ÅTGÄRDSPLAN - Kommissionens åtgärdsplan i enlighet med rekommandationerna i revisionsrättens årsrapport om budgetåret 2002

INLEDNING

I vitboken om reformen [1] belystes behovet av att i högre grad uppmärksamma de ekonomiansvariga tjänstemännens redovisningsskyldighet och göra dem mer ansvariga för att öka effektiviteten i kommissionens verksamhet.

[1] KOM (2000) 200, 1.3.2000.

Kommissionen har tillkännagivit att den skall lägga fram en åtgärdsplan som ett led i ansvarsfrihetsförfarandet för 2001. Syftet med detta dokument är att ange de korrigeringsåtgärder som krävs för att följa upp revisionsrättens rekommendationer samt den väntade effekten av dessa åtgärder.

Åtgärdsplanen grundar sig på kommissionens svar på revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2002, med uppdateringar och kompletterande upplysningar från kommissionens avdelningar. I den undersöks de åtgärder som skall genomföras från sektor till sektor för att förbättra kommissionens ekonomiska förvaltning och därmed uppnå en tillfredsställande revisionsförklaring.

Årsrapporten utgör första steget i ansvarsfrihetsförfarandet. Kommissionens svar på revisionsrättens iakttagelser är därför av särskild vikt för ansvarsfrihetsförfarandet. Alla åtaganden som ingåtts eller tillkännagivits är grupperade per utgiftssektor i föreliggande åtgärdsplan och syftar till att förbättra den ekonomiska förvaltningen.

När det gäller att förbättra räkenskapernas tillförlitlighet har kommissionen inrättat en rådgivande kommitté för räkenskapsnormer som bland annat undersöker hur man skall definiera den händelse som ger upphov till bokföring på ett sätt som gör det möjligt för den att behålla kontroll över förfarandet och att utan oklarhet definiera en redovisningsbas som fortsätter att vara jämförbar år efter år. Kommissionen förbättrar också sin mekanism för att spåra och återkräva skulder och har genomfört en översyn av alla återstående åtaganden som under en längre tidsperiod inte har avslutats för att spåra betalningar som förfallit. Den kommer att säkerställa en granskning av räkenskaperna för förskottsfinansieringen för att hjälpa de utanordnande enheterna att spåra de poster som har förfallit. Den har inrättat ett inrättat ett system för regelbunden rapportering av prognoser avseende återkrav och fordringar som förfallit till betalning. Denna rapportmekanismen kommer att förbättras ytterligare. Vad gäller fordringar på området externa åtgärder förbereds en redovisningsstandard för förskottsbetalningar. Kommissionen följer mycket noga genomförandet av de reformer den företar, särskilt vad gäller införandet av interna kontrollnormer.

Vad gäller budgetgenomförandet strävar kommissionen efter att budgetera betalningsbemyndigandena realistiskt. Genom att fortsätta att lägga tyngd på genomförandeplanen för innevarande budgetår, inklusive övervakning, rapportering och revision, kan även prognoserna för det preliminära budgetförslaget gradvis förbättras. I detta arbete ingår även en bedömning av om låg genomförandegrad under tidigare år bör leda till lägre (eller tvärtom högre) anslag.

Kommissionen delar helt revisionsrättens oro vad gäller vikten av att förbättra kvaliteten på de prognoser som medlemsstaterna lämnar och upprättar varje år en rapport med bred spridning om kvaliteten på prognoserna. Kommissionen fortsätter sitt samarbete med medlemsstaterna för att förbättra prognosernas kvalitet.

På området egna medel åtar sig kommissionen att hantera varje oegentlighet som revisionsrätten påträffar. Övergången till elektronisk överföring av utdrag, samt de uppgifter och dokument dessa åtföljs av sedan 2001, och de diskussioner som regelbundet hålls om den metod som används inom Rådgivande kommittén för egna medel, har samtliga bidragit till att öka standardiseringen och öppenheten. Kommissionen fortsätter att undersöka i vilken utsträckning standardiseringen och öppenheten kan fortsätta att förstärkas.

