2006R0885 — SV — 10.05.2012 — 003.001

Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet

Ändrad genom:









▼B

KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 885/2006

av den 21 juni 2006

om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1290/2005 när det gäller godkännande av utbetalningsställen och andra organ och avslutande av räkenskaperna för EGFJ och EJFLU







EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, med beaktande av rådets förordning (EG) nr 1290/2005 av 21 juni 2005 om finansieringen av den gemensamma jordbrukspolitiken ( 1 ), särskilt artikel 42, och av följande skäl: (1) Efter antagandet av förordning (EG) nr 1 290/2005 bör nya tillämpningsföreskrifter fastställas för godkännandet av utbetalningsställen och andra organ samt för avslutande av räkenskaperna för Europeiska garantifonden för jordbruket (EGFJ) och Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU). Därför bör kommissionens förordning (EG) nr 1663/95 av den 7 juli 1995 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EEG) nr 729/70 i fråga om förfarandet vid avslutande av räkenskaperna för garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) ( 2 ) upphävas och ersättas med en ny förordning. (2) Utbetalningsställen bör godkännas av medlemsstaterna endast om de uppfyller ett minimiantal kriterier som fastställs på gemenskapsnivå. Dessa kriterier bör täcka fyra grundläggande områden: interna förhållanden, kontroller, information och kommunikation samt övervakning. Medlemsstaterna bör ha rätt att fastställa ytterligare ackrediteringskriterier, så att de kan ta hänsyn till ett utbetalningsställes eventuella särdrag. (3) Medlemsstaterna bör åläggas att löpande övervaka sina utbetalningsställen och att inrätta ett system för utbyte av information om eventuella fall av bristfälligt uppfyllande. Ett förfarande bör införas för hanteringen av sådana ärenden, vilket bör omfatta skyldigheten att utarbeta en plan för åtgärdande av alla identifierade brister inom en tidsgräns som skall fastställas. Det förfarande för kontroll av överensstämmelse som fastställs i artikel 31 i förordning (EG) nr 1290/2005 bör tillämpas på sådana utgifter som betalas av utbetalningsställen som fått behålla sitt godkännande av medlemsstaten trots att de inte genomfört en sådan åtgärdsplan inom den fastställda tidsgränsen. (4) Tillämpningsföreskrifter bör fastställas för innehållet i och formatet för den försäkran som avses i artikel 8.1 c iii i förordning (EG) nr 1290/2005. (5) Uppgifterna för det samordningsorgan som avses i artikel 6.3 i förordning (EG) nr 1290/2005 bör klargöras och kriterier fastställas för godkännandet av det. (6) För att säkerställa att de intyg och rapporter som utarbetas av de attesterande organ som avses i artikel 7 i förordning (EG) nr 1290/2005 kan användas av kommissionen i samband med förfarandet för avslutande av räkenskaper bör innehållet i dessa intyg och rapporter fastställas. (7) För att kommissionen skall kunna avsluta räkenskaperna i enlighet med artikel 30 i förordning (EG) nr 1290/2005 bör innehållet specificeras för utbetalningsställenas årsräkenskaper och en tidsgräns fastställas för insändandet av dessa räkenskaper och andra relevanta handlingar till kommissionen. Den period under vilken utbetalningsställena skall hålla verifikationerna för alla utgifter och alla inkomster som avsätts tillgängliga för kommissionen bör också tydliggöras. (8) Det bör också anges att det är kommissionen som skall fastställa formen för och innehållet i den räkenskapsinformation som utbetalningsstället skall vidarebefordra till kommissionen. Denna förordning bör därför också innehålla de regler för användningen av sådan räkenskapsinformation som i dag fastställs i kommissionens förordning (EG) nr 2390/1999 av den 25 oktober 1999 om fastställande av tillämpningsföreskrifter för förordning (EG) nr 1663/95 när det gäller formen av och innehållet i den räkenskapsinformation som medlemsstaterna måste ställa till kommissionens förfogande inom ramen för granskning och godkännande av räkenskaperna för EUGFJ:s garantisektion ( 3 ). Förordning (EG) nr 2390/1999 bör därför upphöra att gälla. (9) Tillämpningsföreskrifter bör fastställas för både förfarandet för avslutande av räkenskaperna enligt artikel 30 i förordning (EG) nr 1290/2005 och förfarandet för kontroll av överensstämmelse enligt artikel 31 i samma förordning; dessa bör omfatta en mekanism som innebär att slutbeloppet dras ifrån eller läggs till någon av de efterföljande utbetalningarna till medlemsstaterna. (10) När det gäller förfarandet för kontroll av överensstämmelse har ett förlikningsorgan inrättats och regler för detta organs sammansättning och verksamhet fastställts i kommissionens beslut 94/442/EG av den 1 juli 1994 om ett förlikningsförfarande i samband med räkenskapsavslutet för garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) ( 4 ). För enkelhetens skull bör dessa regler införas i den här förordningen och, när så är nödvändigt, ändras. Beslut 94/442/EG bör därför upphävas. (11) Om ett utbetalningsställe som är godkänt enligt förordning (EG) nr 1663/95 efter den 16 oktober 2006 tar på sig ansvar för uppgifter som det inte var ansvarigt för innan, krävs ett nytt godkännande av de nya ansvarsområdena enligt de kriterier som anges i denna förordning. Som en övergångsåtgärd bör det vara möjligt att göra en anpassning av godkännandet före den 16 oktober 2007. (12) De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från kommittén för jordbruksfonderna. av följande skäl: HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.







KAPITEL 1

UTBETALNINGSSTÄLLEN OCH ANDRA ORGAN

Artikel 1

Godkännande av utbetalningsställen

1. För att kunna godkännas skall ett utbetalningsställe enligt definitionen i artikel 6.1 i förordning (EG) nr 1290/2005 ha en administrativ organisation och ett system för intern kontroll som uppfyller kriterierna i bilaga I till denna förordning (nedan kallade ”ackrediteringskriterierna”) när det gäller

a) interna förhållanden,

b) kontroller,

c) information och kommunikation, och

d) övervakning.

Medlemsstaterna får fastställa ytterligare ackrediteringskriterier för att ta hänsyn till utbetalningsställets storlek, uppgifter och andra särdrag.

2. För varje utbetalningsställe skall medlemsstaterna utse en myndighet på ministernivå som har behörighet att utfärda och återkalla utbetalningsställets godkännande och utföra de uppgifter som den tilldelas genom denna förordning (nedan kallad ”den behöriga myndigheten”). Medlemsstaten skall meddela detta till kommissionen.

3. Den behöriga myndigheten skall godkänna utbetalningsstället genom ett formellt beslut på grundval av en granskning av ackrediteringskriterierna.

Granskningen skall utföras av ett organ som är fristående från det utbetalningsställe som skall godkännas och den skall särskilt omfatta de rutiner som rör godkännande och verkställande av utbetalningar, skydd av gemenskapens budget, säkerheten hos informationssystem, skötsel av bokföring, ansvarsfördelning samt interna och externa kontrollers lämplighet, allt med avseende på transaktioner som finansieras av Europeiska garantifonden för jordbruket (EGFJ) och Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU).

4. Om den behöriga myndigheten inte anser att utbetalningsstället uppfyller ackrediteringskriterierna skall den utfärda instruktioner till utbetalningsstället som anger vilka villkor det måste uppfylla innan det kan godkännas.

I avvaktan på att de nödvändiga ändringarna görs får ett tillfälligt godkännande beviljas för en period som skall fastställas med hänsyn till hur allvarliga de konstaterade problemen är, men som inte får vara längre än tolv månader. I berättigade fall får kommissionen, på begäran av den berörda medlemsstaten, bevilja en förlängning av perioden.

