ARBETSDOKUMENT FRÅN KOMMISSIONENS AVDELNINGAR SAMMANFATTNING AV KONSEKVENSBEDÖMNINGEN Följedokument till Förslag till Europaparlamentets och rådets direktiv om ändring av rådets direktiv 78/660/EEG och 83/349/EEG om redovisning av stora företags och koncerners icke-finansiella information och mångfaldspolitik /* SWD/2013/0128 final */





ARBETSDOKUMENT FRÅN KOMMISSIONENS AVDELNINGAR SAMMANFATTNING AV KONSEKVENSBEDÖMNINGEN Följedokument till Förslag till Europaparlamentets och rådets direktiv om ändring av rådets direktiv 78/660/EEG och 83/349/EEG om redovisning av stora företags och koncerners icke-finansiella information och mångfaldspolitik 1. Inledning Icke-finansiell information syftar generellt på information som rör miljö, sociala frågor och företagets styrning. Detta omfattar information om mångfald, eftersom styrelsens sammansättning är en viktig del av företagets styrning. Denna information kan redovisas i förvaltningsberättelsen, i en separat årsberättelse om företagsstyrningen, i en separat redovisning, på en webbplats osv. I EU-lagstiftningen regleras för närvarande redovisningen av icke-finansiell information formellt sett i redovisningsdirektiven (nedan kallade direktiven)[1]. Behovet av att öka öppenheten på området har dock betonats i Inremarknadsakten[2] och nyligen upprepats i meddelandet om företagens sociala ansvar[3]. I denna konsekvensbedömning utreds om det finns skäl att förbättra EU-företagens redovisning av icke-finansiell information som ett i en rad initiativ om företagsstyrning och företagens sociala ansvar i syfte att skapa en högst konkurrenskraftig social marknadsekonomi. 2. Problemformulering Kommissionens avdelningar har lokaliserat två huvudproblem: 1) den bristande öppenheten när det gäller icke-finansiell information, och 2) den bristande mångfalden i styrelserna. 2.1. Bristande öppenhet när det gäller icke-finansiell information Trots att det går att skönja en positiv utveckling har majoriteten av EU:s storföretag inte i tillräcklig utsträckning tillmötesgått olika berörda parters (inklusive investerare, aktieägare, arbetstagare och organisationer i det civila samhället) ökande krav på öppenhet när det gäller icke-finansiell information. Några specifika frågor har lyfts fram, när det gäller den tillgängliga informationens kvantitet och kvalitet. – Kvantitet: Uppskattningsvis redovisar endast cirka 2 500 av de totalt cirka 42 000 stora EU-företagen formellt icke-finansiell information varje år. – Kvalitet: Den information som redovisas är ofta inte tillräckligt relevant, eller inte tillräckligt objektiv, korrekt eller aktuell. Det saknas till exempel information om väsentliga aspekter kring politik och riskhantering samt om vissa aktuella frågor (mänskliga rättigheter, korruption). Framför allt beror problemen på brister både i marknadens funktion och i lagstiftningen: Brister i marknadens funktion: Marknadsincitamenten förefaller otillräckliga eller ojämna. Trots att det ställs allt större krav på företagen att öka öppenheten, uppfattas fördelarna med att redovisa icke-finansiell information ofta som långsiktiga och ovissa, medan de kortsiktiga kostnaderna är relativt höga och lätta att mäta. De externaliteter som skulle kunna vara relevanta ligger därför fortfarande utanför företagens redovisning. Brister i lagstiftningen: De flesta berörda parter som rådfrågades ansåg att kraven i redovisningsdirektiven inte är tillräckligt tydliga, vilket påverkar den rättsliga säkerheten negativt. Vissa medlemsstaters lagstiftning innehåller redan mer långtgående krav[4], men de nationella kraven skiljer sig kraftigt åt, vilket gör det svårt att jämföra företag på den inre marknaden. 