1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 1
Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
►B KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EURATOM, EKSG, EG) nr 3418/93
av den 9 december 1993
om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den
21 december 1977
(EGT L 315, 16.12.1993, s. 1)
Ändrad genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
►M1Kommissionens beslut 97/594/EKSG, EG, Euratom av den 30 juli 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2Kommissionens beslut 98/539/EG, EKSG, Euratom av den 7 september
1998L 252 67 12.9.1998
►M3Kommissionens beslut 1999/537/EG, EKSG, Euratom av den 23 juli
1999L 206 24 5.8.1999
►M4Kommissionens beslut 2000/716/EG av den 16 november 2000 L 290 52 17.11.2000
►M5Kommissionens beslut 2001/642/EG av den 21 augusti 2001 L 226 7 22.8.2001
►M6Kommissionens förordning (EG) nr 1687/2001 av den 21 augusti 2001 L 228 8 24.8.2001
►M7Kommissionens beslut 2002/443/EG av den 12 juni 2002 L 153 15 13.6.2002
Anm.: I denna konsoliderade utgåva förekommer hänvisningar till den europeiska omräkningsenheten och/eller ecun. Från och
med den 1 januari 1999 skall båda benämningarna förstås som hänvisningar till euron — rådets förordning (EEG) nr3308/80 (EGT L 345, 20.12.1980, s. 1) och rådets förordning (EG) nr 1103/97 (EGT L 162, 19.6.1997, s. 1).
▼B
KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EURATOM, EKSG, EG) nr
3418/93
av den 9 december 1993
om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa
bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT
DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och
stålgemenskapen,
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenska-
pen,
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomener-
gigemenskapen,
med beaktande av budgetförordningen av den 21 december 1977
beträffande Europeiska gemenskapernas allmänna budget(1), senast
ändrad genom rådetsförordning (Euratom, EKSG, EEG) nr 610/90(2),
särskilt artikel 126 i denna,
efter samråd med Europaparlamentet och rådet,med beaktande av domstolens, revisionsrättens och Ekonomiska och
sociala kommitténs yttrande, och
med beaktande av följande:
I vissa bestämmelser i artiklarna 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38,
41, 45, 46, 49, 53, 54, 56, 58, 59, 60, 63, 64a, 65, 66, 70, 70a, 75, 94,97 och 123 i budgetförordningen angesuttryckligen att genomförande-bestämmelser skall antas.
I kommissionens förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610(
3) krävs
det att ett antal ändringar görs, särskilt till följd av revisionen avbudgetförordningen.
Genomförandebestämmelser bör fastställas för att skapa klarhet i
handläggningen av vissa bidrag från tredje man för gemenskapensverksamhet.
Utifrån önskemålet om klarhet och en rationell användning bör alla
gällande genomförandebestämmelser samlas i en enda text och förord-
ning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 bör upphävas.
Utarbetandet av dessa bestämmelser utesluter inte ett utarbetande vid
en senare tidpunkt av andra genomförandebestämmelser som inte direkt
förutsätts i budgetförordningen men som senare kan visa sig varanödvändiga.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
AVDELNING I
VÄRDERING AV UTGIFTER
(Artikel 2 i budgetförordningen)
Artikel 1
1. Alla förslag till program och åtgärder som förväntas ge upphov
till utgifter som belastar Europeiska gemenskapernas allmänna budget1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 2
(1) EGT nr L 356, 31.12.1977, s. 1.
(2) EGT nr L 70, 16.3.1990, s. 1.
(3) EGT nr L 360, 19.12.1986, s. 1.▼M6
▼B
▼M6
▼M6
bör utvärderas i förväg. Genom utvärderingen skall följande aspekter
bedömas:
a) Det behov som föreligger på kort eller lång sikt.
b) De mål som skall uppnås.
c) De förväntade resultaten och de indikatorer som används.
d) Det mervärde som en insats från gemenskapens sida tillför.
e) De risker, inklusive risker för bedrägerier, som förslagen kan föra
med sig och de alternativa lösningar som står till buds.
f) Erfarenheterna från liknande åtgärder.
g) Vilka finansiella medel, personalresurser och andra administrativa
resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet.
h) Vilket kontrollsystem som behövs.
2. Alla program och åtgärder skall sedan utvärderas i efterhand, för
att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts
och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden
eller programmet varit förenligt med de fastställda målen.
3. Fleråriga program skall värderas löpande med bestämda intervall,
och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till resul-
taten av värderingarna när beslut skall fattas om huruvida programmet
skall förlängas, läggas om eller avbrytas.
De åtgärder som finansieras på årsbasis skall utvärderas minst en gång
vart sjätte år.
AVDELNING Ia
VILLKOR SOM MÅSTE TILLÄMPAS FÖR ►M6 EURO ◄RÖRANDE
INKOMSTER OCH UTGIFTER
(Artikel 11.4 i budgetförordningen)
Artikel 1
Omräkningar mellan ►M6euro◄och nationella valutor skall som
regel göraspå grundval av den dags kursför ►M6euro◄som
offentliggörsi Europeiska gemenskapernas officiella tidning . Omräk-
ning mellan ►M6euro◄och nationella valutor skall dock, p.g.a.
de bokföringsskäl som avses i artiklarna 69 och 72 i budgetförord-ningen, enligt artikel 11.4 i budgetförordningen, göraspå grundval avden månadskurs för ►
M6euro◄som beräknas på grundval av den
näst sista arbetsdagen i den månad som föregår den månad för vilken
kursen fastställs.
Artikel 1a
1. Kommissionen skall fastställa eurons kurs i förhållande till de
övriga valutor som institutionerna måste använda vid genomförandet
av budgeten på grundval av de referenskurser som fastställs av Europe-iska centralbanken och som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas
officiella tidning .
2. Omräkningarna mellan euro och nationella valutor skall ske med
hjälp av de dagskurser som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas
officiella tidning . När det gäller de räkenskaper som avses i artiklarna
69-72 i budgetförordningen skall omräkningen, med hänvisning tillartikel 11.4 i samma förordning, ske på grundval av månadskursen föreuro, som i sin tur beräknas med utgångspunkt från den näst sista bank-
dagen i den månad som föregår den för vilken kursen skall beräknas.
3. Vad gäller de valutor varsdags kursinte offentliggörsi Europe-
iska gemenskapernas officiella tidning , skall kommissionen fastställa
eurokursen med hjälp av de informationskällor den bedömer vara till-förlitliga.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 3
▼B
▼M6
▼B
Artikel 2
Om förslag till åtagande och fastställda fordringar uttrycks i nationell
valuta, skall de omräknas till ►M6euro◄i enlighet med den regel
som föreskrivs i ►M6artikel 1a ◄.
Den motsvarande betalningsordern och betalningskravet måste utfärdas
i samma valuta.
Saldot, uttryckt i ►M6euro◄, av ett åtagande eller av en fastställd
fordran som är uttryckt i en nationell valuta skall justeras vid varjemånatlig redovisning av resultatkontona. Räkenskapsårets sistajustering skall göras på grundval av decemberkursen vad gäller saldotav åtagandena. Saldot av de fastställda fordringarna justeras på
grundval av kursen per den 31 december med avseende på upprättandet
av balansräkningen.
Dessutom kan dessa saldon justeras under loppet av en månad om en
valutakursanpassning har ägt rum.
Artikel 3
Trots bestämmelserna i ►
M6artikel 1a ◄skall den kurs som skall
användas under månaden ”n” för vilken utgiftsberäkningen med avse-ende på förskotten finansieras genom garantisektionen vid EUGJF,enligt artikel 3.5 i ►
M6kommissionens förordning (EG) nr 296/
96◄(1), vara densamma som den tionde dagen i månaden ”n+1” eller
den första påföljande dagen för vilken en allmän notering är tillgänglig.
Denna kurs skall även användas för de motsvarande förskott som avses
i artiklarna 4 och 5 i ►M6kommissionens förordning (EG) nr 296/
96◄.
Skillnaderna i nationell valuta mellan de finansiella medel som har
ställts till medlemsstaternas förfogande för månaden ”n” och de utgiftersom tas upp i räkenskaperna för samma månad skall omräknas till►
M6euro◄efter kursen den tionde dagen i månaden ”n+2”.
Artikel 4
Decemberkurserna på ►M6euro◄skall användas för att beräkna de
utestående åtagandena vid slutet av räkenskapsåret och, vad gäller icke-
differentierade anslag, för att fastställa vilka anslag som skall föras
över.
Betalningar som gjorts avseende ett bestämt räkenskapsår mellan den
första och den femtonde dagen i januari påföljande år skall, avbudgetskäl, tas upp i räkenskaperna enligt decemberkursen på►
M6euro◄.
Artikel 5
Vad gäller icke-differentierade anslag skall betalningar för utestående
åtaganden göras, till motsvarigheten av de belopp som förs över, i
nationell valuta eller i ►M6euro◄. Betalningarna skall tas upp i
räkenskaperna efter de kurser som gäller vid tiden för betalningen.Alla betalningar som görs utöver de anslag som förs över för varjebudgetrubrik skall det tas hänsyn till när räkenskapsårets saldoberäknasi enlighet med artikel 15 i rådetsförordning (EEG, Euratom)
nr 1552/89(
2).
Vid differentierade anslag skall justeringarna av de utestående åtagan-
dena från tidigare år som utarbetats vid tiden för uppskrivningarna tas
upp i räkenskaperna och tas upp i tabellen över den inkomst- och
utgiftsredovisning som visar betalningar av åtaganden från tidigareräkenskapsår.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 4
(1) EGT nr L 249, 8.9.1988, s. 9.
(2) EGT nr L 155, 7.6.1989, s. 1.
▼M6
AVDELNING II
DELEGERING OCH UNDERLEVERANTÖRSKONTRAKT
(Artikel 22 i budetförordningen)
Artikel 6
I de handlingar genom vilka befogenheter delegerasenligt artikel 22.4 i
budgetförordningen skall namnen på de ledamöter i institutionen somär bemyndigade att underteckna i fullmaktsgivarens ställe anges.
I dessa handlingar skall det hänvisas till bestämmelserna i de förfaran-
deregler som avses i artikel 22.4 vari villkoren för delegering av
befogenheter fastställs.
Artikel 7
De handlingar som avses i artikel 6 skall, tillsammans med underskrif-
tsprov av den tjänsteman till vilken befogenheterna har delegerats,sändas till
— den befullmäktigade,
— institutionens räkenskapsförare, som inte får göra några betalningar
som har godkänts av tjänstemän som inte är befullmäktigade därtill,
— institutionens styrekonom, som skall vara ansvarig för kontroll av
legaliteten och enhetligheten av inkomster och utgifter,
— utanordnaren, dock endast vad gäller fullmakter som lämnats av
styrekonomen eller av räkenskapsföraren, eller om underfullmakterlämnatsav utanordnarna inom ramen för derasbefogenheter,
— revisionsrätten.
De handlingar som visar att fullmakterna upphör att gälla skall även
översändas enligt ovan.
Artikel 8
I fullmaktshandlingen skall alltid närmare anges inom vilka gränser de
befullmäktigade är bemyndigade att utarbeta förslag om fastställandeav fordringar och om betalningskrav, förslag om åtagande av utgifteroch betalningsorder, de artikel- och kontonummer som fullmaktenomfattar och eventuellt fullmaktensvaraktighet.
Artikel 9
I enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen och i denna
förordning skall varje institution vidta de åtgärder för förvaltning av
anslagen som den anser nödvändiga för ett tillfredsställande genom-
förande av sitt budgetavsnitt.
Varje institution skall utarbeta en handling som innehåller de interna
bestämmelser som antas i detta syfte. Denna handling skall inbegripa
grundläggande regler om behörighetsfördelningen mellan utanordnare
och förvaltande enheter för genomförandet av utgifts- och inkomst-beräkningen inom varje institutions budgetavdelning.
Den handling som avses i andra stycket och alla andra interna instruk-
tioner av allmän karaktär som utfärdas för att genomföra budgeten och
räkenskaperna skall vara tillgängliga för alla avdelningar som är delak-tiga i budgetförvaltningen och för revisionsrätten.
Artikel 9a
Den som delegerar en befogenhet eller tilldelas den genom delegering
skall innan han eller hon vidtar en åtgärd inom ramen för budgetge-
nomförandet skriftligen informera sin överordnade om alla eventuellaintressekonflikter som kan påverka en oavhängig och objektivtjänsteutövning. En sådan intressekonflikt kan bero på familje- ellervänskapsband, politisk eller nationell tillhörighet, ekonomiska intresseneller varje annan form av gemensamma värderingar med mottagaren.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 5
▼B
▼M6
▼M6
Den som är närmast överordnad den som delegerar eller delegeras en
befogenhet skall skriftligen intyga om en intressekonflikt föreligger.Om en intressekonflikt föreligger får inte åtgärden vidtas av den som i
det aktuella fallet skulle delegera eller delegeras befogenheten.
Om den som delegerar en befogenhet eller tilldelas den genom dele-
gering underlåter att redovisa en intressekonflikt kan han eller hon bliföremål för disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensationenligt artiklarna 73-77 i budgetförordningen. Detsamma gäller om han
eller hon vidtar en åtgärd inom ramen för budgetgenomförandet trots
att den närmast överordnade bekräftat att en intressekonflikt föreligger.
