Förslag till RÅDETS BESLUT om gemenskapens ståndpunkt inom blandade rådet EU-Chile beträffande blandade rådets arbetsordning

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

Genom ramavtalet om samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater och Republiken Chile, som trädde i kraft den 1 februari 1999, inrättas ett blandat råd. Enligt artikel 34 i avtalet skall blandade rådet självt fastställa sin arbetsordning.

Kommissionen överlämnar till rådet ett förslag till rådsbeslut om gemenskapens ståndpunkt beträffande den arbetsordning som bifogas förslaget, så att ett beslut kan fattas av blandade rådet.

Förslag till

RÅDETS BESLUT

om gemenskapens ståndpunkt inom blandade rådet EU-Chile beträffande blandade rådets arbetsordning

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av kommissionens förslag

och av följande skäl:

Enligt artikel 34 i ramavtalet om samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater och Republiken Chile skall det blandade råd som inrättas genom det avtalet självt fastställa sin arbetsordning.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Det bifogade utkastet till beslut antas härmed såsom gemenskapens ståndpunkt inom blandade rådet EU-Chile.

Utfärdat i Bryssel den

På rådets vägnar

Ordförande

Utkast

BESLUT AV BLANDADE RÅDET

inrättat genom ramavtalet om samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Chile, å andra sidan, av den 21 juni 1996

BLANDADE RÅDETS ARBETSORDNING

BLANDADE RÅDET HAR FASTSTÄLLT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av ramavtalet om samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Chile, å andra sidan, undertecknat i Florens den 21 juni 1996, nedan kallat "avtalet", särskilt artiklarna 33(37 i detta, och

av följande skäl:

Avtalet trädde i kraft den 1 februari 1999.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1 - Ordförandeskap

1. Ordförandeskapet vid blandade rådets möten skall innehas växelvis av en företrädare för Europeiska unionens råds ordförandeskap och en företrädare för Chile.

Artikel 2 - Möten

1. Blandade rådet skall sammanträda på ministernivå med jämna mellanrum och när omständigheterna så kräver, om parterna är ense om detta.

2. Blandade rådets möten skall hållas på en plats som parterna kommit överens om.

3. Blandade rådets möten skall gemensamt sammankallas av blandade rådets sekreterare.

Artikel 3 - Ställföreträdare

1. Blandade rådets medlemmar kan låta sig företrädas om de är förhindrade att delta i ett möte.

2. Om en medlem önskar låta sig företrädas, skall han före mötet i fråga till ordföranden anmäla företrädarens namn. Den som företräder en av blandade rådets medlemmar skall inneha medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4 - Delegationer

1. Blandade rådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän. Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation samt om vem som är delegationens ordförande.

Artikel 5 - Sekretariat

1. En tjänsteman från Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från Chiles beskickning vid Europeiska unionen skall gemensamt vara blandade rådets sekreterare.

Artikel 6 - Handlingar

1. När blandade rådets överläggningar grundar sig på skriftliga underlag skall dessa handlingar numreras och såsom blandade rådets handlingar cirkuleras av de två sekreterarna.

Artikel 7 - Korrespondens

1. Korrespondens till blandade rådet eller till dess ordförande skall vidarebefordras till blandade rådets båda sekreterare.

2. De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till blandade rådets ordförande och, om det är lämpligt, såsom handlingar enligt artikel 6 cirkuleras till blandade rådets övriga medlemmar. Korrespondens som cirkuleras skall sändas till kommissionens generalsekretariat, EU-medlemsstaternas ständiga representationer och Chiles beskickning vid Europeiska unionen.

3. Korrespondens från blandade rådets ordförande skall sändas till mottagarna av en av sekreterarna och, om det är lämpligt, såsom handlingar enligt artikel 6 cirkuleras till blandade rådets övriga medlemmar på de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 8 - Dagordning för mötena

1. En preliminär dagordning för varje möte skall upprättas av blandade rådets sekreterare med utgångspunkt i förslag från parterna. Dagordningen skall av respektivev sekreterare sändas till de mottagare som anges i artikel 7 senast 15 dagar innan mötet inleds. Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka någon av sekreterarna senast 21 dagar innan mötet inleds har mottagit en begäran om att de skall föras upp på dagordningen; punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlagen har överlämnats till sekreterarna senast den dag då den preliminära dagordningen avsänds. Dagordningen skall antas av blandade rådet i början av varje möte. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen, om parterna är överens om detta.

2. De tidsfrister som anges i punkt 1 får efter överenskommelse mellan de båda parterna förkortas med hänsyn till omständigheterna i det särskilda fallet.

Artikel 9 - Protokoll

1. De båda sekreterarna skall så snart som möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll över varje möte.

2. Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgifter om

- vilka handlingar som inkommit till blandade rådet,

- yttranden som någon medlem av blandade rådet begärt att få förda till protokollet,

- de förslag som lagts fram, de rekommendationer som utfärdats samt de slutsatser som antagits om specifika frågor.

3. Protokollet skall också innehålla en förteckning över de medlemmar av blandade rådet eller företrädare för dessa som deltog i mötet.

4. Utkastet till protokoll skall vid nästa möte föreläggas blandade rådet för godkännande. Det kan även godkännas skriftligen av båda parter. Efter det att det godkänts skall två bestyrkta kopior av protokollet undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 10 - Rekommendationer

1. I de fall som avses i artiklarna 33(36 i avtalet skall blandade rådet utfärda rekommendationer eller lägga fram förslag genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna. Mellan mötena kan blandade rådet utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna kommit överens om detta. Ett skriftligt förfarande består i en notväxling mellan de två sekreterarna, vilka handlar med parternas samtycke.

2. Blandade rådets rekommendationer och förslag enligt artiklarna 33(36 i avtalet skall benämnas "rekommendation" respektive "förslag", följt av löpnummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

3. Blandade rådets rekommendationer och förslag skall bestyrkas av de två sekreterarna, och två bestyrkta kopior skall undertecknas av ordförandena för de båda parternas delegationer.

4. Rekommendationer och förslag skall såsom blandade rådets handlingar sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 11 - Offentlighet

1. Om inte något annat beslutats skall blandade rådets möten inte vara offentliga.

2. Var och en av parterna kan besluta att låta offentliggöra blandade rådets rekommendationer och förslag i sin respektive officiella tidning.

Artikel 12 - Utgifter

1. Var och en av parterna skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i blandade rådets möten, både kostnader för personal, resor och uppehälle och porto- och telekostnader.

2. Den part som är värd för mötet skall stå för kostnader för att ordna mötena samt för kostnader för tolkning under mötena, översättning och mångfaldigande av dokument.