5. Den informationsöverföring som avses i artikel 8.1 a i förordning (EG) nr 1290/2005 skall ske så fort utbetalningsstället godkänts första gången och i varje fall innan några utgifter som verkställs av detta utbetalningsställe belastar EGFJ eller EJFLU. Den skall åtföljas av deklarationer och handlingar som rör

a) utbetalningsställets ansvarsområden,

b) ansvarsfördelningen mellan utbetalningsställets olika avdelningar,

c) utbetalningsställets förhållande till andra offentliga eller privata organ som ansvarar för genomförandet av åtgärder för vilka utgifterna påförs EGFJ och EJFLU av utbetalningsstället,

d) rutinerna för att ta emot, kontrollera och värdera krav från stödmottagare samt för hur utgifter godkänns, betalas ut och bokförs, och

e) bestämmelserna om säkerheten hos informationssystem.

6. Kommissionen skall meddela kommittén för jordbruksfonderna de utbetalningsställen som godkänts i medlemsstaterna.

Artikel 2

Översyn av godkännanden

1. Den behöriga myndigheten skall ställa de utbetalningsställen för vilka den har ansvaret under kontinuerlig övervakning, bland annat med hjälp av de intyg och rapporter som utfärdas av det attesterande organet enligt artikel 5.3 och 5.4, och skall följa upp eventuella brister som iakttas. Vart tredje år skall den behöriga myndigheten skriftligen delge kommissionen resultaten av övervakningen och ange huruvida utbetalningsställena fortfarande uppfyller ackrediteringskriterierna.

2. Medlemsstaterna skall inrätta ett system som säkerställer att all information som tyder på att ett utbetalningsställe inte uppfyller ackrediteringskriterierna meddelas den behöriga myndigheten utan dröjsmål.

3. Om ett godkänt utbetalningsställe inte längre uppfyller ett eller flera av ackrediteringskriterierna, eller om det finns så allvarliga brister i uppfyllandet att det påverkar utbetalningsställets förmåga att utföra de uppgifter som anges i artikel 6.1 i förordning (EG) nr 1290/2005, skall den behöriga myndighetens godkännande tas upp till ny prövning och en plan utarbetas för att åtgärda de konstaterade bristerna inom en tidsfrist som skall fastställas med hänsyn till hur allvarligt problemet är, men som inte får vara längre än tolv månader från och med den dag då godkännandet tas upp till prövning. I berättigade fall får kommissionen, på begäran av den berörda medlemsstaten, bevilja en förlängning av tidsfristen.

4. Den behöriga myndigheten skall underrätta kommissionen om varje åtgärdsplan som utarbetas i enlighet med punkt 3 samt om planernas genomförande.

5. Om godkännandet återkallas skall den behöriga myndigheten utan dröjsmål godkänna ett annat utbetalningsställe i enlighet med artikel 6.2 i förordning (EG) nr 1290/2005 och artikel 1 i den här förordningen, så att utbetalningarna till stödmottagare inte avbryts.

6. Om kommissionen finner att den behöriga myndigheten inte har fullgjort sin skyldighet att utarbeta en åtgärdsplan enligt punkt 3 eller att utbetalningsstället fått behålla sitt godkännande utan att helt ha genomfört en sådan åtgärdsplan inom den fastställda tidsfristen, skall den hantera kvarvarande brister genom förfarandet för kontroll av överensstämmelse enligt artikel 31 i förordning (EG) nr 1290/2005.

Artikel 3

Försäkran

1. Den försäkran som avses i artikel 8.1 c iii i förordning (EG) nr 1290/2005 skall upprättas i så god tid att det attesterande organet kan avge det yttrande som avses i artikel 5.4 andra stycket led b i den här förordningen.

Försäkran skall utformas i enlighet med bilaga II och får innehålla reservationer som kvantifierar de potentiella finansiella effekterna. I sådana fall skall den innehålla en åtgärdsplan och en exakt tidsplan för genomförandet av denna.

2. Försäkran skall grundas på en effektiv övervakning av det förvaltnings- och kontrollsystem som är i bruk under året.

Artikel 4

Samordningsorgan

1. Det samordningsorgan som avses i artikel 6.3 i förordning (EG) nr 1290/2005 skall vara kommissionens enda samtalspartner i den berörda medlemsstaten när det gäller följande frågor kopplade till EGFJ och EJFLU:

a) Distribueringen av gemenskapens texter och riktlinjer inom detta område till utbetalningsställena och de organ som ansvarar för genomförandet, samt främjandet av en harmoniserad tillämpning av dessa texter och riktlinjer.

b) Den information till kommissionen som avses i artiklarna 6 och 8 i förordning (EG) nr 1290/2005.

c) Kommissionens tillgång till en fullständig förteckning över alla redovisningsuppgifter som krävs för statistik och kontroll.

2. Ett utbetalningsställe får fungera som samordningsorgan under förutsättning att de två olika funktionerna hålls åtskilda.

3. När samordningsorganet fullgör sina uppgifter får det, i enlighet med nationella bestämmelser, utnyttja andra administrativa organ eller avdelningar, särskilt sådana med teknisk eller redovisningsteknisk expertis.

4. Den berörda medlemsstaten skall fatta ett formellt beslut på ministernivå om att godkänna samordningsorganet efter att den försäkrat sig om att organets administrativa rutiner i tillräcklig utsträckning garanterar att organet klarar att utföra de uppgifter som avses i artikel 6.3 andra stycket i förordning (EG) nr 1290/2005.

För att godkännas skall samordningsorganet ha rutiner som säkerställer att

a) alla redogörelser till kommissionen bygger på uppgifter från vederbörligen godkända källor,

b) redogörelser till kommissionen är vederbörligen godkända innan de överlämnas,

c) det finns en fungerande verifikationskedja för den information som överlämnas till kommissionen, och

d) en registrering av den information som tas emot eller överförs lagras på säkert sätt, i pappersformat eller elektroniskt format.

5. Konfidentialiteten, integriteten och tillgängligheten för alla datauppgifter som finns hos samordningsorganet skall säkerställas genom åtgärder som är anpassade till det enskilda samordningsorganets administrativa struktur, personalstyrka och tekniska villkor. De finansiella och tekniska insatserna skall stå i rimlig proportion till de faktiska riskerna.

6. Den information som avses i artikel 6.3 första stycket och artikel 8.1 a i förordning (EG) nr 1290/2005 skall lämnas så fort samordningsorganet godkänts första gången och i varje fall innan några utgifter som verkställs av detta utbetalningsställe belastar EGFJ eller EJFLU. Den skall åtföljas av organets ackrediteringsdokument samt information om de administrativa, redovisningstekniska och interna kontrollvillkoren för organets verksamhet.

Artikel 5

Intyg

1. Det attesterande organ som avses i artikel 7 i förordning (EG) nr 1290/2005 skall utses av den behöriga myndigheten. Verksamhetsmässigt skall detta organ vara fristående från det utbetalningsställe och det samordningsorgan som berörs och förfoga över den tekniska sakkunskap som är nödvändig.

2. Det attesterande organet skall granska det berörda utbetalningsstället i enlighet med internationellt accepterade revisionsnormer med beaktande av eventuella riktlinjer för tillämpningen av dessa normer som fastställts av kommissionen.

Det attesterande organet skall göra sina kontroller både under varje räkenskapsår och efter dess utgång.

3. Det attesterande organet skall utfärda ett intyg som anger om organet med rimlig säkerhet kunnat fastställa att de redovisningar som skall översändas till kommissionen är rättvisande, fullständiga och korrekta, och att de interna kontrollförfarandena har fungerat tillfredsställande.

Intyget skall grundas på en granskning av rutinerna och av ett urval transaktioner. Granskningen skall endast omfatta utbetalningsställets administrativa strukturer i den mån det gäller huruvida strukturen garanterar att överensstämmelse med gemenskapens regler kontrolleras före utbetalning.

