Rapport

om årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2002 samt fondens svar

(2003/C 319/09)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europaparlamentet och rådet, i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (nedan kallad "fonden") för det budgetår som slutade den 31 december 2002. I enlighet med artikel 18 i rådets förordning (EEG) nr 1417/76(2), ändrad genom artikel 1.16 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93(3), har fondens budget genomförts under styrelsens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(4) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artiklarna 65-68 i rådets förordning (EEG) nr 1417/76, ändrade genom artikel 1.52-1.55 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER

Inledning

5. Fonden inrättades 1975 för att bidra till planering och förverkligande av bättre levnads- och arbetsvillkor inom Europeiska unionen(5). Fondens verksamhetsfält har nu utvidgats till att även gälla kandidatländerna. Fonden har ett nätverk av experter över hela Europa till vilka forskning delegeras, till exempel utvärdering av den aktuella situationen i länderna, fallstudier och enkätundersökningar, samt sammanställningar av nationella rapporter.

Budgetgenomförande

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1.

7. Av anslagen för budgetåret 2002 har åtaganden ingåtts för 17,3 miljoner euro, betalningar gjorts för 13,3 miljoner euro och 4 miljoner euro har överförts. Överföringarna utgör nästan 50 % av årets åtaganden för drift (avdelning III). Omfattningen av dessa överföringar visar att fonden behöver förbättra planeringen och uppföljningen av verksamheten.

Årsredovisning

8. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som fonden offentliggör i sin verksamhetsrapport för 2002 återges i sammanfattning i tabellerna 2 och 3.

9. Fondens räkenskapssystem utmärks av att flera olika hjälpmedel används, vilket kräver att data ett flertal gånger förs in och bearbetas på nytt och som i sig kan leda till felaktigheter. Fonden har inte något integrerat system för att följa upp anläggningstillgångar och beräkna avskrivningar. Man använder två olika databaser som sköts av olika avdelningar.

Underliggande transaktioner

10. Genom artikel 46c i fondens budgetförordning ges möjlighet att göra en direkt överenskommelse med en leverantör när anbudsförfarandet är resultatlöst. Vid ett anbudsförfarande var priset för två partier tänkt att ligga mellan 25000 och 35000 euro. Då anbudsförfarandet för dessa två partier inte ledde till något avtal, tilldelades de genom direkt överenskommelse för 53500 respektive 86000 euro. För att förbättra insynen i dessa förfaranden uppmanar revisionsrätten fonden att tydligare ange de villkor som skall ligga till grund för anbudsförfaranden.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) EGT L 164, 24.6.1976, s. 16.

(3) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26.

(4) Som föreskrivs i artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93, har räkenskaperna för fondens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 upprättats den 23 september 2003 och därefter överlämnats till revisionsrätten som mottog dem den 29 september 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(5) Rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975.

Tabell 1

Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor - Budgetgenomförande för budgetåret 2002Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från fonden. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor - Inkomst och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från fonden. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden framlagt i sin årsredovisning (se punkt 9).

Tabell 3

Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001((I balansräkningen saknas en summa på en miljon euro gällande ett avtal med kommissionen den 15 december 2002 om förväntade inkomster åren 2003 och 2004))Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar

Källa:

Uppgifter från fonden. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden lagt fram i sin årsredovisning

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Fondens svar

7. I de fall där avtalen har en repeterande karaktär har tidpunkten för avtalsförfarandena tidigarelagts där detta varit möjligt. I andra fall, där åtgärderna är mer innovativa och komplexa, kommer Dublinfonden att fortsätta undersöka möjligheterna att påskynda genomförandet av dem, från inledningen av dessa åtgärder till dess att avtalen är uppfyllda. Med dessa ansträngningar och genom tillämpningen av den nya budgetförordningen väntas mängden överföringar minska.

9. Dublinfonden håller på att genomföra åtgärder för att förbättra integreringen av sina räkenskapssystem. Datoriserade system för kontroll av anläggningstillgångar utvärderas också för närvarande.

10. Omständigheterna i detta fall var mycket exceptionella och Dublinfonden tog upp frågan med styrelsen innan kontraktet undertecknades. Dublinfonden skall i fortsättningen se till att de begränsningar som gäller för den ursprungliga anbudsinfordran normalt också ska gälla vid eventuell förhandlad upphandling (privat överenskommelse). I de fall då finansieringen anses vara otillräcklig, kommer man att överväga alternativet att inleda ett nytt anbudsförfarande med ändrad finansiering. Eventuella avvikelser från detta förfarande kommer fortsättningsvis endast att göras med uttryckligt godkännande från utanordnaren.