SV EN Europeiska unionens officiella tidning C 318/1

Verksamhetsrapport från Olafs övervakningskommitté

Februari 2013–januari 2014

(2014/C 318/01)

Ledamöterna i Olafs övervakningskommitté Johan DENOLF (ordförande) Polismästare, direktör för den federala polisens direktorat för ekonomisk och finansiell brottslighet och ledamot av finansunderrättelseenheten, Belgien Herbert BÖSCH Tidigare ledamot av Europaparlamentet Tidigare ordförande för Europaparlamentets budgetkontrollutskott, Österrike Catherine PIGNON Chefsåklagare vid appellationsdomstolen i Angers, Frankrike Jens MADSEN Statsåklagare för allvarlig ekonomisk och internationell brottslighet, Danmark Tuomas PÖYSTI Finlands riksrevisor, ordförande för statens revisionsverk, Finland

INNEHÅLL

UPPDRAGSBESKRIVNING 3

ORDFÖRANDENS FÖRORD 4

ÖVERSIKT 5

1. ÖVERVAKNING AV OLAFS UTREDNINGAR 5

Instruktioner till personalen om utredningsförfaranden 6

Utredningsprioriteringar 6

Urvalet av ärenden inom Olaf 7

Utredningarnas längd 7

Ärenden som överlämnas till nationella rättsliga myndigheter 8

Beslut om att senarelägga tillhandahållandet av informationen till institutionen, organet eller byrån 9

Rekommendationer från Olafs generaldirektör 9

Olafs förfaranden för hantering av klagomål 10

Klagomål och begäranden riktade till övervakningskommittén 10

2. ÖVERVAKNINGEN AV FÖRVALTNINGEN AV OLAFS UTREDNINGSARBETE 11

Det preliminära budgetförslaget för 2014 11

Olafs omorganisation och medarbetarundersökningar 12

3. SAMARBETET MED OLAF 12

Olafs uppföljning av övervakningskommitténs rekommendationer 12

Samarbetet med Olaf 12

4. SAMARBETET MED BERÖRDA PARTER 13

Möten med EU-institutioner 13

Överläggningar med EU-institutionerna 13

Europaparlamentets offentliga åhörande om förfarandegarantier 13

Det civila samhället 13

5. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS STYRNING 14

Övervakningskommitténs roll enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 14

Prioriteringar och mål 14

Uppförandekod 14

Arbetssätt 14

6. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SEKRETARIAT 15

BILAGOR 16

UPPDRAGSBESKRIVNING

Artikel 15.1 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013: Övervakningskommittén ska regelbundet övervaka hur Olaf genomför sitt utredningsarbete, i syfte att förstärka Olafs oberoende vid ett korrekt utövande av de befogenheter Olaf tilldelas genom denna förordning. Övervakningskommittén ska i synnerhet övervaka utvecklingen i samband med tillämpningen av förfarandegarantierna och utredningarnas längd med utgångspunkt i information som tillhandahållits av generaldirektören i enlighet med artikel 7.8.

Olafs övervakningskommitté har, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (1), i uppdrag att förstärka Olafs oberoende vid ett korrekt utövande av de befogenheter som tilldelas Olaf (2). För att kunna fullfölja sitt uppdrag har EU-lagstiftaren gett övervakningskommittén en tredelad roll:

— Övervakningskommittén är Olafs övervakningsorgan och ska säkerställa Olafs oberoende. Den övervakar regelbundet hur Olaf genomför sitt utredningsarbete, i synnerhet utvecklingen i samband med tillämpningen av förfarandegarantierna och utredningarnas längd.

— Övervakningskommittén har en rådgivande roll i förhållande till Olafs generaldirektör och bistår denne vid utövandet av hans skyldigheter, — genom att delge honom resultatet av övervakningskommitténs övervakning av genomförandet av Olafs utredningsarbete, tillämpningen av förfarandegarantierna och utredningarnas längd, samt vid behov genom att komma med lämpliga rekommendationer, — genom att rikta yttranden till honom, i förekommande fall med rekommendationer, om bland annat de resurser som behövs för att utföra Olafs utredningsarbete, om Olafs utredningsprioriteringar och om utredningarnas längd, — genom att inkomma med sina anmärkningar (i förekommande fall med rekommendationer) om de riktlinjer om utredningsförfaranden (och eventuella ändringar av dem) som generaldirektören antar i enlighet med artikel 17.8 i förordningen.

— Övervakningskommittén för en dialog med EU:s institutioner. Den avger rapporter om sin verksamhet till dem och kan på EU-institutionernas begäran också avge yttranden till dem. Övervakningskommittén håller även politiska överläggningar med EU:s institutioner och ger dem därmed unik expertis baserad på sin erfarenhet av övervakningsarbete.

ORDFÖRANDENS FÖRORD

Som ordförande för Olafs övervakningskommitté har jag härmed nöjet att inlämna kommitténs årliga verksamhetsrapport i enlighet med artikel 15.9 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.

Detta är övervakningskommitténs andra verksamhetsrapport och den ger en överblick över Olafs huvudsakliga verksamhet under rapporteringsperioden, från och med den 1 februari 2013 till och med den 31 januari 2014.

I kapitlen 1 och 2 ges en utförlig redogörelse av övervakningskommitténs övervakningsverksamhet. Här ligger fokus på övervakningen av hur Olaf genomför och förvaltar sitt utredningsarbete. Kapitlen 3 och 4 handlar om övervakningskommitténs förbindelser med Olaf, samt med EU:s institutioner och andra berörda parter. I kapitlen 5 och 6 ges en översikt över kommitténs arbetsmetoder, över de policydokument som kommittén antar och över frågor som rör kommitténs sekretariat.

Vid rapporteringsperiodens slut lämnade en av övervakningskommitténs ledamöter, Jens Madsen, kommittén för att ta en ny och utmanande tjänst i sin nationella förvaltning. Jag skulle vilja passa på att i den här rapporten tacka honom för hans värdefulla bidrag till kommitténs arbete och välkomna en ny ledamot, Dimitrios Zimianitis, från och med den 1 februari 2014.

Avslutningsvis vill jag särskilt tacka personalen vid vårt sekretariat för deras ovärderliga stöd och goda arbete. Det har i stor utsträckning bidragit till att vi har kunnat utöva en ändamålsenlig tillsyn över Olafs utredningsarbete.

Bryssel, den 12 mars 2014. Johan DENOLF

ÖVERSIKT

Övervakningsverksamhet

Analys och utvärdering av följande:

— 56 ärenden där information ska vidarebefordras till nationella rättsliga myndigheter.

— 186 niomånadersrapporter.

— 293 yttranden om urvalet av ärenden.

— 14 klagomål och begäranden från enskilda personer.

— 1 klagomål från en EU-institution.

— 2 begäranden om allmänhetens tillgång till övervakningskommitténs handlingar.

— 1 begäran om samarbete från en nationell rättslig myndighet.

Yttranden och rapporter

— 4 yttranden om genomförandet och förvaltningen av Olafs utredningsarbete: — Yttrande nr 1/2013 om Olafs preliminära budgetförslag för 2014. — Yttrande nr 2/2013 om upprättande av ett internt klagomålsförfarande inom Olaf. — Yttrande nr 1/2014 om Olafs utredningsprioriteringar. — Yttrande nr 2/2014 om urvalet av ärenden inom Olaf.

— Årlig verksamhetsrapport för 2012.

