ISSN 1831-0990
EUROPEISKA
REVISIONSRÄTTEN
2012
SV
Särskild rapport nr 5
DET gEmENSA mmA INfORmATIONSS ySTEmET 
föR yTTRE  föRbINDE lSER (CRIS)

DET gEmENSA mmA 
INfORmATIONSS ySTEmET föR 
yTTRE  föRbINDE lSER (CRIS)Särskild rapport nr 5  2012
(i enlighet med artikel 287.4 andra stycket i EU f‑fördraget)
EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)EUROPEISKA REVISIONSRÄT TEN
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxemburg
LUXEMBURG
Tfn +352  4398-1
Fax +352  4398-46410
E-post: eca-info@eca.europa.eu
Internet: http://eca.europa.eu
Särskild rapport  nr 5  2012
En stor mängd övrig information om Europeiska unionen är tillgänglig på internet.
via Europa‑servern (http://europa.eu).
Kataloguppgifter finns i slutet av publikationen.
luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå, 2012
ISbN 978‑92‑9237‑619‑2doi:10.2865/99593
© Europeiska unionen, 2012
Kopiering tillåten med angivande av källan.
Printed in Luxembourg
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)3
INNEHÅ llSföRTECKNIN g
Punkt
	 Förkortningar 	och 	ord Förklaringar
i–ix	 Samman Fattning
1–16	 inledning
1–6	 gran Skning Sområde
7–13	 BeSkrivning 	av	criS
14–16	 regelverk
17–23 	 reviSionen S	inriktning 	och 	omFattning 	Samt 	revi SionSmetod
24–74	 iakttagel Ser
24–44	 	trotS	viSSa	BriSter	håller 	criS	nu	på	att	utveckla S	Så	att	det	tillgodo Ser	
kommi SSionen S	Behov
24–29	 Sy Stemutveckling SProjekten 	mot Svarar 	numera 	väl	definierade 	behov
30–35	 behov 	av	en	aktuell 	definition 	av	criS	roll
36–41	 briSter	i datakodningen
42–44	 fortSatta 	Problem 	med 	användarvänligheten
45–57	 	Förvaltningen 	av	criS	är	ännu 	inte 	tillräckligt 	ändamål Senlig 	när 	det	gäller 	att	
garantera 	dataintegritet
49–52	 dataPoSter	Sakna S
53–56	 ogiltiga 	data PoSter
57	 förSenad 	regi Strering
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)4
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)58–74	 BriStande 	Säkerhet 	i SyStemet 	och 	uppgi Fterna
58–62	 otydlig 	definition 	av	anSvaret 	när	det	gäller 	criS	data Säkerhet
63–67	 briSter	förSvagar 	SyStemet S	förmåga 	att	bevara 	data Sekrete SSen	och 	dataintegriteten
68–72	 ofull Ständig 	SyStemdokumentation
73–74	 otillräcklig 	övervakning 	av	behandlingen 	av	PerSonu PPgifter
75–81 	 Slut SatSer	och 	rekommendationer
kommi SSionen S	Svar
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)5
aBac: Kommissionens system för periodiserad redovisning som ersatte Sincom2, det tidigare kontantbaserade 
redovisningssystemet.
aBac	d atawarehouse : Kommissionens informationssystem som tillhandahåller konsoliderade finansiella uppgifter och 
bokföringsinformation.
ansvarig 	för	registrering 	av	personuppgifter : Den gemenskapsinstitution eller det gemenskapsorgan, det gene -
raldirektorat, den enhet eller någon annan organisationsenhet som ensam eller tillsammans med andra fastställer vad 
personuppgifterna ska användas till och hur de ska behandlas.
Behandling 	av	personuppgifter : Varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas beträffande personuppgifter, vare sig 
det sker på automatisk väg eller inte, till exempel insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, 
återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av upp -
gifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring.
criS: Gemensamt informationssystem för yttre förbindelser.
euF: Europeiska utvecklingsfonden.
europe aid: Europeiska kommissionens generaldirektorat för utveckling och samarbete (tidigare Byrån för samarbete  – 
EuropeAid och generaldirektoratet för utveckling).
gd: Generaldirektorat.
informationssystem : En uppsättning tillbehör, metoder och förfaranden och vid behov även personer, dvs. personal 
som har en informationsbehandlingsfunktion.
integritet 	(data-) : Garanti för att informationssystemet och den behandlade informationen endast kan ändras genom en 
avsiktlig och tillåten åtgärd och att systemet producerar det förväntade resultatet korrekt och fullständigt.
it: Informationsteknik.
it-styrning : Ledarskap och organisatoriska strukturer och processer som garanterar att organisationens informationstek -
nik understödjer och utvecklar organisationens strategier och mål.koder 	(data-) : Datavärden som används i  en databas för att kategorisera andra data.
oecd : Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling.
ola S: Datoriserat redovisningssystem. Informationssystem som användes av kommissionen fram till 2008 för EUF -insatser.
personuppgifter : Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person; en identifierbar person är 
en person som kan identifieras direkt eller indirekt, framför allt genom hänvisning till ett identifieringsnummer eller till en 
eller flera faktorer som är specifika för dennes fysiska, fysiologiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.
rom : Resultatorienterad övervakning.föRKORTNIN gAR OCH ORD föRKlARIN gAR
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)6
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)sekretess 	(data-) : Den konfidentiella karaktären på information eller hela eller delar av ett informationssys -
tem (t.ex. algoritmer, program och dokumentation) dit endast behöriga personer och organ har tillträde med 
särskilda godkända förfaranden.
säkerhet 	(data-) : Datasäkerhet avser informationssystemets förmåga att bevara uppgifternas sekretess, inte -
gritet och tillgänglighet.
tillgänglighet 	(data-) : Kapaciteten hos ett informationssystem att utföra en uppgift enligt fastställda villkor 
när det gäller tidsscheman, tidsfrister och resultat.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)7
SAmmANfATTNIN g
i.
CRIS är ett informationssystem som kommissionen har 
infört som ska ge stöd till förvaltningen av externa 
åtgärder. Systemets funktioner har kontinuerligt ut-
ökats sedan det togs i  bruk 2002. Det är nu det huvud -
sakliga referensinformationssystemet för förvaltning, 
rapportering och dokumentation av externa åtgärder, 
som finansieras både genom EU:s allmänna budget 
och Europeiska utvecklingsfonden (EUF). 
ii.
Tack vare CRIS kan all kommissionspersonal som är 
delaktig i  förvaltningen av externa åtgärder, både vid 
huvudkontoret och vid EU:s delegationer, arbeta i  en 
gemensam databas. CRIS tillhandahåller uppgifter om 
de olika förvaltningsetapperna, från programplane -
ring till utarbetande och övervakning, och omfattar 
såväl de operativa som ekonomiska aspekterna av de 
aktuella åtgärderna. Det förser även kommissionens 
redovisningssystem ABAC med finansiella uppgifter.iii.
Den övergripande revisionsfrågan var huruvida CRIS 
på ett ändamålsenligt sätt tillgodoser kommissionens 
informationsbehov. Revisionsrätten bedömde särskilt 
om CRIS hade utformats på ett sådant sätt att det på 
ett ändamålsenligt sätt tillgodoser kommissionens 
behov och om den information som det tillhandahål -
ler var tillförlitlig. I  revisionen ingick en granskning av 
kommissionens dokumentation när det gällde syste -
met och även substansgranskningar av CRIS -uppgifter.
iv.
Revisionsrätten drar slutsatsen att CRIS överlag är 
ändamålsenligt när det gäller att tillgodose kommis -
sionens informationsbehov på området för externa 
åtgärder. Efter tio års utveckling innehåller det dock 
fortfarande bestående brister. Bristerna gäller framför 
allt definitionen av CRIS roll i  förhållande till kommis -
sionens redovisningssystem, datakodningen, ända -
målsenligheten när det gäller att garantera datainte -
gritet och mer generellt systemets och uppgifternas 
säkerhet. En del av iakttagelserna bekräftar andra iakt -
tagelser i  tidigare rapporter från revisionsrätten.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)8
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)v.
CRIS utveckling motsvarar nu väl definierade och doku -
menterade informationsbehov. Trots förbättringar på 
senare tid i  styrningen saknas dock fortfarande en 
aktuell definition av CRIS roll. Framför allt var det oklart 
varför funktioner som redan finns i  kommissionens 
redovisningssystem även återfinns i  CRIS.
vi.
CRIS har dåligt definierade datakoder på grund av att 
utvecklingen mellan 2005  och 2008 inte var tillräckligt 
formaliserad. Därför har konsolideringen av uppgifter 
i CRIS blivit särskilt komplicerad och mer benägen att 
ge upphov till fel. Framför allt kan man inte förlita 
sig på CRIS när det gäller aggregerade uppgifter om 
externt bistånd per mottagarland, finansiellt instru -
ment eller politikområde.
vii.
När det gäller CRIS dataintegritet upptäckte revi -
sionsrätten att dataposter antingen saknades, var 
ogiltiga eller inaktuella. Denna omständighet gjorde 
systemet mindre effektivt och ändamålsenligt som 
förvaltningsverktyg.viii.
Kommissionen hade ännu inte säkrat systemet och 
uppgifterna i  det tillräckligt. Det fanns visserligen för -
faranden för hur användares åtkomsträttigheter skulle 
hanteras, men ansvaret för CRIS datasäkerhet hade inte 
fastställts klart och tydligt. Dessutom gjorde en del 
systembrister att systemet blev mindre effektivt och 
ändamålsenligt när det gällde att bevara uppgifternas 
sekretess och integritet. Revisionsrätten konstaterade 
också att behandlingen av personuppgifter inte över -
vakades tillräckligt.iX.
Utifrån sina iakttagelser lämnar revisionsrätten följande 
rekommendationer som är avsedda att göra CRIS mer 
ändamålsenligt när det gäller att tillgodose kommis -
sionens informationsbehov:
a) CRIS avsedda roll som informationssystem bör 
fastställas, särskilt i  förhållande till kommissionens 
redovisningssystem ABAC. Kommissionen bör sär -
skilt försöka minska antalet funktioner i  CRIS som 
redan finns i  ABAC.
b) CRIS datakodlistor bör rationaliseras så att de är unika och så att datavärdena är ömsesidigt uteslu -
tande. Vidare bör de aktuella kvalitetskontrollerna av data (kontroller och processer) ses över och stärkas med hjälp av ändamålsenliga skyddsåtgär -
der som garanterar att uppgifterna är tillförlitliga. Syftet med dessa åtgärder bör framför allt vara att se till att CRIS är effektivt och ändamålsenligt när 
det gäller att tillhandahålla aggregerade uppgif -
ter per mottagarland, politikområde och finansiellt 
instrument.
c) Med tanke på den stora och blandade populatio -
nen av CRIS -användare bör man särskilt tänka på 
att öka systemets användarvänlighet när CRIS ut -
vecklas i  framtiden.
d) Ansvaret för hur CRIS datasäkerhet ska hanteras bör fastställas. En samlad IT -riskbedömning bör 
göras. Man bör särskilt se till att skydda person -
uppgifter och finansiella uppgifter.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)9
INlEDNINg
gran Skning Sområde
1.	 Externa åtgärder består av kommissionens insatser i  länder utanför Eu -
ropeiska unionen, bland annat utvidgningen av Europeiska unionen, 
utvecklingen i  stater i  Afrika, Västindien och Stilla havsområdet och ut -
rikeshandelspolitik. Externa åtgärder förvaltas både av kommissionens 
huvudkontor i  Bryssel och av EU -delegationer i  många länder i  världen. 
År 2010 ingick kommissionen åtaganden för externa åtgärder till ett 
belopp av 11  107 miljoner  euro1. 
2.	 Under de senaste tio åren har kommissionen strävat efter att harmonisera och förenkla förfarandena för förvaltning av externa åtgärder. Kommis -
sionen har framför allt vidtagit åtgärder för att föra samman de avdel -
ningar som ansvarar för att genomföra dem. Samtidigt har den strävat efter att införa ett harmoniserat informationssystem, det gemensamma informationssystemet för ytter förbindelser (CRIS), genom att integrera tidigare oförenliga informationssystem. Tanken var att systemet skulle tillhandahålla omedelbar finansiell information om projekt och program 
för externa åtgärder.
3.	 Ett informationssystem består av en uppsättning tillbehör, metoder och 
förfaranden och vid behov även personer, det vill säga personal som har en informationsbehandlingsfunktion
2. I en organisation har man vanligen 
informationssystem som ger information till personalen och ledningen så att de kan utföra det arbete de ansvarar för i  fråga om planering, 
övervakning, kontroll och rapportering.
