[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 5.8.2009

KOM(2009) 419 slutlig

RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET

Årsrapport avsedd för den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om internrevisioner genomförda under 2008 (Artikel 86.4 i budgetförordningen) {SEC(2009) 1102}

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Inledning 3

2. Arbetsförhållanden och revisionsplan 3

2.1. Arbetsförhållanden 3

2.2. Utvecklingen inom internrevisionen 4

2.3. Genomförande av den revisionsplan som utarbetats av IAS 4

2.4. Revisionsobjektens och övriga intressenters godtagande av rekommendationerna 8

3. Huvudsakliga konstateranden och rekommendationer 8

4. Slutsatser 13

1. INLEDNING

Syftet med denna rapport är att upplysa den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om det arbete som kommissionens tjänst för internrevision (IAS) har utfört i enlighet med artikel 86.4 i budgetförordningen. Rapporten bygger på IAS rapport enligt artikel 86.3 i budgetförordningen där de huvudsakliga konstaterandena återfinns och innefattar, i överensstämmelse med riktlinjerna för yrkesmässig revision, områdena betydande riskexponering, kontrollfrågor samt ledningsärenden.

Rapporten bygger på revisions- och rådgivningsrapporter som IAS slutfört 2008[1]. Den berör endast revisions- och rådgivningsarbete som avser generaldirektorat och tjänsteavdelningar inom kommissionen samt genomförandeorgan. Den omfattar inte IAS arbete avseende övriga byråer eller organ.

Kommissionens svar på internrevisorns konstateranden och slutsatser finns i den sammanfattande rapporten om generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter. I denna sammanfattande rapport, som antogs samtidigt, tar kommissionen ställning till de övergripande problem som tagits upp av internrevisorn, Europeiska revisionsrätten och den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten eller som påpekats av kommittén för revisionsuppföljning och GD Budgets generaldirektör i dennes rapport.

2. ARBETSFÖRHÅLLANDEN OCH REVISIONSPLAN

2.1. Arbetsförhållanden

De reviderade interna kontrollnormerna trädde i kraft i början av 2008. Generaldirektoraten ombads välja ut vilka normer som de vill prioritera med sikte på att visa sin effektivitet. På begäran av flera generaldirektorat utfärdade GD Budget riktlinjer för bedömningen av de interna kontrollsystemens effektivitet som en hjälp till generaldirektörerna när de utför detta uppdrag.

GD Budget utförde en översyn av kommissionens riskhantering, som nu fungerat i tre år och två månader.

Ändringar gjordes (av generalsekretariatet och GD Budget) av gällande instruktioner för hur de årliga verksamhetsrapporterna ska utarbetas, särskilt vad gäller funktion och faktisk tillämpning av interna kontrollnormer samt rapporteringen av händelser som berör kommissionens anseende.

I mars 2008 fattade kommissionen beslut om en serie etikåtgärder, bl.a. en bred diskussion i alla generaldirektorat om utkastet till uttalande kring principerna för yrkesetik och utnämningen av en etikkontaktperson i varje generaldirektorat.

IAS har fortsatt fullt stöd av kommissionskollegiet och kommittén för revisionsuppföljning, vilket möjliggjort fortsatt oberoende och objektivitet i dess arbete.

2.2. Utvecklingen inom internrevisionen

Den externa kvalitetsbedömningen av IAS slutfördes i juli 2008 med konstaterandet att den revisionsverksamhet som IAS utför inom kommissionen generellt överensstämmer med de normer och etiska regler som utarbetats av Institute of Internal Auditors (IIA). Bland insatserna efter detta konstaterande märks en utredning om en mer detaljerad definition av begreppet revision, en kvantitativ bedömning av revisionens omfattning, en förstärkt planering och riskbedömning till förmån för en enhetlig revisionsmetod och bildandet av en grupp för revisionsrapportanvändare som utarbetade en reviderad intern revisionsrapporteringsmall.

Dessutom har den nya uppföljningsstrategin nu ett mer riskbaserat fokus och inriktas uteslutande på högriskområden. Den koncentreras vidare på att de rekommendationer som klassificerats som ”absolut nödvändiga” eller ”mycket viktiga” ska genomföras för att frigöra resurser för ytterligare revisioner och utöka täckningen.

