[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 17.2.2009

KOM(2009) 61 slutlig

Förslag till

RÅDETS BESLUT

om gemenskapens ståndpunkt beträffande arbetsordningarna för det gemensamma Cariforum–EG-rådet, Cariforum–EG:s handels- och utvecklingskommitté och de särskilda kommittéer som föreskrivs i avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

Avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknades den 15 oktober 2008 och har tillämpats provisoriskt sedan den 29 december 2008.

Genom artikel 227 i avtalet inrättas ett gemensamt råd, som har till uppgift att behandla alla frågor av betydelse som uppkommer inom ramen för avtalet och alla andra bilaterala, multilaterala eller internationella frågor av gemensamt intresse. Enligt artiklarna 36 och 230 i avtalet ska gemensamma rådet i sitt arbete biträdas av en handels- och utvecklingskommitté och av särskilda kommittéer. Handels- och utvecklingskommittén ska ansvara för det allmänna genomförandet av avtalet.

I artiklarna 228 och 230 i avtalet anges att gemensamma rådet ska anta dels sin egen arbetsordning, dels handels- och utvecklingskommitténs arbetsordning. För att avtalet ska kunna börja tillämpas så snart som möjligt ska gemensamma rådets, handels- och utvecklingskommitténs och de särskilda kommittéernas arbetsordningar antas vid gemensamma rådets första möte som ska hållas den ….

Förslag till

RÅDETS BESLUT

om gemenskapens ståndpunkt beträffande arbetsordningarna för det gemensamma Cariforum–EG-rådet, Cariforum–EG:s handels- och utvecklingskommitté och de särskilda kommittéer som föreskrivs i avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 300.2 andra stycket,

med beaktande av rådets beslut om undertecknande och provisorisk tillämpning av avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan[1],

med beaktande av rådets slutsatser om regional integration och ekonomiska partnerskapsavtal för utveckling i AVS-länderna[2],

med beaktande av kommissionens förslag[3], och

av följande skäl:

(1) Avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknades den 15 oktober 2008 och har tillämpats provisoriskt sedan den 29 december 2008.

(2) Genom artikel 227 i avtalet inrättas ett gemensamt Cariforum–EG-råd, som har till uppgift att behandla alla frågor av betydelse som uppkommer inom ramen för avtalet och alla andra bilaterala, multilaterala eller internationella frågor av gemensamt intresse.

(3) Genom artikel 230 i avtalet inrättas Cariforum–EG:s handels- och utvecklingskommitté, som ska biträda det gemensamma rådet i dess arbete och ansvara för genomförandet av avtalet överlag.

(4) I artikel 230.4 fastställs att handels- och utvecklingskommittén för att utföra sitt uppdrag får biträdas av särskilda kommittéer.

(5) Genom artikel 36 i avtalet inrättas en särskild kommitté för tullsamarbete och handelslättnader.

(6) I artiklarna 228.3 och 230.2 i avtalet föreskrivs att det gemensamma Cariforum–EG-rådet måste fastställa sin arbetsordning samt arbetsordningen för handels- och utvecklingskommittén, och det är även lämpligt att det gemensamma rådet använder den i artikel 229.1 angivna befogenheten att fatta beslut i alla frågor som omfattas av avtalet till att fastställa arbetsordningar för de särskilda kommittéerna.

(7) Gemenskapen bör fastställa sin ståndpunkt när det gäller antagandet av arbetsordningar för gemensamma rådet, handels- och utvecklingskommittén och de särskilda kommittéerna.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Enda artikel

Gemenskapens ståndpunkt inför antagandet av ett beslut av det genom avtalet inrättade gemensamma rådet om arbetsordningar för det gemensamma Cariforum–EG-rådet, Cariforum–EG:s handels- och utvecklingskommitté och de särskilda kommittéer som föreskrivs i avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, ska grundas på det utkast till beslut av gemensamma rådet som bifogas det här beslutet.

