Rapport

om årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet för budgetåret 2001, samt myndighetens svar

(2002/C 326/11)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till förvaltningsrådet för Gemenskapens växtsortsmyndighet (nedan kallad växtsortsmyndigheten) i enlighet med artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för växtsortsmyndigheten för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 110 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har budgeten genomförts under ordförandens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelser som antagits enligt artikel 112 i rådets förordning (EG) nr 2100/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

5. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(3).

6. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 8,6 miljoner euro och motsvarande åtaganden till 8 miljoner euro. För driftsanslagen (avdelning III) på sammanlagt 4,1 miljoner euro har åtaganden ingåtts för 3,8 miljoner euro. Betalningarna från budgetårets anslag uppgick till 4,4 miljoner euro, 3 miljoner euro överfördes till följande budgetår och 1,1 miljoner euro förföll. Av åtagandena för driftsutgifter har endast 26 % betalats ut under budgetåret.

7. Anslagen som överförts till 2002 uppgår till 3 miljoner euro. Det är i huvudsak fråga om driftsanslag (2,9 miljoner euro), för vilka överföringsnivån ökar från år till år(4). Revisionsrätten upprepar den rekommendation den gav i sin årsrapport för 2000(5) om kontroll av den tillämpliga budgetförordningens lämplighet för växtsortsmyndighetens särdrag.

Årsredovisning

8. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som växtsortsmyndigheten offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3. Balansräkningen per den 31 december 2001 anger 11028828 euro som budgetårets saldo. Det är fråga om reserver som avses i artikel 6 d.2 i växtsortsmyndighetens budgetförordning. I växtsortsmyndighetens allmänna räkenskaper har reserverna bokförts på vederbörligt sätt under posten "Lagstadgad reserv" och bör ingå under samma post i balansräkningen.

9. Det system för allmänna räkenskaper som växtsortsmyndigheten använde till utgången av 2001 var bristfälligt och svarade inte längre mot förvaltningens behov. Ett nytt system infördes i början av 2002. Kontona i det nya systemet öppnades uteslutande med utgångspunkt i saldona för de allmänna kontona, eftersom underkonton inte kunde användas. Till exempel anger resultaten för underkontona "Kunder" och "Leverantörer" inga detaljer om saldona i balansräkningen. Särskild uppmärksamhet bör fästas vid identifieringen av kund- och leverantörssaldon, där det gamla systemet uppvisade betydande brister.

10. I sin årsrapport om växtsortsmyndighetens årsredovisning(6) för budgetåret 2000 påpekade revisionsrätten svagheter i inventariesystemet. Samordningen mellan den enhet som ansvarar för inventarieförteckningen och bokföringsenheten bör förbättras för att man skall undvika skillnader mellan de värden som anges i balansräkningen och de värden som ingår i inventarieförteckningarna. Under 2001 har växtsortsmyndigheten börjat tillämpa de bestämmelser om avskrivning som kommissionen antog i december 2000(7).

11. Ett bankkonto används för största delen av växtsortsmyndighetens transaktioner (inkassering av avgifter och betalning av utgifter). Även de belopp som förts till reserven finns på transaktionskontot, vars ränta uppgår till Europeiska centralbankens refinansieringsränta minus 0,25 %. År 2001 uppgick det genomsnittliga månatliga saldot på detta konto till över 11 miljoner euro. Växtsortsmyndigheten bör därför ompröva sin förvaltning av likvida medel i syfte att öka avkastningen på medlen. I samma anda bör växtsortsmyndigheten överväga att avsluta ett annat bankkonto som knappast används överhuvudtaget(8).

12. Växtsortsmyndigheten har ett förskottskonto såsom fastställs i artikel 45 i växtsortsmyndighetens budgetförordning och i artikel 71 i genomförandebestämmelserna. En granskning av detta konto(9) har visat att kontots saldo överskred det tak på 75000 euro som fastställts i beslutet om inrättande av detta konto av den 10 maj 2001. Dessutom styrktes utgifterna inte alltid av verifierande underlag. Enligt artikel 79 i genomförandebestämmelserna till växtsortsmyndighetens budgetförordning skall räkenskapsföraren systematiskt göra oaviserade kontroller av kontot.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

13. Renoverings- och inredningsarbeten har genomförts vid växtsortsmyndighetens huvudkontor. Dessa arbeten inleddes 1999 och det fysiska arbetet avslutades i september 2000. En del av elarbetena omfattades inte av ett åtagande(10) och under den berörda budgetposten(11) återstod inte tillräckligt med anslag för att fullgöra det åtagande som växtsortsmyndigheten hade ingått.

