Kommissionen har utvärderat resultaten för alla sex organ var för sig under 2018/2019. Samtliga av dessa utvärderingar stöddes av externa studier enligt samma metod och med tillämpning av kommissionens principer om bättre lagstiftning. Vid utvärderingarna bedömdes huruvida organen hade utfört sina uppgifter på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, om det fanns överlappningar, luckor eller inkonsekvenser i organens förvaltning av programportföljen samt om det fanns en tydlig avgränsning av uppgifterna mellan de olika organen och de ansvariga generaldirektoraten eller andra genomförandeorgan. I utvärderingarna ingår en retroaktiv kostnads- och lönsamhetsanalys som jämför de faktiska resultaten under den treåriga utvärderingsperioden med de förväntade resultaten enligt den kostnads- och lönsamhetsanalys som gjordes på förhand.

För att uppnå sina mål utför organen bidragsförfaranden och förfaranden för offentlig upphandling, förvaltar kontrakt och genomför de nödvändiga budgetförfarandena. Dessutom stöder organen genomförandet av program, till exempel genom att samla in, bearbeta och tillgängliggöra information om programgenomförandet. De övervakar framsteg inom projekten och deras genomslag. Organen informerar potentiella sökande om finansieringsmöjligheter och hjälper sökande och stödmottagare att tillämpa förfarandena. De informerar kommissionen om programmens genomförande, projektresultat och genomslag. Att delegera förvaltningsuppgifter bör dock hållas inom ramarna för det institutionella system som fastställs i EUF-fördraget. Detta innebär att uppgifter som tilldelats institutionerna genom fördraget, och där det finns utrymme för skönsmässig bedömning för att omsätta politiska beslut i handling, inte bör delegeras. Vid delegering av uppgifterna bör en kostnads- och lönsamhetsanalys genomföras.

Avseende direkt förvaltade program beslutade kommissionen 2003 att det vore lämpligt att delegera förvaltningen av vissa uppgifter i genomförandet av vissa program till genomförandeorgan, för att göra det möjligt för kommissionen att fokusera på sin kärnverksamhet. Dessa organ inrättades för att fungera som specialiserade enheter och utföra arbetsuppgifter under ett visst projekts löptid, genomföra budgeten samt ge beslutsfattarna relevant information. Genomförandeorganen är fristående enheter under överinseende av kommissionen.

För att nå sina mål tillhandahåller EU stöd inom många olika politikområden genom en rad finansieringsprogram. Programmen ger bidrag och andra former av finansiering till medlemsstater, företag, forskare, icke-statliga organisationer och andra aktörer. I enlighet med artikel 317 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt ska kommissionen ansvara för att budgeten genomförs. I enlighet med artikel 62 i budgetförordningen ska kommissionen genomföra budgeten direkt, inom ramen för delad förvaltning med medlemsstaterna, eller indirekt genom att uppgifter som ingår i budgetgenomförandet anförtros tredje parter (t.ex. tredjeländer, organisationer i medlemsstaterna, internationella organisationer och offentlig-privata partnerskap).

Under perioden efter 2014 genomförs forskningsprogrammet Horisont 2020 av flera genomförandeorgan. Horisont 2020 är det största programmet i anslagstermer bland dem som delegerats till genomförandeorganen. År 2013 beslutade kommissionen att delegera olika delar av Horisont 2020 till fyra olika organ, nämligen REA, Ercea, Inea och Easme. För att säkerställa ett enhetligt genomförande av Horisont 2020 inrättades 2014 det gemensamma stödcentrumet (numera det gemensamma genomförandecentrumet), som förvaltas av en av kommissionens avdelningar (GD Forskning och innovation). Syftet är att ge kommissionens generaldirektorat, genomförandeorgan och gemensamma företag som arbetar med programmet gemensamt stöd för affärsprocesser i samband med bidragsförvaltning, informationsteknik, revision, datahantering och juridiska tjänster.

När det gäller transaktionernas laglighet och korrekthet anses felfrekvensen för programmen 2014–2020 bättre än för den föregående generationens program (2007–2013). Organen förvaltar dock fortfarande projekt från programmen för perioden 2007–2013, vilket innebär att under utvärderingsperioden hade tre organ (REA, Easme och Eacea) fortfarande reservationer i sina årliga verksamhetsrapporter för felfrekvenser över väsentlighetströskeln på 2 % för programmen för 2007–2013. Detta är emellertid ett ärvt problem som kommer att försvinna allt eftersom alla projekt inom dessa program avslutas. Endast ett program från den nuvarande programperioden (programmet för företagens konkurrenskraft och små och medelstora företag (Cosme)) hade en tillfällig hög felfrekvens som krävde en reservation under 2018 från organet (Easme). Organet har vidtagit korrigerande åtgärder som förbättrade situationen, och reservationen lyftes 2019.

