Rapport

om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt byråns svar

(2001/C 372/02)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska miljöbyrån i enlighet med artikel 13.4 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har budgeten genomförts under verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 14 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA MILJÖBYRÅN (KÖPENHAMN) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Utnyttjandet av anslagen för budgetåret 2000 och av de anslag som överförts från det föregående budgetåret redovisas i tabell 1(3).

6. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 18,9 miljoner euro, och åtaganden gjordes för 18,8 miljoner euro (99 %). Driftsanslagen (avdelning III, 9 miljoner euro) blev nästan i sin helhet (8,9 miljoner euro) föremål för åtaganden.

7. De anslag som överförts till 2001 uppgår till 5,4 miljoner euro (29 % av åtagandena) och är i huvudsak driftsanslag. Av driftsanslagen har 4,4 miljoner euro överförts (50 % av åtagandena), vilket är en minskning jämfört med det föregående budgetåret (då 5,4 miljoner euro överfördes, motsvarande 59 % av åtagandena). Av de anslag på 6 miljoner euro som överfördes från 1999 förföll omkring 11 % vid utgången av 2000. Byrån bör fortsätta sin strävan att minimera anslagsöverföringen mellan budgetår.

8. I december 2000 gjordes ett åtagande på 105000 euro för finansiering av översättningar och terminologitjänster under första halvåret 2001. Eftersom det är fråga om utgifter under budgetåret 2001 borde finansieringen ha skett med anslag i budgeten för 2001. Dessutom finns det ingen ordersedel som styrker detta åtagande.

Årsredovisning och bokföring

Bokföring

9. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

10. Budgetredovisningssystemet SI2 saknar fortfarande den modul som skulle göra det möjligt att registrera belopp som skall inkasseras. Systemet bör kompletteras.

Redovisning av anläggningstillgångar och inventarieförteckningar

11. Byråns budgetförordning saknar bestämmelser om bokföringen av anläggningstillgångar. Där finns inga regler om värdering eller avskrivning. Byrån bör införa de bestämmelser som kommissionen införde i december 2000(4) i sitt regelverk framför allt för att undvika problem med värderingen av tillgångar som skall inventeras (se punkt 12).

12. Enligt artikel 52 i sin budgetförordning skall byrån föra en löpande inventarieförteckning över all sin lösa och fasta egendom. Byråns inventariesystem är inte tillfredsställande. Två inventarieförteckningar förs, den ena över lös egendom och diverse utrustning och den andra över datorutrustning, men förteckningarna håller mycket olika kvalitet. Förteckningen över datorutrustning är ofullständig. För en betydande del av utrustningen saknas uppgifter om inköpsår, belägenhet och värde. Förteckningen över lös egendom och diverse utrustning är mer fullständig, men värdeuppgifterna uttrycks bara i lokal valuta.

Betalningskrav

13. Alla åtgärder eller situationer som kan ge upphov till en fordran för byrån skall bli föremål för en beräkning av fordran från utanordnarens sida (artikel 23 i byråns budgetförordning). Sådana beräkningar skall överlämnas till räkenskapsföraren för att föras in som symboliskt anslag. När det har konstaterats att fordran är giltig, skall utanordnaren upprätta ett betalningskrav (artikel 24) som han överlämnar till räkenskapsföraren, som i sin tur skall tillse att medlen inkasseras (artikel 25).

14. Byrån upprättar ett betalningskrav då en fordran konstateras vara giltig, men däremot aldrig någon beräkning av fordringar. Detta gör att det saknas kontroll över vilka medel som skall inkasseras. I december 1999 konstaterade byrån exempelvis att den var berättigad till återbetalning av skatt till ett belopp av omkring 3865000 danska kronor (cirka 519000 euro). Eftersom det saknades beräkning av fordringar hade detta inte bokförts. I mars 2000 fick byrån en check på 3000000 danska kronor, och ett betalningskrav på samma belopp upprättades. Eftersom det inte fanns någon beräkning av fordringar per den 31 december 2000 hade återstoden av fordran, 865662 danska kronor (116067 euro), inte bokförts. Detta belopp inkasserades i början av 2001.

