Särskild rapport Hur Europeiska  
utrikestjänsten förvaltar  
sina fastigheter runtom  
i världenSV 2016  nr 07
EUROPEISKA
REVISIONSRÄTTEN

EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN  
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxemburg  
LUXEMBURG
Tfn +352 4398-1
Frågor: eca.europa.eu/sv/Pages/ContactForm.aspx
Webbplats:  eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditorsECA
En stor mängd övrig information om Europeiska unionen är tillgänglig på internet  
via Europa-servern ( http://europa.eu ).
Luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå, 2016
Print ISBN 978-92-872-4537-3 ISSN 1831-0990 doi:10.2865/20788 QJ-AB-16-007-SV-C
PDF ISBN 978-92-872-4525-0 ISSN 1977-5830 doi:10.2865/012796 QJ-AB-16-007-SV-N
EPUB ISBN 978-92-872-4520-5 ISSN 1977-5830 doi:10.2865/42460 QJ-AB-16-007-SV-E
© Europeiska unionen, 2016
Kopiering tillåten med angivande av källan.
Hur Europeiska 
utrikestjänsten förvaltar 
sina fastigheter runtom 
i världen
(i enlighet med artikel 287.4 andra stycket i EUF-fördraget )Särskild rapportSV 2016  nr 07
02
 Granskningsteam
I våra särskilda rapporter redovisar vi resultatet av våra effektivitets- och regelefterlevnadsrevisioner av särskilda bud -
getområden eller förvaltningsteman. Vi väljer ut och utformar granskningsuppgifterna så att de ska få största möjliga 
effekt efter att ha bedömt riskerna när det gäller resultat eller regelefterlevnad, storleken på de aktuella inkomsterna eller 
utgifterna, framtida utveckling och politiskt intresse och allmänintresse.
Denna effektivitetsrevision utfördes av revisionsavdelning IV – under ledning av revisionsrättens ledamot Milan Martin 
Cvikl – som är specialiserad på revision av inkomster, forskning och inre politik, ekonomisk och finansiell styrning samt 
EU-institutioner och EU-organ. Revisionen leddes av ledamoten Pietro Russo, som fick stöd av François Gautier (attaché), 
Mark Crisp (direktör), Paul Stafford (förstechef), Mark Marshall (uppgiftsansvarig) och Pascale Pucheux-Lallemand (revisor).
Från vänster till höger : M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand  
och P . Stafford.

03
 Innehåll
Punkt
 Ordlista
I–VIII  Sammanfattning
01–04  Inledning
05–06  Revisionens inriktning och omfattning samt revisionsmetod
05 Revisionens inriktning och omfattning
06 Revisionsmetod
07–66  Iakttagelser
07–27  Avsnitt I – Fastigheterna tillgodoser i regel delegationernas behov men ger i vissa fall inte bästa 
valuta för pengarna på grund av överskottsutrymme, outnyttjade lokaler och hyresgästavgifter 
som inte täcker alla kostnader
08–19  Fastigheterna tillgodoser i regel delegationernas behov
20–22  Ytan i merparten av kontorsfastigheterna och i vissa residens överskrider de tak som fastställts 
i fastighetspolitiken
23–25  Europeiska utrikestjänsten äger fastigheter som den inte längre använder
26–27  En del avgifter för samlokalisering i kontorsfastigheter täcker inte kostnaderna
28–47  Avsnitt II – Det finns ett strukturerat förfarande för att välja ut delegationsfastigheter, men det 
förekommer en del brister i varje viktigt skede när det tillämpas i praktiken
30–31  Fastighetsaktförfarandet utgör en strukturerad grund för att välja ut delegationsfastigheter
32–35  Delegationerna har inte tillräcklig sakkunskap för att kunna identifiera lämpliga fastigheter och får inte 
tillräckligt stöd från huvudkontoret
36–43  Det förekommer vissa brister i hur delegationerna presenterar alternativ för huvudkontoret
44–47  En del utlåtanden av huvudkontorets fastighetskommitté avges inte i tid eller är inte övertygande
04 Innehåll 
48–66 Avsnitt III – Informationen om fastigheters lämplighet är inte tillförlitlig och används inte i 
planeringen, som är för kortsiktig och särskilt otillfredsställande när det gäller ägda fastigheter
49–59  De centrala övervakningssystemen ger inte tillförlitlig grundläggande information om alla 
delegationsfastigheters lämplighet
60–62  Vid planeringen utnyttjar man inte tillgänglig information tillräckligt, och planeringen är dessutom 
kortsiktig
63–66  Planeringssystemen för ägda fastigheter är särskilt bristfälliga
67–72  Slutsatser och rekommendationer
 Bilaga I — Samlokalisering med EU:s medlemsstater i EU-delegationerna
 Bilaga II — Detaljuppgifter om granskningen av 30 fastighetsakter
 Bilaga III  — Skäl till att delegationsfastigheterna inte ger bästa valuta för pengarna
 Europeiska utrikestjänstens svar
05
 Ordlista
Chef för administrationen : Chefen för administrationen biträder delegationschefen i delegationens dagliga 
verksamhet. Han eller hon samordnar administrationsenhetens arbete och ansvarar för personal- och 
säkerhetsförvaltningen, den ekonomiska förvaltningen och genomförandet av delegationens budget samt 
förvaltningen av logistik, inköp och fastigheter.
Delegation : Omkring 140 EU-delegationer är verksamma runtom i världen för att främja EU:s intressen och 
värderingar och bedriva handels- och utvecklingssamarbete. De flesta delegationerna är ansvariga för EU:s 
förbindelser med ett land. Andra upprätthåller förbindelserna med multilaterala eller internationella organisationer, 
till exempel Afrikanska unionen eller FN. En tredjedel av delegationspersonalen arbetar för utrikestjänsten, 
medan de övriga arbetar för Europeiska kommissionen i generaldirektorat som GD Internationellt samarbete och 
utveckling, GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar och GD Handel.
Delegationschef : Delegationscheferna biträder den höga representanten och kommissionen när de ska fullgöra 
sina uppdrag på området för yttre förbindelser. Delegationschefen ansvarar för förvaltningen av delegationens 
personal och ekonomiska resurser.
Europeiska utrikestjänsten : Europeiska utrikestjänsten är Europeiska unionens diplomattjänst. Den har till uppgift 
att samordna EU:s utrikes- och säkerhetspolitik. Chefen för utrikestjänsten är den höga representanten för utrikes 
frågor och säkerhetspolitik, som även är vice ordförande för Europeiska kommissionen. Utrikestjänsten inrättades 
genom Lissabonfördraget och inledde formellt sin verksamhet den 1 januari 2011. Den samlar personal från 
berörda avdelningar vid rådets respektive kommissionens generalsekretariat samt diplomatisk personal från EU:s 
medlemsstater. Utrikestjänsten har sitt huvudkontor i Bryssel och ansvarar för driften av cirka 140 EU-delegationer 
runtom i världen.
Fastighetsakt : Delegationerna måste upprätta en fastighetsakt innan de hyr ut (och även när de förlänger ett 
hyresavtal), köper, renoverar eller låter uppföra kontor eller ett residens för delegationschefen. Fastighetsakterna 
ska läggas fram för huvudkontoret (fastighetskommittén) för godkännande om deras totala värde uppgår till minst 
60 000 euro. Delegationerna behöver inte lägga fram en fastighetsakt för hyra av personalbostäder om hyran inte 
överskrider hyrestaket för landet i fråga.
Fastighetskommitté : Fastighetskommittén leds av chefen för infrastrukturavdelningen vid utrikestjänstens 
huvudkontor och består av minst fyra andra medlemmar av denna avdelning och en medlem av avdelningen för 
säkerhet på fältet. Den avger utlåtanden över de fastighetsakter som den granskar.
Fastighetspolitik : Riktlinjer som utrikestjänstens huvudkontor har fastställt för delegationerna för att se till att 
förvaltningen av fastigheter är ändamålsenlig och håller sig inom de ekonomiska ramarna. Fastighetspolitiken ska 
också bidra till en standardisering av de resurser som görs tillgängliga för delegationerna och garantera insyn.
Samlokalisering : När delegationernas kontorsyta delas med EU:s medlemsstater eller andra EU-institutioner eller 
EU-organ (till exempel Europeiska investeringsbanken).
Skick på kontorsfastigheter och residens : Utrikestjänstens huvudkontor övervakar i vilket skick 
kontorsfastigheterna och delegationschefernas residens befinner sig i genom besök på plats. Bedömningen av 
fastigheternas skick kombinerar tre kriterier som betygsätts på en skala från ”0” (oanvändbar) till ”5” (utmärkt) 
poäng: arbetsmiljö, säkerhet och allmän status (funktionalitet/image/lokalisering).
06
 Sammanfattning
I
När Europeiska utrikestjänsten inrättades i januari 2011 tog den över ansvaret för driften av EU:s delegationer 
runtom i världen från Europeiska kommissionen. Den tillhandahåller kontorsyta för 5 300 anställda vid omkring 
140 delegationer. Utrikestjänsten ansvarar också för delegationschefernas residens och för att tillhandahålla bostä -
der till 2 400 anställda eller ersätta dem för deras boendekostnader. En ändamålsenlig förvaltning av EU-delegation -
ernas fastigheter bidrar till uppnåendet av EU:s mål när det gäller utrikespolitik, handel och utvecklingssamarbete. 
Utrikestjänstens utgifter för delegationernas fastigheter uppgick till 165 miljoner euro 2014 (se punkterna 1–4).
II
Revisionsrätten granskade huruvida delegationsfastigheterna tillgodoser utrikestjänstens behov och ger valuta för 
pengarna. Vi granskade huruvida utrikestjänsten har ändamålsenliga förfaranden för att välja ut rätt fastigheter, 
övervaka fastigheternas lämplighet och planera för nödvändiga förändringar (se punkterna 5 och 6).
III
Vi konstaterade att delegationsfastigheterna, oavsett om det handlar om kontorsfastigheter, delegationschefernas 
residens eller personalbostäder, i regel tillgodoser delegationernas behov (se punkterna 8–19). I vissa fall ger fastig -
heterna dock inte bästa valuta för pengarna eftersom
a) ytan i merparten av kontorsfastigheterna och i vissa residens överskrider de tak som fastställts i fastighetspoliti -
ken (se punkterna 20–22),
b) utrikestjänsten äger fastigheter som den inte längre använder (se punkterna 23–25),
c) vissa avgifter som betalas av de EU-medlemsstater eller EU-institutioner eller EU-organ som delegationerna 
delar sina kontorslokaler med inte täcker alla kostnader (se punkterna 26 och 27).
IV
Delegationsfastigheternas lämplighet beror i första hand på hur de har valts ut från början och i andra hand på 
hur utrikestjänsten ser till att de fortsätter att tillgodose behoven och ge valuta för pengarna. Det första urvalet av 
fastigheter som ska hyras eller köpas bygger på fastighetsaktförfarandet. Innan en fastighet hyrs (eller ett hyresav -
tal förlängs) eller köps lägger den berörda delegationen fram en fastighetsakt för högkvarteret för granskning och 
godkännande. Fastighetsaktförfarandet ger en strukturerad och dokumenterad grund för beslutsfattandet och är 
därmed ett exempel på god praxis (se punkterna 30 och 31). Det föreligger dock en risk för att utrikestjänsten inte 
väljer ut rätt fastigheter eftersom det finns en del brister i hur varje viktigt skede i urvalsförfarandet genomförs 
i praktiken:
a) När vissa delegationer letar på den lokala marknaden har de inte tillräcklig sakkunskap för att kunna identifiera 
lämpliga alternativ och de får inte tillräckligt stöd från huvudkontoret (se punkterna 32–35).
b) När delegationerna presenterar alternativ för huvudkontoret bygger den föreslagna lösningen ibland inte på en 
grundlig teknisk och finansiell analys (se punkterna 36–43).
c) När huvudkontorets fastighetskommitté fattar sitt finansiella beslut är det ibland för sent att ingå ett avtal, och 
den visar inte alltid att beslutet innebär att man får bäst valuta för pengarna (se punkterna 44–47).
Sammanfattning 07
V
När utrikestjänsten har valt fastigheter bedömer den regelbundet huruvida de fortsätter att tillgodose delegation -
ernas behov genom besök på plats men den identifierar inte alla brister (se punkterna 49 och 50). Utrikestjänsten 
beaktar inte alla relevanta faktorer när den övervakar ytan per person i kontorsfastigheter (se punkterna 51 och 
52) och kontrollerar inte heller att hyrorna för kontorsfastigheter och residens fortsätter att motsvara marknads -
priserna och att de avgifter som samlokaliserade organisationer betalar täcker alla kostnader (se punkt 53). Vidare 
registrerar inte utrikestjänsten på ett tillförlitligt sätt resultaten av övervakningen i sina informationssystem (se 
punkterna 54–59).
VI
Bristen på tillförlitlig grundläggande information om delegationsfastigheter är ett hinder för en ändamålsenlig 
planering. Huvudkontoret använder dessutom inte den tillgängliga informationen på ett ändamålsenligt sätt till att 
upprätta planer för korrigerande åtgärder (se punkt 60). Planeringen är inriktad på att tillgodose kortsiktiga behov 
(se punkterna 61 och 62).
VII
Utrikestjänstens långsiktiga mål är att köpa fler delegationskontorslokaler. År 2015 gjorde utrikestjänsten i enlig -
het med de nya bestämmelserna i budgetförordningen upp om villkoren för att låna upp till 200 miljoner euro för 
fastighetsköp. Utrikestjänsten har dock begränsad erfarenhet av att äga fastigheter och saknar sakkunskap om 
fastighetsförvaltning. Följaktligen har den inte infört några ändamålsenliga system för att förvalta fastigheter som 
den äger, till exempel för att hålla fastigheter i gott skick eller sälja fastigheter som den inte längre använder (se 
punkterna 63–66).
VIII
Utifrån iakttagelserna i denna rapport rekommenderar vi att utrikestjänsten
a) tar med miljöfaktorer, tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning och flexibilitet som mål i fastig -
hetspolitiken när det gäller kontorsfastigheter,
b) ser till att de avgifter som betalas av EU-medlemsstater eller EU-institutioner eller EU-organ som är hyresgäster 
i delegationsfastigheter är konsekventa och täcker alla kostnader,
c) stärker tillämpningen av det fastighetsaktförfarande som används när fastigheter ska väljas ut,
d) använder en central informationskälla för att kontrollera marknadspriser för kontorsfastigheter och regelbundet 
övervakar att kontorshyrorna följer marknadspriserna,
e) förbättrar sitt informationssystem för fastighetsförvaltning så att det kan tillhandahålla tillförlitligare och rele -
vantare information som kan användas i planeringsprocessen,
f) ökar sakkunskapen om fastighetsförvaltning vid huvudkontoret så att man kan ta fram en mer strategisk metod, 
förbättra planeringen och öka stödet till delegationerna,
g) fastställer prioriteringar för hyra, köp, försäljning, modifieringar och underhåll i löpande planer på medellång 
sikt och använder tillgänglig information om golvyta och fastighetsskick så att man följer fastighetspolitiken,
h) inför system för att förvalta de fastigheter som den äger på ett ändamålsenligt sätt.
08
 Inledning
01 
Europeiska utrikestjänsten samordnar EU:s utrikes- och säkerhetspolitik. Den har 
sitt huvudkontor i Bryssel och ansvarar för driften av EU:s delegationer runtom 
i världen. Utrikestjänsten är funktionellt och ekonomiskt oberoende av Europeis -
ka kommissionen men samarbetar med den i många frågor.
02 
När Europeiska utrikestjänsten inrättades i januari 2011 tog den över ansvaret för 
alla EU:s delegationer från Europeiska kommissionen. De delegationsfastighe -
ter som för närvarande används är därför till stor del ett resultat av beslut som 
Europeiska kommissionen fattat i det förgångna. Utrikestjänsten tillhandahåller 
kontorsyta för 5 300 anställda vid omkring 140 delegationer. Utrikestjänsten an -
svarar också för delegationschefernas residens och för att tillhandahålla bostäder 
till 2 400 anställda eller ersätta dem för deras boendekostnader.
03 
En ändamålsenlig förvaltning av EU-delegationernas fastigheter bidrar till uppnå -
endet av EU:s mål när det gäller utrikespolitik, handel och utvecklingssamarbete. 
Delegationskontoren syftar till att skapa en stabil, synlig, funktionell och säker 
arbets- och mötesmiljö för personal och besökare. Fastigheterna ska ge valuta för 
pengarna, och att dela kontorslokaler med medlemsstaterna eller andra EU-insti -
tutioner och EU-organ uppmuntras aktivt.
04 
Cirka 80 % av delegationernas kontorsfastigheter och delegationschefernas 
residens hyrs, resten ägs. Utrikestjänstens utgifter för delegationernas fastigheter 
uppgick till 165 miljoner euro 2014 (se illustration 1 ).
