VERKSAMHETSRAPPORT FRÅN OLAFS ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉ – 2021

(2022/C 161/01)

Ledamöterna i Olafs övervakningskommitté

Jan MULDER

Ordförande för Olafs övervakningskommitté, ledamot av kommittén sedan den 23 januari 2017, ordförande sedan den 1 mars 2017

Tidigare ledamot av Europaparlamentet, Nederländerna.

Maria Helena FAZENDA

Ledamot av kommittén sedan den 23 januari 2017

Domare i högsta domstolen, Portugal.

Grażyna STRONIKOWSKA

Ledamot av kommittén sedan den 13 juli 2016

Nationella åklagarämbetet i Warszawa, Polen.

Allmän åklagare.

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA,

Ledamot av kommittén sedan den 1 december 2017

Tidigare chef för statsrevisorns stödenhet vid den särskilda åklagarenheten mot korruption och organiserad brottslighet i Spanien.

Revisor, advokat och ekonom.

Dobrinka MIHAYLOVA

Ledamot av kommittén sedan den 18 november 2020

Verkställande myndigheten för granskning av EU-medel, Bulgarien.

Direktör för direktoratet för granskning av regionalpolitiska medel.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Innehållsförteckning 2

Förord 3

1. Kommittén i ett nötskal 4

2. En ny förstärkt rättslig ram 4

2.1. Förbättrad tillgång till ärenderelaterad information 4

2.1.1 Den reviderade artikeln 15 i Olaf-förordningen 5

2.1.2 Nya praktiska överenskommelser mellan övervakningskommittén och Olaf 5

2.2. Reviderad intern arbetsordning 5

3. Ett produktivt övervakningsår 6

3.1. Olafs rekommendationer som inte följs av de berörda myndigheterna – yttrande nr 1/2021 6

3.2. Praktiska överenskommelser mellan Olaf och Eppo – yttrande nr 2/2021 7

3.3. Övervakning av interna utredningar: strategiska slutsatser och bästa praxis – yttrande nr 3/2021 8

3.4. Olafs preliminära budgetförslag för 2022 – yttrande nr 4/2021 9

3.5. Övervakning av längden på Olafs utredningar 10

3.5.1 Analys av Olaf-utredningar som varade i mer än 36 månader – yttrande nr 5/2021 10

3.5.2 Rapporter om utredningar som varade i mer än tolv månader som kommittén mottog 2021 11

3.6. Översyn av Olafs riktlinjer om utredningsförfaranden 12

3.7. Tillämpning av rättssäkerhetsgarantier 13

4. Samarbete 15

4.1. Samarbete med Olaf 15

4.2. Förbindelser med intressenter 15

5. Förvaltning och resurser 15

5.1. Övervakningskommitténs arbetsmetoder 15

5.2. Sekretariatet 15

5.3. Budgetfrågor 16

FÖRORD

Uppdraget för ledamöterna i den nuvarande kommittén upphörde 2021. Deras sista år var utan tvekan mycket produktivt och framgångsrikt. Under detta år avslutade man på ett tillfredsställande sätt de långa, utdragna och ofta svåra diskussioner som förts med Olaf under de senaste åren beträffande kommitténs rätt till tillgång till ärenderelaterad information. Kommittén avslutade således sitt femåriga mandat med förvissning om att den har återupprättat den typ av ömsesidigt förtroende och ömsesidig respekt som tidigare saknades i förbindelserna med Olaf.

Faktum är att kommitténs ledamöter redan från början av sitt mandat stod inför en mycket svår situation. Den kännetecknades av en brist på uppriktigt samarbete från Olafs sida och Olafs ständiga vägran att ge kommittén meningsfull tillgång till den information som dess ledamöter behöver för att kunna utföra sitt övervakningsuppdrag. Det långvariga konfliktfyllda sammanhang som kommittén var tvungen att arbeta i under de första åren av sitt mandat lämnade en bitter smak. Det var först efter utnämningen av en ny generaldirektör för Olaf i augusti 2018 och antagandet av den ändrade Olaf-förordningen som situationen förändrades drastiskt. Genom denna förordning stärktes kommitténs rätt att få tillgång till all information och alla handlingar som den anser vara nödvändiga för att den ska kunna utföra sitt uppdrag. Under de senaste två åren, när förbindelserna med Olaf började förbättras, lyckades kommittén anta en rad yttranden som innehåller grundliga och detaljerade bedömningar av Olafs utredningsarbete. De nya praktiska överenskommelser som avtalades med Olaf 2021 ger nu kommittén och dess sekretariat delvis direkt tillgång till Olafs ärendehanteringssystem. Förhoppningsvis kommer detta att göra det möjligt för kommittén att utföra sitt arbete utan onödiga distraktioner och i en gemensam anda av ömsesidigt förtroende och uppriktigt samarbete.

År 2021 var även ett avgörande år för EU:s bedrägeribekämpning. Den nya ändrade Olaf-förordningen trädde i kraft i januari, medan Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo) inledde sin verksamhet i juni.

Pandemin och dess kontinuerliga effekter på arbetsvillkoren för nästan alla EU-institutioner karaktäriserade återigen 2021. Detta innebar bland annat att alla kommittésammanträden, liksom möten med intressenter, hölls online. Oavsett de begränsningar som covid-19 innebar för kommittén fortsatte dock dess arbete trots allt, och dess beslutsamhet att utföra sitt övervakningsuppdrag och fullgöra sitt uppdrag minskade inte. Kommittén kunde utföra sitt övervakningsuppdrag med en hög grad av effektivitet och engagemang. Under 2021, som verkligen var ett hektiskt år, riktade kommittén fem detaljerade yttranden till Olafs generaldirektör, bland annat ett yttrande om de nya praktiska överenskommelserna mellan Olaf och Eppo. Kommittén rådfrågades också och lämnade anmärkningar om den första fasen av översynen av Olafs riktlinjer om utredningsförfaranden. På alla ledamöters vägnar vill jag tacka Olafs generaldirektör för hans öppna och konstruktiva samarbete. Sekretariatets medlemmar har under ledning av sin chef och ofta under utmanande omständigheter gett kommittén värdefullt stöd. Slutligen vill jag önska de nya ledamöterna i övervakningskommittén ett framgångsrikt samarbete med Olaf och EU-institutionerna under deras mandat.

Jan MULDER Ordförande för Olafs övervakningskommitté

1. Kommittén i ett nötskal

1. kommittén ) är ett oberoende organ som inrättats genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 Olaf-förordningen ) för att stärka och garantera Olafs oberoende genom att regelbundet övervaka hur Olafs utredningar genomförs. Övervakningskommittén för Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) () är ett oberoende organ som inrättats genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 ( 1 ) ) för att stärka och garantera Olafs oberoende genom att regelbundet övervaka hur Olafs utredningar genomförs.

2. ledamöterna ), som utses i samförstånd mellan Europaparlamentet, rådet och Europeiska kommissionen för en period av fem år Kommittén består av fem oberoende, externa experter (), som utses i samförstånd mellan Europaparlamentet, rådet och Europeiska kommissionen för en period av fem år ( 2 ) . Ledamöterna utför sina uppgifter på ett helt oberoende sätt och får varken begära eller ta emot instruktioner från någon regering eller från någon institution, något organ eller någon byrå inom EU. Kommittén stöds i sitt arbete av ett sekretariat som arbetar permanent under kommitténs direkta överinseende och oberoende av kommissionen, Olaf eller andra organ. Sekretariatet spelar en viktig roll för att underlätta och bidra till genomförandet av kommitténs övervakningsuppdrag.