Överlag förvaltade de sex organen de delegerade programmen på ett effektivt sätt och uppnådde mycket goda resultat för de flesta centrala resultatindikatorerna. Indikatorerna för genomförandeorganen avser den ekonomiska förvaltningen, i synnerhet snabb utvärdering och snabbt slutförande av bidrag (tidsåtgång för information, tidsåtgång för ingående av kontrakt och tidsåtgång för beviljande av bidrag samt snabba utbetalningar). Vissa organ uppnådde genomgående alla eller de flesta av sina mål för snabb utvärdering, snabbt ingående av bidragsavtal och snabba utbetalningar (REA, Ercea, Eacea, Chafea) eller överträffade dem till och med (tidsåtgång för utbetalning i fråga om Inea). Det var bara två organ som inte uppfyllde vissa av sina mål (Easme i början av programperioden och Inea i fråga om tidsåtgång för utbetalning för ett program från den föregående programperioden under ett år (2015)). Flera organ uppnådde också ett fullständigt årligt genomförande av sin driftsbudget (REA och Ercea). Denna effektiva hantering av den ekonomiska förvaltningen kan lämna utrymme för mer ambitiösa mål för vissa indikatorer.

I allmänhet visade utvärderingarna att de sex genomförandeorganen var ändamålsenliga och effektiva under den analyserade perioden. De uppnådde sina syften och de allra flesta av målen för sina centrala resultatindikatorer. Organen lyckades hantera en utmanande miljö, bland annat nya mandat och förändringar i programportföljen, i den organisatoriska strukturen och i deras styrning samt toppar med mycket hög arbetsbelastning i kombination med ansträngda personalresurser. Berörda parter intervjuades och gav en i allmänhet mycket positiv bedömning av förbindelserna mellan organen och kommissionens avdelningar, vilket gör det möjligt för kommissionen att fokusera på sin kärnverksamhet och hållas informerad om programmens genomförande och resultat. Stödmottagare och experter som arbetade med organen bedömde dessa mycket positivt, och organens anställda var i allmänhet positivt inställda till dessa i deras egenskap av arbetsgivare.

Organens programportföljer bedömdes som enhetliga även om ytterligare synergieffekter förväntades. Under 2016 inledde kommissionen och Inea en ansökningsomgång för FSE i syfte att hitta synergiprojekt inom områdena energi och transporter. Denna gemensamma ansökningsomgång var inte helt lyckad, eftersom villkoren för stödberättigande enligt FSE-förordningen var alltför restriktiva. Synergieffekter förväntades också mellan FSE och transport- och energidelarna i Horisont 2020, men främst på grund av de olika tidsramarna (forskning tar tid att utveckla till infrastrukturprojekt) var dessa synergieffekter emellertid färre än väntat.

Under 2019–2020 analyserade kommissionens tjänst för internrevision hur de genomförandeorgan och gemensamma företag som genomför Horisont 2020 tillhandahåller politisk återkoppling. Utifrån denna analys identifierades bästa praxis och ett antal råd som kan användas vid den framtida utformningen av mekanismerna för politisk återkoppling, t.ex. när det gäller att definiera politisk återkoppling, fastställa vilket förfarande som ska användas och vilka behov som finns på området eller att underlätta politisk återkoppling från alla slags program (inte enbart de politiska programmen utan även program på gräsrotsnivå). Denna analys var särskilt inriktad på Horisont 2020 men bör utökas till att omfatta även förvaltningen av andra EU-program.

Organen lämnar denna återkoppling via olika kanaler: möten, rapporter, sammandrag eller datadelning. Det politiska stödet kan tillhandahållas regelbundet eller som svar på specifika förfrågningar från det ansvariga generaldirektoratet. REA utvecklade en omfattande och strukturerad återkopplingsmekanism, inrättade en arbetsgrupp för projektövervakning och politisk återkoppling samt utarbetade en katalog av alternativ för att hjälpa sina ansvariga generaldirektorat att bättre formulera behovet av politiskt stöd. Särskilda initiativ för att göra den politiska återkopplingen mer relevant genomfördes, till exempel evenemang för att se över lärdomar och forskningsresultat från projekt med liknande teman, och ett personalnätverk inrättades. REA gjorde framsteg i den här frågan genom att utveckla planer för årlig politisk återkoppling för var och en av de delegerade programdelar som överenskommits mellan organet och det ansvariga generaldirektoratet. I juli 2016 antog Eacea en strategi för kunskapshantering. Detta följdes av en kartläggning av de relevanta metoder som användes inom organets olika enheter, och i samband med detta undersöktes vilka förbättringar som skulle kunna göras och vad som skulle krävas för att genomföra dessa förbättringar. Vissa indikatorer för att mäta politiskt stöd föreslogs också. Inea lämnade regelbundet landsvisa rapporter till sina ansvariga generaldirektorat med information om projekt som får stöd från FSE samt rapporter för alla transportprojekt som omfattar flera länder (korridorerna för det transeuropeiska transportnätet). Chafea delade sin övervakningsdatabas med sina ansvariga generaldirektorat. Ercea gav användbar återkoppling till kommissionens avdelningar genom sammandrag och dataanalyser. Detta gjordes i de flesta fall som ett svar på specifika förfrågningar om stöd i form av information och/eller analyser om särskilda politiska frågor, exempelvis klimatförändringar, artificiell intelligens och gravitationsvågor. Easmes politiska återkoppling om energieffektivitet betraktades som god praxis på grund av dess innehåll (de uppgifter som tillhandahölls av Easme var välriktade, höll hög kvalitet och var mycket användbara i samtliga fall) och att den tillhandahölls snabbt.

