[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 15.6.2005

KOM(2005) 256 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN

Sammanfattande rapport för 2004

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Inledning 3

1.1. Bakgrund 3

1.2. Sammanfattande rapport för 2004 4

1.3. Referensramar som fastställs genom den sammanfattande rapporten för 2004 5

2. Viktiga frågor som de årliga verksamhetsrapporterna aktualiserar 5

2.1. Översikt 5

2.2. Den årliga verksamhetsrapporten – stramare regler för arbetet 7

2.3. Sammanfattande rapport och revisionsförklaring 8

3. Viktigare övergripande frågor som aktualiserats av de årliga verksamhetsrapporterna och av de rekommendationer som avgivits 9

3.1. Frågor rörande styrelseformer 9

3.1.1. En internkontroll som bevakar effektivitetsaspekter snarare än regeldisciplin 9

3.1.2. Kommissionsövergripande riskhantering 10

3.1.3. Resultatmätning 11

3.1.4. Överlåtande av genomförandeuppgifter; kommissionens genomförandeorgan och tillsynsmyndigheter 11

3.2. Ekonomisk förvaltning och finansiell rapportering 12

3.2.1. Färdplan för en integrerad ram för intern kontroll 13

3.2.2. Förhandskontroll och efterhandskontroll 14

3.2.3. Redovisning och finansiell rapportering 15

3.2.4. Metoder för budgetgenomförande 16

3.3. Personal 17

3.3.1. Brist på specialister 17

3.3.2. Rekrytering av tjänstemän från de nya medlemsstaterna och utbildning 18

3.3.3. Finjustering av reforminstrumenten 18

3.3.4. Rörlighet 18

4. Slutsatser 18

Bilaga 1 20

Bilaga 2 24

Bilaga 3 28

1. INLEDNING

1.1. Bakgrund

Den sammanfattande rapporten är det sista ledet i den strategiska planeringscykel som varje år inleds med den årliga politiska strategin , i vilken kommissionen fastställer prioriteringarna samt den politiska och den budgetmässiga ramen för det kommande året. Detta ger utgångspunkten för utarbetandet av kommissionens lagstiftningsprogram och arbetsprogram och av budgeten . Det arbetet i sin tur konkretiseras i generaldirektoratens och kommissionens övriga underordnade enheters årliga förvaltningsplaner. I slutet av varje år utarbetar varje generaldirektör (eller motsvarande) en årlig verksamhetsrapport som innehåller en redogörelse för de resultat som uppnåtts på de olika politikområdena och en redovisning av läget när det gäller kontroll av verksamheten. Rapporten åtföljs av en förklaring med en försäkran om korrekt medelsanvändning och om kvaliteten på den ekonomiska förvaltningen (nedan kallad ”förklaring”).

I de årliga verksamhetsrapporterna redovisas resultaten både när det gäller politiken på olika områden och i förvaltningshänseende. Den sammanfattande rapport som kommissionen här lägger fram är emellertid i första hand inriktad på förvaltningsfrågor och redovisar inte vad som åstadkommits inom de olika politikområdena under det gångna året.

Det bör noteras att redovisningar i det hänseendet lämnas i flera andra sammanhang:

- I samband med att kommissionen lägger fram sin årliga politiska strategi för det kommande året avrapporterar den inför Europaparlamentet sina resultat på de olika politikområdena.

- En särskild rapport om genomförandet av kommissionens arbetsprogram ges ut i början av varje år.

- En uttömmande redovisning av EU:s verksamhet 2004 offentliggörs av kommissionen i form av en allmän rapport, i enlighet med artikel 212 i EG-fördraget.

- De årliga verksamhetsrapporterna från kommissionens generaldirektorat och övriga underordnade enheter (nedan tillsammans kallade ”tjänstegrenar”) ger sammantaget en detaljerad redovisning av vad kommissionen åstadkommit på de olika politikområdena.

Eftersom dessa olika redovisningar finns och kommissionen, såsom nytillträdd kommission, redan sammanfattat den föregående kommissionens resultat i samband med att den fastställde de strategiska målen för sin mandatperiod, har den ansett att denna sammanfattande rapport i första hand bör inriktas på förvaltningsfrågor.

Den årliga sammanfattande rapporten är kommissionens verktyg för att granska hur dess tjänstegrenar hanterar förvaltningsfrågor, och den tjänar som underlag för beslut om åtgärder för att lösa övergripande problem. Den är också ett viktigt verktyg från ansvarighetssynpunkt för att informera de andra institutionerna om hur kommissionen sköter sin förvaltning.

Den bygger på den årliga verksamhetsrapport och förklaring som varje generaldirektör (eller motsvarande) avger.

Den bygger också på en rad verktyg som kommissionen använder för att övervaka sina interna rutiner för att se till att de fungerar som avsett, särskilt följande:

- Den halvårsvisa översikt över läget beträffande internkontrollen i kommissionen (nedan kallad ”översikten över internkontrollen”) som utarbetas under GD Budgets ansvar och som gavs ut för andra gången i april 2005.

- Revisionsverksamheten och rådgivningen vid kommissionens interna revisionstjänst , som bland annat ger ut en årlig revisionsrapport och 2004 slutförde granskningscykeln avseende förvaltningssystem och kontrollsystem hos alla tjänstegrenarna. Vidare lämnade internrevisorn 2004 sin första halvårsrapport om resultaten av de granskningar som utförts av tjänstegrenarnas egna internrevisionsfunktioner.

- Kommittén för revisionsuppföljning håller kommissionens ledamöter underrättade om frågor som aktualiserats av interna eller externa revisioner eller av granskningsrelaterade frågor som tagits upp i Europaparlamentets årliga resolution om ansvarsfrihet och ser till att de tillhörande rekommendationerna följs upp ordentligt.

I den årliga sammanfattande rapporten gör kommissionen en samlad bedömning av tjänstegrenarnas förvaltning av sin verksamhet. Den tar också upp viktigare övergripande frågor som tagits upp i de årliga verksamhetsrapporterna från tjänstegrenarna. Den tar ställning till de viktigaste rekommendationerna från interna och externa revisorer och från den myndighet som beviljar ansvarsfrihet och den beaktar de viktigaste slutsatserna i översikten över internkontrollen .

När en ledamot av kommissionen anser att åtgärder behöver vidtas på kommissionsnivå för att komma till rätta med ett problem anges i den sammanfattande rapporten också lämpliga åtgärder, med beaktande och, vid behov, uppdatering av de åtgärder som kan ha angetts i tidigare sammanfattande rapporter eller andra övergripande dokument.

1.2. Sammanfattande rapport för 2004

Den sammanfattande rapporten för 2004 är den nya kommissionens första tillfälle att befatta sig med den situation som tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter för 2004 utvisar.

Det framgår av dessa rapporter att betydelsefulla resultat har nåtts under 2004. Områden som kräver fortsatta förbättringar anges, och en rad centrala frågor tas upp som kommissionen behandlar i den andra delen av den sammanfattande rapporten. Kommissionen kan konstatera att kvaliteten på de årliga verksamhetsrapporterna överlag förbättrats.

