Bryssel den 28.12.2004

KOM(2004) 840 slutlig

2004/0288 (CNS)

Förslag till

RÅDETS FÖRORDNING

om ändring av rådets förordning (EG) nr 382/2001 beträffande dess giltighetstid och vissa bestämmelser rörande genomförandet av budgeten

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

1. INLEDNING

1.1. Bakgrund

Unionen har konsekvent fäst stor vikt vid utvecklingen av nära politiska, ekonomiska och handelsrelaterade förbindelser med industrialiserade länder som inte är medlemmar av gemenskapen[1]. För att ytterligare stärka våra förbindelser med dessa länder är det viktigt att gemenskapen förfogar över ett instrument som gör det möjligt för den att genomföra verksamhet inom ramen för bilateralt samarbete. Rådets förordning nr 382/2001 av den 26 februari 2001[2] ger den rättsliga grunden för sådan verksamhet. Detta instrument ger en ram för insatser från gemenskapen som syftar till följande:

- Att främja samarbete till stöd för de mål som fastställs i de olika bilaterala instrumenten mellan Europeiska unionen och partnerländerna på detta område i syfte att skapa mer gynnsamma förutsättningar för att upprätthålla och utveckla förbindelserna mellan Europeiska unionen och partnerländerna och för att säkerställa att EU, dess institutioner och dess strategier blir bättre kända bland allmänheten och opinionsbildarna i dessa länder.

- Att bygga starkare ekonomiska, kommersiella och finansiella förbindelser genom att stödja industrin inom EU i dess ansträngningar att få tillträde till dessa länders marknader, i synnerhet i de där strukturella hinder försvårar för företagen inom EU att befästa sin närvaro (Japan och Korea).

Projekt inom dessa samarbetsområden och främjande av kommersiella kontakter mellan EU och industriländerna i Nordamerika, nordöstra Asien och Australasien har utvecklats positivt under senare år med den här förordningen som grundval och i överensstämmelse med de strategiska mål som angivits i olika politiska instrument om bilaterala förbindelser (ramavtal, gemensamma politiska deklarationer, gemensamma handlingsplaner, den nya transatlantiska agendan, partnerskapsagendor, osv.) som antagits under det senaste årtiondet.

1.2. Samarbete med industrialiserade länder

Förordningen har utgjort en integrerad och enhetlig ram för utveckling av projekt till stöd för EU:s politiska och ekonomiska förbindelser med sex länder, dvs. Förenta staterna, Kanada, Japan, Sydkorea, Australien och Nya Zeeland (nedan kallade ”partnerländerna”). Den har varit ett bra komplement till de särskilda bilaterala avtalen mellan gemenskapen och några av dessa länder, t.ex. samarbetsavtalen med Förenta staterna och Kanada rörande högre utbildning eller ramavtalet med Sydkorea rörande handel och ekonomiskt samarbete.

Förordningen från 2001 täcker följande två övergripande teman: a) utvecklingen av ett brett upplagt bilateralt samarbete med alla länder som omfattas av förordningen och b) främjandet av kommersiella förbindelser med Japan och, i mindre omfattning, med Sydkorea.

Projekten för utveckling av bilateralt samarbete

När det gäller samarbetet med partnerländerna inriktar man sig i 2001 års förordning på samarbete inom följande områden:

- Förbindelserna på det kulturella och akademiska området och utbytesverksamhet.

- Samarbetsprojekt på områdena vetenskap, teknik, energi, transport och miljö.

- Bilaterala dialoger mellan parterna och de icke-statliga organisationerna på det politiska, ekonomiska och sociala området.

- Tullsamarbete.

I förordningen fastställs även en rad mål och principer som bör ge vägledning vid tilldelning av gemenskapsstöd:

- Utbildning av och information till allmänheten (inklusive beslutsfattare, opinionsbildare och andra informationsspridare) om de bilaterala förbindelserna mellan EU och partnerländerna.

- Ökade forskningsinsatser och studier inom ett brett urval ämnen för att främja eller förbereda samarbetsinitiativ med partnerländerna.

- Ökad uppmärksamhet åt Europeiska unionens insatser i partnerländerna.

- Pilotprogram i avsikt att pröva möjliga nya verksamheter.

Sedan ikraftträdandet av 2001 års förordning har detta samarbete förverkligats genom ett antal projekt, bland vilka de mest betydelsefulla är de följande:

- Konsolidering och utvidgning av ett nätverk av centrum för EU-frågor vid universitet i Förenta staterna, Kanada, Australien, Nya Zeeland, samt under 2004 i Japan.

- Stöd till den politiska dialogen inom den nya transatlantiska agendan.