4.	 När CRIS togs i  bruk 2002 handlade dess funktioner om projektens finan -
siella genomförande. Sedan dess har det utökats kontinuerligt och ger nu även stöd till en ökande mängd finansiella och operativa aspekter av 
förvaltningen av externa åtgärder. Numera omfattar CRIS de olika etap -
perna i  de aktuella åtgärderna, från programplanering till utarbetande 
och övervakning av dem. 1 8 445 miljoner euro från 
EU:s allmänna budget och 
2 662 miljoner euro från EUF. Källa: Kommissionens arbetsdokument Årsrapport 2011 om genomförandet av Europeiska unionens utvecklings- och biståndspolitik under 2010, SEK(2011) 880 slutlig, som åtföljde dokumentet Årsrapport 2011 om genomförandet av Europeiska unionens utvecklings- och biståndspolitik under 2010, KOM(2011) 414 slutlig. 
2 Kommissionens 
beslut K(2006) 3602 av den 16 augusti 2006 om säkerheten i de IT -system 
som används av Europeiska kommissionen.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)10
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)3 Den 1 januari 2011 gick 
avdelningarna vid det före 
detta generaldirektoratet Byrån för samarbete – EuropeAid och det före detta generaldirektoratet för utveckling samman och bildade ett nytt generaldirektorat för utveckling och samarbete (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid); det officiella namnet som det tidigare generaldirektoratet Byrån för samarbete var mer känt under – EuropeAid – används nu av det nya generaldirektoratet.
4 Den 1 januari 2011 
upphörde generaldirektoratet för yttre förbindelser sin verksamhet och merparten av dess verksamhet togs över av Europeiska utrikestjänsten. Den finansiella verksamheten togs över av tjänsten för utrikespolitiska instrument (FPI).5.	 CRIS används främst av kommissionens generaldirektorat (GD) för ut -
veckling och samarbete (EuropeAid3), GD Utvidgning och tjänsten för 
utrikespolitiska instrument4. Dessa avdelningar använder CRIS främst som 
frontgränssnitt för att föra in finansiella uppgifter om externa åtgärder 
i kommissionens redovisningssystem (ABAC). Finansiella transaktioner 
påbörjas i  CRIS, där uppgifterna förs in och verifieras innan de auto -
matiskt överförs till ABAC så att de inte ska behöva kodas två gånger. Dessutom förs operativa uppgifter om program och projekt för externa åtgärder, till exempel resultatet av revisions- och övervakningsverksam -
heter, in i  CRIS där de sedan behandlas och lagras. Sådana uppgifter kan 
vara till hjälp i  förvaltningen och vid beslutsfattandet och även vid den 
övergripande övervakningen av genomförandet av externa åtgärder. 
6.	 Mot bakgrund av CRIS roll när det gäller registrering av och rapportering om resultatet av interna kontroller är CRIS nu en central del av kommis -
sionens system för intern kontroll när det gäller förvaltningen av externa 
åtgärder.
BeSkrivning 	av	criS
7.	 CRIS är ett datoriserat informationssystem: det grundas till stor del på 
databehandlings- och telekommunikationsutrustning (hårdvara) och elektroniska förfaranden (mjukvara). Mjukvaran består i  huvudsak av en 
databas, ett webbaserat gränssnitt för registrering och konsultation av uppgifter och ett gränssnitt eller en länk till kommissionens redovis -
ningssystem ABAC. Genom att CRIS grundas på en enda central databas kan alla användare vid kommissionen och EU -delegationerna arbeta med 
samma uppgifter. 
8.	 Användargränssnittet är uppdelat i  olika moduler, av vilka de flesta mot -
svarar olika stadier i  projektcyklerna och de årliga förvaltningscyklerna, 
såsom visas i  illustration 1 . Andra moduler används för administration 
av systemet.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)11
illuStration 	1
hur	projektcykler 	och 	årliga 	Förvaltning Scykler 	täck S	av	criS‑moduler
Steg i projekt-/förvaltningscykeln Huvudsakliga CRIS-moduler som berörs
Fastställa politik
och landstrategi
Utarbeta åtgärder
Genomföra och rapporteraProgramplanering
Finansiella prognoser
Beslut
Anbudsinfordran/
inbjudan att lämna förslag
Databas för potentiella sökande,
registrering online (PADOR)
Register över juridiska personer/
bankkonton
Ramkontrakt
Projekt
Kontrakt
Finansiella garantier
Fakturor/betalningar
Inkomstprognoser
Återkrav
Revision
Resultorienterad övervakning
(ROM)
Utvärderingar
Källa: Europeiska revisionsrätten.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)12
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)9.	 En typisk CRIS -modul gör att användarna, bland andra funktioner, kan:
 οskapa, ändra och validera poster,
 οsöka efter poster,
 οkonsultera poster och tillhörande uppgifter, av vilka några beräknas 
automatiskt av systemet,
 οbifoga dokument till poster,
 οlänka samman poster i  olika moduler. 
10.  Med kontraktsmodulen till exempel skulle en användare kunna söka efter alla kontraktsposter som tilldelats en bestämd stödmottagare. Varje kon -
traktspost som identifieras på så sätt innehåller i  regel bland annat kon -
traktsnumret, en kort beskrivning av kontraktet, kontraktets status och typ, namn på den avdelning och de personer som är ansvariga, aktuellt geografiskt område, namnteckning och slutdatum för kontraktet samt aktuellt belopp och aktuella budgetposter för kontraktet. En skannad kopia av själva kontraktet och tillhörande bilagor finns också bifogade. 
Vidare är troligtvis kontraktsposten länkad till flera poster i  fakturamo -
dulen som motsvarar de fakturor som tagits emot från stödmottagaren. 
Från den posten kan användaren således navigera genom alla poster som gäller den aktuella åtgärden och också direkt konsultera en elektronisk version av motsvarande dokument.
11.  CRIS användargränssnitt kompletteras av två andra verktyg:
 οEtt rapporteringssystem, CRIS Datawarehouse  (datalager), som gör att 
användarna kan aggregera CRIS -uppgifter.
 οEtt dokumentsystem, CRIS Knowledge Base  (kunskapsbas), som gör 
att användarna kan få tillgång till all användardokumentation i  CRIS. 
12.  Antalet CRIS -användare har stigit med åren. År 2010 användes CRIS av 
5 000 enskilda användare av vilka mer än 3  000 fanns vid EU -delegatio -
nerna, såsom framgår av tabellen . Det genomsnittliga antalet använd -
arbesök under en typisk arbetsdag var ungefär 3  000.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)13
13.  Utvecklingen och underhållet av CRIS finansieras genom anslag från 
EU:s allmänna budget och EUF. Den totala budget som begärdes för utveckling, underhåll och stöd av CRIS har vuxit med åren och uppgick 
till 13  miljoner  euro 2011. Denna budget förvaltas av EuropeAid, som 
leder arbetet med utvecklingen och underhållet av CRIS i  samarbete 
med andra generaldirektorat som använder eller stöder systemet. 
Användarnas arbetsplats CRIS‑användare 2010 Antal besök 2010
EU‑delegationer 3 095 62 % 562 861 70,5 %
EuropeAid 1 319 26 % 178 993 22,5 %
Före detta GD  Yttre förbindelser 164 3 % 7 404 1 %
GD Utvidgning 277 6 % 44 373 5,5 %
GD Humanitärt bistånd och civilskydd 
(ECHO)45 1 % 1 222 0 %
Andra GD eller avdelningar 105 2 % 3 683 0,5 %
TOTALT 5 005 100 % 798 536 100 %taBell
antalet 	criS‑användare 	2010
Källa: Uppgifterna har beräknats av revisionsrätten utifrån uppgifter från CRIS.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)14
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)5 Rådets förordning 
(EG, Euratom) nr 1605/2002 
av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 248, 16.9.2002, s. 1).
6 Kommissionens förordning 
(EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 357, 31.12.2002, s. 1). Särskilt i artikel 48 fastställs det att syftet med reglerna och förfarandena för förvaltning och intern kontroll ska vara att bland annat framställa tillförlitlig information om finansiella frågor och förvaltning.
7 Europaparlamentets 
och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 12.1.2001, s. 1).
8 Se fotnot 2.regelverk
14.  I Europeiska unionens budgetförordning5 och genomförandebestäm -
melserna för den6 fastställs de grundläggande principerna för genom -
förandet av budgeten. Framför allt fastställs det att utanordnarna ska 
inrätta en lämplig organisatorisk struktur och lämpliga kontrollförfaran -
den och rapportera till institutionerna om hur de fullgör sina uppgifter. 
Budgetförordningen innehåller även särskilda bestämmelser om system för finansiell information. 
15.  I förordning (EG) nr  45/20017 finns regler om skydd för enskilda då Eu -
ropeiska unionens institutioner och organ behandlar personuppgifter.
16.  I kommissionens beslut K(2006) 36028 fastställs säkerhetsåtgärder för 
skydd av kommissionens informationssystem och av den information som behandlas däri mot hot mot deras tillgänglighet, integritet och 
sekretess.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)15
REVISIONENS INRIKTNINg OCH Omf ATTNINg 
SAmT REVISIONSmETOD
17.  Den övergripande revisionsfrågan var om CRIS på ett ändamålsenligt sätt 
tillgodoser kommissionens informationsbehov på området för externa åtgärder. 
18.  Denna övergripande fråga behandlas i  tre delar:
a) Är CRIS utformat på ett sådant sätt att det på ett ändamålsenligt sätt tillgodoser kommissionens informationsbehov? (se punkterna 24–44)
b) Är de uppgifter som CRIS tillhandahåller tillförlitliga? (se punkterna 45–57)
c) Har kommissionen säkrat CRIS och uppgifterna i  det i  tillräcklig 
omfattning? (se punkterna 58–74)
19.  Det granskningsarbete som specifikt gällde delfrågorna a) och c) grundades främst på en analys av relevant dokumentation samt förklaringar från kom -
missionspersonal vid intervjuer. Detta arbete gällde i  huvudsak utvecklingen 
av CRIS sedan 2005. Händelser som ägde rum mellan 2000  och 2005 beak -
tades emellertid också i  den mån relevant dokumentation fanns tillgänglig. 
Denna del av revisionen koncentrerades till EuropeAid, som är huvudaktören i utvecklingen av CRIS. Revisionsrätten genomförde också en eletronisk 
enkät bland CRIS -användare vid EU -delegationer i  maj 2011. 
20.  Den andra delen av revisionen – delfråga b) – bestod i  en kontroll av om 
de uppgifter som tillhandahölls av CRIS var tillförlitliga. Detta gjordes med hjälp av substansgranskningar av dataserier i  CRIS. Revisionsrätten 
granskade uppgifter som importerades direkt från CRIS -databasen i  slu-
tet av mars 2011. Syftet med dessa granskningar var att kontrollera om dataposterna i  CRIS var fullständiga, giltiga, enhetliga och aktuella. 
21.  Revisionen omfattade informationen om alla anslag som förvaltas med hjälp av CRIS, både från EU:s allmänna budget och från EUF. 
22.  Av effektivitetsskäl inriktades revisionsarbetet på åtta av CRIS 21 moduler, vilka representerade såväl finansiella som operativa moduler
9. Detta gjorde 
att revisionsrätten kunde genomföra mer detaljerade granskningar av de 
utvalda modulerna och samtidigt få en samlad bild av hela systemet. 
23.  Syftet med revisionen var inte att bedöma de mer tekniska aspekterna av 
CRIS såsom vore fallet vid en IT -revision. Syftet var inte heller att bedöma 
om underhållet och utvecklingen av CRIS var kostnadseffektivt.9 De moduler som valdes ut 
till revisionen var modulerna 
beslut, kontrakt, register över juridiska personer, fakturor, finansiella prognoser, revision, utvärderingar och ROM.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)16
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)trot S	viSSa	BriSter	håller 	criS	nu	på	
att	utveckla S	Så	att	det 	tillgodo Ser	
kommi SSionen S	Behov
SyStemutveckling Sprojekten 	mot Svarar 	numera 	väl	
deFinierade 	Behov
24.  IT-styrning handlar om ledarskap och organisatoriska strukturer och pro -
cesser som garanterar att en organisations informationsteknik stöder och 
breddar organisationens strategier och mål10. 
25.  Enligt kommissionens normer för intern kontroll måste lämpliga struk -
turer för IT -styrning finnas på plats11. Framför allt gäller följande:
 οVarje generaldirektorat måste inrätta en lämplig organisation för för -
valtningen av sina informationssystem.
 οEn årlig IT -plan ( schéma directeur ), som omfattar all utveckling av 
informationssystemen, måste utarbetas.
