Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
"B RÅDETS BESLUT
av den 27 mars 2000
om upprättande av en budgetförordning för budgetaspekterna på rådets ställföreträdande generalsekreterares
förvaltning av de avtal som ingås i dennes namn, på vissa medlemsstaters vägnar, om installation och drift av
kommunikationsinfrastrukturen för Schengensammanhang (Sisnet)
(2000/265/EG)
(EGT L 85, 6.4.2000, s. 12)
Ändrat genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
"M1 Rådets beslut 2000/664/EG av den 23 oktober 2000 L 278 24 31.10.20002000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 1
RÅDETS BESLUT
av den 27 mars 2000
om upprättande av en budgetförordning för budgetaspekterna på rådets
ställföreträdande generalsekreterares förvaltning av de avtal som ingås i
dennes namn, på vissa medlemsstaters vägnar, om installation och drift
av kommunikationsinfrastrukturen för Schengensammanhang (Sisnet)
(2000/265/EG)
EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE
med beaktande av artikel 2.1 andra stycket första meningen i det protokoll om
införlivande av Schengenregelverket inom Europeiska unionens ramar som
fogas till Fördraget om Europeiska unionen och Fördraget om upprättandet av
Europeiska gemenskapen (nedan kallat Schengenprotokollet), och
av följande skäl:(1) Rådets ställföreträdande generalsekreterare har genom beslut
1999/870/EG (
1) bemyndigats att inom ramen för Schengenregel-
verkets införlivande i Europeiska unionen företräda vissa medlems-
stater i syfte att ingå avtal om installation och drift av kommunika-tionsinfrastrukturen för Schengensammanhang (nedan kallat Sisnet)samt att förvalta dessa avtal.
(2) De ekonomiska åtaganden som följer av dessa avtal bör inte belasta
Europeiska unionens allmänna budget. Bestämmelserna i budgetför-ordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernasallmänna budget (
2) är följaktligen inte tillämpliga.
(3) Det är således nödvändigt att fastställa särskilda regler med närmare
bestämmelser om uppställningen och genomförandet av den budget
som är nödvändig för betalning av de kostnader som uppstått vidingåendet av avtalen, för fullgörande av de skyldigheter som följer av
dessa avtal när de väl har ingåtts, för infordran av bidrag från de
berörda staterna samt för redovisning och revision av räkenskaperna.
(4) Det är också nödvändigt att fastställa närmare bestämmelser för
ingåendet av dessa avtal.
(5) Detta beslut utgör en utveckling av Schengenregelverket i den mening
som avses i Schengenprotokollet.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL I
Allmänna principer
Artikel 1
I denna budgetförordning avses med budget den rättsakt som för varje
budgetår redovisar en prognos över och i förväg godkänner de inkomster ochutgifter som är nödvändiga för att uppfylla de skyldigheter som följer av de
avtal som avses i beslut 1999/870/EG.
Artikel 2
I denna budgetförordning fastställs närmare bestämmelser för ingående av
avtal för Sisnet och för uppställning och genomförande av den budget som
krävs i samband med sådana avtal.!B
(1) EGT L 337, 30.12.1999, s. 41.
(2) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1. Förordningen senast ändrad genom rådets förordning
(EG) nr 2673/1999 (EGT L 326, 18.12.1999, s. 1).2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 2
Artikel 3
1. Budgeten skall vara indelad i avdelningar och omfatta budgeten för de
förberedande insatser som leder till ingående av avtalen i fråga, inklusive allakostnader som uppstått under förberedelserna för fritt anbudsförfarande för
Sisnet, och budgeten för installation och drift av Sisnet. Om så krävs skall
varje avdelning vara indelad i kapitel och artiklar.
2. De anslag som har avsatts för varje avdelning skall inte kunna anslås till
utgifter under en annan avdelning.
Artikel 4
Budgetanslagen skall användas i överensstämmelse med principerna för sund
ekonomisk förvaltning och särskilt principerna om ekonomi och kostnads-effektivitet.
Artikel 5
Alla inkomster och utgifter skall medföra att en artikel i budgeten tillgodogörs
eller belastas.
Om inte annat föreskrivs i artikel 17, får åtagande eller godkännande av
utgifter inte medges utöver beviljade anslag.
Artikel 6
1. Med förbehåll för artikel 17 skall alla inkomster och utgifter i sin helhet
tas upp i budgeten och på kontona utan att justeras mot varandra. De totalainkomsterna skall täcka de totala utgifterna.
2. Budgetåret skall börja den 1 januari och sluta den 31 december.
3. De bidrag till budgeten som de stater som anges i artikel 25 inbetalar
innan det budgetår som de hänför sig till har börjat skall tas upp i det löpande
budgetårets budget.
4. Utgifterna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det året om
godkännandet når styrekonomen senast den 31 december och om betalningen
utförs av räkenskapsföraren senast den 15 januari året därpå.
