Rapport

om årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt centrumets svar

(2001/C 372/04)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2965/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2965/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR ÖVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN (LUXEMBURG) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Budgetgenomförandet för budgetåret 2000 framgår av tabell 1(3). Det bör noteras att nästan två tredjedelar av de anslag för administrativa utgifter (avdelning II) för vilka åtaganden gjorts under 2000 fick överföras till påföljande budgetår. Centrumet bör försöka att mer exakt beräkna sina utgifter för att minska överföringarna.

Årsredovisning och bokföring

6. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

7. Centrumet beräknar inte avskrivningar på de tillgångar som ingår i dess inventarieförteckning. För att årsredovisningen bättre skall redovisa centrumets faktiska ekonomiska situation och även för att de avgifter centrumet tillämpar bättre skall återspegla produktionskostnaderna bör centrumet beräkna avskrivningarnas storlek i likhet med kommissionen eller andra organ.

8. Under 2000 har centrumet gjort betydande ansträngningar för att förbättra och uppdatera sitt inventariesystem. Trots detta kvarstår följande brister:

- För närvarande saknas identifiering av programvaror och materiel som ingår i datautrustningen och centrumet bör undersöka möjliga lösningar på detta problem.

- Antalet inventarier som tas upp i inventarieförteckningen varierar från ett budgetår till ett annat utan motivering.

Finansiella och rättsliga bestämmelser

9. Centrumet bör tydligt definiera ansvaret i den egna organisationen för uppföljning av dataprojekt som utförs av avtalsparter. Inom ramen för ett projekt uppgående till 1,6 miljoner euro, varav 1 miljoner euro i anslag för vilka åtaganden gjorts under 1999 och som överförts till 2000, hade inte förfaranden för förvaltning och uppföljning fastställts på förhand.

10. Ett inköp av programvara för ett belopp av 56945 euro, som gjordes i februari 1999 inom ett ramavtal som kommissionen ingått 1996 och som överförts till 2000, hade inte lämnats för yttrande till rådgivande kommittén för upphandling och avtal vilket krävs enligt artikel 48 i centrumets budgetförordning. En liknande iakttagelse gjordes för budgetåret 1999(4). Dessutom utfärdades betalningsordern år 2000 på grundval av ett senare ramavtal med nya produkter och priser.

11. Under 2000 förnyades ett kontrakt om underhåll av dataprodukter utan förhandsgodkännande av controllern, som slutligen godkände åtagandet i efterhand. Ett liknande fall har upptäckts gällande ett åtagande som gjorts för anslag för 1999 som överförts till 2000.

Förvaltning

12. I februari 2000 inledde centrumet en anbudsinfordran tillsammans med en annan institution(5). Till slut valde centrumet inte ut någon anbudsgivare, i enlighet med yttrandet från dess rådgivande kommitté för upphandling och avtal, på grund av åsiktsskillnader mellan centrumet och den institution man samarbetade med beträffande kvalitetskraven på översättningar. Denna situation visar nödvändigheten av att centrumet tillsammans med sina samarbetspartners i förväg lägger fast vilka kriterier och vilken kvalitetsnivå för översättningar som skall gälla för anbudsgivarna.

13. Centrumet har inget specifikt kontrakt som tydligt anger villkoren för förvaltningen av dess bankkonton (räntesatser, bankavgifter).

Uppföljning av tidigare iakttagelser

14. Revisionsrätten upprepar sin tidigare önskan(6) om att centrumet skall införa kostnadsbokföring för att känna till faktiska kostnader per organ och slag av tjänst för tjänsterna som det levererar.

15. Den situation som konstaterades av revisionsrätten 1997(7), 1998(8) och 1999(9) förändrades inte under 2000. Centrumet använder sig fortfarande av lokaler som ställts till dess förfogande av de luxemburgska myndigheterna, utan att villkoren för utnyttjande av dessa varit föremål för något avtal mellan parterna.

