SV Europeiska unionens officiella tidning C 342/22

RAPPORT

om årsredovisningen för det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi för det budgetår som slutade den 31 december 2009, samt det gemensamma företagets svar

2010/C 342/04

INNEHÅLL

Punkt Sida INLEDNING … 1–4 23 REVISIONSFÖRKLARING … 5–14 23 KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN … 15–18 24 ÖVRIGT … 19–33 24 Tabell … 26 Det gemensamma företagets svar … 27

INLEDNING

1. Det europeiska gemensamma företaget för Iter (1) och utveckling av fusionsenergi inrättades i mars 2007 (2) för en period av 35 år. De största fusionsanläggningarna ska utvecklas i Cadarache i Frankrike, men det gemensamma företagets säte ligger i Barcelona.

2. Medlemmarna i det gemensamma företaget är Europeiska atomenergigemenskapen (Euratom) företrädd av kommissionen, medlemsstaterna i Euratom och tredjeländer som har ingått samarbetsavtal med Euratom om kontrollerad termonukleär fusion och som har uttryckt önskemål om att bli medlemmar i det gemensamma företaget (per den 31 december 2009: Schweiz).

3. Det gemensamma företaget har följande uppgifter (se även tabellen): a) Att förmedla Euratoms bidrag till den internationella fusionsenergiorganisationen för Iter (3). b) Att förmedla Euratoms bidrag till verksamhet med Japan enligt strategin med bredare inriktning (kompletterande gemensamma forskningsinsatser) för att snabbt kunna genomföra utnyttjandet av fusionsenergi. c) Att förbereda och samordna ett handlingsprogram för att förbereda bygget av en fusionsreaktor för demonstrationsändamål och av andra anläggningar på fusionsområdet, däribland den internationella anläggningen för bestrålning av fusionsmaterial (Ifmif).

4. När det gemensamma företaget inrättades uppgick de vägledande totala resurser som bedömdes nödvändiga för perioden 2007–2041 till 9 653 miljoner euro. Euratoms totala bidrag fastställdes till 7 649 miljoner euro, av vilka som mest 15 % kan användas till administrativa utgifter. Andra resurser består av bidrag från Iters värdstat (Frankrike), medlemmarnas årsavgifter, frivilliga bidrag från andra medlemmar än Euratom och tilläggsresurser som får tas emot på villkor som ska godkännas av styrelsen. Revisionsrätten vill uppmärksamma att det behövs betydligt ökade resurser för Iter-projektet (se punkterna 31 33).

14. Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden.

KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN

Genomförande av budgeten

15. Den slutliga budgeten för betalningar som godkändes för det gemensamma företaget för 2009 uppgick till 173,6 miljoner euro. Den totala utnyttjandegraden för betalningsbemyndiganden var 65,3 %, med en utnyttjandegrad för driftskostnader på 65,5 % och en utnyttjandegrad för administrativa kostnader på 64,2 %. Vid utgången av 2009 hade det gemensamma företaget tillgångar på bankkonton som uppgick till 42 miljoner euro. Underutnyttjandet beror främst på förseningar i Euratoms fusionsprogram, vilket revisionsrätten även konstaterade 2008.

Framläggande av räkenskaperna: medlemmarnas bidrag

16. Revisionsrätten konstaterar att verksamheten vid EU:s gemensamma företag finansieras genom bidrag från medlemmarna och att de gemensamma företagen själva inte har något kapital. Revisionsrätten rekommenderade att det ska lämnas tydlig information om denna specifika omständighet i de gemensamma företagens räkenskaper.

17. Till skillnad från övriga gemensamma företag inom EU finansieras det gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi helt och hållet med allmänna medel. Alltså gäller inte de allmänna bestämmelserna i EU:s redovisningsnorm 1 (koncernredovisning) om att medlemmarnas bidrag ska redovisas under nettotillgångar i balansräkningen för det gemensamma företaget Iter, där medlemmarnas bidrag redovisas under driftsintäkter i resultaträkningen.

18. Även om denna redovisningsmetod är godtagbar för det gemensamma företaget Iter och utveckling av fusionsenergi anser revisionsrätten att de gemensamma företagens räkenskaper i allmänhet bör vara så harmoniserade som möjligt och noterar kommissionens avsikt att utfärda detaljerade riktlinjer om detta till de gemensamma företagen

ÖVRIGT

Internkontrollsystem

19. Revisionsrätten var medveten om att det gemensamma företaget befann sig i ett inledningsskede 2008, men konstaterade i sin tidigare rapport att det gemensamma företaget inte fullt ut hade genomfört sina system för intern kontroll och ekonomisk information.

