EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION 
KOM(95) 52 slutliga 
Bryssel, den 01.03.1995 
KOMMISSIONENS MEDDELANDE TILL RÅDET OCH EUROPAPARLAMENTET 
KOMMISSIONENS FINANSIELLA BIDRAG FÖR 1995 TILL 
INTERNATIONELLA SAMMANSLUTNINGEN FÖR FRÄMJANDET AV 
SAMARBETE MED VETENSKAPSMÄN I RYSKA FEDERATIONEN (INTAS) 

KOMMISSIONENS MEDDELANDE TILL RÅDET OCH EUROPAPARLAMENTET 
KOMMISSIONENS FINANSIELLA BIDRAG FÖR 1995 TILL 
INTERNATIONELLA SAMMANSLUTNINGEN FÖR FRÄMJANDET AV 
SAMARBETE MED VETENSKAPSMÄN I RYSKA FEDERATIONEN (INTAS) 
1. På olika politikers, vetenskapsmäns och kommissionens initiativ bad rådets 
fackministrar för forskning vid sitt möte den i april 1992 kommissionen att grunda 
en stiftelse som skall ha till uppgift att finansiellt stödja vetenskapen i Ryska 
federationen. Den 3 juli 1992 fattade kommissionen beslut om att bilda en 
förening för vilken belgisk privaträtt är tillämplig och den invigdes officiellt i juni 
1993 efter det att medlemsstaterna givit sitt godkännade. Föreningen skulle finnas 
till och med den 31 december 1994 och på grundval av en utvärdering skulle 
beslut fattas denna dag om en eventuell förlängning. Det bör noteras att 
Europaparlamentet har ännu inte haft tillfälle att uttala sig om INTAS. 
Vid det rådsmöte som fackministrarna för forskning höll den 29 september 1994 
antogs följande beslut: "Rådet och kommissionen har genom en gemensam 
överenskommelse godkänt att INTAS försöksverksamhet skall förlängas till och 
med den 31 december 1995 och kommissionen skall i lämplig omfattning delta 
i finansieringen beräknat utifrån 1994 års förhållanden men med hänsyn tagen till 
begränsningar i budgeten. Kommissionen har för avsikt att före slutet av 1994 
överlämna ett meddelande till rådet om gemenskapens framtida deltagande i 
INTAS och om förbättringar i verksamheten." 
Genom antagandet av ett särskilt program för forskning och teknologisk 
utvecklning den 23 november 1994 bekräftade rådet att INTAS försöksperiod skall 
förlängas till och med den 31 december 1995. 
2. I arbetsprogrammet i det program om internationellt samarbete som kommissionen 
antagit efter det att kommittén avgivit sitt yttrande anges att 14,64 miljoner ecu 
skall anslås till samarbete med Östeuropa under 1995. Hur stort belopp spm skall 
anslås till INTAS har inte angivits.Som jämförelse kan nämnas att 1994 var 117,5 
miljoner ecu tillgängliga utanför ramprogrammet vilket då inte omfattade 
internationellt vetenskapligt samarbete med östseuropa. Två tredjedelar av dessa 
medel fördelades till länderna i Öst- och Centraleuropa och en tredjedel till Ryska 
federationen (varav 20 miljoner ecu till INTAS). Inom ramen för INTAS 
mellanstatliga struktur planerades ett extra tillskott av medel från medlemsländerna 
till INTAS (medlemsländer i Europeiska unionen och tredje länder) med detta 
visade sig vara mycket begränsat (i storleksordningen 2,7 miljoner ecu). 
Mot slutet av INTAS försöksverksamhet offentliggjordes i september 1994 som 
planerat en oberoende utvärdering som INTAS beställt av Coopers & Lybrant. 
Denna rapport ger rekommendationer rörande INTAS strategi, struktur och 
förvaltning! rapporten föreslås att man under 1995 begränsar sig till att slutföra 
tidigare åtgärder (slutförande av kontrakt och betalningar) och att man inte begär 
in nya förslag. 
