SV Europeiska unionens officiella tidning C 188/1

Verksamhetsrapport från Olafs övervakningskommitté

juni 2009–december 2010

2011/C 188/01

Ledamöterna i Olafs övervakningskommitté

Peter STRÖMBERG Ordförande Chef för revisorsnämnden i Sverige

Kálmán GYÖRGYI Pensionerad riksåklagare i Ungern

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ Allmän åklagare vid Högsta domstolen i Spanien

Diemut R. THEATO Tidigare ledamot av Europaparlamentet Tidigare ordförande i budgetkontrollutskottet i Tyskland

Rosalind WRIGHT Ordförande för Fraud Advisory Panel i Förenade Kungariket

INNEHÅLL

ORDFÖRANDENS FÖRORD TILL ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS VERKSAMHETSRAPPORT

1. INLEDNING

2. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS ARBETSMETODER

2.1 Sammanträden

2.2 Föredragande och yttranden

2.3 Sekretariatet

3. OLAF:s UTREDANDE VERKSAMHET

3.1 Kontroll av Olafs utredningar

3.1.1 Den oberoende ställningen för Olafs generaldirektör

3.1.2 Utredningarnas längd

3.1.3 Rekommendationer till institutionerna

3.1.4 Ärenden som överlämnas till nationella rättsliga myndigheter: konsekvenserna av förstainstansrättens dom i mål T-48/05

3.1.5 Nya arbetsmetoder

3.2 Uppföljning av övervakningskommitténs yttrande nr 5/2008 om Olafs politik för ärenden av mindre ekonomisk betydelse (de minimis-ärenden)

3.3 Regelbunden tillsyn på övervakningskommitténs initiativ

3.3.1 Planering och strategisk ledning av utredningarna

3.3.2 Tillämpningen av grundläggande rättigheter och rättssäkerheten vid Olafs utredningar

3.4 Olafs utredningsregler och handbok – operativa förfaranden

3.5 Administration, budget och personalpolitik för Olafs utredande verksamhet

3.5.1 Administration och personalpolitik

3.5.2 Budget

4. FÖRBINDELSER MED OLAF, EU-INSTITUTIONERNA, OLAF:s SAMARBETSPARTNER OCH ÖVRIGA AKTÖRER

4.1 Förbindelser med Olaf

4.2 Förbindelser med EU-institutionerna

4.2.1 Förbindelser med Europeiska kommissionen, Europaparlamentet och Europeiska unionens råd

4.2.2 Förbindelser med Europeiska revisionsrätten

4.2.3 Bidrag till debatten om reformen av Olaf

4.3 Utnämningen av Olafs generaldirektör

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

BILAGA 1 Övervakningskommitténs sammanträdeskalender

BILAGA 2 Yttrande nr 1/2010 Olafs preliminära budgetförslag för 2011

BILAGA 3 Yttrande nr 2/2010 om utnämningen av Olafs generaldirektör

BILAGA 4 Yttrande nr 3/2010 över diskussionsunderlaget om reformen av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf)

BILAGA 5 Yttrande nr 4/2010 Utredningsplanering

BILAGA 6 Yttrande nr 5/2010 Tillämpningen av grundläggande rättigheter och rättssäkerheten i Olafs utredningar

ORDFÖRANDENS FÖRORD TILL ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS VERKSAMHETSRAPPORT

Detta är övervakningskommitténs fjärde verksamhetsrapport och den omfattar perioden från juni 2009 till december 2010, en period som kraftigt påverkades av Franz-Hermann Brüners frånfälle i början av januari 2010. När en organisation oväntat fråntas en generaldirektör under tragiska omständigheter påverkar detta arbetet djupt på alla nivåer. Kommittén noterade med tillfredsställelse att Olaf fortsatt verksamheten som vanligt, vilket var ett bra sätt att hedra Franz-Hermann Brüners minne.

Under perioden har Olaf stått i centrum för flera olika förslag till förändring. Ett av förslagen gällde förfarandet för utnämning av Olafs nya generaldirektör, som inleddes i april i år när tjänsten utlystes formellt. Övervakningskommittén har varit nära involverad i förfarandet och avgav ett yttrande i frågan den 23 september 2010. Den 14 december utnämndes slutligen Giovanni Kessler av kommissionen. Övervakningskommittén välkomnar utnämningen av Giovanni Kessler och ser fram emot ett nära och givande samarbete med honom.

Ett annat förändringsförslag är den föreslagna omarbetningen av förordning (EG) nr 1073/1999. Övervakningskommittén har vid flera tillfällen yttrat sig om olika aspekter i förslaget i takt med att det utvecklats – senast i yttrandet över det över diskussionsunderlag om reformen som kommissionsledamot Šemeta lade fram för några månader sedan. Övervakningskommittén är djupt engagerad i debatten, i synnerhet eftersom utfallet direkt påverkar kommitténs arbete och ställning men även, och kanske främst, på grund av förslagets direkta effekter på Olafs funktionssätt. Kommittén har alltid och kommer alltid att i första hand prioritera Olafs utredningsverksamhet och byråns oberoende ställning i utredningsarbetet.

Övervakningskommittén garanterar Olafs oberoende genom att utöva regelbunden tillsyn över utredningsverksamheten och genom att bistå generaldirektören när denne fullgör sina uppgifter. Kommittén har nu i fem år ägnat sig åt denna uppgift. Kommittén har en gemensam erfarenhet av höga poster på statliga myndigheter och politiska organisationer när det gäller att leda, förvalta och genomföra brottsutredningar och administrativa utredningar. Kommittén formulerar sina formella yttranden och ståndpunkter med utgångspunkt i dessa erfarenheter och tre lika viktiga grundläggande regler.

För det första måste man alltid kontrollera uppgifterna direkt från källan, med hjälp av handlingarna i ärendet, ärendehanteringssystemet, de olika rapporter som utarbetats av Olaf under förberedelserna innan utredningen inleddes samt de rapporter som Olaf utarbetat till kommittén (t.ex. niomånadersrapporterna).

För det andra måste både kommittén och dess ledamöter vara absolut opartiska och oberoende.

För det tredje visar ledamöternas egna erfarenheter att det är viktigt att respektera Olafs oberoende ställning och inte ingripa i pågående utredningar, ens när man går igenom handlingar och dokumentation som avser pågående utredningar.

Jag vill å min egen och å kommitténs vägnar hjärtligt tacka övervakningskommitténs sekretariat vars utmärkta arbetsinsatser gjort kommitténs arbete möjligt.

1. INLEDNING

Genom förordning (EG) nr 1073/1999 inrättades Olafs övervakningskommitté med uppdraget att stärka och garantera Olafs oberoende och hjälpa generaldirektören i dennes uppgifter. Kommittén ska årligen rapportera till institutionerna om sin verksamhet. Under den period som den här rapporten gäller antog kommittén fem yttranden som överlämnades till EU-institutionerna och Olafs generaldirektör. Dessa yttranden finns i bilagan till rapporten.

Under rapporteringsperioden var Luis López Sanz-Aranguez ordförande i övervakningskommittén fram till november 2009 då han efterträddes av Peter Strömberg. Peter Strömbergs mandat förlängdes sedan i november 2010 med ytterligare ett år.

Det är viktigt att hålla i minnet att Olaf efter Franz-Hermann Brüners borgtång den 9 januari 2010 fungerat utan att någon generaldirektör utsetts enligt det särskilda förfarandet i förordning (EG) nr 1073/1999.

I avvaktan på att en ny generaldirektör skulle utses under 2010 var kommitténs närvaro och stöd särskilt viktigt för kontinuiteten i Olafs arbete.

I april 2010 vidtog Europeiska kommissionen åtgärder för att rekrytera en ny generaldirektör till byrån. Detta utmynnade i utnämningen av Giovanni Kessler den 14 december 2010. Övervakningskommittén ser fram emot ett nära och givande samarbete med Olafs blivande generaldirektör.

Utöver att sammanfatta förra årets verksamhet hoppas övervakningskommittén att den här rapporten kan hjälpa den tillträdande generaldirektören både att analysera de aktuella utmaningar som byrån står inför och att fastställa huvudinriktningen på Olafs verksamhet för att skydda EU:s ekonomiska intressen.

Den tillträdande generaldirektören kommer att ställas inför många utmaningar när det gäller att öka Olafs effektivitet och se till att byrån ägnar alla sina krafter åt mer målinriktade insatser i kampen mot bedrägerier. Bland de utmaningar som Olafs nya generaldirektör har att möta vill övervakningskommittén särskilt framhålla behovet av att korta utredningstiderna och göra de organisatoriska förändringar som behövs för att de begränsade tillgångarna ska kunna användas på bästa sätt, och i första hand för Olafs huvuduppgifter i utredningsverksamheten. Ett av syftena med den här rapporten är att ge den tillträdande generaldirektören några förslag på hur man skulle kunna förbättra målinriktningen och utredningstiderna.

2. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS ARBETSMETODER

2.1 Sammanträden

Övervakningskommittén höll 16 plenarsammanträden i Bryssel (1). Olaf och Europeiska kommissionen, Europaparlamentet och Europeiska unionens råd har tillgång till protokollen från kommitténs sammanträden av öppenhetsskäl och för att de regelbundet ska få information om kommitténs verksamhet.

Liksom under föregående rapporteringsperiod fortsatte kommittén att bjuda in Olafs generaldirektör eller tillförordnade generaldirektör och ett antal anställda vid Olaf till sina möten. Därmed fick Olaf tillfälle att informera kommittén om frågor av vikt för kommitténs arbete och samtidigt fick kommittén möjlighet att informera Olaf om sin egen verksamhet. Utöver de regelbundna besöken hos kommittén från Olafs enhet för rättslig och juridisk rådgivning, för att presentera ärenden som överlämnats till nationella rättsliga myndigheter, diskuterades även ett antal breda frågor aktivt vid kommitténs möten med Olafs generaldirektör och ledning under rapporteringsperioden. Övervakningskommittén ägnade särskild uppmärksamhet åt de operativa aspekterna på Olafs verksamhet, bland annat när det gällde uppföljningen av kommitténs yttranden om Olafs årliga förvaltningsplan, preliminära budget, niomånadersrapporter och personalpolitik. Kommissionens förslag att lägga ut Olafs verksamhet på en extern uppdragstagare diskuterades med Franz-Herman Brüner, och det förekom även informella diskussioner om samordningen av Olaf och internationella organisationer. Dagliga aspekter på Olafs arbete blev även föremål för presentationer och diskussioner, till exempel kommissionens rutiner för registrering och lagring av Olafs handlingar och Olafs tillgång till uppgifter i EU-institutionernas besittning. Övervakningskommittén var mycket nöjd med Olafs ingående presentation om särskilt komplexa och viktiga gränsöverskridande bedrägeriärenden och noterade med tillfredsställelse de praktiska åtgärder som vidtagits för att anpassa Olafs utredningsrutiner till gjorda erfarenheter (se punkt 3.1.5).

2.2 Föredragande och yttranden

Övervakningskommittén antog fem yttranden under rapporteringsperioden (se bilagorna). Arbetsmetoden med att utse en föredragande (2) behölls för att öka effektiviteten i förberedelserna och uppföljningen av vissa frågor av särskilt intresse för kommittén. Övervakningskommittén arbetade under perioden huvudsakligen med yttrandet om budgeten, yttrandet om omarbetningen av förordning (EG) nr 1073/1999, yttrandet om utredningsplanering, yttrandet om tillämpningen av grundläggande rättigheter och rättssäkerhet i Olafs utredningar samt yttrandet om utnämningen av Olafs generaldirektör.

2.3 Sekretariatet

I övervakningskommitténs arbetsordning (3) anges vilka skyldigheter som åligger kommitténs sekretariat. Sekretariatet har en nyckelroll för att underlätta kommitténs arbete och bistå kommittén när den utför sina uppgifter och se till att den i fullt oberoende kan fullfölja sitt rättsliga mandat.

Tjänsten som chef för sekretariatet utlystes i juli 2009 och kommittén enades med Franz-Hermann Brüner om att tjänsten inte skulle tillsättas utan kommitténs godkännande. Efter urvalsförfarandet utsågs Isabelle Jegouzo till chef för övervakningskommitténs sekretariat av Olafs tillförordnade generaldirektör som agerade tillsättningsmyndighet, i samförstånd med övervakningskommittén. Isabelle Jegouzo tillträdde tjänsten den 16 juni 2010.

I november 2009 lämnade en person sekretariatet och en ny tjänsteman rekryterades i februari 2010. Idag är en av tjänsterna vakant, och den bör tillsättas så snart som möjligt.

