Utkast till Avtal mellan generalsekreterarna vid Europaparlamentet, rådet, kommissionen, justitiesekreteraren vid domstolen, generalsekreterarna vid revisionsrätten, ekonomiska och sociala kommittén, regionkommittén och EU-ombudsmannens representant om de gemensamma principerna för samordning av urval och rekrytering samt principerna för användande av förteckningarna över godkända sökande

(framlagda av kommissionen)

MOTIVERING

Enligt artikel 2 i tjänsteföreskrifterna, enligt ändringarna i rådets förordning nr 3947/92, får "två eller flera institutioner (...) vad gäller rekrytering (...) överlåta de befogenheter som tillkommer tillsättningsmyndigheten på en av dem eller på ett gemensamt organ". Denna artikel utgör således en rättslig grund för inrättande av en byrå genom gemensamt beslut från institutionerna.

Det har skett interinstitutionellt samarbetet inom detta område, särskilt vid de två senaste utvidgningarna och det gällde då exempelvis anordnande av uttagningsprov för lingvister, revisorer, sekreterare m.fl.

Det finns dock begränsningar för det nuvarande interinstitutionella samarbetet, främst i form av olika rutiner, åtskilt anordnande av vissa uttagningsprov eller förekomst av enheter för anordnande av uttagningsprov och för urval i varje institution.

Det bör därför införas en enhetlig struktur för anordnande av uttagningsprov och samlande resurser för detta.

Genom denna struktur kommer det att bli möjligt att utnyttja skalfördelar, särskilt i samband med den kommande utvidgningen. Den kommer även att ha positiva effekter för samordning och professionell utformning av de urvalsförfaranden institutionerna använder. Detta kommer att vara positivt inte enbart för institutionerna, utan även för de EU-medborgare som lämnar in ansökan och för vilka urvalsförfarandet ofta utgör den enda kontakten med institutionerna.

Sedan mars 2000 har arbete bedrivits enligt vitboken om reform av kommissionen. I det sammanhanget föreslog kommissionen den 26 februari 2001 att det inrättas ett interinstitutionellt rekryteringskontor.

De två förslagen till interinstitutionella beslut är resultatet av det arbete som utförts av en interinstitutionell arbetsgrupp som inrättats på initiativ av generalsekreterarna, som i juli 2001 godkände slutsatserna av detta arbete. Kommissionen antog därefter utkasten till beslut den 30 oktober 2001, varefter dessa den 7 december 2001 lämnades till Kommittén för tjänsteföreskrifterna för yttrande.

Det är nu institutionernas uppgift att fatta beslut om inrättande av ett sådant kontor. Det är generalsekreterarnas uppgift att, med tillämpning av föreskrifterna beträffande rekrytering, i samförstånd vidta de åtgärder som krävs för att genomföra detta beslut.

Utkast till Avtal mellan generalsekreterarna vid Europaparlamentet, rådet, kommissionen, justitiesekreteraren vid domstolen, generalsekreterarna vid revisionsrätten, ekonomiska och sociala kommittén, regionkommittén och EU-ombudsmannens representant om de gemensamma principerna för samordning av urval och rekrytering samt principerna för användande av förteckningarna över godkända sökande

I samband med upprättandet av ett rekryteringskontor för Europeiska gemenskaperna verkar institutionernas generalsekreterare för kontinuerlig förbättring av EU:s urvalsförfarande på grundval av gemensamma, öppna och effektiva förfaranden.

Generalsekreterarna uppmanar därför styrelsens medlemmar att, i samarbete med rekryteringskontorets direktör, införa ett helt samordnat urvalsförfarande på grundval av de principer som anges nedan.

Generalsekreterarna åtar sig dessutom att samarbeta nära inom de områden som rör planering av uttagningsprov, användande av förteckningar över godkända sökande och samordning av klassificeringskriterierna i enlighet med principerna nedan.

1. Planering av uttagningsproven

* Rekryteringskontoret anordnar regelbundet möten med institutionerna för att samordna planeringen av uttagningsprov och utarbetandet av yttranden över uttagningsprovet.

* Rekryteringskontoret upprättar och tillämpar ett program för allmänna uttagningsprov på grundval av de behov och krav institutionerna givit uttryck för. Det skapas en mekanism mellan rekryteringskontoret och institutionerna för att säkerställa lämplig planering som innebär att institutionernas behov tillgodoses i tid när det gäller såväl generalister som specialister, även språkexperter och experter inom ett forskningsområde.

