Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
"BKOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 1663/95
av den 7 juli 1995
om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EEG) nr 729/70 i fråga om förfarandet vid
avslutande av räkenskaperna för garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden
för jordbruket (EUGFJ)
(EGT L 158, 8.7.1995, s. 6)
Ändrad genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
"M1 Kommissionens förordning (EG) nr 896/97 av den 20 maj 1997 L 128 8 21.5.1997
"M2 Kommissionens förordning (EG) nr 2245/1999 av den 22 oktober
1999L 273 5 23.10.19991995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 1
KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 1663/95
av den 7 juli 1995
om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EEG) nr 729/70 i
fråga om förfarandet vid avslutande av räkenskaperna för garan-
tisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för
jordbruket (EUGFJ)
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT
DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemen-
skapen,
med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 729/70 av den 21 april
1970 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken (1), senast
ändrad genom förordning (EG) nr 1287/95 (2), särskilt artiklarna 4.6 och
5.3 i denna, och
med beaktande av följande:
Den reform av förfarandet vid avslutande av räkenskaperna som trädde i
kraft genom rådets förordning (EG) nr 1287/95, föreskriver införande av
närmare bestämmelser om attestering och avslutande av årsbokslut för
ackrediterade utbetalningsställen.
Förändringarna av såväl antalet åtgärder som finansieras av garantisek-
tionen vid EUGFJ, som beskaffenheten av dessa, tillsammans med
utvecklingen av tekniken för registrering och överföring av information,
kräver en översyn av innehåll och beskaffenhet hos den information som
skall lämnas till kommissionen för avslutande av räkenskaper.
Kommissionens förordning (EEG) nr 1723/72 (3), senast ändrad genom
förordning (EEG) nr 295/88 (4), bör därför upphävas.
Fondkommittén har inte avgivit något yttrande inom den tid som dess
ordförande bestämt.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
1. Varje medlemsstat skall fastställa antalet ackrediterade utbetalnings-
ställen enligt artikel 4.2 i förordning (EEG) nr 729/70 efter samråd med
kommissionen. Kommissionen kan särskilt meddela vilka eventuella
hinder detta antal innebär för att följa de tidsgränser som fastställts i
artikel 5.2 b i den förordningen och för insynen avseende kontrollerna av
fondens verksamhet. Kommissionen skall underrätta Fondkommittén om
vilka utbetalningsställen som ackrediterats i medlemsstaterna.
2. För varje utbetalningsställe skall medlemsstaten underrätta kommis-
sionen om den myndighet eller de myndigheter (”den behöriga
myndigheten”) som utfärdar och återkallar ackrediteringar, och som
fastställer tidsfristen för att göra nödvändiga anpassningar i den mening
som avses i artikel 4.4 i förordning (EEG) nr 729/70.
3. Innan ett utbetalningsställe ackrediteras skall den behöriga myndig-
heten kontrollera att det aktuella organets förvaltnings- och redovis-
ningsrutiner uppfyller kraven i artikel 4.1 a i förordning (EEG) nr
729/70. Kriterierna skall fastställas av medlemsstaten och tillämpas av
den behöriga myndigheten vid ackrediteringen med beaktande av
kommissionens riktlinjer som anges i bilagan. Om kriterier som har
väsentlig betydelse för utbetalningsställets verksamhet inte iakttas skall
artikel 4.4 i ovannämnda förordning tillämpas.!B
(1) EGT nr L 94, 28.4.1970, s. 13.
(2) EGT nr L 125, 8.6.1995, s. 1.
(3) EGT nr L 186, 16.8.1972, s. 1.
(4) EGT nr L 30, 2.2.1988, s. 7.1995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 2
Beslutet om ackreditering skall fattas på grundval av en undersökning
som skall omfatta de förvaltnings- och redovisningsmässiga förhål-
landena, inbegripet de som antagits i syfte att skydda gemenskapens
intressen beträffande förskottsbetalningar, erhållna säkerheter, interven-
tionslager och belopp som skall drivas in. Undersökningen skall särskilt
omfatta de rutiner som rör verkställandet av utbetalningar, kassaskyddet,
säkerheten hos informationssystem, skötsel av bokföring, ansvarsför-
delning samt interna och externa kontrollers lämplighet, allt med
avseende på transaktioner som finansieras av garantisektionen vid
EUGFJ.
