MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET - Sammanfattning av de årliga verksamhetsrapporterna och försäkringarna från generaldirektörerna och avdelningscheferna

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Inledning

2. Övergripande utvärdering av kommissionens verksamhet under 2001

2.1. De viktigaste politiska resultaten under 2001

2.2. Gemensamma nämnare från årsrapporterna

3. Genomförande av reformen under 2001

3.1. Prioritering, tilldelning och effektivt utnyttjande av resurser

3.2. Ändringar i personalpolitiken

3.3. Revision, ekonomisk förvaltning och kontroll

3.4. Gemensamma nämnare relaterade till reformen i årsrapporterna

4. Införandet av standarder för internkontroll under 2001

4.1. Översikt över genomförandet av nyckelkomponenter i internkontrollerna

4.1.1. Kontrollmiljö

4.1.2. Prestation och riskhantering

4.1.3. Information och kommunikation

4.1.4. Kontrollåtgärder

4.1.5. Revision och utvärdering

4.2. Övergripande slutsatser och åtgärder till stöd för genomförandet av internkontroller

5. Reservationer som uttryckts av de delegerade utanordnarna

5.1. Typer av reservationer

5.2. Huvudsakliga teman och trender

5.2.1. Ekonomiska system och decentralisering av ekonomiskt ansvar

5.2.2. Delad förvaltning/generaldirektörerna saknar möjlighet att påverka

5.2.3. Revision och kontroll

5.2.4. Rekrytering och utbildning

5.2.5. Modernisering av gemenskapens redovisningssystem

6. Allmänna slutsatser

6.1. Kommissionens situation

6.2. Åtgärder som planeras för att lösa problemen

1. Inledning

I vitboken om reformen av kommissionen [1] identifieras behovet av förbättrad ansvarsskyldighet och ansvar vad gäller effektiviteten i kommissionens verksamhet. Av denna anledning ombads generaldirektörerna och enhetscheferna att i samband med införandet av verksamhetsbaserad förvaltning (Activity-Based Management, ABM) [2] och stadgan för delegerade utanordnare, utarbeta en årlig årsrapport som också skulle innehålla en ansvarsförsäkran samt årsräkenskaper.

[1] KOM(2000)200, 1 mars 2000.

[2] Se meddelande (SEK(2001)1197/6&7) av den 25 juli 2001.

Inom kommissionen innebär verksamhetsbaserad förvaltning en politiskt styrd, integrerad cykel med fyra komponenter:

* I början av cykeln för strategisk planering och programplanering fastställs prioriteringar och relaterade initiativ i den årliga politiska strategin. Det övergripande behovet av resurser fastställs också i ett globalt ramverk.

* Utifrån detta ramverk specificeras i det preliminära budgetförslaget närmare vilka resurser som behövs, och de politiska prioriteringarna omsätts till konkreta åtgärder i kommissionens lagstiftnings- och arbetsprogram.

* Kommissionens avdelningar fastställer sin operativa programplanering i årliga förvaltningsplaner, där de tillgängliga resurserna kopplas till de aktiviteter och åtgärder som planerats på de berörda områdena.

* För att avsluta cykeln förbereder varje generaldirektör eller avdelningschef en rapport om det arbete som genomförts, de resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts inom hans eller hennes avdelningar, tillsammans med en ansvarsförsäkran [3].

[3] Vitboken om reform, åtgärd 82.

År 2001 är det första år för vilket det utarbetats fullständiga årliga verksamhetsrapporter (nedan kallade "årsrapporter"), och de var klara den 1 maj 2002. Av flera orsaker får dessa årsrapporter ses som ett första steg mot en fullständig cykel. Först och främst så har verksamhetsbaserad förvaltning införts gradvis (under 2001 hade till exempel bara några få avdelningar förvaltningsplaner, och den första årliga politiska strategin som antogs gäller år 2002). För det andra så kommer införandet av standarder för internkontroller att slutföras först under kommande år. För det tredje är det första gången som generaldirektörerna skrivit under ansvarsförsäkringarna.

Av dessa anledningar kan den första omgången årsrapporter inte vara helt likformiga. De skiljer sig åt, men det vore orealistiskt att förvänta sig att allt ska vara perfekt den första gången. Trots dessa förståeliga brister är detta första steg ett mycket positivt resultat av reformen: införandet av årliga årsrapporter förbättrar insynen och stärker ansvarsskyldigheten, eftersom kommissionen för första gången öppet redogör både för positiva och negativa aspekter av sin verksamhet.

Syftet med denna sammanfattning är att presentera kommissionens viktigaste resultat (och tillkortakommanden) vad gäller de strategiska målen för kommissionens mandatperiod [4]. Därefter analyseras läget vad gäller reformens genomförande i allmänhet och internkontrollerna i synnerhet. De reservationer och kommentarer som avdelningarna gjort sammanfattas, och det anges hur viktiga dessa frågor är för kommissionen som helhet.

[4] Kommissionens strategiska mål för 2000-2005: "Utforma ett nytt Europa" (KOM(2000)154)

I denna sammanfattning lyfts de viktigaste gemensamma nämnarna i årsrapporterna fram, och specifika åtgärder för att ta itu med dem presenteras. Kommissionen stödjer dessa åtgärder och kommer att rapportera om hur arbetet framskridit i nästa års sammanfattning av årsrapporterna. Kommissionen uppmärksammar också de handlingsplaner som är kopplade till de kvarvarande reservationerna och uppmanar de ansvariga generaldirektörerna och avdelningscheferna att i årsrapporterna för 2002 rapportera om vilka framsteg som gjorts. Det bör noteras att denna sammanfattning också bygger på arbete som utförts av internrevisionstjänsten, och resultatet av dess arbete har beaktats när den bifogade handlingsplanen utarbetades.

Sammanfattningen kommer att översändas till Europaparlamentet, rådet och revisionsrätten. Den kommer att åtföljas av årsrapporterna från samtliga generaldirektörer och avdelningschefer.

2. Övergripande utvärdering av kommissionens verksamhet under 2001

Med utgångspunkt i årsrapporterna för 2001 kan kommissionen för sitt andra år rapportera att arbetet mot de strategiska mål som definierats för perioden 2000-2005 [5] i princip fortskridit enligt planerna, även om specifika svårigheter förekom på vissa områden.

[5] KOM(2000)154 av den 9 februari 2000, finns på http://europa.eu.int/comm/index_sv.htm

I de stycken som följer tas följande upp:

1) Kommissionens viktigaste politiska resultat under 2001 inom ramen för de femåriga strategiska målen.

2) De viktigaste gemensamma nämnarna i årsrapporterna

2.1. De viktigaste politiska resultaten under 2001

Arbeta för nya styrelseformer

Detta mål har fyra huvudaspekter: större deltagande från institutioner på nationell, regional och lokal nivå i utarbetandet och genomförandet av gemenskapens politik, bättre lagstiftning, kommissionens bidrag till förberedelserna av nästa regeringskonferens samt ett framgångsrikt internt reformarbete (läget vad gäller den interna reformen under 2001 beskrivs separat i punkt 3).

I juli antog kommissionen en vitbok om styrelseformerna i EU där man förespråkade en gemensam reform av samtliga institutioner inom ramarna för de nuvarande fördragen. Därefter inleddes en bred samrådsprocess med andra EU-institutioner, nationella regeringar, regioner, städer och det civila samhället. Europaparlamentets önskemål om att få fastställa sin ståndpunkt innan kommissionen vidtog åtgärder som skulle leda till lagstiftning medförde att kommissionen intensifierade dialogen med parlamentet och sköt upp åtgärder som rör "bättre lagstiftning" med sex månader. Mot bakgrund av de kommentarer som gjordes lade kommissionen i november 2001 fram ett samrådsdokument om "bättre lagstiftning" för Europeiska rådet i Laeken.

Ett annat viktigt, konkret steg som togs på detta område är antagandet av en förordning (nr 1049/2001) om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar. Denna nya förordning säkerställer större öppenhet vad gäller handlingar, vilket är en förutsättning för bättre styrelseformer inom unionen.

Under 2001 inrättades också konventet, som påbörjade sitt arbete den 28 februari 2002 och vars uppgift det är att förbereda regeringskonferensen 2004, som kommer att forma det nya Europa.

Den nya ekonomiska och sociala agendan

I sina strategiska mål för 2000-2005 har kommissionen fastställt att det är en absolut prioritering att skapa en ny ekonomisk och social dynamik i unionen. Att optimera den inre marknadens potential skulle vara till nytta för alla medborgare och företag eftersom det skulle skapa nya arbetstillfällen och stärka företagens konkurrenskraft.

Kommissionen förberedde och samordnade införandet av euron den 1 januari 2002, som nu betraktas som en stor framgång.

Positiva steg togs under 2001 för att skapa en stadga för Europabolag, med åtgärder för att uppmuntra och underlätta företagande som komplement. Det gjordes också avsevärda framsteg vad gäller de många åtgärder som presenterades i handlingsplanen för finansiella tjänster. Viktiga initiativ togs för att modernisera konkurrenspolitiken, särskilt en reform av antitrustpolitiken som ska leda till delat ansvar för att se till att konkurrensreglerna efterlevs.

En grönbok om reformen av den gemensamma fiskeripolitiken publicerades, och ett intensivt utbyte med de olika aktörerna ägde rum för att förbereda de kommissionsförslag som antagits under 2002.

I samband med inrättandet av ett europeiskt område för forskning antog kommissionen förslag om ramprogrammet för forskning och teknisk utveckling 2002-2006 samt startade en debatt och lanserade initiativ rörande forskares rörlighet, forskningsinfrastrukturer samt internationella och regionala dimensioner i syfte att förbättra effektiviteten och samstämmigheten inom europeisk forskning.

Det nya regelverket för elektronisk kommunikation antogs i december 2001.

I slutet av 2001 godkändes samtliga strukturfondsåtgärder, vilket gav ny kraft åt sammanhållningspolitiken.

Som ett resultat av de omfattande ansträngningar som kommissionen gjort antogs Europeiska unionens strategi för hållbar utveckling vid Europeiska rådet i Göteborg. Genom strategin införlivas miljöhänsynen i de ekonomiska och sociala kapitlen av Lissabon-processen. I samband med detta gjordes stora framsteg när det gäller den inre el- och gasmarknaden, det gemensamma europeiska luftrummet, Galileo och utvecklingen av transeuropeiska nät. Kommissionen tog också initiativ för att underlätta tillgången till e-lärande och livslångt lärande i syfte att främja kunskapssamhället och stödja de arbetslösa i deras ansträngningar att åter ta sig in på arbetsmarknaden. Hållbar utveckling definierades också som en prioritering för kommissionen under 2002 och 2003.

