Genom denna rapport informeras Europaparlamentet och rådet, som en del av förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet, om de internrevisioner som utförts under 2020 av Europeiska kommissionens tjänst för internrevision vid kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan. Rapporten innehåller i) en sammanfattning av antalet och typen av internrevisioner som genomförts, ii) en sammanfattning av de rekommendationer som gjorts samt iii) de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer. Kommissionen överlämnar rapporten till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artiklarna 118.8 och 247 i budgetförordningen. Den bygger på en rapport som upprättats i enlighet med artikel 118.4 i budgetförordningen av kommissionens internrevisor om revisionsrapporter och rådgivande rapporter från internrevisionstjänsten som färdigställts under 2020.

Av dessa 285 oavslutade rekommendationer bedömdes fem vara absolut nödvändiga, 83 mycket viktiga och 76 var försenade (dvs. hade inte genomförts på det ursprungliga genomförandedatumet). Dessa försenade rekommendationer står för 7,5 % av de sammanlagt 1 010 (delvis) godtagna rekommendationerna. Av de 76 försenade rekommendationerna bedöms sex mycket viktiga rekommendationer mycket försenade (mycket försenade rekommendationer är rekommendationer som ännu inte har genomförts efter mer än sex månader jämfört med det ursprungliga genomförandedatumet). Dessa mycket viktiga och mycket försenade rekommendationer står för 0,6 % av det totala antalet absolut nödvändiga och mycket viktiga godtagna rekommendationerna under perioden 2016–2020 (jämfört med 0,3 % under den föregående rapporteringsperioden).

Under 2020 godtog revisionsobjekten samtliga 185 rekommendationer från internrevisionstjänsten. I samtliga fall utarbetade revisionsobjekten åtgärdsplaner som de lämnade in till internrevisionstjänsten, som i sin tur bedömde att planerna var tillfredsställande.

Utanordnarna måste inrätta lämpliga och effektiva strategier och verksamheter för tillsyn och övervakning av de delegerade enheternas effektiva genomförande av programmen och skyddet av EU:s budget, och för att skyndsamt ta itu med alla potentiella svårigheter som identifieras. Under tidigare år har internrevisionstjänsten utfört flera revisioner av de tillsynsarrangemang som generaldirektoraten och avdelningarna har för att övervaka tredje parter som genomför program (och/eller politiska åtgärder). Den identifierade ofta brister i fråga om tillsynsstrategiernas effektivitet. I sitt övergripande yttrande om den ekonomiska förvaltningen formulerade internrevisionstjänsten ett sakförhållande under sex år i rad (2015–2020) om tillsynsstrategierna för tredje parters genomförandepolicyer. Under 2020 var tre revisioner inriktade på EU-bidrag som genomfördes via indirekt förvaltning.

Kommissionens digitala strategi kompletterar dess data-, informations- och kunskapshanteringsstrategi. I den digitala strategin anges en vision för en digitalt omvandlad, användarcentrerad och datadriven administration. En av de faktorer som möjliggör denna omvandling är molntjänster. Syftet med offentliga molntjänster är att uppnå fördelar som business agility, användarvänlighet, tillgänglighet till data, kostnadsbesparingar och hållbarhet. Lämpligt dataskydd bör dock också vara en central fråga i samband med antagandet av it-lösningar i molnet. Under revisionen av förvaltningen av offentliga molntjänster bekräftade internrevisionstjänsten att ansträngningar hade gjorts under senare år för att utveckla en vision för molnbaserade lösningar för it-infrastruktur. Samtidigt som man välkomnar de åtgärder som redan har vidtagits av kommissionen för att inrätta lämpliga arrangemang för användningen av molntjänster för offentlig infrastruktur som en tjänst och offentliga plattformar som en tjänst drog internrevisionstjänsten slutsatsen att styrningen av och säkerheten hos dessa säkerhetstjänster för molnet behöver förbättras ordentligt för att säkerställa att de uppnår målen samtidigt som riskexponeringen minskas.

