Meddelande från kommissionen - Sammanfattning av de årliga verksamhetsrapporterna 2003 från kommissionens generaldirektorat och avdelningar {SEK(2004) 732}

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Meddelande från kommissionen

Sammanfattning av de årliga verksamhetsrapporterna 2003 från kommissionens generaldirektorat och avdelningar

1. Introduction

2. Internal control framework issues

2.1. General state of play

2.2. Specific issues

2.2.1. Delegations

2.2.2. Representation offices of the Commission in the Member States

2.2.3. Commission offices and executive agencies

2.3. Conclusions

3. Activity Based Management/ Strategic Planning and programming

4. Human resources

5. Financial management and reporting

5.1. Shared management

5.2. Direct and indirect centralised management

5.3. Ex ante and ex post control

5.4. Implementing the financial regulation

5.5. Accounting/financial reporting

5.6. Conclusions

6. Governance issues

7. Conclusions

1. Inledning

Generaldirektoraten och övriga enheter i kommissionsorganisationen (nedan kallade "avdelningar") har i sina årliga verksamhetsrapporter redogjort för de viktigaste resultat som uppnåtts i förhållande till målen i den årliga politiska strategin och i sammandrag redovisat sin förvaltning under 2003.

Kommissionen koncentrerar denna sammanfattning på förvaltningen av generaldirektoraten och avdelningarna 2003. Sammanfattningen avspeglar inte till fullo den tyngdpunkt som i den administrativa reformen av kommissionen läggs vid att förvaltningen skall inriktas på förverkligandet av unionens mål på de olika politikområdena. Det är på detta som den årliga strategiska planeringscykeln bygger. Denna cykel inleds med den årliga politiska strategin, som sedan ligger till grund för avdelningarnas arbetsprogram. Det är till dessa arbetsprogram som generaldirektoratens och avdelningarnas årliga verksamhetsrapporter hänvisar.

Ytterligare uppgifter om kommissionens verksamhet under året finns i dessa verksamhetsrapporter, som belyser dess arbete på de olika politikområdena.

Det gjordes stora framsteg 2003 i genomförandet av den administrativa reformen av kommissionen: praktiskt taget alla åtgärder som fastställs i Vitboken genomfördes [1]. Likaså har man genomfört, eller är på god väg att genomföra, de flesta av de handlingsplaner som upprättats för att åtgärda tvärgående frågor som tagits upp i de föregående sammanfattningarna.

[1] För ytterligare uppgifter hänvisas till "Fullgörande av reformuppdraget: Lägesrapport och åtgärder som skall

När det gäller resultatuppfyllelse i förhållande till målen på de olika politikområdena hade kommissionen en tung arbetsbörda 2003.

Resultaten noteras i denna sammanfattning som också behandlar en rad tvärgående förvaltningsfrågor som tagits upp i de årliga verksamhetsrapporterna. Kommissionen har valt att koncentrera sammanfattningen på förvaltnings- och organisationsfrågor som är särskilt relevanta för att den utvidgade unionen skall fungera väl.

I sammanfattningen redovisas kort också de problem som påtalas och rekommendationer som ges i internrevisorns årliga rapport enligt artikel 86.3 i budgetförordningen, i översikten över läget beträffande systemen för internkontroll [2] samt i årsrapporten från kommittén för revisionsuppföljning [3]. Slutsatser dras beträffande dessa rekommendationer.

[2] Översikt över situationen beträffande internkontrollen vid kommissionens generaldirektorat och avdelningar

[3] Tredje årsrapporten från kommittén för revisionsuppföljning - Perioden maj 2003 till och med april 2004.

2. Frågor som gäller bestämmelserna om internkontroll

2.1. Läget i stort

Baskraven uppfylldes i slutet av 2003, i enlighet med kommissionens åtaganden i sammanfattningen av verksamhetsrapporterna för 2002, och ansträngningarna kommer nu att inriktas på effektiviteten i systemen för internkontroll.

2.2. Särskilda frågor

Några särskilda frågor bör framhållas som gäller decentraliseringen av förvaltningsansvar till kommissionens administrativa strukturer utanför huvudkontoret eller delegeringen av förvaltningsansvar till externa organ.

