C 324/13

Sammanfattning av Europeiska datatillsynsmannens yttrande om förslaget om ändring av direktiv (EU) 2017/1132 vad gäller användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätt

(Den fullständiga texten till detta yttrande finns på engelska, franska och tyska på Europeiska datatillsynsmannens webbplats www.edps.europa.eu)

(2018/C 324/06)

Yttrandet avges som svar på ett samråd med Europeiska kommissionen och en särskild begäran från Europaparlamentet.

Förslaget till direktiv om ändring av direktiv (EU) 2017/1132 vad gäller användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätt är avsett att komplettera EU:s befintliga regelverk genom att åtgärda avsaknaden av regler om registrering, inlämning och offentliggörande online av registrerad information i elektronisk form om företag och filialer eller avvikelse från sådana regler i medlemsstaterna. Det är vidare avsett att säkerställa att medlemsstaterna ger företagen möjlighet att använda elektronisk identifiering och att möjliggöra ett ytterligare utbyte av uppgifter mellan de nationella företagsregistren avseende uteslutning av styrelseledamöter. Det säkerställer också kostnadsfri tillgång till en förteckning över handlingar och information i alla medlemsstater och introducerar engångsprincipen på området bolagsrätt, så att företagen inte behöver lämna samma information två gånger till olika myndigheter. Slutligen ger det kommissionen möjlighet att inrätta en valfri ingång för EU-institutionerna till plattformen.

Datatillsynsmannen välkomnar förslaget och delar kommissionens åsikt att användningen av digitala verktyg kan skapa mer lika möjligheter för företag, men erinrar om behovet att beakta den omständigheten att ökad tillgång till personuppgifter måste åtföljas av effektiva åtgärder för att förhindra olaglig eller oskälig behandling av uppgifterna. Detta yttrande fokuserar därför på särskilda rekommendationer med två mål: att garantera rättssäkerheten och att öka medvetenheten om riskerna med tillgång till personuppgifter som är brett tillgängliga på internet i digital form och på många språk via en lättillgänglig europeisk plattform/ingång.

Datatillsynsmannen rekommenderar att man vid översynen av bestämmelserna om företagsregistrens sammankopplingssystem tar tillfället i akt att noggrant överväga rekommendationerna i hans yttrande om förslaget till Europaparlamentets och rådets direktiv om ändring av direktiven 89/666/EEG, 2005/56/EG och 2009/101/EG vad avser sammankoppling av centrala register, handelsregister och företagsregister. Han rekommenderar dessutom att hänsyn tas till de särskilda rekommendationerna i yttrandet om förslaget till förordning om inrättande av en gemensam digital ingång och tillämpning av engångsprincipen, i syfte att säkerställa rättssäkerheten vid behandling av personuppgifter.

Datatillsynsmannen föreslår vidare att en hänvisning införs till den nya förordning som snart kommer att ersätta Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (1). Han rekommenderar också att det säkerställs att förslaget innehåller regler om dataflöden och administrativa samarbetsförfaranden som använder sig av det elektroniska nätverket, i syfte att säkerställa att behandlingen av uppgifterna sker på en solid rättslig grund och att det föreskrivs om tillräckliga åtgärder för skydd av uppgifterna, särskilt vad gäller personuppgifter avseende uteslutning av styrelseledamöter.

Datatillsynsmannen rekommenderar slutligen att en hänvisning införs till kommissionens beslut 2014/333/EU (2), i vilket kommissionens funktioner och ansvar vid behandling av uppgifter i samband med den europeiska e-juridikportalen fastställs. Vad gäller personuppgiftsansvar och gemensamt personuppgiftsansvar efterlyser han dessutom ett klargörande av fördelningen av respektive funktioner och ansvar för de parter som är involverad i behandlingen av uppgifter.

1. INLEDNING OCH BAKGRUND

1. kommissionen ) förslaget till Europaparlamentets (nedan kallat parlamentet ) och rådets direktiv om ändring av direktiv (EU) 2017/1132 vad gäller användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätt förslaget ), samtidigt med förslaget till Europaparlamentets och rådets direktiv om ändring av direktiv (EU) 2017/1132 vad gäller gränsöverskridande ombildningar, fusioner och delningar av företag Den 25 april 2018 antog Europeiska kommissionen (nedan kallad) förslaget till Europaparlamentets (nedan kallat) och rådets direktiv om ändring av direktiv (EU) 2017/1132 vad gäller användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätt ( 3 ) (nedan kallat), samtidigt med förslaget till Europaparlamentets och rådets direktiv om ändring av direktiv (EU) 2017/1132 vad gäller gränsöverskridande ombildningar, fusioner och delningar av företag ( 4 ) . Eftersom det sistnämnda förslaget innehåller harmoniserade regler inom området gränsöverskridande ombildningar, fusioner och delningar av företag, fokuserar detta yttrande på det förstnämnda förslaget.

