1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—1
Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
►B KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 1663/95
av den 7 juli 1995
om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EEG) nr 729/70 i fråga om förfarandet vid
avslutande av räkenskaperna för garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden
för jordbruket (EUGFJ)
(EGTL158,8.7.1995,s.6)
Ändradgenom:
Officiellatidningen
nr sida datum
►M1Kommissionensförordning(EG)nr896/97avden20maj1997 L128 8 21.5.1997
►M2Kommissionensförordning(EG)nr2245/1999avden22oktober1999 L273 5 23.10.1999
►M3Kommissionensförordning(EG)nr2025/2001avden16oktober2001 L274 3 17.10.2001
▼B
KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 1663/95
av den 7 juli 1995
omtillämpningsföreskrifterförrådetsförordning(EEG)nr729/70i
fråga om förfarandet vid avslutande av räkenskaperna förgarantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden
för jordbruket (EUGFJ)
EUROPEISKAGEMENSKAPERNASKOMMISSIONHARANTAGIT
DENNAFÖRORDNING
medbeaktandeavFördragetomupprättandetavEuropeiskagemenska-
pen,
med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 729/70 av den 21 april
1970omfinansieringavdengemensammajordbrukspolitiken(1),senast
ändradgenomförordning(EG)nr1287/95(2),särskiltartiklarna4.6och
5.3idenna,och
medbeaktandeavföljande:Denreformavförfarandetvidavslutandeavräkenskapernasomträddei
kraftgenområdetsförordning(EG)nr1287/95,föreskriverinförandeavnärmare bestämmelser omattestering och avslutande av årsbokslut förackrediteradeutbetalningsställen.
Förändringarna av såväl antalet åtgärder somfinansieras av garanti-
sektionen vid EUGFJ, som beskaffenheten av dessa, tillsammans med
utvecklingenavteknikenförregistreringochöverföringavinformation,
kräverenöversynavinnehållochbeskaffenhethosdeninformationsomskalllämnastillkommissionenföravslutandeavräkenskaper.
Kommissionensförordning(EEG)nr1723/72(
3),senaständradgenom
förordning(EEG)nr295/88(4),bördärförupphävas.
Fondkommittén har inte avgivit något yttrande inom dentid somdess
ordförandebestämt.
HÄRIGENOMFÖRESKRIVSFÖLJANDE.
Artikel 1
1. Varje medlemsstat skall fastställa antalet ackrediterade utbetal-
ningsställenenligtartikel4.2iförordning(EEG)nr729/70eftersamrådmed kommissionen. Kommissionen kansärskilt meddela vilka eventu-ellahinderdettaantalinnebärförattföljadetidsgränsersomfastställtsi
artikel5.2bidenförordningenochförinsynenavseendekontrollernaav
fondensverksamhet.KommissionenskallunderrättaFondkommitténomvilkautbetalningsställensomackrediteratsimedlemsstaterna.
2. För varje utbetalningsställe skall medlemsstaten underrätta
kommissionenomdenmyndighetellerdemyndigheter(”denbehörigamyndigheten”) som utfärdar och återkallar ackrediteringar, och som
fastställertidsfristenförattgöranödvändigaanpassningaridenmening
somavsesiartikel4.4iförordning(EEG)nr729/70.
3. Innan ett utbetalningsställe ackrediteras skall den behöriga
myndigheten kontrollera att det aktuella organets förvaltnings- ochredovisningsrutineruppfyllerkraveniartikel4.1aiförordning(EEG)nr729/70.Kriterierna skallfastställas avmedlemsstaten ochtillämpas avden behöriga myndigheten vid ackrediteringen med beaktande av
kommissionens riktlinjer som anges i bilagan. Om kriterier som har
väsentligbetydelseförutbetalningsställetsverksamhetinteiakttasskallartikel4.4iovannämndaförordningtillämpas.1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—2
(1) EGTnrL94,28.4.1970,s.13.
(2) EGTnrL125,8.6.1995,s.1.
(3) EGTnrL186,16.8.1972,s.1.
(4) EGTnrL30,2.2.1988,s.7.
▼B
Beslutet omackreditering skall fattas på grundval av en undersökning
som skall omfatta de förvaltnings- och redovisningsmässiga förhållan-dena, inbegripet de somantagits i syfte att skydda gem enskapens
intressenbeträffandeförskottsbetalningar,erhållnasäkerheter,interven-
tionslagerochbeloppsomskalldrivasin.Undersökningenskallsärskiltomfattaderutinersomrörverkställandetavutbetalningar,kassaskyddet,säkerhetenhosinformationssystem,skötselavbokföring,ansvarsfördel-ningsamtinternaochexternakontrollerslämplighet,alltmedavseende
påtransaktionersomfinansierasavgarantisektionenvidEUGFJ.
