Kommissionen har vidtagit och fortsätter att vidta en rad icke lagstiftningsmässiga åtgärder för att underlätta organisatörernas och medborgarnas användning av instrumentet. Detta inbegriper särskilt följande: i) stärkt stöd till organisatörerna, ii) förbättringar i registreringsfasen, inbegripet möjligheten att delvis registrera initiativ, iii) erbjudande om användning av kommissionens servertjänst för system för insamling via internet för medborgarinitiativ, iv) en förbättrad programvara för insamling via internet för medborgarinitiativ ska göras tillgänglig för organisatörerna utan kostnad, och v) det planerade inrättandet av en gemensam samarbetsplattform vid internet för medborgarinitiativet. Mer måste dock göras för att förbättra instrumentets funktion så att det uppnår sin fulla potential.

I sin första rapport från 2015 om tillämpningen av förordningen kartlade kommissionen ett antal utmaningar som följer av genomförandet av förordningen under de tre första åren sedan förordningen trädde i kraft. I rapporten åtog sig kommissionen att vidta åtgärder för att förbättra medborgarinitiativets funktion och att ytterligare analysera effekterna av dessa utmaningar. För det ändamålet har kommissionen inlett ett antal tekniska studier under de senaste åren för att analysera utmaningarna med bland annat medborgarinitiativets system för insamling via internet och en förenkling av uppgiftskraven för undertecknarna.

– Den första fasen (2015–mars 2017) inleddes med kommissionens rapport om tillämpningen av förordningen om medborgarinitiativet. Denna fas syftade till att samla in synpunkter på förordningen och hur man kan förbättra instrumentet inom ramen för den befintliga rättsliga ramen. Man samlade även in synpunkter på huruvida förordningen behövde ändras. Flera riktade samråd med berörda parter har ägt rum som en del av utvärderingen som kommissionen och andra EU-institutioner, såsom Europaparlamentet och Europeiska ombudsmannen, har gjort. Arbetsdokumentet från kommissionens avdelningar, som åtföljer förslaget, innehåller mer detaljerad information om dessa samråd och utvärderingar.

Genom artikel 10 införs ett krav på kommissionen att senast den 1 januari 2020 inrätta och driva ett centralt system för insamling via internet som är gratis för organisatörerna av registrerade initiativ och som gör det möjligt för medborgarna att stödja initiativ via internet. I artikeln specificeras att systemet ska inrättas och drivas i enlighet med kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem. I artikeln föreskrivs också möjligheten för de medborgare som använder det centrala systemet för insamling via internet för det medborgarinitiativ som avses i artikel 10 att stödja initiativ genom stödförklaringar med hjälp av ett anmält medel för elektronisk identifiering eller elektronisk signatur i den mening som avses i förordning (EU) nr 910/2014 och fastställs medlemsstaternas motsvarande skyldigheter i detta avseende.

Artikel 9 innehåller förfarandet och villkoren för insamlingen av stödförklaringarna. I artikeln förtydligas att stödförklaringar för initiativ får samlas in via internet eller på papper och att endast de formulär som överensstämmer med förlagorna i bilaga III till förordningen får användas för att samla in stödförklaringar. En person som skriver under en stödförklaring ska endast behöva tillhandahålla de personuppgifter som anges i bilaga III. Medlemsstaterna ska före den 1 juli 2019 underrätta kommissionen om de vill ingå i del A eller B i bilaga III. I artikeln införs också möjligheten för unionsmedborgarna att stödja ett initiativ via internet genom det centrala insamlingssystem som avses i artikel 10 med hjälp av ett anmält medel för elektronisk identifiering i den mening som avses i förordning (EU) nr 910/2014. I artikeln fastställs också att en person får underteckna en stödförklaring endast en gång.

I artikel 14 fastställs offentliggörandet och den offentliga utfrågningen när det gäller de initiativ som lämnats in till kommissionen och föreskrivs villkoren för den offentliga utfrågningen i Europaparlamentet som ska äga rum inom tre månader räknat från den tidpunkt då organisatörerna lämnade in initiativet. Enligt artikeln höjs också kraven på deltagande av berörda parter och en balanserad representation av alla relevanta offentliga och privata intressen i utfrågningen som kommissionen och Europaparlamentet anordnar tillsammans. I artikeln föreskrivs också kommissionens representation på lämplig nivå och möjligheten för företrädare för unionens institutioner och rådgivande organ att delta i utfrågningen.

