Europaparlamentets resolution

innehållande de kommentarer som ingår i förslaget till beslut om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen i Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för genomförandet av fondens budget för budgetåret 2001

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2001, samt fondens svar(1) (C5-0597/2002),

med beaktande av rådets rekommendation av den 7 mars 2003 (C5-0089/2003),

med beaktande av EG-fördraget, särskilt dess artikel 276,

med beaktande av artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75(2) ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93(3) samt artikel 185 i budgetförordningen av den 25 juni 2002(4),

med beaktande av artikel 93a och bilaga V i arbetsordningen,

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för sysselsättning och socialpolitik (A5-0079/2003), och

av följande skäl:

A. Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) angav sina målsättningar i sitt arbetsprogram för år 2001: att utveckla och genomföra färre men mer betydande forskningsprogram, att stärka fondens roll som ett debattforum, att utveckla en sammanhängande och konsekvent kommunikationsstrategi, att öka ansvarigheten, öppenheten och kostnadseffektiviteten och att ta hänsyn till viktiga förändringar i Europeiska unionen.

B. Den 10 april 2002 beviljade parlamentet fondens styrelse ansvarsfrihet(5) för genomförandet av fondens budget för budgetåret 2000, samtidigt som parlamentet

- uttryckte oro för omfattningen av de anslag som hade förts över från 2000 till 2001 och uppmanade fonden att ordna en bättre övervakning av budgetgenomförandet i syfte att hålla överföringar och bortfall av anslag till ett minimum,

- uppmanade fonden att vidta åtgärder för att se till att alla brister i det redovisningssystem som används skulle åtgärdas i god tid inför beviljandet av ansvarsfrihet för 2001 års budget,

- beklagade det faktum att fonden hade fortsatt att använda sig av förskottskonton i alltför stor omfattning.

C. Revisionsrätten har uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

1. Europaparlamentet uppmärksammar följande siffror i redovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor:

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Källa:

Uppgifter från fonden - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden framlagt i sin årsredovisning (se punkt 9).

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Finansiell kontroll

2. Europaparlamentet noterar revisionsrättens synpunkt att andelen överföringar från tidigare budgetår av driftsanslag fortfarande är för stor (3,5 miljoner euro) och att fonden bör göra allt som är möjligt för att minska andelen överföringar. Parlamentet noterar att den nya budgetförordningen kommer att ge en bättre rättslig grund för överföringar. Parlamentet välkomnar emellertid fondens initiativ för att minska nivån på överföringar.

3. Europaparlamentet noterar att fonden upplever att det datoriserade redovisningssystemet SI2 är mycket komplicerat och har många brister, svagheter och stor instabilitet. Parlamentet beklagar att kommissionen har ålagt fonden att införa SI2 som är alltför ohanterligt, och som tycks vara något "överdimensionerat". Parlamentet uppmanar kommissionen att se till att fonden har den arbetskraft och det tekniska stöd som krävs för att hantera systemet.

4. Europaparlamentet beklagar att revisionsrätten fann flera exempel på att en och samma person får godkänna åtaganden och betalningar genom att använda det elektroniska godkännandesystemet och därmed uppfylla chefens, utanordnarens, styrekonomens och räkenskapsförarens skyldigheter. Parlamentet noterar att revisionsrätten beklagar bruket av rättigheter som "superanvändare", eftersom de är oförenliga med principen om delade skyldigheter. Parlamentet välkomnar fondens försäkran om att denna metod inte längre används.

5. Europaparlamentet beklagar att fonden inte till fullo har följt upphandlingsförfarandena för alla tjänstekontrakt. Parlamentet påpekar dels att detta strider mot principen om lika behandling, dels att missgynnade anbudsgivare kan komma att vidta rättsliga åtgärder mot fonden. Parlamentet uppmanar fonden att se till att korrekta upphandlingsförfaranden följs för samtliga kontrakt.

6. Europaparlamentet medger att fonden behöver mer flexibla budgetförfaranden. Parlamentet uppmanar fonden att tillämpa den nya budgetförordningen så snart som möjligt och att uppnå en lämplig jämvikt mellan flexibilitet och ansvarighet.

Den externa utvärderingen

7. Europaparlamentet välkomnar den externa utvärderingen och det förslag till åtgärdsplan som är ett svar på rekommendationerna i utvärderingen. Parlamentet gratulerar fonden till den allmänt sett mycket positiva bedömningen. Parlamentet uppmanar fonden att under kommande år genomföra en analys av de vidtagna åtgärdernas verkningar.

