Привет, Хабр. За прошедшие 3 недели все в мире сильно изменилось. Единственное, что можно сказать с уверенностью – нам всем и дальше нужно будет работать. Тем, кто реагирует на события спокойно, – в своем обычном ритме и на обычной должности, а кому-то значительно больше из-за смены работы или просто потому, что она позволяет вернуть мысли в привычное русло. Поэтому мы решили не отказываться от публикации второй части статьи про методы тайм-менеджмента. Первую вы найдете здесь. Спасибо всем, кто оставил комментарии к первой статье. Они помогли нам понять, что тема актуальна, и взглянуть по-новому на понятие тайм-менеджмента. Поэтому пишите, мы все читаем. В двух словах напомним, что мы показываем взгляд изнутри на популярные приемы и методы тайм-менеджмента. О своем опыте рассказывает Анна, маркетолог и один из авторов контента Click.ru. Она протестировала большинство популярных методик ранжирования задач и распределения рабочего времени и честно рассказывает о своих впечатлениях. Вот какие задачи Анна ставила в самом начале экспериментов: Успевать делать все, что запланировала на день; Научиться с точностью до 15% закладывать время на задачи; Уменьшить количество переключений до комфортного уровня; Научиться правильно распределять задачи в рамках рабочего дня. В прошлой статье мы рассказали о методиках тайм-блокинг, матрица Эйзенхауэра, «1-3-5» и pomodoro. А сегодня на очереди канбан, «90 на 30», хронометраж и Fresh or Fried. В чем суть: канбан – это методика организации работы в командах с помощью визуализации. Весь пул задач по разработке продукта (часто канбан связывают именно с профессией разработчика) делится на 3 группы: надо сделать, в работе, выполнено. Все это визуализируется как 3 столбца с карточками задач. Важно, чтобы в первом столбце было ограниченное количество задач, ведь если их будет слишком много, то часть из них зависнет надолго. По мере работы карточки перемещаются по столбцам, что дает наглядное представление о прогрессе. Период тестирования: 2 месяца теста + использование по сей день. Когда-то давно я работала с групповыми проектами в Trello (раздавала задачи подрядчикам), и мне очень нравился принцип столбцов и карточек. Это было удобно и наглядно. Поэтому сейчас я вспомнила именно про этот сервис. Правда, на момент теста команды у меня не было. Я решила попробовать «упрощенный индивидуальный канбан», как я его назвала. В течение месяца мой список задач выглядел примерно так: Я ограничила количество карточек в «Надо сделать» 12 штуками, это задачи примерно на 3 ближайшие дня. Почему именно так: короткий список задач получается поддерживать актуальным; есть возможность воткнуть в список внезапную задачу; такой объем предстоящей работы не слишком давит психологически. Во второй столбец я перекидывала только сегодняшние задачи, ранжируя их по степени важности, а по окончании проставляла галку «Завершено» и складывала в столбец «Выполнено».  Через месяц случилось странное: мне стало не хватать столбцов. Я привыкла к долгому планированию (на неделю или более), а в Trello даты видны достаточно плохо, а дни недели есть только в платной подписке. Поэтому моя доска превратилась в такую: В первом столбце остались задачи с отдаленной датой или сроком «когда-нибудь», «Выполнено» остался на месте, а посередине я добавила текущий день и 3–4 ближайших дня. Так я проработала еще около месяца, радуясь удобству. Пока меня снова не позвали в групповой проект в Trello. Все, что мне так нравилось в индивидуальной работе в этом сервисе, стало адом в командной работе: логика создания столбцов часто была непонятной; участие нескольких команд делало маркировку и раскраску карточек слишком сложной; карточки постоянно хаотично двигались туда-сюда, хотя, казалось бы, искомая задача выполнена, а под новую нужно просто создать свою карточку; переписки внутри карточек могли быть огромными, в них было сложно разобраться. Короче говоря, чрезмерное усложнение и неправильное использование убило весь канбан. Наглядность – быстрая визуальная оценка объема работы и прогресса. Возможность положить внутрь карточек файлы, ссылки или написать текст (например, вводные от заказчика). Отмечать