SV

Bryssel den 4.6.2008

KOM(2008) 338 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET, RÅDET OCH REVISIONSRÄTTEN

Sammanfattande rapport om kommissionens förvaltning 2007

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET, RÅDET OCH REVISIONSRÄTTEN

Sammanfattande rapport om kommissionens förvaltning 2007

1. Inledning

EU:s budget är ett viktigt redskap för genomförandet av unionens politik, och en effektiv användning av EU-medlen kan i hög grad inverka på om EU infriar medborgarnas förväntningar. Kommissionen måste kunna påvisa att de offentliga medlen används målinriktat och förvaltas väl, och visa öppenhet i eventuella fall där en hög standard inte kan säkerställas. Enligt artikel 274 i EG-fördraget har kommissionen det samlade ansvaret för EU-budgetens genomförande.

· Det operativa genomförandet av budgeten har delegerats till generaldirektörerna, som ansvarar för att resurserna förvaltas på ett sunt sätt och att effektiva kontrollsystem används. I egenskap av utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering rapporterar de om hur de utfört sina uppgifter i form av en årlig verksamhetsrapport [1], som är deras främsta redskap för att ge uttryck för sin ansvarighet för kommissionen. De förklaringar om rimlig säkerhet, som undertecknas av generaldirektörerna och ingår i de årliga verksamhetsrapporterna, är inriktade på de ekonomiska transaktionernas laglighet och korrekthet. De årliga verksamhetsrapporterna behandlar också annat än finansiella frågor och innehåller bland annat en översyn av politikens resultat och en övergripande utvärdering av de interna kontrollsystemen.

· Det åligger generaldirektörerna att informera sina respektive kommissionärer om eventuella problem när det gäller utförandet av uppgifterna som uppkommit under året. Detta är en skyldighet som går utöver de rent ekonomiska aspekterna. Innehållet i de årliga verksamhetsrapporterna diskuteras med kommissionärerna innan de undertecknas av generaldirektörerna.

· Genom att anta denna sammanfattande rapport åtar sig kommissionen det politiska ansvaret för generaldirektörernas och förvaltningschefernas sätt att förvalta medlen, på grundval av de förklaringar och reservationer som dessa gjort i sina respektive verksamhetsrapporter. Kommissionen vidtar åtgärder för att rätta till eventuella brister som konstaterats. Kommissionen har förbundit sig att göra ytterligare framsteg för att en positiv revisionsförklaring ska kunna avges av Europeiska revisionsrätten och ger sina avdelningar i uppdrag att till fullo genomföra de åtgärder som anges i detta dokument.

2. Utarbetande av årliga verksamhetsrapporter av god kvalitet

2.1. En klarare presentation

Sedan de årliga verksamhetsrapporterna infördes 2002 har de utvecklats i fråga om kvalitet och omfattning. På grundval av erfarenheterna från tidigare år och med stöd av såväl revisionsrättens som internrevisionstjänstens revision gjordes ytterligare insatser 2007 på följande områden:

· Uppföljning av tidigare reservationer. Generalsekretariatet och GD Budget följde upp alla handlingsplaner som utarbetats för att komma tillrätta med tidigare reservationer.

· Anta kontrollstrategier för särskilda kontrollmiljöer. Kontrollstrategierna måste anpassas till de särskilda kontrollmiljöerna för varje verksamhet, eftersom de utgör grundvalen för förklaringen om rimlig säkerhet och eventuella reservationer. I syfte att presentera kontrollstrategierna i de årliga verksamhetsrapporterna på ett samordnat sätt togs särskilda mallar för intern kontroll fram, och de användes av så gott som alla avdelningar.

· Bättre sammanhang och klarhet i rapporterna. För att säkerställa ett mer konsekvent tillvägagångssätt inom kommissionen och sinsemellan besläktade generaldirektorat och för att följa upp de åtaganden som gjordes i den sammanfattande rapporten för 2006 fick kommissionens avdelningar mer ingående vägledning, som i det stora hela följdes. Bland annat blev det obligatoriskt för de utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering att uppge vilka indikatorer de använt för att sörja för transaktionernas laglighet och korrekthet. De av dessa utanordnare som inte gjort några reservationer rörande de brister som revisionsrätten påpekat i sin årliga rapport ombads i sina rapporter ange orsakerna till detta. För att de individuella rapporterna skulle bli fullständigare och mer enhetliga uppmanades de utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering att ange de ”byggstenar” som de stöder sig på i sina förklaringar.

2.2. En förstärkt revisionsprocess

Även om det i sista hand är generaldirektören som har det fulla ansvaret för den årliga verksamhetsrapporten och för eventuella reservationer, har även processen för generalsekretariatets och GD Budgets granskning av utkast till rapporter och reservationer stärkts.

· Liksom under tidigare år har besläktade generaldirektorat hållit möten för inbördes granskning (peer review).

· Den inbördes granskningen utvidgades till att omfatta även tidigare reservationer som generaldirektörerna haft för avsikt att häva, för att säkerställa att alla sådana beslut var välgrundade och motiverade.

· För att ett enhetligt svar skulle erhållas, omfattade den inbördes granskningen för första gången också alla budgetområden som revisionsrätten i sina årliga rapporter för 2005 och 2006 funnit otillfredsställande.

· Den allmänna överensstämmelsen mellan rapporterna och revisionsrättens slutsatser och internrevisioner undersöktes, särskilt då genomförandet av rekommendationerna försenats.

2.3. Slutsatser

· Kommissionen noterar framsteg i fråga om utformningen av de årliga verksamhetsrapporterna, som vanligen varit tillfredsställande, men konstaterar att det i vissa fall kan göras ytterligare förbättringar.

· Generaldirektörerna avger ett yttrande om förvaltningen, som bygger på sådan information som kommissionens internrevision, revisionsrättens rapporter och anmärkningar samt vid behov resultaten av medlemsstaternas kontroller. Revisionsrätten avger en årlig revisionsförklaring om räkenskaperna och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, medan generaldirektörernas yttrande inriktas på om medlen använts för avsett syfte, inom ramen för fleråriga kontroller.

· Även om den inbördes granskningen varit till nytta behövs ytterligare insatser för att förbättra den årliga verksamhetsrapporten på vissa områden, särskilt för att säkerställa konsekvensen mellan kommissionens avdelningar. Revisionsrättens praxis att värdera rapporterna enligt deras tillförlitlighet som revisionsbevis har stimulerat till förbättringar.

· För att främja ytterligare förbättringar, i synnerhet i fråga om rapporternas inbördes konsekvens och tydlighet, kommer generalsekretariatet och GD Budget att på ett tidigt stadium varje år ta kontakt med avdelningarna för att diskutera läget beträffande de reservationer som gjorts i tidigare årliga verksamhetsrapporter. Processen för inbördes granskning i dess nuvarande form kommer dessutom att kompletteras med bilaterala möten med valda avdelningar på grundval av ställningstaganden i utkasten till verksamhetsrapporter.

