SV    SV SV 
 
SV    SV  EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION 
Bryssel den 8.4.2009 
SEK(2009) 477 slutlig 
MEDDELANDE FRÅN DALIA GRYBAUSKAITÉ I SAMFÖRSTÅND MED 
KOMMISSIONENS ORDFÖRANDE  
Rationalisering av finansiella bestämmels er och snabbare budgetgenomförande till stöd 
för ekonomisk återhämtning 
 
SV 2   SV MEDDELANDE FRÅN DALIA GRYBAUSKAITÉ I SAMFÖRSTÅND MED 
KOMMISSIONENS ORDFÖRANDE  
Rationalisering av finansiella bestämmels er och snabbare budgetgenomförande till stöd 
för ekonomisk återhämtning 
I den svåra ekonomiska krisen är det särskilt vik tigt att se till att offentliga medel används på 
ett så ändamålsenligt och effektivt sätt som mö jligt. Eftersom det är angeläget att pengarna 
kommer fram snabbare bör man anpassa de administrativa rutinerna till utvecklingen i 
omvärlden, utan att ge avkall på  kvaliteten på projekten eller på de kontroller som krävs för 
att garantera en sund ekonomisk förvaltning. 
Den förenkling och rationaliserin g av de finansiell a bestämmelserna oc h förfarandena som 
krävs för ett effektivare budgetg enomförande har varit ett cent ralt mål för kommissionen ända 
sedan 2004. Ett första steg i denna dynamiska process togs i och med 2007 års ändring av 
budgetförordningen1, särskilt genom att metoderna för förvaltning av kontrakt och bidrag 
effektiviserades samtidigt som kraven på öppenhet ökade. Parallellt lanserades en ny 
generation program för gemenskapens utgift er under perioden 2007–2013, vilket också har 
inneburit betydande förenklingar oc h ett effektivare utnyttjande av  EU:s anslag: antalet olika 
program har minskat och bestämmelserna i berö rda rättsakter är bätt re anpassade till den 
fleråriga budgetramen. Som ett resu ltat som av dessa förändringar ha r EU:s insatser blivit mer 
synliga, och budgeten har genomförts betyd ligt mer effektivt under denna kommissions 
mandatperiod: anslagen används till rätt ända mål, på rätt plats och vid rätt tidpunkt. 
Nästa stora steg blir den pl anerade översynen av de finansiella bestämmelserna 2010 
(budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser2) och processen för "Budgetreform 
för ett Europa i förändring”, där förenklad e förfaranden och effektiva rutiner för 
budgetgenomförandet också ges en stor plats. Detta har för övrigt varit prioriterade mål 
alltsedan det offentliga samrådet 2008. Båda dessa steg ger möjligheter till stora förbättringar, 
men det kan ta tid innan de omsätts i praktike n eftersom de kräver omfattande förhandlingar 
mellan institutionerna. 
Mot denna bakgrund, och med avstamp i de reformer som infördes redan 2007, bedömer 
kommissionen dock att det redan nu  går att införa vissa åtgärder  som kan ge resultat direkt i 
form av ett påskyndat budgetgenomförande och därmed ett snabbare flöde av EU-medel till mottagarna, utan att det krävs någon omförha ndling av gällande lagtexter. Denna typ av 
åtgärder skulle också bidra till kommissionens strategi till stöd för den ekonomiska 
återhämtningen. Arbetet kommer at t inriktas på den del av budge ten som den förvaltar direkt 
(s.k. centraliserad förvaltning), för att uppnå största möjliga effekter på kort tid. 
Det är alltså den här typen av åtgärder  som står i fokus för detta meddelande. 
                                                
