C 200/1

KOMMISSIONENS TILLKÄNNAGIVANDE RÖRANDE VÄGLEDNING OM ANVÄNDNING AV FÖRENKLADE KOSTNADSALTERNATIV INOM DE EUROPEISKA STRUKTUR- OCH INVESTERINGSFONDERNA (ESI) ‒ OMARBETAD VERSION

(2021/C 200/01)

Vägledning om förenklade kostnadsalternativ: Schablonfinansiering, standardiserade skalor av enhetskostnader och enhetsbelopp

(enligt artiklarna 67, 68, 68a och 68b i förordning (EU) nr 1303/2013, artikel 14 i förordning (EU) nr 1304/2013 och artikel 19 i förordning (EU) nr 1299/2013)

Omarbetad version efter ikraftträdandet av förordning (EU, Euratom) 2018/1046

ANSVARSFRISKRIVNING: Detta är ett arbetsdokument från kommissionens avdelningar. Det bygger på tillämplig EU-lagstiftning och innehåller teknisk vägledning avsedd för organ som arbetar med övervakning, kontroll eller genomförande av de europeiska struktur- och investeringsfonderna. Denna vägledning påverkar dock inte EU-domstolens och tribunalens tolkningar eller kommissionens beslut.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Kapitel 1: Inledning 6

1.1. Syfte 6

1.2. Varför används förenklade kostnadsalternativ? 6

Kapitel 2: Övergripande principer och tillämpningsområde 7

2.1. När används förenklade kostnader? 7

2.2. Användning av förenklade kostnadsalternativ 7

2.2.1 Princip 7

2.2.2 Undantag: fall där användning av förenklade kostnadsalternativ är obligatorisk [avsnittet har omarbetats enligt omnibusförordningen] 7

2.2.3 Tillämpning i tidshänseende och övergångsbestämmelser 10

2.3. Kombination av alternativ 11

2.3.1. Allmänna principer 11

2.3.2. Exempel på kombinationer 11

2.4. Offentlig upphandling och användning av förenklade kostnadsalternativ 12

2.4.1 Användning av förenklade kostnadsalternativ vid offentlig upphandling 12

2.4.2 Användning av schablonsatser för beräkning av direkta personalkostnader i insatser som genomförs genom offentlig upphandling 14

2.5. De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med bestämmelserna om statligt stöd 15

2.5.1 De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn 15

2.6. Användning av förenklade kostnader inom insatser som genererar nettoinkomster 16

2.6.1. Insatser som genererar nettoinkomster när de har avslutats (artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser) 16

2.6.2. Insatser som genererar nettoinkomster under genomförandet och som inte omfattas av artikel 61.1–61.6 i förordningen om gemensamma bestämmelser 17

2.7. Korsfinansiering inom Eruf och ESF 18

2.7.1. Deklarering av åtgärder som omfattas av artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser vad gäller förenklade kostnadsalternativ 18

2.7.2. Exempel 18

2.8. Särskilda bestämmelser för Ejflu och europeiskt territoriellt samarbete 19

Kapitel 3: Olika typer av förenklade kostnadsalternativ 19

3.1. Schablonfinansiering 19

3.1.1 Fastställande av kostnadskategorier 19

3.1.2 Särskilda schablonfinansieringssystem för beräkning av kostnadskategorier i enlighet med förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika bestämmelserna 20

3.1.2.1 Beräkningsmetoder för indirekta kostnader 21

3.1.2.2 Schablonsats för bestämning av direkta personalkostnader 21

3.1.2.3 Schablonsats för bestämning av alla andra kostnader för insatsen än direkta personalkostnader 22

3.1.2.4 Motivering av de schablonsatser som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser 23

3.1.2.5 Tillämpningsperiod 23

3.2. Standardiserade skalor av enhetskostnader 25

3.2.1 Allmänna principer 25

3.2.2 Personalkostnader enligt timsats (artikel 68a.2–68a.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser) 26

3.2.3 Fastställande av stödberättigande personalkostnader enligt en beräknad timsats 27

3.2.4 Deltidsanställda på insatsen med fast arbetstid per månad 28

3.2.5 Tillämpningsperiod 28

3.3. Enhetsbelopp 29

3.3.1 Allmänna principer 29

3.3.2 Ändringar som införts genom omnibusförordningen och tillämpning i tidshänseende 29

3.3.3 Exempel på enhetsbelopp 29

3.4. Schablonbelopp för tekniskt stöd 30

3.4.1. Tillämpningsområde 30

3.4.2. Betalningsansökningar och ersättningar 31

3.4.3. Schablonsatsens inverkan på anslag för tekniskt stöd inom det operativa programmet/landsbygdsutvecklingsprogrammet 32

3.4.4. Verifieringskedja och konsekvenser av rättelser 32

Kapitel 4: Fastställande av förenklade kostnadsalternativ 32

4.1. Förenklade kostnadsalternativ måste fastställas på förhand 33

4.2. En rättvis, rimlig och kontrollerbar beräkningsmetod 33

4.2.1 Allmänna principer 33

4.2.1.1 En rättvis beräkningsmetod 33

4.2.1.2 En rimlig beräkningsmetod 33

4.2.1.3 En kontrollerbar beräkningsmetod 33

4.2.2 Metoderna i praktiken 34

4.2.2.1 Användning av ”statistiska” uppgifter, expertbedömningar eller annan objektiv information (artikel 67.5 a i) 34

4.2.2.2 Användning av uppgifter som är specifika för de enskilda stödmottagarna (artikel 67.5 a ii och iii i förordningen om gemensamma bestämmelser) 34

4.3. Budgetförslag 35

4.3.1 Andra fonders tillämpning av budgetförslag som metod för att fastställa enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser före omnibusförordningens ikraftträdande 37

4.4. Tillämpning av standardiserade skalor av enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser från andra områden 37

Från unionens övriga politikområden 37

Artikel 67.5 b i förordningen om gemensamma bestämmelser 37

Artikel 68 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser 38

Från bidragssystem som finansieras helt av medlemsstaterna 38

Schablonsatser under perioden 2007–2013 39

Bedömning av om olika insatser och stödmottagare är liknande 39

4.5. Användning av satser som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser eller i de fondspecifika bestämmelserna 39

4.6. Anpassning i tidshänseende av schablonsatser, enhetsbelopp och standardiserade skalor av enhetskostnader 39

4.7. Särskilda metoder för bestämning av belopp i enlighet med de fondspecifika bestämmelserna 39

Kapitel 5: Konsekvenser för revision och kontroll 40

5.1. Behovet av en gemensam revisions- och kontrollmetod 40

5.2. Revisionsmyndighetens roll i utformningen av förenklade kostnadsalternativ 40

5.3. Allmänt tillvägagångssätt för förvaltningskontroll och granskning 40

5.3.1 Kontroll av att beräkningsmetoden för det förenklade kostnadsalternativet är korrekt 41

5.3.2 Kontroll av att metoden tillämpas korrekt 41

5.3.2.1 Kontroll av att schablonsatsen tillämpas korrekt 42

5.3.2.2 Kontroll av att standardiserade skalor av enhetskostnader tillämpas korrekt 42

5.3.2.3 Kontroll av att enhetsbelopp tillämpas korrekt 43

5.3.2.4 Kontroll när en kombination av alternativ används inom samma insats 43

5.3.3 Möjliga fel eller oriktigheter kopplade till tillämpning av förenklade kostnadsalternativ 43

Bilaga I: Exempel på förenklade kostnadsalternativ 45

Bilaga II: Exempel på förenklade kostnadsalternativs förenlighet med bestämmelser om statligt stöd 51

Bilaga III: Förenklade kostnadsalternativ och Eruf-specifika åtgärder 54

Bilaga IV: Förenklade kostnadsalternativ och EHFF-specifika åtgärder 60

KAPITEL 1

Inledning

1.1. Syfte

Detta dokument innehåller teknisk vägledning om kostnader som deklarerats som schablonbelopp eller enhetsbelopp eller enligt standardiserade skalor av enhetskostnader (nedan kallade förenklade kostnadsalternativ) som gäller för de europeiska struktur- och investeringsfonderna. Syftet med dokumentet är att dela god praxis med målet att uppmuntra medlemsstaterna till att följa den. Den omfattar de möjligheter som erbjuds genom den rättsliga ramen för de europeiska struktur- och investeringsfonderna för programperioden 2014–2020.

Efter ikraftträdandet av förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (1) (nedan kallad omnibusförordningen) den 2 augusti 2018 beaktar denna reviderade upplaga av vägledningen ändringarna i förordning (EU) nr 1303/2013 (2) (nedan kallad förordningen om gemensamma bestämmelser) och förordning (EU) nr 1304/2013 (3) (nedan kallad förordningen om Europeiska socialfonden) som infördes genom omnibusförordningen. Dessa ändringar bygger på och utvidgar de möjligheter som infördes 2014 och tar hänsyn till rekommendationerna från högnivågruppen om förenkling (4). De utökar också ett antal alternativ som tidigare endast har tillhandahållits i fondspecifika bestämmelser för samtliga europeiska struktur- och investeringsfonder.

Den här versionen av vägledningen innehåller också ytterligare förtydliganden som bygger på frågor från medlemsstaterna och berörda parter som inkommit under den rådande programperioden.

Den här vägledningen tar inte upp gemensamma handlingsplaner, förenklade kostnadsalternativ som används inom ramen för artikel 14.1 i förordningen om Europeiska socialfonden (5) eller finansiering som inte är kopplad till kostnader som avses i artikel 67.1 e i förordningen om gemensamma bestämmelser.

1.2. Varför används förenklade kostnadsalternativ?

När man använder förenklade kostnadsalternativ beräknas de stödberättigande kostnaderna för en verksamhet enligt en på förhand definierad metod baserat på produktion, resultat eller någon annan kostnad som tydligt har identifierats på förhand antingen baserat på ett belopp per enhet eller genom att tillämpa en procentsats. Förenklade kostnadsalternativ är således en alternativ metod för att beräkna stödberättigande kostnader för en verksamhet istället för den traditionella metoden: beräkning på grundval av de kostnader som faktiskt har uppkommit och betalats (artikel 67.1 a i förordningen om gemensamma bestämmelser, dvs. ”verkliga kostnader”). Med förenklade kostnadsalternativ krävs det inte längre att varje euro av samfinansierade utgifter ska kunna spåras till enskilda verifikationer: Detta är den största fördelen med förenklade kostnadsalternativ eftersom det hela innebär en avsevärd minskning av den administrativa bördan.

Förenklade kostnadsalternativ innebär också att de mänskliga resurser och administrativa insatser som krävs för att förvalta struktur- och investeringsfonderna kan inriktas mer på att förverkliga de politiska målen eftersom mindre resurser krävs för att samla in och kontrollera (finansiella) handlingar.

De kommer också att göra det lättare för små stödmottagare att få tillgång till struktur- och investeringsfonderna (6) (ESF, Eruf, Ejflu, EHFF, CF) tack vare den förenklade förvaltningen.

Förenklade kostnadsalternativ bidrar slutligen till en mer korrekt användning av de europeiska struktur- och investeringsfonderna (en lägre felkvot). Revisionsrätten har i flera år upprepade gånger rekommenderat kommissionen att uppmuntra och utöka användningen av förenklade kostnadsalternativ, särskilt eftersom de är mindre felbenägna. Rätten konstaterade i sin årsrapport för 2017 (7) att 135 av 1 437 granskade transaktioner under de föregående fem åren använde förenklade kostnadsalternativ. I dessa påträffades inga kvantifierbara fel vilket fick domstolen att dra slutsatsen att projekt som använder förenklade kostnadsalternativ är mindre felbenägna än projekt som använder verkliga kostnader (8). Efter 2018 års särskilda rapport om ”nya alternativ för att finansiera landsbygdsutvecklingsprojekt” drog rätten slutsatsen att förenklade kostnadsalternativ kan medföra avsevärda förenklingar och minska den administrativa bördan för både stödmottagare och myndigheter i medlemsstaterna (9).

