Rapport

om årsredovisningen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk för budgetåret 2001, samt centrumets svar

(2002/C 326/09)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (nedan kallat centrumet) i enlighet med artikel 11.11 i rådets förordning (EEG) nr 302/93(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för centrumet för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 11.8 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna som antagits i enlighet med artikel 11.12 i rådets förordning (EEG) nr 302/93, ändrad genom artikel 1 i rådets förordning (EG) nr 3294/94(3). Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

5. Utan att det påverkar uttalandet i punkt 4 vill revisionsrätten dock rikta uppmärksamheten på de förhållanden som beskrivs i punkt 22-24.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(4).

7. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 9,2 miljoner euro och åtaganden gjordes för 8,8 miljoner euro. För driftsanslagen (avdelning III) på sammanlagt 3,3 miljoner euro har åtaganden ingåtts för 3,2 miljoner euro. Betalningarna från budgetårets anslag uppgick till 6,5 miljoner euro, 2,5 miljoner euro överfördes till följande budgetår och 0,3 miljoner euro förföll. Av åtagandena för driftsanslag har endast 59 % betalats under budgetåret.

8. Anslagen som överförts till 2002 uppgår till 2,4 miljoner euro (27 % av åtagandena). Framför allt gäller det driftsanslag som överförts till ett belopp av 1,4 miljoner euro (44 % av åtagandena). Att överföringarna mellan budgetår är så omfattande visar på nödvändigheten av att centrumet förbättrar kvaliteten på planeringen av verksamheten och uppföljningen av den.

Årsredovisning

9. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som centrumet offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning tabell 2 och 3. Under 2001 har centrumet återbetalat ett belopp motsvarande det saldo som förfallit tidigare budgetår till kommissionen.

10. Vad gäller balansräkningen införde centrumet 2001, i enlighet med kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000, avskrivningar för sina anläggningstillgångar. Avskrivningarna för budgetåret 2001 och tidigare budgetår uppgår till 557194 euro och nettovärdet av anläggningstillgångarna är 3229480 euro.

11. Eftersom bankkontonas saldon ligger på en hög nivå bör centrumet förhandla med bankerna om möjligheten att erhålla fördelaktigare villkor. Räkenskapsföraren bör regelbundet se över räntenivåerna på de finansiella marknaderna för att försäkra sig om att medlen ger en tillfredsställande avkastning.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

12. Granskningen av verifikationer för utgifter som betalats via förskottskontot visar att utgifter av samma slag förs till olika budgetposter i strid med specifieringsprincipen. Centrumets räkenskapsförare bör göra regelbundna och oaviserade kontroller av användningen av de medel förskottsförvaltaren disponerar, liksom av bokföringen. Förteckningen över gjorda betalningar bör dessutom läggas fram för räkenskapsföraren och controllern (styrekonomen) i slutet av varje månad såsom det föreskrivs i artikel 6 i det beslut genom vilket förskottskonton infördes.

13. Iårsrapporterna om centrumet för 1999 och 2000(5) uppmanade revisionsrätten centrumet att i sin budgetförordning införliva de ändringar beträffande moms som gjorts i budgetförordningen för den allmänna budgeten. Dessa ändringar återstår fortfarande att genomföra.

14. Centrumet har ingått ett avtal med kommissionen för att förbereda kandidatländerna för ett deltagande i centrumets verksamheter. Detta projekt har fått en särskild budget på 1056139 euro. I budgeten planerades rekrytering av tre extraaanställda för att genomföra avtalet. Lönekostnaderna för dessa tre personer togs under sex månader(6) felaktigt från centrumets budget för ett sammanlagt belopp på 81439 euro. Ingen reglering gjordes förrän i oktober 2001 trots att kommissionen hade betalat in det totala beloppet för projektet den 14 mars 2001.

15. Till förslagen till anslagsåtaganden(7) inom detta projekt bifogas inte alltid verifikationer som gör det möjligt att bedöma om åtagandebeloppen är välgrundade.