På ett område krävs snabba insatser: för att nivån på internkontrollen inte skall bli lägre utanför kommissionen än på huvudkontoret måste införandet av internkontroll vid delegationer, representationskontor och externa organ som rapporterar till kommissionen slutföras och den faktiska tillämpningen ges hög prioritet. De redovisnings-, kontroll- och rapporteringskrav som gäller för alla kommissionens generaldirektorat och avdelningar måste iakttas vid delegationerna, representationskontoren och de externa organen och parallellt med detta måste lämpliga internkontroller genomföras.

2.2.1. Delegationerna

Kommissionen har inlett en omfattande decentralisering av förvaltningen av det externa biståndet som inneburit att kommissionens delegationer i tredjeland fått ansvaret för förvaltning och kontroll av driftsutgifter. Denna process, som under år 2003 utsträcktes till ytterligare delegationer, bedöms i allmänhet som framgångsrik av de relevanta generaldirektoraten. Vissa brister i genomförandet av normerna för internkontrollen vid delegationerna, till exempel åtskiljandet av arbetsuppgifter, håller på att åtgärdas, särskilt genom att man tar itu med det underliggande problemet med hur personalresurserna organiserats.

2.2.2. Kommissionens representationskontor i medlemsstaterna

Förbehållet från 2002 beträffande hur representationskontoren i medlemsstaterna fungerar har lett till korrigeringsåtgärder som nu börjar ge resultat. Förbehållet i den relevanta årliga verksamhetsrapporten och förklaringen måste trots detta upprepas 2003.

2.2.3. Kommissionens administrativa byråer och genomförandeorgan

Genom den nya budgetförordningen har kommissionen fått möjlighet att inrätta administrativa byråer och genomförandeorgan som skall svara för förvaltningsuppgifter. Åtgärder har vidtagits för att upprätta sådana organ. De första administrativa byråerna inledde sin verksamhet under 2003. Det första genomförandeorganet kommer att sätta i gång verksamheten under senare hälften av 2004. Det är viktigt att se till byråernas och genomförandeorganens egna bestämmelser om internkontroll följer samma normer som alla andra avdelningar hos kommissionen.

2.3. Slutsatser

Kommissionen har börjat tillämpa metoden att under vissa omständigheter antingen decentralisera arbetsuppgifter till generaldirektoratens avdelningar utanför huvudkontoret eller delegera förvaltningsuppgifter till externa organ. Decentraliseringen och delegeringen bygger på uppfattningen att arbetsuppgifterna på så sätt kan utföras mera effektivt. Av avgörande betydelse är att man vid decentraliseringen eller delegeringen säkrar samma ansvarighetsnivå som den som generaldirektoraten erbjuder. Särskilt gäller detta systemen för internkontroll.

Respektive generaldirektorat ansvarar för att det finns tillfredsställande och till fullo fungerande arrangemang för internkontroll vid representationerna och delegationerna och för att den delegerade utanordnaren får de nödvändiga garantierna till stöd för den årliga förklaring som han eller hon skall lämna som bilaga till den årliga verksamhetsrapporten.

Genomförandeorganen skall förvalta de medel vilkas förvaltning delegerats till dem med samma säkerhetsnivå som vid kommissionens generaldirektorat och avdelningar. För detta ändamål kommer genomförandeorganens arrangemang för internkontroll att omfattas av den granskning som GD Budget utför två gånger per år.

Internkontrollen bör koncentreras på effektiviteten, för att säkra att internkontrollsystemet på ett tillfredsställande sätt understöder den förklaring som den delegerade utanordnaren varje år skall lämna.

3. Aktivitetsbaserad förvaltning/Strategisk planering och programplanering

Under 2003 var den strategiska planerings- och programplaneringscykeln i full gång i alla dess stadier. Särskilt har arbetet med att upprätta årliga verksamhetsrapporter förbättrats, något som också erkänns av revisionsrätten, och handlingsplaner har snabbt inlemmats i generaldirektoratens årliga förvaltningsplaner.

