ARBETSORDNING FÖR EFTA:S ÖVERVAKNINGSMYNDIGHET

EFTA:S ÖVERVAKNINGSMYNDIGHET HAR ANTAGIT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av artikel 108.1 i avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och avtalet mellan EFTA-staterna om upprättande av en övervakningsmyndighet och en domstol, särskilt artikel 13 i detta.

KAPITEL I

ARBETETS ORGANISATION I EFTA:S ÖVERVAKNINGSMYNDIGHET

Artikel 1

Medlemmarna av EFTA:s övervakningsmyndighet skall uppträda kollektivt i överensstämmelse med dessa regler och därvid utgöra kollegiet.

Artikel 2

Kollegiet skall när det utför sina officiella uppgifter biträdas av åtta enheter, nämligen verkställande sekretariatet, fem direktorat, juridiska enheten och administrativa enheten.

Kollegiet skall upprätta en förteckning över ansvarsområden i vilken de uppgifter som hör till varje enhet definieras så att överlappning och dubbelarbete minimeras.

Artikel 3

Enheterna skall arbeta i nära samarbete med varandra.

Den enhet som förbereder ett förslag till beslut skall innan detta överlämnas till kollegiet rådfråga de enheter som enligt förteckningen över ansvarsområden eller på grund av sakens natur berörs av frågan. Juridiska enheten skall rådfrågas om förslag som gäller rättsliga beslut och åtgärder som kan få rättsliga konsekvenser. Administrativa enheten skall rådfrågas om förslag som få budgetmässiga konsekvenser.

Den enhet som förbereder ett förslag skall bemöda sig om att nå samförstånd med de enheter som den rådfrågar om ett visst förslag. Om samförstånd inte kan nås, skall de senare enheternas avvikande åsikt redovisas när förslaget överlämnas till kollegiet.

Artikel 4

Kollegiet kan tillsätta arbetsgrupper med medlemmar från flera enheter för att behandla särskilda frågor. Kollegiet skall utse en ordförande för varje sådan arbetsgrupp och fastställa mandat och arbetssätt för gruppen.

KAPITEL II

KOLLEGIETS SAMMANTRÄDEN

Artikel 5

Kollegiets sammanträden skall sammankallas av kollegiets ordförande.

Kollegiet skall i regel sammanträda en gång i veckan. Extra sammanträden skall hållas vid behov.

Artikel 6

Ordföranden skall upprätta den preliminära dagordningen för ett sammanträde. Varje fråga som en medlem av kollegiet har föreslagit skall föras upp på den preliminära dagordningen.

Om inte annat bestäms särskilt, skall den preliminära dagordningen och nödvändiga arbetsdokument delas ut till medlemmarna minst tre arbetsdagar före sammanträdet.

Kollegiet skall på begäran av en medlem skjuta upp behandlingen av en fråga på den preliminära dagordningen till ett senare sammanträde, om inte detta på grund av fastställda tidsfrister förhindrar kollegiet från att fatta beslut i ärendet.

Kollegiet skall efter att ha fått sig förelagt den preliminära dagordningen samt eventuella förslag till ändring av denna, godkänna dagordningen vid sammanträdet. Kollegiet kan enhälligt besluta att behandla en fråga som inte finns upptagen på den preliminära dagordningen eller i fråga om vilken de nödvändiga arbetsdokumenten har delats ut efter den fastställda tidsfristen.

Artikel 7

Kollegiets ordförande skall fungera som mötesordförande.

Artikel 8

För beslutförhet skall krävas att minst tre medlemmar är närvarande.

Artikel 9

Kollegiets sammanträden skall inte vara offentliga. Överläggningarna skall vara och förbli konfidentiella.

Artikel 10

Om inte kollegiet beslutar annat, skall verkställande sekreteraren närvara vid sammanträdena.

Ordföranden kan på eget initiativ eller på begäran av en medlem inbjuda vissa tjänstemän vid EFTA:s övervakningsmyndighet att närvara vid hela eller en del av sammanträdet och att yttra sig.

Kollegiet får i undantagsfall besluta att höra andra personer i samband med ett sammanträde.

Artikel 11

Protokoll skall föras vid kollegiets samtliga sammanträden.

Det preliminära protokollet skall överlämnas till medlemmarna för godkännande vid ett senare sammanträde. Det godkända protokollet skall bestyrkas med ordförandens namnteckning och motsigneras av verkställande sekreteraren.

KAPITEL III

BESLUT AV EFTA:S ÖVERVAKNINGSMYNDIGHET

Artikel 12

Beslut av EFTA:s övervakningsmyndighet skall fattas på kollegiets sammanträden, genom skriftligt förfarande enligt artikel 14 eller genom delegering enligt artikel 15.

Artikel 13

För att ett beslut skall fattas under ett kollegiesammanträde krävs minst tre röster för beslutet.

