1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 1
Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
►B KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EURATOM, EKSG, EG) nr 3418/93
av den 9 december 1993
om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den
21 december 1977
(EGT L 315, 16.12.1993, s. 1)
Ändrad genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
►M1 Kommissionens beslut 97/594/EKSG, EG, Euratom av den 30 juli 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2 Kommissionens beslut 98/539/EG, EKSG, Euratom av den 7 september
1998 L 252 67 12.9.1998
►M3 Kommissionens beslut 1999/537/EG, EKSG, Euratom av den 23 juli 1999 L 206 24 5.8.1999
►M4 Kommissionens beslut 2000/716/EG av den 16 november 2000 L 290 52 17.11.2000
Anm.:I denna konsoliderade utgåva förekommer hänvisningar till den europeiska omräkningsenheten och/eller ecun. Från och
med den 1 januari 1999 skall båda benämningarna förstås som hänvisningar till euron — rådets förordning (EEG) nr 3308/80 (EGT L 345, 20.12.1980, s. 1) och rådets förordning (EG) nr 1103/97 (EGT L 162, 19.6.1997, s. 1).
▼B
KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EURATOM, EKSG, EG) nr
3418/93
av den 9 december 1993
om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa
bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT
DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och
stålgemenskapen,
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenska-
pen,
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atome-
nergigemenskapen,
med beaktande av budgetförordningen av den 21 december 1977
beträffande Europeiska gemenskapernas allmänna budget (1), senast
ändrad genom rådets förordning (Euratom, EKSG, EEG) nr 610/90 (2),
särskilt artikel 126 i denna,
efter samråd med Europaparlamentet och rådet,med beaktande av domstolens, revisionsrättens och Ekonomiska och
sociala kommitténs yttrande, och
med beaktande av följande:I vissa bestämmelser i artiklarna 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38,
41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123och 128 i budgetförordningen förutsätts uttryckligen att närmarebestämmelser bör utarbetas för att genomföra dem.
I kommissionens förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 (
3) krävs
det att ett antal ändringar görs, särskilt till följd av revisionen av
budgetförordningen.
Genomförandebestämmelser bör fastställas för att skapa klarhet i
handläggningen av vissa bidrag från tredje man för gemenskapensverksamhet.
Utifrån önskemålet om klarhet och en rationell användning bör alla
gällande genomförandebestämmelser samlas i en enda text och förord-
ning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 bör upphävas.
Utarbetandet av dessa bestämmelser utesluter inte ett utarbetande vid en
senare tidpunkt av andra genomförandebestämmelser som inte direktförutsätts i budgetförordningen men som senare kan visa sig varanödvändiga.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
AVDELNING I
VILLKOR SOM MÅSTE TILLÄMPAS FÖR ECU RÖRANDE
INKOMSTER OCH UTGIFTER
(Artikel 11.4 i budgetförordningen)
Artikel 1
Omräkningar mellan ecu och nationella valutor skall som regel göras på
grundval av den dagskurs för ecu som offentliggörs i Europeiska
gemenskapernas officiella tidning . Omräkning mellan ecu och nationella
valutor skall dock, p.g.a. de bokföringsskäl som avses i artiklarna 69 och72 i budgetförordningen, enligt artikel 11.4 i budgetförordningen, göras1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 2
(1) EGT nr L 356, 31.12.1977, s. 1.
(2) EGT nr L 70, 16.3.1990, s. 1.
(3) EGT nr L 360, 19.12.1986, s. 1.
▼B
på grundval av den månadskurs för ecu som beräknas på grundval av
den näst sista arbetsdagen i den månad som föregår den månad förvilken kursen fastställs.
Artikel 2
Om förslag till åtagande och fastställda fordringar uttrycks i nationell
valuta, skall de omräknas till ecu i enlighet med den regel somföreskrivs i artikel 1.
Den motsvarande betalningsordern och betalningskravet måste utfärdas i
samma valuta.
Saldot, uttryckt i ecu, av ett åtagande eller av en fastställd fordran som
är uttryckt i en nationell valuta skall justeras vid varje månatlig
redovisning av resultatkontona. Räkenskapsårets sista justering skall
göras på grundval av decemberkursen vad gäller saldot av åtagandena.Saldot av de fastställda fordringarna justeras på grundval av kursen perden 31 december med avseende på upprättandet av balansräkningen.
Dessutom kan dessa saldon justeras under loppet av en månad om en
valutakursanpassning har ägt rum.
Artikel 3
Trots bestämmelserna i artikel 1 skall den kurs som skall användas under
månaden ”n” för vilken utgiftsberäkningen med avseende på förskottenfinansieras genom garantisektionen vid EUGJF, enligt artikel 3.5 ikommissionens förordning (EEG) nr 2776/88 (
1), vara densamma som
den tionde dagen i månaden ”n+1” eller den första påföljande dagen förvilken en allmän notering är tillgänglig.
Denna kurs skall även användas för de motsvarande förskott som avses i
artiklarna 4 och 5 i förordning (EEG) nr 2776/88.
Skillnaderna i nationell valuta mellan de finansiella medel som har
ställts till medlemsstaternas förfogande för månaden ”n” och de utgifter
som tas upp i räkenskaperna för samma månad skall omräknas till ecu
efter kursen den tionde dagen i månaden ”n+2”.
Artikel 4
Decemberkurserna på ecu skall användas för att beräkna de utestående
åtagandena vid slutet av räkenskapsåret och, vad gäller icke-differen-
tierade anslag, för att fastställa vilka anslag som skall föras över.
Betalningar som gjorts avseende ett bestämt räkenskapsår mellan den
första och den femtonde dagen i januari påföljande år skall, av
budgetskäl, tas upp i räkenskaperna enligt decemberkursen på ecu.
Artikel 5
Vad gäller icke-differentierade anslag skall betalningar för utestående
åtaganden göras, till motsvarigheten av de belopp som förs över, i
nationell valuta eller i ecu. Betalningarna skall tas upp i räkenskaperna
efter de kurser som gäller vid tiden för betalningen. Alla betalningar somgörs utöver de anslag som förs över för varje budgetrubrik skall det tashänsyn till när räkenskapsårets saldo beräknas i enlighet med artikel 15 irådets förordning (EEG, Euratom) nr 1552/89 (
2).
Vid differentierade anslag skall justeringarna av de utestående
åtagandena från tidigare år som utarbetats vid tiden för uppskrivningarna
tas upp i räkenskaperna och tas upp i tabellen över den inkomst- och
utgiftsredovisning som visar betalningar av åtaganden från tidigareräkenskapsår.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 3
(1) EGT nr L 249, 8.9.1988, s. 9.
(2) EGT nr L 155, 7.6.1989, s. 1.
▼B
AVDELNING II
DELEGERING AV BEFOGENHETER
(Artikel 22 i budgetförordningen)
Artikel 6
I de handlingar genom vilka befogenheter delegeras enligt artikel 22.4 i
budgetförordningen skall namnen på de ledamöter i institutionen som ärbemyndigade att underteckna i fullmaktsgivarens ställe anges.
I dessa handlingar skall det hänvisas till bestämmelserna i de
förfaranderegler som avses i artikel 22.4 vari villkoren för delegeringav befogenheter fastställs.
Artikel 7
De handlingar som avses i artikel 6 skall, tillsammans med under-
skriftsprov av den tjänsteman till vilken befogenheterna har delegerats,
sändas till
— den befullmäktigade,
— institutionens räkenskapsförare, som inte får göra några betalningar
som har godkänts av tjänstemän som inte är befullmäktigade därtill,
— institutionens styrekonom, som skall vara ansvarig för kontroll av
legaliteten och enhetligheten av inkomster och utgifter,
— utanordnaren, dock endast vad gäller fullmakter som lämnats av
styrekonomen eller av räkenskapsföraren, eller om underfullmakterlämnats av utanordnarna inom ramen för deras befogenheter,
— revisionsrätten.
De handlingar som visar att fullmakterna upphör att gälla skall även
översändas enligt ovan.
Artikel 8
I fullmaktshandlingen skall alltid närmare anges inom vilka gränser de
befullmäktigade är bemyndigade att utarbeta förslag om fastställande av
fordringar och om betalningskrav, förslag om åtagande av utgifter ochbetalningsorder, de artikel- och kontonummer som fullmakten omfattaroch eventuellt fullmaktens varaktighet.
Artikel 9
I enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen och i denna
förordning skall varje institution vidta de åtgärder för förvaltning av
anslagen som den anser nödvändiga för ett tillfredsställande genom-förande av sitt budgetavsnitt.
Varje institution skall utarbeta en handling som innehåller de interna
bestämmelser som antas i detta syfte. Denna handling skall inbegripa
grundläggande regler om behörighetsfördelningen mellan utanordnare
och förvaltande enheter för genomförandet av utgifts- och inkomstberäk-ningen inom varje institutions budgetavdelning.
Den handling som avses i andra stycket och alla andra interna
instruktioner av allmän karaktär som utfärdas för att genomförabudgeten och räkenskaperna skall vara tillgängliga för alla avdelningar
som är delaktiga i budgetförvaltningen och för revisionsrätten.
AVDELNING III
FÖRVALTNING MED HJÄLP AV DATORSYSTEM
(Artikel 23 i budgetförordningen)
Artikel 10
1. Enligt artikel 23 i budgetförordningen innebär ”integrerade
datorsystem” datoriserad förvaltning och räkenskapsprogram som krävermedverkan av utanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren ochsom kommer till stånd genom ett gemensamt avtal mellan dem.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 4
▼B
2. För användningen av systemet gäller följande:
a) Systemet skall säkerställa att anslag finns tillgängliga för den
transaktion som föreslås och avvisa varje transaktion där anslagen
inte finns tillgängliga.
b) Systemet måste säkerställa att varje transaktion uteslutande utförs av
de tjänstemän som är bemyndigade därtill på utanordnarens,
styrekonomens och bokförarens avdelningar, i enlighet med debestämmelser som antagits av varje institution enligt artikel 9.
c) Systemet måste säkerställa en effektiv åtskillnad mellan utanordna-
rens, styrekonomens och bokförarens verksamheter.
d) Institutionen skall se till att dess interna och externa förfaranden
garanterar informationssäkerheten och användningen av systemet.
e) Institutionen skall säkerställa systemets fysiska säkerhet.
f) Utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artiklarna
84, 87 och 89 i budgetförordningen, får varje institution, omutanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren tillsammansanser att systemet erbjuder garantier som uppfyller dess krav, besluta
att använda datamedier i stället för de tidigare använda formulären,
dvs. förslag till åtaganden, betalningsorder och betalningskrav.
AVDELNING IV
REGLER FÖR RÄKENSKAPSFÖRARE, BITRÄDANDE RÄKENSKAPS-
FÖRARE OCH FÖRSKOTTSFÖRVALTARE
(Artiklarna 25 och 75 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Allmänna bestämmelser
Artikel 11
Varje institution skall med ett motiverat beslut utnämna en räkens-
kapsförare som skall ansvara för
— inkassering av fordringar och intäkter, betalning av utgifter och
förvaltning av likvida medel,
— räkenskapsföring och uppställning av redovisningar i enlighet med
artiklarna 69-72 och 78-81 i budgetförordningen.
Artikel 12
Institutionen får på ett motiverat förslag av räkenskapsföraren utse en
eller flera biträdande räkenskapsförare som skall rapportera tillräkenskapsföraren vilken fastställer deras ansvarsområde.
