SV Europeiska unionens officiella tidning C 374/1

Verksamhetsrapport från Olafs övervakningskommitté

januari 2012–januari 2013

(2013/C 374/01)

Ledamöterna i Olafs övervakningskommitté

Johan DENOLF Ordförande Polismästare, direktör för den federala polisens direktorat för ekonomisk och finansiell brottslighet och ledamot av finansunderrättelseenheten, Belgien

Herbert BÖSCH Tidigare ledamot av Europaparlamentet Tidigare ordförande för Europaparlamentets budgetkontrollutskott, Österrike

Catherine PIGNON Chefsåklagare vid appellationsdomstolen i Angers, Frankrike

Rita SCHEMBRI (till mars 2013) Generaldirektör för avdelningen för intern revision och interna utredningar vid premiärministerns kontor, Malta

Christiaan TIMMERMANS (till december 2012) Tidigare domare vid Europeiska unionens domstol, Nederländerna

Jens MADSEN (från januari 2013) Statsåklagare för allvarlig ekonomisk och internationell brottslighet, Danmark

Tuomas PÖYSTI (från mars 2013) Finlands riksrevisor, ordförande för statens revisionsverk, Finland

INNEHÅLL

ORDFÖRANDENS FÖRORD

I. INLEDNING

II. ÖVERVAKNING AV OLAFS UTREDANDE VERKSAMHET

1. Omfattningen av övervakningskommitténs rutiner för övervakning av och samarbete med Olaf

1.1 Övervakningens omfattning

1.2 Införande av nya rutiner för samarbetet med Olaf

2. Övervakning av Olafs utredningsarbete på övervakningskommitténs initiativ

2.1 Instruktioner till personalen om utredningsförfaranden och deras genomförande

2.2 Övervakningskommitténs yttranden och rapporter om enskilda ärenden

3. Övervakning av Olafs utredningsarbete – information om enskilda ärenden från Olafs generaldirektör

3.1 Information som lämnats till övervakningskommittén

3.2 Övervakningskommitténs slutsatser

3.3 Reform av förordning (EG) nr 1073/1999

III. LEDNING AV OLAFS UTREDANDE VERKSAMHET

1. Olafs utredningsprioriteringar

2. Administrativ organisation, budget och personalpolitik i samband med Olafs utredningsverksamhet

2.1 Budget

2.2 Administrativ organisation och personalpolitik

IV. FÖRBINDELSER MED OLAF, EU-INSTITUTIONERNA OCH ANDRA INTRESSENTER

1. Förbindelser med Olaf

2. Förbindelser med EU-institutionerna

3. Förbindelser med övriga intressenter

V. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS ARBETSMETODER

1. Sammanträden och föredraganden

2. Sekretariat

BILAGA I

BILAGA II

BILAGA III

ORDFÖRANDENS FÖRORD

Den nuvarande övervakningskommittén för Olaf tillträdde i januari 2012, och denna verksamhetsrapport, som jag har nöjet att överlämna, omfattar vårt första verksamhetsår.

Övervakningskommittén stöder helhjärtat Olaf i kampen mot bedrägeri, korruption och oegentligheter som skadar Europeiska unionens intressen. Kommittén vill även stärka Olafs oberoende genom en regelbunden kontroll av dess utredningar och genom att ge råd och konstruktiv kritik när så är lämpligt. Därför har kommittén från det att den tillsattes arbetat för att bygga upp en fullödig bild av hur Olaf bedriver sina utredningar, både genom att kontrollera Olafs ärenden med hänsyn till de nya förfaranden som infördes 2012 av Olafs generaldirektör och genom att granska byråns nya organisation för att bedöma om den ger optimala förutsättningar för att utföra Olafs arbete effektivt och resurssnålt.

Den nya övervakningskommittén ställdes under sitt första år inför en rad stora förändringar: Olafs interna omorganisation och införande av nya personalföreskrifter i fråga om utredningsförfaranden, nya samarbetsrutiner mellan Olaf och övervakningskommittén och den pågående reformen av förordning (EG) nr 1073/1999. Det uppstod problem på grund av meningsskiljaktigheter mellan Olaf och övervakningskommittén om hur kommittén skulle utföra sina uppgifter. En utredning som utförts av Olaf ledde till att en ledamot av Europeiska kommissionen avgick, och övervakningskommitténs kontroll av denna utredning var ytterligare en stor utmaning för den nytillträdda kommittén.

Trots detta har vi utfärdat kontroversiella yttranden och rapporter där vi har analyserat hur Olaf bedriver sina utredningar, den föreslagna reformen av förordning (EG) nr 1073/1999 och Olafs budget.

Övervakningskommittén strävar efter att ha så goda arbetsrelationer som möjligt med Olaf, men samtidigt är det normalt med en viss sund spänning mellan Olaf och kommittén, precis som i varje förhållande mellan en övervakare och den som övervakas. För att kommittén ska kunna göra sitt yttersta för att skapa bättre ömsesidig förståelse kommer den under det andra året av sin mandatperiod att ta initiativ för att föreslå nya samarbetsrutiner utifrån kommitténs syn på sitt eget uppdrag. Kommittén anser att den i enlighet med förordning (EG) nr 1073/1999 är ett övervakningsorgan som använder ett matrissystem för att upptäcka och varna för systematiska problem: horisontellt genom slumpmässigt urval och vertikalt genom kontroll av enskilda ärenden. I slutändan är vårt mål som oberoende kommitté dock nu som alltid att bistå generaldirektören i hans arbete och på så sätt att bidra till att höja effektiviteten i Olafs utredningar och stärka byråns oberoende i utredningarna. Vi är fast beslutna att fortsätta i den andan.

Jag vill särskilt tacka och gratulera kommitténs sekretariat för dess oförtröttliga arbete och ovärderliga stöd under den tid vi har suttit i kommittén.

Johan DENOLF Ordförande i Olafs övervakningskommitté

I. INLEDNING

1. Rollen för övervakningskommittén för Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (nedan kallad övervakningskommittén) fastställs i förordning (EG) nr 1073/1999 (1) och i beslutet om inrättande av Olaf (2). Övervakningskommittén ska garantera Olafs oberoende och kontrollerar Olafs utredningsverksamhet genom regelbunden övervakning av att utredningarna genomförs korrekt. Övervakningskommitténs kontroll av Olafs utredningsverksamhet utförs enligt övervakningskommitténs arbetsordning (3). Den bygger framför allt på granskning av enskilda ärenden som Olaf har behandlat och andra uppgifter som övervakningskommittén har tillgång till och som gör det möjligt att dra specifika och generella slutsatser och utfärda rekommendationer till Olafs generaldirektör samt vid behov till berörda EU-institutioner.

2. Kontrollen av enskilda fall är avgörande för att kunna dra systematiska eller generella slutsatser och identifiera eventuella systematiska brister i Olafs utredningsverksamhet. Övervakningskommittén inriktar sig framför allt på att undersöka om grundläggande rättigheter och förfarandegarantier respekteras i Olafs utredningar och om ärendena behandlas effektivt, snabbt och enligt gällande regler och rättsliga bestämmelser.

3. För detta krävs naturligtvis tillgång till Olafs utredningar, vilket Olaf säkerställde fram till mars 2012. I början av den nuvarande övervakningskommitténs mandatperiod införde Olafs generaldirektör emellertid nya rutiner för kommitténs tillgång till relevant information om Olafs ärenden. Detta ledde till att övervakningskommitténs arbete försvårades, eftersom informationen blev bristfällig och inte lämnades i tid.

4. Detta har påverkat övervakningskommitténs verksamhet under rapporteringsperioden. Mycket tid och resurser har gått åt till diskussioner med Olafs generaldirektör i möten och till en omfattande korrespondens om att återställa övervakningskommitténs kontrollmöjligheter. Diskussionerna ledde till att provisoriska samarbetsrutiner infördes, men tyvärr fungerade de inte.

5. Övervakningskommittén antog trots detta med enhällighet två formella yttranden, ett ståndpunktsdokument och en rapport. Övervakningskommittén granskade 83 ärenden som överlämnats till nationella rättsliga myndigheter och 188 Olaf-rapporter om utredningar som pågått längre än nio månader. Övervakningskommittén analyserade också texten till reformen av förordning (EG) nr 1073/1999 med utgångspunkt i kommitténs erfarenhet av övervakningen av Olafs utredningar.

6. Denna första verksamhetsrapport från den nuvarande övervakningskommittén omfattar hela året från kommitténs utnämning i slutet av januari 2012 fram till januari 2013. Ledamöterna i övervakningskommittén har varit Christiaan Timmermans (ordförande januari–oktober 2012), Johan Denolf (ordförande från oktober 2012), Herbert Bösch, Catherine Pignon och Rita Schembri (4). I januari 2013 välkomnade övervakningskommittén en ny ledamot, Jens Madsen, som ersatte Christiaan Timmermans.

II. ÖVERVAKNING AV OLAFS UTREDANDE VERKSAMHET

Artikel 11.1 i förordning (EG) nr 1073/1999:

Övervakningskommittén skall genom regelbunden kontroll av utredningsarbetet stödja byråns oberoende.

Skäl 10 i förordning (EG) nr 1073/1999:

Dessa utredningar bör utföras … med full respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna, särskilt principen om rättvis behandling, rätten för varje berörd person att yttra sig över de uppgifter som rör honom eller henne samt principen att endast material som har värde som bevisning kan utgöra grunden för slutsatser vid en utredning.

1. Omfattningen av övervakningskommitténs rutiner för övervakning av och samarbete med Olaf

1.1 Övervakningens omfattning

7. Övervakningskommittén ska kontrollera Olafs utredande verksamhet för att se till att byråns oberoende inte hotas och att utredningarna genomförs enligt högt ställda normer. Genom att göra grundliga granskningar av enskilda ärenden kan övervakningskommittén identifiera risker för otillbörlig påverkan när Olafs utredningar inleds, genomförs och avslutas, vilket skulle äventyra Olafs oberoende i utredningarna. Därför är det ofta nödvändigt att granska samtliga underlag i enskilda ärenden – eller representativa urval av underlagen – och diskutera dem med Olafs utredare och ledning för att göra en grundlig undersökning av utredningsmetoderna.

8. För att övervakningskommittén ska kunna göra legitima och korrekta analyser som oberoende organ krävs också en granskning av sakförhållandena i ärenden, bedömning av utredningsförloppet i avslutade ärenden och granskning av särskilda områden. Därför måste övervakningskommittén utforma de bästa metoderna för att övervaka Olafs utredningsarbete.

1.2 Införande av nya rutiner för samarbetet med Olaf

9. Övervakningskommittén beklagar djupt att förbindelserna med Olaf har varit särskilt svåra under rapporteringsperioden och att villkoren för samarbetet mellan Olaf och övervakningskommittén ändrades kraftigt kort efter det att den nya övervakningskommittén tillträtt. Olafs generaldirektör utsåg en enhet som enbart hanterade policyfrågor som kontaktpunkt för övervakningskommittén, medan övervakningskommitténs förfrågningar till Olaf främst gällde utredningsfrågor, som den enheten inte arbetar direkt med. De nya rutinerna för övervakningskommitténs tillgång till relevant ärenderelaterad information begränsade dessutom kraftigt den nya kommitténs möjligheter att utföra sitt uppdrag.