Ett mål med organens inrättande var att göra det möjligt för kommissionen att främst fokusera på sin kärnverksamhet. I utvärderingarna bekräftades att inrättandet av genomförandeorganen och deras roll vid genomförandet av program har gjort det möjligt för kommissionen att koncentrera sig på det politiska beslutsfattandet. Beslutsfattandet bygger också delvis på återkoppling från programmen och deras genomförande. Genomförandeorganen spelar en viktig roll när det gäller att samla in denna information på plats och omvandla den till politisk återkoppling till kommissionens avdelningar. Utvärderingarna visade att alla sex genomförandeorganen lämnar politisk återkoppling till kommissionen, i vissa fall redan på ett mycket omfattande sätt om specifika frågor.

I ett begränsat antal fall rapporterades i viss mån dubbelarbete och mikroförvaltning (Chafea). I andra fall konstaterades att de ansvariga generaldirektoratens tillsynsroll behövde förtydligas eller uppdateras (Eacea). I vissa fall var fördelningen av arbetsuppgifter mellan organet och ansvarigt generaldirektorat otydlig, som till exempel när Easme gavs i uppdrag att förvalta nya program som tidigare förvaltats av kommissionen samt när personal från kommissionen rekryterades till Easme. Utvärderingarna tydde på att samförståndsavtalen och riktlinjerna om genomförandeorgan i vissa fall skulle kunna förbättras genom ett förtydligande av de ansvariga generaldirektoratens roll i styrningen och fördelningen av arbetsuppgifter mellan organet och det ansvariga generaldirektoratet. Under 2019–2020 analyserade också kommissionens tjänst för internrevision den rådande situationen vad gäller förvaltning och övervakning av genomförandeorganen. Utifrån analysen identifierades bästa praxis och ett antal råd (t.ex. en tydligare definition av övervakning, det ansvariga generaldirektoratets roll, vägledning om intern kontroll och övervakning samt rapportering) som kommissionens tjänster kommer att beakta vid översyn av genomförandeorganens ram för tillsyn.

Överlag fann man inga bevis för dubbelarbete, överlappningar eller inkonsekvenser mellan organen och de ansvariga generaldirektoraten. Det konstaterades att ansvarsfördelningen mellan organen och de ansvariga generaldirektoraten i allmänhet var tydlig. Vid utvärderingarna befanns de formella och informella kommunikationsmekanismerna mellan organen och kommissionen vara tillräckligt regelbundna och ändamålsenliga för att säkerställa att de ansvariga generaldirektoraten hålls informerade om organens resultat och om genomförandet av EU-programmen. Utstationeringen av kommissionens tjänstemän till tjänster inom organens förvaltning och det faktum att en stor andel av personalen hade tidigare erfarenhet från kommissionens avdelningar konstaterades också vara en fördel, eftersom det innebär att organen har en hög nivå av expertis och kunskap om de ansvariga generaldirektoratens program och politikområden (särskilt under övergångsperioden). Detta bidrog också till att främja närmare förbindelser mellan de båda parterna.

