RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET i enlighet med artikel 213 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 beträffande Europeiska utrikestjänstens räkenskapsförare och internrevisor /* COM/2013/0936 final */





RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET i enlighet med artikel 213 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 beträffande Europeiska utrikestjänstens räkenskapsförare och internrevisor A. Inledning Den europeiska avdelningen för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten) inrättades 2010 genom rådets beslut 2010/427 i enlighet med artikel 27.3 i fördraget om Europeiska unionen. I skäl 15 i beslut 2010/427 anges det att man bör undvika onödig överlappning av arbetsuppgifter, befattningar och resurser i förhållande till andra strukturer. Av denna anledning har uppgiften som utrikestjänstens räkenskapsförare och internrevisor skötts av kommissionens räkenskapsförare respektive internrevisor. Den rättsliga grunden för detta arrangemang finns i artiklarna 68.1 och 98.2 i budgetförordningen. I artikel 213 i budgetförordningen anges det att dessa båda artiklar ska ses över 2013, varvid "vederbörlig hänsyn ska tas till utrikestjänstens, särskilt unionsdelegationernas, särdrag, och vid behov en lämplig ekonomisk förvaltningskapacitet för utrikestjänsten". Kommissionen har granskat hur väl det nuvarande systemet fungerat, dvs. att uppgiften som utrikestjänstens räkenskapsförare och internvisor sköts av kommissionens räkenskapsförare respektive internrevisor. Denna rapport innehåller en redogörelse för resultatet av granskningen och kommer fram till slutsatsen att det nuvarande arrangemanget bör behållas. Europeiska utrikestjänsten har hörts i samband med utarbetandet av rapporten. Den översyn som avses i artikel 213 i budgetförordningen är inte kopplad till översynen av beslutet om inrättande av Europeiska utrikestjänsten[1]. Den översynen, vilken sker på grundval av artikel 13.3 i beslutet om inrättande av Europeiska utrikestjänsten, behandlar utrikestjänstens organisation och sätt att arbeta. Den ska genomföras under 2013 under överinseende av den höga representanten/vice ordföranden och kan om så är nödvändigt leda till att det läggs fram förslag till revidering av beslutet om inrättande av Europeiska utrikestjänsten. B. Redovisning av resultatet av översynen enligt artikel 213 i budgetförordningen I. Räkenskapsföraren I enlighet med artikel 68.1 i budgetförordningen har kommissionens räkenskapsförare utfört en rad olika redovisningstjänster för Europeiska utrikestjänsten. Det rör sig bl.a. om följande tjänster: – Likvida medel (central kassaförvaltning och betalningar a conto, avstämning av centralbankskonton, förvaltning av förskottskonton, godkännande av registret över betalningsmottagare och bankkonton, förvaltning av varningssystemet). – Ramen och systemet för redovisning. – Redovisningsrapportering och rapportering av uppgifter som krävs enligt lag. – Inkassering av fordringar och förvaltning av förfarandet för avräkning. – Kvalitetskontroller av alla lokala redovisningssystem. Samarbetet mellan kommissionen och Europeiska utrikestjänsten är mycket gott. Både Europeiska utrikestjänsten och de behöriga avdelningarna inom generaldirektoratet för budget (GD BUDG) är mycket nöjda med det nuvarande systemet. Det ger stordriftsfördelar framförallt när det gäller förvaltningen av likvida medel, redovisning och rapportering. Avdelningarna vid kommissionens räkenskapsförare har en unik sakkunskap inom alla dessa områden och framförallt vad gäller förvaltningen av likvida medel. Det rör sig bl.a. om följande: · Den administrativa förvaltningen av förskottskonton. · Den övergripande bankstruktur som behövs för att hantera institutionernas betalningstransaktioner samt den därtill hörande sakkunskapen som även används till stöd för de lokala banktjänst- och betalningsbehoven hos de 140 EU-delegationerna runt om i världen. · Optimalt utvecklad likviditetsförvaltning och riskhantering samt tillförlitliga förfaranden för att säkra driftskontinuitet. Med det nuvarande systemet behöver Europeiska utrikestjänsten inte anställa ytterligare personal. För närvarande behövs det endast 3 direkt avdelade tjänster vid kommissionens generaldirektorat för budget för att hantera de nya redovisnings- och likviditetshanteringstjänster som krävs för Europeiska utrikestjänsten, under det att det enligt en försiktig beräkning skulle behövas minst 15 personer om utrikestjänsten skulle upprätta en egen redovisnings- och likviditetshanteringsfunktion. Förutom de direkta redovisnings- och likviditetshanteringsfunktionerna finns det dessutom annan övergripande stödverksamhet på områdena finanser och budget (t.ex. utveckling av finansiella it-system och stöd till dessa system, inkasseringsverksamhet och den centrala finanstjänsten), vars resurser inte delats upp vid inrättandet av Europeiska utrikestjänsten och som för närvarande tillhandahålls av kommissionens avdelningar på grundval av ett tjänsteavtal som ingåtts med Europeiska utrikestjänsten. Detta kompletterande stöd anses vara av hög kvalitet och kan ge ytterligare stordriftsfördelar med avseende på de resurser som potentiellt skulle behövas vid en fullständig integrering inom Europeiska utrikestjänsten. Dessutom fastställer kommissionens räkenskapsförare de årliga räkenskaperna och sköter kontakterna med revisionsrätten när det gäller flera andra institutioner. Kommissionens redovisningsenheter har etablerat effektiva förfaranden och goda arbetsrelationer med revisionsrätten, vilket utrikestjänsten kan dra nytta av. Sammanfattningsvis kan sägas att inrättandet av en fristående redovisningsavdelning inom Europeiska utrikestjänsten skulle leda till en onödig ökning av antalet personal vid de båda enheterna, eftersom utrikestjänsten skulle behöva inrätta många nya tjänster för var och en av de huvuduppgifterna som nämns ovan, under det att kommissionen skulle kunna hantera dessa uppgifter med endast mycket få extra resurser. Kommissionen anser därför att samarbetet bör fortsätta och att det nuvarande systemet inte behöver ändras. II. Internrevisorn I enlighet med artikel 98.2 i budgetförordningen har kommissionens internrevisor agerat internrevisor åt Europeiska utrikestjänsten Argumenten nedan talar för att denna ordning bör fortsätta. EU-delegationerna hanterar både de administrativa anslagen för utrikestjänsten och driftsanslag från kommissionens budget. I princip gäller att de administrativa anslagen för Europeiska utrikestjänsten endast får förvaltas av utrikestjänstens personal och att driftsanslagen endast får förvaltas av kommissionens personal. Det finns emellertid undantag från denna regel. Delegationscheferna, som tillhör utrikestjänsten, är utanordnare genom vidaredelegering när det gäller driftsanslagen under kommissionens budget (artikel 65.6 i budgetförordningen). Kommissionens personal hjälper utrikestjänstens personal att förvalta den administrativa budgeten, främst genom att fungera som initiativtagare. En följd av dessa undantag är att de två betalningsgångar som vanligen används av kommissionen och Europeiska utrikestjänsten är nära kopplade till varandra. Denna situation gör att det finns en risk för att olika revisioner av de två betalningsgångarna och interna kontrollsystemen, som genomförts av olika internrevisorer, leder till olika utlåtanden eller motstridiga rekommendationer. Detta kan leda till att revisionsarbetet blir mindre trovärdigt och till att de ansvariga utanordnarna och delegationscheferna ställs inför problemet att behöva välja mellan två olika åsikter om en och samma fråga, vilket skulle minska värdet av revisionsarbetet. Att ha den interna revisionen under ett och samma tak gör det även möjligt att få en djupare förståelse av de problem som finns i båda betalningsgångarna. Det skulle också göra det lättare att överföra erfarenheter från revisioner i den ena betalningsgången till den andra och att utforska och att skapa synergieffekter mellan betalningsgångarna. Det kan finnas argument som talar för en separat internrevisor hos Europeiska utrikestjänsten, t.ex. att om internrevisorn agerar för både kommissionen och Europeiska utrikestjänsten så kan det uppstå situationer för internrevisorn där en av institutionerna inte får sina berättigade förväntningar som tjänstemottagare uppfyllda. Befintliga regler och skyddsåtgärder, särskilt internrevisorns oberoende, gör dock att denna risk har begränsats i tillräcklig omfattning. Kommissionen anser därför att samarbetet bör fortsätta och att det nuvarande systemet inte behöver ändras. C. Slutsats Denna rapport visar att det nuvarande systemet, som innebär att kommissionens räkenskapsförare och internrevisor även agerar räkenskapsförare och internrevisor för Europeiska utrikestjänsten, har fungerat väl och ger betydande stordriftsfördelar. Det bör därför behållas även i fortsättningen. Kommissionen kommer att hålla Europaparlamentet och rådet underrättade om alla förändringar av betydelse när det gäller tillämpningen av detta system i samband med den sammanfattande rapporten. [1] Rådets beslut av den 26 juli 2010 om hur den europeiska avdelningen för yttre åtgärder ska organiseras och arbeta.