Sachverhalt:
A. A._ (Beschwerdeführerin) und B._ (Beschwerdegegner) sind Eigentümer zweier benachbarter Liegenschaften. Als der Beschwerdegegner für seine Liegenschaft den Einbau einer Unterniveaugarage plante, erkannten die Parteien, dass der Beschwerdegegner für die Zufahrt zu den auf seiner Liegenschaft bereits bestehenden Garagenparkplätzen auf die Benutzung eines schmalen Streifens des Grundstücks der Beschwerdeführerin angewiesen war. Im Rahmen von Verhandlungen der Parteien im Hinblick auf eine vertragliche Regelung der Benutzung des Grundstückstreifens durch den Beschwerdegegner führte die Beschwerdeführerin in ihrem Schreiben vom 9. Januar 2006 aus:
"Im Nachgang zu unserer Besprechung samt Augenschein vom 4. Januar 2006 gelange ich heute an Sie, um den Inhalt des Verpflichtungsprogramms und der mündlichen Abmachungen schriftlich festzuhalten:
1. Grundsätzlich habe ich mich damit einverstanden erklärt, Ihnen im mir zumutbaren Mass bei der Gestaltung der Zufahrt zu Ihrer geplanten Unterniveau-Garage entgegenzukommen. Das geschieht durch Zulassung des Baus einer Mauer auf meinem Grundstück gemäss den bestehenden Vorgaben sowie die Einräumung der Zufahrtnutzung auf dem Ihnen ab Datum der Vertragsunterzeichnung mietweise überlassenen Terrain.
2. Die vertraglichen Details werden zu gegebener Zeit durch das Advokaturbüro Prof. Giger + Dr. Simmen ausgearbeitet; diese erfolgt im Ausmass vorhandener Notwendigkeiten unter Beizug eines Bauexperten.
Wie ich mit Ihnen schon mündlich abgesprochen habe, dürfen mir aus den von Ihnen geplanten Massnahmen keine Kosten erwachsen. Das bedeutet, dass ich vor der vertraglichen Fixierung und Unterzeichnung der vertraglichen Unterlagen folgende schriftliche Zusage im Sinne Ihres Einverständnisses benötige:
1. Eine vollständige Dokumentation durch ihren Architekten über die geplanten baulichen Veränderungen (Pläne usw.).
2. Erklärung Ihrerseits, dass Sie alle mit der Prüfung und Überprüfung sowie der vertraglichen Bereinigung entstehenden Kosten (Anwalt, Experte etc.) übernehmen.
3. Erklärung des Architekten über mutmassliche Dauer und Ausmass der Arbeiten und der damit verbundenen Immissionen.
... Sobald ich im Besitze der hier formulierten Unterlagen und Erklärungen bin, werde ich die Abfassung des Vertrags in die Wege leiten. "
Das Antwortschreiben des Beschwerdegegners vom 23. Januar 2006 wies folgende Passagen auf:
"- An einer definitiven Lösung betreffend Besitzverhältnisse der bestehenden Garagenzufahrt bin ich nach wie vor sehr interessiert.
- Auf die Erstellung einer Mauer auf Ihrem Grundstück, [...] werde ich verzichten.
- Auf Anraten von Anwalt Dr. D._ schlage ich Ihnen ein gemeinsames Fuss- und Fahrwegrecht vor, je 2 m zulasten der beiden beteiligten Grundstücke. [...].
- Es ist selbstverständlich, dass allfällig entstehende Anwalts- und Expertenkosten zu meinen Kosten gehen, doch muss vorgängig ein festes Kostendach bestimmt werden.
- In der Beilage erhalten Sie die gewünschten Baueingabepläne der geplanten UN-Garage. [...]."
Im Schreiben vom 29. Januar 2006 erklärte der Rechtsvertreter der Beschwerdeführerin gegenüber dem Beschwerdegegner, der im Nachgang an die Ablehnung der am 4. Januar 2006 vorbesprochenen Lösungsvariante unterbreitete Gegenvorschlag komme aus diversen Gründen nicht in Frage.
In der Folge realisierte der Beschwerdeführer eine neues Garagenprojekt, welches das Grundstück der Beschwerdeführerin nicht in Anspruch nahm.
