[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 21.12.2005

KOM(2005) 668 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET

LÄGESRAPPORT OM REFORMEN AV KOMMISSIONEN – EFTER REFORMMANDATET

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONENTILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET

LÄGESRAPPORT OM REFORMEN AV KOMMISSIONEN – EFTER REFORMMANDATET

1. INLEDNING

År 2000 inledde kommissionen en administrativ reform av aldrig tidigare skådad omfattning som byggde på tidigare moderniseringsinitiativ. Under sin mandatperiod lade kommissionen grunden för den mest omfattande administrativa omvandling som gjorts sedan institutionen skapades, och detta i syfte att se över arbetsmetoderna, systemen för finansiell förvaltning och personalpolitiken. Åtgärder vidtogs inom fyra områden, reformens ”pelare”: införandet av en kultur som grundar sig på service och effektivitet, strategisk programplanering, personalpolitik, revision, ekonomiskt förvaltning och kontroll. Dessa åtgärder grundades på fem huvudprinciper: oberoende, ansvar, ansvarighet, effektivitet och öppenhet.

Mandatet gick ut på att kommissionen skulle få nya administrativa redskap för att hantera sin utvidgade roll och kompetensen inom Europeiska unionen, och samtidigt anpassa sig till en föränderlig internationell situation. Det behandlade också flera problem och brister som kommissionen lidit av under en lång tid och som dokumenterats i interna och externa rapporter och undersökningar. Kommissionens trovärdighet hos externa intressenter och allmänheten hade blivit allvarligt ifrågasatt. Det blev mycket viktigt för kommissionen att fokusera på sin kärnverksamhet och sina politiska mål. För att avhjälpa de svagheter som hade iakttagits var det också viktigt att införa en ny och tillförlitlig ordning för ekonomisk förvaltning, kontroll och revision. En modern personalpolitik krävdes för att utnyttja personalens kompetens fullt ut, samtidigt som det krävdes en mer tjänsteorienterad kultur för att hantera de externa intressenternas och personalens behov.

Detta var de viktigaste områdena i reformen, som ledde till en grundläggande förändring av kommissionens sätt att fungera. Man gick från en traditionell, centraliserad byråkrati som upprättats för att hantera problem och ansvarsområden i det förflutna till en mer resultatbaserad förvaltningsorganisation som är inriktad på att ta itu med nuets och framtidens utmaningar. Med reformens redskap till hands kommer kommissionen nu att gå vidare för att konsolidera och finjustera arbetet på dessa områden. Den kommer också att fortsätta att förenkla sina metoder för att bli mer tjänsteintriktad och effektiv.

Denna rapport omfattar perioden från februari 2004 till i dag och är ett svar på en uttrycklig begäran från Europaparlamentet i dess resolution om kommissionen lagstiftnings-och arbetsprogram 2005[1] att den skulle få en redogörelse för hur genomförandet av reformen fortskrider. Kommissionen tar tillfället i akt att lägga fram sin syn på utvecklingsmöjligheter inom områdena för strategisk planering, ekonomisk förvaltning, personalförvaltning och arbetsmetoder under mandatperioden.

2. ÖVERSYN ÖVER GJORDA FRAMSTEG

Under den period som omfattas av denna rapport fullbordades alla de reformåtgärder som hade fastställts i kommissionens vitbok om reformen. Det underliggande målet med reformen var att introducera en ny, tjänsteorienterad kultur för att kommissionen skulle kunna koncentrera sig på sin kärnverksamhet och sina politiska mål och därigenom kunna driva en mer effektiv politik.

För att gåra kommissionens verksamhet mer öppen och effektiv i kommissionens verksamheter infördes ett system för strategisk planering och programplanering i vilken planerings-och budgetförfarandena integreras. Detta system grundar sig på verksamhetsbaserad förvaltning, som är hörnstenen i kommissionens integrerade resultatstyrningssystem.

Personalförvaltningen utvecklades i och med antagandet av de nya tjänsteföreskrifterna, där det bland annat fastställdes ett lineärt karriärsystem som utformats för att öka personalens motivation och öka meriternas betydelse. Kommissionen sörjde för att utvidningen av EU förlöpte under stabliga förhållanden och att övergången till de nya tjänsteföreskrifterna, som trädde i kraft den 1 maj 2004, gick smidigt.

Systemet för ekonomisk förvaltning moderniserades genom att man utvidgade utanordnarnas ansvar och ökade deras redovisningsskyldighet. Införandet av periodiserad redovisning från och med januari 2005 var en viktig del av denna modernisering. Dessutom utvecklades interna kontroller och revisioner för att öka effektiviteten i användningen av gemenskapens resurser. När nu dessa redskap har integrerats i det dagliga arbetet vid kommissionens avdelningar går kommissionen nu in i en period av ytterligare konsolidering.

En kultur som grundar sig på service och effektivitet

Öppenheten och förhållandet till allmänheten

Reformen har avsevärt förbättrat kommissionens öppenhet och gjort relationerna med allmänheten effektivare. I kodexen för god förvaltningssed har det fastställts regler som är avsedda att garantera att allmänheten får service av hög kvalitet. Bland annat skall var och en har rätt att få sina ärenden behandlade opartiskt, rättvist och inom en rimlig tid. Insynen i arbetet har utvecklats genom olika åtgärder, bland annat en webbsida med information om kommissionens strategiska planering, löpande aktiviteter och resultat[2].

Antalet förfrågningar om tillgång till kommissionens dokument har fortsatt att öka kraftigt (en ökning med 70 % från 2003 till 2004), medan andelen positiva svar är stabil, omkring två tredjedelar. Antalet besök på webbsidan ”Öppenhet och tillgång till dokument” tredubblades under 2004 jämfört med föregående år. Den 30 januari 2004 antog kommissionen en rapport om genomförandet av principerna i förordningen om allmänhetens tillgång till handlingar[3]. I rapporten drogs slutsatsen att förordningens mål hade uppnåtts.

Styrelseformer och bättre lagstiftning

Den administrativa reformen har bidragit till att förbättra styrelseformerna i Europeiska unionen. I synnerhet har de förändringar som planerades i kommissionens handlingsplan för bättre lagstiftning från juni 2002, till exempel införandet av principer och miniminormer för samråd med allmänheten och riktlinjer för insamling och användning av sakkunnigutlåtanden, nu utvecklats och håller stegvis på att integreras med kommissionens arbetsmodell[4]. Exempelvis kan allmänheten i webbportalen “Din röst i Europa”[5] bidra till beslutsprocessen genom att delta i debatter och samråd om politiken medan den utarbetas och svara på frågor till allmänheten. Vidare införde Prodikommissionen åtgärder för att förbättra hanteringen av överträdelser av gemenskapens lagstiftning. De åtgärderna kommer i sin tur att hjälpa kommissionen att uppfylla sina åtaganden inom ramen för det interinstitutionella avtalet “Bättre lagstiftning” som undertecknades i december 2003

För att se till att dess förslag uppfyller högt ställda kvalitetskrav och utvecklas med utgångspunkt i noggranna analyser av tänkbara effekter har Barrosokommissionen lagt en ny tonvikt vid konsekvensanalyser av stora rättsliga förslag som påverkar politiken i kommissionens årliga arbetsprogram, i synnerhet när det gäller bedömningen av centrala ekonomiska effekter. Med hjälp av konsekvensanalyser och samråd med allmänheten kommer kvaliteten på förslagen att förbättras (och därmed går det också snabbare att få dem antagna av rådet och Europaparlamentet)[6]. Förverkligandet av de olika planerna i arbetsprogrammet har förbättrats avsevärt, från 50 % i början av den förra kommissionens mandat till 70 % 2004. För 2005 har kommissionen för avsikt att genomföra 90 % av sitt arbetsprogram.

