SV Europeiska unionens officiella tidning C 123/1

Verksamhetsrapport från övervakningskommittén för OLAF

december 2005 – maj 2007

(2008/C 123/01)

Ledamöterna i övervakningskommittén för OLAF

Rosalind WRIGHT

Ordförande

Ordförande för Fraud Advisory Panel, Förenade Kungariket

Kálmán GYÖRGYI

Huvudrådgivare till justitieministern,

pensionerad riksåklagare i Ungern

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Allmän åklagare vid Högsta domstolen, Spanien

Peter STRÖMBERG

Chef för revisorsnämnden, Sverige

Diemut R. THEATO

Tidigare ledamot av Europaparlamentet, tidigare ordförande i kommittén för budgetkontroll, Tyskland

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

ORDFÖRANDENS FÖRORD TILL ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS VERKSAMHETSRAPPORT

INLEDNING

I. HUR DEN SITTANDE ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉN TILLSATTES OCH ARBETAR

I–1. Tillsättningen av övervakningskommittén

I–1.1 Utnämningen av sekretariatet

I–1.2 Arbetsordning

I–2. Arbetsrutiner

I–2.1 Möten

I–2.2 Sekretariatet

I–2.3 Föredragande

II. ÖVERVAKNING AV OLAF:S UTREDANDE VERKSAMHET

II–1. Regelbunden kontroll av utredningsarbetet på kommitténs eget initiativ (artikel 11.1 i förordning (EG) nr 1073/1999)

II–2. Regelbunden övervakning av uppgifter som överlämnats till övervakningskommittén av OLAF:s generaldirektör (artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999)

III. FÖRBINDELSER MED OLAF, EU-INSTITUTIONERNA, OLAF:S SAMARBETSPARTNERS OCH ÖVRIGA AKTÖRER

III–1. Förbindelser med OLAF

III–1.1 Omorganisationen av OLAF

III–1.2 OLAF:s handbok

III–1.3 Besök i OLAF:s enheter

III–1.4 Praxis från EG-domstolarna

III–2. Förbindelser med EU-institutionerna, OLAF:s samarbetspartners och övriga aktörer

IV. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS YTTRANDEN

IV–1. Yttrande om ändring av förordning (EG) nr 1073/1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF)

IV–2. Yttrande om resultatindikatorer för OLAF

IV–3. Yttrande om OLAF:s rapport om utredningar som pågått längre än nio månader

IV–4. Yttrande om OLAF:s preliminära budgetförslag för år 2007 och 2008

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

BILAGA 1 Övervakningskommitténs sammanträdeskalender

BILAGA 2 Yttrande nr 2/2006 om ändringen av förordning (EG) nr 1073/1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF), Tilläggsyttrande

BILAGA 3 Yttrande nr 3/2006 från OLAF:s övervakningskommitté Resultatindikatorer för OLAF

BILAGA 4 Yttrande nr 1/2007 OLAF:s rapport om utredningar som pågått längre tid än nio månader

BILAGA 5 Yttrande nr 1/2006 OLAF:s preliminära budgetförslag för 2007, Yttrande nr 2/2007 OLAF:s preliminära budgetförslag för år 2008

ORDFÖRANDENS FÖRORD TILL ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS VERKSAMHETSRAPPORT

OLAF:s nyligen tillsatta övervakningskommitté inledde sitt arbete i december 2005 och den här rapporten som jag har nöjet att lägga fram täcker de första 18 månadernas arbete.

OLAF ska bekämpa bedrägerier, korruption och oegentligheter som skadar Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen. Övervakningskommittén stödjer till fullo OLAF:s ansträngningar och kommer att arbeta för att bevara OLAF:s oberoende ställning i utredningarna genom att regelbundet övervaka hur ärenden utreds och lämna konstruktiv kritik när så är lämpligt.

Därför har kommittén från det att den tillsattes arbetat för att bygga upp en fullödig bild av hur OLAF bedriver sina utredningar. Vi har undersökt byråns struktur och utrett huruvida den ger bästa möjliga ram för att OLAF ska kunna arbeta effektivt och resurssnålt. Vi ger uttryck för en rad kontroversiella åsikter om den föreslagna reformen av tillämplig EG-lagstiftning, OLAF:s budget och ärenden som fortfarande utreds av OLAF över nio månader efter det att ärendet inletts och i en rad andra frågor.

Arbetet har visat att OLAF:s utredare till största delen är hängivna och målmedvetna bedrägeribekämpare, men vissa aspekter på OLAF:s personalpolitik har gett anledning till oro. I första hand därför att en mycket stor del av personalen är tillfälligt anställd. Frågan har tagits upp av kommittén vid ett flertal tillfällen både med OLAF och med kommissionen, vilket har givit vissa resultat eftersom en del anställda nyligen erbjudits tillsvidareanställningar. Vi har också sett över fortbildningen av utredarna och kommer att arbeta nära tillsammans med OLAF för att stödja generaldirektörens förbättringar av fortbildningen av de interna och externa utredarna under de kommande månaderna. Vi skulle också vilja se bättre ledarskap och förvaltning vid OLAF eftersom det skulle betyda mycket för den dåliga stämningen bland utredarna.

Vi ser fram mot att bedriva ett konstruktivt arbete i framtiden för att hjälpa OLAF förbättra sina resultat och öka sin effektivitet. OLAF är ett utredningsorgan med gott internationellt rykte, och med stöd och råd från en oberoende övervakningskommitté hoppas vi att byrån kan gå vidare och nå sina mål.

Jag vill rikta ett särskilt tack till övervakningskommitténs sekretariat för det oförtröttliga arbete som utförts sedan kommittén tillsattes.

Rosalind WRIGHT

INLEDNING

Övervakningskommittén för Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) inrättades för att stärka OLAF:s oberoende ställning genom regelbunden övervakning av byråns utredningar, utan att kommittén för den skull fick ingripa i pågående utredningar.

Övervakningskommittén bistår också OLAF:s generaldirektör i fullgörandet av dennes uppgifter. Övervakningskommittén ska på så sätt stödja OLAF:s arbete och se till att utredningarna utförs på bästa sätt.

Kommittén utför sitt uppdrag huvudsakligen genom att lämna rapporter till EU-institutionerna och avge yttranden till generaldirektören. Kommittén kan också när den anser det lämpligt eller nödvändigt att ifrågasätta OLAF:s handlande och lämna rekommendationer till förbättringar.

Kommitténs oberoende är avgörande för att den i sin tur ska kunna bevaka OLAF:s oberoende ställning. Övervakningskommittén utsågs i samförstånd av Europaparlamentet, rådet och kommissionen och består av ”sju utomstående oberoende personer, som i sina respektive hemländer uppfyller nödvändiga villkor för att inneha höga befattningar med anknytning till byråns verksamhetsområden” (1). De tar inte emot instruktioner från någon regering, någon institution, något organ eller någon byrå. De deltar inte i behandlingen av frågor där de direkt eller indirekt har sådana personliga intressen att jäv uppstår, i synnerhet om det beror på släktband eller ekonomiska intressen (2).

Övervakningskommittén ska årligen rapportera till institutionerna om sin verksamhet. Eftersom en hel del tid under 2006 ägnades åt att inrätta den sittande kommittén och dess sekretariat ansågs en rapport för en längre period denna gång bättre återspegla spännvidden i verksamheten och bättre möta EU-institutionernas behov. Den här verksamhetsrapporten betonar den viktiga roll OLAF har för att skydda Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen.

I. HUR DEN SITTANDE ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉN TILLSATTES OCH ARBETAR

I–1. Tillsättningen av övervakningskommittén

Den sittande övervakningskommittén utsågs för att tillträda den 30 november 2005. Vid det första mötet i december 2005 i Bryssel valdes Rosalind Wright till ordförande för ett år. I december 2006 blev hon omvald.

Omedelbart efter tillsättningen fastställde kommittén sina arbetsprioriteringar. Först och främst behövde kommittén och sekretariatet lämpliga verktyg för att fullgöra sina uppdrag. Kommitténs första arbetsuppgift blev att utse ett nytt sekretariat som flyttades till Bryssel från Luxemburg och att se över övervakningskommitténs interna arbetsordning.

I–1.1 Utnämningen av sekretariatet

Vid det första mötet i december 2005 diskuterade övervakningskommittén med OLAF:s generaldirektör om tillhandahållandet av ett nytt sekretariat, och särskilt vilken typ av kompetens och kunskap som behövdes innan rekryteringen. De första personerna vid sekretariatet rekryterades och godkändes av övervakningskommittén i januari 2006.

När den nuvarande övervakningskommittén tillsattes fanns sekretariatet i Luxemburg. Eftersom övervakningskommitténs fortlöpande tillsyn över OLAF:s utredningar kräver ett gott skydd av personuppgifter, säkra kontorslokaler och tillgång till ärendehanteringssystemet (CMS) beslutade övervakningskommittén att flytta sekretariatets kontor från Luxemburg till säkerhetszonen i OLAF:s kontorslokaler i Bryssel där den tidigare övervakningskommittén satt. Därmed blir sekretariatet effektivt och kan ställa frågor till OLAF:s personal eller diskutera olika frågor som uppkommer. Det underlättar också den dagliga kontakten med andra kommittéer och aktörer. Placeringen i Bryssel minskar också de stora utgifterna för kommittéledamöternas och sekretariatets ständiga resor mellan Bryssel och Luxemburg.

Den tidigare övervakningskommitténs arkiv inventerades och flyttades samtidigt från Luxemburg till ett säkert och avskilt arkiv.

