Seminarierna gav medlemsstaternas företrädare en bättre förståelse för det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet och kommissionens eESPD-tjänst, samtidigt som kommissionen samlade information om de utmaningar medlemsstaterna står inför för att genomföra den. Genom seminarierna klargjordes i synnerhet rollen för e-Certis och möjligheterna att automatisera processer genom att koppla ihop nationella databaser med det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet, och därmed ge hävstångseffekter åt den nationella digitala infrastrukturen. Tekniska, juridiska och processuella frågor togs upp under mötet.

Seminarier har anordnats i alla medlemsstater för att analysera den nuvarande situationen i länderna, diskutera möjliga alternativ för genomförande och ge stöd för att underlätta genomförandet av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet. Ett stort antal berörda parter (offentliga myndigheter, register över bevis, leverantörer av e-upphandlingslösningar, användare osv.) deltog i mötena, vilket bidrog till konstruktiva diskussioner. Under perioden augusti 2016–28 februari 2017 ägde 18 seminarier rum (alla medlemsstater kommer att besökas före sommaren 2017).

Finansiering har gjorts tillgänglig för att främja integreringen av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet i nationella e-upphandlingssystem. Bidrag som motsvarar 4,9 miljoner euro har anslagits till tio konsortier som omfattar företag från 17 länder från Fonden för ett sammanlänkat Europa (FSE). Ytterligare ansökningsomgångar kommer att inledas under 2017, som gäller bidrag på 4 miljoner euro.

eESPD-tjänsten är avsedd att vara ett stöd endast under en övergångsperiod i medlemsstaterna, eftersom det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentets potential bör kunna utnyttjas fullt ut i och med integreringen av ett ”nationellt” europeiskt enhetligt upphandlingsdokument i e-upphandlingssystemet och register eller databaser med intyg/bevis i varje medlemsstat. Genom detta kan följande tre olika mål uppnås: ökad anpassning till nationella förhållanden, främjad digitalisering av den offentliga förvaltningen och en grund för att förenkla förfarandena genom tillämpning av ”endast en gång-principen”. Nationella lösningar för det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet är redan tillgängliga i Danmark, Finland, Nederländerna och Slovenien. Även om eESPD utvecklades som ett tillfälligt verktyg, har en mycket hög grad av användning rapporterats för kommissionens eESPD-tjänst (se tabell 2 i bilagan till denna rapport).

Tidsfristen för genomförandet av direktiven 2014/24/EU och 2014/25/EU löpte ut den 18 april 2016. I en rad medlemsstater genomfördes de dock för sent, först flera veckor eller månader efter det att tidsfristen löpt ut. Den 16 februari 2017 hade 10 medlemsstater fortfarande inte genomfört och anmält nationella åtgärder för genomförande av direktiven 2014/24/EU och 2014/25/EU i sin helhet. Relevanta förfaranden som rör bristen på fullständigt införlivande pågår för närvarande.

Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet, som huvudsakligen grundar sig på artikel 59 i direktiv 2014/24/EU, är utformat som en egen försäkran baserad på ett standardformulär som ska antas av kommissionen genom en genomförandeakt, vilken ska antas genom ett granskningsförfarande. Det erbjuder preliminär bevisning i form av egen försäkran om uteslutningskriterier (t.ex. brottmålsdomar och allvarliga fel i yrkesutövningen) och urvalskriterier (finansiell, ekonomisk och teknisk kapacitet), så att i normala fall alla underliggande dokument (t.ex. intyg och certifikat) endast behöver lämnas in av den vinnande ekonomiska aktören (om inte kontroller av – vissa – dokument från andra parter är nödvändiga för att säkerställa ett korrekt genomförande av förfarandet).

Resultaten bekräftar att eftersom medlemsstaterna just börjat genomföra det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet är det svårt att genomföra en kvalitativ bedömning. Även om medlemsstaterna är medvetna om att integreringen av det i de nationella e-upphandlingssystemen skulle gynna alla berörda parter, skulle denna integrering ta tid att genomföra.

Faktum är att den praktiska erfarenheten av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet är förhållandevis begränsad i de flesta medlemsstater. Vissa medlemsstater uppgav att antalet kontrakt som tilldelats i enlighet med direktiv 2014/24/EU är mycket litet, på grund av exempelvis budgetrestriktioner eller till följd av att införlivandet just hade skett vid tidpunkten för undersökningen.

