Rapport

om årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för budgetåret 2001 samt centrumets svar

(2002/C 326/05)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2965/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för det budgetår som slutade den 31 december 2001. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2965/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Budgetgenomförandet

5. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2001 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(3). Det bör påpekas att personalutgifterna (avdelning I) omfattar utgifter både för anställda och för externa översättare. De tillgängliga anslagen uppgår till 27,2 miljoner euro, varav 24,8 miljoner euro beviljats för budgetåret i fråga och 2,4 miljoner euro överförts från det föregående budgetåret. Av anslagen för själva budgetåret har åtaganden gjorts för 16,8 miljoner euro, varav 15,0 miljoner euro har betalats ut. Resterande anslag har antingen överförts (1,8 miljoner euro) eller förfallit. Omfattningen av de belopp som förfallit (8,1 miljoner euro) förklaras av att reserven inte utnyttjats (3,9 miljoner euro). Anslagen som överfördes från föregående budgetår uppgick till 2,4 miljoner euro, varav 2,2 miljoner euro har utbetalats och resterande belopp har förfallit.

Årsredovisning

6. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som centrumet offentliggör i sin verksamhetsberättelse för 2001 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3.

7. Centrumet utnyttjar sedan april 1997 lokaler som ställts till dess förfogande av de luxemburgska myndigheterna, utan att villkoren för detta tillhandahållande har formulerats i ett riktigt avtal(4). Centrumets styrelse beslutade vid sitt sammanträde den 14 mars 2002 att från och med 2002 upprätta en reserv för att kunna möta eventuella krav från de luxemburgska myndigheterna beträffande kostnaderna för dessa lokaler.

Inköp av varor och tjänster

Beräkning av inköpsbehov

8. Centrumet bör generellt förbättra sitt system för att beräkna behov och planera sina samlade inköp och gå utöver den årliga tidsram som nu gäller. Systemet bör i högre grad formaliseras och dokumenteras vilket skulle göra det möjligt att jämföra beräknat och verkligt behov.

Samarbete med institutionerna och övriga gemenskapsorgan

9. Centrumet deltar i den interinstitutionella gruppen för harmonisering av upphandlingsförfarandena och i interinstitutionella anbudsinfordringar liksom i informationsutbytet om pågående upphandling av varor och tjänster. Samordningen mellan gemenskapsorganen kan förbättras när det gäller organisationen av anbudsinfordringar rörande översättning. Skillnaden mellan centrumets och institutionernas syn på hur kvaliteten på översättningar skall bedömas och kvalitetskriterierna skall användas bör elimineras för att man skall kunna genomföra gemensamma anbudsinfordringar och därmed få bättre villkor.

Bedömning av anbud

10. Centrumet använder sig ofta, särskilt för extern översättning och datasystem, av ett förhållande kvalitet/pris för att välja anbudsgivare. Centrumets motivering är att man gör detta i förebyggande syfte och av ekonomiska skäl: ju bättre produkten är, desto större är sannolikheten för att kostnaderna för att använda eller underhålla produkten är lägre (till exempel kostnader för granskning av översättningar eller underhåll av datasystem).

11. För inköp av andra varor och tjänster än extern översättning varierar sättet att bedöma kvaliteten från kontrakt till kontrakt, även för kontrakt som gäller samma typ av inköp. I allmänhet görs utvärderingen av en kommitté bestående av tre ledamöter som yttrar sig över produktens olika aspekter på grundval av den dokumentation som lagts fram. I vissa fall citeras de enskilda ledamöternas åsikter, i andra fall anges det samlade resultatet av de åsikter som framförts.

12. De kvalitetskriterier som används bör i större utsträckning

- få en enhetlig utformning för inköp av samma typ,

- utgå från objektiva indikatorer som är så mätbara som möjligt,

- tillämpas inom ramen för ett förfarande som fastställts för att säkra utvärderingskommitténs ledamöters oberoende och opartiskhet.

13. För att underlätta utvärderarnas arbete bör utformningen av de svar anbudsgivarna skall lämna in utvecklas och specificeras så att innehållet blir så komplett och så jämförbart som möjligt.

Utvärdering av extern översättning

14. Bestämmelserna för kontrakt med översättningsbyråer har med tiden utvecklats och blivit mer precisa och exakta, särskilt avseende kvalitetskontrollen.