Artikel 13
Räkenskapsföraren skall utnämnas av varje institution bland tjänstemän
ur kategori A eller B vilka är medborgare i medlemsstaterna.
Biträdande räkenskapsförare skall utnämnas av varje institution bland
tjänstemän ur kategori A och B och, i särskilda fall, ur kategori C ochskall vara medborgare i medlemsstaterna.
De förskottsförvaltare som utses enligt artikel 83 i denna förordning
skall väljas bland tjänstemän i kategorierna A, B och C, eller, om
nödvändigt, bland övrig personal på motsvarande nivå.
Artikel 14
Räkenskapsföraren och de biträdande räkenskapsförarna skall väljas av
institutionen på grundval av deras särskilda kvalifikationer sombekräftas genom examensbetyg eller motsvarande yrkeserfarenhet.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 5
▼B
Artikel 15
De uppdrag som utförs av räkenskapsföraren och de biträdande
räkenskapsförarna är oförenliga med de som utanordnarna, förskottsför-
valtarna och styrekonomen utför.
De uppdrag som utförs av förskottsförvaltarna är oförenliga med de som
utförs av styrekonomen.
Artikel 16
Räkenskapsföraren skall utöva sina särskilda uppdrag i enlighet med
bestämmelserna i budgetförordningen.
Räkenskapsföraren skall i synnerhet vara garant för objektivitet vid
räkenskapsföringen och vid fastställandet av redovisningarna i enlighetmed artiklarna 69-72 och 78-81 i budgetförordningen.
Institutionen skall ställa den personal och utrustning till räkenskaps-
förarens förfogande som krävs för att denne ska kunna utföra sinauppdrag på ett tillfredsställande sätt.
Innan utgifterna betalas, skall räkenskapsföraren se till att de krav som
avses i budgetförordningen och i denna förordning uppfylls, och försäkra
sig om giltigheten av slutbetalningen och att det inte finns någramateriella fel.
Räkenskapsföraren skall inställa betalningen och ange orsakerna till
detta beslut om det av den kontroll som företas framgår att debestämmelser som avses i de fyra första punkterna inte har följts.
Betalningar som effektueras utan att kraven i artikel 51.3 i budgetförord-
ningen följs skall leda till disciplinärt och eventuellt ekonomiskt ansvar
mot räkenskapsförarna, de biträdande räkenskapsförarna ochförskottsförvaltarna i enlighet med villkoren i artikel 22 och artiklarna86-89 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren förövriga anställda i Europeiska gemenskaperna (hädanefter kallat”tjänsteföreskrifterna”).
Artikel 17
När det preliminära budgetförslaget utarbetas, skall räkenskapsföraren
rådfrågas om problem med avseende på utformningen av budgeten vilka
kan påverka genomförandet av budgeten.
Avsnitt II
Räkenskapsföring och färdigställande av redonisningar
Artikel 18
1. I enlighet med det fjärde stycket i artikel 25 i budgetförordningen
skall räkenskapsföraren utarbeta periodiska översikter och inkomst- och
utgiftsberäkning och balansräkning för den institution som denne hörtill. För detta ändamål skall denne föra räkenskaper över budgetårets allatransaktioner och avsluta räkenskaperna vid årets slut.
2. Redovisningarna skall föreläggas styrekonomen i enlighet med
artiklarna 79-81 i budgetförordningen och sedan slutligen antas avinstitutionen.
3. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, skall en preliminär
redovisning utarbetas samma dag som räkenskapsföraren lämnar sittuppdrag.
Redovisningen skall godkännas av räkenskapsföraren som lämnar sitt
uppdrag och av den nye räkenskapsföraren genom deras underskrifter.
Artikel 19
De övriga institutionerna skall till kommissionen senast den 1 mars
översända inkomst- och utgiftsberäkningen och balansräkningen som dehar utarbetat och alla handlingar eller all information som kan varanödvändig för konsolideringen av räkenskaperna.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 6
▼B
Artikel 20
Kommissionens räkenskapsförare skall samla all nödvändig information
och skall utarbeta Europeiska gemenskapernas konsoliderade inkomst-och utgiftsberäkning och balansräkning så att kommissionen kan antadem och sända dem till Europaparlamentet, rådet och revisionsrättensenast den 1 maj.
Artikel 21
Efter det att kommissionens räkenskapsförare har samrått med de övriga
institutionernas räkenskapsförare, skall kommissionen
— anta de räkenskapsmetoder som skall gälla för alla institutioner,
— anta och hålla strukturen i institutionernas räkenskapskontoplan à
jour,
— harmonisera uppställningen av balansräkningarna.
Kommissionen skall motivera och förklara alla ändringar i räkens-
kapsmetoderna i de anmärkningar som biläggs balansräkningen.
Avsnitt III
Utförande av uppdrag med avseende på likvida medel
Artikel 22
I enlighet med det första stycket i artikel 25 i budgetförordningen skall
räkenskapsföraren, som är ansvarig för inkassering av inkomster ochbetalning av utgifter, ansvara för förvaltningen av motsvarande medel.
Institutionen skall öppna eller låta öppna nödvändiga bankkonton efter
att ha förhandlat om villkoren i enlighet med principerna om sundekonomisk förvaltning. Villkoren för kontona skall undersökas regel-bundet och om nödvändigt omförhandlas. Styrekonomen skall övatillsyn över dem.
Kommissionens räkenskapsförare skall vara ansvarig för, efter samråd
med de övriga institutionernas räkenskapsförare, harmonisering avtransaktionsvillkoren för de konton som öppnats av de olika institutio-
nerna.
Artikel 23
Räkenskapsföraren skall vara ansvarig för förvaltningen av den institu-
tions tillgångar till vilken han hör, för bemyndigande av överföringar
mellan bankkonton och för att utföra valutaväxlingar på ett sådant sättatt det inte förekommer något debetsaldo på dessa konton.
Överföringar mellan bankkonton måste utföras inom ramen för
disponibla medel.
Artikel 24
Kommissionens räkenskapsförare skall fördela de disponibla medlen i
medlemsstaternas statskassor och centralbanker bland medlemsstaterna ienlighet med artikel 12 i förordning (EEG, Euratom) nr 1552/89.
Artikel 25
Räkenskapsföraren skall regelbundet stämma av bankkontona med
bokföringen och skall kontrollera att de villkor som förhandlats framtillämpas korrekt.
Artikel 26
Räkenskapsföraren skall överföra medel till förskottsförvaltaren och
skall övervaka den finansiella uppföljningen av dessa konton.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 7
▼B
Artikel 27
Kommissionens räkenskapsförare skall, i enlighet med artikel 1 i denna
förordning, besluta om ecu-kursen i förhållande till de olika valutor sominstitutionerna måste använda för att genomföra budgeten.
Avsnitt IV
Försäkring
Artikel 28
Räkenskapsföraren, de biträdande räkenskapsförarna och förskottsför-
valtarna skall genom institutionen försäkra sig mot de finansiella riskersom följer av deras uppdrag.
Artikel 29
Försäkringspremierna skall betalas direkt till försäkringsgivaren av
institutionen.
Artikel 30
Utan att det påverkar tillämpningen av
— artiklarna 86-89 i tjänsteföreskrifterna,
— artikel 75 i budgetförordningen,
— institutionens indrivningsrätt gentemot tredje man,
skall institutionen, i enlighet med artikel 215 andra stycket i EEG-
fördraget, stå för alla risker och underskott som inte täcks avförsäkringar, i den omfattning som saldot på det garantikonto somöppnats i den ansvarige tjänstemannens namn inte är tillräckligt för atttäcka underskottet.
Avsnitt V
Särskild ersättning och garantikonto
Artikel 31
Det månatliga beloppet för särskild ersättning som avses i artikel 75.4 i
budgetförordningen skall vara
—►
M4137◄ecu för räkenskapsföraren,
—►M492◄ecu för de biträdande räkenskapsförarna,
—►M446◄ecu för förskottsförvaltare, om förskottet är minst
►M43 800◄ecu under en period på minst 30 dagar i följd.
Ersättningen skall uttryckas i ecu och det tillämpliga beloppet skall i ecu
krediteras det garantikonto som avses i artikel 32.
Artikel 32
Ett garantikonto skall öppnas i var och en av de anställdas namn i
institutionens allmänna bokföring. På begäran av varje ifrågavarandeinstitution, kan detta konto föras centralt i kommissionens allmännabokföring. Detta konto skall regelbundet krediteras med den månatliga
ersättning som avses i artikel 31 och med årlig ränta som motsvarar det
årliga genomsnittet av de månatliga satser som tillämpas av Fonden föreuropeiskt monetärt samarbete i ecu (
1).
Det skall debiteras för underskott som den ifrågavarande personen
förklaras ansvarig för av den institution som denne utnämnts av, i den
omfattning som underskottet inte täcks av utbetalningar från försäkrings-givare.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 8
(1) Dessa satser offentliggörs varje månad i C-serien av Europeiska gemens-
kapernas officiella tidning .
▼B
Artikel 33
1. När en räkenskapsförare eller biträdande räkenskapsförare avslutar
sitt uppdrag skall garantikontots kreditsaldo betalas till denne eller till desom inträder i dennes ställe, efter ett beslut av de myndigheter som avses
i artikel 22 i budgetförordningen och den ansvarsfrihet som avses i
artikel 77 i budgetförordningen har beviljats och efter räkenskapsföra-rens, undantaget det som rör honom själv, och styrekonomernas positivayttrande.
2. När en förskottsförvaltare avslutar sitt uppdrag utbetalas garanti-
kontots kreditsaldo till denne eller till de som inträder i dennes ställe,efter godkännande och kontroll av räkenskapsföraren och den berörda
utanordnaren och efter finansinspektörens positiva yttrande.
3. De betalningar som avses i första och andra punkterna skall
uteslutande göras efter skriftliga instruktioner från chefen för general-
direktoratet eller den administrativa enheten som räkenskapsföraren hörtill.
AVDELNING V
REGLER FÖR STYREKONOMEN OCH DE BITRÄDANDE STYREKO-
NOMERNA
(Artikel 24 i budgetförordningen)
Artikel 34
Varje institution skall med ett motiverat beslut utnämna en styrekonom
som skall ansvara för kontroll av åtaganden och godkännanden av alla
utgifter och kontroll av alla inkomster i gemenskapernas budget för vilka
institutionen är det ansvariga organet.
Artikel 35
Institutionen kan utnämna en eller flera biträdande styrekonomer. De
skall rapportera till styrekonomen, som skall besluta vilka befogenheter
som skall delegeras till dem. De skall ha ansvar för de godkännandensom de beviljar inom ramen för de befogenheter som delegerats till dem.
Artikel 36
Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall väljas av
institutionen bland medborgare i medlemsstaterna på grundval av derassärskilda kvalifikationer.
Artikel 37
Institutionen skall ställa nödvändig personal och utrustning till styr-
ekonomens förfogande för att denne skall kunna fullgöra sina
kontrolluppdrag på ett tillfredsställande sätt.
Artikel 38
Alla beslut som rör delegering och subdelegering av befogenheter som
meddelas av styrekonomen eller de biträdande styrekonomerna skall
vara i överensstämmelse med bestämmelserna i artiklarna 6, 7 och 8.
Artikel 39
Styrekonomen skall vara fullständigt oberoende vid utövandet av sina
kontrolluppdrag och skall enbart vara ansvarig inför institutionen. Han
får inte ta emot instruktioner eller acceptera några begränsningar vadgäller utövandet av de uppdrag som genom utnämningen ålagts denneenligt bestämmelserna i budgetförordningen.
