2004D0658 — SV — 21.11.2005 — 001.001

Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet

Ändrad genom:









▼B

RÅDETS BESLUT 2004/658/GUSP

av den 13 september 2004

om de finansiella bestämmelserna för Europeiska försvarsbyråns allmänna budget







EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE med beaktande av rådets gemensamma åtgärd 2004/551/GUSP av den 12 juli 2004 om inrättande av en Europeisk försvarsbyrå ( 1 ), särskilt artikel 18.1 i denna, och av följande skäl: (1) I gemensam åtgärd 2004/551/GUSP föreskrivs att de finansiella bestämmelserna för den allmänna budgeten skall antas enhälligt av rådet. Styrelsen skall inom ett år efter antagandet av den gemensamma åtgärden vid behov se över och ändra dessa bestämmelser. (2) Styrelsen bör vid sin översyn av dessa bestämmelser respektera bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster ( 2 ), och den bör även behandla frågan om de avtal byrån skall ingå på de områden där direktiv 2004/18/EG inte är tillämpligt och där en medlemsstat kan vidta nationella åtgärder enligt artikel 296 i EG-fördraget. (3) I gemensam åtgärd 2004/551/GUSP föreskrivs vidare att styrelsen, på förslag från verkställande direktören, vid behov skall anta bestämmelser för genomförande och kontroll av den allmänna budgeten, särskilt avseende offentlig upphandling, utan att det påverkar tillämpningen av gemenskapsbestämmelser på området. Styrelsen skall särskilt se till att kraven på försörjningstrygghet och skyddet både för försvarshemligheter och för immateriella rättigheter beaktas på lämpligt sätt. (4) De finansiella föreskrifter och bestämmelser som avses i bilagan är inte tillämpliga på sådana ad hoc-projekt och ad hoc-program som avses i artiklarna 20 och 21 i gemensam åtgärd 2004/551/GUSP. Styrelsen bör sträva efter att fastställa föreskrifter och bestämmelser för ad hoc-projekt och ad hoc-program. (5) Europeiska försvarsbyråns första allmänna budget för 2004 inriktar sig på startarrangemang, och de finansiella bestämmelserna bör fastställas utan dröjsmål så att den kan genomföras på ett smidigt sätt. av följande skäl: HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.







Artikel 1

De finansiella bestämmelserna för genomförande och kontroll av Europeiska försvarsbyråns allmänna budget fastställs i bilagan till detta beslut. ►M1 Styrelsen skall se över och vid behov ändra dessa finansiella bestämmelser före den 31 december 2006. ◄

Artikel 2

Detta beslut får verkan samma dag som det antas.

Artikel 3

Detta beslut skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.









BILAGA

FINANSIELLA BESTÄMMELSER FÖR EUROPEISKA FÖRSVARSBYRÅNS (”byråns”) ALLMÄNNA BUDGET







AVDELNING I

ETTÅRIGHET

Artikel 1

1. Verkställande direktören får göra överföringar av anslag mellan avdelningar på totalt högst 10 % av anslagen för budgetåret, mellan kapitel och mellan artiklar.

2. Verkställande direktören skall underrätta styrelsen om sina avsikter minst tre veckor innan han eller hon genomför en sådan anslagsöverföring som avses i punkt 1. Om det finns vederbörligen motiverade skäl som tagits upp inom denna tidsfrist av en medlemsstat, skall styrelsen fatta beslut.

3. Verkställande direktören får göra överföringar inom artiklar och föreslå styrelsen andra överföringar.

Artikel 2

1. Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades skall förfalla.

2. Åtagandebemyndiganden som inte har tagits i anspråk i slutet av budgetåret får emellertid överföras till påföljande budgetår om de avser

a) belopp som motsvarar åtagandebemyndiganden för vilka de flesta förberedelser för ett åtagande är slutförda den 31 december, varvid åtaganden för dessa belopp kan göras till och med den 31 mars påföljande år,

b) belopp som är nödvändiga när ett projekt eller program fastställdes under budgetårets sista kvartal och byrån inte har kunnat göra motsvarande budgetmässiga åtaganden senast den 31 december.

3. Betalningsbemyndiganden får föras över om beloppen är nödvändiga för att uppfylla redan gjorda åtaganden eller hänför sig till åtagandebemyndiganden som överförts, när de anslag som avsatts under de berörda rubrikerna i budgeten för påföljande budgetår inte täcker behoven. Byrån skall i första hand använda de anslag som beviljats för det innevarande budgetåret och inte använda de överförda anslagen förrän de förstnämnda är uttömda.

4. Anslag som tagits upp i reserven och personalanslag får inte överföras.

5. Öronmärkta inkomster som inte har använts och anslag som är disponibla den 31 december och som härrör från öronmärkta inkomster som avses i artikel 15 i gemensam åtgärd 2004/551/GUSP skall överföras automatiskt till påföljande budgetår och får endast användas för det särskilda ändamål som de är avsedda för. De disponibla anslag som motsvarar öronmärkta inkomster vilka överförts mellan budgetår skall användas först.

6. Verkställande direktören skall senast den 15 februari förelägga styrelsen förslag till överföring till påföljande budgetår. Styrelsen skall fatta beslut senast den 15 mars.







AVDELNING II

GENOMFÖRANDE AV DEN ALLMÄNNA BUDGETEN







KAPITEL 1

Aktörer i budgetförvaltningen







Avsnitt 1

Principen om åtskillnad mellan funktioner

Artikel 3

Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner skall vara åtskilda och oförenliga sinsemellan.







Avsnitt 2

Utanordnaren

Artikel 4

1. Verkställande direktören skall fungera som utanordnare för byråns räkning.

2. Byrån skall i sina interna administrativa regler fastställa till vilken nivå i organisationen verkställande direktören kan delegera ansvaret som utanordnare med iakttagande av villkoren i byråns arbetsordning, hur omfattande befogenheterna skall vara för de anställda som tilldelas dem samt på vilka villkor befogenheterna får delegeras vidare.

3. Utanordnarens befogenheter får bara delegeras och vidaredelegeras till personer som avses i artikel 11.3.1 i gemensam åtgärd 2004/551/GUSP.

4. Den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren får inte handla utöver vad som anges i det dokument genom vilket delegeringen eller vidaredelegeringen beslutas. Den delegerade eller vidaredelegerade ansvariga utanordnaren får för sina uppgifter anlita en eller flera anställda med uppdrag att under den förstnämndes ansvar utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för att genomföra budgeten och redovisningen.

Artikel 5

1. Utanordnaren skall ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter och se till att detta sker på ett lagligt och korrekt sätt samt i överensstämmelse med principerna om sund ekonomisk förvaltning.

2. För att verkställa utgifter skall den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren göra budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollera och godkänna utgifter samt vidta de förberedelser som krävs för att anslag skall kunna utnyttjas.

3. Verkställigheten av inkomster skall innefatta att beräknade och utestående fordringar fastställs och att betalningskrav upprättas. Den kan också innefatta att fastställda fordringar skrivs av.

4. Den delegerade utanordnaren skall i enlighet med de miniminormer som fastställs av byrån, och med beaktande av de risker som är förenade med förvaltningsmiljön samt de finansierade åtgärdernas art, inrätta en organisatorisk struktur samt interna system och förfaranden för förvaltning och kontroll som är anpassade till de uppgifter som han eller hon skall utföra, inklusive efterhandskontroller i erforderliga fall. Innan en transaktion får godkännas skall dess operativa och ekonomiska aspekter kontrolleras av tjänstemän som är oberoende av den tjänsteman som tagit initiativet till transaktionen. Förhands- och efterhandskontrollen av transaktionen samt initiativet till densamma skall vara åtskilda funktioner.

5. Alla anställda som ansvarar för att kontrollera finansiella transaktioner skall ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften. De skall följa särskilda regler för denna tjänsteutövning, som skall fastställas av byrån.

6. Varje anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen eller vid kontroller av enskilda transaktioner och som bedömer att ett beslut, som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta, utgör en oegentlighet eller ett brott mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning eller de bestämmelser som gäller för yrket och som denne är skyldig att följa, skall skriftligen underrätta den delegerade utanordnaren om detta, och – om denne inte vidtar någon åtgärd – skriftligen underrätta den instans som avses i artikel 13.4. Utanordnaren skall, när det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada byråns intressen, underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning.

7. Utanordnaren skall genom en årlig verksamhetsrapport med bifogade uppgifter om de finansiella förhållandena och om förvaltningen hålla styrelsen underrättad om sina åtgärder. Denna rapport skall innehålla en redogörelse för de resultat som uppnåtts i förhållande till de uppställda målen, vilka risker som är förenade med de aktuella åtgärderna, vilka resurser som utnyttjats och hur systemet för intern kontroll fungerar. Internrevisorn skall ta del av den årliga verksamhetsrapporten och av andra uppgifter som fastställts.







Avsnitt 3

Åtskillnad mellan initiativet till och kontrollen av en transaktion

Artikel 6

1. Med initiativ till en transaktion skall avses alla uppgifter som normalt utförs av den personal som avses i artikel 5.4 och 5.5 innan den behöriga utanordnaren, som har erhållit sina befogenheter via delegering eller vidaredelegering, antar en rättsakt som utgör led i budgetgenomförandet.

2. Med förhandskontroll av en transaktion skall avses alla kontroller som utförs på förhand av den behöriga delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren för att kontrollera transaktionens operativa och ekonomiska aspekter.

3. Minst en förhandskontroll skall göras av varje transaktion. Syftet skall vara att kontrollera följande:

a) Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta föreskrifter, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördragen, tillämplig lagstiftning och i förekommande fall kontraktsvillkor.

b) Att principerna för en sund ekonomisk förvaltning tillämpas.

4. Efterhandskontrollerna, som sker i form av kontroller av dokument och vid behov på plats, syftar till att kontrollera att de transaktioner som finansieras via budgeten har utförts på ett korrekt sätt och att i synnerhet villkoren i punkt 3 har uppfyllts. Kontrollerna kan ske i form av stickprovskontroller på grundval av en riskanalys.

5. Tjänstemän och övriga anställda som ansvarar för de kontroller som anges i punkterna 2 och 4 får inte vara desamma som de som initierar transaktioner enligt punkt 1 och får inte heller vara deras underordnade.







Avsnitt 4

Förfaranden för förvaltning och intern kontroll

Artikel 7

Reglerna och förfarandena för förvaltning och intern kontroll skall syfta till

a) att uppfylla målen för byråns politik, program och åtgärder enligt principen om en sund ekonomisk förvaltning,

b) att respektera EU-rätten och byråns miniminormer för kontrollerna,

c) att skydda byråns tillgångar och information,

d) att förebygga och upptäcka oegentligheter, felaktigheter och bedrägerier,

e) att identifiera och förebygga risker knutna till förvaltningen av medlen,

f) att framställa tillförlitlig information om finansiella frågor och förvaltning,

g) att förvara styrkande handlingar om åtgärder som sammanhänger med eller följer på budgetgenomförandet eller handlingar som utgör led i budgetgenomförandet,

h) att förvara handlingar rörande de förhandssäkerheter som byrån kräver samt att föra en journal för att möjliggöra en lämplig kontroll av dessa säkerheter.