5. De anvisade anslagen får endast användas till att täcka utgifter som
uppkommit och betalats under det budgetår för vilket anslagen beviljades,
utom i undantagsfall enligt artikel 7, samt för att täcka skulder som kanhänföras till tidigare budgetår och för vilka inga anslag överförts.
Artikel 7
1. Följande regler skall reglera användningen av anslagen:
a) Anslag för vilka inget åtagande gjorts vid utgången av det budgetår då de
beviljades skall normalt förfalla.
b) Anslag som avsatts för betalningar som är utestående den 31 december
enligt åtaganden som gjorts mellan den 1 januari och den 15 december
skall automatiskt överföras, dock endast till det närmast följandebudgetåret.
2. Trots vad som sägs i punkt 1 får rådets ställföreträdande generalsekre-
terare före den 31 januari till arbetsgruppen för Schengens informations-
system, nedan kallad SIS-gruppen, överlämna välgrundade ansökningar om
överföring till det närmast följande budgetåret av anslag för vilka ingetåtagande gjorts senast den 15 december när anslagen för de berörda
budgettitlarna för det följande budgetåret inte täcker kraven.
En överföring av sådana anslag får endast föreslås i undantagsfall.När ställföreträdande generalsekreteraren utövar sin befogenhet att genomföra
budgeten skall han, beroende på förvaltningens krav, sträva efter att i första
hand använda årets anslag och inte de anslag som överförts förrän de förra äruttömda.
SIS-gruppen skall besluta om sådana ansökningar om överföring senast den 1
mars.!B
!M1
!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 3
3. Anslag som överförts från ett budgetår till det närmast följande
budgetåret förfaller, om inget åtagande har gjorts vid utgången av detbudgetår till vilket de överfördes.
4. En förteckning över anslag som skall överföras automatiskt enligt punkt
1 b skall överlämnas för kännedom till SIS-gruppen före den 1 mars.
5. Vid budgetens genomförande skall användningen av de överförda
anslagen för varje post i budgeten redovisas separat i räkenskaperna för det
innevarande budgetåret.
KAPITEL II
Uppställning av budgeten
Artikel 8
1. Budgeten skall uppställas i euro.
2. Ställföreträdande generalsekreteraren skall senast den 30 september lägga
fram det preliminära budgetförslaget med en motivering för SIS-gruppen.
3. SIS-gruppen skall yttra sig om detta preliminära förslag.4. Ställföreträdande generalsekreteraren skall fastställa budgetförslaget och
senast den 31 oktober överlämna detta till de stater som avses i artikel 25.
5. De medlemsstater som avses i artikel 25 skall, församlade i rådet, anta
budgeten före årets slut.
6. Beslutet om antagande av budgeten skall, när det genom ställföreträdande
generalsekreteraren i vederbörlig ordning har meddelats de stater som avses iartikel 25, medföra att dessa staters bidrag förfaller till betalning.
Artikel 9
1. Om budgeten inte slutgiltigt har antagits vid budgetårets början
a) skall betalningar varje månad kunna göras med upp till en tolftedel av de
totala anslag som beviljats för varje avdelning i budgeten för föregåendebudgetår, och
b) skall det vara tillåtet att varje månad infordra bidragen från de stater som
avses i artikel 25 med upp till en tolftedel av de totala bidrag som
inbetalats enligt den senaste i vederbörlig ordning antagna budgeten.
2. Beslutet att utnyttja en tolftedel av inkomsterna och utgifterna, dock
högst tre tolftedelar av beloppen som tagits upp i den senaste i vederbörligordning antagna budgeten, skall fattas av ställföreträdande generalsekretera-
ren, som skriftligen skall meddela de stater som avses i artikel 25 i detta
beslut.
3. Utöver gränsen på tre tolftedelar av beloppen som tagits upp i den senaste
i vederbörlig ordning antagna budgeten skall beslutet att bevilja betalningaroch infordra bidrag fattas av de medlemsstater som avses i artikel 25,
församlade i rådet.
4. Det slutgiltiga antagandet av budgeten skall med omedelbar verkan
upphäva de åtgärder som eventuellt har vidtagits enligt punkterna 1, 2 och 3.
Artikel 10
1. Eventuella förslag till tilläggs- eller ändringsbudgetar skall läggas fram,
granskas och antas i samma form och enligt samma förfarande som den
budget vars beräkningar de ändrar.
2. En ändringsbudget skall läggas fram varje år den månad som följer på
den avslutning av räkenskaperna som avses i artikel 46.1, med syftet att saldotfrån föregående budgetår skall tas upp i budgeten som inkomst om det är
positivt och som utgift om det är negativt.
Artikel 11
Budgeten skall vara offentlig.!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 4
KAPITEL III
Budgetgenomförande och bokföring
Artikel 12
Budgeten skall genomföras i enlighet med principen om åtskillnad mellan
utanordnare och räkenskapsförare. Utanordnarens, räkenskapsförarens och
styrekonomens uppgifter skall vara inbördes oförenliga.