- Stöd till pilotprojekt med Australien och Nya Zeeland rörande den högre utbildningen.

- Utveckling av forskningsarbete genom olika tankesmedjor och andra organisationer i Förenta staterna och Kanada.

- Förstärkning av utbytesverksamhet genom intiativ såsom företags- och konsumentdialoger.

- Genomförande av olika evenemang i partnerländerna för att öka den allmänna förståelsen för EU i partnerländerna eller att informera allmänheten om särskilda EU-relaterade ämnen såsom införandet av euron eller utvidgningen.

På samarbetsområdet innebär inrättandet och utvecklingen av 23 centrum för EU-frågor i fem av de sex länder som omfattas av förordningen en betydelsefull insats och är finansiellt sett det viktigaste initiativet inom detta kapitel.

Inrättandet av dessa centrum för EU-frågor inleddes ursprungligen i Förenta staterna 1998. Experimentet har genom förordningen fortsatt och konsoliderats under perioden 2001–2003 och har utvidgats till andra partnerländer, nämligen Kanada, Australien, Nya Zeeland och slutligen Japan. Alla dessa centrum för EU-frågor är belägna vid välrenommerade universitet i partnerländerna vilka är med och samfinansierar verksamheten. Deras huvudsakliga mål är att i partnerländerna främja en bättre förståelse av Europeiska unionen, dess institutioner, historia, ekonomi och strategier, särskilt genom att

- stärka och utveckla utbildning med inriktning på EU och Europa,

- stimulera forskning i ämnen med anknytning till EU och dess bilaterala förbindelser med partnerländerna,

- anordna seminarier, workshops, konferenser och andra arrangemang med anknytning till EU-frågor,

- utveckla informationsverktyg (webbsidor, publikationer, nyhetsbrev osv.) om Europeiska unionen,

- utveckla besöksprogram och akademiskt utbyte.

Inom förordningens ram har stöd från gemenskapen lämnats till 15 centrum i Förenta staterna, 5 i Kanada, 1 i Australien, 1 i Nya Zeeland och 1 i Japan. Initiativet har skapat möjligheter för ökad förståelse för EU i partnerländerna genom dess inriktning på brett upplagd forskning, undervisning och utåtriktad verksamhet. Det har bidragit till att utveckla studier i EU-frågor till ett eget ämne och skärpt inriktningen på EU inom ramen för studierna om Europafrågor. Detta har lett till 264 nya examensbevis och kurser i EU-frågor. Den EU-inriktade forskningen har också ökat vilket styrks av 462 doktorander och 1 731 forskningsrapporter. Dessutom uppskattas det att åtminstone 42 000 akademiker har fått sin kunskap om EU genom centren. Hela försöket var föremål för en extern utvärdering 2003/2004, i enlighet med artikel 11 i förordningen av 2001.

Projekt för att främja handelsförbindelserna.

Målet att underlätta marknadstillträdet för EU-företag i Japan och Korea och stärka deras närvaro utgör den andra huvudinriktningen i förordningen av 2001. I själva verket har huvuddelen (nästan 75 %) av gemenskapens stöd genom förordningen under perioden 2001–2003 inriktats på program med detta mål.

- Programmet för ledarutbildning är ett program för utveckling av mänskliga resurser som består av en intensivkurs i språk (japanska eller koreanska), ett antal affärsseminarier, lokala besök och vistelser i hem. Efter detta följer en praktikperiod i japanska eller koreanska företag där deltagarna kan använda sina kunskaper under konkreta arbetsförhållanden. Programmet för ledarutbildning i Japan inrättades 1979. De elever som togs in vid den 22:a intagningen kommer att ta examen i november 2004. Den 23:e gruppen är under utbildning och den 24:e gruppen rekryteras nu. Flera än 850 europeiska chefer har hittills deltagit i programmet. En allmän undersökning av deltagarna i programmet för ledarutbildning, som gjordes under den första terminen 2003, bekräftade att programmet utgör en utmärkt grund för EU-företagens affärsutveckling i Japan och att det också utvecklar chefernas administrativa förmåga och främjar deras karriär. Med tanke på den växande betydelse som den koreanska ekonomin har för EU-företag fastställdes det i förordningen från 2001 att programmet för ledarutbildning skulle utvidgas till att även omfatta Korea. En koreansk version av programmet som anpassats till förhållandena på den koreanska marknaden drogs i gång 2002. En första grupp av europeiska chefer examinerades i oktober 2003, en andra grupp är nu under utbildning och en tredje grupp rekryteras.

