Meddelande från Kommissionen - Sammanfattning av de årliga verksamhetsrapporterna 2002 från kommissionens generaldirektorat och avdelningar

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Inledning

2. Översikt över de huvudsakliga politiska resultat som kommissionens avdelningar redovisat 2002

3. Översikt över avdelningarnas förvaltning och kontroller under 2002

3.1. Förvaltningsfrågor: en redogörelse för de viktigaste resultaten

3.2. Internkontrollsystem: behovet av förbättringar

3.3. Frågor som tagits upp av Europeiska revisionsrätten och i rapporterna från internrevisionstjänsten och kommittén för revisionsuppföljning

3.3.1. Europeiska revisionsrättens rekommendationer

3.3.2. Internrevisionstjänstens rapport

3.3.3. Rapporten från kommittén för revisionsuppföljning

4. Stabilisering av processen för årsrapporter

4.1. Budgetåret 2001

4.2. Förbättring av metoderna

4.3. Budgetåret 2002

4.4. Nödvändiga förbättringar

5. Pågående arbete och nödvändiga nya justeringsåtgärder

5.1. Justeringsåtgärder som vidtagits av generaldirektoraten och avdelningarna

5.2. Uppföljning av handlingsplanerna för sammanfattningsrapporten 2001

5.3. Pågående insatser som ska följas upp under 2003

5.3.1. Brist på personal

5.3.2. Återbetalning

5.3.3. Gemensam förvaltning

5.3.4. Program med gemensamma kostnader

5.3.5. Lagstiftnings- och arbetsprogrammet inom kommissionen

5.3.6. Decentraliseringsprocessen i yttre förbindelser

5.3.7. Kommissionens redovisningsram och informationssystem

5.3.8. Uppföljning av de interna revisionsfunktionernas rapporter

5.3.9. Uppföljning av OLAF:s verksamhet

5.4. Nya justeringsåtgärder

5.4.1. Internkontrollstandarder vid delegationerna

5.4.2. Integrera EUF-budgeten i gemenskapsbudgeten

5.4.3. Kontrollfrågor vid presstjänster och representationer

5.4.4. Införa gemenskapens regelverk i en utvidgad union

5.4.5. Internkontrollstandarder

5.4.6. Uppföljning av rekommendationer och åtgärdsplaner

6. Slutsatser

1. INLEDNING

I maj 2002 utarbetade generaldirektörerna och avdelningscheferna sina första årliga verksamhetsrapporter (nedan kallade "årsrapporterna"), som avsåg år 2001. Kommissionen antog därefter i juli den första sammanfattningen av årsrapporterna och lämnade den till övriga EU-institutioner. I denna första omgång årsrapporter bekräftades att kommissionen i högre grad fokuserar på förvaltningsansvar, en tydlig ansvarsfördelning och öppenhet.

Syftet med denna sammanfattningsrapport är att göra det möjligt för kommissionen att

- konstatera vilka de viktigaste resultat som uppnåtts av kommissionens avdelningar är, med särskild tonvikt lagd vid genomförandet av den årliga politiska strategin för 2002,

- göra en bedömning av situationen inom de olika generaldirektoraten (GD) och avdelningarna,

- följa upp framstegen och kartlägga frågor som kräver justeringsåtgärder,

- rapportera om ovanstående till övriga institutioner.

Som underlag för detta använder kommissionen avdelningarnas årsrapporter samt rapporterna från kommittén för revisionsuppföljning, internrevisionstjänsten och Europeiska revisionsrätten. Kommissionen bedömer också hur långt arbetet har framskridit vad gäller att genomföra reformen och följa upp den föregående sammanfattningsrapporten.

Generellt sett visar en granskning av resultaten vid kommissionens generaldirektorat och avdelningar under 2002 att det gjorts goda framsteg, men det behövs förbättringar på ett antal punkter.

- Arbetet med årsrapporterna, som inleddes förra året och som innebar en rad olika metodiska problem, har förbättrats och håller på att stabiliseras.

- Bedömningen av situationen vid de olika generaldirektoraten och avdelningarna visar att goda framsteg uppnåtts både när det gäller genomförandet av reformen och de frågor som behandlades i föregående års sammanfattningsrapport. Vissa initiala problem måste dock åtgärdas och de nya arbetsmetoderna måste förankras på ett bättre sätt.

- Man har tagit itu med de frågor som kräver justeringsåtgärder, och detta arbete har i många avseenden börjat ge resultat. Det finns dock andra frågor som behöver behandlas mer ingående och med ett längre tidsperspektiv.

2. ÖVERSIKT ÖVER DE HUVUDSAKLIGA POLITISKA RESULTAT SOM KOMMISSIONENS AVDELNINGAR REDOVISAT 2002

I detta avsnitt ges en kort sammanfattning av de resultat som generaldirektoraten och avdelningarna uppnått i förhållande till målen, med särskild tonvikt lagd vid genomförandet av den årliga politiska strategin 2002.

Året inleddes med att eurosedlar och euromynt infördes i tolv medlemsstater och avslutades med det beslut som fattades vid Europeiska rådets möte i Köpenhamn om att låta tio nya medlemsstater ansluta sig till Europeiska unionen. Det var ett år med viktiga milstolpar mellan dessa två historiska vändpunkter, med fortsatta framsteg och resultat på många av EU:s politikområden.

För 2002 fastställdes följande mål i kommissionens årliga politiska strategi:

- Viktiga mål som fastställdes för unionens yttre förbindelser var stabilitet, fred och välstånd. En ökad integration skulle därför åtföljas av en samstämmig och global politik för att utveckla förbindelserna med grannländer och grannregioner och för att möta de utmaningar som globaliseringen innebär. Utvidgningen skedde parallellt med en stödjande politik för Medelhavsområdet. Dessutom inriktades en stärkt politik för utvecklingssamarbetet på att minska fattigdomen i utvecklingsländerna.

- Inom unionen fastställde kommissionen att de huvudsakliga målen skulle vara att främja trygghet och säkerhet för unionsmedborgarna samt ekonomisk integration. Införandet av den gemensamma valutan, åtgärder för att främja en hållbar utveckling (som också har en inre dimension) samt en ny strategi för styrelseformer var viktiga inslag när det gäller att ta ett avgörande steg på vägen mot ekonomisk, social och politisk integration.

A. Utvidgning

- Vid toppmötet i Köpenhamn den 12-13 december avslutades en process som inletts nio år tidigare i samma stad när Europeiska rådet slutförde förhandlingarna med de tio kandidatländerna (Cypern, Tjeckien, Estland, Ungern, Lettland, Litauen, Malta, Polen, Slovakien och Slovenien) och därigenom banade väg för den största utvidgningen i Europeiska unionens historia.

- Det goda resultatet i december uppnåddes tack vare intensiva förhandlingar och de förberedelser för kandidatländernas anslutning som gjorts under hela året, och som byggde på insatser och resultat från tidigare år. En vändpunkt kom i slutet av oktober när kommissionens rapporter om de framsteg som gjorts i de olika kandidatländerna med avseende på anslutningen offentliggjordes. Dessa rapporter utgjorde grunden för ett beslut fattat av rådet, och senare även av Europeiska rådet vid dess möte i Bryssel, om att avsluta förhandlingarna med de tio kandidatländer som valts ut av de 13 ansökningsländerna för den första anslutningsomgången.

B. Länderna i Medelhavsområdet

- Barcelonaprocessen fick ny stimulans genom att kommissionen lade fram konkreta förslag för att upprätta en fungerande inre marknad för EU och Medelhavsområdet, stärka samarbetet i fråga om rättsliga och inrikes frågor och inrätta en Europa-Medelhavsstiftelse för att främja den interkulturella dialogen och miljösamarbetet. Vid Europeiska rådets möte i Barcelona beslutades att man skulle inrätta en enhet för Europa-Medelhavsinvesteringar inom Europeiska investeringsbanken för att stimulera privata investeringar i regionen.

- Stödet för stabiliserings- och associeringsprocessen i västra Balkan var viktigt inte bara med tanke på det ekonomiska stöd som getts under 2002, utan även och i synnerhet när det gäller EU:s bidrag till den successiva EU-anpassningen av dessa länders rättssystem och ekonomiska system.

C. Utvecklingssamarbete

- När det gäller Europeiska unionens insatser för att bekämpa fattigdom i världen låg tyngdpunkten under 2002 på utbildning och hälsa. Här föreslog kommissionen nya tematiska och sektoriella ramar, särskilt för kampen mot hiv/aids.

- Kommissionens bidrag till Monterrey-konferensen ledde till att Europeiska rådet vid mötet i Barcelona beslutade att höja bidraget till utvecklingssamarbetet till 0,39 % av medlemsstaternas BNP senast 2006.

- EU strävade efter att genomföra den dagordning som beslutades i Doha (Qatar) 2001 om en ny multilateral förhandlingsrunda inom Världshandelsorganisationen, vilket avspeglar den vikt EU tillmäter åtgärder för att bättre integrera utvecklingsländerna i världsekonomin och den internationella handeln.

D. Trygghet och säkerhet

- På grund av den internationella utvecklingen ansåg kommissionen att det fanns ett behov av att fokusera på unionsmedborgarnas säkerhet. Kommissionen lade fram en rad konkreta förslag och åtgärder för att genomföra Tammerforsagendan för upprättande av ett europeiskt område för frihet, säkerhet och rättvisa. Man har formellt inrättat Eurojust, infört en europeisk arresteringsorder och antagit ett rambeslut om terrorism. Dessa åtgärder är viktiga framsteg när det gäller samarbete och ömsesidigt erkännande i straffrättsliga frågor.

- Rådet har på förslag av kommissionen antagit handlingsplaner för att främja ett integrerat system för förvaltning av unionens yttre gränser och för att hantera illegal invandring.

