MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET, EUROPAPARLAMENTET, EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN OCH REGIONKOMMITTÉN - E-förvaltningens roll i Europas framtid (Text av betydelse för EES) [SEK(2003) 1038]

INNEHÅLL

1. Inledning

2. Utmaningar som Europas offentliga sektor står inför

2.1. En värld i förändring

2.2. Större förväntningar från medborgare och företag

2.3. Att hantera begränsade resurser - göra mer med mindre

3. E-förvaltningens roll

4. Det aktuella läget, frågeställningar och förslag

4.1. Det aktuella läget

4.1.1. Tjänster till medborgarna - en bättre livskvalitet

4.1.2. Tjänster till näringslivet - att främja konkurrenskraften i Europa

4.1.3. Tjänster mellan förvaltningar - stärkt samarbete

4.2. Frågeställningar och förslag

4.2.1. Tillgång för alla

4.2.2. Tillit och förtroende

4.2.3. Bättre användning av information från den offentliga sektorn

4.2.4. Offentlig upphandling

4.2.5. En stärkt inre marknad och ett stärkt europeiskt medborgarskap genom alleuropeiska tjänster

4.2.6. Driftskompatiblitet

4.2.7. Organisatorisk förändring

4.2.8. Prestationskvalitet och nytta med e-förvaltning

5. En vägledande tidsplan för e-förvaltning

5.1. Förstärkt utbyte av goda metoder

5.2. Att mobilisera investeringar

5.3. Att uppfylla målen i eEuropa 2005

5.4. Slutsatser

Bilaga - Översikt över åtgärder

1. INLEDNING

Den offentliga sektorn spelar en mycket betydande roll i den europeiska ekonomiska och sociala modellen genom att stödja en hög välfärdsnivå för medborgarna, säkerställa socioekonomisk sammanhållning och stödja marknadsfunktionerna i en konkurrensutsatt miljö. Den är engagerad i ett brett spektrum av verksamheter från utbildning, hälso- och sjukvård och socialförsäkring till konsument- och miljöskydd. Europas ekonomiska styrka, t.ex. yrkesskicklig arbetskraft och kompetent ledarskap i de stora företagen, kräver en väl fungerande offentlig sektor.

Europas offentliga sektor befinner sig i dag vid ett vägskäl och står inför ekonomiska och sociala utmaningar, förändring av institutionerna och de genomgripande effekterna av den nya tekniken. Förväntningarna tilltar om att den offentliga sektorn som en av de större aktörerna när det gäller att främja den ekonomiska tillväxten kan och vill spela en framträdande roll för att förverkliga Lissabonstrategin för ekonomisk, social och miljömässig förnyelse.

Inom den offentliga sektorn står de offentliga förvaltningarna inför utmaningen att förbättra effektiviteten, produktiviteten och kvaliteten i sina tjänster. Alla dessa utmaningar måste emellertid mötas med oförändrade eller rent av minskade budgetar.

Informations- och kommunikationsteknik kan hjälpa de offentliga förvaltningarna att handskas med de många utmaningarna. Det är emellertid inte informations- och kommunikationstekniken i sig som skall stå i fokus. Uppmärksamheten bör i stället riktas mot användningen av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisationsförändring och ny kompetens för att förbättra de offentliga tjänsterna, mot den demokratiska processen och mot den offentliga politiken. Det är det som e-förvaltning handlar om.

Redan i dag visar god praxis i många länder att e-förvaltning i sanning är ett kraftfullt medel att tillhandahålla bättre kvalitet i de offentliga tjänsterna, att minska väntetider och förbättra kostnadseffektiviteten, höja produktiviteten och förbättra öppenheten och kunna utkräva ansvar.

Som strategiskt fokus bör e-förvaltning ha: att uppnå Lissabonmålen, en minskning av handelshindren på den inre marknaden för tjänster och rörlighet över Europa, effektivt genomförande av nationell politik och regional och lokal utveckling.

Det är emellertid inte lätt att införa e-förvaltning. Att tillhandahålla användarorienterade tjänster och minska byråkratin (dvs. onödiga administrativa bördor) kräver att information kan delas tvärs över förvaltningens horisontella och vertikala indelningar (t.ex. mellan central och lokal nivå). Oftast innebär detta att det krävs organisationsförändringar. Det kräver vilja att förändra etablerade arbetsmetoder. Detta leder ofta till motstånd. Dessutom är e-förvaltningen inte gratis. Det tar tid innan satsningarna betalar sig.

Fullskaligt genomförande av e-förvaltning ger upphov till besvärliga avgöranden. Dessa frågor inbegriper hur man skall säkerställa tilltro till och förtroende för interaktion med myndigheterna via Internet, utbredd tillgång till datatjänster så att det inte uppkommer någon IT-klyfta, kompatibilitet vid informationsutbyte över organisatoriska och nationella gränser och främjande av alleuropeiska tjänster som gynnar rörligheten på den inre marknaden och det europeiska medborgarskapet.

Det behövs därför ett starkt politiskt ledarskap för att övervinna motstånd och barriärer, för att ändra tankemönster, genomdriva organisationsförändringar, vara uthållig i investeringarna och bibehålla det långa perspektivet och samtidigt kräva konkreta resultat på kort sikt.

E-förvaltning är en central beståndsdel i handlingsplanen eEuropa 2005. Den är det enda området inom eEuropa där regeringarna inte bara måste försäkra sig om att de nödvändiga förutsättningarna är på plats utan också att de ensamma har ansvar för att e-förvaltning kommer till stånd. Den senaste konferensen om e-förvaltning som ingick i handlingsplanen [1] eEuropa 2005 och ministerdeklarationen därifrån visar på nyttan med att göra verklighet av e-förvaltning i Europa.

[1] Ministerkonferensen om e-förvaltning 2003 anordnades gemensamt av det italienska ordförandeskapet för rådet och kommissionen, europa.eu.int/information_society/eeurope/egovconf/index_en.htm.

I det här meddelandet, som bygger på den konferensen, EU-program, nationella, regionala och lokala strategier och initiativ och på det arbete som har bedrivits inom nätverket för offentliga förvaltningar (Network of Public Administrations), analyseras det nuvarande läget när det gäller e-förvaltning, identifieras nyckelfrågor och hinder och presenteras en sammanhängande uppsättning förslag som kommer att stärka e-förvaltningen i anslutning till eEuropa 2005.

Det här meddelandet ger en signal om den betydelse som kommissionen fäster vid e-förvaltning som ett medel att upprätta förvaltningar av världsklass på alla nivåer i Europa och som helt och fullt bidrar till att förverkliga Lissabonstrategin genom nya och bättre offentliga tjänster för medborgarna och näringslivet. I meddelandet uppmanas medlemsstaterna att ge uttryck för politiska åtaganden och ledarskap och att öka ansträngningarna tillsammans med alla aktörer inom den privata och den offentliga sektorn.

2. UTMANINGAR SOM EUROPAS OFFENTLIGA SEKTOR STÅR INFÖR

I de följande avsnitten analyseras de utmaningar som de offentliga förvaltningarna och den bredare offentliga sektorn står inför i Europa.

2.1. En värld i förändring

Den offentliga sektorn står inför utmaningen att spela en nyckelroll för att modernisera Europas ekonomi, så att Europa blir mera konkurrenskraftigt och dynamiskt, med en hållbar utveckling och förmåga att skapa fler och bättre arbeten och samtidigt åstadkomma större social sammanhållning. Det här är Lissabonmålen för 2010. För att de skall uppnås krävs det emellertid att en hög tillväxt upprätthålls över decenniet, 3 % eller mera per år; de nuvarande ekonomiska omständigheterna ger eftertryck åt den utmaning som detta innebär [2].

[2] Vårrapporten 2003, Europeiska rådets slutsatser i mars 2003, de allmänna riktlinjerna för den ekonomiska politiken 2003, kommissionens ekonomiska prognos våren 2003.

Den offentliga sektorns inkomster utgör sammanlagt 45 % av EU:s BNP. Den offentliga sektorn är den största upphandlaren i ekonomin. Den offentliga konsumtionen uppgick till 20,6 % av BNP under 2002, med en uppgång från 19,9 % 1998 [3]. De offentliga förvaltningarna svarar också för avsevärda tjänster till näringslivet, vilket påverkar företagens förmåga att konkurrera, och till medborgarna, vilket gör det möjligt för dem att få utbildning och att finna arbete.

[3] Statistikbilagan till rapporten om den europeiska ekonomin våren 2003.

Motprestationerna till de tjänster som de offentliga förvaltningarna tillhandahåller återfinns i skyldigheter som åligger företag och medborgare, t.ex. i samband med socialförsäkring, miljörapportering och skatteuppbörd. Kostnaderna för administrativa skyldigheter uppskattas till 2-3 % av BNP och drabbar små och medelstora företag oproportionerligt hårt. Entreprenöranda och innovation påverkas av den tid och de kostnader som krävs för att starta ett nytt företag, vilket kan variera från ett par dagar till mer än en månad och från noll till 1 500 euro [4].

[4] Benchmarking Enterprise Policy, Results from the 2002 Scoreboard, European Commission Staff Working Document.

