Denna rapport är framtagen för att informera Europaparlamentet och rådet om arbetet som genomförs av kommissionens tjänst för internrevision (IAS), i enlighet med artikel 99.5 i budgetförordningen. Den bygger på en rapport som upprättats av kommissionens internrevisor enligt artikel 99.3 i förordningen, gällande IAS revisionsrapporter och rådgivande rapporter som färdigställts under 2016 om kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan . I överensstämmelse med den rättsliga grunden innehåller den en sammanfattning av antalet och typen av internrevisioner som genomförts, rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer.

Det totala antalet rekommendationer som utfärdats under perioden 2012–2016 för vilka en uppföljningsrevision har utförts uppgår till 1 314 jämfört med de 1 412 som de enheter som varit föremål för revision rapporterat som ”klara för granskning”.

Av de 413 oavslutade rekommendationerna är 155 försenade, vilket motsvarar 8,5 % av det totala antalet godtagna rekommendationer. Bland dessa ingår 18 mycket viktiga rekommendationer som är mycket försenade (mer än sex månader jämfört med den ursprungliga genomförandedagen). Sammantaget representerar dessa endast 0,99 % av det totala antalet godtagna rekommendationer under perioden 2012–2016.

Sammantaget anser de enheter som varit föremål för revision att 1 412 eller 77 % av det totala antalet godtagna rekommendationer som getts under perioden 2012–2016 är genomförda, vilket gör att totalt 413 oavslutade rekommendationer (eller 23 %) återstår. Av dessa 413 oavslutade rekommendationer bedöms ingen som absolut nödvändig, och 170 av rekommendationerna (eller 29 % av det totala antalet godtagna absolut nödvändiga eller mycket viktiga rekommendationer) bedöms som mycket viktiga.

I följande tabell redogörs för genomförandet av de godtagna rekommendationer som gavs under perioden 2012–2016 enligt bedömning från de enheter som varit föremål för revision , per den 31 januari 2017. Rekommendationer som genomförts efter brytdagen den 31 januari 2017 beaktas inte.

De enheter som varit föremål för revision utarbetade handlingsplaner för alla godtagna rekommendationer. Handlingsplanerna lämnades in till IAS och bedömdes vara tillfredsställande.

Antalet rekommendationer som utfärdades av IAS (inklusive antalet som godtogs) under 2016 var som följer:

IAS utför sitt arbete i enlighet med budgetförordningen, de internationella riktlinjerna för yrkesmässig internrevision och de yrkesetiska riktlinjerna från Institute of Internal Auditors.

Av det totala antalet rekommendationer som följts upp under denna period har 1 246 (95 %) stängts av IAS. Detta innebär att IAS gjorde bedömningen att i genomsnitt 5 % av rekommendationerna inte kunde anses vara genomförda på ett ändamålsenligt sätt, och de har därför inte stängts efter att uppföljningsrevisionen slutförts.

Sammantaget anser IAS att läget avseende genomförandet av revisionsrekommendationerna är tillfredsställande och jämförbart med tidigare rapporteringsperioder. Detta visar att kommissionens avdelningar är noga med att genomföra de mycket viktiga rekommendationerna och därmed minska de risker som identifierats. Även om det inte finns något kvarstående problem eller någon specifik avdelning som berörs är det nödvändigt att uppmärksamma de enskilda rekommendationer som bedöms vara mycket viktiga och som är mycket försenade, dvs. mer än sex månader. En särskild rapport har upprättats och skickats till kommittén för revisionsuppföljning. En sammanfattning av rapporten ingår i det arbetsdokument från kommissionens avdelningar som medföljer denna rapport.

4.Sammanfattning av revisionsarbetet

4.1.Slutsatser om resultatrevisioner

Till följd av kommissionens övergång till en resultatbaserad kultur och större fokus på värde för pengarna fortsatte IAS att utföra resultatrevisioner och revisioner som omfattar viktiga resultatelement (övergripande revisioner) under 2016 som en del i den strategiska revisionsplanen 2016–2018.