Kommissionen har beställt en utredning av Ernst & Young i syfte att undersöka 
hur välgrundat gemenskapens deltagande i finansieringen är och detta med hänsyn 
7 
till det låga utnyttjandet av de tillgängliga medlen. Av det utkast till rapport som 
nu lagts fram framgår det att endast 3 av de 509 projekt som valts ut för 1993 till 
finansiering har lett fram till undertecknade kontrakt. Vad gäller den infordran av 
förslag till projekt där sista anmälningsdag var den 8 april 1994 förelåg inga 
undertecknade kontrakt på dagen för granskningen. I december 1994 hade 
uppskattningsvis endast 4,4 miljoner ecu av de 46 miljoner ecu som INTAS 
disponerade emottagits av västsamordnarna och 50 % av detta belopp betalades 
ut till vetenskapsmän i Ryska federationen (se bilaga l).Detta beror av den mängd 
mindre och ofta korta kontrakt som tilldelas forskare i Ryska federationen. INTAS 
har inte fastställt vilka sorters projekt som skall prioriteras och detta har lett till 
att medlen har delats ut inom alla vetenskapliga och teknologiska områden ( se 
bilaga 2). Ovedersägligen har problemen med att överföra medel till forskarna 
orsakat att verksamheten fördröjts. 
3. Med anledning av att man har ifrågasatt om INTAS uppfyller de ambitioner man 
hade inledningsvis vad gäller dess effektivitet och sätt att fungera samt i avvaktan 
på granskningen sände Herr Ruberti den 27 december 1994 ett brev til! 
medlemsstaterna i vilket han angav att kommissionen skall framlägga ett 
meddelande om INTAS framtid. INTAS bidrag bör ses som en del i 
gemenskapens samlade politik vad gäller länderna i Central- och Östeuropa och 
i Ryska federationen. Frågan är således hur stort belopp som skall anslås till 
INTAS för 1995 som är det sista året för försöksverksamheten. Finansieringen kan 
endast ske med medel som tas från de 14,64 miljoner ecu som finns tillgängliga 
inom ramen för område A2 i programmet för internationellt samarbete. 
Man bör även ha i åtanke att de medel som anslås till INTAS tas från de medel 
som avdelats för länderna i Central- och Östeuropa samtidigt som en särskild 
ansträngning måste göras för att underlätta att deltagarnna från länderna i C entrai-
och Östeuropa (särskilt länder som har eller är på väg att ingå Europaavtal) 
integreras i gemenskapsprogrammen. Dessutom är den procentandel som tilldelas 
länderna i Central- och Östeuropa en viktig politisk signal inför det möte den 9 
juni 1995 med fackministrarna för forskning från länderna i Central- och 
Östeuropa som beslutades vid det europeiska toppmötet i Essen. De medel som 
anslås till INTAS (ursprungligen avsedda för grundforskning) hindrar att man 
utvecklar större projekt inom områdena miljö och industriell säkerhet på ett sätt 
som annars hade varit möjligt. 
Med hänsyn till att budgeten 1995 för länderna i Central- och Östeuropa är 
begränsad till 14,64 miljoner ecu meddelade kommissionens företrädare program­
kommittén att kommissionen har föravsikt att avsätta 2,5 miljoner ecu till INTAS 
1995. 
Majoriteten av medlemmarna i kommittén för det internationella 
samarbetsprogrammet ville att kommissionen skulle avsätta 12 miljoner ecu till 
INTAS 1995. 
Kommissionen ansvarar för att budgeten genomförs och att detta sker inom de 
gränser och krediter som beviljats. För att tillmötesgå medlemsländernas önskemål 
och med hänsyn till den politiska betydelse som INTAS har när det gäller att 
hjälpa forskare i Ryska federationen har kommissionen beslutat att avsätta ett stöd 
på 5 miljoner ecu till INTAS. Detta belopp kommer dock endast att vara 
tillgängligt under förutsättning att minimiprocentandelen undertecknade kontrakt 
avseende de projekt som valts ut vid infordran av förslag 1993 Och 1994 
(50 % för 1993 och 25 % för 1994) har uppnåts senast den 1 september 1995. 