4. Omdenbehörigamyndighetenfinnerattdetutbetalningsställesom
harkontrolleratsuppfyllerallarelevantakrav,skalldengåvidaremedackrediteringen. I annat fall skall myndigheten ge utbetalningsstället
instruktionerfördeförvaltnings-ochredovisningsrutinerochisynnerhet
för de villkor somutbetalningsstället m åste uppfylla för att kunnabeviljas ackreditering. Ackreditering kan beviljas tillfälligt för en tidsom skall fastställas med hänsyn till hur allvarligt problemet är, iavvaktan på att de förändringar somkrävs i förvaltnings- och
redovisningsrutinernagenomförs.
5. Om ackrediteringen återkallas skall medlemsstaten utse ett annat
utbetalningsställe i enlighet med de villkor som fastställts i artikel 4 iförordning(EEG)nr729/70ochipunkt3och4idenhärartikelnoch
somsäkerställerattbetalningartillbidragsmottagareinteavbryts.
6. Ackrediteringshandlingen skall utgöras av en skriftlig bekräftelse
på ett organet uppfyller kriterierna för ackreditering och skall i
förekommande fall, ange de institutioner som avser förändringar och
den fastställda tidsfristen. Handlingen skall överlämnas till kommis-sionen.
7. Detmeddelandesomavsesiartikel4.3iförordning(EEG)nr729/
70 skall lämnas när utbetalningsstället först ackrediteras och skall
åtföljasavföljandeinformationbeträffandevarjeutbetalningsställe:
— Detansvarsomdetålagts.
— Fördelningenavansvarmellanavdelningarna.— Förhållandettillandraorgan,offentligaellerprivata,somocksåhar
ålagtsansvarförattutföraåtgärdersomskallbekostasavfonden.
— Detsättpåvilketkravfrånbidragsmottagare tasemot,kontrolleras
ochvärderas,hurutgiftergodkänns,betalasochbokförs.
— Bestämmelserominternrevision.
Deninformationsomskallgesnärartikel4.4iförordning(EEG)nr729/
70 är tillämplig skall framför allt innehålla instruktioner som avserförvaltnings-ochredovisningsrutinerochdeanpassningarsomutbetal-ningsställetmåsteföretaförattundvikaåterkallelseavackrediteringen,
samtdenfastställdatidsfristenförgenomförandet.
Artikel 2
1. Detsamordningsorgansomavsesiartikel4.1biförordning(EEG)
nr 729/70 skall vara den enda representanten för medlemsstaten införkommissionen i alla frågor som rör garantisektionen vid EUGFJ vadgäller
— att sprida gemenskapstexter och riktlinjer till dessa till de olika
utbetalningsställenaochtilldeorgansomsvararförgenomförandetavdessa,
— attfrämjaenharmoniseradtillämpningavgemenskapsreglerna,
— atttillkommissionenöverlämnadeuppgiftersomfastställsidenhär
förordningenochiförordning(EEG)nr729/70,
►M3 ◄Denna information skall emellertid finnas
tillgänglig hos utbetalningsställena eller bemyndigande organ. Ettutbetalningsställe kan fullgöra uppgiften somsam ordningsorgan förut-sattattdetvåansvarsområdenahållsisär.Samordningsorganetkan,när1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—3
▼M3
▼B
▼B
det fullgör sina uppgifter, i enlighet med nationella bestämmelser,
utnyttja andra administrativa organ eller avdelningar, särskilt sådanamedtekniskellerredovisningstekniskexpertis.
2. Medlemsstatenskallgekommissionenuppgifteromsamordnings-
organetsnamnochdenhandling,genomvilkenorganetbildats,samtomde villkor som gäller för dess verksamhet i fråga om administration,
redovisningochinternkontroll.
3.►
M2Formen för och innehållet i de redovisningsuppgifter som
avses i►M3artikel 4.1 c i denna förordning ◄skall antas enligt
förfarandetiartikel13iförordning(EEG)nr729/70. ◄
Artikel 3
1. Detintygsomavsesiartikel5.1biförordning(EEG)nr729/70
skall utfärdas av en avdelning eller ett organ somär funktionelltoberoende avutbetalningsstället ochsamordningsorganet, ochsomhar
lämpligtekniskkompetens(detattesterandeorganet).
