2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 1
Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
►B RÅDETS BESLUT
av den 27 mars 2000
om upprättande av en budgetförordning för budgetaspekterna på rådets ställföreträdande gene-
ralsekreterares förvaltning av de avtal som ingås i dennes namn, på vissa medlemsstatersvägnar, om installation och drift av kommunikationsinfrastrukturen för Schengensammanhang
(Sisnet)
(2000/265/EG)
(EGT L 85, 6.4.2000, s. 12)
Ändrat genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
►M1Rådets beslut 2000/664/EG av den 23 oktober 2000 L 278 24 31.10.2000
►M2Rådets beslut 2003/171/EG av den 27 februari 2003 L 69 25 13.3.2003
▼B
RÅDETS BESLUT
av den 27 mars 2000
om upprättande av en budgetförordning för budgetaspekterna på
rådets ställföreträdande generalsekreterares förvaltning av de avtalsom ingås i dennes namn, på vissa medlemsstaters vägnar, ominstallation och drift av kommunikationsinfrastrukturen för
Schengensammanhang (Sisnet)
(2000/265/EG)
EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE
med beaktande av artikel 2.1 andra stycket första meningen i det proto-
koll om införlivande av Schengenregelverket inom Europeiska
unionens ramar som fogas till Fördraget om Europeiska unionen och
Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen (nedan kallatSchengenprotokollet), och
av följande skäl:
(1)Rådets ställföreträdande generalsekreterare har genom beslut
1999/870/EG (1) bemyndigats att inom ramen för Schengenregel-
verkets införlivande i Europeiska unionen företräda vissamedlemsstater i syfte att ingå avtal om installation och drift av
kommunikationsinfrastrukturen för Schengensammanhang
(nedan kallat Sisnet) samt att förvalta dessa avtal.
(2)De ekonomiska åtaganden som följer av dessa avtal bör intebelasta Europeiska unionens allmänna budget. Bestämmelserna ibudgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiskagemenskapernas allmänna budget (
2) är följaktligen inte tillämp-
liga.
(3)Det är således nödvändigt att fastställa särskilda regler med
närmare bestämmelser om uppställningen och genomförandet avden budget som är nödvändig för betalning av de kostnader somuppstått vid ingåendet av avtalen, för fullgörande av de skyldig-heter som följer av dessa avtal när de väl har ingåtts, för
infordran av bidrag från de berörda staterna samt för redovisning
och revision av räkenskaperna.
(4)Det är också nödvändigt att fastställa närmare bestämmelser föringåendet av dessa avtal.
(5)Detta beslut utgör en utveckling av Schengenregelverket i denmening som avses i Schengenprotokollet.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL I
Allmänna principer
Artikel 1
I denna budgetförordning avses med budget den rättsakt som för varje
budgetår redovisar en prognos över och i förväg godkänner de
inkomster och utgifter som är nödvändiga för att uppfylla de skyldig-heter som följer av de avtal som avses i beslut 1999/870/EG.
Artikel 2
I denna budgetförordning fastställs närmare bestämmelser för ingående
av avtal för Sisnet och för uppställning och genomförande av denbudget som krävs i samband med sådana avtal.2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 2
(1) EGT L 337, 30.12.1999, s. 41.
(2) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1. Förordningen senast ändrad genom rådets
förordning (EG) nr 2673/1999 (EGT L 326, 18.12.1999, s. 1).
▼B
Artikel 3
1. Budgeten skall vara indelad i avdelningar och omfatta budgeten
för de förberedande insatser som leder till ingående av avtalen i fråga,
inklusive alla kostnader som uppstått under förberedelserna för fritt
anbudsförfarande för Sisnet, och budgeten för installation och drift avSisnet. Om så krävs skall varje avdelning vara indelad i kapitel ochartiklar.
2. De anslag som har avsatts för varje avdelning skall inte kunna
anslås till utgifter under en annan avdelning.
Artikel 4
Budgetanslagen skall användas i överensstämmelse med principerna för
sund ekonomisk förvaltning och särskilt principerna om ekonomi och
kostnadseffektivitet.
Artikel 5
Alla inkomster och utgifter skall medföra att en artikel i budgeten till-
godogörs eller belastas.
Om inte annat föreskrivs i artikel 17, får åtagande eller godkännande
av utgifter inte medges utöver beviljade anslag.
Artikel 6
1. Med förbehåll för artikel 17 skall alla inkomster och utgifter i sin
helhet tas upp i budgeten och på kontona utan att justeras mot
varandra. De totala inkomsterna skall täcka de totala utgifterna.
2. Budgetåret skall börja den 1 januari och sluta den 31 december.3. De bidrag till budgeten som de stater som anges i artikel 25 inbe-
talar innan det budgetår som de hänför sig till har börjat skall tas upp idet löpande budgetårets budget.
4. Utgifterna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det
året om godkännandet når styrekonomen senast den 31 december och
om betalningen utförs av räkenskapsföraren senast den 15 januari åretdärpå.