I–1.2 Arbetsordning

Med hänsyn till de synpunkter som generaldirektören för kommissionens rättstjänst lämnade i januari 2006 och till revisionsrättens slutsatser och rekommendationer i den särskilda rapporten 1/2005 om förvaltningen av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) (3) beslutade övervakningskommittén att omarbeta arbetsordningen. Därmed kan den bättre leva upp till sina skyldigheter enligt förordning (EG) nr 1073/1999, utan att uppställa några skyldigheter för tredje man eller ge övervakningskommittén några lagstiftningsbefogenheter. Arbetsordningen omarbetades och antogs av kommittén i augusti 2006 (4).

Syftet med arbetsordningen är att ge kommittén bättre möjligheter att organisera sitt arbete. Den innehåller bland annat principerna för kommitténs verksamhet och reglerar kommitténs befogenheter, arbetsmetoder och ordförandeskap, hur yttranden antas och vilken ställning sekretariatet har.

I–2. Arbetsrutiner

I–2.1 Möten

Under rapporteringsperioden höll övervakningskommittén sexton sammanträden i kollegium i Bryssel (5). Kommitténs sammanträden är inte offentliga och de dokument som behandlas är sekretessbelagda. För att öka insynen och lämna regelbunden information till EU-institutionerna om arbetet beslutade kommittén att ställa sina protokoll till förfogande för OLAF och generalsekretariaten vid Europaparlamentet, rådet och kommissionen.

I början av mandatet beslutade kommittén att regelbundet bjuda in OLAF:s generaldirektör och annan personal från OLAF till sina sammanträden för att få insyn i OLAF:s uppgifter, arbetssätt och interna beslutsgång. Under rapporteringsperioden har kommittén fått individuella presentationer av arbetet från OLAF:s generaldirektör, styrelsen för utredningar och operativ verksamhet, alla direktörer, flera enhetschefer och tjänstemän vid de operativa enheterna och stödenheterna.

Därutöver har övervakningskommittén regelbundet bjudit in andra berörda kommittéer och OLAF:s samarbetsparter till sina sammanträden.

I–2.2 Sekretariatet

Det ständiga sekretariat som OLAF tillhandahåller ska underlätta och bistå övervakningskommittén i arbetet för att stärka OLAF:s oberoende. Sekretariatet lämnar ett effektivt bistånd till de arbetsuppgifter som ålagts kommittén, i synnerhet när det gäller övervakningen av OLAF:s utredningar och stöd till kommittén (6).

Sekretariatet är avgörande för att kommittén ska kunna fullgöra sina uppgifter: ”Sekretariatet skall bistå ordföranden i förberedelserna av och genomförandet av sammanträden. Det skall upprätta ett förslag till dagordning för varje sammanträde, utarbeta mötesprotokoll, bistå kommitténs ledamöter med upplysningar och handlingar på alla områden av dess verksamhet, under ordförandens handledning bistå i utarbetandet av texter samt bistå kommitténs ledamöter, i synnerhet när de är föredragande. Sekretariatets personal skall därför i den mån arbetet kräver också delta i sammanträden med föredragande” (7).

Det är mycket viktigt att tillräckligt många anställda med lämpliga kunskaper och lämplig kompetens avsätts till sekretariatet för att övervakningskommittén ska kunna fullgöra sin lagstadgade uppgift på ett oberoende sätt.

Från det att kommittén tillträdde har personalbristen på sekretariatet oroat kommittén som upprepade gånger informerat OLAF om sina behov, utan några konkreta resultat förrän i slutet av juni 2007, då OLAF slutligen försåg kommittén med ytterligare stödpersonal. Övervakningskommittén har därför arbetet i nära arton månader med en markant personalbrist, som ofrånkomligen har påverkat den arbetsplanering kommittén ställde upp för mandatperioden.

Därför har kommittén med eftertryck rekommenderat att OLAF i 2008 års budget avsätter utrymme för åtta sekreterare och viker dessa poster särskilt för kommitténs sekretariat på det sätt som gjordes tidigare. Kommittén hoppas att institutionerna beaktar dess rekommendation.

I–2.3 Föredragande

Övervakningskommitténs ledamöter har i tur och ordning varit föredragande vid diskussioner eller sammanträden, samt när kommittén utarbetat sina rapporter eller yttranden (8). De föredragande har också haft bilaterala möten med OLAF:s generaldirektör och andra högt uppsatta tjänstemän i de frågor som ingår i dess ansvarsområde.

II. ÖVERVAKNING AV OLAF:S UTREDANDE VERKSAMHET

II–1. Regelbunden kontroll av utredningsarbetet på kommitténs eget initiativ (artikel 11.1 i förordning (EG) nr 1073/1999)

Övervakningskommittén följer aktivt och fortlöpande hur OLAF:s utredningar genomförs för att stärka OLAF:s oberoende. Övervakningskommittén kan själv välja ut ett antal ärenden från varje sektor, med hjälp av de kriterier som den fastställt på förhand (9), och utreda hela ärenden liksom bedömningsrapporter, slutrapporter i ärendet eller andra enskilda handlingar. Övervakning sker av ärenden som håller på att utredas av OLAF, ärenden som är i bedömningsfasen och avslutade ärenden.

Övervakningskommittén hanterar systematiska aspekter på OLAF:s utredningsverksamhet och undersöker också situationer där OLAF:s beroende under utredningen kan vara i fara. Med hänsyn till hur länge vissa utredningar pågått ville kommittén i första hand utreda äldre ärenden som fortfarande var under utredning.

Under rapporteringsperioden hade övervakningskommittén flera samtal med OLAF:s generaldirektör för att utarbeta rutiner för tillgången till ärendena, däribland pågående utredningar. OLAF såg vissa problem med att ge övervakningskommittén full tillgång till pågående ärenden, bland annat på grund av bestämmelserna om skydd av personuppgifter enligt förordning (EG) nr 45/2001. Mycket tid ägnades åt dessa samtal med OLAF:s generaldirektör och OLAF:s uppgiftsskyddsombud eftersom övervakningskommittén är fullt medveten om sitt ansvar i fråga om uppgiftsskydd enligt förordning (EG) nr 1073/1999 (10).

OLAF beviljade sekretariatet tillgång till ärendehanteringssystemet (CMS) i april 2006. Därmed har man tillgång till de flesta handlingar i ärenden som är under uppföljning, ärenden där uppföljningen avslutats, ärenden där ingen uppföljning behövs, övervakningsärenden och avslutade ärenden. Elektronisk tillgång till ärenden under utredning gavs inte. Vid slutet av rapporteringsperioden hade en arbetslösning slutligen nåtts med OLAF:s generaldirektör som nu i övervakningssyfte givit kommittén full tillgång till alla begärda ärenden.

På grund av de ovan beskrivna hindren har kommittén inte kunnat utföra sitt övervakningsuppdrag i den grad den skulle ha önskat. Kommittén gick igenom flera ärenden i sin helhet under 2006 och ytterligare fyra som fortfarande är under utredning. Övervakningskommittén har för avsikt att avge ett yttrande om dessa ärenden.

II–2. Regelbunden övervakning av uppgifter som överlämnats till övervakningskommittén av OLAF:s generaldirektör (artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999)

Övervakningskommittén ansåg att OLAF skulle vara betjänt av mer aktiv uppföljning och respons på de uppgifter som dess generaldirektör regelbundet lämnar till kommittén (11). Därför ägnades särskild uppmärksamhet åt kommitténs övervakning i denna fråga.

OLAF:s generaldirektör har försett kommittén med månatliga sammanfattningar av ärenden som utretts under mer än nio månader. Eftersom 75 % av OLAF:s utredningar pågått under en längre tid var det lärorikt att se över alla pågående ärenden i OLAF:s register per månad och område, och utreda bakgrunden till eventuella stora förseningar i utredningarna och den förväntade tiden för att slutföra utredningen. Övervakningskommittén tittade på alla 150 rapporter om utredningar som pågått en längre tid från januari till december 2006 och avgav ett yttrande med tydliga och precisa rekommendationer den 25 april 2007 (12). Från januari till maj 2007 gick kommittén igenom 65 rapporter som kommer att bli föremål för ett särskilt yttrande om perioden januari till december 2007.

Under perioden rapporterade generaldirektören till övervakningskommittén om ärenden som OLAF överlämnat till medlemsstaternas nationella rättsliga myndigheter. De flesta av dessa ärenden presenterades vid övervakningskommitténs sammanträden av OLAF:s åklagare som arbetade vid enheten för rättslig och juridisk rådgivning, och såväl materiella som formella frågor om utredningarna diskuterades med kommittén (13).

Kommittén inriktade sig på fyra huvudfrågor: i) preskriptionsfristerna för de utredningar som OLAF överlämnar till nationella rättsliga myndigheter, ii) åklagarenhetens till synes otillräckliga deltagande i utredningarna, iii) utredningsrapporternas förenlighet med formella krav i den berörda medlemsstatens nationella lagstiftning och iv) kvaliteten på OLAF:s utredningsrapporter och nyttan för de nationella rättsliga myndigheterna. Samtidigt föreslog kommittén att man regelbundet skulle bjuda in högt uppsatta rättsliga företrädare från medlemsstaterna till kommande möten. En första inbjudan riktades till Spaniens riksåklagare, som accepterade.

Generaldirektören är skyldig att informera övervakningskommittén om ärenden där EU-institutionen eller organet inte följt OLAF:s rekommendationer. Under den aktuella rapporteringsperioden inkom ingen sådan information till kommittén. Kommittén behöver dessa uppgifter för att snarast kunna vidta åtgärder.

Kommittén fick också månatlig statistik över OLAF:s operativa verksamhet som den analyserade. Den råa statistiken i rapporteringen var av ringa praktiskt intresse för kommittén som därför avgav ett yttrande med en rekommendation om att OLAF:s generaldirektör skulle upprätta tydliga resultatindikatorer inte bara på statistiska grunder utan även utifrån kvalitativa kriterier (14).

