Rapport

om årsredovisningen för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt centrumets svar

(2001/C 372/05)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 337/75(1), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1946/93(2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 18.1 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76(3), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93(4), har budgeten genomförts under styrelsens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(5) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artiklarna 65, 67 och 68 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93 om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1416/76 Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKT CENTRUM FÖR UTVECKLING AV YRKESUTBILDNING (THESSALONIKI) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Utnyttjandet av anslagen för budgetåret 2000 och de anslag som överförts från det föregående budgetåret redovisas i tabell 1(6).

6. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 13,3 miljoner euro och blev nästan i sin helhet föremål för åtaganden. Åtagandena reglerades till ett belopp av 10,5 miljoner euro (80 %).

7. De anslag som har överförts till 2001 uppgår till 2,7 miljoner euro (20,5 %), varav 2,2 miljoner euro (78 %) är driftsanslag från avdelning III. De överförda anslagen för avdelning III gäller huvudsakligen posterna "Spridning av information" och "Pilotstudier och pilotprojekt". De anslag som överfördes från 1999 till 2000 uppgick till 3,7 miljoner euro. I fråga om detta belopp reglerades ett belopp på 3,1 miljoner euro (83 %), medan 0,6 miljoner euro (17 %) förföll.

8. Med tillämpning av gällande regler gavs centrumet tillstånd att i slutet av maj 2000 göra en icke automatisk överföring av 0,5 miljoner euro av anslagen för 1999. Av dessa anslag förföll senare 0,2 miljoner euro. Detta belopp visas varken i balansräkningen eller i inkomst- och utgiftsredovisningen eftersom anslagen förföll efter det att räkenskaperna redan hade avslutats. Att så stora belopp förfallit för vissa av de berörda budgetposterna tyder på att det i verkligheten inte fanns tillräckliga skäl för överföringarna. Centrumet bör överväga en ändring av de tidsfrister som anges i dess budgetförordning med syftet att se till att alla överföringar sker innan räkenskaperna definitivt avslutas och att överföringarna är välgrundade.

Årsredovisning och bokföring

9. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

10. Beslutet att överlåta byggnaden och den mark där denna är belägen till centrumet fattades av de grekiska myndigheterna den 16 maj 2001.

Uppföljning av tidigare iakttagelser

11. Centrumet har inte fullt ut tagit hänsyn till de iakttagelser som revisionsrätten redovisade i sin rapport för budgetåret 1999 eller till sina egna åtaganden(7) om att tillämpa vissa förfaranden vid ingående av avtal, i synnerhet på IT-området.

Förvaltning av mänskliga resurser

Personalpolitik

12. Enligt rådets förordning (EG) nr 1131/94 av den 16 maj 1994 flyttades centrumets säte från Berlin till Thessaloniki. I förordning (EG) nr 251/95, som antogs med anknytning till flytten av centrumet och innebar en ändring av rådets förordning (EEG) nr 337/75(8), föreskrivs: "De förordningar och bestämmelser som gäller för tjänstemän och andra anställda vid de Europeiska gemenskaperna skall gälla för centrumets personal. [...] Centrumets styrelse skall i samråd med kommissionen fatta beslut om lämpliga tillämpningsföreskrifter."

13. Centrumets nya personalpolitik formaliserades i ett enhetligt dokument som antogs av styrelsen 1998. Besluten om de anställdas ekonomiska och andra rättigheter, även inplaceringen i lönegrad och löneklass vid anställningens början, skall fattas efter yttrande eller godkännande av behöriga avdelningar inom kommissionen.

14. Vid sidan av ett ad hoc-förfarande 1995, i samband med flytten, för att göra dem som var anställda i Berlin till fast anställda, har centrumet inte anordnat några prov för erhållande av fast anställning eller för befordran till högre kategori för sin personal. Vid den rekrytering som skett efter flytten har centrumet beaktat de resultat som anställda och arbetssökande uppnått i prov som anordnats av gemenskapens institutioner.

15. Administrationen av personalakterna bör förbättras, i synnerhet så att det kan säkerställas att uppgifterna om de anställda och deras rättigheter är fullständiga och att de regelbundet uppdateras.

