Utkast till KOMMISSIONENS FÖRORDNING om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG) nr ... med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget

MOTIVERING

1. INLEDNING

2. FÖRSLAGETS FORMELLA ASPEKTER

3. FÖRSLAGETS INNEHÅLLSMÄSSIGA ASPEKTER

KOMMISSIONENS FÖRORDNING om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG) nr ... med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget

DEL 1 : GEMENSAMMA BESTÄMMELSER

AVDELNING I : SYFTE

AVDELNING II : BUDGETPRINCIPERNA

KAPITEL 1 : PRINCIPERNA OM ENHET OCH RIKTIGHET I BUDGETEN

KAPITEL 2 : PRINCIPEN OM ETTÅRIGHET

KAPITEL 3 (KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : PRINCIPEN OM EN ENDA BERÄKNINGSENHET

KAPITEL 4 (KAPITEL 5 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : UNIVERSALITETSPRINCIPEN

KAPITEL 5 (KAPITEL 6 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : PRINCIPEN OM SPECIFICERING

KAPITEL 6 (KAPITEL 7 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : PRINCIPEN OM SUND EKONOMISK FÖRVALTNING

KAPITEL 7 (KAPITEL 8 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : PRINCIPEN OM KLARHET OCH ÖPPENHET E

AVDELNING III : UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

KAPITEL 1 : UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN

KAPITEL 2 : BUDGETENS STRUKTUR OCH UTFORMNING

AVDELNING IV : GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN

KAPITEL 1 : ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

KAPITEL 2 : FÖRFARANDEN FÖR GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN

Avsnitt 1 : Allmänna bestämmelser

Avsnitt 2 : Särskilda bestämmelser

KAPITEL 3 : AKTÖRER I BUDGETFÖRVALTNINGEN

Avsnitt 1 : Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

Avsnitt 2 : Utanordnaren

Avsnitt 3 : Räkenskapsföraren

Avsnitt 4 : Förskottsförvaltaren

KAPITEL 4 : AKTÖRERNAS ANSVAR

Avsnitt 1 : Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

KAPITEL 5 : HANDLÄGGNING AV INKOMSTER

Avsnitt 1 : Egna medel

Avsnitt 2 : Beräkning av fordringar

Avsnitt 3 : Fastställande av fordringar

Avsnitt 4 : Order om inkassering av fordringar

Avsnitt 5 : Inkassering

KAPITEL 6 : HANDLÄGGNING AV UTGIFTER

Avsnitt 1 : Åtagande av utgifter

Avsnitt 2 : Kontroll av utgifter

Avsnitt 3 : Godkännande av betalningar

Avsnitt 4 : Betalning av utgifter

Avsnitt 5 : Tidsfrister för betalningar

KAPITEL 7 : DATASYSTEM

KAPITEL 8 : INTERNREVISORN

AVDELNING V : OFFENTLIG UPPHANDLING

KAPITEL 1 : ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Avsnitt 1 : Tillämpningsområde och principer för tilldelning av kontrakt

Avsnitt 2 : Offentliggörande

Avsnitt 3 : Upphandlingsförfaranden

Avsnitt 4 : Kontrollförfaranden och krav på säkerhet

KAPITEL 2 : BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLINGAR SOM GEMENSKAPENS INSTITUTIONER GENOMFÖR FÖR EGEN RÄKNING

AVDELNING VI : BIDRAG

KAPITEL 1 : TILLÄMPNINGSOMRÅDE

KAPITEL 2 : PRINCIPER FÖR BEVILJANDE AV BIDRAG

KAPITEL 3 : FÖRFARANDE FÖR BEVILJANDE

KAPITEL 4 : BETALNING OCH KONTROLL

KAPITEL 5 : GENOMFÖRANDE

AVDELNING VII : REDOVISNING OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER

KAPITEL 1 : REDOVISNING

KAPITEL 2 (KAPITEL 3 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : BOKFÖRING

Avsnitt 1 : Uppläggning av räkenskaperna

Avsnitt 2 : Räkenskapsböcker

Avsnitt 3 : Kontoplan

Avsnitt 4 : Registrering

Avsnitt 5 : Avstämning och kontroll

Avsnitt 6 : Budgetkonton

KAPITEL 3 (KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : INVENTARIEFÖRTECKNING ÖVER ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR

DEL 2 : SÄRSKILDA BESTÄMMELSER

AVDELNING I (AVDELNING II I BUDGETFÖRORDNINGEN) : STRUKTURFONDER

AVDELNING II (AVDELNING III I BUDGETFÖRORDNINGEN) : FORSKNING

AVDELNING III (AVDELNING IV I BUDGETFÖRORDNINGEN) : EXTERNA ÅTGÄRDER

KAPITEL 1 : ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

KAPITEL 2 : ÅTGÄRDERNAS GENOMFÖRANDE

KAPITEL 3 : UPPHANDLING

KAPITEL 4 : BEVILJANDE AV BIDRAG

KAPITEL 5 : FÖRSKOTTSKONTON

AVDELNING IV (AVDELNING V I BUDGETFÖRORDNINGEN) : EUROPEISKA INTERINSTITUTIONELLA BYRÅER

AVDELNING V (AVDELNING VI I BUDGETFÖRORDNINGEN) : ADMINISTRATIVA ANSLAG

DEL 3 : ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER

AVDELNING I : ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER

AVDELNING II : SLUTBESTÄMMELSER

MOTIVERING

1. INLEDNING

Den administrativa reformen och reformen av den ekonomiska förvaltningen är två av kommissionens huvudprioriteringar. Omarbetningen av budgetförordningen är oupplösligen kopplad till den administrativa reformen, eftersom budgetförordningen innehåller bestämmelser om budgetens utformning, utanordnarnas ansvar, ekonomisk förvaltning, kontroll och revision.

Den nya budgetförordning som blev resultatet av denna omarbetning antogs av rådet den 25 juni 2002. Den skall träda i kraft den 1 januari 2003.

Föreliggande förordning om genomförandebestämmelser till vissa av bestämmelserna i budgetförordningen (hädanefter "genomförandebestämmelserna") är ett oumbärligt komplement. Den behövs inte minst därför att budgetförordningen har förenklats och numera endast innehåller de viktigaste principerna och definitionerna. Alla preciseringar och konkreta åtgärder för genomförandet finns i genomförandebestämmelserna. Budgetförordningen kommer därför bara att kunna börja tillämpas och få full effekt den 1 januari 2003 om den åtföljs av genomförandeförordningen.

Till följd av förenklingen av budgetförordningen är det nya utkastet till genomförandebestämmelser betydligt mer omfattande än gällande förordning nr 3418/93 av den 9 december 1993. Denna tendens förstärks av att man har utvidgat budgetförordningens tillämpningsområde och infört bestämmelser om till exempel bidrag och strukturfonder. Upphovsmännen har också införlivat direktiven om samordning av förfarandena för offentlig upphandling i budgetförordningen.

Detta utkast till förordning kommer att föreläggas de övriga institutionerna för yttrande innan kommissionen slutligen antar det, såsom den aviserat under diskussionerna om artikel 183 i budgetförordningen.

2. FÖRSLAGETS FORMELLA ASPEKTER

A. Konsekvenserna av förenklingen av budgetförordningen

Budgetförordningen är koncentrerad på regelverket och kommissionen har fått uppdraget att fastställa de nödvändiga tekniska bestämmelserna i samråd med övriga institutioner. Dessutom blir texterna lättare att läsa och riskerna för överlappningar eller motstridiga bestämmelser minskar.

Utkastet till förordning om genomförandebestämmelser till budgetförordningen innehåller därför, förutom en rad nya bestämmelser och omarbetade bestämmelser från den tidigare förordningen, bestämmelser som för närvarande finns i den gällande budgetförordningen.

B. Textens förbättrade utformning och tydlighet

Föreliggande utkast till förordning är uppdelat i tre delar. Den första delen innehåller de gemensamma bestämmelserna (budgetprinciper, upprättande, genomförande och kontroll av budgeten, upphandling, bidrag samt räkenskaper och redovisning) medan de specifika bestämmelserna (strukturfonderna, forskning, externa åtgärder, byråer och administrativa anslag) återfinns i den andra delen. Den tredje delen innehåller övergångsbestämmelser och slutbestämmelser.

3. FÖRSLAGETS INNEHÅLLSMÄSSIGA ASPEKTER

När det gäller de innehållsmässiga aspekterna innebär utkastet till förordning en ändring av de gällande genomförandebestämmelserna på samtliga områden.

A. Bekräftelse av principerna i budgetlagstiftningen (del I, avdelningarna I och II i utkastet)

A. 1. Frågorna

Förutom principen om öppenhet, som ligger till grund för flera bestämmelser i fördragen, innehåller budgetförordningen de sju principer i budgetlagstiftningen som i EG-fördraget reglerar upprättandet och genomförandet av budgeten. Principerna är följande:

a) Principen om enhet och riktighet i budgeten (artikel 268: "Gemenskapens samtliga inkomster och utgifter (...) [skall] tas upp i budgeten"). Enligt denna princip skall det endast finnas en budget för Europeiska gemenskaperna.

b) Ettårighet (artikel 271: "De uppgifter som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår").

c) Balans (artikel 268: "Budgetens inkomster och utgifter skall balansera varandra").

d) En enda beräkningsenhet (artikel 277: "Budgeten skall upprättas i den beräkningsenhet som bestämts...").

e) Budgetens universalitet (artikel 268: "Gemenskapens samtliga inkomster och utgifter (...) [skall] tas upp i budgeten"). Enligt denna princip skall de samlade inkomsterna användas för att täcka de samlade utgifterna, utan "öronmärkning".

f) Specificering (artikel 271 tredje stycket: "Anslagen skall delas in i kapitel (...) och i mån av behov ytterligare delas in").

g) Sund ekonomisk förvaltning (artikel 274: "I överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning skall kommissionen genomföra budgeten. Medlemsstaterna skall samarbeta med kommissionen för att säkerställa att anslagen används i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning").

I fördraget finns det emellertid ofta undantag från dessa principer, utom för principen om en sund ekonomisk förvaltning som inte har några undantag.

Den omarbetade budgetförordningen innehåller nu klara principer och undantag som skall tolkas restriktivt. I utkastet till genomförandebestämmelser byggs de motsvarande bestämmelserna ut, särskilt i fråga om undantag, för att tydligt definiera deras tillämpningsområde. Principen om balans är den enda som saknar undantagsbestämmelser.

A. 2. Utkastet till förordning

a) Enhetsprincipen

I artikel 5.4 föreskrivs att de inkomsträntor som genereras av gemenskapens tillgångar skall föras in i budgeten som allmänna inkomster. I genomförandebestämmelserna anges mer detaljerat att de förskott ("förfinansiering") som betalas i princip förbli gemenskapens tillgångar, förutom om något annat uttryckligen anges i grundrättsakten eller om beloppen i fråga överförts till medlemsstaterna, till personal eller som ett led i genomförandet av ett kontrakt. Anslag som förvaltas gemensamt med internationella organisationer utgör slutligen också ett undantag. Genomförandebestämmelserna etablerar följaktligen behandlingen av de räntor som uppstår genom dessa förskott samt redovisningen av förskotten.

b) Principen om ettårighet

Överföring av anslag, ett oundgängligt förvaltningsverktyg som har täckning i fördragen, är en metod som även i fortsättningen kommer att kunna användas av kommissionen enligt artikel 9 i budgetförordningen.

I artikel 6 i genomförandebestämmelserna preciseras begreppet "förberedelser" som måste slutföras före den 31 december år n i enlighet med bl.a. de nya bestämmelserna om övergripande åtaganden och med tanke på att anslagen obligatoriskt måste användas före den 31 mars påföljande budgetår.

c) Principen om en enda beräkningsenhet

Eftersom det i budgetförordningen medges ett undantag från principen om en enda beräkningsenhet för räkenskapsföraren i fall av vederbörligen motiverade behov inom förvaltningen av likvida medel samt för förskottsförvaltarna preciserar genomförandebestämmelserna formerna för den omräkning som skall tillämpas (satser, kurs, bokföring i slutet av budgetåret). Dessa regler utgör dock inte något hinder för tillämpningen av sektorsbestämmelserna, i all synnerhet på jordbruksområdet.

