C 6/27

RAPPORT

om årsredovisningen för det gemensamma företaget IMI för budgetåret 2011 med det gemensamma företagets svar

2013/C 6/04

INLEDNING

Grundare av det gemensamma företaget är Europeiska unionen som företräds av kommissionen och den europeiska läkemedelsbranschorganisationen (European Federation of Pharmaceutical Industries and Associations, EFPIA). Varje juridisk person som direkt eller indirekt stödjer forskning och utveckling i en medlemsstat eller i ett land som är associerat till sjunde ramprogrammet (3) får ansöka om att bli medlem av det gemensamma företaget.

EU-bidraget till det gemensamma företaget, som ska täcka driftskostnader och forskning, får högst uppgå till en miljard euro som ska betalas från budgeten för sjunde ramprogrammet. EU och EFPIA bidrar som grundare lika mycket till driftskostnaderna, var och en med ett belopp motsvarande högst 4 % av det totala EU-bidraget. Övriga medlemmar bidrar var och en till driftskostnaderna i proportion till sitt bidrag till forskningsverksamheten. Forskningsföretag som är medlemmar i EFPIA bidrar till finansieringen av forskningsverksamheten genom bidrag in natura (4) som minst motsvarar de finansiella bidragen från EU (5) .

INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

REVISIONSFÖRKLARING

Ledningens ansvar

Direktören ska i egenskap av utanordnare verkställa budgeterade inkomster och utgifter i enlighet med det gemensamma företagets finansiella bestämmelser under eget ansvar och inom ramen för beviljade anslag (10) . Direktören ska införa (11) den organisation och de system och rutiner för intern förvaltning och kontroll som krävs för upprättandet av slutliga räkenskaper (12) som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig detta beror på oegentligheter eller fel, och se till att de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna är lagliga och korrekta.

Revisorns ansvar

Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet

Revisionsrätten anser att det gemensamma företagets årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av det gemensamma företagets finansiella ställning per den 31 december 2011 och av resultatet av transaktioner och kassaflöden för de budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i det gemensamma företagets finansiella bestämmelser.

Grund för ett uttalande med reservation om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

Uttalande med reservation om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN

Budgetgenomförandet

Styrelsen antog den årliga budgeten och genomförandeplanen för 2011 den 4 april 2011 (16) eftersom det hade tagit tid att fastställa och komma överens om de vetenskapliga prioriteringar som skulle ingå i den årliga genomförandeplanen. Detta innebar att lanseringen av ansökningsomgången försenades. Under året inledde det gemensamma företaget den fjärde ansökningsomgången, ingick fem bidragsöverenskommelser inom den tredje ansökningsomgången och åtta bidragsöverenskommelser inom den andra ansökningsomgången.

Genomförandegraden för de 159 miljoner euro i åtagandebemyndiganden som var avsatta för forskning var 66 %, och de genomfördes via ett övergripande åtagande som täckte den fjärde ansökningsomgången. Den stora andelen outnyttjade bemyndiganden i den administrativa budgeten (44 %) tyder på att den inte byggde på realistiska uppskattningar.

Åtagandebemyndiganden på 117 miljoner euro och betalningsbemyndiganden på 65 miljoner euro som inte hade använts under budgetåret 2010 fördes över till 2011 och åtagandebemyndiganden på 62 miljoner euro och betalningsbemyndiganden på 11 miljoner euro som inte hade använts under budgetåret 2011 fördes över till 2012.

Ansökningsomgångar

De ansökningsomgångar som anordnades 2008, 2009 och 2010 ledde till undertecknade bidragsöverenskommelser som uppgick till 269 miljoner euro i slutet av 2011. Under 2011 inleddes den fjärde ansökningsomgången som hade en preliminär budget på 105 miljoner euro i EU-bidrag. Under 2012 inleddes den femte ansökningsomgången med en preliminär budget på 80 miljoner euro i EU-bidrag. Om ansökningsomgångarna ligger kvar på den aktuella nivån är det således högst troligt att det totala tillgängliga EU-bidraget inte kommer att användas.

Avvikelser mellan styrelsens beslut och rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen

I rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen är totalbeloppet för kapitel 30-C2 ”Forskningsverksamhet” (117 miljoner euro) lägre än under budgetpost B03000-C2 (141 miljoner euro) som är en del av ovan nämnda kapitel. Styrelsen fattade den 28 januari 2011 dessutom beslut om att endast tillåta att 115 miljoner euro i åtagandebemyndiganden skulle föras över, men i rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen redovisas en överföring på 117 miljoner euro.

