Särskild rapport nr 2/2002

om gemenskapens åtgärdsprogram Sokrates och Ungdom för Europa, samt kommissionens svar

(i enlighet med artikel 248.4 andra stycket i EG-fördraget)

(2002/C 136/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

LISTA ÖVER FÖRKORTNINGAR

Efta Europeiska frihandelssammanslutningen

OLAF Europeiska byrån för bedrägeribekämpning

SAMMANFATTNING

I. I budgeten beviljades programmen Sokrates och Ungdom för Europa 920 miljoner euro respektive 126 miljoner euro i anslag. Programmen har bidragit till att stärka samarbetet mellan universitet inom unionen och övriga deltagande länder och gjort det möjligt att genomföra åtgärder för att främja mångkulturellt utbyte för ungdomar.

II. Trots detta visar revisionsrättens granskning på svagheter i utformningen av de två programmen och brister i det sätt på vilket deras genomförande förvaltats.

Brister i utformningen

III. Utformningen av de två programmen Sokrates (punkterna 10-14) och Ungdom för Europa (punkterna 15-18) uppvisar brister. Särskilt Sokratesprogrammet har en komplex uppbyggnad som kännetecknas av en heterogen samling av 38 åtgärder, underåtgärder och verksamheter. Detta har inneburit att programmet har tolkats på olika sätt av deltagarna och att samarbetet mellan medlemsstaterna försvårats. Likaså har avsaknaden av fastställda kriterier och parametrar försvårat utvärderingen av de resultat som uppnåtts tack vare att programmen genomförts. Dessutom har det saknats en lämplig ram för att organisera samordningen av de olika gemenskapsprogrammen.

IV. Från Bryssel förvaltar kommissionen med hjälp av en byrå för tekniskt stöd ett antal åtgärder som benämns centraliserade, medan åtgärder med decentraliserad förvaltning förvaltas med hjälp av nationella kontor i medlemsstaterna och övriga mottagarländer. I båda fallen har förvaltningssystemet haft brister av olika slag (punkterna 25 och 51).

V. Delegeringen av befogenheter till en byrå för tekniskt stöd har gett upphov till brister som visserligen inte varit av så allvarlig art som i andra gemenskapsprogram men som revisionsrätten här mött på ett återkommande sätt: oegentligheter när befogenheter delegerats, både beträffande principen om delegering och beträffande bestämmelserna för delegeringens genomförande, sammanblandning av olika intressen och risk för gemenskapens egendom samt höga kostnader för förvaltningen (punkterna 25-36).

VI. Genomförandet av de decentraliserade åtgärderna har försvårats av avsaknaden av en rättslig ram som noggrant fastställer fördelningen av ansvar mellan kommissionen och medlemsstaterna och dessutom av att det saknats en lämplig stadga för de nationella kontoren vilka i flertalet fall inte heller förfogat över de medel som krävts för uppgifterna de tilldelats (punkterna 39-51).

Förseningar och brister i genomförandet

VII. På grund av den tid lagstiftaren behövde för att fatta beslut blev starten av de två programmen uppskjuten, och eftersom det saknades lämpliga strukturer och riktlinjer för information fördröjdes genomförandet av nya åtgärder (punkterna 19 och 21). Det tungrodda förvaltningsförfarandet ledde till ytterligare förseningar av åtgärdernas genomförande och fick som främsta konsekvens att det allmänna målet om att finansiera projekten genom förskott blev omöjligt att uppfylla. Ibland erhöll mottagarna i realiteten inte gemenskapsbidraget förrän efter det att projekten avslutats. Sammantaget gjorde dessa förseningar det omöjligt att avsluta åtgärderna vid de tidpunkter som angetts i ramavtalen om finansiering, och förvaltningen av dessa ramavtal har över lag varit bristfällig (punkterna 46-50). Genomförandet har hindrats av dåligt anpassade datasystem (punkt 51).

VIII. Bristfällig förvaltning har påträffats vid flertalet av de 27 nationella kontor som granskats och vid granskningen av byrån för tekniskt stöd, från urval av projekt till uppföljning av projektens genomförande. Bristerna har gynnats av att det inte funnits någon tradition av kontroll och utvärdering hos vare sig de nationella förvaltarna (punkterna 53-56) eller gemenskapsförvaltarna (punkterna 75-83). Vid granskningen har sålunda flera projekt identifierats där misstanke om bedrägeri har föranlett revisionsrätten att göra en anmälan till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) (punkterna 74 och 98). Mer allmänt har bristerna haft en negativ inverkan på åtgärdernas resultat och övergripande effekt (punkterna 63-65, 80-83 och 91-92), även om avsaknaden av relevant statistik innebär att dessa inte alltid kan mätas. Detta gäller för programmet Ungdom för Europa där det inte är möjligt att säkerställa att den europeiske lagstiftarens uttalade vilja att stödja missgynnade ungdomar har respekterats (punkterna 17 och 68).

IX. Utvärderingsrapporter togs fram med förseningar och effekten av dem kan ifrågasättas. Avtalsförfarandet liksom förvaltningen och övervakningen av avtal om studier och utvärdering uppvisade allvarliga brister, och det förekom oegentligheter både vid kommissionen och hos avtalsparterna (punkterna 91- 102).

INLEDNING

1. Grundutbildning, vidareutbildning och ungdom räknas till Europeiska unionens prioriterade politikområden eftersom de syftar till att bidra till kompetensutveckling och sysselsättning och att föra Europa närmare medborgarna(1). Här har programmen Sokrates och Ungdom för Europa under perioden 1 januari 1995 till 31 december 1999 utgjort en väsentlig komponent i Europeiska unionens strategi för utbildning och samarbete på ungdomsområdet. Dessa två program, som är öppna för Europeiska frihandelssammanslutningen (Efta) liksom för kandidatländerna, ingår bland de åtgärder som syftar till att främja ett framgångsrikt genomförande av Europeiska unionens utvidgningsprocess. Programmen har förlängts för perioden 1 januari 2000 till 31 december 2006. Finansieringsramen för Sokrates uppgår till 1850 miljoner euro och för Ungdom för Europa till 520 miljoner euro(2). Sokratesprogrammet, och särskilt åtgärden Erasmus, har otvivelaktigt varit av stor betydelse för studenter. Den har också varit betydelsefull för att främja inledandet av europeiskt samarbete mellan universitet.

Rättslig ram

2. Gemenskapens åtgärdsprogram Sokrates fastställdes genom Europaparlamentets och rådets beslut nr 819/95/EG(3) av den 14 mars 1995, ändrat genom beslut nr 576/98/EG(4) av den 23 februari 1998. Med avsikten att "bidra till utvecklingen av en god utbildning" liksom till skapandet av ett öppet europeiskt område för samarbete på utbildningsområdet, vänder det sig framförallt till högre utbildning (Erasmus) och till skolutbildning (Comenius) men innehåller även övergripande åtgärder. Gemenskapens åtgärdsprogram Ungdom för Europa, som också antogs den 14 mars 1995 genom Europaparlamentets och rådets beslut nr 818/95/EG, är gemenskapens främsta verktyg för att stödja samarbete på ungdomsområdet och för att "bidra till utvecklingen av utbildning av god kvalitet" genom fem åtgärder som gäller utbyte och samarbetsprojekt som tas fram av ungdomar från olika medlemsstater och också från länder utanför gemenskapen(5).

Finansieringsramar

3. Finansieringsramen för genomförande av Sokratesprogrammet som ursprungligen uppgick till 850 miljoner euro höjdes till 920 miljoner euro genom beslut nr 576/98/EG. För programmet Ungdom för Europa uppgår den till 126 miljoner euro. Till slut kommer de budgetmedel som anslagits till båda programmen att uppgå till 998 miljoner euro för Sokratesprogrammet respektive 141 miljoner euro för programmet Ungdom för Europa, huvudsakligen beroende på att bägge programmen öppnats för länder utanför gemenskapen.

Granskningens omfattning

4. Granskningarna har genomförts vid kommissionens enheter (GD Utbildning och kultur), vid byrån för tekniskt stöd som är gemensam för båda programmen, i sju medlemsstater (Frankrike, Förenade kungariket, Grekland, Italien, Luxemburg, Spanien och Tyskland) varav fem av staterna är de största mottagarna, vid 27 nationella förvaltningsstrukturer och hos slutmottagare. Granskningarna har inriktats på undersökning av beslutsförfaranden i den ekonomiska förvaltningen, uppföljning och utvärdering.

5. Granskningen har särskilt avsett förvaltningssystemet för genomförandet av de två programmen (1995-1999) genom undersökning av fem nyckelåtgärder inom Sokrates (Erasmus: åtgärd 1 och 2, Comenius: åtgärd 1, Lingua: åtgärd E, öppen undervisning och undervisning på distans) och två åtgärder inom Ungdom för Europa (åtgärd A. I och åtgärd D) som utgjort granskningens mål. De åtgärder inom Sokrates som valts ut motsvarar 76 % av detta programs budget, och inom Ungdom för Europa står de för 75 % av budgeten.

GENOMFÖRANDE AV PROGRAMMENS BUDGET

Sokrates

6. Den 31 december 1999 hade åtaganden gjorts för motsvarande 992 miljoner euro vilket innebär en utnyttjandegrad på 99 %, och betalningsbemyndiganden för 938 miljoner euro hade använts vilket innebär en utnyttjandegrad på 92 %. I tabell 1 visas budgetgenomförandet per år för åtaganden och betalningar. Betalningsbemyndiganden motsvarande 54 miljoner euro hade förfallit.

Ungdom för Europa

7. Att programmet Ungdom för Europa öppnats för de associerade länderna har på samma sätt lett till att anslagen ökats. De tillgängliga anslagen i budgeten uppgick till 141 miljoner euro för åtaganden och 135 miljoner euro för betalningar. Av anslagen för åtaganden utnyttjades 134 miljoner euro (95 %) och av anslagen för betalningar 118 miljoner euro (87 %). I tabell 2 visas budgetgenomförandet per år för åtaganden och betalningar.

Differenser mellan underlagen till budgetuppgifter

8. Granskningen av budgetgenomförandet har uppdagat skillnader beroende på var uppgifter hämtats (se tabell 3). De sammanlagda beloppen i Europeiska unionens allmänna budget för genomförandet av budgeten för Sokratesprogrammet är lägre än de belopp som anges i inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen (en skillnad på 51 miljoner euro). Denna skillnad förklaras av att beloppet i inkomst- och utgiftsredovisningen gäller samtliga utgifter för alla deltagande länder, medan budgeten upptar enbart utgifterna för anslagen till unionens femton medlemsstater. I kommissionens slutrapport om genomförandet av Sokratesprogrammet(6) presenteras en ekonomisk fördelning som begränsats till åtgärder enbart i Europeiska unionens medlemsstater och inte i samtliga deltagande länder.

Fördelning av utnyttjade anslag per åtgärd

9. I tabell 4 anges utnyttjandet av anslag för vilka åtaganden gjorts fördelade per åtgärd för genomförandet av Sokratesprogrammet. Av tabellen framgår att kraven i det grundläggande beslutet nr 819/95/EG på vilka tröskelvärden som skall tillämpas för de olika kapitlen har iakttagits när det gäller anslagna medel. Åtagandebemyndigandena för Ungdom för Europa anges i detalj i tabell 5. Eftersom kontoplanen inte på ett ändamålsenligt sätt visar hur anslagen fördelas har man vid granskningen inte kunnat säkerställa huruvida, i enlighet med beslut nr 818/95/EG, minst en tredjedel av beviljade anslag inom ramen för åtgärd A i programmet (verksamheter inom gemenskapen som direkt involverar ungdomar) har använts för missgynnade ungdomar.

PROGRAMMENS UTFORMNING

Sokrates

10. Även om utbildning ingår i medlemsstaternas befogenhetsområde skall gemenskapen i enlighet med artikel 149 i EG-fördraget bidra till utvecklingen av utbildning av god kvalitet och skapandet av ett öppet europeiskt område för samarbete i utbildningsfrågor. Avsikten med Sokratesprogrammet är att stödja medlemsstaternas åtgärder och vid behov komplettera dem för att främja samarbetet mellan medlemsstaterna.

11. Men sammanförandet av ett antal mål och koncept med en alltför allmän utformning, som undervisningskvalitet eller det europeiska medborgarskapet, i kombination med en alltför komplex uppbyggnad som kännetecknas av en heterogen samling av 38 åtgärder, underåtgärder och olika verksamheter som tolkats på olika sätt av deltagarna, har försvårat samarbetet mellan medlemsstaterna. Beträffande undervisningskvalitet var det inte förrän kommissionens första rapport lades fram i samband med att Sokratesprogrammet avslutades som det upprättades kriterier och indikatorer för att utvärdera uppnådd nivå i olika undervisningsämnen(7).