Av rekommendationerna från de interna och externa revisorerna och slutsatserna i översikten över internkontrollen framgår att kommissionens tjänstegrenar har gjort framsteg när det gäller både förvaltnings- och kontrollåtgärder och ansvarighet. Ansvar har på alla nivåer formulerats tydligare, basregler och villkor för hur tjänstegrenarna skall bedriva sin verksamhet för att ansvarigheten skall förbättras har slagits fast och formerna för kommissionsledamöternas politiska övervakning av arbetet i kommissionsförvaltningen har införts. I dessa dokument anges också på vilka områden tjänstegrenarna bör arbeta vidare och preciseras vilka lärdomar som bör dras. Den tredje delen av den sammanfattande rapporten behandlar viktigare övergripande frågor i detta sammanhang.

Den sammanfattande rapporten för 2004 läggs fram vid en tidpunkt då målen för kommissionens ambitiösa reformprogram från 2000 i allt väsentligt nåtts: verksamheten styrs av de prioriteringar som fastställts för de olika politikområdena och ansvaret har, som en följd av att ekonomisk förvaltning och kontrollverksamhet decentraliserats, ökat på alla nivåer, allt ifrån kommissionens ledamöter till enskilda anställda. På så sätt säkras att EU-medborgarnas intressen tas tillvara bättre.

Kommissionen anser att den ram som nu införts ger den möjlighet att förverkliga målet om förbättrad ändamålsenlighet, effektivitet och kvalitet i verksamheten. Den viktigaste uppgiften framöver blir att förbättra de förfaranden som bygger på denna ram, med uppstramningar där så krävs och lättnader i kontrollerna där så är möjligt.

1.3. Referensramar som fastställs genom den sammanfattande rapporten för 2004

Några av de övergripande eller sektorsspecifika frågor som kommissionen tar ställning till i denna sammanfattande rapport är sådana som tagits upp i tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter, i synnerhet brister som uttryckligen uppmärksammats i form av reservationer. Dit hör behovet av att stärka internkontrollen när budgetgenomförandeuppgifter delegeras till aktörer utanför kommissionen, att ägna ökad uppmärksamhet åt efterhandskontroller och övervakning och att fortsätta att utveckla en gemensam metod för att kvantifiera brister inom ”familjer” av tjänstegrenar som är verksamma på ett och samma område.

Andra rekommendationer i t.ex. internrevisorns årsrapport och översikten över internkontrollen rör bland annat en eventuell kommissionsövergripande riskhantering, ökad ansvarighet för kommissionen genom de årliga verksamhetsrapporterna och sammanfattningen av dem, förslag om att räkenskapsföraren skall godkänna räkenskaperna samt färdplanen för en integrerad ram för intern kontroll.

Att finna ändamålsenliga lösningar på dessa frågor måste ses som en uppgift på medellång sikt. Därför anger kommissionen i slutet av den sammanfattande rapporten en rad mål (se bilaga 1) som utformats med beaktande av övergripande frågor som är av avgörande betydelse för förvaltningsresultaten. Kommissionen förbinder sig att genom en integrerad ram för kontroller, en mer heltäckande riskhantering, intygande av räkenskapernas integritet, konsekvens och tillförlitlighet och andra åtgärder genomföra de resultatförbättringar som reformen möjliggör. Kommissionens ambitioner kommer att förverkligas genom effektivt fungerande förfaranden för intern kontroll. Andra EU-institutioner, t.ex. revisionsrätten, får bekräfta att de verkligen fungerar effektivt.

2. VIKTIGA FRÅGOR SOM DE ÅRLIGA VERKSAMHETSRAPPORTERNA AKTUALISERAR

2.1. Översikt

Efter att ha granskat de årliga verksamhetsrapporterna och särskilt förklaringarna från generaldirektörerna (eller motsvarande) konstaterar kommissionen följande:

- När det gäller administrativa utgifter var ”resursdirektören” i en tjänstegren (lönekontoret (PMO)) inte beredd att underteckna sin förklaring, eftersom han ansåg att det fanns alltför stora brister i kontorets hantering av det nya, ännu inte färdigutvecklade informationssystemet för löne- och pensionsberäkning. Efter att ha granskat de förhållanden som låg till grund för vägran att underteckna förklaringen konstaterade chefen för lönekontoret att förhållandena, som redan var kända, inte var sådana att de hade någon inverkan på den förklaring om rimlig säkerhet som åtföljde den årliga verksamhetsrapporten. Saken hänsköts till den ansvariga kommissionsledamoten, som beslöt att det skulle göras en oberoende undersökning för att kontrollera de påtalade förhållandenas sanningsenlighet och väsentlighet och granska de befintliga interna kontrollrutinerna med syfte att minska de risker som var förenade med dessa förhållanden.

- När det gäller åtgärder som genomförs direkt av kommissionens tjänstegrenar kunde tidigare reservationer med anknytning till efterhandskontroller hävas för flertalet tjänstegrenar. En klarare definition av vad som är en godtagbar felnivå skulle kunna leda till en bättre avvägning mellan faktiska risker och de kontroller som skall göras, särskilt efterhandskontroller. På forskningsområdet kvarstår problemet med felfrekvensen när det gäller bidrag som baseras på återbetalning av faktiska, av den mottagande parten redovisade, kostnader. Problemet kommer till en del att avhjälpas genom de förenklingsåtgärder som införs genom kommissionens förslag till ändring av budgetförordningen, genom mer målinriktade och harmoniserade efterhandskontroller och genom förbättrade förvaltningsvillkor inom ramen för det sjätte ramprogrammet för forskning och utveckling, även om problem som hänger samman med nuvarande rättsregler, t.ex. att återbetalningar görs på grundval av faktiska kostnader, tills vidare kvarstår. Ytterligare åtgärder i förenklingssyfte har dessutom tillkännagivits i det sjunde ramprogrammet och kommer så småningom att genomföras.

- När det gäller gemenskapsmedel som förvaltas tillsammans med medlemsstaterna (”delad förvaltning”) var de berörda tjänstegrenarna bättre i stånd att fastställa brister som gällde de nationella myndigheternas genomförande av budgeten och i vissa fall att ange de ekonomiska konsekvenserna samt följderna för förklaringen om rimlig säkerhet. Ett kompletterande arbete pågår. Det bör drivas vidare så att man kan upptäcka eventuella väsentliga brister i förvaltningssystem eller kontrollsystem snarare än brister när det gäller enskilda transaktioner och redovisa vilka konsekvenser bristerna får. De åtgärder som kommer att föreslås inom ramen för färdplanen för en integrerad ram för internkontrollen eller som redan föreslagits i samband med finansieringsramen för perioden 2007–2013 kan komma att innebära att man får en ökad grad av säkerhet från medlemsstaterna.

- När budgeten genomförs i decentraliserad form med tredjeländer är det, med hänsyn till den betydande risk som är förenad med den förvaltningsmetoden, nödvändigt att ägna kontrollsystemen ökad uppmärksamhet så att den nödvändiga säkerheten beträffande den typen av transaktioner kan erhållas.

