Särskild rapport nr 9/2001

om programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare, samt kommissionens svar

(i enlighet med artikel 248.4 andra stycket i EG-fördraget)

(2001/C 349/01)

INNEHÅLL

>Plats för tabell>

FÖRKORTNINGAR

MCFA Föreningen för Marie Curie-stipendiater (Marie Curie Fellowship Association)

IHP Förbättring av den mänskliga potentialen (Improving Human Potential)

CORDIS Gemenskapens informationsservice för forskning & utveckling (Community Research & Development Information Service)

SAMMANFATTNING

I. I denna rapport analyseras kvaliteten på de förvaltningssystem som kommissionen använder för programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare som är en del av fjärde ramprogrammet (1994-1998). Särskild vikt fästs vid förfarandena för att välja ut ansökningar och de förvaltningssystem som används för att övervaka avtalen (se punkterna 1-8).

II. De förfaranden som användes vid utvärdering av ansökningar medgav ibland inte någon insyn. Detaljerade uppgifter saknades om de överläggningar som ledde till fattade beslut. När ansökningarna fördelas mellan bedömarna kan eventuella intressekonflikter uppstå (se punkterna 9-15). Revisionsrätten rekommenderar att aktuella förfaranden skall förbättras och sedan tillämpas strikt (se punkt 41).

III. När det gäller verksamheten inom forskarnätverken, påträffades organisationer som inte tillämpade urvalskriterierna för att välja ut forskare. Personer som redan erhållit stipendier från kommissionen för att utföra ett visst projekt rekryterades (se punkterna 16-17). Kommissionen borde göra dubbelkontroller för att säkerställa att detta inte upprepas (se punkt 42).

IV. Brister påträffades i förfarandena för att beräkna kostnaden per enhet för tillgång till verksamheten vid stora anläggningar. Det kan påvisas att tjänstemän från de vetenskapliga avdelningarna vid kommissionen deltar i arbetet med att fastställa dagliga användaravgifter tillsammans med avtalsparterna, men inte att tjänstemän från de ekonomiska avdelningarna deltar (se punkt 21). Tjänstemän från de ekonomiska avdelningarna bör rådfrågas innan användaravgifterna fastställs och detta bör dokumenteras (se punkt 44). Dessutom gjordes den externa granskning som skall göras under projektets gång vid en olämplig tidpunkt (se punkt 22). Granskningen bör göras med hänsyn till kontraktets faktiska löptid (se punkt 45).

V. Andelen godkända ansökningar om Marie Curie-stipendier varierade i hög grad, beroende på vilket ansökningsförfarande den sökande valt (se punkt 24). Förvaltningen av Marie Curie-stipendierna borde centraliseras till den avdelning som handlägger programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare, där förvaltningen har förbättrats betydligt (se punkt 46).

VI. Kommissionen kontrollerar inte systematiskt att alla kriterier den fastställer efterlevs vad gäller Europakonferenser, praktikkurser och sommarskolor. Dessutom finns ingen information om vilka sponsorer från andra organisationer som stöder dessa aktiviteter (se punkterna 29-30). Förfarandena bör ändras så att man kan säkerställa att sådana kontroller görs (se punkt 49).

VII. Av den undersökning som har utförts framgår att mottagare/avtalsparter i allmänhet är nöjda med den service de får från kommissionen (se punkterna 32-36).

INLEDNING

Forskningsverksamheten inom området utbildning och fri rörlighet för forskare

1. Målsättningen med gemenskapens forskningspolitik är, enligt artikel 163 i fördraget, att stärka den vetenskapliga och tekniska grunden för gemenskapens industri och att göra den mer konkurrenskraftig på internationell nivå. Gemenskapsstrategin inom området forskning och teknisk utveckling fastställs i ramprogrammen och genomförs av kommissionen i särskilda program. Det fjärde ramprogrammet(1) (1994-1998) håller fortfarande på att genomföras, samtidigt som det femte ramprogrammet(2) (1998-2002) har inletts, efter Europaparlamentets och rådets beslut av den 22 december 1998. I det fjärde ramprogrammet valdes "stimulans av utbildning och fri rörlighet för forskare" ut som en av fyra verksamheter, till vilka 792 miljoner euro fördelades från en total budget för ramprogrammet på 11879 miljoner euro (se tabell 1). Rådet antog ett beslut(3) om "ett särskilt program för forskning, teknisk utveckling och demonstration inom området för utbildning och fri rörlighet för forskare".

Tabell 1

Uppdelning av fjärde ramprogrammets budget efter åtgärd

>Plats för tabell>

Källa:

Europeiska kommissionen.

Mål och budget för programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare

2. Programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare har delats in i tre områden, som är ömsesidigt beroende av varandra (forskarnätverk, tillgång till stora anläggningar, utbildning genom forskning). Till dessa kommer kompletterande åtgärder som syftar till att förbättra kommunikationen mellan forskarna själva och med industrin, att uppmuntra unga forskare och att offentliggöra resultat och framgångar inom programmet.

3. Forskarnätverken syftar till att göra det möjligt för forskare från fem eller flera forskningsteam från minst tre länder, att förena sina ansträngningar i ett gemensamt forskningsprojekt och därigenom bilda grupper som kan bedriva forskning med högre kvalitet. Verksamheten vid stora anläggningar gäller anläggningar som är unika och ovanliga i gemenskapen och som kräver stora investeringar eller medför höga underhållskostnader, men som är så viktiga för forskningen att betydande ansträngningar på gemenskapsnivå är motiverade. Användningen av dessa anläggningar finansieras i en utsträckning som gör det möjligt för forskare från andra länder att få tillgång till anläggningar de tidigare inte kunde få tillgång till. Målet med verksamheten utbildning genom forskning (som sedan döptes om till Marie Curie-stipendier) är att ge europeiska forskare möjlighet till utbildning eller specialisering utanför sina ursprungsländer.

4. Kompletterande åtgärder vidtas för att bidra till programmets mål vad gäller stimulans till utbildning och fri rörlighet för forskare, samtidigt som de är ett lämpligt medium för att sprida information om villkoren och förfarandena för deltagande i programmets olika verksamheter och om programmets resultat. De kallas för Europakonferenser, praktikkurser och sommarskolor.

5. Programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare förvaltas av en grupp om fyra avdelningar i GD Forskning, med 59 anställda den 31 december 1999.

6. Budgeten för de fyra viktigaste områdena i programmet ändrades efter Österrikes, Finlands och Sveriges anslutning. Av tabell 1 framgår budgetens fördelning mellan dessa områden. I tabell 2 visas totala åtaganden och totala utbetalningar per år. Dessa siffror visar framför allt ett visst underuttnyttjande av betalningsbemyndiganden under de första åren av fjärde ramprogrammet.

7. Tabell 3 visar hur mycket av budgeten för programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare som använts till utgifter för administration och personal, från 1995 fram till år 1999. I rådets beslut begränsas dessa utgifter till högst 5,6 % av den totala budgeten och det framgår att kommissionen ligger inom dessa gränser.

Tabell 2

Budgetgenomförande - Utbildning och fri rörlighet för forskare

>Plats för tabell>

Källa:

Europeiska kommissionen.

Tabell 3

Utbildning och fri rörlighet för forskare - Administrativa utgifter

>Plats för tabell>

Källa:

Europeiska kommissionen.

Revisionsrättens granskning

8. Granskningen koncentrerades på analyser av de förvaltningssystem som används av de administrativa avdelningarna både vid kommissionen och av avtalsparterna för att genomföra programmet, samt på granskning av hur de förvaltades. Granskningens huvudsakliga mål var bedöma ändamålsenligheten och effektiviteten i programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare. Förfarandena som används för att välja ut avtal granskades och en uppföljning gjordes av de brister som noterats i en av revisionsrättens tidigare rapporter(4) på detta område. Tio granskningar gjordes på platsen i sex medlemsstater och 19 av programmets stödmottagare som ingick i 51 avtal granskades. Genom revisionsbesök på platsen och en undersökning som gjordes per post, erhölls slutligen information både om avtalsparterna/stödmottagarna som omfattades av programmet och om i vilken grad de var tillfredsställda med kommissionens tjänster.