4. Det attesterande organet skall sammanställa en rapport om sina iakttagelser. Denna rapport skall omfatta uppgifter som har delegerats eller utförs av de nationella tullmyndigheterna. I rapporten skall följande anges:

a) Om utbetalningsstället uppfyller ackrediteringskriterierna.

b) Om utbetalningsställets rutiner med rimlig säkerhet kan garantera att de utgifter som belastar EGFJ och EJFLU betalats ut i enlighet med gemenskapens regler, samt vilka rekommendationer för förbättringar av rutinerna som eventuellt har lämnats och följts upp.

c) Om årsräkenskaperna enligt artikel 6.1 överensstämmer med bokföringen hos utbetalningsstället.

d) Om kostnadsredovisningen och redovisningen av interventionsverksamhet är en i sak rättvisande, fullständig och korrekt förteckning över den verksamhet som bekostas av EGFJ och EJFLU.

e) Om gemenskapens ekonomiska intressen är tillräckligt skyddade i fråga om förskottsbetalningar, erhållna säkerheter, interventionslager och belopp som skall drivas in.

Rapporten skall åtföljas av följande:

a) Upplysningar om antalet personer som utfört revisionen och deras kvalifikationer, vilket arbete som utförts, antalet undersökta transaktioner, den nivå som uppnåtts för tillförlitlighet och substans, eventuella svagheter som upptäckts och de rekommendationer som har lämnats för förbättring, samt uppgifter om både det attesterande organets och andra redovisningsorgans verksamhet, intern såväl som extern i förhållande till utbetalningsställena, varifrån hela eller delar av det attesterande organets kontroll av rapporterade uppgifter härrör.

b) Ett yttrande om den försäkran som avses i artikel 8.1 c iii i förordning (EG) nr 1290/2005.

▼M2







KAPITEL 1a

INDRIVNING AV SKULDER

Artikel 5a

De minimis

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 6.3 första stycket i rådets förordning (EG) nr 1782/2003 ( 5 ) ska villkoren i artiklarna 32.6 a och 33.7 i förordning (EG) nr 1290/2005 anses uppfyllda om det belopp som ska drivas in från stödmottagaren när det gäller en enskild utbetalning för en stödordning, exklusive ränta, inte överstiger 100 euro.

Artikel 5b

Metod för indrivning

Utan att det påverkar eventuella andra verkställighetsåtgärder enligt nationell lagstiftning ska medlemsstaterna räkna av en stödmottagares eventuella utestående skuld som har fastställts i enlighet med nationell lagstiftning från en eventuell framtida utbetalning som det utbetalningsställe som ansvarar för indrivningen av skulden ska göra till denna stödmottagare.

▼B







KAPITEL 2

AVSLUTANDE AV RÄKENSKAPERNA

▼M1

Artikel 6

Årsräkenskapernas innehåll

De årsräkenskaper som avses i artikel 8.1 c iii i förordning (EG) nr 1290/2005 skall innehålla följande:

a) Avsättningen av inkomster enligt artikel 34 i förordning (EG) nr 1290/2005.

b) Utgifterna för EGFJ, efter avdrag av alla felaktigt utbetalda belopp som inte har drivits in vid räkenskapsårets slut, utom de belopp som anges i led h, med eventuella dithörande räntor, summerade per post och delpost i gemenskapens budget.

c) Utgifterna för EJFLU, per program och åtgärd. Vid programmets slut skall alla felaktigt utbetalda belopp som inte har drivits in, utom de belopp som anges i led h, med eventuella dithörande räntor, dras av från utgifterna för räkenskapsåret i fråga.

d) Uppgifter om utgifter och avsättning av inkomster, eller bekräftelse på att uppgifter om varje transaktion finns registrerade i en datafil som står till kommissionens förfogande.

e) En tabell över avvikelser per post och delpost eller, i EJFLU:s fall, per program och åtgärd, mellan de utgifter och den avsättning av inkomster som deklarerats i årsräkenskaperna och de som deklarerats för samma period i de handlingar som avses i artikel 4.1 c i kommissionens förordning (EG) nr 883/2006 av den 21 juni 2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1290/2005 i fråga om utbetalningsställenas bokföring, sammanställning av utgifter och intäkter samt villkoren för återförande av utgifter inom EGFJ och EJFLU ( 6 ), när det gäller EGFJ, och i artikel 16.2 i den förordningen, när det gäller EJFLU; varje sådan avvikelse skall förklaras.

f) En separat angivelse av de belopp som skall bäras av den berörda medlemsstaten respektive gemenskapen i enlighet med artikel 32.5 första stycket och artikel 32.6 i förordning (EG) nr 1290/2005.

g) En separat angivelse av de belopp som skall bäras av den berörda medlemsstaten respektive gemenskapen i enlighet med artikel 33.8 första stycket och artikel 33.7 i förordning (EG) nr 1290/2005.

h) En tabell över de felaktigt utbetalda belopp som skall återkrävas vid räkenskapsårets slut till följd av oegentligheter i den mening som avses i artikel 1.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 ( 7 ), med eventuella dithörande påföljder och räntor, enligt mallen i bilaga III till den här förordningen.

i) Ett utdrag ur fordringsliggaren över de belopp som skall återkrävas och krediteras antingen EGFJ eller EJFLU, utom de belopp som anges i leden b, c och h, med eventuella dithörande påföljder och räntor, enligt mallen i bilaga IIIa.

j) En sammanfattning av interventionsåtgärder samt en redogörelse för befintliga lagers omfattning och lokalisering vid räkenskapsårets slut.

k) En bekräftelse på att detaljuppgifter om varje förändring av interventionslager finns registrerad hos utbetalningsstället.

▼B

Artikel 7

Överlämnande av uppgifter

1. För avslutande av räkenskaperna i enlighet med artikel 30 i förordning (EEG) nr 1290/2005, skall varje medlemsstat sända följande till kommissionen:

a) De poster som ingår i årsräkenskaperna, enligt artikel 6 i den här förordningen.

b) De intyg och rapporter som utarbetas av attesterande organ (ett eller flera) enligt artikel 5.3 och 5.4 i den här förordningen.

c) En fullständig förteckning över alla redovisningsuppgifter som krävs för statistik och kontroll.

d) Den försäkran (en eller flera) som avses i artikel 3 i den här förordningen.

2. De handlingar och redovisningsuppgifter som avses i första stycket skall sändas till kommissionen senast den 1 februari året efter det berörda räkenskapsåret. De handlingar som avses i led a, b och d i samma stycke skall sändas in i ett exemplar tillsammans med en kopia i elektronisk form, i det format och enligt de villkor som fastställs av kommissionen i enlighet med artikel 18 i förordning (EG) nr 883/2006.

3. På kommissionens begäran eller på medlemsstatens initiativ kan ytterligare uppgifter som rör avslutandet av räkenskaperna sändas till kommissionen fram till en tidsfrist som skall fastställas av kommissionen med hänsyn tagen till det arbete som krävs för att få fram dessa uppgifter. I avsaknad av sådana uppgifter får kommissionen avsluta räkenskaperna på grundval av den information som den förfogar över.

4. Kommissionen kan i berättigade fall bevilja anstånd med insändandet av uppgifter, om begäran lämnas till kommissionen före den berörda tidsfristens utgång.

5. Om en medlemsstat har godkänt fler än ett utbetalningsställe skall den dessutom senast den 15 februari året efter det berörda räkenskapsårets slut till kommissionen sända en sammanfattning sammanställd av samordningsorganet, i vilken det redogörs för de försäkringar som avses i artikel 3 och de intyg som avses i artikel 5.3.

Artikel 8

Form och innehåll för redovisningsuppgifterna

1. Formen för och innehållet i de redovisningsuppgifter som avses i artikel 7.1 c, och anvisningarna för hur de skall sändas till kommissionen, skall fastställas i enlighet med det förfarande som avses i artikel 41.2 i förordning (EG) nr 1290/2005.