 
1 EGT L 248, 16.9.2002, s. 1. 
2 EGT L 357, 31.12.2002, s. 1. 
 
SV 3   SV Meddelandet läggs fram parallellt med ett förslag om att förkorta fristerna för 
medlemsstaternas betalning av fakturor vid handelstransaktioner3 (inom kontrakt/avtal) till 30 
dagar. Målet är nu att tillämpa samma tidfris ter för kommissionens betalningar. Räckvidden 
för förslagen i meddelandet är dock ännu stö rre, eftersom de omfattar såväl kontrakt som 
bidrag. 
Kommissionen planerar dä rför följande åtgärder: 
1. SNABBARE TILLGÅNG TILL EU- MEDEL  
Kommissionen har alltid arbetat för att EU -medel ska betalas ut så snabbt som 
möjligt.4 Genom de senaste ändringarna i b udgetförordningen införs ett antal 
bestämmelser som ska begränsa de fö rsenade betalninga rna, bland annat 
obligatoriska dröjsmålsräntor. Kommissionens  insatser för att angripa orsakerna till 
försenade betalningar har också lett till st ora framsteg sedan 2 005, med en minskning 
av andelen försenade betalningar från  ungefär 43 % till 22 %. Med de svåra 
ekonomiska förhållanden som råder idag be hövs det dock ytterligare förbättringar. 
Det har helt enkelt blivit särskilt vik tigt att mottagarna, inte minst små och 
medelstora företag och icke-statliga orga nisationer, får tillgång till pengarna med 
minsta möjliga dröjsmål.  
Därför vill kommissionen nu gå vidare med följande åtgärder: 
Åtgärd 1: Första utbetalningen av förfin ansiering senast efter 20 kalenderdagar 
Det ligger i förfinansieringens  natur att den inte kräver samma nivå av kontroller som 
mellanliggande betalningar och slutbetalningar, vilka förutsätter att en viss etapp av 
projektet ska vara avslut ad och dokumenterad genom rapporter och styrkande 
handlingar. Den första utbetalningen av förfinansiering omfattas inte av sådana 
kontroller eller villkor , utan bör – räknat fr ån det att kontraktet, 
bidragsöverenskommelsen eller bidragsbes lutet har undertecknats  – betalas ut i god 
tid före den gräns på 45 dagar (30 dagar vid kontrakt om levera ns av varor eller 
tjänster) som anges i artikel 106 i genomförandebestämmelserna till 
budgetförordningen. Kommissionen vill nu sätta so m mål att den första utbetalningen 
av förfinansiering ska debiteras kommissionens bankkonto redan innan 20 dagar 
har förflutit  sedan kontraktet, bidragsöverens kommelsen eller bidragsbeslutet 
undertecknades5.  
Åtgärd 2: Snabbare betalningar över lag 
För alla andra kategorier av betalningar, dvs. fö ljande utbetalningar av 
förfinansiering samt mellanliggande beta lningar och slutbeta lningar, bör den 
nuvarande tidsfristen 45 dagar (v ad gäller bidrag) krympas till 30 dagar . När man 
lägger samman denna tidsfrist med de frister för godkännande av rapporter och intyg 
                                                 
3 Se kommissionens förslag till omarbetning av direktiv  2000/35/EG om bekämpande av sena betalningar 
vid handelstransaktioner (KOM(2009) 126 slutlig).  
4 Denna fråga har också tagits upp till särskild be handling av Europeiska ombudsmannen, som nyligen 
inledde en undersökning på eget initiativ so m uppföljning av den som genomfördes 2008.  
5 På grund av avslutandet av kontona och det faktum att överförda anslag görs disponibla på nytt kommer 
perioden 15 december–15 januari inte att räknas in i den nya tidsfrist som satts som mål.  
 
SV 4   SV som föreskrivs i genomförandebestämme lserna (artikel 106) ska följande maximala  
tidsfrister gälla. De ska tillämpas av alla  avdelningar inom ko mmissionen och alltså 
inrymma både godkännandet av rapporterna och  själva betalningen:  
- 60 dagar i fråga om kontrakt (j ämfört med nuvarande 90 dagar).  
- 90 dagar i fråga om bidrag (jämfört med nuvarande 105 dagar). 
Kalenderdagar
Utan rapport 
eller intygInkl. rapport 
eller intygTOTALTUtan rapport 
eller intygInkl. rapport 
eller intygTOTALT
Förfinansiering, 1:a utbet. 
(kontrakt varor/tjänster )30 ingen 30 15 ingen 15
Förfinansiering, 1:a utbet. 
(övr.kontrakt + bidrag)45 ingen 45 15 ingen 15
Övriga betalningar
(kontrakt)30 20/45/60 50/75/90 30 20/30 50/60
Övriga betalningar
(bidrag)45 45/60 90/105 30 45/60 75/90MÅL GÄLLANDE TIDSFRISTER
 