B. Mit Klage vom 18. August 2008 beantragte die Beschwerdeführerin dem Bezirksgericht Uster, den Beschwerdegegner zu verpflichten, ihr als Ersatz für Anwalts- und Expertenkosten Fr. 23'700.50 nebst 5 % Zins seit 1. April 2008 und Betreibungs- und Friedensrichterkosten zu bezahlen. Zur Begründung brachte die Beschwerdeführerin vor, der Beschwerdegegner habe sich vertraglich verpflichtet, alle mit dessen Bauvorhaben im Zusammenhang stehende Kosten zu übernehmen, darunter die Honorarforderungen des von ihr beigezogenen Anwaltsbüros Giger & Simmen sowie des Experten C._. Zum Beweis des Abschlusses des behaupteten Vertrages berief sich die Beschwerdeführerin auf die von ihr eingereichte Korrespondenz mit dem Beschwerdegegner, namentlich auf sein Schreiben vom 23. Januar 2006. Das Bezirksgericht wies die Klage am 14. Oktober 2009 ab. Gleich entschied das Obergericht des Kantons Zürich mit Urteil vom 12. April 2011.
C. Die Beschwerdeführerin beantragt dem Bundesgericht mit subsidiärer Verfassungsbeschwerde, das obergerichtliche Urteil aufzuheben und die Klage gutzuheissen. Eventuell sei die Sache zur Beweisergänzung und neuer Entscheidung an die Vorinstanz zurückzuweisen.
Das Gesuch der Beschwerdeführerin um Erteilung der aufschiebenden Wirkung wurde mit Präsidialverfügung vom 13. Juli 2011 abgewiesen.
Der Beschwerdegegner schliesst auf Abweisung der Beschwerde. Das Obergericht hat auf Vernehmlassung verzichtet. Die Beschwerdeführerin hat eine Replik und der Beschwerdegegner eine Duplik eingereicht.
Erwägungen:
1. 1.1 Da der Streitwert von Fr. 30'000.-- nicht erreicht ist, und die Beschwerdeführerin nicht geltend macht, es liege ein Fall von grundsätzlicher Bedeutung vor, steht der Beschwerdeführerin die Beschwerde in Zivilsachen nicht zur Verfügung (Art. 74 Abs. 1 lit. b BGG und Art. 74 Abs. 2 lit. a i.V.m. Art. 42 Abs. 2 BGG), wohl aber die subsidiäre Verfassungsbeschwerde (Art. 113 BGG). Diese ist insoweit zulässig, als sie unter Einhaltung der gesetzlichen Frist (Art. 100 Abs. 1 BGG) und Form (Art. 42 BGG) von der mit ihren Anträgen unterliegenden Partei (Art. 76 Abs. 1 BGG) eingereicht wurde. Auch das Erfordernis der Letztinstanzlichkeit des angefochtenen Urteils (Art. 75 Abs. 1 BGG) ist gegeben. Demnach ist vorbehaltlich rechtsgenüglich begründeter Rügen auf die Verfassungsbeschwerde einzutreten.
1.2 Mit dieser kann nur die Verletzung verfassungsmässiger Rechte gerügt werden (Art. 116 BGG). Solche Rügen sind den formellen Anforderungen von Art. 106 Abs. 2 BGG entsprechend zu begründen (Art. 117 BGG), denn das Bundesgericht prüft im Verfassungsbeschwerdeverfahren nur klar und detailliert erhobene Rügen. Auf ungenügend begründete Rügen und rein appellatorische Kritik am angefochtenen Entscheid tritt es nicht ein (BGE 136 I 65 E. 1.3.1; 134 II 244 E. 2.2). Unerlässlich ist im Hinblick auf Art. 42 Abs. 2 sowie Art. 106 Abs. 2 BGG, dass die Beschwerde auf die Begründung des angefochtenen Entscheids eingeht und im Einzelnen aufzeigt, worin eine Rechtsverletzung liegt. Der Beschwerdeführer soll in der Beschwerdeschrift mit seiner Kritik an den als rechtsfehlerhaft erachteten Erwägungen der Vorinstanz ansetzen (Urteile 4A_522/2011 vom 13. Januar 2012 E. 1.2; 4A_164/2011 vom 10. November 2011 E. 1.4.2; vgl. auch: BGE 134 II 244 E. 2.1 S. 245 f.).
