Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
"B KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EURATOM, EKSG, EG) nr 3418/93
av den 9 december 1993
om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21
december 1977
(EGT L 315, 16.12.1993, s. 1)
Ändrad genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
"M1 Kommissionens beslut 97/594/EKSG, EG, Euratom av den 30 juli
1997 L 239 54 30.8.1997
"M2 Kommissionens beslut 98/539/EG, EKSG, Euratom av den 7
september 1998 L 252 67 12.9.1998
Anm.: I denna konsoliderade utgåva förekommer hänvisningar till den europeiska omräkningsenheten och/eller ecun. Från och med den
1 januari 1999 skall båda benämningarna förstås som hänvisningar till euron — rådets förordning (EEG) nr 3308/80 (EGT L 345,20.12.1980, s. 1) och rådets förordning (EG) nr 1103/97 (EGT L 162, 19.6.1997, s. 1).1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 1
KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EURATOM, EKSG, EG) nr
3418/93
av den 9 december 1993
om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i
budgetförordningen av den 21 december 1977
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT
DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och
stålgemenskapen,
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomener-
gigemenskapen,
med beaktande av budgetförordningen av den 21 december 1977 beträffande
Europeiska gemenskapernas allmänna budget (1), senast ändrad genom rådets
förordning (Euratom, EKSG, EEG) nr 610/90 (2), särskilt artikel 126 i denna,
efter samråd med Europaparlamentet och rådet,
med beaktande av domstolens, revisionsrättens och Ekonomiska och sociala
kommitténs yttrande, och
med beaktande av följande:
I vissa bestämmelser i artiklarna 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45,
46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 och 128 i
budgetförordningen förutsätts uttryckligen att närmare bestämmelser bör
utarbetas för att genomföra dem.
I kommissionens förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 (3) krävs det
att ett antal ändringar görs, särskilt till följd av revisionen av budgetför-ordningen.
Genomförandebestämmelser bör fastställas för att skapa klarhet i handlägg-
ningen av vissa bidrag från tredje man för gemenskapens verksamhet.
Utifrån önskemålet om klarhet och en rationell användning bör alla gällande
genomförandebestämmelser samlas i en enda text och förordning (EEG,
Euratom, EKSG) nr 86/610 bör upphävas.
Utarbetandet av dessa bestämmelser utesluter inte ett utarbetande vid en
senare tidpunkt av andra genomförandebestämmelser som inte direktförutsätts i budgetförordningen men som senare kan visa sig vara nödvändiga.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
A VDELNING I
VILLKOR SOM MÅSTE TILLÄMP AS FÖR ECU RÖRANDE IN-
KOMSTER OCH UTGIFTER
(Artikel 11.4 i budgetförordningen)
Artikel 1
Omräkningar mellan ecu och nationella valutor skall som regel göras på
grundval av den dagskurs för ecu som offentliggörs i Europeiska gemen-
skapernas officiella tidning . Omräkning mellan ecu och nationella valutor
skall dock, p.g.a. de bokföringsskäl som avses i artiklarna 69 och 72 i
budgetförordningen, enligt artikel 11.4 i budgetförordningen, göras pågrundval av den månadskurs för ecu som beräknas på grundval av den näst
sista arbetsdagen i den månad som föregår den månad för vilken kursen
fastställs.!B
(1) EGT nr L 356, 31.12.1977, s. 1.
(2) EGT nr L 70, 16.3.1990, s. 1.
(3) EGT nr L 360, 19.12.1986, s. 1.1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 2
Artikel 2
Om förslag till åtagande och fastställda fordringar uttrycks i nationell valuta,
skall de omräknas till ecu i enlighet med den regel som föreskrivs i artikel 1.
Den motsvarande betalningsordern och betalningskravet måste utfärdas i
samma valuta.
Saldot, uttryckt i ecu, av ett åtagande eller av en fastställd fordran som är
uttryckt i en nationell valuta skall justeras vid varje månatlig redovisning av
resultatkontona. Räkenskapsårets sista justering skall göras på grundval avdecemberkursen vad gäller saldot av åtagandena. Saldot av de fastställdafordringarna justeras på grundval av kursen per den 31 december med
avseende på upprättandet av balansräkningen.
Dessutom kan dessa saldon justeras under loppet av en månad om en
valutakursanpassning har ägt rum.
Artikel 3
Trots bestämmelserna i artikel 1 skall den kurs som skall användas under
månaden ”n” för vilken utgiftsberäkningen med avseende på förskottenfinansieras genom garantisektionen vid EUGJF , enligt artikel 3.5 i kommis-
sionens förordning (EEG) nr 2776/88 (
1), vara densamma som den tionde
dagen i månaden ”n+1” eller den första påföljande dagen för vilken en allmännotering är tillgänglig.
Denna kurs skall även användas för de motsvarande förskott som avses i
artiklarna 4 och 5 i förordning (EEG) nr 2776/88.
Skillnaderna i nationell valuta mellan de finansiella medel som har ställts till
medlemsstaternas förfogande för månaden ”n” och de utgifter som tas upp i
räkenskaperna för samma månad skall omräknas till ecu efter kursen dentionde dagen i månaden ”n+2”.
Artikel 4
Decemberkurserna på ecu skall användas för att beräkna de utestående
åtagandena vid slutet av räkenskapsåret och, vad gäller icke-differentierade
anslag, för att fastställa vilka anslag som skall föras över.
Betalningar som gjorts avseende ett bestämt räkenskapsår mellan den första
och den femtonde dagen i januari påföljande år skall, av budgetskäl, tas upp i
räkenskaperna enligt decemberkursen på ecu.
Artikel 5
Vad gäller icke-differentierade anslag skall betalningar för utestående
åtaganden göras, till motsvarigheten av de belopp som förs över, i nationell
valuta eller i ecu. Betalningarna skall tas upp i räkenskaperna efter de kurser
som gäller vid tiden för betalningen. Alla betalningar som görs utöver deanslag som förs över för varje budgetrubrik skall det tas hänsyn till när
räkenskapsårets saldo beräknas i enlighet med artikel 15 i rådets förordning
(EEG, Euratom) nr 1552/89 (
2).
Vid differentierade anslag skall justeringarna av de utestående åtagandena
från tidigare år som utarbetats vid tiden för uppskrivningarna tas upp i
räkenskaperna och tas upp i tabellen över den inkomst- och utgiftsredovisningsom visar betalningar av åtaganden från tidigare räkenskapsår.
A VDELNING II
DELEGERING A V BEFOGENHETER
(Artikel 22 i budgetförordningen)
Artikel 6
I de handlingar genom vilka befogenheter delegeras enligt artikel 22.4 i
budgetförordningen skall namnen på de ledamöter i institutionen som ärbemyndigade att underteckna i fullmaktsgivarens ställe anges.!B
(1) EGT nr L 249, 8.9.1988, s. 9.
(2) EGT nr L 155, 7.6.1989, s. 1.1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 3
I dessa handlingar skall det hänvisas till bestämmelserna i de förfaranderegler
som avses i artikel 22.4 vari villkoren för delegering av befogenheterfastställs.
Artikel 7
De handlingar som avses i artikel 6 skall, tillsammans med underskriftsprov
av den tjänsteman till vilken befogenheterna har delegerats, sändas till
— den befullmäktigade,— institutionens räkenskapsförare, som inte får göra några betalningar som
har godkänts av tjänstemän som inte är befullmäktigade därtill,
— institutionens styrekonom, som skall vara ansvarig för kontroll av
legaliteten och enhetligheten av inkomster och utgifter,
— utanordnaren, dock endast vad gäller fullmakter som lämnats av
styrekonomen eller av räkenskapsföraren, eller om underfullmakter
lämnats av utanordnarna inom ramen för deras befogenheter,
— revisionsrätten.De handlingar som visar att fullmakterna upphör att gälla skall även
översändas enligt ovan.
Artikel 8
I fullmaktshandlingen skall alltid närmare anges inom vilka gränser de
befullmäktigade är bemyndigade att utarbeta förslag om fastställande av
fordringar och om betalningskrav, förslag om åtagande av utgifter ochbetalningsorder, de artikel- och kontonummer som fullmakten omfattar ocheventuellt fullmaktens varaktighet.
Artikel 9
I enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen och i denna förordning
skall varje institution vidta de åtgärder för förvaltning av anslagen som denanser nödvändiga för ett tillfredsställande genomförande av sitt budgetavsnitt.
Varje institution skall utarbeta en handling som innehåller de interna
bestämmelser som antas i detta syfte. Denna handling skall inbegripa
grundläggande regler om behörighetsfördelningen mellan utanordnare ochförvaltande enheter för genomförandet av utgifts- och inkomstberäkningeninom varje institutions budgetavdelning.
Den handling som avses i andra stycket och alla andra interna instruktioner av
allmän karaktär som utfärdas för att genomföra budgeten och räkenskaperna
skall vara tillgängliga för alla avdelningar som är delaktiga i budgetförvalt-ningen och för revisionsrätten.
A VDELNING III
FÖRV ALTNING MED HJÄLP A V DATORSYSTEM
(Artikel 23 i budgetförordningen)
Artikel 10
1. Enligt artikel 23 i budgetförordningen innebär ”integrerade datorsystem”
datoriserad förvaltning och räkenskapsprogram som kräver medverkan avutanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren och som kommer till
stånd genom ett gemensamt avtal mellan dem.
2. För användningen av systemet gäller följande:a) Systemet skall säkerställa att anslag finns tillgängliga för den transaktion
som föreslås och avvisa varje transaktion där anslagen inte finnstillgängliga.
b) Systemet måste säkerställa att varje transaktion uteslutande utförs av de
tjänstemän som är bemyndigade därtill på utanordnarens, styrekonomens
och bokförarens avdelningar, i enlighet med de bestämmelser somantagits av varje institution enligt artikel 9.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 4
c) Systemet måste säkerställa en effektiv åtskillnad mellan utanordnarens,
styrekonomens och bokförarens verksamheter.
d) Institutionen skall se till att dess interna och externa förfaranden
garanterar informationssäkerheten och användningen av systemet.
e) Institutionen skall säkerställa systemets fysiska säkerhet.f) Utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artiklarna 84, 87
och 89 i budgetförordningen, får varje institution, om utanordnaren,
styrekonomen och räkenskapsföraren tillsammans anser att systemeterbjuder garantier som uppfyller dess krav, besluta att använda
datamedier i stället för de tidigare använda formulären, dvs. förslag till
åtaganden, betalningsorder och betalningskrav.
A VDELNING IV
REGLER FÖR RÄKENSKAPSFÖRARE, BITRÄDANDE RÄKEN-
SKAPSFÖRARE OCH FÖRSKOTTSFÖRV ALTARE
(Artiklarna 25 och 75 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Allmänna bestämmelser
Artikel 11
Varje institution skall med ett motiverat beslut utnämna en räkenskapsförare
som skall ansvara för
— inkassering av fordringar och intäkter, betalning av utgifter och
förvaltning av likvida medel,
— räkenskapsföring och uppställning av redovisningar i enlighet med
artiklarna 69-72 och 78-81 i budgetförordningen.
Artikel 12
Institutionen får på ett motiverat förslag av räkenskapsföraren utse en eller
flera biträdande räkenskapsförare som skall rapportera till räkenskapsföraren
vilken fastställer deras ansvarsområde.
Artikel 13
Räkenskapsföraren skall utnämnas av varje institution bland tjänstemän ur
kategori A eller B vilka är medborgare i medlemsstaterna.
