Förslag till RÅDETS BESLUT om Europeiska unionens ståndpunkt beträffande de arbetsordningar för AEP-kommittén, tullsamarbetskommittén och gemensamma utvecklingskommittén som föreskrivs i interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan /* COM/2013/086 final - 2013/0053 (NLE) */





MOTIVERING 1. BAKGRUND TILL FÖRSLAGET Interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknades den 29 augusti 2009 och tillämpas provisoriskt sedan den 14 maj 2012. Genom artikel 64 i avtalet inrättas en AEP-kommitté som ska ansvara för förvaltningen av avtalet och för utförandet av alla uppgifter som nämns där. AEP-kommittén ska vid utförandet av sina uppgifter biträdas av tullsamarbetskommittén, som inrättas genom artikel 41 i protokoll 1 till avtalet, och den gemensamma utvecklingskommittén som inrättas genom artikel 52 i avtalet. AEP-kommittén ska fastställa sina egna regler om organisation och arbetssätt, liksom arbetsordning för de två underkommittéerna. 2. RESULTAT AV SAMRÅD MED BERÖRDA PARTER OCH KONSEKVENSBEDÖMNINGAR Skyldigheten att fastställa arbetsordning anges i interimsavtalet. Alla parter i avtalet rådfrågades och man enades om och skrev under ad referendum-texten till arbetsordningen tillsammans med de fyra avtalsslutande ESA-staterna (Madagaskar, Mauritius, Seychellerna och Zimbabwe) vid AEP-kommitténs inledande möte i oktober 2012. Det har inte utförts någon konsekvensanalys av detta förslag, eftersom det inte har några direkta ekonomiska, sociala eller miljömässiga konsekvenser. 3. FÖRSLAGETS RÄTTSLIGA ASPEKTER Förslaget innehåller ett utkast till rådets beslut grundat på artikel 218.9 fördraget om Europeiska unionens funktionssätt i syfte att fastställa Europeiska unionens ståndpunkt. Liknande beslut har antagits tidigare i syfte att anta AEP-kommittéernas arbetsordningar. Detta rådsbeslut innehåller i en bilaga ett utkast till beslut som ska antas av AEP-kommittén 2013. Utkastet till beslut innehåller tre bilagor som omfattar de respektive arbetsordningarna för AEP-kommittén, tullsamarbetskommittén och gemensamma utvecklingskommittén. Tillsammans med de fyra avtalsslutande ESA-staterna (Madagaskar, Mauritius, Seychellerna och Zimbabwe) enades man om och skrev under ad referendum-arbetsordningarna vid AEP-kommitténs inledande möte i oktober 2012. 4. BUDGETKONSEKVENSER Begränsade till administrativa utgifter. 2013/0053 (NLE) Förslag till RÅDETS BESLUT om Europeiska unionens ståndpunkt beträffande de arbetsordningar för AEP-kommittén, tullsamarbetskommittén och gemensamma utvecklingskommittén som föreskrivs i interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE med beaktande av fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artiklarna 207 och 209, jämförda med artikel 218.9, med beaktande av rådets beslut om undertecknande och provisorisk tillämpning av interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan[1], med beaktande av kommissionens förslag, och av följande skäl: (1) Interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknades den 29 augusti 2009 och tillämpas provisoriskt sedan den 14 maj 2012. (2) Genom artikel 64 i avtalet inrättas en AEP-kommitté som ska ansvara för förvaltningen av avtalet och för utförandet av alla uppgifter som nämns där. (3) I artikel 64 föreskrivs det att AEP-kommittén ska fastställa sina egna regler om organisation och arbetssätt. (4) AEP-kommittén ska vid utförandet av sina uppgifter biträdas av tullsamarbetskommittén, som ska inrättas i enlighet med artikel 41 i protokoll 1 till avtalet, och den gemensamma utvecklingskommittén som ska inrättas i enlighet med artikel 52 i interimsavtalet. (5) Europeiska unionen bör fastställa sin ståndpunkt när det gäller antagandet av arbetsordningen för AEP-kommittén och de två underkommittéer som ska inrättas enligt avtalet. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. Artikel 1 Europeiska unionens ståndpunkt inför antagandet av det beslut av AEP-kommittén som föreskrivs i interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, om dess arbetsordning ska grundas på det utkast till beslut av AEP-kommittén som bifogas det här beslutet. Mindre ändringar av utkastet till beslut får godtas utan att rådet eller kommissionen behöver fatta ett nytt beslut. Artikel 2 AEP-kommitténs beslut ska efter antagandet offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning. Artikel 3 Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas. Utfärdat i Bryssel den På rådets vägnar Ordförande BILAGA BESLUT nr …./2013 AV AEP-KOMMITTÉN i enlighet med interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, beträffande arbetsordningarna för AEP-kommittén, tullsamarbetskommittén och gemensamma utvecklingskommittén AEP-KOMMITTÉN HAR BESLUTAT FÖLJANDE med beaktande av interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, som undertecknades i Grand Baie den 29 augusti 2009 och tillämpas provisoriskt sedan den 14 maj 2012, särskilt artikel 64, och av följande skäl: (1) I avtalet föreskrivs det att AEP-kommittén ska fastställa sina egna regler om organisation och arbetssätt. (2) AEP-kommittén ska vid utförandet av sina uppgifter biträdas av tullsamarbetskommittén, som ska inrättas i enlighet med artikel 41 i protokoll 1 till avtalet, och den gemensamma utvecklingskommittén, som ska inrättas i enlighet med artikel 52 i interimsavtalet. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. Artikel 1 1. Härmed fastställs AEP-kommitténs arbetsordning i enlighet med bilaga I, tullsamarbetskommitténs arbetsordning i enlighet med bilaga II och gemensamma utvecklingskommitténs arbetsordning i enlighet med bilaga III. 2. Dessa arbetsordningar ska inte påverka tillämpningen av andra särskilda bestämmelser i avtalet eller som AEP-kommittén kan komma att besluta om. Artikel 2 Detta beslut träder i kraft den… Utfärdat i (ort) den (datum) BILAGA I ARBETSORDNING FÖR AEP-KOMMITTÉN i enlighet med interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan Artikel 1 Tillämpningsområde Arbetsordningen i denna bilaga ska tillämpas på förfarandena under alla möten i AEP-kommittén. Artikel 2 Sammansättning och ordförandeskap 1. AEP-kommittén ska bestå av, å ena sidan, företrädare för EU-parten och, å andra sidan, företrädare för de avtalsslutande staterna i östra och södra Afrika (nedan kallade de avtalsslutande ESA-staterna)[2], på ministernivå eller högre tjänstemannanivå. 2. Hänvisningar till ”parterna” i arbetsordningen följer definitionen i artikel 61 i avtalet. 3. Ordförandeskapet i AEP-kommittén på ministernivå ska innehas gemensamt av en företrädare för Europeiska unionen och en företrädare för ESA-staterna. Ordförandeskapet i AEP-kommittén på högre tjänstemannanivå ska innehas gemensamt av högre tjänstemän vid Europeiska kommissionen, på EU-partens vägnar, och av företrädare för de avtalsslutande ESA-staterna, normalt sett på högre tjänstemannanivå. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att inneha ordförandeskapet under ett år i taget. Artikel 3 Observatörer 1. Företrädare för den gemensamma marknaden för östra och södra Afrika (Comesa) och företrädare för kommissionen för Indiska oceanen (IOC) ska bjudas in som observatörer till AEP-kommitténs möten. 2. AEP-kommitténs sekreterare ska underrätta företrädarna för Comesa och IOC om alla möten i AEP-kommittén så att de kan delta som observatörer. 3. Parterna får gemensamt besluta att bjuda in ytterligare observatörer till enstaka möten. Sådana observatörer får delta i mötet efter inbjudan av en av de båda ordförandena och godkännande av AEP-kommittén. 4. AEP-kommittén får besluta att observatörerna inte får vara närvarande om någon del av mötet skulle röra känsliga frågor. Artikel 4 Möten 1. AEP-kommittén ska sammanträda en gång per år eller, om parterna är överens, när omständigheterna så kräver. Om båda parter är överens, får AEP-kommitténs möten hållas som videokonferens eller telefonkonferens. Om så sker, ska vardera parten, om parterna inte kommer överens om något annat, stå för sina respektive kostnader till följd av att mötet hålls på detta sätt. 2. Varje möte i AEP-kommittén ska hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om. 3. AEP-kommitténs möten ska sammankallas av dess sekreterare. Artikel 5 Delegationer Före varje möte ska AEP-kommitténs båda ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av ESA-staternas och EU-partens delegationer. Artikel 6 Sekretariat 1. Tjänstemän från Europeiska kommissionen och de avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att fungera som sekreterare för AEP-kommittén, under tolv månader i taget. De avtalsslutande ESA-staterna får biträdas av Comesa-sekretariatet. 2. Den första perioden ska inledas den dag då AEP-kommittén håller sitt första möte och avslutas den 31 december året därefter. AEP-kommitténs sekretariat ska först innehas av en företrädare för Europeiska kommissionen. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att utöva sekretariatsfunktionen. Artikel 7 Handlingar När AEP-kommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga handlingar, ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som AEP-kommitténs handlingar senast 14 dagar före mötet. Artikel 8 Skriftväxling 1. All skriftväxling ställd till AEP-kommittén ska sändas till AEP-kommitténs sekreterare. 2. Sekreteraren ska se till att skriftväxling adresserad till AEP-kommittén sänds till kommitténs båda ordförande och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 7 i denna arbetsordning. 