2001D0844 — SV — 02.02.2005 — 001.001

Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet

►B KOMMISSIONENS BESLUT av den 29 november 2001 om ändring av de interna stadgarna [delgivet med nr K(2001) 3031] (2001/844/EG, EKSG, Euratom) (EGT L 317, 3.12.2001, p.1)

Ändrad genom:

Officiella tidningen No page date ►M1 KOMMISSIONENS BESLUT av den 3 februari 2005 L 31 66 4.2.2005









▼B

KOMMISSIONENS BESLUT

av den 29 november 2001

om ändring av de interna stadgarna

[delgivet med nr K(2001) 3031]

(2001/844/EG, EKSG, Euratom)







EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR FATTAT DETTA BESLUT med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 218.2 i detta, med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen, särskilt artikel 16 i detta, med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 131 i detta, med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska unionen, särskilt artikel 28.1 och artikel 41.1 i detta. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.







Artikel 1

Kommissionens säkerhetsbestämmelser, som finns som bilaga till detta beslut, fogas härmed till kommissionens interna stadgar som bilaga.

Artikel 2

Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Det skall tillämpas från den 1 december 2001.









BILAGA

KOMMISSIONENS SÄKERHETSBESTÄMMELSER

av följande skäl:

(1) För att kommissionens verksamhet skall kunna utvecklas på sådana områden som kräver en hög grad av sekretess bör ett övergripande säkerhetssystem upprättas som omfattar kommissionen, andra institutioner, organ och kontor som upprättats genom eller på grundval av EG-fördraget eller Fördraget om Europeiska unionen, medlemsstaterna samt andra mottagare av sekretessbelagda uppgifter från EU, nedan kallat sekretessbelagda EU-uppgifter.

(2) För att garantera att det säkerhetssystem som upprättas genom denna förordning är effektivt kommer kommissionen endast tillhandahålla sekretessbelagda EU-uppgifter till de utomstående organ som kan ge garantier för att de har vidtagit alla åtgärder som krävs för att följa dessa bestämmelser.

(3) Dessa bestämmelser antas utan att det påverkar förordning nummer 3 av den 31 juli 1958 om genomförandet av artikel 24 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen ( 1 ), rådets förordning 1588/90 av den 11 juni 1990 om utlämnande av insynsskyddade statistiska uppgifter till Europeiska gemenskapernas statistikkontor ( 2 ) och utan att det påverkar kommissionens beslut C (95) 1510 slutlig av den 23 november 1995 on the protection of informatics systems (ej översatt till svenska).

(4) Kommissionens säkerhetssystem bygger på principerna i rådets beslut 2001/264/EG av den 19 mars 2001 om antagande av rådets säkerhetsbestämmelser ( 3 ) för att unionens beslutsprocess skall kunna fungera på ett smidigt sätt.

(5) Kommissionen betonar vikten av att i förekommande fall låta övriga institutioner omfattas av de regler och normer för sekretess som är nödvändiga för att skydda unionens och medlemsstaternas intressen.

(6) Kommissionen behöver egna principer för sekretess med beaktande av alla säkerhetsaspekter samt kommissionens särskilda ställning som institution.

(7) Dessa bestämmelser antas utan att det påverkar artikel 255 i fördraget eller Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar ( 4 ).

Artikel 1

Kommissionens säkerhetsbestämmelser fastställs i bilagan.

Artikel 2

1. När det gäller hantering av sekretessbelagda EU-uppgifter skall den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor vidta lämpliga åtgärder för att se till att de bestämmelser som avses i artikel 1 iakttas inom kommissionen av kommissionens tjänstemän och andra anställda, av avdelad personal från kommissionen samt i alla kommissionens byggnader, inbegripet representationer och kontor i unionen och på delegationer i tredjeländer samt av uppdragstagare utanför kommissionen.

2. Medlemsstaterna, andra institutioner, organ och kontor som upprättats genom eller på grundval av fördragen skall ha tillåtelse att motta sekretessbelagda EU-uppgifter under förutsättning att de, då sekretessbelagda EU-uppgifter hanteras, ser till att bestämmelserna i punkt 1 följs på deras enheter och i deras lokaler, särskilt av följande kategorier:

a) Anställda vid medlemsstaternas ständiga representationer vid Europeiska unionen och av de nationella delegationer som deltar i kommissionsmöten eller i möten i kommissionens organ, eller som deltar i annan verksamhet som leds av kommissionen.

b) Andra anställda vid medlemsstaternas nationella förvaltningar som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter, oavsett om de tjänstgör på medlemsstaternas territorium eller utomlands.

c) Utomstående uppdragstagare och avdelad personal som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter.

Artikel 3

Tredjeländer, internationella organisationer och andra organ skall tillåtas att motta sekretessbelagda EU-uppgifter under förutsättning att de, då dessa uppgifter hanteras, strikt följer bestämmelserna i artikel 1.

Artikel 4

I överensstämmelse med de grundläggande principer och miniminormer för säkerhet som återfinns i del I av bilagan, får den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor vidta åtgärder i enlighet med del II i bilagan.

Artikel 5

Föreliggande bestämmelser skall från dagen för antagandet ersätta

a) Kommissionens beslut C (94) 3282 av den 30 november 1994 on the security measures applicable to classified information produced or transmitted in connection with activities of the European Union (ej översatt till sv).

b) Kommissionens beslut C (1999) 423 av den 25 februari 1999 relating to the procedures whereby officials and other employees of the European Commission may be allowed access to classified information held by the Commission (ej översatt till sv.).

Artikel 6

Från och med det att dessa bestämmelser träder i kraft skall följande gälla för alla sekretessbelagda uppgifter som till och med det datumet innehas av kommissionen, utom sekretessbelagda Euratom-uppgifter:

a) Om uppgifterna kommer från kommissionen skall de klassas på nytt som ►M1 RESTREINT UE ◄ , såvida inte upphovsmannen beslutar om annan klassning senast den 31 januari 2002. I så fall skall upphovsmannen underrätta alla mottagare av dokumentet i fråga.

b) Om uppgifterna kommer utifrån skall kommissionen behålla den ursprungliga klassificeringen och behandla uppgifterna som sekretessbelagda EU-uppgifter på motsvarande nivå, såvida inte upphovsmannen samtycker till hävande av sekretess eller inplacering i lägre sekretessgrad.









BILAGA

SÄKERHETSBESTÄMMELSER

Innehåll DEL I: GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH MINIMINORMER FÖR SÄKERHET 1. INLEDNING 2. ALLMÄNNA PRINICIPER 3. SÄKERHETSGRUNDERNA 4. PRINCIPER FÖR INFORMATIONSSÄKERHET 4.1 Mål 4.2 Definitioner 4.3 Sekretessklassning 4.4 Syftet med säkerhetsåtgärderna 5. HUR SÄKERHETEN SKALL ORGANISERAS 5.1 Gemensamma miniminormer 5.2 Organisation 6. SÄKERHET FÖR PERSONALEN 6.1 Säkerhetsprövning av personal 6.2 Register över säkerhetsprövning av personal 6.3 Säkerhetsanvisningar för personalen 6.4 Ledningsansvar 6.5 Personalens säkerhetsstatus 7. FYSISK SÄKERHET 7.1 Behov av skydd 7.2 Kontroller 7.3 Byggnadernas säkerhet 7.4 Beredskapsplaner 8. INFORMATIONSSÄKERHET 9. ÅTGÄRDER MOT SABOTAGE OCH ANDRA FORMER AV UPPSÅTLIG SKADA 10. UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER TILL TREDJELAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER DEL II: SÄKERHETSORGANISATIONEN INOM KOMMISSIONEN 11. DEN LEDAMOT AV KOMMISSIONEN SOM ANSVARAR FÖR SÄKERHETSFRÅGOR 12. KOMMISSIONENS RÅDGIVANDE KOMMITTÉ FÖR SÄKERHETSFRÅGOR 13. KOMMISSIONENS SÄKERHETSNÄMND 14. KOMMISSIONENS SÄKERHETSKONTOR 15. SÄKERHETSINSPEKTIONER 16. KLASSNING, SÄKERHETSBETECKNINGAR OCH MÄRKNINGAR 16.1 Klassningsnivåer 16.2 Säkerhetsbeteckningar 16.3 Märkningar 16.4 Fastsättning 16.5 Fastsättning av säkerhetsbeteckningar 17. HUR SEKRETESSKLASSNINGEN SKALL GÅ TILL 17.1 Allmänt 17.2 Tillämpning av sekretessklassning 17.3 Implacering i lägre sekretessgrad och hävande av sekretess 18. FYSISK SÄKERHET 18.1 Allmänt 18.2 Säkerhetskrav 18.3 Fysiska säkerhetsåtgärder 18.3.1 Säkerhetsutrymmen 18.3.2 Administrativt utrymme 18.3.3 Kontroll av in- och utpassering 18.3.4 Patrullering av vakter 18.3.5 Säkerhetsskåp och valv 18.3.6 Lås 18.3.7 Kontroll av lås och kombinationer 18.3.8 Anordningar för upptäckt av intrång 18.3.9 Godkänd utrustning 18.3.10 Fysiskt skydd för kopierings- och faxapparater 18.4 Skydd mot ”tjuvtittande” och ”tjuvlyssnande” 18.4.1 Tjuvtittande 18.4.2 Tjuvlyssnande 18.4.3 Införande av elektronisk utrustning och inspelningsutrustning 18.5 Tekniska säkerhetsutrymmen 19. ALLMÄNNA REGLER OM PRINCIPEN FÖR BEHOV AV UPPTGIFTER OCH SÄKERHETSGRANSKNING AV EU-PERSONAL 19.1 Allmänt 19.2 Särskilda regler om tillgång till uppgifter somklassats som TRES SECRET UE/EU TOP SECRET 19.3 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som SECRET UE och CONFIDENTIEL UE 19.4 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som RESTREINT UE 19.5 Förflyttningar 19.6 Särskilda anvisningar 20. FÖRFARANDE FÖR SÄKERHETSPRÖVNING FÖR KOMMISSIONSTJÄNSTEMÄN OCH ANDRA ANSTÄLLDA 21. UPPRÄTTANDE, UTLÄMNANDE, ÖVERFÖRING, SÄKERHET I POSTHANTERINGEN SAMT EXTRA EXEMPLAR OCH ÖVERSÄTTNINGAR OCH UTDRAG UR SEKRETESSBELAGDA EU-HANDLINGAR 21.1 Upprättande 21.2 Utlämnande 21.3 Vidarebefordran/överföring av sekretessbelagda EU-handlingar 21.3.1 Förpackningar, kvitton 21.3.2 Vidarbefordran inom en byggnad eller ett byggnadskomplex 21.3.3 Överföring inom ett land 21.3.4 Överföring från ett land till ett annat 21.3.5 Vidarebefordran/överföring av handlingar med beteckningen RESTREINT UE 21.4 Säkerhet när det gäller kurirer 21.5 Teknisk överföring på elektronisk eller annan väg 21.6 Extra exemplar och översättningar av utdrag från sekretessbelagda EU-handlingar 22. REGISTER FÖR SAMT GRANSKNING, KONTROLL, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER 22.1 Lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter 22.2 Registret för uppgifter med beteckningen TRES SECRET UE/EU TOP SECRET 22.2.1 Allmänt 22.2.2 Centrala registret för uppgifter med beteckningen TRES SECRET UE/EU TOP SECRET 22.2.3 Underavdelningar till register för handlingar med beteckningen TRES SECRET UE/EU TOP SECRET 22.3 Investeringar, granskning och kontroll av sekretessbelagda EU-handlingar 22.4 Arkivering av sekretessbelagda EU-uppgifter 22.5 Förstöring av sekretessbelagda EU-handlingar 22.6 Förstöring i en nödsituation 23. SÄKERHETSÅTGÄRDER FÖR SÄRSKILDA MÖTEN UTANFÖR KOMMISSIONENS LOKALER VILKA INBEGRIPER SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER 23.1 Allmänt 23.2 Ansvar 23.2.1 Kommissionens säkerhetstjänst 23.2.2 Säkerhetstjänsteman vid möten 23.3 Säkerhetsåtgärder 23.3.1 Säkerhetsutrymmen 23.3.2 Passersedel 23.3.3 Kontroll av foto- och AV-utrustning 23.3.4 Kontroll av portföljer, bärvara datorer och paket 23.3.5 Teknisk säkerhet 23.3.6 Delegationernas handlingar 23.3.7 Säker förvaring av handlingar 23.3.8 Inspektion av kontor 23.3.9 Bortskaffande av sekretessbelagt EU-material 24 SEKRETESSBROTT OCH RÖJANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER 24.1 Definitioner 24.2 Rapportering om sekretessbrott 24.3 Rättsliga åtgärder 25. SKYDD FÖR SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER SOM HANTERAS I IT- OCH KOMMUNIKATIONSSYSTEM 25.1 Inledning 25.1.1 Allmänt 25.1.2 Hot mot systemen och systemens sårbarhet 25.1.3 Huvudsyftet med säkerhetsåtgärderna 25.1.4 Redovisning av systemspecifika säkerhetskrav 25.1.5 Säkra driftsformer 25.2 Definitioner 25.3 Ansvar för säkerhet 25.3.1 Allmänt 25.3.2 Ackrediteringsmyndigheten för säkerhet (SAA) 25.3.3 INFOSEC-myndigheten 25.3.4 Ägaren till de tekniska systemen (TSO) 25.3.5 Ägaren till uppgifterna (IO) 25.3.6 Användare 25.3.7 INFOSEC-utbildning 25.4 Icke-tekniska säkerhetsåtgärder 25.4.1 Säkerhetsprövning av personalen 25.4.2 Fysisk säkerhet 25.4.3 Kontroll av åtkomsten till ett system 25.5 Tekniska säkerhetsåtgärder 25.5.1 Informationssäkerhet 25.5.2 Kontroll av uppgifter och uppgifternas spårbarhet 25.5.3 Hantering och kontroll avflyttbara lagringsmedier för datorer 25.5.4 Hävande av sekretess och förstöring av lagringsmedier för datorer 25.5.5 Kommunikationssäkerhet 25.5.6 Installations- och strålningssäkerhet 25.6 Säkerhet under hantering 25.6.1 Säkra driftsmetoder (SecOPs) 25.6.2 Skydd för programvara/konfigureringshantering 25.6.3 Kontroll av förekomst av skadliga programvaru- eller datavirus 25.6.4 Underhåll 25.7 Upphandling 25.7.1 Allmänt 25.7.2 Ackreditering 25.7.3 Utvärdering och certifiering 25.7.4 Rutinkontroll av säkerhetsegenskaper för fortsatt ackreditering 25.8 Tillfällig eller sporadisk användning 25.8.1 Säkerhet för mikrodatorer/persondatorer 25.8.2 Användning av privat IT-utrustning för officiellt arbete vid kommissionen 25.8.3 Användning av IT-utrustning som ägs av en entreprenör eller har tillhandahållits nationellt för officiellt arbete vid kommissionen 26. UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLERINTERNATIONELLA ORGANISATIONER 26.1.1 Principer för utlämnande av sekretessbelagda EU-uppgifter 26.1.2 Nivåer 26.1.3 Säkerhetsavtal BILAGA 1: JÄMFÖRELSE AV NATIONELLA SEKRETESSGRADER BILAGA 2: PRAKTISK HANDLEDNING FÖR SÄKERHETSKLASSNING TILLÄGG 3: HANDLEDNING FÖR UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER: SAMARBETE PÅ NIVÅ 1 TILLÄGG 4: HANDLEDNING FÖR UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER: SAMARBETE PÅ NIVÅ 2 TILLÄGG 5: HANDLEDNING FÖR UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER: SAMARBETE PÅ NIVÅ 3 TILLÄGG 6: FÖRKORTNINGAR

