Rapport

om årsredovisningen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt centrumets svar

(2001/C 372/08)

INNEHÅLL

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk i enlighet med artikel 11.11 i rådets förordning (EEG) nr 302/93(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 11.8 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 11.12 i rådets förordning (EEG) nr 302/93, ändrad genom artikel 1 i rådets förordning (EG) nr 3294/94(3). Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA CENTRUMET FÖR KONTROLL AV NARKOTIKA OCH NARKOTIKAMISSBRUK (LISSABON) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Genomförandet av anslagen för budgetåret 2000 och av de anslag som överförts från det föregående budgetåret visas i tabell 1(4).

6. Budgetårets slutgiltiga anslag uppgick till 8,3 miljoner euro för vilka åtaganden för 8 miljoner euro (97 %) gjordes.

7. Det betydande underutnyttjandet av betalningsbemyndiganden för avdelning III (mindre än 50 %) gäller genomförandet av avtal som slutits med de nationella center som samarbetar med centrumet, kontaktpunkterna, och vars genomförandetid sträcker sig över en längre period än det år då avtalet ingicks. En analys av betalningarna under avdelning III visar att 44 % av betalningarna har effektuerats under det sista kvartalet. Om avtalen skrevs under i början av budgetåret skulle detta medföra en rationellare förvaltning av resurserna.

8. De anslag som överförts till budgetåret 2001 uppgår till 2,2 miljoner euro (27 % av åtagandena) och rör huvudsakligen driftsanslag, som har överförts till ett belopp av 1,6 miljoner euro (54 % av åtagandena). Av de totala överförda anslagen från 1999 har 0,2 miljoner euro eller omkring 9 % förfallit vid slutet av 2000.

9. Budgeträkenskapssystemet SI2 har ännu inte någon modul som gör det möjligt att registrera de belopp som skall återkrävas och det bör kompletteras.

Årsredovisning och bokföring

Bokföring

10. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

Bokföringssystem

11. Centrumet har inte något verktyg som gör det möjligt att ta reda på den totala faktiska kostnaden för de åtgärder som det vidtar. Ett sådant verktyg torde emellertid vara absolut nödvändigt för att förbättra förvaltningen.

Redovisning av anläggningstillgångar och inventarieförteckningar

12. Tillgångar tas upp i balansräkningen till sitt anskaffningsvärde och ingen värdeminskning beaktas. Sedan december 2000 reglerar en kommissionsförordning(5) de bokföringsmässiga bestämmelser som gäller anläggningstillgångar och immateriella anläggningstillgångar. Centrumet borde införliva dessa bestämmelser med sina egna bestämmelser för att bl.a. undvika problem med värdering av inventarier.

13. I enlighet med centrumets budgetförordning (artikel 52) bör det föra en permanent inventarieförteckning över all lös och fast egendom som ingår i dess tillgångar. Efter en intern omorganisation fastställdes inte vem som var ansvarig för inventarieförteckningen och ingen inventarieförteckning har heller förts under loppet av 2000.

Uppföljning av revisionsrättens tidigare iakttagelser

14. I rapporten för budgetåret 1999(6) konstaterades att medlemsstaternas samfinansiering av fasta uppgifter som utförs av kontaktpunkterna attesterades genom deras egna deklarationer och att centrumet inte kan verifiera att de är välgrundade. Inga framsteg har gjorts på denna punkt.

15. Vad gäller mervärdesskatt har centrumet, till skillnad från andra decentraliserade organ, ännu inte anpassat sin budgetförordning till bestämmelserna i den allmänna budgetförordningen.