2. Redovisningsuppgifterna skall endast användas av kommissionen för

a) fullgörande av kommissionens uppgifter i samband med avslutandet av räkenskaper i enlighet med förordning (EG) nr 1290/2005, och

b) övervakning av utvecklingen och upprättande av prognoser inom jordbrukssektorn.

Revisionsrätten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) skall ha tillgång till uppgifterna för att kunna utföra sina uppgifter.

3. Personuppgifter som ingår i de redovisningsuppgifter som samlas in får bara bearbetas för de ändamål som fastställs i punkt 2. Om kommissionen använder redovisningsuppgifter för det syfte som avses i punkt 2 b skall den avidentifiera uppgifterna och endast bearbeta dem i aggregerad form.

4. Eventuella frågor kring bearbetningen av personuppgifter skall ställas av de berörda personerna till kommissionen i enlighet med bilaga IV.

5. Kommissionen skall säkerställa att redovisningsuppgifterna förblir konfidentiella och säkra.

Artikel 9

Bevarande av redovisningsuppgifter

1. De verifikationer för finansierade utgifter och avsatta inkomster som skall samlas in av EGFJ skall hållas tillgängliga för kommissionen i minst tre år efter det år då kommissionen avslutar räkenskaperna för det aktuella räkenskapsåret i enlighet med artikel 30 i förordning (EG) nr 1290/2005.

2. De verifikationer för finansierade utgifter och avsatta intäkter vilka skall samlas in av EJFLU skall hållas tillgängliga för kommissionen i minst tre år från det år då utbetalningsstället verkställt den slutliga utbetalningen.

3. I fall av oegentligheter och försummelser skall de verifikationer som avses i punkterna 1 och 2 hållas tillgängliga för kommissionen i minst tre år efter det år då hela beloppet drivits in från stödmottagaren och krediteras EGFJ och EJFLU eller då de ekonomiska följderna av den uteblivna indrivningen fastställs i enlighet med artikel 32.5 eller 33.8 i förordning (EG) nr 1290/2005.

4. Vid kontroll av överensstämmelse enligt artikel 31 i förordning (EG) nr 1290/2005 skall de verifikationer som avses i punkterna 1 och 2 i den här artikeln hållas tillgängliga för kommissionen i minst ett år efter det att förfarandet för kontroll av överensstämmelse avslutats eller, om ett beslut om överensstämmelse är föremål för rättsliga förfaranden inför Europeiska gemenskapernas domstol, i minst ett år efter det år då dessa förfaranden avslutats.

▼M3

5. De verifikationer som avses i punkterna 1–4 ska ställas till kommissionens förfogande, antingen i pappersform, elektronisk form eller i båda formerna.

Handlingar får sparas uteslutande i elektronisk form endast om den berörda medlemsstatens nationella lagstiftning tillåter att elektroniska handlingar används som bevis för underliggande transaktioner i nationella domstolsförfaranden.

Om handlingarna endast sparas i elektronisk form ska det system som används vara förenligt med punkt 3.B i bilaga I.

▼B

Artikel 10

Granskning och godkännande av räkenskaper

1. I beslutet om avslutande av räkenskaper som avses i artikel 30 i förordning (EG) nr 1290/2005 skall de utgifter som tas i anspråk i varje medlemsstat under räkenskapsåret i fråga, och som skall belasta EGFJ och EJFLU, fastställas på grundval av de räkenskaper som avses i artikel 6 i den här förordningen tillsammans med eventuella fall av minskningar och tillfälligt inställande enligt artiklarna 17 och 27 i förordning (EG) nr 1290/2005.

För EGFJ skall även de belopp fastställas som skall belasta gemenskapen och de berörda medlemsstaterna enligt artikel 32.5 i förordning (EG) nr 1290/2005.

För EJFLU skall det belopp som fastställs genom beslutet om avslutande av räkenskaper inkludera de medel som kan återanvändas av den berörda medlemsstaten i enlighet med artikel 33.3 c i förordning (EG) nr 1290/2005.

2. När det gäller EGFJ skall det belopp som till följd av beslutet om avslutande av räkenskaper skall betalas in av eller betalas ut till varje medlemsstat, fastställas genom att månadsbetalningarna för det aktuella räkenskapsåret dras av från den utgift som godkänts för samma år enligt punkt 1. Kommissionen skall dra av det beloppet från eller lägga till det till den månatliga utbetalning som avser utgifter under andra månaden efter beslutet om räkenskapsavslutet.

När det gäller EJFLU skall det belopp som till följd av beslutet om avslutande av räkenskaper skall betalas in av eller betalas ut till varje medlemsstat fastställas genom att de mellanliggande utbetalningarna för det aktuella räkenskapsåret dras av från den utgift som godkänts för samma år enligt första stycket. ►M3 Kommissionen ska dra av det beloppet eller lägga till det till den första utgift för vilken medlemsstaten lämnar in en utgiftsdeklaration efter det att det beslut som avses i artikel 30 i förordning (EG) nr 1290/2005 har antagits. ◄

3. Kommissionen skall meddela den berörda medlemsstaten resultaten av kontrollen av de inlämnade uppgifterna, tillsammans med eventuella förslag till ändringar, senast den 31 mars året efter räkenskapsårets slut.

4. Om kommissionen inte kan avsluta medlemsstatens räkenskaper före den 30 april följande år, av skäl som är hänförliga till medlemsstaten i fråga, skall kommissionen underrätta medlemsstaten om de ytterligare undersökningar som den avser att genomföra enligt artikel 37 i förordning (EG) nr 1290/2005.

5. Denna artikel skall i tillämpliga delar gälla för avsättning av inkomster i den mening som avses i artikel 34 i förordning (EG) nr 1290/2005.

Artikel 11

Kontroll av överensstämmelse

1. När kommissionen, till följd av en undersökning, anser att utgifter inte har verkställts i enlighet med gemenskapens regler, skall den meddela den berörda medlemsstaten sina iakttagelser och ange vilka korrigerande åtgärder som skall vidtas för att säkerställa att reglerna följs i framtiden.

Meddelandet skall innehålla en hänvisning till den här artikeln. Medlemsstaten skall besvara meddelandet inom två månader efter det att de tagit emot meddelandet, och kommissionen får ändra sin ståndpunkt på grundval av svaret. I berättigade fall får kommissionen medge förlängning av svarstiden.

Efter utgången av svarstiden skall kommissionen sammankalla ett bilateralt möte och båda parterna skall söka nå en överenskommelse om de åtgärder som skall vidtas samt bedömningen av överträdelsens allvar och den ekonomiska förlust som den åsamkat gemenskapens budget.

2. Inom två månader från den dag då medlemsstaten mottagit protokollet från det bilaterala möte som avses i punkt 1 tredje stycket, skall den inkomma med alla uppgifter som begärts under mötet eller varje annan uppgift som den anser kunna bidra till den pågående granskningen.

I berättigade fall får kommissionen på begäran av medlemsstaten godkänna förlängning av den svarstid som avses i första stycket. Denna begäran skall lämnas till kommissionen före svarstidens utgång.

Efter utgången av den svarstid som avses i första stycket skall kommissionen formellt meddela medlemsstaten sina slutsatser på grundval av de uppgifter som den fått in i samband med kontroll av överensstämmelse. Meddelandet skall innehålla en bedömning av de utgifter som kommissionen avser att utesluta från gemenskapsfinansiering i enlighet med artikel 31 i förordning (EG) nr 1290/2005 och det skall innehålla en hänvisning till artikel 16.1 i den här förordningen.

3. Medlemsstaten skall underrätta kommissionen om de korrigerande åtgärder som den har vidtagit för att säkra att gemenskapens regler följs samt det datum då de börjar tillämpas.

