2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 1
Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
►B KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 2222/2000
av den 7 juni 2000
om finansiella bestämmelser för tillämpningen av rådets förordning (EG) nr 1268/1999 om
gemenskapsstöd för föranslutningsåtgärder för jordbruket och landsbygdens utveckling i kandi-
datländerna i Central- och Östeuropa under föranslutningsperioden
(EGT L 253, 7.10.2000, s. 5)
Ändrad genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
►M1Kommissionens förordning(EG) nr 2252/2001 av den 20 november 2001 L 304 8 21.11.2001
►M2Kommissionens förordning(EG) nr 188/2003 av den 31 januari 2003 L 27 14 1.2.2003
▼B
KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 2222/2000
av den 7 juni 2000
om finansiella bestämmelser för tillämpningen av rådets förordning
(EG) nr 1268/1999 om gemenskapsstöd för föranslutningsåtgärderför jordbruket och landsbygdens utveckling i kandidatländerna i
Central- och Östeuropa under föranslutningsperioden
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT
DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenska-
pen,
med beaktande av rådets förordning(EG) nr 1268/1999 av den 21 juni
1999 om gemenskapsstöd för föranslutningsåtgärder för jordbruket och
landsbygdens utveckling i kandidatländerna i Central- och Östeuropaunder föranslutningsperioden (
1), särskilt artiklarna 9.2 och 12.2 i
denna, och
av följande skäl:
(1)Enligt artikel 11.1 i rådets förordning (EG) nr 1266/1999 (2)o m
samordningav stödet till kandidatländerna inom ramen förföranslutningsstrategin skall kommissionen genomföra gemens-kapsstödet i enlighet med reglerna i budgetförordningen för
Europeiska gemenskapernas allmänna budget (
3), särskilt artikel
114 i denna. Enligt artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1268/1999skall det ekonomiska stödet överensstämma med principerna irådets förordning(EG) nr 1258/1999 av den 17 maj 1999 omfinansieringen av den gemensamma jordbrukspolitiken (
4). Den
förordningen gäller för såväl utvecklings- som garantisektionen
vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket,
men den innehåller också vissa särskilda bestämmelser förgarantisektionen som faller under avdelning VIII i budgetförord-ningen.
(2)Syftet med Sapard är att en förvaltningsstruktur skall kunnabyggas upp i de berörda länderna. I det särskilda föranslutnings-programmet för jordbruket och landsbygdens utveckling (Sapard)krävs det av de kandidatländer som anges i artikel 1.1 i förord-
ning(EG) nr 1268/1999 att de följer upp ett stort antal projekt
som vart och ett för det mesta är av begränsad ekonomiskomfattning. Det är önskvärt att förvaltningen delegeras tillländerna själva, och enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr1266/1999 är en sådan delegering möjlig. I enlighet med detsynsättet bör förvaltningen av Sapard därför skötas av organ i
kandidatländerna.
(3)Minimikriterierna och villkoren för en ansökan om decentrali-
serad förvaltningenlig t artikel 12.2 i förordning(EG) nr 1266/
1999 fastställs i bilagan till den förordningen. Dessa kriterier
och villkor är i princip desamma som de utbetalande organenmåste uppfylla för att följa de regler för garantisektionen vidEUGFJ som fastställs i bilagan till förordning (EG) nr 1663/95(
5), senast ändrad genom förordning (EG) nr 2245/1999 (6).
Mot bakgrund av detta bör det organ som inrättas i varje kandi-
datland fungera enligt bestämmelserna för garantisektionen vid
EUGFJ.
(4)De bestämmelser för garantisektionen vid EUGFJ som fastställs i
förordning (EG) nr 1663/95 gäller i första hand utbetalningsruti-
nerna. Organen i kandidatländerna kommer emellertid att utöverutbetalningarna även ha ansvaret för själva genomförandet.2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 2
(1) EGT L 161, 26.6.1999, s. 87.
(2) EGT L 161, 26.6.1999, s. 68.
(3) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1.
(4) EGT L 160, 26.6.1999, s. 103.
(5) EGT L 158, 8.7.1995, s. 6.
(6) EGT L 273, 23.10.1999, s. 5.
▼B
Därför måste nödvändiga kriterier fastställas även för denna
funktion.
(5)En ackrediteringbör beviljas för en viss period under förutsätt-ningatt nödvändig a kriterier/minimikriterier uppfylls.
(6)Ett krav för att kommissionen skall kunna avstå från detförhandsgodkännande som anges i artikel 12.1 i förordning(EG) nr 1266/1999 och delegera förvaltningsansvaret till ettkandidatland är att kandidatlandets nationella ackrediteringavSapard-organet måste godkännas.
(7)Det är lämpligt att för vissa finansiella transaktioner i möjligastemån använda sig av befintliga organ i kandidatländerna. I varjeland finns redan en nationell fond till vilken Phare-stödetöverförs, och enligt punkt 2 v i bilagan till förordning (EG) nr
1266/1999 skall den nationella utanordnaren ha det fullständiga
ansvaret för medlen. När det gäller Sapard är det därför lämpligtatt utse den nationella fonden i varje kandidatland till denbehöriga myndighet som skall ackreditera Sapard-organet ochdärefter övervaka att ackrediteringskriterierna uppfylls. Den
nationelle utanordnaren skall fungera som kontaktperson för den
finansiella information som kommissionen och kandidatlandetutväxlar.
(8)Enligt artikel 31.2 i rådets förordning (EG) nr 1260/1999 av den
21 juni 1999 om allmänna bestämmelser för strukturfonderna (1)
skall det första åtagandet verkställas när kommissionen antarbeslutet om att godkänna stödet. Detta förfarande kan undernuvarande omständigheter, och med hänsyn till utbetalningarnaav gemenskapens budgetåtaganden, anses vara en lämplig modell
att i tillämpliga delar använda inom Sapard.
