Rapport

om årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt fondens svar

(2001/C 372/07)

INNEHÅLLS

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75(1), ändrad genom artikel 1.4 i rådets förordning (EEG) nr 1947/93(2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 1.16 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93(3) om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1417/76(4) har budgeten genomförts under styrelsens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(5) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 1.52, 1.54 och 1.55 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1417/76. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda föhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV LEVNADS- OCH ARBETSVILLKOR (DUBLIN) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande

5. Budgeten för 2000 uppgick till 15 miljoner euro jämfört med 14,8 miljoner euro 1999, vilket innebär en ökning med 1,4 %. Av detta belopp har åtaganden på 14,4 miljoner euro gjorts, varav 3,6 miljoner euro överförts till budgetåret 2001 och 0,5 miljoner euro förfallit. Budgetgenomförandet för år 2000 visas i tabell 1.

6. Även under 2000 gjordes överföringar av anslag i stor omfattning. Den största överföringen avser avdelning III och var på 3,2 miljoner euro eller 89 % av de överförda anslagen totalt. I likhet med föregående år översteg de överförda anslagen under avdelning III budgetårets betalningar.

7. För några budgetrubriker (exempelvis 1400, restauranger och lunchrum, samt 2200, inköp av teknisk utrustning) överskrider de i slutet av året förfallna anslagen de överföringsbelopp som gjorts för dessa rubriker. Fonden bör försöka minska anslagen som förfaller och i synnerhet i fall såsom dessa.

8. Den fortsatt höga nivån av underutnyttjade av budgetårets anslag samt av överföringar vittnar om fondens bristfälliga uppföljning av sitt årliga program - en situation som förbättrats obetydligt jämfört med föregående år.

Årsredovisning och bokföring

9. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

Uppföljning av tidigare iakttagelser

System för budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

10. I årsrapport för fonden för 1999(6) påtalade revisionsrätten svagheten i systemen för budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper. Denna situation består under 2000: systemet för budgeträkenskaper SI2 har bara testats delvis.

11. De allmänna räkenskaperna har hela tiden förts med hjälp av ett kalkylprogram med de risker som detta innebär. Installationen av systemet för allmänna räkenskaper (Sage) har måst avbrytas på grund av att det inte varit möjligt att göra elektroniska betalningsöverföringar. Systemet som skulle ersätta detta var ännu inte i drift i april 2001.

12. Uppföljningen av genomförandet av fondens verksamhetsprogram samt uppföljningen av det finansiella genomförandet av projekten har försvårats under året på grund av att det inte varit möjligt att genom bokföringen få fram ekonomiska uppgifter per projekt.

Förskottskontot

13. Under 2000 fortsatte fonden att i hög grad använda sig av förskottskontot. Betalningarna motsvarade 18 % av totala betalningar under 2000 (motsvarande siffra för 1999 var 20 %). Av de gjorda förskottsbetalningarna gällde en miljon euro personalen, 0,7 miljoner euro var administrativa utgifter och 0,9 miljoner euro var driftsutgifter. En orsak till den höga användningen av förskottskontot tycks vara de långsamma förfarandena för normala betalningar. Fonden bör emellertid vidta åtgärder för att ta itu med detta problem istället för att använda sig av förskottskontot, som endast skall användas i undantagsfall.

Förvaltning av mänskliga resurser

Personalpolitik

14. Fonden inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975 och har egna tjänsteföreskrifter för personalen. Direktören är tillsättningsmyndighet för all personal anställd vid fonden.

15. Trots att fondens personal inte har tjänstemannaställning föreskriver bestämmelserna i fondens tjänsteföreskrifter att kontrakt kan ingås på obestämd tid, vilket gäller för majoriteten av fondens personal (88 %).

Rekryteringsförfaranden

16. Artikel 3 i tjänsteföreskrifterna för fondens personal fastställer att varje ledig tjänst skall utannonseras på lämpligt sätt. I praktiken tillämpar fonden extern rekrytering med stor spridning av meddelandena om uttagningsprov (offentliggörande i Europeiska gemenskapernas officiella tidning).

