RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET SAMMANFATTNING EUROPEISKA ARKIVGRUPPEN ARKIVEN I EUROPA UTMANINGARNA I DEN DIGITALA ERAN Andra lägesrapporten till rådet /* COM/2012/0513 final */





RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET SAMMANFATTNING EUROPEISKA ARKIVGRUPPEN ARKIVEN I EUROPA UTMANINGARNA I DEN DIGITALA ERAN Andra lägesrapporten till rådet Bakgrund I november 2005 antog rådet en rekommendation om prioriterade åtgärder för att öka samarbetet på arkivområdet i Europa[1] i vilken det anges att en europeisk arkivgrupp med experter som utses av medlemsstaterna och EU-institutionerna bör säkerställa samarbete och samordning i allmänna arkivfrågor samt uppföljning särskilt av de prioriterade åtgärder som tas upp i rekommendationen. År 2008 lade Europeiska arkivgruppen fram en lägesrapport[2] för rådet om genomförandet av rekommendationen från 2005. I denna rapport konstaterade gruppen att digitaliseringen av samhället kommer att förändra förhållandet mellan arkivinstitutionerna och de institutioner som upprättar handlingarna samt den roll som arkivinstitutionerna och arkivarierna spelar i den offentliga förvaltningen och i samhället. Arkivinstitutionerna borde enligt rapporten mer ingående reflektera över sin roll samt utvärdera de nuvarande arkivkonceptens, arkivförfarandenas och arkivprocessernas betydelse. Fyra år efter den första lägesrapporten lägger Europeiska arkivgruppen nu fram en uppföljningsrapport för rådet som den antog vid sitt möte i Köpenhamn den 30 maj 2012. Samarbetet på arkivområdet i Europa Europeiska arkivgruppen, som inrättades i början av 2006, har fortsatt att främja och samordna samarbete mellan arkiv på europeisk nivå, särskilt där detta kan tillföra ett reellt mervärde. Gruppen möts två gånger om året. Sedan andra halvåret 2009 anordnas mötena gemensamt med mötena i European Board of National Archivists (EBNA) och står rådets ordförandeskap som värd för mötena. Europeiska arkivgruppen har fortsatt att tillhandahålla allmänna riktlinjer och allmän vägledning om genomförandet av de prioriterade åtgärderna i rekommendationen, särskilt följande: Bevarande av arkiven i Europa och förebyggande av skador på dem. Europeiskt tvärvetenskapligt samarbete om elektroniska dokument och arkiv. Upprättande och underhåll av en internetportal för dokument och arkiv i Europa. Europeiska arkivgruppen har även studerat de utmaningar för arkiven i den digitala eran som tas upp i lägesrapporten från 2008. Gruppens slutsatser och rekommendationer redovisas i den bifogade rapporten och sammanfattas nedan. Arkiven i den digitala eran Den omfattande användningen av informations- och kommunikationsteknik (IKT) leder till att arkivens roll i samhället förändras. Europeiska arkivgruppen har studerat de utmaningar som förändringarna innebär för arkiven, särskilt på följande områden: · Utvecklingen av arkivens roll De nationella arkiven håller på att titta på sina nuvarande uppgifter och sina framtida uppgifter i en digital värld. De kommer att bemöda sig om att jämka samman sitt mandat (sina uppgifter) med andra intressen. I detta syfte kommer de att sträva efter ett närmare samarbete med andra nätverk och organ som handhar information, även med e-förvaltningstjänster. · Tillgång till arkiven på plats eller online (fysisk eller elektronisk tillgång) Det sätt på vilket människor bereds tillgång till arkiven runt om i Europa förändras i takt med att användningen av internetapplikationer blir mer allmänt utbredd och arkiven lägger ut mer material online. Frågan är vilken prioritet de nationella arkiven bör ge de olika formerna för tillträde till arkiven. Arkiven måste identifiera användarnas behov för att finna en lämplig balans mellan tjänster som tillhandahålls på plats och tjänster som tillhandahålls online och för att kunna fatta beslut om vilka tjänster som bör utvecklas. · Arkiven och direktivet om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn[3] Att uppmuntra allmänheten att använda den information som finns i arkiven är en av de nationella arkivinstitutionernas uppgifter. Vidareutnyttjande av information[4] i arkiv från den privata sektorns sida ger emellertid upphov till vissa frågor, bl.a. rörande autenticitet, immateriella rättigheter, uppgiftsskydd, avgiftspolicy och balans mellan offentliga och privata tjänster. · Digitalisering Digitalisering och offentliggörande online gör det möjligt för arkiven att göra mer material tillgängligt såväl för den akademiska världen som för en bredare allmänhet. Det underlättar också