Bryssel den 23.03.2005

KOM(2005) 101 slutlig

Förslag till

RÅDETS BESLUT

om antagande av de ståndpunkter som gemenskapen skall inta i AVS–EG-ambassadörskommittén beträffande stadgar, arbetsordning och budgetförordning för Teknikcentrumet för jordbruks- och landsbygdssamarbete

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

Enligt Cotonouavtalet från 2000 skall Teknikcentrumets för jordbruks- och landsbygdssamarbete roll stärkas och konsolideras i syfte att utveckla AVS-staternas institutionella kapacitet, bl.a. när det gäller informationsförvaltning för att påskynda deras tillgång till sådan teknik som kan förbättra jordbrukets produktivitet, saluföringen, livsmedelsförsörjningen och landsbygdsutvecklingen.

I bilaga III till Cotonouavtalet föreskrivs att centrumets stadgar, arbetsordning, budgetförordning och tjänsteföreskrifter skall aktualiseras.

Medlemsstaterna uppmanas behandla och i rådet anta förslaget till beslut om de ståndpunkter som gemenskapen skall inta i AVS–EG-ambassadörskommittén beträffande stadgar, arbetsordning och budgetförordning för Teknikcentrumet för jordbruks- och landsbygdssamarbete.

Förslag till

RÅDETS BESLUT

om antagande av de ståndpunkter som gemenskapen skall inta i AVS–EG-ambassadörskommittén beträffande stadgar, arbetsordning och budgetförordning för Teknikcentrumet för jordbruks- och landsbygdssamarbete

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 310 jämförd med artikel 300.2 andra stycket i detta,

med beaktande av kommissionens förslag[1], och

av följande skäl:

(1) I enlighet med partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou den 23 juni 2000[2], särskilt bilaga III till detta, skall stadgarna, arbetsordningen och budgetförordningen för Teknikcentrumet för jordbruks- och landsbygdssamarbete, nedan kallat ”centrumet” fastställas.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Den ståndpunkt som gemenskapen skall anta inom AVS–EG-ambassadörskommittén när det gäller centrumets stadgar och arbetsordning skall baseras på det utkast till beslut av AVS–EG-ambassadörskommittén som finns i bilaga I.

Artikel 2

Den ståndpunkt som gemenskapen skall anta inom AVS–EG-ambassadörskommittén när det gäller centrumets budgetförordning skall baseras på det utkast till beslut av AVS–EG-ambassadörskommittén som finns i bilaga II.

Utfärdat i Bryssel den

På rådets vägnar

Ordförande

BILAGA I

Utkast till

BESLUT nr …/… av AVS–EG-AMBASSADÖRSKOMMITTÉN

av den ………..

om stadgar och arbetsordning för Teknikcentrumet för jordbruks- och landsbygdssamarbete

AVS–EG-AMBASSADÖRSKOMMITTÉN HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou den 23 juni 2000[3], nedan kallat ”avtalet”, särskilt artikel 3.4 i bilaga III till detta,

med beaktande av det interna avtalet av den 12 september 2000 mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till avtalet, och

av följande skäl:

(1) Enligt artikel 3.4 i bilaga III till avtalet skall ambassadörskommittén, efter avtalets undertecknande, fastställa stadgar och arbetsordning för Teknikcentrumet för jordbruks- och landsbygdssamarbete (nedan kallat ”centrumet”), inbegripet dess tillsynsorgan.

(2) Enligt artikel 1 andra stycket i det protokoll 2 om privilegier och immunitet som är bifogat avtalet skall protokollet gälla för centrumets personal.

(3) Det bör inrättas en styrelse som fungerar som tillsynsorgan för centrumet enligt artikel 3.4 a i bilaga III till avtalet.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Centrumet skall vara en juridisk person och skall i alla de stater som är parter i avtalet ha de mest långtgående juridiska befogenheter som tillerkänns juridiska personer av samma slag.

2. Centrumets personal skall åtnjuta de privilegier och lättnader och den immunitet som föreskrivs i protokoll 2 om privilegier och immunitet och som nämns i de förklaringar VI och VII som åtföljer avtalet.

3. Centrumet skall inte ha något vinstsyfte.

4. Centrumet skall provisoriskt ha sitt säte i Wageningen (Nederländerna) och ett kontor i Bryssel.

Artikel 2

Centrumets arbetsuppgifter fastställs i artikel 3 punkterna 1–3 i bilaga III till avtalet.

Artikel 3

1. AVS–EG-ambassadörskommittén, nedan kallad ”kommittén”, skall vara tillsynsmyndighet för centrumet, enligt artikel 3 punkterna 4–5 i bilaga III till avtalet.