Att göra sådan verksamhet kostnadseffektivare - minska byråkratin - och mera verkningsfull - tillgänglig, användarvänlig, säker, målinriktad - kommer att gynna tillväxten i hela ekonomin.

De offentliga förvaltningarna förväntas också vara beredda att möta framtida utmaningar som uppstår på kortare och längre sikt.

De demografiska förändringarna utsätter myndigheterna för prövningar. Immigrationen, som styrs av EU:s politiska ram, är redan en faktor som inverkar på de demografiska förändringarna. Att göra det mesta möjliga av immigrationens positiva effekter kan kräva större insatser från myndigheter med ansvar för integrationen, från språkutbildning till stöd för etniskt entreprenörskap, och medföra ökade krav på flerspråkig och mångkulturell tillgång till offentliga förvaltningars tjänster.

Den allt bättre fungerande inre marknaden kommer att underlätta tillhandahållande av tjänster och rörlighet över nationella gränser inom Europa för att tillgodose sociala behov och behov av arbete och utbildning. Därigenom kommer bredd och volym att öka när det gäller kraven på offentliga tjänster. De offentliga förvaltningarna förväntas tillhandahålla tjänster över gränserna och rent av över hela Europa.

I framtiden kommer medborgarna i allt högre grad att vänta sig att myndigheterna kan garantera frihet, rättvisa och säkerhet över hela Europa. Detta medför samarbete mellan medlemsstaterna och internationellt, liksom behov att hantera nya osäkerheter som orsakas av tekniken.

Liksom resten av ekonomin kommer de offentliga förvaltningarna och den offentliga sektorn att stå öga mot öga med utmaningen att hantera ny teknisk utveckling, särskilt inom informations- och kommunikationstekniken. Internet har till exempel gjort det möjligt för nya former av medverkan i det politiska livet, såsom att snabbt göra det möjligt att inrätta nätuppkopplade referensgrupper, offentliga rådslag via Internet eller systematisk insamling av feedback om behov av råd och hjälp från medborgare och näringsliv. Detta innebär att de offentliga förvaltningarna måste göra en översyn av sitt traditionella beslutsfattande.

I näringslivet har nya sätt att organisera värdekedjor och kundrelationer utvecklats. Detta tyder på att det går att åstadkomma mera kostnadseffektiva och användarorienterade sätt att tillhandahålla offentliga tjänster genom att lära av e-handeln, men inte blint kopiera den, och av de nya partnerskapen mellan offentlig och privat sektor [5].

[5] Se också rapporten "eGovernment in Europe: State of Affairs", sammanställd av EIPA för eGovernment-konferensen 2003.

Dagens framgångar med att göra offentliga tjänster tillgängliga på Internet baseras på gårdagens forskning. För att den offentliga sektorn skall kunna bli mera aktiv i utformningen av kunskapssamhället måste innovation och forskning om och för den offentliga sektorn utökas.

Utöver utmaningen att förverkliga en modern offentlig förvaltning finns det andra institutionella utmaningar i Europa. Dessa utmaningar härrör från den internationella marknaden, konvergens som en del av den största utvidgningen någonsin till ett EU med 25 medlemsländer, tendenser till decentralisering, globaliseringen och Europeiska konventet med krav på nya styrelseformer. Med det ökade nätverkssamarbetet, med deltagande från lokala, regionala och nationella förvaltningar över hela EU för nya styrelseformer på flera nivåer, som har blivit möjligt med hjälp av ny teknik, håller ett mera integrerat "Europeiskt offentligt område" (European public space) på att utvecklas till gagn för EU:s medborgare och näringsliv.

2.2. Större förväntningar från medborgare och företag

Medborgarna blir allt vanare vid allt kortare svarstider och allt högre kvalitet på produkter och tjänster från den privata sektorn. De väntar sig samma prestationer från den offentliga förvaltningen också. Oklara förfaranden, långa köer, tvånget att lämna information, som redan innehas av myndigheten, och förhållningssätt av typen "en storlek passar alla" är företeelser som kritiseras allt mera.

De offentliga tjänsterna förväntas bli alltmer användarvänliga och anpassade till den enskildes behov. Offentliga tjänster måste vara allomfattande, alla medborgares behov skall tillgodoses, oberoende av deras färdigheter och förmåga, inkomst eller var de befinner sig geografiskt. Den offentliga sektorn kan inte välja sina kunder, i motsats till den privata sektorn (inte heller kan allmänheten välja om man vill vara kund i den offentliga sektorn eller inte).

Näringslivets konkurrenskraft är mycket beroende av de transaktionskostnader som uppstår vid kontakterna med myndigheterna. När konkurrensen på den inre marknaden hårdnar kräver näringslivet att byråkratin elimineras. Förvaltningarna är också ansvariga för mycket av det som krävs för att genomföra produktionsprocesserna. Företagen väntar sig därför billigare och bättre offentliga tjänster för att de skall kunna förbli konkurrenskraftiga.

Slutligen väntar sig medborgare och företag att myndigheterna i allt större utsträckning skall kunna ställas till svars för hur de förvaltar skattebetalarnas pengar. De kräver också mera öppenhet i beslutsfattande och mera demokratiskt inflytande i alla faser av utformningen av politiken. "Det demokratiska underskottet" har blivit ett tema i valrörelsen: det förväntas bland väljarna att ett återinförande av demokratiskt ägarskap skall komma till stånd.

2.3. Att hantera begränsade resurser - göra mer med mindre

Regeringarna pressas att leverera mera för skattebetalarnas pengar. Förvaltningarna måste tillhandahålla mera och bättre tjänster med samma eller mindre resurser. De offentliga utgifterna är utsatta för stränga restriktioner i många av medlemsstaterna på grund av långsam ekonomisk tillväxt och behovet att minska budgetunderskotten. Utmaningen handlar om att uppnå produktivitetstillväxt i den offentliga sektorn för att kunna skapa bättre tjänster till samma kostnad.

Dessutom kommer de offentliga förvaltningarna med den åldrande befolkningen att få klara sig med färre anställda och färre skattebetalare i arbete, och ändå vara tvungen att i stort sett tillhandahålla samma volym av tjänster men till bättre kvalitet.

Offentligt anställda kräver intressantare arbeten med större möjligheter till personlig utveckling och personligt samspel. Men garantier för arbete i form av livstidsanställning och livstidsförmåner är i ökande omfattning utsatta för erosion. Statens attraktivitet som arbetsgivare står på spel.

3. E-FÖRVALTNINGENS ROLL

E-förvaltning definieras här som användning av informations- och kommunikationsteknik i offentlig förvaltning i kombination med organisationsförändringar och ny kompetens i syfte att förbättra de offentliga tjänsterna och de demokratiska processerna och att stärka det administrativa stödet för den offentliga verksamheten.

E-förvaltning är ett medel att förverkliga en bättre och effektivare förvaltning. E-förvaltning förbättrar utveckling och genomförande av offentlig verksamhet och hjälper den offentliga sektorn att hantera motstridiga krav på att prestera flera och bättre tjänster med mindre resurser.

Även om teknik inte kan stöpa om dåliga rutiner till goda sådana, skapar e-förvaltning ett val för den offentliga sektorn att utföra sina uppgifter annorlunda.

Genom att till exempel förbättra effektiviteten och konkurrensen vid offentlig upphandling genom elektronisk upphandling kan hundratals miljoner euro sparas och återinvesteras i den offentliga sektorns produkter och tjänster och därigenom bidra till den ekonomiska tillväxten. På samma gång ökar öppenheten och möjligheterna att utkräva ansvar vid offentlig upphandling.

Vissa regeringar har lyckats drastiskt skära ner den tid som behövs för att registrera ett nytt företag och erbjuder gratis registrering via Internet. Detta gör det möjligt för entreprenörer att anslå sina begränsade resurser till entreprenörverksamhet i egentlig mening. Genom att rapportera socialförsäkringshändelser via Internet kan företagen redan i dag spara in på fasta kostnader och därigenom frigöra resurser för produktion och innovation.

Genom att information från den offentliga sektorn görs tillgänglig för annat bruk (där detta är tillåtet enligt gällande lagstiftning) blir företagen i stånd att utveckla attraktiva och konkurrenskraftiga produkter.

Tillgång till information om utbildning och arbete över hela Europa från en och samma webbplats skulle som en alleuropeisk tjänst sänka barriärerna för arbetskraftens rörlighet på den inre marknaden. Offentlig information på flera olika språk genom en webbplats skulle hjälpa invandrare att bättre kunna finna sig till rätta och skulle därigenom underlätta ekonomisk och social integration.

E-förvaltning hjälper den offentliga sektorn att upprätthålla och stärka goda styrelseformer i kunskapssamhället. Detta innebär:

(1) En offentlig sektor som präglas av öppenhet och insyn: förvaltningar som är begripliga och kan ställas till svars av medborgarna, öppna för demokratisk medverkan och granskning.

(2) En offentlig sektor som står till allas tjänst. En användarorienterad offentlig sektor är allomfattande, dvs. den utesluter ingen från sina tjänster och respekterar var och en som individ genom att tillhandahålla individanpassade tjänster.

(3) En produktiv offentlig sektor som ger valuta för skattebetalarnas pengar. Detta innebär att mindre tid förloras på att stå i kö, att felfrekvensen drastiskt reduceras, att mera tid är tillgänglig för professionell personlig service, och att de offentliganställdas arbeten blir intressantare.

