Rapport

om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt byråns svar

(2001/C 372/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europeiska arbetsmiljöbyråns styrelse i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2062/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2062/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA ARBETSMILJÖBYRÅN (BILBAO) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Budgetgenomförandet 2000 redovisas i tabell 1(3). Byrån tvingades överföra 57 % (1,7 miljoner euro) av de anslag för vilka åtaganden gjorts under budgetåret 2000 för genomförande av byråns driftsutgifter (avdelning III). Att andelen överförda anslag är så stor visar att byrån måste förbättra programplaneringen och uppföljningen av verksamheten.

Årsredovisning och bokföring

6. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

7. Byrån tvingades att göra en överföring till budgetåret 2001 av bankavgifter (12155,72 euro) och extrautgifter till följd av växelkursförluster (3624,72 euro) som uppkommit under år 2000 eftersom det saknades anslag för de berörda budgetposterna och inga budgetöverföringar hade gjorts.

Finansiella och rättsliga bestämmelser

8. I samband med att en sal skulle inredas gjorde byrån vid två tillfällen anbudsinfordringar avseende installation av utrustning för tolkning. Om anbudsinfordringarna hade skett vid ett tillfälle hade byrån med tanke på de aktuella beloppen (sammanlagt 50712 euro) varit tvungen att hänskjuta ärendet till Rådgivande kommittén för upphandling och avtal, något som undveks genom att anbudsförfarandet delades upp.

9. Enligt fyra serier av fleråriga avtal som byrån ingick under 1998 till ett sammanlagt belopp av 354964 euro skulle utbetalningarna varje år ske i två delar:

- Ett förskott på 50 procent inom 60 dagar efter begäran om betalning.

- Återstoden efter det att slutrapporten godkänts och motsvarande begäran om betalning inkommit.

Detta förfarande strider mot vad som angavs i anbudsinfordran, nämligen att den första utbetalningen sker efter det att den första delrapporten lämnats. Till stöd för utbetalningen av det återstående beloppet skickar betalningsmottagarna in sina fakturor tillsammans med en lista över sina utgifter, utan verifikationer, vilket strider mot avtalsbestämmelserna (artikel 5).

Förvaltning av byråns mänskliga resurser

Personalpolitik

10. Byrån inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2062/94 av den 18 juli 1994 och påbörjade sin verksamhet sedan direktören utsetts i september 1996. Under de första månaderna bestod personalen enbart av utsända nationella experter (UNE) och extraanställd personal (EA). Offentliggörandet av rekrytering av nationella experter skedde endast i vissa medlemsstater(4).

11. Byråns personal omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och reglerna för övriga anställda vid Europeiska gemenskaperna. I enlighet med artikel 20.3 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 skall styrelsen i samråd med kommissionen anta genomförandebestämmelserna.

Befattningsbeskrivningar

12. Befattningsbeskrivningar med den information som offentliggjorts i meddelanden om lediga tjänster finns endast för tjänsterna i kategori A. En sådan befattningsbeskrivning bör upprättas för alla anställda på grundval av byråns mål och de funktioner den skall fylla. Dessa befattningsbeskrivningar bör vara lätt åtkomliga för de anställda, uppdateras regelbundet och införas i varje anställds personalakt.

Utsända nationella experter

13. Byrån följer kommissionens regler i fråga om nationella experter eftersom dess styrelse inte fattat något formellt beslut i ärendet. Enligt kommissionens regler skall den förväntade varaktigheten för uppehållandet av tjänsten fastslås i en skriftväxling med den nationella myndigheten. I två fall saknades emellertid en sådan skriftväxling, och i ett annat fall hade varaktigheten inte fastslagits.

14. Byrån har betalat ersättning motsvarande lönen för tre nationella experter till de nationella myndigheterna trots att reglerna föreskriver att experterna skall vara i avlönad tjänst hos en offentlig internationell eller nationell förvaltning medan de uppehåller en annan tjänst. Som förklaring uppger byrån att den ännu inte formellt hade infört kommissionens bestämmelser i sina egna regler. Betalningarnas korrekthet kan sålunda ifrågasättas.

Utveckling av byråns personalstyrka och verksamhet

15. I byråns tjänsteförteckning finns enbart tillfälligt anställda (TA). Antalet tjänster som får tillsättas godkänns varje år av budgetmyndigheten samtidigt med budgeten. Dessutom kan budgeten innehålla anslag för rekrytering av extraanställd personal (EA) vars anställningstid är begränsad till högst ett år, lokalt anställda (LA) och utsända nationella experter (UNE).

16. I tabell 4 visas utvecklingen för byråns personalstyrka och personalens fördelning på olika kategorier. Personalstyrkans tillväxt tenderar att stabiliseras. I början anlitade byrån vikarier för att avhjälpa sin personalbrist, men 2000 förekom vikarier endast i liten utsträckning.

