6. Den externa utvärderingen genomfördes mellan maj och november 2017. Under faktainsamlingen gjordes en uttömmande genomgång av dokumentationen och omfattande samråd hölls med berörda parter (bland annat på kommissionsnivå och med företrädare för medlemsstaterna, utsändarorganisationerna, värdorganisationerna, EU-frivilliga för humanitärt arbete och andra nyckelaktörer). Olika verktyg användes, bland annat webbenkäter och halvstrukturerade telefonintervjuer eller personliga intervjuer. Sex riktade undersökningar genomfördes och tre fältuppdrag genomfördes i Latinamerika och Västindien, Mellanöstern och Sydostasien. Under tre månader (augusti–oktober 2017) hölls ett öppet offentligt samråd på internet som gav totalt 30 svar. Metodarbetet avslutades med tre fallstudier av olika projekt som genomförts inom ramen för initiativet (dvs. certifiering, utplacering och tekniskt stöd samt kapacitetsuppbyggnad).

8. Den externa utvärderarens intervjuer med olika berörda grupper visar att initiativets fem mål, som anges i förordningen, är relevanta för initiativets stödmottagare, utsändar- och värdorganisationer samt frivilliga. Lokalsamhällena anser att de verksamheter som främjar lokal frivilligverksamhet och kapacitetsuppbyggnad för att höja den lokala kompetensen i katastrofberedskap är särskilt användbara. I allmänhet är de olika insatser som genomförts inom initiativet relevanta för initiativets mål. Det är dock bara ett fåtal berörda parter (huvudsakligen frivilliga) som anser att målet att sprida EU:s principer för humanitärt bistånd är relevant. Det innebär att mer uppmärksamhet behöver ägnas åt denna punkt inom ramen för initiativets kommunikationsåtgärder. Intresset bland etablerade humanitära partner med ramavtal om partnerskap är fortfarande mycket lågt, vilket är problematiskt för ett initiativ som är tänkt att främja den humanitära sektorn. De deltagande utsändar- och värdorganisationerna har en relativt positiv bild av initiativets förmåga att tillgodose deras behov och utplacera frivilliga med rätt profil i enlighet med värdorganisationernas behov.

9. Initiativet har inte varit ändamålsenligt för att uppnå initiativets fem mål och målen i den fleråriga budgetramen för 2014–2020 är långt ifrån uppfyllda. Under de första tre åren utnyttjades inte hela budgeten, även om siffrorna för 2017 visade på ett ökat utnyttjande av finansiering för kapacitetsuppbyggnad/tekniskt stöd. Antalet frivilliga ligger fortfarande långt under målet, även om det håller på att öka. Över 200 EU-frivilliga för humanitärt arbete har utplacerats till humanitära projekt i tredjeländer. Denna siffra ligger dock långt under målet på 4 000 EU-frivilliga som ska utplaceras fram till 2020. Detta beror framförallt på de hinder som finns för deltagande, t.ex. att organisationer behöver certifieras och bilda partnerskap med andra organisationer för att kunna ansöka om EU-finansiering. Dessa hinder har utgjort ett särskilt stort problem för organisationer som inte verkar i etablerade nätverk. Sökandet efter samarbetspartner att bilda konsortium med och de administrativa förfarandena för att förvalta ett konsortium hämmar effektiviteten. Rekryteringsprocessen skulle kunna effektiviseras ytterligare genom att påskynda förfarandena. Initiativet har hittills endast i begränsad utsträckning bidragit till att öka EU:s kapacitet att tillhandahålla humanitärt bistånd, på grund av sin begränsade budget och sitt låga utnyttjande. Av enkäterna framgår att vissa frivilliga anser att utplaceringen har bidragit till deras kompetensutveckling. De få utplaceringar som erbjudits under initiativets första år har gett människor större möjlighet att bidra till humanitärt bistånd. Det finns hittills inga belägg för att de normer för frivilligarbete som fastställs i initiativet har haft någon positiv inverkan på EU-ländernas nationella normer. En del organisationer tycker att det är svårt att bilda konsortier, särskilt när de inte ingår i etablerade nätverk.

10. Förfaranden och krav som har stor inverkan på initiativets effektivitet regleras i detalj i tre rättsakter. Trots att detta å ena sidan medför en viss administrativ börda för organisationerna är det å andra sidan positivt för de frivilligas upplevelse, eftersom det leder till en öppen rekryteringsprocess och främjar deras lärande och utveckling under utplaceringen. Nya europeiska regler och förfaranden för hantering av frivilliga kan vara särskilt betungande för organisationerna om de driver sin nationella frivilligordning parallellt med initiativet. En del organisationer tycker att förfarandet är avskräckande, eftersom det kan ta upp till arton månader från offentliggörandet av inbjudan att lämna förslag, genom urvalsprocessen, offentliggörandet av lediga frivilligplatser och utbildningen av frivilliga, till utplaceringen av frivilliga. Inom denna lagstiftningsram försöker kommissionen ständigt att förenkla och påskynda förfarandet för att göra initiativet mer attraktivt för berörda parter. Ansöknings-, urvals- och rapporteringsförfarandena verkar vara särskilt betungande för organisationer som i huvudsak arbetar med EU-projekt för humanitärt bistånd (katastrofhjälp), där förfarandet för bidragshantering är ett annat. Det har inrättats ett effektivt övervakningssystem som skulle kunna vidareutvecklas för att utöver kvantitativ information även kunna bearbeta kvalitativ information och ad hoc-rapporter. De lönsamhetsanalyser som görs kan endast ge ett preliminärt resultat, med tanke på att det i det här skedet inte finns några slutliga projektrapporter eller slutliga räkenskaper. Vid den externa utvärderingen noterades att kommissionen uppvisade en kostnadsmedvetenhet när det gäller tjänsteavtal som baseras på antalet utbildade och försäkrade frivilliga. Initiativet behöver enklare förfaranden, mer uppsökande verksamhet och kommunikation om dess potentiella positiva inverkan på organisationer i och utanför EU och hur det fungerar, samt en starkare koppling mellan initiativet och EU:s mål och finansiering när det gäller humanitärt bistånd och utveckling.

