EUROPAPARLAMENTETS RESOLUTION (EU) 2019/1507

av den 26 mars 2019

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (numera Europeiska unionens byrå för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa) för budgetåret 2017

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

— med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (numera Europeiska unionens byrå för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa) för budgetåret 2017,

— med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

— med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor (A8-0145/2019), och av följande skäl:

A. Enligt inkomst- och utgiftsberäkningen (1) för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (nedan kallad byrån) uppgick byråns slutliga budget för budgetåret 2017 till 155 801 818 EUR, vilket är en avsevärd ökning med 89,38 % jämfört med 2016. Ökningen var kopplad till byråns ytterligare uppgifter enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1726 (2), som trädde i kraft den 11 december 2018. Byråns budget kommer huvudsakligen från unionens budget.

B. Revisionsrätten har i sin rapport om byråns årsredovisning för budgetåret 2017 förklarat att man har uppnått en rimlig säkerhet om att byråns räkenskaper är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning

1. Europaparlamentet noterar med uppskattning att insatserna för uppföljning av budgeten under budgetåret 2017 resulterade i ett budgetgenomförande på 100 %, vilket är en ökning med 2,1 % jämfört med 2016. Parlamentet noterar vidare att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena var 91,53 %, vilket innebär en ökning med 0,68 % jämfört med 2016.

2. Europaparlamentet noterar utifrån revisionsrättens rapport att trots att byrån 2016 betalade hela kostnaden för byggarbetena i sina nya lokaler i Strasbourg var arbetena fortfarande inte klara, eftersom entreprenören inte lyckats utföra sina arbeten, och endast cirka 70 % av arbetena hade rapporterats och godkänts som slutförda. Parlamentet konstaterar att förskottsbetalningarna till entreprenören täcks av bankgarantier som utlöses successivt när arbetena godkänts som slutförda. Parlamentet noterar att entreprenören har framfört ekonomiska krav och väckt talan inför domstol mot byrån. Byrån uppger att den har registrerat ett svaromål hos förvaltningsdomstolen i Strasbourg, och att domstolens beslut ännu inte har förkunnats. Byrån uppmanas att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om den slutliga domen i förvaltningsdomstolen i Strasbourg.

Annullering av överföringar

3. Europaparlamentet beklagar att annulleringarna av överföringar från 2016 till 2017 uppgick till 658 000 EUR, vilket utgör 12,20 % av det sammanlagda överförda beloppet och innebär en betydande ökning med 7,11 % jämfört med 2016.

Resultat

4. Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att byrån använder ett flertal centrala resultatindikatorer inom områden som systemprestanda, säkerhet och mätning av kundtillfredsställelse för att mäta det mervärde som dess verksamhet ger, samt andra centrala resultatindikatorer för att förbättra sin budgetförvaltning.

5. Europaparlamentet välkomnar byråns fortsatta samarbete med nätverket för byråerna inom området rättsliga och inrikes frågor, i synnerhet EU:s enhet för rättsligt samarbete, Europeiska unionens byrå för nät- och informationssäkerhet, Europeiska unionens byrå för utbildning av tjänstemän inom brottsbekämpning och Europeiska stödkontoret för asylfrågor, som alla delar bästa praxis med byrån.

6. Europaparlamentet noterar att byrån genomgick en extern utvärdering 2016 som kom fram till att den uppfyller sitt mandat effektivt och föreslog specifika sätt att förbättra verksamheten samt identifierade potentiella möjligheter att utvidga dess mandat. Parlamentet noterar att byrån 2017 införde en handlingsplan för att följa upp dessa rekommendationer. Parlamentet konstaterar vidare att kommissionen beaktade dessa resultat i sitt förslag till reform av byråns grundakt, som sedan blev förordning (EU) 2018/1726.

7. Europaparlamentet betonar betydelsen av slutrapporten från expertgruppen för informationssystem och interoperabilitet, och välkomnar kommissionens förslag om förordningar om interoperabilitet mellan unionens informationssystem i samband med polissamarbete och straffrättsligt samarbete, asyl- och migrationsärenden samt gränser och viseringar.