20. Även om det gemensamma företaget under 2009 vidtog åtgärder för att utveckla normer för intern kontroll kvarstår ändå det faktum att centrala verksamheter i organisationen inte hade formaliserats tillräckligt vid utgången av 2009. Inget lämpligt verktyg för förvaltning av operativa kontrakt hade införts. Vid budgetgenomförandet och budgetrapporteringen används kalkylprogram. Det finns ingen databas som kan centralisera operativ, administrativ och ekonomisk information.

21. I april 2009 omorganiserades det gemensamma företagets avdelningsstruktur. I den omarbetade strukturen har budget- och redovisningsfunktionerna placerats inom avdelningen för upphandling, vilket skapar problem med den nödvändiga åtskillnaden mellan funktioner när det gäller ekonomisk och operativ verksamhet (se även punkt 31).

22. Såsom redan konstaterades 2008 har de underliggande affärsprocesserna inte godkänts av räkenskapsföraren, vilket krävs enligt det gemensamma företagets budgetförordning.

23. Det gemensamma företaget införde en intern revisionstjänst i juli 2009. Men den bedömning av förvaltningssystemen och av internkontrollsystemens effektivitet som krävs enligt det gemensamma företagets budgetförordning har ännu inte påbörjats. Denna bedömning är särskilt viktig med tanke på den interna omorganisation som det gemensamma företaget gjorde 2009.

24. Revisionsrätten granskade ett urval av 31 transaktioner. I två fall ingick det gemensamma företaget budgetåtaganden först efter det att det redan hade ingått rättsliga åtaganden, vilket strider mot kraven i budgetförordningen. I två andra fall var det verifierande underlaget inte tillräckligt för att styrka de godkännandeförfaranden som föregick utbetalningarna.

25. När det gällde en granskad utbetalning av bidrag på 584 000 euro uppräckte revisionsrätten att den tjänsteman som godkände utbetalningen bara hade delegerad befogenhet att godkänna utbetalningar av stöd på upp till 200 000 euro. När det gällde en granskad utbetalning på mer än 10 miljoner euro som gällde förberedelser på byggplatsen fann revisionsrätten bara bevis för att det gemensamma företaget hade utfört formella kontroller som inte var tillräckliga för att uppnå säkerhet, särskilt avseende de ekonomiska kraven i bidragsöverenskommelsen och kostnadernas stödberättigande.

Bidragen från medlemmarna betalades sent

26. Revisionsrätten noterade 2008 att ett antal medlemmar i det gemensamma företaget inte hade betalat sina medlemsbidrag inom den tidsfrist som styrelsen hade fastställt.

27. Medlemmarna skulle betala in sina årliga bidrag för 2009 senast den 31 maj 2009. Trots att det gemensamma företaget skickade flera påminnelser hade två medlemmar fortfarande inte betalat sina medlemsbidrag för 2009 vid årets utgång.

Det gemensamma företagets budgetförordning

28. Revisionsrätten identifierade 2008 ett antal punkter som måste ändras i det gemensamma företagets budgetförordning för att stärka organets finansieringsram (13). Vid utgången av 2009 hade inga ändringar införts i budgetförordningen.

Kommissionens tjänst för internrevision – dess roll

29. Revisionsrätten påpekade i sitt yttrande nr 4/2008 att det gemensamma företagets budgetförordning inte hänvisar till befogenheterna för kommissionens internrevisor att revidera det gemensamma företaget.

30. Revisionsrätten upprepar att kommissionens internrevisor enligt rambudgetförordningen som regel utövar samma befogenheter gentemot EU-organ, inbegripet de gemensamma företagen, som gentemot kommissionens avdelningar.

Iter-projektets status

31. I maj 2010 utfärdade kommissionen ett meddelande till Europaparlamentet och rådet om Iter-projektets status (14). Kommissionen drar slutsatsen att de betydande kostnadsökningarna för Iter kräver att en översyn av det gemensamma företagets organisation, inbegripet dess upphandlingspolitik, görs och att det inrättas en hållbar ekonomisk ram. Framför allt gör kommissionen uppskattningen att omkring 1,4 miljarder euro kommer att behövas för att klara kostnadsökningarna av Euratoms bidrag till Iter 2012 och 2013.

32. Rådet bekräftade sitt stöd till Iter-projektet vid sina möten i november 2009 och i juli 2010, men i september 2010 hade varken rådet eller Europaparlamentet ännu godkänt den extra finansiering som behövs för Euratoms bidrag till Iter-projektet under 2012 och 2013.

