Rapport

om årsredovisningen för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning för budgetåret 2001, samt centrumets svar

(2002/C 326/06)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 337/75(1), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1946/93(2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 18.1 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76(3), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93(4), har budgeten genomförts under styrelsens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(5) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artiklarna 65, 67 och 68 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93 om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1416/76. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har kontrollerat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

5. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(6).

6. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 13,5 miljoner euro och blev så gott som helt föremål för åtaganden. Betalningarna från budgetårets anslag uppgick till 10,6 miljoner euro. Ett belopp på 2,8 miljoner euro överfördes till följande budgetår. De anslag som överfördes till 2002 är främst driftsanslag (avdelning III) som överfördes till ett belopp av 2,2 miljoner euro, det vill säga över 40 % av de anslag för vilka åtaganden gjorts. Centrumet bör fortsätta sina ansträngningar för att förbättra kvaliteten på planeringen av verksamheten och uppföljningen av den.

7. De anslag som överfördes från budgetåret 2000 till budgetåret 2001 uppgick till 2,5 miljoner euro, och av dessa har 2,3 miljoner euro reglerats.

8. Redovisningssystemets möjligheter med elektroniska signaturer borde användas fullt ut (godkännande på elektronisk väg bör göras även av utanordnarna och inte endast av räkenskapsföraren och den administrativa personalen) så att principen om åtskillnad av funktioner följs.

Årsredovisning

9. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som centrumet offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3.

10. Centrumet gör inga avskrivningar på sina anläggningstillgångar. Centrumet bör tillämpa de bestämmelser om värdering och avskrivning som antagits av kommissionen(7) så att de värden som införs i balansräkningen ger en rättvisande bild av de inventarier som ingår i centrumets tillgångar.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

11. Centrumet förfogar över ett förskottskonto vars tak på 2000000 euro fortfarande är för högt. Dessutom finns det ingen gräns för hur stora enskilda utbetalningar som kan göras.

12. Som redan påpekats vid ett flertal tillfällen i tidigare rapporter(8) bör centrumet fortsätta ansträngningarna att mera rigoröst tillämpa förfarandena för inköp av varor. Till exempel har två avtal(9) till ett sammanlagt värde av 64600 euro ingåtts direkt med leverantörer av tjänster utan att inköpsbestämmelserna iakttagits.

Centrumets mål och medel

13. En analys har gjorts av sambandet mellan de uppgifter centrumet tilldelats och organisationen av de ekonomiska resurserna och personalresurserna liksom av verksamheten som den framgår av budgeten, och av arbetsprogrammet liksom av personalförteckningen, för att kontrollera om detta samband är tillräckligt adekvat och tydligt. I artikel 2 i rådets förordning (EEG) nr 337/75 anges fem huvuduppgifter för centrumet: sammanställa dokumentation om system och utveckling på yrkesutbildningsområdet, bidra till utvecklingen och samordningen av forskningen på detta område, sprida all användbar information på området, uppmuntra gemensam hantering av tänkbara yrkesutbildningsproblem framför allt för att uppnå ett ömsesidigt erkännande av examensbevis för genomgången yrkesutbildning, och tillhandahålla ett forum för alla berörda. I tabell 4 sammanfattas resultatet av analysen.

14. För att genomföra sina uppgifter erhåller centrumet ett bidrag från kommissionen som utgör huvuddelen av budgetinkomsterna, och som skall täcka de utgifter för administration och drift som arbetsprogrammet medför. Men benämningen på budgetposterna för driftsutgifter överensstämmer inte med de uppgifter centrumet tilldelats. Inte heller av verksamhetsberättelsen framgår sambandet tydligt mellan de operativa verksamheter som beskrivs och centrumets uppgifter. Denna brist på samband med uppgifterna framgår även av förteckningen över personal i operativ verksamhet.

15. Bristen på samband mellan å ena sidan uppgifterna som fastställts i centrumets förordning och å andra sidan fördelningen av ekonomiska resurser, organisationen av verksamheten och fördelningen av personalresurserna, gör att man i bokföringssystemet FIBUS inte kan knyta samman centrumets uppgifter med genomförandet av arbetsprogrammet såsom det framgår av budgetgenomförandet.

