[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 7.6.2006

KOM (2006) 279 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET OCH EUROPAPARLAMENTET

Årsrapport till den ansvarsbeviljande myndigheten om internrevisioner genomförda under 2005

(artikel 86.4 i budgetförordningen)

[SEK(2006) 725]

INNEHÅLL

1. Inledning 3

2. Internrevisionsenhetens arbetsfält och arbetsprogram 3

2.1. Arbetsfält 3

2.2. Utvecklingen inom internrevisionen 4

2.3. Genomförande av internrevisionsenhetens arbetsprogram 4

2.4. Godtagande av internrevisionsarbetet 7

3. Resultat 8

3.1. Arbetsfälten utanför kommissionen 8

3.2. Planering, processer och system 9

3.3. Personal och organisation 12

3.4. Laglighet och korrekthet 13

4. Slutsatser 14

INLEDNING

Internrevision är en professionell, objektiv och oberoende kontroll- och rådgivningstjänst inom en organisation. Syftet är att underlätta för organisationen att uppnå sina mål genom en fortlöpande förbättring av dess arbetssätt.

Syftet med föreliggande rapport är att informera den ansvarsbeviljande myndigheten om det arbete som kommissionens enhet för internrevision genomfört under 2005 enligt artikel 86.4 i budgetförordningen. Den bygger på internrevisionsenhetens rapport enligt artikel 86.3 i budgetförordningen om centrala revisionsresultat och, i enlighet med rådande revisionsnormer, om ”exponering för betydande risker och kontrollfrågor samt frågor om företagsstyrning […]”[1]. Denna rapport bygger på det revisions- och rådgivningsarbete som enheten för internrevision har utfört under 2005, men också på det arbete som utförs av generaldirektoratens internrevisionsfunktioner via genom internrevisionsenhetens halvårsrapporter om detta arbete. Rapporten tar inte upp internrevisionsenhetens arbete åt de organ som inrättas av gemenskapen. [2]

Kommissionens svar på internrevisorns resultat och slutsatser finns i den sammanfattande rapporten om generaldirektoratets årliga verksamhetsrapporter. I denna sammanfattande rapport, som antogs samtidigt, tar kommissionen ställning till de övergripande frågor som tagits upp vid internrevisionen, Europeiska revisionsrätten, den ansvarsbeviljande myndigheten eller som inringats av kommittén för revisionsuppföljning och i rapporten från generaldirektoratet för budgetfrågor.

Detta innebär att vissa synpunkter eller åsikter i rapporten inte nödvändigtvis till fullo delas av kommissionen. Åsiktsskillnader är emellertid helt normalt i dialogen mellan institutionen och dess internrevision.

INTERNREVISIONSENHETENS ARBETSFÄLT OCH ARBETSPROGRAM

Internrevisionen inom kommissionen äger rum på ett fält i snabb förändring och utvecklingen inom kommissionens förvaltnings- och kontrollsystem under 2005 återspeglade några av slutsatserna i internrevisionsenhetens rapport för år 2004.

Arbetsfält

Införandet av det nya redovisningssystemet är ett stort steg framåt för kommissionen, dess tjänstegrenar och kontrollorgan. [3] Det finns planer på att låta räkenskapsföraren godkänna räkenskaperna, vilket innebär en viktig förbättring i ansvarighetsfrågan. Denne tjänsteman behöver ett tydligt mandat för att utöva detta ansvar, i synnerhet att utföra en rimlighetskontroll (utan att utanordnarens ansvar för transaktioner ifrågasätts). Kommissionen håller på att inrätta de första genomförandeorganen som skall ta över ansvaret för programgenomförandet. Syftet är att minska de kostnader och kontrollrisker som fanns vid tidigare utläggande av verksamhet på entreprenad och öka specialiseringen. För internrevisionsenhetens vidkommande bör särskild uppmärksamhet riktas mot såväl komplexa delegerings- och rapporteringssystem som förvaltningssvårigheter såsom förvaltningsskyldigheter, anställning, vidareutbildning osv. Det delade ansvaret för budgetutanordning gör internrevisionsenhetens roll särskilt komplex.

Riskhanteringen är en fråga som kommer att få sin fasta plats i kommissionens cykel för planering, rapportering och tilldelning av medel. [4] Genomförandet måste börja på generaldirektoratsnivå, varefter bedömningen och hanteringen av risker, som planerat, genomförs i grupper av tjänstegrenar och, med avseende på internrevisionsenheten, inom hela kommissionen. Revisionsenheten anser att den övergripande riskhanteringen skulle fungera bättre om kommissionsledamöterna vore engagerade i utvärderingen av de politiska riskerna, vilket skulle förbättra planeringen, tilldelningen av medel och genomförandet av politiken.

