Beslut av Eftas ständiga kommitté

nr 1/2000/SC

av den 2 oktober 2000

om inrättandet av en kommitté för det finansiella instrumentet

EFTA:s STÄNDIGA KOMMITTÉ HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, justerat genom protokollet med justeringar av Avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, nedan kallat EES-avtalet, särskilt del VI i detta, och Gemensamma EES-kommitténs beslut nr 47/2000 av den 22 maj 2000 om inrättandet av ett finansiellt EES-instrument, och

med beaktande av genomförandebestämmelserna i bilaga I till Gemensamma EES-kommitténs beslut nr 47/2000.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

För förvaltningen av det finansiella EES-instrument som inrättats genom beslut av Gemensamma EES-kommittén nr 47/2000 inrättas härmed en kommitté för det finansiella instrumentet.

Artikel 2

Varje Efta-stat, i vilken Avtalet om en ständig kommitté för Efta-staterna trätt i kraft, skall vara representerad i kommittén och ha en röst i denna. Europeiska kommissionen får i tillämpliga fall inbjudas att delta vid kommitténs överläggningar.

Artikel 3

Kommittén skall utse en sambandsperson som också skall fungera som kommitténs sekreterare. Sambandspersonen skall säkerställa ett nära och fortlöpande samarbete, särskilt mellan kommittén, mottagarstaten, Europeiska kommissionen och det kontrollorgan som skall övervaka hur det finansiella EES-instrumentet fungerar.

Artikel 4

Besluten i kommittén skall fattas enhälligt, såvida inte annat föreskrivs i dess arbetsordning.

Artikel 5

Kommittén skall fatta de beslut som är nödvändiga för en riktig tillämpning av det finansiella EES-instrumentet. Den skall särskilt godkänna projekt för finansiering, godkänna kontroll- och betalningsplanen för varje enskilt projekt, med utgångspunkt i kontrollrapporterna övervaka det övergripande genomförandet av biståndet, och med utgångspunkt i kontrollrapporterna bevilja utbetalning till mottagarna enligt betalningsplanen.

Artikel 6

På grundval av den gemensamma kommitténs beslut nr 47/2000 skall kommittén besluta hur stora delbetalningar som skall göras till det konto som öppnats av kommittén för det finansiella instrumentet. Enligt den princip om kostnadsdelning som den ständiga kommittén beslutade vid sitt 74:e möte den 22 juni 2000, skall kommittén för det finansiella instrumentet beräkna varje Efta-stats andel och vilket belopp varje stat skall betala. Uppmaningar om betalning skall utställas av sambandspersonen.

Artikel 7

Kommitténs arbetsordning bifogas detta beslut.

Artikel 8

En gång i halvåret skall kommittén lämna en rapport om sin verksamhet och om hur det finansiella EES-instrumentet fungerar till den ständiga kommittén.

Artikel 9

Detta beslut skall träda i kraft med omedelbar verkan.

Artikel 10

Detta beslut skall offentliggöras i EES-delen av samt i EES-supplementet till Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel den 2 oktober 2000.

På ständiga kommitténs vägnar

Gunnar Snorri Gunnarsson

Ordförande

William Rossier

Generalsekreterare

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR KOMMITTÉN FÖR DET FINANSIELLA INSTRUMENTET

Artikel 1

Ledamöter/suppleanter

1. Varje Efta-stat, i vilken Avtalet om en ständig kommitté för Efta-staterna har trätt i kraft, skall ha en ordinarie ledamot i kommittén som på vederbörligt sätt genom skrivelse utsetts av den ansvariga myndigheten i respektive medlemsstat. Var och en av de ordinarie ledamöterna kan ha en eller flera suppleanter. Deras namn skall skriftligen anmälas till kommittén av den ordinarie ledamoten eller den ansvariga myndighet som har utsett honom eller henne. En suppleant som ersätter en ordinarie ledamot skall ha samma rättigheter och skyldigheter som ledamoten. Alla ändringar i representationen skall skriftligen och utan förseningar meddelas kommittén.

2. Varje ledamot har rätt att låta sig bistås av en eller flera sakkunninga.

Artikel 2

Ordförande/vice ordförande

1. Kommittén skall välja en ordförande och en vice ordförande på ett år. Båda två kan väljas om.

2. Kommitténs arbete skall ledas av ordföranden.

3. Är ordföranden inte närvarande vid ett kommittémöte, skall vice ordföranden träda i hans ställe. Är vice ordföranden också frånvarande, skall kommittén välja en ordförande för det mötet.

