Rapport

om årsredovisningen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt centrumets svar

(2001/C 372/09)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (nedan kallat centrumet) i enlighet med artikel 12.11 i rådets förordning (EG) nr 1035/97(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för centrumet för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 12.8 i rådets förordning (EG) nr 1035/97 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 12.12 i rådets förordning (EG) nr 1035/97. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA CENTRUMET FÖR ÖVERVAKNING AV RASISM OCH FRÄMLINGSFIENTLIGHET (WIEN) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Utnyttjandet av anslagen för budgetåret 2000 och överförda anslag från föregående budgetår visas i tabell 1(3).

6. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 4,9 miljoner euro för vilka åtaganden gjorts för 4,6 miljoner euro (94 %). Av driftsanslagen (avdelning III i budgeten) på 1,7 miljoner euro gjordes åtaganden för 1,5 miljoner euro, eller 88 %.

7. Det stora underutnyttjandet av anslagen under avdelning III (59 %) beror framförallt på förseningen med införandet av nätverket Raxen(4). De första kontrakten med samarbetsorganisationerna i sju medlemsstater, de nationella kontaktpunkterna, undertecknades inte förrän i november 2000 och vid årets slut hade inte någon utbetalning gjorts. En analys av betalningarna under avdelning III visar att från budgetårets anslag gjordes inga betalningar under det första kvartalet och att 36 % av betalningarna gjordes under årets tre sista månader.

8. Anslag som överförts till 2001 uppgår till 0,8 miljoner euro (18 % av åtagandena) och gäller framförallt driftsanslag som överförts i storleksordningen 0,6 miljoner euro (42,5 % av åtagandena). Av de sammanlagda anslag som överförts från 1999 förföll 0,4 miljoner euro (cirka 23 %) i slutet av 2000. Centrumet bör fortsätta sina ansträngningar att genomföra och betala finansierade åtgärder under ett år för att minimera överföringarna av anslag.

9. Centrumet upprättar ett enda förslag till åtaganden för att göra åtaganden för anslag under olika budgetrubriker. Detta förslag till åtaganden som undertecknas och godkänns av controllern anger varken vilka poster det gäller eller de belopp för vilka åtaganden görs. Bilagan till förslaget som innehåller denna information är varken undertecknad eller godkänd. Centrumet bör upprätta specificerade åtaganden för att säkerställa större öppenhet.

10. Under 2000, liksom under 1999, har budgeträkenskaperna upprättats med hjälp av ett kalkylprogram med de risker detta innebär. Systemet för budgeträkenskaper SI2 infördes under 2001 men det innehåller inte någon modul för registrering av utestående fordringar och bör kompletteras.

Årsredovisning och bokföring

Bokföring

11. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

Redovisning av anläggningstillgångar

12. Centrumets budgetförordning innehåller inga bestämmelser för bokföring och redovisning av anläggningstillgångar. Sedan december 2000 anger kommissionens förordning(5) de bestämmelser som gäller för bokföring och redovisning av materiella och icke-materiella anläggningstillgångar. Centrumet bör införliva dessa bestämmelser i sitt regelverk framförallt för att undvika problem med värderingen av tillgångar som skall inventeras.

Inventarieförteckning

13. Enligt sin budgetförordning skall centrumet föra en löpande inventarieförteckning över all sin lösa och fasta egendom. Under år 2000 har inte inventarieförteckningen förts på ett tillfredsställande sätt och det blev nödvändigt att göra rättelser i samband med att räkenskaperna avslutades. I april 2000 införde centrumet ett inventariesystem som bör underlätta en regelbunden uppföljning och övervakning av anläggningstillgångarna. Likväl bör ansvaret för att föra inventarieförteckningen tydligt läggas fast.

Betalningskrav

14. I strid med sin budgetförordning(6) upprättar centrumet inte alltid ett betalningskrav när en fordran fastställts och man upprättar aldrig någon beräkning av fordringar. Detta innebär att man saknar kontroll över de utestående belopp som skall uppbäras. Avsaknaden av en beräkning av fordringar per den 31 december 2000 innebar att bidraget från österrikiska myndigheter för hyresutgifter för perioden september till december 2000 (58026 euro) inte tagits med i räkenskaperna.

15. När centrumet upprättar ett betalningskrav översänds inte automatiskt en debetnota till gäldenären för att säkerställa att det förfallna beloppet betalas in. Av elva granskade betalningskrav åtföljdes tre stycken inte av en debetnota och hade därför inte betalats av gäldenärerna.

Uppföljning av revisionsrättens tidigare iakttagelser

16. I årsrapporten om centrumet för 1999(7) uppmanade revisionsrätten centrumet att i sin budgetförordning införliva de ändringar beträffande moms som gjorts i budgetförordningen för den allmänna budgeten. Dessa ändringar har ännu inte gjorts.

17. Revisionsrätten konstaterade också i årsrapporten för 1999(8) att många felaktigheter i räkenskaperna måste rättas till just innan dessa avslutades. Under 2000 har det gjorts framsteg men det finns fortfarande stort utrymme för förbättringar av systemet för internkontroll. Centrumet bör systematiskt stämma av uppgifterna i budgeträkenskaperna och i de allmänna räkenskaperna för att minska rättelserna vid budgetårets slut och framförallt för att säkerställa en bättre uppföljning och övervakning av den ekonomiska förvaltningen under året.

Centrumets personal

18. Centrumets personal består endast av tillfälligt anställda (TA). Antalet tjänster beviljas av budgetmyndigheten varje år samtidigt med budgeten. I budgeten kan även anslag beviljas för rekrytering av extraanställda (EA), för vilka anställningstiden är begränsad till högst ett år, och utsända nationella experter (UNE). I tabell 4 visas utvecklingen av centrumets personalstyrka samt dess fördelning.

19. Centrumet har sedan det inrättades främst rekryterat sina anställda genom meddelanden om lediga tjänster som spridits främst inom institutionerna och övriga organ. I genomsnitt har rekryteringskostnaderna uppgått till cirka 6610 euro per nyanställd. Antalet personer som slutar sin anställning på grund av att deras anställningskontrakt avslutats ger en genomsnittlig årlig personalomsättning på 6 % (tillfälligt anställda, extraanställda och utsända nationella experter).

20. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid centrumet fungerar (t.ex. administration, bokföring, sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som direkt bidrar till förverkligandet av centrumets mål.

21. Så gott som tre fjärdedelar av personalen i kategori A kan betraktas som anställda med operativa funktioner. När alla kategorier slås ihop kan 55 % av centrumets personal anses ha operativa funktioner.

Slutsats

22. Med tanke på att centrumet så nyligen inrättats är det svårt att göra en slutgiltig bedömning av hur dess personalstyrka utvecklats i förhållande till dess verksamhet. Tillgängliga indikationer visar emellertid inte på några betydande problem.

23. Det vore möjligen önskvärt att centrumet, för tjänster som gäller stödjande funktioner och för operativ verksamhet som kräver administrativa kvalifikationer, går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att kunna genomföra en så bred rekrytering som möjligt.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 151, 10.6.1977, s. 6.

(2) Som föreskrivs i artikel 12.10 i rådets förordning (EG) nr 1035/97 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 30 mars 2001 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 10 maj 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge sken av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) Nätverk för utbyte av information om rasism och främlingsfientlighet.

(5) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000, EGT L 336, 30.12.2000, s. 75.

(6) Artiklarna 23 och 24 i centrumets budgetförordning.

(7) EGT C 373, 27.12.2000, punkt 7.

(8) EGT C 373, 27.12.2000, punkt 6.

TABELL 1-4

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och den 31 december 1999

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

TA: Tillfälligt anställda.

EA: Extraanställda.

UNE: Utsända nationella experter.

Centrumets svar

4. Centrumet noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten konstaterat att räkenskaperna för budgetår 2000 är tillförlitliga och att underliggande transaktioner är lagliga och korrekta.

8. Centrumet har inom ramen för sitt planeringssystem redan infört månadsvis rapportering och samordning för att minimera överföringarna av anslag.

9. För att avhjälpa de brister som revisionsrätten omnämnt, upprättas från och med år 2001 varje preliminärt åtagande separat för varje budgetrubrik.

10. Modulen för betalningskrav installerades och utprovades under 2001; denna modul är nu fullständigt i bruk inom ramen för SI2.

12. Nya bestämmelser om frågor som rör inventering och tillgångar har införlivats i det nya utkastet till centrumets budgetförordning, som väntar på godkännande från styrelsen. En inventarieförteckning förekommer och förs.

13. Systemet för inventering ändrades i februari 2001. Det nya utkastet till centrumets budgetförordning och instruktionerna från direktören den 5 juni 2001 klarlägger räkenskapsförarens ansvar med avseende på inventeringen.

14. Ikraftträdandet av avtalet mellan centrumet och de österrikiska myndigheterna beträffande sätet, som skedde i maj 2001, bidrog till detta klargörande. Efter detta datum kan Centret disponera över tillgångar utanför EU:s budget.

15. Debetnotorna har formulerats för att informera gäldenärerna om de belopp som förfallit till betalning och om betalningsvillkoren.

16. Momsbestämmelserna har införlivats i det nya utkastet till budgetförordning, som väntar pC godkännande från styrelsen.

17. För budgetåret 2001 genomfördes bankavstämningarna i augusti 2001 för perioden fram till juni 2001, och transaktionerna kommer att föras in i huvudboken veckovis.

22-23. Centrumet har noterat revisionsrättens kommentarer.