Rapport

om årsredovisningen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet för budgetåret 2001, samt centrumets svar

(2002/C 326/10)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (nedan kallat centrumet) i enlighet med artikel 12.11 i rådets förordning (EG) nr 1035/97(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för centrumet för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 12.8 i rådets förordning (EG) nr 1035/97 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna som antagits i enlighet med artikel 12.12 i rådets förordning (EG) nr 1035/97. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision.

3. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

5. Utan att ompröva sitt uttalande i punkt 4 vill revisionsrätten emellertid rikta uppmärksamheten på de förhållanden som beskrivs i punkt 8 och punkt 18 och följande punkter.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(3).

7. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 5,3 miljoner euro och åtaganden gjordes för 5,1 miljoner euro. Åtaganden har ingåtts för nästan samtliga driftsanslag (avdelning III) på sammanlagt 2,2 miljoner euro. Betalningarna från budgetårets anslag uppgick till 3,8 miljoner euro, 1,4 miljoner euro överfördes till följande budgetår och 0,1 miljoner euro förföll. Ungefär 50 % av betalningarna vad gäller driftsanslagen verkställdes under årets sista kvartal.

8. De anslag som överfördes till 2002, huvudsakligen driftsanslag, uppgick till 1,2 miljoner euro, dvs. en ökning med det dubbla jämfört med föregående budgetår. Den stora mängden överförda anslag beror på att centrumets styrelse godkände arbetsprogrammet för sent samt att det förekommit förseningar vid införandet av Raxen-nätet(4) som är den huvudsakliga orsaken till att centrumet inrättades. Denna ökning visar att det är nödvändigt för centrumet att förbättra kvaliteten på planeringen av verksamheten och uppföljningen av den.

9. De anslag som överfördes från budgetåret 2000 till budgetåret 2001 uppgick till 0,8 miljoner euro och reglerades nästan i sin helhet. Över 40 % av betalningarna beträffande driftsanslagen effektuerades emellertid under sista kvartalet 2001, vilket tyder på en otillräcklig övervakning av de projekt som finansierades under föregående år.

Årsredovisning

10. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som centrumet offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3.

11. Centrumet gör inga avskrivningar på sina anläggningstillgångar. Centrumet bör tillämpa de bestämmelser om värdering och avskrivning som antagits av kommissionen(5) så att de värden som införs i balansräkningen ger en rättvisande bild av de inventarier som ingår i byråns tillgångar.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

12. Centrumet har inte offentliggjort sin budget för budgetåret 2001 i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, vilket strider mot artikel 13 i centrumets budgetförordning.

13. Iårsrapporterna om centrumet för 1999 och 2000(6) uppmanade revisionsrätten centrumet att i sin budgetförordning införliva de ändringar beträffande moms som gjorts i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget. Dessa ändringar har ännu inte gjorts.

14. Till följd av händelserna den 11 september 2001 gjorde centrumet femton tillägg till de olika kontrakt som binder samman centrumet med de nationella centren i Raxen-nätet, för vilka det finns en särskild budgetpost. För att finansiera dessa tillägg ingicks ett åtagande, som i strid med specificeringsprincipen belastade en annan budgetpost. Centrumet borde ha gjort en överföring av anslag i vederbörlig ordning för att täcka bristen på anslag.

15. Detta preliminära åtagande bokfördes den 8 oktober 2001 och kontrakten ingicks den 21 oktober 2001. Datumet för framläggande av de första rapporterna fastställdes till den 19 oktober 2001, dvs. innan kontrakten undertecknats.

16. I bilagan till åtagandet specificerades att kontrakten skulle gälla till slutet av 2001; emellertid hade endast 16 % av motsvarande betalningar effektuerats per den 31 december 2001.

17. I slutet av år 2001 hade ett betydande antal betalningar till ett sammanlagt belopp av 297546 euro innehållits, i kraft av artikel 40 i centrumets budgetförordning, på grund av avsaknad av tillräckligt verifierande underlag för att tjänsterna faktiskt hade levererats eller för avtalsparternas momssystem.

18. Bland de innehållna betalningarna fanns en betalning på 70961 euro som gällde ett bidrag på 100000 euro till ett projekt som samfinansierades med Europarådet. Finansieringen i fråga är i själva verket ett bidrag som till största delen skall användas till att ersätta arbete som experter redan utfört. Den ansvarige utanordnaren kunde varken ge en exakt beskrivning av projektet eller framlägga verifierande underlag till stöd för den betalning som begärdes, trots att framläggande av verifierande underlag krävs i alla skeden av genomförandet av en utgift (artikel 32, 35 och 39 i centrumets budgetförordning).