Utfärdat i Bryssel den

På rådets vägnar

Ordförande

BILAGA

BESLUT nr …/2009 AV DET GEMENSAMMA RÅD som inrättades genom avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, beträffande arbetsordningarna för det gemensamma rådet, handels- och utvecklingskommittén och de särskilda kommittéerna

GEMENSAMMA CARIFORUM–EG-RÅDET HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan (nedan kallat avtalet ), undertecknat i Bridgetown, Barbados den 15 oktober 2008, särskilt artiklarna 227, 228.3, 229.1 och 230.2, och

av följande skäl:

(1) I avtalet föreskrivs att det gemensamma rådet måste anta dels sin egen arbetsordning, dels handels- och utvecklingskommitténs arbetsordning.

(2) Det gemensamma rådet och handels- och utvecklingskommittén kommer i sitt arbete att biträdas av den särskilda kommittén för tullsamarbete och handelslättnader som inrättats i enlighet med artikel 36 i avtalet, samt av särskilda kommittéer som kan inrättas i enlighet med artikel 230.4 i avtalet. Det är lämpligt att även fastställa arbetsordningarna för dessa särskilda kommittéer.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Arbetsordningarna i bilaga I och bilaga II fastställs härmed som det gemensamma Cariforum–EG-rådets och Cariforum–EG:s handels- och utvecklingskommittés respektive arbetsordningar.

Artikel 2

1. Arbetsordningen i bilaga III ska gälla för den särskilda kommittén för tullsamarbete och handelslättnader samt alla andra särskilda kommittéer som kan komma att inrättas i enlighet med artikel 230.4 i avtalet.

2. Denna arbetsordning ska inte påverka tillämpningen av andra särskilda bestämmelser i avtalet eller som gemensamma Cariforum–EG-rådet kan komma att besluta om.

Artikel 3

Detta beslut träder i kraft den [...].

Utfärdat i

BILAGA I

ARBETSORDNING FÖR GEMENSAMMA CARIFORUM–EG-RÅDET

som inrättades genom avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan

Artikel 1

Sammansättning och ordförandeskap

1. Gemensamma Cariforum–EG-rådet (nedan kallat gemensamma rådet ) ska ha den sammansättning som anges i artikel 228.1 i avtalet.

2. ”Cariforum-samordnaren” är den företrädare för Cariforum-staterna som agerar på staternas vägnar i enlighet med artikel 228.2 i avtalet, och hänvisningar till ”parterna” i arbetsordningen följer den definition som ges i artikel 233.3 i avtalet.

3. Ordförandeskapet i gemensamma rådet ska, för perioder om tolv månader, växelvis innehas av en företrädare för Europeiska unionens råd och en företrädare för Europeiska kommissionen, och av en företrädare för Cariforum-staterna på minister- eller regeringschefsnivå. Den första perioden ska inledas den dag då gemensamma rådet håller sitt första sammanträde och avslutas den 31 december året därefter. Ordförandeskapet ska först innehas av en företrädare för Cariforum-staterna.

Artikel 2

Suppleanter

1. Ledamöterna i gemensamma rådet får företrädas av en suppleant om den utsedda företrädaren inte kan närvara.

2. En ledamot som önskar låta sig företrädas ska underrätta gemensamma rådets ordförande om suppleantens namn innan det sammanträde där suppleanten ska närvara äger rum. Suppleanten för en ledamot av gemensamma rådet får utöva den ordinarie ledamotens alla rättigheter.

Artikel 3

Observatörer

1. CRNM ( Caribbean Regional Negotiating Machinery ), Caricom-sekretariatet och sekretariatet för Organisation of Eastern Caribbean States ska vara ständiga observatörer.

2. Parterna får besluta att bjuda in ytterligare observatörer till enstaka sammanträden.

3. Parterna får besluta att bjuda in företrädare för den parlamentariska Cariforum–EG-kommittén och rådgivande Cariforum–EG-kommittén för att informera gemensamma rådet om arbetet i de bägge kommittéerna.

Artikel 4

Sammanträden

1. Gemensamma rådet ska sammanträda med jämna mellanrum, dock minst vartannat år, och kan även hålla extra sammanträden om parterna kommit överens om detta och när omständigheterna så kräver.