3. Med tanke på karaktären hos Olafs utredningar är det inte möjligt att väcka talan vid EU:s domstolar mot ett beslut av Olafs generaldirektör om att inleda eller avsluta en utredning. Det gör att kommittén i praktiken är det enda organ som kan övervaka Olaf och granska hur utredningar genomförs. Kommittén har därför en privilegierad ställning. Å ena sidan ger den EU:s institutioner en inblick i Olafs funktion baserat på dess övervakningsroll och å andra sidan ger den en försäkran om att Olaf agerar inom ramen för sitt rättsliga ansvarsområde och i enlighet med tillämpliga rättssäkerhetsgarantier.

4. Enligt Olaf-förordningen har kommittén tre uppgifter: regelbunden övervakning av Olafs utredningsfunktion, att bistå Olafs generaldirektör i fullgörandet av deras skyldigheter samt att rapportera till EU:s institutioner.

5. Mer specifikt försöker kommittén, genom att regelbundet övervaka Olafs utredningar, att se till att i) det inte finns någon extern inblandning i Olafs utredningsarbete och att ii) alla relevanta beslut av generaldirektören antas i enlighet med principerna om laglighet och opartiskhet och iakttar både Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna (3) och rättssäkerhetsgarantierna.

6. I samband med detta riktar kommittén yttranden och, i förekommande fall, rekommendationer till Olafs generaldirektör, beträffande Olafs utredningsverksamhet, längden på dess utredningar samt de resurser som Olaf behöver för att genomföra sina utredningar. Den formulerar även anmärkningar om Olafs utkast till riktlinjer om utredningsförfaranden. Kommittén ingriper aldrig i pågående utredningar när den utfärdar yttranden och rekommendationer.

2. En ny förstärkt rättslig ram

7. Under 2021 sågs de viktigaste rättsakterna om kommitténs befogenheter och funktion över, vilket gjorde det möjligt för kommittén att utföra sitt uppdrag mer effektivt. Vid sidan av översynen av Olaf-förordningen och undertecknandet av nya praktiska överenskommelser mellan Olaf och övervakningskommittén, där bl.a. frågan om kommitténs tillgång till specifik ärenderelaterad information i Olafs ärendehanteringssystem klargjordes, granskade kommittén även sin egen interna arbetsordning.

2.1. Förbättrad tillgång till ärenderelaterad information

8. För att korrekt kunna utföra det övervakningsuppdrag som kommittén tilldelas genom Olaf-förordningen måste kommittén ha tillgång till meningsfull, heltäckande, adekvat och aktuell information .

9. Innehållet i och kvaliteten på den information som generaldirektören tillhandahållit till kommittén under de senaste åren har ständigt varit föremål för oenighet och intensiva utdragna diskussioner mellan kommittén och Olaf. Detta gällde särskilt den typ av information som Olaf tillhandahöll i ärenden som varade i mer än 36 månader. I sina tidigare årsrapporter framhöll kommittén upprepade gånger som en brådskande fråga dess begränsade tillgång till Olafs ärenderelaterade information och det faktum att kommittén inte var i stånd att fullgöra sin uppgift på ett korrekt sätt ( 4 )

2.1.1 Den reviderade artikeln 15 i Olaf-förordningen

10. ska ges tillgång till all den information och alla handlingar den anser sig behöva för att utföra sitt övervakningsuppdrag . Situation ovan löstes till slut genom antagandet av den nya ändringsförordningen om Olaf, Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2020/2223 ( 5 ) . I artikel 15.1 i förordningen föreskrivs nu tydligt att kommittén

11. Kommittén har tidigare upprepade gånger förespråkat att det är tillsynsorganets uppgift att avgöra , utifrån en nödvändighetsbedömning , vilken information som ska tillhandahållas av det organ som står under tillsyn eller vilken information som är tillräcklig för att organet ska kunna utöva sin tillsynsfunktion. Utan direkt och ohämmad tillgång till information som Olaf förfogar över kan kommittén inte genomföra någon form av meningsfull och seriös övervakning på det sätt som ursprungligen planerades i Olaf-förordningen.

2.1.2 Nya praktiska överenskommelser mellan övervakningskommittén och Olaf

12. nya praktiska överenskommelserna avtalades och undertecknades slutligen den 21 oktober 2021 För att återspegla och utvärdera de viktiga ändringar som gjorts genom den nyligen ändrade Olaf-förordningen intensifierade kommittén, företrädd av sekretariatet, och Olaf sina diskussioner under 2021. Syftet var att anta nya praktiska överenskommelser för att ge kommittén delvis direkt tillgång till ärenderelaterad information som är tillgänglig och registrerad i Olafs ärendehanteringssystem. Deavtalades och undertecknades slutligen den 21 oktober 2021 ( 6 ) . Genom dessa avtal inrättas ett system där Olaf ska ge kommittén fullständig tillgång till ärenderelaterade akter i samband med avslutade utredningar, öppna utredningar som varar längre än tolv månader samt ärenden där ingen utredning har inletts. Kommittén kommer även att ha tillgång till alla avskrivningsbeslut och tillhörande yttranden till generaldirektören från enhet 01 samt till alla inledningsbeslut och tillhörande enhet 01-yttranden i icke-utredningsakter, vilka även kallas samordningsärenden. I en teknisk bilaga som utgör en integrerad del av de praktiska överenskommelserna fastställs villkoren för kommitténs och dess sekretariats tillgång till Olafs ärendehanteringssystem.

13. Kommittén är fast övertygad om att de nya praktiska överenskommelserna kommer att bidra till att återupprätta det ömsesidiga förtroendet mellan Olaf och dess övervakningskommitté, ett förtroende som saknades under de föregående åren.

2.2. Reviderad intern arbetsordning

14. I kommitténs interna arbetsordning fastställs bestämmelser om kommitténs sammansättning och arbetssätt (de förfaranden enligt vilka kommittén utför sin övervakningsverksamhet inom ramen för Olaf-förordningen) samt de materiella villkor som dess arbete måste utföras under. Syftet med arbetsordningen är att underlätta organisationen av kommitténs arbete. De omfattar principer som styr kommitténs verksamhet, utövandet av dess befogenheter, ordförandeskapet, förfarandena för att anta yttranden, tillgången till Olafs handlingar samt sekretariatets roll.

15. På grundval av kommitténs erfarenheter under de senaste fyra åren och den ändrade Olaf-förordningen beslutade kommittén att se över sin arbetsordning. Den nya arbetsordningen är förenlig med rättsliga skyldigheter enligt den nya dataskyddsförordningen ( 7 ) och återspeglar några av bestämmelserna i de praktiska överenskommelserna mellan Olaf och övervakningskommittén. Den antogs av kommittén i juni 2021. Den kan komma att ses över under det kommande året för att ta hänsyn till utnämningen av en tillsynsansvarig för rättssäkerhetsgarantier, med tanke på den registeransvariges rapporteringsskyldigheter till övervakningskommittén.

3. Ett produktivt övervakningsår

16. Under rapporteringsåret riktade kommittén fem yttranden ( 8 ) till Olafs generaldirektör med flera rekommendationer. Kommittén rådfrågades också och lämnade anmärkningar om den första fasen av den pågående översynen av Olafs riktlinjer om utredningsförfaranden ( 9 ) . Kommittén fortsatte även att övervaka längden på Olafs utredningar och tillämpningen av rättssäkerhetsgarantier.

