EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION
Bryssel den 5.6.2002
KOM(2002) 277 slutlig
MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN
Samrådsdokument: Mot en bättre struktur
för samråd och dialog. Förslag till allm änna principer och miniminormer för
kommissionens samråd med berörda parter
2MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN
Samrådsdokument: Mot en bättre struktur
för samråd och dialog. Förslag till allm änna principer och miniminormer för
kommissionens samråd med berörda parter
3Utkast
Samrådsdokument
Mot en bättre struktur för samråd och dialog. Förslag till allmänna principer
och miniminormer för kommissionens samråd med berörda parter
I. Inledning
De europeiska institutionerna och samhället samverkar på olika sätt. Det sker
- främst genom Europaparlamentet, som utgörs av valda representanter för
Europas medborgare,
- genom EU:s institutionaliserade rådg ivande organ (Ekonomiska och sociala
kommittén och Regionkommittén), utifrån deras uppgifter enligt fördragen
och
- genom mindre formella direkt a kontakter med berörda parter.
I vitboken om styrelseformerna i EU åt og kommissionen sig att bidra till en bättre
struktur för samråd och dialog inom EU.
Genom detta förslag avseende samråd me d berörda parter fullföljer kommissionen
sina åtaganden. Förslaget är samtidigt ett direkt bidrag till handlingsplanen förregelförenkling och den nya strategin för konsekvensbedömning som kommissionen
samtidigt antog.
Att kommissionen genomför omfattande samråd är  ingen ny företeelse. Faktum är att
det inom kommissionen finns en lång traditi on av samråd med externa berörda parter
när den utformar sina strategier. Extern t samråd ingår under utformningen av nästan
alla kommissionens politikområden.
Fördelarna med att stå öppen för inflytande utifrån är således redan kända. Det har
fram tills nu dock inte funnits något sammanhållet tillvägagångssätt för hur
kommissionen genomför dessa samråd. Varje avdelning har haft egna
tillvägagångssätt och metoder för att samr åda med intressegrupperna inom den egna
sektorn. Även om detta utan tvivel har lett till många exempel på bra relationer mellankommissionen och intressegruppe rna finns det en allmän uppfattning, bland många
inom kommissionen och dem som kommissionen samråder med, att förfarandet bordevara mer enhetligt. De berörda parternas r eaktion på vitboken om styrelseformerna har
bekräftat denna bedömning
1.
                                                
1 Dessa kommentarer visas på kommissionens hemsida om styrelseformer
http://europa.eu.int/comm/governance/index_en.htm
4Genom detta dokument lägger kommissione n därför fram ett antal grundläggande
principer som bör styra relationerna med be rörda parter samt föreslår en uppsättning
miniminormer för kommissione ns samrådsförfarande.
Bakgrunden till detta dokumentet är framför allt att se till att a lla relevanta parter
konsulteras på lämpligt sätt.
Huvudmålen med det tillvägagångssätt som föreslås kan samma nfattas på följande
sätt:
/g183 Att bidra till ett större engagemang från berörda parter genom ett mer
överskådligt samrådsförfarande vilket kommer att vara positivt för
kommissionens ansvar gentemot medborgarna.
/g183 Att tillhandahålla allmänna principer och normer för samråd som kommer att
hjälpa kommissionen att ra tionalisera sina samrådsf örfaranden och genomföra
dessa på ett meningsfullt och systematiskt sätt.
/g183 Att bygga upp en samrådsstruktur som är sammanhängande men ändå flexibel
nog för att ta hänsyn till de olika intre ssenas särskilda krav, samt behovet av att
utforma lämpliga samrådsstrategier för varje politiskt förslag.
/g183 Att främja utbyte av kunskap och g oda arbetsmetoder inom kommissionen.
Detta dokument kommer att läggas ut på Inte rnet för samråd. Ytterligare information
om hur intresserade parter kan delta i detta samråd finns i avsnitt V.
II. Allmän bakgrund till kommissionens samrådsförfarande
Alla parter vinner på samråd
Olika tillvägagångssätt för samråd utgör en del av de europeiska institutionernas
verksamhet genom hela lagstiftningsprocessen, från arbetet med att utforma politikeninnan kommissionen lägger fram ett förslag och de lagstiftande instansernasantagande av förslaget till genomförandet av detsamma. Beroende på vilka frågor detrör sig om syftar dessa samråd till att skapa möjligheter för bidrag från i synnerhetregionala och lokala myndigheter, företag och företagssammanslutningar, det civilasamhällets organisationer, berörda ensk ilda medborgare, akademiker eller tekniskt
sakkunniga, samt intr esserade parter i tredjeland.