5. De anvisade anslagen får endast användas till att täcka utgifter
som uppkommit och betalats under det budgetår för vilket anslagenbeviljades, utom i undantagsfall enligt artikel 7, samt för att täcka
skulder som kan hänföras till tidigare budgetår och för vilka inga
anslag överförts.
Artikel 7
1. Följande regler skall reglera användningen av anslagen:
a) Anslag för vilka inget åtagande gjorts vid utgången av det budgetår
då de beviljades skall normalt förfalla.
b) Anslag som avsatts för betalningar som är utestående den 31
december enligt åtaganden som gjorts mellan den 1 januari ochden 15 december skall automatiskt överföras, dock endast till det
närmast följande budgetåret.
2. Trots vad som sägs i punkt 1 får rådets ställföreträdande general-
sekreterare före den 31 januari till arbetsgruppen för Schengensinformationssystem, nedan kallad SIS-gruppen, överlämna välgrundadeansökningar om överföring till det närmast följande budgetåret avanslag för vilka inget åtagande gjorts senast den 15 december när
anslagen för de berörda budgettitlarna för det följande budgetåret inte
täcker kraven.
En överföring av sådana anslag får endast föreslås i undantagsfall.
När ställföreträdande generalsekreteraren utövar sin befogenhet att
genomföra budgeten skall han, beroende på förvaltningens krav, sträva2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 3
▼M1
▼B
▼B
efter att i första hand använda årets anslag och inte de anslag som
överförts förrän de förra är uttömda.
SIS-gruppen skall besluta om sådana ansökningar om överföring senast
den 1 mars.
3. Anslag som överförts från ett budgetår till det närmast följande
budgetåret förfaller, om inget åtagande har gjorts vid utgången av detbudgetår till vilket de överfördes.
4. En förteckning över anslag som skall överföras automatiskt enligt
punkt 1 b skall överlämnas för kännedom till SIS-gruppen före den 1
mars.
5. Vid budgetens genomförande skall användningen av de överförda
anslagen för varje post i budgeten redovisas separat i räkenskaperna fördet innevarande budgetåret.
KAPITEL II
Uppställning av budgeten
Artikel 8
1. Budgeten skall uppställas i euro.2. Ställföreträdande generalsekreteraren skall senast den 30
september lägga fram det preliminära budgetförslaget med en moti-vering för SIS-gruppen.
3. SIS-gruppen skall yttra sig om detta preliminära förslag.4. Ställföreträdande generalsekreteraren skall fastställa budgetförs-
laget och senast den 31 oktober överlämna detta till de stater som
avses i artikel 25.
5. De medlemsstater som avses i artikel 25 skall, församlade i rådet,
anta budgeten före årets slut.
6. Beslutet om antagande av budgeten skall, när det genom
ställföreträdande generalsekreteraren i vederbörlig ordning har medde-
lats de stater som avses i artikel 25, medföra att dessa staters bidrag
förfaller till betalning.
Artikel 9
1. Om budgeten inte slutgiltigt har antagits vid budgetårets början
a) skall betalningar varje månad kunna göras med upp till en tolftedel
av de totala anslag som beviljats för varje avdelning i budgeten förföregående budgetår, och
b) skall det vara tillåtet att varje månad infordra bidragen från de stater
som avses i artikel 25 med upp till en tolftedel av de totala bidragsom inbetalats enligt den senaste i vederbörlig ordning antagnabudgeten.
2. Beslutet att utnyttja en tolftedel av inkomsterna och utgifterna,
dockhögst tre tolftedelar av beloppen som tagits upp i den senaste ivederbörlig ordning antagna budgeten, skall fattas av ställföreträdandegeneralsekreteraren, som skriftligen skall meddela de stater som avses iartikel 25 i detta beslut.
3. Utöver gränsen på tre tolftedelar av beloppen som tagits upp i den
senaste i vederbörlig ordning antagna budgeten skall beslutet att bevilja
betalningar och infordra bidrag fattas av de medlemsstater som avses iartikel 25, församlade i rådet.
4. Det slutgiltiga antagandet av budgeten skall med omedelbar
verkan upphäva de åtgärder som eventuellt har vidtagits enligt punk-terna 1, 2 och 3.2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 4
▼B
Artikel 10
1. Eventuella förslag till tilläggs- eller ändringsbudgetar skall läggas
fram, granskas och antas i samma form och enligt samma förfarandesom den budget vars beräkningar de ändrar.
2. En ändringsbudget skall läggas fram varje år den månad som
följer på den avslutning av räkenskaperna som avses i artikel 46.1,med syftet att saldot från föregående budgetår skall tas upp i budgetensom inkomst om det är positivt och som utgift om det är negativt.
Artikel 11
Budgeten skall vara offentlig.
