Rapport

om årsredovisningen för för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt byråns svar

(2001/C 372/11)

INNEHÅLL

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till budgetkommittén för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden i enlighet med artikel 137.2 i rådets förordning (EG) nr 40/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 119.2 c i rådets förordning (EG) nr 40/94(2), har budgeten genomförts under byråns direktörs ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 138 i rådets förordning (EG) nr 40/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR BYRÅN FÖR HARMONISERING INOM DEN INRE MARKNADEN (ALICANTE) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Genomförandet av budgeten för budgetåret 2000 visas i tabell 1(4). Byrån höjde den ursprungliga budgeten med 23 % på grund av det ökade antalet registreringsansökningar under året. Ökningen av antalet ansökningar har en inverkan på lång sikt på utvecklingen av byråns personalresurser och materiella resurser (förfaranden för invändning mot och överklagande av byråns beslut kan inledas ett till två år efter ansökan om registrering av varumärke).

6. Av de anslag som fanns tillgängliga för budgetåret 2000 måste ett belopp på 51,4 miljoner euro dras tillbaka, det vill säga 33 % av anslagsbeloppet. I det förfallna beloppet ingår en reserv på 37,9 miljoner euro som förblivit outnyttjad.

7. Av de anslag som överförts från budgetåret 1999 till budgetåret 2000 förblev ett belopp på 5,0 miljoner euro outnyttjat, eller 22 % av totalbeloppet för de anslag som överförts mellan åren. Byrån bör se till att förbättra sina uppskattningar av vilka belopp som skall överföras till påföljande år så att de anslag som inte behövs kan dras tillbaka så tidigt som möjligt.

Årsredovisning och bokföring

8. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

9. Enligt de regler byrån tillämpar tas inventarier som ingår i tillgångarna inte upp i inventarieförteckningen förrän i samband med att de betalas. En följd av detta är att ett värde på 1,7 miljoner euro för inventarier på dataområdet som ännu inte betalats inte har tagits upp vare sig i balansräkningen eller omnämnts i en förklarande anmärkning.

Finansiella bestämmelser

10. Utbetalningar till medlemsstaterna för deras forskningsarbete saknar verifierande underlag vilket strider mot bestämmelserna i budgetförordningen.

Förvaltning

11. Sedan 1995 sköter kommissionen förvaltningen av löner vid byrån mot ett årligt bidrag på 500 euro per anställd. Detta tillvägagångssätt var motiverat med hänsyn till att byrån hade så få anställda under inledningsperioden. Mot bakgrund av ökningen av byråns personalstyrka (se tabell 4) bör man försäkra sig om att detta belopp fortfarande är motiverat.

12. I en tidigare rapport(5) har byrån uppmanats att inrätta en kostnadsredovisning för att kunna identifiera och analysera kostnaderna för sina olika verksamheter. Under 2000 har byrån infört en metod för att bättre kunna avgränsa kostnaderna för sina olika tjänster. Dessa ansträngningar bör fullföljas så att de avgifter byrån tillämpar kan fastställas på ett mer exakt sätt.

Utveckling av byråns personalstyrka och verksamhet

13. Byråns personal är anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna, dels fast anställda (FA), dels tillfälligt anställda (TA). Det antal tjänster som skall innehas av anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna beviljas av budgetmyndigheten varje år samtidigt som budgeten. I budgeten kan även anslag beviljas för rekrytering av extraanställda (EA), för vilka kontraktet är begränsat till högst ett år, samt lokalanställda (LA).

14. I tabell 4 sammanfattas utvecklingen av byråns personalstyrka samt personalens fördelning. Utöver en avtagande ökning av antalet anställda visar tabellen att andelen fast anställda ökar över tiden.

15. Personalbristen har delvis avhjälpts med vikarier för vilka utgifterna blev 30 gånger högre mellan 1996 och 2000 (utbetalningarna för vikarier har ökat till 0,9 miljoner euro 2000).