Ståndpunkts- och policydokument

— Ståndpunktsdokument om stärkta rättssäkerhetsgarantier inom Olaf.

— Anmärkningar om Olafs utredningsförfaranden.

— Dokument om övervakningskommitténs uppdrag och befogenheter enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 och halvtidsstrategin.

— Riktlinjer för övervakningen (pågående arbete).

— Ändring av arbetsordningen (pågående arbete).

Samarbete

— Nytt samarbetsavtal med Olaf.

1. ÖVERVAKNING AV OLAFS UTREDNINGAR

1. Olafs övervakningskommitté övervakar olika aspekter av Olafs utredande verksamhet. Övervakningen bygger på information som Olafs generaldirektör är skyldig att lämna och på information som övervakningskommittén begär på eget initiativ.

Artikel 15.1 tredje stycket i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013: Övervakningskommittén ska rikta yttranden till generaldirektören, i förekommande fall med rekommendationer, om bl.a. de resurser som behövs för att fullgöra Olafs utredningsuppgifter, Olafs utredningsprioriteringar och utredningarnas längd. Dessa yttranden kan avges på kommitténs eget initiativ, på generaldirektörens begäran eller på begäran av en institution, ett organ eller en byrå, dock utan att hindra genomförandet av pågående utredningar.

Instruktioner till personalen om utredningsförfaranden

2. Den 7 februari 2013 överlämnade Olafs generaldirektör en ändrad version av instruktionerna till personalen om utredningsförfaranden till övervakningskommittén. Den 5 juli 2013 överlämnade han en ny ändrad version av instruktionerna till övervakningskommittén. Syftet var att anpassa Olafs utredningsförfaranden till nya bestämmelser i (utkastet till) förordning (EU, Euratom) nr 883/2013. Olafs generaldirektör informerade övervakningskommittén om att han avsåg att anta de ändrade instruktionerna den 31 juli 2013.

3. Övervakningskommittén underströk att den inte kan göra någon grundlig analys av de ändrade instruktionerna på så kort tid. Den 30 juli 2013 överlämnade kommittén dock ett antal anmärkningar och frågor om de ändrade instruktionerna (3). Övervakningskommittén undersökte särskilt bestämmelserna om urvalsförfarandet, genomförandet av utredningar och samordningen av ärenden.

4. Övervakningskommittén ansåg att man i de ändrade instruktionerna bland annat — uttryckligen bör ange att det krävs skälig misstanke, i enlighet med förordningen, för att inleda en utredning, — bör göra en tydlig åtskillnad mellan den personal som gör urvalet och den personal som granskar vid enheten för urval och granskning av utredningar, — bör göra en tydlig åtskillnad mellan interna och externa utredningar, eftersom Olaf har olika utredningsbefogenheter för dessa, — bör ta med bestämmelser om en utökad intern kontroll av lagenlighetskontrollen, inte bara av de utredande verksamheter som anges i instruktionerna utan även av dem som inte särskilt anges i instruktionerna, men som skulle kunna leda till en kränkning av de berörda personernas rättigheter.

5. Den 5 september 2013 överlämnade Olafs generaldirektör på övervakningskommitténs begäran sina synpunkter och ytterligare information om frågor som kommittén tagit upp. Han informerade även övervakningskommittén om att ändringarna av instruktionerna var slutförda och att han beaktat några av övervakningskommitténs synpunkter. Han vidarebefordrade det slutliga utkastet till de nya riktlinjerna om utredningsförfaranden för Olafs personal, som ersätter instruktionerna, till övervakningskommittén.

Utredningsprioriteringar

6. I yttrande nr 1/2014 utvärderades Olafs utredningsprioriteringar som varje år upprättas av Olafs generaldirektör och offentliggörs i den årliga förvaltningsplanen (4).

7. Övervakningskommittén jämförde utredningsprioriteringarna för 2012 och 2013 med förslaget till utredningsprioriteringar för 2014. Kommittén välkomnade att Olaf tagit till sig de synpunkter som övervakningskommittén framfört vid tekniska sammanträden med Olafs generaldirektör och att årets prioriteringar innehöll tydligare definitioner. Utredningsprioriteringarna bör inte innehålla allmänna principer (som alltid ska beaktas vid beslut om att inleda eller inte inleda en utredning) utan endast specifika områden eller typer av bedrägerier som Olaf bör prioritera.

8. Övervakningskommittén konstaterade att de finansiella indikatorer som överskattats tidigare år helt strukits ur förslaget till utredningsprioriteringar för 2014. Övervakningskommittén underströk att sådana indikatorer bör vara användbara för att bedöma om det finns en allvarlig risk för bedrägeri och kan fungera som referens och som interna riktlinjer för tillämpningen av proportionalitetsprincipen. Övervakningskommittén uppmärksammade även behovet av att ompröva subsidiaritets-/mervärdespolicyn och av att tillämpa den med försiktighet, samt behovet av att regelbundet utvärdera utredningsprioriteringarna.

9. Övervakningskommittén pekade på behovet av att förtydliga utredningsprioriteringarna. Den rekommenderade Olafs generaldirektör att utfärda riktlinjer om tillämpningen av de urvalsprinciper som fastställs i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 och att inleda en konstruktiv dialog med berörda parter om fastställandet och genomförandet av utredningsprioriteringarna. Detta gäller särskilt de finansiella indikatorerna och eventuell uppföljning av avskrivna ärenden när Olaf kommer fram till att det föreligger skälig misstanke om bedrägeri. I det här läget är det svårt för övervakningskommittén att värdera Olafs prestation på de områden som omfattas av utredningsprioriteringar, eftersom Olaf inte har gjort någon egen konsekvensanalys av utredningsprioriteringarna. Övervakningskommittén bad därför Olafs generaldirektör att presentera en utvärdering av resultaten av genomförandet av utredningsprioriteringarna för 2012 och 2013 inom vart och ett av de prioriterade områdena, tillsammans med en sammanfattning av de berörda parternas synpunkter.

Urvalet av ärenden inom Olaf

10. I yttrande nr 2/2014 om urvalet av ärenden inom Olaf (5) utvärderades effektiviteten, kvaliteten och insynen i Olafs urvalsförfarande. Övervakningskommitténs utvärdering byggde bland annat på en analys av ett urval av 293 yttranden från enheten för urval och granskning av utredningar som ger rekommendationer om huruvida ärendena antingen bör avskrivas eller utredningar/samordningsärenden inledas.

11. Övervakningskommittén började med att utvärdera urvalsarbetets effektivitet genom att gå igenom de resurser som tilldelats enheten för urval och granskning av utredningar för att genomföra dess uppdrag och undersöka de konkreta resultat som uppnåtts under 2012 och 2013. Övervakningskommittén konstaterade att det tekniska kunnandet, utredningskunskaperna och språkkunskaperna ibland saknades eller var otillräckliga. Den rättsliga analysen framgick inte heller tillräckligt tydligt. Den tid som avsattes för urvalet (en obligatorisk tvåmånadersperiod) föreföll inte vara tillräcklig i vissa fall. Det behövdes även ett tydligt förfarande för hanteringen av visslare.