(9)Enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999 skall kommis-
sionen genomföra kontroller i efterhand. EUGFJ:s förfarande förgranskning och godkännande av räkenskaperna är ett effektivt
system för att granska de decentraliserade organens utbetalningar
och för att vid behov återvinna oriktiga eller otillbörliga utbetal-ningar som kandidatländerna gjort.
(10)Tillämpningsföreskrifterna för Sapard bör fastställas genom bila-terala avtal som sluts mellan kommissionen och varjekandidatland. Kommissionen och respektive kandidatland bördärför ingå ett flerårigt finansieringsavtal med villkor för hurSapard-stödet får användas. För detta gemenskapsstöd bör detäven finnas årliga finansieringsavtal.
(11)För att skydda gemenskapens finansiella intressen bör kandi-datländerna ha motsvarande skyldigheter som medlemsstaterna ifråga om de kontroller av hur Sapard-stödet används som ge-
menskapens tjänstemän kommer att genomföra.
(12)De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är i enlighet med
yttrandet från kommittén för Europeiska utvecklings- och garan-tifonden för jordbruket.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL 1
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Giltighetsområde för denna förordning
1. I den här förordningen fastställs villkoren för överföring enligt
artikel 12.2 i förordning(EG) nr 1266/1999 av förvaltning en av stödetenligt förordning (EG) nr 1268/1999 till organ i de 10 kandidatländersom avses i artikel 1.1 i den förordningen.2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 3
(1) EGT L 161, 26.6.1999, s. 1.
▼B
2. Kommissionen har för avsikt att begära att kandidatländerna skall
uppfylla dessa villkor genom att låta dem ingå i de finansieringsavtalsom förhandlas fram med varje land.
Artikel 2
Definitioner
I denna förordningg äller följande definitioner:
a) Med kandidatländer avses de länder som anges i artikel 1.1 i förord-
ning(EG) nr 1268/1999.
b) Med den nationella fonden avses den fond som skall inrättas av
kandidatlandet och vara ansvariginför den nationella utanordnaren;
det är denne som har det fullständiga ansvaret för medlen. Fondenskall vara behörigmyndig het. Den nationelle utanordnaren skallfungera som kontaktperson för den finansiella information somkommissionen och kandidatlandet utväxlar.
c) Med den behöriga myndigheten avses det organ i kandidatlandet
som skall
i) utfärda, övervaka och återkalla ackrediteringen för det Sapard-
organ som fyller de funktioner som anges i artikel 1.2 i förord-
ning(EG) nr 1663/95, och
ii) utse det attesterande organet.
d) Med Sapard-organet avses det organ som skall inrättas av kandidat-
landet och agera under dess ansvar; det skall ha två funktioner, delsen genomförandefunktion, dels en utbetalningsfunktion. Det fårendast finnas ett ackrediterat Sapard-organ i varje kandidatland.
e) Med det attesterande organet avses det organ som skall i sin verk-
samhet ha en oberoende ställning gentemot samordningsorganet och
Sapard-organet och som skall attestera räkenskaperna, sammanställa
rapporter om förvaltnings- och kontrollsystem och kontrollera dennationella delfinansieringen.
f) Med det fleråriga finansieringsavtalet avses det avtal i vilket
bestämmelserna för Sapards delfinansieringfastställs.
g) Med det årliga finansieringsavtalet avses det avtal i vilket det slut-
liga stödet för året i fråga anges, på grundval av dels de anslag som
tagits upp i gemenskapens budget samt tillägg och ändringar, dels iförekommande fall de bestämmelser som fastställts genom antingendet fleråriga finansieringsavtalet eller i ett tidigare årligt finansie-ringsavtal.
h) Med Sapards eurokonto avses det konto som den nationelle utanord-
naren på eget ansvar öppnar vid ett finansiellt institut. Kontot skallge upphov till ränta på marknadsmässiga villkor, vara avsett för deutbetalningar som avses i artikel 8, endast användas för Sapard-
transaktioner och föras i euro.
i) Med budgetår avses kalenderåret 1 januari–31 december.
j) Med svår naturkatastrof avses en naturkatastrof av ovanligt stor
omfattningoch som orsakar stor skada och förstörelse.
KAPITEL 2
DELEGERAD FÖRVALTNING
Artikel 3
Delegerad förvaltning av stöd
1. Innan beslut fattas om att delegera förvaltningen av stöd till
kandidatländerna skall kommissionen kontrollera att villkoren i artikel12.2 i förordning(EG) nr 1266/1999, nedan kallade villkoren, är2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 4
▼M1
▼B
▼M2
▼B
▼B
uppfyllda, och att bestämmelserna i artiklarna 4–6 samt bilagan till den
här förordningen följs.
För att försäkra sigom att dessa villkor och bestämmelser är uppfyllda
respektive följs skall kommissionen
— granska den nationella fondens rutiner och organisation för genom-
förandet av Sapard-programmet och Sapard-organets rutiner ochorganisation. Vid behov skall detta även gälla andra organ omuppgifter har delegerats i enlighet med artiklarna 4.4, 5.3 och 6.2,
— genomföra kontroller på platsen.
2. Beslutet om att delegera förvaltningen till ett organ får vara
temporärt, under förutsättningatt villkoren, funktionerna och kriteriernai bilagan till den här förordningen samt bestämmelserna i artiklarna 4–6
är uppfyllda.
3. Kommissionen skall kontinuerligt övervaka att villkoren och
bestämmelserna i denna förordningoch dess bilag a uppfylls. Om det inågot skede visar sig att så inte är fallet skall kommissionen omedel-
bart återkalla sitt beslut och
— inte göra några nya finansiella åtaganden för gemenskapens
räkning,
— upphöra med överföringar av pengar till kandidatlandet och— om detta visar sig nödvändigt, besluta om finansiella korrigeringar
för kandidatlandet.
