SV Europeiska unionens officiella tidning C 291/1

SÄRSKILD RAPPORT nr 5/2005

Utgifter för tolkning vid parlamentet, kommissionen och rådet, samt institutionernas svar

(i enlighet med artikel 248.4 andra stycket i EG-fördraget)

(2005/C 291/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

I–VIII SAMMANFATTNING

1–12 INLEDNING

13–14 GRANSKNINGENS SYFTE OCH OMFATTNING

15–81 IAKTTAGELSER

15–29 Förfaranden som tillämpas för att undvika att det tillhandahålls tolktjänster som överstiger de faktiska behoven

16–21 Parlamentet

22–24 Kommissionen

25–29 Rådet

30–32 Kapaciteten att tillhandahålla alla de tolktjänster som behövs

33–71 Kostnaderna för tolkning

33–38 Kostnadsberäkningar

39–41 Analys av kostnaderna för tolkning

42–58 Andra frågor som påverkar kostnaderna för tolkning

59–71 Särskilda iakttagelser om utgifterna för frilanstolkning

72–81 Tolkningens kvalitet

72 Parlamentet

73–81 Kommissionen och rådet

82–95 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

82 Förfaranden som tillämpas för att undvika att det tillhandahålls tolktjänster som överstiger de faktiska behoven

83–84 Kapaciteten att tillhandahålla alla de tolktjänster som behövs

85–92 Kostnaderna för tolkning

93 Tolkningens kvalitet

94–95 Möjlig utveckling

BILAGA I: Särskilda bestämmelser som gäller vid parlamentet, kommissionen och rådet

BILAGA II: Metod för kostnadsberäkning som tagits fram av revisionsrätten

Institutionernas svar

SAMMANFATTNING

I. Tjugoen språk har ställning som officiella språk och arbetsspråk för de europeiska institutionerna. De institutioner som på grund av verksamhetens karaktär behöver den största volymen tolktjänster är parlamentet, kommissionen och rådet. Parlamentet har en egen tolkavdelning. Rådets och kommissionens behov av tolkning tillgodoses av kommissionens generaldirektorat för tolkning (GD Tolkning).

II. Eftersom efterfrågan är ojämnt fördelad under året, använder de europeiska institutionerna inte bara fast anställd personal (tjänstemän) utan också frilanstolkar som rekryteras som extraanställda (och som kallas extraanställda konferenstolkar, ”Auxiliary Conference Interpreters” eller ”ACI”).

III. Syftet med revisionsrättens granskning var att fastställa om den ekonomiska förvaltningen av tolktjänster vid parlamentet, kommissionen och rådet varit sund. Granskningen syftade framför allt till att fastställa om dessa institutioner har lämpliga verktyg och förfaranden för att se till att — de tolktjänster som tillhandahålls inte överstiger de faktiska behoven, — alla tolktjänster som behövs kan tillhandahållas, — tolktjänster tillhandahålls till lägsta möjliga kostnad, — tolkningen håller hög kvalitet.

IV. Granskningen visade att kvaliteten på tolkningen oftast uppfyller behoven och förväntningarna, men att ett antal åtgärder måste vidtas för att minska kostnaderna och för att undvika att tolkning först begärs och tillhandahålls men sedan inte används.

V. Institutionerna använder olika tillvägagångssätt när förfrågningar om tolkning besvaras. Tillsammans med de generaldirektorat vid kommissionen som begär tolkning går GD Tolkning igenom vilka tjänster som faktiskt behövs och beslutar vilka förfrågningar som skall tillgodoses. På parlamentet däremot sker ingen sådan genomgång, utan alla förfrågningar som formellt sett följer bestämmelserna accepteras i den mån resurser finns tillgängliga. År 2004 införde rådet ett nytt förfarande med tydliga incitament att begränsa förfrågningarna om tolkning.

VI. Enligt en beräkning som revisionsrätten gjort uppgick de totala kostnaderna för tolkning 2003 till cirka 57 miljoner euro vid parlamentet och till cirka 106 miljoner euro vid kommissionen, rådet, kommittéerna och vissa organ. Den genomsnittliga kostnaden per tolk och tolkdag uppgick till 1 476 euro vid parlamentet och 1 046 euro vid kommissionen och rådet.

VII. Institutionerna har visserligen lyckats begränsa tolkningen, men ytterligare besparingar skulle kunna göras om man undvek sent inställda möten, förfrågningar om tolkning i sista minuten, en ojämn fördelning av möten under veckans och årets lopp och höga resekostnader för extraanställda konferenstolkar. Eftersom tolkavdelningarna till stor del inte kan påverka dessa faktorer, är besparingar endast möjliga om mötesarrangörerna blir mer förutseende.

VIII. Ett mycket användbart verktyg för att bedöma om den tolkning som har tillhandahållits uppfyller mötesdeltagarnas behov är mötesrapporter med uppgifter om vilka språk som har använts under mötena. I ett stort antal fall sammanställs dock inga sådana rapporter. Att ge mötesarrangörerna en redogörelse över kostnaderna för inställda möten, såsom rådet gör, är en bra metod som bör införas vid de övriga institutionerna.

INLEDNING

1. Enligt artikel 290 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall reglerna i fråga om språk för gemenskapens institutioner fastställas enhälligt av rådet.

2. Enligt förordning nr 1, som uppdateras efter varje anslutning av stater till Europeiska unionen, har rådet gett 21 språk (danska, engelska, estniska, finska, franska, grekiska, iriska, italienska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska och ungerska) ställning som officiella språk och arbetsspråk för institutionerna (1).

3. På grundval av förordning nr 1 krävs tolktjänster när olika arbetsspråk används vid ett möte.

4. De institutioner som på grund av verksamhetens karaktär måste tillhandahålla den största volymen tolktjänster är parlamentet, kommissionen och rådet. År 2003 var de totala kostnaderna för tolkning cirka 57 miljoner euro vid parlamentet och cirka 106 miljoner euro vid kommissionen, rådet, kommittéerna och vissa organ.

5. Parlamentets direktorat för tolkning tillgodoser alla behov av tolkning vid parlamentet självt (sammanträden i Bryssel, Strasbourg eller på annan ort), Europeiska ombudsmannen, kommissionen i Luxemburg och revisionsrätten. Sedan granskningen avslutades har parlamentet börjat tillhandahålla Regionkommittén tolkning vissa dagar.

6. Kommissionens generaldirektorat för tolkning (GD Tolkning) tillgodoser behoven av tolkning vid kommissionen (cirka 40 % av de tolkdagar som tillhandahålls, undantaget möten som hålls i Luxemburg), rådet (över 50 % av de tolkdagar som tillhandahålls), Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén, Europeiska investeringsbanken och vissa europeiska organ.

7. Rådet har endast en liten konferensenhet som anordnar möten och beställer tolktjänster av GD Tolkning.

8. Eftersom efterfrågan är ojämnt fördelad under året, beroende på antalet möten samt vilka språkkombinationer som begärs, använder de europeiska institutionerna inte bara fast anställd personal (tjänstemän) (2) utan också frilanstolkar som rekryteras som extraanställda (och som kallas extraanställda konferenstolkar eller ACI (3)). För extraanställda konferenstolkar regleras arbetsvillkor, lön och ersättning för kostnader av ”anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna” och genom ett avtal som ingåtts mellan den största yrkesorganisationen för tolkar, Internationella konferenstolkförbundet (AIIC) och de tre EU-institutioner som anställer tolkar (det vill säga kommissionen, parlamentet och domstolen). Fast anställda tolkar omfattas av tjänsteföreskrifterna (4).

9. År 2003 levererades totalt cirka 150 000 tolkdagar till de europeiska institutionerna. Av detta totala antal stod rådet för ungefär 39 %, kommissionen i Bryssel för 26 %, kommissionen i Luxemburg för 4 % och parlamentet för 21 %. Övriga europeiska institutioner och organ (domstolen, revisionsrätten, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén, Europeiska investeringsbanken, organen etc.) stod för de återstående 10 procenten. På leverantörssidan svarade GD Tolkning för omkring 70 %, parlamentet för 27 % (5) och domstolen för 3 % av de tolktjänster som tillhandahölls. Tabell 1 Antal tolkdagar som tillhandahållits EU-institutionerna (index 1998 = 100) (6), inbegripet de nya medlemsstaternas språk 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Rådet 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Kommissionen 100 101,5 100,4 94,7 85,8 85,1 85,1 Övriga GD Tolkning 100 95,2 102,7 112,3 91,0 88,8 95,8 Totalt GD Tolkning 100 98,5 98,5 101,8 98,2 95,0 88,9 Parlamentet 100 85,0 92,7 97,8 97,7 97,2 103,1 Totalt 100 93,8 96,5 100,4 98,0 95,8 93,9

10. Tabell 1 visar att EU-institutionerna de senaste åren har lyckats minska utnyttjandet av tolktjänster. Rådet var den enda av de tre största institutionerna där antalet tolkdagar ökade mellan 1998 och 2003, men genom det nya system med tolkning ”på begäran” som infördes den 1 maj 2004 förefaller den trenden ha vänt (se punkt 27). År 2004 var dock ett övergångsår och är därför inte med säkerhet representativt.

11. Förändringarna i utnyttjandet av tolktjänster vid rådet mellan 1998 och 2003 förklaras inte bara av det ökande antalet möten utan också av det ökande antal aktiva och passiva språk (7) som användes vid möten i rådet.

12. I artikel 6 i förordning nr 1 fastställs följande: ”Gemenskapens institutioner får i sina arbetsordningar föreskriva närmare villkor för hur denna reglering av språkanvändningen skall tillämpas.” Genom denna bestämmelse kan språkanvändningen anpassas till varje institutions specifika behov. Institutionerna har utnyttjat denna möjlighet i varierande grad, såsom framgår av bilaga I.

GRANSKNINGENS SYFTE OCH OMFATTNING

13. Syftet med revisionsrättens granskning var att fastställa om den ekonomiska förvaltningen av tolktjänster vid parlamentet, kommissionen och rådet varit sund. Granskningen omfattade 97 % av de levererade tolktjänsterna (det vill säga alla tolktjänster som tillhandahölls, med undantag av domstolen som har sin egen tolktjänst). Granskningen syftade framför allt till att fastställa om dessa institutioner har lämpliga verktyg och förfaranden för att se till att — de tolktjänster som tillhandahålls inte överstiger de faktiska behoven, — alla tolktjänster som behövs kan tillhandahållas, — tolktjänster tillhandahålls till lägsta möjliga kostnad, — tolkningen håller hög kvalitet.

14. Granskningen omfattade utgifter under budgetåret 2003, men förändringar som inträffade 2004 efter den senaste utvidgningen av Europeiska unionen har också beaktats.

