MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET, RÅDET, EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN OCH REGIONKOMMITTÉN Genomgående e-upphandling för att modernisera offentlig förvaltning /* COM/2013/0453 final */





1. Inledning I detta meddelande behandlas läget för genomförandet av ”genomgående e-upphandling”[1] (”end-to-end”, från elektronisk publicering till elektronisk betalning) inom EU, i enlighet med meddelandet ”En strategi för e-upphandling från 2012”[2]. I meddelandet anges de åtgärder som EU och medlemsstaterna bör vidta för att övergången till en genomgående e-upphandling ska bli verklighet. Förvaltningen av offentlig upphandling är av största politiska vikt mot bakgrund av den pågående skattekonsolideringen. Eftersom de offentliga utgifterna för varor, bygg- och anläggningsarbeten och tjänster står för 19 % av EU:s BNP[3] kan en effektivare förvaltning av dessa i hög grad bidra till en förbättring av den allmänna effektiviteten beträffande offentliga utgifter. Den rådande krisen ger medlemsstaterna en möjlighet att göra ytterligare strukturella ändringar i sina förvaltningar i syfte att minska andelen av BNP som går till offentliga utgifter samtidigt som stimulans ges till att investera sparade medel i tillväxtfrämjande politik. Enligt Världsbankens bedömning kan e-upphandling leda till besparingar på mellan 6 och 13,5 % av de totala offentliga utgifterna för upphandling[4]. En effektiv offentlig förvaltning utgör en central faktor för att EU:s ekonomi ska vara konkurrenskraftig. Modernisering av offentlig förvaltning fastställdes som en av fem prioriteringar i kommissionens årliga tillväxtöversikt 2012 och 2013[5]. Reformer av offentlig upphandling, digitalisering av offentlig förvaltning, minskad byråkrati och ökad insyn utgör samtliga tillväxtfrämjande inslag. Övergången till genomgående e-upphandling kan medföra stora besparingar, underlätta strukturellt nytänkande inom vissa områden av offentlig förvaltning och utgör en möjlig tillväxtfaktor genom att den inre marknaden öppnas och innovation och förenkling främjas. Övergången kan även bidra till att främja små och medelstora företags deltagande i offentlig upphandling genom minskad byråkrati, ökad öppenhet om affärsmöjligheter och lägre kostnader för att delta. Genomgående e-upphandling handlar inte om ett it-projekt som bara är en upprepning av pappersbaserade förfaranden. Tvärtom, det handlar om en möjlighet att omorganisera den offentliga förvaltningen från grunden. Genomgående e-upphandling utgör därför ett centralt inslag för att förverkliga de nämnda prioriteringarna och kan bidra till målen för hållbar tillväxt i Europa 2020-strategin. För att kunna dra nytta av fördelarna med e-upphandling[6], och som ett led i moderniseringen av den rättsliga ramen för offentlig upphandling[7], föreslog kommissionen i slutet av 2011 att e-meddelande[8], e-tillgång till upphandlingsdokument[9] och elektronisk inlämning av anbud (e-anbud)[10] ska bli obligatoriska steg. Kommissionen har antagit ett förslag som syftar till digitalisering av ett annat steg i upphandlingsförfarandet: e-fakturering. Syftet med förslag, som läggs fram i den andra inremarknadsakten från 2012, är att åstadkomma en övergång till obligatoriskt godkännande av e-fakturor från alla offentliga köpares sida inom en tidsfrist som ligger så nära den motsvarande tidsfristen för e-upphandling som möjligt. Detta skulle maximera vinsterna för EU-ekonomin och göra det möjligt för europeiska företag och upphandlande myndigheter att fullt ut dra nytta av fördelarna med den digitala inre marknaden. Moderniseringen av den rättsliga ramen för offentlig upphandling och förslaget om e-fakturering berör de viktigaste faktorerna för digitaliseringen av den offentliga upphandlingen. E-betalning omfattas redan i hög utsträckning av lagstiftningen om ett gemensamt eurobetalningsområde (Sepa) medan e-beställning är beroende av genomförandet av elektroniska kataloger, som ingår i lagstiftningsförslaget om offentlig upphandling. Den återstående processen (e-arkivering) är i sin tur beroende av e-fakturering, vilket bekräftar behovet av att genomföra e-fakturering först. Därför planerar kommissionen inga lagstiftningsförslag om att digitalisera de återstående processerna i detta skede, även om slutmålet är att hela upphandlingsförfarandet, från e-meddelande till e-betalning, ska genomföras elektroniskt. Kommissionen kommer emellertid att övervaka den framtida utvecklingen på dessa områden och kan besluta att vidta åtgärder om den anser det lämpligt eller nödvändigt. Medlemsstaterna kommer att spela en avgörande roll vid införandet av genomgående e-upphandling eftersom de kommer att behöva utarbeta genomförbara strategier för att styra övergången. Flertalet av de strategier som tagits fram hittills innehåller inga handlingsplaner för att hantera operativa problem. Av de 22 medlemsstater som har infört strategier för e-upphandling har bara åtta fastställt mål för användning av e-upphandling. 