Den strategiska planeringen och programplaneringen finns nu på plats och har fått fasta former. Denna verksamhet kommer dock att övervägas ytterligare och särskilt kommer man att undersöka möjligheten att utveckla en flerårig strategisk programplanering och att uttryckligen låta programplaneringen vara en central del av förbindelserna mellan generaldirektorat och avdelningar och de berörda kommissionsledamöterna.

Generaldirektoraten och avdelningarna har haft vissa problem med att utveckla resultatindikatorer, bland annat när det gäller att bedöma framstegen i genomförandet av målen på de olika politikområdena. Behovet av bättre utformade indikatorer framhålls också av revisionsrätten. Följande frågor behöver övervägas:

- Aktivitetsbaserad förvaltning kräver att mål fastställs och genomförs och att måluppfyllelsen redovisas på alla nivåer i kommissionens generaldirektorat och avdelningar, med en rimlig grad av enhetlighet och jämförbarhet.

- Det måste, som revisionsrätten framhåller, utarbetas mera meningsfulla resultatindikatorer så att ledningen får bättre möjligheter att övervaka måluppfyllelsen. Ett ökat engagemang i detta arbete från kommissionsledamöternas och de högre chefernas sida hör till det som behöver eftersträvas.

Slutsatser

Det bör övervägas hur den årliga processen med att fastställa mål för de enskilda politikområdena och avdelningarna kan ges större praktisk betydelse. Fortfarande återstår att integrera målfastställande i utformningen av politiken och se till att högre chefer anammar dessa mål. Även om den övergripande ramen nu finns på plats måste man kanske överväga olika möjligheter att förenkla, och därigenom förbättra, målformuleringen och utformningen av resultatindikatorer. Till stöd för institutionens verksamhet bör vidare kontrollerbara årliga resultatmål kombineras med en klar uppfattning om vilka resultat man vill söka nå med politiken över en längre period.

4. Personal

Flera konkreta framsteg gjordes 2003 på detta område. Särskilt avslutades förhandlingarna om de nya tjänsteföreskrifterna. Texterna i fråga antogs av rådet den 22 mars 2004 och trädde i kraft den 1 maj 2004. En ny praxis, som består i att identifiera "känsliga" befattningar på det ekonomiska eller administrativa området och att förflytta personer som innehaft en sådan befattning i mer än 7 år, har börjat tillämpas vid alla kommissionsavdelningar.

Den första omgången med bedömning och befordran av personalen, baserad på ett nytt system med starkare koppling mellan meriter och karriärutveckling, genomfördes inom de fastställda fristerna. Utbildning gavs stor tyngd i personalpolitiken inom samtliga verksamhetsområdena. De flesta generaldirektoraten nådde upp till, eller överträffade, kommissionens mål när det gäller genomsnittligt antal utbildningsdagar per anställd.

I detta sammanhang uppmärksammas i de årliga verksamhetsrapporterna från flera generaldirektorat och avdelningar, i likhet med tidigare år, de otillräckliga personalresurserna och svårigheterna att rekrytera kvalificerad personal till vissa verksamhetsområden. Kommissionens internrevisor noterar för sin del en "kronisk personalbrist" som påverkar kommissionens arbete, särskilt kontrollen av utgiftsprogram.

Slutsatser

Kommissionen noterar att denna fråga är kopplad till granskningen av de genomförandemekanismer som tillämpas inom varje politikområde. Dessa mekanismer ses för närvarande över i syfte att säkerställa att de är de mest lämpliga från personalresurssynpunkt. I detta avseende prövas, från fall till fall, om alternativa styrelseformer skulle kunna tillämpas, till exempel gemensam förvaltning eller utläggning på entreprenad. Anpassningen mellan personalresurser och prioriteringar, slutligen, är en fråga som måste tas upp varje år i den årliga politiska strategin, genom en noggrann granskning av behov och risker på kommissionsnivå. Riskanalys bör ges ökad vikt vid resursfördelningen, tillsammans med andra faktorer, såsom politiska prioriteringar. Granskningen bör innefatta diskussioner om vilka verksamheter som inte längre kan utföras och måste avvecklas så att resurser frigörs och kan omfördelas till verksamheter som behöver stärkas.

