[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 21.6.2007

KOM(2007) 343 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN

LÄGESRAPPORT PER DEN 31 MARS 2007 OM MODERNISERINGEN AV EUROPEISKA KOMMISSIONENS REDOVISNINGSSYSTEM

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

LÄGESRAPPORT PER DEN 31 MARS 2007 OM MODERNISERINGEN AV EUROPEISKA KOMMISSIONENS REDOVISNINGSSYSTEM 1

1. Inledning 3

2. Sammanfattning av genomförandet under året till och med den 31 mars 2007 3

3. Moderniserad redovisning inom kommissionen 4

3.1. Årsredovisningar 4

3.2. Utbildning 5

4. Kontroller av redovisningen och godkännande av lokala system 5

4.1. Redovisningens kvalitet 5

4.2. Godkännande av lokala system 6

5. IT-utvecklingen avseende den allmänna budgeten 6

6. Delegationernas användning av ABAC-systemet 8

7. Europeiska utvecklingsfonden 9

8. Genomförande av ABAC-systemet vid övriga EU-institutioner och organ 9

9. Framtida utveckling 10

10. Slutsats 10

BILAGA I: ÖVERGRIPANDE PLANERING 12

BILAGA II: Systemsäkerhet och synkronisering 13

1. ABAC Accounting-systemet 13

2. ABAC Workflow-systemet 13

1. INLEDNING

Den 17 december 2002 antog kommissionen sitt meddelande om modernisering av Europeiska gemenskapernas redovisningssystem.[1] Ett system för periodiserad redovisning (ABAC-systemet) infördes i januari 2005 och räkenskaperna för 2005 utarbetades enligt internationellt godtagna redovisningsnormer, varmed fristerna i budgetförordningen också kunde hållas.

Övergången till det nya redovisningssystemet ger kommissionen bättre kontroll över ekonomin i den löpande verksamheten och ger bättre uppgifter om den ekonomiska ställningen .

Revisionsrätten lämnade ett positivt yttrande om 2005 års räkenskaper, bortsett från två reservationer, och den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten välkomnade i synnerhet kommissionens ansträngningar att anta räkenskaperna för budgetåret inom de kortade fristerna i budgetförordningen för att ta fram årsredovisningarna.

Arbetet med att modernisera redovisningssystemet är dock ännu inte fullbordat. Att helt och hållet uppfylla alla redovisningsnormer och få ett integrerat IT-system är en tidskrävande process. Det periodiserade redovisningssystemet fortsatte utvecklas under 2006, och arbetet kommer att gå vidare under 2007 och 2008.

Kommissionen har sedan 2002 regelbundet lagt fram lägesrapporter[2] om moderniseringsarbetet. I den här rapporten sammanfattas framstegen mellan april 2006 och den 31 mars 2007. Liksom tidigare rapporter kommer den att överlämnas till behöriga instanser vid budgetmyndighetens båda grenar som beslutar om ansvarsfrihet samt till revisionsrätten.

2. SAMMANFATTNING AV GENOMFÖRANDET UNDER ÅRET TILL OCH MED DEN 31 MARS 2007

Under 2006 och första kvartalet 2007 genomfördes projekt i stort sett enligt den plan för 2006–2007 som fanns i bilaga 1 i den förra lägesrapporten (fram till den 31 mars 2006). Planen för utvecklingen och förbättringen av IT-systemen i bilagan uppdaterades och förlängdes till 2008. Enligt planen ska också räkenskaperna för Europeiska utvecklingsfonderna och övriga organ och byråer inkorporeras med ABAC-systemet inom det gemensamma systemet Single Data Warehouse för att integrera IT-systemen och ge en bättre miljö för att kontrollera redovisningen och ta fram förvaltningsrapporter.