Förvaltning av mänskliga resurser

Personalpolitik

16. Personalen vid Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk lyder under de regler som gäller för tjänstemän och övriga anställda inom EG. I enlighet med artikel 15 tredje stycket i förordning (EEG) nr 302/93 av den 8 februari 1993 skall styrelsen anta tillämpningsföreskrifter i samråd med kommissionen. Fram till 2000 baserades personalförvaltningen på kommissionens allmänna genomförandebestämmelser eller, för vissa områden, på särskilda beslut. Efter en övergripande utvärdering har centrumet upprättat en plan för en intern reform. Inom ramen för detta har man år 2000 utarbetat ett allmänt dokument om personalpolitiken.

Rekryteringsförfaranden och inplacering i lönegrad och löneklass

17. Ett dokument som skisserar hur rekryteringsförfarandet skall gå till godkändes av styrelsen 1995. Vad gäller tillfälligt anställda utför centrumet i allmänhet en extern rekrytering med stor spridning av meddelanden om uttagningsprov på andra organisationer, på institutioner, i EGT och på sin webbplats.

Bedömning av personalens prestationer

18. Det var först 2000 som centrumet genomförde en allmän personalrapportering trots att varje tjänstemans kompetens, prestationsförmåga och uppförande i tjänsten regelbundet skall redovisas i en rapport som skall utarbetas minst vartannat år enligt artikel 43 i tjänsteföreskrifterna.

Befattningsbeskrivningar

19. I enlighet med artikel 44 i centrumets budgetförordning(7), har man utarbetat ett formulär för identifiering av tjänsterna som innehåller en befattningsbeskrivning för varje tjänst. Detta formulär kommer att uppdateras 2001 inom ramen för centrumets interna reform.

20. Denna beskrivning borde finnas lätt tillgänglig för personalen och finnas med i deras personalakt. Av tolv undersökta personalakter var det ingen som innehöll någon befattningsbeskrivning.

Administration av personalakter

21. En undersökning av tolv personalakter har gjort det möjligt att konstatera att vissa akter inte var fullständiga och att det dokument som visade karriärutvecklingen inte uppdaterades regelbundet. Alla akter borde gås igenom för att man skall kunna säkerställa att alla väsentliga uppgifter förs in i dem.

Utveckling av centrumets personalstyrka och verksamhet

22. Personalen vid centrumet innefattar anställda i enlighet med tjänsteföreskrifterna, fast anställda (FA) eller tillfälligt anställda (TA). Det antal tjänster som dessa anställda kan inneha beviljas av budgetmyndigheten varje år samtidigt med att budgeten antas. I budgeten kan anslag dessutom beviljas för anställning av extraanställda (EA), vars tjänstgöring är begränsad till högst ett år, lokalt anställda (LA) och utsända nationella experter (UNE).

23. I tabell 4 visas utvecklingen av centrumets personalstyrka och dess fördelning. Personalökningen har visat en tendens att stabiliseras under de sista åren. Det totala antalet anställda (fast anställda, tillfälligt anställda och övriga) ligger konstant på en högre nivå än vad som förutses i budgetens tjänsteförteckning.

24. Av tabell 5 där rekryteringsutvecklingen analyseras enligt förfaringssätt framgår det att 57 % av rekryteringarna skett med hjälp av ett allmänt uttagningsprov i enlighet med tjänsteföreskrifterna. I genomsnitt har rekryteringskostnaderna stigit till omkring 2780 euro för varje nyanställd.

25. På grund av att anställda slutar ligger procentsatsen för personalomsättning (FA, TA, EA och LA) i genomsnitt på 7 % per år och denna omsättning beror framför allt på att kontrakt löper ut.

26. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som säkerställer att verksamheten fungerar vid centrumet (till exempel administration, bokföring, sekreterartjänster, etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som direkt bidrar till förvekligandet av centrumets mål.

27. I genomsnitt är det 83 % av de anställda i kategori A eller 35 % av samtliga anställda som kan anses ha operativa funktioner. Övriga anställda har stödfunktioner.

28. I tabell 6 redovisas utvecklingen av utgifterna för personal och administration. Utvecklingen av lönekostnaderna sker betydligt snabbare än personalstyrkans tillväxt. Denna skillnad kan tillskrivas övergången från extraanställning till tillfällig anställning.

29. Bland övriga kostnader som rör personalen har analysen framför allt inriktats på utgifter för yrkesutbildning och vidareutbildning och administrativa utgifter framför allt vad gäller IT. Kostnaderna för utbildning har ökat mer än vad personalstyrkan gjort. De administrativa utgifterna och däribland IT-utgifterna har ökat obetydligt och betydligt mindre än vad arbetsstyrkan ökat sedan de initiala investeringarna väl har gjorts.

30. För att man skall få en uppfattning om förhållandet mellan centrumets verksamhet och utvecklingen av dess personalstyrka och kostnader i samband härmed har denna jämförts med beloppet för driftsanslag (avdelning III) som faktiskt har använts (anslag för året och anslag som överförts mellan budgetår) under loppet av ett år. Denna jämförelse ger vid handen att centrumets personalstyrka och personalkostnader ökar fortare än volymen på verksamheten. Detta bekräftas också av att utgifterna för stödjande funktioner (avdelning I och II) i genomsnitt ökar fortare än driftskostnaderna (avdelning III). Denna situation borde ge centrumet anledning att fråga sig hur man kan förbättra produktiviteten för sina mänskliga och materiella resurser.

31. Det bör dock noteras att centrumet ännu inte kommit in i en jämn rytm och att det på grund av sin begränsade storlek inte kan dra nytta av några väsentliga stordriftsfördelar vad gäller materiell och administrativ infrastruktur. I detta hänseende är de senaste tendenserna vad gäller förhållandet mellan personalstyrkans och utgiftsvolymens tillväxttakt tillfredsställande.

Slutsats

32. Sedan centrumet upprättades har det inte kunnat anställa så många som anges i budgeten, men detta har kompenserats och mer därtill genom anställning av extrapersonal och framför allt lokalanställd personal.

33. Centrumet tenderar att mer och mer använda en modell för extern rekrytering liknande den som används av institutionerna i samband med anställning. Mot bakgrund av den förväntade utvecklingen av verksamheten och personalstyrkan, skulle det vara önskvärt att centrumet för tjänster av administrativ karaktär går samman med övriga decentraliserade organ för att få en så bred bas som möjligt för rekryteringsförfarandena.

34. Centrumet borde noggrant övervaka utvecklingen av personalsituationen och personalkostnaderna och fortsätta att förbättra produktiviteten vad gäller personalresurser och materiella resurser. Allmänt sett bör centrumet förbättra sitt system för förvaltning och information på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 36, 12.2.1993, s. 6.

(2) Som föreskrivs i artikel 11.10 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 30 mars 2001 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 9 april 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) EGT L 341, 30.12.1994, s. 7.

(4) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna har avrundats vilket kan ge sken av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(5) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000 (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).

(6) EGT C 373, 27.12.2000 (punkt 18).

(7) Denna förordning antogs av centrumets styrelse den 29 juni 1995.

TABELL 1-6

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Källa:Tabell utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och den 31 december 1999

Källa:Tabell utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

EA: Extraanställda.

LA: Lokalt anställda.

FA: Fast anställda.

TA: Tillfälligt anställda.

UNE: Utsända nationella experter.

Tabell 5

Analys av personalstyrkans förändring

>Plats för tabell>

Tabell 6

Utveckling av personalstyrkan och kostnader i samband härmed

>Plats för tabell>

Centrumets svar

1-4. Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (nedan kallat centrumet) noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten konstaterat att räkenskaperna för det budgetår som avlutades den 31 december 2000 är tillförlitliga och att underliggande transaktioner som helhet är lagliga och korrekta.

7. Centrumet gör sitt bästa för att Reitox-avtalens varaktighet skall överensstämma med kalenderåret, så att annuitetsprincipen för budgeten bättre kan beaktas, samtidigt som hänsyn tas till tidsfristen för godkännandet av budgeten och det årliga arbetsprogrammet liksom för de nationella förfarandena för att säkra kontaktpunkternas samfinansiering.

9. Den särskilda modulen för inkomstkontroll är under utveckling vid kommissionen och borde vara införd hos samtliga gemenskapsinrättningar inom kort.

Utfärdandet av betalningskrav är föremål för elektronisk registrering i SI2 och utestående belopp förs upp på avräkningskontona i de allmänna räkenskaperna (Cubic) för kontroll av mottagna och ej mottagna inkomster.

11. Centrumet är fullt medvetet om att detta verktyg blivit ett oumbärligt element för att kunna förbättra den analytiska administrationen av inrättningen. Därför har centrumet för budgetåret 2001 infört kodning av projekten i SI2-systemet, för att kunna fastställa den faktiska kostnaden för varje åtgärd inom ramen för den nya metoden med verksamhetsbaserad budget.

12. Centrumet tar fasta på revisionsrättens anmärkning och avser att införliva de räkenskapsbestämmelser som finns i kommissionens nya inventarieförordning i sin egen förordning.

13. Centrumet har beslutat att under år 2000 installera ELS-programvaran för inventarieförvaltning i utbyte mot det gamla RAI-systemet. På grund av förseningar när det gäller leverans och installation kunde inte ELS-systemet tas i drift under budgetåret 2000. Därför bokförde och avstämde centrumet all egendom som förvärvats under år 2000 i det gamla RAI-systemet vid budgetårets slut.

14. Medlemsstatens bekräftelse på samfinansiering (bilaga 2 i Reitox-avtalet) har undertecknats av en bemyndigad företrädare för denna medlemsstat. I de flesta fall rör det sig om företrädaren för medlemsstaten i ECNN:s styrelse.

15. Allmänt sett delar centrumet revisionsrättens åsikt vad gäller införlivande av Europeiska unionens allmänna budgetförordnings föreskrifter i den egna budgetförordningen och att inkludera de senaste ändringarna rörande bokföring av moms.

Med beaktande av de förfaranden för återbetalning av moms som gäller enligt skattemyndigheterna i landet där sätet är beläget, undersöker centrumet emellertid fördelar och nackdelar med ett sådant införlivande innan definitiv ställning tas.

16 och 17. Centrumet bekräftar revisionsrättens iakttagelser.

18. Samtliga anställda vid centrumet bedöms systematiskt i slutet av provtjänstgöringen. Centrumet har infört ett förfarande för att upprätta regelmässiga bedömningsrapporter i syfte att kontinuerligt göra bedömningar av alla anställda vid centrumet. Detta bedömningssystem tillämpades på hela personalen under år 2000.

19 och 20. Centrumet har noterat revisionsrättens kommentarer och kommer i fortsättningen att för varje tjänst inkludera en arbetsbeskrivning i personalakten för den anställde som innehar tjänsten ifråga.

21. Centrumet har noterat revisionsrätten anmärkningar om att vissa akter är ofullständiga och har vidtagit erforderliga åtgärder för att komplettera dem.

22-31. Centrumet har vederbörligen noterat revisionsrättens analys av tjänsteförteckningen, men vill ändå understryka att den beskrivna situationen inte längre är aktuell till följd av beslutet om centrumets interna omorganisation som togs i mars 2001. Genom denna omorganisation kan personaladministrationen omdefinieras och personal som tidigare hade administrativa uppgifter kan tilldelas verksamhetsuppgifter. Omorganisationen medför också, mot bakgrund av möjligheten att i högre grad internalisera verksamheten, att de finansiella medel som tidigare var avsedda för finansiering av externa aktiviteter (undersökningar) under avdelning III kan omplaceras till avdelningarna I och II (personal och administration).

32-35. Centrumet har noterat revisionsrättens kommentarer.