2002R2342 — SV — 01.01.2009 — 005.001

Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet

Ändrad genom:





Rättad genom:









▼B

KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG, Euratom) nr 2342/2002

av den 23 december 2002

om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget

INNEHÅLLSFÖRTECKNING DEL 1 GEMENSAMMA BESTÄMMELSER AVDELNING I SYFTE AVDELNING II BUDGETPRINCIPERNA KAPITEL 1 Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten KAPITEL 2 Principen om ettårighet KAPITEL 3 (Kapitel 4 i budgetförordningen): Principen om specificiering KAPITEL 4 (Kapitel 5 i budgetförordningen): universalitetsprincipen KAPITEL 5 (Kapitel 6 i budgetförordningen): Principen om specificering KAPITEL 6 (Kapitel 7 i budgetförordningen): Principen om sund ekonomisk förvaltning KAPITEL 7 (Kapitel 8 i budgetförordningen): Principen om klarhet och öppenhet AVDELNING III UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN KAPITEL 1 Upprättandet av budgeten KAPITEL 2 Budgetens struktur och utformning AVDELNING IV GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN KAPITEL 1 Allmänna bestämmelser KAPITEL 2 Förfaranden för genomförande av budgeten Avsnitt 1 Allmänna bestämmelser Avsnitt 2 Särskilda bestämmelser KAPITEL 3 Aktörer i budgetförvaltningen Avsnitt 1 Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen Avsnitt 2 Utanordnaren Avsnitt 3 Räkenskapsföraren Avsnitt 4 Förskottsförvaltaren KAPITEL 4 Aktörernas ansvar Avsnitt 1 Allmänna bestämmelser Avsnitt 2 Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering KAPITEL 5 Handläggning av inkomster Avsnitt 1 Egna medel Avsnitt 2 Beräkning av fordringar Avsnitt 3 Fastställande av fordringar Avsnitt 4 Order om inkassering av fordringar Avsnitt 5 Inkassering Kapitel 6 Handläggning av utgifter Avsnitt 1 Åtagande av utgifter Avsnitt 2 Kontroll av utgifter Avsnitt 3 Godkännande av betalninger Avsnitt 4 Betalning av utgifter Avsnitt 5 Tidsfrister för betalning Kapitel 7 Datasystem Kapitel 8 Internrevisorn AVDELNING V Offentlig upphandling Kapitel 1 Allmänna bestämmelser Avsnitt 1 Tillämpningsområde och principer för tildelning av kontrakt Avsnitt 2 Offentliggörande Avsnitt 3 Upphandlingsförfaranden Avsnitt 4 Kontrollförfaranden och krav på säkerhet Kapitel 2 Bestämmelser för upphandlingar som gemenskapens institutioner genomför för egen räkning AVDELNING VI Bidrag Kapitel 1 Tillämpningsområde Kapitel 2 Principer för beviljande av bidrag Kapitel 3 Förfarande för beviljande Kapitel 4 Betalning och kontroll Kapitel 5 Genomförande AVDELNING VII Redovisning och löpande räkenskaper Kapitel 1 Redovisning Kapitel 2 (Kapitel 3 i budgetförordningen): bokföring Avsnitt 1 Uppläggning av räkenskaperna Avsnitt 2 Räkenskapsböcker Avsnitt 3 Kontoplan Avsnitt 4 Registrering Avsnitt 5 Avstämning och kontroll Section 6 Budgeträkenskaper KAPITEL 3 (Kapitel 4 i budgetförordningen): Inventarieförteckning över anläggningstillgångar DEL 2 SÄRSKILDA BESTÄMMELSER AVDELNING I (DEL II AVDELNING II I BUDGETFÖRORDNINGEN) STRUKTURFONDERNA, SAMMANHÅLLNINGSFONDEN, EUROPEISKA FISKERIFONDEN OCH EUROPEISKA JORDBRUKSFONDEN FÖR LANDSBYGDSUTVECKLING AVDELNING II (AVDELNING III I BUDGETFÖRORDNINGEN): FORSKING AVDELNING III (AVDELNING IV I BUDGETFÖRORDNINGEN): EXTERNA ÅTGÄRDER Kapitel 1 Allmänna bestämmelser Kapitel 2 Åtgärdernas genomförande Kapitel 3 Upphandling Kapitel 4 Beviljande av bidrag Kapitel 5 Förskottskonton och inventarieförteckning AVDELNING IV (AVDELNING V I BUDGETFÖRORDNINGEN)> EUROPEISKA INTERINSTITUTIONELLA BYRÅER AVDELNING V (AVDELNING VI I BUDGETFÖRORDNINGEN): ADMINISTRATIVA ANSLAG AVDELNING VI (DEL II AVDELNING VII I BUDGETFÖRORDNINGEN) EXPERTER DEL 3 ÖVERGÅN GSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER AVDELNING I ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER AVDELNING II SLUTBESTÄMMELSER







EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget ( 1 ), särskilt artikel 183 i denna, efter samråd med Europaparlamentet, rådet, Europeiska gemenskapernas domstol, revisionsrätten, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén, ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen, och av följande skäl: (1) Bestämmelserna i förordning (EG) nr 1605/2002 (nedan kallad: ”budgetförordningen”) har förenklats för att begränsa dem till de huvudsakliga principerna och definitionerna avseende hädanefter kallad upprättandet, genomförandet och kontrollen av Europeiska gemenskapernas budget (”budgeten”). (2) Dessa genomförandebestämmelser avser därför inte endast att komplettera de av budgetförordningens bestämmelser som innehåller uttryckliga hänvisningar till genomförandebestämmelserna, utan också vad gäller de bestämmelser vars tillämpning kräver att tillämpningsföreskrifter utarbetas på förhand. Kommissionens förordning (Euratom, EKSG, EG) nr 3418/93 av den 9 december 1993 om närmare bestämmelser om genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977 ( 2 ), senast ändrad genom förordning (EG) nr 1687/2001 ( 3 ), bör därför ersättas av tydlighetsskäl. (3) För att se till att sektorsbestämmelserna överensstämmer med de budgetprinciper som definierats av budgetförordningen är det viktigt att förteckna alla rättsakter som avser genomförandet av budgeten och att föreskriva att denna förteckning skall upprättas av kommissionen och överlämnas till budgetmyndigheten. (4) När det gäller budgetprinciperna och i all synnerhet enhetsprincipen, innebär kravet om att räntor måste fastställas på den förhandsfinansiering som skall återbetalas till budgeten måste beräknas också, att alla belopp i förhandsfinansiering som förblir gemenskapernas egendom måste identifieras. Vid förhandsfinansiering förblir beloppen nämligen gemenskapens egendom, såvida inget annat anges i grundrättsakten i den mening som avses i artikel 49 i budgetförordningen, och såvida det inte rör sig om belopp som utbetalats som ett led i ett upphandlingskontrakt eller som överförts till personal, institutionernas ledamöter eller till en medlemsstat. Denna bestämmelse bör preciseras enligt de olika förvaltningstyperna (centraliserad, direkt, indirekt och tillsammans med medlemsstaterna). Vid förvaltning i samarbete med internationella organisationer tillämpas regeln inte, eftersom gemenskapens medel i dessa fall blandas med organisationens övriga medel. Om förhandsfinansiering som förblir i gemenskapens ägo ger upphov till ränta, skall den tas upp i gemenskapsbudgeten under diverse inkomster. (5) När det gäller principen om ettårighet finns det anledning att klargöra begreppet ”budgetårets anslag” samt begreppet för ett åtagande som, om de avslutas den 31 december, kan möjliggöra en överföring av åtagandebemyndiganden som sedan måste utnyttjas före den 31 mars påföljande budgetår. (6) När det gäller principen om en enda beräkningsenhet bör man precisera satser och kurser som skall användas vid omräkningen mellan euro och andra valutor för de behov som uppstår vid förvaltningen av likvida medel och i samband med redovisningen. (7) När det gäller undantag från principen om universalitet är det viktigt att precisera dels vilken budgetbehandling som skall tillämpas de inkomster som avsatts för särskilda ändamål, och särskilt bidragen från medlemsstaterna eller tredje land till vissa gemenskapsprogram och, dels de begränsningar som när det gäller avräkning mellan utgifter och inkomster. (8) När det gäller principen om specificering finns det anledning att exakt definiera beräkningen av de procentandelar av anslaget som institutioner har tillstånd att betala ut i kraft av sitt oberoende och att se till att budgetmyndigheten får fullständig information genom en detaljerad motivering för varje begäran om överföring som skall sändas till denna. (9) När det gäller sund ekonomisk förvaltning bör man identifiera målen med och minsta tidsintervall för förhands- och efterhandsbedömningar av program och verksamheter samt de upplysningar som skall finnas i finansieringsöversikten för rättsakten. (10) Vad beträffar upprättandet och framläggandet av budgeten är det viktigt att precisera innehållet i den allmänna inledningen till budgeten, de arbetsdokument som stödjer budgeten och de budgetanmärkningar som håller budgetmyndigheten fullständigt underrättad. Inom ramen för den nya verksamhetsbaserade budgeteringen fastställs definitionen och klassificeringen av de administrativa anslagen. (11) När det gäller budgetens genomförande bör man för det första klargöra grundrättsaktens olika former inom det område som omfattas av gemenskapen och inom de områden som omfattas av fördraget om Europeiska unionen. Det finns även anledning att fastställa de maximala anslagsbelopp som kan utbetalas utan tidigare grundrättsakt för förberedande åtgärder och pilotprojekt samt att förteckna de fördragsbestämmelser som direkt ger kommissionen särskilda befogenheter. (12) Det är vidare av vikt att definiera vilka rättsakter som kan utgöra en intressekonflikt samt vilket förfarande som skall följas i detta fall. (13) När det gäller de olika metoderna att genomföra budgeten bör det fastställas att kommissionen, när den inte direkt genomför budgeten inom sina egna enheter, i förväg måste försäkra sig om att de organ som planeras få ta hand om genomförandet förfogar över adekvata förvaltningsrutiner och kontroll- och bokföringssystem i förhållande till kraven på god ekonomisk förvaltning. (14) Vad gäller indirekt central förvaltning, dvs. förvaltning som delegerats av kommissionen antingen till genomförandeorgan eller till gemenskapsrättsliga organ, eller till nationella organ, vare sig det är frågan om myndigheter eller organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning, bör man precisera ramarna och formerna för genomförandet av denna delegering i en delegationsakt eller överenskommelse. Genomförandeorganen, som kvarstår under kommissionens kontroll, måste erkännas som delegerade utanordnare av denna institution för genomförandet av gemenskapens budget. Då nationella organ genomför en del av budgeten måste dessa organ ställa tillräckliga ekonomiska säkerheter och väljas ut på ett öppet sätt efter en kostnadseffektivitetsanalys som motiverar delegeringen. Kommissionen begär ett yttrande från behörig kommitté, i enlighet med grundrättsakten, gällande utbetalningen de aktuella anslagen, innan man fortsätter med att genomföra delegeringen till de nationella organen. När det gäller privaträttsliga organ som utför förberedelse- eller kompletteringsarbete för kommissionens räkning måste dessa väljas ut enligt förfarandena för offentlig upphandling. (15) Vad gäller gemensam förvaltning med medlemsstaterna eller förvaltning som decentraliserats till tredje land bör etapperna i och målen med avslutningen av räkenskaperna fastställas, utan att detta påverkar tillämpningen av särbestämmelser i relevant sektorslagstiftning. (16) Vad avser förvaltning gemensamt med internationella organisationer bör det preciseras att de olika bidragsgivarnas andel, liksom finansiering av varje utgiftstyp inte kan fastställas, samt att de finansierade åtgärderna således måste kontrolleras på ett övergripande plan; det finns vidare skäl att definiera de internationella organisationer som kan omfattas av denna typ av förvaltning. (17) När det gäller de respektive rollerna för de olika aktörerna i budgetförvaltningen, stärker reformen av den ekonomiska förvaltningen tillsammans med avskaffandet av centrala förhandskontroller utanordnarnas ansvar för alla inkomst- och utgiftstransaktioner, också i fråga om interna kontrollsystem. Budgetmyndigheten bör hållas underrättad om när delegerade utanordnare tilldelas respektive lämnar sina uppdrag. Uppdragen, ansvarsområdena och principerna för de förfaranden som skall iakttas måste dessutom definieras. Internaliseringen av förhandskontrollerna förutsätter i all synnerhet en tydlig distinktion mellan initiativ till budgettransaktioner och kontroller av desamma, och varje institution måste också anta tjänsteutövningsregler som är tillämpliga på anställda som ansvarar för förhands- och efterhandskontrollerna. Därefter måste man kunna redogöra för det ansvar man tagit på sig i en årsrapport till institutionen, som bl.a. skall innehålla resultaten från efterhandskontrollerna. Förvaringen av de styrkande handlingar som hör till genomförda transaktioner måste också organiseras. Slutligen måste alla förhandlade förfaranden inom ramen för offentliga upphandling — med tanke på dessa förfarandens särskilda beskaffenhet — bli föremål för en särskild rapport till institutionen, och denna skall likaså översändas till den budgetmyndigheten. (18) I syfte att klargöra ansvarsfördelningen är det även viktigt att exakt avgränsa räkenskapsförarens uppdrag och ansvarsområden vad gäller redovisningssystemen, kassaförvaltningen och bankkontona samt registret över betalningsmottagare. Formerna för hur räkenskapsförarna lämnar sina uppdrag bör också preciseras. (19) Villkor bör fastställas vad gäller användningen av förskottskonton, då dessa utgör ett undantag från gängse förvaltningssystem, och uppgifterna och ansvarsområdena för förskottsförvaltare, liksom även för utanordnarna och räkenskapsförarna vad gäller kontrollen av kontona, bör preciseras. Även i detta avseende bör budgetmyndigheten underrättas när någon tilldelas eller lämnar ett uppdrag. (20) När uppdragen och ansvarsområdena väl avgränsats för var och en av aktörerna kan dessa endast ställas till svars i enlighet med de villkor som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän inom Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkoren för övriga anställda. En ny specialiserad instans bör dock på lämpligt sätt inrättas i varje institution med uppgift att avgöra om oegentligheter av ekonomisk natur inträffat. Formerna för hur en utanordnare kan begära bekräftelse av ett beslut och på så sätt befrias från ansvar skall också fastställas. (21) När det gäller inkomster, utom vad gäller de egna medel som regleras genom rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 av den 22 maj 2000 om tillämpningen av beslut 94/728/EG, Euratom om systemet med gemenskapens egna medel ( 4 ), bör man precisera vilka uppgifter och kontroller som ingår i utanordnarnas ansvarsområde för de olika etapperna i förfarandet: beräkningen av fordran därefter ett betalningskrav och en debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts, beräkningar av eventuella dröjsmålsräntor samt slutligen beslut, i förekommande fall, om en avskrivning av fordran, under iakttagande av kriterier som borgar för att allt sker i enlighet med god ekonomisk förvaltning. Räkenskapsförarens roll vid inkasseringen av intäkter och eventuella förlängningar av betalningsfristerna bör också preciseras. (22) På utgiftsområdet är det till att börja med viktigt att definiera kopplingen mellan finansieringsbeslut, övergripande åtaganden och enskilda åtaganden samt särdragen i dessa olika etapper. Skillnaden mellan ett övergripande och ett enskilt åtagande består i huruvida belopp och mottagare är bestämda. De preliminära åtagandena är reserverade för löpande administrativa utgifter samt EUGFJ-utgifter. För att begränsa storleken på de vilande åtagandena bör anslag frigöras som motsvarar åtaganden som inte omfattats av någon utbetalning under tre år. (23) Det finns vidare anledning att klargöra kopplingen mellan kontroll, godkännande och betalning och den övervakning som utanordnarna måste utföra vid sin kontroll av utgifterna genom att anbringa påskriften ”kan betalas” och vid godkännande av betalningar genom en kontroll av ansvarsbefrielsen, som denna ekonomiska aktör därefter ensam ansvarar för. Det finns skäl att hänvisa till de styrkande handlingar som måste styrka betalningarna och att ange reglerna för avslutning av förhandsfinansiering och mellanliggande betalningar. Slutligen måste tidsfristerna för kontroller och betalningar preciseras, med hänsyn tagen till Europaparlamentets och rådets direktiv 2000/35/EG av den 29 juni 2000 om bekämpande av sena betalningar vid handelstransktioner ( 5 ). (24) När det gäller internrevisionen finns det anledning att fastställa hur revisorn skall utses och att garantera dennes oberoende till den institution som utsett honom och till vilken han skall redovisa sitt arbete. Vidare bör budgetmyndigheten underrättas när en internrevisor tilldelas eller lämnar sitt uppdrag. (25) När det gäller offentliga upphandlingar har man valt att föra in i denna förordning bestämmelserna i rådets direktiv 92/50/EEG ( 6 ), 93/36/EEG ( 7 ) och 93/37/EEG ( 8 ), senast ändrade genom kommissionens direktiv 2001/78/EG ( 9 ). Detta förutsätter för det första en definition av de olika upphandlingstyperna, lämplig forum för offentliggöranden, överklaganden och de befintliga förfarandenas huvuddrag, specificeringen av urvalskriterierna och de möjliga formerna för kontraktstilldelning, formerna för hur upphandlingsdokumenten skall vara tillgängliga och kontakterna med anbudsgivarna och de anbudssökande, samt när kommissionen gör upphandlingar för egen räkning, de olika tillämpliga beloppsgränserna och regler för hur värdet på upphandlingarna skall uppskattas. (26) Syftet med förfarandena för tilldelning av kontrakt är att tillgodose institutionernas behov på bästa möjliga villkor samtidigt som de ekonomiska aktörernas rätt till lika behandling i tillträdet till anbudsförfaranden respekteras, liksom principerna om öppenhet och icke-diskriminering. För att främja insynen i förfarandet och en lika behandling av de anbudssökande samt för att utanordnarna helt skall ansvara för det slutliga valet, bör förfarandet för att öppna och bedöma anbud och ansökningar att delta med anbud anges, från utnämningen av en kommitté fram till det motiverade och dokumenterade tilldelningsbeslutet som i slutändan fattas av den upphandlande myndigheten. De finansiella garantier som krävs för att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen bör också specificeras. (27) Slutligen bör den upphandlande myndighetens befogenhet att utdöma administrativa påföljder avgränsas på så sätt att det kan garanteras att påföljden är proportionell och avskräckande samt att olika institutioner och avdelningar behandlas lika. (28) Tillämpningsområdet för bidragsavdelningen bör också preciseras, särskilt med avseende på de olika formerna för genomförande av budgeten, men också typen av åtgärd eller organ av allmänt europeiskt intresse som kan få bidrag. Särdragen i det årliga arbetsprogrammet och meddelandena om ansökningsomgångar bör preciseras tillsammans med de undantag som är möjliga i detta avseende och med avseende på retroaktiv verkan, särskilt vad gäller humanitärt bistånd och hantering av krissituationer, vars begränsningar är mycket specifika. (29) Med avseende på kraven på insyn, lika behandling av de sökande och utanordnarnas ansvar bör tilldelningsförfarandet anges, från bidragsansökan till dess att den bedöms av en kommitté mot bakgrund av tidigare meddelade urvals- och tilldelningskriterier, innan utanordnaren fattar sitt slutliga vederbörligen dokumenterade beslut. (30) En sund ekonomisk förvaltning kräver därefter att kommissionen begär garantier på bidragsansökningsstadiet i form av revisioner av de största ansökningarna, därefter vid utbetalningarna av förhandsfinansieringen genom krav på att finansiella säkerheter ställs i förväg och slutligen genom revision efter slutbetalningen när det gäller de ansökningar som är mest betydelsefulla eller bedöms vara omgärdade av störst risk. Kravet på sund förvaltning och kontrollen av idealitets- och samfinansieringsprinciperna förutsätter också regler för en eventuell användning av schablonbetalningar. Slutligen kräver en god förvaltning av gemenskapens medel att bidragsmottagarna själva respekterar principerna om insyn och lika behandling av potentiella kontraktsparter samt om att kontrakten skall tilldelas den som erbjuder det ekonomiskt mest förmånliga anbudet när åtgärden delvis läggs ut på underleverantörer. (31) Slutligen bör befogenheterna att ålägga påföljder bygga på de som redan finns inom gällande lagstiftning för offentlig upphandling. (32) På räkenskaps- och redovisningsområdet bör man definiera alla allmänna redovisningsprinciper på vars grundval redovisningen bör upprättas. Nödvändiga villkor bör även preciseras för hur en transaktion skall bokföras samt reglerna för hur poster på tillgångs- och skuldsidan skall värderas och hur avsättningar skall göras. (33) Det är viktigt att precisera att institutionernas räkenskaper bör åtföljas av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen och specificera innehållet och redovisningen av uppgifterna, som dels utgör årsredovisningarna (balansräkning, resultaträkning, tabellen över kassaflöden, bilaga), dels innehållet i rapporterna om genomförandet av budgeten (sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga). (34) På bokföringsområdet finns det anledning att precisera att räkenskapsföraren för varje institution måste dokumentera hur institutionens bokföring är organiserad och bokföringsrutinerna och definiera de villkor som måste uppfyllas av datoriserade bokföringssystem, särskilt i fråga om säkerheten när det gäller vem som skall ha tillträde till systemen samt verifieringskedjan när ändringar införts. (35) Beträffande grundandet av räkenskaperna är det viktigt att precisera de principer som är tillämpliga när det gäller räkenskapsböckerna, huvudboken, den periodiska avstämningen av saldona i huvudboken samt att inventera och definiera komponenterna i den kontoplan som godkänts av kommissionens räkenskapsförare. De regler som är tillämpliga på bokföringen av transaktionerna, i all synnerhet dubbel bokföring, reglerna för att omräkna transaktioner som inte uttrycks i euro och de styrkande räkenskapshandlingarna bör preciseras. Innehållet i bokföringshandlingarna bör likaledes specificeras. (36) Slutligen bör reglerna för inventarieförteckningen över anläggningstillgångar fastställas och räkenskapsförarnas och utanordnarnas respektive ansvar på området klargöras liksom de regler som är tillämpliga på försäljning av tillgångar som finns upptagna i inventarieförteckningen. (37) Beträffande strukturfonderna bör det preciseras att återbetalningarna av förskott som betalats ut som en del av en åtgärd inte leder till att fondernas samlade bidrag till åtgärden i fråga minskar. (38) De typer av åtgärder, direkta och indirekta, som kan finansieras på forskningsområdet bör specificeras. (39) På området externa åtgärder införs i genomförandebestämmelserna, liksom i själva budgetförordningen, ett antal undantagsbestämmelser för att ta hänsyn till särdragen inom politikområdet särskilt med avseende på reglerna för upphandling och beviljande av bidrag. (40) Avseende upphandling återges i föreliggande genomförandebestämmelser huvuddelen av bestämmelserna i kommissionens beslut av den 10 november 1999 om förenklingar av förvaltningssystemen för upphandlingar inom ramen för samarbetsprogram som genomförs av generaldirektoraten för yttre förbindelser ( 10 ) som medför upphandlingsregler som skiljer sig från standardreglerna bl.a. genom att ha andra beloppsgränser och förvaltningsformer som anpassats till de externa åtgärderna. (41) På bidragsområdet bör de typer av åtgärder som kan undantas från den samfinansieringsplikt som avses i artikel 109 i budgetförordningen anges. Det gäller särskilt humanitärt bistånd och stöd vid krissituationer samt åtgärder för skydd av hälsan eller människors grundläggande rättigheter. (42) För att garantera en god förvaltning av gemenskapens medel är det även viktigt att precisera villkoren och de rambestämmelser som skall införas vid en decentralisering av anslagsförvaltningen samt vid användning av förskottskonton. (43) Bestämmelserna i budgetförordningen om de europeiska byråerna bör preciseras genom särskilda regler för Europeiska gemenskapernas publikationsbyrå och genom bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina uppdrag till anställda vid dessa byråer. Det finns även anledning att precisera de operativa formerna för de bankkonton som de europeiska interinstitutionella byråerna kan få tillstånd att öppna i kommissionens namn. (44) Vad gäller administrativa anslagen måste varje institution informera budgetmyndigheten om alla pågående fastighetstransaktioner, såvida dessa transaktioner innebär en ökning av det bestånd institutionen förfogar över, dvs. som innebär att fastighetsinnehavet utökas. (45) Det är nödvändigt att identifiera de organ som kan få bidrag från budgeten och som bör omfattas av rambestämmelser enligt de villkor som föreskrivs i artikel 185 i budgetförordningen. (46) Det är viktigt att de olika beloppsgränserna och beloppen i denna förordning regelbundet aktualiseras på grundval av förändringar i inflationen i gemenskapen, utom för de beloppsgränser som tillämpas på offentliga upphandlingar. och av följande skäl: HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE:







DEL 1

GEMENSAMMA BESTÄMMELSER







AVDELNING I

SYFTE

Artikel 1

Syfte

(Artikel 1 i budgetförordningen)

I denna förordning fastställs genomförandebestämmelser för förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (nedan kallad budgetförordningen).

