[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 30.5.2007

KOM(2007) 274 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET, RÅDET OCH EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

Sammanfattande rapport om kommissionens förvaltning 2006

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET, RÅDET OCH EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

Sammanfattande rapport om kommissionens förvaltning 2006

1. INLEDNING

Varje generaldirektör och avdelningschef skall avlägga en årlig verksamhetsrapport till kommissionskollegiet om hur han eller hon har utfört sina uppgifter.

I och med att kommissionen antar denna sammanfattande rapport tar den det politiska ansvaret för generaldirektörernas och motsvarande chefers förvaltning på grundval av deras försäkringar och reservationer i de årliga verksamhetsrapporterna, samtidigt som den medger att ytterligare insatser behövs för att åtgärda en rad brister. Rapporten kompletterar meddelandet ”Resultat av vår politik 2006”, som kommissionen antog den 28 februari 2007[1].

I meddelandet rapporteras om hur kommissionen har skött sitt förvaltningsansvar och om de garantier som kommissionens interna kontrollsystem ger, och det innehåller en sammanfattning av slutsatserna i de årliga verksamhetsrapporterna. I meddelandet redovisas på vilka områden generaldirektörer och motsvarande chefer har gjort reservationer och en inledande analys presenteras av hur de underliggande bristerna kan avhjälpas. Slutligen tar meddelandet ställning till synpunkter som går utöver de årliga verksamhetsrapporterna och viktiga övergripande frågor som tagits upp av generaldirektören för GD Budget, internrevisorn, Europeiska revisionsrätten eller den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten eller som uppmärksammats av kommittén för revisionsuppföljning.

2. VILKA GARANTIER GER DE ÅRLIGA VERKSAMHETSRAPPORTERNA?

Kommissionen har undersökt de årliga verksamhetsrapporterna, särskilt de förklaringar som undertecknats av generaldirektörerna (eller motsvarande), och konstaterar att alla delegerade utanordnare uttryckte rimlig säkerhet beträffande en korrekt resursanvändning (om än med reservation i vissa fall) och beträffande det faktum att rutinerna för internkontroll ger de nödvändiga garantierna när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Detta är två viktiga förutsättningar för deras revisionsförklaring.

Samtidigt uppmärksammade de delegerade utanordnarna kvarstående brister och gjorde reservationer där det var motiverat. I detta avsnitt granskas de viktigaste kontrollfrågorna och reservationerna via budgetgenomförandet.

I vissa fall finns det en skillnad mellan Europeiska revisionsrättens bedömning av den garanti som kontrollsystemen kan ge och den revisionsförklaring som ges av den ansvarige generaldirektören. Detta skvallrar delvis om skillnader i synen på klassificeringen av felaktigheter och deras konsekvenser och på utvärderingen av systembrister och delvis om de olika uppfattningarna om hur mekanismerna för finansiella korrigeringar fungerar, särskilt det faktum att de berörda avdelningarna inom kommissionen tillämpar ett flerårigt system med hjälp av vilket felaktigheter under ett år kan upptäckas och rättas till under senare år, medan fördraget kräver att revisionsrätten skall avge ett årligt yttrande.

När Europeiska revisionsrättens yttrande avviker från generaldirektörens förklaring måste generaldirektören utreda frågan i sin årliga verksamhetsrapport för nästa år.

2.1. Direkt central förvaltning: en komplex ram för kommissionens ansvar

De flesta åtgärder på den inre politikens område handhas direkt av kommissionen i enlighet med den grundläggande rättsakt eller det grundläggande program som berörs. Vissa framsteg har gjorts med den lagstiftning som reglerar program för perioden 2007–2013, men de flesta program genomförs på grundval av komplicerade rättsregler, som kräver att de faktiska stödberättigande kostnader som stödmottagarna uppger ersätts och där antalet stödmottagare per program är stort. Detta är en utmaning för kommissionen, som måste se till att det råder jämvikt mellan en tillräcklig kontroll och kostnaderna för denna kontroll.

I flera årliga verksamhetsrapporter har felaktigheter eller inkonsekvenser påpekats i beräkningar och debiteringar som gjorts av mottagare av gemenskapsstöd när det gäller personalkostnader, som ersätts som direkta kostnader. Dessutom rapporterar en del generaldirektorat att vissa stödmottagare har stora problem med att tillräckligt motivera sådana personalkostnader. Detta är ett återkommande problem som kommissionen tar itu med genom ökad användning av engångs- och schablonbelopp, i den mån det är möjligt med hänsyn till de ändrade budgetbestämmelserna.