Bestämmelserna överensstämmer med gällande lagstiftning, vilken de i vissa fall preciserar, särskilt vad gäller den omräkningskurs som skall användas.

d) Universalitetsprincipen

I genomförandebestämmelserna preciseras behandlingen av de två undantagen från universalitetsprincipen:

- Inkomster som avsatts för särskilda ändamål, bland annat de inkomster som härrör från medlemsstaternas eller Eftaländernas bidrag till vissa gemenskapsprogram och intäkter från sanktioner mot medlemsstater som förklarats ha ett alltför stort underskott.

- Bestämmelserna om avräkning mellan inkomster och utgifter i enstaka fall enligt artikel 20 i budgetförordningen.

e) Principen om specificering

Genomförandebestämmelserna syftar också till att precisera de regler som styr överföringar och information till budgetmyndigheten, bl.a. gällande katastrofreserven.

f) Principen om sund ekonomisk förvaltning

I genomförandebestämmelserna bekräftas vidare den politik som förs sedan flera år när det gäller att bedöma sparsamhet och effektivitet inom de olika politikområdena med hjälp av två instrument:

- Utvärdering under hela programperioden. Utvärderingen skall ske såväl på förhand som under genomförandet och i efterhand för att lättare kunna fastställa målen och kostnaden för de olika åtgärderna. Detta arbete torde underlättas av den nya verksamhetsbaserade budgeteringen.

- Finansieringsöversikter som skall medfölja alla lagförslag och som innehåller alla viktiga uppgifter, inklusive i fråga om förebyggande av oegentligheter och bedrägeribekämpning.

g) Principen om öppenhet

Förutom budgetens offentliggörande i Europeiska gemenskapernas officiella tidning kommer en sammanfattning av budgeten i siffror att offentliggöras i januari för att allmänheten snabbt skall få tillgång till de viktigaste budgetuppgifterna.

B. Upprättandet av budgeten och budgetens struktur (del I, avdelning III i utkastet)

Förutom de vanliga förtydligandena om utformningen av budgeten och budgetanmärkningarna innehåller genomförandebestämmelserna (artikel 26) en ny definition av administrativa utgifter inför övergången till verksamhetsbaserad budgetering.

C. Genomförandet av budgeten (del I, avdelning IV i utkastet)

I artiklarna 29-31 i genomförandebestämmelserna hänvisas till bestämmelserna i det interinstitutionella avtalet av den 6 maj 1999 om budgetdisciplin och förbättring av budgetförfarandet i förhållande till kommissionens särskilda befogenheter, ansvaret för pilotåtgärder och förberedande åtgärder och de olika typerna av grundrättsakter.

C. 1. Metoder för att genomföra budgeten

För att garantera en sund ekonomisk förvaltning och lösa svårigheterna med byråerna för tekniskt och administrativt bistånd fastställs i budgetförordningen tre möjliga metoder för genomförandet av gemenskapsanslag, såväl när det gäller inre politik som externa åtgärder:

a) Central förvaltning direkt genom kommissionens avdelningar eller indirekt genom delegering till vissa typer av organ som kan ge särskilda förvaltningsgarantier inom ramen för den företrädesrätt som institutionernas myndighetsutövning ger och som medför stort utrymme för skönsmässiga bedömningar.

b) Gemensam förvaltning tillsammans med medlemsstaterna eller decentraliserad förvaltning med stödmottagande tredje länder när det gäller externa åtgärder.

c) Förvaltning i samarbete med internationella organisationer där medlen förvaltas gemensamt.

Genomförandebestämmelserna innebär förtydliganden i fråga om

a) kontroller som skall utföras före alla former av externalisering av budgetgenomförandet; man skall framförallt kontrollera att de aktuella organens förvaltnings- och kontrollsystemen existerar, är lämpliga och fungerar väl i enlighet med principen om öppenhet och kraven på en sund förvaltning av gemenskapsmedel,

b) de principer som styr avslutningen av räkenskaperna vid gemensam eller decentraliserad förvaltning, bl.a. medlemsstaternas och tredje lands utgiftsredovisning, fastställandet, efter kommissionens kontroll, av de utgifter som skall belasta gemenskapens budget och beräkningen av de finansiella korrigeringarna,

c) villkoren för att utöva förvaltning i samarbete med internationella organisationer där endast de organisationer som anges i artikel 41 i detta utkast kan komma i fråga, samt

d) formerna för indirekt central förvaltning som sköts enligt delegeringsakter eller överenskommelser som innehåller parternas förpliktelser:

- Genom genomförandeorganen, dvs. gemenskapsrättsliga organ vars status preciseras och tydliggörs i ett separat förslag till förordning inom ramen för den pågående administrativa reformen (KOM (2001) 808 slutlig, 28.12.2001). Dessa nya organ kommer att få ansvar för hela eller delar av programmets genomförande i egenskap av kommissionens delegerade utanordnare medan kommissionen behåller den övergripande kontrollen. Kommissionen kan på detta sätt fortsätta att bära ansvar för budgetgenomförandet.

- Genom offentligrättsliga organ på nationell nivå eller organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning, på villkor att de uppfyller vissa krav, särskilt respekten för principen om sund ekonomisk förvaltning, samt erbjuder tillräckliga finansiella garantier.

- Genom externa privaträttsliga organ som enligt traditionella marknadsregler kan utföra uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller kompletterande natur (teknisk expertis eller löpande arbeten) som varken innebär någon myndighetsutövning, ger utrymme för skönsmässiga bedömningar eller innebär deltagande i budgetgenomförandet.

C. 2. De olika aktörernas roller (utanordnare och räkenskapsföraren)

Kommissionen har förbättrat och moderniserat den ekonomiska förvaltningen samt utvecklat en ny kultur som är fokuserad på de resultat som uppnås med hjälp av gemenskapens medel, ett nyckelelement i kommissionens interna reform.

a) De ändringar som införts i budgetförordningen avser att åt utanordnarna anförtro hela ansvaret för internkontrollerna i deras avdelningar och ekonomiska beslut fattade som ett led av deras uppdrag. Utanordnarna måste ta på sig hela ansvaret för att förvaltningen är korrekt, laglig och effektiv i förhållande till de risker som är kopplade till de aktuella transaktionerna. Detta kräver att man på förhand fastställer vilka uppgifter som skall utföras och att kontrollerna måste ingå i förvaltningsförfarandet. Enligt revisionsrättens rekommendationer fastställs därför i artikel 45 i genomförandebestämmelserna de mål som skall uppnås genom de regler och förfaranden för förvaltning och intern kontroll som upprättats av utanordnaren. Genomförandebestämmelserna kompletterar även budgetförordningen när det gäller definitionen av de olika aktörernas uppgifter och uppdrag. Det finns exempelvis bestämmelser om att utanordnarna skall anordna finansiella kretslopp och förhands- och efterhandskontroller (artikel 44) som han skall redogöra för i sina årliga verksamhetsrapporter till institutionen. I artikel 44 ges en tydlig definition av begreppen i artikel 60 i budgetförordningen, särskilt de som handlar om initiativ, kontroll och inbördes oberoende hos de tjänstemän som ansvarar för förhandskontrollen i förhållande till de som ansvarar för förberedelserna inför antagandet av rättsakter för budgetförvaltning. Varje åtgärd som föregår antagandet av en akt som utgör ett led i budgetens genomförande skall kontrolleras på förhand för att bland annat se till att utgiften är korrekt och att den är förenlig med bestämmelserna och principen om sund ekonomisk förvaltning. Detta system kompletteras med kontroller i efterhand som eventuellt kan ske i form av stickprovskontroller på grundval av en riskanalys. De tjänstemän som ansvarar för kontrollerna skall väljas utifrån sin särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller lämplig yrkeserfarenhet. De måste också följa de särskilda reglerna för tjänsteutövning som skall fastställas av varje institution (artikel 47). I dessa regler fastställs, särskilt när det gäller internkontroll, inspektion och revision

- den tekniska och finansiella kompetens som krävs av dessa tjänstemän samt deras uppdrag och uppgifter,

- de uppföranderegler, särskilt när det gäller etik och integritet, som de skall följa samt

- de metoder, tekniker och kontrollnormer som de skall använda.

På grund av riskerna föreskrivs i genomförandebestämmelserna att de delegerade utanordnarna varje år skall göra en sammanställning över de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande och att varje institution skall överlämna en rapport om detta till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten.

b) I genomförandebestämmelserna fastställs också minimikraven på institutionerna att i enlighet med sin organisation upprätta den instans som är specialiserad på finansiella oegentligheter som föreskrivs i artiklarna 60 och 66 i budgetförordningen. I genomförandebestämmelserna preciseras särskilt följande:

- Villkoren för att kunna vända sig till denna instans, som endast tar upp fall utan bedrägerimisstankar (som sköts av Olaf), både när ärendet kommer från institutionen och direkt från en tjänsteman eller annan anställd.

- Instansens rent rådgivande roll gentemot tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som har bemyndigats att ingå anställningsavtal.

c) Räkenskapsförarens roll I utkastet till genomförandebestämmelser bekräftas att institutionen skall utse räkenskapsföraren bland tjänstemännen och på grundval av dennes särskilda kvalifikationer. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag skall en preliminär redovisning utarbetas och undertecknas för godkännande av den nye räkenskapsföraren. I utkastet till genomförandebestämmelser definieras räkenskapsförarens uppdrag i fråga om förvaltning av likvida medel, förvaltning av bankkonton och förvaring av styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna. Där understryks att betalningar via banköverföringar endast kan utföras om mottagarens kontouppgifter på förhand förts in i ett gemensamt register som skall föras centralt inom varje institution. Där påminns till slut om att samråd skall ske med räkenskapsföraren i samband med att utanordnarna inför eller ändrar systemen för förteckningar. Räkenskapsföraren skall ge sitt godkännande då utanordnaren inför eller ändrar i de system för ekonomisk förvaltning som ger uppgifter till räkenskaperna.

C. 3. Internrevisorns roll

Varje institution skall utse en internrevisor med ansvar för att se till att de system för förvaltning, kontroll och internrevision som inrättats av de behöriga utanordnarna fungerar väl. Denne revisor kan utses gemensamt av flera institutioner som en anpassning till behoven hos de institutioner som endast har en blygsam administrationsbudget.

I genomförandebestämmelserna regleras också rutinerna för att sprida god praxis institutionerna emellan.

Där anges också de garantier som ges internrevisorn i fråga om operativt oberoende, dvs. att internrevisorn skall bestämma sitt eget arbetsprogram, och att det skall vara förbjudet att ge honom instruktioner eller begränsa hans yrkesutövning. Det skall också tillämpas en särskild ansvarsordning och möjlighet att vända sig till EG-domstolen.

C. 4. Förvaltning av inkomster

a) I genomförandebestämmelserna preciseras för alla aktörer de olika etapperna, från beräkningen av en fordran till dess faktiska inkassering. De inkomsttransaktioner som utanordnaren ansvarar för (beräkning av fordran, fastställande av fordran, upprättande av betalningskrav, kopia av debetnotan som skall sändas till den betalningsskyldige) är utformade på samma sätt som utgiftstransaktionerna. De olika inkasseringsmetoder som räkenskapsföraren kan använda, särskilt avräkningsreglerna, preciseras.

b) Bestämmelserna om dröjsmålsränta har ändrats för att i detta hänseende införliva direktiv 2000/35/EG om bekämpande av sena betalningar vid handelstransaktioner när det gäller handelsförbindelser mellan gemenskaperna och de företag som avses i direktivet.

c) Genomförandebestämmelserna tar också upp de fall då man avstår från att inkassera fordran på grund av kostnaden för inkasseringen, den tid som förflutit sedan fordran uppstod eller därför att gäldenären är insolvent eller för att man tillämpar proportionalitetsprincipen. Ett beslut om att avstå från att inkassera en vederbörligen fastställd fordran skiljer sig från en annullering av en ovederbörligen fastställd fordran och den tekniska och räkenskapsmässiga justeringen för att ändra det belopp som faktiskt skall indrivas. Dessa båda sistnämnda fall innebär inte att man överger några av gemenskapernas rättigheter.