De institutioner som omfattas av denna förordning är de institutioner som avses i budgetförordningen.

▼M3

Artikel 2

Rättsakter som innehåller regler om genomförandet av den allmänna budgeten

(Artiklarna 2 och 49 i budgetförordningen)

Kommissionen skall årligen i det preliminära budgetförslaget aktualisera informationen om de rättsakter som avses i artikel 2 i budgetförordningen.

Om ett förslag eller förslag till ändring av ett förslag som framläggs till den lagstiftande myndigheten medför undantag från budgetförordningen eller från den här förordningen skall de bestämmelser som innehåller dessa undantag tydligt anges och de särskilda skäl som gör dem nödvändiga redogöras för i den tillhörande motiveringen.

▼B







AVDELNING II

BUDGETPRINCIPERNA







KAPITEL 1

Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

▼M3

Artikel 3

Tillämpningsområde för förhandsfinansiering

(Artikel 5a i budgetförordningen)

1. Vid direkt central förvaltning som omfattar flera partner, vid indirekt central förvaltning och vid decentraliserad förvaltning i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen skall bestämmelserna i artikel 5a i budgetförordningen endast tillämpas på den enhet eller det organ som direkt mottar förhandsfinansiering som betalats ut av kommissionen.

2. Ett belopp i förhandsfinansiering skall betraktas som betydande i den mening som avses i artikel 5a.2 a i budgetförordningen om det överstiger 50 000 euro.

Inom området för externa åtgärder skall förhandsfinansieringen dock anses utgöra ett betydande belopp om den överstiger 250 000 euro. För insatser i krissituationer och humanitära insatser skall förhandsfinansiering anses utgöra ett betydande belopp om beloppet per överenskommelse överstiger 750 000 euro vid slutet av budgetåret och avser projekt med en längre varaktighet än tolv månader.

Artikel 4

Inkassering av de räntor som genereras av förhandsfinansiering

(Artikel 5a i budgetförordningen)

1. Den behörige utanordnaren skall för varje rapporteringsperiod som följer på genomförandet av ett beslut eller en överenskommelse kräva in de räntebelopp som genererats av förhandsfinansiering som överstiger 750 000 euro per överenskommelse i slutet av budgetåret i fråga.

2. Den behörige utanordnaren får minst en gång om året kräva in räntorna på utbetalningar av förhandsfinansiering som är mindre än de belopp som anges i punkt 1, med hänsyn tagen till de risker som är förenade med förvaltningsmiljön och de finansierade åtgärdernas art.

3. Den behörige utanordnaren skall kräva in de räntebelopp förhandsfinansieringen ger upphov till och som återstår efter avräkning mot den slutbetalning som avses i artikel 5a.1 i budgetförordningen.

▼M3

Artikel 4a

Redovisning av ränta som genererats av förhandsfinansiering

(Artikel 5a i budgetförordningen)

1. I bidragsbeslut och överenskommelser med mottagare och mellanhänder skall utanordnaren se till att förhandsfinansiering skall betalas ut till bankkonton eller underkonton som gör det möjligt att tydligt identifiera de aktuella beloppen och de räntor de genererar. Om detta villkor inte uppfylls skall de redovisningsmetoder som används av mottagaren eller mellanhanden på annat sätt göra det möjligt att identifiera gemenskapsmedlen eller de räntor eller andra förmåner de ger upphov till.

2. I de fall som avses i artikel 5a.1 andra stycket i budgetförordningen skall den behörige utanordnaren före slutet av varje budgetår ställa samman beräkningar av de räntor eller motsvarande förmåner som dessa medel gett upphov till, och göra en avsättning för detta belopp. Avsättningen skall föras in i räkenskaperna och bokas av när fordringarna inkasserats i praktiken, efter det att beslutet eller överenskommelsen genomförts.

Om förhandsfinansiering betalas ut med stöd av en och samma budgetrubrik, med tillämpning av samma rättsliga grund och till mottagare som valts ut enligt samma förfarande, får utanordnaren upprätta en gemensam beräknad fordran för flera gäldenärer.

3. Artiklarna 3 och 4 och punkterna 1 och 2 i denna artikel skall inte påverka kravet att belopp som betalas ut i förhandsfinansiering skall föras in på tillgångssidan i balansräkningen, i enlighet med de redovisningsregler som avses i artikel 133 i budgetförordningen.

▼B







KAPITEL 2

Principen om ettårighet

Artikel 5

Anslag för budgetåret

(Artikel 8.3 i budgetförordningen)

De åtagande- och betalningsbemyndiganden som förs upp i budgeten och som skall utnyttjas under det aktuella budgetåret utgörs av de anslag som godkänts för budgetåret. Följande godkänns för budgetåret:

a) Tillgängliga anslag i budgeten, inklusive genom en ändringsbudget.

b) Överförda anslag från tidigare budgetår.

c) Anslag som åter gjorts disponibla i enlighet med ►M3 artiklarna 157 och 160a i budgetförordningen. ◄

d) Anslag som härrör från återbetalningar av förskott i enlighet med artikel 228.

e) Anslag som gjorts tillgängliga genom inkomster som avsatts för särskilda ändamål under budgetåret eller under de föregående budgetåren och som inte utnyttjats.

Artikel 6

Överföring av anslag mellan budgetår

(Artikel 9.2 i budgetförordningen)

1. De åtagandebemyndiganden som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen får endast överföras om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret av skäl som ligger utanför utanordnarens kontroll och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan bedöma att åtagandet kan ingås senast den 31 mars närmast påföljande år.

2. De förberedelser som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen och som bör avslutas senast den 31 december under budgetåret i fråga inför en överföring till påföljande budgetår är särskilt följande:

a) Vad gäller övergripande åtaganden i den mening som avses i artikel 76 i budgetförordningen skall finansieringsbeslutet redan vara fattat eller vara förberett i det avseende att det samråd mellan de berörda avdelningarna inom varje institution som föregår beslutet är avslutat.

b) Vad gäller enskilda åtaganden i den mening som avses i artikel 76 i budgetförordningen skall förberedelserna av kontrakt eller överenskommelser vara långt framskridna. När kontrakten eller bidragen kommit så långt måste urvalet av potentiella kontraktsparter eller bidragsmottagare vara avslutat.

3. Anslag som överförts i enlighet med artikel 9.2 a i budgetförordningen för vilka åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår skall automatiskt förfalla.

Kommissionen skall senast den ►M2 30 april ◄ underrätta budgetmyndigheten om de anslag som förfallit enligt ovan.

4. Anslag som överförts enligt artikel 9.2 b i budgetförordningen får utnyttjas fram till den 31 december påföljande budgetår.

5. De anslag som överförts på detta sätt skall särskiljas i räkenskaperna.

6. Anslag avsedda för personalutgifter enligt artikel 9.6 i budgetförordningen skall täcka löner, bidrag och andra ersättningar till institutionernas personal.

▼M2

Artikel 6a

Tillfälliga tolftedelar

(Artikel 13.2 i budgetförordningen)

De totala anslag som beviljats för det föregående budgetåret enligt artikel 13.2 i budgetförordningen skall avse anslag för det budgetår som avses i artikel 5 i denna förordning, efter justering för överföringar som gjorts under budgetåret i fråga.

▼B







KAPITEL 3

(KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om en enda beräkningsenhet

▼M2

Artikel 7

Omräkningskursen mellan euron och andra valutor

(Artikel 16 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar särskilda bestämmelser som följer av tillämpningen av sektorspecifika förordningar skall den behörige utanordnarens omräkning ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien.

När omräkning mellan euron och en annan valuta skall göras av kontraktsparter eller bidragsmottagare skall de särskilda regler för omräkning som har fastställts i upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser eller finansieringsöverenskommelser gälla.

▼M3

1a. För att undvika att valutaomräkningar får en väsentlig inverkan på storleken på gemenskapens medfinansiering eller inverkar negativt på gemenskapsbudgeten skall de särskilda regler för omräkning som avses i punkt 1, om så är lämpligt, tillåta att omräkningskursen mellan euro och andra valutor skall beräknas med hjälp av genomsnittet av den dagliga växelkursen under en bestämd period.

▼M2

2. När det gäller de valutor vars dagskurs inte offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, skall den behörige utanordnaren använda den bokföringskurs som avses i punkt 3.

3. När det gäller de räkenskapsmässiga behov som avses i artiklarna 132–137 i budgetförordningen skall omräkningen mellan euron och andra valutor, med förbehåll för artikel 213 i denna förordning, ske till eurons månatliga bokföringskurs. Den kursen skall fastställas av kommissionens räkenskapsförare med hjälp av de informationskällor som denne bedömer vara tillförlitliga och på grundval av växelkursen den näst sista bankdagen i den månad som föregår den för vilken kursen skall beräknas.

Artikel 8

Kurs som skall användas vid omräkning mellan euron och andra valutor

(Artikel 16 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar särskilda bestämmelser som följer av tillämpningen av sektorspecifika förordningar eller av specifika upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser eller finansieringsöverenskommelser, skall omräkningen mellan euro och annan valuta, i de fall omräkningen utförs av den behörige utanordnaren, göras till dagskursen den dag som utanordnarens avdelning upprättar betalningsordern eller betalningskravet.

2. För förskottskonton i euro avgör dagen för bankens betalning vilken omräkningskurs mellan euro och annan valuta som skall användas.

3. Vid reglering av belopp på förskottskonton i nationella valutor enligt artikel 16 i budgetförordningen skall omräkningen mellan euro och annan valuta ske till kursen för den månad då utgiften verkställs genom kontot i fråga.

4. När återbetalning av belopp i en annan valuta än euro avser utgifter till schablonsats eller utgifter som följer av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (”tjänsteföreskrifterna”) och som omfattas av utgiftstak, skall omräkningskursen vara den som gällde när fordran uppstod.

▼B

Artikel 9

Information om kommissionens överföringar av likvida medel mellan de olika valutorna

(Artikel 16 i budgetförordningen)

Varje kvartal skall kommissionen sända ett utdrag över de överföringar som gjorts mellan de olika valutorna till medlemsstaterna.







KAPITEL 4

(KAPITEL 5 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Universalitetsprincipen

Artikel 10

Bokföring i budgeten av inkomster avsatta för särskilda ändamål samt behandling av motsvarande anslag

(Artikel 18 i budgetförordningen)

1. Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 12 och 13 skall inkomster avsatta för särskilda ändamål behandlas på följande sätt i budgeten:

a) I inkomstredovisningen skall varje institutions avsnitt innehålla en budgetrubrik avsedd för dessa inkomster.

