Kommissionen anser att dessa överföringar återspeglar betalningar till externa aktörer som agerar på kommissionens vägnar. Som sådana anser kommissionen dem vara genuina betalningar och inte bara interna överföringar av likvida medel mellan konton som kontrolleras av EUF:s bokförare. Kommissionen vill påpeka att närmare uppgifter om utestående belopp gällande dessa transaktioner per den 31 december 2003, återfinns i tabell 4.2.3 i rapporten om det finansiella genomförandet.

Överföringar av medel som gjorts till EIB under 2003 (209 miljoner euro), men även tidigare år till andra internationella institutioner och som ännu inte utnyttjats i sin helhet av dessa har inte tagits upp på tillgångssidan av balansräkningen.

Kommissionen avser att inkludera den relevanta informationen om Stabex lokala konto i en inventering. De lokala kontona tillhör inte kommissionen, även om kommissionen måste vara medundertecknare om de skall användas. Den detaljerade inventeringen skall därför inkluderas i rapporten om budgetförvaltningen. Till följd av rekommendationerna från revisionsrätten har en not i denna fråga lagts till i balansräkningen för budgetåret 2003.

Som en följd av revisionsrättens tidigare iakttagelser gjorde kommissionen under 2003 en inventering av utnyttjandet av Stabex-medel som förts över till mottagarländernas lokala konton och som endast kan betalas ut lokalt med delegationernas godkännande (se punkterna 63–68). Vid utgången av 2003 var den information som kommissionen hade hämtat från de berörda AVS-länderna fortfarande ofullständig. Revisionsrätten gör bedömningen att kommissionen borde inkludera resultaten, även delresultat, från denna inventering i rapporten om den ekonomiska förvaltningen och närmare uppgifter om dem i bilagan till redovisningarna om det finansiella genomförandet.

De iakttagelser som redovisas under punkt III i revisionsförklaringen bygger på en analys av EUF:s system för övervakning och kontroll, på granskningen av ett urval underliggande transaktioner och på analysen av den årliga verksamhetsrapporten samt förklaringen från EuropeAids generaldirektör. De viktigaste slutsatserna redovisas nedan.

EuropeAid, som ansvarar för genomförandet av EUF, fortsatte under 2003 att införa olika normer för intern kontroll som antogs av kommissionen 2001. Delegationernas tillämpning av normerna för intern kontroll sker parallellt med tillämpningen av normerna på de centrala avdelningarna och den pågående decentraliseringsprocessen som inte kommer att vara avslutad förrän i slutet av 2004. När det gäller de centrala avdelningarna kan revisionsrätten dra nedanstående slutsatser, som bland annat grundar sig på resultaten från den analys av normerna för intern kontroll som utförts av kommissionens olika avdelningar.

Förskottsbetalningar är ett normalt och regelrätt sätt att säkra ett effektivt genomförande av många biståndsprojekt och dessa förskottsbetalningar hålls under uppsikt.

EuropeAid fortsätter att arbeta på att ytterligare stärka och rationalisera redan införda åtgärder. Inom denna ram har en harmonisering (handbok, centraliserade efterhandskontroller, checklista etc.) skett under loppet av år 2004.

I enlighet med normerna för intern kontroll har EuropeAid även utvecklat sin internrevisionsfunktion. Under 2003 utvärderades således arbetsbelastningen på delegationerna (ett granskningsbesök i Mali) och vid huvudkontoret i samband med decentraliseringen och även framstegen i genomförandet av normerna för intern kontroll när det gäller det utanordnande direktoratet. Dessutom har viktigt arbete utförts som har gjort det möjligt att identifiera de främsta riskerna och svagheterna i EuropeAids system för övervakning och kontroll. I årsrapporten för budgetåret 2002 påtalade revisionsrätten vissa av dessa risker och svagheter, särskilt de som har att göra med kontrollerna av att de tjänster, arbeten och leveranser som betalas av EUF verkligen har utförts och tillhandahållits.

