Rapport

om årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen för det budgetår som slutade den 31 december 2000 samt stiftelsens svar

(2001/C 372/06)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i enlighet med artikel 11.4 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen för det budgetår som slutade den 31 december 2000. I enlighet med artikel 11.1 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2000 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA YRKESUTBILDNINGSSTIFTELSEN (TURIN) FÖR DET BUDGETÅR SOM SLUTADE DEN 31 DECEMBER 2000

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

5. Budgetgenomförandet för år 2000 återfinns i tabell 1(3).

6. Stiftelsen utnyttjade nästan alla anslag för år 2000 (16,2 miljoner euro), varav 13,4 miljoner euro (83 %) betalades ut under året och 2,7 miljoner euro (16 %) överfördes till nästa år, vilket är praktiskt taget samma belopp som föregående år.

7. De 2,7 miljoner euro som överfördes till nästa budgetår gäller rubriken för prioriterade åtgärder (1,4 miljoner euro) i avdelning III (driftsutgifter). Huvudorsaken till denna stora överföring är att styrelsen så sent fattar beslut om det årliga arbetsprogrammet. Styrelsen bör vidta åtgärder för att anta sitt årliga arbetsprogram i tid för att genomföra sin budget i enlighet med principen om ettårighet.

8. Anslagen som överfördes automatiskt från 1999 uppgick till 2,9 miljoner euro. Av detta belopp var det endast 0,2 miljoner euro som inte utnyttjades under 2000, och detta belopp förföll alltså. De ej automatiskt överförda anslagen (avdelning III) uppgick till 0,2 miljoner euro och gäller samarbetet med andra organ i SI2-projektet.

Årsredovisning och bokföring

9. I tabellerna 2 och 3 visas inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 2000 respektive balansräkningen per den 31 december 2000.

10. Stiftelsen använder separata bokföringssystem för sina budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper. Dessutom saknas korsreferenser för dokument (åtagande och betalningsorder) som hör till transaktionerna, och för vissa transaktioner (t.ex. inkomster) har inte ens något särskilt format utformats. Detta ökar belastningen på administrationen och gör det svårt att följa verifieringskedjan.

11. Under årets första sju månader fördes huvudbokens räkenskaper parallellt med en nytt system, SI2x. Dessutom gav stiftelsen i september upp ansträngningarna att integrera SI2 och SI2x på grund av brist på personalresurser. Stiftelsen fortsätter att använda sitt gamla system och bör snarast finna en lösning som integrerar dess budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper.

Internkontroller

12. Stiftelsen bör förstärka sitt system för internkontroll för att i tid få controllerns förhandsgodkännande och begränsa räkenskapsförarens behörighet så att principen om åtskillnad mellan funktioner respekteras i högre grad.

Förvaltning av mänskliga resurser

Personalpolitik

13. Stiftelsen inrättades genom förordning (EEG) nr 1360/90, senast ändrad genom förordning (EG) nr 1572/98 av den 17 juli 1998(4). Stiftelsens personal skall följa de regler och förordningar som gäller för tjänstemän och övriga anställda inom Europeiska unionen. Stiftelsen antar nödvändiga tillämpningsföreskrifter i samråd med kommissionen. Direktören har ansvar för alla frågor som rör personalen.

14. Stiftelsens personalpolitik har ännu inte formaliserats i ett enhetligt dokument. Det finns ett flertal beslut om vissa särskilda aspekter av personalförvaltningen. Till 1999 sköttes personalförvaltningen i samarbete med kommissionens enheter. Sedan 2000 har stiftelsens personalavdelning hela ansvaret för personalförvaltningen.

Rekrytering och befordran

15. En granskning av 31 personalakter leder till slutsatsen att det har varit problem i samband med tillkännagivanden av lediga tjänster, utvärdering och slutliga rekryteringsförfaranden. Stiftelsen bör framöver förbättra korrektheten och öppenheten i sina rekryteringsmetoder.

Utveckling av stiftelsens personalstyrka och verksamhet

16. Stiftelsens tjänsteförteckning upptar endast tillfälligt anställda (TA). Antalet tjänster beviljas av budgetmyndigheten varje år samtidigt med budgeten. I budgeten kan även anslag beviljas för rekrytering av extraanställda (EA) och lokalanställda (LA).

17. I tabell 4 sammanfattas utvecklingen av stiftelsens personalstyrka samt personalens fördelning. I medeltal har tjänsterna i tjänsteförteckningen kunnat tillsättas till 90 %. Bristen har avhjälpts med rekrytering av extraanställda och framför allt lokalanställda.