DEL I: GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH MINIMINORMER FÖR SÄKERHET

1. INLEDNING

I dessa bestämmelser fastställs de grundläggande principer och miniminormer för säkerhet som skall följas på korrekt sätt av kommissionen på alla dess avdelningar, samt av alla mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter, så att säkerheten garanteras och var och en kan vara förvissad om att gemensamma skyddsnormer för säkerheten har fastställs.

2. ALLMÄNNA PRINCIPER

Kommissionens säkerhetspolitik är en integrerad del av dess allmänna interna förvaltningspolitik och grundar sig således på de principer som ligger till grund för dess allmänna politik.

Dessa principer innefattar lagenlighet, öppenhet och insyn, ansvarsskyldighet och subsidiaritet (proportionalitet).

Lagenlighet innebär behovet att strikt följa de rättsliga ramarna i genomförandet av säkerhetsföreskrifterna och behovet att följa de rättsliga kraven. Det innebär också att ansvaret på säkerhetsområdet skall grunda sig på vederbörliga rättsliga bestämmelser. Bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna gäller till fullo, särskilt dess artikel 17 om personalens skyldighet att tillämpa diskretion när det gäller kommissionens uppgifter samt dess avdelning VI om disciplinära åtgärder. Slutligen innebär det att sekretessbrott inom kommissionens ansvarsområde måste hanteras på ett sätt som överensstämmer med kommissionens politik om disciplinära åtgärder samt dess politik om samarbete med medlemsstaterna på det kriminalrättsliga området.

Öppenhet och insyn innebär behovet av tydlighet avseende alla säkerhetsbestämmelser och föreskrifter, för balans mellan olika tjänster och olika områden (fysisk säkerhet gentemot informationsskydd osv.) samt behovet av en konsekvent och strukturerad säkerhetsmedveten politik. Det definierar också behovet av tydliga skriftliga riktlinjer för genomförande av säkerhetsåtgärder.

Ansvarsskyldighet innebär att ansvarsförhållanden på säkerhetsområdet kommer att klart definieras. Dessutom anger det behovet av att regelbundet kontrollera om dessa ansvarsplikter har fullgjorts korrekt.

Subsidiaritet eller proportionalitet innebär att säkerhet skall organiseras på lägsta möjliga nivå och så nära generaldirektoraten och kommissionen som möjligt. Det anger också att säkerhetsverksamheten skall begränsas till de delar där den verkligen behövs. Slutligen innebär det att säkerhetsåtgärderna skall stå i proportion till de intressen som skall skyddas och till det faktiska och potentiella hotet mot dessa intressen, för att möjliggöra ett skydd som orsakar minsta möjliga störning.

3. SÄKERHETSGRUNDERNA

Grunderna för god säkerhet är följande:

a) En nationell säkerhetsorganisation i varje medlemsstat som är ansvarig för (1) insamling och registrering av underrättelser om spioneri, sabotage, terrorism och annan omstörtande verksamhet, och (2) information och råd till regeringen och genom denna till kommissionen, om arten av hotet mot säkerheten och vilka skyddsåtgärder som kan vidtas.

b) I varje medlemsstat och på kommissionen, en teknisk myndighet för informationssäkerhet (Infosec) som är ansvarig för att tillsammans med den berörda säkerhetsmyndigheten tillhandahålla information och ge råd om tekniska hot mot säkerheten och vilka skyddsåtgärder som kan vidtas.

c) Regelbundet samarbete mellan ministerier och berörda avdelningar inom de europeiska institutionerna, för att i tillämpliga fall fastställa och rekommendera (1) vilka personer, uppgifter och resurser som behöver skydd, och (2) gemensamma skyddsnormer.

d) Nära samarbete mellan kommissionens säkerhetsavdelning och säkerhetsavdelningarna på andra europeiska institutioner samt med NATO:s säkerhetsavdelning (NOS).

4. PRINCIPER FÖR INFORMATIONSSÄKERHET

4.1 Mål

Informationssäkerheten har följande huvudsyften

a) att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter mot spioneri och mot att de röjs utan tillstånd,

b) att skydda EU-uppgifter som hanteras i nät och system för kommunikation och information mot hot som riktar sig mot uppgifternas sekretess, okränkbarhet och tillgänglighet,

c) att skydda kommissionens lokaler där EU-uppgifter förvaras från sabotage och uppsåtlig skada,

d) om detta misslyckats, bedöma omfattningen och graden av den skada som åsamkats, begränsa följderna av den och vidta åtgärder för att avhjälpa skadan.

4.2 Definitioner

I dessa bestämmelser används följande begrepp:

a) Sekretessbelagda EU-uppgifter omfattar alla uppgifter och all materiel, som om de röjdes av obehöriga skulle kunna skada EU:s intressen i olika hög grad, eller en eller flera av dess medlemsstaters intressen, oavsett om upphovet till uppgifterna finns inom EU eller de har erhållits från en medlemsstat, tredjeland eller internationella organisationer.

b) Handling är varje brev, not, protokoll, rapport, memorandum, signal/meddelande, skiss, foto, diapositiv, film, karta, grafisk framställning, plan, anteckningsblock, stencil, karbonpapper, skrivmaskinsband eller band till skrivare, kassett, diskett eller hårddisk i dator, cd-rom eller annat fysiskt medium på vilket uppgifter har lagrats.

c) Material är en handling enligt definitionen under punkt b samt varje slags utrustning som antingen har tillverkats eller håller på att tillverkas.

d) Behov av uppgifter innebär en enskild anställds behov av att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter för att kunna genomföra sitt arbete eller sin uppgift.

e) Tillstånd innebär att kommissionens ordförande beslutar att ge en enskild individ tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter i angiven omfattning, efter ett positivt resultat av en säkerhetsprövning (granskning) som genomförts av den nationella säkerhetsmyndigheten enligt nationell lag.

f) Klassificering innebär att uppgifter ges en lämplig säkerhetsnivå. Uppgifterna skall vara av sådan art att deras avslöjande skulle skada kommissionens eller medlemsstaternas intressen.

g) Inplacering i en lägre sekretessgrad innebär en sänkning av sekretessgraden.

h) Hävande av sekretess innebär att uppgifterna inte längre är hemligstämplade.

i) Upphovsman är författaren till ett sekretessbelagt dokument. Inom kommissionen får avdelningscheferna ge personalen tillstånd att stå som upphovsmän till sekretessbelagda EU-uppgifter.

j) Kommissionens tjänstegrenar är kommissionen och dess enheter, inklusive kanslierna, på alla platser där kommissionen har anställda, även Gemensamma forskningscentret, representationerna och kontoren i unionen samt delegationer i tredjeland.

4.3 Sekretessklassning

a) I sekretessfrågor krävs det omsorg och erfarenhet för att kunna välja ut vilka uppgifter och vilken materiel som skall skyddas och bedömningen av vilken skyddsnivå som krävs. Grundläggande är att skyddsnivån skall motsvara känsligheten hos de enskilda uppgifterna och den materiel som skall skyddas. För att säkerställa ett obehindrat uppgiftsflöde skall åtgärder vidtas för attundvika överdriven sekretessbeläggning och fall där sekretessbeläggningen inte är tillräcklig.

b) Systemet för sekretessklassning är det instrument som skall användas för att omsätta principerna i verkligheten; ett liknande system för sekretessklassning skall följas i planeringen och organiseringen av hur man förhindrar spioneri, sabotage, terrorism och andra hot, så att de viktigaste utrymmen där sekretessbelagda uppgifter förvaras och de känsligaste punkterna i dessa får högsta möjliga skyddsnivå.

c) Ansvaret för sekretessklassningen ligger hos uppgifternas upphovsman.

d) Sekretessgraden skall endast grunda sig på uppgifternas innehåll.

e) Sekretessklassningen av en handling som helhet skall vara minst densamma som den del som fått den högsta sekretessgraden. Samlade uppgifter får dock ges en högre sekretessgrad än de enskilda uppgifter som ingår.

f) Uppgifter skall endast sekretessklassas när det är nödvändigt och under så lång tid som krävs.