2. Det skall inrättas en styrelse enligt bestämmelserna i artikel 4.

3. Centrumets verksamhet skall utföras i nära samarbete med de institutioner och organ som nämns i avtalet eller i de förklaringar som åtföljer avtalet. Vid behov skall centrumet vända sig till regionala och internationella institutioner, i synnerhet sådana som är belägna i gemenskapen eller i AVS-staterna och vars verksamhet omfattar jordbruks- och landsbygdsutveckling.

4. Centrumets verksamhet skall regelbundet utvärderas på initiativ av styrelsen.

Artikel 4

1. Härmed inrättas en styrelse som skall ha till uppgift att i tekniskt, administrativt och finansiellt hänseende understödja, följa upp och övervaka all verksamhet som centrumet bedriver.

2.1. Styrelsen skall vara jämbördigt partssammansatt och bestå av sex medlemmar som kan visa att de har stor erfarenhet i fråga om förvaltning av institutioner för jordbruks- och landsbygdsutveckling. Personliga kvalifikationer på det tekniska eller vetenskapliga planet och i fråga om hantering och spridning av jordbruks- och landsbygdsinformation är önskvärda.

2.2. De båda parterna skall välja styrelsemedlemmar bland personer som är medborgare i de stater som är parter i avtalet och har de kvalifikationer som krävs. Utnämningen av styrelsemedlemmar skall bekräftas av kommittén. De sex medlemmarna skall utses av kommittén för en period av högst fem år, och en översyn efter halva tiden skall göras.

2.3. En företrädare för Europeiska kommissionen, Europeiska unionens råds generalsekretariat och AVS-staternas sekretariat skall som observatörer biträda styrelsen i dess arbete.

2.4. Styrelsens medlemmar skall välja ordförande och vice ordförande för en period av högst fem år och i enlighet med bestämmelserna i dess arbetsordning. Posten som ordförande skall tillfalla den part (AVS eller EG) som inte innehar posten som centrumets direktör. Posten som vice ordförande skall tillfalla den part som inte innehar posten som styrelseordförande.

2.5. Styrelsen skall fatta sina beslut med enkel majoritet bland de medlemmar som är närvarande eller företrädda i enlighet med bestämmelserna i dess arbetsordning. Varje styrelsemedlem skall ha en röst.

Vid lika röstetal skall ordförandens röst vara utslagsgivande.

2.6. Ett protokoll skall upprättas från varje sammanträde och vad som avhandlats vid sammanträdet skall vara konfidentiellt.

3.1 Styrelsen skall noga följa upp centrumets verksamhet. Den skall hålla upp till fyra ordinarie sammanträden per år. Den kan dessutom sammanträda varje gång som utförandet av dess uppgifter kräver detta, antingen på kommitténs eller ordförandens initiativ eller på begäran av direktören.

3.2. Centrumets direktör skall delta i styrelsens arbete som rådgivare. Centrumet skall svara för sekretariatsuppgifter för styrelsen.

Styrelsen får inbjuda andra direktionsmedlemmar och medlemmar av centrumets personal eller externa experter för att uttala sig om specifika frågor.

3.3. Styrelsen skall ha till uppgift att

a) ge direktören råd och stöd när det gäller centrumets förvaltning och att sörja för att de regler och mål som fastställs av kommittén genomförs på bästa sätt,

b) på förslag av centrumets direktör

i) anta en övergripande strategi för centrumet som skall inges till kommittén för godkännande,

ii) godkänna de årliga och fleråriga handlingsprogrammen,

iii) godkänna organisationsstrukturen, personalpolitiken och organisationsplanen,

iv) godkänna rekryteringen av ny personal och förnyelsen, förlängningen eller uppsägningen av kontrakt med redan anställda,

v) godkänna centrumets årsbudget,

vi) anta årsbokslutet med utgångspunkt i den revisionsrapport som utarbetats av den revisionsansvariga byrån,

vii) godkänna årsrapporterna och överlämna dem till kommittén så att den kan kontrollera att centrumets verksamhet är förenlig med dess mål enligt avtalet och den godkända övergripande strategin,

c) i förekommande fall, rapportera till kommittén om alla viktiga frågor som uppkommer i samband med att styrelsen fullgör sina uppgifter.

3.4. Styrelsen skall vara ansvarig inför kommittén.

4. På förslag av direktören skall styrelsen godkänna utnämningen av en revisionsbyrå som skall granska centrumets bokslut och räkenskaper.

5. Styrelsen skall anta sin arbetsordning.

Artikel 5

1. Centrumet skall ledas av en direktör som skall utses av kommittén för en period av högst fem år.

Kommittén skall ge sina båda ordförande mandat att underteckna kontraktet med direktören. Detta kontrakt skall upprättas och förvaltas enligt de föreskrifter som gäller för centrumets personal. Kommittén skall ha befogenhet att fatta varje beslut som krävs beträffande direktören.

2. Direktören skall vara centrumets rättsliga företrädare och genomföra de riktlinjer som fastställts av kommittén. Direktören skall vara ansvarig inför kommittén.

