[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 6.6.2005

KOM(2005) 239 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET OCH EUROPAPARLAMENTET

Konsolidering och utbyggnad av tjänsten för yttre representation

1. INLEDNING

Nätverket av delegationer och de senaste förändringarna

50 år efter det att Europeiska gemenskapernas första representation inrättades har tjänsten för yttre representation utvecklats till ett mycket vittomfattande, enhetligt och sammanhängande nätverk. Sedan de senaste besluten om nätverkets utveckling genomförts finns det nu 127 delegationer och andra representationer genom vilka kommissionen representerar gemenskaperna och främjar Europeiska unionens intressen världen över. Kommissionen är nu representerad i 155 länder och har också fem delegationer vid internationella organisationer. Mer än 1 000 tjänstemän och 3 800 andra anställda arbetar för närvarande utomlands.

Under 2001 gav kommissionen ny fart åt nätverket av delegationer genom att inleda en regionaliseringsprocess och en översyn av hela nätverket, vilket ledde till nyinrättningar, nedläggningar och andra förändringar. Under 2003 beslutade kommissionen om ytterligare betydande förändringar för att göra nätverket mera sammanhängande. Detta innebar bland annat inrättandet av två nya representationer (i Jemen och Nya Zeeland), 16 uppgraderingar och namnbyten, vilket ledde till att ett antal etableringsavtal ingicks och tjänstemän omplacerades från andra delegationer i regionen. Båda meddelandena har nu genomförts till fullo.

Samtidigt gjordes stora ansträngningar för att genomföra delegeringsprocessen, som är en viktig del av reformen av kommissionen[1]. Utdelegeringen till de flesta av de 80 berörda delegationerna har nu genomförts. Detta har krävt mobilisering av mycket stora ytterligare personalresurser och finansiella resurser: i slutet av denna period (2000–2004) hade sammanlagt 1 561 anställda (359 tjänstemän och 1 202 externt anställda) mobiliserats för att arbeta på delegationerna. Decentraliseringsprocessen har finansierats genom medel från olika källor: kostnaderna för tjänstemännen har framför allt finansierats med medel från yttre representationens tidigare budgetpost A-6.

Dessa åtgärder innebar mycket betydande investeringar både i personalhänseende och i ekonomiska termer. Kommissionen har därför strävat efter att genomföra de senaste ändringarna av sitt nätverk av delegationer inom ramen för den tidigare budgetposten A-6 för 2004 genom omfördelning av personalresurser och finansiella resurser (se tabellen nedan).

Tabell 1 – Beräknade budgetkonsekvenser av inrättandet av delegationer under de senaste tre åren

Delegation | Dag för inrättande | Igångsättnings-kostnader (i euro) | Årliga kostnader (i euro) | Totalt |

Paraguay | 30/11/2001 | 0 | 102 636 | 102 636 |

Kambodja | 14/12/2001 | 0 | 33 816 | 33 816 |

Nepal | 13/3/2002 | 93 700 | 24 708 | 118 408 |

Singapore | 5/4/2002 | 113 500 | 545 220 | 658 720 |

Taiwan | 27/11/2002 | 113 500 | 371 220 | 484 720 |

Kuba | 29/1/2003 | 83 700 | 72 708 | 156 408 |

Malaysia | 13/2/2003 | 182 200 | 419 928 | 602 128 |

Laos | 20/3/2003 | 93 700 | 21 708 | 115 408 |

Saudiarabien | 23/9/2003 | 142 200 | 461 928 | 604 128 |

Jemen | 18/12/2003 | 93 700 | 24 708 | 118 408 |

Nya Zeeland | 16/2/2004 | 113 500 | 383 220 | 496 720 |

Totalt | 1 029 700 | 2 461 800 | 3 491 500 |

Behovet av att absorbera budgetkonsekvenserna av dessa nyinrättningar inom ramen för de resurser som står till förfogande har lett till att man tvingats tära ytterligare på de begränsade resurser som står till förfogande för tjänsten för yttre representation.

