SV    SV SV 
SV    SV  EUROPEISKA KOMMISSIONEN 
Bryssel den 9.9.2010 
SEK(2010) 1011 slutlig 
  
KOMMISSIONENS SVAR RÖR ANDE KAPITLET OM EUF I ÅRSRAPPORTEN 
FÖR 2009  
EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN  
SV 2   SV KOMMISSIONENS SVAR RÖR ANDE KAPITLET OM EUF I ÅRSRAPPORTEN 
FÖR 2009  
EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN  
INLEDNING  
5. Europeiska utvecklingsfonden (nedan kallad EUF ) ska användas för att hjälpa länder som 
befinner sig i en svår situation och biståndspolitiken måste gara ntera att det är de nationella 
myndigheterna som tar ansvaret för utveckli ngsstrategierna. Den na tionella utanordnaren 
spelar en viktig roll i denna process. För att garantera efterlevnaden av  tillämpliga förfaranden 
och regler har man under de senaste åren genomfört ett utbildningsprogram riktat till 
personalen hos de nationella utanordnarna. 
Kapitel I – Genomförande av åtto nde, nionde och tionde EUF  
Finansiellt genomförande 
6. Även om varje EUF endast omfattar en peri od på ungefär fem år kan genomförandet av 
projekt och program samt därmed sammanhäng ande betalningar strä cka sig över en ännu 
längre period, vilken dock är begr änsad genom budgetförordningarna. 
9. De exceptionella resultat som uppnåtts när de t gäller övergripande och enskilda åtaganden 
utgör ett bevis för att kom missionens strategi, dvs. at t verka för ett snabbare 
programgenomförande, har fungerat väl. 
Ökningen av de utestående betalningarna under  2009 beror på att det gjordes ovanligt många 
åtaganden under 2007 och på EUF:s projektcykel  som har en genomsnittlig längd på tre år, 
varvid de största betalningarna vanligen sker under  det första året och i slutet av det sista året. 
Räkenskapernas tillförlitlighet 
15. I vissa fall kan migreringen till nya datasyst em för projektförvaltning ha skapat oreda i 
inkodningen av datum. Byrån för samarbete EuropeAid (nedan kallad EuropeAid ) har 
anordnat ett stort antal kurser både vid delegationerna och vid huvudkontoret för att detta 
system ska kunna användas på rätt sätt. 
I slutet av 2009 inrättade Eur opeAids centrala avdelningar dessu tom en avdelning som fick i 
uppdrag att övervaka kvaliteten på den informa tion som inkodas i det gemensamma systemet 
för information inom Relex (Cris-systemet), vilket  bör leda till ökad tillf örlitlighet hos de data 
som används i årsredovisningen. 
Enligt revisionsrättens påpekande hade detta dock ingen väsentlig i nverkan på de årliga 
räkenskaperna. 
17. Kommissionen godtar denn a iakttagelse och utanor dnaren noterar nödvändiga 
korrigeringar 2010.  
Kommissionen noterar att revisi onsrätten kunnat konstatera ett e nda misstag på 3,5 miljoner 
euro i ett urval av 39 kontrakt som extrapolerats.  
18. Kommissionen godtar denna iakttagelse, me n noterar att revisionsrätten kunnat konstatera 
ett enda misstag i ett urval av 39 kontrakt som extrapolerats. 
21. Kommissionen understryker att inga betalningar gjorts utan  täckning av en finansiell 
garanti. Kommissionen gläder sig över att de t kunnat konstateras att berättigandet till 
budgetstöd redovisats på ett enhetl igt och strukturerat sätt.  
SV 3   SV 24. Kommissionen påpekar att alla  räknefel när det gäller åter betalning av förskott hade 
korrigerats före kontraktets slut. 
25. Kommissionen välkomnar iakttagelsen att det skett en betydande förbättring av 
redovisningen av berättigande under tionde EUF, vilket förklaras av de tydligare 
bedömningsramar som nu används rutinmässigt. 