URVAL AV ANSÖKNINGAR

Granskningsmetod och allmänna resultat

9. Ansökningar som inkom efter det att ansökningsomgången utlysts granskades för att fastställa om de skriftliga förfarandena hade följts på ett riktigt sätt och om själva urvalsförfarandet medgav insyn. Ansökningar lämnas in av organisationer och enskilda personer i medlemsstaterna och associerade stater. Hur framgångsrika de är varierar, beroende på vilka områden och vilken ansökningsomgång det gäller.

10. När en ansökan lämnas in granskas den som ett första steg av mellan två och fem bedömare (s.k. första granskare) som kommissionen väljer ut. En enda preliminär totalpoäng beräknas sedan, som vanligtvis är genomsnittet av de poäng de första granskarna har tilldelat ansökan. Som ett andra steg sammanträder därefter de första granskarna (ett s.k. "panel meeting", panelsammanträde), för att diskutera resultaten av utvärderingarna. Vid panelsammanträdet kan den preliminära totalpoängen ändras enligt särskilda skriftliga förfaranden. Den slutliga listan som panelsammanträdet tar fram överlämnas till kommissionen. I de fall som undersökts av revisionsrätten är inte de överläggningar som lett fram till den slutliga listan inkluderade i de kortfattade protokollen. Kommissionen fattar det slutliga beslutet om vilka ansökningar som skall antas.

11. I praktiken förekom det variationer i sättet att utvärdera ansökningar inom de fyra verksamheterna. Brister hittades på alla områden och det iakttogs att inga dokument tagits fram för att förklara bedömarnas beslut samt att dessa hade utvärderat ansökningar som de hade anknytning till. Det förekom fall där bedömare utvärderade en ansökan där hans/hennes arbetsgivare/organisation var involverade.

Forskarnätverk

12. På området för forskarnätverk, skiljde sig rangordningen i de kortfattade protokollen från panelsammanträdet från de genomsnittliga totalpoäng som först angivits i detta dokument. Utvärderingen av ansökningarna skedde enligt det giltiga förfarandet, men detta kan inte helt och hållet utläsas ur protokollen eftersom panelens överläggningar endast delvis dokumenteras. Av protokollet framgår de justeringar som gjorts av de första granskarna för att poängen för ansökningarna skall vara konsekvent inför paneldiskussionen. Men protokollet visar inte den anpassning av poängen för vissa ansökningar som slutligen sker som ett resultat av diskussionerna vid panelsammanträdet. Detta leder i själva verket till en uppenbar inkonsekvens mellan den slutliga klassificeringen, som är resultatet av panelens överläggningar och de individuella poäng som vissa ansökningar har uppnått. Men detta innebär endast en brist på stringens i protokollet från överläggningarna som inte påverkar utvärderingsresultatet (listan på ansökningar som panelen föreslår att kommissionen skall finansiera i prioritetsordning). Totalt 13 ansökningar finansierades av kommissionen som ett resultat av denna panels rekommendationer.

Tillgång till stora anläggningar

13. Vad gäller tillgång till stora anläggningar, följdes i 13 av 61 fall inte de utförligt detaljerade instruktioner som skall användas för att rangordna ansökningarna. Detta ledde till att tio ansökningar preliminärt rangordnades högre än de skulle ha rangordnats enligt utvärderingen. Sex av dessa tio ansökningar finansierades. Inga dokument påträffades som kunde motivera den högre rangordningen.

Förlängningar av avtal

14. På detta område ledde en tredje ansökningsomgång 1997 till att nya ansökningar inkom från befintliga avtalsparter, som ansökte om ytterligare finansiering för att få tillgång till anläggningarna. 38 av dem godkändes. Istället för att utfärda nya avtal för dessa ansökningar undertecknades avtalsändringar, som förlängde löptiden för de befintliga ursprungliga avtalen och det ekonomiska bidraget. Denna metod användes för att säkerställa att tillgängliga budgetmedel användes i sin helhet. I framtiden bör kommissionen se till att denna situation inte upprepas och den borde få skriftliga råd från sina jurister om vilka korrekta förfaranden som skall användas. Dessutom förekom två olika slag av överlappning i avtalen ifråga. Den första avser avtalens löptid, där mellan en och nio månader av tidsperioden för det första avtalet också ingick i förlängningen av avtalet. Denna överlappning gjordes för att undvika att "nya avtal" började löpa efter att fjärde ramprogrammet avslutats. Ett annat slag av överlappning gäller ytterligare finansiering, där kostnadsredogörelser för perioder som avsåg de ursprungliga avtalen i vissa fall finansierades med medel som avsåg kommande perioder. Denna situation orsakades inte av avtalsparterna utan var ett resultat av att berörda avdelningar vid kommissionen misstolkade kontraktet. Det totala belopp som betalades till avtalsparterna under kontraktets löptid var korrekta men vissa belopp betalades för tidigt på grund av denna misstolkning.

15. Vid analysen av ansökningarna från 1995 och 1997 beträffande ovannämnda avtal noterades att i fråga om 27 av 38 ansökningar var en av bedömarna av samma ansökan densamma vid båda tillfällena. I ett av fallen utvärderade samma två bedömare ansökningarna både 1995 och 1997 (1997 var även en tredje bedömare inblandad). Vid analysen av årsrapporterna för dessa avtal för åren 1996 till 2000, noterades att i elva fall hade en av bedömarna något samband med avtalsparten. I sju fall deltog bedömaren i avtalspartens urvalspanel som expert och i de fyra övriga fallen använde bedömaren anläggningen och mottog därmed ekonomiskt stöd från kommissionen. I ett särskilt fall använde båda bedömarna år 1997 anläggningen som de utvärderade 1997 och 1998, respektive 1997 och 1999. Dessa bedömare hade finansierad tillgång till denna anläggning 1997 under fyra veckor vid ungefär samma tid som de utförde sin utvärdering. En av dem måste avbryta sin vistelse vid anläggningen för att delta i panelsammanträdet i Bryssel. Samtliga dessa fall skulle kunna innebära att det uppstår intressekonflikter, vilket kommissionens förfaranden bör förebygga.

AVTALS- OCH FÖRVALTNINGSKONTROLL

Forskarnätverk

16. Vad gäller verksamheten inom forskarnätverken (forskarutbildningsnätverken) finns olika villkor som reglerar personalkostnaderna för gästforskare. Två av dessa villkor är

a) att forskarens tjänst är temporär och avser en fastställd period som inleds efter det datum då avtalet börjar löpa, samt

b) att forskaren inte är medborgare i det land där avtalsparten som anställer honom eller henne har sin verksamhet och forskaren får inte ha bedrivit sin vanliga verksamhet i detta land i mer än 18 av de 24 månader som föregår anställningen.

17. Vid granskningarna på platsen hittades exempel på fall där forskare som tidigare mottagit stipendier uppgavs vara gästforskare inom forskarnätverket, trots att de tillbringat upp till 36 månader inom samma organisation före utnämningen. Det var inte berättigat att klassificera dessa forskare som gästforskare.

18. Ett vanligt klagomål som framkom vid granskningarna på platsen och från undersökningen per post, var att avtalsparterna tyckte att det svårt att rekrytera forskare till projektet. Många som hade missförstått instruktionerna, trodde att de endast fick annonsera via Cordis och de hade fått mycket få ansökningar. Dessutom var många avtalsparter, även utanför verksamheten inom forskarnätverket, kritiska till Cordis webbplats. Den ansågs vara för omfattande och svåranvänd och många organisationer undvek om möjligt att använda den.

Tillgång till stora anläggningar

19. I avtalsmallen för tillgång till verksamheten vid stora anläggningar delas ersättningsberättigande kostnader upp i två kategorier för kostnadsredogörelserna: kostnader för resor och uppehälle samt användaravgifter.

20. Kostnader för resor och uppehälle kan ersättas genom avtalet, i enlighet med avtalspartens vanliga interna regler och förfaranden. Om det system som används av avtalsparten är otillräckligt, är det mycket svårt att kontrollera om dessa kostnader är berättigade eftersom kommissionen inte angett några minimiregler. Det framkom exempel på att det saknades verifierande underlag för att motivera kostnaden. Dessutom lämnade användarna av anläggningen inte in några intyg om att de inte fick ersättning för sina kostnader för resor och uppehälle från sina egna organisationer, vilket ledde till att kostnaderna ibland ersattes två gånger. En universitetsprofessor har dragits inför en disciplinkommitté som en direkt följd av ovan beskrivna situation.