12. Utformningen av programmen som helhet belastas dessutom av en presentation som innebär att åtgärder som definieras utifrån mottagarkategori, dvs. högre utbildning och skolutbildning (kapitel I och II) blandas med andra åtgärder som anges som övergripande (kapitel III). Att de senare uppdelats i ett tjugotal olika åtgärder gör programmen mer svåröverskådliga.

13. Denna brist på enhetlig utformning förklarar till stor del att åtgärderna så dåligt kompletterar varandra och att de övergångar som skapats för att förbinda åtgärderna i kapitel I och II med åtgärderna i kapitel III alltför ofta har fått en teoretisk karaktär.

14. Dessutom skall det noteras att även om det enligt det grundläggande beslutet (artikel 6) åligger kommissionen att, tillsammans med medlemsstaterna, säkerställa överensstämmelsen med andra gemenskapsprogram, och särskilt uppmuntra till samordning med verksamheterna enligt ramprogrammet för forskning, har inget förfarande utformats för att organisera en sådan samordning. Härigenom har samordningen kommit att begränsas till enskilda åtgärder.

Sokratesprogrammets mål

1. Utveckla en europeisk dimension i utbildningen på alla nivåer.

2. Främja en kvantitativ och kvalitativ förbättring av kunskaperna i Europeiska unionens språk liksom en mellankulturell dimension i utbildningen.

3. Främja ett vittomspännande och intensivt samarbete mellan undervisningsinstitutionerna i medlemsstaterna på alla nivåer.

4. Uppmuntra lärarnas rörlighet.

5. Uppmuntra studenternas rörlighet.

6. Uppmuntra kontakter mellan elever i Europeiska unionen.

7. Främja ett akademiskt erkännande av examensbevis, studieperioder och andra behörigheter i ett öppet europeiskt område för samarbete inom utbildning.

8. Främja öppen undervisning och distansundervisning.

Åtgärder inom Sokratesprogrammet

Kapitel I - Högre utbildning (Erasmus)

I.1 Främjande av en europeisk dimension vid universiteten

Institutionella avtal (organiserande av rörlighet för studenter, rörlighet för undervisningspersonal, främjande av det europeiska systemet för överföring av studiemeriter (ECTS), gemensam utveckling av kursplaner, intensivkurser i språk, europeiska moduler, intensivkurser med kort varaktighet, studiebesök för att förbereda samarbete)

Nätverk för frågor av gemensamt intresse

I.2 Rörlighetsstipendier för studenter (*)

Kapitel II - Skolutbildning (Comenius)

II.1 Samarbete mellan skolor för projekt med ett europeiskt utbildningsperspektiv, inklusive utbyte/kurser för undervisningspersonal, studiebesök och besök för förberedelser (*)

II.2 Utbildning av barn till migrerande arbetstagare, liksom av barn till personer som har kringresande yrken, till handelsresande och till romer, samt mellankulturell utbildning

II.3 Vidareutbildning för lärare och förbättring av deras yrkesskicklighetII.3.1 Projekt för vidareutbildning

II.3.2 Stipendier för deltagare (*)

Kapitel III - Övergripande åtgärder

III.1 Främjande av språkkunskaper inom gemenskapen (Lingua)III.1. A Europeiska samarbetsprogram

III.1. B Vidareutbildning inom undervisning i främmande språk (*)

III.1. C Perioder som assistent för blivande språklärare (*)

III.1. D Utveckling av verktyg för språkundervisning och bedömning av språkkunskaper

III.1. E Gemensamma utbildningsprojekt för inlärning av språk (*)

III.2 Främjande av öppen undervisning och distansundervisning

Europeiskt samarbete och samarbetsprojekt

Observationsprojekt

III.3 VuxenutbildningIII.3.5a Främjande av ökad medvetenhet och kunskap om Europeiska unionen och länderna i Europa

III.3.5b Förbättring av vuxenutbildningen genom europeiskt samarbete

III.4 Utbyte av information och erfarenheter av undervisningspolitik och undervisningssystemIII.4.1 Analys av frågor av gemensamt intresse om undervisningspolitiken

III.4.2 Europeiskt informationssystem på utbildningsområdet (Eurydice)

III.4.3 Studiebesök för beslutsfattare inom utbildningsområdet (Arion) (*)

III.4.4 Nätverk av nationella informationscentraler rörande erkännande av akademiska betyg och studieperioder (Naric)

III.5 Kompletterande åtgärderIII.3.5b Kompletterande åtgärder

(*) Decentraliserad åtgärd.

Ungdom för Europa

15. I beslutet där programmet Ungdom för Europa antogs anges att "kommissionen och medlemsstaterna skall vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bevara och utveckla de organ som inrättats på nationell nivå för att uppnå programmets mål, för att utvärdera och följa upp de åtgärder som fastställs i programmet och för att tillämpa samråds- och urvalsmekanismer" (artikel 5). Hur detta samarbete skall genomföras liksom vilka skyldigheter som åvilar kommissionen respektive medlemsstaterna har inte fastställts.

16. Den nuvarande tredje upplagan av programmet Ungdom för Europa har fördelen att den knyter samman åtgärder som i de tidigare versionerna inte hängde ihop. Programmet innehåller dock fortfarande åtgärder för volontärverksamhet som också samtidigt omfattas av lanseringen av en pilotåtgärd och av det särskilda programmet Europeiska volontärtjänsten. Denna situation, med risk för överlappning, har korrigerats i det nya programmet.

17. Ett av programmets huvudmål har varit att underlätta missgynnade ungdomars tillträde till programmet. En otillräcklig definition av denna målgrupp liksom avsaknad av statistiska uppgifter har medfört att det inte varit möjligt att säkerställa huruvida detta mål uppnåtts.

18. Trots lagstiftarens önskan (artikel 8 i beslutet) fastställdes inte formerna för samarbetet mellan kommissionen och medlemsstaterna och behöriga internationella organisationer, särskilt Europarådet, förrän i november 1998 när ett samarbetsavtal undertecknades med Europarådet.

Mål för programmet Ungdom för Europa

Programmets viktigaste mål är att bidra till utvecklingen av utbildning av god kvalitet genom utveckling av utbytesverksamhet inom gemenskapen.

Särskild uppmärksamhet skall ägnas åt att säkerställa att missgynnade ungdomar får tillgång till programmets verksamheter. Kommissionen och medlemsstaterna skall säkerställa att åtminstone en tredjedel av de anslagsbelopp som är disponibla för verksamheter inom gemenskapen som direkt involverar ungdomar går till missgynnade ungdomar.

Åtgärder inom programmet Ungdom för Europa

Åtgärd A: Verksamheter inom gemenskapen som direkt involverar ungdomarÅtgärd A.1: Ungdomsutbyte och ungdomars rörlighet (*)

Åtgärd A. II: Ungdomars initiativkraft, kreativitet och solidaritetÅtgärd A. II.1: Ungdomars initiativ

Åtgärd A. II.2: Deltagande i frivilligt arbete

Åtgärd B: UngdomsledareÅtgärd B. I: Stöd till åtgärd A (*)

Åtgärd B. II: Stöd till europeiskt samarbete om utbildning av ungdomsledare

Åtgärd C: Samarbete mellan medlemsstaternas organisationer

Åtgärd D: Utbyte med tredje land (**)

Åtgärd E: Information till ungdomar samt forskning på ungdomsområdetÅtgärd E. I: Information till ungdomar

Åtgärd E. II: Forskning på ungdomsområdet

Kompletterande åtgärder: Teknisk struktur, uppföljning och utvärdering, etc.

(*) Decentraliserad åtgärd.

(**) Decentraliserad åtgärd sedan 1998.

FÖRSENINGAR OCH FÖRÄNDRINGAR AV GENOMFÖRANDET

19. Genomförandet av de två programmen har fördröjts av förseningarna i antagandet av besluten som fastställde de två gemenskapsprogrammen (mars 1995), i bildandet av Sokrateskommittén (klar att börja arbeta i april 1995), i utarbetandet och framläggandet av den första versionen av ett Vademecum och av ansökningshandledningen (september 1995), det faktum att det saknades en språkversion av standardkontraktet mellan det nationella kontoret och skolorna (november 1995) etc. För Sokratesprogrammet har det sålunda varit nödvändigt att skjuta upp eller förlänga tidsfristerna för när projekten senast skulle inledas. För Ungdom för Europa medförde den sena marknadsföringen av programmet en påfallande brist på projekt i den inledande fasen av programmets genomförande.

20. Flertalet åtgärder inleddes sålunda inte förrän 1996/1997 och andra kunde inte starta förrän ännu senare. För Erasmusåtgärden, som finansierar verksamheter med europeisk dimension vid universitet och högskolor, ingicks inte högskoleavtalen förrän från skolåret 1997/1998, eller nästan tre år efter det att programmet lanserats.

21. År 1999 decentraliserades förvaltningen av tre åtgärder i programmet Ungdom för Europa (Åtgärd A. II.1: Ungdomars initiativ, Åtgärd C: Samarbete mellan medlemsstaternas organisationer för ungdomar och Åtgärd E.1: Information till ungdomar), som förut hade hanterats på central nivå av kommissionen. Denna betydande förändring av programmens genomförande försvårade de nationella kontorens arbete, som redan var komplicerat, genom betydligt ökad arbetsbelastning utan motsvarande anpassning av tillgängliga resurser.

BRISTER I FÖRVALTNINGSSYSTEMET

Förvaltningssystemets allmänna ram

22. I båda programmen görs en grundläggande skillnad mellan sådana åtgärder som förvaltas direkt av kommissionen och sådana vars förvaltning sköts av nationella organisationer. För de förstnämnda, så kallade centraliserade åtgärder, skall förvaltningen skötas av kommissionen som, i de flesta fall, vänder sig till en byrå för tekniskt stöd vars personal uppgår till 70 personer. Inom Sokratesprogrammet utgör de centraliserade åtgärderna 29 % (287,4 miljoner euro), och inom Ungdom för Europa 28 % (37,8 miljoner euro) av åtagandebemyndigandena för perioden 1995-1999. För de sistnämnda, så kallade decentraliserade åtgärder, sker förvaltningen genom samarbete mellan kommissionen och nationella kontor som utses av medlemsstaterna och övriga länder som deltar i programmet. Inom Sokrates uppgår de decentraliserade åtgärderna till 704,6 miljoner euro (71 %) och inom Ungdom för Europa till 96,5 miljoner euro (72 %).

23. Trots att förvaltningen av centraliserade åtgärder i hög grad delegerats till byrån för tekniskt stöd (se punkterna 25-36), är det kommissionen som fattar det slutliga beslutet att bevilja finansiering. För så kallade decentraliserade åtgärder är det däremot de nationella kontoren som beviljar finansiering. Vissa åtgärder har "blandad" förvaltning, där nationella kontor sköter ansökningsförfaranden och kommissionen ensam har rätten att besluta om bidrag. Två flödesscheman åskådliggör dessa förfaranden; det första gäller decentraliserade åtgärder och det andra centraliserade åtgärder.

24. Kommissionen bistås dessutom för vart och ett av programmen av en kommitté sammansatt av representanter för varje medlemsstat med kommissionen som ordförande. Medan Sokrateskommittén yttrar sig om projekten när det gäller åtgärder som är nödvändiga för programmets genomförande (årligt arbetsprogram, urval av centraliserade projekt, finansieringsstödets utformning) och bistås av två underkommittéer som särskilt ägnar sig åt frågor om högre utbildning och skolundervisning har det framkommit att kommittén för Ungdom för Europa för sin del har mer begränsade befogenheter eftersom den inte skall yttra sig om urvalet av centraliserade projekt.

Diagram 1

Förenklat flödesschema över en decentraliserad åtgärd

>PIC FILE= "C_2002136SV.001001.TIF">

Diagram 2

Förenklat flödesschema över en centraliserad åtgärd

>PIC FILE= "C_2002136SV.001101.TIF">

Centraliserad förvaltning

Bristfällig kontroll när förvaltning delegeras till en byrå för tekniskt stöd

25. För att en åtgärd skall kunna läggas ut krävs en lämplig juridisk ram, en tydlig definition av de befogenheter och uppgifter som delegeras liksom en fungerade form för kontroll av verksamheten. Detta har inte funnits vid genomförandet av dessa två program. En del av nedanstående kritik fanns med i revisionsrättens särskilda rapport nr 1/96 om Med-programmen(8). Trots sina svar på nämnda rapport har kommissionen beklagligt nog inte vidtagit någon förändring av bestämmelserna för utläggning av sin förvaltning förrän från och med 2001.