· Generalsekretariatet och GD Budget kommer också att ge ytterligare vägledning för att främja konsekvens när det gäller att hantera renommérisker och ta itu med kopplingen mellan felnivåer, väsentlighet och reservationer.

3. Säkerhet rörande transaktionernas laglighet och korrekthet och generaldirektörernas reservationer

Kommissionen har granskat de årliga verksamhetsrapporterna, särskilt de förklaringar som undertecknats av generaldirektörerna. Det konstateras att alla generaldirektörer uppgav att de hade rimlig säkerhet för att de resurser som anslagits för generaldirektoratets verksamhet hade använts för det avsedda ändamålet och i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning. Dessutom ger de kontrollförfaranden som genomförts nödvändiga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Reservationer hade dock fogats till flera förklaringar. De berörda generaldirektoraten har uppgivit att de har för avsikt att ta itu med dessa brister med hjälp av klart fastställda handlingsplaner. Ingen av avdelningarna drog dock slutsatsen att dessa brister utgjorde något hinder för att en allmän ”rimlig säkerhet” skulle kunna garanteras.

Antalet reservationer för 2007 var något lägre än för 2006 (17 jämfört med 20), vilket innebär att den neråtgående tendensen från tidigare år fortsätter. Sammanlagt 13 generaldirektörer gjorde reservationer för 2007 (mot 15 för 2006), varav fyra generaldirektörer stod för två reservationer vardera. Omfattningen av de enskilda reservationerna var i vissa fall större än tidigare, och avsåg ett större antal medlemsstater eller program. Nio reservationer som gjorts för 2006 hävdes, men i elva fall rörde det sig om återkommande reservationer. De flesta reservationer som lagts fram för 2007 avsåg antingen kvaliteten på medlemsstaternas kontrollsystem eller felaktigheter som konstaterats på stödmottagarnivå. En översikt över de reservationer som gjorts för 2007 ges i bilaga 2.

3.1. Strukturfonderna

Strukturåtgärderna utgör ett av EU:s viktigaste politikområden, och de genomförs tillsammans med medlemsstaterna genom delad förvaltning. En detaljerad utvärdering av medlemsstaternas kontrollsystem lades fram i de årliga verksamhetsrapporterna, tillsammans med en bedömning av deras tillförlitlighet. År 2007 enades de generaldirektörer som ansvarar för strukturfonderna om att de, när betydande brister konstateras i program eller medlemsstater, ska beakta dessa på ett systematiskt sätt vid beräkningen av huruvida det sammanlagda riskbeloppet uppfyller väsentlighetskriterierna. Detta gäller dock inte om det finns tillförlitliga bevis för att de nationella myndigheterna har en handlingsplan för att rätta till bristerna som redan gett resultat. Detta förhållningssätt, som är i linje med revisionsrättens rapport för 2006, stärker grunden för säkerheten för dessa generaldirektörers vidkommande. Det medförde också en ökning av antalet program eller medlemsstater som omfattades av en reservation 2007 jämfört med 2006.

· När det gäller Europeiska regionala utvecklingsfonden gjorde generaldirektören för GD Regionalpolitik en reservation för tio medlemsstater (Tjeckien, Finland, Tyskland, Grekland, Irland, Italien, Luxemburg, Polen, Slovakien och Spanien) och för 51 Interregprogram. Han gjorde också en reservation rörande förvaltningen av Sammanhållningsfonden i fem medlemsstater (Bulgarien, Tjeckien, Slovakien, Ungern och Polen).

· När det gäller Europeiska socialfonden gjorde generaldirektören för GD Sysselsättning, sociala frågor och lika möjligheter en reservation för åtta medlemsstater (Spanien, Förenade kungariket, Frankrike, Italien, Slovakien, Portugal, Belgien och Luxemburg).

År 2007 och i början av 2008 vidtogs flera åtgärder för att förtydliga och stärka medlemsstaternas och kommissionens olika roller inom den delade förvaltningen.

· Kommissionen gav medlemsstaterna vägledning om den rätta nivån på de korrigeringar som ska tillämpas på oegentligheter avseende offentlig upphandling i samfinansierade projekt. För perioden 2007–2013 utfärdades omfattande riktlinjer om bedömningen av kravuppfyllelse, om tillhandahållandet av en nationell revisionsstrategi och om revisionsurval, för att främja en större enhetlighet i de stickprov som görs av medlemsstaternas revisionsmyndigheter.

· Kommissionen har antagit strategin att omedelbart inleda ett formellt förfarande för betalningsinställelser och finansiella korrigeringar om allvarliga systembrister konstateras vid granskningarna. Exempelvis inställdes betalningarna för tolv program i England i april 2007. För närvarande pågår formella förfaranden för betalningsinställelse och finansiell korrigering för 54 program och 60 projekt avseende Sammanhållningsfonden. I oktober 2007 lade kommissionen för första gången fram aggregerade uppgifter för finansiella korrigeringar som gjorts på nationell nivå genom medlemsstaternas tillbakadraganden och återkrav [2].

· Medlemsstaterna måste för första gången lägga fram årliga sammanfattningar av de granskningar som gjorts och de förklaringar som lämnats inom den delade förvaltningen i enlighet med kraven i den ändrade budgetförordningen. På det strukturpolitiska området hade alla medlemsstater utom en (Tyskland) i slutet av april 2008 lagt fram årliga sammanfattningar som fullständigt eller i huvudsak uppfyllde minimikraven i förordningen. Det faktum att övergripande analyser eller slutsatser i många fall saknades innebar dock att mervärdet var begränsat, vilket åtminstone delvis beror på att kravet är nytt. Kommissionen övervakar noga processen med årliga sammanfattningar och ser till att alla medlemsstater lämnar in en sammanfattning och uppfyller minimikraven. I de fall en sammanfattning inte har lämnats har kommissionen sänt en skrivelse till den berörda medlemsstaten. Kommissionen har inlett rättsliga förfaranden mot Tyskland.

Kommissionen är enig med revisionsrätten om att den felfrekvens som framkommit i undersökningsresultatet för strukturfonderna är oacceptabelt hög. Kommissionens formaliserade sitt engagemang beträffande pågående och nya åtgärder genom att anta meddelandet ”En handlingsplan för att stärka kommissionens tillsynsfunktion vid delad förvaltning av strukturåtgärder”. [3] Kommissionen kommer att lämna in kvartalsrapporter till Europaparlamentet om genomförandet av handlingsplanen, som innehåller uppgifter om de korrigeringar och återkrav som kommissionen begärt. Kommissionen kommer dessutom att lämna in en rapport om framstegen i genomförandet av handlingsplanen i oktober 2008 och en slutrapport i januari 2009.