Dessa bestämmelser skall också gälla för de biträdande styrekonomerna,
inom gränserna för de befogenheter som delegerats till dem av derasnärmast överordnade, dvs. styrekonomen.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 9
▼B
Artikel 40
Styrekonomen kan vid vilken tidpunkt som helst framlägga rapporter till
institutionen om alla ämnen av ekonomisk innebörd, särskilt vad gäller
tillämpningen av artikel 2 i budgetförordningen.
Institutionen skall på begäran översända sådana rapporter till Europa-
parlamentet och revisionsrätten om de inte anses vara förtroliga.
Artikel 41
Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall ha tillgång till
alla underlag och till alla andra handlingar som rör de utgifter ochinkomster som skall kontrolleras. De kan utföra kontroller på platsen.
Artikel 42
Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna kan endast ställas
disciplinärt och eventuellt ekonomiskt till ansvar inom ramen för artikel
74 i budgetförordningen av institutionen själv under de omständighetersom anges i andra, tredje, fjärde och femte punkterna.
Institutionen skall fatta ett motiverat beslut om att inleda en undersök-
ning. Detta beslut skall meddelas den berörda personen och, om denne är
biträdande styrekonom, styrekonomen. Institutionen kan, under eget
direkt ansvar, överlåta utredningen till en eller flera tjänstemän, medsamma eller högre lönegrad än den anställde ifråga och som inte utföruppdrag som styrekonom, utanordnare eller räkenskapsförare. Underutredningen skall den berörda personen och, om denne är biträdande
styrekonom, styrekonomen höras.
Undersökningsrapporten skall sändas till den berörda personen och, om
denne är biträdande styrekonom, till styrekonomen. Berörd person skalldärefter höras av institutionen angående denna rapport.
På grundval av rapporten och behandlingen skall institutionen fatta ett
motiverat beslut om ansvarsfrihet avseende den undersökta frågan för
den berörda personen eller ett motiverat beslut enligt artiklarna 22 och86-89 i tjänsteföreskrifterna. Beslut om disciplinära eller ekonomiskasanktioner meddelas den berörda personen och för kännedom till övrigainstitutioner, revisionsrätten och, om den berörda personen är biträdande
styrekonom, till styrekonomen.
Den berörda personen kan överklaga dessa beslut hos domstolen, i
enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.
Artikel 43
Utan att tillämpningen av förfaranden för överklaganden i tjänsteföresk-
rifterna påverkas, kan styrekonomen och de biträdande styrekonomerna
överklaga hos domstolen med avseende på varje åtgärd som gäller deraskontrolluppdrag. Dessa överklaganden skall inlämnas inom tre månaderfrån den dag som meddelande om den ifrågavarande åtgärden inkom.
Bestämmelserna i första stycket skall även gälla för överklaganden av
institutionen mot dess styrekonom eller dess biträdande styrekonomer.
Överklaganden skall behandlas och prövas i enlighet med artikel 91.5 i
tjänsteföreskrifterna.
AVDELNING VI
INKASSERING AV FORDRINGAR
(Artiklarna 28 och 29 i budgetförordningen)
Artikel 44
I enlighet med artikel 28.1 i budgetförordningen, skall den behöriga
utanordnaren ställa upp en beräkning för varje åtgärd som kan geupphov till eller ändra en fordran för gemenskaperna. En beräkning skalläven ställas upp när det inte är möjligt att genom den åtgärd eller detbeslut som ger upphov till en senare fordran fastställa beloppet eller1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 10
▼B
förfallodagen. När det är möjligt skall det beräknade beloppet och den
förväntade förfallodagen anges.
Beräkningen skall sändas till styrekonomen för godkännande och till
räkenskapsföraren för preliminär registrering.
Artikel 45
1. I enlighet med artikel 28.2 i budgetförordningen, skall den
behöriga utanordnaren utan dröjsmål utfärda ett betalningskrav för varje
fastslagen fordran.
Betalningskravet skall sändas till styrekonomen för godkännande och till
räkenskapsföraren för registrering. Förfallodagen skall särskilt anges.
2. Räkenskapsföraren skall fullfölja betalningskravet genom att kräva
att gäldenären betalar skuldbeloppet på fastställd dag.
3. Vid den faktiska inkasseringen av den fastställda summan skall
räkenskapsföraren utfärda en inkomstverifikation som skall bokföras.Denne skall underrätta utanordnaren och styrekonomen om inkasser-ingen.
4. Om en fordran inte betalas vid förfallodagen skall räkenskapsfö-
raren skyndsamt inleda ett förfarande för att verkställa inkasseringen,eventuellt med alla lagliga medel.
5. Om en fordran skall inkasseras med successiva avbetalningar
antingen inom ett enda budgetår eller under flera budgetår, skall denregistreras i räkenskaperna som ett helt betalningskrav så snart den harfastställts.
Artikel 46
Framtida beräkningar inom ramen för artikel 28 i budgetförordningen
skall strikt begränsas till löpande inkomster.
Enstaka inkasseringar som rör löpande beräkningar behöver därför inte
var för sig föreläggas styrekonomen för godkännande.
Före budgetårets utgång skall utanordnaren förelägga styrekonomen
ändringarna i de löpande beräkningarna för godkännande för attsäkerställa att de motsvarar de fordringar som faktiskt fastställts.
Artikel 47
I enlighet med artikel 45.3 skall utanordnaren och styrekonomen så snart
som möjligt underrättas om varje inkassering. Om inget betalningskravhar utfärdats enligt artikel 45 i fråga om inkassering, skall det berördabeloppet omedelbart krediteras ett interimskonto i de allmännaräkenskaperna och den behöriga utanordnaren skall inleda ett förfarandeför att fastställa fordringen och utfärda det nödvändiga betalningskravet
i avsikt att bokföra inkomsten i budgeten. Om det visar sig att ett
felaktigt belopp krediterats ett sådant interimskonto, skall dettaåterbetalas så snart som möjligt.
Artikel 48
Beräkningar och betalningskrav skall tas upp var för sig i räkenskaperna
och numreras kronologiskt så att det för alla institutionens fordringarskall vara möjligt att fastställa
— vilka vidtagna åtgärder som kan ge upphov till en fordran,
— storleken på de utestående fordringarna,
— dessa fordringars förfallodag,
— vilka fordringar som har inkasserats,
— vilka fordringar som ännu inte inkasserats och de åtgärder som
vidtagits i detta hänseende.
Artikel 49
Räkenskaperna måste organiseras på ett sådant sätt att styrekonomen när
som helst kan kontrollera att beräkningen av fordringarna och av1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 11
▼B
betalningskraven är korrekt registrerade och utföra de uppdrag som
ålagts denne enligt artikel 29.3 i budgetförordningen.
Artikel 50
I enlighet med artikel 29.2 i budgetförordningen skall varje förslag av
utanordnaren att avstå från rätten att kräva in en fastslagen fordran bl.a.
innehålla upplysningar om gäldenären, arten av inkomst, det beräknade
beloppet, konteringen ifråga, de vidtagna åtgärderna för att säkerställaåterbetalningen och skälen till det föreslagna avståendet.
Om institutionens högsta myndighet underlåter att ta hänsyn till
styrekonomens nekande att ge godkännande, skall beslutet översändastill utanordnaren som till styrekonomen skall returnera förslaget om attavstå tillsammans med beslutet. Förslaget om att avstå skall tillsammansmed beslutet registreras i enlighet med artikel 28.2 första stycket ibudgetförordningen.
AVDELNING VII
ÅTAGANDE AV UTGIFTER
(Artikel 36 i budgetförordningen)
Artikel 51
Innan åtgärder vidtas som kan ge upphov till utgifter, måste den
behöriga utanordnaren förelägga styrekonomen ett förslag till åtagande.Utanordnaren måste på förhand säkerställa att denna åtgärd är iöverensstämmelse med principerna om sund ekonomisk förvaltningoch särskilt de som gäller sparsamhet och kostnadseffektivitet enligtartikel 2 i budgetförordningen. Sådana förslag skall i princip uppställas i
enlighet med ett standardformulär som skall antas genom en enhällig
överenskommelse mellan utanordnaren, räkenskapsföraren och styr-ekonomen. Sådana förslag till åtagande måste innehålla de upplysningarsom avses i artikel 37 i budgetförordningen.
Artikel 52
Institutionens preliminära beslut av allmän art som är förenade med ett
åtagande av utgifter mot tredje man skall betraktas som åtgärder som
kan ge upphov till utgifter, utan att något ytterligare beslut är
nödvändigt.
Artikel 53
Om ett principbeslut måste tas av institutionen innan ett åtagande av
utgifter kan ingås, skall det preliminära principbeslutet tillsammans meddet motsvarande åtagandeförslaget först överlämnas till styrekonomenför godkännande.
När institutionen har godkänt det preliminära beslutet, skall det
motsvarande åtagandeförslaget föreläggas styrekonomen för godkän-nande.
Om institutionen inte godkänner det preliminära beslutet eller sänker det
föreslagna utgiftsbeloppet, skall åtagandeförslaget upphävas eller, när såär lämpligt, ersättas med ett motsvarande ändrat åtagandeförslag, somskall föreläggas styrekonomen för godkännande.
Artikel 54
Preliminära åtaganden inom ramen för artikel 36.1 i budgetförordningen
skall starkt begränsas till löpande utgifter. Enskilda åtaganden som täcks
av sådana preliminära åtaganden behöver inte föreläggas styrekonomen
för godkännande.
Vad gäller preliminära åtaganden skall utanordnaren på eget ansvar
kontrollera att de enskilda åtagandena inte överskrider de preliminära
åtaganden som täcks av dem.
Sådana preliminära åtaganden skall inte ge upphov till automatisk
överföring av anslag enligt artikel 7 i budgetförordningen om de inte,1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 12
▼B
vid utgången av budgetåret, motsvarar ekonomiska åtaganden som
faktiskt ingåtts före de tidsgränser som fastställs i budgetförordningen.
Administrationskostnader som uppstår flera gånger under ett och samma
budgetår skall betraktas som löpande utgifter, som t.ex.
— personalkostnader (löner och olika bidrag, rekryteringsutgifter m.m.)
— utgifter för tjänsteresor,
— representationskostnader,— möteskostnader,
— free lance-tolkar,
— utbyte av tjänstemän,— lokalhyra,
— diverse försäkringar,
— rengöring och underhåll,
— hyreskostnader,
— telekommunikation,— vatten, gas och elektricitet,
— tidskrifter (månadsbulletiner o.dyl.),
— abonnemang.
Artikel 55
Om inte en exakt beräkning kan göras för utgifter när förslaget om det
berörda förslaget till åtagande föreläggs styrekonomen och meddelasräkenskapsföraren i fråga om vissa åtgärder som kan ge upphov tillutgifter, måste utanordnaren beräkna de förväntade utgifterna och i sittförslag till åtagande anföra de grunder varpå han kom fram till
beräkningen.
Artikel 56
Alla förslag till åtagande måste föreläggas styrekonomen i tillräckligt
god tid för att han skall kunna ta ställning härtill och framföra den kritik
han anser nödvändig för att hänsyn ska kunna tas till denna.
Artikel 57
Utan att tillämpningen av artikel 23 i budgetförordningen påverkas,
måste förslag till åtagande av utgifter åtföljas av alla relevanta underlagoch av alla andra handlingar och upplysningar som är nödvändiga för att
styrekonomen skall kunna fastställa vad som krävs enligt artikel 38.1 i
budgetförordningen.
