Привет, Хабр! Мы — ИТ-команда департамента «‎Сеть продаж»‎ — отвечаем за физическую сеть Сбера: банковские отделения, пункты выдачи заказов, банкоматы, работу выездных сотрудников и многое другое. Делимся своим опытом проведения бесед один на один HR-партнёра с сотрудниками команд. Наши советы и варианты вопросов с подробной инструкцией помогут вам лучше управлять настроением в командах, развивать и обучать сотрудников, влиять на найм и удержание.  Зачем вообще надо проводить встречи один на один с сотрудниками? Руководитель может думать, что если работник ходит на работу и выполняет свои обязанности, то что ещё от него нужно? А сотрудник со своей стороны работает и хочет, чтобы его не трогали. У них обоих и так хватает совместных встреч по работе, для чего тогда встречи с HR-партнёром, что они дадут обеим сторонам?  Дело в том, что все успешные ИТ-компании уже много лет стремятся всё решать через коммуникации, так как во время общения постоянно всплывают неожиданные факты, которые можно не заметить в ежедневной работе, и которые могут предупредить разнообразные проблемы. Также это минимизирует бюрократию (проще договориться, чем решать что-то формально и долго) и упрочняет социальные связи в командах. Мы хотим, чтобы сотрудник работал при минимальных потерях, а он хочет работать в условном «комфорте», создавать ценность, не отвлекаясь на «налоги» в виде лишних встреч, «бытовухи» и негатива.  Поэтому мы используем встречи один на один с HR-партнёром как средство раннего обнаружения любых проблем. Эти встречи будут дополнительным инструментом для успешного руководителя, а у сотрудника появится понятный доверительный канал для обратной связи по околорабочим вопросам. Это помогает нам выявить какой-либо негатив по рабочим и близким темам, когда можно своевременно не дать негодованию перерасти в конфликт.  Чем больше сотруднику нравится работать в команде, тем сильнее он вовлечётся и его результативность повлияет на результат компании, что, в свою очередь, ещё более позитивно отразится на сотруднике. Получается спираль, которая, раскручиваясь, создаёт улучшения для сотрудника и его места работы. Такие встречи будут полезны и руководителю, так как общение с разными сотрудниками и решение их рабочих проблем поможет развиваться ему самому. Нашему департаменту недавно исполнилось три года. Количество сотрудников постоянно увеличивается, новички приносят новые идеи и опыт с прошлых мест работы, а у давно работающих сотрудников появляются идеи и мысли, которые важно учесть.  Регулярное общение с сотрудником необходимо налаживать с самого начала его работы. Не все публичные площадки позволяют высказывать идеи, и иногда сотрудникам тяжело сформулировать или озвучить свои предложения прилюдно. К тому же на встрече один на один легче обсудить и своё недовольство чем-либо или кем-либо.  В нашем департаменте больше 900 сотрудников, руководители не успевают постоянно общаться с каждым из них на все темы. В таком случае мы привлекаем независимое третье мнение со стороны HR-партнёра. Его работа параллельно с руководителем помогает разделить вопросы сотрудников по направлениям и ускорить их решение. Руководители задают больше рабочих вопросов, зная нюансы команды, а HR-партнёр берет на себя организационные мероприятия. В беседе HR-партнёр затрагивает прошлый опыт сотрудника, чтобы применить это у нас, спрашивает про адаптацию, рабочую загрузку, работу с командой и руководителем, методологию, замеченные достоинства и недостатки, обсуждает желаемое направление развитие сотрудника, спрашивает мнение про нашу квартальную оценку и многое другое.  