Förslag till rådets förordning (Euratom, EKSG, EG) om ändring av budgetförordning av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (96/C 296/05) KOM(96) 351 slutlig - 96/0189(CNS)

(Framlagt av kommissionen den 29 juli 1996)

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR UTFÄRDAT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen, särskilt artikel 78h i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 209 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 183 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag,

med beaktande av revisionsrättens yttrande,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande, och

med beaktande av följande:

Budgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, nedan kallad budgetförordning (1), bör ändras, särskilt i syfte att förbättra den ekonomiska förvaltningen inom institutionerna.

I förvaltningen av åtaganden inträffar ofta betydande förseningar, och en stärkt kontroll av utestående åtaganden är därför nödvändig.

Eftersom delegering genom underfullmakter måste underkastas en strikt kontroll bör disciplinära åtgärder och, eventuellt, krav på ekonomisk kompensation riktas mot dem som utövat befogenheter som inte tilldelats dem genom fullmakt eller underfullmakt, eller som handlat utöver de befogenheter som uttryckligen tilldelats dem.

När gemenskapsprogram genomförs med hjälp av underleverantörer, måste detta ske inom ramen för bestämmelser som säkerställer öppenhet och reglerar bokföringen av de medel som genereras och som kan bidra till finansieringen av programmen i fråga.

Styrekonomen ansvarar för intern revision inom sin institution, och bör därför rådfrågas innan system som används för inventarieförteckningen eller system som används av utanordnarna i den ekonomiska förvaltningen inrättas eller förändras. Analysen av den ekonomiska förvaltningen bör också framläggas till styrekonomen.

De krav som måste ställas på datorsystem som används vid ekonomisk förvaltning bör beaktas.

En förbättring av redovisningssystemet är nödvändig.

Det bör föras in bestämmelser i budgetförordningen för hur traditionella egna medel skall bokföras, eftersom dessa utgör ett specialfall i förhållande till övriga egna medel (moms- och BNI-baserade).

Det måste övervakas att de rättsliga åtaganden som ingås av institutionen och de bokföringsmässiga åtaganden som meddelas styrekonomen och förs in i den allmänna bokföringen stämmer överens, samtidigt som en rimlig tidsfrist ges för att fullgöra de rättsliga åtagandena i de fall då kommissionens principbeslut gäller som utgiftsåtagande.

Tidsfrister bör fastställas för att få det förfarande som inleds då styrekonomen nekat att ge sitt godkännande att förlöpa på ett bra sätt.

Sedan revisionsförklaringen infördes måste disciplinen vad gäller inventarieförteckningen stärkas, genom att utanordnarens och räkenskapsförarens uppgifter på detta område definieras.

Förfarandet för godkännande av överföringar mellan kapitel inom ramen för EUGFJ:s garantisektion bör arrangeras på så sätt att kommissionen ges en förlängd tidsfrist för att lägga fram sina förslag till överföringar.

Avsnitt IX i budgetförordningen bör omarbetas så att bestämmelserna bringas i överensstämmelse med de kriterier avseende öppenhet, offentlighet och respekt för konkurrensregler som anges i rådets direktiv om offentlig upphandling och i de internationella avtal som gemenskapen undertecknat.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Budgetförordningen ändras på följande sätt:

1. Artikel 1 skall ändras på följande sätt:

a) Punkt 7 första stycket skall ersättas med följande:

"7. För uppfyllande av rättsliga åtaganden som gjorts i samband med projekt som sträcker sig över en längre period än ett budgetår, samt för förslag till motsvarande åtaganden, skall en tidsfrist fastställas. Tidsfristen måste anges i förslagen till åtaganden och skall på lämpligt sätt preciseras för mottagaren när stödet beviljas. Om delar av dessa åtaganden inte genomförts sex månader efter det att tidsfristen löpt ut skall dessa delar dras tillbaka i enlighet med artikel 7.6"

b) I punkt 7 skall också ett fjärde stycke införas:

"Justeringen av tidsfristen skall i sådana fall ske enligt samma förfarande som gäller för förslaget till åtagande, och meddelas mottagaren genom ett tillägg till kontraktet eller på annat rättsligt lämpligt sätt."

2. Artikel 7 skall ändras på följande sätt:

a) [Redaktionell ändring. Den svenska versionen oförändrad.]

b) Punkt 6 första stycket skall ersättas med följande:

"Under budgetrubriker som gör åtskillnad mellan åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden gäller att när åtaganden dras tillbaka, till följd av att det projekt för vilket de gjorts helt eller delvis ställts in, under något budgetår efter det då åtagandebemyndigandena togs upp i budgeten, skall de berörda anslagen normalt förfalla. Dessutom skall belopp som eventuellt utbetalts felaktigt återkrävas."