5.Närheten till stödmottagarna – särskilda kontaktpunkter som ständigt strävar efter att ge bättre service

Samtliga organ uppnådde sina mål i fråga om närheten till stödmottagare och synlighet för EU-programmen. Alla sex organen kunde konstatera en hög grad av tillfredsställelse bland stödmottagarna inom de program som förvaltades av organen: 76 % för Easme, 80 % för Chafea, 86 % för REA, 87 % för Inea samt 89 % för Eacea och Ercea. Vissa organ (REA, Eacea och Chafea) använder sig även av oberoende externa experter för att utvärdera förslag. Dessa experter är också mycket nöjda med de tjänster som organen tillhandahåller. Nivån av tillfredsställelse hos sökande som inte valdes ut är av förklarliga skäl lägre. Chafea mäter även nivån av tillfredsställelse bland tjänsteleverantörer med anledning av sin upphandlingsverksamhet. Den relativt låga tillfredsställelsen (58 %) bland tjänsteleverantörerna har att göra både med finansieringsinstruments karaktär och med vissa kvalitetsaspekter hos den tjänst som tillhandahålls av Chafea, t.ex. den tid det tar att slutföra ansökningsförfarandet, återkopplingen om förslag, förfarandet för kontraktsförhandlingar och andra aspekter på organets verksamhet.

I de enkäter som genomfördes inom ramen för de olika utvärderingarna lovordade stödmottagarna ett antal förenklingar (Chafea), den stora professionalismen (Inea), den serviceinriktade inställningen (Easme), personalens betydande kompetens (Eacea), de effektiva förfarandena (Inea) samt de förbättrade och förenklade betalningsförfarandena (Inea).

Stödmottagarna och de sökande som inte valdes ut angav också områden där förbättringar skulle kunna göras. Bland annat bör följande områden nämnas: bättre kommunikation och återkoppling (Inea), ytterligare konsolidering av processer med koppling till valet av oberoende experter, validering av förteckningar över experter samt kommissionsanställdas deltagande i projektövervakningsverksamhet (REA), de befintliga it-verktygens användarvänlighet och funktionalitet (REA, Chafea, Eacea och Inea), extern kommunikationsverksamhet (Eacea), den tid det tar att svara på ansökningar (Easme) samt den etiska översynen och övervakningsprocessen (Ercea).

Organen vidtog flera åtgärder för att göra programmen mer synliga. Detta omfattade bland annat informationsdagar, projektledningsworkshoppar, proaktiv användning av sociala medier samt grafiskt material och kommunikationsmaterial av hög kvalitet. Organen förbättrade sina webbplatser genom att tillhandahålla relevant material med anknytning till programmen, såsom projektinformation, broschyrer, kartor och statistik. Organens användning av många olika kommunikationskanaler har lett till bättre synlighet för programmen.

6.Omfattande besparingar och förenklingar – en ständig strävan efter större kostnadseffektivitet

Utvärderingarna visade på avsevärda skillnader i genomförandeorganens programförvaltningskostnader. De genomförandeorgan som genomförde Horisont 2020 var mer kostnadseffektiva än Eacea och Chafea. Kostnadsvärdena för programförvaltning (dvs. förhållandet mellan deras administrativa budgetar och driftsbudgetar för utbetalningar) i denna grupp av organ låg under genomsnittet på 4,72 % för samtliga organ, och varierade under 2016 mellan 0,89 % (Inea) och 3,61 % (REA, inklusive tillhandahållande av gemensamma administrativa och logistiska stödtjänster ). Chafeas programförvaltningskostnader var däremot 10,11 % år 2016, och för Eacea låg dessa kostnader på 7,20 %. Dessa två genomförandeorgan hade också de lägsta värdena för budgeten per capita, som 2016 uppgick till 1,46 miljoner euro för Eacea och 1,37 miljoner euro för Chafea (jämfört med genomsnittet för samtliga organ som låg på 3,65 miljoner euro). När det gäller Eacea hade detta främst att göra med komplexiteten och mångfalden hos organets programportfölj, den stora bredden i fråga om de sökandes och stödmottagarnas karaktär, det stora antalet ansökningar och bidrag samt deras ringa genomsnittliga storlek. När det gäller Chafea hade det att göra med mångfalden hos programportföljen, organets ringa storlek och den högre genomsnittliga kostnaden för personal som var kopplad till deras höga expertisnivå och organets geografiska läge.

Diagram: Kostnader för programförvaltning och budget per capita

Källa: utvärderingar av genomförandeorganen som genomförs vart tredje år.

De retroaktiva kostnads- och lönsamhetsanalyserna för genomförandeorganen visade att scenariot med ett genomförandeorgan i samtliga fall var en kostnadseffektiv lösning jämfört med om kommissionen själv skulle ha genomfört programmen internt. I diagrammet nedan jämförs de faktiska besparingarna med de två uppskattningar som gjordes 2013. Den första uppskattningen gjordes av den externa underleverantör som också gjorde kostnads- och lönsamhetsanalysen på förhand innan kommissionen fattade sitt beslut att delegera programmen för perioden 2014–2020 till genomförandeorgan. Den andra uppskattningen presenterades i kommissionens särskilda finansieringsöversikter för vart och ett av genomförandeorganen, med beaktande av de ytterligare synergieffekter som skulle kunna uppnås (större förväntade besparingar).