Förslag RÅDETS BESLUT om den ståndpunkt som gemenskapen skall inta i AVS-EG-ambassadörskommittén beträffande stadgarna, arbetsordningen och budgetförordningen för Centrumet för företagsutveckling

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

I Cotonouavtalet från juni 2000 tillerkänns den privata sektorn en avgörande roll när det gäller att uppfylla de viktigaste målen i partnerskapsavtalet mellan EU och AVS-länderna, dvs. att minska och slutligen utrota fattigdomen, främja en hållbar utveckling och en gradvis integrering av AVS-länderna i världsekonomin.

Genom avtalet har ett centrum för företagsutveckling inrättats i syfte att tillhandahålla de viktigaste icke-finansiella tjänsterna till företag i AVS-länderna och stödja gemensamma initiativ som tas av företagare i AVS-länderna och EU. Ansvarsområdet för centrumet som inrättades 1977, och som i början i huvudsak var inriktat på industrialisering, har efter hand utvidgats till att omfatta även tjänstesektorn. Dess namn har därför ändrats från Centrumet för industriell utveckling till Centrumet för företagsutveckling.

Centrumet för företagsutveckling har till uppgift att hjälpa företag i AVS-länderna att bli mera konkurrenskraftiga och att underlätta och främja företagssamarbete och partnerskap mellan ekonomiska aktörer i AVS-länderna och EU. Det hjälper också till med att utveckla stödtjänster för företag, stöder investeringsfrämjande verksamhet och bidrar till att utveckla och överföra teknik, sakkunskap och bästa tillvägagångssätt när det gäller företagsledning. För genomförandet av dessa uppgifter har 90 miljoner euro anslagits för Centrumet för företagsutveckling inom ramen för den nionde Europeiska utvecklingsfonden (EUF), vilket motsvarar en ökning i förhållande till de 73 miljoner euro som anslogs inom ramen för den åttonde EUF.

I bilaga III till Cotonouavtalet fastställs att centrumets stadgar och arbetsordning liksom dess budgetförordning och tjänsteföreskrifter skall fastställas efter avtalets undertecknande. Denna process har tagit längre tid än vad som förväntades, vilket berott på interna svårigheter inom centrumet som saknat styrelse i mer än två år. Dessa problem är nu avklarade. En ny styrelse utsågs slutligen förra året och har nyligen hållit sitt första möte.

Budgetförordningen för den nionde EUF, som har betydelse för centrumets budgetförordning, har nyligen antagits. Tiden är nu inne för ett beslut av rådet, för vilket den rättsliga grunden är Cotonouavtalet, som trädde i kraft den 1 april 2003.

Medlemsstaterna uppmanas att granska det följande förslaget. De uppmanas också att anta följande beslut om den ståndpunkt som gemenskapen skall inta i AVS-EG-ambassadörskommittén beträffande stadgarna, arbetsordningen och budgetförordningen för Centrumet för företagsutveckling.

Förslag RÅDETS BESLUT om den ståndpunkt som gemenskapen skall inta i AVS-EG-ambassadörskommittén beträffande stadgarna, arbetsordningen och budgetförordningen för Centrumet för företagsutveckling

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 310 jämförd med artikel 300.2 andra stycket i detta,

med beaktande av kommissionens förslag, och

av följande skäl:

(1) I enlighet med partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, vilket undertecknades i Cotonou den 23 juni 2000 [1], särskilt bilaga III till detta, bör stadgarna, arbetsordningen och budgetförordningen för Centrumet för företagsutveckling, nedan kallat "centrumet", antas.

[1] EGT L 317, 15.12.2000, s. 3.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE:

Artikel 1

Gemenskapens ståndpunkt i AVS-EG-ambassadörskommittén beträffande centrumets stadgar och arbetsordning skall grundas på det utkast till beslut av AVS-EG-ambassadörskommittén som bifogas i bilaga 1.

Artikel 2

Gemenskapen skall inta följande ståndpunkt i AVS-EG-ambassadörskommittén beträffande budgetförordningen för centrumet skall baseras på det utkast till beslut av AVS-EG-ambassadörskommittén som bifogas i bilaga 2.

Utfärdat i Bryssel den

På rådets vägnar

Ordförande

Bilaga I

Utkast

BESLUT NR .../... AV AVS-EG-AMBASSADÖRSKOMMITTÉN

av den

om stadgar och arbetsordning för Centrumet för företagsutveckling

AVS-EG-AMBASSADÖRSKOMMITTÉN HAR FASTSTÄLLT FÖLJANDE STADGAR OCH ARBETSORDNING FÖR CENTRUMET FÖR FÖRETAGSUTVECKLING

med beaktande av partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou den 23 juni 2000 [2], nedan kallat "Cotonouavtalet", särskilt artikel 2.6 a i bilaga III till detta,

[2] EGT L 317, 15.12.2000, s. 3.

med beaktande av det interna avtalet av den 12 september 2000, undertecknat mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till partnerskapsavtalet mellan staterna i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou (Benin) den 23 juni 2000,

med beaktande av kommissionens förslag, som utarbetats i samarbete med Centrumet för företagsutveckling, nedan kallat "centrumet", och

av följande skäl:

(1) Enligt artikel 2.6 i bilaga III till Cotonouavtalet skall Ambassadörskommittén efter avtalets undertecknande fastställa stadgar och arbetsordning för centrumet, inbegripet dess tillsynsorgan.

(2) Enligt artikel 1 andra stycket i protokoll 2 om privilegier och immunitet som är bifogat Cotonouavtalet skall denna artikel gälla för centrumets personal.

(3) Det bör inrättas en styrelse som skall fungera som tillsynsorgan för centrumet enligt artikel 2.6 a i bilaga III till Cotonouavtalet.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Syfte

1. Centrumet skall i enlighet med bilaga III till avtalet vara ett tekniskt organ med företrädare från både AVS-länderna och EG. Det skall ha status som juridisk person och skall, i alla de stater som är parter i avtalet, ha de mest långtgående juridiska befogenheter som tillerkänns juridiska personer av samma slag.

2. Centrumets personal skall omfattas av de privilegier och lättnader och den immunitet som föreskrivs i protokoll 2 om privilegier och immunitet i förklaringarna VI och VII, vilka åtföljer som bilagor till avtalet.

3. Centrumet skall inte ha något vinstsyfte. Det skall ha sitt huvudkontor i Bryssel, men får även ha kontor i en AVS-stat.

Artikel 2

Mål

1. Centrumet skall bedriva sin verksamhet i enlighet med bestämmelserna och principerna i Cotonouavtalet. Det skall särskilt eftersträva att uppnå de mål som anges i artikel 2 i bilaga III till det avtalet.