- EU:s kampanj ”Porten till Japan” gick in sin tredje fas enligt förordningen från 2001. ”Porten till Japan” är ett handelsfrämjande program som syftar till att stödja små- och medelstora företag inom EU i deras ansträngningar att utveckla sin affärsverksamhet och öka försäljningen på den japanska marknaden. Programmet ”Porten till Japan” inleddes 1993 och följdes av en andra omgång mellan 1997 och 2001. Den nuvarande tredje omgången av ”Porten till Japan” startade i oktober 2002 och avses pågå i fyra år. Det centrala inslaget i kampanjen är att branschvis anordna gruppresor för handelsbesök av små- och medelstora EU-företag i Japan och för deltagande i japanska handelsmässor. I de båda första omgångarna av programmet har ungefär 1 500 små- och medelstora EU-företag deltagit. I samband med omgång III av ”Porten till Japan” är det meningen att ytterligare drygt 880 små- och medelstora EU-företag ur åtta industrisektorer skall introduceras genom 32 arrangemang (huvudsakligen handelsmässor) fördelade på fyra årliga omgångar som skall genomföras under en period på 48 månader (2002–2006) med kampanjens avslutande arrangemang planerade till det andra halvåret 2006.

Den viktigaste utmaningen inför dessa båda program är den geografiska utbredningen efter EU:s utvidgning. Programmen skall offentliggöras och deltagare skall rekryteras i en utvidgad union med 25 medlemsstater. Hela försöket var föremål för en extern utvärdering under åren 2003/2004, i enlighet med artikel 11 i förordningen från 2001.

1.3. Finansiella aspekter

I artikel 2 i 2001 års förordning föreskrivs att budgetmyndigheten årligen skall fastställa storleken på de gemenskapsmedel som anses vara nödvändiga för genomförande av åtgärder enligt denna förordning.

De medel som faktiskt anslagits uppgick till 15 240 000 euro 2001, 16 025 000 euro 2002 och 16 800 000 euro 2003.

Fram till i dag har åtagandebemyndigaden använts enligt följande (i euro)[3]

+++++ TABLE +++++

2. UTVÄRDERING AV INSATSER OCH PROGRAM SOM FINANSIERATS GENOM DEN GÄLLANDE FÖRORDNINGEN

I överensstämmelse med artikel 11.2 i förordningen från 2001 har kommissionen utvärderat insatser och program som finansierats inom denna ram. Denna utvärdering koncentrerades till de viktigaste projekten med utgångspunkt från budgetmedel, strategisk relevans, och operativ betydelse. Programmet för ledarutbildning i Japan och Korea, kampanjen ”Porten till Japan” samt centrum för EU-frågor i fyra[4] av de sex partnerländerna utvärderades. Dessa projekt och program upptar sammanlagt mer än 90 % av gemenskapens finansiering enligt förordningen.

Utvärderingen genomfördes under perioden december 2003–juni 2004 av två oberoende utvärderingsteam med vilka avtal träffats efter en öppen anbudsinfordran. I båda utvärderingarna bekräftades vikten av de berörda projekten och programmen.

De huvudsakliga slutsatserna av utvärderingen när det gäller huruvida det är lämpligt att initiativen forsätter är de följande:

- Centrum för EU-frågor i USA, Kanada, Australien och Nya Zeeland:

- Initiativet med centrum utvecklas i stort sett väl och ger ett gott utbyte i förhållande till investeringens storlek.

- Det rekommenderas att initiativet får fortsätta och att andra regioner och länder får del av konceptet med centrum för EU-frågor.

- Det rekommenderas att finansieringen görs flerårig så att ge värdinstitutionerna får mera förutsägbara förhållanden och större flexibilitet.

- Program för ledarutbildning och ”Porten till Japan”:

- Båda programmen passar in på målen att öka exporten till Japan och Korea.

- Båda programmen är lämpliga och bör fortsätta.

- Effektiviteten hos de båda programmen bedöms vara genomsnittlig till hög, samtidigt som det finns utrymme till förbättringar, särskilt när det gäller programmet för ledarutbildning.

- Programmet för ledarutbildning har fortfarande utvecklingspotential om det anpassas till de nuvarande behoven hos näringslivet inom EU.

- EU:s utvidgning innebär nya utvecklingsmöjligheter för de båda programmen.

Utvärderingen har således bekräftat kommissionens tillvägagångssätt vid genomförandet av de aktuella initiativen. Utvärderarna föreslår emellertid vissa ändringar och förbättringar och dessa kommer att beaktas i så stor utsträckning som möjligt.

De planerade förbättringarna gäller framför allt programmet för ledarutbildning där de berörda avdelningarna har utvecklat en omfattande anpassningsplan mot bakgrund av utvecklingen inom näringslivet i Japan och EU. Särskilt följande aspekter undersöks noggrant:

- Behovet av en förkortning av programmet för att det bättre skall motsvara begränsningar och möjligheter hos företagen och cheferna inom EU.