* Varje institution informerar rekryteringskontoret om sitt rekryteringsbehov för de kommande tre åren. Rekryteringskontoret upprättar ett preliminärt program som ständigt löper över tre år och uppdateras minst var sjätte månad, i avsikt att på ett optimalt sätt tillgodose institutionernas behov.

* Arbetsprogrammet omfattar en preliminär tidsplan för varje uttagningsprov som skall anordnas, samt ett mål för förteckningen över godkända sökande.

* Institutionerna åtar sig att förbättra sin framtidsplanering och att i tid ställa personal till förfogande för deltagande i uttagningskommittéerna, så att rekryteringskontoret kan planera sitt arbete, göra prioriteringar och följa sin tidsplan.

* Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 2.2 i generalsekreterarnas beslut av den ... kommer alla uttagningsprov att offentliggöras som interinstitutionella ärenden, även om en eller flera institutioner inte har uttryckt något önskemål om att rekrytera från förteckningen över godkända sökande.

2. Urvalsprinciper och urvalsförfaranden

2.1 Öppenhet för de sökande

* Det skapas en gemensam och användarvänlig webbplats för rekrytering och en förteckning över e-postadresser för kommande uttagningsprov, så att potentiella sökande regelbundet kan få information om de möjligheter som finns.

* Det upprättas ett gemensamt och förenklat ansökningformulär och ett tydligare meddelande om uttagningsprov.

* Meddelande i lämplig form till de sökande om de urvalskriterier som gäller vid uttagningsproven.

* Tydlig information till de sökande om möjligheterna till överklagande, bland annat möjligheterna att vända sig till EU-ombudsmannen.

* Möjlighet för de sökande som deltar i prov med flervalsfrågor på papper att behålla provet efter provtillfället (förutsatt att innehållet inte är upphovsrättsskyddat) och att erhålla de korrekta svaren från rekryteringskontoret.

* Offentliggörande av namnen på uttagningskommitténs medlemmar och, efter slutfört antagningsförfarande, offentliggörande i Europeiska gemenskapernas officiella tidning av en förteckning över dem som klarat proven, med skyddade personuppgifter.

* De sökande kan begära att få en kopia av sina egna provresultat och att få ta del av uttagningskommitténs bedömning, förutsatt att uttagningskommitténs arbete förblir hemligt.

2.2 Krav beträffande språkkunskaper

* Krav på att de sökande behärskar ett officiellt gemenskapsspråk utöver deras modersmål, samtidigt som de sökande informeras om att vissa tjänster eller vissa institutioner kan ställa särskilda språkkrav vid rekrytering från förteckningarna över godkända sökande, eftersom institutionerna då rekryterar utifrån sina egna krav beträffande språk och kompetens. (För att skapa öppenhet bör det dessutom klart anges för de sökande, innan de lämnar sin ansökan, om vissa institutioner har särskilda önskemål angående språkkunskaper).

* Kunskaperna i modersmålet och i det främmande språket bedöms ibland vid det förberedande urvalet och ibland vid det skriftliga provet samt vid det muntliga provet (vilket är det vanligaste), och övriga angivna språkkunskaper bedöms vid det muntliga provet.

2.3 Språklig organisation av uttagningsproven

* Styrelsen beslutar om rekryteringskontoret skall anordna särskilda uttagningsprov för olika språk.

2.4 Ett professionellt urvalsförfarande

* Ständig betoning på bästa praxis och på utveckling av rekryteringsteknik.

2.4.1 Uttagningsprovens innehåll

Uttagningsprovens innehåll granskas regelbundet och ändras när så krävs för att urvalsförfarandet även fortsättningsvis skall identifiera de sökande som bäst motsvarar de krav som ställs. Följande anges som exempel (för tillämpliga lönegrader):

* Vid det förberedande urvalet, bedömning åtminstone av att de sökande behärskar sitt andra officiella språk och av deras förmåga till läsförståelse och tolkning av sifferuppgifter.

* Vid de skriftliga proven, bedömning av de sökandes kunskaper inom det område som EU:s uttagningsprov gäller. Syftet med proven är att bedöma de sökandes förmåga att analysera en uppsättning delvis motstridiga uppgifter rörande EU och EU:s politik, att göra en strukturerad analys och utforma rekommendationer.