- Ytterligare steg på väg mot en gemensam europeisk invandrings- och asylpolitik har tagits, exempelvis genom ett förslag om att tillåta invandring av tredjelandsmedborgare för vissa ändamål och genom att inrätta en kommitté för invandring och asyl.

- Under 2002 gjordes framsteg när det gäller att lösa de problem som situationen i den ryska enklaven Kaliningrad innebär för de framtida EU-medlemsstaterna. Dessa framsteg är också ett viktigt steg på vägen mot ökad säkerhet och stabilitet.

- Flera förslag har också lagts fram för att öka säkerheten när det gäller transport och energiförsörjning (inbegripet kärnsäkerhet) samt hälsa. Här kommer det att bli nödvändigt att ägna särskild uppmärksamhet åt att säkerställa tillgången på personal med den kompetens som behövs inom mycket specifika områden (se åtgärd "Personal" under punkt 5.3.1).

E. Inre marknaden och införandet av euron

- Införandet av eurosedlar och euromynt gick smidigt i de tolv medlemsstaterna. Den nya valutan bygger på ett åtagande att föra en sund makroekonomisk politik och bidrar därför till tillväxt, konkurrenskraft och sysselsättning. Införandet av euron visar dock att det behövs ytterligare förändringar för att EU ska kunna dra full nytta av den inre marknaden. Med tanke på det lyckade införandet av eurosedlar och euromynt är den ekonomiska och monetära unionen utan tvekan en av de viktigaste milstolparna i den europeiska integrationen, i likhet med införandet av tullunionen 1968 och den inre marknaden 1992.

- Kommissionen fortsatte att bidra till genomförandet av Lissabondagordningen, särskilt när det gäller den politiska samordningen på medellång och lång sikt. Gedigna resultat uppnåddes på flera områden, till exempel i fråga om arbetsmiljöstrategin, kommissionens åtagande för livslångt lärande, avreglering av marknaden när det gäller tjänster och energi samt reformen av de rättsliga ramarna för telekommunikationer. Lagstiftning om integrering av järnvägsmarknaderna behandlades också.

- Efter att Europeiska rådet vid sitt möte i Barcelona uppmanat kommissionen att inleda Galileo-programmet för satellitnavigation antog rådet en förordning om inrättande av det gemensamma företaget Galileo.

- Det sjätte ramprogrammet för forskning antogs och startades, och en debatt inleddes om hur man ska kunna uppnå 3 %-målet för investeringar i forskning inom EU samt konsolidera det europeiska området för forskningsverksamhet.

- Programförslag lades fram för e-lärande och Erasmus Mundus och en politisk ram för utveckling av informationssamhället (eEurope) skapades för att främja EU:s övergång till ett kunskapsbaserat samhälle.

F. En hållbar utveckling

- Under 2002 arbetade kommissionen, i syfte att hitta "rätt" balans mellan ekonomisk konkurrenskraft, social integration och miljöskydd, med det praktiska genomförandet av de principer som fastslogs i EU:s strategi för en hållbar utveckling avseende införandet av miljödimensionen i Lissabonprocessen. Kommissionen spelade också en viktig roll vid den internationella konferensen i Johannesburg när det gällde att hitta övertygande argument och kämpa för konkreta åtaganden.

- Inom det sjätte handlingsprogrammet för miljön, som antogs 2002, infördes nya ramar för EU:s framtida miljöpolitik.

- För att konsolidera unionsmedborgarnas välstånd och välfärd utan att äventyra framtida generationers livskvalitet arbetade kommissionen aktivt för att införa den öppna samordningsmetoden när det gäller pensioner.

- Under 2002 inrättades Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet och den nya strategin för konsumentpolitik 2002-2006 antogs. Dessutom antog Europaparlamentet och rådet det nya folkhälsoprogrammet för perioden 2003-2008.

- I juli lade kommissionen fram ett förslag om halvtidsöversyn av den gemensamma jordbrukspolitiken, med olika förslag på hur man kan förbättra den gemensamma marknadens organisation, förenkla det direkta stödet till tillverkarna och göra det mer långsiktigt hållbart samt konsolidera och stärka de aspekter som rör landsbygdsutveckling (andra pelaren). Under 2002 antogs också reformen av den gemensamma fiskepolitiken med förslag som syftar till att säkerställa en hållbar utveckling inom sektorn, i såväl ekologiskt som ekonomiskt hänseende.

G. Styrelseformer

- Efter antagandet av en vitbok om styrelseformerna i EU i juli 2001 antog kommissionen en handlingsplan för "bättre lagstiftning" (juni 2002), ett meddelande om konsekvensanalys och ett samrådsdokument om samråd mellan kommissionen och berörda aktörer. Kommissionen antog i december 2002 ett andra åtgärdspaket för bättre lagstiftning med förslag som rör kommittéförfarandet, organ, trepartsavtal, överträdelser, anlitande av expertis samt minimistandarder för offentligt samråd.

- Kommissionen arbetade vidare med reformen av personalpolitiken, som är den mest omfattande som hittills genomförts, och lade fram ett förslag för de andra institutionerna som syftar till att modernisera tjänsteföreskrifterna.

- Kommissionen antog detaljerade genomförandebestämmelser för tillämpningen av den nya budgetförordning som rådet godkände i juni. Denna omfattande reform av de finansiella bestämmelser som styr EU:s verksamhet innebar en total omarbetning av den budgetförordning som ursprungligen antogs 1977, och som ändrats vid flera tillfällen sedan dess.

- Kommissionen presenterade också sin vision av det framtida EU i två bidrag till konventet. I kommissionens meddelande till konventet den 4 december beskrivs en rad förslag till ändringar av EU:s institutionella system och en förenkling av beslutsprocessen utan någon ändring av balansen mellan Europaparlamentet, rådet och kommissionen. I meddelandet förespråkas också en stärkt gemensam utrikes- och säkerhetspolitik genom att man skapar en ny befattning, Europeiska unionens sekreterare, som innehas av en kommissionsledamot som är ansvarig inför rådet. Kommissionen bad också att dessa förslag skulle införlivas i ett konstitutionellt fördrag som dessutom skulle innehålla Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna som proklamerades i december 2000.

Sammanfattningsvis anser kommissionen att man under 2002 uppnått goda resultat, särskilt när det gäller slutförandet av utvidgningsförhandlingarna och införandet av den nya europeiska valutan i alla medlemsstater som ingår i euroområdet.

När det gäller till exempel utvidgningen måste de nya medlemsstaterna redan vid anslutningen kunna tillämpa EU-lagstiftningen fullt ut. Dessutom krävs ytterligare insatser för att man ska kunna nå längre än de begränsade resultat som uppnåddes vid världstoppmötet i Johannesburg om hållbar utveckling.

Vad gäller budgeten uppgick åtagandena under 2002 till 97 miljarder euro av de totala godkända anslagen på 99 miljarder euro. Utbetalningarna uppgick till 83 miljarder euro av de totala budgetåtagandena på 96 miljarder euro. Antalet redovisningshandlingar som bokförts i samband med användningen av dessa budgetanslag uppgår till 526 000. Bland dessa ingår cirka 90 000 betalningskrav, över 36 000 åtaganden och nära 400 000 betalningsansökningar.

3. ÖVERSIKT ÖVER AVDELNINGARNAS FÖRVALTNING OCH KONTROLLER UNDER 2002

Det gjordes vissa framsteg när det gäller förvaltningsfrågor, men det behövs fortfarande förbättringar i fråga om internkontroller på en del områden.

I slutet av 2002 hade det gjorts betydande framsteg inom kommissionens förvaltning när det gäller att införa verktyg och processer. Det gjordes också framsteg när det gäller att minska eftersläpningen särskilt när det gäller utestående åtaganden [1]. Detta var möjligt tack vare betydande insatser av alla berörda avdelningar. Det måste dock framhållas att många av de reformrelaterade instrument som beskrivs nedan började införas först under 2003. Bedömningen av hur dessa instrument fungerat i praktiken är ett viktigt test av deras ändamålsenlighet och visar också hur djupgående förändringarna i fråga om arbetsmetoder måste vara (3.1).

[1] Franska: RAL (Reste à liquider).

Beträffande de internkontrollsystem som beskrivs i avsnitt 3.2 har det gjorts betydande framsteg när det gäller att införa de bakomliggande standarderna, men analysen visar att detta instrument måste förankras bättre inom kommissionens generaldirektorat och avdelningar. Genom en kombination av olika åtgärder - särskilt en översyn av personal- och utbildningsbehoven och ett intensifierat genomförande av grundläggande krav för internkontrollen samt slutförande av de djupgående revisionerna - förväntas generaldirektoraten och avdelningarna kunna inrikta sig på att effektivisera genomförandet och uppnå kontrollmålen (3.2).

Slutligen har Europeiska revisionsrätten och den interna revisionstjänsten i sina revisioner tagit upp en rad olika frågor som behöver behandlas. Dessutom beaktas rekommendationerna från kommittén för revisionsuppföljning (3.3).

3.1. Förvaltningsfrågor: en redogörelse för de viktigaste resultaten

Avseende personal:

- Under 2002 har kommissionen lagt fram ett förslag för de andra institutionerna om modernisering av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och annan personal vid EU-institutionerna. Man nådde politisk enighet med rådet om förslaget den 19 maj 2003.

- Arbetsbeskrivningar utarbetades för all personal och ett integrerat utvärderings- och befordringssystem infördes från och med 2003.

- Tydliga riktlinjer för strukturerad rörlighet utarbetades och principen om regelbunden men frivillig rörlighet för personalen infördes.

- En central vägledningstjänst inrättades för att ge de anställda råd i frågor som rör karriärutveckling.

