SÄRSKILD RAPPORT nr 9/2006

om utgifter för översättning vid kommissionen, parlamentet och rådet, samt institutionernas svar

(i enlighet med artikel 248.4 andra stycket i EG-fördraget)

(2006/C 284/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

FÖRKORTNINGAR

Institutionernas svar

FÖRKORTNINGARCIEQ Interinstitutionell kommitté för utvärdering av externa översättningarCRE Fullständigt förhandlingsreferat (detaljerat protokoll från debatterna vid parlamentets plenarsammanträden)EP EuropaparlamentetEPSO Europeiska byrån för uttagningsprov för rekrytering av personalEU-10-språk De officiella språken i de 10 nya medlemsstaternaEU-15-språk De officiella språken i de 15 EU-medlemsstaterna före utvidgningenEUT Europeiska unionens officiella tidningFTE Heltidsekvivalent (en måttenhet som motsvarar en anställd som arbetar heltid under ett år)GD GeneraldirektoratGD A 3 Direktorat A 3 (Översättning och dokumentframställning) vid rådets generalsekretariatICTI Interinstitutionella kommittén för översättning och tolkningISC Samråd mellan tjänsteavdelningarna (samråd mellan kommissionens generaldirektorat)SGC Rådets generalsekretariat

SAMMANFATTNING

Med undantag av kommissionen beträffande 2002 hade ingen av institutionerna beräknat sin totala kostnad för översättning eller den genomsnittliga kostnaden per översatt sida. En beräkning som revisionsrätten har gjort visar att de totala kostnaderna för översättning 2003 uppgick till omkring 100 miljoner euro vardera vid parlamentet och rådet och 215 miljoner euro vid kommissionen. Till följd av att antalet språk ökade efter utvidgningen av EU i maj 2004 ökade kostnaden för översättning 2005 till omkring 128 miljoner euro vid parlamentet, 126 miljoner euro vid rådet och 257 miljoner euro vid kommissionen. Den genomsnittliga kostnaden per sida 2003 var 150 euro vid parlamentet och kommissionen och 254 euro vid rådet. År 2005 ökade den genomsnittliga kostnaden per sida till 194 euro vid kommissionen och 276 euro vid rådet, men den minskade till 119 euro vid parlamentet. Intern översättning är dyrare än frilansöversättning, men det är svårt att göra jämförelser, eftersom texter som översätts externt är av ett annat slag och den interna översättningen anses hålla högre kvalitet.

INLEDNING

Rättslig ram

Organisationen av EU-institutionernas översättningstjänster

Organisationsstrukturen vid EU:s översättningstjänster innefattar översättningsenheter som består av översättare och sekreterare (en enhet per språk vid parlamentet och rådet samt en avdelning per språk vid kommissionen (6) ), en planeringsenhet, en frilansenhet och olika stödenheter (informationsteknik, resursförvaltning etc.).

Granskningens omfattning och granskningsmetod

IAKTTAGELSER

Förfaranden för att se till att efterfrågan på översättning möts och att onödiga översättningar undviks

Interna riktlinjer för förfrågningar om översättning

Kapaciteten att möta efterfrågan på översättning

Utvecklingen när det gäller antalet översatta sidor

Tabell 1

Översättningsvolym per målspråk (tusen sidor)

Institutionernas konkreta åtgärder för att hålla översättningsvolymen under kontroll

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Kvalitetskontroll

Kontroller för att se till att översättningar håller tillfredsställande kvalitet

Förutom att översättningsenheterna utför kontroller, utvärderar direktoratet för översättning vid parlamentet kvaliteten på både interna och externa översättningar genom stickprovskontroller varannan månad (som främst gäller språkliga fel som stavning eller grammatik men inte bruket av korrekt terminologi etc.). Denna process resulterar i kvalitetsindikatorer, till exempel antalet upptäckta fel per sida, information som inte finns tillgänglig vid kommissionen eller rådet.