Till beloppet 5 miljoner ecu tillkommer 3 miljoner ecu som fortfarande är 
tillgängliga. De har enligt Ernst & Yuoungs granskning ännu inte tagits i anspråk. 
Från och med den 31 mars 1995 skall INTAS till kommissionen avge en 
kvartalsrapport om hur genomförandet av infordran av förslag utvecklas. 
1995 kommer INTAS att förfoga över 8 miljoner ecu ur gemenskapsbudgeten och 
till detta belopp tillkommer bidrag från andra medlemmar i INTAS. Vad gäller 
budgetrubriken internationellt vetenskapligt samarbete kommer 9,6 miljoner ecu 
att vara tillgängliga för läderna i Central- och Östeuropa. Detta ger en balanserad 
fördelning. 
4. Möjligheten för INTAS att fortsätta sin verksamhet efter 1995 kommer att 
behandlas i ett meddelande från kommissionen som kommer att överlämnas till 
rådet vid dess nästa möte och till Europaparlamentet inom ramen för en 
helhetsanalys av det vetenskapliga och tekniska samarbetet med länderna i 
Central- och Östeuropa och med Ryska federationen. 
ANNEX I TO THE COMMUNICATION 
Extract from the audit by Ernst & Young 
4. PROGRESS MADE ON ONGOING PROJECTS AS AT 30 NOVEMBER 1994 
Number of proposals received 
Closure of call for proposals 
Number of projects recommended 
Date of approval by Scientific Council 
Financial support granted (in ECU) 
Total payments made 
Number of projects in receipt of 
funding (advance) 
Number of fundings in receipt of the 
complete funding 
Number of "Contract Negotiation 
Forms" received 
Number of contracts sent to contractors 
for signature 
Number of contracts signed 
Number of projects returning a final 
report 
Number of projects fully completed 92 call 93 call 94 call 
N/A 3 395 4 704 
N/A 15/10/93 5/04/94 
51 509 459 
29/06/93 14/11/93 02/07/94 
4 480 103 21 034 300 20 834 200 
2 312 125 2 137 160 0 
49 273 0 
0 0 0 
all 405 40 
all 51 0 
49 3 0 
2 0 0 
0 0 0 
The status of the ongoing projects depends on the duration of the projects and the phasing 
of the payments, which vary for the three calls launched by INTAS: 
a. The 51 recommended projects from the 1992 call have a duration of three years. 
The phasing of the payments varies according to the project requirements. As a 
<r 
general rule, an advance of 40 to 75% is paid on receipt of the signed contract. 
The balance is paid at the end of the project. At the end of November 1994, 49 
signed contracts had been received. The last two contracts were received in 
December 1994. INTAS has received a final report for two of the projects, which 
are now being analyzed by the national experts seconded to INTAS. 
The 509 projects from the 1993 call have a duration of one year. An advance of 
20% up to a maximum of ECU 10 000 is paid on receipt of the "Contract 
Negotiation Form" and the "Declaration of Advanced Payment" signed by the 
project coordinator and all of the Russian contractors. A further amount of 70% 
is paid when the contract is signed and the remaining 10% is paid at the end of 
the project. At the end of November 1994, only 51 contracts had been sent to the 
contractors for signature, of which three have been returned signed. The first 
advances were paid in July 1994, eight months after the date of approval of the 
projects by the Scientific Council. 
The 459 projects from the 1994 call have a duration of three years. At the end 
of November 1994, none had received an advance. However, the first advances 
were paid in December 1994. 
& 
ANNEX 2 
Structure of INTAS and selection of projects 
INTAS is an international non-profit-making association the purpose of which is to 
promote cooperation with scientists in the NIS. 
