Särskild rapport nr 10/2001

om den finansiella kontrollen av strukturfonderna, kommissionens förordningar (EG) nr 2064/97 och (EG) nr 1681/94 samt kommissionens svar

(i enlighet med artikel 248.4 andra stycket i EG-fördraget)

(2001/C 314/02)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

FÖRKORTNINGAR

BMF Bundesministerium der Finanzen (det tyska förbundsfinansministeriet)

CICC Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles (de franska ministeriernas gemensamma kommitté för samordning av kontroller)

ERUF Europeiska regionala utvecklingsfonden

ESF Europeiska socialfonden

EUGFJ Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket

FFU Fonden för fiskets utveckling

GSR Gemenskapsstödram

IGA Inspection Générale pour l'Administration (Frankrike: allmänna förvaltningsinspektionen)

IGAE Intervención General de la Administración del Estado (Spanien: allmänna inspektionen för nationella utgifter)

IGAG Inspection Générale de l'Agriculture (Frankrike: allmänna jordbruksinspektionen)

IGAS Inspection Générale des Affaires Sociales (Frankrike: allmänna inspektionen för socialfrågor)

IGF Inspection Générale des Finances (Frankrike: finansinspektionen)

IGRUE Ispettorato Generale per i Rapporti Finanziari con l'Unione Europea (Italien: allmänna inspektionen för ekonomiska förbindelser med EU)

OLAF Office de lutte antifraude (Europeiska byrån för bedrägeribekämpning)

UCLAF Unité de coordination de la lutte antifraude (Enheten för samordning av bedrägeribekämpning)

SAMMANFATTNING

I. Revisionsrätten har inriktat sin granskning på kommissionens och medlemsstaternas genomförande av två förordningar vilkas syfte är att förbättra den finansiella kontrollen av strukturfonderna: kommissionens förordning (EG) nr 2064/97 genom vilken man inför ett system med kontroller som medlemsstaterna skall utföra av utgifter inom projekt som samfinansierats av EU, och kommissionens förordning (EG) nr 1681/94 genom vilken man inför ett system för medlemsstaternas överlämnande av information om oriktigheter/oegentligheter (irregularities).

II. Granskningen utfördes vid OLAF och andra enheter vid kommissionen samt i Tyskland, Spanien, Frankrike, Italien och Förenade kungariket. Ett inledande besök gjordes i Portugal.

III. Införandet av förordning (EG) nr 2064/97 är ett viktigt initiativ från kommissionen för att förbättra medlemsstaternas finansiella kontroll av utgifter inom strukturfonderna. De kontroller som görs och de revisionsutlåtanden vid avslutande som är resultatet av dessa bör bidra till att förhindra att EU samfinansierar icke stödberättigande utgifter. Även om stora insatser görs i medlemsstaterna fann revisionsrätten många fall där medlemsstaterna inte tillämpade förordningen korrekt (punkterna 42-80.) Kommissionen har inte gett tillräcklig vägledning i tid, trots vägledningen i två bilagor till revisionshandboken som distribuerades i oktober 1999 och som ger en bra grund för genomförandet av förordningen. Kommissionen hade i slutet av 2000 endast i liten utsträckning utvärderat medlemsstaternas insatser (punkterna 22-36). Om man inte snarast vidtar åtgärder för att se till att medlemsstaterna tillämpar förordningen korrekt kommer det inte att finnas tillräcklig tillförlitlig information som kan ligga till grund för avslutandet av de olika stödformerna.

- Kommissionen bör göra en detaljerad genomgång av medlemsstaternas genomförande av förordningen samt ge dem adekvat vägledning.

- Kommissionen måste snarast och systematiskt ge rekommendationer till medlemsstaterna som visar om deras kontroller och rapporter är adekvata.

IV. Enligt OLAF:s statistik ökar mängden upptäckta oegentligheter inom strukturfonderna. Brister påträffades i tillämpningen av förordning (EG) nr 1681/94 på alla nivåer - regionalt, nationellt, inom OLAF och inom andra enheter vid kommissionen. Uppgifterna om oegentligheter var ofullständiga, inaktuella och av begränsad nytta, delvis på grund av att OLAF:s databas inte fungerade under treårsperioden 1998-2000 och delvis på grund av att den information som fanns tillgänglig inte följdes upp ordentligt av kommissionen (punkterna 88-126).

- Kommissionen bör undersöka hur de system som medlemsstaterna skall använda för att avslöja och informera om oegentligheter inom medlemsstaterna fungerar, och sedan övervaka systemen i syfte att se till att informationen kommer i tid, att den är fullständig och relevant, samt ge vägledning när så behövs.

- Medlemsstaterna behöver se över sina egna system för att säkerställa att upptäckta fall redovisas och framsteg rapporteras.

- OLAF och övriga enheter inom kommissionen bör gemensamt fastställa sina respektive ansvarsområden och bestämma huruvida uppföljningen skulle bli effektivare om meddelandena skickades till de nya enheter som inrättats inom de generaldirektorat som ansvarar för strukturfonderna och först undersöktes av dessa.

- Kommissionen bör formulera förslag som kombinerar olika aspekter i de två förordningarna för att skapa effektiva och sammanhängande kontroll- och rapporteringssystem i hela EU utifrån en tydlig och konsekvent grund.

INLEDNING

1. Utgifterna inom strukturfonderna motsvarar ungefär 30 % av budgetutgifterna (153038 miljoner euro till 1994 års priser för sexårsperioden 1994-1999). Förvaltningen av strukturfonderna inom ramen för fleråriga program sköts huvudsakligen av medlemsstaterna som skickar utgiftsredogörelser till kommissionen, baserade på slutmottagarnas kostnader. Gemenskapen samfinansierar en fastställd andel av dessa kostnader. I sina tidigare granskningar har revisionsrätten upptäckt många fel i de underliggande transaktionerna och allvarliga brister i kontrollsystemen inom strukturfonderna. Dessa brister avser icke stödberättigande utgifter eller åtgärder, deklarerade utgifter som överskrider de faktiska samt otillräckliga verifikationer. Många av dessa fel har kanske inte någon direkt effekt på gemenskapens utbetalning av förskott, men det finns en verklig risk för att de får konsekvenser när programmen avslutas. Förbättring av den finansiella kontrollen måste vara ett huvudsyfte vid införandet av den nya gemenskapsstödramen 2000-2006 (GSR 3).

2. I denna rapport behandlas tillämpningen av följande två förordningar vilkas syfte är att förbättra den finansiella kontrollen av strukturfondsutgifterna:

a) Kommissionens förordning (EG) nr 2064/97 i vilken det fastställs detaljerade villkor för medlemsstaternas finansiella kontroller av verksamhet som samfinansieras av strukturfonderna(1).

b) Kommissionens förordning (EG) nr 1681/94 om oriktigheter och återvinning av belopp som felaktigt har utbetalats i samband med finansieringen av strukturpolitiken och om organisationen av ett informationssystem(2).

3. Revisionsrätten rapporterade om vilka åtgärder kommissionen vidtagit för att genomföra förordning (EG) nr 2064/97 i sina årsrapporter för 1998 respektive 1999(3). I en särskild rapport 1998(4) utvärderades UCLAF:s verksamhet (kommissionens dåvarande bedrägeribekämpningsenhet som fanns före OLAF, den nyligen inrättade byrån för bedrägeribekämpning).

REVISIONSRÄTTENS GRANSKNING

4. Revisionsrätten har granskat i hur hög grad kommissionen ser till att dessa båda förordningar tillämpas, och därigenom förbättrar den finansiella kontrollen och ökar säkerheten angående strukturfondsutgifternas laglighet och korrekthet.

5. Granskningen delades in i två separata områden:

a) OLAF:s och andra kommissionsenheters förvaltning för att säkerställa att kraven i förordningarna tillämpas fullt ut och effektivt.

b) Medlemsstaternas genomförande av dessa förordningar.

6. Granskningen utfördes vid OLAF och andra enheter vid kommissionen samt i Tyskland, Spanien, Frankrike, Italien och Förenade kungariket. Ett inledande besök (med ett begränsat antal granskningsåtgärder) gjordes i Portugal för att preliminärt fastställa granskningens omfattning och syfte. Medlemsstaterna valdes ut på grundval av sin ekonomiska betydelse och sina olika administrativa strukturer. Information från de medlemsstater som inte besöktes erhölls genom svar på frågeformulär. Senare granskning av en del av den lämnade informationen visar emellertid att man inte kan lita på att den är korrekt och fullständig. Iakttagelserna i denna rapport baseras därför främst på resultatet av granskningen i ovannämnda medlemsstater.

REGELVERK

7. De bestämmelser som reglerar den finansiella kontrollen av strukturfonderna bygger på artikel 23 i rådet förordning (EEG) nr 4253/88 (såsom ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 2082/93)(5). Enligt denna skall medlemsstaterna vidta nödvändiga åtgärder för att kontrollera att de verksamheter som finansieras av gemenskapen har genomförts korrekt, förhindra oegentligheter och vidta sanktioner mot sådana samt återkräva medel som förlorats till följd av oegentlighet eller försummelse. Dessa bestämmelser bör ses mot bakgrund av fördraget, enligt vilket kommissionen skall ansvara för genomförandet av budgeten och medlemsstaterna skall samarbeta för att säkerställa att anslagen används i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

Förordning (EG) nr 2064/97

8. Kommissionens förordning (EG) nr 2064/97 (förordningen) trädde i kraft i november 1997 och infördes i syfte att bemöta kritiken av kvaliteten på den ekonomiska förvaltningen av strukturfonderna, där nästan alla utgifter förvaltas av medlemsstaterna.

9. Dessförinnan utförde medlemsstaterna antingen i begränsad utsträckning eller inte alls kontroller efter betalning. Revisionsrättens tidigare granskningar(6) har visat att kommissionens kontroller vid avslutande av en stödform är begränsade.

10. I artikel 2 i förordningen fastslås minimikraven på medlemsstaternas administrations- och kontrollsystem, inklusive detaljerade bestämmelser om vad som krävs för en tillfredsställande verifieringskedja.

11. Enligt artikel 3 skall medlemsstaterna verifiera effektiviteten i befintliga administrations- och kontrollsystem samt verifiera de utgiftsredogörelser som lämnats på de olika nivåerna. Kontrollerna skall utföras innan varje stödform avslutas, och skall omfatta minst 5 % av den totala summan stödberättigande utgifter och samtidigt vara både representativ och riskbaserad (se punkterna 19-21).

12. Enligt artikel 8 skall medlemsstaterna, senast då slutlig utbetalning begärs och slutlig utgiftsredovisning lämnas för varje stödform, lämna ett revisionsutlåtande till kommissionen som upprättas av en person eller organisation som är organisatoriskt oberoende av den genomförande enheten (revisionsutlåtande vid avslutande). Detta utlåtande skall innehålla en sammanfattning av slutsatserna från de kontroller som genomförts och en övergripande bedömning beträffande giltigheten av begäran om slutlig utbetalning liksom lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för den slutliga utgiftsredogörelsen.

13. Förordningen trädde i kraft i mitten av programplaneringsperioden 1994-1999 som i de flesta fall fortsätter till den 31 december 2001, vilket är sista betalningsdatum. Enligt artikel 3.2 får medlemsstaterna minska procentandelen 5 % proportionellt för stödformer som godkänts före ikraftträdandet av denna förordning. Enligt kommissionens förordning (EG) nr 2406/98(7) krävs inget utlåtande vid avslutandet om sista anmälningsdag för åtaganden var före den 1 januari 1997.

14. Enligt artikel 9 i förordningen skall medlemsstaterna senast den 30 juni varje år informera kommissionen om hur de tillämpat denna förordning under föregående kalenderår. Såsom revisionsrätten påpekade i sin årsrapport för budgetåret 1999(8) har dessa rapporter varierat vad gäller kvalitet och typ av information.

15. I förordningen finns också krav på att åtgärder skall vidtas mot oegentligheter. Det står i artikel 7 att medlemsstaterna skall säkerställa att "uppenbara oegentligheter" utreds och handläggs på ett tillfredsställande sätt. Detta understryker i själva verket kraven i förordning (EG) nr 1681/94.

Förordning (EG) nr 1681/94

16. Kommissionens förordning (EG) nr 1681/94 utgör en ram för rapportering och uppföljning av upptäckta oegentligheter. Enligt artikel 2.1 skall medlemsstaterna informera kommissionen om sina förfaranden för att säkerställa lagligheten i gemenskapsfinansierad verksamhet, förebyggande åtgärder mot oriktigheter och återvinning av förlorade belopp samt beskriva ledningens befintliga kontrollsystem. Enligt artikel 2.3 skall kommissionen granska medlemsstaternas meddelanden och informera dem om de slutsatser som den avser dra på grundval av dessa.

