RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET om utvärderingen av programmet för särskilda åtgärder och insatser i syfte att förbättra tillträdet till Japan för varor och gränsöverskridande tjänster från Europeiska unionen

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

INLEDNING

1. ÖVERSIKT ÖVER JAPANPROGRAMMEN

2. CHEFSUTBILDNINGSPROGRAMMET I JAPAN

2.1. Resultaten av de kontroll- och övervakningsinsatser som finansierats

2.2. Avtalsförpliktelser och principer för en förnuftig och effektiv förvaltning

2.3. Kostnads-effektanalys

3. PORTEN TILL JAPAN-KAMPANJEN

3.1. Resultaten av de kontroll- och övervakningsinsatser som finansierats

3.2. Avtalsförpliktelser och principer för en förnuftig och effektiv förvaltning

3.3. Kostnads-effektanalys

4. SÄRSKILDA PROJEKT

5. SLUTSATSER

INLEDNING

Denna rapport läggs fram för Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel 3.1 i rådets förordning (EG) nr 1035/1999 om kommissionens genomförande av ett program för särskilda åtgärder och insatser i syfte att förbättra tillträdet till Japan för varor och gränsöverskridande tjänster från Europeiska unionen [1] (nedan kallad "Japanförordningen"). I artikel 3.1 fastställs följande: "Kommissionen skall senast den 1 september 2000 för Europaparlamentet och rådet lägga fram en utvärderande rapport som inbegriper resultaten av de kontroll- och övervakningsinsatser som finansieras. Denna rapport skall också beakta avtalsförpliktelser och principerna för en sund och effektiv förvaltning. Den skall innehålla resultaten av en kostnads-/nyttoanalys."

[1] Rådets förordning (EG) nr 1035/1999 av den 11 maj 1999, EGT L 127, 21.5.1999, s. 1.

Efter antagandet av Japanförordningen i maj 1999 och tilldelningen av åtagandebemyndiganden till budgetposten för Japan (B7-851) i juli samma år inledde kommissionen de nödvändiga förfarandena för att välja ut två oberoende externa entreprenörer till utvärderingen av de två huvudprogram som omfattas av förordningen: chefsutbildningsprogrammet i Japan- ETP-programmet (The Executive Training Programme in Japan) och EU:s kampanj för främjande av export till Japan - Porten till Japan-kampanjen (EU Gateway to Japan). Kontrakten för utvärdering av dessa program undertecknades hösten 1999 respektive vintern 2000. De slutliga utvärderingsrapporterna lades fram för kommissionen i juli respektive augusti 2000. De två utvärderingsrapporterna skickades därefter till medlemmarna i den rådgivande kommitté bestående av företrädare för medlemsstaterna som bistår kommissionen vid genomförandet av den verksamhet som omfattas av Japanförordningen.

Rapporten innehåller de viktigaste slutsatserna och resultaten från de slutliga rapporterna, i den utsträckning som de var relevanta för utvärderingsrapporten enligt bestämmelserna i artikel 3.1 i Japanförordningen. En sammanfattning och kommentarer till utvärderingsrapporterna (endast på engelska) bifogas rapporten.

Denna rapport och de två utvärderingsrapporterna kommer att offentliggöras på webbplatsen för Generaldirektoratet för yttre förbindelser.

1. ÖVERSIKT ÖVER JAPANPROGRAMMEN

Många anser att den japanska marknaden är mycket speciell och krävande och att EU-industrin har ännu svårare att få tillträde till den än till andra industriländers marknader. Språk- och kulturbarriärer, komplexa distributionsstrukturer och invecklade regler är några av de utmaningar som EU-företag står inför när de försöker att bryta in på denna stora och viktiga marknad. I syfte att hjälpa näringslivet i EU att överbrygga dessa svårigheter under de tidiga skedena i företagens marknadsförings- och investeringssatsningar har kommissionen utformat och infört Japanprogrammen som kompletterar och ger ett mervärde till medlemsstaternas satsningar på den japanska marknaden. Japanprogrammen består av tre pelare: Chefsutbildningsprogrammet i Japan (ETP), Porten till Japan-kampanjen (GTJ) och ordningen med särskilda projekt. Vid genomförandet av Japanprogrammen biträds kommissionen av en rådgivande kommitté som består av företrädare för medlemsstaterna.