The aims of INTAS include the conservation of scientific potential, the promotion of 
scientific research in the NIS as a key factor in social and economic progress and the 
consolidation of democracy in these countries together with scientific cooperation between 
scientists from these countries and the international community. 
The rules governing INTAS allow various ways and means of achieving these aims, 
including research projects, grants, seminars and scientific networks. 
The INTAS bodies are the General Assembly, the Secretariat and the Scientific Council. 
The Assembly consists of two representatives for each member and its decisions are 
normally taken by a two-thirds majority. Decisions concerning budgetary matters, the 
final selection of projects and their funding are taken by the General Assembly. The 
admittance of new members requires unanimity. Budgetary matters, the dissolution or 
continuation of the Association and amendments to its rules are decided by a majority of 
two-thirds of the votes and require unanimity between the founder members. Since 
INTAS was set up in mid-1993, the Assembly has held eight meetings, although the 
minimum required by the rules is only two meetings a year. 
The Scientific Council consists of a maximum of 30 members, these being scientists from 
the member countries, the Member States and the NIS appointed by the General 
Assembly. It has met five times. 
After selecting 54 projects on the basis of a restricted call for proposals prior to the 
official launching of the Association, INTAS put out two calls for proposals in 1993 and 
1994. 
The breakdown of the projects selected is as follows: 
Scientific field Number of Budget 
selected projects (ECU million) 
Physics, Astronomy, Astrophysics 214 8 394 
Mathematics, Telecommunications, 78 3 740 
Information Technologies 
Chemistry 82 4 530 
Life Sciences 181 6 772 
f 
Earth Sciences, Environment, Energy 148 7 940 
Engineering Sciences, Aeronautics, 136 5 530 
Space 
Economics, Social, Human Sciences 86 4 058 
Total (ECU million) 925 40 964 
The average funding for each project is ECU 44 000. 
FINANCIAL STATEMENT 
1 TITLE OF OPERATION 
Financial contribution from the Community to the budget of the International Association 
for the Promotion of Cooperation with Scientists from the New Independent States of the 
former Soviet Union (INTAS). 
2 BUDGET HEADING INVOLVED 
B6-7211 
International scientific cooperation. 
3 LEGAL BASIS 
Council Decision 94/807/EC of 23 November 1994. 
4 DESCRIPTION OF OPERATION 
41 General objective 
To contribute, via INTAS, to promoting scientific and technological cooperation with the 
new independent States of the former Soviet Union, with a view, in particular, to 
stabilizing the RTD potential and providing support for scientists in these countries. 
42 Fields covered 
Scientific and technological research activities, particularly with a view to stabilizing the 
RTD potential, as provided for in the work programme on international cooperation. The 
fields covered are set out in Annex 2 to the attached communication to the Council. 
43 Period covered 
1995. 
5 CLASSIFICATION OF EXPENDITURE OR REVENUE 
Non-compulsory expenditure. Differentiated appropriations. 
6 TYPE OF EXPENDITURE OR REVENUE 
This financial contribution to the budget of INTAS will go towards scientific and 
technological cooperation projects between INTAS members and the new independent 
1 
States of the former Soviet Union and towards the Association's operating costs. The 
other members of INTAS will bear a share of the funding. 
FINANCIAL IMPACT 
7.1 Method of calculating total cost of operation 
1992 
1993 
1994 
1995 ECU 4 million 
ECU 22 million 
ECU 20 million 
ECU 5 million (the amount requested here) 
7.2 Itemized breakdown of cost 
The operation covers the operating costs and, possibly, a new call for proposals for the 
scientific fields selected by the INTAS General Assembly, with the agreement of the 
Association's Scientific Committee. The table set out below shows the breakdown 
between the fields chosen for the last two calls for proposals. 