▼M3

b) I utgiftsredovisningen skall det i budgetanmärkningarna, inklusive anmärkningar av allmän karaktär, anges vilka budgetrubriker som förväntas krediteras med de anslag som motsvarar de inkomster som avsatts för särskilda ändamål.

I det fall som avses i första stycket led a skall ett symboliskt anslag (p.m.) införas och de uppskattade inkomsterna skall för kännedom tas upp i anmärkningarna.

▼B

2. Anslag till belopp som motsvarar inkomster avsatta för särskilda ändamål får göras tillgängliga såväl genom åtagandebemyndiganden som betalningsbemyndiganden, d om inkomsten uppburits av institutionen, med undantag för det fall som anges i ►M3 artiklarna 160.1a och 161.2 i budgetförordningen. ◄ Anslagen skall tas upp i budgeten automatiskt, utom när det gäller återbetalning av förskott enligt artikel 156 i budgetförordningen eller finansiella korrigeringar inom strukturfondsområdet.

Artikel 11

Medlemsstaternas bidrag till forskningsprogram

(Artikel 18.1 a i budgetförordningen)

1. Medlemsstaternas bidrag för finansieringen av vissa kompletterande forskningsprogram, föreskrivna i artikel 5 du förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000, utbetalas enligt följande:

a) Sju tolftedelar av den summa som finns upptagen i budgeten senast den 31 januari under pågående budgetår.

b) De återstående fem tolftedelarna senast den 15 juli under pågående budgetår.

2. Om budgeten inte är definitivt antagen före budgetårets början baseras de bidrag som avses i punkt 1 på summan i föregående års budget.

3. Alla bidrag eller ytterligare betalningar från medlemsstaterna till budgeten skall uppföras på kommissionens konto inom trettio kalenderdagar efter begäran om inbetalning.

4. Verkställda utbetalningar skall krediteras det konto som föreskrivs i förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 och omfattas av villkoren i samma förordning.

Artikel 12

Inkomster som avsätts till följd av Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram

(Artikel 18.1 d i budgetförordningen)

1. Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram skall redovisas i budgeten på följande sätt:

a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för det totala beloppet för Eftaländernas deltagande under budgetåret i fråga. Det planerade beloppet skall anges i budgetanmärkningarna.

b) I utgiftsberäkningen skall finnas följande: i) En anmärkning för varje budgetrubrik som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i samt beloppet för det väntade deltagandet ”för kännedom”. ii) En bilaga, som integreras i budgeten, med samtliga budgetrubriker som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i.

Den bilaga som avses i första stycket punkt b ii utgör och kompletterar budgetrubrikerna för de medel för detta deltagande som anslagits enligt punkt 2 och för genomförandet av utgifterna.

2. Enligt artikel 82 i EES-avtalet skall beloppen för Eftaländernas årliga deltagande — såsom de bekräftats till kommissionen av den gemensamma EES-kommittén i enlighet med artikel 1.5 i protokoll 32 till avtalet — leda till att såväl anslag för åtaganden som motsvarande anslag för betalningar anslås till fullo i början av budgetåret.

3. Om anslagen för de budgetposter som Eftaländerna bidrar till höjs under budgetåret utan att dessa länder, under budgetåret i fråga, kan anpassa sina bidrag för att respektera den proportionalitetsfaktor som föreskrivs i artikel 82 i EES-avtalet får kommissionen tillfälligt och undantagsvis betala ut förhandsfinansiering ur de likvida medlen för att täcka Eftaländernas andel. Efter en sådan ökning skall kommissionen så fort som möjligt begära in motsvarande bidrag från Eftaländerna. Kommissionen skall varje år informera budgetmyndigheten om de beslut som har fattats på detta sätt.

Förhandsfinansieringen skall återbetalas så fort som möjligt i budgeten för påföljande budgetår.

4. Enligt artikel 18.1 d i budgetförordningen utgör Eftaländernas finansiella deltagande inkomster som avsätts för särskilda ändamål. Räkenskapsföraren skall vidta lämpliga åtgärder för att garantera en särskild kontroll av användningen såväl av de inkomster som härrör från detta deltagande som av de motsvarande anslagen.

Kommissionen skall i den rapport som föreskrivs i artikel 131.2 i budgetförordningen lämna separata uppgifter om budgetens genomförande i fråga om Eftaländernas deltagande, både när det gäller inkomster och utgifter.

Artikel 13

Intäkter från sanktioner för de medlemsstater som uppvisar ett alltför stort underskott

(Artikel 18.1 b i budgetförordningen)

Intäkterna från de sanktioner som avses i avsnitt 4 i rådets förordning (EG) nr 1467/97 ( 11 ) skall redovisas i budgeten på följande sätt:

a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för räntorna på dessa belopp.

b) Parallellt, och trots vad som sägs i artikel 74 i budgetförordningen, skall uppförandet av dessa belopp i inkomstberäkningen leda till att åtagande- och betalningsbemyndiganden uppförs under en rubrik i utgiftsberäkningen. Dessa anslag utnyttjas enligt artikel 17 i budgetförordningen.

▼M3

Artikel 13a

Kostnader som orsakas av mottagandet av donationer till gemenskaperna

(Artikel 19.2 i budgetförordningen)

När gemenskaperna tar emot en donation skall kommissionen överlämna beräkningar och förklaringar av de finansiella kostnader, inklusive uppföljningskostnader, som donationen medför, till Europaparlamentet och rådet för godkännande i enlighet med artikel 19.2 i budgetförordningen.

▼M3

Artikel 14

Godkännande av nettobelopp

(Artikel 20.1 i budgetförordningen)

I enlighet med artikel 20.1 i budgetförordningen får följande avdrag göras från ansökningar om utbetalningar, fakturor eller samlingsfakturor, för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp:

a) Straffavgifter som förelagts en part i ett upphandlingskontrakt eller en bidragsmottagare.

b) Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från varje faktura och ansökan om utbetalning.

c) Räntor som genererats av belopp som betalats ut i förhandsfinansiering och som avses i artikel 5a.1 första stycket i budgetförordningen.

▼B

Artikel 15

Konton för ”Skattefordringar”

(Artikel 20.2 i budgetförordningen)

De skatter som gemenskaperna betalar i enlighet med artikel 20.2 i budgetförordningen skall uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka dem.







KAPITEL 5

(KAPITEL 6 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om specificering

▼M3 —————

▼M3

Artikel 17

Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid andra institutioner än kommissionen

(Artikel 22 i budgetförordningen)

1. De procentsatser som avses i artikel 22 i budgetförordningen skall beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.

2. Beräkningen skall baseras på summan av de överföringar som begärs från en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.

Det belopp som motsvarar de överföringar som den berörda institutionen kan göra självständigt utan beslut från budgetmyndigheten skall inte beaktas.

▼M3

Artikel 17a

Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid kommissionen

(Artikel 23 i budgetförordningen)

1. De procentsatser som avses i artikel 23.1 i budgetförordningen skall beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.

2. Beräkningen skall baseras på summan av de överföringar som begärs från eller till en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.

Det belopp som motsvarar de överföringar som kommissionen kan göra självständigt utan beslut från budgetmyndigheten skall inte beaktas.

▼B

Artikel 18

Administrativa utgifter

(Artikel 23 i budgetförordningen)

De utgifter som avses i artikel 23.1 första stycket punkt b i budgetförordningen omfattar, för varje politikområde, rubrikerna i artikel 27.

Artikel 19

Motivering av begäran om anslagsöverföringar

(Artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen)

Förslagen om överföringar och all information som riktas till budgetmyndigheten angående överföringar som utförs i enlighet med artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar med en redogörelse för genomförandet av anslagen och en prognos av behoven fram till budgetårets slut, både för de poster som tillförs medel och de poster från vilka medel överförs.

Artikel 20

Motivering av begäran om överföringar från reserven för katastrofhjälp

(Artikel 26 i budgetförordningen)

Förslag om överföringar för att möjliggöra användningen av den reserv för katastrofhjälp som avses i ►M3 artikel 26 i budgetförordningen ◄ skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar som skall innehålla följande:

a) För den budgetrubrik till vilken överföringen skall ske: senast möjliga uppgifter om utnyttjandet av anslag samt beräknade behov fram till budgetårets slut.

b) För samtliga budgetrubriker som gäller externa åtgärder: genomförandet av anslag fram till slutet av den månad som föregår begäran om överföring samt en beräkning av behoven fram till budgetårets slut jämfört med de ursprungliga beräkningarna.

c) Undersökning av möjligheterna att omfördela anslagen.







KAPITEL 6

(KAPITEL 7 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om sund ekonomisk förvaltning

▼M2

Artikel 21

Utvärdering

(Artikel 27 i budgetförordningen)

1. Alla förslag till program eller verksamheter som medför att budgetmedel tas i anspråk skall utvärderas på förhand, med avseende på följande faktorer:

a) Det behov som föreligger på kort eller lång sikt.

b) Det mervärde som en insats från gemenskapens sida tillför.

c) De mål som skall uppnås.

d) De alternativa åtgärder som står till buds samt de risker som är förenade med dessa.

e) Förväntade resultat och effekter, i synnerhet av ekonomisk, social och miljömässig karaktär, samt de indikatorer och utvärderingsförfaranden som krävs för att mäta dessa.

f) Det lämpligaste sättet att genomföra det eller de alternativ som valts ut.

g) Den utsträckning i vilken det program eller den verksamhet som föreslås är väl sammanhållen och konsekvent, såväl vad gäller dess olika beståndsdelar som i förhållande till andra berörda åtgärder.

h) De finansiella medel, personalresurser och andra administrativa resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet.

i) Erfarenheterna från liknande åtgärder.

2. I förslaget skall det anges hur övervakning, rapportering och utvärdering skall organiseras, med hänsyn tagen till ansvarsområdena för de olika myndigheter på olika nivåer som skall medverka till genomförandet av det föreslagna programmet eller verksamheten.

3. Alla program och åtgärder, inklusive pilotprojekt och förberedande åtgärder, där de resurser som föreslås överskrider 5 000 000 euro skall utvärderas medan de pågår eller i efterhand, för att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden eller programmet uppfyllt de fastställda målen, i enlighet med följande:

a) Resultaten av fleråriga program skall utvärderas löpande med bestämda intervall och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till slutsatserna i utvärderingen när beslut skall fattas om huruvida programmet skall förlängas, läggas om eller avbrytas.

b) Verksamheter som finansieras på årsbasis skall utvärderas minst en gång vart sjätte år.

Led a och b i första stycket skall inte gälla för alla de enskilda projekt eller åtgärder som genomförs inom ramen för de verksamheter för vilka denna förpliktelse får uppfyllas genom att det organ som genomfört projektet eller åtgärden sammanställer en slutrapport.

4. De utvärderingar som avses i punkt 1 och 3 skall stå i proportion till de resurser som föreslås för programmet eller åtgärden samt den förväntade effekten.

▼B

Artikel 22

Finansieringsöversikt

(Artikel 28 i budgetförordningen)

1. ►M3 ————— ◄

I finansieringsöversikten skall redogöras för de finansiella och ekonomiska faktorer som gör det möjligt för lagstiftaren att bedöma om gemenskapen måste vidta åtgärder. Den skall ge de upplysningar som behövs om eventuell samordning och samverkanseffekter med andra finansiella instrument.

När det gäller åtgärder som sträcker sig över flera år skall finansieringsöversikten innehålla en beräkning av de uppskattade årliga behoven av anslag och tjänster samt en bedömning av deras finansiella konsekvenser på medellång sikt.

2. Finansieringsöversikten skall innehålla uppgifter om befintliga eller planerade förebyggande åtgärder och skyddsåtgärder som syftar till att förebygga riskerna för bedrägerier och oegentligheter som kan skada gemenskapens ekonomiska intressen.

