Europaparlamentets resolution

innehållande iakttagelser som åtföljer beslutet om ansvarsfrihet för verkställande direktören för Europeiska sjösäkerhetsbyrån med avseende på genomförandet av byråns budget för budgetåret 2003

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska sjösäkerhetsbyrån för budgetåret 2003 samt byråns svar [1],

med beaktande av rådets rekommendation av den 8 mars 2005 (6855/2005 – C6-0065/2005),

med beaktande av EG-fördraget, särskilt artikel 276 i detta,

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [2], särskilt artikel 185 i denna, samt av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1644/2003 av den 22 juli 2003 om ändring av förordning (EG) nr 1406/2002 om inrättande av en europeisk sjösäkerhetsbyrå [3], särskilt artikel 19 i denna,

med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [4], särskilt artikel 94 i denna,

med beaktande av artiklarna 70 och 71 och bilaga V i arbetsordningen,

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A6-0074/2005), och av följande skäl:

A. I sin ovannämnda särskilda rapport angav revisionsrätten att den uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 2003 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

B. Europaparlamentet utövar för första gången sin befogenhet, enligt artikel 185 i budgetförordningen, att bevilja ansvarsfrihet för direktören för byrån med avseende på genomförandet av byråns budget för budgetåret 2003.

C. Europaparlamentet är tillfredsställt med att dess behöriga utskott i samband med inledandet av denna nya förbindelse med byrån erhöll den information det begärt från myndigheten. Parlamentet ser fram mot att etablera ett nära samarbete mellan sina behöriga utskott och byrån.

1. Europaparlamentet noterar följande siffror vad gäller räkenskaperna för Europeiska sjösäkerhetsbyrån för budgetåret 2003:

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåret 2003

Anm.: Eventuella differenser i totalbeloppen beror på avrundning.

Källa: Uppgifter från byrån.

(1000 EUR) |

| 2003 |

Inkomster

Bidrag från gemenskapen | 2630 |

Övriga inkomster | 2 |

Inkomster totalt (a) | 2632 |

Utgifter

Personal – avdelning I i budgeten

Betalningar | 647 |

Överförda anslag | 66 |

Administration – avdelning II i budgeten

Betalningar | 238 |

Överförda anslag | 315 |

Drift – avdelning III i budgeten

Betalningar | 13 |

Överförda anslag | 155 |

Utgifter totalt (b) | 1434 |

Budgetårets saldo (a – b) | 1198 |

2. Europaparlamentet noterar revisionsrättens iakttagelser med avseende på byråns svårigheter att följa budgetförordningen (till exempel den bristande åtskillnaden mellan olika finansiella aktörers åligganden eller förseningar när det gäller att godkänna system för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter). Parlamentet noterar även revisionsrättens rön med avseende på bristerna i tillämpningen av bestämmelserna för hur ekonomiska rättigheter och ersättningar skall fastställas för rekryterad personal.

3. Europaparlamentet noterar byrån svar, vari anges de åtgärder som vidtagits för att efterkomma revisionsrättens iakttagelser.

4. Europaparlamentet anser att sådana brister till stor del beror på att byrån befann sig i inledningen av sin verksamhet och uppmanar byrån att i förekommande fall vidta ytterligare åtgärder för att rätta till saken, så att den till fullo kan efterkomma revisionsrättens iakttagelser.

5. Europaparlamentet beklagar att byrån inte har en jämställdhetsplan och förväntar sig att byrån inom kort skall ta fram en plan för att män och kvinnor skall ges lika möjligheter. Parlamentet förväntar sig att byrån inte enbart skall beakta jämställdhetsfrågor vid rekryteringen utan även arbeta proaktivt och på lång sikt för att främja jämställdhet mellan kvinnor och män.

6. Europaparlamentet noterar byråns initialsvårigheter och direktörens svårigheter att strikt tillämpa principen om integrering av ett jämställdhetsperspektiv vid rekrytering av personal. Parlamentet begär att byrån före slutet av 2005 utarbetar och genomför en positiv handlingsplan i likhet med den som tillämpas inom EU-institutionerna samt gör särskilda informations- och kommunikationsansträngningar för att uppmuntra kvinnor att söka tjänsterna vid byrån.

7. Europaparlamentet beklagar avsaknaden av en kommunikationsstrategi, men uttrycker sin förståelse eftersom byrån befann sig i inledningen av sin verksamhet.