För att säkra uppgifternas kvalitet har kontrollmiljön förbättrats. Revisionen har stärkts och alla generaldirektorat och avdelningar gjorde väsentliga ansträngningar för att ta fram 2006 års redovisning, kontrollera uppgifterna och göra nödvändiga korrigeringar, samt beräkna de upplupna kostnaderna vid budgetårets slut på ett samstämmigt och konsekvent sätt. Räkenskapsföraren konstaterade i sin rapport om godkännandet av lokala system 2006 att avdelningarna i allmänhet hade vidtagit nödvändiga åtgärder för att lösa de omfattande men inte avgörande frågor som togs upp i fjolårets rapport. Räkenskapsföraren framhöll att de båda generaldirektorat som år 2005 fått godkännandet uppskjutet hade gjort väsentliga framsteg. Kommissionens avdelningar har också givit hög prioritet åt att undanröja de problem som revisionsrätten tog upp i sin årsrapport 2005. De preliminära årsredovisningarna för 2006 överlämnades till Europeiska revisionsrätten och budgetmyndigheten på utsatt tid enligt bestämmelserna, nämligen den 31 mars 2007.

Väsentliga framsteg har gjorts i utvecklingen av IT-systemet ABAC. Som planerat införlivades delegationernas förskottskonton helt med ABAC-systemet i januari 2007. Två EU-institutioner och sex EU-organ har också övergått till ABAC-systemet under året. En ny plan har utarbetats för att överföra Europeiska utvecklingsfondens räkenskaper till ABAC-systemet och kommissionen arbetar för att kunna köra skarpt i januari 2008. Arbetet med Single Data Warehouse gjorde tillräckliga framsteg för att kunna ligga till grund för kommissionens budgetrapportering 2006 och viss redovisning som krävdes för att beräkna beloppen vid årsslutet. Kommissionens avdelningar fortsätter arbeta på en fullständig integrering av IT-systemen via projekten Budget Control System (BCS) och Assets II .

3. MODERNISERAD REDOVISNING INOM KOMMISSIONEN

3.1. Årsredovisningar

Gemenskapens årsredovisningar 2005

Gemenskapen lade för första gången fram preliminära årsredovisningar enligt de nya bestämmelserna om periodiserad redovisning till revisionsrätten den 31 mars 2006 i enlighet med kraven i budgetförordningen. Därefter utförde revisionsrätten revision och granskning av räkenskaperna. De slutliga årsredovisningarna antogs sedan av kommissionen den 20 juli 2006. Revisionsrätten lämnade ett positivt yttrande om räkenskapernas tillförlitlighet. Revisionsrätten ansåg att räkenskaperna i sak gav en rättvisande bild av Europeiska gemenskapernas ekonomiska situation och resultat för 2005, trots vissa reservationer. Reservationer gjordes dels mot att nettotillgångarna ansågs ha övervärderats med 314 miljoner euro (motsvarande 0,5 % av nettotillgångarna), dels mot att siffrorna för GD Utbildning och kultur var osäkra (vilket den ansvariga generaldirektören också nämnt i sin årliga verksamhetsrapport).

Rådets rekommendation om att bevilja ansvarsfrihet innehöll ett erkännande av den prestation det inneburit att ta fram årsredovisningen på så kort tid och införa periodiserad redovisning. Samma anmärkning gjordes i Europaparlamentets betänkande om beviljande av ansvarsfrihet.

Gemenskapens årsredovisningar 2006

Gemenskapens preliminära årsredovisningar för 2006 överlämnades till revisionsrätten den 30 mars 2007. Årsredovisningarna ska granskas innan de kan godkännas av kommissionen i juli 2007. Erfarenheterna av svårigheter och förseningar under de två första årens arbete med periodiserad redovisning bör ge kommissionens möjlighet att få rimlig kvalitet på de ekonomiska uppgifterna. Ingen generaldirektör eller förvaltningschef lämnade reservationer mot räkenskaperna i sina verksamhetsrapporter för 2006.

Gemenskapen har förbundit sig att fortlöpande höja kvaliteten på de uppgifter som ligger till grund för årsredovisningarna, samt årsredovisningarnas uppställning och läsbarhet. Årsredovisningarna 2006 innehöll mer information om återvinning av utgifter och om ekonomiska justeringar för att göra rapporten mer matnyttig för aktörer och andra läsare.

3.2. Utbildning

Man fortsatte satsa på att utbilda personalen under 2006, och de största framstegen på området är följande:

- Nästan 4 000 utbildningsdagar om ABAC-systemet anordnades för kommissionens personal i Bryssel och Luxemburg (utbildningsdagarna beräknas per deltagare och dag).

- Tillfredsställelsen med utbildningens kvalitet ökade från 91 % år 2005 till 94 % år 2006 och 38 % av enkätdeltagarna tyckte att kurserna varit ”mycket bra” jämfört med 32 % år 2005.

- Över 2 300 utbildningsdagar om ABAC-systemet anordnades för kommissionens personal vid delegationerna för att förbereda införandet av systemet där.

- Ytterligare 1 000 utbildningsdagar om ABAC-systemet anordnades för personal från andra EU-institutioner och organ för att stödja systemets utveckling.

Det huvudsakliga målet för 2007 är att fortsätta ge högkvalitativa kurser till personal över hela världen och till personal vid EU-institutionerna och -organen. Särskilda utbildningsinsatser kommer att göras i redovisningsfrågor under 2007 och 2008.

4. KONTROLLER AV REDOVISNINGEN OCH GODKÄNNANDE AV LOKALA SYSTEM

4.1. Redovisningens kvalitet

Med anledning av den nya redovisningsramen uppmanades alla generaldirektorat och avdelningar att se till att de egna redovisningsrutinerna är välorganiserade och ger god kvalitet på bokföringsuppgifterna.

Räkenskapsföraren och dennes personal kontrollerade kvaliteten på den bokföring som legat till grund för årsredovisningarna 2006 och höll möten med alla generaldirektorats kontaktpersoner för redovisningsfrågor för att diskutera vilka kontroller som bör göras, samt rutinerna för bokslut och balansdag. Checklistor för kontrollerna överlämnades och förklarades för alla generaldirektorat.

För att förbättra redovisningsmiljön på alla generaldirektoraten på medellång sikt startade 2006 ett projekt för redovisningskvalitet. Syftet med projektet är att förklara vilka redskap de utanordnande instanserna har till sitt förfogande, och vilka kontroller de kan göra för att säkra kvaliteten på redovisningen av de åtgärder de ansvarar för. De största ekonomiska aktörernas ansvarsområden och uppgifter fastställdes, särskilt för kontaktpersonen för redovisningsfrågor. Projektet presenterades för ledningen vid alla generaldirektorat och kontaktpersonerna för redovisningsfrågor har nu formellt inkorporerats i alla generaldirektorats interna organisation. Flera riktlinjer och handböcker utarbetades av GD Budget och presenterades för generaldirektoraten. Materialet omfattar även uppgifter om de checklistor och kontroller som användes när räkenskaperna för 2006 avslutades.

Efter pilotverksamhet vid vissa utvalda generaldirektorat breddades projektet för redovisningskvalitet till alla generaldirektorat i mars 2007. Målet var att genomföra de nödvändiga åtgärderna under 2007. Ett hinder är bristen på behörig redovisningspersonal. Kommissionen fortsätter att arbeta med frågan och kommer att anordna särskilda uttagningsprov för specialister.

4.2. Godkännande av lokala system

Kvaliteten på de uppgifter som förs in i redovisningssystemen direkt eller via lokala IT-system styrs av vilka kontroller varje delegerad utanordnare infört. GD Budgets arbetsgrupp för godkännande följer kontrollerna vid alla generaldirektorat och avdelningar för att se till att de fastställda kriterierna följs.

Under 2006 kontrollerade arbetsgruppen nio system som inrättats av utanordnarna för att ta fram eller ge underlag för bokföringsuppgifterna, enligt artikel 61.1 e i budgetförordningen. Därmed kontrollerades tjugotvå tjänstegrenar år 2005–2006 och kommissionens största utgifter.

Dessutom gjordes kvalitetskontroller av avstämningsuppgifter på balansdagen (avgörande för den periodiserade redovisningen) vid vissa viktiga tjänstegrenar för att kontrollera uppgifternas tillförlitlighet och riktighet. Slutligen började man den 1 juni 2006 använda en rutin för förhandsanmälan av föreslagna ändringar i lokala IT- och förvaltningssystem. Därigenom kan räkenskapsföraren i lugn och ro bedöma om förslagen är förenliga med villkoren för godkännande innan några ändringar görs.

Arbetsgruppen slutförde allt planerat arbete vid generaldirektoraten 2006. I lägesrapporten om verksamheten fram till slutet av juni 2006 framhölls att avdelningarna i allmänhet hade vidtagit lämpliga åtgärder för att lösa de omfattande men inte avgörande frågor som togs upp i fjolårets rapport. Detta bekräftades i den slutliga rapporten för 2006 som antogs den 20 mars 2007. I den senare rapporten noterades också att väsentliga framsteg gjorts vid de två generaldirektorat (EuropeAid och GD Utbildning och kultur) som fått godkännandet uppskjutet 2005. Eftersom de lokala IT-systemen måste mogna innan de ändras kunde räkenskapsföraren inte godkänna systemen för budgetår 2006, men båda systemen kommer troligen att godkännas under 2007. De problem som framkom 2005 vid GD Yttre förbindelser skulle rättas till genom IT-projektet för delegationernas användning av ABAC-systemet, som började användas skarpt 2007.

5. IT-UTVECKLINGEN AVSEENDE DEN ALLMÄNNA BUDGETEN

IT-utvecklingen planeras för att ta fram de system som behövs för att kunna förbättra redovisningen och kontrollerna och bättre integrera de olika delarna.

Uppgradering av ABAC-systemet

ABAC-modulerna förbättrades gradvis genom nya versioner i juni och november 2006 och i januari och mars 2007. Den version som släpptes i juni införde två nya moduler i WF Javaversionen av ABAC, nämligen modulen för åtaganden samt en inbox. I novemberversionen infördes ett nytt verktyg för att följa upp revision av juridiska personer.

En särskild version släpptes i början av 2007 för att ersätta delegationernas lokala Relex-system när de definitivt går över till det nya systemet. Den nya modulen krävde stora resurser under rapporteringsperioden. Den version som släpptes i mars 2007 avsåg den skarpa versionen av det nya programmet Assets för delegationerna och integreringen av modulerna med faktureringsprogrammet.

I mitten av 2006 uppgraderades SAP-systemet (version 5.0). Uppgraderingen var komplicerad och gav mycket merarbete med årsbokslutet eftersom många av de programmen kördes i den gemensamma datamiljön för första gången. Uppgraderingen var viktig för verksamheten vid GD Ekonomi och finans, för att göra räkenskaperna helt förenliga med internationella normer och för den planerade uppgraderingen till SAP-BCS.

Budget Control System (BCS)

Den nya versionen av SAP FM-modulen, (BCS), skall användas för att ersätta den version som nu är i bruk (FBS) för centraliserad medelsförvaltning. Den nya versionen omfattar också lokala budgetposter som krävs för att ge avdelningarna ett mer detaljerat budgetförvaltningssystem.

Under 2006 delades arbetet med BCS upp i två delar. I en första etapp ska det SAP-program som nu används för centraliserad medelsförvaltning ersättas med den nya versionen av BCS. I en andra etapp ska BCS-systemet börja användas i stället för de lokala budgetförvaltningssystem som idag drivs under ABAC Workflow utan någon registrering i SAP.

I den första etappen konfigurerades BCS-systemet för att klara de vanligaste uppgifterna inom EU:s verksamhet och systemet används nu med goda resultat för räkenskaperna vid genomförandeorganet för folkhälsoprogrammet. Eftersom BCS måste integreras med ABAC Workflow-systemet har användningen på den allmänna budgeten skjutits upp från april 2007 till oktober 2007. Det finns tekniska hinder mot att byta system vid årsskiftet (dvs. i början av 2008). Lämpliga verktyg kommer att tas fram för att underlätta övergången till BCS, och de lokala användarna kommer att informeras i god tid om eventuella ändringar i de uppgifter som ska föras in i ABAC Workflow.

Europeiska utvecklingsfondens räkenskaper (se avsnitt 7 nedan) kommer att föras med hjälp av SAP-BCS-systemet från och med år 2008.

Den andra etappen av BCS-projektet började planeras 2006 och är i full gång. Eftersom de lokala budgetförvaltningssystemen kan få stora återverkningar på ABAC-systemet krävs en ingående analys av frågorna innan någon realistisk handlingsplan kan utarbetas eller några genomförandefrister fastställas.

Systemet ABAC Assets II ( Supply and Asset Management - SAM )

GD Budget håller för närvarande på att undersöka möjligheten att helt integrera ett program för förvaltning av anslag och medel (SAM) i ABAC-systemet. SAM skulle ersätta det gamla ABAC Assetssystemet som drivs separat på Syslog-systemet. Pilotverksamhet pågår vid Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel för att se om lösningen är god, genomförbar och kostnadseffektiv. En demoversion av SAM-programmet presenterades för GD Budget och Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel den 13 mars 2007. Det ledde till ett beslut att gå vidare med nästa etapp, en fullständig analys av konceptutkastet. Om ett lanseringsbeslut skulle fattas senare under året bör alla potentiella användares behov inarbetas i det nya systemet. Under 2008 planeras en begränsad lansering vid Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel.

Systemen ABAC Assets I och ABAC Contracts

Kommissionen fortsätter underhållet av och smärre förbättringar i systemet ABAC Assets I tills ABAC Assets II-projektet slutförts. Detsamma sker med systemet ABAC Contracts, fram till dess att de erfarenheter som GD Rättvisa, frihet och säkerhet gjort av SAP Grantorprogrammet kan användas som underlag för en mer långsiktig utvecklingsstrategi.

Single Data Warehouse

Projektet började utvecklas i juni 2006 och skedde i etapper för varje verksamhetsområde. De två områden som analyserades först var budgetgenomförandet (anslag – åtaganden – betalningar och SAP/FM) samt motsvarande allmänna räkenskaper (fakturering – SAP/FI).

Efter de framsteg som gjorts före slutet av 2006 kunde Single Data Warehouse ge generaldirektoraten och avdelningarna en första version av redovisningar som gjorde det lättare att ta fram avstämningsuppgifter på balansdagen. Single Data Warehouse användes också för att utarbeta de konsoliderade årsredovisningarna för 2006 års räkenskaper och de enskilda årsredovisningarna som finns i bilaga till alla kommissionens generaldirektorats och avdelningars årliga verksamhetsrapporter.

Avsikten är att alla generaldirektorat ska ha tillgång till Single Data Warehouse i juni 2007. Ytterligare funktioner och förbättringar kommer att göras gradvis så att systemet blir klart att tas i bruk i slutet av 2008. Under tiden bör den befintliga infrastrukturen för Data Warehouse bevaras.

Arbetet med IT-utveckling

Rutinerna för IT-utvecklingen förbättras genom att man använder datamodelleringsteknik och upprättar en dataordbok. Arbetet går ut på att se till att dagens och framtidens utveckling dokumenteras ordentligt, att programvaran blir så effektiv som möjligt, och att man funderar över hur uppgraderingarna påverkar möjligheterna att arkivera uppgifter. Verksamhetsområdet inkomster valdes ut för den första etappen i arbetet, som hade fått god styrfart den 31 mars 2007. I bilaga II till den här rapporten presenteras framstegen med att få en säker tillgång till systemet och garantera samstämmigheten på uppgifterna i ABAC-systemet.

6. DELEGATIONERNAS ANVÄNDNING AV ABAC-SYSTEMET

GD Budget, GD Yttre förbindelser och GD Informationsteknik samarbetade under 2006 för att från och med 2007 använda ABAC-systemet för delegationernas förskottskonton. Dagens lokala system vid de delegationer som lyder under GD Yttre förbindelser kunde inte godkännas eftersom de inte var förenliga med den periodiserade redovisningen.

ABAC-modulerna har anpassats och gjorts webbaserade för att delegationerna skall kunna hantera lokala betalningar och mindre utgifter via förskottskonton.

Systemet ABAC-Assets har också anpassats och blivit webbaserat för att GD Yttre förbindelsers delegationer och GD Kommunikations representationer ska kunna förvalta och bokföra sina fasta tillgångar i det centrala systemet. Den 8 januari 2007 fick alla delegationer tillgång till ABAC Workflowsystemet och den 26 mars 2007 till ABAC Assetssystemet. Ekonomisk nyckelpersonal vid delegationerna har fått utbildning i hur programmen fungerar.

Problemet med ekonomiskt ansvar för de många små organen utanför kommissionen (delegationer och representationer) har nu lösts eftersom de integreras i det centrala systemet och därmed följer samma bestämmelser och rutiner för bokföringen som alla andra.

7. EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN

IT-plattformen för Europeiska utvecklingsfondens räkenskaper, som ligger utanför den allmänna budgeten, håller också på att moderniseras.

Bestämmelserna om Europeiska utvecklingsfondens räkenskaper ändrades 2005, och fondens nuvarande IT-system (OLAS) kommer att ersättas av en kombination mellan ABAC-systemet och EuropeAids lokala IT-system för den allmänna budgeten (CRIS). De båda systemen håller för närvarande på att anpassas till Europeiska utvecklingsfondens behov.

Utvecklingen av ABAC för Europeiska utvecklingsfonden var i stort sett slutförd och testad i mitten av 2006. Införandet av det nya IT-systemet (ABAC-FED) planeras till januari 2008. EuropeAid behöver ännu ett år för att utveckla CRIS så att man kan följa bestämmelserna för den allmänna budgeten. Man har bestämt uttalat att projektet skall få högsta prioritet 2007. Projektplaneringen har uppdaterats och särskild uppmärksamhet har ägnats åt säkerheten vid övergången och kvaliteten på uppgifterna. En återstående utmaning är att utbilda de framtida användarna vid de 46 delegationerna.

Trots att de nya IT-systemen fortfarande är under utveckling upprättades Europeiska utvecklingsfondens årsredovisning för 2005 och 2006 enligt principerna för periodiserad redovisning. Bokföringsuppgifterna i dagens IT-system för redovisning (OLAS) har anpassats när det varit nödvändigt för att ta fram uppgifter som är förenliga med den periodiserade redovisningen. Räkenskapsföraren vid Europeiska utvecklingsfonden gjorde också de nödvändiga korrigeringarna i den kassabaserade redovisningen med hjälp av ytterligare uppgifter från utanordnarna.

8. GENOMFÖRANDE AV ABAC-SYSTEMET VID ÖVRIGA EU-INSTITUTIONER OCH ORGAN

Under 2006 öppnades ABAC-systemet för tre genomförandeorgan (exekutiva byrån för intelligent energi, genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur, samt genomförandeorganet för folkhälsoprogrammet), tre tillsynsmyndigheter (Europeiska sjösäkerhetsbyrån, Galileo och europeiska gränsförvaltningsbyrån) och två kommittéer (Europeiska ekonomiska och sociala kommittén samt Regionkommittén)[3]. Ytterligare nio organ kommer att börja använda ABAC år 2007 och under 2008 väntas ytterligare sex organ anslutas till ABAC.

För varje organ eller kommitté inrättas en särskild finans- och bokföringsmiljö i ABAC, och organets eller kommitténs utanordnare har ansvaret för räkenskaperna och utbetalningarna.

Eftersom flera tillsynsorgan fortfarande använder en version av kommissionens system Si2 för sin bokföring har kommissionen gått med på att behålla systemet till dess att alla användare får tillgång till ABAC.

9. FRAMTIDA UTVECKLING

Handlingsplanen för moderniseringen har uppdaterats 2007 och förlängts till 2008. Arbetet med IT-utveckling kommer under de närmsta månaderna huvudsakligen att inriktas på Europeiska utvecklingsfondens räkenskaper, BCS-programmet, Single Data Warehouse, utveckling av Web-Incomeprogrammet, samt förbättrad säkerhet och övergången till SAM-programmet inom ABAC-SAP för Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel.

Den framtida IT-utvecklingen kommer att inriktas på att öka användarvänligheten och möjligheterna att få ut ekonomisk rapportering, bättre kompatibilitet och integration av lokala system på längre sikt samt nya verktyg för användarstöd och ekonomisk förvaltning. I fråga om redovisningsramen kommer arbetet att inriktas på att fastställa uppgifter och ansvarsområden för de olika aktörerna i budgetförvaltningen, höja kvaliteten på bokföringsuppgifterna och förvaltningsrapporterna samt kontrollera att alla delegerade utanordnare följer villkoren för godkännande av lokala system.

10. SLUTSATS

Europeiska kommissionens övergång till ett nytt redovisningssystem har fortsatt, samtidigt som man hållit fastställda frister för att utarbeta årsredovisningar enligt periodiserad redovisning som i sak följer internationellt godtagna redovisningsnormer. Kommissionens externrevisorer och budgetmyndighetens båda grenar som beviljar ansvarsfrihet har varit mycket nöjda med framstegen.