Artikel 4
Den behöriga myndighetens uppgifter
1. I den behöriga myndighetens uppgifter skall i tillämpliga delar de
uppgifter ingå som anges i artikel 1.3, 1.4, 1.6 och 1.7 i förordning(EG) nr 1663/95. En tillfälligackrediteringfår g öras för en periodsom skall fastställas i förhållande till hur allvarligt det problem ärsom gäller genomförandet av nödvändiga ändringar av rutiner förförvaltningoch bokföring .
2. Den behöriga myndighetens beslut att ackreditera Sapard-organet
skall fattas efter en granskning av rutiner för handläggning, utbetal-ningar, kontroller och bokföring. Detta innebär också granskning avförfaranden för projekturval, anbudsinfordran, tilldelningav kontrakt,
samt av att reglerna för allmän upphandling följs, med beaktande av
kriterierna i bilagan. Granskningen skall göras i enlighet med interna-tionellt accepterade revisionsnormer. Vid en tillfälligackrediteringmåste bestämmelserna i bilagan följas, särskilt när det gäller kravet påskriftliga förfaranden, åtskillnad av ansvar, kontroller före projekt-
godkännande och utbetalning, utbetalningsrutiner, bokföringsrutiner,
datasäkerhet, internrevision och i tillämpliga fall bestämmelser föroffentligupphandling .
3. Den behöriga myndigheten skall övervaka ackrediteringarna och,
om ackrediteringskriterierna inte längre uppfylls, återkalla dem och
omgående underrätta kommissionen om detta.
4. Den behöriga myndigheten får delegera den granskning som avses
i punkt 2 till andra organ. Den nationella utanordnaren skall emellertid
under alla förhållanden ha det övergripande ansvaret.
Artikel 5
Sapard-organets uppgifter
1. I Sapard-organets genomförandefunktion skall följande ingå:
— ansökningsomgångar,
— projekturval, utom i de fall då det för den aktuella åtgärden i det
godkända Sapard-programmet för jordbruk och landsbygdsutveck-ling(nedan kallat ”prog rammet”) bara finns en utsedd2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 5
▼M2
▼M2
stödmottagare eller då uppgiften att välja ut projekt har överlåtits
till ett därtill utsett eller därtill utsedda organ,
— kontroller av ansökningar om godkännande av projekt, vilket görs
utifrån kravspecifikationer och villkor samt regler för stödberätti-
gande, utifrån innehållet i programmet samt, i förekommande fall,
bestämmelserna för offentligupphandling ,
— att fastställa avtalsenliga skyldigheter mellan organet och potenti-
ella stödmottagare och utfärda tillstånd att påbörja arbetet,
— att genomföra kontroller på platsen, både före och efter det att ett
projekt godkänts,
— att följa upp och se till att projekten utvecklas,— att rapportera om situationen i fråga om åtgärder som genomförs
gentemot vissa indikatorer.
2. I Sapard-organets utbetalningsfunktion skall följande ingå:
— kontroller av begäran om utbetalning,
— kontroller på platsen för att fastställa att utbetalningarna gäller
stödberättigande åtgärder,
— att godkänna utbetalningar,— att göra utbetalningarna,— att redovisa åtaganden och utbetalningar,— att om så krävs kontrollera stödmottagarna efter det att utbetalning-
arna skett för att försäkra sigom att kraven och villkoren förfortsatt stöd är uppfyllda.
3. Om genomförande- och utbetalningsfunktionen är åtskilda får de
utföras av andra parter, under förutsättningatt bestämmelserna i punkt
2.3 i bilagan följs. Utbetalningsfunktionen samt bokföringen avåtaganden och betalningar får inte delegeras. Projektgodkännande,kontroller på platsen och utbetalningsrutiner skall grundas på enlämpligansvarsfördelning .
4. De behöriga myndigheterna skall överlämna alla föreslagna
ändringar av Sapard-organets genomförande- eller utbetalningsfunktion
till kommissionen.
5. Om Sapard-organet inte samtidigt är förvaltningsmyndighet i
enlighet med artikel 9 i kommissionens förordning (EG) nr 2759/1999 (
1) skall det ge den myndigheten den information som krävs för
att den skall kunna fullgöra sina uppgifter.
Artikel 6
Det attesterande organets uppgifter
1. Det attesterande organet skall
— attestera årsredovisningarna för såväl Sapard-organet som för
Sapards eurokonto,
— varje år rapportera om huruvida Sapard-organets förvaltnings- och
kontrollsystem är sådana att organet kan förvissa sig om att utgif-
terna är stödberättigande enligt bestämmelserna i artikel 8.1,
— kontrollera att den nationella samfinansieringsom avses i artikel 9.1
förekommer och att den följer gällande regler.
2. När det utför dessa uppgifter skall det attesterande organet följa
bestämmelserna i artikel 3 i förordning(EG) nr 1663/95 och eventuellariktlinjer från kommissionen. Om det organ som utsetts är det nation-
ella revisionsorganet eller motsvarande får vissa eller samtliga
uppgifter som avses i artikel 3.1 i förordning (EG) nr 1663/95 dele-geras till andra organ, under förutsättning att uppgifterna kan utföraseffektivt. Det attesterande organet skall emellertid under allaförhållanden ha det övergripande ansvaret.2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 6
(1) EGT L 331, 23.12.1999, s. 51.▼B
▼B
3. Attesteringen av årsredovisningarna och den rapport om iaktta-
gelser som avses i artikel 3.1 i förordning (EG) nr 1663/95 och artikel13.1 skall vara klara före den 15 april följande år och meddelas
kommissionen senast den 30 april.
KAPITEL 3
UTBETALNING OCH KONTROLL
Artikel 7
Budgetåtaganden
1. Kommissionens beslut om att ge tillstånd att underteckna det
årliga finansieringsavtalet skall innebära att åtaganden för dessa anslaggörs i gemenskapens budget.