C. 5. Förvaltning av utgifter

a) I den nya budgetförordningen finns en tydligare definition av budgetmässiga åtaganden (avdelning av anslag) och rättsliga åtaganden (undertecknade förpliktelser gentemot tredje man) och en ytterligare distinktion mellan övergripande, enskilda och preliminära budgetmässiga åtaganden. I genomförandebestämmelserna preciseras villkoren för att genomföra de övergripande och preliminära budgetmässiga åtagandena, dvs. de åtgärder som skall vidtas på förhand och i efterhand. Där preciseras framförallt att det övergripande åtagandet kan genomföras antingen genom en finansieringsöverenskommelse eller enskilda rättsliga åtaganden. Det preliminära åtagandet genomförs genom ingående av enskilda rättsliga åtaganden eller, i fråga om personalkostnader, genom direkt finansiering. Det finns nu tydliga bestämmelser för när det övergripande åtagandet kan antas: det skall ske senast före urvalet av mottagare och tidigast före antagandet av arbetsprogrammet i de fall då anslagen genomförs på grundval av ett sådant instrument. I utkastet till genomförandebestämmelser föreskrivs i enlighet med artikel 77 i budgetförordningen att ett budgetmässigt åtagande, som motsvarar ett rättsligt åtagande för vilket ingen betalning har utförts under en period på tre år räknat från undertecknandet av det rättsliga åtagandet, skall frigöras. I utkastet till förordning föreskrivs också bestämmelser för att registrera rättsliga åtaganden som ingår i ett övergripande åtagande samt för att genomföra preliminära åtaganden. Där finns också bestämmelser om de fall då regeln om att samme aktör skall underteckna det budgetmässiga åtagandet och det motsvarande rättsliga åtagandet inte gäller.

b) Genomförandebestämmelserna innehåller även viktiga förtydliganden om kontroll av utgifterna genom att stärka kopplingen mellan beteckningen "i sin ordning" i utanordnarens avdelningar och påskriften "kan betalas" från den behörige utanordnaren själv.

c) I genomförandebestämmelserna fastställs också tidsfristerna för kontroll, godkännande och betalning i linje med meddelandet av den 28 juni 2000 (SEK(2000)1094). Enligt dessa regler skall betalningarna ske inom 45 dagar räknat från den dag då en giltig begäran om betalning registrerades. Den behörige utanordnaren kan upphäva tidsfristen för betalning om denne informerar gäldenärerna om att beloppet inte är utestående eller att de relevanta styrkande handlingarna saknas. För de kontrakt eller överenskommelser där betalning endast kan ske om en rapport har godkänts kan begäran om betalning inte tas emot innan detta har skett. I genomförandebestämmelserna fastställs tidsfristen för godkännandet av rapporten. När de 45 dagarna har förflutit skall institutionen betala dröjsmålsränta enligt samma räntesatser som de som tillämpas vid försenad inkassering av fordringar, förutom vad gäller fordringar på medlemsstaterna. Enligt genomförandebestämmelserna skall också den behörige utanordnaren enligt grundrättsakten och principen om sund ekonomisk förvaltning fastställa i kontrakten eller överenskommelserna hur de styrkande handlingar som ligger till grund för betalningarna skall vara beskaffade. Där framgår också att genomföranderapporterna utgör styrkande handlingar. I genomförandebestämmelserna definieras de olika typerna av betalningar och det anges också vilka styrkande handlingar de skall grundas på. Den totala summan av förhandsfinansieringen och de mellanliggande betalningarna skall belasta slutbetalningen.

d) Mot bakgrund av principen om sund ekonomisk förvaltning och utvecklingen av tillgängliga förvaltningsverktyg begränsar genomförandebestämmelserna strikt användningen av förskottskonton till transaktioner som gäller små belopp som inte kan genomföras effektivt via budgeten.

D. Upphandlingar och bidrag (del I, avdelningarna V och VI i utkastet)

D. 1. Offentlig upphandling

a) För att komplettera principerna i budgetförordningen har man i avdelningen om upphandling helt införlivat de gällande direktiven om samordning av förfarandena för offentlig upphandling av varor, tjänster och bygg- och anläggningsarbeten i väntan på att rådet och Europaparlamentet skall anta det nya konsoliderade direktivet. Denna avdelning kommer att ändras efter antagandet av sagda direktiv. Beroende på gemenskapsinstitutionernas särdrag och särskilda behov kan dessa bestämmelser dock gå utöver direktiven, särskilt i fråga om sanktioner. För att skydda gemenskapens ekonomiska intressen planerar man att upprätta en databas över de anbudsgivare eller anbudssökande som har uteslutits från tilldelning av kontrakt på grund av att de exempelvis dömts för bedrägeri, korruption och penningtvätt eller att de grovt brutit mot bestämmelser i kontrakt vid tidigare kontakter med en institution.

b) Som i budgetförordningen fastställs i denna avdelning först dess tillämpningsområde, allmänna principer och förfaranden för alla offentliga upphandlingar (kapitel 1). Sedan sker en uppräkning av de bestämmelser som gäller för de institutioner som agerar för egen räkning, särskilt i fråga om trösklar och tidsfrister för förfaranden (kapitel 2). Upphandlingar beträffande externa åtgärder behandlas särskilt i undantagen i avdelning III i del II.

c) De vägledande principerna om öppenhet, icke-diskriminering och likabehandling av anbudsgivare och anbudssökande gäller även för de upphandlingar som sker utanför direktivens tillämpningsområde, t.ex. kontrakt rörande fast egendom. I genomförandebestämmelserna institutionaliseras inbjudan att anmäla intresse för kontrakt till ett värde som överstiger är motsvarar 50 000 euro och en särskild form av offentliggörande i efterhand för institutionernas alla upphandlingar, förutom den obligatoriska informationen till de ekonomiska aktörer som har deltagit i ett särskilt upphandlingsförfarande. Där tydliggörs också utanordnarnas roll och ansvar i egenskap av upphandlande myndigheter, särskilt i förhållande till kommittéerna för utvärdering av anbud och ansökningar om deltagande, vars yttrande är rådgivande.

d) Genomförandebestämmelserna innehåller också metoder som underlättar förvaltningen, till exempel ramkontrakt, som tidigare har haft en otydlig rättslig status. Några större framsteg har däremot inte gjorts när det gäller upphandling i elektronisk form, utom i fråga om annonsering gällande ansökningar om deltagande eller tillhandahållandet av upphandlingsdokumenten, i väntan på att det ovannämnda konsoliderade direktivet skall antas. Inom kommissionen studerar man dock de nya möjligheter som den elektroniska kommunikationen erbjuder. Principen om sund ekonomisk förvaltning motiverar framtagandet av verktyg som finansiella garantier som syftar till att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen när anbud lämnas in, när förskott utbetalas och som en garanti för ett gott slutresultat. Dessa garantier som helst skall ges av bank- och finansinstitut bör gälla så länge att de kan aktiveras; de frigörs i följande fall:

- Vid tilldelning av kontrakt.

- Vid konsolidering av förskott i delbetalningarna.

- Vid genomförandet av föremålet för upphandlingen enligt kontraktet.

När det slutligen gäller utanordnarnas ökade ansvar bekräftar genomförandebestämmelserna att Rådgivande kommittén för upphandling och avtal inte längre kommer att förhandskontrollera handlingar som utgör led i budgetgenomförandet.

D. 2. Bidrag

Bidragen har gradvis blivit ett viktigt instrument för gemenskapsstöd, både inom och utom unionen. Varken budgetförordningen eller dess genomförandebestämmelser har dock tidigare innehållit några särskilda bestämmelser om beviljande av bidrag. Bidragen har därför utvecklats utan tydliga regler, trots att kommissionen tog fram en handbok [1] riktad till sina avdelningar 1998. Omarbetningen av budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser är ett tillfälle att komma till rätta med dessa brister genom att skapa en särskild avdelning för bidrag.

[1] Anvisningar om förvaltning av bidrag av den 14 juli 1998.

Syftet med avdelningen är att fastställa genomförandebestämmelser för beviljande, kontroll och betalning av bidrag samt de undantag och flexibilitetsinstrument som krävs för en god förvaltning av gemenskapsmedel, såsom de anges i budgetförordningen:

a) Principer om öppenhet och likabehandling genom

- den årliga planeringen av arbetet och användning av ansökningsomgångar, utom vid akuta situationer, främst humanitära, eller vid vederbörligen motiverade monopolsituationer,

- offentliggörandet av utbetalda bidrag, utom då stödmottagarnas säkerhet eller företagets kommersiella intressen är i fara,

- den kollektiva karaktären på utvärderingarna, som klargör utanordnarnas roll och ansvar, framförallt gentemot utvärderingskommittéerna, vars yttrande är rådgivande,

- motiveringen till besluten om att bevilja bidrag och den obligatoriska informationen till de sökande som har svarat på en inbjudan att lämna förslag.

b) Bekräftelse av principerna om icke-vinst, samfinansiering och att bidrag inte skall kunna kumuleras. Detta för att garantera en sund ekonomisk förvaltning. I genomförandebestämmelserna införs emellertid en viktig flexibilitet för att undvika en alltför tungrodd förvaltning. Den gör det möjligt att delvis eller helt övergå från återbetalning av faktiska kostnader till schablonbidrag för att delvis finansiera en åtgärd. Detta tillvägagångssätt är mer inriktat på resultaten vad gäller gemenskapsmålen än på en grundlig kontroll av finansieringsöversikterna gällande de ursprungliga beräkningarna. Vidare föreskrivs en minskning av kraven på extern samfinansiering genom att utanordnarna får tillstånd att godta bidrag in natura.

c) Bekräftelse av principen om att bidrag inte skall kunna beviljas retroaktivt, men med nödvändig flexibilitet till exempel i fråga om humanitärt bistånd,

d) Tillämpning av samma kriterier för uteslutning som gäller vid upphandling, särskilt i fall av bedrägeri och korruption, för att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen.

Genomförandebestämmelserna innehåller slutligen viktiga förtydliganden när det gäller förfarandet för beviljande av bidrag och verktygen för en sund ekonomisk förvaltning som utgörs av

a) bidragsöverenskommelser, eventuellt inom ramen för ett långvarigt partnerskap,

b) krav på extern revision av räkenskaperna för de största bidragen för att stärka kommissionens förmåga att på förhand analysera den finansiella bärkraften hos potentiella mottagare och kontrollera finansieringsöversikterna efter genomförandet av godkända åtgärder och arbetsprogram samt

c) begärda garantier för förskottsbetalning, för att skydda kommissionen mot en alltför stor slutlig inkassering om budgeten för åtgärden är mindre än planerat och riskerna för att mottagaren inte kan fullgöra sina skyldigheter.

E. Redovisning och löpande räkenskaper (del I, avdelning VII i utkastet)

Omarbetningen av budgetförordningen har medfört att insynen i de ekonomiska och finansiella uppgifter som gemenskaperna tar fram till kontrollinstanserna och allmänheten ökat så att all information om användningen av allmänna medel och institutionernas tillgångar och skulder finns tillgängliga i en tydlig och lättförståelig form.

Detta förutsätter att de redovisningsuppgifter som ligger till grund för gemenskapens räkenskaper upprättas enligt internationellt erkända redovisningsmetoder, att alla institutioner och organ som lägger fram redovisning som skall konsolideras av kommissionen använder samma metoder och att utformningen av finansieringsöversikterna och rapporterna om genomförandet av budgeten anpassas till dem de riktar sig till.

Denna harmonisering sköts av kommissionens räkenskapsförare. Detta är principerna för utkastet till genomförandebestämmelser. I genomförandebestämmelserna måste man därför definiera, med hänvisning till allmänt godtagna redovisningsprinciper, de principer som finansieringsöversikterna skall bygga på:

- Verksamheternas kontinuitet, vilket i allmänhet kräver att redovisningen skall läggas fram på obestämd tid.

- Försiktighetsprincipen, vilken innebär att man varken skall övervärdera tillgångarna eller undervärdera skulderna.

- Principerna om beständiga redovisningsmetoder och uppgifternas jämförbarhet, vilket innebär att man tillämpar samma regler oavsett område och inte ändrar dem från ett budgetår till ett annat, utom i vederbörligen motiverade undantagsfall.