 οVarje informationssystem som ett generaldirektorat har måste ha en tydligt identifierad ägare som företräder användarnas intressen och som övervakas av en styrkommitté.
 οAlla nya informationssystemprojekt måste godkännas på grundval av en visionsbeskrivning, som beskriver projektet.
 οAlla nya informationssystem bör utvecklas med hjälp av kommissio -
nens standardmetoder för projektförvaltning och projektutveckling.
26.  Syftet med dessa åtgärder är framför allt att se till att projekt för utveck -
ling av informationssystemen motsvarar organisationens behov och är utformade så att de på ett ändamålsenligt sätt kan tillgodose dessa 
behov
12.10 Definition från IT 
Governance Institute®, 
citerad i SEK(2004) 1267 av den 20 oktober 2004, Communication to the Commission on the improvement of information technology governance in the Commission (meddelande till kommissionen om förbättring av IT-styrningen inom 
kommissionen).
11 Norm för intern kontroll 
nr 7. Se även SEK(2004) 1267. 
12 I SEK(2004) 1267 anges att 
för alla projekt för utveck -
ling av informationssystem bör det göras en fallstudie/genomförbarhetsundersök -
ning som förklarar varför ett system har byggts, vad tanken är att det ska göra, hur man planerar att åstadkomma detta, var det påverkar organisationen och hur mycket det kommer att kosta.IAKTTA gElSER
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)17
27.  Revisionsrätten konstaterade att mellan 2005  och 2008 varken identi -
fierades eller prioriterades informationsbehoven systematiskt och inte 
heller dokumenterades de ordentligt. Detta bidrog till att systemutveck -
lingen inte motsvarade kommissionens behov på ett tillfredsställande 
sätt eller till och med i  extrema fall till att funktioner som inte gick att 
använda utvecklades (se ruta 1 ). På samma sätt var förvaltningen av de 
flesta IT -projekt relativt informell, med undantag av ett större projekt 
som gällde övertagandet av OLAS, det informationssystem som tidigare 
användes till stöd för EUF -insatser. 
28.  Sedan 2008 har kommissionen arbetat med att införa en mer heltäckande struktur för IT -styrning för CRIS. Numera identifieras och analyseras sär -
skilt informationsbehoven systematiskt. Alla nya projekt för utveckling av informationssystem vid EuropeAid måste numera godkännas på grundval av en visionsbeskrivning där projektets mål, risker och medel anges. Utifrån detta tar EuropeAid fram en årlig IT -plan ( schéma directeur ), där 
alla planerade projekt för utveckling av informationssystem listas. En ägare utses för varje projekt som företräder användarnas intressen; större 
projekt övervakas av en styrkommitté.
29.  Vidare används numera en projektförvaltningsmetod vid EuropeAid och 
nya projekt för utveckling av informationssystem dokumenteras.
ruta 	1
utvärdering Smodulen 	har 	aldrig 	använt S
I ett arbetsdokument från kommissionen från 2004 angavs det att avsikten med utvärderingsmodulen 
i CRIS var att ge en fullständig översikt över de halvtids- och slututvärderingar som sköttes av delegatio -
ner och operativa enheter. Denna modul har dock aldrig använts och den innehöll ingen information. 
Kommissionen hade ingen dokumentation tillgänglig som kunde förklara detta.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)18
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)13 Se fotnot 12.
14 Sedan CRIS startade har 
det successivt tagit över 
funktioner och uppgifter från följande informationssystem: Griot (systemet vid det före detta generaldirektoratet IA år 2002), Désirée (systemet vid det före detta generaldirektoratet IB 2002–2003), MIS (informationssystemet vid det före detta generaldirektoratet VIII 2003–2004) och OLAS (informationssystemet vid det före detta generaldirektoratet för utveckling 2008).Behov 	av	en	aktuell 	deFinition 	av	criS	roll
30.  Enligt god praxis ska man för alla projekt för utveckling av informations -
system ta fram dokument som förklarar varför ett system har byggts, vad 
tanken är att det ska göra och hur man planerar att åstadkomma detta13. 
Revisionsrätten kontrollerade om det fanns några sådana dokument om utvecklingen av CRIS som helhet. 
31.  Revisionsrätten hittade dokument som visade att när kommissionen beslutade att utveckla CRIS år 2000 var målet att kunna tillhandahålla omedelbar finansiell information om projekt och program på området för 
externa åtgärder och framför allt att ge en korrekt bild av fördelningen 
av åtaganden och betalningar mellan länder och sektorer i  de olika geo -
grafiska regionerna. Avsikten med CRIS var att det skulle komplettera kommissionens redovisningssystem och erbjuda funktioner och tillhan -
dahålla uppgifter som mer specifikt gäller området för externa åtgärder. 
32.  Från 2002  till 2004 användes därför de första CRIS -modulerna mest till 
vissa aspekter av den ekonomiska förvaltningen av externa åtgärder, till exempel beslut, kontrakt och fakturor. Systemets funktioner har dock 
utökats fortlöpande sedan dess och omfattar nu i  större utsträckning 
operativa aspekter av externa åtgärder. Nya moduler har successivt lagts 
till och de befintliga har anpassats (se illustration 2 ). Andra informa -
tionssystem har också tagits över, vilket har lett till att CRIS nu täcker en större del av området för externa åtgärder
14. År 2005 innebar stora 
förändringar då funktionerna för periodiserad redovisning infördes i  CRIS. 
En annan stor förändring var övertagandet av Olas 2008 (se punkt 27).
33.  Sedan 2002 har även kommissionens redovisningssystem genomgått stora förändringar. Det har många nya funktioner, bland annat registre -
ring av kontrakt, särskilt efter det att periodiserad redovisning infördes 
2005 och det tidigare redovisningssystemet Sincom 2 ersattes av ABAC.
34.  Trots dessa stora förändringar i  såväl CRIS som ABAC hittade revisionsrät -
ten inget dokument som innehöll ett aktuellt uttalande om CRIS plane -
rade roll i  kommissionens övergripande informationssystem, dess mål 
eller den exakta omfattningen av de insatser det stöder.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)19
illiStration 	2
hur	criS	har 	utvecklat S	genom 	åren 	
NYA CRIS-MODULERUTVECKLING AV GRÄNSSNITTET
MELLAN CRIS OCH ABAC
FINANSIELL PROGNOSRAMKONTRAKT
ROMFAKTUROR
(Större ändringar)ÅTERKRAVINKOMSTPROGNOSERFINANSIELLA GARANTIERREVISIONFINANSIELLA PROGNOSER
(1:a versionen)KONTRAKT
FAKTUROR
DAC -BLANKETTER
ANBUDS-/
FÖRSLAGSINFORDRAN
PROGRAMPLANERINGBESLUTÅTAGANDEN
BETALNINGAR
KONTRAKT
FAKTUROR
ÅTERKRAV
GARANTIER
1999–2002
2002
2003
2004ÅR
2006
2009
20082007
2005
2010CRIS
Källa: Europeiska revisionsrätten.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)20
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)35.  Framför allt fastställdes inte på ett tillfredsställande sätt CRIS roll i  för-
hållande till ABAC, varav många funktioner kopierades i  CRIS. Mervärdet 
i att fortsätta koda finansiella transaktioner i  CRIS i  stället för att göra 
det direkt i  ABAC var oklart (se ruta 2 ). På grund av detta inbördes be -
roende mellan CRIS och ABAC arbetar cirka en tredjedel av EuropeAids 
IT-anställda med att uppdatera CRIS så att det följer ABAC:s utveckling 
och är bortkopplade från arbetet med att ge stöd till insatser på området 
för externa åtgärder. 
BriSter	i datakodningen
36.  Användningen av datakoder i  ett informationssystem gör att det är lätt 
att hitta dataposter med hjälp av automatiska sökverktyg och också att konsolidera dem till rapporteringen. Om ett system som gör att man lätt 
kan hitta och konsolidera dataposter ska vara effektivt och ändamålsen -
ligt måste datakoderna vara av god kvalitet och enhetliga. 
37.  De mål som fastställdes 2000 för CRIS var att systemet skulle kunna 
tillhandahålla omedelbar och konsoliderad finansiell information om projekt och program för externa åtgärder (se punkt 31). Revisionsrätten 
kontrollerade huruvida datakoderna i  CRIS hade definierats på ett sådant 
sätt att de på ett ändamålsenligt sätt bidrog till detta mål.
ruta 	2
ineFFektiv 	dataöver Föring 	mellan 	criS	och 	aBac
Gränssnittet mellan CRIS och ABAC underlättar inte datautbytet. ABAC gör visserligen automatiska 
kontroller av att uppgifterna om finansiella transaktioner är fullständiga och enhetliga innan de re -
gistreras. Eftersom de kontroller som görs av ABAC inte alltid är desamma som de som görs av CRIS blockeras ibland uppgifter om finansiella transaktioner när de förs över från CRIS till ABAC, dvs. i  ett 
sent skede av valideringsförfarandet. Uppgifterna måste sedan korrigeras och valideras igen i  CRIS och 
föras över en andra gång till ABAC.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)21
38.  Revisionsrätten konstaterade att eftersom den successiva systemutveck -
lingen inte var tillräckligt formaliserad (se punkt 27) kopierades flera av 
de mer än hundra kodlistorna så att de fanns i  dubbel uppsättning. Ko -
pierade datakodlistor kan avvika från varandra med tiden. De gör också 
att konsolideringen och avstämningen av uppgifter blir mer komplex, 
tidskrävande och mer benägen att ge upphov till fel. Ett projekt inleddes 
för några år sedan som skulle rationalisera hur datakoderna organise -
rades i  CRIS genom lagring i  en gemensam tabell. Projektet avslutades 
dock inte och systemet hamnade i  en problematisk situation där en del 
datakodlistor fortfarande lagrades i  separata eller kopierade tabeller.
39.  Revisionsrätten hittade också flera kodlistor som innehöll värden som inte var ömsesidigt uteslutande, vilket gjorde det svårt att konsolidera uppgifter på ett ändamålsenligt sätt. Till exempel fanns det i  fakturamo -
dulen, i  likhet med många andra CRIS -moduler, hänvisningar till en lista 
av koder som motsvarade geografiska områden. Inom denna lista avsåg vissa koder länder medan andra avsåg grupper av länder. Det innebar att vissa betalningsposter som hade gjorts i  ett land hänvisade till koden för 
detta land, medan andra hänvisade till koden för ett större geografiskt 
område runt landet. Därför är det svårt att använda CRIS när man ska 
fastställa en lista över eller det totala beloppet av betalningar som gjorts till stödmottagare i  ett visst land. Ett exempel på detta finns i  ruta 3 .
40.  På samma sätt är det inte lätt att använda CRIS till att beräkna det totala belopp som använts till ett bestämt politikområde eller som finansie -
rats via ett bestämt finansiellt instrument. I  den lista över områden som 
används för att koppla ihop poster från många CRIS -moduler till ett 
bestämt område blandas geografiska områden (Asien till exempel), fi -
nansiella instrument (Tacis
15 till exempel) och tematiska politikområden 
(livsmedelsförsörjning till exempel).15 Tekniskt stöd till 
Oberoende staters samvälde.
ruta 	3
tvetydiga 	koder 	För	geogra FiSka	områden 	i Betalning SpoSterna
En betalningspost i  CRIS kan avse Tanzania medan en annan kan avse ett geografiskt område som kallas 
”södra Sahara”. En lista över betalningar som gäller Tanzania skulle kunna innehålla den första men inte 
den andra posten trots att en del av den andra betalningen kan ha gjorts till Tanzania.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)22
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)16 I årsrapporten om EUF för 
budgetåret 2005 konstaterade 
revisionsrätten följande: “På grund av brister i det datoriserade systemet för förvaltningsinformation (CRIS), särskilt dess kodningssystem, kan kommissionens centrala avdelningar inte göra en effektiv övergripande övervakning av program för mikroprojekt. Till exempel är det fortfarande svårt att få fram en tillförlitlig förteckning över program för mikroprojekt som har genomförts eller håller på att genomföras. Detta är ett mer allmänt problem som inte är specifikt för programmen för mikroprojekt [...].” 
I årsrapporten för budgetåret 2006 konstaterade revisionsrätten även följande: ”Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS) tillhandahåller uppgifter om den löpande förvaltningen av projekt. Systemet ger inte tillgång till vissa önskvärda analyser av den finansiella informationen, vilket till stor del beror på begränsningar när det gäller definitionen av uppgifter.”  
I särskild rapport nr 4/2009 Kommissionens förvaltning av icke-statliga aktörers deltagande 
i EG:s utvecklingssamarbete 
konstaterade revisionsrätten följande: ”[Det] finns […] för närvarande ingen lättillgänglig uppgiftskälla vid EuropeAid när det gäller finansiering till icke -statliga 
aktörer […]. Uppgifterna i det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS) är ofullständiga och identifieringen av operatörer otillförlitlig.”
