[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 16.3.2005

KOM(2005) 90 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN

Lägesrapport per den 31 januari 2005 om moderniseringen av Europeiska kommissionens redovisningssystem

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. In ledning 3

2. Sammanfattning av genomförandet fram till januari 2005 3

3. Redovisningsfrågor 4

3.1. Redovisningsbestämmelser 4

3.2. Redovisningsförfaranden 4

3.3. Kontroller och validering av de lokala systemen 4

4. IT -utveckling 5

5. Genomförande av en moderniserad redovisning inom kommissionens avdelningar 6

5.1. Förberedelse av ingående balans för budgetåret 2005 6

5.2. Utveckling av lokala IT-system och deras koppling tilll ABAC 7

5.3. Utbildning 7

6. Genomförande av periodiserad redovisning på andra institutioner och oberoende organ 7

7. Framtida utveckling 7

7.1. Allmän budget 7

7.2. In- och utlåning 8

7.3. Europeiska utvecklingsfonden 8

8. Slutsats 8

BILAGA 1: ABAC PROGRAMSTATUS PER DEN 31 JANUARI 2005 9

BILAGA 2: INTEGRERAD PROGRAMPLAN PER DEN 31 JANUARI 2005 17

BILAGA 3 : REDOVISNINGSRAM: REDOVISNINGSBESTÄMMELSER 23

BILAGA 4 : HUVUDSAKLIGA UPPGIFTER SOM SKA UTFÖRAS FRÅN JANUARI 2005 26

1. INLEDNING

Kommissionen antog den 17 december 2002 sitt meddelande om modernisering av Europeiska gemenskapernas redovisningssystem[1]. Både rådet och Europaparlamentet informerades om detta meddelande.

I projektet togs följande huvudfrågor upp:

- Överensstämmelse med internationellt erkända redovisningsprinciper för den offentliga sektorn, särskilt när det gäller periodiserad redovisning (konteringshändelser ska bokföras när de inträffar och inte endast när in- och utbetalningar sker eller vid årets slut).

- Integrering av systemen för finansiell förvaltning och redovisning som sköts via olika dataplattformar.

- Förbättring av prestandan i systemet SINCOM2 under tiden, särskilt när det gäller säkerhet och samstämmighet mellan data från olika källor.

Kommissionen har sedan 2002 lagt fram lägesrapporter halvårsvis[2]. GD Budget har utarbetat informationsblad om de framsteg som gjorts under mellanliggande kvartal. I denna rapport sammanfattas nu framstegen per den 31 januari 2005, snarare än per den 31 december 2004, så att man får med övergången till det nya systemet. I likhet med de föregående rapporterna ska den överlämnas till relevanta kommittéer på de myndigheter som beviljar ansvarsfrihet och till revisionsrätten. En kortfattad muntlig presentation gjordes den 1 februari 2005 för budgetkontrollutskottet.

2. Sammanfattning av genomförandet fram till januari 2005

Enligt den nya budgetförordningen som trädde i kraft den 1 januari 2003[3] skulle en periodiserad redovisning när det gäller den allmänna budgeten införas senast 2005. Full integrering av alla redovisningssystem förväntades ta längre tid. När redovisningssystemet väl hade moderniserats, skulle man successivt utvidga dess betydelse genom att stödja den finansiella förvaltningen av kommissionens operationer.

Det rättsliga kravet var uppfyllt den 10 januari 2005, när det nya redovisningssystemet infördes på en helt periodiserad basis. Kommissionen har på detta sätt uppfyllt sitt åtagande gentemot den myndighet som beviljar ansvarsfrihet i detta avseende. Detta uppnåddes inom utsatt tid och inom de budgeterade kostnaderna på 20 miljoner euro för GD Budget och Digit. Dessutom anslogs 5 miljoner euro till andra avdelningar för tillfälligt kontorsstöd.

Nu när kommissionen har genomfört sin administrativa reform, och med framgång moderniserat sitt redovisningssystem är villkoren uppfyllda för att återställa den europeiska skattebetalarens förtroende för att kommissionen förvaltar hans eller hennes medel enligt strikta kontrollbestämmelser. Från och med nu kommer gemenskapernas räkenskaper att uppfylla de högsta redovisningsnormer. På detta sätt kommer kommissionen att ligga i framkant bland europeiska offentliga förvaltningar.