09 Inledning 
Utgifterna för delegationernas fastigheter uppgick till 165  miljoner  euro 2014
Källa : Europeiska utrikestjänsten.Illustration 1Säkerhetskostnader 26 miljoner euro – 16 %
Vatten, gas, el, försäkring – 3 %
Städning och underhåll – 2 %
Större reparationer/Inredning – 2 %
Förvärv/Uppförande av fastigheter – 1 %
Kontor
53 miljoner euro
Residens – 11 miljoner euro
Personalbostäder
62 miljoner euroHyra eller 
ersättning för hyra
126 miljoner euro –
76 %
10
 Revisionens inriktning 
och omfattning samt 
revisionsmetod
Revisionens inriktning och omfattning
05 
Det övergripande revisionsmålet var att granska huruvida Europeiska utrikes -
tjänsten förvaltar delegationernas fastigheter väl. Följande delfrågor ställdes:
a) Tillgodoser delegationsfastigheterna utrikestjänstens behov och ger de valu -
ta för pengarna?
b) Har utrikestjänsten ändamålsenliga förfaranden för att välja ut rätt 
fastigheter?
c) Har utrikestjänsten ändamålsenliga system för att övervaka att fastigheterna 
fortsätter att vara lämpliga och planera nödvändiga förändringar?
Revisionsmetod
06 
Vi grundade granskningsiakttagelserna på följande fyra huvudsakliga källor till 
revisionsbevis (se illustration 2 ):
a) Vi skickade en enkät till cheferna för administrationen vid 133 delegationer1. 
112 av dem besvarade enkäten, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 84 %.
b) Vi granskade ett urval av 30 fastighetsakter som hade lagts fram för huvud -
kontoret 2013 och 20142. Beslutet att hyra eller köpa en viss fastighet eller 
förlänga ett hyresavtal fattas på grundval av en fastighetsakt som läggs fram 
för huvudkontoret av den berörda delegationen.
c) Vi besökte fyra delegationer (Nepal, Tanzania, Turkiet och Förenta stater -
na – Washington DC) för att granska metoderna för fastighetsförvaltning 
vid delegationer av olika storlek, på olika kontinenter, med olika stor yta 
per person, olika besittningsform (tre kontorsfastigheter hyrdes), olika 
skick på fastigheterna, olika personalsammansättning och olika erfarenhet 
av samlokalisering. Under besöken på delegationerna diskuterade vi även 
metoder för fastighetsförvaltning med cheferna för administrationen vid 
medlemsstaternas ambassader. Vi träffade personal från Belgiens, Danmarks, 
Finlands, Tysklands, Nederländernas, Sveriges och Storbritanniens ambassa -
der. Vi besökte även utrikesministeriet i Nederländerna för att få ytterligare 
information om deras innovativa åtgärder och förfaranden för att förvalta 
ambassadfastigheter.
d) Vi gick igenom dokumentation om åtgärder, förfaranden och verktyg, gjorde 
intervjuer vid huvudkontoret och analyserade kvantitativ information om 
delegationsfastigheter.1 Enkäten skickades till alla 
delegationer utom till dem 
som är belägna inom EU (till 
exempel Europeiska unionens 
delegation vid OECD och 
Unesco i Paris) och dem som  
är beroende av en annan 
delegation.
2 Urvalet av 30 fastighetsakter 
gjordes från de 148 fastighets-
akter som lades fram mellan 
januari 2013 och september 
2014 och baserades på 
beloppsenheter (MUS).
11 Revisionens inriktning och omfattning samt revisionsmetod 
Källor till revisionsbevisIllustration 2
Källa : Europeiska revisionsrätten.Granskning av statistik 
och förfarandenGranskning av
30 fastighetsakterRevisionsbesök
vid fyra delegationer: 
Nepal, Tanzania, 
Turkiet och Förenta 
staterna
RevisionsenkätGransknings-
iakttagelser
12
 Iakttagelser
Avsnitt I – Fastigheterna tillgodoser i regel delegatio-
nernas behov men ger i vissa fall inte bästa valuta för 
pengarna på grund av överskottsutrymme, outnytt-
jade fastigheter och hyresgästavgifter som inte täcker 
alla kostnader
07 
Vi granskade huruvida fastigheterna tillgodoser delegationernas behov och ger 
valuta för pengarna.
Fastigheterna tillgodoser i regel delegationernas behov
Kontorsfastigheter
08 
Utrikestjänstens fastighetspolitik har följande mål för delegationskontoren: 
stabilitet, synlighet, funktionalitet, säkerhet och bästa valuta för pengarna. Den 
revisionsenkät som cheferna för administrationen vid delegationerna besvarade 
bekräftade betydelsen av alla dessa mål, såsom visas med fetstil i  illustration 3 .
Olika måls betydelse för delegationskontoren
Källa : Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer.Illustration 3Säkerhet - 22 %
Funktionalitet - 18 %
Stabilitet - 14 % Synlighet - 12 %Valuta för pengarna - 12 %Flexibilitet - 9 %Miljöpåverkan - 7 %Tillgänglighet för personer med
funktionsnedsättning - 6 %
13 Iakttagelser 
09 
De svarande tillmätte säkerhet och funktionalitet störst betydelse men ansåg 
även att andra faktorer som för närvarande inte ingår som mål för fastighetspoli -
tiken är viktiga, nämligen följande:
a) Flexibilitet: i arbetsdokumentet från 2014 om utrikestjänstens fastighetspoli -
tik angavs att fördelen med att hyra är att det medger flexibilitet om beho -
ven ändras. Fastighetsbehoven kan ändras, till exempel om antalet anställda 
ökar eller minskar. Personalantalet kan dessutom ligga utanför utrikestjäns -
tens direkta kontroll, eftersom den tillhandahåller kontorslokaler för personal 
vid Europeiska kommissionen och för andra organisationer.
b) Miljöpåverkan: trots att utrikestjänsten har föresatt sig att bli en miljövänlig 
arbetsplats både vid huvudkontoret och delegationerna3, avspeglas inte den 
ambitionen i fastighetspolitiken. Till exempel har den ännu inte åtagit sig att 
införa och tillämpa Emas (EU:s miljölednings- och miljörevisionsordning)4. Att 
aktivt främja Emas skulle ge delegationerna möjlighet att föregå med gott 
exempel och visa att ordningen också kan vara till nytta för små organisatio -
ner5. Delegationerna i Washington DC och Tanzania var dock exempel på god 
praxis (se ruta 1 ).
c) Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: ibland måste lokala 
krav uppfyllas. Detta var fallet när det gällde kontorsrenoveringar i Turkiet 
och Washington DC. Vid arbetsmiljöinspektioner som utförs av utrikestjäns -
ten (se punkt 49 b) kontrolleras också hur tillgängliga lokaler är för personer 
med funktionsnedsättning.Ruta 1Minskad miljöpåverkan i Washington DC och Tanzania
År 2012 gjorde delegationen i Washington DC tillsammans med andra beskickningar i Washington DC en 
utfästelse om att vidta åtgärder för att förbättra miljökvaliteten. Delegationen hade redan visat vägen när den 
hade fått betyget guld inom miljöcertifieringssystemet LEED ( Leadership in Energy and Environmental Design ) 
för de nya kontorslokaler som den hyrde i Washington DC, ett exempel som hyresvärden i fastigheten senare 
följde genom att uppnå betyget guld för återstoden av fastigheten 2013.
I Tanzania äger utrikestjänsten en del av en kontorsfastighet tillsammans med Tyskland, Nederländerna och 
Storbritannien. Fastigheten förvaltas av en gemensam förvaltningskommitté som upprättar en årlig förvalt -
ningsrapport. Den årliga förvaltningsrapporten innehåller en jämförande analys av månadsförbrukningen av 
el, diesel och vatten de tre senaste åren för att man ska kunna identifiera områden för eventuella framtida 
besparingar.3 Beviljande av ansvarsfrihet för 
utrikestjänsten 2013 – utrikes-
tjänstens svar på de skriftliga 
frågorna.
4 Revisionsrättens särskilda 
rapport nr 14/2014 Hur be-  
räknar, minskar och kompen-
serar EU:s institutioner och 
organ sina växthusgasutsläpp?  
(http://eca.europa.eu ).
5 Europeiska kommissionen har 
offentliggjort en Emas-
verktygslåda för små orga-  
nisationer och rekommen-
derar en standardiserad 
metod kallad Emas Easy.
14 Iakttagelser 
10 
Infrastrukturavdelningen vid huvudkontoret övervakar arbetsmiljön och säkerhe -
ten i samt det allmänna skicket på varje delegations kontorsfastighet6. Kontors -
fastigheternas skick klassades 2014 som tillfredsställande (3,7 av 5 poäng), men 
det fanns brister vid vissa delegationer7 (se illustration 4 ).
Skick på delegationernas kontorsfastigheter (5 = utmärkt)
Källa : Revisionsrätten utifrån uppgifter från utrikestjänsten.Illustration 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Kontorsfastigheternas skickHyrda Köpta före år 2000 Köpta efter år 2000
Delegationernas kontorsfastigheter5,06 Bedömningen av en kontors-  
fastighets skick kombinerar tre 
kriterier som betygsätts på en 
skala från 0 (oanvändbar) till 5 
(utmärkt) poäng: arbetsmiljö 
(inbegripet struktur, teknisk 
utrustning etc.), säkerhet och 
allmän status (funktionalitet/
image/lokalisering).
7 De fyra delegationer som 
bedömdes vara i sämst skick 
2014 var Indien, Egypten, 
Senegal och Sri Lanka.
15 Iakttagelser 
11 
Den bedömning som huvudkontoret hade gjort bekräftades av resultaten av vår 
enkät. Merparten av de svarande ansåg att delegationskontoren tillgodoser deras 
behov när det gäller lokalisering, främjande av samarbete med partner, arbetsför -
hållanden, image och yta (se illustration 5 ). Över 90 % ansåg att lokaliseringen 
är lämplig. Men en fjärdedel av de svarande ansåg att säkerheten, imagen och 
arbetsförhållandena inte är tillfredställande. En tredjedel av de svarande ansåg 
att delegationskontoren inte är tillräckligt stora.
Lämpligheten hos delegationernas kontorsfastigheter
Källa : Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer.Illustration 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Svarande
Lokalisering Image SäkerhetOtillfredsställande
Tillfredsställande
Tillräckligt 
med utrymmeArbetsför-
hållandenUnderlättar 
kontakter
16 Iakttagelser 
Residens
12 
Delegationschefens residens tillhandahålls av utrikestjänsten. Residenset har en 
dubbel funktion: dels är det ett privat hem, dels en plats för officiella mottag -
ningar. Normalt sett ska residenset inte bytas när delegationschefen byts ut. En -
ligt fastighetspolitiken ska det vara representativt, inte vara pråligt och ge bästa 
valuta för pengarna. När det gäller residensets lokalisering och de åtgärder som 
vidtas för att garantera att den är säker ska säkerhetsläget i värdlandet beaktas.
13 
Merparten av dem som besvarade vår enkät ansåg att delegationschefernas 
residens tillgodoser behoven när det gäller säkerhet, lokalisering, image, främjan -
de av samarbete med partner, skick och yta (se illustration 6 ). En fjärdedel av de 
svarande ansåg dock att delegationschefens residens inte är tillräckligt stort och 
att dess skick inte är tillfredsställande.
Lämpligheten hos delegationschefernas residens
Källa : Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer.Illustration 6
SvarandeOtillfredsställande
Tillfredsställande100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0 %
Lokalisering Image Säkerhet Tillräckligt 
med utrymmeFastighetens 
skickUnderlättar 
kontakter
17 Iakttagelser 
14 
Residensets yta ska uppgå till högst 600 kvadratmeter (se punkt 22). Residen -
sets och den omgivande markens yta ska vara i samma storleksordning som 
residensen för medlemsstaternas ambassadörer i samma land8. Över 40 % av de 
svarande ansåg att delegationschefens residens är mindre till ytan än merparten 
av ambassadörsresidensen. EU-delegationsresidensens genomsnittliga yta 2014 
var 488 kvadratmeter (se illustration 7 ). Omkring 40 residens (30 %) hade en yta 
under 400 kvadratmeter.
Residensens yta (kvadratmeter)
Källa : Revisionsrätten utifrån uppgifter från utrikestjänsten.Illustration 7
02004006008001 0001 2001 400
Delegationernas residensm²
Genomsnitt (488 m²)Rekommenderat maximum (600 m²)8 Europeiska utrikestjänstens 
fastighetspolitik: Residens – 
politik och urval.
18 Iakttagelser 
15 
Infrastrukturavdelningen vid huvudkontoret övervakar delegationsresidensens 
skick9 (se illustration 8 ). Residensens genomsnittliga skick 2014 gavs 4,6 av 5 po -
äng. Det är högre än kontorens genomsnittliga skick, som gavs 3,7 av 5 poäng (se 
punkt 10).
Residensens skick (5 = utmärkt)
Källa : Europeiska revisionsrätten utifrån uppgifter från utrikestjänsten.Illustration 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Hyrda Köpta före år 2000 Köpta efter år 2000
4,0
Delegationernas residensResidensens skick9 Bedömningen av en kontors-  
fastighets skick kombinerar tre 
kriterier som betygsätts på en 
skala från 0 poäng (oanvänd-
bar) till 5 poäng (utmärkt): ar-  
betsmiljö (inbegripet struktur, 
teknisk utrustning etc.), säker-  
het och allmän status (funk-  
tionalitet/image/lokalisering). 
Utrikestjänsten har inga upp-  
gifter om i vilket skick 53 resi-  
dens befinner sig (se punkt 
57 b).
19 Iakttagelser 
Personalbostäder
16 
Utrikestjänsten förvaltar bostäderna för cirka 2 400 anställda vid delegationerna10 
genom två metoder som anges i tjänsteföreskrifterna:
a) EU-delegationerna erbjuder omkring 1 400 anställda gratis boende. Med 
några få undantag hyrs dessa bostäder. Sedan januari 2014 kan EU-delega -
tionerna tillhandahålla bostäder på detta sätt främst i högriskländer eller 
i länder där förhållandena på hyresmarknaden gör att det är svårt att hitta 
lämpligt boende11.
b) EU-delegationerna ersätter bostadshyran för omkring 1 000 anställda.
17 
I båda fallen begränsas den hyra som delegationen betalar eller ersätter av 
ett hyrestak som fastställts för varje anställningsort utanför EU. Taket grun -
das på hur den anställdes familj är sammansatt och tar hänsyn till den lokala 
hyresmarknaden.
18 
Enligt utrikestjänstens fastighetspolitik ska bostäderna för utstationerad personal 
följa utrikestjänstens säkerhetsbestämmelser och till exempel endast ligga i tillåt -
na områden. De ska också ge en lämplig bild av EU12.
19 
De som svarade på vår enkät uppgav att de var mycket nöjda med personalens 
bostäder. Omkring 90 % av de svarande ansåg att säkerheten, storleken, loka -
liseringen och standarden när det gäller personalens bostäder är lämpliga (se 
illustration 9 ).10 All personal vid delegatio-
nerna utom lokalanställda.
11 Beslut av unionens höga 
representant för utrikes frågor 
och säkerhetspolitik av den 
17 december 2013 om reg-  
lerna för genomförandet av 
bostadspolitiken vid EU:s 
delegationer (HR DEC(2013) 
011).
12 Europeiska utrikestjänstens 
fastighetspolitik: 
Bostadspolicy för tjänstemän 
som tjänstgör i tredjeland.
20 Iakttagelser 
Lämpligheten hos delegationspersonalens bostäder
Källa : Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer.Illustration 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Svarande
Lokalisering Standard Säkerhet UtrymmeOtillfredsställande
Tillfredsställande
21 Iakttagelser 
Ytan i merparten av kontorsfastigheterna och i vissa residens 
överskrider de tak som fastställts i fastighetspolitiken
Delegationskontorens genomsnittliga yta per person överskrider 
det tak som har fastställts i fastighetspolitiken
20 
I utrikestjänstens fastighetspolitik rekommenderas att delegationskontoren ska 
ha en maximal yta på 35 kvadratmeter per person (den maximala yta som angavs 
i fastighetspolitiken före 2013 var 42 kvadratmeter)13. Beräkningen är grundad 
på alla utrymmen (inte bara kontor utan även gemensamma utrymmen) delat 
med alla fasta tjänster, utom tjänster där det inte behövs ett kontor (till exempel 
chaufförer). Fastighetspolitiken föreskriver att vissa utrymmen ska undantas från 
beräkningen, till exempel ett extra konferensrum för att tillgodose de behov som 
ordförandeskapsfunktionen enligt Lissabonfördraget medför. Nya delegations -
kontor ska bestå av en blandning av enskilda kontor, kontor som delas av 2–4 
personer och kontorslandskap. Enskilda kontor ska reserveras för ett litet antal 
anställda vars uppgifter gör att de behöver ett eget kontor.
21 
År 2014 överskred omkring 85 delegationer den maximala ytan på 35 kvadrat -
meter per person14: den genomsnittliga ytan per person var 41 kvadratmeter (se 
illustration 10 )15. Om den genomsnittliga ytan per person minskades skulle det 
leda till besparingar på hyreskostnaderna16 och de löpande kostnaderna.
Vissa residens överskrider taket i fastighetspolitiken
22 
Enligt utrikestjänstens fastighetspolitik får den totala ytan på delegationschefens 
residens, alla rum inkluderade, uppgå till högst 600 kvadratmeter. Den genom -
snittliga ytan på residensen 2014 låg under detta tak (se punkt 14), men 34 resi -
dens (24 %) överskred taket (se illustration 7 )17.13 Nyinköpta fastigheter ska vara 
tillräckligt stora för att klara en 
personalökning på 10 %.
14 De delegationer som hade 
störst kontorsyta per person 
var delegationen vid Förenta 
nationerna i New York (90 kva-  
dratmeter per person) och de-  
legationen vid Förenta natio-  
nerna i Genève (104 kvadrat-
meter per person).