2. Centrumet skall ge en utförlig beskrivning av dessa mål i ett strategiskt referensdokument.

Artikel 3

Institutionellt samarbete

1. De principer som reglerar centrumets samarbete med andra organ fastställs i artikel 2.5 i bilaga III till avtalet, i vilken följande anges: "Centrumets verksamhet skall grundas på principen om samordning, komplementaritet och mervärde i förhållande till utvecklingsinitiativ avseende den privata sektorn som tas av offentliga eller privata aktörer. Centrumet skall utöva selektivitet vid utförandet av sina uppgifter."

2. Centrumet kan av det berörda landet eller den berörda regionen uppmanas att delta i utarbetandet och genomförandet av nationella vägledande program och regionala vägledande program när dessa har anknytning till den privata sektorn.

3. Centrumet kan uppmanas att genomföra, förvalta eller delta i förvaltningen av specifika program som Europeiska gemenskapernas kommission inleder till förmån för AVS-länderna.

Artikel 4

Finansiering

1. Centrumet skall, enligt vad som närmare anges i finansprotokollet i bilaga I till avtalet, finansieras med medel från Europeiska utvecklingsfonden och med centrumets interna inkomster och andra medel enligt budgetförordningen för centrumet.

2. Kompletterande medel till centrumets budget får mottas från andra parter i syfte att genomföra centrumets mål enligt avtalet och den strategi som anges av centrumet.

3. Centrumet får inom ramen för sina mål förvalta medel för tredje parts räkning, som är avsedda för genomförandet av verksamhet som fastställs i avtalet och för vilka mottagarna är de som anges i bilaga III.

Artikel 5

Organen

Centrumets organ skall utgöras av Ambassadörskommittén och av centrumets styrelse och direktion.

Artikel 6

Direktion

1. Centrumet skall ledas av en direktör. Direktören skall bistås av en biträdande direktör, som skall vara underställd honom och ha operativa arbetsuppgifter.

Direktören och den biträdande direktören skall rekryteras på grundval av förvaltningsförmåga och yrkesskicklighet när det gäller att uppnå de mål och utföra de uppgifter som åligger centrumet enligt avtalet i allmänhet och artikel 2 i bilaga III i synnerhet.

2. Direktören och den biträdande direktören skall utses av AVS-EG-ambassadörskommittén (nedan kallad "kommittén") på grundval av ett förfarande och en profil för tjänsterna i fråga som skall godkännas i förväg av kommittén. Direktörens och den biträdande direktörens mandat skall sammanfalla med den femåriga giltighetsperioden för finansprotokollet för EUF. Direktören och den biträdande direktören skall utses för en sammanlagd period av högst fem år som inte kan förlängas. Principen om alternerande tjänstgöring skall tillämpas mellan medborgare i AVS-länderna och EU när det gäller tillsättningen av tjänsterna som direktör och biträdande direktör vid centrumet.

3. Kommitténs båda ordförande skall underteckna brevet avseende direktörens och den biträdande direktörens utnämning.

4. Direktören skall rapportera till centrumets styrelse.

5. Om det skulle visa sig nödvändigt kan styrelsen, efter att ha följt det relevanta förfarande som är tillämpligt när det gäller personalen, med ett vederbörligen motiverat förslag föreslå kommittén att direktören avsätts.

6. Om det skulle visa sig nödvändigt kan styrelsen, på förslag av direktören och efter att ha följt det relevanta förfarande som är tillämpligt när det gäller personalen, med ett vederbörligen motiverat förslag föreslå kommittén att den biträdande direktören avsätts. Styrelsen får inleda förfarandet för avsättning av den biträdande direktören även om direktören inte föreslagit detta.

Artikel 7

Direktörens ansvarsområden

1. Direktören skall vara centrumets rättsliga och institutionella företrädare och ansvara för genomförandet av centrumets mandat och verksamhet, såsom dessa definieras i avtalet och i bilaga III till detta.

2. Direktören skall ansvara för att följande dokument inges till styrelsen för godkännande:

- De årliga och fleråriga arbetsprogrammen.

- Centrumets årsbudget.

- Årsrapporterna.

- Dokument rörande organisationsstruktur, personalpolitik och organisationsplan.

3. Direktören skall ansvara för att de årliga boksluten inges till styrelsen för antagande och överlämnande till kommittén för slutgiltigt godkännande. Kommittén skall ansvara för att direktören beviljas ansvarsfrihet när det gäller genomförandet av den årliga budgeten.

4. Direktören skall fastställa arbetsordningen för centrumets operativa verksamhet och underrätta styrelsen om detta.

Artikel 8

Styrelsen

1. Styrelsen, ett tillsynsorgan som inrättats i enlighet med artikel 2.6 a och 2.7 i bilaga III till avtalet, skall bestå av sex medlemmar från den privata sektorn, varav tre är AVS-medborgare och tre medborgare i Europeiska gemenskapen.

De tre medlemmarna från respektive grupper skall vara företrädare för finansiella institut, arbetsgivarorganisationer och olika branschorganisationer.

De sex medlemmarna skall utses av kommittén i enlighet med de förfaranden som den skall inrätta för en period av högst fem år, och en översyn efter halva tiden skall göras.

2. En företrädare för Europeiska kommissionen, Europeiska unionens råds generalsekretariat, AVS-sekretariatet och Europeiska investeringsbanken får som observatörer bistå styrelsen i dess arbete.

3. Styrelsens medlemmar skall välja ordföranden och vice ordföranden för en period av högst fem år och i enlighet med de bestämmelser som fastställs i dess arbetsordning. Posten som ordförande skall tillfalla den part (AVS eller EG) som inte innehar posten som centrumets direktör.

4. Styrelsen skall fatta sina beslut med enkel majoritet bland de medlemmar som är närvarande eller företrädda i enlighet med bestämmelserna i dess arbetsordning. Varje styrelsemedlem skall ha en röst.

5. Vid lika röstetal skall ordförandens röst vara utslagsgivande.

6. Ett protokoll skall upprättas över arbetet vid varje möte; detta arbete skall vara konfidentiellt.

7. Medlemmarna i styrelsen får inte, inte ens efter det att de lämnat sitt uppdrag, lämna ut uppgifter som omfattas av tystnadsplikt. De får varken begära eller ta emot instruktioner från tredje part.

Styrelsen skall anta sin arbetsordning.

Artikel 9

Styrelsens medlemmar

1. Styrelsens medlemmar skall utses bland personer som har ett gott rykte och fördjupade kunskaper om de mål och frågor som rör utvecklingssamarbetet mellan AVS och EU liksom om de mekanismer och instrument som införts inom ramen för avtalet.

2. De skall ha dokumenterad erfarenhet från den privata företagssektorn. De skall i utövandet av sin verksamhet agera i enlighet med sina ansvarsbefogenheter och med centrumets mål.

3. De skall ha fördjupade kunskaper i engelska eller franska.

4. Utövandet av uppdraget som styrelsemedlem är inte förenligt med annan på centrumets vägnar arvoderad verksamhet.

Artikel 10

Styrelsens uppgifter

1. Styrelsen skall noga övervaka centrumets verksamhet. Den skall anordna upp till fyra ordinarie sammanträden per år. Den kan dessutom samlas varje gång som utförandet av dess uppgifter kräver detta, antingen på kommitténs eller ordförandens initiativ eller på begäran av direktören.