* En uppsättning förberedda muntliga frågor som gör det möjligt att strukturera intervjuerna och göra en mer objektiv jämförande analys av de sökandes svar. Intervjun skall göra det möjligt för uttagningskommittén att bedöma de sökandes förmåga att arbeta i en flerspråkig och mångkulturell organisation, deras förmåga att anpassa sig till de olika uppgifter som kan bli aktuella, deras kunskaper inom sitt område samt relevant yrkeserfarenhet.

* Införande av en "europeisk" komponent i intervjuskedet, bestående av en lämplig noggrann granskning av dels de sökandes kunskaper om EU-frågor och dels deras analys- och argumentationsförmåga, deras förmåga att se en fråga ur olika perspektiv, deras förmåga till kreativt tänkande och muntlig framställning (även på andra språk än modersmålet).

2.4.2 Uttagningskommittén

* Experter på extern rekrytering deltar i uttagningskommittén i egenskap av bedömare.

* För att delta i uttagningskommittén krävs att man med godkänt resultat deltagit i ett fullständigt utbildningsprogram avsett för uttagningskommitténs medlemmar. Denna utbildning kan omfatta t.ex. rättsliga regler, test- och urvalsteknik eller lika möjligheter. Utbildningen kommer att bidra till att uttagningskommitténs samtliga medlemmar har överensstämmande normer under hela rekryteringsförfarandet.

* För de sökande som deltar i intervjuskedet informeras uttagningskommittén inte om hur många poäng som uppnåtts vid de skriftliga proven innan man fastställer det definitiva antalet poäng för intervjun.

2.5 Förberedande urval med hjälp av dator

* Undersökning av möjligheten att genomföra datorstödda prov för förberedande urval och, när så är lämpligt, genomförande av sådana prov.

2.6 Frågor rörande lika möjligheter

2.6.1 Allmänna frågor och geografisk balans

* Användande av en uppsättning urvalstekniker som innebär att personal även fortsättningsvis rekryteras på bred geografisk basis och att institutionernas flerspråkiga och mångkulturella karaktär återspeglas.

* Förbättringar avseende offentliggörandet av kommande uttagningsprov i syfte att nå samtliga delar av allmänheten i medlemsstaterna. Det utvecklas en strategi för information via medierna som gör att man når de delar av allmänheten som för närvarande är underrepresenterade i de berörda personalkategorierna.

* Aktiv uppföljning av urvals- och rekryteringsförfarandet, med regelbunden rapportering (minst var sjätte månad) till institutionerna om utvecklingen (bl.a. avseende användandet av förteckningen över godkända sökande), så att man särskilt kan se olika tendenser och följa utvecklingen för de delar av allmänheten som för närvarande är underrepresenterade i de berörda personalkategorierna.

2.6.2 Särskilda frågor: balans mellan kvinnor och män samt mellan olika åldersgrupper

* Kontinuerlig bearbetning och uppföljning (med hjälp av experter) av urvalsproven (särskilt för förberedande urval) så att inte statistiskt signifikanta skillnader uppstår mellan mäns och kvinnors resultat.

* Både män och kvinnor i varje uttagningskommitté.

* Styrelsen beslutar om de åldersgränser som anges i meddelandena om uttagningsprov.

3. Principer för användandet av förteckningarna över godkända sökande

* Samtliga förteckningar över godkända sökande kommer att ställas till institutionernas förfogande genom en direktansluten databas.

* Varje förteckning kommer att vara giltig i två år, men denna period kommer att kunna förlängas om institutionerna har behov av detta.

* För att tillmötesgå en institution som har uttryckt önskemål om att rekrytera ett bestämt antal sökande från en viss förteckning över godkända sökande kommer det att genomföras ett antal åtgärder för att säkerställa att förteckningarna används på ett skäligt sätt:

1) Rekryteringskontoret kommer att fungera som "utbytescenter" mellan de sökande och institutionerna, och man kommer att spela en aktiv roll i förvaltningen och kontrollen av hur förteckningarna används.

2) Varje institution kommer att centralisera sitt rekryteringsförfarande: alla tjänster och generaldirektorat vid en institution kommer att ha tillgång till förteckningarna över godkända sökande (och till deras CV:n), men endast den centrala förvaltningen vid varje institution kommer att ha tillgång till kontaktuppgifter (telefon, adress, e-postadress).

3) De sökande kommer att, i sin ansökan, ange sina önskemål beträffande institution och geografisk placering (i preferensordning).