Biträdande räkenskapsförare skall utnämnas av varje institution bland
tjänstemän ur kategori A och B och, i särskilda fall, ur kategori C och skall
vara medborgare i medlemsstaterna.
De förskottsförvaltare som utses enligt artikel 83 i denna förordning skall
väljas bland tjänstemän i kategorierna A, B och C, eller, om nödvändigt, bland
övrig personal på motsvarande nivå.
Artikel 14
Räkenskapsföraren och de biträdande räkenskapsförarna skall väljas av
institutionen på grundval av deras särskilda kvalifikationer som bekräftas
genom examensbetyg eller motsvarande yrkeserfarenhet.
Artikel 15
De uppdrag som utförs av räkenskapsföraren och de biträdande räkenskaps-
förarna är oförenliga med de som utanordnarna, förskottsförvaltarna ochstyrekonomen utför.
De uppdrag som utförs av förskottsförvaltarna är oförenliga med de som
utförs av styrekonomen.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 5
Artikel 16
Räkenskapsföraren skall utöva sina särskilda uppdrag i enlighet med
bestämmelserna i budgetförordningen.
Räkenskapsföraren skall i synnerhet vara garant för objektivitet vid räken-
skapsföringen och vid fastställandet av redovisningarna i enlighet med
artiklarna 69-72 och 78-81 i budgetförordningen.
Institutionen skall ställa den personal och utrustning till räkenskapsförarens
förfogande som krävs för att denne ska kunna utföra sina uppdrag på ett
tillfredsställande sätt.
Innan utgifterna betalas, skall räkenskapsföraren se till att de krav som avses i
budgetförordningen och i denna förordning uppfylls, och försäkra sig om
giltigheten av slutbetalningen och att det inte finns några materiella fel.
Räkenskapsföraren skall inställa betalningen och ange orsakerna till detta
beslut om det av den kontroll som företas framgår att de bestämmelser som
avses i de fyra första punkterna inte har följts.
Betalningar som effektueras utan att kraven i artikel 51.3 i budgetför-
ordningen följs skall leda till disciplinärt och eventuellt ekonomiskt ansvar
mot räkenskapsförarna, de biträdande räkenskapsförarna och förskottsför-
valtarna i enlighet med villkoren i artikel 22 och artiklarna 86-89 itjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga
anställda i Europeiska gemenskaperna (hädanefter kallat ”tjänsteföreskrifter-
na”).
Artikel 17
När det preliminära budgetförslaget utarbetas, skall räkenskapsföraren
rådfrågas om problem med avseende på utformningen av budgeten vilkakan påverka genomförandet av budgeten.
Avsnitt II
Räkenskapsföring och färdigställande av redonisningar
Artikel 18
1. I enlighet med det fjärde stycket i artikel 25 i budgetförordningen skall
räkenskapsföraren utarbeta periodiska översikter och inkomst- och utgifts-
beräkning och balansräkning för den institution som denne hör till. För detta
ändamål skall denne föra räkenskaper över budgetårets alla transaktioner ochavsluta räkenskaperna vid årets slut.
2. Redovisningarna skall föreläggas styrekonomen i enlighet med artiklarna
79-81 i budgetförordningen och sedan slutligen antas av institutionen.
3. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, skall en preliminär
redovisning utarbetas samma dag som räkenskapsföraren lämnar sitt uppdrag.
Redovisningen skall godkännas av räkenskapsföraren som lämnar sitt uppdrag
och av den nye räkenskapsföraren genom deras underskrifter.
Artikel 19
De övriga institutionerna skall till kommissionen senast den 1 mars översända
inkomst- och utgiftsberäkningen och balansräkningen som de har utarbetat
och alla handlingar eller all information som kan vara nödvändig förkonsolideringen av räkenskaperna.
Artikel 20
Kommissionens räkenskapsförare skall samla all nödvändig information och
skall utarbeta Europeiska gemenskapernas konsoliderade inkomst- och
utgiftsberäkning och balansräkning så att kommissionen kan anta dem och
sända dem till Europaparlamentet, rådet och revisionsrätten senast den 1 maj.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 6
Artikel 21
Efter det att kommissionens räkenskapsförare har samrått med de övriga
institutionernas räkenskapsförare, skall kommissionen
— anta de räkenskapsmetoder som skall gälla för alla institutioner,— anta och hålla strukturen i institutionernas räkenskapskontoplan à jour,— harmonisera uppställningen av balansräkningarna.Kommissionen skall motivera och förklara alla ändringar i räkenskaps-
metoderna i de anmärkningar som biläggs balansräkningen.
Avsnitt III
Utförande av uppdrag med avseende på likvida medel
Artikel 22
I enlighet med det första stycket i artikel 25 i budgetförordningen skall
räkenskapsföraren, som är ansvarig för inkassering av inkomster och
betalning av utgifter, ansvara för förvaltningen av motsvarande medel.
Institutionen skall öppna eller låta öppna nödvändiga bankkonton efter att ha
förhandlat om villkoren i enlighet med principerna om sund ekonomiskförvaltning. Villkoren för kontona skall undersökas regelbundet och omnödvändigt omförhandlas. Styrekonomen skall öva tillsyn över dem.
Kommissionens räkenskapsförare skall vara ansvarig för, efter samråd med de
övriga institutionernas räkenskapsförare, harmonisering av transaktionsvill-
koren för de konton som öppnats av de olika institutionerna.
Artikel 23
Räkenskapsföraren skall vara ansvarig för förvaltningen av den institutions
tillgångar till vilken han hör, för bemyndigande av överföringar mellan
bankkonton och för att utföra valutaväxlingar på ett sådant sätt att det inte
förekommer något debetsaldo på dessa konton.
Överföringar mellan bankkonton måste utföras inom ramen för disponibla
medel.
Artikel 24
Kommissionens räkenskapsförare skall fördela de disponibla medlen i
medlemsstaternas statskassor och centralbanker bland medlemsstaterna i
enlighet med artikel 12 i förordning (EEG, Euratom) nr 1552/89.
Artikel 25
Räkenskapsföraren skall regelbundet stämma av bankkontona med bokfö-
ringen och skall kontrollera att de villkor som förhandlats fram tillämpas
korrekt.
Artikel 26
Räkenskapsföraren skall överföra medel till förskottsförvaltaren och skall
övervaka den finansiella uppföljningen av dessa konton.
Artikel 27
Kommissionens räkenskapsförare skall, i enlighet med artikel 1 i denna
förordning, besluta om ecu-kursen i förhållande till de olika valutor som
institutionerna måste använda för att genomföra budgeten.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 7
Avsnitt IV
Försäkring
Artikel 28
Räkenskapsföraren, de biträdande räkenskapsförarna och förskottsförvaltarna
skall genom institutionen försäkra sig mot de finansiella risker som följer avderas uppdrag.
Artikel 29
Försäkringspremierna skall betalas direkt till försäkringsgivaren av institu-
tionen.
Artikel 30
Utan att det påverkar tillämpningen av
— artiklarna 86-89 i tjänsteföreskrifterna,
— artikel 75 i budgetförordningen,
— institutionens indrivningsrätt gentemot tredje man,skall institutionen, i enlighet med artikel 215 andra stycket i EEG-fördraget,
stå för alla risker och underskott som inte täcks av försäkringar, i denomfattning som saldot på det garantikonto som öppnats i den ansvarigetjänstemannens namn inte är tillräckligt för att täcka underskottet.
Avsnitt V
Särskild ersättning och garantikonto
Artikel 31
Det månatliga beloppet för särskild ersättning som avses i artikel 75.4 i
budgetförordningen skall vara
—
"M21343ecu för räkenskapsföraren,
—"M2893ecu för de biträdande räkenskapsförarna,
—"M2453 ecu för förskottsförvaltare, om förskottet är minst
"M13 6003ecu under en period på minst 30 dagar i följd.
Ersättningen skall uttryckas i ecu och det tillämpliga beloppet skall i ecu
krediteras det garantikonto som avses i artikel 32.
Artikel 32
Ett garantikonto skall öppnas i var och en av de anställdas namn i
institutionens allmänna bokföring. På begäran av varje ifrågavarande
institution, kan detta konto föras centralt i kommissionens allmännabokföring. Detta konto skall regelbundet krediteras med den månatliga
ersättning som avses i artikel 31 och med årlig ränta som motsvarar det årliga
genomsnittet av de månatliga satser som tillämpas av Fonden för europeisktmonetärt samarbete i ecu (
1).
Det skall debiteras för underskott som den ifrågavarande personen förklaras
ansvarig för av den institution som denne utnämnts av, i den omfattning somunderskottet inte täcks av utbetalningar från försäkringsgivare.
Artikel 33
1. När en räkenskapsförare eller biträdande räkenskapsförare avslutar sitt
uppdrag skall garantikontots kreditsaldo betalas till denne eller till de sominträder i dennes ställe, efter ett beslut av de myndigheter som avses i artikel
22 i budgetförordningen och den ansvarsfrihet som avses i artikel 77 i
budgetförordningen har beviljats och efter räkenskapsförarens, undantaget detsom rör honom själv, och styrekonomernas positiva yttrande.!B
(1) Dessa satser offentliggörs varje månad i C-serien av Europeiska gemenskapernas
officiella tidning .1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 8
2. När en förskottsförvaltare avslutar sitt uppdrag utbetalas garantikontots
kreditsaldo till denne eller till de som inträder i dennes ställe, eftergodkännande och kontroll av räkenskapsföraren och den berörda utanordna-ren och efter finansinspektörens positiva yttrande.
3. De betalningar som avses i första och andra punkterna skall uteslutande
göras efter skriftliga instruktioner från chefen för generaldirektoratet eller den
administrativa enheten som räkenskapsföraren hör till.
A VDELNING V
REGLER FÖR STYREKONOMEN OCH DE BITRÄDANDE STYR-
EKONOMERNA
(Artikel 24 i budgetförordningen)
Artikel 34
Varje institution skall med ett motiverat beslut utnämna en styrekonom som
skall ansvara för kontroll av åtaganden och godkännanden av alla utgifter och
kontroll av alla inkomster i gemenskapernas budget för vilka institutionen är
det ansvariga organet.
Artikel 35
Institutionen kan utnämna en eller flera biträdande styrekonomer. De skall
rapportera till styrekonomen, som skall besluta vilka befogenheter som skall
delegeras till dem. De skall ha ansvar för de godkännanden som de beviljarinom ramen för de befogenheter som delegerats till dem.
Artikel 36
Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall väljas av institutionen
bland medborgare i medlemsstaterna på grundval av deras särskilda
kvalifikationer.
Artikel 37
Institutionen skall ställa nödvändig personal och utrustning till styrekonomens
förfogande för att denne skall kunna fullgöra sina kontrolluppdrag på ett
tillfredsställande sätt.
Artikel 38
Alla beslut som rör delegering och subdelegering av befogenheter som
meddelas av styrekonomen eller de biträdande styrekonomerna skall vara i
överensstämmelse med bestämmelserna i artiklarna 6, 7 och 8.
Artikel 39
Styrekonomen skall vara fullständigt oberoende vid utövandet av sina
kontrolluppdrag och skall enbart vara ansvarig inför institutionen. Han får
inte ta emot instruktioner eller acceptera några begränsningar vad gäller
utövandet av de uppdrag som genom utnämningen ålagts denne enligtbestämmelserna i budgetförordningen.
