Förslag till RÅDETS BESLUT om antagande av arbetsordningen för Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

Genom artikel 21 i det interna avtal av den 18 september 2000 [1] som hör till partnerskapsavtalet mellan gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och AVS-staterna, å andra sidan, undertecknat i Cotonou den 23 juni 2000 inrättas vid kommissionen en kommitté för Europeiska utvecklingsfonden (EUF) för förvaltning av medel från fonden.

[1] Internt avtal mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till partnerskapsavtalet mellan staterna i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou (Benin) den 23 juni 2000, och om tilldelning av ekonomiskt stöd till de utomeuropeiska länder och territorier på vilka den fjärde delen av EG-fördraget är tillämplig (EGT L 317, 15.12.2000, s. 355).

Det interna avtalet träder inte i kraft förrän efter det att ratificeringsförfarandet har slutförts. Genom ett beslut av företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, av den 3 oktober 2000 [2] möjliggjordes däremot en provisorisk tillämpning av vissa bestämmelser i det interna avtalet, inbegripet artiklarna 21 (inrättande av kommittén) och 27 (kommitténs arbetssätt).

[2] Beslut av företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, av den 3 oktober 2000 om provisorisk tillämpning av det interna avtalet mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till partnerskapsavtalet mellan staterna i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou (Benin) den 23 juni 2000, och om tilldelning av ekonomiskt stöd till de utomeuropeiska länder och territorier på vilka den fjärde delen av EG-fördraget är tillämplig (EGT L 317, 15.12.2000, s. 354).

Enligt artikel 21.2 i det interna avtalet skall rådet enhälligt anta kommitténs arbetsordning.

Därför måste gemenskapen anta kommitténs nya arbetsordning så att denna kan börja fungera i enlighet med avtalet.

Det utkast till arbetsordning som bifogas detta förslag till beslut skiljer sig från kommitténs tidigare arbetsordning så till vida att det är anpassat till bestämmelserna i det nya interna avtalet. Dessutom beaktas förenklings- och harmoniseringssträvandena inom kommittéförfarandet, särskilt den mall för arbetsordning som kommissionen godkänt i detta syfte.

Kommissionen föreslår på grundval av det ovan anförda att rådet skall anta det bifogade beslutet.

Förslag till RÅDETS BESLUT om antagande av arbetsordningen för Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktade av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av det interna avtalet angående finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd, undertecknat i Bryssel den 18 september 2000 [3], särskilt artikel 21.2 i detta,

[3] EGT L 317, 15.12.2000, s. 355.

med beaktande av kommissionens förslag, och

av följande skäl:

(1) Arbetsordningen för Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden bör antas av rådet.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Arbetsordningen för Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden antas härmed i enlighet med bilagan.

Artikel 2

Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Officiella tidningen.

Artikel 3

Fram till dess att det interna avtalet träder i kraft skall arbetsordningen endast tillämpas för programplanering i enlighet med artikel 1.1 och 1.2 i beslut 2000/770/EG av företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, av den 3 oktober 2000 [4].

[4] Beslut av företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, angående tillämpningen av vissa bestämmelser i det interna avtalet rörande finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd, undertecknat i Bryssel den 18 september 2000 (EGT L 317, 15.12.2000, s. 354).

Utfärdat i Bryssel den [...]

På rådets vägnar

Ordförande

[...]

BILAGA ARBETSORDNING för Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden

Artikel 1

Kallelse till sammanträde

1. Kommittén skall sammankallas av ordföranden, antingen på dennes eget initiativ eller på begäran av en medlemsstat.

2. Kallelse till gemensamma sammanträden mellan kommittén och andra kommittéer kan göras, om det gäller ärenden som faller under båda kommittéernas behörighetsområden.

