Regler för allmänhetens tillgång till handlingar

(2002/C 292/08)

För att kunna ge allmänheten kvalitetsinformation om bankens strategi, politik, verksamhet och tillämpningar har banken beslutat att bedriva en aktiv informationspolitik och intensifiera sina ansträngningar på detta område.

Regler för allmänhetens tillgång till handlingar

antagna av följande skäl:

(1) I artikel 1 andra stycket i Fördraget om Europeiska unionen stadfästs principen om öppenhet genom att "fördraget markerar en ny fas i processen för att skapa en allt fastare sammanslutning mellan de europeiska folken, där besluten skall fattas så öppet och så nära medborgarna som möjligt".

(2) I artikel 255 i Fördraget om upprättande av Europeiska gemenskapen (nedan kallat "fördraget") bekräftas rätten till tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar.

(3) Europaparlamentet och rådet har antagit förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar som syftar till att ge allmänhetens rätt till tillgång till handlingar största möjliga effekt och fastställa allmänna principer och gränser för denna rätt i enlighet med artikel 255.2 i EG-fördraget.

(4) Europaparlamentet, rådet och kommissionen har genom ett gemensamt uttalande om Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar uppmanat Europeiska unionens institutioner och organ att anta interna bestämmelser om allmänhetens tillgång till handlingar som tar hänsyn till de principer och gränser som anges i förordning (EG) nr 1049/2001.

(5) Europeiska investeringsbanken (nedan kallad "banken") skall enligt artikel 267 i fördraget ha till uppgift att "genom att anlita kapitalmarknaderna och utnyttja egna medel bidra till en balanserad och störningsfri utveckling av den gemensamma marknaden i gemenskapens intresse. I detta syfte skall den genom att bevilja lån och garantier utan vinstsyfte underlätta finansieringen av investeringsprojekt inom alla områden av ekonomin".

(6) Artikel 255 i fördraget som tillämpats vid antagandet av förordning (EG) nr 1049/2001 gäller enbart Europaparlamentet, rådet och kommissionen. Banken önskar emellertid att handlingar, i enlighet med de principer för god administrativ förvaltning som tillämpas vid gemenskapens institutioner och organ, bland annat banken, i så stor utsträckning som möjligt skall vara tillgängliga för allmänheten. Redan 1997 antog banken regler för allmänhetens tillgång till dess handlingar(1), och reglerna ersätts nu av dessa instruktioner.

(7) Banken har beslutat att se över reglerna för allmänhetens tillgång till handlingar och ta hänsyn till de principer och gränser som anges i ovannämnda förordning (EG) nr 1049/2001, såvitt detta inte hindrar den från att utöva sitt uppdrag som finansinstitut fullt ut, enligt definitionen i fördraget.

(8) I syfte att reglera förhållandena mellan bankens personal och allmänheten inom en allmän ram har banken antagit "Kodex för god förvaltningssed för de anställda i den Europeiska investeringsbanken i deras kontakter med allmänheten"(2) (nedan kallad "Kodex för god förvaltningssed").

(9) Enligt fördragets artikel 287 får information som omfattas av tystnadsplikt inte lämnas ut, särskilt uppgifter om företag, deras affärsförbindelser eller deras kostnadsförhållanden. För att fullfölja sitt uppdrag måste banken därför se till att projektens initiativtagare, faktiska och potentiella långivare, liksom andra parter som är delaktiga i genomförandet eller finansieringen av ett projekt, kan garanteras tystnadsplikt i sina kontakter med banken.

(10) I sina förbindelser med andra institutioner och organ, såväl inom som utanför gemenskapen, skall banken respektera tystnadsplikten för de handlingar som utväxlas mellan banken och dessa institutioner och organ, i den utsträckning som krävs för att uppnå fastställda målsättningar.

(11) Inom banken skall fria och otvungna diskussioner genomföras när det gäller interna förberedelseförfaranden, överläggningar och beslutsfattande för en väl fungerande verksamhet; banken skall även se till att uppgifter av personlig karaktär skyddas, i enlighet med gemenskapens regler.

(12) Banken är därför fast besluten att bedriva en aktiv informationspolitik och att fortsätta och intensifiera sina ansträngningar för att ge allmänheten information om sin strategi, politik, verksamhet och sina tillämpningar; banken kommer också att i lämplig utsträckning sprida grundläggande information om de individuella låneavtal som sluts, efter överenskommelse med sina samarbetspartner.

Bankens direktion har antagit följande regler för sina enheter, vilka kommer att publiceras.

Artikel 1

Tillämpningsområde

1. Allmänheten har tillgång till bankens handlingar i enlighet med de principer och de villkor och gränser som anges i detta beslut.

2. Med "allmänheten" avses varje unionsmedborgare och varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en av Europeiska unionens medlemsstater eller i en stat där banken är verksam.

3. Med "handling" avses allt innehåll som upprättats eller mottagits av banken om en fråga som gäller policy, åtgärder och beslut som omfattas av bankens ansvarsområde.

4. Med "tredje part" avses varje fysisk eller juridisk person eller enhet utanför banken, däribland medlemsstaterna, övriga gemenskapsinstitutioner och gemenskapsorgan eller andra institutioner och organ samt tredje länder.