Liksom tidigare bör personal till kommitténs sekretariat alltid rekryteras med kommitténs godkännande, för att se till att kommittén kan fullgöra sina uppgifter på ett fullständigt oberoende sätt. Olaf och kommissionen har godtagit att övervakningskommittén deltar i rekryteringen.

Övervakningskommittén anser även att den bör delta i de årliga utvärderingarna av personalen vid sekretariatet, eftersom de arbetar direkt under kommittén.

3. OLAF:s UTREDANDE VERKSAMHET

3.1 Kontroll av Olafs utredningar

3.1.1 Den oberoende ställningen för Olafs generaldirektör

Övervakningskommitténs nyckelroll är att kontrollera Olafs utredningsfunktion och se till att byråns oberoende inte kränks. Det är i sammanhanget mycket viktigt att även garantera respekten för generaldirektörens ställning.

Efter Franz-Hermann Brüners bortgång ansåg Europeiska kommissionen i sitt beslut av den 13 januari 2010 att Nicholas Ilett, som fungerat som generaldirektörens ställföreträdare med grund i kommissionens beslut i juli 2005, automatiskt borde utnämnas till tillförordnad generaldirektör. Detta beslut ledde till en intensiv debatt mellan Europaparlamentet och Europeiska kommissionen. I en skrivelse till kommissionens vice ordförande Siim Kallas, med kännedomskopia till Europaparlamentet och rådet, av den 14 januari 2010 framhöll övervakningskommitténs ordförande följande:

”Övervakningskommittén anser att det för att garantera oberoendet i Olafs dagliga verksamhet under övergångsperioden, i synnerhet när byrån inleder, genomför och avslutar utredningar, är mycket viktigt att Olafs ytterst ansvariga inte begränsas i sin tjänsteutövning. Därför anser övervakningskommittén att den tillförordnade generaldirektören under övergångsperioden bör utses i samförstånd mellan Europaparlamentet, rådet och kommissionen. Denna person bör tillförsäkras alla nödvändiga och legitima befogenheter och en oberoende ställning.”

Övervakningskommittén anser att det är viktigt att byrån leds av en person som utnämnts i samförstånd mellan institutionerna och med stöd av alla institutioner. Detta är viktigt för att stödja Olafs dagliga verksamhet.

3.1.2 Utredningarnas längd

Övervakningskommittén får månatliga sammanfattningar av utredningar som pågått längre än nio månader (så kallade niomånadersrapporter) från Olafs generaldirektör. Rapporten ger bakgrunden till varför utredningarna inte avslutats och anger ett ungefärligt datum för när man tror att ärendet ska kunna avslutas. Rapporterna analyseras kontinuerligt av övervakningskommittén och dess sekretariat.

Övervakningskommittén vill ånyo (4) framhålla vikten av dessa rapporter som inte bara bör upprättas på grund av en rättslig skyldighet utan även bör kunna användas som ett praktiskt verktyg för att göra utredningarna effektivare.

Under rapporteringsperioden ägnade kommittén särskild uppmärksamhet åt Olafs prognoser i niomånadersrapporterna för när ärendena bör kunna avslutas. Kommittén undersökte prognoserna i 164 niomånadersrapporter som inkommit mellan juni 2009 och juli 2010. I 14 av de 164 rapporterna saknades prognoser för när utredningen skulle kunna avslutas. I de återstående 150 rapporterna låg det beräknade datumet i 71 fall flera månader senare än väntat (mellan 4 och 12 månader). Kommittén noterar en förbättring jämfört med föregående rapporteringsperiod, då cirka 23 % av de 275 undersökta niomånadersrapporterna saknade beräknat slutdatum. Kommittén anser dock att det fortfarande behövs mer precisa förklaringar i niomånadersrapporterna av varför den ursprungliga tidsplanen inte kunnat hållas.

3.1.3 Rekommendationer till institutionerna

Olafs generaldirektör är skyldig att underrätta kommittén om de ärenden där EU:s institutioner, organ eller byråer inte har vidtagit åtgärder i enlighet med Olafs rekommendationer (5).

Under rapporteringsperioden har övervakningskommittén inte fått in några rapporter om att någon av EU:s institutioner, något organ eller någon byrå inte skulle ha vidtagit åtgärder med anledning av Olafs rekommendationer och slutsatser.

3.1.4 Ärenden som överlämnas till nationella rättsliga myndigheter: konsekvenserna av förstainstansrättens dom i mål T-48/05

Under rapporteringsperioden undersökte kommittén 43 ärenderapporter från Olaf innan de överlämnades till nationella rättliga myndigheter.

I domen i Franchet och Byk-målet (6) uttalade förstainstansrätten att förordning (EG) nr 1073/1999 kräver att Olaf ska ”underrätta kommittén i förväg om de ärenden där det är nödvändigt att överlämna information till de rättsliga myndigheterna i en medlemsstat” och att denna skyldighet vidare är ”en ovillkorlig skyldighet som inte ger Olaf något utrymme för skönsmässig bedömning”.

Nya arbetsmetoder mellan övervakningskommittén och Olaf har inrättats med anledning av domen. Olaf informerar kommittén fem arbetsdagar innan ärendet överlämnas till nationella rättsliga myndigheter. Enheten för rättslig och juridisk rådgivning förser kommittén med en not som sammanfattar hanteringen av de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten i det ärende som ska överlämnas till nationella rättsliga myndigheter. När det gäller rättssäkerheten anges i noten om den berörda personen har informerats om att en utredning inletts och om han eller hon fått tillfälle att lämna sina synpunkter till Olaf. Också utredningens resultat anges (faktiska omständigheter, rättslig bedömning, behörig rättslig myndighet, preskriptionstid och Olafs rekommendation)

Övervakningskommittén gör sedan en preliminär analys av de mottagna uppgifterna för att med Olaf kunna diskutera sådana frågor som rör respekten för de utredda personernas rättigheter, den rättsliga bedömningen av omständigheterna, den nationella rättsliga myndighetens behörighet, utredningarnas längd och preskriptionstid. Utan att ingripa i pågående ärenden får kommittén dra allmänna slutsatser med hjälp av analysen av dessa ärenden och överlämna dem till Olafs generaldirektör i syfte att förbättra de aktuella arbetsmetoderna. Framför allt yttrande nr 5/2010 innehåller övervakningskommitténs slutsatser om respekten för de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten i Olafs utredningar (7).

Även om sammanfattningarna från enheten för rättslig och juridisk rådgivning ger kommittén möjlighet att förstå detaljerna och procedurfrågorna i ärendena anser kommittén att mer arbete behövs för att göra uppgifterna uttömmande och korrekta. Sammanfattningarna är ibland inte uttömmande (uppgifter om preskriptionstid eller rekommendationer saknas, uppgifterna om hanteringen av de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten är ofullständiga eller avser inte alla berörda) och ibland förekommer faktafel (till exempel titeln på utredningen eller datumuppgifterna). Övervakningskommittén beklagar även att den rättsliga kontrollen av utredningsarbetet inte tycks ske systematiskt i alla etapper. Av de genomgångna ärendena framgår att avsaknaden av kontinuerlig rättslig analys av utredningarna har lett till formella misstag.

I yttrande nr 5/2010 försåg övervakningskommittén Olaf med en analys av respekten för de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten i alla etapper av utredningarna. Samtidigt lämnades förslag för bedömningen av bevisvärdet i de bevis på vilka utredningens slutsatser bygger och av respekten för den berörda medlemsstatens rättsregler.

Övervakningskommittén rekommenderar en översyn av de sammanfattningar som idag utarbetas av enheten för rättslig och juridisk rådgivning när det gäller de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten, med hjälp av kommitténs modell.

Kommittén noterar att kvaliteten på de flesta utredningsrapporter som överlämnas till nationella rättsliga myndigheter ger utrymme för förbättringar, i synnerhet av strukturen, tydligheten, analysen av de misstänkta brotten och språkdräkten. Kommittén noterar även att två ärenderapporter överlämnades till de nationella rättsliga myndigheterna 16 respektive 24 månader efter det att utredningarna avslutats. Övervakningskommittén anser att Olaf bör överväga att använda ett elektroniskt larmsystem för att undvika sådana situationer i framtiden.

3.1.5 Nya arbetsmetoder

I maj 2010 ledde kommitténs ordförande den konferens om operativt samarbete mellan Olaf och Europeiska kommissionens generaldirektorat som följde upp 2007 års konferens och som anordnades på Olafs initiativ. Den uttryckliga målsättningen med dessa konferenser var att förbättra Olafs samarbete med kommissionens generaldirektorat i operativa frågor för att nå bättre resultat och ömsesidig förståelse.

Övervakningskommittén anser att Olafs ledande roll när det gäller spårning, riskanalys och kampen mot bedrägerier förutsätter ett regelbundet informationsutbyte med kommissionens generaldirektorat. Särskilda insatser gjordes från och med 2007 och gemensamma bedrägeribekämpningsstrategier utarbetades med vissa generaldirektorat 2008–2009. Detta ledde till nya operativa metoder i omfattande och komplexa ärenden, där generaldirektoraten involverades mer i utredningarna, och till ett proaktivt underrättelsestyrt arbetssätt.

När det gäller direkta utgifter är Olaf ensam ansvarig för utredningar och på detta område användes de nya metoderna vid ett generaldirektorat där internrevisorerna i stor utsträckning deltog i arbetet och fungerade som experter för Olaf vid kontroller på platsen. Generaldirektoratet i fråga och Olaf utvecklade också nya IT-verktyg för underrättelser för att lättare kunna identifiera riskområden.

Övervakningskommittén välkomnar denna nya arbetsmetod och skulle gärna se att den utvecklades vidare eftersom den ger Olaf möjlighet att inrikta sig på allvarliga och komplexa ärenden, medan smärre förseelser kan hanteras av kommissionens enheter på en annan nivå.

Europeiska unionens ekonomiska ställning har förändrats dramatiskt under de senaste två åren. Den ekonomiska krisen har gjort att Europeiska kommissionen vidtagit åtgärder för att öka stödet och penningflödet till vissa områden, vilket även kan ge upphov till fler bedrägerier och ekonomiska misstag. Övervakningskommittén anser att det behövs nya arbetsmetoder för att utföra rigorösa kontroller av hur medlen används och att det nu är mycket viktigt att inrätta ett seriöst operativt samarbete mellan kommissionens generaldirektorat och Olaf.

3.2 Uppföljning av övervakningskommitténs yttrande nr 5/2008 om Olafs politik för ärenden av mindre ekonomisk betydelse (de minimis-ärenden)

Efter övervakningskommitténs yttrande om Olafs politik för ärenden av mindre ekonomisk betydelse (de minimis-ärenden) och prioriteringen av ärendena (8) har Olafs de minimis-regler nyligen lagts till i handboken och är nu tillgängliga för utredarna.

Övervakningskommittén välkomnar förslaget att förtydliga de minimis-politiken med hjälp av operativa riktlinjer. Men dessa riktlinjer bör läsas tillsammans med och kombineras med de indikativa trösklarna för interna och externa utredningar och gränserna för att inleda ekonomisk uppföljning, i enlighet med Olafs årliga förvaltningsplan.

Övervakningskommittén välkomnar de minimis-bilagan med de olika kriterier som styrelsen ska överväga när den beslutar om en extern utredning ska inledas eller ej, som förbättrar insynen i beslutsgången.

Övervakningskommittén skulle vilja att Olaf ett år efter det att de minimis-politiken införts lämnar en fullständig analys av tillämpningen av den, däribland förbindelserna med kommissionens kontor för disciplinärenden och undersökningar.

3.3 Regelbunden tillsyn på övervakningskommitténs initiativ

3.3.1 Planering och strategisk ledning av utredningarna

Den 12 oktober 2010 antog övervakningskommittén yttrande nr 4/2010 om utredningsplanering (9).

I de regelbundna genomgångarna av utredningar som pågått längre än nio månader noterade övervakningskommittén en ”bristande metodik och stringens i utredningarna och behov av förbättringar i den interna förvaltningen och kontrollen av utredningarna” (10).

Vid en närmare genomgång av ett antal ärenden från direktorat A och direktorat B noterade övervakningskommittén med besvikelse att de operativa direktoratens attityd till planering och ledning av utredningarna inte var konsekvent. I yttrandet rekommenderades att en detaljerad utredningsplan skulle tas fram i början av alla utredningar med uppgifter om utredningens mål, de resurser som behövdes och en uppskattning av kostnaderna. Planen borde vara dynamisk men så pass ingående att man kan ange ett teoretiskt datum för det slutliga beslutet. Utredningsplanerna borde utarbetas för styrelsen och sedan regelbundet uppdateras. De bör ta upp varje planerad etapp i utredningen, tillsammans med en preliminär tidsplan för varje etapp. Planeringen bör vara skriftlig och systematiskt bifogas ärendet så att den enkelt kan ses över och ändras om utredarna får ansökningar om uppskov eller andra typer av förseningar uppstår. Ledningen på enhetsnivå bör regelbundet kontrollera utredningsplanerna för att följa upp och vid behov styra utvecklingen av ärendena.