När det gäller BNP grundas kommissionens kontroller på en fullständig analys av de förfaranden som medlemsstaterna genomfört för att upprätta sina respektive BNP genom att göra en inventering av de källor och metoder som kommissionen också grundligt anlyserar och som undersöks under kontrollbesök i de berörda länderna. Kommissionen är beredd att undersöka möjligheten till mer direkta kontroller i framtiden.

Beträffande den gemensamma jordbrukspolitiken ingår många av revisionsrättens rekommendationer i förslaget till 2003 års reform av den gemensamma jordbrukspolitiken. Beträffande exportbidragen har kommissionen redan vidtagit flera åtgärder. Fem förordningar antogs för att åtgärda de huvudsakliga svagheterna i systemet med förskottsfinansiering. När det gäller det sätt på vilket den fastställer exportbidrag har kommissionen infört en omfattande åtgärdsplan som täcker övergripande frågor. Förbättringarna rör kommissionens beslutsförfaranden. Vidare skall kommissionen utvärdera den gemensamma organisationen av marknaden för nötkött under 2004/2005 och analysera inverkan från de olika instrument som planeras inom denna sektor.

För strukturåtgärder är systemen som styr de områden som omfattas av delad förvaltning med medlemsstaterna av grundläggande betydelse för att säkerställa övervakningen och kontrollen över genomförandet av gemenskapsbudgeten för strukturåtgärder. För avslutet av åtgärderna för 1994-1999 har kommissionen försäkrat sig om utgifternas korrekthet genom det revisionsarbete som redan avslutats och genom de skrivbordsundersökningar som genomförts i samband med utlåtandena vid avslut. Den kommer att kontrollera avslutningsförfarandets tillförlitlighet i medlemsstaterna genom stickprov av programmen och kommer att dra erforderliga finansiella slutsatser, vilket vid behov innefattar återkrav av medel från medlemsstaterna. Av det arbete som kommissionen utfört för perioden 2000-2006 drar den slutsatsen att medlemsstaterna i allmänhet har gjort avsevärda insatser för att förbättra sina system. Ytterligare förbättringar krävs emellertid och man bör regelbundet kontrollera att systemen verkligen fungerar. För att uppnå denna målsättning fullföljer kommissionen sin granskningsstrategi. För båda programperioderna fortsätter kommissionen att följa upp de undersökningsresultat som revisionsrätten redovisat i tidigare revisionsförklaringar, mot bakgrund av medlemsstaternas svar och i vissa fall ytterligare granskningar och kommer att vidta korrigerande åtgärder när det är lämpligt. En liknande uppföljning kommer att göras av revisionsrättens konstateranden under revisionsförklaringen 2002. Kommissionen fortsätter att förbättra förvaltningen av Sammanhållningsfonden och har ökat sin egen revisionsverksamhet på detta område. Den kommer att ta hänsyn till revisionsrättens synpunkter på regelverket för perioden innan 2006.

Kommissionen välkomnar revisionsrättens rekommendationer på området inrikespolitik i allmänhet, och särskilt på forskningsområdet. Dessa omfattas för övrigt av den åtgärdsplan som fastställdes efter kommissionens egna iakttagelser. Införandet av de interna kontrollsystem som fastställts i samband med reformen följs särskilt upp, och det ökade antalet kontroller hos mottagarna fullföljs inom ramen för en samordnad åtgärd för forskning som följer på åtgärd 1 i 2001 års sammanfattning av de årliga verksamhetsrapporterna.

Vad gäller externa åtgärder kommer införandet av en metodisk ram och en revisionsstrategi att fortsätta under 2004 inom den årliga revisionsplanen för 2004. Prioritering kommer att ges finjusteringen av en risk-bedömningsmodell, uppförandet av en klar organisationsram för revisionsrelaterade uppgifter i de centrala organen och i delegationer, fullbordandet av det revisionsrelaterade informationssystemet samt utbildning. Vidare utarbetas instruktioner för att förbättra kvaliteten och innehållet vad gäller delegationernas och direktoratens förvaltningsrapporter om externt bistånd. Beträffande utvidgningen gällde den revision av externa åtgärder som revisionsrätten genomförde under 2002 huvudsakligen utvärderingen av de övervakningssystem och kontroller som kommissionen inrättat. Kommissionen har redan vidtagit åtgärder under 2003 för att bemöta revisionsrättens farhågor. Andra förbättringar som revisionsrätten rekommenderat håller på att genomföras.