3. Artikel 22 skall ändras på följande sätt:

a) I punkt 4 skall ett fjärde stycke införas:

"Alla anställda som utför en utanordnares uppgifter avseende åtaganden och betalningar utan att ha en fullmakt eller underfullmakt för detta, eller som handlar utöver de befogenheter som uttryckligen tilldelats dem, kan bli föremål för disciplinära åtgärder och eventuellt avkrävas ekonomisk kompensation, enligt bestämmelserna i avdelning V."

b) En ny punkt skall föras in:

"4a. När kommissionen på olika sätt använder sig av underleverantörer vid genomförande av program, skall de avtal som sluts innehålla alla nödvändiga bestämmelser för att säkerställa öppenhet vid de transaktioner som genomförs i samband därmed, i enlighet med de genomförandebestämmelser som avses i artikel 139.

Om de belopp som utbetalas till en underleverantör ger upphov till räntor som kan användas för genomförande av programmet, skall detta ske på följande sätt:

- Inkomsträntor som genereras av de medel som avsätts för programmet skall periodvis, minst var sjätte månad, ge upphov till order om återbetalning. Sådana återbetalningar skall bokföras i inkomstredovisningen.

- Samtidigt skall anslag upprättas med motsvarande belopp, både som åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden, under samma post i utgiftsredovisningen som belastats för den ursprungliga utgiften."

4. I artikel 24 skall fjärde och femte stycket ersättas av följande:

"Styrekonomen skall alltid rådfrågas vid den institution till vilken han är knuten, samt vid upprättande eller förändring av det system som utanordnarna använder vid den ekonomiska förvaltningen. Han skall ha tillgång till informationen i dessa system.

Denna tjänsteman skall granska de dokument som berör utgifter och inkomster samt, vid behov, utföra kontroller på platsen. Styrekonomen skall utöva internrevision vid institutionen, i enlighet med genomförandebestämmelser som avses i artikel 139."

5. I artikel 25 skall följande stycke införas efter det fjärde stycket:

"Om de system som används vid den ekonomiska förvaltningen av utanordnarna är avsedda för att förse den allmänna redovisningen med uppgifter, skall räkenskapsföraren rådfrågas innan systemen upprättas eller förändras. Han skall på egen begäran få tillgång till informationen i dessa system."

6. Artikel 27 skall ändras på följande sätt:

a) I punkt 2 skall f utgå, och g och h skall betecknas f respektive g.

b) Efter punkt 2 skall en ny punkt med följande lydelse föras in som punkt 3:

"3. Utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 4, skall priser på varor och tjänster som levereras till gemenskapen, och som innehåller skatter och avgifter som skall återbetalas av medlemsstaterna enligt protokollet om immunitet och privilegier, bokföras till nettobelopp.

De återbetalade avgifterna skall bokföras separat i redovisningen."

c) Punkt 3 respektive punkt 4 skall betecknas punkt 4 respektive punkt 5.

d) I punkt 5, som nu skall betecknas punkt 6, skall g och h betecknas f respektive g.

7. I artikel 28 skall en ny punkt med följande lydelse läggas till som punkt 3:

"3. Vad gäller de egna medel som avses i artikel 2.1 och 2.2 i rådets beslut 94/728/EG, och som skall inbetalas av medlemsstaterna inom bestämda förfallodagar, skall det - trots bestämmelserna i punkt 1 - inte krävas att beloppen anmäls till kommissionen innan medlemsstaterna ställer medlen till kommissionens förfogande. Den behörige utanordnaren skall sammanställa betalningskraven för dessa belopp.

Vad avser de inkomster som avses i artikel 2.1 a och b i ovan nämnda beslut skall betalningskraven sammanställas på grundval av månatliga förteckningar över fastställda avgifter. Dessa förteckningar skall upprättas av medlemsstaterna och sändas in till kommissionen.

Betalningskraven skall överlämnas till styrekonomen för godkännande. När denne har godkänt dem, skall de registreras av räkenskapsföraren i enlighet med de genomförandebestämmelser som avses i artikel 139."

8. Artikel 36 skall ändras på följande sätt:

a) Redaktionell ändring. Den svenska versionen oförändrad.

b) Punkterna 2 och 3 skall ersättas av följande:

"2. De beslut som fattas av kommissionen i enlighet med de bestämmelser som bemyndigar den att bevilja ekonomiskt stöd från de olika fonderna eller liknande transaktioner gäller som åtaganden av utgifter, utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 99. Om ingen annan tidsfrist fastställs enligt de bestämmelser som avses ovan, skall sådana åtaganden täcka alla utgifter som följer av de enskilda rättsliga åtagandena i fråga fram till och med den 31 december år n+1.

Under den genomförandeperiod som anges i första stycket skall utanordnaren i den allmänna redovisningen bokföra alla enskilda rättsligt bindande åtaganden mot det åtagande som avses i första stycket.

När den fastställda fristen löpt ut skall det återstående beloppet dras tillbaka.

3. De närmare reglerna för genomförandet av punkterna 1 och 2 måste, utifrån de behov som konstateras, säkerställa en exakt bokföring av åtaganden och utanordnade belopp, samt en kontroll av att de enskilda rättsliga åtagandena stämmer överens med de samlade budgetmässiga åtaganden som anges i kommissionens beslut. Dessa regler fastställs genom de genomförandebestämmelser som avses i artikel 139."