Övervakningskommittén noterade med tillfredsställelse att Olaf genomförde vissa förslag till förbättring av planeringen, omedelbart efter det att yttrandet lämnats.

Utöver utredningsplanering i alla ärenden rekommenderar övervakningskommittén att Olafs ledning tar fram och tillämpar olika metoder för att bättre kunna prioritera mellan pågående utredningar och anpassa prioriteringarna till de tillgängliga medlen.

Övervakningskommittén ser fram mot ett klart och tydligt svar från Olaf i denna viktiga fråga och skulle välkomna bestämmelser om detta när handboken uppdateras.

3.3.2 Tillämpningen av grundläggande rättigheter och rättssäkerheten vid Olafs utredningar

Olafs respekt för de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten i samband med utredningar är direkt kopplad till byråns oberoende och effektivitet. De ärenden som anhängiggjorts vid EU-domstolarna framhåller misstag och svagheter i Olafs utredningar (11). Övervakningskommittén har därför beslutat att se över hur Olaf garanterar dessa rättigheter.

Övervakningskommittén antog yttrande nr 5/2010 om tillämpningen av grundläggande rättigheter och rättssäkerheten i Olafs utredningar (12) med utgångspunkt i en analys av 28 ärenden som överlämnats till nationella rättsliga myndigheter mellan december 2009 (13) och oktober 2010. Kommittén gick igenom de tillämpliga bestämmelserna om Olafs utredningar (lagstiftning och praxis) samt respekten för de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten.

Övervakningskommittén noterade att de personer som berörs av interna utredningar skyddas av en rad bestämmelser i olika rättsliga instrument. När det gäller externa utredningar är situationen en helt annan, eftersom det inte finns några särskilda bestämmelser och det skydd som nationell lagstiftning ger vid kontroller på platsen kan variera från en medlemsstat till en annan.

Övervakningskommittén anser att Olaf i allmänhet respekterar de berörda personernas grundläggande rättigheter och rättssäkerheten. Där problem förekommit lämnade övervakningskommittén rekommendationer till Olaf för att förbättra dagens metoder. Kommittén rekommenderade i synnerhet att Olaf skulle arbeta om handboken för att se till att bestämmelserna tillämpas.

Kommittén noterade också att det saknas en klar och tydlig arbetsordning, i synnerhet för externa utredningar, vilket lett till varierande praxis inom Olaf. Omarbetningen av förordning (EG) nr 1073/1999 bör ge tillfälle att förtydliga den rättsliga ramen, i synnerhet när det gäller externa utredningar. Olafs utredningsbefogenheter bör stärkas, i synnerhet när det gäller rätten att hålla intervjuer. Övervakningskommittén framhöll att detta förtydligande samtidigt inte får leda till överreglering. Lagstiftaren bör ta hänsyn till den särskilda karaktären på Olafs utredningar som är administrativa och som endast utgör ett första steg i ett bredare förfarande, där respekten för de berörda personernas rätt att försvara sig garanteras i samband med uppföljningen. Att tvinga på Olaf vissa skyldigheter när det gäller förfaranden utan hänsyn till arbetets särskilda karaktär och de många olikheterna mellan interna och externa utredningar skulle hämma effektiviteten i kampen mot bedrägerier utan att för den skull faktiskt förbättra respekten för de grundläggande rättigheterna.

Övervakningskommittén tog upp några allmänna utredningsprinciper, grundläggande rättigheter och rättssäkerhetsgarantier som Olaf bör följa. Kommittén rekommenderade skärpta kontroller av utredningarnas objektivitet, sekretess och längd. Kommittén föreslog vidare åtgärder som Olaf bör vidta för att stärka respekten för de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten i alla etapper av utredningarna. Slutligen försåg övervakningskommittén Olaf med en analys av respekten för de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten som utredarna kan använda i sitt arbete och som ledningen kan använda för att kontrollera utredningarnas laglighet.

Övervakningskommittén beklagar att Olaf inte tagit tillräcklig hänsyn till dess tidigare rekommendationer (i synnerhet rekommendation XI i verksamhetsrapporten för 2008–2009) om behovet av att involvera enheten för rättslig och juridisk rådgivning mer och på ett tidigare stadium av utredningarna. Övervakningskommittén upprepar att denna enhet bör beredas tillfälle att lämna rättslig rådgivning i alla utredningsstadier och i alla ärenden där detta behövs, i synnerhet i fråga om respekten för de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten för dem som berörs av en utredning. Bestämmelser som motsvarar dessa rekommendationer bör så som var fallet tidigare klart och tydligt fastställas i Olafs nya handbok för det operativa arbetet.

I rekommendation X i verksamhetsrapporten för 2008–2009 uttalade övervakningskommittén att den ”vill få information om alla klagomål som Olaf fått in eller har utrett från parter under utredning där grundläggande rättigheter eller rättssäkerheten kan ha komprometterats”. Detta gäller inte bara ärenden som överlämnas till rättsliga myndigheter, utan alla ärenden. Övervakningskommittén har vid två tillfällen under rapporteringsperioden informerats av Olaf på denna punkt. Kommittén har också kontaktats direkt av parterna i ett ärende.

3.4 Olafs utredningsregler och handbok – operativa förfaranden

Övervakningskommittén har med intresse följt den progressiva utvecklingen av Olafs handbok och har under utarbetningen lämnat ett väsentligt antal skriftliga kommentarer till Olaf.

Övervakningskommittén uppskattar de formella och innehållsmässiga förbättringarna i den nya handboken. Tyvärr uppfyller den senaste versionen inte kommitténs förväntningar när det gäller de operativa rutinerna, eftersom den inte innehåller några fasta regler som kan vägleda utredarna i alla etapper av utredningsarbetet.

Övervakningskommittén har upprepade gånger framhållit att det är viktigt att ärendehanteringsreglerna tydligt anger de olika rutinerna för varje typ av utredning, från början till slut. Kommittén har också uttryckt oro över den inledande bedömningen, eftersom inga tydliga tidsfrister sätts ut innan beslutet om att inleda en utredning fattas. Syftet med denna etapp är att fastställa om misstankarna är av tillräckligt allvarlig art och stor uppmärksamhet ägnas åt att inte vidta några operativa åtgärder i denna etapp. I linje med denna tanke begärde övervakningskommittén ett förtydligande av den så kallade inledande informationsinhämtningen som inte borde överlappa med eller föregripa den faktiska utredningen. Kommittén beklagar att dessa kommentarer till Olaf inte beaktades i den handbok som slutligen antogs.

Övervakningskommittén anser vidare att handboken bör vara dynamisk och kunna uppdateras när som helst, för att vägleda utredarna i arbetet. Kommittén anser i synnerhet att dess rekommendationer om utredningsplanering, skyddet av de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten bör inarbetas i handboken.

Ingående fortbildning i handbokens rutiner bör anordnas regelbundet.

Utöver en förbättring av den rättsliga ramen anser övervakningskommittén att Olaf bör utarbeta en enkel uppsättning regler som huvudsakligen inriktas på de olika stegen i utredningarna och som även tar hänsyn till enskildas rättigheter, bestämmelserna om skydd av personuppgifter samt kraven på kontroller på platsen. Handboken bör därefter anpassas och inspireras av denna uppsättning regler för att ge utredarna klara och tydliga instruktioner.

Handboken bör även innehålla exempel på goda rutiner som utvecklats i de olika typerna av utredningar, däribland mallar som godkänts av Olafs ledning och som nya utredare kan använda som stöd.

3.5 Administration, budget och personalpolitik för Olafs utredande verksamhet

3.5.1 Administration och personalpolitik

Högkvalificerad personal är avgörande för framgångsrika utredningar. Övervakningskommittén anser att den inom ramen för sitt uppdrag att utöva tillsyn över Olafs utredningsverksamhet även måste se till att Olafs personalpolitik gör det möjligt för byrån att utföra sitt uppdrag effektivt (14).

Övervakningskommittén anser att en av den nya generaldirektörens främsta prioriteringar bör vara att utarbeta en övergripande strategi för personalpolitiken.

Fastställande av interna prioriteringar

För att utarbeta en personalstrategi som är anpassad till Olafs behov bör byrån göra en ingående analys av de egna interna prioriteringarna. Övervakningskommittén vill i detta sammanhang än en gång framhålla att Olaf bör koncentrera sig på kärnverksamheten och stärka utredningskapaciteten. Kommittén rekommenderar att den nya generaldirektören överväger resurstilldelningen inom Olaf för att balansera personalstyrkan på de operativa direktoraten A och B tillsammans gentemot direktorat D, som i första hand bör stödja Olafs utredningsverksamhet.

Övervakningskommittén anser även att Olafs prioriteringar för utredningsverksamheten bör fastställas med tanke på möjligheterna till synergi med andra enheter i kommissionen eller i medlemsstaterna. Övervakningskommittén välkomnar att Olaf på senare tid främst inriktat sig på större och mer komplexa bedrägeriärenden som utreds i nära samarbete med det berörda generaldirektoratet och med stöd i underrättelser som inhämtas med hjälp av IT.

Inrätta en övergripande personalpolitik

Efter en analys och beskrivning av Olafs kärnverksamhet enligt ovan bör resurserna anpassas och koncentreras för att göra det möjligt att fokusera på de prioriterade frågorna. Olafs personalpolitik bör utarbetas med särskild hänsyn till följande:

i) Lämpliga kvalifikationer hos den personal vars huvuduppgifter ingår i Olafs kärnuppdrag. Bland Olafs personal finns idag en rad olika yrken representerade (bl.a. jurister, utredare, tulltjänstemän, kriminaltekniker och IT-specialister). Denna samlade kunskapsmassa utgör en särskilt värdefull och rik källa till sakkunskap som i högre grad bör användas på ett korsbefruktande sätt.

ii) Det är viktigt att utveckla en politik för rörligheten, för att ge Olafs personal möjligheter till karriärutveckling vid alla EU-institutionerna och så att Olaf kan ta vara på den erfarenhet som finns inom och utanför EU-institutionerna. I detta sammanhang skulle övervakningskommittén stödja förslag för att främja och öka rörligheten för Olafs personal.

iii) En ambitiös fortbildningspolitik är viktig, och den bör särskilt ta hänsyn till karaktären på Olafs utredande uppgifter. Fortbildningspolitiken bör anpassas till en regelbunden personalomsättning för att undvika erfarenhetsförluster, i synnerhet i utredningsverksamheten.

iv) Man bör utforma en klar och tydlig rekryteringspolitik för tillfälliga anställda med omfattande och särskild erfarenhet från medlemsstaterna på utredningsområdet.

Övervakningskommittén rekommenderar även att Olaf på bästa sätt använder de rekryteringsmöjligheter som de senaste uttagningsproven erbjuder. Kommittén välkomnar att man förlängt giltighetstiden för förteckningen över godkända sökande, men beklagar att rekryteringsförfarandena tar så lång tid.

Kommittén framhåller även att Olafs politik i fråga om tillfälligt anställda bör förtydligas. Alla anställda bör ha möjlighet att få en klar uppfattning om sin ställning och sina utsikter till karriärutveckling. Övervakningskommittén beklagar den bristande tydligheten på denna punkt som på senare år ibland orsakat stora personliga svårigheter för Olafs personal.

Under första halvåret 2010 besökte övervakningskommitténs ordförande Olafs olika enheter och direktorat. Vid dessa besök framkom bland annat den tunga administrativa börda som vilar på Olafs utredare. Detta kräver ytterligare överväganden, för att ge utredarna ska kunna ägna så mycket tid som möjligt åt sina utredningsuppgifter.

3.5.2 Budget

Övervakningskommittén noterar vissa förbättringar i hanteringen av tjänsteresor och resekostnader. Kommittén rekommenderar att detta utvecklas vidare och att en systematisk utvärdering görs av behovet av tjänsteresors i utredningssyfte. Man bör också överväga de möjligheter som IT-tekniken erbjuder, däribland videokonferenser, för att undvika krångliga och dyra resor.

4. FÖRBINDELSER MED OLAF, EU-INSTITUTIONERNA, OLAF:s SAMARBETSPARTNER OCH ÖVRIGA AKTÖRER

4.1 Förbindelser med Olaf

Övervakningskommittén har fortsatt att utveckla sina konstruktiva förbindelser med Olafs ledning och tjänstemän under rapporteringsperioden. Flera formella och informella möten har givit tillfälle till fruktbara diskussioner och informationsutbyte.