Trots det innebär januari 2005 inte att redovisningsreformen är avslutad. Det finns fortfarande utrymme för förbättring av IT-systemen på central och lokal nivå, av integreringen av systemen och av den interna rapporteringen. Dessutom kommer det att ta tid innan de nya redovisningsförfarandena blir helt och fullt integrerade.

Projektet genomfördes i stor utsträckning enligt den tidsplan som fastställs i del III.3 i meddelandet av den 17 december 2002, och med den mer detaljerade projektplanen för 2003 och 2004 som föreslogs den 8 juli 2003. I bilaga 1 presenteras en detaljerad jämförelse mellan tidtabellen av den 17 december 2002 och det faktiska genomförandet. I bilaga 2 ges en uppdatering av den plan som antogs i juli 2003.

3. REDOVISNINGSFRÅGOR

3.1. Redovisningsbestämmelser

Femton uppsättningar redovisningsbestämmelser som är tillämpliga på gemenskapens räkenskaper och den harmoniserade kontoplanen antogs den 28 december 2004 av räkenskapsföraren, och meddelades till räkenskapsförarna på de andra institutionerna och de oberoende organen. De sammanfattas i bilaga 3.

Kommissionens redovisningsmanual som grundas på redovisningsbestämmelserna och kontoplanen, var i stort sett färdig i slutet av december 2004, efter beaktande av kommentarer från olika avdelningar. Denna version kommer även fortsättningsvis att anpassas mot bakgrund av erfarenheter och vidare IT-utveckling. Det återstår att fastställa ett praktiskt sätt att utvärdera vissa bestämmelser vid årsslutet, t.ex. för betalningsanspråk som inte har mottagits.

3.2. Redovisningsförfaranden

De redovisningsförfaranden som återstår att fastställa är förfaranden för bokslutet 2005 och för att förbereda de slutliga redovisningarna för 2005. Antagandet av en konsolideringshandbok och avslutande förfaranden planeras under 2005, liksom införandet av ett IT-verktyg för att konsolidera institutionernas och de oberoende organens räkenskaper.

3.3. Kontroller och validering av lokala system

Det moderniserade redovisningssystemet kommer att vara beroende av att de många användarna av det centrala IT-systemet (ungefär 7 000 förväntas) gör en exakt och fullständig datainläggning. Inom de menyer som utvecklats för användarna kommer hjälp att ges steg för steg, vilket syftar till att minimera risken för fel. Kvaliteten på data kommer dock även att bero på de kontroller som varje räkenskapsförare genom delegation inför. Vägledning om detta ges i dokumentet ”ekonomiska mål och kontrollram” (december 2003), i vilket man fastställer de risker som hör till varje typ av transaktion och föreslår kontroller för att undanröja dessa risker. GD Budget kommer även fortsättningsvis att utveckla vägledningen när det gäller redovisningsfrågor och stödja avdelningarna vid genomförandet.

Kriterier för att validera räkenskapsförarnas finansiella förfaranden och IT-systemen utfärdades den 2 juli 2004. Ett detaljerat frågeformulär som gör det möjligt att bedöma hur förberedd varje avdelning är i förhållande till kriteriet delades ut den 1 september, och alla avdelningar svarade före den 30 september 2004.

Trots svårigheter när det gäller att rekrytera personal med lämplig erfarenhet gjorde GD Budget den 17 december en högnivåbedömning av alla avdelningars finansiella förfaranden och hithörande IT-system, på grundval av svaren på frågeformuläret plus en halv dags diskussion med varje avdelning. Rapporten slutfördes den 31 januari 2005. I den fastställs ett antal risker som de berörda avdelningarna kommer att ombes att ta itu med.

GD Budgets grupp på åtta personer kommer att vara fulltalig senast den 16 mars 2005. Den kommer att inleda ett program med mer djupgående kontroller av systemen såsom de verkligen fungerar på varje avdelning. Den kommer att börja med de som bedöms utgöra högre risker. Arbetet kommer att stödja valideringen av de system som fastställs av utanordnande för att tillhandahålla eller styrka redovisningsuppgifter enligt vad som krävs i artikel 61.1 e i budgetförordningen.

4. IT-UTVECKLING

Den mest utmanande delen av projektet består i att integrera befintliga system för finansiell förvaltning och redovisning, att utveckla systemen för att tillhandahålla en periodiserad redovisning och att ge användarna användarvänliga menyer så att de inlagda uppgifterna är av god kvalitet. Den aktuella situationen sammanfattas nedan.