Intyget skall grundas på en granskning av rutinerna och av ett urval
transaktioner. Det skall gälla betalningarnas överensstämmelse medgemenskapsreglerendastvadbeträffarförmåganhosutbetalningsställets
administrativastrukturerattsäkerställaattsådanöverensstämmelsehar
kontrolleratsinnanbetalningengenomförs.
Det attesterande organet skall utföra sin granskning i enlighet med
internationelltaccepteraderevisionsnormer.Granskningenskallgenom-
förasbådeunderochefterslutetavvarjeräkenskapsår.Detattesterande
organetskallföreden31januari följande årutfärdaintygetochocksåupprätta en rapport omsina iakttagelser, av vilken det särskilt skallfram gå omdet försäkrat sig omatt de redovisningar somskallöversändas till kommissionen är rättvisande, fullständiga och korrekta,
ochattdeinternakontrollfunktionernaharfungerattillfredsställande.
2. Ommeränettutbetalningsställeärackrediteratkanmedlemsstaten
utgå från de intyg somutfärdats av de avdelningar eller organ somattesterade räkenskaperna hos respektive utbetalningställe, förutsatt att
denkanövertygasigomattdessarevisionersomfattningochstandard
uppfyllerdekravsomfastställsipunkt1.
3. Denrapportsomavsesipunkt1skallange:
— omutbetalningsställets rutiner,särskiltvadbeträffarackrediterings-
kriterierna,kangetillräckligagarantierattgemenskapsreglernaföljsförverksamhetsomskallbekostasavfondenochvilkarekommen-
dationersomharlämnatsförattförbättrasystemen,
— omårsrapporten somavses i artikel 4.1 a i denna förordning
överensstämmermedbokföringenhosutbetalningsstället,
— omkostnadsredovisningen och redovisningen av interventionsverk-
samhetsomföreskrivsiartikel5ärenisakrättvisande,fullständig
ochkorrektförteckningavdenverksamhetsombekostasavfonden,
— om gemenskapens ekonomiska intressen är tillräckligt skyddade i
frågaomförskottsbetalningar,erhållnasäkerheter,interventionslagerochbeloppsomskalldrivasin,
— om rekommendationer till utbetalningsställena om förbättring av
systemenharföljtsupp.
Rapportenskallåtföljasavupplysningaromantaletpersonersomutfört
revisionen och deras kvalifikationer, vilket arbete somutförts, antalet
undersökta transaktioner, den nivå somuppnåtts för tillförlitlighet och
substans,desvaghetersomupptäcktsochderekommendationersomharlämnatsförförbättring,ochombådedetattesterandeorganetsochandraredovisningsorgansverksamhet,internasåvälsomexternaiförhållandetill utbetalningsställena, varifrån hela eller delar av det attesterandeorganetskontrollavrapporteradeuppgifterhärrör.1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—4
▼B
Artikel 4
1. Fördetavslutandeavräkenskapernasomföreskrivsiartikel5.2bi
förordning(EEG)nr729/70,skallmedlemsstaterna skickaföljandetill
kommissionen:
a) Enårsrapportöverutgifterhänförligatillfondensgarantisektionoch
rapporter upprättade av varje avdelning eller organ med stöd avartikel5.1idenförordningen.
b) De intyg och rapporter somupprättats av det attesterande organet
ellerorganen.
c) Alla redovisningsuppgifter, vilka krävs för såväl statistiska som
kontrolländamålidetformatochmeddetinnehållsomangesiartikel
2.3idennaförordning.
2. Dehandlingarsomavsesipunkt1skallsändastillkommissioneni
fyraexemplarsenastden10februariåretefterräkenskapsåretifråga.Dehandlingarsomavsesipunkt1aochbskallsändasinifyraexemplar,eller alternativt i ett exemplar tillsammans med en kopia i elektronisk
form.
3. På kommissionens begäran eller på medlemsstatens initiativ kan
ytterligareuppgifterbeträffandeavslutandeavdeberördaräkenskaperna
sändas till kommissionen fram till en tidsfrist som skall fastställas av
kommissionenmedhänsyntagentilldetarbetesomkrävsförattfåframdessa uppgifter. I avsaknad av dessa uppgifter skall kommissionenavsluta räkenskaperna på grundval av den information som den hartillgångtillvidutgångenavdennatidsfrist.
4. Kommissionen kan acceptera en begäran om anstånd med
insändandet av uppgifter i välgrundade fall ombegäran läm nas tillkommissionenföretidsfristensutgång.