Kommissionen har visat sitt starka politiska engagemang för att sänka felfrekvensen och genomföra betalningsinställelser och finansiella korrigeringar för att visa att budgeten för strukturåtgärder förvaltas på ett korrekt sätt.

Kommissionen är övertygad om att kravet på årliga sammanfattningar kommer att öka medlemsstaternas ansvar för strukturfonderna, förutsatt att de följer rekommendationerna för att förbättra sammanfattningarnas kvalitet. Denna process kommer att bidra till att kommissionen själv uppnår ökad säkerhet.

3.2. Jordbruk

Stödet till jordbruk och utveckling av landsbygden genomförs via delad förvaltning tillsammans med medlemsstaterna inom ramen för ett övergripande system för förvaltning och kontroll som omfattar fyra nivåer. Det utgör grunden för den förklaring om rimlig säkerhet som avges av generaldirektören för GD Jordbruk och landsbygdsutveckling om de underliggande transaktionerna på detta område. De materiella reglerna för beviljande av jordbruksstöd inom ramen för både Europeiska garantifonden för jordbruket och Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling har konsoliderats och förenklats. De direkta utbetalningarna står för närvarande för ca 84,5 % av de totala utgifterna för Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling. De förvaltas och kontrolleras genom det integrerade förvaltnings- och kontrollsystemet (IACS). Revisionsrätten har konstaterat att detta är ett effektivt system för att begränsa riskerna för felaktigheter eller oegentliga utgifter, förutsatt att det tillämpas korrekt. Medlemsstaternas statistik 2007 som omfattar nära 90 % av utgifterna för EUGFJ och EJFLU tyder på att den sammantagna felfrekvensen för jordbruksutgifterna ligger under väsentlighetströskeln.

År 2007 kunde dessutom flera nya instrument tillämpas till fullo för första gången. Bland dessa ingår särskilt den revisionsförklaring som ska avges av medlemsstaternas utbetalande organ, den årliga sammanfattande rapporten som ska lämnas in av de nationella samordnande organen och kravet att certifieringsorganen ska verifiera och godkänna inspektionsstatistiken och de kontroller som utförs efter betalningar. Medlemsstaterna har till största delen fullgjort sina nya rättsliga skyldigheter.

Reservationen rörande IACS i Grekland har varit i kraft sedan 2002. Den grekiska handlingsplanen har givit resultat, men det planerade genomförandet av systemet för identifiering av jordbruksskiften har ännu inte införts. Riskbeloppet är oväsentligt, men frågan i sin helhet har väsentlig betydelse med tanke på att kommissionens anseende kan äventyras.

Den andra reservationen från generaldirektören för GD Jordbruk och landsbygdsutveckling rör landsbygdsutvecklingen. Preliminära kontrolluppgifter från medlemsstaterna tyder på att felfrekvensen för landsbygdens utveckling (i synnerhet miljöåtgärder inom jordbruket) är högre än för andra jordbruksutgifter. Detta verkar bero på att åtgärderna är komplexa snarare än på brister i kontrollsystemet. Därför anser kommissionen att en acceptabel felfrekvens kan ligga över 2 %. Eftersom uppgifterna är preliminära går det dock inte att fastställa en exakt felfrekvens. Det går därför inte heller att säga om felfrekvensen för landsbygdsutveckling ligger under väsentlighetströskeln eller ej, varför generaldirektören har lämnat en reservation i frågan.

Kommissionen kommer att fortsätta att uppmärksamt följa om de grekiska myndigheterna vidtar alla nödvändiga åtgärder för att genomföra handlingsplanen för IACS. Kommissionen har redan medlat för att minska felfrekvensen för landbygdsutveckling under programperioden 2007–2013. Kommissionen kommer också att undersöka kostnadseffektiviteten hos kontroller på området, i synnerhet för miljöåtgärder inom jordbruket, för att ta itu med återstående risker.

3.3. Externa åtgärder

Av revisionsrättens rapport för 2006 framgick att genomförandeorganen inte fungerade tillfredsställande, och att ytterligare insatser behövdes för att effektivt genomföra system och kontroll.

Generaldirektören för Byrån för samarbete EuropeAid, som ansvarar för det yttre biståndet, vidtog flera åtgärder för att stärka sin kontrollstrategi. Antalet granskningar ökade betydligt, i synnerhet kontrollerna av bistånd från internationella organisationer, som ökade från 7 granskningar 2006 till 50 granskningar 2007. Vid slutet av året hade sammanlagt 650 granskningar inletts. Nya regler upprättades för utgiftskontroller av bidragsavtal och för de finans- och systemgranskningar som inleds av kommissionen. De medför en ytterligare stärkning och systematisering av kontrollerna av de viktigaste riskområden som fastställts av revisionsrätten. Generaldirektören var övertygad om att kontrollsystemet minskade riskerna i tillräcklig utsträckning och lämnade därför ingen reservation.

För att förbättra spårbarheten och synligheten hos de EU-medel som kanaliserats genom FN och andra förvaltningsfonder med multilaterala givare har kommissionen under de senaste åren vidtagit flera åtgärder, bl.a. upprättat förbättrade riktlinjer beträffande synligheten, genomfört fler kontrollbesök, infört detaljerade rapporteringskrav och förbättrat analysen av hur FN:s normer för finanskontroll uppfylls.

Kommissionen kommer att fortsätta att stärka sin kontrollstrategi på området yttre bistånd och ingående reflektera över såväl kostnaderna för kontroller som sin dialog med revisionsrätten.

Kommissionen kommer också att fortsätta sina ansträngningar för en större öppenhet när det gäller de slutliga stödmottagarna, förutsatt att reglerna om personuppgifter och säkerhetskraven följs.

Insatserna kommer att fortsätta för att man bättre ska utnyttja och delge resultaten av granskningarna inom de övriga avdelningarna med ansvar för yttre förbindelser.

Kommissionen kommer att fortsätta att övervaka och förbättra genomförandet av de ramavtal om finansiella förfaranden och kontraktsförfaranden som ingåtts med bland annat flera FN-organ [4] och Världsbanken [5].

3.4. Föranslutning

Phare

Enligt det utvidgade decentraliserade genomförandet beviljar kommissionen genomförandeorganen i mottagarlandet förvaltningsbefogenheter. Kontroller ger vid handen att felaktiga kontrakt kan ha ingåtts och felaktiga utbetalningar kan ha gjorts av två organ som genomför Phare i Bulgarien. Utbetalningarna inställdes och en reservation gjordes i ärendet, eftersom den sunda ekonomiska förvaltningen liksom kommissionens anseende äventyras.

Kommissionen har fastställt 25 korrigerande åtgärder som de bulgariska myndigheterna behöver vidta för att åtgärda brister i kontrollsystemen. Riktade kontroller på plats kommer att genomföras 2008. Kraftfulla insatser krävs för att förebygga liknande problem i andra länder.