IT-funktioner för att stödja redovisningsförfarandena har utvecklats. Det nya systemet, ”ABAC”, omfattar det centrala redovisningssystemet som har SAP-Enterprise software, och arbetsflöden som utvecklats av kommissionen för betalningsanspråk (ABAC-fakturor), för avtal och hithörande åtaganden (ABAC-avtal) och för anläggningstillgångar (ABAC-tillgångar). Si2-betalningsflöden omarbetades för att uppfylla kraven på periodiserad redovisning. Ett antal andra tjänster ger även fortsättningsvis redovisningsuppgifter genom gränssnitt med sina lokala IT-system.

Det viktigaste arbete som gjorts sedan 30 juni 2004 är följande:

- Utveckla, testa och överföra ABAC-avtal (4 oktober) och ABAC-fakturor (25 oktober), så att personalen kan få utbildning och bli bekant med dessa arbetsflöden före januari 2005.

- Utveckla, testa och överföra ABAC-tillgångar (14 januari 2005).

- Tvärvetenskapliga grupper ska testa hela systemets funktion för att fastställa, identifera och rätta till problemen före januari 2005.

- Backa upp det gamla systemet den 31 december, och flytta över till det nya systemet som öppnades den 10 januari och som kommer att vara helt igång i början av februari när väl åtagandena som överflyttats från budgetåret 2004 blivit tillgängliga.

- Ladda de ingående saldon för förskottsfinansiering (30 000), betalningsanspråk i väntan på utbetalning (7 400) och anläggningstillgångar (74 000).

Den 10 januari 2005 öppnades det centrala redovisningssystemet för redovisning av de allmänna räkenskaperna på periodiseringsbasis inklusive de flesta av de ingående saldon som behövs för avdelningarnas dagliga arbete, och har sedan dess fungerat med en hög tillförlitlighetsnivå. Över 32 000 betalningar, 10 000 betalningsanspråk och 1 300 åtaganden har per den 31 januari 2005 behandlats på ett framgångsrikt sätt.

Det enda undantaget rör förskottskonton och kontorsutrustning för externa delegationer och pressavdelningar utanför kommissionens huvudkontor, som fått ekonomiskt ansvar. De kommer successivt att införlivas i det centrala systemet från och med 2005.

5. GENOMFÖRANDE AV MODERNISERADE RÄKENSKAPER PÅ KOMMISSIONENS AVDELNINGAR

5.1. Förberedelse av ingående balans för budgetåret 2005

Alla avdelningar ombads att hjälpa till i inventeringen av förfinansiering, garantier, anläggningstillgångar och juridiska personer som får bidrag och avtal. Detta innebar att granska ärenden som rör ungefär 45 000 öppna betalningsåtganden och 74 500 bankkontouppgifter före slutet av december 2004. Avdelningarna rapporterade om de framsteg som gjorts fram till den 30 juni, 30 september, 31 oktober och 30 november 2004.

På grundval av informationen i dessa rapporter, och den som getts i bilaterala kontakter är det uppenbart att ungefär 95 % av arbetet hade slutförts inom utsatt tid och att det återstående arbetet berörde fall där bidragsmottagaren inte lämnat nödvändig dokumentation för att registrera en juridisk person och på så sätt avsluta registreringen av den berörda förfinansieringen och garantierna. Tre avdelningar fick förlängd tid för att hantera dessa återstående fall.

Praktiskt taget alla avdelningar lade fram handlingar med hög kvalitet som skulle laddas ned i redovisningssystemet inom utsatt tid. Mindre än 1 % av registren returnerades för korrigering. Fullständiga handlingar inkom sent eller behövde returneras endast från tre avdelningar. Per den 31 januari 2005 hade 76 000 handlingar behandlats när det gäller externa leverantörer eller experter och 56 000 när det gäller personal samt 30 000 förfinansieringsbalanser hade laddats ned. Tidsfristen den 31 mars 2005 har fastställts för att avsluta 22 000 garantier. Alla berörda avdelningar har gått över till ABAC-tillgångar för sin förvaltning av inventarier med undantag av delegationerna och pressavdelningarna som avser att göra denna övergång under 2005. Alla anläggningstillgångar har laddats ned i det centrala redovisningssystemet med undantag av de som gäller två gemenamma forskningscentrum, GD TREN och byggnader, som kommer att laddas ned i mars.

