Europaparlamentets resolution

av den 10 maj 2011

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2009

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2009,

med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2009, samt institutets svar [1],

med beaktande av rådets rekommendation av den 15 februari 2011 (05892/2011 – C7-0052/2011),

med beaktande av artikel 276 i EG-fördraget och artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [2], särskilt artikel 185,

med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975 om bildande av en europeisk fond för förbättring av levnads- och arbetsvillkor [3], särskilt artikel 16,

med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [4], särskilt artikel 94,

med beaktande av artikel 77 och bilaga VI i arbetsordningen,

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för sysselsättning och sociala frågor (A7-0108/2011), och av följande skäl:

A. Revisionsrätten har förklarat att den har uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för budgetåret 2009 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

B. Den 5 maj 2010 beviljade Europaparlamentet direktören för Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor ansvarsfrihet för genomförandet av denna byrås budget för budgetåret 2008 [5], och i sin resolution som åtföljde beslutet om ansvarsfrihet framförde parlamentet bland annat följande synpunkter:

- Parlamentet beklagade att revisionsrätten hade funnit svagheter i rekryteringsförfarandena 2008, 2007 och 2006.

- Parlamentet uppmanade institutet att vidta åtgärder för att förbättra övervakningen av sina kontrakt och planeringen av sina upphandlingar.

- Parlamentet noterade att det överförda beloppet uppgick till mer än 55 % av anslagen (4900000 EUR) för budgetåret 2008.

C. Institutets budget för 2009 var 20200000 EUR, vilket är en minskning med 3,8 % jämfört med budgetåret 2008.

Verksamhetsresultat

1. Europaparlamentet välkomnar institutets avsikt att 2010, i den tabell som ska bifogas revisionsrättens nästa rapport, ta med en jämförelse mellan den verksamhet som genomfördes under det år som berörs av ansvarsfrihetsförfarandet och verksamheten under det föregående budgetåret, så att den myndighet som beviljar ansvarsfrihet bättre ska kunna bedöma institutets resultat från år till år.

2. Europaparlamentet konstaterar att institutet gjorde ytterligare en utvärdering av sitt arbetsprogram för åren 2005–2008 efter den utvärdering som man redan hade gjort 2007 av arbetsprogrammet för 2001–2004. Parlamentet anser att denna utvärdering är synnerligen användbar för institutet genom att den ger värdefulla lärdomar och rekommendationer avseende de utmaningar som institutet kommer att möta under sin kommande programplaneringsfas. Parlamentet berömmer institutet för att genom denna utvärdering ha visat att

- man använde sina ekonomiska resurser effektivt när man stödde genomförandet av arbetsprogrammet,

- man uppnådde målen i arbetsprogrammet för 2005–2008.

3. Europaparlamentet uppmuntrar inte desto mindre institutet att ytterligare utveckla sitt prestationskontrollsystem (Eurofound Performance Monitoring System [EPMS]) så att resultaten av prestationskontrollen kan ingå i underlaget för ledningens beslut och för planeringen samt att regelbundna opinionsundersökningar genomförs för att få feedback från institutets målgrupper.

4. Europaparlamentet stöder den externa bedömarens rekommendation att bättre definiera institutets målgrupper på nationell nivå (dvs. huruvida institutet borde gå ännu längre än nationella myndigheter och politiker, och försöka nå en bredare grupp av arbetsgivarföreningar och fackförbund) och inrätta ett nätverk med kontaktpunkter baserat på de nationella myndigheter som är representerade i institutets styrelse.

Styrelsen

5. Europaparlamentet noterar att den externa bedömaren av institutets utvärdering av arbetsprogrammet för 2005–2008 rapporterade att institutets styrelse inte var en effektiv beslutsfattande instans, beroende på dess utökade storlek efter utvidgningen 2004, det minskade antalet sammanträden samt den relativt stora omsättningen av ledamöter. Institutet uppmanas därför att vidta åtgärder för att förstärka styrelsens roll vad avser att ge institutet övergripande anvisningar. Institutets styrelse uppmuntras särskilt att avsätta tid för att diskutera strategiska frågor och prioriteringar.

Upphandlingsförfaranden

6. Europaparlamentet noterar att revisionsrätten uppdagade fel och anomalier i utvärderingen av ett öppet förfarande för kontraktstilldelning, vilket påverkade förfarandets kvalitet. Institutet uppmanas därför att vidta åtgärder för att förbättra sina förfaranden för utvärdering och granskning, så att sådana misstag kan undvikas i framtiden.

