02020Q0224(01) — SV — 23.07.2020 — 001.001

Den här texten är endast avsedd som ett dokumentationshjälpmedel och har ingen rättslig verkan. EU-institutionerna tar inget ansvar för innehållet. De autentiska versionerna av motsvarande rättsakter, inklusive ingresserna, publiceras i Europeiska unionens officiella tidning och finns i EUR-Lex. De officiella texterna är direkt tillgängliga via länkarna i det här dokumentet

Ändrad genom:









▼B

EUROJUSTS ARBETSORDNING













KAPITEL I

Kollegiet

Artikel 1

Eurojusts ordförande och viceordförande

1. Ordföranden ska utföra sina uppgifter på kollegiets vägnar. Förutom att utföra de uppgifter som anges i artikel 11.2 i Eurojustförordningen ska ordföranden

a) underteckna kollegiets officiella meddelanden, inbegripet i finansiella ärenden i enlighet med Eurojusts finansiella regler,

b) fastställa plats, dag och tid för kollegiets möten, utforma den preliminära dagordningen, inleda och avsluta mötena, leda diskussionerna samt övervaka den administrativa direktörens verkställande av de av kollegiet antagna besluten,

c) inbjuda personer till kollegiets möten och

d) förbereda kollegiets arbete när detta utför sina operativa uppgifter.

2. Viceordförandena ska utföra de uppgifter som anges i artikel 11.2 i Eurojustförordningen och i punkt 1 i denna artikel och som anförtros dem av ordföranden. De ska ersätta ordföranden om denne får förhinder i enlighet med artikel 11.3 i Eurojustförordningen samt artikel 2.2 i denna arbetsordning.

Artikel 2

Val av Eurojusts ordförande

1. I enlighet med artikel 11.1 i Eurojustförordningen ska kollegiet välja en ordförande bland de nationella medlemmarna genom omröstning med två tredjedelars majoritet av sina medlemmar.

2. Ordföranden ska kalla till val en månad före utgången av hans eller hennes mandat. Om posten som ordförande blir ledig före utgången av den stipulerade mandatperioden på fyra år, ska den viceordförande som då har den längsta ämbetstiden vid Eurojust omedelbart kalla till möte i kollegiet, så att valet av ordförande kan äga rum inom en månad från den dag då posten blev ledig. Under interimsperioden ska den viceordförande som då har den längsta ämbetstiden – eller den äldsta vice ordföranden, om det finns flera vice ordförande med lika lång ämbetstid – ersätta ordföranden.

3. När ordföranden eller viceordföranden kallar till möte för val av ordförande ska han eller hon officiellt öppna perioden för anmälan av kandidaturer. Nationella medlemmar som önskar kandidera ska skriftligen anmäla sin kandidatur till chefen för ledningssekretariatet och då även lämna in ett motiveringsbrev senast tio arbetsdagar före det möte då valet ska äga rum och senast kl. 12.00 MET. Chefen för ledningssekretariatet ska vid mottagandet av en kandidatur meddela kollegiet kandidatens namn. När tidsfristen har löpt ut ska chefen för ledningssekretariatet distribuera motiveringsbreven till kollegiet. Vid det möte i kollegiet som äger rum omedelbart före det möte då valet ska ske ska kandidaterna lägga fram sina kandidaturer för kollegiet.

4. Valet ska äga rum under överinseende av ordföranden eller en viceordförande om han eller hon inte kandiderar i valet eller av den nationella medlem som har den längsta ämbetstiden vid Eurojust eller av den äldsta nationella medlemmen – om det finns flera nationella medlemmar med lika lång ämbetstid vid Eurojust – om de inte kandiderar i valet.

5. Den administrativa direktören och chefen för ledningssekretariatet ska närvara vid valet. Företrädare för Europaparlamentet och rådet får delta som observatörer.

6. Den person som är mötesordförande ska vid mötets början kontrollera att beslutsförhet föreligger. Om en nationell medlem inte kan delta i valet, får han eller hon låta sig företrädas eller lämna fullmakt i enlighet med artikel 6.3 och 6.4 i denna arbetsordning.