3. Efter att ha fått styrelsens godkännande skall direktören för godkännande av kommittén lägga fram centrumets årliga handlingsprogram och budget, som skall upprättas med utgångspunkt i de arbetsuppgifter som avses i artikel 2.

4. Direktören skall regelbundet informera styrelsen om centrumets verksamhet.

5. Direktören skall årligen upprätta en allmän rapport om centrumets verksamhet och räkenskaper, vilken efter att ha godkänts av styrelsen skall läggas fram för kommittén inom nio månader.

6. Direktören skall ansvara för centrumets organisation och förvaltning. Direktören skall till styrelsen rapportera vilka interna åtgärder som vidtagits för att tillämpa de bestämmelser som gäller för centrumet.

Artikel 6

Centrumets budget skall finansieras i enlighet med reglerna i det finansprotokoll som utgör bilaga I till avtalet. Budgeten får även tillföras andra medel.

Artikel 7

Dessa regler för centrumets verksamhet får ändras av kommittén på rekommendation av styrelsen.

Artikel 8

AVS-staterna, medlemsstaterna och gemenskapen skall, var och en i den mån parten berörs, vidta de åtgärder som krävs för att genomföra detta beslut.

Artikel 8a

Detta beslut skall ersätta och upphäva AVS–EG-ambassadörskommitténs beslut nr 1/91 av den 19 april 1991 beträffande verksamhetsregler för Centrumet för jordbruksutveckling och AVS–EG-ambassadörskommitténs beslut nr 3/91 av den 19 april 1991 beträffande stadgar och verksamhetsregler för den rådgivande kommittén för Centrumet för jordbruksutveckling.

Artikel 9

Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.

Utfärdat i Bryssel den

På AVS–EG-ambassadörskommitténs vägnar Ordförande

BILAGA II

Utkast till

BESLUT nr ….. av AVS–EG-AMBASSADÖRSKOMMITTÉN

av den ………..

om budgetförordning för Teknikcentrumet för jordbruks- och landsbygdssamarbete

AVS–EG-AMBASSADÖRSKOMMITTÉN

med beaktande av partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou den 23 juni 2000[4], nedan kallat ”avtalet”, särskilt artikel 3.4 b och d i bilaga III till detta,

med beaktande av det interna avtalet av den 12 september 2000 mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till avtalet,

med beaktande av budgetförordningen för den nionde Europeiska utvecklingsfonden[5],

med beaktande av kommissionens förslag, som utarbetats i samarbete med Teknikcentrumet för jordbruks- och landsbygdssamarbete, och

av följande skäl:

- Efter undertecknandet av Cotonouavtalet bör ambassadörskommittén fastställa budgetförordningen för Teknikcentrumet för jordbruks- och landsbygdssamarbete, nedan kallat ”centrumet”.

- Ambassadörskommittén bör fastställa förfaranden för antagandet av centrumets budget.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

I. ALLMÄNNA PRINCIPER

PRINCIPER OM ENHET, RIKTIGHET OCH JÄMVIKT I BUDGETEN OCH EN ENDA BERÄKNINGSENHET

Artikel 1

1. Alla centrumets inkomster och utgifter skall beräknas på grundval av ett kostnadsberäknat årligt arbetsprogram, som skall upprättas för varje budgetår och tas upp i budgeten.

2. Budgetens inkomster och utgifter skall balansera varandra.

Artikel 2

Budgeten skall upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna skall redovisas i euro. För behov som avser förvaltning av likvida medel får centrumet dock genomföra transaktioner i medlemsstaternas och AVS-staternas nationella valutor.

Artikel 3

1. Inkomsterna skall bestå av bidragen från Europeiska utvecklingsfonden (nedan kallad ”EUF”), det belopp som tas ut i form av skatter på löner och annan ersättning från centrumet samt andra inkomster.

2. Inkomsterna kan också bestå av bidrag från andra givare till centrumets budget.

3. Centrumet får även på tredje parts vägnar förvalta medel avsedda för samfinansiering av de verksamheter som fastställs i bilaga III till avtalet. De finansiella reglerna för förvaltningen av dessa medel fastställs i artikel 34.

Artikel 4

Utgiftsberäkningen skall omfatta driftsutgifter och utgifter för insatser. Det skall göras en klar åtskillnad mellan dem i budgeten.

Artikel 5

1. Budgetåret skall inledas den 1 januari och avslutas den 31 december varje år.

2. De anslag som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår.

a) Anslag för vilka åtaganden gjorts i vederbörlig ordning under ett budgetår, men som inte betalats ut per den 31 december det året, skall automatiskt överföras till det närmast följande budgetåret. Anslag som överförts på detta sätt skall klart framgå av räkenskaperna för det löpande budgetåret.

b) De anslag som dras tillbaka vid utgången av ett budgetår skall återföras till den femåriga finansram som fastställts för centrumet i avtalet.

