RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET Årsrapport om internrevisioner under 2013 till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet (artikel 99.5 i budgetförordningen) /* COM/2014/0615 final */





1. Inledning. 3 2. IAS uppdrag: oberoende, objektivitet och ansvarighet. Rapportens syften och omfattning 3 3. Översikt över rapporter och rekommendationer. 4 3.1. Genomförande av revisionsplanen för 2013. 4 3.2. Statistik om IAS rekommendationer. 4 4. Huvudsakliga slutsatser och rekommendationer. 5 4.1. Övergripande åtaganden. 5 4.1.1. Förvaltningsskrivelse om delegering av nya uppgifter till genomförandeorgan (flera generaldirektorat) 5 4.1.2. Effektivitetsrevision av personalförvaltningen med anledning av den ekonomiska krisen vid GD Ekonomi och finans, GD Konkurrens, GD Inre marknaden och tjänster (flera generaldirektorat) 5 4.2. Jordbruk, naturresurser och hälsa. 6 4.2.1. Begränsad översyn av beräkningarna av kvarstående felfrekvens (pelare 1 och 2) (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling) 6 4.2.2. Revision av kontrollstrategi – genomförande vid GD Jordbruk och landsbygdsutveckling (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling) 7 4.3. Sammanhållning. 8 4.3.1. Effektivitetsrevision av resultatmätningssystemen vid GD Regional- och stadspolitik (GD Regional- och stadspolitik) 8 4.3.2. Effektivitetsrevision av resultatmätningssystemen vid GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering (GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering) 9 4.4. Forskning, energi och transport. 9 4.4.1. Begränsad översyn av beräkningen och den underliggande metoden för GD Forskning och innovations kvarstående felfrekvens för rapporteringsåret 2012 (GD Forskning och innovation) 10 4.4.2. IAS och internrevisionsenhetens gemensamma revision av bidragsförvaltningen vid genomförandeorganet för det transeuropeiska transportnätet (ansökningsomgång – projektförvaltning) (genomförandeorganet för det transeuropeiska transportnätet) 10 4.4.3. Revision av kontrollstrategin vid genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation (genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation) 10 4.4.4. Genomförande av sjunde ramprogrammets kontrollsystem vid genomförandeorganet för forskning (genomförandeorganet för forskning) 11 4.5. Bistånd till tredjeländer, utveckling och utvidgning. 12 4.5.1. Begränsad översyn av metoden för och beräkningen av kvarstående felfrekvens (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid) 12 4.5.2. Beredskap hos GD Utveckling och samarbete – EuropeAid för den reviderade metoden för revisionsrättens revisionsförklaring (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid) (effektivitetsrevision) 13 4.5.3. Upphandling – decentraliserad (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid) 13 4.6. Utbildning och medborgarskap. 13 4.6.1. Effektivitetsrevision av nationella myndigheter (GD Utbildning och kultur) 13 4.7. Ekonomiska och finansiella frågor. 14 4.7.1. Effektivitetsrevision av GMES/Copernicusprogrammet (GD Näringsliv) 14 4.8. Allmänna avdelningar och personalfrågor. 14 4.8.1. Eurostats beredskap för att fullgöra sin roll inom ramarna för ekonomisk styrning (Eurostat) (effektivitetsrevision) 15 4.9. It-revisioner. 15 4.9.1. Effektivitetsrevision av hanteringen av säkerheten i it-systemet inom EU:s utsläppshandelssystem (GD Klimatpolitik, GD Informationsteknik och direktoratet för säkerhet vid GD Personal och säkerhet) 15 4.9.2. SYGMA – fas 1 – effektivitetsrevision av utvecklingsprocessen (GD Kommunikationsnät, innehåll och teknik, GD Forskning och innovation) 16 5. Samråd med kommissionens instans för finansiella oriktigheter. 17 6. Slutsatser. 17 1. Inledning Syftet med denna rapport är att i enlighet med artikel 99.5 i budgetförordningen informera den myndighet som beviljar ansvarsfrihet om det arbete som kommissionens tjänst för internrevision (IAS) har utfört. Rapporten bygger i sin tur på den rapport som kommissionens internrevisor har sammanställt i enlighet med artikel 99.3 i budgetförordningen om IAS revisionsrapporter och rådgivande rapporter från 2013[1] avseende kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan[2]. I överensstämmelse med den rättsliga grunden innehåller den en sammanfattning av antalet och typen av internrevisioner som genomförts, rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer[3]. 2. IAS uppdrag: oberoende, objektivitet och ansvarighet. Rapportens syften och omfattning IAS uppdrag är att bidra till sund förvaltning inom Europeiska kommissionen med hjälp av revision av den interna förvaltningen och de interna kontrollsystemen. Syftet är att granska systemens effektivitet och därigenom fortlöpande säkerställa förbättringar. IAS oberoende är förankrat i budgetförordningen[4] och i den uppdragsstadga som kommissionen har antagit. IAS rapporterar om alla sina revisioner till kommittén för revisionsuppföljning[5]. IAS utför sitt arbete i enlighet med budgetförordningen, de internationella riktlinjerna för yrkesmässig internrevision och de yrkesetiska riktlinjerna från Institute of Internal Auditors. IAS utför inte revisioner av medlemsstaternas system för kontroll av kommissionens medel. Sådana revisioner, som omfattar enskilda stödmottagare, utförs av medlemsstaternas internrevisorer, nationella revisionsmyndigheter, andra generaldirektorat vid kommissionen och Europeiska revisionsrätten. IAS utför dock revisioner av åtgärder som vidtas av kommissionens avdelningar för att övervaka och granska organ i medlemsstaterna och andra organ som ansvarar för utbetalning av EU-medel, exempelvis Förenta nationerna. Enligt budgetförordningen kan IAS utföra dessa uppdrag på plats, även i medlemsstaterna. 