Kommissionen skall, efter att ha granskat de eventuella rapporter som upprättats av förlikningsorganet i enlighet med kapitel 3 i den här förordningen, om nödvändigt anta ett eller flera beslut enligt artikel 31 i förordning (EG) nr 1290/2005 för att från gemenskapsfinansiering utesluta utgifter som verkställts i strid med gemenskapens regler till dess att medlemsstaten genomfört de korrigerande åtgärderna.

Vid bedömningen av de utgifter som skall uteslutas från gemenskapsfinansiering får kommissionen ta hänsyn till eventuell information som meddelas av medlemsstaten efter utgången av den period som avses i punkt 2, om detta är nödvändigt för att bättre kunna beräkna den ekonomiska förlust som åsamkats gemenskapens budget, om det sena överlämnandet av informationen är motiverat på grund av exceptionella omständigheter.

▼M3

Kommissionen får när som helst avsluta förfarandet, utan ekonomiska konsekvenser för den berörda medlemsstaten, om kommissionen anser att det är sannolikt att de ekonomiska effekterna av den bristande överensstämmelse som identifierats till följd av en undersökning i enlighet med punkt 1 inte kommer att överskrida 50 000 euro eller 10 % av den relevanta utgiften eller de belopp som ska drivas in.

▼B

4. När det gäller EGFJ skall avdragen från gemenskapsfinansieringen göras av kommissionen på månadsbetalningarna för utgifterna under den andra månaden efter beslutet enligt artikel 31 i förordning (EG) nr 1290/2005.

▼M3

När det gäller EJFLU ska avdragen från unionsfinansieringen göras av kommissionen på den betalning för vilken medlemsstaten lämnar in utgiftsdeklarationer efter det att det beslut som avses i artikel 31 i förordning (EG) nr 1290/2005 har antagits.

På begäran av medlemsstaten och efter samråd med kommittén för jordbruksfonderna får kommissionen emellertid fatta beslut om

a) att ändra avdragsdatumet eller att tillåta att återbetalningen sker i en eller flera avbetalningar, om detta kan motiveras mot bakgrund av storleken på de avdrag som omfattas av en genomförandeakt som antagits på grundval av artikel 31 i förordning (EG) nr 1290/2005, eller

b) att senarelägga avdraget, med maximalt 18 månader från den dag då beslutet antas, för alla avdrag som är avsedda att göras under perioden i fråga, och om att tillåta att avdraget, efter utgången av perioden, görs i form av tre eller fyra årliga avbetalningar, för de medlemsstater som är föremål för ekonomiskt stöd enligt rådets förordning (EG) nr 332/2002 ( 8 ), rådets förordning (EU) nr 407/2010 ( 9 ), ramavtalet om Europeiska finansiella stabiliseringsfaciliteten, som undertecknades den 7 juni 2010 eller fördraget om inrättande av Europeiska stabilitetsmekanismen.

Den senareläggningsperiod som avses i tredje stycket led b får inte förlängas och inga nya beslut om senareläggning får fattas beträffande en och samma medlemsstat. De medlemsstater som kommer i fråga för beslut om senareläggning av avdrag ska se till att de brister som gav upphov till avdragen, och som fortfarande föreligger när beslutet om senareläggning fattas, åtgärdas på grundval av en handlingsplan som upprättas i samråd med kommissionen och som innehåller tydliga framstegsindikatorer. Om medlemsstaten underlåter att åtgärda bristerna i enlighet med handlingsplanen, om de åtgärder som vidtas inte är tillräckliga enligt framstegsindikatorerna eller om åtgärdernas resultat inte är tillfredsställande ska kommissionen återkalla sitt beslut om senareläggning av avdrag med hänsyn tagen till proportionalitetsprincipen.

▼B

5. Denna artikel skall i tillämpliga delar gälla för avsättning av inkomster i den mening som avses i artikel 34 i förordning (EG) nr 1290/2005.







KAPITEL 3

FÖRLIKNINGSFÖRFARANDE

Artikel 12

Förlikningsorgan

Det skall för förfarandet för kontroll av överensstämmelse enligt artikel 31 i förordning (EG) nr 1290/2005 inrättas ett förlikningsorgan tillsammans med kommissionen. Det skall ha följande uppgifter:

a) Att granska varje ärende som hänskjuts till förlikningsorganet av en medlemsstat som mottagit ett formellt meddelande från kommissionen i enlighet med artikel 11.2 tredje stycket i den här förordningen med en bedömning av utgifter som kommissionen avser att utesluta från gemenskapsfinansiering.

b) Att försöka jämka samman kommissionens och den berörda medlemsstatens motstridiga ståndpunkter.

c) Att när granskningen avslutats, sammanställa en rapport om resultaten av organets förlikningsarbete, med de eventuella kommentarer som man anser vara till nytta om alla eller några av tvistefrågorna kvarstår olösta.

Artikel 13

Förlikningsorganets sammansättning

1. Förlikningsorganet skall bestå av fem ledamöter som väljs ut bland framstående personer vars oberoende kan garanteras och som är högt kvalificerade inom frågor som rör finansieringen av den gemensamma jordbrukspolitiken, inbegripet landsbygdsutveckling, eller som har praktisk erfarenhet av ekonomisk revision.

De skall vara medborgare i olika medlemsstater.

2. Ordföranden, ledamöterna och ersättarna skall utses av kommissionen för en inledande mandattid på tre år efter samråd med kommittén för jordbruksfonderna.

Mandattiden kan förlängas endast med ett år i taget, och kommittén för jordbruksfonderna skall underrättas. Om den person som utses till ordförande redan är ledamot i förlikningsorganet skall dennes inledande mandattid som ordförande vara tre år.

Namnen på ordföranden, ledamöterna och ersättarna skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien.

3. Förlikningsorganets ledamöter skall få ersättning i förhållande till den tid som de är tvungna att avsätta för uppdraget. Kommunikations- och transportkostnaderna skall ersättas i enlighet med gällande regler.

4. Vid mandattidens utgång skall ordföranden och ledamöterna behålla sina uppdrag tills de ersätts eller deras mandattid förlängs.

5. Mandatet för en ledamot som inte längre uppfyller villkoren för att fullgöra sina åtaganden i förlikningsorganet, eller som av något skäl ej finns tillgänglig under obestämd tid, får sägas upp av kommissionen efter samråd med kommittén för jordbruksfonderna.

I sådana fall skall ledamoten ersättas av en av ersättarna under återstoden av sin mandattid, och kommittén för jordbruksfonderna skall underrättas.

Om ordförandens mandat sägs upp skall den ledamot som skall utföra ordförandens uppgifter under ordförandens återstående mandattid utses av kommissionen efter samråd med kommittén för jordbruksfonderna.

Artikel 14

Förlikningsorganets oberoende

1. Ledamöterna i förlikningsorganet skall utföra sina uppgifter på ett oberoende sätt och får varken begära eller ta emot instruktioner från någon regering eller något organ.

Ingen ledamot får delta i förlikningsorganets arbete eller underteckna någon rapport om denne i ett tidigare uppdrag har varit personligen involverad i det aktuella ärendet.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 287 i fördraget får ledamöterna inte röja några uppgifter som de tagit del av genom sitt arbete i förlikningsorganet. Sådana uppgifter skall vara konfidentiella och omfattas av tystnadsplikt.

Artikel 15

Arbetsmetoder

1. Förlikningsorganet skall sammanträda där kommissionen har sitt säte. Ordföranden skall förbereda och organisera arbetet. I ordförandens frånvaro skall den ledamot som under längst tid varit med i förlikningsorganet sitta ordförande, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 13.5 första stycket.

Kommissionen skall ställa ett sekretariat till förlikningsorganets förfogande.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 14.1 andra stycket skall rapporter antas med absolut majoritet av de ledamöter som deltar; minst tre ledamöters närvaro krävs för beslutförhet.

Rapporterna skall undertecknas av ordföranden och de ledamöter som deltagit i överläggningarna. De skall även undertecknas av sekretariatet.