16. I genomsnitt byter mer än en fjärdedel av byråns personal typ av anställning varje år (övergång från extraanställd till tillfälligt anställd och från tillfälligt anställd till fast anställd) och denna utveckling förstärks alltmer. Bland de nyanställda (byrån har sedan den inrättades anställt sammanlagt 634 personer inom alla olika typer av anställning) är 65 % tillfälligt anställda och 35 % extraanställda eller i försumbar utsträckning lokalanställda. Till och med den 31 december 2000 hade bara en enda person anställts direkt som fast anställd sedan byrån inrättades.

17. Personalen anställs först som extraanställd personal (för de lägsta kategorierna har de mycket ofta först haft ett kontrakt som vikarie) och sedan blir de - efter interna förfaranden - tillfälligt anställda. Till sist blir de fast anställda efter interna uttagningsförfaranden med skriftliga och muntliga prov.

18. Den interna karaktären på denna personalförvaltning framgår av tabell 5 där förändringen av personalstyrkan analyseras och grupperas; tabellen visar att endast 12 % av rekryteringarna har skett efter urvalsförfaranden med externa sökande.

19. I genomsnitt har rekryteringskostnaderna uppgått till ungefär 1410 euro per nyanställd. En undersökning av ett urval av 30 anställda påvisade inga betydande problem med avseende på deras profil i förhållande till arbetsuppgifterna.

20. Antalet personer som slutar sin anställning ger en genomsnittlig årlig personalomsättning (fast anställda, tillfälligt anställda, extraanställda och lokalanställda) på 3 %, och denna omsättning beror i hälften av fallen på att anställningskontrakten löpt ut och i resterande fall på att kontrakten avbrutits, huvudsakligen på de anställdas begäran.

21. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid byrån fungerar (till exempel administration, bokföring, sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som bidrar direkt till förverkligandet av byråns mål.

22. Av personalen i kategori A skall i genomsnitt 66 % ses som anställda med operativa funktioner. För att fastställa om de anställda i övriga kategorier arbetar i operativ verksamhet eller inte, när de trots att de tillhör en viss kategori utför uppgifter som inte är enkla verkställande uppgifter eller stöduppgifter, gjordes ett urval av 31 anställda vilket visade att i samtliga kategorier kan 58 % av byråns anställda betraktas som anställda med operativa funktioner.

23. Utvecklingen av andelen anställda med operativa funktioner i förhållande till stödpersonal verkar normal, och går till och med i positiv riktning i det avseendet att den övervikt av stödpersonal som präglade byråns två första år sedan har minskat kraftigt; andelen anställda i kategori A med stödjande funktioner är för närvarande 32 %, det vill säga något lägre än genomsnittet för den undersökta perioden (34 %).

24. I tabell 6 redovisas utvecklingen av utgifterna för personal och administration. Lönekostnaderna har visserligen ökat avsevärt men inte lika snabbt som antalet anställda. Detta kan tillskrivas byråns anställningspolitik som, på grund av att personalen går från extranställda till fast anställda, innebär att de anställda påbörjar sin karriär senare och därmed också att lönesumman ökar långsammare.

25. Bland övriga personalkostnader har analysen särskilt omfattat utgifter för vidareutbildning och administration, framför allt på dataområdet. Utgifterna för vidareutbildning har ökat parallellt med personalstyrkan, eller med 23 % årligen per anställd. De administrativa utgifterna inklusive utgifter på dataområdet har också ökat betydligt, i genomsnitt med 54 % respektive 36 % årligen, men i klart mindre utsträckning än antalet anställda. Detta innebär att utgifterna per anställd ökat långsammare, eller till och med minskat, på grund av att de administrativa utgifterna innefattar de stora investeringar byrån gjorde inledningsvis.

26. För att få en uppfattning om förhållandet mellan byråns verksamhet och utvecklingen av personalstyrkan och kostnader i samband härmed har personalkostnaderna jämförts med byråns inkomster under ett år. Inkomsterna är beroende av både hur många ansökningar som inkommer till byrån och hur svåra dessa är att behandla, vilket återspeglas i skillnaderna mellan begärda avgifter. Denna jämförelse tyder på att byråns förvaltning är effektiv i det avseendet att användningen av personalresurser och personalkostnaderna ökar långsammare än byråns verksamhet. Denna iakttagelse bekräftas av det faktum att utgifterna för stödjande funktioner (avdelning I och II) ökar långsammare än driftsutgifterna (faktiska utgifter från årets anslag och anslag som överförts från tidigare år i avdelning III).