ETP Japan är ett 18-månaders program som består av en 12-månaders intensivkurs i japanska på heltid i Tokyo följt av 6 månaders praktiktjänstgöring i japanska företag. Under dessa 18 månader organiseras även ett program med föredrag och seminarier om att göra affärer i Japan samt ett program med besök vid japanska institutioner och industrier. Målet med programmet är att bygga upp en pool av europeiska chefer med de färdigheter inom språk, kultur och affärsliv som krävs för att nå framgång i den japanska företagsmiljön. Sedan programmet inleddes 1979 har mer än 700 chefer uppnått den kompetens de behöver för att på ett effektivt sätt kunna hjälpa sina organisationer att få tillträde till den japanska marknaden.

Porten till Japan-kampanjen (GTJ-programmet) är en integrerad kampanj för exportfrämjande som har som mål att hjälpa europeiska små och medelstora företag att lansera sina produkter på den japanska marknaden. Programmet innebär att EU-företag rekryteras, förbereds och sedan deltar i mässor, handelsuppdrag och annan marknadsföringsverksamhet i Japan. Programmet genomförs i nära samarbete med medlemsstaterna som genom sina representationer i Japan erbjuder deltagarna kommersiella tjänster (marknadsundersökningar, program för företagssammanträden, tolkning osv.). Efter en försökskampanj mellan 1990 och 1993 anordnades den första GTJ-kampanjen mellan 1994 och 1996. Den nuvarande (andra) GTJ-kampanjen löper från 1997 till slutet av 2000. Den täcker 10 olika industrisektorer och kommer att föra över 900 företag till Japan i samband med de 34 evenemang som anordnas under denna period.

Som ett ytterligare komplement till dessa program ger kommissionen från fall till fall ett ekonomiskt stöd till europeiska organisationer som genomför åtgärder inom de områden som beskrivs i artikel 2.2 i Japanförordningen. De åtgärder som kommissionen kommer att samfinansiera väljs normalt sett ut genom en förslagsinfordran som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Ett av huvudkriterierna för att ett projekt skall väljas ut är att minst fem medlemsstater kommer att delta i projektet. Innan Japanförordningen antogs erbjöds samfinansiering med mellan 10 % och 50 % av projektkostnaderna. I år (2000) samfinanserierar kommissionen högst 35 % av projektkostnaderna. Ytterligare bidrag kommer vanligtvis från deltagaravgifter, arrangörer eller nationella främjande organ. Eftersom ordningen är bidragsbaserad förvaltas projekten av förmånstagaren som avlägger rapport till kommissionen om verksamhetsresultaten och hur de allmänna medlen har använts.

2. CHEFSUTBILDNINGSPROGRAMMET I JAPAN

Syftet med den oberoende utvärdering av ETP-programmet som kommissionen gav företaget The Evaluation Partnership i uppdrag att utföra var att klargöra programmets effektivitet och relevans på grundval av en analys av alla avslutade ETP-program (ETP 1 till 18). Företaget ombads att ge rekommendationer utifrån utvärderingsresultaten om hur programmets uppläggning, längd, villkor och innehåll kunde förbättras. Denna rapport stödjer sig på slutsatserna av utvärderingen vilka samman fattas i kapitel 9 i ETP-utvärderingsrapporten.

2.1. Resultaten av de kontroll- och övervakningsinsatser som finansierats

Utvärderarnas viktigaste slutsats är att ETP-programmet är ett mycket effektivt strategiskt instrument som värderas högt av deltagarna och som även i fortsättningen kommer att vara relevant när det gäller de problem som företag stöter på när de försöker bygga upp eller utveckla sina handelsförbindelser med Japan. Det är också ett effektivt program men det finns utrymme för förbättringar.

Deltagarna i ETP-programmet är i allmänhet mycket positivt inställda till det. Så gott som alla (99 %) är nöjda med programmet. 73 % beskriver det som "mycket värdefullt" och 26 % som "nyttigt". Sponsorföretag och nuvarande arbetsgivare är också mycket positiva i sina bedömningar. 97 % var nöjda, varav 62 % ansåg ETP vara "mycket värdefullt" och 34 % "nyttigt".

När det gäller effektiviteten kom utvärderarna fram till att ETP är ett mycket effektivt program eftersom målsättningarna uppfylls, dvs. att bygga upp en pool av EU-chefer som har de specifika språkliga, kulturella och affärsmässiga färdigheter som krävs för att verka i Japan och för att kunna bistå sina organisationer när de vill slå sig in på den japanska marknaden. ETP anses vara ett heltäckande verktyg för personalutveckling och de enskilda delarna i programmet håller hög kvalitet. Programmet medför även ett högt mervärde eftersom det genomförs på Europanivå.