En reviderad arbetsmodell för konsekvensbedömningar skisserades i kommissionens arbetsdokument Konsekvensbedömning: Nästa etapp-Främjande av konkurrenskraft och en hållbar utveckling [7] från oktober 2004 och konsoliderades ytterligare i kommissionens meddelande i mars 2005, Lagstifta bättre för tillväxt och arbetstillfällen i Europeiska unionen [8] . Kommissionens interna riktlinjer för konsekvensanalys sågs också över och godkändes av kommissionen i juni 2005[9], vilket gav klarare linjer både för hur man exempelvis skulle beakta subsidiaritets-och proportionalitetsprinciperna och hur man skulle analysera ekonomiska och konkurrensmässiga effekter. I riktlinjerna understryks också behovet av att granska en rad alternativ för att förbättra förhållandena inte bara för företagen utan också för individerna.

Så som kommissionen lovat i sitt meddelande i mars om bättre lagstiftning för tillväxt och arbetstillfällen presenterades i september resultaten av en genomgång av aktuella lagförslag. Kommissionen meddelade att den hade för avsikt att dra tillbaka 68 stycken. I oktober 2005 presenterades en ny fas i programmet för förenkling av lagstiftningen, baserad på samråd med intressenter och en mer sektororienterad arbetsmodell. Den 1 juni 2005 inleddes ett samråd med allmänheten på nätet. Särskilda inbjudningar riktades också till medlemsstaterna och de viktigaste parterna att delta i detta samråd och lämna förslag till förenklingar som skulle förbättra företagsklimatet och konkurrenskraften.

Efter presentationen, i mars 2005, av kommissionen arbetsdokument om administrativa kostnader, och efter en pilotfas under april-september 2005, lade kommissionens fram sin ståndpunkt i frågan om en gemensam metod för att mäta administrativa arbetsbördor som skall tillämpas av EU:s institutioner och medlemsstaterna när det görs en konsekvensanalys av EU:s lagstiftningsinitiativ.

Förenklade förfaranden och arbetsmetoder

Förenklingen av förfaranden och arbetsmetoder är en ständig punkt på reformens dagordning och har utvecklats utöver vad som planerades i vitboken. En första handlingsplan[10] genomfördes framgångsrikt, inklusive åtgärder för att förenkla beslutsfattandet. En omfattande översyn av kommissionens förfarandehandbok avslutades 2003. All relevant dokumentation om förenklingen är tillgänglig för kommissionens personal på en intern webbsida, där man också kan skicka in synpunkter och lämna förslag.

I linje med Europeiska unionens handlingsplan för eEuropa lanserades handlingsplanen för e-kommissionen 2001 i syfte att modernisera kommissionens interna administrativa förfaranden, förbättra kommunikationen mellan kommissionen och dess externa partner och utveckla den service kommissionen ger allmänheten och företagen. En rad initiativ har redan lanserats för att genomföra webbaserade lösningar på områdena för personalförvaltning och ekonomisk kontroll. Kommissionens dokumenthantering reformeras med hjälp av ett stort initiativ som kallas e-DOMEC.[11] Den digitala tekniken innebär att kommissionen kan utbyta information effektivare, och förändrar radikalt dess sätt att kommunicera med olika grupper i samhället och partnerinstitutionerna. I oktober 2004 kompletterade kommissionen sin handlingsplan för e-kommissionen med memorandum om nya IT-styrelseformer och driftskompatibilitet.

Kommissionsledamöternas arbetsmetoder

I december 2004 enades ledamöterna i kommissionen om en rad nya interna arbetsmetoder för att förbättra samordningen av arbetet[12]. Bland annat enades man om att öka användningen av grupper av kommissionsledamöter för den interna samordningen. De nya arbetsmetoderna återspeglas i kommissionens reviderade interna regler.

Externalisering och kommissionens administrativa organ

Under arbetet med vitboken om reformen utvecklades kommissionen en politik för att lägga ut genomförandeuppgifter inom vissa program på genomförandeorgan. Syftet är att kommissionens personal skall kunna koncentrera sig på institutionens kärnuppgifter och att på ett mer effektivt sätt uppnå målen för gemenskapens program. Tre genomförandeorgan har inrättats och bör vara i drift under slutet av 2005/början av 2006[13]. Arbetet med att inrätta ytterligare två genomförandeorgan är långt framskridet[14].

Under 2004 avslutade de tre administrativa organen (PMO, OIB och OIL) sitt andra verksamhetsår, och tog steget från en övergångsfas till en konsolideringsfas. Deras styrelser anser att skälen till att de inrättades fortfarande är i hög grad giltiga. Organen genomförde sina förvaltningsplaner med framgång; användningen av resultatindikatorer under 2005 kommer att ge en mer heltäckande bild av deras verksamhet. Det krävs ytterligare klargöranden av behörigheten mellan organen och GD ADMIN på vissa områden.

Strategisk planering och programplanering

Liksom inom andra system för prestandahantering börjar kommissionens strategiska planering med att man fastställer strategier och mål på hög nivå som sedan kommer till uttryck i resursanslag och operativ planering. Därefter följer en genomförande-och kontrollperiod, rapportering i efterhand och en kontinuerlig förbättringsspiral i form av utvärderingar och revisioner. Denna arbetsmodell innebär att de politiska prioriteringarna befinner sig i centrum av beslutsprocessen, även när det gäller resursanslagen. Medan den årliga politiska strategin innebär att man definierar politiska prioriteringar och motsvarande behov av resurser innehåller det preliminära budgetförslaget en mer detaljerad begäran om resurser på grundval av information om resultaten inom de olika verksamheterna.

Verktygen för den verksamhetsbaserade förvaltningen är integrerade i kommissionens sätt att arbeta, och används för kommunikationen med andra institutioner. Personer i ledande ställning förväntas koncentrera sig på att uppnå prioriterade mål, att utforma åtgärder i samband med det och att övervaka och rapportera om prestationerna. Det återstår emellertid mer att göra för att öka instrumentens inflytande på politiken, inklusive en mer systematisk användning av information om resultaten (mål som mäts med hjälp av indikatorer) för att förbättra den dagliga förvaltningen av verksamheterna. Ett större politiskt engagemang på det området skulle göra det möjligt för kommissionen att använda sig av verksamhetsbaserade förvaltning i än högre grad.

