Utkast till Beslut fattat av generalsekreterarna vid Europaparlamentet, rådet, kommissionen, justitiesekreteraren vid domstolen, generalsekreterarna vid revisionsrätten, ekonomiska och sociala kommittén, regionkommittén och EU-ombudsmannens representant om hur Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor skall organiseras och fungera

(framlagda av kommissionen)

MOTIVERING

Enligt artikel 2 i tjänsteföreskrifterna, enligt ändringarna i rådets förordning nr 3947/92, får "två eller flera institutioner (...) vad gäller rekrytering (...) överlåta de befogenheter som tillkommer tillsättningsmyndigheten på en av dem eller på ett gemensamt organ". Denna artikel utgör således en rättslig grund för inrättande av en byrå genom gemensamt beslut från institutionerna.

Det har skett interinstitutionellt samarbetet inom detta område, särskilt vid de två senaste utvidgningarna och det gällde då exempelvis anordnande av uttagningsprov för lingvister, revisorer, sekreterare m.fl.

Det finns dock begränsningar för det nuvarande interinstitutionella samarbetet, främst i form av olika rutiner, åtskilt anordnande av vissa uttagningsprov eller förekomst av enheter för anordnande av uttagningsprov och för urval i varje institution.

Det bör därför införas en enhetlig struktur för anordnande av uttagningsprov och samlande resurser för detta.

Genom denna struktur kommer det att bli möjligt att utnyttja skalfördelar, särskilt i samband med den kommande utvidgningen. Den kommer även att ha positiva effekter för samordning och professionell utformning av de urvalsförfaranden institutionerna använder. Detta kommer att vara positivt inte enbart för institutionerna, utan även för de EU-medborgare som lämnar in ansökan och för vilka urvalsförfarandet ofta utgör den enda kontakten med institutionerna.

Sedan mars 2000 har arbete bedrivits enligt vitboken om reform av kommissionen. I det sammanhanget föreslog kommissionen den 26 februari 2001 att det inrättas ett interinstitutionellt rekryteringskontor.

De två förslagen till interinstitutionella beslut är resultatet av det arbete som utförts av en interinstitutionell arbetsgrupp som inrättats på initiativ av generalsekreterarna, som i juli 2001 godkände slutsatserna av detta arbete. Kommissionen antog därefter utkasten till beslut den 30 oktober 2001, varefter dessa den 7 december 2001 lämnades till Kommittén för tjänsteföreskrifterna för yttrande.

Det är nu institutionernas uppgift att fatta beslut om inrättande av ett sådant kontor. Det är generalsekreterarnas uppgift att, med tillämpning av föreskrifterna beträffande rekrytering, i samförstånd vidta de åtgärder som krävs för att genomföra detta beslut.

Utkast till Beslut fattat av generalsekreterarna vid Europaparlamentet, rådet, kommissionen, justitiesekreteraren vid domstolen, generalsekreterarna vid revisionsrätten, ekonomiska och sociala kommittén, regionkommittén och EU-ombudsmannens representant om hur Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor skall organiseras och fungera

Generalsekreterarna vid

Europaparlamentet,

rådet och

kommissionen,

Domstolens justitiesekreterare,

generalsekreterarna vid revisionsrätten,

ekonomiska och sociala kommittén och

regionkommittén

samt EU-ombudsmannens representant,

har beslutat följande,

med beaktande av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, i förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 [1],

[1] EGT L 56, 4.3.1968, s....

med beaktande av Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, ekonomiska och sociala kommitténs, regionkommitténs och EU-ombudsmannens beslut av den... om upprättandet av Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor, särskilt artikel 5 i detta [2], och

[2] EGT.............., s.......

av följande skäl:

(1) Enligt artikel 27 i tjänsteföreskrifterna skall rekryteringen vara inriktad på att de tjänstemän som tjänstgör vid institutionen har högsta kompetens, prestationsförmåga och oberoende ställning samt är rekryterade över största möjliga geografiska område bland medborgarna i gemenskapernas medlemsstater utan åtskillnad vad gäller politisk, filosofisk eller religiös övertygelse, kön eller sexuell läggning och oberoende av sitt civilstånd eller sin familjesituation.