Delegering som saknar rättslig grund

26. Inte i något av de två grundläggande beslut som anger bestämmelserna för programmen Sokrates och Ungdom för Europa sägs att förvaltningen skall delegeras, och kommissionen har inte heller fattat något principbeslut i denna riktning. Följaktligen uppfylls inte de villkor som domstolen erinrade om i sin dom i fallet Meroni där det framhålls att omfattningen och räckvidden av de befogenheter som delegeras till en tredje part måste preciseras(9).

27. Det är inte heller enbart enklare tekniska arbetsuppgifter som kommissionen överlämnat till byrån för tekniskt stöd, utan också befogenheter som är förbehållna offentlig förvaltning. Den rådgivande kommittén för upphandling och avtal(10) har trots detta yttrat sig positivt om åtgärden, samtidigt som man uppmärksammat utanordnaren på förhållandet.

28. Det framgår av granskningarna att kommissionen överlämnat ansvaret till byrån för tekniskt stöd för att den i kommissionens ställe skall kontrollera utförda tjänster och genomföra betalningar. Detta ingår i utanordnarens befogenheter.

29. Kommissionen har dessutom, genom att delegera rätten att inneha och hantera gemenskapens offentliga medel till privaträttsliga organ (ideell förening) och ansvaret att lösa kommissionen från dess förpliktelser genom att göra slutbetalningar i kommissionens namn, delegerat befogenheter som enligt budgetförordningen (artiklarna 51 och 54) tillhör gemenskapens räkenskapsförare och som i juridiskt avseende tveklöst tillhör den offentliga förvaltningens befogenheter. Sådana befogenheter kan följaktligen aldrig på ett korrekt sätt delegeras till en förening eftersom detta innebär att förvaltningen saknar rättslig grund.

30. Ett sådant förvaltningssystem har dessutom egenheten att det ger de ansvariga för byrån för tekniskt stöd befogenheter som tillhör utanordnaren och dessutom sådana som tillhör räkenskapsföraren. Detta utan att kommissionen kan försäkra sig om att de två funktionerna hålls åtskilda vilket är en grundläggande princip inom offentlig redovisning som läggs fast både i EU-fördraget (artikel 279) och i budgetförordningen (artikel 21). Systemet ger dessutom upphov till en rangordning av utanordnarens och räkenskapsförarens uppgifter genom att förvaltarna kan instruera byrån för tekniskt stöd om hur medlen skall hanteras vilket är ytterligare ett brott mot denna princip. På detta sätt förvaltade byrån för tekniskt stöd i kommissionens namn 272,84 miljoner euro för centraliserade åtgärder under perioden 1995-1999.

Delegering som orsakar sammanblandning av intressen

31. De två föreningar som grundade byrån för tekniskt stöd representerar universitetsorgan som har ett direkt intresse av att få stöd genom den finansiering som beviljas inom ramen för Sokratesprogrammet. Granskningarna har visat att dessa två enheter har fått bidrag dels direkt genom Erasmusåtgärder, dels indirekt som deltagare i fem projekt, på totalt 71000 euro(11).

32. I ett vidare perspektiv representerar dessa två föreningar ett dussintal organisationer varav fyra stycken också fungerar som nationella kontor. En av organisationerna lånade till och med ut en av sina anställda till byrån för tekniskt stöd där denne fick en befattning i ansvarsställning.

Delegering som medför risker

33. De medel som kommissionen sätter in på konton som öppnats för byrån för tekniskt stöd förblir kommissionens egendom tills slutmottagaren erhållit betalning. Det har emellertid framkommit att dessa belopp för budgetåren 1996 och 1997 otillbörligen fanns med som en tillgång i balansräkningen för denna förening. Detta innebär en ökad risk för dessa medel som tillhör kommissionen i den händelse den ideella föreningen skulle gå i konkurs. Korrigerande åtgärder bör vidtas i efterhand för att dessa belopp i balansräkningen skall framstå som det de i verkligheten är, det vill säga medel som förvaltas för tredje man.

34. Även de räntor som uppkommer på belopp som deponerats på byråns konton tillhör kommissionen. Den 31 december 1998 uppgick räntorna till 563622 euro. Kommissionen har inte tillämpat de avtalsbestämmelser som säger att räntorna på kommissionens begäran skall överföras halvårsvis till kommissionen.

35. Ett belopp på 6,2 miljoner euro, vilket var den totala summa som skulle överföras till projekt som valts ut i tidigare program, överfördes i juni 1995 till konton som öppnats för byrån för tekniskt stöd och fanns fortfarande kvar där 1999. Kommissionen har inte kunnat motivera att man lämnat mer än sex miljoner euro hos byrån för tekniskt stöd under fyra år, för att sedan, efter revisionsrättens granskning, med detta belopp kunna finansiera så gamla projekt. Detta har förvanskat kommissionens inkomst- och utgiftsredovisning sedan 1995 och är ett klandervärt sätt att förvalta gemenskapens likvida medel.

Delegering som är kostsam

36. Avtalsmodellen för samarbete utgick från principen om ersättning i förskott för de medel byrån för tekniskt stöd använde för att ge sitt stöd. Det ställdes inga krav på garantier för hög kostnadseffektivitet. Sådana krav borde ha skrivits in i avtalen. Kommissionen skulle sålunda ersätta kostnader i direkt anslutning till kontraktets genomförande och uppkomna kostnader upp till bestämda maximinivåer. Kommissionen ersatte sådana kostnader för upp till 46,46 miljoner euro under perioden från 1 juni 1995 till 31 juli 2001(12). I dessa belopp ingick även tjänster i anslutning till förvaltningen av centraliserade åtgärder inom de nya programmen.

Oförenliga åtaganden

37. Granskningen visade att det i slutavräkningarna för de först ingångna överenskommelserna med byrån för tekniskt stöd ingick kostnader (764000 euro under kontraktets tredje år) för tjänster som ännu inte fakturerats. Kommissionen ansåg att dessa tjänster skulle ersättas år n även om de i realiteten inte skulle betalas av byrån förrän år n + 1 i de tre fallen nedan:

a) För vara eller tjänst som levererats under kontraktsåret men som ännu inte fakturerats före utgången av samma år.

b) För proformafaktura från en leverantör på grundval av ett kontrakt som tecknats under kontraktsåret för en tjänst som skall utföras påföljande år.

c) Vid beställning som gjorts före kontraktsårets slut.

38. Byrån för tekniskt stöd lyder under bokföringsbestämmelserna för privaträttsliga juridiska personer och skall redovisa beloppen för dessa transaktioner under skulder i sin balansräkning, men revisionsrätten betonar att kommissionen inte kan reglera dessa belopp. Detta strider mot principen om budgetens ettårighet och budgetförordningens bestämmelse om att det är utanordnarens skyldighet att förvissa sig om att tjänsten utförts och den fakturerade kostnaden är korrekt innan betalning kan göras.

Decentraliserad förvaltning

Nationella kontor

Otillräckliga medel med hänsyn till uppdragets art

39. De nationella kontoren har en nyckelroll i systemet för genomförande av gemenskapsprogram. Kontoren befinner sig i skärningspunkten mellan gemenskapsprogrammens strategiska riktlinjer och den nationella ungdoms- och utbildningspolitiken. Kontorens uppgift beträffande decentraliserade åtgärder är att handlägga ansökningar och välja ut projekt, bevilja och kontrollera stipendier, ansvara för uppföljning av verksamheten och av att den ekonomiska förvaltningen är sund, sprida information och agera som rådgivare till behöriga nationella myndigheter och till mottagare.

40. Som ansvarig för genomförandet av program är det kommissionen som skall dra upp riktlinjer, lämna ekonomiskt stöd och ange en allmän ram för åtgärderna. Ansvaret för driften av de nationella kontoren vilar däremot på de nationella myndigheterna, särskilt vad gäller tillgången till nödvändigt material och den personal som behövs för genomförandet av uppdraget.

41. Granskningarna har visat att i detta hänseende varierar situationen från ett land till ett annat och ibland mellan nationella Sokrateskontor i samma medlemsstat. Den brist på enhetlighet som kritiserats vad gäller programmets utformning förvärras av brist på enhetlighet vid dess genomförande vilket gör programmet ännu mera svåröverskådligt på det nationella planet.

42. Förvaltningen vid de nationella kontoren kännetecknas också av brist på insyn i förvaltningsprocessen, särskilt vid urvalet av projekt, eftersom det saknas tilldelningskriterier.

43. Dessutom har de nationella kontoren, som alltför ofta haft otillräckliga resurser, inte på ett lämpligt sätt kunnat genomföra de kontroller som skall göras innan projekten avslutas.

44. För programmet Ungdom för Europa har kommissionen för att täcka en del av administrationsutgifterna beviljat de nationella kontoren ett årligt bidrag vars finansieringsandel varierar (mellan 32 % och 45 % av den preliminära budgeten) utan att på ett tillfredsställande sätt försäkra sig om att det finns fungerande strukturer och förfaranden för förvaltningen.

45. De nationella kontorens beroendeställning i förhållande till den nationella myndigheten reducerar i praktiken i mycket hög grad kommissionens möjligheter att vidta åtgärder för att se till att principerna som lagts fast i gemenskapens grundläggande beslut tillämpas, förutom att inrätta tvångsmekanismer.

Förvaltning av ramavtal om finansiering

46. En undersökningen av över 300 ramavtal om finansiering, som ingåtts mellan kommissionen och sju medlemsstater för finansiering av åtgärder som förvaltats av nationella kontor mellan 1995 och 1999, har visat på brister av olika slag och i olika delar av förvaltningen. Bristerna gäller särskilt avtalens juridiska värde, ackumulerade förseningar i förvaltningen som innebär att principen om förskott satts ur spel, och sådana problem som följer med beviljande av gemenskapsbidrag till nationella offentliga organisationer.

Ett förvaltningssystem med förskjutningar

47. De avtal mellan kommissionen och nationella kontor som granskats av revisionsrätten har ofta undertecknats efter det datum då åtgärderna skulle ha inletts och ofta med flera månaders försening. I några fall sammanföll undertecknandet med slutet av den period då åtgärderna skulle genomföras. Förseningarna har i sin tur lett till att påföljande avtal mellan de nationella kontoren och mottagarna försenats ytterligare, liksom utbetalningarna av förskott till mottagarna.

48. Dessa ackumulerade förseningar har ibland gjort att logiken i programmen, som utgick från principen om förskott, har försvunnit. I realiteten har det för vissa åtgärder, och mycket ofta för Comenius, varit så att det varit redan betalade utgifter som ersatts. Denna omvända logik har försatt betalningsmottagarna i en svår situation och lett till att ansökningar dragits tillbaka i en omfattning som inte kan beräknas i brist på tillgängliga siffror. För att begränsa detta fenomen var de nationella kontoren ibland tvungna att ingå avtal med mottagarna innan de själva undertecknat ramavtalet om finansiering med kommissionen.

49. Interimsrapporter samt slutliga rapporter och slutavräkningar av ramavtalen har i de flesta fall överlämnats till kommissionen efter det fastställda slutdatumet vilket är en följd av ovan nämnda förseningar, till vilka skall läggas de förseningar som uppstått genom att projektets mottagare varit sena med att skicka in sina slutavräkningar. Dessa ackumulerade förseningar förklarar varför många ramavtal om finansiering flera månader, till och med år, efter förfallodagen varken avslutats eller reglerats. Kommissionen har inte vidtagit lämpliga tvingande åtgärder för att förbättra situationen.

Återkommande fall av administrativa utgifter som inte är bidragsberättigande

50. Inom programmet Ungdom för Europa lämnas gemenskapsfinansiering till de nationella kontorens administrativa utgifter utifrån årliga ramavtal om finansiering. Granskningen har visat att det förekommer metoder som strider mot budgetprincipen om specificerade anslag. Exempelvis har kostnader ersatts för utgifter som redan täcks av nationella budgetar och som dessutom inte på något sätt utgör en extrakostnad för medlemsstaterna. Det gäller här finansiering av tjänstemannalöner eller hyreskostnader som kommissionen själv tidigare inte ansett vara bidragsberättigande efter liknande kritik från revisionsrätten. Som bidragsberättigande utgifter anses alltsedan dess endast sådana som är direkta utgifter för det nationella kontoret (tjänsteresor, sammanträden, allmänna omkostnader, information/publikationer, kommunikationer, utrustning).

Datasystem

51. Kommissionen har utvecklat olika datasystem (bland andra Soclink för Sokrates och Youthlink för Ungdom för Europa) för att kunna samla in och använda statistiska och finansiella uppgifter om projekten inom programmen. Trots detta har det varit svårt att få de nationella kontoren att använda dessa system. Kontoren har hävdat att dessa dataprogram är omständliga, komplicerade och dåligt anpassade till deras behov. Några har vägrat använda dem vilket orsakat förseningar, som ibland varit betydande, i informationsutbytet dels mellan de nationella kontoren, dels mellan dessa och kommissionen. Härigenom har inte utbytet i nätverket av nationella kontor och kommissionen fungerat friktionsfritt.