- Kommissionens representationer i medlemsstaterna och delegationer i tredjeländer omfattas av reservationer som överförts från tidigare år. Tjänstegrenarna håller på med att utforma åtgärder beträffande förvaltnings- och kontrollsystemen som skall vidtas vid delegationer och representationer så att reservationerna kan hävas så snart som möjligt. Efter en utvärdering av organisationen på området yttre förbindelser och en särskild rapport från revisionsrätten 2004 om decentralisering till delegationerna av förvaltningen av det yttre biståndet är en omstrukturering planerad till 2005, särskilt av informationssystem och kontrollbesök.

En översikt över hur antalet reservationer utvecklats under senare år och vad reservationerna gällt ges i bilaga 3 till den sammanfattande rapporten.

Slutsatser

Situationen vid tjänstegrenarna, sådan den redovisas i deras årliga verksamhetsrapporter, är överlag tillfredsställande. De viktigaste problem som tas upp i reservationerna är i allmänhet återkommande brister som påpekats redan tidigare och som håller på att åtgärdas. Fortfarande finns det ett behov av att utveckla eller förbättra och att genomföra en rad åtgärder genom vilka tjänstegrenarna får ett bättre underlag för sin förklaring om rimlig säkerhet beträffande de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, i synnerhet, men inte uteslutande, när det är fråga om delad eller decentraliserad förvaltning. Färdplanen för en integrerad ram för intern kontroll och samtliga berörda ekonomiska aktörers uppslutning kring färdplanen kommer att vara av avgörande betydelse när det gäller att förse revisionsrätten med en gedigen grundval för utformningen av dess yttrande. Specifika övergripande problem som kräver åtgärder på kommissionsnivå behandlas längre fram i den sammanfattande rapporten.

2.2. Den årliga verksamhetsrapporten – stramare regler för arbetet

Arbetet med de årliga verksamhetsrapporterna har ändrats och getts fastare ramar. Tjänstegrenarna uppmanades att i den årliga verksamhetsrapporten för 2004 närmare beskriva den förvaltningsmiljö de verkar i och de viktigaste riskfaktorerna i verksamheten. Reservationerna är numera i regel mer precisa och konsekventa. Konsekvenserna för tjänstegrenens förklaring om rimlig säkerhet beträffande resursanvändningen och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet underbyggs ofta med uttryckliga skäl.

När det gäller medel som omfattas av delad förvaltning har revisionsrätten rekommenderat att resultaten av medlemsstaternas kontroller skall redovisas i tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter. Så har också skett.

Tre ”familjer” av närstående tjänstegrenar har i samband med och efter den inbördes granskningen (”peer review”) av eventuella reservationer i de årliga verksamhetsrapporterna för 2004 börjat utarbeta ett mer konsekvent tillvägagångssätt när det gäller att bedöma allvar (väsentlighet) hos de brister som konstaterats på budgetområdet och att fastställa de eventuella ekonomiska konsekvenserna av brister i själva systemen.

Revisionsrätten har erkänt de framsteg som redan gjorts i förhållande till tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter för 2003 men också framhållit att omfattningen av reservationerna från vissa tjänstegrenar inte är förenlig med den föklaring om rimlig säkerhet som lämnas. Som framgår av översikten över internkontrollen lämnar några tjänstegrenar ännu inte en mera uttömmande redogörelse för den miljö de verkar i och de risker som verksamheten innefattar, särskilt risker som kvarstår också efter det att motåtgärder vidtagits.

Slutsatser

Mer målinriktade och tydligare årliga verksamhetsrapporter : Även om stora framsteg i flera fall gjorts bör kommissionens tjänstegrenar fortsätta att bygga ut beskrivningen av den miljö de verkar i och de risker som verksamheten innefattar, inbegripet risker som kvarstår också efter det att motåtgärder vidtagits. De bör tydliggöra hur miljön och riskerna påverkar förvaltning och kontroller. I flertalet fall bör de närmare utveckla hur reservationerna sammantaget påverkar förklaringen om rimlig säkerhet.

Bättre avvägd rapportering : Överväganden om möjliga förenklingar för att få en bättre avvägning i de årliga verksamhetsrapporterna och i den sammanfattande rapporten mellan behandlingen av verksamhetsresultat och av frågor som gäller internkontroll och ekonomisk förvaltning kommer att äga rum andra halvåret 2005. Rådgivningen till tjänstegrenarna kommer vidare att byggas ut. Alla relevanta anvisningar i olika kommissionsbeslut kommer att sammanställas och finnas tillgängliga i ett samlat dokument.

En gemensam metod för ”familjer” av likartade verksamheter : Inför arbetet med de årliga verksamhetsrapporterna för 2005 kommer det med hjälp av kommissionens centrala tjänster att utarbetas en gemensam metod för att fastställa väsentlighetströskeln för brister, även brister i systemen, så att deras konsekvenser för förklaringen om rimlig säkerhet kan bedömas mera konsekvent för ”familjerna” gemensam förvaltning, forskning och inre politik.

2.3. Sammanfattande rapport och revisionsförklaring

I sin resolution om beviljande av ansvarsfrihet för 2003 uppmanade Europaparlamentet kommissionen att omvandla den årliga sammanfattande rapporten till en konsoliderad revisionsförklaring om kommissionens förvaltning och finansiella kontroller som helhet.

Syftet med förslaget är att stärka det uttryck för ansvarighet som revisionsrätten kan lägga till grund för utformningen av sin förklaring om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet (”revisionsförklaring”). Den årliga sammanfattande rapporten innehåller redan kommissionens ståndpunkt beträffande viktigare förvaltnings- och kontrollfrågor, och i sin årsrapport för 2003 framhöll revisionsrätten att den sammanfattande rapporten för första gången omfattade en analys av den grad av säkerhet som systemen för kontroll och övervakning ger.

Genom den sammanfattande rapporten utövar kommissionen dessutom sitt politiska ansvar, genom att granska de årliga verksamhetsrapporterna och de tillhörande förklaringarna och genom att ta ställning till viktigare övergripande frågor, bland annat genom att ange lämpliga motåtgärder för problem som måste lösas på kommissionsnivå. Detta tillvägagångssätt grundar sig på reformen, som inneburit att förvaltningsansvar decentraliserats till generaldirektörer (och motsvarande) under den berörda kommissionsledamotens övervakning.

Det nuvarande systemet erbjuder därför den grad av säkerhet som är önskvärd från förvaltningssynpunkt. Inom ramen för detta system kan i flertalet fall ytterligare framsteg göras genom att den ansvarighet som kommer till uttryck i tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter stärks via mera precisa reservationer och en tydligare beskrivning av reservationernas konsekvenser för den förklaring om rimlig säkerhet som åtföljer dessa rapporter.

Slutsatser

Stärkt ansvarighet för kommissionen: Kvaliteten på tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter behöver i flera fall förbättras: i syfte att stärka den förklaring om säkerhet som lämnas av tjänstegrenarna och bedöms av kommissionen i den sammanfattande rapporten bör reservationerna formuleras klart och tydligt och det bör anges vilka konsekvenser de får. Det bör i detta sammanhang erinras om kommissionsledamöternas ansvar för att följa upp genomförandet av handlingsplaner och situationen allmänt i de tjänstegrenar som tillhör deras ansvarsområde.