Kommissionen började också genomföra unionens socialpolitiska agenda, som godkänts av Europeiska rådet i Nice. Den europeiska sysselsättningsstrategin har drivits vidare och metoden med öppen samordning har införts på området social integration. Rådet och Europaparlamentet har drivit förhandlingar om ett antal av kommissionens lagstiftningsförslag på områden som arbetsmiljö, arbetstagarinflytande och jämställdhet.

Stabilisera utvecklingen på vår kontinent och stärka Europas roll i världen

Detta mål har sitt ursprung i tre stora utmaningar: geopolitiska förändringar, globaliseringen och det internationella systemets svagheter. På dessa tre områden var kommissionens verksamhet under 2001 framgångsrik.

Vad gäller utvidgningen så har unionen gjort avsevärda framsteg med de 18 kapitel i utvidgningsförhandlingarna som anges i "färdplanen" för 2001. Detta kommer att göra det möjligt att avsluta förhandlingarna med upp till tio kandidatländer före utgången av 2002. Kommissionens avdelningar övervakade också aktivt gemenskapslagstiftningens genomförande. Detta arbete behöver dock fortsätta och stärkas under 2002 och 2003, samtidigt som kandidatländernas medlemskap förbereds. Denna dubbla uppgift kommer att kräva att kommissionen investerar mer i personal, något som redan påpekats i den årliga politiska strategin och det preliminära budgetförslaget för 2003.

På området handelspolitik har kommissionen aktivt bidragit till att det startades en ny multilateral handelsomgång (Doha-agendan för utveckling) vid Världshandelsorganisationens ministerkonferens i Doha i november 2001. Tillsammans med fortsatta framsteg i andra bilaterala och regionala förhandlingar, särskilt förhandlingarna mellan EU och Mercosur, har det bidragit till att återupprätta tron på den globala ekonomins framtid och till att uppmärksamma allmänhetens berättigade oro över förhållandena mellan handelspolitik och hållbar utveckling, en annan prioritering som kommissionen fastställt för 2002 och 2003.

Vad gäller utvecklingssamarbete godkände rådet i februari 2001 kommissionens initiativ "Allt utom vapen" som gäller tull- och kvotbefriad import från de minst utvecklade länderna. Vid FN:s tredje konferens för de minst utvecklade länderna i maj 2001 anslöt sig flera FN-medlemmar till detta mål.

Efter händelserna den 11 september reagerade kommissionen snabbt och bidrog till kampen mot terrorism och i samordningen av politiskt och ekonomiskt stöd för återuppbyggnaden av Afghanistan. Befintliga processer måste emellertid ses över om det ska vara möjligt att säkerställa snabb och effektiv respons på stora internationella kriser. Dessa händelser visade också att de resurser som finns under rubrik 4 i budgetplanen är begränsade, och underströk behovet av ett särskilt och effektit instrument för flexibilitet som skulle göra det möjligt för kommissionen att snabbt reagera på oförutsedda internationella kriser och spela en global roll på den internationella scenen.

Bättre livskvalitet för alla

Unionens huvudsakliga mål på detta område är att infria de europeiska medborgarnas förväntningar och göra val som verkligen förbättrar deras dagliga liv.

Sjö-, luft- och vägsäkerheten och tillgången till säkra energikällor har stärkts genom kommissionens arbete. På områdena konsumentskydd, folkhälsa och livsmedelssäkerhet har kommissionen lagt fram förslag till en förordning om spårbarhet och märkning av genetiskt modifierade organismer, en grönbok om konsumentskydd, förslag till en förordning om säljfrämjande åtgärder på den inre marknaden samt fortsatt det förberedande arbetet med att inrätta en europeisk livsmedelsmyndighet.

Vad gäller miljön så antog kommissionen ett förslag till ett sjätte miljöhandlingsprogram för gemenskapen för perioden 2001-2010. Kommissionen bidrog till EU:s framgångsrika försök att rädda Kyotoprotokollet om klimatförändringar och antog i oktober förslag om att ratificera protokollet och genomföra unionens åtaganden.

Terroristattacken den 11 september har placerat säkerhetsfrågorna högst upp på den politiska dagordningen. EU-avtalet om en europeisk arresteringsorder och rambeslutet om definition av terroristhandlingar visar hur unionen snabbt kan reagera på allvarliga händelser som rör alla medborgare. Kommissionen antog också ett meddelande om beredskap för att hantera krissituationer. Den tog också initiativ för att motverka hälsohot från bioterrorism, som begärdes vid Europeiska rådets möte i Gent. Genomförandet av Tampereagendan för inrättandet av ett område för frihet, säkerhet och rättvisa har dock gått långsamt i rådet, och detta är oroväckande både för 2002 och därefter.

2.2. Gemensamma nämnare från årsrapporterna

Ett antal gemensamma nämnare finns att finna i generaldirektörernas årsrapporter:

Genomförande av forskningsprogram med kostnadsdelning

Flera generaldirektörer som hanterar den här typen av program nämner den komplexa ekonomihanteringen för indirekta åtgärder som en viktig fråga, då den skapar risker för överbetalning, och de efterlyser gemensamma metoder hos de olika avdelningar som arbetar med ramprogrammen för forskning. De viktigaste problemen är följande:

* Komplexa och varierande system för kostnadsersättning och varierande genomförandebestämmelser.

* Bristen på påföljder i standardkontrakt i de fall alltför höga kostnader redovisas.

Flera revisioner inom olika avdelningar samt slutsatser som revisionsrätten har dragit visar att det är nödvändigt att vidta ytterligare åtgärder på det här området.

Åtgärd 1: Före slutet av 2002 ska kommissionen anta en detaljerad handlingsplan för ekonomihantering i samband med indirekta åtgärder; ekonomihanteringen ska förenklas och konsekvensen mellan de olika befintliga systemen ska öka samtidigt som kontraktshanteringen förbättras. För att bearbeta befintliga risker kommer de kontroller som utförs av berörda avdelningar att effektiviseras.

Yttre förbindelser:

Inom ramen för arbetet med att förbättra förvaltningen av det externa stödet och den inverkan det har införde kommissionen en omfattande reform av förvaltningen av EU:s externa stödprogram, särskilt genom inrättandet av EuropeAid, kontoret för utvecklingssamarbete. Stora framsteg har gjorts vad gäller reformens genomförande. Bland annat har man lanserat en ny metod för programplanering för att främja kvalitet, antagit en ny utvärderingsstrategi och arbetat för större klarhet vad gäller de ansvarsområden som generaldirektoraten för yttre förbindelser har. De första positiva resultaten kom i form av ett förbättrat budgetgenomförande under 2001 och man lyckades skära ned på antalet eftersläpande gamla och outnyttjade anslag. I flera årsrapporter understryks det dock att eftersom 2001 var det första året för reformen krävs det ytterligare ansträngningar för att uppnå målen. Under 2001 inleddes också den delegeringsprocess som syftar till att ge EU:s organ större ansvar vad gäller förvaltning och ekonomi i externa stödprogram. Detta arbete kommer att fortsätta under 2002 och 2003, och effekterna kommer alltså inte att kunna bedömas förrän efter det.

Yttre förbindelser kräver speciell uppmärksamhet på två områden. På den politiska sidan så finns det reservationer vad gäller det verkliga ansvar som den delegerade utanordnaren har för gemensamma åtgärder som vidtas under den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken, då rådet ensamt beslutar om sådana åtgärder. Dessa reservationer har viktiga politiska konsekvenser, varför kommissionen kommer att diskutera dem interinstitutionellt. Vad gäller förvaltningen så finns det reservationer som betonar riskerna med direkt budgetstöd till tredje land, något som särskilt måste beaktas när den här typen av stöd utvärderas. Andra reservationer gäller de allmänna risker som är förknippade med förvaltningen av externt stöd.

Åtgärd 2: Även om kommissionen stöder reformens innehåll har den vid flera tillfällen, och efter internrevisionens årsrapport, uppmärksamma behovet av att undersöka möjligheten till synergieffekter mellan de avdelningar som är involverade i yttre förbindelser. Kommissionsledamöterna med ansvar för yttre förbindelser bör, tillsammans med ordföranden och vice ordförande Kinnock, åter undersöka hur resurser och strukturer inom generaldirektoratet för yttre förbindelser och utveckling samt EuropeAid på lång sikt kan organiseras på bästa sätt för att vara till hjälp för kommissionsledamöterna i deras arbete, som inte kommer att ändras genom reformen. Kommissionen kommer att undersöka förslag till detta före årets slut. Mot bakgrund av att reformen fortfarande var i startfasen under 2001 är kommissionens bedömning att det krävs ytterligare arbete för att konsolidera reformen innan den kan få verklig effekt. I samband med detta kommer kommissionen också att utvärdera och synliggöra de risker som hör samman med externt stöd, särskilt direkt budgetstöd som en form av utvecklingsstöd, och informera de övriga institutionerna om alla slutsatser av vikt: den kommer också att utvärdera den delegeringsprocess som ska ske nästa år för att undersöka om effektiviteten vad gäller externt stöd förändrats till följd av reformen.

Kärnsäkerhet:

På området kärnsäkerhet, som omfattar både säkerheten vid kärnkraftsanläggningar och i miljön i allmänhet, har viktiga frågor lyfts fram i flera årsrapporter: frågan om den tekniska expertis kommissionen förfogar över för att effektivt övervaka verksamhet på detta område, problemen avseende verifiering av radioaktivitet i miljön inom ramen för artikel 35 i Euratomfördraget, anslag för avveckling av kärnkraftsanläggningar samt frågan om huruvida kärnsäkerhet är ett av EG:s rättsliga behörighetsområden.

Alla dessa påpekanden kan ses mot en politisk bakgrund där kommissionens rättsliga behörighet på området ifrågasätts av flera medlemsstater, samtidigt som kommissionen anmodas ge tekniskt stöd för att förbättra kärnsäkerheten i kandidatländerna. Årsrapporterna pekar på kommissionens otillräckliga kapacitet på området. Det är nödvändigt att klargöra kommissionens behörighet på området kärnsäkerhet, uppfylla medborgarnas förväntningar på denna punkt och säkerställa högsta möjliga säkerhetsstandarder både i nuvarande och framtida medlemsstater.

Åtgärd 3: De särskilda reservationerna kommer att behandlas innan året är slut, dels genom en uppsättning förslag som syftar till att skapa en rättslig ram för att kartlägga EU:s säkerhetsstandarder och bevarandet av anslag för avveckling, dels genom att det undersöks hur expertis på kärnområdet fördelas mellan de behöriga avdelningarna för att öka effektiviteten.