SVAGHETER I GENOMFÖRANDET AV ÅTGÄRDER OCH FÖRVALTNINGEN AV PROJEKT

52. Granskningen av 27 nationella kontor har lett till konstaterandet att det finns betydande brister i hur verksamheter förvaltas, ända från urvalet av projekt till uppföljningen av projektens genomförande. På samma sätt har granskningarna av byråerna för tekniskt stöd påvisat brister i kontrollsystemet. Orsaken till dessa brister kan också till viss del återfinnas i det stora antalet transaktioner och verksamheter som skall förvaltas inom de två programmen och i den stora variationen i de förvaltningssystem som införts för åtgärderna som helhet.

Brister i förvaltningen av decentraliserade åtgärder och projekt

Problem i anslutning till de nationella kontorens förvaltning

Urval av projekt

53. Utformningen av förfaranden för urvalsmekanismer vid de nationella kontoren ger i regel ingen garanti för objektivitet och lika behandling av alla sökande och säkerställer inte insyn i verksamheten. Handläggarna hade ofta inte tillgång till vare sig scheman för förhandsbedömning av ansökningar eller till analysformulär. Ibland har till och med urvalet av projekt främst gjorts av de nationella kontorens personal utan att det inrättats en urvalskommitté. I ett fall innebar urvalskommitténs sammansättning att oberoende och opartiskhet inte i tillräckligt hög grad kunde garanteras.

Handläggning av ärenden

54. Utöver skillnader i hur ärenden hanteras vid de olika nationella kontoren råder en övergripande brist på exakthet vid klassificering av uppgifter och en avsaknad av metodologi vid behandling av uppgifter.

Uppföljning och kontroll av projekten

55. Vid undersökning av projektens slutrapporter använder sig inte handläggarna i någon större utsträckning av checklistor för att förbättra kvaliteten och snabbheten av de kontroller som krävs för en god förvaltning. Dessutom är de kontroller som görs av mottagarnas avräkningar av begränsad omfattning. Det finns faktiskt inga krav på att mottagarna skall överlämna verifikationer tillsammans med utgiftsredogörelserna. Dessutom innehåller inte den skriftliga förbindelsen om åtagande, som tjänar som avtal, någon klausul som föreskriver kontroll på platsen. Den tydligaste konsekvensen av dessa brister är att många mottagare inte har kunnat motivera alla sina kostnader när det ställts krav på att utgifterna skall styrkas och samtidigt att varken nationella kontor eller kommissionen har kunnat försäkra sig om att de utbetalningar som begärts av dem varit berättigade.

56. Eftersom kommissionen inte fastställt kriterier för bedömning av projektens värde saknar de nationella kontoren en utgångspunkt för kontroller. Utvärderingar i efterhand av åtgärderna på nationell nivå skulle emellertid vara ett ovärderligt hjälpmedel för kommissionen för att mäta programmens samlade effekter. Undantagsvis har en grupp nationella kontor på eget initiativ genomfört en utvärdering av resultaten av en specifik åtgärd(13) inom Sokratesprogrammet.

Enskilda brister i de granskade åtgärderna

Sokrates - Erasmus: Åtgärd 2

57. Åtgärd 2 inom Erasmus syftar till att uppmuntra studenters rörlighet genom att finansiera Erasmusstipendier som delvis skall täcka uppkomna kostnader. Eftersom kommissionen begränsat sig till att ange riktlinjer och lägga fast tröskelvärden för stipendiernas storlek har de nationella kontoren och universiteten använt olika förvaltningsmetoder vilket lett till att man beviljat stipendier på mycket varierande belopp, inte bara i olika länder utan även vid olika universitet i en och samma medlemsstat.

58. Rörlighetsstipendiernas belopp bestäms av de nationella kontoren i enlighet med ett lägsta tröskelvärde som antagits av kommissionen. Dessa belopp varierar stort från ett land till ett annat, och även från en region till en annan, beroende på ett flertal parametrar. Vissa nationella kontor fastställer ett belopp som är lika för hela landet, medan andra fördelar beloppen olika. Det har förekommit att den nationella medfinansieringen inte varit säkerställd. I ett fall reserverades gemenskapens medfinansiering enbart för allmänna skolor.

59. När Erasmusstipendierna är det enda offentliga stödet rubbas möjligheten till rörlighet till förmån för bemedlade studenter som kan räkna med ytterligare stöd från sina familjer. I detta avseende bekräftar granskningen resultaten av den socio-ekonomiska undersökning av Erasmusstudenter som lades fram den 18 januari 2000 av kommissionen, på begäran av Europaparlamentet, och som särskilt lyfte fram strukturproblem i nationell politik som drabbar de socio-kulturellt minst gynnade grupperna(14).

60. De nationella kontoren har inte tillgång till nödvändiga uppgifter och verktyg för att, i enlighet med de allmänna bestämmelserna för beviljande av rörlighetsstipendier inom Erasmusåtgärden, kunna försäkra sig om att Erasmusbidragen stämmer överens/samverkar med nationella och/eller regionala offentliga stödåtgärder. Kontoren är inte heller utrustade med databaser för att kunna upptäcka eventuella fall som inte är bidragsberättigade (förstaårsstudenter, begränsning av antalet stipendier till varje mottagande institution till 60 studentmånader, stipendium nummer två osv.).

61. De nationella kontorens utbetalningar av förskott till universiteten varierar från det ena nationella systemet till det andra i ett intervall på mellan 50 % och 80 % av det bidrag som beviljats universiteten. I en medlemsstat erhåller inte universiteten den finansieringsram som upprättats efter beräknad rörlighet i form av delbetalningar (förskottssystem) utan genom ett enda avtal om tilldelning som betalas ut till dem i sin helhet.

62. Studenternas rörlighet överskattas systematiskt av universiteten i en utsträckning som ibland kan vara betydande. Ofta har rörligheten blivit mindre än hälften av vad som ursprungligen beräknats. Denna låga andel av verkliga förflyttningar har gjort att institutionerna betalat ut stipendier på betydligt högre belopp än planerat. Att universiteten tillämpar ett sådant förfaringssätt, som innebär att värdet av de stipendier som beviljas studenterna höjs genom överskattningar av antalet förflyttningar, kan inte tolereras. Det leder till att studenterna vid institutioner som gör de minst seriösa beräkningarna främjas på andra studenters bekostnad. Kommissionen har för Sokrates II infört ett nytt system som skall redovisa verkliga resultat (past performance) vilket bör lösa detta problem.

Sokrates - Comenius: Åtgärd 1

63. Kapitlet Comenius åtgärd 1 i Sokratesprogrammet syftar till att främja samarbete mellan skolor, särskilt inom ramen för europeiska utbildningsprojekt, genom blygsamma bidrag (3000 euro till samordnaren och 2000 euro till varje deltagande skola). Verksamheten syftar till ökad kulturell förståelse och främjar också förbättrade språkkunskaper hos mottagarna. Härigenom förstärker de kapitlet Lingua E i programmet.

64. Denna åtgärd visade sig vara särskilt svår att starta eftersom antalet ansökningar var för lågt för att budgetarna skulle utnyttjas. Detta ledde till att projekt som till och med var av undermålig kvalitet antogs och till att den stödberättigande perioden förlängdes, med risk för överlappning mellan ramavtalen om finansiering.

65. Bland bristerna som uppdagats i förvaltningen av åtgärden kan nämnas: stora luckor i de nationella kontorens redovisning av ärendenas handläggning, utbetalningar av förskott på högre belopp än vad som är tillåtet enligt bestämmelserna, ej motiverade överskridanden av andelen gemenskapsfinansiering samt avräkningar som inte grundas på verkliga kostnader eller som innehåller ej stödberättigande utgifter(15).

Sokrates - Lingua: Åtgärd E

66. Avsikten med åtgärden Lingua E är att genom gemensamma utbildningsprojekt uppmana ungdomar att kommunicera på främmande språk. Genomförandet av ett gemensamt utbildningsprojekt förutsätter med nödvändighet att inlärning av arbetsspråket ingår i arbetsprogrammet vid den deltagande utbildningsanstalten. Av granskningarna framgår att i 15 av de 29 projekt som undersökts har engelska använts som kommunikationsspråk.

67. Kravet på minst 14 dagars vistelse per utbyte och de höga kostnader sådana långa vistelser för med sig har hindrat de projektansvariga framförallt i deras sökande efter samarbetspartner. Granskningen har uppdagat punktvisa brister i olika delar av förvaltningen. I sammanhanget kan noteras att ett nationellt kontor hade fastställt en generell bidragsandel på 75 % av totalkostnaden för samtliga projekt, trots att denna andel endast kan användas i undantagsfall (unga handikappade, i motiverade fall för ekonomiskt svaga personer(16).

Ungdom för Europa: Åtgärd A1

68. Åtgärd A 1 i programmet Ungdom för Europa har som mål att främja en ökad förståelse av mångfalden inom det europeiska samhället och att utveckla aktiva medborgare. Åtgärden stöder utbytesprojekt med mellankulturell praktik där ungdomarna själva skall ha en aktiv roll genom hela förvaltningsprocessen. Projekten subventioneras av kommissionen med 50 % av totalkostnaderna. Denna andel kan i undantagsfall höjas för missgynnade ungdomar i projekt som ger dem möjlighet till internationellt utbyte.

69. Granskningen har tydliggjort den bristande noggrannhet som rått när projekt valts ut. Sålunda har organisationer där ungdomar inte spelar någon aktiv roll mottagit stöd. Det förekommer att typen av verksamhet knappast ingår i programmets mål.

70. Projekt som omfattar flera länder är kostsammare än bilaterala projekt och lämpar sig inte för missgynnade ungdomar som uppenbart inte har tillgång till medel för att kunna delta i denna typ av projekt. Vid tiden för granskningarna på plats av denna typ av projekt kunde inte de nationella kontoren redovisa statistik över vilka åtgärder som finansierats för denna målgrupp som särskilt omnämns i programmet.

71. Eftersom det i överenskommelserna mellan kommissionen och de nationella kontoren inte anges att slutmottagarna skall lägga fram verifikationer till stöd för sina utgiftsdeklarationer har de nationella kontoren till största delen begränsat sig till att undersöka endast slutavräkningarna utan att införa något system för kontroll av att de uppgivna kostnaderna är verkliga. Ett av de få nationella kontor som krävde verifikationer på utgifter kunde konstatera hur svårt, nästan omöjligt, det var att koppla samman mottagarnas avräkningar med de verifikationer som skulle styrka dem. Detta kontor har även ställts inför svårigheten att värdera bidrag in natura som lämnats till projekten. Genom att ta emot sådana bidrag öppnas dörren för alla typer av missbruk. Utan kontroll på platsen är det inte möjligt att bedöma huruvida sådana bidrag existerar och exakt vad det är för något. Gemenskapsmedlen kan på detta sätt, vilket också framgår av granskningen, orsaka att föreningar går med vinst, vilket inte är tillåtet.

72. Granskningen visar också en överdriven användning av deklarationer på heder och samvete och andra former av egen attestering vilket är klandervärt. Även om man tar hänsyn till sektorns mycket informella karaktär och ungdomsorganisationernas begränsade ekonomiska tillgångar är det oacceptabelt att sådana deklarationer används för att vidimera ända upp till 79,50 % av den sammanlagda slutavräkningen vilket kunnat konstateras.

73. Flera andra brister och oegentligheter har konstateras vid granskningarna:

a) Hela bidraget har betalats ut till mottagare innan genomförandet påbörjats i stället för ett förskott.

b) Deltagande organisationer har inte till de nationella kontoren lämnat en bekräftelse av den bindande överenskommelsen, och förteckningar över deltagare i utbytet har inte överlämnats.

c) Bidraget har inte reducerats proportionellt när utbytestiden förkortats eller antalet deltagare minskat.

d) Avtalade finanseringsandelar har överskridits.

74. Dessa brister har uppkommit genom dåligt anpassad förvaltning och kontroll. Vikten av adekvat kontroll understryks av det faktum att trots att endast ett begränsat antal åtgärder granskats av revisionsrätten har tre fall av misstanke om bedrägeri framkommit vid granskningarna. Ärendena har hänskjutits till OLAF.