12. Övervakningskommittén utvärderade sedan yttrandenas kvalitet för att kontrollera om de uppfyllde de urvalskriterier som Olafs generaldirektör fastställt. Övervakningskommittén konstaterade att instruktionerna för genomförandet av urvalskriterierna inte följdes fullt ut. Vid utvärderingen av Olafs handlingsutrymme konstaterades att det inte togs tillräcklig hänsyn till tillämpliga rättsakter. Den personal som gör själva urvalet saknade precisa indikatorer för att utvärdera om det fanns tillräckligt med information. I den mån sådana indikatorer fanns användes de inte alltid och inte heller på ett konsekvent sätt. Ofta användes obekräftade påståenden.

13. Avslutningsvis granskade övervakningskommittén insynen i urvalsförfarandet genom att titta på informationsflödet under hela urvalsförfarandet, särskilt när det gäller samarbetet mellan enheten för urval och granskning av utredningar och utredningsenheterna.

14. Övervakningskommittén utfärdade ett antal rekommendationer till Olafs generaldirektör för att förbättra urvalsarbetet inom enheten för urval och granskning av utredningar. Som en övergripande slutsats av sin utvärdering utfärdade övervakningskommittén en slutlig rekommendation om att Olaf bör göra en intern utvärdering av den verksamhet som enheten för urval och granskning av utredningar bedriver. Syftet är bland annat att fastställa hur mycket resurser som behövs, vilka som är enhetens styrkor och svagheter samt felprocenten i de utvärderade ärendena. Övervakningskommittén bad även generaldirektören att informera kommittén om uppföljningen av rekommendationerna i yttrandet ett år efter antagandet.

Utredningarnas längd

Artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999: Om en utredning pågår längre än nio månader, skall direktören underrätta övervakningskommittén om orsakerna till att utredningen inte ännu har kunnat avslutas och när detta beräknas kunna ske. Artikel 7.8 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013: Om en utredning inte kan avslutas inom tolv månader från det att den inleddes ska generaldirektören vid utgången av den tolvmånadersperioden och därefter var sjätte månad rapportera till övervakningskommittén, och ange skälen till det och de åtgärder som planeras för att skynda på utredningen.

15. Övervakningskommittén övervakade utredningarnas längd genom att hämta information ur niomånadersrapporterna (6) och de rapporter som upprättats i ärenden som Olaf vidarebefordrat till nationella rättsliga myndigheter enligt den tidigare förordningen (EG) nr 1073/1999, samt, när kommittén fick tillgång till Olafs ärendehanteringssystem, andra ärenderelaterade handlingar.

16. Övervakningskommittén började analysera de skäl som Olaf angett som förklaring till varför vissa ärenden pågått längre än nio månader. Dessa skäl var bland annat komplicerade ärenden, brist på resurser, lågt prioriterade ärenden och bristfälligt samarbete. Övervakningskommittén har noterat skillnader mellan utredningsdirektoraten och deras enheter när det gäller de lämnade förklaringarnas riktighet. Övervakningskommitténs analys pågår fortfarande.

17. Genom förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 infördes två större förändringar för att ge övervakningskommittén större möjlighet att övervaka utredningarnas längd. Niomånadersrapporterna ersattes av tolvmånadersrapporter (som bättre överensstämmer med verkligheten, eftersom merparten av Olafs utredningar pågår längre än tolv månader). Olaf fick också en ny skyldighet att lämna regelbundna rapporter var sjätte månad därefter, för att ge övervakningskommittén möjlighet att följa utredningarna under hela deras livslängd.

18. Den 31 januari 2014 mottog övervakningskommittén för första gången 83 tolvmånadersrapporter för de 243 ärenden som pågått längre än tolv månader. Övervakningskommittén noterade med oro att även om Olaf ändrat sina arbetsmetoder för upprättandet av dessa rapporter enligt kraven i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 innehöll de nya rapporter som skickades till övervakningskommittén inte tillräckligt med information. Övervakningskommittén saknade särskilt information som gjorde det möjligt att kontrollera om utredningstiderna var otillbörligt långa. I 33 av de 83 rapporterna om ärenden som pågått längre än tolv månader anges till exempel skälen till de långa utredningstiderna och de åtgärder som planeras för att skynda på utredningen utan några faktauppgifter överhuvudtaget (t.ex. en beskrivning av sakförhållandena, vilka utredningsåtgärder som Olaf vidtagit och i vilken ordning, eventuella perioder av overksamhet, typ av bedrägeri, ekonomiska konsekvenser, preskriptionshänsyn). Utan dessa uppgifter är det omöjligt för övervakningskommittén att göra en fullständig utvärdering av en utrednings längd. Även om förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 har gjort att övervakningskommittén har fått en starkare roll när det gäller att kontrollera utredningarnas längd ger Olaf, på eget initiativ, inte tillräckligt med information för att övervakningskommittén ska kunna fullfölja sitt uppdrag. Övervakningskommittén tog upp frågan vid ett möte med Olafs generaldirektör och räknar med att framtida rapporter kommer att vara mer utförliga.

19. Olaf informerade övervakningskommittén vid ett tekniskt möte om de verktyg som Olaf använder för att kontrollera ärendenas längd. Dessa består huvudsakligen av ett flaggningssystem i ärendehanteringssystemet som markerar att det är dags att lämna tolv- och sexmånadersrapporterna. Olaf har i utredningsenheterna även inrättat en ny förvaltningsstruktur under ledningsnivån som bland annat ansvarar för att övervaka utredningarnas längd. Övervakningskommittén välkomnar Olafs insatser och vilja att öka utredarnas medvetenhet om preskriptionstider. Samtidigt understryker övervakningskommittén att de tolv- och sexmånadersrapporter som Olaf lämnar till övervakningskommittén skulle kunna vara ett användbart förvaltningsverktyg som Olaf själv skulle kunna använda för att kontrollera utredningarnas längd. Detta omöjliggörs dock av att de flesta av dem saknar konkret innehåll. Detta är särskilt viktigt i ärenden där den långa utredningstiden kan få negativa konsekvenser för de berörda personernas anseende och karriär eller leda till att de efterföljande nationella rättsliga förfarandena blir preskriberade.

Ärenden som överlämnas till nationella rättsliga myndigheter

Artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999: Direktören skall underrätta kommittén om de ärenden där det är nödvändigt att överlämna information till de rättsliga myndigheterna i en medlemsstat. Artikel 17.5 tredje stycket i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013: Generaldirektören ska regelbundet underrätta övervakningskommittén om … b) fall där information har översänts till rättsliga myndigheter i medlemsstaterna […].

20. I förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 infördes en stor förändring när det gäller de ärenden som Olaf vidarebefordrar till nationella rättsliga myndigheter. Olaf behöver inte informera övervakningskommittén om dessa ärenden innan de översänds (som var fallet i den tidigare förordning (EG) nr 1073/1999), utan endast regelbundet, när de har översänts.

21. Mellan den 1 februari 2013 och den 30 september 2013 (fram till dess att förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 trädde i kraft) mottog övervakningskommittén 56 ärenden (7) där information ska översändas till nationella rättsliga myndigheter. Övervakningskommittén fick på begäran full tillgång till de ärenderelaterade handlingarna i ärendehanteringssystemet i 18 ärenden.