2. Detta yttrande avges som svar på ett samråd med Europeiska kommissionen och en separat begäran från Europaparlamentet till Europeiska datatillsynsmannen (nedan kallad datatillsynsmannen ) om att denne i egenskap av oberoende tillsynsmyndighet ska avge ett yttrande om förslaget. Datatillsynsmannen är tacksam för att ha tillfrågats såsom det krävs enligt artikel 28.2 i förordning (EG) nr 45/2001 och för att ingressen till förslaget innehåller en hänvisning till yttrandet.

1.1 Förslagets syften

3. Förslaget grundar sig på artikel 50.1 och 50.2 b, c, f och g i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. Det syftar till att — komplettera EU:s befintliga regelverk genom att åtgärda avsaknaden av regler om registrering, inlämning och offentliggörande online av registrerad information i elektronisk form om företag och filialer eller avvikelse från sådana regler i medlemsstaterna, vilken enligt kommissionen skapar onödiga kostnader och bördor för företagare (5), — säkerställa att medlemsstaterna ger företagen möjlighet att använda elektronisk identifiering och betrodda tjänster genom eIDA-förordningen (6), — möjliggöra ytterligare utbyte av uppgifter mellan de nationella företagsregistren avseende uteslutning av styrelseledamöter, — utöka tillgången till offentliggjorda handlingar och information om bolag till andra bolag än de bolag med begränsat ansvar som förtecknas i bilaga II till Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2017/1132 (7), — säkerställa kostnadsfri tillgång till en förteckning över handlingar och information i alla medlemsstater, — introducera engångsprincipen på området bolagsrätt, så att företagen inte behöver lämna samma information två gånger till olika myndigheter, — ge kommissionen möjlighet att inrätta en valfri ingång för EU-institutionerna till plattformen.

1.2 Bakgrund till förslaget

4. Direktiv (EU) 2017/1132, som ska ändras genom förslaget, har kodifierat flera direktiv inom området bolagsrätt ( 8 ) , inbegripet Europaparlamentets och rådets direktiv 2012/17/EU ( 9 ) . Genom direktiv 2012/17/EU inrättades företagsregistrens sammankopplingssystem (Bris – Business Registers Interconnection System) som beskrivs närmare i kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/884 ( 10 ) . Bris har varit i drift sedan den 8 juni 2017. Enligt kommissionens webbplats deltar 31 länder (EU:s medlemsstater plus länderna i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet). Genom Bris kopplas de nationella företagsregistren till en central europeisk plattform och en gemensam ingång tillhandahålls via den europeiska e-juridikportalen, genom vilken allmänheten, företag och myndigheter kan söka efter information om företag och deras filialer som öppnats i andra medlemsstater. CEF eDelivery (en av byggstenarna i den av Europeiska kommissionen inrättade Fonden för ett sammanlänkat Europa) ( 11 ) möjliggör ett säkert utbyte av meddelanden mellan medlemsstaternas företagsregistersystem. Användarna av Bris kan också använda sig av inloggningssystemet, eftersom e-juridikportalen använder CEF eDelivery.

5. Enligt den konsekvensbedömning som åtföljer förslaget ser situationen i EU dock fortfarande väldigt olika ut när det gäller företagens tillgång till onlineverktyg för kontakter med myndigheter på området bolagsrätt. Medlemsstaterna erbjuder e-förvaltningstjänster i varierande grad. För närvarande omfattar EU:s bolagsrätt vissa element som rör digitalisering, exempelvis en skyldighet för medlemsstaterna att offentliggöra information online om bolag med begränsat ansvar. Kraven är dock begränsade och inte precisa, vilket leder till väldigt skiftande genomförande på nationell nivå. Vidare täcks vissa digitala processer inte alls av EU-rätten och i dag tillämpar endast 17 medlemsstater ett förfarande som säkerställer att företag kan göra hela sin registrering online. Situationen är liknande när det gäller onlineregistrering av filialer ( 12 )

1.3 Synergier med andra initiativ

6. I motiveringen till förslaget påpekas att de mer specifika, materiella regler om förfarandena för etablering och registrering av bolag med begränsat ansvar och filialer som föreskrivs i förslaget kompletterar kommissionens förslag till förordning om en gemensam digital ingång ( 13 ) , som täcker registrering av affärsverksamhet via onlineverktyg, undantaget förfaranden för bildande av bolag med begränsat ansvar. Införandet av engångsprincipen på det bolagsrättsliga området, enligt vilken företag inte bör behöva lämna samma information två gånger till olika myndigheter, är också i linje med handlingsplanen för e-förvaltning 2016–2020, till stöd för EU:s breda ansträngningar att minska administrativa bördor för medborgare och företag ( 14 )

3. SLUTSATS

Europeiska datatillsynsmannen rekommenderar att kommissionen

— vid översynen av bestämmelserna avseende Bris i direktiv (EU) 2017/1132 tar tillfället att noggrant överväga de rekommendationer som datatillsynsmannen lämnade i sitt yttrande från 2011,