2.2. Problem 2: Bristande mångfald i styrelser Styrelser där ledamöterna har liknande utbildnings- och yrkesbakgrund, nationalitet, ålder eller kön kan präglas av ett snävt grupptänkande. Den bristande mångfalden när det gäller åsikter, värderingar och kompetens kan leda till minskad debatt, färre idéer och minskat ifrågasättande i styrelserummen. Detta kan få en negativ inverkan på styrelsens möjligheter att utmana och granska ledningens beslut. Trots att de fragmenterade uppgifterna gör det svårt att exakt skatta problemets omfattning, verkar mångfalden i de europeiska företagens styrelser vara ganska begränsad. Brister i marknadens funktion: Den bristande mångfalden i styrelserna beror framförallt på att företagen inte har tillräckligt med marknadsekonomiska incitament att förändra situationen. Här bidrar företagens bristfälliga praxis för rekrytering av styrelseledamöter till att man fortsätter att välja ledamöter med liknande profil. Problemet förvärras av den bristande öppenheten, när det gäller mångfalden i styrelserna. Den information som företagen lämnar säger ingenting om styrelsens mångfaldsaspekter på urvalsförfarandet, vilka mål företaget har och hur de har uppnåtts. Brister i lagstiftningen: Det har inte gjorts tillräckligt för att med lämplig lagstiftning åtgärda bristerna i marknadens funktion. Det finns inga specifika EU-regler för mångfalden i styrelser och även om några medlemsstater har antagit vissa bestämmelser (t.ex. för att öka jämställdheten mellan män och kvinnor), har man valt vitt skilda strategier. Dessa problem påverkar vissa grupper negativt (t.ex. företag, investerare, icke-statliga organisationer och myndigheter). De har en negativ inverkan på företagens resultat (företagens icke-finansiella risker och externaliteter beaktas inte i tillräcklig utsträckning), företagens ansvarighet (eftersom företagen inte fullt ut kan hållas ansvariga för sin påverkan på samhället) och finansmarknadernas effektivitet (eftersom investerarna inte har tillräckligt beslutsunderlag). 2.3. Hur kommer problemen att utvecklas om de lämnas utan åtgärd? På global nivå finns det flera initiativ som ger företagen icke-bindande vägledning[5]. Till skillnad från situationen för finansiell information finns det för närvarande ingen vedertagen norm för icke-finansiell information. Initiativen för mångfald är också fragmenterade och framstegen har hittills varit begränsade. Åtgärder behöver vidtas, eftersom inget av de befintliga initiativen på kort sikt väntas få någon större problemlösande effekt. 2.4. Subsidiaritet Icke-finansiell information regleras redan till viss del på EU-nivå. Medlemsstaternas skilda strategier skulle dock kunna leda till ännu större skillnader på den inre marknaden, och hållbarhetsrelaterad information förefaller per definition vara en gränsöverskridande fråga. De nuvarande initiativen för att öka mångfalden är mycket fragmenterade. Om det inte vidtas åtgärder på EU-nivå, kommer det i många medlemsstater inte att göras några eller mycket små framsteg under de kommande åren. Det är därför nödvändigt med samordnade insatser på EU-nivå. Fördraget om Europeiska unionens funktionssätt gör det möjligt att vidta åtgärder för att ta itu med de konstaterade problemen[6]. 3. Syfte Förslagets övergripande politiska syfte är att bidra till att skapa hållbar tillväxt och sysselsättning på den inre marknaden. Ökad öppenhet anses vara en förutsättning för att företagen ska kunna leverera bättre resultat och väntas öka medborgarnas förtroende för näringsliv och marknader samt skapa en effektivare kapitalallokering. Praktiskt sett är förslagets syfte att (1) öka mängden information (dvs. antalet redovisande företag), (2) öka den redovisade informationens kvalitet, (3) öka mångfalden i styrelserummen. 