Europaparlamentets resolution

innehållande de kommentarer som ingår i beslutet om beviljande av ansvarsfrihet för direktören för Europeiska miljöbyrån för genomförandet av budgeten för budgetåret 2001

EUROPAPARLAMENTET FATTAR DETTA BESLUT

- med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för budgetåret 2001(1) samt byråns svar (C5-0098/2003),

- med beaktande av rådets rekommendation av den 7 mars 2003 (C5-0099/2003),

- med beaktande av EG-fördraget, särskilt dess artikel 276,

- med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(2), särskilt artikel 185 i denna,

- med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 23 december 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(3), och särskilt artikel 94 i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002,

- med beaktande av artikel 93a och bilaga V i arbetsordningen,

- med beaktande av parlamentets beslut av den 8 april 2003 om att skjuta upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet samt resolutionen innehållande de kommentarer som ingår i förslaget till beslut(4),

- med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A5-0360/2003), och av följande skäl:

A. I sin ovannämnda resolution

- välkomnade parlamentet att det hädanefter är behörig myndighet för att bevilja ansvarsfrihet för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185.1 i den nya budgetförordningen och

- betonade att det för att uppfylla sina nya åtaganden i detta avseende förväntade sig att få all relevant och nödvändig information från dessa organ som svar på de förfrågningar det kommer att göra.

B. Parlamentets behöriga utskott har fått svar på sådana förfrågningar.

C. Byråns svar på ovannämnda förfrågningar försåg i många avseenden parlamentet med uppdaterad information. Denna information kompletterar de iakttagelser som finns i revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för budgetåret 2001, samt byråns svar på dessa iakttagelser.

D. Villkoret att parlamentet fattar beslut om beviljande av ansvarsfrihet när det har fått alla uppgifter det behöver uppfylldes således.

1. Europaparlamentet uppmärksammar följande siffror i redovisningen för Europeiska miljöbyrån för budgetåren 2001 och 2000:

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

Budgetgenomförande

2. Europaparlamentet noterar de åtgärder byrån har vidtagit för att "strama åt" planeringen av sina utgifter på det administrativa området som rör infrastruktur, inköp som inte måste göras omedelbart, och uppskjutandet av inredningen av lokalerna. Parlamentet anser att sådana åtgärder är i linje med revisionsrättens rekommendationer.

3. Europaparlamentet välkomnar byråns ansträngningar att förbättra planeringen av sin verksamhet på det operativa området, vilket innebär en minskning av antalet överföringar av anslag. Parlamentet konstaterar dock att byrån påpekat att det i samband med genomförandet av bidragsavtal som rör fleråriga projekt är svårt att undvika en viss mängd automatiska överföringar. Parlamentet anser att detta problem till sin natur är systematiskt eftersom det främst rör förhållandet mellan europeiska ämnescentra som har avtal med miljöbyrån.

4. Europaparlamentet anser att när det gäller dessa centras genomförande av projekt, som omfattar nästan hälften av byråns driftsbudget, bör byrån öka sina ansträngningar för att se till att dessa centra vid genomförandet av projekten bedriver sin verksamhet inom en tidsram som återspeglar budgetens ettårighetsprincip. Sådana ansträngningar skulle leda till en minskning av antalet överföringar av anslag.

5. Europaparlamentet anser också att det finns utrymme att utveckla ett harmoniserat tillvägagångssätt mellan organen för att ta itu med problem som är systematiska till sin natur. Parlamentet förväntar sig att byrån ökar sina kontakter med andra organ som har liknande problem i sina avtalsmässiga förhållanden till sådana centra eller nationella punkter, så att ett "bästa tillvägagångssätt" kan utvecklas och tillämpas.

Årsredovisning

6. Europaparlamentet välkomnar att byrån har lyckats samordna sina berörda avdelningar på ett sådant sätt att bestämmelserna om avskrivning av anläggningstillgångarna tillämpas korrekt.

Förvaltningen av likvida medel

7. Europaparlamentet uppmanar byrån att ytterligare förbättra avstämningen av bankkontona mot den allmänna bokföringen i enlighet med revisionsrättens rekommendationer. Det förväntar sig att byrån redovisar vilka framsteg som gjorts på denna punkt i samband med nästa förfarande för beviljande av ansvarsfrihet.

Genomförande av finansiella bestämmelser

8. Europaparlamentet förväntar sig att byrån så snart som möjligt genomför det IT-system för det elektroniska dokumentarkivet som utvecklats inom ramen för dess registrerings- och arkiveringsprojekt. Parlamentet förväntar sig också att byrån vidtar alla nödvändiga åtgärder för att följa revisionsrättens rekommendationer om att det skall finnas verifierande underlag för ansökningarna om betalning.

Inköp av varor och tjänster/samarbete med institutionerna

9. Europaparlamentet ser fram emot att byrån uppnår bättre resultat i sina ansträngningar att förbättra planeringen av inköp i samband med det fleråriga programmet. Det välkomnar byråns ansträngningar att förbättra förfarandena och kriterierna för bedömningen av anbud. Det förväntar sig att byrån ökar sina ansträngningar att förbättra det interinstitutionella samarbetet på inköpsområdet, och att detta görs på grundval av det bästa tillvägagångssättet, som omfattar bedömningskriterer och jämförbarhet när det gäller anbud. Parlamentet förväntar sig också att byrån deltar så ofta som möjligt, med hänsyn till dess särskilda förhållanden, i de interinstitutionella anbudsförfarandena.

10. Europaparlamentet noterar att byrån har haft åtskilliga kontrakt med företag som är involverade i Eurostat-fallet. Det uppmanar byrån att översända alla dokument som rör dessa kontrakt till kommissionens internrevisionstjänst, så att hänsyn kan tas till dessa under internrevisionstjänstens pågående revision av Eurostats kontrakt.

Allmänna punkter om organen

Operativa uppgifter

11. Europaparlamentet upprepar sin ståndpunkt att eftersom de administrativa utgifterna för många av organen överskrider utgifterna för operativa ändamål finns det utrymme att ge dessa organ fler operativa uppgifter. De skulle till exempel kunna få i uppdrag att genomföra gemenskapsprogram på utbildnings- eller hälsoområdet, och därmed skulle man kunna undvika att kommissionen inrättar fler verkställande organ. Parlamentet beklagar att kommissionen inte tillmötesgått parlamentets begäran(5) att lägga fram sådana förslag senast den 30 juni 2003. Det uppmanar organen att föreslå områden där de skulle kunna ta över genomförandet av gemenskapsprogram som för närvarande förvaltas av kommissionen och lägga fram sådana förslag senast i slutet av 2003.

12. Europaparlamentet välkomnar i detta sammanhang förslaget från Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen att åta sig att utföra eventuella ytterligare uppgifter. Parlamentet uppmanar kommissionen att utnyttja expertkunskapen inom Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen inom ett större geografiskt område än vad som för närvarande är fallet, samt utnyttja den för tekniskt stöd till program såsom Tempus och Erasmus mundus.

Anpassning av de finansiella bestämmelserna till den nya budgetförordningen

13. Europaparlamentet förväntar sig att organen avslutar arbetet med att anpassa sina interna finansiella bestämmelser till bestämmelserna i den nya rambudgetförordningen så snart som möjligt, och senast i slutet av året. Sådana interna finansiella bestämmelser får inte skilja sig från rambudgetförordningen, utom i de fall då deras specifika verksamhetsförhållanden kräver det och då under förutsättning att kommissionen ger sitt samtycke på förhand. När organen har avslutat denna anpassning av bestämmelserna skall de informera parlamentets behöriga utskott. Parlamentet uppmanar revisionsrätten att yttra sig om alla finansiella bestämmelser som antas av organen och som skiljer sig från rambudgetförordningen.

14. Europaparlamentet understryker att organen skall se till att utanordnarnas och räkenskapsförarnas uppgifter är strikt uppdelade, och att räkenskapsförarna bör få en utökad roll när det gäller att

a) utforma och validera redovisningssystemen,

b) föra räkenskaper,

c) validera de system som utformats av utanordnaren för tillhandahållande av redovisningsuppgifter,

d) samarbeta med kommissionens räkenskapsförare,

e) förbereda och presentera redovisningen och rapporterna om genomförandet av budgeten.

Parlamentet betonar också att räkenskapsförarna bör utses av organens styrelser på grundval av särskild kompetens och yrkeserfarenhet. De datorsystem som används måste garantera att det finns en fullständig verifieringskedja för varje operation för att garantera insyn och öppenhet.

15. Europaparlamentet påminner organen om att de till fullo skall följa bestämmelserna för upphandlingsförfaranden i budgetförordningen. Parlamentet understryker att öppna anbudsförfaranden måste användas i så stor utsträckning som möjligt för att öka insynen och garantera lika behandling av potentiella anbudsgivare. Det understryker att organens ekonomiska intressen kan skadas av det faktum att bestämmelserna för offentlig upphandling inte följs, och att detta också kan utgöra ett brott enligt medlemsstaternas lagstiftning.