I likhet med tidigare versioner är det övergripande yttrandet för 2020 kvalificerat beträffande de reservationer som gjorts i de delegerade utanordnarnas revisionsförklaringar. Som underlag för sitt yttrande har internrevisionstjänsten beaktat den kombinerade effekten av 1) de belopp som bedöms vara utsatta för risker enligt redovisningen i de årliga verksamhetsrapporterna, 2) korrigeringsförmågan enligt tidigare finansiella korrigeringar och återvinningar, samt 3) uppskattningar av framtida korrigeringar och riskbelopp vid stängning. Med tanke på storleken av tidigare finansiella korrigeringar och återvinningar och under förutsättning att korrigeringarna under de kommande åren kommer att ligga på en jämförbar nivå har EU:s budget ett lämpligt skydd som helhet (inte nödvändigtvis enskilda politikområden) och över tid (ibland flera år i efterhand).

Internrevisionstjänsten utfärdade begränsade slutsatser om den interna kontrollen till varje generaldirektorat och avdelning i februari 2021. Dessa begränsade slutsatser bidrog till de berörda generaldirektoratens och avdelningarnas årliga verksamhetsrapporter för 2020. De baseras på det revisionsarbete som utförts under de tre senaste åren och omfattar alla öppna rekommendationer som utfärdats av internrevisionstjänsten och de tidigare internrevisionsenheterna (i den mån de övertagits av internrevisionstjänsten). Internrevisionstjänstens slutsatser om den interna kontrollen är begränsade till de förvaltnings- och kontrollsystem som var föremål för revision och omfattar inte system som inte har granskats av internrevisionstjänsten under de tre senaste åren.

Under 2019 inledde internrevisionstjänsten en rad begränsade granskningar vid sex generaldirektorat och avdelningar för att bedöma genomförandet av kommissionens nya ramverk för intern kontroll. Under 2020 fortsatte detta initiativ med tre ytterligare begränsade granskningar av samma ämne, där man fokuserade på bedömningsprocessen, inte på själva systemet för intern kontroll. De i allmänhet tillfredsställande resultat som konstaterades 2019 bekräftades 2020, och bara en mycket viktig rekommendation utfärdades. Dessa bekräftar att kommissionens bedömningsprocesser för systemen för intern kontroll inte är ett högriskområde.

Under de senaste åren har internrevisionstjänsten utfört flera revisioner av hanteringsprocesserna för personalresurser vid flera generaldirektorat och avdelningar. De problem som konstaterats under tidigare år identifierades även detta år vid en revison avseende personalresurserna vid Eurostat. Internrevisionstjänsten identifierade brister i den strategiska hanteringen av personalresurser, planeringen av personalresurser och övervakningen och rapporteringen med avseende på personalresurser. Den rekommenderade Eurostat att vidta riktade åtgärder inom dessa områden.

·Genomförandet av budgeten i enlighet med den tillämpliga rättsliga ramen, till följd av ändrade och nya regler, brådskande förfaranden, användningen av undantagsåtgärder, svåra förhållanden och/eller begränsad tillgång till finansiella och mänskliga resurser.

·Den utsträckning i vilken nödvändiga kontroller, vare sig det rör sig om kommissionen, medlemsstaterna, tredjeländer, genomförandepartner och/eller stödmottagare, kan genomföras som planerat på grund av logistiska begränsningar, såsom fullständig och snabb tillgång till information och dokumentation, problem med att genomföra uppdrag/kontroller på plats samt möjligheterna för genomförandepartner och stödmottagare att fortsätta sin normala verksamhet.

·Eventuell inverkan på kommissionens nuvarande och framtida kapacitet att göra korrigeringar på grund av den mycket utmanande ekonomiska situation som måste hanteras på EU-nivå och nationell nivå, bland annat risken för att slutmottagare går i konkurs, vilket kan innebära att det blir svårt att återvinna felaktiga belopp.

De garantier som ges för den ekonomiska förvaltningen av EU:s budget är fleråriga och är beroende av hur effektiva de motsvarande kontrollstrategierna är på olika nivåer. De baseras på riskbedömningar av de specifika programmen och de motsvarande budgettransaktionerna, för- och efterhandskontroller av utgifter, tillsynsstrategier för tredje parter som genomför politiska åtgärder och program samt genomförandet av korrigerande åtgärder för att skydda EU:s budget. IAS medger att till och med före sommaren 2020 började kommissionens avdelningar bedöma riskerna till följd av covid-19-pandemin och med koppling till genomförandet av EU-budgeten, både i fråga om efterlevnad och resultat, och antog begränsningsåtgärder.