4.4 Syftet med säkerhetsåtgärderna

Säkerhetsåtgärderna skall

a) omfatta alla personer som har tillgång till sekretessbelagda uppgifter, sekretessbelagda informationsbärande medier, alla utrymmen där sådana uppgifter förvaras och viktiga anläggningar,

b) vara utformade så att personer upptäcks vars ställning kan äventyra säkerheten hos de sekretessbelagda uppgifterna och viktiga anläggningar där sekretessbelagda uppgifter förvaras, och kunna utestänga eller avlägsna dessa personer,

c) hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda uppgifter eller de anläggningar där uppgifterna förvaras,

d) säkerställa att sekretessbelagda uppgifter sprids endast på grundval av principen ”behöver ha tillgång till uppgifterna för tjänsteutövningen”, som är grundläggande för alla aspekter av säkerhet,

e) säkerställa okränkbarheten (dvs. förebygga förvanskning, obehörig ändring eller radering) och tillgängligheten (dvs. åtkomst skall inte nekas dem som behöver och är behöriga att få tillgång till alla uppgifter), vare sig uppgifterna är sekretessbelagda eller inte, och särskilt till sådana uppgifter som lagras, bearbetas eller överförs i elektronisk form.

5. HUR SÄKERHETEN SKALL ORGANISERAS

5.1 Gemensamma miniminormer

Kommissionen skall se till att gemensamma miniminormer för säkerhet iakttas av alla mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter, inom institutionen och under dess befogenhet, dvs. alla avdelningar och uppdragstagare så att sekretessbelagda EU-uppgifter kan meddelas i förvissning om att de kommer att hanteras med samma omsorg överallt. Sådana miniminormer skall omfatta kriterier för säkerhetsprövning av personal och förfaranden för skydd av sekretessbelagda EU-uppgifter.

Kommissionen får endast tillåta att sekretessbelagda EU-uppgifter vidarebefordras till organ utanför EU-institutionerna om dessa, vid hantering av sekretessbelagda EU-uppgifter, kan garantera att föreskrifter följs som minst motsvarar miniminormerna

5.2 Organisation

Inom kommissionen organiseras säkerheten på två nivåer:

a) För kommissionen som helhet finns kommissionens säkerhetsavdelning med dess ackrediteringsmyndighet för säkerhet som också fungerar som krypteringsmyndighet och Tempest-myndighet (kalibreringslaboratoriet för tester av spänningar i termisk, elektromagnetisk och fysikalisk utrustning), samt med INFOSEC-myndigheten (informationssäkerhet) och ett eller flera centrala register för sekretessbelagda EU-uppgifter. Varje sådant register förestås av en eller flera kontrolltjänstemän.

b) På kommissionens avdelningar vilar ansvaret hos en eller flera lokala säkerhetsansvariga, en eller flera säkerhetsansvariga för de centrala datasystemen, säkerhetsansvariga för de lokala datasystemen och de lokala registren för sekretessbelagda EU-uppgifter med en eller flera kontrolltjänstemän.

c) De centrala säkerhetsorganen kommer att ge ytterligare handledning till de lokala säkerhetsorganen.

6. SÄKERHET FÖR PERSONALEN

6.1 Säkerhetsprövning av personal

Alla personer som behöver ha tillgång till uppgifter som fått beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller en högre sekretessgrad, skall på vederbörligt sätt genomgå en säkerhetsprövning innan tillträde beviljas. En liknande säkerhetsprövning skall krävas för personer i vars tjänsteutövning det ingår tekniskt handhavande av kommunikations- och informationssystem som innehåller sekretessbelagda uppgifter. Syftet med denna säkerhetsprövning skall vara att bedöma dessa personer i följande avseenden:

a) Om de är obrottsligt lojala.

b) Om de har en sådan personlighet och en sådan omdömesförmåga att inget tvivel kan uppstå om deras integritet i hanterandet av sekretessbelagda uppgifter.

c) Om de kan tänkas kunna påverkas av utländska eller andra källor.

Särskilt noggrann granskning inom ramen för säkerhetsprövningen skall göras av följande personer:

d) De som skall beviljas tillgång till uppgifter som klassats som ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

e) I tjänsteutövningen har de tillgång till en stor mängd uppgifter som berör EU på nivån ►M1 SECRET UE ◄ .

f) Personer vars tjänsteutövning ger dem särskild tillgång till säkra kommunikations- eller informationssystem och sålunda möjlighet att få obehörig tillgång till stora mängder sekretessbelagda EU-uppgifter, eller att åsamka uppdraget allvarlig skada genom tekniskt sabotage.

Under de omständigheter som det redogörs för under punkterna d-f ovan skall man i största möjliga utsträckning använda sig av tekniken med registerkontroll.

När personer som inte behöver ha tillgång till uppgifterna för sin tjänsteutövning skall tas i anspråk under omständigheter då de kan få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter (t.ex. bud, säkerhetspersonal, underhållspersonal och städare), skall de först genomgå vederbörlig säkerhetsprövning.

6.2 Register över säkerhetsprövning av personal

Alla kommissionens avdelningar som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter eller där det finns säkra kommunikations- eller informationssystem, skall hålla ett register över den personal som varit föremål för säkerhetsprövning. Varje säkerhetsprövning skall kontrolleras när så krävs för att säkerställa att den är relevant för personens aktuella uppdrag. Säkerhetsprövningen skall ses över med förtur när nya uppgifter indikerar att ett fortsatt uppdrag med sekretessbelagda uppgifter inte längre är förenligt med säkerhetsintressena. Den lokale säkerhetsansvarige på kommissionen skall hålla ett register över säkerhetsprövningar inom sitt område.

6.3 Säkerhetsanvisningar för personalen

All personal, vars tjänst innebär att de kan få tillgång till sekretessbelagda uppgifter skall när de börjar sin tjänst och med regelbundna intervaller få en grundlig genomgång av kraven på säkerhet och hur denna säkerhet erhålls. Sådan personal skall skriftligen intyga att de tillfullo har läst och förstått dessa säkerhetsbestämmelser.

6.4 Ledningsansvar

Arbetsledningen skall ha skyldighet att känna till vilka av personalen som sysslar med sekretessbelagt arbete eller som har tillgång till skyddade kommunikations- eller informationssystem och registrera och rapportera incidenter eller uppenbart känsliga punkter som skulle kunna påverka säkerheten.

6.5 Personalens säkerhetsstatus

Förfaranden skall fastställas för att säkerställa att det, när negativa uppgifter kommer fram om en person, fastställs huruvida denna person sysslar med sekretessbelagt arbete eller har tillgång till skyddade kommunikations- eller informationssystem, och att det berörda säkerhetskontoret på kommissionen informeras. Om det fastställs att personen utgör en säkerhetsrisk skall han/hon avstängas eller avlägsnas från sådana uppdrag där han/hon skulle kunna äventyrasäkerheten.

7. FYSISK SÄKERHET

7.1 Behov av skydd

Den grad av fysiska säkerhetsåtgärder som skall tillämpas för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter skall stå i relation till den sekretessklassning, den volym och det hot som föreligger mot befintliga uppgifter och materiel. Alla som har tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter skall följa en gemensam praxis när det gäller sekretessklassning av dessa uppgifter och följa gemensamma skyddsnormer för hur uppgifter och materiel som kräver skydd skall förvaras, vidarebefordras/överföras och förstöras.

7.2 Kontroller

Innan personer som har ansvar för sekretessbelagda EU-uppgifter lämnar obevakade utrymmen skall de se till att uppgifterna är i säkert förvar och att alla säkerhetsanordningar har aktiverats (lås, larm osv.). Ytterligare oberoende kontroller skall utföras efter arbetstid.

7.3 Byggnadernas säkerhet

Byggnader där sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras eller där det finns skyddade kommunikations- eller informationssystem, skall skyddas mot obehörigt tillträde. Arten av skydd för sekretessbelagda EU-uppgifter, t.ex. galler för fönster, lås för dörrar, vakter vid ingångarna, automatiska system för kontroll av tillträde, säkerhetskontroller och patruller, larmsystem, system för upptäckt av intrång och vakthundar, skall vara avhängig

a) sekretessklassningen på och omfånget av de uppgifter och den materiel som skall skyddas samt var i byggnaden de förvaras,

b) kvaliteten på säkerhetsskåp för uppgifterna och materielen, och

c) byggnadens konstruktion och belägenhet.

Arten av skydd för kommunikations- och informationssystem skall likaledes vara avhängig vilken bedömning som gjorts av värdet på de tillgångar som står på spel och av den potentiella skadan vid sekretessbrott, hur den byggnad där systemet finns är konstruerad samt dess belägenhet och var i byggnaden systemet finns.

7.4 Beredskapsplaner

Detaljerade planer skall utarbetas i förväg för hur sekretessbelagda uppgifter skall skyddas i händelse av en lokal eller nationell kris.

8. INFORMATIONSSÄKERHET

Informationssäkerheten rör fastställandet och tillämpningen av säkerhetsåtgärder för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter som har bearbetats, lagrats eller överförts i kommunikations- och informationssystem eller andra elektroniska system mot sekretessbrott, förlust av okränkbarheten eller tillgängligheten, oavsiktligt eller avsiktligt. Relevanta motåtgärder skall vidtas för att hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter, för att förhindra att behöriga användare nekas tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter och för att förhindra att sekretessbelagda EU-uppgifter förvanskas eller ändras eller raderas av obehöriga.

9. ÅTGÄRDER MOT SABOTAGE OCH ANDRA FORMER AV UPPSÅTLIG SKADA

Fysiska försiktighetsåtgärder för skydd av viktiga anläggningar där sekretessbelagda uppgifter förvaras är de bästa skyddsåtgärderna mot sabotage och uppsåtlig skada, och de kan inte ersättas med enbart säkerhetsprövning av personal. Det behöriga nationella organet skall ombedjas att samla in underrättelser om spioneri, sabotage, terrorism och annan omstörtande verksamhet.

10. UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER TILL TREDJELAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER

Beslutet att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter där kommissionen är upphovsman till tredjeland eller internationell organisation, skall fattas av samtliga av kommissionens ledamöter. Om kommissionen inte är upphovsman, skall kommissionen först söka tillstånd av upphovsmannen. Om det inte går att fastställa vem denne är kommer kommissionen att påta sig detta ansvar.

Om kommissionen erhåller sekretessbelagda uppgifter från tredjeland, internationella organisationer eller annan tredje part, skall dessa uppgifter skyddas i enlighet med den sekretessklassning som har gjorts av dem och motsvarande de normer som fastställs i de här bestämmelserna för sekretessbelagda EU-uppgifter, eller motsvarande de strängare normer som tredje part som lämnar ut uppgifterna kan kräva. Ömsesidiga kontroller får genomföras.

Ovannämnda principer skall genomföras i enlighet med de detaljerade föreskrifterna i del II, avsnitt 26, och tilläggen 3, 4 och 5.

DEL II: SÄKERHETSORGANISATIONEN INOM KOMMISSIONEN

11. DEN LEDAMOT AV KOMMISSIONEN SOM ANSVARAR FÖR SÄKERHETSFRÅGOR

Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall utföra följande:

a) Genomföra kommissionens säkerhetspolitik.

b) Ta ställning till de säkerhetsproblem som kommissionen eller dess behöriga organ har hänskjutit till honom/henne.

c) Granska frågor som rör förändringar av kommissionens säkerhetspolitik, i nära samarbete med de nationella säkerhetsmyndigheterna (eller andra lämpliga organ) i medlemsstaterna (nedan kallade nationella säkerhetsmyndigheter).

Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall ansvara för följande:

a) Samordna alla säkerhetsärenden som rör kommissionens verksamhet.

b) Till de utsedda myndigheterna i medlemsstaterna översända ansökningar om att den nationella säkerhetsmyndigheten gör en säkerhetsprövning av personal som är anställd vid kommissionen, i enlighet med avsnitt 20.

c) Utreda eller begära en utredning om läckor av sekretessbelagda EU-uppgifter, som enligt prima facie-bevis har inträffat på kommissionen,

d) Begära att berörda säkerhetsmyndigheter inleder utredningar när man misstänker läckor av sekretessbelagda EU-uppgifter utanför kommissionen, och samordna utredningarna när mer än en säkerhetsmyndighet är inblandad,

e) Genomföra den periodiska inspektionen av säkerhetsarrangemangen för sekretessbelagda EU-uppgifter.

f) Stå i nära kontakt med alla berörda säkerhetsmyndigheter för att få till stånden övergripande samordning av säkerheten.

g) Ständigt se över kommissionens säkerhetspolitik och säkerhetsförfaranden och, i förekommande fall, utarbeta lämpliga rekommendationer. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall i samband med detta för kommissionen lägga fram den årliga inspektionsplanen som utarbetas av kommissionens säkerhetstjänst.