KOMMENTARER OM NYCKELKONTROLLER I DET GEMENSAMMA FÖRETAGETS SYSTEM FÖR ÖVERVAKNING OCH KONTROLL

Under 2011 konstaterades att stora framsteg hade gjorts när det gällde internkontrollsystemen. Det krävs dock ytterligare arbete när det gäller att fastställa och dokumentera budget- och bokföringsförfaranden och tillhörande kontroller. Ingen formell bedömning gjordes av det interna kontrollsystemet under 2011.

Metod för värdering av bidrag in natura

Metoden för värdering av bidrag in natura (18) godkändes av styrelsen den 11 november 2011. Bidragen in natura godkänns genom en förhandsattestering och efterhandsrevisioner. Under 2011 gjordes inga förhandsattesteringar och inga efterhandsrevisioner.

ÖVRIGA FRÅGOR

Internrevisionsfunktionen och kommissionens tjänst för internrevision

Kommissionens tjänst för internrevision och det gemensamma företagets internrevisionsfunktion gjorde under 2011 en riskbedömning och den strategiska granskningsplanen för 2012–2014 godkändes av styrelsen den 3 november 2011.

Det gemensamma företaget beviljades självständighet i november 2009 men varken kommissionens tjänst för internrevision eller internrevisionschefen utförde något internt revisionsarbete om säkerhet förrän i mars 2012. Internrevisionschefen har varit direkt involverad i verksamheten (genomförandet av strategin för efterhandsrevision, en ram för nyckelresultatindikatorer och en genomgång av förhandsattesteringen av bidrag in natura) och andra konsultåtaganden.

Europeiska revisionsrättens revisionsbefogenheter

Bestämmelserna för bidragsöverenskommelsen ger inte revisionsrätten befogenhet att granska bidrag in natura från EFPIA-företag trots att dessa bokförs i det gemensamma företagets räkenskaper. Det beräknas att dessa bidrag kommer att motsvara omkring en miljard euro under det gemensamma företagets livstid.

Uppföljning av tidigare iakttagelser

Under 2011 gjorde det gemensamma företaget framsteg med att formalisera sin it-säkerhetspolitik. Kontinuitetsplanen och katastrofplanen var dock inte klara.

Årlig verksamhetsrapport

(1) Rådets förordning (EG) nr 73/2008 av den 20 december 2007 om bildande av det gemensamma företaget för genomförande av det gemensamma teknikinitiativet för innovativa läkemedel (EUT L 30, 4.2.2008, s. 38).

(2) I bilagan sammanfattas det gemensamma företagets behörighet och verksamhet i informationssyfte.

(3) Sjunde ramprogrammet, som antogs genom Europaparlamentets och rådets beslut nr 1982/2006/EG (EUT L 412, 30.12.2006, s. 1) sammanför alla forskningsrelaterade EU-initiativ under ett tak och spelar en central roll för uppfyllelsen av målen i fråga om tillväxt, konkurrenskraft och sysselsättning. Det är också en central pelare för det europeiska forskningsområdet.

(4) Enligt artikel 11.4 i bilagan till förordning (EG) nr 73/2008 om bildande av det gemensamma företaget är bidragen in natura ”icke-monetära bidrag […] från forskningsbaserade läkemedelsföretag som är medlemmar i EFPIA, i form av resurser (personal, utrustning, materiel osv.)”. Bidragen från forskningsföretagen ska minst motsvara unionens finansiella bidrag.

(5) I artikel 11.5 i bilagan till förordning (EG) nr 73/2008 om bildande av det gemensamma företaget anges: ”de deltagande forskningsbaserade läkemedelsföretag som är medlemmar i EFPIA ska inte vara behöriga att ta emot finansiella bidrag från det gemensamma företaget för någon verksamhet”.

(6) Revisionsrätten fick årsredovisningen den 1 juli 2012 och en ändrad version den 12 oktober 2012. Denna årsredovisning åtföljs av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen under året med bland annat en redovisning av utnyttjandegraden för anslagen och sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.

(7) I räkenskaperna ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och bilagan till räkenskaperna som innehåller en beskrivning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.

(8) Rapporterna om budgetgenomförandet innehåller sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

(9) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(10) Artikel 33 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 (EGT L 357, 31.12.2002, s. 72).

(11) Artikel 38 i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002.

(12) Bestämmelserna om EU-organens årsredovisningar och löpande räkenskaper fastställs i kapitel 1 i avdelning VII i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002, senast ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 652/2008 (EUT L 181, 10.7.2008, s. 23) och har införlivats i det gemensamma företagets finansiella bestämmelser.

(13) Internationella revisorsförbundet (IFAC) och Internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai).

(14) Artikel 12.4 i förordning (EG) nr 73/2008 om inrättande av det gemensamma företaget. ”Det gemensamma företaget ska utföra kontroller på plats och finansiella revisioner hos deltagarna i forskningsverksamhet som finansieras av det gemensamma företaget.” Vid efterhandsrevisioner kan det konstateras att stödmottagare begär ersättning för icke stödberättigande kostnader som då blir föremål för återkrav.