3. Översikt över rapporter och rekommendationer 3.1. Genomförande av revisionsplanen för 2013 På brytdagen den 31 januari 2014 hade IAS fullgjort[6] 100 % av sina planerade åtaganden (målet var 100 %). IAS slutförde 87 rapporter (jämfört med 89 rapporter 2012 och 77 rapporter 2011), varav 23 revisionsrapporter, 59 uppföljningsrapporter, 4 begränsade översyner och en förvaltningsskrivelse. En tabell med jämförande uppgifter om åtaganden och rapporter för åren 2011–2013 finns i det bifogade arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar. 3.2. Statistik om IAS rekommendationer Under 2013 utfärdade IAS 134 nya rekommendationer (varav 2 absolut nödvändiga, 59 mycket viktiga, 67 viktiga och 6 önskvärda). Åtgärdsplanerna för dessa rekommendationer bedömdes som tillfredsställande av IAS. De enheter som varit föremål för revision uppgav att 79 % av de godtagna rekommendationer som utfärdats mellan 2009 och 2013 genomförts i början av 2014. Av alla de mycket viktiga eller absolut nödvändiga rekommendationer som utfärdats under perioden 2009–2013 var genomförandet mer än sex månader försenat för tio mycket viktiga rekommendationer (2,3 %). Genomförandet var också försenat för tre mycket viktiga rekommendationer som utfärdats före 2009[7]. Inga absolut nödvändiga rekommendationer är utestående. Kommittén för revisionsuppföljning informerades regelbundet om absolut nödvändiga eller mycket viktiga rekommendationer vars genomförande försenats med mer än sex månader och erinrade vid behov enheterna om deras ansvar att genomföra dem. Totalt 686 godtagna rekommendationer utfärdades under perioden 2009–2013. För dessa hade IAS genomfört uppföljningsrevisioner före utgången av 2013. IAS uppföljning bekräftade att rekommendationerna genomförts tillfredsställande och bidragit till att kontrollsystemen vid de granskade enheterna förbättrats. IAS avslutade 96 % av de rekommendationer som följdes upp under denna period. Det bifogade arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar innehåller närmare information om antalet nya rekommendationer som godtogs och om genomförandet av rekommendationer avseende perioden 2009–2013. 4. Huvudsakliga slutsatser och rekommendationer 4.1. Övergripande åtaganden 4.1.1. Förvaltningsskrivelse om delegering av nya uppgifter till genomförandeorgan (flera generaldirektorat) Denna förvaltningsskrivelse behandlade de huvudsakliga frågor av övergripande karaktär som tagits upp i IAS översiktsrapport 2010 om genomförandeorgan och de revisioner som därefter genomförts på det området. Syftet var att stödja ledningen vid delegering av uppgifter till genomförandeorgan och att minska riskerna i det sammanhanget. Avsikten var inte att göra en bedömning av läget eller att avge ett yttrande. En första fråga som togs upp var att den kostnads–nyttoanalys som låg till grund för bedömningen av de olika alternativen borde baseras på en tydlig och konsekvent metod som inkluderar användning av lämpliga verktyg och metoder till stöd för personalfördelningsprocessen. Det alternativ som väljs bör dessutom regelbundet bekräftas under hela projektets löptid. I och med att genomförandeorganens personal ökar och de program som ska förvaltas når en kritisk massa bör alternativa scenarier övervägas för att åstadkomma ytterligare kostnadsbesparingar och effektivitetsvinster. Det skulle kunna ske genom en sammanslagning av olika organs övergripande tjänster, t.ex. it, personal och kommunikation. Ökat fokus bör dessutom läggas på att förbättra deras förmåga att leva upp till intressenternas allt högre förväntningar. Med tanke på i vilken omfattning programförvaltningen delegeras konstaterade IAS också att lämpliga åtgärder bör vidtas för att säkra kontinuerlig tillgång till tillräcklig personal med nödvändiga kvalifikationer på lång sikt. Detta bör åtföljas av en policy för bibehållande av personalen. Se vidare avsnitt 2.1 i bilagan. 4.1.2. Effektivitetsrevision av personalförvaltningen med anledning av den ekonomiska krisen vid GD Ekonomi och finans, GD Konkurrens, GD Inre marknaden och tjänster (flera generaldirektorat) För att kunna hantera de nya utmaningarna till följd av den ekonomiska krisen medgav kommissionen avsevärda personalökningar vid GD Ekonomi och finans, GD Konkurrens och GD Inre marknaden och tjänster. Revisionen syftade till att bedöma om personalförvaltningen vid respektive generaldirektorat varit effektiv när det gäller att hantera personalutmaningar till följd av de åtgärder som vidtagits med anledning av den ekonomiska krisen. IAS ansåg att de tre generaldirektoraten visat ett mycket starkt engagemang för att hantera utmaningarna på personalområdet. De har därför kunnat arbeta vidare mot sina politiska och operativa mål, även de som är en följd av själva krisen. Generaldirektoraten måste dock, i olika utsträckning, ytterligare förbättra sina personalförvaltningsverktyg för att effektivisera beslutsprocessen. När det gäller personalförvaltningsstrategin bör generaldirektoraten vidareutveckla sin fleråriga personalstrategi. De måste framför allt göra en kvalitativ och kvantitativ analys av personalbehoven och åtgärda gapet mellan behoven och den rådande situationen. Genomförandet av personalstrategin bör stödjas av verktyg för att mäta, övervaka och rapportera om dess effektivitet. När det gäller personalplaneringen bör generaldirektoraten införa verktyg för att regelbundet bedöma personalens arbetsbelastning och fastställa prioriterade uppgifter. Personalfördelningen bör utgå från detta. Generaldirektoraten bör stärka sin övervaknings- och rapporteringsprocess för den personalrelaterade verksamheten genom att upprätta en heltäckande personalrapport som omfattar personalförvaltningens olika aspekter, inklusive relevanta resultatindikatorer. Det skulle göra det möjligt för generaldirektoraten att mäta personalförvaltningens effektivitet och underlätta ledningsbeslut i personalfrågor. Samtliga tre generaldirektorat upprättade åtgärdsplaner som IAS såg som lämpliga för att ta itu med de problem som identifierats. Slutsatserna om de berörda generaldirektoraten beskrivs närmare i avsnitt 2.3 i bilagan. 4.2. Jordbruk, naturresurser och hälsa (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling, GD Miljö, GD Klimatpolitik, GD Havsfrågor och fiske, genomförandeorganet för hälso- och konsumentfrågor, GD Hälso- och konsumentfrågor) 4.2.1. Begränsad översyn av beräkningarna av kvarstående felfrekvens (pelare 1 och 2) (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling) IAS genomförde för första gången begränsade översyner av beräkningarna av kvarstående felfrekvenser som angetts av GD Jordbruk och landsbygdsutveckling (detta avsnitt), GD Forskning och innovation (se avsnitt 4.4.1) och GD Utveckling och samarbete – EuropeAid (se avsnitt 4.5) i deras utkast till årliga verksamhetsrapporter för rapporteringsåret 2012. För beräkningen av kvarstående felfrekvenser är GD Jordbruk och landsbygdsutveckling i mycket hög grad beroende av kontrollstatistik från medlemsstaterna, som bedöms som otillförlitlig av Europeiska revisionsrätten. Det finns alltså en risk för att de kvarstående felfrekvenser som angetts av GD Jordbruk och landsbygdsutveckling är felaktiga. Ser man längre än till verksamhetsrapporterna för 2012 bör tillförlitligheten hos medlemsstaternas statistik förbättras.[8] GD Jordbruk och landsbygdsutveckling bör dessutom se till att kvarstående felfrekvenser beräknas på grundval av korrekta och representativa uppgifter. Man bör ta hänsyn till de inkonsekvenser som konstaterats och se till att fel avseende tvärvillkoren tas med i beräkningen. Om de undantas bör effekten förklaras. GD Jordbruk och landsbygdsutveckling bör dessutom överväga att anpassa förfarandet för att göra förbehåll där detta stöds av tillförlitlig kontrollstatistik från medlemsstaterna. Det skulle i högre grad överensstämma med de väsentlighetskriterier som används av andra generaldirektorat med delad förvaltning. GD Jordbruk och landsbygdsutveckling höll med om och godtog samtliga slutsatser och rekommendationer i samband med den begränsade översynen. Man insåg att rekommendationerna var angelägna och åtog sig att genomföra dem. GD Jordbruk och landsbygdsutveckling upprättade en åtgärdsplan som IAS såg som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Den följdes upp i samband med verksamhetsrapporten för rapporteringsåret 2013, som visade att avsevärda framsteg redan gjorts i fråga om verksamhetsrapporten för 2012 men i synnerhet i fråga om verksamhetsrapporten för 2013. Se vidare avsnitt 3.1 i bilagan. 4.2.2. Revision av kontrollstrategi – genomförande vid GD Jordbruk och landsbygdsutveckling (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling) Dessa revisioner var en fortsättning av IAS revision 2012 av utformningen av den kontrollstrategi som tillämpas vid direktoratet för revision vid GD Jordbruk och landsbygdsutveckling. Syftet var att bedöma genomförandet av revisions- och kontrollstrategin, i synnerhet det faktiska genomförandet av revisionsuppdrag samt tillsyn och korrigeringsåtgärder för att åtgärda brister i medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem. Revisorerna erkände de pågående insatserna från GD Jordbruk och landsbygdsutveckling för att minska felfrekvenserna och skydda budgeten genom en rad olika åtgärder för upptäckt och korrigering. Det finns dock utrymme för att förbättra revisionsprocessen, vilket krävs för att ge en stabil grund för försäkran om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Förberedande handlingar bör tillhandahållas i tid och vid behov översättas och analyseras. Samordningen med operativa enheter bör optimeras för att utnyttja deras kunskap och expertis och för att korrekt identifiera och åtgärda centrala problem. Upprepade kontroller bör göras på plats, och en ordentlig dokumentationskedja över de centrala faserna bör säkras. GD Jordbruk och landsbygdsutveckling måste också kunna förlita sig på ett system för övervakning av faktiska och varaktiga förbättringar av medlemsstaternas kontrollsystem. GD Jordbruk och landsbygdsutveckling bör fullborda (inklusive datavalideringskontroller) och använda sina befintliga it-system, så att dess revisionsrekommendationer bättre kan spåras och följas upp. Generaldirektoratet bör dessutom använda detta system för att övervaka sin egen revisionsprocess och granska täckning och måluppfyllelse. GD Jordbruk och landsbygdsutveckling upprättade en åtgärdsplan som IAS såg som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 3.2 i bilagan. 