MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET OCH EUROPAPARLAMENTET - UTVECKLING AV TJÄNSTEN FÖR YTTRE REPRESENTATION

INLEDNING

Tjänsten för yttre representation, som ursprungligen i första hand inrättades för att representera kommissionen i handelsförhandlingar och i vissa industriländer samt för att genomföra utvecklingssamarbete enligt Yaoundé- och Lomékonventionerna, behöver ses över grundligt så att den återspeglar Europeiska unionens nya ambition och kapacitet för yttre förbindelser. Det är härvid särskilt viktigt att beakta regelverket och instrumenten för den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken, som infördes genom Amsterdamfördraget och vid efterföljande möten inom Europeiska rådet. Förändringen och moderniseringen av tjänsten för yttre representation måste också ses i relation till reformen av EG:s bistånd till tredje land och den vidare processen för reformering av kommissionen.

Vad detta kommer att innebära beskrivs nedan under två allmänna rubriker:

- De externa delegationernas roll

- Utvecklingen av delegationsnätet

1. DELEGATIONERNAS ROLL

Även om delegationerna inom tjänsten för yttre representation hierarkiskt är en del av kommissionens struktur, står de i praktiken till hela Europeiska unionens tjänst i 123 länder världen över och inom fem internationella organisationer. De har till uppgift att göra EU:s politik känd och förklara och genomföra den, analysera politiken i de länder där de är ackrediterade och föra förhandlingar i enlighet med det uppdrag de fått. Detta innebär följande:

- Delegationerna utövar de befogenheter som genom EG-fördraget tilldelats dem i tredje land. Detta betyder att de främjar Europas intressen som de uttrycks i den gemensamma politiken, främst i den gemensamma handelspolitiken men även på andra politikområden såsom jordbruk, fiske, miljö, hälsa och säkerhet. Det betyder också att de utför arbete på områden där Europeiska gemenskapen inte är ensam behörig, såsom rättsliga och inrikes frågor.

- Delegationerna spelar en central roll i utvecklingsbiståndet. Detta är en roll som kommer att utvidgas mycket starkt till följd av den delegeringspolitik som kommer att genomföras stegvis med början detta år. Delegationerna kommer i allt högre grad att inte bara medverka aktivt i programplaneringen utan även direkt förvalta projekt från början till slut, inom ramen för regler som fastställs i Bryssel.

- De spelar också en allt viktigare roll i genomförandet av den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken i och med att de utför regelbundna politiska analyser, genomför utvärderingar tillsammans med medlemsstaternas ambassader (artikel 20 i Fördraget om Europeiska unionen) och medverkar i politikens utformning.

- Slutligen lämnar delegationerna vid behov stöd och hjälp till övriga institutioner och aktörer i EU, bl.a. följande:

- Den höga representanten/generalsekreteraren, som kan räkna med delegationernas logistikstöd i samband med uppdrag och som får en kopia av alla deras politiska rapporter.

- Europaparlamentet. Vid behov hjälper delegationerna t.ex. till med att ordna program för besökande delegationer och kommittéer, och delegationscheferna kan, när de befinner sig på huvudkontoret, efter överenskommelse med kommissionens huvudkontor kontakta parlamentets utrikesutskott och andra utskott för att rapportera om den senaste utvecklingen i deras värdländer och utvecklingen av EU:s politik och program.

- På alla dessa områden fyller delegationerna i allt högre grad en viktig informationsfunktion genom att de till värdländernas regering, förvaltning, näringsliv och civila samhälle lämnar bakgrundsinformation och uppdaterade uppgifter om EU:s utvidgning och EU:s politik på olika områden.

- Ordförandeskapet. Delegationschefer deltar regelbundet i trojkans demarscher och biträder ordförandeskapet på andra sätt.

1.2. För att kunna genomföra dessa uppgifter behöver tjänsten för yttre representation utveckla ett mera självsäkert och framåtsyftande tillvägagångssätt som avspeglar den stora räckvidden i EU:s yttre relationer och den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitikens nya profil och potential.

Delegationerna har inte kommit till för att "konkurrera" med medlemsstaternas ambassader. Deras respektive roller och skyldigheter är i allmänhet väl fastställda, men inte alltid självklara. Delegationernas uppgift, utöver att representera gemenskapens intressen, innebär samordning och samarbete för att framhäva bilden av en aktiv, uppfinningsrik och enad union.