Dessa bestämmelser skall också gälla för de biträdande styrekonomerna, inom
gränserna för de befogenheter som delegerats till dem av deras närmast
överordnade, dvs. styrekonomen.
Artikel 40
Styrekonomen kan vid vilken tidpunkt som helst framlägga rapporter till
institutionen om alla ämnen av ekonomisk innebörd, särskilt vad gäller till-
lämpningen av artikel 2 i budgetförordningen.
Institutionen skall på begäran översända sådana rapporter till Europaparla-
mentet och revisionsrätten om de inte anses vara förtroliga.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 9
Artikel 41
Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall ha tillgång till alla
underlag och till alla andra handlingar som rör de utgifter och inkomster som
skall kontrolleras. De kan utföra kontroller på platsen.
Artikel 42
Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna kan endast ställas
disciplinärt och eventuellt ekonomiskt till ansvar inom ramen för artikel 74i budgetförordningen av institutionen själv under de omständigheter som
anges i andra, tredje, fjärde och femte punkterna.
Institutionen skall fatta ett motiverat beslut om att inleda en undersökning.
Detta beslut skall meddelas den berörda personen och, om denne är
biträdande styrekonom, styrekonomen. Institutionen kan, under eget direktansvar, överlåta utredningen till en eller flera tjänstemän, med samma eller
högre lönegrad än den anställde ifråga och som inte utför uppdrag som
styrekonom, utanordnare eller räkenskapsförare. Under utredningen skall denberörda personen och, om denne är biträdande styrekonom, styrekonomenhöras.
Undersökningsrapporten skall sändas till den berörda personen och, om denne
är biträdande styrekonom, till styrekonomen. Berörd person skall därefter
höras av institutionen angående denna rapport.
På grundval av rapporten och behandlingen skall institutionen fatta ett
motiverat beslut om ansvarsfrihet avseende den undersökta frågan för denberörda personen eller ett motiverat beslut enligt artiklarna 22 och 86-89 itjänsteföreskrifterna. Beslut om disciplinära eller ekonomiska sanktioner
meddelas den berörda personen och för kännedom till övriga institutioner,
revisionsrätten och, om den berörda personen är biträdande styrekonom, tillstyrekonomen.
Den berörda personen kan överklaga dessa beslut hos domstolen, i enlighet
med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.
Artikel 43
Utan att tillämpningen av förfaranden för överklaganden i tjänsteföreskrif-
terna påverkas, kan styrekonomen och de biträdande styrekonomerna
överklaga hos domstolen med avseende på varje åtgärd som gäller deraskontrolluppdrag. Dessa överklaganden skall inlämnas inom tre månader från
den dag som meddelande om den ifrågavarande åtgärden inkom.
Bestämmelserna i första stycket skall även gälla för överklaganden av
institutionen mot dess styrekonom eller dess biträdande styrekonomer.
Överklaganden skall behandlas och prövas i enlighet med artikel 91.5 i
tjänsteföreskrifterna.
A VDELNING VI
INKASSERING A V FORDRINGAR
(Artiklarna 28 och 29 i budgetförordningen)
Artikel 44
I enlighet med artikel 28.1 i budgetförordningen, skall den behöriga
utanordnaren ställa upp en beräkning för varje åtgärd som kan ge upphov
till eller ändra en fordran för gemenskaperna. En beräkning skall även ställas
upp när det inte är möjligt att genom den åtgärd eller det beslut som gerupphov till en senare fordran fastställa beloppet eller förfallodagen. När det ärmöjligt skall det beräknade beloppet och den förväntade förfallodagen anges.
Beräkningen skall sändas till styrekonomen för godkännande och till
räkenskapsföraren för preliminär registrering.
Artikel 45
1. I enlighet med artikel 28.2 i budgetförordningen, skall den behöriga
utanordnaren utan dröjsmål utfärda ett betalningskrav för varje fastslagen
fordran.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 10
Betalningskravet skall sändas till styrekonomen för godkännande och till
räkenskapsföraren för registrering. Förfallodagen skall särskilt anges.
2. Räkenskapsföraren skall fullfölja betalningskravet genom att kräva att
gäldenären betalar skuldbeloppet på fastställd dag.
3 . V i dd e nf a k t i s k ai n k a s s e r i n g e na vd e nf a s t s t ä l l d as u m m a ns k a l l
räkenskapsföraren utfärda en inkomstverifikation som skall bokföras. Denne
skall underrätta utanordnaren och styrekonomen om inkasseringen.
4. Om en fordran inte betalas vid förfallodagen skall räkenskapsföraren
skyndsamt inleda ett förfarande för att verkställa inkasseringen, eventuellt
med alla lagliga medel.
5. Om en fordran skall inkasseras med successiva avbetalningar antingen
inom ett enda budgetår eller under flera budgetår, skall den registreras iräkenskaperna som ett helt betalningskrav så snart den har fastställts.
Artikel 46
Framtida beräkningar inom ramen för artikel 28 i budgetförordningen skall
strikt begränsas till löpande inkomster.
Enstaka inkasseringar som rör löpande beräkningar behöver därför inte var för
sig föreläggas styrekonomen för godkännande.
Före budgetårets utgång skall utanordnaren förelägga styrekonomen ändring-
arna i de löpande beräkningarna för godkännande för att säkerställa att demotsvarar de fordringar som faktiskt fastställts.
Artikel 47
I enlighet med artikel 45.3 skall utanordnaren och styrekonomen så snart som
möjligt underrättas om varje inkassering. Om inget betalningskrav harutfärdats enligt artikel 45 i fråga om inkassering, skall det berörda beloppet
omedelbart krediteras ett interimskonto i de allmänna räkenskaperna och den
behöriga utanordnaren skall inleda ett förfarande för att fastställa fordringenoch utfärda det nödvändiga betalningskravet i avsikt att bokföra inkomsten i
budgeten. Om det visar sig att ett felaktigt belopp krediterats ett sådant
interimskonto, skall detta återbetalas så snart som möjligt.
Artikel 48
Beräkningar och betalningskrav skall tas upp var för sig i räkenskaperna och
numreras kronologiskt så att det för alla institutionens fordringar skall vara
möjligt att fastställa
— vilka vidtagna åtgärder som kan ge upphov till en fordran,— storleken på de utestående fordringarna,— dessa fordringars förfallodag,
— vilka fordringar som har inkasserats,
— vilka fordringar som ännu inte inkasserats och de åtgärder som vidtagits i
detta hänseende.
Artikel 49
Räkenskaperna måste organiseras på ett sådant sätt att styrekonomen när som
helst kan kontrollera att beräkningen av fordringarna och av betalningskravenär korrekt registrerade och utföra de uppdrag som ålagts denne enligt artikel29.3 i budgetförordningen.
Artikel 50
I enlighet med artikel 29.2 i budgetförordningen skall varje förslag av
utanordnaren att avstå från rätten att kräva in en fastslagen fordran bl.a.innehålla upplysningar om gäldenären, arten av inkomst, det beräknade
beloppet, konteringen ifråga, de vidtagna åtgärderna för att säkerställa
återbetalningen och skälen till det föreslagna avståendet.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 11
Om institutionens högsta myndighet underlåter att ta hänsyn till styrekono-
mens nekande att ge godkännande, skall beslutet översändas till utanordnarensom till styrekonomen skall returnera förslaget om att avstå tillsammans medbeslutet. Förslaget om att avstå skall tillsammans med beslutet registreras i
enlighet med artikel 28.2 första stycket i budgetförordningen.
A VDELNING VII
ÅTAGANDE A V UTGIFTER
(Artikel 36 i budgetförordningen)
Artikel 51
Innan åtgärder vidtas som kan ge upphov till utgifter, måste den behöriga
utanordnaren förelägga styrekonomen ett förslag till åtagande. Utanordnarenmåste på förhand säkerställa att denna åtgärd är i överensstämmelse med
principerna om sund ekonomisk förvaltning och särskilt de som gäller
sparsamhet och kostnadseffektivitet enligt artikel 2 i budgetförordningen.Sådana förslag skall i princip uppställas i enlighet med ett standardformulärsom skall antas genom en enhällig överenskommelse mellan utanordnaren,
räkenskapsföraren och styrekonomen. Sådana förslag till åtagande måste
innehålla de upplysningar som avses i artikel 37 i budgetförordningen.
Artikel 52
Institutionens preliminära beslut av allmän art som är förenade med ett
åtagande av utgifter mot tredje man skall betraktas som åtgärder som kan geupphov till utgifter, utan att något ytterligare beslut är nödvändigt.
Artikel 53
Om ett principbeslut måste tas av institutionen innan ett åtagande av utgifter
kan ingås, skall det preliminära principbeslutet tillsammans med detmotsvarande åtagandeförslaget först överlämnas till styrekonomen förgodkännande.
När institutionen har godkänt det preliminära beslutet, skall det motsvarande
åtagandeförslaget föreläggas styrekonomen för godkännande.
Om institutionen inte godkänner det preliminära beslutet eller sänker det
föreslagna utgiftsbeloppet, skall åtagandeförslaget upphävas eller, när så är
lämpligt, ersättas med ett motsvarande ändrat åtagandeförslag, som skallföreläggas styrekonomen för godkännande.
Artikel 54
Preliminära åtaganden inom ramen för artikel 36.1 i budgetförordningen skall
starkt begränsas till löpande utgifter. Enskilda åtaganden som täcks av sådana
preliminära åtaganden behöver inte föreläggas styrekonomen för godkännan-
de.
Vad gäller preliminära åtaganden skall utanordnaren på eget ansvar
kontrollera att de enskilda åtagandena inte överskrider de preliminära
åtaganden som täcks av dem.
Sådana preliminära åtaganden skall inte ge upphov till automatisk överföring
av anslag enligt artikel 7 i budgetförordningen om de inte, vid utgången av
budgetåret, motsvarar ekonomiska åtaganden som faktiskt ingåtts före detidsgränser som fastställs i budgetförordningen.
Administrationskostnader som uppstår flera gånger under ett och samma
budgetår skall betraktas som löpande utgifter, som t.ex.
— personalkostnader (löner och olika bidrag, rekryteringsutgifter m.m.)
— utgifter för tjänsteresor,
— representationskostnader,— möteskostnader,
— free lance-tolkar,
— utbyte av tjänstemän,!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 12
— lokalhyra,
— diverse försäkringar,— rengöring och underhåll,— hyreskostnader,— telekommunikation,— vatten, gas och elektricitet,— tidskrifter (månadsbulletiner o.dyl.),— abonnemang.
Artikel 55
Om inte en exakt beräkning kan göras för utgifter när förslaget om det berörda
förslaget till åtagande föreläggs styrekonomen och meddelas räkenskaps-
föraren i fråga om vissa åtgärder som kan ge upphov till utgifter, måste
utanordnaren beräkna de förväntade utgifterna och i sitt förslag till åtagandeanföra de grunder varpå han kom fram till beräkningen.
Artikel 56
Alla förslag till åtagande måste föreläggas styrekonomen i tillräckligt god tid
för att han skall kunna ta ställning härtill och framföra den kritik han ansernödvändig för att hänsyn ska kunna tas till denna.
Artikel 57
Utan att tillämpningen av artikel 23 i budgetförordningen påverkas, måste
förslag till åtagande av utgifter åtföljas av alla relevanta underlag och av allaandra handlingar och upplysningar som är nödvändiga för att styrekonomenskall kunna fastställa vad som krävs enligt artikel 38.1 i budgetförordningen.
