Europaparlamentets resolution

av den 22 april 2008

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2006

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2006 [1],

med beaktande av revisionsrättens rapport om den slutliga årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2006 samt fondens svar [2],

med beaktande av rådets rekommendation av den 12 februari 2008 (5843/2008 – C6–0084/2008),

med beaktande av EG-fördraget, särskilt artikel 276,

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [3], särskilt artikel 185,

med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975 om bildande av en europeisk fond för förbättring av levnads- och arbetsvillkor [4], särskilt artikel 16,

med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 [5], särskilt artikel 94,

med beaktande av artikel 71 och bilaga V i arbetsordningen,

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för sysselsättning och sociala frågor (A6–0111/2008), och av följande skäl:

A. Revisionsrätten har förklarat att den har uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för budgetåret 2006 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

B. Den 24 april 2007 beviljade Europaparlamentet direktören för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor ansvarsfrihet för genomförandet av detta organs budget för budgetåret 2005 [6], och i sin resolution som åtföljde beslutet om ansvarsfrihet framförde parlamentet bland annat följande synpunkter:

- Europaparlamentet uppmanade fonden att i högre grad rikta uppmärksamheten på att överföringarna av åtaganden under 2005 var omfattande när det gällde administrativa utgifter (avdelning II), där de uppgick till 37 procent, och driftsutgifter (avdelning III), där de uppgick till 44 procent.

- Europaparlamentet uppmanade fonden att lägga fram ett arbetsprogram som uttrycker fondens bidrag i operativa och mätbara termer.

- Europaparlamentet var oroat över att det 2005 inte fanns något heltäckande dokument där riskerna när det gäller de ekonomiska och operativa delarna av fondens verksamhet analyserades. Dessutom godkändes inte de förfaranden som införts av utanordnarna för att säkerställa att den ekonomiska information som de lämnade till räkenskapsföraren var korrekt och uttömmande utom när det gällde databehandling.

Allmänna punkter som rör övergripande frågor för de decentraliserade EU-organen och som därmed också är av betydelse för varje enskilt organs ansvarsfrihetsförfarande

1. Europaparlamentet noterar att totalbudgeten för de 24 byråer och satellitorgan som revisionsrätten granskat uppgick till 1080,5 miljoner EUR 2006 (där den största är Europeiska byrån för återuppbyggnad med 271 miljoner EUR och den minsta är Europeiska polisakademien (Cepol) med 5 miljoner EUR).

2. Europaparlamentet påpekar att de externa EU-organ som nu är föremål för revision och ansvarsfrihet inte bara omfattar traditionella tillsynsmyndigheter utan också genomförandeorgan som inrättats för att genomföra enskilda program och inom en snar framtid även kommer att omfatta gemensamma företag som inrättats som offentlig-privata partnerskap (gemensamma teknikinitiativ).

3. Europaparlamentet noterar att antalet organ som är föremål för ansvarsfrihetsförfarandet från parlamentets sida har utvecklats enligt följande: Budgetåret 2000: 8, 2001: 10, 2002: 11, 2003: 14, 2004: 14, 2005: 16, 2006: 20 tillsynsmyndigheter och 2 genomförandeorgan (förutom 2 organ som visserligen granskas av revisionsrätten men som blir föremål för ett internt ansvarsfrihetsförfarande).

4. Europaparlamentet drar därför slutsatsen att revisions- och ansvarsfrihetsförfarandet blivit ohanterligt och oproportionerligt med tanke på byråernas eller satellitorganens budget. Det ansvariga utskottet uppmanas att genomföra en omfattande översyn av ansvarsfrihetsförfarandet för de decentraliserade organen i syfte att utforma en enklare och rationellare metod, med tanke på det ständigt större antalet organ som vart och ett kommer att kräva ett separat ansvarsfrihetsbetänkande under kommande år.

Principiella överväganden

5. Europaparlamentet begär att kommissionen ska ge tydliga förklaringar för följande faktorer innan ett nytt organ inrättas eller ett befintligt organ reformeras: typ av organ, organets mål, interna styrstrukturer, produkter, tjänster, huvudsakliga förfaranden, målgrupp, kunder och intressenter, formella relationer med externa aktörer, budgetansvar, ekonomisk planering och personal- och rekryteringspolitik.

6. Europaparlamentet begär att varje organ ska styras av ett årligt prestationsavtal som formuleras av organet och det ansvariga generaldirektoratet och som ska innehålla de huvudsakliga målsättningarna för det kommande året med en finansieringsram och klara indikatorer för att mäta prestationerna.