4) De sökande kommer att informeras om hur anställningsförfarandet går till.

5) Förteckningarna över godkända sökande kommer i allmänhet att bestå av 3-4 "meritgrupper". I varje grupp kommer de sökandes namn att anges i bokstavsordning och institutionerna kommer att ha full valfrihet. De sökande i den andra gruppen eller lägre kommer i princip inte att kunna rekryteras förrän efter de sökande i den första gruppen (eller efter det att dessa har tackat nej till ett erbjudande om anställning). Med hänsyn till varje institutions särskilda profilkrav och de allmänna principerna i artikel 27 i tjänsteföreskrifterna kan det dock göras avsteg från denna princip när så är berättigat och om det lämnas vederbörlig motivering. Varje institution kommer att besluta om sådana undantag.

6) De enhetschefer som ansvarar för varje institutions rekrytering kommer att ha regelbundna möten, med rekryteringskontoret som ordförande, för att samordna användandet av förteckningarna över godkända sökande och klarlägga institutionernas särskilda prioriteringar. Vid detta förfarande kommer man att beakta de sökandes önskemål beträffande institution, geografisk placering, deras profil samt de olika institutionernas behov.

7) Med resultaten från ovan nämnda möte som grund, kommer följande allmänna principer att tillämpas:

- Under de första sex månaderna efter det att förteckningen över godkända sökande har börjat gälla, får en institution endast rekrytera det antal kandidater från den förteckningen som man ursprungligen angivit vid planeringen.

- Efter dessa sex månader kommer de enhetschefer som ansvarar för rekryteringen att sammanträda för att diskutera och besluta om "kvoterna" skall behållas i ytterligare sex månader. Deras beslut beror på det ursprungliga behovet och på hur stort antal sökande som faktiskt har rekryterats. I detta skede kommer det dessutom att beslutas om rekrytering från förteckningen skall tillåtas även för de institutioner som i planeringsskedet inte angivit att de har något rekryteringsbehov.

- Senast tolv månader efter det att förteckningen över godkända sökande tagits i bruk kommer samtliga institutioner att ha tillgång till den (utan kvoter).

8) Det kommer att införas ett system med "bästa rekryteringspraxis". Det systemet kommer att kännetecknas främst av att när en institution och en sökande väl har kommit överens om anställning, kommer de båda parterna att underteckna en avsiktsförklaring där den sökande bekräftar att man har för avsikt att acceptera en viss tjänst och institutionen bekräftar sin avsikt att inom två månader lämna den sökande en officiell erbjudan om anställning. Rekryteringskontoret kommer att erhålla en kopia av denna avsiktsförklaring och den sökande anges därefter inte som tillgänglig på förteckningen över godkända sökande. Om den sökande efter tvåmånadersperioden ännu inte har erhållit något erbjudande om anställning (eller om han har tackat nej till ett sådant erbjudande), kommer den sökande på nytt att göras tillgänglig på förteckningen. De sökande kommer att informeras om detta system i samband med att det tillkännages för dem att de återfinns på förteckningen över godkända sökande.

4. Samordning av klassificeringskriterier

Generalsekreterarna åtar sig att samordna de klassificeringskriterier institutionerna använder vid rekrytering av nya tjänstemän. Syftet med detta är att garantera att principen om lika behandling tillämpas och att undvika konkurrens mellan institutionerna. Det kommer att bli nödvändigt att fästa särskilt stor vikt vid att det fastställs identiska kriterier när det gäller vilken lönegrad och löneklass de nyanställda placeras i.

5. Översyn

Detta avtal kommer att ses över tre år efter det att rekryteringskontoret har inrättats.

Undertecknat i Bryssel den ...... .

J. Priestley P. de Boissieu D. O'Sullivan R. Grass

M. Herve P. Venturini V. Falcone J. Söderman

FINANSIERINGSÖVERSIKT FÖR RÄTTSAKT

Politikområde: Administration.

Verksamhet: Personalpolitik och förvaltning.

Åtgärdens beteckning: Inrättande av Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor

1. BERÖRD(A) POST(ER) OCH BUDGETRUBRIK(ER)

A0 4021 - Interinstitutionella rekryteringskontoret

2. ALLMÄNNA UPPGIFTER

2.1. Sammanlagda anslag för åtgärden (del B): Ej tillämpligt

2.2. Tillämpningsperiod:

Kontoret skall inleda sin verksamhet den 1 januari 2003.