7. Valet ska ske genom sluten omröstning. Den administrativa direktören ska uppmana kollegiets medlemmar eller deras företrädare att rösta en efter en i enlighet med förteckningen i protokollsordning över Europeiska unionens medlemsstater (nedan kallad EU:s protokollära förteckning). Europeiska kommissionens företrädare ska rösta sist. När alla kollegiets medlemmar eller deras företrädare har röstat, ska valförrättaren öppna lådan med avgivna röster och räkna dem.

8. Den kandidat som i den första omgången får två tredjedelars majoritet av rösterna från kollegiets medlemmar ska anses som vald. Om ingen kandidat får två tredjedelars majoritet av rösterna, ska en andra omgång omedelbart äga rum med de två kandidater som har fått högst antal röster i den första omgången. Om tre eller fler kandidater alla får högst antal röster, ska dessa kandidater gå vidare till den andra omgången. Om två eller fler kandidater alla får näst högst antal röster, ska dessa kandidater och den kandidat som har fått högst antal röster gå vidare till den andra omgången.

9. Den kandidat som i den andra omgången får två tredjedelars majoritet av rösterna från kollegiets medlemmar ska anses som vald. Om ingen kandidat får två tredjedelars majoritet av rösterna, ska en tredje omgång omedelbart äga rum enligt samma regler som i punkt 8 i denna artikel.

10. Den kandidat som i den tredje omgången får två tredjedelars majoritet av rösterna från kollegiets medlemmar ska anses som vald. Om ingen kandidat får två tredjedelars majoritet av rösterna, ska en ny valprocess omedelbart inledas. Under tiden ska den tidigare ordföranden eller en viceordförande under de förutsättningar som anges i punkt 2 i denna artikel kvarstå i sina funktioner som ordförande till dess att en efterträdare har utsetts.

11. Den administrativa direktören ska tillkännage valresultatet. Valrapporten ska undertecknas av mötesordföranden, den administrativa direktören, chefen för ledningssekretariatet samt observatörerna. Valrapporten ska innehålla uppgifter om antalet närvarande eller företrädda kollegiemedlemmar, antalet avgivna röster, antalet giltiga, ogiltiga och blanka röster, omröstningsresultatet per omgång och per kandidat i alfabetisk ordning enligt efternamn samt slutresultatet.

12. Resultatet i valet av Eurojusts ordförande ska meddelas Europaparlamentet, rådet, Europeiska kommissionen samt medlemsstaterna.

▼M1

13. I enlighet med kraven i artikel 5.2 andra stycket i denna arbetsordning får kollegiets möten för val av ordförande organiseras med hjälp av tekniska resurser, inbegripet via videokonferens. Dessa tekniska resurser ska möjliggöra anonym elektronisk omröstning för kollegiets medlemmar för att skydda sekretessen och för att kontrollera att de deltar i processen. De övriga bestämmelserna i denna artikel ska gälla för dessa möten i tillämpliga delar.

▼B

Artikel 3

Val av Eurojusts viceordförande

1. I enlighet med artikel 11.1 i Eurojustförordningen ska kollegiet välja två viceordförande bland de nationella medlemmarna genom omröstning med två tredjedelars majoritet av sina medlemmar.

2. Ordföranden ska kalla till val en månad före utgången av en viceordförandes mandat. Om en post som viceordförande blir ledig före utgången av den stipulerade perioden på fyra år, ska ordföranden omedelbart kalla till möte i kollegiet, så att valet av viceordförande kan äga rum inom en månad från den dag då posten blev ledig. Viceordföranden ska inte ersättas under interimsperioden.

3. ►M1 Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 4 i denna artikel ska förfarandet för val av ordförande i artikel 2.3–2.13 i denna arbetsordning i tillämpliga delar gälla för valet av viceordförande. ◄

4. Om ingen kandidat får två tredjedelars majoritet av rösterna från kollegiets medlemmar i den andra omgången, ska det omedelbart anordnas en tredje omgång för att med enkel majoritet välja den kandidat som får högst antal röster. Om en eller fler kandidater får samma antal röster i den tredje omgången, ska den kandidat som då har den längsta ämbetstiden vid Eurojust anses som vald. I händelse av avbruten ämbetstid vid Eurojust ska kollegiet endast beakta ämbetstiden omedelbart före valet.