Den interinstitutionella diskussionen om handlingsplanen för en integrerad ram för intern kontroll är inriktad på den centrala frågan om ansvarighet och kontroll. För kommissionen är det viktigt att skydda sitt politiska ansvar genom försäkring(ar) från sina egna tjänstegrenar och från sina partner, särskilt medlemsstaterna, vid genomförandet av budgeten. De enskilda försäkringar från generaldirektoraten som redan inkommit har internt visat sig mycket värdefulla, men frågor rörande kommissionsövergripande processer och överensstämmelsen mellan generaldirektoraten kräver enligt internrevisionen närmare bearbetning.

Utvecklingen inom internrevisionen

I början av 2005 såg internrevisionsenheten över sina kvalitetssäkringsmekanismer och inrättade en målinriktad kvalitetsenhet som systematiskt granskar kvaliteten på revisionsarbetet, från planeringen av revisionen till den slutliga revisionsberättelsen. Gemensamma rapporteringsnormer, särskilt för värderingen av revisionsrekommendationer, fastlades tillsammans med internrevisionsfunktionen, vilket kommer att underlätta jämförelsen av uppgifter.

Internrevisionsfunktionens kvalitetsöversyn som inleddes med en självutvärdering 2005 kommer att fullföljas 2006 genom internrevisionsenhetens validering av utvärderingarna. Detta arbete, i enligt med rådande revisionsnormer, syftar inte enbart till att garantera generaldirektoraten tillgång till högkvalitativa internrevisionstjänster utan också till att lägga en objektiv grund för tillförlitligheten i revisionsarbetet på andra nivåer.

Generellt har samarbetet mellan internrevisionsenheten och internrevisionsfunktionerna utvecklats positivt under 2005 (exv. görs nu gemensamma revisionsinsatser). Samordningen av revisionsplaner för redovisningssystemet och gemensamma fortbildningssatsningar är exempel på det effektiva samarbetet med Europeiska revisionsrätten.

Genomförande av internrevisionsenhetens arbetsprogram

Revisionsenhetens arbetsprogram för år 2005, som bygger på enhetens strategiplan för 2004–2006, finslipades efter revisionsarbetet 2004 och efter ett fördjupat samråd med berörda parter (kommittén för revisionsuppföljning, övergripande enheter, generaldirektorat, internrevisionsfunktioner och samordnare av den interna kontrollen) samt ett meningsutbyte med Europeiska revisionsrätten. Det godkändes av kommittén för revisionsuppföljning i slutet av år 2004.

Genomförandet av arbetsprogrammet var tillfredsställande, med en genomförandegrad på 90 %. 36 revisionsberättelser (18 revisioner och 8 uppföljningsrapporter om kommissionens revisioner och 10 rapporter om organens revisioner) färdigställdes 2005. Resterande revisioner blev klara under våren 2006. Närmare uppgifter från kommissionens revisioner finns i bilagan.

Förseningar uppstod främst p.g.a. svårigheter i slutfasen. Följaktligen ser internrevisionsenheten ett tydligt behov av att minska tidsutdräkten för avslutandet av revisioner. Revisionsenheten kommer att förkorta revisionsberättelserna ytterligare och försöka uttrycka sig tydligare.

Uppdrag utförda av internrevisionsenheten under 2005:

Generaldirektorat (eller motsvarande) | Uppgift | Utförande |

Övergripande administrativa system och andra stödsystem |

Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel | Transaktioner | Feb 2005 |

BUDG | Uppföljning | Juli 2005 |

Generalsekretariatet (GS) och andra | Översyn av genomförandet av gemenskapslagstiftningen | Juli 2005 |

BUDG/GS | Verksamhetsbaserad förvaltning/översyn av den strategiska planeringen och programplaneringen | Okt 2005 |

DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | Informations- och kommunikationsteknik, konsoliderad | Nov 2005 |

DIGIT | Uppföljning | Nov 2005 |

Inre politik |

ESTAT | Uppföljning – arbetsgrupp | Mar 2005 |

ECFIN | Lokal IT-kontroll (revisionsenheten och internrevisionsfunktionerna gemensamt) | Apr2005 |

