Lägesrapport för reformen - Februari 2001

(framlagd av kommissionen)

LÄGESRAPPORT FÖR REFORMEN- FEBRUARI 2001

Inledning

Den 1 mars 2000 antog Europeiska kommissionen vitboken "Reformen av kommissionen". I den skisserades nya arbetsrutiner som skulle införas för att göra kommissionen mera oberoende, ansvarskännande, effektiv, och dess verksamhet vägledas av strikta normer och medge insyn. Programmet för att uppnå dessa mål innehåller en detaljerad handlingsplan med 98 olika åtgärder och en tidsplan som sträcker sig till 2002.

I denna rapport ges en översikt över de framsteg som kommissionen efter ett år har gjort när det gäller att utveckla och införa åtgärder för att genomföra vitboken. Rapporten beskriver det tillvägagångssätt som använts i vart och ett av de viktigaste reformområdena som anges i vitboken samt det arbete med reformen av förvaltningen av gemenskapens program som betraktas som en del av kommissionens reformförslag. Dessutom värderas framstegen i sin helhet och den förmodade utvecklingen under de kommande åren.

Bakgrund

I Romfördraget definieras kommissionens roll i den då nyligen skapade Europeiska gemenskapen. Sedan dess har mycket förändrats. Antalet medlemsstater har ökat till femton och under tidens gång har rådet och Europaparlamentet ålagt kommissionen många ledarfunktioner utöver dess ursprungliga ansvarsområden. Vissa av dessa ledarfunktioner har emellertid haft en tendens till att minska kommissionens grundläggande roll såsom den beskrivs i fördraget.

För att hantera den nuvarande situationen och förbereda kommissionen för en utvidgning antog Europeiska kommissionen den vitbok om reformen som föreslogs av vice ordförande Niel Kinnock och fattade ett strategiskt beslut att mer inrikta kommissionens arbete på dess politiska huvudmål. Den särskilda arbetsgruppen med kommissionärer ("Peer Group") gjorde en övergripande utvärdering av verksamhet och resurser i syfte att utjämna dem. Detta arbete slutfördes i juli 2000.

Framstegen i denna reform har varit goda tack vare de åtgärder som kommissionen vidtog tidigt under sitt mandat, nämligen en uppförandekodex för kommissionsledamöter (september 1999), en uppförandekodex för relationerna mellan kommissionsledamöterna och tjänsteenheterna (september 1999) och kommissionsledamöternas intresseförklaringar (augusti 1999).

Med tanke på det nära sambandet mellan pågående reform och ledning har de båda grupperna ett mycket nära samarbete för att säkerställa samstämmigheten i de två uppgifterna.

I motsats till tidigare när enskilda aspekter av kommissionens verksamhet skulle reformeras lades det i vitboken för första gången fram ett integrerat reformpaket som föreslog inbördes förbundna åtgärder inom flera kommissionsledamöters ansvarsområden och med det övergripande målet att fundamentalt ändra förvaltningskulturen.

Det står klart att kommissionen behöver optimala strukturer och system för att utnyttja sina resurser. I vitboken Reformen av kommissionen ingår därför ett program för en genomgripande översyn av arbetsmetoder, programplanering samt personalförvaltning och ekonomisk förvaltning och tillsammans med detta en reform av den ekonomiska förvaltningen som skulle göra det möjligt för kommissionen att se till att de mest strikta normerna för effektivitet följs i hanteringen av allmänna medel.

Målet med reformen är till stor del inriktat på att förstärka fem centrala principer, nämligen oberoende, ansvar, effektivitet, ansvarsskyldighet och öppenhet. Alla dessa principer bör utgöra grunden för en serviceinriktad organisation som satsar på resultat snarare än inflöden.

Handlingsplanen, som utgör en del av vitboken, består av 98 enskilda åtgärder som utgör ett integrerat paket som är indelat i kapitel som vart och ett behandlar en aspekt av reformen. De föreslagna åtgärderna kompletterar givetvis varandra eftersom fastställandet av prioriteringar och effektivt utnyttjande av resurserna måste följas av en reform av utvecklingen av personalresurserna, icke minst för att underlätta en bättre ekonomisk förvaltning, kontroll och intern revision.

En åtgärds karaktär bestämmer hur lång tid som behövs för att förbereda och genomföra den, och alla åtgärder kommer inte att ge omedelbara resultat, t.ex. har ekonomiska kretslopp omformats och är nu operationella, medan åtgärder i samband med verksamhetsbaserad förvaltning genomförs på försöksbasis fram till 2002.