A VDELNING VIII
REGISTRERING A V FÖRSLAG TILL ÅTAGANDE A V UTGIFTER
EFTER STYREKONOMENS GODKÄNNANDE
(Artikel 37 i budgetförordningen)
Artikel 58
Förslag till åtagande skall registreras av institutionens bokföringsenhet.
Denna registrering skall göra det möjligt att när som helst få överblick överföljande för varje budgetpost eller rubrik för budgetåret:
1. Disponibla anslag.
2. Summan av ingångna åtaganden.
3. Betalningar som gjorts med avseende på dessa åtaganden.4. Saldot av utestående fordringar.Registreringen skall även göra det möjligt att när som helst få överblick över
följande:
1. De ursprungliga åtagandena, eventuellt ökat med ytterligare åtaganden.
2. Summan av ingångna åtaganden under tidigare budgeår.
3. Restbeloppet för utestående fordringar vid början av budgetåret.4. Betalningar under budgetåret.5. Utestående saldo.Summan av de samlade preliminära åtagandena enligt artikel 99 skall
registreras på samma sätt.
Artikel 59
Räkenskaperna skall uppställas på ett sådant sätt att styrekonomen skall
kunna kontrollera att åtaganden och betalningar har registrerats på rätt sätt.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 13
A VDELNING IX
GODKÄNNANDE A V FÖRSLAG TILL ÅTAGANDE A V UTGIFTER
(Artikel 38 i budgetförordningen)
Artikel 60
Om inte annat följer av bestämmelserna i artiklarna 10 och 61, skall
godkännandet vara i form av styrekonomens undertecknande — eller
undertecknande av en biträdande styrekonom eller en anställd som harfullmakt eller underfullmakt enligt artikel 38 — av förslag till åtagande, somskall stämplas och dateras.
Artikel 61
I brådskande fall kan godkännande ges genom en not eller per telex eller på
annat sätt som otvetydigt visar att förslaget om åtagandet i fråga har godkänts.
Artikel 62
Om institutionens högsta myndighet enligt artikel 39 i budgetförordningen
underlåter att ta hänsyn till styrekonomens nekande att ge godkännande, skallbeslutet översändas till utanordnaren som till styrekonomen skall returnera
förslaget om åtagande tillsammans med beslutet. Förslaget till åtagande skall
tillsammans med beslutet registreras i enlighet med bestämmelserna i artikel37 i budgetförordningen.
Artikel 63
Artiklarna 60, 61 och 62 skall gälla för förslag till samlade preliminära
åtaganden inom ramen för artikel 99 i budgetförordningen.
Artikel 64
Om styrekonomen anser att underlagen i artiklarna 28.2, 37, 41 och 45 i
budgetförordningen som är närmare beskrivna i artiklarna 65-73 i budgetför-ordningen är otillräckliga eller ofullständiga, skall han skjuta upp godkän-
nandet och returnera förslaget till utanordnaren med angivande av vilka bevis
som önskas.
A VDELNING X
UNDERLAG
(Artiklarna 28.2, 37, 41 och 45 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Inkassering av fordringar
Artikel 65
För betalningskrav skall följande utgöra underlag: det beslut eller den åtgärd
som ger upphov till fordringen, tillsammans med handlingar som möjliggörkontroll av typen av fordring, uträkningen av beloppet, förfallodagen ochgäldenärens identitet, såsom
a) i fråga om egna medel (
1):
— tullavgifter, jordbruksavgifter och sockeravgifter: kontoutdrag från
medlemsstaterna i enlighet med genomförandebestämmelserna (2),
— medel från moms och BNP: budgeten för det budgetår (år n) för
vilket beloppet fastställs och, för de respektive saldon (år n+1 ochefterföljande år), de olika sammanställningarna, sammanfattande
handlingar och de utdrag som avses i genomförandebestämmelser-
na (
2),!B
(1) Rådets beslut 88/376/EEG, Euratom (EGT nr L 185, 15.7.1988, s. 24).
(2) — Förordning (EEG, Euratom) nr 1552/89,
— Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1553/89 (EGT nrL 155, 7.6.1989, s. 9).1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 14
b) i fråga om andra diverse inkomster: den grundläggande rättsakten, det
beslut, det avtal eller den överenskommelse som ger upphov till fordranoch de handlingar varav alla komponenter för uträkning framgår.
Avsnitt II
Åtagande av utgifter
Artikel 66
För förslag till åtaganden av utgifter skall följande preliminära rättsakter, som
förpliktar institutionen, utgöra underlag:
a) För utgifter som uppstår genom avtal:
preliminär överenskommelse, avtal, ordersedel eller liknande handling
tillsammans med, i fråga om avtal, erhållna anbud, skälen till privata
överenskommelser och, om nödvändigt, yttrande från Rådgivandekommittén för inköp och avtal (hädanefter kallad ”CCAM”).
b) För autonom tilldelning av stöd:
— för tilldelning av finansiellt stöd från olika fonder eller liknande
projekt: de handlingar som kan krävas enligt de tillhörandegrundförordningarna och beslut för att stöd skall beviljas;
— för bidragen i allmänhet:
— mottagarens ansökan tillsammans med, om nödvändigt, en
genomföranderapport om tidigare beviljade bidrag,
— grunderna för det tilldelade beloppet,
— det preliminära skriftliga avtalet eller liknande handlingar,
— budgetprognos för det år för vilket bidraget söks eller en
motsvarande handling.
Avsnitt III
Kontroll och betalning av utgifter
Artikel 67
För leveranser i allmänhet skall leverantörens faktura, eventuellt tillsammans
med en kopia av den handling som ger upphov till gemenskapens förpliktelse(t.ex. ordersedel eller avtal) utgöra ett underlag.
Under alla omständigheter måste den handling som utfärdats av leverantören
utvisa
— leveransernas art och kvantitet eller i förekommande fall en beskrivning
av de tjänster som utförts i samband med detta,
— pris per enhet och det totala priset,— gemenskapens avgifts- och skattebefrielser och om nödvändigt de belopp
i avgifter, skatter och tullar som är inbegripna i priset för de levererade
varorna.
Denna handling eller en bilaga till denna måste vara underskriven av
utanordnaren, eller av den person som befullmäktigats av honom om att
— leveransen behörigen mottagits med angivande av dag och plats för
mottagandet,
— leveransen tagits upp i förteckningen, om så krävs,
— alla punkter på fakturan kontrollerats, och— ett yttrande lämnats av CCAM om ett sådant krävs.
Artikel 68
Med avseende på tjänster skall leverantörens faktura (eller nota) tillsammans
med, i förekommande fall, avtalet utgöra ett giltigt underlag.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 15
Fakturan (notan) måste
— innehålla upplysningar om tjänstens art, eventuellt pris per enhet, det
totala priset och gemenskapens avgiftsoch skattebefrielse, i den mån dettaär möjligt, de avgifter och skatter för den tjänst som är inbegripen i priset,
— ha påteckningen ”kan betalas” undertecknad av utanordnaren eller av den
person som befullmäktigats av denne, varmed intygas att tjänsten har
utförts korrekt och att alla punkter på fakturan (eller notan) harkontrollerats.
Artikel 69
1. För studie- och forskningsavtal skall följande utgöra underlag:
a) En kopia av avtalet och av eventuella tilläggsöverenskommelser som
skall biläggas den första betalningsordern.
b) Varje handling som enligt avtalens budgetbestämmelser bestyrker
motsvarande betalningar (begäran från uppdragstagaren, fakturor, namnpå förvaltningskommittén om det rör sig om associeringsavtal, eller
någon annan handling som styrker utgifterna). Den slutliga betalningen
måste åtföljas av en handling som uppställts av utanordnaren och i vilkenintygas att tjänsten har utförts.
2. För beslut genom vilka finansiellt stöd beviljas från de olika fonderna
eller liknande åtgärder, skall följande utgöra underlag:
a) En kopia av beslutet som skall biläggas den första betalningsordern.b) Varje handling som enligt budgetbestämmelserna i grundförordningarna
eller besluten att bevilja finansiellt stöd bestyrker motsvarande betal-ningar (begäran om betalning, förklaring att arbetet har påbörjats,rapporter om förloppet och andra handlingar). Den sista betalningen
måste åtföljas av en handling som styrker att programmet eller projektet
har slutförts och innehålla en översikt över de faktiska utgifter somuppstått med avseende på programmet eller projektet.
3. För de bidrag som avses i artikel 66 b andra strecksatsen skall följande
utgöra underlag:
a) En kopia av beslutet om beviljande av bidrag.b) Bekräftelse av mottagaren att denne accepterar de kontroller som
gemenskapen genomför enligt artikel 87 i budgetförordningen och, omstorleken på bidraget berättigar det, en rapport om genomförandet av
projektet och om användningen av de mottagna medlen.
Artikel 70
För personalutgifter, skall följande utgöra underlag:
a) Beträffande månadslön:
— Den fullständiga listan över personal med angivande av alla
beståndsdelar av ersättningen. Denna lista skall biläggas betalnings-
ordern.
— Ett formulär (blankett för personuppgifter) som visar varje ändring
av ersättningen. Detta formulär skall utarbetas på grundval av besluttagna för varje enskilt fall.
— Om det rör sig om tillsättningar eller utnämningar, skall en bestyrkt
kopia av tillsättningen eller utnämningen åtfölja den första
löneutbetalningen.
b) Beträffande andra tillsättningar (tim- eller dagavlönad personal):
— En redogörelse avfattad av utanordnaren som visar närvarodagar och
-timmar.
c) Beträffande övertid:
— En redogörelse undertecknad av den befullmäktigade tjänstemannen
med bekräftelse om den övertid som den anställde har utfört.
d) Beträffande kostnader för tjänsteresor:
— Ordern om tjänsteresa behörigt undertecknad av den behöriga
myndigheten.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 16
— ”Redogörelse för tjänsteresor” som särskilt visar tjänsteresans mål,
dagar och tider för avresa och ankomst till målet, resekostnader,uppehållskostnader, och andra behörigt godkända kostnader medhänsyn till underlagen. Denna redogörelse skall undertecknas av den
som har företagit tjänsteresan och av den därtill befullmäktigade
överordnade myndigheten.
e) Beträffande andra personalutgifter:
— De underlag som avser det beslut som utgifterna grundar sig på och
som visar alla beståndsdelar i beräkningen.
Artikel 71
I fråga om alla åtaganden som innefattar delbetalningar, skall en bestyrkt
kopia av avtalet eller beslutet om finansiellt stöd biläggas den förstabetalningsordern. På de övriga betalningsorderna skall det hänvisas till denna
handling och till föregående betalningar.
När den sista betalningsordern utfärdas, skall utanordnaren intyga att
transaktionen har verkställts så att de nödvändiga bokföringsmässigaåtgärderna kan vidtas vad gäller upphävande av alla åtaganden som har förtsupp men inte genomförts.
Om en tidsgräns enligt artikel 1.7 i budgetförordningen har fastställts, skall
bokföringen göra det möjligt att identifiera och ta ut de åtaganden som inte
definitivt har genomförts en månad före dagen i fråga. Utanordnarna skalldärefter förbereda förslag till upphävande av det åtagande som inte hargenomförts eller, om villkoren i artikel 1.7 har uppfyllts, att framlägga ett
förslag om ändring av det ursprungliga åtagandet åtföljt av tillämpliga
motiveringar.