17. Huvudansvaret för att anmäla oegentligheter ligger på de utsedda myndigheterna för varje strukturfond i medlemsstaterna. Detta ansvar inbegriper följande: att varje kvartal meddela kommissionen (i praktiken OLAF) detaljer om upptäckta oegentligheter som har en ekonomisk effekt som överstiger 4000 euro (artikel 3) och uppdatera uppgifterna om dessa fall varje kvartal (artikel 5).

18. Enligt artikel 8 skall kommissionen upprätthålla kontakt med medlemsstaterna i syfte att sprida information om den lärdom man kan dra och om var det kan finnas en risk för liknande oegentligheter.

MÅLEN MED FÖRORDNING (EG) nr 2064/97

19. Medlemsstaterna är skyldiga att organisera kontroller enligt en lämplig urvalsmetod för att verifiera effektiviteten i befintliga administrations- och kontrollsystem samt på grundval av riskanalyser verifiera de utgiftsredogörelser som lämnats på de olika nivåerna. Förekomsten av fel kan orsaka stora förluster för gemenskapsbudgeten och kan därför skada de europeiska skattebetalarnas intressen. Förordningens mål och den teoretiska och praktiska effektiviteten i de kontrollförfaranden den omfattar är av största betydelse.

20. Den metod genom vilken de kontroller som föreskrivs i förordning (EG) nr 2064/97 skall tillämpas hade inte definierats på ett tydligt sätt när förordningen utfärdades. Vägledning gavs senare angående urvalsmetod i bilagorna 2 och 5 i kommissionens revisionshandbok för strukturfonderna. Dessa kontroller skall enligt förordningen baseras på ett urval som är både riskbaserat och representativt. Detta har gett upphov till diskutabla metoder i medlemsstaterna.

21. Ett tillvägagångssätt kan vara att kombinera de båda metoderna inom en logisk ram inom vilken man dels gör en riskanalys och identifierar poster som skall kontrolleras utförligt i syfte att upptäcka och korrigera fel, dels kontrollerar ett representativt urval ur den återstående populationen, vilket visar om risken där verkligen är låg och att den därför endast innehåller få väsentliga fel. Kommissionen bör ge medlemsstaterna ytterligare vägledning om urvalsmetoden samt om hur resultatet skall användas, framför allt i samband med utlåtandet vid avslutande.

KOMMISSIONENS ROLL I GENOMFÖRANDET AV FÖRORDNING (EG) nr 2064/97

22. Kommissionens viktigaste roll är att säkerställa att förordningen tillämpas korrekt i alla medlemsstater och i alla strukturfonder, så att utlåtandena vid avslutande baseras på slutsatser från revisionen som är resultatet av noggrant och tillförlitligt granskningsarbete.

23. Fram till juli 2000 var Generaldirektoratet för ekonomistyrning (GD Ekonomistyrning) samordnande generaldirektorat för frågor rörande förordningen. Under perioden januari1998 till juni 2000 träffade GD Ekonomistyrning återstående bilaterala administrativa överenskommelser (protokoll med medlemsstaterna) för vilka det fanns en rättslig grund i artikel 10, analyserade de rapporter som sammanställts enligt artikel 9 och organiserade de bilaterala mötena med medlemsstaterna. Samtidigt gjorde GD Ekonomistyrning ett antal kontroller på platsen av medlemsstaternas ansökningar beträffande vissa aspekter i förordning (EG) nr 2064/97. Detta var emellertid otillräckligt för en bedömning av medlemsstaternas genomförande av förordning (EG) nr 2064/97. Vidare ansåg de fyra berörda operativa generaldirektoraten (Regionalpolitik, Sysselsättning och socialpolitik, Jordbruk och Fiske) fram till mitten av 2000 att det inte var deras uppgift att bedöma genomförandet av förordningen.

24. Sedan juli 2000 har generaldirektoratet för regionalpolitik (GD Regionalpolitik) tagit över den samordnande funktionen, men de övriga tre operativa generaldirektoraten ansvarar för genomförandet av förordningen beträffande sina fonder.

Kommissionens revisionshandbok

25. Kommissionen utgav den 19 april 1999 (ungefär 18 månader efter det att förordningen trädde i kraft) en revisionshandbok med titeln "Handbok för revision av administrations- och kontrollsystem avseende strukturfonderna - kontroll i medlemsstaterna". Denna handbok är visserligen inte juridiskt bindande för medlemsstaterna, men i inledningen till dess bilaga 2 (som riktar sig direkt till medlemsstaterna och som avser deras genomförande av förordningen) står det att syftet med bilagan "är att redovisa kraven på medlemsstaternas kontroller och ge vägledning om hur dessa krav tolkas och kontrolleras av kommissionen". Revisionsrätten anser att denna bilaga ger en bra grund för genomförandet av förordningen.

26. Den skickades emellertid inte till medlemsstaternas myndigheter på lämpliga språk förrän i oktober 1999, vilket i praktiken var för sent för att den skulle få någon större effekt på metoderna för att genomföra förordningen i några av de medlemsstater revisionsrätten granskat. Exempelvis identifierades inte i någon av medlemsstaternas riskanalyser de relevanta inneboende risker och kontrollrisker som anges i denna revisionshandbok för strukturfonderna. Revisionsrättens granskningar i medlemsstaterna under 2000 visade dessutom att vissa av de organ som ansvarade för genomförande och samordning av förordningen och kontrollanterna själva inte kände till att kommissionens revisionshandbok för strukturfonderna existerade till stor del på grund av samordningsproblem inom dessa medlemsstater(9).

27. Trots att kommissionens revisionshandbok för strukturfonderna distribuerades förblev tolkningen av vissa delar av förordningen oklara för medlemsstaterna, framför allt med avseende på den proportionella minskningen av femprocentsmålet för kontrollerna (se punkterna 75-79). Kommissionen hade i slutet av 2000 inte gett ut några gemensamma riktlinjer till medlemsstaterna i denna viktiga fråga.

28. Det står i revisionshandboken för strukturfonderna att kommissionen skall bedöma om kraven i förordningen efterlevs, det vill säga bedöma planeringen och framstegen i medlemsstaternas kontroller för att se till att dessa är lämpliga och tillräckliga för att femprocentsmålet skall uppnås. Denna bedömning kan inte göras på ett tillfredsställande sätt med användning endast av de rapporter som sammanställs i enlighet med artikel 9 och den information man erhåller vid de årliga bilaterala mötena med medlemsstaterna. Ytterligare utvärdering krävs därmed, framför allt på central och regional nivå i medlemsstaterna, för att kommissionen skall få tillräcklig information om dessa kontrollers kvalitet och kvantitet.

Kommissionens utvärdering av förordningens efterlevnad

29. GD Ekonomistyrning gjorde ett antal kontroller av vissa aspekter i förordningen. En granskning av rapporterna från generaldirektoratet för sysselsättning och socialpolitik (GD Sysselsättning och socialpolitik) och generaldirektoratet för jordbruk (GD Jordbruk) för 1999 och 2000 om besök i medlemsstaterna visade att det visserligen fanns hänvisningar till förordningen men dessa bestod av specifika kommentarer om och beskrivningar av medlemsstaternas system. Någon undersökning av huruvida förordningen efterlevdes fanns inte i något fall med i granskningsmålen. GD Regionalpolitik hade i slutet av 2000 utfört mycket få granskningar av genomförandet av denna förordning.

30. Varken GD Regionalpolitik eller GD Sysselsättning och socialpolitik har resurser för att fullt ut utvärdera förordningens efterlevnad mot bakgrund av de många stödformerna, särskilt som kontrollenheterna inom vart och ett av de generaldirektorat som arbetar med strukturfonderna under 2001 åtagit sig att utföra omfattande arbete avseende efterlevnad av bestämmelserna för den nya programplaneringsperioden 2000-2006. GD Sysselsättning och socialpolitik har meddelat revisionsrätten att dess revisions- och kontrollenhet har betydande personalbrist och att verksamheten inom denna enhet under 2001 kan komma att äventyras.

31. Generaldirektoratet för fiske (GD Fiske) utförde en granskning på platsen i oktober 2000 sedan det hade erhållit ett utlåtande vid avslutande i samband med att ett operativt program avslutades. I rapporten bedömdes det nationella systemets förenlighet med artikel 2 i förordningen (att det fanns adekvata administrations- och kontrollsystem som fungerade korrekt) men inte kontrollernas kvalitet enligt artikel 3 (kontrollernas kvalitet, deras innehåll, uppföljning av resultatet, uppnående av andelen 5 %, efterlevnad av lämplig mix av projekt, osv.). Det är visserligen glädjande att generaldirektoratet utförde en granskning på platsen med avseende på detta avslutande, men ovannämnda frågor bör undersökas och rapporteras vid alla sådana granskningar.

32. De fyra operativa generaldirektoraten planerar att genomföra en rad besök under 2001 för att bedöma genomförandet av förordningen. Om detta arbete inleds under 2001 finns det enligt revisionsrättens uppfattning inte tillräckligt med tid för en riktig utvärdering av det arbete som utförs av alla dem som utför kontroller och lämnar utlåtanden vid avslutande. Dessutom kan det mycket väl vara för sent att korrigera eventuella allvarliga brister i juni 2002, såsom kvaliteten på kontrollerna, urvalets sammansättning eller giltigheten i det arbete som utförts av dem som lämnat utlåtanden vid avslutande.

33. Det har även förekommit förseningar vid medlemsstaternas genomförande av femprocentskontrollerna. I Italien hade exempelvis endast fyra av 36 ministerier/regioner inlett femprocentskontrollerna den 30 juni 2000, och i vissa fall hade kontrollorganet inte ens valts ut i slutet av 2000. Eftersom alla kontroller måste vara slutförda senast den 30 juni 2002 (sista datum för avslutande), är det oroväckande att medlemsstaterna kanske inte kommer att kunna utföra kontroller av tillräckligt hög kvalitet under den tid som återstår. Kommissionen bör identifiera och snarast följa upp de medlemsstater som är sena med att inleda sina kontroller.

34. Avsaknaden av utvärdering på platsen av medlemsstaternas genomförande av denna förordning har fått till följd att kommissionen först i ett sent skede blev medveten om tolkningsproblem i medlemsstaterna. Detta betyder att medlemsstaterna har utfört kontroller som inte stämmer överens med förordningen. Om kommissionen hade genomfört dessa utvärderingar tidigare skulle den dels ha kunnat täcka ett större antal regioner och stödformer, dels snabbt ha kunnat påvisa missförstånd och feltolkningar och informera alla medlemsstater om den riktiga tolkningen i god tid.

Samordning inom kommissionen

35. Kommissionens generaldirektorat skulle behöva lägga fram ett samordnat svar på tolkningsfrågor beträffande förordningen. Medlemsstaterna riktar sina frågor främst till det generaldirektorat som ansvarar för den berörda fonden och har fått motstridiga råd och tolkningar, såsom när det gäller minskningen av femprocentsmålet (se punkterna 75-79).

36. Ett annat exempel på olika tolkningar inträffade när generaldirektoratet för fiske informerade de italienska myndigheterna om att den som undertecknar utlåtandet vid avslutande måste vara en statstjänsteman. Enligt all annan vägledning från kommissionen i denna fråga behöver detta inte vara fallet. För att undvika sådana fall bör svar till medlemsstaterna godkännas av det samordnande generaldirektoratet GD Regionalpolitik, och för all vägledning av generell karaktär bör ett exemplar skickas till en central kontaktpunkt i varje medlemsstat.

NORMER SOM SKALL TILLÄMPAS

37. Det framgår inte av artikel 3 i detalj hur medlemsstaterna skall utföra kontrollerna. I sin granskning utvärderade revisionsrätten kontrollförfarandena och de kontroller som medlemsstaterna utfört utifrån revisionshandboken för strukturfonderna och god revisionssed. Enligt revisionsrättens uppfattning kan dessa kriterier anses utgöra minimikraven på en kontroll enligt artikel 3, även om karaktären på det konkreta arbete som medlemsstaterna skall utföra på platsen bör anpassas till varje typ av stöd. I punkterna nedan beskrivs hur revisionsrätten anser att kontrollerna skulle kunna organiseras.

38. De som utför kontrollerna bör inte delta i projektets genomförande. Det bör finnas checklistor som täcker de grundläggande målen med dessa kontroller, och som anpassats till de olika risker som hänger samman med varje typ av projekt. Kontrollen bör innebära att man undersöker de fysiska förutsättningarna för projektet på platsen och jämför alla delar av utgiftsredogörelsen med källdokument. Detta bör omfatta test av verkligheten bakom transaktionerna, finansiella aspekter och de underliggande utgifternas överensstämmelse med lagstiftningen. Revisionsrätten anser att endast utgifter som kontrollerats på detta sätt bör räknas i förhållande till femprocentsmålet. I ett kontrollteam kan det behöva finnas en lämplig tekniskt sakkunnig (t.ex. en ingenjör) samt en sakkunnig inom ekonomi/revision.