10. Från mars 2012 fick övervakningskommittén svårigheter att bedriva sin övervakningsverksamhet på grund av att det – utan förvarning för kommittén – infördes en alltför stor och godtycklig begränsning av övervakningskommitténs tillgång till ärenden i Olafs ärendehanteringssystem (5) och en felaktig tillämpning av bestämmelserna om uppgiftsskydd (6), vilket ledde till att övervakningskommittén inte kunde granska Olafs rapporter. Dessutom lämnades den begärda informationen för sent, bland annat på grund av ett långt och otillförlitligt administrativt förfarande.

11. Dessa svårigheter hindrade övervakningskommittén från att fullgöra sina uppgifter, vilket beskrivs närmare i den här rapporten. Framför allt verkar de hänga samman med att Olafs generaldirektör ifrågasätter övervakningskommitténs befogenhet att inom ramen för sin systematiska övervakning av Olafs utredningsarbete granska enskilda ärenden och särskilt dess uppdrag när det gäller skyddet av grundläggande rättigheter och förfarandegarantier (7).

12. Övervakningskommittén hävdar bestämt att Olafs generaldirektör inte kan ha bestämmanderätt över vad kommitténs roll omfattar i sina beslut om att bevilja eller inte bevilja tillgång till information om ärenden eller vad som ska ingå i den information som övervakningskommittén begär. En sådan tolkning skulle helt kullkasta övervakningskommitténs funktion. Den innevarande övervakningskommittén håller helt och hållet med sina föregångare, som betonade att övervakningskommitténs tillgång till ärenderelaterad information inte bör överlåtas till Olafs generaldirektörs eget gottfinnande (8).

13. Den 11 september 2012 och efter långa diskussioner med Olaf gick övervakningskommittén med på de preliminära samarbetsrutiner som Olaf föreslagit. Dessa rutiner genomfördes i tre steg med utgångspunkt i yttrandet 2007 från Europeiska datatillsynsmannen (9) som hade uttryckt farhågor om övervakningskommitténs automatiska tillgång till personuppgifter i ärendehanteringssystemet. Den 21 december 2012 överlämnade Olafs generaldirektör instruktioner om samarbetsrutinerna till Olafs direktörer.

14. Efter att ha undersökt om den information som Olaf lämnat efter det att rutinerna införts var tillräcklig och gick att använda, ansåg övervakningskommittén – av de skäl som beskrivs närmare i den här rapporten – att rutinerna fortfarande tillämpades på ett sätt som innebar att kommittén inte kunde fullgöra sitt uppdrag korrekt. Därför informerade övervakningskommittén Olafs generaldirektör om att rutinerna måste ändras så att kommittén får tillräcklig och korrekt information. Övervakningskommittén tog därför initiativ till att inom kort föreslå nya rutiner och uppskattar att Olafs generaldirektör i januari 2013 uttryckte sin vilja att godta dem.

2. Övervakning av Olafs utredningsarbete på övervakningskommitténs initiativ

Artikel 11.1 i förordning (EG) nr 1073/1999:

Övervakningskommittén skall på begäran av byråns direktör eller på eget initiativ avge yttranden om byråns verksamhet till direktören, dock utan att störa pågående utredningar.

Artikel 11.8 i förordning (EG) nr 1073/1999:

Kommittén får lägga fram rapporter för Europaparlamentet, rådet, kommissionen och revisionsrätten om resultaten och uppföljningen av utredningar som byrån har utfört.

2.1 Instruktioner till personalen om utredningsförfaranden och deras genomförande

15. I februari 2012 utfärdade Olafs generaldirektör nya instruktioner till personalen om utredningsförfaranden (nedan kallade instruktionerna), som ersätter den tidigare Olaf-handboken och som ska förenkla och förtydliga utredningsförfarandena. Övervakningskommittén välkomnar att instruktionerna har offentliggjorts på Olafs webbplats för öppenhetens skull. Samtidigt som instruktionerna infördes genomfördes stora förändringar av Olafs organisation.

16. Därför tog övervakningskommittén initiativ till att granska instruktionerna och utsåg två föredragande som träffade Olafs personal, särskilt dem som hade ansvar för instruktionernas utformning. Föredragandena höll också flera arbetsmöten med övervakningsmyndighetens sekretariat. På grund av den stora arbetsbördan under rapporteringsperioden och bristen på personal i övervakningskommitténs sekretariat, tvingades kommittén att skjuta upp antagandet av det planerade yttrandet om instruktionerna till personalen.

17. Övervakningskommittén konstaterade att instruktionerna i många avseende föregrep reformen av förordning (EG) nr 1073/1999, som ännu inte antagits av lagstiftaren. Instruktionernas överensstämmelse med texten till den kommande förordningen behandlas i bilaga III till den här rapporten. Innan övervakningskommittén drog sina slutgiltiga slutsatser beslutade den att även ta hänsyn till resultatet av kontrollen av enskilda ärenden som behandlats delvis eller i sin helhet inom ramen för instruktionerna.

18. Övervakningskommittén granskade dessa ärenden med hänsyn till bestämmelserna både i den tidigare Olaf-handboken och i instruktionerna och bedömde de förändringar som de senare inneburit. Bland annat konstaterades stora förändringar i förfarandet för att inleda och avsluta ärenden, bedriva utredningsverksamhet och förhandskontrollen av laglighet, samt den avslutande kvalitetskontrollen och den rättsliga kontrollen.

2.1.1 Inleda och avsluta ärenden

19. Övervakningskommittén uppmärksammade särskilt det förfarande som föreskrivs i instruktionerna för att inleda utredningar och samordna ärenden. Bedömningen av urvalsprocessen är ännu inte avslutad (10), och resultatet av den kommer att behandlas i det kommande yttrandet. Bortsett från denna utestående fråga konstaterade övervakningskommittén att antalet inledda utredningar hade ökat från och med den 1 februari 2012 då befogenheterna att inleda och avsluta ärenden ändrades.

20. När det gäller den första aspekten konstaterade övervakningskommittén att enligt övergångsbestämmelserna i artikel 30.2 i instruktionerna måste all information som inte berör ledamöter, tjänstemän och andra anställda vid EU-institutionerna och som var registrerad hos Olaf före den 1 februari 2012 och som var föremål för bedömning, bli föremål för en utredning eller ett samordningsärende (11). Därför inledde Olafs generaldirektör genom ett beslut av den 31 januari 2012 sammanlagt 423 ärenden (12). Övervakningskommittén tänker undersöka i vilken utsträckning detta beslut är förenligt med EU-domstolens rättspraxis som innebär att Olafs generaldirektör endast får besluta att inleda en utredning om det ”föreligger tillräckligt välgrundade misstankar” om bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som kan skada EU:s ekonomiska intressen (13).

21. När det gäller den andra aspekten konstaterade övervakningskommittén utifrån de granskade ärendena att den gamla praxis som innebar att befogenheter att inleda och avsluta utredningar delegerades från Olafs generaldirektör till direktören med ansvar för operationer och utredningar ändrades efter det att den nya generaldirektören tillträde i februari 2011, genom tillämpning av en rekommendation från Europeiska ombudsmannen (14). Denna förändring avspeglas nu i instruktionerna, enligt rekommendationen (15). Med hänsyn till att Olafs oberoende i utredningarna definieras i förordning (EG) nr 1073/1999 i förhållande till byråns generaldirektör personligen, välkomnar övervakningskommittén denna förändring och uppskattar att Olaf hädanefter kommer att följa Europeiska ombudsmannens rekommendation.

2.1.2 Genomförande av utredningar och förhandskontroll av lagenligheten

22. Eftersom lagenlighetskontroller av utredningsåtgärder för att se till att bevis har samlats in lagligt, med full respekt för grundläggande rättigheter och förfarandegarantier och för medlemsstaternas förfarandekrav, är en grundläggande funktion inom Olaf, anser övervakningskommittén att en systematisk lagenlighetskontroll av ett visst antal utredningsåtgärder, enligt de nya instruktionerna, utan tvekan är ett framsteg för att stärka Olafs ansvarsskyldighet och legitimiteten i byråns åtgärder.

23. Denna nyckelfunktion gavs till en ny enhet, enheten för urval och granskning av utredningar, som vid sidan av lagenlighetskontrollen under utredningen också ger Olafs generaldirektör råd om huruvida utredningar eller samordningsärenden ska inledas, och gör den slutliga lagenlighetsgranskningen av ärenden innan de avslutas. Eftersom denna enhet spelar en mycket viktig roll under hela ärendets gång, beslutade övervakningskommittén att den inom ramen för sin analys av instruktionerna skulle granska (16) hur denna enhet utförde sina respektive uppdrag och även granska hur enhetens funktioner motsvarar funktionerna inom andra enheter.

24. Utan att det påverkar innehållet i det kommande yttrandet om instruktionerna och med hänsyn till årsrapporten från enheten för urval och granskning av utredningar (17), vill övervakningskommittén ta upp följande punkter: 1. Kriterierna för att inleda och avsluta ärenden och kommunikationskanalerna mellan utrednings- och stödenheter under bedömningsfasen. 2. Yrkeskompetens inom enheten för urval och granskning av utredningar. 3. Interna mål för bedömningarnas längd och hur de genomförs i praktiken. 4. Genomförande av lagenlighetskontrollen. 5. Fördelning mellan inledda och avslutade ärenden per sektor, typ av klagande och land. 6. Interna skriftliga riktlinjer för enheten om grundläggande rättigheter och förfarandegarantier.

25. Samtidigt välkomnade övervakningskommittén en viss förbättring i fråga om de förhandstillstånd som Olafs personal måste ha från generaldirektören för att vidta vissa utredningsåtgärder. De berörda bestämmelserna i instruktionerna och åtföljande lagenlighetskontroll innan de tillämpas (18) verkar vara en lämplig åtgärd för att avhjälpa några av de brister som övervakningskommittén har konstaterat i de granskade ärendena och som förekom innan instruktionerna infördes (19).

26. Övervakningskommittén anser dock att det krävs ytterligare förbättringar. I instruktionerna anges en begränsad förteckning över utredningsverksamhet som kräver en lagenlighetskontroll i förväg (20). Efter sin kontroll konstaterade övervakningskommittén att Olaf samlade in eller försökte samla in bevis med hjälp av andra metoder, som inte angavs i instruktionerna och som alltså inte skulle kräva någon lagenlighetskontroll i förväg. Därför rekommenderade övervakningskommittén Olafs generaldirektör att införa en grundlig kontroll av den rättsliga grunden innan några åtgärder vidtogs som skulle kunna leda till en kränkning av de grundläggande rättigheterna för personer som berördes av Olafs utredningar.

2.1.3 Slutlig granskning av kvalitet och lagenlighet

27. Den slutliga granskningen av kvalitet och lagenlighet i slutrapporten och de föreslagna rekommendationerna (21) görs enligt en standardmall med förutbestämda punkter som ska kontrolleras av enheten för urval och granskning av utredningar. Övervakningskommittén konstaterade att granskningen gjordes med utgångspunkt i denna begränsade förteckning och att granskarna inte föreföll kontrollera andra aspekter som skulle kunna vara relevanta, särskilt när det gäller Olafs respekt för förfarandegarantier och de berörda personernas grundläggande rättigheter.

28. Övervakningskommittén anser att standardmallen kan förbättras så att den omfattar andra aspekter (till exempel efterlevnad av nationella bestämmelser, begäran om tillgång till handlingar eller hela ärendet, rätt att inte behöva ange sig själv, krav på en rimlig tidsfrist, opartiskhet, rätt till integritet). I maj 2012 lämnade övervakningskommittén ett förslag till Olaf om ett system för utvärdering i fråga om respekt för grundläggande rättigheter och förfarandegarantier innan ärenden överlämnas till nationella rättsliga myndigheter.