33. Revisionsrätten noterar att denna utveckling kan påverka det gemensamma företagets verksamhet och budget avsevärt.

Denna rapport har antagits av revisionsrättens avdelning II, med ledamoten Morten LEVYSOHN som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 20 oktober 2010. För revisionsrätten Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Ordförande

Tabell Det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi (Barcelona) Unionens behörighetsområde enligt fördraget Det gemensamma företagets behörighet enligt rådets beslut 2007/198/Euratom Organisation Medel till det gemensamma företagets förfogande 2009 Viktigaste resultat 2009 Europeiska atomenergigemenskapen I kapitel 5 om gemensamma företag i fördraget om upprättande av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 45: ”Företag som är av utomordentlig betydelse för utvecklingen av kärnenergiindustrin inom gemenskapen får bildas i form av gemensamma företag i detta fördrags mening, i enlighet med följande artiklar” artikel 49: ”Ett gemensamt företag ska bildas genom beslut av rådet. Varje gemensamt företag ska vara en juridisk person.” Mål — Att förmedla Europeiska atomenergigemenskapens (Euratom) bidrag till den internationella fusionsenergiorganisationen för Iter. — Att förmedla Euratoms bidrag till verksamhet med Japan enligt strategin med bredare inriktning för att snabbt kunna genomföra utnyttjandet av fusionsenergi. — Att förbereda och samordna ett handlingsprogram för att förbereda bygget av en fusionsreaktor för demonstrationsändamål och av andra anläggningar på fusionsområdet, däribland den internationella anläggningen för bestrålning av fusionsmaterial (Ifmif). Uppgifter — Att utöva tillsyn över förberedelserna på byggplatsen för Iter-projektet. — Att förse den internationella Iter-organisationen med komponenter, utrustning, material och andra resurser. — Att leda upphandlingar för den internationella Iter-organisationen; här ingår kvalitetssäkring som en särskilt viktig uppgift. — Att förbereda och samordna Euratoms deltagande i det tekniska och vetenskapliga utnyttjandet av Iter-projektet. — Att samordna teknisk och vetenskaplig forsknings- och utvecklingsverksamhet till stöd för Euratoms bidrag till Iter-organisationen. — Att förmedla Euratoms ekonomiska bidrag till Iter-organisationen. — Att vidta åtgärder för att ställa personalresurser till Iter-organisationens förfogande. — Att hålla kontakt med Iter-organisationen och utföra annan verksamhet som främjar Iter-avtalet. 1. Styrelse Styrelsen ska ha ansvar för att övervaka det gemensamma företaget i enlighet med målen och säkerställa nära samarbete mellan det gemensamma företaget och dess medlemmar vid genomförandet av verksamheten. 2. Arbetsutskott Arbetsutskottet ska biträda styrelsen med beredning av ärenden inför beslut och ska utföra alla andra uppgifter som styrelsen delegerar till det. 3. Det vetenskapliga programrådet Det vetenskapliga programrådet ska vid behov ge råd till styrelsen och verkställande direktören om antagande och genomförande av projektplanen och arbetsprogrammen. 4. Verkställande direktör Den verkställande direktören ska vara den högste ansvarige för det löpande arbetet i det gemensamma företaget och vara dess företrädare i rättsligt hänseende. 5. Extern revision Revisionsrätten. 6. Internrevision Fastställt per den 1 juli 2009. 7. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Europaparlamentet på rekommendation av rådet. Slutlig budget för 2009 173,61 miljoner euro, av vilka 80,6 % finansieras genom unionsbidrag. (149,8 miljoner euro för 2008) Personalstyrka den 31 december 2009 — 199 tjänster enligt tjänsteförteckningen, varav 147 tillsatta per den 31 december 2009 (153 inklusive erbjudanden om anställning som accepterats, varav 40 fasta och 113 tillfälliga tjänster). — 66 övriga tjänster (kontraktsanställda och utstationerade nationella experter). — Personalstyrka totalt: 213 (219 inklusive erbjudanden om anställning som accepterats). Internationella avtal för Iter och strategin med bredare inriktning — Operativa kontrakt: 47 tilldelade kontrakt till ett sammanlagt värde av 142,5 miljoner euro (51 påbörjade). — Upphandlingsförfaranden: 8 undertecknade för Iter-projektet (motsvarande 400 miljoner euro), 3 undertecknade för projekt inom den bredare strategin (motsvarande 19 miljoner euro). — Iter-poäng som tilldelades F4E: 2,92 kIUA (motsvarande 4,4 miljoner euro) — Bidrag: 30 tilldelade kontrakt till ett sammanlagt värde av 15,9 miljoner euro (30 påbörjade). — Administrativa kontrakt: 5 tilldelade kontrakt till ett sammanlagt värde av 6 miljoner euro (7 påbörjade). — Budgetgenomförande: 98,9 % i åtagandebemyndiganden och 65,3 % i betalningsbemyndiganden — Uppbyggnad av organisationen: 58 tjänstemän eller tillfälligt anställda har anställts för F4E, liksom 34 kontraktsanställda — Funktioner för internrevision och uppgiftsskydd har inrättats — Kommittéer: 4 sammanträden i styrelsen, 7 sammanträden i arbetsutskottet och 3 sammanträden i den rådgivande tekniska expertgruppen. Källa: Uppgifter från det gemensamma företaget.

