[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 25.4.2007

SEK(2007) 492 slutlig

Utkast

KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG)

om ändring av förordning (EG) nr 1653/2004 om standardbudgetförordning för genomförandeorgan enligt rådets förordning (EG) nr 58/2003 om stadgar för genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltning av gemenskapsprogram

(framlagt av kommissionen)

Utkast

KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG)

om ändring av förordning (EG) nr 1653/2004 om standardbudgetförordning för genomförandeorgan enligt rådets förordning (EG) nr 58/2003 om stadgar för genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltning av gemenskapsprogram

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 58/2003 av den 19 december 2002 om stadgar för de genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltningen av gemenskapsprogram[1], särskilt artikel 15,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande,

med beaktande av rådets yttrande,

med beaktande av revisionsrättens yttrande, och

av följande skäl:

1. Som en följd av antagandet av förordning (EG, Euratom) nr 1995/2006 av den 13 december 2006 om ändring av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget[2] krävs det vissa ändringar i kommissionens förordning (EG) nr 1653/2004 av den 21 september 2004 om standardbudgetförordning för genomförandeorgan enligt rådets förordning (EG) nr 58/2003 om stadgar för genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltning av gemenskapsprogram[3], i syfte att anpassa dess bestämmelser till den ändrade budgetförordningen.

2. Ändringar har också visat sig nödvändiga mot bakgrund av erfarenheterna vid de genomförandeorgan som inrättats.

3. En ändamålsenlig och effektiv intern kontroll är en förutsättning för en sund ekonomisk förvaltning. Man bör därför närmare definiera såväl huvuddragen i kontrollen som ändamålen med den.

4. Offentliggörandet av genomförandeorganens administrationsbudgetar bör underlättas, utan att man för den skull gör avkall på budgetmyndighetens eller revisionsrättens befogenheter.

5. Förfarandet för de anslagsöverföringar som utförs av organens direktörer har visat sig tidskrävande och oklart i tillämpningen, och bör därför förenklas och påskyndas.

6. Standardbudgetförordningen bör kompletteras med tydligare regler om intressekonflikt, nya bestämmelser om förhandskontroll av likartade transaktioner vid rutinutgifter, bestämmelser om utanordnares ansvar samt om rutinerna för autogirering.

7. Man bör också förtydliga räkenskapsförarens ansvar när det gäller att bestyrka räkenskaperna på grundval av de uppgifter som kommer in från utanordnarna. Räkenskapsföraren bör därför få befogenhet att kontrollera den information som mottagits från den delegerade utanordnaren och att införa reservationer, om så är nödvändigt.

8. Eftersom genomförandeorganen är utanordnare genom delegering från kommissionen bör frågor om intern kontroll kopplad till direktörernas förvaltning av driftsanslag tas upp i de rapporter som skall sammanställas i enlighet med artikel 86.3–86.4 i budgetförordningen. För att förenkla rapporteringen och undvika oklara informationsrutiner bör internrevisorns rapportering om genomförandeorganens administrativa anslag infogas som en del i den rapport om internrevisionen som avses i artikel 86.3 i den allmänna budgetförordningen. Av samma skäl bör kommissionen, i de rapporter som den lägger fram till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet enligt artikel 86.4 i den allmänna budgetförordningen, infoga de rapporter som genomförandeorganen sammanställer enligt artikel 49 fjärde stycket i föreliggande förordning.

9. Man bör förtydliga villkoren för genomförandeorganens utnyttjande av kommissionens tjänster och enheter samt av de tjänster som utförs av de europeiska interinstitutionella byråerna och av det översättningscentrum som upprättats genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 om upprättande av ett översättningscentrum för Europeiska unionens organ[4] (nedan kallat: ”översättningscentrum”). En bestämmelse om anlitande av experter bör också införas, enligt mönster från den allmänna budgetförordningen.

10. Förordning (EG) nr 1653/2004 bör därför ändras i enlighet med detta.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Förordning (EG) nr 1653/2004 skall ändras på följande sätt:

11. Artikel 3 skall ersättas med följande:

”Artikel 3

Budgeten skall upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning genom en effektiv och ändamålsenlig intern kontroll, samt öppenhet.”