vidareutnyttjande av information från arkiv. Att göra information tillgänglig online är emellertid inte en kostnadsfri verksamhet, och de nationella arkivens kapacitet att digitalisera sina samlingar kan till viss del vara beroende av finansieringsmöjligheterna. · Kostnader och finansiering Att man finner lämpliga sätt att finansiera digitaliseringen är av avgörande betydelse för att skapa tillträde online till Europas arkivarv. Arkivinstitutionerna anser därför att det är viktigt att utarbeta en gemensam europeisk finansieringsagenda jämte ett europeiskt digitaliseringsprogram. Slutsatser Som en följd av arkivens involvering i det moderna informationssamhället och den digitala informationskedjan håller deras roll på att förändras. Detta är inte enbart tekniskt betingat, utan på ett intrikat sätt även knutet till arkivens involvering i e-förvaltning. På samma gång behåller arkiven många av sina traditionella uppgifter som bevarare, tillhandahållare av information och garanter för autenticitet. Man förlitar sig på att arkiv ska utgöra autentiska, trovärdiga källor när det gäller förvaltningars retroaktiva redovisningsskyldighet. För att de nationella arkiven ska kunna fullgöra sina uppgifter måste de involveras i fastläggandet av reglerna för handhavandet av digitala handlingar i de tidiga skedena i dokumentlivscykeln. Arkiven bör göra mer för att involveras i styrningen av statsförvaltningens göromålsprocesser, inte enbart i tekniskt hänseende utan även genom att skapa nya visioner om själva arkivinstitutionerna och om deras koppling till statsförvaltningen. Digitalt bevarande och tillhandahållande av tillträde till digitalt fött material (born-digital material) utgör centrala uppgifter för de nationella arkiven. Överföringen av allt större mängder digitalt födda handlingar medför att behovet av att skapa en hållbar teknik-, organisations- och kunskapsinfrastruktur för att hålla digitalt material permanent tillgängligt och trygga dess tillförlitlighet växer. Detta kommer att kräva betydande ansträngningar från arkivens sida, varvid utbyte av erfarenheter och utformning av gemensamma strategier kommer att vara väsentliga beståndsdelar av arbetet. De nationella arkiven är medvetna om hur viktigt det är att se till att medborgarna i Europeiska unionen får tillgång online till det rika arkivarvet i Europa. I Brysseldeklarationen från 2010 om digital tillgång till arkiv[5] betonar arkiven att de har för avsikt att i så stor utsträckning som möjligt göra bruk av digital teknik för att främja ett öppet tillträde till Europas arkivbestånd. Det bör emellertid noteras att detta ställer specifika kvalitativa krav på den beskrivande informationen och på arkivens förmåga att garantera digitala handlingars autenticitet. Arkiven i Europa arbetar tillsammans för att möta det moderna informationssamhällets utmaningar samtidigt som de bemödar sig om att fortsätta att fullgöra sina traditionella skyldigheter gentemot statsförvaltningarna och medborgarna. Arkivsamarbetet i Europa har redan hållit på i två årtionden. Arkiven kommer att fortsätta att lära av varandra och där så är möjligt samarbeta för att utveckla nya standarder, metoder och lösningar i syfte att ta nästa steg på vägen mot att bli en fullvärdig partner i det moderna informationssamhället. De nationella arkiven kommer att undersöka hur de kan arbeta närmare samman för att möta de förestående utmaningarna och skapa ett nytt koncept för samarbetet under de närmaste åren. De kommer att samordna sitt arbete sinsemellan och med EU-institutionerna, via European Board of National Archivists och Europeiska arkivgruppen. De kommer också att sträva efter ett närmare samarbete med andra organ som är involverade i e-förvaltning och handhavande av information. De nationella arkiven siktar på att bli en fullvärdig partner i EU:s utformning av policy om öppna data (open data) och tillgång online till information. Beslut och rekommendationer Beslut (1) De nationella arkiven ska samarbeta för att skapa en gemensam digital agenda för arkiven som förbinder europeiska mål med nationella ambitioner och ansträngningar. De ska utforska hur arkiven kan bidra till en hållbar grund för en ”Arkivportal Europa” efter 2015. Europeiska arkivgruppen ska sträva efter att främja en gemensam policy för arkiven i det växande europeiska informationsområdet. Den ska undersöka hur grundläggande arkivvärden kan finna sin plats i den nya digitala utvecklingen. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt interoperabilitet, uppgifters långsiktiga tillgänglighet, konsekventa identifierare, öppna data och utvärdering. (2) De nationella arkiven ska samarbeta för att se till att följande finns online senast 2015: – De viktigaste källorna som hjälper medborgarna att bättre förstå förbindelserna mellan länderna och förvaltningarna i Europas historia och vid Europabygget samt mångfalden i de nationella kulturerna, traditionerna och identiteterna. – ”Paradnumren” i varje medlemsstats arkiv. – Samlingar som har att göra med viktiga historiska händelser och åminnelsedagar. (3) De nationella arkiven ska arbeta närmare samman med andra organ för att se till att arkivintressen såsom bevarande och tillträde jämkas samman med andra intressen, såsom uppgiftsskydd. De förbinder sig bl.a. att inom ramen för förslaget till EU-förordning om uppgiftsskydd utarbeta en uppförandekod för arkiv och diskutera denna med andra berörda parter. Rekommendationer (4) De nationella arkiven bör fungera som partner till statsförvaltningarna vid fastläggandet av standarder för handhavandet av elektroniska handlingar. De kommer att fortsätta att samarbeta med organisationer från den offentliga och den privata sektorn i DLM-forumet (Document Lifecycle Management) i syfte att främja vidareutveckling av riktlinjer och standarder, såsom MoReq2010 (Model Requirements for the management of electronic records). (5) Vanliga standarder för onlinetjänster bör vara gemensamma. Det sociala nätverkandets växande roll och dess potentiella inverkan på tillhandahållandet av arkivtjänster behöver utforskas. (6) Arkivorganisationer bör samarbeta för att övervinna hinder för vidareutnyttjande av information från arkiv och främja ett mer omfattande vidareutnyttjande av sådan information. Det finns behov av att med utgångspunkt i befintlig bästa praxis i Europa utveckla en gemensam modell som kan användas som ram för arkiv som fortfarande inte har någon policy för vidareutnyttjande. I denna modell bör bl.a. tas upp hur man licenserar material för vidareutnyttjande och hur man garanterar autenticitet. Olika alternativ för uttag av avgifter eller fritt tillträde bör också redovisas. Arkiven bör utbyta erfarenheter med bibliotek och muséer och fortsätta att utforska vad befintliga och potentiella kunder är intresserade av. Europeiska arkivgruppen bör främja bästa praxis på detta område. Den bör fungera som förkämpe för sektorn och därvid betona att arkiven innehåller ett rikhaltigt material med potential för vidareutnyttjande. (7) De nationella arkiven bör utbyta kunskap, erfarenheter och information om tillvägagångssätt vid digitalisering av arkivmaterial. Utformning av en europatäckande strategi som omfattar modeller och gemensamma standarder för digitalisering skulle hjälpa enskilda arkiv att få igång digitaliseringsprogram samt bidra till större interoperabilitet mellan länder. Finansieringen av digitaliseringsprogram måste också utforskas. Bör arkiven ta ut avgifter för kompletterande tjänster såsom tillträde online? Om ja, i vilka fall? Europeiska arkivgruppen bör utfärda rekommendationer om digitalisering för tillträde online och främja utformning av lämpliga strategier. (8) Överföringen och bevarandet av allt större mängder digitalt födda handlingar erfordrar närmare samarbete och utbyte av bästa praxis och lösningar mellan de nationella arkiven. Dessa bör där så är möjligt utveckla gemensamma koncept och lösningar, med beaktande av befintliga projekt på detta område[6]. Det är nödvändigt att bättre kvantifiera de medel som behövs för digitalt fött arkivmaterial så att arkiven får en bättre idé om hur mycket det kostar och om hur begränsade budgetar bör fördelas mellan traditionella medier och digitala medier. Kostnaderna för att bevara digitalt födda handlingar bör bedömas med större precision, t.ex. med hjälp av förbättrade kostnadsmodeller, för att ge de nationella arkiven bättre instrument för beräkning av de under tidens gång erforderliga medlen. [1] EUT L 312, 29.11.2005, s. 55. [2] SEK(2008) 2364, KOM(2008) 500. [3] EUT L 345, 31.12.2003, s. 90. [4] Europeiska kommissionen lade i december 2011 fram ett förslag om ändring av direktivet om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn enligt vilket arkiv, muséer och bibliotek kommer att omfattas av direktivet (även om deras skyldigheter inte kommer att vara lika omfattande som skyldigheterna för andra organ i den offentliga sektorn). [5] Brysseldeklarationen antogs av European Board of National Archivists den 19 november 2010. [6] Såsom projekten Planets, Prestospace och Digital Preservation Europe.