Vad beträffar institutionaliserade samråd sförfaranden har kommissionen, parlamentet
och rådet särskilda institutionaliserade rådgivande organ till sin hjälp, nämligenEkonomiska och sociala kommittén (ESK) och Regionkommittén (ReK).
Kommissionen fäster stor vikt vid att uppmuntra  dessa instanser att spela en aktiv roll
och har vidtagit nödvändiga åtgärder fö r att så skall ske (se kapitel III).
Dessa instansers mycket viktiga roll ut esluter dock inte di rekta kontakter mellan
kommissionen och intressegruppe rna. Faktum är att det enligt fördragen åligger
kommissionen att genomföra omfattande samråd och att detta bidrar till att lägga frambra förslag inför de lagstiftande församlingarna. Detta är helt i linje med Europeiska
5unionens rättsliga struktur som fastställer att ”kommissionen bör […] företa
omfattande samråd innan den föreslår lagstiftning och, när det är lämpligt,
offentliggöra handlingarna från sådana samråd”2.
Omfattande samråd och den representativa demokratins principer står således inte i
strid med varandra. Det är tydligt att beslutsprocessen i EU främst får sin legitimitetgenom de europeiska folkens valda representanter. Som Europaparlamentet uttrycktedet i sin resolution om vitboken om styrelseformer i EU
3: ”Att samverka med berörda
parter […] kan bara komplettera och inte  ersätta beslutsförfaranden inom de
lagstiftande och demokratiskt  legitimerade institutioner na; I lagstiftningsförfarandet
är det endast rådet och parlamentet i de ras egenskap som lagstiftare som […] kan
vara ansvariga beslutsfattare” . Kommissionens utgångspunkt är följaktligen att låta
berörda parter yttra sig men inte bestämma.
Å andra sidan skall man inte undervärdera svårigheterna med att se till att alla berörda
parter behandlas korrekt och rättvist unde r ett samrådsförfarande. Kommissionen har
framförallt betonat att den har för avsikt att ”minska risken för att de politiska
beslutsfattarna bara lyssnar på argument från en sida eller från särskilda grupper
som har lättare att få tillträde till maktens korridorer […]”4.
Den struktur som läggs fram i detta dokument kommer att bidra till att övervinna
denna risk.
Genom att fullgöra sin skyldighet att samråda säkerställer kommissionen att dess
förslag är tekniskt och praktiskt genomförbar a och baserade på principen att de skall
vara förankrade hos gräsrötterna. Bra sa mråd har med andra ord dubbla syften genom
att de hjälper till att förbättra politikens resultat och samtidigt främjar berörda partersoch den stora allmänhetens engagemang. Öppna och enhetliga samrådsförfarandenfrån kommissionens sida har dessutom en annan fördel. De gör det inte bara möjligtför allmänheten att vara delaktiga i större utsträckning, utan de ökar också delagstiftande organens möjligheter att noggrant granska kommissionens verksamhet(t.ex. genom att tillhandahå lla dokument som sammanfattar resultatet från samrådet).
De civila samhällets organisationers särskilda roll
Även om målgrupperna varierar beroende  på omständigheterna måste kommissionen
under dess samrådsförfaranden a lltid se till att alla berörd a parter i samhället har
möjlighet att uttrycka sina åsikter.
I detta sammanhang spelar det civila samhällets organisationer en viktig roll genom
att de kan underlätta en br ed politisk dialog. I vitboken om styrelseformer i EU
betonade kommissionen därför vikten av  att dessa organisationer deltar i
kommissionens samråd. Kommissionen uppm untrar i synnerhet ett enhetligt
tillvägagångssätt när det gäller möjligheterna för det civila samhällets organisationeratt vara representerade  på europeisk nivå.
                                                
2 Protokoll (nr 7) om tillämpning av subsidiarite ts- och proportionalitetspr inciperna som fogats till
Amsterdamfördraget.
3 A5-0399/2001.
4 Styrelseformerna i EU – vitbok.
6Denna särskilda roll för det civila samhällets organisationer i moderna demokratier är
nära kopplad till de grundläggande rättighete rna för medborgare att grunda föreningar
i syfte att uppnå ett gemensa mt mål, vilket belyses i artikel 12 i den europeiska
stadgan om de grundläggande rättigheterna5. Medlemskap i en förening ger
medborgare en möjlighet till ak tivt deltagande vid sidan av engagemang i politiska
partier eller genom val.
Vitboken om styrelseformer i EU
”Det civila samhället är av stor betydelse för att framföra medborgarnas önskemål
och för att erbjuda tjänster som svarar  mot människors be hov. […] Det civila
samhället ser i ökad utsträckning Europa som en möjlig väg att förändra politikens
inriktning och samhället. […] en chans  att mer aktivt involvera medborgarna i
arbetet för att uppnå unionens mål. De kan erbjudas en möjlighet att i strukturerad
form uttrycka respons, kritik och protester.”
