2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 1
Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
►B KOMMISSIONENS ARBETSORDNING
[K(2000) 3614]
(EGT L 308, 8.12.2000, s. 26)
Ändrad genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
►M1Kommissionens beslut 2001/844/EG, EKSG, Euratom av den 29
november 2001L 317 1 3.12.2001
►M2Kommissionens beslut 2001/937/EG, EKSG, Euratom av den 5
december 2001L 345 94 29.12.2001
►M3Kommissionens beslut 2002/47/EG, EKSG, Euratom av den 23 januari
2002L 21 23 24.1.2002
▼B
KOMMISSIONENS ARBETSORDNING
[K(2000) 3614]
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT
DENNA ARBETSORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och
stålgemenskapen, särskilt artikel 16 i detta,
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenska-
pen, särskilt artikel 218.2 i detta,
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomener-
gigemenskapen, särskilt artikel 131 i detta, och
med beaktande av Fördraget om Europeiska unionen, särskilt artiklarna
28.1 och 41.1 i detta.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL I
KOMMISSIONEN
Artikel 1
Kommissionen arbetar som kollegium i enlighet med bestämmelserna i
denna arbetsordning och med beaktande av de politiska riktlinjer somfastställs av ordföranden.
Artikel 2
Kommissionen skall fastställa sina prioriteringar och varje år anta ett
arbetsprogram med beaktande av de politiska riktlinjer som fastställsav ordföranden.
Artikel 3
Ordföranden får tilldela ledamöterna särskilda ansvarsområden inom
vilka de ansvarar särskilt för att förbereda kommissionens arbete ochför att genomföra dess beslut. Ordföranden får docknär som helständra sina beslut om tilldelning av ansvarsområden.
Ordföranden får inrätta arbetsgrupper bland kommissionens ledamöter
och skall därvid utse dessa arbetsgruppers ordförande.
Ordföranden skall företräda kommissionen. Han utser de ledamöter
som skall bistå honom i denna funktion.
Artikel 4
Kommissionen skall anta sina beslut
a) vid sammanträde
eller
b) genom skriftligt förfarande enligt artikel 12,
eller
c) genom bemyndigande enligt artikel 13,
eller
d) genom delegering enligt artikel 14.
Avsnitt I
Kommissionens sammanträden
Artikel 5
Kommissionen sammankallas av ordföranden.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 2
▼B
Kommissionen skall i regel sammanträda minst en gång i veckan. Extra
sammanträden skall hållas så ofta som det behövs.
Kommissionens ledamöter är skyldiga att delta i alla sammanträden.
Ordföranden skall från fall till fall bedöma om situationen motiverar
att denna skyldighet inte uppfylls.
Artikel 6
Kommissionens ordförande skall fastställa dagordningen för varje
sammanträde med särskilt beaktande av det arbetsprogram som anges
i artikel 2.
Utan att det påverkar ordförandens behörighet att fastställa dagord-
ningen, skall varje förslag som medför betydande utgifter läggas frami samförstånd med den kommissionsledamot som ansvarar förbudgeten.
Om en kommissionsledamot föreslår att en punkt skall föras upp på
dagordningen skall detta, utom i undantagsfall, meddelas ordförandensenast nio dagar i förväg.
Dagordningen och de nödvändiga arbetsdokumenten skall sändas till
kommissionsledamöterna inom den tidsfrist och på de arbetsspråk som
kommissionen föreskrivit i enlighet med artikel 25.
Om en kommissionsledamot begär att en punkt skall strykas från
dagordningen, skall denna punkt bordläggas till nästa sammanträdeom ordföranden medger det.
Kommissionen får, på förslag från sin ordförande, ta upp en punkt som
inte finns på dagordningen eller för vilken de nödvändiga arbetsdoku-menten har delats ut för sent. Kommissionen får genom
majoritetsomröstning besluta att en punkt på dagordningen inte skall
tas upp.
Artikel 7
Kommissionen är beslutsför om en majoritet av det antal ledamöter
som föreskrivs i fördraget är närvarande.
Artikel 8
Kommissionen skall fatta beslut på förslag från en eller flera av sina
ledamöter.
Omröstning skall ske på begäran av en ledamot. Omröstning får ske
om ett förslag i dess ursprungliga lydelse eller om ett förslag som är
ändrat av den ansvarige ledamoten eller de ansvariga ledamöterna ellerav ordföranden.
Kommissionens beslut skall antas om en majoritet av det antal
ledamöter som föreskrivs i fördraget röstar för. Denna bestämmelseskall tillämpas på alla typer av beslut.
Artikel 9
Kommissionens sammanträden är inte offentliga. Överläggningarna
omfattas av sekretess.
Artikel 10
Om inte kommissionen beslutar annat skall generalsekreteraren delta i
sammanträdena. Villkoren för andra personers närvaro skall fastställas itillämpningsföreskrifterna till denna arbetsordning.
Om en ledamot är frånvarande får dennes kanslichef delta i
sammanträdet och på ordförandens anmodan redogöra för den frånva-rande ledamotens ståndpunkt.
Kommissionen får besluta om att höra även andra personer.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 3
▼B
Artikel 11
Protokoll skall föras vid kommissionens sammanträden.Ett utkast till sammanträdesprotokoll skall föreläggas kommissionen för
godkännande vid ett efterföljande sammanträde. Det godkända proto-kollet skall undertecknas av ordföranden och generalsekreteraren.
Avsnitt II
Adra beslutsförfaranden
Artikel 12
Kommissionen får godkänna ett förslag från en eller flera kommis-
sionsledamöter genom skriftligt förfarande, förutsatt att degeneraldirektorat som är direkt berörda är överens och att rättstjänstenhar tillstyrkt förslaget.
I sådana fall skall förslaget lämnas skriftligen till alla kommissionens
ledamöter på de språk som föreskrivs av kommissionen i enlighet medartikel 25, med angivelse av en tidsfrist inom vilken ledamöterna måste
tillkännage alla reservationer eller ändringar de önskar göra.
Under det skriftliga förfarandet får varje kommissionsledamot begära
att förslaget skall diskuteras. I sådana fall skall ledamoten rikta enmotiverad begäran om detta till ordföranden.
Om ingen ledamot har reserverat sig mot förslaget inom den tidsfrist
som fastställts för det skriftliga förfarandet skall förslaget anses somantaget av kommissionen. Antagna förslag skall införas i en daganteck-ning som skall tas till protokollet för kommissionens nästa
sammanträde.
Artikel 13
Kommissionen får, förutsatt att principen om dess kollegiala ansvar till
fullo respekteras, bemyndiga en eller flera av sina ledamöter på kom-
missionens vägnar att vidta förvaltningsmässiga eller administrativa
åtgärder, på villkor och inom gränser som kommissionen självfastställer.
Kommissionen får också ge en eller flera av sina ledamöter i uppdrag
att med ordförandens samtycke anta den slutliga texten till en rättsakteller till ett förslag som skall föreläggas de övriga institutionerna ochvars innehåll har fastställts vid kommissionens överläggningar.
De befogenheter som överlåtits på detta sätt får överlåtas vidare till
generaldirektörer och förvaltningschefer, om inte något annat uttryck-
ligen anges i beslutet om bemyndigande.
Bestämmelserna i första, andra och tredje stycket skall inte påverka
tillämpningen av bestämmelserna om delegering inom det finansiellaområdet eller de befogenheter som tillkommer tillsättningsmyndighetenoch den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal.
Artikel 14
Kommissionen får, förutsatt att principen om dess kollegiala ansvar till
fullo respekteras, genom delegering överlämna åt generaldirektörer ochförvaltningschefer att på kommissionens vägnar, besluta om förvalt-ningsmässiga eller administrativa åtgärder, på villkor och inomgränser som kommissionen själv fastställer.
Artikel 15
De beslut som fattas genom bemyndigande eller delegering skall föras
in i en laganteckning, som skall tas till protokollet för kommissionensnästa sammanträde.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 4
▼B
Avsnitt III
Förberedelse och genomförande av kommissionens beslut
Artikel 16
Varje kommissionsledamot får utse ett kansli som skall bistå honom i
arbetet och vid beredningen av kommissionens beslut.
Kommissionens ledamöter skall för utförandet av de uppgifter som till-
delats dem instruera den eller de berörda avdelningarna.
Artikel 17
Generalsekreteraren skall bistå ordföranden vid beredningen av kom-
missionens arbete och sammanträden. Generalsekreteraren skall ävenbistå ordförandena i de arbetsgrupper som inrättats i enlighet med
artikel 3 andra stycket inför och vid dessa gruppers sammanträden.
Generalsekreteraren skall säkerställa att beslutsförfarandena tillämpas
korrekt och att de beslut som avses i artikel 4 verkställs.
Generalsekreteraren skall säkerställa att det finns nödvändig samord-
ning mellan avdelningarna vid beredningen av kommissionens arbete
och att reglerna om framläggande av dokument till kommissionen följs.
Generalsekreteraren skall vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa
att kommissionens rättsakter delges eller offentliggörs i Europeiska
gemenskapernas officiella tidning och att dokument från kommissionen
och dess avdelningar vidarebefordras till Europeiska gemenskapernasövriga institutioner.
Generalsekreteraren skall vara ansvarig för de officiella förbindelserna
med Europeiska gemenskapernas övriga institutioner, om inte annat
följer av ett beslut från kommissionen om att själv utöva denna funk-
tion eller om att överlåta den till ledamöterna eller avdelningarna.Generalsekreteraren skall följa arbetet i Europeiska gemenskapernasövriga institutioner och hålla kommissionen informerad om detta.
Artikel 18
Rättsakter som antas vid kommissionens sammanträden skall fogas till
protokollet för det sammanträde vid vilket de antogs, på det eller despråk på vilka de är giltiga och på ett sådant sätt att de inte kanavskiljas. Dessa rättsakters giltighet bekräftas genom ordförandens ochgeneralsekreterarens underskrift på den sammanfattande anteckningenssista sida.
Rättsakter som antas genom det skriftliga förfarandet skall fogas till
den daganteckning som avses i artikel 12, på det eller de språk på vilka
de är giltiga och på ett sådant sätt att de inte kan avskiljas. Dessa
rättsakters giltighet bekräftas genom generalsekreterarens underskriftpå daganteckningens sista sida.
Rättsakter som antas genom bemyndigande skall fogas till den dagan-
teckning som avses i artikel 15, på det eller de språk på vilka de ärgiltiga och på ett sådant sätt att de inte kan avskiljas. Dessa rättsaktersgiltighet bekräftas genom generalsekreterarens underskrift på dagan-
teckningens sista sida.
Rättsakter som antas genom delegering eller genom en sådan överlå-
telse som avses i artikel 13 tredje stycket skall fogas till den
daganteckning som avses i artikel 15, på det eller de språk på vilkade är giltiga och på ett sådant sätt att de inte kan avskiljas. Dessa aktersgiltighet bekräftas genom en attest som undertecknas av generaldi-rektören eller förvaltningschefen.
I denna arbetsordning avses med rättsakter de rättsakter som anges i
artikel 14 i EKSG-fördraget, artikel 249 i EG-fördraget och artikel161 i Euratomfördraget.
I denna arbetsordning avses med det eller de språk på vilka rättsakter
är giltiga gemenskapernas alla officiella språk när det gäller rättsakter2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 5
▼B
med allmän tillämpning och adressatens eller adressaternas språknär
det gäller andra rättsakter.
KAPITEL II
KOMMISSIONENS AVDELNINGAR
Artikel 19
För förberedelsen och genomförandet av sina uppgifter förfogar
kommissionen över ett antal generaldirektorat och därmed likställda
avdelningar.
Generaldirektoraten och de därmed likställda avdelningarna skall i
princip delas in i direktorat och direktoraten i enheter.
Artikel 20
Kommissionen får för att möta specifika behov inrätta särskilda organi-
satoriska enheter för att utföra avgränsade uppgifter, varvidkommissionen skall fastställa deras befogenheter och arbetssätt.
Artikel 21
För att säkerställa att kommissionens arbete fungerar effektivt skall
avdelningarna bedriva ett nära och koordinerat samarbete vid utarbe-
tandet och genomförandet av beslut.
Innan ett beslut läggs fram för kommissionen skall den ansvariga
avdelningen i god tid höra andra avdelningar som i kraft av sittansvarsområde eller ärendets natur har anknytning till eller berörs av
ärendet och informera generalsekretariatet varje gång överläggning
med avdelningar sker utan generalsekretariatets medverkan.Rättstjänsten skall höras om alla utkast eller förslag till rättsakter ochom alla dokument som kan få rättsliga följder. De generaldirektoratsom ansvarar för budgetfrågor, personal och administration skall hörasom alla dokument som kan påverka frågor om budget, finanser,
personal respektive administration. Även det generaldirektorat som
ansvarar för ekonomistyrning skall höras vid behov.
Den ansvariga avdelningen skall sträva efter att upprätta ett förslag som
kan godtas av de hörda avdelningarna. I händelse av oenighet skall de
olika synpunkter som lämnats av avdelningarna bifogas förslaget, dock
utan att detta får påverka tillämpningen av bestämmelserna i artikel 12.
KAPITEL III
STÄLLFÖRETRÄDARE
Artikel 22
Om ordföranden är förhindrad, skall dennes uppgifter övertas av en
vice ordförande eller en ledamot av kommissionen i den turordningsom fastställts av kommissionen.
Artikel 23
Om generalsekreteraren är förhindrad, skall dennes uppgifter övertas av
ställföreträdande generalsekreteraren eller, om detta inte är möjligt, aven tjänsteman som utses av kommissionen.
Artikel 24
Om en generaldirektör är förhindrad, skall dennes uppgifter övertas av
den närvarande ställföreträdande generaldirektör som har längsttjänstgöringstid eller, om flera har samma tjänstgöringstid, den äldste
av dessa eller, om en sådan befattning inte finns, av en tjänsteman
som utses av kommissionen. Om kommissionen inte har utsett någonställföreträdare skall uppgifterna övertas av den närvarande underord-nade som har längst tjänstgöringstid i den högsta kategorin ochlönegraden eller, om flera har samma tjänstgöringstid, den äldste avdessa.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 6
▼B
Om en enhetschef är förhindrad, skall dennes uppgifter övertas av den
ställföreträdande enhetschefen, förutsatt att det finns en sådan befatt-ning.
Om någon annan överordnad är förhindrad, skall dennes uppgifter
övertas av den tjänsteman som generaldirektören utser i samråd medden ansvariga kommissionsledamoten. Om kommissionen inte harutsett någon ställföreträdare skall uppgifterna övertas av den närva-rande underordnade som har längst tjänstgöringstid i den högstakategorin och lönegraden eller, om flera har samma tjänstgöringstid,
den äldste av dessa.
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 25
Kommissionen skall i nödvändig utsträckning besluta om tillämpnings-
föreskrifter till denna arbetsordning.
Kommissionen får anta ytterligare bestämmelser om kommissionens
och dess avdelningars verksamhet, som skall läggas som bilaga tilldenna arbetsordning.
Artikel 26
Kommissionens arbetsordning av den 18 september 1999, ändrad
genom beslut 2000/633/EG, EKSG, Euratom, skall upphöra att gälla.
Artikel 27
Denna arbetsordning träder i kraft den 1 januari 2001.
Artikel 28
Denna arbetsordning skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas
offciella tidning .2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 7
▼B
BILAGA
REGLER OM GOD FÖRVALTNINGSSED FÖR EUROPEISKA
KOMMISSIONENS ANSTÄLLDA NÄR DET GÄLLER DERAS
FÖRHÅLLANDE TILL ALLMÄNHETEN
God service
Kommissionen och dess anställda är skyldiga att tjäna gemenskapens och
därmed också allmänhetens intressen.
Allmänheten förväntar sig med rätta en god service och en förvaltning som är
öppen, tillgänglig och väl skött.
God service förutsätter att kommissionen och dess anställda uppträder hövligt,
sakligt och opartiskt.
Ändamål
För att kommissionen skall kunna uppfylla sin skyldighet att följa god förvalt-
ningssed, särskilt i sina kontakter med allmänheten, förbinder sig kommissionen
att iaktta dessa regler och låta sig vägledas av dem i det dagliga arbetet.
Tillämpningsområde
Reglerna är bindande för alla anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna för
tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna eller i anställningsvillkoren för
övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (nedan kallad tjänsteföreskrifterna)
och andra föreskrifter om förhållandet mellan kommissionen och dess anställda,
som gäller för tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.
Kontraktsanställda, experter som är utsända från myndigheter i medlemsstaterna,
praktikanter osv. som arbetar för kommissionen bör också låta sig vägledas av
dem i det dagliga arbetet.
Förhållandet mellan kommissionen och dess anställda styrs enbart av tjänste-
föreskrifterna.
1. ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR GOD FÖRVALTNINGSSED
Kommissionen iakttar följande allmänna principer i sitt förhållande till
allmänheten.
Lagenlighet
Kommissionen handlar i överensstämmelse med lagen och tillämpar de regler
och förfaranden som följer av gemenskapens lagstiftning.
Icke-diskrimineringoch lika behandling
Kommissionen följer principen att inte diskriminera och förbinder sig särskilt
att behandla alla som vänder sig till den lika, oavsett nationalitet, kön, ras
eller etniskt ursprung, religion eller övertygelse, funktionshinder, ålder eller
sexuell läggning. Om liknande fall behandlas olika, skall detta således moti-
veras utifrån det specifika ärendets särdrag.
Proportionalitet
Kommissionen säkerställer att de åtgärder som vidtas är anpassade till det
mål som eftersträvas.
Kommissionen ser särskilt till att de administrativa och budgetmässiga bördor
som tillämpningen av dessa regler medför aldrig blir orimligt stora i
förhållande till de förväntade fördelarna.
Konsekvens
Kommissionen skall vara konsekvent i sin förvaltning och följa sin normala
praxis. Alla undantag från denna princip skall motiveras väl.
2. RIKTLINJER FÖR GOD FÖRVALTNING
Saklighet och opartiskhet
Anställda skall alltid handla sakligt och opartiskt, i gemenskapens intressen
och för det allmänna bästa. De skall handla självständigt inom de politiska
ramar som kommissionen har fastställt och i sitt handlande aldrig låta sig
vägledas av personliga eller nationella intressen eller politiska påtryckningar.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 8
▼B
Information om administrativa förfaranden
Om en person begär upplysningar som gäller ett administrativt förfarande
inom kommissionen, skall de anställda se till att upplysningarna lämnas
inom den tid som är fastställd för det berörda förfarandet.
3. INFORMATION OM BERÖRDA PARTERS RÄTTIGHETER
Hörande alla direkt berörda parter
Om det i gemenskapens lagstiftning krävs att berörda parter hörs, skall de
anställda se till att parterna får tillfälle att ge sin åsikt till känna.
Skyldighet att motivera beslut
I ett beslut av kommissionen bör de skäl det grundas på klart anges, och
berörda personer och parter skall underrättas om beslutet.
Som huvudregel bör skälen för ett beslut anges i sin helhet. Om det emel-
lertid inte är möjligt att i detalj ange skälen för enskilda beslut, till exempel
därför att ett stort antal personer berörs av likartade beslut, kan standardsvar
ges. Dessa standardsvar bör innehålla de huvudsakliga skäl som ligger till
grund för beslutet. Vidare skall en berörd part som uttryckligen begär en
utförlig motivering, få en sådan.
Skyldighet att ange sätt för överklagande
Om gemenskapens lagstiftning så föreskriver, skall det i ett beslut som delges
klart anges att beslutet kan överklagas och hur detta skall göras (namn på och
arbetsadress till den person eller avdelning dit överklagandet skall ges in och
sista dag för överklagandet).
Om så är lämpligt bör det i beslutet också pekas på möjligheten att väcka
talan inför domstol eller att klaga inför ombudsmannen i enlighet med artikel
230 eller 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.
4. BEHANDLINGAR AV FÖRFRÅGNINGAR
Kommissionen förbinder sig att svara på förfrågningar på det sätt som är
lämpligast och så snabbt som möjligt.
Begäran om handlingar
Om den handling som efterfrågas redan är offentliggjord, kan den frågande
hänvisas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationers
försäljningsombud eller till de dokumentations- och informationscentrum
som tillhandahåller handlingar gratis, såsom Infopoints, Europeiska doku-
mentationscenter osv. Många handlingar är också lätt åtkomliga i
elektronisk form.
Reglerna för tillgång till handlingar anges i en särskild uppförandekodex.
