Bryssel den 28.12.2004

KOM(2005) 835 slutlig

2004/0287 (COD)

Förslag till

EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS FÖRORDNING

om informationssystemet för viseringar (VIS) och utbytet mellan medlemsstaterna av uppgifter om viseringar för kortare vistelse SEC(2004) 1628

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

1. ALLMÄN MÅLSÄTTNING

I samband med att Europeiska unionen gradvis upprättar ett område med frihet, säkerhet och rättvisa skall den garantera fri rörlighet för personer och en hög säkerhetsnivå. Som ett led i detta har högsta prioritet getts åt att utveckla och inrätta informationssystemet för viseringar (VIS), som är ett system för utbyte av uppgifter om viseringar mellan medlemsstaterna. Det är fråga om ett initiativ av central betydelse för EU:s arbete för att främja stabilitet och säkerhet.

Europeiska rådets slutsatser från Laeken, Sevilla och Thessaloniki låg till grund när rådet (rättsliga och inrikes frågor) den 19 februari 2004 antog slutsatser om utvecklingen av informationssystemet för viseringar[1]. Dessa slutsatser, som bekräftades av Europeiska rådet i Bryssel den 25–56 mars 2004[2], innehåller riktlinjer för utvecklingen av VIS som skall beaktas ”i förberedelserna inför det tekniska genomförandet av VIS och att därvid fullt ut följa gemenskapslagstiftninge om skyff av personuppgifter”[3].

Rådet antog redan den 8 juni 2004 rådets beslut 2004/512/EG om inrättande av Informationssystemet för viseringar (VIS)[4], som är den rättsliga grund som krävs för att anslå medel till utvecklingen av VIS i Europeiska gemenskapernas budget och att genomföra den delen av budgeten. I beslutet anges hur VIS skall vara uppbyggt. Kommissionen ges mandat att, med biträde av SIS II-kommittén[5], utveckla de tekniska aspekterna av VIS, medan de nationella systemen skall anpassas och utvecklas av medlemsstaterna.

Den vidare utvecklingen och inrättandet av viseringssystemet kräver att man utarbetar en övergripande regelverk. Målsättningen med detta förslag till Europaparlamentets och rådets förordning är att fastställa viseringssystemets syfte, funktion och ansvarsområde, att ge kommissionen i uppdrag att inrätta och underhålla detta viseringssystem och att fastställa förfaranden och villkor för utbyte av uppgifter mellan medlemsstaterna om ansökningar om visering för kortare vistelse i syfte att göra det lättare att pröva ansökningarna och fatta rätt beslut.

Informationssystemet skall förbättra förvaltningen av den gemensamma viseringspolitiken, det konsulära samarbetet och samrådet mellan centrala konsulära myndigheter. Syftet är att förebygga hot mot den inre säkerheten och otillbörligt utnyttjande av möjligheten att välja viseringsland, att underlätta bedrägeribekämpning och kontroller vid särskilda kontrollställen vid de yttre gränserna och inom medlemsstaternas territorium, att bistå vid identifieringen och återsändandet av olagliga invandrare och att underlätta tillämpningen av Dublin II-förordningen (EG) nr 343/2003[6]. Den förbättrade prövningen av viseringsansökningar (inklusive samrådet mellan centralmyndigheter), och kontrollen och identifieringen av sökande vid konsulat och kontrollställen bidrar till medlemsstaternas inre säkerhet och till att bekämpa terrorism[7], som är en övergripande målsättning och ett grundläggande villkor för den gemensamma viseringspolitiken, samt kampen mot olaglig invandring[8]. Samtidigt kommer informationssystemet att gynna hederliga resenärer genom att effektivisera utfärdandet av viseringar och kontroller.

Tillämpningsområdet för denna förordning har anpassats till det viktigaste syftet med VIS, nämligen utbytet av uppgifter om viseringar för kortare vistelse i Schengen, inklusive sådana nationella viseringar för längre vistelse som även gäller som viseringar för kortare vistelse. Utbytet av uppgifter om andra viseringar för längre vistelse i Schengenländerna, som tas upp bland annat upp i rådets slutsatser av den 19 februari 2004[9], är en fråga som måste behandlas i ett eget rättsligt instrument. Det finns gemensamma regler för utfärdandet av viseringar för kortare vistelse, men sådana regler saknas för utfärdandet av viseringar för längre vistelse i medlemsstaterna. Medbeslutandeförfarandet är inte tillämpligt i fråga om artikel 63.3 a i EG-fördraget så länge det inte finns något beslut enligt artikel 67.2 i fördraget.

Denna förordning kommer att utgöra kärnan i regelverket om viseringssystemet. För att fullborda regelverket kommer det emellertid att behövas ytterligare rättsakter, i synnerhet för att

a) ändra de gemensamma konsulära anvisningarna[10] när det gäller vilka normer och förfaranden som skall tillämpas vid registreringen av biometriska kännetecken, bland annat när sådan registrering är obligatorisk och vilka situationer som omfattas av undantag,

b) utveckla en mekanism för utbyte av uppgifter med Irland och Förenade kungariket i syfte att underlätta tillämpningen av Dublin II-förordningen (EG) nr 343/2003[11] och bistå vid identifiering och återsändande av olagliga invandrare, i den utsträckning Irland och Förenade kungariket deltar i beslut om invandrings- och återsändandepolitiken,

c) utbyta uppgifter om viseringar för längre tid som för närvarande inte gäller som viseringar för kortare tid enligt viseringssystemets bestämmelser; denna fråga kräver mer ingående politiska riktlinjer med hänsyn till avsaknaden av gemensamma bestämmelser om sådana viseringar.

2. INFORMATIONSSYSTEMET FÖR VISERINGAR (VIS)

Den utvidgade konsekvensanalys[12] som medföljer detta förslag tydliggör behovet av ett informationssystem för viseringar och dess verkningar i jämförelse med andra politikalternativ. Den motiverar särskilt varför lagring och anvädning av biometriska data i informationssystemet är av största betydelse för att uppnå målen med systemet och vilka åtgärder som behövs för att säkra skyddet för personuppgifter och datasäkerheten. När det gäller angränsande frågor som är av betydelse för skyddet av personuppgifter krävs bland annat samråd med “artikel 29-arbetsgruppen”[13].

3. RÄTTSLIG GRUND

Denna förordning grundar sig på artikel 62.2 b ii och artikel 66 i EG-fördraget. Artikel 66 är den rättsliga grunden för att inrätta och driva informationssystemet och skapa förfaranden för utbyte av viseringsdata mellan medlemsstaterna genom att garantera samarbete mellan medlemsstaternas behöriga myndigheter och mellan dessa myndigheter och kommissionen inom de områden som omfattas av avdelning IV i fördraget. Det gäller bland annat genomförandet av den gemensamma viseringspolitiken, men även kontrollen vid de yttre gränserna och åtgärder i fråga om asyl och olaglig invandring.

Vid sidan av de regler som gäller för införandet, utbytet och användningen av viseringsdata i informationssystemet, föreskriver förordningen förfaranden som måste följas när medlemsstaterna kontrollerar och utfärdar viseringar för kortare vistelse på grundval av Schgenenbestämmelserna om en gemenam viseringspolitik. Införandet av uppgifter i VIS i samband med mottagandet av en viseringsansökan och kontrollen i VIS av om det finns tidigare ansökningar, som är obligatoriska steg i prövningen av en sådan ansökan, är i sig förfaranden och villkor för utfärdande av viseringar i den mening som avses i artikel 62.2 b ii) i EG-fördraget.

Enligt artikel 67.4 i EG-fördraget skall åtgärder som avses i artikel 62.2 b ii) i EG-fördraget beslutas av rådet enligt medbeslutandeförfarandet i artikel 251. Eftersom artikel 66 nu kräver kvalificerad majoritet och inte som tidigare enhällighet[14], är de två rättsliga grunderna förenliga och kan kombineras. Därför är medbeslutandeförfarandet tillämpligt för antagandet av förordningen som helhet.

4. DELTAGANDE I VIS

Eftersom förordningen täcker utbyte av uppgifter om viseringar för kortare vistelse mellan medlemsstater ”som har avskaffat kontrollerna vid de inre gränserna”[15] är den att betrakta som en utveckling av Schengenregelverkets bestämmelser på viseringspolitikens område. Deltagande i VIS har följande konsekvenser:

Island och Norge

De förfaranden som föreskrivs i associeringsavtalet mellan Europeiska unionens råd och Republiken Island och Konungariket Norge om dessa staters associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket[16] är tillämpliga, eftersom denna förordning bygger vidare på Schengenregelverket som det definieras i bilaga A till det avtalet.

Danmark

Enligt protokollet om Danmarks ställning, som fogats till Fördraget om Europeiska unionen och Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, deltar Danmark inte i antagandet av denna förordning och är därmed inte bundet av den eller dess tillämpning. Med hänsyn till att förordningen är en rättsakt som syftar till att utveckla Schengenregelverket i enlighet med bestämmelserna i avdelning IV i EG-fördraget, är artikel 5 i protokollet tillämplig.

