Fysiska kontor kan spela en viktig roll för att förbättra tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning och låg digital kompetens. I många länder har dock möjligheterna till fysisk tillgång till information minskat avsevärt, vilket ofta påskyndats av covid-19-krisen. Program för att förbättra den digitala kompetensen och ta itu med den digitala klyftan har rapporterats i vissa medlemsstater (t.ex. Belgien, Estland och Italien). Det är också värt att notera att vissa av de mest digitalt avancerade länderna redan (åter)utvecklar fysisk tillgång eller skapar gemensamma servicecentrum (Estland, Lettland). Under 2020 gjordes en tjänst för hemleverans av pensionsförmåner tillgänglig i Estland, och den erbjöds till ett lägre pris från början av 2022.

Med tanke på komplexiteten i system och förfaranden för att få tillgång till sociala förmåner är utåtriktad verksamhet en annan viktig aspekt av tillgången till information – för att öka människors medvetenhet om sina rättigheter och skyldigheter och om vikten av att vara en del av de sociala trygghetssystemen. För perioden 2017–2021 rapporterade 14 medlemsstater kampanjer för att öka medvetenheten om sociala trygghetssystem/förmåner ”i allmänhet” eller information om flera förmåner för att hantera dessa utmaningar. I flera länder genomfördes kampanjer för att öka allmänhetens medvetenhet om villkoren för att få tillgång till socialförsäkringsförmåner när det gäller sociala avgifter och vikten av reguljär anställning, vilket är särskilt viktigt för egenföretagare och personer med atypiska anställningsformer. I Finland genomför till exempel arbetslöshetskassor och fackföreningar regelbundet informationskampanjer som syftar till att övertyga arbetstagare att ansluta sig till arbetslöshetskassor för att få ett bättre skydd mot inkomstbortfall vid arbetslöshet. Det förekom också kampanjer om särskilda grenar av det sociala skyddet i de flesta medlemsstater. Av särskilt intresse är kampanjerna om förmåner vid ålderdom riktade till arbetstagare med atypisk anställning och egenföretagare (Tjeckien, Tyskland, Kroatien och Ungern) och kampanjer om framtida tillgång till förmåner och deras tillräcklighet (Tjeckien, Grekland, Litauen, Ungern, Malta, Nederländerna, Polen och Finland).

2.5.2.Förenkling

Öppenheten kan förbättras genom olika typer av förenkling: Förenkling av de formella reglerna för ett socialt trygghetssystem (som behandlas ovan), i själva administrationens (institutionens) struktur eller förenkling av ansöknings- och mottagningsförfarandet för att få tillgång till förmåner. Flera medlemsstater har genomfört eller planerat reformer för att förenkla de allmänna eller särskilda systemen och därigenom utvidga eller förbättra tillgången för kategorier av arbetstagare med atypiska anställningsformer eller egenföretagare till fler typer av förmåner. Österrike och Portugal införde tydligare regler för tillträde för (kategorier av) egenföretagare. Andra förenklingsåtgärder som håller på att antas är engångsprincipen för uppgiftsinsamling (Belgien, Irland, Grekland, Spanien, Lettland, Luxemburg och Polen), inrättande eller förbättring av gemensamma socialförsäkringsportaler (Irland, Lettland, Ungern, Malta, Nederländerna, Slovenien, Slovakien och Sverige) och (delvis) automatisering av datautbytet (Tyskland och Grekland).

En annan kategori av reformer rör förenkling av ansökningsförfarandena. De omfattar åtgärder såsom lansering av webbportaler med integrerade funktioner för användare och delning av data mellan de olika institutionerna (Belgien, Tjeckien, Italien, Lettland, Litauen, Malta, Nederländerna och Finland), men även onlinebaserade och förifyllda ansökningsförfaranden (Tyskland, Italien och Slovakien), eller automatiskt beviljande av förmåner för berättigade personer inom specifika grenar.

Ruta 5: (Utvalda) reformer/åtgärder för öppenhet

Belgien: Det federala regeringsavtalet för 2020–2024 innehåller ett åtagande om att utveckla den befintliga webbplatsen ”mypension.be”, som omfattar online-konton, beräkningsverktyg och automatiskt beviljande av rättigheter till förmåner. Dessutom nämner den belgiska nationella genomförandeplanen inrättandet av nya webbplatser med samma funktioner som mypension för arbetslöshetsersättning och förmåner i samband med olycksfall i arbetet. Sedan mars 2020 har personer som kan ha rätt till ökad ersättning för sjukvårdskostnader identifierats automatiskt.