3. Om den slutgiltiga budgeten ännu inte föreligger vid budgetårets början får direktören, i syfte att sörja för kontinuitet i centrumets verksamhet, godkänna månatliga utgifter på upp till en tolftedel av de motsvarande anslag för artikeln i fråga som beviljats i budgeten för det föregående året.

När det gäller kvartalsutgifter för insatser som skall betalas i förväg och godkänts i budgeten för det föregående budgetåret, får åtaganden göras per artikel för upp till en fjärdedel av det totala anslag som beviljats för artikeln i fråga för det föregående budgetåret.

PRINCIPER OM EN SUND EKONOMISK FÖRVALTNING

Artikel 6

1. De medel som EUF ställer till förfogande skall användas i enlighet med principen om en sund ekonomisk förvaltning, dvs. enligt principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2. Principen om sparsamhet innebär att medlen skall göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.

Principen om effektivitet åsyftar bästa möjliga förhållande mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.

Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.

3. Tydliga mål skall fastställas och förverkligandet av dem skall övervakas med hjälp av mätbara indikatorer. Vid behov skall de projekt som skall finansieras med medel från EUF bygga på utvärderingar i förväg.

II. UPPRÄTTANDE AV BUDGETEN

Artikel 7

1. Inom ramen för den övergripande strategin och den samlade budget som avsatts för centrumet genom finansprotokollet skall direktören upprätta ett utkast till ett årligt arbetsprogram och en därtill hörande budget. Detta utkast skall överlämnas till ambassadörskommittén, nedan kallad ”kommittén”, senast den 1 juli året före arbetsprogrammets och budgetens genomförande.

2. Centrumet skall överlämna ett exemplar av utkastet till arbetsprogram och till budget till Europeiska gemenskapernas kommission, som skall inleda de förfaranden som krävs för deras godkännande.

3. Budgeten skall antas av kommittén.

Artikel 8

1. Villkoren för utbetalning av bidrag från EUF skall fastställas i ett avtal om bidrag, som skall undertecknas av centrumet och kommissionen.

2. Centrumet skall till EUF återbetala de bidrag för föregående budgetår som motsvarar anslag vilka förfallit enligt reviderade årsbokslut.

3. Budgeten skall delas in i avdelningar (budgetrubriker), kapitel, artiklar och punkter allt efter inkomstens eller utgiftens slag eller ändamål.

Artikel 9

Direktören skall vid behov lägga fram ett utkast till en tilläggs- eller ändringsbudget, som skall granskas och godkännas på samma sätt och enligt samma förfaranden som den budget som innehöll de ursprungliga beräkningarna.

III. GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN

Artikel 10

1. Direktören skall genomföra budgeten under eget ansvar och inom ramarna för beviljade anslag. Han skall rapportera till kommittén om förvaltningen av budgeten.

2. Direktören skall använda budgetanslagen i enlighet med de principer om en sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 6.

Artikel 11

1. Alla inkomster och utgifter skall medföra att en artikel i budgeten krediteras eller debiteras.

Åtagande om eller godkännande av utgifter utöver beviljade anslag för det berörda budgetåret får inte göras.

2. Alla inkomster och utgifter skall tas upp som bruttobelopp i räkenskaperna utan att avräknas mot varandra.

Trots denna bestämmelse får följande avdrag göras från beviljade belopp:

a) Böter som förelagts en part i ett kontrakt eller avtal.

b) Justering av ett felaktigt betalat belopp, vilket kan göras genom avdrag när en senare utgiftskontroll görs under samma kapitel, artikel och budgetår som den felaktiga betalningen.

c) Värdet av fordon, utrustning och anläggningar som använts som dellikvid vid köp av ny utrustning av samma slag; nettoinköpspriset skall i räkenskaperna tas upp som anskaffningskostnad med tanke på inventarieförteckningen.

d) Rabatter och andra avdrag som räknats av i fakturor och räkningar.

Likaledes trots denna bestämmelse får följande belopp återanvändas inom samma budgetrubrik som den ursprungliga utgiften:

a) Inkomster från återbetalning av belopp som utbetalats felaktigt.

b) Mottagna försäkringsersättningar.

c) Förtjänster från försäljning av fordon, utrustning och anläggningar som avyttrats när de bytts ut.

d) Förtjänster från försäljning av publikationer och filmer.

e) De valutakursförändringar som inträffat under genomförandet av budgeten och för vilka justeringar får göras. Den slutliga vinsten eller förlusten skall tas upp i bokslutet.

Artikel 12

Överföringar från en avdelning till en annan skall godkännas av kommittén.

Beslut om överföringar från ett kapitel till ett annat och inom ett kapitel skall fattas av direktören, som skall underrätta kommittén.

Artikel 13

Centrumets inkomster skall sättas in på ett eller flera konton som öppnats i centrumets namn.