Det kan uppstå en del svårigheter inom de tta politikområde efte rsom det inte finns
någon gemensam eller ens rättslig definition av termen ”civil samhällsorganisation”.Inte desto mindre kan den användas för att hänvisa till en rad av organisationerinbegripet arbetsmarknadens parter, (dvs. fackförbund och arbetsgivarorganisationer);
representativa organisationer på det soci ala och ekonomiska området som inte är
arbetsmarknadsparter i egentlig mening  (till exempel konsumentorganisationer);
frivilligorganisationer (icke-statliga orga nisationer) som samlar människor kring
gemensamma mål,  t.ex. miljöskyddsföreningar, organisationer för skydd av demänskliga rättigheterna, välgörenhetssammanslutningar, utbildningsorganisationer,osv.; lokalt baserade sammanslutningar som uppstår i nä rsamhället och verkar för mål
som dikteras av medlemmarna, t.ex. ungdomsorganisationer, föreningar för
familjefrågor och alla organi sationer som ger medborgarna möjlighet att engagera sig
lokalt och kommunalt; religiösa sammanslutningar.
6
Det är uppenbart att denna beskrivning samlar samhälle ts grundläggande strukturer
utanför regeringen och den offentliga fö rvaltningen, inbegripet ekonomiska aktörer
som allmänt inte anses tillhöra den ”tredje sektorn” eller de icke-statligaorganisationerna. Fördelen är att den är  fullständig och visar att begreppet civila
samhällsorganisationer är djupt rotat i de demokra tiska traditionerna i unionens
medlemsstater.
                                                
5 ”Var och en har rätt till frihet att delta i fredliga sammankomster samt till föreningsfrihet på alla
nivåer, särskilt på det politiska, fackliga och medborgerliga området (…)”.
6 Denna beskrivning överensstämmer med den analys som Ekonomiska och sociala kommittén
utvecklat i ”Det organiserade medborgarsamhällets roll och bidrag vid byggandet av Europa”(EGT C 329, 17 november 1999, s. 30.
7III. Förbättring av kommissionens samrådsförfaranden
 – en pågående process
Kommissionen börjar inte från scratch när de t gäller att involvera berörda parter.
Under de senaste åren har den vidtagit flera åtgärder för att ytterligare förbättrasamrådsförfarandena. Neda n följer några exempel.
Kommissionen kommer att fortsätta denna process i framtiden. Kommissionen är till
exempel mycket engagerad i arbetet me d att tillämpa FN/ECE :s ”Århuskonvention”
om tillgång till information, a llmänhetens deltagande i besl utsprocesser och möjlighet
till rättslig prövning avseende miljöfrågor, e tt område som är mycket viktigt för
Europas invånare
7.
En aktivare roll för de rådgivande organ en inom gemenskapens institutioner
Som angivits i inledningen har Ekono miska och sociala kommittén (ESK) och
Regionkommittén (ReK) nyckelroller i samråd sförfarandet enligt fördragen. I sin
egenskap av institutionaliserade rådgivande EU-organ representerar de en djupt rotadsamrådstradition. Kommissionen vill gärna ut nyttja deras erfarenhet och uppmanar till
en mer aktiv roll för dessa instanser.
Kommissionen slöt 2001 därför samarbetsp rotokoll med Ekonomiska och sociala
kommittén och Regionkommittén. Syftet med pr otokollen är att stärka ESK:s och
ReK:s roll som länk till det organiserade civila samhället (ESK) respektive denregionala nivån (ReK). Beträffande ESK åt erspeglar denna nya strategi framför allt
andan i Nicefördraget. I fördraget ges stöd till ESK som en del av gemenskapensramverk genom att det fastställs att kommittén ”skall vara sammansatt av företrädareför de olika ekonomiska och sociala gr upperingarna i det or ganiserade civila
samhället”.
Inom kommissionen kommer dessa protokoll att tillämpas
8 på grundval av en intern
handledning för kommissionens avdelningar.
Enligt protokollen kommer dessa organ att inom en nära framtid ombedjas att
organisera samråd på ko mmissionens vägnar. Det komme r då att bli nödvändigt att
tillsammans med dem diskutera hur de kan hålla sig till den strategi som fastställs idetta dokument.
Öppna samrådsförfaranden
                                                
7 Detta kan innebära att det krävs ytterligare genomförandeåtgärder på gemenskapsnivå, vilket är under
övervägande.
8 Tillämpning av dessa protokoll kommer att innebära begäran om preliminära yttranden i övergripande
frågor inom ramen för kommissionens strategiska prioriteringar och systematiskt samråd
avseende grön- och vitböcker, samt ökat tillfälligt samarbete (utfrågningar, gemensamma
konferenser, andra arrangemang).