Tjeckien: Under 2022 inledde den tjeckiska socialförsäkringsmyndigheten en informationskampanj om digital tillgång till ålderspension. Andra informationskampanjer omfattar riktad verksamhet för att informera framtida förmånstagare om huruvida deras förmåner vid ålderdom är tillräckliga. Sedan 2016 har det tjeckiska arbetsmarknads- och socialministeriet skickat brev till egenföretagare om de potentiella konsekvenserna av att betala minimipremier för förmånernas tillräcklighet och ge dem råd om möjliga sätt att undvika fattigdom när de blir äldre.

Tyskland: I lagen om en digital pensionsöversikt (11 februari 2021) föreskrivs en digital pensionsportal med information om pensionsrättigheter. Portalen kommer att införas gradvis och genomföras fullt ut under hösten 2023.

Grekland: Informationsverksamhet genomfördes för att öka medvetenheten om pensionsklyftan mellan kvinnor och män och öka kvinnors medvetenhet om kopplingen mellan pensionsnivåer och inbetalningar. Dessutom lanserades en onlineplattform i december 2020 för att inledningsvis tillhandahålla distansrådgivningstjänster för arbetslösa under covid-19-krisen, som blev permanent när den visade sig vara framgångsrik.

Italien: Tjänsten för förifyllda ansökningar om efterlevandepension har varit i full drift sedan oktober 2021. När en ålderspension dras in till följd av en pensionärs död aktiveras tjänsten automatiskt, och maken eller makan underrättas om förfarandet via ett textmeddelande.

Lettland: Projektet ”Unified Web Platform for Government and Local Government Entities” (2018) sammanställer informationswebbplatser på en enda plattform och ska färdigställas senast 2025. Lettland håller också på att utveckla den allmänna resultattavlan för SSIA (statens socialförsäkringskassa), som samlar in information och tillhandahåller personlig information.

Malta: Det har också skett en viss automatisering av processen för hälso- och sjukvård för äldre. Från och med 2022 kommer personer som är 80 år eller äldre och som får tilläggsbidrag på grund av låg inkomst automatiskt (utan att behöva genomgå ett behovstest) att få kostnadsfri medicinsk hjälp.

Portugal: Nya it-funktioner finns tillgängliga via tjänsten ”Social Security Online”, till exempel samråd om personens avgifter och förmånshistorik, elektronisk inlämning av pensionsansökningar och pensionsprognoser via en online-simulator, en särskild betaltjänst för uttagsautomater för egenföretagares avgifter. En ny socialförsäkringsportal lanserades i maj 2021 (enklare, i linje med tillgänglighetsstandarder och säkrare).

Rumänien: Ansökningsförfarandet för förmåner till personer med funktionsnedsättning har förenklats genom den gemensamma kontaktpunkten, en plattform som ger information om förmåner och vägledning för att ansöka. Försäkrade kan också använda den för att ansöka om förmåner. Möjligheten att lämna in handlingar elektroniskt stärktes under covid-19-pandemin.

Riktar sig till egenföretagare

Bulgarien: Databasernas interoperabilitet har utökats för att spåra och betala ut hälso- och sjukvårdsförmåner, användarna behöver inte längre samla in och bevara handlingar som styrker utbetalning av hälso- och sjukvårdsförmåner och förmåner vid ålderdom. Den relevanta informationen kommer från integrerade informationssystem som kopplar samman socialförsäkrings-, hälso- och sjukvårds- och skatteförvaltningarna.

Estland: Förfarandena för egenföretagare har förenklats ytterligare i och med införandet av en policy för företagskonton 2019. På så sätt spåras följer egenföretagarnas inkomster och skatter, och den bank som förvaltar kontot överför rätt belopp till sjukförsäkringskassan och pensionsfonden.

Slovenien: Under 2023 kommer informationssystemet för socialtjänstcentrum att börja med automatisk insamling av uppgifter om betalning av sociala avgifter för egenföretagare och jordbrukare.