4.3. Sammanhållning (GD Regional- och stadspolitik, GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering) 4.3.1. Effektivitetsrevision av resultatmätningssystemen vid GD Regional- och stadspolitik (GD Regional- och stadspolitik) Revisionens huvudsyfte var att bedöma i vilken utsträckning GD Regional- och stadspolitik har nöjaktiga resultatmätningssystem för övervakning, rapportering och utvärdering av verksamhetens resultat. Här ingår både dess operativa och administrativa verksamhet (internt) och uppnåendet av politiska mål (externt). GD Regional- och stadspolitik bör bättre införliva sina prioriteringar i förvaltningsplanen och förklara hur de bidrar till de specifika målen. Vidare bör målen vara tydliga och åtföljas av lämpliga etappmål och Racer-indikatorer[9]. För genomförandet av politiken 2014–2020 bör indikatorer utvecklas på grundval av en bedömning av det övergripande resultatet för varje operativt program. Det bör säkerställas att utvärderingsstrategin för 2014–2020 bygger på de lärdomar som gjorts under den innevarande perioden, särskilt hur utvärderingsdata kan erhållas över tiden och hur det kan bidra till den årliga verksamhetsrapporten och rapporten enligt artikel 318. Vidare bör GD Regional- och stadspolitik, tillsammans med GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering (se nedan), utveckla en strategi för att förbättra tillförlitligheten hos resultatinformationen från medlemsstaterna, samtidigt som en tvärvetenskaplig metod övervägs. GD Regional- och stadspolitik bör också fortsätta med ytterligare förbättringar av kvaliteten på de inrapporterade uppgifterna för programplaneringsperioden 2007–2013. Vidare bör GD Regional- och stadspolitik stärka de geografiska enheternas roll i övervakningen av de operativa programmens resultat och se till att resultaten återspeglas korrekt i yttrandet om förvaltningen från utanordnaren genom vidaredelegering. Man bör utarbeta en tydlig strategi för kontroll av sammanhållningspolitikens resultat och för hur denna kontroll kan genomföras, bl.a. genom övervakning, utvärdering och revision. GD Regional- och stadspolitik upprättade en åtgärdsplan som IAS ser som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 4.2 i bilagan. 4.3.2. Effektivitetsrevision av resultatmätningssystemen vid GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering (GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering) Huvudsyftet med revisionen var att bedöma om de resultatmätningssystem som tillämpades var lämpliga. GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering bör i sin förvaltningsplan bättre införliva målen för och de planerade utfallen av generaldirektoratets operativa verksamhet som bidrar till Europeiska socialfondens specifika mål och målen för den huvudsakliga övergripande och administrativa verksamheten. Generaldirektoratet bör ytterligare förbättra sina indikatorer för att uppfylla Racer-kriterierna samt se till att målen är tydliga. För genomförandet av politiken avseende ESF under 2014–2020 bör indikatorer utvecklas på grundval av generaldirektoratets bedömning av det övergripande resultatet av varje operativt program. Dessutom bör rapporteringen om resultaten för ESF förbättras genom att mer kvalitativ analys och mer bakgrundsinformation tas med. Vidare bör generaldirektoratet bygga vidare på det arbete som gjorts hittills och vidareutveckla sin metod för bedömning av arbetsbelastningen till att omfatta hela verksamheten, så att resursfördelningen kan förbättras. Man bör se till att ha aktuell information för att även kunna vidareutveckla personalplanen. GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering bör också, tillsammans med GD Regional- och stadspolitik, utarbeta en strategi för att förbättra resultatinformationens tillförlitlighet. Även om fokus ligger på nästa programplaneringsperiod bör man fortsätta att förbättra de inrapporterade uppgifterna för perioden 2007–2013. Vidare bör GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering stärka de geografiska enheternas roll i övervakningen av de operativa programmens resultat och se till att resultaten återspeglas korrekt i yttrandet om förvaltningen från utanordnaren genom vidaredelegering. Man bör utveckla en tydlig strategi för kontroll av ESF:s resultat, inklusive behovet av effektivitetsrevisioner med tvärvetenskapliga grupper. GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering upprättade en åtgärdsplan som IAS ser som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 4.3 i bilagan. 4.4. Forskning, energi och transport (Genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation, genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet, GD Kommunikationsnät, innehåll och teknik, gemensamma forskningscentrumet, genomförandeorganet för forskning, GD Forskning och innovation, genomförandeorganet för det transeuropeiska transportnätet, GD Transport och rörlighet, GD Energi) 4.4.1. Begränsad översyn av beräkningen och den underliggande metoden för GD Forskning och innovations kvarstående felfrekvens för rapporteringsåret 2012 (GD Forskning och innovation) Syftet var att se över beräkningen och den underliggande metoden för de kvarstående felfrekvenser som redovisats i utkastet till årlig verksamhetsrapport för 2012. Riktigheten hos beräkningen av kvarstående felfrekvens påverkas av de ofullständiga revisionerna i det gemensamma representativa revisionsurvalet (84 %). Orsakerna till att revisionerna försenats ligger visserligen delvis utanför generaldirektoratets kontroll, men GD Forskning och innovation bör ändå ytterligare förbättra sin planering av revisionerna i det gemensamma representativa revisionsurvalet för att öka antalet genomförda revisioner i urvalet på dagen för rapporten. Vidare bör GD Forskning och innovation inta en försiktigare hållning när det gäller att extrapolera efterhandsresultat, för att ta hänsyn till möjligheten att en del av de extrapolerade systematiska felen inte kommer att uppstå. GD Forskning och innovation godtog rekommendationen och gjorde korrigeringar inför den årliga verksamhetsrapporten för 2013. Se vidare avsnitt 5.1 i bilagan. 