8. Europaparlamentet noterar med oro att enligt revisionsrättens rapport bedriver byrån för närvarande tre separata, icke-integrerade storskaliga it-system, vilket kan hindra byrån från att uppnå stordriftsfördelar och synergier mellan dessa tre system, och att byråns mandat förväntas utvidgas till att omfatta ännu fler it-system under de kommande åren. Parlamentet välkomnar revisionsrättens förslag om att byrån bör ta fram en detaljerad kostnads-nyttoanalys som underlag för en diskussion om den framtida utvecklingsstrategin för de it-system som den hanterar. Enligt byråns svar har en studie genomförts för att få en klar bild av den framtida strukturen för interoperabla it-system. Byrån uppmanas att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om resultatet av denna studie och de planerade korrigerande åtgärderna.

9. Europaparlamentet noterar att styrelsen i november 2017 antog en uppdaterad långsiktig strategi för byrån som omfattar perioden 2018–2022 och som anger riktningen för byråns framtida utveckling, och förväntar sig att denna strategi genomförs för att ytterligare förbättra byråns resultat.

Personalpolitik

10. Europaparlamentet noterar med oro att endast 87,02 % av tjänsterna i tjänsteförteckningen var tillsatta den 31 december 2017. Av de 131 tjänster för tillfälligt anställda som får tillsättas enligt unionsbudgeten (jämfört med 118 tillåtna tjänster 2016) hade 114 tillsatts. Parlamentet konstaterar att skillnaden mellan de 114 tillsatta tjänsterna för tillfälligt anställda och de 131 godkända tjänsterna motiveras av att två tjänster lades till för att föregripa omarbetningen av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 603/2013 ( 3 ) och att 14 tjänster tillhandahölls i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 2017/2226 ( 4 ) , som trädde i kraft den 29 december 2017, vilket innebar att byrån kunde inleda rekryteringsprocessen först efter detta datum. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att erbjudandet om anställning till befattningen som chef för enheten för operativ information skickades och godkändes i slutet av 2017. Parlamentet noterar dessutom att 32 kontraktsanställda och sju utstationerade nationella experter arbetade för byrån 2017.

11. Europaparlamentet noterar att byrån redan antagit kommissionens standardbeslut avseende policyn för skydd för enskildas värdighet och förebyggande av mobbning. Parlamentet uppskattar att byrån erbjuder material för e-lärande och har offentliggjort annonser om konfidentiella rådgivare.

12. Europaparlamentet beklagar den ojämna könsfördelningen bland byråns styrelseledamöter, där 46 av 52 personer är män och 6 är kvinnor. Parlamentet uppmanar i detta avseende kommissionen, medlemsstaterna och andra berörda parter att beakta vikten av att säkerställa en jämn könsfördelning när de presenterar sina nomineringar av personer för styrelseledamotsbefattningar.

13. Europaparlamentet noterar med oro att enligt revisionsrättens rapport medför det låga antalet anställda betydande risker för byråns verksamhet, i synnerhet eftersom chefen för enheten för förvaltning och underhåll även var tillförordnad chef för både den operativa avdelningen och enheten för drift och infrastruktur, och innehade därmed de tre högsta ledningstjänsterna vid den operativa avdelningen. Parlamentet konstaterar att byrån framgångsrikt fullgjorde sitt mandat under 2017, trots en betydande brist på resurser i byråns operativa och horisontella funktioner. Parlamentet stöder de fortsatta insatser som krävs för att säkerställa att personalen stannar kvar och vidareutvecklas inom byrån. Parlamentet välkomnar i detta avseende byrån åtgärd att utse en annan person till tillförordnad chef för enheten för drift och infrastruktur. Parlamentet uppmanar bestämt byrån att utan ytterligare dröjsmål tillsätta alla tjänster med fast anställd personal.