IAKTTAGELSER

Förfaranden som tillämpas för att undvika att det tillhandahålls tolktjänster som överstiger de faktiska behoven

15. Den faktiska användningen av språk vid möten visar att de tolktjänster som tillhandahålls ibland överstiger de faktiska behoven av tolkning (vissa deltagare kanske föredrar att använda ett officiellt språk som har större utbredning än deras modersmål; personer som skulle ha deltagit kanske är frånvarande, vilket gör vissa specifika tolkarrangemang överflödiga). Revisionsrätten undersökte i vilken utsträckning de granskade institutionerna har lämpliga förfaranden för att så exakt som möjligt förutse den förväntade användningen av språk och för att övervaka den faktiska användningen i syfte att förmå mötesarrangörerna att inte begära fler tolktjänster än vad som behövs enligt prognoserna.

Parlamentet

16. Enligt arbetsordningen (se bilaga I) skall samtliga ledamöter ha rätt att hålla sina anföranden på det officiella språk de önskar, och tolkning skall tillhandahållas till övriga officiella språk, vilket tvingar parlamentet att ställa stora tolkresurser till förfogande.

17. För att organisera och reglera tillhandahållandet av tolktjänster antog Europaparlamentets presidium 1999 ”Riktlinjer för flerspråkigheten”, som uppdaterades 2004. De principer som ligger till grund för riktlinjerna innebär att samtidigt som ledamöternas lika rättigheter respekteras, skall kostnaderna för flerspråkigheten hållas inom rimliga budgetgränser, resurserna utnyttjas bättre och de som använder språkresurserna bli medvetna om nödvändigheten av att resurserna utnyttjas på ett ansvarsfullt sätt, grundat på faktiska behov.

18. Tolkning kan begäras vid parlamentets direktorat för tolkning endast till de kategorier av sammanträden som anges i arbetsordningen (parlamentets plenarsammanträden, sammanträden i parlamentets organ, utskott, delegationer osv.). Tolkning är inte tillgänglig för ledamöter som agerar enskilt och inte heller för utomstående organ, men undantag kan beviljas av presidiet. Direktoratet för tolkning tillhandahåller den begärda tolktjänsten i enlighet med de prioriteringar och inom de gränser som fastställs i riktlinjerna.

19. I den uppdaterade versionen av riktlinjerna från 2004 anges att varje parlamentsorgan som behöver tolktjänster (”användare”, enligt formuleringen i riktlinjerna) skall upprätta och regelbundet uppdatera en ”språkprofil för tolkning” i överensstämmelse med de språk som efterfrågas och faktiskt används av de ledamöter som ingår i det berörda organet. Detta är ett mycket användbart redskap för att se till att förfrågningarna motsvarar de faktiska behoven. Men eftersom Europaparlamentets ledamöter inte är skyldiga att i förväg bekräfta sin närvaro vid ett sammanträde, är ”språkprofilen för tolkning” otillräcklig för att förhindra att det tillhandahålls tolkning som inte behövs, om ledamöter som det planerats särskilda tolktjänster för i praktiken inte deltar i sammanträdet.

20. Enligt riktlinjerna skall chefen för tolklaget, i samförstånd med sammanträdessekretariatet, efter varje sammanträde upprätta en sammanställning för direktören för tolkning över de tolkresurser som efterfrågats men inte använts. En kopia av sammanställningen skall översändas till det berörda organets sekretariat. I praktiken har detta förfarande tillämpats på utskotts- och delegationssammanträden sedan september 2004.

21. De resurser som tillhandahålls i överensstämmelse med arbetsordningen överstiger de faktiska behoven, om alla de officiella språk som man räknat med inte används vid ett givet sammanträde. Parlamentet har aldrig undersökt förekomsten och konsekvenserna av sådana fall.

Kommissionen

22. Inom varje generaldirektorat samlar en administrativ enhet förfrågningarna om tolkstöd vid olika möten och översänder dem elektroniskt till GD Tolkning via DOR-systemet (system för beställning av möten, DOR – ”Demande d'Organisation de Réunion”). Varje generaldirektorat föreslår en lämplig språkregim och rangordnar de möten som begärts samma dag. På interna ”skiljedomsmöten” varje vecka beslutar GD Tolkning vilka förfrågningar som kan tillmötesgås med hänsyn till tillgången på tolkar och möteslokaler. Vid ytterligare samordningsmöten tilldelas varje möte som enligt planerna skall hållas sex veckor senare en särskild språkregim. Det antal aktiva och/eller passiva språk som GD Tolkning tilldelar är ofta lägre än det antal som ursprungligen begärdes och är resultatet av förhandlingar mellan GD Tolkning och det generaldirektorat som anordnar mötet.

23. Vid GD Tolkning skall chefen för ett tolklag sammanställa en mötesrapport (”rapport de séance”) och i den uppge vilka språk som använts under mötet. Under 2004 hölls 8 107 möten med tolkning, av vilka 82,5 % blev föremål för en sådan rapport. I 17,7 % av rapporterna uppgav cheferna för tolklagen att passiv tolkning hade begärts och tillhandahållits i en utsträckning som översteg de faktiska behoven av ett eller flera av följande skäl: medlemmarna i vissa nationella delegationer talade inte sitt officiella språk, talade inte alls eller var inte närvarande. I 7,2 % av rapporterna uppgavs att aktiv tolkning som begärts och tillhandahållits inte hade utnyttjats. Dessa förhållanden resulterar i att åtminstone (8)1 750 tolkdagar betalats men inte utnyttjats, vilket kostar mellan 1,5 och 2 miljoner euro.

24. De förfaranden som för närvarande tillämpas och som ger GD Tolkning sista ordet i beslut om olika generaldirektorats oförenliga förfrågningar gör det visserligen möjligt att begränsa efterfrågan, men det är svårt för en tolktjänst att avgöra vilka möten som är mer brådskande eller viktigare än andra. Andra internationella institutioner har infört system som är mer inriktade på resursförvaltning: — Europarådet har infört ett system med interndebitering. — Unesco tillämpar ett kvotsystem, där de tolkdagar som överstiger kvoten debiteras den enhet som begärt sammanträdet. Bland de europeiska institutionerna har rådet infört det system som tas upp i punkt 27, vilket ökar de nationella delegationernas kostnadsmedvetenhet. Med det nya systemet för verksamhetsbaserad förvaltning skulle GD Tolkning kunna överväga liknande arrangemang.

Rådet

Förfaranden som tillämpades före utvidgningen av Europeiska unionen 2004

25. Den nomenklatur som användes före utvidgningen för att fastställa språkregimen vid varje möte byggde på tradition och uppdaterades inte regelbundet. Det fanns inget förfarande för att kontrollera om mötesdeltagare faktiskt behövde tolkning till sitt modersmål eller om de verkligen talade sitt modersmål.

26. En undersökning 2001 där 799 delegater (9) från rådet och kommissionen ingick visade att ett alltför stort antal språk erbjöds. Trots att 73 % av delegaterna hävdade att de hade möjlighet att använda sitt modersmål, uppgav endast 59 % av dem att de faktiskt hade talat det språket. Detta skulle ofta ha varit fallet för delegater som har ett modersmål med liten utbredning och som behärskar ett mer utbrett officiellt språk. Det är osannolikt att delegater som talade ett officiellt språk behövde tolkning till sitt modersmål från det officiella språket i fråga. Därför är det rimligt att hävda att de språk som det behövs tolkning till är de språk som faktiskt talas vid ett möte.

Förfaranden efter utvidgningen

27. Beslut nr 56/04 av rådets generalsekreterare (10) om språkanvändningen efter utvidgningen har väsentligen förändrat användningen av tolktjänster. Genom det nya systemet anpassas språkanvändningen till delegationernas faktiska behov, ökar delegationernas kostnadsmedvetenhet och får medlemsstaterna ett incitament att minska antalet onödiga förfrågningar om tolkning, vilket leder till minskade kostnader för tolkning.

28. Från den 1 juli 2004 tillhandahålls inte längre tolkning vid de möten som 25 förberedande organ (kommittéer, grupper och arbetsgrupper) håller. Detta har resulterat i att det genomsnittliga antalet möten med tolkning som hålls i rådet har minskat från 13 till 11 per dag. Den kompletta språkregimen (20–20) finansieras genom rådets budget för möten i rådet, Europeiska rådet och maximalt 20 förberedande organ.

29. För övriga förberedande organ tillhandahålls aktiv eller passiv tolkning endast om de nationella delegationerna så begär. För att täcka dessa kostnader kan delegationerna utnyttja ett anslag på 2 miljoner euro per språk. Av outnyttjade belopp överförs 66 % till de budgetanslag för delegaternas resekostnader som tilldelats den berörda medlemsstaten. Nationella delegationer kan anpassa sina förfrågningar var sjätte månad och med två månaders varsel. Detta ledde under 2004 till att ett eller flera språk slopades i språkanvändningen för ett antal förberedande organ.

Kapaciteten att tillhandahålla alla de tolktjänster som behövs

30. Förfrågningar om tolkning i de officiella språken före utvidgningen kan vanligtvis tillmötesgås. Situationen är annorlunda för de nya officiella språken, eftersom antalet tolkar som uppfyller Europeiska unionens särskilda språkbehov (11) är otillräckligt.

31. De uttagningsprov som Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal (EPSO) anordnade för att rekrytera tolkar i de nya officiella språken avslutades inte förrän efter utvidgningsdatumet. När det gäller maltesiska klarade inga deltagare proven, och beträffande övriga officiella språk var antalet deltagare som klarade proven otillräckligt för att tillfredsställa behoven vid EU:s tolktjänster.

32. Svårigheter uppstod 2004 på rådet, där efterfrågan på tolkning till vissa nya officiella språk till och med var högre än till övriga officiella språk. GD Tolkning kunde inte tillmötesgå 37 % av förfrågningarna i anslutning till möten som hölls mellan maj och december 2004.

Kostnaderna för tolkning

Kostnadsberäkningar

Kostnadsberäkningar som gjorts av de granskade institutionerna

33. För att utgifterna skall förvaltas i enlighet med principerna om en sund ekonomisk förvaltning – sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet – är det nödvändigt att känna till de totala kostnaderna för levererade tjänster, eftersom det är grunden för en rationell resursfördelning.

34. Parlamentet har inga beräkningar av den genomsnittliga fullständiga kostnaden per dag för extraanställda konferenstolkar och fast anställda tolkar. Man beräknar de direkta kostnaderna (i huvudsak lön och ersättning för resekostnader) endast för tolktjänster som tillhandahållits av extraanställda konferenstolkar och uppdaterar inte sina beräkningar regelbundet.

35. Varje år beräknar GD Tolkning en genomsnittlig kostnad för en tolk ”som görs tillgänglig” (nedan kallad ”SGT”) (12) för en hel- eller halvdag. Beräkningen används som grund för att debitera institutioner och organ (”interinstitutionell debitering”) för de tolktjänster som GD Tolkning har levererat. Eftersom avbeställningar av tolkning också betraktas som SGT, mäter detta begrepp kostnaderna för de tolktjänster som görs tillgängliga men inte kostnaderna för de tolktjänster som faktiskt utnyttjats. Den kostnad per SGT som GD Tolkning beräknar tar inte heller hänsyn till alla indirekta kostnader eller avgifter till pensionssystemet för fast anställd personal. Eftersom alla tjänstepensioner betalas genom kommissionens budget, förefaller denna metod lämplig för interinstitutionell prissättning, men den fullständiga kostnaden per SGT underskattas. Samma sak gäller gemenskapsskatten på den lön fast anställda tolkar och frilanstolkar erhåller, vilken borde dras av från kostnaden, eftersom den är en inkomst i EU:s budget.