Förenade Kungariket och Irland

Enligt artiklarna 4 och 5 i protokollet om införlivande av Schengenregelverket inom Europeiska unionens ramar, rådets beslut 2000/365/EG av den 29 maj 2000 om Förenade konungariket Storbritannien och Nordirlands begäran om att få delta i vissa bestämmelser i Schengenregelverket[17] och rådets beslut 2002/192/EG av den 28 februari 2002 om Irlands begäran om att få delta i vissa bestämmelser i Schengenregelverket[18], deltar Förenade kungariket och Irland inte i antagandet av förordningen och är därför inte bundna av det eller dess tillämpning.

De nya medlemsstaterna

Eftersom denna förordning är en rättsakt som grundas på Schengenregelverket eller på annat sätt har samband med detta i den mening som avses i artikel 3.2 i anslutningsfördraget, är förordningen endast tillämplig i en ny medlemsstat sedan rådet har fattat beslut om detta, och då på de villkor som anges i det beslutet.

Schweiz

Denna förordning är en utveckling av Schengenregelverket i den mening som avses i avtalet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om Schweiziska edsförbundets associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket[19] och hör sådana frågor som det hänvisas till artikel 4.1 i rådets beslut om undertecknande på Europeiska gemenskapens vägnar och provisorisk tillämpning av vissa bestämmelser i det avtalet[20].

5. SUBSIDIARITET OCH PROPORTIONALITET

Genom artikel 62.2 b ii) ges gemenskapen ansvaret för förfaranden och villkor för medlemsstaternas utfärdande av viseringar för kortare vistelse. Av artikel 66 följer att gemenskapen även ansvarar för att säkerställa samarbete mellan medlemsstaternas myndigheter och mellan dessa och kommissionen. Detta ansvar måste dock utövas i överensstämmelse med artikel 5 i EG-fördraget. Förslaget uppfyller kriterierna i den bestämmelsen.

Målen för den föreslagna åtgärden, nämligen att inrätta ett gemensamt system och gemensamma förfaranden för utbyte av viseringsdata mellan medlemsstaterna, kan inte i tillräcklig utsträckning uppnås av medlemsstaterna och kan därför, på grund av åtgärdens omfattning eller verkningar, bättre uppnås på gemenskapsnivå.

Kommissionens verksamhet begränsar sig till att inrätta och driva det centrala informationssystemet för viseringar, de nationella gränssnitten och kommunikationsinfrastrukturen mellan det centrala informationssystemet och de nationella gränssnitten, medan varje medlemsstat kommer att ansvara för sitt nationella system. När det gäller vilken typ av rättsakt som skall användas har valet fallit på en förordning, eftersom det krävs en allmänt tillämplig rättsakt som är bindande I sin helhet och direkt tillämplig i medlemsstaterna.

Detta initiativ går inte utöver vad som är nädvändigt för att uppnå detta mål. De uppgifter som skall föras in i informationssystemet är de som krävs för att pröva viseringsansökningar och fatta beslut i anslutning till detta. De alfanumeriska uppgifterna om den sökande skall hämtas från det nuvarande ansökningsformuläret. För att garantera en exakt kontroll och identifiering av viseringssökande är det nödvändigt att bearbeta biometriska kännetecken i informationssystemet. Detta gör att kontroll och identifiering kan utföras oberoende av andra lagringsmedier, som mikrochips, och därmed blir det i sin tur möjligt att undvika vissa problem med avseende på presentation och funktionsbrister som kan medfölja sådana andra lagringsmedier. Förslaget omfattar dock inte lagring av skannade handlingar, trots att den frågan togs upp i rådets slutsatser[21]. En sådan lösning anses inte proportionerlig med hänsyn till att sådan ytterligare dokumentation bara behövs i särskilda fall. I dessa situationer kan kopiarna av dokumenten översändas på förfrågan av den medlemsstat som har utfärdat viseringen[22].

Endast vederbörligen bemyndigad personal vid behöriga myndigheterna i varje medlemsstat skall ha tillgång till uppgifterna. Tillgången gäller endast för de ändamål som anges i förordningen och är begränsad till situationer när uppgifterna är nödvändiga för utförandet av arbetsuppgifter i enlighet med dessa ändamål.

6. FÖRSLAGETS STRUKTUR OCH INNEHÅLL

Detta förslag till en andra rättsakt för den rättsliga ramen för informationssystemet för viseringar omfattar sju kapitel. I det första kapitlet anges förordningens tillämpningsområde och ändamålet med informationssystemet, definitioner, kategorier av uppgifter och allmänna regler om tillgången till informationssystemet.

I det andra kapitlet anges villkor och förfaranden som skall följas för att viseringsmyndigheterna skall få tillgång till och kunna använda uppgifterna. Där specificeras vilka uppgifter som skall föras in vid registreringen av ansökan och vilka som skall läggas till när beslut har fattas om att utfärda, vägra, ogiltigförklara, återkalla eller förlänga en visering eller om att avvisa viseringsansökan. Vidare föreskrivs i detta kapitel en skyldighet för viseringsmyndigheterna att använda informationssystemet vid prövningen av viseringsansökningar samt hur VIS skall användas vid samråd mellan centralmyndigheter och vid framställningar om handlingar. Därigenom integreras de tekniska funktionerna i det befintliga Vision-nätverket med informationssystemet för viseringar. Det finns även bestämmelser om viseringsmyndigheternas användning av viseringsdata för rapportering och statistik.

I det tredje kapitlet anges villkor och förfaranden för andra myndigheters användning av viseringsdata för de särskilda syften som gäller för informationssystemet, nämligen kontroller av viseringar, identifiering och återsändande av olagliga invandrare, bestämmande av vem som skall ansvara för prövningen av asylansökningar samt prövning av asylansökningar. De myndigheter som bör ha tillgång till informationssystemet definieras utifrån dessa specifika syften.

Det fjärde kapitlet innehåller bestämmelser om bevarande av och tillägg till de uppgifter som registreras i informationssystemet. I det femte kapitlet anges ansvarsfördelningen för informationssystemet, inklusive driften, användningen av uppgifter och datasäkerhet samt regler om skadeståndsansvar, registerföring och påföljder.

Sjätte kapitler rör rättigheter och tillsyn i fråga om skydd av personuppgifter. Direktiv 95/46/EG och förordning (EG) nr 45/2001 gäller fullt ut för denna förordning[23]. I bestämmelserna i detta kapitel klargörs vissa aspekter av skyddet av den registrerades rättigheter och rollerna för de nationella tillsynsmyndigheterna och den oberoende tillsynsmyndigheten.

I sjunde och sista kapitlet finns bestämmelser om genomförandet, när uppgifter skall börja översändas och systemet tas i drift, övervakning och utvärdering samt när förordningen träder i kraft och börjar att gälla.

Kommentarer till de enskilda artiklarna finns med som bilaga till detta förslag.

2004/0287 (COD)

Förslag till

EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS FÖRORDNING

om informationssystemet för viseringar (VIS) och utbytet mellan medlemsstaterna av uppgifter om viseringar för kortare vistelse

EUROPAPARLAMENTET OCH EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 62.2 b ii och artikel 66 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag,

i enlighet med förfarandet i artikel 251 i fördraget, och

av följande skäl:

(1) Rådets slutsatser av den 20 september 2001, och slutsatserna från Europeiska rådet i Laeken den 14–15 december 2001, i Sevilla den 21–22 juni 2002, i Thessaloniki den 19–20 juni 2003 och i Bryssel den 25–26 mars 2004 har legat till grund för ett initiativ av central betydelse för EU:s politik för att främja stabilitet och säkerhet, nämligen inrättandet av informationssystemet för viseringar.

(2) Genom rådets beslut 2004/512/EG av den 8 juni 2004 om inrättande av Informationssystemet för viseringar (VIS)[24] skapades VIS som ett system för utbyte av uppgifter mellan medlemsstaterna.

(3) Kommissionen bör nu få mandat att skapa och underhålla VIS och att fastställa vad VIS ändamål, funktioner och ansvarsfördelningen; det är också nödvändigt att fastställa villkor och förfaranden för utbytet av uppgifter mellan medlemsstaterna för att underlätta prövningen av viseringsansökningar och fatta beslut i sådana ärenden, med hänsyn till de riktlinjer för utvecklingen av VIS som antogs av rådet den 19 februari 2004.

