Årsrapport om EU:s byråer för budgetåret 2018

(2019/C 417/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

LISTA MED DE EU-BYRÅER OCH ANDRA UNIONSORGAN SOM OMFATTAS AV DEN HÄR RAPPORTEN 4

KAPITEL 1. EU:s byråer och revisionsrättens granskning 6

INLEDNING 6

EU:S BYRÅER 6

Olika typer av byråer hjälper till att utforma och genomföra EU:s politik 6

Byråerna finansieras från olika källor och under olika rubriker i den fleråriga budgetramen 9

Alla byråer har liknande arrangemang för budget och beviljande av ansvarsfrihet, utom EUIPO, CPVO och SRB 15

EU-byråernas nätverk underlättar samarbetet mellan byråer och kommunikationen med intressenter 16

VÅR REVISION 16

Vårt mandat omfattar årliga revisioner, särskilda revisioner och yttranden 16

Våra revisioner är utformade för att handla om centrala risker 17

Vi rapporterar misstänkta oegentligheter till Olaf 18

Vi tillhandahåller information om revisioner gjorda av kommissionens tjänst för internrevision och rapporter om externa utvärderingar 18

KAPITEL 2. Översikt över granskningsresultaten 19

INLEDNING 19

RESULTATEN AV DE ÅRLIGA REVISIONERNA AV EU:S BYRÅER FÖR BUDGETÅRET 2018 ÄR SAMMANTAGET POSITIVA 19

Uttalanden utan reservation om tillförlitligheten i samtliga byråers räkenskaper 19

Uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för samtliga byråers räkenskaper 20

Uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för byråernas räkenskaper, med undantag för Easo 20

Våra iakttagelser om områden som kan förbättras inom 36 byråer 22

GRANSKNINGSRESULTAT I ANDRA PUBLIKATIONER INRIKTADE PÅ BYRÅER SOM REVISIONSRÄTTEN HAR OFFENTLIGGJORT 31

Revisionsrättens särskilda rapport nr 29/2018: Eiopa bidrog på ett viktigt sätt till tillsyn och stabilitet i försäkringssektorn, men viktiga utmaningar återstår 31

Revisionsrättens särskilda årsrapport i enlighet med artikel 92.4 i förordning (EU) 806/2014 om eventuella ansvarsförbindelser som uppstått till följd av den gemensamma resolutionsnämndens, rådets och kommissionens utförande av sina uppgifter enligt den förordningen när det gäller budgetåret 2017 32

Andra av revisionsrättens särskilda rapporter som också berör en eller flera byråer 32

SVAR FRÅN EU-BYRÅERNAS NÄTVERK 33

KAPITEL 3. Revisionsförklaringar och andra granskningsresultat som är specifika för enskilda byråer 34

3.1. Information till stöd för revisionsförklaringen 34

BYRÅER SOM FINANSIERAS UNDER RUBRIK 1A I DEN FLERÅRIGA BUDGETRAMEN – KONKURRENSKRAFT FÖR TILLVÄXT OCH SYSSELSÄTTNING 36

3.2. Byrån för samarbete mellan energitillsynsmyndigheter (Acer) 36

3.3. Byrån för stöd till Berec (Berecbyrån) 40

3.4. Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop) 44

3.5. Europeiska byrån för luftfartssäkerhet (Easa) 48

3.6. Europeiska bankmyndigheten (EBA) 52

3.7. Europeiska kemikaliemyndigheten (Echa) 57

3.8. Europeiska försäkrings- och tjänstepensionsmyndigheten (Eiopa) 62

3.9. Europeiska institutet för innovation och teknik (EIT) 66

3.10. Europeiska sjösäkerhetsbyrån (Emsa) 72

3.11. Europeiska unionens byrå för nät- och informationssäkerhet (Enisa) 76

3.12. Europeiska unionens järnvägsbyrå (ERA) 80

3.13. Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten (Esma) 85

3.14. Europeiska arbetsmiljöbyrån (EU-Osha) 90

3.15. Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Eurofound) 94

3.16. Europeiska byrån för GNSS (GSA) 98

BYRÅER SOM FINANSIERAS UNDER RUBRIK 2 I DEN FLERÅRIGA BUDGETRAMEN – HÅLLBAR TILLVÄXT: NATURRESURSER 102

3.17. Europeiska miljöbyrån (EEA) 102

3.18. Europeiska fiskerikontrollbyrån (EFCA) 106

BYRÅER SOM FINANSIERAS UNDER RUBRIK 3 I DEN FLERÅRIGA BUDGETRAMEN – SÄKERHET OCH MEDBORGARSKAP 109

3.19. Europeiska unionens byrå för utbildning av tjänstemän inom brottsbekämpning (Cepol) 109

3.20. Europeiska stödkontoret för asylfrågor (Easo) 113

3.21. Europeiskt centrum för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC) 121

3.22. Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Efsa) 124

3.23. Europeiska jämställdhetsinstitutet (EIGE) 128

3.24. Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA) 132

3.25. Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (ECNN) 137

3.26. Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (eu-Lisa) 141

3.27. Eurojust (europeiska enheten för rättsligt samarbete) 146

3.28. Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning (Europol) 150

3.29. Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter (FRA) 154

3.30. Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån (Frontex) 158

BYRÅER SOM FINANSIERAS UNDER RUBRIK 4 I DEN FLERÅRIGA BUDGETRAMEN – EUROPA I VÄRLDEN 164

3.31. Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen (ETF) 164

BYRÅER SOM FINANSIERAS UNDER RUBRIK 5 I DEN FLERÅRIGA BUDGETRAMEN – ADMINISTRATION 167

3.32. Euratoms försörjningsbyrå (ESA) 167

SJÄLVFINANSIERADE BYRÅER 170

3.33. Gemenskapens växtsortsmyndighet (CPVO) 170

3.34. Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet (EUIPO) 174

3.35. Gemensamma resolutionsnämnden (SRB) 181

3.36. Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (CdT) 186

KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEORGAN 190

3.37. Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur (Eacea) 190

3.38. Genomförandeorganet för små och medelstora företag (Easme) 194

3.39. Genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet (Ercea) 198

3.40. Genomförandeorganet för innovation och nätverk (Inea) 202

3.41. Genomförandeorganet för forskning (REA) 206

3.42. Genomförandeorganet för konsument-, hälso-, jordbruks- och livsmedelsfrågor (Chafea) 210

LISTA MED DE EU-BYRÅER OCH ANDRA UNIONSORGAN SOM OMFATTAS AV DEN HÄR RAPPORTEN

Förkortning Fullständigt namn Säte Acer Byrån för samarbete mellan energitillsynsmyndigheter Ljubljana, Slovenien Berecbyrån Byrån för stöd till Berec (Berecbyrån) Riga, Lettland CdT Översättningscentrum för Europeiska unionens organ Luxemburg, Luxemburg Cedefop Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning Thessaloniki, Grekland Cepol Europeiska unionens byrå för utbildning av tjänstemän inom brottsbekämpning Budapest, Ungern Chafea Genomförandeorganet för konsument-, hälso-, jordbruks- och livsmedelsfrågor Luxemburg, Luxemburg CPVO Gemenskapens växtsortsmyndighet Angers, Frankrike Eacea Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur. Bryssel, Belgien Easa Europeiska byrån för luftfartssäkerhet Köln, Tyskland Easme Genomförandeorganet för små och medelstora företag Bryssel, Belgien Easo Europeiska stödkontoret för asylfrågor Valletta, Malta EBA Europeiska bankmyndigheten Paris, Frankrike ECDC Europeiskt centrum för förebyggande och kontroll av sjukdomar Stockholm, Sverige Echa Europeiska kemikaliemyndigheten Helsingfors, Finland EEA Europeiska miljöbyrån Köpenhamn, Danmark EFCA Europeiska fiskerikontrollbyrån Vigo, Spanien Efsa Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet Parma, Italien EIGE Europeiska jämställdhetsinstitutet Vilnius, Litauen Eiopa Europeiska försäkrings- och tjänstepensionsmyndigheten Frankfurt, Tyskland EIT Europeiska institutet för innovation och teknik Budapest, Ungern ELA Europeiska arbetsmyndigheten Bratislava, Slovakien EMA Europeiska läkemedelsmyndigheten Amsterdam, Nederländerna ECNN Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk Lissabon, Portugal Emsa Europeiska sjösäkerhetsbyrån Lissabon, Portugal Enisa Europeiska unionens byrå för nät- och informationssäkerhet Heraklion, Grekland EPPO Europeiska åklagarmyndigheten Luxemburg, Luxemburg ERA Europeiska unionens järnvägsbyrå Valenciennes, Frankrike Ercea Genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet Bryssel, Belgien ESA Euratoms försörjningsbyrå Luxemburg, Luxemburg Esma Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten Paris, Frankrike ETF Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen Turin, Italien Euipo Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet Alicante, Spanien eu-Lisa Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa Tallinn, Estland EU-Osha Europeiska arbetsmiljöbyrån Bilbao, Spanien Eurofound Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor Dublin, Irland Eurojust europeiska enheten för rättsligt samarbete Haag, Nederländerna Europol Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning Haag, Nederländerna FRA Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter Wien, Österrike Frontex Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån Warszawa, Polen GSA Europeiska byrån för GNSS Prag, Tjeckien Inea Genomförandeorganet för innovation och nätverk Bryssel, Belgien REA Genomförandeorganet för forskning Bryssel, Belgien SRB Gemensamma resolutionsnämnden Bryssel, Belgien

KAPITEL 1

EU:s byråer och revisionsrättens granskning

INLEDNING

1.1. Europeiska revisionsrätten inrättades som den externa revisorn av EU:s finanser genom fördraget om Europeiska unionens funktionssätt ( 1 ) . I den egenskapen agerar vi som oberoende väktare av EU-medborgarnas ekonomiska intressen, särskilt genom att bidra till att förbättra EU:s ekonomiska förvaltning. Mer information om vårt arbete finns i våra verksamhetsrapporter, årsrapporter om genomförandet av EU:s budget, särskilda rapporter, översiktliga analyser och yttranden över ny eller uppdaterad EU-lagstiftning eller över andra beslut med effekter på den ekonomiska förvaltningen ( 2 )

1.2. Inom ramen för detta uppdrag granskar vi varje år räkenskaperna, och de underliggande intäkterna och betalningarna, för EU:s institutioner, byråer och övriga unionsorgan ( 3 )

1.3. I denna rapport presenteras resultaten av vår årliga revision av EU:s byråer och övriga unionsorgan (nedan gemensamt kallade byråerna ) för budgetåret 2018, samt ytterligare granskningsresultat som berör byråer från andra uppdrag, såsom särskilda revisioner eller yttranden. Rapporten är strukturerad enligt följande: — I kapitel 1 beskrivs byråerna och våra revisioner. — I kapitel 2 presenteras de övergripande resultaten av våra årliga revisioner och hänvisas till andra granskningsresultat och yttranden som berör byråer. — Kapitel 3 innehåller revisionsförklaringen för var och en av de 41 byråerna med våra uttalanden och iakttagelser om tillförlitligheten i byråernas räkenskaper och om lagligheten och korrektheten i de underliggande intäkterna och betalningarna.

EU:S BYRÅER

Olika typer av byråer hjälper till att utforma och genomföra EU:s politik

1.4. Byråerna är separata juridiska enheter som inrättas genom sekundärlagstiftning för att utföra specifika tekniska, vetenskapliga eller administrativa uppgifter som hjälper EU-institutionerna att utforma och genomföra sin politik. Många av dem är mycket synliga och påverkar i hög grad viktiga områden i EU-medborgarnas dagliga liv, som hälsa, säkerhet, trygghet, frihet och rättvisa. En kort beskrivning av de uppgifter som utförs av var och en av byråerna, tillsammans med deras revisionsförklaringar , finns i kapitel 3. I den här rapporten hänvisar vi till de specifika byråerna med hjälp av deras förkortningar. En förteckning över dem finns i början av rapporten.

1.5. Det finns tre typer av byråer: decentraliserade byråer, genomförandeorgan och andra organ. Deras viktigaste egenskaper beskrivs nedan. Antalet byråer har ökat med åren och uppgår för närvarande till 43 ( ruta 1.1 ), varav två nya byråer håller på att skapas. De nya byråerna är Europeiska åklagarmyndigheten (EPPO), vars inrättandeförordning är i kraft sedan 2017, och Europeiska arbetsmyndigheten (ELA), vars inrättandeförordning trädde i kraft i augusti 2019.

Ruta 1.1

Ökning av antalet byråer

Källa: Revisionsrätten.