Artikel 9b
För att säkerställa öppenhet vid transaktioner inom ramen för underle-
verantörskontrakt, skall kostnader och utgifter i samband medförvaltningen samt inkomsträntor och andra inkomster av de medelsom kontraktsparten förfogar över i kommissionens namn redogörasför separat.
De kontrakt som sluts bör i synnerhet innehålla lämpliga bestämmelser
för hur räntor och andra inkomster hanteras, för bokföring samt föråterbetalning av medel som betalats ut felaktigt.
De kontrakt som institutionerna sluter med underleverantörer skall
innehålla regler om förvaltningen av de medel som ställs till underleve-rantörernasförfogande i s ynnerhet för vidarebefordran till
stödmottagarna samt etiska regler rörande bland annat oförenliga
intressen och ansvarsområden, intressekonflikter och konfidentialitet.
AVDELNING III
FÖRVALTNING MED HJÄLP AV DATORSYSTEM
(Artikel 23 i budgetförordningen)
Artikel 10
1. Enligt artikel 23 i budgetförordningen innebär ”integrerade dator-
system” datoriserad förvaltning och räkenskapsprogram som krävermedverkan av utanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren och
som kommer till stånd genom ett gemensamt avtal mellan dem.
2. För användningen av systemet gäller följande:
a) Systemet skall säkerställa att anslag finns tillgängliga för den trans-
aktion som föreslås och avvisa varje transaktion där anslagen intefinnstillgängliga.
b) Systemet måste säkerställa att varje transaktion uteslutande utförs av
de tjänstemän som är bemyndigade därtill på utanordnarens, styr-ekonomensoch bokförarensavdelningar, i enlighet med debestämmelser som antagits av varje institution enligt artikel 9.
c) Systemet måste säkerställa en effektiv åtskillnad mellan utanordna-
rens, styrekonomens och bokförarens verksamheter.
d) Institutionen skall se till att dess interna och externa förfaranden
garanterar informationssäkerheten och användningen av systemet.
e) Institutionen skall säkerställa systemets fysiska säkerhet.
f) Utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artiklarna
84, 87 och 89 i budgetförordningen, får varje institution, om utan-ordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren tillsammans anseratt systemet erbjuder garantier som uppfyller dess krav, besluta attanvända datamedier i stället för de tidigare använda formulären,dvs. förslag till åtaganden, ►
M6betalningsorder, uppskattade ford-
ringar och betalningskrav. Detta gäller även när styrkande dokument
i original ersatts av datasystem för dokumenthantering ◄.
3. Om integrerade datorsystem som uppfyller villkoren i punkterna 1
och 2 används för förvaltningen, skall de kontroller som räkenskapsfö-1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 6
▼B
▼M6
▼M6
raren normalt genomför för att försäkra sig om att betalningar sker på
giltiga grunder kunna kompletteras med regelbundna kontroller i dessaintegrerade datorsystem, vid behov genomförda på platsen.
AVDELNING IV
REGLER FÖR RÄKENSKAPSFÖRARE, BITRÄDANDE RÄKENSKAPS-
FÖRARE OCH FÖRSKOTTSFÖRVALTARE
(Artiklarna 25 och 75 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Allmänna bestämmelser
Artikel 11
Varje institution skall med ett motiverat beslut utnämna en räkenskaps-
förare som skall ansvara för
— inkassering av fordringar och intäkter, betalning av utgifter och
förvaltning av likvida medel,
— räkenskapsföring och uppställning av redovisningar i enlighet med
artiklarna 69-72 och 78-81 i budgetförordningen.
Artikel 12
Institutionen får på ett motiverat förslag av räkenskapsföraren utse en
eller flera biträdande räkenskapsförare som skall rapportera till räkens-kapsföraren vilken fastställer deras ansvarsområde.
Artikel 13
Räkenskapsföraren skall utnämnas av varje institution bland tjänstemän
ur kategori A eller B vilka är medborgare i medlemsstaterna.
Biträdande räkenskapsförare skall utnämnas av varje institution bland
tjänstemän ur kategori A och B och, i särskilda fall, ur kategori C och
skall vara medborgare i medlemsstaterna.
De förskottsförvaltare som utses enligt artikel 83 i denna förordning
skall väljas bland tjänstemän i kategorierna A, B och C, eller, omnödvändigt, bland övrig personal på motsvarande nivå.
Artikel 14
Räkenskapsföraren och de biträdande räkenskapsförarna skall väljas av
institutionen på grundval av deras särskilda kvalifikationer som
bekräftas genom examensbetyg eller motsvarande yrkeserfarenhet.
Förskottsförvaltare skall utnämnas av institutionen på grundval av sina
särskilda kvalifikationer, styrkta genom utbildningsbevis, motsvarande
yrkeserfarenhet eller lämplig föregående utbildning, med hänsyn tagentill hur stora förskottsbelopp de blir ansvariga för.
Artikel 15
De uppdrag som utförs av räkenskapsföraren och de biträdande räkens-
kapsförarna är oförenliga med de som utanordnarna,
förskottsförvaltarna och styrekonomen utför.
De uppdrag som utförs av förskottsförvaltarna är oförenliga med de
som utförs av styrekonomen.
Artikel 16
Räkenskapsföraren skall utöva sina särskilda uppdrag i enlighet med
bestämmelserna i budgetförordningen.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 7
▼B
▼M6
▼B
▼B
Räkenskapsföraren skall i synnerhet vara garant för objektivitet vid
räkenskapsföringen och vid fastställandet av redovisningarna i enlighetmed artiklarna 69-72 och 78-81 i budgetförordningen.
Institutionen skall ställa den personal och utrustning till räkenskaps-
förarens förfogande som krävs för att denne ska kunna utföra sinauppdrag på ett tillfredsställande sätt.
Innan utgifterna betalas, skall räkenskapsföraren se till att de krav som
avses i budgetförordningen och i denna förordning uppfylls, ochförsäkra sig om giltigheten av slutbetalningen och att det inte finnsnågra materiella fel.
Räkenskapsföraren skall inställa betalningen och ange orsakerna till
detta beslut om det av den kontroll som företas framgår att debestämmelser som avses i de fyra första punkterna inte har följts.
Betalningar som effektueras utan att kraven i artikel 51.3 i budget-
förordningen följs skall leda till disciplinärt och eventuellt ekonomisktansvar mot räkenskapsförarna, de biträdande räkenskapsförarna ochförskottsförvaltarna i enlighet med villkoren i artikel 22 och artiklarna
86-89 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren
för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (hädanefter kallat”tjänsteföreskrifterna”).
Artikel 17
När det preliminära budgetförslaget utarbetas, skall räkenskapsföraren
rådfrågasom problem med avs eende på utformningen av budgetenvilka kan påverka genomförandet av budgeten.
Avsnitt II
Räkenskapsföring och färdigställande av redonisningar
Artikel 18
1. I enlighet med det fjärde stycket i artikel 25 i budgetförordningen
skall räkenskapsföraren utarbeta periodiska översikter och inkomst- ochutgiftsberäkning och balansräkning för den institution som denne hör
till. För detta ändamål skall denne föra räkenskaper över budgetårets
alla transaktioner och avsluta räkenskaperna vid årets slut.
2. Redovisningarna skall föreläggas styrekonomen i enlighet med
artiklarna 79-81 i budgetförordningen och sedan slutligen antas av
institutionen.
3. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, skall en preliminär
redovisning utarbetas samma dag som räkenskapsföraren lämnar sitt
uppdrag.
Redovisningen skall godkännas av räkenskapsföraren som lämnar sitt
uppdrag och av den nye räkenskapsföraren genom deras underskrifter.
Artikel 20
Kommissionens räkenskapsförare skall samla all nödvändig information
och skall utarbeta Europeiska gemenskapernas konsoliderade inkomst-
och utgiftsberäkning och balansräkning så att kommissionen kan anta
dem och sända dem till Europaparlamentet, rådet och revisionsrättensenast den 1 maj.
Artikel 21
Efter det att kommissionens räkenskapsförare har samrått med de
övriga institutionernas räkenskapsförare, skall kommissionen
— anta de räkenskapsmetoder som skall gälla för alla institutioner,
— anta och hålla strukturen i institutionernas räkenskapskontoplan à
jour,1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 8
▼M6
▼B
▼B
— harmonisera uppställningen av balansräkningarna.
Kommissionen skall motivera och förklara alla ändringar i räkenskaps-
metoderna i de anmärkningar som biläggs balansräkningen.
Avsnitt III
Utförande av uppdrag med avseende på likvida medel
Artikel 22
I enlighet med det första stycket i artikel 25 i budgetförordningen skall
räkenskapsföraren, som är ansvarig för inkassering av inkomster ochbetalning av utgifter, ansvara för förvaltningen av motsvarande medel.
Institutionen skall öppna eller låta öppna nödvändiga bankkonton efter
att ha förhandlat om villkoren i enlighet med principerna om sundekonomisk förvaltning. Villkoren för kontona skall undersökas regel-bundet och om nödvändigt omförhandlas. Styrekonomen skall övatillsyn över dem.
Kommissionens räkenskapsförare skall vara ansvarig för, efter samråd
med de övriga institutionernas räkenskapsförare, harmonisering avtransaktionsvillkoren för de konton som öppnats av de olika institutio-
nerna.
Artikel 23
Räkenskapsföraren skall vara ansvarig för förvaltningen av den institu-
tionstillgångar till vilken han hör, för bemyndigande av överföringarmellan bankkonton och för att utföra valutaväxlingar på ett sådant sättatt det inte förekommer något debetsaldo på dessa konton.
Överföringar mellan bankkonton måste utföras inom ramen för dispo-
nibla medel.
Artikel 24
Kommissionens räkenskapsförare skall fördela de disponibla medlen i
medlemsstaternas statskassor och centralbanker bland medlemsstaternai enlighet med artikel 12 i ►
M6kommissionens förordning (EG,
Euratom) nr 1150/2000 ◄.
Artikel 25
Räkenskapsföraren skall regelbundet stämma av bankkontona med
bokföringen och skall kontrollera att de villkor som förhandlats fram
tillämpaskorrekt.
Artikel 26
Räkenskapsföraren skall överföra medel till förskottsförvaltaren och
skall övervaka den finansiella uppföljningen av dessa konton.
Avsnitt IV
Försäkring
Artikel 28
Räkenskapsföraren, de biträdande räkenskapsförarna och förskottsför-
valtarna skall genom institutionen försäkra sig mot de finansiellarisker som följer av deras uppdrag.
Artikel 29
Försäkringspremierna skall betalas direkt till försäkringsgivaren av
institutionen.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 9
▼M6
▼B
▼B
Artikel 30
Utan att det påverkar tillämpningen av
— artiklarna 86-89 i tjänsteföreskrifterna,
— artikel 75 i budgetförordningen,
— institutionens indrivningsrätt gentemot tredje man,
skall institutionen, i enlighet med ►M6artikel 288 ◄andra stycket i
EEG-fördraget, stå för alla risker och underskott som inte täcks avförsäkringar, i den omfattning som saldot på det garantikonto somöppnats i den ansvarige tjänstemannens namn inte är tillräckligt för att
täcka underskottet.
Avsnitt V
Särskild ersättning och garantikonto
Artikel 31
Det månatliga beloppet för särskild ersättning som avses i artikel 75.4 i
budgetförordningen skall vara
a)►
M7142◄euro för räkenskapsföraren,
b)►M796◄euro för de biträdande räkenskapsförarna,
c)►M748◄euro för förskottsförvaltarna, om förskottet är minst
3 800 euro under en period på minst 30 dagar i följd.
Ersättningen skall uttryckas i euro och det tillämpliga beloppet skall i
euro krediteras det garantikonto som avses i artikel 32.
Artikel 32
Ett garantikonto skall öppnas i var och en av de anställdas namn i insti-
tutionensallmänna bokföring. På begäran av varje ifrågavarandeinstitution, kan detta konto föras centralt i kommissionens allmännabokföring. ►
M6Detta konto skall regelbundet krediteras med den
månatliga ersättning som avses i artikel 31 och med årlig ränta som
motsvarar det årliga genomsnittet av de månatliga satser som tillämpasav Europeiska centralbanken vid bankens huvudsakliga refinansierings-transaktioner i euro. ◄
Det skall debiteras för underskott som den ifrågavarande personen
förklaras ansvarig för av den institution som denne utnämnts av, i denomfattning som underskottet inte täcks av utbetalningar frånförsäkringsgivare.
Artikel 33
1. När en räkenskapsförare eller biträdande räkenskapsförare
avslutar sitt uppdrag skall garantikontots kreditsaldo betalas till denneeller till de som inträder i dennes ställe, efter ett beslut av de myndig-heter som avses i artikel 22 i budgetförordningen och den ansvarsfrihet
som avses i artikel 77 i budgetförordningen har beviljats och efter
räkenskapsförarens, undantaget det som rör honom själv, och styreko-nomernaspos itiva yttrande.
2. När en förskottsförvaltare avslutar sitt uppdrag utbetalas garanti-
kontots kreditsaldo till denne eller till de som inträder i dennes ställe,efter godkännande och kontroll av räkenskapsföraren och den berördautanordnaren och efter finansinspektörens positiva yttrande.
