Rapport

om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för budgetåret 2001, samt byråns svar

(2002/C 326/03)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska miljöbyrån i enlighet med artikel 13.4 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 14 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelser som antagits enligt artikel 14 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

5. Utan att ompröva sitt uttalande i punkt 4 vill revisionsrätten emellertid rikta uppmärksamheten på den situation som beskrivs i punkt 8 och 9 i denna rapport.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(3).

7. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 21,7 miljoner euro, och åtaganden gjordes för 20,9 miljoner euro (96 %). Vad gäller driftsanslagen (avdelning III i budgeten) på 10,6 miljoner euro gjordes åtaganden för 10,3 miljoner euro, eller 97 % av anslagen. Betalningarna från budgetårets anslag uppgick till 13,2 miljoner euro, dvs. 63 % av det belopp för vilket åtaganden ingåtts. Ett belopp på 8,1 miljoner euro överfördes till följande budgetår och 0,4 miljoner euro förföll.

8. Av de anslag som överfördes till 2002 var största delen driftsanslag (6,9 miljoner euro). Överföringarna har ökat med 2,5 miljoner euro jämfört med det föregående budgetåret. Denna ökning visar att det är nödvändigt för byrån att förbättra kvaliteten på planeringen av verksamheten och uppföljningen av den.

9. De anslag som överfördes från budgetåret 2000 till budgetåret 2001 uppgick till 5,4 miljoner euro, och av dessa har 4,4 miljoner euro utnyttjats. En miljon euro har alltså dragits tillbaka. Dessa återtaganden, som jämfört med det föregående budgetåret ökat både i absoluta och relativa tal, bör få byrån att mera strikt bedöma huruvida dess överföringar är berättigade.

10. Budgetårets totala anslag för översättning och terminologi, 337000 euro, har endast blivit föremål för ett åtagande i december 2001, och inga betalningar har gjorts. Motsvarande arbetsdokument (beställningarna för de arbeten som tilldelats Översättningscentrum) uppgick till sammanlagt 18408 euro. Resterande 318592 euro överfördes utan motivering i strid mot artikel 6 i byråns budgetförordning och borde ha förfallit.

11. I sin rapport för budgetåret 2000(4) påpekade revisionsrätten den omotiverade överföringen av 2000 års anslag för finansiering av översättningar år 2001. De granskningar som genomförts visar att betalningarna år 2001 med anslag som överförts från år 2000 borde ha reglerats med anslag för år 2001.

Årsredovisning

Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen

12. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som byrån offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3.

13. Vad gäller balansräkningen införde byrån 2001 i enlighet med kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000(5) avskrivning av sina anläggningstillgångar. Bruttobeloppet för anläggningstillgångar uppgick till 3523000 euro den 31 december 2001. Med beaktande av avskrivningarna för budgetåret 2001 och tidigare budgetår uppgående till 2536000 euro, uppgår anläggningstillgångarna netto till 987000 euro.

14. I 2000 års särskilda årsrapport avseende miljöbyrån(6) belyste revisionsrätten svagheterna i byråns inventariesystem. Under 2001 har byrån börjat tillämpa de bestämmelser om värdering och avskrivning som kommissionen antog i december 2000(7) och ett datoriserat inventariesystem har införts. De ansträngningar som byrån redan gjort bör fortsättas för att se till att skillnader inte uppstår mellan varors värde då de införs i inventarieförteckningen och då köpet registreras i bokföringen. En bättre samordning mellan den enhet som ansvarar för inventarieförteckningen och bokföringsenheten behövs för att säkerställa en korrekt tillämpning av de avskrivningssatser som fastställs i förordningen.

Förvaltningen av likvida medel

15. Byrån har fyra bankkonton. Registreringen av banktransaktioner i den allmänna bokföringen sker med betydande fördröjning(8) vilket försvårar avstämningen mellan kontosaldona och den allmänna bokföringen.

16. För att stärka förfarandena för internkontroll bör bankkontona stämmas av mot den allmänna bokföringen före utgången av varje månad och sändas till den förvaltningsansvarige tjänstemannen för godkännande. De transaktioner som inte har kunnat stämmas av under två på varandra följande månader bör genomgå en särskild granskning.

17. Byråns betalningar sker i allmänhet genom bankkonton. Emellertid har man en handkassa bestående av tre underkonton för kontantbetalningar. Dessa konton handhas av byråns räkenskapsförare.

18. För att bokföringen och likviditetsförvaltningen skall hållas åtskilda borde räkenskapsföraren lägga fram ett förslag till beslut om hur dessa konton skall inrättas och handhas för direktören för godkännande. Detta beslut bör omfatta maximibeloppet för och typen av utgifter som kan betalas från dessa konton samt vem som ansvarar för förvaltningen av dem.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

19. Åtagandena för finansiering av utgifter i anslutning till expertmöten uppgick till 390000 euro. Ett ursprungligt åtagande på 265000 euro effektuerades i början av budgetåret av den behörige utanordnaren. Två ytterligare åtaganden (på 100000 respektive 25000 euro) undertecknades däremot av anställda som inte delegerats nödvändig behörighet beträffande denna budgetpost.