3.1. Olafs rekommendationer som inte följs av de berörda myndigheterna – yttrande nr 1/2021

17. Kommittén ägnar särskild uppmärksamhet åt uppföljningen av Olafs utredningar i sina årliga verksamhetsrapporter. I februari 2021 antog kommittén yttrande nr 1/2021, där den ingående analyserade alla rekommendationer som Olaf utfärdade mellan den 1 mars 2016 och den 28 februari 2018 men som de behöriga myndigheterna inte följde ( 10 )

18. Kommittén erkände att Olafs rekommendationer, särskilt dess ekonomiska och disciplinära rekommendationer, vanligtvis följs av de mottagande myndigheterna och institutionerna. Kommitténs huvudsakliga slutsats gällde rättsliga rekommendationer, där den identifierade tre huvudsakliga brister som skulle kunna förklara det låga antal åtal ( 11 ) som registrerats under de senaste åren. i) Olafs nuvarande övervakningsförfaranden är inte tillfredsställande. ii) De berörda myndigheterna utför sällan ytterligare verksamhet efter att ha mottagit Olafs slutrapporter. Därför är kvaliteten på rapporterna, de insamlade bevisen och styrkan i rekommendationerna grundläggande för att bedöma ärendet på nationell nivå. iii) De bevis som Olaf samlar in för att bedöma straffrättsligt ansvar på nationell nivå uppfyller inte alltid de bevisnormer som de mottagande myndigheterna förväntar sig.

19. Kommittén rekommenderade att Olaf skulle — se över övervakningsförfarandena genom att inrätta särskilda uppföljningsgrupper och på så sätt befria utredarna från denna uppgift, — förbättra rapporteringen till kommittén av rekommendationer som inte har följts, — se till att akter som översänds till rättsliga myndigheter a) tydligt anger de bevis som samlats in och de överväganden som ligger till grund för slutsatsen att ett brott kan ha begåtts och b) innefattar en analys av nationella förfarandekrav för straffrättsliga förfaranden, — upprätta ett snabbt samarbete med rättsliga myndigheter, — årligen rapportera de belopp som återkrävts till följd av Olafs ekonomiska rekommendationer, — garantera att de ekonomiska rekommendationerna är proportionella samt — fastställa enhetliga normer för att skydda de berörda personernas grundläggande rättigheter och rättssäkerhetsgarantier och stärka bevisens tillåtlighet.

20. I sitt yttrande erkände kommittén att Olafs generaldirektör redan hade vidtagit åtgärder för att förbättra uppföljningen av ekonomiska rekommendationer. Kommittén välkomnade även inrättandet av övervakningsgruppen, en särskild grupp med uppgift att identifiera både specifika och systematiska problem i genomförandet av EU:s budget, på grundval av oegentligheter eller bedrägerier som upptäckts av Olaf. Övervakningsgruppen har för avsikt att utvidga sin verksamhet när det gäller administrativa och rättsliga rekommendationer. Kommittén stöder behovet av ytterligare resurser för att utföra denna uppgift på ett effektivt sätt.

3.2. Praktiska överenskommelser mellan Olaf och Eppo – yttrande nr 2/2021

21. Med tanke på det gemensamma målet att bevara unionsbudgetens integritet är det viktigt att Olaf och Eppo upprättar och upprätthåller nära förbindelser som bygger på principen om lojalt samarbete.

22. Den 3 december 2020 översände Olafs generaldirektör utkastet till de administrativa praktiska överenskommelserna mellan Olaf och Eppo till kommittén för dess yttrande ( 12 ) . I sitt yttrande nr 2/2021 av den 31 maj 2021 ( 13 ) välkomnade kommittén de praktiska överenskommelserna, särskilt när det gäller fastställandet av bindande tidsfrister, det regelbundna informationsutbytet mellan parterna, användningen av mallar för ömsesidig rapportering och överföring av potentiella ärenden samt möjligheten att komma överens om interimsrapporter i de fall där Olaf stöder Eppos utredningar och vid kompletterande utredningar som utförs av Olaf.

23. Kommittén lämnade ett antal särskilda synpunkter och förslag till parterna för att bättre klargöra följande: i) De praktiska villkoren för deras samarbete vad avser ömsesidig rapportering och överföring av potentiella ärenden (14). ii) Kriterierna och villkoren för det ömsesidiga indirekta tillgången till deras respektive elektroniska ärendehanteringssystem (15). iii) Användningen av tekniska verktyg, såsom mallar (16). I detta sammanhang föreslog kommittén, på grundval av sina egna erfarenheter från tidigare långdragna och ofta ofruktbara utbyten med Olaf om innehållet i årsrapporterna och definitionen av vad som utgör relevant och meningsfull information, att innehållet i sådana mallar skulle övervägas noggrant i förväg för att undvika onödiga utbyten och ytterligare begäranden om saknade uppgifter eller ytterligare förtydliganden. iv) Ordalydelsen i de praktiska överenskommelserna för att undvika onödig förvirring och osäkerhet när det gäller Olafs stöd vid Eppos utredningar och Olafs begäranden om assistans till Eppo (17). v) Särskilda arrangemang som parterna ska komma överens om för att göra det möjligt för Olaf att genomföra interna utredningar om Eppos ledning och personal. vi) Ett system, som parterna ska komma överens om, med regelbunden dialog mellan Olafs generaldirektör och den europeiska chefsåklagaren och som gör det möjligt för parterna att se över de praktiska överenskommelserna så snart betydande erfarenheter har vunnits, minst ett år efter att de trätt i kraft (18).

24. Olaf och Europeiska åklagarmyndigheten godtog de flesta av kommitténs överväganden och enades om att ändra de relevanta bestämmelserna i enlighet med dessa ( 19 ) . Den slutliga texten till de praktiska överenskommelserna undertecknades den 5 juli 2021. Kommittén är nöjd med resultatet av samrådet i vad som är en viktig del av bestämmelserna för förbindelserna mellan dessa två organ.

3.3. Övervakning av interna utredningar: strategiska slutsatser och bästa praxis – yttrande nr 3/2021

25. I oktober 2021 antog kommittén yttrande nr 3/2021 om övervakning av interna utredningar ( 20 ) . Kommittén bedömde hur Olaf genomförde fyra interna utredningar av allvarliga anklagelser om tjänsteutövningen eller allvarliga försummelser av ledamöter och tjänstemän i högre befattningar vid EU:s institutioner, organ och byråer.

26. Kommittén hade tillgång till de ärendeakter som Olaf gjorde tillgängliga och analyserade ingående alla relevanta handlingar mot bakgrund av Olafs tillämpliga rättsliga ram. Den gjorde en jämförande analys av de fyra utredningarna, med fokus på de viktigaste förfarandestadierna i en utredning. Den granskade i synnerhet i) kravet på skälig misstanke för att motivera att utredningarna inleds, ii) deras omfattning, iii) användningen av de utredningsverktyg som Olaf förfogar över samt iv) den slutliga utredningsrapporten och den rättsliga granskningen av utredningarna.