12. KOMMISSIONENS RÅDGIVANDE KOMMITÉ FÖR SÄKERHETSFRÅGOR

En rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor skall inrättas inom kommissionen. Den skall bestå av den ledamot för kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor, eller dennes representant, som skall sitta som ordförande samt av representanter från varje medlemsstats nationella säkerhetsmyndighet. Representanter från andra Europeiska institutioner får också bjudas in att delta. Företrädare för decentraliserade EG och EU-myndigheter får också bjudas in att delta när frågor som rör dem diskuteras.

Kommissionens rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor skall mötas när dess ordförande eller någon av dess medlemmar så begär. Kommittén skall ha till uppgift att granska och bedöma alla relevanta säkerhetsfrågor, samt att lägga fram rekommendationer till kommissionen när så behövs.

13. KOMMISSIONENS SÄKERHETSNÄMND

En säkerhetsnämnd skall inrättas inom kommissionen. Den skall bestå av generalsekreteraren som skall vara ordförande, och av generaldirektörerna för rättstjänsten, personal och administration, yttre förbindelser, rättsliga och inrikes frågor och gemensamma forskningscentret samt av cheferna för internrevisionen och kommissionens säkerhetstjänst. Andra kommissionstjänstemän får bjudas in. Dess ansvarsområde är att bedöma säkerhetsåtgärder inom kommissionen och att göra rekommendationer på detta område till den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor.

14. KOMMISSIONENS SÄKERHETSKONTOR

För att uppfylla de skyldigheter som nämns i avsnitt 11 skall den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhet kunna utnyttja kommissionens säkerhetstjänst för samordning, kontroll och genomförande av säkerhetsåtgärder.

Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall vara den främste rådgivaren till den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor när det gäller sekretess, och han/hon skall vara sekreterare i säkerhetskommittén. I detta avseende skall han/hon leda uppdateringen av säkerhetsbestämmelserna och samordna säkerhetsåtgärderna med de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna, och i förekommande fall med internationella organisationer som är knutna till kommissionen genom säkerhetsöverenskommelser. Han/hon skall i dessa avseenden agera som samordnare.

Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall ha ansvaret för godkännande avIT-system och IT-nät inom kommissionen. Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall tillsammans med relevant nationell säkerhetsmyndighet besluta om godkännande av IT-system och IT-nät som omfattar kommissionen och mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter.

15. SÄKERHETSSINSPEKTIONER

Återkommande inspektioner av säkerhetsanordningarna för insynsskydd av sekretessbelagda EU-uppgifter skall utföras av kommissionens säkerhetstjänst.

Kommissionens säkerhetstjänst får bistås i detta av säkerhetstjänster på andra EU-institutioner som innehar sekretessbelagda EU-uppgifter eller av medlemsstaternas nationella säkerhetsmyndigheter ( 5 ).

På begäran av en medlemsstat får en inspektion av sekretessbelagda EU-uppgifter utföras av dess nationella säkerhetsmyndighet inom kommissionen, gemensamt med kommissionens säkerhetstjänst och efter ömsesidig överenskommelse.

16. KLASSNING< SÄKERHETSBETECKNINGAR OCH MÄRKNINGAR

16.1 Klassningsnivåer ( 6 )

Uppgifter kan placeras in i följande sekretessgrader (se även tillägg 2):

►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : Denna sekretessgrad skall endast användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen synnerligen allvarlig skada (synnerligt men).

►M1 SECRET UE ◄ : Denna sekretessgrad skall endast användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen allvarlig skada (icke obetydligt men).

►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ : Denna sekretessgrad skall användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen skada (ringa men).

►M1 RESTREINT UE ◄ : Denna sekretessgrad skall användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vara till nackdel för Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters intressen.

Inga andra klassningar är tillåtna.

16.2 Säkerhetsbeteckningar

För att begränsa en sekretessgrads giltighet (för sekretessbelagda uppgifter som innebär en automatisk inplacering i lägre sekretessgrad eller hävande av sekretess) får en överenskommen säkerhetsbeteckning användas. Denna beteckning skall antingen vara ”Till och med…(tidpunkt/datum)” eller ”Fram till…(händelse)”.

Tilläggsmarkeringar, t.ex. CRYPTO eller någon annan säkerhetsbeteckning som är erkänd inom EU, skall användas när det är nödvändigt att begränsa utlämnandet och det krävs särskild hantering utöver vad som framgår av sekretessgraden.

Säkerhetsbeteckningar skall endast användas tillsammans med en sekretessgrad.

16.3 Märkningar

En märkning får användas för att ange vilket område handlingen omfattar eller särskild spridning, grundad på behovet av att få tillgång till uppgifterna för tjänsteutövningen, eller (för icke-sekretessbelagda uppgifter) för att markera slutet på ett handelsförbud.

En märkning är inte en sekretessgrad och får inte användas i stället för en sådan.

Märkningen ESDP skall göras på handlingar och kopior av dessa som rör unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters säkerhet och försvar, eller som rör militär eller icke-militär krishantering.

16.4 Fastsättning

Följande fastsättningsmetoder skall användas:

a) Handlingar med beteckningen ►M1 RESTREINT UE ◄ , på mekanisk eller elektronisk väg.

b) Handlingar med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , på mekanisk väg, för hand eller genom tryck på förstämplat, registrerat papper.

c) Handlingar med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , på mekanisk väg eller för hand.

16.5 Fastsättning av säkerhetsbeteckningar

Säkerhetsbeteckningar skall sättas fast direkt under sekretessgraden och med samma metod.

17. HUR SEKRETESSKLASSNINGEN SKALL GÅTILL

17.1 Allmänt

Uppgifter skall bara sekretessbeläggas när det är nödvändigt. Sekretessgraden skall anges klart och korrekt och skall upprätthållas bara så länge som uppgifterna kräver skydd.

Ansvaret för att sekretessbelägga uppgifter och för eventuell senare inplacering i en lägre sekretessgrad eller för hävande av sekretessen vilar helt på upphovsmannen.

Tjänstemän och övriga anställda på kommissionen skall sekretessbelägga, inplacera i en lägre sekretessgrad eller häva sekretessen på uppdrag av eller efter överenskommelse med sin avdelningschef.

De detaljerade förfarandena för hantering av sekretessbelagda handlingar har fått denna inramning för att säkerställa att de får ett lämpligt skydd med hänsyn till de uppgifter de innehåller.

Det antal personer som får författa dokument med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall vara så få som möjligt och deras namn skall finnas på en förteckning som upprättas av kommissionens säkerhetstjänst.

17.2 Tillämpning av sekretessklassning

Sekretessklassningen av en handling skall fastställas med utgångspunkt från hur känsligt handlingens innehåll är, i enlighet med definitionen i avsnitt 16. Det är viktigt att sekretessklassningen är korrekt och att den används med urskillning. Detta gäller särskilt säkerhetsgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Upphovsmannen till en handling som skall säkerhetsklassas skall ha ovanstående bestämmelser i åtanke och bromsa alla tendenser till för hög eller för låg sekretessgrad.

En praktisk vägledning för sekretessklassning finns i bilaga 2.

Enstaka sidor, stycken, avsnitt, bilagor, tillägg och bifogade papper till en viss handling kan kräva inplacering i en annan sekretessgrad och skall märkas i enlighet med detta. Sekretessklassningen av handlingen som helhet skall vara densamma som den del som fått den högsta sekretessgraden.

Sekretessklassningen av ett brev eller en not som åtföljer bilagor skall göras i samma sekretessgrad som den högsta sekretessgraden hos bilagorna. Upphovsmannen bör ange tydligt med vilken grad de skall säkerhetsklassas när de skilts från de bifogade handlingarna.

Allmänhetens tillgång till dokument skall även fortsättningsvis regleras genom förordning (EG) nr 1049/2001.

17.3 Inplacering i lägre sekretessgrad och hävande av sekretess

SekretessbelagdaEU-handlingar kan inplaceras i en lägre sekretessgrad eller bli föremål för sekretessens hävande endast efter tillstånd av den som upprättat handlingarna och, om så krävs, efter diskussion med andra berörda parter. Inplacering i lägre sekretessgrad eller hävande av sekretess skall bekräftas skriftligen. Upphovsmannen skall ha ansvaret för att informera sina mottagare om förändringen, och dessa skall i sin tur vara ansvariga för att informera eventuella efterföljande mottagare till vilka de har översänt handlingen eller en kopia av den.

Upphovsmannen skall, om så är möjligt, på den sekretessbelagda handlingen ange ett datum, en tidsperiod eller en händelse när uppgifterna får inplaceras i en lägre sekretessgrad eller sekretessen kan hävas. I annat fall skall denne se över handlingarna minst vart femte år för att säkerställa att den ursprungliga sekretessklassningen fortfarande är nödvändig.

18. FYSISK SÄKERHET

18.1 Allmänt

Det främsta syftet med de fysiska säkerhetsåtgärderna är att förhindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter eller materiel, förhindra stöld och förstörelse av utrustning och annan egendom samt förhindra trakasserier och andra typer av attacker mot personal, andra anställda och besökare.

18.2 Säkerhetskrav

Alla lokaler, utrymmen, byggnader, rum, kommunikations- och informationssystem osv. i vilka sekretessbelagda EU-uppgifter och materiel förvaras eller hanteras skall skyddas genom lämpliga fysiska säkerhetsåtgärder.

När man bestämmer vilken grad av fysiskt säkerhetsskydd som är nödvändigt skall hänsyn tas till relevanta faktorer som

a) sekretessklassningen av uppgifter eller materiel,

b) mängden och formen (t.ex. pappersutskrift, lagring på datormedier) av uppgifterna,

c) av underrättelsetjänster lokalt bedömt hot som riktar sig mot EU, medlemsstaterna och/eller andra institutioner eller tredje part som innehar sekretessbelagda EU-uppgifter och som innefattar sabotage, terrorism och annan omstörtande och/eller brottslig verksamhet.

De fysiska säkerhetsåtgärder som tillämpas skall

a) förhindra intrång i smyg eller genom tvång,

b) avskräcka, hindra och avslöja illojala personer,

c) hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter.

18.3 Fysiska säkerhetsåtgärder

18.3.1 Säkerhetsutrymmen

Utrymmen där uppgifter med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller med högre grad av sekretess hanteras och förvaras skall organiseras och struktureras så att de motsvarar något av följande:

a) Säkerhetsutrymme klass 1: ett utrymme där uppgifter klassade som ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller med högre grad av sekretess hanteras och förvaras på ett sådant sätt att tillträde till utrymmet i själva verket innebär tillgång till sekretessbelagda uppgifter. Ett sådant utrymme kräver i) en klart fastställd och skyddad yttre gräns genom vilken alla in- och utpasseringar kontrolleras, ii) ett kontrollsystem för inpassering, som bara släpper in dem som säkerhetsprövats på vederbörligt sätt och som har särskilt tillstånd att vistas i utrymmet, iii) specificering av sekretessklassningen av de uppgifter som normalt sett finns i utrymmet, dvs. de uppgifter för vilka tillträde till utrymmet ger tillgång till uppgifterna.

b) Säkerhetsutrymme klass II: ett utrymme där uppgifter med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre hanteras och förvaras på ett sådant sätt att det kan skyddas från tillträde av obehöriga genom internt upprättade kontroller, t.ex. lokaler som innehåller enheter där uppgifter med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre regelbundet hanteras och förvaras. Ett sådant utrymme kräver i) en klart fastställd och skyddad yttre gräns genom vilken alla in- och utpasseringar kontrolleras, ii) ett kontrollsystem för inpassering som enbart ger tillträde för personer som säkerhetsprövats i vederbörlig ordning och fått särskilt tillstånd att vistas i utrymmet. Alla andra personer skall eskorteras eller kontrolleras på annat sätt för att hindra obehörigt tillträde till sekretessbelagda EU-uppgifter och tillträde till utrymmen som är föremål för tekniska säkerhetsinspektioner. De utrymmen där tjänstgörande personal inte vistas 24 timmar om dygnet skall inspekteras omedelbart efter den normala arbetstiden för att säkerställa att sekretessbelagda EU-uppgifter är korrekt skyddade.