2. Centrumets direktör skall delta i styrelsens arbete som rådgivare. Centrumet skall tillhandahålla styrelsens sekretariat.

3. Styrelsen får uppmana andra styrelsemedlemmar och medlemmar av centrumets personal eller externa experter att yttra sig i specifika frågor.

4. Styrelsen skall ha till uppgift att

a) ge direktören råd och stöd när det gäller centrumets förvaltning och att sörja för att de regler och mål som fastställs av kommittén genomförs på bästa sätt,

b) på förslag av centrumets direktör

1. anta en övergripande strategi för centrumet som skall inges till kommittén för godkännande,

2. godkänna de årliga och fleråriga handlingsprogrammen,

3. godkänna organisationsstrukturen, personalpolitiken och organisationsplanen,

4. godkänna rekryteringen av ny personal och förnyelsen, förlängningen eller uppsägningen av kontrakt med redan anställda,

5. godkänna centrumets årsbudget,

6. godkänna det årliga bokslutet,

7. godkänna årsrapporterna och överlämna dem till kommittén så att den kan kontrollera att centrumets verksamhet är förenlig med de mål som det skall uppnå enligt avtalet och den godkända övergripande strategin,

c) i förekommande fall, rapportera till kommittén om alla viktiga frågor som uppkommit vid utövandet av dess verksamhet.

5. Styrelsen skall överlämna de årliga boksluten till kommittén för slutgiltigt godkännande. Kommittén skall ansvara för att direktören beviljas ansvarsfrihet för årsbudgeten.

6. Styrelsen skall vara ansvarig inför kommittén.

7. Styrelsen skall utse en auktoriserad revisionsfirma för varje budgetår. Revisionsfirman skall kontrollera att räkenskaperna har upprättats regelmässigt enligt internationella redovisningsnormer och att de ger en verklig och faktisk bild av centrumets ekonomiska situation. Den skall också yttra sig om centrumets ekonomiska förvaltning.

Artikel 11

Ambassadörskommittén

1. I artikel 2.6 i bilaga III till avtalet föreskrivs följande:

"Ambassadörskommittén skall fungera som tillsynsmyndighet för centret. Kommittén skall efter detta avtals undertecknande

(a) fastställa stadgar och arbetsordning för centret, inbegripet dess tillsynsorgan,

(b) fastställa arbetsordning, budgetförordning och tjänsteföreskrifter,

(c) utöva tillsyn över verksamheten hos centrets organ, samt

(d) fastställa regler för hur centrets budget skall genomföras och antas."

2. Kommittén skall godkänna centrumets övergripande strategi på grundval av ett förslag av styrelsen.

Artikel 12

Ikraftträdande

Stadgarna och arbetsordningen träder i kraft samma dag som de antas.

Utfärdat i Bryssel den

På AVS-EG-ambassadörskommitténs vägnar

Ordförande

BILAGA II

Förslag

BESLUT NR .../... AV AVS-EG-AMBASSADÖRSKOMMITTÉN

om budgetförordning för Centrumet för företagsutveckling

AVS-EG-AMBASSADÖRSKOMMITTÉN HAR ANTAGIT FÖLJANDE BUDGETFÖRORDNING FÖR CENTRUMET FÖR FÖRETAGSUTVECKLING

med beaktande av partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou den 23 juni 2000 [3], nedan kallat "Cotonouavtalet", särskilt artikel 2.6 i bilaga III till detta,

[3] EGT L 317, 15.12.2000, s. 3.

med beaktande av det interna avtal av den 12 september 2000, undertecknat mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till partnerskapsavtalet mellan staterna i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknats i Cotonou (Benin) den 23 juni 2000,

med beaktande av budgetförordningen för den nionde Europeiska utvecklingsfonden,

med beaktande av kommissionens förslag, som utarbetats i samarbete med Centrumet för företagsutveckling,

med beaktande av att Ambassadörskommittén efter undertecknandet av Cotonouavtalet bör fastställa budgetförordningen för Centrumet för företagsutveckling, nedan kallat "centrumet", och

av följande skäl:

(1) Ambassadörskommittén bör fastställa förfarandena för antagandet av centrumets budget.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

I. allmänna principer

Principerna om enhet, riktighet i budgeten, jämvikt och en enda beräkningsenhet

Artikel 1

1. Alla centrumets inkomster och utgifter skall tas upp i beräkningar som är baserade på ett kostnadsberäknat årligt arbetsprogram, vilket skall upprättas för varje budgetår och framgå av budgeten.

2. Budgetens inkomster och utgifter skall balansera varandra.

Artikel 2

Budgeten skall upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna skall redovisas i euro. För behov som avser förvaltning av likvida medel får dock räkenskapsföraren och, när det gäller förskottskonton, förskottsförvaltarna genomföra transaktioner i AVS-ländernas och EU-ländernas nationella valutor.

Artikel 3

1. Inkomsterna skall bestå av de bidrag som utbetalas av Europeiska utvecklingsfonden, det belopp som tas ut i form av skatter på löner och annan ersättning från centrumet samt diverse inkomster.

2. Inkomsterna kan också bestå av bidrag från andra givare till centrumets budget.

3. I enlighet med artikel 4 i centrumets stadgar och arbetsordning får centrumet också på tredje parts vägnar förvalta medel avsedda för genomförandet av den verksamhet som fastställs för centrumet i avtalet. De finansiella reglerna för förvaltningen av dessa medel fastställs i artikel 37 i denna budgetförordning.

Artikel 4

Utgiftsberäkningen skall omfatta driftsutgifter och utgifter för insatser. Det skall göras en klar åtskillnad mellan dem.

Principen om ettårighet

Artikel 5

1. Budgetåret skall inledas den 1 januari och avslutas den 31 december varje år.

2. De anslag som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår.

a) Anslag för vilka åtaganden gjorts i vederbörlig ordning under ett budgetår, men som inte betalats ut den 31 december det året, skall automatiskt överföras, dock till endast det närmast följande budgetåret. Anslag som överförts på detta sätt skall klart framgå av räkenskaperna för det aktuella året.

b) På vissa villkor som tillämpas på långsiktiga projekt får direktören godkänna att anslag överförs till det nästkommande året. Det skall framgå av räkenskaperna att sådana anslagsöverföringar har gjorts. Direktören skall dock underrätta styrelsen om sitt beslut vid dess nästa möte.

c) När vart och ett av finansprotokollen till avtalet löper ut skall alla anslag för vilka åtaganden gjorts, men som ännu inte betalats ut, automatiskt överföras till nästa finansprotokoll till avtalet. Anslag för vilka åtaganden gjorts, men som ännu inte betalats ut när avtalet löper ut skall överföras, men endast under övergångsperioden mellan detta avtal och nästa eller, i tillämpliga fall, under den tolv månader långa avvecklingsperioden.

d) I enlighet med de bestämmelser som gäller för upprättandet av budgeten skall åtaganden som förfaller vid utgången av ett budgetår göras disponibla igen för de efterföljande budgetarna.