17. Sedan byrån inrättades har över 40 personer anställts. Dessa anställdes i 27 av fallen som tillfälligt anställda och i de återstående fallen som extraanställd personal eller som nationella experter. Vid utgången av 2000 uppgick de tillfälligt anställda till 24 personer. Tre personer har rekryterats genom ett externt förfarande, medan återstoden har rekryterats på mer informell väg. I genomsnitt har rekryteringskostnaden uppgått till omkring 3140 euro per nyanställd.

18. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid byrån fungerar (till exempel administration, bokföring och sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som direkt bidrar till förverkligandet av byråns mål.

19. I genomsnitt är nästan samtliga anställda i kategori A, dvs. 40 % av personalen, att betrakta som operativ personal. Alla övriga anställda, dvs. 60 % av personalen, kan betraktas som stödpersonal.

20. I tabell 5 beskrivs utvecklingen av personalkostnaderna och de administrativa utgifterna. Löneutgifterna har i genomsnitt utvecklats i stort sett parallellt med personalstyrkan.

21. När det gäller övriga personalrelaterade kostnader har revisionsrätten särskilt granskat utgifterna för vidareutbildning och de administrativa utgifterna, i synnerhet på IT-området.

22. Utgifterna för vidareutbildning har ökat snabbare än personalstyrkan. De administrativa utgifterna har i genomsnitt minskat något, vilket beror på de utgifter för bosättning som var nödvändiga under det inledande skedet i byråns verksamhet.

23. För att man skall få en uppfattning om förhållandet mellan byråns verksamhet och utvecklingen av dess personalstyrka och kostnader i samband härmed har denna jämförts med beloppet för driftsanslag (avdelning III) som faktiskt har använts (anslag för året och anslag som överförts mellan budgetår) under loppet av ett år. Denna jämförelse ger vid handen att byråns personalstyrka och personalkostnader ökar snabbare än volymen på verksamheten. Detta bekräftas också av att utgifterna för stödjande funktioner (avdelningarna I och II, personalutgifter respektive administrativa utgifter) i genomsnitt ökar snabbare än driftskostnaderna. Byrån bör därför överväga hur den skall kunna öka produktiviteten för sina mänskliga resurser.

24. Det bör dock noteras att byrån ännu inte kommit in i en jämn rytm och att den på grund av sin begränsade storlek inte kan dra nytta av några väsentliga stordriftsfördelar vad gäller materiell och administrativ infrastruktur. Mot denna bakgrund är förhållandet mellan tillväxten för den operativa personalen och utgiftsvolymen tillfredsställande. Dessutom har ökningstakten för personalutgifterna och de administrativa utgifterna - bland annat tack vare utnyttjandet av utsända nationella experter - under de tre senaste åren tenderat att sjunka och ökar långsammare än driftsutgifterna.

Slutsats

25. Även om byrån sedan den inrättades inte har kunnat anställa så många som anges i tjänsteförteckningen i budgeten, har detta kompenserats genom anställning av extraanställda och nationella experter.

26. Vid rekryteringen av sina anställda har byrån förlitat sig på begränsade kontakter. Med detta tillvägagångssätt, som är fördelaktigt i och med att det är snabbt och kostnadseffektivt, använder man informella metoder för att sprida information om de lediga tjänsterna och för att välja bland de sökande. Kvaliteten på de rekryteringar som gjorts verkar inte behöva ifrågasättas.

27. Mot bakgrund av den förväntade ökningen av verksamheten, och följaktligen personalstyrkan, vore det möjligen önskvärt att byrån, för tjänster av administrativ karaktär, går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att kunna genomföra en så bred rekrytering som möjligt.

28. Byrån bör noggrant övervaka utvecklingen av personalstyrkan och personalkostnaderna och fortsätta sina ansträngningar för att förbättra produktiviteten vad gäller personal och materiella resurser. Allmänt sett bör byrån förbättra sitt system för förvaltning och information på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 216, 20.8.1994, s. 5.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 29 mars 2001 och därefter överlämnats till byråns styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 17 april 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge sken av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) Tyskland, Danmark, Irland, Nederländerna, Förenade kungariket och Sverige.

TABELL 1-5

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser beroende på avrundningar.

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och den 31 december 1999

Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser beroende på avrundningar.

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

TA: Tillfälligt anställda.

EA: Extraanställda.

LA: Lokalt anställda.

UNE: Utsända nationella experter.