18.3.2 Administrativt utrymme

Kring eller ledande till säkerhetsutrymmen av klass I eller klass II får ett administrativt utrymme med lägre säkerhet upprättas. Detta kräver en synlig gräns som gör att personal och fordon kan kontrolleras. Enbart uppgifter med beteckningen ►M1 RESTREINT UE ◄ och uppgifter utan sekretessklassning skall hanteras och förvaras i administrativa utrymmen.

18.3.3 Kontroll av in- ochutpassering

Tillträdet till och utgången från säkerhetsutrymmen av klass I och klass II skall kontrolleras genom passersedel eller genom att kontrollpersonalen känner igen personerna, vilket skall gälla för alla som normalt arbetar i dessa utrymmen. Ett system för kontroll av besökare, för att se till att obehöriga inte får tillträde till sekretessbelagda EU-uppgifter, skall också upprättas. Systemen med passersedel kan kompletteras med automatiserad identifiering, vilken skall ses som ett komplement till, men inte en fullständig ersättning för vakter. En förändring i hotbedömningen kan medföra att åtgärderna för kontroll av in- och utpassering förstärks, till exempel vid besök av prominenta personer.

18.3.4 Patrullering av vakter

Patrullering av säkerhetsutrymmen av klass I och klass II skall äga rum utanför normal arbetstid för att skydda EU-tillgångar från att utsättas för fara, skada eller förlust. Hur ofta patrulleringen skall genomföras är avhängigt av de lokala omständigheterna, men som vägledning kan intervallet varannan timme anges.

18.3.5 Säkerhetsskåp och valv

Tre klasser av skåp skall användas för förvaring av sekretessbelagda EU-uppgifter:

— Klass A: säkerhetsskåp som godkänts nationellt för förvaring av uppgifter med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II,

— Klass B: säkerhetsskåp som godkänts nationellt för förvaring av uppgifter med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ i ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II,

— Klass C: arkivmöbler som är lämpliga enbart för förvaring av uppgifter med beteckningen ►M1 RESTREINT UE ◄ .

För valv som byggts inom ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II och för alla utrymmen av klass I där uppgifter med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre förvaras på öppna hyllor eller visas på diagram, kartor osv. skall väggarna, golven och taken, dörren eller dörrarna med lås, av ackrediteringsmyndigheten för säkerhet ha intygats erbjuda ett skydd som motsvarar den klass säkerhetsskåp som godkänts för förvaring av uppgifter av motsvarande säkerhetsklass.

18.3.6 Lås

Lås som används för säkerhetsskåp och valv i vilka sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras skall uppfylla följande normer:

— Grupp A: nationellt godkända för skåp av klass A.

— Grupp B: nationellt godkända för skåp av klass B.

— Grupp C: enbart avsedda för arkivmöbler av klass C.

18.3.7 Kontroll av lås och kombinationer

Nycklar till säkerhetsskåp får inte avlägsnas från kommissionens byggnader. Kombinationer till säkerhetsskåp skall memoreras av de personer som behöver känna till dem. För användning i nödsituationer skall den lokalt säkerhetsansvarige på kommissionsavdelningen i fråga vara ansvarig för reservnycklar och ett skriftligt dokument med varje kombination; dokumenten skall ligga i separata, ogenomskinliga kuvert. Arbetsnycklar, reservsäkerhetsnycklar och kombinationer skall förvaras i separata säkerhetsskåp. Säkerhetsskyddet för dessa nycklar och kombinationer bör inte vara mindre strängt än de uppgifter som de ger tillgång till.

Så få personer som möjligt skall ha kännedom om kombinationer till säkerhetsskåp. Kombinationer skall ställas om

a) vid mottagande av ett nytt skåp,

b) vid byte av personal,

c) vid sekretessbrott eller vid misstanke om detta,

d) helst var sjätte månad eller åtminstone en gång om året.

18.3.8 Anordningar för upptäckt av intrång

När larmsystem, interntelevision och andra elektriska anordningar används för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter, skall det finnas ett elektriskt nödsystem för att säkerställa att systemet är operativt även om huvudströmmen bryts. Ett annat grundläggande krav är att tekniskt fel eller manipulation av sådana system skall utlösa larm eller ge en annan pålitlig varning till bevakningspersonalen.

18.3.9 Godkänd utrustning

Kommissionens säkerhetstjänst skall hålla uppdaterade förteckningar över typer och modeller för den säkerhetsutrustning som den har godkänt för skydd av sekretessbelagda uppgifter under olika specificerade omständigheter och villkor. Kommissionens säkerhetstjänst skall basera dessa förteckningar bland annat på information från nationella säkerhetsmyndigheter.

18.3.10 Fysiskt skydd för kopierings- och faxapparater

Kopierings- och faxapparater skall ha det fysiska skydd som krävs för att säkerställa att bara behöriga personer kan använda dem för hantering av säkerhetsklassade uppgifter och att alla sekretessbelagda produkter är föremål för riktiga kontroller.

18.4 Skydd mot ”tjuvtittande” och ”tjuvlyssnande”

18.4.1 Tjuvtittande

Alla lämpliga åtgärder skall vidtas dag som natt för att garantera att sekretessbelagda EU-uppgifter inte blir tillgängliga, inte ens av misstag, för obehöriga.

18.4.2 Tjuvlyssnande

Kontor eller utrymmen där sekretessbelagda EU-uppgifter med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ eller högre regelbundet diskuteras skall skyddas mot passivt och aktivt tjuvlyssnande när hotbilden kräver det. Kommissionens säkerhetstjänst ansvarar för att bedöma riskerna för tjuvlyssnande, efter samråd med nationella säkerhetsmyndigheter, när så krävs.

18.4.3 Införande av elektronisk utrustning och inspelningsutrustning

Det är inte tillåtet att ta med mobiltelefoner, privata datorer, inspelningsutrustning, kameror och annan elektronisk utrustning eller inspelningsutrustning till säkerhetsutrymmen eller tekniska säkerhetsutrymmen utan tillstånd på förhand från chefen för kommissionens säkerhetstjänst.

För att fastställa vilka skyddsåtgärder som skall vidtas i lokaler som är känsliga för passivt tjuvlyssnande (t.ex. isolering av väggar, dörrar, golv och tak, mätningar av det ljud som tränger ut och för aktivt tjuvlyssnande (t.ex. sökning efter mikrofoner) får kommissionens säkerhetstjänst begära hjälp av de nationella säkerhetsmyndigheterna.

När omständigheterna så kräver får telekommunikationsutrustning och elektrisk eller elektronisk kontorsutrustning av alla slag som används under möten på säkerhetsnivån ►M1 SECRET UE ◄ och högre, kontrolleras av tekniska säkerhetsexperter från de nationella säkerhetsmyndigheterna på begäran av chefen för kommissionens säkerhetstjänst.

18.5 Tekniska säkerhetsutrymmen

Vissa områden kan betecknas som tekniskt säkra utrymmen. En särskild inpasseringskontroll skall utföras. Sådana utrymmen skall hållas låsta på godkänt sätt när de inte används och alla nycklar skall behandlas som säkerhetsnycklar. Sådana utrymmen skall vara föremål för regelbundna fysiska inspektioner som också skall göras efter varje obehörigt intrång eller misstanke om sådant intrång.

En detaljerad inventarieförteckning över utrustning och möbler skall finnas, så att man kan övervaka flyttning av utrustning och möbler. Inga möbler och ingen utrustning skall föras till ett sådant utrymme förrän det har inspekterats omsorgsfullt av särskilt utbildad säkerhetspersonal, för att spåra eventuell avlyssningsutrustning. Som allmän regel gäller att installation av kommunikationslinjer på tekniskt säkra områden inte är tillåten utan tillstånd på förhand av relevantmyndighet.

19. ALLMÄNNA REGLER OM PRINCIPEN FÖR BEHOV AV UPPGIFTER OCH SÄKERHETSGRANSKNING AV EU-PERSONAL

19.1 Allmänt

Tillgång till sekretessbelagd EU-information skall beviljas för personer som behöver den för att utföra sina tjänsteåligganden eller uppdrag. Tillgång till uppgifter med sekretessgraderna ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ skall endast beviljas för personer som genomgått vederbörlig säkerhetsprövning.

Ansvaret för att avgöra vem som behöver ta del av uppgifter skall ligga hos den avdelning där personen i fråga skall anställas.

Begäran om granskning av personal skall göras av avdelningarna.

Säkerhetsprövningen skall leda till att ett ”säkerhetsintyg för EU-personal” utfärdas, i vilket det skall anges vilken nivå av sekretessbelagd information som den person som genomgått säkerhetsprövningen skall få tillgång till samt datum då intyget löper ut.

Ett säkerhetsintyg för EU-personal för en viss sekretessgrad kan ge innehavaren tillgång till uppgifter med lägre sekretessklassning.

Personer som inte är tjänstemän eller övriga anställda, t.ex. externa uppdragstagare, experter eller konsulter, med vilka man kan behöva diskutera eller för vilka man kan behöva visa sekretessbelagda EU-uppgifter skall ha genomgått säkerhetsprövning för sekretessbelagd EU-information och ha informerats om sitt ansvar för säkerheten.

Allmänhetens tillgång till dokument skall även fortsättningsvis regleras genom förordning (EG) nr 1049/2001.

19.2 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Samtliga personer som skall få tillgång till information med sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOPSECRET ◄ skall först ha genomgått säkerhetsprövning för denna grad.

Samtliga personer som behöver få tillgång till uppgifter med sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall utses av den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhet och deras namn skall införas i det register som är relevant för säkerhetsklassen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Kommissionens säkerhetstjänst skall skapa och föra detta register.

Samtliga personer skall innan de får tillgång till uppgifter med sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ underteckna en försäkran om att de informerats om kommissionens säkerhetsrutiner och att de till fullo är medvetna om sitt särskilda ansvar när det gäller att skydda uppgifter med sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ och de påföljder som i EU:s bestämmelser och i nationell lagstiftning eller nationella förvaltningsbestämmelser föreskrivs om sekretessbelagd information lämnas ut till obehöriga, vare sig detta sker uppsåtligt eller genom försumlighet.

Om personer vid möten m.m. ges tillgång till information med sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall den ansvarige säkerhetstjänstemannen inom det organ där dessa personer är verksamma underrätta det organ som anordnat mötet om att de innehar erforderligt tillstånd.

Samtliga personer som lämnar en tjänstgöring för vilken de har behövt tillgång till information med sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall avföras från den lista som upprättats för säkerhetsklassen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Dessutom skall alla sådana personer åter göras uppmärksamma på det särskilda ansvar de har när det gäller att skydda uppgifter med sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . De skall vidare underteckna en försäkran där de förklarar att de varken kommer att använda eller lämna ut någon information med sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

19.3 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ .

Samtliga personer som skall få tillgång till information med sekretessgraden ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ skall först genomgå säkerhetsprövning för den aktuella säkerhetsnivån.

Samtliga personer som får tillgång till information med sekretessgraden ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ skall vara förtrogna med om de aktuella säkerhetsbestämmelserna och skall vara medvetna om konsekvenserna vid försumlighet.

Om personer vid möten m.m. ges tillgång till information med sekretessgraden ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ skall den ansvarige säkerhetstjänstemannen inom det organ där dessa personer är verksamma underrätta det organ som anordnat mötet om att de innehar erforderligt tillstånd.

19.4 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som ►M1 RESTREINT UE ◄ .

Personer med tillgång till uppgifter med sekretessgraden ►M1 RESTREINT UE ◄ skall göras uppmärksamma på de här säkerhetsbestämmelserna liksom påföljderna vid försumlighet.

19.5 Förflyttningar

Om en medarbetare förflyttas från en tjänst som innebär hantering av sekretessbelagt EU-material skall registret övervaka att materialet på korrekt sätt överlämnas från den avgående till den tillträdande tjänstemannen.