2. UTVECKLING AV NÄTVERKET

2.1. Politiska prioriteringar för kommande nyinrättningar

Det har uppstått nya politiska prioriteringar för inrättande av nya delegationer sedan dessa ändringar antogs. Det finns nu planer på att inrätta delegationer i Schweiz (Bern)[2] och Moldavien (Chisinau)[3]. Dessutom föreslås att Uzbekistan (Tasjkent)[4] på ett senare stadium skall få en regional delegation som skall ledas av en chargé d’affaires ad interim vilken skall rapportera till en delegationschef som inte är bosatt i landet. Mot bakgrund av hur förbindelserna mellan EU och Sri Lanka har utvecklats och av EU:s långsiktiga åtgärder som svar på tsunamikatastrofen i sydöstra Asien anses det vara prioriterat att den regionala delegationen i Sri Lanka omvandlas till en fullvärdig delegation. Slutligen planerar man även att inrätta delegationer i Östtimor och Irak så snart de politiska och praktiska förhållandena tillåter det.

De flesta av dessa nyinrättningar har redan nämnts i tidigare förslag, där det också angivits att inrättandet skulle bekräftas så snart de lämpliga förhållanden rådde. Av den analys som gjorts av den rådande politiska situationen och av de råd som lämnats av de berörda avdelningarna framgår att detta nu är fallet, och att flera mycket tungt vägande skäl gör dessa nyinrättningar både lämpliga och nödvändiga.

- Trots att förbindelserna mellan EU och Schweiz är betydelsefulla har kommissionen ännu inte någon delegation i Bern. Såväl de schweiziska myndigheterna som kommissionen konstaterar att det finns ett behov av en sådan delegation. Många faktorer talar för att det bör finnas en delegation i Bern: det schweiziska edsförbundets unika geografiska placering; våra nära förbindelser (inget annat tredjeland har så många överenskommelser med EU som Schweiz) samt den omfattande handeln oss emellan (Schweiz är EU:s fjärde största handelspartner i absoluta tal) är bara några få av dem. Denna fråga blir alltmer brännande i takt med att de bilaterala förbindelserna utvecklas totalt sett.

- För Moldaviens del talar de ökande ekonomiska och politiska bilaterala förbindelserna för en permanent närvaro i landet. Kommissionen har redan uttryckt sitt stöd för en sådan närvaro så snart den politiska situationen tillåter det. Moldavien är det enda land med en handlingsplan inom ramen för den europeiska grannskapspolitiken som ännu inte har någon delegation. Handlingsplanen kräver att det öppnas en delegation under 2005 för genomförandet av den politik som förespråkas i handlingsplanen. Moldavien ser också gärna ett ökat deltagande från EU:s sida när det gäller en lösning på frågan om Transnistrien. Med en delegation i landet kommer kommissionen att vara bättre rustad för att stödja denna process.

- Mot bakgrund av utvecklingen i länderna på västra Balkan planerar man även att öppna ett sambandskontor i Montenegro.

- Mot bakgrund av utvecklingen av de bilaterala förbindelserna och som ett led i Europeiska unionens långsiktiga insatser efter naturkatastrofen i Sydostasien bör den regionala delegationen i Sri Lanka omvandlas till en fullvärdig delegation som stöder Europeiska unionens insatser på längre sikt när det gäller att hjälpa till med att åtgärda de skador landet drabbats av.

- Nya delegationer planeras också i Uzbekistan och Östtimor , förutsatt att dessa länder uppfyller de nödvändiga politiska och praktiska förutsättningarna och att lämpliga resurser står till förfogande, vilket inte är fallet för närvarande. Inrättandet av dessa delegationer måste ses mot bakgrund av den ökande betydelsen av våra strategiska intressen i Centralasien och Östtimors anslutning till Cotonouavtalet mellan EU och AVS-staterna.

- En delegation bör också inrättas i Irak när lämpliga politiska och praktiska förhållanden råder i syfte att bidra till EU:s insatser att åstadkomma ökad stabilitet i det landet. För ögonblicket står inte de nödvändiga resurserna till förfogande.