- Principen om att de framlagda uppgifterna skall vara korrekta, uttömmande, relevanta och förståeliga så att läsaren får en sanningsenlig bild av tillgångar och skulder, den finansiella situationen och resultatet av budgetåret.

Genomförandebestämmelserna innehåller även väsentlighetsprincipen, principen om att inte tillämpa kvittning, principen om periodiserad redovisning samt principen att innehåll går före form.

I genomförandebestämmelserna kompletteras dessa principer med bestämmelser om utvärdering av poster på tillgångs- och skuldsidan och principen om att avsättningar kan göras.

Där preciseras också innehållet i och utformningen av varje dokument som utgör finansieringsöversikterna. För finansieringsöversikterna innebär det balans- och resultaträkningen, tabellen över kassaflöden samt ökningar och minskningar i det egna kapitalet jämte bilaga. Rapporterna om budgetgenomförandet består av en sammanställning av resultatet av budgetgenomförandet samt en bilaga.

Genomförandebestämmelserna omfattar slutligen inventarieförteckningen över anläggningstillgångar och förfarandet vid försäljning av tillgångar som finns upptagna i förteckningen.

När det gäller redovisningsmetoder kommer teknikerna att variera beroende på vilken information de är tänkta att ge.

De allmänna räkenskaperna där man bokför transaktioner som skall föras in i gemenskapernas balansräkning är däremot en periodiserad redovisning ("accrual accounting") där genomförandebestämmelserna preciserar förfarandena i fråga om uppläggning av räkenskaperna, innehållet i böckerna, kontoplan, uppförande i räkenskaperna samt kontroll av transaktionerna. Man bör observera principen om att man för varje belopp som förs upp i räkenskaperna skall ange dess ursprung, innehåll, på vilket konto det bokförs samt vilka styrkande handlingar det grundar sig på så att det kan spåras.

F. Externa åtgärder (del II, avdelning IV i utkastet)

I artikel 162 i budgetförordningen föreskrivs att bestämmelserna i del I och III skall tillämpas på de externa åtgärder som finansieras genom budgeten, med förbehåll för undantagen i avdelningen "externa åtgärder" i del II.

genomförandebestämmelserna syftar alltså till att införa undantag för att beakta de externa åtgärdernas operativa särdrag, särskilt i fråga om upphandling och beviljande av bidrag.

a) Vad avser offentlig upphandling bidrar genomförandebestämmelserna framför allt med detaljerade bestämmelser för tillämpningen av artikel 167 i budgetförordningen. Enligt den artikel är det endast beloppsgränserna och förfarandena för externa upphandlingsförfaranden som får fastställas genom genomförandebestämmelserna. Således bör det i genomförandebestämmelserna införas särskilda bestämmelser som reglerar de olika beloppsgränserna samt vissa operativa aspekter på upphandling i samband med åtgärder i tredje land (bl.a. om offentliggörande och tidsgränser). Vid utformningen av dessa regler har hänsyn tagits till den särskilda praxis vid upphandlingsförfaranden i tredje land som kommissionen antog genom 1999 års riktlinjer [2]. Riktlinjerna behöver också uppdateras för att bättre stämma överens med den nya ramlagstiftningen (d.v.s. den omarbetade budgetförordningen och dessa genomförandebestämmelser).

[2] Kommissionens beslut av den 10 november 1999 om förenkling av systemen för förvaltning av upphandlingar inom ramen för samarbetsprogram som genomförs av generaldirektoraten för yttre förbindelser (SEK (1999)1801).

b) När det gäller bidrag föreskrivs i artikel 169 i budgetförordningen att endast externa åtgärder kan undantas från kravet på samfinansiering. I artikeln anges att en åtgärd kan finansieras i sin helhet genom gemenskapsbudgeten om detta är nödvändigt för att åtgärden skall kunna genomföras.

I artikel 251 i genomförandebestämmelserna anges de typer av åtgärder för vilka samfinansiering har visat sig vara mycket svårt, eller till och med omöjligt, på grund av åtgärdernas beskaffenhet. I syfte att uppnå en sund ekonomisk förvaltning innehåller artikeln en förteckning över dessa åtgärder.

Det gäller framförallt humanitärt bistånd och stöd vid krissituationer samt åtgärder som syftar till att skydda människors hälsa eller grundläggande rättigheter.

Åtgärder som vidtas för att genomföra finansieringsöverenskommelser med tredje land eller åtgärder i samarbete med internationella organisationer kan också finansieras helt och hållet med gemenskapsmedel.

G. Övriga frågor

G. 1 Strukturfonder (del II, avdelning I)

Sektorsbestämmelserna om strukturåtgärder och sammanhållning innehåller finansiella bestämmelser som skiljer sig från det allmänna system som upprättats genom budgetförordningen. Det gäller särskilt återbetalningar av förskott, som omfattas av en regel i genomförandebestämmelserna.

G. 2. Gemenskapsorgan

I genomförandebestämmelserna finns en förteckning över de organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen och som omfattas av rambudgetförordningen för organen, parlamentets beviljande av ansvarsfrihet, befogenheterna för kommissionens internrevisor och de redovisningsprinciper som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.

G. 3. Europeiska interinstitutionella byråer (del II, avdelning IV)

En ny avdelning omfattar arbetsordningen för befintliga byråer som Publikationsbyrån och byråer som håller på att bildas, såsom rekryteringsbyrån.

G. 4. Del III

Del III ("Övergångsbestämmelser och slutbestämmelser") innehåller en slutbestämmelse om att de beloppsgränser och belopp som föreskrivs i förordningen om genomförandebestämmelser till budgetförordningen skall uppdateras regelbundet, framförallt på grundval av förändringar i inflationen i Europeiska unionen.

Utkast till KOMMISSIONENS FÖRORDNING nr .../.. av den [...]

om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG) nr ... med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr ... av den ... med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [3], särskilt artikel 183 i denna,

[3] EGT L, s. .

efter samråd med Europaparlamentet, rådet, Europeisk gemenskaperna domstol, Revisionsrätten, Ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén, ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen,

och av följande skäl:

(1) Bestämmelserna i förordning (EG) nr ... (nedan "budgetförordningen") har förenklats för att begränsa dem till de huvudsakliga principerna och definitionerna avseende upprättandet, genomförandet och kontrollen av Europeiska gemenskapernas budget (nedan "budgeten).

(2) Föreliggande genomförandebestämmelser avser därför inte endast att komplettera budgetförordningen när det gäller bestämmelser för vilka den innehåller uttryckliga hänvisningar till genomförandebestämmelserna, utan också vad gäller de bestämmelser vars tillämpning kräver att tillämpningsföreskrifter utarbetas på förhand.

(3) För att se till att sektorsbestämmelserna överensstämmer med de budgetprinciper som definierats av budgetförordningen är det viktigt att förteckna alla rättsakter som avser genomförandet av budgeten och att föreskriva att denna förteckning skall upprättas av kommissionen och överlämnas till budgetmyndigheten.

(4) När det gäller budgetprinciperna och i all synnerhet enhetsprincipen, innebär kravet om att förskottsräntor som skall återbetalas till budgeten måste identifieras, att alla förskott som förblir gemenskapernas egendom måste identifieras. Vid förskott (förfinansiering) förblir beloppen gemenskapens egendom såvida inget annat anges i grundrättsakten, eller om det rör sig om belopp som överförs till personal eller till en medlemsstat, eller som ett led i ett upphandlingskontrakt. Denna bestämmelse bör preciseras enligt de olika förvaltningstyperna (centraliserad, direkt, indirekt och tillsammans med medlemsstaterna). Vid förvaltning i samarbete med internationella organisationer tillämpas regeln inte, eftersom gemenskapens medel i dessa fall blandas med organisationens övriga medel. Förskottsbelopp som förblir i gemenskapens ägo tas upp som tillgångar i institutionens balansräkning i den utsträckning det är tekniskt möjligt, och i varje fall senast budgetåret 2005. Om beloppen ger upphov till ränta skall räntan tas upp i gemenskapsbudgeten under diverse inkomster.

(5) När det gäller principen om ettårighet finns det anledning att klargöra begreppet "budgetårets anslag" samt begreppet "förberedelser" i åtagandet som, om de avslutas den 31 december, kan möjliggöra en överföring av åtagandebemyndiganden som sedan måste utnyttjas före den 31 mars påföljande budgetår.

(6) När det gäller principen om en enda beräkningsenhet bör man precisera satser och kurser som skall användas vid omräkningen mellan euro och andra valutor för de behov som uppstår vid förvaltningen av likvida medel och redovisningen.

(7) När det gäller undantag från principen om universalitet är det viktigt att precisera dels vilken budgetbehandling som skall tillämpas på vissa avsatta inkomster, särskilt bidragen från medlemsstaterna eller tredje land till vissa gemenskapsprogram och, dels de begränsningar som när det gäller avräkning mellan utgifter och inkomster.

(8) När det gäller principen om specificering finns det anledning att exakt definiera beräkningen av de procentandelar av anslaget som institutioner har tillstånd att betala ut i kraft av sitt oberoende och att se till att budgetmyndigheten får fullständig information genom en detaljerad motivering för varje begäran om överföring som skall sändas till denna.

(9) När det gäller sund ekonomisk förvaltning finns det skäl att identifiera målen med och minsta tidsintervall för förhands- och efterhandsbedömningar av program och åtgärder samt de upplysningar som skall finnas i finansieringsöversikten för rättsakten.

(10) Vid upprättandet och framläggandet av budgeten är det viktigt att precisera innehållet i den allmänna inledningen till budgeten, de arbetsdokument som stödjer budgeten och de budgetanmärkningar som håller budgetmyndigheten fullständigt underrättad. Inom ramen för den nya verksamhetsbaserade budgeteringen fastställs definitionen och klassificeringen av de administrativa anslagen.

(11) När det gäller budgetens genomförande bör man för det första klargöra grundrättsaktens olika former i gemenskapspelaren och i Europeiska unionens två övriga pelare. Det finns även anledning att fastställa de maximala anslagsbelopp som kan utbetalas utan tidigare grundrättsakt för förberedande åtgärder och pilotprojekt samt att förteckna de fördragsbestämmelser som direkt ger kommissionen särskilda befogenheter.

(12) Det är för övrigt viktigt att definiera vilka rättsakter som kan utgöra en intressekonflikt samt vilket förfarande som skall följas i detta fall.

(13) När det gäller de olika metoderna att genomföra budgeten finns det anledning att precisera att när kommissionen inte direket genomför budgeten inom sina egna enheter måste man på förhand försäkra sig om att de organ som planeras få ta hand om genomförandet förfogar över adekvata förvaltningsrutiner och kontroll- och bokföringssystem i förhållande till kraven på god ekonomisk förvaltning.

(14) Vad gäller indirekt central förvaltning, dvs. förvaltning som delegerats av kommissionen antingen till genomförandeorgan eller till gemenskapsrättsliga organ, eller till nationella organ, vare sig det är frågan om myndigheter eller organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning, finns det anledning att precisera reglerna och formerna för genomförandet genom en delegationsakt eller överenskommelse, av denna delegering av befogenheter. Genomförandeorganen, som kvarstår under kommissionens kontroll, måste erkännas som delegerade utanordnare av denna institution för genomförandet av gemenskapens budget. Då nationella organen måste genomföra budgeten måste ställa tillräckliga ekonomiska säkerheter och väljas ut på ett öppet sätt efter en kostnadseffektivitetsanalys som visar skälen för att delegera förvaltningen till ett sådant organ. Kommissionen begär ett yttrande från behörig kommitté, i enlighet med grundrättsakten, gällande utbetalningen de aktuella anslagen, innan man fortsätter med att genomföra delegeringen till de nationella organen. När det gäller privata entiteter som utför förberedelse- eller kompletteringsarbete för kommissionens räkning måste dessa utväljas enligt förfarandena för offentlig upphandling.

(15) Vad gäller gemensam förvaltning med medlemsstaterna eller förvaltning som decentraliserats till tredje land bör etapperna i och målen med avslutningen av räkenskaper fastställas utan att det påverkar de särbestämmelserna i de relevanta sektorsbestämmelserna.