22. Övervakningskommittén kunde dock inte göra någon ingående granskning av dessa ärenden innan de översändes till de nationella rättsliga myndigheterna, eftersom kommittén inte skulle få tillgång till ärendeakterna i ärendehanteringssystemet förrän efter de fem dagar som föreskrivs i tidigare överenskommelser med Olaf. Övervakningskommitténs utvärdering av Olafs tillämpning av förfarandegarantier bygger främst på informationen i yttrandena om slut- eller delrapporterna och rekommendationerna från enheten för urval och granskning av utredningar (8) samt, när kommittén fick tillgång till ärendehanteringssystemet, de ärenderelaterade handlingar som registrerats i detta. Övervakningskommittén noterade att enligt alla yttranden från enheten för urval och granskning av utredningar bedrevs all utredningsverksamhet i enlighet med tillämpliga lagbestämmelser. Baserat på dessa yttranden och andra granskade dokument upptäckte övervakningskommittén endast enstaka fall där Olaf inte respekterat förfarandegarantierna (t.ex. underlåtelse att informera den berörda personen om att utredningen avslutats i ett ärende och avsaknaden av skriftligt tillstånd att intervjua den berörda personen i ett annat ärende (9)).

23. I ett ärende påstod en berörd person för övervakningskommittén att Olaf begått en allvarlig överträdelse av sekretessreglerna. Övervakningskommittén, som inte hade tillräckliga utredningsverktyg (incidenten nämndes inte i Olafs ärendeakt), kunde dock endast vidarebefordra klagomålet till Olafs generaldirektör som förnekade att någon sådan överträdelse förekommit.

24. Den 31 januari 2014 mottog övervakningskommittén information om 17 ytterligare ärenden där information översänts till rättsliga myndigheter i medlemsstaterna sedan den 1 oktober 2013 (sedan förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 trätt i kraft). Eftersom denna information togs emot den sista dagen i den period som denna verksamhetsrapport omfattar kommer övervakningskommittén att begära in ytterligare upplysningar och granska dessa ärenden senare under 2014.

Beslut om att senarelägga tillhandahållandet av informationen till institutionen, organet eller byrån

Artikel 4.6 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013: Om de interna utredningarna visar att en tjänsteman, en övrig anställd, en ledamot av en institution eller ett organ, en chef för en byrå eller en anställd kan beröras, ska den institution, det organ eller den byrå där den personen är verksam informeras […]. I undantagsfall får tillhandahållandet av sådan information senareläggas på grundval av ett motiverat beslut av generaldirektören, vilket ska överlämnas till övervakningskommittén när utredningen avslutats.

25. I förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 infördes för första gången en skyldighet för Olafs generaldirektör att, om denne beslutar att senarelägga tillhandahållandet av informationen till en institution, ett organ eller en byrå som den person som är föremål för den interna utredningen tillhör, överlämna ett motiverat beslut om detta till övervakningskommittén när utredningen avslutats. Den 31 januari 2014 informerade Olaf övervakningskommittén om att man inte hade senarelagt någon sådan information sedan förordningen trätt i kraft.

Rekommendationer från Olafs generaldirektör

Artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999: Direktören skall underrätta kommittén om de ärenden där institutionen, organet eller byrån inte har vidtagit åtgärder i enlighet med direktörens rekommendationer. Artikel 17.5 tredje stycket i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013: Generaldirektören ska regelbundet underrätta övervakningskommittén om a) fall där rekommendationer från generaldirektören inte har följts upp […].

26. Övervakningskommittén har under rapporteringsperioden, och faktiskt ända sedan uppdragets början, mottagit mycket lite information om ärenden där generaldirektörens rekommendationer inte har följts upp. Baserat på sin egen utredning drar övervakningskommittén dock slutsatsen att många av dessa rekommendationer, precis som under tidigare år, inte har följts upp. Övervakningskommittén betonade i sina tidigare verksamhetsrapporter att Olaf tidigare inte tycks ha haft rätt övervakningsverktyg för att kunna göra en ordentlig uppföljning av hur de nationella myndigheterna och EU-myndigheterna har genomfört Olafs rekommendationer.

27. Efter Olafs omorganisation 2012 decentraliserades övervakningen av hur rekommendationerna genomförs till utredningsenheterna. För närvarande håller Olaf på att utveckla och genomföra nya övervakningsverktyg för att bättre kunna följa upp resultaten och effekten av sina rekommendationer. Övervakningskommittén noterade att Olaf redan lägger ned mycket arbete på att mäta hur väl rekommendationerna, särskilt de rättsliga och ekonomiska rekommendationerna, genomförs. Till exempel granskar Olaf över 600 ärenden som avslutats med rättsliga rekommendationer. Övervakningskommittén noterade med intresse det utvärderingssystem som används vid denna granskning. Enligt detta kontrollerades hur de nationella rättsliga myndigheterna följde upp rekommendationerna i olika delar av de nationella rättsliga förfarandena (inledande av förundersökning om brott, beslut om att väcka eller avvisa åtal, friande eller fällande dom osv.). När det gäller den ekonomiska uppföljningen försöker Olaf förbättra sina förfaranden för att kunna fastställa de belopp som faktiskt återvunnits till EU:s budget.

28. Övervakningskommittén inser hur komplicerat detta pågående arbete är och välkomnar Olafs vilja att förbättra sina uppföljningsverktyg. Övervakningskommittén har i det här skedet inte tillräckligt med information för att bedöma hur de förändringar som gjordes vid omorganisationen har påverkat ändamålsenligheten och effektiviteten i Olafs övervakningsarbete. Övervakningskommittén förväntar sig bättre information från Olaf i framtiden när man infört de övervakningsverktyg som behövs.

Olafs förfaranden för hantering av klagomål

29. I sitt yttrande nr 2/2013 om upprättande av ett internt klagomålsförfarande inom Olaf, som antogs i december 2013 (10), undersökte övervakningskommittén vilka möjligheter till upprättelse som de personer som förekommer i Olafs utredningar har vid eventuella kränkningar av deras rättigheter och förfarandegarantier. Övervakningskommittén konstaterade att dessa personer inte har tillräckliga och direkta rättsmedel för att få upprättelse för eventuella kränkningar, vare sig genom en extern mekanism (en EU-domstol eller nationell domstol, Europeiska ombudsmannen eller Europeiska datatillsynsmannen) eller en intern mekanism (inom Olaf).

30. Övervakningskommittén betonade att den nya förordningen (EU, Euratom) nr 883/2013 om utredningar som utförs av Olaf inte löser problemet, eftersom man inte infört någon mekanism för att hantera klagomål från enskilda personer. Övervakningskommittén ansåg att den nuvarande luckan i lagstiftningen skulle kunna fyllas med ett formellt klagomålsförfarande inom Olaf, särskilt för klagomål om påstådda kränkningar av grundläggande rättigheter och förfarandegarantier under en Olaf-utredning.

31. Övervakningskommittén rekommenderade därför att Olafs generaldirektör inrättar och offentliggör ett sådant internt förfarande efter samråd med övervakningskommittén om detaljerna. Övervakningskommittén uttryckte en önskan om att Olafs generaldirektör regelbundet rapporterar till övervakningskommittén om de klagomål som Olaf mottar och den uppföljning som görs av dem.

32. I januari 2014 offentliggjorde Olaf på sin webbplats en beskrivning av de åtgärder som vidtagits inom Olaf vid hanteringen av klagomål. Övervakningskommittén begärde att få se det skriftliga beslutet om att upprätta ett sådant förfarande. Olafs generaldirektör bekräftade i ett brev av den 17 februari 2014 att han betraktade offentliggörandet på webbplatsen som en formalisering av det befintliga förfarandet och att det således inte behövdes något formellt skriftligt beslut från hans sida.