Därutöver lämnade OLAF kommittén sin årliga verksamhetsplan för det operativa arbetet 2006. Kommittén noterade att målen visserligen var lovvärda men att de inte var specifika, och för det mesta inte mätbara eller genomförbara inom den utsatta tiden.

På förslag från Europaparlamentet (15) analyserade övervakningskommittén ett representativt urval av de ärenden som direkt avvisats (16) inom alla sektorer. Analysen pågår fortfarande i många fall.

III. FÖRBINDELSER MED OLAF, EU-INSTITUTIONERNA, OLAF:S SAMARBETSPARTNERS OCH ÖVRIGA AKTÖRER

III–1. Förbindelser med OLAF

III–1.1 Omorganisationen av OLAF

I början av rapporteringsperioden förklarade generaldirektören de planerade förändringarna i OLAF:s struktur och den nya organisationsplan som antogs i september 2006. Övervakningskommittén hade tidigare rekommenderat att generaldirektören för att få en referensram skulle analysera OLAF:s starka och svaga sidor, möjligheter och hot innan den nya strukturen infördes. OLAF:s utkast till analys lämnades till kommittén först i mars 2007.

Kommittén såg ett antal problem med hur omorganisationen genomfördes och hur den påverkade OLAF:s effektivitet. Kommittén var förvånad och besviken över att OLAF inte gjorde någon sådan analys som rekommenderats innan omorganisationen. Kommittén framhöll risken för att den nya strukturen inte skulle vara effektiv och som en följd därav påverka utredningarna negativt. Kommittén ansåg att det var bra att direktoratet för utredningar och operativ verksamhet delades upp eftersom detta betonar OLAF:s huvudsakliga utredningsfunktioner. Men det krävs ett fortlöpande nära samarbete mellan de båda direktoraten för att OLAF:s utredningar ska kunna utföras på ett bra sätt.

Kommittén var särskilt bekymrad över att åklagarenheten bytte namn till ”rättslig och juridisk rådgivning” vilket tycktes tyda på att den även fått förändrade uppgifter. Att enheten samtidigt frigjordes från generaldirektören kan försvåra möjligheterna att bevara OLAF:s oberoende genom att garantera att förfarandena går rätt till. Att OLAF har personal från medlemsstaternas rättsliga myndigheter eller erfarna åklagare gör det lättare att överlämna utredningar till de nationella rättsliga myndigheterna. Kommittén noterade med viss oro att åklagarenheten förlorade ett antal åklagare från medlemsstaterna och att posterna inte återbesattes. Att enheten inte tydligt deltog i bedömningarna och utredningarna kan också försvåra en riktig bedömning av de formella krav och de krav på bevisupptagning som ställs för att ärendena ska kunna leda till åtal.

III–1.2 OLAF:s handbok

Övervakningskommittén ansåg att avsnittet om den operativa verksamheten i OLAF:s handbok saknar tydliga rutiner för utredningarna. Bestämmelserna är alltför diffusa och informationstunga för att vara till någon praktisk nytta för OLAF:s utredare. Kommittén var övertygad om att en tydlig, praktisk och användbar handbok för utredningar, med strikta frister för när de olika delarna av utredningen ska ha slutförts skulle stärka OLAF:s oberoende. Kommittén rekommenderade att man utarbetar en ny handbok.

I slutet av rapporteringsperioden överlämnade generaldirektören en omarbetad kortversion av OLAF:s handbok som inte uppfyllde kommitténs förväntningar, men bekräftade samtidigt att han skulle utarbeta handboken enligt kommitténs rekommendationer i slutet av 2007.

III–1.3 Besök i OLAF:s enheter

Under två dagar i november 2006 besökte ordföranden personalen vid OLAF:s utredande och operativa enheter för att få höra hur de såg på OLAF:s utredningsarbete och eventuella problem de stött på i sitt dagliga arbete.

Vid besöket träffade ordföranden de flesta som arbetar vid OLAF:s åtta utredande och operativa enheter, tillsammans med enhetscheferna. De frågor som togs upp var bland annat i) begränsningarna i den rättsliga grunden för OLAF:s arbete inom vissa sektorer samt dess begränsade kapacitet att rättsligt försvara sin position, ii) den tunga administrativa belastningen på utredarna, iii) överarbetad personal på underbemannade enheter och frågan om tillfälligt anställd personal, iv) den särskilda sakkunskap som krävs för att stödja ekobrottsutredningar, v) behovet av en kortfattad handbok med arbetsrutiner för OLAF, vi) åklagarenhetens rådgivande roll, vii) OLAF:s synlighet inom EU-institutionerna och det överhängande behovet av starkt stöd från ledningen och ett effektivt ledarskap. Promemorian om besöket diskuterades med generaldirektören i mars 2007.

III–1.4 Praxis från EG-domstolarna

Under rapporteringsperioden har kommittén uppmärksamt följt de domar som EG-domstolen meddelat rörande OLAF. I synnerhet domen i mål T-309/03 analyserades och diskuterades med OLAF:s generaldirektör. Övervakningskommittén uttryckte sin oro och rekommenderade att generaldirektören skulle se över OLAF:s förfaranden och inrätta en strikt rutin för intern kontroll för att i framtiden undvika intressekonflikter som kan störa OLAF:s utredningar och dess renommé.

III–2. Förbindelser med EU-institutionerna, OLAF:s samarbetspartners och övriga aktörer

Övervakningskommittén fäste hög prioritet vid regelbundna kontakter med EU-institutionerna, OLAF:s samarbetsparter och övriga aktörer. Eftersom OLAF inte kan väcka åtal eller inleda administrativa eller disciplinförfaranden måste OLAF ha ett nära samarbete med behöriga institutioner och instanser för att utredningarna ska ge resultat. Också en lämplig uppföljning av OLAF:s rekommendationer är avgörande för att utredningarna ska krönas med framgång. Övervakningskommittén var särskilt medveten om vikten av att förbättra informationsflödet mellan EU-institutionerna, medlemsstaternas myndigheter och OLAF genom proaktiv tillämpning av anmälningsplikten (17). Övervakningskommittén ska också hjälpa OLAF se till att alla parter som är skyldiga att samarbeta med byrån gör detta och att andan i det interinstitutionella avtalet av den 25 maj 1999 respekteras. Såväl medlemsstaterna som behöriga EU-institutioner och organ behöver tydliga signaler för att inte agera på ett sätt som aktivt kan hindra OLAF:s arbete.

För att nå dessa mål och få återkoppling om OLAF höll övervakningskommittén två möten med Europaparlamentets budgetkontrollutskott (Cocobu) och revisionsrätten, samt med kommissionens vice ordförande Siim Kallas, kommissionens generalsekreterare Catherine Day, med Hendrik Van Lier som är direktör för kommissionens utrednings- och disciplinbyrå (Idoc), med herr Wetz som är ordförande för den arbetsgrupp för kampen mot bedrägerier som inrättades vid rådet under det tyska ordförandeskapet, och med Michael Kennedy, ordförande för Europeiska enheten för rättsligt samarbete (Eurojust).

Efter diskussionerna drog övervakningskommittén slutsatsen att samarbetet mellan kommissionens generaldirektorat och OLAF måste förbättras, att OLAF och EU-institutionernas kommunikation om OLAF:s utredningar bör bygga dels på insyn och lojalitet mellan institutionerna, dels på mer konsekvent kommunikation med allmänheten, att lämpliga rutiner behövs för att utesluta småärenden från OLAF:s ansvarsområde eftersom byrån istället bör ägna sig åt grövre ärenden enligt en tydlig utredningspolitik (som ska fastställas av OLAF), att nolltoleransen mot bedrägerier och korruption inte nödvändigtvis innebär att det är OLAF som ska utreda alla ärenden, om det finns andra system för att hantera mindre allvarliga fall. Slutligen behövs ett bättre informationsutbyte mellan OLAF och Eurojust, och övervakningskommittén är beredd att agera för att underlätta förbindelserna mellan dem.

IV. ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS YTTRANDEN

IV–1. Yttrande om ändring av förordning (EG) nr 1073/1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) (18)

Från det att övervakningskommittén tillträdde har den nära följt utvecklingen av den föreslagna ändringen av förordning (EG) nr 1073/1999. Kommittén välkomnade kommissionens åtagande att stödja OLAF:s arbete och förbättra byråns operativa insatser. På begäran från kommissionens vice ordförande Siim Kallas uttryckte kommittén sina främsta farhågor angående förslaget till reform och lämnade flera kommentarer som inriktades på procedurgarantier för de personer som är föremål för utredningarna, utredningarnas längd, institutionella aspekter på förslaget och uppgiften för den föreslagna rättsövervakande rådgivaren.

När det gäller de oberoende utredningarna ägnades särskild uppmärksamhet åt den planerade interinstitutionella bedrägeribekämpningskommittén som ska vara sammansatt av politiska företrädare för EU-institutionerna och som ska ersätta den befintliga övervakningskommittén. Kommittén ansåg att ett sådant organ inte skulle vara mer lämpat att säkerställa OLAF:s oberoende ställning. Eftersom OLAF utför administrativa utredningar inom EU-institutionerna kunde det tvärtom finnas en risk att detta leder till spänningar mellan institutionerna. OLAF granskas redan idag av övriga institutioner (19).

Kommittén ifrågasatte även hur oberoende den planerade rättsövervakande rådgivaren skulle vara eftersom denna utses av generaldirektören som kvalitetskontrollör och som rådgivare för klagomål i samband med OLAF:s utredningar. Rådgivarens roll överlappar övervakningskommitténs uppdrag och den kvalitetskontroll som redan utförs av högt uppsatta chefer inom OLAF.

