Rapport

om årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt myndighetens svar

(2001/C 372/10)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till förvaltningsrådet för Gemenskapens växtsortsmyndighet i enlighet med artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 110 i rådets förordning (EG) nr 2100/94, har budgeten genomförts under myndighetens ordförandes ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 112 i rådets förordning (EG) nr 2100/94(3). Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR GEMENSKAPENS VÄXTSORTSMYNDIGHET (ANGERS) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Budgetgenomförandet för budgetåret 2000 visas i tabell 1(4).

6. Det mest påfallande är att en så stor del förfallit av anslagen som överfördes från 1999 (36 %) och då särskilt av driftsanslagen (avdelning III i budgeten) varav 0,9 miljoner euro, eller 63 %, måste dras tillbaka år 2000. Denna företeelse förstärks från år till år (0,5 och 0,2 miljoner euro för 1999 respektive 1998). Detta leder bland annat till att rättsliga åtaganden som sträcker sig över mer än två år inte klart framgår i räkenskaperna.

7. För att genomföra överföringar av anslag från ett år till ett annat beräknar myndigheten de anslag som skall överföras utifrån saldot för preliminära åtaganden och inte utifrån de belopp som faktiskt återstår att reglera.

8. Revisionsrätten(5) rekommenderar att myndigheten inleder en diskussion med kommissionen för att kontrollera att budgetförordningen för den allmänna budgeten är lämpad för myndighetens särdrag, särskilt med tanke på kommissionens förslag till omarbetning(6) och revisionsrättens yttrande om detta förslag(7).

Årsredovisning och bokföring

9. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

10. Hittills har myndigheten inte tagit upp avskrivningar i sin balansräkning. Dessa kommer att ingå i balansräkningen från budgetåret 2001. Beträffande inventarieförteckningen bör ett förfarande för nedskrivning av föråldrad utrustning, särskilt elektronisk kontorsutrustning, tas fram och tillgångar av mindre värde (lägre än 400 euro(8) bör inte längre tas upp.

11. De checkar myndigheten utfärdar bokförs inte och det finns inte något system för redovisning av utestående checkar som utfärdats men inte lösts in. Myndigheten uppskattade i början av mars 2001 värdet av oinlösta utbetalningar till 12000 euro. Myndigheten bör förändra sitt redovisningssystem så att det omfattar utfärdade checkar och så att pågående utbetalningar kan beräknas. Dessutom bör säkerheten för myndighetens checkhäften förbättras (den fysiska säkerheten, upprättande av en förteckning över numren på oanvända checkar).

12. Alla ansökningar om skydd för växtsorter samt motsvarande betalningar förs upp i ett datoriserat register som beräknar ansöknings- och provningsavgiften liksom de årliga avgifterna. När betalningar inte överensstämmer eller högre avgift skall utkrävas sker redovisning av återbetalningar som skall göras och kompletterande inbetalningar som skall utkrävas på separata konton. Registret bör anpassas för att göra det möjligt att följa upp samtliga transaktioner i samband med ett ärende.

Förvaltning

13. Enligt myndighetens bestämmelser skall en reserv upprättas (artikel 6d i myndighetens budgetförordning). Syftet med denna är att bevara myndighetens ekonomiska självständighet i förhållande till kommissionen. Av försiktighetsskäl har under de senaste åren en mycket stor reserv byggts upp som för år 2000 uppgår till 8,6 miljoner euro eller mer än den beräknade budgeten för 2001 (8,2 miljoner euro).

14. De första slutsatserna av en studie, som fortfarande pågår, av verkliga provningskostnader har lett till att myndigheten provisoriskt höjt den ersättning som betalas till centren som utför undersökningarna från 20 till 50 %. Av kommersiella skäl och med tanke på storleken av sin reserv har myndigheten likväl beslutat att låta provningsavgifterna förbli oförändrade samtidigt som avgiften för registreringsansökningar har sänkts. En metodik för analys av kostnaderna har antagits och när nödvändiga uppgifter väl har samlats in kommer ersättningen till undersökningscentren på nytt att räknas om. Myndigheten bör avsluta sin analys av de verkliga provningskostnaderna vid de nationella centren och upprepa denna undersökning med jämna mellanrum för att anpassa sina avgifter.

Förvaltning av mänskliga resurser

Personalpolitik

15. För förvaltning av personal är det viktigt att ha tillgång till dokumentation över den allmänna personalpolitiken och dess olika aspekter (bedömning, befordran, vidareutbildning). Personalpolitiken bör tydligt beskriva arbetsuppgifterna med utgångspunkt från myndighetens målsättningar och de funktioner den skall fylla för att ett rationellt förvaltningssystem skall kunna upprättas. I slutet av 2000 fanns endast dokument om delaspekter eller förberedande dokument.