Kommissionen inser att det som behövs för att man ska kunna åstadkomma en fortsatt 
förbättring och avskaffa detta slags fel är en  ytterligare förstärkni ng av den strukturerade 
metod som används för att redovisa framsteg i förvaltningen av de offentliga finanserna. 
Kommissionen har därför  utarbetat en revide rad ram för övervakning och rapportering av de 
framsteg som görs i förvaltningen av offentlig a finanser, vilken bygger på att man redovisar 
uppnådda resultat i förhållande ti ll de mål som ursprungligen fa stställts. Denna reviderade 
ram blev klar i juni 2010 och de länderrappor ter som använder denna kommer att ligga till 
grund för bedömningen av berätt igande när det gälle r utbetalningar under återstoden av 2010 
och därefter. Mot denna bakgrund hoppa s kommissionen att den i kommande 
revisionsförklaringar ska kunna red ovisa fortsatta framsteg när det gäller icke-kvantifierbara 
fel på detta område.  
Vad gäller de krisinstrument som det hänvisas till (Flex-instrumentet Vulnerability (V) 
(sårbarhet) och B-anslagen) har kommissionen fortsatt att vara sträng vid bedömningen av 
berättigande, såsom framgår av det faktum att de t inte beviljades några utbetalningar för ett 
antal program. 
28. EuropeAid har utformat sina kontroller så att de omfattar de  fleråriga projektens hela 
livscykel. EuropeAid anser att dessa övervakni ngs- och kontrollsystem är effektiva och 
dessutom har förbättrats år från år. Den anser vidare att det faktum att revisionsrätten har 
kunnat konstatera en ökning av anta let helt korrekta betalningar i sitt urval utgör ett bevis för 
detta. Revisionsrättens rekommenda tioner från tidigare år har genomförts och många av de 
förbättringar detta har gett upphov till har noterats av revisionsrätten, vilk et innebär att många 
av de väsentliga elementen i de viktigaste kontrollsystemen har bedöm ts vara effektiva. 
30 Kommissionen genomför konti nuerligt utbildningsinsats er för sin personal vid 
huvudkontoret och delegationerna med hjälp av  ett omfattande utbildningsprogram som 
skräddarsytts för att passa utbildningsbehoven på området förvaltni ng av externt bistånd. 
32. Kommissionen välkomnar revisionsrättens konstaterande att det skett en varaktig 
förbättring när det gäller att skapa tydligare ramar för bedömningen av de allmänna villkoren för stödberättigande. 
Kommissionen är medveten om betydelsen av att det skapas tydlighet äv en när det gäller de 
särskilda villkoren för resultatgrundade ut betalningar. I lämpliga fall har kommissionen 
formellt följt upp revisionsrättens särskilda iakttagelser i detta hänseende genom en revidering 
av respektive finansieringsöverenskommelse. Denna fråga har även behandlats i samband 
med EuropeAids sakkunnigbedömni ng (kvalitetsgranskningsgruppe n) inför utarbetandet av 
nya program. 
33. Kommissionen välkomnar revisionsrättens er kännande av dessa två viktiga bidrag som 
har till syfte att säkra att budgetst öd tillhandahålls på ett mer strukturerat och enhetligare sätt. 
35. Förutom det stöd och tekniska bistånd som de nationella ut anordnarna får av 
delegationerna så erbjuder Eur opeAid årligen ett stort antal kurser till personalen hos de 
nationella utanordnarna och berörda fackministerie r. Det finns även utförlig information om 
tillämpliga förfaranden på EuropeAids hemsida. 
SV 4   SV 36. Kommissionen noterar att de verktyg för kont roll och förfaranden som införts under de 
senaste åren har gett resultat. Den lovar dock att fortsätta med si na utbildningsinsatser och sin 
information om förvaltni ngs- och kontrollverktygen. 
a) Kommissionen räknar med att stödmottagarna ska få tillgång till verktygen för ekonomisk 
förvaltning i slutet av 2010. Verktygen för ekono misk förvaltning har huvudsakligen till syfte 
att ge grundläggande praktisk  vägledning i ett användarvänli gt format för att hjälpa 
stödmottagarna att efterleva reglerna för ekonom isk förvaltning när det gäller EU-finansierade 
biståndsåtgärder.  