(16) Vad slutligen gäller den gemensamma förvaltningen bör det preciseras att alla bidrag vid sådan förvaltning från samtliga bidragsgivare till alla utgiftstyper inte identifieras och det finns skäl att identifiera de internationella organisationer som kan omfattas av denna typ av förvaltning ;

(17) När det gäller de ekonomiska aktörerna roll stärker reformen av den ekonomiska förvaltningen, tillsammans med avskaffandet av centrala förhandskontroller utanordnarnas ansvar för alla inkomst- och utgiftstransaktioner, också i fråga om interna kontrollsystem. Uppdragen, ansvarsområdena och principerna för de förfaranden som skall iakttas måste alltså definieras. Internaliseringen av förhandskontrollerna förutsätter i all synnerhet en tydlig distinktion mellan initiativ till budgettransaktioner och kontroller av desamma, och varje institution måste också anta tjänsteutövningsregler som är tillämpliga på anställda som ansvarar för förhands- och efterhandskontrollerna. Därefter måste man kunna redogöra för det ansvar man tagit på sig i en årsrapport till institutionen, som bl.a. skall innehålla resultaten från efterhandskontrollerna. Förvaringen av de styrkande handlingar som hör till genomförda transaktioner måste också organiseras. Slutligen måste alla förhandlade förfaranden inom ramen för offentliga upphandling - med tanke på dessa förfarandens särskilda beskaffenhet - bli föremål för en särskild rapport till institutionen, och denna skall likaså översändas till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten.

(18) I syfte att klargöra ansvarsfördelningen är det även viktigt att exakt avgränsa räkenskapsförarens uppdrag och ansvarsområden vad gäller redovisningssystemen, kassaförvaltningen och bankkontona samt registret över betalningsmottagare. Formerna för hur räkenskapsförarna lämnar sina uppdrag preciseras även.

(19) Villkoren för användningen av förskottskonton, vilket är ett avvikande förvaltningssystem, fastställs och uppgifterna och ansvarsområdena för förskottsförvaltarna, liksom även för utanordnarna och räkenskapsförarna vad gäller kontrollen av kontona, preciseras.

(20) När uppdragen och ansvarsområdena väl avgränsats för var och en av aktörerna kan dessa endast ställas till svars i enlighet med de villkor som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän inom europeiska gemenskaperna och anställningsvillkoren för övriga anställda. En ny specialiserad instans skall dock på lämpligt sätt inrättas i varje institution med uppgift att avgöra om oegentligheter av ekonomisk natur inträffat. Formerna för hur en utanordnare kan begära bekräftelse av ett beslut och på så sätt befrias från ansvar skall också fastställas.

(21) På inkomstområdet finns det, förutom i särskilda fall av egna medel som omfattas av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 av den 22 maj 2000 om tillämpningen av beslut 94/728/EG, Euratom om systemet med gemenskapens egna medel [4] , anledning att precisera uppgifter och kontroller som ingår i utanordnarnas ansvarsområde för de olika etapperna i förfarandet: beräkningen av fordran därefter ett betalningskrav och en debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts, beräkningar av eventuella dröjsmålsräntor samt slutligen beslut, i förekommande fall, om en avskrivning av fordran, under iakttagande av kriterier som borgar för att allt sker i enlighet med god ekonomisk förvaltning. Räkenskapsförarens roll vid inkasseringen av intäkter och eventuella förlängningar av betalninsgfristerna skall också preciseras.

[4] EGT L 130, 31.05.2000, s.1-12.

(22) På utgiftsområdet är det till att börja med viktigt att definiera kopplingen mellan finansieringsbeslut, övergripande åtaganden och enskilda åtaganden samt särdragen för dessa olika etapper. Skillnaden mellan ett övergripande och ett enskilt åtagande består i huruvida belopp och mottagare är bestämda. De preliminära åtagandena är reserverade för löpande administrativa utgifter samt EUGFJ-utgifter. För att begränsa storleken på de vilande åtagandena finns föreskrifter om att frigöra anslag som motsvarar åtaganden som inte omfattats av någon utbetalning under tre år.

(23) Det finns vidare anledning att klargöra kopplingen mellan kontroll, godkännande och betalning och den övervakning som utanordnarna måste utföra vid sin kontroll av utgifterna genom att anbringa påskriften "kan betalas" och vid godkännande av betalningar genom en kontroll av befrielsen från ansvar, som denna ekonomiska aktör därefter ensam är står för. Det finns skäl att hänvisa till de styrkande handlingar som måste styrka betalningarna och att ange reglerna för avslutningen av förskott och delbetalningar. Slutligen måste tidsfristerna för kontroller och betalningar preciseras.

(24) När det gäller internrevisionen finns det anledning att fastställa hur revisorn skall utses och att garantera dennes oberoende till den institution som utsett honom och till vilken han skall redovisa sitt arbete.

(25) När det gäller offentliga upphandlingar är det val som träffats att införliva rådets direktiv 92/50/EEG, 93/36/EEG och 93/37/EEG om samordning av förfarandena vid tilldelning av kontrakt vid offentlig upphandling av tjänster, varor samt bygg- och anläggningsarbeten, ändrade genom Europaparlamentets och rådets direktiv 97/52/EEG av den 13 oktober 1997 om ändring av direktiven 92/50/EG, 93/36/EEG och 93/37/EEG om samordning av förfarandena vid tilldelning av kontrakt vid offentlig upphandling av tjänster, varor samt bygg- och anläggningsarbeten [5]. Detta förutsätter för det första en definition av de olika upphandlingstyperna, tillämpliga åtgärder för att offentliggöra dem, överklaganden och de befintliga förfarandenas huvuddrag, specificeringen av urvalskriterierna och de möjliga formerna för ett kontraktstilldelning, formerna för hur upphandlingsdokumenten skall vara tillgängliga och kontakterna med anbudsgivarna eller anbudssökandena, samt när kommissionen gör upphandlingar för egen räkning, de olika tillämpliga beloppsgränserna och regler för hur värdet på upphandlingarna skall uppskattas.

[5] EGT L 209, 24.7.1992, s. 1-24. EGT L 199, 9.8.1993, s. 1-53. EGT L 111, 30.4.1994, s.115, EGT L 328, 28.11.1997, s. 1-59.

(26) För att främja insynen i förfarandet och en lika behandling av de anbudssökande samt för att utanordnarna helt skall ansvara för det slutliga valet, beskrivs sedan förfarandet med att öppna och bedöma anbud och ansökningar att delta med anbud, från utnämningen av en kommitté fram till det motiverade och dokumenterade tilldelningsbeslutet, som i slutändan fattas av den upphandlande myndigheten. De finansiella garantier som krävs för att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen specificeras också.

(27) Slutligen avgränsas den upphandlande myndighetens befogenhet att utdöma administrativa sanktioner i syfte att garantera att påföljden är proportionell och avskräckande samt att olika institutioner och avdelningar behandlas lika.

(28) Tillämpningsområdet för bidragsavdelningen måste också preciseras, särskilt med avseende på de olika metoderna att genomföra budgeten, men också typ av åtgärd eller organ av allmänt europeiskt intresse som kan få bidrag. Kännetecknen för det årliga arbetsprogrammet och meddelandena om ansökningsomgångar preciseras tillsammans de möjliga undantagen samt retroaktivitet verkan, särskilt vad gäller humanitärt bistånd och hantering av krissituationer, vars begränsningar är mycket specifika.

(29) Åter med avseende på kraven på insyn, lika behandling av de sökande och utanordnarnas ansvar beskrivs tilldelningsförfarandet från bidragsansökan till dess att den bedöms av en kommitté mot bakgrund av tidigare utlysta urvals- och tilldelningskriterier, innan utanordnaren fattar sitt slutliga vederbörligen dokumenterade beslut.

(30) God ekonomisk förvaltning kräver därefter att kommissionen begär garantier på bidragsansökningsstadiet i form av revisioner av de största ansökningarna, därefter vid förskottsutbetalningarna genom krav på föregående finansilla säkerheter och slutligen vid slutbetalningen i form av revisioner av de mest riskabla ansökningarna . God förvaltning och kontrollen av idealitets- och samfinansieringsprinciperna förutsätter också regler för en eventuell användning av schablonbetalningar. Slutligen kräver en god förvaltning av gemenskapens medel att bidragsmottagarna själva respekterar principerna om insyn och lika behandling av potentiella kontraktsparter samt om att kontrakten skall gå till den som erbjuder det ekonomiskt mest förmånliga anbudet när åtgärden delvis läggs ut på underleverantörer.

(31) Slutligen bygger befogenheterna att utdöma sanktioner på de som redan finns inom gällande lagstiftning för offentlig upphandling.

(32) På räkenskaps- och redovisningsområdet finns det skäl att definiera alla allmänna redovisningsprinciper på vars grundval redovisningen måste upprättas, med undantag från principen om periodiserad redovisning som, med hänsyn till sin betydelse och innovativa karaktär, definieras i budgetförordningen. Nödvändiga villkor skall även preciseras för hur en transaktion skall bokföras samt reglerna för hur poster på tillgångs- och skuldsidan skall värderas och hur avsättningar skall göras.

(33) Det är viktigt att precisera att institutionernas räkenskaper måste åtföljas av en rapport om budget- och finansförvaltningen och specificera innehållet och redovisningen av uppgifter som dels utgör årsbokslutet (balansräkning, resultaträkning, tabellen över kassaflöden, bilaga) och dels rapporterna om genomförandet av budgeten (sammans tällningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga).

(34) På bokföringsområdet finns det anledning att precisera att räkenskapsföraren för varje institution måste dokumentera hur institutionens bokföring är organiserad och bokföringsrutinerna och definiera de villkor som måste uppfyllas av datoriserade bokföringssystem.

(35) Beträffande grundandet av räkenskaperna är det viktigt att precisera de principer som är tillämpliga när det gäller räkenskapsböckerna, huvudboken, den periodiska avstämningen av saldona i huvudboken samt att inventera och definiera komponenterna i den kontoplan som godkänts av kommissionens räkenskapsförare. De regler som är tillämpliga på bokföringen av transaktionerna, i all synnerhet dubbel bokföring, reglerna för att omräkna transaktioner som inte uttrycks i euro och de styrkande räkenskapshandlingarna måste preciseras. Innehållet i bokföringshandlingarna måste likaledes specificeras.

(36) Slutligen fastställs reglerna för inventering av anläggningstillgångar och räkenskapsförarnas och utanordnarnas respektive ansvar på området klargörs liksom de regler som är tillämpliga på försäljning av tillgångar som finns upptagna i inventarieförteckningen.

(37) Beträffande strukturfonderna bör det preciseras att återbetalningarna av förskott som betalats ut som en del av en åtgärd inte leder till att motsvarande anslag frigörs eller att fondernas samlade bidrag till åtgärden i fråga minskar.

(38) De typer av åtgärder, direkta och indirekta, som kan finansieras på forskningsområdet måste specificeras.

(39) På området externa åtgärder införs i genomförandebestämmelserna, liksom i själva budgetförordningen, ett antal undantagsbestämmelser för att ta hänsyn till särdragen inom politikområdet. Främst berör undantagen reglerna för upphandling och beviljande av bidrag.

(40) Avseende upphandling del återges i föreliggande genomförandebestämmelser huvuddelen av bestämmelserna i kommissionens beslut av den 10 november 1999 om förenklingar av förvaltningssystemen av upphandlingar inom ramen för samarbetsprogram som genomförs av generaldirektoraten för yttre förbindelser som medför upphandlingsregler som skiljer sig från standardreglerna bl.a. genom att ha andra beloppsgränser och förvaltningsformer som anpassats till de externa åtgärderna.

(41) På bidragsområdet förtecknar de aktuella genomförandebestämmelserna de typer av åtgärder som kan undantas från den samfinansieringsplikt som avses i artikel 109 i budgetförordningen. Det gäller särskilt humanitärt bistånd och stöd vid krissituationer samt åtgärder för skydd av hälsan eller människors grundläggande rättigheter.

(42) För att garantera en god förvaltning av gemenskapens medel är det även viktigt att precisera förberedelsevillkor och standardregler som skall införas vid en decentralisering av anslagsförvaltningen samt vid användning av förskottskonton.