Artikel 4

Avsättning av Eurojusts ordförande och viceordförande

1. I enlighet med artikel 11.6 i Eurojustförordningen får en ordförande eller viceordförande som inte längre uppfyller villkoren för att utföra sina uppgifter avsättas av kollegiet på förslag från en tredjedel av dess medlemmar. Beslutet ska fattas genom sluten omröstning. Beslutet ska antas på grundval av två tredjedelars majoritet av kollegiets medlemmar, exklusive den berörda ordföranden eller viceordföranden.

2. Den berörda ordföranden eller viceordföranden ska få en kopia av begäran om avsättning och ska framträda inför kollegiet innan detta fattar beslut om avsättning.

3. Om kollegiet beslutar att avsätta ordföranden eller en viceordförande, ska det omedelbart kallas till val i enlighet med artikel 2 eller 3 i denna arbetsordning.

4. Europaparlamentet, rådet, Europeiska kommissionen samt medlemsstaterna ska informeras om avsättningen av en ordförande eller viceordförande för Eurojust.

Artikel 5

Kollegiets möten

1. I enlighet med artikel 13.2 i Eurojustförordningen ska kollegiet hålla minst ett möte per månad. Kollegiet ska en gång per år anta en möteskalender där tid och plats för mötena fastställs. När omständigheterna så kräver och under förutsättning att en majoritet av kollegiets medlemmar inte motsätter sig detta, får ordföranden ändra datum eller starttid för mötena och ska då meddela kollegiet. Kollegiet ska ha extramöten på initiativ av ordföranden, på begäran av Europeiska kommissionen för diskussioner om kollegiets administrativa uppgifter eller på begäran av minst en tredjedel av sina medlemmar.

2. Kollegiets möten ska äga rum vid Eurojusts säte. Kollegiet får i undantagsfall besluta att mötas på annan plats i vederbörligen motiverade fall och på förslag av ordföranden.

▼M1

Vid extraordinära händelser eller omständigheter utanför kollegiemedlemmarnas kontroll (force majeure) och när kollegiet inte kan sammanträda i enlighet med kraven i denna punkt i arbetsordningen får kollegiet, i enlighet med artikel 7 i denna arbetsordning, besluta att anordna sina möten med hjälp av tekniska resurser, inbegripet via videokonferens. Hur länge åtgärden ska pågå fastställs genom beslut av kollegiet. Kollegiets beslut får förlängas så länge de extraordinära händelserna eller omständigheterna (force majeure) består. Sådana möten i kollegiet får anordnas förutsatt att de tillgängliga tekniska resurserna gör det möjligt för kollegiets medlemmar att identifieras och delta i diskussioner som säkerställer att överläggningarna är gemensamma. Bestämmelserna i artiklarna 5 och 6 i denna arbetsordning ska gälla för dessa möten i tillämpliga delar.

▼B

3. Om ordföranden och viceordförandena inte kan närvara, ska den nationella medlem som då har den längsta ämbetstiden vid Eurojust vara ordförande för kollegiets möten.

4. Kollegiets möten ska inte vara offentliga, och diskussionerna ska omfattas av sekretess. Kollegiet får besluta att mötas i begränsad krets.

5. Personer som inte är medlemmar i kollegiet får delta i dettas möten enligt följande:

a) Den administrativa direktören ska delta i de av kollegiets möten som sammankallas för att kollegiet ska utföra sina förvaltningsuppgifter och får inbjudas av ordföranden till de av kollegiets möten där man diskuterar operativa frågor men har ingen rösträtt i någotdera fallet.

b) Ordföranden får inbjuda alla personer vars synpunkter kan vara av intresse, särskilt sambandsåklagare från tredjeländer som är utstationerade vid Eurojust, att delta i kollegiets möten som observatörer utan rösträtt.

c) Ordföranden ska analysera dagordningen för kollegiets möten i syfte att identifiera frågor som är relevanta för Europeiska åklagarmyndighetens utförande av sina uppgifter. Ordföranden ska inbjuda en företrädare för Europeiska åklagarmyndigheten att närvara vid dessa möten utan rösträtt. Ordföranden ska förse Europeiska åklagarmyndighetens företrädare med relevanta möteshandlingar.

d) Kollegiets medlemmar får i undantagsfall biträdas av rådgivare eller experter när så är lämpligt. En kollegiemedlem som begär att få biträdas av rådgivare eller experter ska meddela ordföranden namn på dessa senast tio arbetsdagar före kollegiets möte och ska då ange för vilken punkt på dagordningen som de ska inbjudas. Ordföranden ska skriftligen informera kollegiets medlemmar och ska beakta eventuella invändningar vid sitt beslut om huruvida en inbjudan ska utfärdas eller ej.