Artikel 16

Förlikningsförfarande

1. En medlemsstat kan hänskjuta ett ärende till förlikningsorganet inom 30 arbetsdagar från mottagandet av kommissionens formella meddelande enligt artikel 11.2 tredje stycket, genom att sända en motiverad begäran om förlikning till förlikningsorganets sekretariat.

Det förfarande som skall följas och adressen till sekretariatet skall anmälas till medlemsstaterna genom kommittén för jordbruksfonderna.

2. En begäran om förlikning skall godtas endast om det belopp som är aktuellt för att undantas från gemenskapsfinansiering enligt kommissionens meddelande antingen

a) överstiger 1 miljon euro eller

b) utgör minst 25 % av medlemsstatens sammanlagda årliga utgifter under de berörda budgetrubrikerna.

Om medlemsstaten under de föregående diskussionerna anfört och påvisat att ärendet är av principiell betydelse för tillämpningen av gemenskapens regler kan förlikningsorganets ordförande också förklara att en begäran om förlikning kan godtas. En sådan begäran skall dock inte godtas om det endast är en fråga om rättslig tolkning.

3. Förlikningsorganet skall genomföra sina utredningar så informellt och snabbt som möjligt, på grundval av det faktaunderlag som finns i akten och en opartisk utfrågning av kommissionen och de berörda nationella myndigheterna.

4. Om förlikningsorganet inte lyckas jämka samman kommissionens och medlemsstatens ståndpunkter inom fyra månader från det att ett ärende hänskjutits dit, skall förlikningsförfarandet anses ha misslyckats. I den rapport som avses i artikel 12 c skall man ange skälen till att förlikning inte kunnat uppnås. Det skall anges om någon partiell överenskommelse nåtts under förfarandet.

Rapporten skall sändas till

a) berörd medlemsstat,

b) kommissionen,

c) de övriga medlemsstaterna inom ramen för kommittén för jordbruksfonderna.







KAPITEL 4

ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 17

Övergångsbestämmelser

1. Om ett utbetalningsställe som godkänts i enlighet med förordning (EG) nr 1663/95 tar på sig ansvar för utbetalningar för vilka det inte var ansvarigt tidigare, skall den granskning som föreskrivs i artikel 1.3 i den här förordningen och det nya godkännande som krävs till följd av de nya ansvarsområdena slutföras senast den 16 oktober 2007.

2. För räkenskapsåret 2007 skall det attesterande organets rapport enligt artikel 5.4 vad gäller informationssystemens säkerhet endast omfatta kommentarer och preliminära slutsatser, utgående från ett poängsystem, om de åtgärder som utbetalningsstället vidtagit. Dessa kommentarer skall baseras på tillämpliga internationellt accepterade säkerhetsstandarder enligt punkt 3 B i bilaga I och det skall anges i vilken omfattning effektiva säkerhetsåtgärder var i bruk.

Artikel 18

Upphävande

1. Förordning (EG) nr 1663/95, förordning (EG) nr 2390/1999 och beslut 94/442/EG skall upphöra att gälla från och med den 16 oktober 2006. Förordning (EG) nr 1663/95 skall emellertid fortsätta att gälla för avslutande av räkenskaperna enligt artikel 7.3 i rådets förordning (EG) nr 1258/1999 ( 10 ) för räkenskapsåret 2006.

Förlikningskommitténs ordförande, ledamöter och ersättare som utsetts enligt beslut 94/442/EG skall behålla sina uppdrag till dess att deras mandattid löper ut eller tills de ersätts.

2. Hänvisningar till de upphävda rättsakterna i punkt 1 skall anses som hänvisningar till den här förordningen i enlighet med jämförelsetabellen i bilaga V.

Artikel 19

Ikraftträdande och tillämpning

Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Den skall tillämpas från och med den 16 oktober 2006. Artiklarna 3 och 5, artikel 6 leden a–e, g och h, artiklarna 7 och 10 skall emellertid endast gälla för utgifter och avsatta intäkter som faller under räkenskapsåret 2007 och de följande räkenskapsåren.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.









BILAGA I

ACKREDITERINGSKRITERIER

1. Interna förhållanden

A) Organisation

Utbetalningsstället skall ha en organisatorisk struktur som gör att den kan utföra följande huvudsakliga uppgifter när det gäller utgifterna för EGFJ och EJFLU.

i) Godkännande och kontroll av utbetalningar för att fastställa att det belopp som utbetalas till en bidragssökande är förenligt med gemenskapens regler; detta skall särskilt omfatta administrativa kontroller och kontroller på plats.

ii) Verkställande av utbetalningar för att betala ut det godkända beloppet till bidragssökanden (eller dennes befullmäktigade) eller, när det gäller landsbygdsutveckling, gemenskapens medfinansieringsdel.

iii) Redovisning av utbetalningar för att säkerställa att alla utbetalningar bokförs i utbetalningsställets särskilda räkenskaper för EGFJ- och EJFLU-utgifter, vilket normalt skall ske i ett datasystem, samt periodiska sammanställningar av utgifter, inklusive de månatliga, kvartalsvisa (för EJFLU) och årliga redogörelserna till Europeiska kommissionen. I räkenskaperna skall också tas upp tillgångar som finansieras av fonderna, i synnerhet rörande interventionslager, icke avräknade förskott, säkerheter och gäldenärer.

Utbetalningsställets organisatoriska struktur skall säkra tydlig fördelning av befogenheter och ansvarsområden på alla operativa nivåer och separering av de tre funktioner som avses i första stycket; dessas ansvarsområden skall fastställas i en organisationsplan. Den skall innefatta de tekniska tjänsterna och den interna revisionen enligt punkt fyra.

B) Krav avseende mänskliga resurser

Utbetalningsstället skall svara för följande:

i) Den skall avsätta de mänskliga resurser som krävs för att utföra verksamheten och säkerställa den tekniska kompetens som krävs på olika nivåer av verksamheten.

ii) Fördelningen av arbetsuppgifter skall vara sådan att ingen anställd har ansvar för fler än en av uppgifterna när det gäller godkännande, utbetalning och bokföring av belopp som skall belasta EGFJ eller EJFLU, och att ingen anställd utför någon av dessa uppgifter utan att arbetet sker under överinsyn av en annan anställd.

iii) Arbetsuppgifterna för varje anställd skall fastställas skriftligen, vilket även innefattar fastställandet av ekonomiska begränsningar för dennes befogenheter.

iv) Lämplig personalutbildning skall anordnas på alla verksamhetsnivåer, och det skall finnas en personalpolitik som innebär att personal på känsliga poster skall rotera eller, som ett alternativ, vara föremål för intensivare övervakning.

v) Lämpliga åtgärder skall vidtas för att undanröja risken för intressekonflikter i samband med kontroll, godkännande och utbetalning av stöd när personer i ansvarig ställning eller på känsliga poster har andra funktioner utanför utbetalningsstället.

C) Delegering

Om någon av utbetalningsställets uppgifter delegeras till ett annat organ enligt artikel 6.1 i förordning (EG) nr 1290/2005 skall följande villkor uppfyllas:

i) I ett skriftligt avtal mellan utbetalningsstället och detta organ skall det anges vilka uppgifter och verifikationshandlingar som skall lämnas till utbetalningsstället samt tidsgränsen för inlämning av dessa. Avtalet måste göra det möjligt för utbetalningsstället att uppfylla ackrediteringskriterierna.

ii) Utbetalningsstället skall hela tiden behålla ansvaret för att de berörda fonderna förvaltas effektivt.

iii) Det andra organets uppgifter och skyldigheter, i synnerhet beträffande kontrollen och granskningen av överensstämmelsen med gemenskapsreglerna, skall vara tydligt definierade.

iv) Utbetalningsstället skall se till att organet har effektiva system som garanterar att det uppfyller sina åtaganden på ett tillfredsställande sätt.

v) Organet skall uttryckligen ge utbetalningsstället garantier för att det fullgör sina åtaganden i praktiken, och det skall ge en beskrivning av sina arbetsmetoder.

vi) Utbetalningsstället skall regelbundet se över de uppgifter som delegeras för att förvissa sig om att verksamheten håller en tillfredsställande nivå och överensstämmer med gemenskapsreglerna.

