Europaparlamentets resolution

av den 7 oktober 2010

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska polisakademin för budgetåret 2008

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2008,

med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2008, samt akademins svar [1]

med beaktande av rådets rekommendation av den 16 februari 2010 (5827/2010 – C7-0061/2010),

med beaktande av sitt beslut av den 5 maj 2010 [2] om att uppskjuta beviljandet av ansvarsfrihet för budgetåret 2008 samt svaren från direktören för Europeiska polisakademin,

med beaktande av artikel 276 i EG-fördraget och artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [3], särskilt artikel 185,

med beaktande av rådets beslut 2005/681/RIF av den 20 september 2005 om inrättande av Europeiska polisakademin (CEPOL) [4], särskilt artikel 16,

med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 [5], särskilt artikel 94,

med beaktande av artikel 77 i och bilaga VI till arbetsordningen,

med beaktande av betänkande 2 från budgetkontrollutskottet (A7-0253/2010).

A. Polisakademin inrättades 2001, och den 1 januari 2006 omvandlades den till ett gemenskapsorgan i den mening som avses i artikel 185 i budgetförordningen, på vilken rambudgetförordningen för gemenskapsorganen är tillämplig.

B. I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2006 införde revisionsrätten reservationer i sitt yttrande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet med motiveringen att upphandlingsförfarandena inte uppfyllde bestämmelserna i budgetförordningen.

C. I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2007 införde revisionsrätten reservationer i sitt yttrande om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

D. I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2008 påtalade revisionsrätten, vid sidan av sitt yttrande, ett sakförhållande vad gällde räkenskapernas tillförlitlighet, dock utan att uttryckligen reservera sig, och införde reservationer i sitt yttrande avseende de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

E. I sitt ovannämnda beslut av den 5 maj 2010 beslutade parlamentet att skjuta upp beviljandet av ansvarsfrihet för budgetåret 2008.

Allmänna synpunkter

Upprepade större brister vid polisakademin

1. Europaparlamentet anser det vara oacceptabelt att Europeiska polisakademin sedan den inrättades som en byrå (2006) har haft stora svårigheter att uppfylla de standarder för god förvaltning som förväntas av en tillsynsbyrå. Parlamentet betonar att det i flera granskningar sedan 2006 lyfts fram frågor relaterade till hur akademin uppfyller budgetförordningen och tjänsteföreskrifterna, frågor relaterade till redovisningssystemet samt brister i fråga om budgetförvaltning, personalresurser, upphandlingsförfaranden och regler om utgifter för kurser. Parlamentet är medvetet om att akademins förbättringar förväntas vara slutförda först från 2014 då akademins fleråriga plan (som godkändes av styrelsen i maj 2010) ska ha genomförts fullt ut. Parlamentet är därför inte berett att acceptera att akademin skulle behöva minst nio år (2006–2014) för att nå den acceptabla standard för god förvaltning som förväntas av en tillsynsbyrå.

Polisakademins förvaltning 2006–2009

2. Europaparlamentet anser att bristen på ansvarstagande och professionalism hos den före detta direktören, som är ansvarig inför parlamentet för genomförandet av 2008 års budget, är oacceptabel. Parlamentet uppmärksammar följande iakttagelser som rapporterades av det tjeckiska ordförandeskapet den 18 maj 2009:

- Polisakademins bristfälliga förvaltning: I samband med internrevisionens upptäckter erbjöd sig kommissionen att bistå akademin, men direktören tog aldrig kontakt vare sig med generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet eller generaldirektoratet för budget.

- Kommunikation inom sekretariatet: Avsaknaden av kommunikation och det bristande förtroendet mellan direktören och personalen har gett upphov till långvariga tvister.

- Bristande insyn: I stället för att kartlägga problemen och rådfråga styrelsen eller kommissionen delade inte direktören med sig av informationen, vilken sedan upptäcktes av en tillfällighet.

- Direktörens ansvarighet inför akademins styrelse: Direktören respekterade inte styrelsens beslut.

3. Europaparlamentet beklagar att polisakademins styrelse, i syfte att inte skada byråns anseende, försummat att fullt ut ta sitt ansvar när det gäller den misskötsel i förvaltningen som den förre direktören gjort sig skyldig till.

4. Europaparlamentet kan inte acceptera att styrelsen inte vidtog disciplinära åtgärder bland annat på grund av att den före detta direktören kunde ha utnyttjat möjligheten att vidta rättsliga åtgärder.

5. Europaparlamentet betonar därför ansvaret hos polisakademins styrelse och föreslår ändringar i denna för att en sådan situation inte ska upprepas i framtiden. Parlamentet begär att man omprövar kommissionens ställning och ger denna rösträtt och rätt att fungera som blockerande minoritet i polisakademins styrelse, och i andra unionsbyråers styrelser, när det gäller beslut om den budgetmässiga, finansiella och administrativa förvaltningen.