Strukturfonderna (regionalpolitik, sysselsättning, jordbruk och fiske):

Vad gäller dessa aspekter nämns i vissa av årsrapporterna de svårigheter som uppstår när kommissionen decentraliserar förvaltningen av gemenskapsmedel till medlemsstaterna samtidigt som den behåller fullt ansvar för genomförandet av gemenskapens budget. Kommissionen menar att de nuvarande bestämmelserna om ansvarsskyldighet och delat ansvar med medlemsstaterna inte är tillfredsställande utan behöver ses över för att bättre återspegla den aktuella situationen. Här bör det noteras att subsidiaritetsprincipen innebär att kommissionen måste arbeta utan fullständiga politiska maktbefogenheter, samtidigt som den enligt fördraget har fullt ansvar för de medel som betalas ut. Förvaltningsaspekterna av dessa frågor hanteras separat under åtgärd 12.

Åtgärd 4: Kommissionen ska tillsammans med rådet försöka klargöra kommissionens del av ansvaret när det gäller att uppnå de mål som fastställts för strukturfondernas delade förvaltning. Kommissionen ska också lägga fram förslag för att anpassa sina övervaknings- och kontrollbefogenheter till sitt ansvar.

Utvidgningen:

För att säkerställa att kandidatländernas integrering löper smidigt måste kommissionens avdelningar garantera att viss verksamhet kan utökas till att omfatta de nya medlemsstaterna. Det är viktigt att de nya medlemsstaterna deltar fullt ut i EU:s politik från första dagen. I flera årsrapporter uttrycks det dessutom oro både över själva övervakningen av genomförandet av gemenskapslagstiftningen i kandidatländerna och över den verkliga kapaciteten hos flera avdelningar när det gäller att, med nuvarande personalstyrka, garantera att deras verksamhet kan omfatta de nya medlemsstaterna på ett effektivt sätt. Av denna anledning har kommissionen, efter en noggrann genomgång av samtliga avdelningarnas behov, lagt fram ett meddelande för budgetmyndigheten om utvidgningens effekter på dess verksamhet och personal utifrån de totala behoven från 2003 och 2008. För 2003 har kommissionen fastställt att det krävs minst 500 nya tjänster.

Kommissionen betonar det absolut nödvändiga i att under 2003 säkra lämplig finansiering för de 500 tjänster som behövs för att förbereda utvidgningen. Budgetmyndigheten bör tillsammans med kommissionen undersöka alla möjligheter att under 2002 föregripa vissa administrativa kostnader och där så är möjligt göra ytterligare anslag tillgängliga via överföringar mellan institutionerna. Tillräckliga anslag för att rekrytera personal till utvidgningen är nödvändiga om kommissionen ska kunna garantera tillräckliga förberedelser och fullständig tillämpning av gemenskapslagstiftningen. Kommissionen vill också göra de övriga institutionerna, medlemsstaterna och kandidatländerna uppmärksamma på hur viktiga dessa förberedelser är.

Styrelseformer:

Kommissionen har fortsatt att genomföra de åtgärder som presenterades i vitboken om styrelseformerna i EU, och kommer under hösten att presentera ett åtgärdspaket tillsammans med slutrapporten om samrådsförfarandet.

Mot bakgrund av de positiva reaktioner som Europeiska rådet gav uttryck för vid mötet i Laeken i december 2001 vad gäller samrådsdokumentet om bättre lagstiftning föreslog kommissionen den 5 juni 2002 en handlingsplan för bättre lagstiftning, som går ut på att förenkla och förbättra kvaliteten på lagstiftningen utan att ändra fördraget. Förutom handlingsplanen har kommissionen antagit två meddelanden om minimistandarder för samråd (föremål för separat samråd med allmänheten som pågår till slutet av juli 2002) och konsekvensbedömning.

Kommissionen har betonat att genomförandet av den handlingsplan för bättre lagstiftning som föreslogs i juni 2002 kräver gemensamma ansträngningar från de tre institutionerna och från medlemsstaterna. Kommissionen har därför föreslagit att genomförandet av handlingsplanen ska kompletteras med ett interinstitutionellt avtal mellan parlamentet, rådet och kommissionen för de åtgärder som är beroende av alla tre institutionerna. Europeiska rådet i Sevilla godkände detta och uppmanade institutionerna att sluta ett sådant avtal före utgången av 2002.

Kommissionen kommer att genomföra de åtgärder som listas i handlingsplanen för bättre lagstiftning av den 5 juni 2002, och kommer att arbeta för ett interinstitutionellt avtal vad avser de åtgärder som faller inom parlamentets, rådets och kommissionens behörighetsområden. Under hösten kommer kommissionen också att presentera ett andra åtgärdspaket som uppföljning till vitboken om styrelseformerna i EU. Åtgärdspaketet kommer att innehålla förslag om behandlingen av överträdelser, kommittéförfarandet, externa byråer och trepartsavtal.

3. Genomförande av reformen under 2001

Efter en omfattande intern samrådsprocess lade kommissionen fram sin vitbok om reform i början av 2000. Syftet med reformen är att modernisera kommissionens förvaltning. Den strategi som presenteras i vitboken fokuserar på tre huvudmål:

* Förbättra hela organisationens effektivitet genom bättre prioritering och matchning av uppgifter och resurser.

* Maximera personalens prestationer genom omfattande förändringar av personalförvaltning och personalpolitik.

* En översyn av den ekonomiska förvaltningen baserad på en exakt definition av respektive aktörs ansvar. Genom att förbättra den ekonomiska förvaltningen, effektiviteten och ansvaret kommer det att säkerställas att skattebetalarnas pengar används på bästa sätt.

Vitboken innehåller också en ambitiös handlingsplan för att omvandla ovanstående övergripande mål till konkreta åtgärder, som ska genomföras enligt en tuff tidtabell. Med tanke på att reformen enligt den ursprungliga tidsplanen skulle vara helt genomförd till slutet av 2002, var 2001 ett avgörande år för att förankra reformen inom kommissionen. Man bör också minnas att årsrapporterna är ett viktigt resultat av reformen, särskilt principerna om insyn och ansvarsskyldighet.

3.1. Prioritering, tilldelning och effektivt utnyttjande av resurser

För att garantera effektivitet i all sin verksamhet ville kommissionen koncentrera sig på de centrala politiska målen och omvandla dessa till prioriterade åtgärder med lämpliga resurser och därigenom bekräfta att politiska prioriteringar är det primära. Detta betyder att kommissionen i början av året först fastställer sina egna prioriteringar och därefter inleds budgetförfarandet för efterföljande år: detta ledde till att det 2001 inrättades en strategisk planerings- och programplaneringscykel avsedd att styra all verksamhet inom kommissionen som är kopplad till fastställande av prioriteringar, budgetförfarandet och förberedelse av lagstiftnings- och arbetsprogrammet, allt med en noggrann matchning av åtgärder och resurser som bas (verksamhetsbaserad förvaltning).

Det bör noteras att interinstitutionell dialog är en av de aspekter som kommissionen nu har gett en högre profil när den årliga politiska strategin utarbetas. Det har beslutats att kommissionen varje år, efter det att den politiska strategin för efterföljande har år godkänts, ska inleda en dialog med Europaparlamentet och rådet om de prioriteringar som identifieras i den årliga politiska strategin. Utifrån detta kommer den sedan att lägga fram en lägesbeskrivning som återspeglar dialogen med institutionerna innan lagstiftnings- och arbetsprogrammet antas. För detta ändamål har kommission och Europaparlamentet kommit överens om en tidsplan för dialogen samt hur den ska gå tillväga.

Som framgår av de flesta årsrapporterna har det gjorts avsevärda framsteg under 2001 vad gäller genomförandet: cykelns olika komponenter (se inledningen) har kartlagts och införts inom flera avdelningar. Särskilt utarbetandet av årliga förvaltningsplaner har varit ett avgörande steg framåt. I vissa rapporter påpekas att införandet av verksamhetsbaserad förvaltning har hjälpt avdelningarna att fokusera verksamheten på klara prioriteringar med tydliga mål. Man kan därför dra slutsatsen att kommissionen under 2001 presterade vad som hade utlovats i vitboken, och att detta är en avsevärd bedrift med tanke på de begränsningar vad gäller tid och resurser som arbetet skett under, och det faktum att en sådan stor förändring bara kan genomföras gradvis.

I ett längre perspektiv står det klart att införandet av den strategiska planerings- och programplaneringscykeln och verksamhetsbaserad förvaltning är en "kulturell förändring". Det är dock mycket positivt att genomförandet följt den ursprungliga planen utan större förseningar eller problem, och att man därvid uppmärksammat viktiga aspekter som inte lyfts fram tillräckligt i vitboken.

Det är också viktigt att komma ihåg att olika avdelningar hade olika erfarenheter vad gäller denna del av reformen: vissa hade redan avancerade hjälpmedel för förvaltningen, de flesta hade bara verktyg för den dagliga planeringen och ett fåtal använde sig inte av något verktyg alls. Av denna anledning kunde verksamhetsbaserad förvaltning inte införas på ett likformigt sätt hos samtliga avdelningar inom kommissionen.

Vad gäller utläggning så antog kommissionen i december 2001 ett reviderat förslag till en rådets förordning om att inrätta "genomförandekontor" som ska förvalta gemenskapsprogram genom delegering. I förslaget till förordning ingår förslag och ändringar som lagts fram av revisionsrätten och parlamentet. I november 2001 antog kommissionen också ett meddelande om utläggning i form av "decentralisering", där villkoren för att använda nätverk av nationella organ för utläggning definierades. Slutligen utarbetades en intern handledning som definierar de uppgifter som kan läggas ut och som också innehåller ett standardkontrakt.

3.2. Ändringar i personalpolitiken

Reformens andra del syftar till en övergripande modernisering av kommissionens personalpolitik. Till att börja med har kommissionen initierat en rad åtgärder för att utnyttja möjligheterna till reform under de befintliga tjänsteföreskrifterna. Det fattades flera beslut om den nya personalpolitiken under 2001. Kommissionen förberedde också ett förslag till förordning om ändring av vissa aspekter av tjänsteföreskrifterna. Det krävdes internt samråd med personalen och "samverkan" med fackföreningarna för att kommissionen för rådet skulle kunna lägga fram en balanserad uppsättning förslag till ändringar av tjänsteföreskrifterna. De viktigaste målen är följande:

- Stärka meritprincipen inom EU:s förvaltning genom bättre koppling mellan prestation och karriärutveckling.

- Modernisera politiken för lika möjligheter, den sociala servicen och arbetsmiljön. Sådan modernisering är nödvändig för att kunna rekrytera och behålla den bästa personalen när konkurrensen om välutbildad flerspråkig personal hela tiden ökar.