Ett fullfjädrat kursprogram för internrevisorer utarbetades i samarbete mellan IAS, Auditnet och GD Personal och administration. Programmet ger alla internrevisorer inom kommissionen möjligheten att utveckla erforderlig kompetens under två eller tre år, i linje med the IIA:s yrkesvägledning, så att de är väl förberedda för att klara av certifieringsprov som anordnas av IIA.

2.3. Genomförande av den revisionsplan som utarbetats av IAS

Den strategiska revisionsplan för 2007–2009 som IAS utarbetat i nära samarbete med internrevisionsfunktionerna aktualiserades.

Inalles genomfördes 89 % av 2008 års arbetsprogram, inklusive 100 % av ”C1”-åtagandena (de som enligt den revisionsplan som godkänts av kommittén för revisionsuppföljning ska slutföras senast i slutet av 2008): 93 rapporter (36 revisionsrapporter, 51 uppföljningsrapporter, 2 översyner, 1 konsultrapport och 3 revisionsskrivelser) slutfördes 2008[2]. Sammanfattningar av dessa återfinns i bilagan, tillsammans med mer ingående uppgifter om i vilken utsträckning rekommendationerna godtagits, och när detta finns tillgängligt, genomförandet av dem.

Förteckning över slutförda IAS-rapporter |

GD/byråer | Uppgift | Utfärdandedatum (2008 såvida annat inte anges) |

Administrativa system och andra stödsystem |

Eurostat | Uppföljning i fråga om lokal IT-förvaltning* | 26.2 |

Epso | Förenklad egenbedömning av en föreslagen organisationsplan | 9.4 |

Ekonomi och finans | Genomförande av valda internkontrollstandarder i GD Ekonomi och finans* | 11.4 |

Publikationsbyrån | Upphandling* | 7.5 |

OIL | Utvärdering av eftersträvade interna kontrollnormer | 19.5 |

Ekonomi och finans | Uppföljning i fråga om lokal IT-förvaltning i GD Ekonomi och finans* | 27.6 |

PMO | Tjänsteresor | 11.7 |

Budget, Rättstjänsten, EuropeAid, Utbildning och kultur, Informationssamhället och medier, Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur (EACEA) | Återkrav | 7.10 |

Informationsteknik | Institutionens datanätinfrastruktur och -tjänster | 17.10 |

Tolkning | Uppföljning i fråga om ekonomisk förvaltning samt upphandling | 3.12 |

Administration | Övervakning av säkerhet som handhas av GD Personal och administration/DS | 11.12 |

Rättstjänsten | Lokal IT | 11.12 |

Administration, OIB, Informationssamhället och medier, Forskning, Generalsekretariatet, Handel | Etik inom kommissionen | 12.12 |

Översättning | Uppföljning i frågan om efterfrågehanteringen | 17.12 |

Budget | Revisionsskrivelse om etik i kommissionen | 19.12 |

Generalsekretariatet, Budget, Administration, Informationsteknik | Revisionsskrivelse om IT-upphandling och leverans av tjänster inom kommissionen | 19.12 |

Lönekontoret (PMO) | Uppföljning av den ekonomiska förvaltningens korrekthet och genomförandet av ekonomihanteringsprocessen | 22.12 |

Administration, Jordbruk, EuropeAid, Budget, Kommunikation, Konkurrens, Bistånd, Utbildning och kultur, Ekonomi och finans, Humanitärt bistånd (ECHO), Utvidgning, Sysselsättning, Miljö, Eurostat, Informationssamhället och medier, Rättvisa, frihet och säkerhet, Gemensamma forskningscentrumet, Rättstjänsten, Havsfrågor och fiske, Inre marknaden och tjänster, OLAF, Publikationsbyrån, Regionalpolitik, Yttre förbindelser, Forskning, Hälso- och konsumentfrågor, Generalsekretariatet, Skatter och tullar, Handel | Uppföljning av IAS validering av internrevisionsfunktionens självbedömning | Olika datum |

OLAF | Informationssystem mot bedrägerier (AFIS) | 21.1.2009 |

OIB | Uppföljning av utvärderingen av interna kontrollnormer som satts upp som mål | 22.1.2009 |

OIB | Uppföljning av hanteringen av upphandlingskontrakt | 23.1.2009 |

Inre politik |

Genomförandeorganet för folkhälsoprogrammet (PHEA) | Genomförandeorganet för folkhälsoprogrammet | 24.1 |