Deltagarna i ETP-programmet är mycket positiva till de färdigheter och kunskaper som de har förvärvat genom programmet. 96 % av deltagarna anser att ETP har gjort dem bekanta vid japanska affärsmetoder och marknadskrav. 88 % av deltagarna ser sig själva i en ställning där de kan hjälpa till att utveckla sina företags expertis i Japan och 98 % tycker att de nu kan hjälpa sina företag att förstå Japan. 87 % av deltagarna känner sig trygga med att arbeta i den japanska kulturen.

Det finns belägg för att ETP-programmet har stor inverkan på deltagarnas yrkesverksamma och personliga liv. Detta framgår av det faktum att en stor del av deltagarna stannar kvar i Japan och arbetar för sina företag under en längre tid efter att de har avslutat ETP-programmet. I genomsnitt tillbringar en deltagare 41 % av sitt liv i Japan efter ETP, och deltagare har i genomsnitt arbetat med den japanska marknaden i 61 % av sina liv efter programmet. Detta är betydande resultat, särskilt med tanke på att ETP inleddes för 20 år sedan.

Sponsorföretag och senare arbetsgivare anser att ETP-programmet har haft en positiv inverkan på företagets prestationer. Företag anser att programdeltagarna har givit organisationen en hög kompetensnivå i det japanska språket (90 %) och stor säkerhet när det gäller att handskas med japanska seder och bruk (94 %). Utvärderarna uppgav i sin rapport att det finns säkra bevis för att företag som har anställt personer som deltagit i ett ETP-program, särskilt i de tidiga programmen, har förbättrat sitt marknadstillträde avsevärt. 95 % av deltagarna anser att de efter avslutat ETP-program kan göra affärer med Japan på ett effektivare sätt och omkring två tredjedelar av sponsorerna och arbetsgivarna är positiva till ETP:s roll när det gäller att utveckla företagets närvaro i Japan och att förbättra tillträdet för deras varor och tjänster till Japan.

Programmets relevans var en annan viktig fråga som undersöktes. I synnerhet undersöktes hur relevanta programmets målsättningar är för de gemenskapsföretag som vill övervinna svårigheterna med att bygga upp handelsförbindelser i Japan. Resultaten av undersökningen visar att ETP fortsätter att vara ett lämpligt instrument för personalutveckling i de EU-företag som vill skapa nya affärsmöjligheter i Japan. Programmet bidrar till att de praktiska handels- och investeringshindren kan övervinnas genom att deltagarna fördjupar sig i svårigheterna när det gäller språk, företagspraxis och kultur i Japan. Programmet bidrar fortsatt till att förbättra handelsförbindelserna mellan EU och Japan. Dessutom bekräftar resultatet av utvärderingen att ETP-programmet har ett brett stöd i det japanska och det europeiska näringslivet och att programmets unika ställning som strategiskt instrument gör det till en värdefull tillgång för de viktigaste målgrupperna.

Utvärderarna kom fram till att grundlaget för ETP-programmet inte behöver anpassas så mycket för att passa in i den nuvarande och framtida situationen, särskilt inte som ett personalutvecklingsprogram som inriktas på företagschefer. Det står klart att både programmet och dess deltagare under årens lopp har lyckats anpassa sig till de ändrade (ekonomiska) förhållandena i Japan. Personer som deltagit i programmet har förmågan att fungera i den nya företagsmiljö som råder mellan EU och Japan. Programmet torde således vara av stor relevans framöver.

2.2. Avtalsförpliktelser och principer för en förnuftig och effektiv förvaltning

Utvärderarna rapporterade att ETP-programmet förvaltas på ett professionellt och effektivt sätt både i Bryssel och vid kommissionens delegation i Tokyo. Man uppgav särskilt att det fanns belägg för att de verksamhetsansvariga och de ekonomiansvariga tjänstemännen har skilda arbetsuppgifter, att viktiga kontrakt innehåller bestämmelser om delresultat och straffklausuler samt att åtgärder och kostnader är mycket synliga och lätt kan kontrolleras. När det gäller den löpande utvärderingen av programmet granskas det vart fjärde år och detta är den femte heltäckande utvärderingen. Dessutom har programmet ett inbyggt system för uppföljning och anpassning baserats på gensvar från deltagare och andra personer, vilket möjliggör en ständig förbättring av programmet. Utvärderarna kom fram till att det fanns tillräckligt med underlag för att anse att programmet genomförs på ett samvetsgrant sätt och i enlighet med principerna för en förnuftig och effektiv förvaltning.

