KOMMISSIONENS MEDDELANDE TILL RÅDET, EUROPAPARLAMENTET, EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN OCH REGIONKOMMITTÉN OM EN INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR EUROPEISKA UNIONEN

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

INLEDNING

I. Den demokratiska utmaningen i vid mening

1. Ett vanskligt utgångsläge

1.1. Europeiska unionen: en mångfacetterad bild

1.2. Medborgarnas förväntningar

2. Nya styrelseformer - en prioritering

2.1. Fakta

2.2. Delat ansvar

3. Behovet av ett nytt synsätt

3.1. På det institutionella planet

3.2. Angående informations- och kommunikationsområdet

II. Ett övergripande och sammanhängande svar

1. Tydligt formulerade mål

1.1. En verklig dialog...

1.2. ...som bygger på information i två nivåer

2. Större samstämmighet

2.1. Gemensamma referensramar

2.1.1. En röd tråd

2.1.2. Grundvärderingar

2.2. Ämnen och budskap

2.2.1. Utvidgningen

2.2.2. Europeiska unionens framtid

2.2.3. Ett område med frihet, säkerhet och rättvisa

2.2.4. Europeiska unionens roll i världen

2.3. Målgrupper

3. En övergripande process

3.1. En mer dynamisk hållning

3.2. Gott ledarskap

3.3. Behovet av synergieffekter

III. Ett avpassat genomförande i etapper

1. Interinstitutionellt samarbete

1.1. Interinstitutionella gruppen för information (IGI)

1.2. Utarbetandet av budskap

2. Mot ett nytt, decentraliserat partnerskap

2.1. En effektiv decentralisering

2.2. En bättre ansvarsfördelning

3. Ett samarbete så nära medborgargna som möjligt

SLUTSATSER

BILAGA 1 EXEMPEL PÅ UTARBETANDE AV ETT BUDSKAP OM UTVIDGNINGEN UR EUROPEISKA UNIONENS PERSPEKTIV

EXEMPEL PÅ UTARBETANDE AV ETT BUDSKAP OM UTVIDGNINGEN UR KANDIDATLÄNDERNAS PERSPEKTIV

BILAGA 2 ARBETSORGANISATION

BILAGA 3 HANDLINGSPLAN

BILAGA 4 FINANSIERINGSÖVERSIKT TILL FÖRSLAGET

INLEDNING

I meddelandet angående en ny ram för samarbetet inom informations- och kommunikationspolitiken i Europeiska unionen [1] uppmanade kommissionen EU:s övriga institutioner och organ att ansluta sig till dess arbete att se över unionens informations- och kommunikationspolitik.

[1] KOM(2001) 354 slutlig.

I meddelandet föreslog kommissionen en ny ram för det interinstitutionella samarbetet i avsikt att utarbeta och genomföra en informations- och kommunikationsstrategi för Europeiska unionen.

Förslaget var svaret på en begäran från Europeiska rådet, som uppmanat kommissionen, Europaparlamentet och rådet att förena sina ansträngningar att tillhandahålla samordnad allmän information om unionen genom att utnyttja befintliga resurser i största möjligaste mån [2]. Kommissionen uppmanades att "granska den allmänna frågan om unionens informationspolitik, däribland en förbättring av samordningen mellan unionens informationskontor och kopplingarna till nationella informationskontor".

[2] Europeiska rådet i Helsingfors, december 1999.

Förslaget har även utarbetats mot bakgrund av Europaparlamentets reflexioner, i synnerhet till följd av partnerskapet med kommissionen om informationskampanjen om euron: "Euron, en valuta för Europa" [3].

[3] Resolution av den 14 mars 2001 om EU:s informations- och kommunikationsstrategi.

I samband med meddelandet inbjöd kommissionen Europeiska unionens övriga institutioner och organ, men även medlemsstaterna, att diskutera förslaget.

Kommissionen välkomnar Europaparlamentets positiva mottagande av förslaget [4] och gläder sig även åt att rådet godkänt den nya samarbetsramen under såväl det belgiska (andra halvåret 2001) som det spanska ordförandeskapet (första halvåret 2002).

[4] Resolution av den 13 mars 2002 angående en ny ram för samarbetet inom informations- och kommunikationspolitiken inom Europeiska unionen.

För första gången medger rådet nu att medlemsstaterna har en stor del i uppgiften att sprida informationen och främja kommunikationen om EU-frågor.

Kommissionen värdesätter till fullo rådets ståndpunkt, som banar väg för det nödvändiga kompletterande samarbetet mellan institutionerna och medlemsstaterna.

Kommissionen anser att detta är mycket viktigt med tanke på de utmaningar som Europeiska unionen står inför.

Tiden är nu mogen att utarbeta och genomföra en sammanhållen och övergripande informations- och kommunikationsstrategi för Europeiska unionen, som kan förbättra allmänhetens bild av EU och dess roll.

Det är emellertid uppenbart att vi måste låta en sådan strategi växa fram och att vi måste pröva oss fram. Det är också självklart att strategin inte heller på egen hand kan vara lösningen på frågan om goda styrelseformer eller på den s.k. "demokratiska utmaningen". Men den kan bidra genom att utgöra ett forum för den offentliga debatten om EU. Medlemsstaterna är inbjudna att delta.

Avsikten är inte heller att strategin skall svara mot institutionernas samtliga behov eller omfatta alla deras åtgärder på informations- och kommunikationsområdet. Den skall ses som ett komplement till deras kontakter med allmänheten.

I synnerhet omfattar strategin inte all informations- och kommunikationsverksamhet som kommissionens generaldirektorat bedriver på respektive ansvarsområde. Den är tänkt som ett komplement som skall bidra till en övergripande dynamik, för att se till att kommissionens informations- och kommunikationsarbete bedrivs på mer konsekvent sätt [5].

[5] Dock ingår inte det kompletterande informationsarbete som kommissionen bedriver i länder utanför EU.

Strategin beaktar de institutionella och politiska restriktioner som kringgärdar unionen och avsikten är den skall utgöra den språngbräda som är nödvändig för att utveckla en gemensam kommunikationspolitik för institutionerna, anpassad till deras roller och särdrag.

I. Den demokratiska utmaningen i vid mening

1. Ett vanskligt utgångsläge

Precis som medlemsstaterna har Europeiska unionen med full kraft drabbats av det utbredda missnöjet med politik. Krisen är än mer uttalad på EU-nivå, eftersom EU-institutionernas legitimitet inte är självklar för allmänheten.

Den aktuella situationen, med nya utmaningar för EU, gör inte saken lättare, vilket den senaste tidens folkomröstningar och val vittnar om.

Med tanke på den kommande utvidgningen, Europeiska konventets arbete kring Europeiska unionens framtid och den utbredda misstron mot globaliseringen finns det ett växande behov av att förklara och synliggöra syftet med Europeiska unionen.

I Laekenförklaringen konstaterade stats- och regeringscheferna att Europeiska unionen inte kan gå vidare utan medborgarnas stöd och medverkan.

1.1. Europeiska unionen: en mångfacetterad bild

Stats- och regeringscheferna har alltså konstaterat att om EU-institutionerna skall föras närmare allmänheten, krävs en gemensam insats från institutionerna och medlemsstaterna för att samla allmänheten bakom EU:s viktigaste mål. Men detta räcker inte i sig för att kompensera bristen på information. En stor del av allmänheten förstår helt enkelt inte vad Europeiska unionen gör. Många anser att EU bör ägna sig mer åt deras konkreta vardagsproblem, andra att EU begraver sig i detaljfrågor som egentligen bör lösas av nationella eller regionala myndigheter - en del ser därför EU:s arbete som ett hot mot deras identitet.

Det stora flertalet uppfattar dock i allmänhet EU som ett uttryck för att vår världsdel ställer sig bakom begrepp som frihet, solidaritet och mångfald, och många delar övertygelsen om att tiden är inne för Europeiska unionen att axla den roll unionen borde ha internationellt.

I Laekenförklaringen framhålls följaktligen att "bilden av ett demokratiskt och globalt engagerat Europa ansluter på ett ypperligt sätt till medborgarnas önskemål".

1.2. Medborgarnas förväntningar

De undersökningar som EU förfogar över [6] visar att medborgarna är tämligen ense om vilka utmaningar EU står inför:

[6] OPTEM-undersökningen, maj 2002.

- Utjämning av de ekonomiska villkoren och större solidaritet (inom EU, men även i förhållande till världens fattigaste länder).

- Globaliseringen, även om uppfattningen om vad detta begrepp innebär är ganska oklar.

