Rapport

om årsredovisningen för Europeiska byrån för återuppbyggnad för budgetåret 2001 samt byråns svar

(2002/C 326/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet, i enlighet med artikel 8 i rådets förordning (EG) nr 2667/2000(1) av den 5 december 2000.

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska byrån för återuppbyggnad för det budgetår som slutade den 31 december 2001 (se punkt 11). I enlighet med artikel 8 i rådets förordning (EG) nr 2667/2000 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) ienlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 9 i samma förordning. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2001 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

5. Utan att det påverkar uttalandet i punkt 4 vill revisionsrätten dock rikta uppmärksamheten på de förhållanden som beskrivs i punkt 10 till 11.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN

Budgetgenomförandet

6. Byråns budgetanslag förvaltas inom ramen för differentierade anslag. För genomförandet av sina mål erhåller byrån bidrag från kommissionen i form av differentierade anslag varav högst en fastställd procentandel får användas för att täcka utgifter för personal och administration. Byrån inledde sin verksamhet i början av 2000. År 2001 karaktäriseras av att byråns verksamhet utvidgades till Serbien och Montenegro. Budgetgenomförandet för år 2001 återges i tabell 1(3).

7. För budgetåret 2001 var de budgeterade anslagen 410,6 miljoner euro. Det anslagsbelopp som fanns disponibelt för utgifter under budgetåret 2001 uppgick i praktiken till 411,2 miljoner euro, inbegripet ett belopp på 0,6 miljoner euro som motsvarar motpartsmedel som inte tagits upp i budgeten.

8. Byrån förfogade över 411,6 miljoner euro som återstod av de anslag kommissionen beviljat 2000 och för vilka åtaganden kunde göras. I detta belopp ingick en uppskattning av anslagen för fullföljandet av biståndsprogram för Serbien som förvaltades av kommissionen. Efter mer exakta beräkningar drog byrån tillbaka ett belopp på 120,7 miljoner euro för dessa program.

9. I årsrapporten för budgetåret 2000 uppmärksammade revisionsrätten brister i byråns budgeträkenskaper. Byrån började under sista halvåret 2001 att införa det datoriserade bokföringssystemet SI2. Byrån var även tvungen att föra in finansiella uppgifter i detta system avseende projekt som hittills administrerats av kommissionen.

10. För att föra in befintliga uppgifter i SI2-systemet baserade sig byrån på ackumulerade värden för projekten. Därför är det inte alltid möjligt i SI2 att fastställa från vilket budgetår de utnyttjade anslagen kommer och, när det gäller betalningar som skett under 2001 för projekt som inletts av kommissionen, att skilja mellan dem som genomförts av byrån och dem som genomförts av kommissionen. Även om revisionsrätten lyckades uppnå en rimlig säkerhet om de underliggande uppgifternas tillförlitlighet måste man, för att få en exakt bild av budgetgenomförandet, använda andra hjälpmedel som tagits fram utifrån kalkylblad och som är svåra att använda. Byrån bör minska eller avskaffa behovet av att använda denna typ av hjälpmedel, eftersom de medför en icke försumbar inneboende risk för fel.

Upprättandet av årsredovisningen

11. Den årsredovisning som byrån översände den 29 mars 2002 innehöll fel som har påpekats för byrån. En ändrad version sändes den 4 oktober 2002. Revisionsrättens uttalande avser den ändrade versionen av inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen, vilka presenteras i sammanfattning i tabell 2 och 3.

12. År 2001 hade varje verksamhetsort sina egna räkenskaper. Man borde ha gjort regelbundna avstämningar för att säkerställa att dessa överensstämmer med den centrala bokföringen. Byrån fortsatte även att använda kalkylprogram för sin allmänna bokföring, med alla risker som detta innebär.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

13. De besvärliga omständigheter under vilka byrån arbetar innebar att kommissionen inte kunde utse en controller under det första halvåret 2001.

14. I strid mot bestämmelserna i byråns budgetförordning utfärdas inte systematiskt betalningskrav för byråns fordringar.