Revisionsrättens kostnadsberäkningar

36. Revisionsrätten har tagit fram den metod som beskrivs i bilaga II för att uppskatta den totala kostnaden för tolkning och den fullständiga kostnaden per tolkdag som utförs av extraanställda konferenstolkar och av fast anställd personal. Samma metod har använts för att beräkna kostnaderna för både parlamentet och GD Tolkning.

37. Revisorernas beräkningar för 2003 har gett följande resultat: Tabell 2 Kostnad per tolkdag som tillhandahålls av en fast anställd tolk (euro) Parlamentet GD Tolkning (kommissionen + rådet) före skatt och pension efter skatt och pension före skatt och pension efter skatt och pension Direkt kostnad (13) 1 205 1 232 942 970 Indirekt kostnad (14) 220 227 227 232 Fullständig kostnad 1 425 1 459 1 169 1 202

Tabell 3 Kostnad per tolkdag som tillhandahålls av en extraanställd konferenstolk (euro) Parlamentet GD Tolkning (kommissionen + rådet) före skatt efter skatt före skatt efter skatt Direkt kostnad 1 390 1 250 839 744 Indirekt kostnad 245 245 168 171 Fullständig kostnad 1 635 1 495 1 007 915

Tabell 4 Vägd genomsnittlig och total kostnad för tolkning som tillhandahålls av fast anställda tolkar och av extraanställda konferenstolkar (euro) Kostnad per tolkdag och tolk Parlamentet GD Tolkning (kommissionen + rådet) före skatt och pension efter skatt och pension före skatt och pension efter skatt och pension Direkt kostnad 1 292 1 240 886 847 Indirekt kostnad 232 236 195 199 Fullständig kostnad per tolkdag (15) 1 523 1 476 1 081 1 046 Totalt antal tolkdagar (harmoniserad metod) 38 803 38 803 101 331 101 331 Total kostnad för tolkning 59,1 mio 57,2 mio 109,5 mio 106,0 mio Totalt antal SGT enligt GD Tolknings beräkningar N.A. N.A. 147 751 147 751 Fullständig kostnad per SGT N.A. N.A. 742 718

38. Med en genomsnittlig kostnad på 1 476 euro per tolkdag efter skatt och avgifter till pensionssystemet vid parlamentet och 1 046 euro vid GD Tolkning kostade ett heldagsmöte med heltäckande tolkning omkring 40 000 respektive 34 500 euro före utvidgningen (språkregimen är 11–11 med tre tolkar per språkbås eller totalt 33 tolkar) och cirka 88 500 respektive 63 000 euro efter utvidgningen (språkregimen är 20–20 med tre tolkar per språkbås eller totalt 60 tolkar). Om det finns fyra tolkar i varje bås, vilket inte är ovanligt vid sammanträden i parlamentet, kan kostnaden för tolkning vid ett endagssammanträde uppgå till 118 000 euro (eller 84 000 euro om GD Tolkning står för tolkningen). Ett sammanträde med en reducerad språkregim på 3–3 (engelska, franska och tyska som passiva och aktiva språk, med totalt sex tolkar) kostar endast 8 900 euro vid parlamentet och 6 300 euro vid GD Tolkning. Detta illustrerar vikten av att varje begäran om tolkning grundas på faktiska behov.

Analys av kostnaderna för tolkning

Parlamentet

39. Även om lönesystemet för fast anställda tolkar och frilanstolkar är detsamma vid parlamentet och GD Tolkning, är parlamentets kostnad per tolkdag betydligt högre än GD Tolknings kostnad. Revisionsrätten fann att denna skillnad främst beror på ett antal begränsande faktorer som ledningen har litet inflytande över, nämligen följande: a) Till skillnad från i Bryssel finns det mycket få lokala (16) frilanstolkar i Strasbourg. Detta ökar frilanstolkarnas utgifter för resor och hotell. År 2003 utgjorde dessa kostnader 22 % av alla betalningar till extraanställda konferenstolkar. Två tredjedelar av de extraanställda konferenstolkar som anlitades av Europaparlamentet 2003 var icke lokala, medan knappt 40 % av de extraanställda konferenstolkar som GD Tolkning anlitade var icke lokala. b) Eftersom alla fast anställda tolkar är baserade i Bryssel och plenarsammanträden hålls 12 veckor per år i Strasbourg, har parlamentet mycket högre totala utgifter för resekostnader för fast anställd personal än kommissionen. c) Kortare arbetsveckor med relativt lite parlamentsarbete på måndagar, torsdag eftermiddagar och särskilt fredagar, och en mycket större efterfrågan på tolktjänster under veckor med plenarsammanträde i Strasbourg än under veckor i Bryssel där endast utskottssammanträden och de politiska gruppernas sammanträden hålls, innebär att många fast anställda tolkar tillbringar upp till 32 dagar per år utan något uppdrag. d) Sammanträden sent på kvällen eller på natten förekommer ofta på parlamentet. Det får till följd att tolkarna har rätt till betald vila nästa morgon eller dag och att andra tolkar måste anlitas. Vid kommissionen, och i mindre utsträckning vid rådet, är dessa typer av möten sällsynta.

GD Tolkning

40. De extraanställda konferenstolkar som anlitas av GD Tolkning kostar i allmänhet väsentligt mindre än fast anställd personal (se även punkterna 59–62). Eftersom det antal tolkdagar som tillhandahölls av fast anställd personal minskade med 4 % mellan 2002 och 2003, ökade ofrånkomligen kostnadsskillnaden mellan de båda kategorierna av tolkar 2003.

41. De flesta extraanställda konferenstolkar som GD Tolkning anlitar är lokala eller i det närmaste lokala tolkar (55 % av antalet kontraktsdagar för extraanställda konferenstolkar under 2003 och 59 % under 2004) med små eller inga hotell- och resekostnader och traktamenten. Eftersom lokala frilanstolkar endast ersätts för de dagar de har kontrakterats för, kostar de mindre än fast anställda tolkar. Icke lokala extraanställda konferenstolkar är å andra sidan dyrare, vilket framgår av en undersökning som utförts för kommissionens räkning (17).

Andra frågor som påverkar kostnaderna för tolkning

Parlamentet

Sena förfrågningar och avbeställningar

42. Att tillhandahålla tolktjänster med kort varsel är särskilt kostsamt, eftersom resekostnader kanske måste betalas till extraanställda konferenstolkar för ett kort uppdrag (exempelvis ett enda sammanträde), medan en begäran som gjorts i tillräckligt god tid gör det möjligt att planera anlitandet av frilanstolkar för en längre period (exempelvis en hel vecka då olika sammanträden hålls).

43. Granskningen visade att i ett stort antal fall 2003 iakttogs inte de tidsfrister som fastställs i riktlinjerna: 853 förfrågningar (ett genomsnitt på 17 per vecka) och 650 avbeställningar (ett genomsnitt på 13 per vecka) gjordes efter det att tidsfristen löpt ut.

44. Sent inställda sammanträden går visserligen ibland inte att undvika, men de innebär ett slöseri med ekonomiska resurser om de anlitade tolkarna inte kan användas vid andra sammanträden. Om de tolkar som används är extraanställda konferenstolkar är deras lön en ren förlust för institutionen; om de är tjänstemän, skulle de ha kunnat anlitas för andra sammanträden för vilka extraanställda konferenstolkar har rekryterats, eftersom man antagit att fast anställd personal inte fanns tillgänglig. Datasystemet GERI (system för att administrera sammanträden och tolkar, akronym för ”Gestion des Réunions et des Interprètes”) som användes vid parlamentet 2003 gör det möjligt att fastställa det antal halvdagar med tolkning som begärts och gjorts tillgängligt men som inte behövts på grund av att sammanträden ställdes in (18). År 2003 uppgick detta antal till 6 298 halvdagar (2 864 halvdagar för fast anställd personal och 3 434 halvdagar för extraanställda konferenstolkar). Detta motsvarar ungefär 8 % av de tolkdagar som genomfördes och 7,5 % av de tolkdagar som begärdes. Detta fick till följd att cirka 4 miljoner euro användes till tjänster som gjordes tillgängliga men som sedan inte användes. Med en bättre planering hade de fast anställda tolkar som tilldelats de sammanträden som ställdes in kunnat ersätta extraanställda konferenstolkar som anlitats för andra sammanträden (beträffande denna fråga, se även punkt 47).

Kommissionen

Inställda eller korta möten

45. Sent inställda och korta möten, i kombination med GD Tolknings behov av att ha några tolkar per språk i reserv för att täcka möten till vilka tolkning begärs i sista minuten eller tolkars oförutsedda frånvaro, är huvudskälen till det stora antalet fall av ”implicit eller explicit tjänstgöringsberedskap” (19), det vill säga tolkar som är närvarande men som måste hållas i beredskap eftersom deras tjänster inte behövs. År 2003 tillbringade fast anställda tolkar i genomsnitt 33 dagar i ”implicit tjänstgöringsberedskap”. Ett stort antal fall av ”implicit tjänstgöringsberedskap” (cirka 130 tolkar per dag, vilket 2003 motsvarade över en fjärdedel av antalet fast anställda tolkar) förekommer i augusti då mycket få möten hålls. Detta resulterade i att totalt 15 000 tolkdagar, motsvarande cirka 15 % av de fast anställda tolkarnas arbetsdagar, inte utnyttjades. För de extraanställda konferenstolkarna uppgick det totala antalet dagar i ”implicit tjänstgöringsberedskap” till över 6 000. Den totala kostnaden för ”implicit tjänstgöringsberedskap” 2003 kan med en genomsnittlig kostnad av 865 euro per dag som gjorts tillgänglig för tolkning (20) uppskattas till omkring 18 miljoner euro. Även om en stor del av kostnaderna för beredskapen torde kunna undvikas med den nuvarande arbetsmodellen, bör alla åtgärder för att minska dessa kostnader vidtas.

46. År 2003 avbeställdes 15 % av de tolkdagar som kommissionens avdelningar hade begärt. Det finns dock inga uppgifter om antalet fall där inga resurser gick till spillo tack vare att de tolkar som bokats till de inställda mötena kunde tilldelas andra uppdrag.

47. År 2003 förekom nio arbetsdagar då åtminstone 100 fast anställda tolkar (eller över 20 % av det totala antalet fast anställda tolkar) som tilldelats möten som sedan ställdes in var i ”implicit tjänstgöringsberedskap” samtidigt som över 100 extraanställda konferenstolkar hade rekryterats.

48. Mycket korta möten resulterar i en form av ”implicit tjänstgöringsberedskap”, eftersom tolkning endast behövs under en liten del av den bokade tolkdagen eller tolkhalvdagen. En orsak till mycket korta möten är att vissa arbetsgrupper, som sammanträder regelbundet, också sammanträder då de har mycket få, icke brådskande punkter på dagordningen.

