Rapport

om årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen för budgetåret 2002 samt stiftelsens svar

(2003/C 319/08)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europaparlamentet och rådet, i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen för det budgetår som slutade den 31 december 2002. I enlighet med artikel 11.1 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90(2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt vad som föreskrivs i artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER

Inledning

5. Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen instiftades genom rådets förordning (EEG) nr 1360/90 av den 7 maj 1990. Stiftelsens uppgift är att stödja reformen av yrkesutbildningen i Europeiska unionens partnerländer. Den stöder reformen av yrkesutbildningen i över fyrtio länder och underlättar tillgången till expertis och gemenskapspraxis vad gäller personalutveckling i allmänhet. Den hjälper också kommissionen att förvalta programmen Meda, Cards, Tacis och Tempus.

Budgetgenomförande

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1.

7. Av anslagen för år 2002 har det gjorts åtaganden för 16,6 miljoner euro och betalningar för 13,2 miljoner. Resterande anslag har antingen överförts (3,4 miljoner) eller förfallit (0,2 miljoner). Andelen överförda driftsanslag är fortfarande stor och utgör över 50 % av årets åtaganden. Dessa omfattande överföringar av driftsanslag visar att stiftelsen måste förbättra kvaliteten på och uppföljningen av programplaneringen av verksamheten för att bättre iaktta principen om budgetens ettårighet.

8. Stiftelsen har ingått en överenskommelse för att inrätta ett stödprojekt för albanska små och medelstora företag. År 2002 förvaltade stiftelsen 0,5 miljoner euro för denna överenskommelse. Denna verksamhet nämns inte i budgeten utan tas endast upp i balansräkningen.

9. Genom överenskommelser med kommissionen förvaltar stiftelsen programmen Phare och Tacis, inklusive den tekniska stödfunktionen för att genomföra Tempus-programmet (se punkt 5). Den totala summan för dessa program uppgår till 244,7 miljoner euro. År 2002 betalade stiftelsen ut 31 miljoner euro för programmen och den 31 december 2002 uppgick saldot på motsvarande bankkonton till 26,5 miljoner euro. Över 20 personer av stiftelsens 123(4) anställda arbetar heltid med dessa program. Programmen förvaltas utanför budgeten. Som revisionsrätten har påpekat i tidigare rapporter(5) finns inga uppgifter om programmen i budgetgenomförandet, ej heller i balansräkningen eller resultaträkningen. Stiftelsen lämnar finansiell information om programmen i en bilaga till årsredovisningen. Detta förfaringssätt innebär risk för principen om budgetens enhet och, beträffande redovisningen, även för principen att innehåll går före form(6). Dessutom blir det med denna hantering svårare att kontrollera hur medlen används.

Räkenskaper och årsredovisning

10. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som stiftelsen offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2002 återges i sammanfattning i tabellerna 2 och 3.

11. Av de 16,8 miljoner euro i subventioner som tas upp i budgeten, har kommissionen endast betalat ut 13,2 miljoner euro till stiftelsen under budgetåret. Detta förklarar budgetårets underskott.

12. Införandet av inventeringar av anläggningstillgångar och ett dataprogram för förvaltning av anläggningstillgångarna följer de rekommendationer som revisionsrätten gav i sin årsrapport 2001(7). Dock bör anläggningstillgångarna beskrivas ännu utförligare, till exempel vad gäller dataprogram. De bör också överensstämma bättre med årsredovisningen.

13. Översättningscentrum för Europeiska unionens organ begär in ett förskott från sina kunder i början av varje budgetår. Stiftelsen har sålunda betalat ut 150000 euro till Översättningscentrum. Detta förskott har bokförts som en utgift under budgetåret och vid årsslutet har de automatiskt överförda anslagen inte justerats i enlighet med detta. Detta belopp finns alltså upptaget två gånger under kostnader.

14. Vissa av stiftelsens betalningsförfaranden borde ses över eller förändras för att minska åtföljande risker, i synnerhet vad gäller överföring av medel till tredje land. Av samma orsak, och med tanke på att det sällan används, borde även det nu tillåtna beloppet (40000 euro) på underkontot för smärre utgifter minskas.

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

15. Stiftelsens direktör har ingått ett avtal med direktören för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning om att en anställd vid stiftelsen skulle arbeta för centrumet som också skulle betala hans lön. Under de 20 månader som denna situation varade mottog den anställde, som hade grekisk nationalitet, utlandstillägg och fick korrigeringskoefficient för Italien trots att han arbetade på centrumets kontor i Thessaloniki.

16. Varje månad skickar kommissionen en förteckning över de tidigare anställda vid stiftelsen som har rätt till arbetslöshetsersättning. Ingen av dessa har skickat den månatliga attestering(8) som krävs för att få arbetslöshetsersättning och ingen kontroll har gjorts av stiftelsen för att verifiera deras verkliga situation.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) EGT L 131, 23 maj 1990.

(3) Som föreskrivs i artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har de detaljerade räkenskaperna för stiftelsens samtliga inkomster och utgifter under budgetåret 2002 upprättats den 28 mars 2003 och därefter överlämnats till revisionsrätten som mottog dem den 31 mars 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(4) Den 31 december 2002.