- Behovet av att se över balansen mellan det språkliga och det affärsmässiga inslaget i programmet.

- Det önskvärda i att skapa en EU-baserad startmodul som tidsmässigt föregår den egentliga utbildningen i Japan eller Korea.

- Behovet av att knyta programmen till välrenommerade utbildningsinstitutioner i EU, Japan och Korea.

- Behovet av att anpassa marknadsföringen av programmet.

Utvärderarna förordar ingen genomgripande förändring när det gäller ”Porten till Japan”, men det kommer dock att ske en ingående analys av programmet och dess potentiella möjligheter under det kommande året mot bakgrund av marknadsförhållandena

När det gäller centrumen för EU-frågor förordas i utvärderingen inte någon större anpassning. Snarare föreslås att den goda praxis som utvecklats skulle kunna komma till mer allmän användning med sikte på den nya finansieringsomgången. samt att ett mer strategiskt förhållningssätt skulle kunna utvecklas inom de olika partnerländer som är värdar för centrum för EU-frågor.

3. HUVUDINNEHÅLLET I DEN FÖRESLAGNA ÄNDRINGEN

3.1. Förlängning av giltighetstiden

Det huvudsakliga syftet med förslaget att ändra 2001 års förordning är att förlänga dess giltighetstid så att den kan bilda en bro tillsammans med de nya rättsliga instrumenten för yttre förbindelser vilka väntas träda i kraft i början av 2007, samtidigt med den nya budgetplanen (2007–2013).

I sina meddelanden av den 10 februari respektive den 14 juli 2004[5], angav kommissionen att antalet rättsliga instrument rörande yttre förbindelser under den period som den nya budgetplanen omfattar kommer att konsolideras till ett mycket mer begränsat (6) antal instrument. De verksamheter med industriländerna som nu genomförs inom ramen för rådets förordning (EG) nr 382/2001 kommer därför inte längre att täckas av en självständig förordning utan av ett av de nya instrumenten[6].

För att sörja för kontinuitet mellan den gällande förordningen som upphör att gälla i slutet av 2005, och de framtida instrumenten, vilka väntas träda i kraft 2007, är den lämpligaste lösningen att med nästan identiska bestämmelser förlänga den gällande förordningen under lämplig tid.

För att ett glapp mellan de båda rättsakterna föreslås det att den gällande förordningen förlängs med två år (till och med slutet av 2007). Det nya instrumentet kommer vid ikraftträdandet under alla förhållanden att medföra att den förlängda förordningen upphör att gälla.

3.2. Överensstämmelse med den nya budgetförordningen

Rådet antog den 25 juni 2002 en ny budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget[7] vilken trädde i kraft den 1 januari 2003. Vissa bestämmelser i budgetförordningen är villkorade av att de specifikt hänvisas till i den grundläggande rättsakten. Detta gäller särskilt artikel 114 (beviljande av bidrag till fysiska personer) och artikel 76.3 (möjlighet till uppdelning av budgetmässiga åtaganden) i den nya budgetförordningen.

Deltagare i ledarutbildningen i Japan och Korea erhåller för närvarande ett månatligt bidrag till bostad och uppehälle vilket för att överensstämma med budgetförordningen är jämställt med ett stipendium. Liknande förhållanden kan förekomma inom ramen för samarbetsprojekt såsom pilotprojekten mellan EU och Australien när det gäller högre utbildning (flyttningsstipendier) eller vid centrumen för EU-frågor. Det är viktigt att notera, med hänsyn till målet att program och projekt skall förvaltas effektivt, att en rad bestämmelser av finansiellt slag i budgetförordningen inte gäller om bidrag och stipendier ges till fysiska personer[8], därav behovet att hänvisa till den möjligheten i den grundläggande rättsakten.

Det föreslås därför att förlängningen av rådets förordning (EG) nr 382/2001 utnyttjas för att få den att överensstämma med de bestämmelser som införts i den nya budgetförordningen.

- I överensstämmelse med artikel 114 i budgetförordningen skall en ny bestämmelse införas för att ange att bidrag kan ges till fysiska personer vid samarbete eller genomförande av handelsrelaterade projekt enligt artiklarna 4 eller 7 i 2001 års förordning. Detta är särskilt nödvändigt beträffande programmet för ledarutbildning (stipendier till deltagare).

4. RÄTTSLIG GRUND

De rättsliga grunder som åberopas för den ändrade förordningen skiljer sig delvis från de som åberopades när det gäller den ursprungliga förordningen och återger de nya bestämmelser som infördes genom antagandet av Nicefördraget. Detta förslag är därför grundat på artikel 133 (oförändrad) och artikel 181a (ny) i fördraget (ekonomiskt, finansiellt och tekniskt bistånd med tredje land).

