EUROPAPARLAMENTETS RESOLUTION (EU) 2020/1985

av en 14 maj 2020

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2018, avsnitt VI – Europeiska ekonomiska och sociala kommittén

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

— med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2018, avsnitt VI – Europeiska ekonomiska och sociala kommittén,

— med beaktande av Europeiska byrån för bedrägeribekämpnings (Olaf) presentation inom stängda dörrar för parlamentets budgetkontrollutskott den 3 februari 2020 om resultatet av Olafs utredning om Europeiska ekonomiska och sociala kommittén,

— med beaktande av rapporten från Europeiska Ombudsmannen om värdighet på arbetsplatsen i EU:s institutioner och byråer: SI/2/2018/AMF,

— med beaktande av artikel 100 och bilaga V i arbetsordningen,

— med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A9-0078/2020), och av följande skäl:

A. I samband med förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet betonar den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten hur viktigt det är att ytterligare stärka EU-institutionernas demokratiska legitimitet genom ökad transparens och ansvarsskyldighet och genom tillämpning av en resultatbaserad budgetering och god förvaltning av personalresurser.

1. Europaparlamentet välkomnar revisionsrättens slutsats att betalningarna i sin helhet för det budgetår som avslutades den 31 december 2018 för Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs administrativa utgifter var fria från väsentliga felaktigheter och att de granskade systemen för övervakning och kontroll var ändamålsenliga.

2. Europaparlamentet noterar att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) från juli till november 2018 mottog anklagelser om trakasserier avseende en högt uppsatt ledamot av kommittén, Arbetsgivargruppens (grupp I) ordförande sedan april 2013, från fem olika källor och beslutade den 6 november 2018 att inleda en utredning.

3. Europaparlamentet noterar att ett fall av påstådda trakasserier rapporterades 2018 genom det formella förfarandet (artikel 24 i tjänsteföreskrifterna och artikel 12.1 i kommitténs beslut om förebyggande av trakasserier). Parlamentet påminner om att den administrativa utredningen har slutförts och minimala disciplinära åtgärder har vidtagits mot den anklagade personen, även om alla möjligheter till överklagande ännu inte har utnyttjats. Parlamentet noterar att tre andra påstådda fall av trakasserier, i viss utsträckning kopplade till varandra, rapporterades 2018 genom sju rapporter om visselblåsning. Parlamentet noterar att två administrativa utredningar inleddes och att ärendena hänsköts till Olaf i januari 2019.

4. Europaparlamentet noterar att Olaf den 17 januari 2020 lade fram sin rapport och sina rekommendationer för kommitténs ordförande enligt samarbetsavtalet mellan kommittén och Olaf. Parlamentet beklagar att Olaf fann trakasserier mot två anställda, olämpligt uppförande (allvarlig försummelse) mot en anställd och en kommittéledamot och försummelse gentemot andra anställda, samt noterar att Olaf även beslutade att hänskjuta ärendet till de belgiska myndigheterna.

5. Europaparlamentet beklagar att Olaf fann att ordföranden för grupp I hade gjort sig skyldig till psykologiska trakasserier, allvarliga försummelser och opassande uppförande gentemot sina underordnade mellan 2013 och 2018. Parlamentet noterar att trakasserier enligt belgisk lag är en brottslig handling. Parlamentet noterar dessutom att artikel 4 i uppförandekoden för kommittéledamöter om värdighet har överträtts och att detta uppförande inte är förenligt med unionens värden avseende respekt för och skydd av människans värdighet på arbetsplatsen enligt Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna. Parlamentet uppmanar kommittén att i tid rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om vad den gjort för att följa upp rekommendationerna från Olaf.

6. Europaparlamentet förväntar sig att kommittén vederbörligen informerar den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om vidtagna åtgärder före september 2020 för att följa upp rekommendationerna från Olaf och åtgärdar felen.

7. Europaparlamentet uppmanar kommittén att konsekvent och utan dröjsmål tillämpa artikel 8 i sin uppförandekod genom att inleda det nödvändiga förfarandet mot berörda personer och omedelbart hänskjuta sådana ärenden till den rådgivande kommittén för ledamöters uppförande.

8. Europaparlamentet betonar sin oro över den nuvarande arbetsmiljön i kommittén, särskilt i grupp I, och uppmanar kommittén att vidta nödvändiga åtgärder för att skapa den respektfulla och förtroendeingivande miljö som krävs för de anställdas personliga välbefinnande och yrkesutveckling. Parlamentet påminner också kommittén om att en dålig arbetsmiljö orsakar ineffektivitet, stress och bristande produktivitet.

9. Europaparlamentet noterar att grupp 1 den 22 januari 2020 valde sin nuvarande ordförande till kandidat för att bli kommitténs ordförande från oktober 2020, när ordförandeskapet för kommittén kommer att innehas av grupp I i två och ett halvt år.

10. Europaparlamentet påminner om Europeiska ombudsmannens rapport om värdighet på arbetsplatsen i EU:s institutioner och byråer, SI/2/2018/AMF, i vilken det med avseende på högt uppsatta anställda anges att individer är särskilt sårbara för trakasserier där det finns en maktobalans mellan parterna. Parlamentet framhåller att detta kan åtgärdas genom skärpta regler för högt uppsatta anställda som inte berörs av tjänsteföreskrifterna, som kommissionsledamöter, domare, revisionsrättens ledamöter, Ekonomiska och sociala kommitténs ledamöter osv. och att dessa skulle kunna inkludera strängare disciplinära åtgärder, som obligatorisk pensionering eller förlorade pensionsrättigheter. Parlamentet anser att högt uppsatta anställda bör informeras om alla regler och all politik mot trakasserier i början av sina mandat på ett heltäckande sätt och med jämna mellanrum.