3. Skriftväxling från AEP-kommitténs båda ordförande ska sändas till parterna av sekreteraren och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 7 i denna arbetsordning. Artikel 9 Dagordning för mötena 1. En preliminär kommenterad dagordning för varje möte ska på grundval av förslag från parterna upprättas av AEP-kommitténs sekreterare. AEP-kommitténs sekreterare ska sända den till parterna senast tre veckor före mötet. 2. Den preliminära kommenterade dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen inkommit till sekreteraren senast en månad före mötet, med förbehåll för att en punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har inkommit till sekreteraren senast den dag då den preliminära dagordningen ska avsändas. 3. AEP-kommittén ska anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som tagits upp på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det. 4. AEP-kommitténs båda ordförande får i samförstånd med parterna bjuda in experter att delta i kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen. 5. Sekreteraren får i samförstånd med parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1, för att kunna hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall. Artikel 10 Protokoll 1. Sekreteraren ska så snart som möjligt och normalt sett inom en månad efter varje möte upprätta ett utkast till protokoll. 2. Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och, om så är lämpligt, ange a) alla handlingar som lagts fram för AEP-kommittén, b) de uttalanden som en ledamot av AEP-kommittén begärt att få inskrivna i protokollet, och c) vilka beslut som fattats, rekommendationer som utfärdats, uttalanden man enats om och slutsatser som antagits i särskilda frågor. 3. Protokollet ska även innehålla en förteckning över de ledamöter av AEP-kommittén som deltagit i mötet och en förteckning över eventuella observatörer som deltagit. 4. Godkännande av protokollet ska bekräftas skriftligt senast två månader efter det att mötet mellan de avtalsslutande ESA-staterna och EU ägt rum. Efter godkännandet ska protokollet undertecknas av sekreteraren. Var och en av de avtalsslutande ESA-staterna och EU-parten ska erhålla ett original vardera av dessa autentiska dokument. Artikel 11 Beslut och rekommendationer 1. AEP-kommittén ska fatta sina beslut och utfärda sina rekommendationer enhälligt. 2. AEP-kommittén får besluta att hänskjuta allmänna frågor av övergripande intresse för AVS–EU som uppstår inom ramen för avtalet till ministerrådet för AVS-EU i enlighet med vad som anges i artikel 15 i Cotonouavtalet. 3. Under perioden mellan mötena får AEP-kommittén anta beslut genom skriftligt förfarande om parterna är överens om det. Ett skriftligt förfarande ska utgöras av en notväxling parterna emellan. 4. AEP-kommitténs beslut och rekommendationer ska benämnas Beslut eller Rekommendation och följas av löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft. 5. Beslut som antas av AEP-kommittén ska bestyrkas av en företrädare för Europeiska kommissionen på EU-partens vägnar, och av en företrädare för ESA-staterna. 6. Besluten och rekommendationerna ska sändas till parterna som AEP-kommitténs handlingar. Artikel 12 Offentliggörande 1. Om inte annat beslutas, ska AEP-kommitténs möten inte vara offentliga. 2. Parterna får besluta om offentliggörande av AEP-kommitténs beslut eller rekommendationer i sina respektive officiella kungörelseorgan. Artikel 13 Språk 1. AEP-kommitténs arbetsspråk ska vara de officiella språk som parterna har gemensamt, engelska och franska. 2. AEP-kommittén ska föra sina överläggningar och anta sina beslut på grundval av handlingar och förslag som i största möjliga mån har utarbetats på båda de språk som anges i punkt 1. Beslut och rekommendationer ska tillhandahållas på båda de språk som anges i punkt 1. Artikel 14 Kostnader 1. Vardera parten ska stå för de utgifter som parten ådrar sig för sitt deltagande i AEP-kommitténs möten, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som utgifter för post och telekommunikationer. 2. Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för utgifterna för mångfaldigandet av dokument. 3. Den part som är värd för ett möte ska stå för utgifterna för tolkning under mötena och för översättning av handlingar. EU-parten ska stå för utgifterna för tolkning och för översättning av handlingar till eller från andra officiella språk i Europeiska unionen. Artikel 15 Ändring av arbetsordningen Arbetsordningen får ändras enligt bestämmelserna i artikel 11.1. BILAGA II ARBETSORDNING FÖR TULLSAMARBETSKOMMITTÉN i enlighet med interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan Artikel 1 Tillämpningsområde Arbetsordningen i denna bilaga ska tillämpas på förfarandena under alla möten i tullsamarbetskommittén. Artikel 2 Tullsamarbetskommitténs roll Tullsamarbetskommittén ska inrättas i enlighet med artikel 41 i protokoll 1 till avtalet. Tullsamarbetskommittén ska också behandla alla ärenden som AEP-kommittén delegerar till den. Artikel 3 Sammansättning och ordförandeskap 1. Tullsamarbetskommittén ska vara sammansatt av, å ena sidan, företrädare för EU-parten och, å andra sidan, företrädare för de avtalsslutande ESA-staterna[3]. 