KAPITEL III
Budgetgenomförande och bokföring
Artikel 12
Budgeten skall genomföras i enlighet med principen om åtskillnad
mellan utanordnare och räkenskapsförare. Utanordnarens, räkenskaps-
förarens och styrekonomens uppgifter skall vara inbördes oförenliga.
Artikel 13
1. Befogenheterna som utanordnare av inkomster och utgifter skall
utövas av en generaldirektör vid rådets generalsekretariat. Utanord-naren skall genomföra budgeten i ställföreträdandegeneralsekreterarens namn och inom ramen för de beviljade anslagen.
Han kan delegera sina befogenheter till en direktör.
2. Utanordnaren kan besluta om överföringar från en artikel till en
annan inom varje kapitel. Han kan i överenskommelse med SIS-
gruppen besluta om överföringar från ett kapitel till ett annat inom
samma avdelning. SIS-gruppen skall lämna sitt samtycke på sammavillkor som när den antar sitt yttrande om budgeten.
Artikel 14
Styrekonomens uppgift skall utföras av en tjänsteman eller en anställd
vid rådets generalsekretariat som har utsetts för detta ändamål genombeslut av ställföreträdande generalsekreteraren, som skall fastställa vill-koren för denna kontroll.
Artikel 15
Inkassering av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av en
räkenskapsförare placerad vid generaldirektorat A vid rådets general-sekretariat.
Artikel 16
1. För mottagande av alla fordringar enligt artikel 25 eller av alla
skulder som tredje part har till de berörda staterna i samband med
installation och drift av Sisnet, skall det krävas ett betalningskrav från
utanordnaren. Betalningskrav skall överlämnas till räkenskapsföraren,som skall förelägga styrekonomen dessa för godkännande.
2. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att
a) rätt budgetpost har konterats,
b) betalningskravet är formellt korrekt och överensstämmer med
gällande bestämmelser,
c) verifikationerna är formellt korrekta,
d) gäldenären, eller den behöriga myndigheten i gäldenärsstaten, är
korrekt angiven,
e) förfallodagen har angivits,2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 5
▼M2
▼B
▼B
f) principerna för sund ekonomisk förvaltning enligt artikel 4 har tillä-
mpats,
g) beloppet och valutan är korrekta.
3. Räkenskapsföraren skall ansvara för på behörigt sätt utfärdade
betalningskrav.
Artikel 17
Trots bestämmelserna i artiklarna 5 och 61. får följande avdrag göras från alla räkningar, fakturor eller samlings-
fakturor, för vilka nettobeloppet sedan skall betalas:
a) Böter förelagda en part som har ingått avtal om ett godkänt
anbud.
b) Justeringar av felaktigt betalda belopp, vilka kan göras genom
avdrag i förväg när en kontroll av samma typ görs under sammaavdelning, kapitel, artikel och budgetår som den felaktiga betal-
ningen.
Rabatter och återbetalningar på fakturor och räkningar skall inte tas
upp som separata inkomster.
2. får följande belopp användas på nytt under den rubriksom den
ursprungliga utgiften belastade:
— Inkomster som uppkommit genom återbetalning av belopp som
felaktigt betalats med budgetanslag.
Beloppen måste användas på nytt före utgången av budgetåret efter
det budgetår då inkomsterna togs emot.
Artikel 18
1. Alla åtgärder som kan ge upphov till utgifter som skall belasta
budgeten måste föregås av ett förslag till åtagande från utanordnarentill räkenskapsföraren, vilket anger syftet, beloppet, den budgetpost
som skall konteras samt borgenären. Förslaget skall av räkenskapsfö-
raren föreläggas styrekonomen för godkännande.
2. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att
a) förslaget till åtagande har lagts fram i enlighet med punkt 1,
b) rätt budgetpost har konterats,
c) anslagen är disponibla,
d) principerna för sund ekonomisk förvaltning enligt artikel 4 har tillä-
mpats,
e) utgifterna är formellt korrekta och överensstämmer med gällande
bestämmelser.
Artikel 19
1. Utanordnarens fastställelse av utgifter skall ha till syfte att
a) verifiera borgenärens anspråk,
b) fastställa eller verifiera att fordran existerar och vilket belopp den
uppgår till,
c) verifiera villkoren för att fordran skall förfalla till betalning,
d) verifiera att tjänster har utförts eller inköp har gjorts enligt
beställning.
2. Utanordnaren kan låta utföra verifieringen under sitt ansvar.
Artikel 20
1. Genom en betalningsorder (”godkännande”) skall utanordnaren
uppdra åt räkenskapsföraren att betala en utgift som han har fastställt.
2. I godkännandet skall anges
a) det budgetår som betalningen skall belasta,2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 6
▼B
b) avdelning, kapitel och artikel i budgeten,
c) det belopp som skall betalas med siffror och bokstäver och i vilken
valuta,
d) borgenärens namn och adress,
e) utgiftens ändamål,
f) betalningssättet,
g) nummer och dag för motsvarande godkännanden av åtagandet.