4. Alternativ 4.1. Öppenhet när det gäller icke-finansiell information För att nå de ovannämnda målen har kommissionens avdelningar tagit ställning till ett antal alternativ, framförallt med hänsyn till formen, innehållet och hänvisningarna i redovisningen, samt typen av krav, bland annat följande: (0) Ingen ändring. (1) Krav på redovisning av icke-finansiell information i förvaltningsberättelsen: detta alternativ skulle skärpa de nuvarande bestämmelserna genom att införa minimikrav för vad redovisningen ska innehålla[7]. (2) Detaljerad redovisning: detta alternativ skulle innebära att företagen måste lämna en särskild redovisning i enlighet med internationella ramar. När det gäller den potentiella administrativa bördan har kommissionen övervägt olika typer av krav: (a) Obligatoriska krav. (b) Redovisa eller förklara. (c) Frivilliga krav. Detta alternativ skulle innebära att företag som väljer att lämna en detaljerad redovisning undantas från andra redovisningskrav, förutsatt att denna redovisning uppfyller vissa villkor[8]. (3) Obligatoriska redovisningsnormer i EU. En översikt över de analyserade alternativen ges i tabellen nedan: Tabell 1 – Bedömning av alternativen || Ändamålsenlighet || Effektivitet (fullgörandekostnad) || Konkurrenskraft || Förenlighet med EU:s lagstiftning Kvantitet || Kvalitet 0. Ingen ändring || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 1. Krav på redovisning i förvaltningsberättelsen || + || + || + || + || + 2. Detaljerad redovisning || a) Obligatoriska krav || + || ++ || -- || +/? || + b) Redovisa eller förklara || +/? || + || - || +/? || + c) Frivilliga krav || ? || + || + || + || + 3. Obligatoriska EU-normer || ++ || + || -- || ? || + Alternativets effekt jämfört med referensscenariot (referensscenariot anges som 0): ++mycket positiv, + positiv, – – mycket negativ, – negativ, ≈ marginell/neutral, ? osäker, n.a. ej tillämpligt. 4.2. Öka mångfalden i styrelser Kommissionens avdelningar har övervägt ett antal alternativ, bland annat följande: (0) Ingen ändring. (1) Kräva att företagen redovisar sin mångfaldspolitik för styrelserna när det gäller aspekter som ålder, kön, nationalitet samt utbildnings- och yrkesbakgrund i årsberättelsen om företagsstyrningen som ska ingå i förvaltningsberättelsen. (2) Uppmana företagen att ta hänsyn till mångfalden som ett av kriterierna vid valet av kandidater till styrelsen. (3) Införa ett bindande krav för företagen att upprätta en politik för mångfalden i styrelserna[9]. Det bör också observeras att alternativet om att införa kvotering har förkastats, eftersom detta är föremål för ett separat initiativ från kommissionen. Tabell 4 – Bedömning av alternativen || Ändamålsenlighet || Effektivitet (fullgörandekostnad) || Konkurrenskraft || Förenlighet med EU:s lagstiftning || Beräknad kostnad per företag 0. Ingen ändring || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 1. Redovisning av den interna mångfaldspolitiken i förvaltningsberättelsen || + || + || + || ++ || 600–1000 euro 2. Mångfald måste vara ett av kriterierna vid rekrytering till styrelsen || +/? || -/? || +/? || +/? || ? avser eventuella kostnader för arvoden till specialister inom personal och rekrytering 3. Krav på att upprätta en mångfaldspolitik || + || - || - || -/? || ? avser eventuella kostnader för arvoden till specialister inom personal och rekrytering samt till eventuella ytterligare styrelseledamöter Alternativets effekt jämfört med referensscenariot (referensscenariot anges som 0): ++mycket positiv, + positiv, – – mycket negativ, – negativ, ≈ marginell/neutral, ? osäker, n.a. ej tillämpligt. 4.3. Valda alternativ Efter att ha jämfört de olika alternativen förefaller det bästa alternativet för öppenhet om icke-finansiell information vara en kombination av alternativ 1 och 2c. Det skulle innebära att företagen måste redovisa väsentlig information i sin förvaltningsberättelse. De företag som på frivillig basis är beredda att upprätta en detaljerad redovisning av icke-finansiell information skulle undantas från detta krav, förutsatt att redovisningen uppfyller vissa villkor. Endast börsnoterade företag och onoterade företag med över 500 anställda skulle omfattas av det nya kravet. Detta skulle uppskattningsvis omfatta cirka 18 000 företag. Dotterföretag inom en koncern skulle undantas, om deras information tas upp i moderföretagets sammanställda