15 I denna analys har kontorsyta 
som hyrs ut till andra organi-  
sationer inte tagits med. Här 
ingår inte heller delegationer 
med färre än tio anställda som 
alla har en större yta än 35 kva-  
dratmeter per person. Analy-  
sen är grundad på fasta tjän-  
ster. Om cirka 200 tillfälliga 
praktikanter och nationella 
experter inkluderades skulle 
den genomsnittliga ytan per 
person minska till 40 kvadrat-  
meter.
16 Den totala årliga hyreskost-
naden för delegationskontor 
2014 var 53 miljoner euro (se 
illustration 1 ), vilket innebär 
att varje kvadratmeter av den 
genomsnittliga ytan per 
person kostade 1,3  miljo-  
ner euro.
17 Residenset i Indonesien på 
1 200 kvadratmeter var ett av 
de största residensen. Ett 
kontrakt har ingåtts om att 
hyra ett nytt residens på 
580 kvadratmeter från 
september 2015.
22 Iakttagelser 
Kontorsyta per person vid delegationerna
Anmärkning:  Omfattar inte delegationer med färre än tio anställda.
Källa : Europeiska revisionsrätten utifrån uppgifter från utrikestjänsten.Illustration 10
020406080100120
Delegationernas kontorsfastigheterm² per person
Rekommenderat maximum (35 m²)Genomsnitt (41 m²)
23 Iakttagelser 
Europeiska utrikestjänsten äger fastigheter som den inte 
längre använder
23 
De kontorsfastigheter för EU-delegationerna som köptes före år 2000 och 
som fortfarande används av utrikestjänsten tillhör dem som är i sämst skick 
(se illustration 4 ). Delegationspersonalen i Gabon har flyttat till små tillfäl -
liga kontor eftersom den kontorsfastighet som köptes 1996 nu har allvarliga 
konstruktionsproblem.
24 
De residens som ägs är mindre och lättare att underhålla. Det genomsnittliga 
skicket på ägda residens som köptes före år 2000 och som fortfarande används 
av utrikestjänsten är 4,6 av 5 poäng (se illustration 8 ). Det är betydligt bättre än 
det genomsnittliga skicket på 3,4 poäng för ägda delegationskontor som köptes 
före år 2000.
25 
Trots att utrikestjänsten inte längre använder 20 % av de delegationsfastigheter 
som den äger (sju av 33 kontorsfastigheter och sex av 30 residens) har den behål -
lit dem. De outnyttjade kontorsfastigheterna i Tchad, Centralafrikanska republi -
ken och Rwanda hyrs ut till andra organisationer, till exempel generaldirektoratet 
för humanitärt bistånd och civilskydd (Echo) eller en medlemsstats ambassad. 
Andra fastigheter som behållits står tomma. Här följer några exempel:
a) Kontorsfastigheter som ägs i Botswana och Gambia har stått tomma sedan 
2004.
b) Residensen i Sydafrika och Kap Verde har stått tomma sedan 2012.
c) I Tanzania har delegationschefens tidigare residens (se illustration 11 ) och 
ett hus för personalen stått tomma sedan 2009 till en kostnad av 25 000 euro 
per år för bevakning, gas, vatten och el och trädgårdsskötsel. De ligger utan-  
för det område som rekommenderats av den regionala säkerhetsansvariga 
personen. Ett annat hus som ägs av delegationen, och som ligger i det re -
kommenderade säkerhetsområdet, har stått tomt sedan april 2014.
24 Iakttagelser 
En del avgifter för samlokalisering i kontorsfastigheter 
täcker inte kostnaderna
26 
Utrikestjänsten uppmuntrar lösningar som innebär att man delar kontorslokaler 
med medlemsstaterna eller andra EU-institutioner och EU-organ, däribland ge -
neraldirektoratet för humanitärt bistånd och civilskydd (Echo). Samlokaliseringen 
syftar till att öka EU:s synlighet, främja samarbete med medlemsstaterna och 
även spara kostnader18. Å 2015 delade 45 delegationer sina kontorslokaler med 
antingen EU-medlemsstater eller EU-institutioner och EU-organ. Antalet delega -
tioner som hyste eller hystes av medlemsstaternas ambassader ökade från 14 till 
17 mellan maj 2014 och maj 2015.19 Bilaga I  visar de 17 delegationer där samloka -
lisering med en eller flera medlemsstater förekom 2015.Tidigare residens i Tanzania som stått tomt sedan 2009  
men som behållits av utrikestjänsten
Källa : Europeiska revisionsrätten.Illustration 11
18 Europeiska utrikestjänstens 
fastighetspolitik: Delega-
tionskontor – politik och urval.  
Europeiska utrikestjänstens 
fastighetspolitik: Att dela 
delegationskontor eller 
tillämpa samlokalisering  
med tredje part.
19 Arbetsdokument från 2014 
och 2015 om utrikestjänstens 
fastighetspolitik.
25 Iakttagelser 
27 
Medlemsstaterna och EU-institutionerna och EU-organen ska betala sin rättmä -
tiga del av kostnaderna för samlokalisering20. I praktiken tillämpas olika metoder 
för att beräkna avgifterna för samlokaliserade organisationer, varav en del inte 
täcker alla kostnader. Här följer några exempel:
a) I Washington DC har delegationen avtal om samlokalisering med fem oli -
ka organisationer. Men endast de två senaste avtalen (med Europol och 
Europeiska investeringsbanken) innehåller ett bidrag till de administrativa 
omkostnaderna.
b) I Nepal bidrar generaldirektoratet för humanitärt bistånd och civilskydd 
(Echo) till kostnaderna för städning, underhåll, gas, vatten och el och sä -
kerhetsvakter. Det bidrar dock inte till kontorshyran, vilket skulle motsvara 
ytterligare 8 000 euro per år. I Tanzania, där delegationen äger fastigheten, 
debiterar den på samma sätt Eucap Nestor21 endast för löpande kostnader 
(underhåll, gas, vatten och el och städning).
c) I riktlinjerna från 2013 för hur delegationerna ska beräkna den hyra som 
andra organisationer ska betala fanns ett krav på att alla nya avtal, och 
befintliga avtal när de förlängdes, skulle inkludera avgifter för gemensam -
ma utrymmen. De avgifter som hade fastställts för 2013 tog endast hänsyn 
till hyresgästens nettokontorsyta. Det ledde till att hyregästen använder de 
gemensamma utrymmena gratis och betalar mindre än sin rättmätiga del av 
hyran och driftskostnaderna.
Avsnitt II – Det finns ett strukturerat förfarande för att 
välja ut delegationsfastigheter, men det förekommer 
en del brister i varje viktigt skede när det tillämpas 
i praktiken
28 
I avsnitt I granskade vi delegationsfastigheternas lämplighet, det vill säga huru -
vida de tillgodoser delegationernas behov och ger valuta för pengarna. Huruvida 
delegationsfastigheterna är lämpliga eller inte beror först och främst på hur de 
väljs ut. Vi granskade därför huruvida utrikestjänsten har ändamålsenliga förfa -
randen för att välja ut rätt fastigheter.20 Europaparlamentets beslut av 
den 3 april 2014 om beviljande 
av ansvarsfrihet för 2012.
21 Eucap Nestor är ett av EU:s 
civila uppdrag, med viss 
militär expertis. Det stöder 
utvecklingen av maritima 
säkerhetssystem på Afrikas 
horn och i stater vid västra 
Indiska oceanen, så att de ska 
kunna bekämpa piratdåd och 
annan brottslighet till sjöss 
effektivare.
26 Iakttagelser 
29 
Fastighetsaktförfarandet utgör en strukturerad grund för att välja ut delega-  
tionsfastigheter. Det förekommer dock en del brister när förfarandet til l-
lämpas i praktiken. Det har resulterat i att det finns det en risk för att utrikes -
tjänsten inte väljer rätt fastighet. Bristerna förekommer i varje viktigt skede av 
fastighetsaktförfarandet:
a) När delegationen letar efter lämpliga fastigheter.
b) När delegationen jämför alternativ och presenterar dem för fastighetskom -
mittén vid huvudkontoret.
c) När fastighetskommittén fattar och förklarar sitt beslut.
Fastighetsaktförfarandet utgör en strukturerad grund för att 
välja ut delegationsbyggnader
30 
Valet av fastigheter som ska hyras eller köpas bygger på utrikestjänstens 
fastighetsaktförfarande:
a) I fråga om kontor och bostäder måste delegationerna upprätta en fastig -
hetsakt innan de hyr, köper eller låter uppföra en ny fastighet, eller när de 
förlänger ett hyresavtal. Delegationerna ska lägga fram fastighetsakterna för 
fastighetskommittén vid huvudkontoret för granskning och godkännande 
om de har ett totalt värde på minst 60 000 euro.
b) Delegationerna måste också lägga fram en fastighetsakt för fastighetskom -
mittén innan mark förvärvas.
c) När personalbostäder hyrs måste delegationerna lägga fram en fastighetsakt 
om hyran överskrider det tak som utrikestjänsten har fastställt för det aktuel -
la landet och när det gäller de länder som det inte har fastställts ett tak för.
31 
Fastighetsaktförfarandet är ett exempel på god praxis, då det utgör en struk -
turerad och dokumenterad grund för beslutsfattandet utifrån vägledning från 
huvudkontoret. I fastighetsaktförfarandena används de mål som fastställts i utri -
kestjänstens fastighetspolitik som utgångspunkt för urvalskriterierna. Fastighets -
akten ska innehålla en kortlista med lämpliga alternativ som framkommit efter 
delegationens sökande på den lokala fastighetsmarknaden, en diskussion om 
huruvida man ska hyra eller köpa, delegationens bedömning av lämpliga alterna -
tiv och dess förslag till fastighetskommittén. Fastighetsaktförfarandet bidrar till 
att de utvalda fastigheterna tillgodoser delegationernas behov och samtidigt ger 
valuta för pengarna.
27 Iakttagelser 
Delegationerna har inte tillräcklig sakkunskap för att kunna 
identifiera lämpliga fastigheter och får inte tillräckligt stöd 
från huvudkontoret
32 
Vid vår granskning av 30 fastighetsakter (se bilaga II ) konstaterade vi att dele -
gationen i merparten av dem (26 av 30) hade undersökt den lokala marknaden. 
Men endast 15 av de 30 fastighetsakterna innehöll en kortlista med lämpliga och 
realistiska alternativ (se illustration 12 ).
Sammanfattning av resultaten av granskningen av 30 fastighetsakter
Källa : Europeiska revisionsrätten utifrån en granskning av 30 fastighetsakter.Illustration 12
26
51522 234
25158 7Antal fastighetsakterJaNej
5. Övertygande skäl 
till beslutet av 
huvudkontorets 
fastighetskommitté4. Delegationens 
förslag till lösning 
baseras på en 
tillförlitlig teknisk 
och ﬁnansiell analys3. Kortlista med mer 
än ett lämpligt, 
realistiskt alternativ2. Diskussion om 
huruvida man ska 
hyra eller köpa1. Undersökning av 
den lokala 
marknaden
28 Iakttagelser 
33 
I revisionsenkäten ansåg nästan hälften av cheferna för administrationen att 
deras delegation inte har tillräckligt med personal och sakkunskap för att kunna 
förvalta sina fastigheter. Cheferna för administrationen är inte specialister på 
fastighetsförvaltning och får ingen särskild utbildning på området. För att kunna 
hantera fastighetsprojekt (till exempel en flyttning till en ny kontorsfastighet 
eller genomförande av byggarbeten) kan de därför begära att få anlita nödvän -
dig expertis (till exempel för att analysera marknaden, analysera alternativen hyra 
eller köpa, förhandla med hyresvärdar eller utforma och övervaka byggarbeten). 
Till exempel i Washington DC anlitar delegationen en mäklare lokalt som under -
söker marknaden och förhandlar med hyresvärdar för dess räkning. I länder där 
sådan expertis inte kan köpas in behöver delegationerna ökat engagemang och 
stöd från huvudkontoret.
34 
Revisionsenkäten visade att 85 % av cheferna för administrationen var nöjda med 
det stöd som de får från huvudkontoret när kontorshyresavtal förlängs. Graden 
av tillfredsställelse var lägre när det gällde det stöd man fick när man valde nya 
kontor (76 %) (se illustration 13 ).
Fastighetsförvaltningsstöd till delegationerna
Källa : Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer.Illustration 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Otillräckligt stöd
från huvudkontoret
Lämpligt stöd frånhuvudkontoretSvarande
Underhåll och 
renoveringVal av
nya kontorFörlängning av 
kontorshyra
29 Iakttagelser 
35 
Ett antal svar på revisionsenkäten uppmärksammade behovet av ökat stöd från 
huvudkontoret, särskilt när det råder brist på lämpliga fastigheter på den lokala 
marknaden22. En del av de delegationer som vi besökte, till exempel Nepal (se 
ruta 2 ), pekade också på behovet av besök på plats, särskilt när man letar efter 
nya lokaler. År 2014 besökte infrastrukturavdelningen vid huvudkontoret 36 de -
legationer för att ge stöd på plats. Ett exempel på god praxis är att när tyska 
ambassader letar efter nya lokaler och då chefen för administrationen har iden -
tifierat potentiella lokaler kommer personal från huvudkontoret till platsen och 
kontrollerar lokalernas lämplighet och hjälper till med förhandlingarna. Ruta 2Högkvarterets stöd behövdes för att hitta en kontorsfastighet i Nepal
I Nepal har en tredjedel av personalen sedan 2007 arbetat i ombyggda garage på grund av utrymmesbrist 
i huvudbyggnaden. Sedan 2009 har en annan tredjedel arbetat i begagnade prefabricerade paviljonger som 
satts upp i trädgården, vilket ger en ofördelaktig bild av delegationen (se illustration 14 ). I en utvärdering 
från juni 2011 av delegationen i Nepal rekommenderades att en flyttning till ändamålsenligare och modernare 
kontor skulle planeras till tidpunkten för då hyresavtalet löpte ut 2014.
Delegationen hade varken den tid eller sakkunskap som krävdes för att upprätta en fastighetsakt av hög 
kvalitet. Den ansåg att ett besök av en grupp experter på fastighetsförvaltning från högkvarteret (till exempel 
en förhandlare, en arkitekt och en säkerhetsansvarig) skulle kunna vara till hjälp i letandet efter nya lokaler, 
förhandlingarna om de bästa villkoren och identifieringen och jämförelsen av lämpliga lösningar. Men hu -
vudkontoret kunde inte göra ett sådant besök, trots att delegationen begärde det skriftligen 2011 och 2012. 
Huvudkontoret skrev till delegationen och uppmuntrade den att utveckla sitt förslag att köpa mark av den 
franska ambassaden och att låta uppföra kontor och ett residens men förkastade sedan förslaget på grund av 
brist på medel. Delegationen kunde inte få fram ett lämpligt alternativ och lade därför fram en fastighetsakt 
om förlängning av det befintliga hyresavtalet till 2024 som huvudkontoret godkände i november 2013.22 Deltagarna i enkäten identi-  
fierade detta som ett av de 
största hindren för att hitta 
bättre lokaler.
30 Iakttagelser 
Det förekommer vissa brister i hur delegationerna 
presenterar alternativ för huvudkontoret
36 
Enligt fastighetspolitiken ska delegationerna presentera resultatet av sina under -
sökningar av den lokala fastighetsmarknaden för huvudkontoret i fastighetsakter. 
Akten ska innefatta en diskussion om huruvida man ska hyra eller köpa, delega -
tionernas bedömning av lämpliga alternativ och deras förslag till fastighetskom -
mittén. Men
a) delegationerna upprättar inte fastighetsakter för alla nya avtal,
b) fastighetsakterna är onödigt detaljerade när delegationerna inte avser att 
flytta,
c) i fastighetsakterna diskuteras sällan möjligheten att köpa och jämförs inte 
den med kostnaden för att hyra,
d) i vissa fastighetsakter presenterar inte delegationerna alternativen på ett 
jämförbart sätt,
e) riktlinjerna för hur fastighetsakter ska upprättas beaktar inte utrymme som 
hyrs ut till andra organisationer och inkomster från samlokalisering.Prefabricerade paviljonger som används som kontor i Nepal
Källa : Europeiska revisionsrätten.Illustration 14

31 Iakttagelser 
Delegationerna upprättar inte fastighetsakter för alla nya avtal
37 
Delegationerna undertecknar ibland ett fastighetsavtal utan att ha upprättat en 
fastighetsakt och lagt fram den för fastighetskommittén på det sätt som krävs. 
Till exempel fanns det ingen fastighetsakt för det avtal på 230 000 euro för kon -
toren i Venezuela som ingicks 2013 eller avtalet på 240 000 euro för residenset 
i Nepal som ingicks 2011.
Fastighetsakterna är onödigt detaljerade när delegationerna inte 
avser att flytta
38 
Stabilitet är ett mål för fastighetspolitiken, så det finns goda skäl att välja att fort -
sätta hyra en befintlig fastighet om den tillgodoser delegationens behov och ger 
valuta för pengarna. På det viset undviker man också de kostnader och avbrott 
som en flyttning medför23. Standardhyresavtal innehåller dessutom en klausul 
som gör att delegationen när som helst kan säga upp avtalet med tre månaders 
varsel.