Under 2006 gjorde generaldirektörerna för GD Forskning, GD Informationssamhället och medier, GD Näringsliv samt GD Energi och transport vissa reservationer avseende kostnadsredovisningars korrekthet enligt det femte ramprogrammet för forskning och teknisk utveckling . Kommissionen konstaterar emellertid att felaktigheterna totalt sett har begränsade ekonomiska konsekvenser med avseende på väsentlighetskriterierna, och att betalningar som sammanhänger med det femte ramprogrammet för forskning och teknisk utveckling håller på att fasas ut.

När det gäller det sjätte ramprogrammet för forskning och teknisk utveckling rapporterade både generaldirektören för GD Forskning och för GD Informationssamhället att bevisen från efterhandskontrollerna under 2006 var otillräckliga, främst därför att det inte fanns något ramavtal för sådana kontroller under den första hälften av programplaneringsperioden. Kommissionen har reagerat snabbt och målmedvetet på dessa två reservationer genom att anta en handlingsplan för att vidta följande åtgärder:

- Öka den personal som enbart arbetar med efterhandskontroller och därmed sammanhängande funktioner. Enligt den årliga politiska strategin för 2008 skall 38 forskartjänster omfördelas 2007 för att stärka efterhandskontrollen i generaldirektoraten på forskningsområdet, med möjlighet till ytterligare 12 nya tjänster under 2008.

- Genomföra en gemensam strategi och metod för efterhandskontroller för alla forskningsavdelningar, som bland annat omfattar en ny harmoniserad stickprovsmetod som på flerårig basis skall garantera en omfattande täckning med hjälp av en statistiskt tillförlitlig urvalsmetod. Prioriteringen skall vara att upptäcka och rätta till systematiska fel bland stora stödmottagare, samtidigt som man täcker ett representativt urval av den grupp som skall kontrolleras.

- Öka samordningen och integreringen av efterhandskontrollerna inom generaldirektoraten på forskningsområdet, bland annat genom gemensamma granskningar.

- Införa fler efterhandskontroller och åstadkomma en bättre jämvikt mellan internt arbete och arbete som läggs ut på entreprenad. Kommissionen kommer att genomföra 300 efterhandskontroller under 2007 för det sjätte ramprogrammet för forskning och teknisk utveckling, jämfört med 45 kontroller under 2006.

- Införa att ledningen mer systematiskt övervakar och följer upp resultaten av efterhandskontrollerna.

Kommittén för revisionsuppföljning har också uppmanat generaldirektoraten på forskningsområdet att fortsätta förenklingsarbetet och ta vara på alla möjligheter att använda schablon- och engångsbelopp i det sjunde ramprogrammet för forskning och teknisk utveckling .

Kommissionen påminner om att felaktigheter i kostnadsredovisningar främst beror på att rättsreglerna är så komplicerade, särskilt kravet att stödmottagare skall uppge de faktiska personalkostnaderna. Detta krav kommer att fortsätta skapa problem för betalningar enligt det sjätte ramprogrammet, även om effektivare efterhandskontroller så småningom kommer att möjliggöra korrigerande åtgärder, särskilt för systemfel genom tillämpning av granskningsresultat på ogranskade projekt och föreläggande av avtalsviten om den som granskas inte rättar till sådana systemfel på ett adekvat sätt.

Vid betalningar enligt det sjunde ramprogrammet bör de överenskomna nya förfarandena kunna utnyttjas: Förhandskontroller av metoderna för kostnadsberäkning för stödmottagare som deltar i flera olika projekt och genomsnittliga personalkostnader kommer att införas vid behov, och alltid enligt principen om sund ekonomisk förvaltning. Dessutom kommer ”gemensamma rutiner” med revisorer som arbetar på uppdrag av mottagare av stöd enligt sjunde ramprogrammet att användas för att garantera överensstämmelse i revisionsverksamheten och för att ge kommissionen en grundval för att bedöma om utgifter är stödberättigande och om reglerna följs. De attesterande organen kommer inte längre att ombes att yttra sig om kostnadernas stödberättigande utan endast att ge faktauppgifter på grundval av vilka kommissionen avgör om utgiften är stödberättigande.

2.2. Central förvaltning av budgetmedel, i delad eller indirekt form: stärkt roll för medlemsstaterna

Vid delad förvaltning och indirekt central förvaltning finns det olika förvaltnings- och kontrollnivåer. Kommissionen får sin säkerhet från flera olika källor, bland annat nationella myndigheters certifiering, årliga rapporter om genomförande och kontroll, resultaten av revisioner som utförts av medlemsstaterna eller Europeiska revisionsrätten, och naturligtvis kommissionens egna granskningar.