5. SLUTSATS

Med beaktande av behovet att sörja för kontinuitet när det gäller samarbete och och främjandet av kommersiella aktiviteter mellan EU och industriländerna i Nordamerika, Fjärran Östern och Australasien intill antagandet av de nya rättsliga instrumenten när det gäller yttre förbindelser enligt den nya budgetplanen (2007–2013), förelås att giltighetstiden för rådets förordning (EG) 382/2001 förlängs med maximalt 2 år, dvs. till och med den 31 december 2007.

Dessutom föreslås att förordningen anpassas till vissa krav och möjligheter i den nya budgetförordningen, särskilt genom att i den uttryckligen nämna möjligheten att utdela stipendier till fysiska personer.

Målen och innehållet i den ursprungliga förordningen påverkas inte av de föreslagna ändringarna.

2004/0288 (CNS)

Förslag till

RÅDETS FÖRORDNING

om ändring av rådets förordning (EG) nr 382/2001 beträffande dess giltighetstid och vissa bestämmelser rörande genomförandet av budgeten

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artiklarna 133 och 181a i detta,

med beaktande av kommissionens förslag [9],

med beaktande av Europaparlamentets yttrande[10] och

av följande skäl:

(1) Rådets förordning (EG) nr No382/2001 av den 26 februari 2001 om genomförande av projekt för att främja samarbetet och handelsförbindelserna mellan Europeiska unionen och industriländerna i Nordamerika, Fjärran Östern och Australasien och om upphävande av förordning (EG) nr No 1035/1999[11] ger en rättslig ram för förstärkningen av samarbetet och handelsförbindelserna med dessa länder till och med 31 december 2005.

(2) I sitt meddelande av den 10 februari 2004 med rubriken “Bygga en gemensam framtid–Politiska utmaningar och budgetmedel i ett utvidgat EU 2007-2013”[12] meddelade kommissionen att gemenskapens insatser när det gäller yttre förbindelser under budgetplanens nästa period kommer att organiseras på ett förenklat sätt, baserat på sex instrument som ersätter mer än 30 olika instrument. Ett av dessa föreslagna instrument, nämligen finansieringsinstrumentet för utvecklingssamarbete och ekonomiskt samarbete[13], är avsett att bilda den rättsliga ramen för gemenskapssamarbete med ett urval av länder, inklusive de industriländer som täcks av förordning (EG) nr 382/2001. Främjandet av samarbete och ekonomiska förbindelser med industriländer kommer därför att omfattas av detta nya instrument så snart det träder i kraft.

(3) Den förordning genom vilken detta instrument inrättas kommer emellertid att tillämpas tidigast från och med den 1 januari 2007. Eftersom det är väsentligt att sörja för kontinuitet i samarbetet med industriländerna är det nödvändigt att undvika att det saknas en rättslig ram för den verksamheten mellan den dag då den nuvarande giltighetstiden för förordning (EG) nr 382/2001 löper ut och den dag från vilken den nya förordningen skall tillämpas. Genom att giltighetstiden för förordning (EG) nr 382/2001 förlängs under en lämplig tidsrymd kommer det att bli möjligt att överbrygga eventuella tomrum i den rättsliga ram som reglerar samarbetet med industriländerna och övergången mellan den nuvarande finansplanen (2000 – 2006), och den kommande (2007 – 2013) kommer att underlättas.

(4) Förlängningen av giltighetstiden för förordning (EG) nr 382/2001 är desto mera berättigad genom att det i den utvärdering som genomfördes 2004 av de projekt och program som finansieras genom förordningen fastställdes att de var effektiva och fortsatt berättigade.

(5) Artikel 114.2 i rådets förordning (EG), Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapens allmänna budget[14] ger möjlighet att undantagsvis ge bidrag till fysiska personer, när den grundläggande rättsakten så medger. Sådana situationer uppstår regelbundet i samband med tillämpningen av programmet för ledarutbildning i Japan och Korea och kan tillfälligtvis förekomma i samband med annan verksamhet som rör samarbetet med industriländerna, särskilt inom ramen för utbildningssamarbete eller utbytesverksamhet.

(6) Förordning (EG) nr 382/2001 bör därför ändras i enlighet med detta.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE:

Artikel 1

Förordning (EG) nr 382/2001 ändras på följande sätt:

(1) I artikel 5 skall följande stycke läggas till:

”När så är lämpligt, i synnerhet när det gäller utbildningsprojekt och liknande projekt som enskilda personer kan dra nytta av får gemenskapen ge stöd till fysiska personer. Detta stöd kan ges i form av stipendier.”