IV. FINANSIELL KONTROLL

Artikel 14

1. I enlighet med de grundläggande regler som antagits av centrumet och med hänsyn till de finansierade insatsernas risker och art skall direktören, såsom den som har befogenhet att godkänna utbetalningar, inrätta den struktur och de förfaranden och system för finansiell förvaltning och finansiell kontroll som krävs för att han eller hon skall kunna utföra sina arbetsuppgifter, särskilt sådana efterhandskontroller som kan bli nödvändiga. Innan en insats godkänns skall en annan tjänsteman än den som tagit initiativet till den kontrollera insatsens operativa och finansiella aspekter. Ansvaret för operativa arbetsuppgifter och för kontrollerande arbetsuppgifter skall vara klart åtskilt.

2. Varje tjänsteman som medverkar i finansiell förvaltning eller finansiell kontroll av insatser och som bedömer att ett beslut som hans överordnade uppmanar honom att verkställa eller godta utgör en oegentlighet eller ett brott mot principerna om sund ekonomisk förvaltning eller de yrkesetiska reglerna, skall skriftligen underrätta sin överordnade om detta.

Om den överordnade ändå beordrar tjänstemannen att verkställa eller godta beslutet, skall den överordnade utforma denna order skriftligen. Tjänstemannen skall därefter underrätta direktören om detta. Om ingen åtgärd vidtas inom en med hänsyn till frågans brådskande karaktär eller betydelse rimlig tid (högst sex veckor), skall tjänstemannen informera kommittén.

Samma regler skall gälla om en tjänsteman som medverkar i finansiell förvaltning eller finansiell kontroll av insatser anser att en verksamhet i detta sammanhang är olaglig eller utgör ett bedrägeri eller en oegentlighet.

V. FÖRVALTNING AV BUDGETEN

Artikel 15

1. Centrumets budget skall förvaltas i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnarens och räkenskapsförarens uppgifter. Anslagen skall förvaltas av utanordnaren, som ensam har befogenhet att göra utgiftsåtaganden, fastställa fordringar samt utfärda betalningskrav och betalningsorder.

2. Räkenskapsföraren skall svara för mottagande av inkomster och betalning av utgifter.

3. Utanordnaren får inte utföra räkenskapsförarens uppgifter.

Artikel 16

1. Alla åtgärder som kan ge upphov till en utgift som skall betalas av centrumet skall föregås av ett förslag till åtagande, vilket tillsammans med styrkande handlingar i original skall överlämnas till den finansiella kontrollen för förhandskontroll.

2. För återkommande utgifter får ett preliminärt åtagande göras.

3. Åtaganden och betalningsorder skall bokföras.

Artikel 17

1. Syftet med utanordnarens kontroll av utgifter skall vara att

a) kontrollera att borgenärens anspråk existerar,

b) fastställa eller kontrollera att fordran existerar och vilket belopp den uppgår till,

c) kontrollera fordrans förfallovillkor.

2. För kontrollen av utgifter skall det framläggas styrkande handlingar som bekräftar borgenärens anspråk och, i förekommande fall, den tjänst som tillhandahållits, de varor som levererats eller de byggentreprenader som utförts, eller andra styrkande handlingar som berättigar betalning.

Alla beslut om betalningar skall godkännas av den behörige utanordnaren.

Artikel 18

1. Godkännandet är den handling genom vilken utanordnaren, genom utfärdande av en betalningsorder, beordrar räkenskapsföraren att betala en utgift som utanordnaren har kontrollerat.

2. Betalningsordern skall åtföljas av samtliga styrkande handlingar i original, som skall innehålla eller åtföljas av ett intygande av utanordnaren om att de belopp som skall betalas är korrekta, att varorna har mottagits och att tjänsterna har utförts.

3. Kopior av de styrkande handlingarna, vilkas äkthet bestyrkts av utanordnaren, får i vissa fall godtas i stället för original.

4. Betalningsorder skall överlämnas till den finansiella kontrollen för förhandskontroll.

5. I förekommande fall skall den betalningsorder som överlämnas till räkenskapsföraren åtföljas av ett intygande av att de berörda tillgångarna har förts upp i inventarieförteckningen.

Artikel 19

1. Betalningen är den slutliga handling genom vilken centrumet befrias från förpliktelserna gentemot sina borgenärer.

2. Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Räkenskapsföraren skall hålla inne betalningen om sakfel föreligger, om befrielsen från förpliktelser gentemot borgenären ifrågasätts eller om de formaliteter som föreskrivs i denna budgetförordning inte iakttas. Räkenskapsföraren skall i så fall omedelbart underrätta utanordnaren och ange skälen till att betalningen hålls inne.

Om betalningen hålls inne får direktören på eget ansvar skriftligen begära att betalningen effektueras.

Artikel 20

1. Betalningar skall i princip effektueras via bank- eller postkonto, företrädesvis genom banköverföring eller, om det är motiverat, med check. Transaktionerna skall ske i euro, utom i välgrundade undantagsfall som godkänts av centrumet.

