Europaparlamentets resolution

av den 5 maj 2010

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska polisakademin för budgetåret 2008

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2008,

med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2008, samt akademins svar [1],

med beaktande av rådets rekommendation av den 16 februari 2010 (5827/2010 – C7-0061/2010),

med beaktande av artikel 276 i EG-fördraget och artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [2], särskilt artikel 185,

med beaktande av rådets beslut 2005/681/RIF av den 20 september 2005 om inrättande av Europeiska polisakademin (Cepol) [3], särskilt artikel 16,

med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 [4], särskilt artikel 94,

med beaktande av artikel 77 i och bilaga VI till arbetsordningen,

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor (A7-0075/2010), och av följande skäl:

A. Polisakademin inrättades 2001, och den 1 januari 2006 omvandlades den till ett gemenskapsorgan i den mening som avses i artikel 185 i budgetförordningen, på vilken rambudgetförordningen för gemenskapsorganen är tillämplig.

B. I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2006 införde revisionsrätten reservationer i sitt yttrande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet med motiveringen att upphandlingsförfarandena inte följde bestämmelserna i budgetförordningen.

C. I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2007 införde revisionsrätten reservationer i sitt yttrande om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

D. Den 23 april 2009 beviljade Europaparlamentet direktören för Europeiska polisakademin ansvarsfrihet för genomförandet av akademins budget för budgetåret 2007 [5], och i den resolution som åtföljde beslutet om ansvarsfrihet framförde parlamentet bland annat följande synpunkter:

- Parlamentet var djupt bekymrat över att revisionsrätten funnit exempel på att anslag använts för att finansiera akademins personals privata inköp.

- Parlamentet uppmanade akademin att anta utförliga genomförandebestämmelser, bland annat sådana som kan garantera insyn i upphandlingsförfarandena, i överensstämmelse med budgetförordningen.

- Parlamentet uppmanade kommissionen att noggrant övervaka genomförandet av akademins budget.

- Parlamentet konstaterade att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) hade inlett en intern utredning av akademin.

E. I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2008 bekräftade revisionsrätten sitt yttrande, dock utan att införa reservationer om räkenskapernas tillförlitlighet, och avgav ett yttrande med reservationer om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

1. Europaparlamentet anser att i det stora hela är akademins svar på revisionsrättens anmärkningar ännu en gång otillräckliga och dess utfästelser är för vaga och ogenomtänkta. Därför har den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten heller ingen möjlighet att göra en riktig bedömning av om akademin verkligen är i stånd att bättra sig i framtiden.

Strukturproblem i akademin

2. Europaparlamentet konstaterar att akademin på grund av sin begränsade storlek får det svårt att effektivt hantera komplexiteten i EU:s budgetförordning och tjänsteföreskrifter.

3. Europaparlamentet konstaterar att akademins placering i Bramshill, omkring sju mil från London, medför nackdelar, bland annat när det gäller rekryteringar och bristen på kollektivtrafik.

4. Europaparlamentet ställer sig frågande till om den nye direktören för akademin kommer att kunna komma till rätta med dessa strukturproblem.

5. Europaparlamentet undrar om inte en anslutning till Europol borde tas under övervägande.

Akademins ledning samt öppenhet och insyn

6. Europaparlamentet anser att de fasta förvaltningskostnaderna för akademin inte är obetydliga. Styrelsen består av 27 ledamöter, medan akademin enbart har 24 anställda (uppgifter från början av budgetåret 2008).

7. Europaparlamentet konstaterar att akademin inte publicerar information om sina styrelser på sin webbplats. I syfte att bidra till ökad insyn rekommenderar därför parlamentet att en förteckning över styrelseledamöterna, med fullständiga kontaktuppgifter för samtliga personer, läggs ut på akademins webbplats.

Räkenskapernas tillförlitlighet

8. Europaparlamentet är djupt bekymrat över att alla justeringar som hör till den övergångsperiod då det manuella redovisningssystemet användes, efter att det gamla redovisningssystemet hade stängts ( 23 maj 2008) och innan det nya Abac-systemet togs i bruk ( 14 juli 2008), inte blev gjorda i tid, liksom att det rådde oklarheter i fråga om kvaliteten på den finansiella informationen om överföringarna från det föregående året, användningen av inkomster avsatta för särskilda ändamål samt kopplingen till vissa sifferuppgifter i balansräkningen för 2007.

9. Europaparlamentet är oroat över att de två systemen för förvaltning av tillgångar som existerade sida vid sida 2008 ibland ledde till att akademin redovisade tillgångar dubbelt, och det fanns inga etiketter eller unika nummer för inventarier.

10. Europaparlamentet beklagar att, som revisionsrätten framhöll i sina anmärkningar, någon extern efterhandsgranskning inte hade påbörjats ens i mitten av 2009 (efter revisionsrättens konstaterande i rapporten för budgetåret 2007 att det förekommit fall där anslag använts för at finansiera privata utgifter). Parlamentet begär att akademin ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att snarast genomföra denna granskning, så att denna brist inte åter konstateras i rapporten om akademins årsredovisning för budgetåret 2009.

