Rapport

om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2002 samt byråns svar

(2003/C 319/02)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för byrån för det budgetår som avslutades den 31 december 2002. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. I detta ansvar ingår det att upprätta och lägga fram årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelser som avses i artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2062/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER

Inledning

5. Byrån inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2062/94 av den 18 juli 1994(3) för att den skall samla in och förse gemenskapsorganen, medlemsstaterna och berörda parter med alla relevanta tekniska, vetenskapliga och ekonomiska uppgifter i syfte att främja säkerhet och hälsa på arbetsplatsen. Byråns verksamhet omfattar även länderna i Europeiska frihandelssammanslutningen och de tretton kandidatländerna. För att kunna uppnå sina mål har byrån bildat ett nätverk som består av nationella kontaktpunkter i olika medverkande stater och ämnescentrum. Byrån samarbetar med många avdelningar inom gemenskapen och i de olika länderna, framför allt med de viktigaste organen för hälsa och säkerhet i medlemsstaterna.

Budgetgenomförande

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1.

7. De tillgängliga anslagen för budgetåret uppgick till 20 miljoner euro, av vilka 13,2 miljoner euro gäller budgetåret 2002 och 6,8 miljoner euro överförts från det föregående budgetåret. Åtaganden har ingåtts för 12,5 miljoner euro av anslagen för budgetåret 2002 och betalningar har gjorts för 6,2 miljoner euro. Resterande anslag har antingen överförts (6 miljoner euro) eller förfallit. Överföringarna gäller främst avdelning III i budgeten och motsvarar mer än 70 % av de ingångna åtagandena. Revisionsrätten uppmärksammar återigen(4) byrån på att det är nödvändigt att göra en programplanering för verksamheten så att principen om budgetens ettårighet bättre iakttas och så att verksamheten följs upp på ett bättre sätt.

8. I artikel 6.4 i byråns budgetförordning föreskrivs det att beloppet för anslagsöverföringar skall fastställas före budgetårets slut. Trots detta överfördes ett belopp på 202500 euro i mars 2003 från budgetåret 2002 till budgetåret 2003.

9. Vid granskningen av räkenskaperna visade det sig att det generellt fanns brister i samordningen mellan utanordnaren och den avdelning som ansvarar för den finansiella uppföljningen. Dessutom fanns det inget formellt förfarande för att stämma av de belopp för anslagsöverföringar som utanordnaren hade uppskattat mot dem som beräknades på grundval av den finansiella avdelningens räkenskaper. Byrån bör vidta nödvändiga åtgärder för att göra sitt system för intern kontroll mer effektivt.

Årsredovisning

10. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som byrån offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2002 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3.

11. Byrån har inte gjort någon fysisk inventering sedan 1997. Inventarieförteckningarna är inte tillförlitliga. De innehåller oklarheter, är inte uttömmande och tar inte hänsyn till utrangeringar som borde ha gjorts. Dessutom gör byrån fortfarande inte några avskrivningar på sina anläggningstillgångar trots att revisionsrätten tidigare har rekommenderat(5) byrån att tillämpa de bestämmelser om värdering och avskrivning som antagits av kommissionen(6).

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

12. Byrån har finansierat 51 projekt inom ramen för ett program till förmån för små och medelstora företag till ett värde av 4 miljoner euro. Vid granskningen av ett urval av sju projekt visade det sig att det fanns vissa brister. Det har inte införts något formellt förfarande för att kontrollera att de utgifter som stödmottagarna redovisar är riktiga. I fyra fall(7) framkom det i byråns slutliga utvärderingsrapport att det fanns betydande skillnader mellan den produkt som stödmottagarna utlovade och slutprodukten, men trots detta betalades hela eller nästan hela stödet ut. Revisionsrätten riktar uppmärksamheten på de behöriga avdelningarnas ansvar och rekommenderar att lämpliga åtgärder vidtas.

13. Byrån har ingått flera avtal för olika tekniska och administrativa tjänster. Dessa avtal har inte följts upp på ett tillfredsställande sätt. I fem fall har de förlängts trots att det inte har funnits någon juridisk grund för det.

14. Beslutet att införa förskottskonton bör ändras, dess tak (60000 euro) bör sänkas med hänsyn till det faktiska utnyttjandet, och de administrativa bestämmelserna bör också ses över.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 upprättats den 27 juni 2003 och därefter överlämnats till revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 12 september 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) EGT L 216, 20.7.1994.

(4) Se punkt 7 i rapporten om årsredovisningen för byrån för budgetåret 2001 (EGT C 326, 27.12.2002).

(5) Se punkt 10 i rapporten om årsredovisningen för byrån för budgetåret 2001 (EGT C 326, 27.12.2002).

(6) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000 (EGT L 336, 30.12.2002).

(7) Totalt belopp på 353000 euro.

Tabell 1

Europeiska arbetsmiljöbyrån - Budgetgenomförandet för budgetåret 2002Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Europeiska arbetsmiljöbyrån - Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Europeiska arbetsmiljöbyrån.

Tabell 3

Europeiska arbetsmiljöbyrån - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Europeiska arbetsmiljöbyrån.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Byråns svar

7. Byrån noterar revisionsrättens kommentar. Byrån vill påpeka det faktum att 60 % av de totala överföringarna gäller programmet för små och medelstora företag, som har en genomförandecykel på två år.

Inom ramen för den nya budgetförordningen tittar byrån på alternativ för att korrekt genomföra programmen och samtidigt respektera principen om budgetens ettårighet.

8. Byrån noterar revisionsrättens kommentar och kommer att upprätta lämpliga mekanismer för att undvika denna typ av händelser.

10. Byrån noterar kommentaren. I slutet av 2002 inrättade byrån en ny styrekonomsfunktion för att förbättra sitt system för intern kontroll. Ytterligare påtagliga förbättringar förväntas när den pågående interna omstruktureringen av byrån till fullo genomförts.

12. Tidigt under 2003 tecknade byrån ett avtal med en revisionsbyrå om att genomföra en uppdatering av alla aspekter av förvaltningen av byråns anläggningstillgångar i enlighet med EU:s budgetregler. Arbetet förväntas vara avslutat detta år så att det nya värdet på byråns anläggningstillgångar kommer att återspeglas i redovisningen för 2003.

13. Byrån önskar rikta revisionsrättens uppmärksamhet på det faktum att alla tillgängliga resurser har avsatts för att genomföra en ingående bedömning av slutrapporterna om verksamheten och de slutliga ekonomiska rapporterna som lämnats av de 51 projektbidragstagarna.

Efter dessa undersökningar betalade byrån inte ut hela bidraget till hälften av projektbidragstagarna. I de fyra särskilda fall som omnämns av revisionsrätten ansåg byrån att trots bristerna i slutprodukterna hade projektmålen uppnåtts i tillräcklig utsträckning och följaktligen förtjänade projektbidragstagarna att hela bidraget betalades ut. Byrån kommer att undersöka möjligheterna att genomföra kontroller på projektnivå under genomförandet av programmet 2003.

14. För att få bort problem av den typ revisionsrätten nämner har byrån utvecklat en databas för avtalsadministration och byrån håller på att rekrytera en "tjänsteman för allmänna tjänster" som skall ha ansvar för administrationen av tjänsteavtal.

15. Förskottskontot har ersatts av ett nytt på en avsevärt lägre nivå, som är lämpligare för byråns nuvarande behov.