IAS gjorde i överensstämmelse med sina metoder och bästa praxis en indirekt bedömning av resultaten, dvs. om och hur ledningen har inrättat kontrollsystem för att mäta och säkerställa resultatet (effektiviteten och ändamålsenligheten) i den egna verksamheten. På detta sätt vill IAS säkerställa att generaldirektoraten och avdelningarna i första hand har inrättat lämpliga resultatramar och använder verktyg, nyckeltal och övervakningssystem för att mäta resultatet. Detta beror delvis på att ett stort antal av de rättsliga grunderna föreskriver mål som är bredare än vad kommissionen själv kan uppnå. Detta innebär i sin tur att mål och riktmärken enligt SMART-modellen först måste fastställas på kommissionsnivå för att så långt det är möjligt särskilja kommissionens egna bidrag från andra stora aktörer som bidrar till att EU-fondernas mål genomförs och uppnås (medlemsstaterna, regionerna, tredje länder, internationella organisationer etc.).

I följande avsnitt anges IAS slutsatser om de olika resultataspekterna av de revisioner som utförts 2016.

4.1.1.Resultat för kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan: horisontella processer

4.1.1.1. Resultatstyrning

Generaldirektoraten och avdelningarna upplever ett ökat tryck på de ekonomiska och mänskliga resurserna, samtidigt som de behöver visa att de kan uppfylla sina mål och skapa värde för pengarna. I en politisk kontext med starkt fokus på resultat är det mycket viktigt att generaldirektoraten definierar, hanterar, övervakar och rapporterar om de specifika mål som är under deras kontroll och som kan uppnås genom deras insatser och åtgärder. Flera av IAS revisioner som var inriktade på styrning och mätning av resultatet visade att det fortfarande krävs betydande förbättringar för att förstärka generaldirektoratens mekanismer för styrning och mätning av resultaten. Detta bekräftar förra årets slutsats som betonade behovet av att vidta ytterligare åtgärder både på företagsnivå och på GD-nivå för att förbättra målens och indikatorernas kvalitet. År 2016 påpekade även Europeiska revisionsrätten i sin årliga rapport och i sina specialrapporter att det fanns brister i styrningen och mätningen av resultaten. IAS har utfärdat rekommendationer inom detta område under många år. Viktiga framsteg har gjorts under årens lopp, däribland ett antal nya initiativ på företagsnivå. Trots detta hittar IAS fortfarande betydande svagheter och stora risker, vilket visar att det trots alla ansträngningar tar tid att utveckla en effektiv resultatbaserad kultur och att genomföra en effektiv och ändamålsenlig resultatstyrning i hela organisationen.

Den ”gemensamma ramen för övervakning och utvärdering” är en av de viktigaste delarna av resultatstyrningen för den gemensamma jordbrukspolitiken inom GD Jordbruk och landsbygdsutveckling. Avsevärda brister påvisades när det gäller fastställandet av mål, användningen av indikatorer och insamlingen av uppgifter, vilket kan försämra generaldirektoratets förmåga att övervaka, utvärdera och rapportera om resultatet för den gemensamma jordbrukspolitiken 2014–2020.

GD Inre marknaden, industri, entreprenörskap samt små och medelstora företag har infört olika resultatstyrningsverktyg för att övervaka sina viktigaste insatsområden och för att styra sin operativa förmåga. Ramarna för resultatstyrningen måste dock förbättras ytterligare för att visa hur generaldirektoratets kortsiktiga åtgärder bidrar till uppfyllandet av dess strategiska mål och därigenom till kommissionens främsta prioriteringar. I synnerhet saknas en beskrivning av den övergripande strategiska visionen. Den resultatinformation som ges är ofta otillräcklig och presenteras på ett inkonsekvent sätt i de olika dokumenten om strategisk planering och programutformning.