21. I de flesta av dessa avtal har kommissionen och avtalsparten kommit överens om dagliga användaravgifter. Dessa upprättades i ecu per dag. Kommissionens valutaexponering begränsades därmed och kostnadsredogörelserna var lättare att granska eftersom kurserna fastställts i förväg. Inga bevis hittades emellertid för att tjänstemän med vetenskaplig kompetens hade vänt sig till tjänstemän med ekonomisk kompetens för att få hjälp med att fastställa användaravgifterna. Eftersom användaravgifterna absorberade en hög andel av medlen (i vissa fall upp till 95 % av ett avtal med maximalt bidrag från kommissionen på 2 miljoner ecu), är det mycket viktigt att de fastställs på en rättvis och korrekt nivå. Reglerna för beräkning av användaravgifter per dag anger att alla kostnader skall beräknas i överensstämmelse med redovisningsprinciper som tar fasta på tidigare kostnader. Vid granskningarna konstaterades att de flesta avtalsparter hade uppgivit de verkliga kostnaderna för att fastställa användaravgifterna, men att ett litet antal hade använt felaktiga beräkningar. Vad gäller ett kontrakt för Gemensamma forskningscentret grundades beräkningen av användaravgifter per dag på uppskattningar vilket resulterade i att användaravgifterna i kontraktet var mer än 30 % högre än vad som kunde motiveras med tidigare kostnader. Generaldirektoratet för forskning undersöker för närvarande detta.

22. I kontraktet krävs att granskningar skall göras efter halva tiden av alla kontrakt på över 1 miljon euro inom detta område. Denna granskning gjordes 1998 på alla kontrakt oavsett deras värde. För de avtal som påbörjades 1998 kom granskningen för tidigt eftersom många endast varit operativa i två eller tre månader och endast utvärderade förfrågningar om tillgång. För andra avtal som avslutades 1998 kom granskningen för sent, eftersom det inte gick att förbättra verksamheten inom de områden som kritiserades innan avtalet löpte ut. De enda avtal där granskningen gjordes vid rätt tidpunkt var de 38 avtal som förlängdes, se punkterna 14-15 ovan.

Utbildning genom forskning (Marie Curie-stipendier)

Uppföljning av tidigare iakttagelser

23. Sedan revisionsrättens tidigare rapport om detta område, har ansträngningar gjorts för att förbättra förvaltningen av verksamheten. Ett av de viktigaste påpekandena gällde kommissionens bristande uppföljning när stipendiaterna inte lämnade in några vetenskapliga rapporter. Betydande förbättringar har noterats på detta område i och med att betalningarna kopplats till mottagandet av rapporterna och kommissionen automatiskt skickar påminnelser till avtalsparterna när rapporter inte lämnas in.

Decentralisering av urval och förvaltning av Marie Curie-stipendier

24. Marie Curie-stipendier är inte bara tillgängliga för sökande inom programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare, utan utlyses även inom särskilda temaprogram som finns inom fjärde ramprogrammet. Vid analysen av utvärderingarna av Marie Curie-stipendierna framkom att den genomsnittliga andelen godkända ansökningar inom programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare i hög grad skiljde sig från andelen inom temaprogrammen. I ett fall var skillnaden så stor att en sökande hade haft tre gånger så stor chans att tilldelas ett stipendium från ett särskilt program än från programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare.

Beskattning av Marie Curie-stipendier

25. Det noterades att beskattningen av inkomsten från Marie Curie-stipendiet varierade mellan länderna och även mellan olika skattedistrikt i samma land. Det är svårt för kommissionen att beräkna det månatliga stipendiet för varje stipendiat på besök i ett land om inte skattedistrikten i detta land har harmoniserat sina förfaranden. Det leder till betydande variationer i det nettobelopp som stipendiaterna i dessa länder erhåller.

Föreningen för Marie Curie-stipendiater

26. Föreningen för Marie Curie-stipendiater (Marie Curie Fellowship Association, MCFA) bildades i november 1997 som en internationell, ideell förening som regleras av belgisk lag. Föreningens målsättning, som den definieras i stadgarna, är att

a) föra vetenskapen i Europa framåt,

b) skapa en tydlig och synlig identitet för Marie Curie-stipenderna,

c) främja och öka Marie Curie-stipendiernas anseende,

d) förbättra kontakten och informationsutbytet mellan föreningens medlemmar,

e) upprätta en strukturerad förbindelselänk mellan stipendiater och forskningsvärlden, inklusive industrin,

f) utveckla och stödja Marie Curie-stipendiernas internationella dimension, och att

g) öka allmänhetens uppskattning av och förståelse för vetenskap.

27. Kommissionens bidrag till Föreningen för Marie Curie-stipendiater, som finansieras från programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare (se tabell 4), utgör i stort sett föreningens samtliga ekonomiska medel.

Tabell 4

Kommissionens stöd till Föreningen för Marie Curie-stipendiater

>Plats för tabell>

Källa:

Europeiska kommissionen.

28. Granskningen av Föreningen för Marie Curie-stipendiater påvisade allvarliga brister vad gäller förvaltningskontrollen. Det fanns inga finansiella förfaranden för att avgöra om kostnader var stödberättigande, vilket ledde till att alla kostnader betraktades som berättigade till stöd från kommissionen. Detta resulterade i att en betydande andel av de medel som erhölls från kommissionen inte alltid användes effektivt.

Kompletterande åtgärder

29. I avtalsmallarna för Europakonferenser, praktikkurser och sommarskolor ombads avtalsparterna att hjälpa fram deltagare under 35 års ålder, från mindre gynnade områden och att uppmuntra kvinnor och representanter från industrin att delta. I kostnadsredogörelserna måste avtalsparterna emellertid endast visa att konferensdeltagarna är under 35 år och därmed fanns inga bevis för att övriga kriterier kontrollerades systematiskt.

30. Vid granskningarna på platsen noterades att kommissionen inte ensam finansierar dessa konferenser och att andra sponsormedel i många fall hade mottagits. Inga åtgärder vidtogs emellertid för att säkerställa att den totala finansieringen från sponsorerna inte översteg den totala kostnaden för arrangemanget.

Kommissionens kontroller på platsen

31. Mellan 1996 och 1999 gjorde kommissionen inte någon finansiell kontroll på platsen av programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare, varken med hjälp av anställda vid kommissionen eller externa avtalsparter. Det är mycket viktigt att ett visst minimiantal kontroller görs tidigt i programmet, för att säkerställa både att avtalsparten använder korrekta förfaranden och att dessa förfaranden liksom målen är realistiska.

UNDERSÖKNINGSRESULTAT

32. Mellan september och december 2000 skickades totalt 1896 frågeformulär ut till avtalsparter som deltog i programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare. Frågeformulär skickades ut på grundval av ett slumpmässigt urval till alla kategorier av avtalsparter/stödmottagare i alla medlemsstater och stater som varit berörda av ramprogrammen. Antalet avtal som granskades och deras omfattning framgår av tabell 5. 1372 (72,36 %) svar erhölls. En analys av antalet frågeformulär som skickats ut och mottagna svar finns i tabell 6. Målet med frågeformulären var att utvärdera kommissionens verksamhet och att utvärdera hur användbart själva programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare är. Frågeformulärets inledning skulle samla information om i vilken mån avtalsparterna/stödmottagarna deltagit i tidigare ramprogram samt om de deltagit i andra åtgärder inom fjärde ramprogrammet. Frågor ställdes om varje del av avtalsförfarandet från anbudsinfordran, förberedandet av ansökningar, utvärdering, avtalsförhandling och undertecknande fram till rapportering och betalningsförfarande. Syftet var att fastställa hur tillfredsställda avtalsparterna/stödmottagarna var. Slutligen frågades avtalsparterna/stödmottagarna om de skulle delta i femte ramprogrammet.

Tabell 5

Summering per slag och värde för de projekt inom programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare som granskats (på platsen/frågeformulär)

>Plats för tabell>

Källa:

Europeiska revisionsrätten.

Tabell 6

Analys av utskickade och mottagna frågeformulär

>Plats för tabell>

Källa:

Europeiska revisionsrätten.