Artikel 72
Om ett enda underlag täcker flera betalningar, skall det i alla betalningsorder
hänvisas till originalhandlingen och till numret på den betalningsorder tillvilken den är bilagd.
Artikel 73
Med undantag av de fall som avses i artiklarna 65-72 ovan, om ett
originalunderlag inte kan framläggas, kan utanordnaren ersätta denna med en
bestyrkt kopia, och han skall i så fall ange orsaken till att originalet inte harkunnat framläggas och intyga att betalningen inte har gjorts.
A VDELNING XI
BEVILJANDE A V FÖRSKOTT
(Artikel 46 i budgetförordningen)
Artikel 74
Utom vad gäller de förskott som avses i tjänsteföreskrifterna eller i en
bestämmelse i en förordning, kan utanordnaren bevilja förskott för att täcka
utgifter som skall betalas av en tjänsteman eller annan anställd för sin
institutions räkning. Sådana utgifter som vanligtvis ligger under personal-utgifter och administrativa utgifter kan föranledas av en särskild uppgift eller
röra sig om liknande utgifter av ännu okänd art eller storlek.
Artikel 75
Beviljande av sådana förskott och utnämning av tjänsteman eller annan
anställd skall ske på grundval av ett beslut av de myndigheter som avses iartikel 22 i budgetförordningen på förslag av utanordnaren efter godkännandeav styrekonomen och ett positivt yttrande av räkenskapsföraren. I sådana
beslut skall förskottets storlek anges och den period under vilken det skall
användas.
Om arten av utgifter är fastställd med tillräcklig säkerhet, skall ett förslag om
åtagande göras innan något förskott betalas.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 17
Artikel 76
Den utnämnda tjänstemannen eller annan anställd skall ansvara för de medel
som ställs till dennes förfogande och skall vidta nödvändiga åtgärder för attsäkerställa dessa.
Senast tio dagar efter det att det mål för vilket förskottet beviljades har
uppnåtts skall han ge räkenskapsföraren en detaljerad redogörelse föranvändningen av det och betala tillbaka eventuellt restbelopp.
Senast sex veckor efter samma dag skall utanordnaren avveckla förskottet för
att kunna avsluta det interimskonto som öppnats vid beviljandet.
A VDELNING XII
BANK- OCH POSTGIROKONTO
(Artikel 53 i budgetförordningen)
Artikel 77
För att genomföra finansiella transaktioner kan institutionen öppna bank-
eller postgirokonto i medlemsstaterna och eventuellt i tredje land.
Artikel 78
Institutionen kan även inneha konton i varje medlemsstats centralbank eller
auktoriserat finansinstitut.
Artikel 79
Institutionen skall meddela alla finansinstitut hos vilka det har öppnat konton
namnen på och underskriftsprover från de anställda som utnämnts av det och
som är befullmäktigade att öppna konton och disponera över dessa, och
eventuella begränsningar av uttag som varje befullmäktigad anställd kan ha.
Artikel 80
För att kunna disponera över kontona krävs underskrifter av två behöriga
befullmäktigade anställda, varav den ena skall vara räkenskapsföraren, en
biträdande räkenskapsförare eller en förskottsförvaltare.
Institutionen skall, i enlighet med artikel 53 i budgetförordningen, utnämna
anställda som är befullmäktigade att underteckna checker och postkredit- och
bankkreditöverföringar.
Innan de anställda undertecknar, skall de kontrollera att betalningsorder och
postkredit- och bankkreditöverföringarna överensstämmer.
Artikel 81
Som en allmän regel skall betalning av följande ske med check, per postgiro
eller bankkreditöverföringar:
— Tjänstemännens och andra anställdas månatliga ersättningar.
— Utgifter för leveranser eller tjänster som överskrider
"M14003ecu.
A VDELNING XIII
FÖRSKOTT
(Artikel 54 i budgetförordningen)
Artikel 82
En ordning med förskottskonton kan upprättas om betalningen av vissa
utgifter på grund av dess art eller dess särskilt brådskande karaktär inte kan
effektueras genom en betalningsorder undertecknad av utanordnaren och
godkänd av styrekonomen. Utan hinder av artiklarna 40 och 51 i budgetför-ordningen skall förvaltaren av förskottskonton befullmäktigas att göra!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 18
preliminära uttag och effektuera betalning av utgifter om inte annat följer av
senare tillämpning av artiklarna 40, 41, 44, 45, 47 och 50 i budgetför-ordningen.
Beslut om att insätta en ordning med förskottskonton och om väsentliga
ändringar i villkoren för deras funktion skall fattas av de myndigheter somavses i artikel 22 i budgetförordningen på ett behörigt grundat förslag av
utanordnaren efter ett positivt yttrande från räkenskapsföraren och styr-
ekonomen.
Artikel 83
Beslut om utnämning av förskottsförvaltare skall fattas av de myndigheter
som avses i artikel 22 i budgetförordningen, på förslag av utanordnaren efter
ett positivt yttrande från räkenskapsföraren.
I detta beslut skall förskottsförvaltarens ansvar anges.
Artikel 84
Besluten i artiklarna 82 och 83 skall meddelas utanordnarna, styrekonomen,
räkenskapsföraren och revisionsrätten.
Artikel 85
1. Beslutet om att inrätta en ordning med förskottskonton skall i synnerhet
innehålla bestämmelser om följande:
a) Det högsta belopp som kan avsättas som förskott och dess ändamål.b) Om ett bank- eller postgirokonto skall öppnas i den berörda institutionens
namn.
c) Arten av och det högsta belopp för varje utgift som kan effektueras utan
föregående tillstånd.
d) Den frekvens med vilken underlagen måste lämnas och förfarandet för
detta.
e) Det förfarande som skall användas om förskott måste inrättas på nytt.
f) Den tid inom vilken förskottsordningens transaktioner måste regleras.2. Betalningar kan endast göras på grundval av och inom ramen för tidigare
åtaganden undertecknade av utanordnaren och godkända av styrekonomen.
Artikel 86
Endast räkenskapsföraren kan överföra medel till förskottskontona i enlighet
med artikel 54 andra stycket i budgetförordningen.
Diverse lokala inkomster såsom de som härrör från
— försäljning av utrustning,
— publikationer,
— diverse återbetalningar,
— räntor m.m.,skall dock tas upp direkt på tillämpliga förskottskonton och regleras i enlighet
med tillämpliga bestämmelser i budgetförordningen och denna förordning.
Räkenskapsföraren skall dra ifrån beloppen ifråga när han senare tillför medel
till dessa förskottskonton.
Artikel 87
Varje förskottsförvaltare skall vara ansvarig inför utanordnaren för att de
betalningar som skall ske till tredje man fastställs och inför räkenskapsförarenför att betalningarna görs.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 19
Artikel 88
Förskottsförvaltaren skall föra räkenskaper över de medel han förfogar över
och över de utgifter som effektueras och inkasserade medel, i enlighet medräkenskapsförarens instruktioner.
Artikel 89
Förskottsförvaltaren skall vidta alla nödvändiga försiktighetsåtgärder för att
säkra de medel som ställts till hans förfogande.
Artikel 90
Utan att det påverkar de revisioner som utförs av styrekonomen måste
räkenskapsföraren själv eller genom en biträdande räkenskapsförare ellergenom en tjänsteman som särskilt befullmäktigats för detta ändamål utföra
kontroller, vilka i regel bör utföras på plats och utan förvarning och, i den mån
det är möjligt med jämna mellanrum, av de medel som betrotts förskotts-förvaltarna och av deras räkenskaper.
Artikel 91
Räkenskapsföraren och styrekonomen skall underrätta varandra om resultaten
av sina kontroller och vidrarebefordra dessa till utanordnaren.
A VDELNING XIV
VILLKOR FÖR BETALNING A V RÄNTA NÄR FELAKTIGT UTBE-
TALDA BELOPP SKALL INKASSERAS
(Artikel 49 i budgetförordningen)
Artikel 92
Bestämmelserna i denna avdelning skall gälla för inkassering av belopp som
av gemenskapen felaktigt utbetalats utan att detta påverkar tillämpningen av
eventuella bestämmelser i de grundläggande rättsakterna om gemenskapens
politik i olika sektorer.
Artikel 93
1. I det betalningskrav som avses i artikel 28.2 i budgetförordningen skall
för varje fastställd fordran förfallodagen för inkassering av det felaktigt
utbetalda beloppet anges.
2. Räkenskapsföraren kan tillsammans med berörd utanordnare ge anstånd
med betalningen endast efter behörigen motiverad skriftlig begäran av
gäldenären, förutsatt att gäldenären förpliktar sig att betala ränta efter den sats
som anges i artikel 94 under hela anståndsperioden räknat från denursprungliga förfallodagen.
3. När anstånd ges kan räkenskapsföraren begära att gäldenären ska lämna
en säkerhet som täcker både huvudsumman och räntan för att säkerställagemenskapens rättigheter på ett bättre sätt.
Artikel 94
1. Varje fordran som inte återbetalas på förfallodagen skall löpa med ränta
enligt följande:
— Fordringar uttryckta i ecu: Till den räntesats som tillämpas av Europeiska
fonden för monetärt samarbete för sina transaktioner i ecu (
1), ökad med
en och en halv procentenhet,
— Fordringar uttryckta i nationell valuta: Till satsen för tremånaders
interbanksränta (vid försäljning) på tillämplig marknad, ökad med en och
en halv procentenhet.
2. Den tillämpliga räntesatsen är den som gäller under den månad som
fordran förfaller.!B
(1) Dessa satser offentliggörs varje månad i C-serien av Europeiska gemenskapernas
officiella tidning .1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 20
3. Ränta skall beräknas från förfallodagen i betalningskravet till den dag när
hela fordran är återbetald.
Artikel 95
Räkenskapsföraren kan, efter överenskommelse med styrekonomen, avstå
från att utkräva ränta när beloppet ifråga på grund av antingen fordrans storlek
eller förseningens varaktighet är obetydlig i förhållande till de administrativaomkostnaderna.
Artikel 96
Alla delbetalningar skall i första hand täcka den fastställda räntan i enlighet
med artikel 94 och därefter huvudsumman.
A VDELNING XV
ANBUDSFÖRFARANDEN
(Priskonkurrens och anbudsinfordran)
(Artikel 57 i budgetförordningen)
Artikel 97
De förfaranden som avses i denna avdelning skall tillämpas utan att till-
lämpningen av bestämmelserna i artiklarna 126-129 påverkas.
Artikel 98
Anbudsinfordringar skall så vitt möjligt inges på ett standardformulär eller
utformas efter en standardtext.
Artikel 99
Varje anbudsinfordran skall i synnerhet innehålla upplysningar om följande:
a) Förfarandet för inlämnande av anbud och hur de skall utformas,
inbegripet i synnerhet om det krävs att ett standardiserat svarsformulärskall användas.
b) Att protokoll rörande privilegier och immunitet skall gälla och hänvisa
till allmänna villkor som tillämpas på avtalet ifråga (material, arbete,tjänster eller publikationer) och till varje handling med de villkor somsärskilt tillämpas på det särskilda avtalet ifråga.
c) En klausul om att anbudsvillkoren betraktas som accepterade vid
ingivande av anbud.
d) Besiktningsvillkoren som skall preciseras i detalj vid besiktningar på
plats.
e) Ett anbuds giltighetstid under vilken anbudsgivaren skall stå kvar vid
villkoren i sitt anbud.
f) De straff som utverkas om avtalets bestämmelser inte följs.g) De upplysningar som fakturor (eller de tillhörande underlagen) måste
innehålla i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 65-73.
h) Förbud mot all kontakt mellan institutionen och anbudsgivarna utom i
vissa undantagsfall enligt följande villkor:
1. Före utgången av tiden för inlämnande av anbud:
— På begäran av anbudsgivare:
Ytterligare upplysningar, som endast har till syfte att klargöra
arten av anbudsinfordran, kan meddelas anbudsgivarna.