3. Reformprocessen

Ända från reformens början inledde kommissionen en process som skulle se till att tjänsteenheterna blev direkt involverade i utvecklingen av idéer och metoder, och att det fördes ett brett samråd på alla nivåer [1]. Redan under framtagningen av vitboken fördes samråd både via direkta möten med personalen och via elektronisk kommunikation. Detta förfarande användes också för att formulera olika meddelanden om personalresurserna där dokumentförslagen lagts ut på intranätet och personalen uppmanats att ge sina kommentarer. Diskussioner fördes också i möten i ministerrådet (allmänna frågor) under det portugisiska ordförandeskapet vilka ledde till en stödresolution. Vidare har kontakterna och diskussionerna med parlamentet varit talrika. Van Hulten-resolutionen från januari 2000 gav det första tecknet på vitbokens riktning. De fyra substansiella parlamentsrapporterna som kom senare på året förklarade mer i detalj parlamentets stöd och frågor när det gäller reformprocessen.

[1] Se bilaga 1

Det inrättades en grupp bestående av kommissionsledamöter med ansvar för reformen som skulle ge råd och impulser till reformens politiska huvudmål samt kommentera lagförslag innan de skickades vidare till kommissionen för godkännande.

Grupper för planering och samordning inrättades för ekonomihanteringsprocessen, intern revision, personalpolitik, utläggning av verksamheten, aktivitetsbaserad förvaltning och skydd av ekonomiska intressen. Varje grupp leddes av en generaldirektör och var sammansatt av personal i ledande ställning och reformens "slutanvändare". De grupper som fortfarande är verksamma fortsätter att lämna värdefulla bidrag till reformens genomförandefas.

Gruppen för ekonomihanteringsprocessen har lämnat rekommendationer till den finansiella organisationen och andra förslag har lagts fram av GD Budget, närmare bestämt en omarbetning av budgetförordningen, regler för utanordnare och normer för intern kontroll. Denna grupp håller nu på med utfrågningar av generaldirektörerna som var och en lägger fram sin tjänsteenhets planer för att förbättra ekonomihanteringen och kontrollsystemen. Gruppen för utläggning av verksamheten har kommit fram till tre lämpliga former för kommissionen att lägga ut oprioriterade uppgifter, och har utarbetat ett meddelande till kommissionen om att lägga ut förvaltningen av gemenskapens program. Gruppen för internrevisionstjänsten har till stor del bidragit till utarbetandet av stora avsnitt i vitboken och slutförde sitt arbete den 22 februari 2000. Gruppen för verksamhetsbaserad förvaltning, "Activity Based Management" (ABM), ser över hela den process som skall leda fram till att det utvecklas och införs en process för att genomföra denna nya metod för att fastställa prioriteringar, operativ planering och resursfördelning. En annan grupp håller för närvarande på att se över genomförandet av reformåtgärderna när det gäller skydd av gemenskapens ekonomiska intressen.

Under genomförandefasen har de utpekade tjänsteenheterna tagit ansvar för genomförandet av åtgärderna, medan enskilda generaldirektorat håller på med att tillämpa reformåtgärderna i praktiken.

Utöver denna breda interna samrådsprocess har kommissionen, när den ansett det nödvändigt, sökt råd från en lång rad externa fackkunniga och specialister.

I de fall där utarbetandet av dokument har varit en viktig del av verksamheten har kommissionen i allmänhet följt den väg som framgår av nedanstående schema:

Vitbok

Arbetsdokument (Issue Notes)

Utarbetande av förslag till samrådsdokument

Samråd mellan tjänsteenheter

Antagande av meddelanden (för samråd eller slutliga) och förslag

Kommissionens lagförslag (reformpaket)

När det gäller personalpolitik är gången följande:

Samråd med personal och personalföreträdare

( (

(när det inte krävs ändring av tjänsteföreskrifterna)

Kommissionens antagande av tillämpningsföreskrifter

(beslut, riktlinjer)

Genomförande under 2001 // (när det krävs en ändring av tjänsteföreskrifterna)

Kommissionens antagande av ett samlat ändringspaket för tjänsteföreskrifterna

(mitten av 2001)

Samråd inom interinstitutionella kommittén

för tjänsteföreskrifterna

Kommissionens antagande av ändrat samlat ändringspaket för tjänsteföreskrifterna

(slutet av 2001)

Föreläggande för parlamentet och rådet

Rådets antagande

Genomförande från 2002

4. Reformområden

4.1. En serviceinriktad organisation

4.1.1. De viktigaste aspekterna inom detta reformområde

Huvudmålet är att förbättra förbindelserna mellan samtliga europeiska institutioner och medborgare genom att förbättra servicenivån och i större utsträckning använda informations- och kommunikationsteknologi och nätverk (e-kommissionen).

