Europaparlamentets resolution

av den 25 oktober 2011

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska polisakademin för budgetåret 2009

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2009,

med beaktande av revisionsrättens rapport om den slutliga årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2009, samt akademins svar [1],

med beaktande av rådets rekommendation av den 15 februari 2011 (05892/2011 – C7-0052/2011),

med beaktande av sitt beslut av den 10 maj 2011 [2] om att uppskjuta beviljandet av ansvarsfrihet för budgetåret 2009 samt svaren från direktören för Europeiska polisakademin,

med beaktande av artikel 276 i EG-fördraget och artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [3], särskilt artikel 185,

med beaktande av rådets beslut 2005/681/RIF av den 20 september 2005 om inrättande av Europeiska polisakademin (CEPOL) [4], särskilt artikel 16,

med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [5], särskilt artikel 94,

med beaktande av kommissionens beslut K(2011)4680 av den 30 juni 2011 om beviljande av det undantag från förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 som begärts av Europeiska polisakademin,

med beaktande av Europeiska polisakademins rapport av den 12 juli 2010 om ersättningen för privata utgifter (10/0257/KA),

med beaktande av den externa revision som beställts av Europeiska polisakademin (kontrakt nr CEPOL/2010/001) om ersättning för privata utgifter,

med beaktande av slutrapporten över den femåriga externa utvärderingen av Europeiska polisakademin (kontrakt nr CEPOL/CT/2010/002),

med beaktande av den årliga verksamhetsrapporten för 2009 från generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet,

med beaktande av Europeiska polisakademins fjärde lägesrapport om genomförandet av dess fleråriga plan (MAP) för 2010–2014,

med beaktande av revisionsrättens rapport om genomförandet av Europeiska polisakademins fleråriga plan (MAP) för 2010–2014,

med beaktande av internrevisionstjänstens meddelande av den 4 juli 2011 (Ref. Ares(2011)722479) om den tredje lägesrapporten om genomförandet av Europeiska polisakademins fleråriga plan (MAP) för 2010–2014,

med beaktande av Europeiska polisakademins rapport och dithörande bilagor om genomförandet av Europaparlamentets resolution om ansvarsfrihet för Europeiska polisakademin för budgetåret 2009,

med beaktande av Europeiska polisakademins rapport och dithörande bilagor om tillämpningen av dess upphandlingsmanual under perioden 1 juli 2010– 1 juli 2011,

med beaktande av artikel 77 och bilaga VI i arbetsordningen,

med beaktande av betänkande 2 från budgetkontrollutskottet (A7-0330/2011), och av följande skäl:

A. Polisakademin inrättades 2001 och den 1 januari 2006 omvandlades den till ett gemenskapsorgan i den mening som avses i artikel 185 i budgetförordningen, på vilket rambudgetförordningen för gemenskapsorganen är tillämplig.

B. I sina rapporter om akademins årsredovisning för budgetåren 2006 och 2007 införde revisionsrätten på nytt reservationer i sitt yttrande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet med motiveringen att upphandlingsförfarandena inte uppfyllde bestämmelserna i budgetförordningen.

C. I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2008 påtalade revisionsrätten, vid sidan av sitt yttrande, ett sakförhållande vad gällde räkenskapernas tillförlitlighet, dock utan att uttryckligen reservera sig, och införde reservationer i sitt yttrande avseende de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

D. I sitt beslut av den 7 oktober 2010 [6] beviljade parlamentet inte ansvarsfrihet för direktören för Europeiska polisakademin avseende genomförandet av akademins budget för budgetåret 2008.

E. I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2009 införde revisionsrätten på nytt reservationer i sitt yttrande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

F. I ovannämnda beslut av den 10 maj 2011 beslutade parlamentet att skjuta upp beviljandet av ansvarsfrihet för direktören för Europeiska polisakademin avseende genomförandet av akademins budget för budgetåret 2009.

G. I sin rapport om akademins fleråriga plan (MAP) för 2010–2014 förklarade revisionsrätten att akademin gör framsteg i enlighet med de etappmål som fastställts i planen.

H. I sitt meddelande av den 4 juli 2011 till direktören för akademin förklarade internrevisionstjänsten (IAS) att även om beskrivningen i lägesrapporten om genomförandet av akademins fleråriga plan är relativt generell, ger den en klar överblick över läget för de olika etappmålen och kan därför utgöra en tillfredsställande bas för information till olika berörda parter.

I. Genom beslut K(2011)4680 av den 30 juni 2011 beviljade kommissionen ett undantag för akademin från bestämmelserna i artikel 74b i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002.