9. I artikel 39 skall andra och tredje stycket ersättas av följande:

"Om godkännande nekas och utanordnaren håller fast vid sitt förslag skall ärendet överlämnas för beslut till den högsta myndigheten inom den behöriga institutionen, som skall vara en av dem som tas upp i de två första punkterna i artikel 22. Detta skall ske inom två månader efter det att godkännande har nekats.

Utom i fall där det råder tvekan om huruvida anslagen är disponibla får den nämnda högsta myndigheten, på eget ansvar och genom ett beslut där skälen till detta anges, underlåta att ta hänsyn till ett nekande. Detta beslut skall vara slutgiltigt och bindande, och skall träda i kraft den dag då godkännande nekas. Beslutet skall fattas senast den 15 februari år n+1. Styrekonomen skall för kännedom underrättas om beslutet. Varje institutions högsta myndighet skall inom en månad underrätta revisionsrätten om sådana beslut".

10. I artikel 44 skall följande text föras in efter orden "nationell valuta" i den tredje strecksatsen:

"om betalningsorden överförs på elektronisk väg, behöver beloppet inte anges med bokstäver".

11. Efter det andra stycket i artikel 65 skall tre nya stycken införas:

"Det system för inventarieförteckning som upprättas och förvaltas av utanordnaren, och till vilket räkenskapsföraren bidrar med tekniskt stöd och teknisk tillsyn, skall förse den allmänna redovisningen med de uppgifter som krävs för institutionens balansräkning.

Inventarie- och redovisningssystemen skall därför ordnas på så sätt att uppgifterna i de båda systemen är kompatibla och transaktionerna vid revision kan följas från det att en tillgång införskaffas och förs in i inventarieförteckningen till dess att den avskrivs eller kasseras.

Institutionerna skall var för sig besluta om bestämmelser vad gäller livslängden hos de tillgångar som är uppförda på deras respektive balansräkningar. De skall också utse den tjänstegren som skall ansvara för detta."

12. Artikel 70 skall ändras på följande sätt:

a) I första stycket skall ordet "resultatkonton" ersättas av "inkomst- och utgiftskonton".

b) I andra stycket skall a ersättas med följande:

"a) Inkomst- och utgiftskonton, vilka kan delas in i följande två kategorier:

- Konton för budgetmässiga inkomster och utgifter, som gör det möjligt att följa budgetens genomförande och upprätta saldot för budgetåret.

- Konton för icke-budgetmässiga inkomster och utgifter, som gör det möjligt att följa budgetens genomförande och fastställa ett utvidgat resultat."

13. Följande artikel skall införas:

"Artikel 70a

Med avseende på hur tillgångars värdeminskning skall bokföras, återfinns regler för avskrivningar och upprättande av särskilda reserver i de genomförandebestämmelser som avses i artikel 139."

14. Artikel 79 skall ersättas med följande:

"Varje institution skall senast den 1 mars till kommissionen överlämna de uppgifter som krävs för upprättande av inkomst- och utgiftsredovisningen samt balansräkningen. Samtidigt skall institutionerna lämna ett bidrag till den analys av den ekonomiska förvaltningen som avses i artikel 80."

15. I artikel 104.2 skall "en månad" ersättas med "21 dagar".

16. I artikel 109 skall punkt 3 ersättas med följande:

"Mottagaren skall till kommissionen för godkännande överlämna resultaten av genomgången av anbuden och ett förslag till tilldelning av kontraktet. Mottagaren skall underteckna kontrakt, tilläggskontrakt och beräkningar och skall underrätta kommissionen om dessa. Kommissionen skall vid behov göra individuella åtaganden för kontrakt, tilläggskontrakt och beräkningar i enlighet med de förfaranden som fastställs i artikel 36-39. Individuella åtaganden skall avräknas mot de åtaganden som gjorts i samband med de finansieringsöverenskommelser som avses i artikel 106.2, i enlighet med artikel 36.2 andra stycket".

17. Artikel 112 skall ersättas med följande:

"Trots bestämmelserna i avsnitt IV skall detta avsnitt tillämpas när kommissionen, i samband med bistånd till tredje land som finansieras genom gemenskapens budget, är upphandlande myndighet vid tilldelning av kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten, leveranser eller tjänster som inte täcks av rådets direktiv om samordning av förfarandena för tilldelning av kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten eller av Avtalet om offentlig upphandling, vilket har slutits inom ramen för Världshandelsorganisationen."

18. Artikel 113 skall ersättas med följande:

"Det förfarande som skall följas vid tilldelning av kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten, leveranser eller tjänster som finansieras genom Europeiska gemenskapernas budget till förmån för mottagare av gemenskapens bistånd till tredje land, skall fastställas i finansieringsöverenskommelsen eller i kontraktet med hänsyn till följande principer."

Artikel 2

Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

(1) EGT nr L 356, 31.12.1977, s. 1, senast ändrad genom rådets förordning (EG, Euratom, EKSG) nr 2335/95 av den 18 september 1995 (EGT nr L 240, 7.10.1995, s. 12).