выполненные задачи галочками и перемещать их мне было удобно и приятно. Доступ с любых устройств. Наличие оповещений. При чрезмерном усложнении система становится неудобной и даже замедляет работу. Для индивидуальной работы мне очень понравился Trello (активно юзаю его до сих пор), но для командной совсем нет. Возможно, дело в самом сервисе и есть другие, более подходящие для координации команд. Кстати, если знаете их, напишите. В чем суть: это метод распределения труда и отдыха, согласно которому надо работать 90 минут, а затем 30 минут отдыхать. При этом первыми надо делать самые сложные задачи. Период тестирования: 2 недели. Я распределила все дела на 1,5-часовые отрезки, перемежающиеся отдыхом. Получилось что-то такое: В конце каждого отрезка звонил таймер для переключения. Несмотря на то, что работать 1,5 часа без перерыва иногда было сложно (особенно в конце дня, когда голова уже уставала), душу грела мысль о том, что дальше целых полчаса можно отдыхать. Кстати, этого хватало и просто на перерыв, и чтобы пообедать. На второй неделе ровное распределение по времени начало съезжать: когда вклинивается срочная задача, ты сбиваешься с ритма. Иногда такие задачи приходилось делать в периоды отдыха, потому что асап, сами понимаете. Метод помогает лучше концентрироваться и меньше отвлекаться. Помогает собираться и делать задачи быстрее – в пределах отведенных 90 минут. Есть большие перерывы, которые хорошо мотивируют. Длинные отрезки работы начинают напрягать к концу дня. Много переключений. Метод ломается, если вклинивается срочная задача. Иногда хочется взять перерыв побольше, например для обеда. Коллеги и руководитель не всегда понимают твои частые получасовые отсутствия. Метод мне понравился, однако к концу второй недели я поняла, что мое планирование стало мало чем отличаться от стандартного календаря, о котором я рассказывала в первой статье. Какие-то задачи занимали больше 90 минут, когда-то я забывала прерываться на отдых, а когда-то работала всего 40 минут или час между перерывами. Поэтому 90 на 30 стал превращаться в обычный календарь: Тем не менее, метод помог понять, как важно и нужно регулярно прерываться (иногда даже принудительно). В чем суть: метод помогает анализировать эффективность трудозатрат на работу. Нужно записывать время на каждую задачу в течение нескольких недель, а затем проанализировать эффективность трудозатрат. «Пустые» траты времени нужно сократить, а эффективные увеличить. Период тестирования: 3 месяца. В описании метода меня сразу насторожили 2 вещи: Как понять, что время потрачено эффективно или неэффективно? Какие критерии должны быть? Фиксация времени на задачи сама по себе трудозатратна и увеличивает количество переключений. Если вы работаете в найме, то на первый вопрос «Как оценить эффективность?» вы, скорее всего, ответите: «По моему субъективному ощущению». Так себе критерий. Можно попробовать как-то оцифровать каждую задачу, например рассчитать ее ориентировочную «стоимость» в зависимости от общего бюджета на проект. Например, если весь проект состоит из написания медиаплана и 25 однотипных текстов, можно разделить его стоимость на 26. Я в то время работала на фрилансе, поэтому все мои трудозатраты можно было примерно пересчитать в деньги. По итогу тестового месяца я считала стоимость часа в каждом проекте. Проблема с переключениями решилась сама собой после первой недели: главное привыкнуть. Я вела подсчеты времени в Excel, у меня получалось что-то такое: Когда я начала анализировать эту статистику по итогам месяца, то увидела удивительные вещи: Одни типы задач делаются быстрее, а другие медленнее. Например, мне лучше всего давалась постановка задач и их проверка, а труднее всего – анализ целевой аудитории и большие письма подрядчикам; Одни проекты приносят тебе больше дохода, чем другие. У меня иногда это зависело от заказчика, а иногда от того, что я неправильно рассчитала стоимость услуг и не включила в цену ряд работ; Не у всех задач можно оценить хоть какую-то эффективность. Например, за то, что я составляю таблицу учета времени, заполняю календарь, подписываю договора и отправляю акты, мне, понятное дело, никто ничего не