RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET Årsrapport till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om internrevisioner genomförda under 2012 (Artikel 99.5 i budgetförordningen) /* COM/2013/0606 final */





RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET Årsrapport till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om internrevisioner genomförda under 2012 (Artikel 99.5 i budgetförordningen) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1........... Inledning......................................................................................................................... 5 2........... IAS uppdrag: oberoende, objektivitet och ansvarighet..................................................... 5 3........... Rapporter och rekommendationer................................................................................... 6 3.1........ Genomförande av IAS revisionsplan för 2012................................................................. 6 3.2........ Nya rekommendationer och godtagande......................................................................... 7 3.3........ Genomförande av rekommendationer från 2008–2012.................................................... 7 4........... Väsentliga konstateranden och rekommendationer........................................................... 8 4.1........ Övergripande revisioner.................................................................................................. 8 4.1.1..... Årliga verksamhetsrapporter (flera generaldirektorat)....................................................... 8 4.1.2..... Hantering och övervakning av personalfördelning (flera generaldirektorat)........................ 9 4.1.3..... Charge-back och system för interndebitering (flera generaldirektorat)............................. 10 4.2........ Jordbruk, naturresurser och hälsa.................................................................................. 11 4.2.1..... Revision av kontrollstrategi (GD Havsfrågor och fiske, GD Hälso- och konsumentfrågor) 11 4.2.2..... Kontrollstrategi – Direktorat J (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling)........................ 11 4.3........ Sammanhållning............................................................................................................ 12 4.3.1..... Avslutning av programplaneringsperioden 2000–2006 (GD Regional- och stadspolitik, GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering)......................................................................................... 12 4.3.2..... Genomförande av programmen 2007–2013 (GD Regional- och stadspolitik)................. 13 4.4........ Forskning, energi och transport..................................................................................... 13 4.4.1..... Revision av kontrollstrategi (GD Energi)........................................................................ 14 4.5........ Bistånd till tredjeland, utveckling och utvidgning............................................................. 14 4.5.1..... Inrättande av intern organisation i EU:s delegationer (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid) 14 4.6........ Utbildning och medborgarskap...................................................................................... 14 4.6.1..... Handlingsprogrammet för livslångt lärande (GD Utbildning och kultur/genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur)..................................................................................... 14 4.6.2..... Revision av kontrollstrategi (GD Inrikes frågor)............................................................. 15 4.6.3..... Övervakning av EU-lagstiftningens genomförande (GD Rättsliga frågor)......................... 15 4.7........ Ekonomiska och finansiella frågor.................................................................................. 15 4.7.1..... Europeiska investeringsfondens genomförande av ramprogrammet för konkurrenskraft och innovation (GD Ekonomi och finans)..................................................................................................... 15 4.7.2..... Verksamhet utanför budgeten (GD Ekonomi och finans)................................................ 16 4.7.3..... Revision av kontrollstrategi (GD Näringsliv)................................................................... 16 4.7.4..... Övervakning av EU-lagstiftningens genomförande (GD Skatter och tullar)...................... 16 4.8........ Allmänna avdelningar och personalfrågor....................................................................... 17 4.8.1..... Framställning, utveckling och spridning av statistiska uppgifter (Eurostat)........................ 17 4.9........ IT-revisioner................................................................................................................. 17 4.9.1..... Drift av lokala IT-system (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid, GD Handel)...... 18 4.9.2..... Informationsteknisk styrning och prestanda (GD Hälso- och konsumentfrågor/genomförandeorgan för hälso- och konsumentfrågor).......................................................................................................... 18 4.9.3..... Horisont 2020 (GD Forskning och innovation, GD Kommunikationsnät, innehåll och teknik, genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet)..................................................................................... 18 5........... Samråd med kommissionens instans för finansiella oegentligheter.................................... 19 6........... Slutsatser...................................................................................................................... 