6. Ordföranden ska utforma en preliminär dagordning för vart och ett av kollegiets möten. Den preliminära dagordningen ska inbegripa de punkter som har begärts av kollegiets medlemmar samt de punkter som ordföranden, styrelsen eller den administrativa direktören anser lämpliga.

7. Ledningssekretariatet ska skicka den preliminära dagordningen tillsammans med relevanta handlingar till kollegiets medlemmar senast fem arbetsdagar före mötet. Om det kallas till extramöte får den preliminära dagordningen skickas 24 timmar före mötet. Endast punkter för vilka det har tillhandahållits relevanta handlingar får sättas upp på den preliminära dagordningen som beslutspunkter. Ordföranden får ange indikativa sluttider för diskussionen av var och en av punkterna på dagordningen och får begränsa antalet inlägg samt talartiden.

8. I början av varje möte ska kollegiet godkänna dagordningen. Brådskande ärenden och punkter som inte finns med på den preliminära dagordningen får diskuteras och beslut fattas med kollegiemedlemmarnas samtycke. Kollegiet får även besluta om användning av skriftliga förfaranden eller förberedande samrådsförfaranden i enlighet med artiklarna 7 och 8 i denna arbetsordning.

9. Ordföranden ska informera kollegiet om alla frågor som är av intresse för det i enlighet med artikel 11.2 b i Eurojustförordningen. Ledningssekretariatet får distribuera information till kollegiets medlemmar skriftligen. På begäran av en kollegiemedlem ska en informerande punkt tas med på kollegiets dagordning för beaktande.

10. Kollegiets medlemmar får ställa frågor av allmänt intresse till den administrativa direktören på dennes ansvarsområde. Den administrativa direktören ska besvara frågan eller frågorna vid första möjliga möte i kollegiet efter mottagande av frågan eller frågorna.

Artikel 6

Beslutsförhet och omröstning

1. För beslutsförhet krävs det att två tredjedelar av kollegiets medlemmar är närvarande. Om en nationell medlem är frånvarande ska närvaro av dennes biträdande nationella medlem eller assistent som har den ställning som avses i artikel 7.4 i Eurojustförordningen tas med i beräkningen för beslutsförheten.

2. Om erforderlig beslutsförhet inte kan uppnås ska ordföranden fortsätta mötet utan att ta något formellt beslut till protokollet. De relevanta punkterna på dagordningen kan behandlas vid kollegiets nästa möte eller genom skriftligt förfarande i enlighet med artikel 7 i denna arbetsordning.

3. En nationell medlem som inte kan närvara vid ett av kollegiets möten och som inte företräds av en biträdande nationell medlem eller en assistent som har den ställning som avses i artikel 7.4 i Eurojustförordningen får lämna fullmakt till en annan nationell medlem att rösta på hans eller hennes vägnar. En nationell medlem får inte ta emot mer än en fullmakt att rösta.

4. En nationell medlem som lämnar fullmakt att rösta ska skriftligen meddela ledningssekretariatet vem som har fått fullmakten, för vilken punkt på dagordningen som fullmakten är giltig samt eventuella begränsningar av denna. Fullmakten att rösta är endast giltig för det avsedda mötet.

5. Kollegiet får fatta beslut i ett ärende när ordföranden anser att frågan har diskuterats tillräckligt.

6. I enlighet med artikel 14.1 i Eurojustförordningen ska kollegiet, om inget annat anges och om samförstånd inte kan uppnås, fatta beslut med en majoritet av sina medlemmar.