Informationssamhället och medier | Förvaltning av forskningsinformationssystem | 31.3 |

Hälso- och konsumentfrågor | Uppföljning av effektiviteten och ändamålsenligheten i cykeln för strategisk planering och programplanering/ verksamhetsbaserad förvaltning | 1.4 |

Energi och transport | Uppföljning av effektiviteten och ändamålsenligheten i cykeln för strategisk planering och programplanering/ verksamhetsbaserad förvaltning | 11.4 |

Genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation (EACI) | Uppföljning av EACI | 18.4 |

Forskning | Förvaltning av forskningsinformationssystem | 22.4 |

Utbildning och kultur | Andra uppföljningen av den fördjupade revisionen | 25.4 |

Forskning, Informationssamhället och medier, Energi och transport, Näringsliv, Informationsteknik | Revisionsskrivelse om inbördes IT-styrning i generaldirektorat ansvariga för sjunde ramprogrammet | 26.5 |

Konkurrens | Uppföljning av effektiviteten och ändamålsenligheten i cykeln för strategisk planering och programplanering/ verksamhetsbaserad förvaltning | 29.5 |

Inre marknaden och tjänster | Uppföljning i fråga om den lokala IT-förvaltningsprocessen | 17.6 |

Miljö | Hanteringen av gemenskapens oberoende transaktionsförteckning (CITL) i GD Miljö* | 10.7 |

Rättvisa, frihet och säkerhet | Uppföljning av IT-förvaltning | 14.7 |

Rättvisa, frihet och säkerhet | Bidrag i samband med delad förvaltning med Europeiska flyktingfonden | 4.11 |

Konkurrens | Uppbörd av böter | 13.11 |

Rättvisa, frihet och säkerhet | IT-upphandling | 17.11 |

Informationssamhället och medier | Uppföljning av efterhandskontroller (2006) | 8.12 |

Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur (EACEA) | Bidragshandläggning, tilldelning och tecknande av avtal | 11.12 |

Forskning | Uppföljning av efterhandskontroller (2006) och ekonomihanteringsprocessen samt den ekonomiska förvaltningen (2007) | 11.12 |

Energi och transport – Transeuropeiska transportnät (TREN-TEN-T) | Revision av genomförandeorganet för TREN-TEN-T | 16.12 |

Hälso- och konsumentfrågor | Uppföljning av stora IT-system | 21.1.2009 |

Hälso- och konsumentfrågor | Bidragshandläggning i fråga om livsmedelssäkerhet, djurs hälsa och välbefinnande samt växtskyddsåtgärder | 30.1.2009 |

Strukturåtgärder |

Regionalpolitik | Granskning av finansiella korrigeringar och återkrav på strukturfondsområdet | 14.11 |

Sysselsättning | Granskning av finansiella korrigeringar och återkrav på strukturfondsområdet | 14.11 |

Regionalpolitik | Internt kontrollsystem för handläggning av den nya programperioden för strukturfonderna – Etapp I | 19.11 |

Sysselsättning | Internt kontrollsystem för handläggning av den nya programperioden för strukturfonderna – Etapp I | 19.11 |

Regionalpolitik | Uppföljning i fråga om finansiella korrigeringar avseende Sammanhållningsfonden (2006) | 12.12 |

Yttre politik |

EuropeAid | Andra uppföljningen av den fördjupade revisionen | 20.6 |

EuropeAid | Ekonomiska förvaltningsförfaranden i direktorat C relaterade till decentraliserade delegationer** | 30.6 |

EuropeAid | Ekonomisk förvaltning av regionala projekt | 18.7 |

Utvidgning | Uppföljning i fråga om efterhandskontroller | 18.7 |

Utvidgning | Bedömning av beredskap/infasning av delegationer i Balkan | 17.12 |

EuropeAid | Ekonomisk förvaltning av huvudprogram i direktorat D | 22.12 |

EuropeAid, Humanitärt bistånd (ECHO) | Uppföljning av genomförandet av finansiella och administrativa ramavtalet mellan EG och FN | 22.1.2009 |

Yttre förbindelser | Uppföljning av efterhandskontrollverksamheter | 23.1.2009 |

* Gemensam revision/uppföljning med internrevisionsenheten i det berörda generaldirektoratet.