De utreddas rätt till skydd genom ytterligare lagstiftning nämndes också särskilt. Övervakningskommittén ansåg att den tid utredningarna får pågå inte borde förlängas och uttalade slutligen att utredningstiden skulle kunna kortas genom rekrytering till de vakanta utredartjänsterna och en bättre kontroll från ledningen.

IV–2. Yttrande om resultatindikatorer för OLAF (14)

Övervakningskommittén fokuserade på resultaten av OLAF:s utredningar och uppmanade OLAF att ta fram relevanta resultatindikatorer.

Kommittén rekommenderade OLAF:s generaldirektör att inrätta särskilda resultatindikatorer för byråns olika verksamhetsområden som inte bara bygger på kvantitet utan även på kvalitet. Den arbetsbelastning utredningarna utgör är direkt kopplad till utredningspolitiken och kommittén rekommenderade att man inför särskilda rutiner för att mäta hur tidskrävande förfarandena är. Kommittén rekommenderade slutligen generaldirektören att göra en enkät bland de aktörer som tjänsterna riktar sig till med utgångspunkt i rapporter från olika samarbetsparter. Enkäten bör mäta om mål och delmål regelbundet och stadigvarande uppnås. Generaldirektören gick med på att göra en sådan enkät, som planeras starta i september 2007.

IV–3. Yttrande om OLAF:s rapport om utredningar som pågått längre än nio månader (12)

Övervakningskommittén analyserade 150 rapporter om utredningar som pågått i över nio månader, från januari till december 2006 inom alla utredningssektorer och operativa insatser. Syftet var att kontrollera om utredningarna pågick fortlöpande över en tid som står i proportion till omständigheterna, hur komplexa ärendena var och att identifiera orsaker till eventuella onödiga förseningar.

Övervakningskommittén medgav att rapporterna innehöll relevant och användbar information men saknade viktiga upplysningar som behövdes för att kommittén på ett lämpligt sätt ska kunna fullgöra sitt övervakningsuppdrag.

Kommittén lämnade särskilda rekommendationer till OLAF:s generaldirektör att i framtida rapporter inlemma sådan särskild information som kan vara användbar både för kommittén och för OLAF:s egen ledning som ansvarar för utredningarna. Uppgifter bör lämnas t.ex. om när de utredda omständigheterna ägt rum, vilka preskriptionsfrister som är tillämpliga på de handlingar som utreds, en juridisk beskrivning av den oegentlighet som utreds, eventuella påföljder eller rättsliga efterspel till utredningarna och hur länge utredningen förväntas fortgå, tillsammans med en motiverad förklaring. Övervakningskommittén avrådde från att använda uttrycket ”taktisk paus” som förklaring till varför utredningen inte slutförts och uttryckte sin bestörtning över avsaknaden av en tydlig utredningspolitik.

Rekommendationerna godtogs av OLAF:s generaldirektör. Däremot har OLAF ännu inte vidtagit några åtgärder avseende kommitténs rekommendationer om tydligare utredningsförfaranden och bättre styrning av ärendehanteringen.

IV–4. Yttrande om OLAF:s preliminära budgetförslag för år 2007 och 2008 (20)

Kommittén är medveten om att OLAF:s budgetmässiga och administrativa oberoende direkt påverkar utredningarna och den operativa verksamheten. Generaldirektören ska höra övervakningskommittén innan OLAF:s preliminära budgetförslag sänds till den generaldirektör som ansvarar för budgeten (21).

Under rapporteringsperioden avgav övervakningskommittén två yttranden i frågan. När det gäller OLAF:s preliminära budgetförslag för 2008 rekommenderade kommittén OLAF att begära ytterliga tjänster bara för utredningsarbetet, som måste stärkas inom den nya strukturen. Kommittén rekommenderade även att OLAF:s generaldirektör skulle vika tjänster för sekretariatet för att kommittén ska kunna fullgöra sin uppgift på ett oberoende sätt. Generaldirektören tog inte hänsyn till någon av dessa rekommendationer i OLAF:s preliminära budgetförslag för 2008.

De tillfälligt anställda som utgör cirka 20 % av OLAF:s personalstyrka arbetar till största delen med att genomföra och stödja utredningarna. Kommittén rekommenderade att detta snarare bör skötas av fast anställd personal vid OLAF för att få kontinuitet, effektivitet och oberoende i utredningarna. Avsaknaden av arbetsro på området påverkar personalens lojalitet, motivation och engagemang.

Kommittén tog upp sina farhågor på denna punkt med kommissionens vice ordförande Siim Kallas och välkomnade den överenskommelse som slöts i maj 2007 mellan OLAF, kommissionens generaldirektorat för personal och administration samt arbetstagarorganisationerna om ett urvalsförfarande för att förlänga kontrakten för de tillfälligt anställda på obegränsad tid. Övervakningskommittén noterade dock att OLAF inte är helt administrativt oberoende, eftersom personalpolitiken genomförs av GD Personal och administration. Detta bekymrar kommittén eftersom det direkt påverkar OLAF:s utredningskapacitet.

När det gäller personal noterade kommittén även att OLAF snarast måste investera mer i ledningen, som är avgörande för stödfunktionerna till utredningarna och därmed är centralt för OLAF:s oberoende. Övervakningskommittén rekommenderar med eftertryck att OLAF utarbetar en personalstrategi för att utnyttja befintliga utredningsresurser på bästa sätt, hantera arbetsbelastningen bättre och organisera utredningsgrupperna därefter. Ordföranden, som deltagit som observatör vid OLAF:s fortbildningar, rekommenderade att kommittén ägnar särskild uppmärksamhet åt utredarnas behov av lämplig och kontinuerlig fortbildning.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

I. Övervakningskommitténs huvudsyfte är att stärka OLAF:s oberoende genom att regelbundet kontrollera OLAF:s utredningsarbete. Kommitténs oberoende är alltså avgörande för att bevara OLAF:s eget oberoende.

II. För sitt kontrollarbete begärde övervakningskommittén full tillgång till OLAF:s elektroniska ärendehanteringssystem (CMS). Tillgång beviljades inte för ärenden som var under utredning under rapporteringsperioden. Detta hindrade allvarligt kommitténs möjligheter att utföra sitt uppdrag.

III. Övervakningskommittén kontrollerade ett antal ärenden på papper och analyserade 215 rapporter om ärenden som varit under utredning mer än nio månader. Kommittén rekommenderade en genomgripande omarbetning av uppgifterna i rapporterna för att få förklaringar till onödiga dröjsmål i utredningarna och för att rikta uppmärksamheten på eventuella preskriptionsfrister.

IV. Avsaknaden av tydliga utredningsrutiner och strukturerad kontroll av utredningarna bidrar till de ovan beskrivna förseningarna. Övervakningskommittén rekommenderar att OLAF utarbetar en tydlig utredningspolitik. Kommittén rekommenderar med eftertryck att de operativa avsnitten i OLAF:s handbok omarbetas för att ge utredarna ett tydligt och användbart arbetsverktyg, med en beskrivning av strikta tidsfrister för varje del av utredningen.

V. Övervakningskommittén rekommenderar vidare med eftertryck att OLAF utarbetar strikta rutiner för internkontroll för att undvika intressekonflikter som kan sätta de oberoende utredningarna i fara.

VI. Stämningen bland OLAF:s personal har påverkats negativt av den senaste tidens osäkerhet kring tillfälliga anställningar och övervakningskommittén rekommenderade att frågan löses snarast – vid slutet av rapporteringsperioden hade frågan delvis lösts.

VII. Med tanke på det stora behovet av stöd från ledningen och effektivt ledarskap som övervakningskommittén noterat, rekommenderar kommittén med eftertryck att ledningen och ledarskapstekniken förbättras för att stödja ett effektivt lagarbete och effektiva utredningar.

VIII. Övervakningskommittén har kontaktat EU-institutionerna, OLAF:s samarbetsparter och övriga aktörer. Kommittén anser att det behövs ett närmare samarbete mellan kommissionen och OLAF och ett bättre informationsutbyte mellan OLAF och Eurojust.

IX. Övervakningskommittén har uppmärksamt följt de planerade förändringarna i OLAF:s organisation efter omstruktureringen och förslagen till omfattande ändringar av förordning (EG) nr 1073/99 som styr OLAF:s utredningsarbete. Kommittén hoppas att de organisatoriska förändringarna inte minskar åklagarenhetens roll inom OLAF, eftersom denna har särskild kunskap om tillämplig lag och tillämpliga förfaranden samt lokala kontakter som gör det lättare att överlämna utredningar till medlemsstaterna. Övervakningskommittén hoppas också att de föreslagna ändringarna i förordningen inte inskränker OLAF:s oberoende eller övervakningskommitténs roll.

X. Övervakningskommittén rekommenderar med eftertryck att OLAF avsätter ytterligare tjänster till utredningsgrupperna, att utredarna får bättre fortbildning, och att kommittén får lämplig personal och tillräckligt många tjänster avsatta för sekretariatet för att kunna fullgöra sitt uppdrag.

(1) Artikel 11.2 i förordning (EG) nr 1073/1999.

(2) Artikel 4 i arbetsordningen för OLAF:s övervakningskommitté (EUT L 33, 7.2.2007) och artikel 2 i Europaparlamentets, rådet och kommissionens beslut av den 4 november 2005 om utnämning av ledamöterna i övervakningskommittén för Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) (EUT L 312, 29.11.2005, s. 49).

(3) EUT C 202, 18.8.2005

(4) EUT L 33, 7.2.2007.

(5) Se bilaga 1.

(6) Artikel 12 i arbetsordningen för OLAF: övervakningskommitté (EUT L 33, 7.2.2007).

(7) Ibid. artikel 12.4 (EUT L 33, 7.2.2007).