2.3. Flerårig total utgiftsberäkning:

a) Förfalloplan för åtagandebemyndiganden/betalningsbemyndiganden (finansiellt stöd) (se punkt 6.1.1)

b) Tekniskt och administrativt stöd samt stödutgifter (se punkt 6.1.2)

c) Totala budgetkonsekvenser i form av personalutgifter och övriga administrativa utgifter (se punkterna 7.2 och 7.3.)

Inrättandet av kontoret kommer att vara budgetneutralt. Alla kontorets resurser den 1 januari 2003 kommer att komma från befintliga resurser på institutionerna den 31 december 2002 (se punkt 7.5 i arbetsgruppens rapport). Säkert kommer för 2002 redan inräknade löneökningar, inflation och finansiering av extern personal att medföra vissa tekniska justeringar.

2.4. Förenlighet med den ekonomiska planeringen och budgetplanen

X. Inrättandet av kontoret är förenligt med planeringen för rubrik V, förutsatt att inrättandet är budgetneutralt och genererar stordriftsfördelar i framtiden (se skäl 1 i beslutet om att inrätta kontoret).

( Detta förslag förutsätter en omplanering av de berörda rubrikerna i budgetplanen,

( i nödvändiga fall med stöd av bestämmelserna i det interinstitutionella avtalet.

2.5. Påverkan på intäkterna:

( Intäkterna påverkas inte (gäller tekniska aspekter på genomförandet av en åtgärd)

ELLER

X. Intäkterna påverkas enligt följande:

Bidrag från institutionerna genom intäkterna avsatta för särskilt ändamål (återanvändning). Se den interinstitutionella arbetsgruppens rapport om ett rekryteringskontor för EU, punkt 7, "Budgetaspekter".

3. BUDGETTEKNISKA UPPGIFTER

>Plats för tabell>

4. RÄTTSLIG GRUND

- Beslut av Europaparlamentet, rådet, kommissionen, Europeiska gemenskapernas domstol, revisionsrätten, Ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och Europeiska ombudsmannen om att inrätta Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor [datum]

- Beslut av generalsekreterarna vid Europaparlamentet, Europeiska unionens råd, Europeiska kommissionen, revisionsrätten, ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén, domstolens justitiesekreterare och Europeiska ombudsmannens företrädare om hur Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor skall organiseras och verka.

Beslutet kommer att ses över 3 år efter inrättandet enligt artikel 10.

- Artikel 2 i och bilaga 3 till Tjänsteföreskrifterna.

5. BESKRIVNING OCH SKÄL

5.1. Behovet av en gemenskapsåtgärd

5.1.1. Mål för åtgärden

Ett första steg utgörs av den nuvarande interinstitutionella samarbetsordningen om anordnandet av allmänna uttagningsprov. Denna har dock inte förmått göra rekryteringspolitiken tillräckligt konsekvent och harmoniserad. Inrättandet av ett interinstitutionellt rekryteringskontor skulle göra rekryteringsförfarandet mer begripligt för Europeiska unionens medborgare, genom att ett gemensamt tillvägagångssätt införs. Det skulle också göra det möjligt för institutionerna att hantera den nära förestående utvidgningen. Dessutom skulle det främja effektiviteten genom harmoniserade urvalsinstrument, ge bättre materiella förutsättningar för förbättring av uttagningsproven och maximera vinsterna med det interinstitutionella samarbetet.

Kontoret skall framför allt anordna allmänna uttagningsprov för anställning av tjänstmän eller sköta urvalsförfarandet för övriga anställda på Europeiska gemenskapernas institutioner. Detta skall ske på optimala yrkesmässiga och ekonomiska villkor och under institutionernas ansvar. Kontoret skall upprätta förteckningar över godkända sökande, som gör det möjligt för institutionerna att rekrytera högkvalificerad personal som motsvarar institutionernas behov och har den kompetens som krävs. De skall även motsvara principerna om optimal geografisk balans, jämställdhet och lika möjligheter.