Avsnitt 5

Räkenskapsföraren

Artikel 8

Byrån skall utnämna en räkenskapsförare bland de tjänstemän som avses i artikel 11.3.1 i gemensam åtgärd 2004/551/GUSP. Räkenskapsföraren skall utses av styrelsen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som styrks genom utbildningsbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet.

Artikel 9

1. Räkenskapsföraren skall såsom byråns ansvarige

a) ansvara för att betalningar fullgörs på korrekt sätt samt för att kräva in inkomster och driva in fastställda fordringar,

b) utarbeta och redovisa räkenskaperna,

c) föra räkenskaperna,

d) fastställa regler och metoder för hur räkenskaperna skall föras samt utforma kontoplanen,

e) utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnaren utformar för att lämna eller styrka bokföringsuppgifter,

f) förvalta likvida medel.

2. Räkenskapsföraren skall från utanordnarna, som skall ansvara för uppgifternas tillförlitlighet, få de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av byråns tillgångar samt av budgetgenomförandet.

3. Om inte annat följer av artikel 11 skall endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga finansiella medel och andra tillgångar. Han eller hon skall ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

Artikel 10

Räkenskapsföraren får delegera vissa av sina uppgifter till underordnade som avses i artikel 11.3.1 i gemensam åtgärd 2004/551/GUSP. De uppgifter som överlåts skall anges i den handling genom vilken delegeringen sker.







Avsnitt 6

Förskottsförvaltaren

Artikel 11

För betalning av mindre utgifter och inkassering av andra inkomster än bidrag från de deltagande medlemsstaterna får det upprättas förskottskonton, som skall krediteras med nödvändiga medel av byråns räkenskapsförare och skötas av en förskottsförvaltare som utses av byråns räkenskapsförare.







KAPITEL 2

De finansiella aktörernas ansvar







Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 12

1. Delegerade eller vidaredelegerade utanordnare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av den myndighet som utsett dem, utan att detta påverkar möjligheten att vidta eventuella disciplinåtgärder.

2. Räkenskapsförare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av den myndighet som utsett dem, utan att detta påverkar möjligheten att vidta eventuella disciplinåtgärder.

3. Förskottsförvaltare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av den myndighet som utsett dem, utan att detta påverkar möjligheten att vidta eventuella disciplinåtgärder.

4. Bestämmelserna i detta kapitel skall inte påverka möjligheten att ställa de anställda som avses i denna artikel till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen och om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller medlemsstaterna är delaktiga i.

5. Varje utanordnare, räkenskapsförare eller förskottsförvaltare skall kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk ersättning. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada byråns intressen, skall sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning.







Avsnitt 2

Regler för utanordnare genom delegering eller vidaredelegering

Artikel 13

1. Utanordnaren kan bli skyldig att helt eller delvis ersätta den skada som byrån lidit till följd av ett allvarligt fel som utanordnaren begått i eller i samband med tjänsten, särskilt när han eller hon fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtagande eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta dessa finansiella bestämmelser. Detsamma gäller om en utanordnare genom att begå ett allvarligt fel underlåter att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, eller utan giltig orsak underlåter eller dröjer med att upprätta ett betalningskrav, eller utan giltig orsak underlåter eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och därigenom förorsakar byrån ett civilrättsligt ansvar gentemot tredje man.

2. En delegerad eller vidaredelegerad utanordnare som anser att ett beslut som det åvilar honom eller henne att fatta strider mot gällande bestämmelser eller mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning, skall skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skriftlig och motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, skall utanordnaren befrias från ansvar.

3. Om utanordnarens befogenhet delegeras vidare inom samma avdelning skall den först delegerade utanordnaren fortfarande ansvara för att systemen för förvaltning och internkontroll är effektiva, samt för sitt val av vidaredelegerad utanordnare.

4. Byrån skall inrätta en särskild självständigt fungerande instans med ansvar för att undersöka förekomsten av finansiella oegentligheter samt konsekvenserna av sådana oegentligheter. Byrån skall på grundval av ett yttrande från denna instans fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk ersättning skall inledas. Om instansen upptäcker ett systemfel skall den överlämna en rapport med sina rekommendationer till utanordnaren och till den delegerade utanordnaren, förutsatt att denne inte är den inblandade, samt till internrevisorn.







Avsnitt 3

Bestämmelser för räkenskapsförare och förskottsförvaltare

Artikel 14

Räkenskapsförare kan bli skyldiga att helt eller delvis ersätta den skada som byrån lidit till följd av ett allvarligt fel som de begått i eller i samband med tjänsten. Särskilt följande utgör allvarliga fel som räkenskapsförare kan ställas till ansvar för:

a) När de begår fel som orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

b) När de gör otillbörliga ändringar i bankkonton eller postgirokonton.

c) När de gör inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.

d) När de inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

Artikel 15

Förskottsförvaltare kan bli skyldiga att helt eller delvis ersätta den skada som byrån lidit till följd av ett allvarligt fel som de begått i eller i samband med tjänsten. Särskilt följande åtgärder utgör ett allvarligt fel som förskottsförvaltare kan ställas till ansvar för:

a) När de begår fel som orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

b) När de inte med korrekta dokument kan styrka betalningar de gjort.

c) När de betalar till andra parter än berättigade betalningsmottagare.

d) När de inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.







KAPITEL 3

Handläggning av inkomster







Avsnitt 1

Göra byråns inkomster disponibla

Artikel 16

En beräkning av de inkomster som utgörs av diverse inkomster och bidrag från de deltagande medlemsstaterna skall föras in i den allmänna budgeten i euro. Bidragen från de deltagande medlemsstaterna skall täcka summan av de anslag som har tagits upp i den allmänna budgeten efter avdrag av diverse inkomster.







Avsnitt 2

Beräkning av fordringar

Artikel 17

1. Före varje åtgärd eller situation som kan medföra eller ändra en fordran för byrån skall den behörige utanordnaren göra en beräkning av fordringen.

2. För dessa belopp skall den behörige utanordnaren upprätta ett betalningskrav.







Avsnitt 3

Fastställande av fordringar

Artikel 18

1. Fastställande av en fordran är den handling genom vilken den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skall

a) kontrollera att gäldenärens skulder existerar,

b) bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dettas storlek,

c) kontrollera fordringens förfallovillkor.

2. Byråns inkomster och varje fordran som är säker, utgörs av ett fast belopp och är förfallen till betalning skall fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljd av en debetnota ställd till gäldenären, och båda dokumenten skall upprättas av den behörige utanordnaren.

3. Betalningar som skett på felaktiga grunder skall återkrävas.







Avsnitt 4

Godkännande av inkassering

Artikel 19

1. Ett godkännande av en inkassering är den handling genom vilken den delegerade eller vidaredelegerade behöriga utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som han eller hon har fastställt genom att utfärda ett betalningskrav.

2. Byrån får införa ett formellt förfarande för att fastställa fordringar på andra gäldenärer än stater genom ett beslut som skall verkställas enligt de civilprocessrättsliga regler som gäller i den medlemsstat där det genomförs.







Avsnitt 5

Betalningskrav och dröjsmålsränta

Artikel 20

1. Räkenskapsföraren skall ansvara för betalningskraven för fordringar som den delegerade eller vidaredelegerade behöriga utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Han eller hon skall på lämpligt sätt se till att byråns fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.

Räkenskapsföraren skall kräva in medel genom avräkning i de fall samma gäldenär har en fordran på byrån, förutsatt att denna fordran är säker, utgörs av ett fast belopp och är förfallen till betalning.

2. Om den behöriga utanordnaren överväger att avstå från att kräva in en fastställd fordran skall han eller hon först försäkra sig om att detta beslut är formellt korrekt och överensstämmer med principerna för en sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet enligt de förfaranden och kriterier som fastställs i genomförandebestämmelserna. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran skall vara motiverat.

Artikel 21

1. Ränta skall beräknas på alla fordringar som inte betalats tillbaka före förfallodagen enligt punkterna 2 och 3.

2. Räntesatsen för fordringar som inte återbetalats på förfallodagen är den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner och som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien; den räntesats som används som utgångspunkt skall vara den som gäller den första kalenderdagen i den månad då förfallodagen infaller, ökat med

a) sju procentenheter när fordran har uppkommit i samband med offentlig upphandling av varor och tjänster,

b) tre och en halv procentenheter i alla andra fall.

3. Ränta skall beräknas från kalenderdagen efter den förfallodag som anges i debetnotan, till den kalenderdag då hela fordran är återbetald.

4. Vid delbetalning skall avräkning först göras på de dröjsmålsräntor som fastställs enligt punkterna 2 och 3.

5. Om en gäldenär vars skuld utgörs av böter ställer en finansiell säkerhet som godkänns av räkenskapsföraren i stället för att göra en preliminär betalning skall ränta räknas från förfallodagen och beräknas till den räntesats som avses i punkt 2, men endast ökad med en och en halv procentenhet.







KAPITEL 4

Handläggning av utgifter

Artikel 22

1. Varje utgift skall vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.

2. Utgiftsåtagandet skall föregås av ett finansieringsbeslut som fattats av byrån eller av de myndigheter till vilka ansvaret för sådana beslut delegerats av byrån.







Avsnitt 1

Åtagande av utgifter

Artikel 23

1. Ett budgetmässigt åtagande skall bestå i att avdela de anslag som är nödvändiga för att effektuera senare betalningar för att uppfylla ett rättsligt åtagande. Ett rättsligt åtagande är den handling genom vilken utanordnaren ingår eller fastställer en förpliktelse som ger upphov till en utgift. Det budgetmässiga och det rättsliga åtagandet skall ingås av samma utanordnare, utom i de vederbörligen motiverade fall som anges i genomförandebestämmelserna.

2. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är fastställt. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera ett enskilt åtagande fortfarande saknas. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.

3. Om den åtgärd som ett budgetmässigt åtagande skall täcka sträcker sig över mer än ett budgetår får åtagandet delas upp i årliga delåtaganden bara om detta är tillåtet enligt grundrättsakten eller om det gäller administrativa utgifter. Om det budgetmässiga åtagandet på detta sätt är uppdelat i årliga delåtaganden skall detta anges i det rättsliga åtagandet, utom när det gäller personalutgifter.

Artikel 24

1. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar budgeten skall den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetmässigt åtagande innan han eller hon ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.

2. Övergripande budgetmässiga åtaganden skall täcka hela den sammanlagda kostnaden för motsvarande enskilda rättsliga åtaganden som ingås till och med den 31 december år n + 1.

Om inte annat följer av artikel 23.3 skall de enskilda rättsliga åtaganden som rör enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden ingås senast den 31 december år n.

Vid utgången av de perioder som anges i första och andra styckena skall den behöriga utanordnaren frigöra den outnyttjade delen av dessa budgetmässiga åtaganden.

När ett enskilt rättsligt åtagande ingås som en följd av ett övergripande åtagande skall den behöriga utanordnaren, före undertecknande, föra in beloppet i budgeträkenskaperna och räkna av beloppet mot det övergripande åtagandet.