Rådet

Inställda möten

49. År 2003 utgjorde, enligt rådets egna uppskattningar, över 5 % av rådets utgifter för tolkning (2,4 av 45,7 miljoner euro) betalningar för inställda möten där tolkarna inte kunde utnyttjas av rådet till andra möten samma dag. Detta motsvarar en årlig nettoförlust på nästan 4 000 tolkdagar.

Möten som faktureras till högre priser

50. De sena förfrågningar om tolkning till nya möten eller om tillägg av ett eller flera språk som gjordes mindre än sex arbetsdagar före mötet fakturerades 2003 till 835 euro, det vill säga ungefär en tredjedel mer än det ordinarie priset på 632 euro. År 2003 stod dessa sena förfrågningar för cirka 3 % av det totala belopp som fakturerades rådet.

51. Det är viktigt att göra mötesarrangörerna medvetna om den höga kostnaden för inställda möten och sena förfrågningar. Den redovisning av kostnaderna för inställda möten som i slutet av varje månad skickas till chefen för den centrala samordningsenheten i den medlemsstat som för tillfället är ordförandeland i rådet är ett exempel på en bra metod om den utnyttjas för förvaltningsändamål.

GD Tolknings interinstitutionella debiteringssystem

52. För att GD Tolkning skall kunna återvinna kostnaderna för de tolktjänster som tillhandahållits övriga institutioner (kostnader som skall debiteras dessa institutioners administrativa budget) har ett interinstitutionellt debiteringssystem införts, baserat på ”servicenivåavtal” mellan GD Tolkning och berörda institutioner.

53. År 2003 fakturerade GD Tolkning rådet till ett grundpris på 632 euro per dag eller 369 euro per halvdag för tolkar som beställts minst sex veckor i förväg till möten i Bryssel. Högre priser tillämpades på tjänsteresor och sena beställningar.

54. Följande noterades med avseende på nuvarande fakturering: a) Prisstrukturen baseras inte på den reella kostnaden för varje enskild typ av förfrågan (förfrågningar i tid, sena förfrågningar, avbeställningar, förfrågningar beträffande språk där resekostnaderna för extraanställda konferenstolkar är högre etc.). b) När det gäller GD Tolknings inkomster används standardpriser baserade på en uppskattad verksamhetsgrad. Huvuddelen av GD Tolknings kostnader är fasta kostnader (endast kostnaden för de extraanställda konferenstolkarna är helt rörlig). Om volymen eller karaktären på den faktiska efterfrågan på tolktjänster avviker från den prognosen, leder det till antingen ett underskott eller ett överskott för GD Tolkning. c) Priset inbegriper inte den fullständiga kostnaden för tolktjänsterna, eftersom det, såsom nämns i punkt 35, inte inkluderar alla indirekta kostnader. d) Den begränsning av antalet tolkar och möten per dag som anges i servicenivåavtalet förhindrar toppar men inte dalar (början av januari, augusti etc.) i efterfrågan. e) Avsaknaden av en koppling mellan rådets och GD Tolknings datasystem gör att faktureringen blir arbetskrävande och felbenägen. De nedjusteringar som gjordes i GD Tolknings fakturor 2002–2003 och som skickades till rådet uppgick till nästan 6 % av det ursprungligen fakturerade beloppet.

Det interinstitutionella samarbetet

55. Med utgångspunkt från det arbete som den interinstitutionella kommittén för översättning och tolkning (CITI) utfört samt ”Chêne-rapporten” (21) från 2002 gjordes betydande framsteg i riktning mot ökat samarbete mellan EU-institutionerna när det gäller tolkning. Till de viktigaste resultaten hör följande: — Gemensamma uttagningsprov, anordnade av EPSO, för fast anställda tolkar. — Ett gemensamt urvalsförfarande och en gemensam lista över officiellt godkända extraanställda konferenstolkar. — Ett gemensamt system och en gemensam enhet för betalningar till extraanställda konferenstolkar (sedan oktober 2004). — Ett utbyte av tolkar i de nya språken, vilka det råder brist på.

56. Ytterligare besparingar och effektivitetsvinster skulle kunna göras på flera andra områden, men den nuvarande organisationen med tre oberoende leverantörer av tolktjänster (GD Tolkning, parlamentet och domstolen) utgör ett hinder för ökat samarbete.

57. Arbetsfördelningen mellan parlamentet och kommissionen (GD Tolkning) är ineffektiv av följande skäl: a) Institutionerna konkurrerar när extraanställda konferenstolkar skall rekryteras till möten i Bryssel. b) Institutionerna meddelar inte systematiskt varandra vilka resurser de har lediga eller vilka resursbehov de har. GD Tolkning rekryterar extraanställda konferenstolkar till dagar då det vid parlamentet finns fast anställda tolkar utan uppdrag. Om möten ställs in eller tolkar endast behövs en halv dag eller kortare tid, leder de separata organisationerna i kombination med bristande informationsflöde mellan institutionerna till att det nästan är omöjligt för den andra institutionen att utnyttja dessa resurser. I samband med valet till Europaparlamentet (från den 10 maj till den 2 juli 2004) hade dussintals fast anställda tolkar vid parlamentet, särskilt från de mindre språken, inga uppdrag. Samtidigt anlitade GD Tolkning i genomsnitt 253 extraanställda konferenstolkar per dag, vilket resulterade i betydande kostnader som belastade budgeten (över 900 euro per dag och tolk). c) Den nuvarande organisationen gör att det är svårare att minska resekostnaderna genom att utnyttja de icke lokala extraanställda konferenstolkar som finns på plats och som redan har kontrakterats av den andra institutionen för angränsande dagar. d) Ytterligare stordriftsfördelar när det gäller personalförvaltning, ekonomisk förvaltning, operativ förvaltning och IT-förvaltning samt en integration av IT-system skulle kunna uppnås genom en gemensam organisation.

58. Man bör därför analysera om problemen ovan skulle kunna lösas om det inrättades ett enda interinstitutionellt organ som tillhandahåller alla EU-institutioner tolktjänster eller om det interinstitutionella samarbetet förbättrades. En centralisering av tillhandahållandet av tolktjänster skulle vara förenligt med varje institutions självständighet, vilket visas av det faktum att rådet har varit beroende av kommissionens tolktjänster i flera år och utan nämnvärda störningar. Det servicenivåavtal som rådet och GD Tolkning har undertecknat visar att det är fullt möjligt att garantera den uppdragsgivande institutionen ett överenskommet antal tolkar per dag.

Särskilda iakttagelser om utgifterna för frilanstolkning

Det optimala förhållandet mellan fast anställda tolkar och frilanstolkar

GD Tolkning

59. Om det lämpar sig att anlita extraanställda konferenstolkar i stället för fast anställd personal beror på ett stort antal faktorer, till exempel mötenas fördelning över året och veckan, tillgången på lokala frilanstolkar eller avståndet mellan tolkens yrkesmässiga hemvist och platsen där mötet hålls. Revisionsrätten anser att resultaten av den undersökning som redan nämnts och som gjordes för GD Tolknings (17) räkning allmänt sett är giltiga. Som ett generellt optimalt förhållande anges där att 51 % av tolkdagarna skall utföras av fast anställda tolkar. Andelen tolkdagar som utfördes av fast anställda tolkar minskade från 53 % 2000 till 46 % 2002 och 2003, men ökade till 50 % 2004.

60. Ett generellt förhållande på 51:49 som riktmärke är dock inte lämpligt för alla språk. GD Tolkning har inte beräknat det optimala förhållandet för varje språk. Till exempel bör andelen frilanstolkar som talar nederländska (54 % 2003) vara större, eftersom många ”lokala” frilanstolkar (extraanställda konferenstolkar som bor i eller runt Bryssel) och inte så dyra ”icke lokala” frilanstolkar (extraanställda konferenstolkar som inte bor långt från Bryssel) finns tillgängliga.

61. Å andra sidan skulle fler fast anställda tolkar kunna rekryteras när det exempelvis gäller portugisiska eller grekiska, eftersom resekostnaderna för grekiska och portugisiska extraanställda konferenstolkar är högre än genomsnittet för samtliga extraanställda konferenstolkar. Vad beträffar dessa språk är beroendet av extraanställda konferenstolkar relativt stort (59 % respektive 67 % av tolkdagarna 2003), tillhör de fast anställda tolkarnas arbetsbelastning den högsta av alla språk (116 respektive 108 dagar jämfört med ett genomsnitt på 104 dagar 2003) och är andelen lokala extraanställda konferenstolkar den lägsta (endast 30 % för portugisiska och 42 % för grekiska jämfört med ett genomsnitt på 56 % 2003).

Parlamentet

62. Parlamentet har inte gjort någon särskild beräkning för att få fram det optimala förhållandet mellan frilanstolkar och fast anställda tolkar. År 2003 stod extraanställda konferenstolkar för 57 % av tolkdagarna. Trots de högre kostnaderna förefaller en större andel frilanstolkning än vid GD Tolkning motiverad på grund av en ojämnare efterfrågan. De fem språk som har störst andel frilanstolkning (i fallande ordning: spanska, italienska, engelska, finska och svenska) är dock språk där resekostnaderna för extraanställda konferenstolkar ligger över genomsnittet.

Ersättningar till extraanställda konferenstolkar

Ersättning för resekostnader samt dagtraktamenten

63. Resekostnaderna för extraanställda konferenstolkar är avsevärt högre än för tjänstemän. På grund av det tidigare nämnda avtalet, som ger de extraanställda konferenstolkarna ett resebidrag, ett dagtraktamente och ersättning för rese- och hotellkostnader, omfattas de av förmånligare resevillkor än sina fast anställda kolleger. När möten hålls utanför Bryssel resulterar detta i olika resevillkor för tolkar som har liknande kvalifikationer och som utför samma arbete. Enligt AIIC-avtal med andra internationella organisationer omfattas extraanställda konferenstolkar av samma villkor när det gäller ersättning för resekostnader som fast anställd personal med liknande kvalifikationer (22).

64. Enligt artikel 10 i kommissionens tillämpningsföreskrifter till avtalet mellan AIIC och EU-institutionerna (23) är en extraanställd konferenstolk mot uppvisande av verifikationer berättigad till ersättning för en utbytbar och återbetalningsbar IATA-biljett till det lägsta pris som inte omfattas av kvoter. De tillämpningsföreskrifter som gäller för de extraanställda konferenstolkar som arbetar för EU-institutionerna i Luxemburg (24) innehåller en liknande klausul.

65. Avtalet bör ändras så att man ser till att en extraanställd konferenstolk vanligtvis inte betalas mer än det belopp som motsvarar kostnaden för en biljett med restriktioner (det vill säga en biljett till lägsta pris). Detta belopp bör emellertid betalas om den extraanställda tolken på grund av sjukdom inte infinner sig till en flygning, om mötet ställs in eller om det föreligger andra omständigheter som den extraanställda konferenstolken inte kan påverka.

Parlamentet

66. En genomgång av ett urval av betalningar till extraanställda konferenstolkar visade att en majoritet av de extraanställda konferenstolkar som reste med flyg fick ersättning motsvarande kostnaden för en förstaklassbiljett utan att det i handlingarna styrktes att det var nödvändigt att köpa en sådan biljett.