2. Varje sammanträde i gemensamma rådet ska hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om.

3. Gemensamma rådets sammanträden ska sammankallas av dess sekreterare.

Artikel 5

Delegationer

Gemensamma rådets ledamöter får åtföljas av tjänstemän. Före varje sammanträde ska gemensamma rådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av de avtalsslutande Cariforum-staternas och gemenskapens respektive delegationer.

Artikel 6

Sekretariat

Tjänstemän från Europeiska unionens råds generalsekretariat och från en Cariforum-stat ska växelvis inneha uppdraget som sekreterare för gemensamma rådet, under tolv månader i taget. Dessa tolvmånadersperioder ska sammanfalla med de perioder under vilka Europeiska kommissionen respektive Cariforum-staterna är ordförande.

Artikel 7

Handlingar

När gemensamma rådets överläggningar grundar sig på skriftliga underlag ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som gemensamma rådets handlingar.

Artikel 8

Korrespondens

1. All korrespondens ställd till gemensamma rådet ska vidarebefordras till gemensamma rådets sekreterare.

2. Sekreteraren ska se till att korrespondens ställd till gemensamma rådet vidarebefordras till rådets ordförande och, om det är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 7 i denna arbetsordning till gemensamma rådets övriga ledamöter. Korrespondens för distribution ska skickas till Europeiska kommissionens generalsekretariat, de ständiga representationerna för Europeiska unionens medlemsstater i Bryssel och till Cariforum-samordnaren, samt till de samordnare för varje avtalsslutande Cariforum-stat som avses i artikel 234.1 i avtalet.

3. Korrespondens från gemensamma rådets ordförande ska av sekreteraren sändas till mottagarna och, om det är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 7 i denna arbetsordning till gemensamma rådets övriga ledamöter via de mottagare som anges i punkt 2.

Artikel 9

Dagordning för sammanträdena

1. Gemensamma rådets sekreterare ska på grundval av förslag från parterna och de avtalsslutande Cariforum-staterna upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Gemensamma rådets sekreterare ska skicka dagordningen till de mottagare som anges i artikel 8.2 i denna arbetsordning senast 15 dagar före sammanträdets början.

2. Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen kommit sekreteraren tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början, med förbehåll för att en punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har inkommit till sekreteraren senast den dag då dagordningen ska avsändas.

3. Gemensamma rådet ska anta dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens, föras upp på dagordningen.

4. Gemensamma rådets ordförande kan i samförstånd med parterna be experter delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

5. Sekreteraren får i samförstånd med parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1, med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

Artikel 10

Protokoll

1. Sekreteraren ska så snart som möjligt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

2. Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och ange

a) de handlingar som förelagts gemensamma rådet,

b) de uttalanden som en ledamot av gemensamma rådet begärt att få inskrivna i protokollet,

c) de beslut som fattats, de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som man enats om samt de slutsatser som antagits i enskilda frågor.

3. Protokollet ska även innehålla en förteckning över de ledamöter av gemensamma rådet eller deras suppleanter som deltagit i sammanträdet samt en förteckning över de medlemmar av delegationerna som åtföljt dessa.

4. Protokollet ska justeras skriftligen av båda parter inom tre månader efter sammanträdesdagen. När protokollet justerats ska två autentiska exemplar undertecknas av sekreteraren, och parterna ska erhålla ett original vardera. En kopia av det undertecknade protokollet ska skickas till var och en av de mottagare som anges i artikel 8.2 i denna arbetsordning.

Artikel 11

Beslut och rekommendationer

1. Gemensamma rådet ska anta beslut och rekommendationer i samförstånd enligt artikel 229 i avtalet.

2. Gemensamma rådet får besluta att hänskjuta allmänna frågor av övergripande intresse för AVS–EG som uppstår inom ramen för avtalet om ekonomiskt partnerskap med Cariforum-staterna till ministerrådet för AVS-EG i enlighet med vad som sägs i artikel 15 i Cotonouavtalet.