17. För varje rekryteringsförfarande utser tillsättningsmyndigheten en urvalskommitté som upprättar en förteckning över godkända sökande. Tidigare upprättades inte dessa förteckningar enligt de sökandes meriter vilket gör det svårt att bedöma vilka kriterier som gällde vid rekryteringstillfällena. För att förbättra öppenheten bör förteckningen över godkända sökande systematiskt upprättas enligt meriter och bör vid rekryteringstillfället innehålla en styrkande not om denna ordning inte följs.

Bedömning av personalens prestationer

18. Fonden har alltsedan 1997 inte gjort någon bedömning av personalen, vilket bör göras åtminstone vartannat år, och har heller inte utarbetat några riktlinjer för bedömning. En granskning av sex personalakter visar att bedömningsrapporter från föregående år ofta saknas. Detta innebär att befordringarna för 1999 och 2000 har genomförts utan att detta viktiga element för jämförelsen av de anställdas meriter beaktats.

Befattningsbeskrivningar

19. Som föreskrivet i artikel 43a i fondens budgetförordning(7) har en tjänsteförteckning med befattningsbeskrivningar endast upprättats för tjänster i kategori A. Förteckningens senaste version var inte uppdaterad och innehöll den befattningsbeskrivning som publicerats vid annonseringen av lediga tjänster.

Administration av personalakter

20. Dokumentationen och organisationen i personalakterna är mycket ojämn, även om den senast rekryterade personalens akter är mer fullständiga och bättre ordnade. Ingen av de åtta granskade akterna var fullständig. De dokument som visar den anställdes karriärutveckling saknas också i de flesta av akterna.

Utvecklingen av fondens personalstyrka och verksamhet

21. Tjänsteförteckningen för fonden omfattar enbart anställda med kontrakt på obestämd tid (tillfälligt anställda). Antalet tjänster som får tillsättas godkänns varje år av budgetmyndigheten samtidigt med budgeten. Dessutom kan budgeten innehålla anslag för rekrytering av utsända nationella experter.

22. I tabell 4 visas utvecklingen för fondens personalstyrka och personalens fördelning alltsedan 1996. Den visar att antalet anställda är tämligen stabilt. Bristen på personal har delvis avhjälpts genom vikarier för vilka budgeten sedan 1998 uppgår till nästan 1 miljon euro. Under 2000 då budgeten tillät en personalstyrka på 85 anställda, hade fonden endast 72 anställda och personalbristen avhjälptes delvis genom att tolv personer hyrdes in genom ett privat företag.

23. Sedan 1996 har fonden anställt 36 personer: 30 personer som tillfälligt anställda (TA) och resten som utsända nationella experter (UNE). I slutet av 2000 var 72 personer tillfälligt anställda. I genomsnitt har rekryteringskostnaden uppgått till 9810 euro per nyanställd.

24. Personalavgångarna resulterar i en personalomsättning (tillfälligt anställda och utsända nationella experter) på i genomsnitt 8 % per år. Denna omsättningstakt beror främst på de översättare som slutat till följd av att fondens översättningsenhet lagts ned.

25. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funtioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid fonden fungerar (till exempel administration, bokföring, sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som direkt bidrar till förverkligandet av fondens mål.

26. I genomsnitt kan 64 % av de anställda i kategori A, dvs. 23 % av personalen, betraktas som anställda med operativa funktioner. Alla övriga anställda, dvs. 77 % av personalen, är att betrakta som stödpersonal.

27. I tabell 5 visas utvecklingen av personalkostnaderna och de administrativa utgifterna. Utvecklingen av löneutgifterna under perioden 1996-2000 har varit snabbare än utvecklingen av personalstyrkan.

28. När det gäller övriga personalrelaterade kostnader har revisionsrätten särskilt granskat utgifterna för vidareutbildning och de administrativa utgifterna. Utgifterna för vidareutbildning och de administrativa utgifterna har även de ökat snabbare än personalstyrkan.

29. För att få en uppfattning om förhållandet mellan fondens verksamhet och utvecklingen av dess personalstyrka och kostnader i samband härmed har denna jämförts med beloppet för driftsanslag (avdelning III) som faktiskt har använts (anslag för året och anslag som överförts mellan budgetår) under loppet av ett år.