(2) I artikel 7 skall följande stycke läggas till:

”För detta ändamål får gemenskapen ge stöd till fysiska personer. Detta stöd kan ges i form av stipendier.”

(3) I artikel 13 skall andra stycket ersättas med följande:

”Den skall upphöra att gälla den 31 december 2007.”

Artikel 2

Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning .

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater

Utfärdad i Bryssel,

På rådets vägnar

Ordförande

BILAGA

LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT

+++++ TABLE +++++

1. BUDGET LINE + HEADING

19 05 02 - Cooperation with industrialised non-member countries

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B): 17,000 € million for commitment

2.2. Period of application:

2006-2007

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

As the Regulation does not provide for a global financial envelope deemed necessary for its entire duration, figures are provided for 2006 only.

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations

€ Million

+++++ TABLE +++++

(b) Technical and administrative assistance and support expenditure

+++++ TABLE +++++

+++++ TABLE +++++

(c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

+++++ TABLE +++++

+++++ TABLE +++++

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[X] Proposal is compatible with existing financial programming.

Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspectives.

Proposal may require application of the provisions of the Inter-institutional Agreement.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has no financial implications on revenue

3. BUDGET CHARACTERISTICS

+++++ TABLE +++++

4. LEGAL BASIS

Treaty articles 133 and 181a

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The objectives pursued are essentially based on the joint policy statements and instruments (joint declarations, joint action plans, framework agreements, New Transatlantic Agenda and other Partnership Agendas…) between the EU and the partner countries concerned. These are major economic players and important commercial and political partners for the EU and it is vital that the bilateral political dialogue wit them is underpinned and enhanced by concrete cooperation actions. The overall objective of the Community intervention is therefore twofold:

- to contribute to the creation of a more favourable environment for the conduct and development of the political relations between the EU and the partner countries thus strengthening the determination of the EU and the partner countries to build stronger links in all relevant areas;

- to enhance the commercial relations between the EU and the partner countries, in particular Japan and Korea, by stimulating the EU business presence there;

The specific objectives of cooperation and commercial promotion initiatives towards the partner countries include among others:

(1) The promotion of a better understanding of EU related matters (institutions, policies, positions on global issues…) in the partner countries;

(2) The education and information of decision makers, opinion leaders, futures elites, the business communities and, more generally, the general public on the bilateral relations between the EU and the partner countries;

Both objectives can be attained notably through the consolidation and further development of EU Centres establishing themselves as centres of academic excellence as well as research and information reference points on EU matters in partner countries.

(3) The enhancement of people-to-people, cultural and academic exchanges between the EU and the partner countries, notably through support to projects in the field of higher education;

(4) The promotion of the dialogue between political, economic and social partners, NGOs and the civil society in all relevant sectors;

(5) The further development of cooperation in various fields of common interest for the EU and partner countries, such as: the environment, science and technology, customs, transport and energy;

(6) The facilitation of exports, investment and market access for EU goods and companies in Japan and Korea through human resource development (Executive Training programme) or through direct product exposure on, and business contacts with, the relevant market segments and actors;

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

In 2004, the main initiatives implemented during the period 2001-2004 have been the subject of an external evaluation. Two separate evaluation exercises have been carried out in parallel, one focused on the EU Centre initiative, the other focused on the initiatives relating to the promotion of commercial relations (ETP and Gateway to Japan). During the period 2001-2003 this set of initiatives has mobilised slightly over 90% of the Community funding awarded under the budget line concerned (B7-665 and then 19 05 02, cooperation with industrialised non-member countries). The evaluation carried out is therefore believed to be fully representative of the results achieved under the Regulation for the period 2001-2004. This evaluation was designed to both assess the results achieved and the impact of the initiatives and to assess their continued relevance. It therefore fulfils at the same time the objectives of an ex-post and an ex-ante evaluation.

The evaluation studies were conducted in parallel during the period December 2003 – August 2004 by two independent firms identified following an open call for tenders. In addition to these evaluation studies a survey of all the beneficiaries (response rate close to 20%) of the Executive Training Programme since its inception in 1979 was carried out during the first half of 2003. The results of this survey were fuelled into the evaluation work undertaken in 2004.