17 Se fotnot 12.
18 I årsrapporten för 
budgetåret 2008 konstaterade revisionsrätten att ”[…] de som använde systemet ofta ställs inför tekniska begränsningar som kan inverka på korrektheten i de behandlade transaktionerna (betalningar gjordes ofta efter den fastställda tidsfristen på grund av att systemet inte var tillgängligt)” .41.  Denna situation har lett till att konsolideringen av uppgifter – särskilt 
finansiella uppgifter – som finns i  CRIS i  rapporteringssyfte har blivit 
särskilt komplex och gjort att CRIS har blivit mindre effektivt och ända -
målsenligt som rapporterings- och förvaltningsverktyg16. 
Fort Satta 	pro Blem 	med 	användarvänligheten
42.  Enligt meddelandet till kommissionen om förbättringen av IT -styrningen 
vid kommissionen17 måste informationssystem vara användarstyrda och 
tillgodose användarnas behov. Användarna är därmed rätt personer att uttala sig om hur ändamålsenligt ett informationssystem är när det gäller 
att tillgodose deras behov. 
43.  I maj 2011 genomförde revisionsrätten en enkät bland CRIS -användare 
vid EU -delegationerna med syftet att bedöma i  vilken omfattning po -
pulationen av CRIS -användare påverkades av vissa problem. Svar inkom 
från 44 av de 92 delegationer som frågeformulär hade skickats till. De 
främsta slutsatser som kan dras från analysen av svaren var följande: 
 οCRIS -användare har varit med om att systemet har varit otillgängligt 
under lång tid och vid upprepade tillfällen (14 delegationer av 44 
rapporterar om otillgängligt system i  mer än en vecka).
 οÅr 2010 var nästan alla delegationer som svarade (41 av 44) försenade 
med att koda eller validera transaktioner på grund av brister i  CRIS 
utformning18.
 ο21 av 44 trodde att de, på grund av svårigheter med att tolka eller 
översätta visa datakoder, ibland hade gissat när de kodade datakoder.
 ο6 delegationer av 44 rapporterade att förseningar som beror på CRIS 
innebär en kostnad för kommissionen; två av dessa delegationer uppskattade att påföljder eller förluster gällde 300  euro i  ett fall och 
3 000 euro i  ett annat.
44.  Resultatet av revisionsrättens enkät får stöd av två enkäter som kom -
missionen genomförde 2008  och 2010 bland CRIS -användare både vid 
kommissionens huvudkontor och vid EU:s delegationer. Dessa enkäter visade att användarnas uppfattning om systemet har förbättrats men att 
den fortfarande är blandad, vilket visas i  illustration 3 . 
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)23
Förvaltningen 	av	criS	är	ännu 	inte 	
tillräckligt 	ändamål Senlig 	när 	det 	gäller 	
att	garantera 	dataintegritet
45.  Om ett informationssystem ska vara ändamålsenligt räcker det inte med 
att det tillhandahåller data, det måste också garantera dataintegritet. Dataintegritet är ett informationssystems kapacitet att producera förvän -
tade resultat på ett korrekt och fullständigt sätt så att det går att förlita sig på det
19.
46.  När det gäller säkerheten betraktar kommissionen CRIS som ett kritiskt system eller annorlunda uttryckt som ett system som, om det förlorar sin integritet eller tillgänglighet, kan hota kommissionens ställning i  förhål -
lande till andra institutioner, medlemsstater eller andra parter
20. 19 Kommissionens beslut 
K(2006) 3602.
20 I kommissionens beslut 
K(2006) 3602 anges att kritiska 
informationssystem är system som, om de förlorar sin integritet eller tillgänglighet, kan hota kommissionens ställning i förhållande till andra institutioner, medlemsstater eller andra parter; sådana fall skulle kunna vara att bilden av kommissionen eller andra institutioner skadas i medlemsstaternas eller allmänhetens ögon, en mycket allvarlig skada för juridiska eller fysiska personer, ett överskridande av budgeten eller en betydande ekonomisk förlust med mycket allvarliga negativa konsekvenser för kommissionens finanser.
illuStration 	3
hur	criS‑användarna S	upp Fattning 	om	Flera 	aSpekter 	av	SyStemet 	
har 	Förändrat S	mellan 	2008 	och	 2010 	på	en	Skala 	mellan 	1	(dåligt) 	
och 	5	(utmärkt)
1 2 3 4 5Samlad poängInfo i handböckerTillgång till handböckerSäkerhetReaktionsförmågaTillgänglighetAnvändarvänlighetFunktionalitetTillförlitlighetSökning
2010 2008
Källa: Kommissionens arbetsdokument – resultatet av enkäten 2010 The CRIS system – your opinion, februari 2011.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)24
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)47.  Kommissionen har infört flera skyddsåtgärder som ska bidra till CRIS 
dataintegritet:
 οAutomatiska kontroller ingår i  CRIS mjukvara.
 οVarje finansiell transaktion som kodas i  CRIS måste valideras av flera 
olika tjänstemän.
 οInom EuropeAid utför en liten grupp tjänstemän, datakvalitetsteamet, 
kvalitetskontroller av data och samordnar korrigeringen av det stora 
antalet felaktiga data eller data som saknas21.
 οI interna och externa granskningsrapporter pekas systematiska pro -
blem med datakvaliteten regelbundet ut, och rekommendationer 
lämnas.
 οVid efterhandskontroller som genomförs av stickprov av finansiella transaktioner upptäcks också problem med datakvaliteten. 
48.  Revisionsrätten genomförde substansgranskningar av uppsättningar av CRIS -dataposter för att kontrollera om systemet var ändamålsenligt när 
det gällde att garantera dataintegritet. Mer specifikt kontrollerade re -
visionsrätten om de aktuella dataposterna var fullständiga, giltiga och aktuella:
fullständiga Alla transaktioner har registrerats och alla relevanta datafält har fyllts i.
giltigaUppgifterna är enhetliga genom hela systemet (posterna motsäger 
inte varandra) och dataposterna speglar den situation som kunde iakttas på plats.
aktuella Informationen samlas in i rätt tid.
datapo Ster	Sakna S
49.  Revisionsrätten hittade fakturaposter som kodades direkt i  ABAC i  stället 
för i  CRIS. På grund av detta måste ibland schablonmässiga betalnings -
poster skapas i  CRIS för att de totala beloppen i  CRIS och ABAC skulle 
överensstämma. Revisionsrätten fann 118 sådana avstämningsposter 
(31 poster  2009 till ett totalt belopp av 65  miljoner  euro och 87  pos-
ter 2010 till ett totalt belopp av 175  miljoner  euro). Dessa schablonmäs -
siga betalningsposter lyckades inte kompensera för det faktum att det saknades detaljerad information om poster i  CRIS. Framför allt hade de 
inte hänförts till ett bestämt geografiskt område (se punkt 39). Om fak -
turaposter kodas direkt i  ABAC kan CRIS inte längre tillhandahålla kon -
soliderad information. 21 Enligt kommissionens 
förvaltningsdokument 
identifierade data kvalitets-
teamet 80 000 anomalier i datauppgifterna år 2010 och samordnade korrigeringen av mer än 70 000 av dem.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)25
50.  Möjligheterna att bifoga dokument till dataposter användes ännu inte 
systematiskt. Till exempel hade en tredjedel av avslutade eller pågående beslutsposter som uppdaterades 2010 inget bifogat dokument. Inte hel -
ler hade 14  % av avslutade eller pågående kontraktsposter som hade 
undertecknats 2009  eller  2010 något bifogat dokument. Detta begränsar 
systemets effektivitet och ändamålsenlighet när det gäller projektförvalt -
ning och tillgång till dokument. 
51.  Dessutom upptäckte revisionsrätten att användarna inte alltid utnyttjade den möjlighet som finns i  CRIS att koppla ihop poster från olika moduler 
vilka gäller samma projekt så att de kan navigera genom alla poster för 
en särskild åtgärd (se punkt 10). Till exempel var 9  000 av 105  000 kon -
traktsposter (9  %) inte kopplade till något finansieringsbeslut och mer än 
300 av 3  000 avslutade eller pågående revisionsposter
22 (10 %) var inte 
kopplade till någon kontrakts- eller beslutspost23. Detta gör CRIS mindre 
effektivt som projektförvaltningsverktyg. 
52.  Som medlem i  OECD:s kommitté för utvecklingsbistånd (DAC) rapporterar 
kommissionen regelbundet till OECD om sin verksamhet på området ex -
terna åtgärder. I  detta ingår att klassificera de aktuella åtgärderna enligt en 
standardiserad kategorisering (DAC:s sektorkod). I  CRIS kan kontrakts- och 
projektposter hänföras till en av DAC:s sektorkoder. Nästan alla kontrakts -
poster var kopplade till en sådan kod, medan endast 30  % av projektpos -
terna var det. Detta gör det omöjligt att använda CRIS -data när man ska 
ta fram tillförlitlig statistik enligt OECD:s DAC -kodifiering (se ruta 4 ).22 Dessa gäller revisioner 
av externa insatser som 
i regel genomförs av externa revisionsfirmor som anlitats av kommissionen.
23 I årsrapporten för 
budgetåret 2004 hade revisionsrätten redan konstaterat följande: “Information om alla granskningar, även dem som kontrakterats ut av verkställande organ, bör föras in i CRIS och kopplas till motsvarande information om projektförvaltningen.” En liknande rekommendation lämnades också i revisions-rättens årsrapport för budgetåret 2005.
ruta 	4
projekt 	kan 	inte 	liStaS	enligt 	dac :S	Sektorkod
Eftersom endast 30  % av CRIS projektposter hänvisar till en av DAC:s sektorkoder, skulle en sökning på 
alla projektposter avseende “skydd av vattenresurser” till exempel ge en lista över de berörda projekten, 
som med all sannolikhet inte skulle vara fullständig och tillförlitlig. 
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)26
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)24 I årsrapporten för 
budgetåret 2008 noterade 
revisionsrätten följande: ”Vid transaktionsgranskningen framkom att uppgifterna i CRIS inte alltid är helt korrekta. Revisorerna upptäckte felklassificerade betalningar och åtaganden (det gällde till exempel uppgifter om projekt och/eller kontrakt där landskoden inte hade registrerats korrekt i CRIS). Andra fel skulle kunna påverka tillförlitligheten i kommissionens årsredovisning (till exempel fel som gäller utgångsdatum för bankgarantier och förvaltningsmetoder för projekt/kontrakt)” .ogiltiga 	datapo Ster
53.  Revisionsrätten hittade inget fall av dubbla finansiella poster i  CRIS, det 
vill säga transaktioner som hade registerats mer än en gång. 
54.  Revisionsrätten hittade dock poster som inte styrktes av en faktisk fi -
nansiell transaktion eller operativ händelse. Dessa poster, som vanligen 
kallas modellposter av CRIS-användare, skapades ibland för att de skulle 
hantera tekniska begränsningar i  systemet. Det visade sig att 100 av 
15 000 kontraktsposter som avslutats i  CRIS 2009  och 2010 var modell -
kontraktsposter. Att det finns sådana poster kan orsaka avvikelser i  de 
konsoliderade uppgifterna och förvirrar sannolikt också användarna, vilket leder till fel och ineffektivitet. 
55.  Revisionsrätten fann CRIS -poster som innehöll inkonsekventa datavär -
den, till exempel följande:
 ο2 % av 6  000 revisionsposter var preliminära trots att de hade ett 
mottagningsdatum för slutrapporten som redan hade inträffat.
 ο7 % av 2  300 avslutade kontraktsposter med ett datum för underteck -
nande 2009  eller  2010 hade ett senare datum för undertecknande än 
startdatumet för genomförandet.
 ο1 % av 5  000 beslutsposter redovisades som pågående trots att av -
slutningsdatumet redan hade inträffat. 
 Dessa motstridiga uppgifter tyder ofta på att det förekommer felaktiga dataposter eller administrativa fel
24.
56.  Revisionsrätten fann poster som visade på skillnader mellan CRIS och ABAC Datawarehouse, ett centralt system vid kommissionen som förser ledningen med finansiella uppgifter och bokföringsuppgifter. 
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)27
25 Se fotnot 2.
26 I artikel 61 i budget -
förordningen anges följande: 
“Varje institution skall utnämna en räkenskapsförare som vid den egna institutionen har ansvaret för att [...] utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka 
bokföringsuppgifter [...].”