4.1.2. Utvecklingen till dags dato

Sedan vitboken antogs har det med utgångspunkt i en rad initiativ som den förra kommissionen lanserade, antagits flera texter om självreglering. Det har fattats beslut om öppenhet och utformats projekt för att få till stånd en sammanhängande metod inom alla tjänsteenheter så att de kan använda informations- och kommunikationstekniska verktyg fullt ut.

Kommissionen har också antagit ett förslag till ett interinstitutionellt avtal om att bilda en "rådgivande grupp för normer i det offentliga livet". Behovet av större öppenhet och insyn har också erkänts fullt ut genom kommissionens antagande av ett förslag till förordning om tillgång för allmänheten till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar. Denna förordning skall antas av rådet och parlamentet i enlighet med medbeslutandeförfarandet senare under 2001.

På en annan - mera ambitiös - nivå inleddes åtgärder för att säkra en högre profil och större användarvänlighet för kommissionens webbsida EUROPA, för att undersöka möjligheten att använda Internet för interaktiva politiska dialoger och för att främja elektronisk offentlig upphandling och transaktioner via dator.

4.1.3. De viktigaste resultaten sedan 1 mars 2000

*Kommissionen har antagit regler för god förvaltningssed för Europeiska kommissionens anställda gentemot allmänheten (juli 2000).

*Kommissionen och parlamentet har kommit överens om ett nytt ramavtal om reglerna och förfarandena för samarbete med Europaparlamentet (juli 2000).

*Det har utformats en strategi för en e-kommission enligt tre huvudlinjer (intern administration, medborgare och företag, externa partner). Detta arbete kommer att leda till en reform av kommissionens politik för informations- och kommunikationsteknik.

*Det har gjorts kraftiga ansträngningar för att få tjänsteenheterna att följa den nya 60-dagarsfristen för betalning av kommissionens fakturor.

*Kundpanelen har stöttat arbetet vid GD Personal och administration genom att föra fram förslag till förbättring av servicenivån och har till dags dato hållit fyra möten.

4.2. Prioritering och effektiv resursanvändning

4.2.1. De viktigaste aspekterna inom detta reformområde

Den första utmaningen på detta område består av att utforma ett enhetligt tillvägagångssätt genom verksamhetsbaserad förvaltning för att föra samman och integrera en rad verksamhetsområden som tidigare inte varit systematiskt samordnade (fastställande av målsättningar, planering och programplanering av verksamhet, utarbetande av budgeten och fördelning av resurser). Detta skulle förbereda kommande arbete med verksamhetsbaserad förvaltning och begränsa ändringarna vid fördelningen av resurser. Den andra utmaningen var att öka effektiviteten och förbättra genomförandet genom översyn och förbättring av arbetsmetoderna, inklusive utveckling av en mekanism för ständig översyn och anpassning.

4.2.2. Utvecklingen till dags dato

De ansvariga enheternas utformning av de olika delar som krävs för att upprätta verksamhetsbaserad förvaltning diskuterades och testades i en gemensam arbetsgrupp för enheter och kanslier innan ett officiellt samråd inleddes. Upprättandet av en lämplig struktur försenades något, men det gjordes betydande framsteg under andra delen av år 2000.

Den särskilda arbetsgruppen med kommissionärer under ledning av kommissionens ordförande utförde en analys av generaldirektoratens arbete i syfte att skapa jämvikt mellan uppgifterna och de resurser som krävs för att utföra dem. I slutsatserna i sin rapport angav arbetsgruppen bland annat att det krävs ytterligare tjänster och utbildning vid enheterna (för att genomföra åtgärder som rör reformen) och man angav också hur stor budget som behövs. Till följd av detta antog kollegiet i juli en ändringsskrivelse till det preliminära budgetförslaget för 2001, där man föreslog intern omplacering av personal, förtidspensionering för omkring 600 anställda under 2001 och 2002 samt begärde ytterligare resurser. Utkastet till förslag till ordning för förtidspensionering i samband med den särskilda arbetsgruppens arbete diskuterades med personalrepresentanter innan det antogs av kommissionen. De budgetmässiga aspekterna av den särskilda arbetsgruppens förslag godkändes därefter av rådet och infördes i budgeten för 2001.