39 
För närvarande är det dock ingen skillnad mellan riktlinjerna för att upprätta 
fastighetsakter som syftar till förlängning av ett hyresavtal och riktlinjerna för 
att upprätta fastighetsakter som, när man måste flytta, syftar till val av den bästa 
fastigheten bland flera alternativ. I det första fallet är jämförelsen med alternativ 
konstlad och inte lika meningsfull som att visa att fastigheten fortfarande till -
godoser delegationens behov i enlighet med fastighetspolitiken och motsvarar 
marknadspriserna (se ruta 3 ). I det andra fallet behöver delegationerna eventu -
ellt mer stöd från huvudkontoret för att kunna göra en bredare bedömning, till 
exempel en jämförelse mellan lämpliga och realistiska alternativ som satts upp 
på en kortlista. Ruta 3Att delegationerna ska undersöka alternativ när de avser att stanna kvar kan bli 
konstlat och ha begränsat värde
Syftet med fastighetsakten från 2013 för kontoren i Rwanda (se bilaga II ) var att motivera förlängning av det 
befintliga hyresavtalet. Det framgick av en uppdragsrapport från huvudkontoret som bifogades fastighetsak -
ten och som gav delegationen i uppdrag att snabbt förhandla om en förlängning av hyresavtalet för kontors -
fastigheterna efter att ha undersökt marknaden på det vis som krävs för att en rapport ska kunna överlämnas 
till fastighetskommittén. Trots att fastighetsakten innehöll en analys av en kortlista med lämpliga och realistis -
ka alternativ hade den därför begränsat värde eftersom man inte avsåg att flytta.23 När det gäller Tysklands 
ambassader, till exempel, 
utgår man från att de vill 
stanna kvar där de befinner  
sig om det inte finns särskilt 
tvingande skäl att flytta.
32 Iakttagelser 
I fastighetsakterna diskuteras sällan möjligheten att köpa och 
jämförs inte den med kostnaden för att hyra
40 
I endast fem av de 30 fastighetsakter som vi granskade diskuterades möjligheten 
att köpa (se illustration 12 ), och i samtliga fall förkastades den tanken. Ingen av 
de granskade fastighetsakterna innehöll en jämförelse mellan att hyra och köpa 
som också inbegrep en jämförelse av de uppskattade framtida kostnaderna. 
I mars 2015 informerade huvudkontoret delegationscheferna att infrastruktur-  
avdelningen vid huvudkontoret i framtiden skulle göra beräkningarna för att 
jämföra köp och hyra24. Men vilken metod som används förklaras inte i utrikes -
tjänstens fastighetspolitik. Den tidigare fastighetspolitiken förklarade hur den 
ekonomiska avkastningen på en investering skulle beräknas som utgångspunkt 
för en jämförelse mellan att köpa och att hyra över en föreslagen period på 20 
år25. I praktiken visar inte diskussionerna om huruvida man ska hyra eller köpa att 
den föreslagna lösningen ger bäst valuta för pengarna (se ruta 4 ).
I vissa fastighetsakter presenterar inte delegationerna 
alternativen på ett jämförbart sätt
41 
Ett exempel på god praxis som vi fann i vissa fastighetsakter var en jämförelse 
mellan alternativ på en kortlista och urvalskriterier i form av en tabell. Som en 
illustration av detta innehåller illustration 15  en sammansatt tabell som bygger 
på de tabeller som vi fann i fastighetsakterna för kontoren i Rwanda, Guatemala 
och Laos. Fördelningen av poäng och kommentarerna tjänar endast som illustra -
tion. En tabell av detta slag gör det lätt att jämföra de olika alternativen så att 
man kan göra en välavvägd övergripande bedömning. Tabellen kan också utvid -
gas så att den exempelvis även innehåller engångskostnader i samband med en 
flyttning (till exempel inredningsarbeten och säkerhetsinstallationer), löpande 
kostnader eller inkomster från samlokalisering. Ruta 4Delegationerna visar inte att köpa ger bättre valuta för pengarna än att hyra
Under 2010 och 2011, när delegationen i Nepal föreslog att den skulle köpa en bit mark av den franska am -
bassaden och låta uppföra kontor och ett residens, krävde inte huvudkontoret att delegationen skulle visa att 
förvärv och uppförande gav bättre valuta för pengarna än att hyra.
Samma sak skedde i Washington DC när delegationen hade möjlighet att köpa kontorsfastigheten 2010. Ett 
köp uteslöts utan att finansieringsalternativ och skattefördelar hade undersökts, trots att delegationens 
närvaro kunde ha förbättrats och extrautrymmet ha använts till samlokalisering med en annan ambassad om 
man hade ägt fastigheten.24 Meddelande från den verk-  
ställande direktören för ad-  
ministration och finans till 
delegationscheferna av den 
30 mars 2015.
25 Restvärdet på förvärvad 
egendom är en faktor som är 
viktig i denna beräkning och 
som är svår att uppskatta 
korrekt. Till exempel har vär-  
det på det residens i Washing-
ton DC som köptes 1971 för 
motsvarande 2,4  miljoner  euro 
tredubblats, medan värdet på 
kontorsfastigheten i Argen-
tina, som köptes 1992 för mot-  
svarande 1,5  miljoner euro, 
uppskattas till 1,6  miljoner 
euro.
33 Iakttagelser 
42 
Detta tillvägagångssätt stod i kontrast till andra granskade fastighetsakter i vilka 
alternativen undersöktes på ett sätt som gjorde att de inte gick att jämföra lika 
lätt, till exempel genom slumpartad redogörelse för specifika fördelar och nack -
delar. Delegationerna utelämnar ibland väsentlig information i fastighetsakterna, 
såsom kostnad per kvadratmeter eller yta per person för kontorsfastigheter eller 
överskridande av taken för lokalernas yta. I åtta av de 30 granskade fastighetsak -
terna byggde inte den lösning som föreslogs för fastighetskommittén på att de -
legationen hade gjort en tillförlitlig analys (se illustration 12 ). I fastighetsakterna 
anger man dessutom ofta kostnaden för den föreslagna lösningen efter det att 
förhandlingar har genomförts, men man jämför den med kostnaden för alternati -
va fastigheter innan förhandlingar har inletts.Ett illustrativt exempel på god praxis i form av en tabell med jämförelse av alternativ
FastighetKvalitetskriterier Priskriterier Storlekskriterier
Säkerhet och 
trygghet  
(max 50)Funktionalitet  
(max 30)Lokalisering och 
image  
(max 20)Kvalitets-  
poäng totalt  
(max 100)Årshyra totalt  
euroPris per 
m2 i eurom2 totaltm2 per person 
(kontor)
Alternativ 1Vissa betänk-  
ligheter  
20Modern fastighet  
24Bra image  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Alternativ 2Utmärkt  
38Ny fastighet  
28I diplomatområdet  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Alternativ 3Kan anpassas  
25Vissa betänk-  
ligheter  
14Utanför diplomat -
området  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Källa:  Europeiska revisionsrätten på grundval av fastighetsakter för kontor i Rwanda, Guatemala och Laos.Illustration 15
34 Iakttagelser 
Riktlinjerna för hur fastighetsakter ska upprättas beaktar inte 
utrymme som hyrs ut till andra organisationer och inkomster från 
samlokalisering
43 
I rapporten om samlokalisering från 201426 förklaras att utrikestjänsten inte har 
den personal som krävs för att kunna ta fram gemensamma bestämmelser och 
upprätta referensdokument om samlokalisering. Riktlinjerna för hur fastighetsak -
ter ska upprättas (se punkt 31) förklarar därför inte hur en kontorsyta som hyrs ut 
till medlemsstaternas ambassader och andra EU-institutioner och EU-organ ska 
beaktas i beräkningen av yta per person. De förklarar inte heller hur den aktuella 
inkomsten ska beaktas i beräkningen av kostnaden per kvadratmeter.
En del utlåtanden av huvudkontorets fastighetskommitté 
avges inte i tid eller är inte övertygande
44 
I det sista skedet av fastighetsaktförfarandet granskar fastighetskommittén vid 
huvudkontoret delegationens förslag och avger ett utlåtande. Fastighetskommit -
tén måste ge sitt godkännande innan ett avtal kan ingås27. Men
a) utdragna förfaranden gör att vissa avtal inte kan ingås,
b) vissa beslut visar inte på ett övertygande sätt att den lösning som har valts 
motsvarar marknadspriserna,
c) vissa beslut beaktar inte golvyta tillräckligt.
Utdragna förfaranden gör att vissa avtal inte kan ingås
45 
Fastighetskommittén avger utlåtanden över de fastighetsakter som den gran -
skar. I vissa kommentarer i fastighetsakterna förklaras att hyresvärdar hellre hyr 
ut fastigheter till andra hyresgäster än väntar på att utrikestjänstens utdragna 
förfaranden ska avslutas. Den ståndpunkten upprepades i kommentarerna till 
revisionsenkäten. En svarande skrev följande: ”Den tid som förflyter från det att 
en fastighet har identifierats till det att huvudkontoret ger sitt godkännande är 
alldeles för lång. Under mellantiden hyr hyresvärdar ut till andra organisationer”. 
Att en fastighetsakt godkänns leder därför inte med nödvändighet till att ett 
avtal ingås. Till exempel godkändes visserligen fastighetsakterna för residensen 
i Israel och Sri Lanka, men avtalen ingicks inte sedan (se bilaga II ).26 Rapport om samlokalisering, 
2014, 11 juli 2014, Europeiska 
utrikestjänsten.
27 När det gäller fastighetspro-
jekt som kan få betydande 
konsekvenser på EU:s budget 
(till exempel förvärv av mark 
och förvärv av fastigheter vars 
kostnad uppgår till mer än 3  mil- 
joner  euro eller nya fastighets-
avtal med årliga kostnader på 
över 750 000 euro) krävs också 
budgetmyndighetens (rådet 
och Europaparlamentet) 
godkännande (artikel 203.7 
i budgetförordningen). Projekt 
för fastighetsförvärv som 
finansieras genom ett lån ska 
också godkännas på förhand 
av budgetmyndigheten 
(artikel 203.8 i budgetför-  
ordningen).
35 Iakttagelser 
Vissa beslut visar inte på ett övertygande sätt att den lösning som 
har valts motsvarar marknadspriserna
46 
Av de 30 fastighetsakter som vi granskade saknade sju övertygande skäl till fas-  
tighetskommitténs beslut (se illustration 12 ). I fyra av fallen berodde det på att 
de inte visade att den valda lösningen motsvarade marknadspriserna. Fastighets -
kommittén jämförde inte kostnaden per kvadratmeter i den lösning som delega -
tionen hade föreslagit med marknadspriser enligt en oberoende källa i någon av 
de 30 fastighetsakter som vi granskade vid revisionen. Det innebar att fastighets -
kommittén i de fall då delegationen inte hade visat att den lösning som den hade 
föreslagit motsvarade marknadspriserna inte åtgärdade denna brist. Detta var 
fallet när det gällde kontoren i Togo, residensen i Mauretanien och Sri Lanka och 
personalbostäderna i Kenya (se bilaga II ).
Vissa beslut beaktar inte golvyta tillräckligt
47 
I tre av de sju fastighetsakter som inte innehöll övertygande skäl till fastighets -
kommitténs beslut berodde detta på att de inte tog tillräcklig hänsyn till kontors -
yta per person och de rekommenderade taken i fastighetspolitiken (se bilaga II ):
a) År 2013 godkände fastighetskommittén den lösning som föreslogs i fastig -
hetsakten från delegationen i Jordanien och som gick ut på att man skulle 
hyra kontor på 43 kvadratmeter per person (23 % över det rekommenderade 
taket). En alternativ lösning förkastades eftersom man ansåg att kontoren 
skulle bli för små, trots att förslaget var 35 kvadratmeter per person, det vill 
säga exakt det tak som rekommenderas, och mer än 20 % billigare än den 
föreslagna lösningen (en skillnad på 110 000 euro per år).
b) År 2014 godkände fastighetskommittén den föreslagna lösningen i fastig -
hetsakten från delegationen i Washington DC när det gällde att öka kontors -
ytan. Huvudkontoret beräknade ytan per person till 40 kvadratmeter (14 % 
över taket). Men den kom fram till denna siffra genom att öka antalet anställ -
da med 20, vilket det inte fanns någon tydlig grund för. Denna ökning hade 
inte skett vid tidpunkten för revisionsbesöket i maj 2015. Den tog dessutom 
inte med pressrummet på bottenvåningen i beräkningen, trots att det inte 
fanns något skäl att inte göra det enligt fastighetspolitiken28. Ytan per person 
var i själva verket 56 kvadratmeter, det vill säga 60 % över taket. Delegatio -
nen i Washington DC ansåg att fastighetspolitiken inte tillräckligt beaktar den 
utvidgade samordningsroll som utrikestjänsten har i vissa länder, till exempel 
Förenta staterna. Varken delegationen eller fastighetskommittén nämnde 
dock att ett undantag från taket var nödvändigt.28 Ett extra konferensrum ingick 
inte heller i beräkningen, vilket 
var i överensstämmelse med 
fastighetspolitiken (se 
punkt 20).
36 Iakttagelser 
c) I urvalskriterierna i fastighetsakten från 2014 för ett nytt residens i Sri Lanka 
specificerades fastighetens storlek till minst 600 kvadratmeter. Detta var 
oförenligt med fastighetspolitiken som anger att 600 kvadratmeter är den 
maximala och inte den minsta ytan. Den lösning som delegationen föreslog 
och som fastighetskommittén godkände var en fastighet på 930 kvadratme -
ter. Huvudkontoret nämnde inte att detta innebar att taket på 600 kvadrat -
meter överskreds med 55 % och att ett undantag var nödvändigt.
Avsnitt III – Informationen om fastigheters lämplighet 
är inte tillförlitlig och används inte i planeringen, som 
är för kortsiktig och särskilt otillfredsställande när det 
gäller ägda fastigheter
48 
Delegationsfastigheternas lämplighet beror inte bara på hur de har valts ut från 
början utan också på hur utrikestjänsten ser till att de fortsätter att tillgodose 
behoven och ge valuta för pengarna. Vi granskade därför huruvida utrikestjäns -
ten övervakar fastigheternas lämplighet efter det att de har valts ut och planerar 
förändringar och underhåll som krävs för att se till att de fortsätter att tillgodose 
behoven och ge valuta för pengarna.
De centrala övervakningssystemen ger inte tillförlitlig 
grund-  
läggande information om alla delegationsfastigheters lämp-  
lighet
Vid besök på plats bedömer man om fastigheterna tillgodoser 
delegationernas behov, men alla brister identifieras inte
49 
Huvudkontoret bedömer delegationsfastigheter genom följande mekanismer 
som ska se till att de fortsätter att tillgodose delegationernas behov:
a) Avdelningen för stöd till och utvärdering av delegationer gör utvärdering -
ar av delegationerna i genomsnitt vart fjärde år, där även en bedömning av 
kontor och residens ingår.
b) För utrikestjänstens räkning gjorde en extern uppdragstagare arbetsmiljö-  
inspektioner  av nästan alla delegationernas kontor och residens mellan 
2010  och  2015.
c) Den regionala säkerhetsansvarige gör säkerhetsbedömningar av delega -
tionernas fastigheter minst en gång om året.
37 Iakttagelser 
50 
Efter dessa bedömningar av fastigheter rekommenderas korrigerande åtgärder 
(till exempel installation av säkerhetssystem, genomförande av byggarbeten eller 
byte av lokaler) så att de konstaterade bristerna åtgärdas. Men vid bedömningar -
na identifieras inte alla brister. Rapporten från den regionala säkerhetsansvarige 
i Nepal från november 2013, till exempel, tog inte upp den grundläggande frågan 
hur man skulle sörja för samma säkerhetsnivå i garage och prefabricerade pavil -
jonger som i huvudbyggnaden (se ruta 2 ).
Övervakningen av yta per person i kontorsfastigheter omfattar 
inte alla relevanta faktorer
51 
I utrikestjänstens fastighetspolitik rekommenderas att delegationskontoren ska 
ha en maximal yta på 35 kvadratmeter per person (se punkt 20). Den anger också 
att vissa utrymmen ska undantas från beräkningen. Huvudkontoret kan dock inte 
exakt identifiera alla kontorsfastigheter som har för stor eller för liten yta, efter -
som det inte identifierar följande ytor separat när den övervakar ytan per person:
a) Kontorsyta som hyrs ut till en annan organisation.
b) Ett extra konferensrum när det krävs för att man ska kunna tillgodose de 
behov som ordförandeskapsfunktionen enligt Lissabonfördraget medför.
c) Utrymme som används av tillfälliga praktikanter och utstationerade natio-  
nella experter, när en delegation anställer sådan personal regelbundet.
52 
Övervakningssystemet håller inte reda på för vilka fastigheter undantag från 
taken för ytstorlek har beviljats. Därför övervakar man inte huruvida sådana un -
dantag fortsätter att vara motiverade.
38 Iakttagelser 
Utrikestjänsten övervakar inte huruvida hyrorna för kontors-
fastigheter och residens fortsätter att motsvara marknadspriserna
53 
Huvudkontoret har den information som behövs för att kunna beräkna kostnaden 
per kvadratmeter för varje kontorsfastighet och residens. Det jämför dock inte re -
gelbundet dessa kostnader per kvadratmeter med marknadspriserna för att iden -
tifiera betydande skillnader. En sådan jämförelse gjordes med avseende på per -
sonalbostäder 2014, där stora skillnader konstaterades mellan vissa hyrestak och 
marknadspriserna. På samma sätt övervakar inte huvudkontoret de avgifter som 
samlokaliserade organisationer betalar för att se till att de täcker kostnaderna.
