Förslag till RÅDETS BESLUT om gemenskapens ståndpunkt inom samarbetsrådet EU-Mercosur beträffande samarbetsrådets arbetsordning

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

Genom det interregionala ramavtalet om samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater och gemensamma marknaden i Sydamerika och dess fördragsparter, som trädde i kraft den 1 juli 1999, inrättas ett samarbetsråd. Enligt artikel 26 i avtalet skall samarbetsrådet självt fastställa sin arbetsordning.

Kommissionen överlämnar till rådet ett förslag till rådsbeslut om gemenskapens ståndpunkt beträffande den arbetsordning som bifogas förslaget, så att ett beslut kan fattas av samarbetsrådet.

Förslag till

RÅDETS BESLUT

om gemenskapens ståndpunkt inom samarbetsrådet EU-Mercosur beträffande samarbetsrådets arbetsordning

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel i detta,

med beaktande av kommissionens förslag,

och av följande skäl:

Enligt artikel 26 i det interregionala ramavtalet om samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater och gemensamma marknaden i Sydamerika och dess fördragsparter skall det samarbetsråd som inrättas genom det avtalet självt fastställa sin arbetsordning.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Det bifogade utkastet till beslut antas härmed såsom gemenskapens ståndpunkt inom samarbetsrådet EU-Mercosur.

Utfärdat i Bryssel den

På rådets vägnar

Ordförande

Utkast

BESLUT AV SAMARBETSRÅDET

inrättat genom det interregionala ramavtalet om samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och gemensamma marknaden i Sydamerika och dess fördragsparter, å andra sidan, av den 15 december 1995

SAMARBETSRÅDETS ARBETSORDNING

SAMARBETSRÅDET HAR FASTSTÄLLT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av det interregionala ramavtalet om samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och gemensamma marknaden i Sydamerika och dess fördragsparter, å andra sidan, undertecknat i Madrid den 15 december 1995, nedan kallat "avtalet", särskilt artiklarna 25(29 i detta, och

av följande skäl:

Avtalet trädde i kraft den 1 juli 1999.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1 - Ordförandeskap

1. Ordförandeskapet vid samarbetsrådets möten skall innehas växelvis av en företrädare för Europeiska unionens råds ordförandeskap och en företrädare för rådet för Gemensamma marknaden i Sydamerika, i enlighet med vardera sidans interna förfaranden och bestämmelser.

Artikel 2 - Möten

1. Samarbetsrådet skall sammanträda på ministernivå med jämna mellanrum och när omständigheterna så kräver, om parterna är ense om detta.

2. Samarbetsrådets möten skall hållas på en plats som parterna kommit överens om.

3. Samarbetsrådets möten skall gemensamt sammankallas av samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 3 - Ställföreträdare

1. Samarbetsrådets medlemmar kan låta sig företrädas om de är förhindrade att delta i ett möte.

2. Om en medlem önskar låta sig företrädas, skall han före mötet i fråga till ordföranden anmäla företrädarens namn. Den som företräder en av samarbetsrådets medlemmar skall inneha medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4 - Delegationer

1. Samarbetsrådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän. Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation samt om vem som är delegationens ordförande.

Artikel 5 - Sekretariat

1. En tjänsteman från Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från beskickningen vid Europeiska unionen för det land i gemensamma marknaden i Sydamerika som förbereder mötet skall gemensamt vara samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 6 - Handlingar

1. När samarbetsrådets överläggningar grundar sig på skriftliga underlag skall dessa handlingar numreras och såsom samarbetsrådets handlingar cirkuleras av de två sekreterarna.

Artikel 7 - Korrespondens

1. Korrespondens till samarbetsrådet eller till dess ordförande skall vidarebefordras till samarbetsrådets båda sekreterare.

2. De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till samarbetsrådets ordförande och, om det är lämpligt, såsom handlingar enligt artikel 6 cirkuleras till samarbetsrådets övriga medlemmar. Korrespondens som cirkuleras skall sändas till kommissionens generalsekretariat, EU-medlemsstaternas ständiga representationer och beskickningen vid Europeiska unionen för det land i gemensamma marknaden i Sydamerika som förbereder mötet.

3. Korrespondens från samarbetsrådets ordförande skall sändas till mottagarna av en av sekreterarna och, om det är lämpligt, såsom handlingar enligt artikel 6 cirkuleras till samarbetsrådets övriga medlemmar på de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 8 - Dagordning för mötena

1. En preliminär dagordning för varje möte skall upprättas av samarbetsrådets sekreterare med utgångspunkt i förslag från parterna. Dagordningen skall av respektivev sekreterare sändas till de mottagare som anges i artikel 7 senast 15 dagar innan mötet inleds. Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka någon av sekreterarna senast 21 dagar innan mötet inleds har mottagit en begäran om att de skall föras upp på dagordningen; punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlagen har överlämnats till sekreterarna senast den dag då den preliminära dagordningen avsänds. Dagordningen skall antas av samarbetsrådet i början av varje möte. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen, om parterna är överens om detta.

2. De tidsfrister som anges i punkt 1 får efter överenskommelse mellan de båda parterna förkortas med hänsyn till omständigheterna i det särskilda fallet.

Artikel 9 - Protokoll

1. De båda sekreterarna skall så snart som möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll över varje möte.

2. Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgifter om

- vilka handlingar som inkommit till samarbetsrådet,

- yttranden som någon medlem av samarbetsrådet begärt att få förda till protokollet,

- de förslag som lagts fram, de rekommendationer som utfärdats samt de slutsatser som antagits om specifika frågor.

3. Protokollet skall också innehålla en förteckning över de medlemmar av samarbetsrådet eller företrädare för dessa som deltog i mötet.

4. Utkastet till protokoll skall vid nästa möte föreläggas samarbetsrådet för godkännande. Det kan även godkännas skriftligen av båda parter. Efter det att det godkänts skall två bestyrkta kopior av protokollet undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 10 - Rekommendationer

1. I de fall som avses i artiklarna 25(28 i avtalet skall samarbetsrådet utfärda rekommendationer eller lägga fram förslag genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna. Mellan mötena kan samarbetsrådet utfärda rekommendationer eller lägga fram förslag genom skriftligt förfarande, om parterna kommit överens om detta. Ett skriftligt förfarande består i en notväxling mellan de två sekreterarna, vilka handlar med parternas samtycke.

2. Samarbetsrådets rekommendationer och förslag enligt artiklarna 25(28 i avtalet skall benämnas "rekommendation" respektive "förslag", följt av löpnummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

3. Samarbetsrådets rekommendationer och förslag skall bestyrkas av de två sekreterarna, och två bestyrkta kopior skall undertecknas av ordförandena för de båda parternas delegationer.

4. Rekommendationer och förslag skall såsom samarbetsrådets handlingar sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 11 - Offentlighet

1. Om inte något annat beslutats skall samarbetsrådets möten inte vara offentliga.

2. Var och en av parterna kan besluta att låta offentliggöra samarbetsrådets rekommendationer och förslag i sin respektive officiella tidning.

Artikel 12 - Utgifter

1. Parterna skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i samarbetsrådets möten, både kostnader för personal, resor och uppehälle och porto- och telekostnader.

2. Den part som är värd för mötet skall stå för kostnader för att ordna mötena samt för kostnader för tolkning under mötena, översättning och mångfaldigande av dokument.