2. Checkar och bank- eller postgireringar skall undertecknas av två personer: räkenskapsföraren och utanordnaren eller ett ombud.

3. I välgrundade fall får direktören godkänna kontanta betalningar. För sådana betalningar skall ett kvitto erhållas.

4. Om inkomster och utgifter hanteras via ett datorsystem, får undertecknandet ske på elektronisk väg.

5. Om uppgifter om faktiska valutakurser saknas, skall omräkningskursen för beräkningen i euro av de betalningar som skall göras eller de inkomster som skall mottas i lokal valuta i en AVS-stat vara den som gällde den första arbetsdagen i den månad under vilken den faktiska transaktionsdagen inföll, enligt vad som noterats av centrumets bank eller postkontor.

Artikel 21

1. För betalning av vissa kategorier av utgifter, som fastställts genom tillämpningsföreskrifter för arbetsordningen, får förskottskonton inrättas i enlighet med de villkor som fastställs av centrumet.

2. Alla beslut om att inrätta ett förskottskonto skall fattas av direktören på förslag från den handläggare som ansvarar för ärendet. Innan förslaget läggs fram för direktören skall det godkännas av räkenskapsföraren.

3. I varje beslut om att inrätta ett förskottskonto skall följande anges:

a) Förskottsförvaltarens namn.

b) Den angivna förvaltarens ansvarsområde.

c) Slag och maximalt belopp för varje utgift som skall betalas samt frister för betalning.

d) Det maximala belopp som får beviljas som förskott.

e) Det sätt på vilket styrkande handlingar skall lämnas och tidsfristen för detta.

4. Utanordnaren och räkenskapsföraren skall vidta alla åtgärder som är nödvändiga för att sörja för att beviljade förskott utfärdas med korrekta belopp och inom fastställda tidsfrister.

Artikel 22

1. Direktören skall vara utanordnare för de anslag som tas upp i centrumets budget.

2. Direktören får delegera en del av sina uppgifter till underställd personal. I varje beslut om delegering av befogenheter skall det anges hur länge och hur omfattande uppdraget skall vara.

Artikel 23

1. Direktören skall utse en räkenskapsförare som skall ansvara för att

a) betalningar effektueras korrekt samt att inkomster uppbärs och fastställda fordringar betalas in,

b) sammanställa och redovisa räkenskaper i enlighet med artikel 25,

c) föra räkenskaper i enlighet med artikel 25,

d) genomföra regler och metoder för hur räkenskaperna skall föras samt genomföra kontoplanen,

e) utforma och godkänna redovisningssystemen och, i förekommande fall, godkänna de system med syfte att leverera eller styrka bokföringsuppgifter som utanordnaren utformar,

f) förvalta likvida medel.

2. Räkenskapsföraren skall från utanordnaren få alla de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av centrumets tillgångar och skulder och budgetgenomförande, varvid utanordnaren skall ansvara för de lämnade uppgifternas tillförlitlighet.

3. I enlighet med punkt 1 och artikel 21 skall endast räkenskapsföraren ha befogenhet att förvalta finansiella medel och andra tillgångar. Han eller hon skall ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

4. Vid utförandet av sina arbetsuppgifter får räkenskapsföraren delegera vissa uppgifter till direkt underställd personal. I den handling genom vilken delegeringen sker skall de uppgifter anges som överlåts på dessa personer liksom deras rättigheter och skyldigheter.

Artikel 24

1. För inkassering av en fordran till centrumet skall ett betalningskrav utfärdas av utanordnaren.

2. Räkenskapsföraren skall ansvara för betalningskrav som utanordnaren överlämnat till honom eller henne.

3. För alla kontanta betalningar till räkenskapsföraren eller förskottsförvaltaren skall ett kvitto utfärdas.

VI. RÄKENSKAPER, UPPRÄTTANDE OCH KONTROLL AV BOKSLUT, REVISION, REVISIONSRÄTTEN, OLAF

Artikel 25

1. Räkenskaperna skall föras i euro enligt metoden för dubbel bokföring och på grundval av kalenderåret. De skall visa samtliga inkomster och utgifter från och med den 1 januari till och med den 31 december varje år och skall stödja sig på styrkande handlingar.

Räkenskaperna skall avslutas vid utgången av budgetåret för att centrumets årsbokslut skall kunna upprättas.

2. Bokföringsposter skall registreras på grundval av ett redovisningssystem som omfattar en kontoplan i vilken en klar åtskillnad görs mellan de konton som skall användas för att upprätta balansräkningen och de konton som skall användas för att upprätta inkomst- och utgiftsredovisningen. Dessa poster kan införas i antingen böcker eller elektroniska filer med hjälp av vilka en samlad månatlig balansställning kan uppställas. Alla förskott skall bokföras på ett bevakningskonto och regleras senast vid utgången av det följande budgetåret, utom när det gäller stående förskott.