3. VIKTIGARE ÖVERGRIPANDE FRÅGOR SOM AKTUALISERATS AV DE ÅRLIGA VERKSAMHETSRAPPORTERNA OCH AV DE REKOMMENDATIONER SOM AVGIVITS

3.1. Frågor rörande styrelseformer

Genom reformen har det upprättats en förstärkt förvaltnings- och kontrollram och införts nya instrument, bland annat den årliga verksamhetsrapporten från varje tjänstegren, för att kommissionen skall kunna lämna en korrekt redovisning av de uppgifter som den ansvarar för. Olika genomförandemetoder har införts, särskilt genom delegering till tredje parter av uppgifter på budgetområdet.

Kommissionen behöver nu öka effektiviteten i sina övervaknings- och kontrollsystem, förbättra riskhanteringen på tjänstegrensnivå, utforma en kommissionsövergripande riskhantering och förbättra reglerna för tillsyn av byråerna.

3.1.1. En internkontroll som bevakar effektivitetsaspekter snarare än regeldisciplin

Efter en första fas, under vilken tjänstegrenarna framför allt inriktade sina ansträngningar på att utforma sina interna kontrollsystem och på att följa normerna för internkontrollen (i genomsnitt uppfyllde de vid årets utgång 93 % av baskraven, enligt egna bedömningar), koncentrerar de sig nu på att förbättra effektiviteten i systemen och det sätt på vilket systemens olika delar fungerar.

Kommissionen har som mål att åstadkomma effektivitet och ändamålsenlighet i förvaltningen och kontrollverksamheten, och tjänstegrenarna måste därför kontinuerligt anpassa sina kontrollsystem så att de kan fungera som ett stöd för ledningen och så att kontrollerna inriktas på de områden som representerar störst risk. En logisk vidareutveckling av reformen från 2000 skulle vara att befästa kontrollsystemen genom att övergå till en heltäckande effektivitetsstrategi där internkontroll och riskanalys är inbyggda i det dagliga förvaltningsarbetet, även det som inte rör ekonomisk förvaltning.

Till de områden som särskilt behöver uppmärksammas hör upphandlingsförfaranden samt kontraktstilldelning och bidragsbeviljande, särskilt urvalsprocessen i de sammanhangen. Risken för dubbelfinansiering och alltför stora utbetalningar behöver vidare undanröjas så att felfrekvensen blir lägre. Vissa förenklingar av rutinerna för bidragsbeviljande är vidare önskvärda. Ökad proportionalitet när det gäller att upprätta kostnadseffektiva förvaltnings- och kontrollsystem efterlyses. I översikten över internkontrollen nämns som områden där det finns utrymme för en förbättrad tillsyn på det finansiella området integrering av riskhantering i det dagliga förvaltningsarbetet och ökat beaktande av proportionalitetsaspekter när man inrättar kostnadseffektiva förvaltnings- och kontrollsystem. Detta innebär att man regelbundet måste granska ”resultattavlan” för finansiella transaktioner och pröva om tillsyns- och kontrollsystemen är tillräckliga, undersöka om det eventuellt finns ett beroende av vissa kontraktsparter samt beakta resultaten av efterhandskontroller och revisionsrekommendationer. I detta sammanhang måste det fastställas en godtagbar risk- eller felnivå, om möjligt i samförstånd med övriga institutioner.

Internrevisorn rekommenderar att riskerna på följande områden ägnas särskild uppmärksamhet: dubbelfinansiering, otillåten samverkan, intressekonflikter, insideraffärer, koncentration av gemenskapsmedel hos vissa kontraktsparter och beroendet av kontraktsparter när uppgifter läggs ut på entreprenad.

Även om erfarenheterna från mindre generaldirektorat, kontor och delegationer varierar konstateras i översikten över internkontrollen dessutom att det förekommer vissa problem när det gäller tillämpningen av kommissionsövergripande normer. I några fall understryks bristen på resurser, i andra behovet av anpassning mellan färdigheter och ansvar. En annan fråga med anknytning till kontoren är deras beroende av kontraktsanställd personal (det kan vara så högt som 40 %). Om denna situation inte hanteras med omsorg kan det uppstå svårigheter under övergångsperioden när det gäller att bygga upp kompetens och kunskap, liksom problem i samband med överföring av ansvar. Risken för bristande kontinuitet i verksamheten om det nya urvalsförfarandet för kontraktsanställd personal inte slutförs i tid understryks i översikten över internkontrollen. En översyn vart tredje år av kommissionens nyligen inrättade administrativa byråer planeras slutligen och kommer att genomföras. Särskilt bör förenklingsåtgärder övervägas i detta sammanhang.

När det gäller de interninstitutionella byråerna vidtas inom ramen för den pågående översynen av budgetförordningen åtgärder för att avhjälpa eventuella brister när det gäller avgränsningen av ansvar. Det görs i form av direkt delegering, från varje institution till byrån i fråga, av utanordnarens befogenheter.

Slutsatser

Förbättrad kostnadseffektivitet i tillsyns- och kontrollsystemen : Tjänstegrenarna bör med hjälp av de centrala tjänsterna fortsätta att förbättra övervakningen av effektiviteten i den egna internkontrollen. Den person i varje tjänstegren som fungerar som samordnare av internkontrollen bör på grundval av tillgängliga uppgifter om kontrollresultat, undantag som gjorts och relevanta ”resultattavlor” regelbundet granska effektiviteten i den interna kontrollverksamheten i syfte att förbättra rutinerna eller ändra kontrollsystemen. Denna granskning bör åtminstone göras i samband med den halvårsvisa informationen till kommissionens ledamöter och i anslutning till den årliga verksamhetsrapporten.

3.1.2. Kommissionsövergripande riskhantering

En riskbedömning görs regelbundet, i princip en gång om året, av kommissionens tjänstegrenar. En effektivare metod för detta arbete håller på att utarbetas på grundval av ett pilotförsök som inleddes 2004 och inbegrep flera tjänstegrenar. Metoden innebär att man inför en tydligare koppling mellan riskhantering och planeringsprocessen.

Vid sidan av riskhanteringen på tjänstegrensnivå bidrar flera andra regelbundet återkommande åtgärder till att höja riskmedvetandet och till att det utformas lämpliga åtgärder för att angripa riskerna i ett samlat kommissionsperspektiv. Ett exempel är resurstilldelningen för prioriterade åtgärder i början av den strategiska planeringscykeln, ett annat förhandsbedömningen av eventuella positiva eller negativa verkningar av större initiativ. När det gäller förvaltningsfrågor har det inrättats regelbundna, väl fungerande rapporteringsvägar mellan kommissionsledamöterna och de enheter som faller under deras ansvar. För att kommissionskollegiet skall uppmärksammas på allvarliga problem bevakar en grupp kommissionsledamöter alla undersökningar som inleds av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning. Revisorerna påtalar varje år kommissionsövergripande och systemrelaterade brister. Detsamma görs i översikten över internkontrollen. Kommittén för revisionsuppföljning är i färd med att förbättra uppföljningen av de viktigaste revisionsrekommendationerna med konsekvenser på kommissionsnivå.