2. Genomgående e-upphandling som ett verktyg för moderniseringen av den offentliga förvaltningen Medlemsstaterna bör utnyttja tillfället att införa genomgående e-upphandling för att förbättra genomförandet av offentliga upphandlingar och även, vilket är ännu viktigare, för att modernisera metoderna för offentlig upphandling från grunden. För att maximera nyttan måste man utgå från en strategisk och helhetsinriktad infallsvinkel, där lämplig politik och en lämplig rättslig ram fastställs och styrning och samordning garanteras. Det krävs till exempel politiska åtgärder för att garantera att företagen har smidig tillgång till upphandlingsmöjligheter. Detta kan åstadkommas genom att alla nationella upphandlingsmöjligheter publiceras på en enda webbplats eller genom inrättande av flera webbplatser med inbördes informationsutbyte. Genomgående e-upphandling innebär en möjlighet att omforma hela upphandlingsförfarandet från grunden, vilket kan påverka graden av (de-)centralisering av medlemsstaternas offentliga upphandling[11] Genomgående e-upphandling kan vidare bidra till att förbättra den allmänna administrativa effektiviteten genom att förloppet från inköp till betalning förkortas, genom att byråkratin minskas och genom bättre möjlighet till revision. Detta minskar i sin tur risken för korruption och skattebedrägeri, ökar datasäkerheten och leder till färre tvister[12]. Den centrala upphandlingsmyndigheten i Lombardiet bedömde under 2009 att införandet av e-upphandling hade minskat upphandlingsförfarandenas varaktighet med 26 % och antalet tvister med 88 %. Dessutom främjar digitaliseringen övervakningen av offentlig upphandling och därigenom av en betydande andel av de offentliga utgifterna. I Portugal möjliggör portalen ”Base” för offentlig upphandling[13] övervakning av utgifterna för offentlig upphandling och dess volym, och det blir också möjligt att föra statistik över typ av inköp, anbudsförfaranden som företag vunnit etc. Genomgående e-upphandling kan även ge upphov till spridningseffekter genom att stimulera till en mer omfattande digitalisering av statliga tjänster, vilket leder till effektivare och mer medborgar- och affärsvänliga offentliga tjänster. Detta kan även stimulera till innovation och bidra till uppnåendet av målen för en digital agenda för Europa[14] och EU:s handlingsplan för e-förvaltning 2011–2015[15]. Införandet av e-fakturering kan bidra till automatiseringen av andra processer efter tilldelning genom spridningseffekter, till exempel e-beställning, e-betalningar och e-arkivering. Dessutom kan e-intyg[16] upprättas som digitala gemensamma kontaktpunkter för alla intyg som krävs i samband med offentlig upphandling. Upphandlande myndigheter skulle inte längre behöva begära in handlingar från företag eftersom handlingarna skulle vara tillgängliga via internet. Dessa e-intyg skulle kunna användas av andra offentliga myndigheter än upphandlande myndigheter, vilket skulle leda till förenklingar och minskad byråkrati. I Italien beräknas ett sådant system innebära besparingar på uppemot 1,2 miljarder euro per år för företagen[17]. Användningen av e-intyg vid Frankrikes centrala upphandlingsorgan, UGAP, har lett till att administrationskostnaderna har minskat med 35 % och till att tilldelningsprocessen har förkortats med 10 dagar. Flera länder har redan börjat införa genomgående e-upphandling. Fördelarna blir ännu större om man lyckas undvika förekomsten av parallella system (elektroniskt baserade och pappersbaserade). 3. Genomgående e-upphandling för att öka de små och medelstora företagens deltagande i offentlig upphandling En majoritet av de små och medelstora företagen är rustade för att kunna delta i och dra nytta av genomgående e-upphandling. Enligt siffror från Eurostat från 2013[18] var det bara 4,6 % av de små och medelstora företagen som inte hade tillgång till internet 2012. Särskilt e-fakturering kan innebära sänkta kostnader för och enklare hantering av utgående fakturor. Genom automatisering blir det dessutom möjligt att begränsa antalet fel, samtidigt som revisioner och skatteuppbörd underlättas. Det senare leder i sin tur till minskad byråkrati för företagen, som är särskilt betungande för små och medelstora företag. Flera studier visar att små och medelstora företag anser att e-upphandling är en fördel[19]. Bland de positiva aspekter som små