Brister i förvaltningen av centraliserade åtgärder och projekt

Problem i anslutning till förvaltningen vid byrån för tekniskt stöd

75. Granskningen tydliggör den begränsning det innebär att begagna sig av tekniskt stöd, och den tydliga svårighet som både generaldirektoratet och byrån för tekniskt stöd haft att säkerställa att åtgärderna genomförs och projekten följs upp. En ständigt ökande arbetsvolym i kombination med att ständigt minskande resurser ställts till dess förfogande(17) har inneburit stora begränsningar för byrån och lett till att man lagt ut en del av sina arbetsuppgifter på entreprenad. Byrån har inte heller kunnat ta fram sammanfattande rapporter om de projekt och åtgärder som finansierats inom ramen för de två programmen. För att kunna hålla de strikta tidsgränserna vid urvalet av projekt var byrån tvungen att förstärka personalen som arbetade med dessa uppgifter med personal som annars arbetade med förvaltningen av kontrakt, vilket var orsaken till de förseningar som konstaterats i förvaltningen och avslutningen av projekt.

76. Trots att byrån fastställt och dokumenterat förvaltningsförfarandena i arbetets olika faser i form av en "integrerad arbetsgång" kunde inte alltid de ändrade bedömningar som framkommit under projektens utvärdering (grading) dokumenteras i datasystemet.

Bristfälliga kontroller

77. De kontroller som byrån för tekniskt stöd genomförde av slutrapporterna kunde endast omfatta kontroll av sannolikheten och den formella korrektheten i utgiftsdeklarationerna. Kontroll av verifikationer utfördes endast på ett stickprov på 5 % av slutrapporterna. De besök på platsen som byrån för tekniskt stöd ibland gör har inte karaktären av granskning och kan därför inte kompensera för denna brist. Dessa svagheter har även konstaterats av revisionsenheten vid GD Utbildning och kultur (punkt 88).

Enskilda brister i de granskade åtgärderna

Sokrates - Erasmus: Åtgärd 1: Högskoleavtal

78. Till den ursprungliga försening som påverkade genomförandet av högskoleavtalen (se punkt 20) kom de förseningar som uppkom på grund av universitetens brister i organisationen och lärarnas tveksamhet inför att överlämna de förvaltningsförmåner de hade i det tidigare programmet till ledningen. Urvalskriterier och föreskrifter för tillämpning av sanktioner avseende 1996 års högskoleavtals första arbetsår (det akademiska året 1997-1998) fastställdes dessutom inte av kommissionen förrän 1999. Härigenom försenades avslutningen av dessa avtal.

79. Av analysen av slutrapporterna framgår att resultaten betydligt understiger de avtalade åtagandena, särskilt vad gäller åtgärder för studenters och lärares rörlighet. Detta har paradoxalt nog inte medfört att bidragen minskat utan tvärtom i vissa fall inneburit att det ursprungliga gemenskapsbidraget överskridits eller fördubblats. Detta förklaras av att universiteten haft möjlighet att omfördela upp till 50 % av beviljade medel från en åtgärd till en annan.

Sokrates - Öppen undervisning och undervisning på distans

80. Åtgärden Öppen undervisning och undervisning på distans syftar till att förbättra utbudet av utbildning genom att föra in nya tekniska möjligheter i hela undervisningsprocessen. Trots projektens fleråriga karaktär sker gemenskapsfinansieringen endast genom årliga delbetalningar. I dessa projekt sammanförs minst tre organisationer från åtminstone tre olika länder.

81. Denna utformning försvårar förvaltningen genom att det för att projektet skall gå vidare krävs att förfarandena görs om varje år (ansökan, utvärdering, avtal, avräkning) och den innebär en potentiell risk för att projektet avslutas i förtid. Denna förvaltning gör det också svårt att fördela utgifter på två verksamhetsår.

82. För denna typ av åtgärder kan projektsamordnarna inte heller kontrollera de utgifter som uppges av partnerna som inte överlämnar vare sig utgiftsverifikationer eller, i vissa fall, utgiftsredogörelser. Denna situation skulle kunna främja otillbörliga utbetalningar.

83. Först sedan projekt genomförts har avtal ingåtts med de projektansvariga och förskott betalats ut till slutmottagarna. Den undersökningstid byrån för tekniskt stöd visade sig behöva var överdrivet lång (mellan 8 och 19 månader för de granskade projekten) vilket försenat såväl godkännandet av utvärderingsresultaten som avslutning och justering av projekten. I fem av 13 granskade ärenden överskred det maximala gemenskapsstödet det tillåtna tröskelvärdet på 50 % av kostnaderna utan att denna finansiering motiverades av deltagarnas profil eller åtgärdernas särskilda karaktär(18).

Ungdom för Europa: Åtgärd D

84. Åtgärd D inom Ungdom för Europa skall stödja samarbete med tredje land som är berättigat till stöd på området för ungdomsutbyte. Tungrodda och långsamma rutiner för beslut och finansiering (de nationella kontoren gör ett första urval av projekt och kommissionen fattar det slutliga beslutet i urvalskommittéer) har lett till att ingåendet av avtal har försenats.

KOMMISSIONENS GRANSKNINGAR

85. Revisionsenheten vid GD Utbildning och kultur(19), vars befogenheter inte har fastställts, har koncentrerat sina resurser på granskningar på plats vid nationella kontor, vid byrån för tekniskt stöd och hos slutmottagare. Man har däremot inte granskat de system och förfaranden för förvaltning som används inom generaldirektoratet. Dess årliga granskningsprogram har inte fastställts utifrån en riskanalys. Svårigheten att tillsätta lediga tjänster har också inneburit att det inte gått att hantera en ständigt ökande arbetsvolym.

86. Följaktligen har enheten, när det gäller decentraliserade åtgärder, inte kunnat genomföra en granskning av alla nationella kontor vartannat år som planerat. Granskningsbesöken har ofta genomförts med betydande tidsförskjutning i förhållande till de perioder som omfattades av ramavtal, och vissa bidrag, exempelvis för administration, har inte omfattats av granskningarna.

87. Dessutom är det en betydande svaghet i kontrollsystemet att generaldirektoratet inte följer upp iakttagelserna som görs av enhetens revisorer och att det saknas ett formaliserat förfarande för att behandla dem. Sålunda har inte granskningsrapporterna översänts till de nationella myndigheterna och brev med rekommendationer har endast översänts vid ett fåtal tillfällen. Därför har bristerna i förvaltningen bestått.

88. Enligt kommissionen har revisionsenheten genom ett slumpmässigt urval behandlat 10 % av de projekt som förvaltas av byrån för tekniskt stöd. Efter dessa granskningar har internrevisorerna påvisat brister i förvaltningen vid byrån för tekniskt stöd såsom:

a) Begränsad kontroll av verifikationer.

b) Brister i utvärderingen.

c) Principen om medfinansiering respekteras inte.

d) Byrån för tekniskt stöd undertecknar tilläggsöverenskommelser utan att generaldirektoratet lämnat sitt förhandsgodkännande.

e) Förseningar i behandlingen av ärenden.

89. Generaldirektoratet dröjde med att i tid vidta de korrigerande åtgärder som behövdes för att byrån för tekniskt stöd på ett tillfredsställande sätt skulle kunna genomföra en sund förvaltning av gemenskapsmedlen.

90. Kommissionens generaldirektorat för ekonomistyrning genomförde samtidigt med revisionsrätten en fördjupad granskning av de administrativa utgifterna vid byrån för tekniskt stöd. Detta arbete ledde till samma slutsatser som revisionsrätten kommit fram till särskilt beträffande risken för sammanblandning av intressen.

UTVÄRDERING AV PROGRAMMEN

91. Enligt Europaparlamentets och rådets beslut nr 819/95/EG av den 14 mars 1995 skall kommissionen i samarbete med medlemsstaterna säkerställa att det sker en regelbunden uppföljning och utvärdering av Sokratesprogrammet. För detta ändamål skulle kommissionen senast den 30 september 1998 lägga fram en interimsrapport om etableringsfasen och senast den 30 september 2000 en slutrapport om programmets genomförande. Efter en extern utvärdering som slutfördes i juni 1998 publicerade kommissionen emellertid en interimsrapport(20) som inte offentliggjordes förrän den 12 februari 1999, och efter en extern utvärdering publicerades slutrapporten(21) men inte förrän den 12 februari 2001. Här bör nämnas att det mål som ursprungligen angavs för Erasmusåtgärderna, nämligen att göra det möjligt att vistas utomlands för 10 % av de elva miljoner studenter som är inskrivna vid universitet, inte har uppnåtts trots åtgärdernas växande popularitet. I kommissionens slutrapport beräknas att endast cirka 460000 studenter utnyttjat åtgärden under perioden 1995-1999. I tabell 6 visas fördelningen per ursprungsland av antalet studenter som fått bidrag.

92. Enligt Europaparlamentets och rådets beslut nr 818/95/EG av den 14 mars 1995 skall kommissionen vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa en regelbunden uppföljning och utvärdering av programmet Ungdom för Europa. Under programmets tredje år skulle kommissionen lägga fram en utvärderingsrapport för de två första åren av genomförandet som också skulle utgöra underlag för ändring och eventuell anpassning av programmets riktlinjer. Rapporten publicerades inte förrän den 6 februari 1998(22) efter en extern utvärdering vars rapport var klar i november 1997. Till skillnad från beslutet om Sokrates finns det i beslutet om Ungdom för Europa inga krav på kommissionen att lägga fram en slutrapport när programmet avslutats.

Resultat av revisionsrättens granskning

93. Trots att det framgått av befintliga rapporter att ett ökande antal mottagare deltagit i båda programmen och att Sokratesåtgärderna varit avgörande vid inledning och främjande av transnationellt samarbete mellan lärosätena, har granskningen visat på brister i utvärderingsförfarandena och giltigheten av en del utvärderingsresultat kan ifrågasättas.

94. Bristen på tydliga parametrar eller andra resultatindikatorer, en otydlig definition av målgruppen (Ungdom för Europa) och avsaknaden av tillförlitlig och ständigt uppdaterad statistik över slutmottagare utgör samtliga betydande begränsningar för den kvantitativa bedömningen av huruvida de båda programmens mål uppnåtts.

95. Båda typerna av utvärderingsrapporter (interimsrapporter och slutrapporter) skall i första hand göra det möjligt att övervaka genomförandet av programmen och vidta eventuellt nödvändiga justeringsåtgärder och i andra hand påverka utformningen av kommande program. Varken för Sokrates eller Ungdom för Europa har dessa två mål nåtts på grund av det sena framläggandet av utvärderingsrapporter.

96. Förhandsbedömningarna av programmen Ungdom för Europa och Sokrates (2000-2005) gjordes innan interimsutvärderingen av programmen för 1995-1999 var slutförd.

97. Beträffande Ungdom för Europa noterades att den externa interimsutvärderingen gjordes av ett konsultföretag vars ägare tidigare varit direktör vid den byrå för tekniskt stöd som förvaltade detta program.

98. Sedan inledningen av Erasmusåtgärden och Sokratesprogrammet har kommissionen tilldelat externa konsulter många studier. Det kan inte styrkas att alla dessa studier i tillräckligt hög grad utnyttjats av kommissionen eller att de tillfört ett väsentligt mervärde. Granskningen av dessa avtal har visat att ett universitet här intog en särställning (uppskattningsvis ett dussin avtal med ett sammanlagt bidrag från EU på över en miljon euro). Denna avtalspart hade även avtal med andra enheter vid kommissionen om en annan undersökning på samma område och av jämförbar karaktär (empiriska socio-ekonomiska undersökningar). Två av dessa avtal utreds av OLAF.

99. Beträffande kommissionens förvaltning av dessa avtal har granskningen visat på allvarliga brister på alla nivåer, såsom hur avtal tilldelades, att anbuden inte kostnadsbedömdes, att handläggningen av avtal var felaktig, att övervakningen av avtalens genomförande var otillräcklig, att det saknades bedömning av huruvida resultaten av avtalade arbeten var giltiga och fullständiga, att klausuler i avtalen inte respekterades och att det saknades verifikationer för utgifter.

100. Granskningen hos den största avtalsparten för studier i anslutning till Sokrates har visat på oegentligheter på olika nivåer. Till exempel förekom ofta underentreprenad utan att tillstånd inhämtats i förväg, felaktiga redogörelser av kostnader ledde till ersättning av oberättigade utgifter, avtalade arbetsuppgifter ändrades ensidigt av den ena avtalsparten, det lämnades felaktiga redogörelser i interimsrapporten, EU-finansierade studier offentliggjordes utan kommissionens förhandsgodkännande, avtalsreglerade tidsfrister överskreds ständigt och kännedomen om andra klausuler i avtalen var bristfällig.

101. Det har framkommit att stora mängder empiriska resultat och data fanns hos avtalsparten, trots att dessa är kommissionens egendom, och att de användes för ytterligare studier för avtalspartens eget bruk. Kommissionen underlät att spara dessa data.