Enligt artikel 20 i Fördraget om Europeiska unionen [1] skall delegationerna och medlemsstaternas diplomatiska beskickningar "samarbeta för att säkerställa att av rådet beslutade gemensamma ståndpunkter och gemensamma åtgärder följs och genomförs". Detta sträcker sig utöver den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken. Rådet utfärdade t.ex. i januari riktlinjer i samband med genomförandet av bistånd till tredje land vilka kräver ett närmare samarbete mellan medlemsstaternas ambassader och kommissionens delegationer. I allmänhet behöver delegationerna spela en allt aktivare roll för att hjälpa till att samordna gemensamma ståndpunkter mellan medlemsstaterna, som sedan kan återföras till kommissionen och till rådets arbetsgrupper som input till politikens utformning.

[1] Artikel 20: Medlemsstaternas diplomatiska och konsulära myndigheter och kommissionens delegationer i tredje land och vid internationella konferenser samt deras representanter vid internationella organisationer skall samarbeta för att säkerställa att av rådet beslutade gemensamma ståndpunkter och gemensamma åtgärder följs och genomförs. De skall intensifiera samarbetet genom att utbyta information, göra gemensamma bedömningar och bidra till att genomföra de bestämmelser som avses i artikel 20 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

I detta sammanhang kan medlemsstaternas diplomater och andra experter som är knutna till delegationerna som utsända nationella experter lämna ett särskilt värdefullt bidrag genom att de tillför viktig erfarenhet utifrån. Detta är en resurs som kommissionen är angelägen om att utveckla vidare.

1.3. För att delegationerna skall kunna genomföra sina uppgifter på ett riktigt sätt måste följande åtgärder vidtas:

- Förvaltningen av tjänsten för yttre representation måste organiseras på ett så enhetligt och integrerat sätt som möjligt. I detta syfte skall enligt planerna all personal vid delegationerna inom en nära framtid administrativt underställas GD RELEX, med undantag av vissa specialister som utsänts från andra generaldirektorat eller från medlemsstater eller andra EU-institutioner.

- Karriärplaneringen bör genomföras mera professionellt, inte minst för att stimulera till rörlighet mellan huvudkontoret och delegationerna och mellan olika delar av världen. Erfarenhet från en delegation utanför Europa bör kunna förväntas av dem som ansöker om många av ledningsposterna inom GD RELEX och andra delar av RELEX-familjen. För vissa poster kan det t.o.m. bli ett krav. För att detta skall kunna uppnås är det viktigt att de som tjänstgör vid delegationerna inte anses vara tillfälligt "utanför systemet", med möjlighet att "återintegreras" i framtiden.

- Delegationerna står till tjänst för hela kommissionen och inte enbart för RELEX-familjen. Delegationernas bidrag till kommissionens samlade insats bör förstärkas. Tillkomsten av säker e-post och annan ny teknik bör möjliggöra en mycket mera aktiv medverkan från delegationerna i politikens utformning, genom deltagande i arbetsgrupper och granskning av politiken. Det är delvis en fråga om att skapa en mera konsekvent yttre politik. Detta är emellertid ett passivt mål. Det verkliga målet är att få ut ett större mervärde av delegationsnätet.

- Delegationerna måste få tillräckliga resurser. I annat fall kommer vi att få se över våra prioriteringar än en gång. Anmärkningarna i vitboken om reformen av kommissionen från mars 2000 om att resurserna skall anpassas till uppgifterna gäller självfallet även för delegationerna.

- En utbildningspolitik för all personal som tjänstgör eller skall tjänstgöra utomlands måste genomföras för att stärka deras förvaltningskunnande och förbereda dem för de speciella uppgifterna inom den yttre representationen. En mera målinriktad språkutbildning bör ingå som ett led i politiken. Kommissionen avser att till hösten vidta åtgärder där bl.a. utbildning kommer att ingå.

Dessa och andra frågor som gäller förvaltningen av tjänsten för yttre representation kommer att bli föremål för ett separat dokument senare i år, vilket kommer att utformas i linje med de övergripande förslagen till en förvaltningsreform inom kommissionen och efter lämpligt samråd. De särskilda behov och problem som upplevs av andra institutioner och aktörer som utnyttjar delegationernas tjänster kommer också att övervägas noggrant.

1.4. Vad gäller utbildning har kommissionen redan utarbetat ett konkret utbildningsprogram för tjänsten för yttre representation (jämför SEK(97)605 av den 8 april 1997 och KOM(1999)180 av den 21 april 1999).