5.1.2. Åtgärder i samband med förhandsbedömning

Institutionernas generalsekreterare inrättade i februari 2001 en interinstitutionell arbetsgrupp som gjort en förhandsbedömning av kontoret. I arbetet har ingått att fastställa principerna för den harmoniserade uttagnings- och urvalspolitik som kontoret skall tillämpa, samt att jämföra kontorets preliminära budget med kostnaderna för institutionernas nuvarande allmänna uttagningsprov. I syfte att göra åtgärden budgetneutral har det föreslagits att deltagande institutioners budgetar och tjänsteförteckningar slås samman. En sådan helt gemensam lösning skulle skapa stordriftsfördelar. Huvudfördelarna är svåra att kvantifiera, utöver besparingarna till följd av stordriftsfördelarna med att inte behöva ha samma verksamhet på alla institutioner. Det handlar om att skapa ett mönstercentrum och särskilt om att ge EU-institutionerna en gemensam och harmoniserad uttagning, ofta medborgarnas första kontakt med institutionerna. I dag har institutionerna olika uttagningsförfaranden och uttagningskriterier, vilket inte ger öppenhet och insyn i rekryteringen.

Under arbetsgruppens arbete röjdes dock ett visst institutionellt motstånd mot att ändra institutionernas rutiner till ett harmoniserat förfarande - vilket är en förutsättning för kontorets inrättande. Gruppen ansåg också att det behövs en fullständig harmonisering av de olika institutionernas klassificeringskriterier vid rekrytering från förteckningarna.

5.1.3. Åtgärder som vidtagits till följd av en efterhandsutvärdering

Ej tillämpligt

5.2. Planerad verksamhet och villkor för budgetanslag

Syftet är att inrätta ett interinstitutionellt uttagnings- och urvalskontor som utifrån de olika institutionernas rekryteringsbehov anordnar allmänna uttagningsprov, för upprättande av förteckningar över godkända sökande. Från dessa skall de olika institutionerna sedan kunna rekrytera tjänstemän. I ett andra skede kan kontoret (på särskilt sätt) ta över urvalsförfarandet för övriga anställda, inbegripet tillfälligt anställda och/eller extraanställda.

Tanken bakom dessa insatser är att (i) åstadkomma stordriftsfördelar med att bara ha ett organ som anordnar allmänna uttagningsprov, med harmoniserade kriterier och förfaranden, (ii) öka öppenheten i EU-institutionernas uttagnings- och rekryteringspolitik.

Det viktigaste resultatet kommer att bli upprättandet av förteckningar med hjälp av allt bättre och mer förfinade urvalsinstrument och urvalsförfaranden.

Alla EU-institutioner skall kunna utnyttja kontorets tjänster. Tanken är också att kontoret mot betalning skulle sköta vissa urvalsförfaranden för andra EU-organ och EU-kontor. Arbetet för institutionerna skall prioriteras i förhållande till insatser för sådana organ och kontor.

Kontoret skall se till att förteckningarna innehåller så många godkända sökande att institutionerna i god tid kan rekrytera nya tjänstemän. Dessutom skall kontoret se till att rekryteringen av tjänstemän från de nya medlemsstaterna kan inledas år 2004. Med det nuvarande antagandet att EU får 10 nya medlemsstater år 2004, skulle det röra sig om totalt 2 500-3 000 nya tjänstemän från dessa länder.

Kontoret skall således inrättas och genast starta ett rullande program för allmänna uttagningsprov. I beslutet om att inrätta kontoret har därför tillsättningsmyndighetens ansvar för anordnandet av allmänna uttagningsprov överförts till kontoret, och alla institutioner har meddelat sina rekryteringsbehov.

Kontoret skall bara förvalta sina egna anslag.

5.3. Genomförandebestämmelser

Åtgärden handlar om att inrätta ett interinstitutionellt kontor som arbetar under en förvaltningskommitté, bestående av en företrädare från varje institution. Kontoret kommer administrativt att höra till kommissionen, som skall ha vissa administrativa uppdrag för kontoret (löner och pensioner, sjukförsäkring osv.).

Kommissionen skall förse kontoret med den infrastruktur och logistik som det behöver. Kontoret skall då betala för kommissionens tjänster, varför en effektiv faktureringsmetod kommer att behövas.

6. BUDGETKONSEKVENSER

6.1. Totala budgetkonsekvenser för del B (för hela programperioden)

EJ TILLÄMPLIGT

6.2. Beräkning av kostnaderna per åtgärd under del B

EJ TILLÄMPLIGT

7. EFFEKTER PÅ PERSONALRESURSER OCH ADMINISTRATIVA UTGIFTER

7.1. Personalbehov för åtgärden

Kontorets hela personalbehov kommer att täckas genom överföring av på institutionerna redan befintliga tjänster eller anslag. Att kontoret inrättas leder inte i något fall till att institutionernas samlade personal ökar.