Artikel 5
1. Deräkenskaper,somavsesiartikel4.1a,skallinnefattaföljande:
a) Utgiftersummeradeperpostochdelpostigemenskapensbudget.
b) En översikt utvisande skillnaderna per post och delpost mellan de
utgifter, vilka redovisas i årsbokslutet och de somredovisas i denmånatliga redovisningen för samma period i det dokument, vilketavses i artikel 3.5 i förordning 296/96. Översikten skall åtföljas avförklaringaravskillnadernaförvarjedelpost.
c) Den översikt framtill budgetårets slut, somavses i artikel 3.6a a i
förordning(EG)nr296/96.
d) En summering av interventionsåtgärder samt en redogörelse för
befintliga lagers omfattning och lokalisering fram till budgetåretsslut.
e) Bekräftelse på att detaljuppgifter omvarje förändring av interven-
tionslagerfinnsregistreradpådatafilhosutbetalningsstället.
f) Den översikt framtill budgetårets slut, somavsesi artikel 3.6a bi
förordning(EG)nr296/96.
2. Derapportersomavsesiartikel4.1aidenhärförordningenskall
innehålla följande information om samordningsorganet och varjeutbetalningsställe:
— allaexceptionellatransaktionerellertekniskasvårigheterbeträffande
detaktuellaräkenskapsåret,
— alla viktiga förändringar avseende informationen enligt artikel 1.7
sedanföregåenderapport.
Artikel 6
Det bokföringsunderlag somavser utgifter finansierade av och
inkomster som skall betalas in till garantisektionen vid EUGFJ, skall1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—5
▼M3
▼B
▼M3
▼B
▼B
hållas till kommissionens förfogande i minst tre år efter det att
kommissionen har avslutat räkenskaperna för det aktuella räkens-kapsåret, och, i det fall beslutet omavslutande av räkenskaperna är
föremål för ett förfarande inför Europeiska gemenskapernas domstol,
upptillettårefterdetattdomstolsförfarandetavslutats.
Artikel 7
1. Beslutetomgodkännandeavräkenskapersomföreskrivsiartikel
5.2 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall, utan att det ändrartillämpningenavsenarebeslutienlighetmedpunkt2cidenartikeln,fastställadenutgiftssummasomtasianspråkivarjemedlemsstatunderräkenskapsåretifrågaochsomskallbekostasavEUGFJ,pågrundvalav
den årsredovisning somavses i artikel 5.1 b i den förordningen och
minskningar och inställelser av förskott som gäller räkenskapsåret ifråga,inklusivesådanaminskningarsomavsesiartikel4.3andrastycketiförordning(EEG)nr296/96(
1).
De summor som, i enlighet med det beslut om godkännande av
räkenskaper somanges i första stycket, skall återbetalas av ellerutbetalas till varje medlemsstat skall fastställas genom att dra av deförskott sombetalats för det aktuella räkenskapsåret från den kostnad
som godkänts för samma år enligt första stycket. Dessa summor skall
drasavfrånellerläggastilldeförskottsomskallbetalasfrånochmedandra månaden efter den månad beslutet om godkännande avräkenskaperfattades.
2. Kommissionen skall meddela den berörda medlemsstaten resul-
taten av kontrollerna av de uppgifter som lämnats tillsammans medeventuella förslag till ändringar före den 31 mars året efter räkens-kapsåretsslut.
3. Om kommissionen inte kan avsluta medlemsstatens räkenskaper
före den 30 april följande år, av skäl somär hänförliga tillmedlemsstaten i fråga, skall kommissionen underrätta medlemsstatenomde ytterligare undersökningar somden avser att genom föra enligtartikel9iförordning(EEG)nr729/70.
Artikel 8
1. Om kommissionen efter en undersökning anser att utgifterna har
verkställts på ett sätt som strider mot gemenskapsreglerna skall den
meddela den berörda medlemsstaten sina iakttagelser och ange vilka
korrigeringsåtgärdersomskallvidtasförattsäkerställaattreglernaföljsiframtiden.
Meddelandet skall innehålla en hänvisning till den här förordningen.
Medlemsstaten skall besvara meddelandet inom två månader, ochkommissionen får ändra sin ståndpunkt på grundval av svaret.Kommissionen får i berättigade fall bevilja en förlängning av dennasvarsperiod.