Tidigt på hösten 2004 gav budgetmyndigheten kommissionen återkoppling på den information om resultaten som användes för att motivera det preliminära budgetförslaget i en rapport från rådets ordförandeskap[15] och ett arbetsdokument från Europaparlamentet[16]. Trots kommissionens ansträngningar att ta hänsyn till rekommendationerna förblir budgetmyndighetens användning av resultatinformation begränsad, vilket innebär att reformen har haft en otillräcklig effekt på själva budgetförfarandet.

I 2004 års sammanfattande rapport [17], som antogs i juni 2005, kunde kommissionen ta en grundlig titt på förvaltningen av avdelningarna. Även om den relevanta informationen i princip är tillgänglig i de årliga verksamhetsrapporterna, i utvärderingarna i efterhand och i andra obligatoriska rapporter kommer den externa rapporteringen om resultaten att förbättras för att läsarna skall få en översikt över framstegen i arbetet med prioriterade initiativ.

Strategiska mål 2005-2009

I januari 2005 lade kommissionen fram sina strategiska mål för perioden 2005-2009 [18] , och arbetsprogrammet för 2005 [19] . I korthet fokuserade de strategiska målen på välstånd – som har en särskild betydelse eftersom det är länkat till agendan för ”tillväxt och arbetstillfällen” i Lissabonstrategin – solidaritet i den utvidgade unionen och säkerhet, liksom arbetet för att främja dessa mål utanför EU.

När kommissionens ordförande José Manuel Barroso presenterade de fleråriga strategiska målen och arbetsprogrammet uttryckte han den sittande kommissionens ambition att samarbeta ännu närmare med Europaparlamentet och rådet för att förverkliga gemensamma mål. Denna ambition styrde sedan översynen av ramavtalet mellan kommissionen och Europaparlamentet, och man betonade vikten av regelbundna, bilaterala överläggningar på högsta nivå. Ordförande Barroso lade också ny vikt vid kommunikation, och betydelsen av att man lyssnar på medborgarna och arbetar för och med dem.

Personalpolitik

De nya tjänsteföreskrifterna, som var den sista stora lagstiftningsdelen av reformen, antogs formellt den 22 mars 2004 och trädde i kraft den 1 maj 2004. Detta markerade slutet på en lång och besvärlig översynsperiod när de nödvändiga rättsliga ramarna för den interna reformen utformades. Tjänsteföreskrifterna kompletterades med att det antogs genomförandebestämmelser för regler för de anställdas personliga ansvar, bristande arbetsinsats, kontraktsanställda och tillfälligt anställda. Den stegvisa avvecklingen av extraanställd personal började i juni 2004 och i juni 2005 lanserade EPSO ett uttagningsprov för kontraktsanställda som skall konstruera dess databas. Efter genomförandet av en engångsåtgärd för tjänstgöringens upphörande ( dégagement ), och sedan förberedelserna för utvidgningen hade slutförts, genomfördes också en omplacering så att personalen hamnade på de platser där de bäst behövdes.

År 2005 hade det nya systemet för personalutvärdering fungerat i tre år. Detta är fortfarande en känslig fråga för personalen, och en grundlig, extern bedömning av systemet inleddes i mars 2004. Bedömningen gjordes särskilt i syfte att förbättra kopplingen mellan meriter och befordran och skillnader i karriärutveckling, och också för att behandla frågor om öppenhet och insyn.

Riktlinjerna för rörlighet har lett till en förbättring av hanteringen av rörlighet inom kommissionen, och information om god praxis sprids i syfte att skapa ett system som gör det möjligt för kommissionen att se till att rätt person hamnar på rätt plats i rätt tid, vilket leder till ett effektivt resursutnyttjande och god förvaltningssed. Även om erfarenheterna av rörlighet varit goda allmänt sett har några negativa verkningar kunnat konstateras när det gäller den obligatoriska rörligheten på känsliga poster, t.ex. att sakkunskap och intuitivt kunnande går förlorade, och dessa bör åtgärdas.

Utbildningen fortsatte att spela en viktig roll i kommissionens personalpolitik. Sammanlagt uppgick det genomsnittliga antalet utbildningsdagar per tjänsteman till 9,1 under 2004, vilket är avsevärt mer än 2001 års siffra, som var 6,9. Den allmänna utbildningsbudgeten, som växte stadigt under 2002 och 2003 efter en avsevärd ökning med 63,6 % år 2001 ökade dessutom med ytterligare 37 % år 2004. Inrättandet av Europeiska förvaltningsskolan i januari 2005 bör ytterligare förstärka utbildningen vid institutionerna.

Vid en utvärdering av ledarskapsutbildning och-utveckling vid kommissionen drogs slutsatsen att den ledarskapsutbildning som arrangeras av kommissionens centrala utbildningsenhet är omfattande och mycket uppskattad av deltagarna. I slutet av 2004 hade ungefär 800 chefer avslutat utbildningsprogrammet för chefer i mellanställning. I ett uppföljningsprogram som utvecklades och infördes andra halvåret 2004 fokuseras utbildningen på inlärning genom handling. År 2004 började arbetet med att utveckla ett program för högre chefer, liksom ett ledarskapsprogram för den kategorin.

Under 2004 och 2005 antog kommissionen tre meddelanden om rekrytering av personal från de nya medlemsstaterna till alla nivåer[20]. I dessa specificeras de arbetsmetoder och förfaranden som skall följas vid rekrytering av högre chefer och det fastställdes allmänna principer som skall följas under en övergångsperiod. Dessutom fastställdes övergripande mål och delmål för rekryteringen av chefer i mellanställning per kommissionsavdelning för 2004 och 2005. Medan de mål som fastställdes för personalen på det hela taget uppnåddes skedde förseningar i rekryteringen av chefer, i synnerhet chefer i mellanställning, och därför granskas denna noga.

Kommissionen antog det fjärde handlingsprogrammet för jämställdhet mellan kvinnor och män vid kommissionen , som syftar till att stödja kommissionens politik för jämställdhet mellan kvinnor och män och också föreslår en rad åtgärder som grundar sig på de viktigaste iakttagelserna i en utvärdering som blev klar i slutet av 2003. Dessa åtgärder har bidragit till att kommissionens mål för 2005 när det gäller rekrytering och utnämning av kvinnor har kunnat uppnås.