5. Ekonomisk förvaltning och rapportering

År 2003 var det första genomförandeåret för den nya budgetförordningen. Tack vare noggranna förberedelser förlöpte införandet av de nya budgetbestämmelserna i allmänhet väl. Generaldirektoratens verksamhetsförklaringar användes för första gången i budgetförfarandet. De årliga verksamhetsrapporterna och förklaringarna för 2003 aktualiserar åtskilliga frågor som rör den finansiella förvaltningen. De är dock inte nya: alla är föremål för korrigerande åtgärder som befinner sig i olika stadier av genomförande.

5.1. Gemensam förvaltning av budgetmedel

Det framgår av de årliga verksamhetsrapporterna och förklaringarna från samtliga de generaldirektorat som medverkar i gemensam förvaltning av strukturfonderna att det ännu inte var möjligt 2003 att lämna några garantier utan förbehåll beträffande dessa utgifter, trots framstegen 2003 i form av avsevärda förbättringar när det gäller att avsluta program för perioden 1994-1999 samt utökade kontroller av mottagarländernas förvaltnings- och kontrollsystem.

Flera åtgärder planeras. Hit hör att få rimliga garantier beträffande förvaltnings- och kontrollsystemen i medlemsstaterna, både genom den revisionsstrategi som varje generaldirektorat infört och genom förklaringar från de organ som av medlemsstaterna fått i uppdrag att svara för förvaltning, betalning och kontroll av gemenskapsmedel. Detta är också den linje som förespråkas av internrevisorn.

5.2. Central förvaltning av budgetmedel, i direkt eller indirekt form

Årsrapporterna och förklaringarna från de berörda generaldirektoraten uttrycker, på grundval av uppgifterna från kommissionens generaldirektorat och avdelningar, en tillfredsställande grad av säkerhet när det gäller central förvaltning av budgetmedel. Ett kvarstående problem gäller bidrag baserade på partiell ersättning av de faktiska kostnader som mottagarna redovisat. Denna fråga har återigen gett anledning till förbehåll beträffande felfrekvensen. Detta gäller förklaringarna från de flesta av de generaldirektorat som arbetar med detta slags program. Behovet av kontroller för att undvika intressekonflikter i urvalsprocessen framhålls. Förslag framförs också om att utveckla en effektiv strategi för kontroll och återvinning av medel, i syfte att undvika att icke-bidragsberättigande kostnader ersätts. Ett annat förslag är att överväga alternativa finansieringskriterier. Svagheter har vidare uppdagats i förvaltningen och kontrollen av informationskontor och nätverk, vilket lett till korrigerande åtgärder.

5.3. Förhandskontroll och efterhandskontroll

Genom den nya budgetförordningen införs precisa krav på förhandskontroller och efterhandskontroller. Behovet av att stärka dessa kontroller framhålls. I detta syfte kommer utbytet av bästa praxis att byggas ut.

5.4. Genomförande av budgetförordningen

Genom den omarbetade budgetförordningen, som trädde i kraft den 1 januari 2003, har det införts en solid rättslig ram som grundval för en effektivare och ansvarig finansförvaltning och ett bättre skydd av gemenskapens ekonomiska intressen. Även om avsevärda framsteg gjorts framgår det av vissa årliga verksamhetsrapporter att det fortfarande finns problem när det gäller genomförandet av en del av bestämmelserna i den nya budgetförordningen. Denna fråga kommer att prövas i samband med genomförandebestämmelserna, för vilka en begränsad översyn planeras inom kort.

5.5. Redovisning och finansiell rapportering

Projektet för att reformera redovisningssystemet fortsatte 2003 i enlighet med den flerårsplan som syftar till att periodiserad redovisning skall införas senast 2005.