1.6. Kommissionens genomförandeorgan finns vid Europeiska kommissionens säten i Bryssel och Luxemburg. Decentraliserade byråer och andra organ finns spridda över hela EU i olika medlemsstater, såsom framgår av listan med förkortningar och ruta 1.2 . Deras placering bestäms av rådet eller av rådet och Europaparlamentet gemensamt. Efter Förenade kungarikets beslut att lämna EU flyttades EMA och EBA till Amsterdam respektive Paris under första halvåret 2019. EPPO kommer att placeras i Luxemburg och ELA i Bratislava, Slovakien.

Ruta 1.2

Byråernas placering i medlemsstaterna

Källa: Revisionsrätten.

Decentraliserade byråer tillgodoser specifika politiska behov

1.7. 34 decentraliserade byråerna De ( 4 ) spelar en viktig roll för att förbereda och genomföra EU:s politik, i synnerhet när det gäller tekniska, vetenskapliga och operativa uppgifter och/eller tillsynsuppgifter. Avsikten är att tillgodose specifika politiska behov och stärka EU-samarbetet genom att samla teknisk och specialiserad sakkunskap som finns inom EU och nationella regeringar. De inrättas på obestämd tid genom en rådets eller Europaparlamentets och rådets förordning.

1.8. Den nyligen inrättade EPPO är Europeiska unionens oberoende och decentraliserade åklagarmyndighet med behörighet att utreda, lagföra och väcka talan mot brott mot EU:s budget, såsom bedrägeri, korruption eller grova gränsöverskridande momsbedrägerier. ELA:s uppgift kommer att vara att stärka samarbetet mellan arbetsmarknadsmyndigheter på alla nivåer och förbättra förvaltningen av gränsöverskridande situationer, samt att ta fram fler insatser till stöd för rättvis rörlighet. Vi kommer att granska båda byråerna från och med budgetåret 2019.

1.9. Alla decentraliserade byråer arbetar under ledning av en styrelse bestående av företrädare för medlemsstaterna, kommissionen och i vissa fall andra parter. Styrelsen ( 5 ) fastställer den operativa ram, bestående av fleråriga och årliga arbetsprogram, preliminära budgetar och tjänsteförteckningar, som byrån måste följa och som genomförs under (de verkställande) direktörernas ansvar.

Kommissionens genomförandeorgan genomför EU-program

1.10. genomförandeorgan Kommissionens sex ( 6 ) har tilldelats verkställande och operativa uppgifter som rör ett eller flera EU-program och har inrättats för fastställda tidsperioder. De inrättades genom ett kommissionsbeslut och deras verksamhet övervakas av en styrkommitté utsedd av kommissionen. De arbetar utifrån fleråriga och årliga arbetsprogram som fastställs och genomförs under de verkställande direktörernas ansvar. I motsats till decentraliserade byråer täcker deras budgetar endast personalutgifter och administrativa utgifter, medan alla deras driftsutgifter täcks av kommissionen. Genomförandeorganens egna budgetar motsvarar därmed endast en mycket liten del av den budget som de faktiskt genomför.

Andra organ har särskilda mandat

1.11. De tre andra organen är EIT, Euratoms försörjningsbyrå och SRB.

1.12. Europeiska institutet för innovation och teknik (EIT) i Budapest är ett oberoende, decentraliserat EU-organ som samlar resurser från vetenskaps- och utbildningsvärlden och näringslivet i syfte att stärka unionens innovationsförmåga genom att tillhandahålla bidragsfinansiering. EIT inrättades på obestämd tid av Europaparlamentet och rådet. Det leds av en direktör under överinseende av en styrelse.

1.13. Euratoms försörjningsbyrå i Luxemburg inrättades på obestämd tid av rådet för att tillförsäkra förbrukare i EU en regelbunden och rättvis försörjning med kärnbränslen i enlighet med Euratomfördraget. Försörjningsbyrån tillämpar därför en försörjningspolitik som bygger på principen om lika tillgång för alla användare av malmer och kärnbränslen och inriktar sig på att förbättra försörjningstryggheten för användare i EU och bidrar därmed även till bärkraften hos EU:s kärnenergiindustri. En rådgivande kommitté bestående av ledamöter från medlemsstaterna biträder Euratoms försörjningsbyrå i dess arbete genom att avge yttranden, tillhandahålla analyser och ta fram information. Försörjningsbyrån leds av en generaldirektör som arbetar i nära samarbete med kommissionen.

1.14. Gemensamma resolutionsnämnden (SRB) är den centrala resolutionsmyndigheten inom bankunionen och har sitt säte i Bryssel. Dess uppdrag är att säkerställa resolution under ordnade former av fallerande banker med minimala återverkningar på realekonomin, det finansiella systemet och de offentliga finanserna i och utanför de deltagande medlemsstaterna. SRB företräds av sin ordförande, som också har rollen som tillsättningsmyndighet.

Byråerna finansieras från olika källor och under olika rubriker i den fleråriga budgetramen

1.15. För 2018 uppgick den totala budgeten för samtliga byråer (exklusive SRB) till 4,2 miljarder euro (en ökning med 20 % jämfört med budgeten på 3,5 miljarder euro 2017), vilket motsvarar cirka 2,9 % av EU:s allmänna budget för 2018 (2017: 2,7 %), såsom visas i ruta 1.3 . De byråer vars budgetar ökade mest i absolut tal från 2017 till 2018 var EIT, Emsa och Echa, som finansieras under rubrik 1a i den fleråriga budgetramen (Konkurrenskraft för tillväxt och sysselsättning), och eu-Lisa, Frontex, EMA, Easo och Europol, som finansieras under rubrik 3 i den fleråriga budgetramen (Säkerhet och medborgarskap).

1.16. Därutöver uppgick 2018 års budget för SRB till 6,9 miljarder euro (2017: 6,6 miljarder euro). Den består av bidrag från kreditinstitut till inrättandet av den gemensamma resolutionsfonden och till finansieringen av SRB:s administrativa utgifter.

1.17. Budgetarna för de decentraliserade byråerna och andra organ täcker deras personalutgifter, administrativa utgifter och driftsutgifter. Genomförandeorganen genomför program som finansieras av kommissionens budget, och deras egna budgetar (för 2018 cirka 249 miljoner euro totalt) täcker endast deras personalutgifter och administrativa utgifter. Den del av kommissionens driftsbudget (åtagandebemyndiganden) som genomfördes av de sex genomförandeorganen under 2018 uppgick till cirka 11,3 miljarder euro (2017: 11 miljarder euro).

Ruta 1.3

Byråernas finansieringskällor 2018

Källa: EU:s allmänna budget för 2018 och byråernas budgetar för 2018, revisionsrättens sammanställning.

1.18. De flesta byråerna, inklusive alla genomförandeorgan, finansieras nästan helt av EU:s allmänna budget. De övriga finansieras helt eller delvis genom avgifter och genom direkta bidrag från länder som deltar i deras verksamheter: medlemsstater, Efta-länder etc. För budgetåret 2018 finansierades byråernas budgetar främst med cirka 1,8 miljarder euro från EU:s allmänna budget, cirka 1 miljard euro från arvoden, avgifter och bidrag från nationella tillsynsmyndigheter och cirka 1,2 miljarder euro som kommissionen avsatt för utförandet av specifika (delegerade) uppgifter. Ruta 1.4 visar en fördelning av byråernas budgetar per intäktskälla.

Ruta 1.4

Byråernas budgetar 2018 per intäktskälla

Källa: Byråernas budgetar för 2018, revisionsrättens sammanställning.

1.19. I ruta 1.5 nedan presenteras byråernas budgetar för 2018 såsom de offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning. De är uppdelade efter typ av utgift (Avdelning I personalutgifter, Avdelning II administrativa utgifter och Avdelning III driftsutgifter tillsammans med eventuellt andra använda rubriker), och inte efter aktivitet.

Ruta 1.5

Byråernas budgetar för 2018 såsom de offentliggjorts i EU:s officiella tidning

Källa: Byråerna, revisionsrättens sammanställning.

1.20. De flesta byråerna genomför inte stora operativa utgiftsprogram eller andra kostnadsintensiva insatser, utan arbetar snarare med tekniska och vetenskapliga uppgifter och/eller tillsynsuppgifter. Deras budgetar gäller därför oftast främst kostnader för personal och administration ( ruta 1.5 ). Sammantaget utgör byråernas personalkostnader och administrativa kostnader cirka 14 % av alla EU-institutionernas och de andra organens kostnader av detta slag ( ruta 1.6 ).

Ruta 1.6

EU-institutionernas och EU-organens kostnader för personal och administration (*1) (miljarder euro) 2018

Källa: Europeiska unionens konsoliderade årsredovisning för 2018.

1.21. Bidragen på 1,8 miljarder euro från EU:s allmänna budget finansieras under olika rubriker i den fleråriga budgetramen, såsom visas i ruta 1.7 .

Ruta 1.7

Finansiering av byråer från EU:s allmänna budget per rubrik i den fleråriga budgetramen

Källa: EU:s fleråriga budgetram för perioden 2014–2020 och byråernas budgetar för 2018, revisionsrättens sammanställning.

1.22. När det gäller personal hade byråerna i slutet av 2018 cirka 11 400 anställda (2017: cirka 11 000), vilket är ungefär en femtedel av det totala antalet anställda inom EU:s institutioner och byråer. Personalen består av tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda samt utstationerade nationella experter. Fördelningen av det totala antalet anställda per byrå visas i ruta 1.8 . Utöver sin egen personal använde byråerna 2018 även ett stort antal tillfälliga arbetstagare från bemanningsföretag och konsulter som arbetade inom olika områden.

Ruta 1.8

Antal anställda per byrå i slutet av 2018

Källa: Byråerna, revisionsrättens sammanställning.

Alla byråer har liknande arrangemang för budget och beviljande av ansvarsfrihet, utom EUIPO, CPVO och SRB

1.23. För de flesta decentraliserade byråer och övriga organ och för alla kommissionens genomförandeorgan har Europaparlamentet och rådet ansvaret för det årliga budgetförfarandet och det årliga förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet. En tidslinje över förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet finns i ruta 1.9 .

Ruta 1.9

Förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för de flesta byråerna

Källa: Revisionsrätten.

1.24. En av de tre helt självfinansierade decentraliserade byråerna (EUIPO) beviljas dock ansvarsfrihet av sin budgetkommitté och inte av Europaparlamentet och rådet. På liknande sätt ansvarar styrelserna för CPVO och SRB (de två övriga helt självfinansierade byråerna) för det årliga budgetförfarandet och förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet.

EU-byråernas nätverk underlättar samarbetet mellan byråer och kommunikationen med intressenter

1.25. EU-byråernas nätverk inrättades av byråerna som en samarbetsplattform för att synliggöra dem bättre, för att hitta och främja möjliga effektivitetsvinster och för att tillföra mervärde. Nätverket arbetar utifrån överenskomna prioriteringar i en femårig strategisk agenda (2015–2020) och årliga arbetsprogram där åtgärder och mål specificeras. Nätverket har också en viktig roll för att kommunikationen ska fungera effektivt mellan byråerna och intressenter, framför allt med EU:s institutioner. Ordförandeskapet för EU-byråernas nätverk roterar mellan de olika byråerna på årsbasis.

VÅR REVISION

Vårt mandat omfattar årliga revisioner, särskilda revisioner och yttranden

1.26. I enlighet med bestämmelserna i artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget) har vi granskat ( 7 ) 1) samtliga byråers räkenskaper, som består av årsredovisningen (8) och rapporterna om budgetgenomförandet (9) för det budgetår som slutade den 31 december 2018, 2) lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna.

1.27. Utifrån resultaten av vår revision avger vi för var och en av byråerna en revisionsförklaring till Europaparlamentet och rådet, eller till de andra ansvarsfrihetsbeviljande myndigheter som avses i kapitel 3 i denna rapport, om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Vi kompletterar revisionsförklaringarna med viktiga granskningsiakttagelser, där så är lämpligt.

1.28. Därutöver och i enlighet med artikel 287.4 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt gör vi även revisioner och offentliggör särskilda rapporter om specifika frågor. Vi lämnar även yttranden på begäran av en annan EU-institution eller ett annat EU-organ, där vi redovisar våra synpunkter på nya eller uppdaterade lagar och förordningar med betydande effekter för EU:s ekonomiska förvaltning. Se kapitel 2 i denna rapport, avsnitt Granskningsresultat i andra publikationer inriktade på byråer som revisionsrätten har offentliggjort .