2. Det första årliga finansieringsavtalet får endast undertecknas på
kommissionens vägnar under förutsättning att
— programmet har godkänts av kommissionen, och att
— det fleråriga finansieringsavtalet har undertecknats av båda parter.
3. Med hänsyn till kraven i artikel 10 skall kommissionen återta
varje del av ett åtagande som inte har reglerats genom förskottsbetal-ningen eller för vilket den inte har mottagit en godtagbarbetalningsansökan senast följande datum:
a) För anslag motsvarande den årliga tilldelningen för 2000: 31
december 2004.
b) För anslag motsvarande den årliga tilldelningen för 2001: 31
december 2005
c) För anslag motsvarande den årliga tilldelningen för 2002 och 2003:
31 december 2006
d) För anslag som motsvarar den årliga tilldelningen för åren efter
2003: 31 december det andra året efter det år då det finansiellaåtagandet ingicks.
Artikel 8
Kommissionens utbetalningar
1. Gemenskapen får endast samfinansiera Sapard-stöd som beviljats
enligt bestämmelserna i det program som godkänts av kommissionen;stödet skall ingå i det fleråriga och det årliga finansieringsavtalet, ochdet skall vara förenligt med det kommissionsbeslut som avses i artikel
3.1.
2. Utbetalningarna skall göras i euro till Sapards eurokonto i
enlighet med bestämmelserna i artikel 32.1, 32.2 andra stycket och32.3, med undantagför vad som säg s under a, d och i andra och tredjestycket från slutet, samt i 32.4 a och b i förordning(EG) nr 1260/1999.
3. Kommissionen skall göra en första utbetalning till Sapards euro-
konto. Denna utbetalning, som får göras i delbetalningar, får uppgå tillhögst 49 % av det årliga anslag till respektive kandidatland somfastställs i bilagan till kommissionens beslut nr 1999/595/EG (
1). Utbe-
talningen får endast göras om det beslut om Sapard-organets
ackrediteringhar fattats som avses i artikel 3.1 och efter det att det
fleråriga och det första årliga finansieringsavtalet har undertecknats.Utbetalningen skall återbetalas om ingen ansökan om utbetalning enligtartikel 10 har inkommit till kommissionen inom 18 månader från dagenför utbetalningen.
4. Därefter skall utbetalningar göras enligt reglerna i artikel 10.2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 7
(1) EGT L 226, 27.8.1999, s. 23.▼M2
▼B
▼B
5. Gemenskapen får inte samfinansiera omräkningskostnader,
bankavgifter eller växelkursförluster.
Artikel 9
Sapard-organets utbetalningar
1. Sapard-organets utbetalningar till stödmottagarna skall
— göras i nationell valuta och på lämpligt sätt debiteras Sapards euro-
konto. Utbetalningsorder till stödmottagare skall normalt utfärdas
inom fem dagar efter debiteringen.
— baseras på utgiftsdeklarationer från stödmottagaren. Dessa får
endast omfatta projekt som valts ut och utgifter som betalats frånoch med det datum då kommissionen fattade det beslut som avsesi artikel 3.1, utom kostnader för genomförbarhetsstudier och
liknande studier av de utvalda projekten samt utgifter för tekniskt
stöd. Om kommissionen fastställer att en svår naturkatastrof harägt rum får emellertid utbetalningar till stödmottagare för projektmed anknytningtill naturkatastrofen utnyttja ett undantagg enomvilket kravet gällande utgiftsdeklarationer ersätts med möjlighetentill betalningav förskott.
Gemenskapens bidragskall utbetalas samtidig t som det nationella
bidraget. När det gäller stödmottagare inom den offentliga sektorn fårdet nationella bidraget dock komma före gemenskapens.
2. Det totala offentliga stödet för separata åtgärder och för vad som
beviljas på projektnivå skall vara lätt identifierbart på Sapard-organnivå.
3. Sapard-organet skall registrera varje betalning, med minimikravet
att ange
— belopp i nationell valuta, och
— motsvarande belopp i euro.
4. För höga utbetalningar, dvs. belopp som är högre än det belopp
som skall betalas ut enligt Sapard-organets noteringar, skall utandröjsmål registreras på Sapards eurokonto och reduceras i den ansökan
till kommissionen om utbetalningsom avses i artikel 10.
5. Återstoden av stödet skall betalas ut i enlighet med artikel 32.4 a
och b i förordning(EG) nr 1260/1999, och efter det att det beslut som
avses i artiklarna 13 och 14 har antagits.
6. Sapard-organet skall handlägga stödmottagarnas ansökningar om
utbetalninginom en fastställd tidsfrist. Om utbetalning sordern utfärdas
mer än tre månader efter det att hela underlaget har mottagits får ge-menskapens delfinansieringminskas enlig t bestämmelserna i artikel4.2 i kommissionens förordning(EG) nr 296/96 (
1).
Artikel 10
Ansökan om utbetalning av gemenskapens stöd
1. Kommissionen skall endast beakta sådana ansökningar om utbe-
talningsom kvartalsvis sammanställs av Sapard-org anet, som utformasi enlighet med ett formulär som fastställts av kommissionen och lämnasin till kommissionen av den nationelle utanordnaren inom en månad
efter varje kvartalsslut. Ytterligare ansökningar får emellertid lämnas
in om det finns risk för
— att Sapards eurokonto töms innan ansökningarna för nästa kvartal
har behandlats, eller
— att åtagandet återtas i enlighet med artikel 7.3.2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 8
(1) EGT L 39, 17.2.1996, s. 5.▼M2
▼B
▼M2
▼B
2. Minimikravet är att ansökan skall innehålla uppgifter om
— de utgifter för vilka Sapard-organet betalat ut stöd till stödmotta-
garna under föregående kvartal, med angivande av belopp i såvälnationell valuta som i euro; beloppen för respektive åtgärder ochför både det nationella stödet och stödet från gemenskapen skallanges,
— återstående gemenskapsmedel på Sapards eurokonto efter den
senaste debiteringen,
— utestående fordringar som skall återvinnas.