3. Betalningsordern skall dateras och undertecknas av utanordnaren.
4. Räkenskapsföraren skall förelägga styrekonomen betalningsor-
dern, med verifikationer i original, för godkännande.
5. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att
a) betalningsordern har utfärdats på rätt sätt,
b) betalningsordern överensstämmer med åtagandet och beloppet är
korrekt och att principerna för sund ekonomisk förvaltning enligt
artikel 4 har tillämpats,
c) rätt budgetpost har konterats,
d) anslagen är disponibla enligt den aktuella avdelningen eller artikeln
i budgeten,
e) verifikationerna är formellt korrekta, och
f) borgenärens namn och beskrivningen av denne är korrekta.
6. Alla utgifter skall vara täckta i förväg av bidrag från de stater
som avses i artikel 25 eller, om sådana inte finns, av en bankkredit.Kostnaderna för förhandsfinansiering via bankvid utebliven betalning
skall fördelas mellan de felande staterna i proportion till de bidrag de
har underlåtit att betala och med beaktande av förseningens längd.
Artikel 21
►
M1Betalningarna skall utföras via ett bankkonto som särskilt
öppnats för detta ändamål i rådets generalsekretariats namn. ◄Bankö-
verföringar som sker enligt denna budgetförordning skall undertecknasav två av ställföreträdande generalsekreteraren utsedda tjänstemän, avvilka en skall vara räkenskapsföraren.
Artikel 22
Om styrekonomen nekar att ge sitt godkännande enligt artiklarna 16,
18 eller 20 och om utanordnaren håller fast vid sitt förslag, skall
ärendet överlämnas till ställföreträdande generalsekreteraren. Utom i
fall där det råder tvekan om huruvida anslagen är disponibla, kan hangenom ett vederbörligen motiverat beslut underlåta att ta hänsyn till attgodkännande nekats och bekräfta betalningskravet, utgiftsåtagandeteller betalningsordern. Ställföreträdande generalsekreteraren skall inom
en månad underrätta revisionsrätten om detta beslut. Detta beslut skall
vara verkställbart från och med dagen när godkännandet nekats.
Artikel 23
De disciplinära åtgärder som kan vidtas mot utanordnaren, styreko-
nomen och räkenskapsföraren om de inte följer bestämmelserna idenna budgetförordning skall vara desamma som fastställs i tjänste-föreskrifterna för tjänstemännen vid Europeiska gemenskaperna.
Artikel 24
Räkenskaperna skall upprättas per kalenderår enligt systemet för dubbel
bokföring. De skall visa alla inkomster och utgifter som uppstått underbudgetåret.2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 7
▼B
KAPITEL IV
Staternas bidrag
Artikel 25
1. Budgetinkomsterna skall utgöras av finansiella bidrag från
följande medlemsstater: Belgien, Danmark, Finland, Frankrike, Grek-
land, Italien, Luxemburg, Nederländerna, Portugal, Spanien, Sverige,
Tyskland, Österrike samt Island och Norge.
2. Dessa staters finansiella bidrag skall fastställas i budgeten och
uttryckas i euro.
Artikel 26
De stater som avses i artikel 25 skall ställa sina finansiella bidrag till
ställföreträdande generalsekreterarens förfogande enligt följande fördel-
ningsnyckel:
Bidragsfördelningen mellan, å ena sidan, de medlemsstater som avses i
artikel 25 och, å andra sidan, Island och Norge skall fastställas varje år
på grundval av de berörda medlemsstaternas och Islands och Norges
del av den totala bruttonationalprodukten (BNP) för föregående år föralla de stater som avses i artikel 25. Bidragsfördelningen mellan deberörda medlemsstaterna skall fastställas varje år efter avdrag avIslands och Norges bidrag i förhållande till dessa medlemsstaters del i
Europeiska gemenskapernas totala momsmedel, som den har fastställts
vid den senaste ändringen av unionens budget under det föregåendebudgetåret.
Artikel 27
1. Ställföreträdande generalsekreteraren skall per brev begära in
bidragen från varje stat som avses i artikel 25 genom de nationella
förvaltningar vars adress och telefonnummer har meddelats honom.
2. Detta brev skall innehålla information om
a) beslutet om att anta budgeten eller, när artikel 9 utnyttjas, beslutet
att preliminärt infordra bidragen per tolftedel,
b) det belopp som varje stat skall betala, beräknat i euro enligt den
fördelningsnyckel som anges i artikel 26,
c) de uppgifter som är nödvändiga för att betala bidraget.
3. Bidragen skall betalas in på det bankkonto som avses i artikel 21.
4. Bidragen skall betalas i euro.
Artikel 28
1. De stater som avses i artikel 25 skall betala in 25 % av sitt bidrag
senast den 15 februari, den 1 april, den 1 juli och den 1 oktober.