Internrevisorn och Europaparlamentet är emellertid av den uppfattningen att kommissions riskförvaltningskultur behöver förbättras och anser att det behövs en kommissionsövergripande riskförvaltningsmetod.

Internrevisorn framhåller att riskhantering borde byggas in i den normala förvaltningsverksamheten i alla tjänstegrenarna och anser att det borde antas en kommissionsövergripande riskhanteringsstrategi som ger en samlad risköverblick på kommissionsnivå och möjliggör en fullständig överblick ”uppifrån och ned” av de viktigaste riskerna.

Slutsatser

Utveckling av en kommissionsövergripande riskhantering : Genom den kommissionsövergripande metod som kommer att upprättas senast hösten 2005 kommer riskbedömning att införas i sådant beslutsfattande som gäller prioriteringar och resursfördelning. Detta kommer att ges fastare former i tjänstegrenarnas förvaltningsplaner och årliga verksamhetsrapporter. På medellång sikt bör denna metod också kunna användas för att hantera riskhantering inom ”familjer” av likartade verksamheter inom tjänstegrenarna.

3.1.3. Resultatmätning

Både på planeringsstadiet och på rapporteringsstadiet har de flesta av tjänstegrenarna, med hjälp av kommissionens centrala tjänstegrenar, granskat mål och indikatorer i syfte särskilt att förbättra kvaliteten på de dokument och rapporter (verksamhetsförklaringar) som kommissionen lämnar till budgetmyndigheten i anslutning till det årliga preliminära budgetförslaget.

Enligt internrevisorn och Europaparlamentet kan kvaliteten på mål och indikatorer förbättras och ytterligare åtgärder vidtas när det gäller att mäta och bedöma resultat. Revisionsrätten har vidare uppmanat kommissionen att utarbeta indikatorer som avser transaktionernas laglighet och korrekthet och indikatorer som mäter hur väl de interna kontrollsystemen fungerar.

I översikten över internkontrollen påpekas vidare att man vid utformningen av politiken på olika områden i större utsträckning än för närvarande måste ta tillvara lärdomarna från tidigare erfarenhet, exempelvis resultaten av utvärderingar. Internrevisorn framför samma synpunkt.

Slutsatser

Översyn av resultatmätning och resultatbedömning : Kommissionen kommer att undersöka befintliga mål och indikatorer i samband med en inbördes granskning (”peer review”) inom ”familjer” av likartade verksamheter, i syfte att undersöka hur mål och indikatorer kan göras till mera användbara förvaltningsverktyg inom kommissionen.

3.1.4. Överlåtande av genomförandeuppgifter; kommissionens genomförandeorgan och tillsynsmyndigheter

I sitt meddelande i februari 2004 angående budgetplanen 2007–2013 underströk kommissionen att den måste inrikta sin verksamhet på utveckling och övervakning av den politik som bedrivs med stöd av fördraget. Som principer för den administrativa styrningen angav kommissionen ”mindre direkt handläggning, bättre kontroll av genomförandet och ökad kostnadseffektivitet”.

När kommissionen överlåter genomförandeuppgifter på genomförandeorgan och till dessa delegerar befogenheter för att genomföra ett gemenskapsprogram eller gemenskapsprojekt, gäller samma krav på intern kontroll som för kommissionen, vilket gör att kommissionen i full utsträckning kan utöva tillsyn över organet.

Tillsynsmyndigheterna däremot – dvs. gemenskapsbyråer utan verkställande uppgifter – är oberoende organ. De flesta av dem finansieras, åtminstone delvis, från kommissionens avsnitt av budgeten, men kommissionen utövar endast en begränsad kontroll över deras verksamhet. Verksamheten inom tillsynsmyndigheterna kan emellertid under vissa omständigheter beröra kommissionens ansvar. I översikten över internkontrollen tar man upp frågan om mekanismer för kommissionens övervakning av sådana organ. Som ett resultat av vitboken om styrelseformerna i EU har kommissionen redan inlett ett arbete som syftar till att tillsammans med Europaparlamentet och rådet fastställa rambestämmelser för inrättande, drift och övervakning av tillsynsmyndigheter på EU-nivå. Syftet med detta utkast till rambestämmelser är i synnerhet att ange vilket ansvar tillsynsmyndigheterna respektive de olika institutionerna skall ha. De nödvändiga övervakningsförfarandena bör också tydligt fastställas så att kommissionen får möjlighet att vid behov till fullo utöva sitt politiska ansvar och sitt budgetansvar.

Slutsatser

Oinskränkt kommissionsansvar för genomförandeorganen : När det gäller genomförandeorganens verksamhet kommer kommissionen att till fullo utöva sina tillsynsskyldigheter såsom förutsett. I nästa sammanfattande rapport kommer kommissionen att för första gången behandla de nyligen inrättade genomförandeorganens verksamhet.

Klargörande av kommissionens och tillsynsmyndigheternas respektive ansvar : Under 2005 bör interinstitutionella förhandlingar föras på grundval av kommissionens utkast till ett interinstitutionellt avtal om rambestämmelser för tillsynsmyndigheter. Samtidigt kommer uppgifter och ansvar för tillsynsmyndigheterna respektive kommissionens tjänstegrenar att klargöras.

3.2. Ekonomisk förvaltning och finansiell rapportering

Den ekonomiska förvaltningen har fullständigt lagts om genom den omarbetade budgetförordningen, som trädde i kraft 2003, införandet av verksamhetsbaserad budgetering 2004 och övergången till periodiserad redovisning med verkan från och med januari 2005.

Kommissionen förelägger de andra institutionerna ett förslag till färdplan för en integrerad ram för intern kontroll. Genom denna ram kommer kommissionen och berörda parter att få en ökad grad av säkerhet för att EU:s medel, inbegripet de medel som förvaltas tillsammans med medlemsstaterna, används lagligt och korrekt. Vidare kommer efterhandskontrollerna att bli mera målinriktade och i större utsträckning harmoniserade, särskilt genom ökad överensstämmelse i kontrollverksamheten inom "familjer" av närstående tjänstegrenar.

Europeiska revisionsrätten har för tionde gången lagt fram sin årliga revisionsförklaring. Revisionsförklaringen är i huvudsak fri från anmärkningar (”positiv”) såvitt gäller räkenskapernas tillförlighet, åtaganden och egna medel, men anger att revisionsrätten inte kan lämna en försäkran avseende samtliga betalningar, endast beträffande de administrativa utgifterna.

Kommissionen anser att ett av dess mål bör vara att skapa sådana betingelser att revisionsrätten kan avge en revisionsförklaring med endast smärre kritiska anmärkningar. Detta förutsätter inte bara förnyade ansträngningar från kommissionens sida på en rad olika områden, utan också ett aktivt deltagande av medlemsstaterna – kommissionen är visserligen enligt fördraget ensamt ansvarig för budgetens genomförande, men omkring 80 % av budgeten genomförs av medlemsstaterna inom ramen för systemet med delad förvaltning.