Men arbetet fortsätter, och bland annat måste redovisningsrutinerna förbättras och utvecklas. Följande återstår att göra:

Få alla generaldirektorat och avdelningar att tillämpa de rutiner och kontroller som krävs för att hålla en konsekvent hög kvalitet på bokföringsuppgifterna. Generaldirektoraten och avdelningarna bör i synnerhet se till att kontaktpersonen för redovisningsfrågor har en lämplig ställning i ledningen för att kunna påverka effektiviteten i ekonomihanteringsprocessen och få fram de uppgifter som årsredovisningen kräver.

Förbättra bokföringen och rapporteringen av belopp som kommissionen och medlemsstaterna återvinner.

Avsluta godkännandet av befintliga system på EuropeAid och GD Utbildning och kultur, och godkänna de nya IT-system som används av GD Yttre förbindelser och planeras vid GD Utbildning och kultur samt andra generaldirektorat.

Föra in Europeiska utvecklingsfondens räkenskaper i ABAC-systemet och utbilda personalen vid de 46 berörda delegationerna.

Öppna ABAC-systemet för ett stort antal externa organ, däribland byråer och kommittéer, samt tillhandahålla utbildning och användarstöd.

Förbättra integrationen av IT-systemen och ge användare verktyg för att hantera och ta fram rapporter om de ekonomiska anslag de är ansvariga för.

Projektplaneringen för de kommande två åren inriktas på dessa frågor och kommissionen är fast besluten att uppnå högsta standard på redovisning för den offentliga sektorn.

BILAGA I: ÖVERGRIPANDE PLANERING

[pic]

BILAGA II: SYSTEMSÄKERHET OCH SYNKRONISERING

1. ABAC Accounting-systemet

Under 2006 öppnades ABAC-systemet för tre genomförandeorgan, tre tillsynsorgan och två kommittéer. Man klarade att i tid utveckla och införa de säkerhetssystem som krävs för att skilja ut revisorsfunktionerna (betalningskörningar, bankavstämning, godkännande av transaktioner och redovisningsperioder).

I juli 2006 uppgraderades SAP-systemet från version 4.7 till version 5.0. Därefter måste åtkomstskyddet ses över fullständigt, så att åtminstone samma säkerhetsnivå uppnåddes i version 5.0. Denna högprioriterade översyn slutfördes framgångsrikt och övergången till version 5.0 gick smidigt.

Särskilda metoder och säkerhetsbestämmelser inrättades under hösten 2006 för att generaldirektörernas redovisningsexperter skulle kunna göra årsavslut på räkenskaperna. Alla direktorat förde in sina avstämningsuppgifter första gången i början av 2007 för räkenskapsåret 2006.

Översynen av GD Budgets åtkomstskydd till redovisningssystemet SAP i ABAC började 2005. Översynen fortsatte 2006 och kommer att slutföras 2007. Högsta prioritet gavs åt att se över IT-experternas åtkomstmöjligheter, och den delen av arbetet slutfördes i februari 2006.

2. ABAC Workflow-systemet

Säkerhetssystemet i ABAC Workflow-systemet började omarbetas och framsteg gjordes på flera punkter, däribland översynen av de tekniska användarna, delegeringsfunktionen och revisionsspårning.

I första hand prioriterades delegationernas säkerhetssystem i samband med att de fick tillgång till ABAC Workflow-systemet. En ny modul för förskottskonton utvecklades och även annat utvecklingsarbete genomfördes för att helg och hållet skilja på transaktioner vid de över 100 delegationerna. Stora ansträngningar gjordes i arbetet under hela 2006. Delegationerna använder ABAC Workflow sedan januari 2007.

[1] KOM(2002) 755.

[2] Den 30 juni 2003 (SEK(2003) 790), den 31 december 2003 (SEK(2004) 118), den 30 juni 2004 (KOM(2004) 565), den 31 januari 2005 (KOM(2005) 90) och den 31 mars 2006 (KOM(2006) 358).

[3] Jämställs med institutionerna enligt artikel 1 i budgetförordningen.