Allmän bedömning

1. Europaparlamentet uttrycker sin uppskattning av de åtgärder som den nya ledningen och styrelsen för akademin har vidtagit för att komma till rätta med dess brister, i enlighet med parlamentets begäran efter de allvarliga oegentligheterna i samband med genomförandet av budgeten för 2009. Parlamentet gläder sig särskilt över följande åtgärder, som har vidtagits i rätt tid för att tillmötesgå parlamentets krav:

a. Revideringen av akademins budgetbestämmelser genom införande av ett undantag så att man ska kunna utesluta urvalet av utbildningsexperter från anbudsförfarandena och i stället kunna använda experter från nationella utbildningsinstitut för poliser och därmed garantera kostnadseffektivitet och dessa utbildningsinstituts representation inom akademins nätverk.

b. Garantier från revisionsrätten och IAS om att akademins plan (MAP) för 2010–2014 ger en överblick över läget för de olika etappmålen och att akademin gör framsteg i enlighet med de mål som fastställts.

c. En rapport om akademins tillämpning av upphandlingsmanualen för perioden 1 juli 2010– 1 juli 2011.

d. Akademins styrelses beslut att ge kommissionen rösträtt.

2. Europaparlamentet ser fram emot kommissionens presentation 2012 av akademins nya rättsliga ram för att kunna inkludera kommissionens ovan nämnda rösträtt i styrelsens arbete.

3. Europaparlamentet understryker att den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten under kommande ansvarsfrihetsförfaranden kommer att fortsätta att noggrant följa genomförandet av de åtgärder som vidtagits.

4. Europaparlamentet konstaterar att det i slutrapporten över den femåriga externa utvärderingen av akademin slås fast att det finns anledning att flytta akademin. Revisionsrätten uppmanas därför att utarbeta en särskild rapport 2012, där man undersöker kostnader och fördelar i ekonomiska termer och i verksamhetstermer av att sammanföra akademins ansvarsområden med Europols.

Specifika åtgärder som akademin har vidtagit för att korrigera sina brister

Upphandlingsförfaranden

5. Europaparlamentet bekräftar att akademin slutligen har utarbetat och börjat tillämpa sin interna upphandlingsmanual, enligt parlamentets krav i samband med beviljandet av ansvarsfrihet för akademin för 2008 och 2009. Parlamentet bekräftar att manualen antogs av akademin den 8 juni 2010 och trädde ikraft den 1 juli 2010 och att en samordnare för offentlig upphandling har utsetts.

6. Europaparlamentet välkomnar akademins första rapport om tillämpningen av upphandlingsmanualen för perioden 1 juli 2010– 1 juli 2011. Parlamentet väntar dock på att revisionsrätten ska utvärdera akademins tillämpning av upphandlingsmanualen.

7. Europaparlamentet har kontrollerat akademins statistiska rapport för perioden 1 juli 2010– 1 juli 2011. Parlamentet gläder sig över detta dokument som ger parlamentet fullständig information om upphandlingsförfarandena. Parlamentet konstaterar på grundval av denna rapport och av rapporten om tillämpningen av upphandlingsmanualen att de förfaranden som tillämpades av akademin konsekvent följdes upp och kontrollerades av akademin.

Bestämmelser om utgifter för anordnande av kurser

8. Europaparlamentet bekräftar att akademin den 28 april 2011 förelade kommissionen en begäran om att ändra sina budgetbestämmelser och införa en artikel (artikel 74c) med ett undantag från förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 för att kunna utesluta urval av utbildningsexperter från anbudsförfarandena och i stället kunna använda experter från nationella utbildningsinstitut för poliser.

9. Europaparlamentet välkomnar kommissionens beslut K(2011)4680 av den 30 juni 2011 som beviljar ovannämnda undantag.

10. Europaparlamentet anser att akademin bör bevilja direkt tillgång till sin detaljbudget som bör innehålla en förteckning över akademins kontrakt och beslut i samband med offentlig upphandling, och att akademin bör offentliggöra denna förteckning på sin webbplats, i enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen, med undantag för eventuella kontrakt vilkas offentliggörande kan innebära en säkerhetsrisk.

Överföring av anslag mellan budgetår

11. Europaparlamentet konstaterar att akademin har upprättat ett organisatoriskt riskregister inom ramen för sin löpande budgetförvaltning för att minska riskerna för underutnyttjande av anslagen. Parlamentet påminner dock akademin om vikten av att planera och följa upp genomförandet av budgeten för att begränsa anslagsöverföringarna mellan budgetår. Parlamentet uppmanar också revisionsrätten och IAS att försäkra parlamentet om att akademin gör verkliga framsteg på detta område och att bekräfta att alla instrument för programplanering och övervakning verkligen är införda.

Fel i räkenskaperna

12. Europaparlamentet konstaterar att akademin, trots de betydande felen och förseningarna i de preliminära räkenskaperna för 2009, har försäkrat parlamentet om att den finansiella disciplinen och de interna kontrollerna har stärkts sedan 2010. Parlamentet ser fram emot rapporten från revisionsrätten om akademins årliga räkenskaper för 2010, för att kunna konstatera huruvida akademins intyganden är välgrundade.

13. Europaparlamentet välkomnar beslutet från mars 2011 från akademins styrelse om att ersätta de tidigare standarderna för internkontroll med de 16 standarder för internkontroll som nyligen fastställdes av kommissionen.

14. Europaparlamentet anser att dessa 16 nya standarder för internkontroll kommer att vara till stor hjälp för akademins direktör, inte enbart för att införa kontroller utan även för att följa upp att dessa kontroller fungerar som det var tänkt.