▼M3

Artikel 22a

Effektiv och ändamålsenlig intern kontroll

(Artikel 28a.1 i budgetförordningen)

1. En ändamålsenlig intern kontroll skall bygga på bästa internationella praxis, och i synnerhet innefatta

a) åtskillnad av uppgifter,

b) lämplig riskhanterings- och kontrollstrategi, vari ingår kontroller på mottagarnivå,

c) undvikande av intressekonflikter,

d) adekvata verifieringskedjor och dataintegritet i datasystemen,

e) förfaranden för övervakning av prestandan samt uppföljning av de upptäckta svagheterna och undantagen i den interna kontrollen,

f) periodiskt återkommande utvärderingar av huruvida kontrollsystemet fungerar på ett fullgott sätt.

2. En effektiv intern kontroll skall grundas på följande beståndsdelar:

a) Genomförandet av en lämplig strategi för hantering och kontroll av risker som samordnas mellan kontrollkedjans för ändamålet bäst lämpade aktörer.

b) Tillgång till kontrollresultaten för alla vederbörande aktörer som ingår i kontrollkedjan.

c) Tillämpning av korrigerande åtgärder i ett lämpligt skede, inklusive påföljder med en tillräckligt avskräckande effekt.

d) Klara och otvetydiga bestämmelser som grund för åtgärderna.

e) Avskaffande av onödiga dubbelkontroller.

f) Mer kostnadseffektiva kontroller.

▼B







KAPITEL 7

(KAPITEL 8 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om klarhet och öppenhet

▼M3

Artikel 23

Provisoriskt offentliggörande av budgeten

(Artikel 29 i budgetförordningen)

Snarast och senast fyra veckor efter det att budgeten förklarats slutgiltigt antagen skall på kommissionens initiativ de slutliga detaljerade uppgifterna i budgeten publiceras på samtliga språk på institutionernas webbplats på Internet, i väntan på det formella offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning.

▼B







AVDELNING III

UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR







KAPITEL 1

Upprättandet av budgeten

Artikel 24

Allmän inledning till det preliminära budgetförslaget

(Artikel 33 i budgetförordningen)

Kommissionen skall utarbeta den allmänna inledningen till det preliminära budgetförslaget.

Varje avsnitt i det preliminära budgetförslaget skall föregås av en inledning som utarbetats av den berörda institutionen.

Den allmänna inledningen skall innehålla följande:

a) Finansiella tabeller över hela budgeten.

b) När det gäller avdelningarna i kommissionens avsnitt i) en beskrivning av de åtgärder som motiverar begäran om anslag, med hänsyn tagen till principerna och kraven i artikel 27 och 33.2 d i budgetförordningen, samt ii) en motivering till förändringarna av anslagen från ett budgetår till ett annat.

Artikel 25

Arbetsdokument som medföljer det preliminära budgetförslaget

(Artiklarna 30 och 33 i budgetförordningen)

Det preliminära budgetförslaget skall åtföljas av följande arbetsdokument:

a) När det gäller institutionernas personal i) en översikt över personalpolitiken beträffande fast och tillfällig personal, ▼M3 ii) en detaljerad organisationsplan för varje personalkategori över budgeterade tjänster och antalet anställda i början av det år då budgetförslaget lämnas in, med angivande av deras fördelning på lönegrader och administrativa enheter, ▼B iii) en motivering av eventuella ändringar av antalet anställda, iv) en uppdelning av personalen per politikområde.

b) En detaljerad redogörelse för upp- och utlåningspolitiken.

c) När det gäller bidrag till de organ som avses i artikel 32 i budgetförordningen: en preliminär översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering som utarbetats av de aktuella organen och när det gäller Europaskolorna en översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering.

Artikel 26

Preliminära förslag till ändringsbudgetar

(Artikel 37.1 i budgetförordningen)

De preliminära förslagen till ändringsbudgetar skall åtföljas av motiveringar och den information om genomförandet av budgeten från föregående och innevarande budgetår som finns tillgänglig när budgetarna upprättas.







KAPITEL 2

Budgetens struktur och utformning

Artikel 27

Administrativa anslag

(Artikel 41 i budgetförordningen)

Om utgiftsredovisningen i ett budgetavsnitt följer en kontoplan som är indelad efter anslagens ändamål, skall de administrativa anslagen uppföras under skilda rubriker, per avdelning, i enlighet med följande klassificering:

a) Utgifter för personal i tjänsteförteckningen med ett anslagsbelopp och antal tjänster.

b) Utgifter för extern personal (däribland extraanställda och tillfälligt anställda) och övriga förvaltningsutgifter (däribland kostnader för representation och möten).

c) Utgifter för byggnader och övriga sidoutgifter, däribland städning och underhåll, uthyrning, telekommunikationer, vatten, gas och elektricitet.

d) Stödutgifter.

Den typ av kommissionens administrativa utgifter som är gemensam för alla avdelningar skall även tas upp i en separat samlad redogörelse som klassificeras per typ.

Artikel 28

Faktiska utgifter för det senast avslutade budgetåret

(Artikel 46.1 e i budgetförordningen)

För upprättandet av budgeten skall de faktiska utgifterna för det senaste budgetår för vilket räkenskaperna avslutats fastställas på följande sätt:

a) Åtaganden: åtaganden som registrerats under budgetåret i fråga mot samma budgetårs anslag, såsom de definieras i artikel 5.

b) Betalningar: betalningar som verkställts under budgetåret, dvs. vars verkställighetsorder sänts till banken, mot anslag för detta budgetår såsom definierats i samma artikel.

Artikel 29

Budgetanmärkningar

(artikel 46.1 punkt 1 g i budgetförordningen)

Budgetanmärkningarna skall särskilt omfatta följande:

a) Hänvisningar till grundrättsakten när det finns en sådan.

b) Relevanta förklaringar av vilken typ av anslag det rör sig om och vad de skall användas till.

Artikel 30

Tjänsteförteckningar

(artikel 46.1.3 a i budgetförordningen)

Personalen vid Försörjningsbyrån skall redovisas separat inom kommissionens tjänsteförteckning.







AVDELNING IV

GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN







KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

▼M3 —————

▼B

Artikel 32

Maximala belopp för pilotprojekt och förberedande åtgärder

( ►M3 Artikel 49.6 a och b ◄ i budgetförordningen)

1. Det totala anslagsbeloppet för de pilotprojekt som avses i ►M3 artikel 49.6 a ◄ i budgetförordningen får inte överstiga ►M3 40 miljoner euro ◄ per budgetår.

2. Det totala anslagsbeloppet för de nya förberedande åtgärder som avses i ►M3 artikel 49.6 b ◄ i budgetförordningen får inte överstiga ►M3 50 miljoner euro ◄ per budgetår och det totala beloppet för de åtaganden som faktiskt ingåtts för förberedande åtgärder får inte överstiga ►M3 100 miljoner euro. ◄

▼M3

Artikel 32a

Förberedande åtgärder inom den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken

(Artikel 49.6 c i budgetförordningen)

Finansieringen av de åtgärder som rådet enats om för förberedelse av Europeiska unionens krishanteringsåtgärder på grundval av avdelning V i fördraget om Europeiska unionen skall täcka de extra kostnader som uppstår vid utstationering av ett uppdrag eller en grupp på platsen, där personal från institutionerna ingår, t.ex. försäkringskostnader för ökade risker, kostnader för resor och logi och dagtraktamenten.

▼B

Artikel 33

Kommissionens särskilda behörighet enligt fördragen

( ►M3 Artikel 49.6 d ◄ i budgetförordningen)

1. De artiklar i EG-fördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:

a) Artikel 138 (dialog mellan arbetsmarknadens parter).

b) Artikel 140 (utredningar, yttranden och samråd på det sociala området).

c) Artiklarna 143 och 145 (särskilda rapporter som gäller det sociala området).

d) Artikel 152.2 (initiativ för att främja samordning av hälsoskyddet).

e) Artikel 155.2 (initiativ för att främja samordning av de transeuropeiska näten).

f) Artikel 157.2 (initiativ för att främja samordning av industrin).

g) Artikel 159 andra stycket (rapport om de framsteg som har gjorts för att uppnå ekonomisk och social sammanhållning).

h) Artikel 165.2 (initiativ för att främja samordning av forskning och teknisk utveckling).

i) Artikel 173 (rapport om forskning och teknisk utveckling).

j) Artikel 180.2 (initiativ för att främja samordning av politiken för utvecklingssamarbete).

2. De artiklar i Euratomfördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är de följande:

a) Artikel 70 (finansiell medverkan inom de gränser som anges i budgeten i prospekteringsverksamhet inom medlemsstaternas territorier).

b) Artikel 77 och följande artiklar (säkerhetskontroll).

3. Förteckningarna i punkt 1 och 2 får kompletteras i samband med att det preliminära budgetförslaget läggs fram, med angivande av berörda artiklar och belopp.

Artikel 34

Intressekonflikter

(Artikel 52.2 i budgetförordningen)

1. Handlingar som kan medföra intressekonflikter i den mening som avses i artikel 52.2 i budgetförordningen kan bestå i att

a) ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar,

b) vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till,

c) utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar.

2. Den behöriga myndighet som avses i artikel 52.1 i budgetförordningen är den anställdes närmaste chef. Denne skall skriftligen bekräfta huruvida det föreligger en intressekonflikt eller ej. Om så är fallet skall han själv fatta ett lämpligt beslut.

▼M3

3. Om en anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna utan godkännande i förhand från sin överordnade deltar i ett förfarande som sökande, anbudssökande eller anbudsgivare skall en intressekonflikt anses föreligga.

▼B







KAPITEL 2

Förfaranden för genomförande av budgeten







Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

▼M3

Artikel 35

Kontroller som utförs av kommissionen

(Artikel 53d, artikel 54.2 c och artikel 56 i budgetförordningen)

1. Beslut om att överlåta genomförandeuppgifter till de organ eller personer som avses i artikel 56 i budgetförordningen skall innehålla alla bestämmelser som behövs för att garantera insyn och öppenhet när det gäller de transaktioner som utförs.

Kommissionen skall se över dessa bestämmelser när viktiga ändringar görs i de förfaranden eller system som sådana organ eller personer tillämpar för att se till att villkoren i artikel 56 fortfarande är uppfyllda.

2. De berörda enheterna eller personerna skall inom en fastställd tidsfrist överlämna de uppgifter som kommissionen begär samt genast underrätta kommissionen om alla viktigare ändringar av sina förfaranden och system.

Kommissionen skall efter vad som är lämpligt fastställa dessa skyldigheter i de beslut som avses i punkt 1 eller i de överenskommelser som ingåtts med dessa enheter eller personer.

3. Med hänsyn tagen till internationellt vedertagna normer får kommissionen godta att de förfaranden för offentlig upphandling som tillämpas av de organ som avses i artikel 54.2 c och av de mottagare som avses i 166.1 a i budgetförordningen motsvarar dess egna förfaranden.

4. Om kommissionen genomför en del av budgeten gemensamt med internationella organisationer skall de överenskommelser om kontroller som slutits med dessa organisationer tillämpas.

5. För att det krav på oberoende extern revision som anges i artikel 56.1 d i budgetförordningen skall vara uppfyllt skall revisionen åtminstone utföras av en revisionsenhet som är funktionellt oberoende av den enhet som kommissionen överlåter genomförandeuppgifter till; revisionsenheten skall utföra sina uppgifter i enlighet med internationellt vedertagna redovisningsnormer.

▼M3

Artikel 35a

Åtgärder för att främja god praxis

(Artikel 53b i budgetförordningen)

Kommissionen skall föra ett register över de organ som ansvarar för förvaltning, certifiering och revision av de sektorsspecifika programmen. För att befrämja god praxis vid förvaltning av strukturfonderna och Europeiska fiskerifonden skall kommissionen i informationssyfte förse dem som ansvarar för förvaltning och kontroll med en metodhandledning som beskiver kommissionens egen strategi och metod för kontroller, inklusive checklistor och exempel på väl fungerande rutiner.