1.3 Macht der Beschwerdeführer eine Verletzung des Willkürverbots von Art. 9 BV geltend, genügt es nicht, wenn er einfach behauptet, der angefochtene Entscheid sei willkürlich. Er hat vielmehr im Einzelnen aufzuzeigen, inwiefern dieser offensichtlich unhaltbar ist (BGE 135 III 513 E. 4.3 S. 522; 134 II 349 E. 3 S. 352). Das Bundesgericht hebt einen Entscheid jedoch wegen Willkür nur auf, wenn nicht bloss die Begründung, sondern auch das Ergebnis unhaltbar ist. Dass eine andere Lösung ebenfalls als vertretbar oder gar zutreffend erscheint, genügt nicht (BGE 137 I 1 E. 2.4; 133 I 149 E. 3.1; 131 I 467 E. 3.1 S. 473 f.).
2. 2.1 Das Bundesgericht legt seinem Urteil den Sachverhalt zugrunde, den die Vorinstanz festgestellt hat (Art. 118 Abs. 1 BGG). Es kann davon nur abweichen, wenn die Sachverhaltsfeststellung unter Verletzung eines verfassungsmässigen Rechts zustande kam (Art. 118 Abs. 2 und Art. 116 BGG), was der Beschwerdeführer präzise geltend zu machen hat (Art. 117 i.V.m. Art. 106 Abs. 2 BGG; BGE 133 III 439 E. 3.2 S. 445 mit Hinweis). Will die beschwerdeführende Partei den Sachverhalt ergänzen, hat sie mit Aktenhinweisen darzulegen, dass sie entsprechende rechtsrelevante Tatsachen und taugliche Beweismittel bereits bei den Vorinstanzen prozesskonform eingebracht hat (Urteil 4A_214/2008 vom 9. Juli 2008 E. 1.2, nicht publ. in: BGE 134 III 570; Urteil 4A_526/2008 vom 21. Januar 2009 E. 3.2).
2.2 Soweit die Beschwerdeführerin anführt, Zeugen hätten mündliche Abmachungen bestätigen können, genügen ihre Angaben nicht, um die daraus abgeleitete Verletzung des rechtliche Gehörs gemäss Art. 29 Abs. 2 BV zu begründen, legt doch die Beschwerdeführerin nicht mit Aktenhinweisen dar, auf welche Zeugen sie sich zu welchen behaupteten Umständen im zweitinstanzlichen Verfahren prozesskonform berufen hätte und damit zu Unrecht nicht gehört worden wäre. Vielmehr erweitert sie den vor der Vorinstanz festgestellten Sachverhalt, ohne zugleich substanziierte Sachverhaltskritik zu üben.
2.3 Soweit die Beschwerdeführerin dem erstinstanzlichen Gericht vorwirft, durch Verweigerung eines Beweisverfahrens gegen ihren Gehörsanspruch verstossen zu haben, ist sie damit nicht zu hören, da die subsidiäre Verfassungsbeschwerde nur gegen letztinstanzliche kantonale Entscheide gegeben ist.
3. 3.1 Die Vorinstanz kam in Auslegung der Korrespondenz der Parteien zum Ergebnis, der Beschwerdegegner habe sich nicht verpflichtet, der Beschwerdeführerin die von ihr geltend gemachten Kosten zu ersetzen. Er habe der Beschwerdeführerin am 23. Januar 2006 eine Offerte zum Abschluss einer gegenseitigen Dienstbarkeit, eines gegenseitigen unentgeltlichen Fuss- und Fahrwegrechts samt Vertragsentwurf unterbreitet und in Aussicht gestellt, die aus der Verurkundung und Eintragung eines solchen Rechts entstehenden Kosten zu tragen, sofern ein Kostendach vorliege. Über wesentliche Vertragsbestandteile, den Umfang der Berechtigung und die damit verknüpfte Gegenleistung seien die Parteien aber nicht zu einer Einigung gelangt, nachdem die Beschwerdeführerin den Vorschlag des Beschwerdegegners abgelehnt hatte. Auch im Kontext mit dem Schreiben vom 9. Januar 2006 ergebe sich nichts anderes. Die Beschwerdeführerin habe darin angeführt, die vertraglichen Details seien zu gegebener Zeit durch das Anwaltsbüro Giger & Simmen auszuarbeiten. Mangels Konsenses über die wesentlichen Vertragsbestandteile sei es jedoch nicht dazu gekommen. Der Beschwerdeführer habe sich im Schreiben vom 23. Januar 2006 nicht verpflichtet, einfach sämtliche Kosten der Rechtsvertreter und sonstigen Berater der Beschwerdeführerin zu übernehmen.