GD Budget kommer att be varje avdelning att kontrollera att redovisningen av sifforna på de ingående saldona är rätt och riktig för att se till att siffrorna är fullständiga och göra korrigeringar före den 31 mars 2005. Man kommer att införa ett sätt att registrera sådan förfinansiering som inte kan knytas till en validerad handling för en juridisk person. Den ingående balansen för varje avdelning kommer att sändas till generaldirektören eller till chefen för den berörda avdelningen för formell validering senast den 30 juni 2005.

Utöver arbetet ovan har avdelningarna ombetts att knyta alla avslutade åtaganden som registrerats sedan den 1 januari 1999 till ett rättsligt åtagande, så att kommissionens finansiella förhållande till varje enhet sedan den dagen kan fastställas. Man avser att begränsa arbetet till betalningsåtganden över 50 000 euro, vilket innebär att man ska granska ungefär ytterligare 35 000 handlingar (om gränsen sänktes till 13 800 euro, skulle ytterligare 25 000 handlingar behöva granskas). Tillsammans med arbetet med 30 000 betalningsåtaganden, som fortfarande återstår att knyta till en juridisk person, kommer genom detta arbete genomförandet av insats 74 i den administrativa reformen att slutföras. Den rör utvecklingen av en central databas för avtal, och ser till att kommissionen fullgör det åtagande den gjort till parlamentet som en följd av Eurostat-affären.

5.2. Utveckling av lokala IT-system och deras kopplingar till ABAC

Alla avdelningar utom en anpassade sin volym på IT-system till kraven på en periodiserad redovisning i slutet av 2004. Om utvecklingen inte var avslutad i tid, använde de berörda avdelningarna det centrala systemet för att undvika förseningar i behandlingen av åtaganden och betalningsanspråk.

5.3. Utbildning

Ett program för att utbilda framtida användare av ABAC-systemet, som stöds av utomstående experter lanserades den 5 oktober 2004. Senast den 31 januari 2005 ska 3 300 utbildningsdagar ha getts med en tillfredsställelsegrad som ökar successivt från 60 % till 86 %. Alla primäranvändare erbjöds praktisk utbildning (hands-on); andra fick teoretisk utbildning i större grupper (hands-off). Modulerna för användarutbildning är utformade för att bli en användarhandbok och för att bilda en bas för fortlöpande utbildning för framtida användare. Varje avdelning med ett lokalt system förväntades ta itu med sitt eget utbildningsprogram för användare av systemet. Ett utbildningsprogram särskilt för personal i kommissionens delegationer i tredjeländer kommer att lanseras under 2005.

6. GENOMFÖRANDE AV PERIODISERAD REDOVISNING AV ANDRA INSTITUTIONER OCH OBEROENDE ORGAN

Kommissionen bjöd in varje institution och oberoende organ att leda en bedömning av beredskapen för tillämpningen av nya redovisningsbestämmelser och räkenskaper på en periodiserad basis. Det framgår av en analys av svaren och den information som utbytts vid mötena att alla vidtar nödvändiga åtgärder. Informationsmöten hölls med räkenskapsförarna från alla institutioner och oberoende organ i juni och november 2004.

Flera oberoende organ och mindre institutioner använder en version av kommissionens Si2- system för sina budgeträkenskaper. Genom brev från generalsekreteraren av den 22 juni 2004 samtyckte kommissionen till att hålla Si2 tillgängligt även under 2005, och att göra alla moduler av ABAC tillgängliga för de enheter som önskar använda dem, tillsammans med de tekniska specifikationer som är nödvändiga för att knyta dem till sina egna system.

Kommissionen har även föreslagit att de oberoende organen ska utveckla en delad IT-plattform på vilken de kan köra sina versioner av ABAC. Denna lösning skulle även i linje med en rekommendation från parlamentet bli kostnadseffektiv samtidigt som man behåller varje oberoende organs självständighet.

7. FRAMTIDA UTVECKLING

7.1. Allmän budget

En ny plan håller på att utarbetas för vidare IT-utveckling (se bilaga 4). Den rör främst förbättring av användarvänligheten och den finansiella registreringen. Den förbereder de första årliga konsoliderade räkenskaper. Under 2005 ska de olika arbetsflödena konsolideras i en enda webbaserad applikation (ABAC-arbetsflöde), och vissa nya funktioner kommer att utvecklas (t.ex. indrivande av fordringar). Ytterligare utveckling planeras för att uppnå det långsiktiga målet med närmare integrering av lokala system och tillhandahålla ytterligare verktyg för användarstöd och finansiell förvaltning.