och medelstora företag framhåller är smidigare tillgång till information, tillgång till fler och mer varierade upphandlingsmöjligheter och enklare förfaranden. Erfarenheten från länder där e-upphandling är praxis (t.ex. Portugal och Irland) är överlag positiv. I Sydkorea ökade de små och medelstora företagens deltagande i offentlig upphandling med 20 % mellan 2003 (när e-upphandling infördes) och 2010. Trots de inneboende förtjänsterna bör åtgärder vidtas på EU-nivå, nationell nivå och regional nivå för att främja små och medelstora företags tillgång till genomgående e-upphandling (se avsnitt 5). Framför allt bör medlemsstaterna främja billig och lättanvänd e-fakturering samt e-upphandlingstjänster i syfte att minimera alla eventuella kostnader och komplexa förfaranden. 4. Begränsad användning av e-upphandling men snabb tillväxt 4.1. Nuläget avseende e-fakturering Fördelarna med e-upphandling vinner ett allt större erkännande, och flera medlemsstater har därför tagit initiativ för att införa e-fakturering. E-upphandling inom offentlig upphandling är för närvarande obligatoriskt i någon utsträckning i Danmark, Sverige och Finland och kommer att bli obligatoriskt i Österrike (på federal nivå) samt i Italien från och med 2014. I Nederländerna har man utvecklat en portal (Digipoort) genom vilken e-fakturor kan skickas till den centrala förvaltningen och det pågår åtgärder för att inbegripa regionala och lokala organ. I Frankrike och Tjeckien kan de statliga departementen välja om de vill göra e-fakturor obligatoriskt. Också i andra länder såsom Spanien, Belgien, Irland och går utvecklingen mot en mer allmän användning av e-fakturering inom offentlig upphandling. Trots dessa insatser är införandet av e-fakturering inom offentlig upphandling fortfarande begränsat inom EU. Enligt uppgifter från Eurostat använder bara 12 % av företagen elektroniska metoder i sitt utbyte av fakturor med offentliga myndigheter. Enligt en annan källa står e-faktureringen inom EU bara för 4–15 % av alla transfererade fakturor. Företag som skickar/mottar både e-fakturor i en standardiserad struktur som lämpar sig för automatiserad hantering och elektronisk data till/från offentliga myndigheter 2011 [procent] (Källa Eurostat) Dessutom har de länder som infört obligatorisk e-fakturering ofta gjort detta på grundval av sina egna nationella standarder för e-fakturering, som till största delen inte är driftskompatibla. Detta har orsakat en splittring av den inre marknaden och har lett till ökade kostnader och komplexa förfaranden för e-fakturering i samband med offentlig upphandling över nationsgränser. Samtliga intressenter går miste om potentiellt betydande besparingsmöjligheter som inte utnyttjas. I kommissionens meddelande ”Att utnyttja fördelarna med elektronisk fakturering i Europa”[20] från 2010 fastställs målet att e-upphandling år 2020 ska vara den dominerande faktureringsmetoden i EU och en plan för ökat utnyttjande. Kommissionen har nu antagit ett förslag som syftar till att göra e-fakturering till standardmetoden för fakturering inom offentlig upphandling (se 5.1). 4.2. Nuläget avseende e-upphandling E-meddelande och e-tillgång till upphandlingsdokument är allmänt tillgängligt inom hela EU, även om dessa funktioner inte tillämpas för alla förfaranden och inköp i vissa medlemsstater. I 22 medlemsstater har användning av e-meddelande redan blivit obligatoriskt, i god tid före EU-lagstiftningens ikraftträdande. I en studie som genomfördes på uppdrag av kommissionen 2013[21] uppskattas utnyttjandenivån vad gäller e-anbud inom EU till omkring 10 %[22] 2011 (+13 % jämfört med 2010). Litauen, Portugal, Sverige och Storbritannien gjorde avsevärda framsteg, eftersom utnyttjandet uppskattades till över 30 % 2011. Emellertid hade de flesta länderna en utnyttjandenivå på under 5 %, medan det i följande 4 länder saknades tillgång till e-anbud vid offentlig upphandling 2012: Bulgarien, Grekland, Ungern och Slovenien. I en majoritet av medlemsstaterna (15 stycken) är e-anbud frivilligt. Bara Portugal har gjort e-anbud obligatoriskt för alla upphandlande myndigheter och vid alla inköp, dock endast över en viss tröskel. I fem medlemsstater är det obligatoriskt i vissa särskilda fall. Enligt uppskattningar ger tillämpningen av e-upphandling i Portugal besparingar på mellan 6 och 18 % av de totala utgifterna för offentlig upphandling. E-upphandling har även blivit obligatoriskt på regional nivå (t.ex. i Flandern och Lombardiet). Detaljerade profiler över e-upphandling i de olika länderna återfinns på: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/eprocurement/d2-annex-eprocurement-country-profiles-final_en.pdf Sammantaget är bilden