Förvaltning av mänskliga resurser

Personalpolitik

16. Personalen vid centrumet lyder under de förordningar och regler som gäller för tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna. Som föreskrivs i artikel 17.3 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 fastställs tillämpningsbestämmelserna av styrelsen i samråd med kommissionen. Centrumets personalpolitik har inte formaliserats i ett enhetligt dokument. Allmänna genomförandebestämmelser för tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren för övriga anställda har antagits av styrelsen för vissa delar av denna politik (bedömning, befordran, vidareutbildning).

Rekryteringsförfaranden

17. Urvalet sker i allmänhet i två etapper: bedömning av ansökningshandlingar och därefter samtal. Sedan centrumet inrättades har 37 urvalsförfaranden avslutats. Ett enda urval med skriftliga prov har genomförts, 1998, vilket ledde till att 22 personer rekryterades.

18. Urvalskommittén bör i förväg fastställa urvalskriterier och deras inbördes viktning. Det har emellertid konstaterats att

- vid ett förfarande hade inte det nödvändiga sammanlagda poängtalet för att gå vidare till nästa etapp bestämts i förväg av urvalskommittén,

- vid ett annat förfarande angavs inte den minimipoäng som krävdes för att tas upp på förteckningen över godkända sökande förrän i urvalskommitténs slutliga sammanfattning som upprättades samma dag som förteckningen över godkända sökande.

19. Tretton urvalsförfaranden speciellt för anställning av IT-personal som ägde rum mellan 1996 och 2000 har granskats. Tjugo personer som fanns med i förteckningarna över godkända sökande efter dessa urvalsförfaranden anställdes av centrumet. Urvalskommittéerna hade inte i förväg angett den minimipoäng som krävdes för att gå vidare till nästa etapp av urvalsförfarandet. I fem fall hade den sökande som anställdes fått lägst poäng.

Befattningsbeskrivningar

20. Enligt artikel 44.1 a i centrumets budgetförordning skall det för varje tjänst i kategori A och LA finnas en befattningsbeskrivning. Förutom för sex anställda i kategori B och C finns ännu inte befattningsbeskrivningar för övriga anställda.

Utveckling av centrumets personalstyrka och verksamhet

21. Centrumets personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna består enbart av tillfälligt anställda (TA) för vilka antalet tjänster godkänns varje år av budgetmyndigheten samtidigt med budgeten. I budgeten kan även anslag beviljas för rekrytering av extraanställda (EA), för vilka kontraktet är begränsat till högst ett år.

22. I tabell 4 återges utvecklingen av centrumets personalstyrka och hur den fördelats under perioden 1995 till 2000. Ökningen av antalet anställda tenderar att avta med tiden och i takt med att centrumet finner sin arbetsrytm. Samtidigt tenderar andelen extraanställda att minska.

23. Av de 185 personer som anställts av centrumet sedan det bildades rekryterades 106 som tillfälligt anställda och 79 som extraanställda. Med dem som slutat borträknade fanns i slutet av 2000 130 anställda i aktiv tjänst varav 125 var tillfälligt anställda och fem extraanställda. De flesta tillfälligt anställda har anställts efter rekryteringskampanjer som publicerats inom institutionerna och övriga decentraliserade organ, i pressen eller på centrumets hemsida. Av de 79 extraanställda som rekryterats av centrumet har 40 blivit tillfälligt anställda, därav 19 efter ett internt förfarande.

24. I tabell 5 analyseras utvecklingen av rekrytering enligt det förfarande som använts och det framgår att ingen rekrytering skett genom ett förfarande av typen allmänt uttagningsprov av den modell som förordas för gemenskapens institutioner, och som ger störst garantier för förfarandenas kvalitet och insyn. I genomsnitt har rekryteringskostnaderna uppgått till cirka 470 euro per nyanställd.

25. Antalet personer som slutar sin anställning ger en genomsnittlig årlig personalomsättning (tillfälligt anställda och extraanställda) på 13 % (se tabell 5), som i 40 % av fallen beror på att kontrakten avbrutits på de anställdas egen begäran och i övriga fall på att anställningskontrakten löpt ut.

26. En granskning av ett urval på 14 anställda visade inte på några problem med avseende på deras profil i förhållande till arbetsuppgifterna.

27. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid centrumet fungerar (till exempel administration, bokföring, sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som direkt bidrar till förverkligandet av centrumets mål.