Våra revisioner är utformade för att handla om centrala risker

1.29. Alla våra revisioner utformas så att de inriktas på de centrala risker som har identifierats. Den årliga revisionen för 2018 av EU-byråernas räkenskaper och underliggande intäkter och betalningar gjordes som en följd av vår riskbedömning, som nedan presenteras i korthet.

Risken när det gäller tillförlitligheten i byråernas räkenskaper är generellt sett låg

1.30. Sammantaget anser vi att risken när det gäller räkenskapernas tillförlitlighet är låg för samtliga byråer. Byråernas räkenskaper upprättas genom tillämpning av de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare. De baseras på internationellt vedertagna redovisningsstandarder för den offentliga sektorn. Antalet väsentliga fel som upptäckts vid tidigare revisioner är litet. Men det ökande antalet delegeringsöverenskommelser där kommissionen ger byråer specifika ytterligare uppgifter och intäkter innebär en utmaning i fråga om konsekvensen i byråernas hantering av redovisning (och budget).

Risken när det gäller lagligheten och korrektheten i intäkter är sammantaget låg, med vissa undantag

1.31. Risken när det gäller laglighet och korrekthet i de intäkter som ligger till grund för räkenskaperna är låg för de flesta byråerna. Intäkterna utgörs av fullt finansierade bidrag från EU:s allmänna budget, och i enlighet med deras förordningar kommer byråerna och budgetmyndigheterna överens om budgetar och motsvarande intäkter vid årliga budgetförfaranden. Dock är risken medelhög för de (delvis) självfinansierade byråerna ( 10 ) där specifika förordningar ska tillämpas för debiteringen och uppbörden av serviceavgifter och bidrag från ekonomiska aktörer eller samarbetsländer.

Risken när det gäller lagligheten och korrektheten i betalningar är sammantaget medelhög, men den varierar

Avdelning I (Personalkostnader)

1.32. Risken är generellt sett låg. Lönerna administreras av kommissionens byrå för löneadministration och individuella ersättningar (PMO) som revisionsrätten granskar inom ramen för sin särskilda bedömning av administrativa kostnader. Inga väsentliga fel har konstaterats på området personalkostnader under senare år. Men om byråer behöver rekrytera ett stort antal ytterligare anställda på kort tid, finns det en medelhög till hög risk när det gäller lagligheten och korrektheten i rekryteringsförfarandena.

Avdelning II (Administrativa kostnader)

1.33. Risken anses vara medelhög. Upphandling av olika typer av tjänster, som i allt större utsträckning är it-relaterade, bygger på komplexa upphandlingsregler och förfaranden, och byråernas förvaltningar når ibland inte tillfredsställande resultat i fråga om insyn och bästa möjliga valuta för pengarna. Allvarliga upphandlingsfel som påverkar villkoren för utbetalning har traditionellt sett varit ett av de främsta skälen bakom revisionsuttalanden med reservation och iakttagelser från revisionsrättens sida. Men kontorshyra är ofta den största kostnadskategorin som betalas regelbundet, och förändringar sker oftast bara när byråer flyttar till nya lokaler, så den sammantagna risken är medelhög. En ny risk som vi identifierade är den ökande användningen av extern personal genom kontrakt om it-tjänster eller med bemanningsföretag, för vilket specifika EU-rättsliga ramar eller nationella rättsliga ramar ska tillämpas och där kundföretagen har många skyldigheter.

Avdelning III (Driftskostnader)

1.34. Risken anses vara låg till hög. Det beror på de enskilda byråerna och vilken typ av driftskostnader de har. Generellt finns det liknande upphandlingsrelaterade risker som för avdelning II, men de belopp det rör sig om kan vara större. När det gäller bidrag som betalas från budgetavdelning III har tidigare revisioner visat att även om byråernas kontroller har förbättrats – sammantaget – så är de inte alltid helt ändamålsenliga.

Risken när det gäller sund ekonomisk förvaltning är sammantaget medelhög

1.35. Risken när det gäller sund ekonomisk förvaltning anses vara medelhög och har främst varit kopplad till områdena it och offentlig upphandling. Vi har tidigare rapporterat iakttagelser om byråernas olikartade it-system och brister i it-projektförvaltningen, men också om upphandlingsförfaranden som inte garanterade bästa möjliga valuta för pengarna.

1.36. Behovet att ha separata administrativa strukturer och förfaranden för alla byråer innebär en inneboende risk avseende den administrativa effektiviteten.

Andra risker

1.37. Som en följd av våra iakttagelser tidigare år och på grund av den kända EU-politiska utvecklingen inom vissa områden är den risk som identifierats när det gäller nivån av samarbete mellan medlemsstater hög för några byråer: Frontex, Easo, Echa och SRB.

Vi rapporterar misstänkta oegentligheter till Olaf

1.38. Vi har ett nära samarbete med Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) i kampen mot bedrägerier riktade mot EU:s budget. Vi meddelar Olaf alla misstänkta fall av oegentligheter, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar EU:s ekonomiska intressen som vi upptäcker under revisionsarbetet. Dessa fall följs sedan upp av Olaf som beslutar om en eventuell utredning och vid behov samarbetar med myndigheter i medlemsstaterna.

1.39. Våra revisioner syftar inte specifikt till att leta efter oegentligheter, men vi upptäcker fall där vi misstänker att oriktig eller bedräglig verksamhet kan ha ägt rum. Under 2018 meddelade vi inte Olaf om några sådana fall (2017: tre fall) som vi hade upptäckt under revisionsarbetet. På begäran av Olaf överlämnade vi dock information om flera fall av misstänkt bedrägeri i samband med rekryteringsförfaranden vid olika byråer.

Vi tillhandahåller information om revisioner gjorda av kommissionens tjänst för internrevision och rapporter om externa utvärderingar

1.40. I de olika avsnitten om specifika byråer i kapitel 3 i denna rapport informerar vi även om revisionsrapporter som tjänsten för internrevision har utarbetat och externa utvärderingar av byråerna under 2018. Vi kontrollerade inte gransknings- eller utvärderingsprocesserna i fråga.

KAPITEL 2

Översikt över granskningsresultaten

INLEDNING

2.1. I det här kapitlet ges en översikt över resultaten från revisionsrättens årliga revisioner av EU:s byråer för budgetåret 2018 och annat revisionsarbete som utförts av revisionsrätten under 2018 som berör byråer.

Revisionsförklaringarna (revisionsuttalandena) om tillförlitligheten i byråernas räkenskaper och lagligheten och korrektheten i de intäkter och betalningar som ligger till grund för räkenskaperna, liksom alla kommentarer och iakttagelser som inte påverkar uttalandena, återfinns i kapitel 3 i denna rapport.

RESULTATEN AV DE ÅRLIGA REVISIONERNA AV EU:S BYRÅER FÖR BUDGETÅRET 2018 ÄR SAMMANTAGET POSITIVA

2.2. Sammantaget bekräftar vår revision av byråernas årsredovisningar för det budgetår som slutade den 31 december 2018 och de intäkter och betalningar som ligger till grund för räkenskaperna de positiva resultat som rapporterats de föregående åren.

Uttalanden utan reservation om tillförlitligheten i samtliga byråers räkenskaper

2.3. uttalanden utan reservation om alla byråers räkenskaper. Vi anser att räkenskaperna i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av byråernas finansiella ställning per den 31 december 2018, liksom av de finansiella resultaten och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum, i enlighet med bestämmelserna i tillämpliga budgetförordningar och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare Vi har gjortom alla byråers räkenskaper. Vi anser att räkenskaperna i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av byråernas finansiella ställning per den 31 december 2018, liksom av de finansiella resultaten och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum, i enlighet med bestämmelserna i tillämpliga budgetförordningar och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare ( 11 )

Upplysningar av särskild betydelse är viktiga för förståelsen av räkenskaperna (EBA, EMA, Frontex och SRB)

2.4. Upplysningar av särskild betydelse riktar läsarens uppmärksamhet mot viktiga förhållanden som är grundläggande för användarnas förståelse av räkenskaperna. För budgetåret 2018 lämnar vi upplysningar av särskild betydelse avseende fyra byråer: EBA , EMA , Frontex och SRB .

2.5. EBA och EMA , de två tidigare Londonbaserade byråerna, påpekar vi det faktum att de flyttade från Storbritannien 2019 och att deras räkenskaper innehåller avsättningar för kostnader i samband med flytten. I EBA:s årsredovisning för det budgetår som avslutades den 31 december 2018 ingår sådana avsättningar till ett belopp på 4,7 miljoner euro och en avsättning för återstående framtida kontraktsenliga betalningar för kontoret i London på 10,4 miljoner euro. I EMA:s årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2018 ingår avsättningar för kostnader i samband med flytten på 17,8 miljoner euro. I hyresavtalet för myndighetens tidigare lokaler i London fastställs en hyresperiod fram till 2039 utan utträdesklausul. Den 20 februari 2019 avvisade High Court of Justice (England & Wales) EMA:s begäran att avbryta hyreskontraktet. Enligt hyresavtalet är det dock tillåtet att skriva över avtalet på tredje part eller hyra ut lokalerna i andra hand. När myndighetens slutliga redovisning undertecknades pågick fortfarande förhandlingarna mellan myndigheten och potentiella andrahandshyresgäster, och den framtida nettokostnaden för hyresavtalet som inte kan hävas var inte känd När det gälleroch, de två tidigare Londonbaserade byråerna, påpekar vi det faktum att de flyttade från Storbritannien 2019 och att deras räkenskaper innehåller avsättningar för kostnader i samband med flytten. I EBA:s årsredovisning för det budgetår som avslutades den 31 december 2018 ingår sådana avsättningar till ett belopp på 4,7 miljoner euro och en avsättning för återstående framtida kontraktsenliga betalningar för kontoret i London på 10,4 miljoner euro. I EMA:s årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2018 ingår avsättningar för kostnader i samband med flytten på 17,8 miljoner euro. I hyresavtalet för myndighetens tidigare lokaler i London fastställs en hyresperiod fram till 2039 utan utträdesklausul. Den 20 februari 2019 avvisade High Court of Justice (England & Wales) EMA:s begäran att avbryta hyreskontraktet. Enligt hyresavtalet är det dock tillåtet att skriva över avtalet på tredje part eller hyra ut lokalerna i andra hand. När myndighetens slutliga redovisning undertecknades pågick fortfarande förhandlingarna mellan myndigheten och potentiella andrahandshyresgäster, och den framtida nettokostnaden för hyresavtalet som inte kan hävas var inte känd ( 12 ) . I noterna till myndighetens årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2018 anges hela beloppet på 468 miljoner i återstående hyra fram till 2039, varav ett belopp på 465 miljoner euro för hyresperioden efter myndighetens flytt till Amsterdam förs upp som en ansvarsförbindelse. Vid tidpunkten för vår revision av EMA visste man heller ännu inte i hur stora personalförlusterna skulle bli på grund av flytten. Denna osäkerhet utgör en väsentlig risk vad gäller myndighetens fortsatta verksamhet. För både EBA och EMA påminner vi också om att intäkterna kan komma att minska till följd av Förenade kungarikets utträde ur EU.

2.6. När det gäller Frontex förvaltade byrån finansieringsöverenskommelser med samarbetsländer om operativ verksamhet på 171 miljoner euro (189 miljoner euro 2017), vilket motsvarar 59 % av byråns budget för 2018. Ett nytt förenklat finansieringssystem infördes för personalkostnader som redovisas inom sådana finansieringsöverenskommelser. I slutet av 2018 införde byrån även ett nytt system för efterhandskontroll som omfattar alla typer av kostnader, och ändrade systemet för förhandskontroll som är inbyggt i ekonomihanteringsprocesserna. Revisionsrätten kommer att bedöma effekterna av dessa ändringar vid kommande revisioner. Ersättningen för utrustningsrelaterade utgifter (omkring 35 % av de totala utgifterna för operativ verksamhet eller omkring 60 miljoner euro) baseras dock fortfarande på faktiska kostnader. Ett pilotprojekt under 2018 för övergång till enhetsbaserad ersättning av även sådana kostnader misslyckades i sin nuvarande form. Sedan 2014 har revisionsrätten konsekvent rapporterat att bevisen för kostnader för utrustning som samarbetsländer begär ersättning för ofta är otillräckliga, vilket återigen bekräftades av årets granskningsresultat. Frontex förhandskontroller av sådana kostnader är inte ändamålsenliga så länge byrån fortsätter att ersätta kostnader som inte styrks av verifierande underlag. Liksom tidigare år gjorde Frontex dessutom inte några efterhandskontroller, vilket ytterligare ökar risken för att kostnader utan verifierande underlag ersätts.