- Skyddet av miljön (både inom EU och globalt).

- Fred och säkerhet (både i Europa och i världen). Häri ingår frågan om hur invandringen skall hanteras.

Denna uppfattning, som delas av många, står i skarp kontrast till den stora okunskapen om vad gemenskapen har uppnått, om hur Europeiska unionen egentligen fungerar och vilken makt den har i praktiken. Denna okunskap verkar vara mest utbredd i de yngre befolkningsgrupperna.

Medborgarna är dock medvetna om att de vet för lite om EU-frågor. De lägger gärna skulden för sin okunnighet eller sina förutfattade meningar på såväl de egna medierna som de nationella myndigheterna och EU-institutionerna.

Europeiska unionen måste nu ta upp kampen mot okunnigheten och likgiltigheten. Glöm inte att deltagandet i valen till Europaparlamentet sjönk från 63 % år 1979 till 49 % år 1999.

2. Nya styrelseformer - en prioritering

Den okunnighet eller oförståelse som kännetecknar förhållandet mellan medborgarna och Europeiska unionen är inte något vi måste leva med för alltid. Huvudorsaken är att den europeiska processen är komplicerad, men även att det saknas en informations- och kommunikationspolitik om EU, såväl från institutionernas som medlemsstaternas sida.

2.1. Fakta

I vitboken om styrelseformerna [7] konstaterade kommissionen att en verklig informations- och kommunikationspolitik var den viktigaste strategin för framväxten av bättre styrelseformer i Europeiska unionen.

[7] KOM(2001) 428 slutlig.

"Institutionerna bör arbeta öppnare. Tillsammans med medlemsstaterna bör de aktivt informera om EU:s arbete och de beslut som fattas. Institutionerna bör använda ett språk som är lättillgängligt och begripligt förallmänheten . Detta är av särskild betydelse för att öka förtroendet för komplicerade institutioner."

På såväl nationell nivå som på EU-nivå är demokratin beroende av medborgarnas förmåga att delta i den offentliga debatten. Med medlemsstaternas stöd måste institutionerna genast ta sig an denna utmaning, som dessutom kommer att öka i omfattning i och med utvidgningen.

2.2. Delat ansvar

Hur kan man då höja kvaliteten på den offentliga debatten om EU-frågor?

För att existera behöver den offentliga EU-debatten tidsmässiga, rumsliga och ideologiska referenspunkter. Det krävs även aktiva deltagare för att hålla den vid liv. Det är nödvändigt att mobilisera alla slags företrädare (opinionsledare, intressegrupper, parlamentariker, osv.) på EU-nivå, och att utöka samarbetet med journalister, de viktigaste medierna och aktörer från de nationella institutionerna.

Det delade ansvaret mellan EU och medlemsstaterna gör att varje part måste utarbeta en mer sammanhållen och förtroendeingivande informations- och kommunikationspolitik som gör det möjligt att i såväl EU som i de enskilda medlemsstaterna hitta tillbaka till en känsla av gemensam identitet och tillhörighet.

EU måste utforma sin informationspolitik så att den omfattar fler ämnen. Medlemsstaterna måste även gå med på inte längre enbart kommunicera om EU-frågor ur ett strikt nationellt perspektiv, vars filtrerande effekt gör att frågorna förenklas.

3. Behovet av ett nytt synsätt

Den insikt som alla europeiska ledare nu delar har lett till en förnyad politisk vilja att knyta medborgarna närmare EU:s beslutsprocess. Den stora förändring som Europeiska unionen för närvarande genomgår kräver ett nytt synsätt.

3.1. På det institutionella planet

Denna vilja från politiskt håll har lett till ett nytt sätt att lägga grunden för de fördragsändringar som utvidgningen kräver, nämligen konventet om Europeiska unionens framtid, som såg dagens ljud efter Laekenförklaringen. Konventet bedriver sitt arbete i största öppenhet.

Den politiska viljan har även gjort att stats- och regeringscheferna inbjudit det civila samhället, och så många medborgare som möjligt, att delta i framtidsdebatten.

3.2. Angående informations- och kommunikationsområdet

Men denna dynamik kan endast upprätthållas i ett välinformerat och upplyst debattklimat.

Institutionerna och medlemsstaterna har därför åter gett uttryck för sin politiska vilja att utarbeta en gemensam informationsstrategi som är uppbyggd kring Europeiska unionens viktigaste frågor. Detta nya gemensamma synsätt bör resultera i ett bättre utnyttjande av de olika parternas resurser, och medlemsstaternas deltagande bör göra det möjligt för EU att både tala med en enda röst och utnyttja den nödvändiga multiplikatoreffekt som hittills saknats.

Utmaningen är enorm och de tillgängliga resurserna är begränsade. Därför föreslår kommissionen en realistisk strategi som skall genomföras gradvis. Den bygger på följande två huvudprinciper:

- Att se till att Europeiska unionen har kapacitet att utarbeta och sprida budskap som är anpassade till och inriktade på EU:s prioriterade ämnen.

- Att upprätta ett frivilligt och fungerande partnerskap med medlemsstaterna för att frigöra reella synergieffekter mellan deras strukturer och resurser och Europeiska unionens verksamhet.

II. Ett övergripande och sammanhängande svar

För att bemöta utmaningarna måste Europeiska unionen utforma en strategi som bygger på tydliga målsättningar som gör det möjligt att utarbeta en sammanhängande "budskapsbank" för varje ämne. Detta arbete skall ingå i en övergripande process i både institutionerna och medlemsstaterna.

1. Tydligt formulerade mål

Vilka mål bör Europeiska unionen ställa upp för utarbetandet av en informations- och kommunikationsstrategi?

1.1. En verklig dialog...

Det krävs naturligtvis neutral information, men detta är inte tillräckligt i sig. Erfarenheten visar att given information aldrig förblir neutral, eftersom medierna, nätverken och andra informationsförmedlare ständigt tolkar och omformulerar den.

Att verkligen kommunicera innebär inte att Europeiska unionen enbart skall tillhandahålla information: informationen måste ha ett innehåll, öka förståelsen, sättas in i sitt politiska sammanhang och i en händelseutveckling och stimulera till dialog med ländernas befolkningar, så att allmänhetens deltagande i debatten om EU-frågor ökar.

Målet för den nya strategin bör alltså vara att upplysa medborgarna och bekämpa okunskap och likgiltighet för att skapa en bra grogrund för ett gott styre av det offentliga livet, en styrelseform som förstås av såväl EU som dess medborgare. Det handlar framför allt om att förbättra allmänhetens bild av Europeiska unionen, kort sagt, att öka medvetenheten om den europeiska dimensionen i medborgarskapet.

1.2. ...som bygger på information i två nivåer

Det är emellertid uppenbart att strategin måste spegla Europeiska unionens mycket specifika egenskaper, som inte kan jämföras med en traditionell regerings.

Europeiska unionen måste därför utarbeta en pedagogik runt sin roll och sitt uppdrag. Förutom den rent undervisande aspekten, som medlemsstaterna särskilt bör reflektera över, måste EU anlägga ett pedagogiskt perspektiv på sitt politiska arbete för att uppfylla de behov som bättre styrelseformer skapar.

Detta pedagogiska perspektiv bör ta sig två huvuduttryck:

- Först och främst i form av allmän information för att öka baskunskaperna om EU och dess legitimitet genom att bättra på bilden av EU och fokusera på dess roll. Detta kräver en grundlig reflexion från EU-institutionernas och medlems staternas sida.

- Därefter, på grundval av Europeiska unionens stora projekt och utmaningar, som EU-institutionerna skall översätta till prioriterade ämnen inom Prince-programmet (program för att informera de europeiska medborgarna), i enlighet med den nya interinstitutionella ram som nu gäller.

För att på så sätt förbättra sin kommunikation måste Europeiska unionen stegvis utveckla verktyg för att hantera sin image.

Debatten om EU-frågorna bör göras mer dynamisk, så att allmänheten enklare kan relatera till den information och de förklaringar de får med Europeiska unionens projekt.

Mål:

Att påverka uppfattningen om Europeiska unionen och dess institutioner och deras legitimitet i positiv riktning genom att fördjupa kunskaperna och förståelsen för EU:s uppdrag, organisation och landvinningar och genom att få till stånd en dialog med allmänheten.

2. Större samstämmighet

Informationen och kommunikationen skall inte ses som ett slags andra klassens bihang till eller hinder för Europeiska unionens verksamhet.

