[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 1.8.2008

KOM(2008) 500 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN

Sammanfattning av lägesrapporten till rådet om genomförandet av rådets förordning (EG) nr 835/2005 av den 14 november 2005 om prioriterade åtgärder för att öka samarbetet på arkivområdet i Europa framlagd av Europeiska arkivgruppen {SEC(2008) 2364}

1. BAKGRUND

I sin resolution av den 6 maj 2003 om arkiv i medlemsstaterna[1] vidgick rådet de utmaningar som arkiven stod inför i samband med utvidgningen av unionen med tio ny medlemsstater. Rådet begärde en översyn av situationen för offentliga arkiv inom EU med särskild hänsyn till utvidgningen, och kommissionen uppmanades att inkomma med en rapport om möjligheten till en förbättring av samordningen och samarbetet.

Kommissionens svar på rådets resolution lämnades till rådet i februari 2005 i form av en redogörelse Rapport om arkiven i den utvidgade Europeiska unionen , sammanställd av en grupp sakkunniga från medlemsstaterna.[2] Rapporten innehåller såväl en analys av situationen för arkiven inom Europeiska unionen som ett antal förslag till åtgärder och riktlinjer för ett ökat framtida arkivsamarbete på europeisk nivå.

Ett svar på arkivrapporten kom i form av rådets rekommendation 2005/835/EG av den 14 november 2005 om prioriterade åtgärder för att öka samarbetet på arkivområdet i Europa.[3] I punkt A i rådets rekommendation föreslås inrättandet av en europeisk arkivgrupp med experter som utses av medlemsstaterna och EU-institutionerna för att säkerställa samarbete och samordning avseende allmänna arkivfrågor och att särskilt genomföra de fem prioriterade åtgärder som nämns i punkt B i rekommendationen. I punkt C uppmanas medlemsstaterna och EU-institutionerna att gemensamt verka för genomförandet av dessa prioriterade åtgärder. Det noteras att Europeiska unionen under befintliga program kommer att sträva efter att stödja projekt i syfte att genomföra dessa åtgärder. I punkt D i rådets rekommendation krävs det att Europeiska arkivgruppen senast tre år efter dagen för offentliggörandet av rekommendationen lägger fram en lägesrapport om genomförandet av de prioriterade åtgärderna.

Den lägesrapport som begärts av rådet antogs av Europeiska arkivgruppen vid dess möte den 6 juni 2008. Lägesrapporten överlämnas till rådet i form av en bilaga till detta meddelande.

Europeiska arkivgruppen ansåg att rapporten inte bara skulle innehålla resultaten i fråga om genomförandet av rådets rekommendation utan också framhålla några av de nya utmaningar som arkiven har framför sig. Lägesrapporten har utformats i enlighet med detta.

2. RESULTAT

2.1. Ökat samarbete på arkivområdet i Europa

Europeiska arkivgruppen bildades i början av 2006 och är sammansatt av sakkunniga från samtliga 27 medlemsstater av Europeiska unionen[4] och de fem europeiska institutioner som omnämns i artikel 7.1 i EG-fördraget. Sedan sitt öppningsmöte i april 2006 har Europeiska arkivgruppen sammanträtt en gång i halvåret för att diskutera de framsteg som gjorts i genomförandet av rådets rekommendation och tillhandahålla vägledning och allmänna riktlinjer för arbetet med de fem prioriterade åtgärderna.

Europeiska arkivgruppen har försökt samarbeta med lämpliga nätverk och sektorer. I sina ansträngningar att genomföra ett antal prioriterade åtgärder har Europeiska arkivgruppen sökt samarbete med befintliga organ såsom DLM Forum[5] och den europeiska grenen av internationella arkivrådet (EURBICA). Arkivsektorn deltar också aktivt i Europeiska stiftelsen för digitala bibliotek (European Digital Library Foundation) och den är representerad i Högnivåexpertgruppen för digitala bibliotek och i Arbetsgruppen för interoperabilitet mellan europeiska digitala bibliotek.

Vad gäller den prioriterade åtgärden ”mot stölder av arkiverade dokument” har Europeiska arkivgruppen sökt samarbete med museer och bibliotek för att diskutera gemensamma problem för samtliga tre sektorer. Sektorsövergripande samarbete ses som en förutsättning för att stulna föremål ska kunna återfås. Därför kommer också en gemensam konferens för att diskutera problemet att anordnas i Roubaix i oktober 2008 under det franska ordförandeskapet.