E-förvaltning bidrar kort och gott till att etablera en öppnare, mera allomfattande och produktiv offentlig sektor längs de linjer som kännetecknar goda styrelseformer [6]. Detta är en grundförutsättning för en offentlig sektor som har beredskap för framtiden.

[6] Dessa mål återspeglar principerna för goda styrelseformer i vitboken om styrelseformerna i EU, KOM(2001) 428.

Goda styrelseformer i den ovan angivna betydelsen, som uppnås genom en lämplig kombination av informations- och kommunikationsteknik och organisatorisk förnyelse och bättre kompetens, kan också tillämpas inom tjänster som hälsa, utbildning och offentliga transporter.

E-förvaltning är alltså ett vidare begrepp och många av de lärdomar och förslag till verksamhet som anges nedan kan också tillämpas i tjänster som tillhandahålls via Internet inom dessa och andra områden som hälsa och utbildning. Fokus ligger emellertid här, och alltid när e-förvaltning diskuteras, på administrativa tjänster och stöd för den demokratiska processen.

4. DET AKTUELLA LÄGET, FRÅGESTÄLLNINGAR OCH FÖRSLAG

4.1. Det aktuella läget

Alla europeiska länder har under de senaste åren utarbetat planer och strategier för e-förvaltning. I alla länder har det gjorts framsteg när det gäller att få ut offentliga tjänster på Internet, med en genomsnittlig tillgänglighet som har ökat från 45 % till 60 % mellan oktober 2001 och oktober 2002 [7]. På det här stadiet är kanske skillnaderna mellan länder av mindre intresse än tillväxttakten och de strategiska åtagandena att modernisera den offentliga förvaltningen, vilket kan resultera i snabba framsteg de kommande åren. Det finns i allmänhet en tendens att röra sig bort från tekniken till helhetslösningar, vilket framgick vid den senaste konferensen om e-förvaltning i Como.

[7] Nättillgängligheten är ett vägt genomsnitt av utvecklingsnivån (stöd för information, envägskommunikation, tvåvägskommunikation, full elektronisk ärendehantering) i 20 offentliga förvaltningar för företag och medborgare, angivna av Europeiska kommissionen och rådet.

>Hänvisning till>

[Chart: Tillgänglighet och tillväxt (procent, procentenheter)

Okt 2001 Okt 2002 Tillväxt]

Offentliga tjänsters tillgänglighet oktober 2001 - oktober 2002, tillväxttakt baserad på offentliga förvaltningar i 20 länder. Källa: CGEY (Cap Gemini Ernst & Young ), februari 2003

Tillhandahållande via Internet är förstås ingen garanti för användning via Internet. Lika viktigt är att det finns en medvetenhet om att tjänsterna är tillgängliga, att de är billiga i pris och lätta att använda och att det finns en vilja att använda dessa tjänster. Det är i sista hand den reella levererade nyttan som räknas: hur människor upplever dessa tjänster, hur de använder dem, den nytta de erfar och den nytta som förvaltningen själv har av e-förvaltning. Användarorienterade data är fortfarande förhållandevis sällsynta [8].

[8] Vissa data rapporteras av IST-projekt (Information Society Programme), till exempel SIBIS (Statistical Indicators Benchmarking the Information Society), som i flera länder har undersökt viljan att använda offentliga tjänster på Internet jämfört med traditionell användning och den faktiska medvetenheten om och användningen av sådana tjänster (http://www.sibis-eu.org/sibis/ ). Uppgifter om användningen rapporteras och analyseras också i den nyligen utarbetade IPTS-rapporten "ePublic services in Europe: past, present and future".

Från kommersiell synpunkt utgör e-förvaltning redan en avsevärd marknad. Under 2002 spenderades 30 miljarder euro på informations- och kommunikationsteknik (IKT) i offentlig förvaltning (endast administrativa tjänster, med uteslutande av hälso- och sjukvård, försvar, utbildning osv.). Av detta användes uppskattningsvis 5 miljarder euro på informations- och kommunikationsteknik för e-förvaltning, ett område som växer snabbt med 15 % per år [9]. Detta är emellertid bara en bråkdel av de totala utgifterna för e-förvaltning eftersom betydande följdbelopp satsas på investeringar i omorganisation och utbildning.

[9] EITO 2002 (European Information Technology Observatory). Observera att en restriktiv definition av informations- och kommunikationsteknik för e-förvaltning ges i EITO 2002.

4.1.1. Tjänster till medborgarna - en bättre livskvalitet

Det har redan visat sig att e-förvaltning har betydande effekter på medborgarnas tillvaro. De har nu mycket större tillgång till information från myndigheterna. Detta gör det möjligt för dem att förstå hur deras skatter används och hur beslutsfattandet går till, vilket ger dem mera makt. Detta är en förbättring i riktning mot mera transparenta, öppnare och ansvariga offentliga institutioner. Det ger en förstärkning av demokratin. Dessutom är större öppenhet en tillgång i kampen mot korruption och bedrägeri. Detta är betydande potentiella nyttofaktorer inte bara i Europa utan också i utvecklingsländerna och nya ekonomier runt om i världen.

Det är viktigt att främja direkt kommunikation mellan medborgarna och politiska beslutsfattare. Genom elektroniska forum, virtuella diskussionsrum och elektronisk röstning kan medborgarna ge uttryck för sina synpunkter, ställa direkta frågor till beslutsfattare och därigenom bidra med en informerad uppfattning i den demokratiska processen. Ett exempel på brett elektroniskt samråd är den webbplats för e-röstning som var i drift under det grekiska ordförandeskapet i rådet under första hälften av 2003 [10]. På EU-nivån utgör "Din röst i Europa" en ingång på alla språk där allmänheten har tillgång till kommissionens information [11].

[10] http://evote.eu2003.gr/EVOTE/en/ index.stm.

[11] http://europa.eu.int/ yourvoice

Portaler med många länkar blir gradvis alltmera normen för tjänster till medborgarna. En inriktning mot livshändelser [12] erbjuds ofta på portalen, där all relevant information förs samman för medborgare i olika livsskeden [13].

[12] Termen "livshändelse" används för hänvisning till offentliga tjänster som behövs vid olika stadier i livet, t.ex. när man får barn, börjar eller lämnar skolan, byter anställningsstatus, drabbas av brott, flyttar, får ett funktionshinder eller pensioneras.

[13] Exempel på detta är den irländska webbplatsen för registret över livshändelser (www.groireland.ie), som bl.a. erbjuder automatisk behandling av ansökningar om barnförmåner, och CAT365 (www.cat365.net) i Spanien som innehåller information om utbildning och hur man söker jobb (och en integrerad tjänst för hur man startar företag).

Sådana medborgarportaler blir mera förfinade genom tillägg av elektronisk identifiering, elektroniska betalningar (vilket ger upphov till frågor om val av standarder) och ökad interaktion [14]. Dessa tjänster ökar successivt, även om de ännu inte har nått särskilt bred spridning. Även om särskilda nättjänster för funktionshindrade är på väg [15], är tillgång genom alternativ till persondatorerna, t.ex. digital-TV eller mobila terminaler för trådlös uppkoppling för att garantera tillgång för alla, fortfarande jämförelsevis sällsynt [16].

[14] Finska Pensionsskyddscentralen erbjuder t.ex. en webbplats på tre språk om pensioner, inklusive en tjänst till identifierade försäkrade som använder ett personligt verifieringskort för tillgång till internetbank, som nu är tillgänglig för ungefär 80 % av befolkningen.

[15] T.ex. den franska portalen Handiplace, www.handiplace.org.

[16] Ny teknik kan öka tillgången och dessutom öka produktiviteten i utförandet av tjänsterna, vilket illustreras av det nederländska CareMores tillvägagångssätt, där distriktssköterskor använder sig av handdatorer vid hembesök hos patienter (www.sensire.nl).

Europeiska kommissionen har infört e-förvaltning genom initiativet e-kommissionen (modernisering av den interna förvaltningen, förbättrad kommunikation med i första hand medlemsstaterna och de andra EU-institutionerna och bättre offentliga tjänster till medborgarna och näringslivet) [17]. Verksamhet som direkt angår alla medborgare inbegriper nättillgång till all lagstiftning och andra offentliga dokument i kommissionen, införande av Interactive Policy Making för att få impulser till utformning av politik (spontan feedback och nätbaserat samråd), vilket allt ingår i begreppet "lagstifta mindre men bättre". Ett nästa steg blir Europa 2nd Generation, en ny generation av portaler för en fullständig uppsättning tematisk information och interaktiva tjänster om EU-politik och EU-verksamhet, som gömmer den organisatoriska komplexiteten bakom scenen.

[17] "Towards the eCommission: Implementation Strategy 2001-2005", juni 2001.

4.1.2. Tjänster till näringslivet - att främja konkurrenskraften i Europa

Bremen Online Services tillhandahåller transaktioner och betalningar via Internet i en säker och juridiskt bindande form för medborgare, företag och mellanhänder (advokater, skattekonsulter, etc). Betydande besparingar har uppnåtts av advokater, företag och förvaltningar. (www.bremer-online-service.de).