15. När byrån upprättar ett betalningskrav, skickar den inte systematiskt en debetnota till gäldenären så att det kan säkerställas att beloppet inkasseras. Revisionsrätten granskade sex betalningskrav: i två av fallen hade ingen debetnota skickats ut, och därför hade gäldenärerna inte heller gjort någon inbetalning.

Uppföljning av revisionsrättens tidigare iakttagelser

16. I sin årsrapport om byrån för 1999(5) framhöll revisionsrätten vissa svagheter i den ekonomiska förvaltningen av avtal, bland annat i fråga om prövningen av betalningsansökningar. Revisionsrättens granskning av underlagen för de utbetalningar som gjordes under 2000 visade att det inte alltid fanns stödjande dokumentation vad gällde ansökningar om betalning utan enbart ett intyg om att det berörda arbetet verkligen hade utförts och uppfyllde kraven enligt uppdraget.

Förvaltning av mänskliga resurser

Personalpolitik

17. Byråns personal omfattas av de förordningar och bestämmelser som gäller för tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna. I enlighet med artikel 17.3 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 av den 7 maj 1990 skall styrelsen i samråd med kommissionen anta tillämpningföreskrifter för dessa(6). Över lag tillämpar byrån de allmänna bestämmelser som kommissionen har antagit, men byrån har inte formellt införlivat dessa bestämmelser med sina egna interna regler.

18. I slutet av 1999 upprättade byrån ett allmänt dokument om personalpolitiken och föreslog ett antal beslut om tillämpningsregler som dock i november 2000 ännu inte hade godkänts av byråns styrelse. I övrigt infördes i december 1999 flera allmänna tillämpningsbestämmelser rörande tjänsteföreskrifter i byråns interna regler.

Rekryteringsförfaranden

19. Styrelsen har inte godkänt något dokument rörande byråns rekryteringsförfaranden. När det gäller tillfälligt anställda genomför byrån i allmänhet en extern rekrytering, med stor spridning av "meddelanden om uttagningsprov" i EGT, inom gemenskapsinstitutionerna, vid de andra organen och i massmedierna. Byrån hade i 3 av de 31 granskade fallen ingått avtal med en anställd utan externt urvalsförfarande. Med 3 andra anställda hade avtal om tillfällig anställning ingåtts trots att dessa personer inte fanns med på förteckningen över godkända sökande för de berörda tjänsterna och trots att alla som faktiskt fanns med på förteckningarna inte hade tillfrågats.

20. När det gäller utsända nationella experter tillämpar byrån kommissionens regler. Urvalet av experter hade i 2 av de 8 granskade fallen skett utan urvalsförfarande. I ett fall gav byrån en nationell expert ett belopp motsvarande 40 % av den nationella lönen för att täcka kostnaderna för skolgången för expertens barn. Någon bestämmelse som medger ett sådant förfarande finns inte i reglerna.

Utveckling av byråns personalstyrka och verksamhet

21. Byråns personal består av personal enligt tjänsteföreskrifterna som kan vara fast anställda (FA) eller tillfälligt anställda (TA). Antalet tjänster för personal enligt tjänsteföreskriferna godkänns varje år av budgetmyndigheten samtidigt med byråns budget. Därutöver kan budgeten innehålla anslag för rekrytering av extraanställda (EA), vars anställningstid är begränsad till ett år, och av utsända nationella experter (UNE). Det finns därutöver möjlighet att rekrytera lokalt anställda (LA), men den möjligheten utnyttjas inte av byrån.

22. I tabell 4 visas utvecklingen för byråns personalstyrka och personalens fördelning. Personalstyrkans tillväxt har tenderat att stabiliseras under de senaste åren.

