2.Resetillstånd

2.1.Innan en anställd åker på tjänsteresa måste tillstånd erhållas i form av en godkänd reseansökan. Reseansökningar godkänns skriftligen av direktören eller en tjänsteman som bemyndigats av denne. Ansökan ska innehålla alla uppgifter som direktören behöver för att fatta ett välgrundat beslut, till exempel

–syftet med resan, destinationen och start- och sluttid för mötet/mötena,

–resans varaktighet baserat på det transportmedel som används samt tids- och färdplan för resan tur och retur, inklusive lokal transport i tillämpliga fall,

–logi, och

–beräknade kostnader för resan på grundval av kostnadseffektivitet.

2.2.Den anställde/tjänstemannen ansvarar för att erhålla det nödvändiga tillståndet innan denne påbörjar tjänsteresan. Den godkända reseansökan ska förvaras av den anställde och bifogas ersättningsanspråket tillsammans med en reserapport, när den anställde återvänder från tjänsteresan.

2.3.För resor som företas av direktören ska en promemoria utarbetas före resan, baserad på mallen i bilaga I, och undertecknas av denne. Promemorian anger resans syfte och planerade varaktighet. Direktören ska följa de gemensamma förfaranden som föreskrivs i dessa regler.

3.Transport mellan anställningsorten och destinationen för tjänsteresan

3.1.I regel godkänns det transportsätt som är mest kostnadseffektivt i förhållande till resans syfte och varaktighet.

3.2.Flygresor ska ske via den mest direkta resvägen och till lägsta tillgängliga pris. Om resedatumen innebär att en helg kan läggas till för att få ett Apex-biljettpris har den anställde rätt till det extra dagtraktamentet, under förutsättning att Apex-priset är det lägsta tillgängliga flygpriset och att den totala kostnaden blir lägre.

3.3.För tågresor gäller i regel andra klass för sträckor på upp till 200 km och första klass för längre sträckor.

3.4.Om ingen luft- eller järnvägstransport är tillgänglig eller kostnadseffektiv, godkänns buss- eller bilresor.

3.5.När en bilresa godkänns bör den anställde använda de biluthyrningsarrangemang som ordnas av transportgemenskapen. Transportgemenskapen kommer att tillhandahålla största möjliga försäkringsskydd. Om försäkringen kräver ett innehållet belopp ska transportgemenskapen stå för denna kostnad. Transportgemenskapen ska inte vara ansvarig i fall där försäkringen inte täcker skada, förlust eller stöld.

3.6.I undantagsfall får en privatbil användas. I sådana fall ska den anställde få ersättning för kostnaderna med ett belopp som motsvarar kostnaderna för en tågbiljett i tillämplig klass i enlighet med punkt 3.3. Om fler än en anställd reser med bil ersätts endast bilens ägare. Om en privatbil används kan inte transportgemenskapen åta sig ansvar för någon talan mot tredje part, skador på bilen, förlust eller stöld av personliga tillhörigheter som lämnas kvar i bilen.

3.7.Anställda får endast föra in privata resmål i färdplanen om detta vederbörligen har godkänts av direktören. Om införandet av ett privat resmål leder till högre kostnader måste den anställde betala för skillnaden mellan kostnaden för den ursprungliga färdplanen och kostnaden efter ändringen.

4.Biljettköp

4.1.Resebokningar sköts centraliserat inom den administrativa avdelningen vid transportgemenskapens ständiga sekretariat.

4.2.Anställda som behöver företa en tjänsteresa förväntas anmäla detta så snart som möjligt så att billigast möjliga pris kan erhållas.

4.3.Den administrativa avdelningen skickar den godkända reseansökan till den auktoriserade resebyrån och tillbaka till resenären. Resebyrån ska få i instruktion av transportgemenskapen att inte utfärda och leverera biljetter innan en godkänd reseansökan har mottagits via fax. Samma förfarande gäller för tågbiljetter. Om tågbiljetter inte kan erhållas via resebyrån kan de anställda köpa tågbiljetter på egen hand, och de kommer då att ersättas efter att ha lämnat in ersättningsanspråket för resan.