(43) Bestämmelserna i budgetförordningen om de europeiska interinstitutionella byråerna måste preciseras genom särskilda regler för Publikationsbyrån och genom bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina funktioner till anställda vid dessa byråer. Det finns även anledning att precisera de operativa formerna för de bankkonton som de europeiska interinstitutionella byråerna kan få tillstånd att öppna i kommissionens namn.

(44) Vad gäller administrativa anslagen måste varje institution informera budgetmyndigheten om pågående viktigare företagstransaktioner, dvs. som innebär att fastighetsinnehavet utökas.

(45) Det finns anledning att ringa in de organ som kan få bidrag från budgeten och som måste få en uppsättning regler enligt de villkor som föreskrivs i artikel 185 i budgetförordningen.

(46) Det är viktigt att de olika beloppsgränserna och beloppen i denna förordning regelbundet aktualiseras på grundval av förändringar i inflationen i gemenskapen, utom för de beloppsgränser som tillämpas på offentliga upphandlingar.

(47) Det finns anledning att upphäva förordning (Euratom, EKSG, EG) nr 3419/93 om närmare bestämmelser om genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977 [6], senast ändrad genom förordning (EG) nr 1687/2001 [7] ;

[6] EGT L 315, 16.12.1993, s. 1.

[7] EGT L 228, 24.8.2001, s. 8.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE:

DEL 1 GEMENSAMMA BESTÄMMELSER

AVDELNING I SYFTE

Artikel 1 Syfte (Artikel 1 i budgetförordningen)

I denna förordning fastställs närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen [...]/2002 (hädanefter kallad: "budgetförordningen") som specificerar reglerna för upprättandet och genomförandet av Europeiska gemenskapernas allmänna budget, hädanefter kallad "budgeten".

De institutioner som omfattas av denna förordning är de institutioner som avses i artikel 1 andra stycket i budgetförordningen.

Artikel 2 Förteckning över rättsakter som innehåller regler om genomförandet av den allmänna budgeten (Artikel 2 i budgetförordningen)

Kommissionen skall upprätta en förteckning över de rättsakter som nämns i artikel 2 i budgetförordningen. Den skall uppdatera förteckningen varje år och informera budgetmyndigheten därom.

AVDELNING II BUDGETPRINCIPERNA

KAPITEL 1 Principerna om enhet och riktighet i budgeten

Artikel 3 Räckvidd för de förskott som kvarstår som institutionernas egendom (Artikel 5.4 i budgetförordningen)

1. Förskotten, i enlighet med vad som avses i artikel 102, kvarstår som institutionens egendom, utom om något annat anges i grundrättsakten. Förskott som utbetalas antingen vid genomförandet av en upphandling, i den mening som avses i artikel 88 i budgetförordningen, till medlemsstaterna, personal eller i samband med jordbruksinstrument och strukturinstrument inför anslutningen omfattas inte av denna bestämmelse.

Den regel som anges i punkt 1 är heller inte tillämplig på förvaltning i samarbete med internationella organisationer den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen.

2. Vid direkt central förvaltning, i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen och när flera partner ingår, är den regel som avses i punkt 1 endast tillämplig på huvudparten.

3. Vid decentraliserad förvaltning samt vid indirekt central förvaltning, i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen, är den regel som avses i punkt 1 endast tillämplig på den enhet eller det organ som direkt mottar förskott som utbetalats av kommissionen.

4. Regeln i punkt 1 skall tillämpas på förfinansiering som beviljas inom ramen för kontrakt eller överenskommelse efter det att denna förordning har trätt i kraft.

Artikel 4 Införande i budgeten av inkomsträntor som genereras av gemenskapens tillgångar (Artikel 5.4 i budgetförordningen)

1. Förskott som kvarstår som institutions egendom i enlighet med artikel 3 redovisas bland tillgångarna i institutionens balansräkning. När samma förskott ger upphov till räntor eller jämförbara förmåner tillfaller de budgeten som diverse inkomster.

2. Utanordnarna meddelar räkenskapsföraren de uppgifter som gör det möjligt för denne att identifiera de förskott som kvarstår som institutions egendom i enlighet med artikel 3. De skall se till att det i kontrakt och överenskommelser som sluts med mottagarna

a) anges att förskotten skall betalas till särskilda konton som gör det möjligt att identifiera vilka medel som härrör från gemenskaperna, och

b) säkerställs att mottagarna underrättar den behörige utanordnaren om vilka belopp i räntor och liknande förmåner som beloppen ger upphov till, samt att en sådan rapportering sker minst en gång per år om det rör sig om betydande belopp och i alla händelser i samband med ansökan om mellanliggande betalningar eller slutbetalning.

3. I överensstämmelse med bestämmelserna i avdelning IV, kapitel 5, skall behörig utanordnare, sedan förskott utbetalats, upprätta en beräkning av fordringarna inklusive räntor eller jämförbara förmåner som kan uppstå genom förskottet.

Den behörige utanordnaren skall utfärda ett betalningskrav för de räntor som avses i punkt 1 inom de tidsfrister som anges i punkt 2 b.

4. Vad avser förskott som betalats med stöd av en och samma budgetrubrik, på grundval av samma grundrättsakt och enligt samma förfarande för urval av mottagare får den behörige utanordnaren upprätta en gemensam beräknad fordran för flera gäldenärer.

KAPITEL 2 Principen om ettårighet

Artikel 5 Anslag för budgetåret (Artikel 8.3 i budgetförordningen)

De åtagande- och betalningsbemyndiganden som först upp i budgeten och som skall utnyttjas under det aktuella budgetåret utgörs av anslag som godkänts för budgetåret. Följande godkänns för budgetåret:

a) Tillgängliga anslag i budgeten, inklusive genom en ändringsbudget.

b) Överförda anslag.

c) Anslag som åter gjorts disponibla.

d) Anslag som härrör från återbetalningar av förskott i enlighet med artikel 229.

e) Anslag som gjorts tillgängliga genom inkomster avsatt för särskilt ändamål.

Artikel 6 Överföring av anslag (Artikel 9.2 i budgetförordningen)

1. De åtagandebemyndiganden som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen får endast överföras om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret i fråga av orsaker som ligger utanför utanordnarens kontroll och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan bedöma att åtagandet kan ingås före den 31 mars närmast påföljande år.

2. De förberedelser som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen och som bör avslutas senast den 31 december under budgetåret i fråga inför en överföring till påföljande budgetår:

a) Vad gäller övergripande åtaganden, i den mening som avses i artikel 88, skall finansieringsbeslutet redan vara fattat eller vara förberett i det avseende att det samråd mellan de berörda avdelningarna inom varje institution som föregår beslutet är avslutat.

b) Vad gäller enskilda åtaganden, i den mening som avses i artikel 88, skall förberedelserna av kontrakt eller överenskommelser vara långt framskridna. När kontrakten eller bidragen kommit så långt måste urvalet av potentiella kontraktsparter eller bidragsmottagare vara avslutat.

3. Anslag som överförts i enlighet med artikel 9.2 a i budgetförordningen för vilka några åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår förfaller automatiskt.

4. Anslag som överförts enligt artikel 9.2 b i budgetförordningen kan utnyttjas fram till den 31 december påföljande budgetår.

5. De anslag som överförts på detta sätt skall särskiljas i räkenskaperna.

KAPITEL 3 (KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel 7 Omräkningskursen mellan euron och andra valutor (Artikel 16 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall omräkningen mellan euron och annan valuta ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, C-serien.

2. När det gäller de valutor vars dagskurs inte offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, skall kommissionen använda den bokföringskurs som avses i punkt 3.

3. När de gäller de räkenskapsmässiga behov som avses i artiklarna 132-137 i budgetförordningen skall omräkningen mellan euron och andra valutor ske till eurons månatliga bokföringskurs. Denna kurs fastställs av kommissionen med hjälp av de informationskällor som den bedömer vara tillförlitliga och på grundval av kursen den näst sista bankdagen i den månad som föregår den för vilken kursen skall beräknas.

Artikel 8 Kurs som skall användas vid omräkning mellan euron och andra valutor (Artikel 16 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall kursen den dag då utanordnaren upprättar betalningsorder eller betalningskrav användas vid omräkningen mellan euron och andra valutor.

2. För förskottskonton i euro avgör dagen för bankens betalning vilken kurs som skall användas.

3. I fall av förskottskonton i nationella valutor enligt artikel 16 i budgetförordningen tillämpas kursen för den dag kontot regleras.

4. För utgifter finansierade av Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) skall kursen för den månad "n" då utgifterna deklarerades i enlighet med artikel 3 i kommissionens förordning (EG) nr 296/96 [8] vara den som gällde den 10:e dagen i månad "n+1" eller den första dagen därförinnan för vilken en kurssättning föreligger.

[8] EGT L 39, 17.2.1996 , s. 5-8.

Denna kurs används även för motsvarande förskott som föreskrivs i artiklarna 4 och 5 i förordning (EG) nr 296/96.

Artikel 9 Omräkning till euro av utgifter för vilka åtaganden ingåtts i slutet av budgetåret(Artikel 16 i budgetförordningen)

Eurons decemberkurser skall användas för att beräkna de utestående förpliktelserna vid budgetårets slut.

Artikel 10 Information om kommissionens överföringar av likvida medel mellan de olika valutorna (Artikel 16 i budgetförordningen)

Varje kvartal skall kommissionen sända ett utdrag över de överföringar som gjorts mellan de olika valutorna till medlemsstaterna.

KAPITEL 4 (KAPITEL 5 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Universalitetsprincipen

Artikel 11 Medlemsstaternas bidrag till forskningsprogram (Artikel 18.1 a i budgetförordningen)

1. Medlemsstaternas bidrag för finansieringen av vissa kompletterande forskningsprogram, föreskrivna i artikel 5 du förordning (EG) nr 1150/2000, utbetalas enligt följande:

a) Sju tolftedelar av den summa som finns upptagen i budgeten senast den 31 januari under pågående budgetår.

b) De återstående fem tolftedelarna senast den 15 juli under pågående budgetår.

2. Om budgeten inte är definitivt antagen före budgetårets början baseras de bidrag som avses i punkt 1 på summan i föregående års budget.

3. Alla bidrag eller ytterligare betalningar från medlemsstaterna till budgeten skall uppföras på kommissionens konto inom trettio dagar efter begäran om inbetalning.

4. Verkställda utbetalningar krediteras det konto som föreskrivs i förordning (EG) nr 1150/2000 och omfattas av villkoren i samma förordning.

Artikel 12 Inkomster som avsätts till följd av Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram (Artikel 18.1 d i budgetförordningen)

1. Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram skall redovisas i budgeten på följande sätt:

a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för det totala beloppet för Eftaländernas deltagande under budgetåret i fråga. Det planerade beloppet skall anges i budgetanmärkningarna.

b) I utgiftsberäkningen skall finnas följande:

i) En anmärkning för varje budgetrubrik som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i samt beloppet för det väntade deltagandet "för kännedom".

ii) En bilaga, som integreras i budgeten, med samtliga budgetrubriker som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i.

Denna bilaga utgör och kompletterar budgetrubrikerna för de medel för detta deltagande som anslagits enligt punkt 2 och för genomförandet av utgifterna.

2. Enligt artikel 82 i EES-avtalet skall beloppen för Eftaländernas årliga deltagande - såsom de bekräftats till kommissionen av den gemensamma EES-kommittén i enlighet med artikel 1.5 i protokoll 32 till avtalet - leda till att såväl anslag för åtaganden som motsvarande anslag för betalningar anslås till fullo i början av budgetåret.

3. Om anslagen för de budgetposter som Eftaländerna bidrar till höjs under budgetåret utan att dessa länder, under budgetåret i fråga, kan anpassa sitt bidrag för att respektera den proportionalitetsfaktor som föreskrivs i artikel 82 i EES-avtalet har kommissionen rätt att lämna tillfälliga och undantagsvisa förskott från de likvida medlen för att täcka Eftaländernas andel. Efter en sådan ökning skall kommissionen så fort som möjligt begära in motsvarande bidrag från Eftaländerna. Kommissionen skall varje år informera budgetmyndigheten om de beslut som har fattats på detta sätt.