11. Europaparlamentet uppmanar kommittén att upprätta och genomföra en handlingsplan för att aktivt förebygga och hantera trakasserier i arbetsmiljön, öka medvetenheten om trakasserier och bidra till en kultur av nolltolerans mot trakasserier.

12. Europaparlamentet uppmanar kommittén att förbättra möjligheterna för anställda att lämna in formella trakasseriklagomål, att anordna regelbundna utbildningar för rådgivare med tystnadsplikt samt inrätta en reserv av oberoende utredare som kommittén kan använda under formella trakasseriutredningar.

13. Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse exempel på bästa praxis från revisionsrättens policy mot trakasserier, med starka disciplinära åtgärder för skyldiga ledamöter, såsom obligatorisk pensionering eller nekande av pensionsrättigheter, och uppmanar kommittén att följa dessa exempel.

14. Europaparlamentet beklagar, som övergripande kommentar, att kapitel 10 ”Administration” i revisionsrättens årsrapport har en ganska begränsad omfattning och begränsade slutsatser, även om rubrik 5 ”Administration” i den fleråriga budgetramen anses ha låg risk.

15. Europaparlamentet noterar att revisionsrätten valde ut 45 transaktioner under rubrik 5 ”Administration” i den fleråriga budgetramen för alla unionens institutioner och organ. Urvalet utformades så att det skulle vara representativt för alla kostnader under rubrik 5, som motsvarar 6,3 % av unionens budget. Parlamentet noterar att revisionsrättens arbete visar att de administrativa utgifterna har låg risk. Parlamentet anser dock att antalet utvalda transaktioner för ”övriga institutioner” inte är tillräckligt och uppmanar revisionsrätten att öka antalet granskade transaktioner med minst 10 %.

16. Europaparlamentet noterar att kommitténs budget för 2018 uppgick till 135 630 905 EUR (jämfört med 133 807 338 EUR för 2017), vilket motsvarar en ökning med 1,36 %. Parlamentet noterar en total genomförandenivå på 98,66 % (jämfört med 96,5 % för 2017 och 97,2 % för 2016).

17. Europaparlamentet välkomnar kommitténs generellt försiktiga och sunda ekonomiska förvaltning under budgetåret 2018. Parlamentet välkomnar att åtagandegraden var 98,94 % för avdelning 1 (utgifter för personer knutna till kommittén) och 97,97 % för avdelning 2 (byggnader, utrustning och diverse driftskostnader).

18. Europaparlamentet noterar oroat att de slutliga anslagen för utgifter för resa och uppehälle för ledamöterna har ökat något, dvs. till 20 247 625 EUR för 2018 (jämfört med 19 819 612 EUR för 2017 och 19 561 194 EUR för 2016) trots att antalet möten har minskat. Parlamentet konstaterar att de därtill kopplade outnyttjade anslagen endast uppgår till 1,05 %.

19. Europaparlamentet välkomnar kommitténs beslut nr 2018/C 466/02 av den 10 december 2018, enligt vilket kommitténs ledamöter, mot uppvisande av styrkande handlingar, ska ersättas för de faktiska resekostnaderna upp till högst det rabatterade flygbiljettspriset i affärsklass (helst ekonomiklass eller liknande). Parlamentet noterar att det nuvarande systemet, som bygger på faktiska kostnader, ligger i linje med både det relevanta rådsbeslutet och med parlamentets system. Parlamentet uppskattar att kommittén uppmuntrar transportlösningar som offentliga bussar och samåkning, och hyr bussar när detta visar sig vara den mest kostnadseffektiva lösningen.

20. Europaparlamentet noterar att kommitténs budgetgrupp 2018 framför allt fokuserade på att utvärdera hur man begränsar utgifterna och förbättrar planeringen av ledamöternas utgifter för resa och uppehälle och att det som resultat inleddes en anbudsinfordran på ”Analys och förslag för förbättring av det nuvarande planeringssystemet gällande kostnadsersättningar för EESK:s ledamöter, utsända och experter” i oktober 2018. Parlamentet uppmanar kommittén att informera parlamentets budgetkontrollutskott om de resultat som uppnås.

21. Europaparlamentet noterar att de anslag som fördes över (8 204 796 EUR) från 2018 till 2019 (jämfört med 9 232 069 EUR från 2017 till 2018) uppgår till 6,05 % av de totala anslagen, och att de återigen främst beror på budgetposterna ”institutionens ledamöter och utsända”, ”byggnader” och ”databehandling”. Parlamentet beklagar att många anslag som automatiskt fördes över från 2017 till 2018 var särskilt överskattade. Parlamentet påminner kommittén om att det är viktigt att göra en realistisk budgetjustering i enlighet med verkliga behov. Parlamentet anser att överdriven över- eller underskattning tyder på bristfällig budgetplanering och medför negativ press på en sund och ansvarsfull ekonomisk förvaltning.

22. Europaparlamentet betonar att kommitténs budget är en rent administrativ budget. Parlamentet noterar att kommittén bedömde hur principerna om en resultatbaserad budgetering ska tillämpas på enbart administrativa anslag. Parlamentet välkomnar kommitténs initiativ att tillsammans med andra institutioner utarbeta interinstitutionella riktlinjer för genomförandet av en resultatbaserad budgetering för institutioner som endast har administrativa utgifter.