3. Centrumet skall upprätta en balansräkning och en inkomst- och utgiftsredovisning senast den 30 april varje år.

Balansräkningen skall visa centrumets tillgångar och skulder per den 31 december det senast utlöpta budgetåret.

Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta följande:

a) En tabell över ”inkomster” som omfattar följande:

- Beräknade inkomster från Europeiska utvecklingsfonden baserade på godkända åtaganden under året och på åtaganden som överförts från tidigare budgetår.

- Faktiska inkomster av skatter på löner och av uppburen ränta.

- Andra faktiska inkomster.

b) En tabell över ”utgifter” som omfattar följande:

- Faktiska utbetalningar till följd av åtaganden under budgetåret som överförts från tidigare budgetår.

- Faktiska utbetalningar eller åtaganden som belastar budgeten för år N.

- En sammanfattande tabell över faktiska betalningar för möbler, utrustning och andra inventarier.

- Åtaganden vars överföring till det följande budgetåret har godkänts.

c) Noter till bokslutet som omfattar följande:

- Tillämpade redovisningsprinciper.

- Sammanfattande tabeller över anslag för vilka åtaganden gjorts eller vilka utbetalats, förfallit eller överförts under föregående och innevarande år.

- Noggranna noter och beräkningar som stöder de enskilda posterna i bokslutet.

4. Varje kvartal skall det utarbetas en rapport som visar situationen när det gäller genomförandet av den löpande budgeten och användningen av överförda anslag; denna rapport skall godkännas av räkenskapsföraren och överlämnas till styrelsen.

Artikel 26

Externa revisorer

På rekommendation av direktören och på grundval av ett anbudsförfarande skall styrelsen utse en revisionsbyrå för en period av högst tre år.

Revisorerna skall granska centrumets böcker och kassaförvaltning, kontrollera att inventarieförteckningar och balansräkningar har upprättats på ett korrekt sätt och i god tro och förvissa sig om att upplysningarna om centrumets räkenskaper är korrekta.

Syftet med revisionen, som skall bygga på bokföringsmaterial och vid behov ske på platsen, skall vara att fastställa att alla inkomster har uppburits och alla utgifter uppkommit på ett lagligt och korrekt sätt och att verksamheten utförts i överensstämmelse med principen om en sund ekonomisk förvaltning.

Revisorerna skall efter avslutandet av varje budgetår senast den 30 oktober lämna en rapport till styrelsen om fullgörandet av sina arbetsuppgifter.

På grundval av denna rapport och bokslutet skall styrelsen bevilja direktören ansvarsfrihet när det gäller genomförandet av budgeten.

Artikel 27

I enlighet med budgetförordningen för nionde EUF får kommissionen [på gemenskapens vägnar], revisionsrätten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) kontrollera användningen av de medel som centrumet mottagit från EUF.

Revisionsrätten får kontrollera att inkomsterna och utgifterna är lagliga och formellt riktiga och att bestämmelserna i Cotonouavtalet och i budgetförordningen för nionde EUF har följts.

VII. UTANORDNARES, RÄKENSKAPSFÖRARES OCH FÖRSKOTTSFÖRVALTARES ANSVAR

Artikel 28

Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot utanordnare som fastställer fordringar eller utfärdar betalningskrav, gör utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att följa denna budgetförordning. Detsamma gäller om en utanordnare försummar att upprätta ett dokument som fastställer en skuld eller om han eller hon utan giltig orsak försummar att utfärda ett betalningskrav eller utfärdar dessa dokument för sent.

Ett sådant ansvar får endast åberopas gentemot utanordnaren om uppsåt eller allvarlig försumlighet från hans eller hennes sida har orsakat detta fel.

Artikel 29

1. Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot räkenskapsförare som effektuerar betalningar i strid med artikel 19.

Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot räkenskapsförare på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.

De skall på samma villkor vara ansvariga för att de order de får beträffande användning och förvaltning av bankkonton blir korrekt utförda, särskilt i följande fall:

a) Om de belopp de får inbetalda eller de utbetalningar de gör inte överensstämmer med beloppen på motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.

b) Om de betalar till andra personer än de berättigade betalningsmottagarna.

2. Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot förskottsförvaltare i följande fall:

a) Om de inte med formellt korrekta dokument kan styrka betalningar de gjort.

b) Om de betalar till andra personer än de berättigade betalningsmottagarna.

Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot förskottsförvaltare på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.

Artikel 30

1. Räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall vara försäkrade mot de risker som avses i denna artikel.

Centrumet skall täcka de försäkringskostnader som därigenom uppstår. Det skall ange vilka personalkategorier som fungerar som räkenskapsförare och förskottsförvaltare och de villkor på vilka det kommer att täcka denna personals kostnader för att försäkra sig mot de risker som är förenade med deras uppgifter.