Efterutgångenavdentillåtnasvarstidenskallkommissionenkallatillen
bilateral diskussion och de båda parterna försöka nå en överenskom-melse om vilka åtgärder som skall vidtas samt om hur allvarlig
överträdelsen skall anses vara och hur stor ekonomisk skada den kan
anseshaorsakatEuropeiskagemenskapen. Efterdennadiskussionochefter ett eventuellt senaste datum för inlämning av kompletterandeuppgiftersomkommissionenharfastställtisamrådmedmedlemsstaten,eller, om medlemsstaten inte godtar kallelsen till diskussion inom entidsfrist som skall fastställas av kommissionen, efter den tidsfristens
utgång, skall kommissionen formellt meddela medlemsstaten sina
slutsatser med hänvisning till kommissionens beslut 94/442/EG(
2).
Utan att detta påverkar bestämmelserna i denna punkt fjärde stycket1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—6
(1) EGTnrL39,17.2.1996,s.5.
(2) EGTL182,16.7.1994,s.45.▼M1
▼B
▼M2
▼M2
skall meddelandet innehålla en uppskattning av de utgifter kommis-
sionen planerar att utesluta enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr729/70.
Medlemsstatenskallsnarastunderrättakommissionenomvilkaåtgärder
somhar vidtagits för att säkra att gem enskapsreglerna följs och frånvilket datum de tillämpas. Kommissionen skall i förekommande fallfattaettellerflerabeslutenligtartikel5.2ciförordning(EEG)nr729/70 för att till och med det datum då korrigeringsåtgärderna börjadetillämpas utesluta de utgifter som berörs av överträdelsen av
gemenskapsreglerna.
2. Debeslutsomavsesiartikel5.2ciförordning(EEG)nr729/70
skall fattas efter det att eventuella rapporter somupprättats avförlikningsorganet har granskats enligt bestämmelserna i beslut 94/442/EG.
3. Det belopp somskall dras av från gem enskapens finansiering
enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70 skall göras från
förskotten avseende utgifterna för den andra månaden efter beslutetenligt beslut 94/442/EG. På medlemsstatens begäran, och när det ärbefogatmedhänsyntillavdragetsstorlek,kankommissionenemellertideftersamrådmedFondkommitténbeslutaomettannatdatum.
Artikel 9
Förordning (EEG) nr 1723/72 skall upphöra att gälla den 16 oktober
1995.
Denskalldockfortfarandegällaifrågaomavslutandeavräkenskaperna
förgarantifondentillochmedräkenskapsår1995.
Artikel 10
Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att denhar
offentliggjortsi Europeiska gemenskapernas officiella tidning.
Den skall tillämpas från och med det räkenskapsår som börjar den 16
oktober1995.
Dennaförordningärtillalladelarbindandeochdirekttillämpligialla
medlemsstater.1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—7
▼B
▼B
BILAGA
Riktlinjer för kriterier för ackreditering av utbetalningsställen
Kriterierna för ackrediteringen skall vara sådana att utbetalningsstället ger
tillräckliga garantier förett välfungerandeförvaltningssystemochförsystem et
förinternkontrollochhållandeavdokumentenligtartikel4iförordning(EEG)
nr 729/70. Endast om utbetalningsstället har mycket liten verksamhet kan
tillämpning av förenklade kriterier vara befogade. Om kriterier av vikt för
utbetalningsställets verksamhet inte iakttas skall artikel 4.4 i den förordningen
tillämpas.
1. Medlemsstatens inrättande av ett utbetalningsställe skall ske i form av ett
formellt beslut som fastställer organets befogenheter, skyldigheter och
ansvar, i synnerhet i relation till EUGFJ:s garantisektions utgifter, enligt
artiklarna 2 och 3 i förordning (EEG) nr 729/70, och somfastställer
utbetalningsställetsadministrativastruktur.
2. UtbetalningsställetskallhatrehuvudfunktionerförEUGFJ:sgarantiutgifter:
i) Godkännandeavbetalningar:Syftetmeddennafunktionärattfastställa
det belopp somskall betalas till en fordringshavare i enlighet m ed
gemenskapsreglerna.
ii) Verkställande av utbetalningar: Syftet med denna funktion är att ge en
instruktiontillutbetalningsställetsbank,eller,ilämpligafall,ettstatligt
betalningskontoratttillfordringshavaren(ellerdennesbefullmäktigade)
betaladetgodkändabeloppet.
iii) Redovisningavutbetalningar:Syftetmeddennafunktionärbokföringen
avutbetalningeniutbetalningsställetssärskildaräkenskaperförEUGFJ-
utgifter, vilket normalt skall ske i ett ADB-system, samt periodiska
sammanställningar av utgifter, inklusive de månatliga och årliga
redogörelserna till Europeiska kommissionen. I räkenskaperna skall
ocksåtasupptillgångarsomfinansierasavfonden,isynnerhetrörande
interventionslager,ickeavräknadeförskottochgäldenärer.