3. Mellan sammanträdena får gemensamma rådet anta beslut eller rekommendationer genom skriftligt förfarande om parterna är överens om det. Ett skriftligt förfarande ska utgöras av en notväxling parterna emellan. Cariforum-samordnaren ska ha befogenhet att utväxla sådana noter och bekräfta att de avtalsslutande Cariforum-staterna är överens om ett visst beslut, vid behov efter att ha inhämtat de enskilda avtalsslutande Cariforum-staternas bekräftelse av att de godtar beslutet.

4. Gemensamma rådets beslut och rekommendationer, i den mening som avses i artikel 229 i avtalet, ska benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”, följt av löpnummer, datum för antagande samt beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.

5. Beslut och rekommendationer som antas av gemensamma rådet ska bestyrkas av en företrädare för Europeiska kommissionen på gemenskapens vägnar, och av Cariforum-samordnaren på Cariforum-staternas vägnar.

6. Beslut och rekommendationer ska som gemensamma rådets handlingar skickas till var och en av de mottagare som anges i artikel 8.2 i denna arbetsordning.

Artikel 12

Offentlighet

1. Om inte annat beslutas ska gemensamma rådets sammanträden inte vara offentliga.

2. Varje part eller avtalsslutande Cariforum-stat får besluta att låta offentliggöra gemensamma rådets beslut och rekommendationer i sitt officiella kungörelseorgan.

Artikel 13

Språk

1. Gemensamma rådets arbetsspråk ska vara de officiella språk som är gemensamma för parterna, dvs. engelska, franska, nederländska och spanska.

2. Gemensamma rådet ska föra sina överläggningar och anta sina beslut och rekommendationer på grundval av handlingar och förslag som utarbetats på de språk som anges i punkt 1.

Artikel 14

Utgifter

1. Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för sitt deltagande i gemensamma rådets sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2. Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigande av handlingar.

3. Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från något eller några av gemensamma rådets arbetsspråk. Gemenskapen ska stå för utgifter för tolkning och för översättning av handlingar till eller från andra officiella EU-språk.

BILAGA II

ARBETSORDNING FÖR HANDELS- OCH UTVECKLINGSKOMMITTÉN

som inrättas i enlighet med avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan

Artikel 1

Sammansättning och ordförandeskap

1. Cariforum–EG:s handels- och utvecklingskommitté (nedan kallad handels- och utvecklingskommittén ) inrättas i enlighet med artikel 230 i avtalet och ska biträda gemensamma rådet i dess arbete och ansvara för genomförandet av avtalet överlag.

2. Ordförandeskapet i handels- och utvecklingskommittén ska, för perioder om tolv månader, växelvis innehas av högre tjänstemän från Europeiska kommissionen, som företräder gemenskapen och dess medlemsstater, och av högre tjänstemän från Cariforum-staterna, som företräder dessa. Den första ordförandeskapsperioden ska sammanfalla med gemensamma rådets första ordförandeskap. Under den perioden och därefter under varje tolvmånadersperiod ska ordförandeskapet i handels- och utvecklingskommittén innehas av den part som är ordförande i gemensamma rådet. Ordförandeskapet ska först innehas av en företrädare för Cariforum-staterna.

3. I enlighet med artikel 230.1 i avtalet ska handels- och utvecklingskommittén bestå dels av företrädare för Europeiska unionens råd och företrädare för Europeiska kommissionen, dels av företrädare för de avtalsslutande Cariforum-staterna, vanligtvis på högre tjänstemannanivå. Cariforum-samordnaren och samordnarna för de avtalsslutande Cariforum-staterna ska vardera utse en ställföreträdande samordnare som ska närvara vid handels- och utvecklingskommitténs sammanträden. Den ställföreträdande Cariforum-samordnaren ska företräda Cariforum-staterna och lägga fram deras ståndpunkt i alla frågor som omfattas av avtalet och i vilka de har enats om att agera gemensamt.

4 CRNM ( Caribbean Regional Negotiating Machinery ), Caricom-sekretariatet och sekretariatet för Organisation of Eastern Caribbean States ska vara ständiga observatörer. Parterna får besluta att bjuda in ytterligare observatörer, t.ex. företrädare för den parlamentariska Cariforum–EG-kommittén och rådgivande Cariforum–EG-kommittén, till enstaka sammanträden.

5. Utöver de specifika uppgifter som handels- och utvecklingskommittén ska utföra enligt avtalet ska den förbereda gemensamma rådets sammanträden och överläggningar, i tillämpliga fall övervaka genomförandet av gemensamma rådets beslut och rekommendationer samt överlag se till att avtalet fungerar väl. Kommittén ska behandla alla frågor som gemensamma rådet hänskjuter till den och övriga frågor som kan uppkomma i samband med den löpande tillämpningen av avtalet.

6. Om det i avtalet föreskrivs att samråd kan ske, får sådant samråd äga rum i handels- och utvecklingskommittén. Samrådet får fortsätta i gemensamma rådet om parterna är överens, såvida annat inte föreskrivs i avtalet.

Artikel 2

Sammanträden

1. Handels- och utvecklingskommittén ska sammanträda en gång om året eller, om parterna är överens, när omständigheterna så kräver. Om båda parter är överens får handels- och utvecklingskommitténs sammanträden hållas som video- eller telekonferens.

2. Varje sammanträde i handels- och utvecklingskommittén ska sammankallas av sekreteraren och hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om.

Artikel 3

Delegationer

Före varje sammanträde ska handels- och utvecklingskommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av de delegationer som kommer att närvara.

Artikel 4

Sekretariat

1. Tjänstemän från Europeiska kommissionen och från en Cariforum-stat ska växelvis fungera som sekreterare för handels- och utvecklingskommittén, under tolv månader i taget. Dessa tolvmånadersperioder ska sammanfalla med de perioder under vilka Europeiska kommissionen respektive Cariforum-staterna är ordförande.

2. All korrespondens med handels- och utvecklingskommitténs ordförande som avses i denna arbetsordning ska vidarebefordras till handels- och utvecklingskommitténs sekreterare och till gemensamma rådets sekreterare och ordförande samt, när så är lämpligt, till gemensamma kommitténs eller handels- och utvecklingskommitténs ledamöter.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte annat beslutas ska handels- och utvecklingskommitténs sammanträden inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för sammanträdena

1. Handels- och utvecklingskommitténs sekreterare ska upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Dagordningen ska skickas till gemensamma rådets ordförande och sekreterare samt handels- och utvecklingskommitténs ledamöter senast 15 dagar innan sammanträdet inleds.

2. Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början, med förbehåll för att en punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har inkommit till sekreteraren senast den dag då dagordningen ska avsändas.

3. Handels- och utvecklingskommittén ska anta dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens, föras upp på dagordningen.

4. Handels- och utvecklingsrådets ordförande kan i samförstånd med parterna be experter delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

5. Ordföranden får i samförstånd med de båda parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 7

Protokoll

1. Sekreteraren ska så snart som möjligt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

2. Protokollet ska för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgift om

a) de handlingar som förelagts handels- och utvecklingskommittén,

b) de uttalanden som en ledamot av handels- och utvecklingskommittén begärt att få inskrivna i protokollet,

c) de beslut som fattats, de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som man enats om samt de slutsatser som antagits i enskilda frågor.

3. Protokollet ska även innehålla en förteckning över de ledamöter av handels- och utvecklingskommittén eller deras suppleanter som deltagit i sammanträdet.

4. Protokollet ska inom två månader efter sammanträdesdagen justeras skriftligen av den ställföreträdande Cariforum-samordnaren och den eller de högre tjänstemän från Europeiska kommissionen som deltog i sammanträdet. När protokollet justerats ska två autentiska exemplar undertecknas av sekreteraren, och parterna ska erhålla ett original vardera. Kopior av det undertecknade protokollet ska skickas till gemensamma rådets ordförande och sekreterare och till handels- och utvecklingskommitténs ledamöter.

Artikel 8

Beslut och rekommendationer

1. När handels- och utvecklingskommittén enligt avtalet bemyndigats att fatta beslut eller utfärda rekommendationer ska dessa akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”, följt av löpnummer, datum för antagande samt beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.