— På begäran av institutionen:
Om institutionens enheter uppmärksammar ett fel, onöjaktighe-
ter, försummelse eller någon annan typ av brister i texten om
anbudsinfordringen, kan de underrätta personerna ifråga om
detta på samma sätt som det som tillämpas för originalanbuds-infordringen.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 21
2. Efter öppningen av anbud och på begäran av institutionens enheter:
— om något klargörande krävs i samband med ett anbud, eller om
uppenbara skrivfel i anbudet måste korrigeras, kan institutionenkontakta anbudsgivaren.
Artikel 100
I de fall när kontakt har tagits enligt villkoren i artikel 99 h, skall en ”not till
akten” utarbetas och sådan kontakt skall omnämnas i den rapport som senare
skall lämnas till CCAM.
Artikel 101
De allmänna villkor som tillämpas på det föreslagna avtalet skall biläggas
anbudsinfordran. Varje handling med villkor som särskilt skall tillämpas pådet särskilda avtalet ifråga skall också biläggas.
Artikel 102
Tidsgränsen för inlämnande av anbud skall fastställas efter avtalets art och
med hänsyn till den tid som krävs för att förbereda svaret på anbudsinfordran.
Artikel 103
Anbudsgivare kan lämna anbud
— antingen per post:
I så fall måste det preciseras i anbudsinfordran att dessa skall betraktas
som lämnade på avsändningsdagen, som visas genom poststämpeln.
Anbud som lämnas per post måste registreras.
— eller genom direkt inlämning till institutionen eller genom anbuds-
givarens ombud, inbegripet privata postbefordringsfirmor:
I så fall måste det preciseras i anbudsinfordran vilken dag och tid som
anbuden måste lämnas till institutionen och till vilken enhet de skall
levereras mot ett underskrivet och daterat kvitto.
Dagen måste vara densamma i båda fallen.För att upprätthålla sekretess och för att undvika missförstånd, måste
anbudsinfordran inbegripa en bestämmelse enligt följande:
”Anbud måste lämnas i dubbla kuvert. Bägge kuverten skall vara slutna
och det innersta skall förutom angivande av den enhet den är ställd tillsom anges i anbudsinfordran, orden ”Anbudsinfordran — får inte öppnasav postföretaget”. Om självhäftande kuvert används måste de slutas med
tejp och avsändaren måste signera tvärs över denna tejp.”
Artikel 104
Alla anbud måste öppnas.
Anbud skall öppnas av en kommitté som utsetts för detta ändamål.
Styrekonomen måste underrättas om öppning av anbud. Styrekonomen ellerdennes representant kan närvara som observatör om han anser det nödvändigt.
Anbud som inte uppfyller villkoren i anbudsinfordran skall inte tas med.Kommittémedlemmarna skall parafera varje sida i varje anbud och skall
utarbeta en skriftlig rapport om inkomna anbud med förteckning över de
anbud som uppfyller villkoren och vilka som inte gör det och med skäl för
avslag av de som inte uppfyller villkoren.
Artikel 105
Alla anbudsgivare skall underrättas om resultatet av deras anbud.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 22
A VDELNING XVI
FASTSTÄLLANDE A V OLIKA BELOPPSGRÄNSER MED A VSEENDE
PÅ A VTAL
(Artikel 128 i budgetförordningen)
Artikel 106
Den övre beloppsgränsen för ingående av avtal genom privat överenskom-
melse enligt artikel 58 punkt a i budgetförordningen skall vara "M113 200
3ecu.
Artikel 107
Den undre beloppsgränsen för när CCAM som avses i artikel 60 i
budgetförordningen skall yttra sig, skall vara "M146 000 3ecu.
Artikel 108
Beloppsgränsen för obligatorisk säkerhet som avses i artikel 62 i budgetför-
ordningen skall vara "M1329 000 3ecu.
Artikel 109
De övre beloppsgränserna för ingående av avtal mot faktura eller räkning
enligt artikel 63 i budgetförordningen skall vara
—"M11 0003 ecu för utgifter som effektueras vid institutionens
provisoriska arbetsplatser,
—"M12 6003ecu för utgifter som effektueras utanför institutionens
provisoriska arbetsplatser.
Artikel 110
I enlighet med artikel 97 i budgetförordningen om tilldelning av avtal som rör
anslag för forskning och teknologisk utveckling, skall följande gränser
fastställas:
— Den övre beloppsgränsen för ingående av avtal genom privat över-
enskommelse skall vara "M198 700 3ecu för avtal om vetenskap
och teknisk utrustning och för avtal om bygg- och anläggningsarbeten.
— Den undre beloppsgränsen för när CCAM skall yttra sig skall vara
a)"M1460 600 3ecu för vetenskapliga och tekniska avtal,
b)"M198 700 3ecu för avtal om utrustning och leveranser som
inte är av vetenskaplig eller teknisk art,
c)"M132 900 3ecu för avtal om utrustning och leveranser som
inte är av vetenskaplig eller teknisk art och på vilka bestämmelsernai artikel 58 punkterna c, d och e i budgetförordningen tillämpas.
A VDELNING XVII
UPPGIFTER FÖR DEN RÅDGIV ANDE KOMMITTÉN FÖR UPP-
HANDLING OCH A VTAL
(Artiklarna 60 och 97 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Allmänna bestämmelser
Artikel 111
CCAM skall, i egenskap av rådgivande organ, anmodas att avge sitt yttrande i
enlighet med bestämmelserna i artiklarna 60, 61 och 97 i budgetförordningenom
a) alla utkast till avtal om bygg- och anläggningsarbeten, leveranser eller
tjänster, inbegripet studier, som rör belopp som överskrider de som anges!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 23
i artiklarna 107 och 110 i denna förordning och om förslag avseende köp
av fast egendom, oavsett beloppets storlek,
b) utkast till tilläggsavtal till ett avtal som avses i a om det rör sig om
grundläggande ändringar, särskilt om ett sådant tilläggsavtal kan medföraatt det ursprungliga avtalets belopp ändras,
c) utkast till tilläggsavtal som medför att det samlade beloppet för ett redan
ingånget avtal som ursprungligen låg under de gränser som avses i a,överskrider dessa gränser,
d) formulär och standardtexter avseende anbudsinfordringar och utkast som
avviker väsentligt från sådana standardtexter,
e) utkast till anbudsinfordringar av särskild betydelse eller karaktär,f) frågor som uppstår vid avtalens ingående eller genomförande (t.ex.
upphävande av order, begäran om straffeftergift för försening, avvikelserfrån de särskilda och allmänna avtalsvillkoren) när frågan är tillräckligtallvarlig för att begäran om yttrande skall beaktas,
g) utkast till avtal till ett belopp som är lägre än det som avses i a, på
begäran av den behöriga utanordnaren eller av en medlem av CCAM, när
en av dessa anser att sådana avtal berör principfrågor eller är av särskild
art.
Artikel 112
CCAM skall lämna
a) rekommendationer avseende den allmänna politiken för inköp i och
utanför gemenskapen och skall företa eller låta företa undersökningar och
studier som kan vara nödvändiga,
b) rekommendationer om allmänna villkor för upphandling och avtal.
Artikel 113
De akter som överlämnas till CCAM för yttrande skall åtföljas av en rapport
som utarbetas och föreläggs av den behöriga tjänstemannen eller av enställföreträdare som utses av utanordnaren.
Denna rapport skall inbegripaa) en teknisk och ekonomisk utvärdering av varje anbud, inbegripet en
jämförande tabell över priserna per enhet,
b) motiveringar till valet av rekommenderad anbudsgivare.
Artikel 114
För varje fall skall ett yttrande avges som skall undertecknas av CCAM:s
ordförande. Dessa yttranden skall meddelas de berörda enheterna.
Artikel 115
Varje CCAM skall själv utarbeta sin arbetsordning, som skall meddelas den
berörda institutionen, de övriga institutionernas CCAM och revisionsrätten.
Varje CCAM skall säkerställa korrekt tillämpning av rådets direktiv som avses
i artikel 126.
Avsnitt II
Särskilda bestämmelser för det gemensamma forskningscentret
Artikel 116
Kommissionen kan anta tillämpliga interna bestämmelser beträffande
CCAM:s sammansättning och dess uppgifter vad gäller det gemensamma
forskningscentrets verksamhet med hänsyn till de särskilda behoven i dettasammanhang.
Dessa interna bestämmelser skall utarbetas efter samråd med styrekonomen
och skall sändas till Europaparlamentet och revisionsrätten för kännedom.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 24
Avsnitt III
Institutionernas gemensamma rådgivande kommitté för upphandling och
avtal (CCAMI) (1)
Artikel 117
De administrativa cheferna för gemenskapens institutioner kan vidta lämpliga
åtgärder för att upprätta ett CCAMI med syfte att stärka samarbetet mellan
institutionerna, i enlighet med kraven på sund ekonomisk förvaltning med
avseende på ingående av vissa gemensamma leveransavtal och andra avtal isamband med förvaltning av anslag för finansiering av tvärinstitutionellaåtgärder.
Artikel 118
CCAMI skall i synnerhet ha följande befogenheter:
a) Det skall avge yttrande när alla eller flera institutioner beslutar sig för att
ingå gemensamma avtal inom de områden som anges i artikel 117 medavseende på de ekonomiska fördelar som detta förfarande kan medföra.
Det skall avge yttrande om förfarandets formella riktighet, valet av
anbudsgivare och allmänt om villkoren för ingående av avtal med
vederbörlig hänsyn till samtliga institutioners intressen.
I detta fall skall de enskilda institutionernas CCAM inte höras i frågan
men skall underrättas om yttrandet.
b) Det kan få sig förelagt att, särskilt på begäran av en eller flera
administrativa chefer eller en eller flera CCAM från enskilda institutio-
ner, undersöka och rådgiva i frågor som kan vara av intresse eller få
konsekvenser på ett tvärinstitutionellt plan beträffande ingående av avtalinom de områden som anges i artikel 117.
Det skall undersöka den fråga som väckts och framföra de förslag som
anses nödvändiga.
Artikel 119
CCAMI skall bestå av tio personer från varje institution, som så vitt möjligt
skall utses bland medlemmarna i varje institutions CCAMI och skall i vart fallgenom överenskommelse mellan institutionerna bestå av följande represen-
tanter förutom representanterna från respektive administrativa enhet:
— en representant för enheter med ansvar för juridiska frågor,
— en representant för enheter med ansvar för ekonomiska frågor,— en representant för styrekonomen i egenskap av observatör.
Institutionerna kan komma överens om en turordning för dessa tre enheters
representanter.
Institutionerna skall i tur och ordning vara ordförande i CCAMI under en
period på två år.
Kommissionen skall ha hand om sekretariatet.
Artikel 120
Vad gäller förfarandena skall artiklarna 113 och 114 tillämpas.
Artikel 121
CCAMI skall utarbeta sin egen arbetsordning som skall meddelas varje
institution.!B
(1) Ordet institution skall tolkas enligt artikel 22.5 i budgetförordningen.1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 25
A VDELNING XVIII
GARANTIER OCH PRELIMINÄR HANDPENNING SOM GARANTI
FÖR A VTALENS GENOMFÖRANDE
(Artikel 62 i budgetförordningen)
Artikel 122
När det som garanti för avtalens genomförande krävs att leverantörer av varor,
ntreprenörer eller leverantörer av tjänster ställer en preliminär säkerhet, skalldenna säkerhet täcka inte bara garantiperioden utan en tillräckligt lång period
för att garantin skall kunna åberopas. Säkerheten skall i princip ställas i form
av en betalning till institutionen i samma valuta som den som anges förbetalning av leveranser eller bygg- och anläggningsarbeten.
Artikel 123
Säkerheten kan ersättas med en proprieborgen av en tredje man godkänd av
institutionens räkenskapsförare. Garantin skall ställas i den valuta somföreskrivs för betalning av avtal och måste omfattas av samma regler som den
garanti som avses i artikel 122.
Artikel 124
De sedvanliga underlag som åtföljer den första betalningsordern utställd
enligt ett avtal som kräver ställande av säkerhet skall kompletteras med en av
räkenskapsföraren bekräftad kopia av den kvittering som utfärdats vidbetalningen av säkerheten eller av en av räkenskapsföraren bekräftad kopia av
en förklaring från den verksamhet eller den tredje man som ställer garantin.
Artikel 125
Säkerheter skall betalas tillbaka, eller de garantier som avses i artikel 123 som
ersätter dessa, i enlighet med bestämmelserna rörande ingående av avtal, utom
i de fall då avtal inte genomförs eller genomförs för sent såsom avses i artikel62 fjärde stycket i budgetförordningen.
A VDELNING XIX
BESTÄMMELSER RÖRANDE GEMENSKAPENS INSTITUTIONERS
TILLÄMPNING A V RÅDETS DIREKTIV OM OFFENTLIG UPP-
HANDLING A V BYGG- OCH ANLÄGGNINGSARBETEN, LEVE-
RANSER OCH TJÄNSTER
(Artikel 64 i budgetförordningen)
Artikel 126
Rådets direktiv om offentlig upphandling av bygg- och anläggningsarbeten,
leveranser och tjänster skall tillämpas när institutionerna ingår avtal ombeloppen är lika stora som eller större än de belopp som anges i dessa direktiv.
Artikel 127
Uttrycken ”avtal om bygg- och anläggningsarbeten”, ”avtal om leveranser”
och ”avtal om tjänster” skall tolkas i enlighet med definitionerna i de direktivsom avses i artikel 126.
Artikel 128
När avtal finansieras genom anslag som tas upp i institutionens eget avsnitt i
den allmänna budgeten, skall gemenskapens institutioner betraktas som
”avtalsslutande myndigheter” inom ramen för de direktiv som avses i artikel
126.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 26
Artikel 129
Institutionerna skall, när de ingår avtal om bygg- och anläggningsarbeten,
leveranser och tjänster, uppfylla bestämmelserna i rådets direktiv, särskilt vadbeträffar
— regler om offentliggörande,— gemensamma regler om tekniska specifikationer,
— gemensamma regler om deltagande,
— kriterier för kvalitativt urval,— kriterier för tilldelning av avtal.
A VDELNING XX
FASTSTÄLLANDE A V VÄRDET PÅ LÖS EGENDOM SOM SKALL
TAS UPP I INVENTARIEFÖRTECKNINGEN
(Artikel 65 i budgetförordningen)
Artikel 130
I inventarieförteckningen skall all lös egendom tas upp som
— har ett anskaffningsvärde på minst
"M14003ecu,
— har en normal förbrukningstid på minst ett år [två år vad gäller lös
egendom av vetenskaplig eller teknisk art (1)] och
— inte är förbrukningsvaror.All lös egendom som anskaffas skall registreras i inventarieförteckningen,
som kvittona utgör en integrerad del av, med en lämplig beskrivning av denanskaffade lösa egendomen och med angivande av dess placering, anskaff-ningsdagen och priset per enhet.
Detaljerade kvitton skall betraktas som en tillämplig beskrivning.
Artikel 131
Vid institutionernas inventeringskontroller skall de förvissa sig om att all lös
egendom finns och om dess överensstämmelse med inventarieförteckningen.
Kontrollerna skall genomföras som ett led i ett treårigt revisionsprogram.
A VDELNING XXI
OFFENTLIGGÖRANDE A V FÖRSÄLJNING A V LÖS EGENDOM
(Artikel 66 i budgetförordningen)
Artikel 132
1. Försäljning av lös egendom skall offentliggöras enligt följande:
a) Med lämplig lokal annonsering om inköpspriset per enhet var minst
"M17 7003ecu. Minst 14 dagar måste förflyta mellan den sista
annonseringen och försäljningsavtalets ingående.
b) I ett meddelande om försäljning i Europeiska gemenskapernas officiella
tidning om inköpspriset per enhet var minst "M1372 900 3ecu.
Sådana försäljningar kan även annonseras på lämpligt sätt i medlems-
staternas press. Minst en månad måste förflyta mellan dagen för
offentliggörandet av meddelandet i Europeiska gemenskapernas officiella
tidning och försäljningsavtalets ingående.
2. Annonsering i pressen är inte nödvändig om ingen särskild fördel kan
vinnas med hänsyn till omkostnaderna.
3. Institutionerna skall alltid sträva efter att erhålla bästa möjliga pris vid
försäljning av lös egendom.!B
(1) Definierad för Det gemensamma forskningscentret i ”Instruktioner för inventarie-
förteckningar” (dok. 13.131/XV/68-F) och ”Materialförteckning — allmänt” (dok.
2168/IX/1972-F med uppdateringar.1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 27
A VDELNING XXII
UTARBETANDE A V KONTOPLANEN OCH DESS FUNKTION
(Artikel 70 i budgetförordningen)
Artikel 133
Utarbetande av kontoplanen
Kontoplanen skall indelas i två olika men samordnade delar som gör det
möjligt att föra
— budgeträkenskaper,— allmänna räkenskaper.
Artikel 134
Budgetkonton
1. Budgetkontona skall utvisa, för varje underavdelning av budgeten:
a) I fråga om utgifter:
— De anslag som godkänts i den ursprungliga budgeten, de anslag som
tas upp i tilläggs- eller ändringsbudgetar, de anslag som avsatts som
en följd av bidrag från tredje man, överföringar av anslag och detotala anslagen som det således disponeras över. Åtagandebemyndi-ganden och betalningsbemyndiganden skall tas upp var för sig.
— Åtaganden och betalningar under budgetåret i fråga.
b) I fråga om inkomster:
— Beräkningar som tas upp i den ursprungliga budgeten, beräkningar
som tas upp i tilläggs- eller ändringsbudgetar, inkomster från bidrag
från tredje man och det totala beloppet av de således fastställdaberäkningarna.
— De fastställda fordringarna och inkasserade belopp under budgetåret
i fråga.
c) En lista över obetalda åtaganden och utestående fordringar från tidigare
budgetår.
De övergripande preliminära åtagandena rörande garantisektionen vid EAGJF
och de motsvarande betalningarna i form av förskott skall även registreras ibudgetkontona.
Dessa åtaganden skall utformas med hänsyn till de totala anslagen till
garantisektionen vid EAGJF .
2. Enskilda konton skall öppnas så att följande kan registreras var för sig:
— Användningen av överförda anslag.
— Användningen av anslag som åter är disponibla.— Slutbetalningen av utestående åtaganden.
På inkomstsidan skall särskilda konton öppnas för att kunna följa utestående
fordringar från tidigare budgetår.
3. Kontona kan specificeras för att resultaten skall kunna analyseras.
4. Kontona skall föras i böcker, eller per lösbladssystem, eller med hjälp av
data.
Artikel 135
Allmänna konton
1. De allmänna kontona skall ge möjlighet att ställa upp en översikt över
institutionens tillgångar och skulder.
2. Den kontoplan som skall användas för de allmänna kontona skall ställas
upp efter ett decimalklassifikationssystem.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 28
3. Kontoförteckningen skall bestå av följande klasser:
— Klass 1: Konto för fast kapital,— Klass 2: Konton för fasta tillgångar,
— Klass 3: Lagerkonton,
— Klass 4: Konton för tredje man,— Klass 5: Kassa- och bankkonton,
— Klass 6: Utgiftskonton,
— Klass 7: Inkomstkonton,— Klass 8: Särskilda konton.
4. Varje kontoklass skall innefatta tvåsiffriga grupper indelade i tresiffriga
undergrupper. Beroende av institutionens behov skall dessa undergrupperindelas i konton (med femeller sexsiffriga koder).
5. I klass 4 ”Konton för tredje man” skall alla transaktioner med tredje man
och regleringskonton registreras.
Den skall i synnerhet innehålla interimskonton för att ta upp inkomster som
härrör från återbetalningar av förskott som avses i artikel 7 punkt 7 i
budgetförordningen och de konton som gör det möjligt att följa transaktionerom användning på nytt som avses i artikel 27.2 i budgetförordningen.
6. I klass 5 ”Kassa- och bankkonton” skall transaktioner rörande säkerheter,
kassa-, bank- och postgirotransaktioner, och transaktioner som utförs av de
biträdande räkenskapsförarna och förskottsförvaltarna. Ett särskilt konto skallöppnas för varje bankkonto, postgirokonto, kassa- och förskottsförvaltning.
7. I klass 6 ”utgiftskonton” skall bruttosumman av de utgifter som tas upp i
budgeträkenskaperna registreras.
Särskilda konton skall öppnas för utgifter rörande
— anslag under innevarande budgetår,
— anslag som förts över enligt artikel 7.1 b i budgetförordningen,— anslag som förts över enligt artikel 7.1 a i budgetförordningen,
— anslag som förts över enligt artikel 7.2 i budgetförordningen,
— anslag rörande bidrag från tredje man enligt artikel 4.2 i budgetför-
ordningen.
8. I klass 7 ”Inkomstkonton” skall summan av inkomster som tas upp i
budgetkontona anges.
Särskilda konton skall öppnas för inkassering av
— konstaterade fordringar under det innevarande budgetåret,
— utestående fordringar från tidigare budgetår.9. I klass 8 ”särskilda konton” skall vid årets utgång transaktioner rörande
kontoavslutningen registreras.
10. Utan hinder av artikel 21 skall varje institutions räkenskapsförare ställa
upp en detaljerad kontoplan i överensstämmelse med den kontoförteckning.Räkenskapsföraren skall skapa grupper, undergrupper och enskilda konton
beroende på sin förvaltnings särskilda behov och skall i varje enskilt fall ange
syftet med dessa konton och dessas användningsvillkor.
Artikel 136
De allmänna kontonas funktion
1. De allmänna kontona skall föras för varje kalenderår genom att använda
dubbel bokföring.