Denna utbildning omfattar inhämtande av ny kunskap (gemenskapspolitik, relationer med vissa delar av världen) och ny kompetens (projektcykelförvaltning, förhandlingsteknik, lagledning, mediakunskap).

En utbildning före tjänstgöringens början organiseras för att förbereda tjänstemännen på livet och arbetet vid en delegation. I denna utbildning ingår även särskilda moduler för förvaltningsassistenter, sekreterare och befattningshavares makar eller partner.

En särskild regional ekonomiutbildning organiserades nyligen för förvaltningsassistenter.

Ett särskilt utbildningsprogram planeras för tjänstemän och extern personal som rekryteras av tjänsten för yttre representation som ett led i delegeringen.

Det är nödvändigt att skapa en utbildningspolitik som går längre än den som redan finns. Direktoratet för tjänsten för yttre representation bör fram till årets slut i samarbete med generaldirektoraten i RELEX-familjen utarbeta en plan där målen, metoderna och medlen för denna politik fastställs. Planen bör skickas till den yttre representationens ledningskommitté för godkännande.

Den bör bland annat omfatta följande:

- Utbildningens innehåll (bl.a. språk, administration och finansiell förvaltning, utvecklingssamarbete och handelspolitik, särskilt Världshandelsorganisationen).

- Genomförande (uppgifterna för kommissionens avdelningar respektive externa organisationer).

- Bedömning av nivån på den utbildning som gavs före avfärden till delegationen.

2. Genomförande av delegeringen*

2.1. Bakgrund

Delegering till delegationerna av uppgifter och ansvar för förvaltningen av biståndet till tredje land är ett av huvudinslagen i den reform som beslutades den 16 maj 2000. Den ledande principen är att "inget som kan skötas och beslutas bättre på platsen, nära händelsernas centrum, skall skötas eller beslutas i Bryssel".

Kommissionen har förbundit sig att delegera förvaltningen av biståndet till tredje land och genomföra den därmed sammanhängande överföringen av ansvar till alla delegationer som förvaltar bistånd fram till utgången av år 2003. 22 delegationer kommer att omfattas år 2001, 32 år 2002 och återstående 32 år 2003. Vissa verksamheter, som regionala och andra övergripande program, kommer att decentraliseras först sedan de omstrukturerats och effektiva förvaltningssystem införts. Avsikten är att detta skall ha uppnåtts vid slutet av år 2004.

För den första fasens genomförande har budgetmyndigheten beviljat extra resurser för att täcka utstationeringen av ytterligare 40 tjänstemän under 2001 och för att förbättra delegationernas telekommunikations- och datainfrastruktur. Dessutom har den godtagit principen att personal vid delegationerna som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna skall finansieras från de olika programmens driftsbudget.

2.2. Första fasen av delegeringen: lägesrapport

En delegeringsarbetsgrupp har inrättats inom ramen för GIP [2] i syfte att samordna genomförandet av delegeringsaspekterna i reformen av förvaltningen av det yttre biståndet. Mellan oktober och december 2000 inriktade arbetsgruppen i huvudsak sitt arbete på tre områden:

[2] GIP är den permanenta avdelningsövergripande arbetsgrupp som övervakar genomförandet av reformen av förvaltningen av biståndet till tredje land.

* Att fastställa de övergripande principerna för delegeringen, för alla regioner och alla program.

* Att kartlägga potentiella lagstiftningsmässiga, budgetära, tekniska och administrativa hinder för delegeringen och åtgärda dessa.

* Att ta de praktiska initiativ som måste tas före utgången av år 2000 för att det tidtabellsenliga genomförandet av delegeringens första fas inte skulle äventyras (till exempel att anhålla om satellitförbindelser för de 23 delegationer som blir föremål för delegering under 2001).

Med tillkomsten av EuropeAid-byrån för utvecklingssamarbete i januari 2001 har ett detaljerat arbete, region för region och delegation för delegation, startat. Detta innebär i huvudsak följande:

Att skapa ett delegeringsnätverk inom EuropeAid.

Att i samråd med de berörda delegationerna fastställa ett operationellt delegeringskoncept för varje större program.

Att i nära samarbete med delegationerna fastställa de ytterligare resurser dessa behöver för att genomföra konceptet.

Att utarbeta en detaljerad handlingsplan för genomförandet av konceptet för var och en av de 22 delegationerna [3].