102. Vidare har granskningen visat att det i den slutrapport om Sokrates som antogs av kommissionen inte gjordes en grundlig bedömning av Sokrates förvaltningsförfaranden (trots att detta ingick i avtalet). Revisionsrätten har inte funnit några belägg för att de statistiska uppgifterna i analysen var representativa och inte heller för hur stickprovet valts ut. Med tanke på det omständliga och dyra sätt som uppgifterna från mottagarna samlats in på (med post) kan effektiviteten i detta arbetssätt också ifrågasättas.

Nya program (perioden 2000-2006)

103. I de nya programmen upprepas de viktigaste åtgärderna från tidigare program med vissa ändringar av innehållet. Åtgärden Comenius inom Sokratesprogrammet förstärks och får en betydligt större del av budgetanslagen (27 % av 1850 miljoner euro). Programmet Europeiska volontärtjänsten kommer att ingå i Ungdom för Europa-programmet.

104. I de nya programmen integreras bland annat nya element av olika slag såsom bättre definierade mål för Ungdom för Europa, möjlighet för Turkiet att delta och gruppering av tidigare åtgärder under två nya beteckningar, Grundtvig och Minerva. I Grundtvig samlas åtgärder för vuxenutbildning och andra utbildningsvägar och i Minerva åtgärder för öppen undervisning och undervisning på distans, informationsteknik och kommunikationer på undervisningsområdet. Anslagen till Grundtvig ökas betydligt och så att de utgör 7 % av anslagen på 1850 miljoner euro till Sokrates.

105. De förändringar som införs för Sokratesprogrammet åtföljs av en reform av fördelningen mellan medlemsstaterna av sammanlagda anslag för åtgärder som förvaltas tillsammans med nationella kontor, där gemenskapens högsta andel av samfinansierade åtgärder vidare höjs till 75 %. Däremot saknar de nya besluten, liksom de gamla, närmare angivelser eller indikationer på hur fastställda mål skall kvantifieras.

SLUTSATSER

106. Programmen har otvivelaktigt varit av stor betydelse för ungdomar och studenter. Likväl visar revisionsrättens granskning på åtskilliga brister i förvaltningssystemen för båda gemenskapsprogrammen Sokrates och Ungdom för Europa liksom i genomförandet av de åtgärder och projekt som undersökningen främst inriktats på (punkterna 10-18).

107. Dessa brister kan hänföras till det överdrivet stora antalet mål som också, särskilt för Sokrates, varit alltför vagt definierade, vilket försvårar utvärderingen i efterhand av programmens effekt. Utvärderingen försvåras dessutom av att det inte fastställts vare sig indikatorer eller metoder för utvärdering (punkt 11).

108. Delegering av befogenheter som är förbehållna offentlig förvaltning till byrån för tekniskt stöd utan att det finns en rättslig grund, kostnaden för utförda tjänster, den inbyggda risken för sammanblandning av intressen i en struktur vars ledande medlemmar tillhör dem som får stöd via programmen, utan att göra avkall på förvaltarnas personliga kvaliteter, införande i balansräkningen av sådant som egentligen tillhör gemenskapen är sådant som revisionsrätten sedan flera år tillbaka återfinner i olika gemenskapsprogram (punkterna 25-38).

109. Tungrodda och komplexa administrativa och ekonomiska förfaranden har lett till förseningar i alla skeden av förvaltningen. Dessa samlade förseningar har främst medfört att betalningarna av bidrag fördröjts onödigt länge och att det varit besvärligt att avsluta överenskommelserna om finansiering mellan kommissionen och de nationella kontoren (punkterna 39-51).

110. Effekterna av dessa brister har förvärrats av otillräckliga system och strukturer för förvaltning samt av att beviljade medel varit dåligt anpassade till programmens ambitioner, vilket gäller genomförandet av både decentraliserade och centraliserade åtgärder (punkterna 53-84).

111. Att det saknas verklig kontrolltradition hos både nationella förvaltare och gemenskapsförvaltare ligger bakom åtskilliga av de brister och oegentligheter som konstaterats (punkterna 85-90).

112. Utvärderingsrapporterna lämnades alltför sent för att kunna påverka genomförandet eller planeringen av kommande program. Representativa och ständigt uppdaterade statistiska uppgifter saknades helt och kommissionens förvaltning av externa avtal uppvisade betydande brister (punkterna 91-102).

REKOMMENDATIONER

113. Med tanke på att bristerna i förvaltningen av byråerna för tekniskt stöd är av återkommande karaktär ger revisionsrätten kommissionen sitt fulla stöd i de fortsatta ansträngningarna för att införa gemenskapsrättsliga organ som skall handlägga genomförandet av program.

114. Inför en framtida ökad decentralisering bör de förhållanden som regleras i avtal mellan kommissionen och nationella myndigheter vara tydligt definierade och precisera parternas respektive förpliktelser och ansvarsområden för att säkerställa att förvaltningen är effektiv och gemensam så att en sund förvaltning av gemenskapsmedlen kan genomföras.

115. Det förvaltande generaldirektoratet bör redovisa förslag till åtaganden och utfärdade betalningsorder på ett administrativt korrekt sätt, och regelbundet jämföra med uppgifterna i Sincom för att kunna upptäcka eventuella avvikelser och göra nödvändiga justeringar.

116. De nationella myndigheterna bör ha tillräckliga resurser i form av personal och material samt tillräckliga ekonomiska resurser för att på ett effektivt sätt kunna genomföra det betydelsefulla uppdrag de ålagts.

117. Kommissionen bör tillsammans med behöriga nationella myndigheter fastställa uppgifter och praktiska tillämpningsföreskrifter för det operativa arbetet (kriterier, modeller, handledningar etc.) som skall gälla för all förvaltning vid nationella kontor.

118. Man bör ta fram bestämmelser som säkerställer att kontrollen av projektens avräkningar fungerar (slag och typ av dokumentation, analys av årsredovisningar genom utvärderingsscheman etc.). Bestämmelserna bör kompletteras med krav på de nationella kontoren att genomföra granskningsbesök på plats.

119. Kvaliteten på de rapporter som översänds till kommissionen bör förbättras så att kommissionen får tillförlitliga statistiska uppgifter om genomförandet av projekt och åtgärder. Sådana uppgifter är nödvändiga för den utvärderingen som görs efter det att programmen avslutats. Ett effektivare datasystem med bättre samordning mellan de nationella kontoren och kommissionen samt mellan de nationella kontoren inbördes bör innebära förbättring inte endast av databehandlingen utan också av spridningen av resultat vilket främjar marknadsföringen av programmen och gör dem synligare.

120. Riktlinjerna för uppföljning och utvärdering av åtgärderna och programmen som helhet bör förstärkas från grunden genom att man utvecklar en metodik som anpassas till de övergripande mål som eftersträvas, upprättar tydligt definierade indikatorer som skall integreras i den löpande förvaltningen hos samtliga berörda aktörer och systematiskt samlar in och datoriserar statistiska uppgifter från mottagarna. Riktlinjerna bör göra det möjligt att regelbundet mäta effekten av programmens åtgärder, även i förhållande till nationella system.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 7 mars 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) I det grundläggande beslutet nr 819/95/EG som fastställer gemenskapens åtgärdsprogram Sokrates hänvisas till kommissionens grönbok vars syfte är att införa en europeisk dimension i skolundervisningen, och till kommissionens vitbok som ledde till att Europeiska rådet 1993 antog en åtgärdsplan för tillväxt, konkurrenskraft och sysselsättning. I det grundläggande beslutet nr 818/95/EG där den tredje fasen av Ungdom för Europa-programmet antogs hänvisas bland annat till slutsatserna från Europeiska rådets möten 1992 och 1993 som betonade nödvändigheten av att stödja verksamheter som främjar ungdomars självständighet och kreativitet, och att bekämpa utslagning och rasism, särskilt genom utbildning av ungdomar. Under tiden de två gemenskapsprogrammen genomfördes framträdde andra politiska utvecklingar inom europeisk utbildning, bland annat genom offentliggörandet av vitboken "Lära och lära ut - På väg mot kunskapssamhället", av grönboken "Hinder för rörlighet över gränserna" 1996 samt av kommissionens meddelande "För ett kunskapens Europa" 1997.

(2) För Sokratesprogrammet, se beslut nr 253/2000/EG av den 24 januari 2000 (EGT L 28, 3.2.2000).

För programmet Ungdom för Europa, se beslut nr 1031/2000/EG av den 13 april 2000 (EGT L 117, 18.5.2000).

(3) EGT L 87, 20.4.1995.

(4) EGT L 77, 14.3.1998.

(5) Inom åtgärd D (Utbyte med icke-medlemsländer) kan samarbete äga rum med länder i Centraleuropa, Oberoende staters samvälde (OSS), Medelhavsländerna och Latinamerika. Åtgärd B gäller europeiskt samarbete för utbildning av ungdomsledare och åtgärd C samarbete mellan organisationer i medlemsstaterna.

(6) KOM(2001) 75 slutlig, 12.2.2001.

(7) Kommissionen lade fram den europeiska rapporten om kvaliteten i skolväsendet för rådet (undervisning) i juni 2000. Rapporten skall ses som ett verktyg för att underlätta utvärderingen av skolsystem och ingår i slutsatserna från Europeiska rådets möte i Lissabon den 23 och 24 mars 2000 som betonade nödvändigheten av kvantitativa och kvalitativa indikatorer för jämförelse av bästa möjliga praxis.

(8) EGT C 240, 19.8.1996.

(9) Dom av den 13 juni 1958 i mål 10/56, Kol- och stålgemenskapens höga myndighet mot Meroni & Co, Industrie Metallurgiche, SPA.

(10) Positivt yttrande från kommittén för upphandling och avtal nr 165/95 av den 31 mars 1995.

(11) De två organisationer som grundade konsortiet Etape har mottagit bidrag för kompletterande Erasmusåtgärder. Den första organisationen fick 10000 euro som samordnare av ett projekt 1996 och deltog som partner i sex projekt som lades fram för finansiering genom programmet av andra uppdragstagare. Av dessa projekt ingick fyra stycken i ett program som förvaltades direkt av GD Utbildning och kultur. De två andra projekten ingick i en del av programmet som förvaltades av kommissionen med hjälp av byrån för tekniskt stöd. I det ena fallet uppgick bidraget till 14000 euro och i det andra fallet till omkring 11000 euro. Den andra organisationen fick 35815 euro för två projekt 1999.

(12) Finansieringen av byrån för tekniskt stöd uppgick under avtalsperioden till:1.6.1995-31.5.1996: 9,310 miljoner euro

1.6.1996-31.5.1997: 8,175 miljoner euro

1.6.1997-31.5.1998: 7,420 miljoner euro

1.6.1998-31.5.1999: 6,070 miljoner euro

1.6.1999-30.11.2000: 8,710 miljoner euro

1.12.2000-31.7.2001: 6,778 miljoner euro.

Totalt: 46,463 miljoner euro.

(13) En gemensam ansträngning gjordes av en grupp nationella kontor för att utvärdera erfarenheterna av åtgärden Lingua (totalkostnad för projektet Babel: 179080 euro varav gemenskapen bidrog med 88905 euro). Detta projekt drabbades av en viss försening men eftersom det kom att väcka stort intresse hos samtliga nationella kontor gav det upphov till ett andra avtal (kostnad 111620 euro varav gemenskapen bidrog med 27350 euro) som ledde till att det skapades en webbplats för utvärdering av projekt inom Lingua E som är tillgänglig sedan den 20 maj 2000.

(14) Granskningen innebar undersökning av 46 avtal mellan nationella kontor och institutioner för högre utbildning, varav tio kontrollerades på platsen. Erasmusstipendierna varierade mellan mindre än 100 euro per månad och 400 euro per månad.

(15) Granskningen omfattade 46 avtal och har kompletterats av besök på platsen hos 12 mottagare.

(16) Vid granskningen undersöktes 35 avtal för gemensamma utbildningsprojekt, varav 14 granskades på platsen.

(17) Finansieringen av byrån för tekniskt stöd uppgick under avtalsperioden till:1.6.1995-31.5.1996: 9,310 miljoner euro

1.6.1996-31.5.1997: 8,175 miljoner euro

1.6.1997-31.5.1998: 7,420 miljoner euro

1.6.1998-31.5.1999: 6,070 miljoner euro

1.6.1999-30.11.2000: 8,710 miljoner euro

1.12.2000-31.7.2001: 6,778 miljoner euro.

Totalt: 46,463 miljoner euro.

(18) Vid byrån för tekniskt stöd granskades 13 avtal.