** Revision utförd av internrevisionsfunktionen i EuropeAid i samarbete med IAS.

2.4. Revisionsobjektens och övriga intressenters godtagande av rekommendationerna

Under 2008 godtog revisionsobjekten rekommendationerna till 99,4 %.

Revisioner i kommissionen och genomförandeorgan |

Rekommendationer | Godtagna | Avslag | % | Summa |

Absolut nödvändiga | 0 | 0 | 0 | 0 |

Mycket viktiga | 150 | 2 | 46 | 152 |

Viktiga | 160 | 0 | 49 | 160 |

Önskvärda | 15 | 0 | 5 | 15 |

% | 99,4 | 0,6 |

Summa | 325 | 2 | 327 |

Återkopplingen från revisionsobjekten angående revisionernas omfattning och utförande gav ett genomsnittligt resultat på 1,74 på en skala från 1 (högst) till 4 (lägst) jämfört med 1,86 för 2007 och 1,95 för 2006. Enligt en kartläggning bland de berörda i början av 2009 ansåg 90,8 % att IAS hade en tydlig revisionsstrategi, 83,1 % att revisionerna utfördes ärligt, objektivt och rättvist och 61,5 % att IAS rekommendationer med lätthet gick att använda, medan, totalt sett 86,2 % ansåg att IAS arbete bidrar till kvaliteten på kommissionens förvaltnings- och kontrollsystem.

3. HUVUDSAKLIGA KONSTATERANDEN OCH REKOMMENDATIONER

Etik

Vid en granskning av kommissionens etiska ramar i två horisontella och fyra operativa generaldirektorat var slutsatsen att de etiska ramarna är någorlunda solida och fullständiga och att de granskade generaldirektorat nyligen hade vidtagit eller höll på att vidta ett antal vidare åtgärder för att höja medvetenheten om eller förbättra de etiska ramarna.

Vid revisionen upptäcktes att de gällande reglerna behöver förtydligas ytterligare, bl.a. vad gäller gåvor, representation och anmälan av intressekonflikter, vilket kan underbyggas genom vägledning från centrala generaldirektorat och intensivare uppsikt över genomförandet.

Arbete sker också fortlöpande för att öka personalens medvetenhet om sina skyldigheter, både under och efter en anställning i kommissionen, och att förbättra informationen till personalen om de åtgärder som vidtas för att garantera att reglerna följs.

Upphandling och bidragsförvaltning

Serien av revisioner gällande IT-upphandling och tjänster fullbordades med en revision i ett operativt generaldirektorat och en revisionsskrivelse om IT-upphandling och leverans av tjänster.

Förbättringarna har på detta område koncentrerats på att stärka den centrala förvaltningen för att ge stöd och vägledning, att öka samordningen på kommissionsnivå för att optimera prioriteringarna och nå bästa ekonomiska fördelar, samt att utöka generaldirektoratets högre lednings medverkan i utvecklingen och övervakningen av hur anskaffningsstrategierna genomförs.

Förutom IT-upphandlingsrapporterna inriktades också två uppföljningsrevisioner och tre nya revisioner på upphandling och/eller bidragsförvaltningsprocesser. Bland de problem som upptäcktes vid dessa revisioner kan nämnas den koncentration som finns på ett begränsat antal avtalsslutande parter (t.ex. vid IT-upphandling), som skulle kunna minskas med hjälp av en formell strategi för entreprenadutläggning. Någon konsoliderad upphandlingshandbok finns inte och det finns heller inte något heltäckande informationssystem för ledningen eller någon integrerad övergripande strategi för granskning av medel. Vidare behövdes förbättrade uppdragsbeskrivningar och tekniska specifikationer, lämpligare utformning av rapportering och övervakning av kontrakt samt bättre hantering av arbetsbördan.

Genomförandeorgan

Eftersom antalet genomförandeorgan fortsätter att växa blir kontrollen och revisionsfrågorna allt mer viktiga.

År 2008 slutfördes fyra revisioner av genomförandeorgan avseende deras interna kontrollsystem, bidragsförvaltning, tilldelning och tecknande av avtal, administrativ budget och återkrav[3]. Medan de generella resultaten var tämligen positiva påverkades konstaterandena huvudsakligen av det faktum att den utdragna startfasen för organen hade medfört bristande efterlevnad av såväl budgetförordningen för genomförandeorgan (vad gäller den ”fyrögda” principen) som av den rättsliga grunden (sammansättningen av ledningskommittén, offentliggörandet av budgetar och efterlevnad av internationella redovisningsnormer), samt av att fasta tillgångar inte hade överförts från moder-generaldirektoratet till dess genomförandeorgan och att behovet av att strama upp och harmonisera moder-generaldirektoratets förfaranden inte hade följts upp.