39. Enligt artikel 3.1 a skall den som utför kontrollen verifiera effektiviteten i befintliga administrations- och kontrollsystem. Detta arbete bör utföras av ett oberoende organ, såsom det som lämnar utlåtandet vid avslutande. Projektförvaltarna bör i detta sammanhang inte verifiera effektiviteten i sina egna administrations- och kontrollsystem.

40. Kontrollerna bör dokumenteras fullständigt och det bör finnas en skriftlig rapport om resultatet av utfört arbete. I rapporten bör man redovisa hur projektet valdes ut, beskriva det utförda granskningsarbetet och identifiera de stödberättigande utgifter som kontrollerats. Värdet av de fel/oegentligheter som upptäckts bör också registreras, så att den som lämnar utlåtandet vid avslutande ges möjlighet att i enlighet med artikel 8.2 i förordningen besluta om de är väsentliga eller inte.

41. I de fall då det är omöjligt att kontrollera 100 % av utgiftsposterna i ett projekt medger ett normalt granskningsförfarande att ett representativt urval av lämplig storlek granskas så att man skall kunna dra en slutsats om alla utgifternas stödberättigande. Mot bakgrund av förordningen kan projektets totala utgifter fram till kontrolldatumet anses ha kontrollerats om man kan visa att det granskade urvalet är representativt. Andra substansgranskningsåtgärder såsom analytisk granskning kan också användas för att man skall erhålla bevis för projektets laglighet och korrekthet. När en kontroll av 100 % av posterna inte genomförs bör sålunda rapporten innehålla detaljerade uppgifter om urvalet och en motivering av varför det är representativt och tillräckligt.

MEDLEMSSTATERNAS GENOMFÖRANDE

42. I punkterna nedan sammanfattas resultatet av granskningen i de besökta medlemsstaterna. Det bör emellertid påpekas att det slutliga ansvaret för att kontrollera att förordningen tillämpas korrekt ligger på kommissionen.

Nuvarande ordning

43. I Frankrike utförs kontrollerna enligt artikel 3 för ERUF, EUGFJ:s utvecklingssektion och FFU av tjänstemän från den avdelning som förvaltar utgifterna, under överinseende av regionens prefekt. Kontrollerna avseende ESF utförs av en separat regional kontrollinstans.

44. Utlåtandet vid avslutande lämnas av ministeriernas gemensamma kommitté för samordning av kontroller (Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles - CICC). Vid detta organ finns representanter från finansinspektionen (Inspection Générale des Finances) och från och den allmänna inspektionen (Inspection Générale) vid varje ministerium som ansvarar för en fond. Det är organisatoriskt oberoende av den enhet som verkställer de samfinansierade utgifterna vilket betyder att artikel 8.1 efterlevs.

45. I Förenade kungariket utförs kontrollerna enligt artikel 3 för ERUF av tjänstemän vid myndigheternas regionala kontor som förvaltar projektet (eller, för Skottland och Wales, Skottlands regering respektive den walesiska församlingen). För att oberoendet skall säkerställas är det en separat enhet inom ekonomiavdelningen som ansvarar för kontrollerna. Detta gäller även för ESF, men där finns dessutom en oberoende central enhet som utför vissa av kontrollerna. För EUGFJ:s utvecklingssektion används en separat grupp av kontrollanter. Utlåtandet vid avslutande lämnas i samtliga fall av det berörda nationella ministeriets internrevisionsavdelning. Detta garanterar oberoendet och därmed att artikel 8.1 efterlevs.

46. I Spanien är ansvaret för att utföra kontrollerna enligt artikel 3 delat mellan den allmänna inspektionen för nationella utgifter (Intervención General de la Administración del Estado - IGAE), för åtgärder som förvaltas nationellt, och de 17 Intervenciones Generales i de autonoma regionerna, för de åtgärder som förvaltas av dessa autonoma regioner. Utlåtandena vid avslutande kommer för alla fonder att lämnas av dessa organ, som är organisatoriskt oberoende av den genomförande enheten.

47. I Italien hade den definitiva strukturen inte fastställts vid tiden för revisionsrättens granskning i oktober 2000. Varje nationellt ministerium och varje region som ansvarar för genomförandet av stödformer kommer själva att kunna utforma sina egna förfaringssätt. Kontrollerna enligt artikel 3 kommer att utföras antingen av en intern kommitté som skapats av ministeriet/regionen eller av privata externa revisorer. I allmänhet kommer kontrollorganet även att lämna utlåtandet vid avslutande. Därmed säkerställs oberoendet.

48. I Tyskland är delstaterna också autonoma, och kontrollerna enligt artikel 3 utförs huvudsakligen av de operativa avdelningarna inom de delstatsministerier som förvaltar fonderna och utlåtandet vid avslutande lämnas av oberoende avdelningar som exempelvis den som är budgetansvarig (Beauftragte für den Haushalt) inom det berörda ministeriet.

49. De tyska myndigheterna sökte förhandsgodkännande från kommissionen om att deras befintliga administrativa ordning uppfyllde förordningens krav. GD Ekonomistyrning och företrädare för det federala ministeriet undertecknade 1998 en överenskommelse (gemensamma slutsatser), som bekräftade att de befintliga systemen inom den federala regeringen och i delstaterna, såsom de beskrivs i den systembeskrivning som de tyska myndigheterna tillhandahållit, redan uppfyllde förordningens krav. Den mycket begränsade granskning kommissionen utförde av de tyska administrations- och kontrollsystemet gav upphov till reservationer angående nyckelfrågor såsom huruvida den som lämnar utlåtandet vid avslutande är oberoende eller inte. Kommissionen gav emellertid de tyska myndigheterna ett godkännande utan reservationer. Därför är den grund på vilken kommissionen beslutade att det tyska administrations- och kontrollsystemet uppfyllde kraven i förordningen oklar. Vidare visade revisionsrättens granskning att det system som tillämpats för ERUF inte uppfyllde kraven i förordningen.

50. I Portugal utförs kontrollerna delvis av kontrollorgan som är oberoende av de förvaltande avdelningarna, och delvis av den enhet som lämnar utlåtandet vid avslutande och som ingår i finansministeriet. Detta garanterar oberoendet och därmed att artikel 8.1 efterlevs.

Samordning inom medlemsstaterna

51. I medlemsstaterna finns ett antal organ som utför kontrollerna. Revisionsrätten anser därför att ett samordnande organ skulle underlätta förordningens genomförande genom att det kan upprätta riktlinjer, utforma bästa metoder, ge råd och vara knutpunkt för kommunikation med kommissionen. Ett av kännetecknen på medlemsstaternas genomförande av ERUF-åtgärder är att ett stort antal organ är inblandade. Detta medför att det är svårt men viktigt att standardisera förfarandena och utforma gemensamma instruktioner.

52. I Frankrike har CICC varit mycket aktiv när det gäller att ge regionerna rekommendationer om bästa metoder för att utföra kontrollerna enligt artikel 3. Detta organ besöker alla regioner och bedömer relevansen (urvalets överensstämmelse med artikel 3.3), kvantiteten (om man uppnått nödvändig täckning) och kvaliteten i kontrollerna enligt artikel 3, och har överblick över alla stödformer i denna medlemsstat. CICC bedömer även administrations- och kontrollsystemens lämplighet. CICC återvänder till varje region för att se till att dess rekommendationer om förbättringar har följts.

53. I Portugal har finansinspektionen (Inspecçao-Geral de Finanças) liknande överblick över alla stödformer och över det arbete som utförts enligt artiklarna 2 och 3. Dessutom utför detta organ egna kontroller. I Förenade kungariket utförde de olika ministeriernas internrevisionsorgan liknande arbete som CICC i Frankrike, men varje organ ägnar sig bara åt en fond(10).

54. I Italien finns det inget enskilt organ som ansvarar för utlåtanden vid avslutande, men det finns ett samordnande organ, nämligen allmänna inspektionen för ekonomiska förbindelser med EU (Ispettorato Generale per i Rapporti Finanziari con l'Unione Europea - IGRUE) inom finansministeriet. IGRUE samordnar i mycket liten utsträckning revisionsmetodiken och det finns inga detaljerade praktiska riktlinjer för frågor såsom vad som är en kontroll enligt artikel 3 och vilket arbete den som lämnar utlåtandet vid avslutande bör utföra. Det finns heller inga centralt utgivna checklistor som skall säkerställa grundläggande konsekvens och miniminormer för olika ministerier/regioner med liknande typer av utgifter. IGRUE tillåter varje förvaltande organ att besluta vem som skall lämna utlåtandet vid avslutande. På grund av regionernas autonomi är varje organ ansvarigt för sitt eget arbete och får själv bestämma sin metodik. Det finns alltså ingen garanti för konsekvens mellan olika organ eller inom samma fond vad gäller revisionssed och behandling av fel.

55. IGRUE är inte kommissionens enda samtalspartner i Italien när det gäller förordningen, utan förfrågningar sänds ofta direkt från ministeriet eller regionen till det generaldirektorat som ansvarar för den berörda fonden. IGRUE informeras inte alltid om denna korrespondens eller om svaren.

56. I Tyskland ansvarar de 16 delstaterna för att de följer förordningen, och förbundsfinansministeriet (BMF) samordnar genomförandet av förordningen för alla strukturfonder. Det finns emellertid ingen översikt eller kvalitetskontroll av genomförandet. På federal nivå har man ingen information om vilka organisatoriska beslut delstaterna fattat beträffande genomförandet av kontrollerna enligt artikel 3 eller om utnämningen av den som skall lämna utlåtandet vid avslutande.

57. Även i Spanien är regionerna oberoende av de nationella myndigheterna. Fördelen med det spanska systemet är dock att det organ som lämnar utlåtandet vid avslutande också är det som utför kontrollerna enligt artikel 3, vilket innebär att man har en naturlig översikt över kvaliteten i dessa kontroller för alla fonder. Trots att IGAE har gett ut standardiserade instruktioner och checklistor till alla autonoma regioner har man inte lyckats se till att dessa instruktioner följs och tolkas konsekvent i olika regioner för de stödformer som en autonom region ensam ansvarar för på grund av Spaniens konstitutionella organisation(11).

58. I de tre sistnämnda medlemsstaterna, med utvecklade konstitutionella och administrativa organisationer, granskar inte den centralt ansvariga myndigheten det arbete som utförs av de regionala myndigheterna och beslutar inte, med undantag för Spanien, hur granskningarna skall utföras eftersom de regionala myndigheterna ensamma ansvarar för dessa. Eftersom det förekommer mycket lite kontakt mellan de regionala myndigheterna för diskussioner om metodik och behandling av upptäckta fall, finns det ingen garanti för att behandlingen blir konsekvent och inte heller för att varje regional myndighet konsekvent tillämpar samma miniminivåer på kontrollerna. Kommissionen bör i samarbete med de berörda medlemsstaterna vidta åtgärder för att ta itu med detta, exempelvis genom att inrätta samordningskommittéer.

59. För att ett sammanfattande utlåtande vid avslutande skall kunna utarbetas krävs betydande samordning mellan de berörda nationella och regionala organen. När en stödform omfattar både nationella och regionala utgifter och när nationella och regionala organ utför separata kontroller bör ett enda utlåtande vid avslutande lämnas. Detta beror för det första på att själva förordningen kräver ett sådant utlåtande för varje stödform och för det andra på att om flera utlåtanden vid avslutande lämnas, eventuellt med olika slutsatser, skulle det bli ohanterligt för kommissionen.

60. Övervakningen av uppnåendet av femprocentsmålet enligt artikel 3 i förordningen konstaterades vara otillräcklig på nationell nivå i vissa av de medlemsstater revisionsrätten besökte. Det konstaterades att sådan övervakning förekom endast i Spanien och Italien. I Frankrike är det bara när det gäller ESF som det ansvariga nationella ministeriet ständigt övervakar framstegen i förhållande till målet. Detta förfaringssätt bör införas av de nationella myndigheterna för varje fond och i varje medlemsstat. Informationen bör även visa om några oegentligheter dykt upp som behöver meddelas kommissionen i enlighet med förordning (EG) nr 1681/94.