av e-upphandling mycket splittrad[23] och sammansatt, med ett stort antal olika förfaranden, it-tekniker och certifieringskrav, vilket innebär att de metoder som används inte fullt ut utnyttjar it-teknikernas möjligheter. E-upphandlingssystemens användarvänlighet och driftskompabilitet är viktiga faktorer för att möjliggöra ett omfattande utnyttjande av e-upphandling, stora besparingar och vinster. För att få bukt med det låga utnyttjandet och hantera risken för en splittrad marknad föreslog kommissionen, som ett led i moderniseringen av direktiven om offentlig upphandling, att e-upphandling ska bli obligatoriskt från och med halvårsskiftet 2016 och att dess driftskompabilitet ska främjas. Förslaget behandlas för närvarande i Europaparlamentet och rådet. Den exakta tidsfristen för införandet av e-upphandling är fortfarande föremål för förhandlingar, men medlagstiftarna är överens om principen om att fullfölja övergången till e-upphandling. Efter lagstiftningsförslaget utfärdade kommissionen ett meddelande med åtgärder till stöd för införandet av e-upphandling inom EU (se bilagan för åtgärdernas genomförandestatus). Framför allt har kommissionen publicerat en rapport med titeln ”The Golden Book of e-procurement” (den gyllene boken för e-upphandling), där bästa praxis presenteras[24]. Därutöver har kommissionens expertgrupp för e-upphandling utfärdat rekommendationer för att förenkla hanteringen av e-upphandling, i synnerhet för små och medelstora företag och leverantörer över nationsgränser[25]. Båda rapporterna har visat sig effektiva för att förbättra e-upphandlingslösningar. 5. vägen framåt Kommissionens förslag att göra e-meddelande, e-tillgång och e-anbud obligatoriskt och de åtgärder som presenteras i kommissionens meddelande ”En strategi för e-upphandling” utgör viktiga framsteg mot målet att utnyttja fördelarna med e-upphandling. För att skapa ytterligare möjligheter till e-upphandling vidtar kommissionen för närvarande en rad åtgärder, inbegripet ett lagstiftningsförslag om att göra e-fakturering till regel snarare än undantag vid offentlig upphandling och icke-lagstiftningsmässiga åtgärder som syftar till att ytterligare stödja införandet av genomgående e-upphandling i medlemsstaterna. Dessa åtgärder beskrivs nedan[26]. 5.1. Att göra e-fakturering till regel snarare än undantag vid offentlig upphandling På grundval av extrapoleringen av nationella vinster[27] gör kommissionen bedömningen att införande av e-fakturering vid offentlig upphandling inom hela EU skulle möjliggöra besparingar på upp till 2,3 miljarder euro. För att dra nytta av dessa fördelar har kommissionen antagit ett förslag om att göra e-fakturering till standardmetod vid fakturering i samband med offentlig upphandling. Genom spridningseffekter bör detta även främja utnyttjandet av e-fakturering bland alla aktörer på marknaden. Den valda strategin har två syften. För att råda bot på driftskompabilitetsproblem mellan nationella standarder föreslås för det första att Europeiska standardiseringskommittén (CEN) ska ges i uppdrag att utveckla en ny europeisk standard för e-fakturering. Syftet med det är att standardisera den information som ska ingå i en e-faktura och som är avgörande för att driftskompabilitet över nationsgränserna ska vara möjlig och se till att lagstiftningen följs. För det andra ska det enligt förslaget bli obligatoriskt för förvaltningar i medlemsstaterna att godta e-fakturor som uppfyller den nya europeiska standarden. Kommissionen föreslår att dessa skyldigheter ska träda i kraft inom en tidsfrist som är så nära kopplad som möjligt till tidsfristen för de skyldigheter avseende e-upphandling som anges i direktiven om offentlig upphandling. Strategin för införande av e-upphandling är utformad så att alla intressenter ges tid att hantera de operativa utmaningarna, samtidigt som man säkerställer att alla medlemsstater ska kunna genomföra övergången med lyckat resultat. Kommissionen uppmanar medlemsstaterna att inleda det nödvändiga förberedelsearbetet så snart som möjligt för att se till att de nya bestämmelserna börjar tillämpas i tid. Kommissionen rekommenderar medlemsstaterna att göra e-upphandling obligatoriskt för alla intressenter så snart den nödvändiga infrastrukturen finns på plats, så att man kan dra nytta av vinsterna med dessa investeringar så snart som möjligt. Samtidigt bör medlemsstaterna vidta alla nödvändiga åtgärder för att se till att detta inte förorsakar onödiga extrautgifter eller bördor för små och medelstora företag. Kommissionen kommer att se över situationen inom fem år efter tidsfristen för övergången i syfte att bedöma framstegen med införandet av e-fakturering. VIKTIGA ÅTGÄRDER: (1) Europaparlamentet och rådet ska komma överens om en ny rättslig ram enligt vilken det blir obligatoriskt att godta e-fakturor som uppfyller en ny europeisk standard. 