3. För rättsliga åtaganden som ingåtts för åtgärder som sträcker sig över mer än ett budgetår och för motsvarande budgetmässiga åtaganden, skall det – med undantag för personalutgifter – fastställas en tidsfrist inom vilken åtagandena skall vara uppfyllda; tidsfristen skall fastställas i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

De delar av dessa åtaganden som inte har genomförts sex månader efter detta datum skall dras tillbaka och motsvarande anslag skall förfalla.

När ett rättsligt åtagande inte har lett till någon utbetalning under en period på tre år skall den behöriga utanordnaren dra tillbaka det.

Artikel 25

1. När ett budgetmässigt åtagande ingås skall den behöriga utanordnaren försäkra sig om

a) att rätt budgetrubrik belastas,

b) att anslagen är disponibla,

c) att utgifterna överensstämmer med bestämmelserna i fördragen, i budgeten, i detta beslut och i tillämplig lagstiftning,

d) att principerna för en sund ekonomisk förvaltning har följts.

2. När ett rättsligt åtagande ingås, skall utanordnaren försäkra sig om

a) att det finns täckning för åtagandet i form av motsvarande budgetåtagande,

b) att utgifterna är formellt korrekta och överensstämmer med bestämmelserna i fördragen, i budgeten, i detta beslut och i tillämplig lagstiftning,

c) att principerna för en sund ekonomisk förvaltning har följts.







Avsnitt 2

Kontroll av utgifter

Artikel 26

Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren skall

a) kontrollera att borgenärens anspråk existerar,

b) bestämma eller kontrollera fordringens riktighet och belopp,

c) kontrollera fordringens förfallovillkor.







Avsnitt 3

Godkännande av utgifter

Artikel 27

Godkännande av utgifter är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren efter att ha kontrollerat att det finns disponibla anslag och genom att utfärda en betalningsorder ger räkenskapsföraren i instruktion att betala en utgift som han eller hon har kontrollerat.







Avsnitt 4

Utbetalning

Artikel 28

1. En betalning får endast ske under förutsättning att det är styrkt att motsvarande verksamhet överensstämmer med bestämmelserna i grundrättsakten eller kontraktet och omfattar en eller flera av följande transaktioner:

a) En betalning av hela det utestående beloppet.

b) En betalning av det utestående beloppet på något av följande sätt: i) En förhandsfinansiering, eventuellt uppdelad i flera utbetalningar. ii) En eller flera mellanliggande utbetalningar. iii) Det utestående beloppet regleras genom en slutbetalning.

2. Vid bokföringen skall det göras åtskillnad mellan de olika typer av betalning som avses i punkt 1.

Artikel 29

1. Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

2. Andra betalningar än sådana som kommer från förskottskonton så som föreskrivs i artikel 11 skall undertecknas av såväl räkenskapsföraren eller en delegerad räkenskapsförare som utanordnaren eller en delegerad utanordnare.







Avsnitt 5

Tidsfrister för betalningar

Artikel 30

1. Utestående belopp skall betalas inom 45 kalenderdagar från den dag då en godkänd begäran om betalning registrerades av den behöriga avdelningen hos utanordnaren; med betalningsdag avses det datum då byråns konto debiteras.

En begäran om betalning skall inte godkännas om en eller flera nödvändiga uppgifter saknas.

2. Den tidsfrist som anges i punkt 1 skall vara 30 kalenderdagar om det gäller betalningar som rör kontrakt om tjänster eller varukontrakt, såvida inget annat anges i kontraktet.

3. För de kontrakt eller överenskommelser där betalning endast kan ske efter det att en rapport har godkänts, skall de tidsfrister som avses i punkterna 1 och 2 börja löpa när den berörda rapporten har godkänts, vilket skall meddelas uttryckligen genom att betalningsmottagaren informeras eller underförstått eftersom tidsfristen för godkännande enligt kontraktet har gått ut utan att ha förlängts genom ett formellt dokument till betalningsmottagaren.

Denna tidsfrist för godkännande får inte överstiga

a) 20 kalenderdagar för enkla kontrakt om tillhandahållande av varor och tjänster,

b) 45 kalenderdagar för andra kontrakt och överenskommelser om bidrag, och

c) 60 kalenderdagar för kontrakt i vilka det tekniska arbete som tillhandahålls är särskilt svårt att utvärdera.

4. Den behöriga utanordnaren kan förlänga tidsfristen för betalning genom att när som helst under den period som anges i punkt 1 informera borgenärerna om att det begärda beloppet inte kan betalas på grund av att det inte är utestående eller att relevanta styrkande handlingar saknas. Om den behöriga utanordnaren får kännedom om uppgifter som kan tyda på att vissa utgifter som angivits i begäran om utbetalning inte berättigar till medel från gemenskapen får utanordnaren förlänga betalningsfristen på så sätt att kompletterande kontroller kan utföras, inklusive kontroller på platsen, för att fastställa om de aktuella utgifterna berättigar till utbetalning. Utanordnaren skall i så fall snarast möjligt underrätta betalningsmottagaren.

Tidsfristen för den återstående betalningen skall löpa från den dag då en korrekt begäran om betalning registrerats för första gången.

5. När den relevanta tidsfristen enligt punkterna 1 och 2 har löpt ut kan borgenären, inom två månader efter mottagandet av den försenade betalningen, begära ränta enligt följande bestämmelser:

a) Räntesatserna skall vara de som avses i artikel 21.2 första stycket.

b) Ränta skall betalas från den kalenderdag som följer på den dag då tidsfristen för betalning löpte ut till och med betalningsdagen.

Bestämmelsen i första stycket skall inte tillämpas på medlemsstaterna.







KAPITEL 5

Datasystem

Artikel 31

Om inkomster eller utgifter hanteras med hjälp av datasystem får underskrifter göras elektroniskt.







KAPITEL 6

Internrevisorn

Artikel 32

Byrån skall inrätta en funktion för internrevision som skall skötas enligt relevanta internationella normer. Den av byrån utsedda internrevisorn skall gentemot byrån vara ansvarig för att kontrollera att systemen och förfarandena för att genomföra budgeten fungerar tillfredsställande. Internrevisorn får inte samtidigt utöva befogenheter som utanordnare eller räkenskapsförare.

Artikel 33

1. Internrevisorn skall ge råd till byrån i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja en sund ekonomisk förvaltning.

Internrevisorn skall framför allt ansvara för att

a) bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur de olika avdelningarna genomför politik, program och åtgärder med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dessa,

b) bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för budgetens genomförande är lämpligt utformade och effektiva.

2. Internrevisorns tjänsteutövning skall omfatta hela byråns verksamhet och alla dess avdelningar. Internrevisorn skall ha fullständig och obegränsad tillgång till all information som han eller hon behöver för sin tjänsteutövning, vid behov på platsen, även i medlemsstaterna och i tredjeländer.

3. Internrevisorn skall rapportera till byrån om sina konstateranden och rekommendationer. Byrån skall se till att lämpliga åtgärder vidtas för att följa upp internrevisorns rekommendationer. Internrevisorn skall vidare förelägga byrån en årlig rapport om internrevisionen med angivande av antalet och typen av internrevisioner som genomförts, rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits efter dessa rekommendationer.

4. Verkställande direktören skall varje år till styrelsen överlämna en rapport med en sammanfattning av antalet och typen av internrevisioner som genomförts, rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits efter dessa rekommendationer.

Artikel 34

Särskilda regler för internrevisorn skall fastställas av byrån för att garantera internrevisorns totala oberoende i tjänsteutövningen och fastställa hans eller hennes ansvarsområden.







AVDELNING III

UPPHANDLING







KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser







Avsnitt 1

Tillämpningsområde och principer för kontraktstilldelning

Artikel 35

1. Med offentliga kontrakt avses kontrakt med ekonomiska villkor, som ingås skriftligen av byrån som agerar som upphandlande myndighet, vilka gäller tillhandahållande mot betalning av lös eller fast egendom, utförande av byggentreprenader eller tillhandahållande av tjänster, där betalningen helt eller delvis belastar den allmänna budgeten.

Offentliga kontrakt kan avse

a) inköp eller hyra av en fastighet,

b) varukontrakt,

c) byggentreprenadkontrakt, eller

d) tjänstekontrakt.

Artikel 36

1. Alla offentliga kontrakt som helt eller delvis finansieras genom den allmänna budgeten skall omfattas av principerna om insyn och öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering.

2. Alla kontrakt om upphandling skall lämnas ut på anbud för ett så brett deltagande som möjligt, utom i de fall då förhandlat förfarande enligt artikel 38 d används.







Avsnitt 2

Offentliggörande

Artikel 37

1. Alla kontrakt där värdet överstiger tröskelvärdena i Europaparlamentets och rådets direktiv om samordning av förfarandena för tilldelning av offentliga varukontrakt, tjänstekontrakt och byggentreprenadkontrakt skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

Meddelanden om upphandling skall offentliggöras i förväg och får bara underlåtas i de fall med låga kontraktsbelopp som avses i artikel 66.

Offentliggörande av vissa uppgifter efter det att kontraktet tilldelats får utelämnas om offentliggörandet av uppgifterna skulle hindra tillämpningen av lagstiftningen, stå i strid med det allmänna intresset, vara till skada för offentliga eller privata företags legitima affärsintressen eller snedvrida den sunda konkurrensen mellan företagen.

2. Kontrakt med ett värde som ligger under tröskelvärdena i artikel 66 skall offentliggöras på lämpligt sätt.







Avsnitt 3

Upphandlingsförfaranden

Artikel 38

Upphandlingsförfarandena skall ske i någon av följande former:

a) Öppet förfarande.

b) Selektivt förfarande.

c) Tävlingar.

d) Förhandlat förfarande.

Artikel 39

Europaparlamentets och rådets direktiv om samordning av förfarandena för tilldelning av offentliga varukontrakt, tjänstekontrakt och byggentreprenadkontrakt skall fastställa de tröskelvärden som avgör

a) hur offentliggörandet enligt artikel 37 skall ske,

b) valet av förfarande enligt artikel 38, och

c) tidsfristerna.







Avsnitt 4

Anbudsinfordran

Artikel 40

Syftet med kontraktet skall anges fullständigt, tydligt och exakt i upphandlingsdokumenten.

Artikel 41

Deltagande i anbudsförfaranden skall på lika villkor vara öppet för alla fysiska och juridiska personer som omfattas av fördragen, samt för alla fysiska och juridiska personer i ett tredjeland som har ingått ett särskilt avtal med gemenskaperna i fråga om offentlig upphandling och vilkas deltagande sker på de villkor som anges i det avtalet.

Artikel 42

Om det multilaterala avtalet om offentlig upphandling inom ramen för Världshandelsorganisationen är tillämpligt, skall möjligheten att delta i anbudsförfaranden i enlighet med avtalets bestämmelser vara öppen även för medborgare i de länder som har ratificerat det avtalet.

