MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET OCH EUROPAPARLAMENTET Kommissionens verksamhet och personal i en utvidgad union

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. En oöverträffad utmaning

1.1. Inledning

1.2. Stor ökning av alla institutioners uppgifter

1.3. Kommissionens betydande ekonomiska och sociala ansvar

1.4. Balanserat genomförande av gemenskapens regelverk

1.5. Meddelandets syfte

2. Scenario

2.1. Arbetshypotes

2.2. Den ekonomiska ramen: Agenda 2000

3. Metod

3.1. Identifiera "personalfaktorer"

3.2. Förfarande

3.3. Undersökning av efterfrågan

3.3.1. Språktjänsterna

3.4. Definitioner som använts i uppskattningarna

3.4.1. Heltidsekvivalenter

3.4.2. Indelning av aktiviteter och typ av tjänst

4. Kommissionens personalbehov inför utvidgningen

4.1. Beräknat behov

4.2. Behovet uppdelat på typ av ytterligare personal och finansieringskälla

4.3. Infasning av nya tjänster i del A i budgeten

5. Budgeteffekter på rubrik 5 (Administration)

6. Kommissionens personalbehov i sitt sammanhang

6.1. Kommissionens och de andra institutionernas beräknade behov

6.2. Nuvarande beräkningar i förhållande till tidigare utvidgningar

7. Gemenskapspolitik och tillhörande verksamhet som påverkas av utvidgningen

7.1. Utvecklingen av huvudområdena

7.1.1. Inre politik

7.1.2. Struktur- och sammanhållningsåtgärder

7.1.3. Jordbruk och fiske

7.1.4. Forskning

7.1.5. Externa åtgärder

7.1.6. Stöd inför anslutningen (däribland delegationer i kandidatländerna, ISPA och Sapard)

7.1.7. Språktjänster

7.1.8. Stödtjänster och samordning

7.2. Utveckling per huvudtyp av tjänst (métiers)

Lagstiftning och övervakning av efterlevnad

7.2.2. Programförvaltning

7.2.3. Utformning av politik

7.2.4. Administrativt och budgetmässigt stöd

7.2.5. Språktjänster

8. Slutsatser

1. En oöverträffad utmaning

1.1. Inledning

Den utmaning som Europeiska unionen står inför är genom den kommande utvidgningens omfattning större än någonsin tidigare. Dessutom har de framtida medlemsstaterna under de senaste 10 åren intensiva politiska, ekonomiska och sociala förändringar.

Så snart som den nuvarande kommissionen tillträdde prioriterades en framgångsrik utvidgning. Efter anslutningen måste kommissionen se till att det europeiska projektet med politisk, ekonomisk och social integration får en balanserad fortsättning och att alla unionsmedborgare kan dra nytta av de potentiella fördelarna med utvidgningen. Dessa båda utmaningar kräver en genomgripande översyn av politiken, dess målsättning och gemenskapens arbetsmetoder i en utvidgad europeisk union där man har beslutat sig för att fortsätta integrationsprocessen.

1.2. Stor ökning av alla institutioners uppgifter

Den förestående utvidgningens oöverträffade omfattning och mångfald kan illustreras genom följande siffror:

* Ända upp till tio nya medlemsstater (från 15 till 25) fram till och med år 2004 (en ökning med 66 %).

* Ända upp till tio nya officiella språk (från 11 till 21) (med 9 nya officiella språk blir ökningen 82 % och med tio nya officiella språk blir ökningen 90%).

* Ytterligare 75 miljoner unionsmedborgare kommer att leda till att den totala befolkningen ökar från 376 till 451 miljoner till och med år 2004 (en ökning med 20 %).

Det kommer att bli mer komplicerat och svårare att utveckla strategier, utarbeta lagförslag och kontrollera genomförande i en utvidgad union, även i jämförelse med tidigare utvidgningar.

Alla gemenskapsinstitutioner berörs och samtliga har mycket stora personalbehov för att kunna ta itu med de ökande arbetsuppgifterna.

1.3. Kommissionens betydande ekonomiska och sociala ansvar

För att utvidgningen skall bli framgångsrik måste kommissionen, Europeiska unionens verkställande organ och drivkraft, kunna axla sin roll fullt ut för att se till att utvidgningen leder till hållbara fördelar för alla medborgare i ett utvidgat EU.

Även om kandidatländernas radikala politiska, ekonomiska och sociala förändringar redan bär frukt släpar deras välstånd fortfarande långt efter de femton medlemsstaterna när det gäller BNP per capita (35 % av EU-genomsnittet 2000), bytesbalans (underskott på 5 % av BNP), årlig inflationstakt (15 % 2000) och arbetslöshet (12,5 % 2000). Omstruktureringen av hela sektorer i deras ekonomier (tung industri, jordbruk etc.) måste fortsätta efter anslutningen eftersom minskningen av de stora regionala skillnaderna och skillnaderna mellan stads- och jordbruksområden är en process som sker stegvis.

Efter utvidgningen kommer det huvudsakligen att vara inom ramen för den gemensamma jordbrukspolitiken, strukturåtgärderna och den inre politiken som kommissionen måste genomföra program för att stödja de nya medlemsstaterna. Detta måste medföra en förstärkning av kommissionens kapacitet att driva programmen och, åtminstone under de första åren efter anslutningen, särskilt stöd till de administrativa strukturer som i de nya medlemsstaterna är ansvariga för planering, genomförande och kontroll av dessa gemenskapsprogram.

Det strategiska mål som unionen satte upp i Lissabon 2000 att bli världens mest konkurrenskraftiga och dynamiska kunskapsbaserade ekonomi 2010 kan bara uppnås genom ännu tätare samordning och noggrann övervakning av medlemsstaternas och gemenskapens ansträngningar för att säkerställa att de strävar mot detta mål. För att Lissabonstrategin skall bli framgångsrik när det gäller de nya medlemsstaterna, särskilt med hänsyn till deras situation vid anslutningen, krävs ytterligare insatser vad gäller övervakning och stöd från kommissionens sida.