IT-frågor

Det omfattande granskningsarbetet gällande IT-frågor (utom upphandling) fortsatte med en revisionsskrivelse, sex revisionsrapporter och fem uppföljningsrapporter.

Fem uppföljningsrapporter om lokal IT-förvaltning slutfördes. I tre fall genomfördes de påföljande handlingsplanerna nästan helt. I ett av fallen försenades dock nästan hälften av åtgärderna i handlingsplanen och i ett annat hade en tredjedel av rekommendationer ännu inte genomförts.

Två nya rapporter gällde förvaltningen av forskningsinformationssystem. I en av dem var slutsatsen att tillförlitligheten för de granskade processerna inte låg på rimlig nivå, främst beroende på bristen på harmoniserade verksamhetsprocesser. Bland de återkommande riskerna nämndes förseningar i projekt, att system kan bli otillgängliga, att olika IT-moduler inte fungerar samt säkerhetsfrågor, t.ex. otillräckligt skydd av IT-tillgångar och brist på kontroller för att trygga IT-tillgångarnas logiska och fysiska säkerhet. Dessa två revisioner utmynnade också i mer övergripande överväganden som beaktas av relevanta generaldirektorat för att utvidga den roll som den gemensamma ledningskommittén för IT-projekt spelar och ge den mer uppsikt över alla gemensamma och delade IT-system och IT-projekt i generaldirektoraten på forskningsområdet och att utveckla en IT-systemarkitektur som säkerställer verksamhetsprocessens enhetlighet och IT-driftskompatibiliteten.

Institutionens datanät är en av de sju institutionella IT-tjänster som fastställts vara absolut nödvändiga för hela kommissionen i sammanhang med kontinuitetsplanen. Tillförlitlighetsnivån ansågs visserligen rimlig för institutionens datanät men förbättringar behövs i hanteringen av nätverket (förstärkt hantering av ändringar i nätkonfigurationen och en heltäckande lista över tjänster som användarna erbjuds) och de logiska säkerhetsarrangemangen (bl.a. genom centrala säkerhetsnormer och riktlinjer för att uppnå systemsäkerhet och kontinuerlig funktion). Genom revisionen upptäcktes styrningsproblem i säkerhetsramen för informationssystemet som medförde betydande förseningar i utarbetandet av genomförandereglerna och i det faktiska genomförandet av vissa säkerhetsåtgärder. För att avhjälpa detta rekommenderade revisorerna särskilt att man med hjälp av tillgänglig expertis ytterligare ska förtydliga vilken roll som GD Personal och administration/DS och GD Informationsteknik bör spela i IT-säkerhetshänseende samt att ett nära och strukturerat samarbete skapas mellan GD Personal och administration/DS och GD Informationsteknik för utveckling av IT-säkerhetsstandarderna.

Återkrav och finansiella korrigeringar

Ett revisionsuppdrag i två horisontella och fyra operativa generaldirektorat gällde hanteringen av återkrav av belopp som utbetalts felaktigt via den centraliserade förvaltningen[4]. Rekommendationer lämnades för varje fas i återkravsrutinerna: bättre övervakningsverktyg behövs i flera operativa generaldirektorat för att få fram mer ingående och aktuell information som leder till upptäckt av otillbörligt utbetalda belopp, mer systematiskt gjorda inkomstprognoser och en uppföljning av dessa behövs så att alla betalningskrav blir utfärdade, och vidare noggrann uppsikt över tidsfristerna för när brev med förhandsinformation och betalningskrav ska skickas, samt slutligen att förseningar i återkravsrutinerna bör förkortas genom mer systematisk övervakning. Ett speciellt problem upptäcktes i ett genomförandeorgan som granskades i detta sammanhang: eftersom genomförandeorganen har egen juridisk personlighet och därför egna rättsenheter har kommissionen inget ansvar när ett betalningskrav utfärdas av ett organ eller ett beslut som understöder det bestrids av den avtalsslutande parten. I vissa fall föreligger risk för att återkraven av otillbörligt utbetalda medel misslyckas. Eftersom lagstadgade restriktioner saknas mildras denna risk genom ett servicenivåavtal mellan genomförandeorgan och kommissionens rättstjänst, som preciserar villkoren för när den sistnämnda tjänsten ger organen juridiskt stöd i återkravsprocessen.