67. I motsats till de regler som säger att en extraanställd konferenstolk inte är berättigad till ett helt dagtraktamente när en tjänsteman endast skulle få en del av samma traktamente beviljas ett helt dagtraktamente också för en kortare period än 12 timmar (25).

GD Tolkning

68. En genomgång av ett urval av 17 betalningar till extraanställda konferenstolkar som reste med flyg visade att fyra av dem fick ersättning motsvarande kostnaden för en förstaklassbiljett utan att det i handlingarna styrktes att det var nödvändigt att köpa en sådan biljett.

Jämförelse med andra internationella organisationer

69. Det dagsarvode som de europeiska institutionerna 2004 betalade till ett fast belopp på 483,98 euro för erfarna tolkar är i linje med rådande marknadsvillkor i den privata sektorn. Det är dock lägre än det genomsnittliga bruttobelopp som betalas av andra internationella organisationer som också har undertecknat avtal med AIIC. Denna skillnad förklaras av att EU-institutionerna har en mycket större syssselsättningsvolym och kan erbjuda längre kontrakt samt av de förmånliga skattevillkoren (extraanställda konferenstolkar betalar gemenskapsskatt och är följaktligen befriade från nationell inkomstskatt).

70. Trots det lägre bruttobeloppet blir effekten av de förmånliga skattevillkoren att det nettobelopp som en frilanstolk erhåller från GD Tolkning och parlamentet är högre än det nettobelopp som erhålls vid arbete i den privata sektorn eller för andra internationella organisationer. Detta innebär att EU-institutionerna kan tillåta sig att ställa höga krav när de rekryterar extraanställda konferenstolkar men också att de uppmärksamt måste följa marknadsvillkoren för att undvika att deras extraanställda konferenstolkar betalas för hög lön.

71. Till skillnad från de europeiska institutionerna betalar Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD) ett reducerat belopp om sammanträden ställs in, slutar tidigare än planerat eller om de är av allmän eller icke teknisk karaktär (26).

Tolkningens kvalitet

Parlamentet

72. I samband med en undersökning som revisionsrätten gjorde bland de politiska grupperna framkom inga klagomål på tolktjänstens kvalitet, tillförlitlighet eller nytta. Däremot ansågs begränsningen av tolkpassen till tre och en halv timmar som alltför restriktiv.

Kommissionen och rådet

73. Runt 1,2 % av mötesrapporterna (27) 2003, och 0,5 % av rapporterna 2004, innehöll ett formellt klagomål som främst gällde språkanvändningen. En utvärdering som externa konsulter gjorde 2001 av kvaliteten på de tolktjänster som GD Tolkning tillhandahåller, inbegripet en undersökning bland de delegater som deltar i kommissionens och rådets möten med tolkning, visade att 91 % av dessa delegater i allmänhet var nöjda eller mycket nöjda med kvaliteten på GD Tolknings tolkning. Den svagaste punkten ansåg man vara kunskapen om de frågor som diskuteras på mötena. Detta problem föreföll kopplat till att mötesdokumenten delades ut sent eller inte fanns tillgängliga, vilket i tolkarnas undersökning pekades ut som det största problemet. Över hälften av tolkarna var missnöjda med dokumentationen. Framför allt ansågs det vara ett problem att dokumentation på deras aktiva språk inte fanns tillgänglig.

74. Sedan det fjärde kvartalet 2003 har GD Tolkning bett mötesarrangörerna att fylla i ett kort frågeformulär efter varje möte. Av dessa har 94 % förklarat sig vara nöjda eller mycket nöjda med GD Tolknings tjänster och kvaliteten på tolkningen.

75. Denna bild fick revisorerna till övervägande del bekräftad av olika chefer vid den centrala samordningsenhet som inrättats av varje medlemsstat som innehar det roterande ordförandeskapet i rådet (nedan kallad ”samordnare för rådets ordförandeskap”) och av enheter vid kommissionen som begärt möten. Kvaliteten på tolkningen nämndes nästan enstämmigt som GD Tolknings främsta styrka.

76. Som ett stöd för att garantera tolkningens kvalitet och enhetlighet har GD Tolknings tolkar tillgång online till flerspråkiga ordlistor i ett stort antal ämnen. Mötesdokumentation finns å andra sidan ofta endast tillgänglig på engelska och måste därför kompletteras av tolkarna själva genom databassökningar. Kvaliteten skulle också kunna förbättras ytterligare genom fastare tolklag för på varandra följande möten. Detta förefaller särskilt lämpligt för möten med mycket tekniskt innehåll.

77. Den hjälp som tjänstemännen vid GD Tolkning lämnar anses också vara en av GD Tolknings främsta styrkor. Om begäran om tolkning helt eller delvis avslås av GD Tolkning vid dess ”skiljedomsmöten” eller samordningsmöten varje vecka, förläggs det begärda mötet vanligtvis till påföljande vecka eller hålls det med en reducerad språkregim. Stora förseningar i kommittéers eller arbetsgruppers arbete sägs vara sällsynta.

78. Det negativa förhållande som oftast nämndes under revisionsrättens intervjuer med kunder vid kommissionen och rådet var, liksom på parlamentet, att tolkpassen är begränsade till tre och en halv timmar.

79. Rådet har inget system för att utvärdera kvaliteten på och mäta delegaternas belåtenhet med tolkningen.

80. De samordnare för rådets ordförandeskap 2002–2003 som revisionsrätten intervjuade nämnde nästan enstämmigt tolkningens kvalitet som GD Tolknings främsta styrka. Officiella klagomål från mötesarrangörer eller delegationer är sällsynta. Under både 2002 och 2003 mottog GD Tolkning endast fyra eller fem sådana klagomål, av vilka endast två eller tre varje år hade koppling till tolkningens kvalitet.

81. Samordnare för rådets ordförandeskap ansåg även att det krav på underrättelse sex veckor i förväg som GD Tolkning har infört innebär en för lång tidsperiod under vilken det oundvikligen sker stora förändringar. Man menade också att tydligare och mer detaljerade skriftliga anvisningar från generalsekreteraren till samordnaren för rådets ordförandeskap och till mötesarrangörer skulle göra det möjligt att förbättra mötesplaneringen och undvika att möten ofta ställs in, särskilt under de första veckorna med ett nytt ordförandeskap.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

Förfaranden som tillämpas för att undvika att det tillhandahålls tolktjänster som överstiger de faktiska behoven

82. Vid granskningen konstaterades att institutionerna har lyckats begränsa utgifterna för tolkning de senaste fem åren, trots att antalet officiella språk ökade från 11 till 20 i maj 2004. System som skall garantera att tolkning endast tillhandahålls när faktiska behov föreligger har inrättats av kommissionen och rådet. De bästa metoder som noterats vid dessa institutioner bör införas på parlamentet (punkterna 15–29).

Kapaciteten att tillhandahålla alla de tolktjänster som behövs

83. Behoven av tolkning när det gäller de officiella språken före utvidgningen tillgodoses i allmänhet, men antalet tillgängliga tolkar som kan tolka från eller till de nya officiella språken är otillräckligt (punkterna 30–32).

84. Det ökade antalet arbetsspråk leder till praktiska och ekonomiska problem som endast kan lösas genom en styrning av efterfrågan på tolktjänster och de därmed sammanhängande kostnaderna. Anslutningen av små länder leder till en enorm ökning av efterfrågan på små marknader för tolkning där tillgången är relativt begränsad, vilket gör det allt svårare att tillmötesgå alla förfrågningar om tolkning. De uttagningsprov som EPSO anordnade för att rekrytera fast anställda tolkar i de nya språken avslutades inte förrän efter utvidgningsdatumet, och antalet deltagare som klarade proven var otillräckligt för att tillfredsställa behoven vid EU:s tolktjänster (punkterna 30 och 31).

Kostnaderna för tolkning

85. Cirka 80 % av kostnaderna för tolkning utgörs av tolkarnas lön. De återstående kostnaderna hänför sig till förvaltning, administration, utbildning, informationsteknik etc. Revisionsrätten uppskattar att de totala kostnaderna för de tolktjänster som parlamentet och GD Tolkning tillhandahöll 2003 uppgick till omkring 57 respektive 106 miljoner euro. Om domstolen inbegrips, kan EU-institutionernas totala kostnader för tolkning före utvidgningen uppskattas till cirka 170 miljoner euro. Kostnaderna för en tolkdag vid parlamentet är mycket högre än vid GD Tolkning, vilket främst beror på hur parlamentets sammanträden är organiserade (punkterna 33–41 och bilaga II).

86. Trots de åtgärder som vidtagits för att begränsa och minska kostnaderna för tolkning, är ytterligare besparingar möjliga genom en bättre förvaltning av möten, särskilt genom att man ser till att ändringar och avbeställningar i sista minuten begränsas till ett minimum (punkterna 42–51).

87. För att minimera kostnaderna bör institutionerna vidare se över sin politik när det gäller den reservkapacitet för tolkning som hålls i beredskap (punkt 45).

88. Som framgår av punkterna 44 och 49 uppgick kostnaderna vid parlamentet och rådet för tolktjänster som begärdes men sedan inte utnyttjades på grund av inställda sammanträden till över 6 miljoner euro 2003. Möten ställdes också in vid kommissionen, men av de skäl som anges i punkt 46 kan kostnaderna för avbeställningarna inte beräknas.

89. Kommissionen levererar tolktjänster till sig själv, rådet och andra institutioner genom GD Tolkning. Kostnaderna för tolkningen debiteras de andra institutionerna, vilket utgör ett effektivt instrument för resursförvaltning. Revisionsrätten konstaterade dock att debiteringsbeloppen inte tar hänsyn till de fullständiga kostnaderna. Detta får visserligen ingen nettoeffekt på EU:s budget, men det skulle kunna resultera i olämpliga förvaltningsbeslut om användningen av tillgängliga resurser.

90. Kostnadsbesparingar skulle också kunna uppnås genom en striktare tillämpning av avtalet med AIIC, ytterligare integration av datasystem och närmare interinstitutionellt samarbete.

91. När det gäller avtalet med AIIC bör man överväga möjligheten att förhandla fram ett avtal som låter extraanställda konferenstolkar omfattas av samma villkor som gäller för fast anställd personal. Exemplet från Förenta nationerna visar att en centralisering av arrangemangen för resor för frilanstolkar är genomförbar (28). Samråd med AIIC skulle kunna inledas på grundval av artikel 19 i avtalet i syfte att ändra avtalet på denna punkt (punkterna 63–71). Man bör även överväga möjligheten att träffa överenskommelser med resebyråer, flygbolag, hotell osv. om specialpriser för extraanställda konferenstolkar.

92. Den generella strategin att tillhandahålla antingen tolkning utförd av fast anställd personal eller av extraanställda konferenstolkar är inte uppenbar utan beror på ett stort antal faktorer: mötenas spridning över året och veckan, tillgången på lokala frilanstolkar, språkkombinationer som efterfrågas, avståndet mellan tolkens yrkesmässiga hemvist och mötesorten etc. Lokala extraanställda konferenstolkar kostar i allmänhet mindre än fast anställda tolkar, medan icke lokala extraanställda konferenstolkar i genomsnitt är dyrare (punkterna 39–41).