7. Europaparlamentet begär att organens prestationer ska granskas regelbundet (och på ad hoc-basis) av revisionsrätten eller någon annan oberoende revisor. Detta bör inte begränsas till traditionella delar som ekonomisk förvaltning och korrekt användning av offentliga medel utan bör också omfatta administrativ effektivitet och ändamålsenlighet och bör inkludera en värdering av den ekonomiska förvaltningen för vart och ett av organen.

8. För de organ som kontinuerligt överskattar sina respektive budgetbehov anser Europaparlamentet att en schablonminskning bör göras på grundval av antalet lediga tjänster. Detta skulle på lång sikt leda till mindre öronmärkta inkomster för organen och därmed också till lägre administrativa kostnader.

9. Europaparlamentet konstaterar att det är ett allvarligt problem att ett antal organ kritiseras för att bland annat inte följa regler om offentlig upphandling, budgetförordningen och tjänsteföreskrifterna. Den främsta orsaken till detta är att de flesta regelverk och budgetförordningen är utformade för större institutioner. De flesta av de små organen har inte den kritiska massan för att kunna hantera dessa regelkrav. Kommissionen uppmanas därför att hitta en snabb lösning för att öka effektiviteten genom att sammanföra de administrativa funktionerna för flera organ så att denna kritiska massa kan uppnås (med beaktande av de nödvändiga ändringarna av de grundförordningar som styr organen och deras budgetmässiga oberoende) eller att omgående utarbeta särskilda regler för organen (i synnerhet genomförandebestämmelser) som gör att de kan uppfylla reglerna helt och hållet.

10. Europaparlamentet insisterar på att kommissionen vid utarbetandet av det preliminära budgetförslaget beaktar resultatet av de enskilda organens budgetgenomförande under tidigare år, särskilt år n – 1, och justerar den budget som organet i fråga begär utifrån detta. Det ansvariga utskottet uppmanas att respektera denna justering, eller om kommissionen inte gjort någon sådan, att självt justera budgeten i fråga till en realistisk nivå som motsvarar det berörda organets absorberings- och genomförandeförmåga.

11. Europaparlamentet påminner om sitt beslut om ansvarsfrihet för budgetåret 2005 där kommissionen uppmanades att vart femte år genomföra en studie av det mervärde som varje befintligt organ tillför. Alla berörda institutioner uppmanas, i händelse av en negativ utvärdering av ett organs mervärde, att omformulera mandatet för detta organ eller att lägga ned det. Parlamentet konstaterar att kommissionen inte gjort någon enda utvärdering 2007. Parlamentet begär att kommissionen ska lägga fram åtminstone fem sådana utvärderingar före beslutet om ansvarsfrihet för budgetåret 2007, och då börja med de äldsta organen.

12. Europaparlamentet anser att revisionsrättens rekommendationer bör genomföras utan dröjsmål och att de bidrag som betalas till organen ska anpassas till deras faktiska penningbehov. Ändringarna till den allmänna budget förordningen bör tas med i organens rambudgetförordning och i deras olika specifika finansiella regler.

Framläggande av redovisningsuppgifter

13. Europaparlamentet noterar att det inte finns någon enhetlighet i sättet på vilket organen presenterar sin verksamhet under budgetåret, sina räkenskaper och rapporter om budget- och ekonomiförvaltningen eller i frågan huruvida en revisionsförklaring ska avges av organets direktör. Alla organ gör inte en klar åtskillnad mellan a) att presentera sitt arbete för allmänheten och b) att rapportera rent tekniskt om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.

14. Europaparlamentet noterar att kommissionens gällande instruktioner för verksamhetsrapporter inte uttryckligen kräver att organet ska utarbeta en revisionsförklaring, men många direktörer har ändå gjort det för 2006, och i ett fall med en mycket viktig reservation.

15. Europaparlamentet påminner om punkt 23 i sin resolution av den 12 april 2005 [7] där organens direktörer uppmanas att hädanefter låta sina verksamhetsrapporter, som läggs fram tillsammans med ekonomiska och administrativa uppgifter, åtföljas av en revisionsförklaring om transaktionernas laglighet och korrekthet, liknande de förklaringar som undertecknas av kommissionens generaldirektörer.

16. Europaparlamentet uppmanar kommissionen att ändra sina gällande instruktioner till organen i enlighet härmed.

17. Europaparlamentet föreslår dessutom att kommissionen ska arbeta med organen för att skapa en harmoniserad modell som gäller för alla byråer och satellitorgan och där det görs en tydlig åtskillnad mellan

- en årsrapport, som riktas till en allmän läsekrets, om organets verksamhet, arbete och resultat,

- en ekonomisk årsredovisning och en rapport om genomförandet av budgeten,

- en verksamhetsrapport liknande den som kommissionens generaldirektörer lämnar,

- en revisionsförklaring som undertecknats av organets direktör, med reservationer och iakttagelser som denne anser att den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten lämpligen bör uppmärksamma.