För att säkerställa att budgeten skyddas på vederbörligt sätt över tid inför dessa helt nya utmaningar betonar internrevisionstjänsten att kommissionens generaldirektorat och avdelningar bör fortsätta att i) vederbörligen bedöma de risker som covid-19-pandemin orsakar för den ekonomiska förvaltningen när det gäller garantier, efterlevnad av den rättsliga ramen, de fleråriga systemens korrigerande kapacitet samt resultat, och ii) fastställa och genomföra lämpliga begränsande åtgärder, exempelvis genom att justera eller omdefiniera sina kontrollstrategier. Dessutom bör kommissionens generaldirektorat utforma och genomföra lämpliga strategier för ekonomisk förvaltning, revision och kontroll för insatserna till stöd för återhämtningen inom ramen för Next Generation EU, i synnerhet när det gäller faciliteten för återhämtning och resiliens.

2.Tillsynsstrategier för tredje parter som genomför politiska åtgärder och program.

Även om kommissionen fortfarande har det övergripande ansvaret för att säkerställa utgifternas laglighet och korrekthet och en sund ekonomisk förvaltning (och även uppfyllandet av de politiska målen) förlitar den sig i allt högre grad på tredje parter för genomförandet av dess program. Detta görs först och främst genom en delegering av genomförandet av EU:s driftsbudget eller vissa uppgifter till tredjeländer, internationella organisationer eller internationella finansinstitut, nationella myndigheter och nationella organ i medlemsstaterna, gemensamma företag, organ utanför EU och EU:s decentraliserade byråer. Inom vissa politikområden används dessutom alternativa finansieringsmekanismer, såsom finansieringsinstrument, i större utsträckning. Detta medför särskilda utmaningar och risker för kommissionen, vilket även betonas av Europeiska revisionsrätten.

För att uppfylla sina övergripande skyldigheter måste generaldirektoraten övervaka genomförandet av programmen och de politiska åtgärderna och ge vägledning och stöd när det behövs. Generaldirektoraten måste därför definiera och genomföra lämpliga, effektiva och ändamålsenliga verksamheter för tillsyn/övervakning/rapportering för att säkerställa att de delegerade enheterna och övriga partner genomför programmen på ett effektivt sätt, skyddar EU:s ekonomiska intressen på ett lämpligt sätt, uppfyller delegeringsavtalen i förekommande fall och tar itu med eventuella problem som identifieras så fort som möjligt.

Internrevisionstjänsten fortsatte i ett antal revisioner 2020 att rekommendera att de berörda generaldirektoratens kontrollstrategier och tillsynsarrangemang bör ange tydligare prioriteringar och behovet av att säkerställa en sund ekonomisk förvaltning vid dessa organ inom och utanför EU. Även om både de centrala avdelningarna och generaldirektoratens berörda avdelningar under de senaste åren har vidtagit åtgärder för att begränsa de risker som identifierats under revisionsarbetet krävs det fortfarande ytterligare förbättringar inom vissa områden och i synnerhet när det gäller pelarbedömningen inom ramen för indirekt förvaltning.

Kommissionens generaldirektorat bör därför fortsätta sitt arbete med att identifiera och bedöma de risker som hör ihop med delegeringen av uppgifter till tredje parter och bedriva en ändamålsenlig och effektiv tillsyn genom att vidareutveckla relevanta kontrollstrategier. Uppfyllelsen av förhandsvillkoren för att låta tredje parter förvalta EU-medel bör uppmärksammas särskilt. Detta är inte bara relevant för de verksamheter som har delegerats enligt den gällande fleråriga budgetramen 2014–2020, utan är ännu viktigare med tanke på den ökade användningen av aktie-, garanti- och riskdelningsinstrument under den fleråriga budgetramen 2021–2027.

Internrevisionstjänsten kommer att övervaka utvecklingen av covid-19-krisens effekter och beroendet av tredje parter för genomförandet av program för de fleråriga budgetramarna för 2014–2020 och 2021–2027, de politiska prioriteringarna och kommissionens ekonomiska förvaltning. Detta kommer att göras som ett led i internrevisionstjänstens uppdateringar av de regelbundna (strategiska) riskbedömningarna och de resulterande revisionsplanerna.

5.Samråd med kommissionens instans för finansiella oriktigheter

Inga systematiska problem rapporterades 2020 av den panel som inrättats enligt artikel 143 i budgetförordningen, i de fall den avger det yttrande som avses i artikel 93 i budgetförordningen.