[3] Det finansiella samarbetet med Förbundsrepubliken Jugoslavien skall förvaltas av Europeiska byrån för återuppbyggnad.

I en andra etapp konsoliderades de bidrag som utformats för varje program till ett harmoniserat delegeringskoncept för verksamheten med detaljerade förfaranden för varje program i en separat bilaga. Detta harmoniserade koncept, som skall tillämpas på alla geografiska program, godkändes av generaldirektörerna för GD RELEX, GD DEV och EuropeAid den 21 mars 2001.

2.3. Första fasen av delegeringen: nästa steg

När nu det operationella konceptet har godkänts tillsammans med de detaljerade personalbehoven och behoven av förstärkning av telekommunikation och utrustning för var och en av de 22 delegationerna, har delegeringen nått sin praktiska genomförandefas. I detta sammanhang är kommissionens prioriterade uppgifter följande:

Att övervaka att den handlingsplan som överenskommits för var och en av de 22 delegationerna genomförs i rätt tid.

Att på dessa delegationer fördela de 40 nya poster som budgetmyndigheten år 2001 beviljat för delegeringen.

Att utverka beslut från rådet om användningen av räntan från EUF för att finansiera extern personal vid AVS-delegationerna.

Att utarbeta finansieringsbeslut för att utnyttja resurser från driftsbudgetposter till finansiering av extern personal vid icke-AVS-delegationerna.

Att välja ut och rekrytera tjänstemän och personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna.

Att skaffa tillräckliga kontorsutrymmen vid delegationerna för att ta emot mera personal.

Att installera säkra kommunikationer mellan huvudkontoret och delegationerna.

Att utveckla nya - eller uppdatera befintliga - förfarandehandböcker.

Att säkerställa att nödvändiga redovisnings- och förvaltningssystem finns tillgängliga i tid såväl på huvudkontoret som vid delegationerna (Sincom II, CRIS och Olas).

Att utveckla eller anpassa utbildningsmoduler och utarbeta och genomföra ett utbildningsprogram.

Förutsatt att all nödvändig logistik finns på plats kommer den verksamhetsinriktade delen av delegeringen att vara i gång vid slutet av året.

2.4. Följande faser av delegeringen: att skaffa fram resurser

Kommissionen har utarbetat detaljerade beräkningar av den personal som behövs för att genomföra den andra fasen av delegeringen (32 delegationer år 2002). Beräkningarna användes för att fastställa och motivera de medel som skall begäras ur BA-poster i 2002 års budgetförslag.

Under år 2002 räknar kommissionen med att placera ut mer än 110 tjänstemän vid delegationerna, förutsatt att budgetresurser finns tillgängliga för att täcka kostnaderna för omplacering av personal till delegationerna.

För de första stegen i delegeringen placerar kommissionen ut så många som möjligt av de av budgetmyndigheten beviljade nya posterna som omfattas av tjänsteföreskrifterna direkt vid delegationerna. Under en övergångsperiod kommer det att finnas behov av en tillräckligt stor personalstyrka vid huvudkontoret för att medge en smidig överföring av arbetsuppgifter och tillräckligt stöd till och övervakning av de nya arrangemangen. Efter denna övergång bör emellertid produktivitetsvinster kunna nås som möjliggör personalbesparingar vid huvudkontoret. Kommissionen är angelägen om att undvika överlappningar och parallella strukturer som skulle kunna undergräva en effektiv verksamhet vid de delegationer som är föremål för delegering. På medellång sikt bör delegeringen därför leda till en betydande omplacering av poster från huvudkontoret till delegationerna.

Utvidgningen av delegeringen till de återstående 32 delegationerna år 2003 enligt samma minimiprincip som för de första två omgångarna kommer att kräva att ytterligare minst 100 poster omplaceras för att förstärka delegationerna under 2003. För att uppnå en lämplig balans mellan poster vid delegationerna som omfattas respektive inte omfattas av tjänsteföreskrifterna, och för att medge att ytterligare verksamheter, som regionala och övergripande program, helt kan decentraliseras till fältet, skulle dock upp till 150 poster behöva omplaceras år 2003 och 150 år 2004. Det kan också uppstå behov av ytterligare poster som omfattas av tjänsteföreskrifterna, särskilt för AVS-delegationer, om EUF inte i tid kan täcka kostnaderna för personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna och andra förvaltningskostnader på liknande grunder som för BA-posterna för program som omfattas av budgeten. Dessa ytterligare poster kommer att vara beroende av tillgången till budgetresurser.