AVDELNING VIII
REGISTRERING AV FÖRSLAG TILL ÅTAGANDE AV UTGIFTER
EFTER STYREKONOMENS GODKÄNNANDE
(Artikel 37 i budgetförordningen)
Artikel 58
Förslag till åtagande skall registreras av institutionens bokföringsenhet.
Denna registrering skall göra det möjligt att när som helst få överblicköver följande för varje budgetpost eller rubrik för budgetåret:
1. Disponibla anslag.
2. Summan av ingångna åtaganden.
3. Betalningar som gjorts med avseende på dessa åtaganden.
4. Saldot av utestående fordringar.
Registreringen skall även göra det möjligt att när som helst få överblick
över följande:
1. De ursprungliga åtagandena, eventuellt ökat med ytterligare
åtaganden.
2. Summan av ingångna åtaganden under tidigare budgeår.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 13
▼B
3. Restbeloppet för utestående fordringar vid början av budgetåret.
4. Betalningar under budgetåret.5. Utestående saldo.
Summan av de samlade preliminära åtagandena enligt artikel 99 skall
registreras på samma sätt.
Artikel 59
Räkenskaperna skall uppställas på ett sådant sätt att styrekonomen skall
kunna kontrollera att åtaganden och betalningar har registrerats på rättsätt.
AVDELNING IX
GODKÄNNANDE AV FÖRSLAG TILL ÅTAGANDE AV UTGIFTER
(Artikel 38 i budgetförordningen)
Artikel 60
Om inte annat följer av bestämmelserna i artiklarna 10 och 61, skall
godkännandet vara i form av styrekonomens undertecknande — ellerundertecknande av en biträdande styrekonom eller en anställd som harfullmakt eller underfullmakt enligt artikel 38 — av förslag till åtagande,
som skall stämplas och dateras.
Artikel 61
I brådskande fall kan godkännande ges genom en not eller per telex eller
på annat sätt som otvetydigt visar att förslaget om åtagandet i fråga hargodkänts.
Artikel 62
Om institutionens högsta myndighet enligt artikel 39 i budgetförord-
ningen underlåter att ta hänsyn till styrekonomens nekande att ge
godkännande, skall beslutet översändas till utanordnaren som tillstyrekonomen skall returnera förslaget om åtagande tillsammans medbeslutet. Förslaget till åtagande skall tillsammans med beslutetregistreras i enlighet med bestämmelserna i artikel 37 i budgetförord-
ningen.
Artikel 63
Artiklarna 60, 61 och 62 skall gälla för förslag till samlade preliminära
åtaganden inom ramen för artikel 99 i budgetförordningen.
Artikel 64
Om styrekonomen anser att underlagen i artiklarna 28.2, 37, 41 och 45 i
budgetförordningen som är närmare beskrivna i artiklarna 65-73 i
budgetförordningen är otillräckliga eller ofullständiga, skall han skjutaupp godkännandet och returnera förslaget till utanordnaren medangivande av vilka bevis som önskas.
AVDELNING X
UNDERLAG
(Artiklarna 28.2, 37, 41 och 45 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Inkassering av fordringar
Artikel 65
För betalningskrav skall följande utgöra underlag:det beslut eller den
åtgärd som ger upphov till fordringen, tillsammans med handlingar som1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 14
▼B
möjliggör kontroll av typen av fordring, uträkningen av beloppet,
förfallodagen och gäldenärens identitet, såsom
a) i fråga om egna medel (1):
— tullavgifter, jordbruksavgifter och sockeravgifter:kontoutdrag
från medlemsstaterna i enlighet med genomförandebestämmel-serna (
2),
— medel från moms och BNP:budgeten för det budgetår (år n) för
vilket beloppet fastställs och, för de respektive saldon (år n+1 ochefterföljande år), de olika sammanställningarna, sammanfattandehandlingar och de utdrag som avses i genomförandebestämmel-
serna (
2),
b) i fråga om andra diverse inkomster:den grundläggande rättsakten,
det beslut, det avtal eller den överenskommelse som ger upphov tillfordran och de handlingar varav alla komponenter för uträkningframgår.
Avsnitt II
Åtagande av utgifter
Artikel 66
För förslag till åtaganden av utgifter skall följande preliminära
rättsakter, som förpliktar institutionen, utgöra underlag:
a) För utgifter som uppstår genom avtal:
preliminär överenskommelse, avtal, ordersedel eller liknande hand-
ling tillsammans med, i fråga om avtal, erhållna anbud, skälen tillprivata överenskommelser och, om nödvändigt, yttrande frånRådgivande kommittén för inköp och avtal (hädanefter kallad”CCAM”).
b) För autonom tilldelning av stöd:
— för tilldelning av finansiellt stöd från olika fonder eller liknande
projekt:de handlingar som kan krävas enligt de tillhörandegrundförordningarna och beslut för att stöd skall beviljas;
— för bidragen i allmänhet:
— mottagarens ansökan tillsammans med, om nödvändigt, en
genomföranderapport om tidigare beviljade bidrag,
— grunderna för det tilldelade beloppet,
— det preliminära skriftliga avtalet eller liknande handlingar,
— budgetprognos för det år för vilket bidraget söks eller en
motsvarande handling.
Avsnitt III
Kontroll och betalning av utgifter
Artikel 67
För leveranser i allmänhet skall leverantörens faktura, eventuellt
tillsammans med en kopia av den handling som ger upphov tillgemenskapens förpliktelse (t.ex. ordersedel eller avtal) utgöra ettunderlag.
Under alla omständigheter måste den handling som utfärdats av
leverantören utvisa
— leveransernas art och kvantitet eller i förekommande fall en
beskrivning av de tjänster som utförts i samband med detta,
— pris per enhet och det totala priset,1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 15
(1) Rådets beslut 88/376/EEG, Euratom (EGT nr L 185, 15.7.1988, s. 24).
(2) — Förordning (EEG, Euratom) nr 1552/89,
— Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1553/89 (EGT nrL 155, 7.6.1989, s.
9).
▼B
— gemenskapens avgifts- och skattebefrielser och om nödvändigt de
belopp i avgifter, skatter och tullar som är inbegripna i priset för delevererade varorna.
Denna handling eller en bilaga till denna måste vara underskriven av
utanordnaren, eller av den person som befullmäktigats av honom om att
— leveransen behörigen mottagits med angivande av dag och plats för
mottagandet,
— leveransen tagits upp i förteckningen, om så krävs,— alla punkter på fakturan kontrollerats, och— ett yttrande lämnats av CCAM om ett sådant krävs.
Artikel 68
Med avseende på tjänster skall leverantörens faktura (eller nota)
tillsammans med, i förekommande fall, avtalet utgöra ett giltigtunderlag.
Fakturan (notan) måste
— innehålla upplysningar om tjänstens art, eventuellt pris per enhet, det
totala priset och gemenskapens avgiftsoch skattebefrielse, i den måndetta är möjligt, de avgifter och skatter för den tjänst som ärinbegripen i priset,
— ha påteckningen ”kan betalas” undertecknad av utanordnaren eller av
den person som befullmäktigats av denne, varmed intygas atttjänsten har utförts korrekt och att alla punkter på fakturan (ellernotan) har kontrollerats.
Artikel 69
1. För studie- och forskningsavtal skall följande utgöra underlag:
a) En kopia av avtalet och av eventuella tilläggsöverenskommelser som
skall biläggas den första betalningsordern.
b) Varje handling som enligt avtalens budgetbestämmelser bestyrker
motsvarande betalningar (begäran från uppdragstagaren, fakturor,namn på förvaltningskommittén om det rör sig om associeringsavtal,eller någon annan handling som styrker utgifterna). Den slutligabetalningen måste åtföljas av en handling som uppställts av
utanordnaren och i vilken intygas att tjänsten har utförts.
2. För beslut genom vilka finansiellt stöd beviljas från de olika
fonderna eller liknande åtgärder, skall följande utgöra underlag:
a) En kopia av beslutet som skall biläggas den första betalningsordern.
b) Varje handling som enligt budgetbestämmelserna i grundförord-
ningarna eller besluten att bevilja finansiellt stöd bestyrker
motsvarande betalningar (begäran om betalning, förklaring att arbetet
har påbörjats, rapporter om förloppet och andra handlingar). Densista betalningen måste åtföljas av en handling som styrker attprogrammet eller projektet har slutförts och innehålla en översiktöver de faktiska utgifter som uppstått med avseende på programmeteller projektet.
3. För de bidrag som avses i artikel 66 b andra strecksatsen skall
följande utgöra underlag:
a) En kopia av beslutet om beviljande av bidrag.
b) Bekräftelse av mottagaren att denne accepterar de kontroller som
gemenskapen genomför enligt artikel 87 i budgetförordningen och,om storleken på bidraget berättigar det, en rapport om genomförandetav projektet och om användningen av de mottagna medlen.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 16
▼B
Artikel 70
För personalutgifter, skall följande utgöra underlag:
a) Beträffande månadslön:
— Den fullständiga listan över personal med angivande av alla
beståndsdelar av ersättningen. Denna lista skall biläggas betal-
ningsordern.
— Ett formulär (blankett för personuppgifter) som visar varje
ändring av ersättningen. Detta formulär skall utarbetas pågrundval av beslut tagna för varje enskilt fall.
— Om det rör sig om tillsättningar eller utnämningar, skall en
bestyrkt kopia av tillsättningen eller utnämningen åtfölja denförsta löneutbetalningen.
b) Beträffande andra tillsättningar (tim- eller dagavlönad personal):
— En redogörelse avfattad av utanordnaren som visar närvarodagar
och -timmar.
c) Beträffande övertid:
— En redogörelse undertecknad av den befullmäktigade tjänste-
mannen med bekräftelse om den övertid som den anställde harutfört.
d) Beträffande kostnader för tjänsteresor:
— Ordern om tjänsteresa behörigt undertecknad av den behöriga
myndigheten.
— ”Redogörelse för tjänsteresor” som särskilt visar tjänsteresans
mål, dagar och tider för avresa och ankomst till målet,resekostnader, uppehållskostnader, och andra behörigt godkändakostnader med hänsyn till underlagen. Denna redogörelse skall
undertecknas av den som har företagit tjänsteresan och av den
därtill befullmäktigade överordnade myndigheten.
e) Beträffande andra personalutgifter:
— De underlag som avser det beslut som utgifterna grundar sig på
och som visar alla beståndsdelar i beräkningen.
Artikel 71
I fråga om alla åtaganden som innefattar delbetalningar, skall en bestyrkt
kopia av avtalet eller beslutet om finansiellt stöd biläggas den förstabetalningsordern. På de övriga betalningsorderna skall det hänvisas tilldenna handling och till föregående betalningar.
När den sista betalningsordern utfärdas, skall utanordnaren intyga att
transaktionen har verkställts så att de nödvändiga bokföringsmässigaåtgärderna kan vidtas vad gäller upphävande av alla åtaganden som har
förts upp men inte genomförts.
Om en tidsgräns enligt artikel 1.7 i budgetförordningen har fastställts,
skall bokföringen göra det möjligt att identifiera och ta ut de åtagandensom inte definitivt har genomförts en månad före dagen i fråga.Utanordnarna skall därefter förbereda förslag till upphävande av detåtagande som inte har genomförts eller, om villkoren i artikel 1.7 haruppfyllts, att framlägga ett förslag om ändring av det ursprungliga
åtagandet åtföljt av tillämpliga motiveringar.