▼B







Avsnitt 2

Särskilda bestämmelser

Artikel 36

Direkt central förvaltning

( ►M3 Artikel 53a ◄ i budgetförordningen)

När kommissionen centralt genomför budgeten direkt via sina avdelningar sker detta genom de aktörer i budgetförvaltningen som avses i artiklarna 58–68 i budgetförordningen och i enlighet med villkoren i denna förordning.

Artikel 37

Delegering till gemenskapens genomförandeorgan

(artiklarna 54.2 a och 55.2 i budgetförordningen)

1. Besluten om delegering till genomförandeorganen ger dessa rätt att som delegerade utanordnare genomföra anslagen för de gemenskapsprogram som de förvaltar.

▼M3 —————

▼B

3. Kommissionens delegeringsakt skall omfatta samma bestämmelser som dem i artikel 41.2. Den skall formellt godtas skriftligen av direktören på det aktuella genomförandeorganets vägnar.

▼M3

Artikel 38

Villkor för delegering till nationella eller internationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning

(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

1. Kommissionen får delegera uppgifter som innefattar myndighetsutövning till

a) offentligrättsliga organ på internationell nivå,

b) nationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning, förutsatt att dessa regleras av lagstiftningen i en medlemsstat, en EES-stat eller i ett kandidatland för anslutning till Europeiska unionen eller, när så är lämpligt, av lagstiftningen i någon annan stat.

2. Kommissionen skall se till att de organ och enheter som avses i punkt 1 kan uppvisa tillräckliga finansiella garantier vilka helst skall komma från en offentlig myndighet, särskilt för att säkra en fullständig återbetalning av de belopp som de är skyldiga kommissionen.

3. Om kommissionen avser att delegera uppgifter som omfattar myndighetsutövning, i synnerhet olika led i budgetgenomförandet, till något av de organ som avses i artikel 54.2 c i budgetförordningen skall den granska huruvida kraven på sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet uppfylls.

Artikel 39

Utnämning av offentligrättsliga organ på nationell eller internationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning

(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

▼B

1. De offentligrättsliga organ på nationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning skall omfattas av lagstiftningen i den medlemsstat eller i det land där de är etablerade.

2. ►M3 Valet av de organ och enheter som avses i punkt 1 eller av offentligrättsliga organ på internationell nivå skall ske objektivt och öppet i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning, samt motsvara de genomförandebehov som fastställts av kommissionen. ◄ Valet får inte medföra någon diskriminering mellan olika medlemsstater eller berörda länder.

3. Då förvaltningen sköts av ett nätverk som kräver att minst ett organ eller en enhet utses per medlemsstat eller berört land skall detta val träffas av de aktuella medlemsstaterna eller länderna i enlighet med bestämmelserna i grundrättsakten.

▼M3

I övriga fall skall kommissionen utse dessa organ eller enheter i samråd med berörda medlemsstater eller andra länder.

▼M3

4. När kommissionen överlåter genomförandeuppgifter till organ enligt artikel 54.2 c i budgetförordningen skall den årligen informera den lagstiftande myndigheten om dessa fall, samt om vilka organ det gäller, och vederbörligen motivera beslutet att anlita dessa organ.

Artikel 39a

Personer som anförtrotts ansvaret för genomförandet av särskilda åtgärder som följer av avdelning V i fördraget om Europeiska unionen

(Artikel 54.2 d i budgetförordningen)

Personer som anförtros ansvaret för att förvalta särskilda åtgärder enligt artikel 54.2 d i budgetförordningen skall inrätta lämpliga strukturer och förfaranden för att kunna ta fullt ansvar för de medel de skall förvalta. Dessa personer skall ha status som kommissionens särskilda rådgivare inom den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken enligt artiklarna 1 och 5 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.

▼B

Artikel 40

Iakttagande av upphandlingsreglerna

(Artikel 57 i budgetförordningen)

Om kommissionen anförtror uppgifter åt privaträttsliga organ enligt artikel 57.2 i budgetförordningen skall detta ske på grundval av en upphandling enligt bestämmelserna i avdelning V i del I av budgetförordningen.

▼M3

Artikel 41

Genomförandemetoder för indirekt central förvaltning

(Artikel 54.2 b, c och d i budgetförordningen)

1. Om kommissionen överlåter delar av genomförandet till organ, enheter eller personer enligt artikel 54.2 b, c och d i budgetförordningen, skall den ingå en överenskommelse med dem där formerna fastställs för förvaltningen och kontrollen av medel, och skyddet av gemenskapernas finansiella intressen.

▼B

2. Överenskommelsen som avses i punkt 1 skall bland annat innehålla följande:

a) En definition av de uppgifter som överlåts.

b) Villkoren och formerna för deras genomförande, inklusive bestämmelser för avgränsningen av befogenheterna samt om de kontroller som skall genomföras.

c) Reglerna för hur genomförandet skall rapporteras till kommissionen.

d) Villkoren för genomförandets upphörande.

e) Formerna för kommissionens kontroll.

f) Villkoren för användning av särskilda bankkonton samt ändamål och användning för de räntor som genererats.

g) Bestämmelser som skall se till att gemenskapsåtgärden kan särskiljas från organets övriga åtgärder.

h) Ett åtagande att avstå från alla handlingar som kan leda till en intressekonflikt i den mening som avses i artikel 52.2 i budgetförordningen.

▼M3

3. De organ, enheter eller personer som avses i punkt 1 skall inte anses som delegerade utanordnare.

▼B

Artikel 42

Avslutning av räkenskaper vid gemensam eller decentraliserad förvaltning

( ►M3 Artiklarna 53b och 53c ◄ i budgetförordningen)

1. Syftet med avslutningen av räkenskaper enligt ►M3 artiklarna 53b och 53c ◄ i budgetförordningen är att se till att de utgifter som kan belasta budgeten och som handläggs av medlemsstaterna inom ramen för en gemensam förvaltning eller av tredje land inom ramen för en decentraliserad förvaltning är i sin ordning och förenliga med de gällande gemenskapsbestämmelserna.

2. Utan att det påverkar sektorsbestämmelserna skall avslutningen av räkenskaper omfatta följande:

a) Medlemsstaternas eller tredje lands utgiftsredovisning i form av räkenskaper som godkänts av en avdelning eller ett organ som har nödvändig teknisk kompetens och saknar anknytning till de organ som handlagt utgifterna.

b) Kommissionens kontroll av dokument och vid behov kontroll på plats av räkenskaperna och underliggande transaktioner utan begränsningar eller inskränkningar, däribland kontroller hos mottagarna.

c) Kommissionens fastställande, inom ramen för diskussionsförfaranden och med en anmälan till medlemsstaterna eller tredje land, av det utgiftsbelopp som skall belasta budgeten.

d) Beräkningen av den finansiella korrigeringen beroende på skillnaden mellan de redovisade utgifterna och de som godkänts för att föras upp i budgeten.

e) Återkrav eller återbetalning av det restbelopp som utgörs av skillnaden mellan de godkända utgifterna och de finansiella belopp som redan har utbetalats till medlemsstaterna eller tredje land; återkrav skall ske genom avräkning enligt villkoren i artikel 83.

3. Vid decentraliserad förvaltning skall förfarandet för att avsluta räkenskaperna enligt punkt 1 och 2 anpassas till graden av decentralisering.

▼M3

Artikel 42a

Sammanfattning av revisioner och förklaringar

(Artikel 53b.3 i budgetförordningen)

1. Sammanfattningen skall lämnas av den myndighet eller det organ som utsetts av medlemsstaten för det aktuella utgiftsområdet i enlighet med de sektorsspecifika bestämmelserna.

2. Den del som avser revisionerna skall

a) vad gäller jordbruket redovisa de intyg som utfärdats av certifieringsorgan och, vad gäller strukturåtgärder och liknande åtgärder, redovisa de revisionsyttranden som lämnats av revisionsmyndigheter,

b) lämnas senast den 15 februari året efter det år som revisionsinsatsen utförts vad avser jordbruksutgifter, strukturåtgärder och liknande åtgärder.

3. Den del som avser förklaringarna skall

a) vad gäller jordbruket redovisa de förklaringar som lämnats av utbetalande organ och, vad gäller strukturåtgärder och liknande åtgärder, redovisa attesteringar av attesterande myndigheter,

b) lämnas senast den 15 februari påföljande budgetår för jordbruksutgifter och för strukturåtgärder och liknande åtgärder.

▼M3

Artikel 43

Gemensam förvaltning

(Artiklarna 53d, 108a och 165 i budgetförordningen)

1. Kommissionen skall försäkra sig om att det finns adekvata bestämmelser om kontroll och revision av åtgärden som helhet.

2. De internationella organisationer som avses i artikel 53d i budgetförordningen skall vara följande:

a) Organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, samt specialiserade organ som inrättats av dessa.

b) Internationella rödakorskommittén.

c) Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen.

Vid tillämpningen av artikel 53d i budgetförordningen skall Europeiska investeringsbanken och Europeiska investeringsfonden likställas med internationella organisationer.

3. Om en del av budgeten genomförs gemensamt med internationella organisationer i enlighet med artiklarna 53d och 165 i budgetförordningen, skall de åtgärder som skall finansieras väljas objektivt och öppet.

4. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 35 i denna förordning skall avtal som ingås med internationella organisationer som avses i artikel 53d i budgetförordningen särskilt innehålla följande bestämmelser:

a) En definition av den åtgärd, det projekt eller det program som skall genomföras gemensamt.

b) Villkor och de närmare formerna för hur de skall genomföras, särskilt principerna för tilldelningen av upphandlingskontrakt och bidrag.

c) Regler för hur genomförandet skall rapporteras till kommissionen.

d) Bestämmelser som förpliktigar den organisation som anförtros genomförandeuppgifter att från ett deltagande i upphandlings- eller bidragstilldelningsförfarandet utesluta anbudsgivare eller anbudssökande som befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel 93.1 a, b och e samt artikel 94 a och b i budgetförordningen.

e) Villkor för utbetalning av gemenskapsbidraget samt de styrkande handlingar som krävs för att visa att utbetalningen är berättigad.

f) Villkor för hur genomförandet avslutas.

g) De närmare formerna för kommissionens kontroll.

h) Bestämmelser som ger revisionsrätten tillgång till all information som den behöver för att fullgöra sina uppgifter, där så krävs på platsen, i enlighet med de överenskommelser om kontroller som slutits med berörda internationella organisationer.

i) Bestämmelser om hur eventuell ränta som har upplupit skall användas.

j) Bestämmelser som garanterar att gemenskapens insats, projekt eller program synliggörs i förhållande till organisationens övriga verksamhet.

k) Bestämmelser enligt vilka de internationella organisationerna måste offentliggöra uppgifter om mottagare av budgetmedel, i enlighet med artikel 169 i denna förordning.

5. Ett projekt eller program skall anses ha utarbetats gemensamt av kommissionen och det internationella offentligrättsliga organet om de båda aktörerna gemensamt har bedömt projektets eller programmets genomförbarhet och utformat genomförandevillkoren.

6. Vid genomförande av projekt i samarbete med internationella organisationer skall organisationerna i fråga åtminstone motsvara följande krav:

a) Upphandlings- och bidragstilldelningsförfaranden skall utformas enligt principerna om insyn, proportionalitet, sund ekonomisk förvaltning, likabehandling och icke-diskriminering, frånvaro av intressekonflikter samt efterlevande av internationellt vedertagna normer.

b) Bidrag skall inte få kumuleras eller beviljas retroaktivt.

c) För att bidrag skall kunna beviljas krävs en samfinansiering, om inget annat anges i artikel 253.

d) Bidrag får inte syfta eller leda till att det uppkommer en vinst för bidragsmottagaren.

Dessa krav skall uttryckligen anges i avtal som sluts med de internationella organisationerna.

