Rapport

om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för budgetåret 2002 samt byråns svar

(2003/C 319/03)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för det budgetår som avslutades den 31 december 2002. I enlighet med artikel 14 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. I detta ansvar ingår att upprätta och lägga fram årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelser som antagits enligt artikel 14 i rådets förordning (EG) nr 1210/90. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Med undantag för de reservationer som kommer till uttryck i punkterna 12 och 13 har revisionsrätten genom denna granskning uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER

Inledning

5. Byrån inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 1210/90 av den 7 maj 1990(3). Byråns huvuduppgift är att samla in, sammanställa och i tid sprida information som är målinriktad, relevant och tillförlitlig beträffande tillståndet och utvecklingen på miljöområdet i Europa i vid bemärkelse. Även länder utanför EU deltar också sedan starten i byråns verksamhet(4). Uppdraget genomförs genom ett nätverk av ämnescentrum vilkas verksamhet finansieras av byrån och utmynnar i regelbundna publiceringar av rapporter om situationen på miljöområdet.

Budgetgenomförande

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1.

7. Anslagen för budgetåret uppgick till 25,2 miljoner euro, och för dessa har det gjorts åtaganden för 24,6 miljoner och betalningar gällande budgetårets anslag för 18 miljoner. Andelen överföringar är fortfarande hög, 7,2 miljoner euro varav 5,8 miljoner euro gäller driften, det vill säga nästan 50 % av driftsanslagen (12,1 miljoner euro), även om den fortsätter att minska. Som revisionsrätten redan påpekade i årsrapporten för budgetåret 2001(5) bör byrån fortsätta sina ansträngningar för att striktare utvärdera det berättigade i de överföringar som görs.

8. Sedan januari 2002 är byråns ekonomifunktion decentraliserad till de operativa enheterna. Målsättningen med denna decentralisering är att förstärka förvaltningskapaciteten vid de operativa enheterna, minska förseningar och i så stor utsträckning som möjligt hålla verifierande underlag samlade. Det borde ha vidtagits åtgärder för att göra det möjligt för ekonomienheten att följa byråns verksamhet och program, där ansvaret för genomförandet ofta är fördelat mellan olika enheter.

Årsredovisning

9. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som byrån offentliggör i sin verksamhetsrapport för 2002 återges i sammanfattning i tabellerna 2 och 3.

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

10. Till följd av ett beslut som fattades av direktören den 4 mars 2002 skapades ett förskottskonto på 200000 danska kronor för att betala utgifter i samband med tjänsteresor och sammanträden som byrån organiserar. Det bör preciseras hur detta konto skall förvaltas och i enlighet med budgetförordningen bör det redovisas separat. Det bör dessutom vidtas åtgärder för att minska kostnaderna och riskerna i anslutning till detta konto (transport av stora belopp i kontanter).

11. I årsrapporterna för 1999, 2000 och 2001(6) påpekade revisionsrätten att verifikationerna till ansökningar om utbetalning var otillräckliga. Vid en analys av underlag för betalningar som gjorts under 2002 visar det sig att denna situation kvarstår.

12. Den 5 februari 2002 slöt byrån avtal med ett organ vid Förenta nationerna för vad man kallade ett "maximalt belopp" på 345000 euro, där 100 % skulle betalas när avtalet undertecknats. Eftersom styrekonomen vägrade godkänna vad han ansåg vara ett överdrivet stort förskott utfärdades ingen order om utbetalning. Avtalet annulerades och ersattes med fem nya avtal som undertecknades i december 2002. Enligt de nya avtalen skall 95 % betalas i förskott när avtalen undertecknats. Den lösning byrån använt för att åtgärda konsekvenserna av styrekonomens vägran att godkänna förskottet är lika klandervärd som den lösning han vägrade sanktionera.

13. Stiftelsen Royal Awards Foundation, vars mål är att främja åtgärder för miljön, inrättades 1997 av byrån och tre andra organ. För sin verksamhet får den utnyttja lokaler och utrustning som byrån ställer till förfogande utan kostnad. Men varken i förordningen där byrån inrättades eller i dess budgetförordning anges att byrån kan inrätta stiftelser av detta slag, eller att den kan bevilja dem någon som helst form av bidrag. Byråns bidrag kan beräknas till cirka 30000 euro för initialkostnader i samband med upprättandet av stiftelsen och till cirka 34000 euro per år för administrationskostnader.

Sund ekonomisk förvaltning

14. Dagersättningarna som betalas till konsulter är mycket höga. Under 2002 betalade byrån sammanlagt cirka 1,4 miljoner euro till ett datakonsultföretag, vilket är cirka 116000 euro per månad, och motsvarar ungefär åtta eller nio konsulter på heltid. En analys av akterna visar att några av dessa konsulter arbetar vid byrån sedan flera år och utför arbetsuppgifter av permanent karaktär. För att byråns förvaltning av sina resurser skall bli mer ekonomisk borde byrån överväga att själv rekrytera de experter den har ett så gott som konstant behov av.