Brev
I enlighet med artikel 21 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemen-
skapen skall kommissionen svara på brev på samma språk som det
ursprungliga brevet är skrivet på, förutsatt att det är skrivet på ett av gemen-
skapens officiella språk.
Brev till kommissionen skall besvaras inom femton arbetsdagar räknat från
den dag då det registrerades vid den ansvariga avdelningen vid kommis-
sionen. Svaret bör innehålla uppgift om vem som är ansvarig för ärendet
och hur han eller hon kan nås.
Om ett svar inte kan sändas inom femton arbetsdagar, och i samtliga fall då
svaret kräver ytterligare arbete, såsom inhämtande av uppgifter från andra
avdelningar eller översättning, bör den ansvarige tjänstemannen sända ett
preliminärt svar, av vilket det skall framgå när adressaten kan förvänta sig
ett svar med tanke på det arbete som krävs. Härvid bör hänsyn tas till frågans
brådskande natur och dess komplexitet.
Om svaret skall utformas av en annan avdelning än den dit brevet först
riktades, bör brevskrivaren underrättas om namnet och arbetsadressen till
den person som brevet har överlämnats till.
Dessa regler gäller inte brev som med fog kan anses som oseriösa, till
exempel därför att de bara upprepar innehållet i tidigare brev eller är
förolämpande eller meningslösa. Kommissionen förbehåller sig rätten att
inte besvara sådana brev.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 9
▼B
Telefonsamtal
När anställda svarar i telefon skall de ange sitt eller sin avdelnings namn. När
de skall ringa upp en person igen skall det göras så snabbt som möjligt.
Anställda som besvarar förfrågningar skall lämna upplysningar om de
områden de har direkt ansvar för och bör i övriga fall hänvisa den frågandetill lämplig källa. Vid behov bör de hänvisa till sin överordnade eller rådfråga
honom eller henne innan de lämnar de upplysningar som begärs.
När anställda på telefon blir tillfrågade om uppgifter på ett område som de
själva har direkt ansvar för, skall de först fastslå vem som ringer och
undersöka om uppgifterna redan har offentliggjorts. Om detta inte är fallet,
kan de göra bedömningen att det inte är i gemenskapens intresse att uppgif-
terna lämnas ut. I så fall bör de förklara varför uppgifterna inte kan lämnas ut
och i förekommande fall hänvisa till den tystnadsplikt för tjänstemän som
följer av artikel 17 i tjänsteföreskrifterna.
Den anställde bör vid behov begära skriftlig bekräftelse på en tele-
fonförfrågan.
Elektronisk post
Anställda skall snarast svara på elektroniska meddelanden i överensstäm-
melse med de riktlinjer som anges i avsnittet om telefonsamtal.
Om ett elektroniskt meddelande är sådant att det kan likställas med ett
vanligt brev skall det dock behandlas enligt riktlinjerna för besvarande av
brev, och samma tidsfrister skall gälla.
Hänvändelser från medierna
Press- och informationstjänsten är ansvarig för kontakterna med medierna.
Anställda får dockbesvara förfrågningar från medierna när de gäller
uppgifter om tekniska frågor inom deras egna ansvarsområden.
5. SKYDD AV PERSONLIGA OCH FÖRTROLIGA UPPGIFTER
Kommissionen och dess anställda skall särskilt respektera
— reglerna om skydd av enskildas personliga förhållanden och personupp-
gifter,
— de förpliktelser som anges i artikel 287 i Fördraget om upprättandet av
Europeiska gemenskapen och särskilt dem som gäller tystnadsplikt,
— reglerna om skydd av utredningar i brottsmål, och— kraven på förtrolighet i ärenden som faller inom arbetsområdet för de
olika kommittéer och organ som avses i artikel 9 i tjänsteföreskrifterna
och bilagorna II och III till dessa.
6. KLAGOMÅL
Europeiska kommissionen
Klagomål när det gäller överträdelser av principerna i dessa regler kan
lämnas in direkt till Europeiska kommissionens generalsekretariat(
1), som
skall vidarebefordra detta till den berörda avdelningen.
Generaldirektören eller avdelningschefen skall skriftligen svara den klagande
inom två månader. Klaganden kan därefter inom en månad vända sig till
Europeiska kommissionens generalsekreterare och begära omprövning av det
resultat som klagomålet lett till. Generalsekreteraren skall svara på begäran
om omprövning inom en månad.
Ombudsmannen
Klagomål kan också lämnas in till ombudsmannen i enlighet med artikel 195
i Fördraget om upprättande av Europeiska gemenskapen och enligt ombuds-
mannens stadgar.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 10
(1) Europeiska kommissionens generalsekretariat – SG/B/2: ”Insyn, tillgång till handlingar,
kontakter med det civila samhället” – Rue de la Loi/Westraat 200, B-1049 Bryssel (fax(32-2) 296 72 42).
e-post: SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int
▼M1
KOMMISSIONENS SÄKERHETSBESTÄMMELSER
av följande skäl:(1) För att kommissionens verksamhet skall kunna utvecklas på sådana
områden som kräver en hög grad av sekretess bör ett övergripande säker-
hetssystem upprättas som omfattar kommissionen, andra institutioner,
organ och kontor som upprättats genom eller på grundval av EG-
fördraget eller Fördraget om Europeiska unionen, medlemsstaterna samt
andra mottagare av sekretessbelagda uppgifter från EU, nedan kallat
sekretessbelagda EU-uppgifter.
(2) För att garantera att det säkerhetssystem som upprättas genom denna
förordning är effektivt kommer kommissionen endast tillhandahålla
sekretessbelagda EU-uppgifter till de utomstående organ som kan gegarantier för att de har vidtagit alla åtgärder som krävs för att följa dessa
bestämmelser.
(3) Dessa bestämmelser antas utan att det påverkar förordning nummer 3 av
den 31 juli 1958 om genomförandet av artikel 24 i Fördraget om
upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen(
1), rådets förordning
1588/90 av den 11 juni 1990 om utlämnande av insynsskyddade statis-
tiska uppgifter till Europeiska gemenskapernas statistikkontor(2) och
utan att det påverkar kommissionens beslut C (95) 1510 slutlig av den
23 november 1995 on the protection of informatics systems (ej översatt
till svenska).
(4) Kommissionens säkerhetssystem bygger på principerna i rådets beslut
2001/264/EG av den 19 mars 2001 om antagande av rådets säkerhetsbe-
stämmelser(3) för att unionens beslutsprocess skall kunna fungera på ett
smidigt sätt.
(5) Kommissionen betonar vikten av att i förekommande fall låta övriga
institutioner omfattas av de regler och normer för sekretess som är
nödvändiga för att skydda unionens och medlemsstaternas intressen.
(6) Kommissionen behöver egna principer för sekretess med beaktande av
alla säkerhetsaspekter samt kommissionens särskilda ställning som insti-
tution.
(7) Dessa bestämmelser antas utan att det påverkar artikel 255 i fördraget
eller Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av
den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets,
rådets och kommissionens handlingar(4).
Artikel 1
Kommissionens säkerhetsbestämmelser fastställs i bilagan.
Artikel 2
1. När det gäller hantering av sekretessbelagda EU-uppgifter skall den
ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor vidta lämpliga
åtgärder för att se till att de bestämmelser som avses i artikel 1 iakttas inom
kommissionen av kommissionens tjänstemän och andra anställda, av avdelad
personal från kommissionen samt i alla kommissionens byggnader, inbegripet
representationer och kontor i unionen och på delegationer i tredjeländer samt
av uppdragstagare utanför kommissionen.
2. Medlemsstaterna, andra institutioner, organ och kontor som upprättats
genom eller på grundval av fördragen skall ha tillåtelse att motta sekretessbe-
lagda EU-uppgifter under förutsättning att de, då sekretessbelagda EU-uppgifter
hanteras, ser till att bestämmelserna i punkt 1 följs på deras enheter och i deras
lokaler, särskilt av följande kategorier:
a) Anställda vid medlemsstaternas ständiga representationer vid Europeiska
unionen och av de nationella delegationer som deltar i kommissionsmöten
eller i möten i kommissionens organ, eller som deltar i annan verksamhet
som leds av kommissionen.
b) Andra anställda vid medlemsstaternas nationella förvaltningar som hanterar
sekretessbelagda EU-uppgifter, oavsett om de tjänstgör på medlemsstaternas
territorium eller utomlands.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 11
(1) EGT 17/58, 6.10.1958, s. 406/58.
(2) EGT L 151, 15.6.1990, s. 1.
(3) EGT L 101, 11.4.2001, s. 1.
(4) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.
▼M1
c) Utomstående uppdragstagare och avdelad personal som hanterar sekretessbe-
lagda EU-uppgifter.
Artikel 3
Tredjeländer, internationella organisationer och andra organ skall tillåtas att
motta sekretessbelagda EU-uppgifter under förutsättning att de, då dessa
uppgifter hanteras, strikt följer bestämmelserna i artikel 1.
Artikel 4
I överensstämmelse med de grundläggande principer och miniminormer för
säkerhet som återfinns i del I av bilagan, får den ledamot av kommissionen
som ansvarar för säkerhetsfrågor vidta åtgärder i enlighet med del II i bilagan.
Artikel 5
Föreliggande bestämmelser skall från dagen för antagandet ersätta
a) Kommissionens beslut C (94) 3282 av den 30 november 1994 on the security
measures applicable to classified information produced or transmitted in
connection with activities of the European Union (ej översatt till sv).
b) Kommissionens beslut C (1999) 423 av den 25 februari 1999 relating to the
procedures whereby officials and other employees of the European Commis-
sion may be allowed access to classified information held by the
Commission (ej översatt till sv.).
Artikel 6
Från och med det att dessa bestämmelser träder i kraft skall följande gälla för
alla sekretessbelagda uppgifter som till och med det datumet innehas av
kommissionen, utom sekretessbelagda Euratom-uppgifter:
a) Om uppgifterna kommer från kommissionen skall de klassas på nytt som EU
RESTRICTED, såvida inte upphovsmannen beslutar om annan klassning
senast den 31 januari 2002. I så fall skall upphovsmannen underrätta alla
mottagare av dokumentet i fråga.
b) Om uppgifterna kommer utifrån skall kommissionen behålla den ursprung-
liga klassificeringen och behandla uppgifterna som sekretessbelagda EU-
uppgifter på motsvarande nivå, såvida inte upphovsmannen samtycker till
hävande av sekretess eller inplacering i lägre sekretessgrad.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 12
▼M1
BILAGA
SÄKERHETSBESTÄMMELSER
Innehåll
DEL I: GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH MINIMINORMER FÖR
SÄKERHET
1. INLEDNING2. ALLMÄNNA PRINICIPER3. SÄKERHETSGRUNDERNA
4. PRINCIPER FÖR INFORMATIONSSÄKERHET
4.1Mål
4.2Definitioner
4.3Sekretessklassning
4.4Syftet med säkerhetsåtgärderna
5. HUR SÄKERHETEN SKALL ORGANISERAS5.1Gemensamma miniminormer
5.2Organisation
6. SÄKERHET FÖR PERSONALEN6.1Säkerhetsprövning av personal
6.2Register över säkerhetsprövning av personal
6.3Säkerhetsanvisningar för personalen
6.4Ledningsansvar
6.5Personalens säkerhetsstatus
7. FYSISK SÄKERHET7.1Behov av skydd
7.2Kontroller
7.3Byggnadernas säkerhet
7.4Beredskapsplaner
8. INFORMATIONSSÄKERHET
9. ÅTGÄRDER MOT SABOTAGE OCH ANDRA FORMER AV UPPSÅTLIG
SKADA
10. UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER TILL TRED-
JELAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER
DEL II: SÄKERHETSORGANISATIONEN INOM KOMMISSIONEN11. DEN LEDAMOT AV KOMMISSIONEN SOM ANSVARAR FÖR SÄKER-
HETSFRÅGOR
12. KOMMISSIONENS RÅDGIVANDE KOMMITTÉ FÖR SÄKERHETS-
FRÅGOR
13. KOMMISSIONENS SÄKERHETSNÄMND14. KOMMISSIONENS SÄKERHETSKONTOR15. SÄKERHETSINSPEKTIONER16. KLASSNING, SÄKERHETSBETECKNINGAR OCH MÄRKNINGAR16.1Klassningsnivåer
16.2Säkerhetsbeteckningar
16.3Märkningar
16.4Fastsättning
16.5Fastsättning av säkerhetsbeteckningar
17. HUR SEKRETESSKLASSNINGEN SKALL GÅ TILL2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 13
▼M1
17.1Allmänt
17.2Tillämpning av sekretessklassning
17.3Implacering i lägre sekretessgrad och hävande av sekretess
18. FYSISK SÄKERHET
18.1Allmänt
18.2Säkerhetskrav
18.3Fysiska säkerhetsåtgärder
18.3.1Säkerhetsutrymmen
18.3.2Administrativt utrymme
18.3.3Kontroll av in- och utpassering
18.3.4Patrulleringav vakter
18.3.5Säkerhetsskåp och valv
18.3.6Lås
18.3.7Kontroll av lås och kombinationer
18.3.8Anordningar för upptäckt av intrång
18.3.9Godkänd utrustning
18.3.10Fysiskt skydd för kopierings- och faxapparater
18.4Skydd mot ”tjuvtittande” och ”tjuvlyssnande”
18.4.1Tjuvtittande
18.4.2Tjuvlyssnande
18.4.3Införande av elektronisk utrustningoch inspelning sutrustning
18.5Tekniska säkerhetsutrymmen
19. ALLMÄNNA REGLER OM PRINCIPEN FÖR BEHOV AV UPPTGIFTER
OCH SÄKERHETSGRANSKNING AV EU-PERSONAL
19.1Allmänt
19.2Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som EU TOP
SECRET
19.3Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som EU
SECRET och EU CONFIDENTIAL
19.4Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som EU
RESTRICTED
19.5Förflyttningar
19.6Särskilda anvisningar
20. FÖRFARANDE FÖR SÄKERHETSPRÖVNING FÖR KOMMISSIONS-
TJÄNSTEMÄN OCH ANDRA ANSTÄLLDA
21. UPPRÄTTANDE, UTLÄMNANDE, ÖVERFÖRING, SÄKERHET I POST-
HANTERINGEN SAMT EXTRA EXEMPLAR OCH ÖVERSÄTTNINGAR
OCH UTDRAG UR SEKRETESSBELAGDA EU-HANDLINGAR
21.1Upprättande
21.2Utlämnande
21.3Vidarebefordran/överföring av sekretessbelagda EU-handlingar
21.3.1Förpackningar, kvitton
21.3.2Vidarbefordran inom en byggnad eller ett byggnadskomplex
21.3.3Överföringinom ett land
21.3.4Överföringfrån ett land till ett annat
21.3.5Vidarebefordran/överföring av handlingar med beteckningen EU
RESTRICTED
21.4Säkerhet när det gäller kurirer
21.5Teknisk överföring på elektronisk eller annan väg2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 14
▼M1
21.6Extra exemplar och översättningar av utdrag från sekretessbelagda
EU-handlingar
22. REGISTER FÖR SAMT GRANSKNING, KONTROLL, ARKIVERING
OCH FÖRSTÖRING AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER
22.1Lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter
22.2Registret för uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET
22.2.1Allmänt
22.2.2Centrala registret för uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET
22.2.3Underavdelningar till register för handlingar med beteckningen EU TOP
SECRET
22.3Investeringar, granskning och kontroll av sekretessbelagda EU-hand-
lingar
22.4Arkivering av sekretessbelagda EU-uppgifter
22.5Förstöring av sekretessbelagda EU-handlingar
22.6Förstöring i en nödsituation
23. SÄKERHETSÅTGÄRDER FÖR SÄRSKILDA MÖTEN UTANFÖR
KOMMISSIONENS LOKALER VILKA INBEGRIPER SEKRETESSBE-
LAGDA EU-UPPGIFTER
23.1Allmänt
23.2Ansvar
23.2.1Kommissionens säkerhetstjänst
23.2.2Säkerhetstjänsteman vid möten
23.3Säkerhetsåtgärder
23.3.1Säkerhetsutrymmen
23.3.2Passersedel
23.3.3Kontroll av foto- och AV-utrustning
23.3.4Kontroll av portföljer, bärvara datorer och paket
23.3.5Teknisk säkerhet
23.3.6Delegationernas handlingar
23.3.7Säker förvaringav handling ar
23.3.8Inspektion av kontor
23.3.9Bortskaffande av sekretessbelagt EU-material
24 SEKRETESSBROTT OCH RÖJANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-
UPPGIFTER
24.1Definitioner
24.2Rapportering om sekretessbrott
24.3Rättsliga åtgärder
25. SKYDD FÖR SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER SOM
HANTERAS I IT- OCH KOMMUNIKATIONSSYSTEM
25.1Inledning
25.1.1Allmänt
25.1.2Hot mot systemen och systemens sårbarhet
25.1.3Huvudsyftet med säkerhetsåtgärderna
25.1.4Redovisningav systemspecifika säkerhetskrav
25.1.5Säkra driftsformer
25.2Definitioner
25.3Ansvar för säkerhet
25.3.1Allmänt
25.3.2Ackrediteringsmyndigheten för säkerhet (SAA)2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 15
▼M1
25.3.3INFOSEC-myndigheten
25.3.4Ägaren till de tekniska systemen (TSO)
25.3.5Ägaren till uppgifterna (IO)
25.3.6Användare
25.3.7INFOSEC-utbildning
25.4Icke-tekniska säkerhetsåtgärder
25.4.1Säkerhetsprövningav personalen
25.4.2Fysisk säkerhet
25.4.3Kontroll av åtkomsten till ett system
25.5Tekniska säkerhetsåtgärder
25.5.1Informationssäkerhet
25.5.2Kontroll av uppgifter och uppgifternas spårbarhet
25.5.3Hantering och kontroll av flyttbara lagringsmedier för datorer
25.5.4Hävande av sekretess och förstöring av lagringsmedier för datorer
25.5.5Kommunikationssäkerhet
25.5.6Installations- och strålningssäkerhet
25.6Säkerhet under hantering
25.6.1Säkra driftsmetoder (SecOPs)
25.6.2Skydd för programvara/konfigureringshantering
25.6.3Kontroll av förekomst av skadliga programvaru- eller datavirus
25.6.4Underhåll
25.7Upphandling
25.7.1Allmänt
25.7.2Ackreditering
25.7.3Utvärderingoch certifiering
25.7.4Rutinkontroll av säkerhetsegenskaper för fortsatt ackreditering
25.8Tillfällig eller sporadiskanvändning
25.8.1Säkerhet för mikrodatorer/persondatorer
25.8.2Användningav privat IT-utrustningför officiellt arbete vid kommissionen
25.8.3Användningav IT-utrustningsom äg s av en entreprenör eller har tillhan-
dahållits nationellt för officiellt arbete vid kommissionen
26. UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER TILL
TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER
26.1.1Principer för utlämnande av sekretessbelagda EU-uppgifter
26.1.2Nivåer
26.1.3Säkerhetsavtal
TILLÄGG 1: JÄMFÖRELSE AV NATIONELLA SEKRETESSGRADER
TILLÄGG 2: PRAKTISK HANDLEDNING FÖR SÄKERHETSKLASS-
NING
TILLÄGG 3: HANDLEDNING FÖR UTLÄMNANDE AV SEKRETESS-
BELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNA-
TIONELLA ORGANISATIONER: SAMARBETE PÅ NIVÅ 1
TILLÄGG 4: HANDLEDNING FÖR UTLÄMNANDE AV SEKRETESS-
BELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNA-
TIONELLA ORGANISATIONER: SAMARBETE PÅ NIVÅ 2
TILLÄGG 5: HANDLEDNING FÖR UTLÄMNANDE AV SEKRETESS-
BELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNA-
TIONELLA ORGANISATIONER: SAMARBETE PÅ NIVÅ 3
TILLÄGG 6: FÖRKORTNINGAR2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 16
▼M1
DEL I: GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH MINIMINORMER FÖR
SÄKERHET
1. INLEDNING
I dessa bestämmelser fastställs de grundläggande principer och miniminormer
för säkerhet som skall följas på korrekt sätt av kommissionen på alla dess avdel-
ningar, samt av alla mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter, så att
säkerheten garanteras och var och en kan vara förvissad om att gemensamma
skyddsnormer för säkerheten har fastställs.
2. ALLMÄNNA PRINCIPER
Kommissionens säkerhetspolitik är en integrerad del av dess allmänna interna
förvaltningspolitikoch grundar sig således på de principer som ligger till grund
för dess allmänna politik.