4. Om den behöriga myndigheten finner att det utbetalningsställe som
har kontrollerats uppfyller alla relevanta krav, skall den gå vidare med
ackrediteringen. I annat fall skall myndigheten ge utbetalningsstället
instruktioner för de förvaltnings- och redovisningsrutiner och i synnerhet
för de villkor som utbetalningsstället måste uppfylla för att kunna
beviljas ackreditering. Ackreditering kan beviljas tillfälligt för en tid som
skall fastställas med hänsyn till hur allvarligt problemet är, i avvaktan på
att de förändringar som krävs i förvaltnings- och redovisningsrutinerna
genomförs.
5. Om ackrediteringen återkallas skall medlemsstaten utse ett annat
utbetalningsställe i enlighet med de villkor som fastställts i artikel 4 i
förordning (EEG) nr 729/70 och i punkt 3 och 4 i den här artikeln och
som säkerställer att betalningar till bidragsmottagare inte avbryts.
6. Ackrediteringshandlingen skall utgöras av en skriftlig bekräftelse på
ett organet uppfyller kriterierna för ackreditering och skall i före-
kommande fall, ange de institutioner som avser förändringar och den
fastställda tidsfristen. Handlingen skall överlämnas till kommissionen.
7. Det meddelande som avses i artikel 4.3 i förordning (EEG) nr 729/70
skall lämnas när utbetalningsstället först ackrediteras och skall åtföljas
av följande information beträffande varje utbetalningsställe:
— Det ansvar som det ålagts.
— Fördelningen av ansvar mellan avdelningarna.— Förhållandet till andra organ, offentliga eller privata, som också har
ålagts ansvar för att utföra åtgärder som skall bekostas av fonden.
— Det sätt på vilket krav från bidragsmottagare tas emot, kontrolleras
och värderas, hur utgifter godkänns, betalas och bokförs.
— Bestämmelser om intern revision.Den information som skall ges när artikel 4.4 i förordning (EEG) nr
729/70 är tillämplig skall framför allt innehålla instruktioner som avser
förvaltnings- och redovisningsrutiner och de anpassningar som utbetal-
ningsstället måste företa för att undvika återkallelse av ackrediteringen,
samt den fastställda tidsfristen för genomförandet.
Artikel 2
1. Det samordningsorgan som avses i artikel 4.1 b i förordning (EEG)
nr 729/70 skall vara den enda representanten för medlemsstaten inför
kommissionen i alla frågor som rör garantisektionen vid EUGFJ vad
gäller
— att sprida gemenskapstexter och riktlinjer till dessa till de olika
utbetalningsställena och till de organ som svarar för genomförandet
av dessa,
— att främja en harmoniserad tillämpning av gemenskapsreglerna,
— att till kommissionen överlämna de uppgifter som fastställs i den här
förordningen och i förordning (EEG) nr 729/70,
— att ställa en fullständig förteckning över alla redovisningsuppgifter,
som krävs för statistik och kontroll, till kommissionens förfogande.!B1995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 3
Det skall inte vara nödvändigt att översända den information som finns i
dokumentform hos utbetalningsställena eller bemyndigande organ till
kommissionen. Denna information skall emellertid finnas tillgänglig hos
utbetalningsställena eller bemyndigande organ. Ett utbetalningsställe kan
fullgöra uppgiften som samordningsorgan förutsatt att de två ansvars-
områdena hålls isär. Samordningsorganet kan, när det fullgör sina
uppgifter, i enlighet med nationella bestämmelser, utnyttja andra
administrativa organ eller avdelningar, särskilt sådana med teknisk eller
redovisningsteknisk expertis.
2. Medlemsstaten skall ge kommissionen uppgifter om samordnings-
organets namn och den handling, genom vilken organet bildats, samt om
de villkor som gäller för dess verksamhet i fråga om administration,
redovisning och intern kontroll.
3."M2Formen för och innehållet i de redovisningsuppgifter som
avses i punkt 1 skall antas enligt förfarandet i artikel 13 i förordning
(EEG) nr 729/70. 3
Artikel 3
1. Det intyg som avses i artikel 5.1 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall
utfärdas av en avdelning eller ett organ som är funktionellt oberoende av
utbetalningsstället och samordningsorganet, och som har lämplig teknisk
kompetens (det attesterande organet).
