MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL REVISIONSRÄTTEN, EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET - Balansräkningar och inkomst- och utgiftsredovisning för den sjätte, sjunde och åttonde Europeiska utvecklingsfonden (EUF) - Budgetåret 2001

Redovisnings- och värderingsprinciper

1. Redovisningsprinciper

a. Budgetförordningar

Balansräkningarna och översikter av resurser och använda medel har upprättats enligt de budgetförordningar som tillämpas på den sjätte, sjunde respektive åttonde Europeiska utvecklingsfonden (EUF).

Dessa handlingar skall föreläggas Europaparlamentet, rådet och revisionsrätten enligt artikel 71 i budgetförordningen för den sjunde EUF och enligt artiklarna 66, 67 och 68 i budgetförordningen för den åttonde EUF.

I dessa budgetförordningar föreskrivs att räkenskaperna skall föras i enlighet med följande principer:

Universalitetsprincipen

Alla transaktioner i varje fond skall bokföras. Beloppen bokförs separat land för land. Det skall finnas en gemensam kassa.

Styrkande dokument

Alla transaktioner måste motsvaras av styrkande dokument (verifikationer).

Bruttoredovisning

Kvittning mellan inkomster och utgifter får inte förekomma.

Kalenderår

Bokföringen skall föras per kalenderår enligt kassabokföringsprincipen. Med andra ord skall alla utgifter och inkomster noteras per den valuteringsdag som anges i bankbeskedet. De saldon som fastställs på detta sätt justeras inte i slutet av året.

Dubbel bokföring

Varje transaktion noteras på debetsidan i ett eller flera konton och på kreditsidan i ett eller flera andra, på så sätt att summan av de belopp som noteras på debetsidan är lika med summan av beloppen på kreditsidan.

b. Gemensam valuta

Räkenskaperna för de olika EUF förs i euro. Innehavet av de valutor som omfattas av euroområdet omräknas enligt de kurser som Europeiska centralbanken fastställde den 31 december 1998. Övriga valutor omräknas till den kurs som gällde den 31 december 2001.

c. Inkomster

De finansiella bidragen betalas antingen i euro eller, om det kan motiveras av medlemsstaterna, i nationell valuta på särskilda konton i medlemsstaternas statskassor. Allt eftersom likvida medel behövs för att genomföra projekt och program överför kommissionen medel från dessa konton till operativa konton i euro eller någon av medlemsstaternas valutor.

Dessutom måste medlemsstaternas bidrag till varje utvecklingsfond vara förbrukade innan en ny inbetalning begärs för nästa utvecklingsfond.

d. Utgifter

Utgiftsredovisningen bygger på totalsumman av de betalningsorder som bankerna utfört till och med den 31 december 2001. När det gäller lokala utgifter i AVS-staterna och betalningar för vilka närmare uppgifter inte har meddelats kommissionens bokföringsavdelning före den dag som har fastställts för budgetårets avslut, baseras emellertid betalningarna på de uppgifter som har mottagits under tiden närmast före den 31 december. De belopp som av denna anledning inte är medtagna i räkenskaperna för 2001 är inte betydande.

Delegationernas kostnader bokförs inte slutgiltigt i utvecklingsfondens räkenskaper förrän de har godkänts av utanordnaren och styrekonomen. I avvaktan på denna kontroll noteras utgifterna under rubriken "Icke konterade utgifter" i balansräkningen.

e. Delbetalningar och förskott

Delbetalningar (belopp som betalas ut på basis av en partiell verifikation) och förskott som betalas inom ramen för kontrakt tas upp under årets kostnader och inte under tillgångar i balansräkningen.

Förskott på stipendier och till samarbete för tekniskt bistånd betraktas dock som utestående fordringar och tas följaktligen upp under tillgångar.

f. Kassabokföring

De krediter som beviljas av utvecklingsfonden omfattas inte av periodicitetsregler. När de har beviljats är de disponibla till dess att de har förbrukats eller omfördelats. Därför införs inkomster och utgifter vid den tidpunkt när de faktiskt betalas ut eller mottas.

I övrigt baseras redovisningen på saldot den 31 december varje år utan justeringar vid årets slut.

