Förslag till RÅDETS FÖRORDNING om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





MOTIVERING 1. BAKGRUND TILL FÖRSLAGET 1.1. Allmän bakgrund Enligt en rådsförordning[1] som antogs i februari 1983 ska de institutioner som avses i artikel 1 i förordningen bevara handlingar i historiska arkiv och i möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för allmänheten när en tidsperiod på 30 år från tidpunkten för deras tillkomst har löpt ut. Enligt förordningen får varje institution förlägga sina historiska arkiv till den ort som den anser mest lämplig. År 1984 beslutade Europaparlamentet, rådet och kommissionen att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, där de skulle göras tillgängliga för allmänheten. Senare beslutade även Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Europeiska revisionsrätten och Europeiska investeringsbanken att deponera sina historiska arkiv vid institutet. Deponeringsvillkoren regleras i ett kontrakt av den 17 december 1984 mellan Europeiska gemenskaperna (företrädda av kommissionen) och Europeiska universitetsinstitutet. Italienska staten har gjort lämpliga lokaler permanent och fritt tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet i syfte att säkerställa att de deponerade arkiven bevaras och skyddas i enlighet med internationellt vedertagna normer. Syftet med deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet är att göra arkiven tillgängliga på en och samma plats och främja studier av arkiven och forskning om den europeiska integrationens och de europeiska institutionernas historia. 1.2 Förslagets syfte Förslaget syftar till att bekräfta Europeiska universitetsinstitutets roll som partner till institutionerna i handhavandet av de historiska arkiven och skapa en solid rättslig och finansiell grund för partnerskapet mellan EU och institutet. 1.3 Förslagets viktigaste aspekter Enligt förslaget ska varje institution med undantag av Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken deponera de handlingar som ingår i dess historiska arkiv och i enlighet med bestämmelserna i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 görs tillgängliga för allmänheten vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens. Förslaget påverkar inte varje institutions äganderätt till sina historiska arkiv: de deponerande institutionerna behåller äganderätten. Förslaget påverkar inte heller de regler på grundval av vilka institutionerna beslutar vilka handlingar som efter 30 år ska göras tillgängliga för allmänheten. Europeiska universitetsinstitutets drifts- och personalkostnader för handhavandet av de historiska arkiven kommer att täckas via EU:s allmänna budget. Sådana kostnader som hänför sig till tillhandahållandet och utrustningen av de byggnader och förvaringsrum som hyser personalen respektive arkiven kan inte komma i fråga för finansiering från budgeten. Europeiska universitetsinstitutet kommer att göra de historiska arkiv som deponeras vid institutet tillgängliga för allmänheten. Institutionerna får göra en version av sina historiska arkiv tillgänglig för allmänheten. I förslaget görs åtskillnad mellan icke-digitala arkiv (arkiverade pappershandlingar) och digitala arkiv. Handlingarna i icke-digitala arkiv kommer att deponeras vid Europeiska universitetsinstitutet för permanent bevarande. Institutet kommer dock inte att behöva bevara digitala arkiv för att kunna göra dessa tillgängliga för allmänheten. Ursprungsinstitutionerna kommer att ha ansvaret för att deras digitala arkiv bevaras permanent. I förslaget anges hur Europeiska universitetsinstitutet ska skydda personuppgifter i institutionernas historiska arkiv. Det anges också att varje institution ska anta interna regler om tillämpningen av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 som omfattar regler om bevarande, offentliggörande och skydd av personuppgifter i de historiska arkiven. 2. RESULTAT AV SAMRÅD MED BERÖRDA PARTER Förslaget kräver inte någon konsekvensbedömning. Samråd har hållits med berörda parter. Värdinrättningen Europeiska universitetsinstitutet, värdlandet Italien och EU-institutionernas och EU-byråernas förvaltningsavdelningar understöder förslaget. Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken önskar undantas från den skyldighet för institutionerna att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet som införs genom den föreliggande förordningen. De båda institutionernas hållning har att göra med den särskilda karaktär som deras verksamhet har och återspeglar praxis i många medlemsstater för liknande organs historiska arkiv. Domstolen och centralbanken utesluter dock inte att de framöver kan komma att deponera sina historiska arkiv vid institutet på frivillig basis. 3. FÖRSLAGETS RÄTTSLIGA ASPEKTER 3.1 De viktigaste bestämmelserna i förslaget Enligt förslaget ska institutionerna deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, där de kommer att göras tillgängliga för allmänheten. 3.2 Rättslig grund Den rättsliga grunden för förslaget är artikel 352 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget). Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 och ändringsförordningen från 2003 antogs på grundval av artikel 308 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen (EG-fördraget), föregångaren till artikel 352 i EUF-fördraget. Det föreliggande förslaget påverkar inte syftet med förordning (EEG, Euratom) nr 354/83, dvs. att handlingar i institutionernas historiska arkiv ska göras tillgängliga för allmänheten när en tidsperiod på 30 år från tidpunkten för deras tillkomst har löpt ut. I förslaget anges helt enkelt att handlingarna ska deponeras vid Europeiska universitetsinstitutet när institutionerna i enlighet med bestämmelserna i förordningen gör dem tillgängliga för allmänheten. Detta innebär att man formellt tar fasta på den rådande situationen, eftersom de flesta institutioner som gjort handlingar i sina historiska arkiv tillgängliga för allmänheten redan deponerar dessa handlingar vid institutet. Enligt artikel 3.3 i fördraget om Europeiska unionen (EU-fördraget) ska unionen respektera rikedomen hos sin kulturella mångfald och sörja för att det europeiska kulturarvet skyddas och utvecklas. Institutionernas historiska arkiv är en del av det europeiska kulturarvet och öppnandet av arkiven för allmänheten tjänar huvudsakligen akademiska syften, utbildningssyften och kulturella syften. Fördragen ger unionen befogenhet att vidta åtgärder för att stödja, samordna eller komplettera medlemsstaternas åtgärder på områdena utbildning och kultur, men de föreskriver inte de erforderliga befogenheterna vad beträffar institutionernas historiska arkiv. Användning av en annan rättslig grund än artikel 352 i EUF-fördraget skulle leda till ett förslag till en helt ny förordning, och i så fall skulle alla bestämmelser – även de grundläggande principerna – i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 kunna bli föremål för diskussioner. Detta skulle gå långt utöver förslagets syfte såsom det redovisas ovan. Möjligheten att använda artikel 15.3 i EUF-fördraget som rättslig grund för förslaget undersöktes också, men den möjligheten förkastades av följande skäl: Inrättandet av historiska arkiv syftar huvudsakligen till att välja ut handlingar på grundval av deras bestående administrativa värde, historiska värde eller bevisvärde, med tanke på att bevara institutionernas historiska arv och sprida information om detta. Varje institution tar själv initiativet till att göra handlingar i dess historiska arkiv som är 30 år gamla tillgängliga för allmänheten och tillhandahåller kompletterande upplysningar som hjälper till att placera in handlingarna i deras organisations- och funktionskontext. Detta går långt utöver den rätt till tillgång till handlingar som föreskrivs i artikel 15.3 i EUF-fördraget, vars huvudsakliga syfte är att främja en god förvaltning och se till att allmänheten kan delta i institutionernas beslutsprocesser. Användning av artikel 15.3 i EUF-fördraget som rättslig grund skulle begränsa tillämpningsområdet för regler om öppnande för allmänheten av historiska arkiv, eftersom Europeiska unionens domstol, Europeiska centralbanken och Europeiska investeringsbanken (vilka omfattas av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83) inte skulle omfattas av en förordning som antagits på grundval av artikel 15.3 annat än vid utövandet av deras administrativa funktioner. 3.3 Proportionalitetsprincipen Förslaget är begränsat till institutionernas deponering av historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet och formerna för denna deponering. 