4.4.2. IAS och internrevisionsenhetens gemensamma revision av bidragsförvaltningen vid genomförandeorganet för det transeuropeiska transportnätet (ansökningsomgång – projektförvaltning) (genomförandeorganet för det transeuropeiska transportnätet) Syftet med revisionen var att bedöma om det interna kontrollsystemet avseende bidrag som förvaltas direkt av genomförandeorganet för det transeuropeiska transportnätet fyllde sitt syfte och tillämpades effektivt. Detta gemensamma uppdrag inriktades på processen för utvärdering av bidragsförslag. Inga betydande risker som skulle kunna inverka negativt på uppnåendet av verksamhetsmålen för den granskade processen kunde identifieras. Se vidare avsnitt 5.2 i bilagan. 4.4.3. Revision av kontrollstrategin vid genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation (genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation) Revisionen omfattade de huvudsakliga byggstenarna för att uppnå försäkran för de förvaltade fonderna, för- och efterhandskontroller och avgivande av försäkran i den årliga verksamhetsrapporten. IAS rekommenderade att genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation utförligt beskriver sin kontrollstrategi och gör en ny bedömning av det interna kontrollsystemet. Detta bör innefatta kopplingen mellan centrala kontrollfunktioner och deras resultat och de specifika målen för försäkran med avseende på laglighet och korrekthet. Genomförandeorganet bör uppdatera sina förfaranden för rapportering av utanordnarna genom vidaredelegering genom att inkludera kompletterande kontrollrelaterade resultatindikatorer. Man bör även överväga att ompröva den vikt som ges åt för- respektive efterhandskontroller med hänsyn till den försäkran som eftersträvas. Genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation bör även stärka sina förhandskontroller genom att utveckla en riskbaserad metod baserad på stabila och konsekventa resultatindikatorer, förbättra kontrollen av stödberättigande kostnader och anta formella beslut om att ge tekniskt behörig personal befogenhet att göra påskriften ”kan betalas”. När det gäller strategin för efterhandsrevision bör genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation bättre definiera och motivera globala och specifika mål och förbättra sina riskbaserade processer för urval av projekt. Avdelningen för efterhandskontroll bör omorganiseras. Slutligen bör genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation utveckla en strategi för bedrägeribekämpning för att säkra en tillräcklig bedrägerimedvetenhet i den övergripande kontrollstrategin. Genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation upprättade en åtgärdsplan som IAS såg som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 5.4 i bilagan. 4.4.4. Genomförande av sjunde ramprogrammets kontrollsystem vid genomförandeorganet för forskning (genomförandeorganet för forskning) Vid revisionen gjordes en bedömning av huruvida kontrollstrategin vid genomförandeorganet för forskning i anslutning till sjunde ramprogrammet hade gett förväntade resultat. Vid efterhandsrevisioner som genomfördes 2010–2012 upptäcktes att de program för små och medelstora företag som förvaltades av genomförandeorganet var behäftade med betydande fel. IAS rekommenderade att genomförandeorganet för forskning skulle bedöma risken för oriktigheter och potentiella bedrägerier i samband med dessa program och redovisa den i sin årliga verksamhetsrapport för 2013, till fullo genomföra de korrigerande åtgärder som planerats och inleda en särskild intensifierad revision. I samband med besluten om förbehåll i den årliga verksamhetsrapporten för 2012 använde sig inte genomförandeorganet för forskning av den gemensamma representativa felfrekvensen för alla åtgärder inom sjunde ramprogrammet, som forskningsgeneraldirektoraten gjorde. I stället valde man en alternativ metod. Vidare ersatte genomförandeorganet för forskning felfrekvensen avseende laglighet och korrekthet med en indikator på felens ekonomiska budgeteffekt. Genomförandeorganet bör därför förbättra redovisningen av felfrekvenser och försäkran i sin årliga verksamhetsrapport. Man bör också formalisera en specifik strategi för efterhandskontroll och fastställa mål, prioriteringar, resultatindikatorer för övervakning av resultatet och en förbättrad metod för riskbedömning för att öka antalet riskbaserade kontroller. Den riskbaserade metoden bör även utvecklas för förhandskontroller. Slutligen bör genomförandeorganet för forskning ta itu med de åtgärder som ingår i dess dokument om bedrägeribekämpningsstrategin och inleda en reflektion bland forskningsorganen om hur en korrekt riskbedömning av dubbelfinansiering kan genomföras och hur insatserna mot plagiering kan samordnas med andra forskningstjänster. Genomförandeorganet för forskning upprättade en åtgärdsplan som IAS såg som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 5.5 i bilagan. 