- Ett sambandskontor har slutligen även inrättats som en prioriterad åtgärd i Kosovo med anledning av de nuvarande politiska förhållandena i området. För Montenegros del är ett sådant inrättande motiverat ur politisk synvinkel eftersom det finns ett stort behov av att stärka EU:s närvaro i regionen och ur biståndssynpunkt eftersom det är nödvändigt att ersätta Europeiska byrån för återuppbyggnad. Man planerar att öppna kontoret i Montenegro så snart resurser står till förfogande. Ett ad hoc- system för representation vid Internationella civila luftfartsorganisationen (Montreal) och Europarådet (Strasbourg) håller också på att utarbetas.

2.2. Förväntad tidsplan

Mot bakgrund av de politiska prioriteringarna har GD Yttre förbindelser för avsikt att uppgradera delegationen i Sri Lanka senast under maj 2005 och att öppna delegationen i Moldavien under det första halvåret 2005 samt en delegation i Schweiz senare under året.

2.3. Personal- och budgetresurser

Så snart de politiska prioriteringarna ovan hade fastställts inledde kommissionen arbetet med att fastställa de nödvändiga resurserna för inrättandena. På grund av motstridiga prioriteringar kunde åtaganden för inrättandena emellertid inte göras i budgetförslaget 2005. Det var därför nödvändigt att överväga alternativa sätt att finansiera dem genom besparingar på andra håll.

Eftersom nätverkets resurser redan är hårt belastade och de tidigare inrättandena också genomfördes genom en omfördelning av prioriteringar inom budgetanslagen, bör man komma ihåg att man hittills endast har kunnat finna mycket begränsade möjligheter till besparingar varför det är nödvändigt att prioritera när det gäller tidpunkten för inrättandena.

Mot bakgrund av de politiska prioriteringarna är det – trots budgetproblemen – både nödvändigt och lämpligt att öppna dessa kontor. De måste därför inrättas med de resurser som för närvarande står till förfogande. Detta kommer huvudsakligen att ske genom en omfördelning av befintliga personalresurser – framför allt från andra delegationer i regionen – och genom en omfördelning av budgetmedel från hela nätverket så att man kan täcka löpande utgifter samt utgifter för infrastruktur, personal och andra utgifter. Detta kommer att medföra ytterligare rationalisering av tillgängliga resurser.

Mot bakgrund av det som sagts ovan anges i nedanstående tabell de beräknade kostnaderna och den preliminära tidsplanen för inrättandena:

Förväntade konsekvenser och tidsplan

Delegation/ begrepp | Personal | Kostnader | Planerat inrättandedatum |

Tjänstemän (1) | Övrig personal (1) | Totala beräknade igångsättningskostnader (2) | Totala beräknade årliga kostnader (1) | Totala kostnader |

Sri Lanka(4) (uppgradering) | 3A 2B 1C | 1 AL III (admin) | 678 000 | 718 536 | 1 396 536 | maj/juni 2005 |

Moldavien | 2A 1B 1C | 1 AL II 1 AL III 1 AL IV(3) | 583 500 | 308 376 | 891 876 | juli 2005 |

Schweiz | 1A 1B 1C | 1 AL II 1 AL III 1 AL IV | 528 000 | 875 988 | 1 403 988 | oktober 2005 |

Totalt | 6A 4B 3C | 2 AL II 3 AL II 2 AL IV | 1 789 500 | 1 902 900 | 3 692 400 |

1) Endast ytterligare kostnader förbundna med inrättandet/uppgraderingen anges här, eftersom personalen kommer att omfördelas. 2) Samtliga kostnader kommer att täckas med hjälp av befintliga resurser inom 2005 års budget genom en ändring av prioriteringarna. 3) När anställningsformen kontraktsanställda införts, planeras en sekreterare och en dataansvarig tjänsteman för Moldavien. 4) De nödvändiga personalresurserna för avdelningarna för samarbete/bistånd och ekonomi/kontrakt kommer att fastställas i ett snare skede tillsammans med Byrån för samarbete, EuropeAid.