3.4 Val av regleringsform En förordning är det enda instrument som lämpar sig för att skapa en solid rättslig och finansiell grund för partnerskapet mellan EU och Europeiska universitetsinstitutet. Förslaget rör en begränsad ändring av en befintlig förordning. 4. BUDGETKONSEKVENSER Förslaget att göra deponering av historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet obligatorisk kommer inte att ha några budgetkonsekvenser på kort och medellång sikt. Budgetkonsekvenserna på lång sikt väntas inte bli betydande. De tre största EU-institutionerna (Europaparlamentet, rådet och kommissionen) och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Europeiska revisionsrätten och Europeiska investeringsbanken deponerar redan sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet. Handhavandet av dessa arkiv i Florens har finansierats från EU:s budget alltsedan arkivmaterial först började deponeras vid institutet för mer än 25 år sedan. I finansieringsöversikten för den föreliggande förordningen föreslås att denna finansiering ska fortsätta. Kostnaderna för handhavandet av arkiven ska delas upp mellan de deponerande institutionerna på proportionell basis (dvs. med beaktande av hur mycket tid institutet lägger ned på de olika institutionernas arkiv). Byggnaderna för arkiven vid Europeiska universitetsinstitutet och för kontoren för den personal som handhar arkiven tillhandahålls av italienska staten. Ändringen av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 kommer att leda till att antalet institutioner som deponerar sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet kommer att öka. Eftersom deponeringen gäller handlingar som görs tillgängliga för allmänheten när de blivit 30 år gamla, kommer det dock att dröja ett bra tag innan andra institutioner än de som redan deponerar sina historiska arkiv vid institutet berörs av ändringen. Arkiven kommer i allt större utsträckning att utgöras av digitala arkiv i stället för icke-digitala arkiv. Detta kommer att erbjuda möjligheter att uppnå skalfördelar i Europeiska universitetsinstitutets arbete med att hantera arkivmaterialet och sprida information om detta. 2012/0221 (APP) Förslag till RÅDETS FÖRORDNING om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 352, med beaktande av Europeiska kommissionens förslag, efter översändande av utkastet till lagstiftningsakt till de nationella parlamenten, med beaktande av Europaparlamentets godkännande, efter att ha hört Europeiska datatillsynsmannen, i enlighet med ett särskilt lagstiftningsförfarande, och av följande skäl: (1) Enligt rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv[2] ska institutionerna bevara handlingar av historiskt eller administrativt värde i historiska arkiv och i möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för allmänheten när en tidsperiod på 30 år från tidpunkten för deras tillkomst har löpt ut. (2) Skyldigheten att inrätta historiska arkiv och i möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för allmänheten gäller för de institutioner som avses i artikel 1 i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83. (3) Enligt förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 får varje institution förlägga sina historiska arkiv till den ort som den anser mest lämplig. (4) År 1984 beslutade Europaparlamentet, rådet och kommissionen att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, där de skulle göras tillgängliga för allmänheten. Med tanke på detta undertecknades den 17 december 1984 ett kontrakt mellan Europeiska gemenskaperna (företrädda av kommissionen) och Europeiska universitetsinstitutet. (5) Senare beslutade Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och Europeiska revisionsrätten att ansluta sig till deponeringskontraktet av den 17 december 1984. Europeiska investeringsbanken deponerar sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på grundval av en separat överenskommelse med institutet som undertecknades den 1 juli 2005 och på grundval av de regler för historiska arkiv som antogs av bankens direktion den 7 oktober 2005[3]. (6) Italienska staten har gjort lämpliga lokaler permanent och fritt tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet i syfte att säkerställa att de deponerade arkiven bevaras och skyddas i enlighet med internationellt vedertagna normer och kan studeras på plats. (7) Syftet med deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet är att göra arkiven