MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN - Rapport till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten med en sammanfattning av antalet och typen av internrevisioner som genomförts under 2002, de viktigaste rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer (artikel 86.4 i rådets förordning nr 1605/2002)

INNEHÅLL

1. Inledning

2. Översikt över de internrevisioner och den uppföljning som genomförts

2.1. Uppföljning av tidigare revisioner

3. Sammanfattning av respektive revision

3.1. Genomgång av de årliga verksamhetsrapporterna och förklaringarna från delegerade utanordnare för 2001

3.2. Revision av utbildningen inom kommissionen

3.3. Revision av uppföljningen av förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet

3.4. Ingående revision i GD REGIO

3.5. Revision av återhämtning av för högt utbetalda belopp

3.6. Införande av strukturfonder i kandidatländerna (revisionsredogörelse)

3.7. Uppföljning av tidigare revisioner

3.8. Granskning av reformarbetet

3.9. Förvaltningen av byggnadsinfrastrukturen

3.10. Upphandling av undersökningar och tjänster

3.11. En översyn av programförvaltningens "goda förvaltning" på området för yttre förbindelser

3.12. Europeiska utvecklingsfondens motpartsmedel och budgetstöd

3.13. Renoveringen av Berlaymont

4. Slutsatser

1. INLEDNING

Denna sammanfattande rapport överlämnas till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet i enlighet med artikel 86.4 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.

Syftet med rapporten är att redovisa antalet och typen av internrevisioner som genomförts, de viktigaste rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer.

2. ÖVERSIKT ÖVER DE INTERNREVISIONER OCH DEN UPPFÖLJNING SOM GENOMFÖRTS

Under 2002 genomförde internrevisorn (IAS) följande revisioner:

- Genomgång av de årliga verksamhetsrapporterna och förklaringarna från delegerade utanordnare för 2001.

- Revision av utbildningen inom kommissionen.

- Revision av uppföljningen av ansvarsbefrielseförfarandet.

- Revision av GD REGIO (ingående revision).

- Revision av återhämtning av för högt utbetalda belopp.

- Införande av strukturfonderna i kandidatländerna (revisionsredogörelse).

2.1. - Uppföljning av tidigare revisioner

- Granskning av reformarbetet

- Förvaltningen av byggnadsinfrastrukturen.

- Upphandling av undersökningar och tjänster.

- En översyn av programförvaltningens "goda förvaltning" på området för yttre förbindelser.

- Europeiska utvecklingsfondens motpartsmedel och budgetstöd.

- Renoveringen av Berlaymont-byggnaden.

3. SAMMANFATTNING AV RESPEKTIVE REVISION

3.1. Genomgång av de årliga verksamhetsrapporterna och förklaringarna från delegerade utanordnare för 2001

Denna revision genomfördes samtidigt som sammanfattningen av de årliga verksamhetsrapporterna för 2001 utarbetades och rekommendationerna har beaktats i sammanfattningen. Syftet var att få en överblick över starka och svaga sidor i rapporterna och förklaringarna och dra lärdomar för framtiden.

Rekommendationer

I rekommendationerna framhålls betydelsen av att avdelningarna lägger större vikt vid att förbättra redovisningen av resultat och konsekvenser, att de mer detaljerat beskriver de interna kontrollsystemen samt behovet av att tydligare definiera metodik och de berörda aktörernas funktioner.

Vidtagen åtgärd

Metodik och styrning har förbättrats, framför allt till följd av två kommissionsbeslut av den 21 januari (KOM(2003)28 och SEC(2003)59).

3.2. Revision av utbildningen inom kommissionen

Vid denna revision gjordes en genomgång av organisationen och tillhandahållandet av utbildning i Bryssel och Luxemburg, och man inriktade sig på goda lösningar utanför kommissionen.

Rekommendationer

Internrevisorn (IAS) rekommenderade att man skulle förbättra det övergripande ansvarstagandet och strategin för personalutbildningen så att den bättre svarade mot institutionernas behov och prioriteringar samt att man skulle verka för bättre kontroll över externa utbildningsinsatser genom att införa centraliserade räkenskaper och rapportering om utbildningsanordnare.

