Rapport

om årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet för budgetåret 2002 samt myndighetens svar

(2003/C 319/12)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till förvaltningsrådet för Gemenskapens växtsortsmyndighet (nedan kallad "växtsortsmyndigheten") i enlighet med artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för växtsortsmyndigheten för det budgetår som slutade den 31 december 2002. I enlighet med artikel 110 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har budgeten genomförts under ordförandens ansvar. I detta ansvar ingår att upprätta och lägga fram årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelser som antagits enligt artikel 112 i rådets förordning (EG) nr 2100/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER

Inledning

5. Myndigheten inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2100/94 av den 27 juli 1994 för att möjliggöra beviljandet av ett industriellt rättsskydd för växtsorter som är giltigt i hela gemenskapen. För att kunna bevilja växtsortsskydd undersöker myndigheten först om den inlämnade ansökan kan antas. Ansökningar som bedöms vara välgrundade överlämnas till nationella undersökningscentrum för analys. Vid dessa centrum undersöks, mot ersättning, huruvida de sorter för vilka ansökan om skydd inlämnats kan betecknas som original.

Budgetgenomförande

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1.

7. Av anslagen för budgetåret 2002 har åtaganden ingåtts för 8,9 miljoner euro, betalningar har gjorts för 4,3 miljoner euro och 3,9 miljoner euro har överförts. Överföringarna fortsätter att vara omfattande, särskilt vad gäller anslagen till driftsutgifter.

8. Uppföljningen och bevakningen av icke återkommande fordringar kan förbättras. Det skickas inga debetnoter till gäldenärer och när sådana utfärdas är inte den redovisningsmässiga uppföljningen tillräcklig. Som exempel kan nämnas att myndigheten inte har krävt Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer på fordringar på 0,1 miljoner euro som är utestående sedan 1999.

Årsredovisning

9. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som myndigheten offentliggör i sin verksamhetsrapport för 2002 återges i sammanfattning i tabellerna 2 och 3.

10. I balansräkningen per den 31 december 2002 redovisades en reserv på 11029000 euro. Detta gäller sådana reserver som avses i artikel 6 d 2 i myndighetens budgetförordning. Eftersom myndigheten förfogar över egna medel kan den upprätta en reserv för att bevara sin självfinansieringskapacitet. I enlighet med grundförordningens anda uppmanar revisionsrätten dock myndigheten att bevaka att denna reserv inte i onödan överstiger planerade finansieringsbehov.

11. Myndigheten kontrollerar inte att beloppen för avgifter och räntor (615000 euro 2002) som lämnas av dess bankförbindelser är korrekta.

12. Vid avslutandet av räkenskaperna för budgetåret 2002 tvingades myndigheten göra bokföringsmässiga justeringar av beloppen för moms i syfte att rätta till felaktigheter som uppstått på grund av ändrade redovisningsmetoder. Myndigheten bör fortsätta detta arbete så att moms redovisas på ett korrekt sätt. Dessutom bör myndigheten snabbare lägga fram sina krav på återbetalning.

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

13. För att kunna beviljas gemenskapsskydd måste en ny växtsort kunna uppvisa vissa tekniska kännetecken. Kontrollen av dessa kännetecken utförs av undersökningscentrum enligt ett standardprotokoll, på begäran av myndigheten och för dess räkning. Centrumen fakturerar myndigheten schablonbelopp som fastställts i avtal.

14. I vissa fall kan en växtsorts kännetecken inte kontrolleras enligt standardprotokollet och undersökningscentrumet måste utföra kompletterade undersökningar. Kostnaden för sådana ytterligare undersökningar faktureras antingen den sökande direkt, eller också myndigheten som i sin tur fakturerar den sökande.

15. Avtalen mellan myndigheten och undersökningscentrumen bör åtminstone innehålla bestämmelser för dessa kompletterande tester och för garantier för att säkerställa att de betalas.

16. När det gäller faktureringen av inhyrd personal gör myndigheten inget åtagande förrän varje faktura har mottagits. Detta överensstämmer inte med artikel 29.1 i myndighetens budgetförordning.

17. Myndigheten gör delbetalningar när det saknas faktura. Enligt gällande bestämmelser skall denna typ av betalning endast göras när det finns en formell faktura(3) där momsen är tydligt redovisad.

18. När det gäller upphandlingsförfaranden konstaterades brister i beräkningen av omfattningen av det som skall levereras, liksom vid förfarandet för utvärdering av anbud. Detta har lett till att företag har tilldelats tilläggsavtal vilkas värde överstiger det ursprungliga avtalet med över 50 %.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 227, 1.9.1994, s. 27.

(2) Såsom föreskrivs i artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 upprättats den 16 september 2003 och därefter överlämnats till revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 25 september 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) Skyldighet som fastställs i artikel 289. I i den allmänna franska skattelagstiftningen där det sägs att den skattskyldige skall lägga fram en faktura eller ett dokument med redovisning av de varor eller tjänster som levererats till en annan skattskyldig eller till en juridisk person som inte är skattskyldig, samt redovisa delbetalningar som erhållits för dessa varor eller tjänster när dessa innebär att skatt skall tas ut.

Tabell 1

Gemenskapens växtsortsmyndighet - Budgetgenomförandet för budgetåret 2002Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från myndigheten. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som myndigheten framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Gemenskapens växtsortsmyndighet - Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från myndigheten.

Tabell 3

Gemenskapens växtsortsmyndighet - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från myndigheten.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Myndighetens svar

8. För uppföljningen av icke-rutinmässiga transaktioner kommer växtsortsmyndigheten att vidta åtgärder för att enstaka inbetalningar skall följas upp bättre.

10. Avgiftsförordningen har reviderats för att minska reserven till en nivå som ligger i linje med växtsortsmyndighetens behov.

11. Växtsortsmyndigheten beaktar möjligheterna att kontrollera de belopp för bankavgifter och ränta som lämnas av bankförbindelserna.

12. Växtsortsmyndigheten noterar revisionsrättens iakttagelser. Den kommer att undersöka hur momsredovisningen kan administreras och följas upp bättre.

15. När avtalen med undersökningscentrumen ändras skall det tydligare anges hur kompletterande tester skall handläggas och hur de skall betalas.

16. Den praxis som revisionsrätten redogör för har ändrats. Sedan början av 2003 registreras preliminära åtaganden som sådana snarare än som "pre-commitments".

17. Växtsortsmyndigheten kommer att insistera på att få fakturor i överensstämmelse med gällande lag.

18. I framtiden skall växtsortsmyndigheten se till att kontraktens förväntade värden beräknas så exakt som möjligt.