BILAGA Regler för ersättning för kostnader som ådras av personer från utanför transportgemenskapens ständiga sekretariat som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten

Regler för ersättning för kostnader som ådras av personer från utanför transportgemenskapens ständiga sekretariat som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten fastställs i bilagan.

om antagande av regler för ersättning för kostnader som ådras av personer från utanför transportgemenskapens ständiga sekretariat som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten

(f)Urvalsförfaranden för tjänster som offentliggörs av transportgemenskapen (medlemmar i urvalspaneler).

(g)Urvalsförfaranden för tjänster som offentliggörs av transportgemenskapen (sökande).

1.2.I princip ska endast en företrädare per berättigad part (ministerium, tillsynsmyndighet, byrå, enhet etc.) ha rätt till ersättning. Direktören för transportgemenskapens ständiga sekretariat (ständiga sekretariatet) får avvika från denna regel genom motiverat beslut om det rör sig om gemensamma möten med flera kommittéer eller arbetsgrupper.

1.3.Endast kostnader för resor och logi ska ersättas. Inga dagtraktamenten ska betalas utöver detta.

2.Resekostnader

2.1.Alla inbjudna deltagare ska ha rätt till ersättning för sina resekostnader från den plats som anges i deras inbjudan (adressen till arbetsplatsen eller hemmet) till platsen för mötet genom att använda det lämpligaste transportmedlet med tanke på färdsträckan. Generellt ska resor på mindre än 400 km göras per tåg i andra klass (enkel resa, enligt officiellt avstånd per järnväg) och resor på 400 km eller mer ska göras per flyg i ekonomiklass.

2.2.Direktören för det ständiga sekretariatet ska försöka se till att mötena anordnas på ett sådant sätt att deltagarna kan utnyttja de mest ekonomiska resealternativen.

2.3.Resekostnaderna ska endast ersättas vid inlämning av styrkande originalhandlingar:

2.4.Om ingen luft- eller järnvägstransport är tillgänglig eller kostnadseffektiv, godkänns buss- eller bilresor.

2.5.Kostnaden för resa med privat fordon ska ersättas till ett belopp på 0,22 euro per km.

2.6.Taxiresor ska endast ersättas om ingen lokal transport finns tillgänglig.

2.7.Resekostnaderna ska ersättas upp till 700 euro.

3.Logi

3.1.Inbjudna deltagare som måste tillbringa en eller flera nätter på den plats där mötet hålls på grund av att mötestiderna inte går att kombinera med avresetider för flyg eller tåg ska ha rätt till ersättning för logi, upp till 120 euro per natt. Antalet nätter får inte överskrida antalet mötesdagar + 1.

3.2.I undantagsfall kan ersättning utgå för ytterligare en natt, efter förhandsgodkännande av det ständiga sekretariatets direktör, om en förlängd vistelse skulle ge den inbjudna experten möjlighet att minska sina transportkostnader med ett belopp som överstiger kostnaden för den extra övernattningen.

3.3.Endast kostnaderna för logi ska ersättas. Inga andra utgifter relaterade till hotellvistelsen ska ersättas (internet, telefon, kopiering, minibar, frukost som inte ingår i priset etc.).

4.Inköp av biljetter och logi

4.1.I princip ska inbjudna deltagare enligt artikel 1.1 a–e själva boka sina biljetter och sitt logi. Bokningarna ska göras så tidigt så möjligt så att billigast möjligast pris kan erhållas. Förskottsbetalningar för utgifter, inklusive bokning av resor och/eller logi som görs av transportgemenskapens ständiga sekretariat, ska begränsas till exceptionella fall och omfattas av bestämmelserna i artikel 6.

4.2.För deltagare enligt definitionen i artikel 1.1 f och g ska det ständiga sekretariatet sköta rese- och logiarrangemangen.

5.Ersättningsförfarande