3. Om den slutgiltiga budgeten för ett aktuellt år ännu inte föreligger vid början av det budgetåret skall direktören i syfte att sörja för kontinuitet i centrumets verksamhet bevilja åtaganden för och godkännande av utbetalning av månatliga kostnader för administration och drift i enlighet med de förfaranden som fastställs i denna förordning. Dessa månatliga utgifter får för det innevarande året emellertid inte överstiga en tolftedel av de motsvarande anslagen för varje artikel enligt vad som godkänts i budgeten för det föregående året.

Principen om en sund ekonomisk förvaltning

Artikel 6

1. Budgetanslagen skall användas i enlighet med principen om en sund ekonomisk förvaltning, dvs. enligt principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2. Principen om sparsamhet innebär att de resurser som centrumet skall använda för att genomföra sin verksamhet skall göras disponibla i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som krävs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.

Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.

Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.

3. Det skall fastställas specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbestämda mål för alla de verksamhetsområden som omfattas av budgeten. Med hjälp av resultatindikatorer för varje verksamhet skall det övervakas att dessa mål uppnås, och direktören skall lämna styrelsen upplysningar om detta. Dessa upplysningar skall lämnas årligen, senast i de dokument som åtföljer det preliminära budgetförslaget, och bör inges tillsammans med de dokument som överlämnas till kommissionen med en motivering av det årliga belopp som centrumet begär från EUF.

4. I syfte att förbättra beslutsförfarandet skall centrumet regelbundet göra förhands- och efterhandsutvärderingar av program eller verksamhet i enlighet med ett flerårigt utvärderingsprogram som skall fastställas tillsammans med kommissionen. Resultatet av utvärderingarna skall inkluderas i de dokument som överlämnas till kommissionen med en motivering av det årliga belopp som centrumet begär från EUF.

II. FASTSTÄLLANDET AV BUDGETEN

Artikel 7

1. Inom ramen för den samlade budget som avsatts för centrumet genom finansprotokollet, ökat med eventuella bidrag från andra givare och på grundval av de riktlinjer som fastställts i den av kommittén godkända strategin, skall direktören upprätta ett utkast till ett årligt arbetsprogram och en därtill hörande budget. Detta utkast skall överlämnas till styrelsen senast den 15 juli året före dess genomförande.

Det årliga arbetsprogrammet och den därtill hörande budgeten skall godkännas av styrelsen senast den 31 juli. Dokumentet skall överlämnas till Europeiska gemenskapernas kommission, som skall inleda de förfaranden som är tillämpliga i gemenskapen på det bidrag som sökts från Europeiska utvecklingsfonden, på grundval av det separata anslag som avsatts för detta ändamål.

2. Åtaganden om medel från budgeten kan göras först från och med den dag då den behöriga gemenskapsmyndigheten fattar beslut om finansiering av det sökta bidraget från Europeiska utvecklingsfonden. Centrumet skall underrättas om detta beslut.

3. Villkoren för bidraget från Europeiska utvecklingsfonden skall fastställas i en finansieringsöverenskommelse som skall undertecknas av centrumet och kommissionen gemensamt.

4. Budgeten skall innehålla lämpliga beräkningar av inkomster från andra givare.

Artikel 8

1. Datumen för utbetalning av bidraget från Europeiska utvecklingsfonden skall fastställas i den finansieringsöverenskommelse som anges i artikel 7.3. Bidraget från föregående budgetår som avser anslag vilka förfallit skall räknas av.

2. Budgeten skall delas in i avdelningar (budgetrubriker), kapitel, artiklar och punkter allt efter inkomstens eller utgiftens art eller syfte.

Artikel 9

Direktören skall vid behov inge ett utkast till en tilläggs- eller ändringsbudget, som skall granskas och godkännas i samma form och enligt samma förfaranden som den budget som innehöll de ursprungliga beräkningarna.

III. GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN

Artikel 10

1. Direktören skall genomföra budgeten på eget ansvar och inom ramarna för beviljade anslag. Han skall rapportera till styrelsen om förvaltningen av budgeten.

2. De beviljade anslagen får endast användas i enlighet med de principer och bestämmelser som fastställs i denna förordning, särskilt principen om en sund ekonomisk förvaltning enligt definitionen i artikel 6.

Artikel 11

1. Alla inkomster och utgifter skall medföra att en artikel i budgeten tillgodogörs eller belastas.

Åtagande eller godkännande av utgifter utöver beviljade anslag, eller utöver de anslag som överförts från tidigare budgetår, får inte medges för det berörda budgetåret.

2. Alla inkomster och utgifter skall tas upp som bruttobelopp i räkenskaperna utan att justeras mot varandra.

Trots denna bestämmelse skall följande avdrag göras från beviljade belopp:

a) Böter som förelagts en part i ett avtal.

b) Justering av ett felaktigt betalat belopp, vilket kan göras genom avdrag när en senare kontroll görs under samma kapitel, artikel och budgetår som den felaktiga betalningen.

c) Värdet av fordon, utrustning och anläggningar, som använts som dellikvid vid köp av ny utrustning av samma slag; nettoinköpspriset skall tas upp i räkenskaperna som anskaffningskostnader med tanke på inventarieförteckningen.

Likaledes trots denna bestämmelse får följande belopp återanvändas:

a) Återbetalning av belopp som felaktigt betalats.

b) Mottagna försäkringsersättningar.

c) Förtjänster från försäljning av fordon, utrustning och anläggningar som avyttrats när de bytts ut.

d) Förtjänster från försäljning av publikationer utgivna av Centrumet för företagsutveckling.

Artikel 12

1. Överföringar från en avdelning till en annan skall beslutas av direktören, utom i de fall överföringarna till eller från artiklar rör personalarvoden. Han skall underrätta styrelsen om sina beslut vid dess nästa möte.

Beslut om överföringar från en avdelning till en annan som rör artiklar om personalarvoden skall fattas av styrelsen på grundval av ett förslag från direktören.

2. Beslut om överföringar från ett kapitel till ett annat och mellan kapitel skall fattas av direktören, som skall underrätta styrelsen om detta.

Artikel 13

Centrumets inkomster skall sättas in på ett eller flera konton som öppnats i centrumets namn.

IV. FINANSIELL KONTROLL

Artikel 14

1. Den finansiella kontrollen skall bestå av en styrekonom och, vid behov, en eller flera biträdande styrekonomer, som alla måste ha erfarenhet av internationella organisationers budgetförordningar.

2. Styrekonomen skall i administrativt hänseende rapportera direkt till direktören och de biträdande styrekonomerna skall rapportera direkt till styrekonomen.

3. Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall utses av styrelsen. Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall omfattas av gällande tjänsteföreskrifter. Alla åtgärder som rör disciplinära åtgärder, avstängning från en tjänst, uppsägning eller rättsliga förfaranden skall emellertid godkännas av styrelsen på grundval av ett fullständigt underbyggt förslag från direktören.

4. Innan en åtgärd beviljas av en utanordnare skall de operativa och finansiella aspekterna granskas av den finansiella kontrollen.

Syftet med denna kontroll skall vara att undersöka om

a) utgiften är korrekt och i överensstämmelse med relevanta bestämmelser,

b) principen för en sund ekonomisk förvaltning enligt artikel 6 har tillämpats. Denna kontroll skall mynna ut i att ett godkännande beviljas eller nekas.

Den finansiella kontrollen skall neka att ge sitt godkännande om den anser att ovanstående villkor inte uppfylls. I samtliga fall i vilka den finansiella kontrollen nekar att ge sitt godkännande skall den lämna en skriftlig förklaring i vilken den anger skälen för detta och underrätta direktören.

Direktören får, utom i de fall där det råder tvekan om huruvida anslagen är disponibla, på eget ansvar och genom ett beslut där skälen till detta anges, underlåta att ta hänsyn till ett nekande. Detta beslut skall vara slutgiltigt och bindande och skall för kännedom meddelas den finansiella kontrollen. Direktören skall underrätta styrelsen skriftligen om alla sådana beslut vid dess nästa möte. Den finansiella kontrollen skall ha tillgång till alla verifikationer och andra handlingar som rör de utgifter och inkomster som skall kontrolleras. Den får utföra kontroller på platsen.

5. Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall vid utförandet av sina uppgifter vara helt oberoende. De skall inte ta emot någon instruktion eller ha några begränsningar när det gäller utförandet av de uppgifter som åläggs dem i kraft av bestämmelserna i budgetförordningen som en följd av deras utnämning.

6. Direktören får begära att den finansiella kontrollen yttrar sig i frågor som rör analys, organisation eller förbättring av centrumets interna förfaranden. Direktören får också begära att den finansiella kontrollen utför kontroller av dokument och, i förekommande fall, kontroller på plats i syfte att fastställa om åtgärder som finansierats med medel från budgeten har genomförts på ett korrekt sätt.

7. Vid utgången av varje budgetår, och senast den 30 april följande år, skall den finansiella kontrollen upprätta en verksamhetsrapport, i vilken den skall avge sitt yttrande om den ekonomiska förvaltningen och genomförandet av budgeten. Den skall överlämna sin rapport till direktören, som skall överlämna den, vid behov tillsammans med sina kommentarer, till styrelsen vid dess nästa möte.

Artikel 15

De externa revisorer som avses i artikel 27 skall avge oberoende yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet.

V. FÖRVALTNING AV BUDGETEN

Artikel 16

1. Centrumets budget skall förvaltas i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnare och räkenskapsförare.

2. Utanordnarens, styrekonomens och räkenskapsförarens uppgifter skall vara inbördes oförenliga.

3. Anslagen skall förvaltas av utanordnaren som ensam har befogenhet att göra utgiftsåtaganden, fastställa utestående fordringar samt utfärda betalningskrav och betalningsorder. Mottagande av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av räkenskapsföraren.

Artikel 17

1. Alla åtgärder som kan ge upphov till en utgift som skall betalas av centrumet skall föregås av ett förslag till åtagande från utanordnaren. Förslaget, tillsammans med verifikationerna i original, skall överlämnas till den finansiella kontrollen för förhandskontroll.

2. För löpande utgifter får ett preliminärt åtagande göras.

3. Räkenskaper skall föras över åtaganden och betalningsorder.

Artikel 18

1. Syftet med utanordnarens kontroll av utgifter skall vara att

a) verifiera att borgenärens anspråk existerar,

b) fastställa eller verifiera att fordran existerar och vilket belopp den uppgår till,

c) verifiera fordrans förfallovillkor.

2. Vid kontroll av utgifter skall underlag överlämnas som bekräftar borgenärens anspråk och, i förekommande fall, den tjänst som utförts.

Artikel 19

1. Godkännandet skall vara den handling genom vilken utanordnaren, genom utfärdande av en betalningsorder, beordrar räkenskapsföraren att betala en kontrollerad utgift.

2. Betalningsordern skall åtföljas av verifikationer i original, som skall innehålla eller åtföljas av ett intyg från utanordnaren om riktigheten i uppgifterna om de belopp som skall betalas, mottagandet av leveranserna och utförandet av tjänsterna.

3. Kopior av verifikationerna, vilkas äkthet bestyrkts av utanordnaren, kan i vissa fall accepteras i stället för original.

4. Betalningsorder skall sändas till den finansiella kontrollen för förhandskontroll.

Artikel 20

1. Betalningen är den slutliga handling genom vilken centrumet befrias från förpliktelserna gentemot sina borgenärer.

2. Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Räkenskapsföraren skall omedelbart underrätta utanordnaren och den finansiella kontrollen vid fall av materiella fel eller ifrågasättande av befrielsen från förpliktelser gentemot borgenären eller om de formaliteter som föreskrivs i denna budgetförordning inte iakttas. Direktören får på eget ansvar skriftligen begära att betalningen effektueras. Direktören skall skriftligen underrätta styrelsen om alla sådana beslut till dess nästa möte.

Artikel 21

1. Betalningar skall i princip effektueras via bankkonto, företrädesvis genom banköverföring eller, i välgrundade fall, med check. Transaktionerna skall göras i euro. I undantagsfall, och om så är tillämpligt, får en annan valuta användas.

2. Checkar och bankgireringar skall undertecknas av två personer, av vilka den ena skall vara räkenskapsföraren.

3. I välgrundade fall får direktören godkänna kontanta betalningar. För sådana betalningar skall ett kvitto erhållas.

4. Om uppgifter om faktiska valutakurser saknas skall de omräkningskurser som används för beräkningen i euro av de betalningar som skall göras, eller av de inkomster som skall uppbäras i lokal valuta i ett AVS-land, vara de som tillämpas den första arbetsdagen i den månad i vilken den faktiska transaktionsdagen infaller enligt Europeiska centralbankens uppgifter.

Artikel 22

1. För betalning av vissa kategorier av utgifter får förskottskonton upprättas i enlighet med de villkor som fastställs av centrumet.

2. Alla beslut om att inrätta ett förskottskonto skall fattas av direktören på förslag från den personalmedlem som ansvarar för ärendet. Innan förslaget läggs fram för direktören skall det godkännas av räkenskapsföraren och bifallas av den finansiella kontrollen.

3. I varje beslut skall följande anges:

- Förskottsförvaltarens namn.

- Den utnämnda förvaltarens ansvarsområde.

- Det maximala belopp som kan beviljas som förskott.

- Den tid inom vilken förskottet får utnyttjas.

- De t sätt på vilket verifikationer skall lämnas och tidsfristen för detta.

- Slag och maximalt belopp för varje utgift som skall betalas.

