Förslag till RÅDETS FÖRORDNING om ändring av förordning (EG) nr 40/94 vad avser systemen för intern kontroll och revision vid budgetmässiga och finansiella bestämmelser för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden samt om tillgång till byråns handlingar

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

1. Bakgrund

Den nya budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget kommer att träda i kraft den 1 januari 2003. Detta innebär bland annat att det införs nya budget- och finansbestämmelser för de decentraliserade gemenskapsorganen.

De viktigaste nyheterna i detta avseende är följande:

* (Artikel 185):

* Kommissionen skall anta en rambudgetförordning för de organ som inrättas av gemenskapen, som är juridiska personer och som faktiskt beviljas anslag som belastar budgeten. De finansiella bestämmelserna för dessa organ får endast avvika från ramförordningen efter överenskommelse med kommissionen och förutsatt att detta är nödvändigt på grund av särdragen i deras verksamhet.

* Europaparlamentet skall på rådets rekommendation ha befogenheten att bevilja ansvarsfrihet för de organ som avses i punkt 1.

* Kommissionens internrevisor skall ha samma befogenheter gentemot byrån som gentemot kommissionens egna avdelningar.

* De organ som avses ovan skall föra räkenskaper enligt de regler som fastställs av kommissionens räkenskapsförare, så att deras räkenskaper kan konsolideras med kommissionens räkenskaper.

* Artikel 46.3 d: tjänsteförteckningen för varje organ som anges i artikel 185.1 skall godkännas av budgetmyndigheten.

I och med dessa nya bestämmelser krävs det motsvarande anpassningar i grundrättsakterna för gemenskapsorganen. Även om detaljbestämmelserna om gemenskapsorganens finans- och budgetförvaltning tas upp i deras respektive budgetförordningar innehåller även de grundrättsakter genom vilka varje organ inrättas - vilka som regel antas av rådet - vissa bestämmelser i finansiella frågor och budgetfrågor, bl.a. om budgetens upprättande och genomförande, om kontroller inom budgetområdet, framläggande av räkenskaper, ansvarsfrihet och förfarande för antagande av organets egen budgetförordning.

För att det nya systemet skall kunna omsättas i praktiken är det således viktigt att införa de nödvändiga ändringarna i de grundrättsakter genom vilka de olika organen inrättats, och föreliggande förslag har utarbetats i just detta syfte.

Vad gäller de decentraliserade organ som inte omfattas av definitionen i artikel 185.1 har man bedömt det som nödvändigt att även de anpassar sina finansiella bestämmelser till den nya budgetförordningen i åtminstone ett grundläggande avseende, nämligen vad gäller avskaffandet av de centraliserade förhandskontrollerna.

I övrigt tar kommissionen upp två andra aspekter på de decentraliserade organen i dessa förslag:

Den ena gäller ett mera generellt inslag i den administrativa reformen, nämligen frågan om insyn och allmänhetens tillgång till handlingar. Under arbetet med omarbetningen av budgetförordningen enades institutionerna om att i den nya texten införa en bestämmelse om att allmänheten bör få tillgång de decentraliserade organens handlingar på villkor som är i linje med gemenskapens ramlagstiftning. I samband med att Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar antogs, enades också de tre institutionerna genom en gemensam förklaring om att gemenskapsorganen bör tillämpa bestämmelser som är identiska med institutionernas när det gäller allmänhetens tillgång till handlingar. Kommissionen föreslår således att bestämmelser med detta ändamål införs i grundrättsakterna för de 15 gemenskapsorganen.

Den andra aspekten gäller förfarandet för att utse direktörer för gemenskapsorganen. Även om det varit rådets avsikt då grundrättsakterna antogs att gemenskapsorganen skall ha möjlighet att förlänga sina direktörers mandat, anser kommissionen att texterna i sin nuvarande lydelse i de flesta fall inte markerar denna avsikt tillräckligt tydligt. Som bestämmelserna i fråga i dag är formulerade anges bara att den sittande direktören har möjlighet att åter kandidera efter det att mandattiden gått ut. Gemenskapsorganen måste dock i detta avseende följa förfarandet i grundrättsakterna. Tolkningen följer av de parallella bestämmelserna i EG-fördragets artikel 214.1 om hur kommissionens ledamöter utses samt bestämmelserna i artikel 223 och 225 i samma fördrag om EG-domstolens domare. Med tanke på gemenskapsorganens direktörers särskilda ställning är det befogat att tolka enligt denna parallell, och därmed göra avsteg från artikel 8 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, enligt vilken anställningskontrakt får förlängas utan något nytt uttagningsförfarande.