tillgängliga på en och samma plats och främja studier av arkiven och forskning om den europeiska integrationens och de europeiska institutionernas historia. Europeiska universitetsinstitutet är ett ansett centrum för akademisk forskning och studier med inriktning på Europa och europeisk integration. Det har närmare 30 års erfarenhet av att handha institutioners historiska arkiv, är utrustat med moderna förvaringsrum och forskningsfaciliteter som inrättats just med tanke på bevarandet av arkiven och studier av dessa och har ett internationellt anseende som centrum för institutionernas historiska arkiv. (8) För en permanent deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet krävs en solid rättslig grund som återspeglar institutets roll som partner till institutionerna i handhavandet av arkiven. (9) Den särskilda karaktär som Europeiska unionens domstols och Europeiska centralbankens verksamhet har innebär att det finns skäl att undanta de båda institutionerna från den skyldighet för institutionerna att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet som införs genom den här förordningen. Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken bör dock kunna deponera sina historiska arkiv vid institutet på frivillig basis. (10) Denna förordning bör gälla för alla de andra institutionerna. Den påverkar inte varje institutions skyldighet att göra sina historiska arkiv tillgängliga för allmänheten eller varje institutions äganderätt till sina historiska arkiv. (11) Personuppgifter i de historiska arkiven vid Europeiska universitetsinstitutet bör behandlas i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001[4]. (12) Europeiska universitetsinstitutet bör kunna tilldelas bidrag till stöd för handhavandet av institutionernas historiska arkiv. (13) Förordning (EEG) nr 354/83 bör ändras i enlighet med detta. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. Article 1 Förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 ska ändras på följande sätt: 1. Artikel 8.1 ska ersättas med följande: ”1. Varje institution med undantag av Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken ska deponera de handlingar som ingår i dess historiska arkiv och i enlighet med bestämmelserna i denna förordning görs tillgängliga för allmänheten vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens. Deponeringen ska ske i enlighet med bestämmelserna i bilagan.” 2. I artikel 8 ska följande punkter läggas till: ”3. Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis. 4. Deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet påverkar inte äganderätten till arkiven eller arkivens okränkbarhet enligt artikel 2 i protokollet om Europeiska unionens immunitet och privilegier, som är fogat till fördraget. 5. Europeiska universitetsinstitutet ska sörja för att de deponerade arkiven bevaras och skyddas. Bevarandet och skyddet ska stå i överensstämmelse med internationellt vedertagna normer för fysiskt skydd av arkiv, åtminstone med de tekniska regler och säkerhetsregler som gäller för bevarande och handhavande av offentliga arkiv i Italien. Med tanke på detta ska de deponerade handlingarna bevaras i specialbyggda förvaringsrum. 6. Varje deponerande institution har rätt att begära information från Europeiska universitetsinstitutet om hur institutet handhar dess arkiv och att utföra inspektioner av sina arkiv. 7. Europeiska universitetsinstitutet ska göra de historiska arkiv som deponeras vid institutet enligt punkterna 1 och 3 tillgängliga för allmänheten. Institutionerna får göra en version av sina historiska arkiv tillgänglig för allmänheten. 8. Europeiska universitetsinstitutet får tilldelas bidrag till stöd för handhavandet av de historiska arkiven i enlighet med denna förordning, i överensstämmelse med rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 och under förutsättning att budgetmyndigheten gör de erforderliga anslagen tillgängliga under den berörda budgetposten. Kostnaderna för handhavandet av arkiven ska delas upp mellan de deponerande institutionerna, på proportionell basis. Sådana kostnader som hänför sig till tillhandahållandet och utrustningen av de byggnader och förvaringsrum som hyser personalen respektive arkiven kan inte komma i fråga för finansiering från budgeten. 