Denna rapport är framtagen som ett led i förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet i enlighet med artiklarna 118 och 247 i budgetförordningen, för att informera Europaparlamentet och rådet om de internrevisioner som kommissionen genomförde under 2018. Den bygger på en rapport som upprättats av kommissionens internrevisor om revisionsrapporter och rådgivande rapporter från internrevisionstjänsten som färdigställts under 2018 . Rapporten omfattar revisioner som utförts vid kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan , och innehåller i) en sammanfattning av antalet och typen av internrevisioner som genomförts, ii) en sammanfattning av de rekommendationer som gjorts, och iii) de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer.

Av det totala antalet godtagna rekommendationer (sammanlagt godtogs 1 938 rekommendationer) från internrevisionstjänsten under perioden 2014–2018 bedömdes 1 572 (81 %) vara genomförda av de enheter som varit föremål för revision på brytdatumet den 31 januari 2019 . Detta innebär att totalt 366 rekommendationer (19 %) ännu inte hade avslutats det datumet.

Av dessa 366 oavslutade rekommendationer bedömdes en som absolut nödvändig , 135 som mycket viktiga och 103 var försenade (dvs. inte genomförda till den ursprungliga genomförandedagen). Dessa försenade rekommendationer utgör 5,3 % av de totalt 1 938 godtagna rekommendationerna. Av de 103 försenade rekommendationerna var 18 mycket viktiga rekommendationer mycket försenade (mycket försenade rekommendationer är rekommendationer som ännu inte har avslutats efter mer än sex månader jämfört med den ursprungliga genomförandedagen). Dessa rekommendationer utgör endast 2,9 % av det totala antalet absolut nödvändiga och mycket viktiga godtagna rekommendationerna under perioden 2014–2018 (jämfört med 2,0 % under den föregående rapporteringsperioden). Antalet mycket viktiga revisionsrekommendationer som är försenade med mer än sex månader har minskat betydligt under de senaste åren (från ett genomsnitt på 28 under perioden från juni 2015 till oktober 2016 till ett genomsnitt på 15 sedan januari 2017). Arbete pågår med att genomföra dessa rekommendationer, och kommittén för revisionsuppföljning kommer att fortsätta att noggrant övervaka arbetet.

Sammantaget anser internrevisionstjänsten att genomförandet av revisionsrekommendationerna är tillfredsställande och jämförbart med tidigare rapporteringsperioder. Detta visar att kommissionens avdelningar är noga med att genomföra de mycket viktiga rekommendationerna, och därmed minska de risker som identifierats av internrevisionstjänsten. Det är ändå nödvändigt att uppmärksamma de enskilda rekommendationer som bedöms vara mycket viktiga och är mycket försenade, dvs. med mer än sex månader.

En sammanfattning av dessa mycket viktiga och mycket försenade rekommendationer ingår i det arbetsdokument från kommissionens avdelningar som åtföljer denna rapport (avsnitt 3).

4.Slutsatser baserade på det revisionsarbete som utförts under 2018

4.1.Slutsatser om resultatrevisioner

För att bidra till kommissionens resultatbaserade kultur och ökade fokus på värde för pengarna utförde internrevisionstjänsten två typer av revisioner under 2018: resultatrevisioner och revisioner som omfattar viktiga resultatelement (övergripande revisioner). Utförandet av båda dessa revisionstyper var en del av internrevisionstjänstens strategiska revisionsplan 2016–2018.

Internrevisionstjänsten gjorde i överensstämmelse med sina metoder och bästa praxis en indirekt bedömning av resultaten. Detta görs genom att den undersöker om och i så fall hur ledningen har inrättat kontrollsystem för att mäta och säkerställa resultatet (effektiviteten och ändamålsenligheten) i den egna verksamheten. På detta sätt vill internrevisionstjänsten säkerställa att generaldirektoraten och avdelningarna har inrättat lämpliga resultatramar och använder verktyg, nyckeltal och övervakningssystem för att mäta resultatet. Detta beror delvis på att ett stort antal av de rättsliga grunderna föreskriver mål som är bredare än vad kommissionen själv kan uppnå. Detta innebär i sin tur att mål och riktmärken enligt SMART-modellen först måste fastställas på kommissionsnivå. Syftet med dessa mål och riktmärken är att så långt det är möjligt särskilja kommissionens egna bidrag från andra stora aktörer som bidrar till att EU:s mål genomförs och uppnås (medlemsstaterna, regionerna, tredjeländer, internationella organisationer osv.).