Dessa principer innefattar lagenlighet, öppenhet och insyn, ansvarsskyldighet
och subsidiaritet (proportionalitet).
Lagenlighet innebär behovet att strikt följa de rättsliga ramarna i genomförandet
av säkerhetsföreskrifterna och behovet att följa de rättsliga kraven. Det innebär
också att ansvaret på säkerhetsområdet skall grunda sig på vederbörliga rättsliga
bestämmelser. Bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna gäller till fullo, särskilt
dess artikel 17 om personalens skyldighet att tillämpa diskretion när det gäller
kommissionens uppgifter samt dess avdelning VI om disciplinära åtgärder. Slut-
ligen innebär det att sekretessbrott inom kommissionens ansvarsområde måste
hanteras på ett sätt som överensstämmer med kommissionens politik om disci-
plinära åtgärder samt dess politikom samarbete med medlemsstaterna på det
kriminalrättsliga området.
Öppenhet och insyn innebär behovet av tydlighet avseende alla säkerhetsbe-
stämmelser och föreskrifter, för balans mellan olika tjänster och olika områden
(fysisk säkerhet gentemot informationsskydd osv.) samt behovet av en konse-
kvent och strukturerad säkerhetsmedveten politik. Det definierar också behovet
av tydliga skriftliga riktlinjer för genomförande av säkerhetsåtgärder.
Ansvarsskyldighet innebär att ansvarsförhållanden på säkerhetsområdet kommer
att klart definieras. Dessutom anger det behovet av att regelbundet kontrollera
om dessa ansvarsplikter har fullgjorts korrekt.
Subsidiaritet eller proportionalitet innebär att säkerhet skall organiseras på lägsta
möjliga nivå och så nära generaldirektoraten och kommissionen som möjligt.
Det anger också att säkerhetsverksamheten skall begränsas till de delar där den
verkligen behövs. Slutligen innebär det att säkerhetsåtgärderna skall stå i propor-
tion till de intressen som skall skyddas och till det faktiska och potentiella hotet
mot dessa intressen, för att möjliggöra ett skydd som orsakar minsta möjliga
störning.
3. SÄKERHETSGRUNDERNA
Grunderna för god säkerhet är följande:
a) En nationell säkerhetsorganisation i varje medlemsstat som är ansvarig för
(1) insamling och registrering av underrättelser om spioneri, sabotage, terro-
rism och annan omstörtande verksamhet, och
(2) information och råd till regeringen och genom denna till kommissionen,
om arten av hotet mot säkerheten och vilka skyddsåtgärder som kan
vidtas.
b) I varje medlemsstat och på kommissionen, en teknisk myndighet för informa-
tionssäkerhet (Infosec) som är ansvarig för att tillsammans med den berörda
säkerhetsmyndigheten tillhandahålla information och ge råd om tekniska hot
mot säkerheten och vilka skyddsåtgärder som kan vidtas.
c) Regelbundet samarbete mellan ministerier och berörda avdelningar inom de
europeiska institutionerna, för att i tillämpliga fall fastställa och rekommen-
dera
(1) vilka personer, uppgifter och resurser som behöver skydd, och
(2) gemensamma skyddsnormer.
d) Nära samarbete mellan kommissionens säkerhetsavdelning och säkerhetsav-
delningarna på andra europeiska institutioner samt med NATO:s
säkerhetsavdelning (NOS).2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 17
▼M1
4. PRINCIPER FÖR INFORMATIONSSÄKERHET
4.1Mål
Informationssäkerheten har följande huvudsyften
a) att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter mot spioneri och mot att de röjs
utan tillstånd,
b) att skydda EU-uppgifter som hanteras i nät och system för kommunikation
och information mot hot som riktar sig mot uppgifternas sekretess, okränk-
barhet och tillgänglighet,
c) att skydda kommissionens lokaler där EU-uppgifter förvaras från sabotage
och uppsåtlig skada,
d) om detta misslyckats, bedöma omfattningen och graden av den skada som
åsamkats, begränsa följderna av den och vidta åtgärder för att avhjälpa
skadan.
4.2Definitioner
I dessa bestämmelser används följande begrepp:
a) Sekretessbelagda EU-uppgifter omfattar alla uppgifter och all materiel, som
om de röjdes av obehöriga skulle kunna skada EU:s intressen i olika hög
grad, eller en eller flera av dess medlemsstaters intressen, oavsett om
upphovet till uppgifterna finns inom EU eller de har erhållits från en
medlemsstat, tredjeland eller internationella organisationer.
b) Handling är varje brev, not, protokoll, rapport, memorandum, signal/medde-
lande, skiss, foto, diapositiv, film, karta, grafisk framställning, plan,
anteckningsblock, stencil, karbonpapper, skrivmaskinsband eller band till
skrivare, kassett, diskett eller hårddisk i dator, cd-rom eller annat fysiskt
medium på vilket uppgifter har lagrats.
c) Material är en handling enligt definitionen under punkt b samt varje slags
utrustning som antingen har tillverkats eller håller på att tillverkas.
d) Behov av uppgifter innebär en enskild anställds behov av att få tillgång till
sekretessbelagda EU-uppgifter för att kunna genomföra sitt arbete eller sin
uppgift.
e) Tillstånd innebär att kommissionens ordförande beslutar att ge en enskild
individ tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter i angiven omfattning, efter
ett positivt resultat av en säkerhetsprövning (granskning) som genomförts av
den nationella säkerhetsmyndigheten enligt nationell lag.
f) Klassificering innebär att uppgifter ges en lämplig säkerhetsnivå. Uppgifterna
skall vara av sådan art att deras avslöjande skulle skada kommissionens eller
medlemsstaternas intressen.
g) Inplacering i en lägre sekretessgrad innebär en sänkning av sekretessgraden.
h) Hävande av sekretess innebär att uppgifterna inte längre är hemligstämplade.
i) Upphovsman är författaren till ett sekretessbelagt dokument. Inom kommis-
sionen får avdelningscheferna ge personalen tillstånd att stå som upphovsmän
till sekretessbelagda EU-uppgifter.
j) Kommissionens tjänstegrenar är kommissionen och dess enheter, inklusive
kanslierna, på alla platser där kommissionen har anställda, även Gemen-
samma forskningscentret, representationerna och kontoren i unionen samt
delegationer i tredjeland.
4.3Sekretessklassning
a) I sekretessfrågor krävs det omsorg och erfarenhet för att kunna välja ut vilka
uppgifter och vilken materiel som skall skyddas och bedömningen av vilken
skyddsnivå som krävs. Grundläggande är att skyddsnivån skall motsvara
känsligheten hos de enskilda uppgifterna och den materiel som skall skyddas.
För att säkerställa ett obehindrat uppgiftsflöde skall åtgärder vidtas för att
undvika överdriven sekretessbeläggning och fall där sekretessbeläggningen
inte är tillräcklig.
b) Systemet för sekretessklassning är det instrument som skall användas för att
omsätta principerna i verkligheten; ett liknande system för sekretessklassning
skall följas i planeringen och organiseringen av hur man förhindrar spioneri,
sabotage, terrorism och andra hot, så att de viktigaste utrymmen där sekre-
tessbelagda uppgifter förvaras och de känsligaste punkterna i dessa får
högsta möjliga skyddsnivå.
c) Ansvaret för sekretessklassningen ligger hos uppgifternas upphovsman.
d) Sekretessgraden skall endast grunda sig på uppgifternas innehåll.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 18
▼M1
e) Sekretessklassningen av en handling som helhet skall vara minst densamma
som den del som fått den högsta sekretessgraden. Samlade uppgifter får dock
ges en högre sekretessgrad än de enskilda uppgifter som ingår.
f) Uppgifter skall endast sekretessklassas när det är nödvändigt och under så
lång tid som krävs.
4.4Syftet med säkerhetsåtgärderna
Säkerhetsåtgärderna skall
a) omfatta alla personer som har tillgång till sekretessbelagda uppgifter, sekre-
tessbelagda informationsbärande medier, alla utrymmen där sådana uppgifter
förvaras och viktiga anläggningar,
b) vara utformade så att personer upptäcks vars ställning kan äventyra säker-
heten hos de sekretessbelagda uppgifterna och viktiga anläggningar där
sekretessbelagda uppgifter förvaras, och kunna utestänga eller avlägsna dessa
personer,
c) hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda uppgifter eller de
anläggningar där uppgifterna förvaras,
d) säkerställa att sekretessbelagda uppgifter sprids endast på grundval av prin-
cipen ”behöver ha tillgång till uppgifterna för tjänsteutövningen”, som är
grundläggande för alla aspekter av säkerhet,
e) säkerställa okränkbarheten (dvs. förebygga förvanskning, obehörig ändring
eller radering) och tillgängligheten (dvs. åtkomst skall inte nekas dem som
behöver och är behöriga att få tillgång till alla uppgifter), vare sig uppgif-
terna är sekretessbelagda eller inte, och särskilt till sådana uppgifter som
lagras, bearbetas eller överförs i elektronisk form.
5. HUR SÄKERHETEN SKALL ORGANISERAS
5.1Gemensamma miniminormer
Kommissionen skall se till att gemensamma miniminormer för säkerhet iakttas
av alla mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter, inom institutionen och
under dess befogenhet, dvs. alla avdelningar och uppdragstagare så att sekretess-
belagda EU-uppgifter kan meddelas i förvissning om att de kommer att hanteras
med samma omsorg överallt. Sådana miniminormer skall omfatta kriterier för
säkerhetsprövning av personal och förfaranden för skydd av sekretessbelagda
EU-uppgifter.
Kommissionen får endast tillåta att sekretessbelagda EU-uppgifter vidarebe-
fordras till organ utanför EU-institutionerna om dessa, vid hantering av
sekretessbelagda EU-uppgifter, kan garantera att föreskrifter följs som minst
motsvarar miniminormerna
5.2Organisation
Inom kommissionen organiseras säkerheten på två nivåer:
a) För kommissionen som helhet finns kommissionens säkerhetsavdelning med
dess ackrediteringsmyndighet för säkerhet som också fungerar som krypter-
ingsmyndighet och Tempest-myndighet (kalibreringslaboratoriet för tester av
spänningar i termisk, elektromagnetisk och fysikalisk utrustning), samt med
INFOSEC-myndigheten (informationssäkerhet) och ett eller flera centrala
register för sekretessbelagda EU-uppgifter. Varje sådant register förestås av
en eller flera kontrolltjänstemän.
b) På kommissionens avdelningar vilar ansvaret hos en eller flera lokala säker-
hetsansvariga, en eller flera säkerhetsansvariga för de centrala datasystemen,
säkerhetsansvariga för de lokala datasystemen och de lokala registren för
sekretessbelagda EU-uppgifter med en eller flera kontrolltjänstemän.
c) De centrala säkerhetsorganen kommer att ge ytterligare handledning till de
lokala säkerhetsorganen.
6. SÄKERHET FÖR PERSONALEN
6.1Säkerhetsprövning av personal
Alla personer som behöver ha tillgång till uppgifter som fått beteckningen EU
CONFIDENTIAL eller en högre sekretessgrad, skall på vederbörligt sätt
genomgå en säkerhetsprövning innan tillträde beviljas. En liknande säker-
hetsprövning skall krävas för personer i vars tjänsteutövning det ingår tekniskt
handhavande av kommunikations- och informationssystem som innehåller sekre-2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 19
▼M1
tessbelagda uppgifter. Syftet med denna säkerhetsprövning skall vara att bedöma
dessa personer i följande avseenden:
a) Om de är obrottsligt lojala.
b) Om de har en sådan personlighet och en sådan omdömesförmåga att inget
tvivel kan uppstå om deras integritet i hanterandet av sekretessbelagda
uppgifter.
c) Om de kan tänkas kunna påverkas av utländska eller andra källor.
Särskilt noggrann granskning inom ramen för säkerhetsprövningen skall göras
av följande personer:
d) De som skall beviljas tillgång till uppgifter som klassats som EU TOP
SECRET.
e) I tjänsteutövningen har de tillgång till en stor mängd uppgifter som berör EU
på nivån EU SECRET.
f) Personer vars tjänsteutövning ger dem särskild tillgång till säkra kommunika-
tions- eller informationssystem och sålunda möjlighet att få obehörig tillgång
till stora mängder sekretessbelagda EU-uppgifter, eller att åsamka uppdraget
allvarlig skada genom tekniskt sabotage.
Under de omständigheter som det redogörs för under punkterna d-f ovan skall
man i största möjliga utsträckning använda sig av tekniken med registerkontroll.
När personer som inte behöver ha tillgång till uppgifterna för sin tjänsteutövning
skall tas i anspråk under omständigheter då de kan få tillgång till sekretessbe-
lagda EU-uppgifter (t.ex. bud, säkerhetspersonal, underhållspersonal och
städare), skall de först genomgå vederbörlig säkerhetsprövning.
6.2Register över säkerhetsprövning av personal
Alla kommissionens avdelningar som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter
eller där det finns säkra kommunikations- eller informationssystem, skall hålla
ett register över den personal som varit föremål för säkerhetsprövning. Varje
säkerhetsprövning skall kontrolleras när så krävs för att säkerställa att den är
relevant för personens aktuella uppdrag. Säkerhetsprövningen skall ses över
med förtur när nya uppgifter indikerar att ett fortsatt uppdrag med sekretessbe-
lagda uppgifter inte längre är förenligt med säkerhetsintressena. Den lokale
säkerhetsansvarige på kommissionen skall hålla ett register över säkerhetspröv-
ningar inom sitt område.
6.3Säkerhetsanvisningar för personalen
All personal, vars tjänst innebär att de kan få tillgång till sekretessbelagda
uppgifter skall när de börjar sin tjänst och med regelbundna intervaller få en
grundlig genomgång av kraven på säkerhet och hur denna säkerhet erhålls.
Sådan personal skall skriftligen intyga att de tillfullo har läst och förstått dessa
säkerhetsbestämmelser.
6.4Ledningsansvar
Arbetsledningen skall ha skyldighet att känna till vilka av personalen som
sysslar med sekretessbelagt arbete eller som har tillgång till skyddade kommuni-
kations- eller informationssystem och registrera och rapportera incidenter eller
uppenbart känsliga punkter som skulle kunna påverka säkerheten.
6.5Personalens säkerhetsstatus
Förfaranden skall fastställas för att säkerställa att det, när negativa uppgifter
kommer fram om en person, fastställs huruvida denna person sysslar med sekre-
tessbelagt arbete eller har tillgång till skyddade kommunikations- eller
informationssystem, och att det berörda säkerhetskontoret på kommissionen
informeras. Om det fastställs att personen utgör en säkerhetsrisk skall han/hon
avstängas eller avlägsnas från sådana uppdrag där han/hon skulle kunna
äventyra säkerheten.
7. FYSISK SÄKERHET
7.1Behov av skydd
Den grad av fysiska säkerhetsåtgärder som skall tillämpas för att skydda sekre-
tessbelagda EU-uppgifter skall stå i relation till den sekretessklassning, den
volym och det hot som föreligger mot befintliga uppgifter och materiel. Alla
som har tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter skall följa en gemensam
praxis när det gäller sekretessklassning av dessa uppgifter och följa gemen-
samma skyddsnormer för hur uppgifter och materiel som kräver skydd skall
förvaras, vidarebefordras/överföras och förstöras.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 20
▼M1
7.2Kontroller
Innan personer som har ansvar för sekretessbelagda EU-uppgifter lämnar obeva-
kade utrymmen skall de se till att uppgifterna är i säkert förvar och att alla
säkerhetsanordningar har aktiverats (lås, larm osv.). Ytterligare oberoende
kontroller skall utföras efter arbetstid.
7.3Byggnadernas säkerhet
Byggnader där sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras eller där det finns skyd-
dade kommunikations- eller informationssystem, skall skyddas mot obehörigt
tillträde. Arten av skydd för sekretessbelagda EU-uppgifter, t.ex. galler för
fönster, lås för dörrar, vakter vid ingångarna, automatiska system för kontroll
av tillträde, säkerhetskontroller och patruller, larmsystem, system för upptäckt
av intrång och vakthundar, skall vara avhängig
a) sekretessklassningen på och omfånget av de uppgifter och den materiel som
skall skyddas samt var i byggnaden de förvaras,
b) kvaliteten på säkerhetsskåp för uppgifterna och materielen, och
c) byggnadens konstruktion och belägenhet.
Arten av skydd för kommunikations- och informationssystem skall likaledes
vara avhängig vilken bedömning som gjorts av värdet på de tillgångar som står
på spel och av den potentiella skadan vid sekretessbrott, hur den byggnad där
systemet finns är konstruerad samt dess belägenhet och var i byggnaden
systemet finns.
7.4Beredskapsplaner
Detaljerade planer skall utarbetas i förväg för hur sekretessbelagda uppgifter
skall skyddas i händelse av en lokal eller nationell kris.
8. INFORMATIONSSÄKERHET
Informationssäkerheten rör fastställandet och tillämpningen av säkerhetsåtgärder
för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter som har bearbetats, lagrats eller
överförts i kommunikations- och informationssystem eller andra elektroniska
system mot sekretessbrott, förlust av okränkbarheten eller tillgängligheten,
oavsiktligt eller avsiktligt. Relevanta motåtgärder skall vidtas för att hindra
obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter, för att förhindra
att behöriga användare nekas tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter och för
att förhindra att sekretessbelagda EU-uppgifter förvanskas eller ändras eller
raderas av obehöriga.
9. ÅTGÄRDER MOT SABOTAGE OCH ANDRA FORMER AV UPPSÅTLIG
SKADA
Fysiska försiktighetsåtgärder för skydd av viktiga anläggningar där sekretessbe-
lagda uppgifter förvaras är de bästa skyddsåtgärderna mot sabotage och
uppsåtlig skada, och de kan inte ersättas med enbart säkerhetsprövning av
personal. Det behöriga nationella organet skall ombedjas att samla in under-
rättelser om spioneri, sabotage, terrorism och annan omstörtande verksamhet.
10. UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER TILL TRED-
JELAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER
Beslutet att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter där kommissionen är
upphovsman till tredjeland eller internationell organisation, skall fattas av samt-
liga av kommissionens ledamöter. Om kommissionen inte är upphovsman, skall
kommissionen först söka tillstånd av upphovsmannen. Om det inte går att
fastställa vem denne är kommer kommissionen att påta sig detta ansvar.
Om kommissionen erhåller sekretessbelagda uppgifter från tredjeland, internatio-
nella organisationer eller annan tredje part, skall dessa uppgifter skyddas ienlighet med den sekretessklassning som har gjorts av dem och motsvarande
de normer som fastställs i de här bestämmelserna för sekretessbelagda EU-
uppgifter, eller motsvarande de strängare normer som tredje part som lämnar ut
uppgifterna kan kräva. Ömsesidiga kontroller får genomföras.
Ovannämnda principer skall genomföras i enlighet med de detaljerade föreskrif-
terna i del II, avsnitt 26, och tilläggen 3, 4 och 5.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 21
▼M1
DEL II: SÄKERHETSORGANISATIONEN INOM KOMMISSIONEN
11. DEN LEDAMOT AV KOMMISSIONEN SOM ANSVARAR FÖR
SÄKERHETSFRÅGOR
Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall utföra
följande:
a) Genomföra kommissionens säkerhetspolitik.
b) Ta ställning till de säkerhetsproblem som kommissionen eller dess behöriga
organ har hänskjutit till honom/henne.
c) Granska frågor som rör förändringar av kommissionens säkerhetspolitik, i
nära samarbete med de nationella säkerhetsmyndigheterna (eller andra
lämpliga organ) i medlemsstaterna (nedan kallade nationella säkerhetsmyn-
digheter).
Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall ansvara
för följande:
a) Samordna alla säkerhetsärenden som rör kommissionens verksamhet.
b) Till de utsedda myndigheterna i medlemsstaterna översända ansökningar om
att den nationella säkerhetsmyndigheten gör en säkerhetsprövning av
personal som är anställd vid kommissionen, i enlighet med avsnitt 20.
c) Utreda eller begära en utredning om läckor av sekretessbelagda EU-
uppgifter, som enligt prima facie-bevis har inträffat på kommissionen,
d) Begära att berörda säkerhetsmyndigheter inleder utredningar när man
misstänker läckor av sekretessbelagda EU-uppgifter utanför kommissionen,
och samordna utredningarna när mer än en säkerhetsmyndighet är inblandad,
e) Genomföra den periodiska inspektionen av säkerhetsarrangemangen för
sekretessbelagda EU-uppgifter.
f) Stå i nära kontakt med alla berörda säkerhetsmyndigheter för att få till stånd
en övergripande samordning av säkerheten.
g) Ständigt se över kommissionens säkerhetspolitik och säkerhetsförfaranden
och, i förekommande fall, utarbeta lämpliga rekommendationer. Den ledamot
av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall i samband med detta
för kommissionen lägga fram den årliga inspektionsplanen som utarbetas av
kommissionens säkerhetstjänst.
12. KOMMISSIONENS RÅDGIVANDE KOMMITÉ FÖR SÄKERHETS-
FRÅGOR
En rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor skall inrättas inom kommissionen.
Den skall bestå av den ledamot för kommissionen som ansvarar för säker-
hetsfrågor, eller dennes representant, som skall sitta som ordförande samt av
representanter från varje medlemsstats nationella säkerhetsmyndighet. Represen-
tanter från andra Europeiska institutioner får också bjudas in att delta.
Företrädare för decentraliserade EG och EU-myndigheter får också bjudas in
att delta när frågor som rör dem diskuteras.
Kommissionens rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor skall mötas när dess
ordförande eller någon av dess medlemmar så begär. Kommittén skall ha till
uppgift att granska och bedöma alla relevanta säkerhetsfrågor, samt att lägga
fram rekommendationer till kommissionen när så behövs.
13. KOMMISSIONENS SÄKERHETSNÄMND
En säkerhetsnämnd skall inrättas inom kommissionen. Den skall bestå av gene-
ralsekreteraren som skall vara ordförande, och av generaldirektörerna för
rättstjänsten, personal och administration, yttre förbindelser, rättsliga och inrikes
frågor och gemensamma forskningscentret samt av cheferna för internrevisionen
och kommissionens säkerhetstjänst. Andra kommissionstjänstemän får bjudas in.
Dess ansvarsområde är att bedöma säkerhetsåtgärder inom kommissionen och att
göra rekommendationer på detta område till den ledamot av kommissionen som
ansvarar för säkerhetsfrågor.
14. KOMMISSIONENS SÄKERHETSKONTOR
För att uppfylla de skyldigheter som nämns i avsnitt 11 skall den ledamot av
kommissionen som ansvarar för säkerhet kunna utnyttja kommissionens säker-
hetstjänst för samordning, kontroll och genomförande av säkerhetsåtgärder.
Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall vara den främste rådgivaren till
den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor när det gäller
sekretess, och han/hon skall vara sekreterare i säkerhetskommittén. I detta avse-
ende skall han/hon leda uppdateringen av säkerhetsbestämmelserna och2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 22
▼M1
samordna säkerhetsåtgärderna med de behöriga myndigheterna i medlemssta-
terna, och i förekommande fall med internationella organisationer som är
knutna till kommissionen genom säkerhetsöverenskommelser. Han/hon skall i
dessa avseenden agera som samordnare.
Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall ha ansvaret för godkännande av
IT-system och IT-nät inom kommissionen. Chefen för kommissionens säker-
hetstjänst skall tillsammans med relevant nationell säkerhetsmyndighet besluta
om godkännande av IT-system och IT-nät som omfattar kommissionen och
mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter.
15. SÄKERHETSSINSPEKTIONER
Återkommande inspektioner av säkerhetsanordningarna för insynsskydd av
sekretessbelagda EU-uppgifter skall utföras av kommissionens säkerhetstjänst.
Kommissionens säkerhetstjänst får bistås i detta av säkerhetstjänster på andra
EU-institutioner som innehar sekretessbelagda EU-uppgifter eller av medlems-
staternas nationella säkerhetsmyndigheter(1).
På begäran av en medlemsstat får en inspektion av sekretessbelagda EU-
uppgifter utföras av dess nationella säkerhetsmyndighet inom kommissionen,
gemensamt med kommissionens säkerhetstjänst och efter ömsesidig överens-
kommelse.
16. KLASSNING< SÄKERHETSBETECKNINGAR OCH MÄRKNINGAR
16.1Klassningsnivåer (2)
Uppgifter kan placeras in i följande sekretessgrader (se även tillägg 2):
EU TOP SECRET: Denna sekretessgrad skall endast användas för uppgifter och
materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens
eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen synnerligen
allvarlig skada (synnerligt men).
EU SECRET: Denna sekretessgrad skall endast användas för uppgifter och
materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens
eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen allvarlig skada
(icke obetydligt men).
EU CONFIDENTIAL: Denna sekretessgrad skall användas för uppgifter och
materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens
eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen skada (ringa
men).
EU RESTRICTED: Denna sekretessgrad skall användas för uppgifter och mate-
riel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vara till nackdel för Europeiska
unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters intressen.
Inga andra klassningar är tillåtna.
16.2Säkerhetsbeteckningar
För att begränsa en sekretessgrads giltighet (för sekretessbelagda uppgifter som
innebär en automatisk inplacering i lägre sekretessgrad eller hävande av sekre-
tess) får en överenskommen säkerhetsbeteckning användas. Denna beteckning
skall antingen vara ”Till och med…(tidpunkt/datum)” eller ”Fram till…(-
händelse)”.
Tilläggsmarkeringar, t.ex. CRYPTO eller någon annan säkerhetsbeteckning som
är erkänd inom EU, skall användas när det är nödvändigt att begränsa
utlämnandet och det krävs särskild hantering utöver vad som framgår av sekre-
tessgraden.
Säkerhetsbeteckningar skall endast användas tillsammans med en sekretessgrad.
16.3Märkningar
En märkning får användas för att ange vilket område handlingen omfattar eller
särskild spridning, grundad på behovet av att få tillgång till uppgifterna för
tjänsteutövningen, eller (för icke-sekretessbelagda uppgifter) för att markera
slutet på ett handelsförbud.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 23
(1) Utan att det påverkar Wienkonventionen från 1961 om diplomatiska förbindelser och
Protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier av den 8 april1965.
(
2) Se den jämförande tabellen med sekretessgraderna inom EU, Nato, VEU och medlems-
staterna i bilaga 1.
▼M1
En märkning är inte en sekretessgrad och får inte användas i stället för en sådan.
Märkningen ESDP skall göras på handlingar och kopior av dessa som rör unio-
nens eller en eller flera av dess medlemsstaters säkerhet och försvar, eller som
rör militär eller icke-militär krishantering.
16.4Fastsättning
Följande fastsättningsmetoder skall användas:
a) Handlingar med beteckningen EU RESTRICTED, på mekanisk eller elektro-
niskväg.
b) Handlingar med beteckningen EU CONFIDENTIAL, på mekanisk väg, för
hand eller genom tryckpå förstämplat, registrerat papper.
c) Handlingar med beteckningen EU SECRET och EU TOP SECRET, på
mekanisk väg eller för hand.
16.5Fastsättning av säkerhetsbeteckningar
Säkerhetsbeteckningar skall sättas fast direkt under sekretessgraden och med
samma metod.
17. HUR SEKRETESSKLASSNINGEN SKALL GÅ TILL
17.1Allmänt
Uppgifter skall bara sekretessbeläggas när det är nödvändigt. Sekretessgraden
skall anges klart och korrekt och skall upprätthållas bara så länge som uppgif-
terna kräver skydd.
Ansvaret för att sekretessbelägga uppgifter och för eventuell senare inplacering i
en lägre sekretessgrad eller för hävande av sekretessen vilar helt på upphovs-
mannen.
Tjänstemän och övriga anställda på kommissionen skall sekretessbelägga, inpla-
cera i en lägre sekretessgrad eller häva sekretessen på uppdrag av eller efter
överenskommelse med sin avdelningschef.
De detaljerade förfarandena för hantering av sekretessbelagda handlingar har fått
denna inramning för att säkerställa att de får ett lämpligt skydd med hänsyn till
de uppgifter de innehåller.
Det antal personer som får författa dokument med beteckningen EU TOP
SECRET skall vara så få som möjligt och deras namn skall finnas på en förteck-
ning som upprättas av kommissionens säkerhetstjänst.
17.2Tillämpning av sekretessklassning
Sekretessklassningen av en handling skall fastställas med utgångspunkt från hur
känsligt handlingens innehåll är, i enlighet med definitionen i avsnitt 16. Det är
viktigt att sekretessklassningen är korrekt och att den används med urskillning.
Detta gäller särskilt säkerhetsgraden EU TOP SECRET.
Upphovsmannen till en handling som skall säkerhetsklassas skall ha ovanstående
bestämmelser i åtanke och bromsa alla tendenser till för hög eller för låg sekre-
tessgrad.
En praktisk vägledning för sekretessklassning finns i bilaga 2.Enstaka sidor, stycken, avsnitt, bilagor, tillägg och bifogade papper till en viss
handling kan kräva inplacering i en annan sekretessgrad och skall märkas i
enlighet med detta. Sekretessklassningen av handlingen som helhet skall vara
densamma som den del som fått den högsta sekretessgraden.
Sekretessklassningen av ett brev eller en not som åtföljer bilagor skall göras i
samma sekretessgrad som den högsta sekretessgraden hos bilagorna. Upphovs-
mannen bör ange tydligt med vilken grad de skall säkerhetsklassas när de skilts
från de bifogade handlingarna.
Allmänhetens tillgång till dokument skall även fortsättningsvis regleras genom
förordning (EG) nr 1049/2001.
17.3Inplacering i lägre sekretessgrad och hävande av sekretess
Sekretessbelagda EU-handlingar kan inplaceras i en lägre sekretessgrad eller bli
föremål för sekretessens hävande endast efter tillstånd av den som upprättat
handlingarna och, om så krävs, efter diskussion med andra berörda parter. Inpla-
cering i lägre sekretessgrad eller hävande av sekretess skall bekräftas skriftligen.
Upphovsmannen skall ha ansvaret för att informera sina mottagare om
förändringen, och dessa skall i sin tur vara ansvariga för att informera eventuella2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 24
▼M1
efterföljande mottagare till vilka de har översänt handlingen eller en kopia av
den.
Upphovsmannen skall, om så är möjligt, på den sekretessbelagda handlingen
ange ett datum, en tidsperiod eller en händelse när uppgifterna får inplaceras i
en lägre sekretessgrad eller sekretessen kan hävas. I annat fall skall denne se
över handlingarna minst vart femte år för att säkerställa att den ursprungliga
sekretessklassningen fortfarande är nödvändig.
18. FYSISK SÄKERHET
18.1Allmänt
Det främsta syftet med de fysiska säkerhetsåtgärderna är att förhindra obehöriga
från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter eller materiel, förhindra
stöld och förstörelse av utrustning och annan egendom samt förhindra trakasse-
rier och andra typer av attacker mot personal, andra anställda och besökare.
18.2Säkerhetskrav
Alla lokaler, utrymmen, byggnader, rum, kommunikations- och informations-
system osv. i vilka sekretessbelagda EU-uppgifter och materiel förvaras eller
hanteras skall skyddas genom lämpliga fysiska säkerhetsåtgärder.
När man bestämmer vilken grad av fysiskt säkerhetsskydd som är nödvändigt
skall hänsyn tas till relevanta faktorer som
a) sekretessklassningen av uppgifter eller materiel,
b) mängden och formen (t.ex. pappersutskrift, lagring på datormedier) av
uppgifterna,
c) av underrättelsetjänster lokalt bedömt hot som riktar sig mot EU, medlems-
staterna och/eller andra institutioner eller tredje part som innehar
sekretessbelagda EU-uppgifter och som innefattar sabotage, terrorism och
annan omstörtande och/eller brottslig verksamhet.
De fysiska säkerhetsåtgärder som tillämpas skall
a) förhindra intrång i smyg eller genom tvång,
b) avskräcka, hindra och avslöja illojala personer,
c) hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter.
18.3Fysiska säkerhetsåtgärder
18.3.1Säkerhetsutrymmen
Utrymmen där uppgifter med beteckningen EU CONFIDENTIAL eller med
högre grad av sekretess hanteras och förvaras skall organiseras och struktureras
så att de motsvarar något av följande:
a)Säkerhetsutrymme klass 1 : ett utrymme där uppgifter klassade som EU
CONFIDENTIAL eller med högre grad av sekretess hanteras och förvaras
på ett sådant sätt att tillträde till utrymmet i själva verket innebär tillgång
till sekretessbelagda uppgifter. Ett sådant utrymme kräver
i) en klart fastställd och skyddad yttre gräns genom vilken alla in- och
utpasseringar kontrolleras,
ii) ett kontrollsystem för inpassering, som bara släpper in dem som säker-
hetsprövats på vederbörligt sätt och som har särskilt tillstånd att vistas i
utrymmet,
iii) specificering av sekretessklassningen av de uppgifter som normalt sett
finns i utrymmet, dvs. de uppgifter för vilka tillträde till utrymmet ger
tillgång till uppgifterna.
b)Säkerhetsutrymme klass II : ett utrymme där uppgifter med beteckningen EU
CONFIDENTIAL eller högre hanteras och förvaras på ett sådant sätt att det
kan skyddas från tillträde av obehöriga genom internt upprättade kontroller,
t.ex. lokaler som innehåller enheter där uppgifter med beteckningen EU
CONFIDENTIAL eller högre regelbundet hanteras och förvaras. Ett sådant
utrymme kräver
i) en klart fastställd och skyddad yttre gräns genom vilken alla in- och
utpasseringar kontrolleras,
ii) ett kontrollsystem för inpassering som enbart ger tillträde för personer
som säkerhetsprövats i vederbörlig ordning och fått särskilt tillstånd att
vistas i utrymmet. Alla andra personer skall eskorteras eller kontrolleras
på annat sätt för att hindra obehörigt tillträde till sekretessbelagda EU-
uppgifter och tillträde till utrymmen som är föremål för tekniska säker-
hetsinspektioner.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 25
▼M1
De utrymmen där tjänstgörande personal inte vistas 24 timmar om dygnet
skall inspekteras omedelbart efter den normala arbetstiden för att säkerställa
att sekretessbelagda EU-uppgifter är korrekt skyddade.
18.3.2Administrativt utrymme
Kring eller ledande till säkerhetsutrymmen av klass I eller klass II får ett
administrativt utrymme med lägre säkerhet upprättas. Detta kräver en synlig
gräns som gör att personal och fordon kan kontrolleras. Enbart uppgifter med
beteckningen EU RESTRICTED och uppgifter utan sekretessklassning skall
hanteras och förvaras i administrativa utrymmen.
18.3.3Kontroll av in- och utpassering
Tillträdet till och utgången från säkerhetsutrymmen av klass I och klass II skall
kontrolleras genom passersedel eller genom att kontrollpersonalen känner igen
personerna, vilket skall gälla för alla som normalt arbetar i dessa utrymmen.
Ett system för kontroll av besökare, för att se till att obehöriga inte får tillträde
till sekretessbelagda EU-uppgifter, skall också upprättas. Systemen med passer-
sedel kan kompletteras med automatiserad identifiering, vilken skall ses som ett
komplement till, men inte en fullständig ersättning för vakter. En förändring i
hotbedömningen kan medföra att åtgärderna för kontroll av in- och utpassering
förstärks, till exempel vid besök av prominenta personer.
18.3.4Patrulleringav vakter
Patrullering av säkerhetsutrymmen av klass I och klass II skall äga rum utanför
normal arbetstid för att skydda EU-tillgångar från att utsättas för fara, skada
eller förlust. Hur ofta patrulleringen skall genomföras är avhängigt av de lokala
omständigheterna, men som vägledning kan intervallet varannan timme anges.
18.3.5Säkerhetsskåp och valv
Tre klasser av skåp skall användas för förvaring av sekretessbelagda EU-
uppgifter:
— Klass A: säkerhetsskåp som godkänts nationellt för förvaring av uppgifter
med beteckningen EU TOP SECRET i ett säkerhetsutrymme av klass I eller
klass II,
— Klass B: säkerhetsskåp som godkänts nationellt för förvaring av uppgifter
med beteckningen SECRET EU och EU CONFIDENTIAL i ett säkerhetsut-
rymme av klass I eller klass II,
— Klass C: arkivmöbler som är lämpliga enbart för förvaring av uppgifter med
beteckningen EU RESTRICTED.
För valv som byggts inom ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II och för
alla utrymmen av klass I där uppgifter med beteckningen EU CONFIDENTIAL
eller högre förvaras på öppna hyllor eller visas på diagram, kartor osv. skall
väggarna, golven och taken, dörren eller dörrarna med lås, av ackrediterings-
myndigheten för säkerhet ha intygats erbjuda ett skydd som motsvarar den
klass säkerhetsskåp som godkänts för förvaring av uppgifter av motsvarande
säkerhetsklass.
18.3.6Lås
Lås som används för säkerhetsskåp och valv i vilka sekretessbelagda EU-
uppgifter förvaras skall uppfylla följande normer:
— Grupp A: nationellt godkända för skåp av klass A.
— Grupp B: nationellt godkända för skåp av klass B.
— Grupp C: enbart avsedda för arkivmöbler av klass C.
18.3.7Kontroll av lås och kombinationer
Nycklar till säkerhetsskåp får inte avlägsnas från kommissionens byggnader.
Kombinationer till säkerhetsskåp skall memoreras av de personer som behöver
känna till dem. För användning i nödsituationer skall den lokalt säkerhetsansva-
rige på kommissionsavdelningen i fråga vara ansvarig för reservnycklar och ett
skriftligt dokument med varje kombination; dokumenten skall ligga i separata,
ogenomskinliga kuvert. Arbetsnycklar, reservsäkerhetsnycklar och kombina-
tioner skall förvaras i separata säkerhetsskåp. Säkerhetsskyddet för dessa
nycklar och kombinationer bör inte vara mindre strängt än de uppgifter som de
ger tillgång till.
Så få personer som möjligt skall ha kännedom om kombinationer till säker-
hetsskåp. Kombinationer skall ställas om
a) vid mottagande av ett nytt skåp,2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 26
▼M1
b) vid byte av personal,
c) vid sekretessbrott eller vid misstanke om detta,
d) helst var sjätte månad eller åtminstone en gång om året.
18.3.8Anordningar för upptäckt av intrång
När larmsystem, interntelevision och andra elektriska anordningar används för
att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter, skall det finnas ett elektriskt
nödsystem för att säkerställa att systemet är operativt även om huvudströmmen
bryts. Ett annat grundläggande krav är att tekniskt fel eller manipulation av
sådana system skall utlösa larm eller ge en annan pålitlig varning till bevak-
ningspersonalen.
18.3.9Godkänd utrustning
Kommissionens säkerhetstjänst skall hålla uppdaterade förteckningar över typer
och modeller för den säkerhetsutrustning som den har godkänt för skydd av
sekretessbelagda uppgifter under olika specificerade omständigheter och villkor.
Kommissionens säkerhetstjänst skall basera dessa förteckningar bland annat på
information från nationella säkerhetsmyndigheter.
18.3.10Fysiskt skydd för kopierings- och faxapparater
Kopierings- och faxapparater skall ha det fysiska skydd som krävs för att
säkerställa att bara behöriga personer kan använda dem för hantering av säker-
hetsklassade uppgifter och att alla sekretessbelagda produkter är föremål förriktiga kontroller.
18.4Skydd mot ”tjuvtittande” och ”tjuvlyssnande”
18.4.1Tjuvtittande
Alla lämpliga åtgärder skall vidtas dag som natt för att garantera att sekretessbe-
lagda EU-uppgifter inte blir tillgängliga, inte ens av misstag, för obehöriga.
18.4.2Tjuvlyssnande
Kontor eller utrymmen där sekretessbelagda EU-uppgifter med beteckningen EU
SECRET eller högre regelbundet diskuteras skall skyddas mot passivt och aktivt
tjuvlyssnande när hotbilden kräver det. Kommissionens säkerhetstjänst ansvarar
för att bedöma riskerna för tjuvlyssnande, efter samråd med nationella säkerhets-
myndigheter, när så krävs.
18.4.3Införande av elektronisk utrustningoch inspelning sutrustning
Det är inte tillåtet att ta med mobiltelefoner, privata datorer, inspelningsutrust-
ning, kameror och annan elektronisk utrustning eller inspelningsutrustning till
säkerhetsutrymmen eller tekniska säkerhetsutrymmen utan tillstånd på förhand
från chefen för kommissionens säkerhetstjänst.
För att fastställa vilka skyddsåtgärder som skall vidtas i lokaler som är känsliga
för passivt tjuvlyssnande (t.ex. isolering av väggar, dörrar, golv och tak,
mätningar av det ljud som tränger ut och för aktivt tjuvlyssnande (t.ex. sökning
efter mikrofoner) får kommissionens säkerhetstjänst begära hjälp av de nation-
ella säkerhetsmyndigheterna.