19 1. Inledning Syftet med föreliggande rapport är att upplysa den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om det arbete som kommissionens tjänst för internrevision (IAS) har utfört i enlighet med artikel 99.5 i budgetförordningen. Den bygger i sin tur på IAS rapport i enlighet med artikel 99.3 i budgetförordningen, om IAS revisionsrapporter och rådgivande rapporter som under 2012[1] färdigställts inom kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan[2]. I rapporten beskrivs de upptäckta bristerna och åtgärderna mot dessa. Den omfattar information om betydande riskexponering, kontrollfrågor samt ledningsärenden[3]. Kommissionen har redan besvarat vissa av dessa rekommendationer i den sammanfattande rapporten[4]. 2. IAS uppdrag: oberoende, objektivitet och ansvarighet IAS har till uppdrag att bidra till sund förvaltning inom Europeiska kommissionen med hjälp av revision av den interna förvaltningen och kontrollsystemen. Syftet är att kontrollera systemens effektivitet och därigenom fortlöpande säkerställa förbättringar. IAS är underställd kommissionsledamoten med ansvar för revision och är ansvarig inför kommittén för revisionsuppföljning. IAS oberoende är förankrat i budgetförordningen och i den uppdragsstadga som kommissionen har antagit. Tjänsten utför sitt arbete i enlighet med budgetförordningen samt i enlighet med de internationella riktlinjerna för yrkesmässig internrevision och de etiska riktlinjerna och vägledningarna från Institute of Internal Auditors. IAS utför inte revisioner av medlemsstaternas system för kontroll av kommissionens medel. Sådana revisioner, som omfattar enskilda stödmottagare, utförs av medlemsstaternas internrevisorer, nationella revisionsmyndigheter, andra individuella generaldirektorat i kommissionen och Europeiska revisionsrätten. IAS utför dock revisioner av åtgärder som vidtas av kommissionens avdelningar för att övervaka och granska organ i medlemsstaterna och andra organ som är ansvariga för att betala ut EU‑medel, exempelvis Förenta nationerna. Enligt budgetförordningen kan IAS utföra dessa uppdrag på plats, även i medlemsstaterna. Övergripande yttrande om kommissionens ekonomiska förvaltning IAS avgav i enlighet med sin stadga sitt tredje övergripande yttrande om kommissionens ekonomiska förvaltning. Det övergripande yttrandet för 2012 bygger på de revisioner av kommissionens ekonomiska förvaltning som tjänsten och generaldirektoratens internrevisionsenheter genomförde under de föregående tre åren (2010–2012). I yttrandet beaktas även information från andra källor, exempelvis rapporterna från Europeiska revisionsrätten. För att säkerställa en heltäckande granskning planerade IAS, internrevisionsenheterna eller Europeiska revisionsrätten att fram till slutet av denna period utföra revisioner i alla finansiella enheter som kan bli föremål för revision, bedöms vara förenade med hög risk och som är viktiga för budgetens genomförande. Att revisionsuppdragen avslutas 2012 bidrar till att säkerställa tillräcklig täckning för år 2012. IAS bidrag till minskad risk i samband med ansvarsfriheten och positivare revisionsförklaring Förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet är förenat med vissa renommérisker för kommissionen. IAS arbete hjälper kommissionen att minska dessa risker. Efterlevnaden är fortfarande det viktigaste i diskussionerna, men förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet inriktas även allt mer på resultat. Bedömningen av efterlevnaden bygger på resultaten i Europeiska revisionsrättens revisionsförklaring. Detta är revisionsrättens åsikt om tillförlitligheten i EU:s räkenskaper och om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. För att förebygga risken för felaktiga utbetalningar måste kommissionen se till att de genomförda kontrollstrategierna står i proportion till riskerna. Dessa kontrollstrategier måste förebygga och upptäcka fel på ett ändamålsenligt sätt och åtföljas av avskräckande administrativa påföljder och rapporter om kvarvarande fel. I IAS strategiska revisionsplan för 2010–2012 och för 2013–2015 prioriteras därför revisioner som ser till att en enhetlig kontrollstrategi genomförs för varje viktigt utgiftsområde. Under 2012 utfördes revisioner av kontrollstrategierna i generaldirektoraten för jordbruk och landsbygdsutveckling, energi, näringsliv, inrikes frågor, havsfrågor och fiske samt hälso- och konsumentfrågor. 3. Rapporter och rekommendationer 3.1. Genomförande av IAS revisionsplan för 2012 På brytdagen den 1 februari 2013 hade IAS genomfört 100 % av sina prioriterade åtaganden (88 % under 2011) och 62 % av sina icke-prioriterade åtaganden (69 % under 2011). Totalt 89 rapporter (inklusive revisionsrapporter, uppföljningsrapporter och rådgivande rapporter) slutfördes och kan delas upp på följande sätt[5]: || 2012 || 2011 || 2010 || Åtaganden || Rapporter || Åtaganden || Rapporter || Åtaganden || Rapporter REVISION || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28 RÅDGIVNING || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6 UPPFÖLJNING || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50 ÖVERSYN || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0 Totalt || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84 I tjänstens bifogade arbetsdokument sammanfattas alla slutförda revisionsrapporter. I dokumentet anges mål, tillämpningsområde, risker och rekommendationer för varje rapport, den generella genomförandegraden för rekommendationer från 2008–2012 och sammanfattningar av slutsatserna från uppföljningsrevisioner. 3.2. Nya rekommendationer och godtagande Under 2012 utfärdade IAS följande antal rekommendationer (i tabellen anges även hur många som godtogs): || Nya rekommendationer || Godtagna rekommendationer || Ej godtagna rekommendationer Prioritet || Antal || Antal || % || Antal || % Absolut nödvändig || 0 || 0 || || 0 || Mycket viktig || 83 || 83[6] || 100 % || 0 || Viktig || 109 || 108 || 99 % || 1 || 1 % Önskvärd || 0 || 0 || || 0 || Totalt || 192 || 191 || 99 % || 1 || 1 % För alla godtagna (eller delvis godtagna) rekommendationer utarbetade de enheter som varit föremål för revision åtgärdsplaner som lämnades in till IAS och bedömdes vara tillfredsställande. 