I artikel 11 föreskrivs möjligheten för organisatörerna att inrätta sina egna enskilda system för insamling via internet, säkerhetsdetaljer och tekniska detaljer för dessa system och förfarandet för kontroll av de behöriga nationella myndigheterna i medlemsstaterna. En sådan kontroll ska inte påverka de nationella tillsynsmyndigheternas befogenheter enligt förordning (EU) 2016/679. Den bygger på villkoren enligt artikel 6 i förordning (EU) nr 211/2011 och fastställer att de nya tekniska specifikationer för enskilda system för insamling via internet som ersätter kommissionens nuvarande genomförandeförordning (EU) nr 1179/2011 ska antas senast den 1 januari 2020.

(13)För att göra medborgarinitiativet mer tillgängligt och tillhandahålla stöd för medborgare och organisatörer bör kommissionen tillhandahålla information och rådgivning till organisatörerna och tillgängliggöra en samarbetsplattform via internet för att tillhandahålla ett diskussionsforum, där man hittar information och råd om medborgarinitiativet. För att säkerställa närheten till medborgarna bör medlemsstaterna inrätta en eller flera kontaktpunkter på sina respektive territorier för att förse medborgarna med information och stöd när det gäller medborgarinitiativet.

(14)En viss organiserad struktur krävs för att kunna lansera och förvalta ett medborgarinitiativ på ett framgångsrikt sätt. Den strukturen bör utgöras av en grupp av organisatörer, bestående av fysiska personer som bor i minst sju olika medlemsstater, detta för att uppmuntra uppkomsten av frågor som rör hela unionen och främja eftertanke kring dessa frågor. För att främja insyn och en välfungerande och effektiv kommunikation bör gruppen av organisatörer utse en företrädare som under hela förfarandet samordnar mellan gruppen av organisatörer och unionsinstitutionerna. Gruppen av organisatörer bör ha möjlighet att, i enlighet med nationell lagstiftning, bilda en rättslig enhet för att förvalta ett initiativ. Den rättsliga enheten bör betraktas som en grupp av organisatörer för syftet med denna förordning.

(15)För att säkerställa att de medborgarinitiativ som föreslås kännetecknas av samstämmighet och insyn, och för att undvika en situation där underskrifter samlas in till stöd för ett förslag till medborgarinitiativ som inte uppfyller villkoren i fördragen och denna förordning, bör initiativ som uppfyller villkoren i denna förordning registreras av kommissionen innan man börjar samla in stödförklaringar från medborgarna. Kommissionen bör sköta registreringen i enlighet med de allmänna principerna för god förvaltningssed.

(16)För att göra medborgarinitiativet mer tillgängligt och med hänsyn till att de förfaranden och villkor som krävs för medborgarinitiativet bör vara tydliga, enkla, användarvänliga och proportionerliga, är det lämpligt att delvis registrera ett initiativ i de fall då endast en del eller delar av initiativet uppfyller kraven för registrering enligt denna förordning. Initiativ bör delvis registreras när en betydande del av initiativet, inbegripet dess huvudsakliga mål, inte uppenbart faller utanför ramen för kommissionens befogenheter att lägga fram ett förslag på en unionsrättsakt för att tillämpa fördragen och alla andra registreringskrav uppfylls. När det gäller omfattningen av att delvis registrera initiativ bör tydlighet och insyn säkerställas och eventuella undertecknare bör informeras om omfattningen av registreringen och det faktum att stödförklaringar enbart samlas in enligt omfattningen av registreringen av initiativet.

(17)Stödförklaringar för ett medborgarinitiativ bör samlas in inom en bestämd tidsfrist. För att säkerställa att föreslagna medborgarinitiativ är aktuella och samtidigt ta hänsyn till hur komplicerat det är att samla in stödförklaringar i hela unionen, bör tidsfristen inte vara längre än tolv månader räknat från den dag då insamlingsperioden inleds, vilken gruppen av organisatörer bestämmer.

(18)För att göra medborgarinitiativet mer tillgängligt, mindre betungande och lättare att använda för organisatörer och medborgare bör kommissionen inrätta och upprätthålla ett centralt system för insamling av stödförklaringar via internet. Systemet bör vara tillgängligt utan kostnad för grupper av organisatörer och bör omfatta de nödvändiga tekniska aspekter som gör det möjligt att samla in stödförklaringar via internet, vilket inbegriper värdtjänst, programvara och tillgänglighetsfunktioner för att se till att personer med funktionsnedsättning kan ge sitt stöd till initiativ. Systemet bör inrättas och underhållas i enlighet med kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46.