Det är således just för att understryka att det inte skall råda ett krav på ett nytt urvalsförfarande så snart som en direktörs mandatperiod löpt ut som kommissionen vill förtydliga de gällande bestämmelserna. På så sätt skall alltså ett mandat kunna förlängas utan nytt urvalsförfarande förutsatt att detta sker på förslag av den behöriga instansen. Genom denna möjlighet förbättras balansen mellan å ena sidan behovet av kontinuitet i gemenskapsorganens verksamhet, och å andra sidan behovet att hålla dem öppna för nya idéer och nya politiska mål eller inriktningar. Begränsningen till två mandatperioder eller motsvarande förhindrar dock inte att samme person kan lägga fram sin kandidatur en tredje gång, såsom en del av ett nytt urvalsförfarande, och således även stanna kvar på posten efter det att två perioder löpt ut, förutsatt att detta skett genom framgångsrikt deltagande i detta urvalsförfarande.

2. Förslagens räckvidd

Mot bakgrund av processen för omarbetning av budgetförordningen som helhet samt övriga resonemang som redogjorts för ovan, bedöms de nya bestämmelserna (artikel 185 samt artikel 46.3 d i budgetförordningen) vara tillämpliga på de 13 befintliga gemenskapsorganen, nämligen:

* Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning (Thessaloniki) [1].

[1] Förordning (EEG) 337/75 av den 10 februari 1975.

* Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublin) [2].

[2] Förordning (EEG) 1365/75 av den 26 maj 1975.

* Europeiska miljöbyrån (Köpenhamn) [3].

[3] Förordning (EEG) 1210/90 av den 7 maj 1990.

* Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen (Turin) [4].

[4] Förordning (EEG) 1360/90 av den 7 maj 1990.

* Europeiskt centrum för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (Lissabon) [5].

[5] Förordning (EEG) 302/93 av den 8 februari 1993.

* Europeiska läkemedelsmyndigheten (London) [6].

[6] Förordning (EG) 2309/93 av den 22 juli 1993.

* Europeiska arbetsmiljöbyrån (Bilbao) [7].

[7] Förordning (EG) 2062/94 av den 18 juli 1994.

* Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (Luxemburg) [8].

[8] Förordning (EG) 2965/94 av den 28 november 1994.

* Europeiskt centrum för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (Wien) [9].

[9] Förordning (EG) 1035/97 av den 2 juni 1997.

* Europeiska byrån för återuppbyggnad (Thessaloniki) [10].

[10] Förordning (EG) 2667/2000 av den 5 december 2000.

* Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet [11].

[11] Förordning (EG) 178/2002 av den 28 januari 2002.

* Europeiska byrån för luftfartssäkerhet [12].

[12] KOM (2000) 595 slutlig, 4 december 2000. Förordning (EG) nr.../2002 av den... juni 2002.

* Europeiska sjösäkerhetsbyrån [13].

[13] KOM (2002) 802 slutlig, 8 december 2000. Förordning (EG) nr.../2002 av den... juni 2002.

De bör också tillämpas på Eurojust [14], ett organ som inrättats enligt den tredje pelaren men som till stor del fungerar som ett traditionellt, decentraliserat gemenskapsorgan vad gäller finansiella frågor och budgetfrågor.

[14] Rådets beslut 2002/187/RIF av den 28 februari 2002.

Det finns vidare två decentraliserade gemenskapsorgan som inte mottar något bidrag ur gemenskapens budget, nämligen

* Byrån för harmonisering inom den inre marknaden (Alicante) [15].

[15] Förordning (EG) 40/94 av den 20 december 1993.

och

* Gemenskapens växtsortsmyndighet (Angers) [16].

[16] Förordning (EG) 2100/94 av den 27 juli 1994.

Dessa organ torde därmed inte omfattas av definitionen i artikel 185 i den nya budgetförordningen, vilket dock inte hindrar att de också berörs av och bör iaktta förordningens bestämmelser om nya mekanismer för intern kontroll.

Slutligen övervägde kommissionen också att inkludera den europeiska järnvägsbyrån i detta förslagspaket (se KOM(2002) 23 slutlig). Med tanke på det tidiga stadiet i lagstiftningsprocessen för denna nya byrå beslöt dock kommissionen att inte lägga fram något förslag rörande järnvägsbyrån i detta skede.