Två översyner behandlade finansiella korrigeringar och återkrav i strukturfonderna. De generaldirektorat som förvaltar strukturfonderna har arbetat hårt för att förverkliga handlingsplanen inom tidsfristerna och IAS har insett att processen för finansiella korrigeringar är komplicerad både på kommissionsnivå och med hänsyn till rapporteringen från medlemsstaterna. Frågor för närmare utredning som nämns i rapporterna gäller behovet av harmoniserade rutiner för när inkomstprognoserna ska redovisas samt rutinerna för kvartalsrapporter till GD Budget om finansiella korrigeringar. Överblicken över alla potentiella finansiella korrigeringar under behandling samt att revisioner som i god tid leds vidare till i den finansiella korrigeringsprocessen kommer avsevärt att öka kommissionens övervakningsförmåga.

En granskning av uppbörden av böter avslöjande inte några betydande svagheter vad gäller hur effektiva uppbördsrutinerna är.

Lönekontoret (PMO) (ekonomisk förvaltning och ekonomihanteringsprocessen)

Slutsatsen av en uppföljningsrevision av ekonomihanteringsprocessen och den ekonomiska förvaltningen i Lönekontoret var att rekommendationerna inte blivit adekvat och verksamt genomförda. Detta berodde delvis på svårigheter i samband med införandet av det nya IT-systemet för hantering av karriärutveckling, rättigheter och löner (Sysper2, IRIS och NAP). Det fanns fortfarande behov av att säkra personuppgifternas kvalitet (exakthet och fullständighet), och driftskompatibiliteten mellan systemen samt att se till att alla erforderliga personhandlingar förvaras i ett enda globalt informationssystem. Andra oavklarade rekommendationer rör behovet av att effektivisera de operativa kontrollerna och efterkontrollerna samt personaktshanteringen och av att aktualisera tabellen över vidaredelegerade ansvarsområden, dokumenteringsförfaranden och checklistor samt av aktualiserade befattningsbeskrivningar.

För hanteringen av utbetalningen av utgifter vid tjänsteresor rekommenderade revisorerna en förbättring av förhandskontrollsystemet som minskar antalet oriktigheter, samt ytterligare kurser för utbetalningsansvariga så att inkorrekta eller flerdubbla återbetalningar kan undvikas. Ledningen för PMO upprättade en handlingsplan för att rätta till dessa problem.

Säkerhet

I en IAS-granskning av övervakningen av säkerheten inom kommissionen, på det sätt denna handhas av direktoratet för säkerhet i GD Personal och administration, framfördes ett antal rekommendationer gällande bl.a. behovet att förbättra regelverket och bilaterala arrangemang, en precisering av de lokala säkerhetsansvarigas roll och ansvarsområden, säkerhetstillståndsprocessen, systematisk rapportering om läget i säkerhetshänseende inom kommissionen som helhet samt säkerhetsregler för skydd av känslig icke sekretessbelagd information. Resultaten av denna granskning kommer att ingå i en förvaltningsöversyn av säkerhetspolicyn inom kommissionen.

Yttre politik

Uppföljningsrapporterna angående den yttre politiken visade att kommissionen bör rikta särskild uppmärksamhet på att genomföra tidigare rekommendationer på detta område[5].

Uppföljningsgranskningen av det ekonomiska och administrativa ramavtalet (FAFA) bekräftade de stora framstegen och gjorde det möjligt att förklara fem av de åtta rekommendationerna som avklarade. Dock förelåg en del förseningar i genomförandet, särskilt av den ännu oförverkligade rekommendationen om att nå enighet om ytterligare sätt att se till att bekräftelse kan erhållas från FN att rekommendationerna verkligen har införts.