Artikel 13
1. Befogenheterna som utanordnare av inkomster och utgifter skall utövas
av en generaldirektör vid rådets generalsekretariat. Utanordnaren skall
genomföra budgeten i ställföreträdande generalsekreterarens namn och inomramen för de beviljade anslagen. Han kan delegera sina befogenheter till endirektör.
2. Utanordnaren kan besluta om överföringar från en artikel till en annan
inom varje kapitel. Han kan i överenskommelse med SIS-gruppen besluta omöverföringar från ett kapitel till ett annat inom samma avdelning. SIS-gruppen
skall lämna sitt samtycke på samma villkor som när den antar sitt yttrande om
budgeten.
Artikel 14
Befogenheterna som styrekonom skall utövas av rådets styrekonom enligt de
regler som gäller för dennes befogenheter.
Artikel 15
Inkassering av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av en
räkenskapsförare placerad vid generaldirektorat A vid rådets generalsekreta-
riat.
Artikel 16
1. För mottagande av alla fordringar enligt artikel 25 eller av alla skulder
som tredje part har till de berörda staterna i samband med installation och
drift av Sisnet, skall det krävas ett betalningskrav från utanordnaren.Betalningskrav skall överlämnas till räkenskapsföraren, som skall föreläggastyrekonomen dessa för godkännande.
2. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå atta) rätt budgetpost har konterats,
b) betalningskravet är formellt korrekt och överensstämmer med gällande
bestämmelser,
c) verifikationerna är formellt korrekta,
d) gäldenären, eller den behöriga myndigheten i gäldenärsstaten, är korrekt
angiven,
e) förfallodagen har angivits,
f) principerna för sund ekonomisk förvaltning enligt artikel 4 har tillämpats,
g) beloppet och valutan är korrekta.3. Räkenskapsföraren skall ansvara för på behörigt sätt utfärdade betal-
ningskrav.
Artikel 17
Trots bestämmelserna i artiklarna 5 och 6
1. får följande avdrag göras från alla räkningar, fakturor eller samlings-
fakturor, för vilka nettobeloppet sedan skall betalas:
a) Böter förelagda en part som har ingått avtal om ett godkänt anbud.
b) Justeringar av felaktigt betalda belopp, vilka kan göras genom avdrag
i förväg när en kontroll av samma typ görs under samma avdelning,
kapitel, artikel och budgetår som den felaktiga betalningen.!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 5
Rabatter och återbetalningar på fakturor och räkningar skall inte tas upp
som separata inkomster.
2. får följande belopp användas på nytt under den rubrik som den
ursprungliga utgiften belastade:
— Inkomster som uppkommit genom återbetalning av belopp som
felaktigt betalats med budgetanslag.
Beloppen måste användas på nytt före utgången av budgetåret efter det
budgetår då inkomsterna togs emot.
Artikel 18
1. Alla åtgärder som kan ge upphov till utgifter som skall belasta budgeten
måste föregås av ett förslag till åtagande från utanordnaren till räkenskaps-föraren, vilket anger syftet, beloppet, den budgetpost som skall konteras samt
borgenären. Förslaget skall av räkenskapsföraren föreläggas styrekonomen för
godkännande.
2. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att
a) förslaget till åtagande har lagts fram i enlighet med punkt 1,
b) rätt budgetpost har konterats,c) anslagen är disponibla,d) principerna för sund ekonomisk förvaltning enligt artikel 4 har tillämpats,e) utgifterna är formellt korrekta och överensstämmer med gällande
bestämmelser.
Artikel 19
1. Utanordnarens fastställelse av utgifter skall ha till syfte att
a) verifiera borgenärens anspråk,
b) fastställa eller verifiera att fordran existerar och vilket belopp den uppgår
till,
c) verifiera villkoren för att fordran skall förfalla till betalning,d) verifiera att tjänster har utförts eller inköp har gjorts enligt beställning.2. Utanordnaren kan låta utföra verifieringen under sitt ansvar.
Artikel 20
1. Genom en betalningsorder (”godkännande”) skall utanordnaren uppdra åt
räkenskapsföraren att betala en utgift som han har fastställt.
2. I godkännandet skall anges
a) det budgetår som betalningen skall belasta,
b) avdelning, kapitel och artikel i budgeten,c) det belopp som skall betalas med siffror och bokstäver och i vilken
valuta,
d) borgenärens namn och adress,e) utgiftens ändamål,f) betalningssättet,
g) nummer och dag för motsvarande godkännanden av åtagandet.
3. Betalningsordern skall dateras och undertecknas av utanordnaren.4. Räkenskapsföraren skall förelägga styrekonomen betalningsordern, med
verifikationer i original, för godkännande.
5. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå atta) betalningsordern har utfärdats på rätt sätt,b) betalningsordern överensstämmer med åtagandet och beloppet är korrekt
och att principerna för sund ekonomisk förvaltning enligt artikel 4 hartillämpats,!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 6
c) rätt budgetpost har konterats,
d) anslagen är disponibla enligt den aktuella avdelningen eller artikeln i
budgeten,
e) verifikationerna är formellt korrekta, ochf) borgenärens namn och beskrivningen av denne är korrekta.6. Alla utgifter skall vara täckta i förväg av bidrag från de stater som avses i
artikel 25 eller, om sådana inte finns, av en bankkredit. Kostnaderna förförhandsfinansiering via bank vid utebliven betalning skall fördelas mellan defelande staterna i proportion till de bidrag de har underlåtit att betala och med
beaktande av förseningens längd.
Artikel 21
"M1 Betalningarna skall utföras via ett bankkonto som särskilt öppnats för
detta ändamål i rådets generalsekretariats namn. 3Banköverföringar som
sker enligt denna budgetförordning skall undertecknas av två av ställ-
företrädande generalsekreteraren utsedda tjänstemän, av vilka en skall vara
räkenskapsföraren.
Artikel 22
Om styrekonomen nekar att ge sitt godkännande enligt artiklarna 16, 18 eller
20 och om utanordnaren håller fast vid sitt förslag, skall ärendet överlämnas
till ställföreträdande generalsekreteraren. Utom i fall där det råder tvekan om
huruvida anslagen är disponibla, kan han genom ett vederbörligen motiveratbeslut underlåta att ta hänsyn till att godkännande nekats och bekräftabetalningskravet, utgiftsåtagandet eller betalningsordern. Ställföreträdande
generalsekreteraren skall inom en månad underrätta revisionsrätten om detta
beslut. Detta beslut skall vara verkställbart från och med dagen närgodkännandet nekats.
Artikel 23
De disciplinära åtgärder som kan vidtas mot utanordnaren, styrekonomen och
räkenskapsföraren om de inte följer bestämmelserna i denna budgetförordning
skall vara desamma som fastställs i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen vidEuropeiska gemenskaperna.
Artikel 24
Räkenskaperna skall upprättas per kalenderår enligt systemet för dubbel
bokföring. De skall visa alla inkomster och utgifter som uppstått under
budgetåret.
KAPITEL IV
Staternas bidrag
Artikel 25
1. Budgetinkomsterna skall utgöras av finansiella bidrag från följande
medlemsstater: Belgien, Danmark, Finland, Frankrike, Grekland, Italien,
Luxemburg, Nederländerna, Portugal, Spanien, Sverige, Tyskland, Österrikesamt Island och Norge.
2. Dessa staters finansiella bidrag skall fastställas i budgeten och uttryckas i
euro.
Artikel 26
De stater som avses i artikel 25 skall ställa sina finansiella bidrag till
ställföreträdande generalsekreterarens förfogande enligt följande fördelnings-
nyckel:
Bidragsfördelningen mellan, å ena sidan, de medlemsstater som avses i artikel
25 och, å andra sidan, Island och Norge skall fastställas varje år på grundvalav de berörda medlemsstaternas och Islands och Norges del av den totala
bruttonationalprodukten (BNP) för föregående år för alla de stater som avses i
artikel 25. Bidragsfördelningen mellan de berörda medlemsstaterna skall!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 7
fastställas varje år efter avdrag av Islands och Norges bidrag i förhållande till
dessa medlemsstaters del i Europeiska gemenskapernas totala momsmedel,som den har fastställts vid den senaste ändringen av unionens budget underdet föregående budgetåret.
Artikel 27
1. Ställföreträdande generalsekreteraren skall per brev begära in bidragen
från varje stat som avses i artikel 25 genom de nationella förvaltningar varsadress och telefonnummer har meddelats honom.
2. Detta brev skall innehålla information om
a) beslutet om att anta budgeten eller, när artikel 9 utnyttjas, beslutet att
preliminärt infordra bidragen per tolftedel,
b) det belopp som varje stat skall betala, beräknat i euro enligt den
fördelningsnyckel som anges i artikel 26,
c) de uppgifter som är nödvändiga för att betala bidraget.
3. Bidragen skall betalas in på det bankkonto som avses i artikel 21.
4. Bidragen skall betalas i euro.
Artikel 28
1. De stater som avses i artikel 25 skall betala in 25 % av sitt bidrag senast
den 15 februari, den 1 april, den 1 juli och den 1 oktober.
2. Om en stat inte fullföljer sina finansiella åtaganden, skall gällande
gemenskapsregler för dröjsmålsränta vid betalning av bidrag till unions-budgeten tillämpas analogt utan att detta får påverka kostnader som denna stat
skall bära enligt bestämmelserna i artikel 20.6.