2. Hänvisningar till ”parterna” i arbetsordningen ska göras i enlighet med definitionen i artikel 61 i avtalet. 3. Ordförandeskapet i tullsamarbetskommittén ska innehas gemensamt av en företrädare för Europeiska kommissionen och en företrädare för ESA-staterna. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att inneha ordförandeskapet under ett år i taget. Artikel 4 Observatörer 1. Företrädare för den gemensamma marknaden för östra och södra Afrika (Comesa) och företrädare för kommissionen för Indiska oceanen (IOC) ska bjudas in som observatörer till tullsamarbetskommitténs möten. 2. Tullsamarbetskommitténs sekreterare ska underrätta företrädarna för Comesa och IOC om alla möten i tullsamarbetskommittén så att de kan delta som observatörer. 3. Parterna får gemensamt besluta att bjuda in ytterligare observatörer till enstaka möten. Sådana observatörer får delta i mötet efter inbjudan av en av de båda ordförandena och godkännande av tullsamarbetskommittén. 4. Tullsamarbetskommittén får besluta att observatörerna inte får vara närvarande om någon del av mötet skulle röra känsliga frågor. Artikel 5 Möten 1. Om inte annat föreskrivs i avtalet, ska tullsamarbetskommittén sammanträda på begäran av endera parten. Om båda parter är överens, får tullsamarbetskommitténs möten hållas som videokonferens eller telefonkonferens. Om så sker, ska vardera parten, om parterna inte kommer överens om något annat, stå för sina respektive kostnader till följd av att mötet hålls på detta sätt. 2. Varje möte i tullsamarbetskommittén ska hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om. 3. Tullsamarbetskommitténs möten ska sammankallas av dess sekreterare. Artikel 6 Delegationer Före varje möte ska tullsamarbetskommitténs båda ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av ESA-staternas och EU-partens delegationer. Artikel 7 Sekretariat Tjänstemän från Europeiska kommissionen och de avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att fungera som sekreterare för tullsamarbetskommittén, under tolv månader i taget. De avtalsslutande ESA-staterna får biträdas av Comesa-sekretariatet. Dessa perioder ska sammanfalla med de perioder under vilka Europeiska unionen respektive ESA-staterna fungerar som sekreterare för AEP-kommittén. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att utöva sekretariatsfunktionen. Artikel 8 Handlingar När tullsamarbetskommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga handlingar, ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som tullsamarbetskommitténs handlingar senast 14 dagar före mötet. Artikel 9 Skriftväxling 1. All skriftväxling ställd till tullsamarbetskommittén ska sändas till tullsamarbetskommitténs sekreterare. 2. Sekreteraren ska se till att skriftväxling adresserad till tullsamarbetskommittén sänds till kommitténs båda ordförande och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8 i denna arbetsordning. 3. Skriftväxling från tullsamarbetskommitténs båda ordförande ska sändas till parterna av sekreteraren och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8 i denna arbetsordning. Artikel 10 Dagordning för mötena 1. En preliminär kommenterad dagordning för varje möte ska på grundval av förslag från parterna upprättas av tullsamarbetskommitténs sekreterare. Tullsamarbetskommitténs sekreterare ska sända dagordningen till parterna senast tre veckor före mötet. 2. Den preliminära kommenterade dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen inkommit till sekreteraren senast en månad före mötet, med förbehåll för att en punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har inkommit till sekreteraren senast den dag då den preliminära dagordningen ska avsändas. 3. Dagordningen ska antas av tullsamarbetskommittén i början av varje möte. Andra punkter än de som tagits upp på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det. 4. Tullsamarbetskommitténs båda ordförande får i samförstånd med parterna bjuda in experter att delta i kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen. 5. Sekreteraren får i samförstånd med parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1, för att kunna hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall. Artikel 11 Protokoll 1. Sekreteraren ska så snart som möjligt och normalt sett inom en månad efter varje möte upprätta ett utkast till protokoll. 2. Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och, om så är lämpligt, ange a) alla handlingar som lagts fram för tullsamarbetskommittén, b) de uttalanden som en ledamot av tullsamarbetskommittén begärt att få inskrivna i protokollet, och c) vilka beslut som fattats, rekommendationer som utfärdats, uttalanden man enats om och slutsatser som antagits i särskilda frågor. 