(4) Informationssystemet för viseringar bör stärka förvaltningen av den gemensamma viseringspolitiken, det konsulära samarbetet och samrådet mellan centrala konsulära myndigheter genom att underlätta utbytet av uppgifter mellan medlemsstaterna om viseringsansökningar och om beslut som fattas om sådana ansökningar; syftet är att förebygga hot mot någon av medlemsstaternas inre säkerhet och otillbörligt utnyttjande av möjligheten att välja viseringsland, och att underlätta kampen mot bedrägerier och kontrollerna vid de yttre gränserna och inom medlemsstaternas territorium. VIS bör även underlätta identifiering och återsändande av olagliga invandrare samt tillämpningen av rådets förordning (EG) nr 343/2003 av den 18 februari 2003 om kriterier och mekanismer för att avgöra vilken medlemsstat som har ansvaret för att pröva en asylansökan som en medborgare i tredje land har gett in i någon medlemsstat[25].

(5) Informationssystemet för viseringar bör vara anslutet till medlemsstaternas nationella system för att göra det möjligt för de behöriga myndigheterna att behandla uppgifter om viseringsansökningar och om utfärdade, ogiltigförklarade, återkallade eller förlängda viseringar.

(6) Villkor och förfaranden för att föra in, ändra, radera och använda uppgifter i VIS bör vara utformade med hänsyn till de förfaranden som föreskrivs i de gemensamma konsulära anvisningarna angående viseringar till diplomatiska beskickningar och karriärkonsulat (nedan kallade de gemensamma konsulära anvisningarna)[26].

(7) De tekniska funktionerna i det nätverk för samråd med de centrala nationella myndigheterna som föreskrivs i artikel 17.2 i konventionen om tillämpning Schengenavtalet av den 14 juni 1985 om gradvis avskaffande av kontroller vid de gemensamma gränserna[27] bör integreras i VIS.

(8) Vilka uppgifter som skall behandlas i VIS bör fastställas med hänsyn till de uppgifter som tillhandahålls i det gemensamma formulär för viseringsansökningar som infördes genom rådets beslut av den 25 april 2002 om anpassning av del III och upprättande av bilaga 16 till de gemensamma konsulära anvisningarna[28], och uppgifterna på det viseringsmärke som föreskrivs i rådets förordning (EG) nr 1683/95 av den 29 maj 1995 om en enhetlig utformning av visumhandlingar[29].

(9) För att garantera en exakt och kontroll och identifiering av viseringssökande är det nödvändigt att behandla biometriska uppgifter i VIS.

(10) Man bör också bestämma vilka myndigheter i medlemsstaterna som är behöriga och vilkas vederbörligen bemyndigade anställda får, i den omfattning som krävs för att de skall kunna utföra sina arbetsuppgifter, föra in, ändra, radera eller använda uppgifter för de särskilda ändamål som är tillåtna inom ramen för VIS.

(11) Personuppgifter bör inte lagras längre än som behövs för ändamålet med VIS. Det är lämpligt att bevara uppgifterna under en femårsperiod, för att göra det möjligt att ta hänsyn till uppgifter om tidigare ansökningar vid prövningen av viseringsansökningar, även för att kontrollera den sökandes ärliga avsikter och dokumentation rörande olagliga invandrare som vid något tillfälle kan ha ansökt om visering. En kortare period skulle inte räcka till för dessa sysften. Uppgifterna skulle raderas efter femårsperioden, om det inte finns skäl att radera dem tidigare.

(12) Det bör fastställas exakta bestämmelser om å ena sidan kommissionens ansvar för inrättandet och driften av VIS, å andra sidan om medlemsstaternas ansvar för de nationella systemen och de nationella myndigheternas användning av uppgifterna.

(13) Det bör även fastställas bestämmelser om medlemsstaternas ansvar när det gäller eventuell skada på grund av överträdelse av denna förordning. Kommissionens ansvar för sådan skada regleras i artikel 288 andra stycket i fördraget.

(14) Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter[30] är tillämplig på medlemsstaternas behandling av personuppgifter enligt denna förordning. Vissa punkter bör dock klargöras när det gäller ansvaret för användningen av uppgifter, skyddet av de registrerade personernas rättigheter och tillsynen över uppgiftsskyddet.

(15) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter[31] är tillämplig på kommissionens verksamhet när det gäller uppgiftsskydd. Vissa punkter bör dock klargöras när det gäller ansvaret för användningen av uppgifter och tillsynen över uppgiftsskyddet.

(16) De nationella tillsynsmyndigheter som har inrättats i enlighet med artikel 28 i direktiv 95/46/EG bör övervaka att medlemsstaternas behandling av personuppgifter är laglig, medan den europeiska datatillsynsmannen som inrättades genom förordning (EG) nr 45/2001 bör övervaka kommissionens arbete när det gäller skyddet av sådana uppgifter.

(17) En effektiv övervakning av tillämpningen av denna förordning kräver regelbunden utvärdering.

(18) Medlemsstaterna bör föreskriva påföljder för överträdelser av bestämmelserna i denna förordning och vidta de åtgärder som krävs för att se till att dessa påföljder tillämpas.

(19) De åtgärder som är nödvändiga för att genomföra denna förordning bör antas i enlighet med rådets beslut 1999/468/EG av den 28 juni 1999 om de förfaranden som skall tillämpas vid utövandet av kommissionens genomförandebefogenheter

(20) Denna rättsakt respekterar de grundläggande rättigheter och iakttar de principer som erkänns såsom allmänna gemenskapsrättsliga principer, bland annat i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna.

(21) Eftersom målen för den föreslagna åtgärden, nämligen att inrätta ett gemensamt informationssystem för viseringar och skapa gemensamma förpliktelser, villkor och förfaranden för utbyte av viseringsdata mellan medlemsstaterna, inte i tillräcklig utsträckning kan uppnås av medlemsstaterna och de därför, på grund av åtgärdens omfattning eller verkningar, bättre kan uppnås på gemenskapsnivå, kan gemenskapen vidta åtgärder i enlighet med subsidiaritetsprincipen i artikel 5 i fördraget. I enlighet med proportionalitetsprincipen i samma artikel går denna förordning inte utöver vad som är nödvändigt för att uppnå dessa mål.

(22) I enlighet med artiklarna 1 och 2 i protokollet om Danmarks ställning, som fogats till Fördraget om Europeiska unionen och Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, deltar Danmark inte i antagandet av denna förordning, som inte är bindande för eller tillämplig i Danmark. Eftersom denna förordning bygger vidare på Schengenregelverket enligt bestämmelserna i avdelning IV i tredje delen av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, skall Danmark, i enlighet med artikel 5 i nämnda protokoll, inom en tid av sex månader efter det att rådet har antagit denna förordning besluta om huruvida landet skall genomföra den i sin nationella lagstiftning.

(23) I enlighet med avtalet mellan Europeiska unionens råd och Republiken Island och Konungariket Norge om dessa två staters associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket utgör denna förordning en utveckling av bestämmelser i Schengenregelverket[32] vilka omfattas av det område som avses i artikel 1.B i rådets beslut 1999/437/EG om vissa tillämpningsföreskrifter för det avtalet[33] .

(24) En överenskommelse måste träffas för att möjliggöra att Islands och Norges företrädare associeras till arbetet i de kommittéer som biträder kommissionen vid utövandet av dess genomförandebefogenheter. En sådan överenskommelse har planerats i den skriftväxling mellan gemenskapen och Island och Norge som finns i bilagan till ovannämnda avtal[34].

(25) Denna förordning utgör en utveckling av bestämmelser i Schengenregelverket i vilka Förenade kungariket inte deltar i enlighet med rådets beslut 2000/365/EG av den 29 maj 2000 om en begäran från Förenade konungariket Storbritannien och Nordirland om att få delta i vissa bestämmelser i Schengenregelverket[35]. Förenade kungariket deltar därför inte i antagandet av denna förordning, som inte är bindande för eller tillämplig i Förenade kungariket.

(26) Denna förordning utgör en utveckling av bestämmelser i Schengenregelverket i vilka Irland inte deltar i enlighet med rådets beslut 2002/192/EG av den 28 februari 2002 om Irlands begäran om att få delta i vissa bestämmelser i Schengenregelverket[36]. Irland deltar därför inte i antagandet av denna förordning, som inte är bindande för eller tillämplig i Irland.

(27) Denna förordning är en rättsakt som grundas på Schengenregelverket eller på annat sätt har samband med detta i den mening som avses i artikel 3.2 i anslutningsakten.

(28) Denna förordning utgör en utveckling av bestämmelser i Schengenregelverket i den mening som avses i avtalet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om Schweiziska edsförbundets associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket, vilken är att hänföra till det område som avses i artikel 4.1 i rådets beslut om undertecknande på Europeiska gemenskapens vägnar och provisorisk tillämpning av vissa bestämmelser i detta avtal.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE:

KAPITEL I

Allmänna bestämmelser

Artikel Syfte och tillämpningsområdet

1. I denna förordning anges ändamålet, funktionen och ansvarsfördelningen för informationssystemet för viseringar (VIS), som inrättades genom artikel 1 i beslut 2004/512/EG. I förordningen fastställs villkor och förfaranden för utbyte mellan medlemsstaterna av uppgifter om ansökningar om viseringar för kortare vistelse och beslut som fattats om dessa ansökningar, inklusive beslut om att ogiltigförklara, återkalla eller förlänga viseringen, i syfte att underlätta prövningen av sådana ansökningar och beslut om dessa.