19. Vad gäller sund ekonomisk förvaltning är det inte klokt att bevilja retroaktiva bidrag som av exakt den anledning att de är retroaktiva inte bibringar centrumets åtgärder något mervärde.

20. Centrumets direktör bör överväga att tillämpa artikel 61 i budgetförordningen om utanordnares ansvar. Mot bakgrund av att betalningen i kraft av artikel 40 i centrumets budgetförordning innehållits, bör åtagandet i fråga dras tillbaka. I enlighet med artikel 41 i denna förordning kan centrumets styrelse emellertid skriftligen och under eget ansvar kräva att den innehållna betalningen skall genomföras.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 och 26 september 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 151, 10.6.1997, s. 6.

(2) Som föreskrivs i artikel 12.10 i rådets förordning (EG) nr 1035/97 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 upprättats den 6 februari 2002 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 8 februari 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) Nätverk för utbyte av information om rasism och främlingsfientlighet.

(5) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000 (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).

(6) EGT C 373, 27.12.2000, punkt 7 och EGT C 372, 28.12.2001, punkt 16.

Tabell 1

Budgetgenomförandet för budgetåret 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Europeiska centrumet för övervakning av främlingsfientlighet och rasism.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Europeiska centrumet för övervakning av främlingsfientlighet och rasism. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Centrumets svar

4. Centrumet anser det glädjande att revisionsrätten finner räkenskaperna för 2001 tillförlitliga.

8 och 9. Centrumet har redan infört ett antal rutiner för att förbättra planeringen och uppföljningen av verksamheten och garantera ett sunt genomförande av budgeten. Utkastet till arbetsprogrammet för 2003 låg klart i april 2002 och diskuterades av styrelsen vid dess möte den 19 juni 2002.

11. Under första halvåret 2002 införde centrumet modulen "Anläggningstillgångar" i sitt redovisningspaket Exact. Testerna är klara och följer kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000(1). Numera utförs en "fysisk" kontroll av en person som ansvarar för EUMC:s anläggningstillgångar (genom sampling). Ett internt förfarande har införts för handläggning av denna punkt.

12. Centrumet offentliggjorde sin budget för 2002 i EGT L 178, 9.7.2002.

13. Centrumets utkast till förslag om aktualisering av sin budgetförordning låg klart den 4 juli 2001. Processen fördröjdes för att inga andra bestämmelser skulle införas än dem som skulle bli följden av den omarbetade budgetförordningen som ska träda i kraft den 1 januari 2003.

Beträffande momssystemet för centrumets utgifter har det beslutats att det ska införas i de interna reglerna den 1 januari 2002 varigenom man föregriper de nya bestämmelserna.

14. Till följd av händelserna den 11 september 2001 tvingades centrumet att med kort varsel införa ett system för snabbinsamling av data för att uppfylla gemenskapernas och medlemsstaternas förväntningar. Centrumet håller med om att ett separat avtal skulle ha utarbetats. Anledningen till att det inte blev så var att centrumet snabbt måste reagera på den mycket speciella situationen.

15. Centrumet hade mycket brått att genomföra förfarandena och kunde därför inte ändra det datum då rapporterna enligt kontraktsutkastet skulle läggas fram. Därför uppstod viss förvirring i fråga om tidsfristerna.

16. Centrumet kan hålla med om att tidsfristerna för åtaganden och betalningar inte var helt konsekventa.

18 till 20. För att undvika problem har centrumet beslutat att följa revisionsrättens rekommendation och dra tillbaka åtagandet för ett projekt som samfinansierades med Europarådet.

Centrumet skulle också vilja betona att detta initiativ grundade sig på det allmänna samarbetsavtal mellan EUMC och Europarådet som nämns i förordning (EG) nr 1035/97 för samarbete mellan centrumet och Europarådet.

Centrumet är villigt att ständigt förbättra budgetförvaltningen för den operationella verksamheten. Efter den aktuella utvärderingen av situationen är det tänkt att nödvändiga rättelser ska införas i de interna bestämmelserna och att kompletterande utbildning ska ges.

(1) (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).