Fortsättningen på den hållbara strategi för utveckling som utformades i Göteborg i juni 2001 kommer också att kräva ytterligare insatser när det gäller de särskilt allvarliga miljöproblemen i de flesta kandidatländer. De övergångsperioder som fastställts under anslutningsförhandlingarna kommer att utnyttjas för att lösa de viktigaste problemen och göra det möjligt för nya medlemsstater att uppfylla gemenskapens miljöstandarder så snart som möjligt.

Beslutet att utveckla styrelseformerna inom EU för att ytterligare engagera allmänheten i institutionernas verksamhet innebär ytterligare ansträngningar för kommissionen i ett utvidgat EU vad gäller insyn, information, kommunikation, samråd och dialog, såväl med andra gemenskapsinstitutioner som med nationella regeringar och parlament samt naturligtvis med allmänheten. Även här kräver den speciella situationen i de nya medlemsstaterna ytterligare insatser från kommissionens sida.

1.4. Balanserat genomförande av gemenskapens regelverk

I egenskap av fördragens väktare måste kommissionen se till att gemenskapens regelverk tillämpas korrekt, i enlighet med vad som sker i de nuvarande medlemsstaterna.

Samtidigt som kandidatländerna målmedvetet och med gemenskapens stöd har gjort avsevärda ansträngningar för att förbereda sig inför det framtida ansvaret som medlemsstater är det fortfarande möjligt att deras förvaltningssystem och rättsliga system i vissa fall kan må bra av några års praktisk erfarenhet inom gemenskapen. Det kommer att vara mot bakgrund av de första årens erfarenheter efter anslutningen som dessa länder kommer att kunna konsolidera förvaltningen och rättsväsendet.

För att den inre marknaden, den allmänna hälso- och sjukvården, miljöskyddet, övervakningen av gemenskapens yttre gränser och förvaltningen av gemenskapens medel skall fungera korrekt måste kommissionen under de inledande åren efter anslutningen iaktta följande:

- Upprätthålla en fortlöpande dialog med de nya medlemsstaterna för att identifiera och analysera aktuella problem och tillhandahålla lämpliga lösningar.

- Vid behov inleda och genomföra överträdelseförfaranden.

- Vid behov föreslå och genomföra nya gemenskapsåtgärder för att de nya medlemsstaterna skall få det stöd som krävs för att uppfylla sina skyldigheter enligt fördragen.

1.5. Meddelandets syfte

I juli 2001 lämnade kommissionen ett arbetsdokument [1] till Europaparlamentet över kommissionens planer och framsteg när det gäller en smidig integration av de nya medlemsstaterna i unionens förvaltningsstrukturer. I dokumentet angavs att kommissionen höll på att bedöma hur den aktuella verksamheten kommer att påverkas under skedet närmast efter anslutningen och vilka effekterna kommer att bli på personalstyrkan.

[1] Administrativa förberedelser inför utvidgningen: Mål och praktiska arrangemang, Europeiska kommissionens arbetsdokument som överlämnades till Europaparlamentet som svar på Europaparlamentets resolution om förslaget till Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2001, i juli 2001.

I meddelandet redovisas vilka förändringar som utvidgningen kommer att medföra för kommissionens verksamhet och vilken ytterligare personal som krävs för att säkerställa bästa möjliga balans mellan arbetsuppgifter och personalbehov efter anslutningen. Där beskrivs även de allmänna riktlinjerna och utvidgningens effekter för personalen uppdelad på område och typ av tjänst ("métier"). Den bakomliggande analysen och tillhörande beräkningar skall ligga till grund för kommissionens framtida rekryteringsstrategi, för förhandlingar om anpassning av budgetplanen för den utvidgade unionen och den allmänna ramen för framtida årliga verksamhetsstrategier och preliminära budgetförslag.

Förberedelserna börjar 2003

För att utvidgningen skall bli framgångsrik måste kommissionen redan omedelbart efter anslutningen kunna axla det nya ansvaret fullt ut. En del av detta ansvar kommer att innebära uppgifter som ökar gradvis tills dess att hela effekten märks av efter några år.

Men när det gäller andra uppgifter kommer arbetsbördan till följd av anslutningen att märkas maximalt redan från början. Detta gäller till exempel för språktjänsterna. Det gäller även för förvaltning av grundläggande gemenskapspolitik och program, särskilt strukturfonderna och den gemensamma jordbrukspolitiken. Om kommissionen skall vara redo 2004 innebär det att förberedelserna måste göras 2003, dvs. år 2003 måste utnyttjas för att rekrytera och utbilda nödvändig personal, identifiera eventuella startproblem i medlemsstaterna i samband med aktuella politikområden och berörda program, samt från fall till fall utforma lämpliga metoder för att minimera riskerna.

I den årliga verksamhetsstrategin 2003 bedömde kommissionen personalbehovet i första hand till 500 tjänster som skall ansvara för den grundläggande verksamheten under förberedelserna för utvidgningen 2003. I detta sammanhang bör det påpekas att taket för rubrik 5 i budgetplanen 2003 kan vara otillräckligt för att täcka ytterligare medel som krävs för förberedelserna inför utvidgningen.

De 500 tjänster som behövs 2003 skall ingå i det beräknade personalbehovet efter utvidgningen, eftersom den personal som rekryteras 2003 kommer att fortsätta arbeta under 2004 och framöver. Dessa tjänster kan därför ses som en avbetalning i syfte att anpassa kommissionens personalbehov för att täcka den nya verksamheten under 2003.

Vid bedömningen har hänsyn tagits till d utmaningar som väntar, men samtidigt har bästa praxis tillämpats strikt. För att kunna tillhandahålla korrekta beräkningar fram till 2008 har ett antal arbetshypoteser ställts upp. De ger visserligen en rationell och kontrollerad ram för bedömningen, men har en tendens att förenkla gemenskapspolitikens förväntade utveckling. Förändringar av grundscenariot kommer att leda till att beräkningarna anpassas.