SVAR FRÅN DET GEMENSAMMA FÖRETAGET Genomförandet av budgeten Punkt 15 Det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi (F4E) instämmer i revisionsrättens kommentarer. En förbättrad betalningsprofil genomförs för 2010 med strängare rapporterings- och kontrollmekanismer när det gäller budgetgenomförande för verksamhetsutgifter. Framläggandet av räkenskaperna: medlemsavgifter Punkterna 16–18 F4E instämmer i de av revisionsrättens iakttagelser som handlar om gemensamma företag i allmänhet och tar upp kommissionens avsikt att utfärda detaljerade riktlinjer om redovisningen av medlemsavgifter i årsredovisningen. Interna kontrollsystem Punkt 19 F4E instämmer i revisionsrättens kommentarer och betonar att en förstärkt kontrollmiljö i organisationen fortfarande är en av företagets främsta prioriteringar. Det måste dock klargöras att utveckling, genomförande och övervakning av interna kontroller i en ung och snabbt växande organisation kräver mycket tid och resurser, i synnerhet med tanke på att organisationen fortfarande håller på att ta fram den lämpligaste förvaltningslösningen. Under 2009 och 2010 har betydande framsteg gjorts i utarbetandet av den icke-finansiella kontrollramen, i synnerhet på följande områden: — Arbetsbeskrivningar. — Etiska och organisatoriska värderingar. — Utvärdering och utveckling av personal. — Metoder och förfaranden. — Verksamhetens kontinuitet. — Dokumenthantering. — Internrevision. Punkt 20 F4E instämmer i revisionsrättens kommentarer och håller för närvarande på att inrätta ett verktyg för kontraktsförvaltning. F4E håller också på att utveckla systematiska budgetverktyg som omfattar utarbetande och genomförande av budget (med inrättandet av en automatisk poängtavla) samt rapportering av uppgifter som rör budget och resurser. Punkterna 21 och 23 Efter att de första månaderna av internrevisionen ägnats åt rådgivning och kapacitetsökning inleddes den första revisionen av ekonomihanteringsprocesser i november 2009 och avslutades i maj 2010. Den årliga revisionsplanen för 2009/10 antogs av direktören och godkändes av styrelsen den 27 januari 2010. När det gäller finansiella kontroller tar internrevisionen av F4E:s ekonomihanteringsprocesser redan upp ett antal övergripande frågor med koppling till finansförvaltning sedan omorganiseringen i april 2009. De frågor som togs upp av revisionsrätten har bedömts mot bakgrund av denna internrevision. I enlighet med den interna revisorns rekommendationer har företaget upprättat en handlingsplan som bland annat har som syfte att säkerställa ett nödvändigt åtskiljande av uppgifter för finansiell och operationell verksamhet. Genomförandet av denna handlingsplan inleddes i augusti 2010 och den beräknas vara till största delen genomförd vid årsskiftet. Punkt 22 F4E instämmer i revisionsrättens kommentarer. Redovisningssystemet har inte godkänts formellt av räkenskapsföraren eftersom vissa av de underliggande processerna ännu inte har formaliserats. Punkt 24 På grund av begränsningar i budgeten hade F4E inte någon möjlighet att anslå det totala belopp som Iterprojektets huvudaktörer kommit överens om. Vid slutet av 2010 bör F4E kunna anslå hela bidraget till den internationella organisationen i och med rådets beslut om Iter som kommer att fattas i november och ytterligare ändringar av F4E:s budget för 2010. Punkt 25 När det gäller det granskade bidraget instämmer F4E i revisionsrättens kommentarer. Situationen har nu åtgärdats med ett högre och enhetligt tak som anges i den fullmakt som räkenskapsföraren tilldelats genom delegering. När det gäller den granskade betalningen för förberedande byggplatsarbeten instämmer F4E i revisionsrättens kommentarer. Generellt sett planerar F4E att analysera och reflektera över interna förfaranden som bland annat kommer att göra det möjligt att förbättra den interna förhandskontrollen Sen inbetalning av medlemsavgifter Punkterna 26–27 F4E instämmer i revisionsrättens kommentarer. Situationen har förbättrats under 2010 tack vare bättre framförhållning och förebyggande åtgärder. För 2011 kommer F4E att skärpa sin tidiga varning genom att skicka uppskattningar av varje medlems avgifter för 2011. Medlemmarna fick redan i april 2010 information om sina avgifter för 2011, och de kommer att få ett formellt meddelande med information om det slutgiltiga beloppet efter det att styrelsen antagit 2011 års budget i november 2010. Det gemensamma företagets budgetförordning Punkt 28 F4E instämmer i revisionsrättens kommentarer. F4E ansåg att en sund och effektiv strategi var att skaffa sig några års erfarenhet av den faktiska tillämpningen av dessa regler innan man föreslog en eventuell ändring av budgetförordningen. Denna ändring bör också stämma överens med ett eventuellt förslag om ändring av F4E:s stadgar (efter styrelsens godkännande) och efterföljande diskussion med rådet. En intern arbetsgrupp har inrättats och ett förslag till ändring av F4E:s budgetförordning bör lämnas in för antagande före slutet av 2010. Kommissionens tjänst för internrevision och dess funktion Punkterna 29–30 Ändringen av F4E:s stadgar förväntas klargöra rambudgetförordningens tillämplighet när det gäller det gemensamma företagets internrevision. Förutom detta klargörande kommer F4E i det pågående arbetet med förslaget till ändring av företagets budgetförordning att ta hänsyn till revisionsrättens kommentarer och befintliga allmänna bestämmelser som ger kommissionens internrevisor befogenhet att granska EU:s organ. Iterprojektets status Punkterna 31–33 F4E vill framhålla att informationen visserligen är korrekt, men att den återspeglar hur långt diskussionerna hade kommit i september 2010, efter kommissionens offentliggörande av ett förslag till Europaparlamentets och rådets beslut om ändring av det interinstitutionella avtalet av den 17 maj 2006 om budgetdisciplin och sund ekonomisk förvaltning med avseende på den fleråriga budgetramen för att möta Iterprojektets ytterligare finansieringsbehov (KOM(2010) 403 av den 20 juli 2010).