2.2 Övervakningskommitténs yttranden och rapporter om enskilda ärenden

29. Övervakningskommittén gjorde en grundlig kontroll av ett ärende som i oktober 2012 överlämnades till de nationella rättsliga myndigheterna och som ledde till att en ledamot av Europeiska kommissionen avgick. Övervakningskommittén informerades om att Olaf hade för avsikt av överlämna ärendet till de nationella rättsliga myndigheterna, men fick inte tillgång till ärendet enligt sin begäran inom den tidsfrist som fastställts i samarbetsrutinerna. Detta innebar att övervakningskommittén inte kunde göra någon granskning med avseende på grundläggande rättigheter och förfarandegarantier innan ärendet överlämnades. Enligt domstolens beslut kan Olafs underlåtelse att samråda med övervakningskommittén innan information lämnas till de nationella rättsliga myndigheterna betraktas som en överträdelse av artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999 (22).

30. Övervakningskommittén granskade hur de nya instruktionerna hade tillämpats i detta ärende i fråga om att inleda utredningen (respekt för proportionalitetsprincipen), genomföra den (respekt för principerna om laglighet och opartiskhet), respektera grundläggande rättigheter och förfarandegarantier, följa kraven på skydd av personuppgifter och avsluta utredningen.

31. Vid sin granskning upptäckte övervakningskommittén ett antal potentiella problem och utfärdade rekommendationer till Olafs generaldirektör i sitt yttrande nr 2/2012, som antogs den 11 december 2012 (23). Övervakningskommittén ansåg också att det var lämpligt att utarbeta en rapport enligt artikel 11.8 i förordning (EG) nr 1073/1999 om möjliga systematiska problem som upptäckts, med rekommendationer till EU-institutionerna (24). Övervakningskommittén ansåg att den måste informeras om de problem övervakningskommittén lyft fram på förfarandenivå och om rekommendationerna till Olafs generaldirektör, eftersom de kan bidra till övervägandena om hur förordning (EG) nr 1073/1999 kan förbättras. Analysen bifogas denna rapport som bilaga III.

32. Olafs generaldirektör ifrågasatte övervakningskommitténs befogenhet att utfärda formella yttranden om enskilda ärenden. Övervakningskommittén invänder kraftigt mot detta och betonar att granskningen av enskilda ärenden och utformningen av åtföljande slutsatser är en nödvändig del i övervakningskommitténs kontrolluppdrag och innebär att kommittén snabbt kan informera om resultatet av sitt arbete och eventuella problem som har upptäckts. Detta gör att Olafs generaldirektör kan agera snabbt mot hot och vidta lämpliga åtgärder för att förbättra Olafs utredningsarbete när så behövs. Under rapporteringsperioden informerade övervakningskommittén Olafs generaldirektör om resultatet av sin genomgång av ett annat enskilt ärende och utfärdade även rekommendationer till honom.

33. När övervakningskommitténs slutsatser i ett enskilt ärende leder till frågor på en mer systematisk nivå om Olafs sätt att bedriva utredningar, är det dessutom uppenbart att övervakningskommittén har behörighet att ta upp sådana frågor. Artikel 11.1 i förordning (EG) nr 1073/1999 hindrar inte övervakningskommittén från att utfärda yttranden om enskilda ärenden, så länge detta inte hindrar pågående utredningar. Övervakningskommittén betonar att när den utfärdade sitt yttrande nr 2/2012 var Olafs utredning redan avslutad, och syftet med kommitténs rekommendationer var alltså att förbättra Olafs kommande utredningar och inte att hindra de utredningsåtgärder som Olaf redan vidtagit i just den utredningen.

3. Övervakning av Olafs utredningsarbete – information om enskilda ärenden från Olafs generaldirektör

3.1 Information som lämnats till övervakningskommittén

3.1.1 Utredningar som har pågått längre än nio månader

Artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999:

Om en utredning pågår längre än nio månader, skall direktören underrätta övervakningskommittén om orsakerna till att utredningen inte ännu har kunnat avslutas och när detta beräknas kunna ske.

34. Övervakningskommittén mottog 188 niomånadersrapporter under rapporteringsperioden (25). Sektorn för bistånd till tredjeländer och föranslutningsstöd har flest ärenden som pågått mer än nio månader (26), medan sektorn för tobak och smuggelgods (27) och sektorn för nya finansiella instrument (28) har minst antal ärenden. Av de 188 niomånadersrapporterna översändes 113 i januari 2013 efter att en intern granskning av Olafs praxis visade att övervakningskommittén inte hade informerats om ett antal ärenden som pågått längre än nio månader. Olafs generaldirektör beslutade att vidta åtgärder för att förbättra praxis, till exempel genom att skicka sammanställd information varje månad till övervakningskommittén om dessa ärenden och införa ytterligare skyddsåtgärder för att undvika att en utredningsenhet överskred tidsfristen för att lämna informationen. Övervakningskommittén uppskattar Olafs generaldirektörs engagemang för att förbättra den information som skickas och se till att den översänds i tid.

35. Informationen i niomånadersrapporterna (särskilt delar som beskrivning av ärendet, vilka utredningsåtgärder som vidtagits, ekonomiska konsekvenser, preskriptionshänsyn och förslag till kommande utredningsåtgärder) är nödvändig för övervakningskommitténs bedömning av dessa ärendens längd. Dessutom brukade övervakningskommittén få värdefull information i de bedömningar av den ursprungliga informationen som regelbundet har skickats in till övervakningskommittén enligt ett formellt avtal som undertecknades den 31 mars 2008 av den dåvarande generaldirektören för Olaf. Med hjälp av denna kompletterande information (till exempel skälen för att inleda en utredning och i allmänhet en tidsplan) kunde övervakningskommittén bedöma om utredningar inleddes med fullständigt oberoende, utan otillbörliga yttre påtryckningar och om de genomfördes effektivt.

36. När den nuvarande övervakningskommittén tillträdde konstaterade den att det skedde en stor förändring inom detta område, särskilt från och med andra halvåret 2012, då niomånadersrapporterna kom in oregelbundet och deras innehåll varierade kraftigt. Från och med september 2012 och utan att någon överenskommelse gjorts i förväg med övervakningsmyndigheten gjorde Olaf en genomgripande ändring av sin praxis: En stor del av uppgifterna i niomånadersrapporterna var överstrukna, och de fakta som övervakningskommittén fick tillgång till var ofta otillräckliga. Inte heller fick övervakningskommittén yttrandena från enheten för urval och granskning av utredningar, som ersatte bedömningen av den ursprungliga informationen när instruktionerna antogs. Därför kunde övervakningskommittén inte bilda sig någon klar uppfattning om ärendena och kunde inte göra ordentliga bedömningar av om ärendenas längd var motiverad.

37. Vid vissa tillfällen uppfyllde niomånadersrapporterna inte kraven i artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999 (29). Övervakningskommittén konstaterade särskilt att det ofta saknades nödvändig information, till exempel om preskriptionstider (30), även i slutrapporterna (31). Därför var det mycket svårt för övervakningskommittén att identifiera ärenden som kanske inte kommer att behandlas av nationella rättsliga myndigheter på grund av att de har preskriberats.

3.1.2 Rekommendationer till institutioner

Artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999:

Direktören skall underrätta kommittén om de ärenden där institutionen, organet eller byrån inte har vidtagit åtgärder i enlighet med direktörens rekommendationer.

38. Under rapporteringsperioden fick övervakningskommittén ingen information om ärenden där en berörd institution, ett berört organ eller en berörd byrå inte vidtagit åtgärder i enlighet med Olafs rekommendationer. Övervakningskommittén är rädd att detta inte berodde på att Olafs rekommendationer tillämpats fullt ut, utan snarare på att det saknas ett rapporteringssystem mellan Olaf och mottagarna av rekommendationerna.

39. När de nya instruktionerna trädde i kraft införde Olaf en ny standardblankett för att utforma rekommendationer om åtgärder som EU:s institutioner, organ och byråer bör vidta till följd av Olafs ärenden (32). Övervakningskommittén välkomnar dessa förändringar och hoppas att både Olaf och övervakningskommittén därmed kommer att kunna kontrollera resultatet av Olafs rekommendationer i framtiden. Övervakningskommittén välkomnar också Olafs åtagande att förbättra denna aspekt av verksamheten i enlighet med den årliga förvaltningsplanen.

3.1.3 Ärenden där det är nödvändigt att överlämna information till nationella rättsliga myndigheter

Artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999:

Direktören skall underrätta kommittén om de ärenden där det är nödvändigt att överlämna information till de rättsliga myndigheterna i en medlemsstat.

40. Antalet ärenden som hänvisades till övervakningskommittén under rapporteringsperioden ökade kraftigt jämfört med föregående år (33), tack vare Olafs åtgärder för att avsluta ärendena snabbare, särskilt när det gäller dem som pågått länge. Övervakningskommittén ställdes därför inför den paradoxala situationen att den måste kontrollera fler ärenden, samtidigt som dess kontrollmöjligheter beskars kraftigt av Olaf.

41. Från och med mars 2012 hade övervakningskommittén och dess sekretariat inte längre tillgång till de elektroniska filerna i Olafs avslutade ärenden (i ärendehanteringssystemet). Övervakningskommittén har förståelse för behovet att skydda personuppgifter, vilket Olafs generaldirektör har förklarat (34), men ansåg att de nya förfarandena för att överföra relevanta uppgifter inte garanterade tillräcklig och korrekt information, vilket diskuteras i det följande. Därför ägnade övervakningskommittén mycket tid och gjorde stora ansträngningar för att diskutera möjligheten att införa fungerande förfaranden för överföring av nödvändiga uppgifter med Olafs generaldirektör.

42. Under perioden mars–september 2012 infördes en första uppsättning instruktioner hos enhetsledningarna, som tillämpade dessa på ett ganska kaotiskt och skiftande sätt vid utredningsenheterna (35). Detta verkar främst bero på att uppgiften att informera övervakningskommittén om ärenden där det var nödvändigt att överlämna information till de nationella rättsliga myndigheterna decentraliserades från den tidigare enheten för juridisk rådgivning till de utredningsenheter som ansvarade för ärendena efter Olafs omorganisation och införandet av de nya instruktionerna den 1 februari 2012. Övervakningsmyndigheten föreslog (i maj 2012) Olaf ett utvärderingssystem för respekten av grundläggande rättigheter och förfarandegarantier i de ärendena, för att underlätta övervakningskommitténs analys, men Olaf beaktade inte förslaget helt och hållet.

43. Den information som överlämnades var oftast otillräcklig, varför övervakningskommittén tvingades begära fullständig tillgång i ärendehanteringssystemet till den elektroniska versionen av Olafs ärendehandlingar. Ibland avvisades dessa krav (36) eller hanterades med mycket stor fördröjning. Efter att ha upprepat sina krav fick övervakningskommittén som en provisorisk lösning omfattande information om ärendena i stället för fullständig tillgång till ärendehanteringssystemet. I vissa fall bedömde övervakningskommittén att den kompletterande informationen räckte, men i andra fall tvingades den på nytt begära tillgång till ärendehanteringssystemet, eftersom den information som lämnades fortfarande var bristfällig, eller felaktig. Eftersom övervakningskommitténs kontroll (innan den får tillgång till ärendedokumentationen) helt och hållet bygger på den information som lämnas av Olaf, bör den kunna förvänta sig att den informationen är tillförlitlig och korrekt.