27 I artikel 57 i genomför -
andebestämmelserna för 
budgetförordningen anges följande: ”Om de system för ekonomisk förvaltning som upprättas av utanordnaren förmedlar uppgifter till institutionens räkenskaper eller om de åberopas för att styrka uppgifterna i räkenska-perna, skall räkenskapsföraren godkänna införandet eller ändringen av sådana system.”För Senad 	regi Strering
57.  När det gäller tidpunkten för när data registrerades i  CRIS fann revisions -
rätten poster där det förekom förseningar mellan en affärshändelse och 
registreringen av den i  systemet. Till exempel har kommissionen som 
norm att registrera fakturor senast fem dagar efter det att de har tagits emot. År 2010 hade emellertid endast hälften av fakturorna registrerats i CRIS inom den tidsfristen, och 13  % av fakturorna hade fortfarande inte 
registrerats en månad efter det att de hade tagits emot. På samma sätt gick det under 2010 i  genomsnitt sex veckor från det att kommissionen 
tog emot en granskningsrapport till det att den bifogade den till mot -
svarande revisionspost i  CRIS. 
BriStande 	Säkerhet 	i SyStemet 	och 	uppgi Fterna
otydlig 	deFinition 	av	anSvaret 	när 	det 	gäller 	criS	
data Säkerhet
58.  I kommissionens beslut K(2006) 3602 om säkerheten i  informations -
systemen25 anges att varje generaldirektör måste utse minst en lokal 
tjänsteman som ansvarar för informationssäkerheten och för att se till att leverantörer av IT -tjänster och systemleverantörer vidtar lämpliga 
säkerhetsåtgärder. I  beslutet anges också att generaldirektoraten får 
delegera hela eller delar av genomförandet och förvaltningen av sä -
kerhetsplanerna till horisontella avdelningar, till exempel generaldirek -
toratet för informationssamhället och medier. I  sådana fall måste dock 
generaldirektoraten se till att den aktuella avdelningen vidtar de sä -
kerhetsåtgärder som krävs. Ett servicenivåavtal måste tas fram mellan 
parterna som särskilt fastställer åtgärder avseende övervakningen så att 
man kan fastställa villkoren för delegeringen. 
59.  I budgetförordningen anges vidare att institutionens räkenskapsförare har ansvaret för att godkänna de informationssystem som utformats för att de ska tillhandahålla eller utgöra underlag för bokföringsinforma -
tion
26. I genomförandebestämmelserna för budgetförordningen speci -
ficeras att räkenskapsföraren måste ge sitt godkännande innan dessa system får ändras
27.
60.  Revisionsrätten konstaterade att kommissionen dokumenterade förfa -
randena och ansvaret för tilldelning, bevarande och undandragande av användares åtkomsträttigheter för CRIS. Mer generellt hade dock an -
svaret för förvaltningen av CRIS inte fastställts klart och tydligt. Framför allt hamnade CRIS utanför ansvarsområdet för den lokalt ansvariga för informationssäkerheten vid EuropeAid. 
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)28
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)28 När revisionsrätten 
genomförde sin revision 
hade CRIS ännu inte godkänts när det gällde bokföringsinformation om insatser som finansieras av EUF.
29 Norm för intern kontroll 
nr 12.
30 Se fotnot 2.61.  Det fanns inget undertecknat servicenivåavtal mellan EuropeAid, ägaren 
till CRIS -systemet, och generaldirektoratet för informationssamhället och 
medier som EuropeAid hade delegerat ansvaret till, särskilt ansvaret för 
att skydda de servrar som hyser CRIS mjukvara och data. Utan ett sådant 
dokument är de berörda generaldirektörernas respektive ansvar oklart.
62.  I juli 2008 godkände kommissionens räkenskapsförare CRIS som ett lo -
kalt system som tillhandahåller och styrker bokföringsinformation om 
insatser som finansieras genom EU:s allmänna budget28. Trots att stora 
ändringar gjordes av CRIS 2010, förekom dock inte CRIS i  förteckningen 
över de ändringar som meddelades kommissionens räkenskapsförare för 
det året, vilket strider mot genomförandebestämmelserna för budget -
förordningen (se punkt 59). 
BriSter	FörSvagar 	SyStemet S	Förmåga 	att	Bevara 	
data Sekrete SSen	och 	dataintegriteten
63.  Enligt kommissionens normer för intern kontroll måste de IT -system som 
används av ett generaldirektorat skyddas mot sådant som utgör ett hot 
mot deras sekretess och integritet29.
64.  Revisionsrätten fann två omständigheter som ger anledning till oro vad gäller CRIS förmåga att bevara datasekretessen (se punkt 65) och data -
integriteten (se punkt 67).
65.  Datasekretessen gäller framför allt den konfidentiella karaktären på upp -
gifter som endast ett begränsat antal behöriga personer har tillträde till
30. När det gäller CRIS ges tillträde till systemet automatiskt till kom -
missionens fast anställda och externa användare vid GD Utveckling och samarbete – EuropeAid, GD Utvidgning, GD Humanitärt bistånd och 
civilskydd (Echo) och tjänsten för utrikespolitiska instrument samt till 
kommissionens personal vid EU -delegationerna. På begäran får även 
tillfälliga externa användare vid dessa avdelningar och personal vid andra avdelningar och Europeiska revisionsrätten tillträde till systemet. I  vissa 
fall får även användare utanför institutionerna tillträde till systemet. 
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)29
66.  CRIS omfattas dock inte av någon standardmekanism som begränsar an -
vändares åtkomsträttigheter när det gäller vissa kategorier av data. I  två 
specifika fall blev man tvungen att ta fram tillfälliga tekniska mekanismer 
så att känsliga dokument inte blev tillgängliga för alla användare31. För -
utom dessa två undantag har alla CRIS -användare automatiskt tillgång till 
alla CRIS -data. Detta gör att man kan ifrågasätta datasekretessen i  CRIS, 
särskilt när det gäller de få externa användarna av systemet. 
67.  Om man ska kunna garantera dataintegriteten måste åtgärder vidtas 
som garanterar att informationssystemet och behandlad information endast kan ändras genom en avsiktlig och tillåten handling
32. CRIS inne -
håller, bland andra funktioner, mekanismer som gör att finansiella mel -
lanhänder kan validera transaktioner i  systemet33. Revisionsrätten hittade 
registreringar av finansiella valideringar som hade gjorts av en behörig användare men som hade ändrats av en annan person. 
oFullStändig 	SyStemdokumentation
68.  Systemdokumentation är ett viktigt verktyg för IT -utvecklare och system -
användare som gör att de kan garantera datasäkerhet och framför allt dataintegritet. Den gör att de kan förstå hur systemet behandlar data 
och hur data och koder ska tolkas. Framför allt gör den att utvecklare kan 
bevara enhetligheten i  systemet när de anpassar det och att användare 
kan föra in rätt data på rätt ställe. I  genomförandebestämmelserna för 
budgetförordningen anges att det krävs en fullständig och uppdaterad beskrivning av varje datasystem som används för genomförandet av budgeten
34. I varje beskrivning ska ingå en redogörelse för innehållet 
i varje datafält samt för hur varje enskild insats behandlas i  systemet. Det 
ska också finnas en beskrivning av hur systemet garanterar en komplett 
verifieringskedja för varje insats. 
69.  Revisionsrätten konstaterade att dokumentation av innehållet i  datafäl -
ten – dataordlistan  – saknades i  två av de åtta CRIS -moduler som ingick 
i granskningsurvalet (se punkt 22). I  de övriga sex modulerna var data -
ordlistan fullständig och uppdaterad. 31 Tillfälliga begränsningar 
i användares åtkomst 
togs fram för anbuds-infordransmodulen och kontraktsposter som markerades som konfidentiella.
32 Se fotnot 2.
33 I artikel 84 i budget -
förordningen anges följande: “Om inkomster eller utgifter förvaltas med hjälp av datasystem får underskrifter göras elektroniskt.”
34 Artikel 107 i förordning 
(EG, Euratom) nr 2342/2002.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)30
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)70.  Det fanns dokumentation av funktionsanalyser, som beskriver hur en -
skilda insatser behandlas i  systemet, i  alla moduler i  granskningsurvalet. 
På ett mer övergripande plan var dock dokumentationen av systemets 
tekniska uppbyggnad bristfällig. Till exempel dokumenterades inte in -
tegritetsförhållandena mellan de olika datatabellerna i  CRIS35. 
71.  Förutom utvärderingsmodulen, som inte användes (se ruta 1 ), konsta -
terade revisionsrätten även att det fanns en användarhandbok för varje 
granskad modul. I  tre fall av sju var dock användarhandboken delvis 
inaktuell eller ofullständig. 
72.  I CRIS ingår ett verifieringskedjesystem som i  princip gör att man kan 
rekonstruera tidigare ändringar av data, det vill säga vad som hade gjorts i en viss post, av vilken användare och när. Uppgifter om verifieringsked -
jor fanns dock inte tillgängliga för användare via CRIS användargränssnitt; det var endast IT -personalen som kunde komma åt dem och för att kunna 
tolka dem krävdes mycket god kännedom om systemets IT -uppbyggnad. 
Detta begränsar den potentiella användbarheten av verifieringskedjan till exceptionella fall på särskild begäran. 
otillräcklig 	övervakning 	av	Behandlingen 	av	
perSonuppgi Fter
73.  I förordning (EG) nr  45/2001 finns regler för behandling av personupp -
gifter. Framför allt föreskrivs att den registeransvarige ska underrätta uppgiftsskyddsombudet
36. 
74.  Fyra anmälningar skickades av de registeransvariga till kommissionens uppgiftsskyddsombud om behandlingen av personuppgifter i  CRIS. En 
gällde CRIS som helhet och de andra tre särskilda moduler. Revisions -
rätten identifierade dock dokument som innehöll personuppgifter och som var bifogade till CRIS -poster men som inte omfattades av någon av 
dessa anmälningar. Dokumenten innehöll mer än 2  000 meritförteck -
ningar som hade bifogats poster i  flera CRIS -moduler och som därmed 
alla CRIS -användare kunde komma åt (se punkterna 65 och 66). 35 Ett integritetsförhållande 
skulle till exempel 
kunna vara att en post i kontraktsmodulen inte kan tas bort från systemet så länge en post i betalningsmodulen hänvisar till den; detta särskilda förhållande skulle kunna garantera att en betalning alltid kan kopplas tillbaka till ett kontrakt, dvs. att det inte finns några ”föräldralösa” betalningar.
36 I artikel 25 i förordning (EG) 
nr 45/2001 föreskrivs följande: “Den registeransvarige skall underrätta upp gifts-
skyddsombudet innan en behandling eller en serie behandlingar med samma eller närbesläktade ändamål företas.”
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)31
SlUTSATSER OCH REKOmmENDATIONER
75.  Revisionsrätten drar slutsatsen att CRIS överlag är ändamålsenligt när det 
gäller att tillgodose kommissionens informationsbehov på området för externa åtgärder. Efter tio års utveckling innehåller det dock fortfarande 
bestående brister. Bristerna gäller framför allt definitionen av CRIS roll 
i förhållande till kommissionens redovisningssystem, datakodningen, 
ändamålsenligheten när det gäller att garantera dataintegritet och mer 
generellt systemets och uppgifternas säkerhet. En del av iakttagelserna bekräftar andra iakttagelser i  tidigare rapporter från revisionsrätten.
76.  När CRIS togs i  bruk 2002 var kommissionens mål att kunna tillhanda -
hålla omedelbar och konsoliderad finansiell information om projekt och program på området för externa åtgärder. Sedan dess har CRIS anpassats 
fortlöpande så att det tillgodoser nya specifika informationsbehov, och 
denna utveckling har förändrat systemet i  grunden. Utöver de finansiella 
aspekterna av externa åtgärder omfattar CRIS nu många av de operativa aspekterna. Samtidigt har kommissionens redovisningssystem också ut -
vecklats och erbjuder nu många nya funktioner. Trots dessa förändringar har ingen ny definition av CRIS roll och mål fastställts. Framförallt är 
definitionen av CRIS inte längre lämplig i  förhållande till kommissionens 
redovisningssystem varav många funktioner även återfinns i  CRIS. 