3. SLUTSATSER

Inrättandet av de nya delegationerna kommer att genomföras som en prioriterad åtgärd. De nödvändiga ekonomiska resurserna och personalresurserna kommer att täckas genom en omstrukturering av det nuvarande nätverket, omfördelning av personalen och en minskning av kostnaderna på andra håll. Dessa sänkta kostnader bör inte leda till att nätverkets kvalitet försämras, vare sig på de nya delegationerna eller på de delegationer som tvingas minska sin personal för att inrättandet av de nya delegationerna skall bli möjligt. Därav den tidsplan som anges ovan.

Denna insats bör också ses mot bakgrund av det förberedande arbetet för genomförandet av det konstitutionella fördraget, när detta väl har ratificerats av medlemsstaterna. Fördraget, som undertecknades av stats- och regeringscheferna i Rom den 29 oktober 2004, innehåller en rad bestämmelser som i hög grad kommer att påverka Europeiska unionens och därmed tjänstens för yttre förbindelser organisationsstruktur. I fördraget föreskrivs bl.a. att Europeiska unionens delegationer skall företräda unionen i tredjeländer och vid internationella organisationer.

Mot bakgrund av detta bör man komma ihåg att även om delegationerna hierarkiskt är en del av kommissionens struktur, tjänar de i praktiken hela Europeiska unionens intressen i enlighet med vad som beskrivs i kommissionens meddelande av den 3 juli 2001[5]. De gör detta genom att publicera, förklara och genomföra EU:s politik, analysera politiken i de länder där de är ackrediterade och föra förhandlingar i enlighet med de mandat som de fått.

De åtgärder som beskrivs i detta meddelande kommer att bidra till konsolideringen och utbyggnaden av ett mera sammanhängande nätverk, i stånd att ta på sig de ytterligare skyldigheter och förpliktelser som följer av det nya konstitutionella fördraget.

FÖRENKLAD FINANSIERINGSÖVERSIKT

Politikområde(n): YTTRE FÖRBINDELSER Verksamhet(er): Tjänsten för yttre representation |

ÅTGÄRDENS BENÄMNING: MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET OCH EUROPAPARLAMENTET – KONSOLIDERING OCH UTBYGGNAD AV TJÄNSTEN FÖR YTTRE REPRESENTATION |

1. BERÖRDA BUDGETRUBRIKER (NUMMER OCH BETECKNING)

XX 01 01 02: Utgifter för personal i aktiv tjänst vid Europeiska gemenskapens delegationer

XX 01 02 02: Extern personal vid Europeiska gemenskapens delegationer

XX 01 02 12: Andra administrativa utgifter för kommissionens delegationer

XX 01 03 02: Europeiska gemenskapens delegationers byggnader med tillhörande utgifter

2. allmänna uppgifter

2.1 Sammanlagda anslag för åtgärden (del B): 2,582 miljoner euro i åtagandebemyndiganden för 2005 och 1,903 miljoner euro i åtagandebemyndiganden för de följande åren.

2.2 Tillämpningsperiod

Den utbyggnad som beskrivs i detta meddelande kommer att påbörjas och avslutas under budgetåret 2005. Eftersom det rör sig om uppgradering av en delegation och inrättandet av två nya delegationer har det inte fastställts någon sista dag för åtgärden.

2.3 Flerårig total utgiftsberäkning

a) Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden (finansiellt bidrag) (se punkt 6.1.1)

Miljoner euro (avrundat till tre decimaler)

År n | n + 1 | n + 2 | n + 3 | n + 4 | n + 5 och följande budgetår | Totalt |

ÅB | 2 582 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 12 097 |

BB | 2 582 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 12 097 |

b) Tekniskt och administrativt stöd och stödutgifter (icke-differentierade anslag) (se punkt 6.1.2)

ÅB |

BB |

Delsumma a+b |

ÅB | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

BB | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

ÅB | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

BB | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

2.4 Förenlighet med den ekonomiska planeringen och budgetplanen

Förslaget är förenligt med gällande ekonomisk planering.