30. I genomsnitt ökar personalstyrkan långsammare än den verksamhet som fonden skall utöva. Fonden bör emellertid se till att hålla god kontroll över ökningen av löneutgifter och administrativa utgifter, vilka är större än ökningen av verksamheten under perioden 1995-2000. Denna iakttagelse bekräftas av det faktum att ökningstakten för utgifterna under avdelningarna I och II, personalutgifter respektive administrativa utgifter, är högre än ökningstakten för utgifterna under avdelning III, som omfattar de utgifter som är knutna till förverkligandet av fondens mål.

Slutsats

31. Fonden har visserligen inte sedan inrättandet kunnat tillsätta alla de tjänster som tagits upp i dess tjänsteförteckning i budgeten, men fonden har kunnat kompensera detta genom att rekrytera utsända nationella experter och genom att använda vikarier.

32. Vid rekryteringen av sin fast anställda personal följer fonden i de flesta fall en extern rekryteringsmodell såsom föreskrivet i de egna tjänsteföreskrifterna.

33. Fonden bör noga följa hur lönekostnaderna och de administrativa kostnaderna utvecklas. För tjänster som gäller stödjande funktioner och för operativa funktioner som kräver administrativa kvalifikationer, vore det möjligen önskvärt att fonden går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att kunna genomföra en så bred rekrytering som möjligt. Vidare bör fonden allmänt förbättra sitt system för förvaltning och information på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 13.

(3) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26.

(4) EGT L 164, 24.6.1976, s. 16.

(5) Som föreskrivs i artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93, har räkenskaperna för fondens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 30 mars 2001 och därefter överlämnats till fondens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 18 maj 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(6) EGT C 373, 27.12.2000, punkterna 9 och 10, s. 40.

(7) Rådets förordning (EEG) nr 1417/76 av den 1 juni 1976, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1949/93 av den 30 juni 1993.

TABELL 1-5

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Källa:Tabell utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från fonden.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och den 31 december 1999

Källa:Tabell utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från fonden.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

TA: Tillfälligt anställda.

UNE: Utsända nationella experter.

Tabell 5

Utveckling av personalstyrkan och kostnader i samband härmed

>Plats för tabell>

Fondens svar

Budgetgenomföringar

7. Revisionsrättens kommentar har noterats. Det skall dock göras klart att fonden har som praxis att överskott som uppstår mot slutet av budgetåret överförs till budgetpunkter där det finns en möjlighet att använda dem, trots det faktum att användningen av dessa medel inte vid alla tillfällen är möjlig. Fonden försöker att minimera varje bortfall av anslag tillföljd av denna praxis.

8. I allmänhet genomförs uppföljningen på ett uttömmande och effektivt sätt.

Med hänsyn till överföringarnas nivå bör följande påpekas:

- Karaktären hos fondens operativa verksamhet är i huvudsak innovativa/undersökande och inte repeterande. Detta gör att relativt komplexa och tidskrävande förfaranden är nödvändiga för omsorgsfull förberedelse innan forskningen inleds med ett avtal som grund. Dessa förfaranden är en viktig faktor för projektens löptid och omfattar, i allmänhet, två år.

- Nivån på överföringar under avdelning III påverkas av förhållandet mellan fondens årliga budgeteringscykel och dess verksamhetscykel (vilken omfattar programutformning, programinledning, utkast till projektutformning, anbudsinfordran, utförlig projektutformning och genomförande).

Åtgärder har dock vidtagits för att, särskilt i de fall där avtalen har en repeterande karaktär, tidigarelägga avtalsförfarandet.

System för budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

10. I sin rapport 1999 påpekade revisionsrätten att det fanns svagheter i systemet för allmänna räkenskaper på grund av att räkenskaperna fördes för hand. I sitt svar påpekade dock fonden att ett Excel-program användes för den allmänna bokföringen. Detta var en tillfällig lösning och fonden har nu installerat räkenskapssystemet Exact för sina räkenskaper.

11. Under år 2000 genomfördes en fullständig förstudie avseende användningen av SAGE-systemet, då detta används av andra gemenskapsorgan. Systemet bedömdes i sin helhet vara tillfredsställande men hade inte fullständigt stöd för överföringar av bankmedel. En alternativ väg blev möjlig genom utvecklingen av Exact-systemet där stöd för överföringar av bankmedel blev tillgänglig för den irländska marknaden under andra halvåret av 2000. Detta system är nu installerat.

12. Att ta fram projektkostnader har inte varit möjligt tills leveransen av SI2-systemet. Denna fråga behandlas i samband med budgeten 2001 där möjligheterna som SI2 ger används.