Tolkningens kvalitet

93. Användarna är vanligtvis nöjda med kvaliteten på de tolktjänster som tillhandahålls (punkterna 72–75), även om många användare har efterlyst större flexibilitet i de tidsfrister som fastställs för möten.

Möjlig utveckling

94. Det bör göras en oberoende undersökning av de eventuella fördelarna med att inrätta ett enda interinstitutionellt organ som tillhandahåller alla EU-institutioner tolktjänster jämfört med att öka det interinstitutionella samarbetet (punkt 58).

95. Varje utvidgning av Europeiska unionen har lett till att antalet arbetsspråk ökat och till att förfrågningar om tolktjänster blivit mer komplexa. Denna rapport visar, utan att principen om flerspråkighet ifrågasätts, att institutionerna har kunnat vidta pragmatiska åtgärder för att begränsa och styra kostnaderna för tolkning. Revisionsrätten rekommenderar att institutionerna fortsätter sin strävan i den riktningen.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 22 september 2005. För revisionsrätten Hubert WEBER Ordförande

(1) Rådets förordning nr 1 av den 15 april 1958 om vilka språk som skall användas i Europeiska ekonomiska gemenskapen (EGT 17, 6.10.1958, s. 385/58), såsom ändrad.

(2) Före EU:s utvidgning i maj 2004 var antalet fast anställda tolkar nästan 500 vid GD Tolkning, över 200 vid parlamentet och 33 vid domstolen.

(3) Frilanstolkar är också kända under den franska akronymen AIC (”Auxiliaire Interprète de Conférence”).

(4) Tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna fastställs i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (EGT L 56, 4.3.1968, s. 1), senast ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 723/2004 (EUT L 124, 27.4.2004, s. 1).

(5) I statistiskt syfte definierar GD Tolkning en tolkdag som två halvdagar under vilka en tolk utförde åtminstone någon tolkning (det vill säga resor och all övrig verksamhet undantagna). Eftersom GD Tolkning, parlamentet och domstolen använder olika metoder för att beräkna det antal tolkdagar som tillhandahålls, har revisorerna justerat uppgifterna för de övriga institutionerna i syfte att göra dem jämförbara med GD Tolknings uppgifter, så att varje institutions andel av den totala förbrukningen och kostnaden per tolkdag kan beräknas.

(6) För att underlätta en jämförelse valdes 1998 som basår, eftersom 1998 och 2003 båda var år som föregick ett år då val till Europaparlamentet hölls och då en ny kommission utsågs. Under båda åren var dessutom antalet officiella språk detsamma (11), eftersom den näst senaste utvidgningen av EU ägde rum 1995.

(7) Aktiva språk är språk som det tolkas till. Passiva språk är de språk som kan talas vid ett sammanträde. Om antalet aktiva och passiva språk inte är detsamma, är språkregimen vid sammanträdet asymmetrisk. Ett exempel: språkregimen 7–6 innebär sju passiva och sex aktiva språk.

(8) Baserat på den försiktiga hypotesen att problemet endast drabbade en delegation. Den genomsnittliga kostnaden för en tolkdag visas i tabell 4.

(9) Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation, Lyon-Ecully, 26 juni 2001.

(10) Beslut nr 56/04 av rådets generalsekreterare/den höge representanten för den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken av den 7 april 2004 om tolkning för Europeiska rådet, rådet och dess förberedande organ, SN 1327/04 REV 1.

(11) För att garantera tolkning av hög kvalitet skall EU-tolkar i princip endast kunna tolka till sitt modersmål. Det stora antalet arbetsspråk gör att det är mycket svårt att hitta tolkar för alla språkkombinationer.

(12) Detta är en översättning av det franska uttrycket ”mise à disposition” (MAD) som används vid GD Tolkning. Alla tolkar som beställts och som inte avbeställts minst sex arbetsdagar före ett sammanträde faktureras som SGT.

(13) Direkta kostnader är löner till fast anställda tolkar och extraanställda konferenstolkar, inbegripet resebidrag och traktamenten.

(14) Indirekta kostnader definieras här som alla övriga kostnader knutna till tolkverksamheten: löner till ledning och personal med ansvar för planering, ekonomi, personalförvaltning och andra administrativa uppgifter, utbildning, IT och lokalkostnader etc.

(15) Beloppen för den genomsnittliga fullständiga kostnaden per tolkdag (1 081 euro före skatt och pensioner eller 1 046 euro efter skatt och pensioner) är mycket högre än kostnaden per SGT, eftersom de inbegriper fler indirekta kostnader än de som GD Tolkning beaktat och endast tar hänsyn till hela tolkdagar (eller två halvdagar) när det gäller möten som faktiskt ägt rum, medan, såsom anges i punkt 35, inställda möten och halvdagsmöten också tas med i beräkningen av kostnaden per SGT, eftersom sådana möten debiteras mötesarrangörerna.

(16) Lokala extraanställda konferenstolkar har uppgivit att de har sin yrkesmässiga hemvist inom mindre än 60 kilometer från mötesplatsen.

(17) PriceWaterhouseCoopers, Étude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C., 5 oktober 2001.

(18) I ”GERI” är en ”halvdag” måttenhet för anlitandet av tolkar. När ett sammanträde ställs in i GERI, visas de halvdagar med tolkning som tilldelats det sammanträdet automatiskt som ”inställda halvdagar” (”demi-journée suspendue”) för var och en av de tolkar som bokats till det. Om den tillgängliga tolken skulle tilldelas ett annat uppdrag, ersätts koden ”inställd” med koden för det nya sammanträdet. Summan av alla ”demi-journées suspendues” i GERI är följaktligen ”nettoförlusten av tolkningsresurser” uttryckt i halvdagar.

(19) ”Implicit” tjänstgöringsberedskap skiljer sig från ”explicit” tjänstgöringsberedskap genom att den sistnämnda formen motsvarar reservlag som tagits med i planeringen för att ersätta frånvarande tolkar. Enligt de arbetsvillkor som fastställts (”Provisions applicable to staff interpreters”, SCIC (87)25) kan tolkar tilldelas möten med maximalt 18 sammanträdestillfällen (halvdagar à 3,5 timmar) under en tvåveckorsperiod.

(20) Den genomsnittliga kostnaden per dag som gjorts tillgänglig för tolkning beräknas som den totala kostnaden för GD Tolkning efter skatt och pension som beräknats ovan (106 miljoner euro) delad med summan av antalet tolkdagar (101 000) och antalet fall av implicit tjänstgöringsberedskap (21 000).

(21) Rapport från CITI:s tillfälliga arbetsgrupp, Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires, Bryssel, 22 april 2002.

(22) I artikel 15 i det avtal om anställningsvillkoren för konferenstolkar som ersätts per dag som ingåtts mellan AIIC och de samordnade organisationerna (”Accord régissant les conditions d'emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l'AIIC et les Organisations coordonnées”) fastställs, såvida inget annat föreskrivs och ömsesidigt godkänns, att de bestämmelser som reglerar resekostnader skall vara de bestämmelser som är i kraft i varje organisation. Detta bekräftas i artikel 2 i tilläggsavtalet mellan AIIC och Europarådet, i vilken det fastställs att de villkor för resor och ersättning för utgifter som gäller för Europarådets personal vid tjänsteresor skall gälla för tolkar.

I artikel 13 i avtalet mellan AIIC och Förenta nationerna (2000–2005) fastställs, såvida inget annat föreskrivs i avtalet, att de resebestämmelser som gäller för den uppdragsgivande organisationens ordinarie personal vid tjänsteresor med motsvarande varaktighet skall gälla vid resor som de frilanstolkar som anlitats av organisationen gör.

(23) Europeiska kommissionen, tillämpningsföreskrifter till vissa bestämmelser i avtalet (”Modalités d'application de certaines dispositions de la Convention”).

(24) Tillämpningsföreskrifter till bestämmelserna om frilansande konferenstolkar som arbetar för institutionerna i Luxemburg (”Dispositions d'application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg”), § III. Resekostnader.

(25) I artikel 9 § 2 i det avtal som nämns i punkt 8 anges att dagtraktamentet och extra dagtraktamente för tolkar som inte är tjänstemän vid en institution skall vara desamma som den ersättning vid tjänsteresor som betalas till tjänstemän i lönegrad LA 4 och LA 8 vid den institution som tillämpar de förmånligaste villkoren. När det gäller tolkar vilkas kontrakt omfattas av artikel 78 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, skall beloppet vara detsamma som det belopp som tillämpas inom den institution som de har rekryterats till.

(26) Se ”Terms and conditions of employment of free-lance interpreters at the OECD in 2003”.

(27) Se punkt 23.

(28) Se även artikel 14 i avtalet mellan AIIC och Förenta nationerna (2000–2005), där det sägs att när en organisation erbjuder en tolk ett kontrakt skall den se till att informera tolken om de arrangemang den avser att vidta när det gäller transporter. Om tolken accepterar kontraktet, skall han acceptera alla arrangemang för resor som vidtas, såvida inte hans skyldigheter i tjänsten före och efter kontraktet är sådana att de enligt organisationens uppfattning omöjliggör deltagande i sådana arrangemang.

BILAGA I Särskilda bestämmelser som gäller vid parlamentet, kommissionen och rådet Parlamentet 1. Enligt artikel 138 i parlamentets arbetsordning skall samtliga ledamöter ha rätt att hålla sina anföranden på det officiella språk de önskar. Anföranden på ett av de officiella språken simultantolkas till övriga officiella språk. I samma artikel fastställs också att vid utskotts- och delegationssammanträden skall tolkning finnas tillgänglig från och till de officiella språk som ledamöterna i varje utskott eller delegation använder och begär. När det gäller alla plenarsammanträden och ett antal sammanträden i stora politiska grupper tillhandahålls i praktiken tolkning från och till alla officiella EU-språk (11 aktiva och passiva språk före utvidgningen, 19 efter utvidgningen på grund av bristen på maltesiska tolkar). Vid utskottssammanträden tillhandahålls tolkning i de språk som utskottsledamöterna använder. Kommissionen 2. Vad beträffar språkanvändningen ger kommissionens arbetsordning (1) och tillämpningsföreskrifterna (2) utrymme för större flexibilitet. På Europeiska kommissionens egna möten sker tolkning på endast tre språk (engelska, franska och tyska). I ”kommittéer inom kommittéförfarandet” (3) är antalet språk olika i olika kommittéer, där hänsyn tas till de nationella delegaternas önskemål. I de flesta fall hålls dessa kommittémöten med tolkning till mellan tre och sju språk. Rådet 3. Enligt förordning nr 1 och artikel 14 i rådets arbetsordning tillhandahålls heltäckande tolkning (11 aktiva och passiva språk före utvidgningen, 20 språk efter utvidgningen) vid ministermöten. Corepers (Ständiga representanternas kommitté) möten hålls med endast tre aktiva och passiva språk (engelska, franska och tyska). När det gäller det stora antalet övriga förberedande organ (kommittéer, grupper och arbetsgrupper) fastställs en särskild språkregim när varje organ inrättas. Språkregimen för varje organ förtecknas av rådets generelsekretariatet i en särskild nomenklatur. 4. När konferensenheten vid rådets generalsekretariat får förfrågningar om möten från rådets ordförandeskap, tilldelar den automatiskt varje mötesbegäran en språkregim i enlighet med nomenklaturen. Alla förfrågningar om möten med tolkning tillmötesgås av GD Tolkning så länge som det totala antalet möten med tolkning och antalet tolkar per dag inte överskrider de tak som fastställts i ett ”servicenivåavtal” (SLA) som kommissionen (GD Tolkning) och rådet ingick i december 2002 för att formalisera båda parters viktigaste skyldigheter. (1) Kommissionens arbetsordning, K(2000) 3614 (EGT L 308, 8.12.2000, s. 26). (2) Tillämpningsföreskrifter till kommissionens arbetsordning, K(2001) 1. (3) Rådgivande kommittéer, förvaltningskommittéer och föreskrivande kommittéer, vilka regleras av rådets beslut 1999/468/EG av den 28 juni 1999 om de förfaranden som skall tillämpas vid utövandet av kommissionens genomförandebefogenheter (EGT L 184, 17.7.1999, s. 23), som ersätter beslut 87/373/EEG (EGT L 197, 18.7.1987, s. 33).