Generaldirektörerna för GD Regionalpolitik, GD Sysselsättning, socialpolitik och lika möjligheter samt GD Jordbruk och landsbygdsutveckling har uttryckt reservationer, eftersom de inte har tillräcklig säkerhet i samband med brister i förvaltnings- och kontrollsystemen, främst när det gäller program och åtgärder i Förenade kungariket, Spanien, Sverige, Slovakien, Slovenien, Lettland, Italien och Grekland och när det gäller program inom ramen för gemenskapsinitiativet Interreg. Det totala riskbeloppet med dessa reservationer är begränsat för alla tre generaldirektorat: det är fråga om att det inte råder någon säkerhet om huruvida vissa underliggande transaktioner är lagliga och korrekta. Generaldirektörerna beslutade uttrycka reservationer på grund av systembrister i vissa viktiga beståndsdelar i medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem. De konstaterar att problemen i fråga har funnits i några år och att de ansvariga myndigheterna inte har vidtagit de korrigerande åtgärder som kommissionen kräver, vilket kan äventyra kommissionens anseende.

För att täcka den ekonomiska risken för EU:s budget har handlingsplaner utarbetats för att lösa problemen, vilket inkluderar korrigerande åtgärder som de ansvariga nationella myndigheterna kräver. Vid behov kommer finansiella korrigeringar att tillämpas, särskilt om medlemsstaterna inte själva vidtar de korrigerande åtgärder som är nödvändiga för att bemöta den risk som äventyrar gemenskapens betalningar. Dessa korrigeringar kan i vissa fall göras genom extrapolering av mätbara oegentligheter från enskilda ärenden, om det är sannolikt att sådana oegentligheter förekommer i flera liknande fall, eller de kan göras i form av schablonkorrigeringar i fall med systembrister. I vissa fall övervägdes betalningsinställelse, i andra ställdes betalningarna in redan i samband med genomförandet av 2006 års budget.

Kommissionen ger hög prioritet åt problemet med otillräckligt genomförande av det integrerade förvaltnings- och kontrollsystemet (IACS) i Grekland, vilket föranlett reservationer ända sedan 2002. För perioden 1999–2006 ålades Grekland finansiella korrigeringar på totalt 479 miljoner euro[2], som täcker den ekonomiska risk som beror på konstaterade brister. Sådana korrigeringar kommer att åläggas så länge det anses nödvändigt. Kommissionen föreslog i mars 2007 en ändring av förordningen[3] om finansieringen av den gemensamma jordbrukspolitiken för att införa ett effektivare sätt för kommissionen att minska eller ställa in betalningarna till en medlemsstat vid allvarliga och fortsatta brister. De berörda nationella myndigheterna har utarbetat en detaljerad handlingsplan som kommissionen kommer att följa noggrant.

Kommissionen har fortsatt sitt arbete med att införa samordnad granskning inom ramen för systemet med delad förvaltning i enlighet med lägesrapporten om kommissionens handlingsplan för en integrerad ram för intern kontroll[4] och de årliga verksamhetsrapporterna. Kommissionen har bland annat förbättrat definitionen på kontrollansvar och stärkt tillsynen över utbetalande organ och attesterande organ. När det gäller strukturfonderna har kommissionen vidtagit åtgärder för att främja samordningen av revisionsstandarder och spridningen av bästa metoder. Den första nederländska nationella förklaringen om EU:s utgifter i Nederländerna är ett exempel som föranleder kommissionen att fortsätta stödja de olika nationella initiativen till nationella förklaringar om användningen av EU-medel. Enligt den omarbetade budgetförordningen skall medlemsstaterna utarbeta en årlig sammanfattning av de granskningar som gjorts och förklaringar som lämnats. För jordbrukssektorn infördes detta krav i den sektorspecifika lagstiftningen redan 2006[5].

Eftersom strukturfonderna är fleråriga sträcker sig kommissionens tillsyn över hela programplaneringsperioden, från planeringsstadiet till dess att programmen avslutas. Därför är kontrollarrangemangen fleråriga, och brister upptäcks och avhjälps under hela programplaneringsperioden. Utifrån detta bedöms det också om utgifterna med rimlig säkerhet är lagliga och korrekta. Huruvida de fleråriga korrigerande systemen är effektiva kommer att bedömas 2007 mot bakgrund av handlingsplanen för en integrerad ram för intern kontroll.

Generaldirektören för GD Rättvisa, frihet och säkerhet har upptäckt brister i vissa förvaltnings- och kontrollsystem i Italien, medan generaldirektören för GD Utbildning och kultur har upptäckt brister hos vissa nationella organ som har hand om indirekt central förvaltning . Kommissionen förstärker därför sin tillsyn. I det förstnämnda fallet inställdes betalningarna fullständigt 2006. I det andra fallet tillämpade kommissionen bestämmelserna i programmen Livslångt lärande och Aktiv ungdom för att införa nya regler[6] för att utse och återkalla nationella organ, för nationella myndigheters årliga och på förhand givna revisionsförklaringar samt för kontroll och revisioner som grundar sig på ”samordnad granskning”. Dessutom kommer de nationella organen att få bättre instruktioner och särskild utbildning. Förenklingsåtgärder, såsom en mer omfattande användning av schablonbelopp, väntas minska risken för misstag.