2.7. När det gäller SRB:s räkenskaper påpekar vi att administrativa överklaganden eller rättsliga förfaranden rörande fondbidrag mellan vissa kreditinstitut och nationella resolutionsmyndigheter och nämnden, liksom fall där talan väckts vid Europeiska unionens domstol till följd av beslut om antagandet av resolutionsordningar, inte omfattades av revisionen. Deras eventuella inverkan på nämndens årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2018 (i synnerhet när det gäller ansvarsförbindelser, avsättningar och skulder) är föremål för en särskild årlig revision, vars resultat kommer att offentliggöras den 1 december 2019, i enlighet med artikel 92.4 i SRM-förordningen.

Uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för samtliga byråers räkenskaper

2.8. För samtliga byråer gjorde vi uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för årsredovisningarna för det budgetår som slutade den 31 december 2018. Vi anser att intäkterna i alla väsentliga avseenden var lagliga och korrekta.

Uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för byråernas räkenskaper, med undantag för Easo

2.9. För 40 byråer gjorde vi uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för årsredovisningarna för det budgetår som slutade den 31 december 2018. Vi anser att dessa byråers betalningar i alla väsentliga avseenden var lagliga och korrekta.

2.10. För Easo gjorde vi ett uttalande med reservation med hänvisning till våra rapporterade iakttagelser för budgetåren 2016 och 2017 där vi drog slutsatsen att avtalen om tillhandahållande av tillfälliga arbetstagare i Grekland, stödkontorets resetjänster och hyran för lokaler i Lesbos var oriktiga. Under 2018 uppgick betalningarna inom dessa kontrakt till 3 405 970 euro (4 % av de totala betalningarna 2018). Vår övergripande slutsats är att den otillfredsställande situation som rapporterades för 2017, vad gäller stödkontorets styrning och internkontrollsystem samt lagligheten och korrektheten i transaktionerna, bara långsamt har förbättrats och att de korrigerande åtgärder som ledningen vidtagit ännu inte har slutförts. Detta återspeglas också av det faktum att den största upphandling som Easo genomförde under 2018 (med en kontraktsvolym på ca 50 miljoner euro) återigen var oriktig på grund av stora brister i förfarandet. Inga betalningar hade ännu gjorts inom ramen för dessa kontrakt under 2018.

I punkterna under övrigt tas särskilt viktiga frågor upp (Easo, EBA, Echa, Eiopa, Esma, SRB och GSA)

2.11. Punkterna under övrigt riktar läsarens uppmärksamhet mot viktiga särskilda förhållanden som inte är direkt kopplade till förståelsen av räkenskaperna.

2.12. För EBA, Eiopa och Esma påpekar vi det faktum att deras budgetar finansieras till en del av EU-medel och till en del genom direkta bidrag från medlemsstaternas tillsynsmyndigheter och/eller de enheter som står under tillsyn. Dessa byråers intäkter kan komma att minska i framtiden på grund av Förenade kungarikets beslut att lämna EU.

2.13. Vidare, såsom Esma redan påpekat, baseras de avgifter som tas ut från kreditvärderingsinstitut på varje enskild rättslig enhets inkomster, och inte på inkomsterna för en grupp eller en grupp av närstående enheter. Detta skapar en halvt legitim möjlighet att minska eller undvika avgifter genom att föra över inkomster från kreditvärderingsinstitut som omfattas av EU:s jurisdiktion till deras närstående enheter utanför EU. Den troliga finansiella effekten av detta kryphål i bestämmelserna är inte känd. Myndigheten tillämpade förordningen korrekt, identifierade risken och underrättade kommissionen om den.

2.14. När det gäller Easo fortsätter vi att påpeka det faktum att personalsituationen vid stödkontoret försämrats exponentiellt från slutet av 2017. Merparten av de lediga tjänsterna hade fortfarande inte tillsatts i slutet av 2018. Särskilt allvarligt är att det saknas chefer på administrationsavdelningen. Sammantaget innebär situationen en väsentlig risk för att stödkontoret inte ska kunna fortsätta verksamheten i nuvarande omfattning.

2.15. Echa understryker vi återigen att myndigheten är delvis självfinansierad och tar ut en avgift från varje företag som ansöker om registrering av kemikalier i enlighet med Reach-förordningen När det gällerunderstryker vi återigen att myndigheten är delvis självfinansierad och tar ut en avgift från varje företag som ansöker om registrering av kemikalier i enlighet med Reach-förordningen ( 13 ) . Echa beräknar och fakturerar avgifterna baserat på uppgifter som företagen anger vid ansökan. Vid Echas efterhandskontroller framkom att avsevärda avgiftskorrigeringar behövde göras, men korrigeringarnas totala belopp var inte känt i slutet av 2018. Denna iakttagelse visar på begränsningarna med ett system som i alltför stor utsträckning förlitar sig på de sökandes egna redogörelser.

2.16. När det gäller SRB påpekar vi återigen att bidragen till den gemensamma resolutionsfonden beräknas utifrån information som kreditinstituten lämnar till SRB genom de nationella resolutionsmyndigheterna. Eftersom förordningen om den gemensamma resolutionsmekanismen inte innehåller bestämmelser om en omfattande och enhetlig kontrollram som säkerställer att informationen är tillförlitlig, kontrolleras inte informationen från kreditinstituten. SRB gör dock konsekvenskontroller och analytiska kontroller av informationen. Vi konstaterade också att den metod för beräkning av bidrag som anges i den rättsliga ramen är mycket komplex, vilket medför en risk när det gäller exaktheten. Av sekretesskäl kan SRB inte lämna ut de uppgifter från kreditinstituten som använts för beräkningen av bidragen till fonden, vilket minskar insynen.

2.17. I fråga om GSA uppmärksammar vi återigen det faktum att upphandlingsförfarandet för ett ramavtal om utnyttjandet av satellitnavigeringssystemet Galileo under perioden 2017–2027, till ett belopp av 1,5 miljarder euro, har ifrågasatts av en av anbudsgivarna. Domstolens dom kommer att avgöra lagligheten och korrektheten i upphandlingsförfarandet för ramavtalet och i alla tillhörande specifika kontrakt och framtida betalningar. Byrån redovisade och förklarade ärendet i årsredovisningen för 2018 tillsammans med informationen att 121 miljoner euro, vilket motsvarar 10 % av budgeten för 2018 inbegripet belopp som mottagits genom delegeringsöverenskommelser, har betalats ut enligt ramavtalet.

Ruta 2.1

Årliga revisionsuttalanden om byråernas räkenskaper, intäkter och betalningar 2016–2018

Källa: Revisionsrätten.

Våra iakttagelser om områden som kan förbättras inom 36 byråer

2.18. Utöver uttalandena och tillhörande ”upplysningar av särskild betydelse” och punkter under ”övrigt” har vi också gjort omkring 100 iakttagelser om 36 byråer som rör områden där förbättringar behövs. De flesta iakttagelserna rör brister i offentliga upphandlingsförfaranden, vilket också varit fallet tidigare år.

Förvaltningen av offentlig upphandling är fortfarande det område där det oftast förekommer fel

2.19. Syftet med reglerna för offentlig upphandling är att säkerställa rättvis konkurrens mellan ekonomiska aktörer och att se till att de ekonomiskt mest fördelaktiga inköpen görs med respekt för principerna om öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering.

2.20. Vårt urval för 2018 års revision innehöll ramavtal, specifika kontrakt och direkta kontrakt och omfattade alla byråer. Bland dessa fann vi avtal och kontrakt inom 27 byråer till ett totalt värde av 221 miljoner euro (betalningarna 2018 uppgick till 18 miljoner euro) som hade olika brister i den offentliga upphandlingen. Det är dock bara i ett fall (Easo) som oriktigheterna i förfarandena för offentlig upphandling har lett till ett uttalande med reservation (se punkt 2.10).

Iakttagelser om offentlig upphandling förekommer ofta

2.21. laglighet ( CPVO , Easa , Easo , EIGE , ENCC , ERA , EUIPO , eu-Lisa , Eurojust , Europol , REA och SRB ) noterar vi återkommande När det gäller aspektenoch) noterar vi återkommande ( 14 ) brister i form av överdriven och omotiverad användning av förhandlade upphandlingsförfaranden som inte föregås av ett offentliggjort meddelande om upphandling, felaktigheter i anbudsspecifikationerna, förlängningar av avtal och ökningar av det ursprungliga avtalspriset utanför tillåtna gränser, ekonomiska inkonsekvenser mellan ramavtal och specifika kontrakt samt ingående av avtal trots avsaknad av bevis för att anbudsgivare inte omfattas av uteslutningskriterierna.

Ruta 2.2 Exempel på omotiverad användning av förhandlat upphandlingsförfarande som inte föregås av ett offentliggjort meddelande om upphandling Efter ett förhandlat upphandlingsförfarande som inte föregicks av ett offentliggjort meddelande om upphandling, undertecknade en byrå ett treårigt ramavtal om it-tjänster med ett företag som hade tillhandahållit samma tjänster inom ett tidigare ramavtal. Ramavtalet var på totalt 450 000 euro (150 000 euro per år). Enligt budgetförordningen är ett sådant förenklat förfarande endast tillåtet vid specifika omständigheter, vilket byrån inte kunde styrka.

2.22. sund ekonomisk förvaltning ( Berecbyrån , Cedefop , Cepol , EBA , Echa , EEA , Eiopa , ECNN , Esma , ETF , EUIPO och Frontex ) rör de återkommande När det gäller iakttagelser omoch) rör de återkommande ( 15 ) bristerna ett alltför stort beroende av entreprenörer, externa konsulttjänster och tillfällig arbetskraft, användning av olämpliga tilldelningskriterier samt ingående av avtal – utan skälig motivering – med anbudsgivare som lämnat onormalt låga anbud. Flera byråer har i stor omfattning lagt ut vanlig verksamhet och i vissa fall kärnverksamhet på entreprenad, vilket försvagar den interna expertisen och kontrollen över utförandet av kontraktet. Några byråer har inte säkerställt en lämplig balans mellan tilldelningskriterierna för pris och kvalitet, eftersom priskomponenterna inte ledde till tillräcklig konkurrens. I andra fall tilldelades avtal till anbudsgivare vars priser var betydligt lägre än andras, utan att skälen till de potentiellt onormalt låga anbuden analyserats och utan att de formella och konkreta belägg som krävs för ett sådant undantag inhämtats. I slutändan kan dessa brister hindra att konkurrensen blir rättvis och att upphandlingarna ger bästa valuta för pengarna.

Ruta 2.3 Exempel på beroende av entreprenörer Inom flera ramavtal med ett och samma företag, betalade en byrå 793 000 euro för inköp av olika typer av tjänster (kontors- och sekreterarhjälp, anordnande av evenemang, personalens välbefinnande och integration etc.). Beloppet motsvarar 37 % av den budget för 2018 som inte är lönerelaterad, vilket tyder på att byrån är beroende av externa resurser och av ett företag. Det skapar en risk avseende verksamhetens kontinuitet.

2.23. När det gäller upphandlingsrelaterade iakttagelser som rör interna kontroller ( ECDC , EFCA , EIT , Emsa , ERA och Eurofound ) hänvisar vi till ett interinstitutionellt ramavtal om tillhandahållande och underhåll av it-utrustning som upprättats av kommissionen och används av flera byråer. Villkoren i detta ramavtal var bristfälliga eftersom de tillät inköp av varor och tjänster som inte specifikt nämns i avtalet och som inte omfattats av ett inledande konkurrensförfarande. Det gjorde det också möjligt för entreprenören att ta ut prispåslag på de varor och tjänster som köptes från andra leverantörer. Byråerna har visserligen inte befogenhet att ändra de grundläggande avtalsvillkoren, men vi fann också att deras förhandskontroller inte alltid visade om entreprenören erbjöd den mest fördelaktiga lösningen i fråga om konkurrenskraftiga priser och inte heller om de påslag som entreprenören gjorde var korrekta. De bristfälliga avtalsvillkoren i kombination med de delvis bristfälliga interna kontrollerna garanterade inte att upphandlingarna gav bästa valuta för pengarna. Ramavtalet har sedan dess löpt ut och det efterföljande avtalet är bättre utformat, och därigenom har vår iakttagelse hörsammats.

Åtgärder som bör vidtas 1 Fel som rör offentlig upphandling är fortfarande den vanligaste typen av fel som upptäcks vid våra revisioner. Byråerna uppmuntras att ytterligare förbättra sina förfaranden för offentlig upphandling för att se till att upphandlingarna fullt ut följer gällande regler och ger bästa valuta för pengarna.