15. Alla dokument som översätts av externa översättare kontrolleras i kvalitetshänseende av en av centrumets granskare. Även centrumets kunder skall yttra sig om kvaliteten. Svårighetsgraden för de dokument som skall översättas varierar emellertid mellan översättningsbyråer, vilket innebär att det är problematiskt att jämföra förhållandet pris/kvalitet på byråernas arbeten. Centrumet bör samråda med de gemenskapsorgan som använder sig av externa översättningstjänster för att fastställa gemensamma kvalitetskriterier för översättningar.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 25 och 26 september 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 314, 7.12.1994, s. 1.

(2) Såsom föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 upprättats den 14 mars 2002 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 21 juni 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) Se punkt 13 i rapporten för budgetåret 2000 (EGT C 372, 28.12.2001, s. 29).

Tabell 1

Budgetgenomförandet för budgetåret 2001Anm:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet framlagt i sin årsredovisning.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Centrumets svar

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER

Årsredovisning

7. De luxemburgska myndigheterna har vid flera tillfällen visat sin avsikt att behandla detta ärende, samt överenskommelser om säte och säkerhet, när det är klart hur finansieringen av centrumets definitiva lokaler ska ske. Vid styrelsemötet den 14 mars 2002 upprättade styrelsen i det preliminära budgetförslaget för 2003, budgetrubrik 10 0 0 3 Reserv för att tillgodose eventuella nödvändigheter att hyra byggnader, på grund av den osäkerhet som råder när det gäller eventuella förpliktelser rörande centrumets lokaler. Vid sitt nästa möte den 24 oktober 2002 kommer styrelsen att studera hur långt ärendet kommit.

Inköp av varor och tjänster

Beräkning av inköpsbehov

8. Centrumet noterar revisionsrättens iakttagelser.

Samarbete med institutionerna och övriga gemenskapsorgan

9. Centrumet delar helt och hållet revisionsrättens åsikt. Centrumet försöker i görligaste mån att fördjupa samarbetet med institutionerna när det gäller anbudsinfordringar, och särskilda insatser har gjorts för att harmonisera de dokument som ingår i olika anbudsinfordringar, varigenom ytterligare besparingar kan göras.

Det finns emellertid vissa problem av reglerande, budgetmässig eller strategisk art (gällande bestämmelser, olika tolkningar av bestämmelserna på grund av att ekonomistyrning och rådgivande kommittéer för upphandling och avtal skiljer sig åt, institutionernas manöverutrymme vid utförandet av de uppgifter som anförtrotts dem).

Utvärdering av anbud

10. Vid tilldelning av kontrakt för externa översättningar utgår översättningscentrumet från olika kriterier för att avgöra vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. För centrumet är det förhållandet kvalitet/pris som avgör, och det är centrumets övertygelse, en övertygelse som bygger på erfarenheten av upphandling av externa översättningar, att kvalitetsaspekten bör väga tungt, bland annat därför att granskningsarbetet kan reduceras. Vid de senaste anbudsinfordringarna som rörde språk lades större vikt vid kvalitetskriteriet (det krävdes minst 60 % på kvalitetssidan för att ett anbud skulle tas i beaktande och gå vidare i anbudsförfarandet).

För andra tjänster än översättning kan det hända att den upphandlande enheten låter det lägsta priset styra tilldelningen av kontrakt.

11-13. Översättningscentrumet medger att det är viktigt att det råder absolut klarhet i fråga om utvärderingskommittéernas arbetssätt. Centrumet arbetar ständigt i den riktningen.

För andra tjänster än översättning är rutinerna tydligt definierade. Kommittéerna består alltid av minst tre medlemmar varav åtminstone en inte tillhör den berörda avdelningen. Det är sakkunskapsområdet som avgör kommittéernas sammansättning. När det gäller specialområden är det därför den sakkunniges åsikt som förs fram, även om kommittéernas beslut alltid är kollegiala.

Utvärdering av externa översättningar

15. När det gäller samråd med de olika avdelningarna för extern översättning är ett interinstitutionellt utvärderingssystem under utarbetande. Arbetet omfattar bland annat diskussioner om olika texters svårighetsgrad. Det samråd som revisionsrätten rekommenderar pågår redan, i och med att dokument som anses hålla låg kvalitet skickas till den interinstitutionella kommittén för utvärdering av externa översättningar (CIEQ).