(2) I artikel 1.1 tredje stycket i bilaga III till tjänsteföreskrifterna fastställs den gemensamma partssammansatta kommitténs befogenheter och i artikel 3 andra stycket i samma bilaga anges hur uttagningskommittén för de allmänna uttagningsproven skall utses.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Rekryteringskontorets uppgifter

1. Rekryteringskontoret skall ha till uppgift att anordna allmänna uttagningsprov för att tillgodose Europeiska gemenskapernas institutioners behov av tjänstemän på yrkesmässigt och ekonomiskt optimala villkor. Rekryteringskontoret skall upprätta förteckningar över godkända sökande, som möjliggör för institutionerna att rekrytera högt kvalificerad personal som motsvarar de behov institutionerna konstaterat.

2. Rekryteringskontorets uppgifter skall vara följande:

a) Anordnande av allmänna uttagningsprov på begäran av en enskild institution, för att upprätta förteckningar över godkända sökande för tillsättning av tjänstemän. Uttagningsproven skall anordnas med beaktande av tjänsteföreskrifterna, på grundval av samordnade kriterier som fastställts i enlighet med artikel 6 c och i enlighet med det arbetsprogram som fastställts av styrelsen.

b) Nära samarbete med institutionerna i syfte att bedöma framtida personalbehov samt utarbeta och genomföra ett program med urvalsprov för att vid rätt tillfälle tillgodose dessa behov.

c) Utveckling av metoder och tekniker för urval på grundval bästa praxis och i enlighet med de kompetensprofiler som fastställts för institutionernas olika personalkategorier.

d) Administration och kontroll av användandet av förteckningarna över godkända sökande.

e) Presentation för institutionerna av årliga rapporter om rekryteringskontorets aktiviteter.

Artikel 2

Institutionernas ansvarsområden

Varje institutions tillsättningsmyndighet skall ställa till rekryteringskontorets förfogande ett tillräckligt antal medlemmar av uttagningskommittén, bedömare och skrivvakter på grundval av en "kvot" som godkänts av den styrelse som avses i artikel 6 i, så att urvalsförfarandet förlöper i enlighet med artikel 3 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna.

Artikel 3

Andra tjänster

1. Efter överenskommelse mellan rekryteringskontorets direktör och annat organ, kontor eller byrå, får kontoret anordna urvalsförfaranden för rekrytering av personal till ett organ, kontor eller en byrå. Innan ett sådant avtal sluts skall rekryteringskontorets direktör begära styrelsens godkännande. I alla sådana avtal skall det anges bestämmelser om hur rekryteringskontorets tjänster skall finansieras.

2. Rekryteringskontoret får när så krävs lämna teknisk hjälp vid interna uttagningsprov som anordnas av varje institution, organ, kontor eller byrå.

3. Om en institution så begär skall rekryteringskontoret anordna urvalsförfarande för andra typer av anställda i syfte att upprätta förteckning över godkända sökande och/eller lämpliga databaser från vilka varje institution kan rekrytera övriga anställda.

4. Denna verksamhet skall integreras i rekryteringskontorets arbetsprogram i enlighet med artikel 6 f, förutsatt att institutionen i fråga har lämnat in ansökan i tid.

Artikel 4

Klagomål och begäran

1. Rekryteringskontorets direktör skall för varje begäran eller klagomål som rör rekryteringskontorets uppgifter ha de befogenheter som enligt artikel 90 i tjänsteföreskrifterna tillfaller tillsättningsmyndigheten.

2. Vid sådana klagomål skall rekryteringskontorets direktör konsultera styrelsens ordförande om han har för avsikt att bekräfta sitt ursprungliga beslut.

3. Rekryteringskontoret skall besvara varje begäran från EU-ombudsmannen när det gäller rekryteringskontorets befogenheter enligt det här beslutet.