27. Kommittén fann avvikelser i de fyra fallen i förhållande till alla ovanstående steg. Därefter drog kommittén slutsatser och utfärdade rekommendationer, av vilka de mest relevanta sammanfattas nedan: i) Vid bedömningen av kravet på ”skälig misstanke” för att inleda en utredning bör Olaf samla in all nödvändig information från EU-institutionerna, särskilt i de fall där institutionerna tidigare genomfört utredningar av samma anklagelser. Detta är ännu mer relevant när man bedömer anonyma anklagelser. ii) Stödenheten för operativa analyser bör stödja urvalsprocessen genom att analysera information från anonyma källor. iii) Riktlinjerna för utredningsförfaranden bör inkludera en definition av begreppet ”skälig misstanke”. iv) Olaf bör informera kommittén när den inleder känsliga ärenden där EU:s anseende kan stå på spel. v) Olaf bör införa effektiva mekanismer för att undvika situationer där den definierar utredningens omfattning alltför brett och/eller utvidgar utredningens omfattning, utan att följa det tillämpliga förfarandet. vi) Olaf bör överlåta den laglighetskontroll som utförs av enhet 01 – samma enhet som utarbetar de inledande yttrandena – till en annan enhet för att garantera en oberoende laglighetskontroll. Olafs generaldirektör bör dessutom se över ansvarsfördelningen mellan de olika enheterna och direktoraten för att inrätta ett effektivt system för oberoende, opartiska och objektiva kontroller när det gäller laglighetskontrollen och översynen. vii) Kommittén lägger stor vikt vid behovet av att utarbeta en ordentlig arbetsplan för utredningar. I känsliga interna utredningar, när Olaf använder sin rätt att besluta vilka utredningsåtgärder som ska vidtas och när, bör Olaf dessutom registrera de skäl som ligger till grund för beslutet i ärendeakten. viii) Kommittén fann en övergripande brist på rigorös och systematisk organisation av ärendeakterna i de fyra fallen och bad Olaf att införa bestämmelser för att åtgärda denna situation. Kommittén litar på att Olaf kommer att ta itu med dessa problem genom sitt ärendehanteringssystem och införa nya relevanta bestämmelser. ix) Olaf bör överväga att inrätta en särskild avdelning för utformning av metoder för utredning av potentiella korruptionsfall som involverar lobbyister, svängdörrsproblemet, intressekonflikter eller överträdelser av kravet på integritet och öppenhet.

28. Kommittén noterar att de reviderade riktlinjerna om utredningsförfaranden innehåller bestämmelser som genomför två av de ovannämnda rekommendationerna. Kommittén välkomnar särskilt i) inrättandet av granskningsgruppen, som ska ställas under den biträdande generaldirektörens direkta ansvar, och ii) kravet på att utredningsenheterna ska ange en första arbetsplan. Kommittén förväntar sig att ytterligare interna riktlinjer kommer att utfärdas för utredare om utarbetande och regelbunden uppdatering av en arbetsplan. På det hela taget erkänner kommittén Olafs insatser för att genomföra dess rekommendationer. Med detta sagt anser dock kommittén, för att mildra sina farhågor, att det krävs stark och ständig vaksamhet för att åtgärda de brister och/eller misstag som kommittén identifierat i sitt yttrande om det ansvar som tilldelats och utförs av Olafs personal. Det är viktigt att man drar lärdom av dessa utredningar för Olafs framtida personalhantering.

3.4. Olafs preliminära budgetförslag för 2022 – yttrande nr 4/2021

29. Varje år antar Olafs övervakningskommitté ett yttrande om Olafs preliminära budgetförslag för att försäkra EU-institutionerna om att budgetförslaget tar hänsyn till Olafs utredningsarbetsoberoende. Yttrandet ger vidare garantier för att Olaf har tillräckliga resurser för att tillhandahålla en ändamålsenlig och effektiv interinstitutionell tjänst för bedrägeribekämpning. Olafs generaldirektör kan sedan använda detta yttrande när det gäller EU:s budgetansvariga och ansvarsfrihetsbeviljande myndigheter.

30. Den 18 oktober 2021 utfärdade kommittén yttrande nr 4/2021 om Olafs preliminära budgetförslag för 2022 ( 21 ) . Analysen fokuserade särskilt på i) Olafs personalstrategi, med beaktande även av effekterna av inrättandet av Eppo och av faciliteten för återhämtning och resiliens, samt ii) de ekonomiska och operativa effekterna av genomförandet av Olafs ärendehanteringssystem.

31. Kommittén ansåg att Olafs preliminära budgetförslag för 2022 överensstämde med de resurser som behövdes för att genomföra utredningar på ett effektivt sätt. Kommittén gav sitt fulla stöd till Olafs begäran om ytterligare tjänster. Kommittén fann det kontraproduktivt att, å ena sidan, varje år tilldela Olaf nya ansvarsområden och uppgifter (Eppo, faciliteten för återhämtning och resiliens) och, å andra sidan, varje år gradvis minska dess mänskliga och ekonomiska resurser. Kommittén höll också med Olaf om att en ytterligare minskning på 20 % av dess budget för resekostnader skulle kunna äventyra dess förmåga att utföra sitt utredningsarbete.

32. Slutligen noterade kommittén att utvecklingen och antagandet av Olafs ärendehanteringssystem har varit ett mycket kostsamt projekt ( 22 ) som hittills inte har lett till ett stabilt och framför allt användarvänligt, flexibelt och effektivt ärendehanteringssystem inom den fastställda tidsramen.

33. Under de senaste åren har kommittén konsekvent uttryckt allvarlig oro över de ökande kostnaderna för ärendehanteringssystemet ( 23 ) , som verkade ha baserats på interna, felaktiga antaganden och beslut ( 24 ) och ursprungligen ha utformats utan att ta hänsyn till behoven vad gäller övervakning ( 25 ) . Dessa farhågor har förvärrats av den hittills reducerade undersökningen av användarnöjdheten hos Olafs utredare och den parallella pågående utvecklingen hos ett antal generaldirektorat vid kommissionen av ett nytt ärendehanteringssystem, där Olaf också deltar.

34. Kommittén uppmanade därför Olafs generaldirektör att så snart som möjligt genomföra en detaljerad kostnadsbaserad analys av för- och nackdelarna med att upprätthålla ärendehanteringssystemet eller att byta till CASE@EC, kommissionens ärendehanteringssystem. I detta sammanhang, och med tanke på att Eppo har beslutat att anta CASE@EC, upprepade kommittén den åsikt som uttrycktes i dess yttrande om Olafs preliminära budgetförslag för 2021. Enligt denna åsikt kan ytterligare budgetmedel krävas i framtiden för att säkerställa den driftskompatibilitet och de synergier som behövs mellan de två systemen, med tanke på att Eppo och Olaf kommer att använda olika ärendehanteringssystem.

3.5. Övervakning av längden på Olafs utredningar

35. Enligt artikel 7.8 i Olaf-förordningen ska kommittén göra en analys från fall till fall av varje utredning som är äldre än tolv månader för att säkerställa att Olafs utredningar genomförs kontinuerligt och under en period som är proportionerlig till deras omständigheter och komplexitet.

36. För det första försöker kommittén, genom att regelbundet övervaka längden på Olafs utredningar och skälen till alla otillbörliga dröjsmål, att kontrollera att det inte sker någon extern eller intern inblandning i det opartiska genomförandet av en utredning. För det andra kan en långdragen utredning som inte kan motiveras ha allvarliga negativa konsekvenser för i) rätten till försvar för de berörda personerna och/eller ii) uppföljningen av utredningen. Genom att övervaka längden på utredningarna kontrollerar kommittén slutligen att de personalresurser och ekonomiska resurser som har anslagits till Olaf används på ett effektivt sätt.

37. Kommittén har under årens lopp ägnat särskild uppmärksamhet åt frågan om ”längden” på Olafs utredningar och har under de senaste åren uttryckt oro över bristen på tydliga och detaljerade bestämmelser i de riktlinjer om utredningsförfarandena som gäller hanteringen av utredningarnas längd. Sådana regler stärker rättssäkerheten och om de saknas kan det skada öppenheten i Olafs förfaranden, särskilt gentemot de berörda personerna.

38. Under 2021 utfärdade kommittén ett yttrande med en granskning av 40 Olaf-ärenden som varade i mer än 36 månader. Den mottog också, liksom varje år, information om utredningar som varade i mer än tolv månader.

