[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 12.11.2008

KOM(2008) 692 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET OCH EUROPAPARLAMENTET

Kommissionens tidigare personalbutik Economat – tillgångar i bank som förvaltats utanför den allmänna budgeten

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET OCH EUROPAPARLAMENTET

Kommissionens tidigare personalbutik Economat – tillgångar i bank som förvaltats utanför den allmänna budgeten

1. INLEDNING

Fram till år 2000 fördes personalbutiken Economats räkenskaper vid sidan av den allmänna budgeten, och dess transaktioner sköttes via konton i en privatbank. Economat förvaltades av en partssammansatt kommitté ( Commission Paritaire - Restaurants et Economats , CPRE ). De budgetposter och redovisningsrutiner som användes fram till 2000 bedömdes dock vara olämpliga för att förvalta en inkomstgenererande rörelse med dagliga beställningar, leveranser och utgifts- och inkomsttransaktioner.

Economat byggde genom åren upp ett rörelseöverskott, som ackumulerades på de aktuella bankkontona. Detta gällde i synnerhet så länge verksamheten drevs av administrationen och Economat inte behövde betala för lokaler och försörjningstjänster, samtidigt som vissa personalresurser och administrativt stöd också avdelades för verksamheten utan kostnad.

År 2002 beslutade kommissionen att förändra denna förvaltningsform. Efter ett anbudsförfarande lades driften av Economat ut på entreprenad, till företaget Delhaize. Economats lager såldes till Delhaize i samband med detta, och intäkterna från denna försäljning sattes in på samma bankkonton.

Dessa bankkonton har sedan dess fortsatt att generera ränta, och de totala tillgodohavandena uppgår idag till ca 2,7 miljoner euro.

2. KONSEKVENSER AV ÅTGÄRDERNA I SAMBAND MED KRISEN VID EUROSTAT

Sommaren 2005, efter krisen vid Eurostat, tog kommissionens räkenskapsförare initiativet till en inventering av alla bankkonton som innehåller gemenskapens tillgångar men som inte upprättats genom räkenskapsförarens försorg, i syfte att komma till rätta med denna anomali.

I samband med operationen beslutade räkenskapsföraren att tillgodohavandena på sådana konton antingen skulle överföras till den allmänna budgeten om det inte längre var motiverat att behålla kontona, eller i annat fall att kontona skulle integreras i kommissionens räkenskapssystem.

För den tidigare Economats konton (en checkräkning och ett sparkonto) var situationen klar: det fanns inte längre något skäl att ha kvar själva kontona, utan tillgångarna skulle överföras till gemenskapsbudgeten.

Kontona hålls vid Fortis bank, och innehöll den 30 juni 2008 följande belopp:

- Fortis 210-0339286-32 27 532 euro

- Fortis 047-0610357-16 2 705 824 euro

(sammanlagt 2 733 356 euro). Dessa medel förvaltas gemensamt av OIB och GD Budget, och ett antal tjänstemän vid GD Budget har befogenhet att underteckna transaktioner.

3. ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR ANVÄNDNINGEN AV MEDLEN

Med tanke på källan till dessa tillgodohavanden, dvs. ett rörelseöverskott från en verksamhet som betalats via personalens privata hushållskonton, ombads GD Personal och administration att identifiera ett antal projekt som skulle uppfylla följande villkor:

- Projekten skulle falla inom ramarna för budgetanmärkningarna till befintliga budgetposter.

- Projekten skulle vara av social karaktär och direkt eller indirekt tjäna personalens intressen.

- Projekten skulle finansieras med en engångsinvestering och inte kräva några ytterligare kostnader under följande år, vare sig i form av ytterligare anslag eller personalresurser.

4. BESLUTSPROCESS FÖR DE PROJEKT SOM FÖRESLAGITS

GD Personal och administration ställde samman en förteckning över projekt i september 2006, och den 6 november 2006 ombads COPAS (den partssammansatta kommittén för sociala åtgärder) att komma med ett yttrande. Efter att ha diskuterat den aktuella förteckningen över projekt lämnade kommittén sitt yttrande till GD Personal och administration den 2 maj 2007. I yttrandet ingick, förutom en positiv eller negativ bedömning av varje projektförslag, även ett antal förslag till ytterligare projekt som skulle kunna undersökas.