33. De viktigaste resultaten av undersökningen framgår av tabell 7. Många av deltagarna i undersökningen bifogade egna anmärkningar då de skickade tillbaka frågeformulären, vilket gav ytterligare insikt i hur kommissionen och programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare fungerar.

34. Av undersökningen framkom något som är värt att notera beträffande tillgången till verksamheten vid stora anläggningar. Över hälften av dem som deltog i undersökningen hade tidigare haft avtal på området under de tidigare ramprogrammen och nästan alla hade redan lämnat in en ansökan till femte ramprogrammet. Det är också intressant att notera att över hälften av dem som besvarade dessa frågeformulär även deltog i andra verksamheter inom programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare.

35. Utifrån resultaten kan noteras att stödmottagarna i allmänhet är nöjda med den service de får från kommissionen. Det område de var minst nöjda med gäller anbudsinfordran och urvalsförfarandet (44-65 %).

36. Stödmottagarna är allra nöjdast när det gäller kommissionspersonalens svar på deras frågor (62-77 %).

Tabell 7

Resultat av granskningen på platsen och per brev

>Plats för tabell>

Källa:

Europeiska revisionsrätten.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

Slutsatser

Urval av ansökningar

37. Det förekom inte alltid tillräcklig insyn i förfarandena för att välja ut ansökningar.

a) Otillräcklig kontroll vid fördelningen av ansökningar mellan bedömare kan leda till eventuella intressekonflikter.

b) Det saknas detaljerade protokoll från de överläggningar som leder fram till panelbesluten.

Avtals- och förvaltningskontroll

38. I verksamheten utbildning genom forskning (Marie Curie-stipendier) har kommissionen vidtagit betydande betydande åtgärder för att förbättra förvaltningen av programmet.

39. De stora skillnaderna i andelen antagna ansökningar vad gäller Marie Curie-stipendierna mellan programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare och särskilda temaprogram är otillfredsställande och kan påverka stipendiets rykte negativt.

40. Den avdelning som administrerar Marie Curie-stipendierna i programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare visar hur en centraliserad enhet kan arbeta ändamålsenligt och effektivt inom kommissionen.

Rekommendationer

Urval av ansökningar

41. Följande förfaranden som hänger samman med situationerna som beskrivs i punkt 37 föreslås för att förbättra utvärderingssystemet:

a) Alla ansökningar från enskilda personer om att bli bedömare av ansökningar bör utvärderas och ett beslut bör fattas om huruvida personen är lämplig för arbetet. Den sökande bör informeras om beslutet. De experter som återstår på listan bör användas vid utvärderingarna. Det därpå följande urvalsförfarandet bör baseras på en analys av risken för eventuella intressekonflikter och analysen bör beakta vilket institut bedömarna kommer ifrån, vilka föreningar de är medlemmar i och i viss utsträckning vilken nationalitet de har.

b) Ingen bedömare bör tillåtas att närvara vid en utvärdering när denna bedömares organisation lämnat in en ansökan. Alla utvärderingar bör göras i en enda byggnad och bedömarna bör ha en bestämd tid på sig för att utvärdera varje ansökan. Större omsorg bör tillämpas vid fördelningen av ansökningar för att se till att eventuella intressekonflikter inte uppstår och att bedömarna har nödvändig skicklighet och nödvändiga kvalifikationer för de ansökningar som de behandlar. En grundligare genomgång av resultaten av utvärderingarna bör göras av kommissionen för att säkerställa att ansökningarna rangordnas på ett korrekt sätt.

c) För att säkerställa insyn bör slutligen fullständiga protokoll föras vid alla möten och man bör visa på de diskussioner som ligger till grund för alla beslut.

Avtals- och förvaltningskontroll

42. Förfaranden bör införas för att säkerställa att deltagarna i forskarnätverken följer kriterierna för stödberättigande. Eftersom det huvudsakliga problemet gäller rekrytering av forskare som redan erhållit stipendier från kommissionen, borde det vara ganska enkelt att dubbelkontrollera forskare som rekryteras via nätverket mot den befintliga databasen över tidigare och nuvarande stipendiater i den deltagande organisationen. Dessutom borde kommissionen ge mer vägledning om hur forskare till projekten kan rekryteras och även vidta åtgärder för att göra Cordis webbplats mer användarvänlig.

43. Kommissionen rekommenderas att begära att avtalsparter som får tillgång till stora anläggningar, skall behålla verifierande dokument för alla kostnader. När det gäller kostnader för resor och uppehälle bör den som begär ersättning även uppge att inget annat ekonomiskt stöd har mottagits.

44. Kommissionen uppmuntras att använda metoden med överenskomna användaravgifter i avtalen med avtalsparterna om tillgång till stora anläggningar. Samtidigt bör kommissionen säkerställa att användaravgifterna fastställs på ett korrekt sätt. Tjänstemän från de ekonomiska avdelningarna bör rådfrågas och detta bör dokumenteras till fullo innan avtalen undertecknas och uppföljningsgranskningar bör göras för att se till att användaravgifterna är korrekta.

45. Kommissionen bör genomföra sina granskningar efter halva tiden med hänsyn till avtalets faktiska löptid.

46. Kommissionen bör fortsätta att förvalta Marie Curie-stipendierna genom den avdelning som ansvarar för verksamheten inom programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare. Kommissionen borde göra avdelningen ansvarig även för förvaltningen av andra stipendier inom de särskilda programmen.

47. Kommissionen uppmuntras att fortsätta att ge god service då avtalsparternas frågor besvaras.

48. Om kommissionen beslutar att fortsätta med att bidra med medel till Föreningen för Marie Curie-stipendiater, bör den se till att lämpliga kontroller av förvaltningen har inrättats. Den bör också ge föreningen fast vägledning om hur medlen skall användas, samt sätta gränser för kostnaderna på vissa områden.

49. Kommissionen bör säkerställa att om det ingår målkriterier, särskilt vad gäller Europakonferenser, praktikkurser och sommarskolor, skall avtalsparterna lämna dokumentation för att visa att dessa kriterier har respekterats. Kommissionen rekommenderas också att tillsammans med kostnadsredogörelserna begära deklarationer från avtalsparterna som visar det totala belopp som sponsras och den procentandel av arrangemangets totala kostnader som sponsoravtalet har täckt. Detta kan också användas som ytterligare en kontroll av att de kostnader som uppgivits är korrekta.

50. Kommissionen bör vidta åtgärder för att säkerställa att granskningar på platsen görs så snart som möjligt av avtalsparterna inom programmet för förbättring av den mänskliga potentialen (Improving Human Potential, IHP).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 19 juli 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) Europaparlamentets och rådets beslut 1110/94/EG av den 26 april 1994 om det fjärde ramprogrammet för Europeiska gemenskapens verksamhet inom området forskning, teknisk utveckling och demonstration (1994-1998) (EGT L 126, 18.5.1994). Beslut 2535/97/EG av den 1 december 1997 om en anpassning för andra gången av beslut 1110/94/EG, EGT L 347, 18.12.1997.

(2) Europaparlamentets och rådets beslut 182/1999/EG av den 22 december 1998 om femte ramprogrammet för Europeiska gemenskapens verksamhet inom området forskning, teknisk utveckling och demonstration (1998-2002) (EGT L 26, 1.2.1999).

(3) Rådets beslut 94/916/EG av den 15 december 1994 om ett särskilt program för forskning, teknisk utveckling och demonstration inom området för utbildning och fri rörlighet för forskare (1994-1998) (EGT L 361, 31.12.1994).

(4) Årsrapporten (kapitel 9) för budgetåret 1994, samt yttranden från institutionerna (EGT C 303, 14.11.1995).

Kommissionens svar

SAMMANFATTNING

II. Generellt sett har förfarandena för utvärderingen av fjärde ramprogrammet inneburit vidsträckta garantier i fråga om insyn och öppenhet. Dessutom har en oberoende observatör varit närvarande, något som utgjort en ytterligare garanti för att förfarandena tillämpats på ett riktigt sätt.

Det är riktigt att redogörelserna inte alltid på ett utförligt sätt har återgett de olika steg som har lett fram till panelens beslut i de fall som revisionsrätten tar upp. Detta har dock inte inverkat på resultaten av utvärderingen, och inte heller på finansieringen av projekten (se punkterna 10 och 37).