Vidtagen åtgärd

Kommissionen har antagit en utbildningsstrategi för tiden efter reformen, som beaktar de prioriterade behov som fastställts genom inriktningen på verksamhetsbaserad förvaltning.

3.3. Revision av uppföljningen av förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet

Syftet med revisionen var att rekommendera förbättringar av uppföljningen av kommissionens förfarande för att bevilja ansvarsfrihet.

Rekommendationer

I revisionsrapporten rekommenderas att man utarbetar en interinstitutionell strategi för förfarandet för att bevilja ansvarsfrihet, en metod för att mäta effektiviteten av kontroller, att man skapar förståelse för anseenderisker för unionen, ett system för att rapportera åtgärder som vidtagits och ett tydligare ansvarstagande för förfarandet på central nivå i unionen.

Vidtagen åtgärd

De tekniska frågorna har vidareutvecklats och ansvaret för de berörda aktörerna inom kommissionen klarlades genom ett kommissionsbeslut i januari 2003.

3.4. Ingående revision i GD REGIO

Målet med revisionen var att få bättre kunskap om generaldirektoratets risk- och kontrollprofil i förhållande till kommissionen som helhet. Revisionen koncentrerades på följande tre områden: genomförandet av bestämmelserna om finansiell kontroll för Europeiska fonden för regional utveckling, förfarandet för tolkning av förordningar och rapportsystem.

Rekommendationer

IAS rekommenderade att tyngdpunkten skulle läggas på preventiva kontroller, att man skulle införa upplysningsförklaringar (disclosure statements) för medlemsstaterna och samtidigt förbättra samarbetet med medlemsstaterna när det gäller finanskontrollfrågor. Ett annat förslag var att man skulle bygga vidare på den förbättrade ramlagstiftningen för förvaltning och kontroll och slutligen att man skulle stärka handläggarens rådgivande funktion.

Vidtagen åtgärd

GD REGIO har redan utvecklat en revisionsstrategi, omstrukturerat revisions- och kontrollenheterna och utarbetat förslag till att förbättra samarbetet med medlemsstaterna med inriktning på gemenskapsrevisionskonceptet ("förtroendekontrakt").

3.5. Revision av återhämtning av för högt utbetalda belopp

Målet för revisionen var att få bättre kunskap om de särskilda mekanismer som kännetecknar förfaranden mellan olika avdelningar och att stödja den pågående reformprocessen på detta område. Revisionen koncentrerades på återbetalning av orättmätigt utbetaIade medel i samband med direktförvaltning och inom Europeiska utvecklingsfonden.

Rekommendationer

IAS rekommenderade en tillsyns- och ledningsfunktion för indrivningssystemen, ett enhetligt tillvägagångssätt vid behandlingen av krav på återbetalning, central övervakning och styrning och förbättring av befintlig IT-utrustning.

Vidtagen åtgärd

Lagstiftningsramen har ändrats i grunden och kommissionen har vidtagit korrigerande administrativa åtgärder.

3.6. Införande av strukturfonder i kandidatländerna (revisionsredogörelse)

På grundval av en undersökning om administrationen av strukturstöd, som påbörjades 2002, lämnade IAS en revisionsredogörelse för att fästa uppmärksamhet på frågan om kandidatländernas förvaltningskapacitet och de personalresurser som krävs för att genomföra uppgifterna före och efter utvidgningen.

Rekommendation och vidtagen åtgärd

De berörda generaldirektoraten har redan tagit initiativ till att lösa de konstaterade problemen och minska riskerna, bland annat genom en omsorgsfull förberedelse av programplaneringen för de nya medlemsstaterna, noggrann övervakning av åtaganden, EDIS-systemet och förenkling av förvaltningen av strukturfonderna. Tilläggsstöd har beviljats för att stärka förvaltningskapaciteten i de framtida medlemsstaterna (övergångsanslag).

3.7. Uppföljning av tidigare revisioner

Sammanfattning

IAS interna revisionsrapport framhäver att det är nödvändigt att ytterligare utveckla uppföljningsrutiner och betoningen på ledningens ansvar när det gäller revisionsrekommendationer och korrigerande åtgärder.