När det gäller verksamhetsbaserad förvaltning kan kommissionen, i syfte att göra anpassningar och hantera nya problem, besluta om omfördelning av resurser, vilket skulle innebära omplacering av personer och inte bara av tjänster. Det fanns följaktligen ett behov av att upprätta kompletterande åtgärder i form av "riktlinjer för omplacering". Kommissionen diskuterade dessa med personalrepresentanterna innan ett meddelande utfärdades i november.

4.2.3. De viktigaste resultaten sedan mars 2000

Nyckelåtgärderna för den verksamhetsbaserade förvaltningen är nu långt framskridna: det har inrättats en funktion för strategisk planering och programplanering vid kommissionens generalsekretariat. Det har inrättats en enhet som, med bidrag från ett nätverk kontaktpersoner för strategisk planering och programplanering som representerar varje generaldirektorat, har utvecklat cykeln för strategisk planering och programplanering. Den första cykeln - som omfattar år 2002 - är till stor del ett försöksprojekt, eftersom inte alla metoder är fastställda ännu. Detta projekt inleddes i december 2000 med en diskussion om politisk inriktning som ledde till att kommissionen fastställde sex prioriterade områden för 2002. Det kommer att bekräftas genom ett beslut om årlig politisk strategi som kommissionen kommer att fatta i februari 2001. Detta kommer att ligga till grund för utarbetandet av det preliminära budgetförslaget och kommissionens arbetsprogram.

För utvecklingen av verksamhetsbaserad förvaltning används ett IT-hjälpmedel som kallas integrerat resursförvaltningssystem och som för samman åtskilliga andra informationshjälpmedel och erbjuder en omfattande uppsättning funktioner för övervakning, rapportering och datainhämtande. Åtta generaldirektorat har använt försökssystem med det integrerade resursförvaltningssystemet, som kommer att vara fullt utbyggt år 2002. Det lyckade införandet av verksamhetsbaserad förvaltning har lett till att kollegiet antagit ett meddelande om förbättring av systemet för utvärdering vid de olika generaldirektoraten och på kommissionsnivå. Utvärdering av principer och verksamhetsområden spelar en viktig roll för den årliga politiska strategin och för den strategiska planeringen och programplaneringen.

Det har antagits en första mellanliggande åtgärdsplan omfattande tolv åtgärder för förenkling av rutiner och arbetsmetoder, som förbereder antagande av den första bestämmelsen om förenkling av kommissionens förfarande för beslutsfattande. Som ett led i utvecklingen av förvaltningsinstrument har det antagits riktlinjer för avfattande av arbetsbeskrivning för varje tjänsteman och ett IT-hjälpmedel har utvecklats (baserat på det integrerade resursförvaltningssystemet). Resultatet av det försök med "uppgiftstilldelning" som inleddes förra året kommer att integreras i riktlinjerna för det nya systemet för personalutvärdering, så att fastställandet och bedömningen av enskilda mål underlättas.

4.3. Utläggning

4.3.1. De viktigaste aspekterna inom detta reformområde

Utvecklingen av en politik för utläggning startade med behovet att minska det alltför stora behovet av byråerna för tekniskt stöd och detta mål stöds av parlamentet. Kommissionen har fastställt under vilka omständigheter utläggning kan rekommenderas, gränserna för detta och vilka typer av utläggning som är möjliga. Kommissionen överväger följande tre former av delegering av all verksamhet eller delar av verksamheten:

a) Utläggning genom upprättande av (exekutiva) agenturer.

b) Decentralisering till nätverk där vissa ansvarsområden överlämnas till offentliga nationella organ i medlemsstaterna.

c) Ingående av avtal med privata sektorn om utförande av viss icke-kärnverksamhet (entreprenad).

4.3.2. Utvecklingen från och med mars 2000

Ett meddelande om förvaltningen av gemenskapsprogram godkändes av kollegiet i december 2000. Till detta meddelande hörde en ramförordning för en ny typ av exekutiv agentur. Detta dokument kommer inom kort att diskuteras med parlamentet och rådet.

Kommissionen undersöker andra former av utläggning och är i färd med att utveckla en grundläggande gemensam ram för olika typer av agenturer som troligen kommer att behövas i framtiden. Till följd av slutsatserna från den särskilda arbetsgruppen, och inom ramen för utläggningen, är olika generaldirektorat i färd med att utarbeta två studier. I den första kommer kostnadseffektiviteten av utläggning av icke-kärnverksamhet att beräknas och i den andra kommer det att fastställas vilken form av utläggning som med hänsyn till den första studien är mest lämpad. Båda dessa studier övervakas noggrant.