Inom femte ramprogrammet har man förbättrat urvalsförfarandena genom att ta fram en särskild handledning, som antagits av kommissionen och som alla tänkbara deltagare fått tillgång till. Man har också utlyst ett öppet anbudsförfarande för antagning av experter, och en gemensam expertdatabas för alla forskningsprogram har inrättats. Den oberoende observatörens ställning är nu reglerad, och inom vissa verksamhetsområden har panelens rapporteringssystem utökats genom att man utsett en referent med uppgift att utarbeta motiveringen till beslutet (se punkterna 10-12).

Inom ett område som forskning, som ofta kännetecknas av att högt kvalificerade specialister arbetar nära ihop och samverkar inom avancerade vetenskapsområden, kan man på förhand inte utesluta risken för intressekonflikter. Genom att utvärderingen görs i två steg, och särskilt genom att varje förslag analyseras av fackgranskare på likvärdig vetenskaplig nivå (peer review) - först av varje granskare för sig och därefter genom samråd i panelen -sörjer man för en balans mellan å ena sidan intressekonflikterna och å andra sidan kvaliteten på utvärderingen. I femte ramprogrammet har detta förfarande blivit ordentligt utökat genom införandet av flera nya bestämmelser, t.ex. om reglering av den oberoende expertens ställning, om att det skall finnas en uppdragsbeskrivning som bilaga till varje bedömares avtal, om en uppförandekodex samt om en försäkran om opartiskhet som undertecknas av den berörda parten (se punkterna 11 och 37).

III. Tillsammans med de berörda institutionerna är man nu i färd med att genomföra de kontroller som fordras för att klarlägga de fall som revisionsrätten tagit upp. Erforderliga åtgärder kommer sedan att vidtas (se punkterna 17 och 42).

IV. I de grupper inom kommissionen som är ansvariga för att förhandla fram avtal om tillgång till stora forskningsanläggningar ingår även personal både från den aktuella forskningssidan och från förvaltnings- och ekonomisidan. De ansvariga grupperna vidtar alla åtgärder som behövs för en riktig beräkning av kostnaden per enhet. Det är den man utgår ifrån när man beräknar de användaravgifter som avtalsparterna skall betala. En rad granskningar av avtal om tillgång till anläggningar kommer att genomföras för att man skall kunna försäkra sig om att det nuvarande systemet för användaravgifter är riktigt och ändamålsenligt utformat (se punkterna 21 och 44).

Kommissionen har efter avtalens halva faktiska löptid genomfört granskningar av tillgångsavtalens genomförande. Kommissionen anser att kontroller av projektens genomförande samt hela den samlade processen med övervakning och utvärdering av program utgör ett ytterst värdefullt inslag när det gäller att förbättra förvaltningen av avtalen och av programmet i dess helhet. Kommissionen har utvidgat denna process i femte ramprogrammet (se punkterna 22 och 45).

V. Sedan fjärde ramprogrammet har man satsat särskilt på att få fram ett bättre stipendiesystem (t.ex. genom att inrätta ett gemensamt inlämningsställe för ansökningar). Likaså har man i femte ramprogrammet infört harmoniserade förfaranden och urvalskriterier. I kommissionens förslag till nytt ramprogram har alla områden, som är har med fri rörlighet för forskare att göra (däribland även Marie Curie-stipendierna), samlats i ett enda verksamhetsområde (se punkterna 24 och 46).

VI. Kommissionen kontrollerar systematiskt stödkriterierna (t.ex. ålder och medborgarskap), innan den gör några utbetalningar. Övriga viktiga kriterier - jämn geografisk fördelning, rättvis fördelning mellan kvinnor och män, deltagande av utvecklingsländer och av företrädare från näringslivet - kontrolleras med hjälp av svaren på de frågeformulär som skickats ut till deltagarna (se punkterna 29-30).

Kommissionen kommer också att titta på hur man skall få med kontroll av sponsringsbidrag från tredje part i de bestämmelser som skall utarbetas för nästa ramprogram (se punkt 49).

VII. Kommissionen har med intresse tagit del av resultaten från den enkät om programmet för utbildning och fri rörlighet för forskare som revisionsrätten genomfört bland stödmottagare och avtalsparter. Kommissionen vill fästa uppmärksamheten på den höga svarsprocenten och konstaterar med tillfredsställelse att svaren i stor utsträckning är positiva i fråga om alla områden av programmet (se punkterna 33-36).

URVAL AV ANSÖKNINGAR

Granskningsmetod och allmänna resultat

10. Av revisionsrättens korrekta sammanfattning av tvåstegsförfarandet framgår att det första steget är en förberedelse av den slutliga utvärdering som görs under panelsammanträdet. Vad gäller mötesanteckningarna från panelens diskussioner är det av stor betydelse att de på ett riktigt sätt återger resultaten av diskussionerna, dvs. rangordningen för de ansökningar som skall finansieras enligt panelens förslag till kommissionen. Detta har alltid varit fallet, även om i de fall som revisionsrätten granskat, mötesanteckningarna inte återgett detaljerna i de diskussioner som har lett fram till en viss rangordning. Detta konstaterande innebär dock inte något ifrågasättande av det slutgiltiga resultatet av utvärderingen.

11. I fjärde ramprogrammet var urvalssystemet anpassat - med gemensamma grundprinciper för alla verksamhetsområden och enligt en enhetlig ramlagstiftning - till de olika områdenas särdrag (stora forskningsanläggningar, nätverk för forskarutbildning, Marie Curie-stipendier och kompletterande åtgärder).

Såsom nämns i punkt 10 framhåller kommissionen att det under panelernas diskussioner (sammanträden) alltid skall föras mötesanteckningar, som noggrant återger panelens slutgiltiga beslut, även i de fall då diskussionerna som lett fram till besluten inte alltid är fullständigt dokumenterade.

I ett forskningsprogram som omfattar alla vetenskapsområden och som måste utvärderas av specialister på samma vetenskapliga nivå (peer review), får man tillkalla en expert för utvärdering av de projektförslag i vilka expertens forskningsinstitution deltar, utan att det uppstår någon direkt intressekonflikt. Detta gäller särskilt för stora institutioner, t.ex. stora riksomfattande forskningsinstitut. Skulle det finnas risk för intressekonflikter även i detta sammanhang, innebär ett urvalsförfarande i två steg en god garanti, i synnerhet som det utökats genom införandet av flera nya bestämmelser i femte ramprogrammet, t.ex. om reglering av den oberoende expertens ställning, om att det skall finnas en uppdragsbeskrivning som bilaga till varje bedömares avtal, om en uppförandekodex samt om en försäkran om opartiskhet som undertecknas av den berörda parten.

Forskarnätverk

12. Kvaliteten på rapporteringen från urvalspanelen har ägnats särskild uppmärksamhet i femte ramprogrammet. Bland annat utses en referent, som har som särskild uppgift att sörja för att det råder samstämmighet mellan iakttagelserna, poängbedömningen och den slutgiltiga rangordning som panelen fastställer.

Tillgång till stora anläggningar

13. Det är riktigt att enstaka bedömare ibland har rangordnat ansökningarna utan att exakt följa riktlinjerna i den speciella handledningen om tillgång till stora forskningsanläggningar. Likväl följer de slutgiltiga rangordningar som panelen kommit fram till vid sitt andra möte ytterst väl dessa riktlinjer (t.ex. att högsta rangordning enbart ges då alla fem kriterier tilldelats höga poängtal). Kommissionen har gått igenom utvärderingarna för att se till att det rådde samstämmighet mellan slutpoängen och den rangordning som slutgiltigt fastställts av panelen. I femte ramprogrammet är utvärderingsförfarandena nu enklare i detta avseende, eftersom de första granskarna inte behöver rangordna ansökningarna, utan bara poängsätta dem - rangordnandet blir således helt och hållet en uppgift för paneldiskussionerna.