Allmänna iakttagelser från revisionsrätten

18. Europaparlamentet noterar revisionsrättens iakttagelser (punkt 10.29 [8] i årsrapporten) att kommissionens utbetalningar av bidrag från gemenskapsbudgeten inte bygger på tillräckligt motiverade uppskattningar av byråernas behov av likvida medel. Detta i kombination med storleken på överföringarna gör att de har en ansenlig kassabalans. Revisionsrätten rekommenderar att storleken på de bidrag som betalas till byråerna överensstämmer med deras faktiska behov av likvida medel.

19. Europaparlamentet noterar att i slutet av 2006 hade 14 byråer ännu inte infört redovisningssystemet ABAC (fotnot till punkt 10.31 i årsrapporten).

20. Europaparlamentet noterar revisionsrättens anmärkning (punkt 1.25 i årsrapporten) om att vissa byråer har redovisat upplupna kostnader för outtagen semester. Revisionsrätten har infört reservationer i sina revisionsförklaringar för dessa tre organ (Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning, Europeiska polisakademien och Europeiska järnvägsbyrån) för budgetåret 2006 (2005 var det Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning, Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet och Europeiska byrån för återuppbyggnad).

Internrevision

21. Europaparlamentet påminner om att kommissionens internrevisor enligt artikel 185.3 i budgetförordningen också är internrevisor för de tillsynsmyndigheter som beviljas anslag från EU-budgeten. Internrevisorn rapporterar till varje organs styrelse och direktör.

22. Europaparlamentet uppmärksammar följande reservation i internrevisorns verksamhetsrapport för 2006:

På grund av personalbrist är kommissionens internrevisor inte i stånd att ordentligt uppfylla den funktion som internrevisor för gemenskapens decentraliserade organ som denne ges i artikel 185 i budgetförordningen.

23. Europaparlamentet noterar dock internrevisorns anmärkning i dennes verksamhetsrapport för 2006 att från och med 2007 har internrevisionsenheten fått extra personalresurser från kommissionen och alla tillsynsmyndigheter kommer att bli föremål för internrevision på årlig basis.

24. Europaparlamentet noterar det allt större antalet tillsynsmyndigheter, genomförandeorgan och gemensamma företag som måste granskas av internrevisionsenheten enligt artikel 185 i budgetförordningen. Kommissionen uppmanas att informera parlamentets ansvariga utskott om huruvida personalresurserna som står till internrevisionsenhetens förfogande är tillräckliga för att genomföra en årlig revision av alla sådana organ under de kommande åren.

25. Europaparlamentet noterar att direktören vid varje gemenskapsorgan enligt artikel 72.5 i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 årligen ska ställa samman uppgifter om antal och typ av internrevisioner som genomförts av internrevisorn, inklusive uppgift om vilka rekommendationer som utfärdats och hur dessa följts upp, och överlämna sammanställningen till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet samt till kommissionen. Organen uppmanas att ange huruvida detta har gjorts, och i så fall hur.

26. När det gäller den interna revisionskapaciteten, särskilt i förhållande till mindre organ, noterar Europaparlamentet det förslag som internrevisorn gjorde inför parlamentets ansvariga utskott den 14 september 2006 om att mindre organ ska tillåtas att köpa in internrevisionstjänster från den privata sektorn.

Utvärdering av organ

27. Europaparlamentet påminner om det gemensamma uttalandet från parlamentet, rådet och kommissionen [9] som förhandlades fram vid medlingen inför Ekofinrådets budgetmöte den 13 juli 2007 där man efterlyser i) en förteckning på organ som kommissionen avser att utvärdera och ii) en förteckning på de organ som redan utvärderats, tillsammans med en sammanfattning av resultaten.

Disciplinära förfaranden

28. Europaparlamentet noterar att enskilda byråer på grund av sin storlek har svårt att inrätta tillfälliga disciplinära nämnder sammansatta av personer på lämpliga lönegrader och att kommissionens utrednings- och disciplinbyrå (IDOC) inte har befogenhet för organen. Organen uppmanas att överväga att inrätta en gemensam disciplinnämnd för organen.