8. Europaparlamentet förväntar sig att byrån skall lämna en fullständig rapport om gjorda framsteg i den årliga verksamhetsrapporten för budgetåret 2004.

Övergripande synpunkter riktade till kommissionen och organen

9. Europaparlamentet erinrar om sin ståndpunkt att det, samtidigt som det stöder kommissionens ansträngningar att fastställa ett begränsat antal modeller, åtminstone för framtida tillsynsmyndigheter, anser att de nuvarande och framtida myndigheternas organisation kräver en fördjupad diskussion på interinstitutionell nivå. Parlamentet betonar även att gemensamma riktlinjer tydligt bör anges i ett interinstitutionellt avtal innan kommissionen fastställer rambestämmelser för utnyttjandet av tillsynsmyndigheter. Detta bör ske innan man skapar harmoniserade ramar för organens struktur.

10. Europaparlamentet noterar kommissionens ståndpunkt [5] när det gäller att delegera ansvar för genomförandet av uppgifter till andra organ, inklusive myndigheter och byråer, än kommissionens centrala förvaltning. Parlamentet anser att detta inte svarar mot parlamentets uppmaning till en fördjupad diskussion på interinstitutionell nivå om de befintliga organens organisation. Parlamentet uppmanar därför kommissionen att lägga fram förtydliganden på denna punkt och om det framtida övergripande interinstitutionella avtalet med avseende på de nya lösningar som skall införas inom eller parallellt med budgetplanen [6].

11. Europaparlamentet uppmanar kommissionen att på medellång sikt, t.ex. vart tredje år, organisera och genomföra en jämförande analys av de utvärderingar som gjorts av enskilda organ för att

a) komma fram till slutsatser när det gäller överensstämmelsen mellan organens verksamhet och EU:s politik i allmänhet och om de synergier som finns eller kan utvecklas mellan organen och kommissionens avdelningar samt om hur överlappning dem emellan kan undvikas,

b) göra en bedömning av det europeiska mervärdet i stort av organens resultat på sina respektive verksamhetsområden och hur pass relevant, slagkraftig och effektiv en verksamhet som har organen som sin organisationsform är när det gäller att genomföra eller bidra till EU:s politik,

c) bedöma och stärka effekterna av organens åtgärder för att närma EU till medborgarna och göra unionen synligare och mer tillgänglig.

12. Europaparlamentet förväntar sig att en sådan övergripande analys skall vara klar i slutet av 2005 så att den omfattar treårsperioden från införandet av den nya budgetförordningen och den nya ram för systemet med organ som följer av den.

13. Europaparlamentet uppmanar organen att delta aktivt i en sådan process och att samarbeta med kommissionen genom att ge nödvändiga synpunkter i frågor som de anser vara av väsentlig betydelse för deras verksamhet, roll, ansvarsområde och behov, liksom i varje annan fråga som kan bidra till att förbättra förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet i dess helhet, i syfte att bidra till att en sådan process blir framgångsrik och att öka organens ansvarighet och öppenhet. Parlamentet uppmanar organen att framföra sådana synpunkter till dess behöriga utskott.

14. Europaparlamentet uppmanar kommissionen att parallellt med detta förfarande och senast i slutet av 2005 lägga fram förslag om ändring av grundrättsakter för befintliga organ, bland annat i syfte att optimera sitt förhållande till organen. Sådana förslag bör syfta till att

a) förbättra kommunikationen mellan kommissionen och organen,

b) inleda eller utvidga samarbete när det gäller att fastställa mål och vilka behov som behöver täckas, vilka resultat som skall uppnås och strategin för att uppnå dem samt fastställa normer för övervakning och utvärdering,

c) förbättra kompletterande åtgärder, organisera nödvändiga resurser på ett bättre sätt och fördela dem effektivt så att de ger resultat samt utforma en kommunikationsstrategi för att sprida dessa resultat.

15. Europaparlamentet betonar att kommissionen, innan beslut fattas om att föreslå att ett nytt organ skall inrättas, måste göra en noggrann utvärdering av behovet och mervärdet av organet, med hänsyn till de befintliga strukturerna, subsidiaritetsprincipen, budgetåtstramningar och förenklade förfaranden.