KAPITEL 2

Övergripande principer och tillämpningsområde

2.1. När används förenklade kostnader?

Förenklade kostnader får endast användas i fråga om insatser som finansieras med bidrag och återbetalningspliktigt stöd (artikel 67.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Utom för de fall där användningen av förenklade kostnadsalternativ är obligatorisk rekommenderas förenklade kostnadsalternativ när en eller flera av följande förutsättningar föreligger:

— Medlemsstaterna vill att förvaltningen av de europeiska struktur- och investeringsfonderna ska inriktas mer på utfall och på att uppnå resultat än på insatser.

— De verkliga kostnaderna är svåra att kontrollera (många verifikationer för små belopp med begränsad eller ingen specifik inverkan på det förväntade utfallet av insatserna, komplexa fördelningsinstrument osv.).

— Tillförlitliga data om ekonomiskt och kvantitativt genomförande av insatserna finns tillgängliga (10).

— Förenklad dokumenthantering.

— Insatserna tillhör en standardram.

— Metoder som baseras på förenklade kostnadsalternativ finns redan för liknande insatser och stödmottagare inom ramen för ett nationellt finansierat system eller ett annat EU-instrument.

Anm.: Förenklade kostnadsalternativ kan inte användas om stödet till en insats tillhandahålls i form av ett finansieringsinstrument eller ett pris. Om stödformen för en insats är en kombination av ett bidrag eller återbetalningsbart stöd och ett finansieringsinstrument eller pris kan förenklade kostnadsalternativ användas för den del av stödet som ges i form av ett bidrag eller återbetalningsbart stöd. Med förbehåll för vissa undantag gäller förenklade kostnadsalternativ inte för insatser som stödmottagarna genomför genom upphandling.

2.2. Användning av förenklade kostnadsalternativ

2.2.1 Princip

Med undantag av insatser som omfattas av tillämpningsområdet för artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser (11) är det inte obligatoriskt för medlemsstaterna att använda förenklade kostnadsalternativ. Den förvaltande myndigheten eller övervakningskommittén för program för europeiskt territoriellt samarbete får besluta att göra användningen av dessa valfri eller obligatorisk för samtliga eller vissa projekt- eller verksamhetskategorier och för en hel insats eller del av en insats. I syftet att säkerställa att principen om öppenhet och principen om likabehandling av stödmottagare respekteras bör tillämpningsområdet för de förenklade kostnadsalternativen, det vill säga de projekt- och verksamhetskategorier inom vilka de kan användas, preciseras och offentliggöras i inbjudan att lämna projektförslag.

2.2.2 Undantag: fall där användning av förenklade kostnadsalternativ är obligatorisk [avsnittet har omarbetats enligt omnibusförordningen]

I artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs att stöd för ESF- och Eruf-insatser där det offentliga stödet inte överstiger 100 000 euro ska ske i form av enhetskostnader, enhetsbelopp (klumpsummor i artikeln) eller schablonsatser. Det är således obligatoriskt att använda förenklade kostnadsalternativ.

Syftet med den här bestämmelsen är att begränsa kontroller på verkliga kostnader vilket med hänsyn till dessa insatsers låga värde inte vore kostnadseffektivt.

Beloppet på 100 000 euro måste betraktas som det maximala offentliga stödet som ska betalas till stödmottagaren, enligt det som fastställs i dokumentet som anger villkoren för stöd till stödmottagaren (Eruf och ESF samt motsvarande offentlig nationell finansiering som ska betalas till stödmottagaren som det högsta belopp som anges i finansieringsavtalet eller beslutet i förekommande fall). Det inbegriper varken det offentliga stödet från stödmottagaren, i tillämpliga fall, eller de löner eller ersättningar som betalas av en tredje part till förmån för deltagarna i en insats. Det är bara det planerade offentliga stödet som avgör om artikel 67.2a måste tillämpas eller inte.

Om en insats får stöd från både Eruf och ESF beaktas det belopp som tillhandahålls från båda fonderna i beräkningen av insatsens ”offentliga stöd”. Dessutom, om det offentliga stödets totalsumma inte överstiger 100 000 euro gäller skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ för stödet som tillhandahålls av båda fonder (dvs. både Eruf och ESF).

Exempel: Följande budget föreslås för ett offentligt organ avseende en insats med totala stödberättigande kostnader på 105 000 euro: (euro) Offentlig nationell finansiering 20 000 ESF 22 500 Eruf 22 500 Självfinansiering 25 000 Ersättningar som den offentliga arbetsförmedlingen betalar till deltagarna 15 000 Summa finansieringsplan 105 000 Trots totala stödberättigande kostnader på 105 000 euro hamnar denna insats fortfarande i den kategori insatser där förenklade kostnader är obligatoriska. Stödet som tillhandahålls av båda fonderna och den offentliga nationella finansieringen medtas i beräkningen av det offentliga stödet till insatsen. Ingen hänsyn tas till ett offentligt organs självfinansiering (25 000 euro) för att fastställa det offentliga stöd som betalas till stödmottagaren. De ersättningar som den offentliga arbetsförmedlingen betalar till praktikanter (15 000 euro) räknas inte heller med eftersom en tredje part betalar dessa till deltagarna. Det offentliga stödet motsvarar därför 45 000 euro (Eruf+ESF) + 20 000 euro = 65 000 euro, vilket understiger tröskeln på 100 000 euro.

Den här skyldigheten har två undantag:

— Insatser eller ett projekt som ingår i en insats som endast genomförs genom offentlig upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster. (se artikel 67.4 första meningen i förordningen om gemensamma bestämmelser).

— Insatser som får stöd inom ramen för statligt stöd som inte utgör stöd av mindre betydelse (12) (se artikel 67.2a första stycket).

När skyldighet att använda förenklade kostnadsalternativ föreligger gäller den summan av insatsens stödberättigande utgifter, med två undantag på grundval av artikel 67.2a andra och tredje stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser:

1. De kostnadskategorier som en schablonsats tillämpas på. De kostnadskategorier där en schablonsats tillämpas får beräknas på grundval av verkliga kostnader (t.ex. om den schablonsats på upp till 15 procent för indirekta kostnader som fastställs i artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser används kan valfria direkta personalkostnader deklareras på grundval av verkliga kostnader).

2. Löner och ersättningar som utbetalas till deltagare om den schablonsats på upp till 40 procent som fastställs i artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser används (13).

Om den schablonsats på upp till 40 procent som fastställs i artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser tillämpas får löner och ersättningar som utbetalas till deltagare (som utgör ytterligare stödberättigande kostnader som inte medräknas i schablonsatsen) återbetalas på grundval av verkliga kostnader.

Anm.: För ESF: Före omnibusförordningens ikraftträdande var det obligatoriskt för små insatser som stöddes av ESF att använda förenklade kostnadsalternativ. I tidigare artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden fastställdes det att bidrag och återbetalningspliktigt stöd till insatser för vilka det offentliga stödet inte överstiger 50 000 euro skulle fastställas med förenklade kostnadsalternativ utom när det gällde insatser som får stöd inom ramen för en statlig stödordning.

Trots att denna bestämmelse utgick i och med omnibusförordningen gäller den fortsättningsvis för insatser som stöds inom ramen för sådana inbjudningar att lämna förslag som offentliggjorts före omnibusförordningens ikraftträdande (14).

Skyldigheten enligt artikel 14.4 skiljer sig från artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser inom följande områden:

1. Insatser där stöd utgör stöd av mindre betydelse undantas från skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ (15).

2. Löner och ersättningar som utbetalas till deltagarna får inte deklareras på grundval av verkliga kostnader när schablonsatsen på 40 procent enligt artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden tillämpas (eftersom de inte kan deklareras utöver dessa kostnader).

3. Det är endast stödet från Europeiska socialfonden och motsvarande nationella stöd som betalas till stödmottagaren enligt det som föreskrivs i avtalet som ska beaktas i beräkningen av tröskelvärdet på 50 000 euro (eftersom artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden endast gäller för Europeiska socialfonden).

Nuläge: huvudsakliga ändringar av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ som införs genom omnibusförordningen:

1. Skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ utökas till stöd som tillhandahålls av Eruf. I och med införandet av en ny punkt 2a i artikel 67 i förordningen om gemensamma bestämmelser som gäller för både Eruf och ESF behövdes inte längre artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden och den har därför utgått.

2. Tröskeln ökar från 50 000 euro till 100 000 euro.

3. Insatser där stöd utgör stöd av mindre betydelse omfattas av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ.

2.2.3 Tillämpning i tidshänseende och övergångsbestämmelser

Artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller endast för insatser som stöds inom ramen för sådana inbjudningar att lämna projektförslag som offentliggjorts efter det datum då omnibusförordningen trädde i kraft (dvs. efter den 2 augusti 2018). Den gäller inte för insatser som stöds enligt inbjudningar som offentliggjorts före detta datum, även om dokumentet som fastställer villkoren för stöd (t.ex. finansieringsbeslutet/bidragsöverenskommelsen) utfärdas efter omnibusförordningens ikraftträdande. Insatser som får stöd utan att omfattas av en inbjudan att lämna projektförslag (dvs. direkta anslag) måste följa kraven i artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser, i de fall där bidragsöverenskommelsen eller dokumentet med villkoren för stödet undertecknades den 2 augusti 2018 eller senare.

I enlighet med artikel 152.7 i förordningen om gemensamma bestämmelser får den förvaltande myndigheten eller övervakningskommittén för programmet för europeiskt territoriellt samarbete besluta att inte tillämpa obligatoriska förenklade kostnadsalternativ under en period på högst tolv månader från och med 2 augusti 2018. Denna period får förlängas med en period som den förvaltande myndigheten (övervakningskommittén för program för europeiskt territoriellt samarbete) anser vara lämplig om obligatorisk tillämpning av förenklade kostnadsalternativ anses skapa en orimlig administrativ börda.

Dessa övergångsbestämmelser som fastställts i artikel 152.7 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska inte vara tillämpliga på bidrag och återbetalningspliktigt stöd som får stöd från ESF för vilket det offentliga stödet inte överstiger 50 000 euro. Detta beror på att insatser som stöds av ESF med offentligt stöd som inte överstiger 50 000 euro redan omfattades av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ före ikraftträdandet av omnibusförordningen (artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden).

Därför gäller artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser från och med omnibusförordningens ikraftträdande för insatser som stöds av Europeiska socialfonden där det offentliga stödet inte överstiger 50 000 euro (dvs. inbjudan att lämna projektförslag som offentliggjorts efter det att omnibusförordningen trätt i kraft).

Detta får en stor inverkan om stödet från den europeiska stödfonden utgör stöd av mindre betydelse.

Enligt artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden omfattades inte insatser där stödet utgjorde stöd av mindre betydelse av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ. Artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller dock endast ett undantag för insatser som får stöd inom ramen för statligt stöd som inte utgör stöd av mindre betydelse. Detta innebär att insatser som stöds av Europeiska socialfonden där det offentliga stödet inte överstiger 50 000 euro före den 2 augusti 2018 och sedan den 2 augusti 2018 inte överstiger 100 000 euro och är stöd av mindre betydelse inte längre undantas från skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ. Slutligen kan möjligheten att skjuta upp tillämpningen av artikel 67.2a i förordningen om gemensamma bestämmelser inte användas för ESF-insatser med ett offentligt stöd som inte överskrider 50 000 euro i enlighet med det sista stycket i artikel 152.7 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

För insatser och projekt som valts i samband med inbjudan om att lämna projektförslag innan omnibusförordningens ikraftträdande gäller artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden. Insatser som stöds av ESF som får offentligt stöd (som inte överstiger 50 000 euro) måste använda förenklade kostnadsalternativ men insatser som får stöd som betraktas som statligt stöd, inbegripet stöd av mindre betydelse, undantas från denna skyldighet.

