Vad avser en ansökan om tillgång till handlingar som i detalj anger på vilket sätt och vid vilken tidpunkt som parlamentsledamöter från varje medlemsstat, under olika perioder, har använt den ersättning som avser allmänna utgifter, är det klarlagt att parlamentsledamöterna, med tillämpning av artiklarna 25 och 26 i Europaparlamentets presidiums beslut om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets ledamotsstadga, varje månad erhåller en schablonersättning, vars storlek för övrigt är känd för allmänheten, efter att ha lämnat in en ansökan i början av mandatperioden. Med beaktande av att det rör sig om en schablonersättning för allmänna utgifter förfogar parlamentet inte över någon handling vilken i detalj anger till vad eller när dess ledamöter har använt nämnda ersättning. Europaparlamentet förfogar följaktligen inte över uppgifterna i fråga och kan därför inte lämna ut de handlingar som har begärts i detta avseende.

När det är fråga om beslut genom vilka en institution avslår en ansökan om tillgång till information som innehåller personuppgifter med hänvisning till att den omfattas av undantaget i artikel 4.1 b i förordning nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar, avseende skyddet för den enskildes privatliv och integritet, kan dessa uppgifter bara överföras om mottagaren visar att det är nödvändigt att personuppgifterna överförs och det saknas skäl att anta att den berörda personens legitima intressen skulle kunna skadas, i enlighet med artikel 8 b i förordning nr 45/2001 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter, vilken institutionerna måste beakta när de mottar en ansökan om tillgång till handlingar som innehåller personuppgifter.

Det följer sålunda av själva ordalydelsen i artikel 8 b i förordning nr 45/2001 att det krävs att två kumulativa villkor är uppfyllda för att en överföring av personuppgifter ska vara tillåten. I detta sammanhang åligger det den som begär en sådan överföring att visa att den är nödvändig. När detta väl är styrkt ankommer det på den berörda institutionen att pröva om det föreligger någon anledning att anta att den aktuella överföringen skulle kunna skada den berörda personens legitima intressen. Nämnda bestämmelse kräver sålunda att den institution till vilken ansökan riktas först gör en bedömning av huruvida det är nödvändigt, och således proportionerligt, att överföra personuppgifter mot bakgrund av det mål som eftersträvas med ansökan. För att nödvändighetsrekvisitet i artikel 8 b i förordning nr 45/2001, vilket ska tolkas strikt, ska vara uppfyllt krävs sålunda att den som lämnat in ansökan visar att överföringen av personuppgifter är den lämpligaste av de åtgärder som är tänkbara för att uppnå det mål som eftersträvas av den som lämnat in ansökan samt att åtgärden står i proportion till nämnda mål, vilket medför ett krav på att den som lämnat in ansökan lämnar en uttrycklig och legitim motivering i detta avseende.

När sökandena, i syfte att visa att en överföring av uppgifterna i fråga är nödvändig, åberopar olika mål, såsom att säkerställa allmänhetens rätt till information och insyn, vilka har formulerats överdrivet brett och allmänt, kan den berörda institutionen inte klandras för att inte ha kommit fram till att dessa mål underförstått visade att en överföring av dessa personuppgifter var nödvändig. För övrigt räcker inte önskan om att få till stånd en offentlig debatt för att visa att överföringen av personuppgifter är nödvändig, i den mån som ett sådant argument enbart är knutet till målet med ansökan om tillgång till handlingar. Öppenhet har inget automatiskt företräde framför rätten till skydd för personuppgifter.

(se punkterna 69-76, 90 och 91)