Förlängningar av avtal

14. När det gällde stöd till infrastruktur i fjärde ramprogrammet, föredrog man - i det fall när det redan fanns ett löpande avtal från den första ansökningsomgången - att vid urvalet av ansökningar i den tredje ansökningsomgången använda alternativet med tilläggsavtal, i stället för att upprätta ett helt nytt avtal. Enligt detta tilläggsavtal skulle enbart kompletterande insatser finansieras, och det omfattade inte åtgärder som redan fick stöd genom det ursprungliga avtalet (artikel 3). På det sättet innebar de båda avtalens överlappningsperiod inte något problem, eftersom de insatser som skulle få stöd inte fick vara desamma. För användningen av medlen föreskrevs i samma artikel 3, att "... no funds may be transferred between the Additional Contribution and the contribution referred to in Article 3 (1) of the contract". (... inga medel får överföras från tilläggsstödet till det stöd som avses i artikel 3.1 i avtalet).

Det har ändå rått oklarhet för en del avtalsparter om hur kostnader tillhörande det ursprungliga avtalet och kostnader tillhörande tilläggskontraktet skulle redovisas i en och samma årsredovisning. Det har heller inte på ett tydligt sätt gått att skilja mellan utbetalningar som rört det ursprungliga stödet respektive tilläggsstödet. Det är skälet till varför detta system har övergetts i femte ramprogrammet, trots att syftet var att göra det lättare att med större kontinuitet praktiskt genomföra avtalen om tillgång till stora forskningsanläggningar.

15. I den speciella utvärderingshandledningen om tillgång till stora forskningsanläggningar sägs det klart, att "... the Chairman will ask the Programme staff to provide factual information (...) concerning the implementation of contracts for access with any facility already funded under this or earlier Programmes that have submitted proposals to the current round (...), including the results from [earlier] Technical Audits". (... ordföranden skall anmoda den programansvariga personalen att lämna faktauppgifter (...) om genomförandet av avtal om tillgång till anläggningar vilka redan finansierats genom det aktuella programmet eller genom tidigare program och vilka har lämnat in ansökningar i den pågående omgången (...), varvid faktauppgifterna bland annat skall innehålla resultaten från [föregående] kontroller av projektens genomförande"). Med andra ord: Kunskap om tidigare projektansökningar, och om resultaten av dem, anses underlätta och förbättra bedömningen av de nya ansökningarna. Dessutom måste omkring en tredjedel av alla expertbedömare bytas ut mellan två på varandra följande utvärderingsomgångar. Man har alltid följt denna standardbestämmelse för att garantera en ordentlig förnyelse av sakkunskapen i panelen."

Frågan om anknytning mellan sökande och bedömare är ytterst komplex. I den speciella utvärderingshandledningen för tillgång till stora forskningsanläggningar definierar man tydligt fall av "direkt anknytning" mellan bedömare och sökande. På det sättet undviker man effektivt detta slags tänkbara intressekonflikter. En del av de elva fall som revisionsrätten återger tillhör dock inte denna kategori, utan anses vara fall av "indirekt anknytning". Likväl utreds även tänkbara fall av "indirekt anknytning" mycket noggrant, men de måste prövas var för sig. Det gäller särskilt följande fall:

- Den omständighet att bedömarna även ingår i en panel för användarurval anses vanligtvis inte utgöra någon sådan anknytning. Definitionsmässigt anmodas i själva verket ledamöterna i en panel för användarurval att uppträda som oberoende experter (som i alla förfaranden där sakkunniga granskas av andra sakkunniga på likvärdig vetenskaplig nivå, s.k. peer review).

- Deltagande av användare i utvärderingspanelen kan vara ganska svårt att bedöma. "Ordinarie" användare, till vilka man räknar även personer som har för avsikt att använda anläggningen, skall utan tvekan uteslutas. Men samtidigt kan användare, som tidigare har använt en anläggning men som inte planerar att fortsätta att göra det, i själva verket anses vara de bästa bedömarna av anläggningen.

Sist men inte minst bör det också påpekas att man följer många andra regler för att minimera risken för intressekonflikter. En av dessa regler är att undvika användning av bedömare med samma medborgarskap som den samordnare som angetts i ansökan. I en tvärvetenskaplig panel av detta slag måste bedömarna också besitta erforderlig sakkunskap. I sista hand är det panelen som i samråd skall granska och diskutera de fall där det kan råda misstanke om risk för "indirekt anknytning".

Kommissionen håller med om att "ordinarie användare" utgör ett fall av direkt anknytning. Därför har kommissionen redan för de senaste utvärderingspanelerna påpekat sådana risker för intressekonflikter (se vidare den senaste redogörelsen från den oberoende observatören för den åtgärd i femte ramprogrammet som avser infrastruktur till forskning - redogörelsen finns på GD Forsknings webbplats).

AVTALS- OCH FÖRVALTNINGSKONTROLL

Forskarnätverk

17. Kommissionen har tagit fasta på resultaten från revisionsrättens granskning och kontaktat de två berörda institutionerna för att erhålla fullständiga uppgifter om de forskare som fått stöd genom avtalet för programmet "Utbildning och fri rörlighet för forskare" för att kunna avgöra om de varit berättigade till stödet. Kommissionen kommer därefter att ersätta kostnader enbart för de forskare som valts ut i enlighet med villkoren i avtalet för nätverksprogrammet "Utbildning och fri rörlighet för forskare". Kommissionen kommer att göra erforderliga justeringar.

18. Det faktum att det råder brist på studerande inom många forskningsområden samt de praktiska hindren för forskares rörlighet mellan olika nationer är bara två av de många faktorer som innebär svårigheter för nätverken att rekrytera unga forskare. Dessa frågor har grundläggande betydelse och behandlas i ett meddelande från kommissionen av den 20 juni 2001. I meddelandet tar man också upp frågan om hur man skall sprida information om lediga forskarplatser i Europa (man föreslår t.ex. en Internetportal som gör de aktuella webbplatserna lätt tillgängliga). Vidare planerar man en upplysningskampanj om de möjligheter som nätverken för forskarutbildning och annan programverksamhet erbjuder. Kampanjen gäller särskilt de associerade länderna.

Det råder ett allmänt behov av samverkan i reglerade former mellan avtalsparterna och kommissionen avseende olika aspekter på genomförandet av projekten. Man kommer att fästa större vikt vid att nätverkens avtalsparter i god tid informeras om frågor, som har att göra med anställning av unga forskare, och betona att publicering av lediga platser på kommissionens webbplats bara är ett av de sätt som står till buds. Man kommer även i fortsättningen att lägga ner möda på att förbättra Cordis webbplats och göra den mer användarvänlig.

Tillgång till stora anläggningar

20. Kommissionen håller med om att det råder risk för felaktiga debiteringar av utgifter för resor och uppehälle. Avtalsparterna bör uppmärksammas på detta och upplysas om att de bör se efter så att de aktuella utgifterna inte redan har betalats av användarnas institutioner i hemländerna. Sådana aspekter kommer att beaktas i det pågående arbetet med att utforma de nya finansieringssystemen för nästa ramprogram.

21. För att kunna tillämpa användaravgifter måste man förhandla fram en kostnad per enhet (enhetskostnad), som beräknas på grundval av de uppgifter som lämnas av avtalsparterna under förhandlingarna. Enhetskostnaden baseras på de årliga direkta kostnaderna för driften av anläggningen - kostnader som man i sin tur fått fram ur driftskostnaderna för en tidigare period - och på den sammanlagda tillgång till anläggningen som man haft under samma period. De delar av kommissionen som är ansvariga för att förhandla fram avtal om tillgång till stora forskningsanläggningar, och i vilka det även ingår personal både från det aktuella forskningsområdet och från förvaltnings- och ekonomisidan, vidtar alla erforderliga åtgärder för att försäkra sig om att beräkningarna är riktigt gjorda.

Eftersom systemet med användaravgifter var ett nytt inslag i programmet "Utbildning och fri rörlighet för forskare", har förfarandena för förhandlingar samt tillhörande underlag beskrivits mycket utförligare i femte ramprogrammet. Avsikten har varit att förbättra den allmänna förståelsen om denna redovisningsprincip.

22. Mer omfattande avtal förlängdes (i vissa fall genom justeringar av löptiderna) så att de löpte fram till början av femte ramprogrammet (dvs. till början av 2000). Med hänsyn till denna utökade löptid passade tidpunkterna för granskningarna "i halvtid" in väl. När de sakkunniga granskarna fungerade som en panel speciellt för denna granskning efter halva löptiden, kunde de dessutom skaffa sig en total överblick över programmet (däribland över alla avtal). Det är synnerligen värdefullt när det gäller att åstadkomma en bättre förvaltning av avtalen och av programmet i dess helhet. Granskningen "i halvtid" var möjlig bara om man genomförde den efter den sista ansökningsomgången för programmet. Därför föreskrivs i de nya avtalen för transnationell (eller s.k. gränsöverskridande) tillgång till stora forskningsanläggningar i femte ramprogrammet att det skall göras en "kontroll av projektets genomförande" (artikel 22 i det nya standardkontraktet). Syftet med detta är att övervakningsarbetet skall kunna genomföras på ett mer flexibelt och effektivt sätt.