Med tanke på volymen, antalet betalninga r och andelen av dem som redan släpar 
efter i förhållande till befintliga tidsgränser6 kommer det att krävas särskilt stora 
insatser för att uppnå den ambitiösa målsättningen.  
Enligt kommissionen bör åtgärderna 1 och 2 gö ra det lättare att sätta igång och styra 
genomförandet av projekt, och därmed  ytterligare minska problemet med 
underutnyttjande av EU-medel. Åtgärderna li gger också i linje med de föresatser som 
kommissionen uttryckte i återhämtningsplanen7 (och i det aktuella förslaget om 
försenade betalningar vid handelstransaktioner). 
Avdelningarna ska ansvara för att den tid som faktiskt förlöper fram till en 
mellanliggande betalning e ller slutbetalning bara får överstiga målen i detta 
meddelande om det är motiverat på grund av  särskilda omständigheter, t.ex. att det 
finns ett objektivt behov av att förd ela betalningarna över en längre tid. 
Betalningstiderna måste dock alltid hå llas inom de gränser som anges i 
genomförandebestämmelserna. 
Räkenskapsförarens avdelningar kommer regelbundet (på kvartalsbasis) att följa 
framstegen med ovan nämnda åtgärder , i linje med kommissionens åtagande 
gentemot ombudsmannen. En första bedömning kommer att gälla de 
betalningsförseningar som konstate ras under det sista kvartalet 2009. 
Dröjsmålsräntor kommer att fortsätta beräkna s på grundval av de lagenliga tidsfrister 
som anges i artikel 106.5 i genomförandebestämmelserna. 
Kommissionen påminner samtidigt om följande: 
                                                 
6 År 2007 var t.ex. 22 % av betalningarna sena räknat i antal, motsvarande 12 % räknat i volym. 
7 KOM(2008) 800 slutlig, 26.11.2008. 
 
SV 5   SV • Fakturor och kostnadsredovisningar ska registreras direkt när de tas emot. 
• Enligt artikel 106.3 andra stycket i genomfö randebestämmelserna gäller tidsfristen 
på 60 dagar för godkännande av rapporter e ller intyg bara i särskilt svårbedömda 
ärenden.  
• Om en rapport eller ett intyg inte ka n godkännas, till exempel därför att 
handlingar saknas, bör den ansvariga avdeln ingen tillfälligt upphä va tidsfristen för 
betalningen i enlighet med de finansie lla bestämmelserna. I sådana fall ska 
givetvis de kvantitativa mål i fråga om tidsfrister som anges i detta meddelande 
beräknas exklusive den period då tidsfristen varit upphä vd. Varje beslut om att 
upphäva tidsfristen måste emellertid  motiveras enligt de finansiella 
bestämmelserna, och betalningsmottaga ren ska underrättas på korrekt sätt8. 
Åtgärd 3: Ökad användning av sc hablonsatser och enhetsbelopp 
Bidrag som beviljas med EU-medel kan ta fo rmen av a) ersättning för hela eller delar 
av de bidragsberättigande kostnaderna för et t projekt, b) ett (fas t) enhetsbelopp, eller 
c) ett belopp till schablonsats (enligt en standardtabell för kostnad per enhet). Det 
förekommer också kombinationer av dessa olika former. 
För att påskynda utbetalninge n av bidrag kommer kommissi onen att fortsätta sträva 
efter en ökad användning av schablonsat ser – för vilken det inte finns någon 
begränsning i genomförandebestämmelser na – samt av enhetsbelopp. Dessa 
förenklingar bör genomföras överallt där det är lämpligt beroende på typen av bidrag, 
och förutsatt att det inte finns några hinder för det i den rättsliga grunden. 
Kommissionen får också bevilja ett eller flera enhetsbelopp på upp till 25 000 euro 
vardera för att täcka bidragsber ättigande kostnader i en elle r flera kategorier (artikel 
181.1 a i genomförandebestämmelserna). 
Kommissionens avdelningar uppmanas därför att förbereda beslut som leder till en 
ökad användning av schablonsatser och enhetsbelopp, och GD Budget kommer att 
bistå dem i detta arbete. 
Som ett led i samma strävan kommer kommissi onen där så är lämpligt att föreslå att 
större enhetsbelopp (jfr ar tikel 181.2 i genomförandebe stämmleserna) införs i 
samband med översynen av befintliga progr am och åtgärder och i förslag till nya 
rättsakter. Detta illustreras bland annat av förslaget till ändring av förordningen om 
Europeiska socialfonden9.  
2. MER FLEXIBEL TOLKNING AV DE FINANSIELLA BESTÄMMELSERNA  
Det är en del av kommi ssionens löpande arbete a tt tolka de finansiella 
bestämmelserna och att sammanställa riktli njer som bidrar till en gemensam praxis 
för alla avdelningar.  
                                                 