En ny informations- och kommunikationsstrategi som är utformad efter konkreta behov är en nödvändig förutsättning för att Europeiska unionens åtgärder och initiativ skall bli framgångsrika.

Men för att detta skall bli verklighet måste förvaltningskulturen ändras i grunden, och detta gäller alla ansvarsnivåer i EU-institutionerna.

En ny kommunikationskultur måste växa fram genom en metodisk och sammanhållen omdaning av Europeiska unionens image.

Detta innebär för det första att EU kan styrka att den verkligen har förmågan att utarbeta en egen budskapsbank.

2.1. Gemensamma referensramar

Det krävs gemensamma referensramar för alla institutioner. Referensramarna skall utgöra grunden för en budskapsbank för vart och ett av Europeiska unionens viktigaste politikområden.

2.1.1. En röd tråd

För att Europeiska unionen skall få kontroll över sin egen image, och i förlängningen, sina egna budskap måste man utforma något slags central stomme, "en röd tråd". Denna skall föra samman övergripande och enhetliga begrepp som tydligt beskriver Europeiska unionens existensberättigande och ställer upp referensramarna för institutionerna och medlemsstaterna, så att de budskap de sänder ut blir samstämmiga.

Det handlar alltså om att på ett enkelt och okontroversiellt sätt i ord förmedla EU:s huvudmål såsom de framgår av Fördraget om Europeiska unionen (artiklarna 2 och 6).

Den röda tråden - dvs. en sorts central och bestående referens för allt informationsarbete - bör beakta de mycket skiftande uppfattningar som finns om den europeiska integrationen, samtidigt som den skall uppfylla institutionernas, medlemsstaternas och allmänhetens behov.

Den måste uttryckas på ett enkelt sätt, som kan godtas av alla institutioner, och skall framhäva det unika med den europeiska integrationsprocessen och vad den innebär i verkligheten.

Inledande undersökningar visar att den röda tråden i Europeiska unionens verksamhet skulle kunna inriktas på följande begrepp:

- Rörlighetens förtjänster (friheterna, mångfalden och humanismen).

- Mervärdet i form av effektivitet och solidaritet.

- Begreppet trygghet

- Europas roll i världen.

Den röda tråden bör leda till att vissa grundläggande drag i Europeiska unionens existensberättigande och verksamhet blir tydligare i allmänhetens ögon.

Den röda tråden kan vävas av följande beståndsdelar:

- Europeiska unionen är en garant för större frihet, högre välstånd och ökad säkerhet för européerna.

- Europeiska unionen främjar ett samhälle som bygger på solidaritet och dynamik, där mångfalden respekteras.

- Genom Europeiska unionen kan vi spela en roll i världen som speglar våra värderingar och vår betydelse.

Den röda tråden bör ge en fast grund för språket i och framställningen av de enskilda budskapen om vart och ett områden där Europeiska unionen har behörighet att agera.

2.1.2. Grundvärderingar

Att överföra den röda tråden till konkreta budskap som är fattbara för allmänheten kräver att de anpassas till de värderingar som Europeiska unionens huvudmål grundas på.

I en väl genomtänkt informationsstrategi måste dessa värderingar alltid vara närvarande i och starkt knutna till de konkreta målen för EU:s verksamhet och måste motsvara den uppfattning om Europeiska unionen som medborgarna i allmänhet har. De skall utgöra den osynliga grund som kommunikationen vilar på och som gör att framställningen av EU:s politiska mål blir mer samstämmig. Detta skall gälla även vid utarbetandet av den budskapsbank som EU behöver för att kommunicera.

Enligt de inledande undersökningarna [8] är dessa värderingar fortfarande till stor del outtalade. Men de finns och de ger uttryck för en positiv uppfattning om den europeiska integrationen. Denna uppfattning omfattar såväl kollektiva som individuella fördelar.

[8] OPTEM-undersökningen, maj 2002.

Underförstådda grundvärderingar för kommunikationen:

- Närmande och rörlighet: möjlighet(er)

- Jämlikhet och solidaritet: välstånd

- Skydd: trygghet

Precis som den röda tråden bör dessa värderingar testas för att sedan godkännas av institutionerna såsom gemensamma referensramar.

2.2. Ämnen och budskap

För enhetlighetens skull föreslår kommissionen att huvudämnena sammanfaller med Europeiska unionens politiska prioriteringar inför de kommande åren.

De överensstämmer framför allt med de fyra strategiska mål som kommissionen ställde upp i början av sin mandatperiod och som omformuleras varje år på interinstitutionell nivå i form av beslutet om den politiska strategin: nya styrelseformer för unionen, ett stabilt Europa med större internationellt inflytande , ny ekonomisk och social dagordning samt förbättrad livskvalitet för alla.

I samråd med sina partner har kommissionen redan valt ut följande tre prioriterade ämnen:

- Utvidgningen.

- Europeiska unionens framtid.

- Ett område med frihet, säkerhet och rättvisa.

Kommissionen bekräftar dessa prioriterade ämnen, men föreslår samtidigt ett fjärde ämne, nämligen "Europeiska unionens roll i världen".

Med dessa prioriterade ämnen som utgångspunkt bör definitionen och utarbetandet av huvudbudskapen motsvara medborgarnas behov och farhågor. Dessutom bör budskapen vara anpassade till deras sätt att uttrycka sig. All effektiv kommunikation bör vara utformad med tanke på allmänheten och inte med tanke på institutionerna.

För unionsmedborgarna har konkreta krav: bevara freden och öka säkerheten, minska arbetslösheten, bekämpa den organiserade brottsligheten och den olagliga handeln, minska fattigdomen, öka jämlikheten och skydda miljön.

Dessa krav bör inte uppfattas som motsatta till de föreslagna ämnena. Tvärtom. Syftet med att kommunicera är ju att förklara sambandet mellan en viss politisk prioritering och varje enskild individs verklighet och livskvalitet.

2.2.1. Utvidgningen

Det föreslagna synsättet står inte i strid med den informationsstrategi för utvidgningen som kommissionen antog i maj 2000 [9], utan är ett komplement till denna.

[9] SEK(2000)737/3 av den 10 maj 2000.

Mot bakgrund av resultaten från Eurobarometern (83 % av medborgarna anser att de inte fått någon information alls eller att de är dåligt informerade) bör kommunikationen om utvidgningen först och främst klargöra tidtabellen (vilka länder och när). I medlemsstaterna skulle den kunna inriktas på följande:

- Kandidatländernas legitima önskan att få bli medlemmar (möjligheter).

- De betydelsefulla framsteg som de uppnått för att införliva EG-lagstiftningen (trygghet).

- Det mervärde som utvidgningen tveklöst kommer att leda till på lång sikt för hela EU (välstånd).

Europeiska unionens mål bygger alltså indirekt på värderingar om möjligheter, trygghet och välstånd. I de budskap som skall formuleras bör dessa värderingar tydliggöras (jfr tabellerna i bilaga 1).

2.2.2. Europeiska unionens framtid

När det gäller "Europeiska unionens framtid" som ämne, konfronteras vi med en total okunnighet om hur Europeiska unionen fungerar och om behovet av reformer.

Arbetet med detta ämne är därför kopplat till behovet av att utarbeta ett minimum av basinformation och förklaringar till hur EU-arbetet bedrivs.

För detta ämne finns emellertid även ett dagsaktuellt behov, nämligen att förklara vad konventet om Europeiska unionens framtiden gör, och då tiden är inne, sprida resultatet av dess arbete.

Ämnet kommer att byggas upp kring innehållet i konventets förslag. I detta kan man dra nytta av att anpassningen av institutionernas organisation till ett utvidgat EU uppfattas som något positivt, även om vissa fruktar att det kommer att leda till framväxten av en stark centralmakt som undgår medlemsstaternas kontroll.

2.2.3. Ett område med frihet, säkerhet och rättvisa

Förverkligandet av ett "område med frihet, säkerhet och rättvisa" framstår som ett mycket konkret ämne som skulle kunna byggas upp kring följande:

- Invandring: medlemsstaternas enskilda insatser är inte tillräckliga för att säkra kontrollen av gränserna eller för att bekämpa den internationella brottsligheten. Gemensamt kan dock Europeiska unionen effektivt göra något åt dessa problem.

- Mänskliga rättigheter: att vara medlem i EU innebär frihet, demokrati och respekt för de grundläggande värderingarna. Det europeiska området med frihet och rättvisa måste konsolideras och stärkas.

- Medborgarskap: i och med förverkligandet av detta område kan begreppet unions medborgarskap slutligen få sin rätta innebörd, det stärker det nationella medborgarskapet utan att ersätta detta.