Intyget skall grundas på en granskning av rutinerna och av ett urval
transaktioner. Det skall gälla betalningarnas överensstämmelse med
gemenskapsregler endast vad beträffar förmågan hos utbetalningsställets
administrativa strukturer att säkerställa att sådan överensstämmelse har
kontrollerats innan betalningen genomförs.
Det attesterande organet skall utföra sin granskning i enlighet med
internationellt accepterade revisionsnormer. Granskningen skall genom-
föras både under och efter slutet av varje räkenskapsår. Det attesterande
organet skall före den 31 januari följande år utfärda intyget och också
upprätta en rapport om sina iakttagelser, av vilken det särskilt skall
framgå om det försäkrat sig om att de redovisningar som skall
översändas till kommissionen är rättvisande, fullständiga och korrekta,
och att de interna kontrollfunktionerna har fungerat tillfredsställande.
2. Om mer än ett utbetalningsställe är ackrediterat kan medlemsstaten
utgå från de intyg som utfärdats av de avdelningar eller organ som
attesterade räkenskaperna hos respektive utbetalningställe, förutsatt att
den kan övertyga sig om att dessa revisioners omfattning och standard
uppfyller de krav som fastställs i punkt 1.
3. Den rapport som avses i punkt 1 skall ange:
— om utbetalningsställets rutiner, särskilt vad beträffar ackrediterings-
kriterierna, kan ge tillräckliga garantier att gemenskapsreglerna följs
för verksamhet som skall bekostas av fonden och vilka rekom-
mendationer som har lämnats för att förbättra systemen,
— om årsrapporten som avses i artikel 4.1 a i denna förordning
överensstämmer med bokföringen hos utbetalningsstället,
— om kostnadsredovisningen och redovisningen av interventionsverk-
samhet som föreskrivs i artikel 5 är en i sak rättvisande, fullständig
och korrekt förteckning av den verksamhet som bekostas av fonden,
— om gemenskapens ekonomiska intressen är tillräckligt skyddade i
fråga om förskottsbetalningar, erhållna säkerheter, interventionslager
och belopp som skall drivas in,
— om rekommendationer till utbetalningsställena om förbättring av
systemen har följts upp.
Rapporten skall åtföljas av upplysningar om antalet personer som utfört
revisionen och deras kvalifikationer, vilket arbete som utförts, antalet
undersökta transaktioner, den nivå som uppnåtts för tillförlitlighet och
substans, de svagheter som upptäckts och de rekommendationer som har
lämnats för förbättring, och om både det attesterande organets och andra!B1995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 4
redovisningsorgans verksamhet, interna såväl som externa i förhållande
till utbetalningsställena, varifrån hela eller delar av det attesterande
organets kontroll av rapporterade uppgifter härrör.
Artikel 4
1. För det avslutande av räkenskaperna som föreskrivs i artikel 5.2 b i
förordning (EEG) nr 729/70, skall medlemsstaterna skicka följande till
kommissionen:
a) En årsrapport över utgifter hänförliga till fondens garantisektion och
rapporter upprättade av varje avdelning eller organ med stöd av
artikel 5.1 i den förordningen.
b) De intyg och rapporter som upprättats av det attesterande organet
eller organen.
2. De handlingar som avses i punkt 1 skall sändas till kommissionen i
fyra exemplar senast den 10 februari året efter det berörda räkenskaps-
året.
3. På kommissionens begäran eller på medlemsstatens initiativ kan
ytterligare uppgifter beträffande avslutande av de berörda räkenskaperna
sändas till kommissionen fram till en tidsfrist som skall fastställas av
kommissionen med hänsyn tagen till det arbete som krävs för att få fram
dessa uppgifter. I avsaknad av dessa uppgifter skall kommissionen
avsluta räkenskaperna på grundval av den information som den har
tillgång till vid utgången av denna tidsfrist.
4. Kommissionen kan acceptera en begäran om anstånd med insän-
dandet av uppgifter i välgrundade fall om begäran lämnas till kommis-
sionen före tidsfristens utgång.
Artikel 5
1. De räkenskaper som avses i artikel 4.1 a skall innefatta följande:
a) Utgifterna summerade per post och delpost i gemenskapens budget.
b) En summering av interventionsåtgärder och en redogörelse för
befintliga lagers omfattning och lokalisering vid räkenskapsårets
slut.
c) Uppgifter om utgifter, eller bekräftelse på att detaljuppgifter om
varje transaktion finns registrerad på datafil till kommissionens
förfogande.
d) Bekräftelse på att detaljuppgifter om varje förändring av interven-
tionslager finns registrerad på fil hos utbetalningsstället.
e) Förklaringar av skillnader mellan de utgifter som uppgivits i
årsbokslutet och de som för samma period uppgivits i de dokument
som avses i artikel 3.5 i förordning (EEG) nr 2776/88 (1), ändrad i
artikel 9.7 i den förordningen.
f) En summering av de belopp som håller på att återvinnas, uppdelade
efter räkenskapsår för det organ som handhar återvinningen, liksom
en summering av de belopp som under räkenskapsåret har avskrivits
som omöjliga att återvinna.
2. De rapporter som avses i artikel 4.1 a i den här förordningen skall
innehålla följande information om samordningsorganet och varje
utbetalningsställe:
— alla exceptionella transaktioner eller tekniska svårigheter beträffande
det aktuella räkenskapsåret,
— alla viktiga förändringar avseende informationen enligt artikel 1.7
sedan föregående rapport.!B
(1) EGT nr L 249, 8.9.1988, s. 9.!M2
!B1995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 5
Artikel 6
Det bokföringsunderlag som avser utgifter finansierade av och inkomster
som skall betalas in till garantisektionen vid EUGFJ, skall hållas till
kommissionens förfogande i minst tre år efter det att kommissionen har
avslutat räkenskaperna för det aktuella räkenskapsåret, och, i det fall
beslutet om avslutande av räkenskaperna är föremål för ett förfarande
inför Europeiska gemenskapernas domstol, upp till ett år efter det att
domstolsförfarandet avslutats.
Artikel 7
1. Beslutet om godkännande av räkenskaper som föreskrivs i artikel 5.2
b i förordning (EEG) nr 729/70 skall, utan att det ändrar tillämpningen av
senare beslut i enlighet med punkt 2 c i den artikeln, fastställa den
utgiftssumma som tas i anspråk i varje medlemsstat under räkenskapsåret
i fråga och som skall bekostas av EUGFJ, på grundval av den
årsredovisning som avses i artikel 5.1 b i den förordningen och
minskningar och inställelser av förskott som gäller räkenskapsåret i
fråga, inklusive sådana minskningar som avses i artikel 4.3 andra stycket
i förordning (EEG) nr 296/96 (1).
De summor som, i enlighet med det beslut om godkännande av
räkenskaper som anges i första stycket, skall återbetalas av eller utbetalas
till varje medlemsstat skall fastställas genom att dra av de förskott som
betalats för det aktuella räkenskapsåret från den kostnad som godkänts
för samma år enligt första stycket. Dessa summor skall dras av från eller
läggas till de förskott som skall betalas från och med andra månaden
efter den månad beslutet om godkännande av räkenskaper fattades.
2. Kommissionen skall meddela den berörda medlemsstaten resultaten
av kontrollerna av de uppgifter som lämnats tillsammans med eventuella
förslag till ändringar före den 31 mars året efter räkenskapsårets slut.
3. Om kommissionen inte kan avsluta medlemsstatens räkenskaper före
den 30 april följande år, av skäl som är hänförliga till medlemsstaten i
fråga, skall kommissionen underrätta medlemsstaten om de ytterligare
undersökningar som den avser att genomföra enligt artikel 9 i förordning
(EEG) nr 729/70.
Artikel 8
1. Om kommissionen efter en undersökning anser att utgifterna har
verkställts på ett sätt som strider mot gemenskapsreglerna skall den
meddela den berörda medlemsstaten sina iakttagelser och ange vilka
korrigeringsåtgärder som skall vidtas för att säkerställa att reglerna följs i
framtiden.
Meddelandet skall innehålla en hänvisning till den här förordningen.
Medlemsstaten skall besvara meddelandet inom två månader, och
kommissionen får ändra sin ståndpunkt på grundval av svaret. Kommis-
sionen får i berättigade fall bevilja en förlängning av denna svarsperiod.
Efter utgången av den tillåtna svarstiden skall kommissionen kalla till en
bilateral diskussion och de båda parterna försöka nå en överenskom-
melse om vilka åtgärder som skall vidtas samt om hur allvarlig
överträdelsen skall anses vara och hur stor ekonomisk skada den kan
anses ha orsakat Europeiska gemenskapen. Efter denna diskussion och
efter ett eventuellt senaste datum för inlämning av kompletterande
uppgifter som kommissionen har fastställt i samråd med medlemsstaten,
eller, om medlemsstaten inte godtar kallelsen till diskussion inom en
tidsfrist som skall fastställas av kommissionen, efter den tidsfristens
utgång, skall kommissionen formellt meddela medlemsstaten sina
slutsatser med hänvisning till kommissionens beslut 94/442/EG (2). Utan!B
(1) EGT nr L 39, 17.2.1996, s. 5.
(2) EGT L 182, 16.7.1994, s. 45.!M1
!B
!M21995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 6
att detta påverkar bestämmelserna i denna punkt fjärde stycket skall
meddelandet innehålla en uppskattning av de utgifter kommissionen
planerar att utesluta enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70.
Medlemsstaten skall snarast underrätta kommissionen om vilka åtgärder
som har vidtagits för att säkra att gemenskapsreglerna följs och från
vilket datum de tillämpas. Kommissionen skall i förekommande fall fatta
ett eller flera beslut enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70 för
att till och med det datum då korrigeringsåtgärderna började tillämpas
utesluta de utgifter som berörs av överträdelsen av gemenskapsreglerna.
2. De beslut som avses i artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70 skall
fattas efter det att eventuella rapporter som upprättats av förliknings-
organet har granskats enligt bestämmelserna i beslut 94/442/EG.
3. Det belopp som skall dras av från gemenskapens finansiering enligt
artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70 skall göras från förskotten
avseende utgifterna för den andra månaden efter beslutet enligt beslut
94/442/EG. På medlemsstatens begäran, och när det är befogat med
hänsyn till avdragets storlek, kan kommissionen emellertid efter samråd
med Fondkommittén besluta om ett annat datum.
Artikel 9
Förordning (EEG) nr 1723/72 skall upphöra att gälla den 16 oktober
1995.
Den skall dock fortfarande gälla i fråga om avslutande av räkenskaperna
för garantifonden till och med räkenskapsår 1995.
Artikel 10
Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har
offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.
Den skall tillämpas från och med det räkenskapsår som börjar den 16
oktober 1995.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla
medlemsstater.!M2
!B1995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 7
BILAGA
Riktlinjer för kriterier för ackreditering av utbetalningsställen
Kriterierna för ackrediteringen skall vara sådana att utbetalningsstället ger
tillräckliga garantier för ett väl fungerande förvaltningssystem och för systemetför intern kontroll och hållande av dokument enligt artikel 4 i förordning (EEG) nr729/70. Endast om utbetalningsstället har mycket liten verksamhet kan till-
lämpning av förenklade kriterier vara befogade. Om kriterier av vikt för
utbetalningsställets verksamhet inte iakttas skall artikel 4.4 i den förordningentillämpas.
1. Medlemsstatens inrättande av ett utbetalningsställe skall ske i form av ett
formellt beslut som fastställer organets befogenheter, skyldigheter ochansvar, i synnerhet i relation till EUGFJ:s garantisektions utgifter, enligtartiklarna 2 och 3 i förordning (EEG) nr 729/70, och som fastställer
utbetalningsställets administrativa struktur.
2. Utbetalningsstället skall ha tre huvudfunktioner för EUGFJ:s garanti-
utgifter:
i) Godkännande av betalningar: Syftet med denna funktion är att
fastställa det belopp som skall betalas till en fordringshavare i enlighetmed gemenskapsreglerna.
ii) Verkställande av utbetalningar: Syftet med denna funktion är att ge en
instruktion till utbetalningsställets bank, eller, i lämpliga fall, ett
statligt betalningskontor att till fordringshavaren (eller dennes befull-
mäktigade) betala det godkända beloppet.
iii) Redovisning av utbetalningar: Syftet med denna funktion är
bokföringen av utbetalningen i utbetalningsställets särskilda räken-
skaper för EUGFJ-utgifter, vilket normalt skall ske i ett ADB-system,
samt periodiska sammanställningar av utgifter, inklusive de månatligaoch årliga redogörelserna till Europeiska kommissionen. I räken-skaperna skall också tas upp tillgångar som finansieras av fonden, i
synnerhet rörande interventionslager, icke avräknade förskott och
gäldenärer.
3. Utan att tillämpningen påverkas av de delegeringar som avses i punkt 4
nedan skall utbetalningsstället normalt ha tillgång till två service-
funktioner:
i) Internrevision: Syftet med denna funktion är att säkerställa att
utbetalningsställets system för intern kontroll fungerar effektivt.