16. Centrumet bör se till att åstadkomma ett bättre samband mellan å ena sidan de uppgifter det tilldelats i de grundläggande bestämmelserna, och å andra sidan fördelningen av de ekonomiska resurser och personalresurser det beviljats. Likaså bör centrumets målsättningar på ett bättre sätt återspeglas i den konkreta organisationen av centrumets verksamhet. För att göra verksamheten mer överskådlig och för att bättre kunna kontrollera förvaltningens effektivitet bör man införa tydligt identifierbara samband mellan centrumets målsättningar och organisationen av genomförandet av verksamheten.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 39, 13.2.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 11.

(3) EGT L 164, 24.6.1976, s. 1.

(4) EGT L 181, 23.7.1993, s. 15.

(5) Som föreskrivs i artikel 1 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93 om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1416/76 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 upprättats den 29 mars 2002 och därefter överlämnats till kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 4 april 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(6) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(7) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000 (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).

(8) Se punkt 11 i årsrapporten för budgetåret 2000 (EGT C 372, 28.12.2001).

(9) Avtal 2001/055 (43000 euro) och 2000/300 (21600 euro).

Tabell 1

Budgetgenomförande för budgetåret 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter centrumet framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter centrumet framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Målsättningar

>Plats för tabell>

Centrumets svar

4. Cedefop noterar att revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

6. Centrumet kommer att följa revisionsrättens rekommendationer att förbättra kvaliteten på planeringen och uppföljningen av verksamheten.

8. Cedefops IT-avdelning håller för närvarande på att ge den berörda personalen utbildning med hänsyn till elektroniska underskrifter.

Åtskillnaden av funktioner säkerställs nu av att det för närvarande är pappersversionen av dokumentet som ytterst äger giltighet. Under 2001 var det inte alla utanordnare som undertecknade i FIBUS, men nu är detta praxis.

10. Centrumet kommer att anpassa sina bestämmelser i samband med anpassningen av den nya budgetförordningen inom ramen för de nya bestämmelserna för decentraliserade inrättningar som är på gång att antas.

11. Vid styrelsemötet den 14-15 november 2002 kommer Cedefop att lägga fram ett utkast till beslut för att upprätta ett förskottskonto med ett tak på 100000 euro, vilket motsvarar utgifterna under 2001.

12. Kontraktet 2001/0055 (43000 euro) blev i själva verket föremål för ett begränsat anbudsförfarande, om än på elektronisk väg (e-post). Av de fem potentiella anbudsgivare som kontaktades var det bara en som lämnade ett godkänt anbud.

Cedefops avdelning för förvaltning av avtal har redan informerat den berörda horisontella enheten att ett sådant förfarande (marknadsundersökning enbart med hjälp av e-post) strider mot gällande regler och att detta inte får upprepas. Centrumet kommer att undersöka möjligheterna att använda elektroniska verktyg för marknadsundersökningar och samtidigt respektera de finansiella bestämmelserna i denna hänseende.

När det gäller kontrakt 2001/0063 (21600 euro) är det riktigt att det inte genomfördes någon marknadsundersökning.

Detta faktum, och motiven till detta, angavs tydligt i det första ad hoc-meddelandet till styrekonomen där centrumet bad om ett godkännande av åtagandet och utkastet till kontrakt. Därefter begärdes och tillhandahölls ytterligare förklaringar. Cedefop har kommit till den slutsatsen att en bättre planering av arbetet skulle bidra till att brådskande situationer undviks och att reglerna respekteras.

13-16. Revisionsrättens analys sammanfaller i hög grad med beskrivningarna i Cedefops årsrapport.

I enlighet med den åtgärdsplan som Cedefops styrelse godkänt som uppföljning till den externa utvärderingen, införde Cedefop i början av 2002 en ny organisationsstruktur som bygger på centrumets huvudaktiviteter. Cedefop har också tillsatt en arbetsgrupp för verksamhetsbaserad budgetering som kommer att förbättra Cedefops metod för verksamhetsbaserad budgetering för 2003.

Arbetsprogrammet för 2003 kommer att bli det första inom ramen för de nya prioriteringarna på medellång sikt 2003-2006. Detta arbetsprogram kommer att ge klara anvisningar om verksamheterna och resultaten för varje arbetsområde som bygger på centrumets grundläggande arbetsuppgifter.

Även under 2003 kommer centrumet, genom ett system för övervakning av aktiviteterna, att säkerställa maximal öppenhet med hänsyn till den tid som ägnas åt särskilda aktiviteter.

Cedefop tackar revisionsrätten för dess aktiva stöd i detta hänseende.