8 Se artikel 106.1 tredje stycket, artikel 106.3 fjärde stycket samt artikel 106.4 i 
genomförandebestämmelserna. 
9 KOM(2008) 813 slutlig, 26.11.2008.  
 
SV 6   SV För att skapa så mycket flexibilitet som möjligt i tolkningen av de befintliga 
finansiella bestämmelserna och därm ed underlätta förvaltningen kommer 
kommissionen att lägga t onvikten vid följande:  
Åtgärd 4: Ansökningsomgångar som löper över två år 
En ansökningsomgång bygger på ett finansieringsbeslut, som antas med hänsyn 
tagen till budgetens ettårighet. Enlig t nuvarande riktlinje r bör kommissionens 
avdelningar därför inte anordna en an sökningsomgång som ger de sökande möjlighet 
att lägga fram förslag inom flera olika tids frister som är utspridda över två år även 
om kriterierna är oförändrade. I sådana fall behövs det två finansieringsbeslut som 
leder till två separata  ansökningsomgångar. 
Ansökningsomgångar som sträcker sig öve r två på varandra följande år bör 
emellertid tillåtas, under förutsättning att kommissionens avdelningar förlägger finansieringsbeslutet till lämpligast möjlig a tidpunkt. I sådana fall ska planeringen 
över två år också regleras uttryckligen i meddelandet om ansökningsomgång. 
Detta betyder att två separata  ansökningsomgångar, en för år  n och en för år n+1, kan 
ersättas av en enda ansökningsomgång där de potentiella mottagarna bara behöver 
lämna in sitt förslag en gång. Så snart som det preliminära budgetförslaget för år n+1 
har lagts fram kan kommissionen sålede s godkänna att en ansökningsomgång som 
redan offentliggjorts får kompletteras med hjäl p av anslag för år n+1, förutsatt att det 
ursprungliga meddelandet om ansökningsomgå ng uttryckligen ger möjlighet till en  
sådan komplettering.  På samma sätt ska även en an sökningsomgång som har en enda 
tidsfrist kunna fullbordas med hjälp av ansl ag från år n+1. Denna åtgärd kommer att 
spara tid, ansträngning och resurser, oc h kommer därmed att gynna alla berörda 
parter. 
Åtgärd 5: Mer kortfattade medde landen om ansökningsomgångar 
Inom flera politikområden, bl.a. Utbil dning och kultur, vissa forskningsprogram 
(Marie Curie) och Utvecklingsbistånd, kan meddelandena om ansökningsomgång 
vara synnerligen repetitiva och innehålla mycket standardiserad information. Detta 
gör dem till långa och svåröverskådliga dokument. 
När det gäller repetitiva och/eller standardiserade meddelanden kommer 
kommissionen i möjligaste mån att skilja ut  den information som är återkommande, 
dvs. i princip gemensam för en rad olika ansökningsomgångar, från den information som är specifik för den aktuella omgången. Om  detta är genomförbart, bl.a. beroende 
på hur komplicerade projekten är, komme r utanordnaren sedan att låta sina 
avdelningar utforma villkoren för be viljandet av bidrag  enligt följande 
”tvåstegslösning”:  
(1) Det första steget skulle vara att kommissionen ställer samman en praktisk 
handledning för bidrag, som skulle i nnehålla allmän information, riktlinjer 
och finansiella bestämmelser som idag utgör merparten av ett meddelande om 
ansökningsomgång. Denna handledning skul le publiceras på webbplatsen för 
den aktuella ansökningsomgången. 
 