Internrevision och internkontroll

16. Europaparlamentet påminner om att bland de viktigaste inslagen i den nya budgetförordningen är utanordnarnas ökade ansvar och inrättandet av internrevisionsenheter för att minska risken för oegentligheter och bristfällig förvaltning. Parlamentet uppmanar därför

- revisionsrätten att öka det antal kontroller som görs av dess revisorer,

- organen att grundligt se över sina förfaranden för genomförandet av budgeten i enlighet med den nya ram som har inrättats,

- kommissionen att nära samarbeta med organen, särskilt på områdena redovisning, internrevision och förvaltnings- och kontrollförfaranden,

för att lämpliga och harmoniserade lösningar skall tillämpas.

17. Europaparlamentet uppmanar kommissionen att lägga fram ett förslag till ändring av förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 med rambudgetförordning för organen i syfte att ge organens respektive internrevisorer verkliga kontrollbefogenheter i stället för en enbart rådgivande roll, såsom fallet är för närvarande.

18. Europaparlamentet är ytterst bekymrat över att kommissionens internrevisionstjänst inte utför några kontroller i organen. Parlamentet betonar att detta innebär att artiklarna 71 och 72 i förordningen (EG, Euratom) nr 2343/2002 inte iakttas, vilket i praktiken innebär att en extern kontroll av förvaltningens och kontrollsystemens kvalitet endast utförs inom ramen för revisionsrättens kontroll. Parlamentet uppmanar därför kommissionen att se till att nödvändiga medel ställs till förfogande så att internrevisionstjänsten kan utföra sina uppgifter när det gäller organens interna kontrollsystem.

Samarbete med OLAF

19. Europaparlamentet uppmanar revisionsrätten att senast i slutet av året rapportera om huruvida gemenskapsorganen har samarbetat på vederbörligt sätt med Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF), och utan inskränkning tillämpat det interinstitutionella avtalet av den 25 maj 1999(6). Parlamentet uppmanar vidare revisionsrätten att utvärdera detta samarbetes effektivitet på grundval av de fall som hittills behandlats.

Förberedelse av organen inför utvidgningen

20. Europaparlamentet uppmanar kommissionen att - i syfte att påskynda insatserna för att förbereda integreringen av de framtida medlemsstaterna - lägga fram lämpliga förslag innan budgeten för 2004 antas, som skall

- främja bättre fungerande gemenskapsorgan,

- ge bättre valuta för pengarna genom en lönsamhetsberäkning,

- undvika att det skapas onödigt många nya organ.

Europaparlamentet anser att det av effektivitets- och kostnadsskäl är uteslutet att ytterligare utöka gemenskapsorganens styrelser i samband med den förestående utvidgningen, eftersom dessa redan i dag ofta är mycket tungrodda. Utvidgningen är ett gyllene tillfälle att i grunden se över sammansättningen av och arbetssätten i dessa styrelser.

21. Europaparlamentet uppmanar därför kommissionen att när den utarbetar sådana förslag bland annat överväga att

- ge organen i uppdrag att utföra ytterligare operativa uppgifter, till exempel att genomföra gemenskapsprogram på lämpliga områden,

- inrätta gemensamma styrelser för flera organ, särskilt för dem som har liknande uppgifter,

- slå samman organ om en överlappning av verksamheterna förekommer.

Parlamentet påminner när det gäller sistnämnda förslag att kommissionen har fastställt att det eventuellt förekommer en överlappning mellan verksamheterna i Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop) och Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen och mellan verksamheterna i Europeiska fonden för förbättring av levnad- och arbetsvillkor och Europeiska arbetsmiljöbyrån.

22. Europaparlamentet uppmanar dessutom kommissionen - i linje med förslaget om EU:s styrelseformer som syftar till att koncentrera kommissionens verksamhet till centrala uppgifter - att i sitt handlingsprogram för 2004 ta med lämpliga förslag för att undvika överlappning av arbetet antingen mellan organ med liknande verksamhet eller mellan verksamheten vid dessa organ och verksamheten vid kommissionens enheter.

23. Europaparlamentet upprepar sin uppmaning till kommissionen att lägga fram ett förslag till ändring av organens grundrättsakter så att direktörerna för dessa gemenskapsorgan i framtiden endast kan utses med parlamentets godkännande. Parlamentet förväntar sig att kommissionen lägger fram ett sådant förslag senast den 1 december 2003.

(1) EGT C 326, 27.12.2002, s. 17.

(2) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(3) EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

(4) EUT L 148, 16.6.2003, s. 16 och 18.

(5) Se punkt 14 i Europaparlamentets resolution innehållande de kommentarer som ingår beslutet om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen i Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning för genomförandet av centrumets budget för budgetåret 2001 (EUT L 148, 16.6.2003, s. 83).

(6) EGT L 136, 31.5.1999, s. 15.