4. Före varje utbetalning av ett förskott skall också ett åtagande göras.

5. Utanordnaren och räkenskapsföraren skall vidta alla åtgärder som är nödvändiga för att sörja för att beviljade förskott utfärdas med korrekta belopp och inom en rimlig tidsfrist.

Artikel 23

1. Direktören skall vara utanordnare för de anslag som tas upp i centrumets budget.

2. Direktören får delegera en del av sina uppgifter till den personal som är underställd honom. I varje beslut om delegering av befogenheter skall det anges hur länge och hur omfattande uppdraget att verka som utanordnare skall vara.

3. Direktören får delegera en del av de uppgifter som rör genomförandet till noggrant utvalda tredje parter.

Artikel 24

Räkenskapsförare

1. Räkenskapsföraren skall utses av direktören och godkännas av styrelsen.

2. Han skall inom centrumet ansvara för att

a) betalningar effektueras korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,

b) sammanställa och lägga fram räkenskaperna i enlighet med artikel 26,

c) sköta de löpande räkenskaperna i enlighet med artikel 26,

d) i enlighet med artikel 26 genomföra regler och metoder för hur räkenskaperna skall föras samt utforma kontoplaner i enlighet med de bestämmelser som antas av kommissionens räkenskapsförare,

e) utforma och godkänna redovisningssystemen och, i förekommande fall, godkänna de system som utanordnaren utformar i syfte att leverera eller styrka bokföringsuppgifter,

f) förvalta likvida medel.

3. Utanordnaren skall överlämna alla de uppgifter till räkenskapsföraren som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en riktig bild av centrumets ekonomiska tillgångar och budgetgenomförande, varvid utanordnaren skall ansvara för de lämnade uppgifternas tillförlitlighet.

4. Om inte annat följer av punkt 5 i denna artikel och av artikel 22 skall endast räkenskapsföraren ha befogenhet att förvalta medel och andra tillgångar. Han eller hon skall ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

5. Räkenskapsföraren får delegera vissa uppgifter till anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen och som omfattas av tjänsteföreskrifterna, när detta är nödvändigt för utförandet av hans eller hennes uppgifter.

6. I den handling genom vilken delegeringen sker skall de uppgifter anges som överlåts på de underställda liksom deras rättigheter och skyldigheter.

Artikel 25

1. Vid inkassering av en fordran till centrumet skall ett betalningskrav utfärdas av utanordnaren. Betalningskravet skall inges till det interna kontrollorganet för förhandskontroll.

2. Räkenskapsföraren skall ansvara för betalningskrav som utanordnaren överlämnat till honom eller henne.

3. För alla kontanta inbetalningar till räkenskapsföraren eller förskottsförvaltaren skall ett kvitto utfärdas.

VI. RÄKENSKAPER, UPPRÄTTANDE OCH KONTROLL AV BOKSLUT, REVISION, REVISIONSRÄTTEN, OLAF

Artikel 26

1. Räkenskaperna skall föras i euro enligt metoden för dubbel bokföring och på grundval av kalenderåret. De skall visa samtliga inkomster och utgifter från och med den 1 januari till och med den 31 december varje år och skall inkludera verifikationer i original.

Räkenskaperna skall avslutas vid utgången av budgetåret för att centrumets bokslut skall kunna upprättas.

2. Bokföringsposter skall registreras på grundval av ett redovisningssystem som omfattar en kontoplan, i vilken en klar åtskillnad görs mellan de konton som möjliggör upprättandet av balansräkningen och de konton som möjliggör upprättandet av inkomst- och utgiftsredovisningen. Dessa poster kan registreras i ett datoriserat system med hjälp av vilket en samlad månatlig balansställning kan uppställas. Alla förskott skall införas på ett bevakningskonto och regleras senast vid utgången av det följande budgetåret, utom när det gäller stående förskott.

3. Om utanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren genom en gemensam överenskommelse fastställer att systemet erbjuder garantier som tillgodoser de säkerhetsmässiga kraven får centrumet använda elektronisk databehandling.

4. De separata kontona för medel som förvaltas på tredje parts vägnar enligt artikel 37 skall konsolideras i balansräkningen och i inkomst- och utgiftsredovisningen för centrumet.

5. Centrumet skall upprätta en balansräkning och en inkomst- och utgiftsredovisning senast den 31 mars år N+1.

Balansräkningen skall visa centrumets tillgångar och skulder per den 31 december budgetår N.

Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta följande:

a) En tabell över "inkomster" omfattande

- beräknade inkomster från Europeiska utvecklingsfonden baserade på godkända åtaganden under innevarande år och på åtaganden som överförts från tidigare år,

- faktiska inkomster av skatter på löner och uppburen ränta,

- andra faktiska inkomster.

b) En tabell över "utgifter" omfattande

- faktiska utbetalningar till följd av åtaganden under budgetåret som överförts från tidigare budgetår,

- faktiska utbetalningar eller åtaganden som belastar budgeten för år N,

- en översiktlig tabell över faktiska betalningar för möbler, utrustning och andra inventarier,

- godkända åtaganden som skall överföras till det följande budgetåret.

c) Noter till bokslutet omfattande

- använda redovisningsprinciper,

- översiktliga tabeller över anslag för vilka åtaganden gjorts, eller vilka utbetalats, förfallit eller överförts under föregående och innevarande år,

- noggranna noter och beräkningar som stöder de enskilda posterna i boksluten.

6. Varje kvartal skall det utarbetas en rapport som visar situationen när det gäller genomförandet av den aktuella budgeten och användningen av överförda anslag; denna rapport skall godkännas av den finansiella kontrollen och överlämnas till styrelsen.

Artikel 27

Externa revisorer

1. Styrelsen skall utse en auktoriserad revisionsfirma för varje budgetår som skall granska centrumets bokslut. Samma revisionsfirma kan dock inte utnämnas för mer än tre år i taget.

2. Revisorerna skall granska centrumets räkenskapsböcker och kontanta behållningar, kontrollera att förteckningar över egendom och balansräkningar har upprättats på ett korrekt sätt och i god tro i enlighet med riktiga redovisningsförfaranden och förvissa sig om att upplysningarna om centrumets räkenskaper är korrekta.

Syftet med revisionen skall vara att fastställa att alla förfallna inkomstbelopp har uppburits och alla utgifter uppkommit på ett lagligt och riktigt sätt med iakttagande av en sund ekonomisk förvaltning.

Revisorerna skall intyga att bokslutet har upprättats på ett riktigt sätt och i enlighet med internationella redovisningsnormer, samt att det ger en sann och rättvisande bild av centrumets ekonomiska ställning.

3. Revisorerna skall ge centrumet råd i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer om hur transaktioner kan genomföras mera effektivt, samt verka för en sund ekonomisk förvaltning.

Revisorerna skall ansvara för att

a) bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, och hur centrumet genomför gemenskapens program och åtgärder med hänsyn tagen till därmed förbundna risker,

b) bedöma om de system för intern kontroll som används vid varje åtgärd som ingår i budgetens genomförande är lämpligt utformade och kvalitativa.