3. Kommissionen skall kontrollera ansökningarna om utbetalning
utifrån de villkor som anges i artikel 32.3 b, c, e och f i förordning(EG) nr 1260/1999.
4. De utgifter som anges i en ansökan om utbetalning skall ersättas
av kommissionen, i regel inom två månader efter det att en korrekt
ansökan om utbetalningmottag its och efter det att de kontroller som
avses i punkt 3 har genomförts.
Artikel 11
Växelkurs och ränta
1. Omräkningskursen mellan euro och nationell valuta skall vara den
växelkurs som offentliggörs av Europeiska centralbanken:
— För Sapard-organets utbetalningar: på kommissionens näst sista
arbetsdagunder månaden före den månad då utg iften bokfördes påSapard-organets konto. Det datum då utbetalningsordern tillstödmottagaren utfärdas skall vara det datum som anges i bokför-ingen.
— För Sapard-organets för höga utbetalningar: på kommissionens näst
sista arbetsdagunder månaden före den månad då den för hög a
utbetalningen först konstaterades.
— För belopp som fastställts i beslutet om godkännande av räkenska-
perna och i förenlighetsbeslutet: på kommissionens näst sistaarbetsdagunder månaden före den månad då beslutet fattades.
2. Om tidsgränserna enligt artiklarna 13.5 och 14.4 inte iakttas skall
ränta räknas på eventuella utestående belopp med Euribor-räntesatsen
för inlåningpå tre månader som publicerats av Europeiska central-
banken plus 1,5 procentenheter. Den räntesatsen skall vara detmånatliga genomsnittet för den månad då det beslut som avses i dessaartiklar tillkännagjordes.
3. De räntor som uppbärs på Sapards eurokonto får endast användas
för programmet. På dessa räntor får inga avgifter tas ut.
Artikel 12
Åtgärder på kommissionens initiativ
Om kommissionen inte tilldelar kandidatlandet hela den årliga fördel-
ningen enligt artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1268/1999 skall
kommissionen fatta ett särskilt beslut från fall till fall om hur detbelopp som inte beviljats skall användas.
Artikel 13
Beslut om godkännande av räkenskaperna
1. Utan att det påverkar de beslut som avses i artikel 14 skall kandi-
datlandet för varje budgetår utarbeta en årlig deklaration som den
nationelle utanordnaren skall överlämna till kommissionen, i den formsom kommissionen fastställt. Den skall åtföljas av en attesteringsamten granskningsrapport i enlighet med bestämmelserna i artikel 6.1 b iförordning(EG) nr 1258/1999 och artikel 4 och artikel 5.1 a, c och e,samt artikel 5.2 i förordning(EG) nr 1663/95.2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 9
▼M1
▼B
▼B
2. De dokument som avses i punkt 1 skall lämnas in till kommis-
sionen senast den 30 april året efter respektive budgetår.
Bestämmelserna i artikel 7.1 första och näst sista meningen, artikel
7.2 c samt artikel 7.3 och 7.4 i förordning(EG) nr 296/96 skall tillä-mpas. För budgetåret ”n” skall samtliga transaktioner som i Sapard-organets räkenskaper registrerats under detta budgetår beaktas.
3. Kommissionen skall före den 30 september varje år efter
budgetåret i fråga godkänna Sapard-organets räkenskaper i enlighetmed bestämmelserna i artikel 7.3 i förordning(EG) nr 1258/1999 ochartikel 7 i förordning(EG) nr 1663/95 (nedan kallat beslutet omgodkännande av räkenskaperna). Detta beslut skall också gälla Sapardseurokonto, samt det belopp som skall krediteras Sapards eurokonto i
enlighet med artikel 9.4 och artikel 11.3.
4. Kommissionen skall före den 31 juli året efter budgetårets slut
meddela det berörda kandidatlandet vad som framkommit vidkontroller av de uppgifter som lämnats. Om kommissionen på grundav omständigheter som kandidatlandet råder över inte kan godkänna
landets räkenskaper före den 30 september skall landet i fråga få ett
meddelande om vilka ytterligare granskningar kommissionen tänkergenomföra.
5. Det belopp som fastställs i beslutet om godkännande av räkenska-
perna skall i normala fall läggas till eller dras av från en av
kommissionens följande utbetalningar till kandidatlandet i fråga. Omdet belopp som enligt detta beslut skall dras av är högre än eventuellaefterföljande utbetalningar skall belopp som inte täcks av återstodenkrediteras kommissionen i euro senast två månader efter det att beslutettillkännagavs. Från fall till fall får emellertid kommissionen besluta att
ett belopp som skall krediteras kommissionen skall räknas av från en
annan utbetalningsom kommissionen skall g öra till kandidatlandet ifråga via något av gemenskapens instrument.
Artikel 14
Beslut om godkännande av utgifter som är förenliga med reglerna
1. Kommissionen skall, i de fall den kan konstatera att utgifter inte
är förenliga med reglerna i artikel 8.1 andra stycket, fatta ett beslut(nedan kallat förenlighetsbeslut) om att sådana utgifter inte får omfattasav gemenskapens samfinansiering.
2. Förfarandena vid detta förenlighetsbeslut skall vara de som gäller
för tillämpningen av artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1258/1999 ochartikel 8 i förordning(EG) nr 1663/95.
3. En finansiell korrigering kan även innebära en schablonkorri-
gering i de fall Sapard-organet inte har föranstaltat om eller genomfört
kontroller på ett korrekt sätt, eller att kompensation för en korrigering iform av ersättningför utg ifter för andra projekt inte accepteras.