I enlighet med punkt C i rådets rekommendation har kommissionen försökt att så långt möjligt stödja projekt för att genomföra rådets rekommendation. Ekonomiskt stöd till en uppdaterad och utökad version av reglerna för förvaltningen av elektroniska akter (MoReq2)[6] och den juridiska databasen för arkiv i Europa[7] begärdes och erhölls inom ramen för IDABC-programmet.[8] Ett förslag från Europeiska arkivgruppen om att skapa en elektronisk portal för arkiv[9] kommer att finansieras inom ramen för gemenskapsprogrammet eContent plus .[10]

2.2. De fem prioriterade åtgärderna i rådets rekommendation

Resultat har uppnåtts avseende samtliga fem prioriterade åtgärder som nämns i punkt B i rådets rekommendation från november 2005.

2.2.1. Bevarande och förebyggande av skador

Rådet efterlyser i sin rekommendation en handlingsplan för att främja åtgärder för förebyggande av skador på dokument och arkiv vid naturkatastrofer och andra skadehändelser, främja gemenskapsomfattande åtgärder för bevarande och restaurering av skadade dokument och arkiv samt utarbeta och verka för standarder och specifikationer för byggandet av nya arkivlokaler.

Efter offentliggörandet av rekommendationen inrättades en trilateral arbetsgrupp för bevarande och förebyggande av skador på arkiv med tyska Bundesarchiv som ordförande. Arbetsgruppen har inriktat sig på det mest akuta av de problem som nämns i rådets rekommendation, dvs. förebyggande av skadehändelser. Gruppen har gjort framsteg i det regionala samarbetet mellan Tjeckien, Polen och Tyskland och särskilt i sina planer att under 2008 upprätta en Internetbaserad informationstjänst för skadehändelser.Tjänsten bör dels omfatta detaljerad information om förebyggande av skador och skadehantering, dels information om var användbara resurser och kapacitet finns att tillgå.

Syftet är att utvidga Internetdatabasen till europeisk nivå som ett verktyg för att strukturera och möjliggöra nätverk mellan europeiska arkiv. Detta innebär att arkiv i hela Europa kan vidta ordentliga förberedelser för alla tänkbara skadehändelser.

2.2.2. Europeiskt tvärvetenskapligt samarbete om elektroniska dokument och arkiv

I rådets rekommendation av den 14 november 2005 efterfrågas en vidareutveckling av ett utökat europeiskt tvärvetenskapligt samarbete om elektroniska dokument och arkiv. I rekommendationen efterfrågas särskilt att gällande krav för upprättandet av elektroniska system för dokument- och arkivhantering uppdateras och utvidgas, t.ex. MoReq. I rekommendationen efterfrågas också att DLM-forums konferenser om elektroniska dokument och arkiv även fortsättningsvis organiseras.

I samarbete med kommissionen har DLM-forum utvecklat den uppdaterade och utökade versionen av reglerna för förvaltningen av elektroniska akter (MoReq2). DLM-forum säkerställer förvaltningen av MoReq2 och främjar kontrollen av MoReq2-kompatibel programvara.

I enlighet med rådets rekommendationer kommer DLM-forum även fortsättningsvis att organisera konferenser om elektroniska dokument och arkiv. Den femte konferensen organiserad av DLM-forum kommer att hållas i Toulouse (Frankrike) den 10–12 december 2008 och kommer att inriktas på resultat och nya riktlinjer för förvaltning av information och arkivakter i Europa.

2.2.3. Upprättande och underhåll av en Internetportal för dokument och arkiv i Europa

Förslaget om att upprätta och underhålla en Internetportal för arkiv i Europa syftar till att underlätta tillgången till arkivmaterial i privata eller offentliga kulturvårdsinstitutioner och att använda Internet för arbete, fritidsintressen och studier. För första gången blir det möjligt att komma åt arkivuppgifter i Europa oberoende av gränserna mellan nationer, institutioner och sektorer. Detta är ett viktigt bidrag till förverkligandet av visionen om en gemensam flerspråkig ingång till Europas spridda digitala kultur- och vetenskapsarv.