23. Europaparlamentet konstaterar att ett beslut om interna kontrollstandarder uppdaterades 2018, vilket formaliserar en intern kontrollprocess inom kommittén, inklusive utnämningen av en internkontrollsamordnare. Parlamentet noterar att kommittén inledde ett förfarande för efterlevnad av de 16 interna kontrollstandarderna genom ett särskilt frågeformulär, som följdes av en rapport, som utgjorde grunden för utanordnaren att besluta om en förteckning med åtgärder för 2019 i syfte att ytterligare förbättra efterlevnaden av de interna kontrollstandarderna. Parlamentet välkomnar de utbildningar och medvetandehöjande som äger rum i detta sammanhang.

24. Europaparlamentet noterar att lönerna utgör ungefär hälften av kommitténs budget. Parlamentet välkomnar internrevisionen av de löneutbetalningar som slutfördes 2018 för att garantera att förfarandena hade förbättrats efter en revision som genomförts 2010. Parlamentet noterar att det vid revisionen konstaterades att processen för löneutbetalningarna var stabil och inte innebar några onödiga risker. Parlamentet noterar den överenskomna handlingsplanen, som redan delvis hade genomförts i slutet av 2018 och vars alla övriga delar enligt planerna skulle genomföras före slutet av 2019.

25. Europaparlamentet observerar att kommittén under 2018 antog totalt 215 yttranden och rapporter (jämfört med 155 under 2017). Parlamentet välkomnar de insatser som gjorts för att öka kommitténs effektivitet. Parlamentet välkomnar särskilt alla insatser, särskilt under 2018, som ledde till en vision för att utforma kommitténs framtida it-miljö så att den ska vara kompatibel med den moderna förvaltningen och för att överväga en digitalt omvandlad, användarfokuserad och datadriven kommitté för de kommande 10 åren. Parlamentet noterar att enbart 3 % av kommitténs budget för närvarande anslås till it-produkter. Parlamentet konstaterar att genomförandet av kommitténs digitala strategi kommer att kräva extra resurser.

26. Europaparlamentet konstaterar att artificiell intelligens (AI) kommer att förändra arbetsmarknaden och ersätta en stor del av de nuvarande arbetsuppgifterna. Parlamentet uppmuntrar kommittén att noggrant följa upp denna fråga. Parlamentet stöder det arbete som kommittén gjort när det gäller AI genom att avge ett yttrande och organisera ett första möte för intressenter om AI i juni 2018 med kommissionen för att betona att unionen måste säkerställa att AI är säkert, tillförlitligt och i linje med unionens värden.

27. Europaparlamentet välkomnar kommitténs ansträngningar för att öka dataskyddet och datasäkerheten vid kommittén. Parlamentet välkomnar även samarbetet med incidenthanteringsorganisationen för EU:s institutioner och byråer (CERT-EU) och det aktiva deltagandet i undergruppen om säkerhet under den interinstitutionella kommittén för informationsteknik.

28. Europaparlamentet betonar att ett servicenivåavtal mellan kommissionen och kommittén om personal, inbegripet utbildning, ingicks 2018 och har ökat transparensen och förutsägbarheten för kostnader för it-utbildningar, i enlighet med parlamentets begäran i ansvarsfrihetsresolutionen för 2017 (1). Parlamentet noterar dock med oro att fördelen med den ökade transparensen delvis faller bort genom en väsentlig höjning av de priser som tas ut av kommissionen, och uppmanar kommittén att analysera situationen tillsammans med kommissionen för att åstadkomma förbättringar.

29. Europaparlamentet påpekar att den tjänsteförteckning som godkändes av budgetmyndigheten bekräftade en personalökning från 665 tjänster 2017 till 668 tjänster 2018 (jämfört med 727 tjänster 2013). Parlamentet konstaterar att en minskning med 5 % är mycket svårare att genomföra avseende en relativt liten tjänsteförteckning på grund av behovet av att upprätthålla vissa nyckelfunktioner i fråga om driftskontinuitet och att en sådan övergripande minskning kräver större insatser från mindre institutioner.

30. Europaparlamentet noterar åtgärderna för att genomföra 2016 års beslut om visselblåsning, såsom antagandet av ett internt beslut om etiska rådgivare. Parlamentet konstaterar att ytterligare tre anställda valdes ut 2018 för att ingå i den aktiva gruppen med utbildade rådgivare. Parlamentet noterar att de etiska rådgivarnas roll är att ge de anställda råd och stöd för att hjälpa dem att uppfylla sina skyldigheter på bästa möjliga sätt när det gäller rapportering av allvarliga missförhållanden (visselblåsning), enligt vad som anges i parlamentets resolution om ansvarsfrihet för 2016 (2).

31. Europaparlamentet noterar med oro att antalet förfrågningar till de etiska rådgivarna ökade från 25 under 2017 till 42 under 2018 och betonar med särskild oro att 33 av dessa var från kvinnor medan antalet förfrågningar från män låg kvar på nio.