redovisning. En sådan strategi väntas leda till en tillfredsställande ökning av öppenheten, samtidigt som den administrativa bördan förblir liten. När det gäller mångfalden, föredrar kommissionen alternativ 1. Det skulle innebära att företagen i sin årsberättelse om företagsstyrningen måste tillhandahålla information om sin mångfaldspolitik, bland annat aspekter som ålder, kön, nationalitet samt utbildnings- och yrkesbakgrund. Redovisas skulle mångfaldspolitikens mål, genomförande och resultat. Företag som saknar mångfaldspolitik skulle endast behöva förklara varför de inte har det. Genom att öka öppenheten skulle alternativet stimulera företagen att uppmärksamma frågan och ta större hänsyn till behovet av ökad mångfald i styrelserna, samtidigt som det erbjuder betydande flexibilitet. För att bevara samstämmigheten med gällande krav när det gäller årsberättelsen om företagsstyrningen och samtidigt undvika att öka bördan för små och medelstora företag, skulle endast stora börsnoterade företag behöva redovisa sin politik för mångfald i styrelserna. 5. Analys av de främsta effekterna av de valda alternativen 5.1. Ökad öppenhet De valda alternativen skulle generellt leda till att mängden tillgänglig information ökar jämfört med referensscenariot. När det gäller redovisning av icke-finansiell information skulle tillämpningen av internationella ramar leda till en begränsad förbättring av den redovisade informationens kvalitet och jämförbarhet. Om företagen även skulle välja att frivilligt redovisa icke-finansiell information, skulle den redovisade informationens detaljer automatiskt öka. När det gäller mångfald, skulle redovisningen tillgängliggöra information om en lång rad mångfaldsindikatorer, ofta för första gången. 5.2. Bättre resultat På grund av förslagets art är fördelarna i de flesta fall svåra att kvantifiera. Trots det skulle förslaget genom att öka öppenheten till en begränsad kostnad ha en övergripande positiv inverkan på företagens resultat, eftersom det skulle bli lättare att mäta och hantera icke-finansiella risker och möjligheter. Ett bättre icke-finansiellt resultat är förenat med lägre kapitalkostnad, bättre resursutnyttjande (inklusive mänskligt kapital), köptrohet och bättre förvaltning. Dessutom skulle öppenheten leda till ökad mångfald i styrelserummen, vilket väntas förbättra styrelsens tillsyn över ledningen och generellt förbättra beslutsprocessen. 5.3. Ökad ansvarighet Väsentlig icke-finansiell information skulle offentliggöras med jämna mellanrum och skulle kunna användas av organisationer i det civila samhället och lokala samfund för att analysera konsekvenser och risker förenade med ett företags verksamhet. Öppnare redovisningsmetoder skulle även stimulera företagen att öka och förbättra sitt sociala ansvar, eller ge dem incitament att för första gången inrätta en politik för socialt ansvar, och därmed positivt påverka samhällets bild av företagen. En potentiell ökning av konsumenternas förtroende kan även få positiva effekter på efterfrågesidan. 5.4. Effektiviserade kapitalmarknader På kort sikt skulle det valda alternativet tillgodose marknadens ökande efterfrågan på mer jämförbar och korrekt information, vilket skulle ge investerarna möjlighet att utveckla mer heltäckande värderingsmodeller. På lång sikt skulle detta kunna få investerarna att ta större hänsyn till hållbarhetsfrågor och totala resultat. När det gäller mångfalden, skulle det föreslagna alternativet ge investerarna möjlighet att fatta mer välgrundade beslut som rör företagets styrning. 