4.5. Bistånd till tredjeländer, utveckling och utvidgning (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid, GD Humanitärt bistånd och civilskydd (Echo), GD Utvidgning, tjänsten för utrikespolitiska instrument) 4.5.1. Begränsad översyn av metoden för och beräkningen av kvarstående felfrekvens (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid) Syftet var att se över beräkningen och den underliggande metoden för den kvarstående felfrekvensen i utkastet till årlig verksamhetsrapport för 2012. GD Utveckling och samarbete – EuropeAid inledde 2011 en undersökning av beräkningen av dess kvarstående felfrekvens, vilket var ett viktigt steg mot en förbättrad kontrollprocess. IAS översyn avslöjade dock brister i fråga om tillförlitligheten hos beräkningen av den uppskattade delen av felfrekvensen, t.ex. avsaknad av en konsekvent tillämpad metod för uppskattning av fel när styrkande dokumentation saknas och införlivande av kvarstående felfrekvens och andra beståndsdelar i försäkran i utkastet till årlig verksamhetsrapport. IAS slog också fast att utkastet till årlig verksamhetsrapport för 2012 inte innehöll tillräckliga uppgifter för att möjliggöra en bedömning av kostnadseffektiviteten för de övergripande kontrollerna (inklusive undersökningen av kvarstående felfrekvens). En sådan bedömning skulle kunna göra det möjligt för generaldirektoratet att identifiera möjligheter till kostnadseffektivitet och/eller områden där kontrollerna skulle kunna ges en ny utformning. IAS rekommenderade att GD Utveckling och samarbete – EuropeAid inför nästa rapporteringsår ser till att lämpliga åtgärder vidtas för att säkra användning av en databas över transaktioner som extraherats från det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (Cris) sedan konsistenskontroller gjorts. GD Utveckling och samarbete – EuropeAid upprättade en åtgärdsplan som IAS såg som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. IAS noterade därefter att GD Utveckling och samarbete – EuropeAid vidtagit lämpliga åtgärder för att förbättra den berättande delen av den slutliga årliga verksamhetsrapporten för 2012 i fråga om kvarstående felfrekvens. Se vidare avsnitt 6.1 i bilagan. 4.5.2. Beredskap hos GD Utveckling och samarbete – EuropeAid för den reviderade metoden för revisionsrättens revisionsförklaring (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid) (effektivitetsrevision) Revisionsrättens nya metod när det gäller revisionsförklaringen kommer sannolikt att medföra en ökning av de redovisade felfrekvenserna eftersom förfinansieringstransaktioner som i mindre utsträckning är behäftade med fel undantagits från urvalet och de allvarliga oriktigheterna vid offentlig upphandling kvantifieras till 100 % för alla förvaltningsmetoder. Mot denna bakgrund genomförde IAS en revision av beredskapen hos GD Utveckling och samarbete – EuropeAid för den reviderade metoden för revisionsrättens revisionsförklaring. Revisionen visade att generaldirektoratet hade vidtagit tillräckliga åtgärder för att begränsa riskerna i samband med ansvarsfriheten, till följd av den reviderade metoden för revisionsrättens revisionsförklaring. GD Utveckling och samarbete – EuropeAid har utarbetat en heltäckande åtgärdsplan för att ta itu med potentiella problem i anslutning till den reviderade metoden för revisionsförklaringen och även andra problem som identifierats av dess externa revisorer eller vid revisioner genomförda av generaldirektoratets internrevisionsenhet eller IAS. Se vidare avsnitt 6.2 i bilagan. 4.5.3. Upphandling – decentraliserad (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid) Syftet med revisionen var att bedöma lämpligheten hos och tillämpningen av det interna kontrollsystemet och riskhanterings- och ledningsprocesserna i samband med upphandling och kontraktstilldelning inom ramen för Europeiska utvecklingsfonden (EUF) och EU-budgeten, som genomförs genom decentraliserad förvaltning. Vid revisionen uppmärksammades två specifika fall som gällde identifiering och genomförande av de etiska principerna och förebyggande av intressekonflikter. IAS rekommenderade därför GD Utveckling och samarbete – EuropeAid att förtydliga detta i sin praktiska vägledning. GD Utveckling och samarbete – EuropeAid upprättade en åtgärdsplan som IAS såg som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 6.4 i bilagan. 4.6. Utbildning och medborgarskap (GD Kommunikation, GD Utbildning och kultur, genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur, GD Inrikes frågor, GD Rättsliga frågor) 4.6.1. Effektivitetsrevision av nationella myndigheter (GD Utbildning och kultur) De deltagande ländernas nationella myndigheter har utsett nationella programkontor för att genomföra programmet för livslångt lärande och programmet Aktiv ungdom. Externalisering som förvaltningsform medför ytterligare risker när det gäller uppnåendet av de politiska målen, vilket bör beaktas i det tillsynssystem som införs vid generaldirektoratet. Huvudsyftet med revisionen var att bedöma om GD Utbildning och kultur har inrättat ett effektivt resultatmätningssystem för att övervaka, redovisa och utvärdera de nationella programkontorens resultat. Revisionen visade att ett antal åtgärder visserligen pågår för att upprätta ett resultatmätningssystem vid GD Utbildning och kultur för perioden 2014–2020, men generaldirektoratet bör förbättra sin effektivitet, i synnerhet med avseende på indikatorer som uttryckligen mäter effektivitet och kostnadseffektivitet i utnyttjandet av administrationsbidraget till nationella programkontor. En tydlig koppling bör dessutom göras mellan de nationella programkontorens och kommissionens mål. GD Utbildning och kultur upprättade en åtgärdsplan som IAS såg som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 7.1 i bilagan. 