44. Efter det att överenskommelsen om samarbete mellan övervakningskommittén och Olaf antogs i september 2012 (37) ändrades de ovannämnda instruktionerna (i december 2012). Samtidigt som övervakningskommittén uppskattar att Olaf till viss del har förbättrat sin överföring av information till kommittén (38), konstaterar den dock att den information som lämnas i praktiken fortfarande inte gör det möjligt för kommittén att utföra sitt granskningsuppdrag ordentligt. Det finns flera skäl till detta: Informationens omfattning minskades drastiskt och är därför långt ifrån tillräcklig (39). Denna redan mycket begränsade information som skickades till övervakningskommittén innehöll i vissa fall en mängd överstrukna uppgifter trots att dessa inte utgjorde personuppgifter och uppenbart var nödvändiga för kommittén att känna till (40). Ibland tillämpades de nya instruktionerna på varierande sätt även inom en och samma utredningsenhet. Instruktionerna om tidsfrister för att överlämna information till övervakningskommittén (41) var inte helt och hållet tillfredsställande, eftersom det är generaldirektören ensam som enligt eget gottfinnande får bedöma de exceptionella skäl som kan motivera en förkortning av den fastställda perioden på fem dagar, och det föreskrivs inget förfarande för att samråda med övervakningskommittén i dessa fall.

45. Övervakningskommittén påminner om att syftet med den trestegsmetod som ingick i överenskommelsen med Olaf i september 2012 var att skapa en rättvis balans mellan de krav på uppgiftsskydd som datatillsynsmannen ställde i yttrandet 2007 och övervakningskommitténs behov av att få ändamålsenlig information för att fullgöra sitt uppdrag. Övervakningskommittén beklagar dock att Olaf gick längre än vad som krävdes för uppgiftsskyddet genom att både avsevärt minska den information som lämnades till kommittén och genom att redigera denna redan begränsade information alltför kraftigt, utan att det var nödvändigt. Därför tvingades övervakningskommittén systematiskt att begära tillgång till de fullständiga ärendehandlingarna trots att detta hade gått att undvika om tillräcklig information hade lämnats när ärendet överlämnas till de nationella rättsliga myndigheterna.

46. Övervakningskommittén betonar att tillräcklig information om ärenden, oavsett om den lämnas av Olaf enligt artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999 eller begärs av övervakningskommittén, är nödvändig för att det ska gå att kontrollera Olafs utredningsarbete ordentligt. Övervakningskommittén vill framför allt påpeka följande:

— Kommittén kan inte identifiera eventuell påtryckning eller försök att kränka Olafs oberoende i utredningsarbetet (till exempel genom att EU-institutioner, organ eller byråer, eller medlemsstater vägrar att samarbeta med Olaf, vägran eller omotiverade förseningar när det gäller att ge Olaf stöd eller information, allvarliga problem i förbindelserna mellan dem, alltför stora krav eller omfattande instruktioner till Olaf och dess svar på detta) utan tillgång till information som kan finnas i Olafs ärenderelaterade dokumentation.

— Kommittén kan inte kontrollera att Olaf respekterar grundläggande rättigheter och förfarandegarantier enbart på grundval av den information som lämnas i yttrandena från enhet 0.1. Dessa yttranden rör inte heller samtliga frågor som angavs i det förslag till utvärderingssystem som övervakningskommittén överlämnat till Olaf.

— Kommittén kan inte kontrollera utredningarnas längd eller att de har genomförts korrekt utan relevanta upplysningar om de utredningar som har utförts och deras kronologi, inbegripet eventuella perioder av overksamhet. Inte heller kan kommittén identifiera ärenden som inte får övertas av de nationella rättsliga myndigheterna på grund av att preskriptionstiden har löpt ut när det saknas uppgifter om gällande preskriptionstider.

— Kommittén kan inte bedöma resultatet av Olafs utredningar och de åtgärder som vidtagits till följd av resultatet samt åtföljande rekommendationer till EU-institutioner eller behöriga myndigheter i medlemsstater.

3.2 Övervakningskommitténs slutsatser

47. På grundval av sin kontroll av Olafs ärenden och med hänsyn till instruktionerna, drog övervakningskommittén ett antal slutsatser om de systematiska aspekter av Olafs utredningsarbete som skulle kräva ytterligare överväganden och förbättringar i texten till förordning (EG) nr 1073/1999 i dess ändrade lydelse. Dessa slutsatser presenteras i bilaga III till den här rapporten. Andra resultat av övervakningskommitténs kontroll, främst av ärenden som överlämnats till nationella rättsliga myndigheter, sammanfattas nedan.

3.2.1 Oberoende i utredningsarbetet

48. I de ärenden som hänvisades till övervakningskommittén kontrollerade den de områden där Olafs oberoende i utredningsarbetet kan hotas, särskilt samarbete och utbyte av information med institutioner, organ och byråer samt medlemsstater i samband med Olafs utredningsarbete.

49. Genom att granska slutrapporter och ärenderelaterade handlingar kunde övervakningskommittén identifiera de områden för samarbete med EU:s institutioner och organ som skulle kunna äventyra Olafs oberoende i utredningarna: förseningar eller utlämnade uppgifter i svar på Olafs begäranden om information, ovilja att informera Olaf om misstänkta bedrägerier, krav från den berörda EU-institutionen om att Olafs generaldirektör ska byta ut den ansvariga utredaren eller de ansvariga utredarna som villkor för att ge Olafs utredare tillträde till institutionernas lokaler eller för att ge Olaf information eller handlingar, krav riktade till en ledamot av kommissionen från en berörd EU-institution med ifrågasättande av vissa utredningsåtgärder och uppmaning till ledamoten att vidta ”nödvändiga åtgärder” mot Olafs ansvariga utredare. Övervakningskommittén uppskattar att kommissionsledamoten i det senare fallet svarade genom att konstatera att Olafs oberoende krävde att han avstod från att ingripa i pågående utredningar och hänvisade frågan till Olafs generaldirektör.

50. Dessutom konstaterade övervakningskommittén att Olaf i allmänhet samarbetade snabbt med myndigheterna i medlemsstaterna, som gav byrån stöd och information på begäran eller på eget initiativ. Övervakningskommittén konstaterade emellertid också att det ibland uppstod stora förseningar (upp till nio månader) från det att utredningen slutfördes tills den överlämnades till de nationella rättsliga myndigheterna, vilket berodde på att dessa myndigheter var ovilliga att ta sig an dessa ärenden. Övervakningskommittén uppmuntrar Olaf att hålla nära kontakt med de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna för att förbättra samarbetet. Kommittén hoppas att ikraftträdandet av förordning (EG) nr 1073/1999 i dess ändrade lydelse kommer att innebära stora förändringar inom detta område.

3.2.2 Olafs respekt för grundläggande rättigheter och förfarandegarantier

51. Övervakningskommittén fann brister i de ärenden som den granskade under rapporteringsperioden som oftast berodde på att 2012 var något av en övergångsperiod, då de flesta utredningar genomfördes delvis enligt bestämmelserna i den tidigare Olaf-handboken och delvis enligt de nya instruktionerna. Merparten av bristerna berodde på bristfällighet i de förfarandebestämmelser som anges i den tidigare Olaf-handboken eller på brister i tillämpningen av dem (42).

52. Syftet med de nya instruktionerna och Olafs omorganisation var bland annat att stärka de grundläggande rättigheterna och förfarandegarantier och prioritera skyddet för källors identitet. Övervakningskommittén uppskattar dessa förbättringar men konstaterar att vissa problem kvarstår även efter införandet av de nya instruktionerna, av samma skäl (brist på tydliga bestämmelser i instruktionerna eller brister i tillämpningen av dem) (43). Övervakningskommittén anser att dessa frågor behöver klargöras ytterligare i texten till den nya förordning (EG) nr 1073/1999 och lämnar därför de rekommendationer som krävs i bilaga III till den här rapporten.

53. Övervakningskommittén konstaterade också i vissa ärenden som den granskade att de berörda personerna hade lämnat in klagomål till EU-domstolen, Europeiska datatillsynsmannen och Europeiska ombudsmannen om att Olaf skulle ha underlåtit att respektera grundläggande rättigheter och förfarandegarantier. Såvitt övervakningskommittén vet har domstolen hittills avvisat kraven på att Olafs beslut skulle ogiltigförklaras, medan ombudsmannen inte har konstaterat att det har förekommit något fall av administrativt missförhållande. Europeiska datatillsynsmannen konstaterade dessutom att Olaf i allmänhet följde bestämmelserna om uppgiftsskydd, med undantag för ett ärende där han ansåg att Olaf hade brutit mot rätten till skydd av personuppgifter genom att i onödan avslöja identiteten på en visslare för dennes institution. Med tanke på datatillsynsmannens beslut vill övervakningskommittén påminna Olaf om sina tidigare rekommendationer om skyddet för visslare och informatörer i övervakningskommitténs yttrande nr 5/2011.

54. I vissa ärenden infördes ett internt granskningsförfarande inom Olaf, på begäran av de berörda personerna. Övervakningskommittén konstaterade att den interna granskningen ledde till slutsatsen att Olaf agerat inom ramen för sina befogenheter och respekterade de grundläggande rättigheterna och förfarandegarantierna för de berörda personerna.

55. Övervakningskommittén tog också emot sju klagomål som var direkt ställda till den. Övervakningskommittén konstaterade att de flesta av dessa klagomål också lämnades in till de behöriga EU-myndigheter som anges ovan. Övervakningskommittén tog endast del av dem i informationssyfte inom ramen för sin kontroll av Olafs utredningsverksamhet. Mot bakgrund av den nuvarande texten till förordning (EG) nr 1073/1999 betraktar övervakningskommittén sig inte som en klagoinstans, men vill ändå gärna informeras av Olaf om sådana klagomål för att bättre kunna identifiera eventuella systematiska problem i samband med utredningarna.

3.2.3 Ärendenas längd

56. För att identifiera eventuella påtryckningar eller försök att inskränka Olafs oberoende i utredningarna uppmärksammade övervakningskommittén särskilt ärendenas längd och särskilt anledningarna till att de dragit ut på tiden. Övervakningskommittén undersökte detta problem i de ärenden som pågått mer än nio månader och dem som överlämnats till de nationella rättsliga myndigheterna.

57. I många av dessa ärenden hade övervakningskommittén stora svårigheter att identifiera orsakerna till att de pågått så länge. Orsakerna till bedömningsperiodens längd (44) angavs i allmänhet i niomånadersrapporterna, men fanns inte alltid med i de rapporter som översändes till övervakningskommittén (45). På samma sätt anges skälen till ärendenas längd efter det att de har inletts normalt även i niomånadersrapporterna, men sällan i slutrapporterna, och övervakningskommittén har inte något annat rapporteringsverktyg för att bedöma ärendenas längd efter det att niomånadersrapporterna har lämnats in, såvida kommittén inte begär tillgång till samtliga ärendehandlingar. Övervakningskommittén konstaterade dessutom att det datum för att slutföra utredningen som angetts i niomånadersrapporterna inte alltid följdes (46), men Olaf ger inte övervakningskommittén någon förklaring om detta. Övervakningskommittén har beslutat att kontrollera denna aspekt under nästa period.

