Rapport

om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2001 samt byråns svar

(2002/C 326/02)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europeiska arbetsmiljöbyråns styrelse i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2062/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2062/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

5. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(3).

6. De tillgängliga anslagen(4) för budgetåret uppgår till 14,0 miljoner euro, varav 12,0 miljoner euro beviljats under budgetåret i fråga och 2,0 miljoner euro överförts från det föregående budgetåret. Utöver budgetanslagen har byrån fått ett bidrag från kommissionen på 624000 euro för en flerårig åtgärd för att förbereda kandidatländerna inför anslutningen. Åtaganden har under 2001 ingåtts för 126959 euro av dessa anslag och betalningar har gjorts för 17048 euro. Resterande belopp har överförts.

7. Åtaganden har ingåtts för 11,3 miljoner euro av anslagen för budgetåret 2001 och betalningar har gjorts för 5,0 miljoner euro, dvs. 44 % av ingångna åtaganden. Resterande anslag har antingen överförts (6,2 miljoner euro) eller förfallit (0,8 miljoner euro). Åtaganden har ingåtts för 7,3 miljoner euro av driftsanslagen (avdelning III) på 7,6 miljoner euro. Av detta belopp har 1,5 miljoner euro utbetalats, 5,8 miljoner euro överförts till följande budgetår och resten förfallit. Det mycket höga beloppet för överförda driftsanslag beror på att kommissionen under budgetåret 2001 gett byrån ett mycket viktigt uppdrag (4,5 miljoner euro). Den tid som åtgick till beredning medgav inte ett genomförande under 2001, varför man blev tvungen att överföra samtliga anslag till budgetåret 2002. Oberoende av detta är andelen överförda driftsanslag fortfarande mycket hög och byrån bör fortsätta att förbättra kvaliteten på planeringen av verksamheten och uppföljningen av den.

8. De anslag som överfördes från föregående budgetår uppgår till 2,0 miljoner euro, varav 1,7 miljoner euro för avdelning III. Från de överförda anslagen har betalningar gjorts för 1,7 miljoner euro, varav 1,5 miljoner euro för avdelning III, medan resten förfallit.

Årsredovisning

9. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som byrån offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3.

10. Byrån gör inga avskrivningar på sina anläggningstillgångar. Byrån bör tillämpa de bestämmelser om värdering och avskrivning som antagits av kommissionen(5) så att de värden som införs i balansräkningen ger en rättvisande bild av de inventarier som ingår i byråns tillgångar.

11. Byrån bör förstärka de åtgärder den redan vidtagit för att minimera risken för dubbla ersättningar, den bör därför ersätta reseutgifter till personer som kallas till byrån på basis av originalfakturor och inte kopior.

12. Systemet för budgeträkenskaper SI2, som byrån använder, bör inte tillåta att man ändrar transaktionerna för ett budgetår efter det att budgetåret avslutats (den 15 januari följande budgetår), förutom i sådana fall som anges i bestämmelserna.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

13. För genomförandet av budgetposten gällande området Forskning - Arbete och hälsa undertecknade byrån den 23 februari 2001 ett avtal till ett belopp av 225000 euro, medan de disponibla anslagen uppgick till 185000 euro. För att täcka skillnaden på 40000 euro mellan tillgängliga anslag och avtalsbeloppet utnyttjade byrån, utan att lägga fram någon motivering, anslag från en annan budgetpost för ett program för små och medelstora företag. Detta tillvägagångssätt överensstämmer inte med principen om budgetspecificering.

14. Byrån överför systematiskt resterande belopp för preliminära åtaganden till följande budgetår, utan att detta motiveras av redan gjorda beställningar. Byrån överförde även 114134 euro till 2002 för reseersättningar, trots att de utestående betalningarna uppgick till mindre än 50000 euro. Dylika överföringar är inte berättigade.

15. Sammanlagt 82500 euro uppbars inte före utgången av budgetåret 2001 trots motsvarande betalningsorder. Byrån bör vidta åtgärder för att verkställa dessa betalningsorder.

16. I januari 2001, dvs. efter den 31 december 2000 som byråns direktör satt som tidsgräns, begärde ett nationellt center ett verksamhetsbidrag motsvarande ett totalbelopp på 184768 euro. Byrån godkände slutligen programmet i september 2001 till ett belopp av 27781 euro som i sin helhet finansierades genom bidrag från byrån. Den motivering som gavs var att centret i fråga året innan hade fått ett mindre bidrag än planerat eftersom en del av verksamheten inte hade genomförts. En så stor variation i volymen planerade åtgärder liksom den långa tid som krävs för att komma till en slutlig lösning visar nödvändigheten av att byrån gör sitt system för planering av verksamheten striktare.

17. Först under andra kvartalet 2001 införde byrån ett system för beräkning av mängden översättningar som skall beställas av Översättningscentrum för Europeiska unionens organ. Systemet i fråga bör utvecklas inom ramen för byråns arbetsplanering för att undvika att man i brådskande fall blir tvungen att anlita lokala översättningsbyråer.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 och 26 september 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 216, 20.8.1994, s. 5.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 upprättats den 9 april 2002 och därefter överlämnats till byråns styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 15 april 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som funnits att tillgå. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) Icke-differentierade anslag.

(5) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000 (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).

Tabell 1

Budgetgenomförandet för budgetåret 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Byråns svar

Nedan följer Europeiska arbetsmiljöbyråns svar på Europeiska revisionsrättens iakttagelser om byråns årsredovisning för budgetåret 2001:

Budgetgenomförandet

Punkterna 7 och 8

Som revisionsrätten så riktigt påpekar har andelen överförda driftsanslag för budgetåret 2001 till följande budgetår ökat. Detta beror bland annat på att 4,5 miljoner euro av de 5,8 miljoner euro som revisionsrätten nämner hade direkt samband med bidragsprogrammet 2001-2002 för små och medelstora företag som utgjorde en ny verksamhet beslutad av Europaparlamentet och som Europeiska kommissionen gav arbetsmiljöbyrån i uppdrag att genomföra.

I övrigt har arbetsmiljöbyrån gjort sitt bästa för att begränsa andelen överförda anslag inom de gränser som fastställts av regelverket för byråns verksamhet. Därför betalas ämnescentrumen nu under det år för vilket anslagen tilldelas.

Slutligen strävar arbetsmiljöbyrån alltid efter att införa lämpliga verktyg eller utveckla befintliga verktyg för att ständigt förbättra och följa upp sin verksamhetsplanering.

Årsredovisning

Punkt 10

Till följd av revisionsrättens iakttagelser tänkte arbetsmiljöbyrån först tillämpa de bestämmelser om värdering och avskrivning av anläggningstillgångar som kommissionen antagit genom att införliva dem i sina egna bestämmelser. Med tanke på att den nu pågående allmänna omarbetningen av budgetförordningen nästan är avslutad vill emellertid arbetsmiljöbyrån vänta tills den är slutgiltigt antagen för att säkra genomförandet och skaffa en lämplig förvaltningsprogramvara.

Punkt 11

För att förhindra att dubbla ersättningar betalas ut följer arbetsmiljöbyrån revisionsrättens rekommendationer och stämplar "paid by EU-Agency" (betald av EU-inrättning) på originalverifikationerna (biljetter) för resekostnaderna för experternas möten och betalar i princip ut ersättningen via bankgiro till mottagarnas officiella bankkonton då bankuppgifter har angetts på arbetsmiljöbyråns blankett.

Punkt 12

Den transaktion som revisionsrätten nämner är ett undantagsfall och rör en justering av ett mindre belopp för att rätta till ett bokföringsfel i en utgiftspost gällande personal, som inte kunde överföras till följande budgetår.

Arbetsmiljöbyrån skall i framtiden se till att denna typ av transaktioner inte upprepas.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

Punkt 13

Det avtal som revisionsrätten hänvisar till (225000 euro) gällde genomförandet av två olika typer av uppgifter inom området "Forskning - arbete och hälsa": den ena specifikt inom detta område (budgetpost 3 0 2 2: 185000 euro), den andra berörde också detta område men kan sättas i samband med åtgärdsområdet avseende "Små och medelstora företag" (budgetrubrik 3 0 7 1: 40000 euro). Därför, och för att inte försena starten av denna åtgärd på grund av frågor rörande hur detta skulle bokföras i budgeten, beslöt arbetsmiljöbyrån att finansiera och bokföra kostnaden i dessa två budgetrubriker och inom ramen för de tillgängliga medlen.

Punkt 14

I merparten av fallen avser anslagsöverföringarna belopp som ännu inte betalats och som rörde avtal eller ordersedlar som gällde innevarande budgetår. I vissa fall har inte beloppen specificerats ordentligt (exakt) av den anledningen att de gällde fakturor vars kostnader varierade beroende på olika typer av förbrukning eller tillhandahållna tjänster (t.ex. el, telefon, underhåll).

När det gäller utgifterna för tjänsteresor beslöt arbetsmiljöbyrån att överföra den totala anslagssumman för gjorda åtaganden (preliminära åtaganden) för att kunna betala de reseersättningar som ännu inte var betalda.

Arbetsmiljöbyrån kommer att följa revisionsrättens rekommendationer när det gäller beräkningen av ännu ej betalda belopp så att anslagsöverföringarna kan anpassas direkt efter dessa belopp.

Punkt 15

Arbetsmiljöbyrån kommer att följa revisionsrättens rekommendationer och införa ett system för månadsvis uppföljning av de betalningskrav som ännu inte utfärdats.

Större delen av dessa betalningskrav rörde projekt för vilka de slutliga genomföranderapporterna inte hade lagts fram inom de fastställda tidsgränserna. Senare har dessa förhållanden rättats till eller är på väg att rättas till, vilket gör det möjligt att dra tillbaka de aktuella betalningskraven. I de andra fallen berodde de uteblivna betalningarna under 2001 på problem i samband med att arbetsmiljöbyrån inte fick tillhörande bankuppgifter i tid.

Punkterna 16

I enlighet med revisionsrättens rekommendationer, och i den mån som omständigheterna och förfarandena tillåter, kommer arbetsmiljöbyrån att förbättra sitt system för planering av verksamheten och begränsa variationerna i verksamhetsvolymen, begränsa förseningarna vid genomförandet av programmen, minska tidsfristerna för beslutsfattandet samt respektera ettårighetsprincipen för budgeten (se avsnittet ovan om budgetgenomförandet).

Punkt 17

På grundval av erfarenheten från budgetåret 2001 gjorde arbetsmiljöbyrån i december 2001 en första beräkning av översättningsvolymen för 2002. En månatlig jämförelse mellan förväntade och förverkligade översättningsbeställningar samt en regelbunden översyn av beräkningarna borde hädanefter göra det lättare att följa upp de tilldelade anslagen.