4.3.3. Revision av förberedelserna för tillämpningen av finansieringsinstrumenten i GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering (GD EMPL) under perioden 2014–2020 samt Revision av förberedelserna för tillämpningen av finansieringsinstrumenten i GD Regional- och stadspolitik (GD REGIO) under perioden 2014–2020

De enheter som varit föremål för revision uppgav att 78 % av de godtagna rekommendationer som utfärdats mellan 2010 och 2014 hade genomförts i början av 2015. Av alla rekommendationer som klassades som “mycket viktiga” eller “absolut nödvändiga” och som utfärdats under perioden 2010–2014 var genomförandet mer än sex månader försenat för sjutton mycket viktiga rekommendationer (2 %). Inga absolut nödvändiga rekommendationer är utestående. Kommittén för revisionsuppföljning (APC) informerades regelbundet om mycket viktiga rekommendationer vars genomförande försenats med mer än sex månader och erinrade vid behov enheterna om deras ansvar att genomföra dem. Totalt 640 av de godkända rekommendationer som utfärdades under perioden 2010–2014 hade varit föremål för uppföljningsrevisioner hos tjänsten för internrevision vid utgången av 2014. IAS uppföljning bekräftade att rekommendationerna genomförts tillfredsställande och bidragit till att kontrollsystemen vid de granskade enheterna förbättrats. Tjänsten för internrevision fullföljde arbetet med 95 % av de rekommendationer som följdes upp under denna period.

IAS färdigställde 105 rapporter (jämfört med 87 under 2013 och 89 under 2012), inklusive 31 revisioner, 67 uppföljningar, 5 begränsade översyner, en riskbedömning uteslutande om IT-frågor och en förvaltningsskrivelse.

Huvudsyftet med översikten i fas 1 var att lyfta fram ytterligare risker för kommissionen inom de viktigaste områdena då det nu finns ett förfarande som omfattar medlagstiftning då det gäller förordningen om gemensamma bestämmelser (CPR). Förordningen om gemensamma bestämmelser (CPR) samlar ett antal viktiga förbättringar under en rubrik i syfte att harmonisera och förenkla reglerna för strukturfonderna. Tjänsten för internrevision välkomnar detta synsätt och är medveten om de ansträngningar som gjorts av kommissionens avdelningar under förhandlingsfasen för att skydda kommissionens intressen då den fungerar som tillsynsorgan, särskilt med tanke på de mycket starka externa politiska påtryckningarna.

2014 genomförde tjänsten för internrevision en gapanalys i två faser av förordningen för ESI-fonderna under perioden 2014–2020. Fas 1 bestod av en avancerad analys av den antagna lagstiftningen som täcker de fyra generaldirektoraten (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling, GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering, GD Havsfrågor och fiske, GD Regional- och stadspolitik) samt de fem ESI-fonderna. Analysen inriktades främst på det underliggande innehållet i den antagna lagstiftningen och syftet var att fastställa i vilken utsträckning lagstiftningen återspeglar kommissionens ursprungliga förslag/mål att ha en lämplig balans mellan att minska den administrativa bördan och samtidigt bibehålla den nödvändiga nivån av kontroll för att kommissionen ska kunna utöva sitt tillsynsansvar för genomförandet av budgeten under gemensam förvaltning. De resultat som specifikt rör GD Jordbruk och landsbygdsutveckling meddelades separat – se avsnitt 4.2.1 i denna rapport.

4.2.3.Revision av förberedelserna för tillämpningen av finansieringsinstrumenten i GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering (GD EMPL) under perioden 2014–2020 samt Revision av förberedelserna för tillämpningen av finansieringsinstrumenten i GD Regional- och stadspolitik (GD REGIO) under perioden 2014–2020

Tjänsten för internrevision välkomnar de ansträngningar som gjorts genom denna lagstiftning då det gäller att bunta ihop ett antal förbättringar som syftar till att harmonisera och förenkla förfarandena som styr ramprogrammet för forskning. IAS noterar också de insatser som gjorts under förhandlingsfasen av kommissionens tjänstegrenar i syfte att skydda kommissionens intressen med tanke på de externa politiska påtryckningarna. Jämfört med kommissionens ursprungliga förslag har den slutliga lagstiftningen lett till en kompromisstext som inte skiljer sig allt för mycket från det som kommissionen ursprungligen föresatt sig att uppnå. Ändå har förändringarna resulterat i ytterligare ett antal risker som måste hanteras under förberedelserna inför utformningen och genomförandet av kontroller framöver.

Hos det Gemensamma forskningscentret är upphandling avgörande för kärnverksamheten då det gäller att tillhandahålla oberoende, evidensbaserat vetenskapligt och tekniskt stöd till olika typer av EU-policy under hela den politiska beslutsprocessen. Över 75 % av forskningscentrets årliga budget (exklusive personalrelaterade utgifter) genomförs via ett stort antal upphandlingar och i samband med undertecknandet av otaliga kontrakt.