Revision, ekonomisk förvaltning och kontroll

Viktiga initiativ på området för intern kontroll

I kommissionens årliga verksamhetsrapporter för 2004 skisserades en generellt sett tillfredsställande bild av situationen för förvaltning och kontroll. Reservationerna[21] i verksamhetsrapporten tyder på att de flesta underliggande problemen är återkommande och löses på medellång sikt. I den sammanfattande rapporten för 2004, som antogs av kommissionen i juni 2005, granskades denna situation och åtgärder infördes för att utöka kommissionens ansvarighet, övervakningskapacitet och redovisningsskyldighet, exempelvis färdplanen för en integrerad ram för intern kontroll och en kommissionsomfattande riskbedömningsstrategi, se nedan.

Efter händelserna vid Eurostat infördes genom uppförandekoden för kommissionens ledamöter[22] en bestämmelse som fortfarande är i kraft om att kommissionsledamöter skall informeras åtminstone var sjätte månad om svårigheter och risker i samband med ekonomisk förvaltning, om de interna kontrollernas och revisionerna effektivitet och om frågor som har tagits upp av kontrollorganen eller myndigheten som skall bevilja ansvarsfrihet.

Från och med 2004 byttes fokus från utvärdering av hur regler och bestämmelser följdes till analyser av hur effektiv den interna kontrollen var[23] med avseende på dess viktigaste mål. Det anordnades också kurser för att förbättra egenansvaret för både interna kontroller och riskförvaltning.

När det gäller riskförvaltningen togs under 2004 de första stegen i riktning mot en gemensam arbetsmodell inom hela kommissionen. Det lades fram ett utkast till pilotbestämmelser för sju avdelningar vid kommissionen som grundval för en utvärdering av deras viktigaste risker och för att fastställa relaterade handlingsplaner under arbetet med deras årliga förvaltningsplaner för 2005. En avdelningsövergripande styrkommitté har sedan dess följt upp arbetet med en gemensam arbetsmodell som antogs av kommissionen i oktober 2005.

Efter sammanfattningen av de 2002 års årliga verksamhetsrapporter infördes ett nytt nätverk för kontroll i efterhand för att fastställa riktlinjer och sprida bästa praxis bland kommissionens avdelningar[24]. Ett av målen med detta är att man skall enas om en gemensam terminologi och kategorisering av felaktigheter.

Som fastställs i den generellt sett positiva bedömningen av kommissionens utvärderingsramar som revisionsrätten gjorde i september 2005 fortsatte kommissionens avdelningar att utveckla och förbättra sin utvärderingsverksamhet och tog sig i allt högre grad an verksamheter som ligger utanför traditionella utgiftsprogram (exempelvis politik och horisontella teman). På området för förhandsutvärdering har det gjorts märkbara framsteg, i synnerhet på de områden där sådana utvärderingar har kombinerats med en konsekvensutredning. På central nivå har allt större vikt fästs vid att man lägger fram mycket sammanfattande rapporter om de mest framgångsrika utvärderingarna för att öka användningen av utvärderingsuppgifter på hög nivå.

Under 2005 antog kommissionen en färdplan för en integrerad ram för intern kontroll[25] och en rapport utarbetades om bedömningen av klyftan[26] mellan ramarna för de interna kontrollerna vid kommissionen och de kontrollprinciper som fastställdes i revisionsrättens förslag till interna ramar för kontrollen i gemenskapen (yttrande nr 2/2004). Syftet med dessa dokument är först och främst att bana väg för tydligare ansvarsfördelning och ett mer tillförlitligt genomförande av gemenskapens budget, men även att inom ramen för revisionsförklaringen om räkenskapernas laglighet på ett tydligare sätt demonstrera för den myndighet som beviljar ansvarsfrihet och revisionsrätten att dessa procedurer fungerar väl. Detta kommer att kräva ett engagemang från medlemsstaterna när det gäller delad förvaltning.

Viktiga initiativ på områdena för ekonomisk förvaltning och bokföring

Under 2004 förbereddes övergången till periodiserad redovisning den 1 januari 2005. Det nya bokföringssystemet uppfyller de internationella redovisningsstandarder för den offentliga sektorn som har utvecklats av den internationella revisorsorganisationen IFAC, och det kan bidra till att göra kommissionen ledande på detta område. Arbetet har krävt stora insatser från kommissionen, bland annat på områdena för informationssystem och utbildning och registrering av juridiska personer, fakturor, fasta tillgångar, förfinansiering och garantier för löpande eller tidigare ingångna avtal. Trots ett flertal praktiska svårigheter som man fortfarande håller på att lösa förväntas många fördelar av moderniseringen av bokföringssystemet och den utveckling som kan kopplas till denna. Bland dessa återfinns möjligheten att övervaka koncentrationen av gemenskapens resurser hos definierade entreprenörer, att upptäcka risker i samband med garantier, att kontrollera förfinansiering och övervaka betalningsfrister mer noggrant och att göra en mer tillförlitlig redovisning. Under arbetet med projektet ägnades också mycket tid åt datasäkerheten och reglerna för tillgång till uppgifter. En av de viktigaste vinsterna blir att det från 2005 blir möjligt att få tillgång till bokföringsuppgifter genom ett integrerat system, bland annat för tillgångar och skulder. Tillsammans är dessa åtgärder ett viktigt inslag i arbetet med att ta itu med frågor som revisionsrätten genom åren har haft synpunkter på.

Den 3 maj 2005 antog kommissionen ett förslag om översyn av finansförordningen. Förslaget syftar särskilt till att ytterligare klargöra förvaltningsmodeller och att balansera kostnader och utgifter för kontrollerna. I förslaget betonas utanordnarnas ansvar för att införa lämpliga interna kontroller som återspeglar riskerna i samband med upphandling och bidragsbeviljande. Det föreskrivs också att räkenskapsföraren skall godkänna räkenskaperna och intyga att de har upprättats i enlighet med gällande redovisningsregler och bestämmelserna om metoder och redovisningssystem.

En första ändring av genomförandebestämmelserna för finansförordningen antogs av kommissionen i juli 2005[27]. Den syftar huvudsakligen till att införliva det nya direktivet om offentlig upphandling och utveckla ett första svar på de förvaltningsfrågor som de finansiella enheterna har ställt när det gäller kontrakt och bidrag av mindre ekonomisk betydelse. Vidare behandlas slutsatserna om klumpsummor som dragits efter sammanfattningen från 2002 års årliga verksamhetsrapport. Man eftersträvar en bättre balans mellan kostnaderna för och fördelarna med kontrollerna.

Viktiga initiativ på området för internrevision

År 2004 avslutade avdelningen för internrevision en rad grundliga internrevisioner, riskbedömningar och skrivbordskontroller på avdelningar vid kommissionen till följd av en särskild åtgärd inom ramen för vitboken om reformen. Frånsett det omedelbara målet att ge avdelningarna en oberoende revisionsbedömningar och ge kommissionen en första övergripande feedback sedan reformen inleddes gav dessa revisioner också avdelningen för internrevision den bakgrund den behövde för att utveckla ett eget riskbaserat revisionsprogram, i linje med yrkesmässig standard och praxis.