Ansvar för att utföra kontrollerna

61. Kommissionen har förklarat att en tydlig åtskillnad mellan de funktioner som åligger förvaltande och utbetalande organ och kontrollorgan är avgörande för att syftet med artikel 3 i förordningen(12) skall kunna uppnås, men i oktober 2000 och mars 2001 diskuterade kommissionen fortfarande med medlemsstaterna om oberoendet för de organisationer som utförde kontrollerna enligt artikel 3 under perioden 1994-1999. Detta borde kommissionen ha löst när förordningen infördes. I artikel 3 finns visserligen inget uttryckligt krav på ett sådant oberoende, men genom den nya förordningen(13), som avser programplaneringsperioden 2000-2006, infördes principen att det bör vara en tydlig åtskillnad mellan kontroll och förvaltning.

62. I Brandenburg utför de personer som ansvarar för förvaltningen av ERUF-projekt, inklusive godkännande för betalning, även kontrollerna enligt artikel 3. I Frankrike (Nord-Pas-de-Calais) var det inte alltid möjligt att säkerställa att den som utförde kontrollen inte var projektförvaltaren. Båda regionerna har meddelat revisionsrätten att de efter revisionsrättens granskning har vidtagit åtgärder för att säkerställa en lämplig åtskillnad. I ett annat fall godkände kommissionen att internrevisionsenheterna vid två företag inom privata sektorn (som var verkställande organ) fick utföra både kontrollerna enligt artikel 3 och utlåtandena vid avslutande enligt artikel 8. Organen var även slutmottagare för ett antal åtgärder, vilket äventyrade deras oberoende. I sådana fall där det inte finns någon extern offentlig granskning kan kontrollernas oberoende äventyras.

Stickprovstagning

63. Vid granskningen upptäcktes allvarliga problem med stickprovsförfarandena i tre medlemsstater beträffande granskningsurvalets representativitet och avsaknad av riskanalys, vilka båda är krav enligt förordningen.

64. I Tyskland (Brandenburg) vidtogs inga åtgärder för att se till att urvalet var representativt, med en lämplig sammansättning av projekttyper och storlek på projekt. I Tyskland (federal nivå) valdes endast projekt med totala stödberättigande utgifter på mer än 500000 euro ut, och i Brandenburg baserades det urval av 5 % som skulle granskas på 5 % av antalet samfinansierade ERUF-projekt, i stället för på 5 % av de totala stödberättigande utgifterna som förordningen kräver. I Förenade kungariket uteslöts dessutom avslutade ERUF- och EUGFJ-projekt från urvalsförfarandet.

65. I Italien för ESF och i Tyskland (Brandenburg, ESF och EUGFJ-utveckling) struntade man i riskanalyskriteriet vid stickprovstagningen, och i andra fall gjordes urvalet enbart på grundval av risker, med hänsyn till fel som redan upptäckts i de berörda projekten. Urval genom den sistnämnda urvalsmetoden blir inte representativt eftersom det inte ger en sann bild av den totala förekomsten av fel och inte uppfyller kraven i artikel 3.2 och 3.3.

Kontrollernas innehåll

66. I Förenade kungariket (Skottland) fann revisionsrätten att kontrollerna av ERUF utgjorde kontroller av hur systemet fungerade och inte substansgranskning av enskilda utgiftsredogörelser för projekt. Medlemsstaten efterlevde alltså endast artikel 3.1 a som handlar om kontrollen av administrations- och kontrollsystemen och inte artikel 3.1 b som handlar om kontroll av utgiftsredogörelser. I samma medlemsstat bedömdes vid kontrollerna av ESF-utgifter endast om det fanns system som skulle säkerställa att utgiftsredogörelserna var korrekta, och de rapporter som revisionsrättens revisorer undersökt innehöll följaktligen endast i begränsad utsträckning substansgranskning av projekten.

67. Motsatsen påträffades för ESF-åtgärder i Tyskland på både nationell och regional nivå, där effektiviteten i de befintliga administrations- och kontrollsystemen inte ingick i kontrollerna. Eftersom inga andra kontroller av systemen utfördes efterlevdes inte artikel 3.1 a.

68. I Frankrike uppfyller de centralt utgivna instruktionerna för kontrollerna på regional nivå kraven i artikel 3. I Nord-Pas-de-Calais visade det sig emellertid att många av de kontroller som räknats in i målet för kontrollernas täckning, för alla fonder utom ESF, var rutinkontroller före slutlig betalning som fanns innan förordningen infördes. Som sådana innefattade de normalt ingen djupgående redovisningsrevision av utgifterna. Skyldigheten att utföra kontroller på 5 % av utgifterna tillämpades inte på ett tillfredsställande sätt vid tiden för granskningen i februari 2000. De franska myndigheterna har sedan dess meddelat revisionsrätten att denna brist har åtgärdats.

69. Brister påträffades beträffande innehållet i granskningsrapporterna. I allmänhet var det ovanligt att rapporterna innehöll kvantitativa resultat av kontrollerna, trots att denna information är nödvändig vid utarbetandet av utlåtandet vid avslutande. I Frankrike (Nord-Pas-de-Calais) bestod de granskade rapporterna för ERUF och EUGFJ av ett intygande på en rad av det utförda arbetet och en rekommendation om att den slutliga betalningen skulle göras till den projektansvariga. Sedan revisionsrätten genomförde sin granskning har man utfärdat nya instruktioner för att åtgärda detta. I Brandenburg, Tyskland (ESF och EUGFJ-utveckling), och på nationell nivå (ESF), lämnades inga detaljuppgifter om vad som hade granskats eller huruvida, och i så fall hur, representativa urval hade gjorts.

Kontroll av stödberättigande utgifter

70. Enligt artikel 3.1 b och artikel 4 d och 4 e i förordningen och kommissionens revisionshandbok för strukturfonderna(14) skall bakomliggande utgifter granskas(15). Endast utgifter som lett till utbetalning och som deklarerats och blivit föremål för substansgranskning kan anses ha kontrollerats i enlighet med förordningen. I många av de granskade fallen hade sådan granskning emellertid inte utförts.

71. I Förenade kungariket fanns det bland de ESF-utgifter som registrerats som kontrollerade utgifter även ansökningar om bidrag för utgifter från åren före och efter det år som faktiskt undersökts, utan att den underliggande dokumentationen faktiskt kontrollerats. I ett annat fall ansågs projekt ha substansgranskats på grundval av en granskning av ekonomisystemen(16).

72. En gemensam brist som påträffades under granskningen var att utgifter inkluderades trots att de inte hade uppstått vid tiden för kontrollen, framför allt när det gäller ERUF-utgifter där kontroller gjordes medan projekten pågick. I dessa fall räknade medlemsstaterna hela det godkända stödberättigande utgiftsbeloppet som kontrollerat. I ett fall i Tyskland inkluderades de utgifter som kontrollerats två gånger även två gånger i förhållande till femprocentsmålet.

73. Myndigheterna i Spanien och Förenade kungariket rapporterade att de redan hade uppnått målprocentsatsen för vissa stödformer, i vissa fall så tidigt som 1998. Ytterligare utgifter kommer att behöva kontrolleras under följande år för att hela perioden skall täckas, eftersom förordningen föreskriver att kontrollerna skall spridas jämnt över den aktuella perioden.

74. Trots att vissa medlemsstater tror motsatsen får inte revisionsrättens och kommissionens granskningar inkluderas i femprocentstotalen, eftersom det står i förordningen att "medlemsstaterna skall organisera kontroller av projekt..." (artikel 3). Dessutom kan det vara så att metoderna för urval av projekt för granskning och målen för de granskningar som utförs av EU:s revisorer inte uppfyller samma kriterier. Enligt internationellt erkänd god revisionssed skall emellertid den som lämnar ett utlåtande vid avslutande beakta resultatet av EU:s granskningar.

Minskning av femprocentsmålet

75. Kommissionen har inte på lämpligt sätt förklarat den bestämmelse som medger en minskning av femprocentsmålet, och det förekom förvirring i medlemsstaterna angående dess tillämpning. Vidare ger inte revisionshandboken för strukturfonderna någon vägledning i frågan, utöver att minskningen beräknas på grundval av slutdatumet för betalningar (31 december 2001).

76. En tolkning som GD Sysselsättning och socialpolitik fört fram är att stickprovet på 5 % endast bör tas bland utgifter under perioden 1998-2001 (det vill säga sedan förordningen infördes), och att inga utgifter från perioden 1994-1997 skulle behöva kontrolleras. En annan tolkning (som rekommenderas av GD Ekonomistyrning(17) är att en mindre procentandel av utgifterna skall kontrolleras för varje år 1994-2001(18).

77. Eftersom resultaten av dessa kontroller kommer att vara en viktig del av slutsatserna i utlåtandet vid avslutande anser revisionsrätten att de, liksom de slutliga utgiftsredogörelserna, bör omfatta hela programplaneringsperioden. I enlighet med vad GD Ekonomistyrning rekommenderar vore det lämpligare med en beräkning i proportion till utgifternas storlek än en beräkning som är kopplad till hur lång tid som förflutit.

78. I februari 2001 visade kommissionens (GD Regionalpolitik) första övervakningsbesök som var särskilt avsett för denna förordning att de irländska myndigheterna inte täckte de utgifter som uppkommit före denna förordnings införande. Revisionsrätten fann själv en liknande tolkning i Italien och Sverige under sin redovisningsrevision för år 2000. Med en tidigare utvärdering av genomförandet av förordningen skulle kommissionen ha blivit uppmärksam på de olika tolkningarna. Det är mycket viktigt att kommissionen snarast ger medlemsstaterna vägledning i denna fråga.

79. Förordning (EG) nr 2406/98 gäller endast utarbetandet av utlåtandet vid avslutande. Kravet att 5 % (eller den reducerade procentsatsen) av de totala stödberättigande utgifterna skall kontrolleras kvarstår för alla former av stöd, vilket inbegriper exempelvis mål 2 under 1994-1996. Granskningen visade att ingen medlemsstat hade utfört femprocentskontrollerna för programplaneringsperioden 1994-1996. Kommissionen bör antingen vidta åtgärder för att säkerställa att medlemsstaterna tillämpar förordningen fullt ut eller föreslå en ändring av förordningen.

Revisionsutlåtandet vid avslutande

80. Endast få stödformer hade avslutats när revisionsrätten genomförde sin granskning. Granskningen avslöjade inga fall där den som lämnar utlåtandet vid avslutande inte uppfyllde kravet på oberoende (med undantag för fallen i punkt 62). I en senare granskning av ERUF i Grekland fann emellertid revisionsrätten att den som lämnar utlåtandet inte gick igenom det arbete som utförts av dem som ansvarade för kontrollerna, vilket kommer att göra det svårare att lämna ett meningsfullt utlåtande.

81. Granskningen belyste medlemsstaternas oro över att de skulle kunna straffas med minskad samfinansiering från EU om de utför noggranna kontroller och systemgranskningar och rapporterar en stor förekomst av oegentligheter(19). Ett sådant agerande kan avskräcka medlemsstaterna från att lämna kritiska utlåtanden. Kommissionen har antytt för revisionsrätten att endast oegentligheter som man vet finns kvar i den slutliga utgiftsredogörelsen skulle komma att uteslutas från EU:s samfinansiering. Dessutom skulle kommissionen endast extrapolera oegentligheter och genomföra finansiella korrigeringar i de fall där förordningen inte tillämpats korrekt. Revisionsrätten anser att det är oklart vilken rättslig grund kommissionen skulle kunna stödja sig på för att göra detta.

82. Man kan inte bortse från en hög frekvens av fel i den granskade populationen, även om de upptäckta felen korrigeras. Urvalet bör visserligen göras med beaktande av eventuella riskfaktorer, men det bör även vara representativt. Om urvalet avslöjar en hög frekvens av oegentligheter, skulle det tyda på en betydande förekomst av oegentligheter även i den del av populationen som inte granskats. Om de oegentligheter som påträffas under kontrollerna är systematiska skall medlemsstaterna enligt artikel 7 i förordningen korrigera de enskilda fall som inte påvisats vid dessa kontroller. Det är mycket viktigt att kommissionen nu tar upp frågan om hur den kommer att använda utlåtandet vid avslutande samt informerar medlemsstaterna framför allt beträffande de oegentligheter som påvisats och som inte är systematiska.

83. Kommissionen har inte utfärdat några riktlinjer om vad som utgör en hög eller låg frekvens av oegentligheter. Detta medför en risk för att vad som anses vara en "hög" frekvens i en medlemsstat, kanske anses "godtagbart låg" i en annan. Kommissionen bör ta reda på vilka kriterier medlemsstaterna tillämpar i detta sammanhang samt utfärda riktlinjer. Den bör även anta en gemensam policy som de operativa generaldirektoraten skall följa när de erhåller ett utlåtande vid avslutande, för att säkerställa att olika medlemsstater och strukturfonder behandlas lika.