Vid olika tillfällen i februari, mars, april, maj och juni 2010 träffade övervakningskommitténs ordförande anställda vid Olafs utredande och operativa enheter och stödenheter för den operativa verksamheten eller policyarbetet. Syftet med träffarna var att bevara de nära förbindelserna med Olafs operativa verksamhet och samla in kommentarer och förslag på hur utredningsfunktionen skulle kunna förbättras.

Under besöket träffade kommitténs ordförande de flesta anställda vid de 13 enheterna, tillsammans med alla enhetscheferna. De frågor som togs upp var bland annat följande:

i) Begränsningarna i den rättsliga grunden för Olafs arbete på vissa områden och omarbetningen av förordning (EG) nr 1073/1999.

ii) Den tunga administrativa börda och byråkrati som belastar utredarna.

iii) Behovet av en proaktiv utredningspolitik.

iv) Svårigheter i Olafs arbetsförbindelser med EU-institutionerna, medlemsstaterna och tredjeland.

En promemoria om besöket kommer att diskuteras med Olafs nya generaldirektör.

Olafs personal, inte sällan även generaldirektören själv, och sedermera även den tillförordnade generaldirektören, deltog i kommitténs möten under rapporteringsperioden.

I september och november 2010 beskrev Olaf för övervakningskommittén de problem byrån haft med att få vad den anser utgör rimlig tillgång till delar av kommissionens databaser. Frågan uppkom första gången 2007. Olaf anser att svårigheterna att få tillgång till kommissionens databaser kan begränsa dess kapacitet att utföra utredningar på ett effektivt och oberoende sätt. I november 2010 uppmanades därför övervakningskommittén att anta ett formellt yttrande i frågan. En föredragande inom kommittén utsågs och började behandla ärendet.

Alla fem ledamöter av övervakningskommittén var närvarande vid Olafs tionde årskonferens den 12 oktober 2009, där ordföranden och en av ledamöterna i kommittén höll tal.

Kommittén deltog i konferensen om den europeiska åklagarmyndigheten som hölls den 11 februari 2010 vid kassationsrätten i Paris under titeln ”Protecting the financial and fundamental interests of the Union”, i det tionde seminariet för Olafs nätverk för informatörer i kampen mot bedrägerier som hölls i Budapest den 13–15 oktober 2010 samt i åklagarmyndigheternas konferens i Paris den 18 och 19 november.

4.2 Förbindelser med EU-institutionerna

4.2.1 Förbindelser med Europeiska kommissionen, Europaparlamentet och Europeiska unionens råd

I egenskap av interinstitutionellt organ är övervakningskommittén särskilt engagerad i att bevara nära arbetsförbindelser med kommissionen, Europaparlamentet och rådet.

Det nyinvalda parlamentet under våren 2009 och den nytillsatta kommissionen i februari 2010 gjorde att övervakningskommittén kunde börja bygga upp nya och nära kontakter med de nytillträdda institutionella samarbetsparterna.

Övervakningskommittén välkomnar kommissionsledamot Algirdas Šemetas engagemang för att utveckla goda förbindelser med kommittén, i egenskap av kommissionär med ansvar för Olaf. Han var närvarande vid övervakningskommitténs möten i mars och juli 2010 och en företrädare från hans kansli var med på kommitténs möten i september, oktober och november. Dessa möten var ömsesidigt berikande när det gäller förslagen till reform av Olaf. Övervakningskommittén uppskattar det stöd Algirdas Šemeta och hans kansli givit Olaf och kommitténs eget arbete.

Under rapporteringsperioden träffade övervakningskommittén även kommissionens tillförordnade generalsekreterare Alexander Italianer den 21 oktober 2001 och ordföranden för Europaparlamentets budgetkontrollutskott Luigi de Magistris den 17 november 2009. Kommittén presenterade sin verksamhetsrapport 2008–2009 för rådets arbetsgrupp för bedrägeribekämpning under det svenska ordförandeskapet den 25 november 2009 och för Europaparlamentets budgetkontrollutskott den 3 december. Kommittén lämnade även skriftliga svar på de frågor Europaparlamentet ställde vid detta tillfälle. Övervakningskommittén är glad över den positiva återkoppling och det stöd den fått. Den 15 december 2010 välkomnade övervakningskommittén kommissionens generalsekreterare Catherine Day och diskuterade bland annat frågor kring Olafs tillgång till kommissionens databaser och personalfrågor.

4.2.2 Förbindelser med Europeiska revisionsrätten

Övervakningskommittén träffade revisionsrätten i Luxemburg den 21 september 2009 för att diskutera frågor av gemensamt intresse och kommitténs delaktighet i den planerade revisionen av Olaf.

I februari 2010 träffade revisionsrättens företrädare övervakningskommittén för att diskutera och presentera upplägget på uppföljningen av den särskilda rapporten 1/2005 om Olaf. I juni samma år fick kommitténs sekretariat besök av de ansvariga revisorerna som bad om kopior av protokoll från kommitténs möten och kopior av de senaste yttrandena från kommittén. Ytterligare handlingar överlämnades på begäran i oktober 2010.

4.2.3 Bidrag till debatten om reformen av Olaf

Efter utnämningen av Algirdas Šemeta beslutade han att nylansera omarbetningen av förordning (EG) nr 1073/1999 som då fortfarande var under behandling vid rådet och parlamentet. För att komma vidare i diskussionerna mellan institutionerna antog kommissionen den 7 juli 2010 ett diskussionsunderlag (15) som skulle ligga till grund för den fortsatta omarbetningen.

Den 14 juli 2010 var Algirdas Šemeta med på övervakningskommitténs möte och presenterade underlaget. Kommittén välkomnade kommissionärens förfrågan om dess synpunkter på den pågående debatten och kommissionens dokument. Övervakningskommittén antog därför yttrande nr 3/2010 över diskussionsunderlaget om reformen av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) (16) den 23 september 2010.

I yttrandet välkomnade övervakningskommittén kommissionens beslut att gå vidare med reformen av Olaf för att stärka skyddet av EU:s ekonomiska intressen, i synnerhet mot bakgrund av den aktuella ekonomiska och finansiella krisen. Övervakningskommittén noterar att kommissionen beslutat att skjuta upp konsolideringen av bestämmelserna om bedrägerikämpning till en enda rättslig ram i avvaktan på utfallet av diskussionerna om en europeisk åklagarmyndighet.

Kommittén instämmer i att Olafs ledning behöver reformeras för att öka effektiviteten men beklagar att man i diskussionsunderlaget inte i högre grad betonade Olafs utredningskompetens, trots de nya möjligheter som Lissabonfördraget erbjuder. Kommittén betonade även behovet av att ge Olafs ledning större ansvar för ledning och kontroll av utredningar, i första hand för att korta utredningstiden och öka Olafs effektivitet.

När det gäller förslaget om att inrätta interinstitutionella diskussioner medgav kommittén att detta skulle kunna ge Olafs kamp mot bedrägerier bättre stöd bland institutionerna, men betonade samtidigt att detta under inga omständigheter får leda till politiska ingrepp i pågående utredningar. I egenskap av garant för Olafs oberoende föreslog övervakningskommittén att den skulle kunna leda hanteringen av dessa diskussioner.

Övervakningskommittén uttryckte stark oro över förslaget att inrätta en rättsövervakande rådgivare eftersom detta kan komma att öka Olafs administrativa börda och medföra dubbelarbete eller till och med försvaga kommitténs kärnverksamheter. Däremot uttalade kommittén sitt stöd för inrättande av en intern klagomålshandläggare inom Olaf som ska fungera som kontaktpunkt för klagomål från personer som är under utredning när det gäller genomförandet av utredningarna.

Övervakningskommittén välkomnade att samtliga EU-institutioner vill stärka kommitténs roll men instämde däremot inte alls med de förslag i diskussionsunderlaget som innebär att kommittén bara skulle få tillgång till statistik för att utföra sitt arbete. Övervakningskommittén är införstådd med att den inte bör ingripa i Olafs operativa arbete, men anser att den måste få full tillgång till handlingarna i ett ärende för att kunna skydda Olafs oberoende genom att övervaka hur effektiva och ändamålsenliga byråns utredningsrutiner är.

Övervakningskommittén medverkade vid två möten i rådet för att presentera sitt yttrande. Kommittén stödjer till fullo kommissionens avsikt att gå vidare med reformen för att stärka effektiviteten och Olafs oberoende i utredningsverksamheten och lämnar gärna ytterligare bidrag till de kommande diskussionerna.

4.3 Utnämningen av Olafs generaldirektör

Enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1073/1999 ska Europeiska kommissionen efter tillstyrkan från övervakningskommittén upprätta en förteckning över kandidater med de nödvändiga kvalifikationerna.

Övervakningskommittén var därför nära involverad i de första etapperna av urvalsprocessen. Kommittén analyserade de sökandes meritförteckningar och en ledamot av kommittén deltog i egenskap av observatör i mötet i urvalspanelen i början i juli 2010 och mötet i rådgivande kommittén i nomineringsfrågor den 10 september 2010. Vid sitt möte den 23 september 2010 lämnade övervakningskommittén sitt yttrande nr 2/2010 (17) om de sex sökande vars namn överlämnats av Europeiska kommissionen. Yttrandet överlämnades till kommissionen och övriga institutioner.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

I. Övervakningskommittén har granskat tidsfristerna för att avsluta utredningarna i 164 ärenden och noterar med besvikelse att Olaf trots kommitténs tidigare rekommendationer fortfarande inte använder systematiska och effektiva arbetsmetoder och interna kontroller för att undvika omotiverade dröjsmål i utredningarna. Trots att färre ärenden än under föregående rapporteringsperiod saknade uppgifter om förväntat slutdatum har Olaf ännu inte lämnat närmare förklaringar till dessa dröjsmål.

II. Kommittén efterlyser än en gång: i) bättre kontroll av rapporterna om ärenden som pågått mer än nio månader, ii) ett system för regelbunden information till övervakningskommittén när utredningar pågått i mer än nio månader om förväntat slutdatum för utredningen överskridits, iii) ett varningssystem i ärendehanteringssystemet för att se över ärenden som varit vilande i över tre månader. Strikta kontroller av utredningstiden behövs också för att skingra tvivel på byråns oberoende, och detta är av avgörande betydelse för övervakningskommittén.

III. Övervakningskommittén har granskat 40 ärenden som hanterats av Olafs två utredande och operativa direktorat och fann vid upprepade tillfällen bristande utredningsplanering som negativt påverkat effektiviteten i Olafs arbete och utredningstiden. Olafs handbok för operativa rutiner innehåller riktlinjer för hur en inledande arbetsplan ska utarbetas vid den inledande bedömningen, men det saknas bestämmelser om fullständiga utredningsplaner när utredningen väl inleds.

IV. Övervakningskommittén rekommenderar Olaf att inrätta full utredningsplanering i alla etapper av utredningarna med regelbundna kontroller, realistiska tidsplaner och regelbundna uppdateringar för att se till att planen följs. Efter kommitténs arbete med dessa frågor har Olaf observerat behovet av en gemensam hållning till den strategiska ärendeplaneringen och har börjat utarbeta närmare arbetsplaner när ärendet inleds. Övervakningskommittén håller för närvarande på att bedöma om de åtgärder som Olaf vidtagit är verksamma.

V. Övervakningskommittén anser att Olaf tydligt bör prioritera arbetet med ärendena. Kommittén välkomnar Olafs beredvillighet att hänvisa sådana mindre ärenden som bäst kan lösas med disciplinåtgärder till andra behöriga organ (till exempel kontoret för disciplinärenden och undersökningar). Övervakningskommittén rekommenderar dock att man arbetar vidare på objektiva kriterier för vilka ärenden som ska överlämnas på detta sätt. Handboken bör ändras för att tydligt och klart redogöra för Olafs de minimis-politik.

VI. Övervakningskommittén stödjer Olafs initiativ för att spåra och analysera risker i kampen mot bedrägerier med hjälp av regelbundet informationsutbyte med Europeiska kommissionens generaldirektorat. Denna arbetsmetod gör det möjligt att inrätta en proaktiv utredningspolitik och koncentrera sig på de allvarligaste och mest komplicerade ärendena. Övervakningskommittén önskar att dessa metoder utvecklas så snart som möjligt med tanke på den nuvarande ekonomiska situationen i Europeiska unionen.

VII. Övervakningskommittén anser att vissa ändringar i Olafs handbok behövs för att ta hänsyn till dagens metoder, samt särskilda krav som ställs i fast rättspraxis eller gällande lagstiftning. I synnerhet behövs följande: i) en bättre definition av varje utredningsetapp för att stärka respekten för de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten och ge utredarna viktig vägledning, ii) närmare definitioner av den inledande bedömningsperioden och tidsfrister och ingående och regelbunden utbildning i handbokens rutiner.