Artikel 72
Om ett enda underlag täcker flera betalningar, skall det i alla
betalningsorder hänvisas till originalhandlingen och till numret på den
betalningsorder till vilken den är bilagd.
Artikel 73
Med undantag av de fall som avses i artiklarna 65-72 ovan, om ett
originalunderlag inte kan framläggas, kan utanordnaren ersätta dennamed en bestyrkt kopia, och han skall i så fall ange orsaken till attoriginalet inte har kunnat framläggas och intyga att betalningen inte hargjorts.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 17
▼B
AVDELNING XI
BEVILJANDE AV FÖRSKOTT
(Artikel 46 i budgetförordningen)
Artikel 74
Utom vad gäller de förskott som avses i tjänsteföreskrifterna eller i en
bestämmelse i en förordning, kan utanordnaren bevilja förskott för atttäcka utgifter som skall betalas av en tjänsteman eller annan anställd försin institutions räkning. Sådana utgifter som vanligtvis ligger underpersonalutgifter och administrativa utgifter kan föranledas av en särskilduppgift eller röra sig om liknande utgifter av ännu okänd art eller
storlek.
Artikel 75
Beviljande av sådana förskott och utnämning av tjänsteman eller annan
anställd skall ske på grundval av ett beslut av de myndigheter som avsesi artikel 22 i budgetförordningen på förslag av utanordnaren eftergodkännande av styrekonomen och ett positivt yttrande av räkens-kapsföraren. I sådana beslut skall förskottets storlek anges och denperiod under vilken det skall användas.
Om arten av utgifter är fastställd med tillräcklig säkerhet, skall ett
förslag om åtagande göras innan något förskott betalas.
Artikel 76
Den utnämnda tjänstemannen eller annan anställd skall ansvara för de
medel som ställs till dennes förfogande och skall vidta nödvändigaåtgärder för att säkerställa dessa.
Senast tio dagar efter det att det mål för vilket förskottet beviljades har
uppnåtts skall han ge räkenskapsföraren en detaljerad redogörelse föranvändningen av det och betala tillbaka eventuellt restbelopp.
Senast sex veckor efter samma dag skall utanordnaren avveckla
förskottet för att kunna avsluta det interimskonto som öppnats vid
beviljandet.
AVDELNING XII
BANK- OCH POSTGIROKONTO
(Artikel 53 i budgetförordningen)
Artikel 77
För att genomföra finansiella transaktioner kan institutionen öppna
bank- eller postgirokonto i medlemsstaterna och eventuellt i tredje land.
Artikel 78
Institutionen kan även inneha konton i varje medlemsstats centralbank
eller auktoriserat finansinstitut.
Artikel 79
Institutionen skall meddela alla finansinstitut hos vilka det har öppnat
konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som
utnämnts av det och som är befullmäktigade att öppna konton ochdisponera över dessa, och eventuella begränsningar av uttag som varjebefullmäktigad anställd kan ha.
Artikel 80
För att kunna disponera över kontona krävs underskrifter av två behöriga
befullmäktigade anställda, varav den ena skall vara räkenskapsföraren,en biträdande räkenskapsförare eller en förskottsförvaltare.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 18
▼B
Institutionen skall, i enlighet med artikel 53 i budgetförordningen,
utnämna anställda som är befullmäktigade att underteckna checker ochpostkredit- och bankkreditöverföringar.
Innan de anställda undertecknar, skall de kontrollera att betalningsorder
och postkredit- och bankkreditöverföringarna överensstämmer.
Artikel 81
Som en allmän regel skall betalning av följande ske med check, per
postgiro eller bankkreditöverföringar:
— Tjänstemännens och andra anställdas månatliga ersättningar.
— Utgifter för leveranser eller tjänster som överskrider ►
M4420◄
ecu.
AVDELNING XIII
FÖRSKOTT
(Artikel 54 i budgetförordningen)
Artikel 82
En ordning med förskottskonton kan upprättas om betalningen av vissa
utgifter på grund av dess art eller dess särskilt brådskande karaktär intekan effektueras genom en betalningsorder undertecknad av utanordnarenoch godkänd av styrekonomen. Utan hinder av artiklarna 40 och 51 i
budgetförordningen skall förvaltaren av förskottskonton befullmäktigas
att göra preliminära uttag och effektuera betalning av utgifter om inteannat följer av senare tillämpning av artiklarna 40, 41, 44, 45, 47 och 50i budgetförordningen.
Beslut om att insätta en ordning med förskottskonton och om väsentliga
ändringar i villkoren för deras funktion skall fattas av de myndighetersom avses i artikel 22 i budgetförordningen på ett behörigt grundatförslag av utanordnaren efter ett positivt yttrande från räkenskapsförarenoch styrekonomen.
Artikel 83
Beslut om utnämning av förskottsförvaltare skall fattas av de myndig-
heter som avses i artikel 22 i budgetförordningen, på förslag avutanordnaren efter ett positivt yttrande från räkenskapsföraren.
I detta beslut skall förskottsförvaltarens ansvar anges.
Artikel 84
Besluten i artiklarna 82 och 83 skall meddelas utanordnarna, styr-
ekonomen, räkenskapsföraren och revisionsrätten.
Artikel 85
1. Beslutet om att inrätta en ordning med förskottskonton skall i
synnerhet innehålla bestämmelser om följande:
a) Det högsta belopp som kan avsättas som förskott och dess ändamål.
b) Om ett bank- eller postgirokonto skall öppnas i den berörda
institutionens namn.
c) Arten av och det högsta belopp för varje utgift som kan effektueras
utan föregående tillstånd.
d) Den frekvens med vilken underlagen måste lämnas och förfarandet
för detta.
e) Det förfarande som skall användas om förskott måste inrättas på nytt.
f) Den tid inom vilken förskottsordningens transaktioner måste regleras.
2. Betalningar kan endast göras på grundval av och inom ramen för
tidigare åtaganden undertecknade av utanordnaren och godkända avstyrekonomen.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 19
▼B
Artikel 86
Endast räkenskapsföraren kan överföra medel till förskottskontona i
enlighet med artikel 54 andra stycket i budgetförordningen.
Diverse lokala inkomster såsom de som härrör från
— försäljning av utrustning,
— publikationer,— diverse återbetalningar,
— räntor m.m.,
skall dock tas upp direkt på tillämpliga förskottskonton och regleras i
enlighet med tillämpliga bestämmelser i budgetförordningen och dennaförordning.
Räkenskapsföraren skall dra ifrån beloppen ifråga när han senare tillför
medel till dessa förskottskonton.
Artikel 87
Varje förskottsförvaltare skall vara ansvarig inför utanordnaren för att de
betalningar som skall ske till tredje man fastställs och införräkenskapsföraren för att betalningarna görs.
Artikel 88
Förskottsförvaltaren skall föra räkenskaper över de medel han förfogar
över och över de utgifter som effektueras och inkasserade medel, ienlighet med räkenskapsförarens instruktioner.
Artikel 89
Förskottsförvaltaren skall vidta alla nödvändiga försiktighetsåtgärder för
att säkra de medel som ställts till hans förfogande.
Artikel 90
Utan att det påverkar de revisioner som utförs av styrekonomen måste
räkenskapsföraren själv eller genom en biträdande räkenskapsförare
eller genom en tjänsteman som särskilt befullmäktigats för dettaändamål utföra kontroller, vilka i regel bör utföras på plats och utanförvarning och, i den mån det är möjligt med jämna mellanrum, av demedel som betrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper.
Artikel 91
Räkenskapsföraren och styrekonomen skall underrätta varandra om
resultaten av sina kontroller och vidrarebefordra dessa till utanordnaren.
AVDELNING XIV
VILLKOR FÖR BETALNING AV RÄNTA NÄR FELAKTIGT UTBE-
TALDA BELOPP SKALL INKASSERAS
(Artikel 49 i budgetförordningen)
Artikel 92
Bestämmelserna i denna avdelning skall gälla för inkassering av belopp
som av gemenskapen felaktigt utbetalats utan att detta påverkartillämpningen av eventuella bestämmelser i de grundläggande rättsak-
terna om gemenskapens politik i olika sektorer.
Artikel 93
1. I det betalningskrav som avses i artikel 28.2 i budgetförordningen
skall för varje fastställd fordran förfallodagen för inkassering av det
felaktigt utbetalda beloppet anges.
2. Räkenskapsföraren kan tillsammans med berörd utanordnare ge
anstånd med betalningen endast efter behörigen motiverad skriftligbegäran av gäldenären, förutsatt att gäldenären förpliktar sig att betala1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 20
▼B
ränta efter den sats som anges i artikel 94 under hela anståndsperioden
räknat från den ursprungliga förfallodagen.
3. När anstånd ges kan räkenskapsföraren begära att gäldenären ska
lämna en säkerhet som täcker både huvudsumman och räntan för attsäkerställa gemenskapens rättigheter på ett bättre sätt.
Artikel 94
1. Varje fordran som inte återbetalas på förfallodagen skall löpa med
ränta enligt följande:
— Fordringar uttryckta i ecu:Till den räntesats som tillämpas av
Europeiska fonden för monetärt samarbete för sina transaktioner iecu (
1), ökad med en och en halv procentenhet,
— Fordringar uttryckta i nationell valuta:Till satsen för tremånaders
interbanksränta (vid försäljning) på tillämplig marknad, ökad med en
och en halv procentenhet.
2. Den tillämpliga räntesatsen är den som gäller under den månad
som fordran förfaller.
3. Ränta skall beräknas från förfallodagen i betalningskravet till den
dag när hela fordran är återbetald.
Artikel 95
Räkenskapsföraren kan, efter överenskommelse med styrekonomen,
avstå från att utkräva ränta när beloppet ifråga på grund av antingenfordrans storlek eller förseningens varaktighet är obetydlig i förhållandetill de administrativa omkostnaderna.
Artikel 96
Alla delbetalningar skall i första hand täcka den fastställda räntan i
enlighet med artikel 94 och därefter huvudsumman.
AVDELNING XV
ANBUDSFÖRFARANDEN
(Priskonkurrens och anbudsinfordran)
(Artikel 57 i budgetförordningen)
Artikel 97
De förfaranden som avses i denna avdelning skall tillämpas utan att
tillämpningen av bestämmelserna i artiklarna 126-129 påverkas.
Artikel 98
Anbudsinfordringar skall så vitt möjligt inges på ett standardformulär
eller utformas efter en standardtext.
Artikel 99
Varje anbudsinfordran skall i synnerhet innehålla upplysningar om
följande:
a) Förfarandet för inlämnande av anbud och hur de skall utformas,
inbegripet i synnerhet om det krävs att ett standardiserat svars-
formulär skall användas.
b) Att protokoll rörande privilegier och immunitet skall gälla och
hänvisa till allmänna villkor som tillämpas på avtalet ifråga (material,
arbete, tjänster eller publikationer) och till varje handling med devillkor som särskilt tillämpas på det särskilda avtalet ifråga.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 21
(1) Dessa satser offentliggörs varje månad i C-serien av Europeiska gemens-
kapernas officiella tidning .