3. De betalningar som avses i första och andra punkterna skall
uteslutande göras efter skriftliga instruktioner från chefen för general-direktoratet eller den administrativa enheten som räkenskapsförarenhör till.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 10
▼M6
▼B
▼M6
AVDELNING V
REGLER SOM ÄR TILLÄMPLIGA FÖR STYREKONOMEN, BITRÄ-
DANDE STYREKONOMER OCH INTERNREVISORN
(Artiklarna 24 och 24a i budgetförordningen)
Artikel 34
Varje institution skall med ett motiverat beslut utnämna en styrekonom
som skall ansvara för kontroll av åtaganden och godkännanden av allautgifter och kontroll av alla inkomster i gemenskapernas budget förvilka institutionen är det ansvariga organet.
Artikel 35
Institutionen kan utnämna en eller flera biträdande styrekonomer. De
skall rapportera till styrekonomen, som skall besluta vilka befogenheter
som skall delegeras till dem. De skall ha ansvar för de godkännanden
som de beviljar inom ramen för de befogenheter som delegerats tilldem.
Artikel 36
Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall väljas av insti-
tutionen bland medborgare i medlemsstaterna på grundval av derassärskilda kvalifikationer.
Artikel 37
Institutionen skall ställa nödvändig personal och utrustning till styreko-
nomens förfogande för att denne skall kunna fullgöra sina
kontrolluppdrag på ett tillfredsställande sätt.
Artikel 38
Alla beslut som rör delegering och subdelegering av befogenheter som
meddelas av styrekonomen eller de biträdande styrekonomerna skallvara i överensstämmelse med bestämmelserna i artiklarna 6, 7 och 8.
Artikel 39
Styrekonomen skall vara fullständigt oberoende vid utövandet av sina
kontrolluppdrag och skall enbart vara ansvarig inför institutionen. Hanfår inte ta emot instruktioner eller acceptera några begränsningar vad
gäller utövandet av de uppdrag som genom utnämningen ålagts denne
enligt bestämmelserna i budgetförordningen.
Dessa bestämmelser skall också gälla för de biträdande styrekono-
merna, inom gränserna för de befogenheter som delegerats till dem av
deras närmast överordnade, dvs. styrekonomen.
Artikel 40
Styrekonomen kan vid vilken tidpunkt som helst framlägga rapporter
till institutionen om alla ämnen av ekonomisk innebörd, särskilt vadgäller tillämpningen av artikel 2 i budgetförordningen.
Institutionen skall på begäran översända sådana rapporter till Europa-
parlamentet och revisionsrätten om de inte anses vara förtroliga.
Artikel 41
Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall ha tillgång till
alla underlag och till alla andra handlingar som rör de utgifter ochinkomster som skall kontrolleras. De kan utföra kontroller på platsen.
Artikel 42
Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna kan endast ställas
disciplinärt och eventuellt ekonomiskt till ansvar inom ramen för1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 11
▼B
▼B
artikel 74 i budgetförordningen av institutionen själv under de
omständigheter som anges i andra, tredje, fjärde och femte punkterna.
Institutionen skall fatta ett motiverat beslut om att inleda en undersök-
ning. Detta beslut skall meddelas den berörda personen och, om denneär biträdande styrekonom, styrekonomen. Institutionen kan, under egetdirekt ansvar, överlåta utredningen till en eller flera tjänstemän, med
samma eller högre lönegrad än den anställde ifråga och som inte utför
uppdrag som styrekonom, utanordnare eller räkenskapsförare. Underutredningen skall den berörda personen och, om denne är biträdandestyrekonom, styrekonomen höras.
Undersökningsrapporten skall sändas till den berörda personen och, om
denne är biträdande styrekonom, till styrekonomen. Berörd person skalldärefter hörasav ins titutionen angående denna rapport.
På grundval av rapporten och behandlingen skall institutionen fatta ett
motiverat beslut om ansvarsfrihet avseende den undersökta frågan förden berörda personen eller ett motiverat beslut enligt artiklarna 22 och86-89 i tjänsteföreskrifterna. Beslut om disciplinära eller ekonomiskasanktioner meddelas den berörda personen och för kännedom till övriga
institutioner, revisionsrätten och, om den berörda personen är biträ-
dande styrekonom, till styrekonomen.
Den berörda personen kan överklaga dessa beslut hos domstolen, i
enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.
Artikel 43
Utan att tillämpningen av förfaranden för överklaganden i tjänste-
föreskrifterna påverkas, kan styrekonomen och de biträdande
styrekonomerna överklaga hos domstolen med avseende på varjeåtgärd som gäller deras kontrolluppdrag. Dessa överklaganden skallinlämnasinom tre månader från den dag s om meddelande om denifrågavarande åtgärden inkom.
Bestämmelserna i första stycket skall även gälla för överklaganden av
institutionen mot dess styrekonom eller dess biträdande styrekonomer.
Överklaganden skall behandlas och prövas i enlighet med artikel 91.5 i
tjänsteföreskrifterna.
Artikel 43a
Den interna revisionen skall skötas enligt internationellt godtagna
normer. Den interna revisionen avser förvaltnings- och kontrollsys-
temens effektivitet och ändamålsenlighet. Rapporterna skallöverlämnas till berörda avdelningar samt till instanser som institutionenutser, så att det kan säkerställas att rapporten får en lämplig uppfölj-ning.
Artikel 43b
Internrevisorn skall utses bland medlemsstaternas medborgare efter sina
särskilda kvalifikationer.
AVDELNING VI
INKASSERING AV FORDRINGAR
(Artiklarna 28 och 29 i budgetförordningen)
Artikel 44
►M6I enlighet med artikel 28.1 i budgetförordningen, skall den
behöriga utanordnaren ställa samman en uppskattad fordran för varje
åtgärd eller situation som kan ge upphov till eller ändra en fordran för
gemenskaperna. ◄En beräkning skall även ställas upp när det inte är
möjligt att genom den åtgärd eller det beslut som ger upphov till ensenare fordran fastställa beloppet eller förfallodagen. När det är möjligtskall det beräknade beloppet och den förväntade förfallodagen anges.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 12
▼M6
▼B
▼B
Beräkningen skall sändas till styrekonomen för godkännande och till
räkenskapsföraren för preliminär registrering.
Artikel 45
1. I enlighet med artikel 28.2 i budgetförordningen, skall den
behöriga utanordnaren utan dröjsmål utfärda ett betalningskrav förvarje fastslagen fordran.
Betalningskravet skall sändas till styrekonomen för godkännande och
till räkenskapsföraren för registrering. Förfallodagen skall särskiltanges.
2. Räkenskapsföraren skall fullfölja betalningskravet
►
M6 ◄.
3. Vid den faktiska inkasseringen av den fastställda summan skall
räkenskapsföraren utfärda en inkomstverifikation som skall bokföras.Denne skall underrätta utanordnaren och styrekonomen om inkasser-ingen.
4. Om en fordran inte betalas vid förfallodagen skall räkenskapsfö-
raren skyndsamt inleda ett förfarande för att verkställa inkasseringen,eventuellt med alla lagliga medel.
5. Om en fordran skall inkasseras med successiva avbetalningar
antingen inom ett enda budgetår eller under flera budgetår, skall den
registreras i räkenskaperna som ett helt betalningskrav så snart den
har fastställts.
Artikel 46
►
M6Preliminära ◄beräkningar inom ramen för artikel 28 i budget-
förordningen skall strikt begränsas till löpande inkomster.
Enstaka inkasseringar som rör löpande beräkningar behöver därför inte
var för sig föreläggas styrekonomen för godkännande.
Före budgetårets utgång skall utanordnaren förelägga styrekonomen
ändringarna i de löpande beräkningarna för godkännande för att
säkerställa att de motsvarar de fordringar som faktiskt fastställts.
Artikel 47
I enlighet med artikel 45.3 skall utanordnaren och styrekonomen så
snart som möjligt underrättas om varje inkassering. Om inget betal-
ningskrav har utfärdats enligt artikel 45 i fråga om inkassering, skall
det berörda beloppet omedelbart krediterasett interims konto i deallmänna räkenskaperna och den behöriga utanordnaren skall inledaett förfarande för att fastställa fordringen och utfärda det nödvändigabetalningskravet i avsikt att bokföra inkomsten i budgeten. Om detvisar sig att ett felaktigt belopp krediterats ett sådant interimskonto,
skall detta återbetalas så snart som möjligt.
Artikel 48
Beräkningar och betalningskrav skall tas upp var för sig i räkenska-
perna och numreras kronologiskt så att det för alla institutionensfordringar skall vara möjligt att fastställa
— vilka vidtagna åtgärder som kan ge upphov till en fordran,
— storleken på de utestående fordringarna,— dessa fordringars förfallodag,
— vilka fordringar som har inkasserats,
— vilka fordringar som ännu inte inkasserats och de åtgärder som
vidtagitsi detta häns eende.
Artikel 49
Räkenskaperna måste organiseras på ett sådant sätt att styrekonomen
när som helst kan kontrollera att ►
M6de uppskattade fordringarna1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 13
▼B
samt betalningskraven ◄är korrekt registrerade och utföra de uppdrag
som ålagts denne enligt artikel 29.3 i budgetförordningen.
Artikel 50
I enlighet med artikel 29.2 i budgetförordningen skall varje förslag av
utanordnaren att avstå från rätten att kräva in en fastslagen fordran bl.a.
innehålla upplysningar om gäldenären, arten av inkomst, det beräknadebeloppet, konteringen ifråga, de vidtagna åtgärderna för att säkerställaåterbetalningen och skälen till det föreslagna avståendet.
Om institutionens högsta myndighet underlåter att ta hänsyn till styr-
ekonomens nekande att ge godkännande, skall beslutet översändas tillutanordnaren som till styrekonomen skall returnera förslaget om attavstå tillsammans med beslutet. Förslaget om att avstå skall tillsam-mans med beslutet registreras i enlighet med artikel 28.2 första
stycket i budgetförordningen.
AVDELNING VII
ÅTAGANDE AV UTGIFTER
(Artikel 36 i budgetförordningen)
Artikel 51
Innan åtgärder vidtas som kan ge upphov till utgifter, måste den
behöriga utanordnaren förelägga styrekonomen ett förslag till åtagande.Utanordnaren måste på förhand säkerställa att denna åtgärd är i
överensstämmelse med principerna om sund ekonomisk förvaltning
och särskilt de som gäller sparsamhet och kostnadseffektivitet enligtartikel 2 i budgetförordningen. Sådana förslag skall i princip uppställasi enlighet med ett standardformulär som skall antas genom en enhälligöverenskommelse mellan utanordnaren, räkenskapsföraren och styreko-nomen. Sådana förslag till åtagande måste innehålla de upplysningar
som avses i artikel 37 i budgetförordningen.
Artikel 52
Som utgiftsåtagande räknas ett principbeslut som fattas av en institu-
tion och som medför ett ekonomiskt åtagande gentemot tredje man.
Artikel 53
Om en utgift kräver ett principbeslut från institutionens sida får detta
beslut inte fattas av institutionen förrän styrekonomen gett sitt godkän-nande. Styrekonomen får endast godkänna utkastet till beslut om detuppfyller kraven på sund ekonomisk förvaltning. Utanordnaren skallsamtidigt med utkastet till principbeslut överlämna ett förslag till
åtagande till styrekonomen.
När institutionen godkänt utkastet till beslut skall ett förslag till
övergripande åtagande framläggastill s tyrekonomen för godkännande,
tillsammans med ett utkast till det motsvarande rättsliga åtagandet.
Om institutionen inte godkänner utkastet till beslut, eller beslutar att
minska det föreslagna beloppet, skall förslaget till åtagande ändras eller
dras tillbaka och, om så är lämpligt, ersättas av ett nytt, anpassat
förslag som sedan skall läggas fram till styrekonomen för förhands-godkännande.
Utanordnaren skall ingå de enskilda rättsliga åtagandena inom de tids-
frister som anges i artikel 36.2 i budgetförordningen. Varje enskilträttsligt åtagande skall, innan det undertecknas, godkännas av styreko-nomen enligt bestämmelserna i artikel 37 andra stycket ibudgetförordningen. Innan det undertecknas skall räkenskapsförarenregistrera det i räkenskaperna genom att föra upp det mot det övergri-
pande budgetåtagandet.
När tidsfristen för genomförande av det övergripande åtagandet löpt ut
skall utanordnaren så snart som möjligt och senast inom tre månader1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 14
▼M6
▼M6
frigöra det belopp som återstår sedan summan av de enskilda åtaganden
som registrerats i de centrala räkenskaperna enligt fjärde stycketräknatsav mot totalbeloppet för det övergripande åtagandet enligt
andra stycket.
Artikel 54
Preliminära åtaganden inom ramen för artikel 36.1 i budgetförord-
ningen skall starkt begränsas till löpande utgifter. Enskilda åtaganden
som täcks av sådana preliminära åtaganden behöver inte föreläggas
styrekonomen för godkännande.
Vad gäller preliminära åtaganden skall utanordnaren på eget ansvar
kontrollera att de enskilda åtagandena inte överskrider de preliminära
åtaganden som täcks av dem.
Sådana preliminära åtaganden skall inte ge upphov till automatisk
överföring av anslag enligt artikel 7 i budgetförordningen om de inte,vid utgången av budgetåret, motsvarar ekonomiska åtaganden som
faktiskt ingåtts före de tidsgränser som fastställs i budgetförordningen.