Scientific field Number of Budget 
proposals selected (in ECU million) 
Physics, Astronomy, Astrophysics 105 4.109 
Mathematics, Telecommunication, 39 1.870 
Information Technologies 
Chemistry 41 2.265 
Life Sciences 89_ 3.322 
Earth Sciences, Environment, Energy 74 3.970 
Engineering Sciences, Aeronautics, 68 2.765 
Space 
Economics, Social, Human Sciences 43 2.029 
Total 459 20.330 
/U> 
7 3 Indicative schedule of appropriations (in ECU million) 
commitment 
appropriations 
payment 
appropriations 1995 
5 
0 1996 
pm 
5 1997 
pm 
pm 1998 
pm 
pm 
Payments and commitments made bv 30 November 1994 (in ECU million) 
RESOURCES COMMITMENTS 
Commission 
Member States + EFTA 
Interest on deposits 
Total committed 
Commitments by INTAS: 
to projects 
to administrative expenditure 
Net balance of commitment 
appropriations 1992/93 
26 
25.5 
0 1994 
20 
0.5 
20.8 
1.8 TOTAL 
46 
4.6 
05 
51.1 
46.3 
1.8 
3.1 
RESOURCES 
USE PAYMENTS1 
Commission 
Member States + EFTA 
Interest on deposits 
Total for payments 
Payments by INTAS: 
to projects 
to administrative expenditure 
Net INTAS cash balance 1992/93 
0 
1.2 
2.3 
2 1994 
18.6 
1.9 
0.5 
2.1.1 
8 TOTAL 
18.6 
3.1 
as 
22.2 
4.4 
1.8 
16 
Charged to the year of payment by INTAS. 
Borne directly by the Commission in 1993. 
/y} 
8 ANTI-FRAUD MEASURES 
The General Assembly, on which the Commission and the Member States are represented, 
approves the budget for INTAS, which is decided by a two-thirds majority. Article 9(3) 
of the articles of association lay down the statutory fraud prevention obligations. 
Contracts signed between INTAS and beneficiaries must include the fraud prevention 
measures provided for by the financial regulations applicable in similar cases. 
9 ELEMENTS OF COST-EFFECTIVENESS ANALYSIS 
9 1 Specific objectives and target population 
The objective of the contribution to INTAS is to help to promote cooperation with the 
new independent States of the former Soviet Union in the field of research and 
technological development and, in particular, to stabilize the RTD potential in the 
countries concerned. 
92 Grounds for the operation 
The pilot phase, limited to 1995, fits into the framework for international cooperation in 
the field of research (Article 130i of the Treaty) with the objective of safeguarding the 
RTD potential, as provided for in the work programme. The majority of the 
Member States on the Programming Committee recommended allocating ECU 12 million 
to INTAS in 1995. Since a limit of ECU 14.64 million has been set for the Central and 
East European countries and the new independent States in 1995, the proposal is to grant 
ECU 5 million to INTAS. However, this commitment will not take effect until 
examination of the progress report and confirmation that contracts have been signed for 
a minimum of 50% of the projects selected from the 1993 call for proposals and 25% 
from the 1994 call. 
93 Monitoring and evaluation of the operation 
The activities of INTAS are evaluated regularly by the Association's General Assembly 
and its Scientific Committee. Coopers & Lybrand produced an evaluation report. In 
addition, the Commission has ordered a financial audit from Ernst & Young, which has 
yet to finalize its report. It will also be able to encourage inspections and checks. The 
Commission will submit a comprehensive analysis of the activities of INTAS in a 
communication to be submitted to the Council in June 1995. The objective of this 
communication is, therefore, to respond to the concern to consolidate the first two calls 
for proposals. The minimum percentages set (contracts signed on at least 50% of the 
proposals selected in 1993 and 25% in 1994) are the yardstick for this consolidation of 
the previous calls for proposals and, therefore, the sine qua non for the financial 
contribution of ECU 5 million from the Commission for the next call for proposals. 
12-
ISSN 1024-4506 
KOM(95) 52 slutlig 
DOKUMENT 
SV 01 15 
Katalognummer : CB-CO-95-083-SV-C 
ISBN 92-77-86313-7 
Byrån för Europeiska gemenskapemas officiella publikationer 
L-2985 Luxemburg