Про пользу электронного документооборота для бизнеса сказано уже много: это и удобство, и скорость, и помощь в работе с партнерами и контрагентами, клиентами и сотрудниками, и многое другое. Меня зовут Лебедев Владимир. Сегодня я хотел бы рассмотреть плюсы ЭДО и организацию процесса на примере работы с сотрудниками компании. Если вы тоже задумываетесь об этом (а в условиях массовой удалёнки странно не задумываться), возможно, вам пригодится наш опыт. Вот как мы себе всё представляли после полного перехода на ЭДО: делаем всё без бумаги и радуемся спасённым лесам; сотрудники довольны: они не тратят время на работу с бумагой; коллеги из информационной безопасности также разделяют общий настрой и довольны происходящим. Как вы понимаете, так выглядит ситуация в идеале, но в реальности не так все просто. Насколько далека реальность от идеала рассмотрим далее в посте. Как все было устроено раньше: классическое дублирование элементов электронного документооборота бумажным (через печать и сканирование), как следствие, увеличенные затраты на администрирование, формирование отчетности и т. д. При этом внутри компании использовалась и электронная подпись (ЭП), но её виды были разнородны в зависимости от систем, процессов и видов документов, что вызывало проблемы поддержки. Кроме того, юридическая значимость документов при использовании разнородных видов ЭП требует оформления множества внутренних документов, что также увеличивает трудоемкость, административную нагрузку и, в конечном счете, порождает вопросы со стороны сотрудников и руководства. Начали мы с анализа трех основных составляющих: определение категорий сотрудников, составление реестра видов документов и действий, а также выбора варианта ЭП. Категоризация сотрудников: всего было выделено 4 группы, из которых ключевых было 2. Это сотрудники, работающие в офисе, и те, которые всегда работают дистанционно. Дистанционщиков ТК РФ выделяет в отдельную категорию, и с ними можно всё подписывать с помощью КЭП (квалифицированной электронной подписи).Другие две группы промежуточные, это те, кто чередуют удаленный режим с офисным. Для каждой из них есть нюансы, но технически мы отнесли их к первой группе сотрудников, работающих в офисе. Виды документов: мы провели довольно внушительную работу с документами и собрали бэклог из более 30 видов документов, определили действия, совершаемые с документами (подписание или ознакомление), а также зафиксировали доступные варианты видов ЭП для каждого из действий в разрезе каждого документа. Выбор ЭП: при выборе конкретного вида ЭП стоит учитывать в комплексе такие параметры, как: стоимость; простота использования; сложность онбординга; подтверждение юридической значимости. При этом имеет смысл оценить не только стоимость использования разных подписей, но и удобство работы с ними, включая и онбординг сотрудника, который в случае с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) становится той ещё задачей. Итак, на входе мы решали такую задачу, как ознакомление с локально-нормативными актами. Для нас это серьезная задача, так как сотрудников в банке более 6 тысяч, и в случае традиционного документооборота это, без преувеличения, горы бумаг. Именно поэтому мы с неё и начали. Сформировали рабочую команду из специалистов следующих департаментов: кадровое администрирование; юристы; информационная безопасность; IT. Долго обсуждали, стоит ли выпускать свои собственные КЭП и делать свой удостоверяющий центр (УЦ). В целом возможно, но это всегда вопрос стоимости и удобства. По нашим расчётам, вышло не только дорого, но и сложно в плане адаптации. Да ещё и перевыпуск КЭП для новых сотрудников рано или поздно будет увеличивать непрозрачность процесса. Так что мы решили выбрать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) в формате RSA, который хранится в контейнере локального пользователя, а выпускается локальным УЦ. Это весьма важный документ, поэтому про него имеет смысл написать отдельно. У него есть одна особенность — он универсален в своей основе. Это значит, что мы можем взять и использовать эту подпись в любом нашем внутреннем процессе, просто сделав сноску во всех дополнительных нормативных актах на первичный порядок. В нашем случае на первом этапе дополнительным нормативным актом стал «Порядок ознакомления работников с внутренними нормативными документами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью». И всё. В целом инфосистемы фактически состояли из двух узлов. Первый — УЦ, второй — BPMS с функцией электронного документооборота. Можно было бы использовать СЭД, если бы не одно но: документ рождается в СЭД, поэтому логично, чтобы и ознакомление с ним тоже шло в СЭД. Но у нас прямо сейчас идет параллельный проект по смене СЭД, и продлиться он может еще месяцев 8. Так что мы решили использовать те системы, которые у нас уже есть, развернуты на весь банк и поддерживают электронное подписание прямо здесь и сейчас. Поэтому BPMS. Вот на картинке карточка документа, на которой есть ссылка на текущую версию документа, а также подписи ответственного сотрудника, удостоверившего его подлинность. То есть каждый пользователь, который будет знакомиться с этим документом, будет знакомиться и с вложением. Нам необходимо поддерживать два режима ознакомления. Это базовое требование отдела кадров (и жизни), потому как всегда будут сотрудники, которые в силу закона могут отказаться от электронного ознакомления, это их право, и мы должны им его предоставить. Но при этом мы должны сформировать единую базу и отчетность по ознакомлению с документами. Сейчас это все ведется в Excel — сотрудники подразделения кадрового администрирования выставляют статусы, получили ли они подтверждение ознакомления или нет. На самом деле, это огромный труд специалистов, которые занимаются этими листами ознакомления большую часть своего рабочего времени. И это то, от чего мы хотим уйти. Если будете внедрять у себя подобное, также обратите внимание на нагрузки. Я писал выше, что у нас более 6 тысяч сотрудников и, как показала практика, не каждая система в состоянии формировать листы ознакомления на 6 тысяч человек. Нам также пришлось поработать с вендором в этой части. Ещё из важного — система напоминаний по процессу. С одной стороны, это важно для банка и для соблюдения ряда законов, с другой — очень важно не надоедать сотрудникам напоминаниями. Ну, вы знаете, как часто бывает с напоминанием о прохождении корпоративных курсов, например, все эти “ВНИМАНИЕ! ОСТАЛОСЬ ДВА ДНЯ ДЛЯ ПРОХОЖДЕНИЯ!”. Не надо так делать. Когда мы почти завершили работы, 22 ноября 2021 г. вышел новый  Федеральный Закон №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс РФ», уточняющий электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Принятие данного документа потребовало дополнительного изменения внутренней нормативной базы, а также подписания с сотрудниками ряда документов. Правда их выпуск и регистрация была упрощена уже выполненными ранее наработками. Сейчас мы находимся на стадии пилота.  Листы ознакомления в бумажном виде оснащены штрих-кодами, соответственно, мы снизили трудозатраты на их обработку и учёт в разы.  Все документы начиная с ноября 2021 года запускаются в системе на ознакомление именно в бумажном виде, то есть мы начали с бумажного ознакомления. Процесс выглядит так: Документ загружается сотрудником отдела кадрового администрирования. Подтверждается его же подписью в системе, что документ достоверен и равнозначен тому, который был подписан уполномоченным лицом. Документ рассылается всем сотрудникам банка на ознакомление в выбранном режиме: либо в электронном, либо в бумажном. Мы пока рассылаем в бумажном, каждому сотруднику приходит лист ознакомления и ссылка на документ, с которым нужно ознакомиться. А дальше мы всех планируем переключать поэтапно на электронное ознакомление. Следующим шагом мы планируем переходить на электронное подписание протоколов обучения сотрудников по ПОД/ФТ. Для всего финансового сектора это также знакомая история и достаточно большие трудозатраты, поскольку, например, только в нашем банке ежегодно несколько тысяч сотрудников проходят плановое обучение. Главное — не просто уйти от бумаги, но сделать рабочие процессы более быстрыми и удобными для всех, при этом избежав многочасовых онбордингов и монструозных инструкций.