2.5. Slutsats

Kommissionen vidtar alla nödvändiga åtgärder för att genomföra den första fasen av decentraliseringen enligt den allmänna tidtabell som lagts fast för detta år. GD RELEX och EuropeAid kommer att från dag till dag övervaka genomförandet av den detaljerade handlingsplan som fastställts och överenskommits med respektive delegation, medan arbetsgruppen för decentralisering kommer att fortsätta att regelbundet granska framstegen i genomförandet av den första fasen och i förberedandet av följande faser.

3. Förändringar av delegationernas resurser och deras fördelning runt om i världen

3.1. Det befintliga nätverket för tjänsten för yttre representation

Kommissionen är representerad i 123 länder och har ytterligare fem representationer vid internationella organisationer.

År 1998 omprövade kommissionen sina politiska prioriteringar för öppnande av nya delegationer och representationskontor [4]. Av de öppnanden som planerades inrättades delegationer endast i Kroatien och f.d. jugoslaviska republiken Makedonien till följd av budgetproblem. Den mycket allvarliga krisen på Balkan som började 1998 och därav följande behov av stort och brådskande bistånd till regionen ansträngde resurserna hos tjänsten för yttre representation.

[4] Delegationer i Kroatien, f.d. jugoslaviska republiken Makedonien, Malaysia, Saudiarabien, Schweiz och Uzbekistan, representationskontor i Ecuador och Paraguay samt en representation i Taiwan.

Prioriteringarna måste nu ses över. Kommissionen arbetar liksom medlemsstaterna under strikta budgetrestriktioner. I budgetplanen från Berlin fastställs tak för de allmänna förvaltningskostnaderna, vilket leder till att tjänsten för yttre representation måste konkurrera med andra tjänster om begränsade administrativa resurser. Situationen har förvärrats genom ogynnsamma valutakursvariationer på senare tid, eftersom en stor del av förvaltningskostnaderna betalas ut i annan valuta (US-dollar och bundna valutor, yen). När ansvaret för förvaltning av biståndet till tredje land lämnas över till delegationerna uppstår behov av ytterligare förstärkning genom omplacering från huvudkontoret till delegationerna. Det bör noteras att kostnaden för en tjänsteman som arbetar i tredje land är ungefär dubbelt så hög som kostnaden för en tjänsteman vid huvudkontoret.

När kommissionen övervägde var delegationer och representationskontor skulle öppnas och stängas härnäst, beaktades arbetsbelastningen på nuvarande representationer samt andra faktorer såsom politisk och ekonomisk vikt. En rad kriterier beaktades, nämligen stödvolymen till landet eller regionen, volymen oförbrukade åtaganden (överhäng), befintlig eller föreslagen delegeringsnivå, landets betydelse mätt i handelsvolym men också antalet handelsfrågor eller tvister, de politiska banden till landet och regionens politiska vikt samt närvaron i landet av andra internationella organ och landets medlemskap i dessa.

Ovanstående bedömning har lett till ett program för ändringar i delegationsnätet, vilket beskrivs i avsnitten 3.2, 3.3 och 3.4 nedan. Med tanke på de budgetrestriktioner som gäller för förvaltningen av tjänsten för yttre representation kommer de resurser som krävs för nya öppnanden huvudsakligen att skapas genom stängning av delegationer, inskränkning av vissa delegationer, vid vilka det kommer att finnas endast en bofast tjänsteman som fungerar som chargé d'affaires medan en icke-bofast delegationschef i ett grannland kommer att bli ackrediterad, och omplaceringar inom nätet. Hur snabbt kommissionen kan inrätta nya delegationer kommer alltså att vara beroende av de stängningar och omplaceringar som görs. Kommissionen räknar dock med att kunna genomföra planen fram till utgången av 2002.

Utöver detta program kommer ytterligare ändringar av nätet att bli nödvändiga till följd av förändrade omständigheter och nya prioriteringar i EU:s yttre förbindelser. När de nuvarande kandidatländerna ansluter sig till unionen kommer delegationerna i dessa att omvandlas till representationskontor liksom i övriga medlemsstater. Fortsatt reform av biståndet till tredje land kan nödvändiggöra en mera regelbunden närvaro i vissa av de länder där biståndet för närvarande förvaltas på avstånd. De allt viktigare ekonomiska och politiska förbindelserna mellan EU och de nya oberoende staterna kan också tänkas motivera en bredare diplomatisk täckning från EG:s sida i regionen. Förutsatt att kvarstående regionala konflikter kan lösas gäller detta särskilt Moldova, med vilket EU skulle få viktiga nya förbindelser till följd av utvidgningen, och Azerbajdzjan, där unionen kan tänkas utveckla betydande ekonomiska intressen.

Kommissionen kommer därför att fortsätta sin analys av de långsiktiga utvecklingsbehoven för tjänsten för yttre representation, däribland struktur-, förvaltnings- och resursfrågor.

3.2. Föreslagna öppnanden

Kommissionen har som allmänt mål att se till att de knappa resurserna används så produktivt som möjligt för att säkerställa att den är representerad i de länder som är av störst betydelse för EU. I valet av föreslagna öppnanden har den gjort en analys av de regioner där den fortfarande är politiskt underrepresenterad med hänsyn till såväl handelskomponentens vikt som genomförandet av bistånd till tredje land

Sydostasiens växande ekonomiska betydelse motiverar öppnande av delegationer i Malaysia (nummer 16 i storlek bland EU:s leverantörer och nummer 31 ifråga om marknadens storlek under 1998) och Singapore (nummer 15 respektive 17 i storlek), vilka är betydande handelspartner för EU.

Dessutom kräver starka politiska överväganden att kommissionen öppnar en delegation i Saudiarabien (nummer 22 respektive 16 enligt kriterierna ovan), som också skulle ackrediteras hos de andra fem staterna i Gulfstaternas samarbetsråd (GCC) [5]. Kommissionen har sedan 1989 ett samarbetsavtal med GCC och förbereder nu ett mandat att inleda förhandlingar om ett frihandelsavtal. På det hela taget finns Malaysia, Saudiarabien, Förenade Arabemiraten, Singapore och Taiwan på listan över de 25 största marknaderna för export från EU, och med undantag av Förenade Arabemiraten finns dessa länder också bland de 25 största leverantörerna till EU. Antalet handelsfrågor härrörande från dessa utbyten var avgörande när det gällde att besluta om en starkare närvaro i de två regionerna: de varierar från en allmän bilateral dialog om frågor som gäller Världshandelsorganisationen (WTO) till marknadstillträde och antidumpningsåtgärder (med ett betydande antal mål väckta mot gemenskapen såväl som av gemenskapen mot dessa tredje länder).

[5] Bahrain, Kuwait, Oman, Qatar och Förenade Arabemiraten.

Slutligen kommer öppnande av ett handelsrepresentationskontor i Taiwan (7/15) [6]. att övervägas. När Taiwan snart ansluter sig till WTO väntas kommissionen spela en viktig roll för att övervaka marknadstillträde, tillämpningen av åtaganden inom WTO och andra frågor som hänger samman med dess politik.

[6] Tolv medlemsstater är representerade i Taiwan genom s.k. handels- och investeringsbyråer, handels- och kulturbyråer etc. Dessa anses vara fullt förenliga med den s.k. "one China"-politiken.

En regelbunden närvaro i Cuba [7] - som redan är medlem av AVS-gruppen - kommer också att övervägas mot bakgrund av den interna utvecklingen och förestående stängning av ECHO-kontoret.

[7] Icke bofast delegationschef vid delegation in Santo Domingo.

Av skäl som har samband med genomförandet av bistånd till tredje land, bl.a. för att genomföra delegering, avser kommissionen att öppna delegationer i Cambodja och Laos (ackrediterad med en inte bofast delegationschef i Thailand), Nepal (inte bofast delegationschef i Indien) och Paraguay (inte bofast delegationschef i Uruguay). Biståndsprogrammen i Cambodja och Paraguay är väsentligt större än i Thailand respektive Uruguay [8]. Det är därför logiskt att flytta biståndsförvaltningen till dessa länder. I Paraguay, den enda medlemmen av Mercosur där kommissionen inte är representerad, finns det dessutom en handelskomponent som troligen kommer att bli viktigare eftersom kommissionen förhandlar om ett frihandelsavtal med blocket. Beträffande Cambodja, Nepal och Paraguay skulle nettokostnaden för kommissionen minska, då en tjänsteman kommer att flyttas från vardera Thailand till Kambodja, Indien till Nepal respektive Uruguay till Paraguay och fungera som chargé d'affaires vid den nya delegationen.