Frågan om fastställande av vilka kärnuppgifter som bör utföras av kommissionens avdelningar kommer att diskuteras i mars och kollegiet kommer att fastställa en politik kort därefter.

4.4. Personalpolitik

4.4.1. De viktigaste aspekterna inom detta reformområde

Det viktigaste målet för detta viktiga reformområde är modernisering av personalpolitiken från rekrytering till pensionering, i syfte att hantera den situation den europeiska förvaltningen ställs inför på ett sätt som är förmånligt för medborgare och personal. Många av dessa reformer har genomförts eller kommer att genomföras under 2000 och 2001 på grundval av de befintliga bestämmelserna, men vissa av de föreslagna ändringarna kan innebära att tjänsteföreskrifterna måste ändras.

4.4.2. Utvecklingen från och med mars 2000

Reformen av personalpolitiken är, och måste vara, tidskrävande (se Reformprocess ovan) och innebär omfattande samråd med personalen och deras representanter. För EU-institutionerna kompliceras detta av det faktum att det krävs att rådet genomför ändringar av tjänstemännens anställningsvillkor i tjänsteföreskrifterna. Dessa formella ändringar påverkar dessutom alla EU-institutioner och kommer att innebära att det krävs samråd mellan institutionerna. Till följd av detta kommer, trots att betydande ändringar genomförs på kort sikt, en del av den intensiva reformverksamheten avseende personalpolitiken inte att kunna förverkligas före 2002. Det har dock redan gjorts betydande framsteg på ett antal områden.

Generaldirektoratet för personal och administration har genomfört detta viktiga förberedelsearbete i form av intern distribution av arbetsdokument, informella diskussioner med personalrepresentanter och samråd med programplanerings- och samrådsgruppen för personalpolitik samt med andra avdelningar. Detta har lett till att det har presenterats formella samrådsdokument som, förutom viss särskild verksamhet och särskilda meddelanden, har samlats i tre grupper: de båda första presenterades för kollegiet i oktober och november; den tredje läggs fram i februari. Denna utveckling sammanfattas nedan.

4.4.3. Ledning och organisation

*Det har upprättats ett meddelande om högre chefer, där det föreslås ändringar av urvalsförfaranden, utnämningar och rörlighet för högre chefer (A1 och A2) samt regelbundna utvärderingar av arbetsinsatsen. Där föreslås också reformer av den roll Rådgivande kommittén för utnämningar spelar (december 2000).

*Försöket med arbetsbeskrivningar har inletts. Utvärderingen av detta försöksskede kommer att avslutas inom kort (april 2001), och därefter kommer det att upprättas slutgiltiga riktlinjer för arbetsbeskrivningar och fastställas mål för all personal (juli 2001).

*Ett motsvarande meddelande om chefer på mellannivå kommer att godkännas av kommissionen inom kort (februari 2001).

*Beslut om administrativ öppenhet och förenkling håller på att utarbetas av olika avdelningar.

4.4.4. Karriärstruktur

*Det har antagits ett meddelande om tillfällig personal, där det föreslås ändringar av tjänsteföreskrifterna för att möjliggöra anställning av extra personal på tre år i stället för endast ett år (oktober 2000). Personalens representanter har konsulterats. Kommissionen kommer inom kort att anta ytterligare ett meddelande med de mer omfattande aspekterna av tillfällig personal (februari 2001).

*Rådet har godkänt kommissionens förslag om förlängning med två år av avtalet från 1991 (som hade en giltighetstid på 10 år) om beräkning av årliga ökningar av löner och pensioner för tjänstemän. Detta kommer att innebära att det finns tillräckligt med tid för att utarbeta heltäckande förslag om ändring av tjänsteföreskrifterna - inklusive föreskrifterna om löner och pensioner. (December 2000).

*Kommissionen kommer inom kort att ha en vägledande diskussion om löner och pensioner och en mer linjär karriärstruktur (februari 2001) samt lägga fast en grund för samråd. (Mars/april 2001).

*Kommissionen kommer inom kort att anta ett meddelande om ett system med flexibel pensionsålder (mars 2001).

4.4.5. Ansvarsskyldighet

*Kollegiet har godkänt ett meddelande om disciplinära förfaranden, vilket syftar till att reformera administrativa och rättsliga förfaranden för att öka de disciplinära beslutens effektivitet och samstämmighet (november 2000). Det pågår diskussioner med personalrepresentanterna.