3. Utan att tillämpningen påverkas av de delegeringar som avses i punkt 4
nedanskallutbetalningsställetnormalthatillgångtilltvåservicefunktioner:
i) Internrevision: Syftet med denna funktion är att säkerställa att utbetal-
ningsställets systemför intern kontroll fungerar effektivt.
Internrevisionsfunktionen skall vara oberoende av utbetalningsställets
övriga avdelningar och skall rapportera direkt till utbetalningsställets
högstaledning.
ii) Tekniskkontroll:Syftetmeddennafunktionärattkontrolleradedatapå
vilkautbetalningarnatilldemsomansökeromstödbaseras,t.ex.dataom
sådana frågor somproduktkvalitet, produktegenskaper, kreatursbesätt-
ning, mark etc., leveransdatum, bearbetning till en annan produkt och
andra kontroller av teknisk natur. Kontrollen av dessa data försäkras
normaltgenomettkontroll-ochinspektionssystem.Enväsentliguppgift
fördentekniskaservicefunktionenäröversynenavdettakontrollsystem.
4. Hela eller delar av godkännandefunktionen och/eller den tekniska service-
funktionenkandelegerastillandraorganisationerförutsattattföljandevillkor
uppfylls:
i) Dessa andra organisationers uppgifter och skyldigheter i synnerhet
beträffande kontrollen och granskningen av överensstämmandet med
gemenskapsreglernaskallvaraklartdefinierade.
ii) Dessa organisationer skall ha tillgång till effektiva systemför att
säkerställaattdefullföljersinauppgifterpåetttillfredsställandesätt.
iii) Dessaorganisationerskalluttryckligenbekräftaförutbetalningsställetatt
defaktisktfullföljersinauppgifterochbeskrivasinaarbetsmetoder.
iv) Utbetalningsställetskallinformeraspåenregelbundenochpunktligbasis
omresultatenavgenomfördakontroller,såatttillräcklighetenhosdessa
kontroller kantas ibeaktande innan ett yrkandegodkänns.Det utförda
arbetetskallidetaljbeskrivasienrapportsomföljermedvarjeansökan,
samling av ansökningar eller, när så är lämpligt, i en rapport som
omfattar ett räkenskapsår. Rapporten skall åtföljas av ett intyg om
godkända ansökningars berättigande och omdet utförda arbetets
karaktär, omfattning och avgränsningar. Om någon fysisk eller
administrativ kontroll inte är fullständig, utan genomförd på ett urval
av ansökningar, skall valda ansökningar identifieras, urvalsmetodenbeskrivas, resultatet av alla inspektioner och de åtgärder somvidtagits
mot bakgrund av rapporterade avvikelser och oriktigheter rapporteras.
Stöddokument som sänds till kontoret skall vara tillräckliga för att ge
garantier för att alla nödvändiga kontroller beträffande ansökningarnas
riktighethargenomförts.1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—8
▼B
v) Dådokumentsomhänförsigtillgodkändaansökningarochgenomförda
kontroller förvaras av andra organ, skall både dessa och det betalande
utbetalningsställetanvändarutinersomsäkerställerattdetregistrerasvar
alla dokument somhänför sig till specifika utbetalningar finns,och att
dessa dokument kan göras tillgängliga för inspektion i utbetalnings-
ställetslokalerpåbegäranavdepersonerochorganisationersomnormalt
harrättattinspekterasådanadokument,vilketinbegriper
— kontoretspersonalsomarbetarmedansökningen;
— kontoretsinternrevision;
— detorgansomattesterarutbetalningsställetsårsredogörelse;— bemyndigadetjänstemänfrånEuropeiskaunionen.
4a. Stödutbetalningar till de sökande får delegeras till andra organ endast för
samfinansierade åtgärder för vilka kommissionen i förväg gett sitt
godkännandeochomettantalmindrebetalningarskallgöras.Iettskriftligt
avtal mellan utbetalningsstället och detta organ skall det anges vilka
uppgifterochverifikationshandlingarsomskalllämnastillutbetalningsstället
samttidsgränsenförinlämningavdessa.Handlingarnaskallåtminstonegöra
det möjligt för utbetalningsstället att uppfylla kriterierna för ackreditering
och att iaktta de särskilda tidsfristerna för uppvisande av års- och
månadsbokslut. Utbetalningsstället skall fortfarande ansvara för en god
förvaltning av de berörda medlen och att redovisningshandlingarna
ajourhålls. Tjänstemän som har utsetts av utbetalningsstället, certifierings-
organetochEuropeiskagemenskapenskallharättattgranskaallahandlingar
sominnehasavovannämndaorganochattgörakontrollerhosdesökande.
