Rapport

om årsredovisningen för Europeiska läkemedelsmyndigheten för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt myndighetens svar

(2001/C 372/03)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska läkemedelsmyndigheten i enlighet med artikel 57.10 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska läkemedelsmyndigheten för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 57.7 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har budgeten genomförts under den verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 57.11 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA LÄKEMEDELSMYNDIGHETEN (LONDON) FÖR BUDGETÅRET 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Utnyttjandet av anslagen för budgetåret 2000 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(3).

6. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 55,3 miljoner euro för vilka åtaganden gjorts för 51,8 miljoner euro (94 %). Av driftsanslagen (avdelning III i budgeten) (22,3 miljoner euro) gjordes åtaganden för 93 % (20,7 miljoner euro).

7. Av sammanlagt överförda anslag från 1999 (9 miljoner euro) förföll 1,6 miljoner euro, eller 18 % av de sammanlagt överförda anslagen, i slutet av 2000.

8. För 2000 ökade överföringarna med 32 % vilket innebar att dessa uppgick till 11,8 miljoner euro. Av detta belopp gällde 5,9 miljoner euro utvärdering av läkemedel vilket är en utdragen process där det är nödvändigt att överföra anslag, och 2,5 miljoner euro gällde ombyggnad och utrustning av sammanträdeslokaler för att öka kapaciteten att genomföra utvärderingar av särläkemedel och andra läkemedel. Likväl bör myndigheten försöka begränsa omfattningen av överföringar genom att närmare övervaka verksamheten.

Årsredovisning och bokföring

9. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

10. I inkomstredovisningen för 2000 inkluderade myndigheten utestående belopp som ännu inte mottagits (55 miljoner euro) trots att det i dess budgetförordning tydligt anges att endast inkomster som faktiskt mottagits (45,5 miljoner euro) skall tas upp. Detta redovisningsproblem påverkar inte räkenskapernas tillförlitlighet.

Förvaltning av mänskliga resurser

Personalpolitik

11. Europeiska läkemedelsmyndigheten inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 2309/93 av den 22 juli 1993. Myndighetens personal skall följa de regler och förordningar som gäller för tjänstemän och övriga anställda inom Europeiska unionen. Enligt artikel 62 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 skall styrelsen i samråd med kommissionen anta nödvändiga tillämpningsföreskrifter.

12. Myndighetens personalpolitik har ännu inte formaliserats i ett enhetligt dokument, men den verkställande direktören har redan fattat beslut om några särskilda aspekter.

13. Endast de första rekryteringarna gjordes av kommissionen som annonserade ut tjänsterna och följde rekryteringsförfarandena. Därefter har den normala rekryteringen och förvaltningen av personal skötts av myndighetens personalavdelning.

Utveckling av myndighetens personalstyrka och verksamhet

14. Personalen vid myndigheten består enbart av tillfälligt anställda (TA) för vilka antalet tjänster godkänns varje år av budgetmyndigheten samtidigt med budgeten. I budgeten kan även anslag beviljas för rekrytering av extraanställda (EA), för vilka anställningstiden är begränsad till högst ett år, och utsända nationella experter (UNE).

15. I tabell 4 sammanfattas utvecklingen av myndighetens personalstyrka samt personalens fördelning. Personalstyrkan har under senare år tenderat att öka i långsammare takt. Samtidigt tenderar andelen extraanställda att minska. I slutet av 2000 var nästan samtliga i personalen tillfälligt anställda.

16. I tabell 5 analyseras utvecklingen av rekryteringen utifrån vilket förfarande som använts, och det framgår att 141 anställda av 288 (49 %) rekryterats som tillfälligt anställda genom förfaranden av typen allmänt uttagningsprov. Något mer än halva personalstyrkan (51 %) anställdes först som extraanställd personal (mycket ofta efter att först ha kontrakterats som vikarie för de lägsta kategorierna) för att sedan bli tillfälligt anställda efter huvudsakligen interna förfaranden. Dessa resultat styrks av granskningen av ett slumpmässigt urval av 25 anställda som kan anses vara representativa för myndighetens personal. I genomsnitt har rekryteringskostnaderna uppgått till cirka 2290 euro per nyanställd. Antalet personer som slutar sin anställning ger en genomsnittlig årlig personalomsättning på 11 % (fast anställda, tillfälligt anställda, extraanställda och utsända nationella experter).

17. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid myndigheten fungerar (till exempel administration, bokföring, sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som direkt bidrar till förverkligandet av myndighetens mål.

18. Av personalen i kategori A skall i genomsnitt 86 % ses som anställda med operativa funktioner. Totalt för alla kategorier kan 72 % av myndighetens personal anses ha operativa funktioner.

19. I tabell 6 beskrivs utvecklingen av kostnaderna för personal liksom utvecklingen av administrativa utgifter under perioden 1995 till 2000. Lönekostnaderna har utvecklats långsammare än personalstyrkan. Detta kan tillskrivas myndighetens anställningspolitik som, på grund av utvecklingen från kontrakt som extraanställda, (ofta föregånget av kontrakt som vikarie) innebär att de anställda påbörjar sin karriär senare och därmed också att lönesumman ökar långsammare.