CRIS avsedda roll som informationssystem bör fastställas, särskilt i för ‑
hållande till kommissionens redovisningssystem A bAC. framför allt bör 
kommissionen försöka minska det antal funktioner i CRIS som redan 
finns i A bAC. rekommendation 	1
77.  Sedan 2008 har kommissionen vidtagit åtgärder för att se till att ut -
vecklingen av CRIS motsvarar väl identiferade informationsbehov på ett 
tillfredsställande sätt. Alla CRIS utvecklingsprojekt godkänns numera på 
grundval av en visionsbeskrivning där projektets mål, risker och medel 
anges. Vidare använder man nu en projektförvaltnignsmetod.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)32
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)78.  Systemet har dåligt definierade datakoder på grund av att den succes -
siva utvecklingen av CRIS mellan 2005  och 2008 inte har varit tillräckligt 
formaliserad. Revisionsrätten konstaterade att flera kodlister överlappade 
varandra medan andra innehöll koder som inte var ömsesidigt uteslu -
tande. Därför har konsolideringen av uppgifter i  CRIS blivit särskilt kom -
plicerad och mer benägen att ge upphov till fel. Framför allt är det svårt 
att använda CRIS när aggregerade uppgifter om externt bistånd per mot -
tagarland, finansiellt instrument eller politikområde ska tillhandahållas.
79.  När det gäller CRIS dataintegritet upptäckte revisionsrätten poster där information antingen saknades, var ogiltig eller inaktuell. Denna om -
ständighet gjorde systemet mindre effektivt och ändamålsenligt som 
förvaltningsverktyg.
CRIS datakodlistor bör rationaliseras så att de är unika och så att deras 
datavärden är ömsesidigt uteslutande. Vidare bör de aktuella kvalitets ‑
kontrollerna av data (kontroller och processer) ses över och stärkas med 
hjälp av ändamålsenliga skyddsåtgärder som garanterar tillförlitliga 
uppgifter. Syftet med dessa åtgärder bör framför allt vara att se till att CRIS är ändamålsenligt och effektivt när det gäller att tillhandahålla aggregerade uppgifter per mottagarland, politikområde och finansiellt 
instrument.rekommendation 	2
80.  En enkät som revisionsrätten genomförde bland CRIS -användare vid 
EU:s delegationer visade att de upplever svårigheter med systemet. De 
nämnde särskilt långa och ofta förekommande systemavbrott, försenad 
registering av insatser på grund av brister i  systemets utformning och 
svårigheter med att tolka datakoder. 
med tanke på den stora och blandade populationen av CRIS‑användare 
bör man särskilt tänka på att öka systemets användarvänlighet när CRIS 
utvecklas i framtiden.rekommendation 	3
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)33
81.  Revisionsrätten konstaterade att kommissionen ännu inte hade säkrat 
systemet och dess uppgifter i  tillräcklig omfattning. Det fanns visserli -
gen förfaranden för hur användares åtkomsträttigheter skulle hanteras, 
men ansvaret för CRIS datasäkerhet hade inte fastställts klart och tydligt. 
Dessutom gjorde en del systembrister att systemet blev mindre effek -
tivt och ändamålsenligt när det gällde att bevara datasekretessen och 
dataintegriteten. Revisionsrätten konstaterade också att behandlingen av personuppgifter inte övervakades tillräckligt. 
Ansvaret för hur CRIS datasäkerhet ska hanteras bör fastställas. En 
samlad IT‑riskbedömning bör göras. man bör särskilt se till att skydda 
personuppgifter och finansiella uppgifter.rekommendation 	4
Denna rapport har antagits av revisionsrättens avdelning III, med 
ledamoten Karel PINXTEN som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 6  mars  2012.
För revisionsrät ten
Vítor Manuel da SILVA  CALDEIRA
Ordförande

Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)34
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)KOmmISSIONENS  
SVAR
Sammanfattning
iv.
Se kommissionens svar på punkt 75.
v.
När det gäller CRIS roll, se även kommissionens svar på 
punkt 76 och rekommendation 1.
När det gäller eventuell överlappning mellan funktioner, 
se kommissionens svar på punkterna 35 och 76 samt på 
rekommendation 1.
vi.
Se kommissionens svar på punkt 78.
vii.
Se kommissionens svar på punkt 79.
viii.
Se kommissionens svar på punkt 81.
iX.	a)
CRIS är det elektroniska förvaltningssystemet för de gene -
raldirektorat inom kommissionen som arbetar med yttre 
förbindelser.1 Det är ett integrerat system som inbegriper 
ett direkt gränssnitt mot kommissionens redovisningssys -
tem (ABAC), vilket gör det möjligt att rationalisera antalet 
verktyg som den personal som arbetar med externt samar -
bete behöver använda i  sitt dagliga arbete. Dess mål fast -
ställdes i  december 2011, genom it -strategidokumentet 
Stratégie des systèmes d'information de la GD EuropeAid jus -
que 2016 .
Som ett led i  rationaliseringen av sin it -arkitektur arbetar 
kommissionen nu för en bättre integration av samtliga it-system. Målet att minska antalet funktioner som finns 
både i  ABAC och i  CRIS ska uppnås genom att ABAC -funk -
tioner görs tillgängliga direkt från CRIS genom ABAC:s 
webbtjänster. EuropeAid ingår i  ett kommissionstäckande 
pilotprojekt som inletts för detta ändamål.
1 För Echo gäller detta endast delvis.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)35
KOmmISSIONENS  
SVAR
inledning
2.
Se kommissionens beskrivning av CRIS under punkt IX a).
CRIS har ända sedan systemet infördes 2002 varit utformat 
såväl för operativa förvaltningsändamål som för renodlad 
ekonomisk förvaltning. Inledningsvis sköttes de opera -
tiva aspekterna (processer kopplade till kärnverksamhe -
ten) via modulen för åtgärder/projekt och modulen för 
programplanering.
iakttagel Ser
27.
Den situation som beskrivs av revisionsrätten är den som rådde före 2009, då nya styrelseformer inrättades och it-enheten omorganiserades. Alla förändringar i  systemen 
föregås nu av en helt dokumenterad process (identifiering, 
godkännande, prioritering, analys, utveckling, test). Kom -
missionen har också satt samman modeller för sina ope -
rativa processer, med målet att bättre anpassa systemets 
funktionella specifikationer till dessa.
ruta	1	
Syftet med den begränsade utvärderingsmodul som finns 
i CRIS var från början att skapa en mycket enkel databas 
över utvärderingarna för rapporteringsändamål. När det 
senare visade sig att behoven hade utvecklats och blivit 
mer komplexa än förväntat beslutade man att utveckla ett mer ambitiöst projekt benämnt "utvärdering av pro -
jektcykelförvaltningen", där hela utvärderingsprocessen kan hanteras i  en helt ny teknisk struktur. Detta projekt 
förväntas kunna omsättas i  praktiken under 2013 och 
kommer utan tvivel att ge ett ökat mervärde till hela 
utvärderingsprocessen.
31.
Ett av huvudmålen med att inrätta och utveckla CRIS var också att rationalisera de tre system som användes av de 
tidigare GD 1A, GD 1B och GD 8 efter det att dessa general -
direktorat slogs samman. Kommissionen ville inte fortsätta 
att driva tre olika system som hade olika gränssnitt mot 
ABAC.iX.	b)
Kommissionen kommer att fortsätta sina ansträngningar 
för att bevaka datakvaliteten och förbättra processerna för 
validering av data i  CRIS. Ett antal åtgärder har redan vidta -
gits på detta område. Sedan 2009 anges det t.ex. vem som 
äger enskilda uppgifter, vilket gör det lättare att organi -
sera enligt datakoder och fastställa de standarder som ska 
tillämpas.
iX.	c)
Den mångskiftande operativa miljön och användarnas skilda roller och ansvarsområden leder till att ett sådant 
integrerat system oundvikligen blir tämligen komplicerat. 
Kommissionen godtar emellertid rekommendationen  – 
användarvänlighet är ett av de centrala målen, inte minst 
för följande projekt:
 - Projektet för att hantera flera åtaganden åt gången 
i kontrakts- och beslutsmodulerna.
 - Projektet för rationalisering av fakturahantering. 
 - Revisionsmodulens nya utformning.
iX.	d)
En samlad it -riskbedömning kommer att inledas under 
2012, och kommissionen kommer att utse en lokalt ansva -
rig för informationssäkerheten i  CRIS.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)KOmmISSIONENS  
SVAR36
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)34.
När det gäller definitionen av CRIS roll, se svaret på punkt 
IX a).
Målen fastställdes i  december 2011, genom it -strategido -
kumentet Stratégie des systèmes d'information de la GD Euro -
peAid jusque 2016 .
35.
CRIS ger användarna möjlighet att hantera både operativa 
och ekonomiska uppgifter om sina projekt via ett integre -
rat verktyg.
När det gäller frågan om överlappning bör det framhållas att 
en viss grad av överlappande funktioner var oundviklig i  det 
skede då CRIS inrättades, eftersom det visade sig svårt för de 
EU-delegationer som genom delegeringsprocessen nyligen 
tilldelats sina förvaltningsuppgifter att använda det centrala 
systemet direkt (det dåvarande Sincom II var inte webba -
serat). Efter att ha infört ett nytt redovisningssystem 2005 
(ABAC Workflow ) och tagit itu med de följande årens vikti -
gaste prioriteringar (integrering av EUF i  systemet, utveckling 
av nya moduler) har kommissionen börjat arbeta för att för -
bättra ovan nämnda situation, i  linje med det generella målet 
att rationalisera sin it -arkitektur. Genom denna process, som 
inleddes 2010, kommer det vid behov att kunna klargöras vil -
ken roll var och en av kommissionens datortillämpningar bör 
ha. I  vissa fall kommer detta också att medföra att vissa til l-
lämpningar infogas i  eller integreras med andra, så att antalet 
överlappande funktioner kan reduceras betydligt.
Överlappande funktioner innebär emellertid inte att data -
kodning behöver upprepas.
När det gäller det ömsesidiga beroendet mellan ABAC och 
CRIS gjordes en ny, mer detaljerad beräkning av effekterna 
på resursanvändningen i  december 2011, vilken resul -
terade i  nya uppskattningar för ungefär en sjättedel av 
it-resurserna.
ruta	2	
Den nya systemarkitekturen för ABAC kommer att göra sys -
temets valideringstjänster tillgängliga för alla lokala sys -
tem. Innan en transaktion sänds till ABAC för registrering kommer CRIS således att använda dessa valideringstjäns -
ter, antingen för att informera slutanvändare om kodnings -
fel så att de kan göra de rättelser som krävs, eller  – om 
uppgifterna är korrekta  – för att automatiskt ansluta till 
ABAC:s registreringsfunktioner. ABAC:s nuvarande utform -
ning ger inte möjlighet att utvärdera transaktioner innan de har matats in i  databasen. För CRIS används därför 
lokalt utvecklade kontrollfunktioner innan transaktionerna 
skickas till ABAC via gränssnittet. Det är därför valideringen 
i dagens läge måste utföras i  CRIS.38.
Det pågår för närvarande två projekt som gäller handha -
vandet av koder, och som har till syfte att komma tillrätta 
med överlappningen i  fråga om datakodlistorna. Det första 
projektet handlar om att centralisera och konsolidera refe -
rensdata och att erbjuda dupliceringstjänster för it -syste -
men. Det andra projektet utgör en fortsättning på det för -
sta och syftar till att omorganisera lagringen av datalistor 
i CRIS.
Båda projekten startade 2010 och kommer att utvecklas 
successivt fram till 2014. De förväntas leda till betydande 
förbättringar på ovan nämnda område.
39.
I det fall som nämns av revisionsrätten behöver de geogra -
fiska områdena inte a  priori vara ömsesidigt uteslutande: 
ett visst land är alltid en del av ett eller flera angivna geo -
grafiska områden. Det går alltså inte helt att undvika över -
lappning i  detta avseende.
Den komplexitet i  konsolideringen som revisionsrätten 
beskriver beror snarare på den stora mångfald av program 
och förfaranden som kommissionen deltar i  inom ramen 
för de externa åtgärderna. Detta problem behöver alltså 
inte ha att göra med CRIS som sådant.
ruta	3	
Den situation som revisionsrätten hänvisar till är oundvik -
lig med tanke på den mångfald av program som kan för -
valtas i  ett och samma land. Externt bistånd kan avse en 
mottagarregion som sträcker sig över flera länder. I  många 
fall kan problem dock lätt avvärjas genom en sund opera -
tiv uppföljning och genom att man kombinerar befintliga 
CRIS -koder. 
40.
Andra kriterier som kan hanteras i  CRIS kan användas för 
att underlätta konsolideringen av totalutgifterna för ett 
givet finansiellt instrument. Det går till exempel att sum -
mera belopp under inbördes relaterade budgetposter för att på så sätt beräkna totalbeloppet för ett visst instru -
ment. Även fältet för geografisk zon som drar nytta av åtgärden (” zone benefiting from the action ”) kan användas 
för att identifiera det belopp som spenderats i  ett visst 
land. 
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)37
KOmmISSIONENS  
SVAR
41.