3. Protokollet ska även innehålla en förteckning över de ledamöter av tullsamarbetskommittén och eventuella observatörer som deltagit i mötet. 4. Godkännande av protokollet ska bekräftas skriftligt senast två månader efter det att mötet mellan de avtalsslutande ESA-staterna och EU ägt rum. Efter godkännandet ska protokollet undertecknas av sekreteraren. Var och en av de avtalsslutande ESA-staterna och EU-parten ska erhålla ett original vardera av dessa autentiska dokument. Artikel 12 Beslut och rekommendationer 1. Tullsamarbetskommittén ska fatta sina beslut och utfärda sina rekommendationer enhälligt. 2. Under perioden mellan mötena får tullsamarbetskommittén anta beslut och rekommendationer genom ett skriftligt förfarande om parterna är överens om det. Ett skriftligt förfarande ska utgöras av en notväxling parterna emellan. 3. Tullsamarbetskommitténs beslut eller rekommendationer ska benämnas Beslut eller Rekommendation och följas av löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft. 4. De beslut och rekommendationer som antas av tullsamarbetskommittén ska bestyrkas av en företrädare för Europeiska kommissionen på EU-partens vägnar, och av en företrädare för ESA-staterna. 5. Besluten och rekommendationerna ska sändas till parterna som tullsamarbetskommitténs handlingar. Artikel 13 Offentliggörande 1. Om inte annat beslutas, ska tullsamarbetskommitténs möten inte vara offentliga. 2. Parterna får besluta att offentliggöra tullsamarbetskommitténs beslut och rekommendationer i sina respektive officiella kungörelseorgan. Artikel 14 Språk 1. Tullsamarbetskommitténs arbetsspråk ska vara de officiella språk som parterna har gemensamt, engelska och franska. 2. Tullsamarbetskommittén ska hålla sina överläggningar och anta sina beslut på grundval av handlingar och förslag som i största möjliga mån har utarbetats på båda de språk som anges i punkt 1. Beslut och rekommendationer ska tillhandahållas på båda de språk som anges i punkt 1. Artikel 15 Kostnader 1. Vardera parten ska stå för de kostnader den ådrar sig för sitt deltagande i tullsamarbetskommitténs möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer. 2. Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för utgifterna för mångfaldigandet av dokument. 3. Den part som är värd för ett möte ska stå för utgifterna för tolkning under mötena och för översättning av handlingar. EU-parten ska stå för utgifterna för tolkning och för översättning av handlingar till eller från andra officiella språk i Europeiska unionen. Artikel 16 Rapportering Tullsamarbetskommittén ska rapportera till AEP-kommittén. Artikel 17 Ändring av arbetsordningen AEP-kommittén får göra ändringar i arbetsordningen. Tullsamarbetskommittén får lämna rekommendationer till AEP-kommittén rörande förslag till ändringar av arbetsordningen. BILAGA III ARBETSORDNING FÖR GEMENSAMMA UTVECKLINGSKOMMITTÉN i enlighet med interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan Artikel 1 Tillämpningsområde Arbetsordningen i denna bilaga ska tillämpas på förfarandena under alla möten i gemensamma utvecklingskommittén. Artikel 2 Gemensamma utvecklingskommitténs roll Gemensamma utvecklingskommittén ska inrättas som en underkommitté till AEP-kommittén. I enlighet med artikel 52 i interimsavtalet, ska gemensamma utvecklingskommittén diskutera frågor inom utvecklingssamarbete med anknytning till genomförandet av interimsavtalet. Artikel 3 Sammansättning och ordförandeskap 1. Gemensamma utvecklingskommittén ska vara sammansatt av, å ena sidan, företrädare för EU-parten och, å andra sidan, företrädare för de avtalsslutande ESA-staterna. 2. Hänvisningar till ”parterna” i arbetsordningen ska göras i enlighet med definitionen i artikel 61 i avtalet. 3. Ordförandeskapet i gemensamma utvecklingskommittén ska innehas gemensamt av en företrädare för Europeiska kommissionen och en företrädare för ESA-staterna. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att inneha ordförandeskapet under ett år i taget. Artikel 4 Observatörer 1. Företrädare för den gemensamma marknaden för östra och södra Afrika (Comesa) och företrädare för kommissionen för Indiska oceanen (IOC) ska bjudas in som observatörer till gemensamma utvecklingskommitténs möten. 2. Gemensamma utvecklingskommitténs sekreterare ska underrätta företrädarna för Comesa och IOC om alla möten i gemensamma utvecklingskommittén så att de kan delta som observatörer. 3. Parterna får gemensamt besluta att bjuda in ytterligare observatörer till enstaka möten. Sådana observatörer får delta i mötet efter inbjudan av de båda ordförandena och godkännande av gemensamma utvecklingskommittén. 