I GD Transport och rörlighet har liknande brister observerats i generaldirektoratets resultatstyrningsramar. Det finns inte någon övergripande strategisk vision som beskriver hur generaldirektoratet organiserar sina insatser eller hur de kortsiktiga åtgärderna leder till medel- och långsiktiga resultat och effekter och bidrar till uppfyllandet av de strategiska målen. Dessutom saknas en central strategi för övervakning och rapportering av de långsiktiga politiska framstegen, och generaldirektoratets specifika mål är inte tillräckligt specifika och relevanta. Inget formellt förfarande hade inrättats för att ta fram en programförklaring för fonden för ett sammanlänkat Europa, och det fanns inte några interna riktlinjer för att definiera vilka uppgifter som skulle utföras, avdelningarnas ansvarsområden och roller, tidsschemat och arbetsflödet, indikatorerna och deras informationskälla, metoderna för att beräkna indikatorerna eller vilken enhet som var ansvarig.

GD Internationellt samarbete och utveckling har tagit fram ett antal verktyg för resultatstyrning som gör det möjligt att styra den operativa verksamheten både på huvudkontoret och inom EU-delegationerna. Generaldirektoratets resultatstyrningssystem för planering, övervakning och rapportering av uppfyllandet av dess mål måste emellertid förbättras avsevärt för att stärka effektiviteten. Det finns inte någon systematisk övervakning av vilka framsteg som görs för att uppfylla de mål som har fastställts i förvaltningsplanen, och de flesta av de kontrollerade EU-delegationerna övervakar inte målen i sina förvaltningsplaner. Dessutom saknas centrala riktlinjer för övervakningen av de mål som har fastställts i åtgärdsdokumenten, och resultaten av de projekt som tillhör samma åtgärdsdokument har inte konsoliderats för att ge information om uppfyllandet av de övergripande målen. När det gäller rapporteringen ger de olika rapporterna om strategisk planering och programutformning endast begränsad information vad gäller generaldirektoratets resultat, och de innehåller inte någon faktisk utvärdering av huruvida målen har uppfyllts eller inte. På programnivå görs det inte någon årlig rapportering om vilka framsteg som har gjorts för att uppnå de mål som har fastställts i programdokumenten, vilka syftar till att konsolidera de resultat som uppmätts på projektnivå. Internrevisorn konstaterade att generaldirektoratet hade gjort ansträngningar för att komplettera sina verktyg för resultatstyrning med resultatorienterade rapporteringsinitiativ.

En revision av GD Utbildning och kultur resulterade i en positiv slutsats som visade att det är möjligt att genomföra en effektiv ram för resultatstyrningen trots att generaldirektoratet har ställts inför en mängd olika politiska åtgärder och utgiftsprogram.

4.1.1.2. Riskhantering

Riskhantering är en fortlöpande verksamhet. Ledningen genomför vanligen en årlig riskbedömning inom ramen för den strategiska verksamheten för planering och programutformning. Vid en revision av riskhanteringen inom GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar påvisades betydande brister i utformningen och genomförandet av denna process, vilket påverkade dess övergripande effektivitet. Som svar på detta införde generaldirektoratet en åtgärdsplan för att avhjälpa bristerna.

4.1.1.3. Personaladministration

På personalområdet har IAS granskat flera generaldirektorat och genomförandeorgan för att se om de har utformat och genomfört effektiva personalstrategier i syfte att hantera de utmaningar som följer av nya prioriteringar, omorganisationer och förändringar av bemanningsnivåerna. Generellt sett ledde revisionerna till slutsatsen att generaldirektoraten och genomförandeorganen har vidtagit tillräckliga åtgärder för att hantera alla utmaningar de ställs för på personalområdet. I GD Miljö är det emellertid möjligt att genomföra förbättringar, eftersom detta generaldirektorat för närvarande inte kan övervaka och jämföra arbetsbelastningen på ett effektivt sätt. I genomförandeorganet för forskning avslöjade revisionen betydande brister när det gäller urvalsprocessen för kontraktsanställda, däribland kontrollen av behörigheten och tillämpningen av urvalskriterierna samt fullständigheten i urvalsfilerna och den vägledning som ges till medlemmarna och observatörerna i urvalspanelen.

4.1.1.4. It-förvaltning