3.3. Genomförande av rekommendationer från 2008–2012 De enheter som varit föremål för revision rapporterade att 78 % av de godtagna rekommendationerna från 2008–2012 hade genomförts i början av 2013. I tjänstens bifogade arbetsdokument finns en översikt över rekommendationernas genomförandegrad (som bedömdes av de enheter som varit föremål för revisionen). Genomförandet av 29 mycket viktiga rekommendationer[7] var dock mer än sex månader försenat jämfört med den ursprungliga tidsfristen[8]. Inga absolut nödvändiga rekommendationer är utestående. Kommittén för revisionsuppföljning upplystes regelbundet om absolut nödvändiga eller mycket viktiga rekommendationer vars genomförande är mer än sex månader försenat. Totalt 733 rekommendationer hade godtagits. För dessa utförde IAS uppföljningsrevisioner fram till slutet av 2012. IAS uppföljning bekräftade att rekommendationerna genomfördes i tillfredsställande grad och bidrog till att kontrollsystemen i de granskade avdelningarna förbättrades. IAS avslutade 88 % av de rekommendationer som följdes upp under denna period. 4. Väsentliga konstateranden och rekommendationer 4.1. Övergripande revisioner 4.1.1. Årliga verksamhetsrapporter (flera generaldirektorat) Målet med revisionen var att bedöma huruvida de årliga verksamhetsrapporterna kunde säkerställas effektivt och på lämpligt sätt i kommissionen som helhet. I synnerhet bedömdes i hur pass stor utsträckning förfarandet underlättade revisionsförklaringen från de delegerade utanordnarna. IAS analyserade utformningen av förfarandet, huruvida det finns tydliga riktlinjer och regelbunden övervakning på institutionsnivå samt genomförandet i enskilda generaldirektorat/avdelningar. Revisionen utfördes i generalsekretariatet, i generaldirektoratet för budget och i nio operativa generaldirektorat/avdelningar, nämligen i generaldirektoraten för kommunikationsnät, innehåll och teknik, utbildning och kultur, regional- och stadspolitik, sysselsättning, socialpolitik och inkludering, havsfrågor och fiske, jordbruk och landsbygdsutveckling, inrikes frågor och utveckling och samarbete – EuropeAid samt i Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel. Enligt IAS är förfarandet generellt väletablerat och har fyllt sin funktion som ett verktyg för ansvarighet och försäkran från ledningen till institutionen. Tjänsten identifierade dock några mycket viktiga områden där det krävs förbättringar. IAS begärde särskilt att centrala avdelningar ska i) lämna ytterligare instruktioner för rapportering om finansiell och icke-finansiell verksamhets ekonomi, effektivitet och ändamålsenlighet samt om kontrollernas kostnadseffektivitet, för att ge tillräckligt underlag för de delegerade utanordnarnas slutsatser om sund förvaltning och revisionsförklaring, ii) stärka kvalitetskontrollen så att den inriktas mer på väsentliga delar av de årliga verksamhetsrapporterna, såsom tillförlitligheten i förfarandena för att bygga upp en rimlig försäkran och informationsunderlaget för revisionsförklaringen, och iii) rationalisera strukturen i den årliga verksamhetsrapporten för att undvika alltför långa och komplexa rapporter och utarbeta dokument som är mer användbara för kommissionskollegiet, Europeiska revisionsrätten och den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten. De centrala avdelningarna godtog IAS rekommendationer och utarbetade åtgärdsplaner för att förbättra arbetet med de årliga verksamhetsrapporterna. Dessa planer bedömde IAS vara tillfredsställande. Vissa åtgärder har redan genomförts i samband med de årliga verksamhetsrapporterna för 2012. När det gäller arbetet i de nio operativa generaldirektoraten/avdelningarna upptäckte IAS endast ett större problem[9] i generaldirektoratet för utveckling och samarbete – EuropeAid. En begränsad revision av samordningen av delegationernas bidrag till de årliga verksamhetsrapporterna visade att detta generaldirektorat bör stärka sitt system för ansvarighet (”kontrollpyramiden”) genom att i) förbättra kvaliteten på generaldirektoratets årliga verksamhetsrapport, särskilt informationen om systemet för internkontroll och delar som fungerar som underlag för de delegerade utanordnarnas revisionsförklaring, ii) befordra rapporterna från delegationscheferna (förvaltningsrapporter om externt bistånd, EAMR) till ”ansvarighetsverktyg” genom att begära mer information som underlag för deras revisionsförklaring, iii) ge ytterligare vägledning till delegationscheferna så att de kan ta fram heltäckande och konsekvent information som underlag för sin revisionsförklaring, och iv) stärka huvudkontorens roll i att stödja, samordna och övervaka delegationschefernas rapporteringsskyldigheter. Åtgärdsplanen från generaldirektoratet för utveckling och samarbete – EuropeAid betraktas som tillfredsställande. 4.1.2. Hantering och övervakning av personalfördelning (flera generaldirektorat) Målet med revisionen var att bedöma huruvida utvalda kommissionsavdelningar har tillräckliga förfaranden och system för att ändamålsenligt och effektivt hantera och övervaka personalfördelningen i samband med personalnedskärningar[10]. Revisionen inriktades på relevanta förfaranden i fyra generaldirektorat: jordbruk och landsbygdsutveckling, forskning och innovation, konkurrens samt översättning. De valdes ut för att ge en representativ bild av kommissionens verksamheter. IAS utförde även en högnivåöversyn av förfarandena för personalfördelning på institutionsnivå i generalsekretariatet, generaldirektoratet för budget och generaldirektoratet för personal och säkerhet. Dessutom genomfördes en allmän undersökning för att få en övergripande uppfattning om de befintliga förfarandena i samtliga kommissionens avdelningar. IAS rekommenderade att generaldirektoratet för jordbruk och landsbygdsutveckling och generaldirektoratet för forskning och innovation skulle satsa på att ta fram system och verktyg för kartläggning av uppgifter, införa verktyg/metoder för att samla in tillräcklig och tillförlitlig information om arbetsbörda och ta fram en personalplan. Generaldirektoraten godtog alla rekommendationer. IAS bedömde att åtgärdsplanerna överlag var tillfredsställande. Revisionsarbetet och resultaten av IAS undersökning inom hela kommissionen visade att det finns brister i de operativa generaldirektoraten. Bristerna kan endast åtgärdas, och de risker som dessa brister medför minskas, genom åtgärder från de centrala avdelningarnas sida. IAS rekommenderade att de centrala avdelningarna ytterligare ska bygga upp institutionsramen för hantering och övervakning av personalfördelning samt underlätta spridningen av bästa praxis på detta område mellan tjänstemän inom strategisk planering och programplanering och de personalansvariga. De centrala avdelningarna bör även förbättra institutionsramen för kommissionsavdelningarnas rapportering och ansvarighet när det gäller användning av tjänster som omfördelas till dessa avdelningar i linje med kommissionens personalfördelningsbeslut. 4.1.3. Charge-back[11] och system för interndebitering (flera generaldirektorat) IAS bedömde huruvida förfarandena för charge-back[12] överensstämmer med budgetförordningen och med centrala riktlinjer och om kostnadsberäkningen av tillhandahållna tjänster är konsekvent och öppen. Revisionen utfördes i generaldirektoratet för budget (som ledande avdelning för hantering av budgetramarna och regelverket och för främjande av sund ekonomisk förvaltning), generaldirektoratet för informationsteknik och generaldirektoratet för tolkning. Vid revisionen konstaterades att dessa generaldirektorat, i avsaknad av centrala riktlinjer eller instruktioner för charge‑back, bestämde sina egna kriterier. I allmänhet var dessa kriterier i linje med budgetreglerna. IAS begärde dock att de enheter som varit föremål för revisionen skulle stärka förfarandet och möjliggöra ett konsekvent genomförande i hela kommissionen genom att i) upprätta en förvaltningsram med tydligt ansvar för förfarandet, precisera charge‑back‑förfarandet och godkänna de största tjänsteleverantörernas omkostnadsmodeller, ii) ge centrala instruktioner och vägledning (inklusive kriterier för fastställande av tjänster och kostnader), och iii) förtydliga vilka budgetrubriker som används för finansiering av IT-utgifter. Enligt IAS bör ledningsgruppen för den verksamhetsbaserade förvaltningen som ledningsorgan vara ansvarig för förfarandet och i sista hand vara ansvarigt organ för fastställandet av detta förfarande. Generaldirektoratet för budget godtog alla rekommendationerna. Den resulterande åtgärdsplanen bedöms vara tillfredsställande. Generaldirektoratet för informationsteknik uppmanades att i) förtydliga vilka tjänster och kostnader som ska debiteras samt föreslå kriterier för vilka IT-system som berörs av debiteringen av värdkostnader, och ii) se till att ledningsorganet godkänner större förändringar av omkostnadsmodellen. Den resulterande åtgärdsplanen för de godtagna rekommendationerna bedöms vara tillfredsställande. 4.2. Jordbruk, naturresurser och hälsa (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling, GD Miljö, GD Klimatpolitik, GD Havsfrågor och fiske, Genomförandeorgan för hälso- och konsumentfrågor, GD Hälso- och konsumentfrågor) 4.2.1. Revision av kontrollstrategi (GD Havsfrågor och fiske, GD Hälso- och konsumentfrågor) Kontrollstrategin för generaldirektoratet för havsfrågor och fiske omfattar inte tydligt kvantifierbara och mätbara mål för kontrollerna, särskilt för de nationella revisionsmyndigheternas och generaldirektoratets egen planerade täckning. De kvantitativa och kvalitativa indikatorerna för mätning av generaldirektoratets revisionsverksamhet är otillräckliga. Generaldirektoratet måste även stärka sin övervakning av nationella revisionsstrategier och årliga kontrollrapporter samt förbättra sina kontroller av sättet på vilket nationella revisionsmyndigheter fastställer urvalsförfaranden och felfrekvens. Revisionen i generaldirektoratet för hälso- och konsumentfrågor avsåg förhands- och efterhandskontroller. IAS betonade att generaldirektoratet måste fullborda sitt kontrollstrategidokument. Åtgärdsplanerna för problemen i båda revisionerna bedömdes vara tillfredsställande. 4.2.2. Kontrollstrategi – Direktorat J (GD Jordbruk och landsbygdsutveckling) Revisionen i generaldirektoratet för jordbruk och landsbygdsutveckling var inriktad på utformningen och övervakningen av kontrollstrategin för programplaneringsperioden 2007–2013. IAS kom fram till att revisionsstrategin inte var tillräckligt formaliserad och att det fanns brister i den allmänna ramen för revision, i de kvantitativa och mätbara målen (exempelvis revisionens täckning) och i tillhörande kapacitetsanalys. Med tanke på att nästa programplaneringsperiod närmar sig bör medlemsstaternas attesterande organ ges en starkare roll när det gäller försäkran. Detta stärker kontrollerna och optimerar användningen av generaldirektoratets begränsade revisionsresurser. IAS konstaterade också att revisionsplanerna inte hade tillräckligt stöd i riskbedömningar och att det fanns en betydande eftersläpning (13 % av åtagandena från 2007–2010 var fortfarande oavslutade), trots generaldirektoratets försök att minska den. IAS rekommenderade att generaldirektoratet skulle vidareutveckla och formalisera sin kontrollstrategi, omstrukturera sina riskbedömningar enligt fastställda mål och säkerställa lämplig övervakning genom bättre kvantitativa och kvalitativa resultatindikatorer, vars presentation i den årliga verksamhetsrapporten bör förbättras. Generaldirektoratet godtog alla rekommendationer. IAS bedömde att dess åtgärdsplan var tillfredsställande. 