Sachverhalt:
A. Die rubrizierten Beschwerdegegner waren Mitglieder des Vorstandes des Vereins "S._", welcher bezweckte, die Oper "T._" von U._ aufzuführen, was zwischen dem 26. August und dem 6. Oktober 2006 insgesamt zwanzig Mal geschah. Die rubrizierten Beschwerdeführer waren als Arbeitnehmer (Orchester, Chor, Solisten) für den Verein tätig. Nachdem ein grosses Defizit verblieb, wurde über den Verein am 28. August 2007 der Konkurs eröffnet, in dessen Rahmen das Konkursamt A._ den Beschwerdeführern Schadenersatzansprüche der Masse gegen die Vorstandsmitglieder in der Höhe von Fr. 40'000.-- abtrat.
B. Mit Klage vom 11. Februar 2011 verlangten die Beschwerdeführer die Verurteilung der Vorstandsmitglieder zur Bezahlung von Fr. 36'500.-- unter solidarischer Haftbarkeit. Mit Urteil vom 17. Januar 2011 hiess das Bezirksgericht Schwyz die Klage gut. Dagegen wies das Kantonsgericht Schwyz die Klage mit Urteil vom 17. April 2012 ab.
C. Die rubrizierten Beschwerdeführer haben am 13. September 2012 gegen das kantonsgerichtliche Urteil eine Beschwerde in Zivilsachen eingereicht mit den Begehren um dessen Aufhebung und Verurteilung der Beschwerdegegner zu Schadenersatz von Fr. 36'500.-- unter solidarischer Haftbarkeit, eventualiter um Rückweisung der Angelegenheit an das Kantonsgericht. Es wurden keine Vernehmlassungen eingeholt.
Erwägungen:
1. Angefochten ist ein kantonal letztinstanzlicher Endentscheid in einer Zivilsache mit Fr. 30'000.-- übersteigendem Streitwert; die Beschwerde in Zivilsachen steht somit offen (Art. 72 Abs. 1, Art. 74 Abs. 1 lit. b, Art. 75 Abs. 1 und Art. 90 BGG).
In rechtlicher Hinsicht sind alle Rügen gemäss Art. 95 f. BGG zulässig und das Bundesgericht wendet in diesem Bereich das Recht von Amtes wegen an (Art. 106 Abs. 1 BGG), was heisst, dass es behauptete Rechtsverletzungen (Art. 42 Abs. 2 BGG) mit freier Kognition prüft. Dagegen ist es an den festgestellten Sachverhalt gebunden (Art. 105 Abs. 1 BGG). Diesbezüglich könnte einzig vorgebracht werden, er sei offensichtlich unrichtig festgestellt worden (Art. 97 Abs. 1 BGG), wobei "offensichtlich unrichtig" mit "willkürlich" gleichzusetzen ist (Botschaft, BBl 2001 IV 4338; BGE 133 III 393 E. 7.1 S. 398). In diesem Bereich gilt das strenge Rügeprinzip (Art. 106 Abs. 2 BGG).
2. Das Obergericht hat festgestellt und erwogen, dass die Beschwerdeführer gegenüber dem Verein über eigene Forderungen aus Arbeitsverträgen von total Fr. 20'666.15 verfügten und dass ihnen im Höchstbetrag von Fr. 40'000.-- eine Forderung des Vereins gegenüber den vier Beschwerdegegnern und weiteren Vorstandsmitgliedern aus "Pflichtverletzung als Organe und Beauftragte des Vereins" im Sinn von Art. 260 SchKG abgetreten worden sei. Es hat weiter befunden, dass die Beschwerdeführer den eingeklagten Schaden (unnötige Kosten, die angeblich dem Verein durch konsequente Erhebung des Rechtsvorschlages gegen die seitens der 60 Ausführenden eingeleiteten Betreibungen entstanden seien) ungenügend substanziiert hätten, indem sie einzig auf eine Tabelle gemäss KB 21 verwiesen, aber die einzelnen Kostenpunkte nicht näher belegt hätten; vor diesem Hintergrund könne auch offen gelassen werden, ob sie tatsächlich einen Schaden des Vereins oder nicht eher einen Reflexschaden eingeklagt hätten. Sodann fehle es auch an einer durch die eingeklagten Mitglieder des Vereinsvorstandes begangenen Pflichtverletzung. Anders als Verwaltungsräte bei einer AG treffe diese keine Pflichten im Sinn von Art. 725 OR. Sodann hätten sie sich, nachdem das Stück abgespielt und das Defizit greifbar gewesen sei, um weitere Sponsoren bemüht. Dem sei wenig Erfolg beschieden gewesen, einzig R._ habe am 21. November 2006 eine Spende von Fr. 25'000.-- zugesagt und am 7. Januar 2007 habe der Verein von Q._ weitere Fr. 1'000.-- erhalten. Die Vorstandsmitglieder, insbesondere V._, hätten sich bemüht, beim Regionalverband B._ einen Defizitbeitrag von Fr. 15'000.-- erhältlich zu machen, welcher dies mit E-Mail vom 23. August 2006 versprochen und zudem mit Schreiben vom 9. Januar 2007 bestätigt habe, die Zusicherung einzuhalten, jedoch eine Schlussabrechnung zu benötigen. Im August 2007 habe V._ den Regionalverband erneut angeschrieben und um Auszahlung einer Defizitgarantie von nunmehr Fr. 20'000.-- ersucht. Darüber hinaus seien zahlreiche Institutionen und Persönlichkeiten angeschrieben worden, wobei dies zu keinen konkreten Zusagen geführt habe. Die Vorstandsmitglieder hätten bis zum Schluss die Hoffnung gehabt, auch nach Abschluss der Aufführungen noch Sponsorenbeiträge hereinholen zu können. Dies könne ihnen ebenso wenig zum Vorwurf gemacht werden wie der Umstand, dass der Regionalverband offenbar nichts mehr von seiner früheren Zusage haben wissen wollen. Eine sorgfältige Geschäftsführung habe verlangt, sich nochmals intensiv um Beiträge zu bemühen; ein sofortiger Konkurs nach Vorliegen der Schlussrechnung ohne zusätzliche Geldsuche wäre jedenfalls nicht gerechtfertigt gewesen. Den Vorstandsmitgliedern wäre deshalb eher ein Vorwurf zu machen, wenn sie den Verein unverzüglich in den Konkurs geführt hätten.
3. Gemäss Art. 69 ZGB hat der Vorstand das Recht und die Pflicht, nach den Befugnissen, die die Statuten ihm einräumen, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und den Verein zu vertreten. Somit gehört zu den Aufgaben des Vereinsvorstandes einerseits die Geschäftsführung, wozu er nicht nur berechtigt, sondern ausdrücklich verpflichtet ist, und obliegt ihm andererseits die Vertretung des Vereins gegen Aussen.
Das Erheben des Rechtsvorschlages bei einer gegen den Verein eingeleiteten Betreibung gehört zur Geschäftsführung und damit in den Kompetenzbereich des Vorstandes. Vorliegend stellt sich die Frage, ob die konsequente Rechtsvorschlagserhebung gegen die seitens der Ausführenden eingeleiteten Betreibungen eine Verletzung der Sorgfaltspflicht der Mitglieder des Vorstandes bedeutet und ob dem Verein dadurch in adäquat kausaler Weise ein Schaden entstanden ist.
3.1 Die Beschwerdeführer anerkennen, dass das Vereinsrecht dem Vorstand keine mit Art. 725 OR vergleichbaren Pflichten auferlegt. Sie stellen sich aber auf den Standpunkt, dass eine Pflichtverletzung im Sinn von Art. 398 Abs. 1 und 2 OR vorliege. Sie machen geltend, dass über den Verein in der kurzen Zeit von einem halben Jahr Umsätze von Fr. 500'000.-- abgewickelt worden seien und am Schluss ein Verlust von Fr. 300'000.-- resultiert habe. Vor diesem Hintergrund habe das Kantonsgericht die Vorstandsmitglieder nicht mit dem blossen Hinweis auf die Hoffnung auf das Eintreffen weiterer Sponsorengelder entlasten dürfen. Effektiv seien kaum Gelder eingegangen und selbst die Defizitgarantie des Regionalverbandes B._ hätte die Lage nur unwesentlich verbessert. Die vom Kantonsgericht angeführte Hoffnung auf einen späteren Quotenvergleich sei objektiv unrealistisch gewesen und nach dem ersten gescheiterten Versuch hätten auch keine weiteren dahingehenden Bemühungen stattgefunden. Die Vorstandsmitglieder hätten sich im Anschluss an den krassen Misserfolg des Unternehmens unprofessionell verhalten und sie hätten als Führer eines kaufmännischen Unternehmens die Verantwortung übernehmen und weitere schädigende Handlungen wie die prozessuale Bestreitung zuvor anerkannter Forderungen vermeiden müssen, da ihnen hätte klar sein müssen, dass der Konkurs für alle Parteien der beste Weg gewesen wäre, weil er den Arbeitnehmern sofort den Weg zur Insolvenzentschädigung geöffnet hätte.
3.2 Während das Kantonsgericht für das Verhältnis zwischen dem Verein und den Vorstandsmitgliedern auf das organschaftliche Rechtsverhältnis abgestellt hat, gehen die Beschwerdeführer von einer auftragsrechtlichen Haftung aus. Indes hat die Vorinstanz kein (stillschweigend oder explizit abgeschlossenes) Vertragsverhältnis zwischen dem Verein und den Vorstandsmitgliedern festgestellt. Freilich besteht parallel zur organschaftlichen Stellung in der Regel ein Auftrag, ein Arbeitsvertrag oder ein ähnliches Rechtsverhältnis (vgl. RIEMER, Berner Kommentar, N. 18, 22 f. und 124 zu Art. 69 ZGB; HEINI/SCHERRER, Basler Kommentar, N. 11 und 15 zu Art. 69 ZGB). Für die vorliegend zu beurteilende Frage der Sorgfaltspflichtsverletzung ist die genaue Haftungsgrundlage allerdings nicht zentral, weil sich die gegenseitigen Rechte und Pflichten nicht nur bei der organschaftlichen, sondern auch bei der vertraglichen Haftung aus dem objektiven Vereinsrecht und den Statuten ergeben (vgl. RIEMER, a.a.O., N. 22 zu Art. 69 ZGB; HEINI/SCHERRER, a.a.O., N. 12 und 36 zu Art. 69 ZGB).
Der Vorstand begeht eine Pflichtwidrigkeit, wenn er den Verein nicht ordentlich führt und sich nicht so verhält, wie man es von einem umsichtigen und vernünftigen Vorstand unter den konkreten Umständen erwarten darf. Dabei wird in der Lehre die Meinung vertreten, dass ab einer bestimmten Vereinsgrösse oder bei einer entsprechenden Geschäftstätigkeit die Pflichtverletzung darin bestehen kann, dass der Vorstand nicht für eine angemessene finanzielle Führung sorgt oder eine Überschuldung dem Richter nicht anzeigt (MÜLLER/SCHMID, Die Haftung des Vereinsvorstandes, insbesondere bei Flugsportvereinen, in: Grundfragen der juristischen Person, Bern 2007, S. 233 f.). Letzteres ist vorliegend nicht weiter zu erörtern (vgl. einleitend E. 3.1). Ebenso wenig wird dem Vorstand das finanzielle Management im Allgemeinen vorgeworfen. Vielmehr geht es, wie bereits festgehalten wurde, aufgrund der Vorbringen der Beschwerdeführer einzig um die Frage, ob das konsequente Erheben von Rechtsvorschlägen im vorliegend zu beurteilenden Fall eine Sorgfaltspflichtsverletzung darstelle.
3.3 Gemäss den vorinstanzlichen Sachverhaltsfeststellungen, welche für das Bundesgericht grundsätzlich verbindlich sind (Art. 105 Abs. 1 BGG), durften die Vorstandsmitglieder aufgrund der ursprünglichen Zusage davon ausgehen, dass der Regionalverband B._ einen namhaften Beitrag an das Defizit leisten würde. Sodann bemühten sie sich nach den kantonsgerichtlichen Sachverhaltsfeststellungen intensiv um weitere Sponsoren. Wenn die Beschwerdeführer geltend machen, aufgrund der nur spärlich eingegangenen Beiträge hätte den Vorstandsmitgliedern von Anfang an klar sein müssen, dass diesem Unterfangen kein Erfolg beschieden sein könne, stellen sie eine "nachträgliche Prognose" auf, mit welcher sich keine Willkür in Bezug auf die Sachverhaltsdarstellung dartun lässt, die Vorstandsmitglieder hätten bis zum Schluss auf einen Erfolg ihrer Bemühungen gehofft bzw. sie hätten vom Erfolg ihrer Bemühungen ausgehen dürfen. Es entspricht denn auch dem, was von den Vereinsverantwortlichen bei einem künstlerischen Unternehmen wie dem vorliegenden, bei welchem der Aufwand in aller Regel nicht allein durch den Kartenverkauf gedeckt werden kann, erwartet werden darf, nämlich dass sie sich intensiv um Sponsoring bemühen, und zwar notfalls auch nach Abschluss der Vorstellungen. Das Erheben der Rechtsvorschläge diente den Vorstandsmitgliedern gemäss dem angefochtenen Entscheid dazu, sich Zeit für das Auftreiben solcher Gelder zu verschaffen. Dass sie damit gegen die Vereinsstatuten verstossen hätten, haben die Beschwerdeführer nie behauptet; sie machen vielmehr eine Gesetzesverletzung geltend. Indes ist kein Verstoss gegen Vereinsrecht oder anderweitig gegen Bundesrecht ersichtlich, wenn das Kantonsgericht ausgehend von der geschilderten Sachverhaltsgrundlage befunden hat, nicht der Versuch, durch Auftreiben weiterer Beiträge den Verpflichtungen des Vereins bestmöglich nachzukommen, sondern vielmehr die sofortige Herbeiführung des Konkurses hätte eine unsorgfältige Erfüllung der den Vorstandsmitgliedern obliegenden Aufgaben bedeutet.
3.4 Ist ein pflichtwidriges Handeln der Vorstandsmitglieder im Rahmen ihrer organschaftlichen oder vertraglichen Pflichten zu verneinen, so erübrigt sich die Prüfung, ob und inwiefern dem Verein durch das vorgeworfene Verhalten adäquat kausal ein im Einzelnen bewiesener Schaden entstanden sein könnte.
4. Zusammenfassend ergibt sich, dass die Beschwerde in Zivilsachen abzuweisen ist, soweit darauf eingetreten werden kann. Die Gerichtskosten sind somit den Beschwerdeführern aufzuerlegen (Art. 66 Abs. 1 BGG) und mit dem geleisteten Kostenvorschuss zu verrechnen. Der Gegenseite ist kein entschädigungspflichtiger Aufwand entstanden.
Demnach erkennt das Bundesgericht:
1. Die Beschwerde in Zivilsachen wird abgewiesen, soweit darauf einzutreten ist.
2. Die Gerichtskosten von Fr. 3'000.-- werden den Beschwerdeführern auferlegt.
3. Dieses Urteil wird den Parteien und dem Kantonsgericht Schwyz, Kantonsgerichtsvizepräsidentin, schriftlich mitgeteilt.
Lausanne, 17. Januar 2013
Im Namen der II. zivilrechtlichen Abteilung
des Schweizerischen Bundesgerichts
Der Präsident: von Werdt
Der Gerichtsschreiber: Möckli