23. Sedan byrån inrättades har den anställt 133 personer. Ingen av dessa var från början fast anställd. I 54 % av fallen var de nyanställda från början tillfälligt anställda och i 46 % av fallen extraanställda eller utsända nationella experter. Vid utgången av 2000 var 78 % av personalen fast anställda, eller vilket var vanligare, tillfälligt anställda, återstoden var extraanställd personal och nationella experter.

24. Revisionsrätten har analyserat hur den befintliga personalen har rekryterats och kommit fram till följande rekryteringsmodell:

- I de flesta fallen har de anställda rekryterats som tillfälligt anställda efter förfaranden som kan liknas vid allmänna uttagningsprov och därefter fått möjlighet att erhålla fast anställning efter ett uttagningsförfarande som utannonseras i begränsad omfattning.

- Övriga anställda har rekryterats som extraanställd personal och därefter genom ett allmänt uttagningsprov fått möjlighet att erhålla en tjänst som tillfälligt anställd.

25. Denna modell för personalhantering framgår om man analyserar rekryteringarna enligt det förfarande som använts: omkring 64 % rekryterades efter ett allmänt uttagningsprov som offentliggjorts i EGT och 25 % efter uttagningar som annonserats bland anställda vid gemenskapsinstitutionerna och de decentraliserade organen. Den genomsnittliga rekryteringskostnaden är omkring 2330 euro per nyanställd.

26. Att anställda lämnat byrån har medfört en personalomsättning (för fast anställda, tillfälligt anställda, extraanställda eller utsända nationella experter) på i genomsnitt 15 % per år. I tre fjärdedelar av fallen har anställningskontrakten löpt ut och i övriga fall har kontrakten sagts upp, oftast av den anställde.

27. En granskning av ett urval bestående av 14 anställda visade inte några problem i fråga om lämplighet för tjänsten.

28. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid byrån fungerar (till exempel administration, bokföring, sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som direkt bidrar till förverkligandet av byråns mål.

29. I genomsnitt kan 87 % av de anställda i kategori A, dvs. 43 % av samtliga anställda betraktas som anställda med operativa funktioner. Alla övriga anställda är att betrakta som stödpersonal.

30. Utvecklingen av förhållandet mellan den operativa personalen och stödpersonalen är ogynnsam: andelen operativ personal bland de anställda i kategori A tenderar att minska. År 2000 var denna andel 42 %, vilket är något mindre än genomsnittet för den undersökta perioden (43 %).

31. I tabell 5 beskrivs utvecklingen för personalkostnaderna och de administrativa utgifterna under perioden 1995-2000. Löneutgifterna har ökat snabbare än personalstyrkan. Skillnaden (omkring 10 %) kan till stor del tillskrivas automatiska löneökningar.

32. När det gäller övriga personalrelaterade kostnader har revisionsrätten särskilt granskat utgifterna för vidareutbildning och de administrativa utgifterna, framför allt vad gäller IT.

33. Utgifterna för vidareutbildning har ökat snabbare än personalstyrkan. De administrativa utgifterna har i genomsnitt minskat något sedan de inledande investeringarna gjorts.

34. För att man skall få en uppfattning om förhållandet mellan byråns verksamhet och utvecklingen av dess personalstyrka och kostnader i samband härmed har denna jämförts med beloppet för driftsanslag (avdelning III) som faktiskt har använts (anslag för året och anslag som överförts mellan budgetår) under loppet av ett år. Denna jämförelse ger vid handen att personalstyrkan och därmed förbundna kostnader i genomsnitt ökar snabbare än volymen på verksamheten. Detta bekräftas också av att utgifterna för stödjande funktioner (avdelningarna I och II) ökar snabbare än driftskostnaderna. Det bör dock noteras att byrån ännu inte kommit in en jämn rytm och att den på grund av sin begränsade storlek inte kan dra nytta av några väsentliga stordriftsfördelar vad gäller materiell och administrativ infrastruktur. Mot denna bakgrund har förhållandet mellan tillväxttakten för den operativa personalen och tillväxttakten för utgiftsvolymen utvecklats på ett tillfredsställande sätt.