[8] Kommissionen har betydande biståndsprogram i de länder där den föreslår att kontor skall öppnas (årliga genomsnittliga utbetalningar 1999/2000 respektive överhäng per den 31/12/2000 i miljoner euro: Cambodja 27,5 resp. 67, Laos 9 resp. 40, Nepal 30 resp. 49 och Paraguay 5 resp. 57).

3.3. Regionalisering och föreslagna stängningar

Regionalisering innebär placering vid en delegation av ett betydande antal kvalificerade tjänstemän, varigenom delegationen får tillräckliga resurser för att betjäna de länder där den regionala delegationschefen är ackrediterad.

I regionaliseringssyfte har kommissionen sedan 1996 omvandlat 13 delegationer till kontor, knutit sin verksamhet i Somalia till delegationen i Kenya och beslutat stänga sina kontor i Grenada och Lagos. Med omvandlingen av delegationerna i Kap Verde och Togo till kontor underställda andra delegationer kommer 31 av kommissionens 108 befintliga delegationer att ha ett regionalt ansvar.

Hittills har dessa förändringar gett besparingar på 14 administrativa tjänster på mellannivå eller, i budgettermer, 3 024 000 euro per år (baserat på en genomsnittlig årskostnad per utposterad tjänsteman av 216 000 euro per år). Dessa resurser har använts för att hjälpa till att expandera nätverket, särskilt i Balkanländerna (Kroatien och f.d. jugoslaviska republiken Makedonien), och för att förstärka befintliga delegationer.

För att optimera strukturen på tjänsten för yttre representation och att skapa de resurser som behövs för att öppna nya delegationer planeras stängning av kontoren i Antigua och Barbuda, som även i fortsättningen kommer att vara underställt Barbados, Belize, som även i fortsättningen kommer att vara underställt Jamaica, Comorerna, som även i fortsättningen kommer att vara underställt Mauritius, Nederländska Antillerna, som kommer att vara underställt Guyana, São Tomé och Príncipe, som även i fortsättningen kommer att vara underställt Gabon, Tonga, som även i fortsättningen kommer att vara underställt Fiji [9], och Ekvatorialguinea, som även i fortsättningen kommer att vara underställt Kamerun.

[9] Årliga genomsnittliga utbetalningar 1999/2000 respektive överhäng per den 31/12/2000 i miljoner euro: Costa Rica 2 resp. 7, Trinidad och Tobago 1 resp. 18, Antigua och Barbuda 0 resp. 1, Belize 4 resp. 17, Comorerna 3 resp. 14, Nederländska Antillerna 4 (endast 2000) resp. 5, Gambia 4 resp. 28, São Tomé och Príncipe 3,5 resp. 16, och Tonga 1 (endast 2000) resp. 3.

Personalminskningar föreslås också vid delegationerna i Costa Rica, Trinidad och Tobago och Sri Lanka, varefter de kommer att ha en tjänsteman vardera. Cheferna för delegationerna i Nicaragua, Guyana och Indien kommer att ackrediteras till Costa Rica, Trinidad och Tobago respektive Sri Lanka.

Dessa stängningar och minskningar kommer att friställa 11 poster för omplacering och innebär en årlig budgetbesparing av 3 816 000 euro, grundat på den totala årskostnaden per utposterad tjänsteman (inberäknat kontor, stödpersonal, bostad, telekommunikationer och säkerhet). Dessa resurser skulle medge att delegationer öppnas i Malaysia, Saudiarabien, Singapore och Laos (de tre övriga delegationerna skulle inrättas genom omplacering från deras respektive regionala delegationer). Detta skulle ta i anspråk 7 av de 11 omplacerade posterna. Övriga 4 kommer att användas for eventuellt öppnande i Taiwan och Cuba eller för att förstärka regionala delegationer som har åtagit sig nya arbetsuppgifter till följd av ändringarna i nätverket. Med de besparingar stängningarna ger och rationaliseringen av delegationerna är kostnaderna för öppnandena täckta. Därigenom är hela förslaget budgetneutralt.

Kommissionen anser att regionaliseringen med dessa ändringar för tillfället har nått sin gräns. De besparingsfördelar som skulle kunna nås genom ytterligare ansträngningar av detta slag skulle inte uppväga de negativa effekterna:

- Politiska problem som uppstår inom och utanför EU från de stater och institutioner som motsätter sig stängningar.