- Upprätthålla budgetdisciplin under reformens genomförande. De föreslagna kostnaderna är måttliga med tanke på att det rör sig om en stor reform, och de är i enlighet med kommissionens åtagande att respektera kostnadstaket under rubrik V i budgetplanen. På medellång sikt kommer reformen dessutom att leda till att det blir enklare att kontrollera kostnaderna.

Vissa förseningar inträffade under 2001 i förhållande till den ursprungliga tidtabellen vad gäller en omfattande uppsättning riktlinjer. Diskussionerna inom den högnivågrupp som leds av rådets före detta generalsekreterare Niels Ersboell har dock fått ett mycket positivt resultat: avtal om reformen av personalpolitiken mellan kommissionen och de fackföreningar som företräder majoriteten av personalen. Avtalet innehåller ett åtagande från kommissionens sida, baserat på en överenskommelse med personalrepresentationen, om att dra tillbaka förslagspaketet om rådet enhälligt föreslår att några av garantierna i avtalet ska dras tillbaka. Avtalet utgör en solid grund för den fortsatta processen.

Samrådsförfarandet med personalen och fackföreningarna har lett till följande:

- Ett samlat ändringspaket för reform av personalpolitiken, som omfattar 15 kapitel och antogs i oktober 2001. De första nio skulle kommissionen besluta om: de sociala aspekterna, inklusive ledighet av familjeskäl och flexibla arbetstider, lika möjligheter, socialpolitik och infrastruktur för personalen, kränkande behandling, utbildning, rörlighet, rapportering av oegentligheter, disciplin, upprätthålla professionella standarder, rekrytering, chefer på mellannivå, löner och pensioner. De sex sista diskuterades för slutgiltiga riktlinjer från kommissionen: personalbedömning och befordran, karriärstruktur, personal med tidsbegränsad anställning, medling, flexibel pensionering och allmän översyn av tjänsteföreskrifterna.

- Den 20 december godkände kommissionen ett förslag till förordning om ändring av tjänsteföreskrifterna och genomförandebestämmelserna för personalbedömning och befordran med avsikten att inhämta ett yttrande från den interinstitutionella kommittén för tjänsteföreskrifterna. Förslaget till förordning innehåller alla ändringar av de grundläggande bestämmelser som styr EU:s offentliga förvaltningar som kommissionen anser nödvändiga.

Det arbete som utfördes under 2001 gjorde det möjligt för kommissionen att anta återstående beslut under det första kvartalet 2002 (riktlinjer för arbetsbeskrivningar och rörlighet, genomförandet av administrativa undersökningar, bestämmelser för nationella experter som tillfälligt tjänstgör vid kommissionen, rapportering av förseelser, socialpolitik, medlingsenheten, riktlinjer för utbildning och upprätthållande av professionella standarder, personalbedömning och befordran) och att lägga fram förslaget till förordning för rådet med avsikten att lagstiftningsförfarandet ska vara avslutat i mitten av 2003.

3.3. Revision, ekonomisk förvaltning och kontroll

Denna del av reformen styrdes av behovet att modernisera ekonomihanteringen och återställa allmänhetens förtroende för förvaltningen av Europeiska unionens budget och utgiftskontroller. Reformen syftar till att göra förfarandena enklare, snabbare och pålitligare genom att förvaltningsansvaret delegeras till dem som är närmare beslutsfattandeprocessen och genom att insynen förbättras. Reformens nyckelelement på det här området är följande:

- Ökad ansvarsskyldighet för godkännande av utgifter: reglerna måste bli enklare att förstå och så långt det är möjligt ska de som är ansvariga för förvaltningen också vara ansvariga för att godkänna utgifter. Under 2001 införde flera avdelningar nya ekonomihanteringsprocesser, som grundas på riskbedömning, organisationsstruktur och kostnadseffektivitet, omfattar de viktigaste stegen i godkännandet av ekonomiska transaktioner och respekterar den grundläggande principen att initiering och verifiering av en transaktion bör hållas åtskilda. Varje avdelning inom kommissionen har också utsett en intern revisionsfunktion som ska hjälpa generaldirektören eller avdelningschefen att verifiera hur effektiva de interna kontrollerna är.

- Skilja på ekonomisk kontroll och revision: fram till 2000 utfördes såväl förhandskontrollen av utgifter som del av revisionen efteråt av samma centrala enhet, vilket var en möjlig intressekonflikt. I mitten av 2001 blev internrevisionstjänsten fristående från ekonomistyrningen. Med sina objektiva yttranden har den en avgörande roll när det gäller att försäkra kommissionen om kvaliteten på förvaltnings- och kontrollsystemen.

- Den centrala finanstjänsten, som inrättades i mitten av 2000, koncentrerade sig under 2001 på förslaget till omarbetning av budgetförordningen, definition av och riktlinjer för standarder för internkontroll, riskhantering för kommissionens avdelningar samt förstärkning av kontraktshantering och offentlig upphandling inom kommissionen. Dessutom gavs nödvändigt stöd genom en hjälpcentral, utbildning och information. Slutligen ledde behovet av att förbättra de centrala systemen för ekonomisk information till åtgärder som fokuserades på befintliga systems övergripande kvalitet samt utveckling av nya funktioner enligt vad som beskrivs i vitboken (kontraktsdatabas, centralt fakturaregister, hantering av fordringar).

- Kravet att samtliga generaldirektörer och avdelningschefer ska lägga fram en årlig försäkran där de intygar att de bakomliggande transaktionerna är lagliga och korrekta och användningen av resurser har skett enligt principerna om sund ekonomisk förvaltning.

Denna aspekt av reformen är den mest komplexa vad gäller genomförandet, eftersom den gavs högsta prioritet i de förhållandevis detaljerade rekommendationer som den oberoende expertkommittén gav. Översynen av den ekonomiska förvaltningen och kontrollsystemen krävde att ett stort antal åtgärder genomfördes på varje avdelning. Som framgår av årsrapporterna återstår mycket att göra för att förbättra den ekonomiska förvaltningen på sikt, även om det gjorts stora framsteg. Ett antal avdelningar nämnde i sina årsrapporter de problem som orsakats av dessa omfattande förändringar, problem som beror på den begränsade tillgången på kvalificerad personal, bristande utbildning och svårigheter med den interna organisationen. Som ett erkännande av de problem vissa avdelningar haft kommer behovet av specialister på det ekonomiska området att beaktas i framtida rekryteringsplaner (se åtgärd 14).

Frågan om internkontroller och den ekonomiska förvaltningen har fått ny drivkraft genom den nya budgetförordningen, som speglar nyckelprinciperna i den ekonomiska reformen och som träder i kraft den 1 januari 2003. Överföringen av den tidigare centraliserade funktionen för förhandsgodkännande betyder att avdelningarna måste koncentrera sig på att bli redo att ta fullständigt decentraliserat ansvar (se åtgärd 12). Dessutom kommer de centrala ekonomi- och redovisningssystemen, som fortfarande har vissa brister, att behöva förbättras på motsvarande sätt (se åtgärd 16 och 17).

3.4. Gemensamma nämnare relaterade till reformen i årsrapporterna

Brist på personal:

I ett stort antal årsrapporter påpekades att uppskattningen av hur mycket personal som behövs för att genomföra reformen var alltför låg. Man bör komma ihåg att kommissionen normalt undersöker personalbehovet och fattar beslut om detta i samband med utarbetandet av den årliga politiska strategin, ett arbete som leder till antagandet av det preliminära förslaget till budget och beslut om resurstilldelning.

Kommissionen har redan vidtagit vissa åtgärder på området. I juli 2000 tilldelades 230 tjänster till kommissionens utanordnande enheter för att underlätta reformens genomförande. En arbetsgrupp bestående av kommissionsledamöter kom 2000 fram till att det behövs 1254 nya tjänster, varav 580 ska vikas för förstärkning av programförvaltningen och kontroller av externt stöd och strukturåtgärder. Kommissionen beslutade redan i den årliga politiska strategin för 2003 att fördela en tredjedel av de tjänster som blir tillgängliga genom förtidspensionering till olika avdelningar för att genomföra reformen. Det är dock klart att det kommer att ta tid innan vissa av dessa åtgärder fungerar fullt ut. Rent allmänt krävs det mer systematiska ansträngningar för att kartlägga vilka resurser som krävs för verksamheten, särskilt mot bakgrund av de nya roller som olika avdelningar och aktörer får inom kommissionen som en följd av reformen.

Åtgärd 5: Vad gäller bristen på personal för reformens genomförande så kommer kommissionen att ägna uppmärksamhet åt de personalbehov som generaldirektörerna tagit upp i sina årsrapporter i samband med nästa period av strategisk planering och programplanering, som startar i slutet av 2002. Generalsekretariatet kommer också att utarbeta en ny metod för att bedöma personalbehovet både för befintliga och nya aktiviteter.

Brist på riktlinjer:

I flera årsrapporter påtalade generaldirektörerna bristen på riktlinjer från de centrala tjänsterna när det gällde olika aspekter av reformen. Kommissionen satsar redan mycket på internkommunikation, utbildning och metodik för de centrala delarna av reformen. För att bemöta oron vad gäller bristen på fullständiga riktlinjer kommer kommissionen dock att stärka sina ansträngningar på detta område, särskilt vad gäller verksamhetsbaserad förvaltning. Förberedelserna av de årliga förvaltningsplanerna för 2003 är ett avgörande steg för avdelningarna vad gäller att säkerställa en mer prestationsorienterad förvaltning.

Åtgärd 6: Generalsekretariatet kommer, i nära samarbete med GD Budget och GD Personal och administration, att se över samordningsmekanisermna mellan de centrala tjänsterna i syfte att förbättra den service och rådgivning som de ger de operativa avdelningarna. Dessutom kommer generalsekretariatet att förbereda en detaljerad handledning om verksamhetsbaserad förvaltning till oktober 2002 och kommer att bistå avdelningarna i deras arbete med förvaltningsplanerna för 2003.

Informationssystem:

En annan punkt som tas upp i flera årsrapporter är att det behövs konkreta åtgärder för att lösa problemen med driftsinkompatibilitet mellan olika informationssystem. För närvarande kan användarna inte dra nytta av befintliga system på bästa sätt. Som en fortsättning på e-kommissionsinitiativet kommer kommissionen att aktivt arbeta för ett totalintegrerat system som gör det möjligt för samtliga avdelningar att förbättra sin effektivitet och sina prestationer.

Åtgärd 7: En arbetsgrupp med representanter för olika avdelningar kommer att få i uppdrag att samordna driftskompatibiliteten mellan befintliga administrativa informationssystem. Gruppen ska ha en handlingsplan klar till november 2002 och ska också övervaka dess genomförande.