84. Termen "frekvens" är inte tillräcklig i sig för en bedömning av vilken effekt oegentligheter har på en utgiftsredogörelse. Det kan förekomma många oegentligheter (och då skall orsaken undersökas), men effekten på utgiftsredogörelsen kan vara mycket liten. Frekvensen av oegentligheter är inget mått på oegentligheternas ekonomiska verkan, och utan ett sådant är det svårt att göra en riktig bedömning av en utgiftsredogörelses tillförlitlighet. Därför krävs en kvantifiering av oegentligheterna som speglar den verkliga omfattningen av deras effekt på de underliggande utgifterna.

Verifieringskedjor

85. En verifieringskedja består av de enskilda utgiftsregistren och verifierande underlag på olika administrations- och mottagarnivåer. Kommissionen anlitade en konsultfirma för en undersökning av kontroll- och administrationssystem för strukturfondsutgifterna i vissa utvalda medlemsstater. Detta resulterade i en uppsättning flödesscheman och systembeskrivningar för de utvalda medlemsstaterna per fond. Liknande information samlades in av de resterande medlemsstaterna utifrån en modell som konsulterna utformat. Hela undersökningen skulle uppdateras regelbundet.

86. Innehållet i en tillräcklig verifieringskedja beskrivs i artikel 2.2 och bilaga I i förordningen. De verifieringskedjor som är resultatet av kommissionens undersökning visade ansvarsfördelningen, men de medgav varken en bedömning av om de befintliga administrations- och kontrollsystemen är lämpliga eller en identifiering av riskområden. De säkerställde inte heller att verifieringskedjan följde modellen i bilaga till förordningen.

87. Den stora mångfalden av projekt och administrativa system i medlemsstaterna för att förvalta och kontrollera strukturfonderna (framför allt ERUF) innebär att det är ovanligt att varje verifieringskedja kan tillämpas på alla former av stöd för den fonden i en medlemsstat. Den nytta man fick ut av kontraktet är tveksam(20) eftersom revisionsrätten inte fann några bevis för att dessa verifieringskedjor användes, eller uppdaterades av vare sig kommissionens tjänstemän - som föredrar att förlita sig till sin egen kunskap om systemen - eller av medlemsstaterna.

MÅLEN MED FÖRORDNING (EG) nr 1681/94

88. Huvudsyftet med denna förordning är att göra det möjligt för kommissionen att hålla sig bättre informerad om relevanta rättsliga och administrativa bestämmelser i medlemsstaterna, karaktären och nivån på oegentligheter inom strukturfonderna, deras ekonomiska betydelse och om vilka korrigerande och förebyggande åtgärder de nationella myndigheterna vidtagit på detta område, i enlighet med artikel 23 i rådet förordning (EEG) nr 2082/93. I detta syfte planerar kommissionen att organisera ett informationssystem för oegentligheter och återvinning av belopp som felaktigt har utbetalats.

89. Förordningen klargör varken hur termen oegentlighet skall tolkas av medlemsstaterna (detta skedde inte förrän förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 infördes)(21) eller vilka mål kommissionen har när den kräver att ett sådant system skall inrättas. Framför allt sägs ingenting i förordningen om hur denna information skulle kunna användas, exempelvis vid riskanalys och övervakning av återvinning av belopp som felaktigt har utbetalats.

OLAF:s OCH ÖVRIGA KOMMISSIONSENHETERS ROLL I GENOMFÖRANDET AV FÖRORDNING (EG) nr 1681/94

Förvaltningssystemen

90. I december 1993 inrättades UCLAF som en del av kommissionens generalsekretariat. Ett av dess ansvarsområden var att säkerställa tillämpningen av förordning (EG) nr 1681/94, däri inbegripet mottagande och förvaltning av meddelanden från medlemsstaterna om oegentligheter. Kommissionens vanliga ekonomiska förvaltningsansvar för genomförandet av åtgärder inom strukturfonderna enligt artikel 23 i rådet förordning (EEG) nr 2082/93 låg kvar på de berörda generaldirektoraten inom kommissionen.

91. UCLAF:s (senare OLAF:s) system för förvaltning och registrering av medlemsstaternas rapporter om oegentligheter inom strukturfonderna har sedan 1997 hindrats av tekniska svårigheter och personalbrist. Från och med slutet av 1997(22) upphörde man med att registrera alla meddelanden i UCLAF:s databas över oegentligheter, när databasen (som fanns i Luxemburg) stängdes och dess innehåll överfördes till huvudsystemet IRENE(23) i Bryssel. På grund av att det saknades programvara, behandlades inga uppgifter och inte heller registrerades nya uppgifter i detta system. När databasen stängdes betydde det även att generaldirektoratens tillträde upphörde. Medan UCLAF fortsatte att ta emot kvartalsrapporter om oegentligheter från medlemsstaterna fanns det alltså ingen regelbunden eller systematisk överföring av meddelanden om oegentligheter från UCLAF till kommissionens övriga enheter efter 1997(24).

92. Endast GD Regionalpolitik och GD Fiske hade ett system för förvaltning, registrering och uppföljning av meddelanden om oegentligheter, även om även dessa visade sig ha brister. Alla frågor om den ekonomiska förvaltningen av strukturfonderna förvarades i enskilda ekonomiska akter, vilket försvårade en full kontroll över och användning av informationen. Som ett resultat av revisionsrättens granskning uttryckte kommissionens enheter att de uppmuntrade till förbättringar på detta område.

93. Med hänsyn till att OLAF inrättades den 1 juni 1999(25) utformas ett nytt informationssystem i form av en databas som skall beakta den nya organisationens många informationsbehov, och som enligt planerna skall vara i funktion 2001. Revisionsrätten har informerats om att det föreslagna systemet kommer att möjliggöra elektronisk kommunikation och rådfrågning om oegentligheter från medlemsstaterna och kommissionens generaldirektorat.

94. I enlighet med kommissionens vitbok om reformen(26) från mars 2000, och i samband med den nu aktuella förstärkningen och omorganiseringen av kommissionens internrevisionsfunktion, planerar kommissionen att skapa bättre samordning och samarbete mellan OLAF och kommissionens generaldirektorat, optimera det centrala systemet för tidig varning avseende mottagare av EU-stöd (vilket innebär att kommissionens redovisningssystem kan identifiera högriskmottagare före betalning) och effektivisera förvaltningen av återvinningen av belopp som felaktigt har utbetalts. I detta syfte bör OLAF och övriga enheter vid kommissionen överväga om en inledande kontroll av rapporter om oegentligheter bör utföras av de generaldirektorat som ansvarar för strukturfonderna. Detta skulle underlätta en direkt uppföljning i rätt tid av oegentligheter tillsammans med medlemsstaternas myndigheter och säkerställa att korrigeringar av framtida betalningar görs korrekt av kommissionen.

Kommissionens riktlinjer

95. En definition av oegentligheter finns i artikel 1.2 i rådets förordning (EG, EURATOM) nr 2988/95, förordningen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen. Där står det att man med oegentligheter avser

"varje överträdelse av en bestämmelse i gemenskapsrätten som är följden av en handling eller en underlåtenhet av en ekonomisk aktör och som har lett eller skulle ha kunnat leda till en negativ ekonomisk effekt för gemenskapernas allmänna budget... genom en otillbörlig utgift...".

96. Eftersom förordning (EG) nr 1681/94 inte innehåller någon definition av oegentligheter, använder OLAF ovannämnda definition i sina riktlinjer till medlemsstaterna om avslöjande och rapportering av oegentligheter. I allmänna ordalag är skillnaden mellan bedrägeri och oegentlighet att bedrägeri är en avsiktlig handling och ett lagbrott medan en oegentlighet är varje överträdelse av gemenskapslagstiftningen som är följden av en handling eller en underlåtenhet.

97. OLAF:s uppgift har varit att skaffa fram information om och vägledning för hur bestämmelserna i förordning (EG) nr 1681/94 skall tolkas och tillämpas. Detta har man gjort genom seminarier som anordnats i medlemsstaterna, bilaterala möten med nationella myndigheter och möten i den rådgivande kommittén för samordning av bedrägeribekämpningen (Cocolaf(27)). Dessa initiativ har visserligen i några fall lett till förbättringar vad gäller antalet rapporterade fall och kvaliteten på information om dem, men granskningen visade att OLAF(28) inte hade detaljerad information om i hur hög grad varje medlemsstat uppfyller villkoren i förordningen, framför allt vad gäller tillämpningen av definitionen av oegentlighet, så att den kan utvärdera kvaliteten och kvantiteten vad gäller den information som rapporteras.

98. Avsaknaden av tydliga riktlinjer från kommissionens enheter och de nationella samordnande myndigheterna(29) har bidragit till att många olika tolkningar används i medlemsstater och regioner och även vid de förvaltande myndigheterna för varje strukturfond. Exempelvis medförde motstridiga riktlinjer som Italien erhöll från kommissionens enheter ursprungligen att de oegentligheter som rapporterades begränsades till fall som ledde till påföljder, men senare inkluderades även fall som inte hade några negativa effekter för gemenskapens budget(30). I Italien (Lazio) visade granskningen att de berörda regionala myndigheterna inte hade erhållit några instruktioner eller riktlinjer sedan 1995.

99. Denna svårighet med definitionen och tolkningen av de oegentligheter som medlemsstaterna skall rapportera togs upp av kommissionen i dess årliga rapport 1999 om bedrägeribekämpning. I rapporten som innehåller resultatet av en forskningsstudie(31) baserad på medlemsstaternas rapporter om oegentligheter under perioden 1993-1997 drar man slutsatsen att medlemsstaternas rapporter skiljer sig från varandra vilket medför att medlemsstaternas nuvarande tillvägagångssätt inte är i linje med målen att säkerställa likvärdigt skydd för de ekonomiska intressena i hela EU.

100. Vissa rapporterande myndigheter tolkade (kanske på grund av att UCLAF/OLAF i första hand är en bedrägeribekämpningbyrå) felaktigt sin rapporteringsskyldighet som begränsad till bedrägeri och misstänkta bedrägerifall, trots att denna snäva tolkning av oegentligheter förkastades den 4 oktober 1995 vid Cocolafs möte såsom oförenlig med förordning (EG) nr 1681/94.

101. I fall där icke bedrägliga oegentligheter erkändes som rapporteringsbara enligt förordningen, förekom även förvirring angående huruvida en betalning eller ansökan krävdes innan en oegentlighet kunde erkännas. I Förenade kungariket ledde detta till att tre olika tolkningar tillämpades för tre strukturfonder, i Tyskland (Brandenburg) tillämpade samma verkställande organ som ansvarade för förvaltningen av två strukturfonder utan synbar anledning olika tolkningar för dessa båda, och i Spanien rapporterades endast fall för vilka kravförfarande hade inletts.

102. Kriteriet att alla oegentligheter som varit föremål för administrativa eller rättsliga undersökningar skall anmälas har också tolkats olika av de nationella myndigheterna. I många fall ansåg myndigheterna att utfärdande av betalningskrav eller rättsliga förfaranden, snarare än upptäckt och analys, var en förutsättning för att de skulle anmäla en oegentlighet. I Frankrike och Italien resulterade detta i att ett betydande antal misstänkta fall av bedrägeri som var föremål för undersökning inte anmäldes till OLAF eller övriga enheter vid kommissionen.

103. Enligt artikel 3.3 i förordningen, och om så föreskrivs i den nationella lagstiftningen, kan det krävas tillstånd från en behörig domstol för meddelanden om oegentligheter. En korrekt tillämpning av denna bestämmelse har i vissa fall lett till förseningar på upp till två år(32), när myndigheterna avvaktat resultatet av administrativa och rättsliga förfaranden. De förfaranden man valde i Spanien och Förenade kungariket medgav däremot ofta en tidig rapportering av oegentligheter.

104. Förordningen tolkades i både Tyskland (Bayern) och Italien som att den inte gällde fall av oegentligheter som begåtts av de organ som förvaltade medlen. Denna tolkning är särskilt viktig om det förvaltande organet på grund av sin oberoende rättsliga ställning inte är föremål för revision av de myndigheter som godkänner finansieringen vilket innebär en större risk för den EU-finansierade verksamheten.

105. I många fall(33) korrigerade de förvaltande myndigheterna upptäckta oegentligheter genom att minska det bidrag som betalades ut, utan att anmäla oegentligheten. Detta tillvägagångssätt bidrog, tillsammans med tolkningen av ovannämnda frågor, vad gäller vissa förvaltande organ, till ett relativt lågt antal rapporterade oegentligheter i Belgien, Frankrike och Nederländerna, och en total avsaknad av oegentligheter i vissa fall(34) för några strukturfonder. Utifrån en fullständig tillämpning av definitionen av oegentligheter bedömde ett av de besökta förvaltande organen(35) i en första analys att tusentals fall nu skulle behöva rapporteras årligen. Bilaga 1 visar antal och värde för de fall av oegentligheter som rapporterats under perioden 1994-2000 per strukturfond och per medlemsstat.