Översättning i tid och andra faktorer för kundtillfredsställelse

Kostnaderna för översättning och översättningens effektivitet

Kostnaderna för översättning

Kostnadsberäkningar

Tabell 2

Fullständig kostnad för intern översättning

Tabell 3

Fullständig kostnad för extern översättning

Tabell 4

Beräknad fullständig kostnad för översättning: intern och extern översättning

Kostnadsanalys

Kostnaderna per sida har beräknats i efterhand och är endast giltiga för efterfråge- och produktionsvolymen 2003. Eftersom huvuddelen av översättningskostnaderna är fasta kostnader (87 % vid EP, 91 % vid GD Översättning och 97 % vid rådets generalsekretariat), leder år med låg efterfrågan av naturliga skäl till en högre kostnad per sida. År 2004 minskade kommissionens översättningsvolym för EU-15-språken med nästan 25 %, vilket resulterade i en produktivitetsminskning på 20 %, eftersom frilansöversättningen inte minskade tillräckligt för att fast anställda översättare skulle vara fullt sysselsatta. År 2003 var kostnaden per sida som översatts internt av kommissionen och parlamentet jämförbar, medan rådets kostnad per sida var betydligt högre, till stor del beroende på lägre produktivitet och högre kostnader för sekreterarstöd och byggnader. Eftersom rådet har tillräckligt med fast anställd personal för att inte behöva anlita frilansöversättning för EU-15-språken, var skillnaden ännu större när det gällde den totala kostnaden per sida.

Översättningsprocessens effektivitet

Tabell 5

Tillämplig tidsfrist för översättning

Efterfrågeprognoser

Iakttagande av tidsfrister för inlämning av texter för översättning

Planering

Med hjälp av datasystemet vid parlamentet kan planeringsenheten kontrollera det antal sidor som skall översättas per dag. Det ger en allmän indikation på den tillgängliga kapaciteten vid varje språkenhet men ingen aktuell information om den tillgängliga kapaciteten vid varje enhet under en viss period, med hänsyn till disponibla översättare (ledighet, utbildning etc.).

Effektiv användning av interna och externa resurser

Förbehandling

Översättningsenheternas arbetsmetoder

Utläggning på entreprenad

Både parlamentet och kommissionen lägger automatiskt ut vissa översättningsuppdrag utan att kontrollera om intern kapacitet finns tillgänglig för vissa eller alla språk. Under 2003 och 2004 fastställde båda institutionerna målet att öka andelen översättningar som skickas till frilansöversättare till 30 respektive 40 % för att klara de förväntade ökningarna av den totala efterfrågan och med hänsyn till den lägre kostnaden för frilansöversättning (jämfört med att rekrytera fler heltidsanställda översättare). På grund av den strukturella efterfrågeminskningen 2004 sköt kommissionens GD Översättning upp genomförandet av detta mål, och parlamentet utfärdade anvisningar om att inga andra översättningar än CRE skulle skickas till frilansöversättare under valperioden (28) . Medan den generella arbetsbelastningen per EU-15-språkenhet var omkring 20 % lägre 2004 än 2003, förändrades knappast parlamentets andel utläggning på entreprenad (32,5 % 2003 och 32 % 2004) (se tabell 6). Skillnaderna i andelen utläggning för EU-10 från 2004 till 2005 vid parlamentet, kommissionen och rådet beror främst på att parlamentet 2004 var mer framgångsrikt i rekryteringen av fast anställda översättare till EU-10-språken än övriga institutioner. Till följd av en minskad lagstiftningsverksamhet 2004 och en lägre översättningsvolym kunde parlamentet översätta en större andel av dokumenten till EU-10-språken internt (se även punkterna 20 och 25).

Tabell 6

Andelen utläggning på entreprenad 2003, 2004 och 2005

Produktivitet

Tabell 7

Genomsnittligt antal sidor som översatts per översättare (heltidsekvivalent)

Kommissionen

Produktiviteten vid GD Översättning, som under de flesta åren var något lägre än vid parlamentet, kan delvis förklaras av kommissionens roll som initiativtagare i lagstiftningsprocessen. Detta förhållande leder till mer granskning och innebär att kommissionen har en ledarroll i utvecklingen av terminologi och databaser, som andra institutioner också drar nytta av. Kommissionens översättningspersonal utför dessutom andra språkrelaterade uppgifter som inte återspeglas i översättningsproduktionen per dag.