På området redovisning och finansiell rapportering gjordes stora framsteg 2004. Det året förbereddes nämligen övergången till periodiserad redovisning så att de allmänna räkenskaperna avseende EU:s allmänna budget skulle kunna börja fungera enligt periodiseringsprincipen från och med januari 2005 som planerat. Kommissionen genomförde vidare 2004 den första budgeten som enbart byggde på aktivitetsbaserad budgetering. Den anpassning av budgetredovisningen som detta ställde krav på gjordes också.

År 2004 var det andra tillämpningsåret för den omarbetade budgetförordningen. De årliga verksamhetsrapporterna från tjänstegrenarna visar att de nya reglerna vid det här laget har slagit igenom i deras förvaltningspraxis. Reservationer med anledning av vissa initialsvårigheter som konstaterades 2003 kunde hävas i verksamhetsrapporterna för 2004.

När det gäller samfinansiering förordades i den sammanfattande rapportens slutsatser ökad användning av schablonbelopp som förenklingsåtgärd. Kommissionen är i färd med att ändra genomförandebestämmelserna till budgetförordningen. Syftet är att införa förenklingar för kontrakt och bidrag som omfattar mindre belopp och att kontroller skall göras på grundval av en riskanalys och stå i rimlig proportion till de konstaterade riskerna. Samtidigt har förslaget till den första översynen av budgetförordningen (en översyn skall göras vart tredje år) antagits och kommer inom kort att diskuteras med de andra institutionerna. I samband med denna översyn kommer de olika metoderna för att genomföra budgeten att rationaliseras, en rättslig grund för utökad användning av schablonbelopp att fastställas och möjligheterna till ytterligare förenklingar och ökad proportionalitet att prövas så att man får en bättre avvägning mellan kontrollkrav, å ena sidan, och risker och kostnader, å andra sidan. I anslutning till översynen av budgetförordningen kommer det också att göras en ny översyn av genomförandebestämmelserna till förordningen.

3.2.1. Färdplan för en integrerad ram för intern kontroll

Revisionsrättens yttrande över en modell för samordnad granskning (”single audit”) och Europaparlamentets rekommendation om beviljande av ansvarsfrihet för 2003 är utgångspunkten för utvecklingen av en ram för den interna kontrollen i gemenskapen . En sådan integrerad ram för internkontrollen behövs så att man får en sammanhängande kontrollkedja, där kontroller i tidigare led kan användas på ett mera effektivt sätt i senare led för att understödja den försäkran som lämnas beträffande de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Kontrollerna bör vara proportionerliga, så att man får en lämplig avvägning mellan kostnader och fördelar (i både ekonomiskt och politiskt hänseende).

Med hänsyn till den säkerhet som bör kunna tillhandahållas genom denna integrerade ram för internkontrollen och till de resultat som redan uppnåtts genom reformen är det kommissionens förhoppning att revisionsrätten skall kunna avge en årlig revisionsförklaring med mer målinriktade, begränsade anmärkningar beträffande betalningarnas laglighet och korrekthet. I ett meddelande som antas samtidigt med denna sammanfattande rapport anges huvudprinciperna för en sådan integrerad ram för intern kontroll, de olika aktörernas ansvar, även på medlemsstatsnivå, och de olika stegen för antagandet av en färdplan före årets utgång.

Om det införs en integrerad ram för internkontrollen som i synnerhet skulle göra det möjligt att man delar med sig av granskningsresultat på alla förvaltningsnivåer, kommer effektiviteten och ändamålsenligheten i verksamheten att förbättras. Möjligheterna att förenkla förvaltningen av gemenskapsmedel bör undersökas. Det bör i det sammanhanget säkras att kontrollkraven står i proportion till risken.

Redan innan färdplanen för en integrerad ram för intern kontroll antagits har viktiga steg tagits. Ett exempel är nya bestämmelser i de föreslagna rättsreglerna om den ekonomiska förvaltningen av jordbruksstöd och strukturfondsstöd inom ramen för den nya budgetplanen. En annan förbättring är harmoniseringssträvandena i samband med den ovannämnda inbördes granskningen (”peer review”) av eventuella reservationer. I detta sammanhang har man börjat diskutera grundvalen för fastställandet av "godtagbara felnivåer". För att gemensamma tröskelvärden för ”familjer” av närstående tjänstegrenar skall kunna fastställas är det, som framhålls i översikten över internkontrollen, nödvändigt att avpassa och harmonisera kontrollmetoderna inom varje ”familj”.

Slutsatser

På väg mot en integrerad ram för intern kontroll : Kommissionen kommer att uppmana de berörda EU-institutionerna att försöka komma fram till en samsyn när det gäller denna ram, som inbegriper en ökad säkerhet på kommissionsnivå genom tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter och ökad säkerhet när det gäller medlemsstater som genomför gemenskapsbudgeten inom ramen för systemet med delad förvaltning. Denna säkerhet kommer att bli bättre underbyggd tack vare väl genomtänkta rutiner för internkontroll och mekanismer för bedömningar och rapportering, där det bland annat ingår att man skall dela med sig av granskningsresultat på alla nivåer.

3.2.2. Förhandskontroll och efterhandskontroll

Förhandskontroll och efterhandskontroll är viktiga inslag i det system för internkontroll som tillämpas i kommissionen. Av tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter framgår att fortlöpande framsteg i allmänhet görs på dessa områden, men att efterhandskontroller i vissa fall inte görs i tillräcklig omfattning, vilket har gett anledning till några reservationer. I översikten över internkontrollen anges att tjänstegrenarna bör börja vidta åtgärder för att förbättra sin rapportering av kontrollstrategier och genomförandet av dessa så att en ökad bevisning står till förfogande när det gäller deras förklaring om rimlig säkerhet. Behovet av fortsatt harmonisering och anpassning av efterhandskontrollerna alltefter de olika budgetområdena har också framhållits av internrevisorn , som anser att tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter och sammanfattningen av dem bör ge en mer uttömmande redovisning av resultaten av dessa kontroller.

Ett nät för efterhandskontroll upprättades under andra hälften av 2004 med uppgift att fastställa riktlinjer, möjliggöra ett utbyte av bra arbetsmetoder mellan tjänstegrenarna och se till att det finns en gemensam terminologi och en samsyn när det gäller efterhandskontroller.

Färdplanen för en integrerad ram för intern kontroll bör möjliggöra framsteg på detta område. Framför allt kommer den att medverka till att man får en bättre avvägning mellan kostnader för kontrollerna och förväntade fördelar, något som också internrevisorn anser vara önskvärt . Internrevisorn rekommenderar också att det fastställs en tydligare strategi för ”slutrevisioner” i slutet av programplaneringsperioden för medel som är föremål för delad eller decentraliserad förvaltning och klarare riktlinjer för efterhandskontroller som görs av nationella organ beträffande medel som förvaltas centralt i indirekt form .