58. När övervakningskommittén hade tillgång till de fullständiga ärendehandlingarna gjorde den en noggrann granskning av kronologin för de utredningsåtgärder som vidtagits och upptäckte långa perioder av inaktivitet som kunde vara i flera månader eller upp till två år. Utan en omfattande översikt över anledningarna till att de granskade ärendena pågått så länge, till följd av bristerna i den relevanta informationen, kunde övervakningskommittén dock inte identifiera vissa skäl, både interna och externa.

59. Av de anledningar som hängde ihop med utredningsarbetets organisation inom Olaf, konstaterade övervakningskommittén att ledningen varit bristfällig i vissa ärenden (bristande kontroll av ledningsgruppen och avsaknad av lämpligt system för att varna om perioder av inaktivitet), förändring av den personal som arbetat med vissa utredningar (särskilt efter Olafs omorganisation då flera utredare lämnade utredningsenheterna och deras utredningsärenden måste omfördelas), arbetsbelastning för ansvariga utredare och behov av att prioritera arbetsuppgifter. Den viktigaste faktor utanför Olaf som påverkade ärendenas längd var dock att Olaf tvingades vänta på svar från intressenterna (EU:s institutioner, organ och byråer samt medlemsstaterna) på sina begäranden om information (47), eller vänta på resultatet av nationella rättsliga förfaranden i medlemsstaterna (48).

60. Under sin granskning av ärenden under rapporteringsperioden fick övervakningskommittén också kännedom om vissa av de åtgärder som Olafs generaldirektör vidtagit för att skynda på slutförandet av ett stort antal utrednings- eller samordningsärenden. Generaldirektören fastställde till exempel exakta och förhållandevis korta tidsfrister för Olafs utredare att färdigställa ärenderapporterna och föreslå en avslutning av ärendena. För sektorer med ett stort antal ärenden, som jordbruks- och strukturfondssektorn (49), utnämnde han dessutom en särskild utredningsgrupp med lämpliga språk- och sektorskunskaper som bestod av utredare och tjänstemän med ansvar för rättsliga frågor, policyfrågor och underrättelsefrågor. Denna grupp fick i uppdrag att skyndsamt behandla dessa ärenden för att avsluta så många som möjligt före utgången av 2012. Enheten för urval och granskning av utredningar fick också i uppdrag att prioritera förslag till avslut från den särskilda utredningsgruppen. På grund av den stora arbetsbördan under rapporteringsperioden och bristen på personal i övervakningskommitténs sekretariat, kunde övervakningskommittén endast notera dessa åtgärder i form av siffror (50).

3.3 Reform av förordning (EG) nr 1073/1999

61. De nya instruktionerna föregrep i många delar innehållet i den kommande ändringen av förordning (EG) nr 1073/1999. Att instruktionerna anpassats till den kommande texten till förordningen, samtidigt som de avviker från den gällande förordningen, har skapat inkonsekvens inom utredningsområdet, vilket kan ha lett till förfarandemässiga brister i utredningarna under rapporteringsperioden. Övervakningskommittén kontrollerade några av de utredningar som Olaf genomfört enligt instruktionerna och granskade texten till förordning (EG) nr 1073/1999 i dess ändrade lydelse. Övervakningskommitténs överväganden, som syftar till att lyfta fram riskerna med otydliga förfaranderegler inom vissa områden, sammanfattas i bilaga III till den här rapporten.

III. LEDNING AV OLAFS UTREDANDE VERKSAMHET

Artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999:

Direktören skall en gång om året till övervakningskommittén överlämna en plan för byråns verksamhet enligt artikel 1 i denna förordning. Direktören skall regelbundet underrätta kommittén om byråns verksamhet och utredningar och om resultaten och uppföljningen av dessa.

1. Olafs utredningsprioriteringar

62. Olafs årliga förvaltningsplan innehåller en bilaga med utredningsprioriteringar som används av Olaf i besluten om att inleda utredningar. Utredningsprioriteringarna är uppställda som ett antal prioriteringskriterier som Olaf ska ta hänsyn till i besluten om att inleda utredningar när Olafs behörighet och graden av misstanke har fastställts. Fem viktiga kriterier fastställs: proportionalitet, effektiv användning av utredningsresurser, subsidiaritet/mervärde, särskilda policymål för 2012 tillsammans med finansiella konsekvenser. För 2012 fastställdes olika tröskelvärden för de olika berörda områdena (51).

63. Prioriteringarna innebär att Olaf kan styra sina begränsade resurser bättre, och genom att offentliggöra dem ökar man insynen i Olafs arbete, vilket övervakningskommittén uppskattar. För att utvärdera planeringen och den strategiska inriktningen för utredningarna hade övervakningskommittén för avsikt att inleda en granskning av processen för att välja ut inkommande information till Olaf med utgångspunkt i utredningsprioriteringarna, de minimis-strategin och den årliga förvaltningsplanen. ”Avvisade ärenden” skulle uppmärksammas särskilt, med hänsyn till de eventuella konsekvenserna av opportunitetsprincipen tillsammans med exklusivitetsprincipen. På grund av stor personalbrist vid övervakningskommitténs sekretariat och problem med tillgången till ärendehandlingar, tvingades kommittén dock skjuta upp sin granskning till ett kommande år.

64. Utan att det påverkar en kommande analys gjorde övervakningskommittén dock en preliminär genomgång av ämnet och konstaterade att det finansiella tröskelvärdet inom till exempel tull- eller strukturfondssektorerna är mycket högt (52). Övervakningskommittén är oroad över att eventuella bedrägerier eller oegentligheter som sannolikt har lägre, men ändå stora, ekonomiska effekter inte kommer att behandlas, trots tydliga bevis. Övervakningskommittén menar att Olaf därför behöver utöka sitt samarbete med medlemsstaterna, antingen genom att skicka relevant information till dem eller ge dem stöd inom ramen för samordningsärenden när byrån beslutar att inte ta upp ett ärende. På så sätt skulle Olaf kunna fullgöra sitt uppdrag som utredningstjänst, bidra till effektiva och avskräckande åtgärder om bedrägerier, korruption och oegentligheter som skadar EU:s ekonomiska intressen.

2. Administrativ organisation, budget och personalpolitik i samband med Olafs utredningsverksamhet

Artikel 6.2 i kommissionens beslut om inrättande av Olaf:

Direktören skall i god tid och efter samråd med övervakningskommittén överlämna ett preliminärt budgetförslag till generaldirektören för budget, vilket är avsett att föras in under den budgetrubrik som avser byrån i gemenskapernas allmänna budget.

2.1 Budget

65. Övervakningskommittén granskade Olafs preliminära budgetförslag för 2013 och utfärdade sitt yttrande nr 1/2012 om förslaget. I yttrandet ställde övervakningskommittén sig bakom Olafs förslag, förutsatt att kommitténs rekommendationer beaktades (53). Övervakningskommittén konstaterade framför allt att Olaf hittills har översänt sitt förslag till kommittén först efter ”tekniska” möten/överenskommelser med Europeiska kommissionens generaldirektorat för budget, trots att det finns tydliga rättsliga bestämmelser om att kommittén ska rådfrågas om Olafs preliminära budgetförslag innan det överlämnas till generaldirektoratet för budget (54). Övervakningskommittén beklagar att ett uttömmande och meningsfullt samråd därmed inte har kunnat genomföras och att överlämnandet av det preliminära budgetförslaget enbart blev en formalitet. Övervakningskommittén betonar därför att den måste rådfrågas på allvar om nästa preliminära budgetförslag genom ett verkligt och uttömmande utbyte av åsikter mellan generaldirektören och kommittén innan förslaget översänds till generaldirektoratet för budget i någon form.

2.2 Administrativ organisation och personalpolitik

66. Övervakningskommittén fortsatte att följa Olafs personalpolitik noggrant, eftersom den är avgörande för att utredningarna ska bli framgångsrika. Kommittén noterade de förändringar som följde av Olafs omorganisation den 1 februari 2012. Utan att detta påverkar en kommande bedömning av fördelarna med omorganisationen uppskattade övervakningskommittén strategin med att koncentrera resurserna till utredningar, separera utredningsstrukturer från policystrukturer och skapa nytt fokus på grundläggande utredningsverksamhet som ett framsteg mot att öka effektiviteten i Olafs utredningsarbete.

67. Övervakningskommittén noterar att Olafs omorganisation ledde till stora förändringar för personalen och deras arbetsbeskrivningar. Ibland fick de helt nya arbetsuppgifter. Därför rekommenderade övervakningskommittén i sitt yttrande nr 1/2012 Olafs generaldirektör att utveckla en personalstrategi som byggde på en behovsanalys av Olafs nuvarande verksamheter och som var inriktad på utbildning, karriärutveckling, successionsplanering och en lämplig balans mellan anställda som tillhandahåller stödtjänster och anställda som utför grundläggande utredningsuppgifter (55). Övervakningskommittén uppmanade Olafs generaldirektör att fatta ett slutligt beslut i frågan om tillfälligt anställda och utfärdade också rekommendationer om personalen vid kommitténs sekretariat (antal anställda, villkor för deras anställning, bedömning och befordran).

68. Övervakningskommittén stödde också Olafs generaldirektör i hans begäran om att EU-institutionerna skulle förstärka Olafs utredningskapacitet genom att anslå tillräckliga personalresurser. I december 2012 skickade Olafs generaldirektör och övervakningskommitténs ordförande en gemensam skrivelse till Europeiska kommissionen, Europaparlamentet och Europeiska unionens råd och uppmärksammade dem på Olafs personalsituation. De lyfte fram Olafs avgörande roll för att skydda EU:s ekonomiska intressen, särskilt i tider av budgetåtstramningar som kan leda till fler bedrägerier och oegentligheter. De betonade att uppmaningen till Olaf att minska sitt totala antal anställda samtidigt som antalet misstänkta bedrägerier som rapporterades till Olaf och antalet utredningar som inleddes av byrån 2012 ökade avsevärt, oundvikligen kommer att leda till att Olafs grundläggande utredningskapacitet kommer att minska. Övervakningskommittén beklagar att Olafs personalsituation inte förändrades efter denna begäran.

IV. FÖRBINDELSER MED OLAF, EU-INSTITUTIONERNA OCH ANDRA INTRESSENTER

1. Förbindelser med Olaf

69. Vid sidan av regelbundna möten med Olafs generaldirektör (56) hade övervakningskommittén också flera möten (57) med Olafs ledning och personal och utbytte åsikter om exempelvis Olafs förvaltningsplan, Olafs budget och resultatet av övervakningskommitténs kontroll av enskilda ärenden. Framför allt deltog Lothar Kuhl, chef för Olafs enhet D1, i övervakningskommitténs möte den 27 september 2012 och informerade kommittén om läget i förhandlingarna om europeiska åklagarmyndigheten. Lothar Kuhl svarade på övervakningskommitténs frågor om bland annat Olafs och kommitténs ställning inom ett sådant organ. Övervakningskommittén ägnar detta projekt stor uppmärksamhet och uttryckte önskemål om att vara mer involverad i utvecklingen.

2. Förbindelser med EU-institutionerna

70. Som interinstitutionellt organ är övervakningskommittén särskilt angelägen om att ha goda förbindelser med EU-institutionerna, och den har också träffat institutionernas ledamöter vid flera tillfällen under rapporteringsperioden.