2. När handels- och utvecklingskommittén fattar beslut ska artiklarna 10–12 i gemensamma rådets arbetsordning gälla i tillämpliga delar.

3. Handels- och utvecklingskommitténs beslut och rekommendationer ska sändas till de mottagare som anges i artikel 4 i denna arbetsordning.

Artikel 9

Språk

1. Handels- och utvecklingskommitténs arbetsspråk ska vara de officiella språk som är gemensamma för parterna, dvs. engelska, franska, nederländska och spanska.

2. Handels- och utvecklingskommittén ska föra sina överläggningar och anta sina beslut och rekommendationer på grundval av handlingar och förslag som utarbetats på de språk som anges i punkt 1.

Artikel 10

Utgifter

1. Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för sitt deltagande i handels- och utvecklingskommitténs sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2. Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigande av handlingar.

3. Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från något eller några av kommitténs arbetsspråk. Gemenskapen ska stå för utgifter för tolkning och för översättning av handlingar till eller från andra officiella EU-språk.

BILAGA III

ARBETSORDNING FÖR DE SÄRSKILDA KOMMITTÉER

som inrättas i enlighet med avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan

Artikel 1

Sammansättning och ordförandeskap

1. Om inte annat anges i avtalet eller handels- och utvecklingskommittén enats om något annat, ska en särskild kommitté bestå dels av företrädare för Europeiska kommissionen och företrädare för Europeiska unionens råd, dels av företrädare för de avtalsslutande Cariforum-staterna, och ordförandeskapet för dess sammanträden ska växelvis innehas av en tjänsteman från Europeiska kommissionen och av en tjänsteman från en Cariforum-stat. Cariforum-staterna ska ge en av sina företrädare mandat att agera på deras vägnar och lägga fram deras ståndpunkt i alla frågor som omfattas av avtalet, i vilka de har enats om att agera gemensamt. Denna företrädare ska benämnas Cariforum-företrädaren.

2. CRNM ( Caribbean Regional Negotiating Machinery ), Caricom-sekretariatet och sekretariatet för Organisation of Eastern Caribbean States ska vara ständiga observatörer. Parterna får besluta att bjuda in ytterligare observatörer till enstaka sammanträden.

Artikel 2

Sammanträden

Om inte annat föreskrivs i avtalet ska en särskild kommitté sammanträda på begäran av endera parten, på en dag och plats som parterna kommit överens om i förväg.

Artikel 3

Delegationer

Före varje sammanträde ska den särskilda kommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av de delegationer som kommer att närvara.

Artikel 4

Sekretariat

1. Tjänstemän från Europeiska kommissionen och från en Cariforum-stat ska växelvis fungera som sekreterare för de särskilda kommittéerna, under tolv månader i taget. Dessa tolvmånadersperioder ska sammanfalla med de perioder under vilka Europeiska kommissionen respektive Cariforum-staterna är ordförande.

2. All korrespondens med ordföranden för en särskild kommitté ska vidarebefordras till den särskilda kommitténs sekreterare och till handels- och utvecklingskommitténs sekreterare och ordförande samt, när så är lämpligt, till den särskilda kommitténs ledamöter.

Artikel 5

Handlingar

När överläggningarna i en särskild kommitté grundar sig på skriftliga underlag ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som särskilda kommitténs handlingar.

Artikel 6

Offentlighet

Om inte annat beslutas ska de särskilda kommittéernas sammanträden inte vara offentliga.

Artikel 7

Dagordning för sammanträdena

1. En preliminär dagordning samt underlaget för varje sammanträde ska upprättas av den särskilda kommitténs sekreterare senast 30 dagar före sammanträdet. Dagordningen ska skickas till handels- och utvecklingskommitténs ordförande, sekreterare och ledamöter senast 15 dagar innan sammanträdet inleds. Den särskilda kommittén ska anta dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens, föras upp på dagordningen.