(1) Iter: internationella termonukleära experimentreaktorn.

(2) Rådets beslut 2007/198/Euratom av den 27 mars 2007 om inrättande av ett europeiskt gemensamt företag för Iter och utveckling av fusionsenergi samt om beviljande av förmåner till detta företag (EUT L 90, 30.3.2007, s. 58).

(3) Den internationella fusionsenergiorganisationen Iter inrättades i oktober 2007 för en första period av 35 år för att genomföra Iter-projekt, som syftar till att visa att fusionsenergi är vetenskapligt och tekniskt genomförbart. Medlemmarna är Euratom, Kina, Indien, Japan, Sydkorea, Ryssland och Förenta staterna.

(4) Denna årsredovisning åtföljs av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen under året som bland annat innehåller en redovisning av utnyttjandegraden för anslagen och sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.

(5) I räkenskaperna ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödestabellen, redogörelsen för ändringar i det egna kapitalet och bilagan till räkenskaperna som innehåller en beskrivning av viktiga redovisningsprinciper och andra förklaringar.

(6) Rapporterna om budgetgenomförandet innehåller sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

(7) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(8) Budgetförordning för det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi, antagen genom beslut av företagets styrelse den 22 oktober 2007.

(9) Artikel 33 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 (EGT L 357, 31.12.2002, s. 72).

(10) Artikel 38 i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002.

(11) Bestämmelserna om EU-organens årsredovisningar och löpande räkenskaper fastställs i kapitel 1 i avdelning VII i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002, senast ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 652/2008 av den 9 juli 2008 (EUT L 181, 10.7.2008, s. 23), och har införlivats i det gemensamma företagets budgetförordning.

(12) Internationella revisorsförbundet (Ifac) och Internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai).

(13) Yttrande nr 4/2008 över budgetförordningen för det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi och punkterna 21–23 i revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi för det budgetår som slutade den 31 december 2008 (EUT C 310, 18.12.2009, s. 1).

(14) Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet och rådet: ITER status and possible way forward (Iters status och möjliga väg framåt) (SEK(2010) 571 av den 4 maj 2010).