Internrevisionsfunktionen skall vara oberoende av utbetalningsställets
övriga avdelningar och skall rapportera direkt till utbetalningsställetshögsta ledning.
ii) Teknisk kontroll: Syftet med denna funktion är att kontrollera de data
på vilka utbetalningarna till dem som ansöker om stöd baseras, t.ex.
data om sådana frågor som produktkvalitet, produktegenskaper,
kreatursbesättning, mark etc., leveransdatum, bearbetning till enannan produkt och andra kontroller av teknisk natur. Kontrollen avdessa data försäkras normalt genom ett kontroll- och inspektions-
system. En väsentlig uppgift för den tekniska servicefunktionen är
översynen av detta kontrollsystem.
4. Hela eller delar av godkännandefunktionen och/eller den tekniska
servicefunktionen kan delegeras till andra organisationer förutsatt att
följande villkor uppfylls:
i) Dessa andra organisationers uppgifter och skyldigheter i synnerhet
beträffande kontrollen och granskningen av överensstämmandet med
gemenskapsreglerna skall vara klart definierade.
ii) Dessa organisationer skall ha tillgång till effektiva system för att
säkerställa att de fullföljer sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt.
iii) Dessa organisationer skall uttryckligen bekräfta för utbetalningsstället
att de faktiskt fullföljer sina uppgifter och beskriva sina arbets-
metoder.
iv) Utbetalningsstället skall informeras på en regelbunden och punktlig
basis om resultaten av genomförda kontroller, så att tillräcklighetenhos dessa kontroller kan tas i beaktande innan ett yrkande godkänns.
Det utförda arbetet skall i detalj beskrivas i en rapport som följer med
varje ansökan, samling av ansökningar eller, när så är lämpligt, i enrapport som omfattar ett räkenskapsår. Rapporten skall åtföljas av ett!
B1995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 8
intyg om godkända ansökningars berättigande och om det utförda
arbetets karaktär, omfattning och avgränsningar. Om någon fysisk
eller administrativ kontroll inte är fullständig, utan genomförd på ett
urval av ansökningar, skall valda ansökningar identifieras, urvals-metoden beskrivas, resultatet av alla inspektioner och de åtgärder somvidtagits mot bakgrund av rapporterade avvikelser och oriktigheter
rapporteras. Stöddokument som sänds till kontoret skall vara
tillräckliga för att ge garantier för att alla nödvändiga kontrollerbeträffande ansökningarnas riktighet har genomförts.
v) Då dokument som hänför sig till godkända ansökningar och
genomförda kontroller förvaras av andra organ, skall både dessa ochdet betalande utbetalningsstället använda rutiner som säkerställer attdet registreras var alla dokument som hänför sig till specifika
utbetalningar finns, och att dessa dokument kan göras tillgängliga för
inspektion i utbetalningsställets lokaler på begäran av de personer ochorganisationer som normalt har rätt att inspektera sådana dokument,vilket inbegriper
— kontorets personal som arbetar med ansökningen;— kontorets internrevision;
— det organ som attesterar utbetalningsställets årsredogörelse;
— bemyndigade tjänstemän från Europeiska unionen.
4a. Stödutbetalningar till de sökande får delegeras till andra organ endast för
samfinansierade åtgärder för vilka kommissionen i förväg gett sittgodkännande och om ett antal mindre betalningar skall göras. I ett
skriftligt avtal mellan utbetalningsstället och detta organ skall det anges
vilka uppgifter och verifikationshandlingar som skall lämnas till utbetal-ningsstället samt tidsgränsen för inlämning av dessa. Handlingarna skallåtminstone göra det möjligt för utbetalningsstället att uppfylla kriterierna
för ackreditering och att iaktta de särskilda tidsfristerna för uppvisande av
års- och månadsbokslut. Utbetalningsstället skall fortfarande ansvara fören god förvaltning av de berörda medlen och att redovisningshandlingarnaajourhålls. Tjänstemän som har utsetts av utbetalningsstället, certifierings-
organet och Europeiska gemenskapen skall ha rätt att granska alla
handlingar som innehas av ovan nämnda organ och att göra kontroller hosde sökande.