Administrationskostnader som uppstår flera gånger under ett och
samma budgetår skall betraktas som löpande utgifter, som t.ex.
— personalkostnader (löner och olika bidrag, rekryteringsutgifter
m.m.)
— utgifter för tjänsteresor,
— representationskostnader,— möteskostnader,— free lance-tolkar ►
M6eller översättare ◄,
— utbyte av tjänstemän,
— lokalhyra,— diverse försäkringar,
— rengöring och underhåll,
— hyreskostnader,— telekommunikation,— vatten, gasoch elektricitet,
— tidskrifter (månadsbulletiner o.dyl.),
— abonnemang.
Artikel 55
Om inte en exakt beräkning kan görasför utgifter när förs laget om det
berörda förslaget till åtagande föreläggs styrekonomen och meddelasräkenskapsföraren i fråga om vissa åtgärder som kan ge upphov tillutgifter, måste utanordnaren beräkna de förväntade utgifterna och i sittförslag till åtagande anföra de grunder varpå han kom fram till beräk-
ningen.
Artikel 56
Alla förslag till åtagande måste föreläggas styrekonomen i tillräckligt
god tid för att han skall kunna ta ställning härtill och framföra denkritik han anser nödvändig för att hänsyn ska kunna tas till denna.
Artikel 57
Utan att tillämpningen av artikel 23 i budgetförordningen påverkas,
måste förslag till åtagande av utgifter åtföljas av alla relevanta underlagoch av alla andra handlingar och upplysningar som är nödvändiga föratt styrekonomen skall kunna fastställa vad som krävs enligt artikel38.1 i budgetförordningen.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 15
▼B
▼B
AVDELNING VIII
REGISTRERING AV FÖRSLAG TILL ÅTAGANDE AV UTGIFTER
EFTER STYREKONOMENS GODKÄNNANDE
(Artikel 37 i budgetförordningen)
Artikel 58
Förslag till åtagande skall registreras av institutionens bokföringsenhet.
Denna registrering skall göra det möjligt att när som helst få överblicköver följande för varje budgetpost eller rubrik för budgetåret:
1. Disponibla anslag.
2. Summan av ingångna åtaganden.3. Betalningar som gjorts med avseende på dessa åtaganden.4. Saldot av utestående fordringar.
Registreringen skall även göra det möjligt att när som helst få
överblick över följande:
1. De ursprungliga åtagandena, eventuellt ökat med ytterligare
åtaganden.
2. Summan av ingångna åtaganden under tidigare budgeår.3. Restbeloppet för utestående fordringar vid början av budgetåret.4. Betalningar under budgetåret.5. Utestående saldo.
Summan av de samlade preliminära åtagandena enligt artikel 99 skall
registreras på samma sätt.
Artikel 59
Räkenskaperna skall uppställas på ett sådant sätt att styrekonomen skall
kunna kontrollera att åtaganden och betalningar har registrerats på rättsätt.
AVDELNING IX
GODKÄNNANDE AV FÖRSLAG TILL ÅTAGANDE AV UTGIFTER
(Artikel 38 i budgetförordningen)
Artikel 60
Om inte annat följer av bestämmelserna i artiklarna 10 och 61, skall
godkännandet vara i form av styrekonomens undertecknande — ellerundertecknande av en biträdande styrekonom eller en anställd som harfullmakt eller underfullmakt enligt artikel 38 — av förslag till
åtagande, som skall stämplas och dateras.
Artikel 61
I brådskande fall kan godkännande ges genom en not eller per telex
eller på annat sätt som otvetydigt visar att förslaget om åtagandet i
fråga har godkänts.
Artikel 62
Om institutionens högsta myndighet enligt artikel 39 i budgetförord-
ningen underlåter att ta hänsyn till styrekonomens nekande att ge
godkännande, skall beslutet översändas till utanordnaren som till styr-ekonomen skall returnera förslaget om åtagande tillsammans medbeslutet. Förslaget till åtagande skall tillsammans med beslutet regi-streras i enlighet med bestämmelserna i artikel 37 ibudgetförordningen.
Artikel 63
Artiklarna 60, 61 och 62 skall gälla för förslag till samlade preliminära
åtaganden inom ramen för artikel 99 i budgetförordningen.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 16
▼B
Artikel 64
Om styrekonomen anser att underlagen i artiklarna 28.2, 37, 41 och 45
i budgetförordningen som är närmare beskrivna i artiklarna 65-73 ibudgetförordningen är otillräckliga eller ofullständiga, skall han skjutaupp godkännandet och returnera förslaget till utanordnaren med angi-vande av vilka bevis som önskas.
AVDELNING X
UNDERLAG
(Artiklarna 28.2, 37, 41 och 45 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Inkassering av fordringar
Artikel 65
För betalningskrav skall följande utgöra underlag: det beslut eller den
åtgärd som ger upphov till fordringen, tillsammans med handlingarsom möjliggör kontroll av typen av fordring, uträkningen av beloppet,
förfallodagen och gäldenärens identitet, såsom
a) i fråga om egna medel(
1):
— tullavgifter, jordbruksavgifter och sockeravgifter: kontoutdrag
från medlemsstaterna i enlighet med genomförandebestämmel-
serna(2),
— medel från momsoch BNP: budgeten för det budgetår (år n) för
vilket beloppet fastställs och, för de respektive saldon (år n+1och efterföljande år), de olika sammanställningarna, sammanfat-
tande handlingar och de utdrag som avses i
genomförandebestämmelserna (
2),
b) i fråga om andra diverse inkomster: den grundläggande rättsakten,
det beslut, det avtal eller den överenskommelse som ger upphovtill fordran och de handlingar varav alla komponenter för uträkningframgår.
Avsnitt II
Åtagande av utgifter
Artikel 66
För förslag till åtaganden av utgifter skall följande preliminära
rättsakter, som förpliktar institutionen, utgöra underlag:
a) För utgifter som uppstår genom avtal:
preliminär överenskommelse, avtal, ordersedel eller liknande hand-
ling tillsammans med, i fråga om avtal, erhållna anbud, skälen till
privata överenskommelser och, om nödvändigt, yttrande från Rådgi-vande kommittén för inköp och avtal (hädanefter kallad ”CCAM”).
b) För autonom tilldelning av stöd:
— för tilldelning av finansiellt stöd från olika fonder eller liknande
projekt: de handlingar som kan krävas enligt de tillhörandegrundförordningarna och beslut för att stöd skall beviljas;
— för bidragen i allmänhet:
— mottagarens ansökan tillsammans med, om nödvändigt, en
genomföranderapport om tidigare beviljade bidrag,
— grunderna för det tilldelade beloppet,
— det preliminära skriftliga avtalet eller liknande handlingar,1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 17
(1) Rådets beslut 88/376/EEG, Euratom (EGT nr L 185, 15.7.1988, s. 24).
(2) — Förordning (EEG, Euratom) nr 1552/89,
— Rådetsförordning (EEG, Euratom) nr 1553/89 (EGT nrL 155, 7.6.1989,
s. 9).
▼B
— budgetprognosför det år för vilket bidraget s ökseller en
motsvarande handling.
Avsnitt III
Kontroll och betalning av utgifter
Artikel 67
För leveranser i allmänhet skall leverantörens faktura, eventuellt till-
sammans med en kopia av den handling som ger upphov tillgemenskapens förpliktelse (t.ex. ordersedel eller avtal) utgöra ettunderlag.
Under alla omständigheter måste den handling som utfärdats av leve-
rantören utvisa
— leveransernas art och kvantitet eller i förekommande fall en
beskrivning av de tjänster som utförts i samband med detta,
— prisper enhet och det totala pris et,
— gemenskapens avgifts- och skattebefrielser och om nödvändigt de
belopp i avgifter, skatter och tullar som är inbegripna i priset förde levererade varorna.
Denna handling eller en bilaga till denna måste vara underskriven av
utanordnaren, eller av den person som befullmäktigats av honom omatt
— leveransen behörigen mottagits med angivande av dag och plats för
mottagandet,
— leveransen tagits upp i förteckningen, om så krävs,— alla punkter på fakturan kontrollerats, och
— ett yttrande lämnats av CCAM om ett sådant krävs.
Artikel 68
Med avseende på tjänster skall leverantörens faktura (eller nota) till-
sammans med, i förekommande fall, avtalet utgöra ett giltigt underlag.
Fakturan (notan) måste
— innehålla upplysningar om tjänstens art, eventuellt pris per enhet,
det totala priset och gemenskapens avgiftsoch skattebefrielse, i denmån detta är möjligt, de avgifter och skatter för den tjänst som är
inbegripen i priset,
— ha påteckningen ”kan betalas” undertecknad av utanordnaren eller
av den person som befullmäktigats av denne, varmed intygas atttjänsten har utförts korrekt och att alla punkter på fakturan (ellernotan) har kontrollerats.
Artikel 69
1. För studie- och forskningsavtal skall följande utgöra underlag:
a) En kopia av avtalet och av eventuella tilläggsöverenskommelser
som skall biläggas den första betalningsordern.
b) Varje handling som enligt avtalens budgetbestämmelser bestyrker
motsvarande betalningar (begäran från uppdragstagaren, fakturor,namn på förvaltningskommittén om det rör sig om associeringsavtal,eller någon annan handling som styrker utgifterna). Den slutligabetalningen måste åtföljas av en handling som uppställts av utanord-
naren och i vilken intygas att tjänsten har utförts.
2. För beslut genom vilka finansiellt stöd beviljas från de olika
fonderna eller liknande åtgärder, skall följande utgöra underlag:
a) En kopia av beslutet som skall biläggas den första betalningsordern.
b) Varje handling som enligt budgetbestämmelserna i grundförordning-
arna eller besluten att bevilja finansiellt stöd bestyrker motsvarandebetalningar (begäran om betalning, förklaring att arbetet harpåbörjats, rapporter om förloppet och andra handlingar). Den sistabetalningen måste åtföljas av en handling som styrker att1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 18
▼B
programmet eller projektet har slutförts och innehålla en översikt
över de faktiska utgifter som uppstått med avseende på programmeteller projektet.
3. För de bidrag som avses i artikel 66 b andra strecksatsen skall
följande utgöra underlag:
a) En kopia av beslutet om beviljande av bidrag.
b) Bekräftelse av mottagaren att denne accepterar de kontroller som
gemenskapen genomför enligt artikel 87 i budgetförordningen och,om storleken på bidraget berättigar det, en rapport om genom-förandet av projektet och om användningen av de mottagna medlen.
Artikel 70
För personalutgifter, skall följande utgöra underlag:
a) Beträffande månadslön:
— Den fullständiga listan över personal med angivande av alla
beståndsdelar av ersättningen. Denna lista skall biläggas betal-ningsordern.
— Ett formulär (blankett för personuppgifter) som visar varje
ändring av ersättningen. Detta formulär skall utarbetas pågrundval av beslut tagna för varje enskilt fall.
— Om det rör sig om tillsättningar eller utnämningar, skall en
bestyrkt kopia av tillsättningen eller utnämningen åtfölja denförsta löneutbetalningen.
b) Beträffande andra tillsättningar (tim- eller dagavlönad personal):
— En redogörelse avfattad av utanordnaren som visar närvarodagar
och -timmar.
c) Beträffande övertid:
— En redogörelse undertecknad av den befullmäktigade tjänste-
mannen med bekräftelse om den övertid som den anställde harutfört.
d) Beträffande kostnader för tjänsteresor:
— Ordern om tjänsteresa behörigt undertecknad av den behöriga
myndigheten.
— ”Redogörelse för tjänsteresor” som särskilt visar tjänsteresans
mål, dagar och tider för avresa och ankomst till målet, resekost-nader, uppehållskostnader, och andra behörigt godkändakostnader med hänsyn till underlagen. Denna redogörelse skallundertecknas av den som har företagit tjänsteresan och av dendärtill befullmäktigade överordnade myndigheten.
e) Beträffande andra personalutgifter:
— De underlag som avser det beslut som utgifterna grundar sig på
och som visar alla beståndsdelar i beräkningen.
Artikel 71
I fråga om alla åtaganden som innefattar delbetalningar, skall en
bestyrkt kopia av avtalet eller beslutet om finansiellt stöd biläggas denförsta betalningsordern. På de övriga betalningsorderna skall dethänvisas till denna handling och till föregående betalningar.
När den sista betalningsordern utfärdas, skall utanordnaren intyga att
transaktionen har verkställts så att de nödvändiga bokföringsmässigaåtgärderna kan vidtasvad gäller upphävande av alla åtaganden s om
har förtsupp men inte genomförts .
Om en tidsgräns enligt artikel 1.7 i budgetförordningen har fastställts,
skall bokföringen göra det möjligt att identifiera och ta ut de åtaganden
som inte definitivt har genomförts en månad före dagen i fråga. Utan-ordnarna skall därefter förbereda förslag till upphävande av detåtagande som inte har genomförts eller, om villkoren i artikel 1.7 haruppfyllts, att framlägga ett förslag om ändring av det ursprungligaåtagandet åtföljt av tillämpliga motiveringar.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 19
▼B
Artikel 72
Om ett enda underlag täcker flera betalningar, skall det i alla betal-
ningsorder hänvisas till originalhandlingen och till numret på denbetalningsorder till vilken den är bilagd.