8. Europaparlamentet noterar att fonden följer de flesta tidsfrister som fastställts i åtgärdsplanen, och uppmärksammar följande punkter i utvärderingen:

- Behovet av att se över och förbättra samarbetet mellan fonden och kommissionen såväl som med Europaparlamentet.

- Behovet av att etablera ett system för att spåra användningen av fondens resultat.

- Behovet av att införa fler interna processer för kvalitetskontroll.

Övergripande bedömning

9. Europaparlamentet gratulerar till det utmärkta arbete som har utförts av högt kvalificerad personal. Parlamentet skulle emellertid önska att detta arbete blev mer känt av en bredare krets och välkomnar ökade informationssatsningar. Parlamentet erkänner att organisationens huvudroll är att medverka till debatten på EU-nivå, och välkomnar de åtgärder som sambandskontoret i Bryssel har vidtagit för att förbättra kontakterna med EU:s institutioner.

10. Europaparlamentet noterar att fonden har en stor andel administrativa utgifter (avdelning 1 och 2 i budgeten). I 2003 års budget utgör de ca 10 miljoner euro medan driftsutgifterna (avdelning 3) uppgår till ca 7 miljoner euro. Parlamentet noterar att många av de operativa system som används vid kommissionen har införts för fonden, trots att de är mer anpassade efter behoven vid en mycket stor förvaltning och inte en mindre organisation som fonden.

11. Europaparlamentet ber kommissionen att dra nytta av fondens sakkunskaper och överväga vinsten med att lägga ut fler av sina uppgifter på fonden. Parlamentet uppmanar kommissionen att ompröva inrättandet av fler verkställande organ med tanke på att uppgifter kan anförtros redan befintliga organisationer.

Allmänna punkter om de organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen

12. Europaparlamentet noterar det faktum att det råder obalans mellan administrativa utgifter och driftsutgifter inom många organ, vilket innebär att de administrativa utgifterna överskrider utgifterna för operativa ändamål.

13. Europaparlamentet anser att dessa organ bör ha flera operativa uppgifter. De skulle kunna få uppdraget att genomföra gemenskapens program (till exempel på områdena utbildning eller hälsa), vilket i sin tur skulle bidra till att förhindra att kommissionen inrättar fler verkställande organ. Parlamentet ber kommissionen att lägga fram sådana förslag senast den 30 juni 2003 och innan fler verkställande organ inrättas.

14. Europaparlamentet erinrar om att kommissionens styrekonom inte längre gör en oberoende förhandskontroll av organen.

15. Europaparlamentet oroar sig för att avsaknaden av utomstående förhandsverifikationer av finansiella operationer kan öka risken för oegentligheter och bristande förvaltning. Parlamentet uppmanar därför

- revisionsrätten att öka det antal kontroller som görs av dess revisorer,

- organen att grundligt se över och förändra sina förfaranden för genomförandet av budgeten i syfte att motverka denna risk.

16. Europaparlamentet ber organen att se till att deras förfaranden för budgetgenomförande stämmer överens med kraven i den nya rambudgetförordningen(6) så snart som möjligt, dock senast den 1 juli 2003.

17. Europaparlamentet ber organen att anta egna budgetbestämmelser, som inte får avvika från rambudgetförordningen utom i de fall då deras specifika verksamhetskrav kräver så och under förutsättning att kommissionen ger sitt samtycke på förhand. Parlamentet ber revisionsrätten att lämna ett yttrande om alla budgetbestämmelser hos organen som avviker från rambudgetförordningen.

18. Europaparlamentet understryker att utanordnarnas och räkenskapsförarnas uppgifter bör vara strikt uppdelade, och att räkenskapsförarna bör få en utökad roll när det gäller att

a) utforma och validera redovisningssystemen,

b) föra räkenskaper,

c) validera de system som utformats av utanordnaren för tillhandahållande av redovisningsuppgifter,

d) samarbeta med kommissionens räkenskapsförare,

e) förbereda och presentera redovisningen och rapporterna om genomförandet av budgeten.

19. Europaparlamentet betonar att räkenskapsförarna bör utses av organens styrelser på grundval av särskild kompetens, intygad genom examensbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet. Parlamentet erinrar om att räkenskapsförarna inte bör lyda under lägre än utanordnarna.

20. Europaparlamentet ber organen att till fullo följa bestämmelserna för upphandlingsförfaranden i budgetförordningen. Parlamentet understryker att öppna anbudsförfaranden måste användas i så stor utsträckning som möjligt för att öka insynen och garantera lika behandling av potentiella anbudsgivare.