Каждый квартал получается собрать информацию по изменениям у примерно 100 сотрудников департамента. С одними мы общаемся по рекомендации их руководителей, других выбираем случайным образом. Также каждый сотрудник может, не дожидаясь встречи, сам обратиться к HR-партнёру по любым вопросам, а мы подскажем или направим. Затем мы передаём собранные данные руководителям разного уровня и разбираем с ними отзывы сотрудников, это помогает им в уже в их беседах. Вместе мы решаем любые проблемы. Сколько людей, столько и уникальных вопросов появляется после бесед: от новогодних подарков детям сотрудников до обустройства лаборатории, от программы рекомендаций до обучения, посещения конференций и многого другого. Самый частый вопрос при инициации такой встречи — зачем она нужна? Мы рассказываем о целях беседы, объясняем, что удалось поменять и улучшить после встреч с другими сотрудниками. Наша цель — с помощью встреч предупреждать различные проблемы. Эти беседы помогают HR-партнёру быть рядом с сотрудником, повышать доверие. Мы работаем над уверенностью сотрудника в работодателе и руководителе, показывая, что он действительно нужен и важен команде, что мы заинтересованы в его работе, чтобы он понимал, что компания готова инвестировать в развитие своих сотрудников. HR-партнёр может рассказать, каким видит вклад сотрудника, куда ему можно развиваться и как компания может помочь. Может выслушать сотрудника, изучить рабочие проблемы, принять личные неурядицы как возможный фактор временного влияния на работу. У нас несколько наборов типовых вопросов, которые мы задаём в зависимости от ситуации: для новичков; для работающих более 3-6 месяцев; для последующих встреч, на которых мы уже отслеживаем изменения. Вот список универсальных вопросов, которые подойдут как новичку, так и для давно работающему сотруднику: Что спрашиваем Что хотим узнать Вводные вопросы Где ты ранее работал (в каких компаниях, чем занимался)? Поможет с внутренней программой рекомендаций (готов ли кого-то порекомендовать?) и с анализом рынка конкурентов. Как тебе собеседования (технические и финальное)?  Адаптируемся после обратной связи кандидатов и финалистов. Спрашиваем про все HR-этапы и обсуждаем потом с HR-коллегами. Про наши собеседования можно почитать здесь. Как тебе адаптационные мероприятия? У нас есть буткемп, а также очный и онлайн-форматы, с помощью которых мы транслируем обратную связь и актуализируем процессы. Рабочие вопросы (могут подойти и новичку) Как рабочая нагрузка? Выясняем, почему нагрузка бывает волнообразной, что вызывает перегрузки, ищем способы, как это быстро исправить, чтобы избежать выгорания.  Какие задачи решаешь? Что тебе больше нравится делать?  Иногда это помогает руководителю взглянуть со стороны на ситуацию, узнать на будущее, где кого можно применить и тем самым мотивировать. При малом объёме интересных задач сотруднику может быть скучно, нужно это обнаруживать на ранних стадиях. Как команда тебя приняла и как тебе внутренние коммуникации? Как оцениваешь профессиональные и личностные навыки коллег? Нам важна продуктивная атмосфера в команде, которая повысит результативность.  Как построена работа с руководителем и куратором (если он есть)? Важно понимать, как себя ощущает новичок, достаточно ли ему внимания куратора, руководителя и коллег. Работаешь по методологии? Мы проводим  Agile-трансформацию, работаем с тренерами, обучаем наших Scrum-мастеров. Agile — это не культ карго и не навязанная извне методология, мы поддерживаем гибкость процессов и адаптируем их под себя. Команды выбирают Scrum или Kanban исходя из потребностей и специфики проектов. Что можно улучшить, изменить, добавить или привнести в работе компании? Мы открыты к идеям и новому, это позволяет быть в топе. Твои ожидания после собеседования совпали с реальностью после начала работы? Мы за честность и открытость, чтобы обо всём договориться заранее. Также мы нанимали сотрудников с помощью 1 Day Offer (о нём можете прочитать здесь ) и спрашивали мнение о нём. Дополнительные вопросы: Что спрашиваем Что хотим узнать Что тебе нравится в работе? Сотрудники сами перечисляют варианты: комфорт, стабильность компании, команда, задачи, офис, руководитель, зарплата и так далее.  