4. Gemensamma utvecklingskommittén får besluta att observatörerna inte får vara närvarande om någon del av mötet skulle röra känsliga frågor. Artikel 5 Möten 1. Om inte annat föreskrivs i avtalet, ska gemensamma utvecklingskommittén sammanträda på begäran av endera parten. Om båda parter är överens, får gemensamma utvecklingskommitténs möten hållas som videokonferens eller telefonkonferens. Om så sker, ska vardera parten, om parterna inte kommer överens om något annat, stå för sina respektive kostnader till följd av att mötet hålls på detta sätt. 2. Varje möte i gemensamma utvecklingskommittén ska hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om. 3. Gemensamma utvecklingskommitténs möten ska sammankallas av dess sekreterare. Artikel 6 Delegationer Före varje möte ska gemensamma utvecklingskommitténs båda ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av ESA-staternas och Europeiska unionens delegationer. Artikel 7 Sekretariat Tjänstemän från Europeiska kommissionen och de avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att fungera som sekreterare för gemensamma utvecklingskommittén, under tolv månader i taget. De avtalsslutande ESA-staterna får biträdas av Comesa-sekretariatet. Dessa perioder ska sammanfalla med de perioder under vilka Europeiska unionen respektive ESA-staterna fungerar som sekreterare för AEP-kommittén. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att utöva sekretariatsfunktionen. Artikel 8 Handlingar När gemensamma utvecklingskommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga handlingar, ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som gemensamma utvecklingskommitténs handlingar senast 14 dagar före mötet. Artikel 9 Skriftväxling 1. All skriftväxling ställd till gemensamma utvecklingskommittén ska sändas till gemensamma utvecklingskommitténs sekreterare. 2. Sekreteraren ska se till att skriftväxling adresserad till gemensamma utvecklingskommittén sänds till kommitténs båda ordförande och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8 i denna arbetsordning. 3. Skriftväxling från gemensamma utvecklingskommitténs båda ordförande ska sändas till parterna av sekreteraren och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8 i denna arbetsordning. Artikel 10 Dagordning för mötena 1. En preliminär dagordning för varje möte ska på grundval av förslag från parterna upprättas av gemensamma utvecklingskommitténs sekreterare. Gemensamma utvecklingskommitténs sekreterare ska sända dagordningen till parterna senast tre veckor före mötet. 2. Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen inkommit till sekreteraren senast en månad före mötet, med förbehåll för att en punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har inkommit till sekreteraren senast den dag då den preliminära dagordningen ska avsändas. 3. Gemensamma utvecklingskommittén ska anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som tagits upp på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det. 4. Gemensamma utvecklingskommitténs båda ordförande får i samförstånd med parterna bjuda in experter att delta i kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen. 5. Sekreteraren får i samförstånd med parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1, för att kunna hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall. Artikel 11 Protokoll 1. Sekreteraren ska så snart som möjligt och normalt sett inom en månad efter varje möte upprätta ett utkast till protokoll. 2. Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och, om så är lämpligt, ange a) de handlingar som förelagts gemensamma utvecklingskommittén, b) de uttalanden som en ledamot av gemensamma utvecklingskommittén begärt att få inskrivna i protokollet, och c) vilka beslut som fattats, rekommendationer som utfärdats, uttalanden man enats om och slutsatser som antagits i särskilda frågor. 3. Protokollet ska även innehålla en förteckning över de ledamöter av gemensamma utvecklingskommittén som deltagit i mötet och en förteckning över eventuella observatörer som deltagit. 4. Godkännande av protokollet ska bekräftas skriftligt senast två månader efter det att mötet mellan de avtalsslutande ESA-staterna och EU ägt rum. Efter godkännandet ska protokollet undertecknas av sekreteraren. Var och en av de avtalsslutande ESA-staterna och EU-parten ska erhålla ett original vardera av dessa autentiska dokument. Artikel 12 Rekommendationer 1. Gemensamma utvecklingskommittén ska anta rekommendationer enhälligt. 2. Under perioden mellan mötena får gemensamma utvecklingskommittén anta rekommendationer genom skriftligt förfarande om parterna är överens om det. Ett skriftligt förfarande ska utgöras av en notväxling parterna emellan. 3. Gemensamma utvecklingskommitténs rekommendationer ska benämnas Rekommendation och följas av löpnummer, dag för antagande och en beskrivning av ämnet. 