14. Växtsortsmyndighetens förvaltningsråd sammanträdde i Lissabon den 20 och 21 september 2001. Åtagandet(12) för ersättning av resor och uppehälle för förvaltningsrådets ledamöter ingicks den 23 oktober 2001, dvs. en månad efter det att sammanträdet hade ägt rum, på basis av utgifter som redan hade effektuerats. Detta tillvägagångssätt strider mot bestämmelserna i budgetförordningen och kan vara särskilt kritisk i slutet av ett budgetår.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 och 26 september 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 227, 1.9.1994, s. 27.

(2) Såsom föreskrivs i artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har räkenskaperna för växtsortsmyndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 upprättats den 5 april 2002 och därefter överlämnats till myndighetens förvaltningsråd, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 10 april 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) 1,7 miljoner euro 2000 och 1,5 miljoner euro 1999.

(5) EGT C 372, 28.12.2001, punkt 8.

(6) EGT C 372, 28.12.2001, punkt 10.

(7) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000 (EGT L 336, 30.12.2000, s. 75).

(8) Det genomsnittliga saldot uppgår till 970000 euro och kontot har under 2001 endast varit föremål för ett dussintal transaktioner.

(9) Granskningen genomförd i oktober 2001.

(10) Belopp som inte omfattades: 11933 euro.

(11) Budgetpost 2040.

(12) Åtagande nr CPV 3157.

Tabell 1

Budgetgenomförandet för budgetåret 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från myndigheten - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som myndigheten framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från myndigheten - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som myndigheten framlagt i sin årsredovisning.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från myndigheten - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som myndigheten framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Myndighetens svar

5 och 6. Inga kommentarer.

7. Växtsortsmyndighetens budgetförordning skall ändras för att ta hänsyn till ändringarna i kommissionens nya förordning, som rådet nyligen antagit. I samband därmed kommer växtsortsmyndigheten att införa möjligheten att använda differentierade anslag, så att överföringarna av verksamhetsanslagen kan hanteras på ett bättre sätt.

8. Växtsortsmyndigheten noterar denna anmärkning och kommer att beakta denna från och med nästa årsredovisning.

9. Det gamla systemet för allmänna räkenskaper ersattes i början av det nya budgetåret 2002 av en mycket mer tillförlitlig produkt, programvaranExact, som också används av andra decentraliserade inrättningar. En ingående analys har gjorts av kund- och leverantörskontona med avseende på transaktionerna under de senaste tre åren. Resultaten kommer att meddelas revisionsrätten längre fram.

10. Växtsortsmyndigheten noterar revisionsrättens anmärkning och kommer att anpassa sina arbetsmetoder därefter.

11. Växtsortsmyndigheten tänker på nytt använda det konto som revisionsrätten föreslår skall avslutas, eftersom detta konto för närvarande ger förmånligare villkor jämfört med det andra kontot som revisionsrätten nämner.

12. Efter beslutet den 10 maj 2001 om att ändra taket för förskottskontot behövdes några månader för att rätta till beloppet på grund av förseningar i de administrativa förfarandena.

13. Växtsortsmyndigheten instämmer i revisionsrättens påpekanden om denna punkt.

14. När det gäller experterna eller förvaltningsrådets ledamöter är det mycket svårt att exakt ange antal deltagare och deras resekostnader innan mötena äger rum. Därför kommer växtsortsmyndigheten att införa ett system där preliminära siffror fastställs på grundval av tidigare uppgifter (uppskattning av antal deltagare, beräkning av dagtraktamenten och uppskattning av resekostnader) med en säkerhetsmarginal på 5-10 %. Erforderliga justeringar kommer att göras vid slutsammanställningarna efter mötena.