7. Konsensus har uppnåtts när ingen kollegiemedlem uttryckligen opponerar sig. Kollegiet får endast rösta när ordföranden konstaterar att det inte råder konsensus. Vad som utgör en majoritet av kollegiets medlemmar fastställs utifrån kollegiets sammansättning i enlighet med artikel 10.1 i Eurojustförordningen.

8. I enlighet med artikel 14.2 i Eurojustförordningen ska varje kollegiemedlem ha en röst. Vid frånvaro av en röstberättigad medlem ska den biträdande nationella medlemmen ha rätt att rösta på de villkor som anges i artikel 7.7 i Eurojustförordningen. Vid frånvaro av den biträdande nationella medlemmen ska även assistenten ha rätt att rösta på de villkor som anges i artikel 7.7 i Eurojustförordningen.

9. Om inget annat anges i denna arbetsordning ska omröstning ske genom handuppräckning eller, om omröstning genom handuppräckning ifrågasätts, genom namnupprop. På förslag av ordföranden eller på begäran av en tredjedel av kollegiets medlemmar får kollegiet besluta att en omröstning ska vara sluten. Ordföranden ska protokollföra fördelningen av de avgivna rösterna. En uppfattning som uttrycks av en minoritet ska tas till mötesprotokollet om kollegiemedlemmen i fråga så begär.

Artikel 7

Skriftligt förfarande

1. I brådskande fall när ett beslut inte kan skjutas upp och måste fattas innan det finns möjlighet att sammankalla kollegiet kan ordföranden begära ett skriftligt förfarande. Skriftliga förfaranden får även användas för ärenden som redan har diskuterats i kollegiet i enlighet med artiklarna 5.8 och 6.2 i denna arbetsordning.

2. Ordföranden ska ge kollegiets medlemmar minst tre arbetsdagar för att svara från och med den dag då utkastet till beslut distribuerades elektroniskt. I undantagsfall får ordföranden besluta om en kortare svarsfrist.

3. Ett förslag till beslut som ska fattas genom skriftligt förfarande får inte ändras, och det ska godkännas eller förkastas i sin helhet. Om en kollegiemedlem inte svarar inom den fastställda tidsfristen anses denne ha lagt ned sin röst.

4. Ett beslut är antaget när åtminstone två tredjedelar av kollegiets medlemmar har svarat skriftligen och den omröstningsmajoritet som krävs har uppnåtts.

5. När den beslutsförhet eller omröstningsmajoritet som krävs inte uppnås får ordföranden igen inleda ett skriftligt förfarande eller hänskjuta frågan till kollegiets nästa möte.

6. Ordföranden ska konstatera att det skriftliga förfarandet är avslutat. Ett meddelande om detta ska sändas till kollegiets medlemmar.

Artikel 8

Förberedande samrådsförfarande

1. När ordföranden anser det lämpligt som förberedelse inför en diskussion i kollegiet får han eller hon inleda ett förberedande samrådsförfarande i elektronisk form. Kollegiets medlemmar ska ges nödvändig information.

2. Förberedande samrådsförfaranden ska vara i sju arbetsdagar, om inte ordföranden på grund av ärendets brådskande natur beslutar något annat. Efter tidsfristens utgång ska ett reviderat dokument som återspeglar kollegiemedlemmarnas synpunkter utfärdas av den som lade fram förslaget för kollegiet.

Artikel 9

Arbetsgrupper

1. Kollegiet får inrätta arbetsgrupper som ska tillhandahålla kollegiet rådgivning och sakkunskap.

2. Kollegiet ska fastställa arbetsgruppernas mandat, sammansättning och praktiska funktionssätt i ett genomförandebeslut.







KAPITEL II

Styrelsen

Artikel 10

Styrelsens sammansättning

1. I enlighet med artikel 16.4 i Eurojustförordningen ska två andra medlemmar av kollegiet än ordföranden eller viceordförandena utses till styrelsemedlemmar enligt ett tvåårigt rotationssystem.

2. Den rotationsordning enligt vilken två kollegiemedlemmar ska utses till styrelsemedlemmar ska bygga på EU:s protokollära förteckning. Kollegiet ska dra lott om vilken medlemsstat som ska vara först i rotationssystemet inom ramen för den förteckningen.