Tabell 5

Utveckling av personalstyrkan och kostnader i samband härmed

>Plats för tabell>

Byråns svar

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Nästan 50 % av de automatiska överföringarna rör bidrag som efter ett styrelsebeslut som fattades på styrelsens sista möte i november 1999 beviljats för de avtal som slutits med kontaktpunkter och ämnescentrum. Eftersom dessa åtaganden godkändes i december var de automatiska överföringarna, i enlighet med artikel 6.d i arbetsmiljöbyråns budgetförordning, oundvikliga. Arbetsmiljöbyrån skall emellertid granska möjligheter till att anpassa beslutsprocessen inom detta område för att kunna följa annuitetsprincipen och så långt som möjligt undvika systematiska överföringar.

Den övriga procentandelen rör de sista betalningarna som inte gjorts per den 31 december och som vanligtvis faller under ovannämnda artikel.

Årsredovisning och bokföring

7. Vad gäller kursskillnader och överföringskostnader åtar sig arbetsmiljöbyrån att rätta de berörda budgetrubrikerna för att undvika en liknande situation 2001.

Finansiella och rättsliga bestämmelser

8. Vad gäller de två anbudsinfordringarna måste det framhävas att de var riktade till olika marknader. Den första anbudsinfordran, 2000/ADM/IT/1, avsåg multimedieinstallationer och elektroniska styrapparater i konferensrummen. Den andra, 2000/ADM/IT/2, var däremot riktad till officiella leverantörer av konferensutrustning av märket Philips. Då det brådskade att inreda detta nya mötesrum gjorde arbetsmiljöbyrån en begränsad anbudsinfordran (2000/ADM/IT/1) och bad två leverantörer som tidigare samarbetat med arbetsmiljöbyrån för att installera multimediesystem och elektroniska styrapparater i konferensrum, och vars tjänster bedömts vara av god kvalitet, att lämna bud.

Förvaltning av byråns mänskliga resurser

Personalpolitik

10. Under arbetsmiljöbyråns inkörningsfas, dvs. från september 1996 till början av år 1998 då de första tillfälliga anställda rekryterades för att fullgöra verksamhetsuppgifter, var direktören en kort tid tvungen att samarbeta med ett mycket begränsat antal pålitliga experter som på grund av tillfällets disponibilitet hade olika anställningsstatus. Det var nationella tjänstemän som utsänts av medlemsstaterna eller ettåriga hjälppersonalskontrakt som tilldelats experter vid gemenskapsinstitutionerna.

Vad gäller annonseringen för rekrytering av nationella experter måste det framhävas att arbetsmiljöbyrån varit tvungen att fylla sina behov enligt den tillgänglighet som uppenbarade sig vid förhandlingarna med myndigheterna i de 15 medlemsstaterna. Endast 7 lämpade sig för att fylla specifika behov för att hjälpa byrån i inkörningsfasen eller för enstaka aktiviteter.

Befattningsbeskrivningar

12. Revisionsrättens iakttagelse kommer att beaktas när bedömningen av personalen slutförs och de mänskliga resurserna anpassas till de mål och uppgifter varje enhet skall uppfylla inom ramen för sin "contract agreement" med arbetsmiljöbyråns ledning. Faktumet att personalen är involverad vad gäller utarbetande och underskrift av dessa "contract agreements" garanterar kommunikation och utbyte av information.

Utsända nationella experter

13. Styrelsen har formellt inte antagit de regler som gäller tillfälligt anställda nationella experter vid kommissionens tjänster. De har använts av byrån enbart som referensdokument. Styrkande utsändningsdokument saknas i vissa akter på grund av att direktören i början av arbetsmiljöbyråns inrättande i Bilbao i vissa fall träffat muntliga avtal.

14. Enligt kommissionens regler kan kommissionen, då detta krävs i kommissionens intresse, och enbart för nationella experter som inte kommer från den privata sektorn, betala ersättning motsvarande hela eller en del av lönen av den tillfälligt anställda experten för den tid anställningen varar till utlånande förvaltning. Arbetsmiljöbyrån har alltså i princip följt reglerna. Arbetsmiljöbyrån framhäver emellertid att det handlade om undantagsfall av mycket kort varaktighet.

Utveckling av byråns personalstyrka och verksamhet

17. Alla tillfälligt anställda har rekryterats i enlighet med det förfarande som godkänts av styrelsen och som inte enbart grundar sig på ett samtal utan även på en föregående bedömning av ansökningarna vad gäller utbildnings- och yrkeskvalifikationer. I vissa fall har skriftliga prov anordnats för att testa specifika kunskaper för tjänsten.

Att rekryteringarna är kostsamma beror i synnerhet på de extremt höga kostnaderna för att resa till Bilbao.

19. De flesta anställda med lönegrad B inom enheterna "Arbetsmiljö" och "Information och Kommunikation" bör också betraktas som operativ personal.