2. Kontona skall föras i böcker, eller per lösbladssystem, eller med hjälp av
data.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 29
3. Kontona skall göra det möjligt att upprätta ett allmänt saldo, d.v.s. en
redogörelse över alla institutioners tillgångar och skulder, inbegripet saldonamed i varje enskilt fall
— kontonummer,— beskrivning,
— totala beloppet i debet,
— totala beloppet i kredit,— saldo.4. Kontona skall föras på ett sådant sätt att en detaljerad analys av
transaktionerna och saldona kan göras. Redovisningarna skall med hjälp av
lämpliga rubriker ställas upp på ett sådant sätt att de ger en korrekt bild avinstitutionens tillgångar och skulder. Ännu inte inkasserade inkomster skalltas upp på regleringskontots passivsida och de fordringar som svarar däremot
förs upp på aktivsidan under rubriken ”diverse gäldenärer” eller andra
lämpliga rubriker. Utgifter under budgetåret som ännu inte konterats påinkomst- och utgiftskontot skall anges på tillgångssidan under rubriken”utgifter som skall konteras”. Inkomst- och utgiftskontot skall inbegripa alla
upplysningar som är nödvändiga för balansräkningen.
Saldot på varje konto skall regelbundet avstämmas med verifikationer och
andra handlingar och särskilt
— konto över fasta tillgångar i enlighet med artikel 130,
— innestående på bank- och postgirokonto med månatlig avstämning av
kontoredogörelserna från de finansiella institutionerna,
— kassabehållningen genom avstämning med kassaböckerna,— förskottkonton och andra förskott enligt artikel 74, genom att kontrollera
om reglerna för förskottskontona och beviljande av förskott och
bokföringsreglerna efterlevs,
— utgifts- och inkomstkontona i klasserna 6 och 7 som varje månad skall
avstämmas med de motsvarande totala beloppen i budgetkontona.
5. De tvärinstitutionella gemensamhetskontona skall månatligen avstämmas
och regelbundet revideras.
6. Interimskontona skall regelbundet kontrolleras enligt följande:— utestående belopp — av räkenskapsföraren som meddelar utanordnaren
om inkomster som inte inkasserats och om de åtgärder som vidtagits,
— utestående betalningar — av räkenskapsföraren som meddelar utanord-
naren om skälen till att betalningarna inte gjorts och om storleken på
beloppen,
— medel som skall överföras — på grundval av samlade översikter över
personalens löner eller liknande översikter,
— andra interimskonton — genom analys av kontosaldona och genom
meddelande till utanordnaren om varje punkt som inte avvecklats inomde frister som fastställs årligen.
Interimskontona skall avvecklas utan dröjsmål och i vart fall inom de frister
som fastställs i artikel 71 i budgetförordningen.
7. Interimskontona för användning på nytt skall göra det möjligt att
kontrollera användningen på nytt av de typer av inkomster som anges i artikel27.2 i budgetförordningen och att utarbeta översikten i artikel 78.1 och 78.3 i
budgetförordningen.
8. Bank- och postgirokontona skall föras i nationella valutor och i ecu.Belopp uttryckta i nationella valutor skall omräknas till ecu efter de kurser
som fastställs i enlighet med artikel 1. Saldon i ecu på konton som förs i
nationell valuta och i ecu skall justeras varje månad.
9. Räkenskaperna från Gemensamma forskningscentret skall inbegripas i
kommissionens allmänna räkenskaper.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 30
10. Om inte annat följer av en förordning skall redovisningarna utformas i
enlighet med allmänt accepterade räkenskapsprinciper, inbegripet deprinciper som avses i rådets direktiv. Närmare regler för tillämpningen avdessa principer, som regelbundet skall uppdateras, skall antas i enlighet med
artikel 21.
A VDELNING XXIII
BESTÄMMELSER A VSEENDE FTD-ANSLAG
(Artikel 94 och 96 i budgetförordningen)
Artikel 137
För verksamheter som sorterar under Gemensamma forskningscentret skall en
tabell utarbetas till stöd för budgeten som visar sambandet mellan utgifternasändamål — forskningsmål och andra aktiviteter — och de medel som används
för genomförandet i form av
— personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och personal som inte
omfattas av dessa,
— administrativ och teknisk infrastruktur,— vetenskapligt och tekniskt stöd,
— direkta driftskostnader.
Gemensamma forskningscentret skall, i den mån det är nödvändigt för
förvaltningen av varje enskild verksamhet som hör till dess jurisdiktion,
inbegripet verksamheter som rör tjänster för tredje man och stöd tillkommissionens enheter, föra lämpliga räkenskaper som gör det möjligt attfölja de faktiska utgifterna på grundval av informationen i översikten.
Artikel 138
För verksamheter som sorterar under indirekta åtgärder skall en översikt
utarbetas till stöd för budgeten som visar sambandet mellan ändamålet —
forskningsmål och andra aktiviteter — och typen av utgifter i enlighet medföljande fördelning:
— interventioner,— personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna (
1),
— drift,— infrastruktur,— information och publikationer,— personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna (
1).
Lämpliga åtgärder skall vidtas för bokföringen av räkenskaperna för att
säkerställa övervakningen av budgetens genomförande för varje forsknings-
mål på grundval av de olika delarna i översikten.
Artikel 139
1. Kommissionen skall ta emot förskott i samband med verksamheter för
tredje man. Dessa förskott skall användas till finansiering av personalkost-nader, allmänna kostnader och medel för genomförande som krävs för dessa
verksamheter och de särskilda investeringar som de kräver. Förskotten skall
inbegripas i motsvarande budgetanslag.
2. Oanvända förskott skall betalas tillbaka genom att återkalla motsvarande
anslag via inkomst- och utgiftskontot. Använda förskott skall betalas tillbakamed en andel av inkomsterna från tredje mans betalning för tjänster. Den del
av inkomsten som används för att betala tillbaka förskott skall vara den som
motsvarar personalkostnader, utgifter för allmänna tjänster och kommis-!B
(1) ”Personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna” är tjänstemän på poster som ingår
i tjänstematrikeln och anställda som omfattas av anställningsvillkoren. ”Personal
som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna” är all övrig personal (vikarier, utstati-
onerade tjänstemän från medlemsstaterna, leverantörer av tjänster, uppdragsgivare
m.m.) — se kommissionens regler av den 22 maj 1990 om minibudgetar.1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 31
sionens medel för genomförande, och de särskilda investeringarna. Res-
terande inkomster, dvs. de inkomster som motsvarar löpande utgifter särskilttill följd av avtal, skall behållas av kommissionen genom att föra uppytterligare anslag under rubrikerna för dessa särskilda utgifter.
3. Den del av inkomsterna som ger upphov till återbetalning skall fastställas
när avtal om tjänster till tredje man ställs upp i enlighet med interna regler.
Inkomster som skall användas till återbetalning av förskott och inkomster som
leder till att ytterligare anslag avsätts, skall bokföras under särskilda rubriker i
kommissionens översikt över inkomster.
A VDELNING XXIV
BESTÄMMELSER FÖR FÖRV ALTNING A V DRIFTSANSLAG
UTANFÖR GEMENSKAPEN
(Artiklarna 121, 122 och 123 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Förskott
Artikel 140
För betalning av vissa utgiftskategorier skall ett förskottskonto upprättas för
varje lokal enhet utanför gemenskapen i enlighet med artikel 54 i budgetför-
ordningen.
I beslut om upprättande av dessa förskottskonton skall regler fastställas för
hur dessa skall fungera på grundval av varje lokal enhets särskilda behov.
Avsnitt II
Åtaganden och betalningar
Artikel 141
För alla lokala enheter skall förslag till övergripande preliminära åtaganden
utarbetas.
Dessa förslag som skall åtföljas av en utgiftsberäkning för varje lokal enhet,
skall sändas till styrekonomen för godkännande och därefter registreras iräkenskaperna. Dessa övergripande åtaganden kan revideras om behovenändras.
Artikel 142
1. I delegeringar med endast ett begränsat antal tjänstemän eller anställda
som kan befullmäktigas att underteckna checker eller post- eller bank-
överföringar, kan de myndigheter som avses i artikel 22 i budgetförordningen,på förslag av utanordnaren och efter positivt yttrande från räkenskapsförarenoch styrekonomen, ge tillstånd till en enda underskrift.
2. Kommissionen skall fastställa hur de anställda, som den utser och
bemyndigar att administrera delegationens konton, skall meddela de lokalabankerna deras namn och underskriftsprover.
Avsnitt III
Särskilda bestämmelser om framläggande för CCAM
Artikel 143
1. I enlighet med artikel 60 i budgetförordningen och artikel 111 i denna
förordning kan avtal om uthyrning av en byggnad utanför gemenskapen
undantagsvis ingås direkt med utanordnaren förutsatt att CCAM vederbör-
ligen har informerats i förväg om situationen på marknaden i landet ellerstäderna ifråga och har accepterat de grundläggande kriterier som skall antasbeträffande
— typ av byggnad som skall hyras, beroende av vad den skall användas till
(bostad, kontor, etc.),!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 32
— de parametrar, eventuellt med marginaler, som skall följas med hänsyn
till areal och pris,
— avtalsvillkor.
2. Om utanordnaren ställs inför en situation som avviker från de
överenskomna kriterierna i punkt 1 och som accepterats i förväg av CCAM,
skall det särskilda fallet eller fallen åter framläggas för CCAM.
3. Utanordnaren skall regelbundet rapportera till CCAM om tillämpningen
av punkt 1.
Avsnitt IV
Förteckningar
Artikel 144
1. De löpande förteckningarna över lös egendom som utgör gemen-
skapernas tillgångar skall för delegationernas vidkommande föras lokalt. De
skall med jämna mellanrum sändas till de centrala avdelningarna i enlighetmed de regler som antagits av kommissionen.
Lös egendom i transit till delegationerna skall föras upp på en preliminär lista
före registrering i de löpande förteckningarna.
2. Annonsering om försäljning av delegationernas lösa egendom skall
anpassas efter den lokala situationen och lokala rättsliga villkor.
A VDELNING XXV
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 145
De fastställda beloppen som anges i denna förordning skall uppdateras i
överensstämmelse med förändringar i gemenskapens konsumentprisindex
enligt följande:
— Vart tredje år, om det inte sker en exeptionell förändring i index, för de
belopp som avses i artiklarna 31 (förskottsbelopp), 81, 130 och 132 och i
artiklarna 106-110. Dessa belopp skall avrundas.
— Varje år för de belopp som avses i artikel 31 (ersättningens storlek).
Dessa belopp skall avrundas uppåt eller neråt till närmaste hela ecu.
Kommissionen skall fastställa dessa nya belopp i enlighet med ovan nämnda
intervaller och kriterier samt meddela de övriga institutionerna om de nya
beloppen.
Artikel 146
Bestämmelserna i denna förordning skall inte inverka på tillämpningen av de
särskilda bestämmelserna i budgetförordningen avseende anslag till forskning
och teknisk utveckling (Avdelning VII i budgetförordningen), garantisektio-nen vid europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (AvdelningVIII i budgetförordningen), bistånd till tredje land (Avdelning IX i
budgetförordnignen), förvaltning av anslag till personal som tjänstgör utanför
gemenskapen och därtill knuten administration (Avdelning X i budgetför-ordningen) och byrån för europeiska gemenskapernas officiella publikationer
(Avdelning XI i budgetförordningen).
Artikel 147
Institutionerna skall inom sex månader från dagen för denna förordnings
ikraftträdande underrätta revisionsrätten om de bestämmelser som de har
antagit för tillämpningen av den.
Artikel 148
Förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 skall upphöra att gälla.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 33
Artikel 149
Denna förordning träder i kraft den 1 januari 1994.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla
medlemsstater.!B1993R3418 — SV — 01.01.1998 — 002.001 — 34