Övriga konsekvenser av omnibusförordningen Gemensamt stöd från ESF och Eruf Om en insats stöds av både ESF och Eruf och insatsen har blivit vald inom ramen för en inbjudan att lämna projektförslag som offentliggjorts före omnibusförordningens ikraftträdande tas stödet från Eruf inte med i beräkningen av tröskelvärdet för skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ, utan endast stöd från ESF samt motsvarande offentligt nationellt stöd beaktas. Endast den del av insatsen som stöds av ESF (och motsvarande nationellt offentligt stöd) ska omfattas av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ, eftersom artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden endast gäller för ESF och det inte fanns någon bestämmelse enligt vilken Eruf-stöd till sådana insatser ska använda förenklade kostnadsalternativ. För insatser och projekt som omfattas av inbjudningar att lämna projektförslag som offentliggjorts efter omnibusförordningens ikraftträdande beaktas stödet från både ESF och Eruf vid beräkningen av det offentliga stödet, såvida inte den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för programmen för europeiskt territoriellt samarbete) använder övergångsbestämmelserna. Korsfinansiering Vid korsfinansiering i enlighet med artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser, till exempel för insatser som stöds av ESF (dvs. ESF används för att tillhandahålla stöd för kostnader som berättigar till stöd från Eruf) ska hela stödbeloppet från ESF samt motsvarande offentliga nationella stöd medtas vid beräkningen av huruvida det offentliga stödet omfattas av skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ (eftersom det är offentligt stöd till en insats som inte stöds av Eruf, utan endast av ESF). Insatser och projekt inom ramen för inbjudningar att lämna projektförslag som offentliggjorts före omnibusförordningens ikraftträdande måste bedömas mot bakgrund av artikel 14.4 i förordningen om Europeiska socialfonden (16). Även om hela beloppet från ESF samt motsvarande offentliga nationella finansiering beaktas för att avgöra om insatsen är föremål för skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ enligt denna bestämmelse, gäller skyldigheten endast den del av stödet som omfattas av ESF:s regler, dvs. den del av stödet som omfattas av reglerna för Eruf är inte föremål för skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ. I insatser och projekt som får stöd enligt en inbjudan att lämna projektförslag som har offentliggjorts efter omnibusförordningens ikraftträdande är den del av stödet som är föremål för regler som ska tillämpas på Eruf också föremål för skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ i fall där den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för program för europeiskt territoriellt samarbete) inte har använt övergångsbestämmelserna i artikel 152.7 förordningen om gemensamma bestämmelser.

2.3. Kombination av alternativ

2.3.1. Allmänna principer

Artikel 67.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser ger den förvaltande myndigheten möjlighet att välja mellan fem alternativ för att förvalta bidrag och återbetalningspliktigt stöd som medfinansieras av de europeiska struktur- och investeringsfonderna.

I enlighet med artikel 67.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser får dessa alternativ endast kombineras i följande fall, för att förhindra dubbelfinansiering av samma utgifter:

1. De måste vart och ett avse olika kategorier av stödberättigande kostnader. eller

2. De måste tillämpas för olika projekt inom ramen för samma insats. eller

3. De måste tillämpas för successiva faser i en insats.

2.3.2. Exempel på kombinationer

Exempel 1: Finansiering av olika projekt som ingår i samma insats (ESF) Exempel på en insats som består av ett utbildningsprojekt för unga arbetslösa och därefter ett seminarium för potentiella arbetsgivare i regionen: Kostnaderna i samband med utbildningen skulle kunna betalas på grundval av standardiserade skalor av enhetskostnader (t.ex. 1 000 euro/utbildningsdag). Seminariet skulle kunna betalas på grundval av enhetsbelopp. Eftersom det finns två olika projekt inom samma insats finns det ingen risk för dubbelfinansiering, eftersom kostnaderna för varje projekt är tydligt åtskilda.

Exempel 2: Successiva faser i en insats (ESF) – i linje med artikel 67.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser Exempel på en insats som redan inletts och som förvaltas utifrån verkliga kostnader som den förvaltande myndigheten vill fortsätta förvalta på grundval av förenklade kostnader. Två faser måste tydligt anges. Den första fasen kan beräknas utifrån verkliga kostnader fram till ett visst datum. Den andra fasen, dvs. för framtida utgifter, kan exempelvis beräknas utifrån standardiserade skalor av enhetskostnader om enhetskostnaderna inte täcker några av de utgifter som tidigare fått stöd. Om en sådan möjlighet utnyttjas bör den avse alla stödmottagare i samma situation (insyn och likabehandling). Det kan medföra en viss administrativ börda eftersom ändringar måste göras i det dokument där stödvillkoren anges, om detta inte redan gjorts. Medlemsstatens myndigheter måste göra en utförlig beskrivning av varje fas i insatsen. Insatsen bör delas upp i minst två separata, finansiellt identifierbara och helst fysiska utvecklingsstadier för de berörda faserna. Detta för att säkerställa ett insynsvänligt genomförande och övervakning samt att underlätta kontroller.

Exempel 3: Olika kategorier av stödberättigande kostnader (ESF) Exempel på ett utbildningsprogram med en kombination av — en standardiserad skala av enhetskostnader för utbildarnas löner, t.ex. 450 euro/dag, — verkliga kostnader hyra av rum = 800 euro/månad enligt hyresavtal under 12 månader, — ett schablonbelopp för indirekta kostnader, t.ex. 10 procent av de direkta kostnaderna. Om 200 utbildningsdagar kan styrkas i slutet av utbildningen kommer bidraget att betalas ut enligt följande: Direkta kostnader (typ 1 (17)): — Lön till utbildarna 200 dagar × 450 euro = 90 000 euro — Utbildningslokal: 12 månader × 800 euro = 9 600 euro — Delsumma direkta kostnader: 99 600 euro Indirekta kostnader (typ 2): 10 % av de direkta kostnaderna = 10 % × 99 600 euro = 9 960 euro Stödberättigande utgifter: (90 000 euro + 9 600 euro) + 9 960 euro = 109 560 euro I det här fallet verkar olika kostnadskategorier gälla: utbildarnas löner, hyreskostnader för rummet samt indirekta kostnader. För att kontrollera att det inte har skett någon dubbelfinansiering måste myndigheterna dock se till att den standardiserade skalan av enhetskostnader inte är knuten till några av kostnaderna för lokalhyra eller till andra indirekta kostnader (t.ex. lön till den administrativa personalen eller räkenskapsföraren). På samma sätt gäller att definitionen av indirekta kostnader inte får omfatta kostnader som täcks av de standardiserade skalorna av enhetskostnader eller de verkliga kostnaderna för lokalhyra. Om det finns en risk för överlappning eller om det är omöjligt att visa att det inte förekommer några överlappningar, kommer den förvaltande myndigheten att behöva välja det lämpligaste alternativet för att undvika (risken för) eventuell dubbelfinansiering.

2.4. Offentlig upphandling och användning av förenklade kostnadsalternativ

2.4.1 Användning av förenklade kostnadsalternativ vid offentlig upphandling

Enligt artikel 67.4 första meningen i förordningen om gemensamma bestämmelser får förenklade kostnader inte användas när en insats enligt definitionen i artikel 2.9 i förordningen om gemensamma bestämmelser eller ett projekt som ingår i en insats (som i sig stöds i form av ett bidrag eller återbetalningsbart stöd) enbart genomförs av stödmottagaren genom upphandling av bygg- och anläggningsarbete, varor eller tjänster. I enlighet med den andra meningen i artikel 67.4 om offentlig upphandling inom en insats eller ett projekt som ingår i en insats är begränsad till vissa kostnadskategorier, får förenklade kostnadsalternativ tillämpas på ”hela den insats eller det projekt som ingår i insatsen”. Den här meningen infördes av omnibusförordningen för att förtydliga den tidigare ordalydelsen i artikel 67.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Den förtydligar att förenklade kostnadsalternativ kan användas för att beräkna alla kostnader för insatsen, inbegripet kostnader som var föremål för offentlig upphandling, i fall där vissa varor eller tjänster inom ett projekt eller en insats har lagts ut på entreprenad genom en offentlig upphandling.

Kommissionen betraktar insatser ”som omfattas av offentliga upphandlingskontrakt” som insatser som genomförs genom tilldelning av offentliga kontrakt i enlighet med direktiv 2004/18/EG (med bilagor), direktiv 2009/81/EG och direktiv 2014/24/EU som upphäver direktiv 2004/18/EG eller offentliga kontrakt under tröskelvärdena i samma direktiv.

Huruvida en insats eller ett projekt endast genomförs genom offentlig upphandling eller inte beror på insatsen eller projektets omfattning enligt medlemsstaternas definition.

För att bedöma detta är det nödvändigt att definiera de projekt som insatsen består av på lägsta möjliga nivå. Om den offentliga upphandlingen omfattar alla kostnadskategorier för ett projekt kan de förenklade kostnadsalternativen inte tillämpas på det projektet.

I vissa fall kan en stödmottagare lägga ut hela eller merparten av en insats eller ett projekt genom offentlig upphandling. I sådant fall förblir kanske endast verksamhet relaterad till ”projektförvaltning” eller ”kommunikation” hos stödmottagaren. I sådana fall är det tydligt att insatsen eller projektet inte ”endast” genomförs genom offentlig upphandling och förenklade kostnader kan tillämpas på hela projektet eller insatsen. När merparten av projektet i praktiken genomförs genom offentlig upphandling är det kanske inte en effektiv resursanvändning att utforma ett förenklat kostnadsalternativ för kostnadskategorier som omfattas av upphandling eftersom majoriteten av kostnaderna redan omfattas av upphandlingen. Medan detta inte rekommenderas får de förvaltande myndigheterna dock bedöma huruvida förenklade kostnader ska användas för hela projektet om det inte uteslutande genomförs genom offentlig upphandling.

Exempel (ESF): Ett bidrag på 20 000 000 euro ges till en offentlig arbetsförmedling (”stödmottagaren”) för att denna under två års tid ska se till att 5 000 långtidsarbetslösa återintegreras på arbetsmarknaden (”insatsen”): Insatsen kommer att genomföras via flera projekt: 7 000 000 euro för skräddarsydda stödprojekt som genomförs internt, utbildningar som dels genomförs direkt av stödmottagaren (för 5 000 000 euro), dels uteslutande läggs ut på entreprenad genom offentlig upphandling (8 000 000 euro). Eftersom stödmottagaren är en offentlig enhet kommer de utbildningsinstitut som anlitas för de projekt som ska läggas ut på entreprenad att väljas genom förfaranden för offentlig upphandling och de förenklade kostnadsalternativen kommer inte att vara tillämpliga på den här typen av projekt i insatsen. Förenklade kostnadsalternativ kan endast användas för ett belopp på 12 000 000 euro. För de utbildningsprojekt som stödmottagaren genomför med egna medel får en del av utgifterna läggas ut på entreprenad genom förfaranden för offentlig upphandling och ändå ingå i de förenklade kostnadsalternativen (externa sakkunniga, städtjänster osv.).

Exempel (Eruf): En kommun får ett bidrag på högst 1 000 000 euro i stödberättigande kostnader för byggandet av en väg. För detta måste kommunen tilldela ett offentligt upphandlingskontrakt för bygg- och anläggningsarbeten till ett beräknat värde av 700 000 euro. Dessutom har kommunen vissa andra kostnader på 300 000 euro (exproprieringar, kostnader för rättsliga tvister (18), övervakning av framstegen på plats, miljöstudier utförda av kommunens personal, kampanjer, godkännandetester av vägen osv.). För beloppet på 300 000 euro i direkta kostnader kan förenklade kostnadsalternativ tillämpas (t.ex. indirekta kostnader som en schablonsats), under förutsättning att kostnaderna är stödberättigande enligt nationella bestämmelser och unionsbestämmelser.

Exempel (Eruf): En stödmottagare (kommun) får ett bidrag på högst 1 000 000 euro i stödberättigande kostnader för byggandet av en väg.