Artikel 43

1. Anbudssökande och anbudsgivare skall uteslutas från deltagande i upphandling om de

a) är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra författningar,

b) har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom,

c) har gjort sig skyldiga till ett allvarligt fel i yrkesutövningen, såvida detta på något sätt kan styrkas av den upphandlande myndigheten,

d) inte har fullgjort sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade eller i det land där den upphandlande myndigheten finns, eller där kontraktet skall genomföras,

e) i en lagakraftvunnen dom har dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan olaglig verksamhet som skadar gemenskapens eller byråns ekonomiska intressen,

f) i samband med ett annat upphandlingsförfarande eller ett förfarande för beviljande av bidrag som finansierats genom Europeiska unionens budget eller byråns allmänna budget har konstaterats bryta mot sina kontraktsförpliktelser på ett allvarligt sätt.

2. Anbudssökande och anbudsgivare skall försäkra att de inte befinner sig i någon av de situationer som anges i punkt 1.

Artikel 44

Kontrakt får inte tilldelas anbudssökande eller anbudsgivare som i samband med upphandlingsförfarandet

a) befinner sig i intressekonflikt,

b) har lämnat felaktiga uppgifter till den upphandlande myndigheten i fråga om de krav som måste uppfyllas för att få delta i anbudsförfarandet, eller som inte har lämnat de uppgifter som krävs.

Artikel 45

Byrån skall inrätta en central databas med närmare uppgifter om anbudssökande och anbudsgivare som befinner sig i någon av de situationer som anges i artiklarna 43 och 44. Det enda syftet med denna databas skall vara att, med beaktande av gemenskapslagstiftningen om behandling av personuppgifter, säkerställa en korrekt tillämpning av artiklarna 43 och 44.

Artikel 46

En anbudssökande eller anbudsgivare som befinner sig i någon av de situationer som medför uteslutning enligt artiklarna 43 och 44 kan, efter att ha getts möjlighet att yttra sig, bli föremål för administrativa eller ekonomiska påföljder från den upphandlande myndighetens sida.

Dessa påföljder kan bestå i

a) att anbudssökanden eller anbudsgivaren under högst fem år utesluts från deltagande i upphandlingar och inte får beviljas bidrag som finansieras genom byråns allmänna budget,

b) att entreprenören blir föremål för ekonomiska påföljder i det fall som avses i artikel 43.1 f, eller anbudssökanden eller anbudsgivaren i de fall som avses i artikel 44; sådana påföljder skall endast utdömas om fallet bedöms som allvarligt och får inte överstiga värdet på det aktuella kontraktet.

De påföljder som utdöms skall stå i proportion till kontraktets betydelse och till hur allvarlig förseelsen är.

Artikel 47

1. Alla kontrakt skall tilldelas utifrån urvalskriterier, som syftar till att bedöma anbudsgivarens eller anbudssökandens kapacitet, samt tilldelningskriterier, som syftar till att värdera själva anbuden; dessa kriterier skall fastställas i förväg och anges i upphandlingsdokumenten.

2. Kontrakt får tilldelas den som erbjuder det lägsta priset eller den vars bud ekonomiskt sett är mest fördelaktigt.

Artikel 48

1. Förfarandena för inlämning och mottagande av anbud skall vara utformade så att det kan garanteras att en verklig konkurrens råder och att anbudens innehåll förblir hemligt tills de öppnas.

2. Den upphandlande myndigheten får enligt villkoren i genomförandebestämmelserna kräva att anbudsgivarna ställer en säkerhet som garanti för att anbuden inte dras tillbaka.

3. Utom där kontrakten omfattar små belopp enligt artikel 66.3 skall ansökningarna eller anbuden alltid öppnas av en särskild kommitté som utses för ändamålet. Alla ansökningar eller anbud som denna kommitté inte bedömer vara förenliga med gällande bestämmelser skall förkastas.

4. Alla ansökningar eller anbud som godkänns som formellt korrekta av den kommitté som ansvarar för öppnandet skall därefter bedömas utifrån de i förväg fastställda urvals- och tilldelningskriterier som anges i upphandlingsdokumenten; denna bedömning skall utföras av en kommitté som särskilt utses för det ändamålet, och för att föreslå vem som skall tilldelas kontraktet.

Artikel 49

Medan förfarandet för tilldelning av kontrakt pågår får kontakter mellan anbudssökandena eller anbudsgivarna och den upphandlande myndigheten endast ske på ett sätt som garanterar öppenhet och likabehandling. Sådana kontakter får varken leda till att villkoren för anbudsförfarandet ändras eller till att ett enskilt anbud ändras.

Artikel 50

1. Utanordnaren skall avgöra vem som skall tilldelas kontraktet, utifrån de i förväg fastställda urvals- och tilldelningskriterier som anges i upphandlingsdokumenten samt upphandlingsbestämmelserna.

2. Den upphandlande myndigheten skall informera alla anbudssökande och anbudsgivare vars ansökningar förkastats om orsaken till detta, och alla som lämnat formellt korrekta anbud och ansökningar som prövats skall, om de skriftligen begär detta, informeras om vilka relativa kvaliteter och fördelar som kännetecknar det anbud som slutligen valts, samt namnet på den som lämnat det anbudet. Information behöver dock inte lämnas ut om detta skulle hindra tillämpningen av lagstiftningen, stå i strid med det allmänna intresset, vara till skada för offentliga eller privata företags legitima affärsintressen eller snedvrida den lojala konkurrensen mellan dessa.

Artikel 51

Fram till dess att ett kontrakt undertecknats skall den upphandlande myndigheten ha rätt att avstå från att ingå ett enskilt avtal eller att avbryta upphandlingsförfarandet utan att anbudssökande eller anbudsgivare kan göra anspråk på någon ersättning. Sådana beslut skall motiveras, och anbudsgivarna och anbudssökandena skall underrättas.







Avsnitt 5

Säkerheter och kontroll

Artikel 52

Den upphandlande myndigheten får och skall i vissa fall som anges i genomförandebestämmelser kräva att entreprenören i förväg ställer en säkerhet för att

a) garantera ett fullgott genomförande av kontraktet,

b) begränsa de ekonomiska risker som är förknippade med utbetalning av förfinansieringen.

Artikel 53

1. Om byrån under det att ett upphandlingsförfarande pågår eller ett kontrakt genomförs upptäcker att väsentliga fel eller oegentligheter begåtts eller att bedrägeri förekommit skall den avbryta genomförandet.

2. Om dessa fel, oegentligheter eller bedrägerier kan tillskrivas entreprenören, får byrån dessutom hålla inne planerade betalningar eller återkräva redan utbetalade belopp, i proportion till omfattningen av felen, oegentligheterna eller bedrägerierna.







KAPITEL 2

Genomförandevillkor

Artikel 54

1. Ett ramkontrakt är ett avtal som ingås mellan byrån som agerar som upphandlande myndighet och en ekonomisk aktör för att fastställa huvudvillkoren för en rad specifika kontrakt under en given period, särskilt vad gäller löptid, syfte, priser och utförandevillkor samt planerade kvantiteter.

Den upphandlande myndigheten kan också ingå multipla ramkontrakt, dvs. separata kontrakt med identiska villkor som tilldelas flera varu- eller tjänsteleverantörer. I de specifikationer som avses i artikel 69 skall anges högsta antal aktörer med vilka den upphandlande myndigheten kan ingå kontrakt.

Dessa ramkontrakt får inte löpa längre än fyra år, utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom syftet med ramkontraktet.

Byrån får inte missbruka ramkontrakten eller använda dem på ett sätt som avser eller får till följd att konkurrensen hindras, begränsas eller snedvrids.

2. Specifika kontrakt som bygger på ramkontrakt skall tilldelas enligt villkoren i ramkontraktet.

3. Endast specifika kontrakt som ingåtts i enlighet med ramkontrakt skall föregås av ett budgetmässigt åtagande.







Avsnitt 1

Offentliggörande

Artikel 55

1. Vid upphandlingar som omfattas av direktiven om offentlig upphandling skall offentliggörandet bestå i ett förhandsmeddelande, ett meddelande om upphandling samt ett meddelande om tilldelning av kontraktet.

2. I förhandsmeddelandet skall byrån i informationssyfte ange det beräknade totalbeloppet för kontrakten per tjänstekategori eller produktgrupp och de viktigaste villkoren i de byggentreprenadkontrakt som myndigheterna avser att tilldela under ett budgetår i de fall då det beräknade totalvärdet motsvarar eller överskrider beloppsgränserna i artikel 67.

Förhandsmeddelandet skall sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer snarast möjligt och i vart fall före den 31 mars varje budgetår när det gäller varukontrakt och tjänstekontrakt och, beträffande byggentreprenadkontrakt, snarast möjligt efter ett beslut om godkännande av programmet avseende sådana kontrakt.

3. Meddelandet om upphandling skall vara byråns sätt att offentliggöra sin avsikt att inleda ett upphandlingsförfarande. Det skall vara obligatoriskt för upphandlingar vars slutsumma uppskattas till minst de beloppsgränser som fastställs i artikel 68 a och c.

Vid en öppen anbudsinfordran skall det anges i detta meddelande vilken dag, tid och på vilken plats den kommitté som utsetts att öppna anbuden skall sammanträda och att anbudsgivarna har rätt att närvara.

När byrån önskar anordna en tävling skall den meddela sina avsikter i ett meddelande.

4. I meddelandet om tilldelning av kontrakt skall resultatet av upphandlingsförfarandet anges. Det skall vara obligatoriskt för upphandlingar vars värde minst uppgår till de trösklar som fastställs i artikel 68. Meddelandet skall inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelats enligt ett ramkontrakt.

Meddelandet om tilldelning skall sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer senast 48 kalenderdagar efter datum för undertecknandet av kontraktet.

5. Meddelandena skall utarbetas i enlighet med de förlagor som är fogade till direktiv 2001/78/EG ( 3 ).

Artikel 56

1. Upphandlingar med ett kontraktsvärde som ligger under beloppsgränserna i artiklarna 67 och 68 samt tjänsteupphandlingar som tas upp i bilaga I B till rådets direktiv 92/50/EEG av den 18 juni 1992 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av tjänster ( 4 ) skall offentliggöras på ett sätt som öppnar för konkurrens och garanterar ett opartiskt upphandlingsförfarande. Detta innebär:

a) I de fall där inget meddelande om upphandling enligt artikel 55 har offentliggjorts, en uppmaning till intresseanmälan för upphandlingar som omfattar ett liknande område till ett värde som är minst lika med beloppet i artikel 65.1.

b) Ett årligt offentliggörande av en förteckning över entreprenörer med angivelse av det tilldelade kontraktets syfte och belopp.

2. En förteckning över entreprenörer som tilldelats fastighetskontrakt skall offentliggöras årligen, med uppgift om kontraktens syfte och värde. Denna förteckning skall sändas till styrelsen.

3. Information om upphandlingar vars värde är minst beloppet i artikel 65.1 skall sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer. De årliga förteckningarna över entreprenörer skall sändas senast den 31 mars efter budgetårets slut.

Förhandspublicering och det årliga offentliggörandet av entreprenörerna för övriga upphandlingar skall ske på byråns webbplats på Internet. Publicering i efterhand skall ske senast den 31 mars påföljande budgetår. Det kan likaledes ske genom Europeiska unionens officiella tidning.

Artikel 57

1. Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer skall offentliggöra de meddelanden som avses i artiklarna 55 och 56 i Europeiska unionens officiella tidning senast tolv kalenderdagar efter det att de sändes.