KAPITEL V
Ingående av avtal
Artikel 29
1. Avtal om köp eller hyra av varor eller om tillhandahållande av tjänster
skall vara skriftliga.
2. Alla sådana avtal för vilka det uppskattade värdet är lika med eller
överskrider de tröskelvärden som anges i rådets direktiv 93/36/EEG av den 14
juni 1993 om samordning av förfarandet vid offentlig upphandling av varor (
1)
eller rådets direktiv 92/50/EEG av den 18 juni 1992 om samordning avförfarandena vid offentlig upphandling av tjänster (
2) skall ingås sedan en
anbudsinfordran har utfärdats i enlighet med bestämmelserna i dessa direktiv,
inklusive alla ytterligare ändringar som man har enats om i dessa (nedankallade rådets direktiv om förfaranden för offentlig upphandling).
3. Avtal för vilka det uppskattade värdet av avtalet i fråga inte överskrider
de tröskelvärden som anges i rådets direktiv om förfaranden för offentligupphandling kan ingås genom privat överenskommelse. I sådana fall skall de
medlemsstater som avses i artikel 25 dock vara skyldiga att så långt som
möjligt och med alla lämpliga medel möjliggöra för de leverantörer somverkar kunna leverera varorna och tjänsterna i fråga att konkurrera medvarandra.
4. Anbudsinfordringar skall som allmän regel offentliggöras i alla
medlemsstater av generalsekretariatet på de medlemsstaters vägnar somavses i artikel 25.
5. Förfarandena för anbudsinfordran och urvals- och tilldelningskriterierna
skall fastställas och regleras av bestämmelserna i rådets direktiv om
förfarandena för offentlig upphandling, kompletterade med bestämmelserna
i denna budgetförordning.!B
(1) EGT L 199, 9.8.1993, s. 1.
(2) EGT L 209, 24.7.1992, s. 1. Direktivet senast ändrat genom Europaparlamentets
och rådets direktiv 97/52/EG (EGT L 328, 28.11.1997, s. 1).2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 8
6. Varje anbudsinfordran skall utarbetas av generalsekretariatet på de
medlemsstaters vägnar som avses i artikel 25 och i dem skall i synnerhet
a) förfarandet för anbudsinfordringar specificeras samt fastställas hur de
skall läggas fram, inte minst när det gäller eventuella krav att använda ett
standardiserat svarsformulär,
b) hänvisas till de allmänna villkor som är tillämpliga på avtalen i fråga
(varor eller tjänster) när så är lämpligt och till alla dokument som
innehåller villkor som specifikt är tilllämpliga på det särskilda avtalet ifråga,
c) en klausul finnas i vilken fastslås att anbudsförfarandet innebär att de
relevanta villkoren godtas,
d) de villkor fastslås enligt vilka en inspektion kan göras, och när så är
lämpligt, detaljerade villkor för översyn på platsen,
e) den period fastställas under vilken en anbudsinfordran skall vara giltig
och inte får ändras i något avseende,
f) påföljderna fastslås för underlåtenhet att uppfylla avtalets krav,
g) de detaljer specificeras som måste finnas med i fakturorna (eller i
hithörande verifikationer),
h) all kontakt förhindras mellan den ställföreträdande generalsekreteraren
och hans personal, företrädare för regeringarna i de medlemsstater som
avses i artikel 25, företrädare för Islands och Norges regeringar ochanbudsgivare när det gäller frågor angående anbudsinfordran, utomgenom särskilt undantag på följande villkor:
Före slutdatum för anbudsinfordran
i) på anbudsgivarnas begäran:
Ytterligare information, enbart för att klargöra arten av anbudsinfor-
dran, får förmedlas till samtliga anbudsgivare.
ii) på den ställföreträdande generalsekreterarens begäran:
Om de medlemsstater som avses i artikel 25, eller Island och Norge,
eller rådets generalsekretariat upptäcker ett fel, en brist på exakthet,
ett utelämnande eller någon annan typ av skrivfel i texten till
anbudsinfordran, kan generalsekretariatet på ett sätt som är identisktmed det som skall tillämpas när det gäller den ursprungliga
anbudsinfordran, informera de berörda personerna.
iii) får generalsekretariatet, sedan anbuden har öppnats och på begäran
av de medlemsstater som avses i artikel 25, Island eller Norge eller
rådets generalsekretariat, kontakta anbudsgivaren om något klargö-
rande krävs i samband med ett anbud eller om uppenbara skrivfel ianbudet måste rättas till.
Artikel 30
I alla de fall då kontakt har tagits enligt de bestämmelser som anges i artikel
29.6 h skall en not till akten upprättas och sådan kontakt skall omnämnas i
den rapport som sedan skall föreläggas den rådgivande kommitté som avses iartikel 36.