Kommissionen kommer att förbättra tillsynen över de nationella organen genom att inom ramen för indirekt central förvaltning ge de nationella myndigheter som förvaltar EU-medel ett större ansvar och tillämpa ”samordnad granskning” för kontroll och revisioner för att avhjälpa dessa brister.

2.3. Gemensam förvaltning med internationella organisationer

Strukturerade avtal med internationella organisationer utgör en stabil referensram för delad förvaltning när det gäller förvaltningsuppgifter som delegerats till sådana organisationer. Det handlar särskilt om det finansiella och administrativa ramavtalet (FAFA) som ingicks mellan kommissionen och Förenta nationernas (FN) sekretariat i april 2003 och som flera av FN:s fackorgan sedermera har anslutit sig till. Arbetet med att ytterligare klargöra vissa klausuler pågår fortfarande.

På grund av den ökande EU-finansieringen via denna mekanism stärks kommissionens kontroll av medel som förvaltas tillsammans med olika FN-organ. Detta överensstämmer med de synpunkter på avtalets genomförande som lades fram av kommissionens internrevisor.

Genom de ändrade budgetbestämmelserna infördes en tydligare ram som möjliggör bättre tillsyn och garantier vid skötseln av uppgifter som anförtrotts internationella organisationer inom ramen för delad förvaltning.

En tidigare reservation som rörde EU:s bidrag till UNMIK:s fjärde pelare i Kosovo kunde strykas tack vare återkrav som genomfördes under 2006 och tack vare ett nytt avtal med FN som förtydligar ansvarsfördelningen.

FAFA erbjuder en välbehövlig referensram för samarbetet mellan EG och FN, där båda parters aktörer är mycket olika. Eftersom avtalet är relativt nytt har parterna i avtalet inrättat arbetsgrupper som skall arbeta med genomförandefrågor. Dessutom diskuterar kommissionen och FN för närvarande utbildningsinitiativ och gemensamma riktlinjer för rapportering, kontroll och synlighet.

2.4. Slutsatser

Kommissionen konstaterar att 15 generaldirektörer gjorde totalt 20 reservationer under 2006 (31 under 2005). Enligt kommissionen betyder det att avsevärda brister i kontrollen som konstaterats tidigare har åtgärdats som sig bör och att kommissionen har fortsatt att göra framsteg med att optimera sin förvaltning under 2006.

För alla reservationer har de delegerade utanordnarna förbundit sig till lämpliga handlingsplaner som skall avhjälpa de underliggande bristerna. Kommissionskollegiet kommer att övervaka hur de korrigerande åtgärderna genomförs.

Det är mycket viktigt att få en tillräcklig försäkran från förmedlande organ som förvaltar EU-anslag för eller tillsammans med kommissionen. Om betydande brister i transaktioners laglighet och korrekthet upptäcks, är det också viktigt att systematiskt tillämpa bestämmelser som ålägger korrigerande åtgärder, t.ex. återkrav, betalningsinställelse och finansiella korrigeringar.

3. ÖVERGRIPANDE FRÅGOR

3.1. Styrelseformer

- Verksamhetsredovisning

Internrevisorn ansåg att kommissionens styrelseform vilade på stadig grund. Revisorn föreslog dock också att insynen bör ökas. Kommissionen stödjer förslaget och kommer att lägga fram en verksamhetsredovisning i form av en kort text på webbplatsen Europa som skall klargöra för medborgare och berörda parter vilka de olika aktörerna är inom kommissionen, hur ansvaret fördelar sig och vilka mekanismer som styr ansvarigheten.

- Utläggning av uppgifter: genomförandeorgan och tillsynsmyndigheter

Genomförandeorganen behandlas i bilaga 3 till denna sammanfattande rapport.

Trettio tillsynsmyndigheter har inrättats sedan 1970-talet. I februari 2005[7] lade kommissionen fram ett utkast till ett interinstitutionellt avtal om rambestämmelser för EU:s tillsynsmyndigheter. Förhandlingarna avbröts sedermera, men diskussioner om innehållet återupptogs i rådet i slutet av 2006.

- Förenkling

Som fortsättning på sin lägesrapport om reformen av kommissionen från december 2005[8] lyfte kommissionen fram ett antal områden som skulle kunna förenklas och rationaliseras, nämligen fördelning av personalresurser, intern samordning, normer för internkontroll, ekonomisk förvaltning och IT-verktyg samt fastställande av prioriteringar. I maj antog kommissionen ett meddelande om förenklade förfaranden för personalförvaltningen och tillsatte en arbetsgrupp som skall samråda med de anställda och föreslå åtgärder för att förenkla de administrativa rutinerna och förbättra tjänsterna till personalen. Vissa centrala tjänster har börjat genomföra interna konsekvensanalyser i form av ett pilotprojekt. Detta skulle kunna utsträckas till alla nya eller ändrade verksamhetsfunktioner för att garantera att de är enkla, fungerande och effektiva och inte orsakar någon onödig administrativ börda.