4.7. Ekonomiska och finansiella frågor (GD Konkurrens, GD Ekonomi och finans, GD Näringsliv, GD Inre marknaden och tjänster, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning, GD Skatter och tullar, GD Handel) 4.7.1. Effektivitetsrevision av GMES/Copernicusprogrammet (GD Näringsliv) Syftet med revisionen av den globala övervakningen för miljö och säkerhet (GMES) var att bedöma hur effektivt styrformerna, riskhanteringen och interna kontrollsystem bidrog till förvaltningen av GMES. Revisionen ägde rum under övergången mellan GMES inledande driftsfas, som genomfördes 2011–2013, och den operativa fasen av programmet (som döpts om till Copernicus), under vilken det totala bidraget från EU-budgeten kommer att öka med mer än tre gånger. IAS rekommenderar förbättringar av styrstrukturen för rymddelen genom stärkta system och arrangemang för övervakning, och grundliga analyser för att effektivt stödja övergången till Copernicus operativa fas. GD Näringsliv upprättade en åtgärdsplan som IAS såg som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 8.1 i bilagan. 4.8. Allmänna avdelningar och personalfrågor (GD Personal och säkerhet, GD Budget, GD Översättning, GD Informationsteknik, Europeiska rekryteringsbyrån, Eurostat, Rättstjänsten, Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel, Infrastruktur- och logistikbyrån i Luxemburg, Publikationsbyrån, Byrån för löneadministration och individuella ersättningar, GD Tolkning, Generalsekretariatet) 4.8.1. Eurostats beredskap för att fullgöra sin roll inom ramarna för ekonomisk styrning (Eurostat) (effektivitetsrevision) Den ekonomiska och finansiella krisen avslöjade ett antal centrala strukturella svagheter i den ekonomiska styrningen av EU:s ekonomiska och monetära union. Ett led i åtgärderna har varit att stärka och utöka Eurostats ansvar. Eurostat ansvara för att tillhandahålla högkvalitativa uppgifter om offentlig skuld och offentligt underskott, men även för att fastställa regler och förfaranden för utredningar som rör manipulering av statistik. Detta var ämnet för revisionen som gällde Eurostats beredskap. IAS rekommenderar Eurostat att vidta omedelbara åtgärder för att formalisera sina operativa förfaranden och tekniska riktlinjer samtidigt som de rättsliga råd som mottagits införlivas. Eurostat bör också utvärdera sina behov i fråga om personal och kompetens för att kunna fullgöra sina nya utredande uppgifter. Dessa behov bör följaktligen återspeglas i förvaltningsplanen. Eurostat bör dessutom se till att den riskmodell som används för planeringen av dess dialogbesök hos tidigare led[10] är förenlig med ett vedertaget kvalitetsstyrningssystem. Man bör även säkra mervärdet genom att vid lämpligt tillfälle förmedla sina slutsatser till ekonomiska och finansiella kommittén. IAS rekommenderar vidare Eurostat att upprätta en tydlig motivering för varje ad hoc-besök[11] och lämna en översikt över sina ad hoc-besök till de viktigaste intressenterna. Eurostat upprättade en åtgärdsplan som IAS ser som lämplig för att ta itu med de problem som identifierats. Vid en uppföljningsrevision nyligen konstaterade IAS att framsteg gjorts. Se vidare avsnitt 9.1 i bilagan. 4.9. It-revisioner 4.9.1. Effektivitetsrevision av hanteringen av säkerheten i it-systemet inom EU:s utsläppshandelssystem (GD Klimatpolitik, GD Informationsteknik och direktoratet för säkerhet vid GD Personal och säkerhet) Som ansvarig för förvaltningen av it-systemet inom EU:s utsläppshandelssystem måste kommissionen se till att it-säkerhetsbrister i systemet inte utnyttjas olagligen. Detta skulle kunna leda till dysfunktion och snedvridning på koldioxidmarknaden med ekonomiska konsekvenser och konsekvenser för kommissionens renommé. Revisionens övergripande syfte var att bedöma om kontrollsystemet garanterade att lämpliga säkerhetsåtgärder kunde identifieras och genomföras effektivt för EU:s utsläppshandelssystem. Revisionen omfattade GD Klimatpolitik, GD Informationsteknik och direktoratet för säkerhet vid GD Personal och säkerhet med avseende på deras respektive roller och förvaltningsansvar. IAS revision visade att de säkerhetsåtgärder som identifierats av GD Klimatpolitik är rimliga med tanke på de komplexa förhållandena och de utmaningar som systemet utsätts för. Säkerhetskontrollerna genomfördes dock inte till fullo. Detta beror bl.a. på de utmaningar som utsläppshandelssystemets nuvarande förvaltningsstruktur medför[12] när det gäller att fatta bindande beslut och se till att de genomförs och att komma till rätta med deltagarnas motstridiga ståndpunkter och huvudsakliga meningsskiljaktigheter. Målet är att underlätta samarbetet mellan centrala aktörer och det informationsflöde som krävs för att fatta lämpliga beslut om de nödvändiga säkerhetsåtgärderna för it-systemet inom EU:s utsläppshandelssystem. Samtliga tre generaldirektorat upprättade åtgärdsplaner som IAS såg som lämpliga för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 10.3 i bilagan. 