Utrikestjänsten registrerar inte på ett tillförlitligt sätt resultaten 
av övervakningen i sina informationssystem
54 
Innan utrikestjänsten inrättades hade Europeiska kommissionen tagit fram ett 
informationssystem för förvaltning av delegationernas fastigheter: ImmoGest. 
Detta fastighetsinformationssystem, som används sedan 2008, har potential att 
tillhandahålla information som kan bidra till planeringsprocessen i enlighet med 
bästa praxis. Över hälften av dem som besvarade revisionsenkäten ansåg dock 
att ImmoGest inte är ändamålsenligt när det gäller att förvalta fastigheter (se 
illustration 16 ).
Synpunkter på ImmoGest
Källa : Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer.Illustration 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Svarande
Lätt att använda Fullständigt TillförlitligtInstämmer
inte
Instämmer
Användbart i 
fastighetsförvaltningen
39 Iakttagelser 
55 
Varje delegation ansvarar för att föra in information om sina kontorsfastigheter, 
residens och personalbostäder i ImmoGest. Men omkring 35 % av kontorsfastig -
heterna och residensen registrerades inte i ImmoGest 2014. Över hälften av dem 
som besvarade revisionsenkäten ansåg att systemet inte är lätt att använda, och 
över 30 % av de svarande ansåg att uppgifterna inte är fullständiga eller tillförlit -
liga (se illustration 16 ).
56 
Följande iakttagelser från revisionsbesöken vid delegationerna bekräftade 
enkätresultaten:
a) ImmoGest-systemet är inte användarvänligt. Det har defekter som inte har 
rättats till, och i Nepal, till exempel, fungerar systemet långsamt och går 
ibland inte att komma åt.
b) Informationen är inte kopplad till affärsprocesser, och till exempel ger inte 
ImmoGest-systemet konkreta påminnelser om när hyror ska betalas eller när 
slutdatum för hyrestiden närmar sig.
c) Den information som delegationerna för in använder inte huvudkontoret på 
ett ändamålsenligt sätt. Till exempel använder inte huvudkontoret informa -
tion om fastghetshyror när den ska upprätta budgeten, trots att ImmoGest 
innehåller denna information.
d) Huvuddelen av den information som beskriver personalbostäder där kostna -
der ersätts fyller inget syfte.
e) Eftersom systemet inte används till konkreta funktioner, uppdaterar inte de -
legationerna uppgifterna i det regelbundet. Uppgifterna innehåller dessutom 
ett antal fel. Exempelvis har vissa hyrda fastigheter registrerats i ImmoGest 
som ägda.
40 Iakttagelser 
57 
I stället för att använda ImmoGest har utrikestjänstens infrastrukturavdelning 
ett centralt kalkylblad i Excel med information om alla delegationskontor och 
residens, inklusive information som inhämtats vid besök på plats. Men en del 
information i kalkylbladet är också ofullständig eller oriktig. Till exempel
a) registreras inte skicket på fastigheter som står tomma,
b) finns det inga uppgifter om i vilket skick 53 residens befinner sig (38 %).
c) är kontorsytan i vissa kontorsfastigheter felaktig; exempelvis hade kontors-  
ytan i kontorsfastigheten i Nepal registrerats som 1 225 kvadratmeter i kal -
kylbladet, men delegationen bekräftade att den var 947 kvadratmeter,
d) överensstämmer inte vissa fastigheters och residens skick med bedömning -
en; i arbetsmiljörapporten, till exempel, fick kontorsfastigheten i Nepal 4 
av 5 poäng, men i klakylbladet registrerades 3 av 5 poäng; skicket på resi -
denset i Washington DC fick 5 av 5 poäng, trots att det är i behov av stora 
renoveringar.
58 
Infrastrukturavdelningen vid utrikestjänsten för en separat förteckning över ägda 
fastigheter. En del av informationen i förteckningen är också oriktig eller ofull -
ständig. År 2014, till exempel, registrerades det ägda residenset i Zimbabwe som 
kontor, fanns det tidigare residenset i Tanzania inte med och angavs inte i för -
teckningen vilka fastigheter som fortfarande var i bruk.
59 
Utrikestjänstens huvudkontor har därför inte tillförlitlig grundläggande informa -
tion om alla kontorsfastigheter och residens, trots att sådan information är av 
väsentlig betydelse i planeringsprocessen för att man ska kunna identifiera var 
ändringar är nödvändiga. I slutet av 2015 höll utrikestjänsten på att vidta åtgärder 
för att göra ImmoGest relevantare och användarvänligare.
41 Iakttagelser 
Vid planeringen utnyttjar man inte tillgänglig information 
tillräckligt, och planeringen är dessutom kortsiktig
Tillgänglig relevant information används inte till att upprätta 
planer
60 
Avsaknaden av tillförlitlig grundläggande information om delegationsfastighe -
ter och bristerna i de centrala övervakningssystemen (se punkterna 50–59) gör 
att huvudkontoret inte kan planera på ett ändamålsenligt sätt. Huvudkontoret 
använder dessutom inte den information som finns tillgänglig på ett ändamåls-  
enligt sätt till att upprätta planer för underhåll eller byte av fastigheter. Följande 
exempel kan ges:
a) Huvudkontoret prioriterar inte, budgeterar inte för och för inte in i under -
hållsplaner de rekommendationer efter bedömningar på plats som delega -
tionerna inte har resurser att genomföra29. Delegationerna genomför vissa av 
de rekommendationer som lämnas efter bedömningar av deras fastigheter 
för att åtgärda brister30 men inte andra. De som svarade på revisionsenkä -
ten förklarade att det är många rekommendationer efter bedömningar som 
delegationerna inte genomför på grund av brist på personal och ekonomiska 
resurser och lokala begränsningar. Till exempel grundas rekommendationer 
om arbetsmiljön på EU-lagstiftning, oavsett de lokala förhållandena. En sva -
rande sammanfattade svårigheterna på följande vis: ”Personalbrist, brist på 
budgetmedel och allmänna lokala förhållanden och upphandlingsproblem 
undergräver i väsentlig grad det planerade genomförandet.” Delegationen 
i Nepal hade inte resurser att rätta till vissa problem som vid upprepade till -
fällen framhävdes i rapporter från den regionalt säkerhetsansvarige.
b) Trots att huvudkontoret har information om fastigheter i dåligt skick eller 
med för stor eller för liten yta, använder det inte den fullt ut till att prioritera 
de största behoven av förändringar och planera det underhåll, den sam-  
lokalisering eller de flyttningar som de medför. Det resulterar exempelvis i att 
kontorsfastigheternas skick försämras, särskilt när det gäller dem som förvär -
vats före år 2000 (se illustration 4  och punkt 23). Revisionsenkäten visade 
att 42 % av de svarande var medvetna om att deras kontorsyta per person 
överskred den rekommenderade maximala ytan. Men 47 % av dem agerade 
inte för att minska den och anpassa den till taket. Trots att kontorsytan per 
person i Turkiet överskred den rekommenderade maximala ytan, fanns det 
inte tillräckligt med utrymme på grund av att våningsplanen hade utformats 
så opraktiskt (se ruta 5 ).29 Till exempel prioriterade eller 
uppskattade inte huvud-
kontoret kostnaderna för 
rekommendationerna efter 
arbetsmiljöinspektionen 
i Nepal i november 2012. 
Huvudkontoret följde 
överhuvud taget inte upp 
rekommendationerna 
avseende residenset (som 
delegationen inte genom-  
förde).
30 Till exempel konstaterade 
man i utvärderingen av 
delegationen i Tanzania från 
2012 att kontorslokalerna var 
för små och hade nått ka-  
pacitetstaket. Delegationen 
hyrde därefter, från april 2013, 
delar av den fjärde våningen 
av Nederländernas ambassad.
42 Iakttagelser 
Planeringen är inriktad på att tillgodose kortsiktiga behov
61 
Infrastrukturavdelningen vid utrikestjänsten utarbetar planeringsdokument som 
införlivar exempel på god praxis. Planeringsdokumenten är dock inriktade på 
behov på kort sikt (cirka två år) och fastighetsprojekt som för tillfället utarbetas 
eller undersöks. Följande exempel kan ges:
a) De årliga arbetsdokumenten från 2014 och 2015 om utrikestjänstens fastig -
hetspolitik, som beskriver projekt som håller på att utarbetas och undersö -
kas, innehåller inga planerade förändringar av kontorsytan efter 2015. I dem 
hävdar man att förändringar när det gäller yta och lokalisering kommer att 
styras av politiska beslut och tillgängliga resurser.c) Huvudkontoret planerar inte hur det ska avyttra fastigheter som man äger 
men som delegationerna inte längre använder. För de flesta av de 20 % ägda 
fastigheter som inte används av delegationerna finns det inga planer (se 
punkt 25). Ett exempel på god praxis är att när tyska ambassader flyttar till en 
ny fastighet måste de planera hur de ska avyttra den gamla fastigheten, om 
den ägs, innan de köper eller hyr något annat.
d) Huvudkontoret planerar inte att se över de bidrag som betalas av samloka -
liserade organisationer. År 2013 krävde utrikestjänsten att delegationerna 
skulle ta betalt för gemensamma utrymmen (se punkt 27 c). Utrikestjänsten 
har även slagit fast att organisationer som den hyser ska bidra till de adminis -
trativa kostnaderna. Men den har inte planerat vilka befintliga arrangemang 
som ska prioriteras vid översynen.Ruta 5Förvaltning av kontorsytan vid delegationen i Turkiet
Delegationskontoren i Turkiet hade en yta på 5 500 kvadratmeter för 150 anställda, vilket motsvarar 37 kva -
dratmeter per person. Trots att det är över taket på 35 kvadratmeter per person konstaterade man i utvärde -
ringsrapporten från oktober 2008 att den opraktiska utformningen av våningsplanen i fastigheten ledde till 
att det inte fanns tillräckligt med kontorsyta för personalen.
Under 2015 genomfördes ett projekt för att disponera om kontorsytan i den befintliga fastigheten och öka 
andelen delade kontor som frigjorde visst utrymme och minskade ytan per person till 34 kvadratmeter.
43 Iakttagelser 
b) I ett meddelande från 2014 till delegationscheferna om utvecklingen av  
fastighetspolicyn 2015 och 2016 identifierades fastighetsprojekt som plane -
rades för de kommande två åren och ombads delegationscheferna att hålla 
ett öga på möjligheterna att köpa fastigheter i händelse av att utrikestjänsten 
skulle avsluta året med ett budgetöverskott som man snabbt måste ingå 
åtaganden för.
c) Det finns en plan på medellång sikt som identifierar köp, arbeten och för -
längningar av hyresavtal under perioden 2014–2020. Men den innehåller 
endast planerade köp av fastigheter och byggprojekt som tillgodoser akuta 
behov. Utrikestjänsten fastställer inte i tillräcklig utsträckning prioriteringar 
när det gäller att byta lokaler, stänga delegationer, slå samman delegationer, 
öppna nya delegationer eller ändra delegationers storlek fram till 202031. 
Det beror delvis på att utrikestjänsten inte använder tillgänglig information 
tillräckligt (se punkt 60) men också på att Europeiska kommissionen lämna -
de ett förslag om delegationernas personal till utrikestjänsten32 som endast 
avsåg de två följande åren33.
62 
Eftersom utrikestjänstens planeringsprocess är reaktiv och inriktad på projekt 
som tillgodoser aktuella behov, finns det risk för att viktiga projekt inte tas med 
i planerna förrän de blir akuta. En plan på medellång sikt (cirka sju år) för delega -
tionsfastigheter skulle återspegla bästa praxis i andra medlemsstater och göra 
att infrastrukturavdelningen vid utrikestjänsten kan spela en mer strategisk roll. 
Oförutsedda politiska händelser kan leda till att EU:s grad av närvaro i vissa län -
der ändras och göra det nödvändigt med ett reaktivt tillvägagångssätt när vissa 
fastighetsprojekt ska planeras. Trots det skulle utrikestjänstens infrastruktur-  
avdelning med hjälp av en plan på medellång sikt tydligt kunna visa strategiska 
beslutsfattare effekterna av dessa oförutsedda förändringar i form av anpass -
ningar av planen.31 I utrikestjänstens rapport om 
samlokalisering från 2014 
konstateras att planerna på 
medellång sikt bör innehålla 
denna information.
32 Sedan utrikestjänsten inrät-  
tades består EU-delegatio-  
nerna av två typer av personal: 
1 900 anställda vid Europeiska 
utrikestjänsten och 3 400 
anställda vid Europeiska 
kommissionen. För att ta 
hänsyn till Europeiska kom-  
missionens planer på hur 
många av dess anställda som 
ska arbeta vid delegationerna 
samråder utrikestjänsten med 
kommissionen om beslut 
avseende resurstilldelning vid 
delegationerna genom 
”Eudel-mekanismen”.
33 Ett ”regionalt tillvägagångs-
sätt”, som för närvarande 
övervägs vid GD Inter-
nationellt samarbete och 
utveckling, kan på medellång 
sikt leda till att man behöver 
skaffa ytterligare utrymme vid 
delegationer som fungerar 
som regionala centrum och 
minska antalet anställda vid 
andra delegationer.
44 Iakttagelser 
Planeringssystemen för ägda fastigheter är särskilt 
bristfälliga
Utrikestjänsten har som långsiktigt mål att köpa fler 
delegationskontorsfastigheter och har gjort upp om  
villkoren för att låna upp till 200  miljoner  euro
63 
För närvarande äger utrikestjänsten mindre än 20 % av delegationernas kontors -
fastigheter och residens. I arbetsdokumenten från 2014 och 2015 om utrikestjäns -
tens fastighetspolitik uppgavs det dock att det ofta skulle vara mer ekonomiskt 
att köpa än att hyra fastigheter. Över 80 % av dem som svarade på revisionsenkä -
ten ansåg att man får bättre valuta för pengarna om man köper delegationsfas-  
tigheterna än om man hyr dem.
64 
Utrikestjänstens långsiktiga mål är att köpa fler delegationskontorsfastigheter. 
Ett hinder för detta mål var den begränsade budget som fanns tillgänglig för 
utrikestjänsten för förvärv eller uppförande av nya delegationsfastigheter (i stor -
leksordningen fem miljoner euro per år34). I revisionsenkäten konstaterades att 
i hälften av de fall då delegationen ville köpa kontoren eller residenset hade det 
förhindrats av en brist på medel. Men 2015 gjorde utrikestjänsten i enlighet med 
de nya bestämmelserna i budgetförordningen35 upp om villkoren för att låna upp 
till 200 miljoner euro under fyra år för att köpa fastigheter.
Utrikestjänsten har inte infört system som gör att den kan  
förvalta ägda fastigheter på ett ändamålsenligt sätt
65 
I riktlinjerna och förfarandena för att köpa fastigheter i tredjeland från 2015 an-
ges att köp av kontorsfastigheter bör prioriteras framför residens. Ägande erbjud -
er dock mindre flexibilitet än hyra (se punkt 9 a). Den minskade flexibilitet som 
ägande ger är ett mindre problem när det gäller residens än när det gäller kontor, 
eftersom residensen inte berörs av förändringar i personalantalet. På grund av att 
de är mindre är de dessutom lättare att köpa, underhålla (se punkterna 15 och 24) 
och sälja än kontor.34 Arbetsdokument från 2014 om 
utrikestjänstens fastighets-  
politik.
35 Ändringarna av budget-
förordningen från 2012 
(artikel 203.8) innebär att 
institutionerna får låna pengar 
för att köpa fastigheter.
45 Iakttagelser 
66 
När utrikestjänsten hyr fastigheter anlitar den externa experter på fastighetsför -
valtning. Brist på medel är inte längre ett hinder för utrikestjänstens långsiktiga 
mål om ökat ägande, men den har begränsade erfarenheter av att äga fastighe -
ter, saknar sakkunskap i fastighetsförvaltning och har inte inrättat ändamålsenli -
ga system för köp, underhåll och försäljning av fastigheter. Följande exempel kan 
ges:
a) Systemet för att avgöra huruvida det är bäst att köpa eller hyra bör förbättras 
(se punkt 40).
b) Det finns ingen strategi för fastighetsunderhåll och inga ändamålsenliga 
system för underhåll av ägd egendom. Det leder till att fastigheternas skick 
försämras (se punkt 23). Över en tredjedel av dem som svarade på revisions -
enkäten ansåg att huvudkontorets stöd till fastighetsunderhållet är otillräck -
ligt (se illustration 13 ). Medlemsstaternas ambassader (till exempel Danmark, 
Tyskland, Nederländerna, Sverige och Storbritannien) betonade vikten av att 
man planerar för och investerar i underhållet av ägda fastigheter. Delega -
tionens kontorsfastighet i Tanzania, till exempel, som ägs tillsammans med 
Tyskland, Nederländerna och Storbritannien, hålls i gott skick.
c) Det faktum att det inte finns en mekanism för att hantera fluktuationer 
i växelkurser kan hindra delegationer från att genomföra planerade fastig -
hetsprojekt36. Nederländernas ambassad förklarade, å andra sidan, hur deras 
växelkurs för året fastställs centralt i syfte att skydda åtgärder, till exempel 
planerat underhållsarbete, från fluktuationer i växelkurserna. Eventuella väx -
elkursvinster eller växelkursförluster tar deras huvudkontor ansvar för.
d) Det finns negativa incitament och hinder för försäljning av fastigheter som 
man inte behöver, vilket gör att man behåller fastigheter som inte längre 
används (se punkterna 25 och 60 c). Till exempel kan infrastrukturavdelning -
en vid utrikestjänsten inte använda de medel som erhålls från försäljningen 
av ägda fastigheter till att köpa en ersättningsfastighet. Utrikestjänsten äger 
dessutom inte vissa lokaler utan har endast fått nyttjanderätt av de nationella 
myndigheterna.
e) Utrikestjänstens vägledning om avgifter för samlokaliserade hyresgäster om -
fattar inte ägda fastigheter. En del avgifter täcker därför inte alla kostnader, 
eftersom de inte återspeglar fastighetens hyresvärde (se punkt 27 b).36 Meddelande från utrikes-
tjänstens huvudkontor till 
delegationscheferna, 
20 januari 2015: Budget 
2015 – Impact of the falling 
value of the euro for expenditure 
in Delegations  (budgeten för 
2015 – effekterna av eurons 
sjunkande värde på delega-  
tionernas utgifter).