>Plats för tabell>

Se bilaga 1 om tjänsters och anslags ursprung samt fördelning per lönegrad A8-A3, B, C och D

7.2. Totala budgetkonsekvenser av ytterligare personal

>Plats för tabell>

Se utkast i bilaga 2. Fördelningen per budgetpunkt och institution av det belopp som skall överföras till kontoret kommer att fastställas i det pågående arbetet med preliminär tilläggs- och ändringsbudget för 2003.

Beloppen avser totala utgifter för 12 månader.

7.3. Övriga administrativa utgifter till följd av åtgärden

>Plats för tabell>

* 76 000 euro för utveckling och underhåll av applikationen NAC (Nouvelle Application Concours) på GD ADMIN.

För att göra kontoret oberoende av kommissionens infrastruktur, skall det när det väl inrättats ta över ansvaret för applikationens underhåll, utveckling och drift.

Under 2002 skall GD ADMIN anpassa applikationen NAC till teckenuppsättningen UTF-8, för hantering av de nya språk som utvidgningen medför. För detta har budgetmedel på 186 000 euro anslagits.

Data- och teleutrustning som hör till institutionernas tjänster skall samtidigt med dessa överföras till kontoret, i den mån utrustningen är kompatibel.

Se bilaga 3. Fördelningen per budgetpunkt och institution av det belopp som skall överföras till kontoret kommer att fastställas i det pågående arbetet med preliminär tilläggs- och ändringsbudget för 2003.

8. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING

8.1. Uppföljningsmetod

För institutionernas räkning skall förvaltningskommittén övervaka kontorets verksamhet, särskilt beträffande antalet godkända sökande i kontorets upprättade förteckningar, men också beträffande fortlöpande utveckling av urvalsteknik och urvalsmetoder. Kontoret skall dessutom skicka årsrapporter till institutionerna om urvals- och rekryteringsprocessen.

8.2. Form och tidsplan för planerade utvärderingar

Kontorets verksamhet kommer att utvärderas i enlighet med kommissionens allmänna utvärderingspolitik. En första utvärdering efter halva tiden kommer att göras 2005, för att bedöma insatsens effektivitet och föreslå förvaltningskommittén ytterligare förbättringar av kontorets arbetsorganisation. I ett senare skede skall en utvärdering göras för att bedöma effektiviteten i institutionernas gemensamma urvalspolitik.

9. BESTÄMMELSER OM BEDRÄGERIBEKÄMPNING

(Jfr. artikel 3.4 i budgetförordningen: "Kommissionen skall i redovisningen informera om gällande eller planerade åtgärder för att förebygga och skydda mot risker för bedrägerier och oegentligheter")

Kontoret kommer att vidta alla nödvändiga åtgärder för att bekämpa bedrägerier.

BILAGA I

KONTORETS TJÄNSTERS OCH ANSLAGS URSPRUNG

SAMT FÖRDELNING PER LÖNEGRAD A8-A3, B, C OCH D

>Plats för tabell>

BILAGA 2

BUDGETFÖRSLAG 2003 FÖR DE EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS REKRYTERINGSKONTOR

A. Exklusive kostnader för utvidgningen

>Plats för tabell>

B. Utvidgningen

>Plats för tabell>

BILAGA 3

10. Kostnad för institutionernas allmänna uttagningsprov under 2001/2002

10.1. A. Personalkostnad i samband med allmänna uttagningsprov, inbegripet tekniskt stöd (datorer, juridik, budget osv.) [1]

[1] För enkelhetens skull har det antagits att det är personal i lönegrad A som står för allt tekniskt stöd.

>Plats för tabell>

10.2. B. Kostnader för infrastrukter och logistik

>Plats för tabell>

10.3. C. Direkta och indirekta kostnader (enligt beräkningar för 2001/2002)

1. Kommissionen

>Plats för tabell>

2. Parlamentet

>Plats för tabell>

3. Rådet

>Plats för tabell>

4. Domstolen

>Plats för tabell>

5. Revisionsrätten

>Plats för tabell>

6. Ekonomiska och sociala kommittén

>Plats för tabell>

7. Regionkommittén

>Plats för tabell>

8. Ombudsmannen

>Plats för tabell>

9. Samtliga institutioner

>Plats för tabell>

10.4. D. Total kostnad (i euro)

>Plats för tabell>