3. Företrädaren för den först utsedda medlemsstaten och den därpå omedelbart följande medlemsstaten i EU:s protokollära förteckning ska sitta i styrelsen i två år.

4. I slutet av den tvåårsperioden ska de nationella medlemmarna från de två medlemsstater som står därnäst i EU:s protokollära förteckning utses till styrelsemedlemmar för nästa tvåårsperiod, utom när dessa nationella medlemmar innehar posterna som ordförande eller viceordförande, varvid den nationella medlemmen för nästa medlemsstat i EU:s protokollära förteckning ska utses.

5. När en kollegiemedlems mandat upphör innan denne har fullgjort tvåårsperioden som styrelsemedlem, ska den nya nationella medlemmen för samma medlemsstat utses till styrelsemedlem för återstoden av tvåårsperioden i fråga. När en nationell medlems mandat upphör och ingen ny nationell medlem är utnämnd än, ska dennes biträdande nationella medlem utses till styrelsemedlem till dess att en ny nationell medlem utnämns eller för återstoden av tvåårsperioden i fråga.

6. Ingen nationell medlem får sitta i styrelsen under två på varandra följande mandatperioder utom i egenskap av ordförande eller viceordförande.

Artikel 11

Styrelsens funktionssätt

1. I enlighet med artikel 16.5 i Eurojustförordningen ska Eurojusts ordförande vara ordförande för styrelsen. Om ordföranden är frånvarande eller inte tillgänglig ska den viceordförande som då har den längsta ämbetstiden – eller den äldsta viceordföranden om flera viceordförande har lika lång ämbetstid – vara ordförande för styrelsen. Om viceordförandena är frånvarande eller inte tillgängliga, ska den nationella medlem i styrelsen som då har den längsta ämbetstiden vara ordförande för styrelsen. Styrelsens medlemmar ska i princip närvara personligen vid mötena. I undantagsfall kan styrelsens medlemmar delta i ett styrelsemöte via videokonferens.

2. I enlighet med artikel 16.7 i Eurojustförordningen ska styrelsen sammanträda minst en gång i månaden. Extramöten får anordnas på initiativ av dess ordförande eller på begäran av Europeiska kommissionen eller minst två av styrelsens övriga medlemmar. Styrelsen ska en gång per år anta en möteskalender där tid och plats för mötena fastställs.

3. I enlighet med artikel 16.4 i Eurojustförordningen ska den administrativa direktören delta i styrelsens möten utan rösträtt. Ordföranden får inbjuda alla personer vars synpunkter kan vara av intresse eller andra medlemmar av administrationen att delta i styrelsens möten som observatörer utan rösträtt.

4. Ordföranden ska till en företrädare för Europeiska åklagarmyndigheten sända dagordningen för styrelsens möten och ska samråda med honom eller henne om behovet att delta i sådana möten. Ordföranden ska i enlighet med artikel 16.8 i Eurojustförordningen inbjuda en företrädare för Europeiska åklagarmyndigheten att delta i styrelsens möten, dock utan rösträtt, närhelst frågor diskuteras som berör Europeiska åklagarmyndighetens funktionssätt.

5. Beslutsförhet föreligger om minst tre styrelsemedlemmar är närvarande, inbegripet via videokonferens. Om beslutsförhet inte föreligger ska ordföranden avsluta mötet och kalla till ett nytt möte inom fem arbetsdagar utan några specifika krav på beslutsförhet.

6. Ordföranden ska utforma styrelsens preliminära dagordning i samråd med dess medlemmar och den administrativa direktören. Den preliminära dagordningen åtföljd av relevanta handlingar ska tillhandahållas deltagarna minst fem arbetsdagar före mötet. Styrelsen ska godkänna dagordningen i början av mötet. Brådskande ärenden och punkter som inte finns med på den preliminära dagordningen får diskuteras och beslut fattas med styrelsemedlemmarnas samtycke.

7. I brådskande fall när ett beslut inte kan skjutas upp och måste fattas innan det finns möjlighet att sammankalla styrelsen får ordföranden begära ett skriftligt förfarande. Ordföranden ska ge styrelsens medlemmar minst tre arbetsdagar för att svara från och med den dag då utkastet till beslut distribuerades elektroniskt. I undantagsfall får ordföranden besluta om en kortare svarsfrist. Ett beslut är antaget när en majoritet av styrelsens medlemmar har svarat skriftligen.