TREN | Lokal IT-kontroll | Maj 2005 |

TREN | Ekonomisk förvaltning | Juli 2005 |

ESTAT | Ekonomisk förvaltning / uppföljning | Okt 2005 |

FoTU | Ekonomisk förvaltning | Okt 2005 |

SANCO | Ekonomisk förvaltning | Nov 2005 |

INFSO | Uppföljning | Dec 2005 |

MARKT | Ekonomisk förvaltning | Dec 2005 |

PRESS | Uppföljning | Dec 2005 |

EAC | Uppföljning | Dec 2005 |

Strukturåtgärder och den gemensamma jordbrukspolitiken |

AGRI | Uppföljning | Mars 2005 |

FISH | Ingående | Juni 2005 |

EMPL | Strukturfonder (kontroller i efterhand) | Okt 2005 |

FISH | Strukturfonder (kontroller i efterhand) | Nov 2005 |

AGRI | Strukturfonder (kontroller i efterhand) | Dec 2005 |

Utrikespolitik |

ELARG | Uppföljning | Jan 2005 |

RELEX | Information och kommunikation | Juli 2005 |

AIDCO | Fristående organisationer | Juli 2005 |

ECHO | Fristående organisationer | Okt 2005 |

Uppföljning

Den programvara som kommissionens internrevisorer använder i sin revision omfattar numera en uppföljningsmekanism där de enheter som granskas matar in uppgifter och som gör att förvaltningen, revisorerna och kommittén för revisionsuppföljning direkt kan övervaka genomförandet av revisionsrekommendationerna. För att vederbörligen kunna informera kommittén för revisionsuppföljning innan den genomför sin egen riskanalys, kontrollerar internrevisionsenheten regelbundet i vilken omfattning som de granskade enheterna har efterlevt revisionsrekommendationerna och om detta skett inom utsatt tid. I mars 2006 överlämnade internrevisionsenheten sin första övergripande rapport om efterlevnaden av enhetens rekommendationer till kommittén för revisionsuppföljning.

Samtidigt som generaldirektoraten i hög grad godtar rekommendationerna, är genomförandet av åtgärdsplanerna ibland mycket försenat, vilket är en sak som kräver särskild uppmärksamhet på förvaltningsnivå. Över hälften av de utestående rekommendationer som anses absolut nödvändiga och omkring 17 % av de utestående rekommendationer som anses mycket viktiga ligger mer än 12 månader efter ursprungligt måldatum, enligt de bedömningar som gjorts av de granskade enheterna.

Detta tyder på att genomförandet av verksamhetsplanerna är allmänt svagt. [5] De skäl som anförs av generaldirektoraten är omorganisation, resursbrist, svårigheter med tjänsteleverantörer utanför kommissionen, bristande mandat och samarbetssvårigheter med andra generaldirektorat. Genom att utarbeta kortare och mer fokuserade revisionsberättelser bidrar internrevisionsenheten till att underlätta arbetet för de granskade enheterna.

Godtagande av internrevisionsarbetet

Under 2005 godtog de granskade enheterna revisionsrekommendationerna i mycket hög grad, omkring 97 %.[6]

Rekommendationer | Godtagna | Ogillade | Totalt | % |

Absolut nödvändiga | 12 | 0 | 12 | 4,2 |

Mycket viktiga | 122 | 2 | 124 | 43,5 |

Viktiga | 129 | 4 | 133 | 46,7 |

Önskvärda | 16 | 0 | 16 | 5,6 |

Totalt | 279 | 6 | 285 |

% | 97,9 | 2,1 | 100 |

Internrevisionsenheten efterlyser regelbundet de granskade enheternas synpunkter efter genomförandet av en revision, bl.a. avseende revisionens omfattning och sättet den genomförs på. Det genomsnittliga resultatet av dessa undersökningar är 1,82 på en skala från 1 (högst) och 4 (lägst).

Ett större samråd med berörda parter (generaldirektorat, resursdirektörer, internrevisionsfunktioner och förbehandlingsgruppen till kommittén för revisionsuppföljning) 2005 visade glädjande nog att 79 % ansåg att revisionsstrategin var tydlig, 93 % att revisionerna genomfördes ärligt, objektivt och rättvist och 75 % ansåg att lämpliga redovisningsmetoder används. Parterna uppmanade emellertid också internrevisionsenheten att utveckla fler synergier med internrevisionsfunktionerna för att öka förståelsen för de granskade enheternas verksamhet och förbättra kommunikationen under revisionen samt för att utfärda färre men mer fokuserade rekommendationer. Internrevisionsenheten ansågs inte förmedla någon tydlig vision om förvaltning och intern kontroll.