5. Utbetalningsställets administrativa struktur skall sörja för att de tre
funktionernas godkännande, verkställande och redovisning av utbetal-
ningar, är skilda åt och varje funktion skall ha en egen administrativ
underenhet vars uppgifter skall definieras i ett organisationsschema. Denadministrativa strukturen kan i lämpliga fall medge att den tekniskakontrollen utförs av avdelningen för godkännande.
Den administrativa underenhet som ansvarar för verkställandet av
utbetalningarna, eller en enhet som övervakar denna, bör ha tillgång tilldokument som styrker dels att stödansökningarna har godkänts, dels att deföreskrivna administrativa och fysiska kontrollerna har genomförts.
Uppgifter och intyg får vara sammanfattningar motsvarande beskrivningen
i denna bilaga punkt 4 led iv och får lämnas i elektronisk form.
6. Utbetalningsstället skall anta följande rutiner eller sådana som ger
motsvarande garantier:
i) Utbetalningsstället skall fastställa skriftliga rutiner för mottagande,
registrering och handläggning av ansökningar inklusive en beskriv-ning av vilka dokument som skall användas.
ii) Fördelningen av arbetsuppgifter skall vara sådan att ingen anställd har
ansvar för mer än en av uppgifternas godkännande, utbetalning ochbokföring av belopp som skall påföras EUGFJ, och att ingen anställdutför någon av dessa uppgifter utan att arbetet sker under överinsyn av
en annan anställd.
Varje anställdas arbetsuppgifter skall skriftligen definieras inklusive
fastställandet av ekonomiska begränsningar för dennes befogenhet.
Lämplig utbildning skall anordnas. Personalen skall rotera så att ingenförblir på samma ansvarsposition i mer än fem år, alternativt skall!
B
!M2
!B
!M2
!B1995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 9
övervakningen ökas. "M2Lämpliga åtgärder bör vidtas för att
undanröja risken för intressekonflikter i samband med kontroll,
godkännande och utbetalning av stöd när personer i ansvarig ställning
eller på känsliga poster har andra funktioner utanför utbetalnings-stället.3
iii) Varje tjänsteman som ansvarar för godkännande skall förfoga över en
fullständig checklista för de kontroller som det krävs att han
genomför, och skall i stöddokumentet föra in sitt bestyrkande av attdessa kontroller har utförts. Detta bestyrkande kan göras påelektronisk väg i enlighet med de villkor som avses i stycke vi.
Samtliga anställdas arbete skall bli föremål för en dokumenterad
granskning av en högre tjänsteman.
iv) Godkännande av utbetalning för en ansökan skall ske endast efter det
att tillräckliga kontroller gjorts för att kontrollera att den är förenlig
med gemenskapsreglerna. Dessa kontroller skall omfatta dem som
föreskrivs i den förordning som gäller för den specifika åtgärd förvilken medel söks, och dem som krävs enligt artikel 8 i förordning(EEG) nr 729/70 för att undvika och avslöja bedrägeri och
oegentligheter med särskilt beaktande av de risker som föreligger.
De kontroller som skall vidtas skall anges i en checklista, och derasverkställande skall attesteras för varje ansökan, eller för varje omgångansökningar.
v) Rutinerna skall säkerställa att betalning endast görs till fordrings-
havaren, till dennes bankkonto eller till dennes befullmäktigade.Betalningen skall utföras av utbetalningsställets bank, eller, när så ärlämpligt, av ett statligt betalningskontor, eller med check skickad per
post, inom fem arbetsdagar efter belastning av EUGFJ. Rutiner skall
antas för att säkerställa att alla betalningar där överföringen inteverkställs, eller där checkar inte löses in, återförs till fonden. Ingabetalningar skall göras kontant. Godkännande som ges av den
attesterande tjänstemannen och/eller dennes överordnade får ske på
elektronisk väg förutsatt att denna metod säkerställer en skäligsäkerhetsnivå och att identiteten på dem som utför godkännandetbevaras i de elektroniska registren.
vi) Då yrkanden handläggs med användande av ett datasystem skall
tillträdet till datasystemet skyddas och kontrolleras på ett sådant sättatt
i) all information som registreras i systemet av en tjänsteman
verifieras ordentligt för att säkerställa att inmatningsfel upptäcksoch korrigeras.
ii) inga uppgifter kan registreras, ändras eller godkännas av annan
än bemyndigad personal som har tilldelats individuella lösenord,
iii) identiteten hos varje tjänsteman som registrerar eller ändrar data
bevaras i en journal. Lösenord skall bytas regelbundet för attundvika missbruk. Datasystem skall skyddas från otillåtet
tillträde genom fysiska kontroller och säkerhetskopior på data
skall göras och förvaras på en separat skyddad plats. Logik-kontroller skall utföras på registrerade data i syfte att upptäckainkonsekventa och orimliga data.
vii) Utbetalningsställets rutiner skall säkerställa att alla ändringar i
gemenskapens förordningar, särskilt storleken på de stöd som till-lämpas, registreras och att instruktionen, databaser och checklistoruppdateras i god tid.
7. Utbetalningar av förskott skall identifieras i bokföringsregistren och
rutiner antas för att säkerställa att
i) säkerheter erhålls endast från finansiella institutioner som uppfyller
villkoren i kommissionens förordning (EEG) nr 2220/85 (
1) och som
har godkänts av behöriga myndigheter och ställer säkerheter som är
giltiga tills de kan dras tillbaka eller tas i anspråk efter enkel begäran
från utbetalningsstället,
ii) förskott avräknas inom fastställda tidsgränser, och att de som förfallit
till avräkning identifieras och att säkerheterna snarast åberopas,
iii) avräkning av förskott underställs samma kontroller av attesterande
tjänstemän som utbetalningar.!B
(1) EGT nr L 205, 3.8.1985, s. 5.1995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 10
8. Redovisningen av interventionslager skall säkerställa att kvantiteterna, och
kostnader förenade med dem, behandlas och registreras korrekt och utan
dröjsmål per identifierbar post och på rätt konto för varje steg, från
accepterandet av en offert till det fysiska erhållandet av produkten, ienlighet med tidsförordningar, samt tillse att kvantitet och beskaffenhethos lagren på varje plats kan bestämmas när som helst. Lager skall
regelbundet kontrolleras fysiskt av personer, organ eller avdelningar som
är oberoende av lagerhållarna.
9. Redovisningsrutinerna skall säkerställa att månatliga och årliga redogö-
relser är fullständiga, korrekta och i rätt tid, och att eventuella fel ochutelämnanden upptäcks och korrigeras, främst genom att kontroller ochavstämningar genomförs med intervaller på högst tre månader.
10. Den interna revisionen skall kontrollera att de av utbetalningsstället
antagna rutinerna är lämpliga för att säkerställa överensstämmelse med
gemenskapsreglerna kontrolleras, och att räkenskaperna är korrekta,
fullständiga och görs i tid. Kontrollerna kan begränsas till utvalda åtgärderoch till ett urval av transaktioner, förutsatt att en revisionsplan säkerställeratt alla viktiga områden, inklusive de avdelningar som ansvarar för
godkännande, täcks under en period på högst fem år. Internrevisionens
arbete skall genomföras enligt internationellt erkända principer, skallregistreras i arbetsdokument och skall resultera i rapporter och rekom-mendationer riktade till utbetalningsställets högsta ledning. Revisions-
planer och rapporter skall ställas till förfogande för det attesterande
organet och för tjänstemän från Europeiska unionen som är bemyndigadeatt företa finansiell revision och med ändamålet att undersöka effektivi-teten hos den interna revisionsfunktionen.
11. Alla punkter ovan skall också tillämpas på ”negativa kostnader” (avgifter,
förfallna säkerheter, återförda utbetalningar etc.) som kontoret måste
inkassera för EUGFJs garantisektions räkning. I synnerhet skall utbetal-
ningsstället upprätta ett system för identifiering av alla belopp somtillkommer EUGFJ och för registrering av alla sådana fordringar i enliggare före mottagandet. Liggaren skall inspekteras med regelbundna
intervall i syfte att att verkställa inkassering av förfallna skulder.
Utbetalningsstället kan delegera ansvaret för inkassering av vissa typer av
negativa kostnader till andra organisationer, förutsatt att de villkor somfastställs i punkt 4 uppfylls med lämplig anpassning och med det
ytterligare villkoret att den andra organisationen regelbundet och i tid
rapporterar till utbetalningsstället, minst en gång i månaden, beträffandeidentifierade intäkter och erhållna likvider.
12. Utbetalningsstället skall upprätta rutiner som säkerställer att alla mottagna
ansökningar handläggs snabbt.!
B1995R1663 — SV — 30.10.1999 — 002.001 — 11