Tre nya granskningar[6] av den yttre politiken slutfördes, av vilka två åtföljdes av ett delvis otillfredsställande revisionsyttrande. Vid granskningen av förvaltningen av regionala projekt berodde detta på väsentliga iakttagelser som gällde sekretariatet för SADC (Södra Afrikas utvecklingsgemenskap), kombinerat med situationen på EU-delegationen i Botswana. Andra frågor som togs upp var den akuta personalbristen, projektens långa inledningsfas, bristen på uppstramade förfaranden för Europeiska utvecklingsfonden och SADC, den begränsade integrationen mellan nationella och regionala komponenter samt, mer generellt, de övervakningsmekanismer som ska stärkas för gemensam förvaltning av regionala organisationer i AVS. I fråga om granskningen av den ekonomiska förvaltningen av det latinamerikanska programmet avsåg den del som i revisionsyttrandet ansågs vara otillfredsställande – vilket bestreds av revisionsobjektet – brister som upptäckts i samband med decentraliserad förvaltning i latinamerikanska delegationer: otillräcklig förhandsbedömning av förenligheten med budgetförordningen och andra svagheter som avsevärt begränsar den grad av tillförlitlighet som viktiga kontrollnivåer förväntas säkra (t.ex. otillräcklig projekt- och portföljövervakning och låg kvalitet på de obligatoriska projektrevisionerna).

Uppföljning

Trots den nya, mer riskbaserade, uppföljningsstrategin, rör en stor del av revisionsarbetet fortfarande uppföljningar. Ett av de större arbetena var uppföljningen av 2007 års externa kvalitetsöversyn av internrevisionsfunktionerna. Resultatet var i allmänhet positivt; det stora flertalet av internrevisionsfunktionerna (26 av 29) hade bara två rekommendationer kvar att slutföra eller delvis genomföra.

I de återstående uppföljningsrevisionerna upptäcktes elva fall (EuropeAid, GD Utbildning och kultur, GD Ekonomi och finans, GD Utvidgning, Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel (OIB), Lönekontoret (PMO), GD Yttre förbindelser, GD Forskning och GD Hälso- och konsumentfrågor) där fler än en rekommendation ännu inte hade genomförts. I fem av dessa fall (OIB, PMO, EuropeAid/GD Humanitärt bistånd (ECHO) och GD Utvidgning) var de framsteg som gjorts med genomförandet klart otillfredsställande, med fler än hälften av rekommendationerna ännu inte genomförda.

En mer ingående lägesrapport sänds till kommittén för revisionsuppföljning två gånger per år. I den senaste befanns att 29 % av rekommendationerna (två av de tre absolut nödvändiga och 41 av 147 mycket viktiga rekommendationer) var försenade med mer än sex månader (jämfört med 25 % för ett år sedan – 7 av 14 absolut nödvändiga och 37 av 138 mycket viktiga rekommendationer).

4. SLUTSATSER

På grundval av de av kommissionens revisioner och översyner som slutfördes 2008 och annat relaterat arbete kan följande slutsatser dras:

Slutsats nr 1: Ytterligare framsteg har gjorts, men fler förbättringar behövs

Under sina revisioner, översyner och konsultarbeten konstaterade IAS ytterligare förbättringar i kommissionens internkontrollsystem. Sex absolut nödvändiga rekommendationer hade utfärdats 2007, men ingen 2008. Antalet otillfredsställande eller delvis otillfredsställande yttranden i nya revisionsrapporter sjönk från sex 2007 till fyra 2008. Fler förbättringar behövs dock:

Exempelvis kan flera aspekter av den ekonomiska förvaltningen fortfarande förbättras:

- Betydande framsteg gjordes vad avser fullständighet och konsekvens i fråga om kommissionens statistik över återkrav/finansiella korrigeringar. Exempelvis har GD Regionalpolitik och GD Sysselsättning, i samarbete med GD Budget, tagit på sig att utarbeta en övergripande tabell över finansiella korrigeringar (vilket redan gjorts eller håller på att göras): detta kommer avsevärt att förbättra verifikationskedjan för fleråriga kontroller vid delad förvaltning. På områden med centraliserad förvaltning måste det dock noteras att en eftersläpning finns i fråga om betalningskrav. Interna återkravsförfaranden behöver därför förenklas och förkortas.

- Huruvida det är lämpligt att tillämpa den 2-procentiga väsentlighetsgränsen för felaktigheter generellt både för finansiella standardtransaktioner och vissa särskilt komplicerade eller synnerligen känsliga projekt måste omprövas. Det föreslagna begreppet ”acceptabel felrisk” skulle – om och när det godkänns av rådet och Europaparlamentet – vara lämpligare och torde i framtiden förbättra den nivå av rimlig tillförlitlighet som går att uppnå för ekonomisk förvaltning inom vissa områden.