4. Införandet av standarder för internkontroll under 2001

Internkontrollen täcker de samlade policyer och förfaranden som en enhet utarbetar och inrättar för att säkra att dess mål uppnås på ett kostnadseffektivt, effektivt och korrekt sätt, att externa regler och bestämmelser iakttas, att tillgångar och information skyddas, att bedrägeri och felaktigheter förebyggs och avslöjas, att redovisningen håller hög kvalitet och att det, när så är lämpligt, tillhandahålls tillförlitlig ekonomisk och administrativ information.

Den 13 december 2000 godkände kommissionen, tillsammans med stadgan för delegerade utanordnare, en uppsättning standarder för internkontroller avsedda att återspegla denna vida definition av internkontroll (SEK (2000) 2203). Dessa standarder ska ses som de grundläggande villkor som kommissionens alla avdelningar måste uppfylla när det gäller samtliga aspekter av kommissionens förvaltning, inte bara den ekonomiska. I detta sammanhang är det viktigt att tänka på att kontrollsystemen ska syfta till att nå en rimlig balans mellan de risker de ska åtgärda och de kostnader det innebär att minimera dessa risker. Inget system kan, till en rimlig kostnad, ge absoluta garantier för att alla fel upptäcks eller alla försök till bedrägeri förhindras.

Alla generaldirektörer och avdelningschefer presenterade den 30 juni 2001 en delrapport om hur genomförandet av reformen fortskred vad gäller ekonomisk förvaltning, särskilt vad gäller i vilken grad standarderna införts. Den 7 november 2001 godkände kommissionen ett dokument som sammanfattar dessa delrapporter (SEK(2001)1723/6). Av detta dokument visades att det i slutet av juni 2001 gjorts avsevärda framsteg med att uppnå vissa baskrav, men att mycket återstod på flera centrala områden innan kontrollstandarderna var helt införda. Meddelandet om verksamhetsbaserad förvaltning, som tog upp flera av standarderna, nämnde också att det skulle bli nödvändigt att genomföra vissa nyckelåtgärder gradvis under en period efter den 31 december 2001.

Eftersom kontrollstandarderna måste införas gradvis, och för att hjälpa avdelningarna att mäta sina framsteg, specificerade kommissionen ytterligare krav som skulle vara uppfyllda den 31 december 2001 och antog en uppdaterad tidsplan (SEK(2001) 2037/4). Detta gjorde det möjligt för generaldirektörerna och avdelningscheferna att mäta vad som skulle vara genomfört till ett visst datum, med förbehåll för att vissa åtgärder var beroende av kommissionsbeslut eller tillgången till centrala riktlinjer, alternativt behövde införas gradvis.

4.1. Översikt över genomförandet av nyckelkomponenter i internkontrollerna

Generaldirektörerna och avdelningscheferna ansvarar för att inrätta och upprätthålla internkontroller. I kapitel 3 i årsrapporterna, som handlar om förvaltning och kontroll, redovisar generaldirektörerna och avdelningscheferna de framsteg som gjorts i alla förvaltningsrelaterade frågor och ger ytterligare information om eventuella större svagheter eller risker som skulle kunna påverka deras årliga ansvarsförsäkringar. Som ett sätt att mäta de framsteg som gjorts skulle de rapportera om i vilken omfattning de krav för internkontroll som skulle vara uppfyllda till 31 december hade uppfyllts. De enskilda rapporterna varierade mycket vad gäller hur djupa analyser som gjorts av olika administrativa frågor och kontrollfrågor, och i vilken omfattning dessa skulle kunna påverka den ansvarsförsäkringen, men alla försökte indikera vilka framsteg som gjorts och vissa tog även med sådant som hänt under första kvartalet 2002. Det bör också noteras att då detta var den första gången dessa ansvarsförsäkringar gjordes så baserades de främst på situationen som den var vid årets slut, snarare än på året som helhet.

De framsteg som gjorts inom kommissionens avdelningar undersöks i förhållande till de fem nyckelkomponenter som standarderna för internkontroller har delats in i: kontrollmiljö, prestation och riskhantering, information och kommunikation, kontrollåtgärder samt revision och utvärdering.

4.1.1. Kontrollmiljö

Med kontrollmiljö avses de grundläggande villkor under vilka avdelningarna arbetar, inklusive organisationsstrukturer och administrativa strukturer samt personaladministrationen. Kontrollstandarderna täcker följande områden: etik och integritet, definition av arbetsuppgiften, roller och uppgifter, säkerställande av personalens kompetens, personalens prestationer, delegering och handhavande av känsliga funktioner.

Vad gäller kontrollstandarderna under denna rubrik uppskattar 75 % av generaldirektörerna att de uppfyllde minst baskraven per den 31 december 2001.

Några av kraven, till exempel arbetsbeskrivningar och mer regelbundna personalutvärderingar, kan realistiskt sett bara genomföras i samband med ett flertal nya initiativ som ännu inte lanserats. Vissa andra nyckelområden, till exempel kartläggning och hantering av känsliga funktioner, kräver ytterligare arbete. Nästan hälften av kommissionens avdelningar har fortfarande inte genomfört den detaljerade analys som krävs för att identifiera sådana tjänster och eventuella skyddskontroller som hör samman med dem. För känsliga poster där enklare skyddskontroller anses otillräckliga bör obligatorisk rörlighet tillämpas. Med tanke på de svårigheter många avdelningar haft med införandet av denna standard kommer det att krävas gemensamma ansträngningar från kommissionens centrala tjänster när det gäller att bistå med praktisk rådgivning och handledning.

4.1.2. Prestation och riskhantering

Prestation och riskhantering omfattar centrala förvaltningsfrågor inom planering, programplanering och prestationsövervakning, och ligger till grund för principerna för verksamhetsbaserad förvaltning. Kontrollstandarderna på detta område täcker arbetet med måldefinitioner, flerårig programplanering, utarbetandet av årliga förvaltningsplaner, mätning av prestationer mot mål och indikatorer samt riskanalys och riskhantering.

Cirka 75 % av generaldirektörerna uppskattade att de per den 31 december 2001 uppfyllde minst baskraven för dessa kontrollstandarder. Det bör dock noteras att flera av dessa standarder, särskilt de som gäller planering och övervakning, gäller pågående initiativ inom verksamhetsbaserad förvaltning och kommer att genomföras gradvis under en längre tid.

Vad gäller riskbedömning och riskhantering så genomförde de flesta avdelningarna under 2001 en översyn av sina riskprioriteringar, vilket för kommissionen som helhet var ett viktigt första steg mot att börja tillämpa riskhantering. Det bör betonas att för många generaldirektörer var detta första gången de genomförde en riskanalys på mer formellt sätt, och den första gången icke-ekonomiska risker uttryckligen beaktades. Detta är i sig ett avgörande steg framåt, men det är helt klart att detta bara är början. Den information om risker som ges i årsrapporterna är mycket varierad och tyder på att det råder viss osäkerhet vad gäller hur risker ska bedömas och hanteras, och hur de överhuvudtaget ska beaktas i ansvarsförsäkran. Riskhantering är ännu inte en integrerad del av kommissionens arbetssätt, och det kommer att krävas fortsatt arbete från de centrala tjänsternas sida för att se till att detta blir verklighet.

4.1.3. Information och kommunikation

Information och kommunikation omfattar lämpliga förfaranden för att hantera intern information och rapportering i frågor som rör budget och genomförande av förvaltningsplaner samt utnyttjandet av resurser. Kontrollstandarderna på detta område gäller bland annat huruvida den administrativa informationen är tillräcklig, registrering av post, arkivering och rapportering av oegentligheter.

Cirka 70 % av generaldirektörerna uppskattade att de per den 31 december 2001 uppfyllde minst baskraven för dessa kontrollstandarder. Precis som för flera andra kontrollstandarder kommer standarderna på detta område att införas gradvis, särskilt vad gäller tillräcklig information och registrering av post.

4.1.4. Kontrollåtgärder

Kontrollåtgärderna gäller främst dagliga nyckelfunktioner som utförs som del av avdelningens normala verksamhet. Kontrollstandarderna omfattar dokumentation av processer, säkerställande av korrekt delegering av uppgifter, övervakningsfunktioner, registrering av avvikelser samt säkerställande av driftskontinuitet.

Cirka 70 % av generaldirektörerna uppskattade att de per den 31 december 2001 uppfyllde minst baskraven för dessa kontrollstandarder. Avgörande framsteg hade gjorts på flera områden, särskilt vad gäller delegering av uppgifter och driftskontinuitet, medan andra nyckelområden måste utvecklas inom de flesta avdelningar. Att dokumentera processerna är i praktiken något som kräver ständig revidering och uppdatering. Den första prioriteringen har dock varit att se till att de ekonomiska processerna har dokumenterats. Det har gjorts stora ansträngningar när det gäller detta, men ett 15-tal avdelningar har ändå meddelat att det återstår arbete på området. Detta kan bli en komplicerad och mycket tidskrävande process. Avdelningarna måste också se till att driftsprocesserna dokumenteras.

Effektiv övervakning av andra är ett centralt element i utvecklandet av ett starkt ramverk för internkontroller, och de flesta avdelningar arbetar för närvarande med att definiera och införa lämpliga arrangemang. Centralt har det tagits fram en grundläggande handledning som hjälp, men de centrala tjänsterna måste se till att det görs mer och att handledningen kompletteras med praktiskt stöd.

4.1.5. Revision och utvärdering

Till revision och utvärdering hör hur intern och extern kontroll fungerar, utvärderingsfunktionen och processer för ledningens revision av sig själv. Kontrollstandarderna täcker registrering och justering av brister i internkontrollen, korrekt uppföljning av revisionsrapporter (externa såväl som interna), inrättande och drift av en intern revisionsfunktion, inrättande av eller tillgång till en fungerande utvärderingsfunktion samt ledningens årliga översyn av de egna interna kontrollförfarandena.

Cirka 75 % av generaldirektörerna uppskattade att de per den 31 december 2001 uppfyllde minst baskraven för dessa kontrollstandarder.

Dessa stadiga framsteg visar att många av baskraven uppnåtts i stor omfattning, till exempel vad gäller inrättandet av interna revisionsenheter och årlig översyn av internkontrollerna. Det bör dock noteras att på grund av rekryteringssvårigheter så kommer många internrevisionsenheter, även om de inrättades 2001, inte att utföra någon fullständig revision förrän den nya personalen är på plats, det vill säga från 2002 och framåt.

Avdelningarna har gjort framsteg när det gäller att införa processer för att registrera och åtgärda brister i internkontrollerna för ekonomiska processer, men arbetet måste under 2002 utökas till att också omfatta driftsprocesser.