— beaktar de särskilda rekommendationer som datatillsynsmannen gav i yttrandet om förslaget till förordning om inrättande av en gemensam digital ingång och engångsprincipen,

— inför en hänvisning till den nya förordning som snart kommer att ersätta förordning (EG) nr 45/2001,

— säkerställer att det i förslaget föreskrivs regler om dataflöden och administrativa samarbetsförfaranden som använder sig av det elektroniska nätverket, i syfte att säkerställa att i) allt utbyte av uppgifter eller annan verksamhet avseende behandling av uppgifter som använder sig av det elektroniska nätverket (t.ex. utlämnande av personuppgifter via den gemensamma plattformen/ingången) sker på en solid rättslig grund, och att ii) det föreskrivs om tillräckliga åtgärder för skydd av uppgifterna, särskilt vad gäller personuppgifter avseende uteslutning av styrelseledamöter,

— inför en hänvisning till beslut 2014/333/EU, i vilket kommissionens funktioner och ansvar vid behandling av uppgifter i den europeiska e-juridikportalen fastställs,

— vad gäller personuppgiftsansvar och gemensamt personuppgiftsansvar klargör fördelningen av respektive funktioner och ansvar för de parter som är inblandade i behandlingen av uppgifter.

Bryssel den 26 juli 2018. Giovanni BUTTARELLI Europeisk datatillsynsman

(1) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 12.1.2001, s. 1).

(2) Kommissionens beslut 2014/333/EU av den 5 juni 2014 om skydd av personuppgifter i den europeiska e-juridikportalen (EUT L 167, 6.6.2014, s. 57).

(3) COM(2018) 239 final, 2018/0113 (COD).

(4) COM(2018) 241 final, 2018/0114 (COD).

(5) Motiveringen till förslaget, sidorna 4 och 5.

(6) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av den 23 juli 2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden och om upphävande av direktiv 1999/93/EG (EUT L 257, 28.8.2014, s. 73). I denna förordning fastställs gemensamma standarder för ömsesidigt erkännande av medel för elektronisk identifiering som används vid gränsöverskridande autentisering för nättjänster som tillhandahålls av ett offentligt organ i en medlemsstat. Se datatillsynsmannens yttrande 2013/C 28/04 om kommissionens förslag till Europaparlamentets och rådets förordning om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden (förordningen om elektroniska betrodda tjänster) https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/12-09-27_electronic_trust_services_en_0.pdf och sammanfattningen av det (EUT C 28, 30.1.2013, s. 6).

(7) Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2017/1132 av den 14 juni 2017 om vissa aspekter av bolagsrätt (EUT L 169, 30.6.2017, s. 46).

(8) Det upphäver rådets direktiv 82/891/EEG och 89/666/EEG samt Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/56/EG, 2009/101/EG, 2011/35/EU och 2012/30/EU.

(9) Europaparlamentets och rådets direktiv 2012/17/EU av den 13 juni 2012 om ändring av rådets direktiv 89/666/EEG och Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/56/EG och 2009/101/EG vad avser sammankoppling av centrala register, handelsregister och företagsregister (EUT L 156, 16.6.2012, s. 1).

(10) Kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/884 av den 8 juni 2015 om antagande av tekniska specifikationer och förfaranden som krävs för systemet för sammankoppling av register som inrättats genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2009/101/EG (EUT L 144, 10.6.2015, s. 1).

(11) De tekniska specifikationerna för eDelivery kan användas inom EU:s alla politikområden (rättsliga frågor, upphandling, konsumentskydd etc.) för att möjliggöra ett säkert och tillförlitligt utbyte av handlingar och data (strukturerade, icke-strukturerade och/eller binära) över statsgränserna såväl som mellan olika branscher. Organisationer som har utvecklat sina it-system oberoende av varandra kan därför börja kommunicera med varandra på ett säkert sätt så snart de har kopplat sig till en eDelivery-nod. Se kommissionens webbplats:

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/2017/06/19/BRIS+Now+Live+on+the+European+e-Justice+Portal

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/What+is+eDelivery+-+Overview

(12) Kommissionens arbetsdokument – Konsekvensbedömning – SWD(2018) 141 final, 1.4.1 Driver: What causes the problem?, sidan 13 och följande sidor.

(13) Förslag till Europaparlamentets och rådets förordning om inrättande av en gemensam digital ingång för tillhandahållande av information, förfaranden samt hjälp- och problemlösningstjänster och om ändring av förordning (EU) nr 1024/2012, COM(2017) 256 final, 2017/0086 (COD). Se datatillsynsmannens yttrande 8/2017 om förslaget till förordning om en gemensam digital ingång och engångsprincipen: https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/17-08-01_sdg_opinion_en.pdf

(14) Motiveringen till förslaget, s. 6.