Rapport

om årsredovisningen för Europeiska byrån för återuppbyggnad för budgetåret 2002 samt byråns svar

(2003/C 319/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska byrån för återuppbyggnad (nedan kallad "byrån") för det budgetår som avslutades den 31 december 2002. I enlighet med artikel 8 i rådets förordning (EG) nr 2667/2000, har budgeten genomförts under direktörens ansvar. I detta ansvar ingår att upprätta och lägga fram årsredovisningen(2), i enlighet med de interna finansiella bestämmelser som antagits enligt artikel 9 i samma förordning. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Denna granskning har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

5. Utan att det påverkar uttalandet ovan vill revisionsrätten dock uppmärksamma den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten på de förhållanden som beskrivs i punkterna 13-15.

IAKTTAGELSER

Inledning

6. Europeiska byrån för återuppbyggnad inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2454/99 av den 15 november 1999(3). Den förvaltar gemenskapens program för stöd till Kosovo och Serbien och Montenegro, samt till f.d. jugoslaviska republiken Makedonien. Byrån har sitt säte i Thessaloniki och har operativa centrum i Pristina, Belgrad, Podgorica och Skopje. Målen för programmen som förvaltas av byrån är att stärka institutionerna och se till att administrationen fungerar väl, stödja utvecklingen av marknadsekonomi och nödvändiga infrastrukturer, samt stärka det civila samhället.

Budgetgenomförande

7. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1.

8. Vid slutet av 2002 konstaterade byrån att betalningar hade gjorts för 2,7 miljoner euro utan att det fanns åtaganden i budgeten för detta. Betalningarna gällde genomförandet av projekt som kommissionen hade överlåtit till byrån under året.

9. Budgetprognoserna för avdelning II (administrativa utgifter) bör ägnas särskild uppmärksamhet för att undvika att avskrivningar och överföringar utgör en alltför stor del av budgettilldelningen (50 % för budgetåret 2002).

Årsredovisning

10. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som byrån offentliggör i sin verksamhetsrapport för budgetåret 2002 återges i sammanfattning i tabell 2 och 3. Det skall påpekas att under 2002 förstärktes byråns system för intern kontroll genom införandet av budgeträkenskapssystemet SI2.

11. Under 2002 använde byrån fortfarande ett kalkylprogram för sin bokföring trots revisionsrättens tidigare iakttagelser(4). Man bör lägga särskild vikt vid att införa ett tillförlitligt bokföringssystem vid samtliga centrum.

12. Byrån ställer medel till förfogande för specialiserade organisationer för finansiering av program för beviljande av lån inom särskilda områden (utveckling av små och medelstora företag, företag inom jordbruksindustrin, etc.). Antingen förblir dessa medel byråns egendom och deponeras på bankkonton som öppnats i byråns namn, eller betalas de ut som bidrag och bokförs som en utgift för byrån när byrån avser att överföra medlen till de berörda myndigheterna när programmet genomförts.

13. I ett fall där ett konto hade öppnats i byråns namn hade räkenskapsföraren inte informerats om att kontot, vars saldo vid budgetårets slut var 205000 euro, existerade. Sedan byrån inrättades har 13,3 miljoner euro tilldelats projekt av detta slag, och den 31 december uppgick det sammantagna saldot på de aktuella bankkontona (inberäknat saldot på 205000 euro som inte meddelats räkenskapsföraren) till 3,7 miljoner euro och det redovisas under rubriken "banktillgodohavanden" i balansräkningen.

14. I ett fall skulle medel till bidrag för utveckling av små och medelstora företag i Serbien (5 miljoner euro) betalas ut till en statligt ägd bank. I kontraktsvillkoren föreskrivs att de utbetalade medlen skall fortsätta att vara byråns egendom. Revisionsrätten anser att byrån måste hitta ett lämpligt sätt att redovisa information om dessa medel i balansräkningen eller i en bilaga(5).

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

15. I slutet av budgetåret 2002 hade direktören gjort inte mindre än 67 delegeringar för genomförandet av budgeten(6). Även om man tar i beaktande att byråns centrum är utspridda, förefaller det stora antalet delegeringar kunna försvaga systemet för intern kontroll. Man har konstaterat flera fall där åtaganden och betalningar har undertecknats av tjänstemän som inte varit bemyndigade i vederbörlig ordning.

16. Varje centrum förfogar över en handkassa/förskottskonto med i vissa fall betydande belopp(7). Direktören bör fatta beslut om villkoren för dem i enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 8 i rådets förordning (EG) nr 2667/2000, har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 upprättats den 29 september 2003 och därefter överlämnats till revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 29 september 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) EGT L 299, 20.11.1999.

(4) Se punkt 12 i rapporten om budgetåret 2001 (EGT C 326, 27.12.2002, s. 3).

(5) Sedan byrån inrättades har det sammanlagt gjorts åtaganden för 17,1 miljoner euro för denna typ av bidrag, varav 12,5 miljoner euro har betalats ut och bokförts som utgifter.

(6) Delegeringarna gällde 45 anställda, det vill säga nära hälften av de anställda i kategori A.

(7) 50000 euro.

Tabell 1

Europeiska byrån för återuppbyggnad - Budgetgenomförande för budgetåret 2002Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för uppgifter som byrån lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Europeiska byrån för återuppbyggnad - Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån.

Tabell 3

Europeiska byrån för återuppbyggnad - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalsummorna beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Byråns svar

Budgetgenomförandet

8. Dessa betalningar gjordes med utgångspunkt från siffror i ett formellt kommissionsbeslut. Det inträffade en försening i åtagandet av dessa medel i kommissionens redovisning, något som skall regleras under 2003.

9. De oanvända medlen i avdelning II år 2002 beror i huvudsak på att byrån startade sin verksamhet i f.d. jugoslaviska republiken Makedonien med påföljande svårighet att göra en bättre kostnadskalkyl i ett sådant fall.

Årsredovisning

11. Byrån räknar med att avsluta räkenskaperna för 2003 med ett redan installerat professionellt tillämpningsprogram för huvudbokföringen.

13. Orsaken var en kommunikationsmiss mellan räkenskapsföraren vid huvudkontoret och en biträdande räkenskapsförare vid ett operationellt centrum.

Transaktionernas laglighet och korrekthet

15. Byrån är utspridd på fem olika ställen och förvaltar en budget med tre olika titlar. I biståndsprogrammen finns det mellan sex och åtta olika verksamhetssektorer vid vart och ett av de fyra operationella centrerna. Därför är antalet personal med delegation att underteckna vid varje centrum minsta möjliga för varje relevant sektor. Byrån rationaliserade sina rutiner för att samtliga personer som undertecknar åtaganden och betalningar i framtiden skall vara bemyndigade att göra detta.

16. På revisionsrättens uppdrag minskade byrån handkassan i Belgrad från 50000 euro till 20000 euro för kontantbetalningar. Alla övriga betalningar görs med check eller via banköverföring. På revisionsrättens rekommendation kommer handkassan att formaliseras.