Artikel 5

Styrelse

1. Det skall upprättas en styrelse för rekryteringskontoret, med en ledamot från var och en av institutionerna och tre observatörer bestående av personalrepresentanter som utsetts gemensamt av institutionernas personalkommittéer.

2. Styrelsen skall utse en ordförande som väljs för en tvåårsperiod genom enkel majoritet bland ledamöterna.

3. Styrelsen skall fastställa sin arbetsordning genom enkel majoritet, efter samråd med institutionerna.

4. Styrelsen skall sammankallas av dess ordförande eller på begäran av någon av ledamöterna.

5. När styrelsen antar ett beslut med enkel majoritet skall varje institution ha en röst. Vid lika röstetal skall ordföranden ha utslagsröst.

6. När styrelsen antar ett beslut med kvalificerad majoritet skall institutionerna tilldelas röster enligt följande: kommissionen, 18 röster; Europaparlamentet, 7 röster; rådet, 7 röster; domstolen, 3 röster; revisionsrätten, 2 röster; ekonomiska och sociala kommittén, 2 röster; regionkommittén, 2 röster; EU-ombudsmannen, 1 röst. För kvalificerad majoritet krävs 24 röster.

Artikel 6

Styrelsens uppgifter

Styrelsen skall utföra följande uppgifter i institutionernas gemensamma intresse:

a) Godkänna bestämmelser för rekryteringskontorets verksamhet, med kvalificerad majoritet.

b) Godkänna rekryteringskontorets organisationsstruktur, med enkel majoritet efter förslag från rekryteringskontorets direktör.

c) Godkänna principerna för den urvalspolitik som rekryteringskontorets skall tillämpa, med enkel majoritet efter förslag från rekryteringskontorets direktör.

d) Inom ramen för budgetförfarandet skall rekryteringskontoret, med enkel majoritet och på grundval av ett utkast som utarbetats av rekryteringskontorets direktör, upprätta en preliminär beräkning av rekryteringskontoret inkomster och utgifter, som man skall lämna till kommissionen för upprättande av kommissionens beräkning av inkomster och utgifter; samtidigt skall man föreslå kommissionen de justeringar av rekryteringskontorets tjänsteförteckning som man finner nödvändiga.

e) Fastslå, med enkel majoritet, vilken typ av ytterligare tjänster rekryteringskontoret kan utföra för institutioner, organ, kontor och byråer mot ersättning, samt hur hög denna ersättning skall vara och under vilka förutsättningar rekryteringskontoret får utföra tjänsterna.

f) Enhälligt godkänna arbetsprogrammet, särskilt planeringen och tidsplanen för de uttagningsprov som skall anordnas, på grundval av ett förslag från rekryteringskontorets direktör. Arbetsprogrammet skall även omfatta de tjänster som utförs för institutionerna, organen, kontoren och byråerna och som inte är knutna till de allmänna uttagningsproven.

g) Godkänna, med kvalificerad majoritet, en årlig förvaltningsrapport med samtliga inkomst- och utgiftsposter rörande det arbete som utförts och de tjänster rekryteringskontoret har utfört, på grundval av ett utkast som utarbetats av rekryteringskontorets direktör. Före den 1 maj varje år skall rekryteringskontoret överlämna en rapport om föregående räkenskapsår till institutionerna, upprättad med hjälp av kostnadsbokföring.

h) Godkänna, med enkel majoritet, en skälig och balanserad fördelning av de rörliga och direkta kostnader som, för analysändamål, skall hänföras till var och en av institutionerna; denna fördelning skall förnyas vart tredje år.

i) Fastställa, med enkel majoritet och på grundval av rekryteringsbehovet, bestämmelser för hur varje institution skall ställa ett lämpligt antal medlemmar av uttagningskommittén, bedömare och skrivvakter till rekryteringskontorets förfogande.

j) Fastställa, med enkel majoritet, på vilka villkor rekryteringskontoret får godkänna att institutionerna själva anordnar sina urvalsprov i enlighet med artikel 2.1 i institutionernas beslut.