▼M3

Artikel 43a

Information om överföring av personuppgifter för revisionsändamål

(Artikel 48 i budgetförordningen)

I varje meddelande om tilldelning av bidrag eller offentliga upphandlingskontrakt som handläggs genom direkt central förvaltning skall de potentiella bidragsmottagarna respektive de anbudssökande eller anbudsgivarna, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 ( 12 ), informeras om att personuppgifter om dem kan komma att vidarebefordras till interna revisionsenheter, Europeiska revisionsrätten, instansen för finansiella oegentligheter eller Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (nedan kallad ”Olaf”), i syfte att skydda gemenskapernas finansiella intressen.

▼B







KAPITEL 3

Aktörer i budgetförvaltningen







Avsnitt 1

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

Artikel 44

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

(Artikel 58 i budgetförordningen)

Varje institution skall förse alla aktörer i budgetförvaltningen med de resurser som krävs för att de skall kunna utföra uppdraget, samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter.







Avsnitt 2

Utanordnaren

Artikel 45

Bistånd till utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

(Artikel 59 i budgetförordningen)

1. ►M2 Den behörige utanordnaren kan bistås av en eller flera personer som omfattas av tjänsteföreskrifterna (’anställda’), med uppgift att under dennes ansvar utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för genomförandet av budgeten och framtagandet av information om förvaltning och finansiella frågor. ◄ För att undvika alla intressekonflikter skall de anställda som assisterar delegerade eller vidaredelegerade utanordnare omfattas av de skyldigheter som anges i artikel 52 i budgetförordningen.

▼M2

2. Varje institution skall underrätta budgetmyndigheten varje gång som en tjänsteman tilldelas befogenheten som delegerad utanordnare, eller om denna befogenhet ändras eller upphör.

▼B

Artikel 46

Interna bestämmelser avseende delegering av befogenheter

(Artikel59 i budgetförordningen)

Varje institution skall i sina interna regler fastställa de förvaltningsrutiner som den bedömer vara nödvändiga för en sund förvaltning av anslagen i dess respektive budgetavsnitt, i enlighet med bestämmelserna i denna förordning och i budgetförordningen

Artikel 47

Åtskillnad mellan initiativet till transaktionen och kontrollen av densamma

(Artikel 60.4 i budgetförordningen)

1. Med initiativ till en transaktion avses samtliga steg som kan vidtas av anställda som avses i artikel 45 och som sker innan den behörige utanordnaren, som har erhållit sina befogenheter via delegering eller vidaredelegering, antar en rättsakt som utgör led i budgetgenomförandet.

2. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behörige utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.

3. Minst en förhandskontroll skall göras av varje transaktion. Syftet är att kontrollera bland annat följande:

a) Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta föreskrifter, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördragen och förordningar och i förekommande fall kontraktsvillkor.

b) Att principen om sund ekonomisk förvaltning som avses i kapitel 7 i avdelning II i budgetförordningen följs.

▼M2

Vid förhandskontroller får den behörige utanordnaren betrakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinmässiga utgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.

I de fall som avses i andra stycket skall den behörige utanordnaren göra en efterhandsutvärdering i lämplig form i enlighet med punkt 4, såvida detta motiveras av utanordnarens egen riskbedömning.

▼B

4. Efterhandskontrollerna, som sker i form av kontroller av dokument och vid behov på plats, syftar till att kontrollera att de transaktioner som finansieras via budgeten har utförts på ett korrekt sätt och att i synnerhet villkoren i punkt 3 har uppfyllts. Kontrollerna kan ske i form av stickprovskontroller på grundval på en riskanalys.

▼M2

5. De anställda som ansvarar för de kontroller som anges i punkterna 2 och 4 får inte vara desamma som de som initierar transaktioner enligt punkt 1 och de får inte heller vara hierarkiskt underordnade de sistnämnda.

▼B

Artikel 48

Förfaranden för förvaltning och intern kontroll

(Artikel 60.4 i budgetförordningen)

Syftet med reglerna och förfarandena för förvaltning och intern kontroll är följande:

a) Att uppfylla målen för institutionens politik, program och åtgärder enligt principen om en sund ekonomisk förvaltning.

b) Att respektera gemenskapsrätten och institutionens miniminormer för kontrollerna.

c) Att skydda institutionens tillgångar och uppgifter.

d) Att förebygga och upptäcka oegentligheter, felaktigheter och bedrägerier.

▼M3

e) Att identifiera, förebygga och effektivt hantera förvaltningsrisker.

▼B

f) Att framställa tillförlitlig information om finansiella frågor och förvaltning.

g) Att förvara styrkande handlingar om åtgärder som sammanhänger med eller följer på budgetgenomförandet eller handlingar som utgör led i budgetgenomförandet.

h) Att förvara handlingar rörande de förhandsgarantier som institutionen kräver samt att upprätta en tidsplan för att möjliggöra en lämplig kontroll av dessa garantier.

Artikel 49

Utanordnarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 60.4 i budgetförordningen)

Förvaltningsförfarandena angående systemet för förvaring av styrkande originalhandlingar skall omfatta följande:

a) Numrering av handlingarna.

b) Datering av handlingarna.

c) Upprättande av register för att exakt kunna lokalisera handlingarna, eventuellt i elektronisk form.

d) Förvaring av dessa handlingar under minst 5 år från och med datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

Handlingar gällande transaktioner för vilka bokslut ännu inte upprättats skall bevaras fram till slutet av det år som följer på det år bokslutet gjordes, även om detta blir en längre period än vad som anges i första stycket punkt d.

▼M3

Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet, kontroll- eller revisionsändamål skall om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 avseende lagring av trafikdata skall i alla händelser följas.

▼B

Artikel 50

Regler för tjänsteutövning

(Artikel 60.5 i budgetförordningen)

1. De anställda som av den behörige utanordnaren utses att kontrollera finansiella transaktioner skall väljas med hänsyn tagen till deras särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller som erhållits genom lämplig yrkeserfarenhet, eller genom ett särskilt utbildningsprogram.

2. Varje institution skall fastställa regler för tjänsteutövning som i fråga om intern kontroll skall ange

a) den tekniska och finansiella kompetens som krävs av de tjänstemän som avses i punkt 1,

b) dessa tjänstemäns skyldighet att genomgå fortbildning,

c) deras uppdrag, roll och uppgifter,

d) de uppföranderegler, särskilt i etik- och integritetshänseende, som de skall följa, liksom de rättigheter som de tillerkänns.

3. Varje institution skall skapa en lämplig struktur för att till de avdelningar som fungerar som utanordnare förmedla och regelbundet uppdatera nödvändig information om kontrollnormerna och om de metoder och tekniker som används för kontrolländamål.

Artikel 51

Fall då den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd

(Artikel 60.6 i budgetförordningen)

Med en utebliven åtgärd från den delegerade utanordnarens sida som avses i artikel 60.6 i budgetförordningen menas avsaknad av svar under en med hänsyn tagen till omständigheterna rimlig period som inte får överstiga en månad.

Artikel 52

Efterhandskontroll och årlig verksamhetsrapport

(Artikel 60.7 i budgetförordningen)

Resultatet av efterhandskontrollerna är en av de uppgifter som skall finnas i den årliga verksamhetsrapporten som den delegerade utanordnaren skall lämna till sin institution.

Artikel 53

Information till räkenskapsföraren om förvaltning och finansiella frågor

(Artikel 60 i budgetförordningen)

I enlighet med de regler som antagits av räkenskapsföraren skall den delegerade utanordnaren skall till räkenskapsföraren överlämna den information om finansiella frågor och förvaltning som behövs för att denne skall kunna utföra sina uppgifter.

Artikel 54

Rapport om förhandlade förfaranden

(Artikel 60 i budgetförordningen)

►M2 De delegerade utanordnarna skall för varje budgetår sammanställa uppgifter om de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande som avses i artiklarna 126.1 a–g, 127.1 a–d, 242, 244 och 246. ◄ Om andelen förhandlade förfaranden i förhållande till det antal upphandlingar som gjorts av en och samma delegerade utanordnare ökar kraftigt jämfört med tidigare budgetår eller om denna andel är betydligt större än det genomsnitt som registrerats inom utanordnarens institution, skall den behörige utanordnaren i en rapport till denna institution redogöra för de åtgärder som vidtagits för att bryta tendensen. Varje institution skall överlämna en rapport till budgetmyndigheten om förhandlade förfaranden. I kommissionens fall skall rapporten i fråga bifogas sammandraget av de årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 60.7 i budgetförordningen.







Avsnitt 3

Räkenskapsföraren

Artikel 55

Utnämning av räkenskapsföraren

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Räkenskapsföraren skall utses av varje institution bland de tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska gemenskaperna.

Räkenskapsföraren skall väljas av institutionen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som styrks genom utbildningsbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet.

▼M2

Artikel 56

Räkenskapsförarens avgång

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, skall balansomslutningen beräknas snarast möjligt.

2. Uppgifterna om balansomslutningen skall översändas tillsammans med en överlämnanderapport till den nye räkenskapsföraren av den avgående räkenskapsföraren eller, om detta inte är möjligt, av en tjänsteman i den sistnämndes avdelning.

Den nye räkenskapsföraren skall med en underskrift bekräfta att han eller hon godkänner uppgifterna om balansomslutningen inom en månad efter det att de översänts, och har därvid också rätt att meddela förbehåll.

Överlämnanderapporten skall även innehålla resultatet av balansomslutningen och eventuella reservationer.

3. Varje institution skall underrätta budgetmyndigheten när en räkenskapsförare tillsätts eller lämnar sitt uppdrag.

▼B

Artikel 57

Yttrande om systemen för redovisning och inventarieförteckningar

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Om de system för ekonomisk förvaltning som upprättas av utanordnaren förmedlar uppgifter till institutionens räkenskaper eller om de åberopas för att styrka uppgifterna i räkenskaperna, skall räkenskapsföraren godkänna införandet eller ändringen av sådana system.

Räkenskapsföraren skall också tillfrågas av de behöriga utanordnarna i samband med att de inför eller ändrar systemen för förteckningar över och utvärderingar av tillgångar och skulder.

Artikel 58

Förvaltning av likvida medel

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren skall se till att hans eller hennes institution förfogar över de medel som behövs för att täcka behovet av likvida medel för genomförandet av budgeten.

2. För de ändamål som anges i punkt 1 skall räkenskapsföraren inrätta system för likviditetsförvaltning för att kunna göra förhandsberäkningar av likvida medel.

3. Kommissionens räkenskapsförare skall fördela de disponibla medlen i enlighet med förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000.

Artikel 59

Förvaltning av bankkonton

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren får, om det är nödvändigt för förvaltningen av likvida medel, öppna eller låta öppna bankkonton i institutionens namn i finansinstitut eller centralbanker. Räkenskapsföraren får, i vederbörligen motiverade undantagsfall, öppna konton i andra valutor än euro.

2. Räkenskapsföraren skall förhandla om villkoren för de konton som öppnas i finansinstitut i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning, avkastning och anbudsgivning.

3. Räkenskapsföraren skall, minst vart femte år, organisera ett anbudsförfarande bland de finansinstitut hos vilka konton öppnats.

4. Räkenskapsföraren skall se till att villkoren för bankkontona strikt efterlevs.

5. Efter samråd med de övriga institutionernas räkenskapsförare skall kommissionens räkenskapsförare vara ansvarig för att villkoren för de konton som öppnats av de olika institutionerna harmoniseras.

Artikel 60

Undertecknanden i samband med konton

(Artikel 61 i budgetförordningen)

I villkoren för öppnande, skötsel och användning av konton ingår att, beroende på internkontrollens behov, checker, överföringar och alla övriga banktransaktioner skall undertecknas av en eller flera vederbörligen behöriga anställda.

▼M2

För detta ändamål skall varje institutions räkenskapsförare meddela alla finansiella institut hos vilka institutionen har öppnat konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som är behöriga.