▼B
c) En klausul om att anbudsvillkoren betraktas som accepterade vid
ingivande av anbud.
d) Besiktningsvillkoren som skall preciseras i detalj vid besiktningar på
plats.
e) Ett anbuds giltighetstid under vilken anbudsgivaren skall stå kvar vid
villkoren i sitt anbud.
f) De straff som utverkas om avtalets bestämmelser inte följs.
g) De upplysningar som fakturor (eller de tillhörande underlagen) måste
innehålla i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 65-73.
h) Förbud mot all kontakt mellan institutionen och anbudsgivarna utom
i vissa undantagsfall enligt följande villkor:
1. Före utgången av tiden för inlämnande av anbud:
— På begäran av anbudsgivare:
Ytterligare upplysningar, som endast har till syfte att klargöra
arten av anbudsinfordran, kan meddelas anbudsgivarna.
— På begäran av institutionen:
Om institutionens enheter uppmärksammar ett fel, onöjaktig-
heter, försummelse eller någon annan typ av brister i texten om
anbudsinfordringen, kan de underrätta personerna ifråga om
detta på samma sätt som det som tillämpas för originalanbud-sinfordringen.
2. Efter öppningen av anbud och på begäran av institutionens
enheter:
— om något klargörande krävs i samband med ett anbud, eller om
uppenbara skrivfel i anbudet måste korrigeras, kan institu-tionen kontakta anbudsgivaren.
Artikel 100
I de fall när kontakt har tagits enligt villkoren i artikel 99 h, skall en ”not
till akten” utarbetas och sådan kontakt skall omnämnas i den rapport
som senare skall lämnas till CCAM.
Artikel 101
De allmänna villkor som tillämpas på det föreslagna avtalet skall
biläggas anbudsinfordran. Varje handling med villkor som särskilt skall
tillämpas på det särskilda avtalet ifråga skall också biläggas.
Artikel 102
Tidsgränsen för inlämnande av anbud skall fastställas efter avtalets art
och med hänsyn till den tid som krävs för att förbereda svaret på
anbudsinfordran.
Artikel 103
Anbudsgivare kan lämna anbud
— antingen per post:
I så fall måste det preciseras i anbudsinfordran att dessa skall
betraktas som lämnade på avsändningsdagen, som visas genompoststämpeln. Anbud som lämnas per post måste registreras.
— eller genom direkt inlämning till institutionen eller genom
anbudsgivarens ombud, inbegripet privata postbefordringsfirmor:
I så fall måste det preciseras i anbudsinfordran vilken dag och tid
som anbuden måste lämnas till institutionen och till vilken enhet deskall levereras mot ett underskrivet och daterat kvitto.
Dagen måste vara densamma i båda fallen.För att upprätthålla sekretess och för att undvika missförstånd, måste
anbudsinfordran inbegripa en bestämmelse enligt följande:”Anbudmåste lämnas i dubbla kuvert. Bägge kuverten skall vara slutna ochdet innersta skall förutom angivande av den enhet den är ställd till somanges i anbudsinfordran, orden ’Anbudsinfordran — får inte öppnas av1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 22
▼B
postföretaget’. Om självhäftande kuvert används måste de slutas med
tejp och avsändaren måste signera tvärs över denna tejp.”
Artikel 104
Alla anbud måste öppnas.
Anbud skall öppnas av en kommitté som utsetts för detta ändamål.
Styrekonomen måste underrättas om öppning av anbud. Styrekonomeneller dennes representant kan närvara som observatör om han anser detnödvändigt.
Anbud som inte uppfyller villkoren i anbudsinfordran skall inte tas med.
Kommittémedlemmarna skall parafera varje sida i varje anbud och skall
utarbeta en skriftlig rapport om inkomna anbud med förteckning över deanbud som uppfyller villkoren och vilka som inte gör det och med skäl
för avslag av de som inte uppfyller villkoren.
Artikel 105
Alla anbudsgivare skall underrättas om resultatet av deras anbud.
AVDELNING XVI
FASTSTÄLLANDE AV OLIKA BELOPPSGRÄNSER MED AVSEENDE
PÅ AVTAL
(Artikel 128 i budgetförordningen)
Artikel 106
Den övre beloppsgränsen för ingående av avtal genom privat
överenskommelse enligt artikel 58 punkt a i budgetförordningen skall
vara►M413 800◄ecu.
Artikel 107
Den undre beloppsgränsen för när CCAM som avses i artikel 60 i
budgetförordningen skall yttra sig, skall vara ►M448 200◄ecu.
Artikel 108
Beloppsgränsen för obligatorisk säkerhet som avses i artikel 62 i
budgetförordningen skall vara ►M4345 000 ◄ecu.
Artikel 109
De övre beloppsgränserna för ingående av avtal mot faktura eller
räkning enligt artikel 63 i budgetförordningen skall vara
—►M41 050◄ecu för utgifter som effektueras vid institutionens
provisoriska arbetsplatser,
—►M42 700◄ecu för utgifter som effektueras utanför institutio-
nens provisoriska arbetsplatser.
Artikel 110
I enlighet med artikel 97 i budgetförordningen om tilldelning av avtal
som rör anslag för forskning och teknologisk utveckling, skall följandegränser fastställas:
— Den övre beloppsgränsen för ingående av avtal genom privat
överenskommelse skall vara ►
M4103 500 ◄ecu för avtal om
vetenskap och teknisk utrustning och för avtal om bygg- och
anläggningsarbeten.
— Den undre beloppsgränsen för när CCAM skall yttra sig skall vara
a)►M4483 000 ◄ecu för vetenskapliga och tekniska avtal,
b)►M4103 500 ◄ecu för avtal om utrustning och leveranser
som inte är av vetenskaplig eller teknisk art,
c)►M434 500◄ecu för avtal om utrustning och leveranser som
inte är av vetenskaplig eller teknisk art och på vilka bestämmel-1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 23
▼B
serna i artikel 58 punkterna c, d och e i budgetförordningen
tillämpas.
AVDELNING XVII
UPPGIFTER FÖR DEN RÅDGIVANDE KOMMITTÉN FÖR UPPHAND-
LING OCH AVTAL
(Artiklarna 60 och 97 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Allmänna bestämmelser
Artikel 111
CCAM skall, i egenskap av rådgivande organ, anmodas att avge sitt
yttrande i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 60, 61 och 97 i
budgetförordningen om
a) alla utkast till avtal om bygg- och anläggningsarbeten, leveranser
eller tjänster, inbegripet studier, som rör belopp som överskrider desom anges i artiklarna 107 och 110 i denna förordning och om förslagavseende köp av fast egendom, oavsett beloppets storlek,
b) utkast till tilläggsavtal till ett avtal som avses i a om det rör sig om
grundläggande ändringar, särskilt om ett sådant tilläggsavtal kanmedföra att det ursprungliga avtalets belopp ändras,
c) utkast till tilläggsavtal som medför att det samlade beloppet för ett
redan ingånget avtal som ursprungligen låg under de gränser somavses i a, överskrider dessa gränser,
d) formulär och standardtexter avseende anbudsinfordringar och utkast
som avviker väsentligt från sådana standardtexter,
e) utkast till anbudsinfordringar av särskild betydelse eller karaktär,
f) frågor som uppstår vid avtalens ingående eller genomförande (t.ex.
upphävande av order, begäran om straffeftergift för försening,
avvikelser från de särskilda och allmänna avtalsvillkoren) när frågan
är tillräckligt allvarlig för att begäran om yttrande skall beaktas,
g) utkast till avtal till ett belopp som är lägre än det som avses i a, på
begäran av den behöriga utanordnaren eller av en medlem av CCAM,
när en av dessa anser att sådana avtal berör principfrågor eller är av
särskild art.
Artikel 112
CCAM skall lämna
a) rekommendationer avseende den allmänna politiken för inköp i och
utanför gemenskapen och skall företa eller låta företa undersökningar
och studier som kan vara nödvändiga,
b) rekommendationer om allmänna villkor för upphandling och avtal.
Artikel 113
De akter som överlämnas till CCAM för yttrande skall åtföljas av en
rapport som utarbetas och föreläggs av den behöriga tjänstemannen eller
av en ställföreträdare som utses av utanordnaren.
Denna rapport skall inbegripa
a) en teknisk och ekonomisk utvärdering av varje anbud, inbegripet en
jämförande tabell över priserna per enhet,
b) motiveringar till valet av rekommenderad anbudsgivare.
Artikel 114
För varje fall skall ett yttrande avges som skall undertecknas av
CCAM:s ordförande. Dessa yttranden skall meddelas de berördaenheterna.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 24
▼B
Artikel 115
Varje CCAM skall själv utarbeta sin arbetsordning, som skall meddelas
den berörda institutionen, de övriga institutionernas CCAM ochrevisionsrätten.
Varje CCAM skall säkerställa korrekt tillämpning av rådets direktiv som
avses i artikel 126.
Avsnitt II
Särskilda bestämmelser för det gemensamma forskningscentret
Artikel 116
Kommissionen kan anta tillämpliga interna bestämmelser beträffande
CCAM:s sammansättning och dess uppgifter vad gäller det gemen-samma forskningscentrets verksamhet med hänsyn till de särskildabehoven i detta sammanhang.
Dessa interna bestämmelser skall utarbetas efter samråd med styr-
ekonomen och skall sändas till Europaparlamentet och revisionsrättenför kännedom.
Avsnitt III
Institutionernas gemensamma rådgivande kommitté för upphand-
ling och avtal (CCAMI) (
1)
Artikel 117
De administrativa cheferna för gemenskapens institutioner kan vidta
lämpliga åtgärder för att upprätta ett CCAMI med syfte att stärka
samarbetet mellan institutionerna, i enlighet med kraven på sund
ekonomisk förvaltning med avseende på ingående av vissa gemensammaleveransavtal och andra avtal i samband med förvaltning av anslag förfinansiering av tvärinstitutionella åtgärder.
Artikel 118
CCAMI skall i synnerhet ha följande befogenheter:
a) Det skall avge yttrande när alla eller flera institutioner beslutar sig för
att ingå gemensamma avtal inom de områden som anges i artikel 117med avseende på de ekonomiska fördelar som detta förfarande kan
medföra.
Det skall avge yttrande om förfarandets formella riktighet, valet av
anbudsgivare och allmänt om villkoren för ingående av avtal medvederbörlig hänsyn till samtliga institutioners intressen.
I detta fall skall de enskilda institutionernas CCAM inte höras i
frågan men skall underrättas om yttrandet.
b) Det kan få sig förelagt att, särskilt på begäran av en eller flera
administrativa chefer eller en eller flera CCAM från enskildainstitutioner, undersöka och rådgiva i frågor som kan vara avintresse eller få konsekvenser på ett tvärinstitutionellt planbeträffande ingående av avtal inom de områden som anges i artikel117.
Det skall undersöka den fråga som väckts och framföra de förslag
som anses nödvändiga.
Artikel 119
CCAMI skall bestå av tio personer från varje institution, som så vitt
möjligt skall utses bland medlemmarna i varje institutions CCAMI ochskall i vart fall genom överenskommelse mellan institutionerna bestå av1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 25
(1) Ordet institution skall tolkas enligt artikel 22.5 i budgetförordningen.
▼B
följande representanter förutom representanterna från respektive admi-
nistrativa enhet:
— en representant för enheter med ansvar för juridiska frågor,
— en representant för enheter med ansvar för ekonomiska frågor,— en representant för styrekonomen i egenskap av observatör.
Institutionerna kan komma överens om en turordning för dessa tre
enheters representanter.
Institutionerna skall i tur och ordning vara ordförande i CCAMI under
en period på två år.
Kommissionen skall ha hand om sekretariatet.
Artikel 120
Vad gäller förfarandena skall artiklarna 113 och 114 tillämpas.