2. VIS skall förbättra förvaltningen av den gemensamma viseringspolitiken, det konsulära samarbetet och samrådet mellan centrala konsulära myndigheter genom att underlätta utbytet av uppgifter mellan medlemsstaterna om viseringsansökningar och de beslut som fattas i anslutning till dessa, i syfte att

(a) förebygga hot mot den inre säkerheten i någon av medlemsstaterna,

(b) förebygga kringgående av kriterierna för avgöra vilken medlemsstat som har ansvaret för att pröva en asylansökan,

(c) underlätta kampen mot bedrägerier,

(d) underlätta kontrollen vid kontrollställena vid de yttre gränserna och inom medlemsstaternas territorium,

(e) vara till hjälp vid identifiering och återsändande av olagliga invandrare,

(f) underlätta tillämpningen av förordning (EG) nr 343/2003.

Artikel Definitioner

I denna förordning används följande beteckningar med de betydelser som här anges:

(1) visering :

(a) visering för kortare vistelse enligt definitionen i artikel 11.1 a i konventionen om tillämpning av Schengenavtalet av den 14 juni 1985 om gradvis avskaffande av kontroller vid de gemensamma gränserna[37] (nedan kallad Schengenkonventionen),

(b) transitvisering enligt definitionen i artikel 11.1 b i Schengenkonventionen,

(c) visering för flygplatstransitering enligt definitionen i del I punkt 2.1.1 i de gemensamma konsulära anvisningarna angående viseringar till diplomatiska beskickningar och karriärkonsulat (nedan kallade gemensamma konsulära anvisningarna),

(d) visering vars giltighet begränsas till en parts territorium enligt definitionen i artikel 11.2 i Schengenkonventionen,

(e) nationell visering för längre vistelse med samma giltighet som en enhetlig visering för kortare vistelse enligt definitionen i artikel 18 i Schengenkonventionen.

(2) viseringsmärke : den enhetliga viseringsform som fastställs i förordning (EG) nr 1683/95.

(3) viseringsmyndigheter : de myndigheter i varje medlemsstat som ansvarar för prövningen av viseringsansökningar och för beslut som fattas i samband med sådana ansökningar eller beslut om att ogilitigförklara, återkalla eller förlänga viseringar.

(4) ansökningsformulär : det enhetliga ansökningsformuläret för viseringar i bilaga 16 till de gemensamma konsulära anvisningarna.

(5) sökande : en tredjelandsmedborgare som har lämnat in en ansökan om visering.

(6) tredjelandsmedborgare : en person som inte är unionsmedborgare i den mening som avses i artikel 17.1 i EG-fördraget.

(7) gruppmedlem : andra sökande som en sökande reser tillsammans med, inklusive medföljande make/maka och barn till den sökande.

(8) resehandling : pass eller motsvarande handling som ger den sökande rätt att passera de yttre gränserna och i vilken en visering kan föras in.

(9) ansvarig medlemsstat : den medlemsstat som har fört in uppgifterna i VIS.

(10) kontroll : proceduren att jämföra en grupp av uppgifter mot en annan för att fastställa om en påstådd identitet är den riktiga.

(11) identifiering : proceduren att fastställa en persons identitet genom databasökning mot flera grupper av uppgifter.

Artikel Uppgiftskategorier

1. Endast följande kategorier av uppgifter skall registreras i VIS:

(a) Alfanumeriska uppgifter om den sökande och om begärda, utfärdade, vägrade, ogiltigförklarade, återkallade eller förlängda viseringar.

(b) Fotografier.

(c) Fingeravtryck.

(d) Länkar till andra ansökningar.

2. Det meddelande som översänds via infrastrukturen i VIS, och som avses i artikel 14, artikel 21.2 och artikel 22.2, skall inte registreras i VIS, vilket dock inte hindrar registrering av sådan uppgiftsbehandling som avses i artikel 28.

Artikel Tillgång till systemet för att föra in, ändra, radera och inhämta uppgifter

1. Tillgång till VIS för att föra in, ändra eller radera de uppgifter som avses i artikel 3.1 skall helt vara förbehållet vederbörligen bemyndigad personal vid viseringsmyndigheterna.

2. Tillgång till VIS för att för att inhämta uppgifter skall helt vara förbehållet den vederbörligen bemyndigade personal vid viseringsmyndigheterna i varje medlemsstat som är behörig för de ändamål som anges i artiklarna 13–19, med den begränsningen att uppgifterna skall vara nödvändiga för utförandet av uppgifterna i enlighet med dessa ändamål.

3. Varje medlemsstat skall utse de behöriga myndigheter vilkas personal skall ha befogenhet att föra in, ändra, radera eller använda uppgifter i VIS. Varje medlemsstat skall översända en förteckning över dessa myndigheter till kommissionen.

Kommissionen skall offentliggöra denna förteckning i Europeiska unionens officiella tidning .

KAPITEL II

Viseringsmyndigheternas registrering och användning av uppgifter

Artikel Procedurer för registrering av uppgifter i samband med en ansökan

1. Vid mottagandet av en ansökan skall viseringsmyndigheten utan dröjsmål skapa en ansökningsakt genom att föra in de uppgifter som avses i artiklarna 6 och 7 i VIS.

2. I samband med att ansökningsakten skapas skall viseringsmyndigheten kontrollera i VIS huruvida någon tidigare ansökan från den enskilde sökanden har registrerats i VIS av någon av medlemsstaterna.

3. Om en tidigare ansökan finns registrerad skall viseringsmyndigheten länka varje ny ansökningsakt till den tidigare akten för den enskilde sökanden.

4. Om den sökande reser i grupp tillsammans med andra sökande, skall viseringsmyndigheten skapa en ansökningsakt för var och en av dessa sökande och länka gruppens ansökningar till varandra.

Artikel Uppgifter som skall registreras när ansökan lämnas

Viseringsmyndigheten skall registrera följande uppgifter i ansökningsakten:

(1) Ansökningens nummer.

(2) Uppgifter om ärendestatus som visar att visering har begärts.

(3) Myndighet som har tagit emot ansökan och huruvida den myndigheten har tagit emot ansökan på en annan medlemsstats vägnar.

(4) Följande uppgifter som hämtas från ansökningsformuläret:

(a) Efternamn, födelsenamn, tidigare efternamn, förnamn, kön, födelsedatum, födelseort och födelseland.

(b) Nuvarande medborgarskap och medborgarskap vid födelsen.

(c) Resehandlingens typ och nummer, utfärdande myndighet samt dag för utfärdande och sista giltighetsdag.

(d) Ort och datum för ansökan.

(e) Typ av visering som ansökan gäller.

(f) Uppgifter om den person som har bjudit in eller åtagit sig att stå för levnadsomkostnaderna under vistelsen, närmare bestämt följande:

(i) Om det är en fysisk person: efternamn, förnamn och adress.

(ii) Om det är ett företag: företagets namn samt efternamnet och förnamnet på samt adressen till företagets kontaktperson.

(5) Ett fotografi av den sökande, i överensstämmelse med förordning (EG) nr 1683/95.

(6) Den sökandes fingeravtryck, i överensstämmelse med relevanta bestämmelser i de gemensamma konsulära anvisningarna.

Artikel Kompletterande uppgifter vid samråd mellan centralmyndigheterna

Om någon av medlemsstaterna begär samråd mellan centralmyndigheterna i enlighet med artikel 17.2 i Schengenkonventionen, skall viseringsmyndigheten föra in följande kompletterande uppgifter som hämtas från ansökningsformuläret:

(1) Huvuddestination och den planerade vistelsens varaktighet.

(2) Syftet med resan.

(3) Ankomst- och avresedag.

(4) Första gräns som passeras vid inresan eller transiteringsväg.

(5) Bostad.

(6) Aktuell sysselsättning och arbetsgivare; för studerande: skolans namn.

(7) Faderns och moderns efternamn och förnamn.

Artikel Kompletterande uppgifter för utfärdade viseringar

1. Om beslut har fattats om att utfärda en visering, skall den behöriga viseringsmyndigheten lägga till följande uppgifter i anökningsakten:

(a) Uppgifter som visar att visering har utfärdats; dessa uppgifter skall ersätta uppgifterna om att visering har begärts.

(b) Vilken myndighet som utfärdade viseringen och huruvida den myndigheten utfärdade viseringen på en annan medlemsstats vägnar.

(c) Ort och datum för utfärdandet.

(d) Typ av visering.

(e) Viseringsmärkets nummer.

(f) Det territorium inom vilket viseringsinnehavaren har rätt att resa, i enlighet med relevanta bestämmelser i de gemensamma konsulära anvisningarna.