När en medarbetare förflyttas till en tjänst som innebär hantering av sekretessbelagt EU-material skall den lokale säkerhetsansvarige instruera honom/henne.

19.6 Särskilda anvisningar

Personer som det åligger att hantera sekretessbelagd EU-information skall när de inleder sin tjänstgöring och därefter med regelbundna intervall göras uppmärksamma på

a) de hot mot säkerheten som oförsiktiga samtal innebär,

b) försiktighetsåtgärder som de bör vidta i kontakter med pressen och företrädare för särskilda intressegrupper,

c) det hot som kommer från underrättelseorgan som inriktar sig på EU och medlemsstaterna för att få kännedom om sekretessbelagd information och verksamhet inom EU,

d) skyldigheten att genast rapportera till vederbörande säkerhetsmyndigheter alla närmanden eller förhållningssätt som kan föranleda misstanke om spioneri eller eventuella onormala förhållanden som kan ha relevans för säkerheten.

Alla personer som normalt upprätthåller täta kontakter med företrädare för länder vilkas underrättelseorgan inriktar sig på EU och medlemsstaterna för att få kännedom om sekretessbelagd information och verksamhet inom EU, skall informeras om den teknik man vet att olika underrättelseorgan använder sig av.

Det finns inga säkerhetsbestämmelser inom kommissionen för privata resor till något som helst resmål för de personer som genomgått säkerhetsprövning för tillgång till sekretessbelagd EU-information. Kommissionens säkerhetstjänst skall dock informera de tjänstemän och övriga anställda som de har ansvar för om sådana regler för resor som de kan komma att omfattas av.

20. FÖRFARANDE FÖR SÄKERHETSPRÖVNING FÖR KOMMISSIONSTJÄNSTEMÄN OCH ANDRA ANSTÄLLDA

a) Endast tjänstemän och andra anställda inom kommissionen eller personer som arbetar inom kommissionen, som på grund av sina åligganden och för sin tjänsteutövning behöver känna till eller använda sekretessbelagda uppgifter som innehas av kommissionen, skall ha tillgång till sådana uppgifter.

b) För att få tillgång till uppgifter med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ OCH ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ måste de personer som avses i punkt a ha givits behörighet i enlighet med det förfarande som avses i punkterna c och d i detta avsnitt.

c) Behörighet skall endast ges till personer som har genomgått säkerhetsprövning av de behöriga nationella myndigheterna i medlemsstaterna, i enlighet med förfarandet i punkterna i-n.

d) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall ansvara för beviljande av sådan behörighet som avses i punkterna a, b och c.

e) Han/hon skall bevilja behörighet efter att ha erhållit yttrande från medlemsstaternas behöriga nationella myndigheter på grundval av den säkerhetsprövning som genomförts i enlighet med punkterna i-n.

f) Kommissionens säkerhetstjänst skall hålla en aktuell förteckning över alla känsliga tjänster, enligt uppgifter från kommissionens enheter, och över alla personer som givits (tillfällig) behörighet.

g) Behörigheten, som skall vara giltigt för en period av fem år, får inte ha längre varaktighet än de uppgifter på vars grundval det beviljades. Den får förnyas i enlighet med förfarandet i punkt e.

h) Behörigheten skall dras in av chefen för kommissionens säkerhetstjänst om han/hon anser att det är motiverat att göra så. Varje beslut att dra in behörighet skall meddelas dels den berörda personen, som kan komma att kallas in för samtal med chefen för kommissionens säkerhetstjänst, dels den behöriga nationella myndigheten.

i) Säkerhetsgranskningen skall genomföras med bistånd av den berörda personen och på begäran av chefen för kommissionens säkerhetstjänst. Den behöriga nationella myndigheten för granskning skall ligga i den medlemsstat där den person som skall få behörighet är medborgare. I de fall den berörda personen inte är medborgare i en EU-medlemsstat skall chefen för kommissionens säkerhetstjänst begära säkerhetsgranskningen från den EU-medlemsstat där personen är bosatt eller har varit bosatt en längre tid.

j) Som en del av prövningsförfarandet skall den berörda personen anmodas att fylla i ett formulär med personliga uppgifter.

k) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall i sin begäran specificera typen av och nivån på de sekretessbelagda uppgifter som den berörda personen skall ha tillgång till så att de behöriga nationella myndigheterna kan genomföra processen med säkerhetsprövning och ge sitt utlåtande om på vilken nivå det är lämpligt att bevilja den personen behörighet.

l) Hela processen med säkerhetsprövning, tillsammans med de erhållna resultaten, skall genomföras i enlighet med de relevanta regler och bestämmelser som gäller i den berörda medlemsstaten, inklusive de som gäller överklaganden.

m) När medlemsstatens behöriga nationella myndigheter avger ett positivt yttrande får chefen för kommissionens säkerhetstjänst ge den berörda personen behörighet.

n) Ett negativt yttrande från de behöriga nationella myndigheterna skall meddelas den berörda personen som kan begära att få höras av chefen för kommissionens säkerhetstjänst. Om chefen för kommissionens säkerhetstjänst anser det nödvändigt får den anhålla hos de behöriga nationella myndigheterna om eventuella ytterligare förtydliganden. Om den negativa uppfattningen bekräftas skall behörighet inte beviljas.

o) Alla personer som beviljats behörighet enligt punkterna d och e skall, när behörigheten beviljas och därefter med jämna mellanrum, erhålla alla nödvändiga föreskrifter angående skyddet av sekretessbelagda uppgifter och hur ett sådant skydd kan garanteras. Dessa personer skall underteckna en förklaring om att de erkänner att de mottagit föreskrifterna och att de åtar sig att lyda dem.

p) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att genomföra detta avsnitt, bland annat när det gäller reglerna för tillgång till förteckningen över behöriga personer.

q) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst kan undantagsvis och om tjänsten så kräver, efter att i förväg ha informerat de behöriga myndigheterna om detta och om dessa inte har hört av sig inom en månad, utfärda en tillfällig behörighet för en tidsperiod som inte får överstiga tre månader i avvaktan på resultatet av den undersökning som anges i punkt i.

r) Den preliminära och tillfälliga behörighet som utfärdas på detta sätt skall inte ge tillgång till uppgifter med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; tillgång till sådana uppgifter skall begränsas till tjänstemän som verkligen har genomgått säkerhetsprövning med positivt resultat, i enlighet med punkt i. I avvaktan på resultatet av säkerhetsprövningen får de tjänstemän, för vilka det begärts behörighet på nivån ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , tillfälligt och preliminärt ges tillstånd att få tillgång till uppgifter upp till och med nivån ►M1 SECRET UE ◄ .

21. UPPRÄTTANDE, UTLÄMNANDE, ÖVERFÖRING, SÄKERHET I POSTHANTERINGEN SAMT EXTRA EXEMPLAR OCH ÖVERSÄTTNINGAR OCH UTDRAG UR SEKRETESSBELAGDA EU-HANDLINGAR

21.1 Upprättande

1. EU:s sekretessklassningar skall tillämpas enligt avsnitt 16och som för ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ och däröver och anges centrerat i marginalen upptill och nedtill på varje sida och varje sida skall numreras. På varje sekretessbelagd EU-handling skall ett referensnummer och ett datum anges. När det gäller handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ och ►M1 SECRET UE ◄ skall detta referensnummer anges på varje sida. Om flera kopior skall lämnas ut skall ett kopienummer anges på första sidan på varje exemplar tillsammans med uppgift om det totala antalet sidor. Alla bilagor och bifogade handlingar skall anges på den första sidan av en handling med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre sekretessgrad.

2. Handlingar med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre sekretessgrad får skrivas ut, översättas, förvaras, kopieras, mångfaldigas magnetiskt eller mikrofilmas endast av personer som har genomgått säkerhetsprövning för tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter upp till minst den lämpliga sekretessgraden för handlingen i fråga.

3. De bestämmelser som reglerar datoriserad framställning av sekretessbelagda handlingar fastställs i avsnitt 25.

21.2 Utlämnande

1. Sekretessbelagda EU-uppgifter skall lämnas ut endast till personer som behöver känna till uppgifterna för sin tjänsteutövning och som har genomgått lämplig säkerhetsprövning. Upphovsmannen skall specificera det första utlämnandet.

2. Handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall passera genom registret för sådana handlingar (se avsnitt 22.2). När det gäller meddelanden med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ får det behöriga registret ge chefen för kommunikationscentrumet behörighet att framställa det antal kopior som specificeras i mottagarförteckningen.

3. Handlingar med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ eller med lägre sekretessgrad får lämnas vidare av den ursprunglige mottagaren till andra mottagare på grundval av behovet att få uppgifterna för tjänsteutövningen. Upphovsmyndigheterna skall dock tydligt ange eventuella förbehåll som de önskar införa. När sådana förbehåll införs får mottagarna lämna handlingarna vidare endast med upphovsmyndigheternas tillstånd.

4. Alla handlingar med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ och med högre sekretessgrad skall när de inkommer till eller lämnar ett generaldirektorat eller en tjänst registreras på avdelningen lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter. Anvisningar om vilka uppgifter som skall införas (referenser, datum och vid behov kopienummer) skall vara sådana att handlingarna kan identifieras och de skall införas i ett diarium eller på särskilda skyddade databaserade medier (se avsnitt 22.1).

21.3 Vidarebefordran/överföring av sekretessbelagda EU-handlingar

21.3.1 Förpackningar, kvitton

1. Handlingar med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller med högre sekretessgrad skall vidarebefordras i motståndskraftiga, ogenomskinliga dubbla kuvert. Det inre kuvertet skall märkas med lämplig EU-sekretessklassning och om möjligt med fullständiga anvisningar om mottagarens tjänstetitel och adress.

2. Det inre kuvertet får endast öppnas av en kontrolltjänsteman vid registret (se avsnitt 22.1) eller dennes ersättare som skall bekräfta mottagandet av de bifogade handlingarna, om inte detta kuvert är adresserat till en person. I sådant fall skall det lämpliga registret (se avsnitt 22.1) diarieföra kuvertets ankomst, och endast den person som det är adresserat till får öppna det inre kuvertet och erkänna mottagandet av de handlingar som det innehåller.

3. Ett mottagningsbevis skall placeras i det inre kuvertet. Mottagningsbeviset, som inte skall vara sekretessbelagt, skall innehålla uppgifter om handlingens referensnummer, datum och kopienummer, men aldrig ärendet.

4. Innerkuvertet skall därpå placeras i ytterkuvertet, vilket måste ha ett försändelsenummer för att möjliggöra förfarandet med mottagningsbevis. Sekretessgraden får inte under några omständigheter anges på ytterkuvertet.

5. För handlingar med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller med högre sekretessgrad skall kurirer och bud erhålla mottagningsbevis med angivande av försändelsenumren.

21.3.2 Vidarebefordran inom en byggnad eller ett byggnadskomplex

Inom en viss byggnad eller ett visst byggnadskomplex får sekretessbelagda handlingar befordras i ett förseglat kuvert med endast adressatens namn, på villkor att det befordras av en person som genomgått lämplig säkerhetsprövning.

21.3.3 Överföring inom ett land

1. Inom ett land får handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ endast befordras med ett officiellt budföretag, eller med personer som är behöriga att få tillgång till uppgifter med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. När budföretag används för vidarebefordran av en handling med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ utanför gränserna för en byggnad eller ett byggnadskomplex, skall bestämmelserna angående emballage och mottagande uppfyllas enligt det här kapitlet. Budföretag skall ha en sådan personal att det garanteras att emballage som innehåller handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ständigt står under direkt övervakning av en ansvarig tjänsteman.

3. Handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ får undantagsvis befordras av tjänstemän, inte bud, utanför en byggnad eller ett byggnadskomplex för lokal användning vid möten och diskussioner förutsatt att a) tjänstemannen som agerar bud är behörig att få tillgång till dessa handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , b) transportsättet uppfyller nationella bestämmelser för vidarebefordran av handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , c) tjänstemannen under inga omständigheter lämnar handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ utan uppsikt, d) det vidtas arrangemang för en förteckning över de handlingar som befordras på detta sätt och som skall finnas tillgänglig i registret för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ och som skall diarieföras och kontrolleras mot detta register när handlingarna återkommer.