2. Särskilda bidrag skall beviljas räkenskapsförare och förskottsförvaltare. Nivån på dessa bidrag skall fastställas i bestämmelser som skall utarbetas av centrumet och godkännas av styrelsen. Ett belopp motsvarande detta bidrag skall varje månad tillföras ett konto som skall öppnas av centrumet för var och en av dessa tjänstemäns räkning i syfte att skapa en garantifond som skall täcka eventuella brister i kassa eller bank som den berörda personen skulle kunna göras ansvarig för, i den mån sådana brister inte täcks genom ersättning från försäkringsbolag.

Tillgodohavandet på dessa garantikonton skall betalas ut till de berörda personerna när deras uppdrag som räkenskapsförare eller förskottsförvaltare upphör och efter det att de har beviljats slutgiltig ansvarsfrihet för sin förvaltning.

3. Direktören skall på grundval av de externa revisorernas rapport bevilja räkenskapsföraren och förskottsförvaltaren ansvarsfrihet inom två år efter framläggandet av årsbokslutet för kommittén.

Artikel 31

De krav på ekonomisk kompensation och de disciplinära åtgärder som kan riktas mot utanordnare, räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall fastställas i enlighet med centrumets tjänsteföreskrifter.

Artikel 32

Intressekonflikter

Tjänstemän får när det gäller budgetens genomförande inte vidta några åtgärder i de fall deras egna intressen skulle kunna strida mot centrumets intressen. Om en sådan situation uppstår skall den berörda tjänstemannen avstå från alla handlingar och vända sig till sin överordnade.

En intressekonflikt skall anses föreligga om en tjänsteman i samband med budgetens genomförande av familjeskäl eller av personliga skäl, på grund av nationell eller politisk koppling eller av ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren, inte kan utföra sina arbetsuppgifter på ett opartiskt och objektivt sätt.

V III. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Artikel 33

Tilldelning av kontrakt skall ske i enlighet med de allmänna bestämmelser för upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader som antagits av AVS–EG-ministerrådet.(*).

(*) (AVS–EG-ministerrådets beslut nr 2/2002 av den 7 oktober 2002 om genomförande av artiklarna 28, 29 och 30 i bilaga IV till Cotonouavtalet (EGT L 320, 23.11.2002, s. 1).

Artikel 34

Förvaltning på tredje parts vägnar

1. Centrumet får också förvalta medel på tredje parts vägnar, i enlighet med sitt uppdrag. Förteckningen över dessa medel skall tas upp i en bilaga till centrumets budget.

2. Dessa medel skall förvaltas i enlighet med denna budgetförordning.

3. Separata räkenskaper skall föras över förvaltningen av dessa medel på tredje parts vägnar.

4. Årsboksluten för var och en av de fonder som förvaltas av centrumet på tredje parts vägnar skall omfatta en balansräkning och en inkomst- och utgiftsredovisning, i vilka situationen per den 31 december det berörda budgetåret anges. De skall attesteras i enlighet med bestämmelserna i det avtal som ingåtts mellan centrumet och den tredje parten.

Om det inte finns några sådana bestämmelser skall attesteringen göras av centrumets externa revisorer.

5. Dessa årsbokslut skall utgöra en bilaga till centrumets årsbokslut.

Artikel 35

1. En löpande inventarieförteckning skall föras över all lös och fast egendom som tillhör centrumet. Endast lös egendom vars värde uppgår till minst 350 euro skall införas i förteckningen. Löpnumret i förteckningen skall anges på varje faktura innan denna betalas.

2. All försäljning av lös egendom och utrustning vars anskaffningsvärde per enhet översteg 350 euro skall offentliggöras på lämpligt sätt.

3. En rapport som undertecknats av både direktören och den person som ansvarar för utrustningen skall upprättas närhelst en artikel i inventarieförteckningen avyttras, skrotas eller konstateras saknad på grund av förlust eller stöld eller annat skäl.

4. Centrumet skall göra en fysisk inventering och upprätta en bokföringsmässig inventarieförteckning som skall avstämmas regelbundet. Denna avstämning skall godkännas av de externa revisorerna.

Artikel 36

AVS-staterna, medlemsstaterna och gemenskapen skall, var och en i den mån parten berörs, vidta de åtgärder som krävs för att genomföra detta beslut.

Artikel 36a

Den budgetförordning för centrumet som fastställs i beslut nr 2/91 av den 19 april 1991 skall upphöra att gälla.

Artikel 37

Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.

Utfärdat i Bryssel den

På AVS–EG-ambassadörskommitténs vägnar Ordförande

[1] EGT C […], […], s. […].

[2] EGT L 317, 15.12.2000, s. 3.

[3] EGT L 317, 15.12.2000, s. 3. Avtalet ändrat genom AVS–EG-ministerrådets beslut nr 1/2003 (EGT L 141, 7.6.2003, s. 25).

[4] EGT L 317, 15.12.2000, s. 3.

[5] EGT L 83/1, 1.4.2003, s. 1.