(8) Ibid. artikel 8 (EUT L 33, 7.2.2007).

(9) Dvs. utredningar som pågått i över nio månader, hur allvarlig den misstänkta oegentligheten är, dess ekonomiska följder, källa osv.

(10) Artikel 8.4.

(11) Revisionsrättens särskilda rapport nr 1/2005 (EUT C 202, 18.8.2005, s. 1.).

(12) Se bilaga 4.

(13) Mellan december 2005 och maj 2006 rapporterades sammanlagt 34 ärenden enligt denna punkt, varav tio var pågående.

(14) Se bilaga 3.

(15) 2005/2184/(INI), punkt 22.

(16) OLAF:s handbok sidan 99. Ärenden som avvisas direkt är sådana där uppgifterna tydligt och tveklöst visar att de inte ingår i OLAF:s behörighet.

(17) Artikel 7 i förordning (EG) nr 1073/1999.

(18) Se bilaga 2.

(19) Artikel 12.3 i förordning (EG) nr 1073/1999.

(20) Se bilaga 5.

(21) Artikel 6 i kommissionens beslut av den 28 april 1999 (EGT L 136, 31.5.1999, s. 20).

BILAGA 1 ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SAMMANTRÄDESKALENDER 2005 Månad Mötesdatum December Onsdag den 14 2006 Månad Mötesdatum Januari Onsdag den 25–torsdag den 26 Ferbruari Tisdag den 21–onsdag den 22 Mars Måndag den 20–tisdag den 21 April Tisdag den 25–onsdag den 26 Maj Tisdag den 30 Juni Tisdag den 13–onsdag den 14 Juli Måndag den 3–tisdag den 4 September Måndag den 25–tisdag den 26 Oktober Tisdag den 17–onsdag den 18 November Måndag den 13–tisdag den 14 December Onsdag den 13–torsdag den 14 2007 Månad Mötesdatum Januari Måndag den 29–tisdag den 30 Mars Måndag den 5 Måndag den 26–tisdag den 27 April Tisdag den 24–onsdag den 25

BILAGA 2 YTTRANDE nr 2/2006 om ändringen av förordning (EG) nr 1073/1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) 1. OLAF:s övervakningskommitté (nedan övervakningskommittén) behandlade vid mötena den 21–22 februari, 20–21 mars och den 25–26 april 2006 Europaparlamentets och rådets utkast till förslag om ändring av förordning (EG) nr 1073/1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) (nedan utkastet). Föredragande var Diemut Theato och Kálmán Györgyi. Övervakningskommittén välkomnar kommissionens beslut att stödja OLAF:s arbete och så långt som möjligt förbättra effektiviteten i den operativa verksamheten. Nedanstående anmärkningar inriktas huvudsakligen på de problem som övervakningskommittén bedömer som särskilt viktiga, nämligen — procedurgarantier för de personer som utreds, — frister för slutförande av utredningarna, och — institutionella aspekter på utkastet. 2. Procedurgarantier för de utredda personerna Utkastet hänvisar med all rätt till behovet av att införa tydliga procedurgarantier. Detta ska garantera rättssäkerheten och de utreddas rättigheter. Övervakningskommittén välkomnar därför i stort sett den nya artikel 7 a. I artikeln förtydligas i synnerhet att utredningarna ska beakta omständigheter som talar såväl för som emot de personer som är berörda. Alla OLAF:s utredningar som inte avslutas på annat sätt överlämnas slutligen till en oberoende straffrättslig instans i medlemsstaterna för vidare prövning enligt nationell rätt, i ett formellt förfarande med sedvanliga procedurgarantier. Övervakningskommittén anser dock att de berördas rättigheter i kommande lagstiftning bör stärkas mer än i utkastet. Detta gäller framför allt följande: — Prövningen ska vara rättvis och den anklagade ska betraktas som oskyldig till dess att hans eller hennes skuld lagligen fastställts (artikel 6 i Europeiska konventionen om skydd för de mänskliga rättigheterna). — Den berörda personen ska enligt utkastet bara delges slutsatserna och rekommendationerna i den slutliga utredningsrapporten. Detta räcker dock inte för att överklaga resultatet av utredningen. Eventuella överklaganden kan ju även riktas mot hur OLAF kommit fram till sina slutsatser. För att kunna fullfölja sin talan mot beslutet och kunna försvara sig måste den som överklagar ha tillgång till hela rapporten eller all bevisning. I undantagsfall får byråns generaldirektör avstå från delgivning till den eller de berörda innan ärendet överlämnas till de behöriga organen eller instanserna. Kommittén frågar sig hur den rättsövervakande rådgivaren ska kontrollera detta, eller om ingen sådan kontroll ska göras. — Med hänsyn till behovet av att garantera en objektiv prövning bör man införa en bestämmelse om att utesluta deltagande utredare om deras objektivitet kan ifrågasättas. — De berörda bör ha rätt att själva inlämna motbevisning. Bättre procedurgarantier för de berörda skulle påverka såväl tillförlitligheten på OLAF:s utredningar som dess resultat i positiv riktning. 3. Frister för att slutföra utredningarna I den gällande förordningen om OLAF:s verksamhet sägs i artikel 6 att utredningarna ska pågå kontinuerligt under en tidsperiod som ska vara avpassad efter omständigheterna och ärendets komplexitet. Om en utredning pågår längre än nio månader, ska OLAF:s generaldirektör enligt artikel 11.7 i den gällande förordningen om OLAF:s verksamhet underrätta övervakningskommittén om orsakerna till att utredningen inte ännu har kunnat avslutas. I utkastet sägs däremot i artikel 6.7 att när utredningar sannolikt inte kan avslutas inom tolv månader i ett givet ärende får fristen förlängas med sex månader och förlängning får beviljas flera gånger, på samma villkor. Här anser övervakningskommittén att man ger felaktiga signaler, eftersom redan dagens niomånadersfrist kan ifrågasättas. Visserligen kan vissa utredningar av olika skäl ta mycket lång tid. Men övervakningskommittén anser att man inte bör fastställa längre frister för förfarandet, utan rekommenderar istället att man i utkastet tar in principen om att utredningar ska genomföras skyndsamt (skyndsamhetsprincip). Övervakningskommittén tror att man i en rad ärenden kan förkorta utredningstiden om man rekryterar personal till de cirka sjuttio otillsatta tjänsterna, eller stärker ledningens kontroll över utredningstiderna. 4. Institutionella aspekter — Övervakningskommittén anser att man ytterligare bör stärka OLAF:s nödvändiga oberoende vid utredningar genom ett förtydligande i lag. Kommittén föreslår att man i utkastet tar in följande principer: — OLAF ska själv ha behörighet att på ett oberoende sätt avgöra vilka utredningar som ska göras, samt hur och med vilka medel de ska genomföras. — OLAF ska ensam bära ansvaret för utredningarna. — OLAF ska på ett oberoende sätt, men i nära samarbete med berörda europeiska och nationella instanser, utveckla sin operativa verksamhet, inklusive förebyggande insatser mot bedrägerier och korruption. — Den i lag befästa uppgiften att förebygga bedrägerier och korruption bör betonas. — Med tanke på tidigare erfarenheter bör samarbetet mellan OLAF och medlemsstaterna förbättras, så att man får ett effektivt skydd av Europeiska unionens ekonomiska intressen. Samarbetet ska inte vara en envägskommunikation från OLAF till medlemsstaterna utan kräver också ett informationsutbyte mellan medlemsstaterna och OLAF, i synnerhet med behöriga rättsliga myndigheter. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt att OLAF i samband med externa utredningar också deltar i utredningar som utförs av behöriga myndigheter i medlemsstaterna. — Övervakningskommittén noterar med tillfredsställelse att kommittén i utkastet även fortsättningsvis beskrivs som ett expertorgan sammansatt av självständiga ledamöter, och att den bara inom ramen för den så kallade strukturerade dialogen ska sammanträda med företrädare för Europaparlamentet, rådet och kommissionen. Det bör dock i förväg preciseras att de tre institutionernas företrädare vid den strukturerade dialogen är bundna av sitt mandat enligt beslut från sina respektive institutioner, medan de övriga kommittéledamöterna inte har några sådana begränsningar. Den strukturerade dialogen kommer troligen – och i synnerhet med avseende på förhållandet till institutionerna – att leda till en viss politisering av OLAF:s arbete. Sedvanlig politisk kontroll av OLAF sker redan idag, utan den strukturerade dialogen, i samband med att ansvarsfrihet beviljas för genomförandet av budgeten. Den strukturerade dialogen med övriga organ och företrädarna för rådet, parlamentet och kommissionen gör att övervakningskommittén löper risk att förlora sitt oberoende i viktiga frågor, till och med när det gäller att anta sin verksamhetsrapport. Det är oklart vad som avses med uttrycket ”för att utforma gemensamma riktlinjer”. I artikel 8 i utkastet stryks övervakningskommitténs medansvar för skyddet av personuppgifter och affärshemligheter, utan att någon grund ges för detta. I artikel 11 i utkastet inskränks övervakningskommitténs rätt till information. Genom ändringsförslagen till punkt 1 och 7 kommer övervakningskommittén i framtiden att få färre konkreta uppgifter om de utredningar som byrån genomfört. Artikel 12 i utkastet väcker frågan om vilka interinstitutionella befogenheter OLAF:s generaldirektör ska ha. Hittills har generaldirektören utsetts i samråd med rådet och parlamentet, vilket givit honom eller henne god legitimitet. I framtiden ska kommissionen bara begära ett icke bindande yttrande från övervakningskommittén inom ramen för den strukturerade dialogen, och därefter utse generaldirektören. Övervakningskommittén anser att detta väsentligt undergräver generaldirektörens legitimitet. Med tanke på de svårigheter OLAF:s nuvarande generaldirektör hade att få sitt mandat förlängt när det löpte ut välkomnar övervakningskommittén bestämmelsen om att OLAF:s generaldirektör i framtiden ska kunna utses på högst sju år, och att mandatet inte är förlängningsbart. Detta bör stärka generaldirektörens oavhängighet och undvika mellanperioder. (Termerna OLAF:s direktör och byråns generaldirektör bör harmoniseras i utkastet). När det gäller övervakningskommitténs sekretariat är det aktuella förslaget sämre än kommissionens förslag från februari 2004. I det förslaget sades att sekretariatet administrativt skulle höra till kommissionen. Enligt det nya utkastet ska sekretariatet lyda under OLAF. Detta berör kärnan i övervakningskommitténs oavhängighet. Övervakningskommittén förstår varför man i utkastet föreskriver att det ska inrättas en rättsövervakande rådgivare. Men kommittén undrar om en sådan rättsövervakande rådgivare kommer att kunna ”vara fullständigt oavhängig i sin ämbetsutövning” så länge som det är OLAF:s generaldirektör som utser honom eller henne, förlänger dennes uppdrag och så länge som rådgivaren är beroende av generaldirektören i tjänsten, i synnerhet när det gäller personalutvärderingar och befordran. I utkastet bör man förtydliga att övervakningskommittén inte enbart kan arbeta utifrån den rättsövervakande rådgivarens statistik och analyser. För att kommittén ska kunna utföra sin huvuduppgift, som är att kontrollera OLAF:s utredningar, måste den få tillgång till ärendena och inte bara till statistik, analyser och yttranden från den rättsövervakande rådgivaren. Ansvarsområdena bör överhuvudtaget förtydligas och avgränsas mot varandra – och man bör bevara övervakningskommitténs viktigaste uppgift, nämligen att säkerställa OLAF:s oberoende ställning. Artikel 16 i utkastet är med sina många hänvisningar till andra rättsakter knappast något skolexempel på en klar och tydlig bestämmelse. Bestämmelserna i förordning (EG) nr 2185/96 bör arbetas in i utkastet. Då skulle alla OLAF:s utredningsbefogenheter tas in i en och samma rättsliga grund, vilket skulle förenkla och underlätta rättstillämpningen. 5. Detta yttrande avser utkastet i den lydelse det hade när det gick på internt samråd. Övervakningskommittén har sedan dess fått ytterligare muntlig information den 30 maj, 14 juni och den 4 juli 2006. Kommittén förbehåller sig rätten att lämna ett kompletterande yttrande om kommissionens slutliga skriftliga förslag. TILLÄGGSYTTRANDE om ändringen av förordning (EG) nr 1073/1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) 1. I yttrande nr 2/2006 välkomnade OLAF:s övervakningskommitté kommissionens vilja att förbättra OLAF:s effektivitet i den operativa verksamheten. Kommittén formulerade flera anmärkningar med avseende på procedurgarantier för de utredda personerna, frister för att slutföra utredningarna och institutionella aspekter på förslaget. Anmärkningarna avsåg det förslag som lagts fram vid kommissionens interna samråd. Detta tilläggsyttrande avser det slutliga förslag som kommissionen i mellantiden lagt fram för Europaparlamentet och rådet (1). 2. Vid mötet den 25–26 september 2006 utredde övervakningskommittén särskilt den rättsövervakande rådgivaren. Kommittén har följande synpunkter på inrättandet av en sådan funktion: — Bestämmelserna innebär att man inför ännu en kontroll, utöver de kontroller som redan finns, trots att det inte tycks finnas några belägg för att dagens kontroller är otillräckliga. — Bestämmelserna komplicerar och förlänger förfarandena trots att både Europaparlamentet och rådet betonat att utredningarna bör vara så korta som möjligt. — Bestämmelserna om den rättsövervakande rådgivarens mandat kan frånta OLAF:s generaldirektör en del av hans eller hennes ansvar. — Bestämmelserna inkräktar i viss mån på övervakningskommitténs behörighet vilket kan leda till dubbelarbete och undergräva kommitténs ställning, trots att den är ensam om att ha utsetts i samförstånd av Europaparlamentet, rådet och kommissionen. — Bestämmelserna ger den rättsövervakande rådgivaren uppgifter både avseende kvalitetskontroll och rådgivning när det gäller klagomål. Detta innebär både rapportering till och kontroll av OLAF:s generaldirektör – roller som är inbördes helt oförenliga. Enligt det organisationsschema för OLAF som kommissionen antog den 1 september 2006 ska kvalitetskontroll utföras av två rådgivare som är direkt underställda generaldirektörerna för de två direktorat som ansvarar för utredningar. — Kommissionens förslag innehåller ingen kostnadsanalys men övervakningskommittén bedömer att kostnaderna inte står i proportion till de mycket få ärenden som hittills lagts fram, och att förslaget därför inte följer sparsamhetsprincipen. (1) KOM(2006) 244 slutlig.