46
 Slutsatser och 
rekommendationer
67 
För att de fastigheter som utrikestjänsten tillhandahåller ska bidra på ett ända -
målsenligt sätt till uppfyllandet av EU:s mål när det gäller utrikespolitik, handel 
och utvecklingssamarbete, måste de tillgodose delegationernas behov. De ska 
också ge god valuta för pengarna. I punkterna nedan redovisar vi de viktigaste 
slutsatserna av vår revision och lämnar därefter ett antal rekommendationer. Ge -
nomförandet av rekommendationerna bör inledas omedelbart och vara avslutat 
före utgången av 2017.
68 
Delegationernas fastigheter, oavsett om det är kontorsfastigheter, delegations -
chefernas residens eller personalbostäder, tillgodoser i regel delegationernas 
behov, även om vissa mål för kontorsfastigheter inte finns med i fastighetspoli -
tiken (se punkterna 8–19). Fastigheterna ger dock inte bästa valuta för pengarna 
eftersom
a) ytan i merparten av kontorsfastigheterna och i vissa residens överskrider de 
tak som fastställts i fastighetspolitiken (se punkterna 20–22),
b) utrikestjänsten behåller ägda fastigheter som den inte längre använder (se 
punkterna 23–25),
c) vissa avgifter som hyresgästerna, i de fall då delegationerna delar sina kon -
torslokaler med EU-medlemsstater eller EU-institutioner eller EU-organ, ska 
betala inte täcker alla kostnader (se punkterna 26 och 27).
Rekommendation 1 – Komplettera målen för kontors-  
fastigheter
Utrikestjänsten bör ta med miljöfaktorer, tillgänglighet för personer med 
funktionsnedsättning och flexibilitet som mål i fastighetspolitiken för 
kontorsfastigheter.
Rekommendation 2 – Se till att de avgifter som samlokalise-
rade organisationer ska betala täcker alla kostnader
Utrikestjänsten bör se till att de avgifter som betalas av EU-medlemsstater eller 
EU-institutioner eller EU-organ som är hyresgäster i delegationernas kontorsfast -
igheter är konsekventa och täcker alla kostnader. Till exempel bör utrikestjänsten 
se till att alla hyresgäster betalar för användningen av gemensamma utrymmen 
och för administrativt stöd. I de fall då utrikestjänsten äger kontoren bör en avgift 
ingå som återspeglar fastighetens hyresvärde.
Metoden för att beräkna dessa avgifter bör även tillämpas på fastigheter som ägs 
av utrikestjänsten men som inte längre används av en delegation utan hyrs ut till 
andra organisationer.
47 Slutsatser och rekommendationer 
69 
Delegationsfastigheternas lämplighet beror på hur de väljs ut. Den beror också 
på de system som utrikestjänsten använder för att se till att fastigheterna fortsät -
ter att tillgodose behoven och för att vidta korrigerande åtgärder om det är nöd -
vändigt. I  bilaga III  sammanfattas bristerna i systemen för att välja ut fastigheter, 
övervaka deras lämplighet och planera framtida förändringar.
70 
Innan en fastighet hyrs (eller ett hyresavtal förlängs) eller köps lägger den be -
rörda delegationen fram en fastighetsakt för högkvarteret för granskning och 
godkännande. Det är ett exempel på god praxis (se punkterna 30 och 31). Det 
finns dock risk för att utrikestjänsten inte väljer ut rätt fastigheter eftersom det 
förekommer vissa brister när fastighetsaktförfarandet tillämpas i praktiken, när -
mare bestämt följande:
a) Delegationerna har inte tillräcklig sakkunskap för att kunna identifiera lämpli -
ga lösningar (se punkterna 32–35).
b) Det finns brister i den tekniska och ekonomiska analys som delegationerna 
gör för att jämföra alternativ (se punkterna 36–43).
c) En del slutgiltiga beslut av huvudkontorets fastighetskommitté fattas inte 
i tid eller är inte övertygande (se punkterna 44–47).
Rekommendation 3 – Stärka tillämpningen av förfarandet för 
att välja ut fastigheter
Utrikestjänsten bör stärka tillämpningen av det fastighetsaktförfarande som 
används när fastigheter ska väljas ut:
 ο Upprätta fastighetsakter för alla nya kontrakt.
 ο Införa en förenklad fastighetsakt för förlängningar av hyresavtal. Sådana fas-  
tighetsakter skulle kunna begränsas till att visa att den föreslagna lösningen 
fortsätter att tillgodose behoven i enlighet med fastighetspolitiken och att 
motsvara marknadspriserna.
 ο Jämföra alternativ med hjälp av en tabell och göra en tillförlitlig och avvägd 
övergripande teknisk och ekonomisk bedömning som visar att den valda 
lösningen motsvarar marknadspriserna och tar tillräcklig hänsyn till golvyta.
 ο Ta fram riktlinjer för hur man ska beakta utrymme som hyrs ut till andra orga -
nisationer och inkomster från samlokalisering.
 ο Fatta snabba beslut för att på så vis minimera risken för att fastigheter even -
tuellt inte längre är tillgängliga.
48 Slutsatser och rekommendationer 
71 
När utrikestjänsten har valt ut fastigheter bedömer den regelbundet huruvida 
de fortsätter att tillgodose delegationernas behov genom besök på plats men 
den identifierar inte alla brister (se punkterna 49 och 50). Utrikestjänsten jämför 
inte ytan per person i kontorsfastigheter mot kriterierna i fastighetspolitiken (se 
punkterna 51 och 52) och kontrollerar inte heller att hyrorna för kontorsfastig -
heter och residens fortsätter att motsvara marknadspriserna eller att de avgifter 
som samlokaliserade organisationer betalar täcker alla kostnader (se punkt 53). 
Vidare registrerar inte utrikestjänsten på ett tillförlitligt sätt resultaten av över -
vakningen i sina informationssystem (se punkterna 54–59).
Rekommendation 4 – Kontrollera marknadspriserna
Utrikestjänstens huvudkontor bör använda en oberoende informationskälla för 
att kontrollera marknadspriserna för kontorsfastigheter och regelbundet överva -
ka att kontorshyrorna följer marknadspriserna. Övervakningen skulle kunna leda 
till att man omförhandlar ett hyresavtal eller börjar leta efter en ny fastighet att 
hyra eller köpa.
Rekommendation 5 – Förbättra informationssystemet för 
fastighetsförvaltning
Utrikestjänsten bör förbättra sitt informationssystem för fastighetsförvaltning 
så att det kan tillhandahålla tillförlitligare och relevantare information som kan 
bidra till planeringsprocessen. Informationen bör vara inriktad på kontorsfastig-  
heter, residens, personalbostäder som delegationen tillhandahåller och ägda 
fastigheter som delegationerna inte längre använder. Informationen om kontors -
yta per person bör göras mer detaljerad genom separat identifiering av kontors -
yta som hyrs ut till andra organisationer, konferensrum som är nödvändiga för att 
tillgodose ordförandeskapsfunktionens behov och yta som används av prakti -
kanter och utstationerade nationella experter.
72 
Bristen på tillförlitlig grundläggande information om delegationsfastigheter gör 
att huvudkontoret inte kan planera nödvändiga förändringar på ett ändamålsen -
ligt sätt. Dessutom förhåller det sig på följande sätt:
a) Huvudkontoret använder inte den tillgängliga informationen på ett än -
damålsenligt sätt till att upprätta planer för korrigerande åtgärder (se 
punkt 60).
b) Planeringen är inriktad på att tillgodose kortsiktiga behov (se punkterna 61 
och 62).
c) Trots att utrikestjänsten har som långsiktigt mål att köpa fler delegations -
kontorsfastigheter och har gjort upp om villkoren för att låna upp till 
200 miljoner euro, har den inte infört system som gör att den kan förvalta de 
fastigheter som den äger på ett ändamålsenligt sätt (se punkterna 63–66).
49 Slutsatser och rekommendationer 
Rekommendation 6 – Öka sakkunskapen om fastighets-  
förvaltning
Utrikestjänsten bör öka sin sakkunskap om fastighetsförvaltning vid huvudkon -
toret (till exempel genom utbildning eller rekrytering av personal med lämplig 
kompetens) i syfte att utveckla ett mer strategiskt tillvägagångssätt, förbättra 
planeringen, öka stödet till delegationerna och göra betydande besparingar 
genom bättre lokalförvaltning.
Rekommendation 7 – Upprätta planer på medellång sikt
Utrikestjänsten bör upprätta löpande planer på medellång sikt för sina delega -
tionsfastigheter som omfattar cirka sju år. Planerna bör innehålla prioriteringar 
när det gäller hyra, köp, försäljningar, modifieringar och underhåll. Tillgänglig in -
formation om golvyta och fastigheters skick bör användas så att man kan planera 
på medellång sikt hur man ska uppfylla kriterierna i fastighetspolitiken. Till exem -
pel bör planerna innebära att kontorsytan anpassas bättre till antalet anställda 
och att överskottsutrymme utnyttjas till samlokalisering när så är lämpligt.
Rekommendation 8 – Identifiera när köp ger bättre 
valuta för pengarna och förvalta ägda fastigheter på ett 
ändamålsenligt sätt
Utrikestjänsten bör förbättra systemen för att identifiera när köp ger bättre valu -
ta för pengarna och för att förvalta ägda fastigheter på ett ändamålsenligt sätt: 
 ο Tillämpa ett verktyg (som till exempel kan användas i bedömningar i fastig -
hetsakter av huruvida man ska köpa eller hyra) och endast köpa fastigheter 
när det ger bättre valuta för pengarna än att hyra. Utrikestjänsten bör beräk -
na kostnaderna och inkomsterna för en fastighets hela livscykel, inbegripet 
finansierings- och underhållskostnader. I denna jämförelse mellan hyra och 
köp bör utrikestjänsten också beakta fastighetens restvärde, diskonterings -
räntan och riskfaktorer som politisk eller ekonomisk instabilitet i landet och 
osäkerhet när det gäller antalet anställda i kontorsfastigheter.
 ο Planera större köp och prioritera fastigheter (oavsett om det handlar om kon -
tor eller residens) där köp ger bäst valuta för pengarna.
 ο Utarbeta en strategi för att underhålla ägda fastigheter, som knyts till rekom -
mendationer efter arbetsmiljöinspektioner.
 ο Skydda budgeten för fastighetsunderhåll från fluktuationer i växelkurserna.
 ο Planera hur outnyttjade ägda fastigheter ska avyttras innan andra fastigheter 
köps eller hyrs.
50 Slutsatser och rekommendationer 
Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin 
Cvikl som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 16 februari 2016.
 För revisionsrätten
 Vítor Manuel da Silva Caldeira
 ordförande

51
 Bilagor
Samlokalisering med EU:s medlemsstater i EU-delegationerna
Delegation EU-medlemsstater
Afghanistan Litauen
Azerbajdzjan Spanien, Kroatien
Vitryssland Österrike
Colombia Finland, Tjeckien
Östtimor Frankrike
Etiopien Luxemburg
Georgien Slovakien
Honduras Frankrike
Irak Storbritannien
Mauretanien Storbritannien
Burma/Myanmar Spanien
Nigeria Italien, Nederländerna, Grekland, Frankrike, Tyskland, Österrike, Slovakien
SydsudanDanmark, Frankrike, Tyskland, Italien, Nederländerna, Spanien, 
Storbritannien
Tanzania Finland, Tyskland, Nederländerna, Storbritannien (samägande)
Turkiet (Gaziantep) Frankrike, Danmark, Tyskland
Vietnam Finland
Jemen Spanien
Källa : Arbetsdokument från 2015 om utrikestjänstens fastighetspolitik.Bilaga  I
52 Bilaga II 
Detaljuppgifter om granskningen av 30 fastighetsakter
Aktreferens Delegation Fastighet Den föreslag -
na lösningen 
innebär byte 
av fastighet1. Under -
sökning 
av mark -
naden2. Diskussion 
om huruvida 
man ska 
hyra eller 
köpa3. Kortlista 
med mer än 
ett lämpligt, 
realistiskt 
alternativ4. Delegationens 
förslag till lösning 
baseras på en 
tillförlitlig teknisk 
och ekonomisk 
analys5. Övertygande 
skäl till beslutet 
av huvudkonto -
rets fastighets -
kommitté
2013.01 Pakistan Residens Nej Ja Nej Nej Ja Ja
2013.11 Angola Kontor Ja Ja Nej Nej Ja Ja
2013.18 Indien Residens Ja Ja Nej Ja Nej Ja
2013.19 Uganda Kontor Nej Ja Nej Ja Ja Ja
2013.20 Rwanda Kontor Nej Ja Nej Ja Ja Ja
2013.27 Jordanien Kontor Nej Ja Nej Ja Nej Nej
2013.36 Hong  Kong Kontor Nej Ja Nej Ja Ja Ja
2013.42 Guatemala Kontor Nej Ja Nej Ja Ja Ja
2013.46 Mauretanien Residens Nej Ja Nej Nej Nej Nej
2013.48 Libyen Kontor Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2013.52 Kenya Kontor Nej Nej Nej Nej Ja Ja
2013.56 Kenya Personalbostäder Ja Ja Nej Ja Nej Nej
2013.70Burma/
MyanmarKontor Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2013.73 Peru Residens Ja Ja Nej Nej Ja Ja
2013.75 Angola Residens Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2013.90 Kina Kontor Nej Ja Ja Nej Ja Ja
2013.93 Gabon Kontor Ja Ja Nej Nej Ja Ja
2014.01 Pakistan Kontor Nej Ja Ja Nej Nej Ja
2014.07 Laos Kontor Ja Ja Ja Ja Ja Ja
2014.10Elfenbens -
kustenPersonalbostäder Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2014.15 Colombia Kontor Nej Nej Ja Nej Ja Ja
2014.16 Fiji Kontor Ja Ja Ja Nej Ja Ja
2014.26 Indien Kontor Ja Ja Nej Nej Ja Ja
2014.27 Israel Residens Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2014.31 Vietnam Kontor Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2014.35Förenta 
staternaKontor Nej Nej Nej Nej Nej Nej
2014.45 Togo Kontor Nej Ja Nej Nej Nej Nej
2014.48 Sri Lanka Kontor Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2014.55 Sri Lanka Residens Ja Ja Nej Nej Nej Nej
2014.61 Östtimor Personalbostäder Ja Nej Nej Nej Ja Nej
Källa : Europeiska revisionsrätten utifrån en granskning av 30 fastighetsakter.Bilaga  II
53 Bilaga III 
Skäl till att delegationsfastigheterna inte ger bästa valuta för pengarna
Källa : Europeiska revisionsrätten.Bilaga  III
 
 Urvalsförfarande
Ingen strategi för fastighetsunderhåll
Övervakning av lämpligheten Planering av nödvändiga förändringarHuvudorsaker Eﬀekter
Övervakning av lämplighetenUrvalsförfarande
Planering av nödvändiga förändringar 
 Brist på lämpliga fastigheter på den lokala marknaden
Brist på sakkunskap vid delegationerna
 Urvalsförfarande
Övervakning av lämpligheten Planering av nödvändiga förändringarHögre tak för kontorsyta fram till 2013
Fastighetsakter och fastighetsbeslut tar inte 
tillräcklig hänsyn till golvyta
Undantag från tak beviljas utan 
tydlig motivering
Inga medelfristiga bemanningsplaner för delegationerna Inga kontroller av undantag från tak (Är de fortfarande motiverade?)Viss golvyta inte undantagen i beräkningen, såsom föreskrivs i bestämmelsernaLämpliga alternativ saknas när man söker efter 
nya fastigheter
All tillgänglig information om outnyttjad golvyta användes inte i planeringen av korrigerande åtgärder (samlokalisering, ﬂyttning etc.)Informationen om golvyta ofullständig och otillförlitlig
Oriktig identiﬁering av kontorsfastigheter med för liten eller för stor ytaGolvytan överskrider
ofta taket
Skicket på fastigheter som inte utnyttjas bedöms inte
Residensens skick övervakas inteUtrikestjänsten använder 
inte 20 % av de fastigheter 
som den äger
Inga avyttringsplaner för merparten av de ägda 
fastigheter som inte längre användsInget incitament/krav att sälja olämpliga fastigheterUnderhållsplaner på medellång sikt saknas 
Vissa fastigheter förvärvas under särskilda villkor, vilket gör det svårt att avyttra demFörteckningen över ägda fastigheter är ofullständig och otillförlitligSystemet för att besluta om det är bäst 
att köpa eller hyra är bristfälligt
Fluktuationer i växelkurser hindrar planerade byggprojekt
Inga riktlinjer för hur ekonomiska bidrag ska beräknas när delegationen äger fastigheten
Avtal med samlokaliserade organisationer övervakas inteVissa organisationer som är 
hyresgäster i delegationsfas-
tigheterna betalar inte
sin rättmätiga del av kostnaderna
Inga riktlinjer för hur bidrag till administrativa kostnader ska beräknasInga riktlinjer för hur lokaler som hyrs ut till andra organisationer och inkomster från samlokalisering ska beaktas
Inga planer utifrån vilka beﬁntliga avtal ska ses över som en prioritering
54 Europeiska utrikestjänstens 
svar
Sammanfattning
I
Utrikestjänsten håller med om att det finns vissa brister i dess förvaltning av infrastrukturen i EU:s delegationer, och 
arbete pågår inom ett antal områden för att dessa brister ska åtgärdas. Samtidigt måste det påpekas att det är en 
komplex och politiskt känslig uppgift att hantera 180 kontorsfastigheter och 140 officiella residens i 138 länder över 
hela världen, vart och ett med sitt eget specifika rättssystem och sin egen fastighetsmarknad.