Mellan 2003 och 2005 minskade den genomsnittliga produktiviteten för EU-15-språken med över 20 %. För flertalet av de EU-15-språk som inte är verksamhetsspråk sjönk produktiviteten till under fyra sidor per dag. Denna minskning beror på den minskade arbetsbelastningen för icke-verksamhetsspråken, vilket har lett till överkapacitet. Överkapaciteten bör ses mot bakgrund av omfattningen av den direkta utläggning som sker utanför GD Översättnings kontroll (se punkt 75).

Parlamentet

Under de fem senaste åren har parlamentet minskat antalet översättare med i genomsnitt mer än fem heltidsekvivalenter (eller 15 %) per språk.

Rådet

Övervakning av översättningsprocessen med hjälp av resultatindikatorer

Interinstitutionellt samarbete

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

Förfaranden för att se till att efterfrågan på översättning möts och att onödiga översättningar undviks

Rekommendation: Översättningstjänsterna skulle kunna ingå servicenivåavtal med användarna och fastställa striktare riktlinjer för de typer av dokument som kräver översättning, de språkversioner som erfordras, i vilket skede initiativ till översättning bör tas, det totala antalet sidor per år, användningen av maskinöversättning etc. Viss samordning mellan institutionerna kan eventuellt också förhindra inkonsekvenser i deras respektive tillvägagångssätt.

Förfaranden för att se till att översättningarna görs i tid och att de håller tillfredsställande kvalitet för sitt syfte

Kostnaderna för översättning och översättningens effektivitet

Med undantag av kommissionen beträffande 2002 har inte institutionerna beräknat vare sig sina totala översättningskostnader eller sin genomsnittliga kostnad per sida. Revisionsrätten uppskattar att den årliga fullständiga kostnaden för översättning för de tre institutionerna uppgick till 414 miljoner euro före utvidgningen (se tabell 4) och till 511 miljoner euro efter utvidgningen. Den genomsnittliga kostnaden per sida 2003 var 150 euro vid kommissionen och parlamentet och 254 euro vid rådet. År 2005 ökade den genomsnittliga kostnaden per sida till 194 euro vid kommissionen och 276 euro vid rådet, men den minskade till 119 euro vid parlamentet.

Beroende på en kraftigt minskad arbetsbelastning sjönk produktiviteten vid de flesta EU-15-språkenheter betydligt under 2004, vilket fick till följd att den genomsnittliga kostnaden per sida ökade (se punkt 51 och punkterna 76–86). På grund av de åtgärder som vidtogs för att minska efterfrågan på översättning har kommissionen och rådet haft outnyttjad kapacitet sedan 2004 när det gäller de EU-15-språk som inte är verksamhetsspråk.

(1) Vanligtvis engelska, franska och tyska.

(2) Rådets förordning nr 1 av den 15 april 1958 om vilka språk som skall användas i Europeiska ekonomiska gemenskapen (EGT 17, 6.10.1958, s. 385/58), såsom ändrad.

(3) Danska, engelska, estniska, finska, franska, grekiska, iriska, italienska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska och ungerska. Sedan den 18 juni 2005 är iriska det tjugoförsta officiella EU-språket, men vissa effekter av rådets förordning (EG) nr 920/2005 (EUT L 156, 18.6.2005, s. 3) har skjutits upp till den 1 januari 2007.

(4) Särskilt dokument som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (19, 20 eller 21 officiella språk beroende på undantag när det gäller användningen av maltesiska och iriska) och skriftliga handlingar som ställs till en medlemsstat eller en person som lyder under den medlemsstatens jurisdiktion (den berörda statens språk).

(5) Översättningscentrum i Luxemburg är främst beroende av frilansöversättare. Centrumet hade 2004 omkring 80 fast anställda översättare som huvudsakligen ägnar sig åt granskning av frilansöversättningar för organen och i begränsad omfattning utför översättningsuppgifter åt andra institutioner.