2.3. Kostnads-effektanalys

Enligt utvärderarna tyder de insamlade uppgifterna om programkostnaderna på att verksamheten har genomförts inom den planerade och överenskomna budgeten och att enhetskostnaderna har hållits nere. De uttryckte sig positivt om programmets kostnadseffektivitet men menade även att det finns utrymme för en viss förbättring av programmets effektivitet. I detta sammanhang föreslogs att andelen rörliga kostnader skulle ökas, att deltagarnas kostnadsersättningar skulle omprövas och att flera av utbildningsprogrammen i Asien (t.ex. ETP Japan och ETP Korea) skulle förvaltas gemensamt i syfte att vinna stordriftsfördelar. Den sammanlagda personal- och administrationskostnaden stod för 5,3 % av programkostnaden. Detta ansågs vara i linje med kommissionens andra centrala ramprogram och enhetskostnaden för programgenomförandet ansågs vara rimlig.

3. PORTEN TILL JAPAN-KAMPANJEN

Kommissionen gav företaget Inparco Consult scrl i uppdrag att utföra en oberoende utvärdering efter halva tiden av Porten till Japan-kampanjen (GTJ-kampanjen). Målet med denna studie var att utvärdera kampanjens effektivitet och att ge förslag till förbättringar.

3.1. Resultaten av de kontroll- och övervakningsinsatser som finansierats

Den viktigaste slutsatsen i rapporten är att GTJ-kampanjen generellt sett har lyckats uppnå målsättningarna. Det sägs i rapporterna att programmet har varit ett stöd för företag i alla medlemsstaterna och gensvaret från företagen har varit positivt.

34 % av företagen har tagit emot beställningar efter att de deltagit i kampanjen. Sammanlagt gör 60 % av de utfrågade företagen affärer med Japan och mer än hälften av dem anser att det är tack vare deltagandet i kampanjen som dessa affärer kommit till stånd (på längre sikt är det troligt att dessa siffror kommer att öka, eftersom de flesta företag som för tillfället inte gör affärer med Japan fortsätter att förhandla med potentiella kunder i syfte att exportera inom den närmaste framtiden). Dessutom säger 26 % av företagen att de inte skulle ha åkt till Japan om det inte hade varit för GTJ-kampanjen.

15 % av företagen som deltagit i kampanjen har anställt mer personal till följd av att de deltagit, och varje euro som använts i samband med programmet har genererat 3,5 euro i ytterligare investeringar på grund av den ökade handeln.

Undersökningen visar att den allmänna uppfattningen är att "GTJ-kampanjen och dess tjänster tillgodoser målgruppens behov". Utvärderarna anser att det "så gott som överallt erkänns att den europeiska dimensionen och identiteten är mycket betydelsefull i Japan". GTJ-kampanjen verkar fungera förhållandevis väl tillsammans med liknande nationella program, framhåller de, och de nationella samordnarna har en bra bild över vilka program som passar bäst till en viss kund, vilket gör att programmen utnyttjas på bästa sätt. I detta avseende har medlemsstaternas handelskontor i Tokyo varit mycket uppskattade. Mer än 90 % svarade att de var nöjda eller mycket nöjda med de tjänster som tillhandahållits av de nationella handelskontoren.

Av utvärderingsrapporten framgår också att kampanjen haft positiva följdverkningar, t.ex. att den har inverkat positivt på handelsförbindelserna mellan EU och Japan i allmänhet och på den pågående avregleringsprocessen i synnerhet, att den bidragit till att höja EU:s synlighet i Japan och att nätverkssamarbetet mellan de europeiska deltagarna från olika medlemsstater har förbättrats.

3.2. Avtalsförpliktelser och principer för en förnuftig och effektiv förvaltning

Kampanjen kommer att överträffa det tidigare uppställda målet att föra 900 företag till Japan och utgifterna kommer att ligga långt under den överenskomna budgeten. Utvärderarna anser att övervakningen verkar vara tillfredsställande. Kommissionen erhåller regelbundet verksamhetsrapporter, finansieringsöversikter och rapporter med reaktioner från deltagarna. Informationen i dessa rapporter är nyttig och används för att löpande finjustera programmet när det behövs.

De ekonomiansvariga och de verksamhetsansvariga tjänstemännen har skilda arbetsuppgifter och kontrakten innehåller bestämmelser om mätbara mål och straffklausuler som träder i kraft om målen inte skulle uppnås. Utvärderarna framhåller att redovisningen är tydlig med klara avgränsningar mellan kostnaderna för de olika delarna av programmet, och att ansträngningar görs för att fortlöpande beräkna kostnaderna för åtgärderna.