2. Om en stat inte fullföljer sina finansiella åtaganden, skall gällande
gemenskapsregler för dröjsmålsränta vid betalning av bidrag till unio-nsbudgeten tillämpas analogt utan att detta får påverka kostnader somdenna stat skall bära enligt bestämmelserna i artikel 20.6.
KAPITEL V
Ingående av avtal
Artikel 29
1. Avtal om köp eller hyra av varor eller om tillhandahållande av
tjänster skall vara skriftliga.2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 8
▼B
2. Alla sådana avtal för vilka det uppskattade värdet är lika med
eller överskrider de tröskelvärden som anges i rådets direktiv 93/36/EEG av den 14 juni 1993 om samordning av förfarandet vid offentlig
upphandling av varor (
1) eller rådets direktiv 92/50/EEG av den 18 juni
1992 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling avtjänster (
2) skall ingås sedan en anbudsinfordran har utfärdats i enlighet
med bestämmelserna i dessa direktiv, inklusive alla ytterligareändringar som man har enats om i dessa (nedan kallade rådets direktiv
om förfaranden för offentlig upphandling).
3. Avtal för vilka det uppskattade värdet av avtalet i fråga inte
överskrider de tröskelvärden som anges i rådets direktiv om förfa-randen för offentlig upphandling kan ingås genom privatöverenskommelse. I sådana fall skall de medlemsstater som avses iartikel 25 dock vara skyldiga att så långt som möjligt och med alla
lämpliga medel möjliggöra för de leverantörer som verkar kunna leve-
rera varorna och tjänsterna i fråga att konkurrera med varandra.
4. Anbudsinfordringar skall som allmän regel offentliggöras i alla
medlemsstater av generalsekretariatet på de medlemsstaters vägnarsom avses i artikel 25.
5. Förfarandena för anbudsinfordran och urvals- och tilldelningskri-
terierna skall fastställas och regleras av bestämmelserna i rådets
direktiv om förfarandena för offentlig upphandling, kompletterademed bestämmelserna i denna budgetförordning.
6. Varje anbudsinfordran skall utarbetas av generalsekretariatet på
de medlemsstaters vägnar som avses i artikel 25 och i dem skall isynnerhet
a) förfarandet för anbudsinfordringar specificeras samt fastställas hur
de skall läggas fram, inte minst när det gäller eventuella krav attanvända ett standardiserat svarsformulär,
b) hänvisas till de allmänna villkor som är tillämpliga på avtalen i
fråga (varor eller tjänster) när så är lämpligt och till alla dokument
som innehåller villkor som specifikt är tilllämpliga på det särskildaavtalet i fråga,
c) en klausul finnas i vilken fastslås att anbudsförfarandet innebär att
de relevanta villkoren godtas,
d) de villkor fastslås enligt vilka en inspektion kan göras, och när så är
lämpligt, detaljerade villkor för översyn på platsen,
e) den period fastställas under vilken en anbudsinfordran skall vara
giltig och inte får ändras i något avseende,
f) påföljderna fastslås för underlåtenhet att uppfylla avtalets krav,
g) de detaljer specificeras som måste finnas med i fakturorna (eller i
hithörande verifikationer),
h) all kontakt förhindras mellan den ställföreträdande generalsekrete-
raren och hans personal, företrädare för regeringarna i demedlemsstater som avses i artikel 25, företrädare för Islands ochNorges regeringar och anbudsgivare när det gäller frågor angåendeanbudsinfordran, utom genom särskilt undantag på följande villkor:
Före slutdatum för anbudsinfordran
i) på anbudsgivarnas begäran:
Ytterligare information, enbart för att klargöra arten av anbud-
sinfordran, får förmedlas till samtliga anbudsgivare.
ii) på den ställföreträdande generalsekreterarens begäran:
Om de medlemsstater som avses i artikel 25, eller Island och
Norge, eller rådets generalsekretariat upptäcker ett fel, en bristpå exakthet, ett utelämnande eller någon annan typ av skrivfeli texten till anbudsinfordran, kan generalsekretariatet på ett sätt2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 9
(1) EGT L 199, 9.8.1993, s. 1.
(2) EGT L 209, 24.7.1992, s. 1. Direktivet senast ändrat genom Europaparla-
mentets och rådets direktiv 97/52/EG (EGT L 328, 28.11.1997, s. 1).
▼B
som är identiskt med det som skall tillämpas när det gäller den
ursprungliga anbudsinfordran, informera de berörda personerna.
iii) får generalsekretariatet, sedan anbuden har öppnats och på
begäran av de medlemsstater som avses i artikel 25, Island ellerNorge eller rådets generalsekretariat, kontakta anbudsgivarenom något klargörande krävs i samband med ett anbud eller om
uppenbara skrivfel i anbudet måste rättas till.
Artikel 30
I alla de fall då kontakt har tagits enligt de bestämmelser som anges i
artikel 29.6 h skall en not till akten upprättas och sådan kontakt skallomnämnas i den rapport som sedan skall föreläggas den rådgivandekommitté som avses i artikel 36.