Frågan om att öka insyn och öppenhet, närmare bestämt genom att införa bestämmelser om tillgång till handlingar, kommer att gälla samtliga femton gemenskapsorgan, men inte Eurojust [17].

[17] Förordning (EG) nr 1049/2001 är inte direkt tillämplig på organ som inrättas enligt tredje pelaren.

Vidare föreslås att förfarandena för att utse direktörerna för de tretton befintliga gemenskapsorganen skall göras tydligare. I förordning 1360/90 i dess ändrade lydelse enligt förordning 1572/98 behövs emellertid inte något klargörande, eftersom den förordningen snarare tjänat som modell för de föreslagna ändringarna i gemenskapsorganens och Eurojusts grundrättsakter. I fallet Eurojust fungerar den administrative direktören inte som chef, utan är underställd kollegiet och dess ordförande (se artikel 29.4 i beslut 2002/187/RIF). I det fallet har den administrative direktören inte en position som motiverar att tillsättningsproceduren jämställs med den som gäller för kommissionens ledamöter eller domstolens domare. I förordning 2667/2000 om Europeiska byrån för återuppbyggnad finns för övrigt ingen bestämmelse som möjliggör förnyat mandat för direktören, varför kommissionen inte föreslår någon ändring i den förordningen i detta avseende.

3. Förslagen i detalj

3.1. För de fjorton gemenskapsorgan som tar emot bidrag ur gemenskapsbudgeten och som således omfattas av artikel 185 i budgetförordningen består förslagen i huvudsak av följande:

* Som en följd av artikel 185:

* Europaparlamentet får befogenheten att bevilja ansvarsfrihet efter rekommendation av rådet.

* Kommissionens internrevisors befogenhet gentemot organen klargörs, och den centraliserade förhandskontrollen av transaktioner upphävs.

* Nya bestämmelser för redovisning av räkenskaperna införs i linje med den omarbetade budgetförordningen.

* Som en följd av en förklaring som kommissionen avgett med anledning av artikel 185:

* Kommissionen har åtagit sig att samråda med Europaparlamentet, rådet och revisionsrätten vid utarbetandet av den rambudgetförordning för gemenskapsorganen som skall antas enligt artikel 185.1. Det torde därför inte vara nödvändigt att i alla grundrättsakterna för de decentraliserade gemenskapsorganen införa en bestämmelse om att revisionsrätten måste rådfrågas inför antagandet av varje enskild budgetförordning.

* Som en följd av artikel 46.3 d:

* En bestämmelse om att organens tjänsteförteckningar skall antas av budgetmyndigheten.

* I syfte att skapa en viss harmonisering i tekniskt hänseende:

* En bestämmelse om att direktören från och med nu skall vara ansvarig för genomförandet av budgeten (vilket hittills inte har varit fallet för de två decentraliserade gemenskapsorgan som tillhör den "första generationen", d.v.s. Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning i Thessaloniki samt Europeiska institutet för förbättring av arbets- och levnadsvillkor i Dublin).

* Vad gäller att anta de enskilda gemenskapsorganens budgetförordningar skall detta ansvar övergå till deras respektive styrelser eller motsvarande instans, efter samråd med kommissionen. Denna bestämmelse förväntas bidra till en ökad harmonisering av förfarandena. Enligt nuvarande bestämmelser är det rådet eller de respektive styrelserna (eller motsvarande instans) som skall anta gemenskapsorganens budgetförordningar, och kommissionen och revisionsrätten deltar i vissa fall, beroende på vilket förfarande det gäller. Orsaken till dessa skillnader är endast historisk, och går idag knappast att motivera objektivt.

* De termer som används för att beskriva budgetförfarandena har i viss mån anpassats till terminologin i den nya allmänna budgetförordningen.

* Budgetförordningarna för de två organ som tillhör "första generationen" [18] upphävs.

[18] Förordningarna (EG) nr 1416/76 och 1417/76, båda antagna den 1 juni 1976.

* För dessa båda förordningar (för Thessaloniki och Dublin) har rådet hittills varit lagstiftande myndighet. Som framgår av resonemanget ovan finns det dock inget motiv för att bibehålla denna särskilda ordning idag, eftersom förfarandet i dagens läge knappast är adekvat för att anta denna typ av rättsakt.