(6) Varje avdelning består av mellan tre och sex enheter som är specialiserade på olika politikområden. Totalt finns 77 enheter.

(7) Detta sidantal inbegriper utläggning på entreprenad som beställts av GD Översättning men inte av andra generaldirektorat, för vilka tillförlitliga och uttömmande uppgifter saknas.

(8) Harmoniserad definition: 1 500 nedslag i originaltexten (källspråk), utan blanksteg. När det gäller ändrade versioner av befintliga texter räknar GD Översättning antalet ändrade tecken och multiplicerar det antalet med en viss procentsats (50 % vid intern översättning och 30 % vid frilansöversättning) för att på så sätt ta hänsyn till extraarbetet med att föra in ändringarna i ursprungstexten. Parlamentet tillämpar en något annorlunda metod och räknar antalet tecken i hela det ändrade stycket, utan att lägga till 50 %. Det antal sidor i varje dokument som blir resultatet avrundas uppåt till närmaste ental.

(9) Revisionsrätten har anpassat rådets officiella produktionsuppgifter för att göra dem jämförbara med de andra institutionernas uppgifter.

(10) Se fotnot 9 i bilaga I.

(11) I sitt preliminära förslag till budget för 2006 anger kommissionen att icke centrala dokument kan bedömas utifrån faktiska behov i enlighet med beslutet av den 26 maj 2004 om tillgång och efterfrågan på översättning (SEK(2004) 638).

(12) Se fotnot 9 i bilaga I.

(13) Antalet översatta sidor ger jämförbara uppgifter för alla institutioner men de skiljer sig något från efterfrågan på grund av de förfrågningar som avslagits av planeringsenheterna och tidsfördröjningar mellan förfrågan och leverans. De rapporterade uppgifterna inbegriper inte ”grå översättning” eller direkt utläggning på entreprenad, som är särskilt vanligt förekommande vid kommissionen, men där uttömmande uppgifter saknas.

(14) Kommissionens verksamhetsspråk är engelska, franska och tyska.

(15) Rådgivande kommittéer, förvaltningskommittéer och föreskrivande kommittéer, i enlighet med rådets beslut 1999/468/EG av den 28 juni 1999 om de förfaranden som skall tillämpas vid utövandet av kommissionens genomförandebefogenheter (EGT L 184, 17.7.1999, s. 23) som ersätter rådets beslut 87/373/EEG av den 13 juli 1987 (EGT L 197, 18.7.1987, s. 33).

(16) Exempelvis kräver dokument som skall offentliggöras eller lagtexter översättning av högre kvalitet (och därmed mer resurser) än dokument för internt bruk.

(17) CIEQ: Comité interinstitutionnel d’évaluation de la qualité des traductions externes.

(18) Se skäl 14 i ingressen till rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 (EGT L 248, 16.9.2002, s. 1).

(19) År 2004 och 2005 var kostnaderna betydligt högre, såsom förklaras i punkt 53, men dessa år kännetecknades av en lägre effektivitet på grund av övergången från ett system med 11 språk till ett system med 21 språk.

(20) Personalförvaltning, utbildning, ekonomi etc.

Källa: Revisionsrätten.

(21) Personalförvaltning, utbildning, ekonomi etc.

Källa: Revisionsrätten.

(22) Personalförvaltning, utbildning, ekonomi etc.

Källa: Revisionsrätten.

(23) När det gäller de nya språken sträcker sig prisskillnaden från 15 % för litauiska till 38 % för lettiska. Den genomsnittliga prisskillnaden är omkring 12 % (se tabell 4), vilket delvis förklaras av de olika kontraktsvillkoren. Framför allt är parlamentets kontraktspart skyldig att acceptera översättningar och måste arbeta med mycket korta tidsfrister när det gäller översättning av frågor för skriftligt besvarande.

(24) En tidsfrist för inlämning är den absoluta minimitid som en översättningstjänst tilldelas för att leverera en begärd översättning.