11. Det finns utrymme för förbättring när det gäller initiativets samstämmighet med instrument för humanitärt bistånd, utveckling och civilskydd. Initiativet införlivades inte i EU:s befintliga instrument för humanitärt bistånd utan inrättades som ett separat instrument. Eftersom frivilliga inte får utplaceras i regioner där det råder väpnade konflikter är vissa tredjeländer som mottar en stor del av det humanitära biståndet uteslutna från initiativets tillämpningsområde. När det gäller samstämmigheten med EU:s politik för utvecklingssamarbete gör den breda definition av humanitärt bistånd som används i förordningen att det skapas synergieffekter. Frivilliga kan skickas ut för att arbeta med många olika slags projekt, bland annat insatser som tar ett samlat grepp på katastrofhjälp, återanpassning och utveckling och som går ut på att stödja och utveckla lokalsamhällenas övergripande motståndskraft. Även om initiativet inte i formell bemärkelse är kopplat till målen för hållbar utveckling uppger de flesta av de deltagande värdorganisationerna att de arbetar med både humanitärt bistånd och utveckling. Det går i det här skedet inte att göra någon fullständig bedömning av samstämmigheten mellan de genomförda insatserna. Att döma av deras utformning är de dock konsekventa med varandra.

12. Initiativet ger europeiskt mervärde genom gemensamma normer för hantering av frivilliga från alla EU-länder, gemensam utbildning, samt finansiering av kapacitetsuppbyggnad och tekniskt stöd. Det ger organisationer med olika bakgrund (t.ex. humanitära organisationer, utvecklingsorganisationer, civilskyddsorganisationer, frivilligorganisationer) och av olika storlek möjlighet att samarbeta. Initiativet är inte bara öppet för partner i ramavtal om partnerskap utan för alla EU-baserade organisationer som bedriver eller planerar att bedriva verksamhet inom humanitärt bistånd. Till exempel är endast 3 % av de humanitära partnerna i ramavtal om partnerskap organisationer från medlemsstater som anslutit sig till EU år 2004 eller senare. Dessa organisationer utgör en mycket högre andel av det totala antalet certifierade organisationer (20 %). I det avseendet har initiativet kunnat involvera många olika organisationer från olika EU-länder.

4. Slutsatser

13. Kommissionen har, baserat på resultatet av den externa utvärderingsrapporten och sina egna erfarenheter och samtal med berörda parter under initiativets inledande genomförandeperiod, dragit den generella slutsatsen att initiativet ger mervärde och att dess mål är relevanta för berörda parter. Utvärderingen visar dock att det finns några problem som bör åtgärdas för att ytterligare öka initiativets genomslag och göra det attraktivare för organisationer och frivilliga. Dessa aspekter lyfts fram i det åtföljande arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar och sammanfattas i punkterna nedan.

14. Initiativets verksamhet regleras mycket detaljerat i tre rättsakter. Under de första tre åren av genomförandet har det pågått ett långdraget arbete med att bygga upp en bas av organisationer. Detta har skett i kombination med långdragna förfaranden och en övergång från EU-finansierade projekt för kapacitetsuppbyggnad och tekniskt stöd till utplaceringsprojekt. När tillräckligt många organisationer, till följd av det tekniska stödet och stödet till kapacitetsuppbyggnad, väl har blivit certifierade och uppfyller normerna förväntas organisationerna bli mer självsäkra och mer intresserade av att placera ut EU-frivilliga för humanitärt arbete.

15. Processer och administrativa förfaranden behöver förenklas för att få fler organisationer att delta i initiativet. Synpunkter från deltagande organisationer och organisationer som ännu inte deltar i initiativet visar tydligt att det finns ett behov av att se över förfarandena. Utsändarorganisationerna anser t.ex. att certifieringsförfarandet är betungande. Man bör därför överväga att se över certifieringsförfarandet och ge intresserade organisationer mer stöd på kort till medellång sikt. De tekniska stödprojekt som ska hjälpa organisationer att uppfylla förväntade normer när det gäller frivillighantering, skydd och säkerhet bör vara bättre kopplade till certifieringsförfarandet för EU-baserade organisationer.

16. Initiativet kan göras attraktivare om tiden till utplacering (från offentliggörande av ansökningsomgångar till faktisk utplacering) förkortas från dagens ett och halvt år till ett snabbare förfarande. Detta skulle kunna innebära fler utplaceringsmöjligheter för EU-medborgare och minska antalet avhopp.