Что не идеально и где нам стоит задуматься об изменениях? Могут быть организационные вопросы, пожелания по процессам, обратная связь по питанию или парковке. Куда ты хочешь развиваться (есть ли план по саморазвитию, какой рост интересен)? У нас около 60 % хотят расти горизонтально (как технические эксперты), около 20 % — в архитекторы, техлиды, тимлиды, и ещё около 20 % — в руководители или продукт-менеджеры. В будущем руководитель может возвращаться к собранной информации и выбирать подходящего сотрудника, когда нужно найти человека под определённую задачу. После общения с 20-30 % сотрудников у вас могут появиться свои, уникальные вопросы, так как люди точно расскажут что-то новое. В моём случае это:  вопросы о квартальной оценке и обратная связь по ней (работаем над прозрачностью);  внутренние системы для сотрудников (наши сотрудники равны нашим клиентам);  признание достижений (мотивация);  восприятие Сбера как ИТ-компании (борьба с конкуренцией);  использование наших продуктов (лояльность и обратная связь);  что делать, чтобы сотрудник и дальше комфортно работал. Далее мы анализируем полученную информацию по управлениям внутри департамента (в каждом от 70 до 250 сотрудников), сортируем по конкретным командам и потом уже по группам внутри команд. Выделяем достоинства и недостатки, что нравится и что не нравится, желаемые направления развития сотрудников, сравниваем результаты и помогаем обмениваться опытом между руководителями.  Если в процессе беседы выясняется какая-либо критическая информация (сотрудник не сработался с командой, некомфортно с руководителем, чувствует просадку производительности, есть какой-либо негатив, думает о смене работы), тогда сразу обсуждаем с руководителем и пытаемся решить проблему. Обязательно предупреждаем о своих дальнейших шагах самого сотрудника. Для сотрудников, которые работают дистанционно или в комбинированном режиме, можно подстроить вопросы по ситуации. Сотрудники, долго работающие дистанционно, могут по-разному смотреть на обстоятельства и ситуации, и их отзыв не менее важен. Что спрашиваем Что хотим узнать Как тебе работа из дома? Может, нужно чаще встречаться вне работы с коллегами для поддержания уровня доверия. Получилось ли наладить процессы командной работы на удалёнке? Какие преимущества и недостатки удалёнки ты видишь? Помогаем привыкнуть к такому режиму, делимся опытом продуктивной удалённой работы. Что компания ещё может сделать, чтобы улучшить такой формат работы? Оборудование, подходы к планированию и коммуникациям Может быть, у тебя есть, что посоветовать компании или коллегам по работе на удалёнке? Советуем во время рабочего дня надевать одежду, ассоциирующуюся с работой. Несколько лет назад я начал шутить, что не стоит общаться перед праздниками, в дни рождения и в день зарплаты, так как сотрудник будет рассказывать только позитивные вещи, или, наоборот, может погрузиться в грустное настроение возраста. Это шутка, но вы же сами понимаете. После общения с сотрудником я планирую дату повторной встречи, цель которой — узнать, что изменилось с нашей последней встречи (обычно, через полгода, но вы можете выбрать другой промежуток) и показать, что мы сделали на основе его обратной связи. Всегда говорю сотруднику, что если у него есть вопросы, пожелания или предложения, то он может не ждать следующую встречу и обращаться ко мне в любое время любым удобным способом. Что спрашиваем Что хотим узнать Что было хорошего по работе с нашей последней встречи?  Можно сравнить данные с другими коллегами и руководителем. Как нагрузка?  Проверяем, есть ли изменения, если до этого сотрудник обращал внимание. Может быть, ему наняли помощника, перевели в другой проект. Как тебе атмосфера в команде, судя по настроению коллег? Команда могла начать новый проект, сменился руководитель и т.д. Как тебе найм новичков? Сравниваем впечатления менеджеров и коллег от новых сотрудников, калибруемся с рекрутёрами. Как тебе работа с руководителем?  