71. Algirdas Šemeta, kommissionsledamot med ansvar för skatter, tullar, statistik, revision och bedrägeribekämpning, deltog i övervakningskommitténs möte den 23 januari 2012 då han tackade de avgående ledamöterna för kvaliteten i deras arbete och välkomnade den tillträdande kommittén. Algirdas Šemeta sade att den nya övervakningskommittén tillträdde vid en mycket intressant tidpunkt med tanke på Olafs omorganisation den 1 februari 2012 och den kommande reformen av förordning (EG) nr 1073/1999. Kommissionsledamoten gick igenom de viktigaste förändringarna som skulle göras. Han uttryckte sin förhoppning om att de nära förbindelserna mellan hans kabinett och övervakningskommittén skulle upprätthållas även framöver. Dessutom hölls två bilaterala möten mellan honom och övervakningskommitténs ordförande.

72. Övervakningskommittén träffade också Europaparlamentets budgetkontrollutskott och några av dess ledamöter för att diskutera frågor om reformen av förordning (EG) nr 1073/1999 och övervakningskommitténs analys av Olafs enskilda ärenden. I november 2012 träffade övervakningskommittén på eget initiativ budgetkontrollutskottet för att förklara de problem som kommittén hade med att fullgöra sitt uppdrag att regelbundet övervaka Olafs utredningsarbete.

73. I december 2012 uppmanade budgetkontrollutskottets ordförande övervakningskommittén att överlämna sina slutsatser om det Olaf-ärende som ledde till att en ledamot av Europeiska kommissionen avgick. Övervakningskommittén besvarade denna begäran skriftligt, och tre av kommitténs ledamöter deltog också i ett sammanträde med budgetkontrollutskottet inom stängda dörrar. Vid båda tillfällena informerade övervakningskommittén budgetkontrollutskottet om att kommittén hade antagit ett yttrande om just det ärendet och översänt det till Olafs generaldirektör. Med hänsyn till de rättsliga skyldigheter som införs genom artikel 8 i förordning (EG) nr 1073/1999 om att respektera utredningssekretessen kunde övervakningskommittén dock inte överlämna sitt yttrande eller sina slutsatser till budgetkontrollutskottet vid den tidpunkten eftersom detta skulle ha avslöjat delar av ett Olaf-ärende som behandlades i rättsliga förfaranden i en medlemsstat.

74. Under rapporteringsperioden träffade övervakningskommittén också Ingeborg Grässle, ledamot av budgetkontrollutskottet och föredragande för reformen av förordningen, som deltog i övervakningskommitténs möte i april 2012. Ingeborg Grässle stödde övervakningskommittén och dess arbete och sade att Europaparlamentet betraktade kommittén som en viktig partner i samarbetet med Olaf och därför var särskilt intresserat av kommitténs arbetsvillkor så att den skulle kunna fullgöra sitt övervakningsuppdrag.

3. Förbindelser med övriga intressenter

75. Som svar på en inbjudan från det brittiska överhuset (58) den 7 november 2012 lämnade övervakningskommittén upplysningar vid överhusets granskning av kampen mot bedrägerier som skadar EU:s ekonomiska intressen. Övervakningskommittén gav en övergripande beskrivning av sina ansvarsområden och betonade att den inte enbart skulle övervaka Olafs utredningsarbete och bedöma om utredningarna genomfördes korrekt utan också – och i synnerhet – skulle hjälpa Olafs generaldirektör att fullgöra sitt uppdrag. Övervakningskommittén framhöll att den fullgör sitt uppdrag genom att regelbundet kontrollera Olafs ärenden, utfärda yttranden till Olafs generaldirektör, ifrågasätta och utfärda rekommendationer till Olaf för att åstadkomma förbättringar när så är lämpligt och genom att lämna rapporter till EU-institutionerna.

V. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS ARBETSMETODER

1. Sammanträden och föredraganden

76. Under perioden januari 2012–januari 2013 höll övervakningskommittén elva plenarsammanträden i Bryssel. Ordföranden, de föredragande och medlemmarna i sekretariatet träffades också regelbundet för att arbeta med särskilda frågor och för att förbereda och följa upp plenarsammanträdena.

77. Övervakningskommittén utsåg en föredragande för varje större fråga som behandlades. Detta gällde framför allt Olafs budget, reformen av förordning (EG) nr 1073/1999, analysen av Olafs generaldirektörs instruktioner till personalen om utredningsförfaranden, analysen av ”avvisade ärenden” i allmänhet och av specifika ärenden som överlämnats till nationella rättsliga myndigheter. De föredragande arbetade med övervakningskommitténs sekretariat för att utarbeta ett förslag till yttrande eller ett dokument för diskussion vid plenarsammanträdena.

2. Sekretariat

78. Ansvarsområdena för övervakningskommitténs sekretariat fastställs i kommitténs arbetsordning (59). Sekretariatet ska bidra till att kommittén kan utföra sina uppgifter effektivt, särskilt när det gäller kontrollarbetet. Sekretariatet måste kunna arbeta självständigt och bistå övervakningskommittén i dess uppgifter. Eftersom ledamöterna i övervakningskommittén å ena sidan är sakkunniga som inte tillhör EU:s institutioner och som har höga positioner i sina egna länder och alltså ska utföra sina arbetsuppgifter som ledamöter av kommittén parallellt med sitt ordinarie arbete i hemlandet och de å andra sidan håller plenarsammanträden en gång i månaden är det oerhört viktigt att de kan förlita sig på ett starkt sekretariat med tillräckliga personalresurser. Detta skulle garantera att övervakningskommittén verkligen är oberoende, vilket i sin tur är en avgörande faktor för att skydda Olafs oberoende.

79. Därför invänder övervakningskommittén kraftigt mot att Olafs generaldirektorat ensidigt avskaffade 25 % av tjänsterna vid sekretariatet när de nuvarande ledamöterna inledde sin mandatperiod 2012, bytte ut två anställda och utsåg en ny chef för sekretariatet (som också är ordförandens sekreterare) utan att informera övervakningskommittén i förväg och utan kommitténs samtycke. Denna åtgärd gick stick i stäv med tidigare praxis som inrättats av övervakningskommittén och Olaf i samförstånd med Europeiska kommissionen och som innebar att utnämningen av anställda vid övervakningskommitténs sekretariat endast skulle göras efter överenskommelse med övervakningskommittén för att på så sätt garantera fullständigt oberoende för kommittén när den fullgjorde sina uppgifter. När det gäller utnämningen av chefen för övervakningskommitténs sekretariat anges denna praxis noggrant i övervakningskommitténs arbetsordning (60). Övervakningskommittén beslutade sig för att ställa sig bakom utnämningen av den nya chefen för sekretariatet utan att för den skull godta ändringen i etablerad praxis och begärde att Olafs generaldirektör skulle ge kommittén möjlighet att godkänna ändringar i sekretariatet i förväg.

80. Övervakningskommittén har hela tiden påpekat för Olafs generaldirektör att sekretariatet behöver ytterligare personal. I slutet av rapporteringsperioden gick Olafs generaldirektör med på att införa ytterligare en tjänst i sekretariatet, men detta har hittills inte skett.

81. I ett ståndpunktsdokument som övervakningskommittén översände till Europaparlamentet, rådet och kommissionen den 23 maj 2012 framhöll kommittén att det krävdes ett oberoende sekretariat med tillräckliga personalresurser som stod under exklusiv kontroll av kommittén för att den skulle kunna arbeta oberoende och effektivt (61).

(1) Artikel 11 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF), EGT L 136, 31.5.1999, s. 1–7.

(2) Artiklarna 4–6 och skäl 5 i kommissionens beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom av den 28 april 1999 om inrättande av en europeisk byrå för bedrägeribekämpning (OLAF), (EGT L 136, 31.5.1999, s. 20–22).

(3) EUT L 308, 24.11.2011, s. 114.

(4) Rita Schembri drog sig tillbaka från övervakningskommitténs arbete i oktober 2012 och avgick i mars 2013, då hon ersattes med en ny ledamot, Tuomas Pöysti.

(5) Ärendehanteringssystemet är ett elektroniskt filhanteringssystem där Olaf samlar all information om sina ärenden. Systemet innebär att utredarna kan hantera all information som rör deras ärenden och innefattar ett elektroniskt register över all dokumentation i samband med varje ärende. Varje ärendepost omfattar historiken i ett ärende, från den ursprungliga informationen, till urval, utredning och eventuella övervakningsåtgärder. I september 2008 kom övervakningskommittén och Olaf överens om att inrätta en modul för övervakningskommittén (SCM) för att göra det lättare för övervakningskommittén att fullgöra sina uppgifter och samtidigt följa bestämmelserna om uppgiftsskydd. Överenskommelsen genomfördes delvis i fråga om automatisk tillgång till avslutade utredningar fram till mars 2012.

(6) Se del 3.1.3 i den här rapporten.

(7) Se domstolens dom av den 8 juli 2008 i mål T-48/05, Franchet och Byk mot kommissionen.

(8) Se övervakningskommitténs yttrande nr 4/2011, punkt 40.

(9) Yttrande om en anmälan om förhandskontroll från uppgiftsskyddsombudet vid Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) om regelbunden övervakning av utredningsarbetet, av den 19 juli 2007, ärende 2007-73.

(10) Se punkt 71 i den här rapporten.

(11) Artikel 30.2 i instruktionerna: ”Från och med den 1 februari 2012 måste alla bedömningar av information som berör ledamöter, tjänstemän eller andra EU-anställda som är registrerade i Olaf före den 1 februari 2012 behandlas av den berörda utredningsenheten enligt de förfaranden som var i kraft på registreringsdagen. Utredningsenheten ska föreslå att en utredning eller ett samordningsärende inleds, eller att ärendet avvisas och ska lämna in sina förslag till enheten för urval och granskning av utredningar för yttrande enligt de nya förfarandena.”

(12) 221 utredningar och 202 samordningsärenden.

(13) Se domarna av den 10 juli 2003 i mål C-15/00, Europeiska gemenskapernas kommission mot Europeiska investeringsbanken, och mål C-11/00, Europeiska gemenskapernas kommission mot Europeiska centralbanken, punkterna 164 respektive 141.

(14) Se utkast till Europeiska ombudsmannens rekommendation i dennes undersökning av klagomål 856/2008/BEH mot Europeiska byrån för bedrägeribekämpning av den 9 december 2010. Ombudsmannen konstaterade att Olaf inte fastställde att denna praxis med delegering av befogenheterna att inleda och avsluta beslut från generaldirektören till direktören med ansvar för utredningar och operationer var förenlig med lagen och rekommenderade Olaf att ändra sin praxis.

(15) Se Europeiska ombudsmannens beslut i dennes undersökning av klagomål 856/2008/BEH mot Europeiska byrån för bedrägeribekämpning av den 11 november 2011.

(16) Se punkt 17 i den här rapporten.

(17) Se årsrapporten för 2012 från Olafs enhet 0.1 (enheten för urval och granskning av utredningar).

(18) Se artiklarna 11.6 och 12 i instruktionerna.

(19) Det förekom till exempel ärenden där beslut om utnämning av personal eller skriftliga tillstånd att bedriva utredningsverksamhet utfärdades efter det att utredningsverksamheten hade genomförts, eller saknades helt och hållet.