BILAGA II Metod för kostnadsberäkning som tagits fram av revisionsrätten 1. Den fullständiga budgetkostnaden (”kostnaden före skatt och pension”) för GD Tolkning, enligt beräkningar av revisionsrättens revisorer, uppgår till den fullständiga kostnad som GD Tolkning använder för att fastställa de interinstitutionella debiteringsbeloppen plus de indirekta kostnader som inte ingår i GD Tolknings beräkningar (kostnader för högre tjänstemän och stödpersonal som arbetar med budget- och ekonomifrågor, personalförvaltning och allmän administration). 2. Om man från ”kostnaden före skatt och pension” drar av den gemenskapsskatt som fast anställda tolkar och extraanställda konferenstolkar betalar, och om man lägger till en tänkt arbetsgivares pensionsavgifter för fast anställda tolkar (vilka är dubbelt så stora som den avgift varje tjänsteman betalar) (1), får man fram kostnaden för gemenskapsbudgeten (”kostnad efter skatt och pension”). När det gäller extraanställda konferenstolkar inkluderar redan den fullständiga budgetkostnaden de pensionsavgifter som betalas av både den extraanställda konferenstolken och EU-institutionerna till ett externt organ. (1) Enligt artikel 83.2 i tjänsteföreskrifterna skall en avgift motsvarande en tredjedel av finansieringen av pensionssystemet varje månad dras från tjänstemännens löner. ”Arbetsgivarens bidrag” är därmed dubbelt så stort som tjänstemannens bidrag.