På grund av de akuta och välkända budgetrestriktionerna och åtagandet att skära ned på personal förvaltas denna 
enorma portfölj av endast 13 anställda vid huvudkontoret, som backas upp av lokalt administrativt stöd inom 
delegationerna. Tyvärr har det inte varit möjligt att låta delegationernas avsevärda expansion under de senaste 
åren åtföljas av en motsvarande ökning av antalet anställda som ägnar sig åt denna uppgift, vilket har inneburit en 
utmaning för förvaltningen.
Vi håller också med om att det befintliga verktyget för fastighetsförvaltning behöver bytas ut. Ett nytt system kom -
mer att tillämpas fullt ut i slutet av 2016. Detta gör att utrikestjänsten kommer att kunna ta fram ett ändamålsenli -
gare system för förhandsplanering och utgiftsplanering.
III
När det gäller utrymmet i delegationsfastigheterna bör det noteras att 2013 golvytan i riktlinjerna för maximal 
kontorsyta per person minskades från 42 kvadratmeter till 35 kvadratmeter som en allmän regel, men att möjlighet 
finns till extra utrymme för speciella behov, exempelvis när det gäller mötesrum för möten med medlemsstaterna. 
Dessa nya riktlinjer tillämpas vid alla nyförvärv, men det kommer att ta lite tid innan genomsnittsytan är nere på 
den nya nivån. I de fall där delegationerna har ledig kapacitet försöker vi åstadkomma samlokalisering med med -
lemsstaternas ambassader eller andra EU-organ.
Det stämmer också att residensen för några av delegationscheferna överskrider vårt normala tak på 600 kvadrat -
meter, även om den genomsnittliga storleken totalt sett är 461 kvadratmeter användbar golvyta. I fem av dessa fall 
ägs residensen av EU, men i övriga fall kommer vi att be delegationerna att undersöka alternativ när de nuvarande 
hyresavtalen löper ut.
När det gäller ägda fastigheter stämmer det att det finns ett antal fastigheter som ägs av utrikestjänsten som 
inte längre används, antingen på grund av säkerheten på platsen eller på grund av andra lokala förhållanden. De 
berörda delegationerna har ombetts att sälja dessa fastigheter, men detta kan innebära ett utdraget och politiskt 
känsligt förfarande av flera skäl som förklaras i utrikestjänstens svar.
Europeiska utrikestjänstens svar 55
Iakttagelser
09 b) Miljöpåverkan
Utrikestjänsten uppmuntrar och stödjer miljövänliga projekt främst när det gäller lokaler som ägs. När det gäller 
hyrda lokaler måste de investeringar som behöver göras skrivas av under den, normalt korta, period som hyresavta -
let förväntas gälla.
Exempelvis godkände utrikestjänsten 2014 installation av solpaneler på den nyförvärvade kontorsfastigheten i Kap 
Verde. Likaså kommer renoveringen av våra kontor i Mexiko under 2016 att omfatta miljövänliga inslag.
Med tanke på den arbetsbörda som detta medför har Emas ännu inte införts. Vi kommer emellertid att arbeta för att 
öka medvetenheten om miljöpåverkan från delegationsfastigheterna.
09 c) Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning
Utrikestjänsten medger att endast några få av EU:s delegationer är fullt tillgängliga för personer med funktions -
nedsättning. En undersökning om hälsa och säkerhet som genomfördes i september 2014 visade på att endast 7 
delegationer helt uppfyllde kraven och att ytterligare 16 delegationer skulle kunna göras tillgängliga för personer 
med nedsatt rörlighet om relativt små anpassningar gjordes.
Om det är tekniskt och ekonomiskt möjligt och om så krävs enligt den lokala lagstiftningen övervägs dessutom 
systematiskt hur anpassningar av kontor kan göras för att förbättra tillgängligheten för personer med funktionsned -
sättning. När det gäller nya fastigheter kommer tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning att bedö -
mas systematiskt.
10
I Indien och Egypten flyttades delegationerna under 2014/2015 och i Sri Lanka flyttades delegationen i januari 2016. 
För Senegal har olika möjligheter redan undersökts, men man har hittills inte kunnat finna något lämpligt alternativ.
11
Enkäten ger intressanta kvalitativa insikter om de svarandes synpunkter på arbetsmiljön vid delegationskontoren. 
Resultaten kan emellertid återspegla skillnaderna i de omständigheter som råder för respektive svarande.
14
Allmänna synpunkter:
— I handboken för delegationerna anges det att den lokala byggnadstraditionen kan innebära att denna gräns på 
600 kvadratmeter inte alltid kan efterlevas.
— Utrikestjänsten tillåter viss flexibilitet när det gäller den metod som används för att beräkna fastigheters yta, där 
hänsyn tas till lokal praxis.
— Att ytan är mindre än merparten av ambassadörsresidensen är något positivt. Dessutom kan denna skillnad 
förklaras av historiska skäl.
Residensen har nu en genomsnittlig användbar golvyta på 461 kvadratmeter.
Europeiska utrikestjänstens svar 56
20
1. Utrikestjänsten tillåter viss flexibilitet när det gäller hur man beräknar ytan hos fastigheter som hyrs eller ägs av 
utrikestjänsten med tanke på lokal praxis. Det kan därför vara svårt att tolka samlade uppgifter.
2. Delegationerna har blivit tillsagda att ta vederbörlig hänsyn till kontorsytan per anställd. Eventuella avvikelser från 
fastighetspolitiken måste motiveras. Det kommer att ta lite tid innan genomsnittsytan är nere på den nya nivån.
 När det gäller överskottsutrymme eftersträvas samlokalisering med medlemsstaternas ambassader eller andra 
EU-organ. Samlokalisering kan emellertid inte alltid genomföras från den ena dagen till den andra.
3. Om en minskning av personalen sker, är det inte alltid möjligt eller kostnadseffektivt att omedelbart flytta till en 
mindre fastighet. Kostnaden för flytten och för att säkra de nya fastigheterna kan vara högre än de besparingar 
som de mindre ytorna förväntas leda till.
4. I vissa fall är det inte möjligt att hyra bara en del av en våning.
5. Det är inte kostnadseffektivt att säga upp ett befintligt hyresavtal för ett kontor som har överskottsutrymme om 
marknadshyran för mindre kontor är densamma eller högre.
6. I vissa fall ökar ytan per person markant till följd av det antal mötesrum/konferensrum – eller storleken på dessa – 
som krävs för att EU:s delegationer ska kunna fullgöra sina uppgifter och plikter enligt Lissabonfördraget. Så är 
fallet i exempelvis
— Förenta staterna (Washington): 5 458 kvadratmeter användbar golvyta; 89 anställda; 55 kvadratmeter/an -
ställd (samlokalisering ej inräknad),
— Förenta staterna (New York): 4 217 kvadratmeter användbar golvyta; 57 anställda; 74 kvadratmeter/anställd,
— Schweiz (delegationen till FN i Genève): 2 500 kvadratmeter användbar golvyta; 25 anställda; 
100 kvadratmeter/anställd.
21
Även om siffran för priset på överskottskvadratmeterna i fotnot 16 är matematiskt korrekt, kan denna siffra variera 
beroende på var minskningen av ytan görs eftersom dessa priser tydligt skiljer sig åt mellan olika länder.
Dessutom måste investeringar (säkerhets- och infrastrukturarbeten) som gjorts i kontorsfastigheter avräknas mot de 
potentiella besparingar som nämns ovan.
22
Det stämmer att vissa residens överskrider vårt tak på 600 kvadratmeter. I början av 2016 överskred 26 residens 
(18 %) taket på 600 kvadratmeter. I fem av dessa fall ägs residensen av EU. Övriga delegationer kommer att uppma -
nas att undersöka vilka alternativ som finns när de nuvarande hyresavtalen löper ut.
Europeiska utrikestjänstens svar 57
25
Det stämmer att det finns ett antal fastigheter som ägs av utrikestjänsten som inte längre används, antingen på 
grund av säkerheten på platsen eller på grund av andra lokala förhållanden. De berörda delegationerna har ombetts 
att sälja dessa fastigheter, men detta kan innebära ett utdraget och politiskt känsligt förfarande.
Närmare information om följande länder:
— Gambia: EU tvingades lämna sina kontor i slutet av 2003, efter att ha nyttjat dessa i 18 år, på grund av förekom -
sten av asbest. Dessa kontor omfattades av ett hyresavtal med en löptid på 99 år som ingåtts med regeringen 
i Gambia. I avtalen fastställdes det att kontoren måste överlämnas i renoverat skick. Under dessa omständighet -
er var det mer ekonomiskt fördelaktigt att behålla kontoren. I maj 2014 beslutade man att återuppta förhand -
lingarna med lokala myndigheter om att göra sig av med kontoren i nuvarande skick innan den långa hyresperi -
oden löpt ut. Dessa förhandlingar kommer att återupptas när den nya delegationschefen anländer.
— Botswana: Kontoren förvärvades 1987. År 2003 blev dessa kontor för små och delegationen tvingades flytta. På 
grund av fastighetens utmärkta läge beslutade man emellertid att behålla lokalerna och att man skulle undersö -
ka vilka möjligheter som fanns för olika projekt, såsom att låta uppföra nya kontor eller bostäder på tomten. Ing -
et av dessa projekt har förverkligats hittills, främst av budgetskäl. Nyligen ombads delegationen åter att inleda 
en genomförbarhetsstudie om uppförandet av nya kontor på tomten.
— Sydafrika: Residenset auktionerades ut, men det föreslagna priset var alldeles för lågt. Delegationen har fått 
i uppdrag att på nytt undersöka möjligheterna till försäljning.
— Tanzania: Delegationen har inte erhållit äganderätten till husen, där det tidigare residenset ingår och som är be -
lägna utanför det område som rekommenderats av den regionala säkerhetsansvariga personen. Enligt instruk -
tioner från utrikestjänstens huvudkontor från 2013 undersöker delegationen tillsammans med lokala myndighe -
ter vilka alternativ som finns för att återlämna dessa hus. Tanzanias fastighetsbyrå har värderat husen till cirka 
1,8 miljoner  euro. Utrikesdepartementet har bekräftat principen om kompensation.
27
Diskussioner pågår om en översyn av samlokaliseringsavtalen med Echo och EIB. Syftet är att åstadkomma ett har -
moniserat beräkningssätt för all samlokalisering med Echo och EIB. Nya samförståndsavtal bör tecknas under 2016.
Gamla samförståndsavtal bör även ses över helt och anpassas till principen om full kostnadstäckning.
32
Diskussioner om att hyra eller köpa var meningslösa vid denna tidpunkt eftersom det var svårt att köpa på grund av 
att endast begränsade budgetmedel anslogs fram till 2015.
Möjligheten att upprätta en kortlista beror på den lokala marknaden. Det är inte alltid möjligt att ha mer än ett 
realistiskt alternativ.
Europeiska utrikestjänstens svar 58
33
Utrikestjänsten är medveten om att inte alla delegationer har tillräcklig sakkunskap för att hantera fastighetsprojekt.
Utrikestjänsten håller också med om att det helst bör finnas mer kapacitet hos respektive avdelning vid huvudkon -
toret för att stödja delegationerna när det gäller infrastrukturprojekt och för att öka antalet besök på plats.
På grund av de akuta och välkända budgetrestriktionerna och de ytterligare personalnedskärningar som måste ske 
förvaltas denna enorma portfölj av endast 13 anställda vid huvudkontoret, som backas upp av lokalt administrativt 
stöd inom delegationerna. Tyvärr har det inte varit möjligt att låta delegationernas expansion under de senaste åren 
åtföljas av en motsvarande ökning av antalet anställda som ägnar sig åt denna uppgift.
Regionaliseringen av delegationsförvaltningen kommer också innebära en lösning på detta problem eftersom spe -
cialiserad personal i det regionaliserade centrumet kommer att kunna hantera flera av delegationernas fastigheter 
samtidigt.
35
Nepal har besökts tre gånger sedan dess: i april 2014, i maj 2015 och i november 2015. Utrikestjänsten kan tyvärr inte 
mäta sig med alla medlemsstater när det gäller de resurser som finns inom huvudkontoret för att stödja delegatio -
nerna med fastighetsprojekt.
36
Se utförliga anmärkningar 39 och 40.
37
Dessa fall är ganska exceptionella och beror främst på felaktig tolkning av de regler som chefen för administratio -
nen eller delegationschefen ska tillämpa. Den nya handboken för delegationerna ger nu tydligare/användarvänli -
gare riktlinjer.
39
För att visa att fastigheten fortfarande tillgodoser delegationens behov i enlighet med fastighetspolitiken och mot -
svarar marknadspriserna måste en marknadsundersökning genomföras.
Resultatet av marknadsundersökningen kan också ge delegationerna goda argument som de kan använda sig av för 
att förhandla fram ett bättre avtal med hyresvärden till den fastighet där delegationen är inhyst.
Rutiner för fastighetsavtal regleras i budgetförordningen för unionens allmänna budget.
Alla beslut om fastighetstransaktioner, även förnyelser av befintliga hyresavtal, bör föregås av en undersökning av 
fastighetsmarknaden.
Utrikestjänsten är redo att undersöka möjligheterna med en förenklad fastighetsakt när det gäller förlängning av 
hyresavtal, i den mån bestämmelserna i budgetförordningen tillåter detta.
Europeiska utrikestjänstens svar 59
40
Fram till helt nyligen har de begränsade resurserna för delegationernas infrastruktur utgjort ett stort hinder för köp 
av lokaler. Med lånefaciliteten på 200 miljoner euro håller utrikestjänsten nu med om att köp av fastigheter har blivit 
ett realistiskt alternativ till att hyra. De relativa kostnaderna/fördelarna med att köpa och hyra kommer nu att bli ett 
standardinslag i fastighetsakterna. Delegationerna har försetts med riktlinjer för detta.
Huvudkontoret kommer att beräkna den ekonomiska nyttan av att köpa jämfört med att hyra enligt standardteorier 
om ekonomisk förvaltning eller finansiering av företag (till exempel nettonuvärdesmetoden). Detta har inte tagits 
med i handboken för delegationerna eftersom denna beräkning kommer att göras av huvudkontoret.
Lämpliga finansiella skäl måste också meddelas budgetmyndigheten om ett köp finansieras med lån.
När det gäller Nepal fanns det ingen tillgänglig budget vid den tidpunkten.
När det gäller Washington var den fastighet som man hade möjlighet att köpa för stor för delegationens behov. 
Dessutom användes den av andra hyresgäster. Om utrikestjänsten hade köpt denna fastighet hade detta inneburit 
att delegationen skulle ha behövt förvalta hyresavtal med andra boende i fastigheten. Den tid man hade på sig för 
att köpa fastigheten var dessutom för kort för att man skulle haft möjlighet att samråda med budgetmyndigheten. 
Slutligen var samlokalisering inte nödvändigtvis ett alternativ eftersom alla medlemsstater på plats i Washington 
redan hade sina egna lokaler.
42
Handboken för delegationerna uppdaterades under 2015 och innehåller anvisningar om hur man presenterar alter -
nativ på ett jämförbart sätt utifrån ett exempel på god praxis.
43
Utrikestjänsten medger att dessa riktlinjer behöver förbättras så att de omfattar mer detaljerad information, bland 
annat om hur den kontorsyta som hyrs ut till medlemsstaternas ambassader och andra EU-institutioner och EU-or -
gan bör beaktas vid beräkningen av yta per person och vid beräkningen av kostnaderna per kvadratmeter.
44
Se utrikestjänstens svar på punkterna 45 och 47.
För beslut om fastighetsakter där godkännande från budgetmyndigheten krävs kan detta ta mellan sex och åtta 
veckor.
Europeiska utrikestjänstens svar 60
45
Rutiner för fastighetsavtal regleras i budgetförordningen för unionens allmänna budget. Utrikestjänsten håller med 
om att påskyndade förfaranden bör tillämpas om så är möjligt. Tyvärr är möjligheterna till detta relativt begränsade. 
Utrikestjänsten kan inte tvinga hyresvärdar att vänta tills de obligatoriska, juridiska och administrativa förfarandena 
har avslutas.
Långdragna processer beror ibland på att vi har att göra med komplexa projekt.
I Sri Lanka var det inte ett utdraget förfarande som gjorde att avtalet inte ingicks, utan hyresvärden ändrade sig.