(19)Unionsmedborgare bör ha möjlighet att stödja initiativ via internet eller på papper genom att tillhandahålla de personuppgifter som fastslås i bilaga III till denna förordning. Medlemsstaterna bör meddela kommissionen om de vill ingå i del A eller B av bilaga III. Medborgare som använder medborgarinitiativets centrala system för insamling via internet bör ha möjlighet att stödja ett initiativ genom en elektronisk stödförklaring som undertecknas med hjälp av e-identifiering och e-signatur. Kommissionen och medlemsstaterna bör tillämpa de tekniska aspekter som behövs för detta ändamål inom ramen för Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014. Medborgarna bör underteckna en stödförklaring endast en gång.

(20)En grupp av organisatörer bör ha möjlighet att inrätta sina egna system för insamling via internet för att samla in stödförklaringar i hela unionen och möjlighet att avgöra i vilken medlemsstat de uppgifter som samlats in för initiativet bör lagras. Gruppen av organisatörer bör använda ett enda enskilt insamlingssystem för varje initiativ. Enskilda system för insamling via internet som inrättas och drivs av en grupp av organisatörer bör ha tillräckliga tekniska och säkerhetsmässiga funktioner för att säkerställa att uppgifterna samlas in, lagras och överförs på ett säkert sätt under hela förfarandet. I detta syfte bör kommissionen i samarbete med medlemsstaterna fastställa detaljerade tekniska specifikationer för enskilda system för insamling via internet. Kommissionen kan be om råd från Europeiska unionens byrå för nät- och informationssäkerhet (Enisa), som ska bistå unionens institutioner vid utarbetandet och genomförandet av politik som rör säkerheten i nätverks- och informationssystem.

(21)Medlemsstaterna bör kontrollera att de enskilda systemen för insamling via internet som en grupp av organisatörer har inrättat uppfyller kraven i denna förordning och utfärda ett intyg på detta innan stödförklaringar samlas in. Intyget för de enskilda systemen för insamling via internet bör utfärdas av den behöriga nationella myndigheten i de medlemsstater där de insamlade uppgifterna lagras. Utan att det påverkar de nationella tillsynsmyndigheternas befogenheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen bör medlemsstaterna utse den behöriga nationella myndighet som ansvarar för systemcertifieringen. Medlemsstaterna bör ömsesidigt erkänna de intyg som utfärdats av deras behöriga myndigheter.

(22)När ett initiativ har fått det nödvändiga antalet stödförklaringar från undertecknare bör varje medlemsstat ansvara för att kontrollera och bestyrka stödförklaringar som har undertecknats av dess medborgare för bedöma om det föreskrivna minimiantalet undertecknare som har rätt att stödja ett medborgarinitiativ har uppnåtts. Med tanke på behovet av att begränsa den administrativa bördan för medlemsstaterna bör sådana kontroller genomföras på grundval av lämpliga undersökningar som kan vara baserade på stickprovsundersökningar. Medlemsstaterna bör utfärda ett dokument som bestyrker det antal giltiga stödförklaringar som mottagits.

(23)För att främja deltagande och en offentlig debatt om de frågor som tagits upp som initiativ, då ett initiativ som stöds av tillräckligt många undertecknare och uppfyller de övriga kraven i denna förordning lämnas in till kommissionen, bör gruppen av organisatörer ha rätt att presentera initiativet vid en offentlig utfrågning på unionsnivå. Den offentliga utfrågningen bör anordnas av kommissionen och Europaparlamentet inom tre månader från det datum då initiativet lämnades in och man bör säkerställa en balanserad representation mellan berörda allmänna och privata intressen och att kommissionen är företrädd på en lämplig nivå. Företrädare för de andra institutionerna och unionens rådgivande organ liksom intresserade berörda parter bör ges möjlighet att delta i utfrågningen.

(24)För att säkerställa att medborgarna deltar i det demokratiska livet i unionen på ett effektivt sätt bör kommissionen undersöka ett giltigt initiativ och svara på det. Kommissionen bör därför redogöra för sina rättsliga och politiska slutsatser och ange vilka åtgärder den avser vidta inom fem månader efter mottagandet av initiativet. Kommissionen bör på ett tydligt, begripligt och utförligt sätt förklara orsakerna till de planerade åtgärderna och den bör även ange sina skäl om den inte avser att vidta några åtgärder.