4. Revisorernas arbetsuppgifter skall omfatta alla centrumets verksamheter och enheter. De skall ha fullständig och obegränsad tillgång till alla de uppgifter som behövs för tjänsteutövningen.

5. Revisorerna skall efter utgången av varje budgetår och senast den 30 juni upprätta en rapport. Denna rapport skall överlämnas till direktören, som i sin tur skall överlämna den, om nödvändigt med kommentarer, till styrelsen. Styrelsen skall därefter överlämna rapporten till kommittén tillsammans med sina rekommendationer.

På grundval av denna rapport och bokslutet skall kommittén ge direktören ansvarsfrihet när det gäller genomförandet av budgeten.

Artikel 28

Kommissionen [på gemenskapens vägnar], revisionsrätten och OLAF får kontrollera användningen av de medel som centrumet i enlighet med budgetförordningen för EUF mottar från EUF.

Revisionsrätten får kontrollera inkomsternas och utgifternas laglighet och formella riktighet liksom att bestämmelserna i Cotonouavtalet och i budgetförordningen för den nionde EUF har följts.

VII. ANSVAR FÖR UTANORDNARE, RÄKENSKAPSFÖRARE, BITRÄDANDE RÄKENSKAPSFÖRARE OCH FÖRSKOTTSFÖRVALTARE

Artikel 29

Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot utanordnare som fastställer fordringar eller betalningskrav, gör utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta denna budgetförordning. Detsamma gäller om en utanordnare försummar att upprätta ett dokument som fastställer en skuld eller om han eller hon försummar att utfärda ett betalningskrav eller utan giltig orsak utfärdar dessa dokument för sent.

Ett sådant ansvar får endast åberopas om uppsåt eller allvarlig försumlighet har orsakat detta fel.

Artikel 30

1. Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot räkenskapsförare och biträdande räkenskapsförare som effektuerar betalningar i strid mot artikel 19.

Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot dem på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.

De skall på samma villkor vara ansvariga för att de order de får beträffande användning och förvaltning av bankkonton blir korrekt utförda, särskilt i följande fall:

a) Om krav eller betalning från dem inte överensstämmer med beloppen på motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.

b) Om de betalar till andra personer än de berättigade betalningsmottagarna.

2. Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot förskottsförvaltare i följande fall:

a) Om de inte med formellt korrekta dokument kan styrka betalningar de gjort.

b) Om de betalar till andra personer än de berättigade betalningsmottagarna.

Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot dem på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.

Artikel 31

1. Räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall vara försäkrade mot de risker som är förenade med deras uppgifter.

Centrumet skall täcka de försäkringskostnader som därigenom uppstår. Det skall ange vilka personalkategorier som fungerar som räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare och de villkor på vilka det kommer att täcka personalens kostnader för att försäkra sig mot de risker som är förenade med deras uppgifter.

2. Särskilda bidrag skall beviljas räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare. Nivån på dessa bidrag skall fastställas i en förordning som skall utarbetas av centrumet. Ett belopp motsvarande detta bidrag skall varje månad tillföras ett konto som skall öppnas av centrumet för var och en av dessa tjänstemäns räkning i syfte att skapa en garantifond som skall täcka eventuella brister i kassa eller bank som den berörda personen skulle kunna göras ansvarig för, i den mån sådana brister inte täcks genom ersättning från försäkringsbolag.

Kreditsaldot på dessa garantikonton skall betalas ut till de berörda personerna när deras uppdrag som räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare eller förskottsförvaltare upphör och efter det att de har beviljats slutgiltig ansvarsfrihet för sin förvaltning.

3. Direktören skall på grundval av de externa revisorernas rapport ge räkenskapsföraren, den biträdande räkenskapsföraren och förskottsförvaltaren ansvarsfrihet inom två år efter det berörda budgetårets utgång.

Artikel 32

De krav på ekonomisk kompensation och de disciplinära åtgärder som kan riktas mot utanordnare, räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall fastställas i enlighet med centrumets tjänsteföreskrifter.

VIII. REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANDRA BESTÄMMELSER

Artikel 33

A. tillämpliga regler för upphandling

Tilldelning av kontrakt som skall ingås av centrumet för leverans av varor och tjänster skall ske i enlighet med bestämmelserna i denna artikel, vid behov kompletterad med bestämmelserna i avtalet och de allmänna bestämmelser som AVS-EG-ministerrådet antar på denna grundval, och med de regler som gäller för tilldelning av kontrakt enligt budgetförordningen för Europeiska utvecklingsfonden, dvs. att anbudssökarna skall vara medborgare i en medlemsstat i gemenskapen eller i en AVS-stat, utom i väl motiverade fall som skall godkännas av direktören.

I händelse av konflikt skall de senare bestämmelserna, i deras ändrade lydelse, gälla.

B. Definitioner

I denna artikel avses med

1. direktupphandling:

ett förfarande enligt vilket centrumet vänder sig till den utvalda anbudssökande och förhandlar om villkoren för kontraktet,

2. förenklat förfarande:

ett förfarande utan föregående offentliggörande av ett tillkännagivande och en kravspecifikation, enligt vilket endast de anbudssökande (minst tre) som uppmanats av centrumet att lämna anbud får göra detta,

3. förhandlat förfarande:

ett förfarande utan föregående offentliggörande av ett tillkännagivande och en kravspecifikation, enligt vilket centrumet vänder sig till en eller flera utvalda anbudssökande och förhandlar om villkoren för kontrakten med en eller flera av dem. Ett av villkoren i punkt C.1 e skall gälla,

4. selektiv anbudsinfordran utan offentliggörande av ett tillkännagivande:

ett förfarande enligt vilket endast de anbudssökande som uppmanats därtill av centrumet på grundval av dess leverantörsdatabas får lämna anbud till följd av den av centrumet utarbetade kravspecifikationen,

5. selektiv anbudsinfordran med offentliggörande av ett tillkännagivande:

ett förfarande enligt vilket endast de anbudssökande som uppmanats därtill av centrumet får lämna anbud till följd av ett tillkännagivande och en kravspecifikation som offentliggjorts av centrumet,

6. öppen anbudsinfordran:

ett förfarande enligt vilket alla fysiska eller juridiska personer eller grupper av sådana personer får lämna anbud till följd av ett tillkännagivande och en kravspecifikation som offentliggjorts av centrumet.