3.2. Vad gäller de två decentraliserade gemenskapsorgan som inte direkt torde omfattas av artikel 185 i budgetförordningen, bör man ändå beakta de avgörande förändringar i systemen för kontroll och revision som införs genom den nya budgetförordningen. Det verkar således motiverat att åtminstone ändra kontrollbestämmelserna i grundrättsakterna för dessa båda organ - särskilt med tanke på att det i en av dessa rättsakter, nämligen den om inrättande av Gemenskapens växtsortsmyndighet i Angers, fortfarande hänvisas till kommissionens styrekonom, vilket ju är en funktion som inte längre kommer att finnas kvar när den nya budgetförordningen träder i kraft.

3.3. Det bör samtidigt nämnas att kommissionen redan tidigare (1997) lagt ram förslag till ändringar av nio av grundrättsakterna till ovan nämnda gemenskapsorgan [19]. Kommissionen tar härmed tillfället att också dra tillbaka dessa ändringsförslag, då innehållet i dem delvis täcks av de nya förslagen, och delvis har blivit föråldrat.

[19] KOM (1997) 489 slutlig, 6.10.1997, ändrad genom KOM(1998) 289 slutlig, 4.5.1998.

3.4. I frågan om insyn och öppenhet har kommissionen för de femton befintliga gemenskapsorganen föreslagit en ny bestämmelse med följande innebörd:

- Förordning nr 1049/2001 skall vara tillämplig på gemenskapsorganens handlingar.

- De olika organens styrelser skall anta lämpliga bestämmelser för att tillämpa principen.

- Europeiska gemenskapernas domstol skall vara behörig i fall där de decentraliserade organens beslut om tillgång till handlingar överklagas.

3.5. Vad avser förfarandet för att tillsätta direktörer för gemenskapsorganen föreslås att lydelsen i de olika grundrättsakterna samordnas med den redan gällande bestämmelsen i artikel 7 i förordning nr 1360/90 [20] såsom den ändrats enligt förordning 1572/98 av den 17 juli 1998 [21].

[20] EGT L 131, s. 1.

[21] EGT L 206, s. 1.

4. Procedurbestämmelser

4.1. De 18 grundrättsakter som direkt berörs av dessa förslag behandlas enligt följande förfaranden:

* Artikel 308 (rådet beslutar enhälligt efter att ha hört Europaparlamentet): förordningarna (EG) nr 337/75, 1365/75, 1360/90, 302/93, 2309/93, 2062/94, 2100/94, 40/94, nr 2965/94, 1035/97 (jämför med artikel 213) och 2667/2000

* Artikel 175 (förfarande enligt artikel 251, plus att Ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén skall höras)

* Artikel 251 (medbeslutande): förordning (EG) nr 178/2002 (jämförd med artiklarna 37, 95, 133 och 152.4 b); d.v.s. Ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén skall höras: KOM (2000) 595 slutlig (jämförd med artikel 80.2), KOM (2000) 802 slutlig (jämförd med artikel 80.2)

* Artikel 279 (rådet beslutar enhälligt efter att ha hört Europaparlamentet och revisionsrätten): förordningarna (EG) nr 1416/76 och 1417/76;

* Artikel 34.2 c (jämförd med artikel 31) i Fördraget om Europeiska unionen (rådet beslutar enhälligt): rådets beslut (2002/187/RIF).

4.2. När det gäller Europeiska läkemedelsmyndigheten förväntas den gällande grundrättsakten (förordning nr 2309/93) ersättas av en helt ny rättsakt till viken kommissionen redan lagt fram sitt förslag (KOM(2001) 404 slutlig). Om förordning 2309/93 de facto ersätts av en ny grundrättsakt bör det bifogade ändringsförslaget till den förordningen läsas som ett ändringsförslag till det ovan nämnda förslaget till ny rättsakt.

Kommissionen kommer i så fall att bistå den lagstiftande myndigheten med all teknisk assistans som krävs för anpassningen av förslaget till den nya rättsakten

5. Vikten av ett snabbt lagstiftningsförfarande

Eftersom den nya budgetförordningen alltså måste träda i kraft den 1 januari 2003 är det av stor vikt att de olika lagstiftningsförfarandena hinner slutföras i tid för att förslagen skall kunna antas senast i slutet av 2002.

Kommissionen uppmanar således alla institutioner som är inblandade i lagstiftningsprocessen att bidra till att påskynda den, så att förslagen till ändringar av de berörda grundrättsakterna kan träda i kraft parallellt med den nya budgetförordningen.