Artikel 73
Med undantag av de fall som avses i artiklarna 65-72 ovan, om ett
originalunderlag inte kan framläggas, kan utanordnaren ersätta denna
med en bestyrkt kopia, och han skall i så fall ange orsaken till att origi-nalet inte har kunnat framläggasoch intyga att betalningen inte hargjorts.
AVDELNING XI
BEVILJANDE AV FÖRSKOTT
(Artikel 46 i budgetförordningen)
Artikel 74
Utom vad gäller de förskott som avses i tjänsteföreskrifterna eller i en
bestämmelse i en förordning, kan utanordnaren bevilja förskott för atttäcka utgifter som skall betalas av en tjänsteman eller annan anställd
för sin institutions räkning. Sådana utgifter som vanligtvis ligger under
personalutgifter och administrativa utgifter kan föranledas av ensärskild uppgift eller röra sig om liknande utgifter av ännu okänd arteller storlek.
Artikel 75
Beviljande av sådana förskott och utnämning av tjänsteman eller annan
anställd skall ske på grundval av ett beslut av de myndigheter som
avses i artikel 22 i budgetförordningen på förslag av utanordnaren efter
godkännande av styrekonomen och ett positivt yttrande av räkens-kapsföraren. I sådana beslut skall förskottets storlek anges och denperiod under vilken det skall användas.
Om arten av utgifter är fastställd med tillräcklig säkerhet, skall ett
förslag om åtagande göras innan något förskott betalas.
Artikel 76
Den utnämnda tjänstemannen eller annan anställd skall ansvara för de
medel som ställs till dennes förfogande och skall vidta nödvändiga
åtgärder för att säkerställa dessa.
Senast tio dagar efter det att det mål för vilket förskottet beviljades har
uppnåtts skall han ge räkenskapsföraren en detaljerad redogörelse för
användningen av det och betala tillbaka eventuellt restbelopp.
Senast sex veckor efter samma dag skall utanordnaren avveckla
förskottet för att kunna avsluta det interimskonto som öppnats vid
beviljandet.
AVDELNING XII
BANK- OCH POSTGIROKONTO
(Artikel 53 i budgetförordningen)
Artikel 77
För att genomföra finansiella transaktioner kan institutionen öppna
bank- eller postgirokonto i medlemsstaterna och eventuellt i tredjeland.
Artikel 78
Institutionen kan även inneha konton i varje medlemsstats centralbank
eller auktoriserat finansinstitut.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 20
▼B
Artikel 79
Institutionen skall meddela alla finansinstitut hos vilka det har öppnat
konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som
utnämntsav det och s om är befullmäktigade att öppna konton ochdisponera över dessa, och eventuella begränsningar av uttag som varjebefullmäktigad anställd kan ha.
Artikel 80
För att kunna disponera över kontona krävs underskrifter av två
behöriga befullmäktigade anställda, varav den ena skall vara räkens-
kapsföraren, en biträdande räkenskapsförare eller en förskottsförvaltare.
Institutionen skall, i enlighet med artikel 53 i budgetförordningen,
utnämna anställda som är befullmäktigade att underteckna checker ochpostkredit- och bankkreditöverföringar.
Innan de anställda undertecknar, skall de kontrollera att betalningsorder
och postkredit- och bankkreditöverföringarna överensstämmer.
Artikel 81
Som en allmän regel skall betalning av följande ske med check, per
postgiro eller bankkreditöverföringar:
— Tjänstemännens och andra anställdas månatliga ersättningar.
— Utgifter för leveranser eller tjänster som överskrider ►
M6420
euro◄.
Artikel 81a
1. Räkenskapsföraren får inte effektuera betalningar via bankkredi-
töverföring eller postgiro om inte kontouppgifterna införts undermottagarens namn i ett register, som skall hållas på central nivå inomvarje institution.
Kontouppgifterna skall föras in i registret, eller i förekommande fall
ändras, på grundval av ett dokument i pappersformat eller elektroniskt
format som utfärdas av mottagarens bank eller, när det gäller betal-ningar till tjänstemän och övriga anställda, av betalningsmottagaren.
2. Vad gäller planerade betalningar via banköverföring eller postgiro
får utanordnarna endast ingå åtaganden på sin institutions vägnar om
mottagaren lämnat de handlingar som krävs för att föra in de uppgifter
som avses ovan i registret.
Utanordnarna skall försäkra sig om att de kontouppgifter som mott-
agaren lämnat är giltiga under hela den period som institutionensåtagande omfattar. I förekommande fall skall utanordnaren uppdatera
uppgifterna i enlighet med punkt 1 andra stycket.
AVDELNING XIII
FÖRSKOTT
(Artikel 54 i budgetförordningen)
Artikel 82
En ordning med förskottskonton kan upprättas om betalningen av vissa
utgifter på grund av dess art eller dess särskilt brådskande karaktär inte
kan effektuerasgenom en betalnings order undertecknad av utanord-naren och godkänd av styrekonomen. Utan hinder av artiklarna 40 och51 i budgetförordningen skall förvaltaren av förskottskonton befullmäk-tigasatt göra preliminära uttag och effektuera betalning av utgifter ominte annat följer av senare tillämpning av artiklarna 40, 41, 44, 45, 47
och 50 i budgetförordningen.
När förskottskonton skall upprättas, eller om villkoren för dem skall
ändras eller genomgripande omarbetas, skall detta beslutas av räkens-1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 21
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
kapsföraren efter ett vederbörligen motiverat förslag från utanordnaren
och ett positivt yttrande från styrekonomen.
Artikel 83
Beslutet om utnämning av en förskottsförvaltare skall fattas av räkens-
kapsföraren efter ett vederbörligen motiverat förslag från utanordnaren.
I detta beslut skall förskottsförvaltarens ansvar anges.
Artikel 84
Besluten i artiklarna 82 och 83 skall meddelas utanordnarna, styreko-
nomen, räkenskapsföraren och revisionsrätten.
Artikel 85
1. Beslutet om att inrätta en ordning med förskottskonton skall i
synnerhet innehålla bestämmelser om följande:
a) Det högsta belopp som kan avsättas som förskott och dess ändamål.
b) Om ett bank- eller postgirokonto skall öppnas i den berörda institu-
tionensnamn.
c) Arten av och det högsta belopp för varje utgift som kan effektueras
utan föregående tillstånd.
d) Den frekvensmed vilken underlagen mås te lämnasoch förfarandet
för detta.
e) Det förfarande som skall användas om förskott måste inrättas på
nytt.
f) Den tid inom vilken förskottsordningens transaktioner måste
regleras.
2. Betalningar kan endast göras på grundval av och inom ramen för
tidigare åtaganden undertecknade av utanordnaren och godkända avstyrekonomen.
Artikel 86
Endast räkenskapsföraren kan överföra medel till förskottskontona i
enlighet med artikel 54 andra stycket i budgetförordningen.
Diverse lokala inkomster såsom de som härrör från
— försäljning av utrustning,
— publikationer,
— diverse återbetalningar,
— räntor m.m.,
skall dock tas upp direkt på tillämpliga förskottskonton och regleras i
enlighet med tillämpliga bestämmelser i budgetförordningen och dennaförordning.
Räkenskapsföraren skall dra ifrån beloppen ifråga när han senare tillför
medel till dessa förskottskonton.
Artikel 87
Varje förskottsförvaltare skall vara ansvarig inför utanordnaren för att
de betalningar som skall ske till tredje man fastställs och inför räkens-
kapsföraren för att betalningarna görs.
Artikel 88
Förskottsförvaltaren skall föra räkenskaper över de medel han förfogar
över och över de utgifter som effektueras och inkasserade medel, ienlighet med räkenskapsförarens instruktioner.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 22
▼B
▼M6
▼B
▼B
Artikel 89
Förskottsförvaltaren skall vidta alla nödvändiga försiktighetsåtgärder
för att säkra de medel som ställts till hans förfogande.
Artikel 90
Utan att det påverkar de revisioner som utförs av styrekonomen måste
räkenskapsföraren själv eller genom en biträdande räkenskapsförare
eller genom en tjänsteman som särskilt befullmäktigats för detta
ändamål utföra kontroller, vilka i regel bör utföraspå platsoch utanförvarning och, i den mån det är möjligt med jämna mellanrum, av demedel som betrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper.
Artikel 91
Räkenskapsföraren och styrekonomen skall underrätta varandra om
resultaten av sina kontroller och vidrarebefordra dessa till utanord-
naren.
AVDELNING XIV
VILLKOR FÖR BETALNING AV RÄNTA NÄR FELAKTIGT UTBE-
TALDA BELOPP SKALL INKASSERAS
(Artikel 49 i budgetförordningen)
Artikel 92
Bestämmelserna i denna avdelning skall gälla för inkassering av belopp
som av gemenskapen felaktigt utbetalats utan att detta påverkartillämpningen av eventuella bestämmelser i de grundläggande rättsak-terna om gemenskapens politik i olika sektorer.
Artikel 93
1. I det betalningskrav som avses i artikel 28.2 i budgetförordningen
skall för varje fastställd fordran förfallodagen för inkassering av detfelaktigt utbetalda beloppet anges.
2. Räkenskapsföraren kan tillsammans med berörd utanordnare ge
anstånd med betalningen endast efter behörigen motiverad skriftligbegäran av gäldenären, förutsatt att gäldenären förpliktar sig att betalaränta efter den sats som anges i artikel 94 under hela anståndsperiodenräknat från den ursprungliga förfallodagen.
3. När anstånd ges kan räkenskapsföraren begära att gäldenären ska
lämna en säkerhet som täcker både huvudsumman och räntan för attsäkerställa gemenskapens rättigheter på ett bättre sätt.
Artikel 94
1. Varje fordran som inte återbetalas på förfallodagen skall löpa med
ränta enligt följande:
— Fordringar uttryckta i ►
M6euro◄: Till den räntesats ►M6som
Europeiska centralbanken tilllämpar för sina huvudsakliga refinan-sieringstransaktioner i euro ◄(
1), ökad med en och en halv
procentenhet,
— Fordringar uttryckta i nationell valuta: Till satsen för tremånaders
interbanksränta (vid försäljning) på tillämplig marknad, ökad meden och en halv procentenhet.
2. Den tillämpliga räntesatsen är den som gäller under den månad
som fordran förfaller.
3. Ränta skall beräknas från förfallodagen i betalningskravet till den
dag när hela fordran är återbetald.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 23
(1) Dessa satser offentliggörs varje månad i C-serien av Europeiska gemenska-
pernas officiella tidning .
▼B
Artikel 95
Räkenskapsföraren kan, efter överenskommelse med styrekonomen,
avstå från att utkräva ränta när beloppet ifråga på grund av antingenfordrans storlek eller förseningens varaktighet är obetydlig i förhållandetill de administrativa omkostnaderna.
Artikel 96
Alla delbetalningar skall i första hand täcka den fastställda räntan i
enlighet med artikel 94 och därefter huvudsumman.
AVDELNING XV
UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN
(Artiklarna 56 och 58 i budgetförordningen)
Artikel 97
1. Rådetsdirektiv om offentlig upphandling av bygg- och
anläggningsarbeten, varor och tjänster skall tillämpas när institutio-nerna bedriver upphandling, förutsatt att kontraktsvärdena överstigerbeloppsgränserna i dessa direktiv.
Dessa regler gäller särskilt
a) valet av upphandlingsförfarande,
b) gemensamma regler om offentliggörande,
c) gemensamma regler om tekniska specifikationer,
d) gemensamma regler för deltagande,
e) kriterierna för kvalitativt urval, och
f) kriterierna för tilldelning av kontrakt.
2. Detta skall också gälla för kontrakt som tilldelas av kommis-
sionen i enlighet med det plurilaterala avtal om offentlig upphandlingsom slutits inom Världshandelsorganisationen. Vid tillämpningen avdetta avtal skall kommissionen följa förfarandena i rådets olika direktivom samordning av förfaranden vid offentlig upphandling av bygg- ochanläggningsarbeten, varor och tjänster.
Artikel 97a
”Upphandling av varor”, ”upphandling av tjänster” och ”upphandling
av bygg- och anläggningsarbeten” skall tolkas enligt definitionerna ide direktiv som avses i artikel 97.
Artikel 97b
Varje institution som ingår ett kontrakt skall - förutsatt att kontraktet
finansieras genom institutionens eget avsnitt i Europeiska gemenska-pernas allmänna budget - själv betraktas som ”upphandlande
myndighet” i den mening i vilken uttrycket användsi de direktiv s om
avses i artikel 97, utom i fall då institutionen agerar för ett stödmotta-gande tredje lands räkning eller för en organisations räkning somutsetts av ett sådant stödmottagande tredje land.
Artikel 97c
För annan upphandling än den som omfattas av artiklarna 97-97b skall
artiklarna 97d och 97e tillämpas.
Artikel 97d
1. Kontrakt skall tilldelas genom ett öppet eller selektivt förfarande,
eller genom privat överenskommelse (förhandlat förfarande).
2. Ett kontrakt som tilldelats genom anbudsförfarande är ett avtal
som ingåtts av de avtalsslutande parterna efter en anbudsinfordran.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 24
▼M6
▼M6
Ett anbudsförfarande är offentligt eller öppet när anbudsgivningen är
öppen för alla. Det är selektivt när endast de som man har beslutat attkonsultera på grund av deras särskilda kvalifikationer får lämna in
anbud.