5.2. Standardiseringsarbete Lagstiftningsförslagen om e-fakturering och e-upphandling är en nödvändig men inte tillräcklig förutsättning för ett framgångsrikt införande av genomgående e-upphandling i EU. Flera icke-lagstiftningsmässiga åtgärder till stöd för införandet av genomgående e-upphandling är nödvändiga. I synnerhet krävs ytterligare standardiseringsarbete för att genomföra lagstiftningsförslaget om e-fakturering. CEN ska därför utföra det nödvändiga standardiseringsarbetet på uppdrag från kommissionen, som kommer att utformas i ett senare skede. Uppdraget kommer att inbegripa en förteckning över minimikrav som behöver införlivas i standarden. Arbetet kommer därefter att utföras enligt CEN:s standardiserade förfaranden för utarbetandet av nya europeiska standarder. En sådan standard kan endast antas av en teknisk kommitté, och CEN måste därför besluta om huruvida en befintlig teknisk kommitté kan anförtros uppgiften eller om en ny teknisk kommitté måste inrättas hos CEN. CEN bör även fortsätta sitt arbete med e-upphandling för att skapa enklare lösningar för e-upphandling, främja små och medelstora företags deltagande samt förbättra övervakningen av offentlig upphandling via system för e-upphandling. Kommissionen kommer att fortsätta att finansiera projekt som främjar utvecklingen av genomgående e-upphandling inom EU såsom e-Sens[28] och se till att CEN:s relevanta arbete införlivas i projektet. Medlemsstaterna bör främja användningen av CEN-standarden nationellt för att säkerställa fullständig driftskompabilitet avseende genomgående e-upphandling. Som en del av den fleråriga budgetramen har kommissionen föreslagit att programmet ”Fonden för ett sammanlänkat Europa” (FSE)[29] ska inledas. Syftet är att stödja de infrastrukturinvesteringar som krävs för att leverera offentliga tjänster över nationsgränser, inbegripet e-upphandling och e-fakturering, genom förbättrad driftskompabilitet för nationsgränsöverskridande processer. Detta kan i sin tur bidra till att främja standardisering av genomgående e-upphandling bortom de områden som omfattas av den kommande lagstiftningen och begränsa icke-driftskompatibla nationella lösningar. VIKTIGA ÅTGÄRDER: (2) Europeiska standardiseringskommittén (CEN) ska utföra nödvändigt standardiseringsarbete för genomförandet av lagstiftningsförslaget om e-fakturering vid offentlig upphandling. CEN ska dessutom standardisera e-upphandling så att det blir enklare för små och medelstora företag att använda e-upphandling. (3) Kommissionen ska finansiera projekt som främjar utvecklingen av driftskompatibla lösningar för e-fakturering inom EU (e-Sens). (4) Kommissionen ska finansiera och stödja utvecklingen av infrastruktur för genomgående e-upphandling (inbegripet e-fakturering) inom hela Europa via den föreslagna Fonden för ett sammanlänkat Europa (FSE). 5.3. Nationella strategier för genomgående e-upphandling Medlemsstaterna spelar en viktig roll för förverkligandet av genomgående e-upphandling. Kommissionen uppmuntrar därför medlemsstaterna att upprätta nationella strategier med detaljerade handlingsplaner för att säkerställa införandet av e-upphandling och e-fakturering inom de tidsfrister som anges i direktiven för offentlig upphandling och e-fakturering. Upprättandet av dessa strategier utgör en möjlighet att se över den befintliga organisationen av genomgående e-upphandling (som präglas av splittring, bristande användarvänlighet i vissa fall och icke-driftskompatibla lösningar), att ytterligare rationalisera offentlig upphandling och att lämna utrymme för en mer omfattande modernisering av offentlig förvaltning. Särskilda handlingsplaner med följande syften bör fastställas för strategiernas genomförande. · Fastställa etappmål för användningen av e-upphandling och e-fakturering i syfte att övervaka framstegen mot de mål som anges i direktiven om offentlig upphandling och e-fakturering. · Styra övergången genom att välja en strategi som maximerar vinsterna med genomgående e-upphandling. Kommissionen kommer att inleda en studie för att fastställa vilka strategier för e-upphandling och e-fakturering som visar sig vara mest framgångsrika. Detta kommer att fungera som ett stöd för medlemsstaternas bedömning av den egna politiken. · Främja förenkling, minskad byråkrati samt små och medelstora företags och gränsöverskridande leverantörers deltagande i genomgående e-upphandling genom att beakta resultaten från gyllene boken-studien och expertgruppen för e-anbud (se slutet av avsnitt 4.2). · Främja utveckling