2002/0177 (CNS)

Förslag till RÅDETS FÖRORDNING om ändring av förordning (EG) nr 40/94 vad avser systemen för intern kontroll och revision vid budgetmässiga och finansiella bestämmelser för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden samt om tillgång till byråns handlingar

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 308 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag [22],

[22] EGT C , , s. .

med beaktande av Europaparlamentets yttrande [23], och

[23] EGT C , , s. .

av följande skäl:

(1) Bestämmelserna i rådets förordning (EG) nr 40/94 av 20 december 1993 om gemenskapsvarumärken [24], genom vilken Byrån för harmonisering inom den inre marknaden inrättas, bör harmoniseras med förordning (EG, Euratom) nr.............. med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [25], genom vars ikraftträdande den centraliserade finansiella förhandskontrollen överges till förmån för modernare kontroll- och revisionssystem, för såväl gemenskapens institutioner som för de organ som omfattas av artikel 185 i ovan nämnda förordning.

[24] EGT L 11, 14.1.1994, s. 1. Förordningen ändrad genom förordning (EG) nr 3288/94 (EGT L 349, 31.12.1994, s. 83).

[25] EGT L

(2) Byrån för harmonisering inom den inre marknaden bör förfoga över kontroll- och revisionssystem lika omfattande som de system som används av ovannämnda gemenskapsinstitutioner och -organ.

(3) De allmänna principerna och begränsningarna för rätten till tillgång till handlingar är fastställda i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar. [26]

[26] EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(4) Vid antagandet av förordning (EG) nr 1049/2001 enades de tre institutionerna om en gemensam förklaring om att likartade byråer och organ skall införa regler som är förenliga med förordningen när det gäller tillgången till deras handlingar.

(5) Förordning (EG) nr 40/94 bör således kompletteras med de bestämmelser som krävs för att göra förordning (EG) nr 1049/2001 tillämplig på Byrån för harmonisering inom den inre marknaden, samt med rättsmedel för att garantera en möjlighet till överklagande i fall där tillgång till handlingar avslås.

(6) Förfarandena och villkoren för när direktören bör få förlängt förordnande bör klargöras, och man bör harmonisera reglerna för samtliga gemenskapsorgan för vilka en ny utnämning är möjlig.

(7) Förordning (EG) nr 40/94 bör därför ändras för dessa ändamål.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Förordning (EG) nr 40/94 ändras på följande sätt:

1) En artikel 118a med följande lydelse skall införas:

Tillgång till handlingar

"Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001* skall tillämpas på de handlingar som finns hos byrån.

Inom sex månader efter det att denna förordning trätt i kraft skall styrelsen anta de praktiska villkoren för hur förordning (EG) nr 1049/2001 skall tillämpas.

De beslut som fattas av byrån i enlighet med artikel 8 i förordning (EG) nr 1049/2001 kan överklagas genom att klagomål framförs till ombudsmannen eller Europeiska gemenskapernas domstol enligt artiklarna 195 och 230 i EG-fördraget."

2) I artikel 120 skall punkt 2 ersättas med följande:

"2. Ordförandens mandatperiod skall inte överstiga fem år. Detta mandat kan förlängas en gång på förslag av kommissionen och efter yttrande från styrelsen, men inte för längre tid än fem år.

I artikel 120.3 skall följande mening läggas till:

"Deras mandat får förlängas på förslag av kommissionen och efter yttrande från styrelsen, men inte med längre tid än fem år i taget."

3) Artikel 136 skall ersättas med följande:

"Artikel 136:

Finansiell kontroll

1. Inom byrån skall en funktion för intern revision införas, och dess verksamhet skall bedrivas under beaktande av relevanta internationella normer. Internrevisorn, som utses av ordföranden, skall ansvara inför honom för kontrollen av att systemen och förfarandena för budgetens genomförande fungerar väl.

2. Internrevisorn skall bistå ordföranden med råd vid hanteringen av risker genom självständiga synpunkter på utvärderings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att lämna rekommendationer om hur villkoren för att utföra olika uppgifter kan förbättras, samt främja en sund ekonomisk förvaltning.

3. Ansvaret för att inrätta system och förfaranden för interna kontroller anpassade till uppgifterna skall ligga hos utanordnaren."

Artikel 2

Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den

På rådets vägnar

Ordförande