Förskottet skall återbetalas så fort som möjligt i budgeten för påföljande budgetår.

4. Enligt artikel 18.1 d i budgetförordningen utgör Eftaländernas finansiella deltagande inkomster som avsätts för särskilda ändamål. Räkenskapsföraren skall vidta lämpliga åtgärder för att garantera en åtskild kontroll av användningen såväl av de inkomster som härrör från detta deltagande som av de motsvarande anslagen.

Kommissionen skall i den rapport som föreskrivs i artikel 131 i budgetförordningen lämna separata uppgifter om budgetens genomförande i fråga om Eftaländernas deltagande, både när det gäller inkomster och utgifter.

Artikel 13 Intäkter från sanktioner för de medlemsstater som uppvisar ett alltför stort underskott (Artikel 18.1 b i budgetförordningen)

Intäkterna från de sanktioner som avses i avsnitt 4 i rådets förordning (EG) nr 1467/97 [9] skall redovisas i budgeten på följande sätt:

[9] Rådets förordning (EG) nr 1467/1997 av den 7 juli 1997 om påskyndande och förtydligande av tillämpningen av förfarandet vid alltför stora underskott (EGT L 209, 2.8.1997, s. 6-11).

a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för räntorna på dessa belopp.

b) Parallellt, och trots vad som sägs i artikel 74 i budgetförordningen, skall uppförandet av dessa belopp i inkomstberäkningen leda till att åtagande- och betalningsbemyndiganden uppförs under en rubrik i utgiftsberäkningen. Dessa anslag utnyttjas enligt artikel 17 i ovannämnda förordning.

Artikel 14 Godkännande av nettobelopp (Artikel 20.1 i budgetförordningen)

I enlighet med artikel 20 i budgetförordningen får följande avdrag göras från ansökningar om utbetalningar, fakturor eller samlingsfakturor, för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp:

a) Böter som förelagts en part i ett avtal.

b) Justeringar av felaktigt utbetalade belopp som kan göras genom avräkning mot en betalning av samma typ av utgift med anslag under samma kapitel, artikel och budgetår som för den felaktiga betalningen och enligt samma typ av betalning i den mening som avses i artikel 81 i budgetförordningen.

Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från varje faktura och ansökning om utbetalning skall inte tas upp som gemenskapens inkomster.

Artikel 15 Konton för "Skattefordringar" (Artikel 20.2 i budgetförordningen)

De skatter som gemenskaperna betalar i enlighet med artikel 20.2 i budgetförordningen skall uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka dem.

KAPITEL 5 (KAPITEL 6 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Principen om specificering

Artikel 16 Regler för överföringar (Artikel 23 i budgetförordningen)

1. Den procentuella beräkning, som avses i artikel 23.1 första stycket punkterna b och c i budgetförordningen, skall göras vid begäran om överföring.

2. När det gäller begränsningen i artikel 23.1 första stycket punkterna b och c i budgetförordningen bör man beakta summan av de överföringar som skall göras under den rubrik varifrån överföringen sker.

Artikel 17 Administrativa utgifter (Artikel 23 i budgetförordningen)

De utgifter som avses i artikel 23.1 första stycket punkt b i budgetförordningen omfattar, för varje politikområde, rubrikerna i artikel 26.

Artikel 18 Motivering av begäran om anslagsöverföringar (Artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen)

Förslagen om överföringar och all information som riktas till budgetmyndigheten angående överföringar som utförs i enlighet med artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar med en redogörelse för genomförandet av anslagen och en prognos av behoven fram till budgetårets slut, både för de poster som tillförs medel och de poster från vilka medel överförs.

Artikel 19 Motivering av begäran om överföringar från reserven för katastrofhjälp (Artikel 26 i budgetförordningen)

Förslag om överföringar för att möjliggöra användningen av den reserv för katastrofhjälp som avses i artikel 26.2 första stycket i budgetförordningen skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar som skall innehålla följande:

a) För den budgetrubrik till vilken överföringen skall ske: senast möjliga uppgifter om genomförandet av anslag samt behoven fram till budgetårets slut.

b) För samtliga budgetrubriker som gäller externa åtgärder: genomförandet av anslag fram till slutet av den månad som föregår begäran om överföring samt en beräkning av behoven fram till budgetårets slut jämfört med de ursprungliga beräkningarna.

c) Undersökning av möjligheterna att omfördela anslagen.

KAPITEL 6 (KAPITEL 7 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 20 Utvärdering (Artikel 27 i budgetförordningen)

1. Alla förslag till program och åtgärder som väntas ge upphov till utgifter eller minskade inkomster för budgeten skall utvärderas på förhand. Genom utvärderingen skall följande aspekter bedömas:

a) Det behov som föreligger på kort eller lång sikt.

b) De mål som skall uppnås.

c) De förväntade resultaten och de indikatorer som behövs för att utvärdera dem.

d) Det mervärde som en insats från gemenskapens sida tillför.

e) De risker som är kopplade till förslagen och de alternativa lösningar som står till buds, inklusive risken för bedrägerier.

f) Erfarenheterna från liknande åtgärder.

g) Vilka finansiella medel, personalresurser och andra administrativa resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet.

h) Vilket kontrollsystem som behövs.

2. Alla program och åtgärder skall sedan utvärderas medan de pågår eller i efterhand, för att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden eller programmet uppfyllt de fastställda målen, på följande villkor:

a) Fleråriga program skall värderas löpande med bestämda intervall och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till resultaten av utvärderingen när beslut skall fattas om huruvida programmet skall förlängas, läggas om eller avbrytas.

b) De åtgärder som finansieras på årsbasis skall utvärderas minst en gång vart sjätte år. Denna förpliktelse får också uppfyllas genom att det organ som genomfört en åtgärd sammanställer en slutrapport.

Artikel 21 Finansieringsöversikt (Artikel 28 i budgetförordningen)

1. Varje förslag till rättsakt som läggs fram inför lagstiftaren och som kan förutsättas få konsekvenser för budgeten, t.ex. för antalet anställda, skall innehålla en finansieringsöversikt.

I finansieringsöversikten skall redogöras för de finansiella och ekonomiska faktorer som gör det möjligt för lagstiftaren att bedöma om gemenskapen måste vidta åtgärder. Den skall ge de upplysningar som behövs om eventuell samordning och samverkanseffekter med andra finansiella instrument.

När det gäller åtgärder som sträcker sig över flera år skall finansieringsöversikten innehålla en beräkning av de uppskattade årliga behoven av anslag och tjänster samt en bedömning av deras finansiella konsekvenser på medellång sikt.

2. Finansieringsöversikten skall innehålla uppgifter om befintliga eller planerade förebyggande åtgärder och skyddsåtgärder som syftar till att förebygga riskerna för bedrägerier och oegentligheter som kan skada gemenskapens ekonomiska intressen.

KAPITEL 7 (KAPITEL 8 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Principen om klarhet och öppenhet

Artikel 22 Preliminär publicering av budgetsammanfattningen (Artikel 29 i budgetförordningen)

I väntan på det officiella offentliggörandet och inom fyra veckor från den dag då budgeten förklaras slutligen antagen skall en sammanfattning av budgetsiffrorna publiceras på institutionernas webbplats på initiativ av kommissionen.

AVDELNING III UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

KAPITEL 1 upprättandet av budgeten

Artikel 23 Allmän inledning till det preliminära budgetförslaget (Artikel 33 i budgetförordningen)

Kommissionens skall utarbeta den allmänna inledningen till det preliminära budgetförslaget.

Varje avsnitt i det preliminära budgetförslaget skall föregås av en inledning som utarbetats av den berörda institutionen.

Den allmänna inledningen skall innehålla följande:

a) Finansiella tabeller över hela budgeten

b) När det gäller avdelningarna i kommissionens avsnitt

i) en beskrivning av de åtgärder som motiverar begäran om anslag, med hänsyn tagen till principerna och kraven i artikel 27 och 33.2 d i budgetförordningen, samt

ii) en förklaring av förändringarna av anslagen från ett budgetår till ett annat.

Artikel 24 Arbetsdokument som medföljer det preliminära budgetförslaget (Artiklarna 30 och 33 i budgetförordningen)

Det preliminära budgetförslaget skall åtföljas av följande arbetsdokument:

a) När det gäller institutionernas personal

i) en översikt över personalpolitiken beträffande fast och tillfällig personal,

ii) en detaljerad förteckning för varje personalkategori över budgeterade tjänster och antalet anställda den dag då budgetförslaget lämnas in, med angivande av deras fördelning på lönegrader och administrativa enheter,

iii) en motivering av eventuella ändringar av antalet anställda,

iv) en uppdelning av personalen per politikområde, samt

b) En detaljerad redogörelse för upp- och utlåningspolitiken.

c) När det gäller bidrag till de organ som avses i artikel 32 i budgetförordningen: en preliminär översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering som utarbetats av de aktuella organen och när det gäller Europaskolorna en översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering.

Artikel 25 Preliminära förslag till ändringsbudgetar (Artikel 37.1 i budgetförordningen)

De preliminära förslagen till ändringsbudgetar skall åtföljas av motiveringar och den information om genomförandet av budgeten från föregående och nuvarande budgetår som finns tillgänglig när budgetarna upprättas.

KAPITEL 2 BUDGETENS STRUKTUR OCH UTFORMNING

Artikel 26 Administrativa anslag (Artikel 41 i budgetförordningen)

De administrativa anslagen skall uppföras under skilda rubriker, per avdelning, i enlighet bland annat med följande klassificering:

a) Utgifter för personal i tjänsteförteckningen med ett anslagsbelopp och antal tjänster.

b) Utgifter för extern personal (däribland extraanställda och tillfälligt anställda) och övriga förvaltningsutgifter (däribland kostnader för representation och möten),

c) Utgifter för byggnader och övriga sidoutgifter, däribland städning och underhåll, uthyrning, telekommunikationer, vatten, gas och elektricitet.

d) Stödutgifter.

Den typ av kommissionens administrativa utgifter som är gemensam för alla avdelningar kan även tas upp i en separat samlad redogörelse som klassificeras per typ.

Artikel 27 Faktiska utgifter för det senast avslutade budgetåret (Artikel 46.1 e i budgetförordningen)

För upprättandet av budgeten skall de faktiska utgifterna för det senaste budgetår för vilket räkenskaperna avslutats fastställas på följande sätt:

a) Åtaganden: åtaganden som registrerats under budgetåret i fråga mot samma budgetårs anslag, såsom de definieras i artikel 5.

b) Betalningar: betalningar som verkställts under budgetåret, dvs. vars verkställighetsorder sänts till banken, mot anslag för detta budgetår såsom definierats i samma artikel.

Artikel 28 Budgetanmärkningar (artikel 46.1 punkt 2 i budgetförordningen)

Budgetanmärkningarna skall bland annat omfatta följande:

a) Hänvisningar till grundrättsakten när det finns en sådan.

b) Relevanta förklaringar av vilken typ av anslag det rör sig om och vad de skall användas till.

AVDELNING IV GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN

KAPITEL 1 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Artikel 29 Olika typer av grundrättsakter (Artikel 49.1 i budgetförordningen)

1. På gemenskapsområdet får grundrättsakten vara en förordning, ett direktiv eller ett beslut.

2. På området för gemensam utrikes- och säkerhetspolitik får grundrättsakten ta någon av de former som anges i artiklarna 13.2, 14 och 23.2 i Fördraget om Europeiska unionen.

3. På området för polissamarbete och straffrättsligt samarbete får grundrättsakten utgöras av någon av de typer som anges i artikel 34.2 i Fördraget om Europeiska unionen.

Artikel 30 Maximala belopp för pilotprojekt och förberedande åtgärder (Artiklarna 49.2 a och 49.2 b i budgetförordningen)

1. Det totala anslagsbeloppet för de pilotprojekt som avses i artikel 49.2 a i budgetförordningen får inte överstiga 32 miljoner euro per budgetår.

2. Det totala anslagsbeloppet för de nya förberedande åtgärder som avses i artikel 49.2 b i budgetförordningen får inte överstiga 30 miljoner euro per budgetår och det totala beloppet för de åtaganden som faktiskt ingåtts för förberedande åtgärder får inte överstiga 75 miljoner euro.