SV 7   SV (2) Det andra steget skulle utgöras av det årliga finansieringsbeslutet och 
publiceringen av de enskilda ansökni ngsomgångarna, där varje meddelande 
strikt skulle begrän sas till de specifika inslagen  i just den ansökningsomgång 
det gäller, t.ex. den planerade budgeten, sista inlämningsdatum för förslagen 
och andra detaljer som kan avvika från den allmänna informationen i 
handledningen (t.ex. uppgift om nya pr ioriteringar). Varje meddelande om 
ansökningsomgång ska innehålla en uttryc klig hänvisning till handledningen. 
Denna information kommer också att offentliggöras på webbplatsen för det aktuella programmet, tillsammans med detaljerade ansökningsformulär som 
också kan laddas ned. 
Ett sådant arbetssätt används redan inom  program på området för utbildning och 
kultur, och man bör arbeta för att införa  det även inom andra politikområden, 
eftersom det underlättar lanseri ngen av nya ansökningsomgångar och 
administrationen kring dessa så snar t som den allmänna handledningen har 
färdigställts. Systemet blir också mer användarvänligt och överskådligt för de 
potentiella mottagarna av EU-medel, vilket på  sikt bör leda till att de kan lämna in 
förslag av högre kvalitet och med mindre tidsåtgång. Detta fö rväntas i sin tur 
medverka till en kortare behandlin gstid för bidragen totalt sett. 
Åtgärden kommer att genomföras stegvis, oc h en utvärdering av effekterna planeras 
äga rum i slutet av 2009. 
3. A
SSISTANS MELLAN AVDELNINGARNA OCH EXTERNT  
För att bidra till ett sna bbare genomförande av budgete n föreslår kommissionen att 
ett antal förändringar succsessivt införs, såväl internt som externt. 
3.1. GD Budget erbjuder assistans till övriga avdelningar inom kommissionen 
Åtgärd 6: Mer proaktiv rådgivning från GD Budget 
Enligt artikel 75.2 i budgetförordningen får inga EU-anslag användas innan det finns 
ett finansieringsbeslut, dvs. ett beslut  om att kommissionen politiskt godkänner 
finansieringen av projektet i fråga. För at t hjälpa avdelningarn a i förberedelsefasen 
och därmed underlätta ett snabbare fina nsieringsbeslut från kommissionen kommer 
GD Budget att bidra med ytterligare vägl edning, särskilt genom att göra följande: 
• Föreslå en allmän mall för finansieri ngsbeslut: Idag innehåller kommissionens 
finansieringsbeslut ofta mycket mer information än vad de finansiella 
bestämmelserna eller grundrättsakten kräver , och det finns därför mycket att vinna 
på en förenklad mall som gör det lättare för de operativa avdelningar som direkt 
förvaltar EU-anslag att förbereda sina underlag. Detta bör oc kså medverka till en 
snabbare bedömning vid samrådet mellan avdelningarna, samtidigt som volymen 
på dokumenten och därmed översättningsbehov en minskar. Mallen är bara tänkt 
som ett stöd, och det finns inget som hindrar att en avdelning fortsätter använda en 
tidigare modell som redan godtagits av GD Budget. De n nya mall som utarbetas 
av GD Budget kommer att bifogas de in terna regler som antas av kommissionen 
varje år. Den kommer att göras tillgän glig i slutet av  maj 2009, så att 
avdelningarna kan börja använda den från den 1 juni. 
 