4.3. Sammanhållning (GD Regional- och stadspolitik, GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering) Fyra revisioner utfördes 2012 för att ge en ny försäkran om generaldirektoratens insatser för att ta itu med de höga felfrekvenserna, särskilt i generaldirektoratet för regional‑ och stadspolitik. För första gången åtföljde IAS[13] generaldirektoratets revisorer på uppdrag till medlemsstaterna. 4.3.1. Avslutning av programplaneringsperioden 2000–2006 (GD Regional- och stadspolitik, GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering) Det är centralt att generaldirektoraten har ett väl förberett avslutningsförfarande för att visa att alla fel och oegentligheter har upptäckts och åtgärdats. För Europeiska regionala utvecklingsfonden (GD Regional- och stadspolitik) och Europeiska socialfonden (GD Sysselsättning, socialpolitik och inkludering) har visserligen generaldirektoraten förberett och skött avslutningen väl. Det finns dock ändå behov av förbättringar i planering, metoder och vägledning, särskilt när avslutningen av programplaneringsperioden 2007–2013 förbereds och för att förbättra dokumentationen så att den ger bättre bevis för kontrollerna av avslutningsdokument. Vid revisionen i generaldirektoratet för regional- och stadspolitik av projektens avslutning i Sammanhållningsfonden avslöjades inkonsekvenser och brister i bedömningen. Med tanke på det stora antalet projekt och det återstående arbetet måste dessa brister åtgärdas inför återstoden av avslutningsförfarandet. I detta avseende finns harmoniserade mallar för analys av avvecklingsförklaringarna sedan den 21 december 2012. Dessa har utformats för att ta itu med de bestämda brister som upptäcktes av IAS, särskilt när det gäller samordningen mellan revisionsenheterna och de geografiska enheterna, och för att den kvalitativa bedömningen av avslutningsdokument ska bli konsekvent. Revisionerna gav även generaldirektoraten en läglig påminnelse om att de måste rapportera avslutningsförfarandets ändamålsenlighet för perioden 2000–2006 och påvisa kontrollstrategins fleråriga korrigeringsförmåga[14]. Generaldirektoratet godtog alla rekommendationer. IAS bedömde att dess åtgärdsplaner var tillfredsställande. 4.3.2. Genomförande av programmen 2007–2013 (GD Regional- och stadspolitik) Med tanke på den höga felfrekvensen inom Sammanhållning utförde IAS en revision av genomförandet av programplaneringsperioden 2007–2013 för Europeiska regionala utvecklingsfonden (Eruf) och programmen inom Sammanhållningsfonden. Syftet var att bedöma i vilken utsträckning generaldirektoratet för regional- och stadspolitik hade fastställt och rapporterat tillförlitliga felfrekvenser samt i vilken utsträckning tillräckliga och lämpliga åtgärder hade vidtagits för att minska de höga felfrekvenserna. IAS hänvisade till generaldirektoratets insatser för att stärka korrigeringsåtgärderna och minska felfrekvensen, men framhöll den mycket stora inneboende risken med att generaldirektoratet i så hög grad måste förlita sig på medlemsstaternas revisionsmyndigheter. Trots insatserna är detta fortfarande ett stort problem för generaldirektoratet. Dessa myndigheter har tolkat riktlinjerna på olika sätt, särskilt när det gäller statistisk provtagning och täckning av den allmänna ramen för revision[15]. Dessutom måste generaldirektoratet förbättra sina egna kontroller av revisionsmyndigheternas årliga kontrollrapporter, så att revisorerna kan dra slutsatser om effekterna av felfrekvensernas tillförlitlighet från medlemsstaternas revisioner. IAS konstaterade att det finns betydande variationer i provens omfattning och djup på plats. IAS medgav visserligen att generaldirektoratet måste använda en riskbaserad metod, men att arbete på plats är så pass viktigt för försäkran att dessa inkonsekvenser måste åtgärdas för att det ska kunna minimera risken för att svagheter och/eller felaktigheter och oegentligheter i systemet inte upptäcks. De enheter som varit föremål för revision godtog alla rekommendationer. IAS bedömde att deras åtgärdsplan var tillfredsställande. 4.4. Forskning, energi och transport[16] (Genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation, genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet, GD Kommunikationsnät, innehåll och teknik, gemensamma forskningscentrumet, genomförandeorganet för forskning, GD Forskning och innovation, genomförandeorganet för det transeuropeiska transportnätet, GD Transport och rörlighet, GD Energi) 4.4.1. Revision av kontrollstrategi (GD Energi) Översynen av kontrollerna i generaldirektoratet för energi avsåg förhands- och efterhandskontroller. Det framkom att fullständiga och konsekventa arbetsdokument efter revisioner måste tas fram. IAS rekommenderade att generaldirektoratet använder ett standardiserat revisionsprogram och tar fram bättre underlag för översyn och godkännande av revisionsfrågor. Rekommendationerna godtogs och åtgärdsplanen bedömdes vara tillfredsställande. 4.5. Bistånd till tredjeland, utveckling och utvidgning (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid, GD Humanitärt bistånd och civilskydd (Echo), GD Utvidgning, tjänsten för utrikespolitiska instrument) 4.5.1. Inrättande av intern organisation i EU:s delegationer (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid) Inrättandet av Europeiska utrikestjänsten har gjort det nödvändigt att inrätta flera nya strukturer och förfaranden som berör både huvudkontor och delegationer. Det allmänna målet med denna begränsade översyn var att bedöma förfarandena mellan kommissionen och utrikestjänsten, vilka ska säkerställa en sund ekonomisk förvaltning av den budget för bistånd till tredjeland som EU:s delegationer genomför. IAS uppmanade generaldirektoratet för utveckling och samarbete att bedöma om en ledningsfunktion på mellannivå – särskilt i de större EU-delegationerna – skulle göra det lättare för delegationschefen att sköta det ekonomiska biståndet. I samband med den begränsade översynen ska det ske en revision av genomförandet av dessa ordningar, som revideras på grund av kontinuerliga ändringar av förfarandena (exempelvis reviderad ekonomihanteringsprocess), för att se till att de är ändamålsenliga. Revisionen avser även genomförandet av den reviderade strukturen för internkontroll i delegationerna.