33. Till följd av detta måste övervakningskommittén dra slutsatsen att dess rekommendation inte har genomförts. Övervakningskommittén är oroad över att man riskerar att vilseleda invånare som vill lämna in klagomål till Olaf. De kan få intrycket att den text som presenteras på Olafs webbplats ger dem en rättslig ram för klagomålet. I själva verket finns det formellt inte något sådant förfarande (för klagomål om förfarandegarantier), eftersom det inte finns någon rättsakt som utgör rättslig grund för förfarandet.

Klagomål och begäranden riktade till övervakningskommittén

34. Under rapporteringsperioden mottog övervakningskommittén 14 klagomål och begäranden från enskilda personer. Detta utgör en ökning med över 100 % jämfört med året före. Klagomålen handlar bland annat om påstådda kränkningar av grundläggande rättigheter och förfarandegarantier, brott mot sekretessen vid utredningar, alltför långa utredningstider och felaktig nedläggning av ärenden utan rekommendationer. Klagomålen kom främst från personer som berörs av Olafs utredningar, men även från visslare som är missnöjda med de beslut som Olaf fattat efter deras rapportering om misstänkt bedrägeri.

35. Övervakningskommittén svarade de klagande med att understryka att kommittén enligt den nuvarande förordningen inte är utformad som någon klagomålsinstans. Övervakningskommittén tog dock hänsyn till klagomålen inom ramen för sin allmänna övervakning av Olafs utredningsarbete och begärde, i de fall den ansåg att det var lämpligt, ytterligare information och förklaring från Olaf och/eller full tillgång till ärendeakterna i ärendehanteringssystemet.

36. I januari 2014 mottog övervakningskommittén en formell anmälan från en EU-institution som uttryckte sin oro över ett fall där Olaf påstås på ett otillbörligt sätt ha kränkt rätten till skydd av personuppgifter för de anställda vid institutionen. I sitt svar betonade övervakningskommittén att anklagelsen gällde en pågående utredning, i vilken kommittén inte fick ingripa. Övervakningskommittén förklarade också att Europeiska datatillsynsmannen är behörig myndighet för att hantera ett sådant klagomål och att övervakningskommittén måste invänta hans beslut.

37. Övervakningskommittén mottog två begäranden om att få tillgång till dess yttrande nr 2/2012. Övervakningskommittén ansåg att det begärda dokumentet omfattades av de undantag som anges i artikel 4 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 (11), särskilt i andra och tredje strecksatserna i artikel 4.2 och i artikel 4.1 b, och därför inte kunde offentliggöras vid den aktuella tidpunkten. Övervakningskommittén förklarade sig dock vara villig att på begäran tillhandahålla dokumentet inom ramen för pågående domstolsförhandlingar.

38. Avslutningsvis begärde en nationell rättslig myndighet i samband med ett nationellt förfarande att okränkbarheten i övervakningskommitténs arkiv skulle hävas för yttrande nr 2/2012, liksom reservplikten för dess ledamöter. Övervakningskommittén beviljade denna begäran.

39. Enligt tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid unionen ska en tjänsteman eller övrig anställd som får kännedom om förhållanden som ger anledning att misstänka olaglig verksamhet eller om ett beteende i samband med tjänsteutövningen som kan innebära ett allvarligt åsidosättande av de förpliktelser som åligger unionens tjänstemän, omedelbart underrätta antingen sin närmaste överordnade eller generaldirektören, eller, om han anser det nödvändigt, generalsekreteraren eller Olaf (12). Dessa regler är även tillämpliga inom Olaf, vilket innebär att Olafs personal som får kännedom om fakta och bevis om misstänkt olaglig verksamhet eller allvarligt tjänstefel inom Olaf är skyldiga att rapportera detta till en av sina överordnade eller, om de anser det lämpligt, direkt till kommissionens generalsekreterare. Eftersom personal som vill rapportera eventuella överträdelser inom Olaf befinner sig i en särskild situation har man kommit överens (13) med övervakningskommittén om att sådana frågor får rapporteras till dess ordförande.

40. Övervakningskommittén har aldrig mottagit någon sådan rapport. Kanske har Olafs personal inte fått tillräcklig information om förfarandet. Vad viktigare är har övervakningskommittén inte fått några verktyg för att kunna följa upp sådana eventuella klagomål och säkerställa ändamålsenliga utredningar och rättsmedel.

2. ÖVERVAKNINGEN AV FÖRVALTNINGEN AV OLAFS UTREDNINGSARBETE

Artikel 6.2 i kommissionens beslut om inrättande av Olaf, ändrat genom kommissionens beslut 2013/478/EU (14) : Generaldirektören ska efter samråd med övervakningskommittén överlämna ett preliminärt budgetförslag till generaldirektören för budget, vilket är avsett att föras in i den bilaga som rör byrån i kommissionens avsnitt i Europeiska unionens allmänna budget. Artikel 15.1 tredje stycket i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013: Övervakningskommittén ska rikta yttranden till generaldirektören, i förekommande fall med rekommendationer, om bl.a. de resurser som behövs för att fullgöra Olafs utredningsuppgifter, Olafs utredningsprioriteringar och utredningarnas längd […].

Det preliminära budgetförslaget för 2014

41. För att se till att det i Olafs budget tas tillräcklig hänsyn till Olafs oberoende i dess utredningsarbete och att Olaf som ett interinstitutionellt organ har de resurser som krävs för att effektivt och ändamålsenligt kunna trappa upp kampen mot bedrägerier antog övervakningskommittén yttrande nr 1/2013 om Olafs preliminära budgetförslag för 2014 (15).

42. Övervakningskommittén undersökte anslagen av resurser till prioriterade verksamheter och personalstrategin. Övervakningskommitténs rekommendationer handlade främst om uppföljningen av utredningar och utvecklingen av indikatorer för utredningsarbetets effektivitet och kvalitet i enlighet med EU:s bedrägeribekämpningspolitik och kommissionens bedrägeribekämpningsstrategi. Kommittén rekommenderade även Olaf att inrikta sig på utbildning, karriärutveckling, successionsplanering samt en lämplig balans mellan stödtjänster och utredare.

43. Övervakningskommittén underströk vikten av att samråda med övervakningskommittén i form av ett verkligt och omfattande utbyte av åsikter mellan Olafs generaldirektör och övervakningskommittén innan förslaget översänds till generaldirektören för budget i någon form.

44. Avslutningsvis rekommenderade övervakningskommittén att det i Olafs budget införs en separat budgetpost för dels övervakningskommittén och dels dess sekretariat. Syftet är att klargöra kostnaderna för övervakningskommitténs arbete och att på ett öppet sätt understryka övervakningskommitténs och dess sekretariats interinstitutionella beskaffenhet. Dessutom underströk övervakningskommittén vikten av att generaldirektören anslår tillräckligt med resurser till övervakningskommitténs sekretariat och ser till att den kan arbeta oberoende.

45. Övervakningskommittén gav sitt stöd till Olafs preliminära budgetförslag för 2014, under förutsättning att Olaf beaktar de rekommendationer som kommittén lade fram i sitt yttrande.