I dag arbetar företagen i Europa inom ett regleringssystem som inbegriper täta och obligatoriska kontakter med den offentliga förvaltningen, ofta med olika administrativa organ. Detta lägger en tung administrativ och tidskrävande börda på företagen. Här har e-förvaltning uppenbart en roll att spela genom att tillhandahålla en enda ingång för administrativ information och administrativa åligganden. Exemplen inbegriper offentlig upphandling, tull och beskattning, sociala avgifter, geografisk information, och information om registrering av nya företag och ansökan om nödvändiga godkännanden och tillstånd.

En viktig aspekt av e-förvaltning för tjänster till näringslivet är att högre kvalitet på tjänsterna från de offentliga förvaltningarnas sida leder till ökad produktivitet och konkurrenskraft även i den privata sektorn genom att den minskar kostnaderna för den offentliga sektorn i sig och näringslivets transaktionskostnader (tid och arbete) i kombination med färre administrativa fel.

Det visar sig till exempel i resultat som rapporteras från flera olika länders driftssystem för elektronisk tullhandläggning att större delen av tulldeklarationerna kan bearbetas inom några minuter med tillgång dygnet runt, alla dagar i veckan, och med en avgörande höjning av kvaliteten [18]. Samma sak konstateras för den elektroniska hanteringen av momsskyldigheten som håller på att utvecklas i hela EU och liknande fördelar förväntas från den framtida datoriseringen av uppbördsdokument när det gäller flyttning inom gemenskapen [19].

[18] Det svenska Virtuella tullkontoret (www.customs-vip.info/eGov/) hanterar 90 % av alla tulldeklarationer elektroniskt och behandlar genom automatisk klarering 70 % av deklarationerna inom tre minuter. Det polska integrerade tull- och skattesystemet för gränskontroll och tulluppbörd uppnådde en minskning av felfrekvensen med så mycket som 20 gånger (www.krakow.uc.gov.pl/clogran.htm). Den nationella myndigheten för offentlig upphandling i Danmark har genom ETHICS elektroniska anbudsinfordran uppnått en fördubbling av sin produktivitet och fullständig eliminering av klagomålen (www.ski.dk/). Det rumänska eMarket-systemet för upphandling rapporterar kostnadsbesparingar på 20 % (www.e-licitatie.ro).

[19] Se även meddelandet "En enkel och papperslös miljö för tullen och handeln", KOM(2003)452, juli 2003

Förfiningen har nått längre när det gäller nättjänster (dvs. gått längre än att enbart tillhandahålla information genom att också stödja interaktion och transaktioner) till företagen än till medborgarna [20].

[20] Cap Gemini Ernst & Youngs (CGEY) undersökning för Europeiska kommissionen, februari 2003.

Vissa nätanslutna tjänster för näringslivet är nu i rörelse i riktning mot en bredare användning av elektroniska certifikat. Att införa denna nya teknik genom offentliga nättjänster för näringslivet kan också bidra till att en kritisk massa uppnås, t.ex. genom att de används i elektronisk offentlig upphandling, elektronisk tull-, avgifts- och skattedeklaration eller genom att de eliminerar pappersflödena vid rapportering till socialförsäkringssystemet. Mera allmänt kan elektronisk interaktion med myndigheterna ses som en väg, särskilt för små och medelstora företag, att bli IT-mogna.

4.1.3. Tjänster mellan förvaltningar - stärkt samarbete

Genom e-förvaltning kan vägar öppna sig till strukturerad interaktion mellan nationella, regionala och lokala förvaltningar och med och mellan gemenskapens institutioner [21], även om många hinder måste röjas ur vägen, inklusive motstridiga målsättningar, ett tidvis förvirrande överflöd av regleringar, en fragmentering av uppgifterna mellan de traditionella institutionerna inom den offentliga sektorn [22] och ett arv av förfaranden och arbetssätt.

[21] Enligt vitboken om styrelseformerna i EU.

[22] Det elektroniska systemet för socialförsäkringen i Belgien innebar till exempel omstrukturering av processer som inbegrep 2 000 socialförsäkringsinstanser på nationell, regional och lokal nivå (https://www.socialsecurity.be/).

Regionala och lokala förvaltningar ligger ofta långt framme när det gäller att tillhandahålla offentliga nättjänster [23]. Dessa ansträngningar, inklusive de som görs av förvaltningarnas organisationer, har haft effekt när det gällt att främja e-förvaltning. För strukturfonderna har e-förvaltning på regional och lokal nivå i ökande utsträckning kommit att bli en prioritet och svarar för omkring 30 % av utgifterna för informationssamhället i mål 1-områdena och 20 % i mål 2-områdena. I de reviderade riktlinjerna för strukturfonderna 2000-2006 anges, när det gäller informationssamhället, bl. a. e-förvaltning som ett medel att stärka efterfrågan och finansieringen av innehållet i e-förvaltning, särskilt för lokala och regionala tjänster.

[23] Bland exemplen finns ENTERPRISE-51, ett enda kontor för att tillhandahålla råd och tjänster till företag i 51 kommuner i den italienska provinsen Pordenone (www.amministrazionefuturo.com), "Service-Public Local" i Frankrike om lokala offentliga tjänster för ekonomisk utveckling (http://www.servicepubliclocal.net/ ) och "3 Islands Partnership" i Förenade kungariket som med syftet att eliminera dyrt och frekvent resande tillhandahåller elektroniska tjänster till både medborgare och företag på avlägsna glest befolkade öar i Skottland.

I de flesta medlemsstaterna påverkar nationell politik och program i anslutning till informationssamhället den regionala utvecklingsplaneringen. Det behövs effektiv samordning mellan de nationella och de regionala nivåerna [24], särskilt i interregional nätsamverkan, samarbete mellan organisationer och utbyte av bästa metoder.

[24] Salernokonferensen om informationssamhället och den regionala utvecklingen (15-16 maj 2003).

4.2. Frågeställningar och förslag

Ett antal kritiska frågeställningar har tagits upp för att utöka skalan från enskilda exempel till bred tillgänglighet och användning av offentliga nättjänster och för att möjliggöra mera avancerade och användarvänliga tjänster. I följande avsnitt analyseras sådana högprioriterade frågeställningar och åtgärdsförslag som svarar mot dem. Avsikten är inte att vara helt uttömmande utan mera att identifiera de nyckelfrågor där gemensamma satsningar är tillämpliga.

Flera av de åtgärdsförslag som identifieras nedan behöver följas upp i nära samarbete med respektive EU-program och med det europeiska nätverket för offentlig förvaltning (European Network of Public Administrations).

4.2.1. Tillgång för alla

Ökat deltagande genom nättjänster kräver att alla medborgare skall ha fullständig tillgång till Internet. De potentiella hindren utgörs bl.a. av lägre grad av Internettillgång i vissa länder, begränsningar i tjänsteutbudet och brist på användarvänlig tillgång för människor med funktionshinder eller lägre grad av IT-mognad.

Principen om tillgång för alla till offentliga tjänster är ett viktigt mål för de offentliga förvaltningarna. Utbildning är viktig för att se till att medborgarna har den nödvändiga IT-mognaden och helt kan utnyttja fördelarna med de tjänster som erbjuds genom e-förvaltning. IT-mognad (datakunskap) är en av prioriteringarna i det nya eLearning-programmet [25].

[25] KOM(2002) 751, av den 19 december 2002.

Deltagandet kan förbättras om tjänsterna kan nås med hjälp av ett antal olika utrustningar, t.ex. persondator, digital-TV, mobila terminaler eller offentliga anslutningspunkter till Internet vid sidan av den traditionella verksamheten med vanlig fysisk tjänsteförsörjning utan nätuppkoppling.

Ett sådant tillvägagångssätt med många plattformar är väsentligt för att alla skall kunna delta, för att man skall kunna undvika att skapa en ny samhällsklyfta. Det hithörande målet för eEuropa 2005 är att medlemsstaterna vid slutet av 2004 skall ha ombesörjt att de grundläggande offentliga tjänsterna där det är tillämpligt använder sig av den potential som tillgänglighet via multiplattformsteknik erbjuder. Europeiska kommissionen (genom IDA, Interchange of Data between Administrations) kommer att utföra en studie av tillvägagångssättet med många plattformar för att identifiera bästa metoder och riktlinjer för att tillhandahålla e-förvaltningstjänster.

Tillämpning av principen om "design för alla" kommer att göra det möjligt att vidga medborgarnas deltagande. Det är viktigt att utarbeta riktlinjer för design och bedömning av användargränssnitt för tillgång till offentliga tjänster. Som en del av eEuropa 2002 har medlemsstaterna antagit riktlinjerna för tillgänglighet till Internet, WAI (Web Accessibility Initiative), som nu skall bli en integrerad beståndsdel i offentliga tjänster via Internet.

Tillgång för alla via multiplattformsteknik bör få större plats i de nationella handlingsplanerna för e-förvaltning och stödjas av utbyte av bästa metoder.

Internettillgången har ökat snabbt sedan Europeiska rådet i Lissabon i mars 2000 (mer än 40 % av hushållen och 90 % av företagen och skolorna är nu uppkopplade). Den ökningen är relaterad till införandet av nya, mera interaktiva tjänster. Detta ökar i sin tur behovet av ny och snabbare Internetkommunikation, dvs. bredband. Övergången från smalbandsnät till bredbandsnät är ett viktigt steg mot mera svarsbenägna offentliga tjänster som erbjuder rikare och mera informativ interaktion. Bredband ökar också den tid som användarna tillbringar på Internet.