4. Inom ett visst land får handlingar med beteckningarna ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ befordras antingen med post, om detta är tillåtet enligt nationella bestämmelser och överensstämmer med villkoren i dessa bestämmelser, eller med bud eller med personer som genomgått säkerhetsprövning för behörighet att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter.

5. Kommissionens säkerhetstjänst kommer att på grundval av dessa bestämmelser utarbeta instruktioner för personal som medför sekretessbelagda EU-handlingar. Det skall vara ett krav att budet läser och undertecknar dessa föreskrifter. Av föreskrifterna skall det särskilt framgå att handlingarna under inga omständigheter får a) lämnas utan uppsikt av budet om de inte är i säkert förvar i enlighet med bestämmelserna i avsnitt 18, b) lämnas utan uppsikt i allmänna transportmedel eller privata fordon eller på sådana platser som hotell eller restauranger. De får inte förvaras i kassaskåp på hotell eller lämnas utan uppsikt i hotellrum, c) läsas på allmänna platser, t.ex. i flygplan eller på tåg.

21.3.4 Överföring från ett land till ett annat

1. Materiel med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre sekretessgrad skall befordras från en medlemsstat till en annan med diplomat- eller militärkurir.

2. Personlig befordran av materiel med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ kan tillåtas om det sker på sådana villkor att det garanteras att de inte kan falla i händerna på någon obehörig.

3. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor får ge tillåtelse till personlig befordran när diplomat- eller militärkurirer inte är tillgängliga, eller när användningen av sådana kurirer skulle resultera i en försening som skulle vara skadlig för EU:s insatser och när den avsedda mottagaren har brådskande behov av materielen. Kommissionens säkerhetstjänst bör utarbeta föreskrifter som omfattar personlig befordran på internationell nivå av sekretessbelagt materiel upp till och med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ av personer som inte är diplomat- eller militärkurirer. Enligt föreskrifterna skall det krävas att a) budet har genomgått lämplig säkerhetsprövning, b) en lämplig avdelning eller ett register förtecknar allt materiel som befordras på detta sätt, c) paket eller säckar som innehåller EU-materiel är försedda med ett officiellt sigill för att förhindra eller avhålla från tullinspektion samt är märkta med identifikation och föreskrifter till upphittaren, d) budet bär med sig ett kuririntyg och/eller tjänsteuppdrag som är erkänt av alla EU-medlemsstater och som ger honom behörighet att befordra paketet enligt identifikation, e) ingen icke EU-medlemssstat eller gräns korsas vid resa på land om inte den stat som befordrar handlingen har en särskild garanti från den staten, f) budets researrangemang, med tanke på vilka destinationer, resvägar och befordringsvägar som används, står i överensstämmelse med EU:s bestämmelser eller — om nationella bestämmelser för sådana frågor är strängare — i enlighet med sådana bestämmelser, g) materiel får inte lämnas utan uppsikt av budet om den inte förvaras i enlighet med bestämmelserna för säker förvaring i avsnitt 18, h) materiel får inte lämnas utan uppsikt i allmänna eller privata fordon, eller på platser som t.ex. restauranger och hotell. Den får inte förvaras i hotellkassaskåp eller lämnas utan uppsikt i hotellrum, i) om den befordrade materielen innehåller handlingar får dessa inte läsas på offentliga platser (t.ex. i flygplan, på tåg osv.).

4. Den person som utsetts att befordra den sekretessbelagda materielen måste läsa och underteckna säkerhetsinstruktioner som innehåller minst de föreskrifter som förtecknas ovan samt förfaranden som skall följas i en nödsituation eller om paketet som innehåller den sekretessbelagda materielen ifrågasätts av tullen eller säkerhetstjänstemännen vid en flygplats.

21.3.5 Vidarebefordran/överföring av handlingar med beteckningen ►M1 RESTREINT UE ◄

Inga särskilda bestämmelser har fastställts för befordran av handlingar med beteckningen ►M1 RESTREINT UE ◄ , utom att de bör vara sådana att det garanteras att de inte kan falla händerna på någon obehörig.

21.4 Säkerhet när det gäller kurirer

Alla kurirer och sändebud som anlitas för att befordra handlingar med beteckningarna ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ skall ha genomgått lämplig säkerhetsprövning.

21.5 Teknisk överföring på elektronisk eller annan väg

1. Säkerhetsåtgärderna för kommunikationer är avsedda att garantera en säker överföring av sekretessbelagda EU-uppgifter. De detaljerade regler som skall tillämpas vid överföring av sådana sekretessbelagda EU-uppgifter behandlas i avsnitt 25.

2. Endast godkända kommunikationscentrum och nät eller terminaler och system får överföra uppgifter med beteckningarna ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ och ►M1 SECRET UE ◄ .

21.6 Extra exemplar och översättningar av utdrag från sekretessbelagda EU-handlingar

1. Endast upphovsmannen får ge tillåtelse till kopiering eller översättning av handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOPSECRET ◄ .

2. Om personer som inte genomgått säkerhetsprövning för sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ behöver information som, trots att den finns i en handling med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , inte har den sekretessgraden, får chefen för registret för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (se avsnitt 22.2) ges behörighet att framställa det erforderliga antalet utdrag från denna handling. Samtidigt skall han/hon vidta nödvändiga åtgärder för att garantera att dessa utdrag ges lämplig sekretessgrad.

3. Handlingar med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ eller lägre sekretessgrad får mångfaldigas och översättas av adressaten, inom ramen för dessa säkerhetsbestämmelser och på villkor att det är helt förenligt med principen om behovet av att få kännedom om uppgifterna för tjänsteutövningen. De säkerhetsåtgärder som skall tillämpas på ursprungshandlingen skall även tillämpas på kopior och/eller översättningar.

22. REGISTER FÖR SAMT GRANSKNING, KONTROLL, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER

22.1 Lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter

1. På varje avdelning inom kommissionen skall ett eller flera lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter ansvara för registrering, kopiering, sändning, arkivering och förstöring av handlingar med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ .

2. Om en avdelning inte har något lokalt register för sekretessbelagda EU-uppgifter får denanvända sig av Generalsekretariatets lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter.

3. Lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter skall rapportera till den avdelningschef från vilken de får sina instruktioner. Chefen för dessa register skall vara kontrolltjänsteman för registret.

4. De skall övervakas av den lokalt säkerhetsansvarige när det gäller tillämpningen av bestämmelser om hantering av sekretessbelagda EU-handlingar och motsvarande säkerhetsåtgärder.

5. Tjänstemän som arbetar vid de lokala registren för de sekretessbelagda EU-uppgifterna skall vara behöriga att ha tillgång till uppgifterna i enlighet med avsnitt 20.

6. Under ledning av avdelningschefen skall de lokala registren för sekretessbelagda EU-uppgifter utföra följande: a) Sköta diarieföringen, mångfaldigandet, översättningen, vidarebefordran/överföringen, expedieringen och förstöringen av uppgifterna. b) Se till att förteckningen över sekretessbelagda uppgifter uppdateras. c) Regelbundet fråga dem som upprättat handlingarna huruvida det är nödvändigt att bibehålla säkerhetsklassningen av uppgifterna.

7. Det lokala registret för sekretessbelagda uppgifter skall föra ett diarium som innehåller följande information: a) Det datum då handlingen med sekretessbelagda uppgifter upprättats. b) Sekretessgraden. c) Den tidpunkt då sekretessen skall hävas. d) Namn på den som upprättat handlingen och vid vilken avdelning detta gjorts. e) Mottagaren eller mottagarna, med angivande av ordningsnummer. f) Ämne. g) Nummer. h) Antal distribuerade exemplar. i) Upprättande av förteckningarna över de sekretessbelagda uppgifter som lagts fram för avdelningen. j) Register över hävande av sekretessen för och inplacering i en lägre sekretessgrad av sekretessbelagda uppgifter.

8. De allmänna reglerna i avsnitt 21 skall tillämpas på kommissionens lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter, om de inte ändras av de särskilda bestämmelser som fastställs i detta avsnitt.

22.2 Registret för uppgifter med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

22.2.1 Allmänt

1. Ett centralt register för uppgifter med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall sköta registrering, hantering och distribution av handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i enlighet med dessa säkerhetsbestämmelser. Chefen för registret med uppgifter som betecknas ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall vara kontrolltjänsteman för detta register.

2. Det centrala registret för uppgifter med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kommer att vara den centrala myndigheten inom kommissionen för mottagande från och avsändning till andra EU-institutioner, medlemsstater, internationella organisationer och tredjeländer med vilka kommissionen har avtal om säkerhetsförfaranden för utbyte av sekretessbelagda uppgifter.

3. Vid behov skall det inrättas underavdelningar till registren som skall ha ansvar för den interna förvaltningen av handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; de skall föra uppdaterade register över utlämnandet av de handlingar som förvaras på underavdelningens ansvar.

4. Underavdelningar till registren för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall inrättas enligt avsnitt 22.2.3 för att tillgodose långsiktiga behov och skall vara kopplade till ett centralt register för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Om handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ behöver konsulteras temporärt får dessa handlingar lämnas ut utan att det inrättas någon underavdelning till ett register för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ under förutsättning att det fastställs regler för att garantera att de fortfarande kontrolleras av ett lämpligt register för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ och att alla fysiska och personalmässiga säkerhetsåtgärder iakttas.

5. Underavdelningar till registren får inte vidarebefordra/överföra handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ direkt till andra underavdelningar till samma centrala register för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ utan uttrycklig tillåtelse från det senare.

6. All utväxling av handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mellan underavdelningar som inte är kopplade till samma centrala register skall gå via de centrala registren för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

22.2.2 Centrala registret för uppgifter med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

I egenskap av kontrolltjänsteman skall chefen för det centrala registret för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ha ansvar för

a) att vidarebefordra/överföra handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i enlighet med de bestämmelser som fastställs i avsnitt 21.3,

b) att upprätta en förteckning över alla underavdelningar till register för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ tillsammans med de utnämnda kontrolltjänstemännens och deras behöriga ombuds namn och namnteckningar,

c) att förvara mottagningsbevis från registren för alla handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ som distribuerats av det centrala registret,

d) att upprätta ett register över förvarade och distribuerade handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ,

e) att upprätta en uppdaterad förteckning över alla de centrala registren för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ med vilka han/hon vanligtvis korresponderar, tillsammans med de utnämnda kontrolltjänstemännens och deras behöriga ombuds namn och namnteckningar,

f) att fysiskt skydda alla handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i registret i enlighet med bestämmelserna i avsnitt 18.

22.2.3 Underavdelningar till register för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

I egenskap av kontrolltjänsteman skall chefen för underavdelningen till registret för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ha ansvar för

a) att vidarebefordra/överföra handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i enlighet med de bestämmelser som fastställs i avsnitt 21.3,

b) hålla en uppdaterad förteckning över alla personer under honom/henne som är behöriga att få tillgång till uppgifter med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ,

c) att lämna ut handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i enlighet med upphovsmannens föreskrifter eller på grundval av behovet av att få information för tjänsteutövningen sedan han/hon först kontrollerat att mottagaren har genomgått erforderlig säkerhetsprövning,

d) att hålla ett uppdaterat register över alla handlingar som han/hon ansvarar för med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ som förvaras eller lämnas ut eller som har översänts till andra register för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ och att förvara alla motsvarande mottagningsbevis,

e) att hålla en uppdaterad förteckning över register över handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ med vilka han/hon är behörig att utväxla handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , tillsammans med deras kontrolltjänstemäns och behöriga ombuds namn och underskrifter,

f) att fysiskt skydda alla handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i registret i enlighet med bestämmelserna i avsnitt 18.