5. Utbetalningsställets administrativa struktur skall sörja för att de tre
funktionernasgodkännande,verkställandeochredovisningavutbetalningar,
ärskildaåtochvarjefunktionskallhaenegenadministrativunderenhetvars
uppgifter skall definieras i ett organisationsschema. Den administrativa
strukturen kan i lämpliga fall medge att den tekniska kontrollen utförs av
avdelningenförgodkännande.
Den administrativa underenhet som ansvarar för verkställandet av utbetal-
ningarna,ellerenenhetsomövervakardenna,börhatillgångtilldokument
somstyrkerdelsattstödansökningarnahargodkänts,delsattdeföreskrivna
administrativaochfysiskakontrollernahargenomförts.Uppgifterochintyg
fårvarasammanfattningarmotsvarandebeskrivningenidennabilagapunkt4
ledivochfårlämnasielektroniskform.
6. Utbetalningsstället skall anta följande rutiner eller sådana somger
motsvarandegarantier:
i) Utbetalningsstället skall fastställa skriftliga rutiner för mottagande,
registreringochhandläggningavansökningarinklusiveenbeskrivning
avvilkadokumentsomskallanvändas.
ii) Fördelningen avarbetsuppgifter skall vara sådanatt ingen anställd har
ansvar för mer än en av uppgifternas godkännande, utbetalning och
bokföring av belopp somskall påföras EUGFJ, och att ingen anställd
utförnågonavdessauppgifterutanattarbetetskerunderöverinsynav
enannananställd.
Varje anställdas arbetsuppgifter skall skriftligen definieras inklusive
fastställandet av ekonomiska begränsningar för dennes befogenhet.
Lämpligutbildningskallanordnas.Personalenskallroterasåatt ingen
förblir på samma ansvarsposition i mer än fem år, alternativt skall
övervakningen ökas. ►
M2Lämpliga åtgärder bör vidtas för att
undanröja risken för intressekonflikter i samband med kontroll,
godkännande och utbetalning av stöd när personer i ansvarig ställning
eller på känsliga poster har andra funktioner utanför
utbetalningsstället. ◄
iii) Varje tjänsteman som ansvarar för godkännande skall förfoga över en
fullständigchecklistafördekontrollersomdetkrävsatthangenomför,
ochskallistöddokumentetförainsittbestyrkandeavattdessakontroller
har utförts. Detta bestyrkande kan göras på elektronisk väg i enlighet
meddevillkorsomavsesistyckevi.Samtligaanställdasarbeteskallbli
föremålförendokumenteradgranskningavenhögretjänsteman.
iv) Godkännandeavutbetalningförenansökanskallskeendastefterdetatt
tillräckliga kontroller gjorts för att kontrollera att den är förenlig med
gemenskapsreglerna.Dessakontrollerskallomfattademsomföreskrivs
i den förordning somgäller för den specifika åtgärd för vilken m edel
söks,ochdemsomkrävsenligtartikel8iförordning(EEG)nr729/70
för att undvika och avslöja bedrägeri och oegentligheter med särskilt
beaktande av de risker somföreligger. De kontroller somskall vidtas1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—9
▼M2
▼B
▼M2
▼B
▼B
skall anges i en checklista, och deras verkställande skall attesteras för
varjeansökan,ellerförvarjeomgångansökningar.
v) Rutinernaskallsäkerställaattbetalningendastgörstillfordringshavaren,
tilldennesbankkontoellertilldennesbefullmäktigade.Betalningenskall
utföras av utbetalningsställets bank, eller, när så är lämpligt, av ett
statligt betalningskontor, eller med check skickad per post, inom fem
arbetsdagar efter belastning av EUGFJ. Rutiner skall antas för attsäkerställaattallabetalningardäröverföringeninteverkställs,ellerdär
checkar inte löses in, återförs till fonden. Inga betalningar skall göras
kontant.Godkännandesomgesavdenattesterandetjänstemannenoch/
ellerdennesöverordnadefårskepåelektroniskvägförutsattattdenna
metod säkerställer en skälig säkerhetsnivå och att identiteten på dem
somutförgodkännandetbevarasideelektroniskaregistren.
vi)►
M3Konfidentialitet, integritet och tillgänglighet gällande databe-
handlade uppgifter skall säkerställas genomåtgärder, somför varje
utbetalningsställe är anpassade till förvaltningsstruktur, personal och
tekniska förhållanden. De finansiella och teknologiska insatserna skall
ståirimligproportiontilldefaktiskariskerna.