Några tjänstegrenar har börjat använda sig av oberoende granskare för att intyga de kostnadsredovisningar som stödmottagarna lämnar in. Denna försöksverksamhet bör fortsätta så att man snabbt kan dra slutsatser om vilka konsekvenser sådana intyganden får för efterhandskontrollerna. Samtidigt torde en ökad användning av schablonbelopp för vissa bidrag komma att förändra efterhandskontrollens natur, eftersom kontrollerna kan bli mer målinriktade, förbättras kvalitetsmässigt och få en mera avskräckande effekt.

Slutsatser

Bättre samordnade och mer effektiva förhandskontroller och efterhandskontroller : Arbetet med att harmonisera metoder och att utforma gemensamma granskningsstrategier, i alla händelser för ”familjer´” av tjänstegrenar som är verksamma inom ett och samma budgetområde, måste kontinuerligt fortsätta. I samband med färdplanen för en integrerad ram för intern kontroll kommer de tjänstegrenar som är verksamma inom ett och samma budgetområde att undersöka vilken metod för resursdelning inom ”familjen” som är lämpligast: att tillämpa närmare samordning (gemensamma granskningar, gemensamma metoder, resultatdelning) eller att söka uppnå synergieffekter (varvid den huvudansvariga tjänstegrenen utför granskningar för mindre tjänstegrenar). Detta kommer stegvis att möjliggöra harmonisering, bättre inriktade efterhandskontroller samt förbättrad effektivitet.

3.2.3. Redovisning och finansiell rapportering

Internrevisorn och den myndighet som beviljar ansvarsfrihet rekommenderar att räkenskapsföraren skall godkänna kommissionens räkenskaper och dessutom ges högre rang såsom ”högsta ekonomiansvarig” och i den funktionen fungera som central motvikt till kommissionens tjänstegrenar.

Enligt huvudprinciperna för förvaltningsreformen – decentralisering av förvaltnings- och kontrolluppgifter och ökad ansvarsskyldighet på tjänstegrensnivå – är kommissionens tjänstegrenar alltjämt till fullo ansvariga för att alla underliggande transaktioner är lagliga och korrekta. I den förklaring som generaldirektörerna (eller motsvarande) lämnar i sina årliga verksamhetsrapporter bör de intyga att de räkenskaper de ansvarar för är korrekta och fullständiga.

Räkenskapsföraren bör godkänna räkenskaperna och intyga att han eller hon har gjort de kontroller som han eller hon bedömt nödvändiga och förvissat sig om att räkenskaperna har upprättats i enlighet med de redovisningsregler, metoder och redovisningssystem som införts under hans eller hennes ansvar, att han eller hon i enlighet med artikel 136 i budgetförordningen gjort de korrigeringar som behövs för att få till stånd en fullständig och rättvisande redovisning och att räkenskaperna därför är tillförlitliga. Räkenskapsföraren bör informeras i tillräcklig utsträckning av generaldirektörerna (eller motsvarande) så att han eller hon får möjlighet att utöva detta ansvar och måste få befogenhet att utföra de kontroller av de lämnade uppgifterna som han eller hon bedömer vara nödvändiga. Eftersom generaldirektörerna (eller motsvarande) ansvarar för de underliggande transaktionerna och för tillförlitligheten i de uppgifter som ställts till räkenskapsförarens förfogande bör de i sin förklaring i den årliga verksamhetsrapporten intyga att de räkenskaper för vilka de ansvarar är korrekta och fullständiga.

Slutsatser

Förslag om en omarbetning av budgetförordningen i detta syfte antogs av kommissionen den 3 maj 2005.

3.2.4. Metoder för budgetgenomförande

När det gäller centralt förvaltade medel efterlyste internrevisorn strängare regler för beviljande av bidrag, vilket är en fråga som även föranledde en reservation i en tjänstegrens årliga verksamhetsrapport med avseende på en icke-statlig organisation. Översikten över internkontrollen visade på behovet av lämpliga förfaranden för övervakning i syfte att upptäcka och omedelbart avhjälpa brister i samband med upphandlingar och bidrag (urvalsprocess, verifieringskedja, dubbelfinansiering, för höga utbetalningar), vilket även bekräftas genom de reservationer som vissa tjänstegrenar lämnat i sina årliga verksamhetsrapporter .

När det gäller delad förvaltning och förvaltning av medel genom nationella organ pekade i nternrevisorn på behovet av revisionsförklaringar från medlemsstaternas förvaltningsmyndigheter som komplement till tjänstegrenarnas godkännande av de nationella kontrollerna innan de gör en utbetalning. Kommissionen lade fram liknande förslag när det gäller jordbruksutgifter, vilka man nått politisk enighet om i rådet. Internrevisorn underströk även att det är viktigt att de nationella organen lämnar mer information till kommissionen.

I de fall medlemsstaterna förvaltade och kontrollerade genomförandet av budgeten inom ramen för systemet med delad förvaltning var det möjligt att genom uppföljningen av den tidigare sammanfattande rapporten klarlägga den befintliga kontrollkedjan för jordbruks- och strukturfonderna och att identifiera ytterligare problem och möjliga lösningar på dessa. Revisionsrätten underströk att det åligger kommissionen att kontrollera att det finns lämpliga och välfungerande kontrollsystem i medlemsstaterna och att de bakomliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Den påpekade vidare att det i detta sammanhang måste fastställas en godtagbar tillförlitlighetsnivå och en väsentlighetströskel.

Slutsatser

Genom färdplanen för en integrerad ram för intern kontroll kommer insynen i informationsflödet att öka och det bör bli möjligt att erhålla en ökad grad av säkerhet från kommissionens interna processer och från tredjeparter som har fått i uppgift att genomföra budgeten på kommissionens vägnar.

Tjänstegrenarna uppmanas att göra bruk av de förenklingsåtgärder som kommer att införas genom de ändrade genomförandebestämmelserna för budgetförordningen, särskilt när det gäller användning, i de fall det är lämpligt, av schablonbelopp i stället för ersättning för faktiska kostnader.

3.3. Personal

De nya tjänsteföreskrifter som är ett resultat av reformen har trätt i kraft. I dessa föreskrivs bl.a. en linjär karriärstruktur och en modernisering av arbetsförhållandena samt nya bestämmelser rörande disciplin och meddelandefríhet.

Förenklingen av vissa instrument, bl.a. systemet för personalbedömning, har som syfte att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig personalförvaltning.

De nya tjänsteföreskrifterna trädde i kraft den 1 maj 2004 och åtföljdes av flera paket med genomförandebestämmelser som antagits av kommissionen. Till detta kommer en rad andra åtgärder som syftar till att ytterligare öka effektiviteten. Till dessa åtgärder hör bland annat riktlinjer för omfördelning av tjänster och bedömning av högre chefers arbetsprestation.

Vidare lades vikt vid att förbättra arbetsförhållandena för kommissionens personal. Det lades fram lösningar, där man tog hänsyn till både personalens behov och tillgängliga resurser, som syftade till att skapa balans mellan privatlivet och yrkeslivet (deltidsarbete, flextid, distansarbete, föräldraledighet och ledighet för familjeangelägenheter).