Därför kommer de exakta tidsramarna för kommissionens vidare personalbehov under perioden att finjusteras ytterligare vid varje preliminärt budgetförslag i enlighet med kommissionens årliga verksamhetsstrategi.

2. Scenario

2.1. Arbetshypotes

Vid Europeiska rådets möte i Laeken i december 2001 utsåg EU:s stats- och regeringschefer de kandidatländer som skulle kunna vara redo att fullfölja anslutningsförhandlingarna under 2002 för att bli medlemmar i EU 2004, i tid för att kunna delta i nästa val till Europaparlamentet [2], under förutsättning att den nuvarande takten i förhandlingarna och reformerna upprätthålls i kandidatländerna.

[2] "Cypern, Estland, Lettland, Litauen, Malta, Polen, Slovakien, Slovenien, Tjeckien och Ungern kan vara färdiga för anslutning om den nuvarande takten i förhandlingarna och reformerna upprätthålls i kandidatländerna".

Arbetsscenariot för att bedöma utvidgningens effekter grundas därför på följande antaganden:

* Ända upp till 10 länder med upp till 10 nya officiella språk kommer att bli medlemmar i Europeiska unionen från och med den 1 januari 2004. Arbetshypotesen är att åtminstone 9 nya språk kommer att bli officiella språk inom EU.

* Policy, program och politiksystem kommer inte att förändras. Endast förändringar som redan har godkänts på lämplig nivå har beaktats.

* Utgångspunkten för personalbehoven är 2002 års nivå.

Uppskattningen av personalbehoven är baserad på fullständig in- och utfasning av berörda verksamheter och uppgifter efter utvidgningen (normal kapacitet). I uppskattningen beaktas inte besparingar från stegvis infasning eller enstaka installationskostnader. Normal kapacitet kommer att uppnås vid olika tidpunkter beroende på verksamhet. Det har bedömts att infasningen kommer att vara fullbordad cirka 2008, även med hänsyn till kommissionens kapacitet att sysselsätta ny personal.

Extrapolering av scenariot med tio nya medlemsstater till 2008 utgör inte på något sätt en prognos beträffande de återstående kandidatländernas anslutningsdatum.

2.2. Den ekonomiska ramen: Agenda 2000

Den nuvarande ekonomiska ramen (Agenda 2000) som antogs av stats- och regeringscheferna 1999 i Berlin grundades på ett anslutningsscenario med sex nya medlemsstater 2002. Det uppdaterade scenariot med tio nya medlemsstater 2004 är baserat på kommissionens informationsmeddelande om det övergripande synsättet för budgetplanen till och med 2006 [3].

[3] Kommissionens meddelande om gemensamma finansiella ramar 2004-2006 för anslutningsförhandlingarna, SEK(2002) 102 av den 30 januari 2002.

3. Metod

3.1. Identifiera "personalfaktorer"

Alla kommissionens uppgifter har klassificerats i 200 separata och sammanhängande verksamheter enligt en klassificering som grundas på klassificeringen för verksamhetsbaserad budgetering (ABB).

När det gäller dessa aktiviteter som antingen ökar eller minskar i omfattning har analysen inneburit följande:

* Identifiering av en betydelsefull resursfaktor, dvs. ett viktigt mått på arbetsbördan som är representativt för hela verksamheten (något som fungerar som utlösande faktor för samtliga uppgifter inom verksamheten). Beroende på de berörda aktiviteterna är de resursfaktorerna till exempel antalet nya medlemsstater, ytterligare befolkning, ytterligare budgetmedel som skall förvaltas etc.

* Granskning den befintliga personalnivån.

* Beräkning av arbetsbördans förväntade ökningar eller minskningar till följd av utvidgningen.

Det förändrade personalbehovet har beräknats med hänsyn till den ökade eller minskade resursfaktorn såvida inte en bättre indikator har tillhandahållits. I alla de olika fallen har stordriftsfördelar beaktats fullt ut för att berökna personalbehoven.

Understödjande aktiviteter har - som intern personalförvaltning, IT eller allmänt operativt stöd - behandlats på följande två sätt:

* När det gäller aktiviteter där personalen kan kopplas samman direkt eller indirekt med den operativa verksamheten har personalbehoven uppskattats på grundval av den operativa verksamhetens [4] förändringar.

[4] Varje tjänstegrens personalförvaltning har till exempel ett direkt samband med antalet anställda.

* När det gäller understödjande aktiviteter där det inte finns något sådant samband har aktiviteterna behandlats som operativa aktiviteter i sig själva.

Det har beaktats att de eventuella stordriftsfördelarna förmodligen kommer att bli större än stordriftsfördelarna vid de operativa aktiviteterna.

3.2. Förfarande

På grundval av en inledande enkät gjorde kommissionen en systematisk översyn av verksamhetens förväntade utveckling efter utvidgningen. Efter en djupgående analys av enkätsvaren hölls bilaterala diskussioner med alla kommissionsavdelningar för att bekräfta de erhållna uppgifterna. Dessa uppgifter och resultatet från diskussionerna låg till grund för en noggrann beräkning av de uppskattade behoven som presenteras i rapporten. Följande bedömningar har gjorts:

(1) De enskilda aktiviteternas beräknade förändringar till följd av utvidgningen.

(2) Effekten på den berörda personalen.

(3) Möjligheterna till omplacering.

(4) Eventuella skillnader mellan beräknade personalbehov och befintlig personal.

3.3. Undersökning av efterfrågan

De inledande svaren från kommissionens avdelningar höll sig redan från början till mycket strikta riktlinjer. Trots detta undersöktes tjänstegrenarnas uppskattade behov ytterligare noggrant på olika nivåer.