Genom de ändrade budgetbestämmelserna (ändring av budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser) infördes bland annat följande förenklingar av den ekonomiska förvaltningen: lindrigare krav på dokumentation för små bidrag och avtal, underlättande av samfinansiering i form av naturabidrag (t.ex. arbete som utförs gratis av externa partner till den mottagande parten), möjlighet att på grundval av en riskbedömning från fall till fall avstå från kravet på finansieringsgarantier, en högre tröskel över vilken stödmottagande organisationer måste lämna ett intyg från en extern revisor samt en utvidgning av principen om öppenhet genom offentliggörande av alla mottagare av gemenskapsmedel, oberoende av vilken enhet eller myndighet som genomför budgeten.

Lagstiftningen har dock inte förenklats i önskvärd omfattning. Nästa programplaneringsperiod är inte alltför avlägsen, och tjänstegrenarna bör redan bereda vägen för ytterligare förenkling i framtiden.

- Öppenhetsinitiativet

Som en följd av Europeiska öppenhetsinitiativet offentliggörs uppgifter om mottagare av stöd vars förvaltning delas med medlemsstaterna. Kommissionen anser att öppenhet i finansiella frågor är en viktig faktor när det gäller ansvaret för användningen av EU-medel.

- Kontinuitet i förvaltningen

Ett arbetsdokument om kontinuitet i förvaltningen inom kommissionen lades fram 2006[9] för upprätthållande av viktiga tjänster i krislägen.

- Etik

Kommissionen anordnade en etikdag för sin personal som ett led i mer övergripande åtgärder för att öka medvetenheten om etik- och integritetsfrågor.

- Internrevision

I mars 2006 lade internrevisorn fram den första översiktsrapporten om uppföljningen av sådana rekommendationer som blir följden av revisionerna, vilket trots vissa framsteg tyder på att hälften av de kritiska och mycket viktiga rekommendationerna inte har genomförts inom de angivna tidsfristerna. Kommittén för revisionsuppföljning, som främst har till uppgift att årligen rapportera till kommissionskollegiet om de olika tjänstegrenarnas uppföljning av internrevisorns rekommendationer, slog larm hos kabinetten om att vissa avdelningar släpade efter och begärde att de skulle övervaka hur deras avdelningar skötte uppföljningen. Kommittén för revisionsuppföljning kommer att skärpa denna övervakning under 2007.

Kommissionen konstaterar att de som granskats har utarbetat handlingsplaner för alla godkända rekommendationer från internrevisionsenheten och att dessa handlingsplaner har genomförts i hög grad. Kommissionen kommer att bygga vidare på de framsteg som gjorts 2006 för att se till att alla revisionsrekommendationer genomförs inom utsatt tid. Kommissionen kommer att uppmuntra till en livligare dialog mellan revisorskåren och dem som granskas. Det bidrar till att främja ömsesidig förståelse, garanterar att revisorn utarbetar välfokuserade rekommendationer och sporrar kommissionens tjänstegrenar till att prioritera genomförandet av rekommendationerna inom angiven tidsfrist.

I sin årsrapport för 2006 framhöll internrevisorn behovet av bättre samordning av granskningsplaneringen och uppmuntrade det pågående arbetet med att öka professionalismen inom kommissionens avdelningar för internrevision. Kommissionens struktur för internrevision fortsätter att förstärkas och den ger kommissionen som institution större säkerhet när det gäller transaktionernas laglighet och korrekthet.

Slutsatser

Kommissionen anser att dess styrelseform har fått en struktur som är tillräckligt stabil och mogen, och den avser att redogöra för denna struktur i en verksamhetsredovisning. Samtidigt har kommissionen förbundit sig att fortsätta arbeta för att öka öppenheten, effektiviteten och förenklingen av förvaltningen. Genomförandeorganen, som är strängt övervakade av kommissionen, är en oskiljaktig del av denna styrelseform. Kommissionen anser dock att det är politiskt mycket viktigt att skapa enhetliga ramar för genomförandeorganen. Kommissionen stödjer internrevisorn i dennes arbete med att i slutet av programplaneringsperioden 2007–2009 avge sitt första allmänna yttrande om kommissionens interna kontrollsystem och uppmanar internrevisorn och kommissionens avdelningar för internrevision att bedriva ett intensivt samarbete.

3.2. Interna kontrollsystem och resultatorienterad förvaltning

- Ramen för intern kontroll vid kommissionen

Under 2006 fortsatte kommissionen att förbättra sin ram för intern kontroll. Syftet med den pågående översynen av normerna för internkontroll är att skapa större klarhet, enkelhet och anpassning till förhållandena inom enskilda avdelningar för att främja effektiviteten.