15. På kommissionens begäran undertecknades den 26 juli 2001 genom privat överenskommelse ett avtal på 15 månader(4) med en expert, om lämnande av tekniskt bistånd till avdelningar vid Förbundsrepubliken Jugoslaviens presidentämbete. Principen att anställa en expert hade godkänts i slutet av 2000, men denne rekryterades utan anbudsinfordran, med motiveringen att situationen var brådskande. Vidare hade avtalet delvis retroaktiv verkan eftersom experten inledde sitt arbete två månader innan avtalet undertecknades.

Programmet för bostäder

16. En av de prioriterade uppgifter som byrån anvisats gäller att reparera eller återuppbygga bostäder som skadats vid stridigheterna, och då särskilt bostäder för den del av befolkningen som har det sämst ställt. Revisionsrätten har analyserat de resultat som uppnåtts genom att denna åtgärd genomfördes under 2000 (i tabell 4 lämnas de viktigaste upplysningarna om åtgärden). Det totala antalet reparerade bostäder översteg visserligen det ursprungliga målet med 4 %, men uppdelningen av dem efter vilken typ av arbete som skall utföras avviker i hög grad från den fördelning som förutsågs enligt avtalen och avtalsändringarna. Exempelvis är antalet bostäder som kräver total återuppbyggnad praktiskt taget dubbelt så stort. Dessa uppgifter bör ge byrån anledning att reflektera över hur urvalet av det arbete som skall göras kan förbättras för att bättre uppfylla de verkliga behoven.

UPPFÖLJNING AV TIDIGARE IAKTTAGELSER OM BYRÅNS EFFEKTIVITET

17. I årsrapporten för budgetåret 2000(5) analyserade revisionsrätten olika aspekter av byråns effektivitet liksom varaktigheten av de åtgärder som finansieras i Kosovo och åtgärdernas effekter.

18. När det gäller effektiviteten har byrån kunnat upprätthålla en hög nivå av åtaganden och betalningar samtidigt som kostnaderna för personal och administration har hållits på en låg nivå, och man har kunnat hålla fast vid policyn att minska förskotten till avtalsparterna i utbyte mot att betalningsförfarandena varit snabba när arbetena väl avslutats.

19. I enlighet med revisionsrättens rekommendation(6) har byrån fortsatt att koncentrera insatserna till områden som bedöms vara prioriterade. Från 2001 har tyngdpunkten lagts på åtgärder av institutionell karaktär(7).

20. Revisionsrättens andra rekommendation(8) gällde en minskning av antalet styrelsemöten på grund av byråns arbetsbelastning och de administrativa kostnader dessa möten innebär för byrån. Mötesfrekvensen har alltså sänkts vilket inte verkar ha medfört några negativa konsekvenser.

21. En tredje och sista rekommendation(9) gällde vilka åtgärder som skall vidtas för att säkerställa varaktigheten av de åtgärder som finansieras av gemenskapen. Kommissionen har i detta syfte tillsammans med Förenta nationerna utarbetat handlingsplaner för fem nyckelsektorer(10). I slutet av 2001 beslutades att handlingsplanerna i fortsättningen skall innehålla målsättningar och resultatindikatorer. Den europeiska pelaren av Förenta nationernas uppdrag i Kosovo(11) övervakar genom kvartalsrapporter hur dessa planer genomförs. Kommissionen bör fortsätta att utveckla och intensifiera samarbetet med Förenta nationerna när det gäller uppföljningen och utvärderingen av programmen för att säkerställa att programmens effekter blir varaktiga. Inom byrån har man infört system för uppföljning. Trots detta saknas en övergripande plan för uppföljning som säkerställer att samtliga projekt följs upp systematiskt. Man har bildat en utvärderingsgrupp som har lämnat sina första rapporter och vars rekommendationer används vid planeringen av framtida åtgärder.

22. Beträffande infrastrukturer, och då särskilt transporter, får de resultat som uppnåtts anses vara tillfredsställande. Den minskning av stödet till Kosovo som planeras efter återuppbyggnadsperioden kan emellertid påverka underhållet av det befintliga vägnätet och förhindra att det byggs ut.