9. Europeiska universitetsinstitutet ska behandla personuppgifter i institutionernas historiska arkiv i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001. Institutet ska handla som registerförare i den mening som avses i artikel 2 i förordningen, på instruktioner från de deponerande institutionerna. 10. Europeiska datatillsynsmannen ska ha befogenhet att övervaka Europeiska universitetsinstitutets behandling av personuppgifter i de historiska arkiv som institutionerna deponerat.” 3. Artikel 9.1 ska ersättas med följande: ”Varje institution ska anta interna regler om tillämpningen av denna förordning. Dessa regler ska omfatta regler om bevarande, offentliggörande och skydd av personuppgifter i de historiska arkiven. Institutionerna ska i möjligaste mån göra sina arkiv tillgängliga för allmänheten med hjälp av elektroniska medel. De ska bevara handlingar som föreligger i format som tillgodoser särskilda behov (blindskrift, stora bokstäver eller ljudupptagningar).” 4. Den bilaga som finns i bilagan till den här förordningen ska läggas till i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83. Artikel 2 Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning. Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater. Utfärdad i Bryssel den På rådets vägnar Ordförande BILAGA Följande bilaga ska läggas till i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83: ”Bilaga Bestämmelser om deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens 1. Originalhandlingarna i icke-digitala arkiv och en microfichekopia eller digital kopia av handlingarna ska deponeras vid Europeiska universitetsinstitutet för permanent bevarande. När det gäller handlingar i digitala arkiv ska institutet ha permanent tillgång till handlingarna på ett sådant sätt att det kan fullgöra sin uppgift att göra de historiska arkiven tillgängliga för allmänheten på en och samma plats och främja studier av arkiven. Ursprungsinstitutionerna har ansvaret för att deras digitala arkiv bevaras permanent. 2. Deponering av handlingar ska ske en gång per år, i möjligaste mån inom ramen för institutionernas normala förfaranden för arkivhantering. 3. De deponerande institutionerna får av rättsliga eller administrativa skäl undanta vissa originalhandlingar från deponeringen av handlingar vid Europeiska universitetsinstitutet. De ska i så fall deponera en microfichekopia eller digital kopia. 4. De deponerande institutionerna behåller äganderätten till sina arkiv och är ensamma ansvariga för sammanställningen av de handlingar och filer som deponeras vid eller på annat sätt görs tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet. Institutet får inte ändra den arkivklassificering som de deponerande institutionerna upprättat eller ta bort eller göra ändringar i handlingar och filer. 5. Europeiska universitetsinstitutet ska på begäran av de deponerande institutionerna återlämna deponerade originalhandlingar och originalfiler. De deponerande institutionerna ska lämna tillbaka originalen till institutet så snart de inte längre behöver dem. 6. Europeiska universitetsinstitutet ska omedelbart underrätta de deponerande institutionerna om alla omständigheter som kan äventyra de deponerade arkivens okränkbarhet.” FINANSIERINGSÖVERSIKT FÖR RÄTTSAKT 1. GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OM FÖRSLAGET ELLER INITIATIVET 1.1. Förslagets eller initiativets beteckning 1.2. Berörda politikområden i den verksamhetsbaserade förvaltningen och budgeteringen 1.3. Typ av förslag eller initiativ 1.4. Mål 1.5. Motivering till förslaget eller initiativet 1.6. Tid under vilken åtgärden kommer att pågå respektive påverka resursanvändningen 1.7. Planerad metod för genomförandet 2. FÖRVALTNING 2.1. Bestämmelser om uppföljning och rapportering 2.2. Administrations- och kontrollsystem 2.3. Åtgärder för att förebygga bedrägeri och oegentligheter/oriktigheter 3. BERÄKNADE BUDGETKONSEKVENSER AV FÖRSLAGET ELLER INITIATIVET 3.1. Berörda rubriker i den fleråriga budgetramen och budgetrubriker i den årliga budgetens utgiftsdel 3.2. Beräknad inverkan på utgifterna 3.2.1. Sammanfattning av den beräknade inverkan på utgifterna 3.2.2. Beräknad inverkan på driftsanslagen 3.2.3. Beräknad inverkan på de administrativa anslagen 3.2.4. Förenlighet med den gällande fleråriga budgetramen 3.2.5. Bidrag från tredje part 3.3. Beräknad inverkan på inkomsterna FINANSIERINGSÖVERSIKT FÖR RÄTTSAKT 1. GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OM