I översynen av översikten över internkontrollen i kommissionens generaldirektorat och tjänstegrenar konstaterades att betydande framsteg gjordes 2006 när det gällde att genomföra strukturer och metoder för intern kontroll, men också att ytterligare framsteg gjordes på områden som styrinformation, förenkling av lagstiftningen, kontrollstrategier eller kvaliteten på de årliga verksamhetsrapporterna. Internrevisorn rekommenderade ytterligare förbättringar av efterhandskontroller, IT och genomförandet av de nya redovisningsreglerna samt kontraktsförvaltning.

- Riskhantering

Kommissionen gjorde stora framsteg under 2006 med att integrera riskhanteringen i den strategiska planeringen: i de årliga förvaltningsplanerna presenteras resultaten av riskanalysen och i de årliga verksamhetsrapporterna anges det om riskerna förverkligades under året, hur de hanterades och vilka risker som återstår och varför. Målet är att presentera riskerna likartat och konsekvent och att garantera att handlingsplaner för riskhantering definieras och genomförs utan dröjsmål. Kommissionen har satt igång en inbördes granskningsprocess för att konstatera, bedöma och hantera övergripande risker som tjänstegrenarna kan åtgärda bättre tillsammans än på egen hand. Granskningsprocessen bygger på den metod för riskhantering som redovisas i meddelandet om att utveckla en ändamålsenlig och enhetlig riskhantering vid kommissionens tjänstegrenar[10] och på ett pilotprojekt som genomfördes 2006.

- Resultatstyrning

I anvisningar till tjänstegrenarna till hjälp för utarbetande av de årliga förvaltningsplanerna och de årliga verksamhetsrapporterna betonades stödmottagarnas och de berörda parternas resultat och vilka effekter kommissionens åtgärder har på samhället i stort.

En koncis mall har utarbetats för 2006 års verksamhetsrapporter för att garantera att kontrollstrukturer och metoder för kvalitetssäkring presenteras på ett enhetligt sätt. Mallen väntas dock så småningom öka medvetenheten om kontrollstrukturer och metoder för kvalitetssäkring och bidra till att ringa in brister och möjligheter till förbättringar.

Även om allt fler tjänstegrenar tog med indikatorer för laglighet, korrekthet och resultat i sina verksamhetsrapporter för 2006, måste arbetet med att utveckla sådana indikatorer fortsätta samtidigt som det säkerställs att ”familjer” av tjänstegrenar har samma synsätt.

Kvaliteten på de årliga verksamhetsrapporterna bör förbättras ytterligare: Framför allt måste kontrollstrategier och resultat förklaras klart och enkelt, och handlingsplaner och deras förväntade effekt anges i detalj.

- Handlingsplanen för en integrerad ram för intern kontroll

Resultaten hittills av handlingsplanen är på det hela taget positiva. Samtidigt som vissa åtgärder har försenats anser kommissionen att det fortfarande är möjligt att nå målet att före utgången av 2007 lägga grunden för en korrekt hantering av risken för fel och öka säkerheten om transaktionernas laglighet och korrekthet i enlighet med handlingsplanen. Resultaten av åtgärderna kommer att märkas gradvis, först i form av mer insynsvänliga och tydliga kontroller. Felfrekvensen bör minska genom bättre korrigeringar och förebyggande åtgärder.

I ljuset av de erfarenheter som gjorts har flera åtgärder finslipats för att ytterligare driva på utvecklingen mot ökad säkerhet. Detta har skett med fokus på direkt central förvaltning, och en detaljerad undersökning har gjorts av förhållandet mellan kostnad-nytta-risk i samband med kontroller. Grunden till den integrerade ramen för intern kontroll kommer att vara lagd före utgången av 2007, och den börjar få effekt på säkerheten som planerat. I lägesrapporten om kommissionens handlingsplan för en integrerad ram för intern kontroll anges på vilka områden det ännu finns viktiga utmaningar.

Åtgärder vidtas på många områden för att öka intensiteten i efterhandskontrollerna, i handlingsplaner föreslås korrigerande åtgärder och framstegen på detta område övervakas noggrant. Generaldirektören för GD Kommunikation gjorde dock en reservation och påtalade att det saknas ett strukturerat systematiskt system för efterhandskontroll. Ett sådant system kommer att införas 2007, och kommissionen kommer att utvärdera det.

En intensivare granskning bör åtföljas av samsyn inom varje ”familj” av tjänstegrenar, vilket redan sker på områdena forskning och strukturfonder.

Större samordning införs gradvis för strukturfondernas del. Detta omfattar en harmonisering av de stickprovsmetoder som medlemsstaterna skall tillämpa under programplaneringsperioden 2007–2013.