Byråns uppdrag och resurser

15. I förordningen där byrån inrättades sägs att dess mål skall vara att förse kommissionen och medlemsstaterna med information på miljöområdet, inom vissa prioriterade områden. För att nå detta mål skall byrån utföra vissa arbetsuppgifter där de viktigaste är att samla in och utvärdera information, sprida uppgifter som är nödvändiga för att utarbeta och följa upp miljöåtgärder samt publicera rapporter om situationen på miljöområdet. Genomförandet av dessa arbetsuppgifter utgår från ett arbetsprogram. Utarbetandet av programmet liksom budgetens allmänna struktur med mål och arbetsuppgifter bör bli tydligare så att byråns verksamhet blir mer transparent och så att byrån på ett bättre sätt kan följa och övervaka att dess förvaltning är effektiv.

Till exempel finansieras ämnescentrumens program genom flera budgetposter som förvaltas och övervakas av olika utanordnare. Detta kombinerat med de många olika sätten att finansiera åtgärder (budgetårets anslag, överförda anslag, belopp för användning på nytt och fördelade inkomster) leder till att varken de olika aktörerna eller ekonomienheten (se även punkt 8) har en överblick över byråns verksamhet. Det är alltså inte möjligt att knyta samman byråns mål med de olika program som finansieras.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 13.3 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har de slutliga räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 upprättats den 20 augusti 2003 och därefter överlämnats till revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 6 oktober 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna som bifogas denna rapport.

(3) EGT L 120, 11.5.1990.

(4) Sedan 2002 deltar, förutom Island, Norge och Liechtenstein, så gott som alla kandidatländer i byråns verksamheter.

(5) EGT C 326, 27.12.2002, s. 18.

(6) EGT C 373, 27.12.2000, s. 7.

EGT C 372, 28.12.2001, s. 9.

EGT C 326, 27.12.2002, s. 17.

Tabell 1

Europeiska miljöbyrån - Budgetgenomförandet för budgetåret 2002Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Europeiska miljöbyrån - Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån.

Tabell 3

Europeiska miljöbyrån - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Byråns svar

7. Beloppen för överförda anslag har, både i absoluta och relativa tal, minskat jämfört med tidigare år. Miljöbyrån kommer att fortsätta sina ansträngningar att minska överföringarna av betalningsanslag till följande år.

Det bör noteras att av de omnämnda anslagen på 7,2 miljoner euro som överfördes avsåg 2,2 miljoner euro miljöbyråns projekt som finansieras genom bidragsöverenskommelser mellan miljöbyrån och kommissionen. Dessa projekts budgetcykel styrs av villkoren i bidragsöverenskommelsen och är i de flesta fall flerårig.

Till följd av förfaranden för kvalitetssäkring sker den slutliga betalningen för avtal med ämnescentrumen oftast året efter subventionen och utgör alltså en motiverad överföring av betalningsbemyndiganden.

8. Miljöbyrån har skärpt sina krav i det decentraliserade arkivsystemet genom införandet av enhetliga normer. Utvecklingen till stöd för detta har ännu inte genomförts helt och är fortsatt en prioritering och den kommer att omfatta register över undantag, risker och upphandling.

10. Med tanke på miljöbyråns utvidgning sedan 2002 och ett antal projekt där experter från länder utanför EU är engagerade så finns det ett behov att betala mötesdeltagare från länder utanför EU i förskott. Åtgärder har vidtagits av miljöbyrån för att minska risken med förskottsbetalningar och dessa kommer att undersökas ytterligare. Sedan den 1 januari 2003 har redovisningen av förskottskontot ändrats för att stämma överens med revisionsrättens iakttagelser.

11. Miljöbyrån fortsätter att skärpa dokumentationen och registreringen av underlag för fakturor och kommer att beakta detta ytterligare i samband med systemet för registrering, arkivering och diarieföring av post.

12. Den del av betalningen som sker i förskott kommer att begränsas i framtiden. Bidragsöverenskommelser med internationella organ avvecklas inom ramen för den nya budgetförordningen.

13. Sedan 2003 fakturerar miljöbyrån alla kostnader i samband med denna verksamhet. Det fortsatta innehavet av kontor i miljöbyråns lokaler övervägs för närvarande av stiftelsens styrelse.

14. Konsulter kontrakteras av miljöbyrån efter ett öppet anbudsförfarande och i enlighet med gällande marknadspris. En granskning av användningen av konsulter inom miljöbyrån pågår och den kommer att ta hänsyn till arbetets natur liksom de långsiktiga behoven och kraven.

15 och 16. Miljöbyrån är medveten om att programstrukturen, så som den utvecklats under åren, inte längre är helt ändamålsenlig. Ett nytt arbetsprogram och tillhörande budgetstruktur kommer att inrättas från och med den 1 januari 2004. Det nya programmet kommer att inriktas på att upprätta tydliga mål och att koppla dessa mål till verksamhetsbaserad budgetering. Detta skall leda till en tydligare och mer konsekvent budgetstruktur, både för miljöbyråns egen verksamhet och för ämnescentrumens arbete.