16. Beträffande befattningsbeskrivningar finns det ett projekt för enheten för administration och ekonomi som utgår från en beskrivning av tjänstemännens verksamhet och hur denna skall anpassas efter enhetens behov. För övriga enheter pågår diskussioner som ännu inte lett till något dokument. För beräkning av tjänster existerar det för närvarande inte något dokument.

Administration av personalakter

17. Personalens ekonomiska rättigheter följer karriärutvecklingen och andra komponenter såsom familjesituationen. Personalens ekonomiska rättigheter fastställs utifrån intyg som lämnas vid anställningen och deklarationer som skall lämnas när något inträffar som kan innebära att dessa förändras. Myndigheten har inte något system för uppföljning av ekonomiska rättigheter och bör bevaka att personalens ekonomiska rättigheter regelbundet kontrolleras.

Utveckling av myndighetens personalstyrka och verksamhet

18. Före 2000 angav myndighetens tjänsteförteckning endast tjänster för tillfälligt anställda (TA). För 2000 angav den att 14 tjänster för fast anställda (FA) skulle inrättas varav åtta besattes i början av 2001. Utöver dessa tjänster tillkommer extraanställda (EA) vars anställningstid är begränsad till maximalt ett år. I tabell 4 sammanfattas utvecklingen av myndighetens personalstyrka samt dess fördelning. Av tabellen framgår att användningen av extraanställda och vikarier endast delvis bidrar till att fylla vakanta tjänster (fasta och tillfälliga). Utgifterna för vikarier har mer än tredubblats mellan 1996 och 2000 och uppgår under det senaste budgetåret till 0,23 miljoner euro.

19. En särskild modell för rekrytering framträder när personal skall anställas vid myndigheten. Av de 35 personer som rekryterats av myndigheten sedan den bildades, rekryterades 18 som tillfälligt anställda och 17 som extraanställda. Med dem som slutat borträknade fanns i slutet av 2000 28 anställda i aktiv tjänst, varav 26 var tillfälligt anställda och två extraanställda. Denna förändring av fördelningen mellan tillfälligt anställda och extraanställda har skett genom en serie interna förfaranden.

20. Personal som först anställts som extraanställd personal (för de lägsta kategorierna har de ofta först kontrakterats som vikarier) har blivit tillfälligt anställda efter förfaranden där offentliggörandet av lediga tjänster främst varit begränsat till institutionerna.

21. Denna förvaltningsmodells huvudsakligen interna karaktär framgår av det faktum att inte någon rekrytering (se tabell 5) har skett genom ett förfarande av typen allmänt uttagningsprov av den modell som rekommenderas för gemenskapens institutioner. I slutet av 2000 organiserade myndigheten interna uttagningsprov som ledde fram till att åtta tjänstemän tillsattes på fasta tjänster från och med den 1 januari 2001. Rekryteringskostnaderna uppgick i medeltal till 2160 euro per nyanställd.

22. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid myndigheten fungerar (till exempel administration, bokföring, sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som bidrar direkt till förverkligandet av myndighetens mål.

23. Av de anställda i kategori A skall i genomsnitt 80 % ses som anställda i operativ verksamhet. Ett stickprov som gjorts för att fastställa om anställda i övriga kategorier arbetar i operativ verksamhet eller inte, när de trots att de tillhör en viss kategori utför uppgifter som inte är enkla verkställande uppgifter eller stöduppgifter, visar att i samtliga kategorier kan 33 % av myndighetens anställda betraktas som anställda i operativ verksamhet.

24. I tabell 6 beskrivs utvecklingen av kostnaderna för personal liksom av administrativa utgifter under perioden 1995 till 2000. Utvecklingen av lönekostnaderna har följt personalstyrkans utveckling med hänsyn tagen till skillnader på grund av automatiska löneökningar.

25. Bland övriga personalkostnader har analysen särskilt omfattat utgifter för vidareutbildning och administration, framför allt vad gäller IT. Kostnaderna för vidareutbildning har ökat något snabbare än personalstyrkan. De administrativa utgifterna har ökat kraftigt på grund av de effektuerade utgifterna för den nya fastigheten och är alltså av exceptionell karaktär.

26. För att få en uppfattning om förhållandet mellan myndighetens verksamhet och utvecklingen av dess personalstyrka och kostnader i samband härmed, har en jämförelse gjorts mellan personalstyrkan och myndighetens inkomster. Inkomsterna beror både av hur många ansökningar som inkommer till myndigheten liksom av hur svåra dessa är att behandla, vilket återspeglas i de olika avgifter som begärs.