Vissa avdelningar har fortfarande inte inrättat någon utvärderingsfunktion som effektivt stöd i beslutsfattandet. Resultaten av utvärderingarna kommer att användas vid valen av mål och prioriteringar i de årliga förvaltningsplanerna.

4.2. Övergripande slutsatser och åtgärder till stöd för genomförandet av internkontroller

Sammantaget är de slutsatser som kan dras av rapporterna överlag positiva och uppmuntrande vad gäller hur avdelningarna bedömer sina egna framsteg på området internkontroller. Det är nu viktigt att driva detta arbete vidare så att internkontrollerna kan införas fullt ut och kommissionens avdelningar arbeta vidare mot en situation där ett system med sunda och fungerande internkontroller är på plats.

2001 var ett övergångsår då avdelningarna stod inför flera viktiga förändringar och tvingades ta itu med flera krävande nya initiativ. Den påverkan dessa faktorer haft bör inte underskattas. Sunda ramar för internkontrollerna är något som växer fram gradvis och som måste upprätthållas genom ledningens oavbrutna stöd.

Informationen i årsrapporterna på dessa områden visar på en ökad förståelse för internkontroller. Man bör dock komma ihåg att det här är den första gången det formellt krävs att ledningen rapporterar på detta sätt, och delvis framgår detta av de olika sätt som avdelningarna rapporterade om egna förvaltnings- och kontrollfrågor. Som nämns ovan hade de flesta avdelningarna inte en fungerande internrevision under hela året. I framtiden kommer det troligen att finnas mer uttryckliga hänvisningar till resultaten av revisionen, följderna för internkontrollen och förstås också för den årliga ansvarsförsäkran. Den centrala stödtjänstens roll bör inte heller underskattas. Avdelningarna har tvingats driva flera olika initiativ, och även om det yttersta ansvaret för internkontroller är deras så behöver de hela tiden stöd. Detta gäller särskilt den nya budgetförordningen.

Med utgångspunkt i utvärderingen av införandet av standarderna under 2001 som beskrivs ovan kommer följande att göras:

Åtgärd 8: GD Budget, tillsammans med generalsekretariatet och GD Personal och administration, kommer att före slutet av 2002 ge förbättrat stöd och praktisk handledning för standarder som käller känsliga funktioner och övervakning, då de anses ytterst viktiga för att kommissionens arbete ska fungera på ett smidigt sätt.

Åtgärd 9: Samtliga tjänster inom kommissionen kommer under 2002 att särskilt uppmärksamma utformning och dokumentation av internkontroller, särskilt de ekonomiprocesser som syftar till att förebygga fel, upptäcka oegentligheter och registrera avvikelser.

5. Reservationer som uttryckts av de delegerade utanordnarna

Stadgan för delegerade utanordnare kräver att varje generaldirektör eller avdelningschef skriver under en försäkran där han eller hon uttrycker rimlig försäkran om att resurserna som tilldelats de aktiviteter som beskrivs i den åtföljande årsrapporten har använts för det syfte de var avsedda för och i enlighet med principerna för sund ekonomisk förvaltning, samt att de kontroller som tillämpats ger nödvändiga garantier för att de bakomliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Här bör det noteras att riktlinjerna till förklaringarna inte tolkats på exakt samma sätt av alla avdelningar. Det hade varit möjligt att be generaldirektörerna och avdelningscheferna att göra om arbetet för att få en mer enhetlig tolkning, men det skulle ha varit alltför tidskrävande. Det räcker att be avdelningarna ta upp både reservationer och kommentarer, oavsett om dessa finns i försäkran eller i själva rapporten.

Stadgan förutser att förklaringen kan komma att innehålla reservationer avsedda att belysa riskerna som är kopplade till generaldirektoratets eller avdelningens verksamhet. Sådana reservationer bör gälla felfunktioner i förvaltning och internkontroller, vad gäller hur de utformats eller hur de tillämpas. De bör också nämna vilka motåtgärder som vidtagits eller som planeras. Det måste dock klargöras att reservationerna inte får göra försäkran meningslös, utan ska användas för att föreslå ytterligare åtgärder för att minimera de risker som identifieras.

I den handledning som avdelningarna får innan de skriver förklaringarna beskrivs de närmare kriterierna för detta. Sammanfattningsvis förväntades reservationerna gälla materiella problem eller brister som kunde hindra de delegerade utanordnarna att ge den rimliga försäkran som krävs. Under förberedelserna kom man också överens om att generaldirektörerna kunde kommentera i rapportens slutsatser om de ville lyfta fram viktiga frågor som hade att göra med hur deras avdelningar eller kommissionen som helhet fungerar, men som inte kunde anses som reservationer i samband med förklaringarna.

Denna del av sammanfattningen

- innehåller en sammanställning, för samtliga avdelningar, av vilken typ av kommentarer och reservationer som gjorts.

- fokuserar på området administrativa interna kontrollsystem,

- lyfter fram huvudtemana och de gemensamma frågorna, bedömer deras konsekvenser och betydelse för kommissionen som helhet samt rekommenderar vilka åtgärder som bör vidtas.

5.1. Typer av reservationer

Reservationerna varierade mycket både i omfattning och innehåll. Nio generaldirektörer gjorde inga reservationer och hade inte heller några kommentarer i själva förklaringarna. Andra hade reservationer och/eller kommentarer i sina förklaringar, eller gjorde ingen klar skillnad mellan de två. Med tanke på att detta var första gången årsrapporterna utarbetas kommer ingen skillnad att göras mellan reservation och kommentar i den här sammanfattningen av rapporterna. För enkelhetens skulle används termen "förbehåll" för båda.

Tjugosju avdelningar hade förbehåll i sina förklaringar, antingen i själva förklaringen eller genom hänvisning någon annanstans i årsrapporten. Totalt hade 31 avdelningar 135 förbehåll, om man räknar båda sorterna.

Enligt handledningen var generaldirektörerna tvungna att för varje reservation analysera problemet, bedöma risken för att det skulle innebära väsentliga fel (om möjligt kvantifierbara) och dra slutsatser (inklusive nödvändiga åtgärder och tidsplaner för dessa). Generaldirektörerna rekommenderas också att ange hur de beräknat risken för väsentliga fel [6]. Antagandet är att eventuella reservationer i själva förklaringen i sig indikerar att något är fel, oavsett om det är kvantitativt eller kvalitativt. Ungefär hälften av alla förbehåll åtföljdes av tydliga handlingsplaner eller uppgifter om åtgärder som redan vidtagits för att avhjälpa problemet i fråga. Även här var det dock få fall där de potentiella konsekvenserna var tydligt beskrivna och kvantifierade, och risken för att problemen kunde innebära väsentliga fel nämndes knappt eller inte alls. Överlag fanns det mycket få specifika hänvisningar till denna risk i själva försäkran eller i den del av rapporten där förbehållet förekom.

[6] En exakt definition av begreppet väsentligt fel ("materiality") finns i SEK(2002)401 på sidan 14.

Det bör dock noteras att inte alla förbehåll bedömdes behöva en handlingsplan, antingen på grund av att de var av begränsad betydelse, eller för att de var tillfälliga eller för att kostnaden för att åtgärda situationen skulle överstiga de vinster som skulle göras. I många av fallen ingår handlingsplanen i en av de många åtgärder som nämns i sammanfattningen. För andra är förbehållen mer allmänna kommentarer till den politiska miljön och kräver därför inte någon direkt åtgärd.

Man bör hålla i åtanke att detta var första gången som generaldirektörerna skrev under dessa försäkringar. Det kommer dock att krävas ett mer enhetligt tillvägagångssätt i processen och det måste säkerställas att försäkringarna speglar den faktiska situationen i så hög grad som möjligt. Mycket kommer att bero på den ökade förståelse som kommer med erfarenhet av processen. Helt klart finns det ett antal frågor som orsakade särskilda problem. För många generaldirektörer var väsentlighet ett svårdefinierat begrepp, och det finns absolut ett behov att ta itu med denna fråga i god tid inför nästa år då detta är en grundläggande bedömning som ligger till grund för den årliga förklaringens trovärdighet. Allteftersom förståelsen för årsrapporteringen ökar, och särskilt då det nödvändiga i att begränsa reservationerna till verkligt väsentliga fel, kommer avdelningarna troligen att bli mer konsekventa i sitt sätt att hantera dessa frågor.

Med tanke på att förbehållen hanterats på mycket olika sätt är det nödvändigt att titta närmare på de riktlinjer som generaldirektörerna fått när det gäller vad som ska tas upp som en reservation. Vissa frågor kan vara av övergående natur, till exempel korsdelegering, som nio generaldirektörer hade förbehåll mot. Dessa frågor behöver ändå tas upp till behandling i framtiden. Ett antal avdelningar bytte delegerade utanordnare under 2001 och nämnde detta i förklaringen eller i själva rapporten, utan att specifikt ange vad detta hade för konsekvenser för förklaringen. Detta förutsågs i den handledning som generaldirektörerna fick, och har beaktats ytterligare i den nya handledning som tagis fram (SEK (2002) 657).

Åtgärd 10: Generalsekretariatet, tillsammans med GD Budget, GD Personal och administration samt internrevisionstjänsten, kommer att före slutet av 2002 se över och förbättra metodiken och handledningen för utarbetandet av årsrapporterna, och särskilt uppmärksamma frågan om väsentlighet, definiera omfattningen av de potentiella reservationer som ska tas med i försäkringarna samt hanteringen av korsdelegering.

5.2. Huvudsakliga teman och trender

Vissa frågor är gemensamma för många avdelningar, och de tas upp mer i detalj nedan tillsammans med deras möjliga konsekvenser för kommissionen som helhet.

5.2.1. Ekonomiska system och decentralisering av ekonomiskt ansvar

Närmare hälften av de generaldirektörer som hade förbehåll nämnde systemen för ekonomisk förvaltning och tillräckliga internkontroller (21 förebehåll). Till de frågor som togs upp hör frågor som rör ekonomihanteringen, dokumentering av processer, kontroll av kontraktshanteringen, övervakning och huruvida avdelningarna är tillräckligt rustade för att klara ett helt decentraliserat ekonomiskt ansvar. Frågan har aktualiserats ytterligare genom den reviderade budgetförordningen som ska träda i kraft den 1 januari 2003 och genom vilken den centraliserade funktionen för förhandsgodkännanden försvinner.