BILAGA 3 YTTRANDE nr 3/2006 från OLAF:s övervakningskommitté Resultatindikatorer för OLAF 1. Övervakningskommittén diskuterade vid sina möten den 21–22 februari, den 20–21 mars och den 25–26 april 2006 frågan om resultatindikatorer och enades med OLAF om att aktivt bidra till arbetet med att ta fram sådana indikatorer. 2. Resultatindikatorer för olika verksamhetsområden kan hjälpa OLAF att bli en mer resultatinriktad byrå och rent allmänt höja kvaliteten på byråns tjänster, i synnerhet de som tillhandahålls EU-institutionerna, medlemsstaternas rättsliga myndigheter och allmänheten i arbetet med att skydda Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen och bekämpa bedrägerier och annan olaglig verksamhet som skadar gemenskapernas ekonomiska intressen. 3. I generaldirektörens not till övervakningskommittén av den 12 april 2006 framhålls att OLAF redan har börjat arbeta med att ta fram resultatindikatorer. De flesta befintliga indikatorer avser OLAF:s operativa ”verksamhet och resultat” och är av kvantitativ eller statistisk karaktär. Med sådana indikatorer kan OLAF mäta t.ex. hur många utredningar eller underrättelseärenden som behandlats. Övervakningskommittén instämmer i att en solid statistisk grund och kvantitativa indikatorer är viktiga och uppmanar OLAF att fortsätta förbättra statistikens tillförlitlighet. 4. Övervakningskommittén noterar att OLAF börjat reflektera över kvalitetsindikatorer (not av den 12 april 2006). Med hänsyn till internationellt vedertagna metoder för resultatmätning vill övervakningskommittén betona att OLAF:s resultat på de olika verksamhetsområdena i framtiden bör mätas med hjälp av både kvalitativa och kvantitativa parametrar, som gör det möjligt att mäta faktiska resultat och inte bara verksamhetens omfattning. 5. Kvalitet brukar mätas med hjälp av bedömningar av om organisationen har mött sina mål för arbetet. Detta mäts vanligen genom kvantitativa aspekter på verksamheten. Genom att fastställa kvantitativa mål anger ledningen vad som är viktigt, t.ex. vilken tid tjänsterna tar, antal klagomål e. dyl. (punkt 6). Utredningar utmynnar i en avslutad ärendeakt som fastställer att inga ytterligare åtgärder krävs, eller som innehåller tillräcklig information för att överlämnas till åtal eller en disciplinär instans för vidare åtgärder. Det är svårt att fastställa kvalitativa mål för sådant, men en möjlighet är att med hjälp av enkäter mäta om användarna är nöjda med tjänsterna (punkt 7). 6. Övervakningskommittén noterar särskilt att OLAF känner press på att minska den genomsnittliga utredningstiden (not av den 12 april 2006) och att Revisionsrätten har rekommenderat att man fastställer högsta tillåtna tid för hur länge utredningar får pågå (punkt 80 i Revisionsrättens rapport). När det gäller utredningstiden vill övervakningskommittén rekommendera att man mäter förfarandenas livslängd och jämför enskilda fall mot de genomsnittliga livslängder som ledningen bör fastställa. Två allmänt godtagna indikatorer här är — hur många ärenden som avslutas — hur många ärenden som försenats. Antal avslutade ärenden: Antalet avslutade ärenden visar om organisationen håller jämna steg med arbetsbelastningen. Det är ett mått på hur många ärenden som avslutats under rapporteringsperioden, delat med de ärenden som inletts under samma period. Antal försenade ärenden: Förseningsindikatorerna ger organisationen möjlighet att med hjälp av ledningens normer för ett ärendes beredningstid mäta arbetsbelastningen mot en effektivitetsnorm. Ett bra exempel som OLAF skulle kunna använda i tillämpliga delar är Australiens federala domstol som arbetat enligt principen att — högst 10 procent av pågående ärenden får vara över sex månader gamla, och — inga pågående ärenden får vara över två år gamla. 7. Det är allmänt vedertaget att användarna bör delta när man utarbetar normer, för att de ska kunna påverka kvalitetsbedömningen och bedömningen av de tjänster som tillhandahålls. Övervakningskommittén anser att OLAF regelbundet bör följa upp hur nöjda EU-institutionerna och de nationella myndigheterna är och uppmana dem att föreslå eventuella förbättringar. Enkäterna kunde inriktas på — vilken teknisk kvalitet arbetet håller — hur relevanta de lämnade uppgifterna är — hur länge det tagit att få fram uppgifterna.