46
Att jämföra marknadspriser med en oberoende källa är dock svårare än för bostäder eftersom en fastighets värde 
beror på dess kvalitet, läge samt de allmänna villkoren på fastighetsmarknaden vid en viss tidpunkt.
När det gäller Mauretanien fanns det ingen annan lösning än den föreslagna.
När det gäller Togo fanns det inget erbjudande som konkurrerade med de nuvarande kontoren, där en investering 
på 200 000 euro just hade gjorts.
47
Under 2015 blev delegationerna tillsagda att ta vederbörlig hänsyn till kontorsytan per anställd och att eventuella 
avvikelser från fastighetspolitiken från och med nu måste motiveras, godkännas och registreras.
Denna fråga diskuteras också i varje fastighetskommitté.
I allmänhet ges ett undantag från taket sett till kvadratmeter automatiskt om fastighetskommittén yttrar sig posi -
tivt om detta (se även de skäl för undantag som anges i § 20).
Jordanien: Den föreslagna lösningen var att förnya det befintliga hyresavtalet fast med en lägre hyra. På grund av 
de investeringar som redan hade gjorts i fastigheten, dess fördelaktiga läge, överensstämmelsen med säkerhetsbe -
stämmelserna och den lägre hyran yttrade sig fastighetskommittén positivt trots överskottsutrymmet. Men fastig -
hetskommittén angav också att om antalet anställda skulle minska ytterligare, skulle delegationen uppmanas att 
undersöka andra alternativ.
Utrikestjänsten är medveten om att residenset i Sri Lanka är för stort. Det är emellertid mycket svårt att få tag på ett 
residens som är mindre än 600 kvadratmeter i Sri Lanka.
Washington: Den främsta orsaken till att ytan ökades var behovet av att skapa en säker mötesanläggning för möten 
med medlemsstaterna och för de transatlantiska förhandlingarna i samband med Snowden-läckorna. Det nuva -
rande mötesrummet som ligger på bottenvåningen och har fönster som vetter mot gatan är omöjligt att säkra.
Europeiska utrikestjänstens svar 61
Dessutom behövdes kontor för ytterligare 20 anställda på grund av en förväntad ökning av delegationspersonalen 
och de undantag som anges i handboken för delegationerna avseende tillfälligt anställda (utstationerade nationella 
experter, praktikanter osv.).
Under början av 2016 ökade det totala antalet anställda vid EU:s delegation med tre fast anställda och skulle enligt 
den senaste informationen kunna öka med ytterligare sex eller sju fast anställda under 2016 och 2017.
Framför allt fanns det inte något annat alternativ än att hyra en hel våning, med en större yta än vad som faktiskt 
behövdes, för att skapa den extra yta som krävdes för att tillgodose dessa behov.
49
Utvärderingsgruppen har inte den tekniska kapacitet som behövs för att bedöma fastigheterna. De tar emellertid 
med specifika frågor som eventuellt uppstår angående fastigheternas kvalitet i sina rapporter.
51
Det nya verktyget ImmoGest kommer att förfina beräkningen av de olika typerna av yta (för samlokalisering, sär -
skilda mötesrum osv.) så att utrikestjänsten mer exakt kan beräkna den genomsnittliga ytan per delegationsanställd 
och övervakningen underlättas.
52
Delegationerna har blivit tillsagda att de måste ta vederbörlig hänsyn till kontorsytan per anställd och att eventu -
ella avvikelser från fastighetspolitiken från och med nu måste motiveras, godkännas och registreras.
53
Utrikestjänsten är beredd att undersöka möjligheten att utarbeta en metod för att övervaka marknadspriserna för 
kontor och residens. Men på grund av de välkända resursbegränsningarna och åtagandet att skära ned på personal 
(se anmärkning 31.1 för mer information) har det hittills inte varit möjligt att ta fram och tillämpa en sådan metod.
Att jämföra marknadspriser med en oberoende källa är faktiskt svårare än för bostäder eftersom en fastighets värde 
till stor del beror på dess kvalitet, läge samt rörligheten på fastighetsmarknaden i respektive land.
Den jämförelse som gjordes 2014 var en jämförelse med uppgifter som samlats in av ett privat företag som använ -
der mer eller mindre samma system som används av delegationerna för att beräkna bostadsnormerna. De uppgifter 
som samlats in av detta privata företag kan skilja sig från bostadsnormerna främst eftersom företaget använder sig 
av uppgifter från platser som inte har godkänts av den regionala säkerhetsansvariga personen.
Europeiska utrikestjänstens svar 62
54
Revisionsrättens iakttagelser avseende ImmoGest är kända och har tagits med i utrikestjänstens arbetsprogram.
Utrikestjänsten håller med om att det befintliga it-verktyget för fastighetsförvaltning (ImmoGest) är föråldrat och 
behöver bytas ut.
Detta, tillsammans med de begränsade resurserna för utvecklingen av delegationernas infrastruktur, har varit ett 
stort hinder för en effektiv planering som sträcker sig bortom en tidsperiod på två till tre år.
Ett nytt system håller på att tas fram och kommer att tillämpas fullt ut i slutet av 2016. Framför allt kommer nya 
ImmoGest att vara användarvänligare. Det kommer också att stödja rapportering, analys, budgetering och projekt -
planering i vidare bemärkelse. Nya ImmoGest kommer att leda till bättre övervakning/spårning av delegationsfas-  
tigheternas lämplighet.
59
Utrikestjänstens huvudkontor anser att det har tillräckligt med tillförlitlig grundläggande information om alla fas-  
tigheter och residens för att utarbeta planeringsdokument med fokus på en tidsperiod på två till tre år, vilket man 
anser vara lämpligt.
60
Se även utrikestjänstens svar på punkterna 59 och 61.
Huvudkontoret utarbetar årligen
— en femårsplan (sedan 2015) med syftet att identifiera stora potentiella projekt för kontor och residens såsom 
köp, uppförande, omlokaliseringar och förnyelser av hyresavtal,
— ett arbetsprogram för kontor och residens för de kommande två åren. Detta arbetsprogram skickas till alla de -
legationer och tas fram på grundval av den information som finns tillgänglig i centrala övervakningssystem. För 
varje delegation anges de viktigaste åtgärder som ska vidtas i enlighet med huvudkontorets prioriteringar, vilka 
även fastställs utifrån olika rapporter (till exempel revisionsrapporter, utvärderingsrapporter) och tillgängliga 
budgetmedel.
Dessutom rapporterar huvudkontoret var tredje månad om känsliga och/eller högprioriterade akter till utrikestjäns -
tens hierarki.
När det gäller genomförandet av rekommendationerna till följd av bedömningar på plats är det viktigt att skilja 
mellan rekommendationer som rör exempelvis flytt till nya lokaler och samlokaliseringsplaner och rekommendatio -
ner som rör mindre säkerhetsarbeten och mindre renoveringar och underhåll, som ska hanteras lokalt och skötas av 
delegationen och som inte nödvändigtvis återspeglas i det tvååriga arbetsprogrammet. 
Utrikestjänsten håller med om att uppföljningen av ovannämnda rekommendationer och planeringen i största all -
mänhet kan förbättras ytterligare om det finns resurser för detta.
Huvudkontoret har vidtagit nödvändiga åtgärder för att rätta till situationen i Tchad, Egypten, Sri Lanka och Indien. 
Hittills har ingen lösning hittats för Senegal.
Europeiska utrikestjänstens svar 63
61
I likhet med de erfarenheter som medlemsstaternas utrikesministerier har gjort är det extremt svårt att ta fram 
meningsfulla planer på lång eller medellång sikt för delegationsfastigheter.
Det finns flera orsaker till detta. För det första spelar politiska överväganden ofta en avgörande roll. Inrättandet av 
delegationer i Libyen, Myanmar/Burma, Iran och Sydsudan är färska exempel på hur den politiska utvecklingen ska -
pade behov av eller möjlighet att inrätta en ny delegation, vilket därför inte hade kunnat förutses många år i förväg.
För det andra har stora budgetåtstramningar också varit ett hinder för långsiktig planering eftersom man ofta 
tvingats prioritera kortsiktiga, mer brådskande behov. Skapandet av en investeringsfacilitet (från och med 2015) 
kommer att bidra till stabilitet när det gäller finansieringen av fastighetsprojekt på medellång sikt. Samtidigt är det 
viktigt att peka på den oförutsägbara och dynamiska politiska kontexten och säkerhetskontexten.
Detta hindrar dock inte utrikestjänsten från att undersöka olika alternativ för att förbättra planeringen av fastighets -
förvaltningen och utgiftsplaneringen. Med tanke på de politiska och praktiska osäkerheterna är en planeringshori -
sont på två till tre år mer realistisk än en långsiktig plan på sex till sju år, förutom när det gäller uppförandet av nya 
fastigheter.
Utrikestjänsten anser sig därför använda tillgänglig information tillräckligt. Denna situation kommer att förbättras 
när ImmoGest kan användas fullt ut.
Det bästa exemplet är medlemsstaternas praxis. Under möten om samlokalisering ombads medlemsstaterna att 
dela med sig av sina femårsplaner, men denna information fanns inte tillgänglig.
Utrikestjänstens infrastrukturavdelning sammanträder varje år i september för att diskutera arbetsprogrammen för 
de kommande två åren. I samband med detta diskuteras även långsiktigare planering, men denna tas inte med i det 
arbetsprogram som skickas till delegationen.
62
Utrikestjänsten håller med om att det finns utrymme för förbättringar när det gäller planeringen på medellång sikt. 
Situationen kommer att förbättras när ImmoGest och förvaltningssystemet för de ägda fastigheterna kan användas 
fullt ut eftersom det då kommer att finnas mer information att tillgå.
Se även utrikestjänstens svar på punkt 61.
63
Utrikestjänsten anser att det i allmänhet, både på lång sikt och principiellt sett, är bättre att köpa än att hyra. Tidi -
gare gjorde budgetrestriktionerna att köp inte var något alternativ. Nu när utrikestjänsten har fått en lånefacilitet 
kommer det att bli lättare att diskutera huruvida det är bäst att köpa eller hyra eftersom det faktiskt blivit möjligt 
att köpa. Att köpa är dock kanske inte alltid det bästa alternativet (främst av ekonomiska skäl) eller kanske inte alltid 
möjligt av juridiska skäl.
Europeiska utrikestjänstens svar 64
65
Köp av residens diskuteras bara om det finns en ekonomiskt gynnsam möjlighet och om residenset är tillräckligt 
stort för att täcka behoven i de flesta tänkbara fall.
66 a)
De relativa kostnaderna/fördelarna med att köpa och hyra blir nu ett standardinslag i fastighetsakterna. Delegatio -
nerna har försetts med riktlinjer för detta.
I meddelandet i mars 2015 till delegationscheferna om kreditfaciliteten på 200 miljoner euro uppges det att MDRA4 
kommer att göra beräkningarna för att jämföra köp och hyra.
66 b)
Utrikestjänsten håller med om att det behövs en bättre strategi för fastighetsunderhåll. För att arbetet med detta 
ska fortskrida vidtas följande åtgärder under 2015  och  2016:
1. Ett frågeformulär har skickats till alla delegationer där vi äger en fastighet. Detta frågeformulär omfattar frågor om 
kvaliteten på infrastrukturen, tekniska installationer, tidigare arbeten, underhåll, återkoppling och kommentarer 
om fastighetens allmänna funktionsduglighet.
2. I en så kallad underhållsplan kommer en tidsplan för stora planerade renoveringar att fastställas. Det kommer att 
röra sig om en flerårig plan som uppdateras årligen. Planen kommer att ligga till grund för budgetplaneringen.
3. Samtidigt som underhållsplanen fastställs kommer riktlinjer att utfärdas med tydliga underhållsnormer för ägda 
fastigheter.
Till följd av det nya ramavtalet för hälsokontroller och sanitära kontroller kommer extern sakkunskap att kunna 
användas när den här fastighetsunderhållsstrategin genomförs.
66 c)
Utrikestjänsten håller med om att växelkursfluktuationer är ett stort hinder för planeringen av infrastrukturpro -
jekt. Man försöker så långt som möjligt se till att avtalen är i euro, men detta är inte alltid möjligt. Utrikestjäns -
ten är öppen för att diskutera lösningar på detta område (inte bara när det gäller infrastrukturutgifter) med 
budgetmyndigheten.
Europeiska utrikestjänstens svar 65
Rekommendation 1 – Komplettera målen för kontorsfastigheter
Utrikestjänsten godtar rekommendationen.
Utrikestjänsten kommer att ytterligare lyfta fram vikten av flexibilitet, miljöfaktorer och frågan om tillgänglighet för 
personer med funktionsnedsättning i fastighetspolitiken. Lokala begränsningar gör emellertid att detta inte alltid är 
möjligt.
Rekommendation 2 – Se till att de avgifter som samlokaliserade organisationer ska 
betala täcker alla kostnader
Utrikestjänsten godtar rekommendationen.
Rekommendation 3 – Stärka tillämpningen av förfarandet för att välja ut fastigheter
Utrikestjänsten godtar rekommendationen i den mån bestämmelserna i budgetförordningen tillåter detta.
Utrikestjänsten har arbetat vidare med samtliga frågor och ett antal åtgärder har redan vidtagits för att stärka 
fastighetsaktförfarandet.
Rekommendation 4 – Kontrollera marknadspriserna
Utrikestjänsten godtar rekommendationen.
Utrikestjänsten är beredd att undersöka om det är effektivt och möjligt att utarbeta en förbättrad metod för att 
kontrollera och övervaka marknadspriserna för kontor och residens om det finns tillräckliga resurser för detta.
På grund av de välkända resursbegränsningarna och åtagandet att skära ned på personal har det hittills inte varit 
möjligt att ta fram och tillämpa en sådan metod.
Rekommendation 5 – Förbättra informationssystemet för fastighetsförvaltning
Utrikestjänsten godtar rekommendationen.
Utrikestjänsten håller med om att det befintliga it-verktyget för fastighetsförvaltning (ImmoGest) är föråldrat och 
behöver bytas ut. Ett nytt system bör tillämpas fullt ut i slutet av 2016.
Rekommendation 6 – Öka sakkunskapen om fastighetsförvaltning
Utrikestjänsten godtar rekommendationen.
Utrikestjänstens personalpolitik främjar rörlighet för personal, utom när det gäller positioner som kräver särskild 
sakkunskap. Det kommer att undersökas om det går att fastställa mer flexibla kriterier för rörlighet för vissa posi -
tioner som kräver särskild sakkunskap. Regionaliseringen av delegationsförvaltningen innebär också att det blir 
möjligt att öka och upprätthålla sakkunskapen.
Europeiska utrikestjänstens svar 66
Rekommendation 7 – Upprätta planer på medellång sikt
Utrikestjänsten godtar delvis rekommendationen.
Utrikestjänsten anser att en planeringshorisont på mer än två till tre år endast kan tjäna ett vägledande syfte, efter -
som den information som behövs för att utarbeta sådana planer är oviss med tanke på de politiska och praktiska 
omständigheterna (till exempel personalutvecklingen, säkerhetskontexten, medlemsstaternas planer) som är svåra 
att förutsäga för en längre tidsperiod än två till tre år. I synnerhet när det gäller modifieringar och underhåll kan en 
sådan långsiktig planering dessutom bara vara relevant för större projekt.
Rekommendation 8 – Identifiera när köp ger bättre valuta för pengarna och förvalta 
ägda fastigheter på ett ändamålsenligt sätt
Utrikestjänsten godtar rekommendationen i den mån resurser för detta finns att tillgå.
Det nya it-verktyget för fastighetsförvaltning som håller på att tas fram kommer också att stödja analys, budgete -
ring och projektplanering i vidare bemärkelse.
Med ett team bestående av endast 13 anställda är möjligheterna för utrikestjänsten att effektivt förvalta en så stor 
portfölj emellertid begränsade.
HUR HITTAR MAN EU:s PUBLIKATIONER?
Gratispublikationer
 Ett enskilt exemplar  
genom EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
 Flera exemplar/aﬃscher/kartor  
hos Europeiska unionens representationer (http://ec.europa.eu/represent_sv.htm),  
hos delegationer i länder utanför EU (http://eeas.europa.eu/delegations/index_sv.htm),  
genom att kontakta nätverket Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_sv.htm)  
eller ringa 00 800 6 7 8 9 10 11 (gratis inom hela EU) (*).
(*) Varken informationen eller samtalen kostar i regel något (men vissa operatörer, telefonkiosker och hotell kan ta betalt för samtalen). 
Avgiftsbelagda publikationer
 Genom EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
Europeiska utrikestjänsten tillhandahåller kontors-
fastigheter för EU:s personal och residens för 
delegationscheferna vid omkring 140 EU-delegationer 
runtom i världen. I denna rapport granskade 
revisionsrätten huruvida fastigheterna tillgodoser 
utrikestjänstens behov och ger valuta för pengarna. Vi  
drar slutsatsen att fastigheterna i regel tillgodoser 
utrikestjänstens behov men att de i vissa fall inte ger bästa 
valuta för pengarna: ytan i merparten av kontoren är för 
stor, utrikestjänsten äger fastigheter som den inte längre 
använder och de avgifter som vissa organisationer som 
hyr lokaler av delegationerna betalar täcker inte alla 
kostnader. Revisionsrätten granskade orsakerna till dessa 
brister och lämnar rekommendationer för att stärka 
systemen, särskilt med tanke på utrikestjänstens planer på 
att investera i att köpa i stället för att hyra fastigheter.
EUROPEISKA
REVISIONSRÄTTEN