(25) Den arbetsinsats som krävs för att översätta ett dokument beror på flera faktorer, bland annat det antal ord som måste översättas (sidor kan innehålla texter av olika längd, endast ändringarna i en tidigare översatt text behöver översättas etc.), dokumentets tekniska svårighetsgrad och tillgången till översatt käll- eller referenstext.

(26) Efter avdrag av den tid som sekreterare ägnar åt verksamhet utan samband med översättningsprocessen.

(27) Europeiska kommissionen, GD Översättning, direktoratet för översättning, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Bryssel, 6 oktober 2003.

(28) CRE = fullständigt förhandlingsreferat (”Compte rendu in Extenso”): detaljerat protokoll från debatterna vid parlamentets plenarsammanträden, som utgjorde cirka 18 % av parlamentets översättningsvolym mellan 2003 och 2005.

(29) Parlamentets politiska grupper ingår ibland kontrakt direkt med frilansöversättare, om planeringsenheten avslår deras förfrågningar (deras kvot på 15 sidor per vecka överskrids).

(30) Se även PriceWaterhouseCoopers, Comité Economique et Social (CES) & Comité des Régions (CdR), ”Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes”, Bryssel, 4 augusti 2000, s. 24, där det sägs att man bör notera att produktiviteten hos en översättare vid ett privat företag ligger på omkring åtta till tio sidor per dag, utan hänsyn till produktionen med hjälp av översättningsminnen (en sida motsvarar 350 ord). (350 ord = 2 100 tecken = 1,4 standardsidor.)

(31) Rådet: till och med 2004 endast EU-15-språken.

Källa: Revisionsrätten.

(32) Inom exempelvis den engelska avdelningen var produktiviteten under det första halvåret 2004 vid den enhet som hade högst arbetsbelastning 65 % högre än produktiviteten vid den enhet som hade lägst arbetsbelastning.

(33) DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30.5.2002, avsnitt 11: Réforme de la DG A III.

(34) Kommissionen använde sig dock nästan inte alls av listan och anordnade sina egna anbudsförfaranden.

(35) Till en rörlig kostnad på 40 euro per sida.

(36) Med hänsyn endast till den rörliga kostnaden för frilansöversättning, som beräknas till 40 euro per sida.

BILAGA I

BESTÄMMELSER VID KOMMISSIONEN, PARLAMENTET OCH RÅDET

Kommissionen

1. I kommissionens arbetsordning (1) anges att alla rättsakter som antas vid kommissionens sammanträden skall fogas ”till protokollet” (”sammanfattande anteckning”) (rättsakter som antas genom det muntliga förfarandet) eller till en ”daganteckning” (rättsakter som antas genom det skriftliga förfarandet, genom bemyndigande eller genom delegering) (2) på det eller de språk på vilka de är giltiga, det vill säga på gemenskapernas officiella språk när det gäller rättsakter med allmän tillämpning och adressatens eller adressaternas språk när det gäller andra rättsakter (artikel 18 i arbetsordningen).

2. Även om kommittéer inom kommittéförfarandet faller under kommissionen (3) och rådets förordning nr 1 av den 15 april 1958 är tillämplig för deras arbete (4), har en uttrycklig hänvisning till språkanvändningen avsiktligen inte förts in i den standardiserade arbetsordningen (5), vilket skall göra det möjligt för varje kommitté att finna praktiska lösningar som är anpassade till deras faktiska behov. Dokument som under alla omständigheter skulle översättas i ett senare skede (särskilt utkast till åtgärder, där den slutgiltiga versionen måste offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning) har i princip redan översatts till kommittésammanträden.

3. I ett meddelande från generalsekreteraren (6) från juni 2004 anges att när det gäller de genomförandebestämmelser som endast riktas till ett reducerat antal medlemsstater skulle en översättning till motsvarande språk vara tillräckligt, tillsammans med ett meddelande som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, där antagandet av beslutet tillkännages och där läsaren informeras om på vilken webbsida det finns tillgängligt. Fullständig översättning krävs, enligt meddelandet, endast om offentliggörande i Europeiska unionens officiella tidning är ett rättsligt krav för deras ikraftträdande (dvs. för Europaparlamentets och rådets förordningar, direktiv och beslut som antagits i enlighet med medbeslutandeförfarandet samt för kommissionens förordningar och direktiv som riktas till alla medlemsstater, men inte för kommissionens beslut).