BILAGA 4 YTTRANDE nr 1/2007 OLAF:s rapport om utredningar som pågått längre tid än nio månader Bryssel den 25 april 2007 INLEDNING Övervakningskommitténs uppdrag Övervakningskommittén för Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) ska stärka OLAF:s oberoende ställning genom att löpande övervaka utredningsverksamheten. I uppdraget ingår även att kommittén övervakar hur länge OLAF:s utredningar tar, eftersom de ska pågå kontinuerligt under en tidsperiod som ska vara avpassad efter omständigheterna och ärendets komplexitet (1). När en utredning pågått längre än nio månader ska därför OLAF:s generaldirektör informera övervakningskommittén om varför den inte kunnat avslutas och hur lång tid den förväntas pågå. Den nya övervakningskommittén tillträdde i december 2005 och har fått månatliga sammanfattningar av sådana utredningar (niomånadersrapporter), som den noggrant gått igenom enligt kommitténs arbetsordning (2). Syftet är att analysera uppgifterna från generaldirektören för att bedöma utredningarnas längd och skäl till eventuella onödiga förseningar. Eftersom 75 % av OLAF:s pågående utredningar tar längre än nio månader (3) har arbetet ändrat karaktär. Det är inte ovanligt att niomånadersgränsen överskrids och därför har niomånadersrapporternas nytta som varningssystem för att hålla nere utredningstiden förändrats och blivit mindre verkningsfull. Vid genomgången av de niomånadersrapporter som överlämnats till kommittén har följande två aspekter bedömts: — I vilken mån rapporterna innehåller sådana uppgifter som gör att övervakningskommittén kan fullgöra sitt kontrolluppdrag, i synnerhet i fråga om eventuella onödiga förseningar. — I vilken mån OLAF kan använda rapporterna som ett förvaltningsverktyg för att avsluta utredningen inom en tid som står i proportion till omständigheterna. Metod Under titeln ”Uppgifter till OLAF:s övervakningskommitté – Ärenden som pågått längre än nio månader” överlämnar OLAF:s generaldirektör till övervakningskommittén månatliga sammanfattningar av utredningarna, och följande huvuduppgifter (4): — Rättslig grund — Beskrivning av ärendet — Datum för utredningsstart — Ekonomisk verkan — Skäl till att ärendet inte avslutats (ett eller flera av följande): väsentliga resurser avsattes men utredningens omfattning kräver mer tid; taktisk paus i utredningen; resursbrist; lågprioriterat ärende och begränsade resurser; bristande samarbete — Framtida åtgärder — Förväntas avslutas inom Med utgångspunkt i dessa uppgifter från OLAF har övervakningskommittén försökt identifiera vilka uppgifter som skulle kunna ge kommittén möjlighet att bedöma om utredningarna pågått kontinuerligt under en tidsperiod avpassad efter omständigheterna och ärendets komplexitet, enligt följande: — Utredningens föremål, dvs. den rättsliga beskrivningen av oegentligheten — Referensdatum: den dag eller den period då de handlingar som utreds ägde rum, den dag OLAF mottog uppgifterna och den period då ärendet bedömdes innan utredningsstart — Eventuella påföljder eller rättsliga följder av de handlingar som utreds – disciplinära åtgärder, administrativa påföljder, ekonomiska påföljder eller straffrättsliga påföljder — Preskriptionstid för de handlingar som utreds, enligt nationell rätt respektive EG-rätten — Relevansen hos de skäl som anges till att ärendet inte avslutats — Förväntat slutdatum, med motivering OLAF:S RAPPORTERING För detta yttrande har övervakningskommittén gått igenom de niomånadersrapporter som OLAF överlämnat avseende perioden januari till december 2006, och som omfattade 150 utredningar i alla sektorer enligt följande: 19 interna utredningar av EU-institutionerna, 9 interna/externa utredningar av EU-organ, 30 utredningar avseende direkta utgifter och bidrag, 21 utredningar avseende ömsesidigt bistånd, 27 avseende jordbruk, 19 avseende tullar och 25 utredningar avseende strukturåtgärder (5). Med hänsyn till den särskilda karaktären på var och en av sektorerna och de olika förfaranderegler som gäller där har analysen skett per sektor. Målsättningen är dock att komma fram till övergripande slutsatser. Interna utredningar: EU-institutionerna OLAF går i spetsen för dessa utredningar och har klara och tydliga behörighetsregler (6). Kommittén har noterat att utredningsföremålet, dvs. den rättsliga beskrivningen av oegentligheten, sällan omnämns (7). De beskrivningar som ibland lämnas är t.ex. ”intressekonflikt (artikel 14 i tjänsteföreskrifterna)”, ”överträdelse av artikel 22 i tjänsteföreskrifterna och artikel 57.2 i budgetförordningen” eller ”överträdelse av tystnadsplikten, artikel 86.2 i tjänsteföreskrifterna” och som gör det möjligt att bedöma relevansen i de utredningsåtgärder som vidtagits och om den tid utredningarna tagit är motiverad. Särskild uppmärksamhet har ägnats åt behandlingen av preskriptionstider för de handlingar som utreds. Det saknas dock uppgifter om såväl när handlingarna ägt rum (8) som hur länge ärendet bedömts av OLAF innan man beslutat inleda en utredning – däremot anges ibland det datum då OLAF fick in anmälan. Det saknas uppgifter om eventuella påföljder eller rättsliga följder av de handlingar som utreds. Kommittén har noggrant övervägt relevansen i skälen till varför ärendena inte avslutats. De skäl som kryssas för i blanketten motsvarar sällan de skäl som sedan anges i rapporterna. Särskild uppmärksamhet har ägnats åt det ofta angivna skälet ”taktisk paus i utredningen”. Detta skäl förklaras och motiveras inte tillräckligt. Som motivering till taktisk paus anges t.ex. operativa skäl, ärendets komplexitet eller uteblivet svar från andra institutioner. Detta leder ofta till långa uppehåll (9). Sådana uppehåll har också uppstått i andra utredningar (10). Kommittén har även konstaterat att man anger förväntat slutdatum för utredningarna utan att nämna några närmare omständigheter eller skäl till det datum som anges. Vanligen är slutdatum inte beroende av hur OLAF bedriver sina utredningar utan av yttre faktorer. Interna och externa utredningar: EU-organ OLAF har huvudrollen i dessa utredningar (11). Kommittén har noterat att utredningens föremål, dvs. den rättsliga beskrivningen av oegentligheten inte alltid anges. Vilken dag OLAF fick in anmälan anges ofta. Men man anger varken när de handlingar som utreds begicks eller bedömningsperioden. I niomånadersrapporten saknas därmed också uppgifter om eventuella påföljder och om preskriptionstider. De vanligaste skälen till att ärendet inte avslutats är ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser” samt ”utredningens omfattning”. Förväntat slutdatum anges nästan aldrig (12). Direkta utgifter och bidrag OLAF har ledningen på denna sektor och utredningsreglerna bygger också på gällande avtal med tredjeland (13). Den rättsliga grunden för utredningarna anges systematiskt och noggrant. Utredningsföremålet förklaras tydligt men det saknas en rättslig beskrivning av oegentligheten. Eventuella påföljder eller rättsliga följder av oegentligheterna anges endast om de avser brottsliga handlingar. I några fall anges preskriptionstider (14). När det gäller referensdatum framgår det inte alltid (15) av rapporten vilken dag OLAF tagit emot anmälan. Inte heller anges bedömningsperioden eller den dag eller period då de handlingar som utreds ägde rum. De vanligaste skälen till att utredningarna inte avslutats är ”utredningens omfattning”, ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser” samt ”resursbrist”. Förväntat slutdatum anges alltid och de ytterligare utredningsåtgärder som ska vidtas förklaras utförligt. Ömsesidigt bistånd i tredje land Liksom för den tidigare sektorn har OLAF ledningen även på denna sektor (16). Det finns inte alltid rättsliga hänvisningar till avtal med de tredjeländer där utredningarna äger rum. Kommissionen har noterat att bedömningsperioderna innan beslut om att inleda utredningar är långa (17). Uppgifterna om när OLAF fått in anmälan är korrekta. Men det saknas uppgifter om när de handlingar som utreds ägt rum, om eventuella påföljder eller rättsliga följder. Rapporterna nämner inte heller några preskriptionstider. Särskild uppmärksamhet har ägnats åt skälen till att utredningarna inte kunnat avslutas. Skäl som ”taktisk paus i utredningen” och ”utredningens omfattning” innebär ofta att OLAF väntat på att kontroller som utförs av externa uppdragstagare ska slutföras, vilket inte krävt något aktivt deltagande eller uppföljning från OLAF. Av niomånadersrapporterna framgår inte vilket mervärde OLAF:s arbete på området medför. Förväntat slutdatum anges alltid och planerade framtida åtgärder i utredningarna förtecknas vanligen. Jordbruk OLAF har en stark och väletablerad rättslig behörighet att utföra utredningar på detta område (18). Sektorn omfattar dock även tullärenden där jordbruksprodukter berörs och där OLAF huvudsakligen sköter samordning och bistånd. De flesta niomånadersrapporter som överlämnades till övervakningskommittén tillhör denna kategori. När det gäller tullar är den rättsliga grunden vanligen tydligt angiven och även den rättsliga beskrivningen av oegentligheten. Men det saknas uppgifter om rättsliga påföljder och om preskriptionstider för att kunna vidta åtgärder mot dem som undandragit sig tullar. Det finns sällan uppgifter om när OLAF fått in ärendet och bedömningsperioden anges inte. Kommittén har noterat att många medlemsstater berörs av den här typen av ärenden och inte i tid svarar på OLAF:s begäran om bistånd. I många sammanfattningar anges att utredningarna inte kunnat slutföras på grund av utredningens omfattning, men det skälet kombineras ofta med ”väntetid för att få in svar från medlemsstaterna”. Det