Den 15 maj 2007 lade Europaparlamentets vice ordförande Gérard Onesta fram ett förslag till GD Personal och administration om en totalrenovering av Europaparlamentets träningslokal, och ett förslag om hur driften sedan skulle läggas ut på entreprenad via ett offentligt upphandlingsförfarande. Detta skulle ske mot en avgift och med ett system för vinstdelning, där överskottet skulle delas mellan de deltagande institutionerna. GD Personal och administration förklarade sig intresserat i princip, och bad ledamot Onesta om förtydliganden av förslaget via ett antal frågor som översändes den 6 juni 2007. Den 24 september 2007 inkom ytterligare uppgifter från Europaparlamentets administration. Man svarade på en del av frågorna och bad också kommissionen att meddela sin inställning till att delta i det eventuella projektet. Ytterligare detaljer klargjordes efter det framgångsrika anbudsförfarandet, som redovisas närmare i avsnitt 5 nedan.

I juni 2008 fastställde GD Personal och administration en slutlig förteckning över fyra projekt – varav ett från dess egen ursprungliga förteckning – som blev föremål för positiva yttranden från COPAS. Två av projekten hade föreslagits direkt av COPAS, och det fjärde var Europaparlamentets ovan beskrivna förslag. Förslaget till projekt i samarbete med Europaparlamentet lades fram för COPAS den 6 juni 2008 och för den lokala personalkommittén den 24 juni.

5. DE FÖRESLAGNA PROJEKTEN: INNEHÅLL OCH KOSTNADER

De fyra projekten med respektive kostnadsberäkning redovisas i tabellen nedan.

En kortfattad beskrivning av varje projekt och en beräkning av aktuella belopp finns i bilaga 1. En förteckning över de projektförslag som avvisats, med kortfattade motiveringar, finns i bilaga 2.

Syfte | Beräknade kostnader |

Stöd till integration av funktionshindrade barn vid daghemmen | 100 000 |

Upprustning av anläggningen i Overijse | 500 000 |

Infrastruktur för ökat välbefinnande på arbetsplatsen | 600 000 |

Bidrag till Europaparlamentets träningslokal | 1 500 000 |

Totalt | 2 700 000 |

Alla fyra projekten omfattar sociala utgifter till förmån för personalen. Förslaget om bidrag till träningslokalen hjälper personalen att hålla god fysisk form och bidrar därmed till ökat välbefinnande, samtidigt som systemet för vinstdelning (se bilaga 1) kommer att generera inkomster avsatta för särskilda ändamål, som förstärker anslagen under rubriken för sociala åtgärder i budgeten.

Europaparlamentets förslag medför vissa risker kopplade till projektets lönsamhet och övriga affärsmässiga antaganden. Även om det i huvudsak är uppdragstagaren som måste bära dessa risker, kommer mekanismen för vinstdelning endast att ge resultat i proportion till framgången med verksamheten. Det bör dock noteras att ett väletablerat företag inom sektorn efter anbudsförfarande har ingått ett kontrakt med Europaparlamentet, vilket bör anses förbättra utsikterna för framgång. Kommissionen kommer inte att ha något direkt ansvar vare sig när lokalen förbereds och utrustas eller under själva driften av verksamheten. Kommissionen och Europaparlamentet kommer att ingå ett administrativt avtal som reglerar alla kommissionens rättigheter (samma rätt till tillträde till lokalen för kommissionens anställda som för parlamentets samt deltagande i mekanismen för vinstdelning) och skyldigheter (överföring av medel).

6. SLUTLIG ÖVERFÖRING AV MEDLEN FRÅN BANKKONTONA

Medlen utgör inkomster avsatta för särskilda ändamål enligt artikel 18.1 e i budgetförordningen. Deras användning bygger på godkännandet av den valda ansatsen och av de fyra projekt som anges ovan.

7. SLUTSATS

Kommissionen

- godkänner att de ackumulerade vinsterna från personalbutiken Economat får användas för sociala projekt till förmån för personalen,

- godkänner alla de fyra projekt som förtecknas ovan,

- godkänner de preliminära belopp som ska avdelas för vart och ett av de fyra projekten, och överlåter detaljerna kring genomförandet och slutliga justeringar till respektive behörig utanordnare,

- ger GD Personal och administration i uppdrag att, i samarbete med Rättstjänsten, förhandla om ett administrativt avtal med Europaparlamentet om kommissionens deltagande i Europaparlamentets träningslokalprojekt.

BILAGA 1

Kommissionens tidigare personalbutik Economat – tillgångar i bank som förvaltats utanför den allmänna budgeten

Projekten

8. STÖD TILL INTEGRATION AV FUNKTIONSHINDRADE BARN VID DAGHEMMEN

8.1. Beskrivning

Daghemmen tar regelbundet emot barn med särskilda behov.

Med särskilda behov avses då t.ex. beteendesvårigheter eller mentala eller fysiska funktionshinder. Huruvida ett daghem kan ta emot ett barn med funktionshinder beror emellertid på flera faktorer, som bedöms från fall till fall av barnläkaren, psykologerna, daghemmets ledning och föräldrarna. Beslutet i varje enskilt fall grundar sig på barnets egna behov, behoven hos de övriga barnen i den tilltänkta gruppen, daghemmets interna resurser och infrastruktur och det samarbete som måste etableras med externa specialister.