27. Enligt denna jämförelse bör myndigheten övervaka ökningen av personalstyrkan som är så gott som parallell med ökningen av verksamheten under perioden 1997-2000. En jämförelse mellan ökningstakten för utgifter under avdelning III i budgeten, som samlar utgifterna för genomförande av myndighetens målsättningar, och utgifter under avdelningarna I och II i budgeten, personal och administration, bekräftar denna tendens. Även om de administrativa utgifterna generellt sett har en lägre ökningstakt än driftsutgifterna, har de förstnämnda under senare år haft en tendens att accelerera.

Slutsats

28. Trots att myndigheten sedan den inrättades inte kunnat anställa så många personer som den begärt under budgetförfarandet, verkar detta i allmänhet inte haft någon större betydelse för utvecklingen av dess verksamhet, framförallt tack vare rekryteringen av extraanställda.

29. För rekrytering av anställda har myndigheten använt rekryteringsmetoder som begränsats till institutionerna beträffande offentliggörandet av tjänster. De extraanställda, som ofta börjar som vikarier, blir ofta tillfälligt anställda genom interna förfaranden och, i några fall, därefter fast anställda, efter ett internt uttagningsprov. Detta arbetssätt förkortar tidsåtgången och kostnaderna för rekrytering och gör det möjligt att bedöma rekryterade anställda över en längre period (se punkt 21).

30. Mot bakgrund av verksamhetens och personalstyrkans förväntade utveckling är det möjligen önskvärt att myndigheten, för tjänster som gäller stödverksamhet och för operativ verksamhet som kräver administrativa kvalifikationer, går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att kunna genomföra en så bred rekrytering som möjligt. Allmänt sett bör också myndigheten förbättra sitt system för förvaltning och information på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 227, 1.9.1994, s. 27.

(2) Som föreskrivs i artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 16 mars 2001 och därefter överlämnats till myndighetens förvaltningsråd, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 26 mars 2001. En sammanfattning av balansräkningen per den 31 december 1999 och den 31 december 2000 samt inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåren 1999 och 2000 återfinns i tabellerna i slutet av denna rapport.

(3) EGT L 227, 1.9.1994, s. 28.

(4) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna har avrundats vilket kan ge sken av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(5) Yttrande nr 2/2000 om förslaget till ändring av budgetförordningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet som antogs av revisionsrätten den 5 oktober 2000.

(6) KOM (2000)461 slutlig av den 17 oktober 2000.

(7) Yttrande nr 2/2001 av den 8 mars 2001 från Europeiska gemenskapernas revisionsrätt.

(8) Artikel 119 i tillämpningsföreskrifterna, enligt artikel 54 i myndighetens budgetförordning av den 7 april 1998.

TABELL 1-6

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser på grund av avrundningar.

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från myndigheten.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och den 31 december 1999

Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser på grund av avrundningar.

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från myndigheten.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

FA: Fast anställda.

TA: Tillfälligt anställda.

EA: Extraanställda.

Tabell 5

Analys av personalstyrkans förändring

>Plats för tabell>

Tabell 6

Utveckling av personalstyrkan och kostnader i samband härmed

>Plats för tabell>

Myndighetens svar

6, 7 och 8. Växtsortsmyndigheten kommer att följa revisionsrättens rekommendation enligt punkt 8.

10. Växtsortsmyndigheten har utarbetat ett förfarande för nedskrivning av föråldrad utrustning och är i färd med att införa en lämplig avskrivningspolitik som kommer att tillämpas från och med budgetåret 2001.

11. Växtsortsmyndigheten kommer att följa revisionsrättens rekommendation enligt punkt 11.

12. Växtsortsmyndigheten instämmer i revisionsrättens iakttagelser under denna punkt. Växtsortsmyndigheten har börjat tillämpa datasystemet PVR för att göra det möjligt att följa upp samtliga transaktioner i samband med ett ärende.

16. Befattningsbeskrivningar för samtliga tjänster vid växtsortsmyndigheten, med undantag för enstaka tjänster vid tekniska enheten. Dessa befattningsbeskrivningar håller på att utarbetas.

17. Ett system för översyn av personalens ekonomiska rättigheter har inrättats.

20 och 29. Växtsortsmyndigheten offentliggör alla tillfälliga tjänster som är lediga via Internet och i gemenskapens meddelanden om lediga tjänster. Fast anställning av personal sker genom ett internt uttagningsförfarande.