[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 18.02.2005

KOM(2005) 52 slutlig

RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN

Sammanfattning:Rapport om arkiven i den utvidgade Europeiska unionenMöjligheter till kommande åtgärder: prioriteringar

A. BAKGRUND

Som svar på den uppmaning som EU:s ministerråd framförde genom sin resolution av den 6 maj 2003 (2003/C 113/02) om arkiv i medlemsstaterna, särskilt punkterna 8 a–e och 9, behandlas här situationen för de offentliga arkiven i medlemsstaterna med särskilt beaktande av Europeiska unionens utvidgning och den troliga framtida utvecklingen av dokumenthanteringen, arkivförvaltningen och arkivtjänsterna. Nya metoder föreslås för att förbättra dokumenthantering och arkivförvaltning samt offentliga tjänster för EU-medborgarna med beaktande av ny teknik.

Med stöd av det material som läggs fram i de olika kapitlen i den föreliggande rapporten från gruppen av nationella experter föreslås följande prioriterade åtgärder samt ett antal andra föreslagna åtgärder som också de kommer att kräva överväganden och handling från medlemsstaternas och EU-institutionernas sida under de tre kommande åren. De föreslagna prioriterade åtgärderna anges i början av varje kapitel och sammanfattas i tabellform i bilaga 3 till rapporten.

De föreslagna prioriterade åtgärderna redovisas här kortfattat. Åtgärderna avser bland annat att förhindra, begränsa eller avhjälpa skador på dokument eller förlust av arkiv till följd av naturkatastrofer och andra katastrofer, att förbättra bevarandet av dokument och arkiv, även med avseende på arkivbyggnaderna och att öka samarbetet om elektroniska dokuments och arkivs autenticitet, långsiktiga bevarande och tillgänglighet. I sammanfattningen föreslås också åtgärder som kan vidtas mot stölder och ordningar som bör införas för återvinning av stulna dokument. Det framhålls att arkiven, med stöd av lämplig lagstiftning och ändamålsenliga normer, på ett betydelsefullt sätt kan bidra till att våra samhällen fungerar på ett demokratiskt sätt. Vidare föreslås upprättandet av en EU-portal till den nyligen utvidgade unionens arkivarv. Alla dessa åtgärder skall genomföras under ledning av en officiell samordningsgrupp som strävar efter att öka samordning och utbyte av information och bästa praxis på europeisk nivå och mellan medlemsstaterna.

Hänsyn har tagits till önskvärdheten av att ytterligare integrera de föreslagna åtgärderna med andra handlingsplaner på EU-nivå.

B. SAMMANFATTNING AV DE CENTRALA FÖRESLAGNA ÅTGÄRDERNA

Förslag till prioriterad åtgärd nr 1

Bevarande och förhindrande av skador på arkiv i Europa (rådets resolution av den 6 maj 2003 punkt 8 c.1)

1.1 Åtgärder för att förhindra skador på arkiv genom naturkatastrofer och andra katastrofer:

- Utarbeta en modell till handlingsplan för att förhindra skador till följd av katastrofer och för efterföljande restaurering.

- Undersöka möjligheten av att upprätta specialiserade centrallaboratorier för krislägen som får konsekvenser över nationsgränser.

- Upprätta snabbinsatsgrupper (”Rapid Response Teams”) för skadebedömning.

1.2 Bevarande och restaurering av dokument och arkiv:

- Förstärkta samordningsåtgärder och ökat utbyte av expertkunskaper för att upprätta ett EU-program för restaurering av skadade dokument och arkiv i Europa.

- Byggnader som är avsedda att inrymma arkiv: standarder och specifikationer på nationell och europeisk nivå bör uppdateras och tillämpas vid förnyelse av arkivbyggnader och av förvaringsutrymmen i offentligägda byggnader eller i nya byggnader under ledning av en tvärvetenskaplig arbetsgrupp med representanter för EU:s medlemsstater och institutioner.

Förslag till prioriterad åtgärd nr 2

Förstärkt europeiskt tvärvetenskapligt samarbete om elektroniska dokument och arkiv (rådets resolution av den 6 maj 2003 punkt 8 c.2)

2.1. Upprätta ett EU-omfattande samarbete om elektroniska dokuments och arkivs autenticitet, långsiktiga bevarande och tillgänglighet.