Inför utarbetandet av denna rapport uppmanade kommissionen medlemsstaterna att rapportera om tillämpningen av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet för upphandlingar över tröskelvärdena. En online-undersökning utformades i detta syfte: Den innehöll tio frågor om medlemsstaternas praktiska tillämpning av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet som återgav situationen per den 31 december 2016.

Bildtext:

Annan/Lokal lösning: webbformulär utarbetat lokalt

VCD: Virtual Company Dossier

ESPD EC OS: Öppen källkod

ESPD EC Service: eESPD-tjänst

ESPD EC DM: datamodell

Pappersformat

Enligt direktiv 2014/24/EU får medlemsstaterna använda pappersversionen av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet till och med april 2018. I de flesta fall där eESPD används (i 12 av 15 medlemsstater) används den tillsammans med pappersversionen. Endast Frankrike, Irland och Ungern rapporterade att det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet används i pappersformat. Därmed används fortfarande pappersversionen i mer än 80 % av de medlemsstater som redan har börjat använda det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet. Det innebär att de endast marginellt utnyttjar det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentets förenklingspotential, som främjar digitaliseringen av det offentliga upphandlingsförfarandet. Det bör också beaktas att de uppgifter som finns tillgängliga inte är tillräckligt detaljerade för att man ska kunna ta reda på exempelvis hur många av de upphandlande myndigheterna som använder någon av de olika formerna för genomförande.

I två medlemsstater rekommenderade de offentliga myndigheterna användningen av kommissionens eESPD-tjänst (Tyskland, Spanien). I dessa två medlemsstater förefaller det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet inte användas av majoriteten av de ekonomiska aktörerna, även om de upphandlande myndigheterna ger möjlighet att lämna in det i upphandlingsförfaranden.

När det gäller planerna för genomförandet av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet för de medlemsstater som ännu inte har genomfört det, rapporterade vissa av dem att de inledningsvis planerar att använda den tjänst som utvecklats av kommissionen, eller dess version från öppna källor, och tre av dem kommer att utarbeta en nationell lösning med hjälp av den datamodell som kommer att finnas tillgänglig under 2017. Ingen medlemsstat i denna grupp svarade att de skulle använda pappersversionen.

Användning av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet för upphandling under tröskelvärdena eller för koncessioner

Diagram 3. Användning av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet för förfaranden under tröskelvärdena eller för koncessionskontrakt

Enligt direktiven om offentlig upphandling är möjligheten att använda det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet under EU:s gränsvärden eller i förfaranden som gäller koncessioner något som ankommer på medlemsstaterna. Som framgår av diagrammet ovan har 61 % av medlemsstaterna inte för avsikt att använda det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet för förfaranden under EU-gränsvärden eller för koncessionskontrakt. Strategin är dock den motsatta i en rad medlemsstater. I synnerhet Bulgarien, Kroatien, Danmark, Lettland, Litauen, Nederländerna och Rumänien har i alla eller vissa fall (t.ex. förfaranden under tröskelvärdena om den upphandlande myndigheten begär information om skälen för uteslutning) gjort användningen av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet obligatoriskt, medan Ungern, Italien, Slovenien, Slovakien och Spanien har gjort det frivilligt.

Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet som en drivkraft mot digitaliseringen av offentlig upphandling: endast en gång-principen

Genom direktiv 2014/24/EU har medlemsstaterna uppmanats att rapportera om den praktiska tillämpningen av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet med hänsyn till den tekniska utvecklingen av databaserna i medlemsstaterna. En betydande förenkling i det offentliga upphandlingsförfarandet är integreringen av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet i databaser och/eller ett it-system för förhandskvalificering av leverantörer. Sådana system gör det möjligt att kontrollera om leverantörerna uppfyller kriterierna för uteslutning eller urval som används vid offentlig upphandling (t.ex. att kontrollera – eventuellt automatiskt – om leverantören är insolvent och lämnar relevant information till den upphandlande myndigheten).

Diagram 4 nedan visar att två tredjedelar av medlemsstaterna (Belgien, Bulgarien, Cypern, Tjeckien, Estland, Finland, Frankrike, Tyskland, Grekland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Malta, Polen, Portugal, Rumänien, Spanien och Förenade kungariket) planerar att genomföra en sådan integrering och erkänner vikten av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet som en byggsten för digitaliseringen av den offentliga förvaltningen.