Projektet innebär inte några nya standarder utan erbjuder en gemensam ram för hela Europa som bygger på befintliga globala arkivstandarder. Projektet kommer också att stötta och uppmuntra användning av internationella standarder för att garantera interoperabilitet mellan olika arkivportaler på nationell och institutionell nivå.

Projektgruppen, som leds av den biträdande generaldirektören för de spanska statsarkiven, har skapat ett starkt nätverk av arkivinstitutioner och underhåller intensive kontakter med andra kulturvådande institutioner (bibliotek och museer). Arkivportalen kommer att kopplas till EUROPEANA och det förväntas att ett avtal undertecknas med kommissionen för att finansiera projektet inom ramen för eContent plus- programmet.

2.2.4. Främjande av bästa praxis med avseende på nationell och europeisk arkivlagstiftning

I rådets rekommendation av den 14 november 2005 efterlyses främjande av bästa praxis med avseende på nationell och europeisk förvaltning av arkiv och tillgång till dokument och arkiv. För att lyckas med detta föreslås en databas med uppgifter om arkivlagstiftning och annan närbesläktad lagstiftning på nationell nivå och på gemenskapsnivå. Dessutom föreslås att sökningar i lagstiftningen underlättas. Databasen kommer att innehålla en översikt över befintlig lagstiftning och möjliggöra sökning på och spridning av bästa praxis.

En arbetsgrupp för utveckling av en juridisk databas för arkiv i Europa leds av direktionen för Archives de France i samarbete med den europeiska grenen av internationella arkivrådet (EURBICA). Databasen innehåller arkivlagstiftning och annan närbesläktad lagstiftning samt EU:s och medlemsstaternas utläggningar och kontextrelaterade uppgifter. Utvecklingen av databasen stöds av Europeiska kommissionen och finansieras inom ramen för Europeiska unionens IDABC-program.

Den rättsliga databasen lades fram för kommissionen i juni. Innehållet kommer att tillhandahållas av medlemsstaterna och EU-institutionerna under andra halvan av 2008. Databasen kommer att skötas av medlemsstaterna och förläggas till Internationella arkivrådet.

2.2.5. Insatser mot stöld av arkiverade dokument

En arbetsgrupp för insatser mot arkivstölder som leds av svenska Riksarkivet har inriktat sig på två frågor som den anser viktigast, dels vilka åtgärder som kan vidtas mot arkivstölder och för att följa upp handel med kulturföremål, dels behovet av en studie som visar omfattningen av stöldproblemen i medlemsstaternas arkivinstitutioner.

Arbetsgruppen har fullföljt sitt uppdrag. I juni 2007 lade den för Europeiska arkivgruppen fram en rapport om arkivstölder grundad på en genomgång av närmare 200 arkiv i hela Europa. Genomgången ger inblickar i stöldernas natur och omfattning. På grundval av sin rapport har gruppen försökt komma med råd och vissa rekommendationer. Gruppen har utarbetat vissa principer och praktiska riktlinjer för förebyggande av stöld i arkiv som kommer att tjäna som ett gemensamt verktyg för arkivinstitutioner. Principerna och de praktiska riktlinjerna lades fram för Europeiska arkivgruppen i juni 2008.

Arbetsgruppen har dessutom förberett ett utkast till förklaring om förebyggande av arkivstölder och kampen mot olaglig handel som ska antas av cheferna för nationalarkiven i de 27 medlemsstaterna. Denna förklaring kommer att läggas fram vid ett seminarium om arkivstölder som det franska ordförandeskapet står värd för i Roubais i november 2008.

3. FRAMTIDA UTMANINGAR

Europeiska arkivgruppen föreslår att arkivtjänsterna överväger sin roll i en snabbt föränderlig omgivning och undersöker hur de bättre kan tjäna samhället i allmänhet och den offentliga förvaltningen i synnerhet. Gruppen framhåller fem utmaningar för arkiven i framtiden.

3.1.1. Europeiska direktivet om vidareutnyttjande av information från offentliga sektorn

Europeiska arkivgruppen föreslår en ingående studie av hur arkivinnehåll bättre kan utnyttjas och spridas till allmänheten. Gruppen noterar särskilt att Europaparlamentets och rådets direktiv 2003/98/EG av den 17 november 2003 om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn[11] erbjuder möjligheter till vidareutnyttjande av de europeiska arkivens rika innehåll. Gruppen rekommenderar att medlemsstaternas arkivtjänster överväger för- och nackdelarna med att utsträcka direktivets giltighet till arkiven och undersöka olika modeller för utnyttjande av arkivinnehåll och göra det mer allmänt tillgängligt för Europas och världens medborgare.