Участвует ли он в твоём развитии, помогает ли по работе, даёт ли обратную связь? Он больше надсмотрщик, играющий тренер, напарник? Что было плохо, не получается, беспокоит в прошедшем квартале? Возможно, есть что-то, что сотрудник ещё не успел озвучить, вспомнил только на этой встрече. Есть ли какие-то раздражители в работе или вне её? Смежники или коллеги; а может быть, человек заболел, переезжает, ребёнок родился или пошёл в школу. Так можно выяснить обстоятельства, которые повлияют на продуктивность. Что тебя стимулирует, вдохновляет? Что было по твоим задачам успешно сделано за этот промежуток времени? Так мы будем лучше понимать, на что можно переключать сотрудника для избежания выгорания. Лучше понимать текущую мотивацию. Что бы ты хотел сделать нового? Есть ли у тебя планы реализовать что-то, что ещё не делал? Надо сформулировать, что руководитель будет лучше понимать в будущем, что при необычной ситуации у него есть потенциально готовый к ней сотрудник или новая идея. Что сделать, чтобы ты и дальше тут комфортно работал? Возможно, сотрудник не придумал, какой из прошлых вопросов поможет ему, и может высказаться в свободной форме. Не надо задавать всегда одни и те же вопросы, это будет выглядеть неискренним. Но имейте план, цель которого — узнать самые важные для вас факты. HR-партнёр и руководитель должны вместе изучать собираемую на встречах информацию каждый квартал, выделять сотрудников, о которых нужно дополнительно позаботиться, проведать. Можно вместе разработать стратегию мотивации и удержания. О чём спрашиваем Что хотим донести Про программу рекомендаций (банк платит бонус за успешные рекомендации). Один из самых важных пунктов, о котором необходимо постоянно напоминать, чтобы привлекать лучших сотрудников. Про обучение и развитие внутри банка. Внутренние курсы по профессиональным и личностным навыкам, возможность внешнего обучения за счёт банка. Также у некоторых команд есть свои внутренние программы обучения. Участие в собеседованиях. Мы ищем множество инженеров и регулярно собеседуем кандидатов, даём возможность прокачать себя. Написание статей и собеседования с feature party. Мы развиваем возможности нашей команды высказываться: выступаем, пишем статьи, посещаем конференции и митапы, участвуем в хакатонах. Также проводим технические feature party для обмена опытом. Мы открыты для новых участников. Новичкам дополнительно рассказываем про квартальные оценки, погружаем в адаптационные мероприятия, показываем проекты департамента. Всё это сопровождается информационными материалами и презентациями. За почти полтора года мы пообщались более чем с половиной сотрудников, провели около 20 % повторных встреч, на которых показывали результаты и изменения после первой беседы. Эти встречи помогли нам привлечь новых сотрудников к участию в собеседованиях, выступлениям, написанию статей, корпоративным играм. Новички на основе своего опыта давали нам советы по подбору, адаптации и наставничеству.  Что мы можем посоветовать коллегам: Не стесняйтесь общаться и решать проблемы через общение. Проводите встречи регулярно (раз в квартал или полугодие), но не слишком часто. Всё зависит от размера команды и возможности вашего HR-отдела. HR-партнёр может предупредить какие-то ситуации и заранее сообщить руководителю, чтобы тот подготовился к предстоящей встрече с сотрудником. Не все вопросы доходят до руководителя, так как сотрудник не всегда знает, к кому с какими вопросами обратиться. Может забыть этот вопрос на вашей встрече и вспомнить на встрече с HR (разделите обязанности или не стесняйтесь перебрасывать вопросы сотрудника своему HR, HRBP, куратору HR-процессов). Анализируйте полученные данные и сравнивайте результаты последующих встреч. По итогам таких встреч можно решить большинство проблем и не доводить до накаливания ситуации. Вы можете собрать обратную связь об отношении внутри команды, взгляды на какие-то решения, которые сотрудник не высказал при всех, узнать, что его мотивирует. Всё это поможет вам развивать сотрудника и команду. По итогам бесед могут выявиться разные моменты, на которые ранее могли не обращать внимание. Например, из потребностей сотрудников нашего департамента сформировался запрос на дополнительные митапы с сотрудниками кибербезопасности, нашим Agile-тренерам были переданы дополнительные отзывы о процессах, организованы feature party команд. А опрос сотрудников по продуктам позволил передать данные для маркетинга экосистемы. Люди рассказывают про разнообразные подходы к работе и к себе, про «плюшки» из своего прошлого опыта, и мы стараемся это внедрять у себя. Надеемся, что наши советы были полезны HR и руководителям. Будем рады обсудить в комментариях ваши встречи один на один и обсуждаемые там темы!