- Nya riktlinjer för utbildning och en strategisk utbildningsram antogs med åtgärder som syftar till att i högre grad anpassa personalutbildningen till kommissionens strategiska mål och värden.

- Under 2002 inrättades Europeiska rekryteringskontoret EPSO (European Personnel Selection Office), som hjälpte till att välja ut en första grupp extraanställda från de nya medlemsstaterna.

- Förfarandebestämmelser för administrativa utredningar och disciplinförfaranden antogs, kommissionens utrednings- och disciplinbyrå IDOC (Investigation and Disciplinary Office of the Commission) inrättades 2002 och dessutom antogs ett beslut om tydliga bestämmelser för rapportering av oegentligheter.

- Man antog den första fasen i ett program med särskilda åtgärder när det gäller definitiv avgång från tjänsten för EG:s tjänstemän.

Avseende ekonomisk förvaltning:

- Den nya budgetförordningen med tillämpningsbestämmelser antogs förra året och trädde i kraft i januari 2003. Särskilda insatser har gjorts när det gäller att utarbeta och genomföra bestämmelser om återbetalning av felaktigt utbetalade medel.

- Alla avdelningar gjorde en detaljerad beredskapsbedömning för att man skulle kunna bedöma i vilken grad de var redo att tillämpa den nya budgetförordningens krav i det dagliga arbetet. Arbetet med att utforma ekonomihanteringsprocessen med avseende på förhandsbedömning av åtgärder och en lämplig arbetsfördelning avslutades i enlighet med den nya budgetförordningen. Nya eller ändrade typer av åtaganden och betalningar infördes.

- Det underströks och klargjordes att utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering är helt ansvariga för sitt handlande. Internkontrollerna inom avdelningarna stramades till ytterligare, vilket är ett av villkoren för att den centrala instansen för finansiell kontroll ska kunna avskaffas.

- De utestående åtagandena har minskat betydligt under 2002 och ytterligare minskningar är på gång.

Avseende förvaltningssystem:

- Under 2002 började den verksamhetsbaserade förvaltningen och den strategiska planerings- och programplaneringscykeln att användas fullt ut i praktiken. Årliga förvaltningsplaner utarbetades inom alla generaldirektorat och avdelningar på grundval av jämförbara förvaltningsuppgifter om prioriteringar, allokerade medel samt mål och indikatorer per verksamhet. Förvaltningsplanen omfattar avdelningens alla verksamheter och hjälper avdelningarna att planera, övervaka och rapportera om all verksamhet, åtgärder och användningen av medel i enlighet med sina respektive uppgifter och mål. Förvaltningsplanen ligger också till grund för den årliga politiska strategin, det preliminära budgetförslaget och, efter dess genomförande, även för årsrapporterna.

- Som anges ovan var 2002 också det första året då generaldirektörerna och avdelningscheferna lade fram årsrapporter och revisionsförklaringar.

- Verksamhetsbaserad budgetering är det huvudsakliga budgetinslaget i den verksamhetsbaserade förvaltningen. Förberedelserna har fortsatt under 2002 för att helt man ska kunna övergå till en verksamhetsbaserad budget under 2004.

En rad viktiga reformåtgärder vidtogs 2002, men de viktigaste stegen i genomförandet sker under 2003. Det gäller särskilt översynen av karriärutvecklingen samt den nya budgetförordningen. Moderniseringen av redovisningssystemet och det successiva införandet av principerna för periodiserad redovisning, som ska ha avslutats senast 2005, är en viktig utmaning för kommissionens ekonomiska förvaltning.

3.2. Internkontrollsystem: behovet av förbättringar

Kommissionens internkontrollsystem bygger på 24 internkontrollstandarder som omfattar alla aspekter av kommissionens förvaltningsprocess. Generaldirektoraten och avdelningarna uppmanades återigen att i årsrapporterna för 2002 själva bedöma i vilken omfattning dessa standarder, vad gäller minimistandarder, förväntades ha införts den 31 december 2002. Dessa bedömningar bygger på generaldirektoratets egna bedömningar av förvaltningen mot bakgrund av tillgänglig information och kunskap, även om oberoende revisioner i vissa fall kan ha använts som underlag för dessa utvärderingar. Generaldirektoraten och avdelningarna ska inte bara rapportera om de resultat som uppnåtts när det gäller att genomföra standarderna, utan även tillhandahålla en kortfattad bedömning av de inneboende förutsättningarna i fråga om internkontroller och risker. Syftet var att öka kunskapen om de förbehåll och andra viktiga frågor som tagits upp och som kan påverka de försäkringar som ges i de årliga revisionsförklaringarna.

Förutsättningar för kontrollen

Generaldirektoraten och avdelningarna rapporterade generellt goda framsteg när det gäller att införa standarderna för arbetsbeskrivningar och personalutvärdering (standard 2 och 4). Detta avspeglar också att viktiga initiativ som rör personalresurser förblir en prioritet. Man var dock mindre säker när det gäller de standarder som rör personalens kompetens och rörlighet (standard 3) och känsliga funktioner (standard 5). Allmänna farhågor fördes fram i fråga om tillgången på personal med rätt kompetens. Man nämnde särskilt ekonomi och kärnsäkerhet, som är områden med uppenbar brist på personal med rätt kompetens, och som är områden där kommissionen har mycket specifika behov.

Resultat- och riskbedömning

Den rapporterade genomförandegraden när det gäller de kontrollstandarder som ligger till grund för verksamhetsbaserad förvaltning - särskilt årliga förvaltningsplaner (standard 9) och fastställande av mål (standard 7) - avspeglar de allmänna framstegen och prioriteringarna för detta initiativ. Mer begränsade framsteg rapporteras dock när det gäller att införa effektiva övervakningssystem grundade på resultatindikatorer. Här återstår mycket arbete för att fastställa vad som är lämpliga in- och utdata. När det gäller riskanalys och riskhantering (standard 11) gjorde generaldirektoraten och avdelningarna 2002 en omfattande beredskapsbedömning avseende den nya budgetförordningen, med en bedömning av riskerna och nödvändiga kontrollåtgärder. Vid årets slut återstod dock en del arbete för generaldirektoraten och avdelningarna när det gäller att se till att vissa obligatoriska kontroller införs. Det övergripande begränsade resultatet tyder också på att generaldirektoraten och avdelningarna hittills inte har integrerat riskhanteringen helt och hållet.

Information och kommunikation

De huvudsakliga problem som generaldirektoraten och avdelningarna tagit upp under denna rubrik gäller användningen av viktiga resultatindikatorer (standard 12). Endast hälften av generaldirektoraten och avdelningarna säger sig uppfylla åtminstone minimikraven. De övriga rapporterar att genomförandet fortfarande pågår och anger att man stött på problem bland annat när det gäller användningen av det integrerade resursförvaltningssystemet (IRMS) som ett effektivt förvaltningsverktyg i det dagliga arbetet.

Generaldirektoraten och avdelningarna har uppnått bättre resultat när det gäller postregistrering och arkiveringssystem. Här anger det stora flertalet att man uppfyller åtminstone minimikraven. Detta avspeglar den allmänna uppfattningen att Adonis-systemet för postregistrering nu är på plats, men visar även att det behövs löpande insatser för att säkerställa en lämplig förvaltning av arkiveringssystemen.

Kontroller

Kontroller är grundläggande inslag i ett generaldirektorats internkontrollsystem och gäller den dagliga verksamhet som syftar till att ge ledningen rimlig försäkran om måluppfyllelse och riskhantering på alla områden. Dessa omfattar grundläggande frågor som arbetsfördelning, dokumentation av kontrollförfaranden samt ledningens övervakning för att se till att kontrollerna tillämpas på rätt sätt. Olika svagheter i fråga om kontroller hänger ofta samman - brist på personal med rätt kompetens förvärras av otillräcklig eller otydlig dokumentation om de krav som gäller och av bristfällig övervakning av processen från ledningens sida. Kommissionens generaldirektorat och avdelningar har rapporterat betydande framsteg på vissa områden, särskilt när det gäller att införa en lämplig arbetsfördelning i ekonomihanteringsprocessen. Det är dock inom denna kontrollfunktion som det största utrymmet för förbättringar finns, med tydliga kopplingar till förbehåll och andra svagheter som tas upp i årsrapporterna. Över hälften av generaldirektoraten och avdelningarna anger att de fortfarande håller på att genomföra minimistandarderna för övervakning. Ett litet antal generaldirektorat och avdelningar rapporterar att de har infört minimistandarderna eller kommit ännu längre när det gäller dokumentation av förfaranden.

Revision och utvärdering

Generaldirektoraten och avdelningarna uppger att utvecklingen gått stadigt framåt när det gäller att skapa de förutsättningar som krävs för en sund ram för revision och utvärdering, inbegripet lämplig uppföljning av resultaten av revisionen, svagheter i fråga om kontroller samt egenutvärdering. Alla generaldirektorat och avdelningar har i stort sett insett att ledningen måste se över de kontrollsystem som de ansvarar för, men på vissa områden (särskilt kommissionens delegationer och representationer) måste detta också stärkas som en process.

Övergripande slutsatser

Sammanfattningsvis kan sägas att kommissionens internkontrollsystem fortfarande är under utarbetande. Internkontrollstandarderna utgör grunden för dessa system, och kommissionens generaldirektorat och avdelningar har gjort egenbedömningar och i årsrapporterna beskrivit de framsteg som gjorts när det gäller att uppfylla kraven i dessa standarder. På det hela taget är det tydligt att kunskapen om dessa frågor har ökat, särskilt om det faktum att internkontroller inte enbart gäller ekonomiska frågor, även om detta ägnades särskild uppmärksamhet under 2002 i samband med egenbedömningsprocessen inför antagandet av den nya budgetförordningen. Allmänna framsteg har gjorts löpande i fråga om genomförandet av dessa standarder. Egenbedömningsprocessen innebär, tillsammans med ökad medvetenhet om förvaltningsansvaret och de framsteg som gjorts när det gäller att genomföra standarderna, ett viktigt steg framåt, men det är i sig ingen garanti för att kontrollsystemen täcker riskerna helt och fungerar som de ska.