Denna tidsfrist skall minskas till fem kalenderdagar i fråga om de påskyndade förfarandena enligt artikel 81 och i de fall då meddelandena skrivs och sänds elektroniskt.

2. Byrån skall kunna bevisa vilken dag meddelandet sänts.

Artikel 58

1. Utöver de former för offentliggörande som anges i artiklarna 55, 56 och 57 kan upphandlingar offentliggöras på valfritt sätt, bl.a. elektroniskt. Ett sådant offentliggörande skall innehålla en hänvisning till ett eventuellt meddelande i Europeiska unionens officiella tidning, enligt artikel 57, och får inte föregå detta meddelande, som är det enda giltiga.

2. Vid offentliggörandet får inga anbudssökande eller anbudsgivare diskrimineras, och andra upplysningar får inte lämnas än de som ingår i meddelandet om upphandling, om ett sådant har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.







Avsnitt 2

Upphandlingsförfaranden

Artikel 59

1. Tilldelning av ett kontrakt skall ske antingen efter anbudsinfordran genom ett öppet, selektivt eller förhandlat anbudsförfarande, efter offentliggörande av ett meddelande om upphandling i Europeiska unionens officiella tidning, eller efter ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling, i förekommande fall efter en tävling.

2. Anbudsinfordran skall anses vara öppen när alla berörda ekonomiska aktörer kan lämna ett anbud. Anbudsinfordran skall anses vara selektiv när alla ekonomiska aktörer kan begära att få delta, men endast de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i artikel 74 och som samtidigt skriftligen uppmanas av byrån får inkomma med ett anbud.

Urvalsfasen kan genomföras antingen för varje enskild upphandling eller i syfte att upprätta en företeckning över potentiella anbudssökande i det förfarande som avses i artikel 65.

3. Vid ett förhandlat förfarande skall byrån vända sig till de anbudsgivare som utvalts och som uppfyller urvalskriterierna i artikel 74 och förhandla fram villkoren för upphandlingen med en eller flera av dessa.

Vid förhandlat förfarande med meddelande om upphandling enligt artikel 64 skall byrån samtidigt och skriftligen kalla alla utvalda anbudssökande till förhandlingar.

4. Tävlingar är förfaranden som ger den upphandlande myndigheten möjlighet att, främst inom sådana områden som arkitektur och byggnadsteknik eller databehandling, förvärva en ritning eller en plan som en jury föreslagit efter jämförelse av flera förslag, med eller utan utdelning av priser.

Artikel 60

1. Vid ett selektivt förfarande, inklusive förfarandet enligt artikel 65, skall minst fem sökande uppmanas att lämna anbud under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.

Den upphandlande myndigheten får också föreskriva om högst 20 sökande, beroende på syftet med upphandlingen och på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier. I detta fall skall intervallet och kriterierna anges i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan enligt artiklarna 55 och 56.

Under alla omständigheter skall antalet sökande som uppmanas att lämna anbud vara tillräckligt stort för att garantera en reell konkurrens.

2. Vid ett förhandlat förfarande får antalet sökande som kallas till förhandlingar inte vara lägre än tre under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.

Under alla omständigheter skall antalet sökande som uppmanas att lämna anbud vara tillräckligt stort för att garantera en reell konkurrens.

Bestämmelsen i andra stycket skall inte gälla för de kontrakt till mycket låga belopp som avses i artikel 66.3.

Artikel 61

Vid förhandlat förfarande skall byrån och anbudsgivarna tillsammans förhandla om de anbud som lagts fram och anpassa dem till villkoren i det meddelande om upphandling som avses i artikel 55, eller i specifikationerna och i eventuella kompletterande dokument, i syfte att komma fram till vilket anbud som är mest fördelaktigt. Byrån skall under förhandlingarna garantera lika behandling av alla anbudsgivare.

Artikel 62

1. Reglerna för att anordna en tävling skall göras tillgängliga för dem som är intresserade av att delta. Antalet sökande som inbjuds att delta måste under alla omständigheter vara tillräckligt för att garantera en verklig konkurrens.

2. Juryn skall utses av den behöriga utanordnaren. Den skall uteslutande bestå av fysiska personer utan anknytning till tävlingsdeltagarna. Om särskilda yrkeskvalifikationer krävs av tävlingsdeltagarna skall minst en tredjedel av juryledamöterna ha samma eller likvärdiga kvalifikationer.

Juryn skall vara självständig i sina yttranden. Bidragen skall läggas fram anonymt, och juryns yttranden skall uteslutande bygga på de kriterier som anges i meddelandet om tävlingen.

3. Juryns förslag, som grundar sig på varje bidrags förtjänster, samt anmärkningar skall lämnas i ett protokoll som undertecknas av ledamöterna. Sökandena skall förbli anonyma fram till dess att juryn lämnat sitt yttrande.

4. Den upphandlande myndigheten skall därefter fatta ett beslut med angivande av den valda sökandens namn och adress samt skälen till valet med hänsyn till de kriterier som offentliggjorts i meddelandet om tävlingen, i synnerhet om det skiljer sig från de förslag som lämnats i juryns yttrande.

Artikel 63

1. Byrån får använda sig av det förhandlade förfarandet utan att ha offentliggjort något meddelande om upphandling i följande fall:

a) Om, efter avslutningen av det inledande förfarandet, inga anbud eller inga godtagbara anbud har lämnats vid ett öppet eller selektivt förfarande, och under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i de dokument för anbudsinfordran som avses i artikel 69.

b) Då det uppdrag som kontraktet gäller av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss ekonomisk aktör.

c) Om detta är absolut nödvändigt i fall där man inte kan iaktta de tidsfrister som krävs vid de andra förfarandena och som föreskrivs i artiklarna 79, 80 och 81, på grund av synnerlig brådska, som föranleds av oförutsedda omständigheter som inte kan tillskrivas byrån men som kan äventyra byråns intressen.

d) Om ett tjänstekontrakt följer på en tävling och kontraktet enligt gällande regler skall tilldelas vinnaren eller någon av vinnarna. I det senare fallet skall alla vinnare kallas till förhandlingar.

e) Om det rör sig om kompletterande tjänster och byggentreprenader som inte ingick i det ursprungliga projektförslaget och heller inte omfattas av det första kontraktet, men som genom omständigheter som den upphandlande myndigheten inte kunnat förutse har blivit nödvändiga för att det skall gå att utföra tjänsterna eller byggentreprenaderna, i enlighet med villkoren i punkt 2.

f) Om det rör sig om kompletterande kontrakt för en upprepning av tjänster eller byggentreprenader som i liknande form utförts av samma entreprenör som för den första upphandlingen efter ett beslut av byrån, dock under förutsättning att de nya tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena ingår i ett ursprungligt projekt, som upphandlats genom öppet eller selektivt förfarande.

g) Om det rör sig om varukontrakt: i) Om det rör sig om kompletterande leveranser som antingen syftar till att delvis förnya varor eller installationer, eller till att öka redan förekommande leveranser eller installationer, i de fall då ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper med inkompatibilitet eller oproportionerliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll som följd. Varaktigheten av sådana kontrakt får inte överstiga tre år. ii) Om tillverkningen endast har forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål, med undantag av tester av den kommersiella lönsamheten och kvantitetsproduktion för att täcka forsknings- och utvecklingskostnaderna.

h) Om det rör sig om fastighetskontrakt, efter det att den lokala marknaden kartlagts.

i) För upphandlingar som understiger den beloppsgräns som fastställs i artikel 66.2.

2. För de kompletterande tjänster eller byggentreprenader som avses i punkt 1 e kan den upphandlande myndigheten använda sig av ett förhandlat förfarande utan att först offentliggöra något meddelande om upphandling under förutsättning att den entreprenör som redan fullgör kontraktet anlitas, och

a) om de kompletterande kontrakten av tekniska eller ekonomiska skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för den upphandlande myndigheten, eller

b) om dessa tjänster eller byggentreprenader, även om de går att skilja från det ursprungliga kontraktet, är absolut nödvändiga för att kontraktet skall gå att fullfölja.

Det sammanlagda värdet av de kompletterande kontrakten får inte överstiga 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.

3. I de fall som avses i punkt 1 f skall möjligheten att tillämpa ett förhandlat förfarande anges redan i samband med den ursprungliga upphandlingen, och det beräknade sammanlagda värdet på de kompletterande kontrakten skall beaktas för beräkningen av de beloppsgränser som avses i artikel 68. Detta förfarande får bara tillämpas under tre år efter det att det ursprungliga kontraktet slutits.

Artikel 64

1. Byrån får använda det förhandlade förfarandet efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling i följande fall:

a) Om anbuden är felaktiga eller oacceptabla, bl.a. med hänsyn till urvals- eller tilldelningskriterierna i ett öppet eller selektivt förfarande som har avslutats, under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i de dokument för anbudsinfordran som avses i artikel 69.

b) Vid tjänste- och byggentreprenadkontrakt, i undantagsfall om tjänsterna eller byggentreprenaden är av sådant slag eller innebär sådana risker att anbudsgivaren inte kan ange något totalpris i förväg.

c) Om de tjänster som skall tillhandahållas – särskilt finansiella och intellektuella tjänster – är sådana att det inte går att ange tillräckligt noggranna specifikationer för att välja det bästa anbudet enligt bestämmelserna för öppna eller selektiva förfaranden.

d) Vid byggenreprenadkontrakt, om byggentreprenaden endast har forsknings-, experiment- eller utvecklingsändamål och inte syftar till att nå lönsamhet eller täcka forsknings- och utvecklingskostnader.

e) Vid sådana tjänstekontrakt som avses i bilaga I B till direktiv 92/50/EEG, om inte annat följer av artikel 63.1 i.

2. I de fall som avses i punkt 1 a får byrån avstå från att offentliggöra ett meddelande om upphandling om förhandlingarna kommer att föras med alla anbudsgivare som uppfyller urvalskriterierna och som i ett föregående förfarande har lämnat in anbud som uppfyller de formella kraven för upphandlingsförfarandet.

Artikel 65

1. En uppmaning till intresseanmälan skall vara ett sätt att välja ut anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna in anbud under kommande selektiva anbudsinfordringar för kontrakt till ett värde som är minst 50 000 euro, om inte annat följer av artikel 63 eller 64.

2. Den förteckning som upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan skall vara giltig i högst tre år efter den dag då det meddelande som avses i artikel 56.1 a sändes till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer. Alla intresserade kan lämna in en ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, utom under periodens sista tre månader.

3. När det gäller särskilda kontrakt skall den upphandlande myndigheten uppmana antingen alla anbudssökande i förteckningen eller bara vissa av dem, på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier, att lämna in ett anbud.

Artikel 66

1. Upphandlingar vars värde understiger 50 000 euro kan göras via ett selektivt förfarande med minst fem anbudssökande utan någon uppmaning till intresseanmälan, om inte annat följer av artikel 63 eller 64.

2. Det förhandlade förfarandet med minst tre anbudssökande kan användas för kontrakt vars värde är lägre än 13 800 euro.

3. Kontrakt vars värde är lägre än 1 050 euro får tilldelas på grundval av ett enda anbud inom ett förhandlat förfarande.