23. För perioden 1999-2001 mottog energisektorn cirka 287,5 miljoner euro i stöd, varav 74 miljoner euro för finansiering av import. Förenta Nationernas uppdrag i Kosovo beräknar att de investeringar som fortfarande krävs inom denna sektor kommer att kosta cirka 200 miljoner euro. Kommissionen har beslutat att minska stödet till energisektorn. Stödet till denna sektor bör koncentreras på kompletterande åtgärder som kräver lång tid för att införas, till exempel vad gäller indrivningen av fakturor. Enligt statistik som togs fram i december 2001 av Förenta nationernas interimistiska uppdrag i Kosovo faktureras endast 62 % av den elektricitet som levereras och i realiteten betalas 28 %. På årsbasis beräknas skillnaden mellan värdet av levererad elektricitet och uppburna inkomster uppgå till omkring 100 miljoner euro. Sådana avvikelser kan inte accepteras och ytterligare ansträngningar för att åstadkomma en fungerande uppbörd av inkomsterna skulle i hög grad minska energisektorns behov av extern finansiering.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 24 oktober 2002.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 306, 7.12.2000, s. 7.

(2) Som föreskrivs i artikel 8 i rådets förordning (EG) nr 2667/2000 upprättades räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2001 den 29 mars 2002 och överlämnades därefter till byråns styrelse, Europaparlamentet, kommissionen och revisionsrätten. En korrigerad version av räkenskaperna upprättades den 4 oktober 2002 och erhölls av revisionsrätten den 7 oktober 2002. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) Det bör noteras att i de beviljade anslagen ingår 65,9 miljoner euro i anslag som inte utnyttjats av TAFKO.

(4) Avtal 01/06/009.

(5) EGT C 355, 13.12.2001, punkt 21 och följande.

(6) Se punkt 72 och 73 i årsrapporten för budgetåret 2001 (EGT C 355, 13.12.2001).

(7) Programmen på detta område syftar å ena sidan till att uppmuntra den privata sektorn inom ramen för en marknadsekonomi, och å andra sidan till att stödja åtgärder för att främja respekten för demokratiska regler och mänskliga rättigheter, och laglighet i allmänhet.

(8) Se punkt 74 och 75 i årsrapporten för budgetåret 2001 (EGT C 355, 13.12.2001).

(9) Se punkt 76 och 77 i årsrapporten för budgetåret 2001 (EGT C 355, 13.12.2001).

(10) Energi, transporter, företagsutveckling, vatten och hälsa.

(11) Förenta nationernas interimistiska uppdrag i Kosovo är organiserat i fyra pelare: rättsväsende och polisväsende, civil administration, demokratisering och institutionella åtgärder, samt ekonomisk utveckling. Den sistnämnda pelaren förvaltas av Europeiska unionen.

Tabell 1

Budgetgenomförandet för budgetåret 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2001 och 2000

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2001 och den 31 december 2000Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från byrån - Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som byrån framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Antal hus som skall repareras((För byggnaderna i kategori III rör det sig främst om takarbeten. För hus i kategori IV. A kan den befintliga strukturen återanvändas och i kategori IV. B är det nödvändigt med en total återuppbyggnad.))

>Plats för tabell>

Källa:

Europeiska byrån för återuppbyggnad.

Byråns svar

Budgetgenomförandet

10. Byrån bokförde de ackumulerade betalningsbeloppen innan SI2 infördes, eftersom det var opraktiskt att återge var och en av de betalningar som gjorts under åtskilliga år av bistånd (Kosovo, Serbien och Montenegro sedan 1998 samt f.d. jugoslaviska republiken Makedonien sedan 1996). Skillnaden mellan betalningar gjorda av kommissionen och betalningar gjorda av byrån med avseende på de historiska uppgifterna om Kosovo (1998 till februari 2000) framgår av byråns akter.

Årsredovisningen

12. Budgetåret 2002 startade med det nya bokföringssystemet (SI2), som är centraliserat och utesluter de nämnda riskerna i samband med bokslut.

Tillämpningen av finansiella bestämmelser

14. Byrån inkasserade alla fordringar från tredje part genom användning av särskilda interna formulär som betalningskrav.

Husbyggnadsprogrammet

16. Det faktum att målen överskreds är särskilt signifikant med tanke på att det för programmet för 2001 var över 80 % av de återuppbyggda husen som klassades som helt förstörda.