106. Det faktum att medlemsstaternas myndigheter tillämpar olika definitioner på en oegentlighet och att man inte lyckats hålla informationen uppdaterad leder till att det rapporteras ofullständiga, otillförlitliga, missledande och föråldrade uppgifter som är av föga värde för den ekonomiska förvaltningen. Även om gemensamma informationsseminarier har anordnats av nationella myndigheter och OLAF, behövs ytterligare insatser från kommissionens och medlemsstaternas sida för att man skall komma förbi de nationella rättsliga och administrativa hindren, och uppnå ett mer sammanhängande tillvägagångssätt för rapporteringen. En sammanfattning av medlemsstaternas system för efterlevnad av förordningen finns i bilaga 2 vad gäller de besökta medlemsstaterna.

OLAF:s och övriga kommissionsenheters övervakning av förordning (EG) nr 1681/94

107. Huvudansvaret för att ta itu med upptäckta oegentligheter och för att göra finansiella korrigeringar ligger visserligen hos medlemsstaterna, men ansvaret för övervakning av systemet och meddelanden om oegentligheter på gemenskapsnivå delas mellan OLAF, GD Ekonomistyrning och kommissionens operativa generaldirektorat. Kommissionens övervakning av denna förordning visade sig vara bristfällig på ett antal områden. För det första fann revisionsrätten inga bevis för att kommissionen har gjort någon analys och bedömning av den olikartade information som medlemsstaterna lämnat om sina förvaltnings- och kontrollsystem och metoder att upptäcka och rapportera oegentligheter. OLAF är den högsta myndigheten beträffande genomförandet av förordning (EG) nr 1681/94 och erhåller meddelanden enligt artiklarna 3 och 5 från medlemsstaterna. GD Ekonomistyrning (i sin roll som revisor för medlemsstaternas ekonomiska system) erhåller rapporter om medlemsstaternas administrativa och rättsliga bestämmelser i enlighet med artikel 2 i förordningen och artikel 23.1 i förordning (EG) nr 4253/88. I strid med förordningens syfte innehåller inte denna information specifika detaljuppgifter om medlemsstaternas informationssystem för upptäckt och rapportering av oegentligheter, och varken OLAF eller kommissionens generaldirektorat hade specifika detaljuppgifter eller någon analys av medlemsstaternas förfarande eller system för rapportering av oegentligheter.

108. För det andra hade ingen av kommissionens enheter genomfört besök på platsen i medlemsstaterna för att särskilt granska deras system på detta område. Behovet av detta illustreras av resultatet av revisionsrättens granskning som avslöjade många brister i systemet för upptäckt, registrering och anmälan av oegentligheter, både på central nivå och vid rapporterande myndigheter. OLAF och övriga enheter vid kommissionen var inte medvetna om dessa problem.

109. De enskilda myndigheter som ansvarade för förvaltningen av strukturfonderna på nationell och regional nivå hade exempelvis inga instruktioner eller skriftliga förfaranden för hur de skulle kontrollera tolkningen av eller kvaliteten på den erhållna informationen om oegentligheter. Trots bristen på övervakning på gemenskapsnivå och nationell nivå(36) av hur varje rapporterande organ tolkade termen "oegentlighet" var det ingen medlemsstats myndigheter som godkände karaktären på den information som erhölls utan den vidarebefordrades bara utan kontroll till kommissionen.

110. I de flesta fall hade de nationella samordnande myndigheterna dessutom inga register med en sammanfattning av alla rapporterade fall och den aktuella situationen för dessa, och utförde inga fullständighetskontroller eller rimlighetstest genom att analysera vilka av de rapporterande organen eller regionerna som lämnade en viss mängd oegentligheter. När det gäller det franska inrikesministeriet fördes inga register över erhållna meddelanden om oegentligheter, och i Förenade kungariket kunde ett ministerium inte tillhandahålla en lista över alla fall under perioden 1994-1999 på grund av att det raderade avslutade fall från sin databas. Revisionsrätten anser att sådan information bör bevaras för att användas vid riskanalys i samband med förordning (EG) nr 2064/97 och vid andra granskningar.

111. Medlemsstaterna skall enligt artikel 5 i förordningen varje kvartal lämna in aktuell information om rättsliga och administrativa åtgärder som vidtagits angående tidigare anmälda oegentligheter, men denna skyldighet fullgörs i allmänhet inte, vilket framför allt beror på de långa utredningsperioderna. Sådana förseningar förhindrar effektiviteten och insynen i uppföljningsförfarandena. På samma sätt nonchaleras ofta kravet på att man varje kvartal skall bekräfta att inga oegentligheter upptäckts.

112. Granskningen avslöjade att de register som de förvaltande myndigheterna förde över oegentligheter var av dålig kvalitet; det förekom många fel och bristande noggrannhet i registren hos myndigheter på alla nivåer. Exempelvis förkastade OLAF alla franska fall av oegentligheter som rapporterats under perioden 1997-1998, på grund av ofullständig information. I många fall(37) innebar avsaknaden av viktiga detaljuppgifter i de formulär om oegentligheter som lämnats in till OLAF - såsom projektnamn, de belopp oegentligheterna rörde och ett enda referensnummer - samt användningen av icke standardiserade formulär att det var svårt att göra någon meningsfull analys av informationen.

113. Överlämnandet av uppgifter som i vissa fall var meningslösa, och det faktum att de accepterades utan uppföljning, visar att det behövs en tydligare och fungerande definition av vad som skall meddelas. Vidare bör riktiga register (på elektroniska medium) finnas så att man snabbt kan kontrollera vilka meddelanden som har mottagits eller är utestående, och kontrollera det allmänna innehållet i rapporterna och uppföljningen samt korrespondens i samtliga fall. Dessa register bör kontrolleras regelbundet mot register hos andra myndigheter i rapporteringssystemet, för att fel i sammanställningen av rapporter skall kunna undviks.

114. Slutligen gav systemen i de flesta medlemsstaterna ingen garanti för att alla upptäckta oegentligheter faktiskt till slut meddelades OLAF på ett korrekt sätt(38). I många fall motsvarade inte den centrala förvaltande myndighetens register över pågående och avslutade fall av oegentligheter registret hos de organ som förvaltar strukturfonderna, och det konstaterades att det förekom totala brott i rapporteringskedjan samt felaktiga och försenade rapporter. I Italien(39) användes ett antal parallella kommunikationskanaler för rapporteringen av oegentligheter, vilket resulterade i att oegentligheter inte anmäldes till OLAF och att de förmedlande myndigheterna förbigicks och inte gavs möjlighet att vidta nödvändiga åtgärder för att skydda medlen.

OLAF:s och övriga kommissionsenheters uppföljning av oegentligheter

115. Enligt förordningarna om strukturfonderna får medlemsstaternas myndigheter, om de rapporterar en upptäckt oegentlighet före slutdatum för finansiella åtaganden inom ramen för det operativa programmet, använda anslagen till andra projektutgifter i stället för de icke stödberättigande beloppen. Om så inte sker, och om OLAF och kommissionens enheter senare får kännedom om oegentligheten, kan ett förfarande enligt artikel 24 i rådets förordning (EEG) nr 2082/93 inledas för att reducera, suspendera eller upphäva gemenskapsstödet. Under 1999 utfärdades exempelvis ungefär 75 betalningskrav i enlighet med artikel 24, på totalt 82 miljoner euro(40).

>Plats för tabell>

Källa:

Kommissionen.

116. Mycket få av OLAF:s utredningar är resultatet av meddelanden från medlemsstaterna. Detta beror framför allt på att kommissionens enheter förväntar sig att medlemsstaterna skall följa upp oegentligheter som de själva har upptäckt, och automatiskt korrigera, återkräva och/eller omdisponera de aktuella beloppen. Följaktligen prioriterar OLAF sina egna utredningar och högriskområden, medan de förvaltande generaldirektoraten prioriterar att registrera och följa upp fall av oegentligheter som upptäckts vid kommissionens egna och revisionsrättens granskningsbesök och OLAF:s utredningar.

117. Ofullständigheten i medlemsstaternas meddelanden(41) och det faktum att de haft liten betydelse i riskhänseende har också ofta lett till att de prioriterats lågt. OLAF uttryckte därför i sin verksamhetsrapport för 1999-2000(42) att man inte kunde vara nöjd med den information som kom från traditionella källor utan även måste göra en analys för att fastställa om de upptäckta oegentligheterna utgjorde större delen av de oegentligheter som faktiskt begåtts eller endast en liten del.

118. Enligt uppgifter från OLAF(43), om perioden 30 juni 1994-31 december 2000 inlämnade medlemsstaterna totalt 3244 meddelanden om oriktigheter i enlighet med rådets förordning (EG) nr 1681/94 för de fyra strukturfonderna (ERUF, ESF, EUGFJ och FFU), vilka uppgick till totalt 433,9 miljoner euro. I slutet av 2000 uppgick det totala belopp som ännu inte hade återbetalats vad gäller dessa fall till 317,3 miljoner euro. Det belopp som verkligen hade återbetalats avseende nämnda rapporter var 116,6 miljoner euro, eller lite drygt en fjärdedel av de belopp som förklarats vara behäftade med oegentligheter.

119. Tabellen visar det antal fall och värdet av oegentligheter som medlemsstaterna anmält under 2000. Under 2000 ökade antalet rapporterade fall med mer än 74 % jämfört med året före. Den största andelen fall gällde socialfonden (både räknat i antal, 55 %, och belopp, 51 %). Den betydande ökningen av antalet rapporterade fall speglar medlemsstaternas ökade ansträngningar att rapportera oegentligheter, men siffrorna döljer fortfarande enorma variationer mellan olika medlemsstater och mellan olika regioner.

Tabell

Bedrägerier och andra oegentligheter som meddelats av medlemsstaterna i enlighet med förordning (EG) nr 1681/94 (år 2000)

>Plats för tabell>

120. Eftersom huvudsyftet med anmälan av oegentligheter är att informationen skall kunna beaktas av kommissionen när den godkänner betalningar för enskilda strukturfondsprogram, är det av största betydelse att informationen är korrekt och inkommer i tid. Avsaknaden av ett överenskommet och dokumenterat system för uppföljning av de oegentligheter som medlemsstaterna rapporterat både inom de generaldirektorat som ansvarar för strukturfonderna och mellan OLAF och generaldirektoraten förhindrar en korrekt och effektiv användning av denna information.

121. I februari 1997 skickade OLAF exempelvis till de generaldirektorat som ansvarar för strukturfonderna en lista över alla oegentligheter som man tagit emot fram till dess. I många fall kunde generaldirektoraten inte följa upp fallen, på grund av att den information medlemsstaterna lämnat var otillräcklig(44). Vidare gjordes inom GD Sysselsättning ingen analys eller uppföljning av dokumentet trots att man hade tre akter med kopior av meddelanden från 1998. På liknande sätt hade GD Regionalpolitik hänskjutit 17 fall till berörda geografiska enheter för uppföljningsåtgärder vilka efter två år fortfarande var utan åtgärd.

122. I många fall visade sig flödet av information och förfrågningar mellan OLAF och övriga enheter inom kommissionen vara mycket tillkrånglat. GD Regionalpolitik sände förfrågningar via OLAF till medlemsstaterna för att få svar, trots att en direkt kommunikation med medlemsstaterna skulle ha gett omedelbara resultat. I stället skapades stora mängder ibland meningslös korrespondens, vilket ledde till ineffektivitet.

123. Sanningshalten och korrektheten för alla betydande utgiftsposter som ligger till grund för en bidragsbegäran bör kontrolleras separat eller i förhållande till bakomliggande originaldokument. En övergripande analys av ansökningar om alltför stora bidrag (det vill säga begärda bidrag i jämförelse med slutligen godkända belopp) bör övervägas av de förvaltande myndigheterna, för att icke stödberättigande utgifter och oegentligheter som överskrider 4000 euro skall kunna identifieras och resultatet av analysen inkluderas i riskprofiler.

124. Vissa medlemsstater rapporterade ett stort antal oegentligheter varje kvartal, men många av dessa fall förblev ouppklarade under långa perioder. I ett fall(45) tog det exempelvis först 16 månader innan inledande åtgärder vidtogs, och sedan förflöt ytterligare fem år under vilka många uppmaningar till mottagaren om återbetalning av stödet nonchalerades. Trots att fallet identifierades som utestående i kvartalsrapporter till det samordnande organet vidtog varken detta organ, OLAF eller övriga enheter vid kommissionen några uppföljningsåtgärder.