Åtgärder som bör vidtas 2 När byråer använder sig av interinstitutionella avtal är de fortfarande ansvariga för tillämpningen av principerna för offentlig upphandling för sina specifika inköp. Byråernas internkontroller måste säkerställa att reglerna följs.

Vissa byråers användning av ramavtal kan begränsa konkurrensen

2.24. Ramavtal är överenskommelser med leverantörer för att fastställa de villkor som ska gälla för specifika köp under avtalets giltighetstid. De används för noggrant definierade varor eller tjänster, men där exakta kvantiteter och leveranstider inte kan anges i förväg. Det främsta skälet till att använda ramavtal är att uppnå administrativ effektivitet och stordriftsfördelar. Emellertid identifierade vi fall (Easa och EUIPO) där användningen av stora ramavtal som omfattar flera olika tjänster orsakade en konkurrensrisk. Så är särskilt fallet när de faktiska tjänster som ska tillhandahållas under avtalets löptid inte tydligt kan specificeras vid den tidpunkt då upphandlingsförfarandena inleds, vilket är typiskt för it- och affärskonsulttjänster.

Ruta 2.4 Exempel på ett ramavtal som saknar specifikationer För upphandlingen av dataanalystjänster för maximalt 5 miljoner euro, valde en byrå att använda ett ramavtal med en enda aktör som ingåtts efter ett öppet förfarande. Men villkoren i ramavtalet var inte tillräckligt specifika för att medge sund konkurrens eftersom de konkreta kraven avseende de tjänster som skulle tillhandahållas ännu inte var kända när upphandlingsförfarandet ägde rum. Enligt tillämpningsföreskrifterna för budgetförordningen, måste under sådana omständigheter den upphandlande myndigheten tilldela ett ramavtal till flera aktörer och ett konkurrensutsatt förfarande användas mellan de utvalda kontraktsparterna för de specifika köpen.

2.25. Ruta 2.5 visar värdet av de ramavtal som undertecknades av byråerna mellan 2015 och 2018. År 2018 tecknade byråerna fleråriga ramavtal till ett totalt värde av cirka 1,1 miljarder euro visar värdet av de ramavtal som undertecknades av byråerna mellan 2015 och 2018. År 2018 tecknade byråerna fleråriga ramavtal till ett totalt värde av cirka 1,1 miljarder euro ( 16 )

Ruta 2.5

Totalt värde av de ramavtal som undertecknades 2015–2018 (miljarder euro)

Källa: EU-byråernas nätverk, revisionsrättens sammanställning.

Åtgärder som bör vidtas 3 Användningen av ramavtal får inte hindra ett rättvist och konkurrensutsatt upphandlingsförfarande. Priskonkurrensen måste ta hänsyn till alla större priskomponenter såsom enhetspriser och motsvarande antal enheter som ska debiteras för specifika tjänster.

Gemensamma upphandlingsförfaranden kan ge effektivitetsvinster och stordriftsfördelar

2.26. ruta 2.6 ). Antalet gemensamma anbudsförfaranden som inletts av EU-organ ökade från 1 till 17 mellan 2014 och 2018, och i slutet av 2018 hade 30 EU-organ deltagit i en eller flera gemensamma upphandlingar EU:s 35 decentraliserade byråer och andra organ tillsammans med EU:s 8 gemensamma företag (EU-organ) strävar också efter ökad administrativ effektivitet och stordriftsfördelar genom ökad användning av gemensamma upphandlingsförfaranden där två eller flera byråer och gemensamma företag som behöver likande tjänster genomför en gemensam upphandling och tillsammans blir ägare av kontraktet (). Antalet gemensamma anbudsförfaranden som inletts av EU-organ ökade från 1 till 17 mellan 2014 och 2018, och i slutet av 2018 hade 30 EU-organ deltagit i en eller flera gemensamma upphandlingar ( 17 ) . Men trots denna lovande utveckling blev inte alla försök till gemensamma upphandlingsförfaranden framgångsrika, till exempel på grund av otillräcklig marknadsanalys.

Ruta 2.6

Stor ökning av antalet gemensamma anbudsförfaranden

Källa: EU-byråernas nätverk, revisionsrättens sammanställning.

Ruta 2.7 Exempel på misslyckade gemensamma upphandlingar På grund av att ingen lämplig marknadsanalys gjordes i fråga om två Europatäckande anbudsförfaranden för telekommunikations- respektive banktjänster fick man inte in några anbud som uppfyllde kriterierna och täckte de nödvändiga lokala marknaderna. Förfarandena misslyckades, vilket ledde till administrativ ineffektivitet. Och trots att två byråer var belägna på samma ort misslyckades ett gemensamt upphandlingsförfarande för deras nya lokaler.

Åtgärder som bör vidtas 4 Byråerna uppmuntras att fortsätta använda gemensamma upphandlingsförfaranden eller interinstitutionella ramavtal i syfte att uppnå effektivitetsvinster och stordriftsfördelar. För nya byråer som EPPO och ELA kan det vara särskilt fördelaktigt att delta i gemensamma upphandlingar i stället för att upprätta egna, fristående avtal. Men innan man inleder gemensamma upphandlingsförfaranden och lägger administrativa resurser på detta, bör en marknadsanalys ge belägg för att ett gemensamt förfarande är genomförbart.

Byråer använder inte alltid tillfälligt anställda och konsulter i enlighet med den rättsliga ramen

2.27. Under 2017 offentliggjorde revisionsrätten en snabbanalys ( 18 ) om hur EU:s institutioner och byråer hade genomfört åtagandet om personalminskningar på 5 % i tjänsteförteckningarna under perioden 2013–2017 (för byråerna 2014–2018). För byråernas del drog vi slutsatsen att minskningen med 5 % hade genomförts, om än med vissa förseningar.

2.28. I detta sammanhang är årets iakttagelser om vissa byråers användning av konsulter och tillfälliga arbetstagare särskilt viktiga. Även om vi inte granskade användningen av extern personal horisontellt för alla byråer, tyder betalningarna i vårt granskningsurval på en trend där extern personal allt oftare kompenserar för bristen på egen personal som är anställd enligt tjänsteföreskrifterna. Ruta 2.8 visar information som samlats in av EU-byråernas nätverk (EUAN) om det ökande antalet it-konsulter som arbetar i byråers och övriga organs lokaler på kontrakt baserade på tids- och resursåtgång och om användningen av tillfälliga arbetstagare inom de 33 byråer som svarade på en enkät i ämnet.

Ruta 2.8

Antalet it-konsulter och tillfälliga arbetstagare (33 byråer)

Källa: EU-byråernas nätverk (EUAN), siffror sammanställda av revisionsrätten.

2.29. Berecbyrån , Chafea , CPVO , Easo , Ercea , Esma , SRB och EUIPO ) fann vi att de använde avtal för tillhandahållande av it- och andra konsulttjänster som formulerades och/eller genomfördes på ett sätt som i praktiken skulle kunna resultera i att personal från bemanningsföretag ställdes till förfogande, snarare än att tydligt specificerade tjänster eller produkter tillhandahölls. Tillhandahållande av tillfälliga arbetstagare får endast ske genom kontrakt med registrerade bemanningsföretag och i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv 2008/104/EG För åtta byråer (och) fann vi att de använde avtal för tillhandahållande av it- och andra konsulttjänster som formulerades och/eller genomfördes på ett sätt som i praktiken skulle kunna resultera i att personal från bemanningsföretag ställdes till förfogande, snarare än att tydligt specificerade tjänster eller produkter tillhandahölls. Tillhandahållande av tillfälliga arbetstagare får endast ske genom kontrakt med registrerade bemanningsföretag och i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv 2008/104/EG ( 19 ) och de specifika regler som medlemsstaterna antog när de införlivade direktivet. Användning av tjänstekontrakt för tillhandahållande av arbetskraft överensstämmer inte med EU:s tjänsteföreskrifter och EU:s sociala och arbetsrättsliga bestämmelser och exponerar dessa byråer för rättsliga risker och anseenderisker.

2.30. Vidare använde sju byråer ( Easo , EBA , Eiopa , EIGE , ECNN , Ercea och SRB ) tillfällig arbetskraft som tillhandahölls av registrerade bemanningsföretag, men de respekterade inte alla bestämmelser i direktivet och respektive nationell lagstiftning, exempelvis när det gäller arbetsvillkoren för tillfälliga arbetstagare.

Åtgärder som bör vidtas 5 Byråerna skulle, tillsammans med budgetmyndigheterna, kunna analysera huruvida användningen av extern personal är kostnadseffektiv jämfört med att använda egen personal som är anställd enligt tjänsteföreskrifterna.

Åtgärder som bör vidtas 6 Där extern personal används måste tillämpliga rättsliga ramar på EU-nivå och nationell nivå följas fullt ut, av principiella skäl men också för att undvika risker för tvistemål och skadat anseende.

Konsulttjänster och andra tjänster vid EUIPO

2.31. Mot bakgrund av omfattningen av EUIPO:s användning av konsulttjänster utförde vi en analys av myndighetens förvaltning av konsulttjänster. Det huvudsakliga kontraktet för konsulttjänster har en volym på 80 miljoner euro för fyra år. Antalet extern personal som tillhandahölls av tjänsteleverantörer inom dessa och liknande kontrakt ökade från cirka 250 år 2011 till som högst 350 år 2014 för att därefter minska till 215 i början av 2018 (motsvarande cirka 20 % av myndighetens anställda enligt tjänsteföreskrifterna).

2.32. Vi noterade att även om delar av de tjänster som levereras inom dessa kontrakt verkligen gäller konsultverksamhet (t.ex. projektförvaltningsstöd och analys av affärsmodeller) gäller en annan del snarare administrativt stöd (t.ex. sekreterartjänster, assistenter som tar fram underlag till rapporter och stöd till intern och extern kommunikationsverksamhet). Den senare delen handlar om köp av arbetskraft eller lån av personal, vilket regleras strikt i europeisk och nationell arbetslagstiftning. Endast registrerade bemanningsföretag har rätt att ställa extern personal till förfogande, och sådana tjänster får inte tillhandahållas av konsultföretag.

En ny ram för intern kontroll håller på att genomföras

2.33. Intern kontroll är tillämplig på all finansiell och icke-finansiell verksamhet och är en process som hjälper en organisation att nå sina mål och fortsätta prestera samtidigt som regler och förordningar respekteras. Internkontrollen ger stöd för välgrundat beslutsfattande, där hänsyn tas till de risker som är förenade med uppnåendet av målen så att dessa kan minskas till acceptabla nivåer genom kostnadseffektiva kontroller. I april 2017 antog kommissionen en reviderad ram för intern kontroll.

2.34. Den nya ramen för intern kontroll är utformad för att ge rimliga garantier avseende uppnåendet av fem mål som anges i budgetförordningarna: 1) verksamhetens ändamålsenlighet, effektivitet och sparsamma användning av medel, 2) rapporteringens tillförlitlighet, 3) skyddet av tillgångar och information, 4) förebyggande, upptäckt, korrigering och uppföljning av bedrägerier och oriktigheter samt 5) fullgod riskhantering med avseende på underliggande transaktioners laglighet och korrekthet. Kontrollramen kompletterar budgetförordningen och syftar till att anpassa normerna för internkontroll till högsta internationella standard som fastställts av Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO).

2.35. Så som var fallet med kommissionens normer för internkontroll, vilka ersätts av ramen för intern kontroll, förväntas anförtrodda organ som byråer genomföra ramen för intern kontroll på samma sätt. I slutet av 2018 hade styrelserna för 29 byråer antagit ramen för intern kontroll, medan 15 byråer rapporterade att den också hade genomförts.

Åtgärder som bör vidtas 7 Alla byråer behöver anta och genomföra kommissionens ram för intern kontroll (2017) för att anpassa normerna för intern kontroll till högsta internationella standard och se till att interna kontroller stöder beslutsfattandet på ett ändamålsenligt och effektivt sätt.

Alla byråer har inte en policy för känsliga befattningar

2.36. Easo , Easme , Echa , EEA , Enisa , Frontex och SRB ) inte har någon policy för att definiera sina känsliga funktioner och tillhörande riskbegränsande åtgärder. Hantering av känsliga funktioner är en standardkomponent i internkontrollen vars syfte är att minska risken för missbruk av makt som delegerats till personal till en acceptabel nivå. Känsliga funktioner är sådana där personal utför arbete som har en tillräcklig grad av självständighet och/eller beslutsbefogenheter för att de, om de skulle vilja, kan missbruka sin makt för egen vinning ( 20 ) . I en ändamålsenlig ram för intern kontroll hanteras de risker som är förknippade med känsliga funktioner med hjälp av riskbegränsande kontroller och regler för omflyttning av personal efter viss tid. Vi fann att sju byråer (och) inte har någon policy för att definiera sina känsliga funktioner och tillhörande riskbegränsande åtgärder.