Den förvaltande myndigheten vill tillämpa artikel 68.1 b i förordningen om gemensamma bestämmelser för att beräkna de indirekta kostnaderna för denna insats som inte blivit föremål för offentlig upphandling fullt ut. Den förvaltande myndigheten vill dock minska effekterna på de indirekta kostnaderna av anlitandet av underleverantörers personal. Den beslutar att dra av de direkta personalkostnaderna för underleverantörers personal från de direkta personalkostnader som schablonsatsen tillämpas för.

Följande budget föreslås för insatsen:

Projekt 1: arbete (förfarande för offentlig upphandling) 700 000 euro Projekt 2: Övriga kostnader: 298 500 euro Direkta personalkostnader 50 000 euro Varav direkta personalkostnader för underleverantörers personal 10 000 euro Övriga direkta kostnader 242 500 euro Indirekta kostnader (Direkta personalkostnader – direkta personalkostnader för underleverantörers personal × 15 % = 40 000 euro × 15 % = 6 000 euro) Summa deklarerade kostnader 998 500 euro

När insatserna genomförs genom förfaranden för offentlig upphandling är priset i meddelandet om upphandling per definition enhetskostnader eller ett enhetsbelopp som utgör grunden för betalningar från stödmottagaren till entreprenören. Men när det gäller artikel 67 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska de kostnader som fastställs och betalas av stödmottagaren på grundval av belopp som fastställts genom offentlig upphandling vara verkliga kostnader som faktiskt uppkommit och betalats av stödmottagaren enligt artikel 67.1 a i förordningen om gemensamma bestämmelser (19).

Exempel (ESF): Om en stödmottagare genomför en utbildning med offentlig upphandling kan stödmottagaren i upphandlingsmeddelandet begära att anbudsgivarna lämnar ett pris för varje deltagare som får behörighet vid utbildningens slut. Ett kontraktsvillkor kan därför vara följande: en behörig deltagare = 1 000 euro. Om tio deltagare har fått behörighet vid utbildningens slut, kan stödmottagaren deklarera 10 000 euro i stödberättigande utgifter till den förvaltande myndigheten. Dessa 10 000 euro kommer att betraktas som verkliga kostnader. Utgiften kommer därför att kontrolleras eller revideras genom en granskning av det offentliga upphandlingsförfarandet och ett iakttagande av kontraktsvillkoren (i det här fallet finns det bevis för behöriga deltagare enligt erlagda enhetskostnader). Kringkostnaderna för utbildningen (lokalhyra, personalkostnader osv.) kommer inte att kontrolleras eftersom kontraktet inte ger någon ersättning i detta avseende.

2.4.2 Användning av schablonsatser för beräkning av direkta personalkostnader i insatser som genomförs genom offentlig upphandling

Enligt det som föreskrivs i artikel 68a i förordningen om gemensamma bestämmelser krävs inte en beräkning för att bestämma metodologin vid beräkning av direkta personalkostnader enligt en schablonsats på upp till 20 procent av andra direkta kostnader än personalkostnader, förutsatt att insatsen inte omfattar offentliga byggentreprenadkontrakt som överskrider det tröskelvärde som fastställts i artikel 4 a i direktiv 2014/24/EU. Det innebär att även om insatsen direkta kostnader delvis omfattas av sådana offentliga byggentreprenadkontrakt som överskrider det tröskelvärde som fastställts i artikel 4 a i direktiv 2014/24/EU kan schablonsatsen på 20 procent som definierats i förordningen användas men detta kräver att en metod för att bestämma den tillämpliga satsen utarbetas.

2.5. De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med bestämmelserna om statligt stöd

Det bör betonas att de statliga bestämmelserna om statligt stöd som fastställts i fördraget är allmänt tillämpliga. Dessutom ska insatserna enligt artikel 6 i förordningen om gemensamma bestämmelser följa gällande unionslagstiftning och nationell lagstiftning avseende deras genomförande. Detta inkluderar förenlighet med regler om statligt stöd. Närhelst finansiering kan utgöra statligt stöd enligt definitionen i artikel 107 i EUF-fördraget måste därför dessa bestämmelser följas vid beräkning och förvaltning av förenklade kostnadsalternativ enligt artikel 67 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Förvaltande myndigheter måste därför säkerställa att kostnadskategorierna enligt vilka förenklade kostnadsalternativ fastställs är berättigade enligt både regelverket för de europeiska struktur- och investeringsfonderna och regelverket för statligt stöd. De måste också säkerställa att de högsta stödnivåerna som fastställs i reglerna om statligt stöd respekteras.

Gruppundantagsförordningar, dvs. kommissionens förordning (EU) nr 651/2014 (20) (den allmänna gruppundantagsförordningen), gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn (EU) nr 702/2014 och gruppundantagsförordningen för fiskerisektorn (EU) nr 1388/2014 föreskriver undantag från medlemsstaternas skyldighet att anmäla stödordningar och ad hoc-stöd som uppfyller villkoren i dessa.

Det bör dock anmärkas att allt stöd som beviljas av offentliga myndigheter inte är föremål för regler om statligt stöd. Först måste en bedömning göras om huruvida stödet som beviljas en insats kan betraktas som statligt stöd enligt definitionen i artikel 107.1 i EUF-fördraget. Mer information om begreppet statligt stöd finns i kommissionens tillkännagivande (21) där kommissionens uppfattning av artikel 107.1 i fördraget förtydligas, enligt domstolen och tribunalens tolkning. Hänsyn bör även tas till bestämmelserna i förordningarna (22) om stöd av mindre betydelse. Bidrag som utgör stöd av mindre betydelse utgör inte statligt stöd i den mening som avses i artikel 107 i fördraget. Om en insats som finansieras med medel från de europeiska struktur- och investeringsfonderna omfattas av tillämpningsområdet för motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse innebär det därför att bidraget från de europeiska struktur- och investeringsfonderna inte utgör statligt stöd. I fall av stöd av mindre betydelse finns det därför inget behov av att bedöma förenligheten med regelverket om statligt stöd utan endast av de regler som gäller för de europeiska struktur- och investeringsfonderna och villkoren för att betrakta stödet som stöd av mindre betydelse.

För att en insats ska kunna gagnas av motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse måste villkoren (som fastställs i förordningen) uppfyllas.

1. Det beviljade bidraget omfattas av tillämpningsområdet för artikel 1 i motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

2. Det beviljade bidraget följer de tak som fastställts i artikel 3 av motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

3. Det beviljade bidraget följer kraven om beräkning av bruttobidragsekvivalent som fastställts i artikel 4 i motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

4. Det beviljade bidraget följer reglerna om kumulering som fastställts i artikel 5 i motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

5. Det beviljade bidraget följer övervakningskravet som fastställts i artikel 6 i motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse.

2.5.1 De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn

Kontroller av huruvida insatser som finansieras av de europeiska struktur- och investeringsfonderna är förenliga med den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn bör omfatta följande steg:

— Stödberättigande kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn och reglerna om de europeiska struktur- och investeringsfonderna I första hand, när den förvaltande myndigheten vill bevilja stöd som anses utgöra statligt stöd bör villkoren för att bevilja stödet kontrolleras enligt den relevanta kategorin för beviljande av stöd/undantag enligt den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn. Därefter ska den förvaltande myndigheten inom ramen för denna bidragskategori kontrollera huruvida de kostnader som förväntas för en insats är stödberättigande, såväl på grundval av relevanta undantagsbestämmelser enligt den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn som på grundval av reglerna för de europeiska struktur- och investeringsfonderna. I detta avseende innebär artikel 7.1 i den allmänna gruppundantagsförordningen och artikel 7.1 i gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn, båda ändrade genom förordning (EU) 2017/1084 av den 14 juni 2017, att stödberättigande kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn får beräknas i enlighet med de förenklade kostnadsalternativen i förordningen om gemensamma bestämmelser, förutsatt att verksamheten åtminstone delvis finansieras genom en unionsfond som möjliggör användning av de förenklade kostnadsalternativen och att kostnadskategorin är berättigad enligt undantaget i den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn. Det innebär att i fall där ett förenklat kostnadsalternativ har upprättats i enlighet med förordningen om gemensamma bestämmelser eller fondspecifika bestämmelser kommer beloppet som regel användas till att kontrollera förenligheten med regler om statligt stöd, förutsatt att kostnadskategorin i sig är stödberättigande enligt reglerna om statligt stöd och att bidraget uppfyller alla villkor i den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn. Om förenklade kostnadsalternativ används ska kostnadskategorierna som beräknas baserat på de förenklade kostnadsalternativen identifieras i den metod som används för att bestämma beloppet för den förenklade kostnaden. Om sådana förenklade kostnadsalternativ som definieras i förordningen om gemensamma bestämmelser eller andra fondspecifika bestämmelser används bör detta säkerställas av den förvaltande myndigheten i samband med utfärdandet av inbjudningar att lämna förslag om insatser som kan vara föremål för regler om statligt stöd genom att fastställa de kostnadskategorier som finansieras med medel från de europeiska struktur- och investeringsfonderna för insatsen och som följer den allmänna gruppundantagsförordningen och gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn. Det bör också framgå av dokumentet som fastställer villkoren för stöd för insatsen vilka kostnadskategorier som anses vara stödberättigande för denna insats. I syftet att kontrollera huruvida indirekta kostnader (när det gäller de europeiska struktur- och investeringsfonderna) är stödberättigande enligt den allmänna gruppundantagsförordningen bör det anmärkas att indirekta kostnader ofta utgör driftskostnader enligt definitionen i artikel 2.39 i den allmänna gruppundantagsförordningen (”I driftskostnaderna ingår kostnader såsom kostnader för personal, material, inköpta tjänster, kommunikation, energi, underhåll, hyror och administration”). Om driftskostnaderna är stödberättigande enligt den allmänna gruppundantagsförordningen innebär det därför att även de indirekta kostnaderna inom de europeiska struktur- och investeringsfonderna får betraktas som stödberättigande kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen. För schablonsatsen på 40 procent (artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser) bör det framgå tydligt i dokumentet som fastställer villkoren för stödet vilka kostnadskategorier som omfattas av dessa 40 procent.

— Kontroll av högsta stödnivå När ett förenklat kostnadsalternativ har upprättats i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 67, 68, 68a och 68b i förordningen om gemensamma bestämmelser eller motsvarande bestämmelser i de fondspecifika bestämmelserna får detta belopp användas för att kontrollera förenligheten med den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn, även avseende stödnivån. Därför, i likhet med det som skulle gälla vid användning av verkliga kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen (eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn) får det belopp som fastställts genom metoden för beräkning av förenklade kostnadsalternativ användas för att kontrollera förenligheten med den högsta stödnivån enligt motsvarande kategori av statligt stöd. Eftersom den metod som används måste vara förenlig med en sund ekonomisk förvaltning, måste förvaltningsmyndigheterna använda sig av en rimlig och försiktig hypotes för att säkerställa att de förenklade kostnaderna motsvarar de verkliga kostnaderna. Därmed kan beloppet som bestämts i den förenklade kostnaden användas för att göra det lättare att påvisa förenligheten med högsta stödintensitet, högsta stödbelopp eller anmälningströskelvärden enligt den allmänna gruppundantagsförordningen eller gruppundantagsförordningen för jordbrukssektorn. Metoden kommer att bli föremål för revision för att säkerställa att den är förenlig med tillämpliga bestämmelser om de europeiska struktur- och investeringsfonderna samt om statligt stöd. För ett exempel, se bilaga II.

2.6. Användning av förenklade kostnader inom insatser som genererar nettoinkomster

Förenklade kostnadsalternativ är ett sätt att beräkna kostnaderna, en insats ”utgiftssida”. I teorin bör användningen av förenklade kostnadsalternativ därför inte påverkas av om en insats genererar inkomster eller inte. För att bevara den förenklande effekten innehåller förordningen om gemensamma bestämmelser vissa särskilda bestämmelser för insatser som genererar inkomster och som stöds i form av enhetsbelopp eller standardiserade skalor av enhetskostnader.

2.6.1. Insatser som genererar nettoinkomster när de har avslutats (artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller för insatser som genererar nettoinkomster

a) endast när de har avslutats eller

b) medan de genomförs och efter det att de har avslutats.

I enlighet med artikel 61.7 f i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller inte artikel 61.1–61.6 i förordningen insatser som genererar nettoinkomster när de avslutats och som stöds i form av enhetsbelopp eller standardiserade skalor av enhetskostnader. Om insatserna genererar nettoinkomster under genomförandet och efter att de har avslutande, dvs. om artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller, behöver nettoinkomsterna i enlighet med artikel 61.7 f i förordningen om gemensamma bestämmelser inte tas med i beräkningen för insatser där det offentliga stödet ges i form av enhetsbelopp eller standardiserade skalor av enhetskostnader. Om schablonsatser används ska nettoinkomsterna från insatsen bestämmas på förhand och avräknas från projektets stödberättigande utgifter.

2.6.2. Insatser som genererar nettoinkomster under genomförandet och som inte omfattas av artikel 61.1–61.6 i förordningen om gemensamma bestämmelser (23)

När enhetsbelopp eller standardiserade skalor av enhetskostnader används inom insatser som genererar nettoinkomster under genomförandet, behöver dessa nettoinkomster inte dras av från de stödberättigande utgifterna, förutsatt att inkomsterna har beaktats på förhand vid beräkningen av enhetsbeloppet eller de standardiserade skalorna av enhetskostnader (enligt artikel 65.8 f i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Om nettoinkomsterna inte har beaktats på förhand vid beräkningen av enhetsbeloppen eller de standardiserade skalorna av enhetskostnader, måste de nettoinkomster som genererats under genomförandet dras av från de stödberättigande utgifter som fått medfinansiering från de europeiska struktur- och investeringsfonderna senast i den ansökan om slutbetalning som lämnas in av stödmottagaren, proportionellt fördelat mellan de stödberättigande och de icke-stödberättigande delarna av kostnaderna (artikel 65.8 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Om finansiering till en schablonsats väljs, måste nettoinkomster som inte har beaktats vid godkännandet av en insats och som genererats direkt under genomförandet av insatsen dras av från de stödberättigande utgifter som fått medfinansiering från de europeiska struktur- och investeringsfonderna (med tillämpning av schablonsatsen) senast i den ansökan om slutbetalning som lämnas in av stödmottagaren, proportionellt fördelat mellan de stödberättigande och icke-stödberättigande delarna av kostnaderna (artikel 65.8 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Exempel (ESF) En konferens anordnas för att främja företagande. Stödmottagaren lämnar ett budgetförslag där det uppges att de totala stödberättigande kostnaderna beräknas uppgå till 70 000 euro. Vid konferensen kommer det att tas en inträdesavgift på 3 euro. Arrangören räknar med 200 besökare. Den förväntade inkomsten blir 3 × 200 = 600 euro. Konferensen blir mycket lyckad och antalet besökare överstiger förväntningarna (300 personer). Med tanke på att den här insatsen endast medfinansieras av ESF är artikel 61 i förordningen om gemensamma bestämmelser inte tillämplig, eftersom nettoinkomsterna inte genereras efter det att insatsen har avslutats. Artikel 65.8 i förordningen om gemensamma bestämmelser är dock tillämplig. — Alternativ 1: Den genererade inkomsten har beaktats på förhand Det fastställda enhetsbeloppet innebär att om konferensen äger rum, kommer de totala stödberättigande kostnaderna för insatsen att vara 70 000 euro – 600 euro = 69 400 euro. Det offentliga stödet för insatsen ges i form av ett enhetsbelopp och inkomsten har beaktats vid fastställandet av enhetsbeloppet. Det verkliga antalet besökare påverkar inte det stödberättigande beloppet (enhetsbeloppet). Verifieringskedjan kommer att kräva bevis på att konferensen genomförts och på inträdesavgiften. — Alternativ 2: Den genererade inkomsten har beaktats på förhand men förutsättningarna förändras under genomförandet Det fastställda enhetsbeloppet innebär att om konferensen äger rum, kommer de totala stödberättigande kostnaderna för insatsen att vara 70 000 euro – 600 euro = 69 400 euro. Det offentliga stödet för insatsen ges i form av ett enhetsbelopp och inkomsten har beaktats vid fastställandet av enhetsbeloppet. Arrangören beslutar dock till sist att ändra inträdesavgiften från 3 euro till 5 euro. I detta fall bör likviditetsgapet dras av ((5 euro × 300) – 600 euro = 900 euro). De totala stödberättigande kostnaderna kommer att vara 69 400 euro – 900 euro = 68 500 euro. — Alternativ 3: Den genererade inkomsten har inte beaktats på förhand Det fastställda enhetsbeloppet innebär att om konferensen äger rum, kommer de totala stödberättigande kostnaderna för insatsen att vara 70 000 euro. Det offentliga stödet för insatsen ges i form av ett enhetsbelopp och inkomsten har inte beaktats vid fastställandet av enhetsbeloppet. När stödmottagaren begär ersättning (70 000 euro), kommer den att behöva bevisa att konferensen ägt rum. Den kommer också att behöva dra av den verkliga inkomst som genereras under genomförandet (3 euro × 300 = 900 euro). I detta fall kommer enhetsbeloppet att vara 70 000 euro – 900 euro = 69 100 euro.

2.7. Korsfinansiering inom Eruf och ESF

2.7.1. Deklarering av åtgärder som omfattas av artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser vad gäller förenklade kostnadsalternativ

Enligt artikel 98.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser om Eruf eller ESF tillhandahåller stöd till en del av en insats för vilken kostnaderna är stödberättigande för någon annan fond (korsfinansiering) tillämpas den andra fondens regler (24) på den delen av insatsen. Korsfinansiering får ske upp till en gräns på 10 procent av unionsfinansieringen för varje insatsområde.

Med undantag för schablonsatser får ett enskilt förenklat kostnadsalternativ användas när det gäller stödberättigande kostnader enligt någon av fonderna.

Trots tillämpning av förenklade kostnadsalternativ måste medlemsstaterna respektera taket på 10 procent för varje insatsområde (per fond och regionkategori i tillämpliga fall). Det korsfinansierade beloppet ska bedömas och kontrolleras, från insats till insats, på grundval av de uppgifter som används för att fastställa de förenklade kostnadsalternativen.

Särskilt när det gäller schablonfinansiering vid korsfinansiering, bör skilda schablonsatser tillämpas – en för den ESF-relaterade delen och en för den Eruf-relaterade delen av insatsen. Schablonsatserna för ESF respektive Eruf för liknande insatser ska tillämpas för ESF- respektive Eruf-delen. Det är inte möjligt att använda ett genomsnitt av de två satserna eftersom utgifterna måste vara spårbara för att säkerställa förenligheten med det övergripande taket på 10 procent för korsfinansiering. Om det inte finns någon schablonsats för den andra fonden för en liknande typ av insats (t.ex. därför att bestämmelsen inte tillämpas för den andra fonden (25) eller för att inga liknande insatser finansieras av den andra fonden) måste den förvaltande myndigheten besluta vilken schablonsats som ska tillämpas i enlighet med de allmänna rättsliga principer som fastställs i artikel 67.5 och artikel 68 första stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser.

2.7.2. Exempel

Exempel på korsfinansiering mellan ESF och Eruf med enhetskostnader eller enhetsbelopp Om den standardiserade skalan för en ESF-insats på 6 euro/timme × deltagare innehåller inköp av utrustning på 0,50 euro/timme som är berättigande till stöd från Eruf blir det korsfinansierade beloppet 0,50 euro × det antal ”timmar × deltagare” som har genomförts. Samma princip gäller för enhetsbelopp: Om det utförliga budgetförslaget inbegriper korsfinansierade utgifter, kommer dessa att redovisas och kontrolleras separat. Till exempel i ett enhetsbelopp på 20 000 euro som finansieras genom ett ESF-program ingår Eruf-utgifter på motsvarande 5 000 euro. När insatsen avslutas kommer det korsfinansierade beloppet vara det belopp som fastställts på förhand (5 000 euro av 20 000 euro) eller ”noll” om anslaget inte betalas ut på grund av att det på förhand fastställda resultatet inte har uppnåtts. Den binära principen för enhetsbelopp, om beloppet inte jämkas genom att fastställa delmål, tillämpas även på korsfinansierade utgifter.

Exempel på korsfinansiering mellan ESF och Eruf med schablonfinansiering Det korsfinansierade beloppet vid schablonsatser för indirekta kostnader blir beloppet av ”korsfinansierade direkta kostnader” plus indirekta kostnader beräknade genom den schablonsats som är tillämplig på dessa ”korsfinansierade direkta kostnader”. Till exempel i en insats på 15 000 euro som finansieras genom ett Eruf-program motsvarar de direkta ESF-kostnaderna 3 000 euro, och de indirekta kostnaderna beräknas som 10 procent av de direkta kostnaderna (300 euro). Det korsfinansierade beloppet skulle därmed bli 3 300 euro. Om de direkta kostnaderna minskas i slutet av insatsen ska det korsfinansierade beloppet (medräknat indirekta kostnader) minskas enligt samma princip.

2.8. Särskilda bestämmelser för Ejflu och europeiskt territoriellt samarbete

Särskilda bestämmelser om Ejflu

För en förteckning över Ejflu-åtgärder som omfattas av förenklade kostnadsalternativ, se bilaga III till denna vägledning.

Särskilda bestämmelser om europeiskt territoriellt samarbete På EU-nivå fastställs särskilda bestämmelser om stödberättigande utgifter för samarbetsprogram med avseende på personalkostnader, kontorskostnader, administrativa utgifter, rese- och boendekostnader, kostnader för externa sakkunniga och tjänster samt utrustningskostnader. Utan att det påverkar bestämmelserna om stödberättigande utgifter i förordningen om gemensamma bestämmelser och förordningen om europeiskt territoriellt samarbete och i de särskilda bestämmelserna om stödberättigande utgifter för samarbetsprogrammet, fastställer övervakningskommittén ytterligare bestämmelser om stödberättigande utgifter för samarbetsprogram i allmänhet. För frågor som inte omfattas av bestämmelserna ovan, ska de nationella reglerna i den medlemsstat där utgiften uppkommit tillämpas.

KAPITEL 3

Olika typer av förenklade kostnadsalternativ

3.1. Schablonfinansiering

När det gäller schablonfinansiering beräknas sådana specifika kategorier av stödberättigande kostnader som tydligt har angetts på förhand med tillämpning av en procentsats, som fastställts på förhand för en annan eller flera andra kategorier av stödberättigande kostnader.

3.1.1. Fastställande av kostnadskategorier

I ett schablonfinansieringssystem finns det högst tre olika kostnadskategorier:

— Typ 1: Kategorier av stödberättigande kostnader utifrån vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av de stödberättigande beloppen.

— Typ 2: Kategorier av stödberättigande kostnader som ska beräknas med schablonsatsen.

— Typ 3: Andra kategorier av stödberättigande kostnader, i relevanta fall: Schablonsatsen tillämpas inte för dessa och de beräknas inte med schablonsatsen.

Vid tillämpning av ett schablonfinansieringssystem måste den förvaltande myndigheten fastställa de kostnadskategorier som omfattas av respektive typ: Alla kostnadskategorier ska omfattas av någon – endast en – av de tre olika typerna. Det bör noteras att en typ i vissa fall kan definieras såsom motsats till en annan typ eller andra typer (i ett system där det bara finns direkta (typ 1) och indirekta (typ 2) kostnader, skulle indirekta kostnader t.ex. kunna betraktas som samtliga stödberättigande kostnader som inte är stödberättigande direkta kostnader).

Förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller inte någon begränsning av de kategorier av stödberättigande kostnader som kan användas för schablonfinansiering. Användningen av schablonfinansiering bör dock främst syfta till förenkling och minskning av felkvoten. Schablonsatser är därmed bäst lämpade för kostnader som är relativt låga och som är dyra att verifiera.

Om en insats (26) består av fler än ett projekt får schablonsatsen tillämpas på projektnivå, förutsatt att verksamheten och kostnaderna mellan projekten är tydligt åtskilda.

3.1.2. Särskilda schablonfinansieringssystem för beräkning av kostnadskategorier i enlighet med förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika bestämmelserna

Vissa särskilda system för finansiering till en schablonsats definieras på lagstiftningsnivå. De flesta av dessa kan användas utan att den förvaltande myndigheten behöver fastställa en beräkningsmetod för att bestämma den tillämpliga satsen. Dessa schablonsatser beskrivs i artiklarna 68 (med undantag för led a om det inte finns någon nationell metod för liknande insatser), 68a och 68b. Under dessa bestämmelser tillämpas en schablonsats på en viss kostnadskategori (direkta kostnader, direkta kostnader som inte är personalkostnader eller direkta personalkostnader) för att beräkna andra kostnadskategorier (indirekta kostnader, direkta personalkostnader respektive återstående stödberättigande kostnader för en insats).

För att använda något de ovanstående systemen måste den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för programmet för europeiskt territoriellt samarbete) definiera de kostnadskategorier som täcks av schablonsatsen, dvs. direkta och indirekta kostnader samt direkta personalkostnader. Det är enbart medlemsstatens ansvar att fastställa sina kostnadskategorier på ett konsekvent, otvetydigt och icke-diskriminerande sätt. Detta är särskilt relevant för definitionen av direkta personalkostnader som en schablonsats för övriga kostnader tillämpas på.

Detta bör fastställas tydligt i nationella bestämmelser om stödberättigande eller i bestämmelser om program för europeiskt territoriellt samarbete.

Följande definitioner tillhandahålls som allmän vägledning:

— Direkta kostnader är kostnader som är direkt kopplade till genomförandet av insatsen eller projektet där en direkt koppling till den specifika insatsen eller det specifika projektet kan påvisas.

— Indirekta kostnader är däremot vanligtvis sådana kostnader som inte är direkt kopplade eller som inte direkt kan kopplas till genomförandet av den berörda insatsen. Sådana kostnader kan omfatta administrativa utgifter för vilka det är svårt att exakt bestämma det belopp som tillhör en särskilt insats eller projekt (typiska administrativa utgifter/personalutgifter, till exempel förvaltningskostnader, rekryteringsutgifter, kostnader för revisor eller lokalvård osv. samt utgifter för telefon, vatten eller el osv.).

— Personalkostnader (27) definieras i nationella regler och är vanligtvis kostnader som uppstår till följd av ett avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare eller tjänstekontrakt för extern personal (förutsatt att kostnaderna kan fastställas på ett tydligt sätt). Om en stödmottagare upphandlar tjänster av en extern utbildare för att utbilda sin egen personal, måste de olika kostnadstyperna anges på fakturan. Utbildarens lön kommer att betraktas som en extern personalkostnad. Om utbildarens personalkostnader inte kan identifieras som en särskild kategori från de andra kostnadskategorierna, till exempel utbildningsmaterial, kan de inte användas som grundval för schablonsatser, till exempel schablonsatsen på 40 procent som fastställs i artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Med personalkostnader menas enligt definitionen i nationella regler den totala ersättning, inklusive vårdförmåner enligt kollektivavtal, som utbetalas till personer i utbyte mot arbete som berör insatsen. De inbegriper även skatter och arbetsgivaravgifter (första och andra pelaren, tredje pelaren endast om det anges i ett kollektiv- eller anställningsavtal) samt sociala avgifter som arbetsgivaren måste eller kan välja att betala. Personalkostnader kan vara direkta eller indirekta kostnader och avgörs från fall till fall.

För tillämpningen av de schablonsatser som anges i artikel 68 första stycket b och artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser (eller andra schablonsatser som fastställts av den förvaltande myndigheten på grundval av artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser som ska tillämpas på direkta personalkostnader) kan det totala värdet av ersättningen enligt de nationella reglerna betraktas som personalkostnader eftersom de representerar den verkliga ersättningen för personens arbete i verksamheten och bör därför beaktas för andra typer av kostnader för verksamheten (som beräknas genom att tillämpa schablonbelopp på de direkta personalkostnaderna). Detta gäller även fall där lönen (delvis) återbetalas eller finansieras av tredje part (t.ex. direkt personal rekryterades med en rekryteringssubvention, schablonsatsen tillämpas på ersättningens totalbelopp även om en del av den betalades av tredje part).

Resekostnader anses dock inte vara personalkostnader, utom utgifter för pendelresor till arbetsplatsen om de nationella reglerna avgöra att de är del av bruttoanställningskostnaderna. Löner eller ersättningar som betalas ut till deltagare i ESF-insatser betraktas inte heller som personalkostnader.

3.1.2.1. Beräkningsmetoder för indirekta kostnader

I artikel 68 första stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs att indirekta kostnader som uppstår till följd av genomförandet av en insats får beräknas på grundval av någon av de schablonsatser som fastställs i leden a, b eller c. Det är valfritt att använda dessa schablonsatser för att beräkna indirekta kostnader, dvs. den förvaltande myndigheten får avgöra om dessa schablonsatser, verkliga kostnader eller andra förenklade kostnadsalternativ ska användas på grundval av artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser (till exempel kan indirekta kostnader medtas i ett enhetsbelopp eller i enhetskostnader som fastställs med någon av de metoder som fastställs i artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

— I led a föreskrivs ett allmänt schablonfinansieringssystem för indirekta kostnader med en schablonsats på upp till 25 procent av stödberättigande direkta kostnader. Syftet med den här bestämmelsen är att införa ett tak på mängden indirekta kostnader som kan beräknas på grundval av en schablonsats. Till skillnad från artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser måste den schablonsats som ska användas motiveras enligt en av de beräkningsmetoder som fastställs i artikel 67.5 a eller c i förordningen om gemensamma bestämmelser (dvs. en rättvis, rimlig och kontrollerbar beräkningsmetod eller en metod som tillämpas som del av bidragssystem som endast finansieras av medlemsstaten för en liknande insatstyp). Detta är ett flexibelt system. Det skulle kunna baseras på någondera av följande: — Endast två kostnadstyper – typ 1: direkta kostnader och typ 2: indirekta kostnader. — Tre kostnadstyper – typ 1: ”begränsade” direkta kostnader (dvs. en underkategori till direkta kostnader), typ 2: indirekta kostnader som beräknas enligt typ 1 och typ 3: direkta kostnader som inte är ”begränsade” kostnader (typ 1). Det är till exempel möjligt att fastställa en schablonsats som kommer att tillämpas på stödberättigande direkta personalkostnader (vilket är en underkategori till stödberättigande direkta kostnader). Den schablonsats som tillämpas på stödberättigande direkta personalkostnader kan vara högre än den 15 procent som fastställs i artikel 68 b i förordningen om gemensamma bestämmelser förutsatt att schablonsatsen inte överstiger 25 procent av de stödberättigande direkta kostnaderna (för att respektera det tak som fastställts i artikel 68 a i förordningen om gemensamma bestämmelser). Därför måste den förvaltande myndigheten alltid kontrollera om beloppet (dvs. beloppet som beräknas på grundval av schablonsatsen) inte är högre än 25 procent av de stödberättigande direkta kostnaderna, oavsett vilken underkategori eller vilka underkategorier av direkta kostnader som myndigheten använder för att fastställa schablonsatsen för beräkning av indirekta kostnader.

— Led b inför en schablonsats på upp till 15 procent av de direkta personalkostnaderna för beräkning av de indirekta kostnaderna. Denna schablonsats får utnyttjas direkt av den förvaltande myndigheten, utan någon ytterligare motivering. Detta är ett exempel på ett system där det finns tre kostnadskategorier: typ 1: direkta personalkostnader, typ 2: indirekta kostnader och typ 3: direkta kostnader som inte är personalkostnader (se bilaga I för ett exempel på detta).

— Det är möjligt enligt led c att använda en schablonsats för indirekta kostnadsalternativ som förekommer på unionens politikområden, såsom de som används inom Horisont 2020, Life osv. I artiklarna 20 och 21 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014 av den 3 mars 2014 (28) fastställs ytterligare bestämmelser om de schablonsatser som ska tillämpas för indirekta kostnader inom unionens politikområden och om tillämpningsområdet för dessa inom de europeiska struktur- och investeringsfonderna (se avsnitt 4.4).

3.1.2.2. Schablonsats för bestämning av direkta personalkostnader

I artikel 68a.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs att de direkta personalkostnaderna för en insats får beräknas som en schablonsats på upp till 20 procent av insatsens andra direkta kostnader än personalkostnader. Det innebär att endast direkta personalkostnader får beräknas som en schablonsats (som tillämpas på andra kostnader än personalkostnader) utan att det föreligger en skyldighet för medlemsstaten att utföra en beräkning för att bestämma den tillämpliga satsen.

Om de direkta kostnaderna för insatsen omfattar offentliga byggentreprenadkontrakt som överstiger tröskelvärdet som fastställs i artikel 4 a i direktiv 2014/24/EU måste en beräkning för att bestämma den tillämpliga satsen utföras för att tillämpa ovanstående schablonsats.

Direkta personalkostnader som fastställs på ett sådant sätt kan utgöra grunden för tillämpning av en schablonsats enligt artikel 68 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser (en schablonsats på upp till 15 procent av stödberättigande personalkostnader för beräkning av indirekta kostnader). Omvänt kan direkta personalkostnader som beräknas på grundval av denna schablonsats inte vara grundval för schablonsatsen enligt artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser (en schablonsats på upp till 40 procent av de stödberättigande direkta personalkostnaderna för att beräkna de återstående stödberättigande kostnaderna för insatsen), se artikel 68b.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Det är valfritt att använda den här schablonsatsen för att beräkna direkta personalkostnader, dvs. den förvaltande myndigheten får besluta huruvida schablonsatsen, verkliga kostnader eller andra förenklade kostnadsalternativ enligt artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska användas.

3.1.2.3. Schablonsats för bestämning av alla andra kostnader för insatsen än direkta personalkostnader

Direkta personalkostnader får enligt artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser användas för att beräkna alla återstående stödberättigande kostnader i insatsen, utifrån en schablonsats på upp till 40 procent av stödberättigande kostnader. ”Alla andra stödberättigande kostnader” för insatsen omfattar alla andra stödberättigande direkta kostnader (utom direkta personalkostnader), indirekta kostnader och, för Eruf, ESF och Ejflu, kostnader som avses i artikel 68b.1 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser.

— Återstående stödberättigande kostnader samt löner och ersättningar till deltagare Artikel 68b infördes genom omnibusförordningen och bygger på artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden (före ändringen genom omnibusförordningen), i vilken denna schablonsats fastställdes för insatser som stöds av Europeiska socialfonden. Genom omnibusförordningen utvidgas användningen av den här schablonsatsen till alla de europeiska struktur- och investeringsfonderna. Det finns dock en viktig skillnad mellan de två bestämmelserna. Artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden innehöll inget undantag för löner och ersättningar till deltagare. Därför ansågs de utgöra del av ”insatsens återstående stödberättigande kostnader”. Det innebär att det enligt artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden inte var möjligt för stödmottagare att redovisa löner och ersättningar till deltagare utöver de kostnader som beräknats på grundval av schablonsatsen och de direkta personalkostnaderna. Därmed blev det oattraktivt att använda artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden, eftersom tillämpning av en schablonsats på 40 procent på de stödberättigande direkta personalkostnaderna ofta inte var tillräckligt för att täcka kostnaderna för löner och ersättningar till deltagarna. I och med omnibusförordningen utvidgades inte bara den här schablonsatsen till att gälla alla europeiska struktur- och investeringsfonder, utan den innebär också att man vid insatser som genomförs inom ESF, Eruf eller Ejflu får betrakta löner och ersättningar till deltagarna som ytterligare stödberättigande kostnader som inte omfattas av schablonsatsen (artikel 68b.1 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser). Det innebär att efter omnibusförordningens ikraftträdande kan sådana löner (dvs. [månatliga] bruttolöner till anställda) och ersättningar (till exempel arbetslöshetsersättning, men inte traktamenten eller reseersättningar) deklareras utöver de direkta personalkostnaderna och den schablonsats som tillämpas för insatser som använder artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Det bör noteras att ”löner och ersättningar till deltagare” inte bara omfattar löner och ersättningar som utbetalas av en stödmottagare utan även fall där dessa löner eller ersättningar utbetalas av en tredje part, då dessa betraktas som stödberättigande kostnader. Detta är till exempel fallet för ESF när de uppfyller villkoren i artikel 13.5 i förordningen om Europeiska socialfonden (29).

— Användning av schablonsatsen på 40 procent Den här bestämmelsen gör det möjligt för den förvaltande myndigheten att använda en schablonsats på upp till 40 procent, utan krav på att den måste göra en beräkning för att fastställa den tillämpliga satsen. Det innebär att den förvaltande myndigheten får använda en valfri sats som inte överstiger 40 procent utan att det behöver motiveras. Detta påverkar inte behovet av att säkerställa likabehandling mellan stödmottagarna. Den förvaltande myndigheten får dock fastställa en högre sats än 40 procent på grundval av någon av de metoder som fastställs i artikel 67.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser (dvs. utanför tillämpningsområdet för artikel 68b). Slutligen, vilket förklaras i avsnitt 3.1.2.2 kan schablonsatsen på upp till 40 procent enligt artikel 68b.2 inte tillämpas på en insats om insatsens totala direkta personalkostnader beräknas på grundval av en schablonsats (till exempel schablonsatsen enligt artikel 68a.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Exempel De uppskattade kostnaderna för en utbildning: Summa direkta kostnader 55 000 Direkta personalkostnader 30 000 Boendekostnader 4 000 Resekostnader 5 000 Måltider 1 000 Informations-/offentlighetsåtgärder 5 000 Ersättningar till deltagare från en offentlig arbetsförmedling 10 000 Summa indirekta kostnader 5 000 Indirekta personalkostnader 4 000 El, telefon 1 000 Den förvaltande myndigheten kan besluta att tillämpa artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser för detta projekt. I sådant fall ska bidragsöverenskommelsen föreskriva följande högsta anslag: Direkta personalkostnader: 30 000 euro Övriga kostnader: 30 000 × 40 % = 12 000 euro Eftersom de ersättningar som utbetalas till deltagaren av den offentliga arbetsförmedlingen kan deklareras utöver de direkta personalkostnaderna och schablonsatsen, uppgår de totala stödberättigande kostnaderna till: Summa kostnader: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 euro

3.1.2.4. Motivering av de schablonsatser som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser

De schablonsatser som anges i artikel 68 första stycket b samt i artiklarna 68a.1 och 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser möjliggör användning av en sats ”upp till” den sats som fastställs i den berörda artikeln utan att medlemsstaterna måste utföra en beräkning för att fastställa satsen. Det innebär att den förvaltande myndigheten får använda valfri sats upp till den sats som avses i den berörda artikeln och inte behöver motivera varför satsen valdes, även om den är lägre än den sats som fastställs i förordningen. Om en lägre sats har valts är det inte nödvändigt att göra en beräkning.

I samband med beslut om vilken schablonsats som ska tillämpas måste principen om likabehandling av stödmottagarna respekteras.

3.1.2.5. Tillämpningsperiod

De ändringar av artikel 68 i förordningen om gemensamma bestämmelser och de nya artiklarna 68a och 68b i förordningen om gemensamma bestämmelser som införts genom omnibusförordningen är tillämpliga från och med förordningens ikraftträdande, dvs. från och med den 2 augusti 2018 (30).

Dessa bestämmelser kan användas för insatser där potentiella stödmottagare ännu inte har valts (dvs. inbjudan är fortfarande öppen eller en ny inbjudan har offentliggjorts). Eftersom dessa bestämmelser ger fler fördelar till stödmottagarna får de också användas för insatser som redan håller på att genomföras, under följande kumulativa villkor:

— Villkoret för stöd (på grundval av de nya bestämmelserna) ska införas för framtiden, dvs. det framtida genomförandet av insatsen.

— Principen om likabehandling av stödmottagarna måste respekteras.

— För insatser som redan genomförs måste stödmottagaren samtycka till att villkoren ändras och att ersättningen sker på grundval av ett förenklat kostnadsalternativ.

— Det ska finnas en tydlig separation mellan ersättningsperioden på grundval av verkliga kostnader (eller tidigare bestämmelser som är kopplade till förenklade kostnadsalternativ) och den period som bygger på förenklade kostnadsalternativ som införts genom omnibusförordningen. Om till exempel en schablonsats på 15 procent för indirekta kostnader införs baserat på de stödberättigande direkta personalkostnaderna (artikel 68 b i förordningen om gemensamma bestämmelser) bör det fastställas att från och med ett visst datum (”datum x”, ej före den 2 augusti 2018) kommer de indirekta kostnaderna att beräknas och ersättas på grundval av den schablonsatsen, dvs. denna schablonsats för indirekta kostnader kommer att tillämpas på alla personalkostnader som uppkommit från och med samma datum (”datum x”). Samma princip tillämpas på schablonsatsen på 40 procent som fastställs i artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser, inbegripet möjligheten att deklarera löner och ersättningar till deltagare. För till exempel ESF-insatser som har fått stöd på grundval av artikel 14.2 i förordningen om Europeiska socialfonden innan ikraftträdandet av omnibusförordningen kunde endast löner och ersättningar som betalats till deltagare från och med ”datum x” deklareras som ytterligare stödberättigande kostnader).

Exempel En förvaltande myndighet vill beräkna alla återstående stödberättigande kostnader för en insats genom att tillämpa en schablonsats på insatsens stödberättigande direkta kostnader på 150 000 euro. I enlighet med artikel 68b.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser beslutar den förvaltande myndigheten att tillämpa en schablonsats på 35 procent. Det innebär att summan stödberättigande kostnader för insatsen är 150 000 euro + (150 000 euro × 0,35) = 202 500 euro.

Exempel (de europeiska struktur- och investeringsfonderna): Lokalt ledd utveckling (LLU) Den förvaltande myndigheten har, baserat på tidigare erfarenhet, gjort en bedömning av den typiska andelen löpande kostnader och ledningskostnader för en viss lokal aktionsgrupp och jämfört denna med utgifterna för genomförandet av lokala insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin samt förberedandet och genomförandet av den lokala aktionsgruppens samarbetsverksamhet. Även om stödet från de europeiska struktur- och investeringsfonderna inte får överstiga taket på 25 procent av de sammanlagda offentliga utgifterna inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin enligt artikel 35.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser, visar erfarenheten att den procentuella andelen faktiskt är lägre i de flesta fall. Den förvaltande myndigheten fastställer en schablonsats på 17 procent av genomförandekostnaderna (utifrån en rättvis, rimlig och kontrollerbar metod i enlighet med artikel 67.1 d och artikel 67.5 a i förordningen om gemensamma bestämmelser, men inte artikel 68 a i den förordningen, eftersom schablonsatsen enligt artikel 35.2 i förordningen inte enbart gäller indirekta kostnader) av utgifterna för genomförandet av insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin samt förberedandet och genomförandet av den lokala aktionsgruppens samarbetsverksamhet, för att täcka följande kostnader: — Löpande kostnader (driftskostnader, personalkostnader, utbildningskostnader, kostnader kopplade till pr-verksamhet, finansiella kostnader samt kostnader kopplade till övervakning och utvärdering av strategin, se artikel 35.1 d i förordningen om gemensamma bestämmelser). — Kostnader kopplade till ledningsfunktioner inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin för att underlätta utbyte mellan berörda parter för att ge information, främja strategin och stödja potentiella stödmottagare i syfte att utveckla insatser och utarbeta ansökningar, se artikel 35.1 e i förordningen om gemensamma bestämmelser. Om den budget som tilldelas den lokala aktionsgruppen för genomförandet av insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin samt förberedandet och genomförandet av den lokala aktionsgruppens samarbetsverksamhet för perioden 2014–2020 är på 1,5 miljoner euro (typ 1), skulle den högsta budgeten för löpande kostnader och ledningskostnader vara 1,5 miljoner euro × 17 % = 255 000 euro (typ 2). Den totala budget som tilldelas den lokala aktionsgruppen är följaktligen 1 755 miljoner euro. Under genomförandefasen innebär detta att när en stödmottagare begär ersättning för utgifterna för ett projekt, kommer den lokala aktionsgruppen också att kunna begära 17 procent av beloppet för dess löpande kostnader och ledningskostnader. Om utgifterna för ett projekt motsvarar 1 000 euro (typ 1), kan den lokala aktionsgruppen deklarera 1 000 euro × 17 % = 170 euro (typ 2) till den förvaltande myndigheten i löpande kostnader och ledningskostnader. Den lokala aktionsgruppen kommer inte att behöva tillhandahålla några verifikationer för löpande kostnader och ledningskostnader som deklareras på grundval av schablonsatsen, men den metod som använts för att fastställa schablonsatsen på 17 procent måste kunna verifieras. Det bör noteras att schablonsatsen får fastställas separat enbart för löpande kostnader eller ledningskostnader. Anm.: Man bör komma ihåg att metoden för att fastställa schablonsatsen, liksom i exemplet ovan, inte nödvändigtvis är densamma som för att fastställa taket på 25 procent. Oavsett vilken metod som används för att fastställa schablonsatsen, måste dock bestämmelserna om taket för löpande kostnader och ledningsfunktioner i artikel 35.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser iakttas.

3.2. Standardiserade skalor av enhetskostnader

3.2.1. Allmänna principer

I fråga om standardiserade skalor av enhetskostnader kommer alla eller en del av de stödberättigande kostnaderna för en insats att beräknas på grundval av kvantifierade verksamhetstyper, bidrag, utfall eller resultat multiplicerat med standardiserade skalor av enhetskostnader som fastställts på förhand. Detta alternativ kan användas för alla typer av insatser, projekt eller delar av ett projekt, när det är möjligt att definiera kvantiteter i samband med en aktivitet och standardiserade skalor av enhetskostnader. Standardiserade skalor av enhetskostnader tillämpas vanligtvis för lätt identifierbara kvantiteter.

Standardiserade skalor av enhetskostnader kan vara processbaserade och syfta till att ge täckning genom en så bra approximering som möjligt av de verkliga kostnaderna för att utföra en insats. De kan också vara utfallsbaserade (utfalls- eller resultatbaserade) eller definieras på grundval av både processen och utfallet. Dessutom får olika enhetskostnader definieras för olika verksamhetstyper som utgör en insats.

Förvaltande myndigheter bör beakta transaktionsspår när de väljer mellan process- och utfallsbaserade enhetskostnader.

Exempel (ESF) a) Processbaserad: För avancerad IT-utbildning på 1 000 timmar för 20 deltagare, kan de stödberättigande kostnaderna beräknas utifrån en timkostnad för utbildningen × antalet timmar för deltagarna. Timkostnaden har fastställts i förväg av den förvaltande myndigheten och anges i det dokument där stödvillkoren anges. Om man till exempel antar att den förvaltande myndigheten fastställer utbildningskostnaden till 7 euro per timme och deltagare, blir det högsta bidraget till projektet 1 000 timmar × 20 deltagare × 7 euro/timme /deltagare = 140 000 euro. Vid insatsens slut fastställs de slutliga stödberättigande kostnaderna utifrån det verkliga antalet timmar per deltagare (vilket kan omfatta en viss motiverad frånvaro), efter deltagarnas verkliga deltagande och levererade kurser. Det kommer fortfarande att behöva lämnas bevis på deltagarnas närvaro med uppgift om utbildningsverksamhet och den verkliga närvaron. Om det i slutändan endast var 18 personer som deltog i utbildningen, varav 6 var med på 900 timmar, fem på 950 timmar, fem på 980 timmar och de återstående två var med på 1 000 timmar, skulle det totala antalet timmar × antalet deltagare vara 900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050 timmars utbildning sammanlagt × deltagare. De stödberättigande utgifterna blir alltså 17 050 utbildningstimmar × 7 euro = 119 350 euro. b) Resultatbaserad: Den avancerade IT-utbildningen på 1 000 timmar består av fem moment på 200 timmar var. En rättvis, rimlig och kontrollerbar metod enligt artikel 67.5 a i förordningen om gemensamma bestämmelser användes för att bestämma summan av kostnaderna för att tillhandahålla denna IT-utbildning för 25 deltagare. Summan på 140 000 euro kopplas sedan till de godkända deltagarna. Baserat på en tidigare underkännandegrad på 20 procent (dvs. fem deltagare) är enhetskostnaderna per deltagare och godkänt moment 140 000 euro/20 deltagare/5 moment = 1 400 euro (enhetskostnader per deltagare per godkänt moment). Verifieringskedjan skulle bestå av ett dokument som påvisar deltagarens behörighet och ett intyg för varje slutfört moment eller hela kursen. Någon tidrapport krävs inte.

Exempel (utfallsbaserade skalor för Eruf): Stödmottagaren, en regional församling, inrättar en rådgivningstjänst för små och medelstora företag i regionen. Tjänsten tillhandahålls av den regionala församlingens rådgivare. Baserat på tidigare redovisning från församlingens rådgivningsavdelning, beräknas värdet för en dags rådgivning till 350 euro/dag. Bidraget beräknas utifrån följande formel: antalet dagar × 350 euro. Det kommer fortfarande att finnas ett behov av korrekt tidsrapportering av utbildningsverksamheten och rådgivarnas närvaro.

Exempel (resultatbaserade skalor för ESF): Ett arbetssökarprogram på sex månader (insatsen) skulle kunna finansieras på grundval av standardiserade skalor av enhetskostnader (t.ex. 2 000 euro per person) för var och en av de 20 deltagare i insatsen som får en anställning och som behåller den under en i förväg angiven period, till exempel sex månader. Enhetskostnaderna på 2 000 euro per godkänd deltagare fastställdes med hänsyn till bokföringskostnader för alla deltagare. Beloppet omfattar även utgifter för underkända deltagare.

Beräkning av det högsta möjliga bidraget till insatsen: 20 personer × 2 000 euro/förmedlad anställning = 40 000 euro.

De slutliga stödberättigande kostnaderna beräknas utifrån det verkliga utfallet av insatsen: Om endast 17 personer kom ut på arbetsmarknaden och behöll sina anställningar under den angivna perioden, blir de slutliga stödberättigande kostnaderna utifrån vilka bidraget ska betalas ut till stödmottagaren 17 × 2 000 euro = 34 000 euro.

Exempel (utfallsbaserade skalor för Ejflu): Investeringar i skogsområdesutveckling och förbättring av skogars livskraft (artikel 21 i förordning (EU) nr 1305/2013)

En skogsbrukare ska få stöd för beskogning och underhåll av tre hektar skog i sju år. Kostnaderna (för beskogning och underhåll) har fastställts på förhand av den förvaltande myndigheten utifrån typen av skog. Denna metod ska ingå i landsbygdsutvecklingsprogrammet. Kostnaderna är följande: 2 000 euro per hektar för etablering av skog och för underhåll, 600 euro per hektar det första året och 500 euro per hektar efterföljande år.

De totala stödberättigande kostnaderna skulle därför bli

3 hektar × 2 000 euro per hektar + 3 hektar × 600 euro per hektar + (3 hektar × 500 euro per hektar) × 6 år = 16 800 euro.

Exempel (processbaserade skalor för EHFF): Datainsamling (fartygskostnader)

Dagskostnaderna för fartygsanvändning beräknas baserat på historiska data (genomsnitt för tidigare år). Antalet dagar som tilldelas till projektet upptecknas sedan i loggböcker.

3.2.2. Personalkostnader enligt timsats (artikel 68a.2–68a.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Beräkning av timsats

I artikel 68a.2–68a.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs en särskild metod för att fastställande av personalkostnader (31). I enlighet med den artikeln får personalkostnader fastställas genom att en timsats beräknas enligt följande:

Före omnibusförordningens ikraftträdande föreskrevs den här metoden för beräkning av personalkostnader i artikel 68.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Genom omnibusförordningen infördes dock ytterligare ändringar av denna bestämmelse (nu under nya artikel 68a.2–68a.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser) för att förtydliga dess tillämpning och göra det möjligt att tillämpa den på personer som arbetar deltid.

Fastställda personalkostnader enligt det ovanstående avser genomförande av en insats. Med ”genomförande av en insats” menas att man ombesörjer samtliga steg i en insats. Det finns ingen avsikt att utesluta några personalkostnader som rör särskilda steg i en insats.

Nämnaren, det vill säga en årsarbetstid på 1 720 timmar, är en standard som kan tillämpas direkt, utan att medlemsstaten måste göra någon föregående beräkning. Summan är baserad på medlemsstaternas genomsnittliga veckoarbetstid multiplicerat med 52 veckor och från vilken semesterledighet och genomsnittliga allmänna helgdagar har dragits av.

Täljaren måste dock motiveras. I förordningen om gemensamma bestämmelser avses den ”senaste dokumenterade årliga bruttoanställningskostnaden”. Men bruttoanställningskostnad definieras inte i förordningen om gemensamma bestämmelser. I enlighet med artikel 65.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska det i nationella bestämmelser om stödberättigande fastställas vad som ingår i årliga bruttoanställningskostnader, med hänsyn till sedvanliga redovisningsmetoder (se avsnitt 4.2.2) (32) och nationella bestämmelser (t.ex. kan det i nationella bestämmelser fastställas att kostnader för pendling till arbetsplatsen är en del av de bruttoanställningskostnaderna).

Förordningen avser beräkningen av timsatser genom att använda de senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnaderna. Det innebär att de uppgifter som används måste vara de mest aktuella som finns tillgängliga. Därför är beräkningsmetoder som bygger på stödmottagarens historiska uppgifter vanligtvis inte relevanta. Syftet med termen ”senaste” i artikel 68a.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser är att säkerställa att uppgifterna är tillräckligt aktuella och alltså representerar verkliga personalkostnader.

Årliga bruttopersonalkostnader behöver inte hänvisa till ett kalenderår eller budgetår (de kan vara uppgifter från tidsperioden från oktober 2015 till september 2016). Det viktiga är att bruttopersonalkostnaden täcker en fullständig tolvmånadersperiod. Det kan vara de tolv månaderna som föregår slutet på en rapporteringsperiod (för insatsen eller programmet), tolv månader före bidragsöverenskommelsen eller det senaste kalenderåret. Om uppgifter från en fullständig tolvmånadersperiod inte finns tillgängliga får de enligt artikel 68a i förordningen om gemensamma bestämmelser härledas från något av följande:

— De tillgängliga dokumenterade bruttopersonalkostnaderna (en förvaltande myndighet kan till exempel använda uppgifter om en anställd för vilken fyra månaders uppgifter finns tillgängliga och extrapolera dessa till en årlig bruttopersonalkostnad, i förekommande fall med hänsyn till semesterersättning eller ersättning för den så kallade trettonde månaden).

— Anställningsavtalet, med hänsyn till tillämpliga arbetsgivaravgifter och andra obligatoriska betalningar.

— Kollektivavtal.

De årliga bruttopersonalkostnaderna kan beräknas på grundval av personens verkliga anställningskostnader. För månader med ofullständiga uppgifter får extrapolerade värden användas för att uppnå en god uppskattning av de verkliga kostnaderna under en tolvmånadersperiod.

Den årliga bruttopersonalkostnaden får baseras på de genomsnittliga personalkostnaderna för ett större antal anställda, till exempel anställda på samma nivå eller genom andra åtgärder som stort sett motsvarar personalkostnadsnivån.

De senaste årliga bruttopersonalkostnaderna måste dokumenteras: Detta kan ske genom redovisning, lönerapporter, hänvisning till offentligt tillgängliga avtal eller handlingar osv. De måste inte granskas på förhand men de måste vara granskningsbara.

Under vissa omständigheter kan timsatsen även fastställas när projektet inleds. Det går till exempel att fastställa när en person inleder sin medverkan i projektet (undertecknande av anställningsavtal eller ändring av en befattning) eller när stödmottagaren rapporterar sina kostnader till den förvaltande myndigheten. I detta fall måste dokumentet där stödvillkoren fastställs också fastställa användningen av denna metod.

3.2.3. Fastställande av stödberättigande personalkostnader enligt en beräknad timsats

Antalet arbetade timmar måste fastställas i enlighet med bestämmelserna om stödberättigande för motsvarande verksamhetsprogram. Endast arbetade timmar bör användas för att beräkna och redovisa de stödberättigande personalkostnaderna. Årlig ledighet ingår t.ex. redan i beräkningen av personalkostnaderna per timme. Sjukledighet får deklareras som personalkostnader om de relaterade kostnaderna uppbärs av stödmottagaren (dvs. stödmottagaren måste betala dem). Om en tredje part uppbär kostnaderna (t.ex. långtidssjukskrivning för vilken kostnaderna uppbärs av socialförsäkringssystemet) eller när det gäller obetald ledighet eller frånvaro (t.ex. ej motiverad frånvaro) som inte medför kostnader för stödmottagaren ska motsvarande ej arbetade timmar/dagar inte medräknas vid beräkningen av de stödberättigande personalkostnaderna som får redovisas. Detta beror på att stödmottagaren inte haft några kostnader i sådana fall. Om personalkostnader uppstår för ytterligare personal som ersätter den sjuklediga (eller i övrigt frånvarande) personen är dessa personalkostnader dock stödberättigande (dvs. motsvarande arbetade timmar medtas i beräkningen av stödberättigande personalkostnader).

Enligt artikel 68a.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser får deklarerade arbetstimmar inte överskrida antalet timmar som används i beräkningsmetoden som baseras på artikel 68a.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Det innebär att om 1 720 har använts som nämnare får antalet deklarerade timmar inte överskrida 1 720. 1 720 timmar utgör därmed ett maxantal timmar som kan deklareras för arbete inom en insats under en tolvmånadersperiod. Om en proportion av 1 720 användes som nämnare gäller samma princip (t.ex. för deltidsanställda som arbetar 50 procent är nämnaren 860 timmar. Därmed kan högst 860 timmar deklareras för dessa anställda. För anställda som är tilldelade till flera insatser gäller taket proportionerligt för varje insats för sig).

I artikel 68a.3 andra stycket föreskrivs att detta inte gäller för europeiskt territoriellt samarbete för personer som arbetar med insatsen på deltid, om timsatsen kan multipliceras med det verkliga antalet arbetstimmar och gränsen på 1 720 timmar överstigs.

När regeln om 1 720 timmar tillämpas kan beloppet för timsatsen betraktas som en enhetskostnad. Denna enhetskostnad kan användas för att ersätta utgifter för personalkostnader eller användas för att beräkna alla indirekta kostnader (till exempel genom att tillämpa schablonsatsen på 15 procent i enlighet med artikel 68 första stycket b eller för att beräkna alla återstående berättigande kostnader (genom att tillämpa schablonsatsen på 40 procent i enlighet med artikel 68b.1). Totalbeloppet som definieras efter att sådana schablonsatser har tillämpats ska också betraktas som enhetskostnader.

Om det rör sig om ett projekt som genomförts under flera års tid, kan den förvaltande myndigheten välja att uppdatera personalkostnaden per timme när nya uppgifter finns till förfogande eller tillämpa samma personalkostnad för hela genomförandeperioden. Om genomförandeperioden är mycket lång, är det lämpligt att fastställa olika etapper som avgör när och hur personalkostnaden per timme kan revideras.

3.2.4. Deltidsanställda på insatsen med fast arbetstid per månad

När an