Sapard

Revisionsrätten drog slutsatsen att situationen för Sapard inte var tillfredsställande 2006. GD Jordbruk ansvarar för Sapard och följer noggrant revisionsrättens undersökningsresultat. Generaldirektoratet ansåg dock att väsentlighetskriterierna för att lämna en reservation för 2007 inte var uppfyllda.

3.5. Inre politik

Forskning

· Generaldirektören för GD Forskning lämnade en reservation för 2006 rörande femte ramprogrammet med anledning av felaktigheter i stödmottagarnas kostnadsdeklarationer. Någon reservation för 2007 har dock inte gjorts, eftersom programmet håller på att fasas ut och det relativa värdet av betalningarna är litet. Dessutom följdes granskningsresultaten upp på ett kraftfullt sätt genom betalningskrav, i enlighet med handlingsplanen för femte ramprogrammet.

· För sjätte ramprogrammet har generaldirektoraten fastställt en gemensam revisionsstrategi för 2007–2010. Syftet är att bedöma transaktionernas laglighet och korrekthet på grundval av representativa granskningsresultat (genom stickprov) och att sänka felfrekvensen genom att upptäcka och rätta till fel i de största stödmottagarnas kostnadsdeklarationer och komplettera granskningen med ett riskbaserat urval. Denna strategi infördes till fullo 2007, då 377 efterhandsgranskningar utfördes. 2007 var det första året för genomförandet av den fleråriga strategin. Samtidigt inleddes en process där granskningsresultaten extrapoleras till icke granskade avtal med samma stödmottagare. Av denna anledning och mot bakgrund av att felfrekvenserna överskred 2 % beslutade avdelningarna att till detta års förklaring foga en reservation avseende korrektheten i kostnadsredovisningarna för sjätte ramprogrammet.

· För sjunde ramprogrammet har ansökningsomgångarna inletts och tills vidare har endast betalningar för förhandsfinansiering gjorts. Omfattande åtgärder har vidtagits för att minska risken för felaktigheter: gemensamma rutiner har utvecklats, vilket innebär att revisorer som utfärdar intyg obligatoriskt måste tillämpa vissa förfaranden och avlägga rapport enligt en viss mall. Förhandskontrollerna stärks genom möjligheten att utfärda ett revisionsintyg på förhand avseende stödmottagarens räkenskapsmetod. Inga reservationer gjordes.

Kommissionen har gjort betydande ansträngningar för att förbättra sin förvaltning av forskningsmedel inom den tillämpliga rättsliga och finansiella ramen. Även om generaldirektörerna gjorde reservationer angående sjätte ramprogrammet är ett av huvudsyftena med den gemensamma fleråriga revisionsstrategin att sänka den allmänna risknivån så att den underskrider väsentlighetströskeln.

Avdelningarna kommer dessutom att fortsätta genomföra sjunde ramprogrammet och kan därmed dra full nytta av de nya förenklade rättsliga ramarna.

Rättvisa, frihet och säkerhet

Två reservationer gjordes för 2007 avseende hur Europeiska flyktingfonden hade genomförts under gemensam förvaltning. Den ena reservationen avser en tidigare reservation från 2006 angående svagheter i kontrollsystemen för fondens förvaltning i Italien. Ansvaret för att lösa frågan ligger hos de italienska myndigheterna och generaldirektoratet följer uppmärksamt hur ärendet utvecklas. Det belopp som berörs avser en avsevärd del av Italiens budget, men har begränsad påverkan på den övergripande budgeten för rättvisa, frihet och säkerhet 2007.

Generaldirektoratet rapporterade även att sektorslagstiftningen för Europeiska flyktingfonden II bara ger en begränsad rättslig grund för övervakning och kontroll och att detta arbete till stor del bygger på kommissionens egna kontrollstrategier (övervakning och bedömning av kontrollsystem). Eftersom inga kontroller på platsen utfördes i fjorton medlemsstater år 2007 gjorde generaldirektören en reservation, då han inte ansåg sig ha tillräckligt god återkoppling avseende Europeiska flyktingfonden II i dessa medlemsstater.

Kommissionen kommer att vidta åtgärder för att stärka återkopplingen om hur Europeiska flyktingfonden II förvaltats av medlemsstaterna under 2008. En riskanalys ska ligga till grund för ytterligare kontrollbesök och medlemsstaterna ska få bättre vägledning. För 2008–2013 kommer Europeiska flyktingfonden III att få en ny rättslig grund, som löser de problem som uppstod med den tidigare fonden.

Övriga politikområden

Generaldirektoratet för miljö fick svårigheter med de kostnader som åberopades och gjorde en reservation på grund av det ökande procentantalet fel som upptäckts vid efterhandskontroller.

Ytterligare två reservationer från 2006 bibehölls 2007:

· Generaldirektören för GD näringsliv lade fram en reservation på grund av att två stödmottagare som arbetar med europastandarder saknade lämpliga system för kostnadsrapportering.

· Generaldirektören för GD ekonomi och finans lade fram en reservation på grund av problem med det interna kontrollsystemet vid ett externt organ som arbetar med indirekt centraliserad förvaltning.

Åtgärder vidtogs 2007 på dessa områden. Åtgärder under 2008 kommer att kraftfullt fullföljas, däribland åtgärder för att förbättra informationen till mottagarna, förenkla bestämmelserna i de nya rättsliga ramarna eller avtalen och stärka kommissionens kontroller.

Kommissionen har instruerat sina avdelningar att vidta alla nödvändiga åtgärder för att häva dessa reservationer så snart de bakomliggande problemen lösts.

Kommunikation

Generaldirektoratet för kommunikation gjorde en reservation i sin årliga verksamhetsrapport för 2006 på grund av svagheter i det interna kontrollsystemet. Problemet har lösts genom att man inrättat en central enhet för kontroller i efterhand. Eftersom enheten blev operativ först under de sista två månaderna av 2007 beslutade generaldirektören att bibehålla reservationen för 2007.

Utbildning och kultur

Generaldirektören för GD utbildning och kultur hävde en tidigare reservation avseende de nationella byråerna, med tanke på de förväntade resultaten av ett nytt kontrollsystem som införts 2007 på grund av ny lagstiftning. Systemet bygger på förhandsdeklarationer från de nationella myndigheterna. I år rapporterade generaldirektoratet en felfrekvens på över 3 % av de kontrollerade projekten, men framhöll att uppgifterna inte kan hårdras eftersom underlaget huvudsakligen togs fram med hjälp av riskanalyser. Frågan ansågs därför inte relevant. Generaldirektoratet fortsätter även ansträngningarna för att få det lokala räkenskapssystemet validerat av räkenskapsföraren.

Kommissionen har uppmanat GD utbildning och kultur att genomföra kontrollstrategin och undanröja de återstående hindren för att få det lokala räkenskapssystemet validerat.