Utbildning genom forskning (Marie Curie-stipendier)

Uppföljning av tidigare iakttagelser

23. Kommissionen värdesätter revisionsrättens iakttagelser.

Decentralisering av urval och förvaltning av Marie Curie-stipendier

24. Kommissionen är medveten om behovet av att samordna och harmonisera Marie Curie-stipendierna. För fjärde ramprogrammet fanns ett gemensamt inlämningsställe för ansökningar om Marie Curie-stipendier, men ytterligare samordning saknades.

I femte ramprogrammet samordnades och harmoniserades stipendierna inom ramen för programmet "Förbättring av den mänskliga forskningspotentialen". Av särskild betydelse var utarbetandet av en gemensam uppsättning av utvärderingsförfaranden med bl.a. en fastställd minimigräns för kvaliteten på ansökningarna. Men eftersom de tillgängliga anslagen varierade kraftigt mellan de olika temaprogrammen, rådde det i vissa fall en ganska stor skillnad mellan de olika programmen i fråga om den andel ansökningar som valts ut (och alltså fått stöd) bland den mängd som klarat kvalitetsgränsen.

Kommissionen har för nästa ramprogram föreslagit att samtliga Marie Curie-stipendier i framtiden skall skötas inom ett och samma verksamhetsområde i ett enda program. Med detta vill man uppnå ytterligare samordning och harmonisering av stipendieverksamheten.

Beskattning av Marie Curie-stipendiater

25. Kommissionen är medveten om problemet med skillnaderna i beskattning av stipendiaternas inkomster. I början av fjärde ramprogrammet inrättade kommissionen en arbetsgrupp för frågan, där alla medlemsstater och associerade stater var företrädda. I slutsatserna från denna arbetsgrupp fanns det ett starkt motstånd från tre medlemsstater mot att gemenskapen skulle ta initiativ till lagstiftning för att ge alla EG-stipendiater samma rättsliga ställning. Inom ramen för arbetet med det europeiska området för forskningsverksamhet har kommissionen inrättat en expertgrupp på hög nivå för förbättring av forskares rörlighet. I den ingår företrädare för medlemsstaterna. Högnivågruppen har kommit fram till vilka hindren för forskares rörlighet är och har också angett skatterna som en faktor i detta sammanhang. Flera av skillnaderna i beskattning beror på stipendiaternas rättsliga ställning i respektive medlemsstat. Skattefrågan är svårtacklad på gemenskapsplanet, eftersom beslut kräver enhällighet och skattepolitiken för vissa medlemsstater är en hjärtefråga för den nationella suveräniteten. Denna ovilja att diskutera skattefrågor har också tydligt framgått under loppet av högnivågruppens arbete.

Kommissionen kommer också att behandla de här frågorna i sitt kommande meddelande "En strategi för rörlighet i det europeiska området för forskningsverksamhet" (KOM(2001) 331 slutlig av den 20 juni 2001).

Föreningen för Marie Curie-stipendiater

28. De ekonomiska och vetenskapliga slutredovisningarna från Föreningen för Marie Curie-stipendiater (MCFA) har lämnats in till kommissionen, som håller på med en utvärdering av dem. Med denna som underlag kommer alla erforderliga åtgärder att vidtas. Kommissionen har redan förklarat för MCFA, att en förutsättning för eventuellt ekonomiskt stöd i framtiden är en förbättring av förvaltningskontrollen och av de ekonomiska bestämmelserna.

Kompletterande åtgärder

29. Kommissionen kontrollerar systematiskt stödkriterierna (t.ex. ålder och medborgarskap), innan den gör några utbetalningar. Övriga viktiga kriterier - jämn geografisk fördelning, rättvis fördelning mellan kvinnor och män, deltagande av utvecklingsländer och av företrädare från näringslivet - kontrolleras med hjälp av svaren på de frågeformulär som skickats ut till deltagarna.

30. Det är riktigt att det förekommer fall av kompletterande åtgärder där kommissionen inte är den enda finansiären. Den kontroll som revisionsrätten begärt, nämligen av huruvida det sammanlagda sponsringsbidraget från tredje part hållit sig inom de sammanlagda kostnaderna eller ej, kunde i verkligheten inte göras på ett ordnat sätt på den nivå där de ordinarie kostnadsredovisningarna skedde. För den motsvarande följande verksamheten i femte ramprogrammet har kommissionen sett till att kostnadsredovisningarna innehåller ett krav på att totalkostnaderna skall rapporteras, och att det genom avtalen utesluts att avtalsparten uppbär någon vinst. Kommissionen har tagit fasta på revisionsrättens yttrande och kommer att följa det när den utarbetar bestämmelserna för nästa ramprogram.

Kommissionens kontroller på platsen

31. Kommissionen är överens om att det är absolut nödvändigt med kontroller på ett tidigt stadium. Därför har man under den period som följer direkt efter 1996-1999 och som granskats av revisionsrätten intensifierat sina granskningsinsatser. Under de senaste åren har man också ökat antalet stickprovsgranskningar.

För programmet "Utbildning och fri rörlighet för forskare" inom fjärde ramprogrammet är 30 granskningar i gång, redan genomförda eller planerade:

- Sedan 1999 har 13 granskningar avslutats.

- Fem granskningar pågår.

- Tolv granskningar är planerade att inledas 2001.

UNDERSÖKNINGSRESULTAT

33. Kommissionen har med intresse tagit del av de svar som avtalsparterna lämnat på två frågeformulär från revisionsrätten och som rör programmet "Utbildning och fri rörlighet för forskare". Kommissionen vill fästa uppmärksamheten på den höga svarsprocenten och konstaterar med tillfredsställelse att svaren i stor utsträckning är positiva i fråga om alla områden av programmet.

34. Anläggningar, som får stöd inom åtgärden "Tillgång till stora anläggningar", finns ofta med i flera program som följer direkt på varandra, samt även i närbesläktade FoTU-projekt och samarbetsnätverk. Det beror på att åtgärden "Tillgång till stora anläggningar" till själva sin karaktär riktar sig till anläggningar som är ensamma i sitt slag och där det finns tillgång till kapacitet som är av avgörande betydelse för användarna.

35. Kommissionen hälsar med tillfredsställelse revisionsrättens iakttagelse beträffande de tjänster kommissionen erbjuder sina avtalsparter. Särskilt positivt är att revisionsrätten generellt är nöjd med förfarandena för ansökningsomgångar och urval.

36. De ansvariga tjänstemännen inom kommissionen bemödar sig om att ge snabb och effektiv service till avtalsparter och till forskare i allmänhet när de behöver hjälp. Servicen sköts lätt och enkelt via en speciell webbplats som hålls ständigt uppdaterad.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

Slutsatser

Urval av ansökningar

37. Inom ett område som forskning, som ofta kännetecknas av att högt kvalificerade specialister arbetar nära ihop och samverkar inom avancerade vetenskapsområden, kan man på förhand inte utesluta risken för intressekonflikter. Genom att utvärderingen görs i två steg, och särskilt genom att varje förslag analyseras av fackgranskare på likvärdig vetenskaplig nivå (peer review) - först av varje granskare för sig och därefter genom samråd i panelen - sörjer man för en balans mellan å ena sidan intressekonflikterna och å andra sidan kvaliteten på utvärderingen.

Detta arbetssätt har blivit ordentligt utökat genom införandet av flera nya bestämmelser i femte ramprogrammet, t.ex. om reglering av den oberoende expertens ställning, om att det skall finnas en uppdragsbeskrivning som bilaga till varje bedömares avtal, om en uppförandekodex samt en om försäkran om opartiskhet som undertecknas av den berörda parten

Mötesanteckningarna återger visserligen inte detaljerna i de diskussioner som har lett fram till en viss rangordning av de ansökningar som enligt panelens förslag skall finansieras av kommissionen. Men detta konstaterande innebär inte att det slutgiltiga resultatet av utvärderingen ifrågasätts. Det är inte heller liktydigt med att det skulle råda bristande insyn i finansieringen av de aktuella projekten. Se också svaren beträffande punkt 41 a-c.