Det finns ett nära samband mellan den försäkring som ges i revisionsförklaringen och kontrollsystemens tillräcklighet. De bakomliggande kontrollramarna och uppfyllandet av de krav som ställs i kontrollstandarderna är inte ett mål i sig, utan ett sätt att se till att det faktiskt ges en försäkring om korrekt förvaltning och kontroll. Kommissionens generaldirektorat och avdelningar har inte alltid uttryckligen knutit förbehållens innehåll till den försäkran som krävs.

3.3. Frågor som tagits upp av Europeiska revisionsrätten och i rapporterna från internrevisionstjänsten och kommittén för revisionsuppföljning

3.3.1. Europeiska revisionsrättens rekommendationer

Vissa av de rekommendationer som revisionsrätten ger i sin årsrapport avseende budgetåret 2001 är av övergripande natur och bör tas upp i denna sammanfattningsrapport.

Kommissionen har beaktat revisionsrättens rekommendationer avseende reformen. Det gäller särskilt följande:

- I revisionsrättens årsrapport framhålls att man i slutet av maj 2002 inte hade gjort tillräckliga framsteg när det gäller att utarbeta den nya redovisningsramen (punkt 9.8). Ett meddelande om modernisering av redovisningssystemet antogs i december 2002 (KOM(2002) 755). Kommissionen är medveten om behovet av ökad övervakning (se punkt 5.3.7 nedan) och kommer regelbundet att informera den myndighet som beviljar ansvarsfrihet och revisionsrätten om de framsteg som görs. Införandet av den nya redovisningsramen kommer att lösa en rad olika problem som påtalats av revisionsrätten, bland annat svårigheten att få överblick över de belopp som innehas av finansiella intermediärer och som ännu inte betalats till slutmottagarna (punkt 9.25 i revisionsrättens årsrapport).

- Arbetet pågår med en rad rekommendationer för utarbetandet av årliga verksamhetsrapporter. Tidsplanen har fått flyttas fram (punkt 9.54 och 9.55 i revisionsrättens årliga rapport) och kommer att behöva flyttas fram ytterligare för att man ska kunna hålla den tidtabell som föreskrivs i artikel 60.7 i den omarbetade budgetförordningen, vilket är ett krav från och med 2003. Mer specifika riktlinjer har införts för att åtgärda flera av de problem som tagits upp i fråga om innehållet i de förbehåll och iakttagelser som gjorts (punkt 9.71-9.91 samt punkt 9.97 d i revisionsrättens årsrapport). Ytterligare justeringar av metoderna kommer att göras i samband med årsrapporten 2003 (se punkt 4 nedan).

- Kommissionen är medveten om de svårigheter avseende tillgången på kvalificerad personal och genomförandet av internkontrollstandarder som framhålls av revisionsrätten (punkt 9.65 i revisionsrättens årliga rapport). Planerade åtgärder beskrivs i punkt 5.3.1 nedan.

- De svårigheter avseende genomförandet av internkontrollstandarder som framhålls av revisionsrätten (punkt 9.66 i revisionsrättens årliga rapport) tas upp i punkt 5.4.5 nedan.

- Åtgärder har redan vidtagits och kommer att följas upp för att garantera en mer effektiv handläggning av ärenden som rör återbetalning av felaktigt utbetalade medel (punkt 9.67 i revisionsrättens årsrapport). Vissa åtgärder avsedda att förbättra återbetalningsförfarandena hade redan vidtagits 2002 och genomförandet pågår fortfarande, bland annat när det gäller programvaruutveckling och ytterligare dokumentation. Under 2003 inleddes också decentraliseringen av förfarandet för utfärdande av debetnotor. Dessutom inrättades en internrevisionstjänst i början av 2003. Efter revisionsuppföljningskommitténs granskning beslutades att kommissionens avdelningar skulle utarbeta handlingsplaner för att följa upp frågor som rör återbetalning och vid behov integrera dessa i de årliga förvaltningsplanerna (se åtgärd "Återbetalning" under punkt 5.3.2).

- Revisionsrätten rekommenderade också en översyn av hur kommittén för revisionsuppföljning är organiserad i syfte att stärka mekanismerna för hantering av eventuella intressekonflikter vid diskussioner om frågor som rör avdelningar som ingår i ordförandens eller andra kommittéledamöters ansvarsområden. En rad olika åtgärder övervägs nu på grundval av revisionsrättens påpekanden (se punkt 3.3.3 nedan).

- Kommissionen åtog sig att vidta lämpliga åtgärder med avseende på revisionsrättens rekommendationer om de bakomliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, inbegripet förtydliganden och förenklingar när det gäller strukturfonderna och införandet av en effektiv revisionsstrategi för ramprogrammet för forskning. Planerade åtgärder beskrivs i punkt 5.3.3 och 5.3.4 nedan.

- Åtgärd 87 i vitboken om reformen föreskriver att den interna revisionstjänsten ska genomföra djupgående revisioner när den första omgången årsrapporter från generaldirektoraten med tillhörande försäkringar från de delegerade utanordnarna har slutförts. Den interna revisionstjänsten strävar efter att ge en övergripande bild av kvaliteten på internkontrollsystemen i sin årsrapport för 2003.

3.3.2. Internrevisionstjänstens rapport

Internrevisionstjänstens årsrapport omfattar en rad frågor som ska behandlas av kommissionen. Det gäller särskilt frågor som väckts inom kommissionens organisation i samband med reformen och som kräver justering eller förtydligande på vissa punkter.

- Den politiska övervakningen av redovisningsreformen kommer att ske genom regelbundna diskussioner inom kommissionen med den ansvarige kommissionsledamotens information till kommissionen som underlag (punkt 5.3.7 nedan).

- Ökade synergieffekter mellan kommissionens revisionspersonal är ett lämpligt mål som föreslagits av internrevisionstjänsten. Meddelandet om aktörer inom internkontroll och internrevision bekräftade att internrevisionstjänstens uppdrag är att stödja internrevisionsenheterna genom Auditnet och mer specifikt att främja gemensamma metoder, verktyg och tekniker för revision inom kommissionen [2]. Sammanfattningsvis bör internrevisionstjänsten genom överenskommelse med berörda aktörer säkerställa att dess centrala samordningsroll utvecklas fullt ut.

[2] SEK(2003) 59/3, januari 2003.

- När det gäller samordningen av decentraliserade uppgifter inom vissa förvaltnings- och kontrollområden krävs det ytterligare insatser för att man på ett effektivt sätt ska kunna förmedla den ändrade förvaltnings- och kontrollramen till arbetsledning och personal på olika nivåer. Detta åtföljs av en stark samordningsroll för generalsekretariatet, som utövas via interna styrinstrument som generaldirektörsgruppen, resursdirektörsgruppen, den avdelningsövergripande samordningsgruppen samt styrgruppen för verksamhetsbaserad förvaltning.

- När det gäller att styra resursbeslut genom bedömningen av förvaltningsrisker finns det fortfarande frågor som behöver tas upp. Kommissionen kommer att överväga hur riskbedömningen kan beaktas bättre vid utarbetandet av förvaltningsplaner och vid resursallokering.

- När det gäller gemensam förvaltning har internrevisionstjänsten föreslagit att generaldirektoraten och avdelningarna ska åtgärda resursbristen genom att prioritera förebyggande insatser framför avslutande revisioner. När man vill prioritera förebyggande granskningar på de områden som uppvisar den största risknivån måste man dock alltid först se till att man uppfyller det rättsliga kravet att avsluta programmen enbart efter det att lämpliga revisioner utförts.

- Revisionsförklaringar från mottagarländerna som ett verktyg för att få en rimlig försäkran vid gemensam eller decentraliserad förvaltning är en lösning som vid första anblicken inte förefaller lämplig för yttre bistånd, men kommer när det gäller områden med gemensam förvaltning att undersökas vidare av uppföljningsgruppen för åtgärd 12 i sammanfattningsrapporten 2001 (se punkt 5.3.3).

En översikt över rekommendationerna i internrevisionstjänstens årliga rapport 2002 finns i ett separat meddelande till kommissionen.

3.3.3. Rapporten från kommittén för revisionsuppföljning

Den andra årsrapporten från kommittén för revisionsuppföljning omfattar perioden från maj 2002 till april 2003. Enligt kommitténs stadga [3] ska rapporten innehålla en redogörelse för kommitténs verksamhet och dess synpunkter på internkontrollsystemen inom kommissionen, på grundval av internrevisionstjänstens arbete.

[3] SEK(2000)1808/3, antagen den 31 oktober 2000.

Med utgångspunkt i de huvudsakliga rekommendationer som ges i rapporten betonas följande frågor:

- Kommissionens avdelningar bör på ett bättre sätt bidra till revisionerna genom att i god tid reagera på de preliminära revisionsrapporterna, vilket skulle hjälpa internrevisionstjänsten att minska den nuvarande genomsnittliga revisionstiden på över ett år till en period som innebär att revisionsresultaten kan användas fullt ut. De avdelningar som är föremål för revision bör också se till att de beslutade rekommendationerna genomförs på lämpligt sätt.