RESULTAT

De resultat som listas nedan grundar sig på revisioner som genomfördes av internrevisionsenheten 2005 och andra revisionsinsatser som vidtagits (inklusive internrevisionsenhetens rapporter om internrevisionsfunktionernas arbete) och på revisionsenhetens bedömning enligt rådande revisionsnormer. Dessa resultat är selektiva, eftersom de återspeglar det fokus som valts för året utifrån den risksensitiva revisionsplanen 2004–2006, och strävan är att undvika överlappningar med Europeiska revisionsrättens arbete genom att tillämpa ett gemensamt perspektiv på revisionen. Nyckelområdena inom internrevisionsenhetens revision av kommissionen 2005 var följande:

- Ekonomisk förvaltning på de interna politikområdena

- Förvaltning av strukturfonder

- Lokal IT-förvaltning utifrån tidigare IT-revision

- Informationssäkerhet

- Revision av medel som beviljats fristående organisationer

- Nyckelinslag i den strategiska planering och programplanering som fortsätter under 2006 samt

- Kommissionens övervakning av förenligheten med gemenskapslagstiftningen, som ligger till grund för det fortsatta revisionsarbetet 2006.

Översynen av resultaten organiseras enligt den riskinventering som antogs av kommissionen i oktober 2005. [7] Eftersom det finns nära samband mellan riskområdena, rör revisionsresultaten ofta mer än bara en risktyp.

Arbetsfälten utanför kommissionen

Systemet med decentraliserad förvaltning innebär avsevärda risker för kommissionen vid delegeringen av uppgifter. Enligt fördraget har den visserligen hela ansvaret för att genomföra budgeten,[8] men i själva verket är det medlemsstaternas myndigheter som fördelar över tre fjärdedelar av budgeten till de slutliga stödmottagarna.

För att kommissionen skall kunna ta detta ansvar, dvs. kunna lämna säkerhetsförklaringar, behöver den erhålla rimlig säkerhet avseende de medel som fördelas inom systemet med decentraliserad förvaltning om korrektheten och lagligheten i de transaktioner som förvaltas av medlemsstaterna.

Rimlig säkerhet

I samband med förberedelserna av strukturfondernas[9] programplaneringsperiod 2007–2013 är det enligt internrevisionsenheten mycket viktigt att berörda enheter ökar sina ansträngningar och bygger på bästa praxis för att kunna underbygga sin årliga säkerhetsförklaring med tillräckliga bevis:

- Internrevisionsenheten välkomnade den gemensamma revisionsstrategi som år 2005 beslutades av generaldirektoraten med ansvar för strukturfonderna som en god utgångspunkt och rekommenderade följande: utvecklingen av en strategi för att få större säkerhet om en sund ekonomisk förvaltning på grundval av revisions- och utvärderingsarbetet samt ambitionen att revisionsarbetet bör leda till klara och tydliga synpunkter som kan användas till stöd för generaldirektoratens säkerhetsförklaringar. Tjänstegrenarna bör höja kvaliteten i den underliggande revisionsprocessen samt definiera och bättre harmonisera de interna rapporterings- och försäkringskraven (revisionens omfattning, antal fel och resultat som tyder på systemfel).

- När fler inslag av ”samordnad granskning” införs, exempelvis utnyttjande av andra revisorers arbete och en systematiskt användning av rapportering från medlemsstaternas myndigheter, som granskas på lämpligt sätt, kan kontrollresurserna utnyttjas på ett mer effektivt sätt och risken för överlappande revisionsinsatser minskar. Dessutom möjliggörs en mer heltäckande översyn av hela revisionskedjan. Detta kräver ökade insatser för att stämma av revisionsstrategier, planering och riskbedömning med medlemsstaternas myndigheter och för att etablera en metod för granskning av deras revisionsarbete. Internrevisionsenheten skulle föredra att medlemsstaterna undertecknade ”förtroendekontrakt”. [10] Internrevisionsenheten rekommenderar att kommissionen kommunicerar på ett mer föregripande sätt med medlemsstaterna och att den särskilt främjar god praxis på alla nivåer i kontrollkedjan.

- Internrevisionsenheten tar upp tidigare problem med att revisionsuppgifter från perioden 2000–2006 blev tillgängliga för sent och rekommenderar ett mer föregripande och förebyggande tillvägagångssätt under kommande period. Betydande svagheter som kartlagts under innevarande period skall beaktas när kontrollsystemen för de nya programmen inrättas.

Lämpligt sätt för offentliggörande av säkerhetsförklaringen

Internrevisionsenheten anser att graden och omfattningen (eventuella begränsningar) av den försäkran som avges på ett lämpligt sätt skall framgå av generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter. De årliga verksamhetsrapporterna skall visa vilka ackumulerade belopp som omfattas av revisionerna och vilka belopp som står på spel samt de kriterier som används för att avgöra vilken nivå av säkerhetsförklaring som avgivits.

Planering, processer och system

Internrevisionsenhetens arbetsprogram för 2005 var tydligt inriktat på revision av den ekonomiska förvaltningen samt säkerhets- och IT-system. Andra viktiga områden var planering och programplanering samt övervakning av genomförandet av gemenskapslagstiftningen.

Internrevisionsenheten anser att kommissionen, trots betydande förbättringar, är fortsatt utsatt för risker på dessa områden, vilket begränsar åtgärdernas effektivitet och de försäkringar som lämnas för transaktionerna. Övervaknings- och kontrollåtgärdernas kvalitet och omfattning behöver förbättras.

Översyn av kontrollerna och deras effektivitet

Säkerhetsförklaringar på området decentraliserad förvaltning är komplicerat och revisioner av ekonomisk förvaltning visar att översynen fortsatt är ett problemområde såväl inom generaldirektoraten som mellan dessa. Internrevisionsenhetens och internrevisionsfunktionernas revisioner har påvisat brister i efterlevanden av interna kontrollnormer och budgetförordningen. Detta gäller utformningen och planeringen av kontrollsystem: otillräckliga förhandsutvärderingar, riskanalyser och separation av funktioner, inklusive revision och förvaltning. Det gäller också precisionen och fullständigheten i transaktionskontrollerna, projekt och kontrolluppgifter samt dokumentationen av förfarandena. Internrevisionsenheten anser att avgivandet av en försäkran om transaktionernas laglighet och korrekthet under sådana omständigheter är förenat med stora risker. Internrevisionsenheten och internrevisionsfunktionerna har lämnat ingående rekommendationer till enheter på områden såsom betalningsflöden, offentlig upphandling, stöd- och kontraktsförvaltning samt indrivning, men också säkerhets- och IT-frågor.

I samband med uppföljningsrevisioner noterades inte bara en positiv utveckling på områden som tidigare granskats, utan också betydande förseningar med åtföljande risker för operativa och ekonomiska problem samt det dåliga rykte som kan följa för kommissionen. Vad gäller Eurostat har uppföljningsrevisionerna visat att risknivån där, efter avsevärda arbetsinsatser, numera är jämförbar med den inom andra tjänstegrenar. En olöst fråga i detta sammanhang gäller bankkonton i kommissionens namn som inte har öppnats av räkenskapsföraren, en fråga som under tiden har tagits upp av GD budget.

Ett särskilt område som granskades av internrevisionsenheten 2005 var kontrollen av medel som beviljats fristående organisationer på området utveckling och bistånd. Berörda förvaltningssystem är komplexa och skiljer sig åt mellan olika program och förvaltningstjänster. Oegentligheter som rörde fristående organisationer ledde till ökad uppmärksamhet och ett antal undersökningar, också avseende praxis vid offentlig upphandling. Internrevisionsenheten noterade ett antal exempel på god praxis, såsom insatser för mer regelbunden och fokuserad kommunikation med fristående organisationer och för att förenkla tillämpningen av förfarandena, särskilt i samband med ansökningsomgångar. De rekommendationer som lämnats gäller behovet av att inom hela kommissionen bygga upp kunskap om fristående organisationer, en allmän inventering av de fristående organisationerna, utbyte av bästa praxis och riskanalys samt ett förstärkt samarbete med medlemsstaterna och andra finansiärer. Rekommendationerna gäller också ökad övervakning och fortlöpande bedömningar av fristående organisationer, ökad uppmärksamhet på att de fristående organisationerna efterlever upphandlingsreglerna samt en ökad kapacitetsuppbyggnad bland parterna för att förbättra kvaliteten på projekten. I och med att de granskade enheterna i stort godtog rekommendationerna, kunde EuropeAid delvis se över sitt sätt att förvalta relationerna med de fristående organisationerna.

Planering – samordning och sammanhållning

Sedan år 2000 har reformprocessen betonat generaldirektoratens ansvarighet och oberoende i förvaltningsfrågor. Kommissionen är emellertid ett gemensamt organ under gemensam politisk ledning och det är samordnings- och sammanhållningsfrågorna som är kommissionens huvudsakliga framgångsfaktorer när den arbetar för att uppfylla sina politiska mål.

Resultaten av översynen av de övergripande aspekterna i den strategiska planeringen och programplaneringen visar att den behöver beaktas på ett mer heltäckande sätt i politiska prioriteringar och rättsliga åtaganden om samordnade planerings- och resurstilldelningsprocesser. Revisioner av operativa processer (såsom övervakning av genomförandet av lagstiftning och IT) bekräftar att samordningen och den strategiska planeringen inte är tillfyllest.