22.3 Inventeringar, granskning och kontroll av sekretessbelagda EU-handlingar

1. Varje år skall varje register för ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -uppgifter enligt detta avsnitt utföra en specificerad inventering av alla handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . En handling anses falla under ett registers ansvar om registretfysiskt förvarar handlingen eller har ett mottagningsbevis från det register för handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ till vilket handlingen har vidarebefordrats/överförts, ett intyg om att handlingen förstörts eller en föreskrift att inplacera denna handling i en lägre sekretessgrad eller att häva sekretessen. De skall lägga fram resultaten av de årliga inventeringarna för den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor, senast den 1 april varje år.

2. Underavdelningar till register för ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -handlingar skall sända resultatet av sin årliga inventering till det centrala register som de är ansvariga inför vid en tidpunkt som skall fastställas av det senare.

3. EU-uppgifter med lägre sekretessgrad än ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall undergå interna kontroller enligt instruktioner från den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor.

4. Dessa åtgärder skall ge möjlighet att säkerställa innehavarnas åsikter avseende a) möjligheten att inplacera i en lägre sekretessgrad eller häva sekretessen för vissa handlingar, b) handlingar som skall förstöras.

22.4 Arkivering av sekretessbelagda EU-uppgifter

1. Sekretessbelagda EU-uppgifter skall arkiveras enligt relevanta bestämmelser i avsnitt 18.

2. För att minimera förvaringsproblemen skall kontrolltjänstemännen vid alla register ha behörighet att mikrofilma handlingar med beteckningarna ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 CONFIDENTIELUE ◄ eller att annars arkivera med hjälp av magnetiska eller optiska medier, förutsatt att a) mikrofilmnings- eller arkiveringsprocessen företas av personal som har genomgått aktuell säkerhetsprövning för motsvarande sekretessklassningsnivå, b) mikrofilm- eller arkiveringsmediet inplaceras i samma sekretessgrad som originalhandlingarna, c) mikrofilmning eller arkivering av alla handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ rapporteras till upphovsmannen, d) filmrullar eller annan typ av stöd endast innehåller handlingar med samma sekretessklassning, dvs. ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , e) mikrofilmning eller arkivering av en handling med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ eller ►M1 SECRET UE ◄ anges tydligt i det register som används för den årliga inventeringen, f) originalhandlingar som har mikrofilmats eller på annat sätt arkiverats, förstörs i enlighet med bestämmelserna i avsnitt 22.5 nedan.

3. Dessa bestämmelser skall även tillämpas på alla andra former av arkivering som är tillåtna, t.ex. med hjälp av elektromagnetiska medier och optisk skiva.

22.5 Förstöring av sekretessbelagda EU-handlingar

1. För att förebygga onödig anhopning av sekretessbelagda EU-handlingar skall de handlingar som betraktas som föråldrade och till antalet överflödiga av chefen för den inrättning som innehar dem, förstöras så snart som möjligt på följande sätt: a) Handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ får endast förstöras av det centrala registret med ansvar för dessa. Varje förstörd handling skall förtecknas i ett intyg över förstöring som undertecknas av kontrolltjänstemannen för beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ och av den tjänsteman som bevittnar förstöringen. Dessa personer skall ha genomgått säkerhetsprövning för sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Det skall göras en notering i registret om detta. b) Registret skall bevara intygen om förstöring, tillsammans med distributionslistorna under tio år. Kopior skall översändas till upphovsmannen eller till det lämpliga centrala registret endast på uttrycklig begäran. c) Handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , inklusive allt sekretessbelagt material från upprättandet av handlingar med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , t.ex. dåliga kopior, arbetsutkast, maskinskrivna noter och disketter, skall förstöras under överinseende av en kontrolltjänsteman för sekretessgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ genom att brännas, omvandlas till pappersmassa, gå genom en dokumentförstörare eller på annat sätt reduceras så att de är oigenkännliga och icke möjliga att återställa.

2. Handlingar med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ skall förstöras av det register som ansvarar för dessa handlingar under överinseende av en person som genomgått säkerhetsprövning, med hjälp av en av de processer som beskrivs i punkt 1 c. Handlingar med beteckningen ►M1 SECRET UE ◄ som förstörs skall förtecknas på undertecknade intyg om förstöring vilka skall bevaras av registret tillsammans med distributionslistorna under minst tre år.

3. Handlingar med beteckningen ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ skall förstöras av detregister som ansvarar för dessa handlingar under överinseende av en person som genomgått säkerhetsprövning, med hjälp av en av de processer som beskrivs i punkt 1 c. Förstöringen skall registreras i enlighet med instruktioner från den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor.

4. Handlingar med beteckningen ►M1 RESTREINT UE ◄ skall förstöras av det register som ansvarar för sådana handlingar eller av användaren i enlighet med instruktioner från den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor.

22.6 Förstöring i en nödsituation

1. Kommissionens avdelningar skall utarbeta planer på grundval av lokala förhållanden för att skydda sekretessbelagd EU-materiel i en kris, inklusive förstöring vid behov i en nödsituation samt planer för bortförande; de skall utarbeta de föreskrifter som bedöms nödvändiga för att hindra sekretessbelagda EU-uppgifter från att falla i händerna på obehöriga.

2. Arrangemangen för att skydda eller förstöra materiel med beteckningarna ►M1 SECRET UE ◄ och ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ i en kris skall under inga omständigheter kunna inverka ogynnsamt på skyddet eller förstöringen av materiel med beteckningen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , inklusive krypteringsutrustning, vars behandling skall prioriteras framför alla andra uppgifter.

3. De åtgärder som skall vidtas för att skydda och förstöra krypteringsutrustning i en nödsituation skall omfattas av särskilda föreskrifter.

4. Instruktioner skall finnas på plats i ett förseglat kuvert. Det måste finnas utrustning för förstöring.

23. Säkerhetsåtgärder för särskilda möten utanför kommissionens lokaler vilka inbegriper sekretessbelagda EU-uppgifter

23.1 Allmänt

När kommissionsmöten eller andra viktiga möten äger rum utanför kommissionens lokaler och när det berättigas av de särskilda säkerhetskrav som gäller mycketkänsliga frågor eller uppgifter, skall de säkerhetsåtgärder som beskrivs nedan vidtas. Dessa åtgärder gäller endast skydd av sekretessbelagda EU-uppgifter. Andra säkerhetsåtgärder kan komma att behöva planeras.

23.2 Ansvar

23.2.1 Kommissionens säkerhetstjänst

Kommissionens säkerhetstjänst skall samarbeta med medlemsstatens behöriga myndigheter i den medlemsstat där mötet hålls (värdmedlemsstaten) för att garantera säkerheten vid kommissionens möte eller andra viktiga möten samt säkerheten för delegaterna och deras personal. När det gäller skyddet av säkerheten skall det i synnerhet garanteras att

a) planer utarbetas för att hantera hot mot säkerheten och incidenter som har samband med säkerhet, och dessa åtgärder skall i synnerhet omfatta en säker förvaring av sekretessbelagda EU-handlingar på avdelningarna,

b) åtgärder vidtas för att möjliggöra tillträde till kommissionens kommunikationssystem för mottagande och vidarebefordran av sekretessbelagda EU-meddelanden. Värdmedlemsstaten kommer även att vid behov ombedjas att tillhandahålla säkra telefonsystem.

Kommissionens säkerhetstjänst skall vara rådgivare om säkerhet vid mötets förberedande; avdelningen bör företrädas där för att vid behov bistå och ge råd till mötets säkerhetstjänsteman och delegationerna.

Varje delegation kommer att till varje möte anmodas att utse en säkerhetstjänsteman som kommer att vara ansvarig för behandlingen av säkerhetsfrågor inom sin delegation och för upprätthållande av förbindelsen med säkerhetstjänstemannen vid mötet samt, vid behov, med företrädaren för kommissionens säkerhetstjänst.

23.2.2 Säkerhetstjänsteman vid möten

En säkerhetstjänsteman bör utnämnas med ansvar för det övergripande utarbetandet och kontrollen av generella interna säkerhetsåtgärder och för samordningen med andra berörda säkerhetsmyndigheter. De åtgärder som denne säkerhetstjänsteman vidtar skall i allmänhet gälla följande:

a) Skyddsåtgärder på mötesplatsen för att garantera att mötet genomförs utan incidenter som kan äventyra säkerheten för sekretessbelagda EU-uppgifter som eventuellt används där.

b) Kontroll av den personal som har tillträde till mötesplatsen, delegationernas utrymmen och konferensrummen samt kontroll av all utrustning.

c) Ständig samordning med värdmedlemsstatens behöriga myndigheter och med kommissionens säkerhetstjänst.

d) Införlivande av säkerhetsföreskrifter i mötets dossier med vederbörlig hänsyn tagen till kraven i de här säkerhetsbestämmelserna och till alla andra säkerhetsföreskrifter som anses nödvändiga.

23.3 Säkerhetsåtgärder

23.3.1 Säkerhetsutrymmen

Följande säkerhetsutrymmen bör inrättas:

a) Ett säkerhetsutrymme i klass II bestående av ett planeringsrum, kommissionens kontor och reproduktionsutrustning samt delegationernas kontor vid behov.

b) Ett säkerhetsutrymme i klass I bestående av konferensrummet och tolkarnas och ljudingenjörernas kabiner.

c) Administrativa utrymmen bestående av pressens utrymme och de delar av mötesplatsen som används för administration, servering och inkvartering samt utrymmet i omedelbar anslutning till presscentrumet och mötesplatsen.

23.3.2 Passersedel

Mötets säkerhetstjänsteman bör dela ut lämpliga besöksbrickor på begäran av delegationerna i enlighet med deras behov. Det får vid behov göras åtskillnad när det gäller tillträde till olika säkerhetsutrymmen.

Enligt säkerhetsföreskrifterna för mötet bör det krävas att alla berörda personer ständigt och på ett tydligt sätt bär och uppvisar sina besöksbrickor inom mötesplatsen så att de vid behov kan kontrolleras av säkerhetspersonalen.

Förutom deltagare med besöksbrickor bör så få personer som möjligt ha tillträde till mötesplatsen. Mötets säkerhetstjänsteman skall endast på begäran av de nationella delegationerna ge dessa tillstånd att ta emot besökare. Besökande bör erhålla en besöksbricka. En passersedel för besökande med hans/hennes namn och namnet på den person som besöks bör ifyllas. Besökande skall alltid åtföljas av en säkerhetsvakt eller av den person som tar emot besök. Den besökandes passersedel bör bäras av den ledsagande personen som skall återlämna den, tillsammans med den besökandes besöksbricka, till säkerhetspersonalen när den besökande lämnar mötesplatsen.

23.3.3 Kontroll av foto- och AV-utrustning

Kameror eller inspelningsutrustning får inte medföras till ett säkerhetsutrymme i klass I, med undantag av utrustning som medförts av fotografer och ljudingenjörer med vederbörligt tillstånd från mötets säkerhetstjänsteman.

23.3.4 Kontroll av portföljer, bärbara datorer och paket

Innehavare av passersedel med tillträde till ett säkerhetsutrymme får vanligtvis medföra sina portföljer och bärbara datorer (endast med egen strömförsörjning) utan att de kontrolleras. När det gäller paket till delegationer får delegationerna ta emot leverans av paket som antingen inspekteras av delegationens säkerhetstjänsteman, undersöks med specialutrustning eller öppnas av säkerhetspersonalen för inspektion. Om mötets säkerhetstjänsteman anser det nödvändigt får det fastställas strängare åtgärder för inspektion av portföljer och paket.

23.3.5 Teknisk säkerhet

Mötesrummet får göras tekniskt säkert av en teknisk säkerhetsgrupp som även får genomföra elektronisk övervakning under mötet.

23.3.6 Delegationernas handlingar

Delegationerna bör ansvara för att ta sekretessbelagda EU-handlingar till och från möten. De skall även ha ansvar för dessa handlingars kontroll och säkerhet under deras användning i de lokaler som de fått sig tilldelade. Man får anhålla om värdmedlemsstaternas hjälp för befordran av sekretessbelagda handlingar till och från mötesplatsen.

23.3.7 Säker förvaring av handlingar

Om kommissionen eller delegationerna inte kanförvara sina sekretessbelagda handlingar i enlighet med godkända normer får de, mot mottagningsbevis, samla dessa handlingar i ett förseglat kuvert hos mötets säke