5.6. Slutsatser

Kommissionen ansvarar enligt artikel 274 i EG-fördraget för genomförandet av budgeten. Ansvarsfördelningen mellan kommissionen och medlemsstaterna vid genomförande av budgeten tillsammans med medlemsstaterna håller på att förtydligas. Trots framstegen under 2003 är kommissionen ännu inte i stånd att övervaka samtliga förvaltnings- och kontrollsystem i medlemsstaterna. Kommissionen bör söka få en samlad garanti härvidlag dels genom egna kontrollinsatser, dels genom att från de organ som av medlemsstaterna får i uppdrag att svara för förvaltning, betalning och kontroll av gemenskapsmedel utverka garantier beträffande effektiviteten i deras system. Detta mål kommer att eftersträvas genom en förstärkning av de kontroller som görs av kommissionens avdelningar och, vid behov, genom finansiella korrigeringar. Särskilt kommer man när det gäller strukturfonderna att för den nuvarande programplaneringsperioden öka samarbetet med de nationella myndigheterna när det gäller systemrevision och efterhandskontroll och, för perioden 2007-2013, införa ett lämpligt instrument i rättsakterna. Som exempel på sådana instrument kan nämnas krav på att organ som av medlemsstaterna fått i uppdrag att svara för förvaltning, betalning och kontroll av gemenskapsmedel lämnar särskilda förklaringar. Rekommendationerna i revisionsrättens yttrande över det gemensamma revisionssystemet kommer att beaktas i initiativen på detta område.

Direkt förvaltning ställer stora anspråk på kommissionens resurser. Detta problem kommer att tas upp särskilt genom fortsatta övervägandena om olika metoder för att genomföra budgetförvaltningen och om hur kommissionens förvaltning av program med en omfattande budget kan förenklas, i enlighet med Europeiska rådets begäran nyligen, inbegripet överväganden om eventuell utläggning av förvaltningsuppgifter på entreprenad (i enlighet med kommissionens förslag i meddelandet angående fleråriga budgetramar för perioden 2007-2013, samt genom översyn av kontrollfunktionerna (revisionsbevis som bekräftar att de kostnader för vilka ersättning begärs är stödberättigande och faktiska; utläggning av kontroller på entreprenad till oberoende revisorer) och av de därtill hörande övervakningsarrangemangen på kommissionsnivå.

Förhandskontroller och efterhandskontroller är av avgörande betydelse i arbetet med att säkra att gemenskapens medel används på ett korrekt sätt. Mer personal med högre kompetens på området har avdelats för dessa uppgifter. Ökningen börjar nu ge resultat men processen pågår ännu vid kommissionens generaldirektorat och avdelningar. De centrala avdelningarna kommer att ställa upp med ytterligare stöd och utbildning på området (även i bruket av stickprovsteknik för ytterligare förhandskontroller och i användningen av checklistor och riskbaserade strategier för kontroller på platsen). Erfarenhetsutbyte kommer att anordnas, bland annat inom ramen för det nätverk för efterhandskontroller som håller att upprättas. Korrekt fungerande förhands- och efterhandskontroller, i kombination med en översyn av förvaltnings- och kontrollsystemen, kommer också att bidra till att risken för dubbelfinansiering minskar.

Projektet för en modernisering av kommissionens redovisningssystem fortsätter enligt fastställd tidsplan. Kommissionens generaldirektorat och avdelningar bör göra vad som på dem ankommer för att anpassa sig till den nya ordningen, i överensstämmelse med budgetförordningen.

En översyn av genomförandebestämmelserna för budgetförordningen kommer att inledas under de närmaste månaderna [4].

[4] Denna snabböversyn kommer att begränsas till avdelning V i genomförandebestämmelserna. Syftet är att

6. Frågor rörande styrelseformer

Som en uppföljning av problemen vid Eurostat och av de årliga verksamhetsrapporterna för 2002 och sammanfattningen av dessa har flera åtgärder som gäller styrelseformerna vidtagits 2003 för att säkra starkare band och effektivare kommunikation mellan generaldirektorat och avdelningar och kommissionens ledamöter samt mellan övergripande avdelningar och operativa generaldirektorat. I en ny utgåva av uppförandekodexen för relationerna mellan kommissionsledamöterna, generaldirektoraten och avdelningarna preciseras vilka uppgifter som skall lämnas till kommissionsledamöterna i fråga om intern kontroll och revision. En regelbunden rapportering i sådana frågor och i frågor som anmälts till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) har införts, vilket framgår av de årliga verksamhetsrapporterna.