VIII. Övervakningskommittén anser att respekten för de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten är avgörande för Olafs oberoende. Övervakningskommittén har granskat 43 ärenden innan de av Olaf överlämnades till nationella rättsliga myndigheter och analyserade i vart och ett av ärendena om de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten följts. Övervakningskommittén anser att Olaf i allmänhet respekterar detta. Men kommittén har utarbetat särskilda rekommendationer för att stärka dagens metoder för kontroll av rättssäkerheten, i synnerhet när det gäller opartiskhet, sekretess och rimlig tidsåtgång.

IX. Övervakningskommittén anser att man måste ta hänsyn till skillnaderna mellan Olafs interna och externa utredningar när man reglerar frågor som avser grundläggande rättigheter och rättssäkerhet. Respekten för dessa måste stå i proportion till utredningens natur, syfte och effektivitet. Kommittén har analyserat de rättssäkerhetsgarantier som Olafs utredningar ska följa enligt gällande lagstiftning och rättspraxis och har sedan utarbetat ett formulär som är avsett att ge utredarna vägledning i alla etapper av utredningarna.

X. Övervakningskommittén understryker att man för att på ett verkningsfullt sätt respektera de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten måste inrätta kontroller av utredningarnas lagenlighet, med hjälp av ett större och kontinuerligt engagemang från enheten för rättslig och juridisk rådgivning. Övervakningskommittén har under hela sin mandatperiod rekommenderat att denna enhet utvidgas och involveras på ett mycket tidigare stadium av utredningarna. Övervakningskommittén beklagar att den rättsliga kontrollen av utredningsarbetet inte sker systematiskt i alla etapper. Avsaknaden av kontinuerlig rättslig analys av utredningarna har lett till formella misstag. Övervakningskommittén rekommenderar även att den nya generaldirektören överväger hur denna enhet bör struktureras och organiseras.

XI. Övervakningskommittén rekommenderar att en övergripande strategi för personalpolitiken utarbetas med utgångspunkt i en ingående utredning av Olafs prioriteringar och arbetssätt. Strategin bör möjliggöra i) en bättre resursfördelning inom Olaf för att koncentrera sig på de viktigaste utredningsuppgifterna, ii) ett bättre utnyttjande av synergier inom Olaf, i synnerhet tack vare de olika kompetenser som finns representerade bland Olafs anställda, iii) lämpligt administrativt stöd för den utredande verksamheten, iv) ökad rörlighet inom Olaf och kommissionen och v) en bättre utveckling av fortbildningen för att underlätta rörligheten utan att skada kvaliteten på utredningarna.

XII. Övervakningskommittén rekommenderar att institutionerna utnyttjar det tillfälle som omarbetningen av förordning (EG) nr 1073/1999 erbjuder för att reglera övergångssituationer med avseende på Olafs generaldirektör och klart och tydligt definiera vilka befogenheter den tillförordnade generaldirektören ska ha, om det tar tid att ersätta generaldirektören av någon anledning. En sådan bestämmelse skulle bekräfta institutionernas enighet om att garantera Olafs legitimitet och oberoende under sådana övergångsperioder.

XIII. Övervakningskommittén rekommenderar att institutionerna utnyttjar det tillfälle som omarbetningen av förordning (EG) nr 1073/1999 erbjuder för att förtydliga den rättsliga ramen för Olafs arbete, stärka byråns utredningsbefogenheter och oberoende samt förse den med tydligare förfarandebestämmelser. Övervakningskommittén betonar att det är avgörande att Olaf är oberoende i sin operativa verksamhet och upprepar att den gärna ställer sin erfarenhet till förfogande i reformprocessen.

(1) Se bilaga 1: Övervakningskommitténs sammanträdeskalender.

(2) Artikel 8 i arbetsordningen för Olafs övervakningskommitté (EUT L 33, 7.2.2007, s. 7).

(3) Arbetsordningen antogs av övervakningskommittén i augusti 2006 och offentliggjordes i februari 2007 (Arbetsordning för Olafs övervakningskommitté [EUT L 33, 7.2.2007, s. 7]).

(4) Se i synnerhet yttrande nr 4/2010 om utredningsplanering (bilaga 5) och yttrande nr 5/2010 om tillämpningen av grundläggande rättigheter och rättssäkerhet (bilaga 6).

(5) Artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999.

(6) Dom i mål T-48/05, Franchet och Byk mot kommissionen, REG 2008 s. II-01585, punkterna 168–170.

(7) Se bilaga 6.

(8) Yttrande nr 5/2008 (EUT C 314, 22.12.2009, s. 15).

(9) Se bilaga 5.

(10) Se i synnerhet yttrande nr 2/2009 (EUT C 314, 22.12.2009, s. 22).

(11) Se dom av den 6 april 2006 i mål T-309/03, Camós Grau mot kommissionen, dom av den 12 september 2007 i mål T-259/03, Nikolaou mot kommissionen och dom av den 8 juli 2008 i mål T-48/05, Franchet och Byk mot kommissionen.

(12) Se bilaga 6.

(13) Olafs nya handbok trädde i kraft den 1 december 2009.

(14) Se bilaga 2: Yttrande nr 1/2010 om Olafs preliminära budgetförslag för 2011.

(15) SEK(2010) 859.

(16) Se bilaga 4.

(17) Se bilaga 3.

BILAGA 1 ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SAMMANTRÄDESKALENDER 2009 Månad Mötesdatum JUNI tisdagen den 9 och onsdagen den 10 JULI tisdagen den 7 och onsdagen den 8 SEPTEMBER onsdagen den 23 och torsdagen den 24 OKTOBER tisdagen den 20 och onsdagen den 21 NOVEMBER tisdagen den 17 och onsdagen den 18 DECEMBER tisdagen den 15 och onsdagen den 16

2010 Månad Mötesdatum JANUARI tisdagen den 12 och onsdagen den 13 FEBRUARI tisdagen den 9 och onsdagen den 10 MARS tisdagen den 16 och onsdagen den 17 APRIL tisdagen den 27 och onsdagen den 28 JUNI tisdagen den 1 och onsdagen den 2 JULI tisdagen den 13 och onsdagen den 14 SEPTEMBER torsdagen den 2 (hela dagen) SEPTEMBER torsdagen den 23 (hela dagen) OKTOBER tisdagen den 12 och onsdagen den 13 NOVEMBER tisdagen den 9 och onsdagen den 10 DECEMBER tisdagen den 14 och onsdagen den 15

BILAGA 2 YTTRANDE nr 1/2010 Olafs preliminära budgetförslag för 2011 Bryssel den 30 juni 2010 Vid sina möten den 27 och 28 april samt den 1 och 2 juni 2010 gick Olafs övervakningskommitté igenom byråns preliminära budgetförslag för 2011 och antog följande yttrande. I. Presentationen av den preliminära budgeten för 2011 Liksom tidigare har byrån för övervakningskommittén presenterat huvudlinjerna i den preliminära budgeten för nästa år. Kommittén konstaterar att budgeten för 2011 avser en övergångsperiod med anledning av att byråns generaldirektör Franz-Herman Brüner avled i januari 2010. Eftersom den tillförordnade generaldirektörens befogenheter begränsas till den löpande verksamheten kan inga beslut eller åtaganden göras som binder den kommande generaldirektören, när han eller hon utsetts av institutionerna. Kommittén noterar att den preliminära budgeten ökat med sammanlagt 3,19 % jämfört med 2010. Kommittén skulle gärna se att Olaf lade större vikt vid utbildning för hela personalen. Kommittén konstaterar att kostnadsökningen för tjänsteresorna till utlandet står i proportion till de ökade levnadsomkostnaderna och önskar att denna avdelning fortsätter kontrolleras av enhetscheferna och direktörerna vid byrån. Budgetanslaget till övervakningskommittén är oförändrad jämfört med 2009 och 2010. Kommittén konstaterar att Olafs personalstyrka ligger kvar på 384 tjänstemän och att kostnadsökningen är måttlig. De preliminära budgetanslagen för lön och ersättningar till personalen ökar med sammanlagt 4,13 %, vilket även omfattar löneindexering. II. Tilldelning och förvaltning av Olafs personal Övervakningskommittén noterar att antalet otillsatta tjänster minskat. Under 2010 var 24 tjänster ännu inte tillsatta och under 2011 väntas antalet uppgå till 18. Kommittén välkomnar denna positiva utveckling som hjälper Olaf att genomföra sin verksamhet på ett effektivt sätt. När det gäller förvaltningen av tillfälligt anställda noterar övervakningskommittén med tillfredsställelse flera positiva tendenser under 2008, 2009 och 2010, däribland att externa och interna uttagningsprov på området hållits och att resultaten tillkännagivits. Därmed kunde byrån redan i början av 2010 erbjuda elva före detta tillfälligt anställda som klarat de externa uttagningsproven fast tjänst (nio tillsvidare och två på tidsbestämda tjänster). Detta blev möjligt genom en ändring i tjänsteförteckningen och en ändringsbudget som förhandlades fram med budgetmyndigheten. Resultaten av de interna uttagningsproven har nyligen tillkännagivits och byrån kommer nu att vidta liknande åtgärder för att de som klarat proven ska kunna rekryteras som tjänstemän. Därmed kunde Olaf under 2010 erbjuda tretton tillfälligt anställda tillsvidareanställningar och två tidsbestämda anställningar. Dessutom har tre tillfälligt anställda som tidigare klarat externa uttagningsprov nu även klarat interna uttagningsprov för tjänster i en högre lönegrad. Uttagningsproven var viktiga och innebar att Olaf fullgjorde sina åtaganden, men för 92 av byråns tillfälligt anställda blev det övergripande resultatet begränsat, eftersom bara 21 av dem klarade något av uttagningsproven. Fyra tillfälligt anställda med tidsbegränsade anställningsavtal drog också nytta av uttagningsproven. Hittills har 63 tillfälligt anställda som berördes av förhandlingarna 2007 inte dragit nytta av uttagningsproven antingen därför att de misslyckats eller därför att de inte kunnat eller inte velat delta i proven. Många av de tillfälligt anställda kunde inte anmäla sig till uttagningsproven därför att de bara utlystes i vissa lönegrader, eller därför att kraven på utbildning eller examensdatum i förhållande till arbetslivserfarenheten inte kunde uppfyllas. Övervakningskommittén vill i sammanhanget betona att det är önskvärt att låta dessa tillfälligt anställda fortsätta bidra med sina kunskaper och erfarenheter och att de snarast bör erbjudas verkliga möjligheter till befordran och karriärutveckling. En del av de tillfälligt anställda har faktiskt arbetat för Olaf i över tio år. Det finns därför alla skäl att erbjuda dem en annan typ av tjänst. Å andra sidan bör Olaf också uppmana Epso att anordna uttagningsprov som inriktas på sådana specialister som Olaf behöver. Både den framtida effektiviteten och därmed även byråns oberoende skulle bli lidande om byrån inte kan behålla sin sakkunskap. Det skulle framför allt bli både dyrt och tidskrävande att utbilda nya specialiserade tjänstemän om den nuvarande situationen leder till personalflykt därför att byrån inte kan erbjuda några faktiska utvecklingsmöjligheter. Kommittén konstaterar att Olaf fortfarande har tillfälligt anställda med tidsbegränsade avtal som inte kan eller inte kommer att kunna förlängas. Sådana situationer är svåra att hantera rent mänskligt eftersom fristen är oåterkallelig. Kommittén upprepar än en gång att Olaf snarast bör utarbeta och genomföra en faktisk rekryteringspolitik och stabilisera sin utredande personal genom rekrytering på sedvanligt sätt, i synnerhet av utredningsspecialister från medlemsstaterna. En sådan rekrytering skulle ge Olaf möjlighet att dra till sig toppskiktet från de nationella förvaltningarna och därmed uppdatera utredningspersonalens kunskaper, i synnerhet när det gäller utveckling och förbättring av utredningsmetoder. Europeiska kommissionens fördelning på 80 % fasta tjänster och 20 % tillfälligt anställda bör betraktas som ett önskemål och inte som ett absolut krav. Olaf bör aldrig begränsa eller avstå från sina möjligheter att rekrytera specialister i kampen mot bedrägerier. Byråns oberoende i den utredande verksamheten beror inte på fördelningen mellan fast och tillfälligt anställda utan snarare på deras kunskaper på ett givet utredningsområde och på viljan att införa bästa möjliga utredningsmetoder. Genom att rekrytera tillfälligt anställda bör byrån även kunna arbeta mer effektivt och förbättra sitt samarbete med medlemsstaternas behöriga myndigheter. Kommittén konstaterar också att bara en av enhetscheferna i Olafs organisationsschema den 1 april 2010 var tillfälligt anställd. Kanske bör man så småningom överväga vilken viktning mellan fast anställda och tillfälligt anställda som är lämplig även på detta område. Kommittén beklagar att byrån fortfarande inte har någon verklig personalpolitik trots de rekommendationer som lämnats i yttrandena om tidigare budgetar (yttrande nr 2/2007, yttrande nr 3/2008, yttrande nr 3/2009). Kommittén insisterar liksom tidigare även på att man på djupet bör utreda hur personaltilldelningen till byråns prioriterade uppdrag bör se ut. Kommittén har noterat byråns anmärkningar om att dessa uppgifter hänger samman och om att alla avdelningar bidrar till byråns uppdrag. Men kommittén anser ändå att man bör se över den faktiska fördelningen av personal till den direkta utredningsverksamheten. Liksom i sitt tidigare yttrande framhåller kommittén att det behövs övergripande insatser för att utvärdera och göra prioriteringar mellan byråns olika verksamhetsområden beroende på deras inbördes vikt. Rekommendationer: Kommittén uppmanar Olaf att snarast utarbeta en strategisk personalpolitik som bygger på en analys av prioriterade uppdrag och vilka resurser dessa kräver. Denna strategi bör erbjuda realistiska arbetsmöjligheter på kort och medellång sikt. Kommittén rekommenderar att Olaf ägnar särskild uppmärksamhet åt de olika typer av tillfälligt anställda som idag arbetar på byrån för att så långt som möjligt försöka hitta lämpliga lösningar, även genom att erbjuda andra typer av tjänster. III. Övervakningskommitténs sekretariat Övervakningskommitténs sekretariat har i teorin fått åtta tjänster. Den 1 februari 2010 anställdes en ny handläggare på en ledig tjänst. En tjänst som tillfälligt anställd assistent har varit vakant sedan slutet av november 2009 och tjänsten bör ersättas med en fast tjänst. Tjänsten som chef för sekretariatet utlystes i juni 2009 med anledning av en pensionering i slutet av juli 2009. Den nya chefen tillträdde den 16 juni 2010. Den nuvarande personaltillsättningen på sekretariatet kommer när alla tjänsterna tillsatts att vara tillräckligt för kommitténs nuvarande uppgifter. Men om de tillämpliga bestämmelserna ändras, i synnerhet om de ändringsförslag i förordning (EG) nr 1073/1999 som Europaparlamentet antog den 20 november 2008 träder i kraft, kommer kommitténs uppdrag att utvidgas, vilket i sin tur kommer att kräva en ökning av sekretariatets personal. Om inte sekretariatet i så fall får mer personal kan kommitténs faktiska oberoende inte garanteras, något som är avgörande även för att bevara Olafs oberoende. Rekommendation: Olaf bör avsätta åtta anställda till sekretariatet. Om reformen av bestämmelserna om byråns verksamhet medför att övervakningskommitténs uppgifter ökar blir det absolut nödvändigt att öka sekretariatets resurser på motsvarande sätt för att kommittén ska kunna fortsätta att arbeta på ett meningsfullt och effektivt sätt. IV. Slutsatser Kommittén förstår att den här preliminära budgeten avser en övergångsperiod. Kommittén önskar dock att Olafs nya generaldirektör så snart han eller hon utnämnts hos budgetmyndigheten ansöker om tillräckliga medel, i synnerhet för byråns förvaltning, utredningsverksamheten och för personalrekryteringen. Övervakningskommittén tillstyrker Olafs budgetförslag för 2011 och önskar se de ovanstående rekommendationerna genomföras.