Förskottskontot

13. Sedan leveransen av SI2-systemet är fonden i kontakt med ekonomistyrningen i syfte att till fullo utnyttja den direktanslutna funktionen för godkännande från styrekonomen. Detta skall minska användningen av förskottskontot ytterligare. (1997: 40 % av totala antalet betalningar; 2000: 18 %).

Personaladministration

18. Där personalrapporter saknades under befordringsförfarandet för 2000 samrådde tillsättningsmyndigheten till fullo med chefer rörande den befordringsbara personalens prestationer. Med dessa samråd som grund beslutades att några personer inte skulle befordras. Vidtagna åtgärder för att säkerställa att personalrapporterna fylls i, tillsammans med ett fortlöpande program för prestationsbedömning, och samråd med avdelningscheferna skall säkerställa att befordringsförfarandet i framtiden genomförs inom ramen för fullständig information.

19. Kommentaren noterad.

20. Det medges att alla erforderliga handlingar i vissa fall inte finns tillgängliga i en enskild akt. Detta kommer att ses över. Vad gäller äldre akter kommer det inte vara möjligt att tillhandahålla de saknade handlingarna. Åtgärder vidtas för att säkerställa att kontrollistan för rekrytering anger alla handlingar som erfordras för akterna.

23. Beroende på dess geografiska placering tenderar fonden att ådra sig högre rese- och flyttkostnader då den i stor utsträckning rekryterar från EU:s fastland. Kostnaderna för att komma till Irland är höga, men de är en nödvändig kostnad för att säkerställa att fonden även fortsättningsvis har en multinationell arbetsstyrka som är representativ för samtliga medlemsstater i EU.

25-26. Kommentaren noterad. Av personal anställd i kategori B, 14 totalt, är sex (43 %) engagerade i operativ verksamhet. Detta omfattar fyra informationssamordnare, en engelskspråkig redaktör och en tjänsteman som arbetar med informationssystem. Inom ramen för denna revision behandlades samtliga anställda i kategori C som anställda endast engagerade i stödverksamheter. Många av de anställda i kategori C är i praktiken engagerade i operativ verksamhet och ger ett direkt bidrag till mervärdet hos fondens resultat.

27. När valutakurser, ökningar i lönetabellen och korrigeringskoefficienter för 1996-2000 undantas, ökade lönekostnaderna endast med 0,4 % jämfört med en ökning av personalen på 4 %. Den faktiska ökningen av lönekostnader beror till stor del på ökning av korrigeringskoefficienterna för Irland från 93,6 1996 till 116,5 2000. Detta har medfört en ökning av lönekostnaderna med 24,5 %.

30-32. Under granskningsperioden har det skett en förändring av forskningsledarnas roll från insamling av information till att också spela en viktig roll i spridningen av denna information. De faktorer som berörs i punkt 27 skall också beaktas i relation till ökningen av utgifterna under avdelning I.

Den uppdelning som visas i fondens verksamhetsbaserade budget ger en bättre indikation på förhållandet mellan resurser som anslagits till stödverksamhet och de som anslagits till operativ verksamhet.

33. Se svar under punkt 30.

Fonden försöker, när så är möjligt, att minimera rekryteringskostnaderna för allmänna tjänster. Exempelvis har kandidaterna till den pågående uttagningen av sekreterare tagits från kommissionens reservlista. Det är på förslag att tillsätta fyra tjänster från denna uttagning och att upprätta en reservlista från vilken framtida lediga tjänster kan tillsättas. Det faktum att fonden har sina egna tjänsteföreskrifter, följer Europeiska kommissionens rekryteringsförfarande nära samt tillsätter personal på tillsvidarekontrakt, innebär att samarbete med andra gemenskapsinrättningar kan bli problematiskt. De flesta av de senaste uttagningsförfarandena har gällt tjänster specifika för fonden, vilka krävt särskilda kunskaper och erfarenheter, och samarbete med andra gemenskapsinrättningar hade inte varit lämpligt.

Fonden har tagit införandet av SIC-personalsystemet under aktivt övervägande för att förbättra kvalitén hos sin administrativa information. Diskussioner har redan förts med GD Administration och ett beslut om att inrätta en projektgrupp kommer att tas inom kort.