4. Betalningar från förskottskonton eller betalningar som avser byråns kostnader för att sprida information och som understiger 200 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.

Artikel 67

Beloppsgränserna för offentliggörandet av ett förhandsmeddelande skall vara

a) 750 000 euro för varu- och tjänstekontrakt enligt bilaga I A till direktiv 92/50/EEG,

b) 5 923 624 euro för byggentreprenadkontrakt.

Artikel 68

De tröskelvärden som avses i artikel 39 skall vara följande:

a) 154 014 euro för varu- och tjänstekontrakt enligt bilaga I A till direktiv 92/50/EEG, med undantag för kontrakt som gäller forsknings- och utvecklingstjänster enligt kategori 8 i den bilagan,

b) 200 000 euro för tjänstekontrakt enligt bilaga I B till direktiv 92/50/EEG och för kontrakt som gäller forsknings- och utvecklingstjänster enligt kategori 8 i bilaga I A till det direktivet,

c) 5 923 624 euro för byggentreprenadkontrakt.

Artikel 69

1. Bland dokumenten för anbudsinfordran skall följande alltid ingå:

a) Anbudsinfordran eller förhandlingsinbjudan.

b) Bifogade specifikationer med de allmänna villkoren för kontrakten.

c) Kontraktsförlagan.

Dokumenten för anbudsinfordran skall innehålla en hänvisning till de åtgärder för att offentliggöra upphandlingen som vidtas i enlighet med artiklarna 55–58.

2. I anbudsinfordran skall alltid följande anges:

a) Formerna för hur anbuden skall lämnas in och presenteras, särskilt sista inlämningsdatum med klockslag, eventuella krav på att fylla i ett standardiserat svarsformulär, handlingar som skall bifogas, inklusive de handlingar som bestyrker finansiell, ekonomisk och teknisk kapacitet samt yrkeskunnande som avses i artikel 74, samt till vilken adress de skall sändas.

b) Att inlämnandet av ett anbud innebär att tillämpliga specifikationer och allmänna villkor enligt punkt 1 godtas samt att anbudsgivaren är bunden att stå fast vid sitt anbud under hela genomförandeperioden i de fall det antas.

c) Giltighetstiden för anbuden under vilken anbudsgivaren är bunden av villkoren i sitt anbud.

d) Förbud mot all kontakt mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren under hela förfarandet, utom i undantagsfall och, när ett besök på plats planeras, precisering av de exakta villkoren för besök.

3. I specifikationerna skall åtminstone följande anges:

a) De uteslutnings- och urvalskriterier som är tillämpliga på upphandlingen, utom vid selektiva förfaranden och förhandlade förfaranden med föregående offentliggörande av ett meddelande enligt artikel 64. I detta fall skall dessa kriterier anges endast i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan.

b) Upphandlingens tilldelningskriterier och deras inbördes förhållande om detta inte anges i meddelandet om upphandling.

c) De tekniska specifikationer som avses i artikel 70.

d) De minimikrav som alternativa anbud måste uppfylla vid tilldelning enligt principen om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt artikel 77.2, i de fall där den upphandlande myndigheten inte har angett i meddelandet om upphandling att alternativa anbud inte är tillåtna.

e) Tillämpningen av protokollet om immunitet och privilegier eller, i förekommande fall, av Wienkonventionen om diplomatiska respektive konsulära förbindelser.

f) Hur rätten att delta i upphandlingen skall styrkas, i enlighet med artikel 73.

4. I kontraktsförlagan skall bland annat anges:

a) Påföljder om bestämmelserna inte följs.

b) De uppgifter som skall framgå av fakturorna eller de styrkande handlingarna.

c) Vilken lagstiftning som är tillämplig på kontraktet och vilken domstol som är behörig vid eventuella tvister.

5. Byrån får begära att anbudsgivaren skall uppge hur stor del av kontraktet som kommer att läggas ut på underentreprenörer samt vilka underentreprenörer som kommer att anlitas.

Artikel 70

1. De tekniska specifikationerna skall vara utformade så att anbudssökande och anbudsgivare deltar på lika villkor och får inte skapa omotiverade hinder mot att upphandlingen öppnas för konkurrens. I specifikationerna skall också anges vilka egenskaper som krävs av produkter, tjänster, material eller arbeten med hänsyn till vad den upphandlande myndigheten avser att använda dem till.

2. De egenskaper som avses i punkt 1 skall innefatta

a) kvalitetsnivå,

b) miljöprestanda,

c) utformning med tanke på alla krav, inklusive tillgänglighet för funktionshindrade,

d) nivåer och förfaranden för bedömning av huruvida kraven är uppfyllda,

e) ändamålsenlighet,

f) säkerhet eller dimensioner, inklusive, vid varukontrakt, varubeteckning och bruksanvisning samt, för alla kontrakt, terminologi, symboler, provning och provningsmetoder, emballage, märkning och etikettering samt produktionsförfaranden och -metoder,

g) vid byggentreprenadkontrakt även förfaranden för kvalitetssäkring samt regler med avseende på utformning och kostnadsberäkning, villkor för provning, inspektion och godkännande av arbeten, metoder eller konstruktionsteknik, samt andra tekniska villkor, som de upphandlande myndigheterna kan föreskriva i allmänna eller särskilda bestämmelser rörande avslutade arbeten och de material eller delar som ingår i dessa.

3. De tekniska specifikationerna skall utformas enligt följande alternativ:

a) Med hänvisning till europeiska standarder, europeiska tekniska godkännanden, gemensamma tekniska specifikationer när sådana finns, internationella standarder eller andra tekniska referenssystem som utarbetats av de europeiska standardiseringsorganen eller, om sådana inte finns, deras nationella motsvarigheter. Varje hänvisning skall åtföljas av orden ”eller motsvarande”.

b) I termer av prestanda eller funktionskrav: de skall vara tillräckligt detaljerade för att anbudsgivarna skall kunna avgöra syftet med upphandlingen och för att byrån skall kunna tilldela kontraktet.

c) Med en kombination av de kriterier som anges i de två föregående punkterna.

4. Om byrån använder sig av möjligheten att hänvisa till de specifikationer som avses i punkt 3 a får den inte avvisa ett anbud med motiveringen att det inte överensstämmer med nämnda specifikationer, om anbudsgivaren eller anbudssökanden på ett sätt som den upphandlande myndigheten anser vara tillfredsställande bevisar att det motsvarar de krav som ställts.

5. Om byrån väljer att i enlighet med punkt 3 b ange specifikationer i termer av prestanda eller funktionskrav, får den inte avvisa ett anbud som överensstämmer med en nationell standard för införlivande av en europeisk standard, ett europeiskt tekniskt godkännande eller gemensamma tekniska specifikationer, en internationell standard eller ett tekniskt referensmaterial som har utarbetats av ett europeiskt standardiseringsorgan, om dessa specifikationer avser de prestanda eller funktionskrav som krävs.

6. Utom i undantagsfall, som är vederbörligen motiverade mot bakgrund av syftet med upphandlingen, får specifikationerna inte innehålla uppgifter om viss tillverkare, visst ursprung eller särskilt framställningsförfarande, och de får heller inte hänvisa till ett varumärke, ett patent, en typ, ett visst ursprung eller viss produktion som skulle kunna gynna eller utesluta vissa produkter eller ekonomiska aktörer. Om en tillräckligt detaljerad och begriplig beskrivning av syftet med upphandlingen är omöjlig skall hänvisningen åtföljas av orden ”eller motsvarande”.

Artikel 71

1. I dokumenten för anbudsinfordran skall tydligt anges om anbudet skall göras till ett fast pris som inte får ändras.

2. I motsatt fall skall det anges på vilket sätt och/eller på vilka villkor priset får ändras under kontraktets löptid. Den upphandlande myndigheten skall i sådana fall särskilt ta hänsyn till

a) vad upphandlingen gäller och i vilket konjunkturläge den genomförs,

b) uppgifternas och kontraktets art och varaktighet,

c) myndighetens ekonomiska intressen.

Artikel 72

1. Utan att det påverkar tillämpningen av kontraktsenliga påföljder skall anbudssökande eller anbudsgivare och entreprenörer som lämnat felaktiga uppgifter eller allvarligt har underlåtit att uppfylla sina kontraktsförpliktelser vid en tidigare upphandling uteslutas från deltagande i upphandlingar och inte beviljas bidrag ur byråns allmänna budget under en period på upp till två år, räknat från den tidpunkt då förseelsen konstaterats, vilket skall bekräftas efter det att entreprenören getts tillfälle att yttra sig.

Denna period får förlängas till tre år om liknande händelser upprepas inom fem år efter den första förseelsen.

Anbudsgivare eller anbudssökande som lämnat felaktiga uppgifter skall också bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av kontraktets sammanlagda värde.

Entreprenörer som allvarligt underlåtit att uppfylla sina kontraktsförpliktelser skall bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av kontraktets sammanlagda värde.

Procentsatsen får höjas till en nivå mellan 4 % och 20 % om liknande händelser upprepas inom fem år från den första förseelsen.

2. I de fall som avses i artikel 43.1 a, c och d skall anbudssökande och anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingar och inte beviljas bidrag under en period på upp till två år räknat från den dag då förseelsen konstaterats, vilket skall bekräftas efter det att entreprenören getts tillfälle att yttra sig.

I de fall som avses i artikel 43.1 b och e skall anbudssökande och anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingar och inte beviljas bidrag i minst ett och högst fyra år efter det att domen delgetts.

Dessa perioder får förlängas till fem år om liknande händelser upprepas inom fem år efter den första förseelsen eller första domen.

3. De fall som avses i artikel 43.1 e skall omfatta följande:

a) Fall av bedrägerier som avses i artikel 1 i konventionen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, upprättad genom rådets akt av den 26 juli 1995 ( 5 ).

b) Fall av korruption som avses i artikel 3 i konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, upprättad genom rådets akt av den 26 maj 1997 ( 6 ).

c) Deltagande i en kriminell organisation, enligt definitionen i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott ( 7 ).

d) Deltagande i tvättning av pengar enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar ( 8 ).

Artikel 73

1. Den upphandlande myndigheten skall som tillräckligt bevis för att anbudssökanden eller anbudsgivaren inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 43.1 a, b eller e godta ett aktuellt utdrag ur ett officiellt register eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en aktuell handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda.

2. Den upphandlande myndigheten skall som tillräckligt bevis för att anbudssökanden eller anbudsgivaren inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 43.1 d godta ett aktuellt intyg från en behörig myndighet i det berörda landet.

Om landet i fråga inte utfärdar sådana handlingar eller intyg får dessa ersättas med en försäkran under ed eller åtminstone på heder och samvete som vederbörande avgett inför en rättslig eller administrativ myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen kommer från.

3. De handlingar som avses i punkterna 1 och 2 skall i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren eller anbudssökanden är etablerad gälla juridiska och/eller fysiska personer, och, där så krävs enligt den upphandlande myndighetens bedömning, företagsledare eller andra aktörer med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos anbudssökanden eller anbudsgivaren.

