RAPPORT

om årsredovisningen för Europeiska byrån för luftfartssäkerhet för budgetåret 2014 med byråns svar

(2015/C 409/10)

INLEDNING

INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

I ledningens ansvar för byråns årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare (6) och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Den verkställande direktören godkänner byråns årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av byråns finansiella ställning.

KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN

ÖVRIGA KOMMENTARER

Byråns planering av upphandlingar behöver förbättras, särskilt när det gäller ramkontrakt. Under 2014 inleddes tre förfaranden för sent för att de skulle kunna ersätta befintliga ramkontrakt när de löpte ut. För att garantera verksamhetens kontinuitet förlängde man två befintliga ramkontrakt tills de nya började gälla, och i ett annat fall använde man sig av ett förhandlat förfarande för att överbrygga tidsglappet. Det faktum att man ändrade det ursprungliga kontraktets varaktighet påverkar den rättvisa konkurrensen, och användningen av ett förhandlat förfarande överensstämde inte med budgetförordningen.

UPPFÖLJNING AV FÖRRA ÅRETS KOMMENTARER

(1) EGT L 240, 7.9.2002, s. 1.

(2) I bilaga II sammanfattas byråns behörighet och verksamhet i informationssyfte.

(3) Här ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.

(4) Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

(5) Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, 7.12.2013, s. 42).

(6) De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).

(7) Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.

(8) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 298, 26.10.2012, s. 1).

BILAGA I

Uppföljning av förra årets kommentarer

År Revisionsrättens kommentar Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.) 2013 År 2012 valde byrån 14 nationella luftfartsmyndigheter och 10 behöriga organ via upphandlingsförfaranden för att lägga ut delar av sin certifieringsverksamhet på entreprenad (1). Utgifterna för den certifieringsverksamhet som lades ut på entreprenad uppgick till ungefär 22 miljoner euro 2013. Processen för att lägga ut särskilda certifieringsuppgifter på luftfartsmyndigheter och behöriga organ och vilka kriterier som ska användas beskrivs i särskilda riktlinjer som byrån har fastställt (2). Insynen i arbetet med att lägga ut på entreprenad skulle dock kunna bli bättre genom en bättre dokumentation av tilldelningsprocessen, bland annat de bedömningar som görs utifrån kriterierna i riktlinjerna. Detta gäller även när många andra kontrakt med lågt värde tilldelas anbudsgivare. Pågår 2013 Den övergripande andelen anslag för vilka åtaganden hade gjorts var stor och låg på 98 %. Trots att byrån ytterligare minskade den övergripande andelen överföringar av gjorda åtaganden från 10,1 miljoner euro (11 %) 2012 till 7,2 miljoner euro (8 %) 2013 var andelen överföringar av gjorda åtaganden stor inom avdelning III – 3,4 miljoner euro (42 %). Detta kan visserligen delvis motiveras av att byråns verksamhet är flerårig till sin natur och de överföringar som ingick i revisionsrättens urval var korrekt motiverade, men en så stor andel strider mot principen om budgetens ettårighet. e.t. 2013 Byrån inledde sin verksamhet 2004 och har hittills arbetat på grundval av korrespondens och utbyten med värdmedlemsstaten. Men det finns ingen övergripande överenskommelse mellan byrån och medlemsstaten om ett huvudkontor. En sådan överenskommelse skulle ge ökad insyn i de villkor som gäller för byrån och dess personal. Pågår

(1) I slutet av maj 2014 hade 3 kontrakt med behöriga organ avslutats och följaktligen pågick 14 kontrakt med nationella luftfartsmyndigheter och 7 med behöriga organ.

(2) Guidelines for the allocation of certification tasks to National Aviation Authorities and Qualified Entities (riktlinjer för att lägga ut certifieringsuppgifter på nationella luftfartsmyndigheter och behöriga organ), byråns styrelsebeslut 01-2011.