2. Tidsfristerna enligt punkt 1 får, om parterna är överens om det, förkortas med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

3. Ordföranden i en särskild kommitté kan i samförstånd med parterna be experter delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 8

Protokoll

1. Sekreteraren ska direkt efter varje sammanträde upprätta ett utkast till protokoll.

2. Protokollet ska för varje punkt på dagordningen som regel ange

a) de handlingar som förelagts den särskilda kommittén,

b) de uttalanden som en ledamot av den särskilda kommittén begärt att få inskrivna i protokollet,

c) de beslut som fattats, de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som man enats om samt de slutsatser som antagits i enskilda frågor.

3. Protokollet ska även innehålla en förteckning över de ledamöter av den särskilda kommittén eller deras suppleanter som deltagit i sammanträdet.

4. Protokollet ska inom en månad efter sammanträdesdagen justeras skriftligen av Cariforum-företrädaren och den tjänstemän från Europeiska kommissionen som deltog i sammanträdet. När protokollet justerats ska två autentiska exemplar undertecknas av sekreteraren, och parterna ska erhålla ett original vardera. Kopior av det undertecknade protokollet ska skickas till handels- och utvecklingskommitténs ordförande, ledamöter och sekreterare.

Artikel 9

Beslut och rekommendationer

1. När en särskild kommitté enligt avtalet, eller enligt det beslut av gemensamma rådet genom vilket kommittén inrättats, bemyndigats att fatta beslut eller utfärda rekommendationer ska dessa akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”, följt av löpnummer, datum för antagande samt beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.

2. När en särskild kommitté utfärdar en rekommendation eller fattar ett beslut ska artiklarna 10–12 i gemensamma rådets arbetsordning gälla i tillämpliga delar.

3. De särskilda kommittéernas beslut och rekommendationer ska skickas till handels- och utvecklingskommitténs ordförande, ledamöter och sekreterare.

Artikel 10

Språk

1. De särskilda kommittéernas arbetsspråk ska vara de officiella språk som är gemensamma för parterna, dvs. engelska, franska, nederländska och spanska.

2. De särskilda kommittéerna ska föra sina överläggningar och anta sina beslut och rekommendationer på grundval av handlingar och förslag som utarbetats på de språk som anges i punkt 1.

Artikel 11

Utgifter

1. Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för sitt deltagande i de särskilda kommittéernas sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2. Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigande av handlingar.

3. Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från något eller några av den särskilda kommitténs arbetsspråk. Gemenskapen ska stå för utgifter för tolkning och för översättning av handlingar till eller från andra officiella EU-språk.

Artikel 12

Rapportering

De särskilda kommittéerna ska rapportera till handels- och utvecklingskommittén.

FINANSIERINGSÖVERSIKT FÖR RÄTTSAKT FÖR FÖRSLAG SOM ENDAST PÅVERKAR BUDGETENS INKOMSTSIDA

1. FÖRSLAGETS BENÄMNING

Rådets beslut om gemenskapens ståndpunkt beträffande arbetsordningarna för det gemensamma Cariforum–EG-rådet, Cariforum–EG:s handels- och utvecklingskommitté och de särskilda kommittéer som föreskrivs i avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan

2. BERÖRDA BUDGETRUBRIKER:

Kapitel och artikel: Kommissionens administrativa medel för att täcka tolknings- och lokalkostnader.

Budgeterat belopp för det berörda året: Vid oförutsedda behov kan resurser tas från följande budgetposter:

20.02.01 – Utrikeshandelsförbindelser, inbegripet tillträde till marknader i tredjeland

20.01.02.11.00.02.40 – Möten som endast omfattar personer från kommissionen (interna)/konferenser

3. PÅVERKAN PÅ BUDGETEN

X Förslaget påverkar inte budgeten.

( Förslaget har inga effekter på budgetens utgiftssida, men påverkar budgetens inkomstsida enligt följande:

(miljoner euro avrundat till en decimal)

4. BESTÄMMELSER OM BEDRÄGERIBEKÄMPNING

5. ÖVRIGA ANMÄRKNINGAR

[1] EUT L 289, 30.11.2008.

[2] Rådet (allmänna frågor och yttre förbindelser) den 10 november 2008.

[3] EUT