15. Europaparlamentet uppmanar därför akademin att regelbundet informera parlamentet om genomförandet av dessa 16 standarder för internkontroll.

Personalförvaltning

16. Europaparlamentet noterar att akademin har upphävt ett kontrakt som enligt revisionsrätten var "olagligt". Kontraktet upphörde att gälla den 15 september 2011 och meddelandet om ledig tjänst har redan offentliggjorts. Parlamentet uppmanar akademin att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten underrättad om hur situationen utvecklas.

17. Europaparlamentet konstaterar att akademins rekryteringsvägledning för att harmonisera förfarandena med tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen vid Europeiska unionen [7] ansågs ha genomförts i tillfredsställande grad av akademin. Parlamentet uppmanar även revisionsrätten att bekräfta för parlamentet i hur hög grad denna vägledning har använts.

Anslag som använts för att finansiera privata utgifter

18. Europaparlamentet konstaterar att den nuvarande direktören efter en extern efterhandskontroll utfärdade ett betalningskrav till den före detta direktören om att betala tillbaka 2014,94 EUR, varav endast 43,45 EUR hittills har betalats tillbaka. Parlamentet beklagar att ett så litet belopp har återvunnits jämfört med de ekonomiska förluster som akademin gjorde under den förre direktörens ledning. Parlamentet noterar att en slutlig betalningspåminnelse utfärdades 2011 och att nästa steg blir att inleda ett förfarande inför en engelsk domstol för att fastställa skuldens (som härrör från 2007) laglighet, och därefter kommer kronofogdemyndigheten att driva in det återstående beloppet om relevant dom utfärdas. Den nuvarande direktören uppmanas att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten uppdaterad om utvecklingen i detta ärende.

Akademins fleråriga plan (MAP) för 2010 - 2014

19. Europaparlamentet konstaterar att den ökade insyn som den nuvarande direktören och dennes ledningsgrupp har säkrat har lett till bättre förståelse för de utmaningar som akademin står inför och har främjat nödvändiga förändringar. Parlamentet välkomnar i detta avseende akademins politik att

- varje månad tillhandahålla styrelsen ett nyhetsbrev och regelbundna lägesrapporter om akademins verksamhet i syfte att ge styrelsen en bättre översikt över verksamheten,

- regelbundet uppdatera sin lägesrapport om genomförandet av akademins fleråriga plan (MAP),

- tillhandahålla parlamentet IAS årliga rapporter i enlighet med relevanta bestämmelser i budgetförordningen.

20. Europaparlamentet välkomnar revisionsrättens offentliggörande av en rapport om genomförandet av akademins plan (MAP) för 2010 – 2014 i enlighet med parlamentets begäran. Parlamentet noterar att revisionsrätten i denna rapport förklarade att akademins genomförande av planen går framåt i enlighet med etappmålen. Parlamentet gläder sig i detta avseende över att akademin fullt ut har kunna uppfylla sin MAP 1 (styrning/förvaltning), MAP 4 (godkännande av det finansiella systemet), MAP 5 (finansiella förutsättningar), MAP 6 (insyn i styrelsens arbete), MAP 8 (strategisk plan), MAP 9 (flerårig rekryteringsplan) och MAP 12 (kontrollsystemen för offentlig upphandling), och att de återstående etappmålen håller på att genomföras eller är inplanerade.

21. Europaparlamentet uppmanar akademin att regelbundet rådfråga parlamentet och att fortsätta att hålla parlamentet uppdaterat med hjälp av lägesrapporten över genomförandet av den fleråriga planen (MAP).

22. Europaparlamentet välkomnar också IAS meddelande om den tredje lägesrapporten om genomförandet av akademins fleråriga plan. Parlamentet noterar framför allt att detta meddelande visar att IAS anser att akademin på lämpligt sätt har agerat i enlighet med dess kommentarer och rekommendationer och att även om beskrivningen i rapporten om genomförandet av akademins fleråriga plan är relativt generell, ger den en klar överblick över läget för de olika etappmålen och kan därför utgöra en tillfredsställande bas för information till olika berörda parter, däribland parlamentets budgetkontrollutskott.

Strukturella brister

23. Europaparlamentet understryker att akademins ledningskostnader är höga i förhållande till dess verksamhet. Parlamentet välkomnar därför akademins insatser vid det 25:e styrelsesammanträde i juni 2011 för att minska ledningskostnaderna, där man kom överens om att alla styrelsekommittéer skulle avskaffas fram till 2012 och att styrelsens alla arbetsgrupper ingående skulle analyseras.

24. Europaparlamentet hänvisar när det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet till sin resolution av den 10 maj 2011 [8] om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

[1] EUT C 338, 14.12.2010, s. 137.

[2] EUT L 250, 27.9.2011, s. 260.

[3] EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

[4] EUT L 256, 1.10.2005, s. 63.

[5] EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

[6] EUT L 320, 7.12.2010, s. 11.

[7] EGT L 56, 4.3.1968, s. 1.

[8] EUT L 250, 27.9.2011, s. 269.

--------------------------------------------------