32. Europaparlamentet noterar alla åtgärder som vidtagits för att strategin mot trakasserier ska bli effektivare, såsom utbildning i särskilda frågor, nätverk mellan de konfidentiella rådgivarna och regelbunden tillsyn av en extern konsult. Parlamentet noterar att en översyn av det befintliga beslutet om trakasserier diskuteras, för att säkerställa bättre synergier med andra relevanta bestämmelser, t.ex. om visselblåsning. Parlamentet noterar den kurs om etik och integritet som är obligatorisk för all personal och som omfattar uppförandenormer på arbetsplatsen, inbegripet vad trakasserier är och hur de ska hanteras. Parlamentet beklagar djupt att man trots alla dessa åtgärder har misslyckats med att förebygga trakasserierna i fråga och att skydda offren. Parlamentet påminner kommittén om att ett proaktivt, verkligt och snabbt skydd (inbegripet mot hot, utpressning och mutning) av alla offer och visselblåsare ska ha högsta prioritet när det gäller dessa åtgärder. Parlamentet uppmanar kommittén att förstärka och förbättra de åtgärder som vidtagits hittills och framför allt att effektivt skydda alla offer. Parlamentet uppmanar kommittén att rapportera till parlamentets budgetkontrollutskott i detta avseende.

33. Europaparlamentet välkomnar samarbetet mellan kommittén och Olaf. Parlamentet observerar att båda institutionerna undertecknade administrativa överenskommelser 2016 om förfarandet för behandlingen av bedrägerifall. Parlamentet noterar dessutom att kommitténs ordförande och generalsekreterare i juli 2019 träffade Olafs ordförande för att skapa bättre synergier och säkerställa ett effektivare utbyte av information.

34. Europaparlamentet noterar att den nya uppförandekoden för ledamöter, som finns bifogad till kommitténs nya arbetsordning som trädde i kraft i mars 2019, för första gången innehåller sanktioner för ledamöter som inte uppfyller sina skyldigheter enligt uppförandekoden. Parlamentet beklagar att sanktionerna inte är stränga nog och inte är i linje med Europeiska ombudsmannens rekommendationer. Parlamentet påminner om att användning av unionsmedel för att försvara institutionens rykte och ledamöter som dömts av EU-domstolen eller medlemsstaternas nationella domstolar utgör missbruk av offentliga medel och påminner om att de institutionella rättstjänsterna enbart ska användas för att försvara institutionen och inte för att försvara enskilda personers intressen. Parlamentet uppmanar kommittén att omedelbart stärka sin uppförandekod för ledamöter, framför allt för att lägga till sanktioner som kan vara mer ändamålsenliga och avskräckande. Parlamentet noterar att en rådgivande kommitté för ledamöternas uppförande har inrättats och att denna kommitté på begäran kommer att ge ledamöter vägledning om hur uppförandekoden ska tolkas och tillämpas och om påstådda överträdelser av uppförandekoden samt ge kommitténs ordförande råd om möjliga åtgärder. Parlamentet rekommenderar med eftertryck att trakasseriutbildning erbjuds alla ledamöter, i enlighet med vad som gjorts i Europaparlamentet sedan början av den nuvarande valperioden.

35. Europaparlamentet påminner om att parlamentets budgetkontrollutskott efterlyste regelbundna uppdateringar av kommitténs ram för etik och integritet. Parlamentet välkomnar att förberedelserna för en kampanj Respect@work inleddes 2018, som syftar till att främja respektfulla relationer på arbetsplatsen för alla, vilket bland annat kommer att leda till en översyn av ramen för etik och integritet under 2019. Parlamentet uppmanar kommittén att rapportera tillbaka i nästa årliga verksamhetsrapport.

36. Europaparlamentet påminner om att kommitténs rättstjänst var väsentligt försvagad under fyra år från mars 2010, då rättstjänstens chef avskedades med omedelbar verkan efter att ha påtalat allvarliga oriktigheter och otillbörliga påtryckningar av dåvarande generalsekreteraren. Parlamentet påminner om att denna tjänst var ledig i tre och ett halvt år, att Europeiska unionens personaldomstol fällde kommittén i detta mål (domen i mål F-41/10 RENV Bermejo Garde mot Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (3)), att kommittén tvingades betala över 100 000 EUR och att en ny chef för rättstjänsten utnämndes 2014 som också förstärktes med fem jurister.

37. Europaparlamentet är djupt oroat över den senaste tidens förändringar som på nytt kan försvaga kommitténs rättstjänst, bl.a. att den sedan den 1 januari 2020 är direkt kopplad till generalsekreteraren (den enda rättstjänsten vid unionens institutioner för vilken detta görs), att den sedan september 2019 permanent har förlorat en av sina fem jurister, att vissa anställda, däribland enhetschefen, omfattas av rörlighet i stället för att betraktas som specialiserad personal (vilket är fallet vid övriga institutioner) och att antalet formella samråd drastiskt har minskat.

38. Europaparlamentet betonar vikten av en stark och oberoende rättstjänst. Parlamentet noterar att ända sedan unionens institutioner inrättades har de försett sig själva med en intern rättstjänst vars viktigaste uppgift är juridisk rådgivning och ombud och försvar vid EU-domstolen. Parlamentet uppmanar därför kommittén att säkerställa att dess rättstjänst har tillräckligt med personal för att kunna utföra sina uppgifter och bevara sitt oberoende. Parlamentet uppmanar kommittén att avskaffa alla åtgärder som skulle kunna försvaga rättstjänsten i utövandet av dess verksamhet och uppgifter. Parlamentet påminner även kommittén om vikten av att höra rättstjänsten om kommitténs beslut, för att säkerställa att de stämmer överens med lagstiftningen och för att undvika allvarliga misstag och efterföljande rättsliga, långa och kostsamma förfaranden.

39. Europaparlamentet beklagar djupt de offentliga påståendena till följd av förfarandet för att rekrytera kommitténs nya generalsekreterare. Parlamentet noterar de argument som generalsekreteraren för fram i svaren på parlamentets frågor för ansvarsfrihetsförfarandet 2018. Parlamentet betonar vikten av att utan undantag säkerställa full transparens i alla skeden av förfarandet (offentliggörande, urval, utnämning och tillsättning) enligt vad som anges i kommitténs arbetsordning och i tjänsteföreskrifterna för att följa dessa och även för att undvika anseenderisker, inte bara för kommittén utan för alla unionsinstitutioner.

40. Europaparlamentet välkomnar insatserna för att öka kommitténs synlighet, både genom att stärka dess kontakter med medierna och fokusera på kommunikation online för att ytterligare avlägsna hinder kopplade till språk-och funktionsnedsättning. När det gäller kommunikation på sociala medier betonar parlamentet den åtföljande utbildningspolitiken och skräddarsydda handledningen på begäran för både kommitténs ledamöter och personal. Parlamentet noterar att antalet pressmeddelanden minskade något under 2018 (ungefär 60 jämfört med 70 under 2017) som en del av en strategi som syftar till att utveckla formatet för ”webberättelser” för att kommunikationen om de viktigaste frågorna i kommittén ska bli mer fokuserad. Parlamentet uppmanar kommittén att rapportera till parlamentet om sina erfarenheter i detta avseende.

41. Europaparlamentet noterar att kommittén genomförde en mängd olika kommunikationsverksamheter för att fira sin 60-årsdag i maj 2018. Parlamentet välkomnar att kommittén tog emot 9 419 besökare under 2018 (jämfört med 7 820 under 2017) och att den traditionella dagen för öppet hus den 5 maj resulterade i ytterligare 2 888 besökare (jämfört med 2 700 under 2017). Parlamentet noterar att kommitténs plenarsammanträden, som sänds på nätet, potentiellt kan nå mellan tre och åtta miljoner människor. Parlamentet noterar att den övergripande interaktionen online, såsom återtwittranden, ”gillanden” och svar, har ökat och nått mellan 680 och 1 840 omnämnanden per plenarsammanträde.

42. Europaparlamentet noterar att anslagen för externalisering av översättningar ökade (20,2 % för 2018, dvs. något över målet på 20 %, jämfört med 17,1 % för 2017 och 16,61 % för 2016) inom ramen för det samarbetsavtal som undertecknats med parlamentet och den efterföljande minskningen av översättningspersonal. Parlamentet noterar vidare att den totala kostnaden för externa översättningar under 2018 uppgick till 4 417 613 EUR, jämfört med 7 208 710 EUR som skulle ha varit den totala kostnaden för intern översättning.

43. Europaparlamentet uppmanar kommittén att fortsätta sina rationaliseringsåtgärder på översättningsområdet.

44. Europaparlamentet noterar att det administrativa samarbetsavtal som ingicks 2014 mellan kommittén, Regionkommittén och parlamentet löpte ut den 31 december 2019. Parlamentet noterar att avtalet från 2014 hittills inte har omförhandlats eller förlängts. Parlamentet anser att avtalet från 2014 var mycket obalanserat för kommittén och Regionkommittén (nedan kallade kommittéerna) då det överförde totalt 60 översättare till parlamentet (36 från kommittén) och i utbyte endast fick använda Europaparlamentets utredningstjänst (EPRS). Parlamentet noterar med oro att kommittéerna till följd av detta var tvungna att anställa kontraktsanställda och utkontraktera översättningstjänsten. Parlamentet är bekymrat över att parlamentet för att kompensera för det minskade antalet översättare tillhandahåller extra medel (1 200 000 EUR från 2015 till 2016) till kommittéerna för att täcka utkontrakteringen av översättningstjänsterna, och att dessa medel kan omfördelas till andra politikområden om det inte helt och hållet utnyttjas för utkontrakterad översättning (kommittén har de tre senaste åren använt denna omfördelningsmöjlighet). Parlamentet anser att denna situation inte är förenlig med kriterierna för en generellt försiktig och sund ekonomisk förvaltning och bör ses över vid en förlängning av det nuvarande avtalet eller vid en förhandling om ett nytt avtal. Parlamentet konstaterar att avtalet av politiska skäl måste uppdateras för att kunna möta dagens utmaningar, såsom den nya fleråriga budgetramen eller de nya reglerna för sammanhållningspolitiken. Parlamentet noterar kommitténs goda samarbete för att främja medborgarnas deltagande i valet till Europaparlamentet 2019.

45. Europaparlamentet noterar uppföljningen av kommitténs personalundersökning 2016 om psykosociala risker på arbetsplatsen genom inledningen av flera initiativ, såsom workshoppar för chefer om frånvarohantering, konflikthantering och hantering av dåliga resultat. Parlamentet välkomnar även mentorssystemet för nya kollegor och åtgärder för att öka personalens välbefinnande och engagemang. Parlamentet noterar att personalfrånvaron verkar ha nått sin topp 2017 (5,5 %) och att den minskade något, dvs. till 5,35 %, under 2018 (jämfört med 4 % under 2015). Parlamentet noterar dock med oro att långtidssjukskrivningar ökat bland kommitténs enhetschefer. Parlamentet uppmanar kommittén att rapportera om alla resultat rörande minskad personalfrånvaro.

46. Europaparlamentet välkomnar de pågående framstegen mot geografisk balans för kommitténs chefer, särskilt när det gäller de medlemsstater som anslöt sig till unionen 2004 eller senare. Parlamentet noterar när det gäller könsfördelningen att kommittén nu har en högre andel kvinnliga chefer än manliga chefer (52 % under 2018, 41,4 % under 2017 och 37,5 % under 2016). Parlamentet noterar att 80 % av de kollegor som begärde deltidsarbete var kvinnor 2018 även om samma rättigheter gäller för kvinnor och män. Parlamentet välkomnar att kommittén regelbundet ökar medvetenheten om de tillgängliga arbetsformerna.

47. Europaparlamentet välkomnar kommitténs arbete med att bygga upp en mer inkluderande arbetsmiljö och arbetskultur med större mångfald genom åtgärder för personer med funktionsnedsättning, såsom att se till att intranätet och webbplatsen blir tillgängliga digitalt för personer med synnedsättning, publicera en broschyr kallad Access Able Brussels för att ge nyinflyttade personer med funktionsnedsättning i Bryssel all nödvändig information och stå värd för Inter Copec -konferensen, som helt fokuserar på frågor som rör funktionsnedsättning.

48. Europaparlamentet påminner om att man måste utveckla en långsiktig ram för personalpolitik som främjar balans mellan arbete och privatliv för personalen, livslång vägledning och karriärutveckling, jämn könsfördelning, distansarbete, icke-diskriminering, geografisk balans och rekrytering och integrering av personer med funktionsnedsättning.

49. Europaparlamentet konstaterar att kommittéerna genom ett administrativt samarbetsavtal har infört ett stort antal förfaranden för samarbete mellan kommittéernas tjänster och de har även inrättat och organiserat samfunktioner som innebär att de två kommittéernas personalresurser och ekonomiska resurser slås samman (nämligen översättning och logistik). Parlamentet välkomnar att de båda kommittéernas tjänster för internrevision bedriver ett nära samarbete när det gäller samfunktionerna i enlighet med bestämmelserna i samarbetsavtalet. Parlamentet uppmuntrar kommittén att förlänga det administrativa samarbetsavtalet med Regionkommittén efter 2019.

50. Europaparlamentet välkomnar de årliga besparingarna på 11,8 miljoner EUR för infrastruktur och 0,72 miljoner EUR för hyra, underhåll, förbrukningsartiklar och personal tack vare det faktum att kommittéerna delar resurser på dessa områden. Parlamentet välkomnar även att de årliga it-relaterade budgetbesparingarna tack vare samarbetet mellan kommittéerna uppgår till cirka 5 miljoner EUR. Parlamentet noterar att ett exempel på en synergieffekt till följd av samarbetet med parlamentet, som leder till besparingar av personalkostnader på 3,3 miljoner EUR (2016 års lönenivåer), är kommittéernas användning av EPRS (36 tjänster överfördes till EPRS för detta ändamål).

51. Europaparlamentet uppmanar kommittén att ytterligare analysera situationen för att identifiera ytterligare områden för samfunktioner med Regionkommittén. Parlamentet betonar att denna typ av interinstitutionellt samarbete avsevärt kan minska kommitténs totala utgifter. Parlamentet uppmanar kommittén att informera parlamentets budgetkontrollutskott om de resultat som uppnås.

52. Europaparlamentet noterar att samarbetsavtalet mellan kommittéerna, som undertecknades 2016, inrättade en stabil rättslig ram för ett långsiktigt, effektivt och ändamålsenligt samarbete och visar att kommittéerna har ett partnerskap samtidigt som de respekterar varandras befogenheter och rättigheter. Parlamentet noterar att avtalet löpte ut den 31 december 2019 och att man har beslutat att förlänga det med ett år medan ett nytt avtal förhandlas fram. Parlamentet uppmanar kommittéerna att vidta nödvändiga åtgärder för att ingå ett nytt avtal så snart som möjligt för att möjliggöra ytterligare synergier och besparingar.

53. Europaparlamentet noterar att kommittéerna på nytt avsatte mindre än 3 % av sin totala budget för it, och att it-projekt och it-utrustning har varit strukturellt underfinansierade under flera år. Parlamentet är bekymrat över att kommittéerna, för att hantera eftersläpningen när det gäller it-projekt och it-system, fortsätter att använda uppsamlingsförfaranden i slutet av året för att finansiera it-projekt. Parlamentet uppmanar kommittéerna att så snart som möjligt genomföra den nya digitala strategin och den fleråriga it-utgiftsplanen.

54. Europaparlamentet noterar att avtalet mellan kommittéerna och kommissionen om flytten från kommissionens VMA-byggnad till kommittéernas BEL68/TRE74-byggnader undertecknades den 28 augusti 2019. Parlamentet noterar att flytten träder i kraft den 16 september 2022. Parlamentet noterar med oro att huvudprioriteringen i kommittéernas byggpolicy är den geografiska koncentreringen av byggnader. Parlamentet noterar med oro att flytten kommer att leda till en förlust av kontorsutrymme på 10 440 m2 för kommittéerna och därmed ett behov av att hitta extra kontor för cirka 200 anställda efter flytten, vilket inte helt kan motverkas genom alternativa kortsiktiga lösningar, som att förtäta användningen av ytan i andra byggnader eller ökat distansarbete, utan kommer att kräva förvärv av en intilliggande byggnad för att kompensera för denna minskning. Parlamentet noterar också behovet av att renovera VMA-byggnaden på kort till medellång sikt. Parlamentet är oroat över avtalets konsekvenser, inte bara för kommitténs ekonomi utan också för den berörda personalens välbefinnande. Parlamentet beklagar att rättstjänsten inte har hörts i en fråga som är av sådan omfattning och betydelse för kommittén.