FÖRSLAGET ELLER INITIATIVET 1.1. Förslagets eller initiativets beteckning Rådets förordning om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens 1.2. Berörda politikområden i den verksamhetsbaserade förvaltningen och budgeteringen[5] Relationer med civilsamhället, öppenhet och information 1.3. Typ av förslag eller initiativ Befintlig åtgärd vars genomförande förlängs i tiden 1.4. Mål 1.4.1. Fleråriga strategiska mål för kommissionen som förslaget eller initiativet är avsett att bidra till Förslaget syftar till att skapa en solid rättslig grund för det befintliga partnerskapet mellan EU och Europeiska universitetsinstitutet i handhavandet av institutionernas historiska arkiv. Syftet med deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet är att göra arkiven tillgängliga på en och samma plats och främja studier av arkiven och forskning om den europeiska integrationens och de europeiska institutionernas historia. 1.4.2. Specifika mål eller verksamheter inom den verksamhetsbaserade förvaltningen och budgeteringen som berörs Specifikt mål nr 25.02.01.01 Berörda verksamheter enligt den verksamhetsbaserade förvaltningen och budgeteringen Relationer med civilsamhället, öppenhet och information Institutioner av europeiskt intresse/Unionens historiska arkiv 1.4.3. Verkan eller resultat som förväntas Partnerskapet med Europeiska universitetsinstitutet tillför institutionernas historiska arkiv ett mervärde och befrämjar studier av arkiven och spridning av information om arkivmaterialet. 1.4.4. Indikatorer för bedömning av resultat eller verkan (1) Institutionernas deponering av arkivmaterial vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens. (2) Institutets insamling och redovisning av personliga handlingar och arkiv härrörande från enskilda individer och offentliga och privata organisationer som bidragit till Europabygget. (3) Framställning och offentliggörande av innehavsvägledningar, inventarie­förteckningar, källpublikationer och andra forskningshjälpmedel. (4) Institutets läsesal och utrustningen i denna. (5) Tillgång online till inventarieförteckningar och arkiv. (6) Antal besökare i läsesalen. (7) Åtgärder för att främja studier av institutionernas historiska arkiv. 1.5. Motivering till förslaget eller initiativet 1.5.1. Behov som ska tillgodoses på kort eller lång sikt Att handha de historiska arkiv som institutionerna deponerat vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens och göra arkiven tillgängliga för allmänheten. 1.5.2. Mervärdet av en åtgärd på unionsnivå Partnerskapet med Europeiska universitetsinstitutet befrämjar studier av institutionernas historiska arkiv och spridning av information om arkivmaterialet. Sammanförandet av institutionernas arkiv på en och samma plats ökar i sig arkivens värde och gör det möjligt för Europeiska universitetsinstitutet att tillföra ett mervärde genom att skapa kopplingar mellan arkivmaterial från olika källor, vid behov utveckla sökredskap och andra forskningshjälpmedel och göra arkiven tillgängliga för allmänheten såväl på plats som online. 1.5.3. Huvudsakliga erfarenheter från liknande försök eller åtgärder Sex institutioner deponerar för närvarande sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, på grundval av ett kontrakt av den 17 december 1984 mellan Europeiska gemenskaperna och institutet. Deponeringskontraktet från 1984 är vid det här laget emellertid förlegat. Det bör ersättas med en mer solid rättslig och finansiell grund för partnerskapet mellan EU och Europeiska universitetsinstitutet. 1.5.4. Förenlighet med andra finansieringsformer och eventuella synergieffekter Ej tillämpligt 1.6. Tid under vilken åtgärden kommer att pågå respektive påverka resursanvändningen Förslag som pågår under en obegränsad tid 1.7. Planerad metod för genomförandet[6] Direkt centraliserad förvaltning som sköts av kommissionen 2. FÖRVALTNING 2.1. Bestämmelser om uppföljning och rapportering Europeiska universitetsinstitutet kommer att lägga fram ett utkast till arbetsprogram för varje kalenderår för kommissionen och diskutera utkastet med denna. Utkastet kommer att omfatta en tjänsteförteckning med uppgifter om personalen den 31 december kalenderåret i fråga, det föregående året och det nästföljande året. Utkastet kommer att läggas fram i februari året före kalenderåret i fråga. Kommissionen kommer att samråda med de andra deponerande institutionerna om arbetsprogrammet, varefter detta kommer att antas av kommissionen och Europeiska universitetsinstitutet och fogas till den årliga bidragsöverenskommelsen. Kommissionen kommer att följa upp genomförandet av arbetsprogrammet. Efter utgången av varje kalenderår kommer Europeiska universitetsinstitutet att lägga fram en verksamhetsrapport om de historiska arkiven. 