28. Det konstaterades att praktiskt taget samtliga anställda i kategori A har operativa funktioner och att för samtliga kategorier har 60 % av personalen sådana funktioner.

29. I tabell 6 redovisas utvecklingen av kostnaderna för personal och utgifterna för administration. Lönekostnaderna för perioden 1997-2000 har ökat snabbare än antalet anställda. Skillnaden förklaras till viss del av att personal övergått från att vara extraanställd till att bli tillfälligt anställd.

30. Bland övriga personalkostnader har analysen särskilt omfattat utgifter för vidareutbildning och administration, framför allt på dataområdet. Utgifterna för vidareutbildning har ökat snabbare än antalet anställda till följd av de riktlinjer centrumet antagit på området. De faktiska administrativa utgifterna har också ökat på grund av de stora investeringar centrumet gjort på dataområdet. Under 2000 arbetade 24 personer, externa konsulter inräknade, eller en av fem av samtliga anställda, uteslutande inom IT-området.

31. För att man skall få en uppfattning om förhållandet mellan centrumets verksamhet och utvecklingen av personalstyrkan och kostnader i samband härmed har personalkostnaderna jämförts med centrumets inkomster under ett år. Eftersom inkomsterna också visar hur centrumets prissättning utvecklats har även det antal sidor som centrumet översatt tagits med som indikator för verksamheten. Mängden översättningar är relativt stabil och kan alltså betraktas som representativ för verksamheten.

32. En jämförelse mellan utvecklingen av centrumets inkomster och personalstyrkan och kostnader i samband härmed ger vid handen att centrumet förvaltas på ett sätt som leder till att inkomsterna ökar snabbare än personalen och kostnaderna för denna. En jämförelse mellan variationer i centrumets verksamhetsvolym och personalstyrkan och därtill hörande kostnader ger en mer nyanserad bild. Generellt sett utvecklas arbetsvolymen och personalstyrkan parallellt. Däremot har lönekostnaderna en tendens att öka något snabbare på grund av automatiken i löneutvecklingen. Centrumet bör fortsätta sina ansträngningar för att förbättra sin allmänna produktivitet.

33. En jämförelse mellan antal översatta eller granskade sidor under 2000 och personalstyrkan vid de olika språksektionerna visar på skillnader i produktion mellan sektionerna. Särskilt fyra sektioner(10) har haft en betydligt lägre produktion i kvantitativa termer än genomsnittet. Centrumet bör bevaka denna situation och om den består vidta nödvändiga justeringar.

Slutsats

34. Trots att centrumet sedan det inrättades inte kunnat anställa så många personer som det begärt under budgetförfarandet verkar det som om detta inte haft någon större betydelse för utvecklingen av dess verksamhet. Olika faktorer skulle kunna förklara detta såsom

- en viss osäkerhet vid beräkningen av behov,

- försiktighet för den händelse behovet av översättning skulle avta.

35. För rekrytering av anställda har myndigheten använt rekryteringsmetoder baserade på ett offentliggörande av lediga tjänster som oftast varit begränsat till institutionerna och andra decentraliserade organ, till centrumets hemsida och till pressen. Ungefär 20 % av dem som nu är tillfälligt anställda anställdes ursprungligen som extraanställda. För närvarande är majoriteten av personalen tillfälligt anställd.

36. Mot bakgrund av verksamhetens och personalstyrkans förväntade utveckling är det möjligen önskvärt att centrumet går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att kunna genomföra en så bred och så strikt rekrytering som möjligt, särskilt för tjänster som gäller stödjande funktioner. Denna samordning av rekryteringen är desto mer nödvändig eftersom centrumet planerar att anställa en del av personalen på fasta tjänster.

37. Centrumet bör försöka förbättra sin övergripande produktivitet. Man bör särskilt försöka få en uppfattning om de anställdas produktivitet, och centrumet bör fortsätta följa upp att utgifterna för vidareutbildning och på IT-området bidrar till att produktiviteten förbättras. Allmänt sett bör också centrumet förbättra sitt system för förvaltning och information på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 314, 7.12.1994, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 30 mars 2001 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 24 april 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna har avrundats vilket kan ge sken av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) EGT C 373, 27.12.2000, punkt 14.