3.3.1. Brist på specialister

Några tjänstegrenar angav i sina årliga verksamhetsrapporter att de i vissa fall haft problem med personalbrist. I ett fall berodde personalbristen på att man hade ett kortsiktigt behov av personal för att kunna hantera vissa datafrågor till följd av införandet av de nya tjänsteföreskrifterna. I några av dessa rapporter angavs även mer specifika problem rörande tillgången på personal, både kvantitativt och kvalitativt sett, vilka berodde på svårigheter med att locka sökanden, framförallt från de tio nya medlemsstaterna (ekonomer, revisorer, naturvetare och språkvetare och datapersonal).

I översikten över internkontrollen anges det att det råder brist på kompetenta specialister, både på det ekonomiska och på andra områden, vilket gör det svårt att hantera rörlighet, särskilt vid små tjänstegrenar, delegationer och representationer.

Slutsatser

Kommissionen kommer att fortsätta att genomföra den handlingsplan som lades fram i juli 2004 i syfte att främja rekryteringen av experter och förbättra utbildningen av redan befintlig personal. Den kommer vidare att fortsätta att bidra till Europeiska rekryteringsbyråns (EPSO) arbetsprogram för att säkra att det också i fortsättningen tillhandahålls tillräckligt många godkända sökanden genom uttagningsproven för att täcka personalbehovet. Inom vissa tjänstegrenar särskilt kommer man att behöva fortsätta med rekryteringskampanjer, och åtgärder bör vidtas i de fall där det råder personalbrist. Kommissionen kommer även i fortsättningen att noga följa utvecklingen och föreslå åtgärder för att förbättra rekryteringsförfarandena.

Dessutom kommer personalresurserna att anpassas till politikområdena, både kvantitativt och kvalitativt, för att säkerställa att den personal som arbetar med ett visst politikområde har de kunskaper och kvalifikationer som är nödvändiga för att den skall kunna utföra sina arbetsuppgifter. Med tanke på detta mål kommer rekryteringsförfarandena att förbättras ytterligare och särskild utbildning kommer att ges, varvid man kommer att bygga på redan befintliga åtgärder.

3.3.2. Rekrytering av tjänstemän från de nya medlemsstaterna och utbildning

I många av tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter underströks det att det uppstått förseningar när det gäller att uppnå de mål som uppställts för rekryteringen av tjänstemän från de nya medlemsstaterna, framförallt beroende på att reservlistorna inte fanns tillgängliga i tid. Utbildning spelade en fortsatt viktig roll i generaldirektoratens personalpolitik. De flesta generaldirektoraten uppgav att de antagit en strategisk plan för utbildning och ökat det genomsnittliga antalet utbildningsdagar per tjänsteman.

3.3.3. Finjustering av reforminstrumenten

Det stora flertalet av de rättsliga instrument som är nödvändiga för genomförandet av reformen av personalpolitiken hade införts 2004. Under de kommande åren kommer man främst att behöva inrikta sig på att befästa denna process och öka delaktigheten och på att finjustera och förenkla bestämmelserna i den utsträckning som är nödvändig.

Slutsatser

Förenklingen av förfarandena är av central betydelse när det gäller att öka effektiviteten och kundtillfredsställelsen. Bl.a. kommer särskilda åtgärder att läggas fram som har till syfte att förenkla och förbättra systemet för personalbedömning.

3.3.4. Rörlighet

Flertalet tjänstegrenar uppgav att de hanterat rörlighetsfrågorna inom ramen för sin rörlighetsplan utan någon större svårighet, även om det i översikten över internkontrollen pekas på vissa svårigheter i samband med den obligatoriska rörligheten på känsliga poster.

Rörligheten inom och mellan generaldirektoraten och övriga tjänstegrenar berörde15 % av kommissionens personal (tjänstemän och tillfälligt anställda under 2004). I denna siffra ingår både sådan personal som frivilligt bytt arbete (frivillig rörlighet) och sådan som varit tvungen att byta arbete (obligatorisk rörlighet), antingen på grund av en omplacering till följd av utvidgningen eller på grund av innehav av en känslig tjänst i mer än fem år.

En intern undersökning bekräftar att riktlinjerna för rörlighet har lett till att rörlighetsfrågor hanteras avsevärt bättre inom kommissionen. Information om god praxis sprids i syfte att skapa ett system som gör det möjligt för kommissionen att se till att rätt person hamnar på rätt plats i rätt tid, vilket leder till ett effektivt resursutnyttjande. I syfte att underlätta denna informationsspridning håller man på att utarbeta verktyg som t.ex. tillhandahållande av meritförteckningar i elektronisk form ("e-CV") som ger en överblick över vilka kunskaper och färdigheter som finns hos kommissionens personal. Även om erfarenheterna av rörlighet varit goda allmänt sett har några negativa verkningar kunnat konstateras när det gäller den obligatoriska rörligheten på känsliga poster, t.ex. att sakkunskap och intuitivt kunnande går förlorade, och resursdirektörerna skulle därför välkomna en utvärdering av verkningarna av denna politik.

4. SLUTSATSER

Den sammanfattande rapporten för 2004 har gjort det möjligt för kommissionen att för första gången göra en samlad bedömning av de olika tjänstegrenarnas förvaltning och att behandla viktiga frågor som tas upp i tjänstegrenarnas årliga verksamhetsrapporter för 2004, av internrevisorer och externrevisorer och av den myndighet som beviljar ansvarsfrihet.

Denna sammanfattande rapport utgör en referensram som säkrar överensstämmelse mellan och förklarar bakgrunden till föreslagna initiativ och bidrar dessutom bl.a. till målet att på medellång sikt erhålla en revisionsförklaring från revisionsrätten som endast innehåller smärre reservationer. Den inleder en process som innebär att det i den efterföljande sammanfattande rapporten varje år redogörs för hur dessa initiativ har utvecklats. Det rör sig således inte om en ny reform. Tiden är nu mogen för att få det redan befintliga systemet att fungera helt och fullt och att utveckla alla dess möjligheter genom följande:

- Främja kommissionens ansvarighet : En sammanfattande rapport som har en fast grund i förklaringar beträffande säkerheten från generaldirektörerna eller motsvarande samt i periodiserade räkenskaper som undertecknats av räkenskapsföraren.

- Främja en effektivare och mer resultatorienterad förvaltning : Effektivitet och delaktighet i övervaknings- och kontrollsystemen, en framåtblickande, stabil löpande förvaltning med inbyggd riskhantering.

- Öka kommissionens ansvar och förbättra dess övervakningsförmåga genom en integrerad ram för intern kontroll, ett mer konsekvent tillvägagångssätt när det gäller riskhantering inom ”familjer” av tjänstegrenar och en bättre avvägning, både i de årliga verksamhetsrapporterna och i den sammanfattande rapporten, av behandlingen av resultaten på olika politikområden och av frågor som gäller intern kontroll och ekonomisk förvaltning.

Bilaga 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

Bilaga 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

Bilaga 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |