Rapport

om årsredovisningen för Europeiska läkemedelsmyndigheten för budgetåret 2002 samt myndighetens svar

(2003/C 319/04)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska läkemedelsmyndigheten för det budgetår som slutade den 31 december 2002. I enlighet med artikel 57.7 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har budgeten genomförts under den verkställande direktörens ansvar. I detta ansvar ingår att upprätta och lägga fram årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 57.11 i rådets förordning (EG) nr 2309/93. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER

Inledning

5. Myndigheten inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 2309/93 av den 22 juli 1993(3). Myndigheten arbetar i ett nätverk och samordnar de vetenskapliga resurser som ställs till dess förfogande av nationella myndigheter för att säkerställa utvärderingen och övervakningen av humanläkemedel och veterinärmedicinska läkemedel. Myndighetens yttranden utarbetas av tre kommittéer på grundval av rapporter som upprättas av nationella experter. Ersättningarna till dessa experter, liksom utgifter i samband med kommittéernas sammanträden, utgör en betydande del av myndighetens driftsutgifter. Myndigheten använder även en stor del av sin budget till att finansiera system för farmaceutisk övervakning.

Budgetgenomförande

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(4).

7. Så snart de vetenskapliga kommittéerna fattat beslut om att undersöka ett läkemedel upprättas ett förslag till åtagande för den avgift som skall betalas till det nationella organ som ansvarar för undersökningen. Med detta förfarande kan principen om budgetens ettårighet inte respekteras, eftersom arbetet tar lång tid att genomföra och utgifterna kommer att redovisas ett senare budgetår. Tillvägagångssättet innebär dessutom att de administrativa kostnaderna fördyras genom att belopp förfaller och åtaganden måste ingås på nytt.

Årsredovisning

8. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som myndigheten offentliggör i sin verksamhetsrapport för 2002 återges i sammanfattning i tabellerna 2 och 3.

9. Enligt principerna för periodiserad redovisning har myndigheten i sina inkomster inkluderat 5,2 miljoner i utestående fordringar för budgetåret 2002 tvärtemot gällande bestämmelser(5) enligt vilka inkomster skall redovisas enligt kontantmetoden (för 2001 inkluderades 10,7 miljoner euro i inkomsterna).

10. De som utnyttjar myndighetens tjänster betalar ofta i förväg in klumpsummor för undersökningar de har för avsikt att begära. Det visar sig vara svårt att koppla samman inbetalade belopp med de avgifter som skall betalas. Förseningar i handläggningen av ärenden förklarar delvis ökningen med 75 % av ej använda förskottsbelopp(6) i slutet av 2002 jämfört med i slutet av 2001; 9,3 respektive 5,3 miljoner euro.

11. Förvaltningen av anläggningstillgångar är besvärlig eftersom den baseras på två olika databaser som skiljer sig åt beträffande hur de fungerar och är organiserade, och som inte har samma förvaltare. Vidare tillämpas inte bestämmelserna för avskrivningar av dataprogram och av tillgångar som tillsammans utgör en helhet.

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

12. Fakturor betalas efter godkännande av utanordnaren som intygar att tjänsten utförts eller att varan levererats utan att det systematiskt lämnas tillräckliga verifierande underlag. Denna brist på upplysningar, som är nödvändiga för den interna kontrollen, innebär att det kan uppstå risker och bör därför åtgärdas.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) Såsom föreskrivs i artikel 57.9 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 upprättats den 28 mars 2003 och därefter överlämnats till revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 4 april 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) EGT L 214, 24.8.1993, s. 18.

(4) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(5) I artikel 5 i myndighetens budgetförordning specificeras att inkomster från ett budgetår skall redovisas det budgetår då betalningen inkommer.

(6) Post i balansräkningen: "avgifter som skjutits upp".

Tabell 1

Europeiska läkemedelsmyndigheten - Budgetgenomförande för budgetåret 2002Anm:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från myndigheten. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter myndigheten framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Europeiska läkemedelsmyndigheten - Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001

>Plats för tabell>

Anm:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från myndigheten. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter myndigheten framlagt i sin årsredovisning.

Tabell 3

Europeiska läkemedelsmyndigheten - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001Anm. 1:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Anm. 2:

I balansräkningen redovisas inte ett belopp på 1,43 miljoner euro avseende en överenskommelse med kommissionen som ingicks i november 2002 angående fördelade inkomster som kommer att betalas 2003 och 2004.

Källa:

Uppgifter från myndigheten. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter myndigheten framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Myndighetens svar

7. I början av 2003 införde EMEA ett reviderat förfarande för att handläggningen av inspektionsavgifterna skall följa principen om ettårighet. Enligt detta förfarande utfärdas ett betalningskrav till innehavaren av godkännandet för försäljning och ett åtagande för rapportörskostnaderna, så snart inspektionsdatumet bekräftats. Följaktligen bör alla betalningar till inspektionsrapportörer behandlas senast inom n+ 1.

9. EMEA noterar revisionsrättens iakttagelse. Problemet kommer att lösas i och med att den nya budgetförordningen införs under 2003. Under 2001 omfattar beloppet 10,7 miljoner euro inklusive 8,1 miljoner från kommissionen. För 2002 löstes detta genom delbetalningar av kommissionens bidrag varigenom beloppet som skulle föras över minskades till 0,7 miljoner euro. Vid årsslutet 2002 var 3,0 miljoner euro in transit i banksystemet. Enligt den nya budgetförordningen kommer budgetinkomsterna att redovisas på kassabasis.

10. EMEA kommer att undersöka möjligheterna att göra kopplingen mellan kundinsättningarna och deras användning tydligare.

11. EMEA noterar revisionsrättens iakttagelse. EMEA håller på att införa en programvara för en allsidig administration av lagret och avskrivningen av detsamma. Enligt planerna skall detta verktyg vara i drift den 1 januari 2004.

12. Enligt kraven i den nya budgetförordningen håller EMEA nu på att införa bättre interna kontrollrutiner för fakturor, däribland checklistor och intensivutbildning av personalen i finansiella rutiner och kontroller.