16. Ett tvåårsavtal på 20000 euro ingicks med en expert för att bygga upp centrumets webbplats. I realiteten är det en förlängning av ett tidigare avtal. Granskningen av ärendet visar att trots att man hade kännedom om det datum då det tidigare avtalet gick ut, hade inga åtgärder vidtagits i tid för att kunna genomföra ett anbudsförfarande. I det nya avtalet anges vidare att centrumet skall genomföra det praktiska arbetet i anslutning till avtalet, med motiveringen att uppgifterna hädanefter skall utföras internt. Om arbetsuppgifterna på detta sätt sköts internt, får inte centrumet möjlighet att bygga upp kunskaper på de områden som konsulten sköter. Dessutom innehåller inte avtalsbestämmelserna några resultatkriterier som gör det möjligt att bedöma hur avtalets målsättningar genomförts.

17. I ett avtal(8) som ingicks i slutet av augusti 2001 angavs att centrumet skulle betala 30 % i förskott vid undertecknandet. Det angivna förskottet hade ännu inte betalats i början av december samma år trots att avtalet vid den tidpunkten var så gott som fullgjort. Administrationen bör ha en regelbunden bevakning av ärendena för att säkerställa att avtalsbestämmelserna efterlevs.

Inköp av varor och tjänster

System för att förutse inköpsbehoven

18. Fram till 2000 var inköpen av varor och tjänster beroende av beslut med anknytning till det årliga arbetsprogrammet och till budgetanslagen. Som en följd av centrumets interna reform har ett program med treårsplanering börjat införas. Centrumets huvudsakliga verksamheter analyseras för att man skall kunna bedöma vilka resurser i form av personal och ekonomiska medel som behövs för genomförandet.

19. Centrumet bör ta fram ett formaliserat system för uppföljning med dokumentation som gör det möjligt att analysera skillnaderna mellan prognoser och faktiska resultat.

Undersökning av marknaden

20. Centrumet har ingen systematisk bevakning av marknaderna för den typ av varor och tjänster man har för avsikt att köpa in. För löpande inköp vänder man sig till sina traditionella leverantörer.

Val av upphandlingsförfarande

21. Centrumets argument för att motivera användningen av privata överenskommelser för att förnya eller förlänga avtal är kvaliteten på de tjänster som levererats och en önskan om att säkra kontinuiteten. Detta resonemang tar inte hänsyn till inköpsreglernas syfte, nämligen att uppmuntra konkurrens genom att vända sig till marknaden.

22. En selektiv anbudsinfordran för inköp av kontorsdatorer för cirka 80000 euro(9) hade som villkor att anbudsgivarna redan skulle ha levererat liknande produkter till centrumet. En sådan begränsning saknar rättslig grund och är helt obefogad.

Bedömningen av anbud

23. Kriterierna för bedömning av anbuden fastställs av den som ansvarar för projektet. Att kriterierna är mycket allmänt definierade gör det svårt för bedömningskommittén att göra en kvantitativ bedömning av anbuden.

24. Anbuden bedöms av en bedömningskommitté bestående av tre medlemmar som avger sitt yttrande med utgångspunkt i de handlingar som anbudsgivarna lämnat in. Formatet på de svar som anbudsgivarna skall lämna in bör utvecklas och preciseras så att innehållet kan jämföras.

25. Bedömningskommittéernas sätt att arbeta, liksom definitionen av bedömningskriterierna, bör bli föremål för särskilda anvisningar för att garantera att anbudsgivarna behandlas lika.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 och 26 september 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 36, 12.2.1993, s. 6.

(2) Såsom föreskrivs i artikel 11.10 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 upprättats den 26 mars 2002 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 8 april 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) EGT L 341, 30.12.1994, s. 7.

(4) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(5) EGT C 373, 27.12.2000 och EGT C 372, 28.12.2001.

(6) Mars till augusti 2001.

(7) För ett belopp på 60000 euro (budgetpost 3311 - Tjänsteresor).

(8) EMC 1288. Ett belopp på 43790 euro.

(9) Se ärende ACPC/2/2001.

Tabell 1

Budgetgenomförande för budgetåret 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet - Dessa tabeller redgör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet framlagt i sin årsredovisning.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet - Dessa tabeller redgör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Centrumets svar

4. Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (nedan kallat "centrumet") noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten finner räkenskaperna för det budgetår som avlutades den 31 december 2001 tillförlitliga och underliggande transaktioner som helhet lagliga och korrekta.

5. Centrumet anser att iakttagelserna inte är av sådan art att de förtjänar särskild uppmärksamhet i den del av rapporten som utgörs av revisionsrättens uttalande.

8. Då det inte finns några disponibla differentierade anslag måste alltid en betydande mängd automatiska överföringar göras för att uppgifterna i arbetsprogrammet ska kunna genomföras enligt tidsplanen.

11. Centrumet noterar revisionsrättens förslag.

12. I allmänhet läggs listan över förskottsbetalningar fram varje månad för räkenskapsföraren och styrekonomen. I undantagsfall har det förekommit att listorna för juli, augusti och september har lagts fram tillsammans. Centrumet strävar efter att listorna ska läggas fram varje månad och noterar revisionsrättens förslag om oaviserade kontroller utöver de ordinarie månatliga kontrollerna.

13. Vid sin nästa översyn av budgetförordningen - som kommer att ske till följd av att budgetförordningen för Europeiska unionens allmänna budget omarbetas - ska centrumet undersöka hur revisionsrättens förslag ska följas upp, samtidigt som hänsyn tas till Portugals speciella momsåterbäringssystem.

14. De tre extraanställda som rekryterades för Phare-ECNN-projektet betalades via samma administrativa system och samma bokföringssystem som den övriga personalen och deras löner togs därför inledningsvis från centrumets budget i väntan på att en administrativ och finansiell ad hoc-struktur skulle införas.

15. Anslagen för tjänsteresor utgör preliminära åtaganden och bygger på beräkningarna i arbetsprogrammet. I enlighet med revisionsrättens iakttagelse ska revisionsrätten dokumentera dessa förslag till åtaganden med de planeringsinstrument som visar om de är välgrundade.

16. På grund av arbetets särskilda art ingick centrumet en privat överenskommelse i överensstämmelse med bestämmelserna i budgetförordningen.

17. I centrumets översyn av de interna rutinerna ingår en förbättring av samordningen mellan de operationella avdelningarna och bokföringsavdelningarna för att utanordnarna ska göras mer ansvariga för uppföljningen av de transaktioner som de utför.

19. Inom ramen för den interna reformen håller centrumet på att införa formella rutiner för uppföljning och genomförande av arbetsprogrammet (arbetet ska i fortsättningen organiseras efter projekt).

20. Centrumet har ännu inte tillräckliga disponibla resurser för en systematisk uppföljning av marknaden.

21. Det är helt riktigt att centrumet i vissa fall när det gäller att förnya eller förlänga avtal velat säkra kontinuiteten och bibehålla kvaliteten på den tjänst som utförs. I framtiden kommer centrumet att utlysa anbudsförfaranden utan att frångå dessa viktiga aspekter.

22. Centrumet accepterar revisionsrättens anmärkning och har redan strukit denna typ av villkor för anbudsförfarandena år 2002.

23. Inom ramen för förfarandena för genomförande av arbetsprogrammet och budgeten har centrumet redan upplyst projektledarna om att det är nödvändigt att kriterierna för tilldelning av avtal är tillräckligt specifika och kontrollerar att dessa förhållningsorder följs.

24 och 25. Centrumet har infört interna samordningsrutiner för att garantera att de kommittéer som ska bedöma anbuden är adekvat sammansatta. Ytterligare insatser kommer att göras i denna riktning.