12. I artikel 10 skall andra stycket ersättas med följande:

”Från och med den 15 november varje år får dock löpande administrativa utgifter belasta anslagen för det närmast följande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden får inte överstiga en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som styrelsen beslutat om under motsvarande budgetrubrik för det innevarande budgetåret. De får inte avse nya utgifter som inte godkänts principiellt i den senast antagna budgeten.”

13. I artikel 18 skall första stycket ersättas med följande:

”Direktören får fatta beslut om anslagsöverföring inom administrationsbudgeten. Innan anslag får överföras skall han eller hon underrätta styrelsen, som har rätt att motsätta sig överföringen. Efter det att styrelsen har godkänt en överföring, eller om den inte har svarat inom tio arbetsdagar efter det att den informerats, får direktören utföra den planerade överföringen.”

14. Följande artikel skall införas som artikel 19a:

”Artikel 19a

1. Genomförandet av budgeten skall ledsagas av en effektiv och ändamålsenlig intern kontroll.

2. När det gäller genomförandet av budgeten är definitionen av ”intern kontroll” lika med en process som tillämpas i förvaltningskedjans alla led och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:

a) Att transaktionerna uppfyller kraven på ändamålsenlighet, effektivitet och sparsamhet.

b) Att rapporteringen är tillförlitlig.

c) Att tillgångar och information skyddas.

d) Att bedrägerier och oegentligheter förebyggs och upptäcks.

e) Att risker kopplade till de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet hanteras på lämpligt sätt, med hänsyn tagen till betalningarnas natur och programmens flerårighet.

15. Artikel 20 skall ändras på följande sätt:

16. Andra stycket skall ersättas med följande:

”Budgeten och eventuella ändringsbudgetar skall i slutlig lydelse översändas till budgetmyndigheten, revisionsrätten och kommissionen för kännedom, och offentliggöras på genomförandeorganets webbplats. En sammanfattning av budgeten och eventuella ändringsbudgetar skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning inom tre månader från det att de antagits.”

17. Följande skall läggas till som tredje stycke:

”Genomförandeorganet skall på lämpligt sätt redovisa uppgifter om mottagarna av medel från dess budget. Dessa uppgifter skall läggas fram med vederbörlig hänsyn till säkerhetskrav samt krav på konfidentialitet, särskilt skydd av personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2001 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter*).

*) EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.”

18. I artikel 21 skall första stycket ersättas med följande:

”Genomförandeorganet skall senast den 5 mars varje år till kommissionen överlämna den preliminära inkomst- och utgiftsberäkning för år N+1 som upprättats av organets direktör och antagits av dess styrelse, tillsammans med en allmän motivering och ett arbetsprogram.”

19. I artikel 24 skall ”under lönegrad A3” ersättas med ”under lönegrad AD13”.

20. I artikel 27 skall första stycket ersättas med följande:

”1. Det skall vara förbjudet för alla de aktörer i budgetförvaltningen som avses i kapitel 2 i denna avdelning samt för alla andra personer som deltar i budgetgenomförandet eller i förvaltning, revision eller kontroll av budgetmedel att utföra handlingar som innebär ett led i genomförandet av budgeten om de har ett egenintresse som kan stå i strid med genomförandeorganets eller gemenskapernas. Om en sådan situation uppstår skall den berörda personen avstå från att utföra handlingen och underrätta sin överordnade. Direktören skall förelägga styrelsen frågan.”

21. I artikel 29 skall fjärde stycket ersättas med följande:

”Innan en transaktion får godkännas skall dess operationella och finansiella aspekter kontrolleras av andra anställda än den som tagit initiativet till transaktionen.

I fråga om kravet på förhandskontroll av en utgiftstransaktion får den behöriga utanordnaren betrakta en serie rutinmässiga transaktioner som rör löner, pensioner, reseersättningar och sjukvårdsutgifter som en enda transaktion. I dessa fall skall den behöriga utanordnaren utföra kontroller i efterhand i linje med sin egen riskbedömning.