Förslaget kräver omfördelningar under den berörda rubriken i budgetplanen.

Förslaget kan kräva tillämpning av bestämmelserna i det interinstitutionella avtalet.

Typ av utgifter: Det rör sig om att företa en ekonomisk klassificering av utgifterna, genom att göra åtskillnad mellan löpande utgifter och kapitalutgifter. Sådan klassificering medger bättre åtskillnad mellan budgetbokföring och allmän bokföring.

Löpande utgifter (har att göra med kostnaderna under budgetåret).

Kapitalutgifter (har att göra med balansräkningsposter). Vilken typ av verksamhet är utgifterna avsedda att finansiera?

3. BUDGETTEKNISKA UPPGIFTER

Typ av utgifter | Nya | Bidrag från Eftaländer | Bidrag från ansökande länder | Rubrik i budgetplanen |

Oblig. Utg. | Icke-differentierade anslag | JA | NEJ | NEJ | nr 5 |

4. RÄTTSLIG GRUND

Tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna, särskilt artiklarna 27–31, 33 och 65a samt bilagorna III, VII och X.

Anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.

5. BESKRIVNING AV ÅTGÄRDEN OCH SKÄL FÖR ÅTGÄRDEN

5.1 Behovet av gemenskapsåtgärder[6]

5.1.1 Mål

I syfte att sörja för en bättre förvaltning av kommissionens ekonomiska och politiska förbindelser med Schweiz och Moldavien anses det i detta skede nödvändigt att öppna delegationer i de länderna. När det gäller Sri Lanka är det nödvändigt att anpassa delegationens struktur för att kunna hantera utvecklingen av förbindelserna med det landet och förvalta kommissionens insatser efter den naturkatastrof som drabbat regionen.

5.1.2 Förhandsutvärdering

Beslut om inrättande av nya delegationer fattas på grundval av behoven när det gäller utvecklingen av gemenskapens ekonomiska och politiska förbindelser med de berörda länderna samt i nära samarbete med alla berörda avdelningar inom kommissionen.

5.1.3 Efterhandsutvärdering

Delegationerna i fråga kommer att ingå som en del i gemenskapens delegationsnät och kommer följaktligen att vara föremål för kontroller i samband med sådana besök på plats som företas av enheten för inspektion av delegationerna och enheten för intern kontroll inom tjänsten för yttre representation.

5.2 Planerade åtgärder och formerna för finansieringen via budgeten

Det rör sig om administrativa utgifter som hör samman med inrättandet av två nya delegationer och uppgraderingen av en delegation (från en regional till en fullvärdig delegation). Extrautgifterna för budgetåret 2005 kommer att finansieras via befintliga anslag, genom besparingar av andra utgifter. Dessa åtgärder kommer att leda till en förbättring av de politiska och ekonomiska förbindelserna med länderna i fråga och kommer att göra det möjligt för kommissionen att sköta förvaltningen av sin verksamhet i de länderna på ett bättre sätt.

5.3 Formerna för genomförandet

Förvaltningen kommer, såsom är fallet när det gäller alla administrativa utgifter för delegationerna, att skötas direkt av kommissionen, genom användning av personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren och av extern (lokal) personal.

[1] Målen med delegeringen var att i betydande utsträckning minska den tid det tog att genomföra projekt, att märkbart förbättra kvaliteten och lyhördheten hos ledningen för projekt och program, att garantera att förfarandena för finansiell och teknisk förvaltning och kontraktsförvaltning uppfyller de högsta internationella etik- och ansvarsnormerna samt att förbättra verkningarna av och synligheten hos gemenskapens utvecklingssamarbete och utvecklingsbistånd.

[2] Nämns redan i dokument SEK(1998) 1261 av den 22 juli 1998.

[3] Föreslås i KOM(2001) 381 av den 3 juli 2001, under förutsättning att lämpliga förhållanden råder.

[4] Nämns i dokument SEK(1998) 1261 av den 22 juli 1998.

[5] KOM(2001) 381 av den 3 juli 2001.

[6] Ytterligare upplysningar finns i den separata vägledningen.