3.1.2. Förhållandet mellan elektronisk och fysisk tillgång till arkiven

Europeiska arkivgruppen anser att jämvikten mellan elektronisk och fysisk tillgång till arkiven blir allt bättre. Lägesrapporten visar att denna fråga skulle behöva studeras närmare med avseende på praxis och erfarenheter i EU-länderna och att det, utöver informationsutbytet, vore bra att utarbeta några riktlinjer för bästa praxis. Rapporten innehåller därför en rekommendation om att Europeiska arkivgruppen bör genomföra ytterligare studier och särskilt överväga hur den ändrade jämvikten mellan elektronisk och fysisk tillgång till arkiven påverkar de europeiska arkivtjänsterna. Europeiska arkivgruppen rekommenderar utbyte av information om nuvarande metoder för digitalisering av arkivmaterial och föreslår att den uppmuntrar arkiven inom EU att utveckla lämpliga framtidsstrategier.

3.1.3. Digitala akter: konsekvenser för administrationen och samhället till följd av arkivens nya roll

Den ökande användningen av tekniska lösningar har i grunden påverkat såväl den offentliga förvaltningen och dess informationshantering som sätten att skapa, lagra och få tillgång till dokument. Under de senaste årtiondena har införandet av IT-lösningar dessutom gått hand i hand med utvecklingen och genomförandet effektivitets- och kvalitetsmekanismer inom arkivtjänsterna och tilltagande förväntningar om öppenhet och ansvarstagande från statens sida. Sund förvaltning och e -förvaltning är centrala begrepp inom 2000-talets offentliga förvaltning. Tveklöst kommer e -förvaltning och digital lagring av akter att medföra en genomgripande förändring av många av arkivtjänsternas traditionella principer och metoder.

Digitaliseringen av samhället kommer inte bara att påverka traditionella arkiv och arbetsmetoder utan kommer också att ändra förhållandet mellan arkivtjänster och dem som upprättar akterna. Ytterst kommer också arkivens och arkivariernas roll inom den offentliga förvaltningen att påverkas. En analys av utvecklingstendenserna i EU:s medlemsstater i fråga om deras olika lagstiftnings- och förvaltningstraditioner skulle kunna ge värdefulla upplysningar om värdet av olika standarder och praxis.

Europeiska arkivgruppen anser att ett informationsutbyte om nuvarande situation i EU:s medlemsstater skulle gagna hanteringen av dessa frågor i olika länder. Nationella arkiv ser aktivt över sin nuvarande och framtida roll inom e -förvaltningen. Europeiska arkivgruppen föreslår att diskussionen om dessa frågor stimuleras och främjas i syfte att utnyttja arkivens potentiella värde för samhället i allmänhet och den offentliga förvaltningen i synnerhet. Gruppen kommer att rapportera utförligare om detta 2010.

3.1.4. Inrättande av ett europeiskt sakkunnignätverk

Enligt lägesrapporten bör samarbetet mellan arkivarier i EU:s medlemsstater ses som ett av de främsta medlen att främja samarbete mellan arkiven. Rapporten innehåller ett förslag om att inrätta ett europeiskt sakkunnignätverk för att ge arkivinstitutionerna och deras personal i Europa

- i första hand stöd i genomförandet av olika projekt – på deras respektive nivåer – utvecklade som en del av nuvarande eller kommande prioriteringar,

- i andra hand stöd och information om övriga sakkunnigområden som lyfts fram i rapporten.

För att uppnå dessa mål föreslår Europeiska arkivgruppen ett samarbete med både de arkivtjänster i medlemsstaterna som är inbegripna i olika projekt och arkivariernas yrkesorganisationer. Så länge som det inte finns något europeiskt arkivarieförbund skulle arkivarierna kunna företrädas av den europeiska grenen av internationella arkivrådet (EURBICA), som många av dessa förbund redan tillhör.