*Dessutom har man godkänt ett meddelande om uppgiftslämnande (Whistleblowing), där det läggs fram förslag till rättsliga bestämmelser för att fastställa formella rutiner för de fall då det föreligger misstanke om allvarliga förseelser (november 2000). Diskussioner med personalrepresentanter kommer att inledas inom kort.

4.4.6. Karriärutveckling

*Det inrättades en ny central funktion för karriärvägledning inom generaldirektoratet för personal och administration några månader före den planerade tidpunkten (september 2000).

*Kommissionen har godkänt meddelanden om lika möjligheter och om förbättrade utsikter för personer med funktionshinder, i vilka det föreslås insatser för att kraftigt minska de hinder för arbets- och karriärutveckling som är betingade av kön, funktionshinder, härkomst, ålder eller sexuell läggning (november 2000).

*Det kommer inom kort också att godkännas ett större åtgärdspaket för personalutveckling som omfattar följande delar: rekryteringsprinciper, personalutvärdering, rörlighet under karriären, bibehållande av normer för yrkesutövande och utbildningspolitik (februari 2001).

4.4.7. Social miljö

*Kommissionen har godkänt samrådsförslag avseende ledighet av familjeskäl och flexibla arbetsformer, varvid det föreslås ändringar av tjänsteföreskrifterna så att de överensstämmer med medlemsstaternas lagstiftning (oktober 2000).

*Dessutom kommer inom kort ett meddelande om socialpolitik att godkännas, med förslag på att i framtiden låta personalrepresentanterna delta i personalpolitikens utveckling (februari 2001).

4.5. Ekonomisk förvaltning, kontroll och intern revision [2]

[2] I bilaga 2 ges en överblick över kommissionens nya strukturer för förvaltning, kontroll och revision.

4.5.1. De viktigaste aspekterna inom detta reformområde

Reformen inom detta område fungerar på tre nivåer som kompletterar varandra:

(1) Förnyelse av lagstiftningen - vilket innebär grundläggande ändringar av budgetförordningen, stadgan om utanordnarnas ansvar, normer för intern kontroll, årliga verksamhetsrapporter och generaldirektörernas revisionsförklaringar.

(2) Översyn av strukturen på kommissionens system för ekonomisk förvaltning, kontroll och intern revision, med avveckling av de centrala förhandskontrollerna, decentralisering till generaldirektoraten av ansvaret för kontroller på plats, reform av ekonomihanteringen, inrättande av en central ekonomienhet, central internrevisionstjänst, intern revisionskapacitet inom generaldirektoraten samt en kommitté för revisionsuppföljning.

(3) Förbättring av kommissionsavdelningarnas förmåga att bedriva ekonomisk förvaltning och revision (dvs. personalökningar (med totalt 200 tjänster), utbildning, handledningar, användarstöd och informationssystem).

4.5.2. Utvecklingen till dags dato

Som en förutsättning för skapandet av en ny förvaltningskultur var det nödvändigt att fastställa den infrastruktur som krävdes, både i form av lagstiftning och i form av nya strukturer. I det sammanhanget lade kommissionen fram förslag om snabb ändring av budgetförordningen för avskiljande av intern revision från ekonomistyrningen (i maj 2000) och allmän omarbetning av budgetförordningen (i juli 2000). Kommissionen antog i oktober 2000 dels stadgar för internrevisionstjänsten och kommittén för revisionsuppföljning och dels ett meddelande om villkoren för skapande av kapacitet till internrevision inom kommissionens alla avdelningar. Kommissionen antog i december 2000 stadgan om utanordnarnas ansvar och normer för intern kontroll.

4.5.3. Utvecklingen sedan den 1 mars 2000

*Kommissionens ledning och personal har åtagit sig att motsvara de höga normer som fastställs i vitboken. Därför anmodades generaldirektoraten att göra en bedömning av den egna förmågan till intern kontroll (80 % av kommissionens högre ledning deltog), göra ändringar av den ekonomiska hanteringen och upprätta åtgärdsplaner för att öka sin lednings- och kontrollkapacitet. Samtliga chefer på hög nivå och mellannivå med utgiftsansvar genomgick utbildning om utgifters livscykel. Detta förfarande håller på att avslutas och har inneburit en väsentlig ökning av ledningens medvetenhet om ansvaret för både finansiell förvaltning och kontroll och det har haft positiva effekter för förvaltningskulturen.

*Den centrala finanstjänsten inom GD Budget inledde sin verksamhet under den andra hälften av år 2000. Den har därefter bland annat arbetat för att underlätta egen bedömning av internkontrollen inom alla generaldirektorat, upprättande av normer för intern kontroll och tillhandahållande av utbildning (t.ex. om intern kontroll och riskhantering).