Artikel 3

Observatörer

Ordföranden kan bjuda in representanter för EIB, Europeiska kommissionen, kontrollorganen eller andra berörda parter för att delta i kommitténs möten som observatörer eller förmedlare av projektinformation.

Artikel 4

Konfidentialitet för möten

Kommitténs möten skall vara konfidentiella, såvida inte kommittén beslutar annorlunda.

Artikel 5

Sammankallande av möten

Ordföranden skall efter samråd med sekreteraren sammankalla till möten i kommittén. Därutöver skall möte sammankallas så snart en ledamot lämnar in en skriftlig begäran, där det anges vilka frågor som skall tas upp.

Artikel 6

Mötesplats

Kommitténs möten skall normalt hållas i Efta-sekretariatets lokaler i Bryssel.

Artikel 7

Provisorisk dagordning

Sekreteraren skall i samråd med ordföranden utarbeta en provisorisk dagordning för varje möte. Kallelsen till mötet och den provisoriska dagordningen skall normalt skickas till ledamöterna senast en vecka före mötet. Alla nödvändiga arbetsdokument skall bifogas den provisoriska dagordningen.

Artikel 8

Frågor på dagordningen

Varje fråga som en ledamot senast tio dagar före mötet har föreslagit till diskussion skall tas upp på dagordningen.

Artikel 9

Beslutsmässighet

Två ledamöter krävs för beslutmässighet.

Artikel 10

Omröstning

1. Beslut i frågor rörande arbetsordningen skall fattas med majoritet. Övriga beslut skall fattas enhälligt. Ett beslut skall betraktas som enhälligt om ingen ledamot har röstat emot det.

2. Om det i ett utkast till beslut föreslås att en ansökan om stöd skall avslås, skall beslutet emellertid betraktas som antaget om en ledamot röstar för det.

Artikel 11

Representation

En ledamot kan bemyndiga en annan ledamot att rösta i hans ställe. Ett sådant bemyndigande skall skriftligen meddelas sekreteraren innan mötet börjar.

Artikel 12

Skriftligt förfarande

Beslut kan fattas genom skriftligt förfarande om alla ledamöter är eniga om detta.

Artikel 13

Förberedande av utkast till beslut om ansökningar om stöd och det skrivna förfarandet för sådana beslut

1. Utkast till beslut om ansökningar om stöd skall utarbetas av sekreteraren och vidarebefordras till ledamöterna tillsammans med all relevant information i tillräckligt god tid för att beslut skall kunna fattas inom två månader efter det att anmälan lämnats in i sin slutliga och godtagbara form. Varje ledamot skall snarast bekräfta mottagandet av utkastet.

2. Trots vad som sägs i artikel 12 skall ordföranden efter att ha rådfrågat sekreteraren besluta huruvida en ansökan skall behandlas genom ett skriftligt förfarande eller vid ett möte.

3. Vid skriftliga förfaranden skall följande gälla:

a) Om det i ett utkast till beslut föreslås att en ansökan skall godtas,

- skall utkastet till beslut betraktas som antaget om minst två ledamöter godkänner det och informerar sekreteraren om detta inom två veckor från den dag det skickades ut, och

- utkastet till beslut skall betraktas som förkastat om någon ledamot förkastar det inom samma tidsperiod.

b) Om det i ett utkast till beslut föreslås att en ansökan skall avslås,

- skall utkastet till beslut betraktas som antaget om någon ledamot godkänner det och informerar sekreteraren om detta inom två veckor från den dag det skickades ut.

Om kommittén inte har fattat något beslut inom två veckor från den dag då sekreteraren överlämnade utkastet till beslut, skall ett möte i kommittén sammankallas.

Artikel 14

Godkännande av beslutstexten

Den beslutstext som antas av kommittén skall godkännas före mötets slut. Den beslutstext som antas genom skriftligt förfarande skall snarast möjligt efter det att beslutet har fattats skickas till ledamöterna.

Artikel 15

Protokoll

Efter varje möte i kommittén skall sekreteraren sammanställa ett protokoll.

Artikel 16

Konfidentiella överläggningar

1. Kommitténs överläggningar skall vara konfidentiella.

2. Information som rör affärshemligheter eller andra konfidentiella uppgifter som har lämnats in till kommissionen skall inte avslöjas för någon obehörig.

Artikel 17

Översyn av arbetsordningen

Arbetsordningen skall ses över inom tolv månader efter det att den har antagits.