16. Europaparlamentet förväntar sig att kommissionen snarast lägger fram de riktlinjer för organens personalpolitik som parlamentet begärde att kommissionen skulle lägga fram innan budgetförfarandet 2005 var avslutat.

Övergripande synpunkter riktade till organen

17. Europaparlamentet förväntar sig att det av varje organ från och med nu skall förses med en sammanfattande rapport med uppgifter om de revisioner som utförts av internrevisorn, de rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits på grundval av dessa rekommendationer enligt artikel 72.5 i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002.

18. Europaparlamentet uppmanar organen att göra ytterligare ansträngningar för att korrekt tillämpa tjänsteföreskrifterna och de bestämmelser som gäller för övriga anställda i sin personal (rekryteringsförfaranden och relevanta beslut, personalakter, beräkning av lön och andra förmåner, befordringspolitiken, procentuell andel lediga tjänster, kvotering för att respektera jämställdhet mellan könen m.m.).

19. Europaparlamentet noterar att procentandelarna för manliga respektive kvinnliga anställda i organens personal visar att det i allmänhet finns en bristande balans mellan män och kvinnor. Parlamentet beklagar att män utgör omkring en tredjedel av personalen samtidigt som de är överrepresenterade på höga poster medan kvinnor är överrepresenterade på lägre nivåer. Parlamentet förväntar sig att organen skall vidta omedelbara och effektiva åtgärder för att rätta till denna situation.

20. Europaparlamentet uppmanar organen att se till att alla relevanta bestämmelser i Europaparlamentets och rådets direktiv 2002/73/EG av den 23 september 2002 om ändring av rådets direktiv 76/207/EEG om genomförandet av principen om likabehandling av kvinnor och män i fråga om tillgång till anställning, yrkesutbildning och befordran samt arbetsvillkor [7] ingår i deras respektive personalpolitik.

21. Europaparlamentet förväntar sig att organen, som svar på relevanta iakttagelser från revisionsrätten, till fullo skall efterleva budgetprinciperna som de anges i budgetförordningen, särskilt de som gäller budgetens enhet och riktighet. Parlamentet uppmanar de organ som ännu inte har gjort det att uppfylla de krav på redovisningen som anges i budgetförordningen och ytterligare stärka sina förfaranden för intern förvaltning och kontroll i syfte att öka ansvarigheten, insynen och det europeiska mervärdet.

22. Europaparlamentet uppmuntrar organen, särskilt de vilkas verksamhet eller mål har beröringspunkter med andra organ, att stärka sitt samarbete, för att på så sätt öppna möjligheter för att utveckla synergier. Parlamentet uppmanar dem att, där så är lämpligt, formalisera sitt samarbete genom särskilda överenskommelser (gemensamma uttalanden, gemensamma avsiktsförklaringar, beslut om gemensam planering och gemensamma åtgärder/program som kan komplettera varandra) för att undvika dubbelarbete, sörja för att resultatet för varje organ tydligt identifieras och att resultatet av gemensamma ansträngningar skall maximera mervärdet av och genomslagskraften i deras arbete. Parlamentet förväntar sig att det regelbundet kommer att hållas informerat i denna fråga.

23. Europaparlamentet uppmanar organen att ägna särskild uppmärksamhet åt förfaranden som rör tilldelning och förvaltning av kontrakt och uppmanar dem att vidta alla lämpliga åtgärder med avseende på deras administrativa struktur för att stärka sina förfaranden för internkontroll, kommunikation och ledning. Parlamentet anser att sådana åtgärder, där så är nödvändigt eller möjligt, kan inbegripa inrättandet av specialiserade enheter som har till uppgift att på grundval av riskanalyser bistå med råd om bästa sättet att utarbeta förfaranden för upphandling, se till att dessa förfaranden övervakas och, i förekommande fall, svara för uppföljning. Parlamentet uppmanar kommissionen och revisionsrätten att stärka sitt samarbete med organen i denna fråga.

24. Europaparlamentet noterar organens svårigheter att följa den kalender och de tidsfrister för rapporter som anges i budgetförordningen, vilket några direktörer, särskilt vid de "nyinrättade" organen, har hänvisat till. Mot bakgrund av den översyn av budgetförordningen som skall göras under 2005 uppmanar parlamentet organens direktörer att informera parlamentets budgetutskott och budgetkontrollutskott om de svårigheter som man hittills har stött på, så att detta kan beaktas i översynen. Parlamentet förväntar sig att direktörerna skall lägga fram konkreta förslag till alternativa arrangemang vad beträffar tidsfrister som kan passa deras verksamhetskrav samtidigt som de rapporteringskrav som föreskrivs för organen i budgetförordningen respekteras.