Statistik

Den reservation Eurostat gjorde 2006 på grund av bristande återkoppling avseende riktigheten i betalningar till vissa nationella statistikinstitut hävdes sedan korrigerande åtgärder vidtagits 2007, däribland skärpta förhandskontroller, vilket gav generaldirektören rimlig säkerhet i fråga om riktigheten i de betalningar som gjorts under året. Avdelningarna arbetar fortfarande med de frågor som avser tidigare år.

3.6. Administration

Lämpliga och tillförlitliga IT-system är avgörande för praktiskt taget all verksamhet vid kommissionen. Trots att nya lokaler hyrts för datacentrumet behöll generaldirektören för DIGIT sin tidigare reservation avseende byggnaderna, eftersom delar av de lokaler i Luxemburg som hyser både den centrala anläggningen och den som används för back-up är olämpliga. Vissa förbättringar av byggnaderna gjordes 2007 och riskerna hanterades effektivt under 2007 men kommissionen anser att man ytterligare bör minska riskerna för avbrott i verksamheten och för informationsläckage.

Kommissionen kommer att fortsätta att genomföra sin fleråriga IT-strategi under 2008 och 2009, så att kommissionens data- och telekommunikationscentrum får säkra och funktionella lokaler.

3.7. Slutsatser

· Kommissionen uppmanar avdelningarna att vidta kraftfulla åtgärder för att lösa de bakomliggande orsakerna till reservationerna i 2007 års årliga verksamhetsrapporter. Kommissionen kommer att följa utvecklingen uppmärksamt, med särskild tyngd på återkommande reservationer.

· En ständig dialog mellan kommissionärerna och generaldirektörerna om förvaltningen är viktig för ansvarsfrågorna. Det är särskilt viktigt när reservationerna återkommer och på de områden där revisionsrätten påpekat svagheter. Kommissionen uppmanar berörda generaldirektörer att regelbundet informera kommissionärerna om utvecklingen och de framsteg som gjorts.

· Kommissionen prioriterar genomförandet av den handlingsplan som lades fram i februari 2008 för att stärka kommissionens övervakning vid delad förvaltning av strukturella åtgärder. Handlingsplanen måste genomföras på utsatt tid.

· Kommissionen uppmanar medlemsstaterna att lämna frivilliga nationella årliga deklarationer, som kan utgöra ännu en byggsten för att ge generaldirektörerna rimlig säkerhet.

· Det är viktigt att ta itu med felorsakerna och kommissionens avdelningar kommer att utfärda vägledning och vidta andra nödvändiga åtgärder för att minska risken för fel.

· Kommissionen kommer också att vidta alla nödvändiga åtgärder för att rapportera om kontrollernas effektivitet. Räkenskapssystemet håller på att omarbetas för att man från 2008 ska kunna få uttömmande rapporter om hur kommissionen avhjälper fel, även sådana fel som avser tidigare års utbetalningar.

· Slutligen kommer kommissionen att fortsätta arbeta med kontrollernas kostnadseffektivitet och återstående risker. Ett meddelande i frågan kommer att utarbetas under hösten 2008, och bör ge en god grund för att gå vidare med begreppet acceptabel risk som ett verktyg för att bedöma hur effektiv riskhanteringen är i gemenskapsprogrammen.

4. Övriga frågor i de årliga rapporterna

4.1. Genomförandet av EU-lagstiftningen

Lagar fyller sitt syfte bara om de tillämpas och genomförs på lämpligt sätt. Under 2007 lade kommissionen fram ett ambitiöst meddelande som skulle minska riskerna och som innehöll förslag till åtgärder för att förbättra EU-lagstiftningen. [6] Arbetet innebär mer samarbete mellan medlemsstaterna och kommissionen för att förebygga problem, hantera problem effektivare och lösa överträdelser snabbare. Arbetet innebär också bättre integration av genomförande- och tillämpningsfrågor när lagarna utformas, när de antas och när resultaten utvärderas. Att klarlägga eventuella tillämpningssvårigheter är viktigt för att förbättra lagstiftningen och nå målen med programmet för bättre lagstiftning, t.ex. förenkling och minskad administrativ börda, vilket ligger i medborgarnas och företagens intresse.

4.2. Bevarande av fiskeresurserna

Revisionsrätten framförde i en särskild rapport [7] att de nuvarande bestämmelserna för kontroll, inspektion och sanktioner avseende bevarande av gemenskapens fiskeresurser måste stärkas betydligt för att målet med ett hållbart utnyttjande ska kunna nås. Kommissionen instämmer i revisionsrättens analys. För det första vill kommissionen uppmana medlemsstaterna att tillämpa de frivilliga interimistiska åtgärderna. Kommissionen kommer samtidigt att arbeta på ambitiösa förslag som ska reformera EU:s kontrollpolicy – dagsläget i fråga om fiskereserver visar hur viktigt det är med effektivare och harmoniserade kontroller, inspektioner och påföljder.

Kommissionen är starkt engagerad för hållbara fiskeresurser, något som bara kan uppnås genom åtgärder på EU-nivå. Kommissionen kommer i oktober 2008 att lägga fram ett utkast till rådets förordning om omarbetning och modernisering av kontrollsystemet för den gemensamma fiskepolitiken. Även medlemsstaterna måste engagera sig för att målen ska kunna nås.

4.3. Säkerhet

Revisioner av gemenskapens delegationer visade på svagheter i hanteringen och överföringen av information samt problem med den fysiska säkerheten. Genomförandet av åtgärdsplanerna fortskrider.

Utöver rutinmässiga säkerhetsåtgärder som inriktas på personer, byggnader och IT vid huvudkontoren kommer kommissionen att ägna större uppmärksamhet åt säkerheten vid delegationerna.

5. Övergripande slutsats

Kommissionen anser att dagens system för internrevision, med de begränsningar som anges i 2007 års verksamhetsrapporter, ger en rimlig säkerhet om att de tilldelade medlen använts för sina avsedda ändamål i enlighet med principen för sund ekonomisk förvaltning. Kommissionen anser också att de kontroller som inrättats ger nödvändig säkerhet i fråga om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, för vilket kommissionen har det övergripande ansvaret enligt artikel 274 i EG-fördraget.

Kommissionen medger dock att ytterligare ansträngningar krävs för att avhjälpa en rad svagheter, i synnerhet de som framhållits i de delegerade utanordnarnas reservationer, samt de svagheter på vissa budgetområden som revisionsrätten ansåg otillfredsställande.

Bilagor

Bilaga 1: Human Resources management and other management issues

Bilaga 2: Reservations 2003-2007

Bilaga 3: 2007 Synthesis multi-annual objectives

Bilaga 4: Executive and regulatory agencies

Bilaga 5: Report on negotiated procedures

Bilaga 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

Bilaga 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

Annex 1:

Human Resources Management and other management issues

1. Human Resources Management

· Ethics

In a global context where ethical behaviour and ethics in general are becoming increasingly important, the need for a clearer and simpler framework of standards and guidelines arose. These issues have now been addressed in a communication on 'Enhancing the Environment for Professional Ethics in the Commission' dated 5 March 2008 [8]. The main goal of this initiative is to refresh awareness and provide better guidance on professional ethics in the Commission.

Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders [9] was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably.

The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners.

· Screening of Human Resources of April 2007

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overheads. It was welcomed by the Parliament, and an update was provided by end April 2008.

The Commission's willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis.

– In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields.

– As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled "Reinforcing the Union's Disaster Response Capacity" [10]. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters.

– In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs.

· Integrated human resources strategy

The Commission continued its efforts to put in place a strategically aligned human resource management aimed at a shift from focusing on rights, obligations, rules and compliance to a more strategic approach with a focus on results, added-value and benefits for the Commission. This will enable the human resources function to gradually become a key player in the Commission, actively contributing to formulating organisational strategy and ensuring its implementation.

· IT tools

The administration has worked on the development of new integrated IT tools for more efficient management of human resources and of the related individual financial entitlements.

· Recruiting and retaining permanent staff

The administration has instituted various measures to improve staff management and recruitment, in particular by devising a professionalisation programme and by increased cooperation with EPSO.

· Recruitment of citizens from enlargement countries

Several services pointed to difficulties in recruiting certain EUR10 profiles as permanent staff, notably IT and financial staff and translators for certain languages. Certain competitions completed by EPSO in 2007 indeed failed to yield the expected number of successful candidates. Priority also had to be given to more generalist competitions, in order to achieve optimum use of EPSO recruitment capacity. Although the list of successful candidates covered 70 % of the Commission's recruitment needs, there were major variations between competitions, nationalities and profiles (ranging from 7 to 100%). As in 2006, the Commission attained the overall recruitment targets for nationals from EU-10 and EU-2 Member States in 2007. From 2004 to 2007 well above 3 000 posts have been filled by nationals from the enlargement countries. The monitoring mechanism which the Commission had put in place during 2006 for EU-10 recruitment was maintained and improved in 2007 and contributed largely to this achievement. The Commission is on a very good path to meet the various recruitment targets set in the context of EU-10 and EU-2 enlargements.

2. Other management issues

· The internal control framework in the Commission

An effective and efficient internal control system requires management to address the question of risk and to focus control resources on areas where risk is greatest, while ensuring adequate control of all activities. The Commission adopted in October 2007 a communication on the revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework [11], which set out 16 revised internal control standards for effective management to replace the set of 24 standards put in place in 2000. The aim of the revised standards is to strengthen the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General by analysing how effective the control system is in practice.

The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework [12] and concluded that most of the "gaps" have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early 2009.

· Financial management

In 2007, DG Budget complemented and consolidated its accounting modernisation. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two services' systems were not validated, although the risk to the accuracy of the Commission's accounts as a whole is not considered material.

The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO's local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early 2008. The implementation of the new system is now planned for January 2009.

Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times, the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly.

A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced [13]. Based on the lessons learned from OLAF’s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes.

· Internal audit

The number of critical recommendations issued by the Internal Audit Service has decreased significantly (12 in 2006, 6 in 2007), and there has been a reduction in the number of audits generating adverse opinions. The acceptance rate of recommendations has increased from 89% for audits on Commission services finalised in 2006, to 99% for audits finalised in 2007.

While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor's view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation.

A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture:

– Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year's Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning.

– The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service [14] and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates-General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources.

– Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members.

· Transparency initiative

Subsequent to a public consultation, the Commission adopted a Communication, "Follow-up to the Green Paper 'European Transparency Initiative'" [15], which announced measures to enhance transparency in different respects. Regarding the relations between interest representatives (lobbyists) and the Commission, it was decided to create and launch, in spring 2008, a voluntary register of interest representatives, linked to a code of conduct. Discussions with stakeholders and an open, public consultation [16] were organised on the text of the code of conduct.

In order to enhance financial transparency [17], the Financial Regulation requires the publication of beneficiaries of EU funds across all management modes. Work on the practical arrangements started in 2007. The first full publication exercise is scheduled for 2008, with the exception of the first pillar of the Common Agricultural Policy (the European Agricultural Guarantee Fund - EAGF), for which publication must take place in 2009.

The Commission adopted a Green Paper [18] on the revision of Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents, thereby launching an open consultation.

· Business continuity management

All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007, which tested corporate business continuity communication flow and operational arrangements for crisis management teams. The outcome of both tests was positive and a further exercise is planned in 2008.

· Building policy

In a Communication on the accommodation of Commission services in Brussels and Luxemburg [19], adopted in 2007, the Commission further clarified its policy in this field and launched a revision of the buildings procurement methodology – aimed at ensuring both maximum value for money and transparency towards the market.

Annex 2:

Reservations 2003-2007

DG | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 | | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece2. Expenditure under rural development | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes (period 2000-2006) in:1. the CZECH REPUBLIC – 4 programmes2. FINLAND – 4 programmes (Operational Programmes East, North, South and West)3. GERMANY – 4 programmes (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN IINeubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern)4. GREECE – 15 programmes (13 regional OPs, OP Competitivity and OP Information Society)5. IRELAND – 4 programmes6. ITALY – 17 programmes (Puglia, Lazio, Sardinia, Bolzano, Liguria, Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Calabria, Campania, Molise, Sicilia, Transport, Research, Technical Assistance, and Urban II- Taranto, Mola di Bari, and Pescara)7. LUXEMBOURG – 1 programme8. POLAND – 3 programmes (Regional Operational Programme (IROP), SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises and SOP Transport)9. SLOVAKIA – 2 programmes (OP Basic Infrastructure and OP Industry and Services)10. SPAIN (14 Intermediate Bodies (with an impact on 20 OPs), OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes)11. INTERREG - 51 programmes 2. Management and control systems for identified COHESION FUND systems (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Management and control systems for ERDF programmes in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Slovakia, Portugal, Belgium and Luxembourg. | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1.Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation2. Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Framework Programme (FP6) contracts. | 1 | 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 0 | | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of action grants | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 0 | | 1 | 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity | 1 | 1. Health crisis management | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-20072. Garantie limitée sur les opérations mises en oeuvre par 14 EM dans le cadre du FER II (2005-2007) | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | | 1 | 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 1 | Possibility that additionality requirements were insufficiently achieved. | 1 | 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | 0 | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | Supervision | 1 | 1. Ex-post control system | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | | 0 | 0 | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | | - |

PMO | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 0 | | 0 | | 1 | 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 0 | | 1 | 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 17 | | 20 | | 31 | | 32 | | 49 | |

Annex 3:

Synthesis 2007 multi-annual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2007 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 and 2006 Synthesis reports containing the Commission’s multiannual objectives and related actions to address the major crosscutting management issues.

New actions introduced as a follow up to the 2007 Synthesis report are indicated in bold italics.