Alladatasystemsomanvändsskallhalämpligarutinerför:
a) allmänorganisation,förvaltningochrevision,
b) fysisksäkerhet,
c) logisksäkerhet,
d) systemutveckling,programmeringochunderhåll,
e) rutinmässigaarbetsmoment,
f) telekommunikationer,
g) mikrodatorer,
h) beredskapsplanering,
i) tillämpningskontroll. ◄
vii) Utbetalningsställets rutiner skallsäkerställa att alla ändringarigemen-
skapens förordningar, särskilt storleken på de stöd somtilläm pas,
registrerasochattinstruktionen,databaserochchecklistoruppdaterasi
godtid.
7. Utbetalningar avförskottskallidentifieras ibokföringsregistrenochrutiner
antasförattsäkerställaatt
i) säkerheter erhålls endast från finansiella institutioner somuppfyller
villkorenikommissionensförordning(EEG)nr2220/85(1)ochsomhar
godkäntsavbehöriga myndigheterochställersäkerheter somärgiltiga
tills de kan dras tillbaka eller tas i anspråk efter enkel begäran från
utbetalningsstället,
ii) förskottavräknasinomfastställdatidsgränser,ochattdesomförfallittill
avräkningidentifierasochattsäkerheternasnaraståberopas,
iii) avräkning av förskott underställs samma kontroller av attesterande
tjänstemänsomutbetalningar.
8. Redovisningen av interventionslager skall säkerställa att kvantiteterna, och
kostnader förenade med dem, behandlas och registreras korrekt och utan
dröjsmål per identifierbar post och på rätt konto för varje steg, från
accepterandetavenofferttilldetfysiskaerhållandetavprodukten,ienlighet
medtidsförordningar,samttillseattkvantitetochbeskaffenhethoslagrenpå
varjeplatskanbestämmasnärsomhelst.Lagerskallregelbundetkontrolleras
fysiskt av personer, organ eller avdelningar somär oberoende av
lagerhållarna.
9. Redovisningsrutinernaskallsäkerställaattmånatligaochårligaredogörelser
ärfullständiga,korrektaochirätttid,ochatteventuellafelochutelämnanden
upptäcks och korrigeras, främst genom att kontroller och avstämningar
genomförsmedintervallerpåhögsttremånader.
10. Deninternarevisionenskallkontrolleraattdeavutbetalningsställetantagna
rutinerna är lämpliga för att säkerställa överensstämmelse med gemens-
kapsreglernakontrolleras,ochatträkenskapernaärkorrekta,fullständigaoch
görsitid.Kontrollernakanbegränsastillutvaldaåtgärderochtilletturvalav
transaktioner, förutsatt att en revisionsplan säkerställer att alla viktiga
områden, inklusive de avdelningar som ansvarar för godkännande, täcks
underenperiodpåhögstfemår.Internrevisionensarbeteskallgenomföras
enligtinternationellterkändaprinciper,skallregistrerasiarbetsdokumentoch
skall resultera i rapporter och rekommendationer riktade till utbetalnings-
ställets högsta ledning. Revisionsplaner och rapporter skall ställas till1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—10
(1) EGTnrL205,3.8.1985,s.5.
▼B
förfogande för det attesterande organet och för tjänstemän från Europeiska
unionensomärbemyndigadeattföretafinansiellrevisionochmedändamålet
attundersökaeffektivitetenhosdeninternarevisionsfunktionen.
11. Alla punkter ovan skall också tillämpas på ”negativa kostnader” (avgifter,
förfallna säkerheter, återförda utbetalningar etc.) somkontoret m åste
inkassera för EUGFJs garantisektions räkning. I synnerhet skall utbetal-
ningsstället upprätta ett systemför identifiering av alla belopp som
tillkommerEUGFJochförregistreringavallasådanafordringarienliggare
före mottagandet. Liggaren skall inspekteras med regelbundna intervall i
syfteattattverkställainkasseringavförfallnaskulder.
Utbetalningsstället kan delegera ansvaret för inkassering av vissa typer av
negativa kostnader till andra organisationer, förutsatt att de villkor som
fastställsipunkt4uppfyllsmedlämpliganpassningochmeddetytterligare
villkoret att den andra organisationen regelbundet och i tid rapporterar till
utbetalningsstället, minst en gång i månaden, beträffande identifierade
intäkterocherhållnalikvider.
12. Utbetalningsstället skall upprätta rutiner somsäkerställer att alla m ottagna
ansökningarhandläggssnabbt.1995R1663—SV—24.10.2001—003.001—11