(g) Viseringens giltighetstid.

(h) Antalet tillåtna inresor på det territorium som viseringen gäller.

(i) Vistelsens längd, i överensstämmelse med vad viseringen medger.

2. Om en ansökan dras tillbaka innan ett beslut har fattas om huruvida en visering skall utfärdas, skall den viseringsmyndighet som tog emot ansökan ersätta uppgifterna om att visering har begärts med uppgifter om att ansökan har dragits tillbaka och ange datumet för tillbakadragandet.

Artikel Kompletterande uppgifter vid avvisning av ansökan

Vid avvisning av en ansökan skall den viseringsmyndighet som tog emot ansökan lägga till följande uppgifter i ansökningsakten:

(1) Uppgifter om ärendestatus som visar att ansökan har avvisats; dessa uppgifter skall ersätta uppgifterna om att visering har begärts.

(2) Vilken myndighet som avvisade ansökan och huruvida avvisningsbeslutet fattades på en annan medlemsstats vägnar.

(3) Ort och datum för beslutet.

(4) Vilken medlemsstat som är behörig att pröva ansökan.

Artikel Kompletterande uppgifter vid avslag på ansökan

1. Om ett beslut har fattats om att avslå ansökan skall den behöriga viseringsmyndigheten lägga till följande uppgifter i ansökningsakten:

(a) Uppgifter om ärendestatus som visar att ansökan har avslagits; dessa uppgifter skall ersätta uppgifterna om att visering har begärts.

(b) Vilken myndighet som avslog ansökan och huruvida beslutet om avslag fattades på en annan medlemsstats vägnar.

(c) Ort och datum för beslutet.

2. Ansökningsakten skall även innehålla uppgifter om grunderna för avslaget, närmare bestämt någon eller några av följande:

(a) Den sökande har inte kunnat uppvisa en giltig resehandling.

(b) Den sökande har inte kunnat uppvisa handlingar som styrker syftet med och förutsättningarna för den planerade vistelsen, har inte kunnat styrka att han eller hon har tillräckliga försörjningsmedel för vistelsen eller har inte kunnat visa att han eller hon kan skaffa sig sådana försörjningsmedel på ett lagligt sätt.

(c) Den sökande finns upptagen på spärrlista.

(d) Den sökande utgör ett hot mot någon av medlemsstaternas allmän ordning, inre säkerhet, folkhälsa eller internationella förbindelser.

Artikel Kompletterande uppgifter vid ogiltigförklaring eller återkallelse av visering

1. Om ett beslut har fattats om att ogiltigförklara eller återkalla viseringen skall den behöriga viseringsmyndigheten lägga till följande uppgifter i anökningsakten:

(a) Uppgifter om ärendestatus som visar att viseringen har ogiltigförklarats eller återkallats; dessa uppgifter skall ersätta uppgifterna om att visering har utfärdats.

(b) Vilken myndighet som ogiltigförklarade eller återkallade viseringen och huruvida beslutet fattades på en annan medlemsstats vägnar.

(c) Ort och datum för beslutet.

(d) Viseringens förkortade giltighetstid, i tillämpliga fall.

2. Ansökningsakten skall även innehålla uppgifter om grunderna för ogiltigförklaringen eller återkallelsen av viseringen, närmare bestämt någon eller några av följande:

(a) Vid ogiltigförklaring eller återkallelse, någon av de grunder som anges i artikel 10.2.

(b) Vid beslut om att förkorta viseringens giltighetstid, en eller båda av följande:

(i) Den sökande skall utvisas.

(ii) Den sökande saknar tillräckliga försörjningsmedel för den ursprungligen planerade vistelsetiden.

Artikel Kompletterande uppgifter vid förlängning av visering

1. Om ett beslut har fattats om att förlänga viseringen skall den behöriga viseringsmyndigheten lägga till följande uppgifter i anökningsakten:

(a) Uppgifter om ärendestatus som visar att viseringen har förlängts; dessa uppgifter skall ersätta uppgifterna om att visering har utfärdats.

(b) Vilken myndighet som förlängde viseringen och huruvida beslutet fattades på en annan medlemsstats vägnar.

(c) Ort och datum för beslutet.

(d) Viseringsmärkets nummer, om förlängningen av viseringen skall bekräftas med ett nytt viseringsmärke.

(e) Förlängningen av viseringens giltighetstid.

(f) Förlängningen av den tillåtna vistelsetiden.

2. Ansökningsakten skall även innehålla uppgifter om grunderna för förlängningen av viseringen, närmare bestämt någon av följande:

(a) Omständigheter utanför sökandens kontroll.

(b) Humanitära skäl.

(c) Väsentliga yrkesskäl.

(d) Väsentliga personliga skäl.

Artikel Användning av VIS för prövning av ansökningar

1. Den behöriga viseringsmyndigheten skall använda VIS för att kunna pröva viseringsansökningar och fatta beslut om sådana ansökningar i enlighet med relevanta bestämmelser i de gemensamma konsulära anvisningarna.

2. För de ändamål som anges i punkt 1 skall den behöriga viseringsmyndigheten ges möjlighet att göra sökningar på grundval av en eller flera av följande uppgifter:

(a) Ansökans nummer.

(b) De uppgifter som avses i artikel 6.4 a.

(c) De uppgifter på resehandlingen som avses i artikel 6.4 c.

(d) Namnet på den person eller det företag som avses i artikel 6.4 f.

(e) Fotografier.

(f) Fingeravtryck.

(g) Viseringsmärkets nummer för eventuella tidigare utfärdade viseringar.

3. Om en sökning på grundval av en eller flera av de uppgifter som förtecknas i punkt 2 tyder på att det finns uppgifter om den sökande i VIS, skall viseringsmyndigheten ges tillgång till ansökningsakten och länkade ansökningsakter, dock endast för de ändamål som aves i punkt 1.

Artikel Användning av VIS för samråd och framställningar om handlingar

1. Vid samråd om viseringsansökningar mellan centrala nationella myndigheter i enlighet med artikel 17.2 i Schengenkonventionen, skall begäran om samråd och svaren på denna begäran översändas i enlighet med punkt 2.

2. Den medlemsstat som ansvarar för prövningen av en ansökan skall översända begäran om samråd tillsammans med ansökningsnumret till VIS, med uppgift om den eller de medlemsstater som förfrågan riktar sig till.

VIS skall översända begäran till den eller de angivna medlemsstaterna.

Den eller de medlemsstater som förfrågan riktar sig till skall översända svaret till VIS, som vidarebefordrar svaret till den medlemsstat som gjort förfrågan.

3. Det förfarande som anges i punkt 2 kan användas för överföring av uppgifter om utfärdandet av viseringar med begränsad territoriell giltighet och andra meddelanden med anknytning till konsulärt samarbete, liksom för överföring av framställningar till behörig viseringsmyndighet om överlämnande av kopior av resehandlingar och andra handlingar som ligger till grund för ansökan.

4. Personuppgifter som översänds enligt denna artikel får endast användas för samråd mellan centralmyndigheter i medlemsstaterna och konsulärt samarbete.

Artikel Användning av uppgifter för rapportering och statistik

De behöriga viseringsmyndigheterna skall ha tillgång till följande uppgifter, dock endast för rapporterings- och statistikändamål:

(1) Uppgifter om handläggningsstatus.

(2) Behöriga myndigheter.

(3) Den sökandes nuvarande medborgarskap.

(4) Första gräns som passeras vid inresan.

(5) Ort och datum för ansökan eller beslutet om viseringen.

(6) Typ av visering som har begärts eller utfärdats.

(7) Typ av resehandling.

(8) Grunderna för alla beslut rörande viseringen eller viseringsansökan.

(9) Vilken behörig myndighet som fattat beslut om att avvisa eller avslå en tidigare viseringsansökan och tidpunkten för detta beslut.

KAPITEL III

Andra myndigheters användning av uppgifterna

Artikel Användning av uppgifter för kontroller av viseringar

1. De behöriga myndigheter som ansvarar för kontrollen vid de yttre gränserna och inom medlemsstatens territorium skall kunna göra sökningar på grundval av följande uppgifter, dock endast för att kunna kontrollera en persons identitet eller viseringens äkthet:

(a) De uppgifter som avses i artikel 6.4 a.

(b) De uppgifter på resehandlingen som avses i artikel 6.4 c.

(c) Fotografier.

(d) Fingeravtryck.

(e) Viseringsmärkets nummer.

2. Om en sökning på grundval av någon av de uppgifter som förtecknas i punkt 1 tyder på att det finns uppgifter om den sökande i VIS, skall den behöriga myndigheten ges tillgång till följande uppgifter i ansökningsakten samt länkade ansökningsakter avseende gruppmedlemmar, dock endast för de ändamål som aves i punkt 1:

(a) Uppgifter om handläggningsstatus och uppgifter från ansökningsformuläret som avses i artikel 6.2 och 6.4 och artikel 7.