4. De rekommendationer som antas av gemensamma utvecklingskommittén ska bestyrkas av en företrädare för Europeiska kommissionen på EU-partens vägnar, och av en företrädare för ESA-staterna. 5. Rekommendationerna ska sändas till parterna som gemensamma utvecklingskommitténs handlingar och till AEP-kommittén så att den kan ta ställning. Artikel 13 Offentliggörande Om inte annat beslutas, ska gemensamma utvecklingskommitténs möten inte vara offentliga. Artikel 14 Språk 1. Gemensamma utvecklingskommitténs arbetsspråk ska vara de officiella språk som parterna har gemensamt, engelska och franska. 2. Gemensamma utvecklingskommittén ska hålla sina överläggningar och utfärda rekommendationer på grundval av handlingar och förslag som i största möjliga mån har utarbetats på båda de språk som anges i punkt 1. Rekommendationerna ska tillhandahållas på båda de språk som anges i punkt 1. Artikel 15 Kostnader 1. Vardera parten ska stå för de kostnader den ådrar sig för sitt deltagande i gemensamma utvecklingskommitténs möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikation. 2. Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för utgifterna för mångfaldigandet av dokument. 3. Den part som är värd för ett möte ska stå för utgifterna för tolkning under mötena och för översättning av handlingar. EU-parten ska stå för utgifterna för tolkning och för översättning av handlingar till eller från andra officiella språk i Europeiska unionen. Artikel 16 Rapportering Gemensamma utvecklingskommittén ska rapportera till AEP-kommittén. Artikel 17 Ändring av arbetsordningen AEP-kommittén får göra ändringar i arbetsordningen. Gemensamma utvecklingskommittén får lämna rekommendationer till AEP-kommittén rörande förslag till ändringar av arbetsordningen. FÖRENKLAD FINANSIERINGSÖVERSIKT (ska användas för interna kommissionsbeslut av allmän betydelse med en budgetinverkan på anslag av administrativ karaktär eller personalresurser, när användningen av någon annan typ av finansieringsöversikt inte är lämplig – Artikel 23 i de interna bestämmelserna) 1. Benämning på utkastet till beslut: Rådets beslut om Europeiska unionens ståndpunkt beträffande de arbetsordningar för AEP-kommittén, tullsamarbetskommittén och gemensamma utvecklingskommittén som föreskrivs i interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan 2. Politikområde/verksamhet (i den verksamhetsbaserade budgeteringen) som berörs: 20 - Handelspolitik 3. Rättslig grund: x Administrativ självständighet ¨ Annan (ange närmare):____________________ 4. Beskrivning av och skäl för beslutet: Beslutet gäller institutionernas möten och funktionssätt som ska fastställas enligt interimsavtalet. Institutionernas möten hålls som en uppföljning av genomförandet av avtalet. 5. Varaktighet och förväntade budgetkonsekvenser: 5.1. Tillämpningsperiod: ¨ Beslut med begränsad giltighet: Beslutet är i kraft från och med [datum] till och med [datum] ¨X Beslut med obegränsad giltighet: Beslutet är i kraft från och med [datum för antagandet av beslutet] 5.2. Beräknad inverkan på budgeten: Utkastet till beslut medför ¨ besparingar ¨X ytterligare kostnader (ange i förekommande fall budgetrubrik(er) i den berörda fleråriga budgetramen): Budgetrubrik 5 - Administrativa utgifter 5.3. Bidrag från tredje part till finansieringen av utkastet till beslut: Om förslaget föreskriver samfinansiering från medlemsstaterna eller andra parter (ange vilka), ska en beräkning av nivån på samfinansieringen anges, om den är känd. Anslag i miljoner euro (avrundat till tre decimaler) || Budgetår n || Budgetår [n+1] || Budgetår [n+2] || Budgetår [n+3] || Budgetår [n+4] || Budgetår [n+5] || Budgetår n+6 || Totalt Ange vilken källa/part som bidrar till samfinansieringen || || || || || || || || TOTALA anslag som tillförs genom samfinansiering || || || || || || || || 5.4. Förklaring av siffrorna: Genomsnittliga personalkostnader visas längst ner på sidan http://www.cc.cec/budg/pre/legalbasis/pre-040-020_preparation_en.html 6. Förenlighet med den gällande fleråriga budgetramen: ¨X Förslaget är förenligt med gällande ekonomisk planering. ¨ Förslaget kräver omfördelningar under den berörda budgetrubriken i den fleråriga budgetramen. ¨ Förslaget kräver tillämpning av flexibilitetsmekanismen eller revidering av den fleråriga budgetramen[4]. 