3.2 Die Beschwerdeführerin rügt, die Vorinstanz sei bei der Würdigung der eingereichten Schreiben in Willkür verfallen. Ob diese Rüge rechtsgenüglich begründet wird, ist fraglich, da sich die Beschwerdeführerin mit der vorinstanzlichen Argumentation nicht vertieft auseinandersetzt, sondern dem Bundesgericht bloss ihre eigene Sicht der Dinge unterbreitet. Sie fraktioniert dabei das Schreiben des Beschwerdegegners vom 23. Januar 2006 und will den Passus, wonach dieser allfällige Anwalts- und Expertenkosten übernehme, wenn vorgängig ein Kostendach bestimmt worden sei, losgelöst vom Zustandekommen einer Einigung verstehen, als positive Antwort auf ihr Schreiben vom 9. Januar 2006 im Sinne eines Akzepts "seiner Kostenverpflichtung im Gesamtprojekt". Die Beschwerdeführerin lässt dabei ausser Acht, dass der Beschwerdegegner ihr in seinem Brief vom 23. Januar 2006 einen neuen Vorschlag unterbreitet hat und daher die Vorinstanz willkürfrei davon ausgehen konnte, sein Angebot, in einem bestimmten Rahmen allfällige Anwalts- und Expertenkosten zu übernehmen, gelte einzig für den Fall der Annahme der neuen Offerte. In der Beschwerde wird denn auch nicht nachvollziehbar erläutert, weshalb sich der Beschwerdegegner losgelöst von einem Vertragsabschluss zur Übernahme von nicht näher bestimmten Anwalts- und Expertenkosten verpflichten sollte. Die Beschwerdeführerin behauptet zwar, die Vorinstanz habe die einzelnen unterschiedlichen Abmachungen verwechselt, legt aber nicht dar, woraus sie nach dem Vertrauensprinzip hätte schliessen dürfen, das Angebot der Kostenübernahme erfolge unabhängig von der Annahme des Gegenvorschlages. Ihre Willkürrüge erweist sich damit als unbegründet, soweit darauf überhaupt eingetreten werden kann.
4. Nach dem Gesagten hält das angefochtene Urteil mit der Begründung, die behauptete vertragliche Grundlage der eingeklagten Ansprüche sei nicht nachgewiesen, vor Verfassungsrecht stand. Auf die Beanstandungen der Beschwerdeführerin, die sich gegen die Alternativbegründung der Vorinstanz richten, nach welcher die Beschwerdeführerin ihre Klage nicht rechtsgenügend substanziiert hat, ist mangels Rechtsschutzinteresses nicht einzutreten.
5. Aus den dargelegten Gründen ist die Beschwerde abzuweisen, soweit darauf einzutreten ist. Bei diesem Verfahrensausgang wird die Beschwerdeführerin für das bundesgerichtliche Verfahren kosten- und entschädigungspflichtig (Art. 66 Abs. 1 und Art. 68 Abs. 1 und 2 BGG). Die Mehrwertsteuer ist in der zugesprochenen Parteientschädigung eingeschlossen (Art. 12 Abs. 1 des Reglements über die Parteientschädigung und die Entschädigung für die amtliche Vertretung im Verfahren vor Bundesgericht; SR 173.110.210.3).
Demnach erkennt das Bundesgericht:
1. Die subsidiäre Verfassungsbeschwerde wird abgewiesen, soweit darauf einzutreten ist.
2. Die Gerichtskosten von Fr. 2'000.-- werden der Beschwerdeführerin auferlegt.
3. Die Beschwerdeführerin hat den Beschwerdegegner für das bundesgerichtliche Verfahren mit Fr. 2'500.-- zu entschädigen.
4. Dieses Urteil wird den Parteien und dem Obergericht des Kantons Zürich, II. Zivilkammer, schriftlich mitgeteilt.
Lausanne, 5. Dezember 2011
Im Namen der I. zivilrechtlichen Abteilung
des Schweizerischen Bundesgerichts
Die Präsidentin: Klett
Der Gerichtsschreiber: Gelzer