Artikel 31 Kommissionens särskilda behörighet enligt fördragen (Artikel 49.2 c i budgetförordningen)

1. De artiklar i EG-fördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är de följande:

a) Artikel 138 (dialog mellan arbetsmarknadens parter).

b) Artikel 140 (utredningar, yttranden och samråd på det sociala området).

c) Artiklarna 143 och 145 (särskilda rapporter som gäller det sociala området).

d) Artikel 152.2 (initiativ för att främja samordning av hälsoskyddet).

e) Artikel 155.2 (initiativ för att främja samordning av de transeuropeiska näten).

f) Artikel 157.2 (initiativ för att främja samordning av industrin).

g) Artikel 159 andra stycket (rapport om de framsteg som har gjorts för att uppnå ekonomisk och social sammanhållning).

h) Artikel 165.2 (initiativ för att främja samordning av forskning och teknisk utveckling).

i) Artikel 173 (rapport om forskning och teknisk utveckling).

j) Artikel 180.2 (initiativ för att främja samordning av politiken för utvecklingssamarbete).

2. De artiklar i Euratomfördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är de följande:

a) Artikel 70 (finansiell medverkan inom ramarna för gemenskapens budget i prospekteringsverksamhet inom medlemsstaternas territorier).

b) Artikel 77 och följande artiklar (säkerhetskontroll).

3. Denna förteckning får eventuellt kompletteras i samband med att det preliminära budgetförslaget läggs fram, med angivande av berörda artiklar och belopp.

Artikel 32 Definition av intressekonflikter (Artikel 52.2 i budgetförordningen)

1. Handlingar som kan medföra intressekonflikter kan bestå i

a) att ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar,

b) att vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till, samt

c) att utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar.

2. Den behöriga myndighet som avses i artikel 52 i budgetförordningen är den anställdes närmaste chef. Denne skall skriftligen bekräfta huruvida det föreligger en intressekonflikt eller ej. Om så är fallet skall han själv fatta ett lämpligt beslut.

KAPITEL 2 FÖRFARANDEN FÖR GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN

Avsnitt 1 Allmänna bestämmelser

Artikel 33 Kommissionens förhandskontroller (Artiklarna 53 och 56 i budgetförordningen)

1. I de fall kommissionen genomför delar av budgeten genom gemensam eller decentraliserad förvaltning eller genom indirekt central förvaltning skall den genom en förhandsgranskning, såväl av dokument som på platsen, försäkra sig om att de enheter som den anförtror förvaltningsuppgifter till existerar, är lämpliga för uppgiften och väl fungerande samt uppfyller kraven på en sund ekonomisk förvaltning; om det gäller helt eller delvis decentraliserad förvaltning enligt vad som överenskommits i det enskilda fallet skall kommissionen granska följande:

a) Förfaranden för genomförandet.

b) Kontrollsystem.

c) Redovisningssystem.

d) Förfaranden för upphandling och beviljande av bidrag.

2. Kommissionen skall göra nya undersökningar vid viktiga förändringar av förfaranden eller system för att se till att villkoren i punkt 1 fortfarande följs.

3. De organ eller enheter som deltar i förvaltningen skall inom en fastställd tidsfrist överlämna de uppgifter som kommissionen begär samt genast underrätta kommissionen om alla viktigare förändringar av sina förfaranden och system. Kommissionen skall precisera dessa skyldigheter i de delegationsakter eller överenskommelser som ingåtts med dessa enheter eller organ.

4. Om kommissionen genomför en del av budgeten i samarbete med internationella organisationer skall de överenskommelser om kontroller som slutits med dessa organisationer tillämpas.

Avsnitt 2 Särskilda bestämmelser

Artikel 34 Direkt central förvaltning (Artikel 53 i budgetförordningen)

När kommissionen centralt förvaltar budgeten direkt via sina avdelningar genomförs den av de aktörer i budgetförvaltningen som avses i artiklarna 58-68 i budgetförordningen enligt villkoren i denna förordning.

Artikel 35 Delegeringen till gemenskapens genomförandeorgan (artiklarna 54.2 a och 55.2 i budgetförordningen)

1. Besluten om delegering till genomförandeorganen ger dessa status som delegerade utanordnare för genomförandet av anslagen för de gemenskapsprogram som de förvaltar.

2. De befogenheter som delegeras till ett genomförandeorgan skall utföras av organets direktör enligt artikel 55.2 i budgetförordningen.

3. Kommissionens delegationsakt skall omfatta samma bestämmelser som dem i artikel 39.2. Den skall formellt godtas skriftligen av direktören på det aktuella genomförandeorganets vägnar.

Artikel 36 Villkor för delegering till nationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning (Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

1. Kommissionen kan endast delegera uppgifter som omfattar myndighetsutövning till nationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning om de regleras av lagstiftningen i EU:s medlemsstater, EES eller kandidatländerna, utom i de fall något annat följer av grundrättsakten.

2. Kommissionen skall se till att dessa organ omfattas av tillräckliga finansiella garantier som helst skall komma från en offentlig myndighet, särskilt för att säkra en fullständig återbetalning av de belopp som de är skyldiga kommissionen.

3. När kommissionen planerar att delegera uppgifter som omfattar myndighetsutövning, i synnerhet olika led i budgetgenomförandet, till ett av de organ som avses i artikel 54.2 c i budgetförordningen skall den granska huruvida kraven på sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet uppfylls. Om granskningen visar att delegeringen uppfyller kraven på sund ekonomisk förvaltning skall kommissionen innan den omsätts i praktiken begära ett yttrande från den behöriga kommitté som avses i grundrättsakten, som även kan yttra sig om den planerade tillämpningen av urvalskriterier.

Artikel 37 Utnämning av offentligrättsliga organ på nationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning (Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

1. De offentligrättsliga organen på nationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning skall upprättas enligt lagstiftningen i den medlemsstat eller annat land som de regleras av.

2. Valet av dessa enheter eller organ skall vara objektivt och öppet och föregås av en kostnadseffektivitetsanalys samt motsvara de genomförandebehov som fastställts av kommissionen. Valet får inte medföra någon diskriminering mellan olika medlemsstater eller berörda länder.

3. Då förvaltningen sköts av ett nätverk som kräver att minst ett organ eller en enhet utses per medlemsstat eller berört land skall detta val träffas av de aktuella medlemsstaterna eller länderna i enlighet med bestämmelserna i grundrättsakten.

I övriga fall skall kommissionen utse dessa organ i samråd med berörda medlemsstater eller andra länder och enligt bestämmelserna i grundrättsakten.

Artikel 38 Förenlighet med upphandlingsreglerna (Artikel 57 i budgetförordningen)

När kommissionen anförtror uppgifter åt privaträttsliga organ enligt artikel 57.2 i budgetförordningen skall den genomföra en upphandling enligt bestämmelserna i avdelning V i del I av budgetförordningen.

Artikel 39 Genomförandemetoder för indirekt central förvaltning (Artikel 54.2 b och 54.2 c i budgetförordningen)

1. När kommissionen överlåter delar av genomförandet till andra organ eller enheter enligt artiklarna 54.2 b och 54.2 c i budgetförordningen skall den ingå en överenskommelse med dem.

2. Överenskommelsen skall bland annat innehålla följande:

a) En definition av de uppgifter som överlåts.

b) Villkoren och formerna för deras genomförande, inklusive kontroller som skall genomföras.

c) Reglerna för hur genomförandet skall rapporteras till kommissionen.

d) Villkoren för genomförandets upphörande.

e) Formerna för kommissionens kontroll.

f) Villkoren för användning av särskilda bankkonton samt ändamål och användning för de räntor som genererats.

g) Bestämmelser för att se till att gemenskapsåtgärden uppmärksammas, särskilt i förhållande till organets övriga åtgärder.

h) Ett åtagande att avstå från alla handlingar som kan leda till en intressekonflikt i den mening som avses i artikel 32.

3. De organ som avses i punkt 1 har inte status som delegerade utanordnare.

Artikel 40 Avslutning av räkenskaper vid gemensam eller decentraliserad förvaltning (Artikel 53.5 i budgetförordningen)

1. Syftet med avslutningen av räkenskaper enligt artikel 53.5 i budgetförordningen är att se till att de utgifter som kan belasta budgeten och som handläggs av medlemsstaterna inom ramen för en gemensam förvaltning eller av tredje land inom ramen för en decentraliserad förvaltning är i sin ordning och förenliga med de gällande gemenskapsbestämmelserna.

2. Utan att det påverkar sektorsbestämmelserna skall avslutningen av räkenskaper omfatta följande:

a) Medlemsstaternas eller tredje lands utgiftsredovisning i form av räkenskaper som reviderats av en avdelning eller ett organ som har nödvändig teknisk kompetens och saknar anknytning till de organ som handlagt utgifterna.

b) Kommissionens kontroll av dokument och vid behov kontroll på plats av räkenskaperna och underliggande transaktioner utan begränsningar eller inskränkningar, däribland kontroller hos mottagarna.

c) Kommissionens fastställande, inom ramen för diskussionsförfaranden och med en anmälan till medlemsstaterna eller tredje land, av det utgiftsbelopp som skall belasta budgeten.

d) Beräkningen av den finansiella korrigeringen beroende på skillnaden mellan de redovisade utgifterna och de som godkänts för att föras upp i budgeten.

e) Återbetalning eller överföring av det restbelopp som utgörs av skillnaden mellan de godtagna utgifterna och de finansiella belopp som redan har utbetalats till medlemsstaterna eller tredje land; återbetalningen skall ske genom avräkning enligt villkoren i artikel 80.

3. Förfarandet för att avsluta räkenskaperna enligt punkt 1 och 2 skall anpassas till graden av decentralisering.

Artikel 41 Förvaltning i samarbete med internationella organisationer (Artiklarna 53 och 165 i budgetförordningen)

1. De anslag som förvaltas i samarbete med internationella organisationer enligt artikel 53 och 165 i budgetförordningen skall finansiera åtgärder som endast kan genomföras med samlade resurser från flera bridragsgivare, och där det inte är ändamålsenligt eller praktiskt möjligt att ange fördelningen på de olika utgiftstyperna av varje parts bidrag.

2. De internationella organisationer som avses i punkt 1 är

a) Organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, samt specialiserade organ som inrättats av dessa.

b) Internationella rödakorskommittén.

c) Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen.

KAPITEL 3 AKTÖRER I BUDGETFÖRVALTNINGEN

Avsnitt 1 Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

Artikel 42 Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen (Artikel 58 i budgetförordningen)

Varje institution skall förse alla aktörer i budgetförvaltningen med de resurser som krävs för att de skall kunna utföra uppdraget, samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter.

Avsnitt 2 Utanordnaren

Artikel 43 Bistånd till utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering (Artikel 59 i budgetförordningen)

Den behörige utanordnaren kan bistås av tjänstemän med uppgift att, under dennes ansvar, utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för genomförandet av budgeten och framtagandet av information om förvaltning och finansiella frågor. För att undvika alla intressekonflikter skall dessa anställda omfattas av de skyldigheter som anges i artikel 52 i budgetförordningen.

Artikel 44 Åtskillnad mellan initiativet till transaktionen och kontrollen av densamma (Artikel 60.4 i budgetförordningen)

1. Med initiativ till en transaktion avses samtliga steg som kan vidtas av anställda som avses i artikel 43 och som sker innan den behörige utanordnaren, som har erhållit sina befogenheter via delegering eller vidaredelegering, antar en handling som utgör led i budgetgenomförandet.

2. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behörige utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.

3. Minst en förhandskontroll skall göras av varje transaktion. Syftet är att kontrollera bland annat följande:

a) Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta förordningar, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördrag och förordningar och i förekommande fall kontraktsvillkor.

b) Att principerna om sund ekonomisk förvaltning som avses i kapitel 7 i avdelning II i budgetförordningen följs.

4. Efterhandskontrollerna, som sker i form av kontroller av dokument och vid behov besök på plats, syftar till att kontrollera att de transaktioner som finansieras via budgeten har utförts på ett korrekt sätt och att i synnerhe