Snabb och ständigt uppkopplad kommunikation är ett villkor för kontinuerlig tillgång till databaser med fritt tillgänglig information inom förvaltningarna. Därför är bredband betydelsefullt för man skall kunna öka ut från enstaka goda exempel till bred spridning i hela administrationen.

I handlingsplanen eEuropa 2005 sätts "omfattande tillgänglighet och användande av bredbandsnät i hela unionen senast 2005" upp som ett viktigt mål. I meddelandet "Electronic Communications: the Road to the Knowledge Economy" [26] sätts målet att hälften av all Internetuppkoppling skall vara via bredband 2005. Tillgängligheten kan stimuleras genom sammanlänkning av strategierna för tillgång och efterfrågan.

[26] KOM(2003) 65, av den 11 februari 2003, den svenska versionen finns inte tillgänglig.

I dessa ingår det nya regelverket för telekommunikationer som på ett teknikneutralt sätt stimulerar konkurrensen mellan de olika kommunikationsnäten. Sammanförande av efterfrågan kommer att stärka skälen för uthålliga investeringar i bredband och i nya plattformar som digital-TV och 3G. Kommissionen kommer att anordna en workshop om lokala initiativ under hösten 2003 som också kommer att behandla sammanförande av behov.

De flesta efterfrågeorienterade strategierna i eEuropa 2005 är inte specifikt inriktade på bredband eller multiplattformar utan spänner över alla uppsatta mål. I eEuropa 2005 uppmanas alla offentliga förvaltningar att vara anslutna med bredband 2005. I de efterfrågeorienterade strategierna bör det också göras en utvärdering av medborgarnas och företagens gensvar och erfarenheter av tjänsteförsörjning genom olika kanaler [27].

[27] Se också ministerdeklarationen från konferensen om e-förvaltning 2003.

Nya avancerade former av interaktivitet i de offentliga tjänsterna, stimulerade av bredband och val mellan många olika plattformar, bör bli föremål för verksamhet i anslutning till EU:s FoU-program, inom pilotprogram och program för genomförande.

4.2.2. Tillit och förtroende

Offentliga tjänster kan erbjudas bara i en miljö som genomsyras av tillit och förtroende. I en sådan miljö skall alltid garanteras säker interaktion och säker tillgång för medborgare och företag.

Skydd för personuppgifter, verifiering, och hantering av identiteter är primära frågor där ingen offentlig förvaltning någonsin får misslyckas. Offentliga institutioner bör alltid försäkra sig om att digitala transaktioner och digital kommunikation är säker och att personuppgifter förblir skyddade. Medborgarna bör alltid kunna ha kontroll över tillgången till sina personliga data och hur dessa data lagras, används och lämnas ut. Om detta inte görs kan det, utöver att det innebär lagbrott, medföra betydande sociala och ekonomiska kostnader. Bara data som är nödvändiga för att uppnå det aktuella syftet bör få samlas in [28]. För det ändamålet bör användningen främjas av teknik som höjer skyddet för privatlivet.

[28] Den så kallade dataminimeringsprincipen som ingår i dataskyddsdirektivet 95/46 EG.

Teknik som höjer skyddet för privatlivet bör främjas i e-förvaltning, bl.a. genom tillämpliga EU-program.

Dataskydd, nätverks- och informationssäkerhet, tillförlitlighet och kamp mot databrottsligheten är grundförutsättningar för ett väl fungerande informationssamhälle och följaktligen kärnfrågor i EU-politiken. Kommissionen har tillsammans med medlemsstaterna lanserat en omfattande strategi för dessa frågor.

Dessa frågor tas upp i ett brett spektrum av FoU-projekt stödda av femte ramprogrammets IST-program (Information Society Technologies) och av sjätte ramprogrammet. För nätsäkerhet och informationssäkerhet kommer ett snabbt beslut om Europeiska byrån för nät- och informationssäkerhet (European Network and Information Security Agency), som nu ligger på rådets bord, att bli ett stort steg framåt.

Handlingsplanen eEuropa 2005 manar också till en "säkerhetskultur". Detta är lika relevant för den privata sektorn som för den offentliga. Den kommer också att inkludera en säker kommunikationsmiljö för utbyte av konfidentiell information mellan medlemsstaterna och kommissionen, en uppgift som utförs inom IDA.

Strategier på alla nivåer för e-förvaltning bör leda till att tilltron och förtroendet ökar för de offentliga tjänsterna och för demokratiskt deltagande via nätet.

Det har skett en påtaglig utveckling när det gäller elektronisk identifiering och verifiering under de senaste åren. Tillgång till data om medborgare måste vara helt förenlig med europeisk och nationell dataskyddslagstiftning, där den teknik som väljs skall ge medborgarna så mycket makt som möjligt att behålla kontrollen över sina personuppgifter. Förverkligandet av effektiva och individanpassade tjänster på grundval av personuppgifter hindras emellertid ofta av stela administrativa rutiner, behörighetsöverväganden och konkurrerande system. I de flesta länder är upptagning och spridning fortfarande på ett relativt tidigt stadium och erfarenheter håller på att byggas upp [29]. Det är därför just nu rätt tidpunkt att intensifiera samarbetet inom det här området och gemensamt förbereda för framtiden, särskilt med tanke på utmaningens skala och omfång.

[29] I två tredjedelar av fallen sker verifiering av medborgares identitet fortfarande med hjälp av användaridentitet och lösenord (e-Forum, juni 2002).

Positionerna bör flyttas fram för frågan om hantering av identiteter inom EU genom att uppmärksamheten riktas mot frågor om driftskompatibilitet och framtida behov, med samtidig hänsyn tagen till olika juridiska och kulturella bakgrunder och EU:s ramverk för dataskydd. EU-programmen för forskning och utveckling, tjänstelansering och genomförande bör medverka på ett konsekvent sätt (dvs. programmen FP6/IST [30], eTEN [31] och IDA [32]).

[30] Se http://www.cordis.lu/ist/directorate_c/ för FoU om e-förvaltning inom FP6/IST.

[31] eTEN, europa.eu.int/information_society/programmes/eten/, är programmet för e-tjänster inom de transeuropeiska nätverken.

[32] Se http://europa.eu.int/ISPO/ida/jsps/ index.jsp?fuseAction=home för IDA.

Med hjälp av digital kartografi tillhandahålls ett geografiskt informationssystem med interaktiva kartor i Sydtyrolen, Italien, för miljöplanering som inkluderar uppgifter om naturkatastrofer som jordbävningar. På samma sätt gynnar den portugisiska kommunen Seixal användning av GIS-data för tjänstemän och tekniker (servweb.cm-seixal.pt).

4.2.3. Bättre användning av information från den offentliga sektorn

Ekonomisk och social nytta kan skapas genom bruk av de innehållsliga resurser som finns i den offentliga sektorn inom områden som geografisk information, turistinformation, meteorologisk information, statistik osv. Detta kommer inte bara att bidra till ekonomisk tillväxt och till att skapa arbeten, utan kommer också till att öka urvalet och kvaliteten i tjänsteutbudet till medborgarna.

Det finns för dagen avsevärda barriärer på den europeiska marknaden som gör det svårt att införa informationstjänster som bygger på information från den offentliga sektorn och som omfattar olika europeiska länder. Regler och rutiner för återbruk av den offentliga sektorns dataresurser varierar avsevärt mellan medlemsstaterna. Vidare gör olika standarder och mångfalden av språk att det är svårt att helt utnyttja denna potential.

För att komma till rätta med skillnaderna i lagstiftning mellan medlemsstaterna har kommissionen lagt fram ett förslag till direktiv om vidareutnyttjande av handlingar inom den offentliga sektorn [33]. I slutsatserna från Europeiska rådets vårmöte 2003 framförs att detta direktiv bör antas i slutet av 2003. De ansvariga ministrarna uttalade sin avsikt att göra det och uppmanade kommissionen att utöka verksamheten inom det här området [34].

[33] KOM(2002) 207.

[34] Ministerdeklarationen vid konferensen om e-förvaltning 2003 i Como, 7-8 juli 2003.

Direktivet om vidareutnyttjande av handlingar inom den offentliga sektorn bör skyndsamt antas och införlivas i nationell lagstiftning. Pilotprojekt som minskar hindren vid gränserna och underlättar spridning av goda metoder bör främjas.

Sådana pilotprojekt skulle kunna bli en del av fortsättningen på eContent-programmet och skulle kunna dra nytta av erfarenheter som har gjorts inom IDA-programmet och IST-prioriteringen inom sjätte ramprogrammet.

4.2.4. Offentlig upphandling

I Förenade kungariket avser t.ex. Office of Government Commerce att spara 350 miljoner euro över tre år på centrala förvaltningsinköp genom att genomföra sin strategi för e-upphandling. På samma sätt hoppas den irländska regeringen spara mer än 400 miljoner euro över fem år eller uppskattningsvis 2 % av utgifterna för upphandling inom den offentliga sektorn.