21. Europaparlamentet uppmanar byråerna att noggrant övervaka beviljandet av tjänstledighet av personliga skäl för att se till att villkoren för öppenhet och undvikande av intressekonflikter uppfylls.

22. Europaparlamentet erinrar om att organens ekonomiska intressen kan skadas av det faktum att bestämmelserna för offentlig upphandling inte följs, och att detta också kan utgöra ett brott enligt medlemsstaternas lagstiftning.

23. Europaparlamentet uppmanar revisionsrätten att vid första bästa tillfälle rapportera om huruvida alla gemenskapsorgan har samarbetat på vederbörligt sätt med Europeiska byrån för bedrägeribekämpning OLAF och utan inskränkning tillämpat det interinstitutionella avtalet av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF)(7). Parlamentet uppmanar vidare revisionsrätten att utvärdera detta samarbetes effektivitet på grundval av de fall som hittills bearbetats.

24. Europaparlamentet noterar att revisionsrätten beklagar bruket av rättigheter som "superanvändare" i datoriserade system (där en och samma person kan uppfylla chefens, utanordnarens, styrekonomens och räkenskapsförarens skyldigheter), eftersom detta är oförenligt med principen om delade skyldigheter. Parlamentet ber organen att inte längre tilldela rättigheter som "superanvändare".

25. Europaparlamentet betonar att datoriserade system måste garantera att det finns en fullständig verifieringskedja för varje operation och varje förändring som görs i systemet, så att det när som helst är möjligt att identifiera förändringens art och den person som gjorde förändringen.

26. Europaparlamentet uppmanar kommissionen - i syfte att påskynda insatserna för att förbereda de framtida medlemsstaternas integration - att lägga fram förslag som skall främja bättre fungerande gemenskapsorgan, ge bättre valuta för pengarna genom en lönsamhetsberäkning och undvika att det skapas onödigt många organ. I dessa förslag skulle man kunna föreskriva en möjlighet att inrätta gemensamma styrelser för organ med liknande uppgifter.

27. Europaparlamentet anser att det av effektivitets- och kostnadsskäl är uteslutet att ytterligare utöka gemenskapsorganens styrelser i samband med den förestående utvidgningen av Europeiska unionen. Utvidgningen är ett gyllene tillfälle att i grunden se över sammansättningen av och arbetssätten i dessa styrelser som redan i dag ofta är mycket tungrodda. Kommissionen uppmanas att senast den 31 juli 2003 komma med lämpliga förslag om en sådan ändring av gemenskapsorganens grundrättsakter och i samband med detta också studera frågan om organ med liknande uppgifter inte skulle kunna få gemensamma styrelser.

28. Europaparlamentet påminner om revisionsrättens konstaterande(8) att det finns en risk för att gemenskapsorganens direktörer hamnar i en för stor beroendeställning till kommissionen. Kommissionen uppmanas därför att senast den 31 juli 2003 lägga fram ett förslag om en ändring av organens grundrättsakter så att direktörerna i framtiden endast kan utses med parlamentets samtycke.

29. Europaparlamentet uppmanar kommissionen att göra en övergripande undersökning av alla verksamheter som idag sköts av olika gemenskapsorgan och som kanske innebär dubbelarbete eller rör samma mål, och där man kan föreslå bättre lösningar, exempelvis sammanslagning av olika organ. Parlamentet konstaterar att kommissionen har fastställt att det kan röra sig om dubbelarbete mellan Cedefop och Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen och mellan Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor och Europeiska arbetsmiljöbyrån(9).

30. Europaparlamentet uppmanar dessutom kommissionen - i linje med förslaget om EU:s styrelseformer som syftar till att koncentrera kommissionens verksamhet till centrala uppgifter - att i sitt handlingsprogram ta med lämpliga förslag för att undvika överlappning mellan verksamheten vid kommissionens avdelningar och verksamheten vid gemenskapens organ.

(1) EGT C 326, 27.12.2002, s. 57.

(2) EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

(3) EGT L 181, 23.7.1993, s. 13.

(4) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(5) EGT L 158, 17.6.2002, p. 55.

(6) EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

(7) EGT L 136, 31.5.1999, s. 15.

(8) Revisionsrättens yttrande nr 10/2002 om kommissionens förslag till ändring av grundrättsakter för gemenskapsorgan till följd av antagandet av den nya budgetförordningen (EGT C 285, 21.11.2002, s. 4).

(9) Se arbetsdokument från GD Budget om de decentraliserade organens förvaltningskostnader och analytiska konton.