8. I enlighet med artikel 16.5 i Eurojustförordningen ska styrelsen fatta beslut med en majoritet av sina medlemmar, och omröstning ska ske genom handuppräckning. Varje medlem ska ha en röst. Vid lika röstetal ska ordföranden ha utslagsröst.

9. I enlighet med artikel 16.2 i Eurojustförordningen får styrelsen rådfråga kollegiet vid fullgörandet av sina uppgifter. Ordföranden ska minst en gång per kvartal utarbeta en rapport till kollegiet om styrelsens verksamhet och beslut.

10. Eurojust ska inte bära några kostnader för närvaro vid styrelsemötena av Europeiska kommissionens och Europeiska åklagarmyndighetens företrädare.







KAPITEL III

Övriga bestämmelser avseende kollegiet och styrelsen

Artikel 12

Intresseförklaringar, intressekonflikter, informationsplikt och lösning av meningsskiljaktigheter

1. Alla medlemmar av kollegiet, biträdande nationella medlemmar och assistenter som har den ställning som avses i artikel 7.4 och 7.7 i Eurojustförordningen ska vid tillträdet fylla i en intresseförklaring i den form som anges i de etiska regler som ska antas genom ett genomförandebeslut av kollegiet. Alla ändringar av innehållet i dessa intresseförklaringar ska göras snarast möjligt och senast inom en månad efter det att förhållandena i fråga har ändrats, så att förklaringarna är ajour. Behandlingen av personuppgifterna i intresseförklaringarna ska ske i enlighet med förordning (EU) 2018/1725 samt dataskyddsbestämmelserna i Eurojustförordningen.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av relevant nationell rätt ska samtliga kollegiemedlemmar, biträdande nationella medlemmar och assistenter omedelbart informera ordföranden om alla faktiska eller förmodade intressekonflikter som uppstår vid utförandet av deras operativa uppgifter eller förvaltningsuppgifter. De biträdande nationella medlemmarna och assistenterna ska göra detta via sina respektive nationella medlemmar. I operativa frågor ska de nationella medlemmarna dessutom innan ordföranden informeras omedelbart informera övriga nationella medlemmar som påverkas eller kan komma att påverkas av sådana intressekonflikter i ett visst fall.

3. Samtliga kollegiemedlemmar, biträdande nationella medlemmar och assistenter ska undvika alla situationer som kan ge upphov till en intressekonflikt för dem eller som kan uppfattas som sådan. De ska inte delta i handläggningen av operativa ärenden där det föreligger en intressekonflikt eller det kan uppfattas som att en sådan föreligger. De ska inte agera eller uttrycka sig på ett sätt som kan ha en negativ inverkan på allmänhetens uppfattning av deras opartiskhet.

4. Samtliga kollegiemedlemmar, biträdande nationella medlemmar och assistenter ska informera ordföranden om alla frågor som kan ha en negativ inverkan på Eurojusts anseende eller intressen. De biträdande nationella medlemmarna och assistenterna ska göra detta via sina respektive nationella medlemmar.

5. Ordföranden ska överväga vilka ytterligare åtgärder som ska vidtas i de fall som anges i punkterna 1–4 i denna artikel i enlighet med de etiska regler som avses i punkt 1 i denna artikel.

6. Om det uppstår meningsskiljaktigheter mellan två eller flera kollegiemedlemmar vid utförandet av deras uppgifter, får den eller de berörda personerna informera ordföranden, som kan kalla till möte i kollegiet för att behandla frågan.

Artikel 13

Ledningssekretariatet

1. Kollegiet och styrelsen ska biträdas av ett ledningssekretariat som arbetar i samråd med ordföranden.

2. Ledningssekretariatet ska bl.a. närvara vid kollegiets och styrelsens möten, föra och bevara protokoll och utarbeta sammandrag av resultatet av dessa möten samt föra register över kollegiets och styrelsens verksamhet.

Artikel 14

Protokoll från kollegiets och styrelsens möten

1. Protokollen från kollegiets och styrelsens möten ska åtminstone innehålla namnen på närvarande personer, en redogörelse för diskussionerna samt uppgifter om de beslut som antagits.