Artikel 31
Medborgare i medlemsstaterna samt i Island och Norge får inte diskrimineras
på grundval av medborgarskap när det gäller avtal som ingåtts av den
ställföreträdande generalsekreteraren på de medlemsstaters vägnar som avsesi artikel 25.
Artikel 32
När allmänna villkor är tillämpliga på det föreslagna avtalet, skall de bifogas
anbudsinfordran. Alla dokument som innehåller villkor som är specifikttillämpliga på det särskilda avtalet i fråga skall också bifogas.!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 9
Artikel 33
Anbudsgivare kan lämna in anbud
a) med post,
i vilket fall det i anbudsinfordran måste anges att det relevanta datumet
skall vara det då anbudet postas, vilket framgår av poststämpeln, och
anbud som skickas med post måste rekommenderas, eller
b) personligen till rådets generalsekretariat eller genom anbudsgivarens
ombud, inbegripet privata budfirmor,
i vilket fall anbudsinfordran måste innehålla uppgifter om vid vilket
datum anbud måste lämnas in och till vilken avdelning på rådetsgeneralsekretariat de måste lämnas mot ett undertecknat och daterat
kvitto.
Datumet måste vara detsamma i båda fallen.
För att bevara sekretessen och undvika alla svårigheter måste anbudsinfordran
innehålla följande bestämmelse:
”Anbud skall lämnas in i ett förseglat kuvert som ligger i ett andra
förseglat kuvert. På det inre kuvertet skall förutom namnet på den
avdelning till vilket det är adresserat enligt anbudsinfordran följande stå:
”Anbudsinfordran – får ej öppnas av registreringsenheten”. Om själv-häftande kuvert används, måste de vara förseglade med tejp över vilken
avsändaren har skrivit sitt namn.”
Artikel 34
Varje anbud måste öppnas.
Öppnandet av anbuden skall ske samtidigt av en kommitté som utsetts för
detta ändamål av den ställföreträdande generalsekreteraren. Den skall vara
sammansatt av tre tjänstemän på hög nivå från olika direktorat inomgeneralsekretariatet. Styrekonomen måste underrättas om att anbuden öppnas.
Styrekonomen eller dennes företrädare skall närvara som observatör.
Kommittén skall upprätta en rapport om anbudens öppnande som skall
undertecknas av alla dess ledamöter.
Minst en kommittéledamot skall parafera varje sida i varje anbud. Kommittén
skall upprätta en skriftlig förteckning över de mottagna anbuden och särskiltange alla de dokument som har mottagits från varje anbudsgivare i samband
med anbudet.
Artikel 35
Alla anbud skall utvärderas av de medlemsstater som avses i artikel 25
tillsammans med Island och Norge. En rapport, som skall godkännas enhälligt
av dessa stater, skall föreläggas den kommitté som avses i artikel 36 av den
behörige tjänstemannen vid rådets sekretariat, som skall utses av utanordna-ren, eller en ställföreträdare som också skall utses av utanordnaren.
Denna skall särskilt innehålla
a) en förklaring av skälen till att något av anbuden har lämnats utan
avseende,
b) en teknisk och ekonomisk utvärdering av varje anbud, inklusive en
jämförande tabell över jämförpriser,
c) skälen till valet av den rekommenderade anbudsgivaren.
Artikel 36
Avtal som skall ingås av den ställföreträdande generalsekreteraren på de
medlemsstaters vägnar som avses i artikel 25 och av lämpliga företrädare för
Island och Norge sedan en anbudsinfordran har utfärdats skall först läggasfram för yttrande för en rådgivande kommitté för upphandling och avtal.!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 10
Artikel 37
Den rådgivande kommitté som avses i artikel 36 skall omfatta en företrädare
för varje sådan medlemsstat som avses i artikel 25 tillsammans med en
företrädare för Island och en för Norge. De medlemsstater som avses i artikel
25 skall tillsammans med Island och Norge säkerställa att de utseddaföreträdarna har tillräcklig sakkunskap i informationstekniska och/ellerfinansiella frågor och/eller juridiska frågor. Företrädarna får inte ha deltagit
i bedömningen av de ärenden som skall överlämnas till den rådgivande
kommittén. En företrädare för räkenskapsförvaltaren skall närvara somobservatör.
Den rådgivande kommittén skall med enkel majoritet välja en ordförande och
en vice ordförande bland sina företrädare.
Den rådgivande kommittén skall yttra sig om huruvida förfarandet inför valet
av anbudsgivare är i sin ordning och i allmänhet om avtalets föreslagnavillkor.
Alla övriga problem som rör innehållet i detta kapitel kan hänskjutas till den
nämnda rådgivande kommittén för yttrande.
Den rådgivande kommittén skall försöka anta sina yttranden med konsensus.
Om konsensus inte går att uppnå, skall den rådgivande kommittén anta sinayttranden med enkel majoritet bland kommitténs företrädare. Minst elva
närvarande skall krävas för att förfarandena skall vara giltiga. Vid lika röstetal
skall ordföranden ha utslagsröst.