Avdelningen för internrevision noterade ett förbättrat genomförande av normerna för internkontroll, en mer pålitlig ekonomihantering till följd av genomförandet av den nya finansförordningen, bättre redskap för planering och övervakning av prestanda, och införandet av modern bokförings-och ekonomirapportering som grundar sig på internationella revisionsnormer. Avdelningen menade också att större uppmärksamhet borde riktas på behovet av ett effektivt genomförande av normerna för internkontroll de årliga förvaltningsplanerna, ett behov av att införa riskförvaltning inom hela kommissionen och att förbättra kontroller, övervakning och tillsyn av tillämpningen av interna förfaranden och ekonomisk förvaltning.

Den nya kommittén för revisionsuppföljning under ledning av kommissionens vice ordförande Siim Kallas inledde sitt arbete i slutet av 2004. Dess uppgift utvidgades till att också omfatta en undersökning av enheterna för internrevision (särskild revisionsfunktion). Kommittén för revisionsuppföljning kommer också att behandla frågor om förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet.

I lägesrapporten om kommissionen från januari 2004 bad kommissionen avdelningen för internrevision att rapportera två gånger om året om viktiga iakttagelser som hade gjorts under revisioner. Två sådana rapporter har gjorts hittills, vilket har riktat kommissionens uppmärksamhet på några viktiga riskområden vid kommissionens avdelningar.

Samarbetet mellan avdelningen för internrevision och de enskilda revisionsenheterna vid kommissionens avdelningar har utvecklats avsevärt. Internrevisorn leder ett nätverk av internrevisorer vid kommissionen, vilket underlättar informationsutbytet, inklusive revisionsplaneringen, och man eftersträvar harmoniserade arbetsmetoder och rapporteringsformer. Förfarandena för att kvalitetsbedöma enheterna för internrevisions har förenklats. Avdelningen för internrevision och enheterna för interrevision tillämpar nu gemensamma miniminormer för revisionsrapportering, i synnerhet när det gäller bedömningen av iakttagelser/rekommendationer.

3. DEN FRAMTIDA UTVECKLINGEN AV POLITIKEN

Det genomgående temat för den sittande kommissionen är en förenkling av förfaranden och arbetsmetoder. Detta återspeglar den allmänna uppfattningen inom organisationen att reformerna var nödvändiga och att det krävdes strängare styrning inom sådana områden som ekonomisk förvaltning, men också att en del av de bestämmelser som infördes i ljuset av de erfarenheter som hade gjort kunde rationaliseras för att åstadkomma produktivitetsvinster som kunde användas för kärnfrågorna, som utvecklingen och genomförandet av åtgärder som gynnar EU:s medborgare.

Kommissionen har gjort kommunikation till ett av sina strategiska mål. I juli 2005 antogs en “Åtgärdsplan för att stärka det kommunicerande Europa” i syfte att fokusera på att lämna klar och heltäckande information till allmänheten. Den nyligen lanserade D-planen, “Demokrati, Dialog, Debatt”, som lägger grunden till en djupgående debatt om Europas framtid, är ett exempel på kommissionens engagemang för att förbättra kommunikationen.

Flera olika områden har identifierats där man ytterligare skall utveckla den strategiska planeringen vid kommissionen, så att den i högre grad leder till ökad insyn, bättre kvalitet på arbetet och resursfördelningen, och till att de politiskt prioriterade målen uppnås.

Vad beträffar personalpolitiken är målet att ytterligare befästa, konsolidera och förfina tjänsteföreskrifterna och andra reformåtgärder och att se till att den tjänsteorienterade förvaltningskulturen fortsätter att utvecklas. Syftet med förenklingen är att öka effektiviteten och personalens tillfredsställelse genom att fokusera på och motsvara kundernas önskemål, och att där det är möjligt inta en mer flexibel hållning. Dessutom kommer det att vidtas åtgärder för att öka öppenheten och förbättra dialogen mellan personalen och administrationen, och se till att personalpolitiken och bakgrunden till den verkligen är begriplig.

Kommissionen siktar på att åstadkomma resultat inom de politiska målen och prioriteringarna, samtidigt som den skall stärka garantierna för sund ekonomisk förvaltning och för att alla transaktioner är lagliga och följer reglerna. Detta betyder att man måste förvalta de risker som är inherenta i alla politiska organisationer på ett adekvat sätt och bygga upp integrerade ramar för kontroller i medlemsstaterna, som förvaltar ungefär 80 % av gemenskapens budget. Konsekvenserna av politiken skall också bedömas, och de ekonomiska uppgifterna skall vara öppna och korrekta. Allt detta blir lättare att genomföra med hjälp av förenklade och förtydligade regler, bland annat från finansförordningen, och en bättre balans mellan kontrollernas kostnad och nytta.

En kultur som grundar sig på service och effektivitet

Öppenhet och arbete för allmänheten

I linje med det åtagande som den gjorde i sitt meddelande om strategiska mål för perioden 2005-2009, och som en logisk uppföljning av Plan D: Demokrati, Dialog och Debatt , beslutade kommissionen i november 2005 att lansera ett initiativ för europeisk öppenhet. Det grundläggande syftet med förslaget är att öka allmänhetens förtroende för de europeiska institutionerna genom att göra dem mer ansvariga inför medborgarna och se till att de kan bli föremål för offentlig granskning. Man planerar att publicera en grönbok i början av 2006 som inledning på en offentlig debatt om hur man kan öka insynen när det gäller användningen av gemenskapens resurser, samråden med allmänheten och lobbyisternas inflytande över beslutsfattandet. Kommissionen kommer att fortsätta att göra satsningar för att ge de europeiska medborgarna mer insyn och göra det lättare att få tillgång till information med hjälp av moderna redskap för information och kommunikation. Förordningen om allmänhetens tillgång till dokument kommer också att ses över.

Styrelseformer och bättre lagstiftning

Kommissionens arbete för bättre lagstiftning och rättslig förenkling kommer att fortsätta och intensifieras. Man kommer att övervaka och utveckla metoderna för konsekvensbedömning, med beaktande av användarnas och andra intressenters synpunkter. En extern, heltäckande utvärdering av kommissionens system för konsekvensbedömning kommer att inledas i början av år 2006. Den kommer att bidra till att man kan identifiera styrkor och svagheter i arbetsmodellen. Det håller också på att upprättas ett nätverk av externa sakkunniga som skall bidra till en metod för konsekvensbedömning.

Kommissionen fortsätter att uppmana rådet, Europaparlamentet (inom ramen för det interinstitutionella avtalet om bättre lagstiftning) och medlemsstaterna att snabbt vidta kraftfulla åtgärder för enklare och bättre lagstiftning. I den nya arbetsmodellen för förenkling av lagstiftning skisseras ett rullande program för de närmaste tre åren. Den inbegriper också en bedömning av EU:s lagstiftning inom en rad enskilda sektorer. I det sammanhanget kommer kommissionen att slutföra sin uppföljning av rådets 15 prioriteringar för förenkling, som stöddes av rådet (konkurrenskraft) i november 2004.