Brister i upphandlingsförfarandena

11. Europaparlamentet noterar det inkorrekta upphandlingsförfarandet kring ett leverantörsavtal som var värt omkring 2 procent av driftsutgifterna. Parlamentet konstaterar i synnerhet att detta avtal byggde på ett annat slag av ramavtal, uteslutande avsett för utbildningstjänster. Dessutom var avtalsbestämmelserna utformade så att det inte fanns någon begränsning för akademin i fråga om en förlängning av avtalet eller en utökning av dess omfattning.

12. Europaparlamentet betonar, liksom tidigare år, att akademin måste följa bestämmelserna i budgetförordningen och gemenskapens lagstiftning om offentlig upphandling och förbättra sin finansiella förvaltning.

Överträdelser av bestämmelser gällande utgifter för anordnande av kurser

13. Europaparlamentet finner det oroande att revisionsrätten noterat ett stort antal överträdelser av gällande administrativa och finansiella bestämmelser avseende utgifter för anordnande av kurser och seminarier, utgifter som står för en betydande andel (64 procent) av akademins driftsutgifter. Dessa överträdelser handlar främst om att det saknades underlag till uppkomna kostnader, bekräftelser på deltagande, originalfakturor samt dokument som krävs för ersättning av logikostnader, liksom att underlag om resekostnader för experter inte hade begärts. Vidare anser parlamentet att akademins svar på revisionsrättens anmärkningar och till föredraganden i ärendet är mycket vaga och därför otillfredsställande för den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten. Parlamentet uppmanar akademin att anstränga sig för att få rätsida på situationen.

Överföring av anslag mellan budgetår

14. Europaparlamentet noterar att revisionsrätten fann att över 2700000 EUR (vilket motsvarar 31 procent av akademins totala budget) fått överföras till nästa budgetår. Parlamentet är följaktligen bekymrat över denna situation, eftersom den strider mot principen om ettårighet och röjer brister i programplaneringen och övervakningen av budgetgenomförandet.

15. Europaparlamentet uppmanar akademin att i sina framtida budgetar införa differentierade anslag för subventioner, i syfte att undvika att anslag förfaller.

Andra oriktigheter

16. Europaparlamentet noterar att revisionsrätten konstaterade att det saknades

- rättsliga åtaganden i tre fall med ett sammanlagt värde på 39500 EUR, och

- budgetåtaganden före de rättsliga åtagandena i nio fall med ett sammanlagt värde på 244200 EUR.

Parlamentet uppmanar därför akademin att anstränga sig för att få rätsida på situationen och därefter informera den ansvarsbeviljande myndigheten om resultatet.

17. Europaparlamentet konstaterar att ansvarsfriheten för genomförandet av budgeten för akademin under de kommande åren mer bör baseras på akademins prestationer under året.

Pågående Olaf-utredning

18. Europaparlamentet konstaterar att Olaf inledde en intern utredning om akademin under 2008, efter att revisionsrätten och internrevisionsenheten upptäckt att medlemmar av akademins personal använt offentliga medel för privata ändamål. De upplysningar som akademin 2009 tillhandahöll på parlamentets begäran handlade om användning av mobiltelefoner, leveranser av möbler till personalens bostäder samt gratis transporter till flygplatser och järnvägsstationer för personalen. Enligt akademin var beloppen och återbetalningssituationen följande:

- Personalens användning av mobiltelefoner: 3405 GBP för perioden april–december 2007; hela beloppet återbetalt.

- Personalens användning av poolbilar: 1157 GBP för perioden juli–december 2007; hela beloppet återbetalt varpå bilarna har sålts.

- Möbler: möbler för 6625 GBP inköpta under 2007; möblerna är numera sålda.

- Gratis transporter till flygplatser och järnvägsstationer för personalen: en kostnad om 9508 GBP för 2007; indrivningen har påbörjats.

19. Europaparlamentet uppmanar akademin och kommissionen att utan dröjsmål underrätta den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om resultaten av Olafs utredning.

Personalresurser

20. Europaparlamentet finner det oroande att tillfällig personal tills nu anställts för finansiella arbetsuppgifter. Det var inte förrän 2009 som akademin utfärdade ett meddelande om den lediga tjänsten som samordnare för normer för internkontroll, och anställningsintervjuerna planerades då till början av 2010.

Internrevision

21. Europaparlamentet konstaterar att internrevisionen i sin revisionsberättelse tog upp tretton rekommendationer (två av dem kritiska och nio mycket viktiga). Dessa handlar huvudsakligen om följande: efterlevnad av budgetförordningen i fråga om offentlig upphandling, förvaltningssäkerhet, anläggningstillgångar (inventarieförteckning), hantering av delegering (delegeringar måste dokumenteras fullständigt och regelbundet ses över), budgetförvaltning, efterlevnad av redovisningsregler och -principer samt checklistan för konsekvens och dokumentation av de finansiella kontrollerna.