Avtals- och förvaltningskontroll

39. Mellan de olika programmen kan det förekomma variationer i fråga om den andel ansökningar som valts ut (och alltså fått stöd) bland den mängd som klarat kvalitetsgränsen. Det beror på att de tillgängliga anslagen har varierat mellan de olika särskilda programmen.

Kommissionen har föreslagit att alla Marie Curie-stipendier i nästa ramprogram skall samlas inom en och samma verksamhet.

Rekommendationer

Urval av ansökningar

41. a) Det är riktigt som revisionsrätten anmärker, att intressekonflikter är ett viktigt kriterium att ta hänsyn till när man utser bedömare, men det är långt ifrån det enda. Kommissionens ansvariga tjänstemän skall noggrant granska uppgifterna om experterna (t.ex. meritförteckningarna). Meningen är att enbart de mest dugliga personerna utses. De måste ha erforderlig erfarenhet och kompetens, men även andra aspekter vägs in (akademiska meriter och näringslivserfarenhet, kön, medborgarskap, språkkunskaper etc.). Den öppna ansökningsomgången för experter till utvärderingen av ansökningar inom femte ramprogrammet och till expertdatabasen, som är gemensam för alla program, har redan lett till större öppenhet och bättre insyn i utvärderingsarbetet.

b) I utvärderingsmanualen för femte ramprogrammet finns noggranna bestämmelser om skydd mot tänkbara intressekonflikter. Skyddet garanteras bl.a. genom det avtal som ingås med experten. Ytterligare garantier ges i form av en uppdragsbeskrivning, en uppförandekodex samt en försäkran om opartiskhet som undertecknas av den berörda parten. Alla dessa dokument är bifogade avtalet.

I femte ramprogrammet gäller för de flesta program och ansökningsomgångar att experterna skall utföra utvärderingen centralt samlade. Men om tiden medger och i de fall det inte råder några begränsningar på grund av förekomsten av kommersiellt känslig information, får ansökningarna skickas ut till experterna, antingen som e-post eller som papperskopior. På så vis kan experterna göra en första utvärdering på hemmaplan. I de fall då den sistnämnda varianten används skall det klart framgå i varje offentligt underlag om den aktuella ansökningsomgången. För framtida bruk utreder nu kommissionen om det är möjligt att tillämpa elektronisk "distansbedömning" av ansökningar, på samma sätt som flera nationella myndigheter redan gör. Vid distansbedömnning måste man självklart alltid ta hänsyn till kommersiell sekretess och karaktären hos de ansökningar som skall utvärderas.

c) Från och med femte ramprogrammet används standardförfaranden på de olika beslutsnivåerna. Experterna granskar var för sig de ansökningar de fått sig tilldelade och fyller i en utvärderingblankett för varje ansökan med sina kommentarer och poäng. När alla experter, som fått sig tilldelade ansökningar, är klara med sina enskilda bedömningar för ett visst utvärderingssteg, sammankallas en panel för diskussion om de poängtal som getts. En tjänsteman från kommissionen sitter med som diskussionsledare för gruppen. Under detta möte, där man eftersträvar att enas om bedömningen, försöker experterna att komma överens om slutpoäng för varje grupp av bedömningskriterier samt om en totalpoäng för ansökningen. Experterna motiverar sina poäng med kommentarer som lämpar sig som feedback till den samordnare som är angiven i ansökan. De enas också om en generell sammanfattande bedömningsrapport, som de undertecknar. Inom verksamheten "Nätverk för tillgång till stora forskningsanläggningar" kommer i framtiden en särskild referent, som utses av panelen, att ansvara för utarbetandet av motiveringen till panelens beslut.

Avtals- och förvaltningskontroll

42. Redan i samband med verksamheten för att inrätta ett nätverk för utbildning och fri rörlighet för forskare, har kommissionen vidtagit olika åtgärder för att sörja för att nätverkets medlemmar hålls väl underrättade om den ekonomiska och förvaltningsmässiga ledningen av nätverket. Under fasen med förhandlingarna om avtalen inbjöds alla nätverkssamordnare till Bryssel för diskussioner om hur nätverksavtalet skulle genomföras och om dess ekonomiska aspekter. Bland annat lade man under dessa seminarier särskild vikt vid behörighetskriterierna för unga forskare.

Kommissionen har också försett nätverkspartnerna med en handledning för kostnadsredovisning. Den fungerar som en lathund där man snabbt hittar grundläggande avtalsbestämmelser om stödberättigande kostnader, och där man framför allt sammanfattar alla viktiga aspekter rörande anställning av unga forskare. Kommissionen har lagt ut alla viktiga dokument på Internet (http://www.cordis.lu/fp5/management/home.html) och kommer att göra webbplatsen Cordis ännu lättare att använda.

43. De bestämmelser om underlag som finns i standardkontraktet för tillgång till stora forskningsanläggningar i enlighet med programmet "Utbildning och fri rörlighet för forskare" har utökats i femte ramprogrammet. Det föreskrivs t.ex. nu att det bland underlagen skall finnas "närvaroregister avseende närvaron inom infrastrukturen av samtliga användare inom de användargrupper som har tillträdesrätt enligt kontraktet; vidare skall det finnas uppgift om användarnas medborgarskap, arbetsplatser och vilken tillträdesrätt de åtnjuter". Avtalsparterna kommer att anmodas att särskilt uppmärksamma tänkbara problem med kostnader för resor och uppehälle. Man kommer att ta hänsyn till sådana aspekter i det pågående arbetet med att ta fram nya styrmedel för finansieringen av nästa ramprogram.

44. Systemet med användaravgifter, som är baserat på en framförhandlad "enhetskostnad" baserad på anläggningens årliga driftskostnad och motsvarande mängd av "tillgång" till anläggningen, är enligt kommissionen en bra arbetsmodell. Man har fortsatt använda systemet i femte ramprogrammet, och det torde bibehållas i nästa ramprogram. I de grupper inom kommissionen som är ansvariga för att förhandla fram avtal - där även personal från både det aktuella forskningsområdet och från och förvaltnings- och ekonomisidan ingår - vidtar man alla nödvändiga åtgärder för att dessa kostnader blir riktigt fastställda. En rad granskningar av avtal om tillgång till anläggningar kommer att genomföras för att man skall kunna försäkra sig om att det nuvarande systemet för användaravgifter är riktigt och ändamålsenligt utformat.

45. Kommissionen har genomfört granskningar i mitten av avtalens löptid i fråga om genomförandet inom programmet "Utbildning och fri rörlighet för forskare". Kommissionen anser att granskningar av genomförandet och det samlade arbetet med övervakning och utvärdering av programmet är ytterst värdefulla åtgärder för att åstadkomma bättre förvaltning av avtalen och av programmet som helhet. Kommissionen har utökat detta slags granskningsåtgärder i femte ramprogrammet.

46. I utkastet till nästa ramprogram har kommissionen föreslagit att alla Marie Curie-stipendier skall förvaltas inom ett och samma verksamhetsområde, och att hela ansvaret skall ligga på ett direktorat.

47. De ansvariga delarna inom kommissionen strävar efter att fortsätta leva upp till sin tradition att ge tillförlitlig och effektiv service till sina avtalsparter och till forskare i allmänhet. Det innebär bl.a. att lämna snabba och uttömmande svar på förfrågningar från sökande, avtalsparter och användare och från forskare i allmänhet.

48. Kommissionen kommer att följa revisionsrättens rekommendation i det fall Föreningen för Marie Curie-stipendiater beslutar att ansöka om ytterligare finansiering.

49. Från och med femte ramprogrammnet genomförs dessa kontroller systematiskt.

50. Generellt sett har kommissionen intensifierat sina granskningsinsatser och under senare år också ökat antalet stickprovsgranskningar. Efter programmet "Utbildning och fri rörlighet för forskare" omfattas numera programmet "Förbättring av den mänskliga forskningspotentialen" (se punkt 31) av den allmänna granskningsverksamheten i likhet med alla andra FoTU-program.