BILAGA 3 YTTRANDE nr 2/2010 till Europeiska kommissionen (avgivet i enlighet med artikel 12.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning) Bryssel den 23 september 2010 Rättslig ram Förteckningen över kandidater till tjänsten som direktör för Olaf ska tillstyrkas av övervakningskommittén, innan kommissionen inleder samrådet med rådet och Europaparlamentet, i enlighet med artikel 12.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 (nedan kallad förordning 1073/1999) om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf). Artikel 15 i övervakningskommitténs arbetsordning anger att när ”ansökningarna till tjänsten som generaldirektör vid Olaf granskats skall övervakningskommittén lämna ett motiverat yttrande och ange kriterier för bedömningen av de sökandes meriter” och att yttrandet ”skall även innehålla kommitténs bedömning av de sökande […]”. Förfarande I beslut av den 17 mars 2010 ansåg kommissionen att tjänsten som generaldirektör för Olaf borde utlysas både internt (enligt artikel 29.1 a led i och iii i tjänsteföreskrifterna) och externt i enlighet med artikel 29.2 i tjänsteföreskrifterna. Tjänsten utlystes därför internt (meddelande om ledig tjänst KOM/2010/842 offentliggjort den 9 april 2010) och externt (meddelande om ledig tjänst KOM/2010/10255 offentliggjort bl.a. i EUT C 91 A, 9.4.2010). I båda fallen sattes sista ansökningsdatum till den 7 maj 2010. Den utlysta tjänsten avsåg en post som generaldirektör, eftersom lönegraden motsvarade den titeln. Den 12 maj 2010 beslutade kommissionen att ändra förfarandet för rekrytering till tjänsten som generaldirektör för Olaf. En ledamot av övervakningskommittén deltog i urvalsgruppen och rådgivande kommittén i utnämningsfrågor som observatör. Den 21 september 2010 överlämnade kommissionen en förteckning med sex namn till övervakningskommittén. Enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1073/1999 och (EG) nr 1074/1999 ska kommissionen ”efter tillstyrkan från övervakningskommittén, upprätta en förteckning över kandidater med de nödvändiga kvalifikationerna”. Därför anser övervakningskommittén att dess främsta uppgift i förfarandet är att se till att de kallade kandidaterna har de nödvändiga kvalifikationerna för att rekryteras till tjänsten som generaldirektör. Övervakningskommitténs yttrande Övervakningskommittén anser att Olafs generaldirektör bör ha förmåga och motivation att leda en komplex organisation med mångsidiga uppgifter som i ett multinationellt sammanhang arbetar för att nå konkreta resultat i kampen mot bedrägerier och korruption i Europa. Han eller hon bör ha en sådan erfarenhet av området som förtjänar lojalitet och respekt från de mycket specialiserade arbetsgrupperna och som ökar tilltron både inom och utanför Olaf. Han eller hon bör uppvisa utmärkta ledaregenskaper för att kunna bemöta de utmaningar som Olaf ofta ställs inför och som beskrivits av övervakningskommittén i olika yttranden. Han eller hon bör ha tillräcklig erfarenhet av arbete i en internationell och mångkulturell miljö för att snabbt kunna hantera de särskilda utmaningar som en sådan komplex institutionell miljö ger upphov till. I egenskap av väktare över Olafs oberoende fäster övervakningskommittén vidare särskild vikt vid de sökandes engagemang i organisationens oberoende ställning och deras syn på Olafs särskilda roll i förhållande till EU-institutionerna. Alla dessa krav har angivits på lämpligt sätt i meddelandet om ledig tjänst. Efter att ha gått igenom de berörda personernas ansökningar samt rapporterna från urvalsgruppen och rådgivande kommittén i utnämningsfrågor tillstyrker Olafs övervakningskommitté enhälligt tre av kandidaturerna och tillstyrker med majoritet återstående tre kandidaturer. På Olafs övervakningskommittés vägnar Ordförande