14. Europaparlamentet uppmanar byrån att fortsätta sina ansträngningar för att säkerställa att personal stannar kvar och vidareutvecklas inom byrån. Parlamentet välkomnar byråns hantering av den kraftigt ökade arbetsbördan under 2017, trots den höga personalomsättningen bland experterna.

15. Europaparlamentet välkomnar revisionsrättens förslag om att också offentliggöra meddelanden om lediga tjänster på Europeiska rekryteringsbyråns webbplats i syfte att öka publiciteten. Parlamentet förstår byråns oro över översättningskostnaderna.

Upphandling

16. Europaparlamentet noterar med oro att enligt revisionsrättens rapport har byrån haft svårt att attrahera tillräcklig konkurrens vid flera upphandlingsförfaranden för kontrakt till medelhögt värde, och fick vid de ifrågavarande förfarandena endast ett anbud per upphandling.

17. Europaparlament beklagar att den internrevision som kommissionens tjänst för internrevision gjorde när det gäller byråns upphandlingsförfarande påvisade betydande svagheter, däribland två ”mycket stora” brister i beräkningen av kontraktsvärdet och nyckelkontroller samt ”betydande” brister på ytterligare tre punkter. Parlamentet konstaterar att många av svagheterna beror på den otillräckliga bemanningen av finans- och upphandlingsenheten och framför allt när det gäller upphandlingssektorn. Parlamentet noterar att byrån har lagt fram en handlingsplan för att åtgärda de problem som revisionen påvisade och för att följa internrevisionstjänstens rekommendationer. Byrån uppmanas att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtagits för att minska dessa svagheter.

18. Europaparlamentet konstaterar att enligt revisionsrättens rapport utnyttjar byrån i hög grad externa uppdragstagare, och att 90 % av arbetet med utveckling och genomförande av it-projekt utförs av byrån tillsammans med externa uppdragstagare. Parlamentet konstaterar med oro att även om alla faser av it-projekten står under byråns kontroll, finns det en betydande risk för en alltför stor tillit till och ett alltför stort beroende av externa uppdragstagare när så stor del av utvecklingen av känsliga it-system utkontrakteras. Parlamentet noterar byråns svar om att en fullständig utveckling av dessa system internt och en minskning av utkontrakteringen skulle kräva en avsevärd personalökning, och att för att säkerställa att uppgifterna verkligen hålls isär ska de uppdragstagare som deltar i kvalitetssäkring inte tillhandahålla externt stöd för driften av storskaliga it-system. Parlamentet uppmanar därför byrån att begränsa beroendet av externa uppdragstagare genom att bättre utnyttja sina egna resurser och att inrätta en adekvat politik för att begränsa anlitandet av externa uppdragstagare.

19. Europaparlamentet begär att byrån vidtar alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att uppdragstagare som har tillgång till känslig information om it-system eller till de uppgifter som de behandlar är rättsligt bundna av strikta sekretessregler, samt att byrån ställer krav på att dessa uppdragstagare har formella nationella säkerhetsgodkännanden när de får tillgång till sådan information. Parlamentet uppmanar byrån att säkerställa att dess uppdragstagare inte är bundna av någon lagstiftning i tredjeländer som skulle kunna leda till att de hamnar i konflikt med de sekretessregler som fastställts av byrån.

20. Europaparlamentet noterar med utgångspunkt i revisionsrättens rapport att byrån i slutet av 2017 fortfarande inte använde alla de verktyg som kommissionen lanserat för att införa en enhetlig modell för elektroniskt utbyte av information med tredjeparter som deltar i förfaranden för offentlig upphandling (e-upphandling). Parlamentet konstaterar på basis av uppgifter från byrån att byrån har infört e-fakturering och e-upphandling för vissa förfaranden, men inte e-inlämning. Byrån uppmanas att införa alla de verktyg som behövs och att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om hur de tillämpas.