4. I meddelandet från maj 2004 görs en åtskillnad mellan dokument som härrör från rättsliga skyldigheter (och som delas in i nio kategorier) och dokument av politisk betydelse (som delas in i elva kategorier). Översättningen av vissa kategorier av dokument, till exempel andra publikationer än Europeiska unionens officiella tidning, behandlas inte i meddelandet utan måste beslutas från fall till fall genom en dialog mellan det generaldirektorat som gör förfrågan och GD Översättning (7).

5. De huvudkategorier av dokument som översätts till alla språk är följande: lagstiftningsförslag, motiveringar, rapporter som krävs enligt rättsakter, meddelanden om statligt stöd och antitrustförfaranden som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, samt de efterföljande slutgiltiga beslut som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, beslut om antidumpning, meddelanden från kommissionen (inbegripet vit- och grönböcker), anbudsinfordringar eller inbjudan att lämna intresseanmälan och presskommunikéer.

6. Andra dokument översätts endast till verksamhetsspråken (engelska, franska och tyska) (särskilt meddelanden till kommissionen, uppföljningsrapporter om rådsbeslut och kommissionsförslag) eller till adressatens språk (dvs. skrivelser till ständiga representationer, svar på enskilda förfrågningar och finansieringsförslag). Tekniska bilagor översätts endast till tre språk eller översätts inte alls, beroende på de ”faktiska behoven”. Svar på parlamentsledamöters frågor för skriftligt besvarande översätts till det språk som den parlamentsledamot som har ställt frågan talar och till ett verksamhetsspråk.

Parlamentet

7. I artikel 138 i parlamentets arbetsordning fastställs att ”samtliga parlamentets handlingar skall avfattas på de officiella språken”. I artikel 150 anges att ”ändringsförslag skall gå till omröstning först efter det att de tryckts och delats ut på alla officiella språk, såvida inte kammaren beslutar annorlunda. Kammaren kan inte fatta ett sådant beslut om minst 37 ledamöter motsätter sig detta.”

8. Den 19 april 2004 antog Europaparlamentets presidium riktlinjer för flerspråkigheten, som trädde i kraft den 1 maj 2004 och som ersatte liknande riktlinjer av den 8 februari 1999. I artikel 1.2 i riktlinjerna anges följande: ”Språkresurserna administreras på grundval av principerna om ’kontrollerad fullständig flerspråkighet’. På så sätt respekteras till fullo ledamöternas rättighet att i parlamentet använda det officiella språk de önskar i enlighet med Europaparlamentets arbetsordning. De resurser som skall läggas ned på flerspråkigheten skall hållas under kontroll genom ett utnyttjande på grundval av användarnas faktiska behov, genom ett ökat ansvarstagande från användarnas sida och genom en bättre planläggning av önskemålen om språkresurser.”

9. De dokument som översätts till det största antalet målspråk är ändringsförslag, förslag till yttranden och förslag till betänkanden. När det gäller alla övriga dokumenttyper varierar antalet målspråk mellan ett (främst engelska) och fyra. I tabell 8, som ställdes samman vid granskningen, ges en översikt över de typer av dokument som översätts vid parlamentet.

Tabell 8

Typer av dokument som översätts av Europaparlamentet

Uppgifter från den 1 januari 2003 till den 31 maj 2004 Dokument typ % av översättning Obligatoriskt till alla språk Icke obligatoriskt till alla språk Sammanträdesreferat CR 19,3 % × Ändringsförslag AM 17,6 % × Diverse DV 15,1 % × Förslag till betänkande PR 9,8 % × Betänkande RR 7,3 % × Skriftliga frågor QE 5,9 % × Protokoll PV 5,2 % × Meddelande till ledamöterna CM 4,2 % × Arbetsdokument DT 3,2 % × Meddelande NT 2,3 % × Förslag till yttrande PA 2,2 % × Resolution RE 1,7 % × Brev LT 1,2 % × Föredragningslista OJ 1,1 % × 12 andra särskilda kategorier som var och en står för maximalt 1 % av den totala översättningsvolymen 3,9 % × × Källa: Revisionsrätten.