37. Delegationerna genomför ett stort antal ex tra kontroller för att kompensera för de 
nationella utanordnarnas brister. 
39. Kommissionen uttrycker sin ti llfredställelse över att revisi onsrätten är pos itiv till de 
åtgärder som EuropeAid vidtagit för at t följa upp revisioner och genomföra 
övervakningsbesök. 
40. Mot bakgrund av att kommissionen för en nollt illväxtpolitik när det gäller antalet tjänster 
fram till 2013 kommer EuropeAid i stället att a nvända sig av en aktiv personalpolitik inom 
ramen för sina befogenheter för att lösa bema nningsfrågorna vid sina delegationer. Det är 
främst inom personalkategorin kont raktsanställda som det finns ett behov av att tillsätta lediga 
tjänster. Det är egentligen inte en fråga om hög personalomsättning, utan  snarare om att hitta 
personal som har de rätta kunskaperna. Rekryt eringen som tidigare s köttes av huvudkontoret 
har nu delegerats till chefer na för delegationerna i syfte att korta ner denna alltför 
tidskrävande process. Samtidigt fortsätter Euro peAid att begära att det regelbundet ska tas 
fram reservlistor som innehåller ett tillräcklig t antal kandidater för att det ska vara möjligt att 
rekrytera alla de typer av profiler som behövs för alla kate gorier av länder. 
44. Mer än 95 % av de revisi onsrapporter som lämnades av ramentreprenörerna för 2009 
tillhandahölls i ett format som följer de nya di rektiv som antogs den 1 oktober 2007, vilket är 
att jämföra med 40 % för 2008 (se den årliga verksamhetsrapporten, fotnot 38 i avsnitt 
3.1.2.1.2). 
45. Det stämmer visserligen att brist på pe rsonal kan leda till att det avslutande 
revisionsarbetet drar ut på tiden, men risken för att medel blir omöjliga att återvinna är ändå ytterst liten, eftersom det st ora flertalet av revisionsrappo rter måste ha inkommit innan 
kommissionen kan göra sin slutbetalning. 
Under 2009 fortsatte EuropeAid sina insatser på revisionsområdet och genomförde 6 EUF-
utbildningar som omfattade 15 delegationer i v ilka 180 delegationsanställda och 220 personer 
utifrån (personal från utanordnarn a, ministerier, projektledare, icke-statliga organisationer och 
revisionsfirmor) deltog. 
46. Delegationerna påminns regelbundet om att de måste uppdatera uppgifterna i Cris-Audit 
kontinuerligt, t.ex. i samband med seminarier oc h kurser. Sedan februari  2010 gäller att så 
snart ett kontrakt om en revision undertecknats (Cris-kontra kt) förs dagen för undertecknandet 
automatiskt in i Cris-Audit. Dessutom är den nya resultatsidan mer komplett och enklare att fylla i och det går inte att avsluta en revisi on utan att ha fyllt i detta fält. Detta omfattar 
revisionsuttalandet och uppgift om storleken på de icke-stödberättigade utgifterna. 
Information om de betalningskrav som utfärd ats till följd av revisionerna ingår i Cris-
modellen för betalningskrav. Det skulle eventuellt be hövas vissa förbättringar i 
konsolideringssyfte, vilket dock förutsätter en  ytterligare utveckling av IT-systemen. Det 
finns information om storleken på de slutliga icke-stödberättigade utgi fter som hade upptäckts 
och korrigerats vid tidpunkten fö r slutbetalningen. Dessa utgjorde  endast 0,7 % av värdet av 
fakturabeloppen 2009. 
SV 5   SV 47. Kommissionen anser att Aidcos intern revision fungerade under 2009, fastän det 
förekommit ett avbrott i verksamheten. Trots att tjänsten som enhetschef för internrevisionsenheten var obesatt under peri oden 1 juli–15 november genomförde denna 
enhet ändå nio uppföljningsrevisi oner (åtta var planerade). Av de fyra nya revisioner som 
planerats för 2009 inlämnades en slutlig revi sionsrapport och två utkast till revisionsrapport 
under 2009 (motsvarande 85 % av en slutlig re visionsrapport enligt den metod som tillämpas 
av tjänsten för internrevision (IAS)). 