För det första kontrollerades de faktiska förutsättningarna för att säkerställa att

- de olika tjänstegrenarnas uppskattade behov inte överlappar varandra,

- eventuella missförstånd när det gäller synsätt och termer har identifierats och klargjorts, och

- de tillhandahållna uppgifterna överensstämmer med de underliggande motiveringarna.

För det andra har de tekniska förutsättningarna kontrollerats för att säkerställa att

- eventuella stordriftsfördelar har utnyttjats fullt ut och redovisats,

- uppskattade personalbehov vid olika avdelningar för liknande aktiviteter behandlas enhetligt och beräknas enligt bästa praxis,

- man vid uppskattning av personalbehov för program och åtgärder där kandidatländerna redan deltar bara beaktar den ökade arbetsbördan, och

- personal som redan arbetar med utvidgningsrelaterad verksamhet (och som kan omplaceras efter anslutningen) redovisas korrekt.

3.3.1. Språktjänsterna

Redan från början stod det klart att utvidgningen skulle ha störst effekt inom det språkliga området. Språktjänsterna själva har också angett den största beräknade personalbehovet till följd av utvidgningen.

Kommissionen kommer att beakta resultaten från flera initiativ som har genomförts eller håller på att genomföras för att uppnå en bättre utgiftsförvaltning inom språktjänsterna (särskilt inom översättningen). Detta har gjort det möjligt för kommissionen att ställa upp de uppskattade behoven efter bästa praxis, kombinera intern och extern personal mer effektivt och utnyttja effekterna av en mer utbredd användning av informationsteknik.

Detta synsätt kommer att säkerställa att kvaliteten på tolkningen, översättningen och publiceringen av de viktigaste dokumentkategorierna inte äventyras när antalet officiella språk utökas.

Enligt vad som anges i punkt 2.1 antas det att 9 nya officiella språk kommer att tillkomma från och med 2004. Varje ytterligare officiellt språk leder till att den beräknade personalen ökar med cirka 200 heltidsanställda.

3.4. Definitioner som använts i uppskattningarna

3.4.1. Heltidsekvivalenter

För enkelhetens skull har personalen definierats som den befintliga blandningen av anställd och extern personal (2002 års budget). Mätenheten är en heltidsekvivalent. Uppdelningen av personalen på finansieringsslag och finansieringskälla gjordes på övergripande nivå.

3.4.2. Indelning av aktiviteter och typ av tjänst

För att kunna ge en bild av kommissionen med normal kapacitet i en utvidgad union (till exempel 2008) har beräkningarna i rapporten delats in i övergripande områden och typ av tjänst (métiers). I vissa fall består inte aktiviteterna av fullständigt homogena grupper av uppgifter/arbeten. I sådana fall har aktiviteterna klassificerats efter dominerande uppgifter. Även om klassificeringen inte är perfekt är den tillräcklig för att ge ett tillförlitligt och meningsfullt resultat.

Områdena avspeglar rubrikerna i den nuvarande budgetplanen med några anpassningar och följande åtta huvudgrupper har identifierats:

- Jordbruk och fiske (förutom Sapard och strukturåtgärder).

- Struktur- och sammanhållningsåtgärder (exklusive ISPA, men inklusive strukturåtgärder inom jordbruks-, fiske- och sysselsättningsområdet).

- Inre politik (inklusive informationsåtgärder, men exklusive forskning och strukturåtgärder).

- Externa åtgärder (förutom delegationerna i kandidatländerna).

- Stöd inför anslutningen (däribland delegationerna i kandidatländerna, ISPA och Sapard).

- Forskning.

- Stödtjänster och samordning

- Språktjänster (däribland publikationsbyrån).

Typ av tjänst (métiers) skall beskriva den viktigaste typen av arbete som påverkas av utvidgningen. Fem viktiga grupper med olika typer av tjänster har identifierats:

- Personalfrågor och budget.

- Lagstiftning och övervakning av efterlevnad (nedan kallat genomförande av lagstiftning).

- Översättning, tolkning och publicering.

- Programförvaltning

- Utformning av politik och samordning.

4. Kommissionens personalbehov inför utvidgningen

Beräkningarna av personalökningarna netto är lägre än extrapoleringen av kommissionens aktuella situation eller de kumulerade kraven som kommissionens tjänstegrenar ursprungligen själva lade fram. Det förfarande som ledde fram till de slutliga uppskattade behoven beskrivs i nedanstående två avsnitt.

4.1. Beräknat behov

Vid de första beräkningarna uppskattade kommissionens avdelningar ökningsbehovet brutto till cirka 5 470 heltidsekvivalenter och personalminskningen till cirka 250 heltidsekvivalenter. Det uppskattade nettobehovet hamnade således på cirka 5 220 heltidsekvivalenter för att kunna hantera den beräknade ökade arbetsbördan som baseras på anslutning av 10 nya medlemsstater och ytterligare 9 officiella språk.

Cirka 41 % (2 157 heltidsekvivalenter) av de preliminära uppskattade personalbehoven gällde språktjänster. Därefter angavs stora behov inom områdena inre politik (33 %, 1 718 heltidsekvivalenter) och stödtjänster och samordning (14 %, 724 heltidsekvivalenter) (se figur I).

En djupgående granskning av de första beräkningarna gjorde det möjligt att tillämpa bästa praxis, bortse från behov som inte var direkt relaterade till utvidgningen, identifiera fler möjligheter till omplaceringar och anpassa den förväntade utvecklingen av anslagen för finansiella insatser till ett bibehållet scenario.

Denna granskning ledde till att beräkningarna reviderades, vilket innebär att den beräknade bruttoökningen till följd av utvidgningen uppskattades till mer än 4 800 heltidsekvivalenter. Cirka 700 omplaceringar och 4 100 nya tjänster skall fylla dessa behov. Det antas även att motsvarande cirka 200 externa heltidsekvivalenter som för närvarande arbetar med instrument inför anslutningen (och som finansieras genom det så kallade BA-posterna i budgeten) inte kan omplaceras och måste sägas upp. Personalbehovet netto ligger följaktligen på 3 900 heltidsekvivalenter (se figur II).