Förenkling av förfaranden och arbetsmetoder

Arbetet pågår redan för att förenkla den ekonomiska förvaltningen och de administrativa förfarandena genom att man fokuserar på ärendena ur användarens perspektiv. Bland andra områden som kan komma att omfattas av det arbetet märks revision och kontroll. De centrala tjänsterna och stödstjänsterna kommer att förväntas göra förenklingarna till en integrerad den av deras normala verksamhet (“mainstreaming”), och koncentrera sig mer på konsekvenserna och den administrativa börda som blir följden av nya eller förändrade förfaranden och arbetsmetoder vid kommissionens avdelningar, parallellt med kommissionens arbete med att förverkliga en bättre lagstiftning. Det kan utvecklas lämpliga metoder för konsekvensbedömning i det syftet. Opinionsundersökningar bland personalen och elektroniska samråd på Intranet kommer att bli viktiga informationskällor som kan ligga till grund för korrigeringar.

Kommissionen antog nyligen ett meddelande[28] om hur e-kommissionen kommer att bidra till att modernisera kommissionens arbetsmetoder och förbättra servicen till personalen, de nationella administrationerna, partner, företag och medborgare, och bekräftade därigenom på nytt sitt engagemang för e-kommissionen och sin avsikt att använda tekniken för att underlätta effektiviteten och öppenheten. Detta är en del av kommissionens eget bidrag till e-förvaltning inom ramen för de mer omfattande målen att skapa ett kunskapsbaserat samhälle som stimulerar tillväxt och arbetstillfällen. Framtida verksamheter inom e-kommissionen kommer bland annat att gå ut på att utveckla nivån på de politiska och administrativa tjänster som är tillgängliga för användare inom och utanför kommissionen, att införa kompatibla informationssystem som förbättrar effektiviteten och minskar risken för dubbelarbete, och att öka nivån på IT-säkerheten.

Externalisering och kommissionens administrativa organ

I sitt första meddelande om budgetplanen för 2007-2013 underströk kommissionen behovet av att inrikta verksamheten på att utveckla och övervaka politiken inom ramen för fördraget. Den identifierade ”principer för den administrativa styrningen” (mindre direkt förvaltning, bättre kontroll av prestationerna och större kostnadseffektivitet) liksom områden där man kunde planera för att lägga ut programförvaltning på ett genomförandeorgan. En del avdelningar vid kommissionen överväger nu att lägga ut uppgifter på sådana genomförandeorgan. Eftersom emellertid inget genomförandeorgan ännu är i drift återstår det att se om det alternativet är det mest kostnadseffektiva. Kommissionen kommer att göra en inledande bedömning av situationen i sin sammanfattande rapport för 2005. Efter tre års verksamhet kommer genomförandeorganen att bedömas med hjälp av en extern utvärdering. Alternativet att lägga ut uppgifter kommer bara att övervägas om man klart och tydligt kan fastställa att det är mer kostnadseffektivt och om man kan hantera styrning och kontroll på ett tillfredsställande sätt.

Vidare kommer resultatet av en utvärdering av hur genomförandeorganen fungerar som inleddes i oktober 2005 att användas för att vidta åtgärder för att förbättra verksamheten, vid behov fastställa behörigheter och överväga alternativ för en vidareutveckling av organens interinstitutionella dimension.

Strategisk planering och programplanering

Huvudpunkterna i arbetet med strategisk planering och programplanering kan sammanfattas enligt följande:

Utveckling av det fleråriga perspektivet i strategisk planering

Den fleråriga aspekten av den strategiska planeringen bör betonas. Den årliga politiska strategin kommer att föras in i ett flerårigt perspektiv. Under förberedelserna av den årliga politiska strategin kommer tidigare framgångar att bedömas mot bakgrund av de fleråriga målen. Riktlinjedebatten om den årliga politiska strategin, som är hörnstenen i den politiska ledningen av strategin – kommer att förstärkas ytterligare genom en ökad samordning mellan kommissionens avdelningar och bidrag från dessa för debatten, och genom att man fokuserar överläggningarna på de centrala politiska alternativen.

Betoning av uttalade mål

Kommissionen kommer att öka sina ansträngningar för att förbättra kvaliteten, relevansen och formuleringen av mål och indikatorer och att utveckla modeller för att fastställa fleråriga mål. Behovet av att uppnå de prioriterade målen rapportera om prestationerna kommer att arbetas in ytterligare i den administrativa kulturen. Särskild uppmärksamhet kommer att ägnas åt de svårigheter som kommissionens avdelningar har haft när det gäller att utveckla indikatorer som är meningsfulla för allmänheten, och att öka den högre ledningens och kommissionens delaktighet i dem.

Ytterligare förbättringar av förfarandena för resursfördelning

Informationsunderlaget och beslutsprocessen för resursfördelning har förbättrats avsevärt under de senaste åren och håller på att kopplas till budgetcykeln. Icke desto mindre kommer de nyligen formulerade riktlinjerna för översyn av objektiva kriterier och indikatorer för att bedöma resursbehov, arbetsbelastning och prestation att ytterligare förbättra den processen. En del öronmärkta poster kan dessutom avdelas tillfälligt till avdelningarna för att bättre avspegla kommissionens prioriteringar, innan de flyttas över till andra prioriterade områden när de skisserade målen har uppnåtts. Därför bör informationen om prestationerna bli ett viktigt element i förberedelserna inför utkastet till budget och det budgetförfarande som följer därefter.

Förbättrad rapportering och kommunikation om resultatet av politiken

Kommunikationen till medborgarna och andra intressenter om vinsterna med EU:s åtgärder är en central prioritet för kommissionen, som på ett mer systematiskt sätt kommer att utnyttja kvantitativa och kvalitativa uppgifter om prestationerna för att öka sin förmåga att kommunicera effektivt. Detta inbegriper att man definierar relevanta och begripliga mål och indikatorer. Inom ramen för strategisk planering och programplanering kommer kommissionens avdelningar att förväntas definiera de viktigaste målen inom varje politikområde i politisk klartext, och förklara stora politiska utmaningar och framgångar på ett sätt som blir meningsfullt för allmänheten.

För att uppnå en bättre balans mellan rapporteringen om politiska resultat och om internkontroll och förvaltningsfrågor kommer rapporteringen om de framsteg som har gjorts i arbetet med att uppnå de strategiska politiska målen att riktas till Europaparlamentet, rådet och andra parter varje år. Den befintliga sammanfattande rapporten kommer även i fortsättningen att vara inriktad på frågor som rör förvaltnings och kontroll.