När det gäller särskild information om förvaltningen upprättades ”rapporter om förvaltningen av externt stöd” (EAMR), som utformades i slutet av 2002 (1 2 3 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 36 37 38 39 40 41 42 43) , under 2003. Rapporterna är ett viktigt verktyg för den återkommande informationen, och med hjälp av dem vidarebefordrar de decentraliserade delegationerna den viktigaste informationen om genomförande, betalningar och externa granskningar av de viktigaste projekten till huvudkontoret. En standardmodell har skickats ut och används av delegationerna. I mars 2004 hade dock kommissionen fortfarande inte tillgång till samtliga EAMR-rapporter trots att de skulle ha lämnats in den 31 januari 2004. Förutom syftet att ge regelbunden information till de centrala avdelningarna om förvaltningen utgör EAMR-rapporterna en viktig grund när den berörde direktören utarbetar årsrapporten och därmed också för generaldirektörens årsrapport och förklaring.

När det gäller anmälan av oegentligheter, som är en norm för intern kontroll, lämnades uppgifter till OLAF under 2003 beträffande tre fall av misstänkt bedrägeri som har med EUF att göra (Sierra Leone, Papua Nya Guinea och Dominikanska republiken). Delegationerna, som befinner sig närmare mottagarländerna, är mer utsatta för och bättre informerade om fall av oriktigheter än de centrala avdelningarna. Därför måste kommissionen fortsätta att uppmärksamma personalen på dessa frågor.

För övrigt har Cris Audit-systemet införts för EUF under år 2004. Emellertid finns det redan en rapport om granskningarna och där ingår information om hur dessa förlöpt (referenstermer, ordersedlar, tjänsteresor, preliminära rapporter etc.) och om revisorernas huvudsakliga iakttagelser.

När systemet med efterhandskontroll av transaktionerna införs i EuropeAid 2004 blir det möjligt att ta sig an problemen med betalningskraven i ett bredare och mer integrerat kontrollsammanhang som kompletterar den normala verksamhet som sköts av de vidaredelegerade utanordnarna.

Kontrollistor har införts och formaliserats under 2002. Kommissionen arbetar på att förbättra kontrollen av användningen av dessa listor samt av kontrollbesöken och vidare har en utbildningscykel för tjänstemän införts.

Systemen för övervakning och kontroll för EUF omfattar ett brett spektrum av bestämmelser och mål. En upprustning av dessa system för övervakning och kontroll påbörjades under budgetåret 2003. Man måste vänta på att de konsolideras innan det går att mäta på vilket sätt de faktiskt bidrar till de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. I detta skede krävs dock mer samordning så att man undviker att det görs dubbelkontroller och så att man inte riskerar att särskilda riskområden inte täcks, särskilt de som konkretiseras i form av anomalier som upptäckts av revisionsrätten. Det gäller i första hand att de kontrollåtgärder och slutsatser som kommissionens olika kontrollenheter har kommit fram till på delegationerna tillämpas fullt ut. Förflyttningar av Stabex-medel måste dessutom bli föremål för en lämplig intern kontroll.

46 När det gäller det direkta budgetstödet (se punkt 19) erbjuder EUF:s rättsliga ram en mängd olika möjligheter till bedömning och undantag. Kontrollerna av de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet är därför begränsade till en kontroll av att man har gjort en riktig bedömning av tillämpningsvillkoren. De första bedömningar som görs när de finansiella åtagandena antas är inte tillräckligt formaliserade i fråga om de kriterier som räknas upp i artikel 61.2 i Cotonouavtalet. En sådan formalisering, särskilt när det gäller insyn, tillförlitlighet och effektivitet i förvaltningen av offentliga medel, är nödvändig om man senare skall kunna bedöma om förvaltningen har förbättrats, något som krävs för beviljande av fortsatta stöd. De kriterier som används för att frigöra framtida medel består till stor del av makroekonomiska indikatorer, men de ger inte fullständig information om förvaltningen av offentliga medel.