Ett område där betydande vinster kan göras är offentlig upphandling. De traditionella förfarandena vid offentlig upphandling är komplexa, tidsödande och resurskrävande och bidrar därigenom till betydande produktivitetsförluster. Bruket av IKT i offentlig upphandling kan höja effektiviteten, förbättra kvaliteten och ge valuta för pengarna i den offentliga upphandlingen, och dessutom ge uppenbara besparingar för skattebetalarna (se ruta). Det kan bidra till bättre relationer med leverantörerna, högre användartillfredsställelse, bättre användning av arbetskraften i upphandlingsprocessen och bättre möjligheter att utföra revision av de offentliga utgifterna. För att denna nytta skall kunna åstadkommas måste grundläggande förändringar äga rum i den offentliga upphandlingsmiljön inom förvaltningarna och i relationerna mellan förvaltningarna och potentiella leverantörer.

Frånvaron av tydliga EU-regler har hittills varit ett hinder för spridning av elektronisk offentlig upphandling i Europa. Det kommande slutliga antagandet av lagstiftningspaketet med direktiven om offentlig upphandling, som innehåller särskilda bestämmelser om elektronisk upphandling bör bli en vändpunkt när det gäller spridningen av elektronisk offentlig upphandling i Europa. E-förvaltningstjänster som stöder och underlättar interaktionen mellan företag och förvaltning, t.ex. tillhandahållandet av digitala certifikat och tillgång till elektroniska signaturer över hela Europa kan lämna positiva bidrag till skiftet från pappersbaserad till elektronisk upphandling.

Antagandet av den nya lagstiftningen om upphandling öppnar ett möjligheternas fönster för att modernisera upphandlingen i den offentliga sektorn. En ansats från EU:s sida för att integrera den inre marknadsdimensionen är avgörande för att förhindra en potentiell fragmentering av marknaden för upphandling beroende på inkompatibla elektroniska upphandlingssystem och standarder i Europa och för att undvika ekonomiska obalanser som har sin grund i långsammare spridning av den nya tekniken i vissa länder eller regioner.

Kommissionen överväger att under 2004 föreslå en uttömmande treårig handlingsplan för att underlätta genomförandet av de nya bestämmelserna om elektronisk offentlig upphandling.

I handlingsplanen kommer det att fastställas en strategi och alla lagstiftningsåtgärder och andra åtgärder kommer att identifieras som krävs för att avlägsna hindren för elektronisk upphandling över gränserna och garantera driftskompatibilitet mellan de elektroniska upphandlingssystemen. För att uppmuntra samordning mellan medlemsstaterna och bereda marken för handlingsplanen har kommissionen tillsatt en arbetsgrupp. Inom ramen för IDA-programmet är särskilda stödinsatser på väg.

4.2.5. En stärkt inre marknad och ett stärkt europeiskt medborgarskap genom alleuropeiska tjänster

Medborgarna har rätt att arbeta och flytta inom EU. Företagen bedriver handel och gör affärer över hela EU. I sådana fall behöver de ofta interagera med nationella offentliga förvaltningar i sin egen eller i en annan medlemsstat. Den kunskapsbaserade ekonomins utveckling, den inre marknadens fördjupning, särskilt för tjänster, och EU:s utvidgning är alla företeelser som ökar behovet av interaktion över gränserna med offentliga förvaltningar och rent av behovet av alleuropeisk sådan interaktion. Exempel kan vara tillgång till allmän förvaltningsinformation och uppfyllande av regler och utbyte av administrativa transaktioner mellan institutioner från olika länder [35].

[35] Ett exempel på tjänster över nationella gränser är Transcards som gör det möjligt för medborgare i Thiérache-regionen att använda sig av de lämpligaste hälso- och sjukvårdstjänsterna, oberoende av om de bor på den belgiska eller den franska sidan av gränsen.

Vissa alleuropeiska tjänster är redan på plats och utvecklas oavbrutet.

EURES och PLOTEUS är alleuropeiska tjänster [36] som ger en uppfattning om potentialen för arbete över hela EU och därmed sammanhängande utbildningstjänster, t.ex. för medborgare som vill veta vilka lediga arbeten som finns i vissa medlemsstater, om deras kvalifikationer kommer att bli godkända eller vilka utbildningsmöjligheter som står till buds. SOLVIT-tjänsten för den inre marknaden är inriktad på svårigheter för medborgare och företag som försöker ta sig förbi hinder vid nationsgränserna. Initiativ som inbegriper dialogen med medborgarna och företagen [37] och EU-portalen [38] kommer att utgöra basen för den framtida portalen Ditt Europa som kommer att ge tillgång till ett brett spektrum av information och tjänster från EU och nationella förvaltningar.

[36] Se http://europa.eu.int/ eures respektive http:// www.ploteus.net. Dessa program stöds av IDA-programmet och administreras av kommissionens generaldirektorat för utbildning och kultur.

[37] http://europa.eu.int/ citizensrights och http://europa.eu.int/ business

[38] Genomförs genom IDA som en ingång till alleuropeiska tjänster för e-förvaltning, http://europa.eu.int/ public-services.

De potentiella hindren för alleuropeiska tjänster bör observeras i utvecklingsskedet och ansträngningar göras att undvika dem. Ett problem kan vara att när en tjänst har utvecklats från en enda medlemsstats nationella perspektiv och traditioner (t.ex. språk), kan det bli svårt att få tillgång till den för medborgare och företag i andra medlemsstater. En annan fråga kan vara att utvecklingen av sådana tjänster oavsiktligt resulterar i nya hinder på den inre marknaden av procedurskäl och av tekniska skäl [39].

[39] Eventualiteten att ett elektroniskt certifikat som har utfärdats i en medlemsstat inte accepteras i en annan vid underskrift av kontrakt med en offentlig myndighet kan till exempel utgöra ett hinder för deltagande i elektronisk upphandling över gränserna.

I idealfallet skulle både medborgare och företag via en ingång (one-stop access), få tillgång till alla förvaltningar som svarar för samma slags tjänst i medlemsstaterna. Ett exempel kan vara skyldigheterna i samband med mervärdesskatten, där företagare allt oftare behöver registrera sig i och deklarera mervärdesskatt i flera olika länder och där det skulle vara en betydande nytta med tillgång från en enda ingång i en medlemsstat. [40].

[40] Ett sådant system är redan infört, sedan den 1 juli 2003 (direktiv 2002/38/EG), för mervärdesskatt på elektroniska tjänster från aktörer i tredjeländer och skulle kunna utvidgas och ges större räckvidd (se också det öppna samrådet "Din röst i Europa").

Tjänsterna inom e-förvaltning bör utformas så att de blir öppna för användare i medlemsstaterna och sömlöst tillgängliga, oberoende av om tjänsten är en lokal, en regional eller en nationell förvaltnings ansvar eller en europeisk institutions eller byrås ansvar.

Tillhandahållandet av gemensamma alleuropeiska tjänster kan vara en känslig fråga. Många medlemsstater kräver att förvaltningstjänster ska tillhandahållas av det administrativa organ som befinner sig närmast konsumenten, vilket kan vara på lokal eller regional nivå i linje med subsidiaritetsprincipen. Detta kommer att kräva en hög grad av samarbete mellan förvaltningarna över hela EU och kommer också att inbegripa den privata sektorn [41].

[41] Gemensamma elektroniska tjänster på europeisk nivå behöver inte nödvändigtvis tillhandahållas av EU-institutionerna. De skulle kunna erbjudas genom handelssammanslutningar, branschorganisationer eller partnerskap med den privata sektorn. Ett exempel på detta är förfarandet med en enda ingång (guichet unique) för satellitlicenser och godkännanden som ges av CEPT (Conférence Européenne des Postes et Télécommunications).

Alleuropeiska tjänster kan ge en rejäl skjuts åt den inre marknaden och de dithörande friheterna och till det europeiska medborgarskapet, under förutsättning att användares tjänstekonsumtion över gränserna tas med i bilden liksom samarbete från medlemsstaternas förvaltningar och tillhandahållande av specifika offentliga tjänster på europeisk nivå.

Uppgiften är nu för medlemsstaterna och de europeiska institutionerna att säkerställa att alleuropeiska tjänster utformas, utvecklas, sprids ut och genomförs försedda med innehåll samt marknadsförs.

Ett snabbt antagande av det föreslagna IDAbc-programmet [42] kommer att möjliggöra genomförandet av alleuropeiska tjänster som kan hjälpa till att genomföra gemenskapslagstiftning för förvaltningar, företag och medborgare.

[42] KOM(2003) 406, Driftskompatibla alleuropeiska e-förvaltningstjänster för offentliga förvaltningar, företag och medborgare (IDABC), 8 juli 2003; en rådgivande nämnd med representanter för den privata och den offentliga sektorn kommer att inrättas inom IDA:s ram för att bistå vid identifierandet och spridningen av alleuropeiska tjänster.

Ett snabbt antagande krävs också av förslaget om en revidering av budgetförordningarna för eTEN för att höja finansieringstaket till 30 % för skynda på utplaceringen av alleuropeiska tjänster.