Olafs omorganisation och medarbetarundersökningar

46. Den medarbetarundersökning som gjordes 2013 i hela kommissionen och som följdes av en intern undersökning inom Olaf visade att personalen inte var nöjd med sin arbetsmiljö. Övervakningskommittén oroades särskilt av tre punkter, eftersom de kan påverka effektiviteten i Olafs utredningsarbete: — Olafs personal menade att den omfattande omorganisationen av Olaf varken minskade utredarnas administrativa börda eller ökade insynen i interna förfaranden. — Personalen ansåg inte att Olafs högsta ledning vare sig kommunicerade med dem i tillräcklig utsträckning eller tog tillräcklig hänsyn till deras synpunkter. — Efter omorganisationen av Olaf 2012 nytillsattes alla höga chefer och över 75 % av mellancheferna till sina nuvarande enheter/direktorat. Många medarbetare slutade och över en fjärdedel av de kvarvarande medarbetarna övervägde att sluta, vilket på det hela taget väcker allvarliga farhågor om den fortsatta expertisen inom Olaf.

47. Till följd av detta bad övervakningskommittén att Olafs generaldirektör regelbundet skulle informera dem om åtgärder som planerats eller genomförts för att åtgärda problemen.

3. SAMARBETET MED OLAF

Olafs uppföljning av övervakningskommitténs rekommendationer

48. År 2012 utfärdade övervakningskommittén ett antal rekommendationer till Olafs generaldirektör, särskilt om skyddet av grundläggande rättigheter och förfarandegarantier (16). Övervakningskommitténs inledande analys visar att de flesta av kommitténs rekommendationer från 2012 inte har genomförts på ett tillfredsställande sätt. Olafs generaldirektör har i sina svar antingen inte gett någon tillräcklig motivering till varför rekommendationerna inte har genomförts eller inte lämnat tillräckligt med konkret information om hur rekommendationerna ska ha genomförts. Övervakningskommittén kommer därför att analysera frågan i ett separat yttrande som kommer att läggas fram under 2014.

Samarbetet med Olaf

49. Övervakningskommittén förde under rapporteringsperioden långvariga diskussioner med Olafs generaldirektör om övervakningskommitténs tillgång till ärenderelaterad information. Resultatet av dessa diskussioner återspeglas i det samarbetsavtal (17) som undertecknades av Olafs generaldirektör och övervakningskommitténs ordförande den 14 januari 2014. I avtalet anges i) vilken information om Olafs utredningsverksamhet som ska överlämnas till övervakningskommittén, ii) hur informationen ska lämnas och iii) när den ska lämnas. Avtalet är tänkt att utgöra en rimlig avvägning mellan å ena sidan Olafs skyldighet att skydda sekretessbelagd information som rör dess utredningar och å andra sidan övervakningskommitténs behov av att kunna övervaka verksamheten.

50. När det gäller de ärenden som översänts till nationella rättsliga myndigheter förklarade övervakningskommittén att den vill få en kopia av de yttranden som enheten för urval och granskning av utredningar utfärdat till Olafs generaldirektorat om slutrapporten och rekommendationerna för att kunna övervaka utvecklingen i samband med tillämpningen av förfarandegarantierna. Eftersom detta dokument kan innehålla personuppgifter kom övervakningskommittén överens med Olaf om att först inhämta Europeiska datatillsynsmannens yttrande i frågan. Övervakningskommittén har ännu inte fått detta yttrande.

51. Första gången som Olafs generaldirektör skickade den information som han enligt samarbetsavtalet är skyldig att regelbundet översända till övervakningskommittén var den 31 januari 2014, den sista dagen i rapporteringsperioden för denna rapport. En mer detaljerad utvärdering av avtalets genomförande kommer därför att presenteras i nästkommande rapport.

52. Övervakningskommittén anser att samarbetsavtalet är viktigt men insisterar nu på att dess genomförande förbättras, särskilt när det gäller innehållet i den information som Olaf överlämnar till övervakningskommittén. I annat fall kommer övervakningskommittén inte att kunna utföra sitt övervakningsarbete på ett ändamålsenligt sätt.

4. SAMARBETET MED BERÖRDA PARTER

Möten med EU-institutioner

53. Mellan maj och juli 2013 uppmanades övervakningskommittén att presentera slutsatserna från sin verksamhetsrapport för 2012 för parlamentet (utskottet för budgetkontroll), rådet (arbetsgruppen för bedrägeribekämpning) och Europeiska revisionsrätten.

54. Vid flera andra möten med utskottet för budgetkontroll och med kommissionsledamot Algirdas Šemeta redogjorde övervakningskommittén för resultatet av Olafs utredningar och respekten av grundläggande rättigheter. Kommittén presenterade även sina slutsatser om hur ändamålsenlig Olafs tillsyn är, om reformen av Olaf-förordningen och om en ny tillsynsstruktur för Olaf som kommissionen föreslår i sitt meddelande med titeln Förbättrad styrning av Olaf och stärkta rättssäkerhetsgarantier vid utredningar (18).

55. I november 2013 anordnade övervakningskommittén informella överläggningar om Olafs och dess sekretariats utmaningar efter ikraftträdandet av förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.

Överläggningar med EU-institutionerna

56. I augusti 2013 började övervakningskommittén förbereda de formella överläggningarna med kommissionen, parlamentet, rådet och revisionsrätten om policy rörande Olafs verksamhet i enlighet med artikel 16 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013. Övervakningskommittén föreslog att man i första hand skulle inrikta sig på tillsynsramen för det reformerade Olaf. Tyvärr anordnade kommissionens avdelningar de förberedande mötena med alla andra deltagare utom övervakningskommittén. Det återstår därför att se om de första överläggningarna kommer att uppfylla de mål som anges i förordningen.

Europaparlamentets offentliga åhörande om förfarandegarantier

57. I oktober 2013 antog övervakningskommittén baserat på sin övervakningserfarenhet ett ståndpunktsdokument om stärkta rättssäkerhetsgarantier inom Olaf (19). Övervakningskommitténs ståndpunkt om eventuella nya ändringar av förordning (EU, Euratom) nr 883/2013, som kommissionen föreslår i sitt meddelande, presenterades under ett offentligt åhörande som anordnades av parlamentet (20).

58. Övervakningskommittén välkomnade kommissionens förslag men påpekade att vissa strukturella lösningar bör omprövas, med särskild hänsyn till Olafs och dess övervakningskommittés oberoende. Eventuella behörighetskonflikter och överlappningar mellan den nuvarande och den planerade övervakningsstrukturen bör undvikas. Övervakningskommittén föreslog alternativa lösningar som fortfarande innehåller de användbara instrument som kommissionen föreslagit men där dessa samtidigt förs in i en heltäckande övervakningsmekanism.

Det civila samhället

59. Transparency Internationals EU-kontor beslutade att utvärdera EU:s integritetssystem (21). I januari 2014 träffade övervakningskommitténs ordförande och ledamöterna i övervakningskommitténs sekretariat representanter för Transparency Internationals EU-kontor. De diskuterade frågor som t.ex. förbindelserna mellan Olaf och övervakningskommittén, Olafs ansvarighet och oberoende samt de integritetsregler som gäller för övervakningskommittén själv.

5. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS STYRNING

Övervakningskommitténs roll enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013

60. Förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 har inneburit en rad förändringar av övervakningskommitténs roll och dess övervakningsverktyg. En stor del av övervakningskommitténs möten ägnades således åt att diskutera hur detta har påverkat övervakningskommitténs verksamhet.