Jämfört med dagens situation utgör de ytterligare 3 900 heltidsekvivalenterna en ökning på cirka 13 % av den totala personalen (se figur VI). De tjänster som krävs enligt kommissionens tjänsteförteckningar uppgår till 3 550, av vilka 3 400 tillhör del A i budgeten och 150 tillhör del B (forskning), vilket tillsammans innebär en ökning på 16 % i förhållande till det totala antalet tjänster som godkändes i 2002 års budget.

>Hänvisning till>

>Hänvisning till>

4.2. Behovet uppdelat på typ av ytterligare personal och finansieringskälla

De ytterligare 3 900 heltidsekvivalenterna delas upp på slag av personal och finansieringskälla enligt följande:

* 3 400 tjänster i tjänsteförteckningarna för operativ personal (del A i budgeten) av vilka cirka 645 är LA-tjänster.

* 150 tjänster i tjänsteförteckningarna för forskningspersonal (del B i budgeten).

* Ytterligare anslag för cirka 560 externa tjänster i del A i budgeten. Detta innebär att anslagen för extern personal i del A av budgeten ökar i linje med tjänsterna i tjänsteförteckningen i del A. De anslag som avser extern utläggning av en del av språktjänsterna är undantagna. Dessa anslag måste ökas markant för att åtgärderna för att sänka kostnaderna skall kunna genomföras.

* Minskning av anslagen för motsvarande 210 externa heltidsekvivalenter som för närvarande finansieras genom del B i budgeten (BA-poster för stöd inför anslutningen).

Tabell 2. Resultat per finansieringskälla och slag av personalresurser (antal tjänster eller heltidsekvivalenter)

>Plats för tabell>

4.3. Infasning av nya tjänster i del A i budgeten

Kommissionens uppskattade behov i form av nya tjänster är starkt koncentrerat till det första anslutningsåret. Med hänsyn till tjänstegrenarnas behov, infasningen av nya tjänster vid tidigare utvidgningar och institutionernas förmåga att absorbera ny personal föreslås det att ny personal fasas in under en period av fem år enligt nedanstående tabell.

Det antas att infasningen av de 3 900 personalresurserna netto, inklusive anslagen för extern personal, kommer att följa samma mönster som gäller för tjänsterna i tjänsteförteckningen i del A i budgeten.

>Plats för tabell>

* Inklusive de 500 tjänster (eller motsvarande anslag) som krävs för år 2003 enligt den årliga verksamhetsstrategin och det preliminära budgetförslaget 2003.

Ett visst mått av flexibilitet kan dock vara nödvändigt när det gäller den tidsmässiga fördelningen av de framtida kraven på tjänster i tjänsteförteckningen med hänsyn till kommissionens verkliga kapacitet att absorbera ny personal, särskilt 2004. Till följd av beslutet om den årliga politiska strategin kommer varje preliminärt budgetförslag att innehålla specifikationer om slag av personal (dvs. extern personal och fasta tjänster) och antal personalresurser som krävs, liksom en preliminär uppdelning på områden. För att kunna bemanna alla de tjänster som krävs kan kommissionen vidta lämpliga åtgärder (till exempel utnyttja tillfälligt anställda på fasta tjänster) under en övergångsperiod.

5. Budgeteffekter på rubrik 5 (Administration)

I det interinstitutionella avtalet [5] anges en successiv ökning (komplettering) av taket för rubrik 5 (administrativa utgifter) upp till 450 miljoner euro (1999 års prisnivå) två år efter anslutningen för 6 länder. Eftersom anslutningen numera förväntas äga rum 2004 (medan det från början angavs i det interinstitutionella avtalet att anslutningen skulle ske 2002) kommer motsvarande nivå för rubrik 5 att uppnås 2006.

[5] Interinstitutionellt avtal av den 6 maj 1999 mellan Europaparlamentet, rådet och kommissionen om budgetdisciplin och förbättring av budetförfarandet.

Det belopp som anges i Agenda 2000 inom ramen för rubrik 8 "Utvidgning" för administrativa utgifter i samband med anslutning av sex nya medlemsstater fastställdes på samma sätt som motsvarande belopp vid den förra utvidgningen 1995. Då baserades beräkningen på normalt deltagande av de nya medlemsstaterna i institutionerna och deras personal. Dessutom kvanitfierades det ytterligare behovet av tolkning och översättning.

De ytterligare administrativa utgifterna i samband med en eventuell anslutning av ytterligare fyra medlemsstater beräknades på samma sätt. I praktiken baserades de koefficienter som användes på antalet röster som de nya medlemsstaterna skulle få i EU:s beslutsprocess.

Detta leder fram till en vägledande komplettering på 612 miljoner euro 2006 enligt de gemensamma ekonomiska ramarna 2004-2006. Kompletteringen ligger till grund för att fastställa det maximala antalet tjänster för kommissionen (del A i budgeten) i enlighet med budgetplanen 2000-2006.

De gemensamma ekonomiska ramarna 2004-2006 för en union med 25 medlemsstater kräver ytterligare anslag under rubrik 5 som gör det möjligt att finansiera ytterligare cirka 2 300 tjänster i tjänsteförteckningen (del A i budgeten). [6] Dessa ytterligare anslag stämmer således överens med en rimlig infasningsperiod för ytterligare tjänster fram till och med 2006. Infasningen av den externa personalen kommer att följa samma mönster, och anslag som motsvarar cirka 400 heltidsekvivalenter kommer att finnas tillgängliga i del A i budgeten. De återstående tjänsterna och den externa personalen kommer att fasas in under 2007 och 2008.