Dessutom konstaterar tjänsten för internrevision att GD Internationellt samarbete och utveckling och GD Humanitärt bistånd och civilskydd har samordnat arbetet och gjort en tydlig arbetsfördelning då det gäller planeringen av de nya bedömningspelarna.

För mer information, se avsnitt 7.1 i arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar.

4.5.2.Revision av bidragsavtal med internationella organisationer (GD Humanitärt bistånd och civilskydd, dvs. GD Echo)

Under beredningen av den strategiska revisionsplanen för 2013–2015 inom tjänsten för internrevision bedömdes att den inneboende risken är hög då det gäller att genomföra bidragsavtalen. Detta baseras på det faktum att GD Humanitärt bistånd och civilskydd inte har genomfört humanitära åtgärder i egen regi, utan genom sina partner via indirekt förvaltning (gemensam förvaltning enligt den tidigare budgetförordningen), vilket kan skapa utmaningar och risker för generaldirektoratet då det gäller att uppnå de politiska målen. Dessutom utgör bidragsavtal ekonomiskt sett en stor del (46 % under 2012) av de totala årliga åtagandena inom GD Humanitärt bistånd och civilskydd.

Syftet med revisionen var att bedöma effektiviteten hos de förfaranden och rutiner som tillämpas inom GD Humanitärt bistånd och civilskydd i syfte att genomföra biståndsåtgärder som förvaltas genom bidragsavtal med internationella organisationer.

Tjänsten för internrevision noterar de ansträngningar som gjorts av GD Humanitärt bistånd och civilskydd (tillsammans med GD Internationellt samarbete och utveckling) för att förbättra de tidigare bedömningsmetoderna som baserades på pelarstrukturen och för att utveckla interventionsstrategierna inom generaldirektoratet. Under de senaste åren har GD Humanitärt bistånd och civilskydd avsevärt förbättrat förfarandena för planering och beslutsfattande i sina projekt. Dessutom har generaldirektoratet strömlinjeformat sina förfaranden för finansiellt beslutsfattande, vilket har gjort det möjligt för generaldirektoratet och dess partners att bättre planera sina projekt. Samtidigt som tjänsten för internrevision har noterat de åtgärder som GD Humanitärt bistånd och civilskydd redan har vidtagit konstaterar IAS att generaldirektoratet bör (i) förbättra sitt övergripande ramverk för övervakning och rapportering i syfte att komma till rätta med problemet med att målen inte har uppfyllts för vissa projekt, (ii) stå fast vid och bygga vidare på de framsteg som hittills har gjorts i syfte att visa tydligare att man får valuta för pengarna då man finansierar internationella organisationer, och (iii) garantera att verifieringsstrategin är kostnadseffektiv.

Tjänsten för internrevision rekommenderade att GD Humanitärt bistånd och civilskydd vidareutvecklar sitt ramverk för övervakning med tanke på övergången till en ny prestationsbaserad kultur och den ökade inriktningen i kommissionen på att man ska få värde för pengarna. Generaldirektoratet bör också göra en analys av de vanligaste orsakerna till att projekt misslyckas och se till att det finns en verifieringskedja över anledningarna till att den slutliga betalningen för projekt accepteras. GD Humanitärt bistånd och civilskydd bör också omvärdera sitt rapporteringsbehov i samband med besöken där generaldirektoratet övervakar läget ute på fältet. Slutligen bör GD Humanitärt bistånd och civilskydd konsolidera sin verifieringsstrategi så att den även inbegriper målbeskrivningar och tar upp lönsamhetsaspekten med kontroller.

Generaldirektoratet har utarbetat en handlingsplan och tjänsten för internrevision anser att denna plan är tillräcklig för att rekommendationerna ska kunna följas.

För mer information, se avsnitt 7.2 i arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar.

4.5.3.Revision av förfarandena för att bygga upp rimliga garantier inom EU:s delegationer (GD Internationellt samarbete och utveckling)

Under beredningen av den strategiska revisionsplanen för 2013–2015 inom tjänsten för internrevision bedömdes att risken är hög då det gäller förfarandet för att bygga upp rimliga garantier i EU:s delegationer. Denna bedömning baserades på det allmänna förbehåll som framfördes av GD Internationellt samarbete och utveckling avseende all verksamhet i 2012 och 2013 års verksamhetsrapport. Detta förbehåll berodde på att det förekom en avsevärd mängd fel gällande lagligheten och korrektheten (dvs. en felprocent på 3,63 % under 2012 och 3,35 % under 2013), vilket var i linje med de resultat och de vanligaste felprocenten som revisionsrätten fastställde under arbetet med 2011 och 2012 års revisionsförklaring.