Åtgärd 11: Redan innan de nya budgetförordningen trätt i kraft har generaldirektörerna och avdelningscheferna börjat införa system för internkontroll. En utvärdering av huruvida de interna kontrollsystemen är tillräckliga, särskilt vad gäller ekonomihanteringen, ska utföras före november 2002, och kommissionens centrala tjänster kommer att bistå vid utvärderingen. Särskilt de nya eller ändrade delarna av den nya budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser ska integreras i de befintliga internkontrollerna före oktober 2002. GD Budget, tillsammans med generalsekretariatet och GD Personal och administration, kommer att fortsätta att utveckla verktyg som stöd för kommissionens avdelningar i arbetet med att anpassa de befintliga kontrollsystemen till de nya kraven, och det kommer att utvecklas ett omfattande utbildningsprogram som stöd för den nya processen.

5.2.2. Delad förvaltning/generaldirektörerna saknar möjlighet att påverka

Av de totala antalet förbehåll som gjordes betraktades 23 som klart utanför generaldirektörens direkta kontroll. Vissa av förbehållen som gjordes är i hög grad beroende av hur andra, utomstående organ agerar, även om följderna helt eller delvis måste hanteras av kommissionen. Frågan om delade eller decentraliserade förvaltningsfunktioner i relation till medlemsstaterna var något många generaldirektörer var oroliga över. Vissa av dem nämnde också problemen med decentraliserade organ, där generaldirektörer trots att de kan fungera som delegerade utanordnare inte har något klart mandat för att utöva verklig kontroll.

Åtgärd 12: GD Budget kommer, tillsammans med GD Personal och administration och de berörda avdelningarna, att analysera problemet före mars 2003. Det kommer sedan att lägga fram ett förslag för kommissionen om definition av utanordnarens ansvar på de områden där delad förvaltning tillämpas. Detta borde göra det möjligt för generaldirektörerna att vidta lämpliga åtgärder i fall av tveksamheten eller problem.

5.2.3. Revision och kontroll

Nästan hälften av generaldirektörerna nämnde direkt eller indirekt frågor som har med revision att göra, bland annat svårigheterna att genomföra de stickprovskontroller som krävs och som är del av den egna kontrollverksamheten samt den egna interna revisionsfunktionens arbete och roll. Personalbrist och svårigheter att få nödvändig information från medlemsstaterna gör det ofta svårt att utföra de stickprovskontroller som krävs. Vad gäller den interna revisionen nämnde många att funktionen är förhållandevis ny och medgav att de försäkringar de hittills gett har varit begränsade, särskilt som stöd till de årliga ansvarsförsäkringarna. Frågan om revision och kontroll är en som växt fram under lång tid, och som länge har debatterats inom kommissionen, vilket även gäller årsrapporterna från internrevisionen och GD Ekonomistyrning. Innan 2002 är slut måste därför tillräckliga kontroller vara på plats på alla avdelningar, liksom centrala övervakningsarrangemang. En tydlig skillnad mellan revision och kontroll kommer att göras i enlighet med internationellt etablerade principer för dugligt ledarskap.

Åtgärd 13: Kommissionen kommer att före den 1 december 2002 se till att det ansvar som alla nyckelaktörer inom revision och kontroll har, inklusive stickprovskontroller, klargörs i enlighet med principerna i vitboken och den nya budgetförordningen, bästa praxis samt internationellt accepterade principer för dugligt ledarskap.

5.2.4. Rekrytering och utbildning

Frågor som rör personalbrist togs upp av ungefär hälften av generaldirektörerna (32 förbehåll). Flera olika frågor togs upp, bland annat brister i själva rekryteringsprocessen, bristen på lämplig personal på reservlistorna och det behov att utbilda oerfaren personal som följer därav. För att ta itu med dessa återkommande problem kommer kommissionen att vidta följande åtgärder:

Åtgärd 14: GD Personal och administration kommer så snart det är möjligt under 2002 att se över profilerna för de nyrekryteringar som behövs inom ekonomihantering, jämföra dessa med pågående uttagningsprov på området och om så behövs organisera ytterligare öppna uttagningsprov. För detta ändamål kommer GD Personal och administration att utarbeta en plan som ska genomföras av EPSO (European Personnel Selection Office), det nya kontoret för personalurval, med start i början av 2003. Under tiden kommer tillfällig personal att kunna anställas på lediga tjänster tills dess tillräckliga reservlistor finns.

Åtgärd 15: DG Budget kommer att tillhandahålla nödvändig utbildning för personalen, både i ekonomisk förvaltning och i genomförandet av den nya budgetförordningen. Tillsammans med avdelningarna kommer GD Personal och administration och GD Budget att organisera nödvändig utbildning för dem som på något vis hanterar utbetalningar. Det utförs redan arbete på detta område som också kommer att förstärkas.

5.2.5. Modernisering av gemenskapens redovisningssystem

Flera generaldirektörer hade förbehåll i detta avseende, och även GD Budget hade två mycket viktiga reservationer. När det gäller modernisering av gemenskapens redovisningssystem finns det tre huvudfrågor: modernisering av redovisningsrelaterade processer; problem som rör det centrala informationssystemet (Sincom); problem som rör lokala informationssystem och särskilt då deras kopplingar till det centrala systemet.

* Moderniseringskraven för kommissionens redovisning gäller i vilken omfattning den ekonomiska information som kommer från andra källor än det centrala redovisningssystemet är pålitlig, och i vilken omfattning redovisningsmetoderna följer internationella principer och standarder för redovisning. Det nuvarande systemets kvalitet kvarstår som en prioritering, och moderniseringen av redovisningssystemet genom tillämpning av periodisering, som förutses i den reviderade budgetförordningen, kommer troligen att lösa detta problem.

* De redundanta data som finns i Sincom är ett allvarligt problem, särskilt som de innebär en risk för att utanordnarna och de centrala tjänsterna inte får samma information. DG Budget drog redan i slutet av 2001 igång ett projekt för att säkerställa enhetliga data. Den decentralisering av kontrollfunktionerna som föreskrivs i den reviderade budgetförordningen kommer också att leda till mer enhetliga data. Dessutom har GD Budget vidtagit åtgärder för att stärka de säkerhetskontroller och den verifieringskedja som ska finnas i systemet. Kommissionen har för avsikt att ta itu med dessa frågor snarast med utgångspunkt i en heltäckande och genomförbar projektplan.

* Slutligen finns det några förbehåll som gäller begränsningar i lokala system och behovet av att förbättra gränssnitten mot det centrala informationssystemet. Här godtar kommissionen de olika handlingsplaner som nämns i respektive årsrapport. Avdelningarna ombeds också att om möjligt hitta gemensamma lösningar och att nära samarbeta med den centrala finanstjänsten för att optimera den övergripande projektplan som nämns ovan, särskilt vad gäller funktioner som kan göras tillgängliga i det centrala systemet samt effektiv projektledning.

Åtgärd 16: Före slutet av 2002 kommer kommissionen att anta en sammanhängande plan för modernisering av redovisningssystemet, inklusive gradvist införande av periodisering; de övriga institutionerna ska informeras om denna plan.

Åtgärd 17: Före slutet av 2002 kommer kommissionen att anta ett meddelande med de strategiska riktlinjerna för framtidens centrala ekonomisystem. När projektplanen fastställs ska följande tre aspekter ha absolut prioritering: Undvika inkonsekvens på grund av redundanta data och tillämpningar, förbättra säkerhetskontroller och verifieringskedjor i systemet samt genomföra den nya budgetförordningen per den 1 januari 2003.

6. Allmänna slutsatser

De allmänna slutsatser som kan dras från rapporterna och försäkringarna är i allmänhet positiva med tanke på att detta är en ny erfarenhet för kommissionen.

6.1. Kommissionens situation

Årsrapporterna och försäkringarna har införts och utformats som ett avgörande verktyg både för reformen och för ansvarsskyldighet. Det nya ligger i dess enkelhet och effektivitet vad gäller att förbättra ansvarsskyldigheten och insynen, i kombination med de grundläggande inslagen av självutvärdering och att ta ansvar för de avvikelser som upptäcks. Detta i sin tur ger extra drivkraft för ledningen att åtgärda de områden som ligger inom kommissionens kontroll.

Den övergripande bild av kommissionens kontroller i dagsläget som denna sammanfattning ger är kanske inte så betryggande, eftersom den är mycket tydligare och mer detaljerad än någonsin tidigare. Men detta är i sig ett tecken på reform, och ska ses som ett komplement till de åtgärder som för närvarande vidtas och som visar att det gjorts framsteg mot en mer effektiv organisation, även om det helt klart kvarstår mycket arbete för att åtgärda de många risker som kommit i dagen.

Denna process ger också upphov till strukturella frågor som innebär att kommissionen kommer att göra extra ansträngningar, eventuellt utöver vad som planerats i samband med reformen, för att göra framsteg i frågor som gäller interna styrelseformer, institutionernas redovisning och svagheter i informationssystemen, personalbegränsningar samt den strukturella frågan om hur riskerna med delegering (något som gäller all verksamhet som baseras på subsidiaritetsprincipen) ska kunna förenas med kommissionens budgetansvar.

När arbetet nu går vidare uppmärksammar kommissionen också den inlärningskurva som gäller när nya hjälpmedel införs, i det här fallet årsrapporterna och försäkringarna, som också saknar motstycke i många medlemsstater. Den lärdom som kan dras av detta, och de förslag på förbättringar för kommande år som är resultatet, är att välkomna. Trots dessa förbättringar är det inte uteslutet att nya kommentarer och reservationer kommer att dyka upp i framtiden. Kommissionen känner inte till något som kan ändra den bild som detta första års berömvärda arbetsinsats gett upphov till. Denna bild är baserad på den information som kommissionen har tillgång till. Sådant som delad förvaltning kan innebära att denna information inte är fullständig.

Tidpunkten för utarbetandet av årsrapporterna måste också ses över. Enligt artikel 60.7 och 81.4 i den nya budgetförordningen ska sammanfattningen vara tillgänglig för övriga institutioner före den 15 juni från och med 2004 och framåt. Följaktligen kan kommissionen redan under 2003 komma att tidigarelägga årsrapporterna och sammanfattningen. Alla förslag i detta avseende kommer att beaktas i de reviderade riktlinjer som nämns under åtgärd 9.

Det är också nödvändigt att påpeka att de brister som framkommit i samband med ansvarsförsäkringarna inte ska ses som en försämring av kommissionens förvaltning. Alla problem som nämns fanns redan innan reformen, men det är först nu som kommissionen vidkänns dem, vilket är en garanti för att effektiva åtgärder kommer att vidtas, åtgärder som kan övervakas och följas upp.