[6] Samma resultat kan uppnås genom två olika metoder. För det första genom att tillämpa den förväntade ökningen av taket under rubrik 5 år 2006 (+12 % till 1999 års priser) på antalet befintliga tjänster i kommissionens tjänsteförteckning (inklusive OLAF och EUR-OP, men exklusive Forskning). Den andra metoden baserar sig på andelen anslag (31 %) för löner till personal (kapitel A-11, inklusive övriga budgetposter som är närmare sammanbundna med tjänster, men exklusive pensioner) i procent av de totala anslagen i del A i budgeten. Sedan divideras detta med den genomsnittliga kostnaden för en tjänsteman.

I de totala behoven under rubrik 5 måste man dock beakta både kommissionens och de andra institutionernas behov, men de sistnämndas totala beräkningar är ännu inte tillgängliga. Således kommer taket under rubrik 5 att ses över på nytt 2006 mot bakrund av de verkliga behoven som skall fasas in och marginalen inom det övergripande taket för den nuvarande budgetplanen.

6. Kommissionens personalbehov

6.1. Kommissionens och de andra institutionernas beräknade behov

Kommissionens beräkningar är gynnsamma jämfört med de bedömningar som finns tillgängliga från överiga institutioner.

I den rapport som utarbetats av Europaparlamentets administrationen under ledning av vice ordförande Guido Podestà och som godkändes av presidiet i början av 2001 förutses ett ytterligare personalbehov på 1 240 nya tjänster (+ 29 %). De ytterligare tjänsterna skulle därefter kunna minskas till 842 (+ 20 %) genom tjänster som frigörs genom naturlig avgång och genom förtidspension eller särskilda pensionsåtgärder.

I mars 2002 uppskattade rådets generalsekretariat [7] det ytterligare personalbehovet till 674 tjänster i tjänsteförteckningen (876 inklusive en reserv för framtiden) vilket motsvarar 25 % (32 % inklusive reserven) av den befintliga personalen. Dessa beräkningar grundar sig på tio nya officiella språk.

[7] Rapport om de amninistrativa konsekvenserna för rådets generalsekretariat av utvidningen av Europeiska unionen, som utarbetats av arbetsgruppen för utvidgningen under ledning av vice generalsekreteraren den 12 mars 2002.

I generalsekreterarnas rapport [8] i november 2001 om utvecklingen av rubrik 5 nämndes följande preliminära uppgifter: 608 (+56 %) nya tjänster för domstolen och förstainstansrätten och 221 (+ 56 %) nya tjänster för revisionsrätten.

[8] Generalsekreterarnas rapport om den fleråriga utvecklingen av rubrik 5 och ytterligare potentiella besparingar i samband med det interinstitutionella samarbetet, november 2001.

6.2. Nuvarande beräkningar i förhållande till tidigare utvidgningar

De beräknade behoven baseras på en djupgående bedömning av varje enskild aktivitet, särskilt med hänsyn till de stadigt mer invecklade uppgifterna i en union med upp till 25 medlemmar. Resultatet bör dock jämföras med resultatet från de två senaste utvidgningarna. Även om metoden som använts för att uppskatta behoven inför den kommande utvidgningen skiljer sig från de metoder som använts vid tidigare utvidgningar är storleksordningen på de beräknade behoven jämförbar.

När det gäller Österrikes, Finlands och Sveriges anslutning begärde kommissionen 864 nya tjänster i tjänsteförteckningarna i del A i budgeten (exklusive EUR-OP) av vilka 314 (36 %) avsåg språktjänster och 550 (64 %) avsåg all övrig verksamhet. Det motsvarar i genomsnitt 290 tjänster per ny medlemsstat, av vilka 110 avsåg språktjänster och 180 den övriga verksamheten. Cirka 30 % av alla nya tjänster godkändes under det första anslutningsåret (1995) och de resterande fyra årliga delarna fasades in under perioden 1996-1999 enligt följande: 22 % 1996, 22 % 1997, 13 % 1998 och 13 % 1999.

Vid den föregående utvidgningen (Spanien och Portugal) planerades 695 nya tjänster (exklusive EUR-OP), dvs nästan 350 tjänster per land. Cirka 300 tjänster (43 %) avsåg språktjänster och 395 tjänster (57 %) avsåg den övriga verksamheten. I genomsnitt motsvarar detta 350 nya tjänster för varje ny medlemsstat, med cirka 150 språktjänster och 200 tjänster för den övriga verksamheten. Cirka 45 % av alla nya tjänster godkändes det första året efter anslutningen, cirka 33 % under det andra året och de återstående 22 % under det tredje året efter anslutningen.

Den beräknade ökningen av cirka 3 400 nya tjänster i kommissionens tjänsteförteckningar motsvarar cirka 340 tjänster per ny medlemsstat.

7. Gemenskapspolitik och tillhörande verksamhet som påverkas av utvidgningen

7.1. Utvecklingen av huvudområdena

Analysen av de olika områdena visar att behoven är koncentrerade på operativa områden som ligger i linje med de politiska prioriteringarna och som direkt kommer att gynna medborgarna i en utvidgad union.

Särskilda ansträngningar har gjorts för att hålla det beränkade behovet av språktjänster på den nödvändig miniminivå som gör det möjligt att upprätthålla principen om mångspråkighet. Genom att antalet officiella språk förväntas öka från 11 till minst 20 är det ingen överraskning att den största uppskattade ökningen av personalresurserna hänför sig till språktjänster (cirka 41 % i förhållande till dagens situation).

Om man bortser från språktjänsterna avser den högsta procentuella ökningen i relativa termer i förhållande till dagens situation strukturåtgärder (+36 %) följt av inre politik (+20 %) och jordbruk och fiske (+19 %). Stödtjänster och samordning förväntas öka med cirka 14 %, däribland kabinett och stöd till nya kommissionärer. Den nuvarande verksamheten som avser stöd inför anslutningen kommer att minska med cirka 70 % (se figur III och IV).

>Hänvisning till>

>Hänvisning till>

7.1.1. Inre politik

Utvidgningen kommer att påverka uppfattningen av politik och lagstiftning. Många fler berörda intressenter kommer att behöva rådfrågas om politiska initiativ och i lagförslagen måste ytterligare känsliga faktorer beaktas.

Från och med anslutningsdagen kommer gemenskapens regelverk att vara tillämpligt i nya medlemsstater och hela lagstiftningsförfarandet måste utvecklas och anpassas till nya villkor.

De största effekterna kommer från verksamhet som syftar till att säkerställa förenlighet med regelverket (kort sagt genomförande av lagstiftning). System och förfaranden kommer automatiskt att utvidgas till att omfatta alla medlemsstater [9] inom så olika och komplexa områden som miljö och konkurrens. Direkta övervakningsåtgärder kan också övervägas som en möjlighet att genomföra lagstiftningen. [10]

[9] Antalet medlemsstater är i stor utsträckning avgörande för arbetets omfattning.

[10] Till exempel Kontoret för livsmedels- och veterinärfrågor, Kontoret för Euratoms säkerhetskontroll och fiskeriinspektörer.

Alla program och åtgärder kommer att vara öppna för nya medlemsstater. De förväntade anslagsökningarna är dock relativt begränsade. Dessutom är vissa program redan öppna för kandidatländerna, även om inte alla deltar och graden av deltagande är lägre för kandidatländerna än för de nuvarande medlemsstaterna.

De uppskattade personalbehoven för inre politik ligger på 1 718 nya heltidsekvivalenter. Med tanke på det spektrum av politiska åtgärder som skall genomföras i 25 medlemsstater och storleken på de nuvarande resurserna utgör dessa heltidsekvivalenter en relativt blygsam ökning (+ 20 %) av personalresurserna.

7.1.2. Struktur- och sammanhållningsåtgärder

Struktur- och sammanhållningsåtgärder är de politikområden som kommer att få störst omedelbar effekt på medborgarnas levnadsstandard i de nya medlemsstaterna. De förväntas bidra till snabb konvergens av de nya medlemsstaternas ekonomier mot ett unionsgenomsnitt. Medel som tillhandahålls inom ramen för struktur- och sammanhållningspolitiken måste uppfylla klara gemenskapskriterier och är även kraftfulla instrument när det gäller att genomföra en hel rad av unionens politiska prioriteringar.

Enligt den nuvarande lagstiftningen kommer de flesta regionerna i kandidatländerna att vara berättigade till stöd som ges till mindre utvecklade områden (mål 1). Dessa anslag förväntas öka mer än på något annat område både i relativa och absoluta termer.

Programmens förvaltningssystem är decentraliserat. Detta innebär att de omfattande anslagsökningarna kommer att hanteras av förhållandevis få nyanställda och det beräknade personalbehovet uppgår till 325 nya heltidsekvivalenter (+ 36 %).

Det antas att de kandidatländer som återstår i förhandlingsprocessen efter anslutningen kommer att kunna fortsätta att dra nytta av ISPA-medel. När det gäller de nuvarande medlemsstaterna baseras uppskattningen på status quo (finansiella insatser på nuvarande nivå) även efter anslutningen. Dessutom förväntas sammanhållningspolitikens relativa betydelse att öka i förhållande till strukturpolitiken.

7.1.3. Jordbruk och fiske

Den gemensamma jordbrukspolitiken kommer att ha en viktig roll i den utvidgade unionen. I och med anslutningen beräknas antalet anställda inom EU:s jordbrukssektor att öka med cirka 55 %. Nuvarande aktiviteter som gäller stöd inför anslutningen inom området landsbygdsutveckling (Sapard) kommer att flyttas över och ingå i den centrala jordbrukspolitiken.

Liksom när det gäller struktur- och sammanhållningsåtgärder kommer de betydande anslagsökningarna till följd av det decentraliserade systemet för programförvaltning [11] att hanteras av förhållandevis få nyanställda och det beräknade personalbehovet uppgår till 189 nya heltidsekvivalenter (+19 %).

[11] Även om ökningen av antalet system att övervaka (dvs. antalet medlemsstater) har en klar effekt på en del specifika uppgifter som avslutning av räkenskaper.

7.1.4. Forskning

De flesta forskningsprogram är redan öppna för kandidatländerna. I det sjätte ramprogrammet planeras dessutom ett ökat deltagande från kandidatländernas sida före utvidgningen och ökad koncentration av projekt. Verksamhetens utveckling och de beräknade personalbehoven inför utvidgningen leder till en blygsam ökning av personalresurserna med 150 nya heltidsekvivalenter (+ 4%). De beräknade behoven är koncentrerade till direkta forskningsåtgärder som skall åtfölja gemenskapspolitiken. [12]

[12] Till exempel stöd till Kontoret för Euratoms säkerhetskontroll för utveckling av system för spårning och redovisning av klyvbart material i kärnkraftsanläggningar.

7.1.5. Externa åtgärder

När det gäller yttre förbindelser kommer effekterna att bli mer begränsade. De viktigaste förändringarna gäller handelspolitik och försvarsåtgärder. Det uppskattade behovet av ny personal uppgår till cirka 76 nya heltidsekvivalenter (+1 %).

7.1.6. Stöd inför anslutningen (däribland delegationer i kandidatländerna, ISPA och Sapard)

Det stöd inför anslutningen som avser de 10 nya medlemsstaterna kommer gradvis att minska tills dess att utfasningen av Phare har slutförts. Personalen på delegationerna i de 10 kandidatländerna och den största delen av personalen på kommissionen som arbetar med detta område kommer därför att omplaceras eller upphöra med arbetet, vilket innebär en minskning på 759 heltidsekvivalenter jämfört med den ursprungliga nivån (-70 %). Stöd inför anslutningen kommer fortfarande att utgå till de kandidatländer som återstår i förhandlingsprocessen.

7.1.7. Språktjänster

Språktjänsternas förhållandevis kraftiga ökning (1 582 heltidsekvivalenter eller +41 %) får inte misstolkas. Den naturliga tendensen skulle vara en linjär tillväxt som motsvarar antalet officiella språk (+82%). Det är enbart tack vare ett medvetet beslut att tillämpa bästa praxis och förväntade besparingar till följd av reformer som personalbehoven har kunnat hållas på en mycket blygsam nivå.

7.1.8. Stödtjänster och samordning

Så stora resurser som möjligt skall avsättas till det främra ledet för att tillhandahålla externa tjänster. Stödtjänster och samordning har dock en viktig roll i en fullt utvecklad strategi för att göra utvidgningen till en framgång. [13] Rätt bemanning är viktig för att verksamheten skall fungera smidigt och de beräknade behoven uppgår till 619 nya heltidsekvivalenter (+14 %).

[13] Verksamheten innefattar förstärkning av rekryteringsförfarandena, översyn av byggnadspolitiken, förbättring av bedrägeribekämpning och revision samt samordning av politiken i en union med 25 medlemsstater.

Det bör även betonas att beräkningarna innefattar direkt stöd till de nya kommissionärernas privata kontor.

7.2. Utveckling per huvudtyp av tjänst (métiers)

I kommissionens framtidsplaner betonas de rättsliga aspekterna på institutionens arbete, följt av de politiska aspekterna med administrativt stöd som följer den totala ökningen av resurser. Språktjänsterna (översättning och tolkning) kommer att öka mer än något annat område för att upprätthålla den språkliga mångfalden. Nivån på personalstyrkan som skall ansvara för programförvaltning kommer att i stort sett att förbli stabilt.

>Hänvisning till>

>Hänvisning till>

7.2.1. Lagstiftning och övervakning av efterlevnad

Lagstiftning och övervakning av efterlevnad är den typ av tjänst som kommer att genomgå den största utvecklingen efter språktjänsterna. Det kommer inte som en fullständig överraskning eftersom en av de viktigaste variablerna när det gäller att bedöma arbetsbördan i de flesta lagstiftningsskeden är antalet medlemsstater. Detta är särskilt relevant i genomförandeskedet. Enligt principen om sund förvaltning kommer antalet aktörer och faktorer som måste beaktas att påverka utformnings- och övervakningsskedet. De uppskattade behoven uppgår till 1 098 nya heltidsekvivalenter (+25 %)

7.2.2. Programförvaltning

Det beräknas att de personalresurser som arbetar med programförvaltning i stort sett kommer att ligga kvar på samma nivå vid utvidgningen (64 heltidsekvivalenter eller +1 %). Detta är ett något överraskande resultat som skall förklaras närmare.

Det beräknade behovet för programförvaltning uppgår i själva verket till 650 nya heltidsekvivalenter. Detta ytterligare behov för ökande aktiviteter uppfylls till stor del genom omplacering av personal som för närvarande arbetar med stöd inför anslutningen (se figur VII). Det uppskattade behovet kan verka blygsamt, men det bör noteras att ökningen av anslagen för inre politik också är måttlig och att många program redan är öppna för kandidatländerna (särskilt inom forskning). Personalförstärkning är således i hög grad koncentrerad till jordbruk och fiske och på strukturåtgärder där programförvaltning till stor del är decentraliserad till medlemsstaterna.

>Hänvisning till>

7.2.3. Utformning av politik

Utformningen av politik kommer också att utvecklas kraftigt vilket avspeglar behovet av att beakta nya realiteter. Vid utformningen av politiken kan man dra nytta av den mängd positiva exempel och kulturer som de nya medlemsstaterna för med sig. Det uppskattade behovet uppgår till 641 heltidsekvivalenter (+8 %). Även i detta fall är den verkliga bruttoförstärkningen av personalen större (cirka 800 heltidsekvivalenter), men den kommer att uppvägas av en minskning av verksamheten inför anslutningen.

7.2.4. Administrativt och budgetmässigt stöd

Lämplig bemanning av tjänster för administrativt och budgetmässigt stöd, både på operativa tjänster och stödtjänster, är nödvändigt för att kunna upprätthålla en sammanhängande och väl fungerande helhet. Det uppskattade behovet uppgår till 672 heltidsekvivalenter (+11 %).

7.2.5. Språktjänster

Enligt vad som nämnts ovan (se punkt 7.1.7) har särskilda ansträngningar gjort det möjligt att hålla ökningen av språktjänsterna (översättning/tolkning/publicering) inom rimliga gränser. Det beräknade behovet uppgår till 1 425 nya heltidsekvivalenter (+44 %).

8. Slutsatser

Utvidgningen utgör en viktig utmaning för alla unionens institutioner. Kommissionen har gjort en noggrann bedömning av aktiviteterna och de personalresurser som krävs i en utvidgad union. Vid uppskattningen togs hänsyn till de framtida utmaningarna som samtidigt bästa praxis tillämpades strikt. Dessutom beaktades eventuella stordriftsfördelar och omplaceringar. Efter den djupgående sållningen uppgår det totala personalbehovet till 3 900 nya heltidsekvivalenter netto. Denna totala ökning uppgår därmed bara till 13 % av de befintliga personalresurserna och till 16 % av tjänsterna i tjänsteförteckningarna. Beräkningarna är baserade på minst 9 nya officiella språk. Varje ytterligare officiellt språk kommer att kräva 200 nya heltidsekvivalenter.

Detta är en anmärkningsvärd prestation som står sig vid en jämförelse med alla relevanta tillväxtindikatorer för unionen, tidigare utvidgningar och andra institutioners tillgängliga beräkningar. Det är också ett absolut nödvändigt minimun för att kommissionen skall kunna utföra sina uppgifter ordentligt. Resultatet blir en nettoökning på cirka 3 400 nya tjänster i kommissionens tjänsteförteckning (del A i budgeten), av vilka 2 300 tjänster skall ha fasats in till och med 2006. Tidsramen för infasningen är förenlig med utvecklingen av taket under rubrik 5 i budgetplanen enligt vad som anges i de gemensamma finansiella ramarna 2004-2006 och med kommissionens förmåga att absorbera ny personal.