Rapport

om årsredovisningen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet för budgetåret 2002 samt centrumets svar

(2003/C 319/11)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europaparlamentet och rådet, i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(1)

2. Revisionsrätten har granskat centrumets årsredovisning för det budgetår som avslutades den 31 december 2002. I enlighet med artikel 12.8 i rådets förordning (EG) nr 1035/97(2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar att upprätta och lägga fram årsredovisningen(3) i överensstämmelse med de interna finansiella bestämmelser som antagits i enlighet med artikel 12.12 i rådets förordning (EG) nr 1035/97. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER

Inledning

5. Centrumet inrättades genom rådets förordning (EG) nr 1035/97 av den 2 juni 1997. Centrumets uppgift är att samla och analysera objektiva, tillförlitliga och jämförbara uppgifter om företeelserna rasism, främlingsfientlighet och antisemitism så att Europeiska unionen kan uppfylla sitt åtagande att respektera grundläggande rättigheter i utarbetandet och genomförandet av sin politik. För att göra detta måste centrumet upprätta och samordna ett nätverk av nationella centrum för insamling av uppgifter om rasism och främlingsfientlighet (Raxen) och bedriva forskning om dessa företeelser.

Budgetgenomförandet

6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(4).

7. Av anslagen för budgetåret 2002 gjordes det åtaganden för 6 miljoner euro och betalningar för 4,5 miljoner euro. Anslagens saldo överfördes (1,5 miljoner euro), eller förföll (0,2 miljoner euro). Vad gäller anslag som beviljats för driftsutgifter (3,0 miljoner euro) överfördes 1,2 miljoner euro, det vill säga 40 % av de beviljade anslagen, vilket alltså fortfarande är en stor andel. Centrumet bör fortsätta sina ansträngningar för att ytterligare minska andelen överförda anslag som är i stort sett lika stor från år till år.

8. Åtskilliga preliminära åtaganden har överförts automatiskt, i strid med bestämmelserna i artikel 6 i centrumets budgetförordning.

9. Betalningskrav utfärdas ofta i efterhand när medlen redan har mottagits, vilket inte överensstämmer med artikel 23 i centrumets budgetförordning och förhindrar en effektiv uppföljning av inkomster som skall krävas in (till exempel har en fordran på 60000 euro på den österrikiska regeringen gällande återbetalning av hyra ännu inte blivit föremål för ett betalningskrav).

Årsredovisning

10. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som centrumet offentliggör i sin verksamhetsrapport för 2002 återges i sammanfattning i tabellerna 2 och 3.

11. Den största förändringen i inkomst- och utgiftsredovisningen är budgetårets saldo som har ändrats från i stort sett ett jämviktsresultat till ett underskott på 1,6 miljoner euro. Trots att bidraget till centrumet som tas upp i kommissionens åtagandebemyndiganden uppgår till 6,1 miljoner euro, var motsvarande betalningsbemyndiganden endast 4,3 miljoner euro. Detta är ett hinder när centrumet skall genomföra sitt arbetsprogram. Dessutom betalades den första delen av medlen som begärdes i mars 2002 inte ut förrän i juni 2002, vilket orsakade likviditetsproblem. Centrumet och kommissionen bör förbättra sin finansiella samordning för att undvika att sådana situationer uppstår igen.

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

12. En ej bemyndigad anställd undertecknade ett kontrakt utan att ett åtagande i vederbörlig ordning hade godkänts av styrekonomen. Revisionsrätten har tidigare år uppmärksammat centrumet på samma slags problem, till exempel i revisionsrättens rapport för budgetåret 2001(5). Det rör sig om ett problem med den interna kontrollen som kvarstår trots centrumets ansträngningar som hittills varit fruktlösa.

Förvaltning av kontrakt

13. Kontrakten med de temainriktade centrumen i Raxen-nätverket (se punkt 5) förnyades i april för 2002 och åtagandebemyndiganden på 1,6 miljoner euro hade beräknats för dem. Förnyandet gjordes utan att resultaten från föregående års kontrakt utvärderades, och i ett fall till och med innan resultaten hade inrapporterats. Dessutom hade inget utvärderingsförfarande införts för att godkänna ansökningar om löpande utbetalningar.

14. Andra slags kontrakt har förvaltats olika av olika enheter och förvaltningen borde rationaliseras för att bli effektivare och mer ekonomisk. Inte mindre än fyra kontrakt har ingåtts med olika företag, resebyråer och specialiserade företag för att ordna möten och seminarier. För tryckning av publikationer anlitar centrumet två olika tryckerier. I vissa fall har inget avtal undertecknats med leverantörerna, vilket strider mot budgetförordningen.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) EGT L 151, 10.6.1997, s. 6.

(3) I enlighet med artikel 12.10 i rådets förordning (EG) nr 1035/97 upprättades räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 den 27 februari 2003 och överlämnades därefter till revionsrätten som mottog dem den 3 mars 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(4) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. I uppställningen har siffrorna avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(5) Liknande problem har redan konstaterats i samband med granskning under tidigare budgetår, se till exempel revisionsrättens förra rapport, punkt 18 till 20 i rapporten för budgetåret 2001, EGT C 326, 27.12.2002, s. 74.

Tabell 1

Europeiska centrumet för övervakning av främlingsfientlighet och rasism - Budgetgenomförande för budgetåret 2002Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Europeiska centrumet för övervakning av främlingsfientlighet och rasism - Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet.

Tabell 3

Europeiska centrumet för övervakning av främlingsfientlighet och rasism - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Centrumets svar

7. i) En stor del av EUMC:s operativa verksamhet äger rum i slutet av budgetåret. De slutfakturor som hänför sig till Raxen-nätverket, som motsvarar omkring 50 procent av de driftsanslag som överförs (vilka i sig motsvarar över 80 procent av de totala överföringarna) erhålls vanligtvis i november och december varje år. Innan fakturorna kan betalas måste de Raxen-data som sänds in parallellt godkännas, något som kan leda till att fakturorna betalas i början av följande år.

ii) Genomförandet av budgeten och arbetsprogrammet under 2002 påverkades negativt på grund av den sena utbetalningen av bidraget och den låga nivån på betalningsbemyndiganden som EUMC hade under året. EUMC fortsätter emellertid sina ansträngningar för att förbättra genomförandet av budgeten ytterligare.

8. EUMC instämmer i revisionsrättens yttrande. EUMC kommer att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de rättsliga bestämmelserna följs i framtiden.

9. EUMC instämmer i revisionsrättens yttrande och har vidtagit lämpliga åtgärder för att kräva in medel vid bestämda tidpunkter.

11. EUMC välkomnar revisionsrättens kommentarer beträffande det låga antalet mottagna betalningsbemyndiganden och den sena utbetalningen av bidraget.

EUMC har redan vidtagit åtgärder för att undvika liknande problem i framtiden genom att införa den nya formella rutinen som kommissionen fastställde under 2003 för mottagande av utbetalningen av det årliga bidraget. Kommissionen kommer nu att betala ut bidraget till EUMC i fyra delbetalningar och varje delutbetalning görs omkring sex veckor efter det att EUMC lämnat en skriftlig begäran.

12. I och med införandet av den nya budgetförordningen under 2003 anpassades det interna kontrollsystemet för att uppfylla de nya bestämmelserna och för att komma tillrätta med de svagheter och brister som uppmärksammats.

Som ett led i genomförandet av den nya budgetförordningen under 2003 har EUMC utbildat samtliga utanordnare och klart och tydligt förklarat skillnaden mellan ett bemyndigande för budgetmässiga åtaganden och ett bemyndigande för rättsliga åtaganden.

13. En extern utvärdering av alla produkter ägde dessutom rum i januari och februari 2003 och det hölls ett möte med bedömarna i Wien. Resultatet meddelades de nationella kontaktpunkterna för att förbättra kvaliteten på rapporterna. För att förbättra situationen ytterligare under 2003 sker utvärderingarna på kontinuerlig basis.

14. EUMC instämmer i revisionsrättens yttranden och har redan vidtagit åtgärder för att undvika problem av dessa slag i framtiden.

Under 2003 anslöt sig exempelvis EUMC till kommissionens ramavtal för IT-utrustning och publikationer. EUMC är också med i det nya ramavtalet om anordnande av resor och logi som kommissionen för närvarande håller på att utarbeta.