- Internrevisionstjänsten bör förbättra sina metoder i samordning med andra internrevisionsenheter i syfte att se till att metoderna är väletablerade och kända. Internrevisionstjänsten bör även i fortsättningen inrikta revisionerna på frågor som rör överensstämmelser och effektivitet och genomföra dessa revisioner med tidsramar som innebär att resultaten och rekommendationerna fortfarande är giltiga. Dessutom bör internrevisionstjänsten även i fortsättningen grunda sina resultat på otvetydiga belägg, så att de avdelningar som är föremål för revisionen kan acceptera dem och därför har lättare att godta rekommendationerna. Kommissionens förvaltning betonar att man behöver information om hur reglerna följts för att kunna bedöma resultaten när det gäller genomförandet av internkontroller. Rekommendationerna bör innehålla tydligare prioriteringar, och man bör betona vilka risker det innebär att inte genomföra dem, även med tanke på eventuella merkostnader, för att hjälpa de berörda avdelningarna att genomföra rekommendationerna på ett korrekt sätt. Internrevisionstjänsten bör också utan dröjsmål införa ett operativt system för uppföljning av rekommendationerna och utveckla närmare arbetsrelationer med internrevisionsenheterna för att åstadkomma en övergripande förbättring av revisionsarbetet inom kommissionen.

- Kommittén för revisionsuppföljning bör också kunna få överblick över internkontrollsystemen genom de interna och externa revisorernas arbete. När det gäller organisationen kommer kommittén för revisionsuppföljning att behålla sin nuvarande sammansättning och roll, samtidigt som möten anordnades oftare och kontakterna med Europeiska revisionsrätten ökar. Den kommissionsledamot som ansvarar för budgetfrågor kommer även i fortsättningen att låta en annan ledamot överta ordförandeskapet i kommittén när revisionen särskilt avser de avdelningar som han eller hon själv ansvarar för. Denna princip kommer att tillämpas även på övriga ledamöter. En andra extern ledamot tillkommer dessutom från och med 2004 för att öka kompetensen inom kommittén. Sekretariatet för kommittén för revisionsuppföljning kommer att finnas inom generalsekretariatet.

4. STABILISERING AV PROCESSEN FÖR ÅRSRAPPORTER

4.1. Budgetåret 2001

De första årsrapporterna för 2001 var ett pilotprojekt. De nya begrepp och metoder som infördes visade sig vara ett kraftfullt instrument för att skapa insyn och en tydlig ansvarsfördelning. Synpunkterna från externa aktörer, t.ex. revisionsrätten, var positiva. Den första omgången årsrapporter uppvisade dock vissa brister, t.ex. bristande enhetlighet i fråga om förbehållens omfattning och innebörd och den faktiska inverkan som de frågor som togs upp i förbehållen hade. Allmänt sett ansågs det att metoderna behövde förtydligas.

4.2. Förbättring av metoderna

Kommissionen har dragit lärdomar av detta pilotprojekt och beaktat revisionsrättens och internrevisionstjänstens rekommendationer. På grundval av erfarenheterna från den första omgången uppvisar årsrapporterna för 2002 metodförbättringar i flera avseenden.

- Olika delar av årsrapporterna har förstärkts och nya avsnitt lagts till, till exempel för att redogöra för uppföljningen av de tidigare rekommendationerna från internrevisionstjänsten och Europeiska revisionsrätten och av handlingsplanerna i årsrapporterna och sammanfattningsrapporten 2001.

- Särskilda ansträngningar har gjorts för att förtydliga revisionsförklaringarnas och förbehållens omfattning (begreppet väsentlighet, dvs. att fastställa var gränsen går för att en brist ska rapporteras som förbehåll) i ett meddelande som antogs i januari [4].

[4] KOM(2003)28 av den 21 januari 2003.

- En inbördes granskning av eventuella förbehåll anordnades innan årsrapporterna och revisionsförklaringarna lämnades in. Granskningen ledde till ökad enhetlighet i fråga om användningen av förbehåll.

4.3. Budgetåret 2002

Granskningen av årsrapporterna från 2002 visar en kvalitativ förbättring när det gäller kunskapsnivå och enhetlighet.

- Vissa av förra årets förbehåll definieras i år i som iakttagelser sedan begreppens omfattning och de kriterier som gäller för dem förtydligats.

- De flesta återkommande förbehållen gäller svårigheterna att hantera de inneboende riskerna vid gemensam eller decentraliserad förvaltning (se åtgärd "Gemensam förvaltning" under punkt 5.3.3), risk för överbetalning i samband med avtal och bidrag som grundas på återbetalning av faktiska kostnader (se åtgärd "Samfinansiering" under punkt 5.3.4) samt bristen på fackkunnig personal inom ekonomiförvaltning, revision, kärnsäkerhet och språkligt arbete (se åtgärd "Personal" under punkt 5.3.1).

- Iakttagelserna gäller särskilt bristfälligt genomförande av internkontrollstandarder (se åtgärd "Internkontrollstandarder" under punkt 5.4.5), brist på personal samt problem som rör ekonomiförvaltningen. Vissa av dessa avser frågor som måste behandlas för att man ska kunna komma till rätta med de bakomliggande orsakerna. Berörda avdelningar bör därför utarbeta särskilda handlingsplaner, så att generaldirektoratet kan hantera de planerade åtgärderna (se åtgärd "Uppföljning inom avdelningarna" under punkt 5.4.6).

4.4. Nödvändiga förbättringar

Medvetenheten om behovet av en tydlig ansvarsfördelning är nu väl förankrad i hela kommissionen, men det krävs ytterligare insatser för att förbättra kvaliteten i hela processen på alla nivåer inom kommissionen, särskilt när det gäller följande frågor som tagits upp i årsrapporterna:

- Förbehåll bör alltid stödjas av konkreta belägg.

- Förbehållens konsekvenser för den specifika försäkring som krävs i revisionsförklaringen bör alltid anges uttryckligen.

- Väsentlighetskriteriet för bedömning om huruvida en fråga bör identifieras som "förbehåll" bör alltid förklaras tydligt.

- Den godkända standardformuleringen för revisionsförklaringen bör alltid användas.

- De förbehåll som överförs från året innan bör inte inkluderas enbart för att ge en lägesrapport utan att man beaktar de faktiska konsekvenserna för den försäkring som ges.

De förtydliganden som behövs kommer att integreras i riktlinjerna för utarbetande av årsrapporter 2003 på grundval av de bästa metoderna som fastställts i årsrapporterna 2003.

5. PÅGÅENDE ARBETE OCH NÖDVÄNDIGA NYA JUSTERINGSÅTGÄRDER

Granskningen av de justeringsåtgärder som generaldirektoraten och avdelningarna vidtog förra året och av den handlingsplan som kommissionen antagit visar att man har arbetat aktivt för att lösa de problem som påtalats.

Det bör dock noteras att eftersom denna process infördes 2001 har man tagit upp ett stort antal problem, varav en del har väntat på en lösning en längre tid. Det är därför normalt att färre nya frågor tas upp inom kommissionen i år. Det tar också tid att lösa några av de problem som togs upp förra året, eftersom de är så komplicerade.

I detta avsnitt ges en lägesöversikt över hur generaldirektoraten och avdelningarna har hanterat de justeringsåtgärder som vidtagits på deras nivå (5.1) och över de frågor som togs upp i förra årets sammanfattningsrapport (varav en del ingår även detta år). Det görs en genomgång av de problem som har lösts eller håller på att lösas (5.2) och det ges en lägesöversikt i en rad olika frågor (5.3). Dessutom anges en rad nya områden där det krävs förbättringar eller justeringsåtgärder (5.4).

5.1. Justeringsåtgärder som vidtagits av generaldirektoraten och avdelningarna

Alla generaldirektorat och avdelningar rapporterade om genomförandet av handlingsplanerna för att åtgärda tidigare förbehåll och iakttagelser (om tillämpligt). Effekterna av dessa åtgärder var dock inte fullt märkbara i slutet av 2002, och vissa kommer inte att få genomslag förrän från och med 2003.

Ett lyckat genomförande av handlingsplanerna kräver löpande övervakning och allokering av tillräckliga medel via förvaltningsplanerna. I detta avseenden bör förbättringar göras, eftersom det inte är alla generaldirektorat och avdelningar som på lämpligt sätt har omvandlat sina handlingsplaner till förvaltningsplaner.

5.2. Uppföljning av handlingsplanerna för sammanfattningsrapporten 2001

Den första sammanfattningsrapporten, som kom förra året, innehöll en handlingsplan. Denna har genomförts på ett tillfredsställande sätt.

- En rad olika åtgärder inom förvaltning och kontroll har vidtagits med gott resultat, till exempel beredskapsbedömningarna avseende den nya budgetförordningens ikraftträdande (åtgärd 11), utarbetande och dokumentation av finansiella förfaranden (9), åtgärder för att stärka samordningsmekanismerna inom kommissionen (6), förtydligande av ansvarsområden för viktiga aktörer inom revision och kontroll (13) samt utbildning i ekonomiförvaltning (15).

- Åtgärder har vidtagits även på andra områden, till exempel när det gäller metoder och vägledning för utarbetande av de årliga verksamhetsrapporterna 2002 (10, se även punkt 4.2 ovan), ett meddelande om generaldirektörernas roll inom gemensam förvaltning som antogs i juni 2003 (12) och/eller åtgärder som rör kärnsäkerhet (3).

- Man har också påbörjat en rad olika åtgärder med tidsramar som sträcker sig över flera år för att lösa problemen. Det gäller till exempel moderniseringen av redovisningsramen (16 och 17) och handlingsplanen för kompatibilitet (7).

- Vissa förbättrings- och justeringsåtgärder för frågor som togs upp förra året behöver uppdateras och/eller kompletteras med nya åtgärder. Det gäller till exempel frågor som rör gemensam förvaltning (12) och samfinansiering (1). En lägesrapport om modifierade pågående insatser ges nedan, vid behov med aktuella uppgifter om justeringsåtgärder.

