С ростом масштабов бизнеса на первый план выходит вопрос регулирования закупок. Его цель — сократить риски поставок для производства, обеспечить прозрачность выбора поставщиков и минимальные закупочные цены для владельцев. Для этого требуется внедрить и автоматизировать конкурентные процедуры выбора поставщиков. Особенности конкурентных процедур Практика конкурентных процедур за последние десятилетия была принята во всех организациях, имеющих то или иное отношение к бюджетному финансированию (речь о нормах федеральных законов с условным обозначением 44-ФЗ, 223-ФЗ и др.). Для неё характерно широкое применение строгих форм процедур — так называемых «торгов», если говорить терминами Гражданского кодекса РФ: у заказчика возникает обязательство заключить договор с победителем торгов. В коммерческом секторе ту же процедуру называют иначе — «тендер», «запрос предложений» и др. Выделим основные характеристики процедуры, устоявшиеся в российском коммерческом секторе: 1. Есть как минимум два распространенных способа выбора поставщика: запрос котировок и запрос предложений. Последний часто называют тендером. Отличие их в том, что определение поставщика в первом случае происходит исключительно по цене, а во втором — по более широкому перечню критериев, объявленных публично или скрытых от участников. 2. Форма проведения процедуры может быть открытая и закрытая. Закрытая форма предполагает заранее определённый список участников, в открытой же процедуре может принять участие любой потенциальный поставщик. 3. О процедуре объявляют публикацией на информационном ресурсе и/или с помощью почтовой рассылки среди потенциальных поставщиков. Описание как правило включает предмет закупки, условия поставки, требования к поставщикам и прочие сведения. Объявление часто содержит требования к формату коммерческих предложений и сроку их отправки. 4. После сбора первичных предложений происходит рассмотрение и допуск участников на следующий этап процедуры. Здесь отсеиваются предложения участников, не устраивающие компанию по тем или иным причинам — слишком высокая цена, техническое несоответствие предлагаемой продукции, связанные с фигурой поставщика риски и др. Следующий шаг — оценка предложений и выбор поставщика среди допущенных участников. Нередко проводится «переторжка» — допущенным участникам предлагается улучшить условия ранее поданных предложений. В этом случае окончательная оценка проводится после получения окончательных предложений участников. Публикация сведений о выбранном поставщике происходит по усмотрению компании. В госзакупках по 44-ФЗ публикация победителя обязательна. Автоматизация закупок Как правило, на начальном этапе компания не располагает удобными инструментами для автоматизации закупочной деятельности, поэтому для коммуникаций и сбора информации используется электронная почта. Иногда компании публикуют информацию для поставщиков на корпоративном сайте, но эта площадка не позволяет работать с необходимым уровнем оперативности и удобства. В частности трудно получить какую-либо аналитику по процессу. В какой-то момент уровень операционных затрат команды закупщиков и финансовые потери от неудачных закупок сравняются со стоимостью автоматизации закупочной деятельности. Готовясь внедрить специализированное ИТ-решение, руководителю следует помнить, что эффективность применения ПО будет во многом зависеть от сотрудников и их желания освоить новую систему.. У продукта Naumen SRM есть отработанная практика внедрения — «быстрый старт». Это коробочная версия с пакетом услуг по адаптации, обучению и проведению опытной эксплуатации. За 60 рабочих дней компания получает настроенную под её нужны систему и полностью готовых к работе пользователей, которые уже провели несколько тестовых закупочных процедур и уверены в своих силах. Naumen SRM интегрируется с сайтом компании: для поставщиков появляется полноценный раздел, который в автоматизированном режиме ведёт команда закупщиков. Потенциальные поставщики оперативно получают информацию об объявленных закупочных процедурах в структурированной форме, могут пройти процедуру регистрации и начать работу в личных кабинетах электронной площадки. Поступающие предложения участников становятся видны всем заинтересованным специалистам и руководителям компании. Например, конечный заказчик закупаемой продукции может сам принять участие в рассмотрении поступивших предложений — SRM-система обеспечит весь сопутствующий документооборот. Процесс принятия решения об окончательном выборе поставщика с применением Naumen SRM прозрачен для всех участников и задокументирован системой. Оперативная информация доступна в личных кабинетах, поэтому не требуется отдельно уведомлять участников звонками или письмами. Руководители, в свою очередь, смогут получать сведения о показателях закупочной деятельности и ставить измеримые цели на будущие периоды. Накопленная в SRM-системе информация и возможность оперативного вмешательства на любом этапе закупочной деятельности позволят снижать закупочные риски и излишне не затягивать при этом процесс поиска и заключения договора с поставщиком. Вопросы и ответы о внедрении SRM-системы Спасибо, что прочитали статью! Надеемся, описанный опыт будет полезен вам в работе. Мы всегда готовы обсудить автоматизацию закупочных процессов, рассказать о возможностях продукта Naumen SRM или ответить на ваши вопросы.  Автоматизация процесса закупок