Slutsats

35. Allmänt sett förefaller det som om byrån sedan inrättandet inte har kunnat tillsätta alla de tjänster som tagits upp i tjänsteförteckningen i budgeten, men byrån har kunnat kompensera detta genom att rekrytera extraanställd personal och utsända nationella experter.

36. För rekryteringen av sina tillfälligt anställda följer byrån i de flesta fall en modell för extern rekrytering som liknar den modell som förespråkas av gemenskapens institutioner.

37. Mot bakgrund av den förväntade ökningen av verksamheten, och följaktligen personalstyrkan, vore det möjligen önskvärt att byrån, för tjänster som gäller stödjande verksamhet och operativ verksamhet som kräver administrativa kvalifikationer, går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att kunna genomföra en så bred rekrytering som möjligt. I övrigt bör byrån över lag förbättra sitt system för administration och sitt informationssystem på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2001.

För revisionsrätten

O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 120, 11.5.1990, s. 4.

(2) Som föreskrivs i artikel 13.3 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2000 upprättats den 30 mars 2001 och därefter överlämnats till byråns styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 9 april 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge sken av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) Kommissionens förordning (EG) nr 2909/2000 av den 29 december 2000, EGT L 336, 30.12.2000, s. 75.

(5) EGT C 373, 27.12.2000.

(6) Beslut nr EEA/99/DGE/01 av den 15 december 1999.

TABELL 1-5

Tabell 1

Budgetgenomförandet

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Källa:Tabell utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och den 31 december 1999

Källa:Tabell utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

FA: Fast anställda.

TA: Tillfälligt anställda.

EA: Extraanställda.

UNE: Utsända nationella experter.

Tabell 5

Utveckling av personalstyrkan och kostnader i samband härmed

>Plats för tabell>

Byråns svar

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

8. Revisionsrätten syftar på arbete som planerats i arbetsprogrammet för 2000. Beroende på osäkerhetsfaktorer i fråga om behovet av översättning, vilket kan variera med avseende på volym och tid, uppsköts emellertid det slutgiltiga beslutet om att utföra detta arbete till en senare tidpunkt under året. Det bör påpekas att uppdrag som utförs av Översättningscentrum beställs via arbetsblad medan ordersedlar används för externa uppdragstagare.

Årsredovisning och bokföring

10. Inkomstmodulen i budgetredovisningssystemet (S12) håller för närvarande på att införas och börjar tas i bruk.

Bokföring

11. De nya bestämmelser som revisionsrätten hänvisar till (beslut 2000/716/CE) skall införlivas i miljöbyråns budgetförordning och skall ligga till grund för avslutandet av räkenskaperna för 2001 samt för värderingen av värdet av byråns anläggningstillgångar.

12. Vid bokslutet för 2001 kommer miljöbyrån att förfoga över ett fullt integrerat och unikt egendomsregister med uppgifter om värde, inköpsdatum och belägenhet.

Miljöbyrån inför ett permanent system som registrerar värdet av tillgångarna vid inköpsdatumet i stället för att registrera det som en operation i slutet av året. Emellertid bör påpekas att effekten på värdet av anläggningstillgångarna är liten och inverkar inte på de riktiga belopp som betalas till uppdragstagarna.

Betalningskrav

13. Miljöbyrån är medveten om behovet av att i budgetredovisningssystemet SI2 införa krav- och kreditoperationer och att formalisera proceduren på ett mer tillfredsställande sätt.

Detta är en huvudprioritet för miljöbyrån under 2001 särskilt med hänsyn till att den finansiering av miljöbyråns operationer som är baserad på kontrakt ökar i betydelse.

14. Iakttagelsen beträffande inkassering av en fordran på 116067 euro som hänför sig till miljöbyråns hyreskostnader är berättigad. Fördröjningen av betalningskravet berodde på att ett klargörande krävdes från och mellan den tidigare och den nuvarande ägaren av den byggnad som miljöbyrån hyr. Ärendet har utretts och fordran har bokförts.