(19) Internrevisionsfunktionen var sedan 1995 ansluten till ekonomienheten vid det tidigare GD XXII och ingår sedan den 1 oktober 1999, till följd av den strukturella omorganisationen, i enheten för granskning och utvärdering vid GD Utbildning och kultur. Trots att beteckningen revisionsenhet har ändrats sedan dess, är det denna beteckning som använts i föreliggande rapport.

(20) KOM(1999) 60 slutlig.

(21) KOM(2001) 75 slutlig.

(22) KOM(1998) 52 slutlig.

Tabell 1

Budgetgenomförande av åtaganden och betalningar inom Sokrates-programmetKälla:

Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Budgetgenomförande av åtaganden och betalningar inom programmet Ungdom för EuropaKälla:

Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 3

Budgetgenomförande av programmen Sokrates och Ungdom för Europa enligt olika uppgiftskällor (1995-1999)1= Europeiska unionens allmänna budget (år n-2).

2= Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utnyttjande av anslagen för genomförandet av Sokrates-programmet (1995-1999)

Fördelning per åtgärd

>Plats för tabell>

Källa:

GD Utbildning och kultur.

Tabell 5

Utnyttjande av anslagen för genomförandet av programmet Ungdom för Europa (1995-1999)

Fördelning per åtgärd

>Plats för tabell>

Källa:

GD Utbildning och kultur.

Tabell 6

Erasmus-stipendiater 1995-2000

>Plats för tabell>

Kommissionens svar

SAMMANFATTNING

I. Vissa bakgrundsfakta kan sprida ljus över utformningen och förvaltningen av dessa program, vars anslag redan från början var betydligt större än de föregåendes och under 1995-1999 växte med 39 % per år. Eftersom de var de första program som var öppna för de associerade länderna var förvaltningen av dem rätt komplicerad, särskilt som det rörde sig om massprogram och pressen var ganska hård särskilt vad gällde tidsplanen. Dessutom var stödmottagarna ibland mindre välorganiserade än vid andra EU-åtgärder. Mot den bakgrunden måste man förstå den spänning som faktiskt finns mellan de krav som ställs på en samvetsgrann förvaltning och behovet av att använda vänliga och smidiga metoder, där man tar hänsyn till proportionalitetsprincipen och beaktar vilka stödmottagarna är och vilka små belopp det i allmänhet är som beviljas, samt de krav på förenkling som framförs av alla deltagande parter.

Genom dessa program har man direkt kunnat ge stöd till utbyte som involverat över en miljon människor i 10000 samarbetsprojekt, och de har bidragit både till att stärka samarbetet inom sina områden och till att göra åtgärder på andra mer politiska områden möjliga. Alla dessa samverkande faktorer skapade ett hårt tryck på kommissionens otillräckliga personalstyrka, vilket i sin tur förklarar varför man tvingades gripa till förvaltningsmetoder som man nu har slagit fast för framtiden inom ramen för reformen.

III. De båda programmen är de första övergripande gemenskapsåtgärder som genomförs inom utbildningen och ungdomspolitiken. Sokrates, som omfattar alla de utbildningsnivåer som nämns i den nya artikel 126 i EG-fördraget, föregicks sålunda av inte mindre än fem olika program och åtgärder. Detta har kanske lett till en invecklad uppbyggnad, men det har inte varit något hinder för deltagande i programmen. De förenklades också när den nya upplagan av programmen trädde i kraft (Sokrates II och Ungdom), samtidigt som utvärderingsmetoderna och samarbetet med andra gemenskapsprogram också förbättrades.

IV. De båda programmen är massprogram, där det utförs tusentals transaktioner om året (i allmänhet av små belopp). Kommissionen har inte tillräcklig egen personal för att själv förvalta alla de centraliserade åtgärderna utan använder sig (i minskande utsträckning under perioden) av kontor för tekniskt bistånd, som hela tiden får riktlinjer och kontrolleras. Kommissionen har också utnyttjat nationella kontor, dels för att komma närmare mottagarna och dels på grund av det antal transaktioner som skall utföras. Utifrån erfarenheterna från genomförandet av programmen Sokrates och Ungdom för Europa har denna decentraliserade metod använts betydligt mera i den nya upplagan av programmen än i de tidigare.

V. Den allmänna frågan om att använda sig av externa kontor för tekniskt bistånd står sedan flera månader tillbaka i centrum för en interinstitutionell diskussion. Nya vägar söks för framtiden. Kommissionen har redan angett att man kommer att utnyttja andra instrument för förvaltning av utbildnings- och ungdomsprogrammen. Sådana möjligheter fanns inte 1995, utan kommissionen måste använda kontor för tekniskt bistånd, liksom inom många andra program. Styrekonomen har efter fördjupad revision erkänt den organisationsformens fördelar och har till och med (under kontroll) anförtrott den uppgifter som i förslaget till omarbetad budgetförordning förklaras vara sådana att de inte kan delegeras.

VI. Trots den bristfälliga juridiska kontrollen har kommissionen på olika sätt försökt förbättra det sätt kontoren för tekniskt bistånd används på. När de nya programmen trädde i kraft skärpte man bestämmelserna kraftigt med tanke på framtiden: avtalen med de nationella kontoren följer nu strikta bestämmelser, särskilt vad gäller medlemsstaternas skyldighet att tilldela de kontor som inrättas tillräckliga resurser.

VII. Eftersom de rättsliga grunderna antogs sent och tidsplanen ofta blev snäv bland annat därför att den var knuten till universitetens läsår, måste kommissionen ta till övergångsåtgärder för att inte det samarbete som kommit igång genom de tidigare programmen och åtgärderna skulle avbrytas. Man har haft svårigheter med att fatta finansieringsbesluten snabbare därför att så många ärenden måste analyseras och förvaltningsreglerna var invecklade (i synnerhet sedan programmen hade utvidgats till kandidatländerna), liksom den interna och externa samrådsprocessen. Under programmens gång har de dock förbättras på många punkter, och därigenom har man också kunnat skapa bättre jämvikt i förslagen till nya program.

VIII. Kommissionen erkänner vissa svagheter i förvaltningen och arbetar för att rätta till dem inom de nya programmen, men vill samtidigt betona den verkan och de resultat denna första generation av program har haft. De olika analyserna och utvärderingarna av Sokrates vittnar om den stora verkan programmet har haft, dels de som har gjorts i flera länder och dels sådana som Sorbonne- och Bolognadeklarationerna som har undertecknats av alla länder som deltagit i programmet och som har erkänt dess betydelse för utbildningssystemen. Beträffande Ungdom för Europa anser kommissionen på grundval av slutsatserna från den externa efterhandsutvärderingen att programmet uppnådde det mål att stödja socialt missgynnade ungdomar som den lagstiftande myndigheten hade satt upp. I fråga om de ärenden som OLAF har informerats om kommer kommissionen i sinom tid att vidta nödvändiga åtgärder.

IX. Frågan hur man skall få utvärderingarna gjorda under programmets gång i stället för långt efteråt är ett allmänt problem, med tanke på hur programmen avlöser varandra och hur de rättsliga grunderna förhandlas. Några månaders försening är i detta sammanhang betydelselöst. Utvärderingen bör snarare ses som en fortgående process, där slutsatserna tas i beaktande inte bara när förslaget till en ny rättslig grund utarbetas, utan också medan programmet i fråga genomförs. Många av de förbättringar som kommissionen vill införa i förvaltningen av de nya programmen härrör faktiskt från de utvärderingar som har utförts sedan de inleddes.

BUDGETGENOMFÖRANDE AV PROGRAMMEN

6. Åtagandebemyndigandena har utnyttjats nästan fullständigt. Betalningsbemyndigandena har genomförts till 95 % om man tar hänsyn till den automatiska överföringen av anslagen till de associerade ländernas deltagande.

7. Åtagandebemyndigandena har genomförts till 96 % och betalningsbemyndigandena till 90 % om man tar hänsyn till den automatiska överföringen av anslagen till de associerade ländernas deltagande.

PROGRAMMENS UTFORMNING

11-12. Programmet är efterföljare till flera olika program och andra åtgärder och har därför en komplex uppbyggnad. En bidragande faktor är också att det omfattar alla utbildningsnivåer. Det stigande intresset för programmet visar dock att detta inte har skadat samarbetet. För övrigt är utbildningen ett känsligt område ur subsidiaritetssynpunkt. Genomförandet av ett program kan inte ensamt leda till förbättrat samarbete. Det krävs också åtgärder av mer politisk karaktär som det nämnda initiativet för kvalitet i skolundervisningen, som kom under påverkan från rådsmötet i Lissabon. Programmet har bidragit till att stärka detta samarbete. I en av utvärderingsrapporterna påpekas bland annat att en viss variation och vaghet i definitionen av målsättningarna är positivt om det uppmuntrar till varierade slag av åtgärder, och att en sådan mångfald visserligen gör förvaltningen besvärlig och komplicerad på olika sätt men samtidigt har gett dem som arbetar med utbildning utrymme för frihet, fantasi och nyskapande.

14. Sokrates och andra program, till exempel ramprogrammet för forskning, har faktiskt kompletterat varandra på enskilda punkter. Under 1996 genomfördes för övrigt ett gemensamt anbudsförfarande kring ny teknik och utbildning. Denna komplementaritet kommer att stärkas i och med de gemensamma åtgärder som planeras just för att underlätta en sådan samordning inom de nya programmen Sokrates II, Leonardo da Vinci II och Ungdom för Europa.

15. Utifrån erfarenheterna från genomförandet av Ungdom för Europa har strikta bestämmelser införts för den nya upplagan av programmet. I de "bestämmelser om medlemsstaternas och kommissionens ansvar avseende de nationella programkontoren" (nedan "programbestämmelserna") som meddelas medlemsstaterna i form av ett kommissionsbeslut, fastställs vardera partens ansvar i fråga om den organisation som inrättas i medlemsstaten för att genomföra programmets målsättningar. I detta fall har de nationella myndigheterna gett kontoren tillräckliga resurser.

16. Att Ungdom för Europa innehåller åtgärder för volontärverksamhet, om också begränsade till syfte och omfattning, var ett av skälen till att kommissionen fann det lämpligt att föreslå den lagstiftande myndigheten en ny modell för volontärverksamhet, detta på parlamentets begäran och efter en påskyndad förhandsutvärdering. De båda programmen var mycket olika och kommissionen vakade under genomförandet över att någon överlappning inte skulle förekomma. I förslaget till det nya programmet Ungdom slogs de båda instrumenten samman.

17. Definitionen av begreppet "missgynnade ungdomar" är vag och skiftande, vilket gör att en strikt redovisning av projekten blir mycket svår. Vid den utvärdering som gjordes när Ungdom för Europa avslutades 2000-2001 ansåg man att omkring 70 % av de projekt som fått stöd inom åtgärd A också berörde missgynnade ungdomar, medan 20 % av dem enbart vände sig till dessa. Kommissionen anser därför att målet att en tredjedel av medlen skulle användas till förmån för missgynnade ungdomar uppnåddes.

18. Ända sedan programmet inleddes har olika punktinsatser gjorts i samarbete med Europarådet. Inom det nya programmet Ungdom har samarbetet utökats och koncentrerats till fortbildningsinsatser som kan komplettera verksamheten inom ramen för åtgärd 5 i programmet. På samma sätt genomfördes ett samarbete med Förenta nationerna i samband med Internationella volontäråret (2001).

FÖRSENINGAR OCH FÖRÄNDRINGAR AV GENOMFÖRANDET

19. Detta var de första båda program som togs genom medbeslutandeförfarande, och därför kunde de inte antas förrän i mars 1995. Det ledde till hela kedjor av förseningar, bland annat därför att vissa dokument måste föreläggas en kommitté som inte kunde bildas förrän beslutet var antaget. Kommissionen såg sig tvingad att anpassa tidsplanen för åtgärderna. Den situation som revisionsrätten påtalar förbättrades från det andra året.

20. Beslutet om Sokrates antogs så sent att universiteten inte kunde sända in sina ansökningar i juli 1991 för läsåret 1996/97. Som övergångslösning förlängde kommissionen efter överenskommelse med programkommittén den form samarbetet hade under det gamla programmet, Erasmus.

21. Att förvaltningen av tre av programmet Ungdom för Europas åtgärder decentraliserades medförde säkert en ökad arbetsbelastning för de nationella kontoren på grund av otillräckliga resurser. Som underströks i efterhandsutvärderingen var detta ändå en av huvudfaktorerna bakom programmets framgång, eftersom det tillät direkta kontakter med dem som genomförde projekten och ett mer direkt stöd på platsen. Utvärderarna föreslog att dessa decentraliserade arbetsmetoder skulle spridas, särskilt till utbytet med tredje land. Samtidigt har de nationella kontoren nu fått tillräckliga resurser inom det nya programmet Ungdom.