*Kommissionen har - på mindre än ett år - lyckats upprätta ett nytt system för intern revision. Tjänsten för intern revision har inlett sin verksamhet och håller på med en översyn av i vilken utsträckning kommissionens avdelningar har genomfört reformåtgärder. Kommittén för revisionsuppföljning hade sitt första möte strax före jul och intern revisionskapacitet har upprättats i kommissionens alla avdelningar, även om de ännu inte inlett sin verksamhet.

4.6. Reform av förvaltningen av gemenskapsstöd till tredje land

4.6.1. De viktigaste aspekterna inom detta reformområde

Syftet med reformen av förvaltningen av gemenskapsstöd till tredje land är att åstadkomma en radikal ökning av den takt i vilket stödet ges och förbättring av dess kvalitet. Detta åstadkoms genom översyn av ett antal besläktade aspekter.

4.6.2. Utvecklingen till dags dato

Kommissionen antog den 16 maj ett meddelande om förvaltningen av gemenskapsstöd till tredje land. Till det meddelandet hörde en åtgärdsplan med 53 åtgärder. Reformen håller på att genomföras av en ständig avdelningsövergripande arbetsgrupp (Groupe Interservice Permanent - GIP). Det har även upprättats fyra undergrupper som arbetar med decentralisering av ledningsansvar till delegationer, avtal mellan avdelningar, personalpolitik och kommittéförfaranden.

4.6.3. Utvecklingen sedan den 1 mars 2000

Som en av de viktigaste åtgärderna för förbättring av programplaneringsdokumentens kvalitet inrättades i september 2000 den interna gruppen för kvalitetsstöd, med sekretariat inom GD Bistånd. Kommissionen beslutade den 29 november 2000 om upprättande av Byrån för samarbete EuropeAid. Byrån har bedrivit verksamhet sedan den 1 februari 2001. Byråns styrelse höll sitt första sammanträde den 1 februari 2001. Den 13 december 2000 godkändes ett avtal mellan avdelningar om ansvarsfördelning mellan GD Yttre förbindelser, GD Bistånd och Byrån för samarbete EuropeAid när det gäller förvaltning av projektcykeln. Slutligen har den budgetansvariga myndigheten beviljat kommissionen ytterligare medel i budgeten för 2001 för genomförandet av program för stöd till tredje land.

5. Förväntad utveckling under 2001

Till följd av de betydande framsteg som gjorts hittills kommer år 2001 att präglas av intensiv verksamhet för att genomföra och befästa reformen. En fullständig förteckning över alla åtgärder som skall vidtas under året skulle bli alltför omfattande, men följande urval ger en bild av utvecklingen under 2001.

Detta år kommer att bli av avgörande betydelse för reformen av personalpolitiken. Kommissionen kommer i februari och mars att anta viktiga meddelanden och bedriva omfattande samråd med personalrepresentanter. Samtliga reformer som inte innebär ändringar av tjänsteföreskrifterna, t.ex. utbildningspolitiken, kommer att genomföras. Kommissionen kommer dessutom att presentera ett heltäckande ändringspaket avseende tjänsteföreskrifterna till först interinstitutionella kommittén för tjänsteföreskrifterna och därefter, i slutet av året, till rådet och parlamentet. Det står klart att när det gäller denna ytterst viktiga del av reformerna utgör år 2001 ett arbetskrävande år.

Resurserna kommer att användas än mer effektivt genom avslutandet av det första systemet för strategisk planering och programplanering för kommissionens strategi för 2002. Detta kommer att innebära att kommissionen för första gången kan använda de resurser som behövs för förverkligandet av de prioriterade mål man fastställt och som kommer att ingå i det beslut om en årlig politisk strategi som skall fattas i februari. Som ett led i ansträngningarna att fullt ut utvärdera det arbete avdelningarna utför och de resurser som tilldelas kommer kommissionen att fortsätta förbättra de nödvändiga metoderna och slutföra uppgiftstilldelning och arbetsbeskrivning för all personal. I enlighet med målet om förbättringar rörande stöd till tredje land kommer kommissionen att överlåta ledningsansvar till en första grupp på 23 delegationer i partnerländerna.