(20) Artikel 12.1 i instruktionerna: ”Om utredningsenheten har för avsikt att göra en utredning som kräver generaldirektörens tillstånd enligt artikel 11.6 eller ett utredningsuppdrag i ett tredjeland, måste utredningsenheten lämna in en begäran om ett beslut om den föreslagna utredningen till enheten för urval och granskning av utredningar.” Enligt artikel 11.6 ska ”medlemmar i utredningsenheten när de utför följande utredningsverksamheter lägga fram ett skriftligt intyg från generaldirektören där deras identitet och befogenhet anges tillsammans med den utredningsverksamhet de har tillstånd och mandat att bedriva: a) Intervjuer med berörda personer. b) Inspektion av lokaler. c) Kontroller på plats. d) Kriminaltekniska åtgärder. e) Kontroller och inspektioner enligt sektorsspecifika regler”.

(21) Artikel 21 i instruktionerna.

(22) Se ovan citerade dom i målet Franchet och Byk mot kommissionen, punkterna 163–170.

(23) Av sekretesskäl har yttrande nr 2/2012 inte bifogats.

(24) Av sekretesskäl har rapporten inte bifogats.

(25) Under tiden avslutades 46 av 188 ärenden som pågått mer än nio månader (25 % under rapporteringsperioden).

(26) 67 rapporter (35 % av det totala antalet niomånadersrapporter som övervakningskommittén tagit emot).

(27) Fem rapporter.

(28) Tolv rapporter.

(29) Den förväntade tiden för att slutföra utredningen angavs till exempel inte i fem ärenden.

(30) Det saknades hänvisning till preskriptionstider i 89 ärenden av 188.

(31) Fram till den 1 februari 2012 ingick denna information i allmänhet i den slutliga ärenderapporten eller i ett dokument med en sammanfattning av de viktigaste delarna i ärendet, som överlämnades till övervakningskommittén av den tidigare enheten för rättslig och juridisk rådgivning.

(32) I blanketten finns en särskild punkt om att en rapport om alla åtgärder som vidtas eller beslut som fattas till följd av rekommendationen ska skickas till Olaf inom en viss tidsfrist.

(33) Från ett genomsnitt på 40 ärenden per år till 83 ärenden under rapporteringsperioden.

(34) Se punkt 13 i den här rapporten.

(35) Alla nödvändiga handlingar översändes inte till övervakningskommittén. Ibland fick övervakningskommittén endast följebrevet utan några andra styrkande handlingar, medan den i andra ärenden fick en kopia av samtliga handlingar i ärendet. Vissa ärenden skickades med internpost utan begäran om mottagningsbekräftelse från övervakningskommittén som bevis för att Olaf hade informerat övervakningskommittén innan ärendet överlämnades till de nationella rättsliga myndigheterna. Det hände också ofta att mottagningsbekräftelsen inte registrerades i ärendehanteringssystemet.

(36) Till en början nekades tillgång i 18 ärenden (1 i mars 2012, 17 i maj 2012), antingen för att övervakningskommitténs hänvisning till behovet av att undersöka Olafs hantering av grundläggande rättigheter och förfarandegarantier inte var tillräcklig, eller för att en enkel hänvisning till artikel 11 i förordning (EG) nr 1073/1999 (till exempel för en kontroll av eventuella kränkningar av Olafs oberoende i utredningsarbetet eller av skälen till att det inte gått att avsluta utredningen) inte räckte för att motivera tillgång till ärendedokumentation som innehöll personuppgifter. Olafs generaldirektör gick till slut med på att bevilja tillgång till samtliga dessa ärenden efter det att överenskommelsen om samarbete antogs i september 2012.

(37) Se punkt 13 i den här rapporten.

(38) Sedan september 2012 har ingen av övervakningskommitténs begäranden avvisats, och de behandlades i allmänhet i tid (1–14 arbetsdagar – i exceptionella fall).

(39) Följebrevet till den nationella rättsliga myndigheten och rekommendationerna ska inte längre ingå i de handlingar som översänds till övervakningskommittén. När det gäller innehållet i den förkortade och anonymiserade versionen av slutrapporten anges i Olafs generaldirektörs instruktioner att denna bör innehålla ”faktarutor med närmare upplysningar om utredningen, finansiella och andra konsekvenser samt en sammanfattning av ärendet”, men avsnitten med information om de utredningar som har genomförts och de bevis som samlats in eller om samordningsaktiviteter som har genomförts, belopp som ska återkrävas eller förhindras att användas på ett otillbörligt sätt, den rättsliga bedömningen av sakförhållandena, inbegripet beskrivning av den EU-lagstiftning som har överskridits, eventuell berörd nationell lagstiftning, eventuella preskriptionstider som ska tillämpas, synpunkter från berörda personer och slutsatser om ärendet ska avlägsnas fullständigt.

(40) Vissa utredningsenheter har strukit över uppgifter om till exempel vilken typ av utredningsverksamhet som Olaf har bedrivit, vilken generaldirektör vid Europeiska kommissionen som slutrapporten har översänts till eller vilken nationell myndighet som Olaf har samarbetat med, läget för det nationella förfarandet eller det belopp som ska återkrävas.

(41) I de nya instruktionerna anges att ”de dokument som ska vidarebefordras till övervakningskommittén i allmänhet måste lämnas fem arbetsdagar innan överlämningen görs till de rättsliga myndigheterna. Fristen på fem dagar får endast förkortas under exceptionella omständigheter, till exempel att den fråga som utreds är brådskande eller känslig. Alla förslag om att förkorta tidsfristen på fem dagar måste godkännas av generaldirektören.”

(42) Utredningsverksamhet bedrevs utan det skriftliga tillstånd som krävs enligt artikel 6 i förordning (EG) nr 1073/1999. Olaf avslöjade en visslares identitet för dennes institution. Olaf avslöjade konfidentiell information och personuppgifter om en anställd vid ett EU-organ och en berörd person i en Olaf-utredning för en annan EU-institution, trots att det inte hade fastställts att den behövde få denna kännedom.

(43) Utredningsåtgärder som Olaf vidtar på felaktig rättslig grund eller till och med utan en tydlig rättslig grund och utan någon rättslig förhandsanalys, bristande information till de berörda personerna om att utredningarna har avslutats, trots en rekommendation från ombudsmannen: ”Enligt den grundläggande rätt till god förvaltning som fastställs i artikel 41 Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna krävs att en person som har blivit föremål för en utredning ska kunna ha rimliga förväntningar på att informeras om resultatet av en utredning inom en rimlig tidsfrist efter det att utredningen har avslutats” (se beslut av den 16 februari 2012 om att avsluta undersökningen av klagomål 3136/2008/(IP)EI mot Europeiska byrån för bedrägeribekämpning) (ej översatt till svenska).

(44) Detta gäller ärenden som inletts enligt bestämmelserna i den tidigare Olaf-handboken.

(45) Detta gällde till exempel flera ärenden under 2008–2009 där bedömningsperioden varade i 12–24 månader utan att någon motivering lämnades i niomånadersrapporterna.

(46) Av de 188 ärenden som övervakningskommittén fick niomånadersrapporter om innehåller 48 en angivelse om att de väntas vara slutförda någon gång under perioden mars–december 2012. Dessa 48 ärenden har ännu inte avslutats.

(47) I ett av de ärenden som pågick längre än nio månader och som övervakningskommittén undersökte tog det till exempel 13 månader att bedöma den ursprungliga informationen för att Olaf måste vänta på detaljerad dokumentation från den berörda medlemsstaten.

(48) I ett ärende från 2008 som övervakningskommittén undersökte pågår de rättsliga förfarandena fortfarande i två medlemsstater, varför det inte gick att ange något förväntat datum för slutförande av Olafs ärende i niomånadersrapporten.

(49) Dessa båda sektorer stod till exempel för 302 av de 423 ärenden som automatiskt omvandlades till utrednings- eller samordningsärenden den 1 februari 2012, varav 281 ännu inte hade avslutats den 1 juni 2012.

(50) Av 75 ärenden där det var nödvändigt att överlämna information till de nationella rättsliga myndigheterna och som avslutades och överlämnades till övervakningskommittén efter den 1 februari 2012 hanterades 42 av de båda enheter som ansvarade för jordbruks- och strukturfondssektorerna.

(51) Se utredningsprioriteringarna för 2012.

(52) I tullsektorn ska den sannolika finansiella effekten vara större än 1 miljon euro, inom strukturfondssektorn är tröskelvärdet 500 000 euro för Europeiska socialfonden och sammanhållningsfonden och 1 miljon euro för Eruf (Europeiska regionala utvecklingsfonden).

(53) Se yttrande nr 1/2012, som bifogas denna rapport.

(54) Artikel 6.2 i beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom.

(55) Efter att ha tagit emot Olafs årliga förvaltningsplan för 2013 noterade övervakningskommittén att det har införts vissa indikatorer för förvaltning av personalresurser.

(56) Åtta möten den 23 januari 2012, 21 mars 2012, 27 juni 2012, 26 september 2012, 22 oktober 2012, 20 november 2012, 11 december 2012 och 23 januari 2013.

(57) Fyra möten den 21 mars 2012, 26 september 2012, 20 november 2012 och 22 januari 2013.

(58) Överhusets underutskott för EU (rättsliga frågor, institutioner och konsumentskydd) offentliggjorde sitt tolfte betänkande om kampen mot bedrägerier gentemot EU:s finanser den 17 april 2013 (http://www.publications.parliament.uk).

(59) Se artikel 11 i övervakningskommitténs arbetsordning.

(60) Se artikel 11.

(61) Kommittén ansåg att den nuvarande texten till förordning (EG) nr 1073/1999 kunde förbättras i detta avseende genom att det infördes ytterligare garantier. Därför föreslog kommittén att det skulle föreskrivas i den ändrade förordningen att i) de sammanlagda anslagen till övervakningskommittén och dess sekretariat ska anges under en särskild budgetpost för Olaf i det avsnitt av unionens allmänna budget som avser kommissionen, och ii) antalet anställda vid sekretariatet ska motsvara minst 2 % av antalet anställda vid Olaf.

BILAGA I ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SAMMANTRÄDESKALENDER 2012 Månad Mötesdatum JANUARI Måndag den 23–tisdag den 24 FEBRUARI Tisdag den 21–onsdag den 22 MARS Tisdag den 20–onsdag den 21 APRIL Tisdag den 24–onsdag den 25 MAJ Tisdag den 29–onsdag den 30 JUNI Tisdag den 26–onsdag den 27 SEPTEMBER Tisdag den 25–onsdag den 26 OKTOBER Tisdag den 23–onsdag den 24 NOVEMBER Tisdag den 20–onsdag den 21 DECEMBER Måndag den 10–tisdag den 11