Artikel 74

1. Byrån skall fastställa urvalskriterier som är öppna och tydliga och utformade så att lika behandling garanteras.

2. Vid varje upphandlingsförfarande skall följande urvalskriterier tillämpas:

a) Anbudsgivarens eller anbudssökandens rätt att delta avgörs efter att det har kontrollerats att inget av de fall som leder till uteslutning som avses i artiklarna 43 och 44 föreligger.

b) Anbudsgivarens eller anbudssökandens finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande utgör ytterligare urvalskriterier. Den upphandlande myndigheten får fastställa en minimikapacitet under vilken anbudssökande inte godkänns.

3. En anbudsgivare eller anbudssökande kan bli ombedd att styrka att han, enligt nationell lagstiftning, har rätt att utföra kontraktet, vilket bevisas av inskrivning i ett handels- eller yrkesregister, en försäkran under ed, ett intyg, medlemskap i en specialorganisation, uttryckligt tillstånd eller momsregistrering.

4. Byrån skall i meddelandet om upphandling, uppmaningen till intresseanmälan eller anbudsinfordran närmare ange vad som godtas som bevis för anbudsgivarnas eller anbudssökandenas rättsliga ställning och rättskapacitet.

5. För att styrka anbudssökandens eller anbudsgivarens finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande får den upphandlande myndigheten inte begära upplysningar utöver syftet med upphandlingen och skall beakta de ekonomiska aktörernas legitima intressen, särskilt i fråga om skyddet av företagets tekniska hemligheter och affärshemligheter.

Artikel 75

1. Den ekonomiska och finansiella kapaciteten kan styrkas med hjälp av en eller flera av följande handlingar:

a) Relevanta intyg från banker eller bevis om relevant ansvarsförsäkring för verksamheten.

b) Balansräkning eller utdrag ur balansräkning för åtminstone de två senaste verksamhetsåren med årsbokslut i de fall då offentlig redovisning av balansräkningen krävs enligt bolagslagstiftningen i det land där den ekonomiska aktören är etablerad.

c) Uppgift om total omsättning och omsättning för de entreprenader, varor eller tjänster som upphandlingen gäller under en period som högst kan omfatta de tre senaste räkenskapsåren.

2. Om en anbudsgivare eller anbudssökande av exceptionella skäl, som den upphandlande myndigheten anser vara berättigade, inte kan lämna de efterfrågade handlingarna får anbudsgivaren eller anbudssökanden bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på annat sätt som den upphandlande myndigheten bedömer lämpligt.

3. En ekonomisk aktör får vid behov och när det gäller ett visst kontrakt hänvisa till andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall skall han bevisa för den upphandlande myndigheten att han kommer att förfoga över nödvändiga resurser för att genomföra kontraktet, t.ex. genom att lägga fram enheternas åtagande att bistå med dessa resurser.

Artikel 76

1. Ekonomiska aktörers tekniska kapacitet och yrkeskunnande skall bedömas och bekräftas enligt bestämmelserna i punkterna 2 och 3. I samband med upphandlingar av varor som kräver installationsarbeten, tjänster och/eller bygg- och anläggningsarbeten skall förmågan särskilt bedömas på grundval av yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet.

2. Tjänsteleverantörens eller entreprenörens tekniska kapacitet och yrkeskunnande kan, beroende på de aktuella varornas, tjänsternas eller bygg- och anläggningsarbetenas art, kvantitet eller omfattning och användningsområde styrkas genom följande dokument:

a) En beskrivning av vad tjänsteleverantören eller entreprenören har för utbildning och yrkeskvalifikationer och/eller motsvarande uppgifter beträffande personer i ledande ställning, särskilt den eller de personer som skall ansvara för utförandet av tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena.

b) En förteckning över i) de huvudsakliga tjänster och varuleveranser som utförts under de tre senaste åren, med uppgift om belopp, datum och offentliga eller privata mottagare, ii) arbeten som genomförts under de senaste fem åren, med angivelse av belopp, datum och ort. Förteckningen över de mest omfattande bygg- och anläggningsarbetena skall styrkas av intyg om att de utförts på tillfredsställande sätt, med uppgift om de utförts enligt gängse branschnormer och slutförts på ett korrekt sätt.

c) En beskrivning av teknisk utrustning, redskap och material som skall användas av tjänsteleverantören eller entreprenören för att utföra ett tjänste- eller byggentreprenadkontrakt.

d) En beskrivning av de åtgärder som skall vidtas för att kvalitetssäkra varor och tjänster samt av tjänsteleverantörens eller entreprenörens undersöknings- och forskningsresurser.

e) Namn på de tekniker eller tekniska organ som anlitas, även om de inte är direkt knutna till tjänsteleverantören eller entreprenören, särskilt sådana som ansvarar för kvalitetskontrollen.

f) Prover, beskrivningar och/eller autentiska fotografier av de varor som skall levereras, och/eller intyg från officiella och behöriga institutioner för kvalitetskontroll, av vilka det skall framgå att varorna uppfyller specifikationerna eller gällande standarder.

g) Uppgift om årsgenomsnittet för antalet anställda och antalet anställda med ledningsfunktion hos leverantören eller entreprenören under de senaste tre åren.

h) Uppgift om hur stor del av kontraktet tjänsteleverantören eller entreprenören eventuellt tänker lägga ut på underentreprenad.

Då mottagaren av de tjänster eller varor som avses i b i varit byrån skall detta styrkas med intyg som utfärdats eller attesterats av den behöriga myndigheten.

3. Om de tjänster eller varor som skall levereras är komplexa eller, i undantagsfall, är avsedda för ett särskilt ändamål kan den tekniska kapaciteten och yrkeskunnandet kontrolleras av den upphandlande myndigheten själv eller, å dennas vägnar, av ett behörigt offentligt organ i tjänsteleverantörens eller entreprenörens etableringsland, förutsatt att detta organ ger sitt samtycke. Kontrollen skall ge besked om tjänsteleverantörens eller entreprenörens tekniska kapacitet och produktionskapacitet och, vid behov, dennes forsknings- och utvecklingsresurser samt kvalitetskontroll.

4. Tjänsteleverantören eller entreprenören får vid behov och när det gäller ett visst kontrakt hänvisa till andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av sina förbindelser med dessa enheter. I detta fall skall han bevisa för den upphandlande myndigheten att han kommer att förfoga över nödvändiga resurser för att genomföra kontraktet, t.ex. genom att lägga fram enheternas åtagande att bistå med dessa resurser.

Artikel 77

1. Kontrakt skall tilldelas på något av följande två sätt:

a) Den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset får kontraktet, förutsatt att anbudet uppfyller angivna villkor och formella krav.

b) Kontraktet tilldelas den som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

2. Som det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet skall anses det som är mest kostnadseffektivt med hänsyn till kriterier som är motiverade av syftet med upphandlingen, t.ex. offererat pris, tekniska förtjänster, estetiska och funktionella egenskaper, miljöhänsyn, driftkostnader, lönsamhet, leverans- eller genomförandedatum samt service efter upphandlingen och tekniskt stöd.

3. Den upphandlande myndigheten skall i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna precisera vilken vikt den kommer att fästa vid vart och ett av de kriterier som avgör vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt.

Viktningen av priskriteriet i förhållande till övriga kriterier får inte medföra att priskriteriet neutraliseras i valet av entreprenör.

Om det i undantagsfall inte är tekniskt möjligt att göra en viktning, t.ex. på grund av syftet med upphandlingen, skall den upphandlande myndigheten endast meddela prioriteringsordning för kriterierna med det viktigaste först.

Artikel 78

1. Om det i en viss upphandling förekommer anbud som verkar vara onormalt låga, skall den upphandlande myndigheten, innan den förkastar dessa anbud av endast detta skäl, skriftligen begära sådana förtydliganden om anbudens sammansättning som den anser sig behöva, och sedan parterna fått lämna sina synpunkter granska anbudets innehåll mot bakgrund av dessa förtydliganden.

Den upphandlande myndigheten får särskilt beakta förtydliganden som gäller

a) besparingar avseende tillverkningssättet för varorna, sättet att tillhandahålla tjänsterna eller byggmetoderna,

b) tekniska lösningar eller ovanligt gynnsamma förhållanden som anbudsgivaren kan räkna med, samt

c) anbudets originalitet.

2. En upphandlande myndighet som konstaterar att ett anbud är onormalt lågt på grund av statligt stöd får inte förkasta anbudet enbart av detta skäl om anbudsgivaren inom en rimlig svarstid som skall fastställas av den upphandlande myndigheten kan bevisa att stödet har tilldelats definitivt och i enlighet med de förfaranden och beslut som anges i gemenskapens regler om statligt stöd.

Artikel 79

1. Tidsfristerna för mottagande av anbud och anbudsansökningar skall fastställas i kalenderdagar av byrån och skall vara tillräckligt långa för att de berörda skall ha rimlig tid på sig att utarbeta och lämna in sina anbud, med särskild hänsyn till hur komplicerad upphandlingen är, och om det är nödvändigt att göra ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats.

2. För öppna förfaranden skall anbudsfristen vara minst 52 dagar från den dag då meddelandet om upphandling sändes ut.

3. För selektiva och förhandlade förfaranden med föregående meddelande om upphandling skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 37 dagar från den dag då meddelandet om upphandling sändes ut.

För selektiva förfaranden som gäller upphandlingar över de beloppsgränser som anges i artikel 68 skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 40 dagar från den dag då anbudsinfordran sändes ut.

För de selektiva förfaranden som avses i artikel 65 skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 21 dagar från den dag då anbudsinfordran sändes ut.

4. Om byrån i enlighet med artikel 55 har sänt ett förhandsmeddelande för offentliggörande med all information som krävs enligt meddelandet om upphandling, minst 52 dagar och högst tolv månader innan meddelandet om upphandling sändes ut, kan vid öppna förfaranden anbudsfristen i allmänhet minskas till 36 dagar, men får aldrig understiga 22 dagar från den dag då meddelandet om upphandling sändes ut, medan tidsfristen för selektiva förfaranden på motsvarande sätt kan minskas till 26 dagar från den dag då anbudsinfordran sändes ut.

Artikel 80

1. Förutsatt att en begäran om information gjorts i god tid före utgången av anbudsfristen skall, inom sex kalenderdagar efter det att begäran mottagits, specifikationerna och de kompletterande handlingarna sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt att få specifikationerna eller visat intresse för att lämna anbud.

2. Förutsatt att begäran gjorts i god tid skall kompletterande information om specifikationerna samtidigt sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att lämna anbud senast sex dagar före den dag då anbudsfristen löper ut, eller, vad avser begäran om information som inkommer mindre än åtta kalenderdagar före sista dagen för inlämnande av anbud, så snart som möjligt efter det att begäran inkommit.

3. Om specifikationerna och de kompletterande handlingarna eller informationen inte kan tillhandahållas inom de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2, eller om det inte går att lämna anbud utan ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats, skall de anbudsfrister som avses i artikel 79 förlängas så att alla ekonomiska aktörer skall kunna få all den information som behövs för att utforma ett anbud. Denna förlängning skall offentliggöras på lämpligt sätt i enlighet med artiklarna 55–58.