(5) Punkt 8 i årsrapporten för budgetåret 2001 (EGT C 326, 27.12.2002, s. 51), se även punkt 11 i årsrapporten för budgetåret 1999 (EGT C 373, 27.12.2000, s. 34).

(6) Denna princip innebär att transaktioner som tas upp i årsredovisningen skall redovisas i enlighet med sitt ekonomiska innehåll och inte endast sin juridiska form. Denna princip tas även upp i artikel 78 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 357, 23.12.2002, s. 72).

(7) Punkt 9 och 10 i årsrapporten för budgetåret 2001 (EGT C 326, 27.12.2002, s. 51).

(8) I anställningsvillkoren för övriga anställda inom Europeiska gemenskaperna (tjänsteföreskrifterna), avdelning II, kapitel 6, artikel 28a.2 föreskrivs att för att vara berättigad till arbetslöshetsersättning skall den tidigare tillfälligt anställde

a) på egen begäran vara registrerad som arbetssökande på arbetsförmedlingen i den medlemsstat där han är bosatt,

b) uppfylla de förpliktelser som föreskrivs i denna medlemsstats lagstiftning och för personer som uppbär arbetslöshetsersättning enligt denna,

c) varje månad till den institution där han tjänstgjort skicka in ett intyg som utfärdats av den behöriga nationella myndigheten och som anger huruvida han uppfyllt de förpliktelser som avses i a och b; intyget skall omedelbart vidarebefordras till kommissionen.

Tabell 1

Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen - Budgetgenomförande för budgetåret 2002Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från stiftelsen. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som stiftelsen lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen - Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001((Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen beaktar endast den verksamhet som direkt berör stiftelsen och inte de program som stiftelsen förvaltar för kommissionen eller andra organ.))

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från stiftelsen.

Tabell 3

Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001((Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen beaktar endast den verksamhet som direkt berör stiftelsen och inte de program som stiftelsen förvaltar för kommissionen.))Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från stiftelsen. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som stiftelsen lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Stiftelsens svar

Budgetgenomförande

7. Den höga andelen betalningar (90 % i genomsnitt under de senaste fyra åren) som Europeiska utbildningsstiftelsen, ETF, gjort med överförda belopp är bevis för att en välplanerad verksamhet alltid stått bakom åtagandena. Som redan anförts i tidigare svar från ETF, kräver verksamhetens specificitet och faktumet att våra partner mestadels är offentliga organ samt att ETF antar ett deltagande tillvägagångssätt långvariga beslutsförfaranden. Denna situation gör det svårt för ETF att enskilt fatta beslut om tidsplaner för genomförande. Införandet av fleråriga betalningsanslag i enlighet med den nya budgetförordningen kommer att lösa detta problem.

ETF:s ledning övervakar budgetgenomförandet konstant med hjälp av specialutarbetade rapporter och verktyg, vilka förväntas vara lika nyttiga för att övervaka användningen av fleråriga anslag.

8. För att efterleva principen om budgetens enhet kommer ETF från och med år 2004 att låta Avdelning 4 och övriga öronmärkta medel att ingå i utgiftsredovisningen och i budgetgenomförandetabellen under rubriker som klart och tydligt skiljer sig från de som används för det årliga bidraget.

9. För att efterleva den nya budgetförordningens redovisningsprincip "innehåll går före form" är ETF beredd att uppföra dessa medel som erhållits genom överenskommelser med kommissionen i redovisningen för år 2003 i enlighet med revisionsrättens rekommendationer. För att säkerställa att dessa medel inte bokförs dubbelt i kommissionens slutliga konsoliderade räkenskaper måste ETF konsultera kommissionen om hur de skall presenteras.

Räkenskaper och årsredovisning

12. År 2002 utvecklade ETF ett nytt dataprogram för förvaltning av inventeringar och anläggningstillgångar. Tidsbristen som rådde vid testningen innan räkenskaperna färdigställdes medförde vissa problem vid införandet av programvaran. ETF gläder sig att kunna meddela att dessa problem nu lösts och att systemet uppfyller kraven för ekonomisk rapportering.

13. Förskottet (150000 euro) som betalades ut till översättningscentrumet förvaltades som utgifter. ETF medger att det bör ha hanterats som ett förskott men det fanns meningsskiljaktigheter om detta med ekonomistyrningen.

14. Efter ett förslag från räkenskapsföraren och de berörda utanordnarna har ETF sänkt beloppet på förskottskontot till 2500 euro genom ett beslut av den 10 april 2003.

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

15. Utlåningen av en av ETF:s tillfälligt anställda till Cedefop var det första försöket till mobilitet och personalutbyte mellan de två inrättningarna. Den anställde valdes ut av Cedefop efter ett officiellt urvalsförfarande för anställning av en nationell expert. I enlighet därmed tillämpade ETF bestämmelserna om avlöning av nationella experter.

ETF instämmer dock med revisionsrättens iakttagelse att tillvägagångssättet inte var det lämpligaste. Den anställdes arbetsavtal med ETF har nu löpt ut och därmed även avtalet om utlåning.

16. Arbetslöshetsersättningen till tidigare anställda hos ETF betalas ut direkt av kommissionen sedan ETF:s direktör delegerat denna uppgift till GD Personal och administration (numera Paymaster Office). Följaktligen har ETF förmodat att kommissionen gjort regelbundna kontroller och direkt krävt de nödvändiga bevisen innan något belopp betalades ut.