3. Förhandlat förfarande eller privat överenskommelse innebär att
den upphandlande myndigheten väljer vilka anbudsgivare den avser
att vända sig till, och förhandlar fram villkoren med en eller flera avdessa.
Artikel 97e
När det gäller upphandling som inte omfattas av ovan nämnda direktiv
skall sista dagen för inlämning av anbud fastställas med hänsyn tillvilket slags upphandling det gäller, och beroende på hur mycket tid
som krävs för att förbereda anbuden.
Tidsfristen får inte vara kortare än 21 kalenderdagar för öppna eller
selektiva förfaranden. Förutsatt att faktisk konkurrens mellan anbudsgi-
varna kan garanteras får denna tidsfrist, i särskilt brådskande fall därden inte är praktiskt tillämplig, minskas till 10 kalenderdagar, och ettselektivt förfarande skall då tillämpas.
Artikel 97f
All upphandling skall omfattas av följande bestämmelser.
Artikel 98
Meddelandena om upphandling skall sammanställas enligt modellerna i
bilagorna till de rådsdirektiv om upphandling som det hänvisas till iartikel 97.
Artikel 98a
1. Målet för upphandlingen skall beskrivas uttömmande, klart och
exakt.
2. Vid varje upphandlingsförfarande skall följande urvalskriterier
tillämpas:
a) Anbudsgivarens rätt att delta avgörs sedan det har kontrollerats att
inget av de fall som leder till uteslutning föreligger.
b) Anbudsgivarens finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt
yrkeskunnande utgör ytterligare urvalskriterier.
3. Vid varje upphandlingsförfarande skall ett av följande tilldel-
ningskriterier tillämpas:
a) Enbart det lägsta priset bland de förslag som uppfyller angivna
villkor och är formellt korrekta.
b) Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, efter att kombinationen
av pris och kvalitet jämförts, med hänsyn tagen till det föreslagna
priset, driftskostnader, teknisk förtjänst och tekniska kvaliteter,
metodval, leverans- eller genomförandedatum samt service efterupphandlingen. Vilken vikt som ges åt de olika kriterierna ochvilken metod som används vid beräkningen av kostnadseffektivi-teten skall anges i upphandlingsdokumenten.
4. Vilka tilldelningskriterier som tillämpas skall anges i meddelandet
om upphandling, specifikationerna eller inbjudan att lämna in anbud.
Artikel 98b
1. I anvisningarna för anbudsgivningen skall anges om anbudet skall
göras till ett fast pris som inte får ändras.
I de fall priset får ändras under kontraktets löptid skall det anges på
vilket sätt och på vilka villkor detta får ske.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 25
▼M6
2. När en institution fastställer villkoren för att ändra priset under ett
kontrakts löptid skall den särskilt ta hänsyn till
a) vad upphandlingen gäller och i vilket konjunkturläge den
genomförs,
b) kontraktetsart och löptid,
c) institutionens ekonomiska intressen.
Artikel 99
Vidare skall varje anbudsinfordran innehålla upplysningar om följande:
a) Förfarandet för inlämnande av anbud och hur de skall utformas,
inbegripet i synnerhet om det krävs att ett standardiserat svarsfor-mulär skall användas.
b) Att protokoll rörande privilegier och immunitet skall gälla och
hänvisa till allmänna villkor som tillämpas på avtalet ifråga (mate-rial, arbete, tjänster eller publikationer) och till varje handling medde villkor som särskilt tillämpas på det särskilda avtalet ifråga.
c) En klausul om att anbudsvillkoren betraktas som accepterade vid
ingivande av anbud.
d) Besiktningsvillkoren som skall preciseras i detalj vid besiktningar på
plats.
e) Ett anbuds giltighetstid under vilken anbudsgivaren skall stå kvar
vid villkoren i sitt anbud.
f) De straff som utverkas om avtalets bestämmelser inte följs.
g) De upplysningar som fakturor (eller de tillhörande underlagen)
måste innehålla i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 65-73.
h)►
M6Förbud mot all kontakt mellan institutionen och anbudsgi-
varna medan ett upphandlingsförfarande pågår, utom iundantagsfall enligt följande villkor: ◄
1. Före utgången av tiden för inlämnande av anbud:
— På begäran av anbudsgivarna:
Institutionen får ge anbudsgivarna ytterligare upplysningar,
om dessa endast har till syfte att klargöra kontraktets art.Upplysningarna skall komma anbudsgivare till godo samtidigt
och på samma villkor.
— På begäran av institutionen:
Om institutionens enheter uppmärksammar ett fel, onöjaktig-
heter, försummelse eller någon annan typ av brister imeddelandet om upphandling, i inbjudan att lämna anbud
eller i specifikationerna kan de underrätta de berörda parterna
om detta, förutsatt att alla parter underrättas samtidigt och detsker på samma villkor som gäller för den ursprungliga anbud-sinfordran.
2.►
M6Sedan anbuden öppnatsfår ins titutionen kontakta en
anbudsgivare om något klargörande krävs i samband med ettanbud, eller om uppenbara fel i anbudet måste korrigeras. Dennakontakt får inte leda till någon ändring av villkoren i anbudet. ◄
Artikel 100
I de fall när kontakt har tagitsenligt villkoren i artikel 99 h, s kall en
”not till akten” utarbetas och sådan kontakt skall omnämnas i denrapport som senare skall lämnas till CCAM.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 26
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼M6
Artikel 101
För varje upphandlingsförfarande skall specifikationer upprättas och
bifogas inbjudan att lämna förslag. De allmänna upphandlingsvillkoren
skall också bifogas.
Artikel 103
Anbudsgivare kan lämna anbud
— antingen per post:
I så fall måste det preciseras i anbudsinfordran att dessa skall
betraktas som lämnade på avsändningsdagen, som visas genompoststämpeln. Anbud som lämnas per post måste registreras.
— eller genom direkt inlämning till institutionen eller genom anbuds-
givarensombud, inbegripet ►
M6postbefordringsfirmor ◄:
I så fall måste det preciseras i anbudsinfordran vilken dag och tid
som anbuden måste lämnas till institutionen och till vilken enhetde skall levereras mot ett underskrivet och daterat kvitto.
Dagen måste vara densamma i båda fallen.
För att upprätthålla sekretess och för att undvika missförstånd, måste
anbudsinfordran inbegripa en bestämmelse enligt följande:
”Anbud måste lämnas i dubbla kuvert. Bägge kuverten skall vara slutna
och det innersta skall förutom angivande av den enhet den är ställd till
som anges i anbudsinfordran, orden ’Anbudsinfordran — får inte
öppnas av postföretaget’. Om självhäftande kuvert används måste deslutas med tejp och avsändaren måste signera tvärs över denna tejp.”
Artikel 104
1. Alla anbud som uppfyller villkoren i artikel 103 skall öppnas.2. Anbuden skall öppnas av en särskild kommitté som utses för detta
syfte.
Kommittén skall ha minst tre medlemmar, och minst två olika avdel-
ningar skall vara företrädda. En avdelning består av en administrativenhet på högsta nivå inom institutionen.
Styrekonomen skall underrättas om öppning av anbud. Styrekonomen
eller dennes representant kan närvara som observatör om han ellerhon anser det lämpligt.
3. Kommitténsmedlemmar s kall
a) antingen parafera samtliga sidor i samtliga anbud, eller
b) parafera första sidan samt de bifogade räkenskaperna i samtliga
anbud, förutsatt att det kan garanteras att anbuden hålls intakta
genom att en annan avdelning som är oberoende av den som orga-niserar anbudsomgången förseglar anbuden genom plombering ellermotsvarande teknik, och
c) skriva under protokollet från öppnandet av anbuden, fastställa vilka
anbud som uppfyller respektive inte uppfyller villkoren, och moti-vera de fall där ett anbud inte bedömtsuppfylla villkoren.
4. Alla anbud som förklarats uppfylla villkoren skall sedan bedömas
av en kommitté som utses för det syftet, och som också skall upprättaen inbördesrangordning mellan anbuden.
Kommittén skall ha minst tre medlemmar, och minst två olika avdel-
ningar skall vara företrädda. Kommittén får ha samma
sammansättning som den kommitté som ansvarar för att öppnaanbuden.
Anbud skall avvisas om de inte innehåller alla de väsentliga delar som
krävsenligt upphandlings dokumenten, eller om de inte uppfyller de1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 27
▼B
▼M6
▼M6
särskilda krav för den aktuella upphandlingsomgången som fastställs i
meddelandet om upphandling, inbjudan att lämna förslag eller specifi-kationerna. När det gäller de handlingar som skall bifogas för att styrka
att den anbudssökande eller anbudsgivaren uppfyller urvalskriterierna
kan emellertid den kommitté som utsetts för att bedöma anbudenuppmana den anbudssökande eller anbudsgivaren att komplettera ellerprecisera uppgifterna i dessa handlingar inom en tidsfrist somkommittén bestämmer.
När de anbud som uppfyller villkoren har bedömts och rangordnats
skall ett protokoll upprättas och skrivas under av samtliga kommitté-medlemmar. Protokollet skall behållas som referensmaterial.
Artikel 105
Alla anbudsgivare skall underrättas om resultatet av deras anbud.
AVDELNING XVI
FASTSTÄLLANDE AV OLIKA BELOPPSGRÄNSER INOM UPPHAND-
LINGSOMRÅDET
Artikel 106
Den övre beloppsgränsen för ingående av avtal genom privat överens-
kommelse enligt artikel 59a i budgetförordningen skall vara 13 800euro.
Artikel 107
1. Beloppsgränsen för när Rådgivande kommittén för upphandling
och kontrakt skall yttra sig i enlighet med artikel 63 i budgetförord-
ningen skall vara:
a) 500 000 euro för kommissionen;
b) 100 000 euro för övriga institutioner.
När det för kommissionen gäller kontraktsbelopp på mellan 50 000 och
500 000 euro på mellan 50 000 och 100 000 euro för övriga institu-
tioner, skall utanordnaren översända ett meddelande till Rådgivandekommittén för upphandling och kontrakt, så att kommittén själv kanta ställning till om den skall yttra sig. Kommittén skall meddela utan-ordnaren sitt beslut inom fem arbetsdagar från det att den mottagitbegäran. Utanordnaren får inte ingå något åtagande på sin institutions
vägnar innan kommittén meddelat sitt beslut.
2. Alla utanordnare får också sända in ärenden till kommittén för
yttrande.
3. Meddelanden om yttranden skall skickas till en permanent enhet
som lyder under ordföranden för Rådgivande kommittén för upphand-ling och kontrakt. Denna enhet ger rekommendationer till Rådgivandekommittén för upphandling och kontrakt om vilka ärenden som bör
granskas mera ingående av kommittén, beroende på omfattning, risker
och eventuella nya omständigheter som inte analyserats i samband medtidigare ärenden.
Artikel 108
Beloppsgränsen för obligatorisk säkerhet som avses i artikel 64a i
budgetförordningen skall vara 345 000 euro.
Artikel 109
De övre beloppsgränserna för ingående av avtal mot faktura eller
räkning enligt artikel 60 i budgetförordningen skall vara
a) 1 050 euro för utgifter som effektueras vid institutionens arbets-
platser,1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 28
▼B
▼M6
▼M6
b) 2 700 euro för utgifter som effektueras utanför institutionens arbets-
platser.
Artikel 110
Vid tillämpningen av artikel 97 i budgetförordningen om slutande av
kontrakt inom ramen för forskning och teknisk utveckling skall denbeloppsgräns under vilken kontrakt får ingås genom privat överens-kommelse enligt artikel 59a i budgetförordningen vara 103 500 euro,
både vad avser vetenskaplig och teknisk utrustning och för bygg- och
anläggningsarbeten.
Beloppsgränsen för när Rådgivande kommittén för upphandling och
kontrakt skall yttra sig fastställs i artikel 107 i denna förordning. Vidkontrakt som gäller forskning och teknisk utveckling samt bygg- ochanläggningskontrakt skall beloppsgränsen över vilken utanordnarenmåste förelägga kommittén ett sådant meddelande som avses i artikel
107.1, andra stycket vara 103 500 euro.
AVDELNING XVII
RÅDGIVANDE KOMMITTÉN FÖR UPPHANDLING OCH KONTRAKT:
UPPGIFTER OCH FUNKTIONSSÄTT
(Artiklarna 63 och 97 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Allmänna bestämmelser
Artikel 111
CCAM skall, i egenskap av rådgivande organ, anmodas att avge sitt
yttrande►M6i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 63, 64 och
97 i budgetförordningen ◄om
a) alla utkast till avtal om bygg- och anläggningsarbeten, leveranser
eller tjänster, inbegripet studier, som rör belopp som överskrider de
som anges i artiklarna 107 och 110 i denna förordning och omförslag avseende köp av fast egendom, oavsett beloppets storlek,
b) utkast till tilläggsavtal till ett avtal som avses i a om det rör sig om
grundläggande ändringar, särskilt om ett sådant tilläggsavtal kan
medföra att det ursprungliga avtalets belopp ändras,
c) utkast till tilläggsavtal som medför att det samlade beloppet för ett
redan ingånget avtal som ursprungligen låg under de gränser somavses i a, överskrider dessa gränser,
d) formulär och standardtexter avseende anbudsinfordringar och utkast
som avviker väsentligt från sådana standardtexter,
e) utkast till anbudsinfordringar av särskild betydelse eller karaktär,
f) frågor som uppstår vid avtalens ingående eller genomförande (t.ex.
upphävande av order, begäran om straffeftergift för försening, avvi-kelser från de särskilda och allmänna avtalsvillkoren) när frågan är
tillräckligt allvarlig för att begäran om yttrande skall beaktas,
g) utkast till avtal till ett belopp som är lägre än det som avses i a, på
begäran av den behöriga utanordnaren eller av en medlem avCCAM, när en av dessa anser att sådana avtal berör principfrågoreller är av särskild art.
Artikel 112
CCAM skall lämna
a) rekommendationer avseende den allmänna politiken för inköp i och
utanför gemenskapen och skall företa eller låta företa undersök-ningar och studier som kan vara nödvändiga,
b) rekommendationer om allmänna villkor för upphandling och avtal.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 29
▼B
▼B
Artikel 113
De akter som överlämnas till CCAM för yttrande skall åtföljas av en
rapport som utarbetas och föreläggs av den behöriga tjänstemanneneller av en ställföreträdare som utses av utanordnaren.
Denna rapport skall inbegripa
a) en teknisk och ekonomisk utvärdering av varje anbud, inbegripet en
jämförande tabell över priserna per enhet,
b) motiveringar till valet av rekommenderad anbudsgivare.
Artikel 114
För varje fall skall ett yttrande avges som skall undertecknas av
CCAM:s ordförande. Dessa yttranden skall meddelas de berörda enhe-terna.
Artikel 115
Varje CCAM skall själv utarbeta sin arbetsordning, som skall meddelas
den berörda institutionen, de övriga institutionernas CCAM och revi-sionsrätten.
Varje CCAM skall säkerställa korrekt tillämpning av rådets direktiv
som avses i ►
M6artikel 97 ◄.
Avsnitt III
Institutionernas gemensamma rådgivande kommitté för upphand-
ling och avtal (CCAMI) (1)
Artikel 117
De administrativa cheferna för gemenskapens institutioner kan vidta
lämpliga åtgärder för att upprätta ett CCAMI med syfte att stärkasamarbetet mellan institutionerna, i enlighet med kraven på sundekonomisk förvaltning med avseende på ingående av vissa gemen-samma leveransavtal och andra avtal i samband med förvaltning avanslag för finansiering av tvärinstitutionella åtgärder.
Artikel 118
CCAMI skall i synnerhet ha följande befogenheter:
a) Det skall avge yttrande när alla eller flera institutioner beslutar sig
för att ingå gemensamma avtal inom de områden som anges i artikel117 med avseende på de ekonomiska fördelar som detta förfarandekan medföra.
Det skall avge yttrande om förfarandets formella riktighet, valet av
anbudsgivare och allmänt om villkoren för ingående av avtal med
vederbörlig hänsyn till samtliga institutioners intressen.
I detta fall skall de enskilda institutionernas CCAM inte höras i
frågan men skall underrättas om yttrandet.
b) Det kan få sig förelagt att, särskilt på begäran av en eller flera admi-
nistrativa chefer eller en eller flera CCAM från enskilda
institutioner, undersöka och rådgiva i frågor som kan vara avintresse eller få konsekvenser på ett tvärinstitutionellt planbeträffande ingående av avtal inom de områden som anges i artikel117.
Det skall undersöka den fråga som väckts och framföra de förslag
som anses nödvändiga.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 30
(1) Ordet institution skall tolkas enligt artikel 22.5 i budgetförordningen.▼M6
▼B
▼B
Artikel 119
CCAMI skall bestå av tio personer från varje institution, som så vitt
möjligt skall utses bland medlemmarna i varje institutions CCAMIoch skall i vart fall genom överenskommelse mellan institutionernabestå av följande representanter förutom representanterna från respek-tive administrativa enhet:
— en representant för enheter med ansvar för juridiska frågor,
— en representant för enheter med ansvar för ekonomiska frågor,— en representant för styrekonomen i egenskap av observatör.
Institutionerna kan komma överens om en turordning för dessa tre
enhetersrepres entanter.
Institutionerna skall i tur och ordning vara ordförande i CCAMI under
en period på två år.
Kommissionen skall ha hand om sekretariatet.
Artikel 120
Vad gäller förfarandena skall artiklarna 113 och 114 tillämpas.
Artikel 121
CCAMI skall utarbeta sin egen arbetsordning som skall meddelas varje
institution.
AVDELNING XVIII
SÄKERHETER SOM STÄLLS I FÖRVÄG SOM GARANTI FÖR
GENOMFÖRANDET AV FÖRPLIKTELSER ENLIGT KONTRAKT
(Artikel 64a i budgetförordningen)
Artikel 122
När det som garanti för avtalens genomförande krävs att leverantörer
av varor, entreprenörer eller leverantörer av tjänster ställer en preli-
minär säkerhet, skall denna säkerhet täcka inte bara garantiperiodenutan en tillräckligt lång period för att garantin skall kunna åberopas.Säkerheten skall i princip ställas i form av en betalning till institutioneni samma valuta som den som anges för betalning av leveranser ellerbygg- och anläggningsarbeten.
Artikel 123
Säkerheten kan ersättas med en proprieborgen av en tredje man
godkänd av institutionens räkenskapsförare. Garantin skall ställas iden valuta som föreskrivs för betalning av avtal och måste omfattas
av samma regler som den garanti som avses i artikel 122.
Artikel 124
De sedvanliga underlag som åtföljer den första betalningsordern
utställd enligt ett avtal som kräver ställande av säkerhet skall komplet-
teras med en av räkenskapsföraren bekräftad kopia av den kvittering
som utfärdats vid betalningen av säkerheten eller av en av räkens-kapsföraren bekräftad kopia av en förklaring från den verksamhet ellerden tredje man som ställer garantin.
Artikel 125
Säkerheter skall betalas tillbaka, eller de garantier som avses i artikel
123 som ersätter dessa, i enlighet med bestämmelserna rörandeingående av avtal, utom i de fall då avtal inte genomförsellergenomförs för sent såsom avses i ►
M6artikel 64a ◄fjärde stycket
i budgetförordningen.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 31
▼M6
▼B
▼M6
AVDELNING XX
FASTSTÄLLANDE AV VÄRDET PÅ LÖS EGENDOM SOM SKALL TAS
UPP I INVENTARIEFÖRTECKNINGEN
(Artikel 65 i budgetförordningen)
Artikel 130
I inventarieförteckningen skall all lös egendom tas upp som
— har ett anskaffningsvärde på minst ►M6420 euro ◄,
— har en normal förbrukningstid på minst ett år [två år vad gäller lös
egendom av vetenskaplig eller teknisk art(1)] och
— inte är förbrukningsvaror.
All lös egendom som anskaffas skall registreras i inventarieförteck-
ningen, som kvittona utgör en integrerad del av, med en lämpligbeskrivning av den anskaffade lösa egendomen och med angivande av
dess placering, anskaffningsdagen och priset per enhet.
Detaljerade kvitton skall betraktas som en tillämplig beskrivning.
Artikel 131
Vid institutionernas inventeringskontroller skall de förvissa sig om att
all lös egendom finns och om dess överensstämmelse med inventa-rieförteckningen. Kontrollerna skall genomföras som ett led i ett
treårigt revisionsprogram.
AVDELNING XXa
REGLER FÖR AVSKRIVNINGAR OCH MOTSVARANDE AVSÄTT-
NINGAR
(Artikel 70a i budgetförordningen)
Artikel 131a
Kommissionens räkenskapsförare skall fastställa reglerna för avskriv-
ning och inventariebokföring efter samråd med övriga institutionersräkenskapsförare enligt förfarandet i artikel 21 i denna förordning.
Artikel 131b
1. Med undantag för finansiella anläggningstillgångar skall värdet på
alla anläggningstillgångar vid bokslut, och således i balansräkningen,
beräknas enligt en avskrivningsplan.
2. Avskrivningsplanen skall bygga på principen om linjär avskriv-
ning fördelad på varje helt år från det att tillgången tasi bruk.
3. För anläggningstillgångar som inte skrivs av och vilkas verkliga
värde ligger under bokföringsvärdet, skall den mellanskillnad somkonstateras då värdeminskningen bedöms vara oåterkallelig skrivas av
genom en extraordinär avskrivning.
Artikel 131c
1. När tillgångar minskar i värde eller skulder stiger i värde, skall
avsättningar göras för detta ändamål.
2. Dessa avsättningar får göras av orsaker vars effekter inte
nödvändigtvisbehöver vara oåterkalleliga.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 32
(1) Definierad för Det gemensamma forskningscentret i ”Instruktioner för
inventarieförteckningar” (dok. 13.131/XV/68-F) och ”Materialförteckning
— allmänt” (dok. 2168/IX/1972-F med uppdateringar.▼B
▼M6
▼B
AVDELNING XXI
OFFENTLIGGÖRANDE AV FÖRSÄLJNING AV LÖS EGENDOM
(Artikel 66 i budgetförordningen)
Artikel 132
1. Försäljning av lös egendom skall offentliggöras enligt följande:
a) Med lämplig lokal annonsering om inköpspriset per enhet var minst
►M68 100 euro ◄. Minst 14 dagar måste förflyta mellan den
sista annonseringen och försäljningsavtalets ingående.
b) I ett meddelande om försäljning i Europeiska gemenskapernas offi-
ciella tidning om inköpspriset per enhet var minst ►M6391 100
euro◄. Sådana försäljningar kan även annonseras på lämpligt sätt
i medlemsstaternas press. Minst en månad måste förflyta mellan
dagen för offentliggörandet av meddelandet i Europeiska gemenska-
pernas officiella tidning och försäljningsavtalets ingående.
2. Annonsering i pressen är inte nödvändig om ingen särskild fördel
kan vinnas med hänsyn till omkostnaderna.
3. Institutionerna skall alltid sträva efter att erhålla bästa möjliga
prisvid förs äljning av lösegendom.
AVDELNING XXII
UTARBETANDE AV KONTOPLANEN OCH DESS FUNKTION
(Artikel 70 i budgetförordningen)
Artikel 133
Räkenskaperna skall indelas i allmänna räkenskaper och budgeträken-
skaper, och de båda kategorierna skall samordnas sinsemellan.
Kontoplanen skall vara konstruerad så att båda dessa typer av räken-
skaper kan föras.
Artikel 134
Budgetkonton
1. Budgetkontona skall utvisa, för varje underavdelning av
budgeten:
a) I fråga om utgifter:
— De anslag som godkänts i den ursprungliga budgeten, de anslag
som tas upp i tilläggs- eller ändringsbudgetar, de anslag somavsatts som en följd av bidrag från tredje man, överföringar avanslag och de totala anslagen som det således disponeras över.Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden skalltasupp var för s ig.
— Åtaganden och betalningar under budgetåret i fråga.
b) I fråga om inkomster:
— Beräkningar som tas upp i den ursprungliga budgeten, beräk-
ningar som tas upp i tilläggs- eller ändringsbudgetar, inkomsterfrån bidrag från tredje man och det totala beloppet av de såledesfastställda beräkningarna.
— De fastställda fordringarna och inkasserade belopp under
budgetåret i fråga.
c) En lista över obetalda åtaganden och utestående fordringar från tidi-
gare budgetår.
De övergripande preliminära åtagandena rörande garantisektionen vid
EAGJF och de motsvarande betalningarna i form av förskott skall
även registreras i budgetkontona.
Dessa åtaganden skall utformas med hänsyn till de totala anslagen till
garantisektionen vid EAGJF.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 33
▼M6
▼B
▼B
2. Enskilda konton skall öppnas så att följande kan registreras var
för sig:
— Användningen av överförda anslag.
— Användningen av anslag som åter är disponibla.
— Slutbetalningen av utestående åtaganden.
På inkomstsidan skall särskilda konton öppnas för att kunna följa
utestående fordringar från tidigare budgetår.
3. Kontona kan specificeras för att resultaten skall kunna analyseras.
4. Kontona skall föras i böcker, eller per lösbladssystem, eller med
hjälp av data.
Artikel 135
Allmänna konton
1. De allmänna räkenskaperna skall ge möjlighet att ställa upp en
översikt över institutionens tillgångar och skulder.
2. Vad gäller de allmänna räkenskaperna skall kontona upprättas
enligt ett system med decimalklassificering.
3. Kontoförteckningen skall innehålla följande klasser:
— Klass 1: Kapitalkonton.
— Klass 2: Konton för fasta tillgångar.
— Klass 3: Lagerkonton.
— Klass 4: Konton för tredje man.— Klass 5: Kassa- och bankkonton.
— Klass 6: Utgiftskonton.
— Klass 7: Inkomstkonton.
— Klass 8: Särskilda konton.
4. Varje klass indelas i grupper och undergrupper, beroende på den
enskilda institutionens behov, så att transaktionerna kan bokföras enligt
de redovisningsprinciper som avses i artikel 136.10.
5. I klass 4 ”Konton för tredje man” skall alla transaktioner med
tredje man och regleringskonton registreras.
Den skall i synnerhet innehålla interimskonton för att ta upp inkomster
som härrör från återbetalningar av förskott som avses i artikel 7 punkt7 i budgetförordningen och de konton som gör det möjligt att följatransaktioner om användning på nytt som avses i artikel 27.2 i budget-förordningen.
6. I klass 5 ”Kassa- och bankkonton” skall transaktioner rörande
säkerheter, kassa-, bank- och postgirotransaktioner, och transaktionersom utförs av de biträdande räkenskapsförarna och förskottsförvaltarna.
Ett särskilt konto skall öppnas för varje bankkonto, postgirokonto,
kassa- och förskottsförvaltning.
7. I klass 6 ”utgiftskonton” skall bruttosumman av de utgifter som
tas upp i budgeträkenskaperna registreras.
Särskilda konton skall öppnas för utgifter rörande
— anslag under innevarande budgetår,
— anslag som förts över enligt artikel 7.1 b i budgetförordningen,
— anslag som förts över enligt artikel 7.1 a i budgetförordningen,
— anslag som förts över enligt artikel 7.2 i budgetförordningen,— anslag rörande bidrag från tredje man enligt artikel 4.2 i budget-
förordningen.
8. I klass 7 ”Inkomstkonton” skall summan av inkomster som tas
upp i budgetkontona anges.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 34
▼M6
▼B
▼B
Särskilda konton skall öppnas för inkassering av
— konstaterade fordringar under det innevarande budgetåret,
— utestående fordringar från tidigare budgetår.
9. I klass 8 ”särskilda konton” skall vid årets utgång transaktioner
rörande kontoavslutningen registreras.
10. Utan hinder av artikel 21 skall varje institutions räkenskaps-
förare ställa upp en detaljerad kontoplan i överensstämmelse med denkontoförteckning. Räkenskapsföraren skall skapa grupper, undergrupper
och enskilda konton beroende på sin förvaltnings särskilda behov och
skall i varje enskilt fall ange syftet med dessa konton och dessasanvändningsvillkor.
Artikel 136
De allmänna kontonas funktion
1. De allmänna kontona skall föras för varje kalenderår genom att
använda dubbel bokföring.
2. Kontona skall föras med hjälp av ett datorsystem.3. Kontona skall göra det möjligt att upprätta ett allmänt saldo,
d.v.s. en redogörelse över alla institutioners tillgångar och skulder,inbegripet saldona med i varje enskilt fall
— kontonummer,
— beskrivning,— totala beloppet i debet,
— totala beloppet i kredit,
— saldo.
4. Kontona skall föras på ett sådant sätt att en detaljerad analys av
transaktionerna och saldona kan göras. Redovisningarna skall medhjälp av lämpliga rubriker ställas upp på ett sådant sätt att de ger en
korrekt bild av institutionens tillgångar och skulder. Ännu inte inkasse-
rade inkomster skall tas upp på regleringskontots passivsida och defordringar som svarar däremot förs upp på aktivsidan under rubriken”diverse gäldenärer” eller andra lämpliga rubriker. Utgifter underbudgetåret som ännu inte konterats på inkomst- och utgiftskontot skallanges på tillgångssidan under rubriken ”utgifter som skall konteras”.
Inkomst- och utgiftskontot skall inbegripa alla upplysningar som är
nödvändiga för balansräkningen.
Saldot på varje konto skall regelbundet avstämmas med verifikationer
och andra handlingar och särskilt
—►
M6konton för fasta tillgångar i enlighet med artikel 135.3 ◄,
— innestående på bank- och postgirokonto med månatlig avstämning
av kontoredogörelserna från de finansiella institutionerna,
— kassabehållningen genom avstämning med kassaböckerna,
— förskottkonton och andra förskott enligt artikel 74, genom att
kontrollera om reglerna för förskottskontona och beviljande av
förskott och bokföringsreglerna efterlevs,
— utgifts- och inkomstkontona i klasserna 6 och 7 som varje månad
skall avstämmas med de motsvarande totala beloppen i budgetkon-
tona.
5. De tvärinstitutionella gemensamhetskontona skall månatligen
avstämmas och regelbundet revideras.
6. Interimskontona skall regelbundet kontrolleras enligt följande:
— utestående belopp — av räkenskapsföraren som meddelar utanord-
naren om inkomster som inte inkasserats och om de åtgärder somvidtagits,
— utestående betalningar — av räkenskapsföraren som meddelar utan-
ordnaren om skälen till att betalningarna inte gjorts och omstorleken på beloppen,1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 35
▼M6
▼B
▼B
— medel som skall överföras — på grundval av samlade översikter
över personalens löner eller liknande översikter,
— andra interimskonton — genom analys av kontosaldona och genom
meddelande till utanordnaren om varje punkt som inte avvecklats
inom de frister som fastställs årligen.
Interimskontona skall avvecklas utan dröjsmål och i vart fall inom de
frister som fastställs i artikel 71 i budgetförordningen.
8. Kassakonton (bank, postgiro) skall föras i nationella valutor och ieuro.
Belopp uttryckta i nationella valutor skall omräknas till euro enligt de
kurser som fastställs i enlighet med artikel 1a. Saldon i euro på konton
som förs i nationell valuta skall justeras varje månad.
9. Räkenskaperna från Gemensamma forskningscentret skall konso-
lideras inom ramen för kommissionens allmänna räkenskaper.
10. Redovisningarna skall vara formellt korrekta, sanningsenliga och
uttömmande och ge en rättvisande bild av tillgångar och skulder, denfinansiella situationen och budgetårets resultat. De skall upprättas enligtallmänt godtagna redovisningsprinciper. Närmare regler för tillämp-ningen av dessa principer, som regelbundet uppdateras, skall antas i
enlighet med artikel 21.
11. Räkenskapsföraren skall göra avsättningar för risker och kost-
nader i syfte att täcka klart angivna händelser som har inträffat ellerännu pågår men vilkaseffekter är os äkra.
12. Avsättningar för risker och kostnader som anges i punkt 11, och
som hänför sig till värdeminskningar på tillgångssidan enligt artikel131c och avskrivningar enligt artikel 131b skall bokföras på vinst-och förlustkonton utanför budgeten och redovisas separat i en bilagatill balansräkningen.
AVDELNING XXIII
BESTÄMMELSER AVSEENDE FTD-ANSLAG
(Artikel 94 och 96 i budgetförordningen)
Artikel 137
För verksamheter som sorterar under Gemensamma forskningscentret
skall en tabell utarbetas till stöd för budgeten som visar sambandet
mellan utgifternas ändamål — forskningsmål och andra aktiviteter —
och de medel som används för genomförandet i form av
— personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och personal som
inte omfattas av dessa,
— administrativ och teknisk infrastruktur,— vetenskapligt och tekniskt stöd,— direkta driftskostnader.
Gemensamma forskningscentret skall, i den mån det är nödvändigt för
förvaltningen av varje enskild verksamhet som hör till dess jurisdiktion,inbegripet verksamheter som rör tjänster för tredje man och stöd tillkommissionens enheter, föra lämpliga räkenskaper som gör det möjligtatt följa de faktiska utgifterna på grundval av informationen iöversikten.
Artikel 138
För verksamheter som sorterar under indirekta åtgärder skall en
översikt utarbetas till stöd för budgeten som visar sambandet mellanändamålet — forskningsmål och andra aktiviteter — och typen av
utgifter i enlighet med följande fördelning:
— interventioner,1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 36
▼M6
▼B
▼B
— personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna (1),
— drift,
— infrastruktur,
— information och publikationer,— personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna (
1).
Lämpliga åtgärder skall vidtas för bokföringen av räkenskaperna för att
säkerställa övervakningen av budgetens genomförande för varje forsk-ningsmål på grundval av de olika delarna i översikten.
AVDELNING XXIV
BESTÄMMELSER FÖR FÖRVALTNING AV DRIFTSANSLAG
UTANFÖR GEMENSKAPEN
(►M6Artiklarna 121 och 123 ◄i budgetförordningen)
Avsnitt I
Förskott
Artikel 140
För betalning av vissa utgiftskategorier skall ett förskottskonto
upprättasför varje lokal enhet utanför gemens kapen i enlighet med
artikel 54 i budgetförordningen.
I beslut om upprättande av dessa förskottskonton skall regler fastställas
för hur dessa skall fungera på grundval av varje lokal enhets särskildabehov.
Avsnitt II
Åtaganden och betalningar
Artikel 141
För alla lokala enheter skall förslag till övergripande preliminära
åtaganden utarbetas.
Dessa förslag som skall åtföljas av en utgiftsberäkning för varje lokal
enhet, skall sändas till styrekonomen för godkännande och därefterregistreras i räkenskaperna. Dessa övergripande åtaganden kan revi-derasom behoven ändras .
Artikel 142
1. I delegeringar med endast ett begränsat antal tjänstemän eller
anställda som kan befullmäktigas att underteckna checker eller post-
eller banköverföringar, kan de myndigheter som avses i artikel 22 i
budgetförordningen, på förslag av utanordnaren och efter positivtyttrande från räkenskapsföraren och styrekonomen, ge tillstånd till enenda underskrift.
2. Kommissionen skall fastställa hur de anställda, som den utser och
bemyndigar att administrera delegationens konton, skall meddela delokala bankerna deras namn och underskriftsprover.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 37
(1) ”Personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna” är tjänstemän på poster som
ingår i tjänstematrikeln och anställda som omfattas av anställningsvillkoren.
”Personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna” är all övrig personal
(vikarier, utstationerade tjänstemän från medlemsstaterna, leverantörer av
tjänster, uppdragsgivare m.m.) — se kommissionens regler av den 22 maj
1990 om minibudgetar.▼M6
▼B
▼B
Avsnitt III
Särskilda bestämmelser om framläggande för CCAM
Artikel 143
1. I enlighet med ►M6artikel 63 ◄i budgetförordningen och
artikel 111 i denna förordning kan avtal om uthyrning av en byggnad
utanför gemenskapen undantagsvis ingås direkt med utanordnaren
förutsatt att CCAM vederbörligen har informerats i förväg om situa-tionen på marknaden i landet eller städerna ifråga och har accepteratde grundläggande kriterier som skall antas beträffande
— typ av byggnad som skall hyras, beroende av vad den skall
användastill (bos tad, kontor, etc.),
— de parametrar, eventuellt med marginaler, som skall följas med
hänsyn till areal och pris,
— avtalsvillkor.
2. Om utanordnaren ställs inför en situation som avviker från de
överenskomna kriterierna i punkt 1 och som accepterats i förväg av
CCAM, skall det särskilda fallet eller fallen åter framläggas för
CCAM.
3. Utanordnaren skall regelbundet rapportera till CCAM om tillämp-
ningen av punkt 1.
Avsnitt IV
Förteckningar
Artikel 144
1. De löpande förteckningarna över lös egendom som utgör gemens-
kapernastillgångar s kall för delegationernasvidkommande föraslokalt.De skall med jämna mellanrum sändas till de centrala avdelningarna ienlighet med de regler som antagits av kommissionen.
Lös egendom i transit till delegationerna skall föras upp på en preli-
minär lista före registrering i de löpande förteckningarna.
2. Annonsering om försäljning av delegationernas lösa egendom
skall anpassas efter den lokala situationen och lokala rättsliga villkor.
AVDELNING XXV
ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 144a
Den beloppsgräns för när Rådgivande kommittén för upphandling och
kontrakt skall yttra sig, som anges i artikel 107, fastställs under enövergångsperiod till 300 000 euro för kommissionen räknat från
ikraftträdandet av denna ändringsförordning och fram tills dess att
kommissionen godkänner en utvärderingsrapport för de första sexmånaderna och som visar att en beloppsgräns på 500 000 euro ärlämplig vad avser gemenskapens krav på kvalitetskontroll.
Artikel 145
De fastställda beloppen som anges i denna förordning skall uppdateras
i överensstämmelse med förändringar i gemenskapens konsumentpris-
index enligt följande:
— Vart tredje år, om det inte sker en exeptionell förändring i index,
för de belopp som avses i artiklarna 31 (förskottsbelopp), 81, 130och 132 och i artiklarna 106-110. Dessa belopp skall avrundas.
— Varje år för de belopp som avses i artikel 31 (ersättningens storlek).
Dessa belopp skall avrundas uppåt eller neråt till närmaste hela►
M6euro◄.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 38
▼M6
▼B
▼B
Kommissionen skall fastställa dessa nya belopp i enlighet med ovan
nämnda intervaller och kriterier samt meddela de övriga institutionernaom de nya beloppen.
Artikel 146
Bestämmelserna i denna förordning skall inte inverka på tillämpningen
av de särskilda bestämmelserna i budgetförordningen avseende anslag
till forskning och teknisk utveckling (Avdelning VII i budgetförord-ningen), garantisektionen vid europeiska utvecklings- ochgarantifonden för jordbruket (Avdelning VIII i budgetförordningen),bistånd till tredje land (Avdelning IX i budgetförordnignen), förvalt-ning av anslag till personal som tjänstgör utanför gemenskapen och
därtill knuten administration (Avdelning X i budgetförordningen) och
byrån för europeiska gemenskapernas officiella publikationer (Avdel-ning XI i budgetförordningen).
Artikel 147
Institutionerna skall inom sex månader från dagen för denna förord-
nings ikraftträdande underrätta revisionsrätten om de bestämmelsersom de har antagit för tillämpningen av den.
Artikel 148
Förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 skall upphöra att gälla.
Artikel 149
Denna förordning träder i kraft den 1 januari 1994.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla
medlemsstater.1993R3418 — SV — 01.01.2002 — 007.001 — 39