Utveckling av centrumets personalstyrka och verksamhet

16. Centrumets personal består av anställda enligt tjänsteföreskrifterna som kan vara fast anställda (FA) eller tillfälligt anställda (TA). Antalet tjänster för personal enligt tjänsteföreskrifterna godkänns varje år av den budgetansvariga myndigheten samtidigt med centrumets budget. Därutöver kan budgeten innehålla anslag för rekrytering av extraanställda (EA) - vars anställningstid är begränsad till ett år -, av lokalt anställda (LA) och av utsända nationella experter (UNE).

17. De anställda som flyttades från Berlin till Thessaloniki uppgick till 66 personer. Enligt de överenskommelser som ingicks blev dessa personer fast anställda. Den 1 januari 2000 hade 24 av dessa anställda flyttat till någon institution eller ett annat organ, 6 hade lämnat centrumet (avgått eller tagit tjänstledigt på grund av personliga skäl), 11 hade fått sjukpension och 1 hade gått i pension efter att ha uppnått pensionsåldern. Sammanlagt hade 42 av de 66 anställda som överflyttades till Thessaloniki lämnat centrumet.

18. För att avhjälpa den personalbrist som uppstod tvingades centrumet till brådskande rekrytering, något som inte gynnade efterlevnaden av de gällande reglerna. Dessutom innebar överenskommelserna med de anställda att dessa hade rätt att stanna i Berlin i en månad per anställningsår innan de behövde flytta till Thessaloniki. Detta medförde att extraanställda och lokalt anställda rekryterades. Dessa personer kom så småningom att även de införlivas med centrumets fast eller tillfälligt anställda personal på grundval av de principer som tillämpades vid flytten från Berlin till Thessaloniki.

19. En granskning av rekryteringsuppgifterna för ett urval bestående av 36 personer som rekryterades efter flytten från Berlin till Thessaloniki, dvs. under perioden 1995-1998, avslöjade en rad brister: ofullständig utannonsering av lediga tjänster (14 fall), underlåtenhet att i förväg fastställa urvalskriterier (14 fall), otillräckligt motiverade urvalsbeslut (28 fall) osv.

20. Det tillvägagångssätt som användes för att lösa problemen i samband med flytten från Berlin till Thessaloniki gjorde det visserligen möjligt att hantera vissa sociala aspekter, men det resulterade också utan tvivel i en betydande förnyelse av centrumets personal som genomfördes under föga tillfredsställande omständigheter.

21. I tabell 4 visas utvecklingen för centrumets personalstyrka och personalens fördelning. Den totala personalstyrkan (fast och tillfälligt anställd personal samt övriga) har sedan 1997 ständigt överstigit vad som anges i tjänsteförteckningen i budgeten.

22. Av 30 anställda som kan anses utgöra ett representativt slumpmässigt urval av centrumets personal år 2000 hade 1 rekryterats som fast anställd, 20 som tillfälligt anställda, 4 som extraanställda, 3 som lokalt anställda och 2 som utsända nationella experter. Den 31 december 2000 hade, av dessa 30 personer, 2 förblivit lokalt anställda, 7 tillfälligt anställda hade blivit fast anställda och 7 andra personer hade blivit tillfälligt anställda (1 tidigare lokalt anställd, 2 tidigare nationella experter och 4 som tidigare varit extraanställda).

23. De tendenser som kan utläsas ur detta urval bekräftas av en analys av den interna rörligheten för hela personalen. I viktat årsgenomsnitt har hela 20 procent av centrumets personal bytt anställningsform varje år (dvs. från extraanställd till tillfälligt anställd eller från tillfälligt anställd till fast anställd).

24. Sedan 1995 har 118 personer anställts av centrumet. Dessa rekryterades i 2 procent av fallen som fast anställda, i 45 procent av fallen som tillfälligt anställda och i 55 procent av fallen som extraanställda, lokalt anställda eller utsända nationella experter. Den 31 december 2000 var 30 procent av de anställda fast anställda och 46 procent tillfälligt anställda. Av tabell 5, som visar utvecklingen av rekryteringen enligt förfaringssätt, framgår att 47 procent av rekryteringarna har skett genom förfaranden av typen allmänt uttagningsprov i tjänsteföreskrifternas mening. Förfarandena har inte i samtliga fall genomförts på ett strikt korrekt sätt (se punkt 19). I genomsnitt har varje rekrytering kostat ungefär 1420 euro.

