Rapport

om årsredovisningen för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden för budgetåret 2001, samt byråns svar

(2002/C 326/12)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till budgetkommittén för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden i enlighet med artikel 137.2 i rådets förordning (EG) nr 40/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Byrån för harmonisering av den inre marknaden för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 119.2 c i rådets förordning (EG) nr 40/94, har budgeten genomförts under byråns direktörs ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 138 i rådets förordning (EG) nr 40/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

5. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1.

6. De tillgängliga anslagen för budgetåret uppgår till 181,1 miljoner euro, varav 163,8 miljoner euro beviljats under innevarande budgetår och 17,3 miljoner euro överförts från det föregående budgetåret. Ursprungligen uppgick budgetårets anslag till 184,2 miljoner euro. Genom en tilläggs- och ändringsbudget minskades anslagen med 3,1 miljoner euro på grund av den konjunkturavmattning som inleddes under andra halvåret och som förvärrades till följd av händelserna den 11 september 2001.

7. För de egentliga anslagen för budgetåret, i vilka en reserv på 54 miljoner euro ingår, har åtaganden ingåtts för 99,5 miljoner euro. Av detta belopp har betalningar gjorts för 82,0 miljoner euro, dvs. 82 % av ingångna åtaganden. Resterande anslag har antingen överförts till nästa budgetår (17,7 miljoner euro) eller förfallit (64,1 miljoner euro inklusive reserven på 54 miljoner euro som förblev outnyttjad). Åtaganden har ingåtts för 34,0 miljoner euro av driftsanslagen (avdelning III) på 35,2 miljoner euro. Av detta belopp har 24,0 miljoner euro, dvs. 71 %, utbetalats, 10,3 miljoner euro, dvs. 29 % överförts till följande budgetår och resten förfallit.

8. Anslagen som överfördes från föregående budgetår uppgick till 17,3 miljoner euro, varav 8,7 miljoner euro för avdelning III. Från de överförda anslagen har betalningar gjorts för 16,3 miljoner euro, varav 8,6 miljoner euro för avdelning III, medan resten förfallit.

Årsredovisning

9. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som byrån offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3. Byrån har räknat med avskrivningar för sina anläggningstillgångar. Likaså har byrån avsatt en reserv för utgifter i samband med genomförandet av förfaranden i anslutning till varumärken.

10. Byrån har aldrig gjort någon fullständig fysisk inventering av sina tillgångar. Vid en fysisk kontroll konstaterades att vissa inventarier saknade märkning eller inte var korrekt placerade, eller att de inte kunde lokaliseras över huvud taget.

11. Byrån bör anpassa sina metoder för bokföring av tillgångar som klassificeras som anläggningstillgångar till kommissionens bokföringsmetoder. Denna bokföring sker samma datum som betalningsordern utfärdas och inte då risken med ägandet av tillgångarna övergår till byrån(3).

12. Artikel 9 i byråns inventariebestämmelser bör ändras så att den överensstämmer med artikel 18 i kommissionens bestämmelser där det anges att arkitektarvoden och kostnader för expertis skall ingå i anskaffningsvärdet.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

13. I augusti 2001 undertecknade en anställd en serie betalningsorder(4) utan att ha delegerats denna befogenhet. Det sammanlagda beloppet av de betalningsorder som undertecknades på detta sätt är cirka 100000 euro. Situationen berodde på att ansvariga utanordnare var frånvarande. Byrån bör vidta åtgärder för att undvika att situationen uppstår igen.

14. Den senaste uppdateringen av förteckningen över delegerade utanordnare som fanns tillgänglig i november 2001 är daterad den 18 juni samma år. Därefter har flera tjänstemän utsetts till delegerade utanordnare men förteckningen har inte ändrats. Det vore likaså önskvärt att proven på namnteckningar verifierades med jämna mellanrum.

Inköp av varor och tjänster

Användning av ramavtal

15. I området kring Alicante finns endast ett begränsat antal anbudsgivare som kan tänkas motsvara byråns behov. Det är svårt att utnyttja interinstitutionella ramavtal, antingen på grund av bestämmelser som begränsar tillämpningen av dem till Bryssel och/eller Luxemburg, eller på grund av byråns placering. Byrån använder dock ramavtalen som utgångspunkt vid sin egen upphandling.

Beräkning av inköpsbehoven

16. Fram till 2001 planerades byråns behov utifrån antagandet om en stabil och ihållande ökning av efterfrågan med hänsyn till byråns ansträngningar att öka sin produktivitet. Detta tillvägagångssätt, framför allt med avseende på det grundläggande antagandet, bör förfinas för att byrån bättre skall kunna beakta de olika faktorer som ligger till grund för efterfrågan på registrering och därigenom kunna göra en bättre uppskattning av framtida behov.

17. Byrån ingick 2001 ett hyresavtal på tre år(5) för en extra byggnad till en kostnad av 2869344 euro. Granskningen av ärendet visar att förhandlingarna genomfördes mycket snabbt. Den snabbhet med vilken förhandlingarna fördes är svårförklarad med tanke på att det vid den tiden redan fanns tecken på att konjunkturen höll på att mattas av. Faktum är att byggnaden stod delvis tom i början av 2002 och byrån betalade hyra och underhållskostnader för den.