EUROPAPARLAMENTETS SVAR V. Enheten för sammanträden och konferenser inom direktoratet för tolkning kontrollerar att en förfrågning om tolkning överensstämmer med gällande regler innan man beviljar tolktjänster. VII. Europaparlamentet understryker att det i egenskap av politisk institution måste kunna reagera snabbt i politiska situationer som i många fall inte går att förutse. År 1999 antogs riktlinjer för flerspråkigheten som uppdaterades 2004 för att få fram bestämmelser som gör det möjligt att bättre reglera tolktjänstens verksamhet. Många av de sammanträden som anordnas inom de två andra institutioner som nämns i denna rapport kan undvara tolkning. Vid parlamentets sammanträden är det emellertid generellt sett nödvändigt med tolkning (1). VIII. För utskotts- och delegationssammanträdena finns det mötesrapporter. Sådana rapporter kommer i framtiden också att sammanställas för andra typer av sammanträden, bland annat de sammanträden som hålls av de politiska grupperna. Det har på grund av tekniska problem varit svårt att regelbundet ställa samman rapporter i syfte att göra användarna mer medvetna. Parlamentets ansvariga enheter åtar sig att förbättra situationen från och med september 2005. 19. Även om ledamöterna hade skyldighet att i förväg bekräfta sin närvaro vid ett sammanträde skulle det vara mycket svårt att använda sig av en språkprofil, bland annat beroende på att tolkbehovet vid sammanträden där ministrar, kommissionsledamöter eller experter är närvarande måste kunna täckas. 20 och 21. Tolktjänsten kontrollerar regelbundet tillsammans med tolkanvändarna att de tolktjänster som begärs är rimliga. För att kunna utnyttja resurserna på bästa sätt studerar man också de rapporter som sammanställs efter utskotts- och delegationssammanträdena och som i framtiden också kommer att sammanställas efter de politiska gruppernas sammanträden. Tolkanvändarna (utskott och delegationer) redovisar språkprofilerna för sina möten för att direktoratet för tolkning skall kunna utnyttja resurserna optimalt. Denna information överlämnas regelbundet till parlamentets presidium för att presidiet vid behov skall kunna fatta beslut om nödvändiga justeringar. 30. Europaparlamentet konstaterar (artikel 139 i arbetsordningen) att täckningen av de nya officiella språken efter utvidgningen fortfarande är ofullständig på grund av avsaknaden av kvalificerade tolkar. För utbildningen av tolkar ansvarar medlemsstaterna. 31. Även om det uttagningsprov som EPSO anordnade för att rekrytera maltesiska tolkar inte gav något resultat täcks maltesiska under sammanträdesperioderna i Strasbourg genom att extraanställda konferenstolkar anställts. Det kommer också att finnas tolkning på maltesiska under sammanträdesperioderna i Bryssel 2006 eftersom institutionerna finansierat ett utbildningsprogram för maltesiska tolkar. 33 och 34. Europaparlamentet redovisar enligt gällande regler den direkta kostnaden för den tolkning som tillhandahålls av extraanställda konferenstolkar och uppdaterar regelbundet siffrorna för den genomsnittliga kostnaden per tolkdag och frilanstolk. Parlamentet förbinder sig att studera och eventuellt tillämpa den beräkningsmetod som revisionsrätten föreslår för att förbättra kunskaperna om den totala kostnaden för tolktjänsterna, inklusive de tjänster som tillhandahålls av fast anställda tolkar, och att frigöra tillräckliga resurser för att behandla dessa uppgifter. 38. Skillnaden mellan kostnaden per tolkdag inom Europaparlamentet och GD Tolkning förklaras tydligt i den efterföljande punkten (39) där revisionsrätten redovisar de speciella omständigheter som styr Europaparlamentets verksamhet. 39. Den alltför stora koncentrationen av sammanträden till en del av veckan eller en del av dagen (punkt 39 c) förklaras bland annat av att de politiska grupperna måste respektera tidsfristerna för ingivande av ändringsförslag som sedan skall översättas. Införandet av nio nya språk har fått som följd att tidsfristen tidigarelagts från torsdag morgon till onsdag kväll före sammanträdesveckan vilket i sin tur medfört att många möten hålls på onsdagar. Tolktjänsten är medveten vikten av ett bättre resursutnyttjande och har därför ökat det interinstitutionella samarbetet när det gäller fast anställda tolkar som ömsesidigt görs tillgängliga och räknar med att vidareutveckla denna metod, framför allt under perioderna med lite parlamentsarbete. De enheter som ansvarar för att anordna parlamentets utskotts- och delegationssammanträden lyckades 2004 öka antalet schemalagda möten på torsdag eftermiddag. Sena sammanträden inom Europaparlamentet (punkt 39 d) anordnas enligt de beslut om arbetets organisation som de politiska organen fattar. Detta gäller främst sammanträdesperioderna i Strasbourg och Bryssel, vissa möten inom budgetutskottet under perioden då budgeten skall antas och vissa möten inom förlikningskommittén. Dessa möten utgör en mycket liten del i förhållande till den vanliga verksamhetens omfattning och ingår som en naturlig del i de 25 medlemsstaternas normala verksamhet inom Europaparlamentet. 42. De höga kostnaderna för tillhandahållandet av tolktjänster med kort varsel avspeglar det behov av smidig anpassning som är nödvändigt inom Europaparlamentets organisation. Som anges i svaret till punkt VII ovan kan tolkning till sammanträden begäras med kort varsel på grund av aktuella politiska händelser som parlamentet måste kunna ta ställning till. 43. Sent inställda sammanträden med tolkning och bättre planering av arbetet utgör kostnadsfaktorer som administrationen ständigt erinrar användarna om. De siffror revisionsrätten redovisar bör ändå sättas in i ett riktigt perspektiv för att undvika felaktiga tolkningar. Ett sammanträde under en dag består i realiteten av flera mindre sammanträden (samordnare, presidiet, arbetsgrupper m.m.). Om ett eller flera mindre sammanträden inställs får detta inga följder för budgeten om tolkarna varit verksamma under andra sammanträden. Dessutom omfattar siffrorna för inställda sammanträden också de sammanträden som inställts av ”tekniska” skäl, vilket inte påverkar budgeten för tolkning eftersom dessa sammanträden ändå kommer att äga rum vid en ändrad tidpunkt, lokal och plats eller med andra språk. 44. Förvaltningen av tolktjänsten bör förena budgethänsyn i samband med tillhandahållandet av tolkar (extraanställda konferenstolkar tillhandahålls på heldagsbasis även för ett enda kort sammanträde) och det parlamentariska arbetet med sammanträden halva dagen eller ibland ännu kortare tid. Därför blir budgeteffekten när det gäller tolkning begränsad eller ingen alls när ett mindre sammanträde eller ett sammanträde inom en arbetsgrupp inställs och de berörda tolkarna i stället arbetar vid andra sammanträden samma dag (i medeltal 70 procent av de tolkar som berörs när ett sammanträde inställs kan omplaceras till andra sammanträden). Mot bakgrund av detta beräknar parlamentet att kostnaderna för de planerade tolktjänster som inte utnyttjats under 2003 var lägre än 5 procent av de totala tolkresurser som tillhandahölls (56 298 tolkdagar), dvs. drygt hälften av den procentsiffra och den kostnad revisionsrätten anger. 55. Europaparlamentet välkomnar de framsteg som gjorts inom det interinstitutionella samarbetet på området tolkning. Dessa framsteg går längre än rekommendationerna i ”Chêne-rapporten”, bland annat när det gäller det periodvisa utbytet av fast anställda tolkar i de officiella språken före utvidgningen. Vissa skillnader mellan institutionerna när det gäller tolkarnas arbetsvillkor utgör fortfarande en bromsande faktor för utbytet av tjänstemän. Denna fråga studeras för närvarande. 56. Bortsett från de ekonomiska aspekterna och de eventuella effektivitetsvinsterna måste det påpekas att förekomsten av tre tolktjänster avspeglar de aktuella institutionernas speciella karaktär och behov. Institutionernas verksamhetsschema skulle kunna harmoniseras i högre grad för att förbättra tolktjänstens effektivitet och disponibilitet, i synnerhet när det gäller de nya språken efter utvidgningen. 57. Konkurrensen gäller inte lönerna som fastställts genom avtal med yrkesorganisationen och som ligger på samma nivå inom alla EU-institutioner. Institutionernas generalsekreterare är medvetna om vikten av att utnyttja de tillgängliga personalresurserna bättre (punkt 57 b) och har mycket påtagligt intensifierat det interinstitutionella samarbetet, bland annat genom att starta ett program för ömsesidigt tillhandahållande av fast anställda tolkar. De har för avsikt att utveckla detta samarbete. Den gemensamma förvaltningen av förteckningen över frilanstolkar och det ökade samarbetet mellan planeringsenheterna gör det redan möjligt att fördela resekostnaderna (57 c). Detta system kan naturligtvis utvecklas och förbättras. 58. Europaparlamentets politiska och organisatoriska självständighet går inte att förena med en praxis som skulle innebära att parlamentets begäran om att hålla officiella möten oundvikligen skulle underkastas en administrativ bedömning, eftersom det handlar om att förvalta disponibla resurser. Denna typ av teknisk bedömning skulle i realiteten styra parlamentets möjligheter att anordna möten. Europaparlamentet kan därför inte stödja idén att inrätta ett enda organ som skulle tillhandahålla alla EU-institutioner tolktjänster. I slutsatserna efter den ingående analysen i ”Chêne-rapporten” från 2002 som riktade sig till institutionernas generalsekreterare förordades dessutom ökade samverkanseffekter framför en hopslagning av tjänsterna. I ekonomiskt hänseende skulle slutligen inrättandet av ett enda organ med ansvar för tolkningen inom alla institutioner inte minska de extra kostnaderna för Europaparlamentets möten (kostnader för resor till Strasbourg och generellt fler resor – objektiva faktorer som revisionsrätten bedömt ha giltighet). Det skulle inte heller avhjälpa bristen på kvalificerade tolkar i vissa språk. 62. Europaparlamentet har alltid haft som mål att förhållandet mellan frilanstolkarna (extraanställda konferenstolkar) och de fast anställda tolkarna skall vara 50–50. Antalet frilanstolkar har naturligtvis alltid varit högt under perioder med hög arbetsbelastning, men under 2004 stabiliserades förhållandet och antalet fast anställda uppgick till 52 procent medan antalet extraanställda konferenstolkar uppgick till 48 procent. 63. Europaparlamentet strävar efter att kontrollera de extraanställda konferenstolkarnas resekostnader extra noga, framför allt sedan en enda enhet med ansvar för betalningarna till extraanställda konferenstolkar inrättats. Målet är att tillämpa så låga ersättningsnivåer som möjligt med beaktande av gällande regler och att i så hög grad som möjligt närma sig de kriterier som gäller för de fast anställda tolkarna. Europaparlamentet är berett att tillsammans med de andra institutionerna inleda en omförhandling av avtalet med AIIC. 64 och 65. Den typ av flygbiljett som nämns i artikel 10 i tillämpningsföreskrifterna i det avtal som för närvarande gäller (”en utbytbar och återbetalningsbar IATA-biljett till det lägsta pris som inte omfattar kvoter”) motsvarar inte en biljett med restriktioner. Europaparlamentet accepterar emellertid att i förekommande fall ersätta kostnaderna för biljetter till reducerat pris med restriktioner och garanterar tolken ersättning av de straffavgifter som denne kan tvingas lägga ut på grund av sin tjänstgöring. Förvaltningen uppmuntrar de extraanställda konferenstolkarna att utnyttja den möjligheten och att konsekvent vända sig till den resebyrå parlamentet kontrakterat och som tillämpar särskilt framförhandlade priser eller de lägsta tillgängliga priserna. I vissa fall och på vissa linjer (t.ex. linjen Bryssel–Strasbourg under Europaparlamentets sammanträdesperioder) går det för övrigt inte att få utbytbara biljetter i affärsklass. 66. Europaparlamentet har i samarbete med den nya centraliserade tjänsten för utbetalningar till extraanställda konferenstolkar, som inrättades i oktober 2004, givit en särskild enhet i uppgift att övervaka kostnaderna i samband med anställningen av extraanställda konferenstolkar. 67. Det är sant att parlamentet alltid tillämpat artikel 9.2 i avtalet med AIIC, eftersom man menat att den syftar till att garantera en tillämpning av likvärdiga tariffer och inte tillämpat bestämmelserna om en uppdelning av dagtraktamentena. Enligt bestämmelserna i de nya tjänsteföreskrifterna görs en åtskillnad mellan dagtraktamente och ersättning för logi. En omförhandling av avtalet med AIIC skulle kunna leda till att dessa bestämmelser klargjordes. 72. Tolkpassens längd är fastställd till tre och en halv timmar för vanliga sammanträden. Om den användande enheten begär det kan längden utan svårighet utsträckas till fyra timmar eller mer genom en förstärkning av tolklagen. 82. De enheter vid Europaparlamentet som utnyttjar tolktjänster kommer att studera de bästa metoder som noterats vid de andra institutionerna för att förbättra arbetets planering och samtidigt uppfylla de politiska åtaganden som nämns i svaret till punkt VII. 83 och 84. Behovet av tolkning på de nya officiella språken täcks allt bättre tack vare institutionernas insatser när det gäller planering och kompletterande utbildning. Det bör emellertid framhållas att det är de nya medlemsstaterna som har det största ansvaret när det gäller utbildningen av tolkar. 85–86. Full flerspråklig täckning, i enlighet med Europaparlamentets önskemål, innebär stora kostnader som kan kontrolleras bättre beroende på hur parlamentets arbete organiseras och beroende på om sammanträdena planeras optimalt. Dessa kostnader hänger också samman med politiska beslut som styr planeringen av arbetet (tidsplaner och arbetsorter). 87. Europaparlamentets direktorat för tolkning tillämpar en mycket restriktiv politik när det gäller reservkapaciteten för tolkning. Ett enda tolklag per dag planeras in och endast för dagar med hög arbetsbelastning. Det har visat sig att detta tolklag alltid utnyttjas helt eller delvis. 88. Se parlamentets svar på punkt 44. 90 och 91. Europaparlamentets enheter arbetar för närvarande för en mer strikt tillämpning av avtalet med AIIC, en förbättrad integration av datasystemen och ett fördjupat interinstitutionellt samarbete. De förbinder sig att fortsätta i denna riktning. Parlamentet är öppet för en omförhandling av avtalet. 92. Europaparlamentet anser att det bör förfoga över en kår av fast anställda tolkar, vilket är en garanti för institutionens oberoende och självständighet. Tillfälligt anlitande av frilanstolkar när behoven kräver det gör det möjligt att klara perioder med hög arbetsbelastning och att anpassa budgetutgifterna. Förhållandet 50–50 förefaller vara en rimlig kompromiss mellan kravet på självständighet och kravet på flexibilitet. 93. Sammanträdenas längd fastställs av de politiska och parlamentariska organen. Den kan överstiga de sedvanliga tre och en halv timmarna, vilket påpekas i punkt 72. Tolktjänsten är skyldig att tillgodose varje begäran om tolkning som följer bestämmelserna. Den tillhandahåller därför tolkar vid sammanträden i enlighet med gällande bestämmelser om arbetsvillkoren. 94. Det är Europaparlamentets politiska myndighet som skall avgöra om den önskar förfoga över en egen självständig tolktjänst, i nära samverkan med de andra institutionernas tolktjänster, eller om den föredrar att prioritera inrättandet av ett enda organ med uppgift att tillhandahålla alla EU-institutioner tolktjänster. (1) I artikel 138 i parlamentets arbetsordning fastställs följande: ”1. Samtliga parlamentets handlingar skall avfattas på de officiella språken. 2. Samtliga ledamöter skall ha rätt att hålla sina anföranden i parlamentet på det officiella språk de önskar. Anföranden på ett av de officiella språken skall simultantolkas till övriga officiella språk och till varje annat språk som presidiet anser nödvändigt. 3. Vid varje utskotts- och delegationssammanträde skall tolkning finnas tillgänglig från och till de officiella språk som ledamöterna och suppleanterna i utskottet eller delegationen i fråga använder och begär. 4. Vid utskotts- och delegationssammanträden utanför de vanliga arbetsorterna skall tolkning finnas tillgänglig från och till de språk som används av de ledamöter som bekräftat att de kommer att delta i sammanträdet. Avsteg från dessa regler får göras undantagsvis med godkännande från ledamöterna i utskottet eller delegationen. Om en överenskommelse inte kan uppnås skall presidiet avgöra frågan.”

RÅDETS SVAR Rådets generalsekretariat välkomnar Europeiska revisionsrättens rapport om EU-institutionernas utgifter för tolkning, vilken kan tjäna som grund för att ytterligare rationalisera användningen av tolkningsresurserna i framtiden. Synpunkter på några enskilda punkter i rapporten 10 och 11. I tabell 1 och efterföljande analyser i punkterna 10 och 11 ges ingen fullständig förklaring till ökningen av antalet tolkdagar i rådet mellan 1998 och 2002 (+9 %). Den främsta orsaken till ökningen är den betydande utvidgningen av rådets verksamhet och antalet möten (+39 %) som hölls i rådet under den perioden (se tabell 1). Tabell 1 Mängd tolkdagar levererade till rådet, inklusive de nya medlemsstaternas språk, jämfört med antalet möten (index 1998 = 100) 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Rådsmöten 100 105,8 112,2 132,7 139 135,8 124,8 Antal tolkdagar som levererats till rådet 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Beträffande minskningen med 13 % av tolkdagar i rådet under 2004 bör det noteras att antalet möten minskade med 8 % det året. Dessutom måste följande faktorer tas med i beräkningen: — Sedan den 1 maj 2004 har det varit färre möten med tolkning med generalsekreterarens/den höge representantens beslut nr 56/04 som grund. — De gamla medlemsstaterna (f.d. EU 15) begärde tolkning färre gånger under 2004 än tidigare. — GD Tolkning kunde inte leverera all tolkning som begärdes för de nya språken. 28. Det bör tilläggas att rådets budget också finansierar 50 % av Corepermötenas tolkningskostnader. 35. Den omständigheten att definitionen av begreppet ”MAD” (”till förfogande”) inte är tydlig och att den ofta har ändrats under årens lopp gör varje analys som grundar sig på detta begrepp högst tvivelaktig. 49. Det bör nämnas att även om rådet ställer in ett möte till vilket tolkning har beställts och för vilket tolkningskostnaderna måste betalas, innebär inte detta att tolkarna skulle förbli sysslolösa. Enligt rådets erfarenhet kan GD Tolkning, vilket också har skett, anvisa några av dessa tolkar till andra möten som hålls i kommissionen eller i andra institutioner som tar GD Tolknings tjänster i anspråk. 94. Rådets generalsekretariat stöder idén med att genomföra en oberoende utvärdering av de eventuella fördelarna med att inrätta ett enda interinstitutionellt kontor som skall förmedla tolkning till samtliga EU-institutioner.