Hittills är det framstegen inom reformen av den ekonomiska förvaltningen som har varit mest synliga. Under 2001 kommer ytterligare framsteg att ske genom offentliggörandet av en årlig verksamhetsrapport från vart och ett av kommissionens generaldirektorat om den ekonomiska reformens genomförande samt genom offentliggörande av den första årliga rapporten om internrevision från den nyligen inrättade interna revisionstjänsten, där en genomgång av reformens framåtskridande lämnas. Mot bakgrund av de betydande ändringar som sker inom denna sektor och de nya metoder som införs avser kommissionen att använda över tio tusen arbetstimmar för personalutbildning. För att öka förmågan att utföra betalningar på kort tid kommer det att införas ett datorsystem för hela kommissionen för registrering och övervakning av alla inkommande fakturor. Generaldirektoraten kommer att inleda ett stort projekt för införande av de nya normerna för intern kontroll och förbereda övergången från det centraliserade systemet med ekonomiskt godkännande på förhand.

För att ansvarsskyldighet och öppenhet skall kunna skapas är det en förhoppning att EU-institutionerna kan nå en överenskommelse om inrättandet av en rådgivande grupp för normer för det offentliga arbetet, med kommissionens förslag som utgångspunkt. Under 2001 bör dessutom en förordning om offentlig tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens dokument antas av Europaparlamentet och rådet.

6. Bedömning av de övergripande framstegen

Kommissionen anser att man kan vara tillfreds med de framsteg som gjorts sedan den 1 mars 2000 då vitboken "Reformen av kommissionen" antogs.

Det första genomförandeåret har inneburit en hel del utmaningar. Personal på alla nivåer har - utöver sin vanliga arbetsbelastning - tvingats utveckla och tillägna sig omfattande nya system, samtidigt som man ibland varit tvungen att leva i de "gamla" systemen. Förändringsprocessen har varit besvärlig, men värd sitt pris. Det har gjorts betydande framsteg avseende den ambitiösa åtgärdsplanen från den 1 mars 2000.

Ett av de främsta målen för reformen var att omstrukturera organisationen i syfte att göra det möjligt för kommissionen att fullfölja den roll man tilldelats av medlemsstaterna genom avtalen. Det första reformåret har i detta avseende varit synnerligen produktivt.

Kommissionens omfattande utvärdering av den nuvarande verksamheten har för det första givit en klar bild av kommissionens uppdrag och kärnverksamhet samt en rättvisande bild av de resurser som krävs. Till följd av detta expertgruppsförfarande upprättades en strategi för omfördelning av befintliga resurser och utläggning av viss verksamhet och den budgetansvariga myndigheten har tilldelat extra resurser. För det andra har de strukturer och system som införts för ekonomisk förvaltning, kontroll och internrevision nu förbättrats så att de håller högsta internationella standard för modern och effektiv förvaltning.

Efter ett år har de ansvariga kommissionsavdelningarna fullt ut tagit över planering och genomförande av reformen. De operativa enheterna har också börjat införliva de aspekter av reformen som direkt berör dem. På det ekonomiska området har det skett en påtaglig förändring av kulturen när det gäller hur gemenskapens budget förvaltas. Under detta år har det första experimentet skett med utveckling av en årlig politisk strategi för 2002, där hela organisationen har varit inblandad. Personalen är också engagerad i en heltäckande översyn av kommissionens strategi för personalpolitiken.

Detta innebär inte att kommissionen har kunnat genomföra alla planerade reformåtgärder utan förseningar eller ändringar. Det har blivit nödvändigt att ompröva vissa planerade datum, t.ex. avseende personalpolitiken där tidpunkter har ändrats för att göra processen mer enhetlig, dvs. att besläktad verksamhet av typen bedömning och befordran hålls samlad. För viss annan verksamhet hade svårigheterna underskattats och det krävdes en försöksomgång för att säkerställa bästa möjliga genomförande. Det nödvändiga samrådet med de slutgiltiga användarna tog ibland mer tid än vad som ursprungligen planerats, vilket ibland direkt påverkade anknuten verksamhet, exempelvis stadgan för utanordnare. Den allmänna tidsplanen har dock följts och ingen av dessa förseningar har orsakats av grundläggande problem avseende reformens inriktning.

I vitboken anges också att den ambitiösa tidsplanen inte skulle kunna följas om inte personalen på alla nivåer gav sitt helhjärtade stöd och alla EU-institutioner deltog. Det första reformåret har inneburit att viktiga mål har uppnåtts, vilket inte minst beror på det äkta engagemang kommissionens anställda visat för programmet och på stödet och samarbetet från övriga europeiska institutioner. Den yttersta fördelen med detta unika projekt kommer att bestå i återställande av allmänhetens förtroende för ett välorganiserat och professionellt offentligt organ som motsvarar högt ställda internationella krav.

>Hänvisning till>

>Hänvisning till>