2. Ordföranden ska sända utkasten till protokoll från kollegiets och styrelsens möten till kollegiets respektive styrelsens medlemmar för antagande. När protokollen har antagits ska de undertecknas av ordföranden och chefen för ledningssekretariatet och införas i det register som förs av ledningssekretariatet. Protokollen från styrelsens möten ska för kännedom distribueras till kollegiet.

3. Ledningssekretariatet ska utarbeta ett sammandrag av resultatet av styrelsens möten vilket ska godkännas av ordföranden och offentliggöras i enlighet med artikel 74.4 i Eurojustförordningen.







KAPITEL IV

Den administrativa direktören

Artikel 15

Den administrativa direktören

1. I enlighet med artikel 17.2 i Eurojustförordningen ska den administrativa direktören utses av kollegiet från en förteckning över kandidater som föreslås av styrelsen efter ett öppet urvalsförfarande.

2. Styrelsen ska föreslå kollegiet att det inrättas en urvalskommitté för utseendet av administrativ direktör. Urvalskommittén ska bestå av två nationella medlemmar och en företrädare för Europeiska kommissionen.

3. När så är lämpligt och efter ett beslut i kollegiet får en person med lämplig erfarenhet av tillsättning av högre chefstjänster delta i urvalskommitténs arbete utan rösträtt.

4. Styrelsen ska föreslå kollegiet hur ansökningsomgången ska inledas och får besluta hur många kandidater som ska intervjuas efter ansökningsomgången.

5. Urvalskommittén ska intervjua kandidaterna och informera styrelsen om resultatet av sina överläggningar. Styrelsen ska förelägga kollegiet en förteckning över kandidater med en rekommenderad kandidat.

6. När konsensus inte kan uppnås ska kollegiet fatta beslut om utseende av den administrativa direktören med en majoritet av sina medlemmar. Beslutet ska fattas genom sluten omröstning.

7. Styrelsen ska anta genomförandebestämmelser för förfarandena för urval och utnämning, förnyande av kontrakt, avslutande av kontrakt, provanställning och årlig prestationsbedömning för den administrativa direktören.







KAPITEL V

Slutbestämmelser

Artikel 16

Övergångsbestämmelser för val av två nationella medlemmar för den första tvåårsperioden efter styrelsens inrättande

1. För den första tvåårsperioden omedelbart efter styrelsens inrättande ska kollegiet välja två nationella medlemmar som inte är ordförande eller viceordförande till styrelsemedlemmar.

2. De två kandidater som får det högsta antalet röster ska anses som valda. Om flera kandidater kommer på andra plats med samma antal röster, ska den kandidat som då har den längsta ämbetstiden vid Eurojust anses som vald. I händelse av avbruten ämbetstid vid Eurojust ska kollegiet endast beakta ämbetstiden omedelbart före valet.

3. Den lottdragning som avses i artikel 10.2 i denna arbetsordning ska äga rum omedelbart efter det att de två nationella medlemmar som avses i den artikeln har valts. De nationella medlemmar som företräder de två utsedda medlemsstaterna ska tillträda som styrelsemedlemmar när mandatperioden för de två valda nationella medlemmarna löper ut, utom om de under tiden har valts till ordförande eller viceordförande, i vilket fall den nationella medlemmen för nästa medlemsstat i EU:s protokollära förteckning ska utses.

Artikel 17

Personuppgifter

Denna arbetsordning ska kompletteras med en separat arbetsordning för behandling och skydd av personuppgifter.

Artikel 18

Ändringar av denna arbetsordning

1. Kollegiet får på förslag av styrelsen eller en tredjedel av kollegiets medlemmar ändra arbetsordningen i enlighet med det förfarande som används för dess antagande.

2. Alla ändringar av arbetsordningen ska godkännas av en två tredjedelars majoritet av medlemmarna. Om man inte kan nå en överenskommelse med en två tredjedelars majoritet, ska beslutet fattas med enkel majoritet vid kollegiets nästa möte.

Artikel 19

Offentliggörande och ikraftträdande

Eurojusts arbetsordning träder i kraft samma dag som den antas.

Arbetsordningen ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.