4.2.6. Driftskompatiblitet

I Europa är tillhandahållandet av offentliga tjänster fortfarande ofta ganska fragmenterat och folk måste gå från disk till disk (vare sig det är rent fysiskt eller på webben). Företag och medborgare skulle ha stor nytta av offentliga tjänster som tillhandahålls sömlöst online [43] och för vilka de inte behöver känna till vilka olika organ som är inblandade.

[43] Dvs. tjänsterna tillhandahålls utan avbrott oavsett antalet olika administrativa system eller förvaltningar som är involverade.

De föredrar också att få tjänster och information skräddarsydda för sina behov och krav och samtidigt veta att deras rätt till skydd för privatlivet är garanterad och att tjänsterna i sig är säkra. Individanpassade tjänster kräver emellertid integrering och sambruk av processer och kunskap mellan organisationsenheter och institutioner. Detta kräver att de olika deltagande förvaltningarnas IT-system är sammankopplade och att information och administrativa processer kopplas ihop, dvs. de måste vara driftskompatibla.

Driftskompatibilitet är det medel genom vilket sammankopplingen av system, information och arbetsmetoder kommer att äga rum: inom eller mellan förvaltningar, nationellt eller över hela Europa, eller med näringslivet.

På teknisk nivå kan öppna standarder medverka till att sådan integration uppnås. Dessutom håller förvaltningarna på att bygga upp erfarenhet av öppen källkod under beaktande av invävda aspekter som kostnader och säkerhet och nyttan av externalisering inklusive lätthet att integrera.

Utbyte av erfarenheter mellan förvaltningarna om bruket av öppna standarder och öppen källkod bör främjas bl.a. genom relevanta EU-program.

Men driftskompatibilitet är inte bara en teknisk fråga om att koppla ihop datanät: det berör också organisatoriska frågor, som samordning som inte bara sträcker sig inom de organisatoriska gränserna utan också innebär interaktion med samarbetsparter som kan ha olika intern organisation och drift.

Underlåtenhet att införa driftskompatibla e-förvaltningssystem kommer att föra med sig både ekonomiska och sociala kostnader. Dessa kostnader inbegriper: statiska, okänsliga offentliga förvaltningar som är dyra att driva och oförmögna att snabbt genomföra verksamhet; oförmåga att utveckla e-förvaltningstjänster med mervärde; högre kostnader, större administrativa bördor och konkurrensnackdelar för lokala företag (t.ex. att de inte har möjlighet att delta i offentlig elektronisk upphandling), samt ett hinder för en väl fungerande inre marknad.

För att en framgångsrik utveckling av alleuropeiska e-förvaltningstjänster skall komma till stånd bör det utformas en politik som för in den europeiska dimensionen av driftskompatibilitet [44]. Det är väsentligt att nå överenskommelser om standarder och specifikationer för stöd till e-förvaltning med sambruk av information och tjänster i anslutning till livshändelser och för FoU om driftskompatibilitet för nätverksorganisationer som i framtiden kommer att leverera nya och innovativa offentliga tjänster. De flesta medlemsländerna har redan börjat ta itu med den här utmaningen genom att anta nationella ramar för driftskompatibel e-förvaltning. Detta kompletteras på europeisk nivå med utveckling av den europeiska kompatibilitetsramen [45] och på policy-nivå av arbetsdokumentet från kommissionen "'Linking up Europe: the importance of interoperability for eGovernment services".

[44] En medlemsstats förvaltning bör kunna ha tillgång till informationsresurser i en annan medlemsstats förvaltning för att bedöma tillståndet i ett företag eller för att kontrollera om en medborgare från en annan medlemsstat har rätt till sociala förmåner, och detta bör kunna göras med samma lätthet som det görs för ett nationellt registrerat företag eller för det egna landets medborgare. På samma sätt skulle t.ex. teknisk och semantisk driftskompatiblitet hos geografisk information öka samarbetet över gränserna inom samma typ av förvaltningar och ge bättre miljöövervakning och samordning av katastrofhjälp.

[45] Ett utkast kommer att presenteras för offentligt samråd på IDA:s webbplats.

"En godkänd kompatibilitetsram för att stödja förmedlingen av europatäckande e-förvaltningstjänster till medborgare och företag" som det hänvisas till i eEuropa 2005 kommer att antas i en första version vid slutet av 2003.

4.2.7. Organisatorisk förändring

Införandet av IKT är bara en av beståndsdelarna i e-förvaltning. Organisationsförändringar och förvärvande av ny kompetens är tillsammans med förändringar av tankemönstren lika viktiga. För e-förvaltning krävs det i många falla påtagliga förändringar i de offentliga förvaltningarnas sätt att arbeta, som karakteriseras av etablerade administrativa processer, utveckling av policy och kontroll av budgetar.

Att ändra detta till en organisation som kännetecknas av att användaren står i centrum (kundorientering), som redan är en kärnpunkt i den nya offentliga förvaltningens sätt att arbeta, förstärks genom e-förvaltning och blir synligt i kundkontakten med individanpassade elektroniska tjänster, en ingång, livshändelse- eller affärshändelseorientering. De framtida organisationerna måste kanske i ökande utsträckning karakteriseras av rörlighet och flexibilitet för att bättre kunna tillgodose medborgarnas behov.

Omorganisationer inom förvaltningarna kan komma att kräva ny utformning av processer och förfaranden, fort- och vidareutbildning av personal, utveckling av nya färdigheter och ny kompetens, anpassning av lokala regler och lagstiftning och nya modeller för personaladministration. IKT är ett viktigt medel för att förbättra tillgången till och kvaliteten på utbildning. Programmet eLearning 2004-2006 har föreslagits för att stödja denna process.

Ett riktigt sätt leda förändringen är en förutsättning för etablerandet av den serviceorienterade mentalitet som de flesta medborgare och företag önskar och samtidigt klara av att tillhandahålla de löpande tjänsterna utan avbrott. Det bör inbegripa en bedömning av förändringsprocessen: hur de offentliga organisationerna rör sig från de tidiga e-förvaltningsstadierna (information och interaktion) till de mera avancerade (transaktion och förändring).

Det europeiska nätverket för offentliga förvaltningar (av ministrarna för offentlig förvaltning) kommer att lägga fram rekommendationer om organisation och kommer att möjliggöra utbyte av bästa metoder [46].

[46] Generaldirektörerna för offentliga förvaltningar inom EU har också ställt Common Assessment Framework till förfogande, som är ett verktyg för bedömning av den egna organisationen med sikte på kvalitetsförbättring.

EU:s FP6-program kommer att stödja FoU om kombination av teknisk förändring och organisatorisk förnyelse inom offentliga förvaltningar som ett steg på vägen i riktning mot ett europeiskt forskningsområde inom e-förvaltning.

4.2.8. Prestationskvalitet och nytta med e-förvaltning

Bidrag från e-förvaltning kan förbättra produktiviteten i den offentliga förvaltningen. Produktivitetsökning kan definieras som mera, bättre eller snabbare resultat för given input. Inom den offentliga sektorn finns det dock definitionsproblem med input och resultat.

Ett problem är prissättningen av offentliga tjänster, som ofta inte är direkt relaterad till input (beskattning har inget specifikt samband med den tjänst som tillhandahålls). Eftersom många nättjänster i stor utsträckning är informationsbaserade, följer de reglerna om informationsekonomi, där marginalpriserna närmar sig noll, och alltså inte är någon god indikator på tjänsternas värde, alltmedan driftskostnaderna för utveckling i initialskedet och för underhåll av informationen över livscykeln kan vara avsevärda och fortfarande måste täckas.

Ytterligare ett problem är att priserna inte bestäms genom marknadsmekanismer eftersom det i allmänhet inte finns någon konkurrens när tjänsten levereras. Informationsekonomi lär oss emellertid att det finns andra mekanismer genom vilka man kan säkra prestationskvalitet och som i viss mån kan ersätta priset. Det kan vara kontraktsmekanismer och kvalitetsindikatorer, som uttrycks t.ex. genom användartillfredsställelse och som kan representeras genom tillförlitliga etiketter.

Om det på samma sätt saknas konkurrens i tillhandahållandet av tjänster till allmänheten eller om en monopolsituation råder, kan offentlig granskning vara en ersättning.

Fokus har, när det gäller indikatorer, hittills varit inriktat på indikatorer på tillgång (t.ex. antalet nättjänster) snarare än på användaren eller användningen.

Det behövs nya angreppssätt när det gäller benchmarking i e-förvaltning liksom ny forskning om e-förvaltningens ekonomi med sikte på att nå fram till en bättre bedömning av nytta och prestationskvalitet hos e-förvaltningen.

Detta kommer också att bidra till utformningen av framtida konkreta mål för modernisering av de offentliga förvaltningarna och förbättring av de offentliga tjänsterna och för att bedöma resultat och verkan av tidigare identifierade åtgärder.

5. EN VÄGLEDANDE TIDSPLAN FÖR E-FÖRVALTNING

Mycken nytta kan åstadkommas med e-förvaltning men det finns också många hinder att ta sig förbi. Fullskaligt genomförande är inte lätt och kräver engagemang från den högsta ledningen i förvaltningen och också från den politiska nivån.