kan vara skälet till att det förväntade slutdatumet inte alltid anges (19) och att det, när det finns angivet, inte stöds av några tydliga skäl eller förklaringar. Kommittén har noterat att det i de utredningar som avser renodlade jordbruksfrågor ibland saknas tydliga uppgifter om de ekonomiska verkningarna för gemenskapsfinansieringen i niomånadersrapporterna (20). Detta påverkar i sin tur den rättsliga beskrivningen av oegentligheten, som inte anges. Inte heller anges eventuella administrativa eller straffrättsliga påföljder. Det saknas också tydliga hänvisningar till det datum eller den period då de handlingar som utreds ägde rum och om preskriptionstid. Tullar OLAF sköter samordning och bistånd på detta område och ärendenas utredningstid beror i hög grad på de medlemsstater eller tredjeländer som berörs. I niomånadersrapporterna anges detta genomgående som skäl till att ärendena inte kunnat avslutas. Det var dock svårare att avgöra i vilken mån niomånadersperioden avpassats till dessa ärendetyper, eftersom det är medlemsstaterna som har det yttersta ansvaret i dessa fall. Kommittén har noterat att den rättsliga grunden är noggrant angiven och att det finns en detaljerad och värdefull sammanfattning av ärendet. Däremot saknas uppgifter om när de handlingar som utreds har ägt rum och det saknas även uppgift om preskriptionstider. Kommittén noterade att det förväntade slutdatum som anges i niomånadersrapporterna är beroende av åtgärder som ska vidtas av medlemsstaterna. Strukturåtgärder OLAF har en solid grund för att utföra utredningar på detta område (21). I många av de niomånadersrapporter som överlämnats utför inte OLAF utredningen utan bistår nationella rättsliga eller administrativa myndigheter (22). Utredningsföremålet anges, dvs. det lämnas en rättslig beskrivning av oegentligheten. Det finns däremot inte någon tydlig översikt över kommissionens finansiering, som särskilt avser gemenskapens budget för ärendena i niomånadersrapporten. Den dag OLAF fick kännedom om ärendet anges, och i vissa fall anges bedömningsperioden, även om det inte finns uppgifter om när de handlingar som utreds ägt rum. Eventuella påföljder eller rättsliga följder av de handlingar som utreds anges inte särskilt, och det saknas analyser av preskriptionstider enligt EG-rätten och nationell lagstiftning, trots att många av utredningarna har tydliga hänvisningar till misstänkt brottsliga handlingar (23). Skäl som ofta anges till att ärendet inte avslutats är ”resursbrist” eller ”utredningens omfattning”, men ibland motsvarar dessa skäl inte helt de som anges i efterföljande rapporter, eller som avser särskilda uppgifter för utredarna på området (24). När det gäller bistånd till nationella rättsliga myndigheter anges skälet ”ärendets karaktär (ömsesidigt straffrättsligt bistånd)” (25). Förväntat slutdatum anges vanligen, men utan närmare detaljer. SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER Uppgifterna i dagens niomånadersrapporter som överlämnats till övervakningskommittén är relevanta och användbara. Sådana upplysningar som t.ex. en beskrivning av ärendet, de åtgärder som vidtagits, de ekonomiska verkningarna och föreslagna framtida åtgärder är viktiga för att förstå den utredning som ska bedömas. Men en genomgång av niomånadersrapporterna visar att andra upplysningar som är viktiga för att övervakningskommittén ska kunna fullgöra sitt kontrolluppdrag när det gäller utredningarnas längd saknas. Övervakningskommittén anser att om dessa upplysningar finns med i niomånadersrapporterna kan det underlätta ledningen av de utredningar som pågår i det stadiet. Övervakningskommitténs kontrolluppdrag — Dagens uppställning av niomånadersrapporterna innehåller inte alla uppgifter som är relevanta för att övervakningskommittén ska kunna avgöra om utredningarna pågått kontinuerligt under en tidsperiod avpassad efter omständigheterna och ärendets komplexitet. Uppställningen av niomånadersrapporterna bör förändras och sammanfattningen bör innehålla ytterligare upplysningar som gör det möjligt att effektivt bedöma utredningarnas framsteg. Dessa upplysningar bör omfatta: en rättslig beskrivning av oegentligheten, den dag eller den period då de handlingar som utreds ägde rum, bedömningsperiodens längd innan utredningsstart, eventuella påföljder eller rättsliga följder av de handlingar som utreds och preskriptionstid för de handlingar som utreds. — Avsaknaden av uppgifter om preskriptionstider i niomånadersrapporterna gör att övervakningskommittén inte kan bedöma om de åtgärder som vidtagits och planeras i utredningarna är proportionerliga. Preskriptionstider bör särskilt framhållas och analyseras i sammanfattningarna till niomånadersrapporterna. — De uppgifter som finns i niomånadersrapporterna på vissa områden är otillräckliga för att ge en tydlig uppfattning om utredningarnas mål, skälen till förseningarna och deras rättsliga konsekvenser. Ett sådant skäl som ”taktisk paus i utredningen” till att en utredning inte slutförts åtföljs vanligen varken av någon motivering eller förklaring. När skälet ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser” ofta återkommer kan detta tyda på avsaknad av en tydlig utredningspolicy. Uttrycket ”taktisk paus i utredningen” som förekommer i niomånadersrapporterna bör antingen definieras snävt eller strykas. Detta skäl till att utredningen inte avslutats bör användas med försiktighet och precision. Kommittén rekommenderar även att man överväger konsekvenserna av skälet ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser”. — Förväntat slutdatum för utredningarna återspeglas inte korrekt i niomånadersrapporterna. I en tredjedel av fallen nämns inget datum och när datum sätts ut håller inte tidsfristen. Förväntat slutdatum måste anges och åtföljas av en motiverad förklaring. Planerade åtgärder i utredningen bör förtydligas. Ledningen av OLAF:s utredningar — De niomånadersrapporter som överlämnas till övervakningskommittén är inte längre en varningsklocka för hur länge utredningarna tar utan snarare en rapportering som normalt sker efter nio månader. Flertalet av OLAF:s utredningar har pågått lägre än nio månader. I många fall uppkommer långa uppehåll. Övervakningskommittén anser att niomånadersrapporterna idag inte fungerar som ett förvaltningsverktyg för OLAF för att se över utredningsstrategin och förtydliga målsättningarna. Att 75 procent av utredningarna pågått över nio månader visar klart och tydligt att det finns ett trängande behov av ledning. Kommittén rekommenderar att man inför ett kontrollsystem för ledningen som effektivt kan förebygga att utredningarna stagnerar. Regelbundna och nära kontroller av enhetscheferna av pågående framsteg i utredningarna är då lämpliga. FRAMTIDA ÅTGÄRDER Övervakningskommittén kommer att fortsätta gå igenom de niomånadersrapporter som generaldirektören överlämnat för perioden 2007. Ytterligare granskning kommer att göras av skälen till att utredningarna inte avslutats inom utsatt tid och särskild uppmärksamhet kommer att ägnas åt samarbetet med medlemsstaterna. Kommittén kommer också att följa utvecklingen av en klar och tydlig utredningspolicy och ett förbättrat ärendehanteringssystem. Det bör framhållas att OLAF:s snabba respons för att förbättra uppgifterna i niomånadersrapporterna efter ett möte mellan byrån och övervakningskommittén (26) gör att kommittén väntar sig en lika snabb reaktion på de ovannämnda rekommendationerna. De ovanstående förslagen kan då ligga till grund för övervakningskommitténs framtida kontroller av niomånadersrapporterna. (1) Artikel 6.5 i förordning (EG) nr 1073/1999. (2) EUT L 33, 7.2.2007: artikel 13.3 i arbetsordningen för OLAF:s övervakningskommitté. (3) Statistik ur ärendehanteringssystemet (Case Management System). (4) Se bilaga 1. (5) Se bilaga 2. Sammanlagt pågick följande utredningar i sektorerna i december 2006: 62 interna utredningar av EU-institutionerna, 24 interna eller externa utredningar av EU-organ, 69 utredningar av direkta utgifter och bidrag, 49 utredningar som avsåg ömsesidigt bistånd till tredje land, 65 utredningar av jordbruk, 83 tullar och 52 ärenden avsåg strukturåtgärder. (6) Artikel 4 i förordning (EG) nr 1073/1999. (7) Se bilaga 2: ärende nummer 25, 24 och 125. (8) Se bilaga 2: enbart i ärende nummer 59 finns en hänvisning till den period när den handling som utreds kan ha ägt rum. (9) Se bilaga 2: bl.a. ärende nummer 20, 21, 22, 25, 59 och 101. (10) Se bilaga 2: bl.a. ärende nummer 1, 2 och 101. (11) Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999. (12) Se bilaga 2: enbart i ärende nummer 77 och 87. (13) Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999 och ”gällande avtal med tredjeland”. (14) Se bilaga 2: ärende nummer 31 och 92. (15) Se bilaga 2: bl.a. ärende nummer 64, 92, 93 och 106. (16) Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999 och ”gällande avtal med tredjeland”. (17) Se bilaga 2: bl.a. ärende nummer 9, 27, 28, 29 och 120. (18) Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999, förordning (EG, Euratom) nr 2988/95, förordning (EG, Euratom) nr 2185/96 och förordning (EG) nr 515/97 bl.a. (19) Se bilaga 2: bl.a. ärende nummer 32, 33, 34, 35 och 36. (20) Se bilaga 2: ärende nummer 12, 36 och 70. (21) Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999, förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 och förordning (EG, Euratom) nr 2185/96. (22) Se bilaga 2: bl.a. ärende nummer 41, 42, 55, 57, 75 och 112. (23) Se bilaga 2: ärende nummer 17. (24) Se bilaga 2: ärende nummer 54 och 75. (25) Se bilaga 2: ärende nummer 41, 55, 57 och 112. (26) Se not I/01068 av den 5 februari 2007.