Artikel 2

Dagordning

1. Ordföranden skall upprätta dagordning och lägga fram den för kommittén.

2. I dagordningen skall skiljas mellan

- förslag till åtgärder över vilka ett yttrande begärs av kommittén med stöd av det interna avtalet,

- övriga ärenden som kommittén föreläggs med stöd av det interna avtalet.

3. En delegation kan be att ett ärende skall tas upp på dagordningen för ett sammanträde i kommittén. De uppgifter som behövs för detta kan ges muntligen.

Artikel 3

Överlämnande av dokument till medlemmarna av kommittén

1. Kallelse, dagordning samt förslag till åtgärder om vilka kommittén skall yttra sig och alla andra relevanta dokument skall överlämnas av ordföranden till medlemmarna av kommittén genom sekretariatet, i regel senast 14 kalenderdagar före dagen för sammanträdet.

2. I brådskande fall och i fall då åtgärderna skall börja tillämpas genast kan ordföranden på begäran av en medlem av kommittén eller på eget initiativ korta ned den tidsfrist som anges i föregående punkt till lägst fem kalenderdagar före dagen för sammanträdet.

3. I särskilt brådskande fall kan ordföranden frångå de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2.

4. När det gäller förslag till åtgärder som skall föreläggas kommittén genom muntligt förfarande, i överensstämmelse med det interna avtalet, skall delegationerna skriftligen till kommitténs sekretariat minst fyra arbetsdagar före dagen för sammanträdet meddela vilka förslag

- de kan godkänna och föreslår skall tas upp som en A-punkt på dagordningen enligt artikel 4.1 (med eller utan synpunkter eller önskemål om ytterligare upplysningar), och

- de anser måste debatteras och föreslår skall tas upp som en B-punkt.

Delegationerna skall också skriftligen inom samma tidsfrist lämna in sina synpunkter och önskemål om ytterligare upplysningar.

Dessa ytterligare upplysningar och svaren på synpunkterna lämnas av kommissionen, i mån av möjlighet skriftligen och före kommitténs sammanträde.

Artikel 4

Kommitténs yttrande

1. Kommittén skall föreläggas ärenden i de fall och enligt de förfaranden som anges i det interna avtalet. När kommittén föreläggs ett ärende för yttrande skall den behandla detta i enlighet med de villkor och det förfarande som föreskrivs i artikel 21 respektive artikel 27 i det interna avtalet.

2. När muntligt förfarande tillämpas skall följande gälla:

a) Ordföranden kan på eget initiativ eller på begäran av en medlemsstat skjuta upp omröstningen om en punkt på dagordningen till slutet av sammanträdet eller till ett senare sammanträde

- om en grundläggande ändring görs i förslaget under sammanträdets gång, eller

- om texten till förslaget föreläggs kommittén under sammanträdets gång.

b) Vid särskilda svårigheter kan ordföranden förlänga sammanträdet till nästa dag.

Artikel 5

Representation och beslutförhet

1. Varje medlemsstats delegation skall anses vara en medlem av kommittén. Varje medlem kan endast företrädas av en person. Med ordförandens tillstånd kan delegationerna åtföljas av experter på den berörda medlemsstatens bekostnad.

2. En medlemsstats delegation får vid behov företräda en annan medlemsstat. Den ständiga representationen för den medlemsstat som låter sig företrädas skall skriftligen underrätta kommitténs ordförande om detta.

3. För att kommittén skall kunna behandla ett ärende krävs det att antalet närvarande medlemmar är detsamma som krävs för avgivande av yttranden med den majoritet som det interna avtalet föreskriver.

Artikel 6

Utomstående personers deltagande i sammanträden

1. Ordföranden kan på begäran av en medlem eller på eget initiativ besluta att höra experter i särskilda frågor.

2. Dessa experter deltar inte i kommitténs omröstningar.

Artikel 7

Skriftligt förfarande

1. När det gäller förslag till åtgärder som behandlas genom skriftligt förfarande skall delegationerna ha en tidsfrist på 14 kalenderdagar att ta ställning till förslaget räknat från den dag då förslaget skickades. De medlemmar av kommittén som inom den tidsfrist som meddelats varken har avgivit något utlåtande eller meddelat att de inte avser att uttala sig i ärendet skall anses stödja förslaget.

I brådskande eller särskilt brådskande fall skall tidsfristerna i artikel 3.2 och 3.3 tillämpas.

2. Om en medlem av kommittén begär att förslaget till åtgärder skall behandlas vid ett sammanträde i kommittén skall det skriftliga förfarandet avbrytas. Behandlingen av förslaget skall skjutas upp till följande sammanträde i kommittén.

Artikel 8

Sekretariat

Kommissionen ombesörjer att kommittén har tillgång till ett sekretariat.

Artikel 9

Protokoll och referat från sammanträdena

Under ordförandens ansvar skall ett protokoll upprättas efter varje sammanträde med angivande av de yttranden som avgivits över de förslag till åtgärder som avses i artikel 2 och i förekommande fall även de ställningstaganden som gjorts i övriga ärenden som förelagts kommittén. Protokollen skall sändas till medlemmarna av kommittén inom 14 kalenderdagar.

Medlemmarna skall skriftligen underrätta ordföranden om eventuella synpunkter. Kommittén skall informeras om detta, och om oenighet råder skall kommittén diskutera den föreslagna ändringen. Om fortsatt oenighet råder skall ändringen fogas till protokollet som bilaga.

Kommissionen skall vid varje sammanträde i kommittén, för den period som föregår sammanträdet, lägga fram en förteckning över de beslut som kommissionen fattat på grundval av följande artiklar i det interna avtalet: 24.2 b, 24.3, 24.4 och 25.3 första strecksatsen.

Artikel 10

Närvarolista

1. Ordföranden skall vid varje sammanträde i kommittén upprätta en närvarolista, där det skall anges vilka myndigheter och organ deltagarna hör till.

2. I början av varje sammanträde skall varje medlem vars deltagande i kommitténs arbete skulle kunna ge upphov till en intressekonflikt när det gäller en bestämd punkt på dagordningen meddela detta till kommitténs ordförande.

3. De delegationsmedlemmar som inte hör till en myndighet eller ett organ i en medlemsstat skall underteckna en deklaration i vilken de styrker att deras deltagande inte ger upphov till någon intressekonflikt.

Om en sådan konflikt skulle uppstå skall den berörda medlemmen på begäran av ordföranden avstå från att delta i behandlingen av de berörda punkterna på dagordningen.

Artikel 11

Korrespondens

1. Korrespondens som gäller kommittén skall skickas till kommissionen, kommitténs sekretariat till handa.

2. Korrespondens till kommitténs medlemmar genom sekretariatet kan också skickas till den berörda medlemsstatens ständiga representation.

3. Utom i undantagsfall skall korrespondensen mellan kommissionen och kommittémedlemmarna skötas med hjälp av det för ändamålet avsedda elektroniska hjälpmedlet.

Artikel 12

Insyn

1. Principerna och villkoren för allmänhetens tillgång till kommitténs handlingar är de som fastställs i förordning (EG) nr 1049/2001 [5]. Det är kommissionen som skall besluta om huruvida en begäran om tillgång till handlingar skall bifallas. Om begäran riktas till en medlemsstat skall denna följa bestämmelserna i artikel 5 i den nämnda förordningen.

[5] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001, EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

2. Kommitténs överläggningar är av konfidentiell natur.

Artikel 13

Driftskostnader

1. Kommissionen skall stå för kommitténs driftskostnader, inbegripet resekostnader för en deltagare per medlemsstat.

2. Kommissionen skall vara bemyndigad att ersätta rese- och uppehållskostnaderna för experter som bjudits in i enlighet med artikel 6.

3. Kommissionen skall se till att kommittén har tillgång till de lokaler och den utrustning som behövs för dess arbete.