3.5.1 Analys av Olaf-utredningar som varade i mer än 36 månader – yttrande nr 5/2021

39. I sin verksamhetsrapport för 2019 ( 26 ) konstaterade kommittén att nästan 40 % av de enskilda ärenden som rapporterades 2019 överskred 24 månader, varav 10 % överskred 36 månader. För att bättre förstå hur Olaf hanterar och kontrollerar längden på utredningarna beslutade kommittén att genomföra en djupgående analys av 40 utredningar som varade i mer än 36 månader 2019. Kommittén var särskilt nöjd med att, för första gången, ha fått full tillgång till relevanta ärendeakter.

40. I sitt yttrande ( 27 ) konstaterade kommittén vissa brister i Olafs förfaranden som kan ha påverkat utredningarnas längd. Kommittén noterade särskilt en stor variation i Olafs utredningspraxis och i registreringen av aktiviteter i ärendeakterna. Kommittén konstaterade också att Olaf inte har i) ett formellt och väldefinierat internt förfarande för att övervaka längden på sina utredningar, ii) en arbets- eller utredningsplan eller iii) interna regler för definition och tilldelning av ”operativ prioritering”. Kommittén anser att dessa brister främst beror på att Olaf inte har infört specifika och detaljerade bestämmelser i sina riktlinjer om utredningsförfaranden vad gäller utredningarnas kontinuitet och längd.

41. Kommittén lämnade följande rekommendationer till Olaf: — Inrätta en automatisk flaggsystemsmekanism i ärendehanteringssystemet för att säkerställa att perioder av inaktivitet på över tre månader omedelbart är synliga för Olafs ledning. — Säkerställa att hinder som har eller kan ha en inverkan på en utrednings längd, liksom alla beslut som fattas i detta syfte, vederbörligen dokumenteras och registreras i ärendeakten för varje utredning. — Fastställa tydliga interna förfaranden i riktlinjerna om utredningsförfaranden vad gäller hanteringen av en utrednings längd. I synnerhet i ärenden som överstiger 24 månader bör Olaf inrätta ett särskilt granskningsförfarande som gör det möjligt för generaldirektören att besluta hur handläggningen av sådana utredningar bäst ska påskyndas samt, i ärenden som pågår i över 36 månader, ett särskilt förfarande. — Säkerställa att alla yttranden från granskningsgruppen innehåller en utvärdering av utredningarnas längd. — Säkerställa att en detaljerad utredningsplan upprättas för varje inledd utredning och att den regelbundet uppdateras och bifogas ärendeakten för varje utredning. — Inkludera tydliga regler i riktlinjerna om utredningsförfaranden vad gäller tilldelningen av en ”operativ prioritering” till ett ärende. — Säkerställa att kritiska beslut som i väsentlig grad påverkar längden på en utredning alltid fattas på direktörsnivå och systematiskt registreras i Olafs ärendehanteringssystem. — Säkerställa att en medlem i utredningsgruppen som lämnar byrån utarbetar en överlämningssedel som spårar alla aktiviteter som utförts och alla bevis som redan samlats in samt anger de aktiviteter och den tidsplan som bör utföras av nästa medlem i gruppen som ansvarar för ärendet.

42. Kommittén anser att dess rekommendationer bör beaktas vid den pågående översynen av riktlinjerna om utredningsförfaranden ( 28 ) . Omfattande och meningsfulla riktlinjer om utredningsförfaranden kommer också att hjälpa den framtida tillsynsansvariga för rättssäkerhetsgarantier ( 29 ) vid hanteringen av klagomål mot Olaf för oegentligheter i förfarandet.

3.5.2 Rapporter om utredningar som varade i mer än tolv månader som kommittén mottog 2021

43. Om en utredning inte kan avslutas inom tolv månader efter att den inletts ska Olafs generaldirektör enligt artikel 7.8 i Olaf-förordningen ( 30 ) formellt rapportera till kommittén vid utgången av en tolvmånadersperiod och därefter var sjätte månad. I dessa rapporter anger Olaf skälen till att utredningen inte slutförts och, i förekommande fall ( 31 ) , de korrigerande åtgärderna för att skynda på utredningen samt den förväntade tidsramen för slutförandet.

44. Under 2021 mottog kommittén 761 rapporter från Olaf om 482 enskilda utredningar som varade i mer än tolv månader. Bland dessa enskilda ärenden pågick 29,25 % i över tolv månader och 27,18 % i över 18 månader. 43,57 % av alla rapporterade ärenden överskred 24 månader (figur 1). Den sektorsvisa uppdelningen av Olafs utredningar visas i figur 2. Figur 1 482 enskilda ärenden – 2021 Figur 2 482 enskilda ärenden – 2021

3.6. Översyn av Olafs riktlinjer om utredningsförfaranden

45. Efter översynen av Olaf-förordningen ändrade Olaf de befintliga riktlinjerna om utredningsförfaranden för att införliva nya bestämmelser i Olaf-förordningen i nya interna riktlinjer och för att fastställa en tydlig och konsekvent ram för all utrednings-, stöd- och samordningsverksamhet. Olaf förklarade för kommittén att denna översynsprocess kommer att genomföras i två olika faser.

46. Under den första fasen kommer översynen att begränsas till vad som är absolut nödvändigt för att anpassa riktlinjerna om utredningsförfaranden till förordning (EU, Euratom) 2020/2223 och den operativa starten på Eppo. Den andra fasen kommer att innebära en mer omfattande översyn. Denna kommer att omfatta aspekter som för närvarande behandlas i andra interna instruktioner och riktlinjer från Olaf, den praxis som kommer att fastställas som en del av Olafs samarbete med Eppo, rekommendationerna från Olafs intressenter samt frågor som Olafs personal har identifierat under årens lopp.

47. Enligt Olaf-förordningen ( 32 ) måste övervakningskommittén lämna sina anmärkningar innan Olafs generaldirektör antar några ändringar i riktlinjerna om utredningsförfaranden.

48. Den 28 maj 2021 översände Olaf ett utkast till de reviderade riktlinjerna om utredningsförfaranden för den första fasen till kommittén. Utkastet diskuterades med Olafs personal och sekretariatet vid ett tekniskt möte den 6 juni 2021 och vid plenarsammanträdet den 22 juni 2021. Kommittén lämnade sina anmärkningar till Olafs generaldirektör den 17 augusti 2021. De nya riktlinjerna om utredningsförfaranden trädde i kraft den 11 oktober 2021.

49. I sina anmärkningar påminde kommittén om att den redan har rekommenderat Olaf att genomföra en fullständig översyn av riktlinjerna om utredningsförfaranden (yttrande nr 2/2017 om utvärderingen av Olaf-förordningen). Den har redan lämnat ett antal specifika rekommendationer i detta avseende både när det gäller Olafs organisation och när det gäller dess utredningspraxis (yttrande nr 3/2021 om bästa praxis vid interna utredningar). Kommittén välkomnade därför Olafs beslut att gå vidare med översynen av riktlinjerna om utredningsförfaranden. För kommittén är det absolut nödvändigt att den framtida texten i riktlinjerna om utredningsförfaranden, efter översynens andra fas, bygger på en djupgående och omfattande översyn av alla andra befintliga interna riktlinjer och instruktioner från Olaf. Vissa av dessa, om inte alla, kommer att behöva införlivas i riktlinjerna om utredningsförfaranden. Detta är viktigt eftersom riktlinjerna om utredningsförfaranden är de enda riktlinjer eller instruktioner eller den enda manual som Olaf, enligt Olaf-förordningen, måste offentliggöra ( 33 ) . Detta säkerställer den grad av öppenhet och rättssäkerhet som krävs gentemot de personer som är föremål för utredning. Omfattande och meningsfulla riktlinjer om utredningsförfaranden kommer också att hjälpa den framtida tillsynsansvariga för rättssäkerhetsgarantier ( 34 ) vid hanteringen av klagomål mot Olaf för oegentligheter i förfarandet.

50. Kommittén förbehöll sig därför rätten att avge ett omfattande yttrande om riktlinjerna om utredningsförfaranden i slutet av den andra fasen av översynen.

51. Olaf informerade kommittén och EU:s institutioner om att den har inlett den andra fasen av översynen av riktlinjerna om utredningsförfaranden. Den andra fasen förväntas slutföras under 2022. Kommittén är angelägen om att se den slutliga versionen av riktlinjerna om utredningsförfaranden och förväntar sig att de rekommendationer som kommittén lade fram i sina senaste yttranden kommer att beaktas av Olafs generaldirektör.

3.7. Tillämpning av rättssäkerhetsgarantier

52. I artikel 9 i Olaf-förordningen förtecknas de principer som Olaf bör tillämpa vid en utredning och de rättssäkerhetsgarantier som de personer som berörs av en Olaf-utredning ska åtnjuta.

53. behandla enskilda klagomål mot Olaf, och det är inte heller en överklagandeinstans som kan ompröva Olafs beslut Genom förordningen anförtros kommittén uppdraget att övervaka hur tillämpningen av dessa rättssäkerhetsgarantier utvecklas. Kommittén fullgör denna roll genom olika åtgärder: Den övervakar hur Olaf hanterar klagomål när det gäller förfaranden, den bedömer hur Olaf respekterar processuella rättigheter i sina utredningar, den identifierar systematiska eller strukturella problem och den avger yttranden i frågor som rör tillämpningen av rättssäkerhetsgarantier. Det är viktigt att betona att kommittén inte har befogenhet attenskilda klagomål mot Olaf, och det är inte heller en överklagandeinstans som kan ompröva Olafs beslut ( 35 )

54. Under 2021 ägnade kommittén också en del av sitt arbete åt att övervaka Olafs efterlevnad av rättssäkerhetsgarantierna.

i) Kommittén rådfrågades om en lösning när det gäller den nya klagomålsmekanism som inrättats av Olaf

55. den tillsynsansvariga ), som ansvarar för att hantera klagomål inlämnade av personer som berörs av Olafs utredningar Fram till ikraftträdandet av den ändrade Olaf-förordningen hade enskilda eller juridiska personer som berördes av en Olaf-utredning möjlighet att lämna in ett klagomål till Olafs generaldirektör. Olaf behandlade klagomålet i enlighet med sitt fastställda förfarande. I den ändrade Olaf-förordningen fastställdes funktionen för den tillsynsansvariga för rättssäkerhetsgarantier (), som ansvarar för att hantera klagomål inlämnade av personer som berörs av Olafs utredningar ( 36 )

56. Även efter ikraftträdandet av den nya förordningen och i avvaktan på kommissionens utnämning av en tillsynsansvarig fortsatte dock Olaf att erhålla klagomål, bland annat från berörda personer. I början av 2021 rådfrågade Olaf kommittén ( 37 ) om en tillfällig lösning för genomförandet av klagomålsmekanismen under övergångsperioden mellan ikraftträdandet av förordningen och utnämningen av en tillsynsansvarig. Olaf informerade kommittén om att den hade för avsikt att ge klagande möjlighet att antingen i) vänta till utnämningen av den registeransvarige för att få sitt klagomål behandlat av den tillsynsansvariga eller ii) få sina klagomål behandlade av Olaf enligt det befintliga Olaf-förfarandet. I det senare fallet skulle de klagande avstå från sin rätt att få sitt klagomål behandlat enligt de nya reglerna.

57. Kommittén fann denna lösning lämplig och bad Olaf att hålla kommittén informerad om Olafs hantering av alla klagomål som behandlades enligt dessa två alternativ. Olaf tillhandahöll den begärda informationen.

ii) Kommittén bedömde hur Olaf tillämpade rättssäkerhetsgarantier i specifika utredningar

58. När kommittén utarbetade sitt yttrande nr 3/2021 om interna utredningar och yttrande nr 5/2021 om utredningarnas längd hade den tillgång till ärendeakter och analyserade noggrant hur Olaf tillämpade rättssäkerhetsgarantierna i de granskade utredningarna. I sitt yttrande nr 3/2021 fäste kommittén särskild uppmärksamhet vid oberoendet hos översynsfunktionen, Olafs interna kontrollmekanism för att säkerställa respekten för rättssäkerhetsgarantierna. Den utfärdade en motsvarande rekommendation som genomfördes av Olaf.

59. I sitt yttrande nr 5/2021 beslutade kommittén att fokusera sin analys på Olafs efterlevnad av en tjänstemans rätt att bli informerad om inledandet av en Olaf-utredning och den berörda personens rätt att kommentera uppgifter om honom eller henne innan Olaf utarbetar sina slutsatser ( 38 ) och särskilt på Olafs användning av undantagen för att skjuta upp sådana rättigheter, i enlighet med lagstiftningen.

60. Analysen visade att Olaf, när det gäller förfarandet för att skjuta upp tillhandahållandet av information om inledandet av utredningen, uppfyllde tillämpliga förfarandekrav och rättssäkerhetsgarantier. Sedan 2019 har byrån dessutom infört ett mycket strängare översynssystem som nu tillämpas systematiskt i alla ärenden med uppskov. När det gäller uppskjutandet av möjligheten att lämna synpunkter ansåg kommittén att det system som Olaf inrättat ger tillräckliga garantier för att skydda de grundläggande rättigheterna för de personer som är föremål för utredning och för att undvika godtycklig behandling.

iii) Kommittén bedömde de enskilda klagomål som lämnats in till Olaf

61. Kommittén erhöll, liksom varje år, halvårsrapporter och relevanta dokument om enskilda klagomål som behandlades av Olaf ( 39 ) . Under 2021 mottog Olaf totalt fyra klagomål från berörda personer om tillämpningen av rättssäkerhetsgarantier, varav tre rörde samma interna utredning. Alla utom en av de klagande önskade att deras klagomål skulle behandlas av den tillsynsansvariga. I det enda klagomål som Olaf behandlade 2021 hävdade den berörda personen i) att Olaf inte informerade honom i tid om att han var berörd och ii) att utredningen inte slutfördes inom rimlig tid. Kommittén noterar Olafs svar till den klagande om att de tillämpliga reglerna inte hade överträtts. Kommittén kommenterar dock inte ytterligare eftersom det finns pågående klagomål som den tillsynsansvariga ska behandla i liknande frågor i samma utredning.

62. Kommittén ser fram emot att samarbeta med den tillsynsansvariga i syfte att stärka tillämpningen av rättssäkerhetsgarantierna och grundläggande rättigheter.

4. Samarbete

4.1. Samarbete med Olaf

63. Under 2021 konsoliderade kommittén sitt framgångsrika samarbete med Olaf. Förutom slutförandet av diskussionerna om kommitténs rätt till tillgång till ärenderelaterad information och undertecknandet av de nya praktiska överenskommelserna förde kommittén en öppen och meningsfull dialog med Olaf.

64. Kommittén fortsatte sin praxis att bjuda in Olafs generaldirektör med personal till sina regelbundna månatliga sammanträden för att diskutera, och informeras om, frågor som är relevanta för kommitténs och Olafs arbete. Kommitténs ledamöter och medlemmarna i sekretariatet höll även formella och informella möten med Olafs ledning och personal i samband med utarbetandet av kommitténs yttranden och rapporter.