Uppföljning av revisionsrättens tidigare iakttagelser

16. Miljöbyrån är medveten om nödvändigheten av att tillhandahålla underlag för betalningsansökningar och har förbättrat och infört förfaranden för att uppfylla detta krav hos utanordnaren.

Inom ramen för det IT-projekt, baserat på kommissionens IT-system (CSS-gruppen som grundar sig på SINCOM2), som genomförs av miljöbyrån i samarbete med andra organ görs en översyn av tillgången till och kopplingen av stöddokumentation till betalningskrav.

Förvaltning av mänskliga resurser

Personalpolitik

18. Ett antal interna beslut har formaliserats av styrelsen, men miljöbyrån är medveten om att detta inte skett fullt ut. Huvudmålsättningen är att uppnå överensstämmelse med kommissionens interna bestämmelser. En harmonisering med gemenskapens organ anses vara viktig. Samtidigt eftersträvar miljöbyrån att följa kommissionens tjänsteföreskrifter och tillämpningsbestämmelser - väl medveten om att dessa för närvarande ses över och omarbetas inom ramen för reformarbetet och särskilt vad gäller personalpolitiken.

Miljöbyrån kommer att till styrelsen framlägga ett förslag för godkännande om tillämpning av de kommissionsregler som kommer att följas fullt ut och de särskilda regler i fråga om vilka miljöbyrån avviker från kommissionen tillämpning.

Rekryteringsförfarande

19. Miljöbyrån följer gängse rekryteringsförfaranden. Dessa förfaranden kommer att läggas fram till styrelsen för godkännande i enlighet med iakttagelse 18 om personalpolitiken.

Miljöbyrån fortsätter att ge stor spridning åt tillkännagivanden om lediga tjänster för tillfälligt anställda.

Dessa tre anställda rekryterades och utsågs direkt av AIPN (anställningsmyndigheten) i det skede då byrån höll på att inrättas (1996). Två av dem (ej längre anställda vid byrån) utsågs efter att ha uttagits och föreslagits av miljöbyråns styrekonom. Den tredje i personalstyrkan som revisionsrätten åsyftar rekryterades direkt i syfte att säkerställa miljöbyråns verksamhet och främst dess IT-verksamhet - detta efter att ha utfört ett utmärkt och engagerat arbete som konsult hos aktionsgruppen och hos miljöbyrån. De tre övriga anställda rekryterades från kortlistor som upprättats för tjänster som erfordrar liknande teknisk bakgrund och samma sakkunskap/yrkesfärdighet.

20. Miljöbyrån tillämpar samma rekryteringsförfarande för nationella experter som kommissionen. I detta sammanhang bör påpekas att rekryteringen av tillfälligt anställda nationella experter ursprungligen påskyndades av medlemsstaterna snarare än att miljöbyrån drev på i denna fråga. Emellertid har miljöbyrån under de senaste åren givit stor spridning åt tillkännagivanden i medlemsstaterna om områden för vilka sådan kompetens kan komma i fråga och utgöra ett komplement till befintlig kunskap. Detta kommer även att ske i framtiden.

Miljöbyrån har gjort en uppföljning av ett förfarande avseende positiv diskriminering i fall då de nationella experternas grundlöner ligger väsentligt mycket lägre än genomsnittet. Detta förfarande har tillämpats på inrådan av kommissionens tjänsteavdelningar.

Utveckling av byråns personalstyrka och verksamhet

23. Faktumet att antalet fast anställda begränsas till ett minimum ligger i linje med utvecklingen av byråns personalpolitik. För närvarande sker rekrytering med fast anställning endast för att tillgodose rörligheten mellan gemenskapens olika institutioner. Endast två personer har för närvarande fast anställning vid miljöbyrån.

29. Enligt miljöbyråns uppfattning deltar många av de anställda i kategorierna B och C på ett avsevärt och direkt sätt i det operationella arbetet och därför är det inte lätt att ange antalet verksamma i operationella tjänster.