När det gäller ESK kan man även överväga andra sätt att stärka dess roll för att underlätta dialogen
med det civila samhället.
8Kommissionen genomför omfattande offentli ga samrådsförfaranden på grundval av
samrådsdokument, dvs. grön- och  vitböcke r samt meddelande. Inom  ramen för dessa
öppna samråd kan alla intr esserade parter och enskilda lämna uppgifter och
synpunkter till kommissionen, i enlighet med den strategi som kommissionen följer
att alla aktörer skall ingå.
Detta medför dock ett antal praktiska svårigheter som kommissionen har börjat att ta
itu med. Öppna samrådsförfaranden har en  tendens att leda till en stor mängd
kommentarer vilket ofta är svårt och till och med omöjligt att hantera. Genominitiativet för interaktiv politik har kommissionen utvecklat ett speciellt on line-verktyg för att komma till rätta med detta problem.
Initiativet för interaktiv politik
Den 3 april 2001 antog europeiska kommi ssionen ett meddeland e om interaktiv
politik (C(2001) 1014) som syftar till a tt förbättra styrelseformerna genom
användning av Internet som ett öppet forum för att samla in och analysera reaktioner
och använda dessa i Europeiska unionens lagstiftningsprocess. Initiativet för
interaktiv politik är ett av de verktyg som kommer att hjälpa kommissionen att som en
modern förvaltning snabbare och mer exak t svara på medborgares, konsumenters och
näringslivets yrkanden.
Initiativet för interaktiv politik omfattar utveckling av två Internetbaserade
mekanismer som kommer att förbättra kommissionens möjlighet att bedöma vilka
följder EU:s politik (eller avsaknad av politik) kommer att få inom följande områden.
- En återkopplingsmekanism som bidrar till att samla in spontana reaktioner från
marknaden. Förmedlingen sker via befintliga nätverk och kontaktytor i syfte
att få fortlöpande tillgån g till de ekonomiska aktörernas och EU-medborgarnas
synpunkter och erfarenheter.
- En samrådsmekanism som utformats för att snabbare och på  ett strukturerat
sätt ta emot och lagra kommentarer till nya initiativ. Detta inbegriper
upprättandet av permanenta paneler, so m till exempel Företagspanelen, för att
göra en bedömning av synpunkterna.
Riktade samrådsförfaranden
Bra samråd kräver att man identifierar de lämpligaste samrådskanalerna. Detta kan
inbegripa behovet av att klart definier a ett samrådsförfara ndes målgrupp/grupper.
Exempel på sådana målinriktade samrådsmekanismer är formella samrådsforum som
kommissionen officiellt har upprättat, andra strukturerade samrådsgrupperingar, samt
tillfälligt samråd (t ex. utfrågningar) med i nbjudna representanter för par inom den
berörda sektorn9 och allmänheten.
                                                
9 När det gäller finansiella tjänster har kommissionen på grundval av resolutionen om effektivare
reglering av EU:s värdepappersmarknad, som godkändes vid Europeiska rådets möte iStockholm i mars 2001, infört ett omfattande och systematisk samrådsförfarande som skallske tidigt i samband med antagande av lagstiftning och tekniska genomförandebestämmelser.
9Genom sin blotta natur ger dessa forum en sorts privilegierad tillgång till
kommissionens process för att utforma politiska strategier. Genom att nå enminiminivå för kraven på överskådliga styrelseformer skall man därför belysa dessabefintliga mekanismer för samråd. På Internet finns en databas över dessa organ,inbegripet information om deras ansvarsområde, sammansättning och arbetsmetoder.
Coneccs
I databasen Coneccs ( Samråd mellan Europeiska kommissionen och det civila
samhället ) har man samlat uppgifter om forme lla och strukturerade samrådsorgan10.
Syftet är att tillhandahålla information om kommissionens kommittéer och andra
ramverk genom vilka det civila samhällets organisationer tillfrågas på ett formellt och
strukturerat sätt.
Via Coneccs webbsida på Europa-serve rn kan allmänheten också ta del av
information om icke vinstdri vande civila samhä llsorganisationer som är organiserade
på europeisk nivå. Denna förteckning över organisationer har skapats på frivillig
grund och syftar bara till att vara en info rmationskälla och inte  som ett officiellt
erkännande av organisationerna.
Coneccs är ett dynamiskt verktyg under ständig utveckling.
Det är uppenbart att öppna och mer riktad e samrådsförfaranden inte nödvändigtvis
utesluter varandra. Beroende på vilken politisk fråga som berörs utgör båda ofta endel av en blandning av samrådsförfaranden so m syftar till att få de berörda parterna att
tillföra så mycket som möjligt.