- Fysiskt fjärmande från delegationen i områden med svåra förbindelser som gör verksamheten mindre effektiv, särskilt genomförande och uppföljning av bistånd.

- Bristande överensstämmelse med den politik för delegering och decentralisering av förvaltningen av gemenskapens stöd till delegationerna som kommissionen håller på att genomföra.

3.4. Omplacering

Omplaceringen inleddes ursprungligen för att lösa de obalanser som fanns i fördelningen av personal mellan delegationerna i olika geografiska områden. Obalanserna gäller såväl kvoten mellan tjänstemän och lokalanställda på universitetsnivå som själva bemanningsnivåerna mellan de olika delegationerna. Vissa av de resurser som friställdes genom omplacering användes också när nya delegationer inrättades.

Omplaceringarna har i huvudsak bestått i att personal överförts från en delegation till en annan. Vid behov skulle den delegation varifrån tjänstemannen kom få kompensation genom lokalanställd teknisk stödpersonal (ALAT).

För framtiden betraktas också omplacering som en permanent process för anpassning av resurserna till delegationernas växlande arbetsbelastning och kommissionens prioriteringar. En nettoökning av personal- och budgetresurserna i tjänsten för yttre representation skall övervägas först sedan alla möjligheter till omplacering har undersökts.

Den analys av delegationernas arbetsbelastning som kommissionen genomfört underlättar fördelning och omfördelning av resurser till delegationerna. Härigenom tas hänsyn till den relativa vikten av var och en av delegationernas verksamheter enligt deras uppdragsbeskrivningar (särskilt bistånd till tredje land, handel, politisk rapportering och representation).

Sedan 1996 har kommissionen godkänt omplacering av 73 poster inom tjänsten för yttre representation. Under samma period it har den omplacerat ytterligare 53 poster från huvudkontoret till delegationerna. Därför har en femtedel av posterna i tjänsten för yttre representation, av vilka omkring en tredjedel inte är ledningsposter, omplacerats under de senaste fem åren.

Under 2001 kommer en tjänstemannapost att placeras om från vardera av följande delegationer: Zimbabwe, Niger, Libanon, Kamerun, Burkina Faso, Moçambique. Indien (för att öppna delegationen i Nepal) och Uruguay (för att öppna delegationen i Paraguay). Under 2002 kommer ytterligare en tjänsteman att omplaceras från vartdera av kontoren i Comorerna, Ekvatorialguinea, Nederländska Antillerna, São Tomé och Príncipe och delegationen i Thailand (för att öppna delegationen i Cambodja). Rationalisering av delegationerna i Trinidad och Tobago, Sri Lanka och Costa Rica kommer att ge ytterligare fem omplaceringar.

Med dessa 18 omplaceringar under 2002 kommer kommissionen att ha omplacerat totalt 89 tjänstemannaposter sedan 1996. Enstaka ytterligare omplaceringar kommer att ske inom den reguljära förvaltningen av tjänsten för yttre representation. Den totala effekten av sådana omplaceringar kommer emellertid sannolikt att bli marginell och kommer under alla förhållanden inte att räcka till för att täcka de personalbehov som följer av en eventuell vidare expansion av delegationsnätet. Den möjlighet som återstår är vertikal omplacering från Bryssel till delegationerna, vilken emellertid på detta stadium bör utnyttjas främst för att genomföra delegering.

3.5. Resurserna för tjänsten för yttre representation

Kommissionens tjänst för yttre representation består av tjänstemän/tillfälligt anställda och lokalanställda som finansieras från del A (förvaltning) eller B (verksamhet) av kommissionens budget, beroende på vilken ram de arbetar inom.

För att på ett effektivt och flexibelt sätt svara mot behovet av teknisk expertis i delegationernas förvaltning av biståndet till tredje land planerar kommissionen som ett led i den administrativa reformen att skapa en auxiliaire-status, på vilken vissa incitament liknande de i bilaga X i tjänsteföreskrifterna skulle tillämpas. Intill dess en sådan status har skapats avser kommissionen att använda en blandning av befintliga kontraktsarrangemang (lokalanställda, ALAT och individuella experter) för att tillgodose delegationernas behov av teknisk expertis inom den överenskomna tidsramen för decentralisering av förvaltningen av biståndet till tredje land och integration av funktioner från byråerna för tekniskt stöd i delegationerna. Denna personal kommer att ha kontrakt direkt med kommissionen, den kommer att arbeta inom delegationerna, och den kommer att underställas respektive delegationschef.