7. Besparingarnas eller de ytterligare kostnadernas inverkan på anslagstilldelningen: ¨ Medel ska framskaffas genom intern omfördelning inom avdelningarna ¨X Medel har redan anslagits till de berörda avdelningarna ¨ Medel ska begäras under förfarandet inför nästa anslagstilldelning. Behovet av personal och administrativa resurser kommer att täckas inom ramen för de anslag som i samband med den årliga anslagstilldelningen och med beaktande av befintliga budgetförutsättningar kan beviljas det förvaltande generaldirektoratet. BILAGA: UPPSKATTADE BUDGETKONSEKVENSER (besparingar eller ytterligare kostnader) FÖR ANSLAG AV ADMINISTRATIV KARAKTÄR ELLER FÖR PERSONALRESURSER HTE = heltidsekvivalent XX är det politikområde eller den rubrik som berörs Miljoner euro (avrundat till tre decimaler) Heltidsekvivalent i personer/år || Budgetår || Budgetår || Budgetår || Budgetår || Budgetår || Budgetår || Budgetår || TOTALT /Årlig kostnad n || [n+1] || [n+2] || [n+3] || [n+4] || [n+5] || n+6 Budgetrubrik 5 || HTE || anslag || HTE || anslag || HTE || anslag || HTE || anslag || HTE || anslag || HTE || anslag || HTE || anslag || HTE || anslag Tjänster i tjänsteförteckningen (tjänstemän och tillfälligt anställda) XX 01 01 01 (vid huvudkontoret eller vid kommissionens kontor i medlemsstaterna) || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21 XX 01 01 02 (vid delegationer) || || || || || || || || || || || || || || || || Extern personal || XX 01 02 01 (budget totalt) || || || || || || || || || || || || || || || || XX 01 02 02 (vid delegationer) || || || || || || || || || || || || || || || || Andra budgetposter (ange vilka) || || || || || || || || || || || || || || || || Delsumma – budgetrubrik 5 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21 Utanför budgetrubrik 5 || Tjänster i tjänsteförteckningen (tjänstemän och tillfälligt anställda) XX 01 05 01 (indirekt forskning) || || || || || || || || || || || || || || || || 10 01 05 01 (direkt forskning) || || || || || || || || || || || || || || || || Extern personal XX 01 04 yy || || || || || || || || || || || || || || || || - Huvudkontor || || || || || || || || || || || || || || || || - Delegationer || || || || || || || || || || || || || || || || XX 01 05 02 (indirekt forskning) || || || || || || || || || || || || || || || || 10 01 05 02 (direkt forskning) || || || || || || || || || || || || || || || || Andra budgetposter (ange vilka) || || || || || || || || || || || || || || || || Delsumma – utanför budgetrubrik 5 || || || || || || || || || || || || || || || || TOTALT || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21 Behovet av personal och administrativa resurser kommer att täckas inom ramen för de anslag som i samband med den årliga anslagstilldelningen och med beaktande av befintliga budgetförutsättningar kan beviljas det förvaltande generaldirektoratet. Övriga administrativa anslag XX är det politikområde eller den rubrik som berörs Miljoner euro (avrundat till tre decimaler) || Budgetår || Budgetår || Budgetår || Budgetår || Budgetår || Budgetår || Budgetår || TOTALT n || [n+1] || [n+2] || [n+3] || [n+4] || [n+5] || n+6 Budgetrubrik 5 || || || || || || || || Vid huvudkontoret || || || || || || || || XX 01 02 11 01 – Tjänsteresor och representationsutgifter || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07 XX 01 02 11 02 – Konferenser och möten || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07 XX 01 02 11 03 – Kommittémöten || || || || || || || || XX 01 02 11 04 – Studier och samråd || || || || || || || || XX 01 03 01 03 – Utrustning och möbler || || || || || || || || XX 01 03 01 04 – Tjänster och övriga driftsutgifter || || || || || || || || Andra budgetposter (ange närmare vid behov) – översättningstjänster || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07 Delegationer: || || || || || || || || XX 01 02 12 01 – Tjänsteresor, konferenser och representationskostnader || || || || || || || || XX 01 02 12 02 – Fortbildning av personal || || || || || || || || 01 03 02 01 – Förvärv, hyra och därmed sammanhängande utgifter || || || || || || || || XX 01 03 02 02 – Utrustning, möbler, materiel och tjänster || || || || || || || || Delsumma – budgetrubrik 5 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,21 Utanför budgetrubrik 5 || || || || || || || || XX 01 04 yy – Utgifter för tekniskt och administrativt stöd (gäller ej extern personal) som finansieras från driftsanslag (f.d. ”BA-poster”). || || || || || || || || - Huvudkontor || || || || || || || || - Delegationer || || || || || || || || XX 01 05 03 – Övriga förvaltningskostnader – indirekt forskning || || || || || || || || 10 01 05 03 - Andra administrativa kostnader för direkt forskning || || || || || || || || Andra budgetposter (ange närmare vid behov) || || || || || || || || Delsumma – utanför budgetrubrik 5 || || || || || || || || TOTALSUMMA || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,21 Behovet av personal och administrativa resurser kommer att täckas inom ramen för de anslag som i samband med den årliga anslagstilldelningen och med beaktande av befintliga budgetförutsättningar kan beviljas det förvaltande generaldirektoratet. [1] EUT L 111, 24.4.2012, s. 1. [2] Madagaskar, Mauritius, Seychellerna och Zimbabwe. [3] Madagaskar, Mauritius, Seychellerna och Zimbabwe. [4] Se punkterna 19 och 24 i det interinstitutionella avtalet.