2.37. Även om byråerna har liknande administrativa strukturer och aktörerna i budgetförvaltningen styrs av liknande budgetförordningar, så tillämpas olika tolkningar av vilka befattningar som bör anses potentiellt känsliga. Ruta 2.9 nedan visar antalet byråer som anser att en specifik befattning är potentiellt känslig.

Ruta 2.9

Potentiellt känsliga befattningar

Källa: Revisionsrätten.

2.38. De viktigaste kontroller som byråer har infört för att begränsa de risker som är förknippade med känsliga befattningar är åtskillnad mellan funktioner och tillämpning av fyra ögon-principen när transaktioner initieras och godkänns. Men en policy för obligatorisk rörlighet för personal som innehar känsliga befattningar finns bara inom en tredjedel av byråerna.

Åtgärder som bör vidtas 8 Byråerna uppmanas att komma överens om vilka befattningar som ska anses känsliga och införa eller anpassa sina policyer för känsliga befattningar för att minska risken för maktmissbruk för personlig vinning.

Det finns utrymme för en mer meningsfull budgetstruktur och rapportering om budgetgenomförandet

2.39. Liksom tidigare år har antalet och omfattningen av delegerings- och bidragsöverenskommelser som ingåtts mellan kommissionen och ett antal byråer ökat ytterligare under 2018. Enligt dessa överenskommelser mottar byråerna medel från kommissionen som är avsedda för utförande av specifika uppgifter för kommissionens räkning.

2.40. Dessa medel blir en del av inkomsterna i de berörda byråernas budgetar (inkomster avsatta för särskilda ändamål), men de får endast användas för de syften som anges i delegeringsöverenskommelserna. Om uppgifter löper över mer än ett år förväntas byråerna behålla den del av medlen som inte använts i slutet av året och använda dem till de återstående uppgifter som ska levereras fram till slutet av överenskommelsen. Först då måste återstående medel återföras till kommissionen. Därför ska dessa medel inte tas med i beräkningen av byråernas ”egna” årliga budgetutfall i årsredovisningen. De flesta byråer lägger in en korrigerande siffra i detta syfte vid beräkningen av budgetutfallet. Men mot bakgrund av det ökade antalet och omfattningen av dessa överenskommelser ser vi ett behov av en mer övergripande och standardiserad redovisning av inkomster avsatta för särskilda ändamål och tillhörande utgifter för beräkningen av byråernas budgetutfall.

Åtgärder som bör vidtas 9 För att öka insynen i budgetrapporteringen uppmuntras byråer som genomför inkomster avsatta för särskilda ändamål att i årsredovisningen införa en standardiserad översikt som visar alla inkomster avsatta för särskilda ändamål och tillhörande utgifter för varje delegeringsöverenskommelse med kommissionen.

2.41. Vidare är de planeringsförfaranden som används inom alla byråer och som resulterar i årliga och fleråriga arbetsprogram (eller samlade programplaneringsdokument) aktivitetsbaserade. För var och en av aktiviteterna måste de specifika arbetsprogrammen innehålla information om planerade resurser (mänskliga och finansiella). Vi noterade dock att alla byråers offentliggjorda budgetar presenteras per utgiftstyp (personalutgifter, administrativa utgifter och driftsutgifter, se ruta 1.5 i kapitel 1 ) och inte per aktivitet. Det gör att det inte går att se vilka resurser som används till olika aktiviteter.

Åtgärder som bör vidtas 10 Ett offentliggörande av byråernas budgetar per verksamhet skulle göra att resurserna kunde kopplas samman med de aktiviteter de används för.

Det finns risk för att registrerings- och serviceavgifter inte beräknas korrekt

2.42. Ett antal byråer ( CdT , CPVO , Easa , EBA , Echa , Eiopa , EMA , Esma , EUIPO och SRB ) uppbär intäkter från service- eller registreringsavgifter som tas ut av ekonomiska aktörer (se kapitel 1, rutorna 1.3 och 1.4 ). Vi noterade risker när det gäller korrekt beräkning av sådana avgifter.

2.43. Echa tar ut en avgift från alla företag som ansöker om registrering av kemikalier tar ut en avgift från alla företag som ansöker om registrering av kemikalier ( 21 ) , som beror på företagens storlek (mikroföretag, små, medelstora eller stora företag) och på volymen av de kemikalier (olika tröskelvärden) som registreras. Baserat på de kontroller som Echa själv gör sedan 2011 och som hittills slutförts, hade cirka 52 % av de kontrollerade företag som hävdade att de var mikroföretag eller små eller medelstora företag (11 % av alla företag) angett en felaktig storlekskategori, vilket resulterade i lägre avgifter ( 22 ) . Även om myndigheten har gjort stora framsteg med att återvinna felaktigt låga avgifter och administrativa avgifter som förfallit, innebär kontrollarbetet för att identifiera och korrigera de här fallen fortfarande en stor arbetsbörda. Dessutom utgör mängden kemikalier som ska registreras en viktig del i beräkningen av registreringsavgifterna. Echa har dock inga rättigheter att kontrollera att dessa mängder stämmer, utan det vilar på medlemsstaterna.

2.44. De avgifter som Esma tar ut av kreditvärderingsinstitut baseras på varje enskild rättslig enhets inkomster, och inte på inkomsterna för en grupp eller en grupp av närstående enheter. En lucka i den tillhörande avgiftsförordningen skapar en halvt legitim möjlighet att minska eller undvika avgifter genom att föra över inkomster från kreditvärderingsinstitut som omfattas av EU:s jurisdiktion till deras närstående enheter utanför EU. Myndigheten tillämpade förordningen korrekt, identifierade risken och underrättade kommissionen om den.

2.45. Kreditinstitutens bidrag till den gemensamma resolutionsfonden som förvaltas av SRB beräknas utifrån information som kreditinstituten lämnar till SRB genom de nationella resolutionsmyndigheterna. Eftersom förordningen om den gemensamma resolutionsmekanismen inte innehåller bestämmelser om en omfattande och enhetlig kontrollram som säkerställer att informationen är tillförlitlig, kontrolleras inte informationen från kreditinstituten. SRB gör dock konsekvenskontroller och analytiska kontroller av informationen. Den metod för beräkning av bidrag som anges i den rättsliga ramen är dessutom mycket komplex, vilket medför en risk när det gäller exaktheten. Av sekretesskäl kan SRB inte lämna ut de uppgifter från kreditinstituten som använts för beräkningen av bidragen till fonden, vilket minskar insynen.

Åtgärder som bör vidtas 11 De berörda byråerna uppmanas att rådgöra med kommissionen om huruvida den rättsliga ramen behöver justeras för att se till att avgifterna beräknas på korrekt information som återspeglar den ekonomiska verkligheten.

Byråerna följer upp tidigare års granskningsresultat

2.46. Vi lämnade en lägesrapport om de uppföljande åtgärder som byråerna har vidtagit som svar på iakttagelser från tidigare år. Av ruta 2.10 framgår att korrigerande åtgärder i de flesta fall hade avslutats eller pågick 2018 för de 223 iakttagelser som inte hade åtgärdats i slutet av 2017. Av de 107 iakttagelser som inte hade åtgärdats eller där åtgärder pågick, låg de nödvändiga korrigerande åtgärderna för 13 iakttagelser inte (helt) inom byråns (egen) kontroll.

Ruta 2.10

Byråernas åtgärder för att följa upp tidigare års iakttagelser

Källa: Revisionsrätten.

2.47. Vid förra årets revision granskade vi byråernas redovisningsmiljöer, som är en viktig del i utarbetandet av tillförlitliga räkenskaper. Vi gjorde iakttagelser om räkenskapsförarnas oberoende i utförandet av sina uppgifter för 13 byråer. Till följd av revisionsrättens iakttagelser åtgärdade de flesta byråerna problemet 2018, med två undantag ( Eacea och Efsa ). En liknande trend observerades för de (om)valideringar som fortfarande behövde göras av redovisningssystemen. Samtliga sju byråer för vilka vi rapporterade ett sådant behov 2018 hade slutfört korrigerande åtgärder under 2018.

2.48. Goda framsteg har också gjorts när det gäller införandet av e-upphandling. Såsom rapporterades förra året lanserade kommissionen sina verktyg för elektronisk fakturering (e-fakturering) 2010, för elektroniskt offentliggörande av dokument i samband med meddelanden om upphandling i EU:s officiella tidning (e-upphandling) 2011 och för elektronisk inlämning av anbud (e-inlämning) 2015. Ruta 2.11 nedan visar de framsteg som gjorts med införandet av verktygen i slutet av 2018.

Ruta 2.11

E-upphandling håller på att införas

Källa: Revisionsrätten.

2.49. Vissa framsteg gjordes under 2018 när det gäller införandet av SYSPER II, det verktyg för personalförvaltning som utvecklats av kommissionen. Ruta 2.12 nedan visar att ytterligare fem byråer tecknade avtal om verktyget 2018. Kommissionen rapporterade om gott samarbete med byråerna i allmänhet. Men eftersom projektet är komplext och varje byrå har sina specifika egenskaper varierar framstegen med införandet av SYSPER II. En del byråer har svårt att avsätta de resurser som krävs för projektet och har därför blivit försenade.

Ruta 2.12

Införandet av personalförvaltningsverktyget Sysper II

Källa: Revisionsrätten.

Alla byråer omfattas inte av samma budgetförfarande och förfarande för beviljande av ansvarsfrihet

2.50. Till skillnad från övriga byråer beviljas den helt självfinansierade decentraliserade byrån EUIPO ansvarsfrihet av sin budgetkommitté och inte av Europaparlamentet och rådet (se kapitel 1, punkterna 1.23 och 1.24 ). På liknande sätt ansvarar styrelserna för de andra två helt självfinansierade byråerna SRB och CPVO för det årliga budgetförfarandet och förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet. De olika förfarandena anges i deras respektive inrättandeförordningar.

2.51. Det här är självfinansierade byråer och organ vars budgetar inte är en del av unionens allmänna budget, men deras inkomster härrör från offentlig myndighetsutövning baserad på EU-lagstiftning. Därför har revisionsrätten konsekvent hävdat att samma principer om ansvarsskyldighet och öppenhet bör tillämpas på alla EU-relaterade organ. När det gäller EUIPO uttrycktes oro över myndighetens förfarande för beviljande av ansvarsfrihet för budgeten i revisionsrättens yttranden från 2015 ( 23 ) och 2019 ( 24 ) . För SRB ( 25 ) och CPVO ( 26 ) uttryckte revisionsrätten också sin oro i yttranden från 2015.

GRANSKNINGSRESULTAT I ANDRA PUBLIKATIONER INRIKTADE PÅ BYRÅER SOM REVISIONSRÄTTEN HAR OFFENTLIGGJORT

Revisionsrättens särskilda rapport nr 29/2018: Eiopa bidrog på ett viktigt sätt till tillsyn och stabilitet i försäkringssektorn, men viktiga utmaningar återstår

2.52. Eiopa inrättades 2011 till följd av reformen av tillsynen över EU:s finanssektor efter finanskrisen 2007–2008. Eiopa fungerar som ett oberoende rådgivande organ för Europeiska kommissionen, Europaparlamentet och rådet.

2.53. I en särskild revision, som utfördes utöver vår årliga finans- och regelefterlevnadsrevision av Eiopa, undersökte vi om myndigheten på ett ändamålsenligt sätt bidrar till tillsyn och finansiell stabilitet i försäkringssektorn. Vi analyserade i synnerhet Eiopas åtgärder på området tillsyn och enhetlighet i tillsynen (samarbete med behöriga nationella myndigheter, deras arbete med interna modeller och gränsöverskridande verksamhet), 2016 års stresstest av försäkringssektorn och huruvida Eiopas resurser och styrning är lämpliga.

2.54. Vår övergripande slutsats var att Eiopa på ett bra sätt har utnyttjat en rad olika verktyg för att stödja enhetlighet i tillsynen och finansiell stabilitet. Det finns dock fortfarande avsevärda utmaningar som måste hanteras av Eiopa själv, av nationella tillsynsmyndigheter och av lagstiftare, till exempel i samband med översyner av de europeiska tillsynsmyndigheterna och Solvens II. Vi rekommenderade också att Eiopa för att förbättra effektiviteten och ändamålsenligheten i sina åtgärder bör förstärka de personalresurser som arbetar med tillsyn.