25. Att anställda har lämnat centrumet har medfört en personalomsättning (fast anställda, tillfälligt anställda, extraanställda, lokalt anställda och utsända nationella experter) på i genomsnitt 14 procent per år. En tredjedel av dem som lämnat centrumet har gjort detta sedan deras anställningskontrakt löpt ut, medan det i de återstående fallen har handlat om uppsägningar av kontrakten, huvudsakligen från de anställdas sida.

26. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid centrumet fungerar (till exempel administration, bokföring, sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som direkt bidrar till förverkligandet av centrumets mål.

27. I genomsnitt är 63 procent av de anställda i kategori A att betrakta som anställda med operativa funktioner. För samtliga kategorier kan 30 procent av centrumets anställda betraktas som direkt operativ personal.

28. Tabell 6, som beskriver utvecklingen för personalutgifterna och de administrativa utgifterna under perioden 1995-2000, visar att löneutgifterna har vuxit i takt med personalstyrkan. När det gäller övriga personalrelaterade utgifter har revisionsrätten särskilt granskat de administrativa utgifterna, som har ökat något fortare än personalstyrkan - en ökning med 1,6 procent per person och år.

29. För att få en bättre uppfattning om förhållande mellan centrumets verksamhet och utvecklingen av dess personalstyrka och kostnader i samband härmed har denna jämförts med beloppet för driftsanslag (avdelning III) som faktiskt har använts (anslag för året och anslag som överförts mellan budgetår) under loppet av ett år. Denna jämförelse ger vid handen att centrumets personaladministration är effektiv i så måtto att de mänskliga resurserna i genomsnitt ökar långsammare än volymen på den verksamhet som centrumet förväntas ombesörja.

30. En jämförelse mellan ökningen av utgifterna för avdelning III där utgifterna för förverkligandet av centrumets mål återfinns och utgifterna för avdelning I och II, personal och administration, där driftsutgifterna finns, visar att dessa utgifter på det hela taget utvecklas parallellt. Centrumet bör trots detta fortsätta att eftersträva en förbättring av sin allmänna produktivitet.

Slutsats

31. Allmänt sett förefaller centrumet sedan 1996 ha kunnat rekrytera den personal som man under budgetförfarandet begärt att få anställa. Extraanställda, lokalt anställda och utsända nationella experter har kunnat rekryteras som förstärkning, varvid den faktiska totala personalstyrkan har tenderat att överstiga den godkända personalstyrkan.

32. För rekryteringen av sin personal har centrumet slutligen använt en rekryteringsmodell av huvudsakligen intern karaktär, även om förfaranden av extern typ också har använts.

33. Centrumet tenderar att öka antalet fast anställda. För tjänster som gäller stödjande verksamhet och operativ verksamhet som kräver administrativa kvalifikationer vore det möjligen önskvärt att centrumet går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att kunna genomföra en så bred rekrytering som möjligt. I övrigt bör centrumet över lag förbättra sitt system för förvaltning och information på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 39, 13.2.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 11.

(3) EGT L 164, 24.6.1976, s. 1.

(4) EGT L 181, 23.7.1993, s. 15.

(5) Som föreskrivs i artikel 1 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93 om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1416/76 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 30 mars 2001 och därefter överlämnats till kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 18 juni 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(6) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna som anges i rapporten har avrundats vilket kan ge intryck av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(7) EGT C 373, 27.12.2000, punkterna 13 och 14 samt de därtill hörande svaren, s. 29. Revisionsrätten hade påtalat ett antal brister i fråga om ingåendet av avtal, och centrumet lovade i sitt svar att fortsätta att förstärka de berörda rutinerna, bland annat genom att låta en enhet för avtalsförvaltning systematiskt granska samtliga avtal.

(8) EGT L 39, 13.12.1975, s. 1.

TABELL 1-6

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och den 31 december 1999

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

EA: Extraanställda.

LA: Lokalanställda.

FA: Fast anställda.

TA: Tillfälligt anställda.

UNE: Utsända nationella experter.