The conclusions of both evaluations are overwhelmingly positive and call for a continuation and consolidation of the initiatives. The main findings, conclusions and recommendations are as follows:

- EU Centres in the USA, Canada, Australia and New Zealand

- The centre initiative as a whole is progressing well and provide a high level of return considering the relatively small investment;

- The “EU brand” is one of the strongest potential factors contributing to the strength of the Centres;

- It is recommended to continue the initiative and where possible to extend the scope of the EU Centre concept to other regions and countries;

- It is recommended that a more strategic approach is adopted in renewing the funding cycle;

- It is recommended that funding is organised in a multi-annual framework to provide more predictability and flexibility to the host institutions;

- Executive Training Programme and Gateway to Japan

- Both programmes fit with the objectives of increasing exports to Japan/Korea;

- Both programmes are found to be highly appropriate and should be continued;

- Market circumstances an business practices in Japan / Korea have evolved but continue to justify specific support to EU companies;

- The effectiveness of both programmes is judged medium/high to high with some room for improvement, in particular as regards ETP

- The ETP programme has still a specific development potential if adapted to the current needs of the EU business;

- The Community initiatives complements well the initiatives existing at Member State level;

- The EU Enlargement provides new development opportunities for both programmes;

5.1.3. Measures taken following ex post evaluation

The evaluation has validated most of the lines taken by the responsible department as regards the implementation of the initiatives concerned. However some adjustments and improvements are suggested by the evaluators and will be taken into account where deemed appropriate and feasible.

The envisaged modifications concern first and foremost the Executive Training Programme, and, to a lesser extent the EU Centre initiative.

As far as the Executive Training programme –which over the past 3 year has represented alone roughly 50% of the budget allocated to cooperation with industrialised non-member countries- is concerned, the reflection of services is well advanced (a roadmap for the adaptation of the programme has already been prepared) and, as a matter of fact, the evaluation confirms most of the adaptations envisaged. These adaptations concern in particular:

- The need to shorten the duration of the programme in order to better correspond to the constraints and possibilities of EU companies and executives;

- The need to review the balance between the language component and the management / business component of the programme;

- The desirability to create an EU-based inception training module prior to the Japan (or Korea) based immersion training module

- The need to associate reputable education institutions in EU, Japan and Korea to programme delivery;

- The need to adapt the programme promotion strategy;

Proposals in this regard are under preparation and will be submitted to the programme committee in the autumn of 2004.

As far as the EU Centre initiative is concerned, the evaluation does not call for an in-depth adaptation of the experience. Rather, it suggests that the different good practices identified in the various projects are taken into account when drafting the terms of reference for the new funding cycle so that they can benefit to the entire network in the future. The evaluation recommends that more flexibility is introduced in the way the Commission awards grants to Centres. This is why it is proposed, in the amendment of the Regulation, to introduce a specific reference to the mechanism of budgetary commitment splitting which is established in article 76.3 of the Financial Regulation. This will allow the shift from an annual grant award exercise which is extremely time and work-consuming for Commission services and beneficiary institutions whilst not giving any predictability or flexibility beyond an annual horizon.

5.2. Actions envisaged and budget intervention arrangements

EU Centres

- Target population: leading universities in the partner countries. An indicative number of 20 to 25 Centres across the partner countries could be envisaged, in compliance with the recommendations by the evaluators.

- Specific objectives (and indicators): curriculum development (number of EU related courses created, number of students enrolled in EU-related modules); research work (number of publications, number of research fellows and scholarships); outreach (number of workshops and conferences; number and type of attendees; media coverage);

- Implementation measures: calls for proposals. Community support will take the form of grants with a funding rate in the 50-75% range.

- Outputs: enhanced understanding of the EU, its policies, its institutions and what it stands for by the present and future elites as well as the general public;

Other cooperation projects (Policy advice, Public diplomacy, People-to-people exchanges, public outreach),

- Target population: foundations, think-tanks, NGO’s, education institutions, research institutions. An average of 15/20 beneficiaries per year is envisaged.

- Specific objectives (and indicators): reinforced people-to-people links (academic exchanges, joint courses developed; student mobility; faculty mobility); research work and policy advice (number of publications and other forms of providing policy advice); outreach (number of workshops and conferences; number and type of attendees; media coverage); dialogues (relevance of sectors; number and quality of stakeholders involved);

- Implementation measures: calls for proposals. Community support will take the form of grants with a funding rate in the 50-75% range.

- Outputs: enhanced understanding of the EU, its policies, its institutions and what it stands for by the present and future elites as well as the general public; enhancement of bilateral links between the EU and partner countries;

Commercial Relations

- Target population: EU companies and EU executives. ETP targets 40 participants per year for Japan and 15 for Korea. Gateway aims to bring around 220 companies per year in Japan.

- Specific objectives (and indicators): trade missions and fairs (number of EU participating companies; number of Japanese attendees; number of business leads; sales figures evolution); development of a pool of EU executives able to work in the Japanese / Korean market (number of candidates; number of graduates; career development of alumni; proportion of graduate settling in Japan/Korea);

- Implementation measures: Procurement procedures for the establishment of the programme components. Calls for proposals for the selection and award of scholarships to ETP participants.