IV. Allmänna principer och miniminormer för kommissionens samråd
Mot bakgrund av den utveckling som beskri vs i kapitel III önskar kommissionen nu ta
nästa steg mot en bättre struktur för samråd genom att föreslå ett antal allmännaprinciper och miniminormer fö r dess samrådsförfaranden.
Kännetecken och omfattning
Samrådet mellan kommissionen och berörda parter skall stödjas av vissa allmänna
principer. Principerna skulle fastställa de n omgivning i vilken båda parter kommer att
vara verksamma. De skulle också utgöra  grunden för eventuell framtida utveckling
beträffande samrådsstrategier. De föreslagna principerna stödjer sig framför allt på deallmänna principer som är vägledande för förvaltningen av kommissionensåligganden. Dessa grundläggande princi per belystes i kommissionens vitbok om
styrelseformer i EU: öppenhet, delaktighet, tydlig ansvarsfördelning, effektivitet och
konsekvens.
                                                
10 http://europa.eu.int/comm/civil_society/coneccs/index.htm
10För att samrådet skall gå bra räcker det inte att en part följer dessa principer, utan båda
de parter som deltar i samrådsprocessen måste tillämpa dem effektivt.
Förslaget innebär att kommissionen kommer att rätta sig efter allmänna principer och
de miniminormer som faststä lls i detta dokument när den genomför öppet eller riktat
samråd kring större politiska initiativ11, utan att det påverkar tillämpningen av mer
avancerad praxis som kommissionens avdelningar tillämpar eller speciellabestämmelser för vissa politikområden. Varken de allmänna principerna ellerminiminormerna är juridiskt bindande.
I detta dokument avses med ”samråd” de  förfaranden med hjälp av vilka
kommissionen önskar få externa berörda parter att tillföra något till dess utformning avpolitiken innan kollegiet av kommissionsledamöter fattar beslut. Följaktligen omfattasföljande områden inte av de allmänna principerna och miniminormerna:
- Särskilda samrådssystem om vilka det finns bestämmelser i fördragen (t ex.
vilken roll de institutionaliserade rådgivande organen skall ha, den socialadialogen enligt artiklarna 137 till 139 i EG-fördraget) eller annangemenskapslagstiftning.
- Krav på samråd i enlighet med internationella överenskommelser.- Medlemsstaternas representanter s deltagande genom det så kallade
kommittéförfarandet
12.
Som angetts i vitboken om styrelseformer i EU kommer de allmä nna principerna och
miniminormerna för samråd i framtiden att kompletteras, men inte ersättas, av tvåandra instrument som kommissionen för närvarande håller på att utforma.
Det rör sig om en uppsättning riktlinjer avseende anlitande av sakkunniga som syftar
till att samla och sprida  goda rutiner. Särskilt skall de  utgöra grunden för expertisens
öppenhet, blandade sammans ättning och integritet. De kommer att gälla när
kommissionen ställs inför en politisk fråga som i viss utsträckning vilar på envetenskaplig bedömning. Riktlinjerna skall genomföras samordnat med deminimivillkor som läggs fram i detta dokument, eftersom det ofta finns ett behov av
samspel mellan experter och berörda när politiken utarbetas.
En ram för en systematiskare dialog med sammanslutningar för regionala och lokala
myndigheter inom EU.
                                                
11 Större politiska initiativ är de som kommer att kräva en utökad bedömning av effekterna.
12 Enligt rådets beslut 1999/468/EG.
11Dessa instrument kommer att motsvara de särskilda behov som finns inom de politiska
områden som berörs.
Allmänna principer
DELTAGANDE
”EU:s politiska beslut måste ha kvalitet […]. För detta krävs bred delaktighet i hela
beslutsprocessen - fr ån beredning till tillämpning.”13
När kommissionen utformar och tillämpar sin politik måste den arbeta med bred
förankring. I samband med större politiska initiativ måste den därför ägna sig åtsamråd i så stor utsträckning som möjligt. Detta gäller i synnerhet i samband medlagförslag.
Ö
PPENHET OCH TYDLIG ANSVARSFÖRDELNING
”[De europeiska] institutionerna bör arbe ta öppnare […] för att öka förtroendet för
komplicerade institutioner.”14
”Var och en av EU-institutionerna måste förklara och ta ansvar för vad den sysslarmed.”
15
Kommissionen anser att förvaltning och utfo rmning av politik måste ske öppet för att
människor utanför institutionerna skall förstå och ha förtroende för densamma. Dettagäller särskilt i samband me d samrådsförfarandet som utgör den främsta kontakten
med olika samhällsintressen.