och användning av e-intyg. Användning av verktyg såsom Peppol[30] Virtual Company dossier (virtuell företagsdokumentation)[31] skulle kunna vara till hjälp vid inrättandet. · Övervaka utgifterna för upphandling samt centrala resultatindikatorer (t.ex. små och medelstora företags deltagande, fördelar med genomgående e-upphandling) på nationell nivå genom användning av information från system för e-upphandling för att åstadkomma besparingar och ökad insyn. · Upprätta utbildningsprogram för företag (särskilt små och medelstora företag) och upphandlande myndigheter för att stödja dem under hela övergången. Medlemsstaterna har möjlighet att använda strukturfonder till att finansiera utbildning och, vid behov, för att bygga upp nödvändig infrastruktur. För att dra nytta av denna möjlighet bör de inbegripa dessa prioriteringar i sina framtida operativa program för genomförandet av strukturfonderna under perioden 2014–2020. · Arbeta med målen för den inre marknaden inom ramen för nationella strategier. Kommissionen kommer att offentliggöra de centrala principer som varje e-upphandlingssystem i Europa måste uppfylla för att vara förenligt med den inre marknaden. Riktlinjerna kommer att omfatta frågor som smidigt tillträde för gränsöverskridande leverantörer (t.ex. bör system för e-upphandling inte innehålla nationella datafält som kan förhindra tillträde för utländska företag), smidigt tillträde för små och medelstora företag, krav avseende driftskompabilitet etc. Medlemsstaterna bör å sin sida se till att dessa riktlinjer genomförs genom de nationella strategierna. VIKTIGA ÅTGÄRDER: (5) Medlemsstaterna ska upprätta nationella strategier och detaljerade handlingsplaner för genomgående e-upphandling för att garantera införande inom den tidsfrist som anges i direktiven om offentlig upphandling och e-fakturering. (6) Kommissionen ska inleda en studie för att fastställa de mest framgångsrika strategierna för e-upphandling och e-fakturering i Europa. (7) Medlemsstaterna ska överväga möjligheten att använda strukturfonder för att finansiera utbildning (särskilt för små och medelstora företag) med målsättningen att förstärka den förvaltningsmässiga kapaciteten och för att bygga upp infrastruktur genom att inbegripa dessa prioriteringar i sina operativa program enligt vad som är lämpligt. (8) Kommissionen kommer att offentliggöra de centrala principer som varje e-upphandlingssystem i Europa måste följa för att vara förenligt med principerna för den inre marknaden. 5.4. Utbyte av bästa praxis Kommissionen kommer att fortsätta att arbeta med Europeiskt flerpartsforum vad gäller e-fakturering och kommer att inrätta ett liknande forum för e-upphandling. Inom forumen kommer man att fastställa ytterligare standardiseringsarbete, samordna europeiska och nationella initiativ och utbyta bästa praxis. Forumen kommer att sammanföra centrala aktörer inom genomgående e-upphandling: nationella beslutsfattare, representanter för företag/organisationer för små och medelstora företag, upphandlande myndigheter/inköpare, leverantörer av lösningar för e-upphandling och e-fakturering, standardiseringsorgan etc. Kommissionen kommer även att inleda en studie för att fastställa bästa praxis inom området e-upphandlingsverktyg såsom e-auktioner[32] och e-kataloger[33]. Dessa verktyg missbrukas emellanåt, om anbud inom ramen för e-auktioner offentliggörs för tidigt i processen kan detta exempelvis uppmuntra till otillåten samverkan mellan leverantörer. Studien bör fastställa hur dessa verktyg bäst kan användas för att maximera fördelarna. Kommissionen föregår med gott exempel i fråga om e-upphandling och e-fakturering. Kommissionen kommer att införa fullständig e-upphandling (omfattande e-anmälan, e-tillgång och e-inlämning av anbud) till mitten av 2015, så som anges i 2012 års meddelande[34]. E-fakturering har tillämpats för upphandling av it-varor och it-tjänster sedan 2009, vilket har lett till stora besparingar, snabbare hantering, undvikande av datakodifiering osv. Kommissionen håller på att stegvis utvidga den obligatoriska tillämpningen av e-fakturering till andra områden av sin upphandlingsverksamhet. Dessa lösningar kommer att göras tillgängliga för medlemsstaterna med öppen källkod för att minska investeringskostnaderna. VIKTIGA ÅTGÄRDER: (9) Kommissionen kommer att fortsätta Europeiskt flerpartsforums arbete med e-fakturering. Kommissionen kommer att inrätta ett liknande forum för e-upphandling för att fastställa ytterligare standardiseringsarbete, samordna europeiska och nationella initiativ och utbyta bästa praxis. (10) Kommissionen kommer att inleda en studie för att fastställa bästa praxis inom området e-upphandlingsverktyg såsom e-auktioner och e-kataloger. 