(15) Felprocenten har beräknats utifrån ett genomsnitt av mellanskillnaden mellan de redovisade kostnaderna och de verkliga kostnaderna i de ersättningsanspråk där man konstaterat att för höga kostnader har angetts som sedan viktats efter beloppen.

(16) I enlighet med artikel 14 i det gemensamma företagets finansiella bestämmelser användes budgetregeln om 1/12 för betalningar tills budgeten hade antagits.

(17) Större iakttagelser som rapporterades av räkenskapsföraren: a) vid beräkningen av upplupna kostnader/intäkter vid årets slut användes inte en korrekt och etablerad metod, b) likviditetsförvaltningen och arkiveringsrutinerna måste förbättras, c) godkännandet av det uppdaterade utkastet till handbok om finansiella förfaranden måste formaliseras, d) det måste finnas fullständiga stödjande handlingar i betalningsakterna, och e) det bör införas ett it-verktyg för att man bättre ska kunna registrera och förvalta kontrakt och överenskommelser.

(18) Bidrag in natura är de stödberättigande kostnader som uppkommer för de juridiska personer som deltar i verksamheten som inte ersätts av det gemensamma företaget.

(19) Förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002.

Kontraktsanställda: 6 (en kontraktsanställd rekryterades för att arbeta under en tillfälligt anställds mammaledighet)

Att offentliggöra information om projekt, bland annat deltagarnas namn och det belopp som erhållits som stöd från det gemensamma företaget per deltagare.

Att regelbundet se över och göra nödvändiga ändringar av forskningsagendan för det gemensamma teknikinitiativet för innovativa läkemedel mot bakgrund av vetenskapliga rön som framkommer under dess genomförande.

c)

c)

SVAR FRÅN DET GEMENSAMMA FÖRETAGET IMI

Punkt 15

Det gemensamma företaget välkomnar revisionsrättens positiva slutsatser om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, med det enda undantaget för felaktigheter som det gemensamma företaget konstaterat och som rör mellanliggande betalningar för ersättningsanspråk i samband med den första ansökningsomgången. De mellanliggande betalningarna under 2011 utgjorde 20 procent (15,2 miljoner euro) av de totala utbetalningarna under 2011 (74,3 miljoner euro) och 22 procent av de totala utbetalningarna till stödmottagare (69,0 miljoner euro).

Revisionsrättens beräkning av felnivån grundar sig på dess första revisioner av företaget. Utan att ifrågasätta revisionsrättens beräkning låg dessutom den konstaterade och den kvarstående felnivån efter de avslutade efterhandsrevisionerna på 4,58 respektive 3,72 procent i september 2012, detta enligt beräkningsmetoden i företagets strategi för efterhandsrevision. Resultatet baserar sig på ett relativt begränsat antal avslutade revisioner som var inriktade på nya eller icke granskade stödmottagare från de första IMI-projekten där man kan förvänta sig en hög felnivå.

År 2011 var det första hela året med förhands- och efterhandskontroller och revisionerna startade så snart som de första ersättningsanspråken i samband med projekten i den första ansökningsomgången godkänts och betalats. De fel som revisionsrätten påpekar och som ligger till grund för ett uttalande med reservation hade upptäckts av företagets eget interna kontrollsystem, vilket visar hur effektiv internkontrollprocessen är. Företagets fleråriga kontrollstrategi och transaktioner innebär dessutom att ytterligare tid måste gå innan man kan värdera effekten av kontrollerna fullt ut.

Företaget ser ändå riskerna som finns i samband med bidragsförvaltning. Det vidtar lämpliga åtgärder både för förhandskontroll och efterhandskontroll och rättar till de misstag som upptäcks i samband med de avslutade efterhandsrevisionerna. Dessutom införs nya åtgärder för att förhindra att sådana fel inträffar för befintliga och nya deltagare i IMI-projekten. Bland annat har företaget ytterligare förstärkt förhandskontrollerna för att bättre kunna upptäcka och rätta till misstag innan det godkänner ersättningsanspråk. Vidare har företaget anordnat seminarier om ekonomiska frågor och tagit fram en vägledning som ska öka deltagarnas medvetenhet om och förståelse av centrala frågor, som till exempel stödberättigade kostnader och vikten av att upprätta lämplig underliggande dokumentation som är kopplad till de anmälda anspråken. Det här blir allt viktigare eftersom en stor andel deltagare består av små och medelstora företag och andra juridiska personer som inte är insatta i EU:s forskningsprogram.