Artikel 121
CCAMI skall utarbeta sin egen arbetsordning som skall meddelas varje
institution.
AVDELNING XVIII
GARANTIER OCH PRELIMINÄR HANDPENNING SOM GARANTI
FÖR AVTALENS GENOMFÖRANDE
(Artikel 62 i budgetförordningen)
Artikel 122
När det som garanti för avtalens genomförande krävs att leverantörer av
varor, entreprenörer eller leverantörer av tjänster ställer en preliminärsäkerhet, skall denna säkerhet täcka inte bara garantiperioden utan en
tillräckligt lång period för att garantin skall kunna åberopas. Säkerheten
skall i princip ställas i form av en betalning till institutionen i sammavaluta som den som anges för betalning av leveranser eller bygg- ochanläggningsarbeten.
Artikel 123
Säkerheten kan ersättas med en proprieborgen av en tredje man godkänd
av institutionens räkenskapsförare. Garantin skall ställas i den valutasom föreskrivs för betalning av avtal och måste omfattas av sammaregler som den garanti som avses i artikel 122.
Artikel 124
De sedvanliga underlag som åtföljer den första betalningsordern utställd
enligt ett avtal som kräver ställande av säkerhet skall kompletteras meden av räkenskapsföraren bekräftad kopia av den kvittering som utfärdatsvid betalningen av säkerheten eller av en av räkenskapsföraren bekräftadkopia av en förklaring från den verksamhet eller den tredje man somställer garantin.
Artikel 125
Säkerheter skall betalas tillbaka, eller de garantier som avses i artikel
123 som ersätter dessa, i enlighet med bestämmelserna rörande ingåendeav avtal, utom i de fall då avtal inte genomförs eller genomförs för sentsåsom avses i artikel 62 fjärde stycket i budgetförordningen.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 26
▼B
AVDELNING XIX
BESTÄMMELSER RÖRANDE GEMENSKAPENS INSTITUTIONERS
TILLÄMPNING AV RÅDETS DIREKTIV OM OFFENTLIG UPPHAND-
LINGAVBYGG-OCHANLÄGGNINGSARBETEN,LEVERANSEROCH
TJÄNSTER
(Artikel 64 i budgetförordningen)
Artikel 126
Rådets direktiv om offentlig upphandling av bygg- och anläggnings-
arbeten, leveranser och tjänster skall tillämpas när institutionerna ingår
avtal om beloppen är lika stora som eller större än de belopp som anges idessa direktiv.
Artikel 127
Uttrycken ”avtal om bygg- och anläggningsarbeten”, ”avtal om
leveranser” och ”avtal om tjänster” skall tolkas i enlighet meddefinitionerna i de direktiv som avses i artikel 126.
Artikel 128
När avtal finansieras genom anslag som tas upp i institutionens eget
avsnitt i den allmänna budgeten, skall gemenskapens institutionerbetraktas som ”avtalsslutande myndigheter” inom ramen för de direktivsom avses i artikel 126.
Artikel 129
Institutionerna skall, när de ingår avtal om bygg- och anläggnings-
arbeten, leveranser och tjänster, uppfylla bestämmelserna i rådetsdirektiv, särskilt vad beträffar
— regler om offentliggörande,
— gemensamma regler om tekniska specifikationer,
— gemensamma regler om deltagande,
— kriterier för kvalitativt urval,— kriterier för tilldelning av avtal.
AVDELNING XX
FASTSTÄLLANDEAV VÄRDETPÅ LÖS EGENDOM SOM SKALL TAS
UPP I INVENTARIEFÖRTECKNINGEN
(Artikel 65 i budgetförordningen)
Artikel 130
I inventarieförteckningen skall all lös egendom tas upp som
— har ett anskaffningsvärde på minst ►M4420◄ecu,
— har en normal förbrukningstid på minst ett år [två år vad gäller lös
egendom av vetenskaplig eller teknisk art (1)] och
— inte är förbrukningsvaror.
All lös egendom som anskaffas skall registreras i inventarieförteck-
ningen, som kvittona utgör en integrerad del av, med en lämpligbeskrivning av den anskaffade lösa egendomen och med angivande avdess placering, anskaffningsdagen och priset per enhet.
Detaljerade kvitton skall betraktas som en tillämplig beskrivning.
Artikel 131
Vid institutionernas inventeringskontroller skall de förvissa sig om att
all lös egendom finns och om dess överensstämmelse med inventa-1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 27
(1) Definierad för Det gemensamma forskningscentret i ”Instruktioner för
inventarieförteckningar” (dok. 13.131/XV/68-F) och ”Materialförteckning
— allmänt” (dok. 2168/IX/1972-F med uppdateringar.
▼B
rieförteckningen. Kontrollerna skall genomföras som ett led i ett treårigt
revisionsprogram.
AVDELNING XXI
OFFENTLIGGÖRANDE AV FÖRSÄLJNING AV LÖS EGENDOM
(Artikel 66 i budgetförordningen)
Artikel 132
1. Försäljning av lös egendom skall offentliggöras enligt följande:
a) Med lämplig lokal annonsering om inköpspriset per enhet var minst
►M48 100◄ecu. Minst 14 dagar måste förflyta mellan den sista
annonseringen och försäljningsavtalets ingående.
b) I ett meddelande om försäljning i Europeiska gemenskapernas
officiella tidning om inköpspriset per enhet var minst
►M4391 100 ◄ecu. Sådana försäljningar kan även annonseras
på lämpligt sätt i medlemsstaternas press. Minst en månad måsteförflyta mellan dagen för offentliggörandet av meddelandet i
Europeiska gemenskapernas officiella tidning och försäljningsavta-
lets ingående.
2. Annonsering i pressen är inte nödvändig om ingen särskild fördel
kan vinnas med hänsyn till omkostnaderna.
3. Institutionerna skall alltid sträva efter att erhålla bästa möjliga pris
vid försäljning av lös egendom.
AVDELNING XXII
UTARBETANDE AV KONTOPLANEN OCH DESS FUNKTION
(Artikel 70 i budgetförordningen)
Artikel 133
Utarbetande av kontoplanen
Kontoplanen skall indelas i två olika men samordnade delar som gör det
möjligt att föra
— budgeträkenskaper,
— allmänna räkenskaper.
Artikel 134
Budgetkonton
1. Budgetkontona skall utvisa, för varje underavdelning av budgeten:
a) I fråga om utgifter:
— De anslag som godkänts i den ursprungliga budgeten, de anslag
som tas upp i tilläggs- eller ändringsbudgetar, de anslag som
avsatts som en följd av bidrag från tredje man, överföringar av
anslag och de totala anslagen som det således disponeras över.Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden skall tasupp var för sig.
— Åtaganden och betalningar under budgetåret i fråga.
b) I fråga om inkomster:
— Beräkningar som tas upp i den ursprungliga budgeten, beräk-
ningar som tas upp i tilläggs- eller ändringsbudgetar, inkomsterfrån bidrag från tredje man och det totala beloppet av de såledesfastställda beräkningarna.
— De fastställda fordringarna och inkasserade belopp under
budgetåret i fråga.
c) En lista över obetalda åtaganden och utestående fordringar från
tidigare budgetår.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 28
▼B
De övergripande preliminära åtagandena rörande garantisektionen vid
EAGJF och de motsvarande betalningarna i form av förskott skall ävenregistreras i budgetkontona.
Dessa åtaganden skall utformas med hänsyn till de totala anslagen till
garantisektionen vid EAGJF.
2. Enskilda konton skall öppnas så att följande kan registreras var för
sig:
— Användningen av överförda anslag.
— Användningen av anslag som åter är disponibla.
— Slutbetalningen av utestående åtaganden.
På inkomstsidan skall särskilda konton öppnas för att kunna följa
utestående fordringar från tidigare budgetår.
3. Kontona kan specificeras för att resultaten skall kunna analyseras.
4. Kontona skall föras i böcker, eller per lösbladssystem, eller med
hjälp av data.
Artikel 135
Allmänna konton
1. De allmänna kontona skall ge möjlighet att ställa upp en översikt
över institutionens tillgångar och skulder.
2. Den kontoplan som skall användas för de allmänna kontona skall
ställas upp efter ett decimalklassifikationssystem.
3. Kontoförteckningen skall bestå av följande klasser:
— Klass 1:Konto för fast kapital,
— Klass 2:Konton för fasta tillgångar,— Klass 3:Lagerkonton,
— Klass 4:Konton för tredje man,
— Klass 5:Kassa- och bankkonton,
— Klass 6:Utgiftskonton,
— Klass 7:Inkomstkonton,
— Klass 8:Särskilda konton.
4. Varje kontoklass skall innefatta tvåsiffriga grupper indelade i
tresiffriga undergrupper. Beroende av institutionens behov skall dessaundergrupper indelas i konton (med femeller sexsiffriga koder).
5. I klass 4 ”Konton för tredje man” skall alla transaktioner med
tredje man och regleringskonton registreras.
Den skall i synnerhet innehålla interimskonton för att ta upp inkomster
som härrör från återbetalningar av förskott som avses i artikel 7 punkt 7 ibudgetförordningen och de konton som gör det möjligt att följa
transaktioner om användning på nytt som avses i artikel 27.2 i
budgetförordningen.
6. I klass 5 ”Kassa- och bankkonton” skall transaktioner rörande
säkerheter, kassa-, bank- och postgirotransaktioner, och transaktionersom utförs av de biträdande räkenskapsförarna och förskottsförvaltarna.Ett särskilt konto skall öppnas för varje bankkonto, postgirokonto, kassa-och förskottsförvaltning.
7. I klass 6 ”utgiftskonton” skall bruttosumman av de utgifter som tas
upp i budgeträkenskaperna registreras.
Särskilda konton skall öppnas för utgifter rörande
— anslag under innevarande budgetår,
— anslag som förts över enligt artikel 7.1 b i budgetförordningen,
— anslag som förts över enligt artikel 7.1 a i budgetförordningen,
— anslag som förts över enligt artikel 7.2 i budgetförordningen,
— anslag rörande bidrag från tredje man enligt artikel 4.2 i
budgetförordningen.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 29
▼B
8. I klass 7 ”Inkomstkonton” skall summan av inkomster som tas upp
i budgetkontona anges.
Särskilda konton skall öppnas för inkassering av
— konstaterade fordringar under det innevarande budgetåret,
— utestående fordringar från tidigare budgetår.
9. I klass 8 ”särskilda konton” skall vid årets utgång transaktioner
rörande kontoavslutningen registreras.
10. Utan hinder av artikel 21 skall varje institutions räkenskapsförare
ställa upp en detaljerad kontoplan i överensstämmelse med den
kontoförteckning. Räkenskapsföraren skall skapa grupper, undergrupper
och enskilda konton beroende på sin förvaltnings särskilda behov ochskall i varje enskilt fall ange syftet med dessa konton och dessasanvändningsvillkor.
Artikel 136
De allmänna kontonas funktion
1. De allmänna kontona skall föras för varje kalenderår genom att
använda dubbel bokföring.
2. Kontona skall föras i böcker, eller per lösbladssystem, eller med
hjälp av data.
3. Kontona skall göra det möjligt att upprätta ett allmänt saldo, d.v.s.
en redogörelse över alla institutioners tillgångar och skulder, inbegripetsaldona med i varje enskilt fall
— kontonummer,
— beskrivning,
— totala beloppet i debet,— totala beloppet i kredit,— saldo.