61. Övervakningskommittén gjorde en grundlig analys av förändringarna av dess uppdrag och roll, dess huvudsakliga arbetsuppgifter, samt dess övervaknings- och rapporteringsverktyg. I sitt dokument om kommitténs uppdrag, befogenheter och mål (22) enligt den nya Olaf-förordningen förklarar övervakningskommitténdessa förändringar, kommitténs övervakningsmetod och sekretariatets roll, vars oberoende även garanterar övervakningskommitténs oberoende.

Prioriteringar och mål

62. Övervakningskommittén fastställde sina strategiska mål och prioriteringar för sin kommande mandatperiod. Syftet är att se till att kärnverksamheten blir mer ändamålsenlig och får större genomslag för att därmed öka stödet till Olafs utredningsarbete och öka Olafs oberoende. Övervakningskommittén fastställde följande strategiska mål: i) att utveckla ändamålsenliga och pragmatiska övervakningsverktyg, ii) att förbättra samarbetet med Olaf och dess generaldirektör, iii) att fungera som aktör vid genomförandet av bedrägeribekämpningspolicyn, iv) att synliggöra övervakningskommittén för EU:s institutioner och medlemsstater, v) att utveckla övervakningskommitténs arbetsmetoder, vi) att se till att övervakningskommittén och dess sekretariat kan fungera oberoende, och vii) att bidra till lagstiftningsförslaget om att stärka Olafs övervakning. För att uppfylla dessa mål har övervakningskommittén fastställt ett antal prioriteringar. Dessa presenteras även i dokumentet om övervakningskommitténs uppdrag, befogenheter och mål som samtidigt utgör övervakningskommitténs halvtidsstrategi.

Uppförandekod

63. Den 9 oktober 2013 antog övervakningskommittén en uppförandekod och en förklaring om garantier mot opartiskhet och risker för intressekonflikter i utövandet av övervakningsarbetet (23). Övervakningskommittén betonade att dess ledamöter i regel innehar nyckelpositioner i sina nationella rättssystem eller förvaltningar, vilket gör att de kan fungera som Olafs motpart/partner på nationell nivå i alla skeden av ett Olaf-ärende. Samtidigt övervakar de regelbundet Olafs ärenden, särskilt dem där information ska översändas till nationella rättsliga myndigheter. Det kan således uppstå situationer där de ställs inför samma Olaf-ärende både i samband med sina nationella åligganden och som ledamot av övervakningskommittén. Det är därför viktigt att se till att hanteringen av ett ärende i denna dubbla ställning inte gör att det uppstår faktiska eller potentiella intressekonflikter som äventyrar allmänhetens förtroende för att de kan utföra sitt arbete opartiskt och objektivt. Övervakningskommittén tog fram en översikt över de specifika uppgifter som kommitténs ledamöter utför som skulle kunna leda till intressekonflikter. Detta följdes av en genomgång av konkreta situationer då intressekonflikter kan uppstå. Uppförandekoden innehåller ett tydligt förfarande för hur man ska hantera intressekonflikter.

64. För att inrätta denna policy och uppförandekod i tydliga juridiska termer ansåg övervakningskommittén att det var lämpligt att ändra sin arbetsordning. Detta arbete pågår för närvarande.

Arbetssätt

65. I mars 2013 välkomnade övervakningskommittén en ny ledamot, Tuomas PÖYSTI. Vid övervakningskommitténs möte i oktober 2013 valdes Johan DENOLF till ordförande i ett år till.

66. Från och med februari 2013 till och med januari 2014 höll övervakningskommittén elva plenarsammanträden i Bryssel och Luxemburg. Ordföranden, föredragandena och ledamöterna i sekretariatet träffades också regelbundet för att arbeta med särskilda frågor och för att förbereda och följa upp plenarsammanträdena.

67. Övervakningskommittén utsåg en föredragande för varje större fråga som behandlades. Det gällde särskilt för Olafs budget, analysen av Olafs förfaranden för hanteringen av klagomål, generaldirektörens instruktioner till personalen om utredningsförfaranden, Olafs utredningsprioriteringar och analysen av urvalsförfarandet inom Olaf. Föredragandena arbetade tillsammans med övervakningskommitténs sekretariat för att utarbeta förslag till yttranden eller dokument som skulle diskuteras vid plenarsammanträdena.

68. Under plenarsammanträdet i februari 2013 presenterade övervakningskommitténs sekretariat sina arbetsmetoder för Olafs högsta ledning, särskilt i ärenden som Olaf ska vidarebefordra till nationella rättsliga myndigheter. Övervakningskommittén förklarade också vilken information som den behövde för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Övervakningskommittén utgick sedan från denna presentation när den utvecklade en rad riktlinjer för övervakningen. Efter ikraftträdandet av förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 håller övervakningskommittén på att fastställa nya riktlinjer för övervakningen.

6. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SEKRETARIAT

69. Övervakningskommitténs sekretariat består av advokater, utredare och assistenter som säkerställer den dagliga övervakningen av Olafs utredningsverksamhet och hjälper övervakningskommittén att utföra sina arbetsuppgifter. Sekretariatet mottar all den information som lämnas till övervakningskommittén och gör en inledande granskning. Sekretariatet ansvarar även för att ge övervakningskommitténs ledamöter juridisk rådgivning.

70. Övervakningskommittén vill betona att dess sekretariat måste kunna hjälpa övervakningskommittén att genomföra sitt övervakningsarbete på ett lojalt och effektivt sätt utan att riskera potentiella intressekonflikter i egenskap av Olaf-personal som är underordnad Olafs generaldirektör. Under de senaste åren har övervakningskommittén konsekvent understrukit vikten av att kunna arbeta oberoende och ändamålsenligt. För detta krävs ett oberoende och tillräckligt bemannat sekretariat som, även om det ingår i Olafs organisationsstruktur, fungerar oberoende och uteslutande lyder under övervakningskommittén. Övervakningskommittén är nöjd med att sekretariatets oberoende nu garanteras genom förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (24).

71. Övervakningskommittén har identifierat fyra grundläggande villkor som ska säkerställa sekretariatets oberoende: i) chefen för sekretariatet rekryteras, utvärderas och befordras efter beslut av övervakningskommittén, ii) chefen för sekretariatet anses tillhöra den högsta ledningen, iii) sekretariatets personal rekryteras, utvärderas och befordras av dess chef, iv) genomförandet av sekretariatets budget delegeras till dess chef. Övervakningskommittén har inlett diskussioner med Olafs generaldirektör om genomförandet av detta nya lagstadgade krav. Dessa diskussioner pågår för närvarande.

72. Övervakningskommittén är också nöjd med att Olafs generaldirektör har sett till att sekretariatet återigen har åtta tjänster, precis som före omorganisationen av Olaf 2012.

Så kontaktar du övervakningskommittén

Via övervakningskommitténs sekretariat:

Per post J30 13/62 – Rue Joseph II, 30 – 1049 Bryssel, BELGIEN Per telefon +32 22984022 Per e-post OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Per fax +32 22959776 Webbplats http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 (EUT L 248, 18.9.2013, s. 1).

(2) Artikel 15.

(3) Se bilaga 5.

(4) Se bilaga 3.

(5) Se bilaga 4. Även om detta yttrande antogs i mars 2014 beslutade övervakningskommittén att bifoga det till denna verksamhetsrapport, eftersom nästan allt arbete med yttrandet gjordes under rapporteringsperioden.

(6) Under 2013 mottog övervakningskommittén 186 niomånadersrapporter.

