Förslag till RÅDETS BESLUT om gemenskapens ståndpunkt som skall föreläggas EG-Sydafrika-samarbetsrådet beträffande samarbetsrådets arbetsordning

(framlagt av kommissionen)

MOTIVERING

Genom avtalet om handel, utveckling och samarbete mellan Europeiska gemenskapen och Sydafrika, vilket provisoriskt trädde i kraft den 1 januari 2000, inrättas ett samarbetsråd. Enligt artikel 97.2 i avtalet skall parterna komma överens om samarbetsrådets sammansättning samt frekvens, dagordning och plats för samarbetsrådets möten.

Det inledande mötet i EG-Sydafrika-samarbetsrådet ägde rum i Pretoria den 31 mars 2000 och diskussionerna om samarbetsrådets arbetsordning visade att det fanns ett stort mått av samförstånd vad gäller arbetsordningens innehåll och att det rådde samförstånd om hur man, samtidigt som båda sidors interna förfaranden beaktas, borde gå tillväga under den närmaste tiden.

Kommissionen lägger härmed fram ett utkast till arbetsordning för EG-Sydafrika-samarbetsrådet och rekommenderar rådet att godkänna utkastet som gemenskapens ståndpunkt inför fattandet av ett beslut i samarbetsrådet.

Förslag till RÅDETS BESLUT om gemenskapens ståndpunkt som skall föreläggas EG-Sydafrika-samarbetsrådet beträffande samarbetsrådets arbetsordning

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 300.2 andra stycket jämförd med artikel 310 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag [1], och

[1] EGT C ..., ..., s. ....

av följande skäl:

(1) Avtalet om handel, utveckling och samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Sydafrika, å andra sidan, trädde provisoriskt i kraft den 1 januari 2000, i enlighet med skriftväxlingen av den 11 oktober 1999 mellan Europeiska gemenskapen och Sydafrika [2].

[2] EGT L 311, 4.12.1999, s. 1.

(2) I artikel 97.2 i avtalet om handel, utveckling och samarbete anges att avtalsparterna skall komma överens om samarbetsrådets sammansättning samt frekvens, dagordning och plats för samarbetsrådets möten.

(3) Gemenskapens ståndpunkt inom samarbetsrådet beträffande antagandet av detta råds arbetsordning bör fastställas.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Gemenskapens ståndpunkt inom samarbetsrådet beträffande antagandet av detta råds arbetsordning skall grunda sig på det till det här beslutet fogade utkastet till beslut.

Artikel 2

Det får fattas beslut om smärre ändringar i utkastet till beslut utan att ett ytterligare rådsbeslut för den skull är nödvändigt.

Utfärdat i Bryssel den ...

På rådets vägnar

Ordförande

UTKAST BESLUT AV SAMARBETSRÅDET

(Nr ... /00 av den ...)

som inrättats genom avtalet av den 11 oktober 1999 om handel, utveckling och samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Sydafrika, å andra sidan

SAMARBETSRÅDETS ARBETSORDNING

SAMARBETSRÅDET HAR ANTAGIT DENNA ARBETSORDNING

med beaktande av det i Pretoria den 11 oktober 1999 undertecknade avtalet om handel, utveckling och samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Sydafrika, å andra sidan, nedan kallat "avtalet", särskilt artikel 97.2 i detta, och

av följande skäl:

Avtalet trädde provisoriskt i kraft den 1 januari 2000, i enlighet med skriftväxlingen av den 11 oktober 1999 mellan Europeiska gemenskapen och Sydafrika.

HÄRIGENOM BESLUTAS FÖLJANDE.

Artikel 1 - Sammansättning

Samarbetsrådet skall bestå av ledamöter av Europeiska unionens råd och ledamöter av Europeiska kommissionen, å ena sidan, och av företrädare för Sydafrikas regering, å andra sidan.

Artikel 2 - Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetsrådet skall innehas växelvis av en ledamot av Europeiska unionens råd och av en företrädare för Sydafrikas regering.

Under den period då avtalet tillämpas provisoriskt skall en företrädare för Europeiska kommissionen inneha ordförandeskapet på gemenskapens vägnar.

Artikel 3 - Möten

Samarbetsrådet skall sammanträda regelbundet och, under förutsättning att parterna är ense om detta, när omständigheterna så kräver. Under förutsättning att parterna är ense om detta, kan samarbetsrådet sammanträda på ministernivå.

Om parterna inte kommer överens om något annat, skall samarbetsrådets möten på ministernivå hållas på den plats där Europeiska unionens råd vanligtvis sammanträder.