20. Dessa oriktiga åtaganden möjliggjordes genom att den tjänsteman som ansvarar för det datoriserade redovisningssystemets säkerhet felaktigt tilldelade rättigheter till elektroniskt godkännande av anslag. Förteckningen över de personer som har rätt att godkänna anslag i redovisningssystemet bör regelbundet stämmas av mot på vederbörligt sätt delegerade rättigheter att underteckna sådana godkännanden.

21. I1999 och 2000 års särskilda årsrapporter avseende miljöbyrån(9) påpekade revisionsrätten svagheter i förvaltningen av avtal, bland annat i fråga om prövningen av betalningsansökningar. En analys av de betalningar som genomförts under 2001 har återigen visat att det inte alltid fanns verifierande underlag för ansökningarna om betalning, utan enbart ett intyg om att det arbetet i fråga verkligen hade utförts och uppfyllde kraven enligt uppdraget.

Inköp av varor och tjänster

System för att förutse inköpsbehoven

22. Inköpsvolymen är beroende av byråns årliga arbetsprogram, som fastslår vilka arbeten som skall genomföras för uppfyllande av de mål som fastställts i det fleråriga programmet.

23. De åtgärder som byrån redan vidtagit för att förbättra systemet för planering av upphandlingar och för att integrera det i det fleråriga programmet bör fortsättas och utökas. En större enhetlighet skulle göra det möjligt att jämföra prognoser och resultat i syfte att göra senare prognoser mer exakta.

Samarbete med institutionerna och övriga gemenskapsorgan

24. Byrån deltar inte i den interinstitutionella gruppen för harmonisering av upphandlingsförfarandena och deltar därför inte heller i interinstitutionella anbudsinfordringar eller i informationsutbytet om upphandling av varor och tjänster. För löpande anskaffningar försöker byrån utveckla olika former av samarbete med gemenskapsorganens filialkontor i Köpenhamn.

25. För genomförande av projekt som kräver sammanställning av specifika uppgifter försöker byrån samarbeta med Europeiska gemenskapernas statistikkontor eller med Gemensamma forskningscentret i Ispra. En konsult(10) har anställts för ett år för att säkerställa tillgången till och kvaliteten på socioekonomisk statistik som behövs för utarbetande av grundläggande indikatorer. Problemet med uppdatering av dessa uppgifter under kommande år har inte lösts.

Val av upphandlingsförfarande

26. I allmänhet tenderar byrån till att föredra anbudsförfaranden. I ett fall(11) användes ett selektivt anbudsförfarande, trots att upphandlingens art och belopp skulle ha krävt att infordran publicerades i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Bedömningen av anbud

27. Kriterierna för bedömning av anbud är allmänt definierade, vilket försvårar en kvantifierad bedömning av anbuden.

28. Anbuden bedöms av en bedömningskommitté bestående av tre medlemmar som avger sitt yttrande med utgångspunkt i de handlingar som anbudsgivarna inlämnat. För att garantera bedömarnas oberoende bör man utfärda särskilda anvisningar om bedömningskommittéernas sätt att arbeta.

29. För att bedömningarnas kvalitet skall kunna garanteras bör formatet för de svar som anbudsgivarna skall inlämna förbättras så att de blir mera exakta och lättare kan jämföras med varandra.

Ramavtal

30. För löpande anskaffningar har byrån tillgång till ramavtal på tre år, som därefter kan förlängas för de två närmast följande åren. Ramavtalen omfattar en bestämmelse som tillåter en prisjustering enligt marknadsprisets utveckling för varan i fråga.

31. I ramavtalen fastställs ofta ett totalt maximibelopp för de anskaffningar som skall göras. Man frågar sig om det är rationellt att ha en sådan bestämmelse i ett ramavtal, vars uttryckliga syfte är att erbjuda viss flexibilitet och undvika upprepade upphandlingsförfaranden(12).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 och 26 september 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 120, 11.5.1990, s. 4.

(2) Som föreskrivs i artikel 13.3 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 upprättats den 15 mars 2002 och därefter överlämnats till byråns styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 2 april 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) EGT C 372, 28.12.2001.

(5) EGT L 336, 30.12.2000, s. 75.

(6) EGT C 372, 28.12.2001.

(7) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000 (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).

(8) I november 2001 uppgick denna fördröjning till mellan 1,5 och 4 månader.

(9) EGT C 373, 27.12.2000 och EGT C 372, 28.12.2001.

(10) Åtagande EEA.50995 till ett belopp av 118000 euro.

(11) Projekt EEA-ACPC-00-0026.

(12) Under sista giltighetsåret för avtalet om tillhandahållande av papper och kontorsutrustning ledde en ökning av personalantalet som inte kunde förutses när avtalet ingicks till att behoven ökade med över 70000 euro, varvid man på nytt var tvungen att låta avtalet behandlas av kommittén för upphandling och avtal, med den administrativa belastning som detta innebar.