Informationsöverföringen och samordningen inom kommissionen mellan den personal som arbetar med internrevision har också förbättrats.

Förbehållen i de årliga verksamhetsrapporterna och förklaringarna för 2003 visar att man i vissa fall inte tillräckligt beaktat förbehållens konsekvenser när det gäller kravet på rimlig garanti. Det bör, som framhålls även av revisionsrätten, inte råda någon oklarhet om förklaringarnas räckvidd. Det kan konstateras att den interna granskningen av utkasten till förbehåll fått ett konkret resultat i det att den lett till större överensstämmelse i förhållningssättet. Det är emellertid nödvändigt att också se till att generaldirektoraten upprättar sin förklaring på ett sådant sätt att den exakt avspeglar internkontrollen utan att den försäkran som lämnas för den skull blir innehållslös. Det kommer dessutom att ytterligare övervägas vilken praxis som är bäst när det gäller att internt förse generaldirektörerna med de garantier som de behöver som underlag för sina förklaringar. Detta omfattar bland annat uppföljnings- och rapporteringsmekanismerna på olika chefsnivåer i organisationen.

Slutsatser

Processen med årliga verksamhetsrapporter har successivt förbättrats. Uppgifter ställs numera till den delegerade utanordnarens förfogande, särskilt från resursdirektörernas sida, som underlag för utanordnarens förklaring. Kommunikationen mellan generaldirektorat och avdelningar och kommissionsledamöter har blivit mera regelbunden och mera tydlig.

En viktig fråga som man behöver ta itu med är att få de årliga förklaringarna från de delegerade utanordnarna att på ett korrekt sätt avspegla hur deras interna kontrollsystem faktiskt fungerar. Åtgärder kommer att vidtas i detta syfte. Genom riktlinjer och stöd från de centrala avdelningarna och utbyte av bästa praxis mellan kommissionens generaldirektorat och avdelningar kommer processen dessutom att ytterligare stärkas.

För att kunna erhålla en revisionsförklaring från revisionsrätten utan förbehåll bör vidare kommissionens generaldirektorat och avdelningar se till att de garantier som deras egna förklaringar ger uttryck för stämmer överens med de förbehåll som de framför och att förklaringarna grundas på en effektiv riskhantering och korrekt avspeglar deras interna kontrollsystem.

Kommissionens generaldirektorat och avdelningar bör prioritera rekommendationerna inom revision och internkontroll med hänsyn till risker och möjliga konsekvenser samt stärka sin uppföljning.

7. Slutsatser

De punkter som tas upp av generaldirektorat och avdelningar, av intern- eller externrevisorn eller i översikten är redan kända och omfattas av handlingsplaner som upprättats med anledning av tidigare sammanfattningar. Det finns inget detta år som skulle motivera en ny handlingsplan. Kommissionen kan konstatera att det gjorts goda framsteg i fråga om flertalet av åtgärderna i handlingsplanerna från 2001 och 2002, även om framstegen varierar från fall till fall, som framgår av redovisningen i det följande.

* Några av de åtgärder som slutförts i enlighet med tidigare sammanfattningar behöver följas upp för att ge fullständigt resultat.

Detta gäller bland annat följande: de bedömningar som delegationscheferna skall göra i enlighet med slutsatserna om situationen när det gäller interna kontroller vid delegationerna; genomförandet av de åtgärder som överenskommits beträffande GD Press och kommunikations kontor och nätverk och beträffande representationerna; resultaten av de olika åtgärderna på området gemensam förvaltning av budgetmedel (klargörande av ansvarsfördelningen mellan kommissionen och medlemsstaterna, planerade åtgärder på revisionsområdet), som måste börja tillämpas i praktiken under den nuvarande programplaneringsperioden och avspeglas i den rättsliga ramen för nästa programplaneringsperiod; ytterligare överväganden (t.ex. i anslutning till den planerade revideringen av budgetförordningen) i frågan om ett ökat inslag av schablonbelopp i bidragen.