18. Sedan stiftelsen inrättades har 243 personer anställts och 115 har slutat. I 65 % av fallen har dessa varit tillfälligt anställda och i 35 % av fallen extraanställda eller lokalanställda. I slutet av 2000 var 90 % av personalen tillfälligt anställd. I genomsnitt har sedan 1995 rekryteringskostnaderna uppgått till 2600 euro per nyanställd.

19. På grund av förändringar i stiftelsens arbetsprogram bestämde styrelsen vid sitt sammanträde den 14 april 2000 att stiftelsen och kommissionen skall besluta om användningen av resurser på medellång sikt (2000-2004); en del av personalen måste omplaceras och några sägas upp. Resultatet är att en nettominskning av tillfälligt anställd personal planeras för de fyra kommande åren, från 115 personer i slutet av 2000 till 99 personer i slutet av 2003.

20. Av tabell 5, där utvecklingen av rekryteringen analyseras utifrån vilket förfarande som använts, framgår att 71 % av rekryteringarna har skett genom ett förfarande av typen allmänt uttagningsprov enligt tjänsteföreskrifternas definition, men förfarandena har inte alltid genomförts på det strikta sätt som krävs (se punkt 15).

21. Antalet personer som slutar sin anställning ger en genomsnittlig årlig personalomsättning (tillfälligt anställda, extraanställda och lokalanställda) på 14 %, och denna omsättning beror i hälften av fallen på att anställningskontrakten löpt ut och i resterande fall på att kontrakten avbrutits, huvudsakligen på de anställdas begäran.

22. I granskningssyfte uppdelades personalen i två kategorier:

- Anställda med stödjande funktioner (stödpersonal), dvs. som utför tjänster som gör att verksamheten vid stiftelsen fungerar (t.ex.administration, bokföring, sekreterartjänster etc.).

- Övriga anställda med operativa funktioner som direkt bidrar till förverkligandet av stiftelsens mål.

23. Av personalen i kategori A skall i genomsnitt 70 % ses som anställda med operativa funktioner. För samtliga kategorier kan 60 % av stiftelsens personal anses ha operativa funktioner.

24. I tabell 6 redovisas utvecklingen av kostnaderna för personal och de administrativa utgifterna. Utvecklingen av lönekostnaderna över perioden 1997-2000 ökade i genomsnitt med 9,7 % per anställd samtidigt som personalstyrkan minskade med 2,7 %. Avvikelsen mellan tillväxttalen kan till en del hänföras till löneutvecklingen och ofrånkomliga, automatiska löneökningar såsom anpassningar till levnadskostnader, ökningar på grund av tjänstgöringstid etc.

25. För att man skall få en bättre uppfattning om förhållandet mellan stiftelsens verksamhet och utvecklingen av dess personalstyrka och kostnader i samband härmed har denna jämförts med beloppet för driftsanslag (avdelning III) som faktiskt har använts (anslag för året och anslag som överförts mellan budgetår) under loppet av ett år.

26. Denna jämförelse antyder att stiftelsen har blivit mera produktiv sedan 1997. Konstaterandet styrks av det faktum att utgifter under avdelning III, där utgifter för genomförande av stiftelsens mål finns, ökar snabbare än kostnaderna under avdelningarna I och II, personal och administration.

Slutsats

27. Allmänt verkar det som om stiftelsen, trots att den sedan den inrättades inte har kunnat anställa personal enligt sin tjänsteförteckning i budgeten, har kunnat kompensera för detta genom att rekrytera extraanställd personal och lokalanställd personal, och genom att använda vikarier.

28. För rekrytering av tillfälligt anställda följer stiftelsen i de flesta fall en rekryteringsmodell liknande den som förordas av institutionerna, men denna modell bör tillämpas på ett mera strikt sätt (se punkt 15).

29. Vad beträffar personalens övergripande produktivitet är situationen vid stiftelsen ganska tillfredsställande. Det vore möjligen önskvärt att stiftelsen, för tjänster som gäller stödjande funktioner och operativa funktioner som kräver administrativa kvalifikationer, går samman med institutionerna och övriga decentraliserade organ för att genomföra en så bred rekrytering som möjligt. Allmänt sett bör också stiftelsen förbättra sitt system för information och förvaltning på personalområdet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 oktober 2001.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 131, 23.5.1990, s. 4.

(2) Som föreskrivs i artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har de detaljerade räkenskaperna för stiftelsens samtliga inkomster och utgifter under budgetåret 2000 upprättats den 9 april 2001 och därefter överlämnats till stiftelsens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 17 april 2001. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Alla tabeller i denna rapport visar beräkningar med så exakta värden som möjligt för de använda uppgifterna. Siffrorna har avrundats, vilket kan ge sken av beräkningsfel. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.

(4) EGT L 206, 23.7.1998, s. 1.

TABELL 1-6

Tabell 1

Budgetgenomförande

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2000 och 1999

>Plats för tabell>

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från stiftelsen.

Tabell 3

Balansräkning per den 31 december 2000 och den 31 december 1999

Källa:Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från stiftelsen.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 4

Utveckling av personalstyrkan

>Plats för tabell>

TA: Tillfälligt anställda.

EA: Extraanställda.

LA: Lokalanställda.

Tabell 5

Analys av personalstyrkans förändring

>Plats för tabell>

Tabell 6

Utveckling av personalstyrkan och kostnader i samband härmed

>Plats för tabell>

Stiftelsens svar

Budgetgenomförande och budgeträkenskaper

7. Yrkesutbildningsstiftelsens styrelse hade inte möjlighet att sammanträda och anta arbetsprogrammet och budgeten 2000 förrän den 15 februari 2000, vilket gjorde att många avtal inte kunde undertecknas förrän i slutet av året. För att göra produktivitetsvinster och på revisionsrättens inrådan sammankallades styrelsen till ett extramöte i november 2000 för att anta arbetsprogrammet och budgeten 2001 innan budgetåret inleddes. Detta har haft en välgörande effekt på budgetgenomförandet 2001, och i framtiden kommer denna rutin att följas.

8. De icke-automatiska överföringarna från 2000 som nämns i punkt 8 gäller inte medel i avdelning III, utan medel i avdelning IV "Öronmärkta utgifter" och föranleddes av överföringen till Dublinfonden för ordförandeskapet och den ekonomiska och tekniska förvaltningen av SI2-projektets gemensamma stödtjänst.

Årsredovisning och bokföring

10-11. På grund av personalbrist beslöt yrkesutbildningsstiftelsen att överge utvecklingen av huvudbokföringssystemet och tvingades följaktligen att fortsätta med det "gamla" CUBIC-systemet tills man fann en funktionsduglig ersättning.

Yrkesutbildningsstiftelsen har nu antagit en projektplan enligt vilken CUBIC skall ersättas med ett programpaket för huvudbokföring, BOB, som kan koppla samman budgetredovisningssystemet SI2 med bankprogramvaran. Detta system har redan införts med gott resultat av två andra medlemmar i SI2-projektets stödtjänst.

Internkontroll

12. I linje med yrkesutbildningsstiftelsens personalutvecklingsplan, avser stiftelsen att rekrytera en intern styrekonom under budgetåret 2002. För att garantera den interna styrekonomens oberoende kommer han eller hon att arbeta skild från den ekonomiska och juridiska enheten och endast vara ansvarig inför direktören. Härigenom blir det möjligt för stiftelsen att följa revisionsrättens dubbla krav, nämligen att stärka det interna kontrollsystemet och begränsa räkenskapsförarens makt.

Förvaltning av mänskliga resurser

14. Sedan etableringen 1994 har stiftelsen skött sin egen personalförvaltning med kommissionens hjälp och under dess överinseende, särskilt i den första rekryteringsomgången, som ägde rum i Bryssel. Under årens lopp har stiftelsen utarbetat en komplett och konsekvent beslut- och regelsamling i samråd med kommissionens relevanta tjänsteavdelningar och stiftelsens personalkommitté på hela personalförvaltningsområdet för de kategorier som arbetar på yrkesutbildningsstiftelsen. Dessa beslut och regler uppdateras regelbundet, tillämpas korrekt och offentliggörs på vårt intranät för hela personalen, och därför har det aldrig funnits något behov av att "formalisera dem i ett enda dokument".

15. Rekryteringsrutinerna är helt i linje med anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna och stiftelsens egna bestämmelser. Yrkesutbildningsstiftelsen kommer naturligtvis att fortsätta förbättringsarbetet där så är möjligt och nödvändigt, och därför har personalfunktionen under 2001 fått förstärkning i och med att en person har utsetts att sköta den administrativa sidan av rekryteringsrutinerna. Det går knappast att jämföra stiftelsens rekryteringsrutiner med dem som gäller för fast anställda tjänstemän på institutionerna, t.ex. kommissionen, eftersom yrkesutbildningsstiftelsen inte har några fast anställda (punkt 28).

Slutsats

29. Tidigare har avsaknaden av ett integrerat datorinformationssystem för personalförvaltning ökat felmarginalen vid genomförandet av personalrutiner. Stiftelsen har därför beslutat att anta SIC-personaldatabasen, den standardprogramvara som kommissionen använder för sina personaldata, däribland förvaltning av tjänsteresor och ledighet. Användningen av SIC kommer också att medföra att det nuvarande pappersbaserade systemet byts mot ett elektroniskt arbetsflöde för tjänsteresor ("SIC-tjänsteresor" som kommer att vara i drift i slutet av 2001) och ledighet, däribland sjukledighet ("SIC-ledighet" i drift i början av 2002), som kommer att göra personalförvaltningen effektivare.