4. Det belopp som skall återvinnas i enlighet med det förenlighets-
beslut som avses i punkt 1 skall meddelas den nationella
utanordnaren, som i sin tur skall se till att detta belopp krediteras
kommissionen i euro inom två månader efter det att beslutet tillkänna-gavs. Det belopp som fastställs i beslutet får inte återigen tilldelasSapard-programmet. Från fall till fall får emellertid kommissionenbesluta att ett belopp som skall krediteras kommissionen skall räknas
av från en annan utbetalningsom kommissionen skall g öra till kandi-
datlandet i fråga via något av gemenskapens instrument.
Artikel 15
Registrering och kontrollbestämmelser
1. Sapard-organet och den nationella fonden skall ge kommissionen
tillträde till alla dokument under fem år efter dagen för slutbetalningentill stödmottagaren.
2. När kontroller genomförs enligt artikel 9 i förordning (EG) nr
1268/1999 skall bestämmelserna i rådets förordning(Euratom, EG) nr2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 10
▼B
2185/96 (1) och artikel 8.1 och 8.2 samt artikel 9.1 och 9.2 i förordning
(EG) nr 1258/1999 gälla i tillämpliga delar för genomförandet avSapard-programmet.
3. Kandidatländerna skall tillämpa kommissionens förordning(EG)
nr 1681/94 (
2) i fråga om oegentligheter och upprättandet av ett infor-
mationssystem.
Denna förordningär till alla delar bindande och direkt tillämpligi alla
medlemsstater.2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 11
(1) EGT L 292, 15.11.1996, s. 2.
(2) EGT L 178, 12.7.1994, s. 43.
▼B
BILAGA
FUNKTIONER OCH KRITERIER FÖR ACKREDITERING SOM
SAPARD-ORGAN
1. FUNKTIONER
Sapard-organet skall ha följande huvudfunktioner i fråga om utgifter:
1.1 Godkänna åtaganden och utbetalningar: Det belopp som skall betalas ut
till den som inkommit med en begäran om utbetalning, eller till en leve-
rantör, skall fastställas. Reglerna i finansieringsavtalet skall följas, särskilt
reglerna för stödberättigande, samt för projekturval, anbudsinfordran,
kontraktstilldelning. Kontroller av utfört arbete och tillhandahållna tjänster
skall genomföras.
1.2 Sköta själva utbetalningarna: Organets bank, eller i vissa fall ett statligt
utbetalningskontor, skall ges i uppdrag att betala ut det godkända beloppet
till den som inkommit med en begäran om utbetalning eller till leveran-
tören (eller dennes befullmäktigade).
1.3 Bokföra åtaganden och utbetalningar: Åtaganden och utbetalningar skall
registreras i organets särskilda räkenskaper för utgifter, vilket normalt
skall ske i elektronisk form. Periodiska sammanställningar över utgifter
skall utarbetas, inklusive de periodiska och årliga deklarationer som skall
skickas till kommissionen. I räkenskaperna skall det också finnas
uppgifter om de utestående fordringar som skall återvinnas.
1.4 Genomföra kontroller: Underlaget för ansökningar och begäran om utbe-
talningar skall kontrolleras så att det finns garantier för att de är
förenliga med reglerna i finansieringsavtalet och med kraven och villkoren
i åtagandet. Kontrollerna skall i förekommande fall också genomföras
innan projekten väljs ut. De skall omfatta granskning, kontroller av kvan-
titet och kvalitet i fråga om varor eller tjänster som levererats, analyser
och stickprov, kontroller innan utbetalningar görs, samt kontroller av att
finansieringsavtalets övriga regler för stödberättigande utgifter följs. För
att det skall finnas garantier för att utgifter verkligen är stödberättigande
kan det i vissa fall krävas granskningar av teknisk art, till exempel ekono-
miska och finansiella bedömningar, kontroller med inriktning på jordbruk,
eller kontroller av teknisk eller vetenskapligkaraktär.
1.5 Rapportera: Det skall finnas garantier för att utvecklingen inom enskilda
projekt och insatser rapporteras på ett sätt som gör att den övergripande
åtgärden genomförs effektivt.
2. KRITERIA
2.1 Sapard-organet skall ha en sådan administrativ struktur att de tre olika
funktionerna, dvs. godkännande, utbetalningar samt bokföringen, är skilda
åt. En administrativ enhet på lägre nivå skall ansvara för var sin funktion.
Detta skall åskådliggöras i ett organigram.
2.2 Sapard-organet skall införa följande rutiner, eller rutiner som ger motsva-
rande garantier:
2.2.1 Det skall finnas skriftliga anvisningar för mottagande, registrering och
handläggning av ansökningar om godkännande av projekt, begäran om
utbetalning, fakturor, verifikationer och kontrollrapporter. Det skall också
finnas en beskrivningav de dokument som skall användas.
Rutinerna skall ge garantier för att alla krav är uppfyllda innan en begäran
om utbetalning eller ett projekt handläggs.
2.2.2 Fördelningen av arbetsuppgifterna skall vara sådan att en handläggare inte
får ansvara för mer än en av de tre funktionerna, dvs. att godkänna
projekt, att godkänna utbetalningar, respektive att betala ut och bokföra
beloppen. En handläggare får inte utföra någon av dessa uppgifter utan
att arbetet sker under överinseende av en annan handläggare. Varje
handläggares arbetsuppgifter skall anges skriftligen, inklusive gränserna
för hans eller hennes befogenheter i ekonomiskt avseende. Personalenskall få den utbildningsom krävs, och det skall finnas ett system för att
personal på känsliga poster roterar, alternativt för att överinseendet
utvidgas.
2.2.3 En tjänsteman som ansvarar för godkännande skall ha en fullständig
checklista med de kontroller som skall genomföras. I de dokument som
utgör underlaget skall han/hon intyga att dessa kontroller har utförts. Detta
kan göras på elektronisk väg, i enlighet med villkoren i punkt 2.2.6.