(25)Stöd och finansiering för initiativ bör vara översiktliga. Därför bör grupper av organisatörer tillhandahålla uppdaterad information om källorna till stöd och finansiering för initiativ mellan det datum då initiativet registreras och det datum då det lämnas in till kommissionen. Enheter, framför allt de organisationer som enligt fördragen bidrar till att skapa ett europeiskt politiskt medvetande och till att uttrycka unionsmedborgarnas vilja, bör ges möjlighet att främja och ge stöd och finansiering till medborgarinitiativ, under förutsättning att detta sker i enlighet med de förfaranden och villkor som fastställs i denna förordning och med full öppenhet.

(26)Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2016/679 ska tillämpas på den behandling av personuppgifter som genomförs inom ramen för denna förordning. Av rättssäkerhetsskäl är det i detta hänseende lämpligt att klargöra att företrädaren för gruppen av organisatörer, eller i förekommande fall den rättsliga enhet som har bildats för att förvalta initiativet, och medlemsstaternas behöriga myndigheter är registeransvariga i den mening som avses i förordning (EU) nr 2016/679 och att precisera hur länge personuppgifter som samlats in i samband med ett medborgarinitiativ får lagras. Företrädaren för gruppen av organisatörer, eller i förekommande fall den rättsliga enhet som har bildats för att förvalta initiativet, och medlemsstaternas behöriga myndigheter bör i egenskap av registeransvariga vidta alla lämpliga åtgärder för att uppfylla de skyldigheter som föreskrivs i förordning (EU) nr 2016/679, särskilt sådana som rör databehandlingens laglighet, säkerheten i samband med denna, lämnandet av information samt de registrerades rättigheter.

(27)Även om ansvaret och sanktionerna för behandling av personuppgifter fortfarande regleras i förordning (EU) nr 2016/679 bör gruppen av organisatörer vara solidariskt ansvarig i enlighet med tillämplig nationell lagstiftning för skada som orsakas under det att ett initiativ organiseras av olagliga handlingar som begås uppsåtligen eller genom grov oaktsamhet. Dessutom bör medlemsstaterna se till att gruppen av organisatörer blir föremål för lämpliga sanktioner vid överträdelser av denna förordning.

(28)[Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 gäller för kommissionens behandling av personuppgifter vid tillämpningen av denna förordning.]

(29)För att bidra till främjandet av medborgarnas aktiva deltagande i det politiska livet i unionen bör kommissionen och organisatörerna i enlighet med dataskyddsbestämmelser kunna samla in undertecknarnas e-postadresser i syfte att hålla dem underrättade om ett initiativ, framför allt i syfte att tillhandahålla information om uppföljande åtgärder som svar på ett initiativ. Insamling av e-postadresser bör vara frivilligt och godkännas av undertecknarna. E-postadresser bör inte samlas in som en del av uppgifterna på blanketten för stödförklaring och eventuella undertecknare bör underrättas om att deras rätt att stödja ett initiativ inte är avhängig av om de ger sitt samtycke till insamling av deras e-postadress.

(30)För att möta framtida anpassningsbehov bör kommissionen ges befogenhet att anta delegerade akter i enlighet med artikel 290 i EUF-fördraget i syfte att ändra bilagorna till denna förordning. Det är särskilt viktigt att kommissionen genomför lämpliga samråd under sitt förberedande arbete, inbegripet på expertnivå, och att dessa samråd genomförs i enlighet med principerna i det interinstitutionella avtalet om bättre lagstiftning av den 13 april 2016. För att säkerställa lika stor delaktighet i förberedelsen av delegerade akter bör Europaparlamentet och rådet erhålla alla handlingar samtidigt som medlemsstaternas experter, och deras experter bör systematiskt ges tillträde till möten i kommissionens expertgrupper som arbetar med förberedelse av delegerade akter.

(31)För att säkerställa enhetliga villkor för tillämpningen av denna förordning bör kommissionen ges genomförandebefogenheter i enlighet med denna förordning, framför allt när det gäller att precisera de tekniska specifikationerna för systemen för insamling via internet. Dessa befogenheter bör utövas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 182/2011.

(32)Denna förordning är förenlig med de grundläggande rättigheter och de principer som erkänns i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna, särskilt artikel 8.