Generalsekretariatet tillsammans med andra övergripande enheter och berörda nätverk arbetar redan med att granska effektiviteten i den strategiska planeringen och programplaneringen. Internrevisionsenheten kommer vidare att genomföra en rad revisioner av operativa generaldirektorat under 2006. De har också viss bäring på en fråga som vid upprepade tillfällen har tagits upp i tidigare årliga revisionsberättelser, nämligen behovet av bättre jämvikt mellan centralt och lokalt ansvar och starkare övergripande funktioner inom kommissionen för att säkerställa sammanhållning och lämplig översyn (intern kontroll, riskförvaltning, redovisning, personalfrågor och IT).

IT-kontroller och förvaltning

En effektiv IT-miljö är avgörande för kommissionen, eftersom den är helt avgörande för det politiska och operativa arbetet. Personalresurserna samt de ekonomiska och fysiska resurserna på området är avsevärda. Samtidigt är beroendet av yttre krafter stort. Internrevisionsenheten rekommenderar att de övergripande och operativa tjänsternas roll och ansvar på IT-området ytterligare förtydligas, exempelvis i fråga om säkerhet, kontinuitet i verksamheten, planering, utveckling och förvaltning av IT-system. Den ser ett tydligt behov av centraliserad rapportering om IT-kontroller och -risker samt en mer framträdande roll för de övergripande tjänsterna i fråga om strategiska riktlinjer och metodstöd.

Enligt internrevisionsenheten bör IT-aspekterna till fullo återspeglas i de interna kontrollnormerna och riskhanteringen (t.ex. beredskapsplaner för systemkrascher) på GD- och kommissionsnivå. Eftersom internrevisionsenheten har noterat avsevärda förbättringar i fråga om IT-förvaltningen, rekommenderar den att möjligheterna till skalvinster på IT-infrastrukturens område utnyttjas. Detta kan innebära en vidare omdefinition av rollerna för de centrala och lokala IT-funktionerna. För att garantera att förvaltnings- och driftsanslagen utnyttjas optimalt, rekommenderar internrevisionsenheten att man vid resurstilldelningen skall beakta utvecklingen inom IT-strukturen. Detta skulle kunna inbegripa att centrala IT-tjänster avgiftsbeläggs. En arbetsgrupp (GD Budget/Informationsteknik) som skall diskutera finansieringen av de centrala IT-tjänsterna förbereds.

Personal och organisation

Internrevisionsenheten ser ett behov av alltmer målinriktad fortbildning. Tydligare säkerhetsregler och säkerhetspraxis samt satsningar på kontinuiteten i verksamheten är mycket viktigt för att kommissionen skall kunna förhindra eller begränsa system- eller driftsrisker.

Fortbildning och medvetenhet

I kommissionens interna kontrollnormer fästs särskild vikt vid kontrollmiljön. Välutvecklad och ordentligt övervakad omsätts den i delegering och en kapacitet att ingripa på förhand, varigenom personalen kan utveckla flexibla lösningar och arbetsmetoder anpassade efter den politiska och administrativa miljön, samtidigt som man garanterar nödvändig kontroll.

Efter revisionerna rekommenderades bättre kommunikation och lättare tillgång till nödvändig information inom generaldirektoraten genom användning av databaser, tillförlitliga kanaler för informationsutbyte samt frekventa uppdateringar. Tillgång till fortbildning är avgörande för att effektivt anpassa sig till återkommande förändringar och nya och ofta komplexa regler kräver mer fortbildning. Internrevisionsenheten rekommenderar mer och bättre fokuserad fortbildning, på nästan alla områden, särskilt i fråga om ekonomiska rutiner, offentlig upphandling och revision.

Säkerhet och kontinuitet i verksamheten

Vid ett antal av internrevisionsenhetens och internrevisionsfunktionernas revisioner noterades bristande efterlevnad av kommissionens regler om kontorens säkerhetsnivå, dokumentation och IT-installationer eller brister i hanteringen av tillgången till känslig information samt övervakningen av tillgången till filer. Samordningen av säkerhetsaspekterna kan erbjuda svårigheter p.g.a. komplexa förfaranden med ett stort antal inblandade aktörer och enheter.

Internrevisionsenheten rekommenderar förbättrade säkerhetsbedömningar och en starkare koppling till riskbedömningarna för att kunna utveckla konsekventa säkerhetsstrategier. En tydlig fördelning av ansvaret för säkerheten inom avdelningarna och en förbättring av den interna expertrådgivningen samt en medvetandehöjning skulle förenkla hanteringen av säkerhetsfrågorna och förbättra säkerheten. Frågor om kontinuiteten i verksamheten och en sammanhållen planering spelar en viktig, men ännu underskattad, roll i sammanhanget. Internrevisionsenheten noterar att kommissionen håller på att stärka sin krishanterings- och samordningskapacitet (t.ex. Argus) och generalsekretariatets initiativ om planering för kontinuitet i verksamheten.