▼B

Artikel 61

Förvaltning av konton

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren skall se till att saldot på de bankkonton som avses i artikel 59 inte kraftigt avviker från de beräkningar av likvida medel som avses i artikel 58.2 och i vart fall

a) att det inte förekommer några debetsaldon på dessa konton, och

b) att saldot för konton som förs i nationell valuta regelbundet omräknas till euro.

2. Räkenskapsföraren får inte behålla saldon på konton i nationell valuta som kan medföra omfattande förluster för institutionen på grund av variationer i växelkursen.

Artikel 62

Överföringar och omräkningar av valutor

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar artikel 69 skall räkenskapsföraren göra överföringar mellan konton som öppnats i institutionens namn i finansinstitut och utföra omräkningar av valutor.

Artikel 63

Utbetalning

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Betalningarna skall utföras med hjälp av överföring eller check.

▼M2

Artikel 64

Register över juridiska personer

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren får utföra betalningar via överföring endast om institutionen har infört mottagarens kontouppgifter, information som styrker mottagarens identitet samt eventuella ändringar i dessa uppgifter i ett gemensamt register.

Alla sådana registreringar eller ändringar av mottagarens kontouppgifter eller identitetsuppgifter skall baseras på styrkande handlingar, som skall läggas fram i den form som kommissionens räkenskapsförare beslutar.

▼B

2. När det gäller betalningar via överföring kan utanordnarna endast binda sin institution i förhållande till tredje man om denne lämnat de handlingar som krävs för registreringen.

▼M2

Utanordnarna skall informera räkenskapsföraren om eventuella ändringar av identitets- och kontouppgifter som mottagaren meddelar och skall kontrollera att dessa uppgifter är riktiga innan betalning sker.

▼B

När det gäller stöd inför anslutningen av nya medlemsstater får enskilda åtaganden ingås gentemot kandidatländernas offentliga myndigheter utan att detta först måste införas i registret över mottagarens uppgifter. I dessa fall skall utanordnaren ansvara för att åtagandet förs in så snart som möjligt därefter. Det skall anges i överenskommelsen att den första betalningen inte får ske förrän mottagaren meddelat kommissionen sina kontouppgifter.

Artikel 65

Räkenskapsförarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Alla styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna och för upprättandet av de konton som avses i artikel 121 i budgetförordningen skall bevaras i fem år räknat från datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

Alla handlingar som gäller transaktioner som ännu inte avslutats skall emellertid bevaras under en längre period fram till slutet av året efter det år då transaktionerna avslutades.

Varje institution skall själv bestämma vilken avdelning som skall förvara de styrkande handlingarna.







Avsnitt 4

Förskottsförvaltaren

Artikel 66

Villkor för användning av förskottskonton

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. När det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten, särskilt när det rör sig om mindre belopp, kan förskottskonton upprättas för att betala dessa utgifter.

▼M2

2. Förskottsförvaltaren får tillfälligt kontrollera och betala utgifter på grundval av ett detaljerat regelverk som skall framgå av de instruktioner som den behörige utanordnaren lämnar. I dessa instruktioner skall det anges vilka regler och villkor som gäller för preliminär kontroll och utbetalningar och, i förekommande fall, för att underteckna rättsliga åtaganden enligt artikel 94.1 e.

▼B

3. Räkenskapsföraren skall fatta beslut om upprättandet av ett förskottskonto och utnämningen av en förskottsförvaltare, efter ett vederbörligen motiverat förslag från den behörige utanordnaren. Förskottsförvaltarens och utanordnarens ansvar och skyldigheter skall anges i beslutet.

Räkenskapsföraren skall också besluta om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, efter ett vederbörligen motiverat förslag av den behörige utanordnaren.

Artikel 67

Villkor för upprättande och betalning

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. I beslutet om upprättande av ett förskottskonto och utnämning av en förskottsförvaltare och beslutet om ändringar av villkoren för ett förskottskonto skall särskilt följande fastställas:

a) Det högsta belopp som inledningsvis kan avsättas som förskott och dess ändamål.

b) Öppnandet, i förekommande fall, av ett bank- eller postgirokonto i institutionens namn.

c) Utgiftsslaget och det högsta belopp för varje utgift som kan utbetalas av en förskottsförvaltare till en tredje part eller inkasseras från denne.

d) Hur ofta och på vilket sätt de styrkande handlingarna skall inlämnas samt att dessa styrkande handlingar skall översändas till utanordnaren för reglering.

e) Det förfarande som skall användas om förskottskontot måste fyllas på.

f) Att transaktionerna i förskottskontot regleras av utanordnaren senast vid utgången av efterföljande månad för att säkra avstämningen mellan saldoposten och banksaldot.

g) Giltighetstid för räkenskapsförarens tillstånd till förskottsförvaltaren.

h) Den utnämnde förskottsförvaltarens identitet.

2. Vid utformningen av förslagen till beslut om att inrätta förskottskonton skall den behörige utanordnaren se till att

a) i första hand lyfta medel via budgeten när det finns tillgång till det centrala datoriserade redovisningssystemet,

b) endast använda sig av förskottskonton när det är motiverat.

▼M2

De maximibelopp som får betalas ut av förskottsförvaltaren i de fall när det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten får inte överstiga 60 000 euro per utgift.

▼B

3. Förskottsförvaltaren får göra utbetalningar till tredje man på följande villkor:

a) Betalningen avser tidigare budgetmässiga och rättsliga åtaganden, undertecknade av den behörige utanordnaren.

b) Tillgodohavandet på förskottskontot i kassa eller bank får inte överskridas.

▼M3

4. Utbetalningar från förskottskonton får göras med hjälp av banköverföring, vilket inkluderar autogirering enligt artikel 80 i budgetförordningen, check eller andra betalningsmedel, i enlighet med de anvisningar som fastställts av räkenskapsföraren.

▼B

5. Verkställda betalningar skall följas av formella beslut om slutlig kontroll och/eller reglerings betalningsorder som skall undertecknas av behörig utanordnare.

Artikel 68

Val av förskottsförvaltare

(Artikel 63 i budgetförordningen)

►M2 Förskottsförvaltare skall utses bland fast anställda tjänstemän, men får, om så krävs och endast i vederbörligen motiverade fall, också utses bland övriga kategorier anställda. ◄ Förskottsförvaltare skall väljas på grundval av hans eller hennes särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som skall styrkas med utbildningsbevis eller intyg om lämplig yrkeserfarenhet, eller ha förvärvats efter att ha fullgjort ett särskilt utbildningsprogram för ändamålet.

Artikel 69

Överföring till förskottskontona

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren skall avsätta medel på förskottskontona och övervaka både öppnandet av bankkonton och delegeringen av undertecknandet, samt kontrollerna på platsen och i de centrala räkenskaperna. Räkenskapsföraren skall föra över medel till förskottskontona. Förskotten skall utbetalas till de bankkonton som öppnats i förskottskontots namn.

De aktuella förskottskontona kan tillföras medel direkt från diverse lokala inkomster, såsom från

a) försäljning av utrustning,

b) publikationer,

c) diverse återbetalningar, samt

d) räntor.

Regleringen av utgifter eller inkomster skall, vare sig de tillhör kategorin diverse eller är avsatta för särskilda ändamål, ske enligt det beslut om upprättande av förskottskonton som avses i artikel 67 samt enligt bestämmelserna i budgetförordningen. Utanordnaren skall dra av beloppen i fråga när han senare tillför medel till dessa förskottskonton.

2. Särskilt för att undvika växelkursförluster kan förskottsförvaltaren göra överföringar mellan de olika bankkonton som ingår i samma förskottskonto.

Artikel 70

Utanordnarnas och räkenskapsförarnas kontroller

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. Förskottsförvaltaren skall föra räkenskaper över de medel han förfogar över i kassa och bank, utförda betalningar och inkasserade intäkter enligt de regler och instruktioner som fastställts av räkenskapsföraren. ►M2 Redovisningen av dessa räkenskaper skall alltid finnas tillgänglig för den behörige utanordnaren och förskottsförvaltaren skall göra en sammanställning över transaktionerna minst en gång i månaden och under påföljande månad sända den, tillsammans med styrkande handlingar, till den utanordnare som är ansvarig för reglering av kontots transaktioner. ◄

2. ►M2 Räkenskapsföraren skall själv eller genom en särskilt befullmäktigad anställd inom samma avdelning eller inom utanordnarnas avdelningar utföra kontroller, i regel på plats och utan förvarning, av de medel som anförtrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper och skall också utföra kontroller av regleringen av kontots transaktioner inom den fastställda tidsfristen. ◄ Räkenskapsföraren skall meddela resultaten av sina kontroller till behörig utanordnare.

Artikel 71

Upphandlingsförfarande

(Artikel 63 i budgetförordningen)

Betalningar från förskottskonton får, inom de gränser som anses i artikel 129.4, ske genom en enkel betalning mot faktura, utan föregående godkännande av ett anbud.







KAPITEL 4

Aktörernas ansvar







Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 72

Instanser med behörighet i fråga om bedrägeri

(Artiklarna 60.6 och 65.2 i budgetförordningen)

De myndigheter och instanser som avses i artiklarna 60.6 och 65.2 i budgetförordningen är de instanser som anges i ►M3 tjänsteföreskrifterna ◄ samt i gemenskapsinstitutionernas beslut om villkor och närmare bestämmelser för interna utredningar för att bekämpa bedrägerier, korruption och all annan olaglig verksamhet som kan skada gemenskapernas intressen.







Avsnitt 2

Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

Artikel 73

Bekräftelse av beslut

(Artikel 66.2 i budgetförordningen)

1. Om en utanordnare anser att ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter strider mot gällande bestämmelser eller mot principen för en sund ekonomisk förvaltning, särskilt därför att den är oförenligt med nivån på de anslagna medlen, skall han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat eller vidaredelegerat befogenheten om detta. ►M2 Om den delegerande myndigheten inom rimlig tid skriftligen bekräftar beslutet och tydligt anger de aspekter som kritiserats av den som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering skall utanordnaren befrias från ansvar. Han eller hon skall då verkställa beslutet, utom om det är uppenbart olagligt eller strider mot gällande säkerhetsnormer. ◄ Han eller hon skall då verkställa beslutet, utom då det strider mot straffrättsliga bestämmelser eller gällande säkerhetsnormer.

2. Bestämmelserna i punkt 1 skall också gälla om en utanordnare vid genomförandet av ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter upptäcker att omständigheterna kring ärendet kan ge upphov till en situation som strider mot gällande bestämmelser.

3. Beslut som bekräftats på de villkor som anges i artikel 66.2 i budgetförordningen skall sammanställas av den behörige delegerade utanordnaren och anges i dennes årliga verksamhetsrapport.

▼M3

Artikel 74

Finansiella oegentligheter

(Artiklarna 60.6 och 66.4 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar de befogenheter som tilldelats Olaf skall den instans som avses i artikel 43a (nedan kallad ”instansen”) vara behörig att ta upp varje överträdelse av en bestämmelse i budgetförordningen eller av bestämmelser rörande den ekonomiska förvaltningen eller kontrollen av transaktionerna som är följden av en handling eller en försummelse av en anställd.

Artikel 75

Den särskilda instansen för finansiella oegentligheter

(Artiklarna 60.6 och 66.4 i budgetförordningen)

1. De fall av finansiella oegentligheter som avses i artikel 74 i denna förordning skall av tillsättningsmyndigheten hänskjutas till instansen för yttrande i enlighet med artikel 66.4 andra stycket i budgetförordningen.

En delegerad utanordnare får hänskjuta ett ärende till instansen om han eller hon bedömer att en finansiell oegentlighet har begåtts. Instansen skall avge ett yttrande där den bedömer huruvida oegentligheter som avses i artikel 74 har förekommit, hur allvarliga de är och vilka konsekvenser de kan få. Om den särskild