Kommissionens samrådsförfaranden måste fö ljaktligen också vara öppet både för dem
som är direkt engagerade och för allmänheten. Det måste vara tydligt:
/g183 vilka frågor som behandlas,
/g183 vilka mekanismer som används  för att genomföra samråd,
/g183 vem som deltar i samr ådet och varför,
/g183 vad som påverkat besluten i samband med utformningen av politiken.
Följaktligen måste intresserade parter s verksamhet också vara öppen så att
allmänheten har kunskap om vilka aktörer som deltar i samrådsf örfarandena och hur
de agerar.
                                                
13 Vitbok om styrelseformer i EU.
14A.a.
15 A.a.
12Öppenhet och tydlig ansvarsför delning är således viktiga principer för förvaltningen
av organisationer när de vill bidra till utvecklingen av EU:s politik. Det måste varatydligt
/g183 vilka intressen de representerar,
/g183 i vilken utsträckning denna re presentation är allomfattande,
/g183 i vilken utsträckning organisati onerna återspeglar dessa intressen.
Berörda parter som önskar lämna in kommentarer gällande ett politiskt förslag från
kommissionen måste därför kunna lämna de n information som beskrivs ovan till
kommissionen och till allmänheten. Databasen Coneccs är ett bra hjälpmedel i dettasammanhang.
E
FFEKTIVITET
”De politiska besluten måste vara effek tiva och fattas vid rätt tidpunkt. De måste
uppnå vad som krävs […].16”
För att samråden skall bli effektiva måste de inledas så tidigt som möjligt. Intresserade
parter bör därför engageras i utformningen av politiken i ett skede då de fortfarandekan påverka formuleringen av grundl äggande mål, hur dessa skall uppnås,
resultatindikatorer och när så är lämpligt det första utkastet till den berörda politiken.Eventuellt kan samråd be hövas vid flera tillfällen.
Dessutom kommer både kommissione n och de externa berörda parterna att ha nytta av
att förstå den andra partens perspektiv. Kommissionen är verksam inom en inriktning
och en politisk ram som är påverkad av många faktorer. Till exempel måste den tahänsyn till de åligganden den har gentemot övriga europeiska institutioner enligtfördragen liksom gentemot tredje land oc h internationella or ganisationer enligt
internationella överenskommelser.
En förutsättning för effektivitet är respekten för proportionalitetsprincipen. Därför
måste tillvägagångssätt och omfattning för ett samråd alltid st å i proportion till den
påverkan som det förslag som är föremål för samrådet har och ta hänsyn till despeciella restriktioner som är förbundna med förslaget.
En bättre insikt om dessa faktorer oc h om hur kommissionen arbetar kommer att
hjälpa externa berörda parter att ha rea listiska förväntningar gällande vad som kan
uppnås.
K
ONSEKVENS
”Beslut och åtgärder måste vara konsekventa […]”17
                                                
16 A.a.
17 A.a.
13Kommissionen kommer att se  till att det finns konse kvens och öppenhet i dess
avdelningars arbetssätt i samba nd med deras samrådsförfaranden.
Kommissionen kommer att införa ett system för återkoppling, utvärdering och översyn
inom samrådsförfarandet.
Det räcker dock inte att bara kommissi onen ser över sina eg na prestationer inom
samrådsförfarandet. Intressegr upperna måste också göra en översyn av förfarandet så
att de kan se vad de kan lä ra från det och kontrollera a tt de faktiskt bidrar till ett
system med insyn, öppenhet och en tydlig ansvarsfördelning.
Resultaten av en sådan översyn kan se dan tas under överväga nde tillsammans med
resultaten från kommissionens interna översyn för att man skall få en bättre bild av hurarrangemangen fungerar och hur de kan förbättras och utvidgas.
Miniminormer
A.  T YDLIGT INNEHÅLL I SAMRÅDET
Alla meddelanden rörande samrådet skall vara tydliga och koncisa och innehålla
alla de uppgifter som krävs för att underlätta svaren.
Informations- och samrådsdokument sk all bland annat tillh andahålla följande
uppgifter:
/g183 En sammanfattning av samrådets sammanhang, omfattning och mål inbegripet en
beskrivning av de särskilda frågor som kan diskuteras eller frågor som är av
särskild vikt för kommissionen.
/g183 Detaljerade uppgifter för eventuella utfr ågningar, möten eller konferenser när så är
relevant.
/g183 Uppgifter om kontaktpersoner och tidsfrister.
/g183 En förklaring av kommissionens förfara nden för behandling av bidrag och feed-
back samt nästa steg i utvecklingen av politiken.
/g183 En hänvisning till dokumentation som berör fr ågan om sådan inte bifogas (även,
när så behövs, dokument från kommissionens avdelningar).