Tabell 5

Analys av personalstyrkans förändring

>Plats för tabell>

Tabell 6

Utveckling av personalstyrkan och kostnader i samband härmed

>Plats för tabell>

Centrumets svar

8. Cedefop förstår revisionsrättens kritik och kommer i fortsättningen att se till att en sådan begäran om överföring endast görs om den är välgrundad och att överföringen sker inom samma budgetår. Cedefop noterar revisionsrättens önskan att Cedefops budgetförordning ändras i detta hänseende.

11. Cedefop har sedan den 1 januari 2000 en enhet för avtalsförvaltning och teknisk service. Denna enhet har det formella ansvaret för administrationen av samtliga avtal, med undantag av anställningsavtalen som regleras av tjänsteföreskrifterna. Även avtal inom IT-området hanteras för närvarande av denna enhet. Inrättandet av enheten förde med sig vissa ändringar i de interna förfarandena och det tog ett par månader i början av 2000 innan enheten hade kommit upp i normal arbetstakt.

15. Efter införandet av komponenten "Personaluppgifter" i budget- och redovisningssystemet Fibus i juni 2000 blir nu alla uppgifter som hänför sig till personalen systematiskt lagrade och uppdaterade. När de anställda ansöker om ersättningar och andra rättigheter i enlighet med tjänsteföreskrifterna måste de lämna erforderliga underlag. Förfarandena kommer emellertid att vidareutvecklas för att underlätta regelbunden uppdatering.

16. Maximilängden på anställningsavtalen för extraanställda är begränsad genom tjänsteföreskrifterna. Under vissa förutsättningar tillåter emellertid den administrativa praxisen viss flexibilitet i tillämpningen och Cedefop har dragit fördel av detta.

18. Cedefop har följt tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna vid alla sina rekryteringar. Det är förståeligt och normalt att kvalificerade och behöriga personer som genom olika avtalsuppgörelser medverkade under igångkörningen av Cedefop i Thessaloniki ibland (men inte alltid) rekryterats till tjänster reglerade genom tjänsteföreskrifterna i enlighet med tillämpliga regler.

19-25. Cedefop anser att resultaten inte kan analyseras separat och utan hänsyn till den verkliga situationen eller till det faktum att dess administrativa funktion var begränsad en tid i samband med flytten från Berlin till Thessaloniki.

Läget stabiliserades så småningom efter flytten till Thessaloniki och till den nya byggnaden sommaren 1999. Den personalpolitik som fastslagits 1998 hjälpte också till att förstärka denna stabilitet.

26-27. Cedefop har inte samma uppfattning om de kriterier som används för uppdelning av personalen i de nämnda kategorierna och anser att de resulterande procenttalen inte speglar den verkliga situationen vid Cedefop. Det är exempelvis inte rimligt att inbegripa alla sekreterare i kategorin "anställda med stödjande funktioner". Cedefops analys visar att 66,5 % av personalen (35,7 % inom forskning, rapportering och dataanalys etc. och 30,8 % i verksamheter som hänför sig till spridning, information, kommunikation och kontakter med intressenter och kunder) har direkt operativa funktioner.

30. Alltfler produkter och tjänster utvecklas internt och kvaliteten på dessa blir allt högre (se resultaten av den nyligen gjorda externa utvärderingen av Cedefop). Att göra en enkel jämförelse mellan avdelningarna I och III - utan att analysera resultaten av det utförda arbetet - kan därför leda till att fel slutsatser dras.

Cedefop kommer emellertid att fortsätta sina ansträngningar för att öka sin produktivitet och effektivitet. Organisationsformen och arbetsflödet kommer också att ses över så att en anpassning kan göras till nya krav från intressenternas och kundernas sida och så att informations- och kommunikationstekniken kan nyttjas på bästa sätt. Stora investeringar i avancerad informations- och kommunikationsteknik bidrar till att Cedefop kan öka sin effektivitet ytterligare och hantera de allt större kraven som ställs på Cedefop i rollen som ett europeiskt referenscentrum för yrkesutbildning.

31. Tjänsteförteckningen sätter gränserna för personal reglerad av tjänsteföreskrifterna och sådana rekryteringar sker i enlighet med korrekta (inter-)institutionella förfaranden. Övrig personal deltar i verksamheten i enlighet med tillämpliga överenskomna regler. All personal har rekryterats för att fullgöra Cedefops uppdrag på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt.