1.Inledning

Denna årsrapport, som utarbetats i enlighet med artikel 17.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (förordning (EG) nr 1049/2001), omfattar kommissionens tillämpning av förordningen under 2021 och grundas på statistiska uppgifter som sammanfattas i bilagan . I rapporten hänvisas också till Europeiska ombudsmannens slutsatser om kommissionens tillämpning av förordningen och avgöranden från Europeiska unionens domstolar.

Under 2021 fortsatte kommissionen att fullgöra sina insynsskyldigheter i skuggan av covid-19-pandemin, men även mot bakgrund av återhämtningsambitionerna i NextGenerationEU. Detta påverkade antalet och typen av ansökningar som lämnades in enligt förordningen.

Statistiken visar antalet ansökningar som togs emot under 2021 och de besked som lämnats om dessa. Den tillhandahåller mer exakta uppgifter gällande den statistik som inhämtats för föregående år, på grund av efterföljande rättningar av kodningen.

Statistiken visar att de begärda handlingarna lämnades ut helt eller delvis i nära 74 % av de 8 280 ärendena i det ursprungliga skedet, och att en mer omfattande eller till och med fullständig tillgång beviljades i 38 % av de 247 ärenden som omprövades i det bekräftande skedet. Uppgifterna bekräftar inte bara att kommissionen vinnlägger sig om öppenhet utan även hur viktig rätten att få tillgång till handlingar är som en del av institutionens övergripande öppenhetspolicy.

Vid Europeiska kommissionen behandlas ursprungliga ansökningar om tillgång till handlingar av dess olika generaldirektorat och avdelningar. Varje generaldirektorat och avdelning utser minst en jurist som fungerar som samordnare för tillgången till handlingar. Beroende på avdelningens storlek och antalet ansökningar som tas emot bistås samordnarna vanligtvis av stödpersonal och har i uppdrag att samordna utkasten till besked vid de enheter som ansvarar för de berörda politikområdena.

En särskild arbetsgrupp vid generalsekretariatets enhet för öppenhet, dokumenthantering och tillgång till handlingar handlägger bekräftande ansökningar i syfte att säkerställa en oberoende administrativ omprövning av de besked som lämnas i det ursprungliga skedet. Enheten tillhandahåller dessutom allmän vägledning, utbildning och rådgivning till alla kommissionens generaldirektorat och avdelningar avseende genomförandet av förordningen, i nära samarbete med rättstjänsten. Därigenom säkerställs samordning och ett enhetligt genomförande av de utförliga bestämmelserna för tillämpningen av förordning (EG) nr 1049/2001.

Enheten förvaltar också it-systemet GestDem som kommissionen använder för handläggning av ursprungliga och bekräftande ansökningar om tillgång till handlingar. Under 2021 fortsatte kommissionen samtidigt att utveckla sitt framtida system för handläggning av ansökningar om tillgång till handlingar via en elektronisk onlineportal, som kallas EASE (Electronic AccesS to European Commission Documents). Den första versionen av EASE kommer att lanseras under 2022 och bestå av följande:

(1).En ny onlineportal där enskilda kan i) lämna in och få en översikt av sina ansökningar om tillgång till kommissionens handlingar, ii) kommunicera med kommissionen samt iii) söka efter tidigare offentliggjorda handlingar.

(2).Ett nytt ärendehanteringssystem där kommissionens anställda kan registrera, beteckna och hantera ansökningarna om tillgång till handlingar. Portalen kommer att ersätta it-systemet GestDem som för närvarande används för detta syfte.

Kommissionens avdelningar får stöd i sitt arbete av de historiska arkiven när det gäller arkiv från alla tidigare kommissionärer och kabinett. När det gäller ansökningar om tillgång till handlingar bistod de historiska arkiven kommissionens avdelningar i 175 ärenden under 2021, främst generalsekretariatet (22) och generaldirektoraten för klimatpolitik (19), forskning och innovation (18), handel (14), energi (11) och hälsa och livsmedelssäkerhet (8).

2.Tillgängliggöra information och handlingar via register och webbplatser

Kommissionen offentliggör en mängd olika juridiska, politiska, administrativa och andra dokument på olika webbplatser och i olika register. Många finns tillgängliga i registret över kommissionens handlingar, registret över delegerade akter och andra företagsregister som förvaltas av generalsekretariatet. Andra handlingar finns på webbplatser som förvaltas av generaldirektoraten eller Eurlex.

Den uppdaterade versionen av registret över kommissionens handlingar (RegDoc) togs i drift den 17 maj 2021. Det omfattar nya sökfunktioner, förbättrat användargränssnitt och förbättrad presentation av handlingar. Från och med 2022 kommer nya dokumenttyper att börja offentliggöras i RegDoc. Tack vare dess förbättrade it-arkitektur kan RegDoc integreras med vissa andra register som förvaltas av kommissionens generalsekretariat. Detta är nästa fas i projektet. Tack vare denna slags integreringar kommer handlingar som offentliggörs i generalsekretariatets övriga register även att finnas tillgängliga via RegDoc.

Under 2021 lades 15 009 nya handlingar till i RegDoc (se bilagan – tabell 1), som omfattades av kategorierna C, COM, JOIN, OJ, PV, SEC eller SWD .

Under 2021 uppgick antalet besökare på webbplatsen för tillgång till handlingar på Europa till 15 222 jämfört med 14 716 föregående år. På samma sätt ökade antalet sidvisningar med mer än 37 %, till 33 508 (se bilagan – tabell 2).

3.Analys av ansökningarna om tillgång till handlingar

3.0.Antalet ansökningar (bilagan – tabellerna 3 och 4)

Såsom framgår i diagrammet nedan uppgick antalet ursprungliga ansökningar under 2021 till 8 420. Denna siffra visar på en ökning på 5,2 % jämfört med 2020. Kommissionen lämnade totalt 9 141 besked, av vilka 8 280 besked var enligt förordning (EG) nr 1049/2001.