* Följande, i tidigare sammanfattningar framhållna, brister har ännu inte till fullo åtgärdats:

Behovet av att generaldirektoraten och avdelningarna i ökad utsträckning bemödar sig om effektivitet i sina internkontrollsystem, bland annat för att internkontrollen på ett tillfredsställande sätt skall kunna understödja den förklaring som de varje år måste avge i egenskap av delegerade utanordnare; information om vilka förvaltnings- och kontrollbestämmelser som gäller behöver lämnas på lämpligt sätt till alla nivåer inom generaldirektoraten; möjligheterna till ökade synergieffekter mellan de avdelningar som arbetar med yttre förbindelser bör prövas i enlighet med vad som anfördes i sammanfattningen för 2001; ett meddelande där man diskuterar åtgärder för att komma till rätta med bristen på kompetens på vissa områden bör antas; en databas över juridiska personer och en databas över upphandlingar bör upprättas; det arbete avseende driftskompatibilitet mellan befintliga administrativa informationssystem som igångsatts som ett resultat av sammanfattningen för 2001 bör slutföras.

Reformen av kommissionen, en av denna kommissions främsta prioriteringar, har i stort sett genomförts. De instrument som reformen omfattar och som syftar till att kommissionens förvaltning skall bli bättre, mera ansvarig och mera öppen, är numera en del av den löpande verksamheten vid kommissionens generaldirektorat och avdelningar [5] och bidrar på så sätt till att vi får en kommission som arbetar effektivt och ändamålsenligt och kan möta de utmaningar som den utvidgade unionen ställer.

[5] För ytterligare uppgifter om läget när det gäller den administrativa reformen av kommissionen hänvisas till

Överväganden om vilka förvaltningsmodeller som är mest lämpliga när det gäller att förbättra resultatuppfyllelsen i förhållande till de uppsatta målen och få ut mera av de resurser som sätts in i arbetet på europeisk nivå pågår för närvarande i samband med förslagen om nya budgetramar för perioden 2007-2013. Bland annat diskuteras följande:

* Den nuvarande kommissionens erfarenheter när det gäller att genomföra reformen visar att kommissionen i framtiden bör söka finna en bättre avvägning mellan sin roll som å ena sidan initiativtagare till politik på olika områden och strategier, å andra sidan genomförare av politiken och strategierna Detta gäller även i fråga om utgiftsförvaltningen. När det gäller gemensam förvaltning av budgetmedel bör kommissionen fortsätta att verka för ökat ansvar hos de organ som av medlemsstaterna får i uppdrag att svara för förvaltning, betalning och kontroll av gemenskapsmedel. Kommissionens befogenheter att åtgärda oegentligheter bör stärkas. När det gäller central förvaltning behöver instrumenten förenklas så att reglerna kan förstås bättre av mottagarna och förvaltning och kontroller kan göras mera kostnadseffektiva. Kommissionen kan också bygga vidare på det arbete som görs inom respektive förvaltningsområde och pröva möjligheterna att i ökad utsträckning lägga ut verksamhet på entreprenad.

* Vilka metoder som än används och vilka mekanismer för att få tillräckliga garantier som än tillämpas kommer kommissionen alltid att vara skyldig att se till att kontrollmekanismerna är tillräckliga för att den skall kunna fullgöra sitt samlade ansvar för budgetens genomförande.

* Förbättringar av revision och kontroller är nödvändiga, både kvantitativt sett och när det gäller att i ökad utsträckning inrikta revisionen och kontrollerna på områden som representerar större risker. Den personal som avdelas för dessa uppgifter måste ha de nödvändiga kvalifikationerna. Samverkan med organ som utför revisioner och kontroller på nationell och europeisk nivå bör eftersträvas. Samarbetet mellan revisorerna och de reviderade verksamheterna bör öka så att den ömsesidiga förståelsen kan förbättras och de överenskomna rekommendationerna kan genomföras smidigt. Kvaliteten i det interna revisionsarbetet bör fortsatt bevakas.