4. Kontona skall föras på ett sådant sätt att en detaljerad analys av
transaktionerna och saldona kan göras. Redovisningarna skall med hjälp
av lämpliga rubriker ställas upp på ett sådant sätt att de ger en korrekt
bild av institutionens tillgångar och skulder. Ännu inte inkasseradeinkomster skall tas upp på regleringskontots passivsida och de fordringarsom svarar däremot förs upp på aktivsidan under rubriken ”diversegäldenärer” eller andra lämpliga rubriker. Utgifter under budgetåret somännu inte konterats på inkomst- och utgiftskontot skall anges på
tillgångssidan under rubriken ”utgifter som skall konteras”. Inkomst-
och utgiftskontot skall inbegripa alla upplysningar som är nödvändigaför balansräkningen.
Saldot på varje konto skall regelbundet avstämmas med verifikationer
och andra handlingar och särskilt
— konto över fasta tillgångar i enlighet med artikel 130,
— innestående på bank- och postgirokonto med månatlig avstämning av
kontoredogörelserna från de finansiella institutionerna,
— kassabehållningen genom avstämning med kassaböckerna,— förskottkonton och andra förskott enligt artikel 74, genom att
kontrollera om reglerna för förskottskontona och beviljande avförskott och bokföringsreglerna efterlevs,
— utgifts- och inkomstkontona i klasserna 6 och 7 som varje månad
skall avstämmas med de motsvarande totala beloppen i budgetkon-tona.
5. De tvärinstitutionella gemensamhetskontona skall månatligen
avstämmas och regelbundet revideras.
6. Interimskontona skall regelbundet kontrolleras enligt följande:
— utestående belopp — av räkenskapsföraren som meddelar utan-
ordnaren om inkomster som inte inkasserats och om de åtgärder somvidtagits,1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 30
▼B
— utestående betalningar — av räkenskapsföraren som meddelar
utanordnaren om skälen till att betalningarna inte gjorts och omstorleken på beloppen,
— medel som skall överföras — på grundval av samlade översikter över
personalens löner eller liknande översikter,
— andra interimskonton — genom analys av kontosaldona och genom
meddelande till utanordnaren om varje punkt som inte avvecklats
inom de frister som fastställs årligen.
Interimskontona skall avvecklas utan dröjsmål och i vart fall inom de
frister som fastställs i artikel 71 i budgetförordningen.
7. Interimskontona för användning på nytt skall göra det möjligt att
kontrollera användningen på nytt av de typer av inkomster som anges i
artikel 27.2 i budgetförordningen och att utarbeta översikten i artikel
78.1 och 78.3 i budgetförordningen.
8. Bank- och postgirokontona skall föras i nationella valutor och i
ecu.
Belopp uttryckta i nationella valutor skall omräknas till ecu efter de
kurser som fastställs i enlighet med artikel 1. Saldon i ecu på konton
som förs i nationell valuta och i ecu skall justeras varje månad.
9. Räkenskaperna från Gemensamma forskningscentret skall inbe-
gripas i kommissionens allmänna räkenskaper.
10. Om inte annat följer av en förordning skall redovisningarna
utformas i enlighet med allmänt accepterade räkenskapsprinciper,inbegripet de principer som avses i rådets direktiv. Närmare regler för
tillämpningen av dessa principer, som regelbundet skall uppdateras,
skall antas i enlighet med artikel 21.
AVDELNING XXIII
BESTÄMMELSER AVSEENDE FTD-ANSLAG
(Artikel 94 och 96 i budgetförordningen)
Artikel 137
För verksamheter som sorterar under Gemensamma forskningscentret
skall en tabell utarbetas till stöd för budgeten som visar sambandetmellan utgifternas ändamål — forskningsmål och andra aktiviteter —och de medel som används för genomförandet i form av
— personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och personal som inte
omfattas av dessa,
— administrativ och teknisk infrastruktur,— vetenskapligt och tekniskt stöd,— direkta driftskostnader.
Gemensamma forskningscentret skall, i den mån det är nödvändigt för
förvaltningen av varje enskild verksamhet som hör till dess jurisdiktion,inbegripet verksamheter som rör tjänster för tredje man och stöd tillkommissionens enheter, föra lämpliga räkenskaper som gör det möjligt
att följa de faktiska utgifterna på grundval av informationen i översikten.
Artikel 138
För verksamheter som sorterar under indirekta åtgärder skall en översikt
utarbetas till stöd för budgeten som visar sambandet mellan ändamålet1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 31
▼B
— forskningsmål och andra aktiviteter — och typen av utgifter i
enlighet med följande fördelning:
— interventioner,
— personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna (1),
— drift,
— infrastruktur,
— information och publikationer,— personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna (
1).
Lämpliga åtgärder skall vidtas för bokföringen av räkenskaperna för att
säkerställa övervakningen av budgetens genomförande för varje forsk-
ningsmål på grundval av de olika delarna i översikten.
Artikel 139
1. Kommissionen skall ta emot förskott i samband med verksamheter
för tredje man. Dessa förskott skall användas till finansiering av
personalkostnader, allmänna kostnader och medel för genomförande
som krävs för dessa verksamheter och de särskilda investeringar som dekräver. Förskotten skall inbegripas i motsvarande budgetanslag.
2. Oanvända förskott skall betalas tillbaka genom att återkalla
motsvarande anslag via inkomst- och utgiftskontot. Använda förskottskall betalas tillbaka med en andel av inkomsterna från tredje mansbetalning för tjänster. Den del av inkomsten som används för att betala
tillbaka förskott skall vara den som motsvarar personalkostnader,
utgifter för allmänna tjänster och kommissionens medel för genom-förande, och de särskilda investeringarna. Resterande inkomster, dvs. deinkomster som motsvarar löpande utgifter särskilt till följd av avtal, skallbehållas av kommissionen genom att föra upp ytterligare anslag underrubrikerna för dessa särskilda utgifter.
3. Den del av inkomsterna som ger upphov till återbetalning skall
fastställas när avtal om tjänster till tredje man ställs upp i enlighet med
interna regler.
Inkomster som skall användas till återbetalning av förskott och
inkomster som leder till att ytterligare anslag avsätts, skall bokföras
under särskilda rubriker i kommissionens översikt över inkomster.
AVDELNING XXIV
BESTÄMMELSER FÖR FÖRVALTNING AV DRIFTSANSLAG
UTANFÖR GEMENSKAPEN
(Artiklarna 121, 122 och 123 i budgetförordningen)
Avsnitt I
Förskott
Artikel 140
För betalning av vissa utgiftskategorier skall ett förskottskonto upprättas
för varje lokal enhet utanför gemenskapen i enlighet med artikel 54 i
budgetförordningen.
I beslut om upprättande av dessa förskottskonton skall regler fastställas
för hur dessa skall fungera på grundval av varje lokal enhets särskildabehov.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 32
(1) ”Personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna” är tjänstemän på poster som
ingår i tjänstematrikeln och anställda som omfattas av anställningsvillkoren.
”Personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna” är all övrig personal
(vikarier, utstationerade tjänstemän från medlemsstaterna, leverantörer av
tjänster, uppdragsgivare m.m.) — se kommissionens regler av den 22 maj
1990 om minibudgetar.
▼B
Avsnitt II
Åtaganden och betalningar
Artikel 141
För alla lokala enheter skall förslag till övergripande preliminära
åtaganden utarbetas.
Dessa förslag som skall åtföljas av en utgiftsberäkning för varje lokal
enhet, skall sändas till styrekonomen för godkännande och därefterregistreras i räkenskaperna. Dessa övergripande åtaganden kan revideras
om behoven ändras.
Artikel 142
1. I delegeringar med endast ett begränsat antal tjänstemän eller
anställda som kan befullmäktigas att underteckna checker eller post-eller banköverföringar, kan de myndigheter som avses i artikel 22 ibudgetförordningen, på förslag av utanordnaren och efter positivt
yttrande från räkenskapsföraren och styrekonomen, ge tillstånd till en
enda underskrift.
2. Kommissionen skall fastställa hur de anställda, som den utser och
bemyndigar att administrera delegationens konton, skall meddela delokala bankerna deras namn och underskriftsprover.
Avsnitt III
Särskilda bestämmelser om framläggande för CCAM
Artikel 143
1. I enlighet med artikel 60 i budgetförordningen och artikel 111 i
denna förordning kan avtal om uthyrning av en byggnad utanförgemenskapen undantagsvis ingås direkt med utanordnaren förutsatt attCCAM vederbörligen har informerats i förväg om situationen påmarknaden i landet eller städerna ifråga och har accepterat de
grundläggande kriterier som skall antas beträffande
— typ av byggnad som skall hyras, beroende av vad den skall användas
till (bostad, kontor, etc.),
— de parametrar, eventuellt med marginaler, som skall följas med
hänsyn till areal och pris,
— avtalsvillkor.
2. Om utanordnaren ställs inför en situation som avviker från de
överenskomna kriterierna i punkt 1 och som accepterats i förväg avCCAM, skall det särskilda fallet eller fallen åter framläggas för CCAM.
3. Utanordnaren skall regelbundet rapportera till CCAM om tillämp-
ningen av punkt 1.
Avsnitt IV
Förteckningar
Artikel 144
1. De löpande förteckningarna över lös egendom som utgör
gemenskapernas tillgångar skall för delegationernas vidkommandeföras lokalt. De skall med jämna mellanrum sändas till de centrala
avdelningarna i enlighet med de regler som antagits av kommissionen.
Lös egendom i transit till delegationerna skall föras upp på en preliminär
lista före registrering i de löpande förteckningarna.
2. Annonsering om försäljning av delegationernas lösa egendom skall
anpassas efter den lokala situationen och lokala rättsliga villkor.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 33
▼B
AVDELNING XXV
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 145
De fastställda beloppen som anges i denna förordning skall uppdateras i
överensstämmelse med förändringar i gemenskapens konsumentpris-
index enligt följande:
— Vart tredje år, om det inte sker en exeptionell förändring i index, för
de belopp som avses i artiklarna 31 (förskottsbelopp), 81, 130 och132 och i artiklarna 106-110. Dessa belopp skall avrundas.
— Varje år för de belopp som avses i artikel 31 (ersättningens storlek).
Dessa belopp skall avrundas uppåt eller neråt till närmaste hela ecu.
Kommissionen skall fastställa dessa nya belopp i enlighet med ovan
nämnda intervaller och kriterier samt meddela de övriga institutionerna
om de nya beloppen.
Artikel 146
Bestämmelserna i denna förordning skall inte inverka på tillämpningen
av de särskilda bestämmelserna i budgetförordningen avseende anslagtill forskning och teknisk utveckling (Avdelning VII i budgetförord-ningen), garantisektionen vid europeiska utvecklings- och garantifondenför jordbruket (Avdelning VIII i budgetförordningen), bistånd till tredje
land (Avdelning IX i budgetförordnignen), förvaltning av anslag till
personal som tjänstgör utanför gemenskapen och därtill knutenadministration (Avdelning X i budgetförordningen) och byrån föreuropeiska gemenskapernas officiella publikationer (Avdelning XI ibudgetförordningen).
Artikel 147
Institutionerna skall inom sex månader från dagen för denna förordnings
ikraftträdande underrätta revisionsrätten om de bestämmelser som de har
antagit för tillämpningen av den.
Artikel 148
Förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 skall upphöra att gälla.
Artikel 149
Denna förordning träder i kraft den 1 januari 1994.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla
medlemsstater.1993R3418 — SV — 01.01.2000 — 004.001 — 34