2.55. Slutsatserna av revisionen i sin helhet med tillhörande rekommendationer och myndighetens svar presenteras i särskild rapport nr 29/2018 som finns på vår webbplats eca.europa.eu.

Revisionsrättens särskilda årsrapport i enlighet med artikel 92.4 i förordning (EU) 806/2014 om eventuella ansvarsförbindelser som uppstått till följd av den gemensamma resolutionsnämndens, rådets och kommissionens utförande av sina uppgifter enligt den förordningen när det gäller budgetåret 2017

2.56. I enlighet med artikel 92.4 i förordningen om den gemensamma resolutionsmekanismen granskar vi varje år eventuella ansvarsförbindelser som uppstår till följd av den gemensamma resolutionsnämndens, kommissionens och rådets utförande av sina uppgifter enligt den förordningen.

2.57. Slutsatserna av revisionen för budgetåret 2017 med tillhörande rekommendationer och Gemensamma resolutionsnämndens svar presenteras i den särskilda årsrapporten som finns på vår webbplats eca.europa.eu.

Andra av revisionsrättens särskilda rapporter som också berör en eller flera byråer

2.58. Utöver de granskningsrapporter som specifikt avser byråerna offentliggjorde vi också ett antal särskilda rapporter under 2018 om genomförandet av EU:s lagstiftning som berörde ett antal byråer ( ruta 2.13 ).

Ruta 2.13

Andra av revisionsrättens särskilda rapporter som också berör byråer

Källa: Revisionsrätten.

SVAR FRÅN EU-BYRÅERNAS NÄTVERK

Byråerna uppskattar revisionsrättens positiva slutsatser om tillförlitligheten i räkenskaperna och de underliggande transaktionerna.

2.21, 2.22 och 2.28. Nätverket vill framhålla att iakttagelserna på området ekonomisk förvaltning, internkontroller i samband med upphandling och upphandling av tillfälliga tjänster avser mycket olika typer av fall och skiljer sig åt mellan byråerna. Nätverket hänvisar därför till byråernas enskilda svar i kapitel 3.

2.29. EU-byråerna måste ingå kontrakt för tillfälliga arbetstagare/personal från bemanningsföretag i enlighet med EU:s tillämpliga finansiella regler och den relevanta nationella lagstiftning som införlivar direktiv 2008/104/EG om arbetstagare som hyrs ut av bemanningsföretag. De bemanningsföretag som har avtal med EU-byråerna måste uppfylla villkoren i den nationella lagstiftningen (som införlivar relevant EU-lagstiftning) när det gäller anställningskontrakt för tillfälligt arbete som ingås med varje tillfällig arbetstagare och kan bli föremål för eventuella tvister som rör deras tillämpning. Denna skyldighet anges vanligen i det (standardiserade) tjänstekontrakt som ingås mellan EU-byrån och bemanningsföretaget.

2.31. Myndigheten har en strikt uppdelning mellan personal och externa resurser och begreppet extern personal existerar därför inte vid EUIPO. Dessutom upphandlar myndigheten främst externa tjänster enligt metoden med fasta priser. Antalet resurser är därför ingen bra indikator. Vidare har budgeten för konsulttjänster stadigt minskat under de senaste åren.

2.32. När det gäller användningen av ramavtalet för tjänster som kan förefalla vara av administrativ karaktär anser vi inte att detta kan betraktas som ”personal som lånas ut”. Vår allmänna policy är att sådant administrativt stöd anlitas för specifika projekt och inte för kärnverksamheten. Användningen av personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna för tillhandahållande av administrativt stöd utanför de specifika projekten är begränsad till personal från bemanningsföretag (tillfälliga arbetstagare).

2.37. Nätverket vill understryka att det åtagit sig att anpassa policyerna. I den aktuella frågan (potentiellt känslig befattning) bör en eventuell anpassning noga övervägas när det gäller att identifiera möjliga känsliga befattningar samt vilka och hur stora risker dessa är förenade med. De motverkande åtgärder som kan betraktas som nödvändiga/proportionerliga för att hantera dessa risker beror i allt väsentligt på faktorer som byråns storlek och/eller mandatets/kärnverksamhetens karaktär och omfattning. En icke-proportionerlig harmonisering eller universallösning bör undvikas, framför allt eventuell användning/tillämpning av ”obligatorisk rörlighet” för vissa på förhand identifierade befattningar. En sådan åtgärd bör alltid vara beroende av den faktiska bedömningen av dess proportionalitet och effektivitet i förhållande till varje byrå och de faktiska riskerna bör beaktas, liksom i vilken grad åtgärden skulle kunna inverka negativt på byråns normala verksamhet.

2.50 och 2.51. Myndigheten vill framhålla lagstiftarnas beslut som bekräftades under den senaste lagstiftningsreformen. Enligt artikel 176.2 i Europaparlamentets och rådets förordning av den 14 juni 2017 om EU-varumärken ska budgetkommittén bevilja immaterialrättsmyndighetens verkställande direktör ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten . Denna ansvarsfrihet bygger i hög grad på revisionsrättens årsrapporter.

KAPITEL 3

Revisionsförklaringar och andra granskningsresultat som är specifika för enskilda byråer

3.1. INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

Grund för uttalandena

3.1.1. Vi utförde vår revision i enlighet med de internationella revisionsstandarder (ISA) och etiska riktlinjer som fastställts av IFAC och de internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai) som fastställts av Intosai. I avsnittet ”Revisorns ansvar …” beskrivs vilket ansvar vi har enligt dessa standarder. Vi är oberoende, i överensstämmelse med de etiska riktlinjerna för yrkesutövande revisorer som utfärdats av International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA:s etikkod) och de etiska krav som är relevanta för vår revision, och vi har fullgjort vårt etiska ansvar i övrigt i enlighet med dessa krav och IESBA:s etikkod. Vi anser att vi har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för vårt uttalande.

Ledningens och styrelsens ansvar

3.1.2. I enlighet med artiklarna 310–325 i EUF-fördraget och byråernas budgetförordningar ansvarar ledningarna för att upprätta och lägga fram räkenskaperna på grundval av internationellt vedertagna redovisningsstandarder för den offentliga sektorn och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. I detta ingår att utforma, införa och upprätthålla den internkontroll som är relevant när det gäller att upprätta och lägga fram årsredovisningar som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel. Ledningen ska också se till att de verksamheter, ekonomiska transaktioner och uppgifter som presenteras i årsredovisningen följer regelverket. Byråernas ledningar har det slutliga ansvaret för att de transaktioner som ligger till grund för byråernas räkenskaper är lagliga och korrekta.

3.1.3. När räkenskaperna upprättas är det ledningens ansvar att bedöma byråns förmåga att fortsätta verksamheten, upplysa om frågor som rör dess status när det gäller fortsatt drift och använda antagandet om fortsatt drift som grund för räkenskaperna, såvida ledningen inte har för avsikt att antingen avveckla enheten eller att upphöra med verksamheten eller inte har något annat realistiskt alternativ än att göra något av detta.

3.1.4. Styrelserna ansvarar för tillsynen över byråernas process för finansiell rapportering.

Revisorns ansvar för revisionen av räkenskaperna och de underliggande transaktionerna

3.1.5. Vårt mål är att uppnå rimlig säkerhet om huruvida byråernas räkenskaper innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta samt att på grundval av revisionen lämna revisionsförklaringar om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet till Europaparlamentet och rådet eller andra ansvarsfrihetsbeviljande myndigheter. Rimlig säkerhet är en hög grad av säkerhet men ingen garanti för att väsentliga felaktigheter eller bristande efterlevnad alltid upptäcks vid revisionen. Dessa kan ha sin grund i oegentligheter eller fel och betraktas som väsentliga om de enskilt eller tillsammans rimligen kan förväntas påverka de ekonomiska beslut som användare fattar med grund i räkenskaperna.

3.1.6. När det gäller intäkter granskar vi bidragen från kommissionen eller samarbetsländerna och bedömer byråernas förfaranden för att ta ut avgifter och uppbära eventuella andra intäkter.

3.1.7. När det gäller kostnader granskar vi betalningstransaktioner när kostnaderna har uppkommit, bokförts och godkänts. Revisionen omfattar alla betalningar (även dem som avser inköp av tillgångar) som inte är förskott vid den tidpunkt de görs. Förskott granskas när mottagarna av medel har lämnat underlag som visar att de använts på rätt sätt och byrån har godkänt underlagen och reglerat förskottsbetalningen, antingen samma år eller senare.

3.1.8. I enlighet med ISA och Issai tillämpar vi professionellt omdöme och är professionellt skeptiska under hela revisionen. Vi gör också följande: — Identifierar och bedömer riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte följer Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel, utformar och utför granskningsåtgärder för att hantera dessa risker och inhämtar tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för våra uttalanden. Risken för att väsentliga felaktigheter eller väsentlig bristande efterlevnad som beror på oegentligheter inte upptäcks är större än om de beror på fel, eftersom det vid oegentligheter kan handla om maskopi, förfalskning eller uppsåtlig underlåtenhet eller att man har satt sig över den interna kontrollen. — Skaffar oss en förståelse av de interna kontroller som är relevanta för revisionen i syfte att utforma granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna, men inte i syfte att göra ett uttalande om effektiviteten i de interna kontrollerna. — Utvärderar ändamålsenligheten i de redovisningsprinciper som har använts och rimligheten i ledningens uppskattningar i redovisningen och därmed sammanhängande upplysningar. — Kommer, med grund i de inhämtade revisionsbevisen, fram till en slutsats om huruvida ledningens användning av antagandet om fortsatt drift är riktigt och huruvida det finns någon väsentlig osäkerhetsfaktor som avser sådana händelser eller förhållanden som kan leda till betydande tvivel om en byrås förmåga att fortsätta verksamheten. Om vi kommer fram till att det finns en väsentlig osäkerhetsfaktor, är vi skyldiga att hänvisa till därmed sammanhängande upplysningar i räkenskaperna i vår granskningsrapport eller, om upplysningarna inte är korrekta, modifiera vårt uttalande. Våra slutsatser baseras på de revisionsbevis som vi har inhämtat fram till datumet för vår granskningsrapport. Men framtida händelser eller förhållanden kan förorsaka att enheten inte längre kan fortsätta verksamheten. — Utvärderar räkenskapernas och de tillhörande upplysningarnas övergripande presentation, struktur och innehåll, och om räkenskaperna återger de underliggande transaktionerna och händelserna på ett sätt som gör att en rättvisande bild erhålls. — Inhämtar tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis avseende byråernas finansiella information för att kunna göra ett uttalande om räkenskaperna och de underliggande transaktionerna. Vi är ansvariga för styrningen, övervakningen och utförandet av revisionen. Vi är ensamma ansvariga för vårt revisionsuttalande. — Vi har, i tillämpliga fall, beaktat det revisionsarbete som en oberoende extern revisor har utfört avseende byråernas räkenskaper i enlighet med artikel 208.4 i EU:s budgetförordning (27). Vi informerar ledningen om bland annat revisionens planerade inriktning och omfattning samt tidpunkt för revisionen och viktiga granskningsresultat, inbegripet betydande brister i de interna kontrollerna som vi har identifierat under vår revision. Bland de förhållanden som vi har informerat byråerna om fastställer vi vilka som var av störst betydelse vid vår revision av räkenskaperna och som därför utgör områden av särskild betydelse för revisionen. Vi beskriver dessa förhållanden i vår granskningsrapport, såvida inte lagstiftning eller förordningar förbjuder offentliggörande av upplysningarna i fråga, eller vi, under synnerligen ovanliga omständigheter, beslutar att inte informera om ett förhållande i vår rapport därför att de negativa konsekvenserna av det rimligen kan förväntas bli större än fördelarna för allmänintresset med offentliggörandet.

Byråer som finansieras under rubrik 1a i den fleråriga budgetramen – Konkurrenskraft för tillväxt och sysselsättning

3.2. BYRÅN FÖR SAMARBETE MELLAN ENERGITILLSYNSMYNDIGHETER (ACER)

INLEDNING

3.2.1. byrån ) ligger i Ljubljana och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 713/2009 Byrån för samarbete mellan energitillsynsmyndigheter (Acer, nedan kallad) ligger i Ljubljana och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 713/2009 ( 28 ) . Byråns viktigaste uppgift är att bistå de nationella tillsynsmyndigheterna att på unionsnivå utöva de tillsynsuppgifter som utförs i medlemsstaterna och vid behov samordna deras verksamhet. Genom förordningen om integritet och öppenhet på grossistmarknaden för energi (Remit-förordningen) ( 29 ) fick byrån fler ansvarsområden, tillsammans med nationella tillsynsmyndigheter, som gäller övervakningen av den europeiska grossistmarknaden för energi.