5.5. Ökad administrativ börda Det nya redovisningskravet skulle innebära en högre kostnad än att fortsätta som tidigare. Det kan handla om extra kostnader för att sammanställa och publicera redovisningar, samt för utbildning av personal eller insamling av uppgifter. Förslaget beräknas kosta 600–4 300 euro per år och företag, vilket skulle innebära en total kostnad på 10,5–75,25 miljoner euro. Företag som väljer att lämna en detaljerad redovisning på frivillig basis kanske ådrar sig högre kostnader men skulle undantas från redovisningskravet[10]. Redovisningen av mångfaldspolitiken beräknas kosta 600–1 000 euro, vilket skulle innebära en total kostnad på 3,6–6 miljoner euro. Eftersom det valda alternativet inte skulle gälla börsnoterade små och medelstora företag, bör det få begränsade konsekvenser. Förslaget innebär inte några nya kontrollkrav. De ökade revisionskostnaderna till följd av förslaget väntas bli försumbara. 5.6. Övriga effekter 5.6.1. Sociala effekter Åtgärden skulle kunna stimulera styrelserna att mer uppmärksamma sociala frågor i sina företagsstrategier. Ökad öppenhet skulle även kunna leda till bättre personalrelationer och bidra till att minska riskerna och kostnaderna för arbetskonflikter. Ökad öppenhet om mångfalden på företagets högsta beslutsnivå skulle kunna främja en ökad mångfald på alla nivåer i organisationen. En ökad mångfald i styrelsen skulle bättre kunna återspegla de berörda parternas mångfald. 5.6.2. Miljöpåverkan Kravet på att redovisa väsentliga frågor om miljöpolitik och riskhanteringsaspekter väntas leda till bättre resursutnyttjande och ökad intern medvetenhet om hållbarhetsfrågor. 5.6.3. Inverkan på grundläggande rättigheter De valda alternativen väntas få en positiv inverkan på de grundläggande rättigheterna, eftersom de skulle uppmuntra EU:s företag att regelbundet granska sin politik och interna förfaranden i olika avseenden, framförallt på grund av ökad offentlig granskning. 5.6.4. Andra ekonomiska effekter Åtgärden kommer inte att ha någon väsentlig inverkan på myndigheternas budgetar, inte heller påverka EU:s budget. 5.6.5. Tredjeländer och internationella aspekter Förslaget skulle ge EU en ledande ställning på global nivå. Det skulle vara förenligt med andra initiativ från tredjeländer och skulle kunna främja en vidareutveckling av dessa. Man har inte kunnat belägga eller sett några tecken på väsentliga effekter på handeln med tredjeländer. 6. Övervakning och utvärdering Under hela genomförandeperioden kommer kommissionen att övervaka genomförandet av de ändrade direktiven i samarbete med medlemsstaterna. I enlighet med subsidiaritetsprincipen bör informationen främst samlas in av medlemsstaterna via relevanta organ eller tillsynsmyndigheter på värdepappersmarknaderna. Det valda alternativets effekter ska utvärderas för att se i vilken utsträckning de väntade effekterna infrias. [1] Direktiven 78/660/EEG och 83/349/EEG. [2] Tolv åtgärder för att stimulera tillväxten och stärka förtroendet för inre marknaden, KOM(2011) 206. [3] En förnyad EU-strategi 2011–2014 för företagens sociala ansvar, KOM(2011) 681. [4] Bland annat Storbritannien, Sverige, Spanien, Danmark och Frankrike. [5] Till exempel FN:s Global Compact-initiativ, OECD:s riktlinjer för multinationella företag, Internationella arbetsorganisationens (ILO) trepartsdeklaration om principer för multinationella företag, ISO 26000, FN:s vägledande principer om företag och mänskliga rättigheter och det globala redovisningsinitiativet. [6] Se artiklarna 8, 10 och 11 i EUF-fördraget. [7] Sociala frågor och frågor som rör mänskliga rättigheter och bekämpning av korruption skulle läggas till den nuvarande informationen (miljö och anställda). Inom dessa områden skulle redovisningen omfatta i) politik, ii) resultat, och iii) riskhantering, och skulle stödja sig på befintliga internationella ramar. Företag som inte har någon specifik politik skulle åtminstone vara tvungna att förklara varför de inte har det. [8] Att den i) innehåller den information som krävs, ii) innehåller en hänvisning till internationella ramar, och iii) bifogas förvaltningsberättelsen. [9] Företagen måste fastställa politikens innehåll, ställa upp mål och utvärdera resultaten. [10] Dessa kostnader beräknas uppgå till 33 000–604 000 euro, främst beroende på företagets och verksamhetens storlek och komplexitet.