2013 JANUARI Tisdag den 22–onsdag den 23

BILAGA II YTTRANDE NR 1/2012 Olafs preliminära budgetförslag för 2013 Bryssel den 26 juni 2012 Vid mötena den 24 och 25 april, den 5 och 6 juni samt den 26 juni 2012 granskade Olafs övervakningskommitté Olafs preliminära budgetförslag för 2013 och antog följande yttrande. I enlighet med artikel 11 i förordning (EG) nr 1073/1999 (1) har övervakningskommittén till uppgift att stödja Olafs oberoende i dess utredningsarbete. I detta syfte och för att se till att Olaf kan fungera effektivt och ändamålsenligt har en särskild budgetpost i kommissionens budget inrättats för Olaf. Mot denna bakgrund och med tanke på de befogenheter som kommissionen har tilldelat övervakningskommittén (2), har övervakningskommittén beaktat Olafs preliminära budgetförslag och lämnar följande yttrande. I. Resurser Tilldelning av resurser för prioriterade verksamheter I sina tidigare yttranden om budgeten har övervakningskommittén regelbundet rekommenderat Olaf att anslå mer personal till Olafs kärnverksamhet – utredningar – genom att flytta dem från stödenheterna. Övervakningskommittén har också föreslagit att skillnaden mellan Olafs utredande och operativa verksamheter ska förtydligas. Därför noterar övervakningskommittén den omorganisation av Olaf som genomfördes den 1 februari 2012 och som innebar följande förändringar: År 2011: Direktorat A (utredningar och operationer): 84 (17 %) Direktorat B (utredningar och operationer): 84 (17 %) Direktorat C (operativt stöd): 125 (25 %) Direktorat D (administration och allmänna frågor): 181 (36 %) Generaldirektören: 17 (%) Övervakningskommittén: 8 (%) Totalt antal anställda: 499 (100 %) Summa utredningar: 168 (34 %) Summa utredningar + operativt stöd: 293 (59 %) Från och med den 1 februari 2012: Enhet 0.1 (urval och granskning av utredningar): 25 (5 %) Direktorat A (utredningar I): 95 (19 %) Direktorat B (utredningar II): 100 (20 %) Direktorat C (utredningsstöd): 86 (17 %) Direktorat D (policy): 110 (22 %) Direktorat R (resurser): 68 (13 %) Generaldirektören: 13 Övervakningskommittén: 6 (%) Totalt antal anställda: 503 (100 %) Summa utredningar: 220 (44 %) Summa utredningar + utredningsstöd: 306 (61 %) Det är alltför tidigt att bedöma fördelarna med omorganisationen och hur den har påverkat byråns effektivitet, men strategin med att koncentrera resurserna till utredningar, skilja utredningsstrukturer från policystrukturer och inrikta verksamheten på grundläggande utredningsverksamhet kan vara ett steg i rätt riktning. Uppföljning av utredningar Enligt färsk statistik från revisionsrätten (3) ledde endast 10 % av Olafs utredningar till fällande domar av nationella rättsliga myndigheter 2008, och 2009 var motsvarande siffra endast 4 %. Även om man tar hänsyn till att det kan finnas andra metoder för att följa upp utredningar som kräver bidrag från andra institutioner och inte nödvändigtvis från medlemsstater, måste byråns effektivitet granskas noggrant. I detta sammanhang är kommittén bekymrad över att omorganisationen av Olaf även innebar att den specialiserade uppföljningsenheten försvann. Ansvaret för uppföljningen lades i stället över på utredarna som i allmänhet inte har de specialistkunskaper (rättsliga och språkliga) och den status som krävs för att bistå de nationella myndigheterna i den rättsliga uppföljningen eller ens övervaka den effektivt. Detta kan leda till att kopplingen försvinner mellan Olafs utredningar (som i själva verket är en förberedande åtgärd) och faktiska sanktioner eller åtgärder i rättsliga, administrativa eller disciplinära förfaranden. Ordentliga uppföljningar säkerställer att utredningarna verkligen ger resultat. Utan detta kan Olaf utföra ett enormt gott arbete utan att det ger ändamålsenliga resultat. Personalstrategi Olafs omorganisation ledde till stora förändringar bland personalen och i deras arbetsbeskrivningar, eller rentav till helt nya arbetsuppgifter. Under dessa omständigheter upprepar övervakningskommittén den föregående kommitténs ståndpunkt att det är nödvändigt att föra en lämplig personalpolitik som bygger på organisationens faktiska behov och prioriteringar, som ska fungera som vägledning för att de befintliga resurserna ska utnyttjas på bästa sätt. Ett avgörande inslag i den strategin skulle vara kontinuerlig utbildning för intern rörlighet och omstrukturering rent generellt. Strategin bör syfta till en optimal avvägning mellan administratörer som utför grundläggande utredningsuppgifter och assistenter som tillhandahåller stödtjänster. Personalstrategin bör också ta upp arbetsrelationerna med generaldirektoratet för administration, rekrytering, specialiserad utbildning, intern rörlighet och karriärvägar för såväl fast som tillfälligt anställda, samt successionsplanering. Tillfälligt anställda Trots att det redan har gjorts stora ansträngningar genom åren måste övervakningskommittén upprepa från sina tidigare yttranden att svårigheten att införa ett system med befordran (eller omklassificering) av tillfälligt anställda fortfarande är ett bekymmer. Övervakningskommittén är besviken över att detta problem fortfarande inte har lösts, eftersom det ingår i den övergripande frågan om motivation för Olafs anställda. Det vore lovvärt att ge de tillfälligt anställda ett tydligt svar om huruvida en sådan befordran över huvud taget är under övervägande, så att de kan fatta lämpliga beslut om sin karriär. Rekommendationer: — En effektiv uppföljning av utredningar måste garanteras. — Det bör utformas en personalstrategi som utgår från en behovsbedömning av Olafs nuvarande verksamhet, och den bör vara inriktad på utbildning, karriärsutveckling, successionsplanering och lämplig avvägning mellan assistenter som tillhandahåller stödtjänster och administratörer som utför grundläggande utredningsuppgifter. — Frågan om de tillfälligt anställda måste avgöras slutgiltigt, och de anställda måste informeras om detta. II. Budgetförfarande I kommissionens beslut om att inrätta Olaf anges tydligt att övervakningskommittén måste rådfrågas om det preliminära budgetförslaget för Olaf innan förslaget översänds till generaldirektoratet för budget (4). Hittills har Olafs generaldirektör översänt det preliminära budgetförslaget till kommittén först efter ”tekniska” möten/överenskommelser med generaldirektoratet för budget. Detta har inneburit att det inte har varit möjligt med ett uttömmande och meningsfullt samråd med kommittén och att överlämnandet av det preliminära budgetförslaget till kommittén endast har varit en formalitet. Övervakningskommittén anser att det är en av kommitténs viktigaste uppgifter att avge ett verkligt yttrande om det preliminära budgetförslaget. Slutsats: — Övervakningskommittén måste ha möjlighet till ett verkligt samråd om nästa preliminära budgetförslag i form av ett verkligt och omfattande utbyte av åsikter mellan generaldirektören och kommittén innan förslaget översänds till generaldirektoratet för budget i någon form. III. Sekretariatet för Olafs övervakningskommitté Budgetpost För att budgetposten för övervakningskommittén ska ge fullständig och representativ information om de totala kostnaderna för övervakningen, bör den omfatta de sammanlagda kostnaderna för verksamheten, det vill säga samtliga utgifter för övervakningskommitténs ledamöter och för dess sekretariat, vilket även innefattar löner, utbildning, resor osv. Olaf har rätt att föra över medel fritt mellan olika budgetposter efter behov. Genom att övervakningskommitténs sammanlagda kostnader samlas i en separat budgetpost kan man se till att medel som är avsedda att användas av övervakningskommittén verkligen används för tillsynsarbetet. Icke utnyttjade medel bör dock föras över till andra poster i Olafs budget. En sådan omfördelning bör endast kunna göras efter att övervakningskommittén har informerats i förväg och godkänt det. Chefen för övervakningskommitténs sekretariat bör få attestbehörighet och befogenhet att förvalta det samlade anslaget till övervakningskommitténs verksamhet, under kommitténs kontroll. Genom att ha en enda budgetpost som omfattar alla utgifter blir det enklare att förvalta och effektivisera tillsynen, samtidigt som eventuella outnyttjade medel förs vidare till andra poster i Olafs budget av generaldirektören med övervakningskommitténs godkännande. Fördelen med en separat budgetpost är att den ger insyn och samtidigt återspeglar övervakningskommitténs självständighet. Samtidigt skulle en separat budgetpost ge de tre institutioner som utnämner övervakningskommittén information om de resurser som anslås specifikt för denna tillsynsverksamhet. Personal Övervakningskommittén vidhåller sin ståndpunkt, som den uttryckt i sina tidigare yttranden om Olafs budget, att det krävs minst åtta anställda vid sekretariatet, vilket motsvarar övervakningskommitténs nuvarande behov. Detta motsvarar ungefär 2 % av Olafs anställda (5), vilket övervakningskommittén anser är det minsta antal som krävs för att utföra sitt tillsynsarbete effektivt. Övervakningskommittén håller inte med om generaldirektörens beslut som fattades i september 2011 och genomfördes den 1 februari 2012 utan samråd med den nuvarande övervakningskommittén, om att minska antalet anställda vid kommitténs sekretariat med 25 %. Övervakningskommittén anser också att den bör delta i ett ingående samråd om utnämningen av sekretariatets chef och andra anställda, inbegripet interna förflyttningar, precis som anges i kommitténs arbetsordning (6). Övervakningskommittén inser att kommissionens tjänsteföreskrifter och systemet för bedömning och befordran för närvarande inte tillåter att kommitténs medlemmar bedömer sekretariatets insatser direkt. Övervakningskommittén anser dock att även om det i slutändan är Olafs generaldirektör som beslutar om utvärderingen av sekretariatets chef och befordran av alla anställda, bör han fatta dessa beslut på grundval av yttrandena från den kommitté som sekretariatet arbetar för direkt, precis som anges i kommitténs arbetsordning (7). Detta kommer att säkerställa sekretariatets fortsatta oberoende i det dagliga arbetet. Rekommendationer: — Det bör införas en separat budgetpost för både övervakningskommittén och sekretariatet. — Åtta tjänstemän bör vara öronmärkta för sekretariatet. — Personal till övervakningskommitténs sekretariat bör endast rekryteras med kommitténs godkännande, så att sekretariatet kan fullgöra sina uppgifter på ett fullständigt oberoende sätt. — Generaldirektören bör besluta om utvärderingen av sekretariatets chef och befordran av alla anställda vid sekretariatet med utgångspunkt i övervakningskommitténs yttrande. IV. Slutsats Olafs övervakningskommitté stöder Olafs budgetförslag för 2013, under förutsättning att ovanstående rekommendationer beaktas. I enlighet med artikel 6.2 i kommissionens beslut av den 28 april 1999 ska Olaf översända yttrandet till budgetmyndigheten. Dessutom vill övervakningskommittén hållas underrättad om åtgärder som Olaf vidtar för att genomföra rekommendationerna i detta yttrande. (1) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF), EGT L 136, 31.5.1999, s. 1–7. (2) Artikel 6 i beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom av den 28 april 1999 om inrättande av en europeisk byrå för bedrägeribekämpning (EGT L 136, 31.5.1999, s. 20–22). (3) Se Europeiska revisionsrättens särskilda rapport nr 2/2011, bilaga III, tabell B, s. 40. (4) I artikel 6.2 i beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom anges följande: ”Direktören skall i god tid och efter samråd med övervakningskommittén överlämna ett preliminärt budgetförslag till generaldirektören för budget, vilket är avsett att föras in under den budgetrubrik som avser byrån i gemenskapernas allmänna budget.” (5) Enligt Olafs rapport för 2011 har byrån 437 anställda. (6) I artikel 11.3 i övervakningskommitténs arbetsordning anges följande: ”Sekretariatets chef ska informera övervakningskommittén om vilka som sökt tjänster på sekretariatet. När ansökningarna kommit in ska kommittén i plenum diskutera om de fyller kommissionens behov, för att kunna föreslå lämpliga kandidater för Olafs generaldirektör” (EUT L 308, 24.11.2011, s. 114–120). (7) I artikel 11.5 i övervakningskommitténs arbetsordning anges följande: ”Övervakningskommittén ska med jämna mellanrum utvärdera det arbete som utförts av chefen för sekretariatet och av sekretariatets personal.”