65. Kommittén erhöll följande rapporter från Olaf i enlighet med Olaf-förordningens bestämmelser och fastställda arbetsrutiner: i) rapporter om utredningar som varat i mer än tolv månader, ii) rapporter om Olaf-rekommendationer som utfärdats sedan den 1 oktober 2013 men inte följts upp och för vilka Olaf erhöll svar från de berörda myndigheterna mellan den 1 januari 2020 och den 31 december 2020, iii) rapporter om klagomål om rättssäkerhetsgarantier, iv) rapporter om ärenden där information har överförts till nationella rättsliga myndigheter samt v) rapporter om uppskov enligt artikel 4.6 i Olaf-förordningen.

4.2. Förbindelser med intressenter

66. Kommittén är ansvarig inför de EU-institutioner som utnämnde dess ledamöter och är samtidigt en dialogpartner för EU-institutionerna. Kommittén rapporterar till EU-institutionerna om sin verksamhet, får avge yttranden på deras begäran, utarbetar rapporter om utredningsfrågor och utbyter åsikter med dem på politisk nivå ( 40 )

67. Kommittén anser att det är viktigt att upprätthålla regelbundna kontakter med EU:s institutioner och Olafs partner och intressenter för att förbättra informationsflödet och få återkoppling om Olafs resultat. Kommittén och dess sekretariat var i regelbunden kontakt med kommissionens generalsekreterare, Europaparlamentets budgetkontrollutskott och rådets arbetsgrupper för bedrägeribekämpning och straffrättsligt samarbete. På grund av den nuvarande pandemin kunde kommittén inte hålla fysiska möten med intressenter och alla möten hölls därför online. I december 2021 ( 41 ) deltog kommittén också i det årliga interinstitutionella utbytet av åsikter om Olafs resultat, där den uttryckte sina åsikter om Olafs roll i faciliteten för återhämtning och resiliens och de praktiska erfarenheterna av förbindelserna mellan Olaf och Eppo.

68. Kommittén bistod vidare kommissionen i urvalsförfarandena för utnämning av högre tjänstemän i Olaf. Kommitténs ledamöter deltog även i mötena i kommissionens rådgivande kommitté i utnämningsfrågor när det gäller högre chefer.

5. Förvaltning och resurser

5.1. Övervakningskommitténs arbetsmetoder

69. Under 2021 höll kommittén tolv plenarsammanträden, antingen i hybridform eller helt och hållet online ( 42 ) . Kommittén utsåg en föredragande för varje större fråga som behandlades. I samarbete med sekretariatet utarbetade föredragandena förslag till rapporter, yttranden eller arbetsdokument som skulle behandlas vid plenarsammanträdena. Ordföranden, föredragandena och sekretariatets medarbetare sammanträdde också regelbundet för att behandla särskilda frågor.

5.2. Sekretariatet

70. Under 2021 fortsatte sekretariatet att hjälpa kommitténs ledamöter att utföra sina uppgifter på ett effektivt sätt, vilket bidrog till att öka Olafs oberoende. Sekretariatet fortsatte, liksom resten av kommissionen, att i stor utsträckning verka i en onlinemiljö under 2021. Det genomförde arbetsprogrammet i enlighet med överenskommelserna mellan sekretariatets chef och övervakningskommittén ( 43 )

71. Sekretariatet är sedan mars 2016 fortfarande administrativt knutet till Europeiska kommissionens byrå för löneadministration och individuella ersättningar, även om det är beläget i en separat säkerhetszon inom Olafs lokaler. Övervakningskommittén har vid många tillfällen uttryckt tvivel om huruvida ”hybridanslutningen” av dess sekretariat till Byrån för löneadministration och individuella ersättningar är den lämpligaste platsen.

72. Kommittén upprepar sin ståndpunkt att med tanke på sekretariatets dagliga interaktioner med Olafs personal för kommitténs pågående övervakningsuppgifter skulle en lämplig plats inom Olafs säkerhetszon göra det möjligt för sekretariatet att arbeta mer effektivt.

73. Att hitta en lämplig plats för sekretariatet är ännu viktigare efter inrättandet av en tillsynsansvarig för rättssäkerhetsgarantier. Enligt förordningen ska den nya registeransvarige administrativt knytas till övervakningskommittén, och sekretariatet ska ge den tillsynsansvariga allt nödvändigt rättsligt och administrativt stöd.

5.3. Budgetfrågor

74. Kommitténs budget för 2021 uppgick till 200 000 euro. Eftersom kommittésammanträdena hölls online på grund av covid-19 blev det faktiska utbetalade beloppet fram till slutet av 2021 endast 74 577,28 euro.

75. Direktören för löneadministration och individuella ersättningar är den utanordnare som genom vidaredelegering ansvarar för utgifterna.

(1) Artikel 15.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 (EUT L 248, 18.9.2013, s. 1), i dess ändrade lydelse enligt förordning (EU, Euratom) 2016/2030 och förordning (EU, Euratom) 2020/2223 (även tillgänglig på https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117).

(2) För att ta tillvara på den erfarenhet som byggts upp i kommittén ska ledamöterna bytas ut på alternerande basis, i enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.

(3) På https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_sv.pdf.

(4) Se följande rapporter och yttranden från övervakningskommittén: kommitténs årsrapport 2020, punkterna 28 och 29; kommitténs årsrapport 2019, punkterna 38–51; kommitténs årsrapport 2018, punkterna 7 och 45–49; kommitténs årsrapport 2017, punkterna 24–29; kommitténs årsrapport 2016, punkterna 30–33; kommitténs årsrapport 2016, punkterna 30–33; kommitténs årsrapport 2015, punkterna 30–33 och 1–9; kommitténs årsrapport 2014, punkterna 26–28; kommitténs årsrapport 2013, punkterna 18–19; kommitténs årsrapport 2012, punkt 36; kommitténs yttrande nr 2/2017, Accompanying the Commission Evaluation report on the application of Regulation (EU, Euratom) of the European Parliament and of the Council (EU, Euratom) No 883/2013 (Article 19), punkterna 30–31; samt kommitténs yttrande nr 4/2014, Control of the duration of investigations conducted by the European Anti-fraud Office, punkterna 18–20 och 45–49.

(5) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2020/2223 av den 23 december 2020 om ändring av förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 vad gäller samarbete med Europeiska åklagarmyndigheten och effektiviteten i utredningar vid Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (EUT L 437, 28.12.2020, s. 49).

(6) De nya praktiska överenskommelserna mellan Olaf och Olafs övervakningskommitté finns på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf.

(7) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39) på http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj.

(8) Yttrande nr 1/2021 om Olafs rekommendationer som inte följs av de berörda myndigheterna, yttrande nr 2/2021 om praktiska överenskommelser mellan Olaf och Eppo, yttrande nr 3/2021 om övervakning av interna utredningar: strategiska slutsatser och bästa praxis, yttrande nr 4/2021 om Olafs preliminära budgetförslag för 2022 samt yttrande nr 5/2021 om analys av Olaf-utredningar som varade i mer än 36 månader 2019.

(9) Kommitténs preliminära synpunkter på den första etappen av översynen av Olafs riktlinjer om utredningsförfaranden lämnades till Olafs generaldirektör genom en skrivelse av den 17 augusti 2021 (Ares(2021)5153587).

(10) Den fullständiga texten i yttrande nr 1/2021 finns på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/81b4db5b-51e0-4739-ab3f-c67859304f5e_en.

(11) Siffror från Olafs senaste fem årsrapporter (2013–2018) beträffande rekommendationer om att inleda en brottsutredning på nationell nivå visade att antalet åtal hade minskat från 53 % till 36 %.

(12) Enligt artikel 12 g.1 sista meningen i Olaf-förordningen ska Olafs generaldirektör formellt skicka de praktiska överenskommelserna till övervakningskommittén innan de antas.

(13) Yttrande nr 2/2021 är tillgängligt på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/2d90f9ac-6556-41c7-bb55-483ccd192d8d_en.

(14) Avsnitt 5 i de praktiska överenskommelserna mellan Eppo och Olaf.

(15) Artikel 4.6 i de praktiska överenskommelserna mellan Eppo och Olaf.

(16) Artikel 4.2 i de praktiska överenskommelserna mellan Eppo och Olaf.

(17) Artikel 6.1 och 6.4 i de praktiska överenskommelserna mellan Eppo och Olaf.

(18) Artikel 12 i de praktiska överenskommelserna mellan Eppo och Olaf.

(19) Artiklarna 4.2, 6.1.1 d, 6.4 och 14 i de praktiska överenskommelserna mellan Eppo och Olaf.

(20) Med beaktande av bestämmelserna i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2015/443 och kommissionens beslut (EU, Euratom) 2015/444 samt säkerhetsmeddelandet Marking and handling of sensitive non-classified information, C(2019) 1904 final, Bryssel, 5.3.2019, beslutade kommittén att inte offentliggöra sitt yttrande i sin helhet i syfte att skydda integriteten för de personer som berörs av utredningarna. För öppenhetens skull offentliggjorde kommittén dock en icke-konfidentiell version av sitt yttrande som innehöll dess slutsatser och rekommendationer till Olafs generaldirektör. Den icke-konfidentiella versionen av yttrandet finns på NC Opinion 3 2021 – Extract for institutions.pdf (europa.eu). Denna icke-konfidentiella version lämnades även till EU:s institutioner i enlighet med artikel 15.1 i Olaf-förordningen.

(21) Yttrande nr 4/2021 är tillgängligt på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/1ab13286-a2b7-411a-a748-96b6a90afcd1_en.

(22) Sedan 2012 har budgeten för utvecklingen av Olafs ärendehanteringssystem nått nästan 29 miljoner euro.

(23) Se verksamhetsrapporten för 2017, punkt 23, verksamhetsrapporten för 2018, punkt 13, verksamhetsrapporten för 2019, punkt 20, yttrandet om Olafs preliminära budgetförslag för 2019, punkt 27, yttrandet om Olafs preliminära budgetförslag för 2020, punkt 29, samt yttrandet om Olafs preliminära budgetförslag för 2021, punkt 25. Alla kommitténs yttranden och rapporter finns på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/our-work/opinions-and-reports_en.

(24) Redan i juni 2019 identifierade kommissionens tjänst för internrevision, i sin rapport Final audit report on IT project management practices in OLAF, ett antal betydande brister i de tidiga skedena av Olafs ärendehanteringssystem, däribland bristen på en tydlig och hållbar projektledningsstruktur och bristen på tillräcklig kontroll från den högsta ledningen. Olaf tog itu med dessa brister, vilket bekräftades 2020 av kommissionens tjänst för internrevision (februari 2020).

(25) Se övervakningskommitténs verksamhetsrapport för 2017, punkt 25.

(26) Verksamhetsrapport från övervakningskommittén vid Olaf – 2019, punkterna 52 och följande.

(27) Den icke-konfidentiella versionen av yttrande nr 5/2021 finns på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/25411b56-2cc1-4ba2-9c5c-b58e1e95c236_en.

(28) Efter ikraftträdandet av ändringen av Olaf-förordningen genom förordning (EU, Euratom) 2020/2223 har Olaf genomfört en översyn av riktlinjerna om utredningsförfaranden i två steg. Den första fasen inriktades främst på att införliva bestämmelserna i den reviderade Olaf-förordningen beträffande Eppo. Denna fas har slutförts och de nya riktlinjerna om utredningsförfaranden trädde i kraft den 11 oktober 2021. Olaf genomför för närvarande den andra fasen av översynen, en mer omfattande översyn, som kommer att omfatta de frågor som för närvarande behandlas i andra interna instruktioner och riktlinjer, den praxis som kommer att fastställas inom ramen för Olafs samarbete med Eppo, rekommendationerna från Olafs intressenter samt frågor som Olafs personal har identifierat under årens lopp. Den andra fasen förväntas slutföras under 2022.

(29) Genom artiklarna 9a och 9b i Olaf-förordningen inrättas ”den tillsynsansvariga för rättssäkerhetsgarantier” och ”klagomålsmekanismen” med mandat att hantera framtida klagomål mot Olaf från personer som berörs av en Olaf-utredning.

(30) I artikel 7.8 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 anges följande: ”Om en utredning inte kan avslutas inom tolv månader från det att den inleddes ska generaldirektören vid utgången av den tolvmånadersperioden och därefter var sjätte månad rapportera till övervakningskommittén, och ange skälen till det och, när det är lämpligt, de åtgärder som planeras för att skynda på utredningen.”

(31) Orden ”när det är lämpligt” lades till i texten i artikel 7.8 i Olaf-förordningen genom ändringsförordning (EU, Euratom) 2020/2223.

(32) Artikel 17.8 sista meningen i Olaf-förordningen.

(33) Enligt artikel 17.8 sista meningen i Olaf-förordningen ska riktlinjerna ”i informationssyfte offentliggöras på Olafs webbplats på unionsinstitutionernas officiella språk”.

(34) Genom artiklarna 9a och 9b i Olaf-förordningen inrättas ”den tillsynsansvariga för rättssäkerhetsgarantier” och ”klagomålsmekanismen” med mandat att hantera framtida klagomål mot Olaf inlämnade av en person som berörs av en Olaf-utredning.

(35) Kommittén erhåller ofta klagomål om pågående Olaf-utredningar eller påstådd bedräglig verksamhet som påverkar EU:s ekonomiska intressen. Kommitténs praxis är att vidarebefordra all relevant information till Olaf och informera avsändaren om detta.

(36) Artiklarna 9a och 9b i Olaf-förordningen.

(37) Skrivelse från Olafs generaldirektör till övervakningskommitténs ordförande av den 18 mars 2021 (ref. Ares(2021)1954695).

(38) Artikel 9.3 och 9.4 i Olaf-förordningen.

(39) Enligt artikel 6 i de nya praktiska överenskommelserna mellan Olaf och övervakningskommittén ska Olaf, för varje klagomål som behandlas av Olaf, ge automatisk tillgång till det ursprungliga klagomålet tillsammans med Olafs svar, inklusive alla andra relevanta handlingar.

(40) Artikel 15.1 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013: ”Övervakningskommittén ska rikta yttranden till generaldirektören, i förekommande fall med rekommendationer, om bl.a. de resurser som behövs för att fullgöra Olafs utredningsuppgifter, Olafs utredningsprioriteringar och utredningarnas längd. Dessa yttranden kan avges på kommitténs eget initiativ, på generaldirektörens begäran eller på begäran av en institution, ett organ eller en byrå, dock utan att hindra genomförandet av pågående utredningar. […]

[…] Institutionerna, organen eller byråerna ska få ett exemplar av yttranden som avgivits i enlighet med tredje stycket.”

(41) Det interinstitutionella åsiktsutbytet ägde rum den 2 december 2021.

(42) Från januari till december 2021.

(43) För närvarande består sekretariatet, som leds av sin chef, av sju anställda.