Strukturella brister

6. Europaparlamentet ifrågasätter dessutom akademins möjligheter att till fullo kunna få bukt med sina strukturella problem vad gäller följande:

- På grund av sin begränsade storlek är det svårt för akademin att effektivt hantera komplexiteten i EU:s budgetförordning och tjänsteföreskrifter.

- Placeringen av akademins sekretariat, i Bramshill, omkring sju mil från London, medför nackdelar, bland annat när det gäller rekryteringar och kollektivtrafik.

- Akademins förvaltningskostnader som inte är obetydliga, med hänsyn till att styrelsen består av 27 ledamöter, trots att akademin enbart har 24 anställda (uppgifter från början av budgetåret 2008).

7. Europaparlamentet föreslår därför att man undersöker möjligheten att knyta polisakademin till Europol som en konkret lösning på akademins strukturella och kroniska problem. Parlamentet föreslår även att revisionsrätten genomför en heltäckande granskning av tillsynsbyråerna för att bland annat fastställa andelen driftskostnader, styrningskostnader och verksamhetskostnader, och för att undersöka sätt att lösa strukturella eller andra problem, i syfte att komplettera kommissionens egen utvärdering av tillsynsbyråerna.

Revisionsrättens ståndpunkt

8. Europaparlamentet konstaterar att revisionsrätten inte är beredd att omgående lägga fram ett yttrande i form av en skrivelse över upprättandet av akademins åtgärdsplan enligt de krav som parlamentet ställde i punkt 23 i sin resolution [6], som utgör en del av parlamentets beslut av den 5 maj 2010 om ansvarsfrihet för budgetåret 2008. Parlamentet tar emellertid vederbörlig hänsyn till revisionsrättens förklaring att den redan i sin särskilda årsrapport för åren 2006–2008 utförligt rapporterat om de problem den påträffat inom polisakademin.

Polisakademins åtgärdsplan för 2010–2014

9. Europaparlamentet konstaterar att akademins nya direktör i tid har lämnat in åtgärdsplanen enligt kravet i punkt 22 i parlamentets ovannämnda resolution av den 5 maj 2010. Parlamentet beklagar dock att beskrivningen av de särskilda åtgärder som akademin ska vidta inte är tillräckligt noggrann. Parlamentet beklagar även att de flesta av de indikatorer som akademin föreslår är vaga och bidrar inte alltid med tydlig hjälp att bedöma hur målen genomförts.

10. Europaparlamentet konstaterar att akademins direktör och dess styrelse, på parlamentets begäran att anta en åtgärdsplan, har uppskattat en realistisk fyraårsperiod (dvs. från 2010 till 2014) för att nå de mål som fastställs i bilagan till parlamentets ovannämnda resolution av den 5 maj 2010. Parlamentet är därför inte berett att acceptera att akademin skulle behöva ytterligare fyra år för att nå den acceptabla standard för god förvaltning som förväntas av en tillsynsbyrå.

11. Europaparlamentet begär att polisakademins direktör var sjätte månad informerar den ansvarsbeviljande myndigheten om hur genomförandet av åtgärdsplanen framskrider.

Särskilda synpunkter

Godkännande av de ekonomiska rutinerna och det nya redovisningssystemet(artikel 43 i rambudgetförordningen)

12. Europaparlamentet uttrycker sin oro över att svårigheterna under 2008 i samband med migreringen från det gamla redovisningssystemet till ABAC och det sena införandet av ett korrekt redovisningssystem fortfarande medför en risk avseende kvaliteten på den finansiella informationen om överföringarna från det föregående året, användningen av inkomster avsatta för särskilda ändamål och kopplingen till vissa sifferuppgifter i balansräkningen för 2007. Parlamentet är djupt oroat över att akademins insatser nu skjutits upp till 2011 till följd av att två huvudaktörer i betalningsgången avgått från sina befattningar, dvs. räkenskapsföraren och den ekonomi- och budgetansvarige.

13. Europaparlamentet understryker att revisionsrättens granskning av ett urval åtaganden (se revisionsrättens rapport om polisakademins årsredovisning, punkt 15) visade att det i tre fall saknades en verifieringskedja för att följa det finansiella genomförandet, vilket innebar att det inte gick att få deras utgående balanser i räkenskaperna per den 31 december 2008 att överensstämma.

14. Europaparlamentet understryker att revisionsrätten i sin särskilda årsrapport för 2006 redan hade konstaterat att akademin inte hade inrättat de system och förfaranden som behövs för att utarbeta en finansiell rapport i enlighet med kraven i rambudgetförordningen för byråerna.