3.1.5. Planer på ett kompetenscentrum för europeiska arkivarier

På senare år har ett antal förändringar i samhället och yrkeslivet accentuerat behovet av att utbilda en typ av högkvalificerade arkivförvaltare på området dokument- och arkivförvaltning som skulle kunna aspirera på en framgångsrik karriär och besätta strategiska tjänster. Syftet är att inom Europeiska unionen skola en ny generation arkivförvaltare som inte bara har en solid kunskap om de främsta problem och utmaningar som branschen står inför utan också har förmågan att utarbeta förvaltningsstrategier och kommunicera på högsta nivå. Detta förslag skulle kunna materialiseras i form av ett europeiskt kompetenscentrum som sammanför framtidens arkivarier och därmed vidareutveckla europeisk sakkunskap.

Det europeiska kompetenscentret kommer att möjliggöra fortutbildning av en grupp arkivarier som kan utvecklas både nationellt och internationellt. Det kommer också att ge upphov till ett nätverk för kunskapsutbyte och diskussion utifrån ett synsätt som inte bara utgår från nationella särdrag och kunskaper utan också en rent europeisk kontext, varvid det europeiska högnivåsamarbetet skulle främjas på detta område.

Kompetenscentrets organisation kommer att vara decentraliserad så att strukturerna blir mindre tungfotade och det kommer inte att vara permanent kopplat till någon organisation eller institution. Det omfattar EU:s alla medlemsstater.

4. SAMMANFATTNING

Samarbetet mellan arkiven i medlemsstaterna har gjort framsteg sedan rådets rekommendation antogs i slutet av 2005. Precis som tidigare i historien är detta en utvecklingsprocess som bygger på såväl gemensamma intressen och ambitioner som insikten att samarbete bör och kan vara fördelaktigt för alla berörda. Därför har samarbetet mellan arkiven i Europa varit förvånansvärt framgångsrikt under de senaste två årtiondena. För att fullfölja dessa framgångar har Europeiska arkivgruppen utarbetat ett antal rekommendationer för att fortsätta samarbetet framöver.

- Europeiska arkivgruppen ska även fortsättningsvis övervaka och tillhandahålla vägledning i genomförandet av de prioriterade åtgärderna i rådets rekommendation av den 14 november 2005 och de nya åtgärder som följer av dessa insatser och denna lägesrapport. Europeiska arkivgruppen ska samordna sina insatser i nära samarbete med European Board of National Archivists .

- Europeiska arkivgruppen ska i tilltagande grad samarbeta med övriga berörda sektorer och nätverk för att uppnå maximala ömsesidiga fördelar och ekonomiska skaleffekter genom effektiv förvaltning, lagring och bevarande av information från offentliga sektorn. Dessutom ska den eftersträva effektivare och användarvänligare tillgång till arkivinnehåll och tjänster för EU-medborgarna.

- Europeiska gemenskapen kommer att stödja Europeiska arkivgruppens arbete.

[1] EUT C 113, 13.5.2003, s. 2.

[2] KOM(2005) 52 slutlig.

[3] EUT L 312, 29.11.2005, s. 55.

[4] Bulgarien och Rumänien deltog som observatörer under 2006 och är fullvärdiga medlemmar av Europeiska arkivgruppen sedan ländernas inträde i EU i början av 2007.

[5] DLM = Document Lifecycle Management. DLM Forum är en intresseorganisation vars medlemmar utgörs av många av de nationella arkiven i EU 27 och andra offentliga och private organisationer som intresserar sig för electronisk lagring och arkivförvaltning.

[6] Se punkt 2.2.2 nedan.

[7] Se punkt 2.2.4 nedan.

[8] Europaparlamentets och rådets beslut 2004/387/EG av den 21 april 2004 om interoperabelt tillhandahållande av alleuropeiska e-förvaltningstjänster för offentliga förvaltningar, företag och medborgare (IDABC) Se vidare: EUT L 181, 18.5.2004 s. 25.

[9] Se avsnitt 2.2.3 nedan.

[10] Europaparlamentets och rådets beslut nr 456/2005/EG av den 9 mars 2005 om inrättande av ett flerårigt gemenskapsprogram för att göra digitalt innehåll i Europa mer tillgängligt, användbart och exploaterbart (eContentplus) (EUT L 79, 24.3.2005, s. 1).

[11] EUT L 345, 31.12.2003, s. 90-96.