1. Inledning

Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (nedan kallad eu-LISA eller byrån) inrättades 2011 genom förordning (EU) nr 1077/2011 (nedan kallad inrättandeförordningen) för att sköta den långsiktiga operativa förvaltningen, på central nivå, av stora it-system inom detta område. Inrättandeförordningen ändrades den 20 juli 2015 genom förordning (EU) nr 603/2013 (nedan kallad den omarbetade Eurodacförordningen) för att återspegla de förändringar denna förordning medförde för byråns uppgifter vad gäller Eurodac.

eu-LISA förvaltar för närvarande informationssystemet för viseringar (VIS), Schengens informationssystem (SIS) och Eurodac, dvs. de verktyg som är avgörande för skyddet av Schengenområdet och gränsförvaltningen samt för genomförandet av asyl- och viseringspolitiken. eu-LISA kan även ges ansvaret för att förbereda, utveckla och operativt förvalta andra stora it-system inom politikområdet om det fastställs genom ett relevant lagstiftningsinstrument baserat på artiklarna 67–89 i EUF-fördraget. eu-LISA inledde sin verksamhet den 1 december 2012. I enlighet med artikel 31.1 i inrättandeförordningen genomförde kommissionen den första utvärderingen av byrån i nära samråd med byråns styrelse. Även eu-LISA var i hög grad delaktig.

Denna rapport grundar sig på resultatet av den externa utvärdering av byråns verksamhet som omfattar perioden från december 2012 till september 2015. I inrättandeförordningen (artikel 31.2) anges att kommissionen, på grundval av utvärderingen, efter samråd med styrelsen ska utfärda rekommendationer om ändringar av förordningen och översända dem, styrelsens yttrande samt lämpliga förslag till Europaparlamentet, rådet och Europeiska datatillsynsmannen. Denna rapport inriktar sig på rekommendationerna om ändringar av inrättandeförordningen. En handlingsplan för att följa upp de resultat av utvärderingen som inte kräver ändringar av inrättandeförordningen antogs av eu-LISA:s styrelse den 21 mars 2017.

Denna rapport omfattar resultatet av utvärderingen så som det beskrivs i det bifogade arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar om utvärderingen av eu-LISA och i den externa utvärderingsrapporten (avsnitt 2). I rapporten sätts utvärderingen och byråns roll in i ett större sammanhang, och hänsyn tas till den framtida faktiska, rättsliga och politiska utvecklingen (se avsnitt 3).

2. eu-LISA evaluation 2012-2015

2.1 Utvärderingens sammanhang

Utvärderingen av eu-LISA inleddes kort före publiceringen av EU:s säkerhetsagenda och migrationsagenda i april respektive maj 2015. I dessa meddelanden beskrevs inriktningen för utvecklingen och genomförandet av EU:s politik för att komma till rätta med de parallella utmaningarna i fråga om migrationshantering och kampen mot terrorism, organiserad brottslighet och it-brottslighet.

Båda agendorna innehåller direkta hänvisningar till de system som eu-LISA förvaltar på central nivå eller förväntas utveckla och förvalta om relevanta lagstiftningsinstrument antas.

För en effektivare förvaltning av Schengenområdets yttre gränser krävs att de (nya) möjligheter som it-system och modern teknik erbjuder utnyttjas bättre. Utvärderingen genomfördes mot bakgrund av migrationsströmmar utan motstycke och nya säkerhetshot (terroristattackerna) mot medlemsstaterna, och av slutsatser från Europeiska rådet som fastslog det brådskande behovet av att hantera dessa händelser med ny kraft och nya verktyg. Genom dessa händelser och slutsatser betonades på nytt den viktiga roll som de databaser som förvaltas av byrån har för att Schengenområdet fortlöpande ska fungera på ett effektivt och hållbart sätt.

2.2 Utvärderingens resultat

In general, the evaluation confirmed that the Agency effectively ensures the operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice and fulfils the tasks laid down in the Regulation as well as new tasks entrusted to it. Utvärderingen visar också att eu-LISA på ett effektivt sätt bidragit till att etablera en mer samordnad, kostnadseffektiv och sammanhängande it-miljö för förvaltningen av stora it-system till stöd för genomförandet av politiken på området rättsliga och inrikes frågor (RIF).

Utvärderingen visade emellertid även att det finns utrymme för förbättringar. De allra flesta bristerna kan åtgärdas genom strukturella och organisatoriska förändringar eller personalförändringar, eller genom förändringar av arbetsmetoder och dokumentation inom eu-LISA. För att anpassa byråns mandat så att det motsvarar EU:s utmaningar inom migrations- och säkerhetsområdet konstaterades emellertid i utvärderingen att det finns behov av en begränsad översyn, eller utökning, av de uppgifter som eu-LISA anförtros i inrättandeförordningen och andra relevanta rättsakter.

De viktigaste utvärderingsresultaten inom de fyra bedömningskriterierna är följande:

2.2.1 Ändamålsenlighet

eu-LISA säkerställer på ett effektivt sätt den operativa förvaltningen av de tre stora it-systemen och har infört effektiva organisatoriska ramar. Viktiga förbättringsmöjligheter konstaterades emellertid i granskningen av hur väl införda it-processer fungerade. En risk konstaterades vad gäller driftskontinuitet på grund av att en gemensam och övergripande katastrofplan saknas för de tre systemen. Även vissa nyckeltal saknas, det saknas en systematisk kontroll av systemens kapacitet, och processen för anmälan av incidenter är bristfällig.

De problem som hör ihop med den nuvarande ansvarsfördelningen mellan eu-LISA och kommissionen i fråga om kommunikationsinfrastrukturen skulle kunna hanteras genom att byrån gjordes helt ansvarig för förvaltningen av kommunikationsinfrastrukturen och att motsvarande budget och uppgifter som i dag hanteras av kommissionen överfördes till byrån. Den nuvarande uppdelningen av uppgifter är inte längre nödvändig av avtalsmässiga eller andra orsaker, och en överföring skulle förenkla relationen mellan leverantören och byrån samtidigt som lednings- och administrationskostnader och relaterade kostnader skulle minimeras.

Av effektivitetsskäl och med hänsyn till den statistik som för närvarande offentliggörs i enlighet med nuvarande rättsliga ram, bör ett utökat ansvar för eu-LISA att ta fram/offentliggöra statistik för varje system övervägas. På liknande sätt kan det vara lämpligt att undersöka möjligheten att ge eu-LISA i uppdrag att ta fram datakvalitets- och dataanalysrapporter (dvs. analysrapporter om vilka data som medlemsstater lagt in i systemen och som kräver åtkomst till data i systemen).

Övervakningen av forskning bedöms som relevant och nödvändig. Resultaten är än så länge få, och mer uppmärksamhet bör ägnas åt att säkerställa efterlevnaden av mandatet och förenlighet med andra berörda parters forskningsverksamhet.