När omständigheterna så kräver får telekommunikationsutrustning och elektrisk
eller elektronisk kontorsutrustning av alla slag som används under möten på
säkerhetsnivån EU SECRET och högre, kontrolleras av tekniska säkerhetsex-
perter från de nationella säkerhetsmyndigheterna på begäran av chefen för
kommissionens säkerhetstjänst.
18.5Tekniska säkerhetsutrymmen
Vissa områden kan betecknas som tekniskt säkra utrymmen. En särskild inpas-
seringskontroll skall utföras. Sådana utrymmen skall hållas låsta på godkänt sätt
när de inte används och alla nycklar skall behandlas som säkerhetsnycklar.
Sådana utrymmen skall vara föremål för regelbundna fysiska inspektioner som
också skall göras efter varje obehörigt intrång eller misstanke om sådant intrång.
En detaljerad inventarieförteckning över utrustning och möbler skall finnas, så
att man kan övervaka flyttning av utrustning och möbler. Inga möbler och ingen
utrustning skall föras till ett sådant utrymme förrän det har inspekterats
omsorgsfullt av särskilt utbildad säkerhetspersonal, för att spåra eventuell
avlyssningsutrustning. Som allmän regel gäller att installation av kommunika-
tionslinjer på tekniskt säkra områden inte är tillåten utan tillstånd på förhand
av relevant myndighet.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 27
▼M1
19. ALLMÄNNA REGLER OM PRINCIPEN FÖR BEHOV AV UPPGIFTER
OCH SÄKERHETSGRANSKNING AV EU-PERSONAL
19.1Allmänt
Tillgång till sekretessbelagd EU-information skall beviljas för personer som
behöver den för att utföra sina tjänsteåligganden eller uppdrag. Tillgång till
uppgifter med sekretessgraderna EU TOP SECRET, EU SECRET och EU
CONFIDENTIAL skall endast beviljas för personer som genomgått vederbörlig
säkerhetsprövning.
Ansvaret för att avgöra vem som behöver ta del av uppgifter skall ligga hos den
avdelning där personen i fråga skall anställas.
Begäran om granskning av personal skall göras av avdelningarna.
Säkerhetsprövningen skall leda till att ett ”säkerhetsintyg för EU-personal”
utfärdas, i vilket det skall anges vilken nivå av sekretessbelagd information
som den person som genomgått säkerhetsprövningen skall få tillgång till samt
datum då intyget löper ut.
Ett säkerhetsintyg för EU-personal för en viss sekretessgrad kan ge innehavaren
tillgång till uppgifter med lägre sekretessklassning.
Personer som inte är tjänstemän eller övriga anställda, t.ex. externa uppdragsta-
gare, experter eller konsulter, med vilka man kan behöva diskutera eller för
vilka man kan behöva visa sekretessbelagda EU-uppgifter skall ha genomgått
säkerhetsprövning för sekretessbelagd EU-information och ha informerats om
sitt ansvar för säkerheten.
Allmänhetens tillgång till dokument skall även fortsättningsvis regleras genom
förordning (EG) nr 1049/2001.
19.2Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som EU TOP
SECRET.
Samtliga personer som skall få tillgång till information med sekretessgraden EU
TOP SECRET skall först ha genomgått säkerhetsprövning för denna grad.
Samtliga personer som behöver få tillgång till uppgifter med sekretessgraden EU
TOP SECRET skall utses av den ledamot av kommissionen som ansvarar för
säkerhet och deras namn skall införas i det register som är relevant för säker-
hetsklassen EU TOP SECRET. Kommissionens säkerhetstjänst skall skapa och
föra detta register.
Samtliga personer skall innan de får tillgång till uppgifter med sekretessgraden
EU TOP SECRET underteckna en försäkran om att de informerats om kommis-
sionens säkerhetsrutiner och att de till fullo är medvetna om sitt särskilda ansvar
när det gäller att skydda uppgifter med sekretessgraden EU TOP SECRET och
de påföljder som i EU:s bestämmelser och i nationell lagstiftning eller nationella
förvaltningsbestämmelser föreskrivs om sekretessbelagd information lämnas ut
till obehöriga, vare sig detta sker uppsåtligt eller genom försumlighet.
Om personer vid möten m.m. ges tillgång till information med sekretessgraden
EU TOP SECRET skall den ansvarige säkerhetstjänstemannen inom det organ
där dessa personer är verksamma underrätta det organ som anordnat mötet om
att de innehar erforderligt tillstånd.
Samtliga personer som lämnar en tjänstgöring för vilken de har behövt tillgång
till information med sekretessgraden EU TOP SECRET skall avföras från den
lista som upprättats för säkerhetsklassen EU TOP SECRET. Dessutom skall
alla sådana personer åter göras uppmärksamma på det särskilda ansvar de har
när det gäller att skydda uppgifter med sekretessgraden EU TOP SECRET. De
skall vidare underteckna en försäkran där de förklarar att de varken kommer att
använda eller lämna ut någon information med sekretessgraden EU TOP
SECRET.
19.3Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som EU
SECRET och EU CONFIDENTIAL.
Samtliga personer som skall få tillgång till information med sekretessgraden EU
SECRET eller EU CONFIDENTIAL skall först genomgå säkerhetsprövning för
den aktuella säkerhetsnivån.
Samtliga personer som får tillgång till information med sekretessgraden EU
SECRET eller EU CONFIDENTIAL skall vara förtrogna med om de aktuella
säkerhetsbestämmelserna och skall vara medvetna om konsekvenserna vid
försumlighet.
Om personer vid möten m.m. ges tillgång till information med sekretessgraden
EU SECRET eller EU CONFIDENTIAL skall den ansvarige säkerhetstjänste-2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 28
▼M1
mannen inom det organ där dessa personer är verksamma underrätta det organ
som anordnat mötet om att de innehar erforderligt tillstånd.
19.4Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som EU
RESTRICTED.
Personer med tillgång till uppgifter med sekretessgraden EU RESTRICTED
skall göras uppmärksamma på de här säkerhetsbestämmelserna liksom
påföljderna vid försumlighet.
19.5Förflyttningar
Om en medarbetare förflyttas från en tjänst som innebär hantering av sekretess-
belagt EU-material skall registret övervaka att materialet på korrekt sätt
överlämnas från den avgående till den tillträdande tjänstemannen.
När en medarbetare förflyttas till en tjänst som innebär hantering av sekretess-
belagt EU-material skall den lokale säkerhetsansvarige instruera honom/henne.
19.6Särskilda anvisningar
Personer som det åligger att hantera sekretessbelagd EU-information skall när de
inleder sin tjänstgöring och därefter med regelbundna intervall göras
uppmärksamma på
a) de hot mot säkerheten som oförsiktiga samtal innebär,
b) försiktighetsåtgärder som de bör vidta i kontakter med pressen och företrä-
dare för särskilda intressegrupper,
c) det hot som kommer från underrättelseorgan som inriktar sig på EU och
medlemsstaterna för att få kännedom om sekretessbelagd information och
verksamhet inom EU,
d) skyldigheten att genast rapportera till vederbörande säkerhetsmyndigheter
alla närmanden eller förhållningssätt som kan föranleda misstanke om spio-
neri eller eventuella onormala förhållanden som kan ha relevans för
säkerheten.
Alla personer som normalt upprätthåller täta kontakter med företrädare för
länder vilkas underrättelseorgan inriktar sig på EU och medlemsstaterna för att
få kännedom om sekretessbelagd information och verksamhet inom EU, skall
informeras om den teknik man vet att olika underrättelseorgan använder sig av.
Det finns inga säkerhetsbestämmelser inom kommissionen för privata resor till
något som helst resmål för de personer som genomgått säkerhetsprövning för
tillgång till sekretessbelagd EU-information. Kommissionens säkerhetstjänst
skall dock informera de tjänstemän och övriga anställda som de har ansvar för
om sådana regler för resor som de kan komma att omfattas av.
20. FÖRFARANDE FÖR SÄKERHETSPRÖVNING FÖR KOMMISSIONS-
TJÄNSTEMÄN OCH ANDRA ANSTÄLLDA
a) Endast tjänstemän och andra anställda inom kommissionen eller personer
som arbetar inom kommissionen, som på grund av sina åligganden och för
sin tjänsteutövning behöver känna till eller använda sekretessbelagda
uppgifter som innehas av kommissionen, skall ha tillgång till sådana
uppgifter.
b) För att få tillgång till uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET, EU
SECRET OCH EU CONFIDENTIAL måste de personer som avses i punkt
a ha givits behörighet i enlighet med det förfarande som avses i punkterna c
och d i detta avsnitt.
c) Behörighet skall endast ges till personer som har genomgått säkerhetspröv-
ning av de behöriga nationella myndigheterna i medlemsstaterna, i enlighet
med förfarandet i punkterna i-n.
d) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall ansvara för beviljande av
sådan behörighet som avses i punkterna a, b och c.
e) Han/hon skall bevilja behörighet efter att ha erhållit yttrande från medlems-
staternas behöriga nationella myndigheter på grundval av den
säkerhetsprövning som genomförts i enlighet med punkterna i-n.
f) Kommissionens säkerhetstjänst skall hålla en aktuell förteckning över alla
känsliga tjänster, enligt uppgifter från kommissionens enheter, och över
alla personer som givits (tillfällig) behörighet.
g) Behörigheten, som skall vara giltigt för en period av fem år, får inte ha
längre varaktighet än de uppgifter på vars grundval det beviljades. Den får
förnyas i enlighet med förfarandet i punkt e.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 29
▼M1
h) Behörigheten skall dras in av chefen för kommissionens säkerhetstjänst om
han/hon anser att det är motiverat att göra så. Varje beslut att dra in
behörighet skall meddelas dels den berörda personen, som kan komma att
kallas in för samtal med chefen för kommissionens säkerhetstjänst, dels
den behöriga nationella myndigheten.
i) Säkerhetsgranskningen skall genomföras med bistånd av den berörda
personen och på begäran av chefen för kommissionens säkerhetstjänst. Den
behöriga nationella myndigheten för granskning skall ligga i den medlems-
stat där den person som skall få behörighet är medborgare. I de fall den
berörda personen inte är medborgare i en EU-medlemsstat skall chefen för
kommissionens säkerhetstjänst begära säkerhetsgranskningen från den EU-
medlemsstat där personen är bosatt eller har varit bosatt en längre tid.
j) Som en del av prövningsförfarandet skall den berörda personen anmodas att
fylla i ett formulär med personliga uppgifter.
k) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall i sin begäran specificera
typen av och nivån på de sekretessbelagda uppgifter som den berörda
personen skall ha tillgång till så att de behöriga nationella myndigheterna
kan genomföra processen med säkerhetsprövning och ge sitt utlåtande om
på vilken nivå det är lämpligt att bevilja den personen behörighet.
l) Hela processen med säkerhetsprövning, tillsammans med de erhållna resul-
taten, skall genomföras i enlighet med de relevanta regler och bestämmelser
som gäller i den berörda medlemsstaten, inklusive de som gäller överkla-
ganden.
m) När medlemsstatens behöriga nationella myndigheter avger ett positivt
yttrande får chefen för kommissionens säkerhetstjänst ge den berörda
personen behörighet.
n) Ett negativt yttrande från de behöriga nationella myndigheterna skall
meddelas den berörda personen som kan begära att få höras av chefen för
kommissionens säkerhetstjänst. Om chefen för kommissionens säker-
hetstjänst anser det nödvändigt får den anhålla hos de behöriga nationella
myndigheterna om eventuella ytterligare förtydliganden. Om den negativa
uppfattningen bekräftas skall behörighet inte beviljas.
o) Alla personer som beviljats behörighet enligt punkterna d och e skall, när
behörigheten beviljas och därefter med jämna mellanrum, erhålla alla
nödvändiga föreskrifter angående skyddet av sekretessbelagda uppgifter och
hur ett sådant skydd kan garanteras. Dessa personer skall underteckna en
förklaring om att de erkänner att de mottagit föreskrifterna och att de åtar
sig att lyda dem.
p) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall vidta alla nödvändiga
åtgärder för att genomföra detta avsnitt, bland annat när det gäller reglerna
för tillgång till förteckningen över behöriga personer.
q) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst kan undantagsvis och om tjänsten
så kräver, efter att i förväg ha informerat de behöriga myndigheterna om
detta och om dessa inte har hört av sig inom en månad, utfärda en tillfällig
behörighet för en tidsperiod som inte får överstiga tre månader i avvaktan på
resultatet av den undersökning som anges i punkt i.
r) Den preliminära och tillfälliga behörighet som utfärdas på detta sätt skall
inte ge tillgång till uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET; tillgång
till sådana uppgifter skall begränsas till tjänstemän som verkligen har
genomgått säkerhetsprövning med positivt resultat, i enlighet med punkt i.
I avvaktan på resultatet av säkerhetsprövningen får de tjänstemän, för vilka
det begärts behörighet på nivån EU TOP SECRET, tillfälligt och preliminärt
ges tillstånd att få tillgång till uppgifter upp till och med nivån EU
SECRET.
21. UPPRÄTTANDE, UTLÄMNANDE, ÖVERFÖRING, SÄKERHET I POST-
HANTERINGEN SAMT EXTRA EXEMPLAR OCH
ÖVERSÄTTNINGAR OCH UTDRAG UR SEKRETESSBELAGDA EU-
HANDLINGAR
21.1Upprättande
1. EU:s sekretessklassningar skall tillämpas enligt avsnitt 16 och som för EU
CONFIDENTIAL och däröver och anges centrerat i marginalen upptill och
nedtill på varje sida och varje sida skall numreras. På varje sekretessbelagd
EU-handling skall ett referensnummer och ett datum anges. När det gäller
handlingar med beteckningen EU TOP SECRET och EU SECRET skall dettareferensnummer anges på varje sida. Om flera kopior skall lämnas ut skall ett
kopienummer anges på första sidan på varje exemplar tillsammans med
uppgift om det totala antalet sidor. Alla bilagor och bifogade handlingar skall
anges på den första sidan av en handling med beteckningen EU CONFIDEN-
TIAL eller högre sekretessgrad.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 30
▼M1
2. Handlingar med beteckningen EU CONFIDENTIAL eller högre sekretess-
grad får skrivas ut, översättas, förvaras, kopieras, mångfaldigas magnetiskt
eller mikrofilmas endast av personer som har genomgått säkerhetsprövning
för tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter upp till minst den lämpliga
sekretessgraden för handlingen i fråga.
3. De bestämmelser som reglerar datoriserad framställning av sekretessbelagda
handlingar fastställs i avsnitt 25.
21.2Utlämnande
1. Sekretessbelagda EU-uppgifter skall lämnas ut endast till personer som
behöver känna till uppgifterna för sin tjänsteutövning och som har genomgått
lämplig säkerhetsprövning. Upphovsmannen skall specificera det första
utlämnandet.
2. Handlingar med beteckningen EU TOP SECRET skall passera genom regi-
stret för sådana handlingar (se avsnitt 22.2). När det gäller meddelanden
med beteckningen EU TOP SECRET får det behöriga registret ge chefen
för kommunikationscentrumet behörighet att framställa det antal kopior som
specificeras i mottagarförteckningen.
3. Handlingar med beteckningen EU SECRET eller med lägre sekretessgrad får
lämnas vidare av den ursprunglige mottagaren till andra mottagare på
grundval av behovet att få uppgifterna för tjänsteutövningen. Upphovsmyn-
digheterna skall dock tydligt ange eventuella förbehåll som de önskar
införa. När sådana förbehåll införs får mottagarna lämna handlingarna vidare
endast med upphovsmyndigheternas tillstånd.
4. Alla handlingar med beteckningen EU CONFIDENTIAL och med högre
sekretessgrad skall när de inkommer till eller lämnar ett generaldirektorat
eller en tjänst registreras på avdelningen lokala register för sekretessbelagda
EU-uppgifter. Anvisningar om vilka uppgifter som skall införas (referenser,
datum och vid behov kopienummer) skall vara sådana att handlingarna kan
identifieras och de skall införas i ett diarium eller på särskilda skyddade data-
baserade medier (se avsnitt 22.1).
21.3Vidarebefordran/överföring av sekretessbelagda EU-handlingar
21.3.1Förpackningar, kvitton
1. Handlingar med beteckningen EU CONFIDENTIAL eller med högre sekre-
tessgrad skall vidarebefordras i motståndskraftiga, ogenomskinliga dubbla
kuvert. Det inre kuvertet skall märkas med lämplig EU-sekretessklassning
och om möjligt med fullständiga anvisningar om mottagarens tjänstetitel och
adress.
2. Det inre kuvertet får endast öppnas av en kontrolltjänsteman vid registret (se
avsnitt 22.1) eller dennes ersättare som skall bekräfta mottagandet av de bifo-
gade handlingarna, om inte detta kuvert är adresserat till en person. I sådant
fall skall det lämpliga registret (se avsnitt 22.1) diarieföra kuvertets ankomst,
och endast den person som det är adresserat till får öppna det inre kuvertet
och erkänna mottagandet av de handlingar som det innehåller.
3. Ett mottagningsbevis skall placeras i det inre kuvertet. Mottagningsbeviset,
som inte skall vara sekretessbelagt, skall innehålla uppgifter om handlingensreferensnummer, datum och kopienummer, men aldrig ärendet.
4. Innerkuvertet skall därpå placeras i ytterkuvertet, vilket måste ha ett
försändelsenummer för att möjliggöra förfarandet med mottagningsbevis.
Sekretessgraden får inte under några omständigheter anges på ytterkuvertet.
5. För handlingar med beteckningen EU CONFIDENTIAL eller med högre
sekretessgrad skall kurirer och bud erhålla mottagningsbevis med angivande
av försändelsenumren.
21.3.2Vidarebefordran inom en byggnad eller ett byggnadskomplex
Inom en viss byggnad eller ett visst byggnadskomplex får sekretessbelagda
handlingar befordras i ett förseglat kuvert med endast adressatens namn, på
villkor att det befordras av en person som genomgått lämplig säkerhetsprövning.
21.3.3Överföringinom ett land
1. Inom ett land får handlingar med beteckningen EU TOP SECRET endast
befordras med ett officiellt budföretag, eller med personer som är behöriga
att få tillgång till uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET.
2. När budföretag används för vidarebefordran av en handling med beteck-
ningen EU TOP SECRET utanför gränserna för en byggnad eller ett2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 31
▼M1
byggnadskomplex, skall bestämmelserna angående emballage och motta-
gande uppfyllas enligt det här kapitlet. Budföretag skall ha en sådan
personal att det garanteras att emballage som innehåller handlingar med
beteckningen EU TOP SECRET ständigt står under direkt övervakning av
en ansvarig tjänsteman.
3. Handlingar med beteckningen EU TOP SECRET får undantagsvis befordras
av tjänstemän, inte bud, utanför en byggnad eller ett byggnadskomplex för
lokal användning vid möten och diskussioner förutsatt att
a) tjänstemannen som agerar bud är behörig att få tillgång till dessa hand-
lingar med beteckningen EU TOP SECRET,
b) transportsättet uppfyller nationella bestämmelser för vidarebefordran av
handlingar med beteckningen EU TOP SECRET,
c) tjänstemannen under inga omständigheter lämnar handlingar med beteck-
ningen EU TOP SECRET utan uppsikt,
d) det vidtas arrangemang för en förteckning över de handlingar som
befordras på detta sätt och som skall finnas tillgänglig i registret för hand-
lingar med beteckningen EU TOP SECRET och som skall diarieföras och
kontrolleras mot detta register när handlingarna återkommer.
4. Inom ett visst land får handlingar med beteckningarna EU SECRET och EU
CONFIDENTIAL befordras antingen med post, om detta är tillåtet enligt
nationella bestämmelser och överensstämmer med villkoren i dessa
bestämmelser, eller med bud eller med personer som genomgått säker-
hetsprövning för behörighet att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter.
5. Kommissionens säkerhetstjänst kommer att på grundval av dessa
bestämmelser utarbeta instruktioner för personal som medför sekretessbe-
lagda EU-handlingar. Det skall vara ett krav att budet läser och
undertecknar dessa föreskrifter. Av föreskrifterna skall det särskilt framgå
att handlingarna under inga omständigheter får
a) lämnas utan uppsikt av budet om de inte är i säkert förvar i enlighet med
bestämmelserna i avsnitt 18,
b) lämnas utan uppsikt i allmänna transportmedel eller privata fordon eller
på sådana platser som hotell eller restauranger. De får inte förvaras i
kassaskåp på hotell eller lämnas utan uppsikt i hotellrum,
c) läsas på allmänna platser, t.ex. i flygplan eller på tåg.