Laglighet och korrekthet

Efterlevnaden av interna och externa regler är en central fråga för att begränsa exponeringen för ekonomiska och juridiska risker samt risken för dåligt rykte för kommissionen. Bristande efterlevnad kräver ett snabbt svar från förvaltningen, inklusive bättre fortbildning och planering. En förenkling av reglerna, så långt det är möjligt, innebär att det administrativa trycket lättar och efterlevande underlättas.

Efterlevnaden av gällande regler

Internrevisionsenheten och internrevisionsfunktionerna upptäckte brister på flera områden (transaktioner, offentlig upphandling och säkerhet) avseende ekonomiska, operativa eller kontraktsrelaterade regler. Orsakerna kan vara bristfällig intern kommunikation och dokumentation av förfaranden, fortbildningsbrister eller bristande ekonomiska medel på vissa områden eller under vissa perioder under programcykeln. Personalen kan ha för många eller för komplicerade regler att följa.

Enligt internrevisionsenheten kan den potentiella effekten vara avsevärd. Den kan vara ekonomisk p.g.a. eventuella förluster av medel eller dålig förvaltning, politisk om de uppsatta målen inte uppnås eller endast delvis uppnås och juridisk om det slutar med ett mål i domstolarna. Effekten kan också bli den att kommissionens rykte och anseende hos den stora allmänheten skadas, särskilt hos kommissionens partner. Utöver ökad och förbättrad fortbildning rekommenderar internrevisionsenheten en översyn av tilldelningen av tjänster och personalplaneringen (vilket kräver utökad tillämpning av riskanalys) samt förenkling och rationalisering av regler och lagstiftning.

Tydlighet och konsekvens – förenkling

En parallell fråga är konsekvensen i regeltillämpningen. En konsekvent tillämpning av reglerna är nödvändig både inom ett generaldirektorat och mellan generaldirektoraten. Fastän det finns ett legitimt krav på flexibilitet från förvaltningens och stödmottagarnas perspektiv, får detta inte äventyra den nödvändiga operativa stabiliteten och principen om lika behandling.

Den bristfälliga dokumentation av förfaranden som observerades i flera av internrevisionsenhetens och internrevisionsfunktionernas revisioner är nära förknippad med dessa frågor. Bättre dokumentationsförfaranden och strävan efter att underlätta tillgången till dokumentation bör inte vara en administrativ börda utan ett användbart verktyg i analysen (och i tillämpliga fall omformningen eller omarbetning) av förfaranden för att hantera risker och underlätta rörligheten.

Samtidigt som revisionerna visar på ett behov av bättre efterlevnad och en mer konsekvent tillämpning av befintliga regler inom kommissionen, är förenklingen fortfarande en betydande utmaning parallellt med detta. Under 2006 kommer internrevisionsenheten att särskilt uppmärksamma förenklingen som ett särskilt revisionsmål på alla berörda områden.

SLUTSATSER

Mot bakgrund av sitt arbete under 2005 vill internrevisionsenheten framhålla fyra övergripande slutsatser. Kommissionens svar på internrevisionsenhetens resultat och slutsatser återfinns i den sammanfattande rapporten om generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter.

Slutsats 1

Internrevisionsenhetens slutsats: Revisionsarbetet under 2005 visar att kommissionen har gjort avsevärda framsteg på området intern kontroll. Vid dessa revisioner identifierades emellertid också betydande kvarstående brister i utformningen och uppbyggnaden av kontrollsystem samt i det faktiska genomförandet av normer och kontroller. Bland exemplen finns ordentliga ekonomihanteringsprocesser, särskiljande av funktioner, riskanalys, övervakning och efterlevnaden av kontroll- och dokumentationskraven i fråga om förvaltningen av kontrakt och stöd, informationssäkerhet och kontinuitet i verksamheten samt förvaltning och planering på IT-området.

Kommissionens tjänstegrenar bör fortsätta sina ansträngningar att gå från enbart formell efterlevnad av förfarandena till att faktiskt använda nya verktyg och kontrollmetoder som leder till minskade (administrativa) kostnader och ökad effektivitet i förvaltningen.