Dessa bestämmelser skall i tillämpliga delar även gälla för uppgifter som utförs av de nationella tullmyndigheterna avseende jordbruksutgifter.

2. Kontroller

A) Förfaranden för att godkänna ansökningar

Utbetalningsstället skall införa följande förfaranden:

i) Utbetalningsstället skall i detalj fastställa rutinerna för mottagande, registrering och handläggning av ansökningar, inklusive en beskrivning av alla dokument som skall användas.

ii) Varje tjänsteman som ansvarar för godkännande skall förfoga över en fullständig checklista för de kontroller som denne måste genomföra, och skall i stöddokumenten intyga att dessa kontroller har utförts. Detta intyg kan göras i elektronisk form. Arbetet skall granskas av en högre tjänsteman, och detta skall också dokumenteras.

iii) Godkännande av utbetalning för en ansökan skall ske endast efter det att tillräckliga kontroller gjorts av att den är förenlig med gemenskapsreglerna. Dessa kontroller skall omfatta dem som föreskrivs i den förordning som gäller för den specifika åtgärd för vilken medel söks, och dem som är ett krav enligt artikel 9 i förordning (EEG) nr 1290/2005 för att förebygga och avslöja bedrägeri och oegentligheter med särskilt beaktande av de risker som föreligger. För EGFJ skall det dessutom finnas rutiner för att kontrollera att kriterierna för beviljande av stöd har uppfyllts och att alla tillämpliga gemenskapsregler har följts, särskilt reglerna för offentlig upphandling och miljöreglerna.

iv) Utbetalningsställets ledning skall på lämplig nivå regelbundet och punktligt informeras om resultaten av genomförda kontroller, så att det tas i beaktande om kontrollerna varit tillfredsställande innan ett yrkande godkänns.

v) Det utförda arbetet skall beskrivas i detalj i en rapport som följer med varje ansökan, samling av ansökningar eller, när så är lämpligt, i en rapport som omfattar ett räkenskapsår. Rapporten skall åtföljas av ett intyg om godkända ansökningars berättigande och om det utförda arbetets karaktär, omfattning och avgränsningar. För EGFJ skall det dessutom finnas en försäkran om att kriterierna för beviljande av stöd har uppfyllts och att alla tillämpliga gemenskapsregler har följts, särskilt reglerna för offentlig upphandling och miljöreglerna. Om någon fysisk eller administrativ kontroll inte är fullständig, utan genomförd på ett urval av ansökningar, skall valda ansökningar identifieras, urvalsmetoden beskrivas och resultatet av alla inspektioner och de åtgärder som vidtagits mot bakgrund av rapporterade avvikelser och oriktigheter rapporteras. Stöddokumenten skall vara tillräckliga för att ge garantier för att alla nödvändiga kontroller beträffande ansökningarnas riktighet har genomförts.

vi) Om dokument (på papper eller i elektronisk form) som hänför sig till en godkänd begäran om utbetalning eller till genomförda kontroller förvaras av andra organ, skall både dessa organ och utbetalningsstället införa rutiner för att registrera var alla dokument som hänför sig till specifika utbetalningar förvaras.

B) Utbetalningsförfaranden

Utbetalningsstället skall införa de rutiner som är nödvändiga för säkerställande av att utbetalningar endast görs till den bidragssökandes eller dennes befullmäktigades bankkonto. Betalningen skall utföras av utbetalningsställets bank eller, när så är lämpligt, av ett statligt utbetalningskontor, inom fem arbetsdagar efter belastning av EGFJ eller EJFLU. För räkenskapsåren 2007 och 2008 får dock utbetalningarna även göras via betalningsorder. Rutiner skall antas för säkerställande av att alla betalningar där överföringen inte verkställs, eller där checkar inte löses in, återförs till fonden. Utbetalningar får inte göras kontant. Godkännande som ges av den attesterande tjänstemannen och/eller dennes överordnade får ske på elektronisk väg, förutsatt att denna metod har en skälig säkerhetsnivå och att den godkännande tjänstemannens identitet bevaras i de elektroniska registren.

C) Redovisningsförfaranden

Utbetalningsstället skall införa följande förfaranden:

i) Redovisningsrutinerna skall säkerställa att månatliga, kvartalsvisa (för EGFJ) och årliga redogörelser är fullständiga, korrekta och sker i tid, och att eventuella fel och utelämnanden upptäcks och korrigeras, främst genom att kontroller och avstämningar genomförs regelbundet.

ii) Redovisningen av interventionslager skall säkerställa att kvantiteterna, och kostnader förenade med dem, behandlas och registreras korrekt och utan dröjsmål per identifierbar post och på rätt konto för varje steg, från accepterandet av ett anbud till det fysiska erhållandet av produkten, i enlighet med tillämpliga regler, samt att kvantitet och beskaffenhet hos lagren på varje plats kan avgöras när som helst.

D) Rutiner för förskott och säkerheter

Utbetalningar av förskott skall identifieras separat i bokföringsdokumentationen eller i sekundära uppgifter. Rutiner skall införas för att säkerställa att

i) säkerheter erhålls endast från sådana finansiella institutioner som uppfyller villkoren i kommissionens förordning (EEG) nr 2220/85 ( 11 ) och som har godkänts av behöriga myndigheter och är giltiga tills de kan dras tillbaka eller tas i anspråk efter enkel begäran från utbetalningsstället, och

ii) förskott avräknas inom fastställda tidsgränser, och att de som förfallit till avräkning identifieras och säkerheterna snarast åberopas.

E) Rutiner när det gäller skulder

Alla kriterier som anges i punkterna A–D skall i tillämpliga delar tillämpas på avgifter, förverkade säkerheter, återförda utbetalningar, avsatta intäkter etc. som kontoret måste inkassera för EGFJ:s och EJFLU:s räkning.

Utbetalningsstället skall upprätta ett system för identifiering av alla fordringar och för registrering av alla sådana fordringar i en liggare före mottagandet. Liggaren skall inspekteras med regelbundna intervall och åtgärder skall vidtas för att inkassera förfallna skulder.

F) Verifikationskedja (”audit trail”)

Information om bevishandlingar avseende godkännande, bokföring och utbetalning av stöd samt handläggningen av förskott, säkerheter och skulder skall finnas tillgänglig på utbetalningsstället för att hela tiden garantera en tillräckligt detaljerad verifikationskedja.

3. Information och kommunikation

A) Kommunikation

Utbetalningsstället skall införa de rutiner som krävs för att säkerställa att alla ändringar i gemenskapens förordningar, särskilt de tillämpliga stödnivåerna, registreras och att instruktioner, databaser och checklistor uppdateras i god tid.

B) Säkerheten hos informationssystem

▼M1

Säkerheten hos informationssystem skall baseras på de kriterier som fastställts i någon av följande internationellt godkända standarder, i en version som är tillämplig under det berörda räkenskapsåret:

i) International Standards Organisation 27002: Code of practice for Information Security management (ISO).

▼B

ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI).

iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).

Utbetalningsstället skall välja en av dessa internationella standarder som bas för säkerheten i sina informationssystem.

Säkerhetsåtgärderna bör anpassas till det enskilda utbetalningsställets administrativa struktur, personalresurser och tekniska förutsättningar. De finansiella och tekniska insatserna skall stå i rimlig proportion till de faktiska riskerna.