Nätet för efterhandskontroll visade sig återigen användbart 2006 när det gäller att utbyta bra arbetsmetoder mellan enskilda kontrollenheter. Viktiga frågor som togs upp var bland annat hur stickprovsstrategin skall utformas för att ge tillräcklig säkerhet, uppföljning av kontroller och eventuella metoder för att ålägga påföljder.

Slutsatser

Kommissionen anser att en övergripande syn på interna kontrollverksamheter bör utvecklas för varje enskild verksamhet på ett sätt som integrerar de olika kontrollfaktorerna och kontrollnivåerna. En kostnadseffektiv jämvikt mellan olika kontrollåtgärder måste garanteras och kontrollresultaten skall övervakas på vederbörligt sätt och samordnade åtgärder vidtas för att åtgärda konstaterade brister.

Kommissionen kommer att övervaka genomförandet av omfattande strategier och metoder för kontroll och att se till att ”familjer” av tjänstegrenar har ett likartat synsätt när det gäller efterhandskontroller, så att (1) kontrollstrategier formaliseras och innehåller klara och tydliga mål, (2) kontrollresultaten på alla nivåer sammanställs med hjälp av tydlig övervakning och rapportering och att (3) olika aktörers ansvar samt synergieffekterna mellan olika tjänstegrenar klargörs och tillämpas.

Kommissionen kommer att se till att alla delegerade utanordnare använder en mall för att skapa en tydligare koppling mellan kontrollsystem och säkerhetsförklaring i sina verksamhetsrapporter för 2007 och att de inför indikatorer för transaktioners laglighet och korrekthet till stöd för säkerhetsförklaringen.

Kommissionen kommer vidare att övervaka det strukturerade system med efterhandskontroll som utarbetats av GD Kommunikation samt den handlingsplan som tjänstegrenarna på forskningsområdet utarbetat för efterhandskontroller.

3.3. Ekonomisk förvaltning:

- Bokföring

Kommissionen noterar med tillfredsställelse den positiva revisionsförklaringen jämte reservationer från revisionsrätten för 2005 års räkenskaper. Det är den första enligt det nya periodiserade redovisningssystemet.

Framsteg görs med att tillämpa de nya redovisningsreglerna vid utarbetandet av årsredovisningen för 2006. När det gäller att garantera redovisningsuppgifternas kvalitet har framsteg gjorts för att förbättra förutsättningarna för kontroll. Räkenskapsföraren konstaterade om valideringen av lokala system under 2006 att tjänstegrenarna på det hela taget vidtagit lämpliga åtgärder för att avhjälpa de problem som konstaterades i förra årets rapport, och framhöll att de två generaldirektorat för vilka valideringen avbröts 2005 hade gjort betydande framsteg.

De reservationer som gjorts under tidigare år med anledning av de administrativa utgifterna vid EU-delegationerna kunde strykas tack vare att periodiserad redovisning infördes vid delegationerna i januari 2007.

De slutliga räkenskaperna för 2006 är de första räkenskapsföraren kommer att godkänna genom att intyga att räkenskaperna med rimlig säkerhet ger en fullständig och rättvisande redovisning av institutionens finansiella ställning.

- Kontraktsförvaltning

I revisioner från 2006 konstaterade internrevisorn att kontraktsförvaltningen bör förbättras på vissa områden. När det gäller upphandlingskontrakt inom byggsektorn i Bryssel har en ny metod föreslagits av en intern arbetsgrupp som tillsattes i december 2006. Den ändrade budgetförordningen kommer också att förenkla förfarandena och lindra dokumentationskraven för kontrakt som avser mindre belopp.

Slutsatser

Kommissionen noterar att öppenheten och ansvarigheten ökat tack vare införandet av det periodiserade redovisningssystemet. Det pekar mot flera konkreta åtgärder som kommer att vidtas för att förenkla de regler som tillämpas på stödmottagare och kontraktsparter.

3.4. Personalresurser

- Integrerad strategi för personalresurser

Internrevisorn betonar att en långsiktig strategi för förvaltningen av personalresurser är viktig för att de skall kunna fördelas effektivt.

Kommissionen kommer att förbättra sin fördelning av personalresurser genom att mer proaktivt identifiera de anställdas färdigheter och avdelningarnas behov både nu och i framtiden. Kommissionen har lanserat ett program för fortlöpande yrkesutveckling för alla kommissionsanställda som arbetar med personalresursfrågor. Syftet är att locka till sig, utveckla och behålla kompetent personal.

Att samla in och utvärdera personaluppgifter är ett annat viktigt inslag i den strategiska personalförvaltningen där kommissionen utvecklar de system som behövs för att tillgodose externa förfrågningar om att få använda kommissionens personalresurser.