C. kontrakt med leverantörer av varor och tillhandahållande av tjänster

1. Kontrakt om leveranser av varor

a) Kontrakt om köp eller hyra av leveranser av varor, utrustning eller lös egendom skall ingås genom ett öppet anbudsförfarande. De sökande skall vara medborgare i en medlemsstat i gemenskapen eller i en AVS-stat, utom i välgrundade fall som skall godkännas av direktören.

b) Kontrakt kan ingås genom direktupphandling (ett enda anbud) när det totala kontraktsbeloppet inte överstiger 4 999 euro.

c) Kontrakt kan ingås genom ett förenklat förfarande, när minst tre leverantörer kontaktats och när det totala kontraktsbeloppet är mellan 5 000 euro och 29 999 euro.

d) Kontrakt kan ingås genom ett selektivt anbudsförfarande med minst tre anbudssökande, utan offentliggörande av ett tillkännagivande, när det totala kontraktsbeloppet är mellan 30 000 euro och 149 999 euro.

e) Kontrakt kan ingås genom ett förhandlat förfarande, efter godkännande av direktören och på grundval av välgrundade handlingar, när kontraktsbeloppet överstiger 4 999 euro och ett av följande villkor gäller:

1. Brådskande skäl som inte kan tillskrivas centrumet.

2. När särskilda tekniska och välgrundade skäl föreligger.

3. När kontraktet rör hjälpleveranser, -tjänster eller -arbete som av tekniska skäl inte kan skiljas från huvudavtalet.

4. När anbudsinfordran inte har gett något resultat.

Villkoren för godkännande av sådana undantag skall fastställas i ett internt direktiv.

2. Kontrakt om tillhandahållande av tjänster

a) Kontrakt om tillhandahållande av tjänster skall ingås genom ett selektivt anbudsförfarande med minst tre anbudssökande. Dessa anbudssökande skall vara medborgare i en medlemsstat i gemenskapen eller i en AVS-stat, utom i välgrundade fall som skall godkännas av direktören.

b) Kontrakt kan ingås genom direktupphandling (ett enda anbud), när den totala kostnaden för tjänsterna inte överstiger 4 999 euro.

c) Kontrakt kan ingås genom ett förenklat förfarande, när minst tre leverantörer kontaktats och när den totala kostnaden för tjänsterna är mellan 5 000 euro och 199 999 euro. För kontrakt på mellan 150 000 euro och 199 999 euro skall förhandlingarna emellertid äga rum på grundval av en detaljerad kravspecifikation.

d) Kontrakt kan ingås genom ett förhandlat förfarande, efter godkännande av direktören och på grundval av välgrundade handlingar, när kontraktsbeloppet överstiger 4 999 euro och ett av villkoren i punkt C.1 e gäller.

3. Avtalsparten skall väljas på grundval av prisangivelse, bevis på yrkeskompetens, erfarenhet och ekonomisk soliditet, samt den föreslagna tidsfristen för genomförande av kontraktet.

4. Kontrakt skall upprättas uteslutande i euro.

5. I de fall där tjänsterna enligt punkterna 1 och 2 är uppdelade på flera kontrakt, skall den totala kostnaden för tjänsterna beaktas vid tillämpningen av denna artikel.

6. I särskilda fall får centrumet delegera organisationen av de förenklade förfarandena och anbudsförfarandena till ett externt organ, förutsatt att valet av kontaktade företag, kravspecifikation och valet av avtalspart fortsatt är centrumets eget ansvar eller, i händelse av medfinansiering, centrumets och övriga medfinansiärers gemensamma ansvar.

Artikel 34

Centrumet får ge ekonomiska bidrag till initiativ från företag, entreprenörer, förmedlare och tjänsteleverantörer enligt följande:

1. Centrumet får bidra till kostnaden för tjänster avseende bidragsberättigade projekt för vilka det ekonomiska och administrativa ansvaret ligger hos en fysisk eller juridisk person som är medborgare eller hemmahörande i en medlemsstat i gemenskapen eller i en AVS-stat och som har ansökt om stöd hos centrumet.

2. Centrumet skall bedöma kostnaden för tjänster, valet av leverantörer, bevis för yrkeskompetens, erfarenhet och ekonomisk soliditet, tidsfristen för genomförande av arbetet och de förväntade verkningarna av det program som föreslås av bidragsmottagaren.

3. Om bidragsmottagaren anlitar en underleverantör skall bestämmelserna i artikel 33 följas.

4. Avtalen skall upprättas uteslutande i euro.

5. Metoderna för tillämpningen av dessa bidrag skall fastställas i ett internt direktiv.

Artikel 35

1. En löpande förteckning skall föras över all lös och fast egendom tillhörande centrumet. Endast lös egendom vars värde är 350 euro eller mer skall införas i förteckningen. Löpnumret i förteckningen skall anges på varje faktura innan denna betalas.

2. All försäljning av lös egendom och utrustning till ett anskaffningsvärde per enhet av mer än 1 000 euro skall meddelas på lämpligt sätt i enlighet med ett internt direktiv som skall upprättas av direktören.

3. En rapport som undertecknats av både direktören och den person som ansvarar för utrustningen och godkänts av den interna kontrollenheten skall upprättas närhelst en egendom eller artikel i förteckningen över egendom avyttras, skrotas eller konstateras saknad på grund av förlust eller stöld eller annat skäl.

4. Centrumet skall föra en fysisk och bokföringsmässig förteckning över gendom som skall avstämmas regelbundet. Denna avstämning skall godkännas av den interna kontrollenheten.

Artikel 36

Denna budgetförordning skall till alla delar tillämpas på centrumets decentraliserade strukturer.

IX. FÖRVALTNING PÅ TREDJE PARTS VÄGNAR

Artikel 37

1. Centrumet får också på tredje parts vägnar förvalta medel avsedda för genomförandet av verksamhet som fastställts för det i avtalet. Förteckningen över dessa medel skall tas upp i en bilaga till centrumets budget.

2. Denna budgetförordning skall tillämpas på förvaltningen av dessa medel.

Förvaltningen av de övriga medel som ställs till förfogande av Europeiska kommissionen skall emellertid regleras av de finansiella bestämmelserna i det avtal som ingåtts mellan kommissionen och centrumet. Om det inte finns några sådana bestämmelser skall budgetförordningen för centrumet fortsatt tillämpas.

3. Relevanta uppskattningar av de utgifter som kommer att finansieras med dessa medel skall också bifogas centrumets budget. En klar åtskillnad skall göras mellan driftsutgifter och utgifter för insatser.

4. Separata räkenskaper skall föras över förvaltningen av dessa medel för tredje parts räkning.

5. Boksluten för var och en av de fonder som förvaltas av centrumet på en tredje parts vägnar skall omfatta en balansräkning och en inkomst- och utgiftsredovisning, i vilka situationen per den 31 december det berörda budgetåret anges. De skall attesteras i enlighet med bestämmelserna i det avtal som ingåtts mellan centrumet och givaren.

Om det inte finns några sådana bestämmelser skall attesteringen göras av centrumets finansiella kontroll.

6. Dessa bokslut skall utgöra en bilaga till centrumets bokslut.

Artikel 38

AVS-staterna, medlemsstaterna och gemenskapen skall, var och en i den mån den berörs, vidta de åtgärder som krävs för att genomföra detta beslut.

Artikel 39

Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.

Utfärdat i Bryssel den

På Ambassadörskommitténs vägnar

Ordförande