SV 8   SV • Uppmuntra avdelningarna att bättre ta vara  på den flexibilitet som är inbyggd i de 
finansiella bestämmelserna när det gäller ändring av finansieringsbeslut (artikel 
90.4 i genomförandebestämmelserna). Fram för allt bör utanordnarna ha möjlighet 
att anta icke väsentliga ändringar av villk oren för genomförandet av åtgärden utan 
att det ursprungliga finansie ringsbeslutet måste ändras genom ett nytt beslut av 
kommissionen (genom skriftligt förfar ande, bemyndigande eller delegering). 
Denna flexibilitet skulle vara särskilt användbar i fall där ett fullständigt 
genomförande av den åtgärd som godkänt s av kommissionen ( kollegiet) skulle 
kräva en ökning av anslagen med upp til l 20 % av det belopp som ursprungligen 
beviljats eller en utökning av periode n för genomförandet med upp till 20 %. 
GD Budget kommer att formulera en be stämmelse som ger avdelningarna 
flexibilitet i detta avseende, och föra in den i mallen till finansieringsbeslut. Denna åtgärd bör kunna omsättas i prak tiken redan i slutet av april 2009.  
• Uppmuntra avdelningarna att bättre ta tillva ra de övriga möjligheter till flexibilitet 
som de finansiella bestämmelserna ger.  Som exempel kan nämnas möjligheten att 
avstå från att kräva in handlingar från anbudsgivare som redan lagt fram samma handlingar i samband med ett tidig are förfarande (artikel 134.6 i 
genomförandebestämmelserna), eller att avstå från att kräva finansiell säkerhet 
eller andra handlingar från kontraktsparter vid upphandling eller bidragsmottagare 
i fall där detta inte är nödvändigt enligt lag. Det kommer att ut arbetas riktlinjer 
som klargör när det inte är obligatoris kt att tillämpa sådana krav, och som 
vägleder avdelningarna vid bedömningen av de därmed förknippade riskerna
10.  
• I möjligaste mån verka för att avdelningarna förbereder sina finansieringsbeslut 
eller årsprogram så snart som möjligt efte r det att det preliminära budgetförslaget 
har antagits, så att kommissionen kan anta dem direkt därefter. 
• Dra största möjliga fördelar av ramkontrakt: Avdelningarna kommer att 
uppmuntras att så långt det går ”dela me d sig av” framtida ramkontrakt, så att 
övriga generaldirektorat och gemenskaps byråer också kan anli ta de aktuella 
leverantörerna och så att dubbelarbete i form av onödiga upphandlingsförfaranden 
undviks. Målet är att använda detta arbe tssätt genomgående när det gäller det 
standardiserade upphandlingar (möbler, kommunikationsmateri el och -tjänster 
etc.) och, när det gäller mer specialiser ade tjänster, upphandlingar som sker inom 
samma grupp av program, t.ex. externa åt gärder eller forskning (förlagor håller på 
att förberedas). 
• Främja partnerskap i samband med bidrag : Förvaltning i part nerskap kan kraftigt 
reducera risken för onödig repetition av  formaliteter under det att ett projekt 
genomförs. Kommissionen komm er därför att uppmuntra till sådana partnerskap 
inom ramen för gällande interna riktlinjer.  Så kallade rampartnerskap kan upprättas som en långsiktig samarbetsform mellan 
kommissionen och en rad bidragsmottagare  där så är lämpligt (se artikel 163 i 
genomförandebestämmelserna). I de t dokument som ligger till grund för 
                                                
 
10 Dessa dokument kommer att läggas ut på BUDGWEB, som är kommissionens interna webbplats för 
finansiella frågor och förvaltningsfrågor. De komm er också att presenteras för alla kommissionens 
avdelningar inom ramen för nätverket för finansenheter ( Réseau des unités financières ). 
http://www.cc.cec/budg/index_en.html  
 