4. Övervakning

A) Kontinuerlig övervakning genom internkontroll

Internkontrollen skall omfatta åtminstone följande områden:

i) Övervakning av de tekniska tjänster och de organ som delegerats ansvaret för att utföra kontroller och andra uppgifter, för att säkerställa en korrekt tillämpning av regler, riktlinjer och förfaranden.

ii) Initiativ till systemförändringar för allmänna förbättringar av kontrollsystemen.

iii) Granskning av fordringar och ansökningar som lämnas till utbetalningsstället samt annan information om oegentligheter misstänks.

Den kontinuerliga övervakningen ingår i utbetalningsställets normala, återkommande verksamhet. Alla nivåer av utbetalningsställets dagliga verksamhet och kontroller skall kontinuerligt övervakas för att säkerställa en tillräckligt detaljerad verifikationskedja.

B) Separat bedömning via en internrevisionsfunktion

Utbetalningsstället skall i detta hänseende införa följande förfaranden:

i) Internrevisionsfunktionen skall vara oberoende i förhållande till utbetalningsställets övriga avdelningar och skall rapportera direkt till utbetalningsställets direktör.

ii) Den interna revisionen skall kontrollera att de rutiner som införts av utbetalningsstället kan garantera att överensstämmelsen med gemenskapsreglerna kontrolleras samt att räkenskaperna är korrekta, fullständiga och görs i tid. Kontrollerna kan begränsas till utvalda åtgärder och till ett urval av transaktioner, förutsatt att en revisionsplan säkerställer att alla viktiga områden, inklusive de avdelningar som ansvarar för godkännande, täcks under en period på högst fem år.

iii) Internrevisionens arbete skall genomföras enligt internationellt erkända principer, skall registreras i arbetsdokument och skall resultera i rapporter och rekommendationer riktade till utbetalningsställets högsta ledning.









BILAGA II

FÖRSÄKRAN

Undertecknad, …., direktör för utbetalningsstället …, lägger fram räkenskaperna för detta utbetalningsställe för räkenskapsåret 16.10.xx till 15.10.xx+1.

Jag förklarar följande, på grundval av min egen bedömning och de uppgifter som jag förfogar över, bland annat inbegripet resultaten av internrevisionens arbete:

— Jag intygar på heder och samvete att dessa räkenskaper ger en sann, fullständig och korrekt bild av utgifterna och intäkterna under ovan nämnda räkenskapsår. I synnerhet har alla skulder, förskott, säkerheter och lager som jag har kännedom om registrerats i räkenskaperna, och alla inkomster som rör EGFJ och EJFLU har krediterats till rätt fonder.

— Jag har infört ett system som med rimlig säkerhet kan garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, inbegripet att bidragsansökningarna uppfyller kraven för stödberättigande och, när det gäller landsbygdsutveckling, att förfarandena för tilldelning av stöd förvaltas, kontrolleras och dokumenteras i enlighet med gemenskapsreglerna.

(Denna försäkran är dock förenad med följande reservationer:)

Jag bekräftar också att jag inte känner till några uppgifter som undanhållits och som skulle kunna skada gemenskapens ekonomiska intressen.

Underskrift

▼M1









BILAGA III

Mall för den tabell som avses i artikel 6 h

Medlemsstaterna skall för varje utbetalningsställe tillhandahålla de uppgifter som avses i artikel 6 h genom att använda följande tabell:







a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t (l + m + n + o) u Utbetalningsställe Fond (hänvisning till förordning 1290/2005, artikel 3 eller 4) Räkenskapsår n Valutaenhet Ärendets identifikationsnummer Eventuell ECR-identifikation (1) Har ärendet förts in i fordringsliggaren? Mottagarens identifikation Har programmet avslutats? (endast för EJFLU) Räkenskapsår för första konstaterandet av oegentligheter Omfattas av rättsligt förfarande Ursprungligt belopp som skall återkrävas Totalt korrigerat belopp (hela återkravsperioden) Totalt indrivet belopp (hela återkravsperioden) Belopp som förklarats oindrivbara Räkenskapsår då beloppet förklarades oindrivbart Skäl för oindrivbarhet Korrigerat belopp (för räkenskapsår n) Indrivet belopp (för räkenskapsår n) Belopp som håller på att drivas in Belopp som skall krediteras gemenskapsbudgeten 3/4 j/n j/n 3/4 j/n j/n 3/4 j/n j/n 3/4 j/n j/n Totalt (1) Detta avser den unika identifikationsbeteckningen för ärenden som anmäls enligt rådets förordning (EG) nr 1848/2006 (EUT L 355, 15.12.2006, s. 56).

▼M1









BILAGA IIIa

Mall som avses i artikel 6 i

Andra utestående belopp i fordringsliggaren som skall krediteras EGFJ och EJFLU

Medlemsstaterna skall för varje utbetalningsställe tillhandahålla de uppgifter som avses i artikel 6 i. De skall använda följande tabell:







a b c d e f g h Utbetalningsställe Fond Valutaenhet Saldo 15 oktober n-1 Nya ärenden (år n) Totala återkrav (år n) Totala korrigeringar inklusive oindrivbara belopp (år n) Belopp som skall drivas in 15 oktober n

▼B









BILAGA IV

FRÅGOR ENLIGT ARTIKEL 8.4

Frågor enligt artikel 8.4 skall sändas till

— Europeiska kommissionen, GD AGRI-J1, rue de la Loi 200, BE-1049 Bryssel, Belgien, — eller

— AGRI-J1@cec.eu.int









BILAGA V

JÄMFÖRELSETABELL







Förordning (EG) nr 1663/95 Denna förordning Artikel 1.2 Artikel 1.2 Artikel 1.3 andra stycket Artikel 1.3 andra stycket Artikel 1.4 Artikel 1.4 Artikel 1.5 Artikel 2.5 Artikel 1.7 Artikel 1.5 Artikel 2.1 Artikel 4.1 Artikel 2.2 Artikel 4.6 Artikel 2.3 Artikel 8.1 Artikel 3.1 första stycket Artikel 5.1 andra meningen Artikel 3.1 andra stycket Artikel 5.3 andra stycket Artikel 3.1 tredje stycket Artikel 5.2 Artikel 3.3 Artikel 5.4 Artikel 4.1 a–c Artikel 7.1 a–c Artikel 4.2 Artikel 7.2 Artikel 4.3 Artikel 7.3 Artikel 4.4 Artikel 7.4 Artikel 5.1 a Artikel 6 b och 6 c Artikel 5.1 b Artikel 6 e Artikel 5.1 c Artikel 6 f Artikel 5.1 d Artikel 6 g Artikel 5.1 e Artikel 6 h Artikel 6 Artikel 9.1 och 9.2 Artikel 7.1 andra stycket Artikel 10.2 Artikel 7.2 Artikel 10.3 Artikel 7.3 Artikel 10.4 Artikel 8 Artikel 11







Förordning (EG) nr 2390/1999 Denna förordning Artikel 2.1 Artikel 8.2 Artikel 2.2 Artikel 8.3 Artikel 2.3 Artikel 8.5







Beslut 94/442/EG Denna förordning Artikel 1.1 Artikel 12 Artikel 2.1 Artikel 16.1 Artikel 2.2 Artikel 16.2 Artikel 2.4 Artikel 16.3 Artikel 2.5 Artikel 16.4 första stycket Artikel 2.6 Artikel 16.4 andra stycket Artikel 3.1 första stycket Artikel 13.1 Artikel 3.1 andra, tredje och fjärde stycket Artikel 13.2 Artikel 3.2 Artikel 13.3 Artikel 3.3 Artikel 13.4 Artikel 3.4 andra stycket Artikel 13.5 Artikel 3.5 Artikel 13.5 Artikel 4.1 Artikel 15.1 Artikel 4.2 Artikel 14.1 andra stycket Artikel 4.3 Artikel 15.2 Artikel 5.1 Artikel 14.1 första stycket Artikel 5.2 Artikel 14.2