Hur komplicerad konsolideringen av finansiella uppgifter 
blir beror på vilken typ av åtgärder kommissionen förvaltar 
inom ramen för sina yttre åtgärder snarare än på brister 
i CRIS. 
43.	första 	punktsatsen
I januari 2011 låg CRIS nere i  över en vecka på grund av 
sammanslagningen av EuropeAid och GD Bistånd samt 
inrättandet av Europeiska utrikestjänsten och tjänsten för 
utrikespolitiska instrument (FPI).
Detta var emellertid en exceptionell situation. Generellt 
sett övervakar kommissionen noggrant alla driftsavbrott. 
Under 2011 var CRIS i  drift 99  % av tiden, bortsett från den 
ovan nämnda situationen.
Eftersom CRIS är en webbaserad tillämpning är dock dele -
gationernas tillgång till systemet även beroende av andra 
tekniska faktorer (lokala nät, servrar etc.).
43.	andra 	punktsatsen
I början av 2011 gjordes betydande ansträngningar för att 
lösa dessa brister, och detta arbete kommer att fortsätta. 
En omorganisation av stödfunktionerna har också ökat ser -
vicekvaliteten. Detta ledde till att antalet incidenter struk -
turellt sett minskade 2011 i  förhållande till 2010.
43.	tredje 	punktsatsen
Att kodningen kan medföra svårigheter har att göra med 
de många och ibland komplicerade operativa förfaranden 
och bestämmelser som behöver hanteras.
På grund av den mångskiftande miljö i  vilken CRIS används 
sammanför systemet att antal specifika koder under de 
standardiserade koder som måste användas enligt struktu -
ren i  det centrala systemet. När en översyn av de operativa 
funktionerna planeras (t.ex. i  samband med en ny budget -
förordning eller nya genomförandebestämmelser) kommer 
särskild uppmärksamhet att ägnas åt en harmoniserad och 
sektorsövergripande översyn av dessa "grunddata". Dess -
utom har informationsflödena förbättrats väsentligt under 
de senaste åren: till förbättringarna hör dokumentationsda -
tabasen ( Knowledge base ), systematiska meddelanden om 
nya funktioner ( release notes ), twitterkontot för CRIS -sup-
port och USM -nätverken ( User Service Manager ) för dem 
som ansvarar för specifika funktioner etc. 49.
Syftet med avstämningen av fakturor är att uppdatera 
förbrukningsdata med avseende på CRIS -beslut (åtagan -
den på nivå 1) och kontrakt (åtaganden på nivå 2) i  fall 
där transaktioner inte kan behandlas via CRIS på grund av funktionella begränsningar, eller där genomförandet sköts av enheter som inte kan använda CRIS. På grund av dessa tekniska begränsningar måste sådana transaktioner 
behandlas i  ABAC direkt eller med hjälp av ett annat lokalt 
system. Där så sker krävs alltså en avstämning i  efterhand.
Syftet med avstämningen är inte att reproducera alla statis -
tiska uppgifter som redan kan erhållas någon annanstans, 
utan endast att matcha de belopp enligt ABAC respektive CRIS som förbrukats inom ramen för respektive åtagande 
under en specifik period (vanligen per helt budgetår).
Antalet fall där det behövs avstämning är mycket begrän -
sat jämfört med det totala antalet transaktioner som hand -
läggs via CRIS. Även när det gäller dessa få transaktioner är emellertid all statistik som rör beslut eller kontrakt till -
gängliga via den berörda landskoden. Däremot behöver 
uppgifterna om fakturor och betalningar per mottagarland 
hämtas direkt från ABAC:s datalager.
50.
Enligt en instruktion av den 8  oktober  2009 är det numera 
obligatoriskt att bifoga berörda dokument till dataposter 
som gäller kontrakt eller beslut. Denna instruktion har där -
efter kompletterats genom ett antal nya funktioner i  CRIS, 
vilka har utvidgat möjligheten att blockera valideringen av transaktioner om inte de nödvändiga dokumenten 
bifogats.
Dessa nya funktioner infördes i  november 2010.
51.
Sedan september 2011 länkas de uppgifter om kontrakt 
som revisionsrätten syftar på automatiskt till registre -
ringen av motsvarande finansieringsbeslut. I  fråga om 
revisionsposterna avser den överväldigande delen (96  %) 
ärenden från före 2009, då vilken CRIS -användare som helst 
hade möjligheten att avsluta en revisionspost i  CRIS utan 
att koppla den till det motsvarande granskade kontrak -
tet. Sedan dess har detta inte längre varit tillåtet i  syste -
met, förutom i  några specialfall, (resterande 4  % av de fall 
som rapporteras av revisionsrätten) som avser revision av Stabex -medel (systemet för stabilisering av exportinkom -
ster) eller bedömningar av hur internationella organisatio -
ner följt gällande bestämmelser, varvid det per definition 
inte finns något granskat kontrakt.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)KOmmISSIONENS  
SVAR38
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)52.
Fram till 2009 användes CRIS som en informationskälla för 
DAC -rapportering, även om uppgifterna behövde omar -
betas och man även utförde manuella kontroller före 
rapporteringen till OECD i  syfte att säkra kvaliteten på 
uppgifterna.
Sedan dess har det gjorts stora ansträngningar för att för -
bättra kodningen av DAC -formulären, och i  dag bifogas 
regelmässigt dessa formulär till alla nya projektbokförings -
poster. En förhandskontroll med avseende på DAC -koder 
sker centralt på alla projekt (s.k. RESPCAD -visering).
Enligt den senaste tillgängliga statistiken från CRIS är 
sedan 2009 DAC -formulär kopplade till 84  % av projekten 
och till 95  % av kontrakten, och i  detta sammanhang bör 
man också ta hänsyn till att inte alla de generaldirektorat 
som använder CRIS också använder DAC -formulär. 
År 2010 lanserades också ett projekt (för genomförande 
2012) som syftar till att uppdatera historiska uppgifter 
om alla projekt som inletts 2003 eller senare (samt om 
icke -avslutade projekt även från före 2003). 
ruta	4
Se kommissionens svar på punkt 52.
54.
Kommissionens formella term för modellposter är ”tekniska 
åtaganden”. För att ta itu med det aktuella problemet star -
tades 2010 ett projekt med målet att kunna hantera flera 
åtaganden åt gången ( multi -commitment project ). Tanken 
är att flera budgetmässiga åtaganden av olika typer ska 
kunna knytas till ett och samma kontrakt. Så snart projektet 
är helt genomfört ska inga poster för ”tekniska åtaganden” 
längre behöva skapas i  systemet.
55.	första 	punktsatsen
Kommissionen medger att de revisionsposter som revi -
sionsrätten tar upp redan borde ha avslutats vid tidpunk -
ten för revisionsrättens granskning. Detta beror delvis på 
vissa "procedurregler" som hindrar slutanvändaren att ge 
sin slutliga visering och därmed avsluta posten. Sedan dess 
har över hälften av dessa ärenden avslutats. I  nästa version 
av CRIS revisionsmodul kommer rutinerna för att avsluta 
revisionsposter att förenklas och anpassas på så sätt att 
posterna kan avslutas utan dröjsmål.55.	andra 	punktsatsen
Ungefär en tredjedel av de fall som revisionsrätten tar upp 
gäller en situation som i  själva verket är normal (bidrags -
överenskommelser har slutits för verksamhet som inletts före datumet för undertecknande, insatser i  form av bud -
getstöd eller andra former av tekniska åtaganden [pro forma -poster]). I  dessa fall kan undertecknandedatumet 
kodas, men en sådan kodning är varken obligatorisk eller 
i praktiken väsentlig.
55.	tredje 	punktsatsen
Detta beror på ett förbiseende i  utvecklingsskedet, och 
problemet är åtgärdat sedan länge (det senaste beslutet som ingår i  urvalet är från 2005). Problemet bestod i  att 
avslutningsdatumet inte togs bort automatiskt i  de fall tidi -
gare beslut på nytt tillgängliggjordes för åtaganden.
Risken för sådana misstag har antingen undanröjts genom 
de löpande förbättringar av CRIS som skett under åren eller 
håller på att åtgärdas genom de pågående planerna för att 
vidareutveckla systemet.
56.
Inkonsekvenser mellan de uppgifter som finns registrerade 
i ABAC:s datalager ( källa:  ABAC Workflow ) och motsvarande 
uppgifter i  CRIS kan inträffa på grund av fel eller extraordi -
nära konteringar som skett direkt i  ABAC. Inkonsekvenserna 
följs dock upp noggrant, och de aktuella beloppen korri -
geras eller stäms av. Dessutom validerar kommissionens 
räkenskapsförare regelbundet behandlingen av finansiella 
uppgifter i  CRIS. 
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)39
KOmmISSIONENS  
SVAR
57.
När det gäller bokföringen av fakturor kommer ett it -pro-
jekt att inledas 2012. Syftet är att undersöka alla möjlig -
heter att förenkla kodningsrutinerna, särskilt i  fråga om 
kodningen av bruttobelopp som kräver att den tjänsteman 
som bokför beloppen utför en komplicerad beräkning.
I fråga om bilagor till revisionsposter har kommissionen 
nyligen starkt lyckats reducera den genomsnittliga fördröj -
ningen mellan tiden för mottagandet av en slutlig gransk -
ningsrapport och tidpunkten då samma rapport länkas till 
en revisionspost i  CRIS. Hur snabbt revisionsposter regi -
streras i  CRIS har emellertid ingen bokföringsteknisk bety -
delse, och det har inte heller någon väsentlig inverkan ur 
förvaltningssynpunkt så länge som posterna bokförs i  tid 
för rapporteringsändamål.
60.
Problemet med otydlig ansvarsfördelning när det gäller den övergripande säkerheten i  CRIS kommer att åtgärdas 
genom utnämningen av en lokalt ansvarig för informa -
tionssäkerheten i  systemet.
61.
Generaldirektoratet för informationsteknik har underteck -
nat ett samförståndsavtal för vart och ett av de informa -
tionssystem som EuropeAid använder. Ett av dessa avtal 
gäller CRIS. Vidare har CRIS betecknats som ett ”kritiskt 
it-system”, vilket medfört att GD Informationsteknik har 
inrättat ett backup -system. 
62.
I egenskap av lokalt it -system ska CRIS också regelbun -
det godkännas av kommissionens räkenskapsförare. Detta 
skedde senast i  december 2011. I  framtiden kommer de 
interna förfarandena för att snabbt upplysa kommissio -
nens räkenskapsförare om betydande förändringar i  CRIS 
att förbättras.
65.
Proceduren för tillgång till CRIS sker via identifieringssyste -
met Ecas, och kräver dessutom medlemskap i  Commission 
Enterprise Directory , som också har ett system för godkän -
nande av användare.
I övrigt prövas alla tillstånd till att få åtkomst till systemet 
enligt klart fastställda förfaranden som bygger på godkän -
nanden och viseringar.66.
Kommissionen kommer att ta upp och behandla denna iakttagelse inom ramen för sitt fleråriga arbete för att för -
nya CRIS i  tekniskt hänseende, och kommer att se över 
säkerhetsbestämmelserna 2014. Detta kommer framför allt 
att ske inom ramen för det projekt som gäller säkerhetsru -
tiner för interna och externa användare.
67.
För att garantera uppgifternas kvalitet behövs det ett för -
farande för att korrigera uppgifter i  de fall det finns en 
formell anmälan om felaktiga uppgifter. Sådana ändringar 
sker endast i  fall där nödvändiga korrigeringar av uppgifter 
utförs av it -enheten efter ett driftsavbrott i  CRIS eller i  sam -
band med efterbehandling. De utförs av de enheter som 
ansvarar för datorstöd, systemutveckling eller datakvalitet. 
Enligt nu gällande rutiner ska sådana åtgärder initieras via 
ett ansökningsformulär, som ska valideras av den operativt 
ansvarige för den berörda modulen. Ändringar införs först 
i en experimentell miljö, valideras sedan av den operativt 
ansvarige och omsätts därefter i  praktiken.
69.
De två moduler för vilka revisionsrätten påpekar att en 
dataordlista saknades:
 - Utvärderingsmodulen kommer att ersättas av modulen 
för projektcykelförvaltning (se även svar på ruta 1).
 - Modulen för det resultatorienterade övervakningssyste -
met ( ROM ) kommer att successivt avvecklas under 2012.
70.
Kommissionen kommer att förbättra dokumentationen 
som ett led i  sitt löpande fleråriga arbete för omstruktu -
rering av CRIS.
71.
I de tre fall där användarhandboken konstaterades vara för -
åldrad har situationen förbättrats sedan dess:
 - Revisionshandboken uppdaterades i  september 2011.
 - Handboken för finansiella prognoser uppdaterades i  de-
cember 2011. 
 - Manualen för förteckningen över juridiska personer kommer att uppdateras 2012.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)KOmmISSIONENS  
SVAR40
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)72.
Historiken över ändrade uppgifter i  systemet kan tas fram 
på två olika nivåer:
 οPå teknisk nivå finns ett verifieringskedjesystem, vilket 
dock bara är tillgängligt för it -personal med erfarenhet 
av komplicerat underhållsarbete. 
 οPå funktionell nivå kan alla användare
 - läsa av hur uppgifter har ändrats genom att ta del av 
tilläggsinformationen till de berörda posterna,
 - se hänvisningar till eventuella korrigeringar som it -per-
sonalen utfört i  anknytning till de berörda transaktio -
nerna (jfr första punktsatsen); därigenom kan användar -
na också få tillgång till motsvarande dokumentation om 
dessa korrigeringar (rapport om korrigeringsprocessen 
[cleansing report ]).
74.
Meritförteckningar och andra personuppgifter som ingår i de dokument som fogas till poster i  CRIS utgör bilagor 
till kontrakten, och omfattas således implicit av förklaring 
DPO-752 för CRIS (” CRIS has also storage capabilities of sup -
porting documents. Documents stored by CRIS are mainly contracts and invoices .”) CRIS har också kapacitet att lagra 
styrkande dokument. Detta avser främst kontrakt och fak -
turor). I  förklaringen nämns dock inte personuppgifter 
uttryckligen. Det bör i  detta sammanhang klargöras att 
de styrkande dokumenten sparas ”passivt” i  CRIS, dvs. utan 
någon ytterligare behandling inom ramen för applikatio -
nen. Följaktligen är de bifogade dokumenten inte sökbara, 
dvs. det går inte att ta fram uppgifter om en person som 
omnämns i  en sådan bilaga genom att söka på namnet.SlutSatSer	och	rekommendationer
75.
CRIS är en av de många lokala system som används inom 
kommissionen, och är utformat som ett stöd för den spe -
cifika verksamheten inom de generaldirektorat som använ -
der det. Eftersom systemet också innehåller funktioner för 
ekonomisk förvaltning är det försett med ett gränssnitt 
mot kommissionens centrala redovisningssystem. 
Kommissionen har avsevärt förbättrat CRIS sedan systemet 
ursprungligen sattes i  funktion 2002. När det gäller kod -
ning av uppgifter har kommissionen inrättat gemensamma 
klassificeringar som ska tillämpas generellt. Processen för 
att göra dem enhetliga är ännu inte helt fullbordad, efter -
som CRIS befintliga databas för kontrakt är komplex att 
integrera. Stora ansträngningar på detta område har dock 
redan gjorts under föregående år, genom till exempel 
inrättandet av en gemensam arbetsgrupp för CRIS/ABAC 
för kontrakt. 
När det gäller dataintegritet har över vakningsrutiner 
införts. Dessutom har man utvecklat rutinerna för efterbe -
handling och arbetat med att genomföra och förbättra de 
operativa reglerna för systemet. Dessutom har en ansvars -
fördelning för datakoder upprättats i  CRIS, och tekniska för -
bättringar pågår inom ramen för det fleråriga projekt som 
kommer att fullbordas i  slutet av 2014. 
76.
Kommissionen har inlett en process för att rationalisera sin 
it-infrastruktur, framför allt för att avhjälpa problemet att 
flera system täcker identiska eller liknande processer, och 
att integrera GD -specifika behov inom ramen för övergri -
pande lösningar. 
När det gäller finansiella och bokföringsmässiga aspek -
ter kommer rationaliseringsprocessen att leda till att 
ABAC -funktioner kan användas direkt från CRIS via ABAC:s 
webbtjänster.
rekommendation 	1
CRIS är det elektroniska förvaltningssystemet för de gene -
raldirektorat inom kommissionen som arbetar med yttre 
förbindelser. Det är ett integrerat system som inbegriper ett direkt gränssnitt mot kommissionens redovisningssys -
tem (ABAC), vilket gör det möjligt att rationalisera antalet 
verktyg som den personal som arbetar med externt samar -
bete behöver använda i  sitt dagliga arbete. Dess mål fast -
ställdes i  december 2011, genom dokumentet Stratégie des 
systèmes d'information de la GD EuropeAid jusque 2016 .
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)41
KOmmISSIONENS  
SVAR
Som ett led i  rationaliseringen av sin it -arkitektur arbetar 
kommissionen nu för en bättre integration av samtliga 
it-system. Målet att minska förekomsten av funktioner 
som finns både i  ABAC och i  CRIS ska uppnås genom att 
ABAC -funktioner görs tillgängliga direkt från CRIS genom 
ABAC:s webbtjänster. EuropeAid ingår i  ett kommissions -
täckande pilotprojekt som inletts för detta ändamål.
78.
Det faktum att arbetet med att konsolidera systemet har varit komplicerat beror på den stora mångfalden av pro -
gram och förfaranden som kommissionen handlägger 
inom ramen för de externa åtgärderna, och kan alltså inte 
automatiskt tillskrivas CRIS -systemet som sådant. Vad gäller 
det exempel som revisionsrätten tar upp kan det externa biståndet avse en mottagarregion generellt, och därmed 
även sträcka sig över flera länder.
Förutom i  dessa fall kan kommissionen dock via CRIS lägga 
fram tillförlitliga aggregerade uppgifter per enskilt land, 
finansiellt instrument eller politikområde.
79.
Införandet av vissa uppgifter kan försenas och vissa doku -
ment som borde ha varit länkade i  CRIS saknas, men sys -
temet innehåller alla finansiella och andra uppgifter som 
är av kritisk betydelse. Det pågår också insatser för att för -
korta tiden för inrapportering till CRIS. Det har också skett 
en väsentlig positiv utveckling under det senaste tre åren 
när det gäller uppgifternas kvalitet:
 - Den som äger givna uppgifter har utsetts som ansvarig 
för uppgifterna i  fråga.
 - Det har inrättats en arbetsgrupp för datakvalitet, som 
ansvarar för övervakning och korrigeringsåtgärder.
 - Styråtgärder för datakvalitet har införts.
rekommendation 	2
Kommissionen kommer att fortsätta sina ansträngningar 
för att bevaka datakvaliteten och förbättra processerna för 
validering av data i  CRIS. Ett antal åtgärder har redan vidta -
gits på detta område. Sedan 2009 anges det t.ex. vem som 
äger enskilda uppgifter, vilket gör det lättare att organi -
sera enligt datakoder och fastställa de standarder som ska 
tillämpas.80.
Eftersom CRIS är en webbaserad tillämpning beror dock delegationernas tillgång till systemet i  första skedet på 
andra tekniska faktorer (lokala nät, servrar etc.). Vissa av dessa faktorer ligger utanför kommissionens ansvar, till 
exempel det nät som förvaltas av Europeiska utrikestjäns -
ten. När det gäller själva datortillämpningen och de serv -
rar som hanterar databasen har systemet enligt kommis -
sionens noteringar haft en hög tillgänglighetsnivå. Under 
2011 var CRIS till exempel i  drift mer än 99  % av tiden, med 
undantag för ett avbrott på drygt en vecka i  samband med 
sammanslagningen av EuropeAid och GD Bistånd samt 
inrättandet av Europeiska utrikestjänsten och tjänsten för 
utrikespolitiska instrument (FPI).
Kommissionen arbetar löpande med att minimera syste -
mets brister både allmänt (systemrelaterade brister) och 
lokalt (på transaktionsnivå). Mer heltäckande styrfunktioner 
har nu inrättats, och leder till att brister med blockerande 
effekt både upptäcks och korrigeras tidigare. Det har också 
vidtagits ett antal åtgärder för att förbättra kvaliteten på resultaten, bl.a. översyn av koder, teknisk och funktionell 
analys före genomförandet samt tester.
Informationsutbytet om datakoder har rationaliserats med 
hjälp av CRIS kunskapsdatabas, och den har också förbätt -
rats bland annat genom att man på veckobasis informerar 
om nya funktioner som tillkommit (via release notes ) och 
regelbundet uppdaterar handböcker.
rekommendation 	3
Den mångskiftande operativa miljön och användarnas skilda roller och ansvarsområden leder till att ett system som är så integrerat som detta blir tämligen komplice -
rat. Kommissionen godtar emellertid rekommendationen. 
Användarvänlighet är ett av de centrala målen, inte minst 
inom följande projekt: 
 - Projektet för att hantera flera åtaganden åt gången 
i kontrakts- och beslutsmodulerna.
 - Projektet för rationalisering av fakturahantering. 
 - Revisionsmodulens nya utformning.
Särskild rapport nr 5/2012  – Det gemensamma informationssystemet för yttre förbindelser (CRIS)KOmmISSIONENS  
SVAR42
81.
Den bristande säkerheten i  systemet kommer att åtgärdas 
genom utnämningen av en lokalt ansvarig för säkerheten 
i CRIS. För att säkerställa konfidentialitet kommer kom -
missionen att arbeta med klart definierade tillståndssys -
tem för tillgången till systemet. Dessutom är tillgången i CRIS begränsad när det gäller uppgifter som klassifice -
rats som konfidentiella. Målet att förbättra förvaltningen av de externa användarrättigheterna kommer att ingå 
i ett specifikt projekt som kommer att genomföras under 
de kommande åren och ska vara fullbordat 2014. När det 
gäller personuppgifter i  CRIS tillämpar kommissionen 
bestämmelserna i  förordning (EG) nr  45/2001, samt de för -
faranden som anmälts och godkänts av kommissionens 
uppgiftsskyddsombud.
rekommendation 	4
En samlad it -riskbedömning kommer att inledas under 
2012, och kommissionen kommer att utse en lokalt ansva -
rig för informationssäkerheten i  CRIS.
Europeiska revisionsrätten
Särskild	rapport	nr 5/2012
det	gemensamma	informationssystemet	för	yttre	förbindelser	( criS)
luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå
2012 — 42 s. — 21 × 29,7 cm
ISbN 978‑92‑9237‑619‑2
doi:10.2865/99593

hur	hittar	man	eu :s	puBlikationer ?
gratispublikationer:
• g enom EU bookshop (http://bookshop.europa.eu).
•  Hos Europeiska unionens representationer och delegationer. 
Adressuppgifter finns på internet (http://ec.europa.eu/) eller kan fås från fax +352 2929‑42758.
avgiftsbelagda	 publikationer
• g enom EU bookshop (http://bookshop.europa.eu).
avgiftsbelagda	 prenumerationer	 (t.ex.	 årsabonnemang	 på	Europeiska unionens officiella tidning	
och	på	rättsfallssamlingen	 från	e uropeiska	 unionens	 domstol)
•  g enom ett av Europeiska unionens publikationsbyrås försäljningsombud 
(http://publications.europa.eu/others/agents/index_sv.htm).
QJ-Ab-12-004-SV -C
EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN
CRIS ÄR ETT INfORmATIONSS ySTEm SOm KOmmISSIONEN  HAR  INföRT SOm 
SKA  gE STöD TIll fö RVA lTNIN gEN AV ExTERNA  ÅTgÄRDER . TACK  VARE  
CRIS KAN  All PERSONA l SOm ÄR DElAKTI g I föRVA lTNIN gEN AV ExTERNA  
ÅTgÄRDER  ARbETA I EN gEmENSA m DATA bAS. CRIS TIllHANDAHÅ llER 
UPP gIfTER Om DE OlIKA föRVA lTNIN gSETAPPERNA  OCH  mATAR  KOm-
mISSIONENS  REDOVISNIN gSSySTEm AbAC m ED fINANSIE llA UPP gIfTER. 
REVISIONSRÄTTEN  KONSTATERADE  ATT CRIS ö VERlAg ÄR ÄNDA mÅlSEN -
lIgT NÄR  DET  gÄllER ATT TIllgODOSE  KOmmISSIONENS  INfORmATIONS -
bEHOV  PÅ OmRÅDET  föR ExTERNA  ÅTgÄRDER . EfTER TIO ÅRS UTVECK lINg 
INNEHÅ llER CRIS DOCK  fORT fARANDE  bESTÅENDE  bRISTER . bRISTERNA  
gÄllER fRAmfö R AllT DEfINITIONEN  AV CRIS ROll I föRHÅ llANDE  TIll 
KOmmISSIONENS  REDOVISNIN gSSySTEm, DATAKODNIN gEN, ÄNDA mÅlS-
ENlIgHETEN  NÄR  DET  gÄllER ATT gARANTERA  DATAINTE gRITET  OCH  mER 
gENERE llT SySTEmETS OCH  UPP gIfTERNAS  SÄKERHET.