125. De rapporterade oegentligheternas karaktär, tendens och frekvens analyserades inte systematiskt av vare sig OLAF eller övriga enheter vid kommissionen i riskanalyssyfte (till exempel fastställande av högriskområden för särskild uppmärksamhet vid revision), eller som källa till information för att kunna förbättra eller målinrikta ekonomiska kontroller. Vidare medgav inte OLAF:s databas IRENE, på grund av sin konfiguration och utformning, framställning av analytiska rapporter om oegentligheter över olika geografiska områden eller sektorer, och den användes i allmänhet inte heller som ett verktyg för riskanalys. Under perioden september 1997 till slutet av 2000 var det ur funktion. Den icke-systematiska uppföljningen och avsaknaden av analys av oegentligheter för olika operativa program och medlemsstater minskar effektiviteten i den ekonomiska förvaltningen och innebär att man på allvar måste ifrågasätta nyttan av detta rapporteringssystem.

126. I allmänhet användes inte informationen fullt ut i medlemsstaterna, då ingen statistisk analys utfördes för att olika sektorers historia vad gäller oegentligheter skulle kunna jämföras. Inte heller har man kunnat se att revisionsrättens och kommissionens granskningsresultat inkluderats i det undersökta systemet för rapportering av oegentligheter. Om rapporteringen om oegentligheter skall vara värd besväret krävs omedelbar uppföljning för att EU:s medel skall skyddas i enskilda fall, och en analys måste göras av granskningsresultat från alla relevanta källor så att man kan dra allmänna slutsatser angående kontrollsystem och risker.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

127. Införandet av förordning (EG) nr 2064/97 är ett positivt steg i förbättringen av medlemsstaternas finansiella kontroll, eftersom de kontroller som utförs och de utlåtanden vid avslutande som lämnas borde bidra till att minska nivån på fel i de utgifter som samfinansieras av gemenskapen. Kommissionen bör ge högre prioritet åt vägledning och åt utvärdering av förordningens genomförande och därmed förbättra kontrollen av lagligheten och korrektheten i de utgifter som medlemsstaterna deklarerat som stödberättigande, antingen medan åtgärderna pågår eller vid avslutningen (punkterna 22-36). Revisionsrättens granskningar har vid upprepade tillfällen visat att det förekommer en betydande mängd fel i de slutliga utgiftsredogörelserna efter det att slutsaldot utbetalats och stödformen avslutats (punkt 1).

128. Revisionsrättens granskning har visat att stora revisionsinsatser görs i medlemsstaterna men att kvaliteten varierar, även inom regioner (punkterna 42-84). Det är mycket viktigt att kommissionen ser till att kontrollnivåerna är tillfredsställande i hela EU.

129. Vid granskningen konstaterades förseningar i genomförandet av förordningen (punkt 33) och vanligt förekommande felaktig tillämpning från nationella och regionala förvaltningars sida vad gäller grundläggande detaljer i genomförandet (till exempel punkt 78), vilka delvis berodde på otillräcklig vägledning från kommissionen (punkterna 22-36). Granskningen visade att ingen av de besökta medlemsstaterna efterlevde förordningarna fullt ut. I allmänhet har de medlemsstater som besöktes under denna granskning meddelat revisionsrätten att de kommer att se över förfarandena och genomföra förbättringar. Mot bakgrund av den varierande karaktären på medlemsstaternas strukturfondsorganisationer bör alla medlemsstater se över genomförandet av förordningen, och kommissionen måste snarast genomföra en omfattande utvärdering av de system som används, och ge vägledning där så behövs.

130. Granskningen av genomförandet av förordning (EG) nr 1681/94 har visat att upptäckta oegentligheter inte anmäls och att framsteg inte rapporteras, vilket ger upphov till skillnader i den mängd och de typer av fall som medlemsstaterna rapporterar (punkterna 98-106 och 111-114). Det faktum att OLAF inte lyckats hålla en tillfredsställande databas under någon längre period (punkterna 91 och 125) och att de generaldirektorat inom kommissionen som ansvarar för strukturfonderna inte gjorde någon systematisk uppföljning (punkterna 92 och 121) har minskat nyttan med förordningen. Med hänsyn till att OLAF vad gäller denna förordning hittills har haft rollen som förmedlare i kommunikationssystemet, bör OLAF och övriga enheter vid kommissionen se över nuvarande förfaranden så att meddelanden kan undersökas omedelbart och följas upp av de förvaltande strukturfondsgeneraldirektoraten (punkt 94).

131. Revisionsrätten konstaterar att rapporterade oegentligheter ökat under 2000. Kommissionen bör ändå utföra en rad omfattande kontroller på platsen i medlemsstaterna. Detta skulle leda till att brister identifieras i de nationella systemen för upptäckt, rapportering och uppföljning av oriktiga utgifter. Kommissionen bör ge medlemsstaterna tydliga skriftliga instruktioner angående karaktären på de obligatoriska kontroll- och kommunikationssystemen samt angående tidpunkt och format för rapporterna om oegentligheter. Kommissionen bör även utfärda rekommendationer om och uppmaningar till korrigerande åtgärder i enlighet med den nya rådsförordningen om strukturfonderna (EG) nr 1260/99(46) (punkterna 107-108).

132. Båda förordningarna bör ge OLAF, övriga enheter vid kommissionen och medlemsstaterna instrument för att identifiera och korrigera brister i förvaltning och kontroll. Kommissionen bör dessutom formulera förslag som kombinerar olika aspekter i de två förordningarna för att det utifrån en tydlig och konsekvent grund skall skapas effektiva och sammanhängande kontroll- och rapporteringssystem i hela EU.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 19 juli 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 290, 23.10.1997.

(2) EGT L 178, 12.7.1994.

(3) Revisionsrättens årsrapport för budgetåret 1998, punkterna 3.14-3.19 (EGT C 349, 3.12.1999) och revisionsrättens årsrapport för budgetåret 1999, punkterna 3.69-3.74 (EGT C 342,1.12.2000).

(4) Särskild rapport nr 8/98 om de avdelningar inom kommissionen som har ansvaret för kampen mot bedrägeri, i synnerhet "Enheten för samordning av åtgärderna för bekämpning av bedrägeri" (UCLAF) (EGT C 230, 22.7.1998).

(5) EGT L 193, 31.7.1993.

(6) Årsrapporten för 1998, punkt 3.33 och årsrapporten för 1999, punkt 3.75.

(7) EGT L 298, 7.11.1998.

(8) Årsrapporten för 1999, punkt 3.74 (EGT C 342, 1.12.2000).

(9) Frankrike: CICC, DATAR, inrikesministeriet, DGEFP. Förenade kungariket: Handels- och industriministeriet, GOWM.

(10) Internrevisionsorganet inom Förenade kungarikets ministerium för jordbruk, fiske och livsmedel ansvarar emellertid för både EUGFJ:s utvecklingssektion och FFU.

(11) Spanien: IGAE har inte befogenhet att granska och driva igenom förändringar i det arbete som utförs av de 17 regionala myndigheterna "Intervenciones Generales".

(12) Skrivelse av den 28 september 2000 från kommissionen till Förenade kungariket.

(13) EGT L 63, 3.3.2001, förordning (EG) nr 438/2001.

(14) I revisionshandboken för strukturfonderna står det om "en noggrann kontroll på plats av alla aspekter av utgiftsredogörelsen mot källdokumenten och annan redovisning som innehas av slutmottagarna av stödet från strukturfonden" och om "en substansgranskning för att fastställa om vissa bestämda transaktioner är korrekta" (avsnitt B i bilaga 2) samt "i de kontroller som tillgodoräknas för de fem procenten av de stödberättigande kostnaderna skall ingå kontroller på plats av enskilda utgiftsredogörelser". Slutligen står det i avsnitt A att "verifieringen av utgiftsredogörelserna [endast ger] säkerhet om de utgiftsredogörelser som faktiskt kontrollerats".

(15) Enligt artikel 3.1 b skall medlemsstaterna på grundval av riskanalyser selektivt verifiera de utgiftsredogörelser som lämnats på de olika berörda nivåerna.

(16) Exempelvis kontrollerades ansökningarna om slutbetalning 1998 för två kurser som samfinansierats av ESF, men alla de 28 kurser som samfinansierats av ESF räknades som kontrollerade, utifrån den slutsatsen att samma system gällde för dem trots att stödberättigande och verklig förekomst avseende de övriga 26 kurserna inte hade granskats. Trots att myndigheterna på ett korrekt sätt tillämpade slutsatserna av resultatet avseende de två kurserna på de övriga 26, är det, när en granskning inte påvisar några systembrister eller väsentliga fel, inte motiverat att extrapolera denna avsaknad av fel till ansökningar som inte har undersökts.

(17) Skrivelser till Danmark och Finland.

(18) För ett operativt program för perioden 1994-1999 kan exempelvis betalningar göras under en åttaårsperiod. När förordningen trädde i kraft återstod ungefär fyra åttondelar av perioden (november 1997) och den andel som skulle kontrolleras skulle alltså vara fyra åttondelar av 5 %. Följaktligen skulle 2,5 % av utgifterna för varje år (1994-2001) kontrolleras.

(19) I artikel 8 i förordningen används ordet "oegentlighet". I detta sammanhang anser revisionsrätten att "oegentligheter" bör innefatta begreppet felaktigheter.

(20) Kontraktkostnad 300000 euro.

(21) Enligt artikel 1.2 i rådets förordning (EG, EURATOM) nr 2988/95 (EGT L 312, 23.12.1995) avses med oegentligheter "varje överträdelse av en bestämmelse i gemenskapsrätten som är följden av en handling eller en underlåtenhet av en ekonomisk aktör och som har lett eller skulle ha kunnat leda till en negativ ekonomisk effekt för gemenskapernas allmänna budget eller budgetar som de förvaltar, antingen genom en otillbörlig utgift eller genom minskning eller bortfall av inkomster som kommer från de egna medel som uppbärs direkt för gemenskapernas räkning".

(22) I OLAF:s verksamhetsrapport för perioden 1 juni 1999-31 maj 2000 av den 23 maj 2000 står det beträffande medlemsstaternas meddelanden att all information som lämnats i enlighet med förordning (EG) nr 1681/94 förts in i byråns databas IRENE (punkt 1.1.1).

(23) IRENE (Irregularities, Enquiries, Exploitation - oegentligheter, utredningar användning) har varit i funktion sedan den 1 december 1992.

(24) Av de 14 fallen som medlemsstaterna meddelat OLAF under perioden 1997-1999 avseende FFU, hade GD Fiske endast underrättats om 4 av dessa innan det begärde uppdaterad information från OLAF i maj 1999.

(25) Den 28 april 1999 antog kommissionen beslut 1999/352/EG, EKGS, Euratom om inrättande av en europeisk byrå för bedrägeribekämpning (OLAF) (EGT L 136, 31.5.1999).

(26) Vitboken om reformen, KOM(2000) 200 slutlig av den 1 mars 2000 och KOM(2000) 200 slutlig/2 av den 5 april 2000.

(27) "Rådgivande kommittén för samordning av bedrägeribekämpningen" (COCOLAF) inrättades 1994 och består av företrädare för medlemsstaterna och dess möten leds av OLAF.

(28) OLAF slog emellertid fast i sin verksamhetsrapport av den 23 maj 2000 (1 juni 1999-31 maj 2000) att medlemsstaternas förfaranden för rapportering är harmoniserade, och att en enhetlig form för meddelandena införs för att underlätta databehandling, när det gäller meddelanden enligt förordning (EG) nr 1681/94 (punkt 1.1.1).

(29) Italien: Avdelningen för gemenskapspolitik inom premiärministerns kansli definierade inte oegentlighet på ett sätt som lätt kunde meddelas, varför varje förvaltning tolkade begreppet olika.

(30) Skrivelse från GD Sysselsättning i april 1995, reviderad genom skrivelse 1319 av den 16 januari 2000 till den italienske arbetsmarknadsministern.

(31) Studie vid det gemensamma forskningscentret 1993-1997.

(32) Frankrike, Belgien, Nederländerna och Italien.

(33) Nederländerna, Tyskland, Förenade kungariket, Italien.

(34) Förenade kungariket: FFU, Frankrike: ERUF, FFU, EUGFJ.

(35) Tyskland: ministeriet för arbetsmarknadsfrågor, sociala frågor, hälsofrågor och kvinnofrågor (Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Frauen - MASGF). På grund av den hittills mycket strikta tolkningen av begreppet oegentligheter i alla delstater, kan man förmoda att en generell tillämpning av förbundsfinansministeriets kriterier nu kommer att innebära att förbundsministeriet för arbetsmarknadsfrågor måste deklarera flera tusen fall varje kvartal, vilket kommer att leda till en situation som är mycket olik den tidigare situationen, då endast 42 oegentligheter rapporterades under de fem och ett halvt åren fram till den 31 december 1999.

(36) Förenade kungariket: handels- och industriministeriet (Department of Trade and Industry - DTI); Frankrike: CICC; Italien.

(37) Frankrike: inrikesministeriet; Förenade kungariket: handels- och industriministeriet (DTI), ministeriet för miljö, transport och regionerna (Department of the Environment, Transport and the Regions - DETR); Spanien; Italien: industriministeriet.

(38) I en region anmäldes exempelvis inte sex fall av oegentligheter som registrerats av den regionala förvaltande myndigheten till vare sig de nationella myndigheterna eller OLAF.

(39) Trots att det i Italien fanns instruktioner om att varje förvaltande organ skulle anmäla upptäckta oegentligheter till avdelningen för gemenskapspolitik, anmälde vissa oegentligheterna direkt till finansministeriet, medan andra sände dem direkt till de ministerier de lyder under och till kommissionens generaldirektorat.

(40)

(41) Medlemsstaternas meddelanden lämnades också in i mycket olika format, eftersom förordningarna inte innehåller några föreskrifter på detta område. Denna situation skapade ytterligare svårigheter vid inmatning och analys av informationen.

(42) OLAF:s verksamhetsrapport av den 23 maj 2000 (1 juni 1999-31 maj 2000), punkt 5.1.2.

(43) Observera att denna information avviker från den i "Skydd av gemenskapens finansiella intressen Kampen mot bedrägerier - Årsrapport 1999" (KOM(2000) 718 slutlig av den 8 november 2000, på grund av att informationen har uppdaterats.

(44) GD Regionalpolitik: I 35 fall (33 % av 107 fall) var slutläget så att generaldirektoratet inte kunde identifiera mottagare/åtgärd/operativt program, osv.

(45) Tyskland: Brandenburg: ILB (Investition Landesbank).

(46) Rådets förordning (EG) nr 1260/1999 om allmänna bestämmelser för strukturfonderna (EGT L 161, 26.6.1999).

BILAGA 1

MEDDELANDEN I ENLIGHET MED ARTIKEL 3 I FÖRORDNING (EG) nr 1681/94

(Perioden 30 juni 1994-31 december 2000)

>Plats för tabell>

0:

Inga fall av oriktigheter att rapportera.

Källa:

OLAF.

>Plats för tabell>

0:

Inga fall av oriktigheter att rapportera.

Källa:

Kommissionen.

BILAGA 2

SAMMANFATTNING AV EFTERLEVNADEN AV FÖRORDNING (EG) nr 1681/94 I DE MEDLEMSSTATER DÄR REVISIONSBESÖK GENOMFÖRTS

>Plats för tabell>

Kommissionens svar

SAMMANFATTNING

Båda förordningarna ingår i en process som syftar till att förbättra medlemsstaternas finansiella kontroll av strukturfondernas utgifter. Denna process har inneburit dels många förändringar av medlemsstaternas administrativa rutiner, dels ett behov av resurser för att uppfylla kraven. Många av dessa förändringar har skett gradvis under de senaste tre åren och vissa särskilda frågor klargörs i takt med att programmen trappas ned och avslutas.

De erfarenheter som gjorts kommer att bidra till att öka kontrollsystemens effektivitet under programperioden 2000-2006.

III. Då förordning (EG) nr 2064/97 antogs i slutet av 1997 avslutades ett utdraget förfarande som omfattade detaljerade diskussioner med medlemsstaterna i strukturfondskommittéerna som måste konsulteras avseende kommissionens förslag. Följderna av de principiella åtaganden som gjorts hade således varit föremål för granskningar och klargöranden redan innan förordningen antogs.

Sedan förordning nr 2064/97 trädde i kraft har kommissionen gjort stora ansträngningar för att lämna detaljerade vägledningar till medlemsstaterna om genomförande av förordningens bestämmelser, särskilt genom revisionshandboken för strukturfonderna, som först lades fram i juni 1998 och genom den systematiska behandlingen av frågor som rör förordningen inom ramen för bilaterala samordningsmöten med medlemsstaterna, vid årsmötena för EU:s styrekonomer samt vid andra tillfällen.

När det gäller bedömning av hur förordningen tillämpats sedan 1999 har strukturfondsenheterna genomfört ett antal revisionsbesök, där det kontrolleras att vissa aspekter av förordningens bestämmelser följs. Som en förberedelse för avslutandet av programmen från perioden 1994-1999 inleddes i början av 2001 en fullständig undersökning av samtliga medlemsstaters genomförande av förordningen. Om problem upptäcks vid undersökningen underrättas de nationella myndigheterna, så att de kan åtgärda detta.

Den fortsatta åtgärden för att öka såväl informationsmängd som kvaliteten på den information som erhålls i enlighet med förordning (EG) nr 1681/94, har varit lyckad, vilket framgår av det ökade antalet meddelanden som erhållits från medlemsstaterna. Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) samarbetar nära med kommissionens övriga avdelningar och med medlemsstaterna, i syfte att åtgärda återkommande brister. OLAF använder sedan i december 2000 programvara som utvecklats för meddelanden i enlighet med förordning (EG) nr 1681/94. Den nya programvaran har testats av vissa medlemsstater och är klar att införas i samtliga medlemsstater.

I kommissionens vitbok om reform av kommissionen anges en uppsättning åtgärder för "Skydd av gemenskapens ekonomiska intressen" som syftar till att förbättra systemen för kartläggning och samarbete. Dessutom måste samarbetet mellan kommissionens avdelningar samt mellan kommissionen och medlemsstaterna klargöras på ett bättre sätt, särskilt när det gäller strukturfonderna, så att det vidtas mer verkningsfulla åtgärder för att förebygga och upptäcka oegentligheter, bedrägerier och korruption. Denna målsättning för strukturfonderna omvandlas sedan till Åtgärd 97 "Förbättrad övervakning av strukturfonderna" i vitbokens åtgärdsplan. Ett meddelande från kommissionen i detta ämne håller på att slutföras.

När det gäller samarbete mellan OLAF och de generaldirektorat som ansvarar för strukturfonderna anges det tydligt i den "Åtgärdsplan för 2001-2003" som kommissionen nyligen antog för "Skydd av gemenskapens ekonomiska intressen - bedrägeribekämpning" att det finns behov av att klarlägga de olika avdelningarnas ansvar beträffande uppföljning av rapporterade oegentligheter och bedrägerier samt återvinning av felaktigt utbetalda belopp. I åtgärdsplanen föreskrivs att det skall upprättas protokoll mellan OLAF och de generaldirektorat som ansvarar för strukturfonderna när det gäller uppföljning av de oegentligheter som medlemsstaterna har anmält i enlighet med förordning (EG) nr 1681/94. Enligt planerna kommer dessa protokoll att godkännas före utgången av år 2001.

Samordningen mellan OLAF, medlemsstaterna och de generaldirektorat som ansvarar för strukturfonderna har även säkerställts vid de årliga möten för kontrollsamordning som tidigare hölls med GD Ekonomistyrning som ansvarig och som från och med juli 2000 hålls med GD Regionalpolitik som ansvarig. Dessa möten omfattar alltid en diskussion om fall av oegentligheter som rapporterats av enskilda medlemsstater.

Det sker för närvarande en systemkontroll av tillämpningen av kontrollbestämmelserna i förordning (EG) nr 2064/97 i samtliga medlemsstater, vilket även omfattar en bedömning av efterlevnaden av artikel 7 i den förordningen beträffande behandling av oegentligheter.

Enligt artikel 2.5 b i kommissionens beslut 1999/352/EG, EKSG, EURATOM skall OLAF ansvara för insamling och förvaring av medlemsstaternas rapporter om oegentligheter. Det är viktigt att de databaser som innehåller information om oegentligheter innebär möjligheter till en helhetssyn. De decentraliserade databaserna vid de myndigheter som sköter utbetalningar uppfyller inte dessa krav. Sedan mars 2001 är det åter möjligt för de operativa avdelningarna att on-line ta del av medlemsstaternas meddelanden i det elektroniska registret över meddelanden (Electronic Communications Registry, ECR).

Förfarandena för medlemsstaternas rapportering har samordnats på kommissionsnivå för samtliga sektorer. Det införs en enhetlig presentation för att underlätta datoriserad behandling. All information som lämnas i enlighet med förordning (EG) nr 1681/94 förs in i databasen vid Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF). Denna byrå kommer att kunna dra stor nytta av att den nya programvaran sprids i medlemsstaterna. I den nya förordningen (EG) nr 448/2001 knyts tillämpningen av finansiella korrigeringar till de rapporter som gjorts tillgängliga inom ramen för förordning (EG) nr 1681/94. Det är därför inte nödvändigt att kombinera de båda förordningarna.

INLEDNING

1. Avslutningen av ett program på grundval av de nationella myndigheternas slutliga utgiftsdeklaration utgör ett formellt förfarande. Om det konstateras att utgiftsdeklarationen inte är korrekt kommer det ej stödberättigande beloppet att uteslutas. Lagstiftningen för programperioden 2000-2006, särskilt rådets förordning nr 1260/1999 och kommissionens förordningar (EG) nr 438/2001 och (EG) nr 448/2001, innebär en avsevärd förstärkning av de ekonomiska kontrollåtgärderna.

REGELVERK

Förordning (EG) nr 2064/97

9. I artikel 23 i rådets förordning (EEG) nr 4253/88 föreskrivs kontroller av samfinansierade insatser. Kommissionen har genomfört revision avseende medlemsstaterna under de fleråriga genomförandeperioderna. Kommissionen har inte koncentrerat sin revisionsverksamhet till själva programavslutandet. Revisionskapaciteten avseende strukturfonderna har ökat efter det att kommissionens kontrollenheter i juli 2000 fördes över från Generaldirektoratet för Ekonomistyrning till de generaldirektorat som ansvarar för strukturfonderna, och efter den därpå följande fördelningen av tjänster för vissa enheter.

14. I sin senaste rapport, från juni 2000, om genomförandet av förordning (EG) nr 2064/97 angav kommissionen riktlinjer rörande den minimiinformation som bör ingå i rapporterna.

MÅLEN MED FÖRORDNING (EG) nr 2064/97

21. Kommissionen är i färd med att se över sin revisionshandbok med hänsyn till behoven av ytterligare vägledning, och man kommer att diskutera den närmare metodiken med medlemsstaterna.

KOMMISSIONENS ROLL I GENOMFÖRANDET AV FÖRORDNING (EG) nr 2064/97

23. Kommissionen ansåg att det var alltför tidigt att genomföra en revision av förordningens tillämpning före slutet av 1999. Den inleddes i själva verket i början av 2001. Under 1998, 1999 och 2000 diskuterades emellertid förordningens genomförande vid styrekonomernas årliga möten, på grundval av kommissionens och medlemsstaternas presentationer och rapporterna i enlighet med artikel 9. Tillämpningen av förordningen behandlades också inom gruppen bestående av personliga representanter för finansministrarna.

24. GD Regionalpolitik tog över den samordnande rollen i juli 2000 efter kommissionens beslut att föra över de två enheter som ansvarar för kontroll av regionala utgifter respektive samordning av strukturfondskontrollerna från GD Ekonomistyrning till GD Regionalpolitik.

Kommissionens revisionshandbok

25-26. Revisionshandboken för strukturfonderna presenterades för medlemsstaternas organ för finansiell kontroll vid ett seminarium i London den 2-3 juni 1998. Den presenterades igen vid ett seminarium i Budapest den 15-16 oktober 1998 för en församling bestående av styrekonomer från medlemsstater och kandidatländer. De berörda organen från medlemsstaterna bör således ha haft full kännedom om den vägledning som ges i revisionshandboken, även om den formellt inte distribuerades på samtliga gemenskapsspråk förrän i oktober 1999. Minst en medlemsstat tog själv initiativ till översättningen. Även med utgångspunkt från den formella distributionen på samtliga gemenskapsspråk i oktober 1999 skulle medlemsstaterna ha kunnat anpassa sina rutiner, exempelvis när det gäller metoder för riskanalys, då det återstod över två år till avslutandet för merparten av programmen.

27. Enligt förordningen skall den proportionella minskningen göras på olika sätt och det specificeras inte om den skall göras i proportion till utgifterna eller i proportion till tiden. Kommissionen kan således inte införa en enhetlig grund för hur minskningen skall göras. Kommissionen har, bilateralt till medlemsstaterna, utfärdat riktlinjer avseende önskat tillvägagångssätt, där frågan om proportionell minskning av kravet på kontroller av 5 % behandlades.

28. De rapporter som behandlas i artikel 9 och informationen från de bilaterala samo