Efter att ha genomfört sin interna kontroll och egna riskbedömning har kommissionen, vad gäller administrativa utgifter, analyserat riskerna och svagheterna på de interna kontrollsystem och antagit en åtgärdsplan för att förbättra den ytterligare. Under 2003 kommer det befintliga mjukvaruprogrammet (VAP) gradvis ersättas av ett nytt system (NAP) som står i direkt förbindelse med Sysper. Revisionsrättens rekommendationer avseende övervakningssystemen välkomnas. En utvärderingsrapport om förvaltningen av ledighet och frånvaro som redan framställts kommer att diskuteras av ledningen för att fastställa de åtgärder som måste vidtas. Beträffande finansiella instrument har kommissionen på området bankverksamhet infört ett internt kontroll- och förvaltningssystem utformat för att bemöta de frågor som är specifika för området. Uppgifter om den EIB-utlåning som täcks av gemenskapsgarantin lämnas till kommissionen av EIB:s revisionsenhet som också den granskas. Trots detta skall kommissionen tillsammans med EIB undersöka om och på vilket sätt ytterligare försäkran kan ges vad gäller uppgifternas tillförlitlighet. Beträffande andra tredje parter såsom Europeiska banken för återuppbyggnad och utveckling (EBRD) och Europeiska utvecklingsbanksrådet anser kommissionen att risken avseende dessa uppgifters kvalitet och fullständighet är ganska låg.

Den kommande interna revisionen av de banktransaktioner som kommissionen har direkt ansvar för kommer att behandla behovet av eventuella ändringar av kontrollmiljön, inklusive kontroller i efterhand. Kommissionen kommer i samarbete med EIB att ta upp revisionsrättens iakttagelser med hänsyn tagen till finansiella mekanismen för EES.

För EUF fortsätter kommissionen sina strävanden att uppfylla rekommendationerna avseende förstärkningen av de interna kontrollerna, de olika aspekter av EUF:s ekonomiska förvaltning som belysts i revisionsrättens årsrapport, såsom hastigheten vad gäller avslut av vilande åtaganden, en bättre identifiering av åtgärder i form av budgetstöd i EUF:s räkenskaper, samt införlivandet av EUF i moderniseringen av kommissionens redovisningssystem. Ett meddelande om införlivandet av EUF i gemenskapsbudgeten lades fram i oktober 2003.

När det gäller EKSG skall kommissionen undersöka möjligheten att, på de inkomstområden som härrör från forskning, införa ett dokumentationssystem för de patent som lämnats av de forskningsföretag och -institut som mottagit medel från det.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

ÅTGÄRDER SOM FÖLJER PÅ REVISIONSFÖRKLARINGEN FÖR 2001 (19 rekommendationer)

BUDGETGENOMFÖRANDE (6 rekommendationer)

EGNA MEDEL (6 rekommendationer)

DEN GEMENSAMMA JORDBRUKSPOLITIKEN (15 rekommendationer)

STRUKTURÅTGÄRDER (23 rekommendationer)

INRIKESPOLITIK (13 rekommendationer)

EXTERNA ÅTGÄRDER (16 rekommendationer)

UTVIDGNINGEN (21 rekommendationer)

ADMINISTRATIVA UTGIFTER (6 rekommendationer)

FINANSIELLA INSTRUMENT (11 rekommendationer)

EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN (EUF) (8 rekommendationer)

EUROPEISKA KOL- OCH STÅLUNIONEN (EKSG) (2 rekommendationer)

TOTALT (146 rekommendationer)

>Plats för tabell>