- I vissa avseenden var de positiva effekterna märkbara i årsrapporterna för 2002 (till exempel bättre metoder vid utarbetandet av rapporten eller förtydligande av aktörernas roller och uppgifter inom kontroll och revision), men i många fall kommer justeringsåtgärderna bara att ge resultat från 2003 eller senare beroende på vilken typ av fråga det gäller och vilken tidsplan man kommit överens om

5.3. Pågående insatser som ska följas upp under 2003

5.3.1. Brist på personal

Liksom för 2001 anger en rad generaldirektörer och avdelningschefer i de årliga verksamhetsrapporterna 2002 att de på grund av personalbrist inte kunnat uppnå vissa av de mål som fastställts för 2002. I rapporten från internrevisionstjänsten anges också att det finns en strukturell personalbrist när det gäller att utföra de uppgifter som åligger kommissionen. Här bör det framhållas att generaldirektoraten och avdelningarna i flera år har försökt omplacera personal till prioriterade verksamheter, samtidigt som de behållit samma engagemangsnivå för att genomföra de ännu mer krävande uppgifterna inom kärnverksamheten. Trots att det under 2002 anordnades ytterligare uttagningsprov och avdelningarna fick möjlighet att anställa tillfällig personal på fasta tjänster tills uttagningsproven var klara, har följande frågor tagits upp:

- Otillräckliga personalresurser för att säkerställa fullständigt genomförande av gemenskapslagstiftningen i den utvidgade unionen.

- Brist på personal med rätt profil och kompetens för vissa uppgifter, särskilt när det gäller ekonomiförvaltning och revision, kärnsäkerhet, språkprofil eller annan fackkunskap.

Åtgärd "Personal"

A. Generaldirektoraten och avdelningarna kommer att uppmanas att ange prioriterade åtgärder i de årliga förvaltningsplanerna från och med 2004. I samband med den interna resursallokeringen ska de se till att det finns tillräckligt med personal i de enheter som arbetar med frågor som rör internkontroll och revision. I enlighet med uppförandekoden för kommissionens ledamöter respektive för relationerna med avdelningarna ska generaldirektören och den berörde kommissionsledamoten också ange vilka åtgärder som eventuellt inte kommer att vidtas. Det innebär att man på grundval av en övergripande bedömning av förvaltningsrisker kan överföra ytterligare medel mellan avdelningarna till prioriterade initiativ, särskilt till initiativ som bidrar till uppnåendet av kommissionens strategiska mål. Resultatet kommer att ligga till grund för utarbetandet av kommissionens årliga politiska strategi.

B. Med utgångspunkt i befintliga tjänster uppmanas generaldirektoraten också att kartlägga utbildnings- och nyanställningsbehoven när det gäller ekonomiförvaltning, intern kontroll och revision och att överlämna dessa till Generaldirektoratet för personal och administration senast i september 2003. Med denna bedömning samt den strategiska utbildningsramen och de individuella utbildningskartorna som grund kommer Generaldirektoratet för personal och administration att bedöma vilka kunskaper som är bristkunskaper. Före slutet av 2003 ska ett meddelande lämnas in till kommissionen om situationen, gjorda insatser och planerade åtgärder för att förbättra kompetensnivån i vissa avseenden (till exempel ekonomiförvaltning och kontroll).

5.3.2. Återbetalning

Trots de åtgärder som redan vidtagits är återbetalning av felaktigt utbetalade medel fortfarande en betydande riskfaktor för många avdelningar inom kommissionen. Generaldirektoratet för budget kommer att leda övervakningen av de insatser som görs för att avhjälpa eftersläpningen i fråga om återbetalningar genom att varje kvartal skicka en rapport till alla delegerade utanordnare med uppgift om antal, värde och ålder på utestående betalningskrav som ingår i deras respektive ansvarsområden, samt resultatindikatorer, för att de ska kunna göra de förbättringar som behövs i datorsystemen. De berörda tjänstemännen bör i sin tur säkerställa en effektiv intern övervakning av återbetalning av utestående belopp och ofullbordade åtaganden. Internrevisionstjänsten bör följa upp de berörda generaldirektoratens och avdelningarnas genomförande av relevanta revisionsrekommendationer.

Åtgärd "Återbetalning"

A. Återbetalning av utestående belopp avseende direkta kostnader ska tas upp i den årliga förvaltningsplanen för varje delegerad utanordnare, tillsammans med lämpliga resultatindikatorer. Den senaste kvartalsrapporten om budgeten (se ovan) ska finnas som bilaga till dennes årliga verksamhetsrapport.

B. Generaldirektoratet för budget kommer att leda övervakningen av de insatser som görs för att avhjälpa eftersläpningen i fråga om återbetalningar genom att utarbeta resultatindikatorer (på avdelnings- och kommissionsnivå) och informationssystem som för förvaltningsändamål kan tillhandahålla regelbundna och tillförlitliga statistiska uppgifter/indikatorer för utanordnare, och som gör det möjligt att få överblick över det övergripande resultatet och effektiviteten inom kommissionen som helhet.

C. Internrevisionstjänsten bör tillsammans med alla utanordnare följa upp genomförandet av de rekommendationer som är relevanta för deras avdelningar, antingen genom förvaltningsplanerna eller särskilda handlingsplaner, dock utan att det kräver ytterligare en särskild revision av internrevisionstjänsten avseende återbetalningar inom den närmaste framtiden.

5.3.3. Gemensam förvaltning

Den information om detta som finns i årsrapporterna 2002 tyder på att kunskapen om frågor som rör gemensam förvaltning har ökat. Vissa generaldirektorat där gemensam förvaltning förekommer har dock gjort förbehåll i sina revisionsförklaringar på grund av att de rättsliga ramarna för närvarande inte tillhandahåller adekvata verktyg och förfaranden som ger en rimlig försäkran att förvaltnings- och kontrollsystemen i medlemsstaterna fungerar på ett tillfredsställande sätt. Liknande frågor togs upp förra året.

Förbehåll som rör gemensam förvaltning hänger dels samman med den kontrollnivå som generaldirektoraten och avdelningarna använder, dels med resultaten av generaldirektoratets granskning och revision av medlemsstaterna. I vissa fall beror förbehållen på att generaldirektoraten ännu inte har slutfört granskningen av systembeskrivningarna. I andra fall har systemgranskningen avslutats men inte utvärderats, och efterhandsgranskningarna har ännu inte utförts. I några fall avspeglar förbehållen svagheter som generaldirektoraten upptäckt i medlemsstaterna efter granskning av deras kontrollsystem. De ekonomiska konsekvenserna hanteras dock genom finansiella justeringar grundade på efterhandskontroller av generaldirektoraten.

Eftersom en rad olika revisionsmetoder används inom kommissionen och i medlemsstaterna, krävs ökad konvergens för att skapa ökad verkan, effektivitet och jämförbarhet.

Åtgärd "Gemensam förvaltning"

A. Efter åtgärd 12 i förra årets sammanfattningsrapport [5] har en avdelningsövergripande grupp inrättats för att analysera tänkbara åtgärder som till exempel en försäkran från medlemsstaterna, förhandsdeklarationer från medlemsstaterna, sammanläggning av organ för certifieringsprocessen, kontroller som rör certifieringsprocessen i medlemsstaterna samt utarbetande av minimistandarder för riskanalys i samband med ny eller ändrad sekundärlagstiftning. Denna grupp kommer att samordnas av Generaldirektoratet för budget med stöd av generaldirektoraten för jordbruk, regionalpolitik, sysselsättning, fiske, rättsliga och inrikes frågor, utvidgning, generalsekretariatet, rättstjänsten samt internrevisionstjänsten. Eftersom det är en flerårig uppgift bör en första mellanliggande rapport finnas klar före utgången av 2003, och i den ska de preliminära resultaten från den rättsliga analysgruppen (se nedan) beaktas.

[5] Se meddelande KOM(2003)1830/2 av den 18 juni 2003.

B. Konkreta åtgärder kommer att vidtas för att främja konvergens i fråga om revisionsmetoder och förfaranden mellan de generaldirektorat och avdelningar som har gemensam förvaltning. Särskild uppmärksamhet kommer att ägnas utarbetandet av gemensamma standarder med beaktande av vedertagna bästa metoder, kompletterande kontroll- och revisionsförfaranden på europeisk och nationell nivå samt bestämmelser avseende medlemsstaternas försäkringar. GD Regionalpolitik kommer därför att utarbeta ett meddelande senast i mars 2004 tillsammans med övriga berörda operativa generaldirektorat och med stöd från internrevisionstjänsten.

C. Rättstjänsten kommer också att göra en rättslig analys av gemensamt förvaltningsansvar för kommissionen och nuvarande och kommande medlemsstater. På grundval av denna analys kommer kommissionen att göra alla nödvändiga rekommendationer för att förtydliga medlemsstaternas och kommissionens respektive ansvarsområden vid gemensam förvaltning. GD Regionalpolitik ska ha utarbetat förslag senast i mars 2004 genom en överenskommelse med generalsekretariatet och de övriga generaldirektorat som handhar strukturfonderna.

5.3.4. Program med gemensamma kostnader

Forskning

När det gäller forskning har förbehåll gjorts i fråga om förvaltning och kontroll av avtal som ger upphov till gemensamma kostnader och som sluts inom ramen för det femte ramprogrammet för forskning. Enligt detta system betalas EU-medel ut på grundval av de faktiska bidragsberättigande utgifter som mottagarna redovisat. Det innebär att det finns en risk för överbetalning, eftersom kommissionen inte kan göra någon fullständig och noggrann kontroll av dessa kostnader innan utbetalningen godkänns. Det är endast genom en fullständig ekonomisk revision som man med säkerhet och exakthet kan fastställa att de redovisade utgifterna är riktiga.

