Beslut av företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet,

av den 21 februari 2002

om inrättande av en fond för finansieringen av konventet om Europeiska unionens framtid och om finansiella bestämmelser för dess förvaltning

(2002/176/EU)

FÖRETRÄDARNA FÖR MEDLEMSSTATERNAS REGERINGAR, FÖRSAMLADE I RÅDET, HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av punkt III i Laekenförklaringen om Europeiska unionens framtid, fogad till ordförandeskapets slutsatser från Europeiska rådets möte i Laeken den 14-15 december 2001, i vilken det beslutas att ett konvent om Europeiska unionens framtid (nedan kallat konventet) skall sammankallas,

med beaktande av beslutet av konventets ordförande om att utse en generalsekreterare för detta, och

av följande skäl:

(1) Enligt Laekenförklaringen om Europeiska unionens framtid skall konventet ha ett presidium bistått av ett sekretariat som rådets generalsekretariat skall svara för.

(2) Det bör inrättas en fond för finansieringen av konventet.

(3) Det är även nödvändigt att anta finansiella bestämmelser, i vilka det bl.a. anges föreskrifter för genomförandet av den budget som är avsedd att täcka andra utgifter för konventet än sådana som rör den infrastruktur som krävs för konventets verksamhet, samt bestämmelser för redovisning och revision.

(4) Europaparlamentet, rådet och Europeiska kommissionen ingick den 28 februari 2002 ett interinstitutionellt avtal om finansiering av konventet om Europeiska unionens framtid.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

Inrättande av fonden

Artikel 1

1. Härmed inrättas en fond för finansieringen av konventet (nedan kallad fonden).

2. I varje medlemsstat skall fonden åtnjuta den högsta rättsliga kapacitet som i den nationella lagstiftningen tillerkänns juridiska personer. Den skall bland annat kunna ta upp ärenden till prövning kostnadsfritt, ingå avtal och föra talan inför domstol. Den skall för detta ändamål företrädas av konventets generalsekreterare.

3. Med hänvisning till artikel 3 i protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier av den 8 april 1965 skall medlemsstaternas regeringar i alla de fall där så är möjligt vidta lämpliga åtgärder för att efterskänka eller betala tillbaka summan av de indirekta skatter och avgifter som ingår i priset på lös egendom eller summan för utförda tjänster när fonden för tjänstebruk gör betydande inköp i vilka denna typ av skatter och avgifter inkluderas i priset. Dessa bestämmelser får dock inte tillämpas på ett sådant sätt att konkurrensen inom gemenskaperna snedvrids.

Artikel 2

Fonden skall ha till uppgift att uppbära konventets inkomster och sköta förvaltningen av dess utgifter, med undantag av de som rör den infrastruktur som krävs för konventets verksamhet.

Artikel 3

1. I detta beslut avses med fondens budget (nedan kallad budgeten) den rättsakt som antas av företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, och som för varje budgetår redovisar en prognos över och i förväg godkänner fondens inkomster och utgifter.

2. Budgeten skall fastställas på förslag av konventets generalsekreterare och efter godkännande av Europaparlamentet, rådet och kommissionen.

Artikel 4

Ett särskilt bankkonto för fonden skall öppnas i fondens namn. Konventets generalsekreterare skall ha rätt att använda bankkontot i enlighet med artikel 16 för att fullgöra de skyldigheter som åligger honom enligt detta beslut.

Artikel 5

Budgetens inkomster och utgifter skall balansera varandra.

KAPITEL II

Finansiella bestämmelser

Artikel 6

I detta kapitel fastställs bestämmelser om budgetens uppställning och genomförande.

Artikel 7

1. Budgeten skall vara indelad i avdelningar och kapitel.

2. De anslag som tas upp i budgeten får inte användas för andra ändamål än de därför angivna.

Artikel 8

Anslagen i budgeten skall användas i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, särskilt dem som gäller återhållsamhet och kostnadseffektivitet.

Artikel 9

1. Alla inkomster och utgifter skall medföra att en post i budgeten tillgodogörs eller belastas.

2. Åtagande eller godkännande av utgifter utöver beviljande anslag får inte medges.

Artikel 10

1. Alla inkomster och utgifter skall i sin helhet tas upp i budgeten och på kontona utan att justeras mot varandra. De totala inkomsterna skall täcka de totala betalningsbemyndigandena.

2. Det första budgetåret skall inledas samma dag som detta beslut träder i kraft och avslutas den 31 december 2002. Det andra budgetåret skall inledas den 1 januari 2003 och avslutas när konventet har avslutat sitt arbete.

3. Utgifterna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det året om godkännandet når styrekonomen senast den 31 december och om betalningen effektueras av räkenskapsföraren före den 15 januari året därpå.

4. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 11 får de anvisade anslagen endast användas till att täcka utgifter för vilka korrekt åtagande gjorts och betalning skett under det budgetår för vilket anslagen beviljades samt till att täcka skulder som hänför sig till det tidigare budgetåret och för vilka inga anslag har överförts.