B. O FFENTLIGGÖRANDE
Kommissionen skall sörja för lämplig publicitet och anpassa sina
kommunikationskanaler för att tillgodose behoven hos alla målgrupper.
Offentliga samråd med allmä nheten skall alltid  offentliggöras på Internet och en
gemensam portal utan att andra kommunikationskanaler utesluts.
14För att rikta in sig på den bredare allmänheten kommer en enda gemensam portal för
samråd att skapas där berörda parter skall kunna hitta info rmation och relevant
dokumentation. Kommission skulle för detta  syfte kunna använda webbportalen ”Din
röst i EU”18.
Man bör dock parallellt fortsätta att tillämpa mer traditionella alternativ (t ex.
pressmeddelande, utskick) . När det är lämpligt och möjligt bör kommissionen
tillhandahålla samråd sdokument i alternativa format så a tt de i större utsträckning blir
tillgängliga för personer med handikapp.
C. T IDSFRISTER FÖR DELTAGANDE 
Kommissionen skall alltid se till att det finns tillräckligt med tid för planering och
svar på inbjudningar oc h skriftliga bidrag. Kommissi onen anser för närvarande
att den skall sträva efter att parterna får mi nst 6 veckor på sig att lämna in svar i
samband med skriftliga offentliga samråd och att informera om möten senast 20
arbetsdagar i förväg.
Huvudregeln är att de som deltar i kommissi onens samråd ges tillräckligt med tid för
förberedelser och planering.
För samrådsperioderna bör man finna en rimlig balans mellan behovet av tillräckligt
med information och behovet av snabba besl ut. I brådskande fall eller då intresserade
parter redan har haft tillräckliga möjligheter att ge uttryck för sina åsikter kan periodenkortas. Å andra sidan kan en tid på mer än sex veckor vara nödvändig för att hänsyn
skall kunna tas till vissa befi ntliga bindande instrument (detta gäller framförallt
anmälningskrav enligt WTO-avtalet) eller ett visst förslags egenskaper (till exempelp.g.a. de olika berördas olikheter eller för att frågan är komplicerad).
När tidsfristen för inlämnande av ko mmentarer har gått ut  kommer kommissionens
avdelning att avsluta samrådet och fortsätta med nästa steg i förvaltningsförfarandet(t ex. förbereda kommissi onsledamöternas beslut).
D. B
EKRÄFTELSE OCH FEEDBACK
Inkomna bidrag skall bekräftas genom mottagningsbevis. Resultatet av det
offentliga samrådet skall presenteras på webbsidor som är länkade till den
gemensamma portalen på Internet.
Beroende på antalet kommentarer och tillgängliga resurser kan en bekräftelse ske på
följande sätt:
/g183 Ett individuellt svar (via e-post eller i pappersformat).
                                                
18 http://europa.eu.int/yourvoice
15/g183 Ett kollektivt svar (via e-post eller  på kommissionens gemensamma samrådsportal
på Internet. Om kommentarer läggs ut  på den gemensamma  portalen inom 15
dagar betraktas det som ett mottagningsbevis.)
Bidragen kommer att analyseras noggr ant för att undersöka om och i vilken
utsträckning de åsikter som kommer till uttryck kan beaktas i politikförslagen. Dessabidrag kommer att offentliggöras på den gemensamma portalen.
Kommissionen kommer att främja rutiner för adekvat feedback till de parter som
lämnar in svar och till allmänheten.
I synnerhet skall den motivering som bifogas lagstiftningsförslag från kommissionen
innehålla resultaten av tidigare samrådsför faranden liksom en beskrivning av hur dessa
har genomförts och resultaten beaktats i förslaget. Dessutom kommer resultaten avsamråd som genomförts inom ramen för kons ekvensbeskrivningen att sammanf attas i
rapporter avseende den berörda frågan.
E. S
ÄRSKILDA FRÅGOR FÖR RIKTADE SAMRÅD
När kommissionen genomför riktade samrådsförfaranden skall den se till att
relevanta parter har möjlighet att yttra sig.
För att säkerställa rättvis behandling skall kommissionen se till att följande parter i
lämplig utsträckning ingår i riktade samrådsförfaranden:
/g183 De som berörs av politiken.
/g183 De som kommer att delta i genomförandet av politiken.
/g183 Organ som har fastställt mål som ger dem direkt intresse i politiken.
När kommissionen fastställer vilka parter som skall ingå i samrådet bör den också
beakta följande:
/g183 Den mer omfattande inverkan politiken kommer att få på andra politikområden, till
exempel miljöintressen.19
/g183 Behovet av särskild erfarenhet, sakkunskap eller tekniska kunskaper.
/g183 Behovet av att icke organise rade intressen involveras.
/g183 Deltagarnas bidrag i tidigare samråd.