(b) Fotografier.

(c) Fingeravtryck.

(d) Eventuella uppgifter om tidigare utfärdade, ogiltigförklarade, återkallade eller förlängda viseringar.

Artikel Användning av uppgifter för identifiering och återsändande av olagliga invandrare

1. De behöriga invandringsmyndigheterna skall kunna göra sökningar på grundval av följande uppgifter, dock endast för identifiering och återsändande av olagliga invandrare:

(a) De uppgifter som avses i artikel 6.4 a.

(b) Fotografier.

(c) Fingeravtryck.

2. Om en sökning på grundval av en eller flera av de uppgifter som förtecknas i punkt 1 tyder på att det finns uppgifter om den sökande i VIS, skall den behöriga myndigheten ges tillgång till ansökningsakten och länkade ansökningsakter, dock endast för de ändamål som aves i punkt 1:

(a) Uppgifter om handläggningsstatus och den myndighet som tog emot ansökan.

(b) De uppgifter i ansökningsformuläret som avses i artikel 6.4 och artikel 7.

(c) Fotografier.

(d) Eventuella uppgifter om tidigare utfärdade, ogiltigförklarade, återkallade eller förlängda viseringar.

Artikel Användning av uppgifter för att fastställa vem som ansvarar för att pröva en asylansökan

1. De behöriga asylmyndigheterna skall ha rätt att göra sökningar på grundval av följande uppgifter, dock endast för att fastställa vilken medlemsstat som ansvarar för prövningen av en asylsansökan i enlighet med artikel 9 i förordning (EG) nr 343/2003:

(a) De uppgifter som avses i artikel 6.4 a.

(b) Fotografier.

(c) Fingeravtryck.

2. Om en sökning på grundval av en eller flera av de uppgifter som förtecknas i punkt 1 tyder på uppgifter i VIS om en utfärdad visering vars giltighetstid löper ut högst sex månader innan asylansökan lämnades in eller en visering vars giltighetstid har förlängts så att den löper ut högst sex månader innan asylansökan lämnades in, skall den behöriga myndigheten ges tillgång till följande uppgifter om sådana viseringar, dock endast för de ändamål som avses i punkt 1:

(a) Vilken myndighet som utfärdade eller förlängde viseringen.

(b) Typ av visering.

(c) Viseringens giltighetstid.

(d) Vistelsens varaktighet.

(e) Fotografier.

Artikel Användning av uppgifter för att pröva en asylansökan

1. De behöriga asylmyndigheterna skall i enlighet med förordning (EG) nr 343/2003 ha rätt att göra sökningar på grundval av följande uppgifter, dock endast för prövning av en asylansökan:

(a) De uppgifter som avses i artikel 6.4 a.

(b) Fotografier.

(c) Fingeravtryck.

2. Om en sökning på grundval av någon av de uppgifter som förtecknas i punkt 1 tyder på att det finns uppgifter om den sökande i VIS, skall den behöriga myndigheten ges tillgång till följande uppgifter i ansökningsakten samt länkade ansökningsakter, dock endast för de ändamål som aves i punkt 1:

(a) Uppgifter om ärendestatus och den myndighet som mottagit ansökan.

(b) De uppgifter från ansökningsformuläret som avses i artikel 6.4 och artikel 7.

(c) Fotografier.

(d) Uppgifter om tidigare utfärdade, ogiltigförklarade, återkallade eller förlängda viseringar, eller om avvisning av en ansökan.

KAPITEL IV

Lagring och ändring av uppgifter

Artikel Lagringsperiod

1. Varje ansökningsakt skall lagras i VIS i fem år, utan att detta påverkar tillämpningen av bestämmelserna om radering i artiklarna 21 och 22 eller bestämmelserna om registrering av uppgifter i artikel 28.

Denna period börjar att löpa

(a) samma dag som viseringen upphör att gälla, om visering har utfärdats,

(b) samma dag som viseringen upphör att gälla enligt den nya sista giltighetsdag som fastställts om viseringen har ogiltigförklarats, återkallats eller förlängt,

(c) samma dag som ansökningsakten infördes i VIS, om en viseringsansökan har avvisats eller avslagits, eller om ansökan har dragits tillbaka.

2. Efter utgången av den period som avses i punkt 1 skall VIS automatiskt radera ansökningsakten och länkarna till denna.

Artikel Ändring av uppgifter

1. Endast den ansvariga medlemsstaten skall ha rätt att ändra uppgifter som den har översänt till VIS, genom att uppdatera, komplettera eller korrigera dessa uppgifter, eller radera dem i enlighet med punkt 3 i denna artikel eller artikel 22.

2. Om en medlemsstat har anser sig ha stöd för att uppgifter som behandlats i VIS är felaktiga eller att uppgifter har behandlats i VIS i strid med denna förordning, skall den meddela den ansvariga medlemsstaten utan dröjsmål. Ett sådant meddelande får översändas via VIS.

3. Den ansvariga medlemsstaten skall kontrollera de berörda uppgifterna och om nödvändigt ändra eller radera dem omedelbart.

Artikel Radering i förtid

1. Ansökningsakten och länkade uppgifter för en sökande som har erhållit medborgarskap i en annan medlemsstat före utgången av den period som avses i artikel 20.1 skall raderas ur VIS så snart den ansvariga medlemsstaten får vetskap om att den sökande har erhållit nytt medborgarskap.

2. Varje medlemsstat i vilken en sökande har erhållit medborgarskap skall meddela den ansvariga medlemsstaten utan dröjsmål. Ett sådant meddelande får översändas via VIS.

KAPITEL V

Drift och ansvar

Artikel Drift

1. Kommissionen skall ansvara för att inrätta och driva det centrala informationssystemet för viseringar och kommunikationsinfrastrukturen mellan det centrala informationssystemet och de nationella gränssnitten.

2. Uppgifterna skall behandlas av VIS för medlemsstaternas räkning.

3. När det gäller behandling av personuppgifter i VIS skall varje medlemsstat utse den myndighet som skall fungera som registeransvarig i den mening som avses i artikel 2 d i direktiv 95/46/EG. Varje medlemsstat skall underrätta kommissionen om namnet på denna myndighet.

Artikel Förhållandet till de nationella systemen

1. VIS skall vara anslutet till de nationella systemen i varje medlemsstat via de nationella gränssnitten.

2. Varje medlemsstat skall utse en nationell myndighet som ger de behöriga myndigheter som avses i artikel 4.1 och ¤.2 tillgång till VIS, och ansluta denna myndighet till det nationella gränssnittet.

3. Varje medlemsstat skall följa datorrutiner för behandlingen av uppgifter.

4. Varje medlemsstat skall ansvara för

(a) utvecklingen av det nationella systemet och dess anpassning till VIS i enlighet med artikel 2.2 i beslut 2004/512/EG,

(b) organisation, förvaltning, drift och underhåll av sitt nationella system,

(c) hantering av och föreskrifter för hur vederbörligen bemyndigad personal skall ges tillgång till VIS i enlighet med denna förordning,

(d) kostnaderna för de nationella systemen och kostnaderna för att ansluta dessa system till det nationella gränssnittet, inklusive investeringar och driftskostnader för kommunikationsinfrastrukturen mellan det nationella gränssnittet och det nationella systemet.

Artikel Ansvaret för användningen av uppgifter

1. Varje medlemsstat skall se till att uppgifterna behandlas på ett lagligt sätt. Den ansvariga medlemsstaten skall särskilt se till att

(a) uppgifterna samlas in på lagligt sätt,

(b) uppgifterna överförs på lagligt sätt till VIS,

(c) uppgifterna är korrekta och uppdaterade när de överförs till VIS.

2. Kommissionen skall se till att VIS drivs i enlighet med denna förordning och dess tillämpningsföreskrifter. Kommissionen skall särskilt

(a) vidta nödvändiga åtgärder för att garantera särkerheten för det centrala informationssystemet för viseringar och kommunikationsinfrastrukturen mellan det centrala systemet och de nationella gränssnitten, utan att detta påverkar det ansvar som åligger varje medlemsstat,

(b) se till att endast vederbörligen bemyndigad personal har tillgång till uppgifter som behandlas i VIS för utförande av kommissionens arbetsuppgifter i enlighet med denna förordning.

3. Kommissionen skall underrätta Europaparlamentet och rådet om de åtgärder som den vidtar i enlighet med punkt 2.

Artikel Datasäkerhet

1. Den ansvariga medlemsstaten skall garantera datasäkerheten före och under överföringen till det nationella gränssnittet. Varje medlemsstat skall garantera datasäkerheten för de uppgifter som den mottar från VIS.