21.3.4Överföringfrån ett land till ett annat
1. Materiel med beteckningen EU CONFIDENTIAL eller högre sekretessgrad
skall befordras från en medlemsstat till en annan med diplomat- eller militär-
kurir.
2. Personlig befordran av materiel med beteckningen EU SECRET och EU
CONFIDENTIAL kan tillåtas om det sker på sådana villkor att det garanteras
att de inte kan falla i händerna på någon obehörig.
3. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor får ge tillå-
telse till personlig befordran när diplomat- eller militärkurirer inte är
tillgängliga, eller när användningen av sådana kurirer skulle resultera i en
försening som skulle vara skadlig för EU:s insatser och när den avsedda
mottagaren har brådskande behov av materielen. Kommissionens säker-
hetstjänst bör utarbeta föreskrifter som omfattar personlig befordran på
internationell nivå av sekretessbelagt materiel upp till och med beteckningen
EU SECRET av personer som inte är diplomat- eller militärkurirer. Enligt
föreskrifterna skall det krävas att
a) budet har genomgått lämplig säkerhetsprövning,
b) en lämplig avdelning eller ett register förtecknar allt materiel som
befordras på detta sätt,
c) paket eller säckar som innehåller EU-materiel är försedda med ett offici-
ellt sigill för att förhindra eller avhålla från tullinspektion samt är märkta
med identifikation och föreskrifter till upphittaren,
d) budet bär med sig ett kuririntyg och/eller tjänsteuppdrag som är erkänt av
alla EU-medlemsstater och som ger honom behörighet att befordra paketet
enligt identifikation,
e) ingen icke EU-medlemssstat eller gräns korsas vid resa på land om inte
den stat som befordrar handlingen har en särskild garanti från den staten,
f) budets researrangemang, med tanke på vilka destinationer, resvägar och
befordringsvägar som används, står i överensstämmelse med EU:s
bestämmelser eller — om nationella bestämmelser för sådana frågor är
strängare — i enlighet med sådana bestämmelser,2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 32
▼M1
g) materiel får inte lämnas utan uppsikt av budet om den inte förvaras i
enlighet med bestämmelserna för säker förvaring i avsnitt 18,
h) materiel får inte lämnas utan uppsikt i allmänna eller privata fordon, eller
på platser som t.ex. restauranger och hotell. Den får inte förvaras i hotell-
kassaskåp eller lämnas utan uppsikt i hotellrum,
i) om den befordrade materielen innehåller handlingar får dessa inte läsas på
offentliga platser (t.ex. i flygplan, på tåg osv.).
4. Den person som utsetts att befordra den sekretessbelagda materielen måste
läsa och underteckna säkerhetsinstruktioner som innehåller minst de föresk-
rifter som förtecknas ovan samt förfaranden som skall följas i en
nödsituation eller om paketet som innehåller den sekretessbelagda materielen
ifrågasätts av tullen eller säkerhetstjänstemännen vid en flygplats.
21.3.5Vidarebefordran/överföring av handlingar med beteckningen EU
RESTRICTED
Inga särskilda bestämmelser har fastställts för befordran av handlingar med
beteckningen EU RESTRICTED, utom att de bör vara sådana att det garanteras
att de inte kan falla händerna på någon obehörig.
21.4Säkerhet när det gäller kurirer
Alla kurirer och sändebud som anlitas för att befordra handlingar med beteck-
ningarna EU SECRET och EU CONFIDENTIAL skall ha genomgått lämplig
säkerhetsprövning.
21.5Teknisk överföring på elektronisk eller annan väg
1. Säkerhetsåtgärderna för kommunikationer är avsedda att garantera en säker
överföring av sekretessbelagda EU-uppgifter. De detaljerade regler som skall
tillämpas vid överföring av sådana sekretessbelagda EU-uppgifter behandlas i
avsnitt 25.
2. Endast godkända kommunikationscentrum och nät eller terminaler och
system får överföra uppgifter med beteckningarna EU CONFIDENTIAL och
EU SECRET.
21.6Extra exemplar och översättningar av utdrag från sekretessbelagda
EU-handlingar
1. Endast upphovsmannen får ge tillåtelse till kopiering eller översättning av
handlingar med beteckningen EU TOP SECRET.
2. Om personer som inte genomgått säkerhetsprövning för sekretessgraden EU
TOP SECRET behöver information som, trots att den finns i en handling
med beteckningen EU TOP SECRET, inte har den sekretessgraden, får
chefen för registret för handlingar med beteckningen EU TOP SECRET (se
avsnitt 22.2) ges behörighet att framställa det erforderliga antalet utdrag från
denna handling. Samtidigt skall han/hon vidta nödvändiga åtgärder för att
garantera att dessa utdrag ges lämplig sekretessgrad.
3. Handlingar med beteckningen EU SECRET eller lägre sekretessgrad får
mångfaldigas och översättas av adressaten, inom ramen för dessa säkerhets-
bestämmelser och på villkor att det är helt förenligt med principen om
behovet av att få kännedom om uppgifterna för tjänsteutövningen. De säker-
hetsåtgärder som skall tillämpas på ursprungshandlingen skall även tillämpas
på kopior och/eller översättningar.
22. REGISTER FÖR SAMT GRANSKNING, KONTROLL, ARKIVERING
OCH FÖRSTÖRING AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER
22.1Lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter
1. På varje avdelning inom kommissionen skall ett eller flera lokala register för
sekretessbelagda EU-uppgifter ansvara för registrering, kopiering, sändning,
arkivering och förstöring av handlingar med beteckningen EU SECRET och
EU CONFIDENTIAL.
2. Om en avdelning inte har något lokalt register för sekretessbelagda EU-
uppgifter får den använda sig av Generalsekretariatets lokala register för
sekretessbelagda EU-uppgifter.
3. Lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter skall rapportera till den
avdelningschef från vilken de får sina instruktioner. Chefen för dessa register
skall vara kontrolltjänsteman för registret.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 33
▼M1
4. De skall övervakas av den lokalt säkerhetsansvarige när det gäller tillämp-
ningen av bestämmelser om hantering av sekretessbelagda EU-handlingar
och motsvarande säkerhetsåtgärder.
5. Tjänstemän som arbetar vid de lokala registren för de sekretessbelagda EU-
uppgifterna skall vara behöriga att ha tillgång till uppgifterna i enlighet med
avsnitt 20.
6. Under ledning av avdelningschefen skall de lokala registren för sekretessbe-
lagda EU-uppgifter utföra följande:
a) Sköta diarieföringen, mångfaldigandet, översättningen, vidarebefordran/
överföringen, expedieringen och förstöringen av uppgifterna.
b) Se till att förteckningen över sekretessbelagda uppgifter uppdateras.
c) Regelbundet fråga dem som upprättat handlingarna huruvida det är
nödvändigt att bibehålla säkerhetsklassningen av uppgifterna.
7. Det lokala registret för sekretessbelagda uppgifter skall föra ett diarium som
innehåller följande information:
a) Det datum då handlingen med sekretessbelagda uppgifter upprättats.
b) Sekretessgraden.
c) Den tidpunkt då sekretessen skall hävas.
d) Namn på den som upprättat handlingen och vid vilken avdelning detta
gjorts.
e) Mottagaren eller mottagarna, med angivande av ordningsnummer.
f) Ämne.
g) Nummer.h) Antal distribuerade exemplar.
i) Upprättande av förteckningarna över de sekretessbelagda uppgifter som
lagts fram för avdelningen.
j) Register över hävande av sekretessen för och inplacering i en lägre sekre-
tessgrad av sekretessbelagda uppgifter.
8. De allmänna reglerna i avsnitt 21 skall tillämpas på kommissionens lokala
register för sekretessbelagda EU-uppgifter, om de inte ändras av de särskilda
bestämmelser som fastställs i detta avsnitt.
22.2Registret för uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET
22.2.1Allmänt
1. Ett centralt register för uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET skall
sköta registrering, hantering och distribution av handlingar med beteckningen
EU TOP SECRET i enlighet med dessa säkerhetsbestämmelser. Chefen för
registret med uppgifter som betecknas EU TOP SECRET skall vara
kontrolltjänsteman för detta register.
2. Det centrala registret för uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET
kommer att vara den centrala myndigheten inom kommissionen för motta-
gande från och avsändning till andra EU-institutioner, medlemsstater,
internationella organisationer och tredjeländer med vilka kommissionen har
avtal om säkerhetsförfaranden för utbyte av sekretessbelagda uppgifter.
3. Vid behov skall det inrättas underavdelningar till registren som skall ha
ansvar för den interna förvaltningen av handlingar med beteckningen EU
TOP SECRET; de skall föra uppdaterade register över utlämnandet av de
handlingar som förvaras på underavdelningens ansvar.
4. Underavdelningar till registren för handlingar med beteckningen EU TOP
SECRET skall inrättas enligt avsnitt 22.2.3 för att tillgodose långsiktiga
behov och skall vara kopplade till ett centralt register för handlingar med
beteckningen EU TOP SECRET. Om handlingar med beteckningen EU
TOP SECRET behöver konsulteras temporärt får dessa handlingar lämnas ut
utan att det inrättas någon underavdelning till ett register för handlingar med
beteckningen EU TOP SECRET under förutsättning att det fastställs regler
för att garantera att de fortfarande kontrolleras av ett lämpligt register för
handlingar med beteckningen EU TOP SECRET och att alla fysiska och
personalmässiga säkerhetsåtgärder iakttas.
5. Underavdelningar till registren får inte vidarebefordra/överföra handlingar
med beteckningen EU TOP SECRET direkt till andra underavdelningar till
samma centrala register för handlingar med beteckningen EU TOP SECRET
utan uttrycklig tillåtelse från det senare.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 34
▼M1
6. All utväxling av handlingar med beteckningen EU TOP SECRET mellan
underavdelningar som inte är kopplade till samma centrala register skall gå
via de centrala registren för handlingar med beteckningen EU TOP SECRET.
22.2.2Centrala registret för uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET
I egenskap av kontrolltjänsteman skall chefen för det centrala registret för hand-
lingar med beteckningen EU TOP SECRET ha ansvar för
a) att vidarebefordra/överföra handlingar med beteckningen EU TOP SECRET i
enlighet med de bestämmelser som fastställs i avsnitt 21.3,
b) att upprätta en förteckning över alla underavdelningar till register för hand-
lingar med beteckningen EU TOP SECRET tillsammans med de utnämnda
kontrolltjänstemännens och deras behöriga ombuds namn och namnteck-
ningar,
c) att förvara mottagningsbevis från registren för alla handlingar med beteck-
ningen EU TOP SECRET som distribuerats av det centrala registret,
d) att upprätta ett register över förvarade och distribuerade handlingar med
beteckningen EU TOP SECRET,
e) att upprätta en uppdaterad förteckning över alla de centrala registren för
handlingar med beteckningen EU TOP SECRET med vilka han/hon
vanligtvis korresponderar, tillsammans med de utnämnda kontrolltjänstemän-
nens och deras behöriga ombuds namn och namnteckningar,
f) att fysiskt skydda alla handlingar med beteckningen EU TOP SECRET i
registret i enlighet med bestämmelserna i avsnitt 18.
22.2.3Underavdelningar till register för handlingar med beteckningen EU TOP
SECRET
I egenskap av kontrolltjänsteman skall chefen för underavdelningen till registret
för handlingar med beteckningen EU TOP SECRET ha ansvar för
a) att vidarebefordra/överföra handlingar med beteckningen EU TOP SECRET i
enlighet med de bestämmelser som fastställs i avsnitt 21.3,
b) hålla en uppdaterad förteckning över alla personer under honom/henne som
är behöriga att få tillgång till uppgifter med beteckningen EU TOP SECRET,
c) att lämna ut handlingar med beteckningen EU TOP SECRET i enlighet med
upphovsmannens föreskrifter eller på grundval av behovet av att få informa-
tion för tjänsteutövningen sedan han/hon först kontrollerat att mottagaren har
genomgått erforderlig säkerhetsprövning,
d) att hålla ett uppdaterat register över alla handlingar som han/hon ansvarar för
med beteckningen EU TOP SECRET som förvaras eller lämnas ut eller som
har översänts till andra register för handlingar med beteckningen EU TOP
SECRET och att förvara alla motsvarande mottagningsbevis,
e) att hålla en uppdaterad förteckning över register över handlingar med beteck-
ningen EU TOP SECRET med vilka han/hon är behörig att utväxla
handlingar med beteckningen EU TOP SECRET, tillsammans med deras
kontrolltjänstemäns och behöriga ombuds namn och underskrifter,
f) att fysiskt skydda alla handlingar med beteckningen EU TOP SECRET i
registret i enlighet med bestämmelserna i avsnitt 18.
22.3Inventeringar, granskning och kontroll av sekretessbelagda EU-hand-
lingar
1. Varje år skall varje register för EU TOP SECRET-uppgifter enligt detta
avsnitt utföra en specificerad inventering av alla handlingar med beteck-
ningen EU TOP SECRET. En handling anses falla under ett registers ansvar
om registret fysiskt förvarar handlingen eller har ett mottagningsbevis från
det register för handlingar med beteckningen EU TOP SECRET till vilket
handlingen har vidarebefordrats/överförts, ett intyg om att handlingen
förstörts eller en föreskrift att inplacera denna handling i en lägre sekretess-
grad eller att häva sekretessen. De skall lägga fram resultaten av de årliga
inventeringarna för den ledamot av kommissionen som ansvarar för säker-
hetsfrågor, senast den 1 april varje år.
2. Underavdelningar till register för EU TOP SECRET-handlingar skall sända
resultatet av sin årliga inventering till det centrala register som de är ansva-
riga inför vid en tidpunkt som skall fastställas av det senare.
3. EU-uppgifter med lägre sekretessgrad än EU TOP SECRET skall undergå
interna kontroller enligt instruktioner från den ledamot av kommissionen
som ansvarar för säkerhetsfrågor.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 35
▼M1
4. Dessa åtgärder skall ge möjlighet att säkerställa innehavarnas åsikter avse-
ende
a) möjligheten att inplacera i en lägre sekretessgrad eller häva sekretessen
för vissa handlingar,
b) handlingar som skall förstöras.
22.4Arkivering av sekretessbelagda EU-uppgifter
1. Sekretessbelagda EU-uppgifter skall arkiveras enligt relevanta bestämmelser i
avsnitt 18.
2. För att minimera förvaringsproblemen skall kontrolltjänstemännen vid alla
register ha behörighet att mikrofilma handlingar med beteckningarna EU
TOP SECRET, EU SECRET och EU CONFIDENTIAL eller att annars arki-
vera med hjälp av magnetiska eller optiska medier, förutsatt att
a) mikrofilmnings- eller arkiveringsprocessen företas av personal som har
genomgått aktuell säkerhetsprövning för motsvarande sekretessklass-
ningsnivå,
b) mikrofilm- eller arkiveringsmediet inplaceras i samma sekretessgrad som
originalhandlingarna,
c) mikrofilmning eller arkivering av alla handlingar med beteckningen EU
TOP SECRET rapporteras till upphovsmannen,
d) filmrullar eller annan typ av stöd endast innehåller handlingar med samma
sekretessklassning, dvs. EU TOP SECRET, EU SECRET eller EU
CONFIDENTIAL,
e) mikrofilmning eller arkivering av en handling med beteckningen EU TOP
SECRET eller EU SECRET anges tydligt i det register som används för
den årliga inventeringen,
f) originalhandlingar som har mikrofilmats eller på annat sätt arkiverats,
förstörs i enlighet med bestämmelserna i avsnitt 22.5 nedan.
3. Dessa bestämmelser skall även tillämpas på alla andra former av arkivering
som är tillåtna, t.ex. med hjälp av elektromagnetiska medier och optisk skiva.
22.5Förstöring av sekretessbelagda EU-handlingar
1. För att förebygga onödig anhopning av sekretessbelagda EU-handlingar skall
de handlingar som betraktas som föråldrade och till antalet överflödiga av
chefen för den inrättning som innehar dem, förstöras så snart som möjligt
på följande sätt:
a) Handlingar med beteckningen EU TOP SECRET får endast förstöras av
det centrala registret med ansvar för dessa. Varje förstörd handling skall
förtecknas i ett intyg över förstöring som undertecknas av kontrolltjänste-
mannen för beteckningen EU TOP SECRET och av den tjänsteman som
bevittnar förstöringen. Dessa personer skall ha genomgått säkerhetspröv-
ning för sekretessgraden EU TOP SECRET. Det skall göras en notering i
registret om detta.
b) Registret skall bevara intygen om förstöring, tillsammans med distribu-
tionslistorna under tio år. Kopior skall översändas till upphovsmannen
eller till det lämpliga centrala registret endast på uttrycklig begäran.
c) Handlingar med beteckningen EU TOP SECRET, inklusive allt sekretess-
belagt material från upprättandet av handlingar med beteckningen EUTOP SECRET, t.ex. dåliga kopior, arbetsutkast, maskinskrivna noter och
disketter, skall förstöras under överinseende av en kontrolltjänsteman för
sekretessgraden EU TOP SECRET genom att brännas, omvandlas till
pappersmassa, gå genom en dokumentförstörare eller på annat sätt redu-
ceras så att de är oigenkännliga och icke möjliga att återställa.
2. Handlingar med beteckningen EU SECRET skall förstöras av det register
som ansvarar för dessa handlingar under överinseende av en person som
genomgått säkerhetsprövning, med hjälp av en av de processer som beskrivs
i punkt 1 c. Handlingar med beteckningen EU SECRET som förstörs skall
förtecknas på undertecknade intyg om förstöring vilka skall bevaras av regi-
stret tillsammans med distributionslistorna under minst tre år.
3. Handlingar med beteckningen EU CONFIDENTIAL skall förstöras av det
register som ansvarar för dessa handlingar under överinseende av en person
som genomgått säkerhetsprövning, med hjälp av en av de processer som
beskrivs i punkt 1 c. Förstöringen skall registreras i enlighet med instruk-
tioner från den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor.
4. Handlingar med beteckningen EU RESTRICTED skall förstöras av det
register som ansvarar för sådana handlingar eller av användaren i enlighet2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 36
▼M1
med instruktioner från den ledamot av kommissionen som ansvarar för säker-
hetsfrågor.
22.6Förstöring i en nödsituation
1. Kommissionens avdelningar skall utarbeta planer på grundval av lokala
förhållanden för att skydda sekretessbelagd EU-materiel i en kris, inklusive
förstöring vid behov i en nödsituation samt planer för bortförande; de skall
utarbeta de föreskrifter som bedöms nödvändiga för att hindra sekretessbe-
lagda EU-uppgifter från att falla i händerna på obehöriga.
2. Arrangemangen för att skydda eller förstöra materiel med beteckningarna EU
SECRET och EU CONFIDENTIAL i en kris skall under inga omständigheter
kunna inverka ogynnsamt på skyddet eller förstöringen av materiel med
beteckningen EU TOP SECRET, inklusive krypteringsutrustning, vars
behandling skall prioriteras framför alla andra uppgifter.
3. De åtgärder som skall vidtas för att skydda och förstöra krypteringsutrustning
i en nödsituation skall omfattas av särskilda föreskrifter.
4. Instruktioner skall finnas på plats i ett förseglat kuvert. Det måste finnas
utrustning för förstöring.
23. Säkerhetsåtgärder för särskilda möten utanför kommissionens lokaler vilka
inbegriper sekretessbelagda EU-uppgifter
23.1Allmänt
När kommissionsmöten eller andra viktiga möten äger rum utanför kommission-
ens lokaler och när det berättigas av de särskilda säkerhetskrav som gäller
mycket känsliga frågor eller uppgifter, skall de säkerhetsåtgärder som beskrivs
nedan vidtas. Dessa åtgärder gäller endast skydd av sekretessbelagda EU-
uppgifter. Andra säkerhetsåtgärder kan komma att behöva planeras.
23.2Ansvar
23.2.1Kommissionens säkerhetstjänst
Kommissionens säkerhetstjänst skall samarbeta med medlemsstatens behöriga
myndigheter i den medlemsstat där mötet hålls (värdmedlemsstaten) för att
garantera säkerheten vid kommissionens möte eller andra viktiga möten samt
säkerheten för delegaterna och deras personal. När det gäller skyddet av säker-
heten skall det i synnerhet garanteras att
a) planer utarbetas för att hantera hot mot säkerheten och incidenter som har
samband med säkerhet, och dessa åtgärder skall i synnerhet omfatta en
säker förvaring av sekretessbelagda EU-handlingar på avdelningarna,
b) åtgärder vidtas för att möjliggöra tillträde till kommissionens kommunika-
tionssystem för mottagande och vidarebefordran av sekretessbelagda EU-
meddelanden. Värdmedlemsstaten kommer även att vid behov ombedjas att
tillhandahålla säkra telefonsystem.