платил. Возможно, для вас эти вещи очевидны, но для меня вовсе нет. Например, я обнаружила проект, который на протяжении 3 месяцев «съезжал» по эффективности, потому что от меня требовали все больше и больше правок и дополнений по дизайну. Когда мне отказались их компенсировать, от проекта пришлось отказаться. Если бы я не юзала хронометраж, я бы так дальше и думала, что проект выгодный. Вот пример таблицы с анализом трудозатрат: Для наглядности я красила определенные числовые диапазоны цветом. Так сразу видно, какие задачи делались неэффективно. Наглядность важна не только в планировании своего времени, но и в отслеживании KPI рекламных кампаний. Так, например, чтобы сделать анализ статистики удобнее, Click.ru разработал дашборы – представление ключевых показателей эффективности рекламы на хорошо заметных плашках. В фильтре можно задать любую комбинацию из объявлений и параметров таргетинга, чтобы отслеживать именно то, что вам нужно. Хронометраж помогает понять, сколько конкретно времени ты тратишь на каждую задачу/проект/тип задач. Помогает определить причины чрезмерных трат времени и оптимизировать трудозатраты. Помогает наладить ценообразование исходя из реальных данных по трудозатратам. Метод увеличивает количество переключений. Нужно придумать более-менее точный критерий эффективности. Если ты работаешь в найме, то сделать это сложно. Метод мне очень понравился, я долго использовала его и после теста во время работы на фрилансе. Правда, в некоторые месяцы я выполняла расчеты попроектно, а не позадачно (суммировала затраты времени и стоимость за весь проект без более детальной разбивки). А детализацию выполняла только в «проблемных» проектах. В чем суть: все важные и сложные дела следует делать с утра, пока мозг еще свеж (не «поджарился»), на вторую половину дня нужно оставлять несложные и мелкие задачи. Метод должен помогать делать сложные задачи быстрее. Период тестирования: 1 неделя. Как-то давно я уже пробовала «есть лягушек с утра», и это кончилось только тем, что утро стало еще противнее. Но все равно решила попробовать. На утро первых 2 дней теста я запланировала сложные письма подрядчикам. Мозг просто отказывался грамотно формулировать мысли, на написание ушло в 1,5 раза больше времени, чем обычно. Я подумала, может, просто темы писем сложные, и попробовала еще раз. На 3-й день в 9:05 села составлять медиаплан. И через час просто бросила и переключилась на более мелкие задачи. А они шли хорошо. Для проверки следующие 4 дня решила работать, как обычно: «разгоняюсь» небольшими задачами, затем делаю сложную и заканчиваю день 1–3 мелкими. И это, как всегда, отлично получалось. В общем, тест с треском провалился. Метод может сработать для тех, кто вечно откладывает важные дела и хочет буквально надрессировать себя делать их вовремя.  Метод не подходит тем, у кого пик активности приходится день или вечер. Плохо подходит тем, у кого часто сбивается планирование из-за срочных задач. Он не подойдет, если в данный момент вы находитесь в стрессе. Состояние может стать только хуже. Мне не подошел этот метод, так как мой оптимальный дневной режим идет по кривой от простого к сложному и снова к простому. Вам могут не подойти типовые советы из разряда «Сделай самое сложное с утра, и день станет легче». Всегда надо ориентироваться на свой темп и часы активности. Все методы нужно так или иначе адаптировать под свои потребности (такой же вывод я делала и в прошлой статье). Не все методики одинаково полезны для индивидуальной и групповой работы. Визуализация загрузки – это очень удобно. Регулярные короткие перерывы очень помогают отдохнуть и перезагрузиться. Не стоить недооценивать статистику по своей загрузке. Она здорово помогает оптимизировать время и стоимость своей работы. Из методов, про которые я сегодня рассказывала, я до сих пор применяю упрощенный канбан в Trello и хронометраж. Они оказались для меня полезнее всего. В следующий раз планирую рассказать вам подробнее про книгу «Джедайские техники» Максима Дорофеева и про методику GTD. Это одни из самых интересных и мощных штук, которые я когда-либо применяла в работе и жизни. Рекламная экосистема для контекста и таргета