Samarbetsrådets möten skall arrangeras gemensamt av samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 4 - Delegationer

Före varje möte skall samarbetsrådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation och om vem som skall leda delegationen.

Samarbetsrådet kan, under förutsättning att parterna är ense om detta, bjuda in utomstående personer att delta i mötena.

Artikel 5 - Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från Sydafrikas regering skall gemensamt fungera som samarbetsrådets sekreterare.

Under den period då avtalet tillämpas provisoriskt skall dock en tjänsteman från kommissionen fungera som sekreterare för den europeiska parten.

Artikel 6 - Dokument

När samarbetsrådets överläggningar grundar sig på skriftliga underlag, skall de två sekreterarna numrera och sprida sådana dokument som dokument från samarbetsrådet.

Artikel 7 - Korrespondens

All korrespondens till samarbetsrådet eller till dess ordförande skall vidarebefordras till de två sekreterarna för samarbetsrådet.

De två sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till samarbetsrådets ordförande och att den om så är lämpligt sprids till samarbetsrådets övriga medlemmar. Korrespondens som sprids skall sändas till kommissionens generalsekretariat, rådets generalsekretariat, EU-medlemsstaternas ständiga representationer och Sydafrikas regering.

Korrespondens från samarbetsrådets ordförande skall av respektive sekreterare sändas till mottagarna och skall om så är lämpligt spridas till samarbetsrådets övriga medlemmar, enligt föregående stycke.

Artikel 8 - Dagordning för mötena

Sekreterarna för samarbetsrådet skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Respektive sekreterare skall sända denna till de mottagare som avses i föregående artikel senast 15 dagar innan mötet inleds.

Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka någon av sekreterarna senast 21 dagar innan mötet inleds har mottagit en begäran om att de skall föras upp på dagordningen. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om de relevanta underlagen har överlämnats till sekreterarna senast den dag då den preliminära dagordningen avsänds.

Samarbetsrådet skall anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen, om parterna är överens om detta.

Om parterna är överens om detta, får de tidsfrister som anges ovan förkortas med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

Artikel 9 - Protokoll

De båda sekreterarna skall gemensamt och snarast möjligt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

Protokollet skall som regel för varje punkt på dagordningen innehålla uppgift om

1) de handlingar som lagts fram för samarbetsrådet,

2) uttalanden som någon medlem av samarbetsrådet begärt att få förda till protokollet, och

3) de beslut, rekommendationer, uttalanden och slutsatser som antagits på särskilda punkter.

Protokollet skall även omfatta en förteckning över de medlemmar av samarbetsrådet som deltagit i mötet.

Utkastet till protokoll skall föreläggas samarbetsrådet för godkännande vid dess nästkommande möte. Det kan även godkännas skriftligen av de två parterna. Sedan protokollet godkänts skall två giltiga exemplar undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall sändas till var och en av de mottagare som avses i de föregående artiklarna.

Artikel 10 - Beslut och rekommendationer

Samarbetsrådet skall fatta beslut och utfärda rekommendationer genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna. Mellan mötena kan samarbetsrådet fatta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna kommer överens om detta. Ett skriftligt förfarande skall utgöras av en notväxling mellan de två sekreterarna, som skall handla i samförstånd med parterna.

Samarbetsrådets beslut och rekommendationer i den mening som avses i artikel 97 i avtalet skall benämnas "beslut" respektive "rekommendation" och följas av löpnummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

Samarbetsrådets beslut och rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och bestyrkas av de båda sekreterarna, och två giltiga exemplar skall bevaras i arkiv hos parterna i samarbetsrådet.

Beslut och rekommendationer skall genom de två sekreterarnas försorg sändas som dokument från samarbetsrådet till var och en av de mottagare som avses i de föregående artiklarna.

Artikel 11 - Offentlighet

Om inte något annat beslutas, skall samarbetsrådets möten inte vara offentliga.

Varje part kan besluta att låta offentliggöra samarbetsrådets beslut och rekommendationer i sin officiella tidning.

Artikel 12 - Språk

Parternas officiella språk skall också vara samarbetsrådets officiella språk.

Artikel 13 - Utgifter

Europeiska gemenskapen och Sydafrika skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i samarbetsrådets möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

Den part som är värd för ett möte skall stå för kostnaderna i samband med organisationen av mötet.

Artikel 14 - Kommitté

En eller flera samarbetskommittéer kan inrättas för att biträda samarbetsrådet i dess arbete.

Upprättad i ...

På samarbetsrådets vägnar

Ordförande