Efter ett positivt beslut följs situationen upp regelbundet, och om alla inblandade är överens om att daghemmet inte längre kan tillgodose barnets behov på ett bra sätt kan det beslutas att man bör hitta mer lämpade former för omsorgen.

För att barn med särskilda behov ska kunna tas om hand på bästa möjliga sätt krävs det både lämplig utbildning för personalen och specialanpassad materiel.

8.2. Beräkning av belopp och ungefärlig tidsplan

Utgiftspost | Belopp (euro) |

Utrustning och leksaker | 20 000 |

Särskild utbildning för 195 anställda, inklusive utbildningsmateriel (böcker, video etc.) | 80 000 |

Totalt | 100 000 |

Utrustningen och utbildningstjänsterna kan beställas redan under 2008 eftersom det finns gällande ramkontrakt.

8.3. Budgetposter

Inkomstpost: 5 9 0

Utgiftspost: 26 01 50 04 - Interinstitutionellt samarbete på det sociala planet

Utanordnare: GD Personal och administration

9. FÖRBÄTTRING AV SPORT- OCH FRITIDSANLÄGGNINGEN I OVERIJSE

9.1. Beskrivning

Institutionernas anställda och deras familjer vill gärna kunna dra mer nytta av den gemensamma anläggningen för utomhussporter i Overijse. Detta faktum underströks åter av personalkommittén vid dess allmänna möte ( États Généraux ) om den sociala politiken inom institutionerna i juni 2008. Det har föreslagits att man bör ersätta den befintliga fotbollsplanen med en multisportplan med syntetunderlag, och utrusta den så att den kan användas oavsett väder, yttre ljusförhållanden och säsong. En sådan modernisering skulle uppmuntra såväl de anställdas familjer som grupper av kollegor, sport- och fritidsklubbar och pensionärer att använda anläggningen både som en utomhus- och inomhusfacilitet.

Dessutom kommer man noggrant att se över behoven när det gäller anläggningens tillgänglighet, samt tillgången till sittplatser och sanitära anläggningar som är anpassade för personer med funktionshinder.

9.2. Beräkning av belopp och ungefärlig tidsplan

De tekniska avdelningarna inom Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel (OIB) har uppskattat kostnaderna för projektet till 500 000 euro. Med tanke på den tid som krävs för att söka tillstånd och godkännanden från lokala myndigheter förväntas de aktuella beloppen inte kunna börja användas förrän 2009–2010.

9.3. Budgetposter

Inkomstpost: 5 9 0

Utgiftspost: 26 01 22 03 – Utgifter för byggnader i Bryssel

Utanordnare: Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel

10. INFRASTRUKTUR FÖR ÖKAT VÄLBEFINNANDE PÅ ARBETSPLATSEN

10.1. Beskrivning

Kommissionens anställda, och särskilt medlemmarna i olika sport- och fritidsklubbar, har visat intresse för att disponera de två allrummen i källaren till byggnaden VM2, där även restaurangen Le Foyer är belägen. De aktuella lokalerna har tidigare använts främst som arkiv, och är i behov av en genomgripande renovering. Det skulle vara möjligt att skapa ett stort rum på ca 290 m², och avdela detta för t.ex. konditionsträning, plus ett mindre rum på 100 m², som skulle användas för mindre platskrävande gruppaktiviteter. För närvarande måste många av sport- och fritidsklubbarna hyra lokaler av privata företag eller av kommunen. Om de aktuella lokalerna kommer till regelbunden användning skulle detta också ha en positiv inverkan på Le Foyer , och projektet skulle bidra till kommissionens politik för att öka välbefinnandet på arbetsplatsen.

10.2. Beräkning av belopp och ungefärlig tidsplan

De tekniska avdelningarna inom Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel (OIB) har uppskattat kostnaderna för insatserna till 600 000 euro.

10.3. Budgetpost

Inkomstpost: 5 9 0

Utgiftspost: 26 01 22 03 – Utgifter för byggnader i Bryssel

Utanordnare: Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel

11. BIDRAG TILL EUROPAPARLAMENTETS TRÄNINGSLOKAL

11.1. Beskrivning

Det övergripande målet med detta projekt är att renovera och utöka Europaparlamentets befintliga träningslokal (totalt 1 375 m²), bl.a. genom tillägg av en ”bad- och relaxavdelning” (925 m²), utrusta dessa lokaler samt lägga ut verksamheten på entreprenad, mot

- en fast avgift på 300 000 euro, som anges redan i anbudsförfarandet,

- en andel av vinster som överstiger en viss nivå (från 10 % av vinster i spannet 100 000–200 000 euro upp till 50 % av vinster utöver 500 000 euro),

- identiska tillträdes- och abonnemangsvillkor för kommissionens och Europaparlamentets anställda.

Kommissionen skulle bidra till kostnaderna för byggnation och utrustning genom en överföring av en del av f.d. Economats överskott till Europaparlamentets administrationsbudget.

I gengäld skulle kommissionen tillgodogöra sig en proportionell andel av de motsvarande inkomsterna, vilka skulle föras in i kommissionens administrationsbudget såsom inkomster avsatta för särskilda ändamål, närmare bestämt under budgetposten för sociala åtgärder till förmån för personalen.

11.2. Beräkning av belopp och ungefärlig tidsplan

Beloppet för kommissionens bidrag fastställs genom ett politiskt beslut. Det föreslagna beloppet på 1 500 000 euro motsvarar ca 30 % av den beräknade kostnad för projektet som godkänts av Europaparlamentets presidium.

En uppdragstagare för driften av träningslokalen har redan valts ut genom ett anbudsförfarande. Ett separat anbudsförfarande har också inletts för renoveringsarbetet, som man hoppas ska kunna slutföras före 2009 års utgång.

Kommissionens bidrag till projektet kan dock komma att överföras redan under 2008, beroende på när det administrativa avtalet ingås.

11.3. Budgetposter

Inkomstpost: 5 9 0

Utgiftsposter:

- För bidraget till Europaparlamentet : 26 01 50 04 – Interinstitutionellt samarbete på det sociala planet

- För de årliga inkomsterna för särskilda ändamål : 26 01 50 04 – Interinstitutionellt samarbete på det sociala planet

Utanordnare: GD Personal och administration

BILAGA 2

Kommissionens tidigare personalbutik Economat – tillgångar i bank som förvaltats utanför den allmänna budgeten

Icke-antagna projektförslag

12. TRÄNINGSLOKAL FÖR KOMMISSIONEN

Inte ens hela det disponibla beloppet skulle räcka till för att bygga om befintliga utrymmen till en kommersiellt gångbar träningslokal. I praktiken skulle man dessutom bara disponera en del av summan, eftersom även andra projekt måste väljas ut.

13. UPPRUSTNING AV KAFETERIOR OCH RESTAURANGER

Personalrepresentanterna ansåg att dessa kostnader borde täckas av Infrastruktur- och logistikbyråns normala budgetanslag, och detta argument godtogs.

14. INSTALLATION AV DUSCHAR FÖR ANSTÄLLDA SOM TAR CYKEL TILL OCH FRÅN ARBETET

Personalrepresentanterna ansåg att dessa kostnader borde täckas av Infrastruktur- och logistikbyråns normala budgetanslag, och detta argument godtogs.

15. ETABLERING AV LOKALA ARBETSFÖRMEDLINGSKONTOR I VISSA STÖRRE KOMMISSIONSBYGGNADER

Dessa kontor distribuerar särskilda checkar ( Titres-services/Dienstencheques ) för vilka hushållsnära tjänster kan köpas lagligt i stället för på den svarta eller grå marknaden.

Sådana kontor kräver dock utrymme, utrustning och personal, vilket bryter mot ett av grundvillkoren, dvs. att medlen skulle användas till en engångsinvestering som inte ger upphov till ytterligare kostnader i framtiden.

16. FÖRVÄRV AV ETTERBEEK-SJUKHUSETS LOKALER

Dessa lokaler skulle efter förvärvet byggas om för att kunna användas för flera olika ändamål, bl.a. som äldreboende, daghem och mötesplats för sport- och fritidsklubbarna.

Man bedömde dock att driften av en sådan anläggning skulle kräva betydande årliga kostnader, vilket bryter mot ett av grundvillkoren, dvs. att medlen skulle användas till en engångsinvestering som inte ger upphov till ytterligare kostnader i framtiden.

17. RESERVATION AV PLATSER FÖR VUXNA FUNKTIONSHINDRADE FÖR VILKA MAN HAR FÖRSÖRJNINGSPLIKT

Genom bidragsliknande överföringar antingen till enskilda institut eller till ansvariga organ i Brysselregionen och för de tre gemenskaperna (flamländska, franskspråkiga, tyskspråkiga) skulle EU-anställda och pensionerade f.d. EU-anställda beredas någon form av företräde för vuxna funktionshindrade för vilka de har försörjningsplikt.

Även om detta initiativ tycktes lovande till en början, föll det på att de belgiska myndigheterna var motvilliga att acceptera kommissionens förslag.