I följande avsnitt anges internrevisionstjänstens slutsatser om de olika resultataspekterna av de revisioner som utfördes 2018.

4.1.1.Resultat för kommissionens generaldirektorat, avdelningar och genomförandeorgan: horisontella processer

4.1.1.1. Synergi- och effektivitetsgranskning

Internrevisionerna under 2018 inriktades i hög grad på en effektiv och ändamålsenlig användning av medlen vid kommissionens generaldirektorat och avdelningar.

Ett centralt initiativ från kommissionens sida på detta område är synergi- och effektivitetsgranskningen, som lanserades 2016 . Syftet med detta långtgående initiativ är att förändra kommissionens arbetsrutiner, uppnå effektivitetsvinster i stödfunktioner och frigöra medel så att de kan inriktas på de viktigaste politiska områdena. I sin revision bekräftar internrevisionstjänsten att synergi- och effektivitetsgranskningen är en stor utmaning för kommissionen. Initiativet har medfört nya och innovativa sätt att tänka och att lösa problem. Den övergripande effekten av ”domänledar-strategin” bidrar i synnerhet till att komma ifrån silotänkandet och främja ett mer gemensamt tankesätt. Initiativet hade en svår start, vilket var att förvänta med tanke på de högt satta målen. Internrevisionen noterar framstegen sedan den första svåra perioden och att gemensamma insatser görs för att fylla luckorna i den underliggande ramen. Syftet med dessa insatser är att införa mer robusta processer och skapa ny drivkraft för initiativet. Förväntningarna är fortsatt mycket höga, särskilt med tanke på att kommissionens nuvarande mandatperiod går mot sitt slut och en ny kommission bildas 2019. Många av de inledande problemen, exempelvis i) avsaknad av central styrning av centrala frågor, ii) säkerställande av stabila och hållbara besparingar, iii) budgetfrågor, iv) avsaknad av ändamålsenlig styrning, och v) bristen på en gemensam strategi, håller på att lösas. Mycket arbete återstår dock för att skapa hållbara och genuina synergier och effektivitetsvinster och nå målen i 2016 års meddelande om synergier och effektivitetsvinster i tid. Mer behöver också göras för att dra nytta av de framsteg som redan gjorts och se till att synergi- och effektivitetsgranskningen integreras i kommissionens kultur.

Revisionen visade också att på organisationsnivå bör de centrala avdelningarna fastställa tydliga kriterier för att se var besparingar kan göras och noggrant övervaka framstegen mot att nå målet. ”Domänledarna” bör upprätta lämpliga kvalitetssystem för att visa kvalitetsnivån på sina tjänster gentemot de generaldirektorat de betjänar och vid behov vidta avhjälpande åtgärder. Internrevisionstjänstens rekommendationer i detta sammanhang bör ses som proportionerliga förbättringar för att bidra till att säkerställa att synergi- och effektivitetsgranskningen verkligen uppnår sina mål. Efter internrevisionstjänstens revision utfärdade kommissionen i april 2019 ett nytt meddelande om initiativet för synergier och effektivitetsvinster .

4.1.1.2. Styrningsprocesser

Under 2017 rapporterade internrevisionstjänsten att flera svagheter hade påvisats i kommissionens styrningsprocesser. Med anledning av internrevisionstjänstens rekommendationer utfärdade kommissionen en rad meddelanden och beslut i november 2018 (nedan kallade styrningspaketet) för att lösa de problem som internrevisionstjänsten hade identifierat och modernisera kommissionens styrningsarrangemang på organisationsnivå.