2.2.4. Europeiska unionens roll i världen

Man kan närma sig ämnet "EU:s roll i världen" ur många olika vinklar (god grannsämja, hållbar utveckling, humanitärt bistånd, osv.).

Men globaliseringen framstår som den verkliga kommunikationsutmaningen. Den skapar olustkänslor hos många, samtidigt som begreppet ibland framstår som oklart.

För att stävja européernas farhågor för hur de själva kommer att påverkas av denna process, måste man visa att EU är effektivare och skickligare än de tror på att hantera globaliseringen.

Följande uppslag för kommunikationen bör analyseras:

- Aktuella frågor i de multilaterala handelsförhandlingarna.

- EU:s vilja att vara en balanserade kraft i världen (öppenhet gentemot tredje världen, medvetenhet om vikten av hållbar utveckling)

- Styrkan hos ett enat EU, som talar med en enda röst.

Det finns naturligtvis andra frågor som skulle kunna tas upp.

Europeiska unionens "grannpolitik" med avseende på länderna i gränsregionerna framstår som ett viktigt inslag i EU:s utrikespolitik.

Parallellt med de första polis- och militärinsatserna i Bosnien, förtjänar tveklöst även frågan om ett europeiskt försvar att uppmärksammas.

Men Europeiska unionen måste göra mer än att enbart formulera tydliga, enkla och informativa budskap; man måste styrka sina påståenden. Om budskapet inte backas upp av positiva exempel ur verkligheten som talar till det stora flertalet, kommer budskapet aldrig att gå hem.

2.3. Målgrupper

Europeiska unionen måste använda sig av riktad kommunikation. Det ställs inte samma krav på en dialog med informationsförmedlarna som på en dialog med allmänheten.

Det är alltså lämpligt att sprida information på minst två plan med hjälp av anpassade budskap och ändamålsenliga verktyg. Viss information bör rikta sig till dem som är intresserade och redan ganska väl informerade, medan annan information bör vara anpassad till dem som är likgiltiga och inte insatta i Europeiska unionens verksamhet. Vi kan inte nöja oss med att debattera med den självklara kretsen av "invigda" - det är här den verkliga utmaningen ligger som den nya strategin måste hjälpa oss att ta itu med.

Dessutom bör information och budskap anpassas till verkligheten i de olika länderna, och deras språk och uppfattningar samt till de olika målgruppernas specifika intressen och farhågor. Valet av målgrupper bör vara resultatet av kommunikationsplaner som framförhandlas med medlemsstaterna i fråga om varje prioriterat ämne.

Målgrupperna bör inte enbart omfatta opinionsledare såsom politiska företrädare, kända personer från det civila samhället, medierna, näringslivet, osv., utan även specifika befolkningskategorier såsom ungdomar, kvinnor, familjer, arbetstagare, osv.

Särskild vikt bör läggas vid ungdomar och utbildningssektorn som en kanal för att ge människor möjlighet att lära sig mer om Europeiska unionen.

För varje ämne bör man

- utarbeta en strategi och budskap som är anpassade till en redan väl informerad publik.

- utarbeta en strategi och budskap som är anpassade till allmänheten.

3. En övergripande process

Om Europeiska unionen skall sköta sin kommunikationspolitik effektivare, bör den se till att omgärda sin informationspolitik med en övergripande och sammanhängande strategi som präglas av ett genuint politiskt ledarskap.

Utvecklingen av denna nya strategi och behovet av att få kontroll över sin image och formulera sina egna budskap innebär att Europeiska unionen och dess institutioner i grunden måste förändra sin informations- och kommunikationspolitik.

3.1. En mer dynamisk hållning

Europeiska unionen kan inte längre tillåta sig att vara passiv och agera i efterhand. Om EU vill stimulera till en mer informerad debatt om sina mål, måste man på politisk nivå besluta att i arbetssätt integrera behovet av att ta initiativ inom vissa prioriterade ämnen enligt en given dagordning.

Men det är självklart att EU:s institutioner inte ens med förenade krafter har förmågan att nå ut direkt till mannen/kvinnan på gatan.

Om strategin skal bli en framgång eller ej, är alltså direkt avhängigt medlemsstaternas stöd. En nödvändig förutsättning för att uppnå målen i detta meddelande är den multiplikatoreffekt som uppstår om medlemsstaternas resurser, kanaler och sakkunskap, informationsavdelningar och ministerier kan användas i arbetet, i synnerhet när det gäller ett förbättrat partnerskap med det civila samhället.

Att göra varje partner medansvarig kräver ett äkta politiskt engagemang på högsta nivå både från institutionernas och medlemsstaternas sida. Detta engagemang bör gälla såväl förfarandena som de gemensamma referensramar som alla måste använda så länge som ett gemensamt beslut inte fattas att ändra dem.

Ett annat problem är att Europeiska unionen tråkigt nog saknar "ett ansikte" som allmänheten kan knyta an till. Förutom decentraliseringen och de organiserade nätverken måste Europeiska unionen överväga möjligheten att samarbeta med opinionsledare i varje medlemsstat. -". Uppdraget skulle vara att försöka göra EU till något påtagligt för gemene man (både på TV och på det lokala planet). Självklart faller ansvaret för detta i första hand på EU-institutionerna, men även på ansvariga nationella, regionala och lokala politiker. Personer från näringslivet och den akademiska världen bör också engageras.

3.2. Gott ledarskap

a) Innan arbetet med en europeisk budskapsbank om de stora ämnena kan påbörjas måste man göra en djupgående analys av opinionsläget i de olika länderna. Europeiska kommissionen har den nödvändiga kunskapen och förmågan att genomföra en sådan utvärdering på EU-nivå. Med hjälp av Eurobarometern och de opinionsmätningar och kvalitativa undersökningar som den bygger på, kan kommissionen regelbundet och på ett enhetligt sätt utveckla denna förståelse. Kommission bör av denna anledning påtagligt bygga ut sin analyskapacitet för att kunna sprida relevanta uppgifter inte enbart till den egna organisationen, utan också till de andra institutionerna och även, naturligtvis, till alla politiska aktörer i EU.

Men detta arbete utesluter inte analyser som tagits fram av medlemsstaterna själva. Kommissionen vill fördjupa sina kunskaper om opinionsläget och de aktuella tendenserna i länderna genom att utveckla ett fastare samarbete med enheterna för "opinionsmätningar" inom de nationella informationsavdelningarna. Genom detta samarbete bör det bli möjligt att bättre tillmötesgå medborgarnas förväntningar och specifika behov.

Utvecklingen av kapaciteten för informationsbevakning - som skulle kunna förverkligas i form av ett nätverk mellan de berörda parterna - kommer även att tjäna som stöd vid utarbetandet av de budskap som är nödvändiga för varje ämne och informationskampanj.

b) Ett annat nödvändigt inslag för att säkra processens bredd är att knyta all informationsverksamhet till unionens dagordning för att ge informations- och kommunikationsarbetet största möjliga uppmärksamhet och aktualitet. Europeiska kommissionen bör i sin roll som initiativtagare i hjärtat av beslutsprocessen utveckla denna planeringsförmåga.

c) Det kommer att krävas ett verkligt ledarskap för att styra hela processen, om en verklig decentralisering skall kunna uppnås. Kommissionen måste kunna ta på sig ansvaret för bättre samordna arbetet såväl mellan institutionerna som med medlemsstaterna, men även mellan kommissionens olika general direktorat.

Om arbetet skall kunna leda till goda resultat, måste kommissionen få regelbundna utvärderingar av såväl det informations arbete som Europeiska unionen själv utför som av initiativen som tas i och av medlemsstaterna. Ett samlat system för utvärderingarna bör upprättas tillsammans med institutionerna. Det kan bygga på gemensamma resultatbaserade mål.

På samma sätt som kommissionen gjort under hela eurokampanjen, bör alla större kampanjer utvärderas under hela den period de pågår.

Kommissionen skall även försöka att sammanställa ett flerårigt program för informations- och kommunikationsverksamheten för att garantera den nödvändiga kontinuiteten i de viktigaste informationskampanjererna som bedrivs gemensamt av institutionerna och medlemsstaterna. Detta program kommer att presenteras för den interinstitutionella gruppen för information för politiskt godkännande.

3.3. Behovet av synergieffekter

Kommissionens generaldirektorat för press och kommunikation kommer visserligen att spela en central roll i strategin, men det skall i första hand tjäna som och genom att tillhanda tjänster åt samordnare för de andra generaldirektoraten, de andra institutionerna och medlemsstaterna och inte vara en allvetande och allsmäktig drivkraft.

Uppgiften för GD Press och kommunikation är att bistå sina samarbetspartners, under ordförandens eller behörig kommissionsledamots politiska ledning och i nära samarbete med den kommissionsledamot som är huvudansvarig för det aktuella ämnet.

Denna uppgift att bistå den politiska ledningen gäller naturligtvis även kommissionens representationer och alla instrument, redskap och resurser som är tillgängliga för ledningen och som måste utnyttjas fullt ut, så att den nya strategin blir en framgång.

* Eurobarometern bör alltså anpassas till de valda ämnena. Det handlar inte om att undergräva den pågående analysen av den allmänna opinionen som detta instrument möjliggör, utan att inom ramen för det årliga programmet tillmötesgå behovet av att få tillräckliga kunskaper om den allmänna opinionen i medlemsstaterna om de olika ämnena för att kunna skriva budskap som svarar mot allmänhetens förväntningar. Vi måste även utreda om det går att utöka den till kandidatländerna, men bara under förutsättning att tillförlitligheten och kontinuiteten är garanterad.

* Webbplatsen Europa är fortfarande ett viktigt instrument för att föra institutionerna närmare gemene man och för att underlätta kontakterna mellan institutionerna. Den skulle kunna utvecklas för att bättre uppfylla allmänhetens behov av information och underlätta tillgången till informationskällor som är direkt kopplade till de valda ämnena. Det interaktiva inslaget i strategin skall inte heller glömmas bort: en verklig dialog med medborgarna förs på ett naturligt sätt via kanaler såsom Internet, men även via kanaler för direktkontakt med institutionerna såsom Europa Direkt. Denna tjänst bör byggas ut på interinstitutionell basis, först med avseende på de prioriterade ämnena, men sedan rent allmänt för att utöka möjligheten att direkt svara på frågor som gäller unionsmedborgarnas dagliga liv.

* Dessutom är de traditionella publikationerna fortfarande den viktigaste källan till information och kunskap för en stor del av EU:s befolkning. Mot bakgrund av den föreslagna strategin bör man alltså fastställa och anta riktlinjer för EU-institutionernas publiceringspolicy.

* Slutligen är det uppenbart att rollen för radio och TV kommer att öka. I ett interinstitutionellt perspektiv bör det särskilt med hjälp av EbS (Europe by Satellite) vara möjligt att täcka samtliga evenemang som är direkt kopplade till informations kampanjerna. Med avseende på den nya strategin bör EU:s kommunikationspolicy på det audiovisuella området, och i synnerhet kommissionens, omvärderas, med tanke på de mycket små möjligheter som i dag finns tillgängliga, såväl på central som decentraliserad nivå. På detta område bör framför allt partnerskapet med medlemsstaterna utgöra en viktig drivkraft, så att de nationella och lokala medierna på ett mer heltäckande sätt täcker den europeiska aspekten av den offentliga livet. Samproduktioner med de nationella och regionala kanalerna bör därför uppmuntras. Utbildningen av journalister och ledar skribenter bör alltid sättas högt på dagordningen. I dagsläget säger 66 % av medborgarna att radio och TV är deras främsta källa till information om Europeiska unionen.

Kommissionen uppmanar alla institutioner att anpassa sina interna organisationer till den nya strategin. Kommissionen uppmanar även medlemsstaterna att tänka över möjligheterna att stärka synergieffekterna mellan deras informationspolitik och Europeiska unionens kommunikationsstrategi.

III. Ett avpassat genomförande i etapper

Europeiska unionens nya informations- och kommunikationsstrategi skall genomföras med Europeiska unionens aktuella resurser. Dessa är begränsade, särskilt när det gäller EU-institutionernas egen kapacitet.

Följaktligen kommer partnerskapet med medlemsstaterna att vara avgörande för den nya strategins framgång. Utan aktivt stöd från de nationella och regionala myndigheterna kommer EU-institutionerna inte att kunna nå ut till och informera medborgarna.

För att utvecklingen av denna kommunikationsstrategi verkligen skall ta fart, måste samarbetet med medlemsstaterna drivas på tre nivåer

- på interinstitutionell nivå,

- som en del av decentraliseringens olika aspekter, och

- i partnerskap med det civila samhället (jfr tabellen i bilaga 2).

1. Interinstitutionellt samarbete

Såsom angavs i kommissionens första meddelande [10] är Interinstitutionella gruppen för information hörnstenen i samarbetet.

[10] Meddelande angående en ny ram för samarbetet inom informations- och kommunikationspolitiken inom Europeiska unionen [KOM(2001) 354].

1.1. Interinstitutionella gruppen för information (IGI)

* Sammansättning I IGI är ordförandeskapet på politisk nivå delat mellan kommissionen, Europaparlamentet och rådet. Europeiska unionens andra institutioner och organ kan delta som observatörer. Gruppen sammanträder två gånger om året.

* Uppdrag Gruppen fastställer de prioriterade ämnena och de gemensamma riktlinjerna för det interinstitutionella samarbetet om Europeiska unionens information och kommunikation. Den utvärderar samordningen av den centraliserade och decentraliserade informationsverksamhet om de olika ämnena som riktas till allmänheten. IGI yttrar sig varje år om följande års ämnen på grundval av en rapport som kommissionen ställer samman.

* Arbetsgruppen om prioriterade informationsaktiviterer (Prince) En fackarbetsgrupp har tillsatts av de tre institutionerna för att övervaka informationsverksamheten inom Prince-programmet. Detta program utgör framför allt en ram för det interinstitutionella samarbetet om budgetfrågor.

1.2. Utarbetandet av budskap

Samarbetet mellan unionens institutioner bör även gälla utformningen och definitionen av de informations- och kommunikationsstrategier som skall tas fram för de olika ämnen som IGI väljer ut, i synnerhet frågan om samordningen av budskapen.

Hur skall detta gå till?

a) Kommissionens roll

Det är viktigt att Europeiska unionen skapar en gemensam budskapsbank för varje valt ämne. För alla ämnen som ingår i gemenskapens behörighet kommer huvudbudskapen att utformas inom kommissionen, under ledning av den berörda kommissionsledamoten. De kommer att testas på "kontrollgrupper" i varje medlemsstat, innan kommissionen presenterar dem för de andra institutionerna.

EU måste kunna sprida sin budskapsbank för varje ämne, både för sina företrädares skull och för att ge näring åt sin egen handlingsförmåga. Budskapen skall komplettera det bakgrundsmaterial som är absolut nödvändigt för en väl fungerande informationsspridning.

Att bygga upp en sådan budskapsbank för varje ämne och se till att budskapen kan godtas av det stora flertalet är nyckeln till framgång för en sammanhållen strategi för EU:s informations- och kommunikationsarbete. Följaktligen är det nödvändigt att EU skaffar sig en " utvärderingskapacitet på området.

b) Samarbete med medlemsstaterna

Parallellt med att budskapsbanken byggs upp måste kommissionen utveckla en kommunikationsstrategi för varje prioriterat ämne (budskap, målgrupper, arbetsplanering, tidtabell och budget). Med detta som utgångspunkt kan kommissionen föreslå Europaparlamentet och medlemsstaterna att man skall samarbeta för att genomföra de beslut IGI har fattat.

Självklart kan varje medlemsstat fritt välja om de vill ansluta sig till strategin och de föreslagna budskapen. Att godta dem, eller till och med anpassa dem efter nationella särdrag, skulle i högsta grad bidra till EU:s samordnade kommunikationsstrategi.

Avsikten med budskapen är framför allt att på ett bättre sätt strukturera den information som EU-institutionerna (främst kommissionen och Europaparlamentet), men även medlemsstaterna, skickar ut om gemenskapslagstiftningen, särskilt när denna gäller ett eller flera av de prioriterade ämnena.

Kommissionen har noterat rådets önskan att vilja samarbeta så tidigt som möjligt i arbetet med att fastställa en strategi och att utarbeta de budskap som krävs för kommunikationen om de prioriterade ämnen som valts gemensamt i IGI. Kommissionen är beredd att arbeta på detta sätt tillsammans med Europaparlamentet, i god interinstitutionell samarbetsanda. Vi är alltså beredda att presentera våra förslag för rådets grupp för information och de nationella experter, vars medverkan i detta arbete uppmuntras, både vad beträffar strategin och den "europeiska" budskapsbank som kommissionen dessförinnan utarbetat och testat.

Budskapsbank för varje ämne:

Kommissionen har huvudansvaret, men samarbetar med de andra institutionerna. Medlemsstaterna kan delta om de så önskar.

2. Mot ett nytt, decentraliserat partnerskap

Genomförandet av strategin bygger på att EU-institutionernas och medlemsstaternas arbete kompletterar varandra.

2.1. En effektiv decentralisering

När det gäller EU-institutionerna kommer kommissionens representationer och Europaparlamentets informationskontor tillsammans att arbeta med den nationella och lokala bearbetningen av Europeiska unionens budskap och med den arbetsplanering som skall utarbetas tillsammans med medlemsstaterna.

Som ett led i decentraliseringen - detta gäller såväl genomförandet som bearbetningen av budskapen - kommer kommissionens representationer, i samarbete med Europaparlamentets kontor, att ha huvudansvaret för att driva de olika informationskampanjerna.

Representationerna skall först och främst utarbeta en kommunikationsplan för varje ämne som IGI valt, vid behov med hjälp av externa experter. Planen skall innehålla ett arbetsprogram som skall utarbetas tillsammans med medlemsstaten (överenskommelse) och, om en medlemsstat inte godtar prioriteringarna eller budskapen, Europeiska unionens eget handlingsprogram.

Med stöd av behörigt generaldirektorat bör representationerna skräddarsy budskapen till nationella, regionala eller lokala förhållanden, i syfte att anpassa innehållet till de olika målgrupperna och medierna samt till allmänhetens konkreta förväntningar. Bearbetningen bör framför allt göras med tanke på kommunikationskanalen. Särskilt material för radio och tv kräver en specifik bearbetning av budskapet som skiljer sig från vad pressen behöver.

Detta arbete kan endast göras så nära mottagarna som möjligt och i direktkontakt med kanalerna i fråga.

2.2. En bättre ansvarsfördelning

Allmänt sett vore det bra om man för detta arbete kunde dra nytta av varje medlemsstats sakkunskap och resurser. Informationsavdelningarna inom varje regering skulle kunna spela en framträdande roll i utarbetandet och genomförandet av de olika informationskampanjerna.

De bör dels delta i det gemensamma utarbetandet av kommunikationsplanen i partnerskap med institutionerna, dels övergripande sörja för att den "europeiska" strategin och budskapen samt den nationella inriktningen på och utformningen av de olika ämnena hänger samman.

Europeiska unionens informations- och kommunikationsstrategi kan inte klara sig utan regeringarnas allmänna kommunikationsarbete. Den måste ingå i och bidra till detta genom att tillföra en europeisk dimension till den nationella demokratiska debatten.

Med detta mål för ögonen funderar kommissionen på hur man på bästa sätt kan ge konkret form åt detta samarbete. Mot bakgrund av erfarenheterna av alla tidigare former av samarbete med medlemsstaterna, vill kommission tillsammans med rådet och parlamentet granska möjligheten att få till stånd ett "samförståndsavtal" med varje medlemsstat. Detta avtal skulle syfta till att på politisk nivå bekräfta Europeiska unionens och medlemsstaternas ömsesidiga överenskommelse att arbeta tillsammans för en bättre spridning av allmän information om EU-frågor.

Ett sådant "samförståndsavtal" skulle även på det nationella planet ge erkännande åt nätverkens roll för att säkra ett ständigt informationsflöde, vilket är en garanti för den offentliga EU-debattens kontinuitet. Avtalet skulle kunna omfatta en systematisk uppbyggnad av ett nätverk av kontaktpersoner på informationsområdet i medlemsstaterna (nationella informationsavdelningar och de ministerier som berörs av de olika ämnena), kommissionen, rådet och Europaparlamentet. Det kan även ge medlemsstaterna friheten att bygga upp mer specifika partnerskap om informationsinsatser som något av kommissionens generaldirektorat föreslår.

Detta koncept skulle ge den flexibilitet som är nödvändigt för ett gott samarbete mellan medlemsstaterna och Europeiska unionen och skulle därefter kunna underlätta förhandlingarna om de överenskommelser som krävs för att utveckla de ämnen som IGI ansett skall prioriteras.

Detta system skulle naturligtvis inte utesluta andra former av partnerskap på nationell nivå, med regioner eller även organisationer som företräder det civila samhället.

Samarbetet mellan Europeiska unionen och medlemsstaterna:

Ett "samförståndsavtal" + överenskommelser om de ämnen som är prioriterade enligt IGI.

Men detta samarbete mellan EU-institutionerna och medlemsstaterna får självklart inte begränsas till den interinstitutionella aspekten. Det bör utvecklas på gräsrotsnivå, så nära målgrupperna som möjligt.

3. Ett samarbete så nära medborgargna som möjligt

EU:s nätverk och centrum för information och dokumentation har vuxit fram under lång tid och har sitt ursprung i många olika initiativ. Det finns i dagsläget över 700 centrum i medlemsstaterna. Deras uppdrag är att förse allmänheten med information och de samordnas av kommissionen [11].

[11] Det rör sig om följande initiativ, som lyder under GD Press och kommunikation (ansökningar om att öppna nya centrum handläggs för närvarande):

Till dessa "fysiska" nätverk och centrum skall läggas ca 550 föredragshållare i Team Europe.

Men dessa nätverk och centrum tillhör inte EU. De är oftast resultatet av partnerskap med medlemsstaterna och framför allt med de lokala myndigheterna [12].

[12] Nätverken och centrumen tillhör inte kommissionen. De är fristående centrum som drivs av de värdorganisationer som härbärgerar dem och som står för huvudfinansieringen. Kommissionen är en minoritetspartner som har ingått avtal med värdorganisationerna - universitet, lokala myndigheter, osv. - och som åtagit sig att tillhandahålla service och stöd för att de skall kunna utveckla sin verksamhet och, i vissa fall, ett årligt ekonomiskt stöd.

De är en ovärderlig tillgång med tanke på erfarenhet, flexibilitet och närhet till företrädarna för det civila samhället och allmänheten. Detta gör dem till ett förnämligt hjälpmedel för att genomföra Europeiska unionens informations- och kommunikationsstrategi. De visar hur man på gräsrotsnivå kan uppnå synergieffekter mellan Europeiska unionens, medlemsstaternas och det civila samhällets resurser, genom att de förkroppsligar principen om decentralisering av informationsarbetet.

Utvecklingsmöjligheterna finns, det gäller bara utnyttja dem bättre. Följaktligen anser kommissionen att det krävs en analys och en utvärdering av samtliga nätverk och centrum för att fastställa en ny och mer sammanhållen arbetsorganisation i syfte att bättre utnyttja dem för den nya strategin och lägga grunden till att de utökas till de nya medlemsstaterna. På lång sikt bör de finnas i varje region.

Denna nya arbetsorganisation bör utarbetas på grundval av följande principer:

- En enhetligare och mer sammanhållen struktur för de olika "nivåerna" i nätverken och centrumen (nationell, regional/interregional och lokal), även vad beträffar image (namn, logotyper, osv.).

- En rationalisering och mer långtgående decentralisering av deras förvaltning i syfte att förbättra kostnadseffektiviteten.

- En tydligare ansvarsfördelning och ett stärkt partnerskap med medlemsstaterna, med respekt för deras administrativa och lokala särdrag.

- Utveckling av det interinstitutionella samarbetet, inte enbart på nationell nivå med de stora nationella centrumen (Paris, Lissabon och Rom), utan också på interregional och lokal nivå.

När förslaget till ny arbetsorganisation väl finns på pränt, bör det bli föremål för förhandlingar med medlemsstaterna, så att det är väl förankrat såväl i EU som i medlemsstaterna. Arbetsorganisationen bör även beakta utvecklingsmöjligheterna hos andra informationsförmedlare som kommission samarbetar med, t.ex. oberoende informationsnätverk.

Nätverk och centrum:

Analys och utvärdering av samtliga nätverk och centrum.

Fastställande av en ny arbetsorganisation (uppdrag, arbetssätt och framtidsplaner).

SLUTSATSER

1. Den föreslagna strategin bygger på alla de bidrag som kommissionen fått i samband med den debatt som följde på meddelandet från juni 2001. Den representerar en samförståndslösning, om än inte en vision som är gemensam för Europaparlamentet, ministerrådet och kommissionen. Var och en av de tre institutionerna måste klart och tydligt förbinda sig att följa det nya "avtal" som den interinstitutionella gruppen för information skall genomföra.

Genomförandet av strategin kräver en gemensam insats från institutionerna och medlemsstaterna:

- Det måste vara en prioritering för samtliga parter att utarbeta de för institutionerna gemensamma referensramar som skall innehålla vissa grundvärderingar och användas för utformningen av budskapen om de viktigaste ämnena.

- Att förändra kulturen inom varje institution, men även i medlemsstaterna, måste vara ett konstant krav, som i första hand skall förverkligas genom utbildning av alla ansvariga.

- Partnerskapet med varje medlemsstat bör bygga på ett nytt synsätt som inte skall vara begränsat till de ekonomiska och juridiska aspekterna av samarbetet. Det får inte hämmas av de ofta tungrodda och stela förfarandena, varken när det gäller spridningen av information av allmän karaktär eller i de mer regelbundna och systematiska kontakterna med de nationella informationsavdelningarna.

Strategin, som vilar på EU:s interinstitutionella uppbyggnad, är på samma gång ambitiös och realistisk. Dess framgång är i huvudsak beroende av att den drivs framåt av den politiska viljan.

2. Kommissionen kommer inom kort att vidta de första åtgärderna för att förverkliga strategin i enlighet med den bifogade handlingsplanen (bilaga 3). Strategin bör vara på plats, åtminstone i stora drag, i början av år 2003. Strategins alla utvecklingsmöjligheter kan dock inte utnyttjas förrän på medellång sikt.

3. Därför föreslår kommissionen att en översyn med deltagande av alla berörda parter planeras till 2005 för att göra en uttömmande utvärdering av gjorda framsteg och för att eventuellt förbereda nya insatser i ett utvidgat EU. Vid denna tidpunkt har även den nya kommissionen och det nyvalda parlamentet börjat arbeta och den kommande regeringskonferensen har hållits.

BILAGA 1 EXEMPEL PÅ UTARBETANDE AV ETT BUDSKAP OM UTVIDGNINGEN UR EUROPEISKA UNIONENS PERSPEKTIV

>Hänvisning till>

EXEMPEL PÅ UTARBETANDE AV ETT BUDSKAP OM UTVIDGNINGEN UR KANDIDATLÄNDERNAS PERSPEKTIV

>Hänvisning till>

BILAGA 2 ARBETSORGANISATION

>Hänvisning till>

>Hänvisning till>

BILAGA 3 HANDLINGSPLAN

September 2002

* IGI: Överenskommelse mellan de tre institutionerna om huvudämnena för 2003 och 2004. Denna överenskommelse måste nås före Europaparlamentets första behandling av budgeten.

* Inledning av analysen och utvärderingen av nätverken och centrumen.

* Inledning av ett utbildningsprogram anpassat till kommissionens behov, efter antagandet av den nya strategin.

* Inledning av processen för att ta fram och, med hjälp av "kontrollgrupper" i varje medlemsstat, testa den röda tråd och de värderingar som skall genomsyra kommunikationsarbetet.

Oktober 2002

* Budgetmässigt godkännande av de resurser som tilldelats varje ämne.

* Analys av opinionsläget i medlemsstaterna i förhållande till de prioriterade ämnena.

* Inledning av representationernas arbete med att utarbeta kommunikationsplaner för varje ämne.

* Utvärdering av representationernas resurser med avseende på decentraliseringen till följd av den nya strategin.

November 2002

* Utarbetande av ett "samförståndsavtal" som innehåller den politiska överenskommelsen mellan Europeiska unionen och medlemsstaten.

* Förankring på politisk nivå av den röda tråden och värderingarna.

* Planering och samordning av verksamheten inom de generaldirektorat som främst berörs av de prioriterade ämnena.

* Utarbetande av budskapsbanker för de valda ämnena.

* Bekräftelse av medlemsstaternas deltagande i de föreslagna partnerskapen.

December 2002

* Möte med medlemsstaternas informationsdirektörer för att bekräfta kommunikations planerna för 2003 och maximera synergieffekterna.

* Förslag till avtal för medlemsstaterna varje gång det är möjligt (eller andra möjliga åtgärdsramar).

Januari 2003

* Utvärdering av 2002 års åtgärder.

* Utarbetande och förhandlingar om den nya arbetsorganisationen för nätverk och centrum på grundval av den gjorda analysen.

Mars 2003

* IGI:s godkännande av utvärderingen av 2002 års åtgärder och fastställande av de prioriterade ämnena för 2004 och 2005.

Juli 2003

* Årlig debatt i Europaparlamentet, med deltagande av rådet, om EU:s informations- och kommunikationspolitik.

2003

* Genomförande i etapper av rationaliseringen av nätverk och centrum.

* Utveckling under hela året av samordningen och planeringen till följd av den nya strategin, även av arbetet för att uppnå synergieffekter mellan kommissionens olika instrument.

* Vidareutveckling av det interinstitutionella samarbetet.

2003-2004

* Utbildning anpassad efter behoven hos kommissionens personal - öppen för deltagare från övriga institutioner.

* Närmare samordning av representationernas arbete och utbyggnad av kommissionens "svaromålsfunktion".

2004

* Utvidgning av nätverken och centrumen till kandidatländerna.

* Lämplig förstärkning av representationernas resurser.

* Uppbyggnad av representationerna i de nya medlemsstaterna.

BILAGA 4 FINANSIERINGSÖVERSIKT TILL FÖRSLAGET

Politikområde(n): PRESS OCH KOMMUNIKATION

Verksamhet(er): 16.01-16.02-16.03-16.04-16.05

Åtgärdens beteckning: En informations- och kommunikationsstrategi för Europeiska unionen

1. BERÖRDA BUDGETPOSTER (numrering och beteckning)

A7: // Utgifter för stödpersonal och decentraliserade administrativa utgifter

B3-300: // Allmänna åtgärder för information om Europeiska unionen

B3-300A: // Allmänna åtgärder för information - tekniskt och administrativt bistånd och stödutgifter

B3-301: // Informationscentrum

B3-301A: // Informationscentrum - tekniskt och administrativt bistånd och stödutgifter

B3-303: // Åtgärder för kommunikation

B3-303A: // Åtgärder för kommunikation - tekniskt och administrativt bistånd och stödutgifter

B3-306: // Prince - Informationsverksamhet för särskilda politikområden [13]

[13] Budgetlinjer där andra generaldirektorat är utanordnare (i samarbete med GD Press och kommunikation).

B3-306A: // Prince - Informationsverksamhet för särskilda politikområden - tekniskt och administrativt bistånd och stödutgifter

2. ALLMÄNNA UPPGIFTER (EUR 15)

2.1 Sammanlagda anslag för åtgärden (avsnitt B): 285,065 miljoner euro i åtagandebemyndiganden [14]

[14] Med undantag för det nya prioriterade ämnet "Europeiska unionen i världen".

2.2 Tillämpningsperiod:

Budgetåret 2003 och påföljande budgetår

2.3 Flerårig total utgiftsberäkning:

a) Förfalloplan för åtagandebemyndiganden/betalningsbemyndiganden (finansiellt stöd) (se punkt 6.1.1)

Miljoner euro (avrundat till tre decimaler)

>Plats för tabell>

b) Tekniskt och administrativt stöd och stödutgifter (se punkt 6.1.2)

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

c) Total budgetkonsekvens i form av personalutgifter och övriga administrativa utgifter (se punkt 7.2 och 7.3)

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

2.4 Förenlighet med den ekonomiska planeringen och budgetplanen

Förslaget är förenligt med gällande ekonomisk planering (med undantag för det föreslagna nya prioriterade ämnet: Europeiska unionen i världen).

2.5 Påverkan på inkomsterna

Inkomsterna påverkas inte.

3. BUDGETTEKNISKA UPPGIFTER

>Plats för tabell>

4. RÄTTSLIG GRUND

Verksamhet som faller inom kommissionens interinstitutionella behörighet.

5. BESKRIVNING AV ÅTGÄRDEN OCH SKÄL FÖR ÅTGÄRDEN

5.1 Behovet av gemenskapsåtgärder

5.1.1 Mål för åtgärden

I kommissionens meddelande om en informations- och kommunikationsstrategi för Europeiska unionen beaktas rådets nya deltagande i det interinstitutionella samarbetet. Den bygger på följande två huvudprinciper:

- Att se till att Europeiska unionen har kapacitet att utarbeta och sprida budskap som är anpassade till och inriktade på EU:s prioriterade ämnen.

- Att upprätta ett frivilligt och fungerande partnerskap med medlemsstaterna för att frigöra reella synergieffekter mellan deras strukturer och resurser och Europeiska unionens verksamhet.

Den nya informations- och kommunikationsstrategin är resultatet av den politiska vilja som delas av de tre institutionerna, som skall genomföras i form av beslut av Interinstitutionella gruppen för information (IGI).

Den nya strategin kräver en förändring av kulturen och stora anpassningar inom var och en av institutionerna, framför allt vad beträffar samordning, för att förbättra informationen och se till att den når ut till EU-medborgarna.

5.1.2 Förhandsutvärdering

Förutom den politiska medvetenhet som finns hos de tre institutionerna, men även i medlemsstaterna, bygger den föreslagna strategin dels på interna utvärderingar (sammandrag av rundabordssamtal som anordnats av representationerna och svar på frågeformulär som skickats till de olika nätverken), dels på externa förstudier såväl om själva strategin som opinionsläget i EU ("kontrollgrupper").

5.1.3 Åtgärder som vidtagits till följd av en efterhandsgranskning

I enlighet med vad som sägs i kommissionens meddelande planeras årliga utvärderingar av den viktigaste informations- och kommunikationsverksamheten. För kommissionens del bygger dessa på en ny utvärderingsmetod inom GD Press och kommunikation. Denna bör kunna börja användas under 2003. De andra institutionernas och medlemsstaternas utvärderingsmöjligheter bör även kunna bidra till att utvärdera det planerade partnerskapet.

5.2 Planerad verksamhet och villkor för finansiering via budgeten

Effekterna på budgeten av detta meddelande gäller i huvudsak avdelning B3-3 både vad gäller den operativa budgeten och posterna för administrativa och tekniska utgifter.

Den planerade verksamheten gäller i huvudsak de allmänna åtgärderna för information, informationcentrum samt de prioriterade informations- och kommunikationsåtgärderna (Prince).

5.3 Genomförandebestämmelser

De övergripande målen kommer framför allt att uppnås i form av

- en bättre samordning av den allmänna informationsverksamheten mellan samtliga general direktorat och GD Press och kommunikation (även representationerna),

- en mer omfattande decentralisering av informationsverksamheten, med medverkan av medlemsstaterna och institutionerna samt

- ett effektivare utnyttjande av de befintliga nätverken och centrumen.

Den nya strategin kommer huvudsakligen att genomföras med hjälp av följande åtgärder:

ALLMÄNNA INFORMATIONSÅTGÄRDER

- En mer omfattande användning av feedback i informationspolitiken.

- Bättre samordning av de decentraliserade informationsinsatserna för allmänheten om de prioriterade ämnena via representationerna , med en optimal användning av de befintliga nätverken och centrumen.

- Utvärderingsrapport om det totala genomslaget för de olika informationsverktygen som använts inom den nya informationsstrategin.

NÄTVERKEN OCH CENTRUMEN

Att information på gräsrotsnivå har stor betydelse framgår av den ökade vikt som läggs vid samordningen av nätverkens och centrumens verksamhet, i synnerhet med hjälp av representationerna.

KOMMUNIKATIONSVERKSAMHET

Representationerna måste försöka få till stånd partnerskap med varje medlemsstat för att tillsammans med dem kartlägga vilka budskap som specifikt passar allmänheten och testa budskapen på kontrollgrupperna.

Dessa frivilliga, praktiskt inriktade partnerskap kommer att skapa synergieffekter med medlemsstaternas resurser och sakkunskap som ett komplement till Europeiska unionens verksamhet.PRIORITERADE INFORMATIONSÅTGÄRDER

Den informationsverksamhet inom Prince som avses i detta meddelande omfattar framför allt följande:

- Utvidgningen.

- Debatten om Europeiska unionens framtid.

- Ett område med frihet, säkerhet och rättvisa.

- Europeiska unionen i världen.

Utgifterna som är knutna till genomförandet av Prince-programmet beror på beslut/riktlinjer som kommissionen redan beslutat om eller som man kommer att besluta om.

En bedömning kommer att göras av vilka resurser om krävs för detta informationsarbete mot bakgrund av de specifika åtgärder som kommer att vidtas för genomförandet av den nya strategin.

Den större roll som representationerna ges i utarbetandet av handlingsprogrammen för varje ämne är en viktig beståndsdel i den nya strategin och kommer att kräva hjälp från specialister på kommunikation. 6. BUDGETKONSEKVENSER

6.1 Totala budgetkonsekvenser för avsnitt B (för hela programperioden)

De specifika behov som uppstår till följd av de åtgärder som rekommenderas i meddelandet kommer att täckas av befintliga resurser inom avdelning B3-3 "Information och kommunikation". Fördelningen av de belopp som bedöms som nödvändiga kan eventuellt ses över i samband med kommissionens årliga förfarande för det preliminära budgetförslaget.

6.1.1 Finansiellt stöd

>Plats för tabell>

6.1.2. Tekniskt och administrativt bistånd och stödutgifter

>Plats för tabell>

6.2. Kostnadsberäkning per åtgärd för avsnitt B (för hela programperioden)

Åtagandebemyndiganden, miljoner euro (avrundat till tre decimaler)

>Plats för tabell>

* post där andra generaldirektorat är utanordnare (i samverkan med GD Press och kommunikation). Dessutom finns andra ämnen som kommissionen i framtiden kan bedöma som prioriterade inte med i tabellen.

** inverkan från och med 2004: eftersom genomförandet av meddelandet kommer att ske gradvis, beräknas utgifterna för ett helt år från och med 2004; eventuella ytterligare behov under 2003 kommer att finansieras via överföringar av anslag.

7. EFFEKTER PÅ PERSONALRESURSER OCH ADMINISTRATIVA UTGIFTER

(EUR 15)

Behoven av personal och administrativa resurser kommer att täckas inom ramen för anslagen till GD Press och kommunikation i samband med den årliga anslagsfördelningen.

7.1. Personalbehov för åtgärden

>Plats för tabell>

7.2 Total budgetkonsekvens av ytterligare personalbehov

>Plats för tabell>

Beloppen avser totala utgifter för tolv månader.

7.3 Övriga administrativa utgifter till följd av åtgärden

>Plats för tabell>

Beloppen avser totala utgifter för tolv månader.

(*) Tjänsteresor (A0-7010): 80 000 euro

Dessa anslag är avsedda att tillgodose de allmänna behov som uppstår till följd av de nya åtgärderna enligt meddelandet i fråga om representationernas anställdas resor till Bryssel och deras resor inom medlemsstaterna samt för resor för anställda i Bryssel till representationerna.

Följande verksamheter berörs:

- Planering och samordning av åtgärder, inklusive att skapa synergieffekter mellan de olika kommunikationsverktygen - centraliserad och decentraliserad användning (20 000 euro).

- Förhandlingar, förberedelser och uppföljning av samförståndsavtalen med medlemsstaterna samt tillhörande överenskommelser (20 000 euro).

- Införande av ett program för vidareutbildning på kommunikationsområdet som bygger på principerna om det strategiska synsätt som presenteras i meddelandet, för samtliga anställda, även anställda på representationerna (40 000 euro).

(*) Vidareutbildning (A0-706): 50 000 euro

Särskilda kurser, anpassade efter personalens behov, måste anordnas på kommunikations området, på grundval av den nya metod som föreslås i meddelandet.

>Plats för tabell>

8. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING

8.1 Metod för uppföljning

Systemen för intern verksamhetsrapportering kommer att förbättras för att ta hänsyn till de nya inslagen i informationspolitiken: samordning, planering och decentralisering.

8.2 Planerad form och tidsplan för utvärderingar

Ändamålsenliga verktyg kommer att användas på grundval av en metod (tillgänglig under andra halvåret 2002) som syftar till en systematisk och regelbunden utvärdering av hela informations- och kommunikationsverksamheten inom GD Press och kommunikation.

9. BESTÄMMELSER OM BEDRÄGERIBEKÄMPNING

I alla avtal, överenskommelser och juridiska åtaganden mellan kommissionen och mottagarna ingår möjligheten för kommissionen eller revisionsrätten att göra kontroller på plats hos den mottagare som direkt får gemenskapsbidraget (eller hos mottagaren i nästa led, om det gäller en verksamhet som kommissionen förvaltar på ett decentraliserat sätt), samt möjligheten att kräva att få se alla styrkande handlingar för utgifter inom ramen för avtalen, överenskommelserna och åtagandena. Detta gäller fem år efter det att avtalsperioden löpt ut.

Bidragsmottagarna är skyldiga att lämna in rapportering och redovisning, som analyseras dels innehållsmässigt, dels i fråga om utgifternas berättigande, i enlighet med syftet med gemenskapens finansiering och med beaktande av avtalsvillkoren och principerna om sparsamhet och sund ekonomisk förvaltning.