrée en vigueur  		2022-08-15T22:01:28+0200 	"1701 Freiburg" 	"Gesetzessammlung des Kantons Freiburg"