Rapport

om årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen för budgetåret 2001, samt stiftelsens svar

(2002/C 326/07)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i enlighet med artikel 11.4 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 11.1 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt vad som föreskrivs i artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

5. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(3).

6. De tillgängliga anslagen uppgår till 19,4 miljoner euro, varav 16,8 miljoner euro beviljats under budgetåret i fråga och 2,6 miljoner euro överförts från det föregående budgetåret. Åtaganden har ingåtts för nästan samtliga anslag för budgetåret 2001 och betalningar har gjorts för 13,2 miljoner euro, dvs. 79 % av åtagandena. Resterande anslag har antingen överförts (3,5 miljoner euro) eller förfallit (0,5 miljoner euro). Åtaganden har ingåtts för nästan samtliga driftsanslag (avdelning III), dvs. 5,2 miljoner euro, och 2,6 miljoner euro har överförts. Dessa omfattande överföringar, 50 % av åtagandena, visar att det är nödvändigt för stiftelsen att förbättra kvaliteten på sin programplanering och uppföljning av verksamheten. De anslag som överfördes från föregående budgetår uppgår till 2,6 miljoner euro, och av dessa förföll 0,2 miljoner euro i slutet av budgetåret. Stiftelsen bör vidta alla till buds stående medel för att avhjälpa förseningarna vid genomförandet av det årliga programmet så att principen om budgetens ettårighet bättre iakttas.

Årsredovisning

7. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som stiftelsen offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3.

8. I tidigare rapporter(4) har revisionsrätten fäst uppmärksamheten vid förvaltningen av programmen Phare och Tacis. År 2001 uppgick det totala beloppet för dessa program till 232,8 miljoner euro. Av detta belopp ingicks åtaganden för 210,0 miljoner euro, vilket gav upphov till betalningar på 185,9 miljoner euro. Programmen förvaltas utanför budgeten. Saldot (37,8 miljoner euro per den 31 december 2001) för de bankkonton som stiftelsen förfogar över för förvaltningen av programmen ingår inte i årsredovisningen. Stiftelsen redogör för de finansiella uppgifterna beträffande programmen i en bilaga till sin årsredovisning.

9. Stiftelsen gör inga avskrivningar på sina anläggningstillgångar. Stiftelsen bör tillämpa de bestämmelser om värdering och avskrivning som antagits av kommissionen(5) så att de värden som införs i balansräkningen ger en rättvisande bild av de inventarier som ingår i stiftelsens tillgångar.

10. Inventarieförteckningarna är inte tillförlitliga, eftersom ingen fysisk inventering genomförts sedan 1999. Förteckningarna omfattar såväl förkomna som ur bruk tagna varor och varor kan inte avföras från inventarieförteckningen. Stiftelsen bör prioritera en uppdatering av inventarieförteckningen.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

11. Stiftelsen använder sig ofta av ramavtal. I ramavtalen fastställs maximibeloppet för de anskaffningar som kan göras. Det finns emellertid inget system för att säkerställa att detta maximibelopp inte överskrids.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 och 26 september 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 131, 23.5.1990, s. 4.

(2) Som föreskrivs i artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har de detaljerade räkenskaperna för stiftelsens samtliga inkomster och utgifter under budgetåret 2001 upprättats den 27 mars 2002 och därefter överlämnats till stiftelsens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 8 april 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) Se punkt 11 i rapporten för budgetåret 1999 (EGT C 373, 27.12.2000, s. 34).

(5) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000 (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).

Tabell 1

Budgetgenomförandet för budgetåret 2001((Budgeten innefattar inte de medel som kommissionen beviljat för finansiering av de program, vilkas förvaltning den överlåtit åt stiftelsen.))Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från stiftelsen - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som stiftelsen framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000((Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen beaktar endast den verksamhet som direkt berör stiftelsen och inte de program som stiftelsen förvaltar.))

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från stiftelsen - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som stiftelsen framlagt i sin årsredovisning.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000((Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen beaktar endast den verksamhet som direkt berör stiftelsen och inte de program som stiftelsen förvaltar.))Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från stiftelsen - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som stiftelsen framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Stiftelsens svar

"Årsredovisning"

Ref. 8: Budgetförvaltningen av Phare- och Tacisprogrammen

Stiftelsen arbetar med att införliva Tempuskonventionerna med budgetredovisningssystemet (SI2) och tänker börja med konventionerna för tekniskt bistånd. Tempusbudgetarna har hittills förvaltats "utanför budgeten" på GD Utbildning och kulturs särskilda begäran.

När det gäller andra Phare-, Tacis- och Cardskonventioner pågår en utvärdering av om det är lönsamt att införliva även dem med SI2, eftersom de projektförvaltningstjänster som utförs för kommissionen håller på att avvecklas i enlighet med stiftelsens halvtidsstrategi.

Ref. 9 och 10: Avskrivning och inventarieförteckning

Stiftelsen tänker göra en avskrivning på sina icke-finansiella anläggningstillgångar från och med innevarande års räkenskaper. Avskrivningen kommer att göras retroaktivt och "i klump" för att även sådant som skulle dragits av under tidigare år ska komma med. Avskrivningssatsen och förfarandet kommer att grunda sig på förordning (EG) nr 2909/2000.

Stiftelsens arbete med att ta fram ett elektroniskt system för förvaltning av tillgångar (inventarier) har just slutförts. Systemet håller på att testas och vissa smärre ändringar kommer att göras innan det införs.

I slutet av november tänker stiftelsen sätta igång och registrera all egendom i det nya inventariesystemet och ersätta samtliga gamla system och register. Först ska en fysisk inventering göras, en inventering som ska bilda utgångspunkt för det nya registret.

I samband med detta har stiftelsen utarbetat riktlinjer, däribland arbetsflöden och ansvar för identifiering, registrering, administration, avyttrande och avskrivning av tillgångar som följer EU:s gällande regler. Riktlinjerna kan erhållas på begäran.

"Tillämpningen av de finansiella bestämmelserna"

Ref. 11: Ramavtal

Ramavtalen innehåller inga maximibelopp, endast en prislista över de olika föremål/tjänster som kan köpas enligt avtalet. I anbudshandlingarna som bildar utgångspunkt för urvalet av uppdragstagare nämns ofta den uppskattade volym eller det uppskattade belopp som begärs enligt avtalet.

Ekonomienheten och den juridiska avdelningen arbetar för närvarande med att ta fram ett verktyg med vars hjälp det ska gå att kontrollera utgiftsnivån under samtliga löpande ramavtal.