20. För att man skall få en uppfattning om sambandet mellan myndighetens verksamhet och utvecklingen av dess personalstyrka och kostnader i samband härmed har en jämförelse gjorts mellan denna och myndighetens inkomster under ett år. Denna jämförelse tyder på att myndighetens förvaltning är sund i det avseendet att användningen av personalresurser och personalutgifter i genomsnitt ökar långsammare än myndighetens verksamhet. Detta konstaterande styrks av det faktum att utgifterna för stödjande funktioner (avdelning I och II) i genomsnitt ökar långsammare än driftsutgifterna.

Slutsats

21. Allmänt visar det sig att myndigheten, trots att den sedan den inrättades inte har kunnat anställa personal enligt tjänsteförteckningen i sin budget, har kunnat kompensera för detta genom att anställa extrapersonal och utsända nationella experter.

22. För rekrytering av tillfälligt anställda följer myndigheten i de flesta fall en extern rekryteringsmodell liknande den som används av institutionerna. För befordring av extraanställda till tillfälligt anställda använder myndigheten ett internt förfarande.

23. Mot bakgrund av den förväntade ökningen av verksamheten, och följaktligen av personalstyrkan, vore det möjligen önskvärt att myndigheten, för tjänster som gäller stödjande funktioner och för operativ verksamhet som kräver administrativa kvalifikationer, går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att kunna genomföra en så bred rekrytering som möjligt. Allmänt sett bör också myndigheten förbättra sitt system för förvaltning och information på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 214, 24.8.1993, s. 18.

(2) Som föreskrivs i artikel 57.9 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 29 mars 2001 och därefter överlämnats till myndighetens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 10 april 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna har avrundats vilket kan ge sken av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

TABELL 1-6

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser på grund av avrundningar.

Källa:Sammanställningen utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från myndigheten.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och 1999Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser på grund av avrundningar.

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från myndigheten.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

TA: Tillfälligt anställda.

EA: Extraanställda.

UNE: Utsända nationella experter.

Tabell 5

Analys av personalstyrkans förändring

>Plats för tabell>

Tabell 6

Utveckling av personalstyrkan och utgifter i samband härmed

>Plats för tabell>

Myndighetens svar

10. Frågan om när EMEA bör ta upp EG-bidraget som en inkomst behandlades första gången vid utarbetandet av räkenskaperna 1998. Det året överförde Europeiska kommissionen, grundat på artikel 28 i läkemedelsmyndighetens budgetförordning, inte hela bidraget till EMEA. Artikel 28 anger att bidraget skall betalas i enlighet med verkliga behov av likvida medel.

1998 beslutade myndigheten för att årsredovisningen skulle ge en rättvisande bild av den finansiella ställningen och budgetsituationen att det var lämpligt att ta upp det bidrag som beviljas för varje år som inkomst för det året, eftersom den ettåriga budgetcykeln inte överensstämmer med kassaflödescykeln. Dessutom skall myndigheten lägga fram en balanserad budget. Under det innevarande året söker myndigheten och kommissionen en lösning där hela bidraget kan betalas innan budgetårets avslutning.

Hela frågan om myndighetens inkomstredovisning kommer att ses över i samband med att budgetförordningen omarbetas. För närvarande anser dock myndighetens ledning att de använda redovisningsprinciperna på ett korrekt sätt återger myndighetens ekonomiska resultat. Ytterligare information om mottagna likvida medel och utförda betalningar ges mycket utförligt i inkomst- och utgiftsberäkningen i enlighet med budgetförordningen.

13. EMEA tillämpar bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och övriga anställda inom Europeiska gemenskaperna vilket är en omfattande handling om kontraktsvillkor liksom andra aspekter av personalpolitik såsom yrkesutövning, utbildning och prestationsbedömning. När det i tjänsteföreskrifterna anges att tillämpningsföreskrifter skall antas har styrelsen gjort så och tillsammans utgör de huvudhandlingarna som stakar ut myndighetens personalpolitik.

24. Upprättandet av ett interinstitutionellt rekryteringskontor kommer att utgöra en möjlighet för gemenskapsinstitutioner och decentraliserade organ att uppnå stordriftsfördelar inom vissa rekryteringsområden. EMEA kommer att följa upprättandet av det nya kontoret och kommer att undersöka de framtida tjänster som det nya organet kommer att tillhandahålla och som kan vara till nytta för myndigheten.

Myndigheten valde ett nytt personaldatabassystem under år 2000 genom ett öppet anbudsförfarande. Arbetet med att införa det nya systemet påbörjades i december 2000 och arbetet har hunnit långt. Systemet är i drift för personal inom administrationen och ekonomistyrningen och intranätsfunktioner kommer inom kort att göras tillgängliga för hela myndighetens personal.