6.Mildrande åtgärder vad gäller potentiella intressekonflikter (internationella internrevisionsstandarder) – undersökning av Europeiska ombudsmannen

Internrevisionstjänstens nuvarande generaldirektör, kommissionens internrevisor Manfred Kraff, tillträdde sin tjänst den 1 mars 2017. Han var tidigare vice generaldirektör och räkenskapsförare för kommissionen vid kommissionens generaldirektorat för budget.

I enlighet med internationella revisionsstandarder utfärdade Manfred Kraff den 7 mars 2017, efter att ha utsetts till generaldirektör och internrevisor, instruktioner för vilka arrangemang som skulle införas för att mildra och/eller undvika alla potentiella eller upplevda intressekonflikter vad gäller internrevisionstjänstens revisionsarbete och hans tidigare ansvarsområden. Dessa arrangemang förlängdes under 2018 (till den 1 mars 2019), 2019 (till den 1 mars 2020), 2020 (till den 1 mars 2021) och 2021 (till den 1 mars 2022) genom instruktionsmeddelanden till all personal vid internrevisionstjänsten från Manfred Kraff den 1 mars 2018, 1 mars 2019, 2 mars 2020 och 23 februari 2021. Enligt dessa arrangemang ska Manfred Kraff inte vara inblandad i revisionsarbetet i samband med den verksamhet som han var ansvarig för innan han tillträdde sin tjänst vid internrevisionstjänsten. Det blev Jeff Mason, tidigare tillförordnad generaldirektör för internrevisionstjänsten (från september 2016 till februari 2017) och numera direktör vid internrevisionstjänsten (direktorat B, Audit in Commission, Executive Agencies, EU Agencies and other autonomous bodies II) som fick/kommer att få ansvar för tillsynen av revisionsarbetet i sådana fall. Arrangemangen innebar även att kommittén för revisionsuppföljning skulle informeras om dessa instruktioner och genomförandet av dessa och att Jeff Mason skulle vända sig till kommittén för revisionsuppföljning för bedömning av alla situationer som kan tolkas som att Manfred Kraffs oberoende eller objektivitet påverkas. I sådana fall ska Manfred Kraff avstå från tillsynen av revisionsarbetet i fråga.

Arrangemangen diskuterades med kommittén för revisionsuppföljning vid dess möte i mars 2018. Kommittén för revisionsuppföljning ansåg att man genom de åtgärder som internrevisionstjänsten fastställt bemöter risken för intressekonflikt på lämpligt sätt, i linje med internationella standarder och bästa praxis. Kommittén noterade även att arrangemangen för att säkerställa organisatoriskt oberoende hade genomförts på ett tillfredsställande sätt i praktiken vid relevanta revisioner. Kommittén granskade det faktiska genomförandet av dessa arrangemang under 2018 vid sina möten i januari 2019 (beredningsgrupp), mars 2019, mars 2020 och januari 2021 (beredningsgrupp). Kommittén konstaterade åter med tillfredsställelse att arrangemangen hade genomförts i praktiken vid ett antal revisioner och ansåg att detta var ledande praxis inom internrevisorsyrket.

Under utfrågningarna i samband med beviljandet av ansvarsfrihet för rapporteringsåret under perioden 2018–2020 lade Manfred Kraff fram de gällande arrangemangen för Europaparlamentets budgetkontrollutskott. Dessa arrangemang offentliggjordes även i internrevisionstjänstens årliga verksamhetsrapporter för 2017, 2018 och 2019 och i kommissionens årsrapport om internrevisioner från september 2018, juni 2019 och juni 2020.

Europeiska ombudsmannen skickade ett brev till Europeiska kommissionen den 4 december 2017 och informerade om att, efter att ett klagomål inkommit från allmänheten, en undersökning skulle inledas för att bedöma lämpligheten för de åtgärder som kommissionen vidtagit för att förebygga alla intressekonflikter (eller upplevda intressekonflikter) vad gäller utnämningen av internrevisionstjänstens nya generaldirektör. Internrevisionstjänsten och kommissionens centrala avdelningar besvarade de frågor som ställdes av ombudsmannen och lämnade alla relevanta styrkande handlingar och uppgifter som begärts.

Ombudsmannen avslutade undersökningen den 23 juli 2019 och drog slutsatsen att i) kommissionen hade vidtagit lämpliga åtgärder för att undvika potentiella intressekonflikter och garantera internrevisorns objektivitet, och ii) att kommissionen inte hade gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden när den utnämnde generaldirektören för sin internrevisionstjänst.