Såsom parlamentet begärde 2006 har kommissionen utarbetat en rapport [SEK(2007) 530] som innehåller en analys av det förväntade personalbehovet fram till 2013, och slutsatsen är att alla prioriterade behov utom dem som föranleds av utvidgningar skall tillgodoses genom omplaceringar inom och mellan olika tjänstegrenar.

- Rekrytering av nya tjänstemän från EU-10-medlemsstaterna

De ambitiösa rekryteringsmålen 2004–2006 för EU-10 uppnåddes helt när det gäller administrativ personal och i det stora hela när det gäller chefer på mellannivå (77 % av målet) 2006. Rekryteringen av högre chefer har framskridit på ett tillfredsställande sätt. Alltför få rekryteringar noterades för vissa yrkesprofiler eller nationaliteter, främst på grund av det ringa antalet sökande till uttagningsproven. Europeiska rekryteringsbyrån (EPSO) arbetar för närvarande med att förbättra informations- och kommunikationsstrategin. Kommissionen har infört en övervakningsmekanism som skall garantera att rekryteringsmålen för EU-12 nås år 2007.

Slutsatser

Kommissionen har förbundit sig att nå sitt rekryteringsmål för tjänstemän från EU-12. Den har fastställt sina framtida behov och kommer att fortsätta förutse kommande utmaningar för en effektiv och modern förvaltning.

3.5. IT-frågor

En reservation som föranleddes av risken med att infrastrukturen i de byggnader där datacentralerna är inrymda inte är ändamålsenlig gjordes för andra gången. Risken hotar transaktionernas kontinuitet snarare än deras laglighet och korrekthet. Vidare påpekade internrevisorn behovet av bättre byggnader, datasäkerhet, katastrofplanering och kontinuitet i tjänsterna. En annan fråga som lyftes fram var planeringen av IT-projekt. Med anledning av detta fattades ett beslut om att få bästa valuta för pengarna genom att fastställa prioriteringar för kommissionens projekt.

Kommissionen är fast besluten att genomföra den fleråriga strategin för att kommissionens data- och telekommunikationscentraler både i Bryssel och Luxemburg skall tillförsäkras trygga och säkra lokaler. Det är meningen att åtgärder skall vidtas år 2007.

4. SLUTSATSER

Enligt kommissionens mening ger de nuvarande interna kontrollsystemen, trots de ofullkomligheter som nämns i verksamhetsrapporterna för 2006, rimlig säkerhet beträffande transaktionernas laglighet och korrekthet, för vilket kommissionen har det samlade ansvaret enligt artikel 274 i EG-fördraget. Kommissionen medger emellertid att det finns flera brister som behöver rättas till. Hit hör särskilt de brister som tas upp i de delegerade utanordnarnas reservationer.

Kommissionen ser till att dess delegerade utanordnare fortsätter arbetet med att garantera att den försäkran om rimlig säkerhet som åtföljer de årliga rapporterna faktiskt grundar sig på lämpliga interna kontrollsystem.

BILAGA 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2005 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

BILAGA 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

BILAGA 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

BILAGA 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] KOM(2007) 67.

[2] Summan 451 miljoner euro som anges i verksamhetsr灡潰瑲湥映狶㈠〰‶慨⁲灵摰瑡牥瑡ⱳ猠狤歳汩⁴⁲瑡⁴慴洠摥搠⁥敳慮瑳⁥潫牲杩牥湩慧⁲潳⁭泥摡獥䜠敲汫湡⁤敧潮⁭潫浭獩楳湯湥⁳敢汳瑵㈠〰⼷㐲⼳䝅愠⁶敤⁮㠱愠牰汩㈠〰‷䔨呕䰠ㄠ㘰‬㐲㐮㈮〰ⰷ猠‮㔵⸩ȍ刉擥瑥⁳潲摲楮杮渠⁲㈱〹㈯〰⸵ȍ䬉䵏㈨〰⤷㠠‶捯⁨䕓⡋〲㜰 ㄳ⸱ȍ刉擥瑥⁳潲摲楮杮渠⁲㈱〹㈯〰‵捯⁨牡楴敫⁬⸷‵⁩潫浭獩楳湯湥⁳潲摲楮杮⠠䝅 牮㠠㔸㈯〰⸶ȍ䈉獥畬⁴⡋〲㜰 㠱㜰apporten för 2006 har uppdaterats, särskilt för att ta med de senaste korrigeringar som ålades Grekland genom kommissionens beslut 2007/243/EG av den 18 april 2007 (EUT L 106, 24.4.2007, s. 55).

[3] Rådets förordning nr 1290/2005.

[4] KOM(2007) 86 och SEK(2007) 311.

[5] Rådets förordning nr 1290/2005 och artikel 7.5 i kommissionens förordning (EG) nr 885/2006.

[6] Beslut K(2007) 1807 av den 26 april 2007.

[7] KOM(2005) 59.

[8] KOM(2005) 668.

[9] SEK(2006) 899.

[10] SEK(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003