Punkt 19

Budgeten byggde på de godkända finansieringsöversikterna för det gemensamma företaget och budgetgenomförandet följer principerna för sund ekonomisk förvaltning. Inga medel som budgeterats för driftskostnader gick förlorade och outnyttjade medel från Europeiska kommissionen överfördes till forskningsverksamhet. Det är viktigt att ha i minnet att 50 procent av budgeten för driftskostnader finansieras med hjälp av EFPIA.

Punkt 21

Under 2012 har företaget vidtagit effektiva åtgärder för att öka och påskynda åtagandena för EU-finansiering och motsvarande bidrag in natura från EFPIA-medlemmar genom att inleda flera ansökningsomgångar. Hittills under 2012 har tre ansökningsomgångar inletts och ytterligare en planeras till slutet av året. Det här är ett betydande framsteg i genomförandet av IMI-programmet.

Punkt 22

Totalsumman i kapitel 30-C2 ”Forskningsagenda” (117 miljoner euro) är den korrekta summan och skillnaden beror på ett tekniskt problem i ABAC-systemet som nu håller på att rättas till. När det gäller den godkända överföringen är den förklarad på lämpligt sätt i inledningen till styrelsebeslutet. Där anges att det gemensamma företaget hade driftsåtaganden och betalningsbemyndiganden som inte använts i slutet av budgetår 2010 och att det ansågs nödvändigt att använda de förfallna anslagen under 2011. Företaget kommer ändå att förtydliga beslutstexten för framtida överföringar.

Punkt 23

Arbetet med den formella utvärderingen av internkontrollsystemet gjordes av internkontrollsamordnaren under sista kvartalet 2011 och slutfördes i och med att verkställande direktören godkände rapporten den 13 februari 2012. Detta är i linje med vad som anges i norm 15 för internkontrollen och för utarbetandet av den årliga verksamhetsrapporten för 2011. Införandet av internkontrollsystemen sågs också över med jämna mellanrum under 2011, och på ett formellt sätt, genom att företaget tog fram och godkände handlingsplanen för 2011 i februari och uppdaterade den i maj och oktober.

Punkt 24

En handlingsplan håller på att upprättas för att följa räkenskapsförarens rekommendationer av den 27 september 2012.

Punkt 25

EFPIA-medlemmarna som deltar i IMI-projekt lämnade sina första uppgifter om bidrag in natura i februari 2012. Styrelsen godkände metoden för värdering av bidrag den 11 november 2011. Vid sidan av förhandskontroller av bidragsuppgifterna och de godkända metoderna kommer den första efterhandsrevisionen av bidrag in natura att genomföras under 2012.

Punkterna 26–28

Den samordnade strategiska revisionsplanen för 2012–2014 för internrevisionstjänsten (IAS) och internrevisionsfunktionen godkändes av styrelsen den 3 november 2011. Planen bygger på ett omfattande riskbedömningsarbete som utförts gemensamt av IAS och företagets internrevisionsfunktion och som slutfördes i september 2011. Under hela 2011 utförde företagets internrevisionsfunktion ett antal rådgivningsuppdrag i internrevisionsfrågor i samband med utvecklingen och förstärkningen av företagets styrning och av systemen och processerna för internkontroll och riskhantering.

Den första internrevision som kommissionens internrevisionstjänst gjorde ägde rum under andra kvartalet 2012. Slutrapporten offentliggjordes och lämnades till verkställande direktören och styrelsen i juli. Denna omfattande internrevision var inriktad på det gemensamma företagets förhandlingar, förberedelser för bidragsöverenskommelser och underprocesser i samband med förhandsfinansiering.

Internrevisionsfunktionen kommer också att ändras på lämpligt sätt i företagets finansiella bestämmelser så att den uppfyller kraven i modellbudgetförordningen för offentlig–privata partnerskap som Europeiska kommissionen väntas införa 2013.

Punkt 29

Bestämmelserna i den ändrade modellbidragsöverenskommelsen som styrelsen godkände den 11 november 2011 med hänsyn till granskningen av EFPIA-företagens bidrag in natura är i överensstämmelse med parametrarna som fastställs i artikel 12.4 och 12.5 i rådets förordning (EG) nr 73/2008 om bildande av det gemensamma företaget IMI.

Eftersom detta egentligen rör sig om en principfråga söker företaget nu ändå råd av Europeiska kommissionen i fråga om Europeiska revisionsrättens rättigheter att granska bidrag in natura från EFPIA-företag som inte är mottagare av finansiellt stöd från det gemensamma företaget.

Punkt 31

Under 2011 gjorde det gemensamma företaget betydande framsteg när det gällde att ta fram en kontinuitetsplan och en katastrofplan. Båda planer har sedan dess slutgiltigt fastställts och började tillämpas under första kvartalet 2012.

Punkt 32

Efterhandsrevisionerna inleddes i november 2011. I februari 2012 fanns det vid revisionerna ingenting som tydde på att det skulle finnas rimliga skäl till en reservation.