Rådets generalsekretariat skall vid behov bistå den rådgivande kommittén
med sekretariatsservice.
Artikel 38
Den rådgivande kommittén skall upprätta sin egen arbetsordning i analogi
med den rådgivande kommittén för upphandling och avtal vid Europeiskaunionens råd.
Artikel 39
Den rådgivande kommittén skall yttra sig uteslutande i egenskap av rådgivare
a) om alla föreslagna avtal om varor eller tjänster, inklusive undersökningar
för vilka det uppskattade värdet är lika med eller överstiger trös-
kelvärdena i rådets direktiv om förfaranden för offentlig upphandling,
b) om föreslagna överenskommelser som är ett tillägg till ett sådant avtal
som avses i a om dessa innehåller viktiga ändringar, särskilt när resultatetav sådana tilläggsöverenskommelser skulle innebära att det belopp somanges i det ursprungliga avtalet ändras,
c) om alla föreslagna tilläggsöverenskommelser vars resultat skulle
innebära att det totala beloppet, i ett avtal som redan har ingåtts skulle
överstiga de tröskelvärden som anges i a,
d) om de frågor som uppstår när avtalet ingås eller genomförs (t.ex.
annullering av order, begäran om eftergift av påföljd för försening,
avvikelser från specifikationer och allmänna avtalsvillkor) om frågan ärtillräckligt allvarlig för att motivera en begäran om ett yttrande,
e) på begäran av en av de medlemsstater som avses i artikel 25 eller av
Island eller Norge, eller av en ledamot av den rådgivande kommittén,eller av den ställföreträdande generalsekreteraren, om de föreslagna avtal
som inbegriper ett belopp under de tröskelvärden som avses i a, i de fall
de anser att sådana avtal omfattar principfrågor eller är av särskild natur.
Artikel 40
De ärenden som läggs fram för den rådgivande kommittén för ett yttrande
enligt artikel 39 b–e skall även åtföljas av en rapport som godkänts enhälligt
av de medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och Norge.!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 11
Artikel 41
Den rådgivande kommitténs yttranden skall undertecknas av dess ordförande.
De medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och Norge får föreskrivaen rimlig tidsfrist för avgivandet av ett yttrande, om de bedömer detta vara
nödvändigt för att undvika förseningar i handläggningen på grund av den
rådgivande kommitténs ingripande. Yttrandena skall sändas till den ställ-företrädande generalsekreteraren och de medlemsstater som avses i artikel 25
samt Island och Norge. När yttrandet behandlats på vederbörligt sätt, skall de
medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och Norge enhälligt fatta ettslutgiltigt beslut om fallet. När det beslutet väl har fattats skall denställföreträdande generalsekreteraren på de medlemsstaters vägnar som avses
i artikel 25 och vederbörliga företrädare för Island och Norge ingå det eller de
avtal som de enskilda fallen avser.
Artikel 42
Alla anbudsgivare skall informeras av generalsekretariatet om det beslut som
har fattats angående deras anbud.
Artikel 43
1. Avtal kan ingås enligt faktura eller räkning om det beräknade värdet på
varorna eller tjänsterna inte överskrider 2 000 euro.
2. Som garanti för ett avtals genomförande kan det i en garantiklausul
krävas att leverantörer eller entreprenörer eller tjänsteleverantörer i förväglämnar en säkerhet. En sådan säkerhet måste inte endast täcka hela
garantitiden utan också en tillräckligt lång tid för att garantin skall kunna
åberopas. Säkerheten måste i princip bestå av en betalning i euro som hargjorts till ett bankkonto som särskilt har öppnats för ändamålet för rådetsgeneralsekretariat. En sådan säkerhet får endast betalas in i euro till ett
förstklassigt kreditinstitut på ett konto med kort eller ingen uppsägningstid.
3. Säkerhetsbeloppet skall fastställas enligt de sedvanliga handelsvillkoren.
4. Bestämmelsen om sådan säkerhet skall vara obligatorisk när värdet på
avtalet i fråga är lika med eller överstiger de tröskelvärden som anges i rådetsdirektiv om förfaranden för offentlig upphandling.
5. Denna säkerhet kan ersättas av en solidarisk personlig garanti som ställs
av tredje man som godkänns av räkenskapsföraren. Garantin skall i principanges i euro och måste överensstämma med samma regler som anges för
garantin i punkt 2.
6. Om ett avtal inte genomförs eller om slutförandet försenas skall den
ställföreträdande generalsekreteraren säkerställa att de medlemsstater som
avses i artikel 25 samt Island och Norge får tillräcklig ersättning för allaskador, räntor och omkostnader genom avdrag från säkerhetsbeloppet, varesig detta har betalats in av leverantören, entreprenören eller tredje man.