[17] 4.6. Utbildning och medborgarskap (GD Kommunikation, GD Utbildning och kultur, genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur, GD Inrikes frågor, GD Rättsliga frågor) 4.6.1. Handlingsprogrammet för livslångt lärande (GD Utbildning och kultur/genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur) Målet med revisionen var att bedöma om genomförandeorganets kontrollstrategi för programmet för livslångt lärande gör att det får rimlig säkerhet om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Målet var även att bedöma lämpligheten, effektiviteten och ändamålsenligheten i generaldirektoratets system för internkontroll inom ramen för dess tillsynsroll som moderdirektorat vid organets genomförande av programmet. Slutbetalningsförfarandet[18] är väl organiserat och etablerat i genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur, men revisionen avslöjade att den riskbaserade kontrollstrategin inte genomförs konsekvent och att regeln om icke‑retroaktivitet inte följs. Systemet för internkontroll inom ramen för generaldirektoratets tillsynsroll som moderdirektorat bedömdes vara lämpligt, effektivt och ändamålsenligt. Svagheter som avsaknad av uppdaterad tillsynsstrategi, brister i dokumentationen av tillsynsordningen och avsaknaden av centrala resultatindikatorer gör det dock svårt att bedöma om den strategiska tillsynspolicyn har fullföljts. Generaldirektoratets direkta operativa förvaltning av programmet för livslångt lärande kanske inte är det mest effektiva sättet att använda resurserna. Generaldirektoratet och genomförandeorganet godtog alla rekommendationer. Organet och åtgärdsplanerna bedömdes vara tillfredsställande. 4.6.2. Revision av kontrollstrategi (GD Inrikes frågor) IAS pekade på svagheter i övervakningen av generaldirektoratets avslutningsförfaranden, särskilt avsaknaden av lämpliga verktyg för övervakning av ett stort antal avslutningsförfaranden för årliga program. Dessutom hade generaldirektoratet inte korrekt registrerat den sena inlämningen av avslutningsdokument som fall av bristande efterlevnad. IAS rekommenderade att generaldirektoratet skulle uppfylla kraven i kommissionens interna kontrollnormer. Direktoratet ska stärka sina lednings‑ och kontrollsystem och revidera sina förfaranden genom en checklista för avslutning och riktlinjer för avslutningsdokument. IAS uppdagade även svagheter i generaldirektoratets strategi för efterhandsrevisioner. IAS rekommenderade att en metod införs så att resultaten av efterhandsrevisioner kan tas med i direktoratets säkerhetsmodell för den årliga verksamhetsrapporten. Åtgärdsplanen bedöms vara tillfredsställande. 4.6.3. Övervakning av EU-lagstiftningens genomförande (GD Rättsliga frågor) Kontrollen av medlemsstaternas tillämpning av EU-lagstiftningen är enligt fördraget en av kommissionens huvuduppgifter. Regelverket och generaldirektoratets politikområden, som granskades 2012, föranleder över 10 % av alla kommissionens pågående överträdelseärenden. Revisorerna berömde den höga mognadsgraden och generaldirektoratets kontinuerliga insatser, men framhävde vissa brister i den strategiska planeringen och programplaneringen, särskilt den täckning som ges frågan i förvaltningsplaner och årliga verksamhetsplaner. Följden är att de resurser som tilldelas denna verksamhet samt utvärderingen av resultaten inte är optimala, trots dess betydelse och storlek. Åtgärdsplanen bedöms vara tillfredsställande. 4.7. Ekonomiska och finansiella frågor (GD Konkurrens, GD Ekonomi och finans, GD Näringsliv, GD Inre marknaden och tjänster, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning, GD Skatter och tullar, GD Handel) 4.7.1. Europeiska investeringsfondens genomförande av ramprogrammet för konkurrenskraft och innovation (GD Ekonomi och finans) Instrumentet för innovativa små och medelstora företag med hög tillväxt är ett finansiellt EU-instrument för små och medelstora företag. Det ingår i det större ramprogrammet för konkurrenskraft och innovation och i programmet för entreprenörskap och innovation. Europeiska investeringsfonden genomför instrumentet för innovativa små och medelstora företag med hög tillväxt för kommissionen enligt ett förvaltningsavtal. Målet med revisionen var att bedöma hur ändamålsenligt Europeiska investeringsfonden genomför instrumentet. Målet var särskilt att bedöma i) hur investeringsfonden följer förvaltningsavtalet och ii) hur ändamålsenligt och effektivt generaldirektoratet för ekonomi och finans övervakar instrumentet så att det uppnår sina fastställda mål. Revisionen framhävde två frågor: i) Brister i de indikatorer som används för det finansiella instrumentets mål. ii) Definitionen av händelser som innebär en väsentlig förändring i förvaltningsavtalet. Generaldirektoratet godtog alla rekommendationer. Åtgärdsplanerna bedömdes vara tillfredsställande. 