Efter åtgärd 1 i förra årets sammanfattningsrapport antog kommissionen den 10 januari 2003 en gemensam handlingsplan. Man har påbörjat genomförandet, som inbegriper åtgärder för att förbättra samstämmigheten mellan generaldirektoraten och avdelningarna när det gäller förvaltningen av dessa avtal, för att effektivisera kontrollen av betalningsansökningar samt för att minska risken för fel. Dessa åtgärder kommer att vidtas från och med 2003.

Flera generaldirektorat har genomfört ytterligare åtgärder (t.ex. att införa revisionscertifiering, öka antalet efterhandsgranskningar, ökad kommunikation med mottagarna, begränsa antalet gamla kontrakt med mindre robusta klausuler) för att minska risken. Det går dock aldrig att helt undanröja risken. Detta skulle kräva en fullständig finansiell revision av samtliga projekt, något som inte skulle vara kostnadseffektivt för kommissionen.

Samfinansieringsprogram i allmänhet

Risker som gäller exaktheten i betalningsansökningarna gäller inte bara forskningsområdet. Det gäller alla system som baseras på ersättning av faktiska bidragsberättigade kostnader (t.ex. andra bidrag). Det krävs ytterligare åtgärder för att täcka även dessa områden när det gäller samfinansieringsprogram.

Åtgärd "Samfinansiering"

En grupp med medlemmar från flera avdelningar och från alla GD som berörs av samfinansieringsprogram, under ledning av generalsekretariatet och med stöd av GD Budget, kommer att före slutet av 2003 undersöka möjligheten att införa ett standardbelopp i bidragen. I samband med den kontrollmetod som därvid används bör man, där så är möjligt, sträva efter att utveckla gemensamma standarder för riskhantering och riskbedömning av kostnader och fördelar, utan att för den skull utesluta möjligheten till slumpvisa kontroller.

5.3.5. Lagstiftnings- och arbetsprogrammet inom kommissionen

Under 2001 inledde kommissionen en förnyad programplanering med tonvikt på initiativ och förslag med koppling till strategiska prioriteter. Resultaten under 2002 var riktigt positiva. Efter åtgärd 6 i förra årets sammanfattning inrätttade kommissionen under 2002 de nödvändiga mekanismerna för en systematisk uppföljning av arbetsprogrammets genomförande och för att hitta flexibla lösningar på de problem man stötte på.

Åtgärd "Arbetsprogrammets genomförande"

Generalsekretariatet kommer att stärka övervakningen av genomförandet av 2003 års lagstiftnings- och arbetsprogram genom att beakta resultaten av valet till Europaparlamentet 2004 och de följder detta får för de nuvarande genomförandenivåerna.

5.3.6. Decentraliseringsprocessen i yttre förbindelser

Arbetet med att delegera projektledningen till delegationerna var en del av den reform av det externa biståndet som inleddes i maj [6]. Denna process grundar sig på principen att allt som kan skötas bättre på platsen ska skötas där och inte i Bryssel.

[6] Se SEK(2000)814/5.

Som nämndes i sammanfattningen av årsrapporterna för 2001 ska det göras en översyn i år. Omfattningen på denna översyn kommer att utökas och inriktas särskilt på följande aspekter:

- Matchning av personalresurser och ökat ansvar i de decentraliserade delegationerna.

- Lämplig personalfördelning mellan huvudkvarter och delegationer för att förvalta externt stöd på ett korrekt sätt.

- Administrativa kostnader som för närvarande hanteras centralt men som kan decentraliseras till delegationerna.

Åtgärd "Decentralisering"

Generaldirektoraten för yttre förbindelser, under ledning av Generaldirektoratet för yttre förbindelser i överenskommelse med generalsekretariatet, GD Budget och GD Administration och personal kommer till slutet av 2003 att förbereda ett meddelande om utvärdering av resultaten av decentralisering, där särskild uppmärksamhet ska ägnas ovan nämnda frågor. De konsekvenser för resurserna som denna handlingsplan får kommer att undersökas i den årliga politiska strategin för 2005.

5.3.7. Kommissionens redovisningsram och informationssystem

De förbehåll som Generaldirektoratet för budget gjort gäller i första hand frågan om periodiserad redovisning, i andra hand kompatibiliteten mellan de olika undersystemen i Sincom2.

Redovisningshandlingarna återspeglar inte fullt ut gemenskapernas finansiella situation vad gäller periodiseringen. Denna situation bör åtgärdas för gott från och med 2005, då redovisningshandlingarna, i enlighet med den nya budgetförordningen och det övergripande moderniseringsprojekt som kommissionen antog den 17 december 2002, måste upprättas genom ett integrerat system i enlighet med periodiseringsprincipen. Under tiden kommer Generaldirektoratet för budget att fortsätta sina ansträngningar för att utveckla periodiseringen med hjälp av stöd från erkända experter på offentliga finanser.

Vad gäller de olika undersystemen i Sincom2 gäller förbehållen två olika saker. Det första gäller systemarkitekturen, som leder till vissa redundanta data inom systemen, vilket i sin tur innebär en risk för att de data som å ena sidan utanordnarna och å andra sidan de centrala avdelningarna får avviker från varandra. En varaktig lösning på detta problem kan bara åstadkommas genom en förändring av systemarkitekturen, som också planeras i det tidigare nämnda moderniseringsprojektet. Att uppgifterna för 2002 är konsekventa garanteras dock av den sammanjämkning som genomförts av Generaldirektoratet för budget. Det andra problemet gäller säkerhetsstrategin för systemen, särskilt åtkomsträttigheterna. En övergripande säkerhetspolicy som omfattar alla undersystem saknas fortfarande.

Åtgärd "Redovisningsram och informationssystem"

Kommissionen kommer även i fortsättningen att regelbundet informeras om hur arbetet i denna fråga fortskrider.

5.3.8. Uppföljning av de interna revisionsfunktionernas rapporter

Frågan om uppföljning och överföring av de interna revisionsfunktionernas rapporter har kommit upp. Detta är särskilt viktigt när det i dessa rapporter tas upp frågor som kan få följder för andra avdelningar, eller för kommissionens rykte. Rent allmänt är det också viktigt för kommissionsledamöterna att hålla sig informerade om eventuella frågor som uppstår i samband med det arbete som utförs av revisorerna, eller styrekonomerna, vid de avdelningar som faller inom deras ansvarsområden.

Åtgärd "Uppföljning av revisionsrapporter"

Minst två gånger om året skall generaldirektörerna informera den ansvariga kommissionsledamoten om det arbete som utförts av de interna revisionsfunktionerrna, de slutsatser som dragits och de åtgärder som planerats eller har vidtagits. Denna information bör också omfatta eventuella relaterade frågor som uppstår i samband med det arbete som utförs av den interna revisionstjänsten, revisionsrätten, generaldirektoratet i samband med efterhandskontroller och av OLAF. Tills vidare bör ovan nämnda information överlämnas av generaldirektören när han/hon anser det lämpligt.

5.3.9. Uppföljning av OLAF:s verksamhet

OLAF, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning, är organisatoriskt sett en kommissionsavdelning, men drivs fristående och har visst budgetmässigt och administrativt självstyre. Samtidigt som kommissionen erkänner OLAF:s oberoende behöver den bli informerad om de viktigare frågor som rapporteras till byrån för att kunna vidta lämpliga åtgärder.

Åtgärd "Uppföljning av OLAF"

A. Om generaldirektören rapporterar en fråga till OLAF som han/hon anser är tillräckligt viktig, ska han/hon också informera den ansvariga kommissionsledamoten.

B. En uppförandekod ska utarbetas före slutet av september 2003 för att förbättra informationsflödena mellan OLAF och kommissionen.

5.4. Nya justeringsåtgärder

Justeringsåtgärder på kommissionsnivå krävs också för ett antal andra frågor som uppstod under 2002.

5.4.1. Internkontrollstandarder vid delegationerna

I ett antal rapporter och förklaringar som undertecknats av generaldirektörer för yttre förbindelser har man pekat på behovet av översyn av läget avseende genomförandet av internkontrollstandarder i delegationerna, särskilt vad gäller förvaltningen av administrativa kostnader.

- En gemensam handlingsplan för utarbetas av Generaldirektoratet för yttre förbindelser, i överenskommelse med övriga generaldirektorat för yttre förbindelser och med stöd av Generaldirektoratet för budget, för att införa internkontrollstandarder anpassade till den miljö delegationerna verkar i, med särskild tonvikt på egenbedömning vid delegationerna.

Åtgärd "Internkontroller vid delegationerna": En arbetsgrupp under ledning av GD Yttre förbindelser kommer med stöd av GD Budget att utarbeta en handlingsplan specifikt för yttre förbindelser för att genomföra kontrollramverket och utveckla processerna för egenbedömning i delegationerna.

5.4.2. Integrera EUF-budgeten i gemenskapsbudgeten

Europeiska utvecklingsfonden är ett instrument utanför budgeten som finansieras med direkta bidrag från medlemsstaterna. Förvaltningen av EUF kräver rambestämmelser, redovisningssystem och beslutsfattandeförfaranden som är separata och åtskilda från gemenskapsbudgeten. Slutet på löptiden för den nionde utvecklingsfonden, och behovet av förhandlingar mellan EU och AVS-länderna om ny tilldelning från 2005 samt förberedelserna inför den nya budgetförordningen sammanfaller och utgör en lämplig tidpunkt för kommissionen att lägga fram ett nytt meddelande om fördelarna och nackdelarna med att införliva EUF i gemenskapsbudgeten. Under tiden bör EUF-redovisningen, som en följd av att den nya budgetförordningen för den nionde utvecklingsfonden trätt i kraft, vara periodiserad från och med januari 2005. En arbetsgrupp med generaldirektoraten för budget och bistånd kommer att undersöka möjliga scenarion för att införliva EUF-redovisningen i ett framtida redovisningssystem för kommissionen.