BRISTER I FÖRVALTNINGSBESTÄMMELSERNA

25. Detta gäller inom flera politikområden: eftersom generaldirektoratet inte hade tillräckligt mycket personal var det nödvändigt att ta hjälp av kontor för tekniskt bistånd för att det skulle bli möjligt att förvalta dessa båda massprogram. De stod under kontinuerlig kontroll och deras uppgifter fastställdes enligt den praxis som var vanlig då. För framtiden har kommissionen fullständigt omvärderat principerna för utläggning, och det gäller också utbildnings- och ungdomsprogrammen. Till dess att det inrättas genomförandeorgan ämnar kommissionen kraftigt begränsa användandet av kontor för tekniskt bistånd för de båda program som avlöste Sokrates och Ungdom för Europa. De praktiska förutsättningarna för en sådan utveckling fanns inte 1995.

26. Vid den tid då förslagen till beslut om inrättande av programmen antogs (1993), existerade ännu inte principen att möjligheten att använda sig av externt stöd skulle godkännas både i den rättsliga grunden till programmet i fråga och i anmärkningarna till budgetposten. En delegering med rättslig grund infördes för fortsättningsprogrammen till Sokrates och Ungdom för Europa och bekräftades i kommissionens förslag om utläggning (meddelande, slutet av år 2000).

28. Det framgick klart av kravspecifikationen att kontor för tekniskt bistånd skulle utföra dessa uppgifter därför att kommissionen inte hade nödvändiga resurser (som sagt rör det sig om tusentals utbetalningar om året, i allmänhet av små belopp). Under det samråd som hade föregått hade kommissionens tjänsteavdelningar inte ifrågasatt att dessa uppgifter skulle överföras till byråerna.

29-30. Villkoren för utläggning av utbetalningar till slutmottagare har för framtiden klart slagits fast i förslaget till omarbetning av budgetförordningen, där det sägs att uppgifter som tillhör offentlig förvaltning inte kan läggas ut. Från och med år 2001 har kommissionen därför tagit tillbaka utförandet av samtliga de utbetalningar som förut gjordes av det kontor för tekniskt bistånd som hade hand om genomförandet av Sokrates och ungdom för Europas fortsättningsprogram. Detta har kunnat ske tack vare att budgetmyndigheten har accepterat att extern personal fått arbeta inom kommissionen avlönad med anslagen till dessa program, varigenom kommissionens personalresurser har kunnat förstärkas. Dessa förutsättningar fanns inte 1995. Kommissionen har kontinuerligt övervakat hur dessa kontor har genomfört sina uppgifter.

31. För att kommissionen skall ha kompetent assistans på området har kunskaper om utbildningspolitik ingått som en av de viktiga urvalskriterierna vid det anbudsförfarande som syftade till upprättandet av kontoret. Bland de tusentals projekt som fick stöd inom ramen för de båda program som förvaltades med hjälp av sådana kontor (motsvarande totalt 273 miljoner euro), fanns det fem där en av de båda organisationer som grundade kontoret var stödmottagare. Att dessa fick stöd berodde inte på något missbruk av en privilegierad ställning, för projekturvalet gjordes inte av kontoret för tekniskt stöd utan av kommissionen. I allmänhet har dessa kontor infört interna förfaranden som syftar till att undvika intressekonflikter vid analysen av ärendena.

32. De centraliserade och de decentraliserade delarna av programmen förvaltas helt åtskilt från varandra. Medlemsorganisationerna i en av de föreningar som fungerar som nationellt kontor utgör mellanhänder vid utbetalningen av gemenskapsanslagen till slutmottagarna och får själva inte någon direkt del av dem. Kommissionen har varit fullt medveten om detta och anser att man under dessa förutsättningar inte bör anse att det rör sig om någon intressekonflikt.

33. Sedan 1998 års räkenskaper avslutades har vissa rättelser vidtagits på rekommendation från kontorets företagsrevisorer.

34. Det är sant att kommissionen inte systematiskt har uppburit räntor halvårsvis. Man har dock vidtagit åtgärder för att uppbära räntan, och slutbeloppen kommer att drivas in 2002 i samband med anvslutandet av kontorets räkenskaper.

35. Det ingicks trepartsavtal mellan det gamla och det nya kontoret för tekniskt bistånd samt kommissionen om överföringen av det belopp (6,2 miljoner euro) som skulle betalas ut till utvalda projekt inom de tidigare programmen. Efter utbetalningarna återstod vid utgången av år 2000 bara 0,4 miljoner euro. När de sista avtalen definitivt är avslutade under 2002 kommer återstoden att överlämnas till kommissionen.

36. Avtalsförhållandet mellan kommissionen och kontoret för tekniskt bistånd följde det vanliga mönstret för detta slags stöd: ersättning av alla vederbörligen bestyrkta utgifter under ett visst tak och utbetalning av en "management fee". Kontorets uppgifter var så komplicerade och olikartade att det hade varit mycket svårt att införa ett avtalsförhållande grundat på köp av klart avskilda schablontjänster. Den allmänna slutsatsen i KPMG:s undersökning av kommissionens kontor för tekniskt bistånd från juni 2000 var att kontoren för tekniskt bistånd inte hade dragit ekonomisk fördel av förhållandet: "the cost comparison between TAO and Commission does not show major advantages for either side".

37-38. Kommissionen har ställt upp ett antal typiska situationer där sådana ersättningar kunde fastställas vid slutet av avtalsåret och verifierade då att de utlägg som kontoret för tekniskt bistånd hade haft motsvarade dessa. I vissa fall vägrades ersättning, och utgifterna uppfördes för följande budgetår. Kommissionen har dragit samma slutsats som revisionsrätten och slutade tillämpa denna metod 1998 och har sedan gjort strikta bedömningar. Den metod som följdes vid avslutandet av de första årens räkenskaper har inte lett till någon obefogad utbetalning för kommissionen under kontorets funktionstid.

40. Kommissionen delar denna åsikt. Det är också därför som bestämmelserna om användningen av nationella kontor för Sokrates och Ungdom för Europas fortsättningsprogram har ändrats: avtalsförhållandet mellan kommissionen och de nationella kontoren regleras nu i programbestämmelserna, där bland annat minimireglerna för inrättandet av ett nationellt kontor anges.

41. Kommissionens strävan är att de principer som anges i programbesluten skall tillämpas i decentraliserad form, samtidigt som man tar hänsyn till vissa nationella realiteter. Det innebär att man organiserar regelbundna möten (bland annat utbildningsdagar) med de nationella kontoren och på olika sätt samordnar deras arbete. Det finns handböcker där olika aspekter av genomförandet av programmets åtgärder tas upp, och särskilda handböcker för de nationella kontoren har också tagits fram.

42. De brister som revisionsrätten pekar på i Sokrates och Ungdom för Europa har kommissionen föresatt sig att avhjälpa i de program som har avlöst dessa. Det gäller till exempel urvalsfasen, där bedömningskriterierna har fastställts och gjorts tydligare i anvisningarna, samtidigt som metoden för val av projekt har införts i programbestämmelserna. Bland annat skall de nationella myndigheterna se till att de nationella kontoren tillämpar förfarandena och bestämmelserna för projekturval på ett rättvist, öppet och konsekvent sätt.

43. De nationella kontorens resurser har stärkts i de nya programmen. Parallellt med det har förfarandena förenklats så långt som möjligt, till exempel genom att man infört ett system med schablonbelopp i det nya Ungdomsprogrammet. I de arbetsprogram som de nationella kontoren skall ta fram ingår nu en revisionsplan, där kontoren skall beskriva de åtgärder och förfaranden de har utvecklat för att verifiera avtalsparternas utgifter enligt de regler som kommissionen har ställt upp, bland annat vilka verifikationer de skall kräva för dessas ekonomiska redovisning. De skall också beskriva vilka åtgärder de har tagit fram för att upptäcka onormala situationer så tidigt som möjligt i projektcykeln och hur revision görs hos stödmottagarna.

44. Finansieringsandelen bestäms efter förhandlingar utifrån de behov de nationella kontoren uppger och de övriga möjligheter till medfinansiering som finns. Numera tillämpas samma regler för samfinansiering för samtliga nationella kontor i det nya Ungdomsprogrammet. De nya programbestämmelserna syftar främst till att se till att de nya strukturerna är effektiva.

45. Den svårighet revisionsrätten här tar upp är en av faktorerna bakom de programbestämmelser som har tagits fram för fortsättningsprogrammen. I dessa preciseras de nationella kontorens uppgifter, deras skyldighet att följa upp och ge anvisningar, metoderna för urval av projekt och reglerna för kontroll och revision.

47-48. Med få undantag har Erasmusavtalen, som står för den största delen av rörligheten inom Sokrates, undertecknats i tid före läsårets inledning. Inom Ungdom för Europa har avtal för decentraliserade åtgärder ibland undertecknats efter avtalstidens början på grund av den tid som krävts för att fördela anslagen mellan de deltagande länderna i samråd med programkommittén, godkänna de nationella kontorens arbetsprogram och slutföra driftavtalen för kontoren. För fortsättningsprogrammen prioriterar kommissionen högt att avtalen med de nationella kontoren sluts i tid. Det har i vissa fall varit en negativ faktor för stödmottagarna att avtalen mellan kommissionen och de nationella kontoren har slutits så sent, men effekterna av detta har ändå begränsats av att de nationella kontoren har har haft möjlighet att förskottera (till exempel av nationella medel).

49. Hittills har följande åtgärder vidtagits: vid förseningar med rapporterna har kontoren systematiskt påmints om det, handlingsplanen för att avverka ärendena från perioden 1995-1998 går framåt och kommer att avslutas under 2002, och en särskild handlingsplan för år 1999 är på väg att sättas i verket - avtalen för ett visst år kan ju inte avslutas förrän ett och ett halvt till två år senare.

50. Kommissionen anser ändå att det i detta fall inte har varit fråga om någon överfinansiering av de nationella kontoren.

51. Dessa program har inte varit lika användarvänliga som senare program, och de har mötts med en viss skepsis, som ofta med distribuerade program (de har till exempel lidit av bristande kompatibilitet med det inhemska systemet när det nationella kontoret tillhört ett ministerium). Idag används de ändå i alla nationella kontor i trettio deltagande länder, i väntan på att ett mer allomfattande datorstöd skall installeras (med möjlighet att föra in bidragsansökningar elektroniskt). Det kommer att underlätta en harmonisk utbyggnad av ett nätverk som omfattar de nationella kontoren och kommissionen.

SVAGHETER I SÄTTET ATT GENOMFÖRA ÅTGÄRDER OCH FÖRVALTA PROJEKT

53. Kommissionen har särskilt för program som avlöst Sokrates och Ungdom för Europa åtagit sig att minska de av revisionsrätten påpekade svagheterna i urvalsfasen före projekten, dels genom att bestämma utvärderingskriterier för projekten och förklara dem i handledningen, och dels genom att fastställa vilket ansvar medlemsstaterna skall ha i urvalsprocessen. I enlighet med bestämmelserna skall de nationella myndigheter bl.a. se till att de nationella kontoren tillämpar urvalsförfaranden och -bestämmelser på ett rättvist, öppet och enhetligt sätt. Kommissionen har utarbetat en handledning för varje decentraliserad åtgärd, som i detalj beskriver alla etapper som skall följas vid genomförandet av åtgärden samtidigt som en distinktion görs mellan kriterierna för vem som är stödberättigad och kvalitets- och prioriteringskriterierna.

54. Kommissionen vakar över att de nationella kontoren tillämpar de administrativa och ekonomiska förfaranden som krävs av åtgärderna i programmen och att de tillhandahåller erforderliga tjänster. Det är dock inte kommissionens uppgift att fastställa bindande regler för den internorganisation som de nationella kontoren inför.

55. Kommissionen anser att det blir onödigt tungrott både för stödmottagaren och det nationella kontoret om man genomgående kräver att verifikationer skall lämnas in, och att detta motverkar förenklingarna av förfarandena och hela proportionalitetsidén, med tanke på de mycket små bidrag som ofta beviljas inom dessa program (2000 euro per skola för ett Comenius-projekt). Kommissionen har för framtiden försökt att förenkla förfarandena, t.ex. genom att införa ett schablonbelopp för det nya Ungdomsprogrammet. Kommissionen har också utarbetat standardavtal som reglerar förbindelserna mellan det nationella kontoret och de slutliga stödmottagarna med en bestämmelse om att kontroller på plats kan göras både av de nationella kontoren och av kommissionen och vidare omfattar de av de nationella kontoren utarbetade arbetsprogrammen hädanefter en revisionsplan.

56. Flera nationella myndigheter har i samarbete med de nationella kontoren gjort sådana utvärderingar. För att förbereda interimsutvärderingen av Sokrates II skall kommissionen, i samarbete med Sokrateskommittén och de