Riskbedömningen baserades också på den revision som tjänsten för internrevision genomförde 2012 avseende förfarandet för den årliga verksamhetsrapporten i GD Internationellt samarbete och utveckling. Vid denna revision drogs slutsatsen att rapporteringskedjan (det så kallade ”systemet för kontrollpyramider”) bör stärkas från delegationscheferna till direktörerna (de vidaredelegerade utanordnarna) i generaldirektoratet och från direktörerna till generaldirektören för GD Internationellt samarbete och utveckling (delegerad utanordnare – AOD). Därutöver fastställdes att förvaltningsrapporter om externt bistånd (EAMR) bör utnyttjas effektivare som ett ansvars- (garanti-) och förvaltningsverktyg mellan delegationerna och huvudkontoret.

Syftet med revisionen var att bedöma huruvida de interna kontrollsystemen tillämpats på ett lämpligt och effektivt sätt och att utvärdera riskhanteringen samt styrningsprocesserna med koppling till förfarandet för att bygga upp rimliga garantier inom EU:s delegationer.

Med tanke på den miljö inom vilken GD Internationellt samarbete och utveckling verkar är det viktigt att kontrollsystemen inom förvaltningen fungerar effektivt. Effektiva kontrollsystem minskar den finansiella risken i EU:s budget och risken för att budgeten förlorar i anseende, samtidigt som det innebär en ökad chans att ge skattebetalarna valuta för pengarna. En revisionsförklaring från delegationscheferna är ett effektivt medel för att skapa garantier om hur den interna kontrollmiljön fungerar, vilket tjänsten för internrevision välkomnar. Tjänsten för internrevision konstaterade att förfarandet med förvaltningsrapporterna om externt bistånd (EAMR) var välstrukturerat och välorganiserat inom EU:s delegationer. Ansvaret för förfarandet bärs av delegationschefen som undertecknar sin revisionsförklaring i enlighet med budgetförordningen. Tjänsten för internrevision konstaterade dock att detta förfarande kunde förbättras ytterligare genom att ge tydlig vägledning till EU:s delegationer om (i) delar/händelser som sannolikt eller eventuellt leder till ett förbehåll från EU:s delegationer, och (ii) de potentiella konsekvenserna av ett förbehåll. Tjänsten för internrevision identifierade ett mycket viktigt problem kopplat till bristen på tydlig vägledning om var och hur ett förbehåll bör framföras av delegationscheferna i revisionsförklaringen.

För att minska denna risk bör GD Internationellt samarbete och utveckling förbättra sin vägledning i fråga om (i) definitionen av ett förbehåll, inklusive de potentiella finansiella följdverkningarna eller ett eventuellt sämre anseende på EU-delegationernas nivå, och (ii) konsekvenserna av ett förbehåll (dvs. att de viktigaste åtgärderna definieras, både genomförda och de som man planerar genomföra, i syfte att råda bot på situationen/att man fastställer vilka brister som ledde till att förbehållet framfördes).

En viktig rekommendation bör också lyftas fram: Förvaltningsrapporterna om externt bistånd (EAMR) är det huvudsakliga verktyget för ansvarsskyldighet som EU:s delegationer använder för att ge rimliga garantier om förvaltningen av fonderna som vidaredelegerats till dem. I detta verktyg ingår en uppsättning nyckeltal (KPI) om sund ekonomisk förvaltning och effektiviteten i den interna kontrollen och revisionssystemen. Tjänsten för internrevision rekommenderade att GD Internationellt samarbete och utveckling bör förbättra utformningen av förvaltningsrapporterna om externt bistånd. Således bör generaldirektoratet ge ytterligare vägledning om utformning, användning och relevans av de nyckeltal som ingår i rapportens struktur. Syftet är att säkerställa att nyckeltalen tillför tillräckligt med information till förfarandet för att bygga upp rimliga garantier.

Generaldirektoratet har utarbetat en handlingsplan och tjänsten för internrevision anser att denna plan är tillräcklig för att rekommendationerna ska kunna följas.

För mer information, se avsnitt 7.3 i arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar.

4.5.4.Revision av budgetstöd i GD Internationellt samarbete och utveckling

Budgetstödet (BS) är en stödform som finansieras både av EU:s budget och av Europeiska utvecklingsfonden (EUF). Detta stöd utgjorde 24 % av generaldirektoratets totala utbetalningar under 2014. En funktion med budgetstödet är att användningen av de pengar som ges som bidrag inte kan spåras, eftersom medlen överförs till mottagarlandets statskassa. Kommissionens ansvar vid redovisningen och granskningen av dessa medel begränsas därför till att säkerställa att villkoren för utbetalning har uppfyllts och att medlen har överförts i enlighet med det avtal som undertecknats med landet ifråga.