Det skall kunna dokumenteras att samtliga anställdas arbete granskas av
en högre tjänsteman. Analyser, bedömningar och godkännanden av projekt2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 12
▼B
skall dokumenteras skriftligt. Principerna för sund och effektiv förvaltning
skall ligga till grund för projektanalyserna.
2.2.4 En ansökan/begäran får endast godkännas efter det att tillräckliga
kontroller har visat att den är förenlig med reglerna i finansieringsavtalet
och innehållet i Sapard-programmet. Med detta avses kontroller enligt
reglerna för den specifika åtgärd under vilken stöd söks, samt kontroller
för att undvika och upptäcka bedrägerier och oegentligheter, med särskilt
beaktande av de risker som föreligger.
I godkännandefunktionen ingår att ansökningar skall kontrolleras så att det
finns garantier för att kravspecifikationer och stödberättigandekriterier är
uppfyllda, att ansökningarna är fullständiga, att det underlag som bifogas
är korrekt samt för att ansökningarna lämnats in i tid, etc.
Dessa obligatoriska kontroller skall anges i en checklista, och för varje
ansökan, eller varje omgång av ansökningar, skall det finnas ett intyg om
att kontrollerna har genomförts.
Beträffande tjänster eller varor som levererats skall kontrollerna bestå av— en dokumentkontroll av att kvantitet, kvalitet och pris enligt fakturan
överensstämmer med vad som beställts,
— en fysisk kontroll av att varornas eller tjänsternas kvantitet, kvalitet
och pris överensstämmer med fakturan eller blanketten för en begäran
om utbetalning.
Denna kontroll kan göras kontinuerligt under den tid tjänsterna levereras,
dvs. när de första eller löpande utbetalningarna görs.
2.2.5 Rutinerna skall ge garantier för att utbetalningar endast görs till den som
inkommer med en begäran om utbetalning, till dennes bankkonto eller till
dennes befullmäktigade. Utbetalningen skall göras av Sapard-organets
bank, eller av ett statligt utbetalningskontor. Om check används skall den
skickas per post senast fem arbetsdagar efter det att Sapard-bankkontot
debiterats. Det skall finnas rutiner för att alla utbetalningar som inte kvit-
teras ut, eller checkar som inte löses in, krediteras Sapards eurokonto.
Utbetalningar får inte göras kontant. Den attesterande tjänstemannens
och/eller dennes överordnades godkännande får ges elektroniskt, under
förutsättningatt denna metod är tillräcklig t säker och att identiteten på
dem som undertecknar godkännandet registreras elektroniskt.
2.2.6 Om det finns en datoriserad handläggning av ansökningar, begäran om
utbetalningeller fakturor, skall tillträdet till datasystemet skyddas och
kontrolleras på ett sådant sätt
— att all information som registreras valideras så att inmatningsfel kan
upptäckas och korrigeras,
— att uppgifter inte kan registreras, ändras eller godkännas av någon
annan än tjänstemän som har tillstånd och individuella lösenord,
— att en tjänsteman som registrerar eller ändrar data får sin identitet regi-
strerad. Lösenord skall ändras regelbundet för att förhindra missbruk.
Datasystemen skall genom fysiska kontroller skyddas från otillåtet till-
träde. Säkerhetskopior skall tas, och de skall förvaras på en separat
och säker plats. Logikkontroller skall utföras så att motstridiga eller
orimliga data kan upptäckas.
2.2.7 Rutinerna skall ge garantier för att ändringar beträffande belopp, kravspe-
cifikationer eller villkor registreras. Anvisningar, databaser och checklistor
skall uppdateras utan dröjsmål.
2.3 Hela eller delar av godkännande- och kontrollfunktionen kan delegeras till
andra organ, under förutsättning att följande villkor uppfylls:
2.3.1 Dessa organs uppgifter och skyldigheter skall vara klart definierade,
särskilt beträffande kontroller och granskning av att reglerna i finansie-
ringsavtalet följs.
2.3.2 Dessa organ skall ha tillgång till effektiva system som gör att de kan
fullgöra sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt.
2.3.3 Dessa organ skall uttryckligen ge Sapard-organet garantier för att de
fullgör sina uppgifter, och de skall ge en beskrivning av sina arbetsme-
toder.
2.3.4 Sapard-organet skall regelbundet och punktligt informeras om resultaten
av genomförda kontroller, så att det går att hänvisa till att tillräckliga
kontroller har gjorts innan en begäran om utbetalning godkänns eller en
faktura betalas. Det arbete som utförts skall beskrivas i detalj, antingen i
en rapport som åtföljer varje enskild ansökan eller omgång av ansök-
ningar, eller i en årsrapport. Rapporten skall åtföljas av ett intyg om att
respektive godkänd ansökan eller begäran om utbetalning är stödberätti-
gande, samt om det utförda arbetets karaktär, omfattning och
avgränsningar. De fysiska eller administrativa kontroller som gjorts skall
anges. Metoden skall beskrivas, och resultaten av alla kontrollbesök och2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 13
▼B
av de åtgärder som vidtagits beträffande avvikelser eller oegentligheter
skall rapporteras. De dokument som utgör underlaget skall sändas till
Sapard-organet, och de skall vara tillräckliga för att ge garantier för att
alla nödvändiga kontroller av att ansökningar eller fakturor är stödberätti-
gande har genomförts.
2.3.5 Sapard-organet skall innan ett projekt godkänns och utgifter betalas ha
försäkrat sig om att övriga organ har rutiner som uppfyller kriterierna i
denna bilaga.
2.3.6 Kriterier för bedömningoch prioriteringav ansökning ar skall vara klart
definierade och dokumenterade.
2.3.7 Om andra organ förvarar dokument som hänför sig till en godkänd
begäran om utbetalning, till åtaganden för utgifter eller till genomförda
kontroller, skall både dessa organ och Sapard-organet införa rutiner för
att registrera var alla dokument som hänför sig till specifika utbetalningar
förvaras. Dokumenten skall finnas tillgängliga för kontroller på organets
kontor. Sådana kontroller får utföras på begäran av personer eller organ
som normalt har rätt att kontrollera dokument av den här typen, dvs.