Kommissionens svar : Kommissionen kommer att utveckla indikatorer för målsättningarna med kontrollerna som i synnerhet skall gälla hur interna kontrollsystem tacklar de risker som finns i fråga om åtgärdernas laglighet och korrekthet. Rapporteringen om de interna kontrollernas effektivitet kommer i nödvändiga fall att ytterligare betonas i de årliga verksamhetsrapporterna. Kommissionen uppmanar Europaparlamentet och rådet att stödja ansträngningar för att anpassa den rättsliga ramen för att säkerställa en effektiv tillämpning av principerna om kontrollernas proportionalitet och kostnadseffektivitet.

Slutsats 2

Internrevisionsenhetens slutsats: Generaldirektoraten bör säkerställa att kontrollförfarandena faktiskt underbygger den säkerhetsförklaringen som lämnas i de årliga verksamhetsrapporterna. Detta förfarande och förklaringen omfattning och nivå bör på lämpligt sätt framgå av den årliga verksamhetsrapporten. Detta skulle kunna vara

- en förbättring och harmonisering av kontroll- och revisionsmetoderna för de olika grupperna av generaldirektorat.

- en integrering av försäkringar på olika nivåer (t.ex. medlemsstaterna och kommissionen) i en sammanhållen ram och en integrerad rapportering med tydliga indikatorer som visar på vilken nivå försäkringen lämnats.

Kommissionens svar : Kommissionen kommer att försäkra att dess delegerade utanordnare fortsätter sitt arbete med att garantera att säkerhetsförklaringen i deklarationerna i årsrapporterna är ordentligt underbyggda genom lämpliga system för internkontroll. Vad gäller den decentraliserade förvaltningen kommer kommissionen att fortsätta sitt arbete mot att stärka förklaringen från de nationella myndigheternas förvaltning av EU-medel. Kommissionen är besluten att införa en integrerad ram för internkontroll.

Slutsats 3

Internrevisionsenhetens slutsats: Under generalsekretariatets ledning bör generaldirektoraten undersöka marginalerna för att utnyttja ”decentraliserade tjänster” i syfte att öka effektiviteten i förvaltningen och utnyttja resurserna mer ekonomiskt. Detta skulle kunna vara

- en översyn av distributionen av vissa uppgifter och användningen av resurser på övergripande och operativ nivå.

- testning – och om den ger ett positivt utfall – införande av kommissionsomfattande instrument såsom avtal om nivån på tjänster eller finansieringsarrangemang mellan operativa och övergripande tjänster.

Tänkbara exempel skulle kunna vara IT, kommunikation och ekonomi eller personalförvaltning för små enheter.

Kommissionens svar : Kommissionen medger att enhetsövergripande arrangemang kan ge små avdelningar ett mervärde, förutsatt att sådana arrangemang bygger på en kostnads- och intäktsanalys och att de genomförs i enlighet med tillämpliga regler, samtidigt som varje delegerad utanordnare bibehåller sitt ansvar.

Slutsats 4

Internrevisionsenhetens slutsats: Kommissionen bör utveckla en ”uppföljningskultur”. Uppföljningen av kontroll- och revisionsrapporter för att kontrollera och granska rapporter bör vara helt integrerade i förvaltningens vanliga planering och de högre förvaltningsnivåerna bör regelbundet kontrollera att genomförandet av rekommendationer sker inom utsatt tid.

Regelbunden och odelad uppmärksamhet på brister i förvaltningen och kontrollen leder till uppkomsten av en lärandeorganisation som på längre sikt avsevärt kan minska antalet betungande och potentiellt störande kontrollåtgärder.

Kommissionens svar : Kommissionen kommer att se till att generaldirektoraten utarbetar detaljerade åtgärdsplaner som inbegriper angivna prioriteringar och resursbegränsningar, och att de utifrån dessa planer följer upp revisionsrekommendationerna inom utsatt tid.

[1] Performance Standard 2060 of the Institute of Internal Auditors (www.theIIA.org)

[2] Artikel 185(3) i budgetförordningen.

[3] Revisionsenheten planerar en omfattande revision av systemet med periodiserad redovisning 2006.

[4] SEK(2005) 1327

[5] Internal Control Standard 21, follow-up of audit recommendations.

[6] Endast kommissionens revision. Se uppräkningen nedan.

[7] SEK(2006) 1327

[8] Artikel 274 i EG-fördraget

[9] Fr.o.m. den 1 januari 2007 kommer EUGFJ:s utvecklingssektion att ersättas av Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU). Reglerna för den ekonomiska förvaltningen och revisionen av denna fond kommer i görligaste mån att anpassas efter reglerna för EUGFJ:s garantifond (rådets förordningar 1290/05 och 1698/05).

[10] I linje med kommissionens handlingsplan för en integrerad ram för intern kontroll, KOM(2006)9.