Artikel 31
Medborgare i medlemsstaterna samt i Island och Norge får inte diskri-
mineras på grundval av medborgarskap när det gäller avtal som ingåttsav den ställföreträdande generalsekreteraren på de medlemsstatersvägnar som avses i artikel 25.
Artikel 32
När allmänna villkor är tillämpliga på det föreslagna avtalet, skall de
bifogas anbudsinfordran. Alla dokument som innehåller villkor som är
specifikt tillämpliga på det särskilda avtalet i fråga skall också bifogas.
Artikel 33
Anbudsgivare kan lämna in anbud
a) med post,
i vilket fall det i anbudsinfordran måste anges att det relevanta
datumet skall vara det då anbudet postas, vilket framgår av post-stämpeln, och anbud som skickas med post måste rekommenderas,eller
b) personligen till rådets generalsekretariat eller genom anbudsgivarens
ombud, inbegripet privata budfirmor,
i vilket fall anbudsinfordran måste innehålla uppgifter om vid vilket
datum anbud måste lämnas in och till vilken avdelning på rådetsgeneralsekretariat de måste lämnas mot ett undertecknat och dateratkvitto.
Datumet måste vara detsamma i båda fallen.För att bevara sekretessen och undvika alla svårigheter måste anbudsin-
fordran innehålla följande bestämmelse:
”Anbud skall lämnas in i ett förseglat kuvert som ligger i ett andra
förseglat kuvert. På det inre kuvertet skall förutom namnet på denavdelning till vilket det är adresserat enligt anbudsinfordranföljande stå: ’Anbudsinfordran – får ej öppnas av registreringsen-heten’. Om självhäftande kuvert används, måste de vara förseglade
med tejp över vilken avsändaren har skrivit sitt namn.”
Artikel 34
Varje anbud måste öppnas.Öppnandet av anbuden skall ske samtidigt av en kommitté som utsetts
för detta ändamål av den ställföreträdande generalsekreteraren. Denskall vara sammansatt av tre tjänstemän på hög nivå från olikadirektorat inom generalsekretariatet. Styrekonomen måste underrättasom att anbuden öppnas. Styrekonomen eller dennes företrädare skall
närvara som observatör.
Kommittén skall upprätta en rapport om anbudens öppnande som skall
undertecknas av alla dess ledamöter.2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 10
▼B
Minst en kommittéledamot skall parafera varje sida i varje anbud.
Kommittén skall upprätta en skriftlig förteckning över de mottagnaanbuden och särskilt ange alla de dokument som har mottagits från
varje anbudsgivare i samband med anbudet.
Artikel 35
Alla anbud skall utvärderas av de medlemsstater som avses i artikel 25
tillsammans med Island och Norge. En rapport, som skall godkännas
enhälligt av dessa stater, skall föreläggas den kommitté som avses i
artikel 36 av den behörige tjänstemannen vid rådets sekretariat, somskall utses av utanordnaren, eller en ställföreträdare som också skallutses av utanordnaren.
Denna skall särskilt innehålla
a) en förklaring av skälen till att något av anbuden har lämnats utan
avseende,
b) en teknisk och ekonomisk utvärdering av varje anbud, inklusive en
jämförande tabell över jämförpriser,
c) skälen till valet av den rekommenderade anbudsgivaren.
Artikel 36
Avtal som skall ingås av den ställföreträdande generalsekreteraren på
de medlemsstaters vägnar som avses i artikel 25 och av lämpliga
företrädare för Island och Norge sedan en anbudsinfordran har utfärdats
skall först läggas fram för yttrande för en rådgivande kommitté förupphandling och avtal.
Artikel 37
Den rådgivande kommitté som avses i artikel 36 skall omfatta en
företrädare för varje sådan medlemsstat som avses i artikel 25 tillsam-mans med en företrädare för Island och en för Norge. Demedlemsstater som avses i artikel 25 skall tillsammans med Islandoch Norge säkerställa att de utsedda företrädarna har tillräcklig sakkun-skap i informationstekniska och/eller finansiella frågor och/eller
juridiska frågor. Företrädarna får inte ha deltagit i bedömningen av de
ärenden som skall överlämnas till den rådgivande kommittén. Enföreträdare för räkenskapsförvaltaren skall närvara som observatör.
Den rådgivande kommittén skall med enkel majoritet välja en
ordförande och en vice ordförande bland sina företrädare.
Den rådgivande kommittén skall yttra sig om huruvida förfarandet
inför valet av anbudsgivare är i sin ordning och i allmänhet om avtaletsföreslagna villkor.
Alla övriga problem som rör innehållet i detta kapitel kan hänskjutas
till den nämnda rådgivande kommittén för yttrande.
Den rådgivande kommittén skall försöka anta sina yttranden med
konsensus. Om konsensus inte går att uppnå, skall den rådgivande
kommittén anta sina yttranden med enkel majoritet bland kommitténs
företrädare. Minst elva närvarande skall krävas för att förfarandenaskall vara giltiga. Vid lika röstetal skall ordföranden ha utslagsröst.