Åtgärdsplan att antas av styrelsen och verkställas av direktören för akademin till den 30 juni 2010

22. Europaparlamentet kräver till att börja med att styrelsen snarast antar en åtgärdsplan i syfte att nå de mål som fastställts i bilagan till denna resolution. Därefter måste direktören för akademin, i samarbete med internrevisionen och det generaldirektorat som akademin lyder under, utarbeta och se till att styrelsen antar konkreta åtgärder och tidsramar för verkställandet av planen. Därför begär parlamentet att internrevisionen och det generaldirektorat som akademin lyder under ger all hjälp som behövs för att ta fram indikatorer som gör det möjligt att regelbundet mäta i vilken grad akademins åtgärder verkställts. För övrigt kräver parlamentet att akademin till den 30 juni 2010 underrättar den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om konkreta åtgärder och antagna indikatorer.

23. Europaparlamentet uppmanar revisionsrätten att snarast möjligt yttra sig över verkställandet av akademins åtgärdsplan i form av en skrivelse till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten.

24. När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 5 maj 2010 [6] om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

[1] EUT C 304, 15.12.2009, s. 124.

[2] EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

[3] EUT L 256, 1.10.2005, s. 63.

[4] EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

[5] EUT L 255, 26.9.2009, s. 157.

[6] Antagna texter, P7_TA(2010) (se sidan 241 i detta nummer av EUT).

--------------------------------------------------

BILAGA

Åtgärdsplan att antas av styrelsen och verkställas av direktören för akademin till den 30 juni 2010

BUDGETPLANERING

1. Mål

En slutlig förbättring av programplaneringen samt övervakningen av budgeten och driften för akademin.

Åtgärd att vidta:

Direktören antar en flerårsplan för sin ämbetsperiod som omfattar följande områden:

- Planerat resultat (konsekvenser och effekter).

- Ekonomiska behov och motsvarande årliga budgetprognoser.

- Nödvändiga personalresurser för att planerat resultat ska kunna uppnås.

- Materiella resurser att genomföra för att säkerställa planerat resultat.

INTERNKONTROLLSYSTEM

2. Mål

Förbättra den ekonomiska förvaltningen av akademins verksamhet, även när det gäller program som finansieras av inkomster avsatta för särskilda ändamål (Agis, Isec och Meda).

Åtgärd att vidta:

Översyn av systemet för ekonomisk förvaltning (ändring av den aktuella betalningsgången) så att det blir mer harmoniserat och effektivt för akademins olika verksamhetsgrenar. En målsättning med denna anpassning bör också vara att de olika programansvariga ska få fram bättre finansiell information.

3. Mål

Formellt godkänna alla ekonomiska rutiner och det nya redovisningssystemet, i enlighet med artikel 43 i rambudgetförordningen.

Åtgärd att vidta:

Utanordnaren och dennes delegerade bör formellt dokumentera de system som de använder för att skaffa fram den finansiella information som behövs för redovisningen. Räkenskapsföraren måste godkänna dessa systembeskrivningar för att säkerställa kvaliteten på den finansiella information som han förses med för årsredovisningens skull.

4. Mål

Förbättra kontrollsystemen för utgifter (punkt 14 i revisionsrättens särskilda årsrapport om budgetåret 2008).

Åtgärd att vidta:

Formellt anta och genomföra förfaranden och/eller effektiva checklistor i syfte att säkerställa att de betalningsansökningar som lämnas in av enheter som anordnar kurser i akademins namn följer gällande administrativa och finansiella bestämmelser.

PERSONAL

5. Mål

Tillsätta de lediga tjänsterna i syfte att uppnå en normal nivå av lediga tjänster (exempelvis 5 procent).

Åtgärder att vidta:

- Anta och genomföra årliga rekryteringsplaner för de år som omfattas av den flerårsplan som nämns i punkt 1.

- Anta och genomföra riktlinjer för rekrytering.

6. Mål

Förstärka personalavdelningen.

Åtgärd att vidta:

Under året tillsätta samtliga tjänster som för närvarande är lediga (eller innehas av extraanställd personal) med tillfälligt anställda.

OFFENTLIG UPPHANDLING

7. Mål

Förbättra kontrollsystemen för offentlig upphandling.

Åtgärder att vidta:

- Anta och genomföra en metodhandbok för offentlig upphandling samt checklistor i syfte att säkerställa att lämpligt förfarande väljs och genomförs korrekt.

- Anta och genomföra en årlig plan för införskaffande av varor och tjänster.

ÖVRIGT

8. Mål

En gång för alla utagera frågan om anslag som använts för att finansiera privata utgifter.

Åtgärd att vidta:

Lämna en slutrapport från en extern revisor med följande upplysningar:

- Den totala omfattningen av anslag som använts för att finansiera privata utgifter.

- Det belopp som hittills återbetalats.

- Sannolikheten att få tillbaka utestående belopp och inom vilka tidsramar.

--------------------------------------------------