Slutsats

27. Byrån har sedan den inrättades i allmänhet inte kunnat anställa så många personer som den begärt under budgetförfarandet. Följande två faktorer skulle kunna förklara denna situation

- dels svårigheten att noggrant bedöma personalbehovet,

- dels eftersträvades försiktighet för den händelse antalet ansökningar skulle minska.

28. För rekrytering av sin personal tillämpar inte byrån modellen med allmänna uttagningsprov efter ett omfattande offentliggörande. Byråns tillvägagångssätt minimerar visserligen rekryteringskostnaderna och gör det möjligt att bedöma de anställda under en längre period och att hejda ökningen av lönekostnaderna, men det innebär följande nackdelar:

- Vid en undersökning av karriärutvecklingen inom byrån förefaller effekten av urvalsförfaranden vara liten.

- De metoder som använts för offentliggörande av tjänster och urval av anställda är otillräckliga, även om kvaliteten på de rekryteringar som gjorts inte verkar behöva ifrågasättas.

29. Mot bakgrund av den förväntade ökningen av verksamheten och personalstyrkan vore det möjligen önskvärt att byrån, för tjänster som gäller stödjande funktioner och för operativ verksamhet som kräver administrativa kvalifikationer, går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att kunna genomföra en så bred rekrytering som möjligt.

30. Även om situationen vad gäller personalens allmänna produktivitet är tillfredsställande bör byrån vara noga med att behålla kontrollen över situationen framför allt i fråga om lönekostnader. Ansträngningar bör även göras för att bättre kunna beräkna och förbättra effekten av utgifterna för vidareutbildning och administration i förhållande till varje enskild anställds produktivitet. Allmänt sett bör också byrån förbättra sitt system för förvaltning och information på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 11, 14.1.1994, s. 33.

(2) EGT L 11, 14.1.1994, s. 30.

(3) Som föreskrivs i artikel 137.1 i rådets förordning (EG) nr 40/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 28 februari 2001 och därefter överlämnats till byråns styrelse, Europaparlamentet, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 28 mars 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(4) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna har avrundats vilket kan ge sken av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(5) EGT C 373, 27.12.2000, punkt 6, se även EGT C 372, 22.12.1999, punkt 6 och EGT C 406, 28.12.1998, punkt 1.5.

TABELL 1-6

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser på grund av avrundningar.

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och den 31 december 1999

Anm.:De totala beloppen kan innehålla avvikelser på grund av avrundning.

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

FA: Fast anställda.

TA: Tillfälligt anställda.

EA: Extraanställda.

LA: Lokalt anställda.

Tabell 5

Analys av personalstyrkans förändring

>Plats för tabell>

Tabell 6

Utveckling av personalstyrkan och kostnader i samband härmed

>Plats för tabell>

Byråns svar

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

7. Harmoniseringsbyrån noterar revisionsrättens iakttagelse och vinnlägger sig om att ytterligare förbättra byråns budgetprognosmetod.

Årsredovisning och bokföring

9. Med anledning av revisionsrättens iakttagelse kommer harmoniseringsbyrån hädanefter att bifoga en kommentar till de årliga räkenskaperna med de begärda uppgifterna.

Finansiella bestämmelser

10. Till följd av revisionsrättens besök lade harmoniseringsbyrån fram ett förslag till de nationella byråerna om införandet av fakturaförteckning. Denna förteckning skall upprättas av harmoniseringsbyrån efter att byrån erhållit de forskningsrapporter som översänts till de nationella byråerna för godkännande och undertecknande och återsänts till harmoniseringsbyrån före betalningen gjorts.

Förvaltning

11. I mars 2001 framlade harmoniseringsbyrån till kommissionen frågan om det årliga bidraget på 500 euro per anställd för löneadministration. Kommissionen svarade harmoniseringsbyrån att frågan åter tagits upp till behandling.