Artikel 7

Utnämning av personal

1. Rekryteringskontoret skall ledas av en direktör som utnämnts av kommissionen efter det att styrelsen har lämnat ett positivt utlåtande med enkel majoritet. Styrelsen skall vara nära knuten till de förfaranden som föregår utnämningen av direktör, bland annat utlysning av tjänsten och genomgång av ansökningarna.

2. Rekryteringskontorets direktör skall vara tillsättningsmyndighet för kontorets personal.

3. Styrelsen skall informeras av kommissionen (när det gäller rekryteringskontorets direktör) eller av direktören (när det gäller den personal för vilken han utgör tillsättningsmyndighet) om utnämningar, undertecknande av avtal, befordringar eller inledande av disciplinära förfaranden som rör tjänstemän eller övriga anställda.

4. Alla lediga tjänster vid rekryteringskontoret skall kungöras för tjänstemännen vid gemenskapernas samtliga institutioner så snart tillsättningsmyndigheten har beslutat att tillsätta tjänsten i fråga.

5. Rekryteringskontorets direktör skall utses för en femårsperiod, med möjlighet till förlängning en gång.

Artikel 8

Rekryteringskontorets direktörs uppgifter, personalförvaltning

1. Rekryteringskontorets direktör skall ansvara för att kontoret fungerar som avsett. Han agerar med befogenhet från styrelsen, inom ramarna för dess behörighet. Han skall säkerställa att styrelsens sekretariatsuppgifter utförs, lämna redogörelser till styrelsen över det arbete han utfört för dess räkning och föreslå eventuella ändringar avseende rekryteringskontorets funktion.

2. De administrativa förfarandena rörande den löpande personalförvaltningen, särskilt när det gäller löner och semester, sjuk- och olycksfallsförsäkring samt pensioner skall tillämpas på samma villkor som för övriga tjänstemän och andra anställda inom kommissionen. Denna förteckning är inte fullständig, utan rekryteringskontoret får komma överens med kommissionen om ytterligare områden.

Artikel 9

Finansiella aspekter

1. Anslaget till rekryteringskontoret skall tas upp i sin helhet i en särskild budgetpost i den del av budgeten som avser kommissionen, och anges i detalj i en bilaga till den delen av budgeten. Den bilagan skall utformas som en inkomst- och utgiftssammanställning, uppdelad på samma sätt som budgetens olika avsnitt.

2. Rekryteringskontorets tjänsteförteckning skall bifogas kommissionens tjänsteförteckning.

3. När det gäller de anslag till rekryteringskontoret som anges i bilagan skall kommissionen, på grundval av ett förslag från styrelsen, ge rekryteringskontorets direktör befogenhet till godkännanden samtidigt som man fastställer gränserna och villkoren för denna befogenhet. Beträffande de kompletterande tjänster rekryteringskontoret utför mot ersättning skall styrelsen vid räkenskapsårets slut underrätta den budgetansvariga myndigheten om uppdelningen av de belopp som erhållits på detta sätt och som anges i budgetposten i bilagan.

4. Kontorets räkenskaper skall upprättas enligt de bokföringsbestämmelser och -rutiner som fastställts av kommissionens revisor. Räkenskaperna avseende inkomster från tjänster som utförts mot betalning skall föras separat av rekryteringskontoret.

Artikel 10

Översyn

Detta beslut skall ses över tre år efter det att rekryteringskontoret har inrättats.

Artikel 11

Datum för giltighet

Detta beslut gäller från och med den ...

Utfärdat i Bryssel, Luxemburg och Strasbourg den ............ 2002.

På Europaparlamentets vägnar På rådets vägnar

På kommissionens vägnar På domstolens vägnar

På revisionsrättens vägnar På ekonomiska och sociala kommitténs vägnar

På regionkommitténs vägnar På EU-ombudsmannens vägnar