Artikel 2

Ansökan om tillgång

1. Ansökan om tillgång till en handling skall inges i skriftlig form, även på elektronisk väg. Den skall sändas till: Generalsekretariatet

Avdelningen för information och kommunikation

Europeiska investeringsbanken L - 2950 Luxemburg,

eller till:

infopol@bei.org, eller

infopol@eib.org

2. Ansökan om tillgång till handlingar behandlas i enlighet med de villkor och tidsfrister som fastställts i Kodex för god förvaltningssed(3).

3. Sökanden är inte skyldig att ange några skäl för sin ansökan. Om en ansökan inte är tillräckligt utförlig eller om den inte gör det möjligt att identifiera den handling eller de upplysningar som söks skall banken uppmana den sökande att förtydliga sin ansökan.

4. Banken förbehåller sig emellertid rätten att vägra att följa upp en ansökan som förefaller överdriven eller uppenbart oproportionerlig.

Artikel 3

Tredje parts handlingar

När banken mottar en ansökan om en handling den förfogar över och som härrör från tredje part skall banken samråda med den berörda tredje parten för att få ett godkännande, om det inte tydligt framgår av granskningen av handlingen mot bakgrund av detta beslut att den skall eller inte skall lämnas ut.

Artikel 4

Undantag

1. Banken skall vägra att ge tillgång till hela eller delar av en handling om ett utlämnande skulle underminera skyddet för:

i) det allmänna samhällsintresset i fråga om internationella förbindelser eller finansiell, monetär eller ekonomisk politik inom gemenskapens institutioner eller organ eller i en medlemsstat,

ii) den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter,

iii) rättsliga förfaranden,

iv) juridisk rådgivning,

v) syftet med inspektioner, utredningar och revisioner,

vi) en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inklusive immateriella rättigheter,

vii) tystnadsplikten om ett sådant utlämnande skulle strida mot gällande etik, regler och praxis inom bank- och finansvärlden,

viii) bankens legitima intresse av att organisera sin interna förvaltning, särskilt när det gäller mänskliga resurser.

2. Tillgång till hela eller delar av en handling, som upprättats av banken för internt bruk eller mottagits av banken och som gäller en fråga där banken inte fattat något beslut, skall vägras om utlämnande av handlingen skulle underminera bankens beslutsförfarande. Tillgång till en handling som innehåller yttranden för internt bruk och som är en del av överläggningar och samråd inom banken skall vägras även efter det att beslutet fattats, om utlämnande av handlingen skulle underminera bankens beslutsförfarande.

3. Ingen handling eller del av handling som innehåller information om tredje part får lämnas ut om banken fått uppgift om att informationen är konfidentiell eller är föremål för ett konfidentiellt åtagande från bankens sida eller är av sådan art att den omfattas av bankens tystnadsplikt gentemot tredje part.

4. Undantag från reglerna i föregående punkt kan göras efter skriftligt medgivande från den person eller enhet som skyddas av tystnadsplikten för informationen i fråga.

5. De undantag som avses i föregående punkter skall enbart tillämpas under den period då skyddet är motiverat på grundval av handlingens innehåll. Undantagen får i allmänhet gälla under högst 30 år. För handlingar som omfattas av undantagen gällande privatliv, affärsintressen eller intern förvaltningsbefogenhet får undantagen, om det är nödvändigt, fortsätta att gälla även efter denna period.

Artikel 5

Tillgång efter ansökan

1. Sökanden skall få tillgång till en handling antingen genom att få ta del av den i bankens lokaliteter eller genom att erhålla en kopia i elektronisk form, där den är tillgänglig.

2. Handlingarna ställs till förfogande i en befintlig version eller i ett befintligt format.

3. Om en handling redan lämnats ut antingen av banken eller av tredje part besvarar banken begäran om tillgång genom att upplysa sökanden om hur denne kan få tillgång till den begärda handlingen.

Artikel 6

Kopiering

Beslutet skall inte påverka tillämpningen av befintliga bestämmelser om upphovsrätt, inbegripet bankens, som kan begränsa mottagarens rätt att kopiera eller använda de handlingar som lämnats ut.

Artikel 7

Kostnader

Sökanden kan få betala en avgift för att täcka de kostnader som uppstår för att ställa de begärda handlingarna till förfogande.

Artikel 8

Överklagande

Om inget svar lämnas inom den tidsfrist som anges i artikel 13 i Kodex för god förvaltningssed eller om ansökan avvisas i sin helhet eller delvis, kan sökanden vända sig till den europeiske ombudsmannen i enlighet med artikel 195 i fördraget.

Artikel 9

Avslutande bestämmelser

Dessa regler upphäver och ersätter det beslut som antogs av bankens direktion den 26 mars 1997(4). De skall kompletteras med bestämmelserna i Kodex för god förvaltningssed. Bankens generalsekreterare kan i samråd med berörda enheter införa tillämpningsföreskrifter för dessa regler.

(1) EGT C 243, 9.8.1997.

(2) EGT C 17, 19.1.2001.

(3) EGT C 17, 19.1.2001.

(4) EGT C 243, 9.8.1997.