- Outputs: enhanced EU business presence on the Japanese / Korean market; increased EU exports and investment to Japan and Korea; improved market access and regulatory framework in Japan for EU products and services; Consolidated EU business lobbying force in Japan and Korea;

5.3. Methods of implementation

The Commission will continue to implement the projects under direct management. This will involve both headquarters and the delegations concerned, under a deconcentration model.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

6.1.1. Financial intervention

Commitments (in € million to three decimal places)

+++++ TABLE +++++

6.2. Calculation of costs by measure envisaged in Part B (over the entire programming period)

Commitments (in € million to three decimal places)

+++++ TABLE +++++

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure.

7.1. Impact on human resources

+++++ TABLE +++++

7.2. Overall financial impact of human resources

+++++ TABLE +++++

The amounts are total expenditure for twelve months.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

+++++ TABLE +++++

The amounts are total expenditure for twelve months.

+++++ TABLE +++++

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

The monitoring of projects is ensured by the desks and the delegation concerned through regular contacts / meetings with and reports from beneficiaries and contractors.

As far as ETP and Gateway to Japan in-built performance indicators are regularly updated making it possible to follow progress in implementation, measure users’ satisfaction rate, identify potential weaknesses and take the appropriate remediation measures. Follow-up questionnaires and survey of participants are organised on a regular basis to measure medium-term business impact and career development.

As far as EU Centres are concerned, planning and work programme approval mechanisms make it possible to the Delegation to ensure compliance of the activities effectively carried out with the overall and specific objectives of the initiatives. Beneficiaries report to the Commission on a regular basis. In this regards, best practices have been identified during the evaluation exercises and could be generalised for the next funding cycles (activity-based reporting and accounting). Standards indicators such as student enrolment; number of scholarships; number of teaching modules or courses; number of outreach event and related participants; number of publications… can be included in the reporting obligations of the beneficiaries for monitoring and impact measurement purposes.

8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation

An ex-post evaluation may be organised, if deemed necessary, in 2006 or 2007. However, it should be noted that the time span between this new evaluation and the most recent one (2004) would only be in the range of 2 to 3 years.

9. ANTI-FRAUD MEASURES

Projects and programmes will be implemented directly by the Commission both in Brussels and, in the case of cooperation with USA and Japan, in Washington and Tokyo by the respective Delegations under a deconcentrated model for parts of the programme.

The European Commission and the European Court of Auditors may conduct on-the-spot checks and inspections of the projects and programmes, in order to safeguard the European Communities’ financial interests.

Control provisions (submission of reports, submission of justifying documents, on-site control by the Commission, by any entity mandated by the Commission or by the Court of Auditors…) are therefore included in all contracts and grant agreements.

On-the-spot audits may be carried out if deemed necessary.

[1] Med ”industrialiserade tredjeländer” avses i den här förordningen Förenta staterna, Kanada, Japan Australien, Nya Zeeland och Sydkorea.

[2] Rådets förordning (EG) nr 382/2001 om genomförande av projekt för att främja samarbetet och handelsförbindelserna mellan Europeiska unionen och industriländerna i Nordamerika, Fjärran Östern och Australasien och om upphävande av förordning (EG) nr 1035/1999, offentliggjord i EGT nr L 57, 27.2.2001.

[3] Ytterligare detaljer återfinns i rapporten om ge[4]nomförande som kommissionen har tillställt Europaparlamentet och rådet KOM(2004) 803 slutlig.

[5] Förenta staterna, Kanada, Australien, och Nya Zeeland. Japaninstitutet som inrättades först i slutet av 2003 omfattades inte, av naturliga skäl, i den här utvärderingen.

[6] KOM(2004) 101 ”Bygga en gemensam framtid” – Politiska utmaningar och budgetmedel i ett utvidgat EU 2007–2013” och KOM(2004) 487 rörande ”Finansiella perspektiv 2007-2013”

[7] Det förväntas f.n. att de verksamheter som har genomförts enligt 2001 års förordning kommer att integreras i ett instrument rörande utvecklingssamarbete och ekonomiskt samarbete med tredjeland.

[8] Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25.6.2002, EGT L 248, 16.9.2002.

[9] Artikel 165.2 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget

[10] EGT C […], […], s. […].

[11] EGT C […], […], s. […].

[12] EGT L 57, 27.2.2001, s.10.

[13] KOM(2004) 101 slutlig.

[14] KOM(2004) 629 slutlig.

[15] EGT L 248, 16.9.2002, s.1.