Rapport

om årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2001, samt fondens svar

(2002/C 326/08)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75(1), ändrad genom artikel 1.3 i rådets förordning (EEG) nr 1947/93(2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 18 i rådets förordning (EEG) nr 1417/76(3), ändrad genom artikel 1.16 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93(4), har fondens budget genomförts under styrelsens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(5) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 65-68 i rådets förordning (EEG) nr 1417/76, ändrade genom artikel 1.52-1.55 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

5. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(6).

6. De tillgängliga anslagen(7) för budgetåret uppgår till 18,9 miljoner euro, varav 15,3 miljoner euro beviljats under budgetåret i fråga och 3,5 miljoner euro överförts från det föregående budgetåret.

7. Åtaganden har ingåtts för 15,2 miljoner euro av anslagen för budgetåret 2001 och betalningar har gjorts för 11,6 miljoner euro. Resterande anslag har antingen överförts (3,5 miljoner euro) eller förfallit (0,2 miljoner euro). Åtaganden har ingåtts för 6,3 miljoner euro av driftsanslagen (avdelning III) på 6,4 miljoner euro. Av detta belopp har 3,1 miljoner euro utbetalats, 3,1 miljoner euro överförts till följande budgetår och resten förfallit. Andelen överförda driftsanslag är fortfarande mycket stor och visar att det är nödvändigt för fonden att förbättra kvaliteten på planeringen av verksamheten och uppföljningen av den. Fonden bör vidta alla till buds stående medel för att minska andelen överföringar av anslag så att principen om budgetens ettårighet bättre iakttas.

8. De anslag som överfördes från föregående budgetår uppgår till 3,5 miljoner euro, varav 3,2 miljoner euro för avdelning III. Från de överförda anslagen har betalningar gjorts för 3,4 miljoner euro, varav 3,1 miljoner euro för avdelning III, medan resten förfallit.

Årsredovisning

9. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som fonden offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3. Framläggandet av årsredovisningen i fondens verksamhetsberättelse för 2001 avviker från bestämmelserna.(8) Även om dessa problem inte påverkar årsredovisningens tillförlitlighet bör fonden se till att återgå till sedvanlig praxis.

10. Fonden gör inga avskrivningar på sina anläggningstillgångar. Fonden bör beakta avskrivningar vid värderingen av anläggningstillgångarna i balansräkningen och följa anvisningarna i kommissionens förordning om inventarier(9). Fonden bör förbättra sitt inventariesystem genom att utarbeta ett system för identifiering av tillgångar och fastställa de berörda enheternas respektive ansvarsområden.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

11. Ett urval av 34 influtna eller utestående betalningar till fonden för budgetåret 2001 har granskats. Betalningskrav för dessa betalningar, som bokförts under budgetåret 2001, utfärdades i februari och mars 2002. Endast 10 hade godkänts av controllern och åtta, varav ett på 1231286 euro, hade ännu inte effektuerats den 31 januari 2002, vilket strider mot artikel 5 i fondens budgetförordning.

12. I flera fall, bland annat vid inköp av ett fordon, har en och samma person kunnat bevilja det elektroniska godkännandet för åtaganden och betalningar i stället för förvaltaren, utanordnaren, controllern och räkenskapsföraren. En dylik praxis bör absolut förkastas, eftersom den strider mot principen om åtskillnad mellan funktioner.

13. I november 1997 ingick fonden ett avtal med en resebyrå för en försöksperiod på ett år. Avtalet har till dags dato automatiskt förlängts. Det skulle vara önskvärt med en undersökning av marknaden i syfte att eventuellt få mer fördelaktiga villkor.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 och 26 september 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 13.

(3) EGT L 164, 24.6.1976, s. 16.

(4) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26.

(5) Som föreskrivs i artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93, har räkenskaperna för fondens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 upprättats den 26 mars 2002 och därefter överlämnats till fondens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 8 april 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(6) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(7) Icke-differentierade anslag.

(8) I den årsredovisning som fonden framlagt i sin verksamhetsberättelse minskar år 2001 utanför inkomst- och utgiftsredovisningen det negativa resultat som konstaterades år 2000 (1210000 euro). Dessutom ingår i fondens balansräkning en underskattning på 26047 euro på grund av att ett löneförskott och betalningskrav inte beaktats.

(9) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000 (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).

Tabell 1

Budgetgenomförandet för budgetåret 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från fonden - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från fonden - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden framlagt i sin årsredovisning (se punkt 9).

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från fonden - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden framlagt i sin årsredovisning (se punkt 9).

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Fondens svar

7. På det hela taget genomförs uppföljningen på ett mångsidigt och effektivt sätt, men det nyligen införda IT-baserade uppföljningssystemet kommer likväl hjälpa till att uppnå en minskning av andelen överföringar.

Med hänsyn till överföringarnas nivå bör följande påpekas:

- Karaktären hos fondens operativa verksamhet är i huvudsak innovativ/undersökande och inte repeterande. Detta gör att relativt komplexa och tidskrävande förfaranden är nödvändiga för omsorgsfull förberedelse innan forskningen inleds med ett avtal som grund. Dessa förfaranden är en viktig faktor för projektens löptid och omfattar, i allmänhet, två år.

- Nivån på överföringar under avdelning III (Driftskostnader) påverkas av förhållandet mellan fondens årliga budgeteringscykel och dess verksamhetscykel (vilken omfattar programutformning, programinledning, utkast till projektutformning, anbudsinfordran, utförlig projektutformning och genomförande).

Tidpunkten för avtalsförfaranden har dock tidigarelagts, särskilt i de fall där avtalen har en repeterande karaktär och när det varit möjligt. Denna åtgärd kommer att underlätta en minskning av överföringar.

9. Fonden noterar revisionsrättens iakttagelser och kommer i framtiden att följa bestämmelserna.

10. Fonden har vidtagit åtgärder för att anpassa sina inventarieförfaranden så att de överensstämmer med kommissionens reviderade förfaranden enligt förordning (EG) nr 2909/2000 som föreskriver om avskrivning av inventarier. Ansvarsområden kommer att fördelas för alla inventarier på lämpligt sätt.

11. Revisionsrättens kommentar godtas. De berörda betalningskraven hade, till följd av ett förbiseende, skickats tillbaka till fonden av styrekonomen utan att de stämplats med godkännande. Styrekonomen rättade till ärendet sedan han gjorts uppmärksam på detta.

12. Vid tidpunkten för införandet av SI2-systemet och för att göra den snabba överföringen av uppgifter från fondens gamla bokföringssystem till SI2 möjlig, beviljades rättigheter som "superanvändare" för inmatning endast under en begränsad tid. Detta är ett standardförfarande som används vid införandet av ett nytt system. All berörd dokumentation hade redan varit föremål för korrekta godkännanden från behöriga myndigheter, inklusive de från styrekonomen.

13. Det nuvarande avtalet för resebyråtjänster var möjligt att förlänga årligen och har nu gällt i fem år. Fonden har redan vidtagit åtgärder avseende ett anbudsförfarande och införandet av ett nytt avtal.