Initiativet till transaktionen och förhands- och efterhandskontrollen av densamma skall vara åtskilda funktioner.”

22. Artikel 30 skall ersättas med följande:

”Artikel 30

Styrelsen skall utse en räkenskapsförare, som skall vara en tjänsteman som avdelats för uppdraget eller en tillfälligt anställd som rekryterats direkt av byrån; räkenskapsföraren skall ansvara för att

a) betalningar effektueras korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,

b) utarbeta genomförandeorganets räkenskaper enligt avdelning VI,

c) föra räkenskaper i enlighet med avdelning VI,

d) genomföra regler och metoder för hur räkenskaperna skall föras samt utforma kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare, och

e) förvalta likvida medel.

Innan styrelsen godkänner räkenskaperna skall räkenskapsföraren godkänna dem och därmed intyga en rimlig visshet om att de utgör en sann och rättvisande bild av genomförandeorganets ekonomiska situation.

Räkenskapsföraren skall för detta ändamål försäkra sig om att räkenskaperna har sammanställts i enlighet med de regler, metoder och system för redovisningen som fastställts, och att alla inkomster och utgifter förts in i räkenskaperna.

Utanordnaren skall vidarebefordra all information som räkenskapsföraren behöver för att slutföra sina arbetsuppgifter.

Utanordnaren skall fortsatt vara helt ansvarig för att de medel som han eller hon förvaltar används som avsett, och för att de utgifter som han eller hon kontrollerar är lagliga och korrekta.

Räkenskapsföraren skall ha befogenhet att kontrollera inkommen information samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser vara av nöden för att kunna godkänna räkenskaperna.

Räkenskapsföraren skall, om så är nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären och omfattningen av dessa reservationer.

Utanordnaren skall förse räkenskapsföraren med de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av genomförandeorganets tillgångar och skulder samt av budgetgenomförandet, och utanordnaren skall ansvara för uppgifternas tillförlitlighet.

Om inget annat följer av denna förordning skall endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga likvida medel och motsvarigheter till likvida medel. Han eller hon skall vidare ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.”

23. Följande artikel skall införas som artikel 30a:

”Artikel 30a

Räkenskapsföraren får delegera vissa av sina uppgifter till tillfälligt anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen.

24. Artikel 34 skall ändras på följande sätt:

a) Punkt 1 skall ersättas med följande:

”1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.”

b) Följande skall införas som punkt 1a:

”1a. Ekonomiskt ansvar skall särskilt utkrävas

a) om utanordnaren, vare sig det sker avsiktligen eller på grund av grov vårdslöshet, fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att följa bestämmelserna i denna förordning,

b) om utanordnaren, vare sig det sker avsiktligen eller på grund av grov vårdslöshet, försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, underlåter eller dröjer med att utfärda ett betalningskrav, eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och detta leder till att genomförandeorganet ådrar sig en civilrättslig skyldighet gentemot tredje man.”

25. I artikel 40 skall första stycket ersättas med följande:

”Om den behöriga utanordnaren överväger att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran skall han eller hon först försäkra sig om att detta beslut är formellt korrekt och i överensstämmelse med principerna om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Styrelsen skall informeras om utanordnaren avser att avstå från att kräva in en fastställd fordran. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran skall skall vara motiverat, och skall fattas av utanordnaren själv. Utanordnaren får bara delegera beslutet om fordran avser mindre än 5 000 euro. I beslutet skall anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.”

26. Artikel 42 skall ersättas med följande:

”Artikel 42

Ytterligare betalningsfrister kan medges av räkenskapsföraren tillsammans med den behöriga utanordnaren bara på vederbörligen motiverad skriftlig begäran från gäldenären, om gäldenären åtar sig att erlägga dröjsmålsränta från och med datumet för debetnotan och ställer ekonomisk garanti både för skulden och räntan för att skydda genomförandeorganets intressen.”

27. Följande artiklar 42a och 42b skall införas:

”Artikel 42a

Räkenskapsföraren skall föra en förteckning över de fordringar som skall krävas in, i vilken fordringarna skall vara ordnade efter de datum då de uppstått. Förteckningen skall bifogas rapporten om genomförandeorganets budgetförvaltning och ekonomiska förvaltning. Genomförandeorganet skall upprätta en förteckning – med uppgifter om belopp och gäldenärernas namn – över de fall där Europeiska gemenskapernas domstol beordrat gäldenärerna att betala i en dom som vunnit laga kraft och där inget betydande belopp betalats in inom ett år efter det att domen avkunnats. Förteckningen skall offentliggöras, med nödvändig hänsyn tagen till gällande lagstiftning om uppgiftsskydd.

Artikel 42b

Genomförandeorganens fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på genomförandeorganen skall preskriberas efter fem år.”

28. I artikel 47 skall följande stycke föras in efter första stycket:

”Om periodiska utbetalningar görs för tjänster eller varuleveranser får utanordnare på grundval av sin riskanalys besluta om betalning med autogirering.”

29. Artikel 49 skall ändras på följande sätt:

a) I andra stycket skall fjärde meningen ersättas med följande:

”Internrevisorn skall i den årliga rapport till kommissionen som avses i artikel 86.3 i den allmänna budgetförordningen redovisa vid hur många tillfällen revision utförts och av vilken typ, vilka rekommendationer som lämnats och hur de följts upp. Denna information skall också överlämnas till det berörda genomförandeorganet.”

b) Fjärde stycket skall ersättas med följande:

”Direktören skall varje år sammanställa en rapport där det anges vid hur många tillfällen internrevision utförts och av vilken typ, vilka rekommendationer internrevisorn lämnat och hur de följts upp. Internrevisorn skall, efter att ha underrättat styrelsen, överlämna rapporten till kommissionen, så att den kan infogas i den rapport som skall sammanställas enligt artikel 86.4 i budgetförordningen.”

30. Artikel 50.3 skall ersättas med följande:

”3. Med avvikelse från punkt 1 skall genomförandeorganen i första hand vända sig till kommissionen, de interinstitutionella byråerna eller översättningscentrum i de fall dessa kan erbjuda de tjänster som efterfrågas. Detta skall också gälla när dessa institutioner eller organ kan få uppgifterna utförda via kontrakt med ekonomiska aktörer, om det stöd de bistår med går utöver vad som erbjuds av en mellanhand eller en konsult. Genomförandeorganen skall sluta avtal med dessa organ.”

31. Följande avdelning Va skall införas:

”AVDELNING Va

Artikel 50a

Artikel 265a i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 skall i tillämpliga delar gälla för urvalet av experter, som skall arvoderas på grundval av fasta belopp, för att i synnerhet biträda genomförandeorganen med att bedöma förslag och bidragsansökningar eller anbud vid upphandling, och ge tekniskt bistånd i uppföljningen och slututvärderingen av projekt. Genomförandeorganen får också använda sig av den förteckning över experter som sammanställts av kommissionen.”

32. Artikel 51 skall ersättas med följande:

”Artikel 51

Genomförandeorganens bokföring skall omfatta redovisningar samt rapporter om budgetens genomförande. De skall åtföljas av en rapport om budgetförvaltningen samt om den ekonomiska förvaltningen för budgetåret, där det bland annat redogörs för i vilken utsträckning anslagen genomförts, tillsammans med sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.”

33. I artikel 57 c skall ”den 31 oktober” ersättas med ”senast den 15 november”.

34. Artikel 68 skall utgå.

Artikel 2

Denna förordning träder i kraft den tredje dagen efter det att den offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning .

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den

På kommissionens vägnar

Ledamot av kommissionen

[1] EGT L 11, 16.1.2003, s. 1.

[2] EUT L 390, 30.12.2006, s. 1.

[3] EUT L 297, 22.9.2004, s. 6. Förordningen ändrad genom förordning (EG) nr 1821/2005 (EUT L 293, 9.11.2005, s. 10).

[4] EGT L 314, 7.12.1994, s. 1. Förordningen senast ändrad genom förordning (EG) nr 1645/2003 (EUT L 245, 29.9.2003, s. 13).