BILAGA 4 YTTRANDE nr 3/2010 över diskussionsunderlaget om reformen av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) Bryssel den 23 september 2010 INLEDNING Övervakningskommittén tackar kommissionen för diskussionsunderlaget av den 6 juli 2010 och ställer sig bakom kommissionens önskan att återuppta arbetet med att reformera förordning (EG) nr 1073/1999. Övervakningskommittén framhåller vikten av att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) får nya mål och behovet av att reformera Olaf med anledning av de dramatiska förändringarna av EU:s offentliga finanser de senaste två åren. Finanskrisen har tvingat EU:s institutioner, och särskilt kommissionen, att vidta åtgärder för att öka finansieringskällorna inom vissa sektorer. Denna politik måste nu åtföljas av åtgärder för att övervaka de åtaganden som görs avseende EU:s offentliga utgifter och deras användning. EU-medborgarna måste kunna lita på att Olaf har de medel som krävs för att bekämpa varje ökning av bedrägerier, korruption eller annan olaglig verksamhet som kan undergräva EU:s ekonomiska intressen. Övervakningskommittén noterar att konsolideringen av bedrägeribekämpningslagstiftningen i ett enda regelverk kommer att behandlas längre fram och knytas till debatten om inrättandet av en europeisk åklagarmyndighet. Övervakningskommittén noterar förslaget att stärka dialogen mellan institutionerna och anser att detta skulle kunna vara ett sätt att säkerställa ett brett politiskt stöd för Olafs kamp mot bedrägerier. Dialogen får emellertid inte leda till politiskt styrda utredningar. Som väktare av Olafs oberoende är övervakningskommittén redo att ta på sig ansvaret för att en sådan dialog kommer till stånd. Övervakningskommittén noterar att man i diskussionsunderlaget betonar frågor som rör hur Olaf styrs och kommittén håller med om att det är nödvändigt att vidta åtgärder för att förbättra Olafs effektivitet och minska handläggningstiden. Sådana åtgärder får emellertid inte enbart bestå av ändringar av organisationsstrukturen. Övervakningskommittén beklagar att det inte finns några förslag i diskussionsunderlaget som rör Olafs behörighet, vare sig i interna eller externa utredningar. I detta sammanhang framhåller övervakningskommittén de nya möjligheter som har skapats tack vare artikel 325 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget). I denna artikel nämns ”ett effektivt skydd i medlemsstaterna liksom i unionens institutioner, organ och byråer”. Övervakningskommittén understryker att den planerade reformen under inga omständigheter får minska Olafs operativa oberoende. Övervakningskommittén hävdar med bestämdhet att den nuvarande institutionella strukturen måste behållas. Att Olaf är en enhet inom kommissionen, att generaldirektören är oberoende i samband med utredningar och att Olafs oberoende övervakas av en övervakningskommitté bestående av sakkunniga som inte kommer från institutionerna är nödvändiga särdrag som måste bevaras. Däremot är övervakningskommittén orolig för att förslaget att inrätta en rättsövervakande rådgivare kan komma att öka Olafs administrativa börda och undergräva övervakningskommitténs viktiga funktion. Det är oklart vilken ställning detta nya organ kommer att få. Även om övervakningskommittén uppskattar att samtliga EU-institutioner vill stärka kommitténs roll vill den samtidigt betona att de förslag som anges i diskussionsunderlaget, där övervakningskommittén för att utföra sitt arbete endast skulle ges tillgång till statistiska uppgifter, skulle göra det omöjligt för kommittén att övervaka Olaf på ett lämpligt sätt. Övervakningskommittén måste ha full tillgång till handlingarna i ett ärende för att kunna skydda Olafs oberoende genom att övervaka hur effektiva och ändamålsenliga byråns utredningsrutiner är. Inom ramen för reformprocessen varnar övervakningskommittén även för ”överreglering”. Om lagstiftningen blir alltför detaljerad skulle det manöverutrymme försvinna som Olaf behöver för att kunna utföra sitt arbete. Varje ny rättslig skyldighet som införs i förordningen skulle längre fram kunna bli föremål för domstolsprövning. Övervakningskommittén delar kommissionen kritik av att utredningstiderna är för långa och håller med om att de grundläggande rättigheterna måste skyddas på ett bättre sätt. Som framgår längre fram anser övervakningskommittén att det är upp till Olafs ledning att bedriva utredningarna på ett sådant sätt att arbetet inte tar för lång tid och att processuella rättigheter respekteras och garanteras. Övervakningskommitténs uppgift är att övervaka att så sker. Övervakningskommittén anser dessutom att Olafs nästa generaldirektör bör ges möjlighet att yttra sig över denna reform. Detta dokument är övervakningskommitténs bidrag till debatten. Det tar hänsyn till de diskussioner mellan institutionerna som redan förts, och syftet är att framföra övervakningskommitténs syn på de viktigaste punkterna i diskussionsunderlaget. Efter en analys av hur utredningarna skulle kunna bli effektivare (del I) lägger kommittén fram förslag som rör Olafs organisation (del II). 1. EFFEKTIVISERING AV OLAFS UTREDNINGSARBETE 1.1 Förstärkta utredningsbefogenheter Övervakningskommittén anser att det är viktigt att reformen leder till hårdare bestämmelser om hur externa och interna utredningar ska bedrivas. De tre institutionerna har lagt fram alternativa förslag för hur denna centrala fråga ska lösas, och dessa bör studeras i detalj. Framför allt behövs ytterligare förtydliganden av Olafs rätt att utföra kontroller och inspektioner på plats enligt förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 vid bedrägerier, korruption eller olaglig verksamhet som kan kopplas till kontrakt, beviljandet av bidrag och beslut som rör EU-finansiering. Övervakningskommittén vill att man tydligt definierar vilka befogenheter Olaf har under varje skede av en utredning. De framsteg som har gjorts i reformen genom att närmare beskriva dessa stadier välkomnas men kan förbättras ytterligare: — Det bör uttryckligen hänvisas till underrättelseanalys. — När det gäller ”inledandet av en utredning” skulle övervakningskommittén gärna se att man skiljer mellan externa och interna utredningar. — För att Olaf ska kunna koncentrera sig på de allvarligaste ärendena bör en ”minimipolicy” ingå i den kommande förordningen. — Själva ”utredningsförfarandet” kräver ett mer strukturerat regelverk och de bestämmelser som rör detta bör eventuellt ses över. Övervakningskommittén påpekar dessutom att artikel 325 i EUF-fördraget ger ett effektivt och likvärdigt skydd för EU:s ekonomiska intressen i alla medlemsstater och i alla EU:s institutioner, organ och byråer. Till skillnad från den tidigare artikel 280 i EG-fördraget gör man i artikel 325 i EUF-fördraget inte längre något undantag för åtgärder som innebär tillämpning av nationell straffrätt och nationell rättsutövning. De nya alternativ som har blivit möjliga tack vare Lissabonfördraget bör användas för att införa bestämmelser som gör det möjligt att stärka och förbättra samarbetet mellan Olaf och de nationella rättsliga myndigheterna. För att t.ex. på ett bättre sätt garantera en likvärdig nivå på skyddet av ekonomiska intressen i hela EU bör man överväga att närmare pröva vilket rättsligt värde bevis från Olaf har inom EU. När det gäller interna utredningar bör den nya förordningen dessutom garantera att alla institutioner, organ och byråer omfattas av samma förfaranden. 1.2 Utredningstid Övervakningskommittén har vid upprepade tillfällen framhållit att utredningarna tar alldeles för lång tid och välkomnar alla åtgärder som kan förbättra situationen. Övervakningskommittén anser att direkt kontroll av utredningstiden till att börja med bör ske internt av dem som i första hand är ansvariga, dvs. Olafs ledning och generaldirektör. Övervakningskommittén bör regelbundet övervaka denna aspekt av Olafs verksamhet och stödja generaldirektörens kontroll av att tidsfristerna hålls. Överlag ställer sig övervakningskommittén bakom de mekanismer som föreslås i diskussionsunderlaget om att regelbundet överlämna information under förfarandets olika stadier. Detta är oerhört viktigt för att övervakningskommittén ska kunna garantera Olafs oberoende. Tack vare informationen kan man se till att det opartiska utredningsarbetet inte drabbas av extern påverkan och att förseningar inte undergräver möjligheterna att utnyttja utredningsresultatet, t.ex. på grund av preskription. Övervakningskommittén välkomnar också införandet av en tidsfrist för bedömningsfasen och anser att även denna första del av utredningen som regel bör falla inom kommitténs övervakningsansvar. På så sätt skulle man få en extra garanti för Olafs operativa oberoende när det gäller att inleda utredningar. I förordningen bör det anges att följande information ska överlämnas till övervakningsmyndigheten: 1. Rapporter om utredningar som inte har avslutats inom 12 månader (inklusive bedömningsfasen). Rapporten ska förklara varför utredningen inte har slutförts och hur lång tid man beräknar att det kommer att ta att slutföra den. Tillräckliga uppföljningsmekanismer ska garanteras. 2. För ärenden som pågår längre än 30 månader ska Olaf var sjätte månad överlämna en samlad lägesrapport om utredningarna till övervakningskommittén. Rapporten ska redogöra för de åtgärder som vidtas för att avsluta ärendena. 3. Statistiska rapporter om Olafs operativa verksamhet, inklusive resultatindikatorer baserade på kvalitativa parametrar som övervakningskommittén kan använda som ett extra hjälpmedel vid sin övervakning. 1.3 Förstärkt rätt att försvara sig I diskussionsunderlaget tar man med rätta upp att övervakningen av Olafs utredningar måste stärkas. Detta gäller särskilt respekten för grundläggande rättigheter och processuella garantier. I detta avseende anser övervakningskommittén att de bestämmelser som styr Olafs utredningar dels bör förtydligas i fråga om rätten att försvara sig, dels att Olaf i högre utsträckning ska kunna hållas ansvarig för de interna förfaranden som har införts för att tillämpa dessa rättigheter. 1.3.1 Tydligare bestämmelser Övervakningskommittén välkomnar att institutionerna vill förtydliga de rättigheter och skyldigheter som de personer som är föremål för en utredning har och de rättigheter och skyldigheter som Olaf, institutionerna och medlemsstaterna har före, under och efter en utredning. Övervakningskommittén kommer att lägga fram fler förslag i sitt kommande yttrande i frågan. 1.3.2 Förstärkta förfaranden Övervakningskommittén anser att det i första hand är upp till Olafs generaldirektör och ledningsgrupp att avgöra om man ska eller inte ska inleda en utredning och att det är upp till dessa att se till att de grundläggande rättigheterna respekteras vad gäller de personer som är föremål för en utredning. Det ingår i Olafs generaldirektörs ansvarsområde att införa lämpliga interna kontroll- och övervakningsmekanismer. Övervakningskommittén är emellertid djupt bekymrad över inrättandet av en rättsövervakande rådgivare. Övervakningskommittén anser att den rättsövervakande rådgivarens ställning och behörighet är oklar. Rådgivarens oberoende kan inte garanteras om det rör sig om en tjänsteman som utsetts av Olafs generaldirektör. Dessutom skulle inrättandet av en rättsövervakande rådgivare ge upphov till följande problem: — Ett skifte i Olafs institutionella balans, eftersom införandet av en rättsövervakande rådgivare både skulle minska övervakningskommittén roll och hindra den från att få tillgång till den information som den behöver för att utföra sitt övervakningsarbete. — En risk för att utredningar som redan nu tar för lång tid försenas ytterligare. — En betydande risk för att Olafs ledning tappar ansvaret för och rätten att kontrollera att de grundläggande rättigheterna respekteras. — Dubbelarbete i förhållande till andra befintliga verktyg (ombudsmannen, domstolsprövning i efterhand etc.). — Potentiella merkostnader för EU:s budget. Med tanke på hur viktigt det är att se till att de grundläggande rättigheterna verkligen respekteras inom Olaf är övervakningskommittén beredd att överväga inrättandet av en klagomålshandläggare som skulle kunna granska klagomål mot Olaf och ge Olafs generaldirektör råd på området. Ett sådant ämbete finns inom många nationella förvaltningar, och Olaf skulle kunna använda sig av befintlig bästa praxis. I diskussionsunderlaget föreslås att det ska inrättas en ”överprövningsnämnd”, och det skulle också kunna vara en möjlighet. I vilket fall som helst bör inrättandet av detta ämbete inte överlappa övervakningskommitténs befogenheter och skyldigheter, och övervakningskommittén bör alltid informeras om alla klagomål. Även om övervakningskommittén uppskattar kommissionens önskan att införa oberoende och externa kontrollmekanismer anser kommittén emellertid att den är det enda organ inom Olafs allmänna organisationsstruktur som uppfyller detta villkor. Övervakningskommittén föreslår därför att dess roll för att övervaka förfarandena, särskilt respekten för grundläggande rättigheter och förseningar i utredningar, stärks på följande sätt: — I förordningen skulle man kunna föreskriva att övervakningskommittén en gång om året (eventuellt i sin årsrapport) ska analysera i vilken mån Olaf respekterar de grundläggande rättigheterna i sina utredningar. Rapporten skulle grundas på den information som Olaf lämnar till övervakningskommittén om de åtgärder som Olaf har vidtagit för att garantera full respekt för de grundläggande rättigheterna och på övervakningskommitténs egen övervakning. — Vid behov och under exceptionella omständigheter skulle generaldirektören kunna uppmana övervakningskommittén att utföra särskilda kontroller när han eller hon uppmärksammas på allvarliga brister i en utredning. Resultatet av dessa kontroller skulle endast lämnas ut till Olafs generaldirektör. 1.4 Utredningssamarbete mellan Olaf och institutionerna, organen och byråerna Övervakningskommittén ställer sig positiv till att Olafs och institutionernas rättigheter och skyldigheter inom ramen för kampen mot bedrägerier förtydligas i förordningen. Detta är särskilt viktigt eftersom kommissionen kan ställas till svars för Olafs verksamhet. 1.4.1 Information till berörda institutioner och organ När Olaf inleder en utredning är man skyldig att så snart det går ge institutioner, organ och byråer all nödvändig information om bedrägligt beteende som begås av personer som omfattas av tjänsteföreskrifterna, personer som arbetar för en institution eller en delegation. En sådan skyldighet att informera institutionen kan även anses gälla ekonomiska aktörer som tilldelas bidrag eller kontrakt som direkt eller indirekt finansieras via EU:s budget. Delar av informationen kan sekretessbeläggas för att skydda utredningen. Syftet med dessa underrättelser är att så långt det går ge institutionen möjlighet att hantera de ekonomiska och administrativa konsekvenserna av ett sådant beteende och på så vis begränsa de ekonomiska konsekvenserna. Under en utredning skulle Olaf fortfarande kunna lämna ytterligare uppgifter som kan vara användbara för den berörda institutionen. När utredningen har avslutats meddelar Olaf den berörda institutionen sina resultat och rekommendationer. Övervakningskommittén välkomnar idén i diskussionsunderlaget om att stärka dess roll i övervakningen av utbytet av information mellan Olaf och institutionerna. För att övervakningskommittén ska kunna utföra denna uppgift bör Olaf regelbundet (t.ex. var tredje eller var sjätte månad) underrätta övervakningskommittén om vilka uppgifter som har överlämnats till institutionerna i pågående ärenden. Samtidigt bör övervakningskommittén uppmärksammas på eventuella ärenden där lämplig sekretess inte har iakttagits. Olaf bör också inrätta ett system för att regelbundet rapportera till övervakningskommittén om en institution, ett organ eller en byrå inte följer Olafs rekommendationer. Olaf bör även överlämna alla slutrapporter om utredningar och om avslutning eller uppföljning av utredningar, en årlig rapport som sammanfattar medlemsstaternas förvaltningsmyndigheters och rättsliga myndigheters uppföljning och vid behov de uppgifter som har överlämnats till tredjeland. 