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | CompletedIt is now a well established practice that services review at least once a year the effectiveness of internal control. This requirement is now enshrined in the Internal Control Standards for Effective Management adopted in October 2007- SEC(2007) 1341.Furthermore, services inform their Commissioner at least twice yearly on management and control issues. Members of staff are involved in self-assessment exercises on the effectiveness of the internal control system. |

| | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | CompletedAn internal communication revising the internal control standards for effective management was adopted in October 2007- SEC (2007) 1341. |

| | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | CompletedWorking groups have been set up to develop indicators for legality and regularity of transactions by families of DGs. The guidelines for the Annual Activity Report for the year 2007 refer to different sets of indicators for:- the Research family- direct centralised management (grants and procurement)- joint management - shared management.For the Structural Funds family, legality and regularity indicators were developed and provided as from the AAR 2006. For the AAR 2007, particular attention has been paid to improving the content and clarity of the report by implementing the recommendations of the Court of Auditors and the IAS. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | CompletedThe guidelines for Annual Activity Reports for the year 2007 emphasize the need to include more streamlined, precise and coherent explanations of DGs' internal control systems. - the use of an internal control template ensures that control systems of the different DGs are presented in a more coherent way within the Commission and, more specifically, within families of DGs. - Precise guidance was also given to DGs to explain how the various components of the assurance process link together ("building blocks"). - More precise guidance was given on when and how to make a reservation. - Assurance had to be supported by legality and regularity indicators.The DGs have generally followed the guidelines and an improvement can be observed in their AARs. |

| | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | | CompletedUnder the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, "internal control templates" were developed to promote consistency between services in the presentation of control strategies. In 2007 such templates were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It furthermore helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | The central services will provide further guidance to promote consistency in the treatment of reputational risks and the link between error rates, materiality and reservations. | BUDG and SGBy end 2008 | New action |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | CompletedThe revised Internal Control Standards, decided by the Commission in October 2007, specifically provide a Standard for risk management processes (standard 6).Risk management was formally integrated into the 2006 programming and planning exercise and services’ critical risks are since then disclosed in the Annual Management Plans. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Commission will continue its work on the cost-benefit of control and on residual risk per policy area. A Communication on this subject will be issued in autumn 2008. | DG BUDG together with concerned servicesBy October 2008 | New action |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | CompletedFollow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system) and regularly reviewed by senior management. Further efforts were made to ensure a timely implementation of the audit recommendations: - The Audit Progress Committee alerted the Cabinets responsible for departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services.- New provisions were introduced to the standing instructions to the Annual Activity Reports and to the "peer review" process to ensure that Directors-General concerned explain in their reports the reasons why recommendations had not been implemented in time. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | OngoingIn a Communication of March 2008 [20], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Inter-service arrangements | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous actionRegarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices), DG REGIO and the IAS. Furthermore, DG EAC signed a "protocole d'accord" to take over its IT-support.The Service Level Agreement (SLA) which was established in 2006 between BEPA and SG for management of human and financial resources, logistics and strategic planning was renewed in 2007.The SLA signed in 2006 between DG ADMIN and the IAS for management of the latter's human and financial resources was renewed in 2007.OIB cooperates with other Services on the basis of clearly defined arrangements & Service Level Agreements. In 2007, the following SLAs regarding buildings were signed: - with EAC executive agency (on the supplementary office space)- with ERC and RTD Commission Agency(signature for Covent Garden building is ongoing) - with CoR/EESC (VM-2 building)- with CFCA Executive Agency |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2008. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for 2007 AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2008 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible . The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | OngoingCommission adopted on 27/2/2008 a report on the action plan towards an integrated internal control framework (COM(2008) 110 final). Most actions have been implemented and the remaining ones will be completed during 2008. The Commission can show that it has made concrete progress. The impact of the actions will form the basis of the evaluation of the progressive success of the action plan through decreasing error rates and improved ratings of systems by the Court. Early in 2009 the Commission will prepare a further impact assessment as at 31 December 2008. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex-post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex-ante and ex-post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | CompletedIn 2007, "internal control templates" were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. These templates are built on a common format which leaves some flexibility for adaptation to the needs of the DGs. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | OngoingExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission will issue guidance to its services on sampling strategies by July 2008. |

| | DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | CompletedA centralised ex-post control unit was set up in this Directorate-General on 1 November 2007. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionIn 2007, DG Budget complemented and consolidated the accounting modernisation. The single datawarehouse was also made available to all services and is expected to lead to an improvement in financial management information. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two systems were not validated. |

Financial simplification | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | CompletedDuring 2007 the Commission clarified the rules through guidelines, notably the guidelines on FP7, on the implementing rules for Structural Funds 2007-13, for Education Policy 2007-13, and will continue to provide support and further guidance where necessary. The Commission will also ensure that future legislative proposals include clear and straightforward rules. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | CompletedDG ADMIN, based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing. |

| | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | CompletedNew rules have been presented in March 2008 after an intense consultation process with Commission services and staff representatives throughout 2007 and the first quarter of 2008.The new rules should be implemented in 2009 and should allow for a better differentiation of career speeds according to merit. The assessment and promotion exercises will also be significantly shortened. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | OngoingAmong the measures already started:- the development of the HR Community;- the dissemination of best practices;- the HR Professionalisation Programme;- the development of HR Metrics;- the HR scorecard prototype;- the specification of the HR reporting facility in Sysper2. |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | OngoingOn 13.11.2007, Vice-President Kallas submitted to the College a Communication (SEC(2007) 1412) describing how EPSO had served the Commission's needs in the last few years and spelling out ways of improving the situation. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | OngoingThe e-CV project was delayed because of rearranged priorities.There are now approximately 3 000 CVs in the system, but full deployment and use will only take place in 2008, once the matching tool is tested and validated. |

| | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | CompletedThe revision of the Commission's Internal Control Standards, was concluded in October 2007 and guidelines on sensitive functions (January 2008) were subsequently adopted. It should result in a more harmonised approach of the Commission's services in regards to the definition of sensitivity and an improved monitoring of the most critical sensitive posts, thus significantly reducing the issues related to compulsory mobility. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | CompletedAll Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007 with satisfactory results. |

| | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | OngoingA multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.OIL planned a second room in Luxembourg which should have been available by July 2007 and initiated the required procedures. These premises are however currently still not available. |

Annex 4:

Executive and regulatory agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former Intelligent Energy Executive Agency)

· the Public Health Executive Agency (PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

Three of these were operational in 2007. Their annual activity reports did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 69 | 232 | 10 | 311 |

Total | 99 | 299 | 10 | 408 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [24]. If new needs appear, the Commission's starting point will be to explore the option of extending the scope of an existing agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [25] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies [26] and a review of its internal systems governing agencies. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for documents of shared interest.