2. Varje medlemsstat skall vidta nödvändiga åtgärder för att

(a) förhindra att obehöriga får tillträde till nationella anläggningar vid vilka medlemsstaten utför operationer i överensstämmelse med ändamålet med VIS (kontroller vid ingången till anläggningen),

(b) hindra obehöriga från att läsa, kopiera, ändra eller radera uppgifter eller databärare i VIS (kontroll av databärare),

(c) se till att det finns möjlighet att kontrollera och fastställa vilka uppgifter som har registrerats i VIS, när detta har gjorts och av vem (kontroll av registreringen),

(d) förhindra obehörig registrering av uppgifter i VIS och förhindra att uppgifter som registrerats i VIS obehörigt ändras eller raderas (kontroll av uppgiftsinmatningen),

(e) se till att behöriga användare av VIS bara har tillgång till sådana uppgifter som omfattas av deras behörighet (tillgångskontroll),

(f) se till att det finns möjlighet att kontrollera och fastställa till vilka myndigheter uppgifter som registrerats i VIS kan överföras med hjälp av dataöverföringsutrustning (överföringskontroll),

(g) förhindra obehörig läsning, kopiering, ändring och radering av uppgifter både under överföring till eller från VIS (transportkontroll).

3. Kommissionen skall med avseende på driften av VIS vidta åtgärder motsvarande de i punkt 2.

Artikel Skadeståndsskyldighet

1. Varje person eller medlemsstat som har lidit skada till följd av en otillåten behandling eller av något annat handlande som är oförenligt med bestämmelserna i denna förordning har rätt till ersättning av den medlemsstat som är ansvarig för den uppkomna skadan. Den medlemsstaten skall helt eller delvis befrias från detta ansvar i den utsträckning den bevisar att den inte är ansvarig för den händelse som orsakade skadan.

2. Om en medlemsstats underlåtenhet att uppfylla sina skyldigheter enligt denna förordning orsakar skada på VIS, skall den medlemsstaten anses ansvarig för denna skada, såvida inte och i den mån som kommissionen har underlåtit att vidta rimliga åtgärder för att förhindra skadan eller för att begränsa dess verkningar.

3. Skadeståndsanspråk mot en medlemsstat för skador som avses i punkterna 1 och 2 skall regleras av den svarande medlemsstatens nationella bestämmelser.

Artikel Register

1. Varje medlemsstat och kommissionen skall föra register över all uppgiftsbehandling i VIS. Av registret skall framgå varför uppgifterna konsulterats i enlighet med de ändamål som anges i artikel 4.1 och i artiklarna 13 och 19, datum och tidpunkt för detta, vilka uppgifter som har överförts, vilka uppgifter som konsulterats och namnet på den myndighet som fört in eller använt uppgifter. Dessutom skall varje medlemsstat föra register över de personer som ansvarar för införandet eller användandet av uppgifterna.

2. Registret får uteslutande användas för att övervaka uppgiftsskyddet med avseende på om behandlingen är tillåten och för att säkerställa uppgifternas säkerhet. Registret skall på lämpligt sätt skyddas mot obehörig tillgång och skall raderas efter ett år från det att den lagringsperiod som avses i artikel 20.1 har löpt ut, om registret inte behövs för ett övervakningsförfarande som redan pågår.

Artikel Påföljder

Medlemsstaterna skall fastställa påföljder för överträdelse av bestämmelserna om uppgiftsskydd i denna förordning och skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att garantera att genomförs. Påföljderna skall vara effektiva, proportionella och avskräckande. Medlemsstaterna skall senast på dagen för det meddelande som avses i artikel 37.1 meddela kommissionen dessa bestämmelser och utan dröjsmål underrätta kommissionen om senare ändringar som påverkar dessa bestämmelser.

KAPITEL VI

Rättigheter och övervakning med avseende på uppgiftsskydd

Artikel Rätt till information

1. De sökande och personer som avses i artikel 6.4 f skall erhålla följande information av den ansvariga medlemsstaten:

(a) Identiteten på den registeransvarige som avses i artikel 23.3 och på dennes eventuelle ställföreträdare.

(b) Ändamålen med behandlingen i VIS.

(c) Mottagarna av uppgifterna.

(d) Det faktum att användningen av uppgifterna är en förutsättning för prövning av ansökan.

(e) Förekomsten av rättigheter att få tillgång till och att erhålla rättelse av de uppgifter som rör den personen.

2. Den information som avses i punkt 1 skall tillhandahållas den sökande i samband med registreringen av uppgifterna i ansökningsformuläret, fotografiet och fingeravtrycken som avses i artikel 6.4, 6.5 och 6.6 och artikel 7.

3. Den information som avses i punkt 1 skall lämnas till de personer som avses i artikel 6.4 f; informationen skall lämnas i de formulär om inbjudan eller åtagandeförklaring som undertecknas av dessa personer.

Artikel Rätt till tillgång, korrigering och radering

1. Utan att det påverkar skyldigheten att tillhandahålla annan information i enlighet med artikel 12 a i direktiv 95/46/EG, skall var och en ha rätt att få del av uppgifter om honom eller henne i VIS och om vilken medlemsstat som överförde uppgifterna till VIS. Sådan tillgång till uppgifter får endast beviljas av en medlemsstat.

2. Var och en får begära att oriktiga uppgifter om honom eller henne korrigeras eller att uppgifter som registrerats på otillåtet sätt raderas. Korrigering och radering skall utföras utan dröjsmål av den ansvariga medlemsstaten, i enlighet med dess lagar och andra författningar.

3. Om framställningen görs till en annan medlemsstat än den ansvariga, skall myndigheterna i den medlemsstat som tagit emot begäran kontakta myndigheterna i den ansvariga medlemsstaten. Den ansvariga medlemsstaten skall kontrollera om uppgifterna är korrekta och om det var tillåtet att behandla dem i VIS.

4. Om det framkommer att uppgifter som registrerats i VIS är oriktiga eller har registrerats på ett otillåtet sätt, skall den ansvariga medlemsstaten korrigera eller radera uppgifterna i enlighet artikel 21.3. Den ansvariga medlemsstaten skall omedelbart lämna skriftlig bekräftelse till den berörda personen på att den har vidtagit åtgärder för att korrigera eller radera uppgifterna om honom eller henne.

5. Om den ansvariga medlemsstaten inte godtar att uppgifter i VIS är inkorrekta eller har registrerats på ett otillåtet sätt skall den ansvariga medlemsstaten omedelbart lämna en skriftlig förklaring till den berörda personen om varför den inte är beredd att korrigera eller radera uppgifter som rör honom eller henne.

6. Den ansvariga medlemsstaten skall tillhandahålla den berörda personen information som förklarar vilka åtgärder vederbörande kan vidta om han eller hon inte godtar den givna förklaringen. Informationen skall innefatta uppgifter om hur man klagar eller väcker talan vid behöriga myndigheter eller domstolar i den medlemsstaten och vilka typer av ekonomisk eller annan hjälp som finns tillgänglig i enlighet med den medlemsstatens lagar och andra författningar.

Artikel Samarbete för att garantera rätten till uppgiftsskydd

1. Medlemsstaternas behöriga myndigheter skall samarbeta aktivt för att genomföra de rättigheter föreskrivs i artikel 31.2, 31.3 och 31.4.

2. I var och en av medlemsstaterna skall den nationella tillsynsmyndigheten bistå och, på begäran, råda den berörda personen om hur vederbörande kan genomdriva sina rättigheter att korrigera eller radera uppgifter om honom eller henne i enlighet med artikel 28.4 i direktiv 95/46/EG.

3. Den nationella tillsynsmyndigheten i den ansvariga medlemsstat som överförde uppgifterna skall bistå och, på begäran, råda den berörda personen om hur vederbörande kan genomdriva sina rättigheter att korrigera eller radera uppgifter om honom eller henne. Båda de nationella tillsynsmyndigheterna skall samarbeta för detta ändamål. Den berörda personen kan även söka hjälp och råd vid den oberoende tillsynsmyndighet som avses i artikel 35.

Artikel Rättsmedel

1. I varje medlemsstat skall var och en ha rätt att väcka talan eller klaga inför de behöriga domstolarna i den medlemsstaten, om vederbörande vägras sådan rätt att få tillgång till eller rätt att korrigera eller radera uppgifter som föreskrivs i artikel 31.1 och 31.2.

2. Dessa skyldigheter för de nationella tillsynsmyndigheterna att hjälpa och, på begäran, råda den berörda personen i enlighet med artikel 32.3 skall gälla under hela förfarandena.

Artikel Nationell tillsynsmyndighet

Medlemsstaterna skall se till att den eller de nationella tillsynsmyndigheter som har utsetts enligt artikel 28.1 i direktiv 95/46/EG helt oberoende och i enlighet med nationell lagstiftning kontrollerar att den berörda medlemsstatens behandling av personuppgifter, däribland överföringen av dem till och från VIS, är laglig i enlighet med denna förordning.