6.2. Åtgärder som planeras för att lösa problemen

I detta sammanhang noterar kommissionen att de frågor som generaldirektörerna tagit upp i sina reservationer är sådana att alla problem helt klart inte kan lösas med detsamma. Faktum är att kommissionen har begränsade resurser, både ekonomiska och vad gäller personal. Den måste också upprätthålla en lämplig balans mellan att investera mer resurser i att förbättra administration och ledning och/eller i att stärka sin kapacitet att utarbeta och lansera politiska åtgärder. Detta kan betyda att man tvingas välja mellan olika prioriteringar, något som kan kräva justeringar av tidsplanen för de åtgärder som tas upp i denna sammanfattning.

Kommissionen har uppmärksammat alla de förbehåll som gjorts och de åtgärder som generaldirektörerna planerar att vidta. För de förbehåll som inte täcks av någon av de åtgärder som nämnts här uppmanar kommissionen de berörda avdelningarna att se till att det senast i september 2002 utarbetas lämpliga handlingsplaner med tillhörande tidsplaner.

Slutligen noterar kommissionen att generaldirektörerna ska lämna in information om handlingsplanerna till den ansvariga kommissionsledamoten som, med ledning av årsrapporten och annan relevant information han/hon känner till, ska godkänna den slutliga versionen av handlingsplanen. De enskilda kommissionsledamöterna kommer sedan att vara ansvariga för att övervaka att de berörda generaldirektörerna genomför de åtgärder man kommit överens om.

I enlighet med principen om kommissionens kollektiva politiska ansvar och ramöverenskommelsen mellan Europaparlamentet och kommissionen kommer de kommissionsledamöter som är ansvariga för budgeten och den administrativa reformen att presentera sammanfattningen för behöriga organ vid Europaparlamentet, särskilt budgetutskottet och budgetkontrollutskottet.

De andra kommissionsledamöterna kommer att presentera de politiska bedömningarna för sitt respektive ansvarsområde i enlighet med vad som beslutas tillsammans med parlamentsutskotten. Dessa kan be kommissionsledamoten att presentera sin årsrapport för utskottet i fråga.

Åtgärd 18: Handlingsplanerna kommer att inkluderas i de årliga förvaltningsplanerna för 2002. Precis som övriga handlingsplaner kommer de att överföras till förvaltningsplaner för 2003 där så är lämpligt. Framstegen kommer att övervakas av den ansvariga kommissionsledamoten och ses över i samband med att nästa årsrapport utarbetas.

Handlingsplan

Åtgärdernas inbördes ordning avser bara deras plats i dokumentet och är inte någon prioritering.

A) Övergripande politiska frågor

Åtgärd 1: Vad gäller forskningsprogrammen ska kommissionen före slutet av 2002 anta en detaljerad handlingsplan för ekonomihantering i samband med indirekt åtgärder; ekonomihanteringen ska förenklas och konsekvensen ska öka mellan de olika befintliga systemen samtidigt som kontraktshanteringen förbättras. För att bearbeta befintliga risker kommer de kontroller som utförs av berörda avdelningar att effektiviseras.

Åtgärd 2: Även om kommissionen stöder reformens innehåll har den vid flera tillfällen, och efter internrevisionens årsrapport, uppmärksammat behovet av att undersöka möjligheten till synergieffekter mellan de avdelningar som är involverade i yttre förbindelser. Kommissionsledamöterna med ansvar för yttre förbindelser bör, tillsammans med ordföranden och vice ordförande Kinnock, åter undersöka hur resurser och strukturer inom generaldirektoratet för yttre förbindelser och utveckling samt EuropeAid på lång sikt kan organiseras på bästa sätt för att vara till hjälp för kommissionsledamöterna i deras arbete, som inte kommer att ändras genom reformen. Kommissionen kommer att undersöka förslag till detta före årets slut. Mot bakgrund av att reformen fortfarande var i startfasen under 2001 är kommissionens bedömning att det krävs ytterligare arbete för att konsolidera reformen innan den kan få verklig effekt. I samband med detta kommer kommissionen också att utvärdera och synliggöra de risker som hör samman med externt stöd, särskilt direkt budgetstöd som en form av utvecklingsstöd, och informera de övriga institutionerna om alla slutsatser av vikt: den kommer också att utvärdera den delegeringsprocess som ska ske nästa år för att undersöka om effektiviteten vad gäller externt stöd förändrats till följd av reformen.

Åtgärd 3: De särskilda reservationerna kommer att behandlas innan året är slut, dels genom en uppsättning förslag som syftar till att skapa en rättslig ram för att kartlägga EU:s säkerhetsstandarder och bevarandet av anslag för avveckling, dels genom att det undersöks hur expertis på kärnområdet fördelas mellan de behöriga avdelningarna för att öka effektiviteten.

Åtgärd 4: Kommissionen ska tillsammans med rådet försöka klargöra kommissionens del av ansvaret när det gäller att uppnå de mål som fastställts för strukturfondernas delade förvaltning (FISCHLER). Kommissionen ska också (BARNIER) lägga fram förslag för att anpassa sina övervaknings- och kontrollbefogenheter till sitt ansvar.

B) Genomförande av reformen

Åtgärd 5: Vad gäller bristen på personal för reformens genomförande så kommer kommissionen att ägna uppmärksamhet åt de personalbehov som generaldirektörerna tagit upp i sina årsrapporter i samband med nästa period av strategisk planering och programplanering, som startar i slutet av 2002. Generalsekretariatet kommer också att utarbeta en ny metod för att bedöma personalbehovet både för befintliga och nya aktiviteter.

Åtgärd 6: Vad gäller reformens fortsatta genomförande så kommer generalsekretariatet, i nära samarbete med GD Budget och GD Personal och administration, att se över samordningsmekanismerna mellan de centrala tjänsterna i syfte att förbättra den service och rådgivning som de ger de operativa enheterna. Dessutom kommer generalsekretariatet att förbereda en detaljerad handledning om verksamhetsbaserad förvaltning till oktober 2002 och kommer att bistå avdelningarna i deras arbete med förvaltningsplanerna för 2003.

Åtgärd 7: En arbetsgrupp med representanter för olika avdelningar kommer att få i uppdrag att samordna driftskompatibiliteten mellan befintliga administrativa informationssystem. Gruppen ska ha en handlingsplan klar till november 2002 och ska också övervaka dess genomförande.

Åtgärd 8: GD Budget kommer tillsammans med generalsekretariatet att före slutet av 2002 att ge förbättrat stöd och praktisk handledning för standarder som käller känsliga funktioner och övervakning, då det anses ytterst viktiga för att kommissionens arbete ska fungera på ett smidigt sätt.

Åtgärd 9: Samtliga tjänster inom kommissionen kommer under 2002 att särskilt uppmärksamma utformning och dokumentation av internkontroller, särskilt de ekonomiprocesser som syftar till att förebygga fel, upptäcka oegentligheter och registrera avvikelser.

Åtgärd 10: Generalsekretariatet, tillsammans med GD Budget, GD Personal och administration samt internrevisionstjänsten, kommer att före slutet av 2002 se över och förbättra metodiken och handledningen för utarbetandet av årsrapporterna, och särskilt uppmärksamma frågan om väsentlighet, definiera omfattningen av de potentiella reservationer som ska tas med i försäkringarna samt hanteringen av korsdelegering.

Åtgärd 11: Redan innan de nya budgetförordningen trätt i kraft har generaldirektörerna och avdelningscheferna börjat införa system för internkontroll. En utvärdering av huruvida de interna kontrollsystemen är tillräckliga, särskilt vad gäller ekonomihanteringen, ska utföras före november 2002, och kommissionens centrala tjänster kommer att bistå vid utvärderingen. Särskilt de nya eller ändrade delarna av den nya budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser ska integreras i de befintliga internkontrollerna före oktober 2002. GD Budget, tillsammans med generalsekretariatet och GD Personal och administration, kommer att fortsätta att utveckla verktyg som stöd för kommissionens avdelningar i arbetet med att anpassa de befintliga kontrollsystemen till de nya kraven, och det kommer att utvecklas ett omfattande utbildningsprogram som stöd för den nya processen.

C) Horisontella förvaltningsteman

Åtgärd 12: GD Budget kommer, tillsammans med GD Personal och administration och de berörda avdelningarna, före mars 2003 att analysera de problem som orsakas av delad förvaltning. Det kommer sedan att lägga fram ett förslag för kommissionen om definition av utanordnarens ansvar på alla områden där delad förvaltning tillämpas. Detta borde göra det möjligt för generaldirektörerna att vidta lämpliga åtgärder i fall av tveksamheten eller problem.

Åtgärd 13: Kommissionen kommer att före den 1 december 2002 se till att det ansvar som alla nyckelaktörer inom revision och kontroll har, inklusive stickprovskontroller, klargörs i enlighet med principerna i vitboken och den nya budgetförordningen, bästa praxis samt internationellt accepterade principer för dugligt ledarskap.

Åtgärd 14: GD Personal och administration kommer så snart det är möjligt under 2002 att se över profilerna för de nyrekryteringar som behövs inom ekonomihantering, jämföra dessa med pågående uttagningsprov på området och om så behövs organisera ytterligare öppna uttagningsprov. För detta avseende kommer GD Personal och administration att utarbeta en plan som ska genomföras av EPSO (European Personnel Selection Office), det nya kontoret för personalurval, med start i början av 2003. Under tiden kommer tillfällig personal att kunna anställas till lediga poster tills dess tillräckliga reservlistor finns.

Åtgärd 15: DG Budget kommer att tillhandahålla nödvändig utbildning för personalen, både i ekonomisk förvaltning och i genomförandet av den nya budgetförordningen. Tillsammans med avdelningarna kommer GD Personal och administration och GD Budget att organisera nödvändig utbildning för dem som på något vis hanterar utbetalningar. Det utförs redan arbete på detta område som också kommer att förstärkas.

Åtgärd 16: Före slutet av 2002 kommer kommissionen att anta en sammanhängande plan för modernisering av redovisningssystemet, inklusive gradvist införande av periodisering; de övriga institutionerna ska informeras om denna plan.

Åtgärd 17: Före slutet av 2002 kommer kommissionen att anta ett meddelande med de strategiska riktlinjerna för framtidens centrala ekonomisystem. När projektplanen fastställs ska följande tre aspekter ha absolut prioritering: Undvika inkonsekvens på grund av redundanta data och tillämpningar, förbättra säkerhetskontroller och verifieringskedjor i systemet samt genomföra den nya budgetförordningen per den 1 januari 2003.

Åtgärd 18: De handlingsplaner som inte är fullständiga eller som saknas kommer att inkluderas i de årliga förvaltningsplanerna för 2002. Precis som övriga handlingsplaner kommer de att överföras till förvaltningsplaner för 2003 där så är lämpligt. Framstegen kommer att övervakas av den ansvariga kommissionsledamoten och ses över i samband med att nästa årsrapport utarbetas.