(7) I januari 2013 vidarebefordrade Olaf till övervakningskommittén 21 ärenden där information ska översändas till nationella rättsliga myndigheter. Dessa ärenden redovisades i övervakningskommitténs verksamhetsrapport för 2012. Under 2013 mottogs totalt 77 ärenden.

(8) Olaf vidarebefordrade yttranden om slut- eller delrapporter och rekommendationer till övervakningskommittén i 72 av de 77 ärenden som överlämnades till nationella rättsliga myndigheter 2013.

(9) I det senare fallet intervjuades den berörda personen enligt reglerna i den tidigare Olaf-handboken.

(10) Se bilaga 2.

(11) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(12) Artikel 22a i tjänsteföreskrifterna och artikel 11 i anställningsvillkoren för övriga anställda i EU.

(13) Efter samråd med kommissionens rättstjänst – se meddelandet från Olafs generaldirektör till Olafs medarbetare av den 10 november 2008.

(14) EUT L 257, 28.9.2013, s. 19.

(15) Se bilaga 1.

(16) Se sammanfattningen i bilaga 7.

(17) Se bilaga 10.

(18) COM(2013) 533 final, 17.7.2013.

(19) Se bilaga 6.

(20) Offentligt åhörande av den 3 oktober 2013 på temat ”OLAF and the rights of the persons concerned”.

(21) Se http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/

(22) Se bilaga 8.

(23) Se bilaga 9.

(24) Skäl 40.

BILAGOR 1. Yttrande nr 1/2013 om Olafs preliminära budgetförslag för 2014. 2. Yttrande nr 2/2013 om upprättande av ett internt klagomålsförfarande inom Olaf. 3. Yttrande nr 1/2014 om Olafs utredningsprioriteringar. 4. Yttrande nr 2/2014 om urvalet av ärenden inom Olaf. 5. Övervakningskommitténs anmärkningar om Olafs utredningsförfaranden. 6. Ståndpunktsdokument om stärkta rättssäkerhetsgarantier inom Olaf. 7. Övervakningskommitténs rekommendationer från 2012. 8. Övervakningskommitténs uppdrag, befogenheter och mål: halvtidsstrategi. 9. Uppförandekod för övervakningskommitténs ledamöter och en förklaring om garantier mot opartiskhet och risker för intressekonflikter i utövandet av övervakningsarbetet. 10. Samarbetet med Olaf.

BILAGA 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

BILAGA 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OLAF was created, the few procedural guarantees defined in the former Regulation (EC) No 1073/1999 were developed by the case-law of the EU General Court. (2) See the SC's Opinion No 5/2010 on Respect for fundamental rights and procedural guarantees in investigations by the European Anti-Fraud Office, point 3. (3) See in particular Article 41 of the Charter. (4) One of the objectives of the reform was to reinforce the protection of fundamental rights and procedural guarantees within OLAF's investigations. (5) Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (OJ L 248, 18.9.2013, p. 1). (6) The legality check relates, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned (Article 17(7)). (7) Article 15(1). (8) For a thorough overview of the different kinds of judicial review of OLAF's investigative acts, see J.F.H. Inghelram, Legal and Institutional Aspects of the European Anti-fraud Office (OLAF) — An Analysis with a Look Forward to a European Public Prosecutor's Office, Europa Law Publishing, 2011, p. 203. See also X. Groussot, Z. Popov, What's wrong with OLAF? Accountability, due process and criminal justice in European anti-fraud policy, Common Market Law Review 47, 2010, p. 605-643. (9) For example, the actions for annulment introduced against OLAF investigative acts have constantly been declared inadmissible on the grounds that none of such acts has to date been deemed to bring about a distinct change in the applicant's legal position. (10) In actions for damages, there are three conditions to be met in order to trigger a right to reparation: the infringement of a rule of law intended to confer rights on persons; a sufficiently serious breach of this rule; the existence of a direct causal link between the breach of the rule of law and the damage allegedly suffered by the complainant. (11) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, Common Market Law Review 49, 2012, p. 601-628. (12) Regulation (EC) No 45/2001 of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). (13) According to the definition given by the EO, ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding upon it’ (see the EO's Annual Report 1997, p. 23). (14) See the Special Report of the EO in own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning FRONTEX, 12 November 2013, point 43. (15) Franchet and Byk v Commission (No 2),8 July 2008, Case T-48/05. (16) Article 15(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (17) See Article 14 of the former Regulation (EC) No 1073/1999. Its content has been included in Article 90a of the Staff Regulations and as a consequence has been deleted from Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (18) See Commission v Antonello Violetti and Others and Nadine Schmit, 20 May 2010, Case T-261/09. (19) See the note of the Director-General to OLAF staff (I/011472 of 10 November 2008) and the note JUR(2008)45321 of 1 April 2008 of the Commission's Legal Service. (20) During the legislative process, the EU institutions put forward various proposals: an independent Review Adviser with the participation of the SC, a Review Panel consisting of senior officials of OLAF and of the Commission's Legal Service, two separate procedures (legality check by legal experts of OLAF and complaints to the Review Adviser via the SC), a review procedure to be set up by the DG within the Office. (21) See the former OLAF Manual — Operational Procedures, version July 2011, point 5.1.6. (22) Article 7b: this procedure aimed at dealing with requests from persons concerned by an investigation, to have an independent opinion regarding the respect of the procedural guarantees provided for in the Regulation. (23) Replacing the former OLAF Manual — Operational Procedures. (24) Article 23 of the ISIP — ‘23.1 Where a natural person concerned by an investigation has requested a review of the handling of his procedural guarantees, the Director-General appoints a member of OLAF staff not connected with the investigation, to conduct such a review. 23.2 The person entrusted with the review must act independently in his review of the complaint and report his findings to the Director-General. 23.3 The Director-General may take appropriate action in respect of any failure to respect procedural guarantees and will inform the complainant’. (25) COM(2013) 533 final, 17.7.2013. (26) See the SC's Annual Activity Report 2012, specifically Section 2 of Annex III. (27) OLAF does not count as ‘complaint’ the applications for access to documents (including ‘confirmatory applications’), the requests for access to personal data, staff complaints (Art. 90 of Staff Regulations), motions to courts, complaints addressed to the Commission which do not concern directly OLAF, letters from informants/whistle-blowers unhappy with OLAF's decision to dismiss a case. (28) 7 complaints in 2013, 3 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (29) 5 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (30) 1 request in 2013, 2 requests in 2012 and 1 request in 2011. (31) See the OLAF 2012 Activity Report. (32) See the Annual Activity Reports of the EDPS and the EO. The SC itself received 7 complaints in 2012 and 14 complaints in 2013, concerning, inter alia, alleged failure to respect fundamental rights and procedural guarantees, breach of confidentiality of investigations, duration of investigations. (33) See the EO's Decision closing his inquiry into complaint 3072/2009/MHZ against the Commission, 5 April 2011, point 27. (34) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning the European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union (FRONTEX), 9 April 2013, point 79. (35) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, quoted above, p. 627. (36) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 47. (37) Article 41(1) of the Charter: ‘Every person has the right to have his or her affairs handled impartially, fairly and within a reasonable time by the institutions and bodies of the Union’. (38) See the Commission's proposal quoted above. (39) This paper was adopted at the SC's plenary meeting on 8 October 2013 and transmitted to the three appointing Institutions on 24 October 2013. (40) See the Decision of 26 June 2008 of the EO on complaint 1354/2007/VIK against the European Economic and Social