/g183 Behovet av lämplig balans mellan företrädarna för:
/g167 stora och små organisationer,
                                                
19 Artikel 6 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.
16/g167 sociala och ekonomiska aktörer,
/g167 större grupperingar och särskilda målgrupper (t.ex. kvinnor, äldre
personer, arbetslösa eller etniska minoriteter),
/g167 organisationer i Europeiska uni onen samt organisa tioner i länder
utanför gemenskapen (t.ex. kandida tländerna, utvecklingsländer eller
länder som är viktiga handelspar tner för Europeiska unionen).
När det är lämpligt skall ko mmissionen uppmuntra berörda pa rter som är organiserade
på europeisk nivå a tt lämna ett bidrag.
Det bör noteras att Ekonomiska och so ciala kommittén har fastställt ett antal
kvalifikationskriterier för den så kallade dialogen med medborgarna20. Kommittén
önskar diskutera dessa kriterier ytterligare med de Europeiska institutionerna och detcivila samhällets organisationer.
Om det redan finns ett formellt eller strukturerat samrådsorgan kommer kommissionen
att agera för att se till att dess sammansättning väl återspeglar den sektor detrepresenterar. Om så inte är fallet skall kommissionen överväga hur man skall
säkerställa att alla intressen beakta s (t ex. genom andra samrådsformer).
Resultaten från mer begränsade samråd skall så långt det är möjligt vara tillgängliga
för allmänhetens granskning på den gemensamma portalen på Internet.
V.  Samråd avseende de föresl agna allmänna principerna och
miniminormerna
Efter offentliggörandet av dess vitbok om  styrelseformer i EU har kommissionen
mottagit många kommentarer
21 som är mycket positiva till kommissionens
engagemang för att skapa en enhetlig ram för samråd med berörda parter. Mångabidrag innehåller redan operativa förslag som direkt berör den strategi som utvecklas i
detta dokument. Flera organisa tioner betonade att de var intresserade av att förse
kommissionen med mer de taljerade kommentarer på grundva l av ett faktiskt utkast till
förslag till en ram för samråd.
                                                
20 ”För att kunna komma i fråga måste en europeisk organisation uppfylla följande krav: Ha en varaktig
struktur på gemenskapsnivå. Ha direkt tillgång till medlemmarnas sakkunskaper och därmed
snabb och konstruktiv rådfrågning. Företräda allmänna angelägenheter av europeiskt
samhällsintresse. Vara sammansatt av organisationer som på respektive medlemsstatsnivå ärerkända som representativa för de intressen de företräder. Ha representationsorganisationer idet stora flertalet av medlemsstaterna inom EU. Ha redovisningsskyldighet gentemotmedlemmarna. Ha mandat att representera och agera på europeisk nivå. Vara oberoende ochobunden av direktiv från andra parter. Vara öppen, i synnerhet beträffande finanserna och
beslutsprocessernas struktur.” (Yttrande om ”Styrelseformerna i EU – vitbok” av den 20 mars
2002, CES 357/2002) .
21 Dessa kommentarer visas på kommissionens webbplats ”Governance”.
17Kommissionen vill därför uppmuntra alla berörd a parter att kommentera de föreslagna
allmänna principerna och miniminormerna genom att ge dem en möjlighet att lämnayttranden.
Dessa yttranden och de kommentarer som kommissionen redan har tagit emot
kommer att analyseras noga för att se om, oc h i vilken utsträckning, de kan införlivas
i den slutliga versionen av de allmänna principerna och miniminormerna somkommissionen skall anta under hösten 2002.
Reaktioner på kommissionens förslag skall skickas till kommissionen före den 31 juli
2001.
Bidrag kan skickas till följande e-postadress:
SG-Consultation-minimumstandards@cec.eu.int
eller till:
Europeiska kommissionen
GeneralsekretariatetKontor: BREY 9/210B-1049 BrysselBelgien
Alla bidrag kommer att läggas  ut på webbplatsen ”Governance”.
De intressegrupper som lämnar in kommentar er å sina organisationers vägnar kommer
att ombes att lämna grundläggande info rmation till kommissione n om sina allmänna
mål, deras struktur och hur de ha r samrått med sina medlemmar gällande
kommissionens förslag. Om dessa orga nisationer redan finns med i Coneccs-
databasen kommer de att ombes att se till att de uppgifter som rör deras organisationär aktuella. De organisationer som inte vill utnyttja denna möjlighet eller som inteuppfyller valbarhetskriterierna kommer a tt få ett särskilt informationsblad.
18Övergripande information om detta samråd kommer att tillhandahållas på
kommissionens webbplats ”Governance ” på följande Internetadress:
http://europa.eu.i nt/comm/governance/index_sv.htm