1.4.2 Olafs tillgång till information som EU:s institutioner, organ och byråer förfogar över Ända sedan Olaf bildades har man haft svårt att få tillgång till information från vissa institutioner och synnerhet tillgång till vissa databaser. Detta innebär problem för Olafs underrättelseverksamhet. Övervakningskommittén anser att mer hänsyn bör tas till denna fråga eftersom den riskerar att hota Olafs oberoende. Olaf bör systematiskt överlämna all information till övervakningskommittén om försenad rapportering av eller underlåtenhet att rapportera bedrägeriärenden, liksom institutioners, organs eller byråers underlåtenhet att ge tillgång till information som de förfogar över. 1.5 Samarbete mellan Olaf och medlemsstaterna Övervakningskommittén stöder ökat samarbete i form av att medlemsstaterna åläggs att bistå och stödja Olaf vid bedrivandet av utredningar, att överlämna alla handlingar som kan vara till hjälp för utredningen och att rapportera till Olaf om de åtgärder som vidtagits till följd av Olafs utredningsrapport. Övervakningskommittén välkomnar den regelbundna rapporteringen till Olaf om de framsteg som medlemsstaternas myndigheter gör, och Olaf bör systematiskt informera övervakningskommittén om medlemsstaterna visar prov på bristande samarbete. Övervakningskommittén är medveten om att Olaf ofta har stött på svårigheter när det gäller att identifiera behöriga kontaktpersoner som kan bistå byrån i dess utredningar i medlemsstaterna (t.ex. för kontroller på plats av direkta utgifter) och bekräftar att varje medlemsstat måste namnge lämpliga kontaktpunkter för Olaf inom sina nationella förvaltningar. Medlemsstaterna bör se till att Olaf får närmare upplysningar om de nationella kontaktpersonerna. Det är upp till Olaf att informera och vid behov, och beroende på Olafs kapacitet, utbilda personalen vid de nationella förvaltningarna så att de får bättre förståelse för EU:s förfaranden och Olafs behov. Detta kommer att skapa större synergi mellan olika tjänsteavdelningar och göra Olafs utredningar effektivare. Det är viktigt att komma ihåg att Olaf har begränsade resurser och därför inte kan hantera alla bedrägeriärenden som anmäls. Vissa ärenden bör därför kunna hänskjutas till nationella förvaltningar, särskilt med tanke på de trösklar som Olaf har infört för att inleda utredningar på de berörda områdena. 1.6 Samarbete mellan Olaf och Eurojust, Europol, internationella organisationer och tredjeländer Olaf bör ha alla rättsliga medel för att, som en enhet inom kommissionen, ingå samarbetsavtal med byråer, medlemsstaters förvaltningar, tjänsteenheter i tredjeländer och internationella organisationer för att påskynda arbetet och effektivisera kampen mot bedrägerier. Klausuler om vilka kontroller som ska utföras av kommissionen (eller institutionen, organet eller byrån) och Olaf måste ingå i alla finansieringsavtal, även när EU:s budget inte är den enda finansieringskällan. 1.7 Stärka Olaf-ledningens ställning och roll 1.7.1 Olafs generaldirektörs ställning, nominering och behörighet Som redan konstaterats i detta yttrande anser övervakningskommittén att det bästa sättet att förbättra Olafs funktion är att ge Olafs generaldirektör tillräcklig behörighet och befogenheter att se till att utredningarna sker på ett effektivt sätt, samtidigt som de grundläggande rättigheterna respekteras fullt ut. Detta kan bara uppnås om Olafs generaldirektör dels likställs med kommissionens högre tjänstemän, dels får en mer omfattande självständig ställning, operativt oberoende och ansvar. — Titel: Övervakningskommittén föreslår därför att den nuvarande titeln på Olafs direktör ska ersättas med titeln generaldirektör. Detta skulle placera honom eller henne på samma nivå inom hierarkin som personer i samma ställning vid andra generaldirektorat. — Mandatperiod: Övervakningskommittén föredrar ett mandat som inte kan förnyas så att generaldirektörens oberoende stärks. — Utnämningsförfarande: — Övervakningskommittén anser att förordningens nuvarande utnämningsförfarande bör behållas. — Övervakningskommittén håller med Europaparlamentet om att det är viktigt att undvika förseningar i utnämningsförfarandet. Med tanke på att övervakningskommittén har utmärkt kännedom om hur Olaf fungerar och vilka behov byrån har, bör övervakningskommitténs yttranden över kandidater även i fortsättningen vara bindande. Övervakningskommitténs kunskaper är viktiga för utnämnandet av ny generaldirektör, och dess deltagande är avgörande för att bevara generaldirektörens oberoende. — Olafs intervention i mål vid nationella domstolar: I vissa medlemsstater deltar Olaf som utredningssakkunnig i mål vid de nationella domstolarna. Övervakningskommittén anser att detta bör vara möjligt i alla EU-länder. Det skulle göra Olaf mer synligt och ge nationella domstolar en bättre förståelse för Olafs utredningsresultat. — Generaldirektörens intervention i mål vid Europeiska unionens domstol (EU-domstolen): Förfarandet i artikel 12.3 måste behållas. Olaf har inte talerätt och kan därför inte delta i gemenskapsrättegångar. När en av Olafs utredningar eller resultatet av en utredning ifrågasätts vid en gemenskapsdomstol är det viktigt att se till att domstolen är ordentligt informerad och att Olaf kan framföra sina argument eller grunder, både vid inledandet av det rättsliga förfarandet och under överläggningen i EU-domstolen. 1.7.2 Nominering av Olafs högsta ledning och dess ställning Förordningen bör innehålla specifika bestämmelser för att säkerställa kontinuiteten i Olafs verksamhet vid generaldirektörens frånvaro eller otillgänglighet. Bestämmelserna bör dessutom se till att Olafs operativa oberoende bevaras i dessa fall och att det finns någon form av institutionellt samförstånd bakom förfarandet för att ersätta generaldirektören. Detta kan ske genom att man i enlighet med tillämpliga regler för utnämning av ställföreträdare inom kommissionen tillåter generaldirektören att delegera befogenheter samtidigt som man tar hänsyn till Olafs särskilda profil, nämligen dess oberoende utredningsfunktion och behovet av någon form av institutionellt samförstånd. Man kan även tänka sig en specifik befattning som ställföreträdande generaldirektör, vars utnämningsförfarande i viss mån skulle vara jämförbart med förfarandet för att utnämna generaldirektören. På så sätt skulle man garantera oberoendet och respektera de tre institutionernas deltagande. För att undvika risken för konflikter mellan dessa två befattningshavare måste man samtidigt ta hänsyn till generaldirektörens åsikter i frågan. 2. POLITISK STYRNING OCH DIALOG MELLAN INSTITUTIONERNA: FÖRSTÄRKT OBEROENDE 2.1 Dialog mellan institutionerna Övervakningskommittén kan ställa sig bakom införandet av en dialog mellan institutionerna om kampen mot bedrägerier och korruption. Övervakningskommittén anser att detta är ett lämpligt tillfälle att nå ett brett politisk samförstånd om skyddandet av EU:s ekonomiska intressen och att ett sådant regelbundet utbyte kan stödja Olafs verksamhet. I vilket fall som helst anser övervakningskommittén att dialogen under inga omständigheter får användas för att undergräva Olafs oberoende. Som den främsta väktaren av Olafs oberoende föreslår övervakningskommittén därför att den ska ges i uppdrag att leda dialogen. På så sätt skulle övervakningskommittén kunna uppmana institutionerna att regelbundet träffas och debattera prioriteringarna i kampen mot bedrägerier. Dialogen bör varken ersätta befintliga bilaterala förbindelser mellan Olafs generaldirektör och institutionerna eller förbindelserna mellan övervakningskommittén och institutionerna. 2.2 Övervakningskommittén Övervakningskommittén välkomnar uttalandet om att samtliga EU-institutioner håller med om att övervakningskommittén spelar en viktig roll och att dess befogenheter måste stärkas. 2.2.1 Övervakningskommitténs roll Övervakningskommittén delar uppfattningen i diskussionsunderlaget om att den bör få ytterligare uppgifter. Med tanke på sin erfarenhet anser kommittén att dess roll är att garantera Olafs oberoende genom att övervaka Olafs operativa verksamhet, hur effektivt dess arbete är och om utredningsreglerna och de grundläggande rättigheterna efterlevs, och på så sätt bistå Olafs generaldirektör. Övervakningskommittén ska utfärda yttranden på eget initiativ och på begäran av Olafs generaldirektör. Dessa ska framför allt ta upp utredningarnas handläggningstid och effektivitet, processuella garantier och efterlevnad av på förhand fastställda standardiserade kriterier för att inleda eller vägra inleda en utredning, eller operativa instruktioner, särskilt de som anges i Olaf-handboken. Övervakningskommittén är medveten om, och bekräftar, att den inte får blanda sig i pågående utredningar. Om den emellertid i en ärenderapport eller en akt skulle upptäcka en allvarlig eller potentiellt allvarlig brist i förfarandet eller oegentligheter som man misstänker kan påverka Olaf och/eller EU-institutionerna negativt, ska övervakningskommitténs ordförande omgående informera Olafs generaldirektör. 2.2.2 Sammansättning och utnämningsförfarande Övervakningskommittén ställer sig bakom idén att dess ledamöter ska utnämnas och förnyas i intervaller så att kontinuiteten i arbetet garanteras och sakkunskapen bevaras. 2.2.3 Övervakningskommitténs resurser Olafs överlämnande av information till övervakningskommittén och tillgång till uppgifter Övervakningskommittén är mycket bekymrad över de åsikter som framförs i diskussionsunderlaget när det gäller övervakningskommitténs tillgång till handlingar, särskilt idén om att tillgången ska begränsas till ”statistiska uppgifter”. Det verkar finnas en motsägelse i diskussionsunderlaget eftersom det dels anges att övervakningskommitténs roll bör stärkas, dels talas om att begränsa kommitténs tillgång till information. Följden skulle bli att övervakningskommittén inte skulle kunna bedriva en effektiv kontroll av Olafs verksamhet. Förslaget i diskussionsunderlaget skulle ta bort övervakningskommitténs främsta uppgift och arbetsredskap: att bevara Olafs oberoende genom regelbunden övervakning av dess utredningar. Förslaget i diskussionsunderlaget om att begränsa övervakningskommitténs tillgång till uppgifter verkar delvis motiveras av rädslan för att övervakningskommittén skulle blanda sig i hur Olaf bedriver utredningar och delvis av de villkor som anges i lagstiftningen om skydd av personuppgifter. När det gäller den första punkten framhåller övervakningskommittén att ingen sådan inblandning har förekommit under dess mandat, och att den alltid strikt har följt sina skyldigheter på detta område. När det gäller skyddet av personuppgifter håller övervakningskommittén i princip med om att tillgången ska baseras på vad som är nödvändigt att känna till. Trots det anser kommittén att den inte skulle kunna utföra sitt övervakningsuppdrag om den inte får tillgång till lämplig information. Övervakningen kan inte enbart baseras på statistik. Övervakningskommittén tar regelbundet emot statistik från Olaf som kan stödja dess analyser. Detta är emellertid inte alls tillräckligt för att kommittén ska kunna utföra sitt uppdrag. Effektiv övervakning kan endast bedrivas på grundval av handlingar som ingår i utredningen. Övervakningen är en garanti för att utredningarna bedrivs på ett oberoende sätt och även för de berörda personerna (särskilt när det gäller utredningstid och potentiellt skydd av deras grundläggande rättigheter) och för EU-institutionerna. Genom övervakningskommitténs regelbundna övervakning av hur utredningarna genomförs, garanteras Olafs oberoende och respekten för de berörda personernas grundläggande rättigheter. Med tanke på EU-institutionernas avsikt att upprätta en dialog mellan sig om hur Olaf fungerar och om kampen mot bedrägerier, en dialog som övervakningskommittén skulle kunna leda, finns det dessutom en motsägelse i att be övervakningskommittén yttra sig och samtidigt göra det omöjligt för den att bilda sig en uppfattning. Övervakningskommittén anser därför att det i den framtida förordningen tydligt bör anges vilka regler som gäller för tillgång till information som är relevant för övervakning av utredningar. Den nya förordningen bör på ett tydligare sätt specificera den typ av information som ska överlämnas till övervakningskommittén: — Utöver de rapporter och den information som beskrivs i punkterna 1.2, 1.4 och 1.5 bör Olaf till övervakningskommittén överlämna alla ärenden som man tänker överlämna till nationella rättsliga myndigheter och alla ärenden där det finns misstankar om att ett brott har begåtts men som inte överlämnas på grund av preskriptionsregler i tillämplig nationell lagstiftning. — Övervakningskommittén bör, efter skriftlig begäran, även få tillgång till alla akter, vid behov efter motivering. Sekretariattjänster Stödtjänster för övervakningskommitténs sekretariat tillhandahålls av Olaf, och sekretariatets medlemmar tillsätts av tillsättningsmyndigheten med övervakningskommitténs samtycke. Sekretariat bör ha tillräckligt med personal för att kunna utföra alla uppgifter som det anförtros. Bilaga till övervakningskommitténs yttrande över reformen av Olaf Detta dokument bygger på övervakningskommitténs yttrande och sammanfattar kommitténs svar på de frågor som ställs i bilaga 1 i diskussionsunderlaget Huvudpunkter i diskussionsunderlaget Övervakningskommitténs ståndpunkt 1. Styrelseformer och dialog med institutionerna (Se punkt 2.1 i övervakningskommitténs yttrande) Typ av dialog och deltagare — Övervakningskommittén kan tänka sig införandet av en dialog mellan institutionerna under förutsättning att den under inga omständigheter påverkar Olafs operativa oberoende. — Dialogen bör sträva efter ett brett politiskt samförstånd till stöd för Olafs verksamhet. — Som väktare av Olafs oberoende bör övervakningskommittén leda dialogen. Dialogens innehåll Dialogen bör möjliggöra en debatt om prioriteringarna i kampen mot bedrägerier och bör varken ersätta de nuvarande bilaterala förbindelserna mellan Olafs generaldirektör och institutionerna eller förbindelserna mellan övervakningskommittén och institutionerna. 2. Övervakningskommitténs roll (Se punkterna 1.2, 1.3 och 2.2 i övervakningskommitténs yttrande) 2.1 Kommittéledamöternas skyldigheter — Övervakningskommittén anser att dess roll är att garantera respekten för Olafs oberoende genom att övervaka Olafs operativa verksamhet, hur effektivt dess arbete är och dess efterlevnad av utredningsregler och grundläggande rättigheter, och på så sätt bistå Olafs generaldirektör. — Övervakningskommittén bör utfärda yttranden på eget initiativ och på begäran av generaldirektören. — Övervakningskommittén bör inte blanda sig i pågående utredningar. Om den emellertid i ett ärende skulle upptäcka allvarliga brister i förfarandet ska kommitténs ordförande omgående informera Olafs generaldirektör. 2.2