Den vägledande tidsplan som här föreslås inbegriper tidigare angivna åtgärder. Dessa kompletteras av två övergripande åtgärder, att stärka utbytet av bästa metoder om alla olika aspekter av e-förvaltning och att mobilisera investeringsmedel för e-förvaltning i Europa. Denna vägledande tidsplan syftar till att förstärka och genomföra handlingsplanen eEuropa 2005 och därigenom utgöra ett betydande bidrag till Lissabonstrategin.

5.1. Förstärkt utbyte av goda metoder

För att fördjupa och förstärka eEuropainriktningen att stimulera goda metoder är en ytterligare förbättring av utbytet av goda metoder i e-förvaltning nödvändigt [47].

[47] Se också ministerdeklarationen från konferensen om e-förvaltning 2003 i Como.

Utbyte av goda metoder har redan visat sig vara till stor nytta. Bästa metoder inbegriper tekniska, organisatoriska och juridiska beståndsdelar och utbildning, de kräver åtagande över lång tid av alla involverade nyckelaktörer och de illustrerar konkreta resultat och konkret nytta. Erfarenhetsutbyte och återanvändning av bästa metoder kan ge kostnadsbesparingar när de får bred spridning. Det förbereder också för framtida driftskompatibilitet och interaktion mellan förvaltningarna.

Samtidigt som de belyser det aktuella läget pekar bästa metoder ut nya behov i det juridiska ramverket, de leder till förändringar i ledningen och arbetsorganisationen inom förvaltningarna och hjälper till att identifiera nya utmaningar för forskningen och ge bidrag till etablerandet av ett europeiskt forskningsområde inom e-förvaltning.

Med eEuropapriset för e-förvaltning har utbytet av bästa metoder framgångsrikt stimulerats. På europeisk nivå lägger eTEN och IDA särskild tonvikt på återanvändning av goda metoder på transeuropeisk nivå. Kontinuitet är emellertid en nyckelfaktor i utbytet av goda metoder.

Det krävs dock att man undviker en enkel engångskopiering av en belönad tillämpning som kanske inte passar i ett annat sociokulturellt sammanhang. Det behövs ett ramverk som, bl.a. för kontinuitetens skull, upprättar interaktion mellan pågående EU-program och initiativ med anknytning till e-förvaltning och som tar upp juridiska och andra aspekter på återanvändning av goda metoder och ägandet av e-förvaltningssystemen för att nå fram till lösningar.

Med hjälp av ett uttömmande ramverk kommer utbytet av goda metoder i e-förvaltning att förstärkas.

Genom att ett sådant ramverk är öppet för vidare deltagande kan lärande och överföring av goda metoder stimuleras också internationellt. Det kan därigenom bidra till globalt samarbete i e-förvaltning, vilket är en prioritet vid världstoppmötet om informationssamhället [48]. I det avseendet kan, i framtida ekonomiskt samarbete och utvecklingssamarbete, stöd komma att övervägas tillsammans med EU-partner, särskilt med avseende på kapacitetsuppbyggnad.

[48] KOM(2003) 271, Meddelande om världstoppmöte om informationssamhället, 19 maj 2003, ministerdeklarationen från konferensen om e-förvaltning 2003 i Como.

5.2. Att mobilisera investeringar

Det finns ett antal europeiska initiativ och program, från forskning till genomförande, som kan ta upp e-förvaltning. Dessa inbegriper delar av sjätte ramprogrammet, eTEN- och IDA-programmen och investeringar som görs i regionala prioriteringar genom strukturfonderna.

Sammantaget är dessa investeringar på europeisk nivå små i jämförelse med de totala investeringar som görs - eller borde göras - i e-förvaltning.

Som tidigare nämnts är de årliga utgifterna för IKT i den offentliga förvaltningen inom EU i storleksordningen 30 miljarder euro, av vilka en snabbt ökande andel, för närvarande omkring 5 miljarder euro spenderas på e-förvaltningsinriktad IKT. Dessa IKT-utgifter borde åtföljas av mycket större investeringar i organisation och personalutveckling. Som en jämförelse kan nämnas att forskning om företag har visat att de totala investeringarna i sådant "organisationskapital" kan vara upp till tio gånger större än den inledande IKT-investeringen, innan full nytta har uppnåtts.

Den totala nödvändiga investeringen torde därmed uppgå till åtskilliga tiotals miljarder varje år. Sådana investeringar är nödvändiga för att förverkliga potentialen hos e-förvaltning, dvs att Europa utrustar sig med en offentlig sektor i världsklass, som helt och fullt bidrar till Lissabonmålen genom nya och bättre offentliga tjänster för medborgare och företag.

Stödet på europeisk nivå bör därför syfta till att utöva största möjliga inflytande för att få till stånd de mycket större investeringar som krävs på medlemsstatsnivå. Genom synergier över medlemsstaterna kan duplicering av investeringarna undvikas. Den förbättrade effektiviteten behöver emellertid mätas.

Ett första steg mot att öka synergierna och inverkan från EU-programmen kommer att vara att tillhandahålla en ingång för de potentiella användarna av dessa program.

Det vill säga en enda ingång för information och frågor som anknyter till EU-programmen och som kan stödja e-förvaltning. I det långa loppet kan ytterligare synergier utforskas, till exempel genom livslångt stöd till projekt, samarbete om utveckling av arbetsprogram och gemensamt bruk av input från rådgivande organ.

På det sättet kan de nuvarande aktiviteterna på EU-nivå bereda marken för mera konsekvens och besparingar i medlemsstaternas totala utgifter.

Den roll som en gemensam hållning bland medlemsstaterna kan ha med syftet att stödja och öka investeringarna inom e-förvaltning borde utforskas.

5.3. Att uppfylla målen i eEuropa 2005

Handlingsplanen eEuropa 2005 ger en referenspunkt för åtagandena att främja informationssamhället på europeisk nivå.

När det gäller instrument förlitar den sig på utbyte av bästa metoder, initiativ från den privata sektorn och på alla nivåer i medlemsstaterna och mobilisering av de tillgängliga resurserna och programmen på EU-nivå, med övergripande strategisk uppföljning från styrgruppen för eEuropa (eEurope Steering Group).

I eEuropa 2005 har särskilda e-förvaltningsstrategier formulerats för:

- Bredbandsanslutning för offentliga förvaltningar

- Ett kompatibilitetsramverk för alleuropeiska tjänster

- Interaktiva offentliga tjänster (tillgängliga för alla, multiplattformstillgängliga)

- Elektronisk offentlig upphandling

- Offentliga Internetanslutningspunkter

- Elektroniska tjänster för kultur och turism

Arbetet inom de flesta av dessa områden stöds av insatser som har nämnts ovan. I halvtidsöversynen av eEuropa under 2004 kommer det att ges en lägesrapport. För att upprätthålla och skynda på utvecklingen mot dessa mål och ge strategisk ledning för e-förvaltning i linje med det här meddelandet kommer kommissionen att fortsätta att samråda med aktörer inom den privata och den offentliga sektorn.

5.4. Slutsatser

Redan i dag finns det bevis för att e-förvaltning kan hjälpa offentliga förvaltningar att bli mera produktiva och erbjuda personaliserade tjänster för alla på ett öppet och transparent sätt.

Nyttan med e-förvaltning kan nå mycket längre än till de tidiga resultaten med nätuppkopplade tjänster. Det är i det här avseendet viktigt att den offentliga sektorn anpassar sin organisation och sin kompetens till en användarorienterad inriktning med en teknik som tjänar befolkningen.

Det finns emellertid många hinder att ta sig förbi och det behövs avsevärda investeringar. Det tar tid att ändra processer och kulturer: det kan ta flera år innan de kombinerade effekterna av investeringar i IKT, organisation och kompetens kan leverera full nytta. Den omformning av de offentliga förvaltningarna som e-förvaltning medför kommer att möta motstånd.

Det behövs därför starkt politiskt ledarskap och engagemang, styrd av en långtidsvision av den offentliga sektorns bidrag till Europa i kunskapssamhället.

I det här meddelandet läggs det fram en enhetlig vägledande tidsplan med åtgärder inom e-förvaltning som pågår eller planeras och även helt nya åtgärder. Dessa senare, t.ex. för hantering av identiteter, som är nästa steg i alleuropeisk tjänsteförsörjning, förstärkning av utbytet av bästa metoder, undersökning av gemensamma angreppssätt osv., kommer att bygga på och stärka arbete som pågår och öppna perspektiv för framtida e-förvaltningsinitiativ.

Framåtriktat tänkande och innovationer bör kombineras med konkreta resultat på kortare sikt. Utbyte av goda metoder och samarbete mellan förvaltningar på alla nivåer kan påskynda spridningen och åstadkomma besparingar genom återanvändning av prövade idéer och lösningar.

Ett konsekvent, sammanhängande förhållningssätt till e-förvaltning från de nuvarande EU-initiativen och -programmen bör tillämpas för att åstadkomma mobilisering av nationella, regionala och lokala investeringar och skynda på tillgången till alleuropeiska tjänster för medborgare och företag.

Medlemsstaterna uppmanas särskilt att svara för politiskt ledarskap och stärka åtagandena på alla förvaltningsnivåer och därigenom bidra till att förse européerna med en offentlig förvaltning i världsklass som lämnar sitt fulla bidrag till Lissabonmålen genom högkvalitativa och innovativa offentliga tjänster för alla.

Bilaga - Översikt över åtgärder

>Plats för tabell>