18. Den avmattning av konjunkturen som började 2000 och som bekräftats under 2001 har gjort byråns tillväxtutsikter osäkrare och understryker behovet av en verklig ansträngning att beräkna och planera inköpspolitiken så att den blir rationellare.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 17 oktober 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 11, 14.1.1994.

(2) Som föreskrivs i artikel 137.1 i rådets förordning (EG) nr 40/94 har räkenskaperna för harmoniseringsbyråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 upprättats den 11 mars 2002 och därefter överlämnats till byråns styrelse, Europaparlamentet, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 28 mars 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) Artikel 17 i kommissionens förordning 2909/2000 (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).

(4) Fler än tiotalet fall har identifierats.

(5) Från den 1 juni 2001.

Tabell 1

Budgetgenomförandet för budgetåret 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Byråns svar

Årsredovisning

10. Den fysiska inventering som genomförts vid harmoniseringsbyrån omfattar datautrustning och övrig utrustning. Datautrustningen kontrolleras regelbundet. Vad gäller inventeringen av övrig utrustning beror den aktuella situationen på att byråns lokaler är belägna på olika ställen och på brister i datasystemet samt på en viss personalomsättning. En revision av inventarieförteckningen för övrig utrustning påbörjades under 2002. Den kommer att slutföras i början av 2003 och avsikten är att den skall godkännas av ett företag som är specialiserat på området. Vidare undersöker harmoniseringsbyrån möjligheterna till att införskaffa ett databehandlingssystem för förvaltning av dess tillgångar så att ett verktyg för att hantera utrustningens livscykler från anskaffning till utrangering kan installeras 2003. I samband med omorganiseringen av harmoniseringsbyrån inrättades en särskild enhet med ansvar för den centraliserade inventarieförvaltningen av logistisk utrustning och datautrustning.

11. Tack vare det elektroniska hjälpmedel som nämns under punkt 10 kommer harmoniseringsbyrån att kunna använda sig av den metod som tillämpas av kommissionen.

12. Inventariebestämmelserna kommer att ses över 2003 efter det att harmoniseringsbyråns budgetförordning anpassats till rambudgetförordningen för de decentraliserade organen.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

13. Den situation som beskrivs av revisionsrätten är ett undantagsfall eftersom samtliga utanordnare var frånvarande på grund av semester. Av denna anledning undertecknade den närvarande tjänsteman med högsta tjänsteställning ett antal betalningsorder efter att ha fått muntligt tillstånd från harmoniseringsbyråns ordförande. För att undvika att en sådan situation uppstår i framtiden har harmoniseringsbyrån sett över sitt delegeringssystem.

14. Harmoniserinsbyrån har börjat att förbättra formaliseringen av bemyndigandet av utanordnare (inklusive prov på de bemyndigade personernas namnteckning). Detta förfarande kommer att ha slutförts under sista kvartalet 2002.

Beräkning av inköpsbehov

16. Den kraftiga ökningen av antalet varumärkesansökningar under de gångna åren tvingade ofta harmoniseringsbyrån att ändra sin årliga budget med erforderlig försiktighet och sporrade harmoniseringsbyrån till att förbättra sin produktivitet.

Byrån analyserar för närvarande resultaten av en studie om förfarandet för varumärkesansökning som bedömer hur nöjda kunderna är och vilka faktorer som har betydelse för varumärkesansökningarna. I slutet av 2001 verkställde harmoniseringsbyrån en undersökning för att fastställa det beräknade antalet ansökningar för gemenskapsmönster år 2003. Vidare har ett samarbete upprättats med de nationella kontoren för att bättre följa utvecklingen och kunna uppskatta antalet förväntade ansökningar för gemenskapsmönster.

17. Den beräkning som gjordes i början av 2001 av behovet av kontorslokaler på medellång sikt samt bristen på kontorslokaler i Alicante ledde till att harmoniseringsbyrån grep tillfället att hyra ytterligare en fastighet på våren 2001, bland annat som ersättning för olämpliga lokaler som hyste ungefär sjuttio anställda. Kontraktet förhandlades klart i juni samma år (vilket skedde under viss tidspress beroende på den tid som krävdes för att färdigställa lokalerna). Samtidigt började antalet ansökningar att minska under första kvartalet 2001 och denna nedgång har sedan fortsatt. Överväganden gjordes om att säga upp kontraktet enligt en klausul om förtida uppsägning.

Av totalt fyra våningar i de nyligen hyrda lokalerna togs två i bruk i slutet av 2001 som ersättning för de olämpliga lokalerna. För närvarande disponeras samtliga våningar av personal från administrativa avdelning för varumärken och mönster som inrättades 2001.

18. Med hänsyn till osäkerhetsmomenten och svårigheterna att förutspå den fortsatta utvecklingen har harmoniseringsbyrån börjat undersöka möjligheterna till en flexiblare anpassning till behoven.