3.2.2. Tabellen visar nyckeltal för byrån visar nyckeltal för byrån ( 30 ) Tabell Nyckeltal för byrån 2017 2018 Budget (miljoner euro) (31) 13 14 Personalstyrka den 31 december (32) 91 90 Källa: Budgeten som offentliggjorts i EUT.

REVISIONSRÄTTENS REVISIONSFÖRKLARING TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET – OBEROENDE REVISORNS RAPPORT

UTTALANDE 3.2.3. Vi har granskat a) byråns räkenskaper, som består av årsredovisningen (33) och rapporterna om budgetgenomförandet (34) för det budgetår som slutade den 31 december 2018, b) lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna, i enlighet med bestämmelserna i artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget). Räkenskapernas tillförlitlighet Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 3.2.4. Vi anser att byråns räkenskaper för det år som slutade den 31 december 2018 i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av dess finansiella ställning per den 31 december 2018, det finansiella resultatet, kassaflödena och förändringar i nettotillgångarna för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med dess budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare. De baseras på internationellt vedertagna redovisningsstandarder för den offentliga sektorn. Lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna Intäkter Uttalande om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för räkenskaperna 3.2.5. Vi anser att de intäkter som ligger till grund för räkenskaperna för det år som slutade den 31 december 2018 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta. Betalningar Uttalande om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för räkenskaperna 3.2.6. Vi anser att de betalningar som ligger till grund för räkenskaperna för det år som slutade den 31 december 2018 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta.

INFORMATION OM RAPPORTER FRÅN TJÄNSTEN FÖR INTERNREVISION

3.2.7. År 2018 utfärdade kommissionens tjänst för internrevision en granskningsrapport om it-säkerhet vid Acer och informationssäkerhet på Remit-området ( 35 ) . Byrån har utarbetat en åtgärdsplan för några områden som skulle kunna förbättras.

UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS IAKTTAGELSER

3.2.8. En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens iakttagelser från tidigare år finns i bilagan .

BILAGA

Uppföljning av tidigare års iakttagelser

År Revisionsrättens iakttagelser Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/Ej tillämpligt) 2014 Det finns ännu ingen Europaskola i Slovenien, vilket anges i värdlandsavtalet. Har genomförts 2016 Byrån bör överväga att införa differentierade budgetanslag som bättre speglar verksamhetens flerårighet. Pågår 2017 Trots betydande ändringar av redovisningsmiljön gjordes den senaste valideringen av redovisningssystemet 2011. Har genomförts 2017 Byråns anläggning för katastrofåtervinning av data ligger på samma plats som originaldata. Pågår 2017 Byrån har inte utfört någon övergripande analys av konsekvenserna av Brexit. Har genomförts 2017 Byrån offentliggör meddelanden om lediga tjänster på sin egen webbplats och i sociala medier, men vanligtvis inte på Europeiska rekryteringsbyråns (Epso) webbplats (36). Pågår 2017 E-upphandling: i slutet av 2017 hade byrån ännu inte infört något av de it-verktyg som kommissionen har tagit fram (37). Pågår

BYRÅNS SVAR

Byrån för samarbete mellan energitillsynsmyndigheter (Acer) har tagit del av revisionsrättens rapport.

3.3. BYRÅN FÖR STÖD TILL BEREC (BERECBYRÅN)

INLEDNING

3.3.1. byrån ) ligger i Riga och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2018/1971 Byrån för stöd till Berec (Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation) (Berecbyrån, nedan kallad) ligger i Riga och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2018/1971 ( 38 ) , som ersatte Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1211/2009 ( 39 ) . Byråns viktigaste uppgift är att ge Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation (Berec) administrativt och sakkunnigt stöd, att under vägledning av tillsynsnämnden samla in och analysera information om elektronisk kommunikation och att till nationella regleringsmyndigheter sprida bästa praxis, såsom gemensamma strategier, metoder eller riktlinjer för genomförande av EU-regelverket.

3.3.2. Tabellen visar nyckeltal för byrån visar nyckeltal för byrån ( 40 ) Tabell Nyckeltal för byrån 2017 2018 Budget (miljoner euro) (41) 4 4 Personalstyrka den 31 december (42) 27 27 Källa: Uppgifter från byrån.

REVISIONSRÄTTENS REVISIONSFÖRKLARING TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET – OBEROENDE REVISORNS RAPPORT

UTTALANDE 3.3.3. Vi har granskat a) byråns räkenskaper, som består av årsredovisningen (43) och rapporterna om budgetgenomförandet (44) för det budgetår som slutade den 31 december 2018, b) lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna, i enlighet med bestämmelserna i artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget). Räkenskapernas tillförlitlighet Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 3.3.4. Vi anser att byråns räkenskaper för det år som slutade den 31 december 2018 i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av dess finansiella ställning per den 31 december 2018, det finansiella resultatet, kassaflödena och förändringar i nettotillgångarna för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med dess budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare. De baseras på internationellt vedertagna redovisningsstandarder för den offentliga sektorn. Lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna Intäkter Uttalande om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för räkenskaperna 3.3.5. Vi anser att de intäkter som ligger till grund för räkenskaperna för det år som slutade den 31 december 2018 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta. Betalningar Uttalande om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för räkenskaperna 3.3.6. Vi anser att de betalningar som ligger till grund för räkenskaperna för det år som slutade den 31 december 2018 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta.

3.3.7. Iakttagelserna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande.

IAKTTAGELSER OM TRANSAKTIONERNAS LAGLIGHET OCH KORREKTHET

3.3.8. Den 4 maj 2018 undertecknade byrån ett ramavtal med ett företag om tillhandahållande av kontors- och sekreterartjänster under fyra år och för högst 433 000 euro (betalningar 2018: 27 655 euro). Från juni 2018 arbetade i genomsnitt fyra personer från det företaget på Berecbyrån förutom byråns 24 egna anställda. Utlåning av personal (tillfälliga arbetstagare) kan endast ske genom kontrakt med godkända bemanningsföretag och i enlighet med direktiv 2008/104/EG och de specifika regler som medlemsstaterna antog när de införlivade direktivet. Användningen av detta tjänstekontrakt för tillhandahållande av arbetskraft följer inte EU:s tjänsteföreskrifter och EU:s sociala och arbetsrättsliga bestämmelser och exponerar byrån för rättsliga risker och anseenderisker.

IAKTTAGELSER OM SUND EKONOMISK FÖRVALTNING OCH RESULTAT

3.3.9. Under 2018 och inom ramen för flera ramavtal med ett och samma företag, bland annat det kontrakt som nämns ovan, betalade byrån 793 000 euro för inköp av olika typer av tjänster (kontors- och sekreterarhjälp, anordnande av evenemang, personalens välbefinnande och integration etc.). Beloppet motsvarar 37 % av den budget för 2018 som inte är lönerelaterad, vilket tyder på att byrån är beroende av externa resurser och av ett företag, vilket skapar en risk avseende verksamhetens kontinuitet. Byrån bör se till att personalbehoven täcks på ett lagenligt sätt, antingen genom att rikta en begäran om tjänstemän till budgetmyndigheten, eller genom att lagligt och regelbundet använda tillfälliga arbetstagare.

3.3.10. Byrån inledde 2018 en anbudsinfordran om ett treårigt ramavtal om utveckling och underhåll/support av ett mätverktyg för nätneutralitet med ett uppskattat marknadsvärde på 240 000 euro. Tilldelningskriterium var det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som byggde på ett förhållande 70 %/30 % mellan kvalitet och pris. Alla tre inkomna anbud klarade gränsen för lägsta kvalitet. Den anbudsgivare som fick kontraktet föreslog ett pris som låg 59 % under det uppskattade kontraktsbeloppet och 51 % under genomsnittet för de två andra anbuden. Kontraktet tilldelades utan att byrån bad den vinnande anbudsgivaren förklara det potentiellt onormalt låga anbudet. Under 2018 uppgick betalningarna inom kontraktet till 16 745 euro. Vid potentiellt onormalt låga anbud bör byrån begära och analysera orsakerna till detta för att säkerställa att anbuden är hållbara.

INFORMATION OM RAPPORTER FRÅN TJÄNSTEN FÖR INTERNREVISION

3.3.11. År 2018 utfärdade kommissionens tjänst för internrevision en granskningsrapport om planering, budgetering, verksamhetsövervakning och rapportering vid Berecbyrån ( 45 ) . Byrån och tjänsten för internrevision har enats om en plan för korrigerande åtgärder.

UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS IAKTTAGELSER

3.3.12. En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens iakttagelser från tidigare år finns i bilagan .

BILAGA

Uppföljning av tidigare års iakttagelser

År Revisionsrättens iakttagelser Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/Ej tillämpligt) 2014 Eftersom det saknas överenskommelser med Eftaländer bidrar dessa länder inte till budgeten. Har genomförts 2016 Enligt byråns inrättandeförordning krävs inga regelbundna externa resultatutvärderingar. Har genomförts 2017 Det saknades motivering till fyra översättningsbeställningar. Ej tillämpligt 2017 Trots betydande förändringar hade ingen omvalidering av byråns redovisningssystem gjorts sedan 2013. Har genomförts 2017 Byrån undertecknade åtaganden för ett utbildningsevenemang som planerades till slutet av mars 2018, vilket stred mot principen om budgetens ettårighet. Ej tillämpligt 2017 Upphandlingsförfarandet för att ingå ett fyraårigt ramavtal för tjänster med prioritetsordning för organisation och planering av evenemang säkerställde inte att det rådde tillräcklig priskonkurrens, och avtalet kanske inte motsvarar det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Ej tillämpligt 2017 E-upphandling: i slutet av 2017 hade byrån infört e-upphandling för vissa förfaranden, men inte e-fakturering och e-inlämning. Pågår 2017 Byrån har inte utfört någon övergripande analys av konsekvenserna av Brexit. Har genomförts

BYRÅNS SVAR

3.3.8. För att de resurser som krävdes för att öka det yrkesmässiga stödet till Berec skulle tilldelas begärde Berecbyråns förvaltningskommitté att byrån skulle överväga olika alternativ för utkontraktering av löpande och rutinmässiga uppgifter. Efter ett öppet anbudsförfarande ingick Berecbyrån ett ramkontrakt om tillhandahållande av kontors- och sekreterartjänster till byrån, vilka skulle garanteras under hela kontraktets löptid. Detta skiljer sig från användningen av tillfälliga arbetstagare. Vi vill betona att enligt kravspecifikationerna som bifogas ramkontraktet är uppdragstagaren skyldig att följa gällande EU-regelverk och det nationella regelverket.

3.3.9. Berecbyrån noterar revisionsrättens betänkligheter och kommer såsom föreslagits att rikta de spörsmål som rör tjänsteförteckningen till budgetmyndigheten. Vi vill understryka att alla nämnda kontrakt ingicks efter ett öppet upphandlingsförfarande och att andra företag hade möjligheten att delta. Tyvärr kan den lokala konkurrensen om den typ av tjänster som avses vara mycket begränsad och utländska företag är inte nödvändigtvis intresserade. När det gäller de viktigaste tjänsterna strävar byrån vanligen efter att ingå ramkontrakt med flera rangordnade tjänsteleverantörer för att säkerställa driftskontinuiteten i händelse av att den första uppdragstagaren inte skulle tillhandahålla tjänsterna. För närvarande är de uppgifter som anförtros åt den berörda uppdragstagaren av administrativ karaktär.

3.3.10. Det var inte förrän 2018 som Berecbyrån fick särskilda riktlinjer om onormalt låga anbudspriser. Prisanbuden i upphandlingen i fråga kontrollerades mot de detaljerade tekniska anbuden och den upphandlande myndigheten ansåg att det vinnande anbudet var skäligt. Efter kommentarerna från revisorerna noterade Berecbyrån revisionsrättens iakttagelse och införde definitionen av onormalt lågt anbudspris (30 % lägre än det uppskattade kontraktsbeloppet) i sin interna upphandlingshandbok.

3.4. EUROPEISKA CENTRUMET FÖR UTVECKLING AV YRKESUTBILDNING (CEDEFOP)

INLEDNING

3.4.1. centrumet ) ligger i Thessaloniki och inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 337/75) Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop, nedan kallat) ligger i Thessaloniki och inrättades genom