2.2. Administrations- och kontrollsystem 2.2.1. Risker som identifierats De potentiella riskerna för de pappershandlingar (icke-digitala arkiv) som deponeras hos Europeiska universitetsinstitutet är ytterst små. Italienska staten tillhandahåller specialbyggda förvaringsrum som uppfyller de strängaste internationella normerna för permanent bevaring av arkiv. 2.2.2. Planerade kontrollmetoder Partnerskapsavtal med Europeiska universitetsinstitutet kommer att tillhandahålla en ram för löpande diskussioner om och granskningar och utvärderingar av budgeten och arbetsprogrammet. Varje deponerande institution har rätt att begära information från Europeiska universitetsinstitutet om hur institutet handhar dess arkiv och att utföra inspektioner av sina arkiv. 2.3. Åtgärder för att förebygga bedrägeri och oegentligheter/oriktigheter Revisionsrätten har enligt artikel 287.3 i EUF-fördraget befogenhet att granska varje fysisk eller juridisk person som erhåller betalningar från EU:s budget. Kommissionens och Olafs befogenheter vid bekämpning av bedrägerier som riktar sig mot EU:s ekonomiska intressen regleras i särskilda bestämmelser om detta (dvs. i rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999) och i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget. Enligt artikel 120.3 i budgetförordningen ska det uttryckligen anges i alla bidragsbeslut eller bidragsöverenskommelser att kommissionen och revisionsrätten ska ha befogenhet att utföra kontroller av dokument och kontroller på plats hos alla kontraktsparter och underleverantörer som tagit emot EU-medel. 3. BERÄKNADE BUDGETKONSEKVENSER AV FÖRSLAGET ELLER INITIATIVET 3.1. Berörda rubriker i den fleråriga budgetramen och budgetrubriker i den årliga budgetens utgiftsdel · Befintliga budgetrubriker (även kallade ”budgetposter”) Redovisa de berörda rubrikerna i budgetramen i nummerföljd och – inom varje sådan rubrik –de berörda budgetrubrikerna i den årliga budgeten i nummerföljd Rubrik i den fleråriga budget­ramen || Budgetrubrik i den årliga budgeten || Typ av anslag || Bidrag Unionens historiska arkiv || Diff./Icke-diff.[7] || från Efta­länder[8] || från kandidat-länder[9] || från tredje-länder || enligt artikel 18.1 aa i budget-förordningen 5 Admi-nistra-tion || 25.02.01.01 || Diff. anslag || NEJ || NEJ || NEJ || NEJ 3.2. Beräknad inverkan på utgifterna 3.2.1. Sammanfattning av den beräknade inverkan på utgifterna Miljoner euro (avrundat till tre decimaler) Rubrik i den fleråriga budgetramen: || 5 || ”Administrativa utgifter” || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTALT 2013–2019 GD: Generalsekretariatet ||  Personalresurser || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Tjänsteresor || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25.02.01.01 Historiska arkiv || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 GENERALSEKRETARIATET TOTALT || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16.170 TOTALA anslag för RUBRIK 5 i den fleråriga budgetramen || (summa åtaganden = summa betalningar) || || || || || || || || TOTALA anslag för RUBRIKERNA 1–5 i den fleråriga budgetramen || Åtaganden || || || || || || || || Betalningar || || || || || || || || 3.2.2. Beräknad inverkan på driftsanslagen Förslaget kräver inte att driftsanslag tas i anspråk 3.2.3. Beräknad inverkan på de administrativa anslagen 3.2.3.1. Sammanfattning Förslaget kräver att administrativa anslag tas i anspråk enligt följande: Miljoner euro (avrundat till tre decimaler) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTALT RUBRIK 5 i den fleråriga budgetramen || || || || || || || || Personalresurser || || || || || || || || Övriga administrativa utgifter || || || || || || || || Delsumma RUBRIK 5 i den fleråriga budgetramen || || || || || || || || Belopp utanför RUBRIK 5[11] i den fleråriga budgetramen || || || || || || || || Personalresurser || || || || || || || || Övriga administrativa utgifter || || || || || || || || Delsumma för belopp utanför RUBRIK 5 i den fleråriga budgetramen || || || || || || || || TOTALT || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Behovet av administrativa resurser ska täckas med resurser som kan tilldelas det förvaltande generaldirektoratet som ett led i det årliga förfarandet för tilldelning av anslag och med hänsyn tagen till rådande begränsningar i fråga om budgetmedel. 3.2.3.2. Beräknat personalbehov Förslaget kräver att personalresurser tas i anspråk enligt följande: Uppgifterna ska anges i heltal (eller med högst en decimal) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Tjänster som tas upp i tjänsteförteckningen (tjänstemän och tillfälligt anställda) 25 01 01 01 (vid huvudkontoret eller vid kommissionens kontor i medlemsstaterna) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (vid delegationer) || || || || || || || XX 01 05 01 (indirekta forskningsåtgärder) || || || || || || || 10 01 05 01 (direkta forskningsåtgärder) || || || || || || ||  Extern personal (i heltidsekvivalenter)[12] XX 01 02 01 (kontraktsanställda, vikarier och nationella experter – totalt) || || || || || || || XX 01 02 02 (kontraktsanställda, vikarier, unga experter vid delegationerna, lokalanställda och nationella experter vid delegationerna || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || - vid huvudkontoret[14] || || || || || || || - vid delegationer || || || || || || || XX 01 05 02 (kontraktsanställda, vikarier och nationella experter som arbetar med indirekta forskningsåtgärder) || || || || || || || 10 01 05 02 (kontraktsanställda, vikarier och nationella experter som arbetar med direkta forskningsåtgärder) || || || || || || || Annan budgetrubrik (ange vilken) || || || || || || || TOTALT || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX motsvarar det politikområde eller den avdelning i budgeten som berörs. Personalbehoven ska täckas med personal inom generaldirektoratet som redan har avdelats för att förvalta åtgärden i fråga, eller genom en omfördelning av personal inom generaldirektoratet, om så krävs kompletterad med ytterligare resurser som kan tilldelas det förvaltande generaldirektoratet som ett led i det årliga förfarandet för tilldelning av anslag och med hänsyn tagen till rådande begränsningar i fråga om budgetmedel. Beskrivning av arbetsuppgifter: Tjänstemän och tillfälligt anställda || Utformning av partnerskapsavtal och bidragsöverenskommelser. Utformning av anslagsbegäran. Uppföljning av arbetsprogram och utgifter. Eventuella utvärderingar i efterhand. Extern personal || ------ 3.2.4. Förenlighet med den gällande fleråriga budgetramen Förslaget är förenligt med den gällande fleråriga budgetramen. 3.2.5. Bidrag från tredje part Det ingår inga bidrag från tredje part i det aktuella förslaget. 3.3. Beräknad inverkan på inkomsterna Förslaget påverkar inte budgetens inkomstsida. [1] Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 (EGT L 43, 15.2.1983, s. 1), ändrad genom rådets förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003 av den 22 september 2003 (EUT L 243, 27.9.2003, s. 1). [2] EGT L 43, 15.2.1983, s. 1. [3] EUT C 289, 22.11.2005, s. 12. [4] EGT L 8, 12.1.2001, s. 1. [5] Verksamhetsbaserad förvaltning och verksamhetsbaserad budgetering benämns ibland med de interna förkortningarna ABM respektive ABB. [6] Närmare förklaringar av de olika metoderna för genomförande med hänvisningar till respektive bestämmelser i budgetförordningen återfinns på BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] Differentierade respektive icke-differentierade anslag. [8] Efta: Europeiska frihandelssammanslutningen. [9] Kandidatländer och i förekommande fall potentiella kandidatländer i västra Balkan. [10] Inverkan på utgifterna väntas fortsätta att utvecklas i samma takt efter 2019. [11] Detta avser tekniskt eller administrativt stöd för genomförandet av vissa av Europeiska unionens program och åtgärder (tidigare s.k. BA-poster) samt indirekta och direkta forskningsåtgärder. [12] [Denna fotnot förklarar vissa initialförkortningar som inte används i den svenska versionen]. [13] Särskilt tak för finansiering av extern personal genom driftsanslag (tidigare s.k. BA-poster). [14] Huvudsakligen inom förvaltningen av strukturfonderna, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU) samt Europeiska fiskerifonden (EFF).