Personalpolitik

Kommissionens personal är utan tvekan dess största tillgång, och det är den som gör det möjligt att utveckla och förverkliga åtgärder. Kommissionens framgång med att uppnå sina strategiska mål är därför i sig beroende av en välfungerande och innovativ personalförvaltning. Personalförvaltningen vid kommissionen har utvecklats mycket under åren, men personalen i allmänhet, och till och med den personal som är engagerad i personalförvaltning på lokal nivå uppfattar det fortfarande som ett kontroll-och tillsynsarbete.

På medellång sikt kommer kommissionen att försöka utveckla personalförvaltningen som ett led i strategin för att se till att personalen förvaltas på ett sådant sätt att kommissionen kan förverkliga sina föresatser och nå sina mål. I det sammanhanget kommer den ökade användningen av IT-redskap, exempelvis införandet av elektroniska meritförteckningar, e-CV , som är en databas med personalens yrkeserfarenheter, att spela en viktig roll.

Kommissionen kommer att arbeta för att ytterligare öka specialkunskaperna hos förvaltningspersonalen så att personalförvaltningen bedrivs professionellt, både inom avdelningarna och inom institutionen som helhet. De viktigaste punkterna på dagordningen är att öka serviceinriktningen, genomdriva en kontinuerlig förenkling, utveckla en resultatinriktad kultur och se till att enskilda prestationer vinner erkännande. Arbetet med att formulera en särskild handlingsplan för att professionalisera personalförvaltningen har gjort goda framsteg.

Dessutom är ett mål att göra personalförvaltningen till en strategisk partner för att kunna utnyttja personalen på bästa sätt. Personalförvaltningen kommer att utvecklas ytterligare för att inkludera strategiska processer som kompetensförvaltning, organisationsutveckling, successionsförvaltning, strategisk resursplanering med mera.

Den handlingsplan som presenterades i juli 2004 i syfte att rekrytera sakkunniga och utveckla specialiserad utbildning av personal som redan finns på plats kommer att fortsätta. Kommissionen kommer också att bidra till arbetsprogrammet för Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal med ambitionen att uttagningsproven även i fortsättningen skall resultera i att ett tillräckligt antal framgångsrika sökande kan anställas på lediga platser.

Kommissionen vill också skapa balans mellan decentraliseringen av personalförvaltningens arbete och hänsynen till en enhetlig tillämpning av tjänsteföreskrifterna och personalpolitiken. GD ADMIN måste spela en aktiv roll för att främja, stödja och underlätta en gemensam praxis för personalförvaltningen, samtidigt som den bör tillåta en högre grad av flexibilitet på lokal nivå om det kan innebära förbättrade prestationer.

Det har gjorts framsteg i arbetet med att utveckla en politik för trivsel och hälsa på arbetsplatsen, som bör vara klar inom kort. På området för lika möjligheter kommer det att fastställas realistiska mål, och åtgärder kommer att vidtas för att se till att balansen mellan könen blir bättre. Arbetet kommer också att fortsätta för att finna fungerande lösningar för flextidsarbete och arbete från hemmet, som är det sätt att förbättra möjligheterna att förena yrkeslivet med familjelivet. Vidare överväger kommissionen för närvarande möjligheterna att där det är möjligt genomföra ytterligare förbättringar och förenklingar av systemet för prestationer, bedömning och befordran.

Revision, ekonomisk förvaltning och kontroll

Centrala initiativ på området för internkontroll

Det första fleråriga målet i den sammanfattande rapporten för 2004 var att se till att systemen för internkontroll fungerade effektivt och att införa egenansvar vid alla kommissionens avdelningar för de begrepp och processer som hänger samman med dessa, i synnerhet genom regelbundna internkontroller som görs av internkontrollsamordnarnätet. Vägledningen på det området kommer att utvecklas ytterligare på central nivå och diskuteras inom internkontrollsamordnarnätet.

Vad beträffar riskhantering så är målen för 2005-2006 att stärka strukturer och processer inom de enskilda generaldirektoraten. Riskhanteringen kommer att införas som en del av den årliga förvaltningsplanen för 2006, och från och med 2006 kommer centrala riktlinjer och verktyg stegvis att utvecklas för de olika typer av verksamheter, projekt och processer som kommissionen arbetar med. För 2007 planeras också en metod för att hantera risker på ”lokal” nivå och för att engagera de viktigaste externa parterna.

Med färdplanen för integrerade ramar för internkontroll tänker kommissionen inleda en rad förbättringar av de befintliga ramarna för internkontroll så att kommissionen kan lämna revisionsrätten rimliga försäkringar om att de underliggande transaktionerna är lagliga och går rätt till. Samtidigt som man för diskussioner med medlemsstaterna, Europaparlamentet och revisionsrätten bedriver kommissionen interna samråd som är tänkta att resultera i en handlingsplan i början av 2006 som kommer att lägga grunden till dessa integrerade ramar. Åtgärderna kommer sedan att genomföras under månader och år därefter.

Vikten av efterhandskontroller bekräftades också ytterligare i 2004 års sammanfattande rapport. Syftet är att förbättra effektiviteten och öka ansvarigheten genom att ytterligare harmonisera och fokusera ”lokala” efterhandskontroller. I allmänhet bör funderingarna kring bristerna och färdplanen för integrerade ramar för internkontroll gå ut på att ge avdelningarna kontrollstrategier som omfattar en kostnads/nyttoanalys för både förhands-och efterhandskontroller.

Kommissionen förbereder för närvarande ett nytt meddelande om utvärdering, vars främsta syfte är att främja att man inför bedömningsbevis som kan användas för besluten om budget och strategi. Meddelandet syftar också till att konsolidera, förtydliga och förenkla befintliga förfaranden och krav på utvärderingar så att det blir möjligt att maximera utvärderingarnas mervärde i ljuset av kommissionens prioriterade informationsbehov.

Viktiga initiativ på området för ekonomisk förvaltning och bokföring

Den ändrade finansförordning som nu diskuteras med de andra institutionerna, och motsvarande tillämpningsbestämmelser, skall träda i kraft den 1 januari 2007 tillsammans med en ny generation grundläggande akter för programperioden 2007-2013.

Ett förslag till en separat förenklingsomgång för tillämpningsbestämmelserna antogs av kommissionen i oktober 2005. Det syftar till att ytterligare förenkla de ekonomiska förfarandena vid kommissionens avdelningar och för ekonomiska aktörer och bidragsmottagare, särskilt när det gäller kontrakt och avtal av lågt värde och externa åtgärder.

De viktigaste anpassningarna för att möjliggöra övergången till det nya bokföringssystemet var genomförda i slutet av 2004 och avslutandet av det första räkenskapsåret med periodiserad redovisning pågår för fullt. Det återstår finjusteringar, både för att bygga vidare på förändringarna och för att utvidga vinsterna med systemet utöver kommissionens egna konton. Under 2005 pågår det exempelvis arbete för att införliva de ekonomiska verksamheterna (utlåning och lån), utvecklingsfonden och de administrativa anslag som förvaltas av delegationerna med det nya bokföringssystemet och det har inletts diskussioner om möjligheterna att införa kommissionens system vid organ och andra institutioner. Samtidigt har det blivit obligatoriskt att använda kommissionens databas för kontrakt för avtal som undertecknas under 2005, de periodiska redovisningarna håller på att godkännas av generaldirektoraten. Parallellt med detta vidtas det åtgärder för att förbättra IT-systemen operativa kapacitet och säkerhet.

Viktiga initiativ på området för internrevision

Kommissionens interna revisorer tänker öka ansträngningarna för att i högre grad utnyttja möjliga synergier mellan de olika parterna, förbättra samrodningen av arbetsprogrammen, utveckla metoderna och harmoniseringen inom den interna revisionen och öka användningen av det IT-baserade systemet för revision.

Den nyligen inledda kvalitetsbedömningen av enheterna för internrevision vid kommissionens avdelningar som genomförs av avdelningen för internrevision kommer att vara klar 2006. Denna omfattande kvalitetsbedömning, som följer internationella normer på området, syftar till att garantera att kommissionens avdelningar har tillgång till interna revisionstjänster av hög kvalitet och att formulera en objektiv grund som innebär att revisorerna kan lita på resultaten från andra internrevisioner.

Kommittén för revisionsuppföljning håller på att utvidga sin roll och konsoliderar sin förmåga att effektivt övervaka uppföljningen av sådana rekommendationer som blir följden av revisionerna.

När det gäller revisionsverksamhetens omfattning och karaktär kommer avdelningen för internrevision att fortsätta att täcka områden utöver ekonomisk förvaltning och bokföring. Detta inbegriper planering och utformningen av politik, liksom genomförande och kontrollverksamheter, och det motsvarar professionell praxis när det gäller utvärderingar, bättre riskbedömningar, kontroll och styrförfaranden[29]. Man kommer att ägna särskild uppmärksamhet åt förenkling och proportionalitet, utveckla bättre kontroller snarare än flera, och gå från formell överensstämmelse med interna revisionsnormer till ett effektivt genomförande av dem.

Viktiga initiativ när det gäller OLAF

I februari 2004 antog kommissionen en första serie förslag om ändring av förordningarna 1073/1999 och 1074/1999[30]. Efter en särskild rapport (nr 1/2005) från revisionsrätten[31] om förvaltningen av OLAF, och en offentlig utfrågning om förstärkningen av OLAF i juli 2005 i Europaparlamentet (budgetkontrollutskottet) planerar kommissionen nu att lägga fram ett nytt lagförslag mot bakgrund av de tidigare synpunkterna, och skall då särskilt titta på styrningen och kontrollen.

Under de senaste åren har OLAF förstärkt verksamheten avsevärt, även vid kommissionens avdelningar, genom att ”bedrägerisäkra” lagförslag på ett tidigt stadium.

4. SLUTSATSER

De interna reformer som kommissionen genomförde 2000 var en stor modernisering som innebar att arbetsmetoderna, förfarandena och reglerna sågs över. Detta blev möjligt genom gemensamma ansträngningar av både den interna personalen och de övriga institutionerna. Barrosokommissionen anser att nyckelprinciperna för reformåtgärderna fortfarande är sunda. Nu när reformen i sig har genomförts är kommissionen fast besluten att bygga vidare på det den har uppnått och se till att dess resurser, både ekonomiska och mänskliga, används effektivt på ett öppet sätt för att underlätta kontroller och bygga upp de europeiska medborgarnas förtroende. Kommissionen har förbundit sig att uppnå sina strategiska mål på områdena för välstånd, solidaritet, social rättvisa och säkerhet, och att låta en stark europeisk röst komma till tals på den internationella arenan genom att koncentrera sig på att formulera och effektivt genomföra sin politik.

För att underlätta arbetet för dessa mål tänker kommissionen

- eftersträva ytterligare konsolidering, rationalisering och förenkling av interna förfaranden och arbetsmetoder för att främja effektiviteten och skapa en bättre balans mellan risknivåerna och kostnaderna för kontroller,

- se till att denna process internaliseras som en naturlig del av kontinuerligt lärande och organisationsutveckling ,

- förbättra öppenheten, ansvarigheten och kommunikationen med den europeiska allmänheten, andra EU-institutioner och andra parter, och

- öka egenansvaret – både på politisk nivå och på personalnivå – för kommissionens nya förvaltningskultur, som grundar sig på ansvar, ansvarighet, medbestämmande, bättre kommunikation och dialog .

[1] (P6_TA(2005)0053).

[2] http://europa.eu.int/comm/atwork/index_en.htm.

[3] KOM(2004) 45.

[4] KOM(2002) 275 och KOM(2002) 278.

[5] http://europa.eu.int/yourvoice/index_en.htm.

[6] Sedan det infördes 2003 har kommissionen genomfört mer än 100 konsekvensanalyser.

[7] SEK(2004) 1377.

[8] KOM(2005) 97.

[9] SEK(2005) 791.

[10] SEK(2000) 1757/6.

[11] e-DOMEC står för Electronic Archiving and Document Management in the European Commission ; elektronisk arkivering och dokumenthantering vid Europeiska kommissionen..

[12] SEC(2004) 1617/4.

[13] Exekutiva byrån för intelligent energi, genomförandeorganet för folkhälsoprogrammet., och genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur.

[14] Inklusive de strukturer vid Genomförandeorganet för det transeuropeiska transportnätet och genomförandeorganet för det sjunde ramprogrammet för forskning som avses i KOM(2005) 119.

[15] COMBUD 140/04, september 2004.

[16] DT/539456 of August 2004.

[17] KOM(2005) 256.

[18] KOM(2005) 12, 26.1.2005.

[19] KOM(2005) 15 26.1.2005.

[20] SEK(2005) 811, SEK(2004) 253, SEK(2004) 1602.

[21] Allvarliga svageheter i den ekonomiska förvaltningen, lagligheten och korrektheten i underliggande transaktioner för vilka korrigeringsåtgärder har inletts.

[22] KOM(2004) 93, bilaga 4.

[23] De normer för internkontroll som genomförts vid kommissionen grundar sig i hög grad på COSO: s ramar (the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

[24] SEK(2004) 986, 12.7.2004, åtgärder i samband med medfinansiering.

[25] KOM(2005) 252, 15.6.2005.

[26] Kommissionens arbetsdokument, 2/8/2005.

[27] Förordning (EG) nr 1261/2005, 20.7.2005 (EUT L 201, 2.8.2005).

[28] “ ekommissionen 2006-2010 : effektivitet och öppenhet , K(2005) 4473.

[29] Institute of Internal Auditors (IIA), standard 2100, http://www.theiia.org/?doc_id=1499.

[30] KOM(2004) 103 och 104.

[31] EUT C 202, 18.8.2005, p. 1.