Den skyldighet som anges i bestämmelserna om att redovisa EUF:s räkenskaper innebär att fordringarna på medlemsstaterna (framförallt bidrag vars utbetalningar skjutits upp eller dröjsmålsränta) måste föras in i räkenskaperna. Dessa rubriker återfinns i balansräkningarna för de olika EUF.

g. Gemensam kassa

Av effektivitetsskäl finns en gemensam kassa för alla pågående utvecklingsfonder. Det medför transaktioner mellan de olika EUF, vilka utjämnas genom förbindelsekonton mellan de olika balansräkningarna.

2. Värderingsprinciper

a. Inkomster

Medlemsstaternas bidrag betalas i euro. Utbetalningar i nationell valuta från de medlemsstater som inte omfattas av euroområdet omräknas till den kurs som gäller det datum när medlen mottas eller, om det infaller på en helgdag, till den kurs som gällde närmast föregående arbetsdag.

Andra inkomster noteras till den kurs som gäller den dag de mottas.

b. Utgifter

De omräkningskurser som används för att beräkna betalningar för projekt och program från nationell valuta till euro är de som gäller på betalningsdagen. För vissa kontrakt gäller fasta växelkurser, vilket utgör ett undantag från den allmänna regeln.

c. Banköverföringar

Överföringar från konton i euro till operativa konton i nationell valuta sker till den växelkurs som gäller på överföringsdagen.

d. Avsatta medel

Avsatta medel räknas om till euro till den kurs som gäller när de noteras och bokförs till denna kurs.

e. Bankmedel

Vad avser de konton som hålls i andra valutor har saldona den 31 december 2001 räknats om till euro enligt följande kurser:

1 euro = BEF: 40,3399

DKK: 7,4365

DEM: 1,95583

GRD: 340,75

PTE: 200,482

FRF: 6,55957

FIM: 5,94573

NLG: 2,20371

IEP: 0,787564

LUF: 40,3399

ITL: 1936,27

ATS: 13,7603

ESP: 166,386

SEK: 9,3012

GBP : 0,6085

HTG: 24,106

ANNEXES

I. Bilan

1. Bilan consolidé des 6ème, 7ème et 8ème FED

2. 6ème FED

3. 7ème FED

4. 8ème FED

5. Etat des créances et TVA à recouvrer 6ème, 7ème et 8ème FED

6. recettes des 6ème, 7ème et 8ème FED

7. Recettes STABEX - année 2001

8. Annexes

9. Notes explicatives

9.1. Bilan

A) Titres

B) Dépôts

C) Les comptes sécurité STABEX

9.2. Recettes et paiements

9.3. Tableaux des flux de trésorerie

9.4. Etat des créances et de la TVA à recouvrer

II. Comptes de gestion - Evolution des dotations

1 Comptes consolidés au 31.12.2001

2. SITUATION BY COUNTRY AND BY INSTRUMENT

2.1 6th EDF

2.2 7th EDF

2.3 8th EDF

2.4 7th and 8th EDF

3 Autres informations de gestion

3.1 Situation des engagements « dormants »

3.2 Unfinalized paying agents' cashflows

3.3 Advances for study awards and technical assistance contracts at 31.12.2001

3.4 Advances on contracts as at 31.12.2001

I. Bilan

1. Bilan consolidé des 6ème, 7ème et 8ème FED

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2. 6ème FED

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3. 7ème FED

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4. 8ème FED

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5. Etat des créances et TVA à recouvrer 6ème, 7ème et 8ème FED

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6. recettes des 6ème, 7ème et 8ème FED

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7. Recettes STABEX - année 2001

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8. Annexes

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9. Notes explicatives

Introduction

Les états financiers de l'année 2001 intègrent certaines des recommandations formulées par un consultant extérieur en vue d'améliorer la qualité des informations financières du FED. Parmi celles-ci figurent un bilan consolidé des FED en activité ainsi que des tableaux de flux de trésorerie. Dans le but de se conformer aux principes comptables reconnus au niveau international l'enregistrement des opérations de l'exercice s'est fait selon les principes d'économie, d'efficience, d'efficacité, de permanence de méthode et de prudence.

9.1. Bilan

Bilan consolidé

Les états financiers de l'année 2001 font apparaître un bilan consolidé représentant la somme des bilans des 6ème, 7ème et 8ème FED après annulation des comptes de liaison qui enregistrent les opérations réciproques entre les différents FED. Ce bilan donne un aperçu global de la situation des trois FED en cours d'activité pour les années 2000 et 2001.

Le détail des rubriques qui constituent le bilan consolidé correspond aux soldes figurant dans les bilans des 6ème, 7ème et 8ème FED.

Bilans des 6ème,7ème et 8ème FED

Actif

L'ensemble des ressources encore disponibles pour des paiements (le capital net du fonds) figure à l'actif du bilan.

3.1.1 Les valeurs à long terme sont constituées par les contributions restant à verser au FED par les Etats membres.

3.1.2 La contribution spéciale BEI prévue par la décision du Conseil n° 87/592/CEE du 14 décembre 1987 a été utilisée pour le financement du programme spécial en faveur des pays fortement endettés.

3.1.3 Ces postes correspondent aux montants restant dus par les Etats membres au titre du capital ou des intérêts sur le compte STABEX. (cf. tableau recettes STABEX joint).

3.1.4 Le montant enregistré correspond aux intérêts de retard dus par les Etats membres, conformément aux Règlements financiers, pour le versement tardif des contributions FED. Le détail de ce poste est ventilé par Etat membre (cf tableau en annexe joint).

3.1.5 Ce montant représente les avances versées en vue de financer l'attribution de bourses d'études ainsi que les organismes tels que GTZ, AGRER et AEC.

La décomposition du montant figurant au bilan est la suivante (en milliers d'Euros) :

Bourses : 2.612,91 EUR

AEC : 748,84 EUR

AGRER : 821,51 EUR

GTZ : 15.443,85 EUR

Régularisations : 33,52 EUR

Total : 19.660,63 EUR

Comptes trésor

Il s'agit des montants figurant sur les comptes des banques centrales des différents Etats membres qui reçoivent les contributions du FED.

Payeurs délégués

Il s'agit des avoirs figurant auprès des banques situées dans les pays ACP utilisés pour effectuer des paiements locaux.

Ces comptes sont généralement libellés en Euros ou pour certains d'entre eux dans la monnaie d'un Etat membre de la Communauté.

Payeurs délégués européens

Ensemble des comptes ouverts auprès de banques commerciales établies dans les Etats membres; les avoirs sont libellés en Euros. Ils sont utilisés pour des paiements à des bénéficiaires situés sur le territoire de l' Union; les paiements se font généralement en Euros ou éventuellement dans les autres monnaies européennes. Enfin ces comptes bancaires sont utilisés pour l'approvisionnement des comptes bancaires ouverts dans les différents pays ACP.

Compte STABEX

L'ensemble des opérations liées au système STABEX est enregistré sur ce compte.

Le total des paiements réalisés durant l'exercice 2001 s'élève à 353.22 millions EUR

Les fonds STABEX, à la date de clôture, se composent des éléments suivants :

A) Titres

Les valeurs détenues au 31 décembre 2001. ont été acquise en cours d'année par la banquegestionnaire: Banco Bilbao Vizcaya Argentaria S.A. ( B.B.V.A.) (les chiffres qui suivent sont exprimés en milliers d'Euros).

Le montant figurant au bilan représente la valeur d'acquisition du portefeuille

Soit: 219.750,00

La valeur sur le marché de ce portefeuille en date du 31 décembre 2001 peut être estimée à : 242.974,63

Le détail des titres constituant le portefeuille au 31 décembre 2001 figure en annexe.

B) Dépôts

Les dépôts à vue et à court terme ( capital) s'élèvent à : 455,95

Soit un total de : 220.205,95

Les intérêts acquis s'élèvent à 370,19; ils ont été crédités le 01.01.2002, par conséquent ils seront comptabilisés sur l'exercice 2002.

C) Les comptes sécurité STABEX

Il a été décidé durant l'année 2001, dans un souci de transparence et de bonne gestion financière, et pour assurer la sécurité des montants dus aux pays ACP dans l'attente de leur utilisation, d'ouvrir un compte au nom de la Commission auprès de la B.B.V.A. composé de sous comptes libellés au nom de chaque Etat bénéficiaire. Ceux-ci reçoivent les contributions versées au titre du STABEX qui ne peuvent être utilisées qu'après acceptation par la Commission d'une demande motivée.

Le détail des comptes ouverts au nom des différents Etats bénéficiaires figure dans un tableau en annexe. Le montant total inscrit au bilan (8ème FED) s'élève à 350.854,84 (dont 5.819,91 en intérêts).

Les intérêts acquis au 31 décembre 2001 représentent 6.755,81. Ce montant a été enregistré avec une date de valeur fixée au 1er janvier 2002 par conséquent sa comptabilisation interviendra dans les comptes de l'année 2002.

Passif

Les différentes rubriques inscrites au bilan ne comprennent que les montants cumulés.

Les variations annuelles du capital et des dépenses figurent dans l'état des recettes et des dépenses de l'exercice.

3.1.6. Ce poste correspond aux dotations provenant d'autres fonds; celles-ci augmentent la dotation du fonds qui les reçoit et diminue celle du fonds d'origine.

3.1.7. Reconstitution ressources STABEX

Ce poste comprend, d'une part, les contributions directes des pays ACP (reconstitution des ressources) et, d'autre part, les montants correspondants à la réduction des droits de transferts à la demande des pays ACP. La décision du Conseil ACP-FED du 19 novembre 1991 a supprimé l'obligation de reconstituer les ressources STABEX. Les montants comptabilisés pendant l'exercice 2001 correspondent à des ressources comptables.

3.1.8. Les intérêts produits par les comptes payeurs délégués en Europe peuvent servir à financer des projets, conformément à l'article 9 de l'Accord Interne.

Ce poste correspond au montant des intérêts sur fonds déposés engagés pour financer des projets. L'utilisation de ces intérêts constitue une augmentation effective de la dotation globale du Fonds.

3.1.9. Les montants correspondent à des transferts vers les autres FED.

3.1.10 Correspond à la différence entre les recettes enregistrées respectivement sur les 7ème et 8ème FED (au titre du STABEX) et les dépenses de ces FED au cours de l'exercice 2001.

3.1.11 Ce montant représente les dépenses déjà imputées sur les comptes des projets concernés (à l'exclusion des créances à recouvrer).

3.1.12 Les paiements à régulariser comprennent toutes les dépenses en attente d'une imputation définitive sur les comptes d'un projet déterminé.

Ces montants concernent des dépenses pouvant être imputées aussi bien sur les 6ème, 7ème ou 8ème FED. Compte tenu de la situation qui a prévalu au cours de l'année 2001, la majorité de ces dépenses est imputée au 7ème FED. Du fait de l'unicité de trésorerie, la totalité des dépenses est enregistrée, à ce stade, au 6ème FED.

Ce poste couvre essentiellement des paiements locaux effectués en décembre et en cours de comptabilisation selon la procédure normale ( ordonnateur - contrôleur financier - comptable). La majorité des mouvements répertoriés sous ce poste correspondent donc à des dépenses déjà effectuées qui, en conséquence, entraînent une réduction effective du capital disponible.

3.1.13 Les recettes à régulariser à fin 2001 feront l'objet d'une imputation en 2002.

3.1.14 Correspond aux créances à recevoir sur des projets financés au titre des 6ème, 7ème et 8ème FED ainsi que de la TVA à récupérer. (cf tableau des créances et de la TVA à recouvrer)

3.1.15 Correspond aux montants versés par les Etats membres en vue d'apurer les intérêts dus suite aux retards enregistrés pour le paiement des contributions STABEX.

3.1.16. Représente les avoirs détenus par les Etats bénéficiaires des fonds STABEX (capital et intérêts).

9.2. Recettes et paiements

Le tableau indique les montants cumulés de toutes les recettes et paiements concernant les différents FED.

Les recettes sont ventilées par poste. Chaque poste regroupe les recettes provenant de la même origine.

Les paiements sont ventilés selon les instruments prévus par le protocole financier joint à la convention de Lomé. Dans certains cas, les instruments principaux font l'objet d'une division en sous-postes.

Ce tableau comporte trois colonnes. La première indique le solde de chaque poste en fin d'exercice. La deuxième indique les variations annuelles et la dernière indique le solde du même poste tel qu'il apparaît dans les livres à la clôture de l'exercice.

Sachant que le tableau indique la totalité des recettes et paiements, le solde correspond à la trésorerie du fonds. La trésorerie effective tient compte de tous les autres actifs, à l'exception des dettes des Etats membres ( les contributions restant à payer et des intérêts de retard).

3.2.1 Somme des contributions versées au FED par les Etats membres au 31 décembre 2001.

3.2.2 Ce montant correspond aux intérêts obtenus par le placement des sommes disponibles sur les contributions FED.

3.2.3 Les règles de fonctionnement du STABEX prévoient que les intérêts produits sont automatiquement ajoutés à la Réserve Générale suivant la décision 1/2000 du Conseil du 27/7/2000 concernant les mesures transitoires et peuvent être utilisés au même titre que la dotation initiale.

Les intérêts utilisés STABEX correspondent aux montants des intérêts déjà utilisés pour financer des projets.

3.2.4 Représente les dépenses du fonds ventilées entre les différents postes de dépenses.

3.2.5 Les frais administratifs sont ventilés de la manière suivante :

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9.3. Tableaux des flux de trésorerie

Introduction

Le bilan et le tableau des recettes et des paiements ne fournissent pas d'informations concernant l'origine des fonds mis à la disposition du FED pendant l'année et leur affectation. Conformément aux recommandations formulées en vue d'améliorer la nature des informations financières il a été décidé cette année de publier un tableau montrant les flux de trésorerie intervenus au cours de l'année 2001. Le tableau qui présente l'état des flux reprend pour l'essentiel les informations qui figuraient dans les tableaux de ressources et d'emplois des fonds les années passées.

Ce tableau détaille les divers mouvements de fonds enregistrés au cours de la période considérée. L'expression "mouvement de fonds" désigne toute utilisation et toute source de fonds. Pour une période considérée, les flux de trésorerie doivent s'équilibrer. En effet, tout emploi de fonds doit préalablement être financé.

Le détail des flux de trésorerie est établi à partir du bilan et du tableau des recettes et dépenses de la période considérée. Les mouvements de fonds correspondent aux variations des postes figurant dans ces deux documents. A cette fin, les augmentations de l'actif et les réductions du passif correspondent à des emplois de fonds alors que les réductions de l'actif et les augmentations du passif représentent des sources de fonds.

Il n'est pas tenu compte des variations des soldes bancaires; la différence entre les sources et les emplois se reflète dans la variation des avoirs disponibles.

Sources

3.3.1 Les réductions de ces postes sont compensées par une augmentation des dépenses finalisées sur les projets. Elles fonctionnent donc comme des sources de fonds.

3.4.1 Les contributions versées correspondent aux espèces déposées par les Etats membres en cours d'exercice sur les "comptes trésor".

Emplois

4.3.1 Les dépenses de l'année correspondent à des emplois de fonds financés par une sortie de trésorerie ou une réduction du poste "dépenses à régulariser".

4.3.2 Les transferts de ressources non utilisées dans le cadre des autres FED augmentent la dotation globale du fonds qui les reçoit et diminuent celles du fonds d'origine.

9.4. Etat des créances et de la TVA à recouvrer

Les montants à recouvrer ne sont enregistrés définitivement sur les projets qu'après encaissement. Leur comptabilisation implique une diminution des dépenses mais pas une augmentation des ressources.

La réalisation du tableau de créances à recouvrer est prévue par les dispositions d'application du Règlement financier du 8èmè FED. Dans un but de simplification et de transparence il a été choisi de faire figurer dans ce tableau l'ensemble des créances à recevoir à la date du 31 décembre 2001 quel que soit le FED concerné.

Les créances détenues peuvent être classées en trois catégories :

A) Les créances et la TVA à recouvrer

Il s'agit des paiements déjà réalisés pour lesquels une récupération, totale ou partielle, doit intervenir dans le cadre du prochain exercice.

Ce poste comprend également la TVA qui doit être reversée aux différents FED.

B) STABEX

Ce montant correspond aux montants dus par les Etats membres ( en capital et en intérêts), du fait de la possibilité prévue par le Règlement financier du 8ème FED, de différer le versement de leurs contributions.

C) Intérêts sur contributions FED

Représente les intérêts dus par les Etats membres du fait des retards enregistrés dans le versement de leurs contributions.

II. Comptes de gestion - Evolution des dotations

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1 Comptes consolidés au 31.12.2001

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2. SITUATION BY COUNTRY AND BY INSTRUMENT

2.1 6th EDF

Notes to the management accounts:

(a) In tables 1 to 8, the figure "0.0" indicates that the corresponding amount is between EUR -4.999 and EUR 4.999. Where no figure is given, the amount is equal to zero. Countries with a nil balance in all columns are not listed in the tables.

(b) In all tables the heading "All countries ACP" refers to projects which cover a number of countries but are not financed by regional cooperation.

(c) In all tables the heading "Financial and administrative expenses" represents projects financed by EDF interest which have been transferred to a financial instrument (grants, Structural Adjustment Facility) with the exception of one amount of EUR 1 million financed from the "grants" appropriation and used for posting bank charges and exchange rate differences.

(d) In the first column of tables 1 and 2, the allocation for "Regional co-operation" (EUR 909.87 million) corresponds to the Commission's regional co-operation target for ACP states only (EUR 912.23 million) min us the amount transferred during the years 2000 and 2001 to the general reserve according the transitional measures ((i.e. EUR 1 million and EUR 1.36 million).

2.2 7th EDF

Notes to the management accounts:

(a) In tables 1 to 8, the figure "0.0" indicates that the corresponding amount is between EUR -4.999 and EUR 4.999. Where no figure is given, the amount is equal to zero. Countries with a nil balance in all columns are not listed in the tables.

(b) In all tables the heading "All countries ACP" refers to projects which cover a number of countries but are not financed by regional cooperation.

(c) In all tables the heading "Financial and administrative expenses" represents projects financed by EDF interest which have been transferred to a financial instrument (grants, Structural Adjustment Facility).

(d) In the first column of tables 1 and 2, the allocation for "Regional Co-operation" (EUR 1,192.2 million) is composed as follows:

Commission's regional co-operation target (ACP states only) 1,125

Target overrun 67.9

Transfers from unallocated resources in order to finance the programme of assistance to ACP countries for integration within the WTO 10

Amount transferred during the year 2000 to the general reserve according the transitional measures (8.5)

Amount transferred during the year 2001 to the general reserve according the transitional measures (2.2) Total as at 31.12.2001 1,192.2

2.3 8th EDF

Notes to the management accounts:

(a) In tables 1 to 8, the figure "0.0" indicates that the corresponding amount is between EUR -4.999 and EUR 4.999. Where no figure is given, the amount is equal to zero. Countries with a nil balance in all columns are not listed in the tables.

(b) In all tables the heading "All countries ACP" refers to projects which cover a number of countries but are not financed by regional co-operation.

(c) In all tables the heading "Financial and administrative expenses" represents projects financed by EDF interest which have been transferred to a financial instrument (grants, Structural Adjustment Facility)

(d) In the third column of tables 1 and 2, the allocation for "Regional Cooperation" (EUR 1,718.7 million) is is composed as follows:

Commission's regional co-operation target (ACP states only) 1,300

Council decision 3/2000 in order to ensure the continuity of several activities waiting the entry in force of 9th EDF 306

Council decision 10/2001 dated 20/12/2001 on the use of unallocated Resources from the 8th EDF 180.7

Amount transferred during the year 2000 to the general reserve according the transitional measures (68)

Total as at 31.12.2001 1,718.7

2.4 7th and 8th EDF

The total amount of cumulated and annual payments includes an amount of EUR 353.22 millions which corresponds to Stabex payments made in 2001 on the basis of Transfer Agreements. At the end of 2001, the remaining funds on the security accounts Stabex amount to EUR 350.85 millions.

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3 Autres informations de gestion

3.1 Situation des engagements « dormants »

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3.2 Unfinalized paying agents' cashflows

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3.3 Advances for study awards and technical assistance contracts at 31.12.2001

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