Artikel 44
De sedvanliga verifikationerna som bifogas den första betalningsordern som
fastställts i enlighet med ett avtal där säkerhet krävs skall kompletteras meden kopia, vidimerad av räkenskapsföraren, av det kvitto som utfärdades när
säkerheten betalades eller med en kopia, vidimerad av räkenskapsföraren, av
en förklaring från det företag eller den tredje man som lämnar garantin.
Artikel 45
Garantier skall återbetalas, eller de garantier som anges i artikel 43 som
ersätter dessa överlåtas, av den ställföreträdande generalsekreteraren i
enlighet med bestämmelserna i gällande avtal eller garanti, utom i de fall
då avtalet inte genomförs eller slutförandet försenas enligt artikel 43.6.!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 12
KAPITEL VI
Redovisning och revision
Artikel 46
1. Den ställföreträdande generalsekreteraren skall inom två månader från
och med slutet av budgetens genomförandeperiod upprätta en inkomst- ochutgiftsredovisning och en balansräkning samt översända dessa till SIS-
gruppen.
2. Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta alla inkomst- och
utgiftstransaktioner från föregående budgetår. Den skall ställas upp i samma
form och följa samma indelning som budgeten.
3. Till denna redovisning skall det fogas
a) en översikt över läget i var och en av de stater som anges i artikel 25 när
det gäller dess finansiella bidrag, och
b) en översikt över överföringen av anslag.
4. Balansräkningen skall visa tillgångar och skulder den 31 december
föregående budgetår.
Artikel 47
1. Revisionsrätten skall anmodas att revidera räkenskaperna.
2. Den ställföreträdande generalsekreteraren skall till revisionsrätten över-
lämna inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen inom 15 dagar
efter den tidsfrist som anges i artikel 46.1.
3. Syftet med revisionsrättens revision skall vara att fastställa inkomsternas
och utgifternas laglighet och formella riktighet enligt de avtal som skall
förvaltas, budgeten och denna budgetförordning.
4. Den ställföreträdande generalsekreteraren skall ge revisionsrätten allt det
stöd som den anser sig behöva för att utföra sitt uppdrag.
Artikel 48
Inkomst- och utgiftsredovisningen, balansräkningen och revisionsrättens
rapport, med den ställföreträdande generalsekreterarens eventuella kom-mentarer bifogade, skall före den 1 juli överlämnas till de stater som avses i
artikel 25. De medlemsstater som avses i artikel 25 skall, församlade i rådet,
bevilja den ställföreträdande generalsekreteraren ansvarsfrihet för genom-förandet av budgeten.
KAPITEL VII
Slutbestämmelser
Artikel 49
Tillämpning av bestämmelserna i Schengenregelverket om Schengens
informationssystem på en stat som inte avses i artikel 25 (nedan kallad
annan stat) skall medföra
a) en omfördelning av bidragsandelarna för de stater som avses i artikel 25
enligt villkoren i artikel 26,
b) en anpassning av bidragen från de stater som avses i artikel 25 för att
fastställa annan stats bidrag till driften av Sisnet för hela det löpandebudgetåret, och
c) en anpassning av bidragen från de stater som avses i artikel 25 för att
fastställa annan stats andel av de tidigare kostnaderna för installationenav Sisnet. Denna andel skall beräknas med beaktande av annan stats del i
Europeiska gemenskapernas totala momsmedel för de tidigare budgetår
när utgifter uppstått som varit nödvändiga för installationen av Sisnet.Detta procentuella bidrag skall bli föremål för en ”kreditnota” till förmån
för de stater som avses i artikel 25 i förhållande till deras andel, beräknad
enligt artikel 26. Dessa kan välja att anslå beloppet till sin andel avbudgeten eller begära återbetalning.!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 13
Artikel 50
1. Denna budgetförordning skall också tillämpas på antagandet av budgeten
när det gäller de inkomster och utgifter som behövs för att uppfylla de
åtaganden som följer av alla åtgärder som vidtagits i enlighet med artikel 1 i
beslut 1999/870/EG för det budgetår under vilket den träder i kraft.
2. Genom undantag från artikel 8 skall rådets ställföreträdande generalsek-
reterare för den budget som avses i punkt 1 skicka det preliminärabudgetförslaget till SIS-gruppen snarast möjligt sedan denna budgetför-ordning har antagits. När arbetsgruppen för SIS har yttrat sig och budget-
förslaget har upprättats, skall de medlemsstater som avses i artikel 25,
församlade i rådet, anta budgeten utan dröjsmål.
3. Genom undantag från artikel 28 skall de stater som avses i artikel 25 för
den budget som avses i punkt 1 åläggas att betala sitt bidrag i enlighet med enplan som skall fastställas av de medlemsstater som avses i artikel 25 när
budgeten antas.
Artikel 51
1. Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.
2. Det skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning .!B2000D0265 — SV — 23.10.2000 — 001.001 — 14