Sachverhalt:
A.
Am 15. Oktober 2012 liess X._ durch ihren Rechtsanwalt Martin Schnyder bei den sozialen Diensten Herisau ein Akteneinsichtsgesuch einreichen.
Die Behörde lehnte das Gesuch mit Schreiben vom 27. November 2012 ab.
B.
Am 10. Dezember 2012 erhob X._ hiergegen Beschwerde beim Regierungsrat des Kantons Appenzell Ausserrhoden. Sie beantragte in der Hauptsache, die zuständige Behörde sei anzuweisen, Rechtsanwalt Martin Schnyder sämtliche mit dessen Schreiben vom 15. Oktober 2012 beantragten Akten zuzustellen.
Mit Verfügung vom 15. Januar 2013 informierte der Regierungsrat X._, dass infolge des Inkrafttretens des neuen Kindes- und Erwachsenenschutzrechts per 1. Januar 2013, die Zuständigkeiten im Vormundschaftswesen geändert hätten, und überwies die Beschwerde vom 10. Dezember 2012 zur weiteren Behandlung an das neu zuständige Obergericht des Kantons Appenzell Ausserrhoden.
In der Folge forderte das Obergericht X._ auf, einen Kostenvorschuss von Fr. 800.-- zu leisten.
C.
Mit handschriftlicher Eingabe vom 11. März 2012 ersuchte Rechtsanwalt Tim Walker im Namen von X._ um Gewährung der unentgeltlichen Rechtspflege. Auf die Erhebung eines Kostenvorschusses sei zu verzichten.
Am 18. März 2013 liess das Obergericht X._ an die Adresse von Rechtsanwalt Tim Walker das Formular "Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege" zukommen. Das Gericht forderte X._ auf, das Formular innert einer Frist von 10 Tagen auszufüllen und zusammen mit den erforderlichen Belegen zurückzuschicken. Es wies sie darauf hin, dass das Gesuch mangels Nachweis der Bedürftigkeit abgewiesen werden müsse, wenn die verlangten Unterlagen nicht innert Frist vollständig eingereicht würden.
Mit Entscheid vom 11. April 2013 wies das Obergericht das Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege mangels Reaktion von X._ ab.
D.
Gegen diesen Entscheid gelangt X._ an das Bundesgericht. In der Eingabe sind sowohl sie als auch Rechtsanwalt Tim Walker als Beschwerdeführer aufgeführt. Sie beantragen, der Entscheid vom 11. April 2013 sei aufzuheben und der Beschwerdeführerin sei einschliesslich bundesgerichtlichem Verfahren die unentgeltliche Rechtspflege zu gewähren. Weitere Anträge betreffen die Kosten- und Entschädigungsregelungen sowie allfällige Vernehmlassungen.
Das Bundesgericht hat die Akten, in der Sache selbst aber keine Vernehmlassungen eingeholt.
Erwägungen:
1.
1.1. Das Bundesgericht überprüft von Amtes wegen und mit freier Kognition, ob eine Beschwerde zulässig ist (BGE 135 III 212 E. 1 S. 216; 134 III 115 E. 1 S. 117, je mit Hinweisen).
1.2. Wird die unentgeltliche Rechtspflege in einem selbständigen Entscheid verweigert, ist dies ein Zwischenentscheid, der einen nicht wieder gutzumachenden Nachteil bewirken kann (Art. 93 Abs. 1 lit. a BGG; BGE 129 I 129 E. 1.1 S. 131). Er unterliegt dem in der Hauptsache zulässigen Rechtsmittel (BGE 137 III 261 E. 1.4 S. 264). In der Sache geht es um eine öffentlich-rechtliche Angelegenheit ohne Streitwert, die in unmittelbarem Zusammenhang mit Zivilrecht steht (Art. 72 Abs. 2 lit. b Ziff. 6 BGG). Somit ist die Beschwerde in Zivilsachen auch gegen den vorliegenden Zwischenentscheid grundsätzlich gegeben.
1.3. Soweit Rechtsanwalt Tim Walker im eigenen Namen Beschwerde führt, ist darauf zum Vornherein nicht einzutreten. Gemäss Rechtsprechung wird dem (unentgeltlichen) Rechtsvertreter nur die Legitimation zuerkannt, bei bewilligter unentgeltlicher Rechtspflege die Höhe der ihm selbst zugesprochenen Entschädigung anzufechten; der Anspruch auf unentgeltliche Rechtspflege steht demgegenüber nur der vertretenen Partei zu (Urteile 5P.396/1995 vom 14. Februar 1996 E. 2b, nicht publ. in: BGE 122 I 5; 5P.462/2002 vom 30. Januar 2003 E. 1.2).
In Bezug auf die Beschwerdeführerin ist die Beschwerdelegitimation gemäss Art. 76 Abs. 1 BGG gegeben. Auf die rechtzeitige Eingabe (Art. 100 Abs. 1 BGG) ist insofern als Beschwerde in Zivilsachen einzutreten.
1.4. Da vorliegend die Voraussetzungen für die Beschwerde in Zivilsachen gegeben sind, ist auf die gleichzeitig erhobene subsidiäre Verfassungsbeschwerde nicht einzutreten (Art. 113 BGG).
1.5. In rechtlicher Hinsicht sind bei der Beschwerde in Zivilsachen alle Rügen gemäss Art. 95 f. BGG zulässig. Das Bundesgericht wendet grundsätzlich das Recht von Amtes wegen an (Art. 106 Abs. 1 BGG), was heisst, dass es behauptete Rechtsverletzungen (Art. 42 Abs. 2 BGG) mit freier Kognition prüft. Für die ebenfalls unter Art. 95 lit. a BGG fallende Rüge, Verfassungsbestimmungen seien verletzt, gilt indes das strikte Rügeprinzip (Art. 106 Abs. 2 BGG). Eine Verfassungsrüge muss in der Beschwerde präzise vorgebracht und begründet werden. Dies bedeutet, dass anhand der Erwägungen des angefochtenen Entscheides klar und detailliert darzulegen ist, inwiefern verfassungsmässige Rechte verletzt worden sein sollen (BGE 135 III 232 E. 1.2 S. 234; 134 I 83 E. 3.2 S. 88).
2.
2.1. Die Vorinstanz hat im angefochtenen Entscheid das Gesuch der Beschwerdeführerin um unentgeltliche Rechtspflege abgewiesen, weil diese ihre finanziellen Verhältnisse nicht innert der ihr gesetzten Frist dargelegt und damit ihre Mitwirkungspflicht verletzt habe. Das Gericht fügte unter Hinweis auf Art. 7 des kantonalen Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege (VRPG) und Art. 66 Abs. 3 des kantonalen Einführungsgesetzes zum ZGB (EG ZGB) an, dass im Anwendungsbereich des Kindes- und Erwachsenenschutzes die Regelung über den Stillstand der Fristen nicht zur Anwendung komme.
2.2. Die Beschwerdeführerin lässt demgegenüber ausführen, dass ihr Akteneinsichtsgesuch (in dessen Rahmen sie das vorliegend streitige Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege gestellt hat) im Hinblick auf ein hängiges Scheidungsverfahren erfolgt sei. Dieses Scheidungsverfahren sei als Hauptverfahren zu betrachten, weshalb die Vorinstanz die ZPO hätte anwenden müssen. Damit hätte gemäss Art. 145 Abs. 1 ZPO der Fristenstillstand gegolten. Wenn man den Fristenstillstand berücksichtige, ergebe sich, dass die Vorinstanz das angefochtene Urteil noch vor Ablauf der Frist erlassen habe. Entsprechend habe diese ihren Anspruch auf unentgeltliche Rechtspflege (Art. 29 Abs. 3 BV, Art. 117 ff. ZPO) sowie Art. 1 lit. a und lit. b i.V.m. Art. 145 Abs. 1 ZPO verletzt.
Strittig ist somit, welches Verfahrensrecht - kantonales Verwaltungsverfahrensrecht oder die ZPO - anzuwenden war.
3.
3.1. Aus den Akten geht hervor, dass vor luzernischen Gerichten ein Scheidungsverfahren der Beschwerdeführerin hängig ist. Sie wird in diesem Verfahren durch Rechtsanwalt Martin Schnyder vertreten, der auch das Akteneinsichtsgesuch bei der Vormundschaftsbehörde Herisau eingereicht hatte.
Wenn die Beschwerdeführerin nun durch Rechtsanwalt Tim Walker, der offenbar ausschliesslich für die Einreichung des Gesuchs um unentgeltliche Rechtspflege mandatiert worden ist, ausführen lässt, die Eingabe betreffend Akteneinsicht sei im Rahmen des Scheidungsverfahrens erfolgt, kann dem nicht gefolgt werden.
3.2. Die Beschwerdeführerin hat gerade nicht im Rahmen des Scheidungsverfahrens um Akteneinsicht ersucht (was in Form eines entsprechenden Editionsbegehrens beim für die Scheidung zuständigen Gericht möglich gewesen wäre), sondern sie liess bei der Vormundschaftsbehörde ein unabhängiges Gesuch einreichen. Der negative Entscheid vom 27. November 2012 erwähnt denn auch keinen allfälligen Zusammenhang mit einem Scheidungsverfahren.
In der Beschwerde vom 10. Dezember 2012 gegen diesen Entscheid bezieht sich auch die Beschwerdeführerin selbst nicht auf Scheidungsverfahrensrecht, sondern stützt sich für die Beschwerdeberechtigung explizit auf Art. 420 ZGB i.V.m. Art. 65 Abs. 1 und Art. 55 Abs. 2 Satz 1 EG ZGB (je in der bis zum 31. Dezember 2012 geltenden Fassung). Gemäss Art. 420 Abs. 1 aZGB konnte der urteilsfähige Bevormundete, sowie jedermann, der ein Interesse hatte, gegen die Handlungen des Vormundes bei der Vormundschaftsbehörde Beschwerde führen. Gegen die Beschlüsse der Vormundschaftsbehörde konnte binnen zehn Tagen nach deren Mitteilung bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde geführt werden (Art. 420 Abs. 2 aZGB). Die Beschwerdeführerin selbst entnahm die Legitimation für ihr Akteneinsichtsgesuch somit nicht ihrer Parteistellung im Scheidungsverfahren, sondern dem Vormundschaftsrecht.
3.3. Das Vormundschaftsrecht ist grundsätzlich nicht der ZPO unterstellt (Botschaft zur ZPO vom 28. Juni 2006, BBl 2006 7221 ff., S. 7257).
Dies hat sich auch mit dem Inkrafttreten des neuen Kindes- und Erwachsenenschutzrechts per 1. Januar 2013 nicht geändert. Zwar sind neu einige wesentliche Verfahrensgrundsätze für den Kindes- und Erwachsenenschutz im ZGB verankert, die Kantone bleiben im Übrigen aber frei in Bezug auf das Verfahrensrecht (Botschaft zur Änderung des ZGB [Erwachsenenschutz, Personenrecht und Kindesrecht ] vom 28. Juni 2006, BBl 2006 7001 ff., S. 7021 f.). Regelt ein Kanton nichts, kommt subsidiär die ZPO zur Anwendung (Art. 450f ZGB).
Der Kanton Appenzell Ausserrhoden hat von seiner Kompetenz insofern Gebrauch gemacht, als Art. 64 EG ZGB für das Verfahren vor der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde und vor Obergericht das kantonale Gesetz über die Verwaltungsrechtspflege (VRPG) für anwendbar erklärt hat; die Regeln über den Stillstand von Fristen wurden explizit für nicht anwendbar erklärt (Art. 66 Abs. 3 EG ZGB).