4.7.2. Verksamhet utanför budgeten (GD Ekonomi och finans) Som en följd av den finansiella krisen och statsskuldkrisen har EU inrättat nya finansiella instrument för att fungera som låntagare och låna ut pengar till medlemsstater som har finansiella svårigheter. Kommissionen driver den europeiska finansiella stabiliseringsmekanismen, ett program för finansiellt bistånd inom vilket den kan bevilja lån och finansiera dessa lån genom emissioner av skuldebrev på kapitalmarknaderna. Revisionen framhävde två frågor i samband med det nya instrumentet: i) Generaldirektoratet för ekonomi och finans står inför nya interna och externa utmaningar för vilka den normala riskhanteringen inte lämpar sig. Utvecklingen av kontroller inom logistiskt stöd, IT-säkerhet och dokumenthantering låg på efterkälken. ii) Med tanke på miljön för generaldirektoratets verksamhet står det inför utmaningen att locka och behålla kvalificerad personal utan att äventyra driftskontinuiteten. Dessa svagheter kan påverka driftskontinuiteten samt verksamhetens effektivitet och ändamålsenlighet, vilket leder till att kommissionen utsätts för en stor renommérisk. Som svar på IAS rekommendationer har generaldirektoratet gjort en omfattande riskbedömning av hur det genomför sina nya uppgifter. 4.7.3. Revision av kontrollstrategi (GD Näringsliv) Revisionen avsåg förhands- och efterhandskontroller. IAS rekommenderade att generaldirektoratet stärker internkontrollsamordnarens roll. Dessutom bör dokumenthanteringen och registreringen av undantag förbättras. Generaldirektoratets åtgärdsplan bedömdes vara tillfredsställande. 4.7.4. Övervakning av EU-lagstiftningens genomförande (GD Skatter och tullar) IAS utförde en revision i generaldirektoratet för skatter och tullar när det gäller övervakningen av EU-lagstiftningens genomförande. Trots flera starka punkter, exempelvis handläggarnas stora yrkeserfarenhet och solida bakgrund samt den ändamålsenliga prioriteringen av arbetet pekade revisionen även på vissa brister. Generaldirektoratet är ett av de tre politikområden där överträdelser är mest frekventa. Det står för mer än 12 % av alla pågående överträdelseärenden i hela kommissionen. Detta återspeglas dock inte helt i förvaltningsplanen eller i den årliga verksamhetsrapporten. Mätningen av resultaten i denna verksamhet måste förbättras. IAS rekommenderade även bättre samordning mellan enheterna för att på ett ändamålsenligare sätt övervaka tillämpningen av EU-rätten på tullområdet. Generaldirektoratets åtgärdsplan bedömdes vara tillfredsställande. 4.8. Allmänna avdelningar och personalfrågor (GD Personal och säkerhet, GD Budget, GD Översättning, GD Informationsteknik, Europeiska rekryteringsbyrån, Eurostat, Rättstjänsten, Infrastruktur- och logistikbyrån – Bryssel, Infrastruktur- och logistikbyrån – Luxemburg, Publikationsbyrån, Byrån för löneadministration och individuella ersättningar, GD Tolkning, Generalsekretariatet) 4.8.1. Framställning, utveckling och spridning av statistiska uppgifter (Eurostat) Eurostat ska framställa europeisk statistik enligt fastställda regler och statistiska principer[19] och genom att följa riktlinjerna för europeisk statistik[20]. Bristen på samordning mellan de politiska generaldirektoraten och Eurostat i det statistiska arbetet togs upp som en allvarlig risk i Eurostats riskregister 2011. Målet med revisionen var att bedöma lämpligheten, ändamålsenligheten och effektiviteten i Eurostats framställning, utveckling och spridning av statistik (som samordnas med andra generaldirektorat och avdelningar i kommissionen). Följande fastställda problem kan leda till inkonsekvens, brister/överlappningar, låg kvalitet på uppgifterna och avbruten driftskontinuitet: i) Brist på tydlig definition av och samsyn på termen ”statistik” inom kommissionen. ii) Brist på anpassning mellan Eurostats statistiska program för EU och kommissionens strategiska planering. iii) Eurostats roll och ansvar inte helt erkända. iv) Ingen försäkran om graden av efterlevnad av riktlinjerna för europeisk statistik. v) Brist på samordning på kommissionsnivå för användningen av externa leverantörer av statistiktjänster. Efter revisionen antog kommissionen ett nytt beslut om Eurostat (2012/504/EU) av den 17 september 2012. I beslutet behandlas flera av de nämnda slutsatserna. Åtgärdsplanen bedömdes vara tillfredsställande. 4.9. IT-revisioner IAS utförde flera revisioner på det informationstekniska området. Detta återspeglade IAS bidrag till den allmänna övervakningen av kommissionens tekniska säkerhet och bärkraft. 4.9.1. Drift av lokala IT-system (GD Utveckling och samarbete – EuropeAid, GD Handel) Revisionerna av lokal informationsteknik i dessa generaldirektorat undersökte om driften av IT-verksamheten är ändamålsenlig och effektiv. Revisionerna konstaterade att IT‑enheterna är väletablerade. I revisionsrapporterna betonades särskilt betydelsen av att genomföra en ändamålsenlig IT-styrning och bättre IT-riskhantering samt av att sekretesskydda den behandlade informationen (GD Handel) och stärka ramen för IT‑säkerhet för att minimera säkerhetsöverträdelser (GD Utveckling och samarbete). 4.9.2. Informationsteknisk styrning och prestanda (GD Hälso- och konsumentfrågor/genomförandeorgan för hälso- och konsumentfrågor) Generaldirektoratet för hälso- och konsumentfrågor har en relativt stor IT-budget och finansierar det mesta av sina IT-utgifter genom driftsanslag. Sedan föregående revision[21] har det skett en stor förbättring i de allmänna IT-kontrollernas allmänna mognadsgrad. Föreliggande revision var inriktad på styrning, prestanda och kvalitet. En mer begränsad översyn utfördes i genomförandeorganet, eftersom det har en mycket mindre IT-budget. Revisorerna drog följande slutsatser: i) Generaldirektoratet för hälso- och konsumentfrågor saknar fortfarande en allmän strategisk IT-plan på lång sikt eller en dokumenterad strategi som omfattar genomförandeorganet och beskriver stödet till verksamheten inom denna tidsram. Den informationstekniska översiktsplanen och förvaltningsplanen innehåller visserligen centrala resultatindikatorer på hög nivå, men det saknas ett övergripande prestandahanteringsförfarande. ii) Genomförandeorganet bör formalisera vissa nyckelförfaranden (hantering av förändringar, prestanda och kvalitet). Åtgärdsplanen bedöms vara tillfredsställande. 