SV 9   SV partnerskapet anges gemensamma mål, type n av planerade åtgä rder och allmänna 
villkor för dem samt hur bidrag ska bevilj as. Det sistnämnda sker genom särskilda 
överenskommelser om genomförande av partnerskapet där belopp, varaktighet 
och närmare former för bidraget preciseras. Det är bara de särskilda överenskommelserna som måste föregås av  budgetmässiga åtaganden. Det går 
därför att bygga upp ett långsiktigt samarb ete med vissa bidragsmottagare utan att 
det behöver ingås åtagande om a lla anslag i inledningsskedet. 
3.2. Assistans till potentiella kontrakt sparter och andra mottagare av EU-medel 
Åtgärd 7: Påskyndade upphandlings- och bidragsförfaranden 
• Kommissionen kommer att fortsätta sina ansträngningar för att förenkla  och 
påskynda upphandlingsförfaranden , särskilt när det gäller kontrakt av stort 
värde. Vidare bör vissa av de lagstadgade ”kortaste tidsfristerna” få reduceras om 
det bedöms vara lämpligt och motiverat med tanke på den ekonomiska krisen (enligt artikel 142 i genomförandebestäm melserna): detta gäller fristen för 
mottagande av ansökan om att få delta i selektiva eller förhandlade förfaranden 
med föregående meddelande om upphand ling och, i fråga om de selektiva 
förfarandena, även fristen för mottaga nde av anbud. Denna åtgärd kommer på 
vissa villkor, där det på grund av brådska inte är möjligt att iaktta de lagstadgade fristerna, att göra det möjligt att minska tidsfristerna från 77 till 20 dagar. Initiativet är i samklang med Europeiska  rådets riktlinje för minskad total 
handläggningstid för större offentliga proj ekt i medlemsstaterna (från 87 till 30 
dagar)
11.  
• Eftersom budgetförordningen inte i nnehåller några tidsfrister för 
bidragsförfaranden,  bör liknande åtgärder vidtas  för att minska tidsåtgången 
även där, framför allt på följande sätt:   För det första bör man utnyttja den fl exibilitet som möjliggörs genom artikel 
178.1a i genomförandebestämmelserna för att påskynda urvalsprocessen. I ansökningsomgångar där ansökningarna ska in lämnas i två steg är det särskilt 
viktig att det första steget kräver så li te ansträngning som möjligt från de sökande: 
de ska till exempel bara behöva lämna in  ett kortfattat meddelande som beskriver 
deras projekt i stora drag (sammanfattning, mål, förväntade resultat samt ramar för 
genomförandet) samt en kortfattad budge töversikt. Bara de sökande vars 
ansökningar godtas i det första steget kom mer sedan att lämna in ett komplett 
förslag.   Denna procedur är särskilt användbar inom program där det kommer in ett stort antal ansökningar, och den kan också innebä ra besparingar för de sökande. Vidare 
får kommissionen möjlighet att koncentrera sina  resurser på de bästa förslagen, 
eftersom många förslag elimineras redan i det första steget. Flera avdelningar använder redan detta tvåstegsförfarande  för inlämnande och utvärdering av 
                                                
 
11 Jfr Europeiska rådets slutsatser av den 12 december 2008, punkt 11 åttonde punktsatsen. Kommissionen 
har ställt sig bakom Europeiska rå dets ståndpunkt (se pressmeddeland e IP/08/2040 av den 19 december 
2008), och medger att den exceptionella ekonomiska situationen kan motivera påskyndade 
upphandlingsförfaranden enligt artikel 38.8 i direktiv  2004/18/EG, vilket skulle förkorta de aktuella 
tidsfristerna till 10 dagar. 
 
SV 10   SV ansökningar (t.ex. GD Utbildning och kultu r, EuropeAid och GD Forskning), och 
erfarenheterna har varit övervägande positiva.   Om de preliminära förslagen till projek t kräver omfattande granskning, t.ex. när 
det gäller komplexa projekt, kan emellertid tvåstegsförfarandet innebära en större 
tidsåtgång och därmed en ökad börda för de sökande. Förfarandet rekommenderas därför framför allt när det gäll er mer okomplicerade förslag.  
  En annan variant är att de sökande lägge r fram ett komplett förslag från början, 
men att endast de förslag som går vidare från en första bedömning mot ett begränsat antal kriterier tas upp för en komplett genomgång i andra skedet 
(bedömning i två steg). 
• Påskyndade upphandlings- och bidragsf örfaranden kan också användas i 
utvecklingsländer som befinner sig i en  särskilt svår situation och där 
kommissionen har förklarat att en ”kri ssituation” råder. Kommissionen kommer 
regelbundet att bedöma förhållandena i de  mest sårbara utvecklingsländerna och 
anpassa förteckningen över länder  i ”krissituation” därefter.
12 
Åtgärd 8: Förenklade och mindre omfattan de kontrollrutiner där så är möjligt 
Kommissionen kommer att strä va efter en bättre balans mellan kostnader och verkan 
inom förvaltning och kontroll. Målet är att minska antalet aktörer som behöver ingripa (man bör t.ex. systematiskt välja enklaste möjliga betalningsgång för den förfinansiering som betalas ut efter de t att ett kontrakt ha r undertecknats, jfr 
åtgärd 1), minska tidsåtgången för förvaltn ings- och kontrollrutiner och eventuellt se 
över organisationsstrukturen. Ett anna t mål skulle vara att rationalisera 
rapporteringen i samband med betalningar genom att låta bedömningarna av olika styrkande handlingar och redovisningshandlin gar ske parallellt i stället för efter 
varandra.  Dessa åtgärder kräver att avdelninga rna ser över sina system i ljuset av 
erfarenheterna från tidigare programförvaltn ing, så att flaskhalsar och överflödiga 
kontroller kan identifieras. Man måste oc kså ta hänsyn till de riskbedömningar som 
utanordnarna gjort för olika typer av åtgärder. Det hänge r främst på de operativa 
avdelningarna om de planerade åtgärderna ska bli framgångsrika, eftersom det är de 
som ansvarar för den interna organisati onen av de respektive förvaltnings- och 
kontrollrutinerna.  
4. S
LUTSATS  
Åtgärderna i detta meddelande ska ses mot bakgrund av kommissionens mål att förenkla och 
förbättra rutinerna för genomförandet av budgete n, och att göra en snabbare budgetförvaltning 
till ett redskap för den återhämtningsplan  för ekonomin som har presenterats för 
Europaparlamentet och rådet. För att de föresl agna åtgärderna ska bli framgångsrika krävs 
inte bara ett kontinuerligt enga gemang och hårt arbete från ko mmissionens avdelningars sida, 
                                                 
12 Jfr KOM(2009) 160. Enligt artikel 168.2 i genomförandebestämmelserna får mer flexibla förfaranden 
användas i krissituationer. 
 
SV 11   SV utan också att alla övriga aktörer förstår målsä ttningarna och bidrar akti vt till att uppnå dem. 
Åtgärderna bör ses som ett led i en pågåen de förenklingsprocess, där den kommande 
översynen av budgeten och den återkommande gr anskningen av budgetförordningen (vart 
tredje år) också kommer att utgöra viktiga bidrag.  
Alla de frivilliga åtgärder som föreslås i avsnit t 2 och 3 har till syfte att hjälpa kommissionens 
avdelningar att uppnå målen att minska försenad e betalningar enligt avsnitt 1. Det är upp till 
varje avdelning att bedöma vilka åtgärder de  anser vara mest lämpliga för att nå de 
kvantitativa målen för betalningstider. Om en a vdelning emellertid inte lyckas nå dessa mål 
måste den motivera sitt val av åtgärder. 
De föreslagna åtgärderna kommer att ingå som en del i det pågående arbetet med förenkling 
av de finansiella bestämmelserna, där kommissionen har ett stort ansvar. 
Kommissionen uppmanar sina avde lningar att införa alla de åtgärder som föreslagits ovan. 
Det första steget blir att börja  reducera betalningstiderna, så att de mål som ställts upp för 
åtgärderna 1 och 2 kan uppnås till den 1 ok tober 2009. Ansvaret för att löpande bevaka 
resultaten av dessa åtgärder ligger hos kommissionens räkenskapsförare. Den första 
bedömningen kommer att gälla hur betalnings fristerna hållits under sista kvartalet 2009. 
En sammanfattning av framstegen kommer att in gå i de årliga verksamhetsrapporter för 2009 
som kommer att läggas fram av generaldirektörerna, samt i kommissionens årliga 
sammanfattande rapport över förvaltningen under 2009.