Åtgärd "EUF": För att bygga vidare på det översynsarbete som för närvarande pågår ska kommissionen förbereda ett meddelande om möjligheten att integrera EUF i gemenskapsbudgeten som del av förberedelserna av framtida budgetplaner.

5.4.3. Kontrollfrågor vid presstjänster och representationer

Årsrapporten för 2002 från Generaldirektoratet Press och kommunikation innehåller två förbehåll som gäller grundläggande brister i internkontrollen vid presstjänster och representationer.

Åtgärd "Press" A: GD Press och kommunikation, med tekniskt bistånd från GD Budget, ska före utgången av mars 2004 bedöma situationen vad gäller kontroller, kartlägga de största bristerna och föreslå lösningar med särskild inriktning på ombuden och nätverken samt ledning och kontroller vid representationerna. Den grundläggande revision av GD Press och kommunikation som för närvarande genomförs av internrevisionen bör också vara till hjälp i detta avseende.

Åtgärd "Press" B: För att genomföra kommissionens beslut från december 2002 ska det inrättas en arbetsgrupp, med vice generalsekreteraren som ordförande, med uppgiften att undersöka möjligheterna att integrera medlemsstaternas representationer i rotationsschemana för generaldirektoratet för yttre förbindelser.

5.4.4. Införa gemenskapens regelverk i en utvidgad union

Gemenskapens regelverk måste införas fullständigt i den utvidgade unionen från och med den dag de nya medlemsstaterna ansluter sig. Detta betyder att rättsakterna måste vara tillgängliga på de nya medlemsstaternas officiella språk från och med den 1 maj 2004, och det måste säkerställas att de olika bestämmelserna tillämpas på ett korrekt sätt. De ansvariga generaldirektoraten kommer att övervaka genomförandet och införlivandet i medlemsstaternas lagstiftning (från och med maj 2004 även de nya medlemsstaterna) i enlighet med de normala förfarandena. Detta gäller särskilt lagstiftning som rör den inre marknaden och specifika aspekter som livsmedelsinspektioner, kärnsäkerhet, gränskontroll och miljöövervakning.

Åtgärd "Gemenskapens regelverk" A: Rättstjänsten ska, i samarbete med GD Utvidgning och med bistånd från publikationsbyrån, övervaka översättningen av gemenskapens regelverk i de nya medlemsstaterna och inrätta en lämplig uppdateringsmekanism. Den ska rapportera om sitt arbete från och med september 2003.

Åtgärd "Gemenskapens regelverk" B: Generalsekretariatet ska utarbeta en process för tillsyn av genomförandet av gemenskapens regelverk. Detta ska ske i nära samarbete med alla berörda generaldirektorat och avdelningar. Arbetet kommer att inriktas på de känsligaste bestämmelserna och ska göra det möjligt för kommissionen att vidta lämpliga åtgärder i vederbörlig ordning, med beaktande av den övervakningsrapport som ska antas i oktober 2003.

5.4.5. Internkontrollstandarder

Som beskrivs översiktligt i avsnitt 3.2 fortsatte generaldirektoraten och avdelningarna under 2002 sina ansträngningar för att införa internkontrollstandarder. Det har gjorts framsteg vad gäller att uppfylla kraven, men mycket återstår att göra innan samtliga baskrav är helt uppfyllda. Kommissionen uppmanar samtliga generaldirektorat och avdelningar att prioritera de utestående åtgärderna för att säkerställa att standarderna är införda på ett tillfredsställande sätt till slutet av 2003.

Den centrala finanstjänsten bistår avdelningarna vid införandet av internkontrollstandarder genom att säkerställa en god förståelse, utveckla verktyg och metoder samt tillhandahålla utbildning. Detta är avgörande för att avdelningarna i sin egenbedömning av internkontrollerna ska göra en bedömning som motsvarar verkligheten. Den centrala finanstjänsten ska förbereda en årsrapport med en översikt över internkontrollsystemen inom kommissionen per generaldirektorat och avdelning. Rapporten ska läggas fram i april varje år och uppdateras i oktober. Denna översikt kommer att bli en av de viktiga rapporter som ligger till grund för sammanfattningen, tillsammans med övriga revisions- och kontrollrapporter.

Det finns behov av att fundera över de erfarenheter som gjorts hittills i arbetet med att införa standarderna, och att stärka generaldirektoratens och avdelningarnas ägarskap samtidigt som man säkerställer att standarderna motsvarar internationellt vedertagen bästa praxis.

Åtgärd "Internkontrollstandarder": Alla generaldirektorat och avdelningar kommer att utveckla en handlingsplan i syfte att uppfylla de grundläggande kraven före slutet av 2003. Målet är att dessa grundläggande krav skall vara genomförda på ett tillfredsställande sätt senast den 31 december 2003. Avdelningarna kommer i slutet av september 2003 att ombes rapportera om sina möjligheter att hålla tidsfristen den 31 december 2003. Särskilt stöd kan tillhandahållas för att hjälpa de avdelningar som inte klarar av att hålla denna tidsfrist.

5.4.6. Uppföljning av rekommendationer och åtgärdsplaner

Generaldirektoraten och avdelningarna bör säkerställa att de åtgärder som krävs för att följa upp särskilda brister i förvaltning eller kontroll finns med i deras förvaltningsplaner och genomförs utan dröjsmål. Detta gäller särskilt rekommendationer i samband med extern eller intern revision, åtgärder som fastställts i den aktuella sammanfattningen samt justeringsåtgärder som lagts fram av generaldirektoraten och avdelningarna i deras årsrapporter för 2002 för att åtgärda de brister de konstaterat i sina förbehåll. Årsrapporterna för 2002 innehåller också flera iakttagelser där de underliggande problemen, där så är möjligt, bör åtgärdas av den berörda avdelningen genom särskilda åtgärder.

Åtgärder för att lösa dessa problem bör införlivas i de löpande årliga förvaltningsplanerna tillsammans med en tidtabell, och bör regelbundet övervakas med avseende på resultaten. Även enskilda kommissionsledamöter är ansvariga för att berörda generaldirektörer inom deras ansvarsområde vidtar de åtgärder som krävs.

Åtgärd "Uppföljning per avdelning": Generaldirektoraten och avdelningarna ska införliva nödvändiga handlingsplaner i sina förvaltningsplaner och regelbundet övervaka deras genomförande.

6. SLUTSATSER

2002 är det andra året som det utarbetas årsrapporter och försäkringar, som båda är viktiga aspekter av reformen. Kommissionen har gjort viktiga erfarenheter - som beskrivs i denna rapport - under det första året, och har förfinat detta förvaltningsansvar och verktyg för insyn för året 2002. Dessa kulturella förändringar har krävt avsevärda ansträngningar från all personal, och betonat än mer den inneboende höga risknivån i kommissionens verksamhet.

För att fullt ut beakta vikten av detta arbete och de framsteg som gjorts sedan förra året är det viktigt att betona de många olika funktioner som årsrapporterna fyller:

- Instrument för ansvarsfördelning för generaldirektörer och avdelningschefer i förvaltningen för det år rapporten gäller.

- En avgörande orsak till förändring, både vad gäller processer och resultat. Hjälpmedel för att hitta brister och risker vad gäller fastställda mål och förväntade resultat. Att uttryckligen kartlägga dessa innebär att de snabbare kan åtgärdas.

- Ett verktyg för att främja ägande av resultat, förvaltnings- och kontrollprocesser inte bara på ledningsnivå utan även bland övrig personal.

De positiva effekter som införandet av årsrapporter och försäkringar har haft har också bekräftats:

- Denna process går utöver att bara genomföra en fastställd dagordning, eftersom en av avsikterna är att klargöra nya frågor. Den uppmanar till upptäckt av de brister som behöver åtgärdas.

- Detta är en process som innebär kulturell förändring, där ökad insyn vad gäller så väl styrkor som svagheter får mycket positiva effekter. I detta avseende har både ledning och övrig personal ökat sin medvetenhet om att alla har en roll att spela i förvaltning och kontroll, inte bara de som uttryckligen har ansvar på detta område.

- Rapporterna är ett verktyg för att på ett övergripande plan bedöma situationen inom generaldirektorat och avdelningar, att ta ansvar för resultaten och besluta om vilka frågor som kräver att åtgärder vidtas. Detta gör det möjligt för kommissionen att både leverera politiska resultat och förbättra sin förvaltning.

SAMMANFATTNING AV ÅTGÄRDER

I tabellen nedan sammanfattas de uppgifter och åtgärder som följer av denna översikt.

INTERNKONTROLLER

>Plats för tabell>

Finansiell FÖRVALTNING

>Plats för tabell>

REVISION

>Plats för tabell>

VERKSAMHETSBASERAD FÖRVALTNING/StrategiSK PLANERING OCH PROGRAMPLANERING

>Plats för tabell>

ÅRLIGA VERKSAMHETSRAPPORTER - METOD

>Plats för tabell>

GEMENSKAPENS REGELVERK

>Plats för tabell>

Uppföljning av handlingsplanerna i sammanfattningen av 2001 års verksamhetsrapporter

A) Övergripande politiska frågor

>Plats för tabell>

B) Reformens genomförande

>Plats för tabell>

C) ÖVERGRIPANDE FÖRVALTNINGSFRÅGOR

>Plats för tabell>