Kommissionens säkerhetstjänst skall vara rådgivare om säkerhet vid mötets
förberedande; avdelningen bör företrädas där för att vid behov bistå och ge råd
till mötets säkerhetstjänsteman och delegationerna.
Varje delegation kommer att till varje möte anmodas att utse en säkerhets-
tjänsteman som kommer att vara ansvarig för behandlingen av säkerhetsfrågor
inom sin delegation och för upprätthållande av förbindelsen med säkerhets-
tjänstemannen vid mötet samt, vid behov, med företrädaren för kommissionens
säkerhetstjänst.
23.2.2Säkerhetstjänsteman vid möten
En säkerhetstjänsteman bör utnämnas med ansvar för det övergripande utarbe-
tandet och kontrollen av generella interna säkerhetsåtgärder och för
samordningen med andra berörda säkerhetsmyndigheter. De åtgärder som denne
säkerhetstjänsteman vidtar skall i allmänhet gälla följande:
a) Skyddsåtgärder på mötesplatsen för att garantera att mötet genomförs utan
incidenter som kan äventyra säkerheten för sekretessbelagda EU-uppgifter
som eventuellt används där.
b) Kontroll av den personal som har tillträde till mötesplatsen, delegationernas
utrymmen och konferensrummen samt kontroll av all utrustning.
c) Ständig samordning med värdmedlemsstatens behöriga myndigheter och med
kommissionens säkerhetstjänst.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 37
▼M1
d) Införlivande av säkerhetsföreskrifter i mötets dossier med vederbörlig hänsyn
tagen till kraven i de här säkerhetsbestämmelserna och till alla andra säker-
hetsföreskrifter som anses nödvändiga.
23.3Säkerhetsåtgärder
23.3.1Säkerhetsutrymmen
Följande säkerhetsutrymmen bör inrättas:
a) Ett säkerhetsutrymme i klass II bestående av ett planeringsrum, kommission-
ens kontor och reproduktionsutrustning samt delegationernas kontor vid
behov.
b) Ett säkerhetsutrymme i klass I bestående av konferensrummet och tolkarnas
och ljudingenjörernas kabiner.
c) Administrativa utrymmen bestående av pressens utrymme och de delar av
mötesplatsen som används för administration, servering och inkvartering
samt utrymmet i omedelbar anslutning till presscentrumet och mötesplatsen.
23.3.2Passersedel
Mötets säkerhetstjänsteman bör dela ut lämpliga besöksbrickor på begäran av
delegationerna i enlighet med deras behov. Det får vid behov göras åtskillnad
när det gäller tillträde till olika säkerhetsutrymmen.
Enligt säkerhetsföreskrifterna för mötet bör det krävas att alla berörda personer
ständigt och på ett tydligt sätt bär och uppvisar sina besöksbrickor inom mötesp-
latsen så att de vid behov kan kontrolleras av säkerhetspersonalen.
Förutom deltagare med besöksbrickor bör så få personer som möjligt ha tillträde
till mötesplatsen. Mötets säkerhetstjänsteman skall endast på begäran av de
nationella delegationerna ge dessa tillstånd att ta emot besökare. Besökande
bör erhålla en besöksbricka. En passersedel för besökande med hans/hennes
namn och namnet på den person som besöks bör ifyllas. Besökande skall alltid
åtföljas av en säkerhetsvakt eller av den person som tar emot besök. Den
besökandes passersedel bör bäras av den ledsagande personen som skall
återlämna den, tillsammans med den besökandes besöksbricka, till säkerhetsper-
sonalen när den besökande lämnar mötesplatsen.
23.3.3Kontroll av foto- och AV-utrustning
Kameror eller inspelningsutrustning får inte medföras till ett säkerhetsutrymme i
klass I, med undantag av utrustning som medförts av fotografer och ljuding-
enjörer med vederbörligt tillstånd från mötets säkerhetstjänsteman.
23.3.4Kontroll av portföljer, bärbara datorer och paket
Innehavare av passersedel med tillträde till ett säkerhetsutrymme får vanligtvis
medföra sina portföljer och bärbara datorer (endast med egen strömförsörjning)
utan att de kontrolleras. När det gäller paket till delegationer får delegationerna
ta emot leverans av paket som antingen inspekteras av delegationens säkerhets-
tjänsteman, undersöks med specialutrustning eller öppnas av säkerhetspersonalen
för inspektion. Om mötets säkerhetstjänsteman anser det nödvändigt får det
fastställas strängare åtgärder för inspektion av portföljer och paket.
23.3.5Teknisk säkerhet
Mötesrummet får göras tekniskt säkert av en teknisk säkerhetsgrupp som även
får genomföra elektronisk övervakning under mötet.
23.3.6Delegationernas handlingar
Delegationerna bör ansvara för att ta sekretessbelagda EU-handlingar till och
från möten. De skall även ha ansvar för dessa handlingars kontroll och säkerhet
under deras användning i de lokaler som de fått sig tilldelade. Man får anhållaom värdmedlemsstaternas hjälp för befordran av sekretessbelagda handlingar till
och från mötesplatsen.
23.3.7Säker förvaringav handling ar
Om kommissionen eller delegationerna inte kan förvara sina sekretessbelagda
handlingar i enlighet med godkända normer får de, mot mottagningsbevis, samla
dessa handlingar i ett förseglat kuvert hos mötets säkerhetstjänsteman, så att
denne kan förvara handlingarna i enlighet med godkända normer.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 38
▼M1
23.3.8Inspektion av kontor
Mötets säkerhetstjänsteman bör se till att kommissionens och delegationernas
kontor inspekteras vid slutet av varje arbetsdag för att garantera att alla sekre-
tessbelagda EU-handlingar förvaras på säker plats; om inte bör han/hon vidta
erforderliga åtgärder.
23.3.9Bortskaffande av sekretessbelagt EU-material
Allt material skall behandlas som sekretessbelagt och papperskorgar eller säckar
bör överlämnas till kommissionen och delegationerna för bortskaffande.
Kommissionen och delegationerna bör, innan de lämnar de lokaler som de fått
sig tilldelade, ta sitt skräp till mötets säkerhetstjänsteman som skall se till att det
förstörs enligt bestämmelserna.
Vid mötets slut bör alla handlingar som kommissionen eller delegationerna
förfogar över men inte längre önskar behandlas som makulatur. Det bör göras
en noggrann genomsökning av kommissionens och delegationernas lokaler innan
de säkerhetsåtgärder som antagits för mötet hävs. Handlingar för vilka ett
mottagningsbevis undertecknades bör såvitt det är möjligt förstöras enligt
föreskrifterna i avsnitt 22.5.
24. SEKRETESSBROTT OCH RÖJANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-
UPPGIFTER
24.1Definitioner
Sekretessbrott inträffar som resultatet av en handling eller försummelse som står
i strid med kommissionens säkerhetsbestämmelser vilket kan medföra att sekre-
tessbelagda EU-uppgifter röjs.
Röjande av sekretessbelagda EU-uppgifter inträffar när dessa helt eller delvis
har fallit i händerna på obehöriga, dvs. personer som inte genomgått vare sig
lämplig säkerhetsprövning eller behöver uppgifterna för sin tjänsteutövning eller
om det är sannolikt att en sådan händelse har inträffat.
Sekretessbelagda EU-uppgifter kan röjas till följd av slarv, försummelse eller
tanklöshet samt genom åtgärder från organ som riktar sig mot EU eller dess
medlemsstater, när det gäller sekretessbelagda EU-uppgifter, eller genom
subversiva organisationer.
24.2Rapportering om sekretessbrott
Alla personer som får hantera sekretessbelagda EU-uppgifter skall ingående
informeras om sitt ansvar på detta område. De skall omedelbart rapportera varje
sekretessbrott som de får kännedom om.
När en lokal säkerhetstjänsteman eller mötets säkerhetstjänsteman upptäcker
eller informeras om ett sekretessbrott som gäller sekretessbelagda EU-uppgifter
eller förlust eller försvinnande av sekretessbelagt EU-materiel skall denne vidta
lämpliga åtgärder för att
a) säkra bevis,
b) fastställa fakta,
c) bedöma den skada som skett och försöka minimera den,
d) förhindra att brottet upprepas,
e) informera lämpliga myndigheter om effekten av sekretessbrott.
I detta sammanhang skall följande uppgifter tillhandahållas:
i) En beskrivning av de relevanta uppgifterna, inklusive sekretessgrad, refe-
rens och kopienummer, datum, upphovsman, ämne och räckvidd.
ii) En kort beskrivning av omständigheterna vid sekretessbrott, inklusive
datum för och den period under vilken uppgifterna eventuellt röjdes.
iii) Ett uttalande om huruvida upphovsmannen har underrättats.
Det skall vara varje säkerhetsmyndighets ansvar att så snart som den har under-
rättats om att ett sekretessbrott kan ha inträffat, rapportera detta till
kommissionens säkerhetstjänst.
De fall som gäller uppgifter med beteckningen EU RESTRICTED behöver
rapporteras endast när de uppvisar ovanliga kännetecken.
När den ledamot som ansvarar för säkerhet underrättas om att ett sekretessbrott
har ägt rum skall denne
a) underrätta den myndighet som var upphovsman till de sekretessbelagda
uppgifterna i fråga,
b) anmoda lämpliga säkerhetsmyndigheter att inleda utredningar,2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 39
▼M1
c) samordna undersökningarna när mer än en säkerhetsmyndighet berörs,
d) erhålla en rapport om omständigheterna kring brottet, datum för och den
period under vilken det kan ha ägt rum och om upptäckten, med en detal-
jerad beskrivning av innehållet i och sekretessgraden hos det berörda
materielet. Den skada som åsamkats EU:s intressen eller en eller flera av
medlemsstaterna och de åtgärder som vidtagits för att förhindra en upprep-
ning bör även rapporteras.
Upphovsmyndigheten skall underrätta adressaterna och ge lämpliga föreskrifter.
24.3Rättsliga åtgärder
Varje person som är ansvarig för röjande av sekretessbelagda EU-uppgifter skall
underkastas disciplinära åtgärder enligt de relevanta reglerna och bestämmel-
serna, särskilt avdelning VI i tjänsteföreskrifterna. Sådana åtgärder skall inte
påverka eventuella vidare rättsliga åtgärder.
På grundval av den rapport som nämns i avsnitt 24.2 skall den ledamot av
kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor i lämpliga fall vidta alla
åtgärder som krävs för att underlätta för de behöriga nationella myndigheterna
att inleda rättsliga förfaranden.
25. SKYDD FÖR SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER SOM
HANTERAS I IT- OCH KOMMUNIKATIONSSYSTEM
25.1Inledning
25.1.1Allmänt
Säkerhetsstrategin och säkerhetskraven skall tillämpas på alla kommunikations-
och informationssystem och kommunikations- och informationsnät (nedan
kallade system) i vilka EU-uppgifter med sekretessgraden EU CONFIDENTIAL
och högre hanteras. De skall tillämpas som ett komplement till kommissionens
beslut K (95) 1510 slutlig av den 23 november 1995 on the protection of infor-
matics systems.
För system i vilka EU-uppgifter med sekretessgraden EU RESTRICTED
hanteras krävs också säkerhetsåtgärder för att bevara dessa uppgifters sekretess.
För alla system krävs säkerhetsåtgärder för att skydda okränkbarheten och till-
gängligheten hos dessa system och de uppgifter de innehåller.
I den strategi för datasäkerhet som kommissionen tillämpar ingår följande:
— Den är integrerad i den allmänna säkerheten och utgör ett komplement till
informationssäkerhet, personalsäkerhet och fysisk säkerhet.
— Det finns en ansvarsfördelning mellan ägare till tekniska system, ägare till
sekretessbelagda EU-uppgifter som lagras eller behandlas i tekniska system,
datasäkerhetsspecialister och -användare.
— Säkerhetsprinciper och säkerhetskrav finns beskrivna i varje datasystem.
— Dessa principer och krav godkänns av en för ändamålet utsedd myndighet.— Hänsyn tas till de särskilda aspekter som utgör hot mot IT-utrymmet och
som gör det sårbart.
25.1.2Hot mot systemen och systemens sårbarhet
Ett hot kan definieras som en möjlighet att oavsiktligt eller avsiktligt äventyra
säkerheten. När det gäller system innebär ett sådant äventyrande att en eller
flera av egenskaperna sekretess, okränkbarhet och tillgänglighet går förlorade.
Sårbarhet kan definieras som en svaghet i kontrollerna eller en avsaknad av
kontroller, som kan underlätta eller möjliggöra att ett hot sätts i verket mot en
specifiktillgång eller ett specifik t mål.
Sekretessbelagda och icke-sekretessbelagda EU-uppgifter som hanteras i system
i koncentrerad form för snabb sökning, kommunikation och användning är
sårbara i många avseenden. Det finns bland annat en riskför att obehöriga
användare får tillgång till uppgifter eller omvänt att behöriga användare vägras
tillgång. Det föreligger också risk för obehörigt röjande eller obehörig förvansk-
ning, ändring eller radering av uppgifterna. Den komplicerade och ibland
ömtåliga utrustningen är dessutom dyr och ofta svår att snabbt reparera eller
ersätta.
25.1.3Huvudsyftet med säkerhetsåtgärderna
Huvudsyftet med de säkerhetsåtgärder som anges i detta avsnitt är att de skall ge
skydd mot obehörigt röjande av sekretessbelagda EU-uppgifter (sekretessbrott)
och mot förlust av uppgifternas okränkbarhet och tillgänglighet. För att system
som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter skall få tillräckligt säkerhetsskydd2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 40
▼M1
skall lämpliga normer för konventionell säkerhet specificeras av kommissionens
säkerhetstjänst tillsammans med lämpliga särskilda säkerhetsförfaranden och
säkerhetstekniker som är särskilt utformade för varje system.
25.1.4Redovisningav systemspecifika säkerhetskrav
För alla system som hanterar EU-uppgifter med sekretessgraderna EU CONFI-
DENTIAL och högre skall det krävas att en redovisning av systemspecifika
säkerhetskrav utarbetas av ägaren till det tekniska systemet (TSO, se Avsnitt
25.3.4) och ägaren till uppgifterna (se Avsnitt 25.3.5), vid behov med indata
och bistånd från projektpersonalen och kommissionens säkerhetstjänst (såsom
myndigheten för informationssäkerhet -Infosec, se Avsnitt 25.3.3) samt med
godkännande av ackrediteringsmyndigheten för säkerhet (SAA, se Avsnitt
25.3.2).
En redovisning av systemspecifika säkerhetskrav skall också krävas när ackredi-
teringsmyndigheten för säkerhet bedömer att tillgängligheten och
okränkbarheten av EU-uppgifter med sekretessgraden EU RESTRICTED eller
icke sekretessbelagda EU-uppgifter kan äventyras.
Redovisningen av systemspecifika säkerhetskrav skall utarbetas så snart som ett
projekt inleds och utvecklas och förbättras allteftersom projektet fortskrider, så
att den kan fullgöra olika uppgifter i olika skeden av projektet och av systemets
livscykel.
25.1.5Säkra driftsformer
Alla system som hanterar EU-uppgifter med sekretessgraden EU CONFIDEN-
TIAL och högre skall ackrediteras för drift i en eller, om detta är motiverat på
grund av krav under olika tidsperioder, flera av följande säkra driftsformer eller
deras nationella motsvarigheter:
a) Dedikerad,
b) Högnivå, och
c) Flernivå.
25.2Definitioner
Med ackreditering skall avses tillstånd och godkännande som beviljas ett system
att bearbeta sekretessbelagda EU-uppgifter i systemets driftsmiljö.
Anmärkning:
Ackrediteringen bör göras efter det att alla relevanta säkerhetsförfaranden har
införts och tillräckligt hög skyddsnivå för systemresurserna har uppnåtts. Ackre-
diteringen bör normalt göras på grundval av redovisningen av systemspecifika
säkerhetskrav och omfatta följande:
a) En redovisning av syftet med ackrediteringen av systemet; särskilt de hante-
rade uppgifternas sekretessgrader och vilken eller vilka säkra driftsformer
som föreslås för systemet eller nätet.
b) En översikt över riskhanteringen för att identifiera hot och sårbarhet samt
åtgärder för att motverka dessa.
c) Säkra driftsmetoder med en ingående beskrivning av de föreslagna operatio-
nerna (t.ex. de driftsformer och tjänster som skall tillhandahållas) samt en
beskrivning av de säkerhetsegenskaper hos systemet som skall ligga till
grund för ackrediteringen.
d) En plan för införandet och upprätthållandet av säkerhetsegenskaperna.
e) En plan för inledande och uppföljande testning, utvärdering och certifiering
av system- eller nätsäkerhet.
f) I förekommande fall, certifiering tillsammans med andra faktorer i ackredi-
teringen.
Med säkerhetsansvarig för de centrala datasystemen (CISO) avses en tjänsteman
inom en central IT-myndighet som samordnar och övervakar säkerhetsåtgärder
inom centralt organiserade system.
Med certifiering avses utfärdande av ett formellt intyg, som stöds av en
oberoende granskning av genomförandet och resultatet av en utvärdering, om i
vilken utsträckning ett system uppfyller säkerhetskraven eller en datasäkerhets-
produkt uppfyller de på förhand fastställda säkerhetsmålen.
Med kommunikationssäkerhet avses tillämpning av säkerhetsåtgärder på tele-
kommunikationer så att obehöriga personer inte skall kunna få fram värdefulla
uppgifter ur innehav och studium av dessa telekommunikationer, eller så att
telekommunikationernas autenticitet garanteras.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 41
▼M1
Anmärkning:
Sådana åtgärder omfattar krypterings-, överförings- och sändningssäkerhet och
omfattar också säkerhet när det gäller förfaranden, fysiska egenskaper, personal
och handlingar samt datasäkerhet.
Med datasäkerhet (COMPUSEC) avses tillämpning av säkerhetsegenskaper för
maskinvara, fasta program och programvara i ett datasystem för att skydda
mot, eller förhindra, obehörigt röjande och obehörig manipulation och ändring/
radering av uppgifter eller funktionsförlust.
Med datasäkerhetsprodukt avses en generisk datasäkerhetsprodukt som är avsedd
att införlivas med ett IT-system för att förbättra eller möjliggöra sekretess,
okränkbarhet eller tillgänglighet för de uppgifter som hanteras.
Med driftsform för dedikerad säkerhet avses en driftsform där SAMTLIGA
personer som har tillgång till systemet har behörighet för uppgifter med den
högsta sekretessgrad som hanteras i systemet och för tjänsteutövningen har
behov att få tillgång till ALLA uppgifter som hanteras i systemet.
Anmärkningar:
(1) De allmänna behovet att få tillgång till uppgifterna för tjänsteutövningen
anger att det inte finns något obligatoriskt krav på datasäkerhetsegenskaper
som medger separering av uppgifter i systemet.
(2) Andra säkerhetsegenskaper (t.ex. fysiska och i förhållande till personal och
förfaranden) skall överensstämma med kraven för den högsta sekretess-
graden och samtliga kategoribeteckningar för de uppgifter som hanteras i
systemet.
Med utvärdering avses en för uppgiften lämpad myndighets ingående tekniska
undersökning av ett systems eller en krypterings- eller datasäkerhetsprodukts
säkerhetsaspekter.
Anmärkningar:
(1) Vid utvärderingen kontrolleras om de nödvändiga säkerhetsfunktionerna
finns och om de saknar negativa effekter samt bedöms om dessa funktioner
går att manipulera.
(2) Vid utvärderingen avgörs i vilken utsträckning säkerhetskraven för ett
system eller säkerhetsmålen för en datasäkerhetsprodukt är uppfyllda samt
fastställs systemets eller krypteringens säkerhetsnivå eller datasäkerhetspro-
duktens tillförlitlighet.
Med ägaren till uppgifterna (IO) avses den myndighet (avdelningschef) som är
ansvarig för att skapa, behandla och använda informationen, men även för att
besluta om vem som skall ha tillträde till dessa uppgifter.