25. Europaparlamentet noterar det positiva svaret från organens direktörer på kravet från det parlamentsutskott som ansvarar för att förbereda ansvarsfriheten att ett kommunikationssystem med större precision skall inrättas, särskilt vad beträffar översändande till detta parlamentsutskott av handlingar som rör organens rapporteringsplikt. Parlamentet anser att det kommer att stärka dess samarbete med organen och förbättra den demokratiska kontrollen om denna kommunikation organiseras på ett bättre sätt.

26. Europaparlamentet uppmanar organens direktörer att hädanefter låta sina verksamhetsrapporter, som läggs fram tillsammans med ekonomiska och administrativa uppgifter, åtföljas av en revisionsförklaring om transaktionernas laglighet och korrekthet, liknande de förklaringar som undertecknas av kommissionens generaldirektörer.

27. Europaparlamentet uppmanar organen att utarbeta en heltäckande kommunikationsstrategi som behandlar behovet av att göra resultaten av deras arbete tillgängliga för allmänheten i en lämplig form, utöver presentationen av sådana resultat för institutionerna, medlemsstaternas behöriga myndigheter, specialister, samarbetspartner eller specifika stödmottagare. Med hänsyn till utarbetandet av en sådan strategi uppmanar parlamentet organen att intensifiera sitt samarbete och utbyta information om bästa metoder i syfte att uppnå detta mål. Parlamentet förväntar sig att dess behöriga utskott underrättas särskilt av organen om framstegen med att utforma en sådan strategi före nästa förfarande för beviljande av ansvarsfrihet så att organens verksamhet kan övervakas på ett lämpligt och effektivt sätt.

Övergripande synpunkter riktade till revisionsrätten och organen

28. Europaparlamentet välkomnar revisionsrättens initiativ att lägga till en tabell med kortfattad information om just det organets behörighet, styrelseformer, tillgängliga resurser och produkter/resultat i sina särskilda rapporter om organen. Parlamentet anser att detta gynnar klarhet och tydlighet om det arbete som bedrivs av dessa gemenskapsorgan samtidigt som det kan utgöra en användbar grundval för jämförelser, där så är lämpligt, i syfte att bidra till inrättandet av de harmoniserade ramar för organen som parlamentet har begärt.

29. Europaparlamentet uppmanar revisionsrätten och organen att stärka sitt samarbete för att förbättra förfaranden och tekniska verktyg för en sund förvaltning av alla budgetfrågor och ekonomiska frågor i syfte att inrätta en metod som redan från början bereder väg för ett positivt beslut i frågan om ansvarsfrihet för budgeten. Parlamentet förväntar sig att det regelbundet kommer att informeras om vilka framsteg som gjorts och om införandet av bästa metoder.

30. Europaparlamentet uppmanar revisionsrätten och organen att göra det så kallade kontradiktoriska förfarandet tydligare före revisionsrättens slutliga rapport så att eventuella motsägelser eller oklarheter som skulle kunna äventyra förfarandets trovärdighet kan undvikas. Parlamentet uppmanar i detta avseende revisionsrätten och kommissionen att föreslå en lämplig metod för att uppdatera uppgifter om de framsteg som gjorts och/eller de problem som konstaterats, från det att revisionsrättens förberedande rapport diskuteras för första gången till det att det fattas beslut om att bevilja eller inte bevilja ansvarsfrihet, för att ge en så exakt beskrivning av organens situation som möjligt.

[1] EUT C 324, 30.12.2004, s. 16.

[2] EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

[3] EUT L 245, 29.9.2003, s. 10.

[4] EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

[5] Enligt bilaga 1 till kommissionens meddelande till Europaparlamentet och rådet "Bygga en gemensam framtid. Politiska utmaningar och budgetmedel i ett utvidgat EU 2007–2013" (KOM(2004) 0101, s. 38).

[6] Se bilaga till kommissionens rapport om uppföljningen av beviljandet av ansvarsfrihet för 2002 års allmänna budget (KOM(2004) 0648, s. 108).

[7] EGT L 269, 5.10.2002, s. 15.

--------------------------------------------------