(5) Europaparlamentet.

(6) EGT C 373, 27.12.2000, s. 21, punkt 10, EGT C 393, 29.12.1997, s. 47, punkt 1.6, och EGT C 406, 28.12.1998, s. 33, punkt 1.6.

(7) EGT C 406, 28.12.1998, punkt 1.13, s. 33.

(8) EGT C 372, 22.12.1999, punkt 18, s. 20.

(9) EGT C 373, 27.12.2000, punkt 15, s. 22.

(10) Sektionerna för tyska, engelska, spanska och nederländska har lägre procenttal än genomsnittet för de 11 sektionerna med respektive 18 %, 13 %, 9 % och 8 %.

TABELL 1-6

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser på grund av avrundningar.

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och 31 december 1999

Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser på grund av avrundningar.

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

TA: Tillfälligt anställda.

EA: Extraanställda.

Tabell 5

Analys av personalstyrkans förändring

>Plats för tabell>

Tabell 6

Utveckling av personalstyrka och kostnader i samband härmed

>Plats för tabell>

Centrumets svar

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Summan av de betalningsbemyndiganden som överförts under avdelning 2 motsvarar i huvudsak de avtal om utveckling av IT-system som genomfördes i slutet av året. Centrumet kommer att söka förbättra budgetberäkningarna och genomförandet.

Årsredovisning och bokföring

7. Centrumet delar revisionsrättens uppfattning rörande bokföring av avsättningar till avskrivningsfonder. I enlighet med centrumets inrättandeförordning skall centrumet vara självfinansierande genom att de återfår alla sina kostnader av sina kunder för utförda tjänster.

I räkenskaperna för 2001 kommer centrumet att presentera beräkningen av avskrivningar liksom hur de tagits med i beräkningen av priset.

8. Centrumet fortsätter att förbättra sitt inventariesystem, särskilt vad gäller definition av kriterier för värdering av programvaror som utvecklats av centrumet. Vissa av de inkonsekvenser som revisionsrätten upptäckt jämfört med tidigare budgetår beror på felaktigheter vid den första kodningen, vilka visat sig vid uppdateringen.

Finansiella och rättsliga bestämmelser

9. Centrumet noterar revisionsrättens iakttagelser och skall formalisera definitionen av ansvar vid uppföljningen av IT-projekt i de fall då flera avdelningar är berörda.

10. Efter revisionsrättens anmärkning i rapporten om budgetgenomförandet för budgetår 1999 (EGT C 373 av den 27 december 2000), överlämnas nu all användning av andra institutioners ramavtal till centrumets rådgivande kommitté för upphandling och avtal för yttrande, vilket inte var fallet i februari 1999.

11. I det fall revisionsrätten nämner berodde det sena formella godkännandet av åtagandet på orsaker som var kända och godkänts av centrumets ekonomistyrning även om attesteringen skedde i efterhand, bland annat i väntan på fördelaktigare pris. Resultatet av denna väntan bekräftas av fakta.

Förvaltning

13. Sedan starten, och av effektivitetsskäl, har centrumet varit anslutet till kommissionens avtalsvillkor för banktjänster. Centrumet planerar en anbudsinfordran för finansiella tjänster (banker) i sitt arbetsprogram för 2001.

Uppföljning av tidigare iakttagelser

14. Centrumet införde år 2000 ett kostnadsbokföringssystem som införlivats med systemet för budgeträkenskaper SI2. Med resultaten kan verksamhetskostnaderna identifieras, som vår tillsynsinstitution och andra organ begärt.

15. De luxemburgska myndigheterna tillkännagav den 27 april 2001 sin avsikt att behandla detta ärende, såväl som överenskommelser om säte och säkerhet när väl projektet för finansiering av centrumets slutliga fastighet utarbetats.

Förvaltningen av mänskliga resurser

Rekryteringsförfaranden

18. Centrumet ser hellre att den sökta profilen och de sökandes meriter stämmer överens än bestämmer minimipoäng i förväg för de olika etapperna i förfarandet, vilket skulle kunna få som konsekvens att inga godkända sökanden kan rekryteras och att urvalsförfarandet måste upprepas flera gånger, vilket vore i strid med principen om sund ekonomisk förvaltning.