2.2. Uppdatera, revidera och utvidga de gällande kraven för upprättande av elektroniska dokumenthanteringssystem (registreringssystem), t.ex. MoReq, för bättre offentlig förvaltning, så att dokumentet blir officiell norm och/eller standard i EU. Detta är av särskild vikt för alla medlemsstater och framför allt de nya medlemsstaterna.

2.3. Förstärkning av nätverk och forum för DLM/europeisk ekonomisk intressegruppering (EEIG). Medel krävs såväl för ytterligare utveckling och översättning som för organiseringen av DLM-forum i Budapest 2005.

Förslag till prioriterad åtgärd nr 3

Upprättande och underhåll av en Internetportal till dokument och arkiv i Europa (rådets resolution av den 6 maj 2003 punkterna 8 b och 8 e)

3.1. Att skapa en Internet-/webbportal till dokument och arkiv för EU-medborgarna.

Mot bakgrund av utvecklingen av Internet och webben och de framsteg vissa medlemsstater gjort (se del 6 i rapporten) i tillhandahållandet av sådan information till miljontals medborgare, ungdomar och barn bör en portal utformas och införas. Detta skulle ligga i linje med utvecklingen på närliggande områden i den europeiska IT-världen.

Det skulle ge bättre tillgång till resurserna för forsknings-, utbildnings- och informationssyften och också förbättra arbetsvillkoren i läsesalar.

Förslag till prioriterad åtgärd nr 4

EU-lagstiftning och nationell lagstiftning som är relevant för hantering av och tillgång till dokument och arkiv (rådets resolution av den 6 maj 2003 punkterna 8 a och 8 d)

4.1. Eftersom förslag till såväl EU-lagstiftning som nationell lagstiftning ofta får oförutsedda konsekvenser för dokumenthantering och arkivförvaltning är det av avgörande betydelse för medborgarna i medlemsstaterna att de fullständiga konsekvenserna blir kända på ett tidigt stadium för att underlätta bevarandet av och tillgången till dokument och arkiv. Lagstiftningsförslag som rör dokument och arkiv och anknytande lagstiftning på europeisk och nationell nivå bör därför övervakas så att den europeiska arkivariekåren vid behov kan bidra med sina expertkunskaper.

4.2. Till stöd för detta krävs en ingående studie av arkivlagstiftning och anknytande lagstiftning på både EU-nivå och nationell nivå, en databas för arkivlagstiftning och anknytande lagstiftning inom EU måste upprättas och nationell arkivlagstiftning och anknytande lagstiftning måste översättas till engelska, franska och tyska samt vid behov till andra officiella EU-språk genom de relevanta nationella arkivens försorg för att främja en bättre ömsesidig förståelse av lagstiftningen. Även andra pågående arbeten inom Europarådet och den europeiska avdelningen av det internationella arkivrådet (EURBICA) beaktas i förslaget och en systematisering av dem eftersträvas.

Förslag till prioriterad åtgärd nr 5

Stölder av arkiverade dokument

5.1. Åtgärderna mot stölder av arkiverade dokument och för återvinning av stulna arkiv inom EU bör undersökas och förbättras.

En handlingsplan bör utarbetas med stöd av en enkät som syftar till att ge förslag till förbättringar.

C. INRÄTTANDE AV EN OFFICIELL ARKIVARIEKOMMITTÉ (Rådets resolution av den 6 maj 2003 punkterna 8 d–e och 9

6.1. En officiell arkivariegrupp för EU:s medlemsstater och institutioner bör inrättas. Denna kommitté bör ägna sig åt utbyte av information och bästa praxis samt säkerställa, på samförståndsbasis och med iakttagande av subsidiaritetsprincipen, att samordningen av arkivarbetet i Europa förstärks så som beskrivits ovan. Den bör sammanträda två gånger per år eller vid behov.

6.2. Ett program bör fastställas för en första treårsperiod för behandlingen av de frågor som tas upp i ministerrådets resolution av den 6 maj 2003 samt för övervakning av utvecklingen och för spridning av resultat och förbättringar av bästa praxis som kan tillämpas av medlemsstaterna och EU-institutionerna.

6.3. En utvärdering bör göras efter utgången av treårsperioden så att en rapport kan läggas fram för EU:s ministerråd om resultaten och de uppföljningsåtgärder som övervägs.