55. Europaparlamentet noterar att kommittéerna nyligen har inrättat en gemensam arbetsgrupp för att genomföra ännu en analys för att hitta lämpliga lösningar. Parlamentet noterar att en annan arbetsgrupp fått i uppgift att diskutera nya arbetssätt. Parlamentet betonar att personalens välbefinnande, arbetssätt och arbetsutrymmen inte får drabbas negativt på grund av flytten. Parlamentet välkomnar att administrationen håller alla berörda parter informerade via personalmöten och genom de berörda tjänsternas ledning och att den kommer att beakta de farhågor och förslag som lagts fram. Parlamentet uppmanar kommittéerna att informera parlamentets budgetkontrollutskott och budgetutskott om de resultat som uppnås.

56. Europaparlamentet uttrycker stark oro över att det har bekräftats att det finns asbest på viktiga platser i VMA-byggnaden, bl.a. i garaget. Parlamentet beklagar att en inventering genomfördes av en specialiserad extern uppdragstagare i september 2019, dvs. endast en månad efter att avtalet undertecknades med kommissionen. Parlamentet beklagar att avtalet undertecknades utan att informera alla intressenter i skälig tid om att det eventuellt fanns asbest i VMA-byggnaden. Parlamentet beklagar också att ledamöter och anställda inte informerats om situationen och uppmanar kommittén att åtgärda situationen på ett adekvat och effektivt sätt.

57. Europaparlamentet noterar att kommittéerna i september 2019 erhöll ett säkerhetsintyg för VMA-byggnaden, enligt vilket byggnaden innehåller asbest men att den är ofarlig så länge byggnaden används på normalt sätt. Parlamentet djupt oroat över den framtida utvecklingen i frågan med tanke på att byggnaden inte kommer att användas på normalt sätt utan ska bli föremål för byggnadsarbeten.

58. Europaparlamentet uppmanar kommittéerna att, med beaktande av att effekterna av långvarig och osäker asbestexponering för människors hälsa är väldokumenterade och generellt alltid är en källa till oro bland allmänheten, på ett proaktivt sätt vara helt transparenta och lämna information om hanteringen av situationen före och efter den faktiska flytten till VMA-byggnaden, samtidigt som man undviker panikspridning.

59. Europaparlamentet är bekymrat över att 19,56 % (2 835) av betalningarna med en betalningstid på 30 dagar var försenade (den genomsnittliga betalningstiden var 46,12 dagar). Parlamentet uppmanar kommittén att öka sina insatser för att respektera de betalningsfrister som fastställs i budgetförordningen.

60. Europaparlamentet välkomnar att andelen outnyttjade tidsperioder avsatta för tolkning har minskat de senaste åren (2,61 % under 2018, 3,6 % under 2017 och 4,38 % under 2016). Parlamentet noterar de åtgärder som genomfördes 2018 och uppmuntrar kommittén att fortsätta den positiva tendensen med färre inställda tolkningstjänster.

61. Europaparlamentet uppskattar kommitténs avsikt att ytterligare förbättra transparensen och underlätta tillgången till kommitténs handlingar på grundval av ett interinstitutionellt möte om transparens som hölls i Luxemburg den 25 september 2018. Parlamentet noterar att kommittén har inlett ett förfarande för att dra nytta av bästa praxis vid andra unionsinstitutioner och unionsorgan, vilket resulterade i en handlingsplan som skulle inledas 2019 och täcka frågor såsom arbetsordningen, uppförandekoden för ledamöterna, inrättande av ett öppenhetsregister och tillgång till handlingar.

62. Europaparlamentet noterar att ombudsmannen i juni 2017 utfärdade en rekommendation avseende Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs påstådda underlåtenhet att se till att en ledamot redovisade alla relevanta intressen, vilket ledde till att kommittén ändrade sin arbetsordning för att ta hänsyn till de ändringar som Europeiska ombudsmannen begärt och den ändrade arbetsordningen trädde i kraft den 15 mars 2019. Parlamentet noterar att Europeiska ombudsmannen kom fram till att det inte förekommit administrativa missförhållanden i en undersökning som avsåg ett klagomål i samband med ett urvalsförfarande 2018.

63. Europaparlamentet noterar att intresseförklaringarna för kommitténs ordförande och vice ordförande finns tillgängliga på kommittéledamöternas internetsidor. Parlamentet konstaterar att ledamöterna i enlighet med den ändrade arbetsordningen efter en utnämning måste upprätta en intresseförklaring om alla ekonomiska intressen eller andra intressen som kan påverka deras arbete vid kommittén. Parlamentet noterar att dessa förklaringar också görs tillgängliga för allmänheten på kommitténs webbplats. Parlamentet konstaterar att ledamöterna uttryckligen måste bekräfta att innehållet i deras förklaringar är korrekt minst en gång om året och ändra det om deras situation förändras.

64. Europaparlamentet noterar att ledamöterna inte är skyldiga att uppge adressen till den organisation eller det företag som betalar dem. Parlamentet noterar dock att ledamöterna, när de tillträder sitt ämbete och i samband med förändringar, måste fylla i och underteckna intresseförklaringar. Parlamentet noterar att 25 ledamöter har lämnat in en registrerad adress i Belgien till administrationen.

65. Europaparlamentet noterar att kommittén inte avser att ändra systemet med en underskrift för att bekräfta ledamöternas närvaro vid sammanträden till ett system där det krävs två underskrifter, ett i början och ett i slutet av sammanträdet. Parlamentet begär att kommittén, för att förbättra sina arbetsmetoder, ytterligare ska studera praxis och erfarenheter vid parlamentet och vid andra unionsinstitutioner och unionsorgan när det gäller närvaroregistret och fastställa riktmärken för bästa praxis. Parlamentet uppmanar kommittén att rapportera om eventuella framsteg i sin kommande årliga verksamhetsrapport.

66. Europaparlamentet noterar kommitténs arbete i samband med ombudsmannens beslut i ärende 1306/2014/OV om att utarbeta riktlinjer för hantering av intressekonflikter på arbetsplatsen, i syfte att ge vägledning i fall där anställda behöver utföra överlappande funktioner för ett enda ärende, vilket särskilt är fallet när det gäller personalrepresentation.

67. Europaparlamentet välkomnar kommitténs politik när det gäller ”svängdörrar”, som omfattar uppföljningen av de tidigare högre tjänstemännens externa verksamhet. Parlamentet noterar att kommittén varje år offentliggör en rapport om detta.

68. Europaparlamentet noterar att kommittén inrättade en grupp 2017 för att övervaka utvecklingen i samband med Förenade kungarikets beslut om utträde ur unionen och bedöma behovet av reaktioner eller ståndpunkter från kommitténs sida. Parlamentet noterar att utifrån antagandet att Förenade kungarikets utträde ur unionen skulle äga rum drogs 318 600 EUR av från 2019 års budget och ett ytterligare belopp på 173 062 EUR drogs av från 2020 års budget för att återspegla de ”uppenbara förändringarna” när det gäller ledamöternas resekostnader och medfinansieringen av it-utrustning för ledamöterna.

69. Europaparlamentet upprepar behovet av att effektivisera, påskynda och förbättra ansvarsfrihetsförfarandet. Parlamentet föreslår i detta avseende att en tidsfrist för inlämnande av de årliga verksamhetsrapporterna ska fastställas till den 31 mars det år som följer på räkenskapsåret. Parlamentet beklagar att denna tidsfrist inte respekterades för den årliga verksamhetsrapporten 2018 enligt vad som begärdes i ansvarsfrihetsresolution för 2017. Parlamentet välkomnar att kommittén är villig att följa denna bästa praxis, vilket skulle ge den ansvarsfrihetsbeviljande institutionen tid för att mer djupgående och bättre genomföra ansvarsfrihetsförfarandet.

70. Europaparlamentet noterar att den andra tillfälliga arbetsgruppen för kommitténs framtid, med fokus på hur kommitténs interna organ kan rationaliseras, lade fram sin uppföljningsrapport i slutet av 2017. Parlamentet noterar att kommitténs presidium i januari 2018 beslutade att minska antalet ledamöter i ett stort antal av kommitténs interna organ och begränsa det antal sammanträden som de håller varje år. Parlamentet noterar att presidiet beslutade att ändra fokus när det gäller ansvarsområdena för vissa av kommitténs strukturer. Parlamentet uppmanar kommittén att förse parlamentet med förtydliganden avseende besparingar i samband med denna modernisering, i syfte att öka transparensen och ansvarsskyldigheten.

71. Europaparlamentet välkomnar kommitténs arbete med att främja den cirkulära ekonomin genom sitt yttrande och, i samarbete med kommissionen, genom Europeiska plattformen för berörda aktörer inom den cirkulära ekonomin som samlar initiativ och bästa praxis.

72. Europaparlamentet stöder kommitténs arbete med att minska sitt miljöavtryck. Parlamentet noterar med tillfredsställelse en liten minskning i förbrukningen av elektricitet (3 %), papper (17 %) och kontorsavfall (3 %). Parlamentet observerar dock en ökad förbrukning av gas (5 %) och vatten (17 %) på grund av installation av ny gasvärmare och vattenläckage under byggarbetet.

73. Europaparlamentet understryker alla resultat som har uppnåtts under de senaste åren, bland annat inom resultatbaserad budgetering, den etiska ramen med alla sina tillhörande regler och förfaranden, utökad kommunikationsverksamhet och ett utökat antal åtgärder för att förbättra transparensen. Parlamentet välkomnar det betydande antalet interinstitutionella tjänste- och samarbetsavtal. Parlamentet understryker betydelsen av att samarbeta och dela erfarenheter bland unionens institutioner och organ. Parlamentet föreslår att kommittén analyserar möjligheten att ha ett formaliserat nätverkande inom olika områden för att sprida bästa praxis och ta fram gemensamma lösningar.

74. Europaparlamentet noterar vikten av en politisk dialog mellan kommittén och parlamentet för att säkerställa att viktiga bidrag från kommittén kan införlivas i parlamentets arbete. Parlamentet upprepar i detta sammanhang sin begäran om att parlamentet ska göra sitt bästa för att stärka det politiska samarbetet mellan de två institutionerna.

(1) EUT L 249, 27.9.2019, s. 118.

(2) EUT L 248, 3.10.2018, s. 134.

(3) Personaldomstolens dom (första avdelningen) av den 2 juni 2016, Bermejo Garde mot Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, F-41/10 RENV, ECLI:EU:F:2016:123.