12. Ekonomienheten har avslutat sitt arbete för budgetåret 2000. Eftersom kostnadsredovisningssystemet fortfarande är i en inledningsfas är siffrorna för detta budgetår enbart ungefärliga.

Rapporten för budgetåret 2000 innehåller följande information: utgifter och resultat av kostnadsredovisningen, fördelningen av antalet arbetsdagar per verksamhet och tjänst och kostnadsfördelningen per enhet och per produkt. En ytterligare rapport om personalomkostnaderna har även utarbetats.

Vissa ytterligare bearbetningar krävs ännu för att kunna genomföra detta system. Detta gäller bland annat införandet av vissa informationsflöden eller av redan tillgängliga statistiska uppgifter om förvaltningen av gemenskapsvarumärken i kostnadsredovisningssystemet eller uppgifter från produktivitetsspecifikationer.

Utveckling avseende harmoniseringsbyråns personalstyrka och verksamhet

16 och 17. Det bör påpekas att det förfarande som tillämpas och de villkor som gäller vid den vanliga typen av övergång från en anställningsform till en annan (inhyrd personal extra anställd personal tillfälligt anställd personal fast anställd personal) inte är desamma vid varje övergång och sker inte automatiskt. Genom de interna uttagningsförfarandena har det kunnat skapas en kärna av tjänstemän. Dessa har, som icke fast anställd personal, under loppet av genomsnittligen 18 månader fått tillfälle att visa prov på sin kompetens och förmåga och har framgångsrikt genomgått skriftliga och muntliga prov enligt principen om likabehandling, vilken gäller för all personal vid byrån. Vidare sker den initiala rekryteringen (inhyrd personal eller extra anställda i kategorierna C eller D och tillfälligt anställda för kategorierna A och B) genom att de sökande så långt det är möjligt och i största tänkbara utsträckning konkurrerar med varandra. För att tillsätta tjänster i kategorierna C och D hämtas uppgifter från databaser om spontant sökande från samtliga EU:s medlemsstater och från databaser som handhas av personaluthyrningsföretag.

Vad gäller den ovan beskrivna, gängse övergången från en anställningsform till en annan, kan det konstateras att harmoniseringsbyrån (vilket revisionsrätten även fastställer i punkt 19) kunnat spara in en avsevärd summa på rekryteringskostnader och löner och kunnat erbjuda personalen en provtid på cirka 24 månader innan de blivit fast anställda.

21, 22 och 23. Inledningsvis har det funnits skillnader mellan revisionsrättens och harmoniseringsbyråns sätt att tolka begreppen anställda med operativa funktioner och anställda med stödjande funktioner. (Revisionsrätten gör enbart denna åtskillnad i fråga om personal i kategori A, medan all personal i kategorierna B, C och D betraktas som stödpersonal. Harmoniseringsbyrån å sin sida indelar de anställda i operativ personal och stödpersonal beroende på huruvida de är direkt delaktiga eller inte i själva registreringen av gemenskapsvarumärken). Vid utvärderingen av det stickprov som utförts av revisionsrätten konstaterades att cirka 58 % av personalstyrkan utgörs av anställda i operativ verksamhet. Harmoniseringsbyråns bedömning är att om denna analys utvidgas till att omfatta hela personalen kommer den totala siffran att uppgå till 66 %.

25. Vad gäller frågan om vilken inverkan som vidareutbildningen har på produktiviteten beräknad per anställd, kan det konstateras att även om omkostnaderna för vidareutbildning per anställd stigit, ligger dessa fortfarande på en låg nivå (mindre än 1 % av utgifterna under avdelning 1 för 2001) och har koncentrerats till språkutbildning och datautbildning. Förhoppningen är att det ambitiösa vidareutbildningsprogram som inletts för de kommande åren (cirka 5 % av utgifterna i avdelning 1 för 2002) kommer att bidra till att i större utsträckning öka personalens produktivitet.

29 och 30. Revisionsrättens rekommendationer kommer vederbörligen att beaktas.