6. Slutsats Det krävs en effektiv rättslig ram på EU-nivå för att uppnå de stora fördelarna med genomgående e-upphandling. Kommissionen uppmanar därför medlemsstaterna och Europaparlamentet att anta det nya förslaget om e-fakturering vid offentlig upphandling så snart som möjligt. Detta skulle ge en tydlig politisk signal om deras engagemang för övergången. För att dra full nytta av genomgående e-upphandling måste medlemsstaterna emellertid inrätta strategier för att styra övergången och lösa de operativa problemen. Bilaga: genomförandestatus avseende åtgärderna från meddelandet ”En strategi för e-upphandling” Viktiga åtgärder || Genomförandestatus (1) Europaparlamentet och rådet antar den nya rättsliga ramen som föreskriver en total övergång till e-upphandling. Tidsfrist: antagande före utgången av 2012. || Pågår: Förslaget är föremål för diskussion mellan Europaparlamentet och rådet. En kompromiss kan uppnås före halvårsskiftet 2013. (2) Vid behov ska kommissionen harmonisera tekniska krav genom delegerade akter. Tidsfrist: efter antagandet av de nya direktiven. || Genomförande efter antagandet av de omarbetade direktiven om offentlig upphandling. (3) Kommissionen ska lägga fram förslag om en ny rättslig ram för elektronisk identifiering, elektronisk autentisering och elektroniska signaturer. Tidsfrist: senast andra kvartalet 2012. || Genomfört: Förslaget antogs den 4 juni 2012[35]. Förslaget har diskuterats med Europaparlamentet och rådet. (4) e-TEG (expertgruppen) ska utfärda rekommendationer för att främja ”bäst i klassen”-lösningar för e-upphandlingssystem som främjar gränsöverskridande tillgång och användarvänlighet för alla företag. Tidsfrist: början av 2013. || Genomfört: En rapport har offentliggjorts[36]. (5) Kommissionen ska lägga fram en rapport om bästa praxis för e-upphandling vars resultat ska användas för att främja bästa praxis inom hela EU. Tidsfrist: senast i mitten av 2013. || Genomfört: En rapport har offentliggjorts[37] (6) Kommissionen kommer att ge stöd för att tillse uthålligheten för Peppol-komponenter från och med mitten av 2012. || Genomfört: Det öppna Peppol inrättades som en ideell internationell organisation enligt belgisk lag och denna organisation fortsätter sitt arbete. Kommissionen fortsätter att stödja Peppols utveckling genom åtgärder inom ramen för ISA-programmet. Viktiga åtgärder || Genomförandestatus (7) Kommissionen kommer att finansiera och stödja utvecklingen av infrastruktur för e-upphandling i Europa via Fonden för ett sammanlänkat Europa (FSE). Kommissionen kommer att inleda projekt från och med 2014–2015. || Pågår: Förslaget om att inrätta FSE antogs av kommissionen vid slutet av 2011 och ändrades i maj 2013. Förslaget diskuteras för närvarande inom den nya fleråriga budgetramen 2014–2020. (8) Kommissionen kommer att främja användningen av strukturfonder för att främja ökad e-upphandling i Europa, i enlighet med den gemensamma strategiska ramen för 2014–2020. || Genomfört: Flera nationella program inbegriper redan hänvisningar till e-upphandling. (9) Kommissionen kommer att inleda en bred informationsstrategi om e-upphandling. || Pågår: Kommissionen har anordnat följande evenemang: högnivåkonferens om e-upphandling (juni 2012), seminarium om e-upphandling (december 2012). Kommissionen var närvarande vid ett stort antal konferenser och använde olika nätverk för att sprida information (t.ex. Europe Enterprise Network). (10) Kommissionen kommer att anordna en årlig konferens om e-upphandling, med början i mitten av 2012. || Genomfört: En konferens anordnades i mitten av 2012, med 350 deltagare. En andra konferens planeras till den 18 september 2013. (11) Kommissionen kommer att lägga grunden för elektroniska system för att övervaka upphandlingsutgifterna i realtid. Tidsfrist: mitten av 2013. || Pågår: Kommissionen har beställt en studie som kommer att vara färdig i mitten av 2013. (12) Kommissionen ska lägga fram en årlig rapport om e-upphandling. Tidsfrist: första rapporten i mitten av 2013. || Genomfört: Se avsnitt 4 i meddelandet. (13) Kommissionen ska införa fullständig e-upphandling före mitten av 2015 (ett år innan tidsfristen för medlemsstaterna går ut). || Pågår: e-meddelande och e-tillgång till dokument är i drift. En pilotetapp för e-anbud kommer att inledas i mitten av 2013. Viktiga åtgärder || Genomförandestatus (14) Kommissionen ska göra sina e-upphandlingslösningar tillgängliga för medlemsstater som bygger sin infrastruktur, för att sänka investeringskostnaderna. || Pågår: Belgien har infört e-Prior, kommissionens e-upphandlingssystem. Norge och Irland håller för närvarande på att pröva e-Prior. 