10. Ett dokument som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning eller som går till omröstning i kammaren måste alltid översättas till alla officiella språk, medan översättningen av arbetsdokument kan begränsas till läsarnas språkbehov.

Rådet

11. Enligt rådets förordning nr 1 av den 15 april 1958 och artikel 14 i rådets arbetsordning (8) krävs att dokument som diskuteras vid ministermöten översätts till alla officiella språk, utom då rådet enhälligt beslutar om något annat på grund av ärendets brådskande karaktär. En rådsmedlem får motsätta sig överläggningar om översättningar inte finns tillgängliga.

12. I bilagan till vägledningen för framställning av dokument för rådet och dess förberedande organ (”Guide for producing documents for the Council and its preparatory bodies”) förtecknas de centrala dokument som måste översättas till alla språk (9). Såsom anges i vägledningen behöver dokument som inte finns upptagna i förteckningen inte översättas till EU-10-språken. Dokumenten kan på selektiv grund översättas till EU-15-språken, om arbetsmängden vid GD A 3 medger det, och om de tidsfrister som fastställs i arbetsordningen iakttas. GD A 3 ges rätt att neka översättning av dokument som inte finns upptagna i förteckningen.

(1) Kommissionens arbetsordning, K(2000) 3614 (EGT L 308, 8.12.2000, s. 26).

(2) I dessa anteckningar förs alla beslut som kommissionen fattat under sammanträdet (”sammanfattande anteckning” vid det muntliga förfarandet) eller under dagen (”daganteckning” vid övriga förfaranden) in.

(3) Förstainstansrättens beslut av den 19 juli 1999, mål T-188/97, Rothmans International BV mot Europeiska kommissionen.

(4) Europeiska kommissionen, meddelande från generalsekreteraren till generaldirektörer och avdelningschefer, SEK(2003) 795, 10 juli 2003.

(5) Mall för arbetsordning – rådets beslut 1999/468/EG. Arbetsordning för kommittén (EGT C 38, 6.2.2001, s. 3).

(6) Europeiska kommissionen, generalsekretariatet, Task Force Future of the Union and institutional questions, Director, Note for the attention of Mr Madelin, Director General of DG SANCO, 23 juni 2004 (TFAU/2 – RH – nb (2004) D/6980 5/1208 – A/DOS 6242).

(7) De 20 kategorierna i meddelandet från maj 2004 täckte 64 % av översättningarna 2004 och 72 % 2005, jämfört med 34 % 2003. Huvudkategorierna 2005 är följande: lagstiftningsförslag och självständiga rättsakter (36 %), statligt stöd och konkurrensförfaranden (10 %), meddelanden från kommissionen (7 %), anbudsförfaranden (6 %) och webbsidor (4 %).

(8) Rådets beslut 2004/338/EG, Euratom av den 22 mars 2004 om antagande av rådets arbetsordning (EUT L 106, 15.4.2004, s. 22).

(9) Rådets centrala dokument är följande: lagstiftningsförslag vid vissa viktiga skeden i förfarandet, dagordningar för rådet, A-punktsnoter och tillägg till dem, dokument som skall antas eller diskuteras av rådet och vars referensnummer står på rådets dagordning, yttranden från rättstjänsten, rådets protokoll, rådets svar på Europaparlamentets frågor för skriftligt besvarande samt frågor för muntligt besvarande med debatt, uttalanden från ordförandeskapet på Europeiska unionens vägnar, pressmeddelanden i anslutning till rådets sammanträden, telexmeddelanden inom ramen för det skriftliga förfarandet, handböcker som är avsedda att användas av nationella myndigheter i medlemsstaterna och ordförandeskapets slutsatser från Europeiska rådets möten.