Budgetförvaltning

7. Europaparlamentet uppmanar institutet att se till att anslagen görs tillgängliga först när motsvarande inkomster avsatta för särskilda ändamål har mottagits. Revisionsrätten konstaterade faktiskt att institutets budget inte hade några särskilda rubriker för de olika program som finansierades med inkomster avsatta för särskilda ändamål, vilket strider mot institutets budgetförordning (artikel 19). Dessutom ingick institutet åtaganden för 184000 EUR inom ramen för ett program som finansierades med inkomster för särskilda ändamål, trots att institutets inkomster för särskilda ändamål bara var 29000 EUR.

8. Europaparlamentet beklagar att revisionsrätten varit tvungen att anmärka på institutets redovisning, och särskilt att den preliminära redovisning som institutet lade fram innehöll allvarliga brister, vilket visade på stora svagheter i institutets ekonomiförvaltning. Parlamentet välkomnar att institutet meddelat att man genom ytterligare utbildning och satsningar kommer att se till att genomförandet av förfarandena i samband med räkenskapsårets slut blir korrekt och att tidsfristerna för när bokslutet ska läggas fram respekteras.

Personal

9. Europaparlamentet uppmanar institutet att visa hur man väljer ut personal (dvs. belägg för vilka minimikrav som gällde för kandidaterna vid början av rekryteringsprocessen) så att rekryteringsprocessens transparens kan garanteras. Revisionsrätten har faktiskt rapporterat liknande felaktigheter i sju granskade rekryteringsförfaranden. Parlamentet noterar särskilt att det inte fanns några bevis på vilka minimikrav som de sökande måste uppfylla för att kallas till intervju, och de minimikrav de måste uppfylla för att placeras på förteckningen över godkända sökande hade fastställts av uttagningskommittén redan innan den utvärderade ansökningarna.

10. Europaparlamentet noterar särskilt att svagheter i rekryteringsförfarandena upptäcktes av myndigheten för beviljande av ansvarsfrihet redan 2006. Institutet uppmanas därför att snabbt rätta till situationen och informera myndigheten för beviljande av ansvarsfrihet om vad man har gjort.

11. Europaparlamentet välkomnar dock institutets besked om att man framöver kommer att förstärka dokumentationen kring rekryteringsförfarandena.

Internrevision

12. Europaparlamentet välkomnar institutets införande den 1 juli 2010 av ett system för att registrera och analysera avvikelser från de fastställda strategierna och förfarandena (register över avvikelser).

13. Europaparlamentet konstaterar att av internrevisionstjänstens (IAS) åtta rekommendationer gällande uppföljning av tidigare rekommendationer har två genomförts. De rekommendationer som betecknas som "mycket viktiga" handlar huvudsakligen om det interna kontrollsystemets effektivitet (dvs. årlig arbetsplan för att garantera den interna kontrollen, översyn av känsliga befattningar och förfaranden för att kommunicera oegentligheter). Institutet uppmanas därför att snarast genomföra dem.

14. Europaparlamentet noterar också att IAS 2009 genomförde en granskning av den finansiella förvaltningen och presenterade två "kritiska" och sex "mycket viktiga" rekommendationer av totalt 15. Det är oroande att de två kritiska anmärkningarna hänför sig till tjänsten som räkenskapsförare (dvs. en tjänst som ska besättas med en tillfälligt anställd eller en tjänsteman; behörighet som ska anpassas till rekommendationerna från kommissionens räkenskapsförare) samt valideringen av redovisningssystemen, medan de sex "mycket viktiga" iakttagelserna rör behovet av bättre dokumentation av de ekonomiska rutinerna, utformning och planering av upphandlingar, efterhandskontroller, bestämmelser för återbetalningar samt rapportering av avvikelser. Institutet uppmanas därför att utan dröjsmål genomföra IAS rekommendationer och att informera myndigheten för beviljande av ansvarsfrihet om vad man har gjort i detta hänseende.

15. Europaparlamentet hänvisar när det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet till sin resolution av den 10 maj 2011 [6] om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

[1] EUT C 338, 14.12.2010, s. 155.

[2] EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

[3] EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

[4] EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

[5] EUT L 252, 25.9.2010, s. 196.

[6] Antagna texter, P7_TA(2011)0163 (se sidan 269 i detta nummer av EUT).

--------------------------------------------------