Die Kostenvorschussverfügung des Obergerichts vom 26. Februar 2013 erging (ausdrücklich) gestützt auf Art. 21 VRPG. In der Verfügung vom 18. März 2013 verwies das Obergericht zudem auf Art. 25 VRPG (unentgeltliche Rechtspflege und Verbeiständung). Für die Beschwerdeführerin hätte damit klar sein müssen, dass in der Angelegenheit das kantonale Verfahrensrecht (inkl. den entsprechenden Vorschriften über die Fristen) und nicht die ZPO zur Anwendung kommt.
3.4. Nachdem die Beschwerdeführerin keine Verletzung kantonalen Rechts geltend macht (Art. 106 Abs. 2 BGG), erübrigt sich diesbezüglich eine Prüfung. Die weiteren Rügen der Beschwerdeführerin (überspitzter Formalismus im Sinne von Art. 29 Abs. 1 BV und Art. 6 Ziff. 1 EMRK, Verletzung von Art. 9 BV) beruhen sämtliche auf der Annahme, dass die ZPO hätte zur Anwendung kommen müssen, womit den Vorwürfen die Grundlage entzogen und darauf nicht einzutreten ist. Den von der Vorinstanz festgestellten Sachverhalt (inkl. den im Zusammenhang mit der Frist massgebenden Daten) beanstandet die Beschwerdeführerin im Übrigen nicht.
Vor diesem Hintergrund steht fest, dass im vorinstanzlichen Verfahren kein Fristenstillstand galt und die Beschwerdeführerin entsprechend die Frist für die Einreichung der Unterlagen zum Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege verpasst hat. Die Vorinstanz hat demnach kein Recht verletzt, wenn sie das Gesuch abgewiesen hat.
4.
Schliesslich beanstandet die Beschwerdeführerin, dass ihr die Vorinstanz für das Verfahren um unentgeltliche Rechtspflege eine Gebühr von Fr. 200.-- auferlegt habe. Damit habe die Vorinstanz gegen Art. 119 Abs. 6 ZPO in Verbindung mit Art. 1 lit. a und b ZPO verstossen, wonach keine Gerichtskosten erhoben werden dürften.
Wie vorstehend dargelegt, findet die ZPO in der Angelegenheit keine Anwendung (vorstehend E. 3.2, 3.3). Ob allenfalls auch das anwendbare kantonale Verfahrensrecht Kostenlosigkeit des Verfahrens betreffend unentgeltliche Rechtspflege vorgesehen hätte, kann offen bleiben, da die Beschwerdeführerin keine Verletzung des kantonalen Rechts gerügt hat (Art. 106 Abs. 2 BGG ).
Die Beschwerde erweist sich damit als unbegründet und ist abzuweisen, soweit darauf eingetreten werden konnte.
5.
Bei diesem Verfahrensausgang wird die Beschwerdeführerin kostenpflichtig (Art. 66 Abs. 1 BGG). Ihrem Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege und Verbeiständung für das bundesgerichtliche Verfahren kann nicht entsprochen werden, zeigen doch die vorstehenden Erwägungen auf, dass die Beschwerde von Beginn weg keinen Erfolg haben konnte (Art. 64 Abs. 1 BGG). Entschädigungen sind keine zuzusprechen (Art. 68 Abs. 1 und Abs. 3 BGG).
Demnach erkennt das Bundesgericht:
1.
Die Beschwerde in Zivilsachen wird abgewiesen, soweit darauf einzutreten ist.
2.
Auf die subsidiäre Verfassungsbeschwerde wird nicht eingetreten.
3.
Das Gesuch der Beschwerdeführerin um unentgeltliche Rechtspflege wird abgewiesen.
4.
Die Gerichtskosten von Fr. 1'000.-- werden der Beschwerdeführerin auferlegt.
5.
Dieses Urteil wird den Parteien schriftlich mitgeteilt.
Lausanne, 25. Juli 2013
Im Namen der II. zivilrechtlichen Abteilung
des Schweizerischen Bundesgerichts
Der Präsident: von Werdt
Die Gerichtsschreiberin: Friedli-Bruggmann