Artikel 11

1. Anslag för vilka inga åtaganden har gjorts vid utgången av det första budgetåret, och sådana anslag som motsvarar ännu icke verkställda betalningar för åtaganden som på ett korrekt sätt har ingåtts innan det första budgetåret har avslutats, skall överföras till det andra budgetåret.

2. Vid budgetens genomförande skall användningen av de överförda anslagen för varje post i budgeten redovisas separat i räkenskaperna för det innevarande budgetåret.

KAPITEL III

Genomförande av budgeten och räkenskaper

Artikel 12

Budgeten skall genomföras i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnare och räkenskapsförare. Utanordnarens, räkenskapsförarens och styrekonomens uppgifter skall vara inbördes oförenliga.

Artikel 13

1. Befogenheterna som utanordnare av inkomster och utgifter skall utövas av konventets generalsekreterare. Utanordnaren skall genomföra budgeten inom ramen för de beviljade anslagen. Han får delegera sina befogenheter till en medarbetare vid konventets sekretariat som han själv utser.

2. Utanordnaren får besluta om överföringar mellan olika kapitel inom varje avdelning.

3. Utanordnaren får efter samtycke från företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, besluta om överföringar mellan olika avdelningar. Han skall i förväg meddela Europaparlamentet, rådet och kommissionen att han har för avsikt att göra sådana överföringar. Institutionerna skall ta ställning snarast möjligt, och om en av dem inom tre veckor från meddelandet förkastar principen för överföringen, får denna inte utföras.

Artikel 14

Den interna finansiella kontrollen av fonden skall, efter uttryckligt tillstånd av tillsättningsmyndigheten, ombesörjas av styrekonomen vid rådets generalsekretariat.

Artikel 15

Mottagning av inkomster och betalning av utgifter skall, efter uttryckligt tillstånd av tillsättningsmyndigheten, utföras av en räkenskapsförare placerad vid generaldirektorat A vid rådets generalsekretariat.

Artikel 16

Utbetalningar skall ske över det bankkonto som öppnats i enlighet med artikel 4. För gireringsorder som verkställs i enlighet med detta beslut krävs underskrift av både räkenskapsföraren och ställföreträdaren för konventets generalsekreterare tillsammans.

Artikel 17

Räkenskaperna skall föras enligt systemet för dubbel bokföring. De skall innefatta samtliga inkomster och utgifter.

KAPITEL VI

Redovisning och revision

Artikel 18

1. Konventets generalsekreterare skall inom två månader från och med slutet av budgetens genomförandeperiod upprätta en förvaltningsberättelse och en balansräkning.

2. Förvaltningsberättelsen skall omfatta alla inkomst- och utgiftstransaktioner från föregående budgetår. Den skall ställas upp i samma form och följa samma indelning som budgeten.

3. Till denna berättelse skall det fogas en översikt över överföringar av anslag.

4. Balansräkningen skall visa tillgångar och skulder vid tidpunkten för det utgångna budgetårets avslutande.

Artikel 19

Europeiska gemenskapernas revisionsrätt skall kontrollera att fondens inkomster och utgifter står i överensstämmelse med de finansiella bestämmelser som fastställs i kapitel II i detta beslut.

Artikel 20

Förvaltningsberättelsen, balansräkningen och revisionsrättens rapport, till vilka eventuella synpunkter från konventets generalsekreterare skall fogas, skall inom fyra månader räknat från budgetårets avslutande föreläggas företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, och översändas till Europaparlamentet, rådet, kommissionen samt konventets presidium. Företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, skall efter samtycke från Europaparlamentet, rådet och kommissionen bevilja konventets generalsekreterare ansvarsfrihet för budgetens genomförande.

Artikel 21

Vid slutet av konventets överläggningar och efter det att det andra budgetåret avslutats skall budgettillgångarna överföras till Europeiska unionens allmänna budget och fördelas mellan avsnitten i denna i förhållande till de medel som varje institution har överfört till fonden.

Artikel 22

Konventets generalsekreterare skall för konventets presidium och för medlemsstaterna i en månatlig rapport redovisa fondens inkomster och utgifter. Rapporten skall tillställas Europaparlamentet, rådet och kommissionen.

KAPITEL V

Resekostnader för konventets ledamöter

Artikel 23

På förslag av konventets generalsekreterare, och på grundval av den praxis som gäller vid rådet, skall presidiet fatta beslut om villkoren för ersättning för de resor som konventets ledamöter företar, såvitt dessa skall belasta budgeten.

KAPITEL VI

Ikraftträdande

Artikel 24

1. Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas. Det skall tillämpas till och med den 31 december 2002.

2. Vid förlängningen av det interinstitutionella avtalet om finansiering av konventet om Europeiska unionens framtid, i enlighet med artikel 9 i detta, kommer det här beslutet att förlängas, genom beslut av företrädarna för medlemsstaternas regeringar, med verkan från och med den 1 januari 2003 till dess att konventet har avslutat sitt arbete.

Artikel 25

Detta beslut skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel den 21 februari 2002.

F. J. Conde de Saro

Ordförande