Около 50% сотрудников считают, что технологии не только не повышают их продуктивность, но даже мешают работе.*  *По данным опроса Eagle Hill Consulting  Абсолютно согласны, особенно когда решения об автоматизации оторваны от реальности и не закрывают реальные и каждодневные боли сотрудников.  Каждая третья российская компания автоматизирует HR-процессы для того, чтобы упростить доступ к сервисам для сотрудников, при этом сэкономив сотни или даже тысячи рабочих часов. (Конечно, если пойти глубже, то конечный пользователь ― даже не сотрудник, а снова клиент. Сэкономив время сотрудника на административные таски, мы даем ему возможность заниматься ключевыми задачами и оставаться эффективным).  Рассказываем, как закрывать реальные боли и повышать эффективность проектов по автоматизации HR.  На стадии подготовки к автоматизации обязательно оцифровываем и описываем все процессы, в том числе кросс-функциональные, определяем слабые места, оптимизация которых позволит облегчить жизнь наибольшему количеству людей, и на основе этих данных формулируем решения, которые позволят сделать работу быстрее, выше, сильнее проще, прозрачнее.   Пример: При учете рабочего времени персонала управляющий каждого клуба сети ретейла ежемесячно заполнял таблицу в Excel на всю команду и отправлял файл по почте в HR. На это тратилось более 928 часов в год, а на сбор и обработку данных задействовались другие подразделения ― HR и финансы. Автоматизация освободила сотрудников от ручной рутинной работы ― теперь эта функция доступна на корпоративном портале в один клик. Вуаля!  Любой проект по автоматизации — это инвестиции, поэтому на старте оцениваем экономический эффект от внедрения. Для прогноза можно разбить все процессы на задачи и оценить, сколько сотрудники разных категорий тратят времени на каждом этапе. На оформление отпусков с момента подачи заявления на бумаге до оплаты отпускных в компании тратилось 2880 часов в год. 2880 часов, Карл! А задержка в согласовании индексации зарплаты может стоить компании ключевых сотрудников.    Тут в чат входят и прогноз улучшения финансовых результатов, и возможная упущенная выгода. Важно учитывать, что срок окупаемости инвестиций в автоматизацию HR-процессов часто больше, чем у проектов по цифровизации бизнес-подразделений. И как не добавить про лояльность сотрудников и усиление бренда работодателя: наглядная возможность привлекать и удерживать более квалифицированные кадры.  По данным Hays, 78% компаний автоматизируют кадровый учет, 45% ― системы учета рабочего времени, 41% ― рекрутмент, а 40% ― компенсацию и льготы. На рынке сейчас много инструментов, которые позволяют автоматизировать отдельные HR-процессы: Potok и Хантфлоу для подбора, iSpring для обучения ― и многие другие. Но, кому удобно "прыгать" между разными приложениями и каждый раз проходить авторизацию? Ведь гораздо проще делать все ― ставить задачи, общаться в чате, пользоваться всеми HR-сервисами, пополнять базу знаний и учиться новому ― на одной площадке. Поэтому максимально связываем различные инструменты в единую архитектуру.  Каким бы классным не был проект, страх перемен мешает трезво оценить его преимущества — это естественная защитная реакция психики. Изменения вызывают тревогу: при переменах мозгу приходится тратить больше энергии на адаптацию, таким образом он старается избежать лишнего стресса.  С таким сопротивлением не боремся, мы его учитываем. На то, чтобы привыкнуть к новым инструментам нужно от 3 месяцев до года. При этом адаптация не падает с неба: теория управления изменениями предполагает, что в проекте на каждые 20% действий приходится 80% коммуникаций.  Чтобы смягчить и ускорить адаптацию, подогреваем интерес к новым фичам — рисуем комиксы!  Да да, привычные рассылки с обновлениями нам немного наскучили, мы пошли рисовать комиксы про интранет и все автоматизированные сервисы, провели демо по горячим следам и конечно же, сказали спасибо за обратную связь, без нее, мы бы не выпустили крутую фичу.  Продуктовый подход делает проекты более управляемыми. Он ориентирован на создание функциональных решений и достижение конкретных результатов и, кроме того, предполагает назначение владельца продукта. Продакта, который полностью возьмет на себя проект с выявлением всех болей, построением CJM, координацией команды и, наконец, исследованием эффективности нового решения.    Так удается нивелировать возможные проблемы в коммуникации между HR- и IT-отделами: менеджер проекта брифует HR-ов и ставит понятную задачу разрабам. Мэджик!  Работай меньше, успевай больше ― так можно охарактеризовать и подвести итог процессу автоматизации. Гораздо приятнее жить в мире работать в компании, где отсутствует бумажная волокита, сложные и длительные согласования, монотонные задачи и беспорядок.   Эксперт ― Дарья Спиридонова, руководитель центра корпоративных изменений Лиги Ставок.