19. I de fem fall som revisionsrätten tar upp har, enligt urvalskommitténs förmenande, de sökande under hela urvalsförfarandet visat sig lämpliga för den erbjudna anställningen.

Utveckling av centrumets personalstyrka och verksamhet

23. Det enda urvalsförfarande som utlysts internt var även öppet för sökanden. Detta speciella beslut att publicera detta på ett restriktivare sätt grundade sig på att ett av urvalsvillkoren var kunskaper om "translator's workbench".

24. Anställningen av tillfälligt anställda skiljer sig från rekrytering av tjänstemän eftersom det i tjänsteföreskrifterna inte finns några särskilda bestämmelser för hur tillfälligt anställda skall rekryteras.

Dessutom bekräftar rådet och kommissionen i sitt gemensamma uttalandet nr. 3 som bifogas rådets förordning (EG) nr 2965/94 av den 28 november 1994 om upprättandet av ett översättningscentrum för Europeiska unionens organ, att "översättningscentrumet, med tanke på dess uppgifter och budgetstruktur, skall tillämpa en så smidig personalförvaltning som möjligt utan att detta går ut över utförandet av dess uppgifter".

26. Centrumet glädjer sig över att revisionsrätten konstaterar att de som rekryterades har en profil som lämpar sig för arbetsuppgifterna.

30. Centrumet ägnar ett särskilt intresse åt utbildning av sina anställda, då vidareutbildning idag anses vara det bästa sättet för kompetensutveckling, se artikel 24.3 i tjänsteföreskrifterna.

Procentandelen av den totala lönekostnaden som anslås till vidareutbildning utgör för år 2001, 0,74 %. Om denna siffra jämförs med belopp för andra decentraliserade inrättningar kan konstateras att centrumet ligger under procentsatsen för andra organ, liksom under de 1,4 % som rekommenderas av kommissionen. Centrumet har betalat ut 216 euro för utbildning per anställd. Denna kostnad utgör 0,10 euro per översatt sida.

Fördelningen av arbetsuppgifter och resurser mellan IT-avdelningen och översättningsavdelningen motsvarar centrumets behov vad gäller översättningsuppdrag från dess kunder, centrumets strategi för arbetsrationalisering och den fortsatta utvecklingen av mycket avancerade hjälpredskap för översättning. Den personal som är anställd av centrumet inom IT-området uppfyller dessa behov.

32-33. Centrumet anser att den enskildes prestationer bör studeras med vissa reservationer, eftersom de är beroende av faktorer som är svåra att förutse (sjukdom, dokumenttyp, komplicerad terminologi osv.). Därför är detta kriterium inte giltigt i den övergripande administrationen av översättningsavdelningar, utan bör snarare endast gälla för de anställdas karriärutveckling.

Däremot har centrumet sedan starten 1995 producerat och offentliggjort övergripande produktivitetsstatistik i sina årsrapporter för att visa prestationer vid centrumet.

I jämförande studier av översättningstjänster inom Europeiska unionen där centrumet deltagit (ex. "Statistiques sur la traduction - Comité interinstitutionnel de la traduction" och "Report on compared productivity of translations services- PriceWaterhouseCoopers 2000") baseras analysen på jämförbarheten mellan varje institutions eller organs övergripande produktivitet och medelproduktivitet. Även om beräkningsmetoderna varierar, är resultatet likartat: centrumets produktivitet står sig gott i jämförelse med de övriga översättningstjänster som analyserats, det vill säga alla andra europeiska institutioner.

Slutsats

35. Centrumet genomför sin rekryteringen av tillfälligt anställda på bred bas och med stränga krav för att finna personer som är så kompetenta och effektiva som möjligt och med hög integritet, och detta under det att bestämmelserna i artiklarna 8 till 15 i "Anställningsvillkor för övriga anställda" följs strikt.

37. Sedan starten har centrumet alltid sett till att förbättra sin övergripande produktivitet med resultat som centrumets styrelse och dess kunder hittills bedömt som tillfredsställande (se centrumets svar i punkt 33).