Artikel Oberoende tillsynsmyndighet

1. Den europeiska datatillsynsmannen, som inrättades genom artikel 41.1 i förordning (EG) nr 45/2001, skall övervaka kommissionens verksamhet och se till att rättigheter som tillkommer personer som omfattas av denna förordning inte överträds genom genom behandlingen av uppgifter i VIS samt att personuppgifter överförs på ett lagligt sätt mellan de nationella gränssnitten och det centrala informationssystemet för viseringar.

2. De nationella tillsynsmyndigheterna skall vid behov aktiv bistå den europeiska datatillsynsmannen vid dennes utförande av sina uppgifter.

3. Kommissionen skall tillhandahålla information som begärs av den europeiska datatillsynsmannen, ge honom tillgång till alla dokument och till de register som avses i artikel 28.1 samt ge honom tillgång till alla sina lokaler, vid varje tidpunkt.

KAPITEL VII

Slutbestämmelser

Artikel Genomförande

1. Det centrala informationssystemet för viseringar, det nationella gränssnittet i varje medlemsstat och kommunikationsinfrastrukturen mellan det centrala informationssystemet för viseringar och de nationella gränssnitten skall införas i två etapper .

Den första etappen innebär att funktionerna för att behandla de alfanumeriska data och de fotografier som avses i artikel 3.1 a och b skall vara införda senast den 31 december 2006.

Den andra etappen innebär att funktionerna för att behandla de biometriska data som avses i artikel 3.1 c skall vara införda senast den 31 december 2007.

2. De föreskrifter som är nödvändiga för det tekniska genomförandet av de funktioner som avses i punkt 1 skall utfärdas i enlighet med det förfarande som avses i artikel 39.2.

Artikel Första överföring

1. Medlemsstaterna skall meddela kommissionen när de har vidtagit nödvändiga tekniska och rättsliga åtgärder för att överföra uppgifter till det centrala informationssystemet för viseringar via det nationella gränssnittet i enlighet med artikel 36.

2. Den medlemsstat som avses i artikel 38 skall börja samla in och föra in uppgifterna den dag som anges i den artikeln.

3. En medlemsstat som meddelar att den vidtagit nödvändiga åtgärder efter den dag som anges i artikel 38 skall börja samla in och föra in uppgifterna den dag som anges i meddelandet till kommissionen.

4. Ingen medlemsstat skall får använda uppgifter som andra medlemsstater har överfört till VIS innan den själv börjar föra in uppgifter i enlighet med punkterna 2 och 3.

Artikel Driftsstart

När de föreskrifter som avses i artikel 36.2 har utfärdats för den första etappen av genomförandet och åtminstone fem medlemsstater har meddelat kommissionen att de har vidtagit nödvändiga tekniska och rättsliga åtgärder för att överföra uppgifter till VIS i enlighet med artikel 37.1, skall kommissionen fastställa den tidpunkt då VIS skall tas i drift.

Kommissionen skall offentliggöra detta datum i Europeiska unionens officiella tidning .

Artikel Kommitté

1. Kommissionen skall biträdas av den kommitté som inrättas genom artikel 5.1 i rådet förordning (EG) nr 2424/2001.

2. När det hänvisas till denna punkt skall artiklarna 4 och 7 i beslut 1999/468/EG tillämpas.

Den tid som avses i artikel 4.3 i beslut 1999/468/EG skall vara tre månader.

3. Kommittén skall själv anta sin arbetsordning.

Artikel Uppföljning och utvärdering

1. Kommissionen skall se till att ett system skapas för att följa upp VIS verksamhet i förhållande till mål i form av produktivitet, kostnadseffektivitet och tjänsternas kvalitet.

2. Två år efter det att VIS har inlett sin verksamhet skall kommissionen rapportera till Europaparlamentet och rådet om hur VIS har fungerat i tekniskt hänseende. Denna rapport skall innefatta uppgifter om hur effektivt VIS har fungerat i förhållande till kvantitativa indikatorer som fastställts på förhand av kommissionen.

3. Fyra år efter det att VIS tagits i drift och därefter vart fjärde år skall kommissionen utarbeta en övergripande utvärdering av VIS som inkluderar en granskning av de uppnådda resultaten i förhållande till målen samt en bedömning av om systemet bör finnas kvar och eventuella konsekvenser för framtida verksamhet. Kommissionen skall rapportera om utvärderingarna till Europaparlamentet och rådet .

Artikel Ikraftträdande och tillämplighet

1. Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

2. Förordningen skall tillämpas från och med den dag som avses i artikel 38 första stycket.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i medlemsstaterna i enlighet med Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

Utfärdad i Bryssel den

På Europaparlamentets vägna På rådets vägnar

Ordförande Ordförande

ANNEX

COMMENTARY ON THE ARTICLES

1. Chapter I: General Provisions

Article 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[38]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.

Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[39] is not included[40].

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.

2. Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[41], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[42].

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[43] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[44] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.

Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[45]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[46], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[47].

Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[48], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.

3. Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[49].

4. Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).

Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.

Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.

5. Chapter V: Operation and responsibilities

Article 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.

Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[50].

Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.

Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.

6. Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.

Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.

Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.

7. Chapter VII: Final Provisions

Article 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[51]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.

Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.

Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |

TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2. Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

- Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

- Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)

€ million

2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |

Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |

TOTAL a+b |

Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |

Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[] Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [52]. Article 12(1) last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to action | Situation following action |

Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |

4. LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

- Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

- Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:

A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [53] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[54], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:

(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

(b) to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;

(c) to facilitate the fight against fraud;

(d) to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the Member States;

(e) to assist in the identification and return of illegal immigrants;

(f) to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”

In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an automated procedure in accordance with this Regulation.

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

A feasibility study on technical and financial aspects of the VIS was launched by the Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.

The importance of biometrics for the overall efficiency of the system must be underlined. The study assessed three options, which can for the time being be envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes. Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have a significant impact on the system, both in technical and financial terms.

On the budgetary aspects, the figures are based on estimates provided by the feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks and human resources. These estimates for the development and operation of the “biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility study have been adapted to match these lower price trends.

In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an Extended Impact Assessment was launched. One of its main conclusions is that the further development of the VIS, with the processing of biometric data, is needed to ensure exact verification and identification of visa applicants. Only with the inclusion of biometric data processing in the VIS can the objectives be sufficiently reached. The Extended Impact report is annexed to the legal instrument that this financial statement accompanies.

5.1.3. Measures taken following ex post evaluation

Not applicable

5.2. Action envisaged and budget intervention arrangements

This proposal envisages the further development of the Visa Information System, in particular biometric processing.

5.2.1 Operational costs for alphanumeric and photo

The legal and financial base for the first phase has been established in Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS, whereby an annual amount of seven million euros is foreseen for operational costs, as of 2007.

5.2.2 Investment costs for biometric processing

For the second phase, (biometric data for verification and identification purposes, including background checks) in 2003 the feasibility study estimated that an extra investment of 144 million euros would be needed. However, prices for finger print matching systems have come down dramatically. In fact, current experience shows that prices for fingerprint matching systems follow Moore’s law: every 18 months the capacity doubles for the same price. In the calculation this amounts to an annual estimated drop in price of 37%.

The price estimations in this financial statement are based on a gradual increase of capacity, with annual investments of the capacity needed for the next year, and taking into account the constant drop in prices. Thus, in the beginning of 2007 the capacity to handle the matching needed until 2008 only is budgeted. In early 2008, the extra capacity is bought for the needs until mid-2009, estimated at a price lowered by 37%.

As for the capacity of the databases, the calculations are based on the start in mid-2007 with an empty database, with gradual connection of all consular posts over a period of one year. It is estimated that mid-2008 all consular posts of all Member States will be connected. The feasibility study estimates 20 million visa requests per year, of which 30% are repeated travellers whose fingerprints are already in the VIS. The total storage capacity needed for a five year storage period will be 70 million sets of fingerprints.

Matching capacity needs will rise linearly with the number of fingerprints in the database.

The details:

year | connected posts (% of total applications) | database capacity needed (million applicants) | matching capacity needed (million matches per second) | total investment costs for biometric processing (Mio €) |

mid 2007 | 0% | 10 | 42 | 21 |

mid 2008 | 100% | 24 | 100 | 18 |

mid 2009 | 100% | 38 | 158 | 12 |

mid 2010 | 100% | 52 | 217 | 7 |

mid 2011 | 100% | 70 | 292 | 6 |

mid 2012 | 100% | 70 | 292 | 0 |

mid 2013 | 100% | 70 | 292 | 0 |

Total | 64 |

It is estimated that the payments for the equipment will be done in the year of commitment, with an exception of a guarantee sum (around 10% of the price). The figures calculated might vary according to the final technical solution chosen.

5.2.3 Exploitation costs for biometric processing

In addition to the operational costs for alphanumeric and photo functionalities, extra operational costs for biometrics are foreseen.

The costs consist of extra human resources for the system management (estimated in the feasibility study at 100 000 € per year), extra network costs (700 000 €) and annual maintenance and licences. These maintenance and licence costs will depend very much on the technical solution chosen.