7.2. In- och utlåning

När det gäller operationer utanför kommissionens budget har man satt igång ett projekt med att integrera in- och utlåningsverksamhet, för närvarande registrerat på Globus, ett system som ägs av GD Ecfin, i de centrala räkenskaper senast i juli 2005, med användande av SAP-bankmodul, CFM.

7.3. Europeiska utvecklingsfonden

Separat måste även Europeiska utvecklingsfondens räkenskaper moderniseras. De är för närvarande åtskiljda från räkenskaperna i den allmänna budgeten.

I samarbete med Aidco kommer arbetsflödena för förvaltningen av EUF:s projekt att överföras från det nuvarande redovisningssystemet (OLAS) för ESF till Aidco:s lokala system (CRIS), och EUF:s räkenskaper kommer att hållas på en periodiserad bas i ABAC. Fördelarna med denna lösning är att den förbereder för all integrering av EUF i den allmänna budgeten och den medger att EUF:s betalningar görs med användande av de funktioner som utvecklats för den allmänna budgeten.

Den datateknik som är nödvändig för en helt periodiserad redovisning kommer att finnas på plats från och med 2006, efter det att ABAC och den parallella utvecklingen av CRIS är avslutad. EUF:S räkenskaper för 2005 kommer att utarbetas med utgångspunkt i information i OLAS, som är anpasad för att ge en bas för periodiserade räkenskaper. Man har som mål att det nya ABAC-EUF-systemet från och med 2006 helt uppfyller kraven på periodiserad redovisning.

Under tiden kommer från och med 2005 EUF:s betalningar att ske via den allmänna budgetens redovisningssystem.

8. Slutsats

Moderniseringsprojektet har genomförts inom den tidsram som satts i budgetförordningen för införandet av redovisningssystem för den allmänna budgeten, vilket gör det möjligt för kommissionen att uppfylla internationellt accepterade redovisningsstandarder. Kommissionen genomförde detta mål på två år, vilket är påtagligt kortare tid än vad det tagit för andra europeiska offentliga förvaltningar. Kommissionen har hållit en tidsfrist med sina externa konsulter och externa revisorer som ansågs vara mycket ambitiös. Den skulle inte kunna ha nått denna tveklösa framgång utan avdelningarnas engagemang och konstruktiva samarbete.

GD Ecfin:s verksamhet som inte gäller budgeten kommer att införlivas i kommissionens centrala redovisningssystem senast i juli 2005. Under det första halvåret 2005 kommer redovisning för verksamhet utanför budgeten att som tidigare vara periodiserad. Europeiska utvecklingsfonden kommer att använda ABAC för sina betalningar under 2005, och för dess redovisningsförfaranden för 2006.

Med projektet avser man att förse förvaltningen för varje avdelning med mer tillförlig och fullständig information om de tillgångar och skulder för vilka den ansvarar och om dess finansiella relationer med alla leverantörer (på lång sikt), och, på mellanlång sikt, om det finansiella genomförandet av fleråriga projekt och åtaganden.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

| | |At

31/12/03 |At

31/12/03 |At

31/01/05 |At

31/01/05 |At

31/01/05 | | No |Description |Work-stream |Start date |End date |Start date |End date |% of Completion | |1 |Project infrastructure is set-up |Project Man. |February |30/06/03 |February |30/06/03 |Done | |2 |Accounting Standards defined |Accounting |February |31/08/03 |February |31/08/03 |Done | |3 |Business events analysed |Accounting |May |31/01//04 |May |31/01//04 |Done | |4 |Accounting objectives and control framework updated and issued |Accounting |01/09/03 |31/10/03 |01/09/03 |31/10/03 |Done | |5 |Draft architecture strategy is defined |IT |February |15/07/03 |February |15/07/03 |Done | |6 |Draft user requirements documented |User Req. |March |30/06/03 |March |30/06/03 |Done | |7 |Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined |Accounting |15/07/03 |31/01/04 |15/07/03 |31/01/04 |Done | |8 |Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated |IT/Accounting |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |9a |Functional architecture proof of concept built and tested |IT |01/07/03 |15/10/03 |01/07/03 |15/10/03 |Done | |9b |Prototypes completed |IT |16//10/03 |31/01/04 |16//10/03 |31/01/04 |Done | |10 |Local systems and SI2 adaptation capacity analysed |IT/DG |15/09/03 |15/12/03 |15/09/03 |15/12/03 |Done | |11 |Consolidated entities identified and informed |Accounting |01/10/03 |31/10/03 |01/10/03 |31/10/03 |Done | |12 |High-level DG Budget processes defined |Accounting |01/10/03 |14/11/03 |01/10/03 |14/11/03 |Done | |13 |Data / process gap addressed |IT/Accounting |15/09/03 |31/01/04 |15/09/03 |31/01/04 |Done | |14 |User requirements finalised |User Req. |09/07/03 |30/09/03 |09/07/03 |30/09/03 |Done | |15 |Priority gaps are addressed, obsolete systems identified |DG’s |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |16 |Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 | 31/07/04 | Done | |16a |Accounting Rules |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16b |CoA |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16c |Accounting Manual |Accounting |15/11/03 |30/06/04 |15/11/03 |30/06/04 |Done | |17 |Final 2005 IT architecture defined |IT |20/11/03 |15/01/04 |20/11/03 |15/01/04 |Done | |18 |Implementation plan prepared |IT |15/07/03 |02/01/04 |15/07/03 |02/01/04 |Done | |19 |Detail DG plans prepared |DG’s |15/10/03 |28/02/04 |15/10/03 |28/02/04 |Done | |19a |HL DG impact assessment and plans prepared |DG's |15/10/03 |15/01/04 |15/10/03 |15/01/04 |Done | |19b |Detailed DG plans prepared |DG's |15/01/04 |28/02/04 |15/01/04 |28/02/04 |Done | |20 |Technical blueprint completed and prototype validated |IT |03/11/03 |15/02/04 |03/11/03 |15/02/04 |Done | |21 |Integrated Central system validated |IT |01/02/04 |31/05/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Done | |22 |Sectorial systems improved, interfaces completed and tested |DG’s |15/01/04 |31/12/04 |15/01/04 |31/12/04 |Mostly done | |22a |DG's Functional requirements finalised |Accounting/User Req. |15/01/04 |15/02/04 |15/01/04 |15/02/04 |Done | |22b |Interfaces technical requirements ready |IT |01/03/04 |31/05/04 |01/03/04 |31/05/04 |Done | |22c1 |Local systems improved and tested |DG's |01/02/04 |30/10/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done | |22c2 |Interfaces developed and tested |DG's |01/04/04 |31/12/04 |01/04/04 |31/12/04 |Mostly done | |23 |Manual processes are defined and tested |DG’s |15/01/04 |29/09/04 |15/01/04 |29/09/04 |Done | |24 |DG Budget processes validated |Accounting |04/02/04 |30/06/04 |04/02/04 |30/06/04 |Done | |25 |Consolidation |Accounting |06/01/04 |27/08/04 |06/01/04 | 31/12/05 | 60% | |26 |Integration tests performed |IT |01/06/04 |31/07/04 |01/06/04 | 31/12/04 | Done | |27 |User acceptance tests made |IT |01/09/04 |30/09/04 |01/09/04 | 31/12/04 | Done | |28 |Data migration prepared |IT |05/04/04 |10/11/04 |05/04/04 | 31/12/04 | Done | |29 |IT Systems realised |IT |01/02/04 |31/08/04 |01/02/04 | 25/10/04 | Done | |30 |User trainings completed |IT |01/10/04 |30/11/04 |01/10/04 | 31/12/04 | Key users done | |31 |Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised |Accounting |01/12/03 |05/11/04 |01/12/03 | 31/12/05 | Done | |32 |Trainings completed |Project man. |05/11/03 |30/11/04 |05/11/03 | 28.02.05 | In progress | |33 |Closing instructions sent |Accounting |08/11/04 |01/12/04 |08/11/04 | 14/12/04 | Done | |34 |DG’s processes and systems signed off |Accounting |01/07/04 |31/12/04 |01/07/04 |31/12/04 |Done at high level | |34a |Local systems signed-off |Accounting |01/07/04 |30/11/04 |01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level | |34b |Interfaces signed-off |Accounting |30/09/04 |31/12/04 |30/09/04 |31/12/04 |Done at high level | |35 |Final preparation completed |IT |01/10/04 |31/12/04 |01/10/04 |31/12/04 |Done | |36 |First part of the programme closed |Project Man. |28/12/04 |07/01/05 |28/12/04 | 07/02/05 | Done | |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] KOM(2002) 755.

[2] Över perioderna till den 30 juni 2003 - SEK(2003) 790, till den 31 december 2003 - SEK(2004) 118, och till den 30 juni 2004 - KOM(2004) 565, 18.8.2004.

[3] Artiklarna 133, 134 och 181.2, sista stycket, i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002.