Förebyggande och hantering av intressekonflikter samt transparens

21. Europaparlamentet noterar byråns befintliga åtgärder och pågående insatser för att säkerställa transparens, förebyggande och hantering av intressekonflikter samt skydd av visselblåsare. Parlamentet konstaterar med oro att byrån inte offentliggör meritförteckningarna för ledamöterna i sin styrelse eller personalen i sin ledning i allmänhet, utan endast för den verkställande direktören. Parlamentet uppmanar byrån att offentliggöra meritförteckningar för alla styrelseledamöter och all personal i ledningen, och att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtagits i detta avseende. Parlamentet uppmanar byrån att använda Europeiska kemikaliemyndighetens policy för oberoende som bästa praxis och ett exemplariskt system för övervakning och förebyggande av eventuella intressekonflikter.

22. Europaparlamentet beklagar att byrån trots tidigare uppmaningar inte offentliggör intresseförklaringarna för ledamöterna i sin styrelse eller personalen i sin ledning i allmänhet, utan endast för den verkställande direktören. Parlamentet begär att det i intresseförklaringarna anges medlemskap i alla andra organisationer. Parlamentet betonar att det inte är styrelsens, ledningens eller den verkställande direktörens uppgift att fastställa avsaknad av intressekonflikter, utan att ett neutralt organ ska bedöma förekomsten av intressekonflikter.

Internkontroller

23. Europaparlamentet konstaterar att byrån den 31 december 2017 hade 23 öppna revisionsrekommendationer som klassificerades som ”mycket viktiga”, däribland nio som nyligen hade utfärdats, tre där tidsfristen hade löpt ut och fyra som fortfarande var pågående. Parlamentet noterar att ingen ”kritisk” fråga är oavslutad. Parlamentet uppmanar byrån att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av dessa revisionsrekommendationer.

Övriga kommentarer

24. Europaparlamentet noterar att byråns operativa centrum i Strasbourg (Frankrike) håller på att byggas om, och att man håller på att bygga ett nytt huvudkontor i Tallinn (Estland). Parlamentet noterar också att byrån har ett reservdriftsställe i Sankt Johann im Pongau (Österrike) samt ett sambandskontor i Bryssel (Belgien). Parlamentet noterar med oro att flytten till nya lokaler i Strasbourg har blivit kraftigt försenad och att det har förekommit flera problem med den ansvariga uppdragstagaren.

25. När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 26 mars 2019 ( 5 ) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

(1) EUT C 108, 22.3.2018, s. 270

(2) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1726 av den 14 november 2018 om Europeiska unionens byrå för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (eu-LISA), om ändring av förordning (EG) nr 1987/2006 och rådets beslut 2007/533/RIF och om upphävande av förordning (EU) nr 1077/2011 (EUT L 295, 21.11.2018, s. 99).

(3) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 603/2013 av den 26 juni 2013 om inrättande av Eurodac för jämförelse av fingeravtryck för en effektiv tillämpning av förordning (EU) nr 604/2013 om kriterier och mekanismer för att avgöra vilken medlemsstat som är ansvarig för att pröva en ansökan om internationellt skydd som en tredjelandsmedborgare eller en statslös person har lämnat in i någon medlemsstat och för när medlemsstaternas brottsbekämpande myndigheter begär jämförelser med Eurodacuppgifter för brottsbekämpande ändamål, samt om ändring av förordning (EU) nr 1077/2011 om inrättande av en Europeisk byrå för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (EUT L 180, 29.6.2013, s. 1).

(4) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2017/2226 av den 30 november 2017 om inrättande av ett in- och utresesystem för registrering av in- och utreseuppgifter och av uppgifter om nekad inresa för tredjelandsmedborgare som passerar medlemsstaternas yttre gränser, om fastställande av villkoren för åtkomst till in- och utresesystemet för brottsbekämpande ändamål och om ändring av konventionen om tillämpning av Schengenavtalet och förordningarna (EG) nr 767/2008 och (EU) nr 1077/2011 (EUT L 327, 9.12.2017, s. 20).

(5) Antagna texter, P8_TA(2019)0254 (se sidan 361 i detta nummer av EUT).