Budgetplanering och övervakning

15. Europaparlamentet uttrycker oro över bristerna inom akademin vad gäller programplaneringen och övervakningen av budgetgenomförandet. Parlamentet noterar särskilt att man varit tvungen att överföra 31 procent av akademins totala budget till 2008. Parlamentet anser att de åtgärder som akademin föreslår i detta hänseende är olämpliga och otydliga.

16. Europaparlamentet konstaterar att redan för budgetåret 2007 förföll över 20 procent (0,5 miljoner EUR) av akademins överförda anslag från det föregående året.

Ekonomisk förvaltning av akademins verksamhet

17. Europaparlamentet uttrycker oro över akademins ekonomiska förvaltning av sin verksamhet. Parlamentet noterar särskilt att revisionsrätten för 2008 konstaterade att det saknades

- rättsliga åtaganden i tre fall med ett sammanlagt värde på 39500 EUR,

- budgetåtaganden före de rättsliga åtagandena i nio fall med ett sammanlagt värde på 244200 EUR,

och parlamentet anser att de åtgärder som akademin föreslår i detta hänseende är olämpliga och otydliga.

Kontrollsystem för offentlig upphandling

18. Europaparlamentet uttrycker oro över att akademin ständigt avviker från budgetförordningen när det gäller upphandlingsreglerna. Parlamentet noterar särskilt det inkorrekta upphandlingsförfarandet i samband med ett leverantörsavtal som stod för omkring 2 procent av driftsutgifterna under 2008.

19. Europaparlamentet understryker att revisionsrätten i sina särskilda årsrapporter för åren 2006 och 2007 redan kritiserade akademin för att inte förfoga över de handlingar som krävs för att motivera vissa materialanskaffningar och förklara varför en viss leverantör hade anlitats.

Kontrollsystem för utgifter

20. Europaparlamentet uppmärksammar att revisionsrätten för 2008 noterat ett stort antal överträdelser av gällande administrativa och finansiella bestämmelser avseende utgifter för anordnande av kurser och seminarier, utgifter som står för en betydande andel (64 procent) av akademins driftsutgifter. Dessa överträdelser handlar främst om att det saknades underlag till uppkomna kostnader, bekräftelser på deltagande, originalfakturor samt dokument som krävs för ersättning av logikostnader, liksom att underlag om resekostnader för experter inte hade begärts. Parlamentet uppmanar akademin att vidta åtgärder för att garantera en korrekt förhands- och efterhandskontrollkapacitet.

21. Europaparlamentet uttrycker oro över att revisionsrätten i sina särskilda rapporter för 2006 och 2007 redan hade konstaterat att budgetanslagen inte hade utnyttjats i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning (artikel 25 i akademins budgetförordning).

Anslag som använts för att finansiera privata utgifter

22. Europaparlamentet beklagar att den externa revision av utnyttjande av anslag för att täcka privata utgifter som aviserats av polisakademin, och som skulle utföras av ett externt företag, ännu inte har inletts. Parlamentet oroas därför över denna fördröjning som med säkerhet inte kommer att underlätta det externa företagets arbete.

23. Europaparlamentet konstaterar att den dåvarande direktören i sitt svar efter utfrågningen den 25 januari 2010 meddelade ledamöterna av budgetkontrollutskottet att medel hade återvunnits. Parlamentet konstaterar emellertid att 2320,77 pund sterling för transport- och taxikostnader för 2007 ännu inte verkar ha återvunnits.

24. Europaparlamentet konstaterar även att utgiftsbeloppet för mobiltelefoner och bilar för personalen ännu inte har klargjorts.

25. Europaparlamentet understryker att revisionsrätten i sin särskilda årsrapport för 2007 redan hade uppmärksammat att revisorerna inte kunde granska alla betalningar som gjorts under 2007 eftersom det inte var möjligt att kvantifiera vare sig det belopp som oriktigt betalats för privata ändamål eller alla olika typer av privata utgifter som förekommit.

Personalförvaltning: anlitande av extraanställda för känsliga befattningar

26. Europaparlamentet finner det oroande att extraanställda hittills anställts för finansiella arbetsuppgifter. Det var inte förrän 2009 som akademin utfärdade ett meddelande om ledig tjänst för rekrytering av en samordnare av normer för internkontroll, och anställningsintervjuerna planerades då till början av 2010. Parlamentet uttrycker oro över att två av huvudaktörerna i betalningsgången (räkenskapsföraren och den ekonomi- och budgetansvarige) nyligen har avgått från sina befattningar.

27. Europaparlamentet hänvisar när det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet till sin resolution av den 5 maj 2010 [7] om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

[1] EUT C 304, 15.12.2009, s. 124.

[2] EUT L 252, 25.9.2010, s. 232.

[3] EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

[4] EUT L 256, 1.10.2005, s. 63.

[5] EUT L 357, 31.12.2002, s. 72.

[6] EUT L 252, 25.9.2010, s. 233.

[7] EUT L 252, 25.9.2010, s. 241.

--------------------------------------------------