4.9.3. Horisont 2020 (GD Forskning och innovation, GD Kommunikationsnät, innehåll och teknik, genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet) Horisont 2020, flaggskeppsprogrammet för forskning och innovation, ska säkerställa EU:s globala konkurrenskraft och främja tillväxt och nya arbetstillfällen. Flera IT-projekt har tagits fram för att stödja detta projekt, med generaldirektoratet för forskning och innovation som ägare till systemet och generaldirektoratet för kommunikationsnät, innehåll och teknik och genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet som verksamhetsansvariga. IAS lade fram två mycket viktiga rekommendationer: i) Större integrering av informationssystemet för att framstegen i initiativet ska fortsätta, inklusive tydliga förfaranden och allmän IT-styrning genom ledningskommittén för IT‑projekt. ii) Generaldirektoratet för forskning och innovation bör precisera sin plan för projektarbete och resurser. Eftersom Horisont 2020 är ett nytt och övergripande initiativ kan genomförandet av rekommendationerna även beröra generaldirektoratet för informationsteknik och andra forskningsdirektorat. Generaldirektoratet för forskning och innovation utarbetade åtgärdsplaner som bedömdes vara tillfredsställande. 5. Samråd med kommissionens instans för finansiella oegentligheter Under 2012 har instansen för finansiella oegentligheter inte rapporterat några systemrelaterade fel i den mening som avses i artikel 73.6[22] i budgetförordningen för EU:s allmänna budget. 6. Slutsatser Genomförandet av åtgärdsplaner som utarbetas som svar på IAS revisioner under detta och föregående år bidrar till en kontinuerlig förbättring av kommissionens ram för internkontroll. Kommissionens avdelningar uppmanades därför att vidta åtgärder enligt revisionernas rekommendationer. IAS kommer att utföra uppföljningsrevisioner av fullgörandet av dessa åtgärdsplaner. Revisionerna kommer att granskas av kommittén för revisionsuppföljning, som informerar kommissionskollegiet. IAS har i nära samarbete med samtliga interna revisionsorgan utarbetat en ny strategisk revisionsplan för 2013–2015. IAS kommer att fortsätta inrikta sig på finansiell revision/granskning av efterlevnad och IT-revisioner. Den kommer även att satsa mer på effektivitetsrevision. [1] I denna rapport ingår de revisionsrapporter och rådgivande rapporter som slutfördes fram till den 1 februari 2013. [2] Rapporten avser inte decentraliserade EU-myndigheter, Europeiska utrikestjänsten eller andra organ där IAS utför revisionerna. Dessa är i stället föremål för egna årsrapporter. [3] Detta krävs enligt utförandestandard 2060 i de internationella riktlinjerna för yrkesmässig internrevision från Institute of Internal Auditors. [4] COM(2013) 334 final. [5] Ett åtagande kan ge upphov till flera revisionsrapporter om flera generaldirektorat eller avdelningar var föremål för revision. [6] Fyra rekommendationer hade endast delvis godtagits. [7] Två av dessa 29 rekommendationer utfärdades 2006. Ledningen rapporterar att den ena är ”genomförd” sedan i mars 2013. [8] Brytdagen var den 1 februari 2013. [9] Generaldirektoraten gjordes genom förvaltningsskrivelser uppmärksamma på områden där det kan göras mindre förbättringar. Dessa generaldirektorat reagerade positivt på skrivelsen. De åtog sig att så långt som möjligt ta hänsyn till IAS iakttagelser redan i arbetet med den aktuella verksamhetsrapporten. [10] Kommissionen hade föreslagit personalnedskärningar med 5 % i alla EU:s institutioner, organ och byråer under 2013–2017 genom att inte ersätta vissa anställda som går i pension eller vars kontrakt löper ut. Kommissionen upprättade även ett system för omfördelning av tjänster för att uppfylla sina prioriteringar. Det bygger på att 1 % av tjänsterna viks för omfördelning. [11] Kostnader för tjänster från generaldirektorat/avdelningar till andra generaldirektorat/avdelningar eller institutioner, vilka överförs från kundens budgetrubrik till leverantörens budgetrubrik (betalningskrav, samdelegeringar och korsvisa vidaredelegeringar). Det finns ingen konsoliderad uppgift om de belopp som kommissionens tjänsteleverantörer debiterar interna och externa kunder. [12] Kostnader för tjänster från generaldirektorat/avdelningar till andra generaldirektorat/avdelningar eller institutioner, vilka överförs från kundens budgetrubrik till leverantörens budgetrubrik (betalningskrav, samdelegeringar och korsvisa vidaredelegeringar). Det finns ingen konsoliderad uppgift om de belopp som kommissionens tjänsteleverantörer debiterar interna och externa kunder. [13] Vid revisionen av genomförandet av programplaneringsperioden 2007–2013 i GD Regional‑ och stadspolitik. [14] En rapport om korrigeringsförmågan för finansiella korrigeringar 2000–2006 lämnades in till budgetkontrollutskottet den 12 april 2013. [15] Den 4 april 2013 översände GD Regional- och stadspolitik uppdaterade riktlinjer för provtagning till revisionsmyndigheterna. I november 2012 anordnade det även workshoppar i Bryssel för dessa organ. Seminarier anordnades i vissa medlemsstater under 2013 (Italien, Spanien, Tyskland, Slovakien och Tjeckien). [16] Omfattande revisioner, särskilt av kontrollstrategier, utfördes inom detta politikområde 2011. [17] Exempelvis omarbetade förvaltningsrapporter för bistånd till tredjeland och revisionsförklaringar från delegationscheferna. [18] Ej slutbetalningar av administrativ budget och upphandling samt de delar av programmet för livslångt lärande som genomfördes genom nationella myndigheter i medlemsstaterna. [19] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 223/2009, artikel 6. [20] KOM(2005) 217 slutlig. [21] IT-revision 2006 om storskaliga informationssystem. [22] I artikel 117 i tillämpningsföreskrifterna anges följande: ”Årsrapporten [dvs. den rapport som anges i artikel 99.3 i budgetförordningen] ska även innehålla redogörelser för sådana systemrelaterade fel som konstaterats av den särskilda instans som inrättats i enlighet med artikel 73.6 i budgetförordningen.