— den personal på Sapard-organet som arbetar med en begäran om utbe-
talning,
— organets internrevision,
— det organ som attesterar Sapard-organets årsredogörelse,— bemyndigade tjänstemän från Europeiska unionen.
2.3.8 Skriftliga avtal måste slutas mellan Sapard-organet och organ till vilka
dess funktioner har delegerats. Av dessa avtal skall det klart framgå vilka
uppgifter som dessa organ skall fullgöra, samt vilket underlag och
rapporter som inom vissa fastställda tidsfrister skall skickas till Sapard-
organet. Ett organigram skall visa hur hela systemet fungerar, inklusive
vilka funktioner som delegerats till andra organ.
I överenskommelsen skall det finnas bestämmelser om att kommissionens
tjänstemän och revisionsrätten skall få tillgång till den information som
finns hos övriga organ. Tjänstemän från dessa institutioner skall kunna
granska ansökningar samt kontrollera projekt och stödmottagare.
2.4 Bokföringsrutinerna skall ge garantier för att de utgiftsdeklarationer som
skickas till kommissionen är fullständiga, för att de är korrekta med avse-
ende på projekt och kontorubrik, samt för att de skickas i rätt tid.
Eventuella fel eller luckor skall kunna upptäckas och korrigeras, i första
hand genom att kontroller och avstämningar görs med intervaller på
högst tre månader.
Sapard-organets bokföringsrutiner skall ge garantier för att man i euro och
i nationell valuta, per projekt, kontrakt eller åtgärd/delåtgärd kan få fram
en översikt över såväl totalkostnader som över utgifter för vilka åtaganden
gjorts, delbetalningar, samt utbetalningar av återstoden. Det skall finnas
tidsfrister för när åtaganden skall återtas i de fall arbeten inte utförts enligt
den fastställda tidsplanen. Sådana återtaganden skall registreras i
bokföringssystemet.
2.5 Sapard-organet skall ha en egen internrevision. Syftet är att se till att orga-
nets system för intern kontroll fungerar effektivt.
Internrevisionsfunktionen skall vara oberoende i förhållande till organets
övriga avdelningar, och den skall rapportera direkt till den högsta
ledningen. Internrevisionen skall kontrollera att organets rutiner är fören-
liga med gemenskapens regler, samt att bokföringen är korrekt, fullständig
och sker i tid. Kontrollerna kan begränsas till vissa utvalda åtgärder eller
delåtgärder, eller till ett urval av transaktioner. En förutsättning för detta
är att det finns en revisionsplan som under en period på högst tre år täcker
in alla viktiga områden, inklusive de avdelningar eller organ som ansvarar
för godkännanden, inklusive andra avdelningar till vilka vissa funktionerhar delegerats. Internrevisionens arbete skall utföras enligt internationellt
erkända principer. Det skall registreras i arbetsdokument och resultera i
rapporter och rekommendationer till den högsta ledningen. För att kunna
bedöma internrevisionsfunktionens effektivitet skall revisionsplaner och
revisionsrapporter finnas tillgängliga för det attesterande organet och för
tjänstemän från Europeiska unionen som är bemyndigade att genomföra
revisioner.
2.6 Upphandlingsregler i fråga om tjänster, arbeten och leveranser som offent-
liga organ i ett kandidatland tillämpar skall följa reglerna i kommissionens
handledning(
1) ”Service, supply and work contracts concluded within the2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 14
(1) SEC (1999) 1801 slutlig”Service, supply and work contracts concluded within the
framework of Community cooperation for the third countries”.
▼B
framework of Community cooperation for the third countries”, med
undantagför kravet på förhandsg odkännande från kommissionen.
2.7 Tjänster, arbeten, maskiner och leveranser som köps av privata företag
måste ha sitt ursprungi g emenskapen eller i de länder som avses i artikel
1.1 i förordning(EG) nr 1268/1999. Detsamma g äller för leveranser och
utrustning som köps in av en uppdragstagare för arbets- eller tjänsteavtal
om leveranserna och utrustningen kommer att bli projektets egendom när
avtalet har slutförts.
2.8 Särskilt för förverkade säkerheter, återbetalningar etc. skall det i Sapard-
organets system gå att identifiera alla fordringar som inte återvunnits till
Sapards eurokonto. Dessa fordringar skall registreras i en skuldreskontra
innan de återvunnits. Skuldreskontran skall ses över med regelbundna
intervaller så att förfallna skulder kan återvinnas.
2.9 För att få bredast möjliga urval av projektledare/aktörer skall Sapard-
organet informera alla potentiella projektledare/aktörer om vilka möjlig-
heter de har att få stöd. Innan en stödordningbörjar g älla skall det finnas
standardiserade ansökningsblanketter med tydliga anvisningar för hur de
skall fyllas i och med stödvillkoren angivna.
2.10 Det skall finnas en fastställd handläggningstid för stödmottagarnas ansök-
ningar.
2.11 Sapard-organet skall införa ett lämpligt system för att rapportera om
utvecklingen inom varje projekt och åtgärd och för att mäta detta gent-
emot på förhand uppställda indikatorer. Efter övervakningskommitténs
godkännande skall vid behov en översyn göras av dessa indikatorer.
Om de på förhand uppställda målen inte uppnås i tid skall åtgärder vidtas.
Alla åtgärder som vidtas skall registreras.
I förvaltningen skall det finnas ett informationssystem som gör att rele-
vanta rapporter om projekt och åtgärder kan spridas så snabbt som
möjligt. Dessa rapporter skall på begäran skickas till förvaltningsmyndig-
heten och kommissionen.2000R2222 — SV — 04.02.2003 — 002.001 — 15