4. Om alla dokument för anbudsinfordran är fritt, fullständigt och direkt tillgängliga elektroniskt skall det meddelande om upphandling som avses i artikel 55.3 innehålla adressen till den webbplats där dessa dokument finns.

Eventuella kompletterande dokument och information skall också vara fritt, fullständigt och direkt tillgängliga sedan de sänts till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att lämna anbud.

Artikel 81

1. Om det på grund av vederbörligen motiverad tidsbrist inte är möjligt att iaktta tidsfristerna enligt artikel 79.3 får byrån fastställa följande tidsfrister, som skall räknas i kalenderdagar:

a) För mottagandet av anbudsansökningarna får tidsfristen inte vara kortare än 15 dagar från den dag då meddelandet om upphandling sändes ut.

b) För mottagande av anbud får tidsfristen inte vara kortare än tio dagar från den dag då anbudsinfordran sändes ut.

2. Förutsatt att begäran gjorts i god tid skall kompletterande information om specifikationerna lämnas ut till alla sökande senast fyra kalenderdagar före den fastställda sista dagen för mottagande av anbud.







Avsnitt 3

Behandlingen av anbud och anbudsansökningar

Artikel 82

1. Anbudsansökningar skall lämnas per brev, fax eller e-post. I de två sistnämnda fallen skall ansökan bekräftas i ett brev som skall sändas före utgången av tidsfristerna i artikel 79.

2. Anbudsgivaren får lämna sitt anbud

a) antingen per post, varvid det i dokumenten för anbudsinfordran skall anges att det datum som räknas är det som framgår av den rekommenderade försändelsens poststämpel, eller

b) direkt till byrån av anbudsgivaren själv eller av ett ombud, inbegripet budföretag. I dokumenten för anbudsinfordran skall, utöver den information som avses i artikel 69.2 a, anges till vilken avdelning anbuden skall avlämnas mot ett daterat och undertecknat mottagningsbevis.

3. För att bibehålla sekretessen och undvika problem om anbuden sänds med post skall följande text finnas med i anbudsinfordran:

”Anbudshandlingarna skall läggas i ett inner- och ett ytterkuvert, vilka skall vara tillslutna. Innerkuvertet skall vara ställt till mottagande enhet, enligt uppgift i anbudsinfordran. Följande skall vara skrivet på innerkuvertet: Appel d'offres – à ne pas ouvrir par le service du courrier (Anbudsinfordran – får ej öppnas av postpersonalen). Om självhäftande kuvert används måste de slutas med tejp, och avsändaren måste signera tvärs över denna tejp.”

Artikel 83

1. Varje anbudsansökan och anbud som uppfyller villkoren i artikel 82.1 och 82.2 skall öppnas.

2. För upphandlingar vars värde överstiger den beloppsgräns som anges i artikel 66.2 skall den behöriga utanordnaren utse en särskild kommitté som öppnar anbuden.

Kommittén skall bestå av minst tre ledamöter som skall företräda minst två organisatoriska enheter inom byrån, utan hierarkisk koppling sinsemellan. Dessa ledamöter skall undvika alla intressekonflikter.

3. En eller flera ledamöter av den kommitté som öppnar anbuden skall parafera de dokument som visar vilken dag och vilket klockslag anbuden sändes.

Vidare skall de parafera

a) antingen varje sida i varje anbud, eller

b) första sidan och den finansiella översikt som bifogas varje anbud, förutsatt att originalanbudets integritet kan garanteras med lämplig teknik av en avdelning som är oberoende av utanordningsavdelningen.

Vid tilldelning av kontrakt till lägstbjudande i enlighet med artikel 77.1 a skall priserna i alla de formellt godtagbara anbuden offentliggöras.

Kommittéledamöterna skall underteckna protokollet från det möte då anbuden öppnades, i vilket skall anges vilka anbud som uppfyller respektive inte uppfyller villkoren och skälen till att de sistnämnda inte uppfyller villkoren med avseende på formerna för hur anbud skall lämnas enligt artikel 82.

Artikel 84

1. Alla anbudsansökningar och anbud som förklarats uppfylla villkoren skall utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté på grundval av tidigare meddelade uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier.

Utvärderingskommittén skall utses av den behöriga utanordnaren och skall avge ett rådgivande yttrande vid upphandlingar för belopp över den beloppsgräns som anges i artikel 66.2.

2. Utvärderingskommittén skall bestå av minst tre ledamöter som skall företräda minst två organisatoriska enheter inom den berörda byrån, utan hierarkisk koppling sinsemellan. Dessa ledamöter skall undvika alla intressekonflikter. Utvärderingskommittén får ha samma sammansättning som den kommitté som ansvarar för att öppna anbuden.

3. Anbudsansökningar och anbud skall avvisas om de inte uppfyller alla väsentliga eller särskilda krav som anges i dokumentationen för anbudsinfordran.

Utvärderingskommittén får emellertid uppmana anbudssökande eller anbudsgivare att inom en angiven tidsfrist komplettera eller förtydliga uppgifterna i de styrkande handlingar som skall framläggas för bedömningen av kriterierna för uteslutning och urval.

4. I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 78 skall utvärderingskommittén begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.

Artikel 85

Dessa finansiella bestämmelser skall inte påverka befintliga åtgärder som vidtagits av medlemsstaterna enligt artikel 296 i EG-fördraget eller enligt artikel 4 i direktiv 92/50/EEG, artikel 2 i rådets direktiv 93/36/EEG av den 14 juni 1993 om samordning av förfarandet vid offentlig upphandling av varor ( 9 ) eller artikel 2 i rådets direktiv 93/37/EEG av den 14 juni 1993 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av byggentreprenader ( 10 ).







AVDELNING IV

KONTROLL, REVISION OCH REDOVISNING

Artikel 86

Verkställande direktören skall för styrelsen var tredje månad lägga fram en redovisning över verkställandet av inkomster och utgifter under de senaste tre månaderna och sedan början av budgetåret.

Artikel 87

1. Efter varje budgetårs slut skall extern revision genomföras av de utgifter och inkomster som byrån förvaltar.

2. Dessutom får styrelsen på förslag från verkställande direktören eller en medlemsstat när som helst utse externa revisorer, vars uppdrag och arbetsvillkor skall fastställas av styrelsen.

3. För de externa revisionerna skall ett kollegium av sex revisorer inrättas. Styrelsen skall varje år utse två ledamöter för en period av tre år, som inte kan förlängas, bland de kandidater som föreslås av medlemsstaterna. Kandidaterna skall vara ledamöter av ett nationellt revisionsorgan i en medlemsstat och erbjuda tillräckliga säkerhetsgarantier och garantier för oberoende. De skall vid behov kunna stå till förfogande för att utföra uppdrag för byråns räkning. När kollegieledamöterna utför dessa uppdrag

a) skall de fortsatt avlönas av sitt ursprungliga revisionsorgan och skall från byrån endast få ersättning för sina kostnader i samband med tjänsteresa i överensstämmelse med de regler som gäller för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna i motsvarande lönegrad,

b) får de begära och ta emot instruktioner endast från styrelsen; inom sitt revisionsmandat skall revisorskollegiet och dess ledamöter vara helt oberoende och ensamma ansvariga för genomförandet av den externa revisionen,

c) skall de avlägga rapport om sitt uppdrag endast till styrelsen,

d) skall de kontrollera att de inkomster och utgifter som byrån förvaltar har verkställts i överensstämmelse med tillämplig lagstiftning och principerna för en sund ekonomisk förvaltning, dvs. i överensstämmelse med principerna om sparsamhet, ändamålsenlighet och effektivitet.

4. Revisorskollegiet skall varje år välja sin ordförande för det kommande budgetåret. Det skall anta tillämpliga regler för de revisioner som ledamöterna genomför i överensstämmelse med högsta internationella standard. Revisorskollegiet skall godkänna de av ledamöterna upprättade revisionsrapporterna innan dessa överlämnas till verkställande direktören och styrelsen.

5. De personer som ansvarar för revision av byråns inkomster och utgifter skall innan de utför sitt uppdrag ha bemyndigats att få tillgång till rådets sekretessbelagda uppgifter minst upp till nivån SECRET UE eller ha fått ett motsvarande bemyndigande av en medlemsstat, alltefter omständigheterna. Dessa personer skall se till att sekretesskyddet av informationen och skyddet av de uppgifter de får kännedom om under revisionsuppdraget respekteras i enlighet med de regler som gäller för denna information och dessa uppgifter.

6. De personer som ansvarar för revision av byråns inkomster och utgifter skall utan dröjsmål och utan anmälan i förväg ha tillgång till handlingar och till innehållet i all datorbaserad information om dessa inkomster och utgifter samt ha tillträde till de lokaler där dessa handlingar och datamedier förvaras. De får ta kopior. De personer som medverkar i verkställandet av byråns inkomster och utgifter skall ge verkställande direktören och de personer som ansvarar för revision av dessa inkomster och utgifter den hjälp som är nödvändig för att de skall kunna fullgöra sitt uppdrag. Kostnaderna för de revisioner som revisorerna genomför skall belasta byråns allmänna budget.

Artikel 88

1. Verkställande direktören skall med hjälp av räkenskapsföraren senast den 31 mars året efter budgetårets slut upprätta och för revisorskollegiet för granskning och yttrande lägga fram ett utkast till årlig förvaltningsrapport, ett utkast till årlig balansräkning samt ett utkast till verksamhetsrapport.

2. Den årliga förvaltningsrapporten skall för varje budget som förvaltas av byrån omfatta anslag, ingångna åtaganden och effektuerade betalningar, samt diverse inkomster och inkomster från medlemsstaterna och andra parter. Balansräkningen skall på aktivsidan visa samtliga tillgångar som tillhör byrån, med beaktande av deras värdeminskningar och eventuella förluster eller avskrivningar, och på passivsidan skall den visa reserverna.

3. Revisorskollegiet skall senast den 15 juni året efter budgetårets slut avge sitt yttrande och lämna sina iakttagelser i fråga om de handlingar som avses i punkt 2.

4. Senast den 31 juli året efter budgetårets slut skall verkställande direktören förelägga styrelsen de handlingar som avses i punkt 2 med revisorskollegiets yttrande och iakttagelser, åtföljda av sina egna svar.

5. Styrelsen skall godkänna den årliga förvaltningsrapporten och balansräkningen. Den skall bevilja ansvarsfrihet för verkställande direktören och räkenskapsföraren för det berörda budgetåret.

6. Den årliga förvaltningsrapporten och den årliga balansräkningen skall efter godkännande offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

7. De samlade räkenskaperna och inventariet skall bevaras av räkenskapsföraren under fem år från den dag då motsvarande ansvarsfrihet beviljades.

Artikel 89

1. Saldot för varje budgetår skall tas upp i budgeten för nästföljande budgetår som inkomst om det rör sig om ett överskott eller som betalningsbemyndigande om det rör sig om ett underskott.

2. Beräkningar av sådana inkomster eller betalningsbemyndiganden skall tas upp i budgeten för det påföljande året under det årliga budgetförfarandet.

3. När räkenskaperna godkänts för varje budgetår skall eventuella avvikelser från beräkningarna tas upp i budgeten för nästföljande budgetår i en ändringsbudget.