50. Kommissionen anser att de kvalitativa och kvant itativa indikatorerna i de fyra centrala 
delarna för revisionsförklaringen i den årliga  verksamhetsrapporten verkligen gav stöd för 
generaldirektörens försäkran om att han uppnått  rimlig säkerhet. EuropeAid tillstår dock att 
vissa indikatorer i den flerårig a kontrollramen kan förbättras ytterligare och 2010 började man 
således gå igenom vilka metoder som eventuellt skulle kunna användas för att mäta den beräknade finansiella inverkan av kvarstående fel. 
54. EuropeAid har utformat sina kontroller så att de omfattar de  fleråriga projektens hela 
livscykel. EuropeAid anser att dessa övervakni ngs- och kontrollsystem är effektiva och 
dessutom har förbättrats år från år. Den anser vidare att det faktum att revisionsrätten har 
kunnat konstatera en ökning av anta let helt korrekta betalningar i sitt urval utgör ett bevis för 
detta. Revisionsrätten rekommendati oner från tidigare år har genomförts och många av de 
förbättringar detta har gett upphov till har noterats av revisionsrätten, vilk et innebär att många 
av de väsentliga elementen i de viktigaste kontrollsystemen har bedöm ts vara effektiva. 
a) Kommissionen inleder arbetet med att gå ig enom vilka metoder som skulle kunna användas 
för att utveckla en nyckelindikator för mätninge n av den beräknade finansiella inverkan av 
kvarstående fel under 2010, i enlighet med vad som angivits i kommissionens svar på 
årsrapporten för 2008. 
b) Kommissionen inledde arbetet med en översyn  av sin kontrollstrategi i början av 2010, i 
enlighet med vad som angivits kommissionens svar på årsrapporten för 2008. Kommissionen 
kommer att utarbeta ett meddelande om accepta bel felrisk på området externt bistånd under 
2010. 
c) Verktygen för ekonomisk förvaltning kommer att färdigställas under 2010 och hänsyn 
kommer att tas till de frågor so m tagits upp av revisionsrätten. 
d) EuropeAid kommer att fortsätta verka för att se till att inkodningen av information i Cris-
Audit sker så snabbt som möjligt och på ett korrekt sätt. 
e) Storleken på de icke-stödbe rättigade utgifterna måste regi streras i Cris-Audit innan en 
revisionspost avslutas (obligatoriskt fält sedan februari 2010). Information om de 
betalningskrav som utfärdats till följd av revisionerna ingår i Cris-modellen för 
betalningskrav. Det skulle even tuellt behövas vissa förbättringa r i konsolideringssyfte, vilket 
dock förutsätter en ytterligare utveckling av IT -systemen. Det finns information om storleken 
på de slutliga icke-stödberät tigade utgifter som hade upptäckts  och korrigerats vid tidpunkten 
för slutbetalningen. Dessa utgjorde endast  0,7 % av värdet av fakturabeloppen 2009. 
55. a) Kommissionen är medveten om vikten av at t fastställa prestandamål, beräkningsmetoder 
och kontrollkällor. Denna fråga ägnas större  uppmärksamhet i samband med EuropeAids 
sakkunnigbedömning (kvalitetsgranskningsgruppen ) inför utarbetandet av nya program. 
b) Kommissionen har utarbeta t en reviderad ram för öv ervakning och rapportering av 
framsteg i förvaltningen av de offentliga finans erna som är inriktad på att redovisa uppnådda 
resultat i förhållande till de må l som ursprungligen fastställts. Denna reviderade ram blev klar 
SV 6   SV i juni 2010 och de länderrapporter som anvä nder denna kommer att ligga till grund för 
bedömningen av berättigande när det gäller utbetalningar under återstoden av 2010 och 
därefter.