Tabell 1

Budgetgenomförandet för budgetåret 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Byråns svar

Budgetgenomförandet

8. Miljöbyrån är medveten om att antalet överföringar av anslag ökat och kommer att bemöda sig att bättre planera verksamheten. Det bör dock påpekas att miljöbyrån befinner sig i ett tillväxtskede och att budgeten ökat samt att en del av de anslag som överförts till 2002 avser öronmärkta, fleråriga utgifter.

9. Miljöbyrån har under 2001 särskilt bemödat sig att tillgodose ettårighetsprincipen vad gäller de administrativa avdelningarna och bör därför i framtiden bedöma mer strikt huruvida dessa överföringar är berättigade. I detta sammanhang beslutades att en del av de anslag som överförts för utestående fordringar inte skulle användas och att i framtiden skall bättre underlag för budgethanteringen tillhandahållas.

10. Miljöbyrån beräknar sitt behov av översättning som en del av de årliga, planerade publikationerna, som sker parallellt med att arbetsprogrammet utarbetas. Översättningscentrumet fakturerar sina tjänster på årsbasis, vilket innebär att även om vissa förtidsbetalningar gjorts under året, kan den totala volymen av de översättningar som utförts av översättningscentrumet fastställas först vid slutet av året. Följaktligen betalades den största delen av det arbete som utförts av översättningscentrumet under perioden 1 januari 2001 till 31 december 2001 i mars 2002, tack vare de anslag som överförts från 2001 till 2002 för detta ändamål.

11. Miljöbyrån kommer i framtiden och vid utgången av varje år att konsolidera utestående förfrågningar om översättning som ställts till översättningscentrumet och som därför måste överföras till kommande år.

Årsredovisning

14. Miljöbyråns inventariesystem har nu införts i enlighet med vad som medgivits av revisionsrätten. Synkroniseringen mellan bokföring och inventarieförteckning, särskilt vad gäller avskrivning och växelkurser kommer att vidareutvecklas genom regelbunden avstämning och en årlig inventering.

Förvaltning och likvida medel

15 och 16. Ett nytt huvudbokföringssystem (BOB) inrättades i april 2002 vilket innehåller en länk till budgethanteringssystemet S12. Genom denna länk kommer budgetsystemet och huvudbokföringen att kunna synkroniseras, vilket kommer att underlätta den månatliga avstämningen. En länk till nätbank har inrättats vilken kommer att underlätta och påskynda avstämningen av kontobeskeden.

En internrevisor har anställts som skall utvärdera huruvida redovisningssystemet är effektivt och som skall granska avstämningsförfarandet.

17 och 18. Tre underkonton för handkassor har avslutats och kontantbetalningarna sköts för närvarande av en förskottsförvaltare. Det beslut som fattats av den verkställande direktören att utse en förskottsförvaltare innebär även att de arbetsmetoder som skall tillämpas fastställs.

Tillämpning av finansiella bestämmelser

19 och 20. Miljöbyrån är medveten om skillnaderna mellan de fullmakter som undertecknats av verkställande direktören och tillämpningen av S12. Förfarandet för att tillgodose följdriktigheten har förbättrats och den säkerhetsansvariges uppgift har kommit att ingå som en särskild uppgift för finansgruppens samordnare.

21. Miljöbyrån utvecklar för närvarande ett elektroniskt dokumentlager som integreras med budgetredovisningssystemet S12. Detta system kommer att innehålla länkar och referenser till relevanta dokument däribland viktiga underlagsdokument. Skötseln av detta dokumentlager kommer att utgöra en del av miljöbyråns program, vilket innebär att de programansvariga delegerat sitt ansvar som utanordnare.

System för att förutse inköpsbehoven

22 och 23. Miljöbyrån instämmer med revisionsrättens kommentarer och kommer att tillse att beräkningarna kommer att vara mer korrekta.

Inköp, samarbete med institutionerna och övriga gemenskapsorgan

25. Miljöbyrån har ingått ett samförståndsavtal både med Eurostat och det gemensamma forskningscentrumet. Vidare bör påpekas att omfattande, årliga konsultationer äger rum i fråga om de gemensamma arbetsprogrammen. Miljöbyrån måste emellertid bemöda sig att främja fortsatt integration och samarbete med övriga institutioner och gemenskapsorgan för att gemensamt kunna utnyttja resurser och kapacitet. Vad gäller nämnda konsultarbete ansåg miljöbyrån det vara nödvändigt att lägga ut detta arbete eftersom vare sig miljöbyråns eller Eurostats personal kunde ta sig an denna särskilda del av arbetsprogrammet.

Bedömningen av anbud

27 till 29. Miljöbyrån medger att det är nödvändigt att utarbeta mer specifika riktlinjer för att de bedömningskommittér som utvärderar anbuden skall kunna utföra en mer kvantitativ utvärdering. Sådana riktlinjer förväntas finnas klara hösten 2002.

Ramavtal

30 och 31. Miljöbyrån medger att de pristak som fastställts i vissa ramavtal är av internt slag och att dessa inte bör ingå i avtalen med uppdragstagarna.