4.9.2. SYGMA – fas 1 – effektivitetsrevision av utvecklingsprocessen (GD Kommunikationsnät, innehåll och teknik, GD Forskning och innovation) GD Kommunikationsnät, innehåll och teknik (som systemägare) och GD Forskning och innovation (som systemleverantör) är de huvudsakliga aktörerna i utvecklingen av Sygma, ett gemensamt projekt för flera generaldirektorat som för närvarande förvaltas av forskningsgeneraldirektoraten. Projektet syftar till att tillhandahålla ett it-system till stöd för bidragsförvaltningen inom sjunde ramprogrammet/ramprogrammet för konkurrenskraft och innovation och Horisont 2020 och andra bidrag som förvaltas av forskningsgeneraldirektoraten men inte avser forskning. Sygma bör bli det bidragsförvaltningssystem som utgör kärnan i rationaliseringen av bidragsförvaltningen[13]. Syftet med revisionen var att bedöma om Sygma förvaltas på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, med särskilt fokus på it-projektledning, förvaltning och it-verksamhetens beredskap. Den del av Sygma-projektet som avser it-utveckling har hittills förvaltats på lämpligt sätt, utan några större avvikelser från den ursprungliga planen. Eftersom man har väntat på godkännandet av den rättsliga grunden för sektorn och fastställandet av harmoniserade verksamhetsprocesser har it-utvecklingen emellertid inte baserats på stabila verksamhetsprocesser och verksamhetskrav utan snarare på rimliga antaganden. Båda generaldirektoraten upprättade åtgärdsplaner för de godtagna rekommendationerna, som IAS såg som lämpliga för att ta itu med de problem som identifierats. Se vidare avsnitt 10.4 i bilagan. 5. Samråd med kommissionens instans för finansiella oriktigheter Inga systemrelaterade fel rapporterades 2013 av instansen för finansiella oriktigheter enligt artikel 73.6[14] i budgetförordningen för unionens allmänna budget. 6. Slutsatser Genomförandet av åtgärdsplaner som utarbetas med anledning av IAS revisioner under detta och tidigare år bidrar till en kontinuerlig förbättring av kommissionens ram för internkontroll. IAS kommer att utföra uppföljningsrevisioner av fullgörandet av dessa åtgärdsplaner. Revisionerna kommer att granskas av kommittén för revisionsuppföljning, som informerar kommissionskollegiet. IAS kommer även fortsättningsvis att inrikta sig på finansiell revision, granskning av efterlevnad och it-revisioner och kommer även att satsa mer på effektivitetsrevision. [1] I denna rapport ingår de revisionsrapporter och rådgivande rapporter som slutfördes fram till den 1 februari 2014. [2] Rapporten omfattar inte decentraliserade EU-myndigheter, Europeiska utrikestjänsten eller andra organ där IAS utför revisionerna men som behandlas i separata årsrapporter. [3] Detta krävs enligt utförandestandard 2060 i de internationella riktlinjerna för yrkesmässig internrevision från Institute of Internal Auditors (IIA). [4] Artikel 100 i budgetförordningen. [5] Kommittén för revisionsuppföljning bistår kommissionärskollegiet genom att säkerställa att det arbete som utförs av IAS, internrevisionsenheterna och Europeiska revisionsrätten beaktas av kommissionens avdelningar och följs upp på lämpligt sätt. [6] Det bifogade arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar innehåller en översikt över alla slutförda revisions- och uppföljningsuppdrag. [7] IAS – 2006 – DIGIT – 001 Datacenter – Drift och säkerhet; IAS – 2007 – DIGIT – 001 Institutionens datanätinfrastruktur och datanättjänster; IAS.B – 2008 – ADMIN – 004 Säkerhetsrevision. [8] Den nya lagstiftningen för perioden 2014–2020 och den förstärkta kontrollramen väntas förbättra situationen i framtiden. [9] Racer: relevant, accepted, credible, easy, robust (relevant, accepterad, trovärdig, enkel, robust) (intern kontrollnorm nr 5). [10] Dialogbesök hos tidigare led syftar till att identifiera risker eller potentiella problem i anslutning till datakällor i ”tidigare led” vid förfaranden vid alltför stora underskott. [11] Ad hoc-besök görs när ett specifikt, väsentligt problem som tagits upp med en medlemsstat inte kan lösas på annat sätt än genom ett fysiskt möte på plats. Dessa besök nämns visserligen inte uttryckligen i den reviderade förordning (EG) nr 479/2009, men Eurostat anser sig ha samma tillträdesrätt som vid metodiska besök. [12] Förvaltningsstrukturen innefattar utsläppshandelssystemets styrkommitté på generaldirektörsnivå, dess förberedande grupp på direktörsnivå och arbetsgruppen för säkerhetsfrågor, som företräder det tekniska skiktet. [13] Rationaliseringen av bidragsförvaltningen inleddes i mars 2011 till följd av meddelandet Getting the Best from IT in the Commission från vice ordförande Maroš Sefčovič. Syftet är att få till stånd ett effektivt utnyttjande av kommissionens resurser och investeringar och att se till att effektiva it-verktyg tillgodoser verksamhetens verkliga behov. [14] I artikel 117 i tillämpningsföreskrifterna föreskrivs följande: ”Årsrapporten [dvs. den rapport som avses i artikel 99.3 i budgetförordningen] ska även innehålla redogörelser för sådana systemrelaterade fel som konstaterats av den särskilda instans som inrättats i enlighet med artikel 73.6 i budgetförordningen.