Artikel 14

Kollegiet kan på förslag av en medlem fatta beslut genom skriftligt förfarande.

I detta syfte skall texten till det föreslagna beslutet delas ut till samtliga medlemmar med en tidsfrist på minst fem arbetsdagar eller, i undantagsfall och med ordförandens tillstånd, minst tre arbetsdagar för att kommentera förslaget.

Varje medlem kan medan det skriftliga förfarandet pågår begära att förslaget skall behandlas vid ett sammanträde. I så fall skall ärendet föras upp på dagordningen för nästa kollegiesammanträde. Om beslut i ärendet på grund av bestämmelserna i artikel 6 inte kan fattas på det sammanträdet, skall det föras upp på dagordningen för följande sammanträde.

Om det kan fastslås att samtliga medlemmar känner till att förslaget har delats ut, skall det anses att kollegiet har givit samtycke till förslaget när tidsfristen för lämnande av synpunkter har löpt ut, dock under förutsättning att åtminstone tre medlemmar vid den tidpunkten uttryckligen har samtyckt till förslaget och att ingen har begärt att förslaget skall behandlas vid ett sammanträde. Samtycket skall protokollföras vid följande sammanträde.

Artikel 15

Om inte annat följer av att principen om kollegialt ansvar respekteras fullständigt, får kollegiet bemyndiga en medlem att i dess namn och under dess kontroll vidta klart definierade åtgärder som gäller ledning eller administration eller att anta den slutgiltiga lydelsen av ett beslut vars materiella innehåll har fastställts av kollegiet. Före tidsperioder under vilka beslutförhet inte kan uppnås eftersom ett tillräckligt antal medlemmar inte kommer att vara i tjänst skall en eller flera medlemmar ges fullmakt att fatta eventuella brådskande beslut.

Tjänstemän kan också ges fullmakt att vidta klart definierade åtgärder som gäller ledning eller administration, om detta visar sig vara nödvändigt för att EFTA:s övervakningsmyndighet skall kunna fullgöra sina uppgifter på ett vederbörligt sätt.

Fullmakter enligt denna artikel får delegeras vidare endast i den omfattning som uttryckligen anges i beslutet om fullmakt.

Bestämmelserna i denna artikel skall tillämpas utan att det påverkar tillämpningen av reglerna om delegering av ekonomiska och personaladministrativa frågor.

KAPITEL IV

FÖRBEREDELSE OCH GENOMFÖRANDE AV BESLUT

Artikel 16

Kollegiet kan ge en medlem ansvar för förberedelsen och genomförandet av dess beslut inom ett visst område. I så fall skall den berörda enheten följa denna medlems instruktioner.

Artikel 17

Verkställande sekreteraren skall biträda ordföranden med att förbereda kollegiets sammanträden, genomföra förfarandena för beslutsfattande och i förekommande fall säkra underrättelse om och offentliggörande av beslut av EFTA:s övervakningsmyndighet.

I detta syfte skall sekreteraren se till att reglerna följs vad gäller förberedelse och överlämnande av dokument som medlemmarna skall beakta samt i förekommande fall vidta nödvändiga åtgärder för att säkra att beslut av EFTA:s övervakningsmyndighet anmäls officiellt och att de offentliggörs i EES-delen av och EES-supplementet till Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Artikel 18

Rättsliga beslut som antagits av kollegiet antingen under ett sammanträde eller genom skriftligt förfarande skall autentifieras i den språkversion eller de språkversioner som skall ha giltighet genom ordförandens namnteckning och med motsignatur av den medlem som utsetts enligt artikel 16 eller, om ingen har utsetts, av verkställande sekreteraren.

Texterna till sådana beslut skall bifogas till det protokoll av vilket det framgår att de antagits.

Artikel 19

Rättsliga beslut som antagits genom delegationsförfarande skall autentifieras i den språkversion eller de språkversioner som skall ha giltighet genom den befullmäktigade medlemmens eller tjänstemannens namnteckning och med motsignatur av verkställande sekreteraren.

KAPITEL V

STÄLLFÖRETRÄDARE

Artikel 20

Om ordföranden eller någon annan medlem är förhindrad att fullgöra sina uppgifter skall dessa fullgöras av en annan medlem, som skall utses på det sätt som kollegiet bestämmer.

Artikel 21

Om en direktör eller verkställande sekreteraren inte kan fullgöra sina uppgifter eller skyldigheter, skall dessa, såvida kollegiet inte bestämmer annat, fullgöras av en underordnad tjänsteman i den ordning som direktören eller verkställande sekreteraren har bestämt.

KAPITEL VI

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 22

Denna arbetsordning, som är autentisk på engelska, skall offentliggöras i EES-delen av och EES-supplementet till Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdad i Bryssel den 7 januari 1994.

På EFTA:s övervakningsmyndighets vägnar

Knut ALMESTAD

Ordförande