Annex 5:

Rapport sur les procédures négociées

1. Base légale

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. Méthodologie

Une distinction a été faite entre les 40 directions générales, services, offices et agences exécutives qui, en principe, n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 directions générales (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: chapitre 3 du titre IV de la deuxième partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'Union européenne.

En effet, ces 3 directions générales présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services…), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour le recensement des procédures négociées (10 000 €), ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces Directions générales nécessitent une approche statistique distincte.

3. Résultats globaux du recensement final

3.1. Les 40 directions générales, services ou offices sans les 3 directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 148 marchés négociés pour une valeur totale de 156 513 441 € ont été attribués sur un ensemble de 1 085 marchés, toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 383 010 782 €.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 13,64 %. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 11,32 %.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 20,46 %.

Ainsi, 9 directions générales ou services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2007. Toutefois, il faut signaler qu'une des directions générales n'a passé qu'une procédure négociée mais son faible nombre de marchés au total fait que sa moyenne est élevée. Par ailleurs, pour deux des directions générales, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l'Institution en valeur totale des marchés passés.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à 2006 pour l'ensemble des directions générales a été limitée: augmentation de 1,33 % en nombre de procédures et de 4,01 % en valeur. Ainsi 5 directions générales présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10 %).

3.2. Les trois directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 196 marchés négociés pour une valeur totale de 116 182 314 € ont été attribués sur un ensemble de 1 696 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 324 647 489 €.

La proportion moyenne pour les 3 directions générales "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,56 % et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 8,77 %. Le seuil de référence (moyenne plus 50 %) étant donc de 17,33 %, aucune des ces 3 directions générales ne dépasse ce seuil.

La comparaison interannuelle pour ces directions générales, par rapport à l'année 2006, montre une certaine stabilité: pas de changement dans le pourcentage du nombre des procédures négociées et diminution significative de 3,85 % de leur valeur.

4. Analyse des justifications et mesures correctives

Trois catégories de justifications sont évoquées par les directions générales ayant dépassé les seuils:

· Des déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation de contrats cadres. Ceci, en intégrant dans un seul contrat «cadre» un nombre élevé de contrats «spécifiques», réduit le nombre total de marchés passés par les Directions générales concernées et donc la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues).

· Des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole (pour des raisons de propriété intellectuelle, expertise spécifique…). Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

· Des marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base.

Plusieurs mesures correctives ont déjà été proposées ou mises en place par les directions générales:

· L'établissement de documents types et documents d'orientation. La publication en avril 2008 du nouveau Vade-mecum des marchés de la Commission, substantiellement amélioré, s'intègre dans cette ligne d'action.

· L'amélioration de la formation et une meilleure communication interservices. À ce titre, le Service financier central a mis en place pour 2008 une série d'ateliers qui ont pour objectif, d'une part, d'améliorer le niveau des procédures des marchés et, d'autre part, d'offrir un forum d'échange d'expériences entre différents DG/services, afin de promouvoir les meilleurs pratiques.

· L'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services et une bonne programmation.

· Le renforcement de la structure interne et l'application des standards de contrôle. Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 6:

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2007.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.565.692,31 | 9 |

EAC | 651.065,59 | 5 |

EACEA | 466.000,00 | 2 |

ECHO | 507.960,89 | 1 |

ENTR | 627.441,60 | 4 |

INFSO | 1.089.676,12 | 7 |

RTD | 1.312.047,13 | 5 |

TREN | 1.283.040,18 | 5 |

| 7.502.923,82 | 38 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 465.540,96 | 2 |

Annex 7

Compliance with payment time-limits

and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [27] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [28]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [29].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [30]. Overall, the Commission has improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average delay has not significantly decreased. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% |

Delays on average [31] | 49,13 days | 47,98 days |

The cause of delays include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

The Commission has taken many steps to avoid late payments. Internal monitoring systems, with regular reporting on late payments and/or requested payments have been put in place. Simplification initiatives have been taken to speed up the process of examining requests for payments, such as wider use of audit certificates, better definition of deliverables or types of costs to facilitate the checks to be carried out. Awareness actions and exchanges of best practices also take place on a regular basis. These measures have already impacted positively, as the above statistics indicate. Moreover, in order to meet the new requirements of the revised IR, further developments had also to be made to ABAC in 2008.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission has had to deal with limited requests over 2005-2007.

| 2005 | 2007 |

Requests for interest for late payments in number | 149, i.e. 0,11% | 136, i.e. 0,16% |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € |

The rules for the payment of interest for late payments are clearly stipulated in the standard contracts and grant agreements used by the Commission authorising officers. The very limited number of requests for payment of interest might be due to the fact that beneficiaries have not paid sufficient attention to the clauses entitling them to claim interest or that they deliberately do not claim it, in particular if the amount is not significant or if they have submitted the supporting documents late [32]. As from 1 January 2008 payment of interest for late payments is automatic and, in principle [33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. |

[1] Artikel 60 i budgetförordningen.

[2] Bilaga till årsrapporten om genomförandet av strukturfonderna, SEC(2007)1456 http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/official/reports/pdf/annex/2006_sf_annex_en.pdf

[3] KOM(2008) 97.

[4] Det finansiella och administrativa ramavtalet (FAFA).

[5] Ramavtal om en förvaltningsfond och samfinansiering (Trust Fund and Co-Financing Framework Agreement).

[6] Meddelandet ”En europeisk union som bygger på resultat – tillämpningen av gemenskapsrätten”, KOM(2007) 502, 5.9.2007.

[7] Europeiska revisionsrättens särskilda rapport nr 7/2007 om kontroll-, inspektions- och sanktionssystemen när det gäller bestämmelserna för bevarande av gemenskapens fiskeresurser, EUT C 317, 28.12.2007.

[8] COM(2008) 301.

[9] http://ec.europa.eu/dgs/policy_advisers/publications/docs/hpo_professional_ethics_en.pdf

[10] COM(2008) 130.

[11] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness - SEC(2007) 1341.

[12] COM(2008) 110.

[13] Communication on the prevention of fraud by building on operational results: a dynamic approach to fraud-proofing - COM(2007) 806, 17.12.2007.

[14] http://ec.europa.eu/dgs/internal_audit/index_en.htm

[15] COM(2007) 127

- http://www.cc.cec/sg_vista/cgi-bin/repository/getdoc/COMM_PDF_COM_2007_0127_F_EN_ACTE.pdf

[16] http://ec.europa.eu/transparency/consultation_code/index_en.htm

[17] http://ec.europa.eu/commission_barroso/kallas/transparency_en.htm

[18] COM(2007) 185

- http://ec.europa.eu/transparency/revision/docs/gp_en.pdf

[19] COM(2007) 501.

[20] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[25] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008) 135.

[26] It however indicated that agencies which are already under inter-institutional discussion would go ahead as planned, including existing proposals in the fields of energy and telecoms, as well as planned agencies in the field of justice and home affairs and that changes in th