Rådets generalsekretariat skall vid behov bistå den rådgivande
kommittén med sekretariatsservice.
Artikel 38
Den rådgivande kommittén skall upprätta sin egen arbetsordning i
analogi med den rådgivande kommittén för upphandling och avtal vidEuropeiska unionens råd.2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 11
▼B
Artikel 39
Den rådgivande kommittén skall yttra sig uteslutande i egenskap av
rådgivare
a) om alla föreslagna avtal om varor eller tjänster, inklusive undersök-
ningar för vilka det uppskattade värdet är lika med eller överstiger
tröskelvärdena i rådets direktiv om förfaranden för offentlig
upphandling,
b) om föreslagna överenskommelser som är ett tillägg till ett sådant
avtal som avses i a om dessa innehåller viktiga ändringar, särskiltnär resultatet av sådana tilläggsöverenskommelser skulle innebära
att det belopp som anges i det ursprungliga avtalet ändras,
c) om alla föreslagna tilläggsöverenskommelser vars resultat skulle
innebära att det totala beloppet, i ett avtal som redan har ingåttsskulle överstiga de tröskelvärden som anges i a,
d) om de frågor som uppstår när avtalet ingås eller genomförs (t.ex.
annullering av order, begäran om eftergift av påföljd för försening,avvikelser från specifikationer och allmänna avtalsvillkor) omfrågan är tillräckligt allvarlig för att motivera en begäran om ettyttrande,
e) på begäran av en av de medlemsstater som avses i artikel 25 eller av
Island eller Norge, eller av en ledamot av den rådgivandekommittén, eller av den ställföreträdande generalsekreteraren, omde föreslagna avtal som inbegriper ett belopp under de tröskelvärdensom avses i a, i de fall de anser att sådana avtal omfattar prin-
cipfrågor eller är av särskild natur.
Artikel 40
De ärenden som läggs fram för den rådgivande kommittén för ett
yttrande enligt artikel 39 b–e skall även åtföljas av en rapport som
godkänts enhälligt av de medlemsstater som avses i artikel 25 samt
Island och Norge.
Artikel 41
Den rådgivande kommitténs yttranden skall undertecknas av dess
ordförande. De medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och
Norge får föreskriva en rimlig tidsfrist för avgivandet av ett yttrande,om de bedömer detta vara nödvändigt för att undvika förseningar ihandläggningen på grund av den rådgivande kommitténs ingripande.Yttrandena skall sändas till den ställföreträdande generalsekreteraren
och de medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och Norge.
När yttrandet behandlats på vederbörligt sätt, skall de medlemsstatersom avses i artikel 25 samt Island och Norge enhälligt fatta ett slutgil-tigt beslut om fallet. När det beslutet väl har fattats skall denställföreträdande generalsekreteraren på de medlemsstaters vägnar somavses i artikel 25 och vederbörliga företrädare för Island och Norge
ingå det eller de avtal som de enskilda fallen avser.
Artikel 42
Alla anbudsgivare skall informeras av generalsekretariatet om det
beslut som har fattats angående deras anbud.
Artikel 43
1. Avtal kan ingås enligt faktura eller räkning om det beräknade
värdet på varorna eller tjänsterna inte överskrider 2 000 euro.
2. Som garanti för ett avtals genomförande kan det i en garanti-
klausul krävas att leverantörer eller entreprenörer eller
tjänsteleverantörer i förväg lämnar en säkerhet. En sådan säkerhetmåste inte endast täcka hela garantitiden utan också en tillräckligtlång tid för att garantin skall kunna åberopas. Säkerheten måste iprincip bestå av en betalning i euro som har gjorts till ett bankkontosom särskilt har öppnats för ändamålet för rådets generalsekretariat.2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 12
▼B
En sådan säkerhet får endast betalas in i euro till ett förstklassigt kredi-
tinstitut på ett konto med kort eller ingen uppsägningstid.
3. Säkerhetsbeloppet skall fastställas enligt de sedvanliga handels-
villkoren.
4. Bestämmelsen om sådan säkerhet skall vara obligatorisk när
värdet på avtalet i fråga är lika med eller överstiger de tröskelvärdensom anges i rådets direktiv om förfaranden för offentlig upphandling.
5. Denna säkerhet kan ersättas av en solidarisk personlig garanti
som ställs av tredje man som godkänns av räkenskapsföraren. Garantinskall i princip anges i euro och måste överensstämma med sammaregler som anges för garantin i punkt 2.
6. Om ett avtal inte genomförs eller om slutförandet försenas skall
den ställföreträdande generalsekreteraren säkerställa att de medlems-
stater som avses i artikel 25 samt Island och Norge får tillräckligersättning för alla skador, räntor och omkostnader genom avdrag frånsäkerhetsbeloppet, vare sig detta har betalats in av leverantören, entre-prenören eller tredje man.
Artikel 44
De sedvanliga verifikationerna som bifogas den första betalningsordern
som fastställts i enlighet med ett avtal där säkerhet krävs skall komplet-teras med en kopia, vidimerad av räkenskapsföraren, av det kvitto somutfärdades när säkerheten betalades eller med en kopia, vidimerad avräkenskapsföraren, av en förklaring från det företag eller den tredje
man som lämnar garantin.
Artikel 45
Garantier skall återbetalas, eller de garantier som anges i artikel 43 som
ersätter dessa överlåtas, av den ställföreträdande generalsekreteraren ienlighet med bestämmelserna i gällande avtal eller garanti, utom i de
fall då avtalet inte genomförs eller slutförandet försenas enligt artikel
43.6.
KAPITEL VI
Redovisning och revision
Artikel 46
1. Den ställföreträdande generalsekreteraren skall inom två månader
från och med slutet av budgetens genomförandeperiod upprätta eninkomst- och utgiftsredovisning och en balansräkning samt översändadessa till SIS-gruppen.
2. Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta alla inkomst- och
utgiftstransaktioner från föregående budgetår. Den skall ställas upp isamma form och följa samma indelning som budgeten.
3. Till denna redovisning skall det fogas
a) en översikt över läget i var och en av de stater som anges i artikel
25 när det gäller dess finansiella bidrag, och
b) en översikt över överföringen av anslag.
4. Balansräkningen skall visa tillgångar och skulder den 31
december föregående budgetår.
Artikel 47
1. Revisionsrätten skall anmodas att revidera räkenskaperna.2. Den ställföreträdande generalsekreteraren skall till revisionsrätten
överlämna inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen
inom 15 dagar efter den tidsfrist som anges i artikel 46.1.
3. Syftet med revisionsrättens revision skall vara att fastställa
inkomsternas och utgifternas laglighet och formella riktighet enligt deavtal som skall förvaltas, budgeten och denna budgetförordning.2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 13
▼B
4. Den ställföreträdande generalsekreteraren skall ge revisionsrätten
allt det stöd som den anser sig behöva för att utföra sitt uppdrag.
Artikel 48
Inkomst- och utgiftsredovisningen, balansräkningen och revisions-
rättens rapport, med den ställföreträdande generalsekreterarens
eventuella kommentarer bifogade, skall före den 1 juli överlämnas till
de stater som avses i artikel 25. De medlemsstater som avses i artikel25 skall, församlade i rådet, bevilja den ställföreträdande generalsekre-teraren ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten.
KAPITEL VII
Slutbestämmelser
Artikel 49
Tillämpning av bestämmelserna i Schengenregelverket om Schengens
informationssystem på en stat som inte avses i artikel 25 (nedan kalladannan stat) skall medföra
a) en omfördelning av bidragsandelarna för de stater som avses i
artikel 25 enligt villkoren i artikel 26,
b) en anpassning av bidragen från de stater som avses i artikel 25 för
att fastställa annan stats bidrag till driften av Sisnet för hela detlöpande budgetåret, och
c) en anpassning av bidragen från de stater som avses i artikel 25 för
att fastställa annan stats andel av de tidigare kostnaderna för instal-lationen av Sisnet. Denna andel skall beräknas med beaktande avannan stats del i Europeiska gemenskapernas totala momsmedel för
de tidigare budgetår när utgifter uppstått som varit nödvändiga för
installationen av Sisnet. Detta procentuella bidrag skall bli föremålför en ”kreditnota” till förmån för de stater som avses i artikel 25 iförhållande till deras andel, beräknad enligt artikel 26. Dessa kanvälja att anslå beloppet till sin andel av budgeten eller begäraåterbetalning.
Artikel 50
1. Denna budgetförordning skall också tillämpas på antagandet av
budgeten när det gäller de inkomster och utgifter som behövs för att
uppfylla de åtaganden som följer av alla åtgärder som vidtagits ienlighet med artikel 1 i beslut 1999/870/EG för det budgetår undervilket den träder i kraft.
2. Genom undantag från artikel 8 skall rådets ställföreträdande gene-
ralsekreterare för den budget som avses i punkt 1 skicka detpreliminära budgetförslaget till SIS-gruppen snarast möjligt sedan
denna budgetförordning har antagits. När arbetsgruppen för SIS har
yttrat sig och budgetförslaget har upprättats, skall de medlemsstatersom avses i artikel 25, församlade i rådet, anta budgeten utan dröjsmål.
3. Genom undantag från artikel 28 skall de stater som avses i artikel
25 för den budget som avses i punkt 1 åläggas att betala sitt bidrag ienlighet med en plan som skall fastställas av de medlemsstater som
avses i artikel 25 när budgeten antas.
Artikel 51
1. Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.2. Det skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella
tidning.2000D0265 — SV — 01.01.2003 — 002.001 — 14