- Uppmärksamhet riktades på behovet av solid uppsikt över upphandlingsförfarandena, särskilt om stora delar av de verksamheter som läggs på entreprenad ges till ett begränsat antal anbudsgivare, vilket utsätter kommissionen för risken för marknadskoncentration.

På säkerhetsfronten har stora framsteg gjorts och uppföljningsrevisionerna bekräftade att en lösning nu har hittats för svårigheterna med att förse de berörda kommissionsdelegationerna med lämplig utrustning för att hantera sekretessbelagd EU-information. Konstaterandena i revisionerna har också varit till hjälp i den allmänna översynen av kommissionens säkerhetspolicy, som ägde rum 2008.

Etiska normer kräver fortlöpande uppmärksamhet och under hela året har initiativ tagits i generaldirektoraten och på central nivå för att ytterligare stärka kommissionens etiska ramar och höja personalens medvetenhet. IAS har ännu inte kommit med något revisionsyttrande om kommissionens etiska ramar, men kommer att följa ett åtgärdsschema fram till slutet av 2010.

Att hinna genomföra de rekommendationer som klassas som ”absolut nödvändiga” eller ”mycket viktiga” i rätt tid är en ständig utmaning för kommissionens avdelningar. Kommittén för revisionsuppföljning ställer, med assistans från IAS, generaldirektoraten till ansvar för genomförandet av deras egna handlingsplaner. Den utfärdar påminnelser riktade till ansvariga kommissionsledamöter, vilket i allmänhet får effekt, så att uppföljningen förbättras och att det blir lättare att på nytt bedöma kvarstående risker.

Slutsats nr 2: IT

Den omfattande granskningen på IT-området visade att en effektiv och ändamålsenlig IT-miljö är viktig för att kommissionens politiska program ska kunna genomföras med positivt resultat. Det förefaller allt viktigare att stärka insatserna för att följa upp tidigare rekommendationer och att ta ett helhetsgrepp på IT-systemen med sikte på att alltid ha överblick över all IT-utveckling och behovet av heltäckande säkerhetsarrangemang för att garantera bl.a. reservdrift. Bättre förvaltning av projekt och tjänsteleverantörer är också viktiga faktorer för positiva resultat.

Slutsats nr 3: En stark revisionskultur

Den andra externa kvalitetsöversynen av IAS visade att denna tjänst till fullo följer de internationella standarderna för yrkesmässig internrevision. IAS är helt integrerad och accepterad som pådrivande faktor för positiva förändringar inom kommissionen, och täcker tillsammans med de interna revisionsfunktionerna in alla fastställda risker med hjälp av den strategiska revisionsplanen 2007–2009.

IAS revisionsplan är visserligen i stor utsträckning koncentrerad på den ekonomiska förvaltningen, men den omfattar också områden som t.ex. styrelseformer (t.ex. etik), IT, säkerhet och åtgärder/metoder (t.ex. genomförande av EU-lagstiftning). Som framgår här hjälper det revisionsarbete som utförs av IAS till att rikta uppmärksam på risker och områden där riskkontrollen kan förbättras: det är därför viktigt att kontrollen av icke-ekonomiska risker fortsatt uppmärksammas i hela kommissionen.

[1] Vissa rapporter som utarbetas under 2008, men som slutförts i början av 2009, har också inkluderats i föreliggande rapport.

[2] Vissa rapporter som utarbetas under 2008, men som slutförts i början av 2009, har också inkluderats i föreliggande rapport.

[3] Se avsnittet om återkrav.

[4] Revisionen omfattar också återkrav av lån med villkorlig återbetalningsskyldighet (relaterade till Mediaprojekt).

[5] I den andra uppföljningen av den fördjupade revision av EuropeAid var 6 av 22 rekommendationer försenade med mer än ett år efter det ursprungliga måldatumet och vid eventuella uppföljningar av efterhandskontroller i GD Utvidgning höll 10 av 15 rekommendationer fortfarande på att genomföras och två hade omvandlats till en ny rekommendation.

[6] En av dessa utfördes av EuropeAids internrevisionsfunktion i samarbete med IAS.