Vidtagen åtgärd

Från slutet av januari 2003 skickade avdelningarna sina handlingsplaner som svar på de revisioner som IAS dittills hade utfört. Kommissionen antog ett beslut i januari 2003 om vilken roll och vilket ansvar aktörerna inom kontroll och revision skulle ha.

Inom ramen för de tillgängliga resurserna kommer IAS att planera in uppföljningsarbete inom utvalda områden.

3.8. Granskning av reformarbetet

Denna revision gällde hur långt generaldirektoraten hade kommit i reformarbetet.

Rekommendationer

IAS betonade dels vikten av att en styrgrupp fortsätter att driva på arbetet, dels behovet av tillräckliga resurser.

Vidtagen åtgärd

Mandatet för ABM-styrgruppen har utvidgats till att omfatta hela den administrativa reformen och de tjänster som har frigjorts genom förtidspensionssystemet har i första hand använts till att fylla reformrelaterade behov.

3.9. Förvaltningen av byggnadsinfrastrukturen

Sammanfattning

Denna revision hade till syfte att klargöra läget när det gäller förvaltningen av infrastrukturen.

Kommissionens förslag till omarbetning av budgetförordningen skulle ta upp korrigeringsåtgärder, men budgetmyndigheten har inte godtagit förslaget om att göra det tillåtet att ta direkta lån.

Ett särskilt meddelande från kommissionen som kommer under 2003 kommer att ta upp tanken att man innan man beslutar att omstrukturera avdelningar ska undersöka vilka konsekvenserna blir när det gäller byggnader och logistik.

Två nya kontor för infrastruktur har inrättats, vilket kommer att göra det möjligt att klargöra och rationalisera verksamheter och ansvarsområden.

3.10. Upphandling av undersökningar och tjänster

Sammanfattning

Uppföljningen av revisionen i fråga pågår fortfarande och alla generaldirektorat underrättar nu IAS om vilka åtgärder de planerar för att förbättra och optimera användningen av de undersökningar och tjänster som redan har levererats och för att bättre samordna programplaneringen för att undvika dubblering.

3.11. En översyn av programförvaltningens "goda förvaltning" på området för yttre förbindelser

Sammanfattning

IAS föreslog i sin rapport att man särskilt skulle se över Relex struktur och att man skulle använda ländernas upplysningsförklaringar (country disclosure statements) för externt stöd.

Vidtagen åtgärd

En intern arbetsgrupp där flera avdelningar ingår har inrättats och utarbetat en rapport som uppföljning till en åtgärd i sammanfattningen av de årliga verksamhetsrapporterna 2001 som tar upp samma fråga. Rapporten skickades i april till Kommittén för revisionsuppföljning för ytterligare behandling.

3.12. Europeiska utvecklingsfondens motpartsmedel och budgetstöd

Sammanfattning

På grundval av IAS-rapporten genomfördes ett antal konkreta åtgärder av GD AIDCO såsom utveckling av riktlinjer, arkivsystem och övervakningsverktyg samt förbättrat samarbete med andra givare. Rekommendationerna kommer att ses över tillsammans med den grundliga översynen av GD AIDCO.

3.13. Renoveringen av Berlaymont

Sammanfattning

På grundval av IAS rekommendationer, som presenteras i rapporten om renoveringen och det eventuella köpet av Berlaymont, har ett antal åtgärder genomförts, såsom utarbetandet av detaljerade scenarion vad gäller kostnader för jämförbara projekt och förstärkning av förvaltningsstrukturen för återstoden av det nuvarande projektet.

Det nya infrastrukturkontoret i Bryssel har nu ansvaret för uppföljningen av rekommendationerna. Ett avtal har undertecknats mellan kommissionen och den belgiska staten med en prissättning som beaktar en god förvaltning av renoveringen, som anger ett datum då byggnaden ska var tillgänglig och som definierar den slutliga produkten.

4. SLUTSATSER

Denna rapport har utarbetats för att ge den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten en sammanfattning av antalet och typen av internrevisioner som genomförts under 2002, de viktigaste rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer.