Rapport

om årsredovisningen för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden för budgetåret 2002 samt byråns svar

(2003/C 319/13)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till budgetkommittén för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden (nedan kallad "byrån") i enlighet med artikel 137.2 i rådets förordning (EG) nr 40/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för byrån för det budgetår som avslutades den 31 december 2002. I enlighet med artikel 119.2 c i rådets förordning (EG) nr 40/94 har byråns budget genomförts under direktörens ansvar. I detta ansvar ingår det att upprätta och lägga fram årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelser som avses i artikel 138 i rådets förordning (EG) nr 40/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER

Inledning

5. Byrån inrättades i enlighet med rådets förordning (EG) nr 40/94 av den 20 december 1993 för att företag skall få tillgång till varumärken som gör att de kan skydda sina varor och tjänster på samma sätt inom hela unionen. Byråns uppdrag utvidgades genom artikel 2 i rådets förordning (EG) nr 6/2002 av den 12 december 2001 om gemenskapsformgivning(3) för att formgivningen skall åtnjuta ett enhetligt skydd inom gemenskapen. Byrån har ett nära samarbete med de nationella byråerna som den betalar för registreringen av varumärken. Dessutom har byrån juridisk befogenhet att avgöra eventuella tvister i fråga om varumärken.

Budgetgenomförande

6. Genomförandet av budgeten för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1.

7. Det mest påfallande är att de avgifter som byrån får in har sjunkit från 105,1 miljoner euro 2001 till 96,2 miljoner 2002, det vill säga en minskning på 8,9 miljoner.

8. Inkomster till ett belopp av 1,8 miljoner euro som togs upp för budgetåret 2001 gällde inkomster som bokfördes av räkenskapsföraren under 2002 och som borde ha tagits upp för budgetåret 2002 i enlighet med byråns budgetförordning(4).

9. Inkomsterna från försäljningen av publikationer under fjärde kvartalet 2000 och de tre sista kvartalen 2001 uppgick till 0,8 miljoner euro. Byrån vidtog inte åtgärder i tid för att inkassera denna summa av Publikationsbyrån.

10. Under 2002 mottog byrån 0,6 miljoner euro från kommissionen för att genomföra projekt för vilka kontrakt hade ingåtts med kommissionen till ett totalt belopp av 1,7 miljoner euro. Genomförandet av projekten bokfördes utanför budgeten, vilket strider mot enhetsprincipen.

Årsredovisning

11. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som byrån offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2002 återges i sammanfattning i tabellerna 2 och 3.

12. Tilldelningen till reserven för utgifter för förfaranden steg med 17 % under 2002 jämfört med 2001, trots att det totala antalet akter som byrån fick in minskade från 135822 till 121212, det vill säga en minskning på 11 %. Denna bristande överensstämmelse är ett tecken på att handläggningen av akterna drar ut på tiden(5).

13. I byråns inventarieförteckning ingick varor som inte längre används, och det har inte gjorts någon utrangering sedan november 2000. Byrån borde ha uppmärksammat detta problem i samband med den fysiska inventering som företogs till följd av revisionsrättens tidigare rekommendationer(6).

Personalrekrytering

14. I rapporten om budgetåret 2000(7) noterade revisionsrätten att byråns rekryteringspolitik ledde till en lokal rekrytering, vilket resulterade i att de som blev fast anställda var personer som rekryterades genom förfaranden som gynnar interna sökande. Under budgetåret 2002 fick endast 4 av 77 meddelanden om lediga tjänster omfattande spridning utanför byrån. En analys av förflyttningarna inom alla personalkategorier under budgetåret 2002 (se tabell 4) bekräftar att personalrekryteringen kännetecknas av att den sker internt.

15. För att bättre kunna garantera att alla har samma chans att söka tjänster inom gemenskapen bör byrån sträva efter att ge sina anställningserbjudanden så stor offentlighet som möjligt och i förekommande fall samarbeta med institutionerna och andra organ när den skall rekrytera personal.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 11, 14.1.1994.

(2) Som föreskrivs i artikel 137.1 i rådets förordning (EG) nr 40/94 har räkenskaperna för harmoniseringsbyråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 upprättats den 28 februari 2003 och därefter överlämnats till revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 2 april 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) EGT L 3, 5.1.2001, s. 1.

(4) Artikel 5.3 och artikel 23 i byråns budgetförordning.

(5) Detta bekräftas av det faktum att ansökningarna om varumärkesregistrering har minskat med 5000 mellan 2001 och 2002 medan motsvarande ansökningar om efterforskningar vid de nationella byråerna har minskat med 8000.

(6) Punkt 10 och 11, EGT C 326, 27.12.2002, s. 87.

(7) Punkt 13 ff, EGT C 372, 28.12.2002, s. 88.

Tabell 1

Byrån för harmonisering inom den inre marknaden - Budgetgenomförande för budgetåret 2002Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Byrån för harmonisering inom den inre marknaden - Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån lagt fram i sin årsredovisning.

Tabell 3

Byrån för harmonisering inom den inre marknaden - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Byrån för harmonisering inom den inre marknaden - Utveckling av personalsituationen under 2002

>Plats för tabell>

Källa:

Uppgifter från byrån.

Byråns svar

Budgetgenomförande

Inkomster

Utanordnaren undertecknade betalningskravet 2001 medan styrekonomen och räkenskapsföraren inte undertecknade det förrän 2002 vilket gav upphov till en mindre avvikelse från de föreskrivna formaliteterna. Kontoret kommer att vidta nödvändiga åtgärder för att undvika liknande problem i framtiden.

Försäljning av publikationer

Kontoret noterar revisionsrättens iakttagelse. Inkassering av betalningar för publikationer beror på den information som lämnas av publikationsbyrån om försäljning av publikationer och som har betydande fördröjningar. I framtiden kommer kontoret att begära motsvarande avräkningslista.

Anslag avsatta för särskilda ändamål

Kontoret noterar denna iakttagelse och understryker att man kommer att undersöka möjligheten att ta med dessa verksamheter under anslag avsatta för särskilda ändamål i sin budget för 2004.

Årsredovisning

Inventarieförteckning

Orsaken till att inget beslut om avskrivningar av tillgångar fattats beror på det faktum att den fysiska inventeringen fortfarande pågick. Kontoret är medvetet om detta och ska försöka hålla denna information aktuell.

Personalrekrytering

Till följd av den ekonomiska utvecklingen har den externa rekryteringen helt avstannat. Kontoret har definitivt upphört med de interna uttagningsproven till fasta tjänster och har samtidigt, för att tillsätta lediga tjänster och främja sin personals rörlighet, utlyst ett betydande antal tjänster vid kontoret internt.

Kontoret har redan kontaktat Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för att, i så stor utsträckning som möjligt, utnyttja de rekryteringstjänster som denna byrå kan erbjuda gemenskapsorganen. Kontoret har tagit initiativet till att inleda ett rekryteringsförfarande i början av 2003 för att möta de specifika personalbehoven i samband med unionens utvidgning.