Utvärderarna säger sammanfattningsvis att Porten till Japan-kampanjen är mycket välorganiserad i Japan och att deltagarna betraktar att anordnandet av evenemang som den mest värdefulla tjänsten inom kampanjen. Den centrala organisationen i Europa sägs också ha ett högt anseende på det administrativa planet och ge effektiv service till nationella kontaktpunkter och kommissionen.

3.3. Kostnad-effektanalys

Även om utvärderarna inte har kunnat jämföra GTJ-programmet med liknande nationella eller regionala program är de siffror avseende kampanjen som läggs fram uppmuntrande. Enligt utvärderarna har varje euro som använts i kampanjen hittills inneburit en ökad försäljning på 37 euro för företagen.

När det gäller den förväntade försäljningen har företagen i genomsnitt angivit att de förväntar sig en ökad försäljning på 820 000 euro som ett resultat av att de deltagit i kampanjen. Denna siffra är nästan 57 gånger högre än genomsnittskostnaden per deltagare i kampanjen, vilken beräknas till 14 327 euro. Utvärderarna ansåg därför att kampanjen har medfört en betydande avkastning både för företagen och för kampanjen i helhet.

Det har framförts vissa förslag på förbättringar, särskilt när det gäller att ta med sektorspecifikt expertkunnande i kampanjen och i fråga om företagens urvalsprocess. Kommissionen kommer att diskutera dessa förslag med medlemsstaterna om kampanjen fortsätter.

4. SÄRSKILDA PROJEKT

Med undantag av en endagskonferens om avreglering i Tokyo i december 1999 har ännu inga projekt samfinansierats inom ramen för ordningen med särskilda projekt sedan Japanförordningen antogs i maj 1999.

En förslagsinfordran offentliggjordes den 20 april 2000 i Europeiska gemenskapernas officiella tidning [2] och de projekt som antagits till följd av denna förslagsinfordran kommer förmodligen att påbörjas under hösten 2000. Det kan därför inte ges någon utvärdering av de särskilda projekten i denna rapport.

[2] EGT C 106, 20.4.2000, s. 6.

5. SLUTSATSER

Slutsatsen i denna rapport är att kommissionens program för särskilda åtgärder och insatser i syfte att förbättra EU-företagens marknadstillträde till Japan har uppfyllt målsättningarna och har genomförts på ett kostnadseffektivt sätt och i enlighet med principerna för en förnuftig och effektiv förvaltning.

Chefsutbildningsprogrammet i Japan, som inleddes 1979 och allmänt ses som ett "flaggskepp" bland kommissionens program, är fortfarande mycket uppskattat av förmånstagarna - de unga europeiska cheferna som deltar i programmet och deras sponsorföretag. Utvärderingen har visat att programmet är lika relevant för näringslivet i EU som det var för 20 år sedan. Denna slutsats stöds även av att EU-industrin fortfarande efterfrågar programmet. Programmets framgång och fortsatta relevans bekräftades av politiska ledare i EU och Japan vid det senaste toppmötet i juli 2000, där de anförde följande:

"Japan och EU ser fram emot att EU:s program för chefsutbildning i Japan snart har 20-årsjubileum och erkänner dess viktiga roll när det gäller att stärka de kulturella och förbindelserna och affärsförbindelserna mellan Japan och EU. Länderna uttrycker sitt starka stöd för att programmet skall fortsätta i framtiden." [3]

[3] Gemensamma slutsatser från toppmötet mellan Japan och EU, Tokyo 19 juli 2000.

Deltagarna i Porten till Japan-kampanjen är också mycket nöjda. Kampanjen har hjälpt mer än 900 europeiska företag, mest små och medelstora företag, att introducera sina företag och produkter på den japanska marknaden. Kampanjen har dessutom positivt bidragit till de förbättrade handelsförbindelserna mellan EU och Japan och har på ett mycket effektivt sätt främjat en positiv bild av EU-industrin och dess produkter i Japan. Det bör erinras om att de företag som deltar i kampanjen ser det europeiska "paraplyet", under vilket de introduceras till den japanska marknaden, som en bidragande faktor till deras framgångar.

Sammanfattningsvis anser kommissionen att de positiva resultaten från utvärderingen av Japanprogrammen ger goda skäl att fortsätta med dem. Även om situationen för marknadstillträde i Japan har förbättrats under senare år anser kommissionen att dessa program bör fortsätta åtminstone en tid efter det att Japanförordningens giltighetstid löper ut i december 2001. Ett förslag från kommissionen om bland annat förnyelse av den rättsliga grunden diskuteras för närvarande i Europaparlamentet och rådet [4]. Kommissionen är övertygad om att denna rapport kommer att bidra positivt till resultatet av dessa överläggningar.