Förslag till interinstitutionellt avtal

29. Europaparlamentet påminner om kommissionens förslag till interinstitutionellt avtal om rambestämmelser för EU:s tillsynsmyndigheter (KOM(2005) 59), som syftade till att inrätta rambestämmelser för europeiska tillsynsmyndigheters inrättande, uppbyggnad, arbetssätt, utvärdering och kontroll. Förslaget är ett initiativ som bidrar till ansträngningarna att rationalisera inrättandet av och verksamheten vid dessa organ. I den sammanfattande rapporten om kommissionens förvaltning 2006 (punkt 3.1, KOM(2007) 274) sägs att förhandlingarna sedermera avbröts, men att diskussioner om innehållet återupptogs i rådet i slutet av 2006. Parlamentet beklagar att det inte varit möjligt att göra ytterligare framsteg mot ett antagande.

30. Europaparlamentet välkomnar därför kommissionens åtagande att lägga fram ett meddelande om framtiden för EU:s tillsynsmyndigheter under loppet av 2008.

Självfinansierade organ

31. Europaparlamentet påminner att för de två självfinansierade organen beviljas ansvarsfrihet till styrelseordföranden. Båda organen har ackumulerat ett betydande överskott från avgiftsintäkter som överförts från tidigare år:

- Kontoret för harmonisering inom den inre marknaden har likvida medel på 281 miljoner EUR [10].

- Gemenskapens växtsortsmyndighet har likvida medel på 18 miljoner EUR [11].

Specifika punkter

32. Europaparlamentet noterar att revisionsrätten för budgetåret 2006 återigen konstaterat höga andelar överföringar (43 procent för administrativa utgifter (avdelning II) och 45 procent för driftsutgifter (avdelning III)).

33. Även om revisionsrätten bekräftar att fonden på alla viktiga punkter följde relevanta bestämmelser avseende tillförlitlighet under räkenskapsåret 2006, uppmärksammar Europaparlamentet att det fanns vissa brister, bl.a. avseende bestämmelsen om budgetens ettårighet, tilldelningen av två kontrakt, budgeteringen 2006 av belopp som i sin helhet skulle utnyttjas 2007 och den haltande efterlevnaden av urvalskriterierna för tjänstemän, vilket föranledde en misstanke om att full insyn och icke-diskriminering inte rådde under urvalsförfarandet.

34. Europaparlamentet noterar revisionsrättens kritik när det gäller rekryteringsförfaranden att urvalskriterierna varken var fastställda av uttagningskommittéerna från början eller definierade i enlighet med meddelandet om ledig tjänst, samt fondens svar att det nu anges tydligt i alla meddelanden om lediga tjänster huruvida godkända prov är ett krav för att lyckas i urvalsförfarandet.

35. Europaparlamentet konstaterar att fondens balansräkning nu innehåller en post för mark och byggnader till ett värde av 1,8 miljoner EUR (även om konstruktionskostnaderna 1992 var 7,2 miljoner EUR) och ett ackumulerat överskott på 4,09 miljoner EUR.

36. Europaparlamentet konstaterar från fondens årsrapport för 2006 att fonden 2006 inrättade ett system för projektförvaltning för att förbättra den organisatoriska effektiviteten genom högre transparens och bättre samordning av resursutnyttjandet. Ett prestationskontrollsystem inrättas också för att ytterligare öka effektiviteten. Dessutom utvidgades upphandlingssystemet för att ge större flexibilitet.

37. Europaparlamentet konstaterar att fonden under 2006 initierade en utvärdering i efterhand av arbetsprogrammet 2001–2004, tillsammans med en preliminär utvärdering av utvalda aspekter av fondens pågående arbete, i syfte att bestämma organisationens inverkan, mervärde och effektivitet. Parlamentet önskar bli informerat om resultaten av denna utvärdering.

[1] EUT C 261, 31.10.2007, s. 60.

[2] EUT C 309, 19.12.2007, s. 116.

[3] EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

[4] EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

[5] EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

[6] EUT L 187, 15.7.2008, s. 85.

[7] Europaparlamentets resolution innehållande iakttagelser som åtföljer beslutet om ansvarsfrihet för direktören för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor med avseende på genomförandet av fondens budget för budgetåret 2003 (EUT L 196, 27.7.2005, s. 75).

[8] EUT C 273, 15.11.2007, s. 1.

[9] Rådsdokument DS 605/1/07 Rev1.

[10] Källa: Rapport om årsredovisningen för Kontoret för harmonisering inom den inre marknaden (varumärken och mönster) för budgetåret 2006 samt kontorets svar (EUT C 309, 19.12.2007, s. 141).

[11] Källa: Rapport om årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet för budgetåret 2006 samt myndighetens svar (EUT C 309, 19.12.2007, s. 135).

--------------------------------------------------