15) Kommissionen ska främja internationella dialoger om regleringsfrågor om öppna e-upphandlingssystem och aktivt övervaka relevant internationellt standardiseringsarbete. || Pågår: Dialoger har inletts med Förenta Staterna, Kina och UN/CEFACT[38]. [1] Genomgående e-upphandling innebär att den offentliga sektorns organ använder elektronisk kommunikations- och transaktionshantering vid upphandling av varor och tjänster eller offentliga bygg- och anläggningsarbeten, från meddelande till betalning. [2] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/eprocurement/strategy/COM_2012_en.pdf [3] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/modernising_rules/public-procurement-indicators-2011_en.pdf [4] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/eprocurement/conferences/speeches/robert-hunja_en.pdf [5] Meddelandena KOM(2011) 815 slutlig och COM(2012) 750 final. [6] I detta dokument syftar e-upphandling på e-meddelande, e-tillgång och e-anbud, vilka definieras nedan. [7] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/modernising_rules/reform_proposals_en.htm [8] Elektronisk publicering av meddelanden om anbudsförfaranden för offentlig upphandling. [9] Publicering på internet av meddelanden om offentlig upphandling såsom kravspecifikationer. [10] Elektronisk inlämning av anbud från företag som svar på en anbudsinfordran. [11] Den ändrade inriktningen mot centralisering är en pågående tendens som får ytterligare fart genom införandet av e-upphandling. [12] Det finns ännu fler fördelar: minskade koldioxidutsläpp, öppnande av internationella marknader etc. [13] www.base.gov.pt [14] Syftet med en agenda för Europa (KOM(2010) 245) är ökad användning e-förvaltningstjänster bland EU:s medborgare och företag till 2015. [15] EU:s handlingsplan för e-förvaltning 2011–2015 (KOM(2010)743). [16] Rolece i Spanien, den franska tjänsten e-Attestation och det virtuella företagspasset AVCP (Autorità Vigilanza Contratti Pubblici) i Italien. [17] Uppskattning från AVCP på grundval av företag och upphandlingar, det genomsnittliga antalet deltaganden per företag, kostnaden för att utarbeta dokument samt personalkostnader. [18] http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page/portal/information_society/data/comprehensive_databases [19] Enligt en nationell undersökning om e-upphandling i Portugal (2012) rapporterade 78 % av de små och medelstora företagen att insynen hade ökat och 50 % att konkurrenskraften ökat. Se även http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/business-environment/files/smes_access_to_public_procurement_final_report_2010_en.pdf [20] http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2010:0712:FIN:sv:PDF [21] Studien genomfördes av IDC Italia och Capgemini: http://ec.europa.eu/dgs/internal_market/tenders/2011-097-c/download_en.htm [22] Utnyttjandet uppskattas som det värde avseende offentlig upphandling för vilket företag lämnade in anbud elektroniskt inom EU, dividerat med det totala värdet för upphandling inom EU. [23] Det finns mellan 250 000 och 300 000 upphandlande myndigheter inom EU. [24] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/golden-book/index_en.htm [25] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/expert/index_en.htm [26] Samtliga åtgärder som föreslås i detta dokument är konsekventa och förenliga med den gällande fleråriga budgetramen (2007–2013) och med förslaget till ny flerårig budgetram 2014–2020. [27] Svar från svenska och danska nationella forum om e-fakturering som mottagits vid samråd med Europeiskt flerpartsforum för elektronisk fakturering (EMSF). [28] Syftet med e-Sens är att konsolidera de centrala resultaten av befintliga storskaliga pilotprojekt som leds inom ramprogrammet för konkurrenskraft och innovation. http://www.esens.eu Beroende på undertecknandet av huvudavtalet (under slutförande) kommer e-Sens att bli ett projekt som samfinansieras av EU. [29] Se KOM(2011)676, KOM(2011)665 och COM(2013) 329 av den 28 maj 2013. [30] http://www.peppol.eu/. [31] http://www.peppol.eu/peppol_components/virtual-company-dossier [32] Elektroniska auktioner utgör ett särskilt upphandlingsförfarande som är helt och hållet elektroniskt. [33] Elektroniska kataloger är en metod för att ta emot och utvärdera anbud i en strukturerad form – en katalog. [34] Se meddelande COM(2012) 179 final, som det hänvisas till i fotnot 2. [35] http://europa.eu/newsroom/calendar/event/363056/commission-adopts-proposed-regulation-on-eid-and-esignature [36] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/expert/index_en.htm [37] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/golden-book/index_en.htm [38] http://www.unece.org/cefact.html