Med informationssäkerhet (INFOSEC) avses tillämpning av säkerhetsåtgärder
för att skydda uppgifter som bearbetas, lagras eller överförs i kommunikations-
och informationssystem och andra elektroniska system mot att sekretess, okränk-
barhet eller tillgänglighet oavsiktligt eller avsiktligt går förlorade samt för att
förhindra att själva systemens okränkbarhet och tillgänglighet går förlorade.
Informationssäkerhetsåtgärder omfattar säkerhetsåtgärder avseende datorer,
överföring, sändning och kryptering samt upptäckt, dokumentering och motver-
kande av hot mot uppgifterna och systemen.
Med IT-utrymme avses ett utrymme som innehåller en eller flera datorer, deras
lokala kringutrustning och lagringsenheter samt dedikerad nät- och kommunika-
tionsutrustning.
Anmärkning:
Detta omfattar inte ett separat utrymme där kringutrustning eller terminaler/
arbetsstationer är placerade även om dessa är sammankopplade med utrustning
i IT-utrymmet.
Med IT-nät avses en geografiskt spridd organisation av sammankopplade IT-
system för utväxling av data som omfattar de sammankopplade IT-systemens
komponenter samt gränssnitt mellan dessa och de stödjande data- eller kommu-
nikationsnäten.
Anmärkningar:(1) Ett IT-nät kan utnyttja tjänsterna från ett eller flera kommunikationsnät för
att kopplas samman för utväxling av data. Flera IT-nät kan utnyttja
tjänsterna från ett gemensamt kommunikationsnät.
(2) Ett IT-nät kallas ”lokalt” om det kopplar samman flera datorer på samma
plats.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 42
▼M1
Ett IT-näts säkerhetsegenskaper omfattar säkerhetsegenskaperna hos de enskilda
IT-system som ingår i nätet tillsammans med de ytterligare komponenter och
egenskaper som hör ihop med själva nätet (t.ex. nätkommunikation, mekanismer
och förfaranden för säkerhetsidentifikation och säkerhetsetiketter, åtkomstkon-
troller, program och identifikation) och som behövs för att hålla en godtagbar
skyddsnivå för sekretessbelagda uppgifter.
Med IT-system avses utrustning, metoder och förfaranden och, om så krävs,
personal, som samlats och organiserats i syfte att bearbeta uppgifter.
Anmärkningar:
(1) Med detta skall avses en sammansättning av installationer som är konfigure-
rade för att hantera uppgifter i systemet.
(2) Sådana system kan stödja tillämpningsprogram för konsultation, ledning och
kommunikation samt vetenskapliga och administrativa tillämpningsprogram,
bland annat ordbehandling.
(3) Gränserna för ett system kan allmänt fastställas som de faktorer som
kontrolleras av en enda TSO.
(4) Ett IT-system kan innehålla undersystem, varav en del själva kan vara IT-
system.
Ett IT-systems säkerhetsegenskaper omfattar alla funktioner, karakteristika och
egenskaper hos maskinvara/fasta program/programvara, vidare driftsmetoder,
ansvarsförfaranden och åtkomstkontroller, IT-område, separata terminaler/arbets-
stationer, hanteringskrav, fysisk struktur och fysiska anordningar, de kontroller
av personal och kommunikationer som behövs för att uppnå en godtagbar
skyddsnivå för sekretessbelagda uppgifter som skall hanteras i ett IT-system.
Med säkerhetsansvarig för de lokala datasystemen (LISO) avses en tjänsteman
inom en avdelning inom kommissionen som är ansvarig för att samordna och
övervaka säkerhetsåtgärder inom sitt område.
Med driftsform för flernivåsäkerhet avses en driftsform där SAMTLIGA
personer som har tillgång till systemet INTE har behörighet för uppgifter med
den högsta sekretessgraden som hanteras i systemet och där SAMTLIGA som
har tillgång till systemet INTE har ett allmänt behov av tillgång de uppgifter
som hanteras i systemet.
Anmärkningar:(1) Denna driftsform gör det möjligt att löpande hantera uppgifter med olika
sekretessgrad och olika kategoribeteckning.
(2) Det faktum att samtliga personer inte har behörighet för uppgifter med den
högsta sekretessgraden tillsammans med avsaknaden av ett allmänt behov av
tillgång till uppgifterna visar att det behövs datasäkerhetsegenskaper som
medger selektiv tillgång till samt separering av uppgifter i systemet.
Med separat utrymme med terminaler/arbetsstationer avses ett utrymme som är
skilt från ett IT-utrymme och som innehåller viss datorutrustning, lokal kringut-
rustning eller terminaler/arbetsstationer och eventuell tillhörande
kommunikationsutrustning.
Med säkra driftsmetoder avses de förfaranden som utarbetas av ägaren till de
tekniska systemen och enligt vilka det fastställs vilka principer för säker-
hetsfrågor som skall gälla, vilka driftsmetoder som skall användas samt
personalens ansvar.
Med driftsform för högnivåsäkerhet avses en driftsform där SAMTLIGA
personer som har tillgång till systemet har behörighet för uppgifter med den
högsta sekretessgraden som hanteras i systemet, men där SAMTLIGA som har
tillgång till systemet INTE har ett allmänt behov av tillgång till de uppgifter
som hanteras i systemet.
Anmärkningar:(1) Avsaknaden av ett allmänt behov av tillgång till uppgifterna visar att det
behövs datasäkerhetsegenskaper som medger selektiv tillgång till samt sepa-
rering av uppgifter i systemet.
(2) Andra säkerhetsegenskaper (t.ex. fysiska och i förhållande till personal och
förfaranden) skall överensstämma med kraven för den högsta sekretess-
graden och samtliga kategoribeteckningar för de uppgifter som hanteras i
systemet.
(3) Alla uppgifter som hanteras eller är tillgängliga i ett system med denna
driftsform liksom de utdata som genereras skall, till dess att annat beslut
fattas, skyddas på det sätt som gäller för uppgifter med den högsta kategori-
beteckning och sekretessgrad som hanteras, såvida det inte finns en
etikettfunktionen med godtagbar tillförlitlighet.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 43
▼M1
Med en redovisning av systemspecifika säkerhetskrav avses en uttömmande och
tydlig redogörelse för de säkerhetsprinciper som skall iakttas och de säkerhets-
krav som måste uppfyllas. Den skall bygga på kommissionens säkerhetsstrategi
och riskbedömning, eller på parametrar som omfattar driftsmiljön, den lägsta
nivån på säkerhetsprövningen av personal, den högsta sekretessgraden för de
uppgifter som hanteras, den säkra driftsformen eller kraven på användare. Redo-
visningen av systemspecifika säkerhetskrav är en integrerad del av den
projektdokumentation som skall lämnas till de relevanta myndigheterna för
tekniska ändamål, budgetändamål och för godkännande av säkerheten. I sin slut-
liga utformning utgör redovisningen av systemspecifika säkerhetskrav en
fullständig redovisning av vad det innebär att systemet är säkert.
Med ägaren till de tekniska systemen (TSO) avses den myndighet som är
ansvarig för skapande, underhåll, drift och nedstängning av ett system.
Med Tempest-motåtgärder avses säkerhetsåtgärder som är avsedda att skydda
utrustning och kommunikationsinfrastruktur mot att sekretessbelagda uppgifter
röjs genom oavsiktlig elektromagnetisk strålning och genom konduktivitet.
25.3Ansvar för säkerhet
25.3.1Allmänt
I det rådgivande uppdrag som Kommissionens rådgivande kommitté för säker-
hetsfrågor har och som definieras i Avsnitt 12 ingår också frågor om
informationssäkerhet. Denna kommitté skall organisera sitt arbete så att den
kan avge expertutlåtanden i dessa frågor.
Kommissionens säkerhetstjänst skall ha ansvar för att utfärda detaljerade
bestämmelser för informationssäkerhet, baserade på bestämmelserna i detta
kapitel.
Om det uppstår problem när det gäller säkerheten (incidenter, överträdelser osv.)
skall Kommissionens säkerhetstjänst omedelbart vidta åtgärder.
Kommissionens säkerhetstjänst skall ha en enhet för informationssäkerhet.
25.3.2Ackrediteringsmyndigheten för säkerhet (SAA)
Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall vara ackrediteringsmyndighet
för säkerhet (SAA) för kommissionen. Ackrediteringsmyndigheten för säkerhet
skall ha det allmänna ansvaret för säkerhet samt på de specialiserade områdena
informationssäkerhet, krypteringssäkerhet och Tempest-säkerhet.
Ackrediteringsmyndigheten för säkerhet skall ansvara för att systemen
överensstämmer med kommissionens säkerhetsstrategi. En av dess uppgifter
skall vara att godkänna system för hantering i driftsmiljön av sekretessbelagdaEU-uppgifter upp till en fastställd sekretessgrad.
Behörigheten för ackrediteringsmyndigheten för säkerhet vid kommissionen
skall omfatta alla system som är i drift i kommissionens byggnader. Om en del
komponenter i ett system omfattas av behörigheten för ackrediteringsmyndig-
heten för säkerhet vid kommissionen och andra komponenter omfattas av
behörigheten för andra ackrediteringsmyndigheter för säkerhet, får alla berörda
parter gemensamt utse en ackrediteringsstyrelse som skall samordnas av ackredi-
teringsmyndigheten för säkerhet vid kommissionen.
25.3.3INFOSEC-myndigheten
Chefen för enheten för informationssäkerhet vid kommissionens säkerhetstjänst
är kommissionens INFOSEC-myndighet. INFOSEC-myndigheten skall
— ge tekniska utlåtanden och tekniskt bistånd till ackrediteringsmyndigheten
för säkerhet,
— bistå vid utarbetandet av redovisningar av systemspecifika säkerhetskrav,— granska redovisningar av systemspecifika säkerhetskrav för att säkerställa att
de överensstämmer med de här säkerhetsbestämmelserna samt med strategin
för informationssäkerhet och dokument om säkerhetsarkitektur,
— delta i ackrediteringspanelerna/-styrelserna vid behov och i samband med
ackrediteringar ge rekommendationer om informationssäkerhet till ackredi-
teringsmyndigheten för säkerhet,
— stödja utbildning och fortbildning om informationssäkerhet,— avge tekniska utlåtanden vid utredningar om informationssäkerhetsrelaterade
incidenter,
— fastställa tekniska strategiska riktlinjer för att säkerställa att endast godkänd
programvara används.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 44
▼M1
25.3.4Ägaren till de tekniska systemen (TSO)
Ansvaret för införande och tillämpning av kontroller och särskilda säkerhets-
egenskaper i ett system vilar på ägaren till det systemet, dvs ägaren till de
tekniska systemen (TSO). För centralt ägda system skall en säkerhetsansvarig
för de centrala datasystemen (CISO) utses. Om så är nödvändigt skall varje
avdelning utse en säkerhetsansvarig för de lokala datasystemen (LISO). I
TSO:s ansvar ingår att skapa säkra driftsmetoder och detta ansvar löper genom
ett systems hela livscykel, från dess tillblivelse fram till dess avskaffande.
Ägaren till de tekniska systemen skall specificera vilka säkerhetsnormer och
säkerhetsrutiner som systemets leverantör skall följa.
Ägaren till de tekniska systemen får när så är lämpligt delegera en del av sitt
ansvar till den säkerhetsansvarige för de lokala datasystemen. En och samma
person kan ha flera funktioner i fråga om informationssäkerhet.
25.3.5Ägaren till uppgifterna (IO)
Ägaren till uppgifterna (IO) skall ansvara för sekretessbelagda EU-uppgifter
(och andra uppgifter) som skall föras in, behandlas och produceras i tekniska
system. Han skall definiera behörighetskraven till dessa uppgifter i systemen.
Han kan delegera detta ansvar till en datachef eller en databaschef inom sitt
område.
25.3.6Användare
Alla användare skall ansvara för att deras handlingar inte inverkar negativt på
säkerheten i det system de använder.
25.3.7INFOSEC-utbildning
INFOSEC-utbildning och -fortbildning skall finnas tillgänglig för all personal
som behöver detta.
25.4Icke-tekniska säkerhetsåtgärder
25.4.1Säkerhetsprövningav personalen
Användarna av systemet skall genomgå säkerhetsprövning och ha behov av
uppgifter av den sekretessgrad och med det innehåll som hanteras i deras
särskilda system. Tillgång till viss utrustning eller information som är specifik
för systemens säkerhet kommer att kräva särskild behörighet som skall utfärdas
i enlighet med kommissionens förfaranden.
Ackrediteringsmyndigheten för säkerhet skall ange alla känsliga befattningar och
specificera vilken säkerhetsprövning och övervakning som krävs för all personal
som innehar dem.
Systemen skall specificeras och utformas så att fördelningen av uppgifter och
ansvar till personalen underlättas för att förhindra att en person har fullständig
kännedom om eller kontroll över de viktiga punkterna i systemets säkerhet.
I IT-utrymmen och separata utrymmen med terminaler/arbetsstationer där syste-
mets säkerhet kan ändras måste mer än en behörig tjänsteman/annan anställd
samtidigt vara på plats.
Ändringar av säkerhetsinställningarna inom ett system skall göras av minst två
behöriga medlemmar av personalen som arbetar tillsammans.
25.4.2Fysisk säkerhet
IT-utrymmen och separata utrymmen med terminaler/arbetsstationer (enligt defi-
nitionerna i Avsnitt 25.2) där EU-uppgifter med sekretessgraden EU
CONFIDENTIAL och högre hanteras med hjälp av informationsteknik eller där
åtkomst till sådana uppgifter är möjlig, skall efter omständigheterna fastställas
som EU-säkerhetsutrymme av antingen klass I eller klass II.
25.4.3Kontroll av åtkomsten till ett system
All information och materiel som möjliggör kontroll av åtkomst till ett system
skall skyddas genom åtgärder som motsvarar den högsta sekretessgraden och
kategoribeteckningen för de uppgifter som den kan ge tillgång till.
När information och materiel för kontroll av åtkomst inte längre används för
detta ändamål skall den förstöras i enlighet med Avsnitt 25.5.4.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 45
▼M1
25.5Tekniska säkerhetsåtgärder
25.5.1Informationssäkerhet
Det skall åligga upphovsmannen till uppgifterna att identifiera och sekretess-
belägga alla informationsbärande handlingar, oavsett om de är i form av
papperskopior eller lagringsmedier för datorer. På papperskopior skall sekretess-
graden anges upptill och nertill på varje sida. Utdata i form av antingen
papperskopior eller lagringsmedier för datorer skall ha den sekretessgrad som
motsvarar den högsta sekretessgraden för de uppgifter som har använts för att
framställa dem. Ett systems driftsform kan också inverka på sekretessgraden
för utdata i systemet.
Det skall åligga kommissionen och de personer inom denna som innehar infor-
mation att bedöma problemen i samband med aggregering av enskilda uppgifter
och de slutsatser som kan dras av sammanhörande delar, och utifrån detta
avgöra om den samlade informationen bör ges en högre sekretessgrad eller inte.
Det faktum att uppgifter kan föreligga i kortkod, överföringskod eller någon
form av binär representation ger inte något säkerhetsskydd och bör därför inte
påverka uppgifternas sekretessgrad.
När uppgifter överförs från ett system till ett annat skall uppgifterna skyddas
under överföringen och i det mottagande systemet på ett sätt som motsvarar
den ursprungliga sekretessgraden och uppgiftskategorin.
Alla lagringsmedier för datorer skall hanteras på ett sätt som motsvarar de
lagrade uppgifternas högsta sekretessgrad eller medieetiketten, och de skall alltid
skyddas på tillfredsställande sätt.
Återanvändningsbara lagringsmedier för datorer som används för sekretessbe-
lagda EU-uppgifter skall behålla den högsta sekretessgrad för vilken de använts
till dess att uppgifterna på korrekt sätt har inplacerats i lägre sekretessgrad eller
sekretessen har hävts och mediernas sekretessgrad har ändrats i enlighet med
detta, deras sekretess har hävts eller de har förstörts genom en metod som
godkänts av ackrediteringsmyndigheten för säkerhet (se 25.5.4).
25.5.2Kontroll av uppgifter och uppgifternas spårbarhet
Automatiska (identifikation) eller manuella loggar/diarier skall föras över
tillgång till EU-uppgifter med sekretessgraderna SECRET EU och högre. Dessa
register skall bevaras i enlighet med de här säkerhetsbestämmelserna.
Sekretessbelagda EU-utdata som förvaras inom IT-utrymmet får hanteras som
ett enda sekretessbelagt material och behöver inte registreras, under förutsättning
att materialet är identifierat, märkt med sekretessgrad och kontrollerat på
lämpligt sätt.
När utdata genereras från ett system som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter
och från ett IT-utrymme överförs till ett separat utrymme med terminaler/arbets-
stationer, skall förfaranden som godkänts av ackrediteringsmyndigheten för
säkerhet fastställas för kontroll och registrering av utdata. För EU-uppgifter
med sekretessgraden SECRET EU och högre skall sådana förfaranden omfatta
särskilda anvisningar för uppgifternas spårbarhet.
25.5.3Hantering och kontroll av flyttbara lagringsmedier för datorer
Alla flyttbara lagringsmedier för datorer med sekretessgraden EU CONFIDEN-
TIAL och högre skall hanteras som materiel och allmänna bestämmelser skall
tillämpas. Identifikation och sekretessgrad skall anges på lämpligt sätt med
hänsyn till mediets särskilda fysiska utseende så att det tydligt kan kännas igen.
Användarna skall ansvara för att se till att sekretessbelagda EU-uppgifter lagras
på medier som på lämpligt sätt märks med sekretessgrad och skyddas. Förfa-
randen skall fastställas för att se till att lagring av alla nivåer av EU-uppgifter
på lagringsmedier för datorer görs i enlighet med de här säkerhetsbestämmel-
serna.
25.5.4Hävande av sekretess och förstöring av lagringsmedier för datorer
Lagringsmedier för datorer som använts för registrering av sekretessbelagda EU-
uppgifter får inplaceras i lägre sekretessgrad eller kan få sekretessen hävd om ett
förfarande som godkänts av ackrediteringsmyndigheten används.
Lagringsmedier för datorer som har innehållit EU-uppgifter med sekretessgraden
EU TOP SECRET eller uppgifter av en särskild kategori kan inte få sekretessen
hävd och återanvändas.
Om sekretessen inte kan hävas för lagringsmedier för datorer eller de inte är
återanvändningsbara, skall de förstöras enligt ovannämnda förfarande.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 46
▼M1
25.5.5Kommunikationssäkerhet
Krypteringsmyndigheten är chef för kommissionens säkerhetstjänstNär sekretessbelagda EU-uppgifter överförs på elektromagnetisk väg skall
särskilda åtgärder vidtas för att skydda dessa överföringars sekretess, okränk-
barhet och tillgänglighet. Ackrediteringsmyndigheten för säkerhet skall
fastställa kraven för att skydda överföringarna från upptäckt och avlyssning. De
uppgifter som överförs i ett kommunikationssystem skall skyddas på grundval
av kraven på sekretess, okränkbarhet och tillgänglighet.
Om det krävs krypteringsmetoder för att skydda sekretessen, okränkbarheten och
tillgängligheten skall sådana metoder eller tillhörande produkter särskilt
godkännas för detta ändamål av ackrediteringsmyndigheten för säkerhet i dess
egenskap av krypteringsmyndighet.
Sekretessen för EU-uppgifter med sekretessgraden EU SECRET och högre skall
under överföringen skyddas genom krypteringsmetoder eller krypteringspro-
dukter som har godkänts av den ledamot av kommissionen som har ansvar för
säkerhetsfrågor, efter samråd med Kommissionens rådgivande kommitté för
säkerhetsfrågor. Sekretessen för EU-uppgifter med sekretessgraden EU CONFI-
DENTIAL och högre skall under överföringen skyddas genom
krypteringsmetoder eller krypteringsprodukter som har godkänts av kommission-
ens krypteringsmyndighet, efter samråd med Kommissionens rådgivande
kommitté för säkerhetsfrågor.
Närmare föreskrifter för överföring av sekretessbelagda EU-uppgifter skall
anges i särskilda säkerhetsanvisningar som har godkänts av Kommissionens
säkerhetstjänst, efter samråd med Kommissionens rådgivande kommitté för
säkerhetsfrågor.
Under exceptionella operativa omständigheter får EU-uppgifter med sekretess-
graderna EU RESTRICTED, EU CONFIDENTIAL och EU SECRET överföras
i klartext under förutsättning att varje tillfälle är uttryckligen godkänt och regi-
strerat i vederbörlig ordning av ägaren till uppgifterna. Sådana exceptionella
omständigheter är följande:
a) Vid överhängande eller faktisk kris-, konflikt- eller krigssituation, och
b) när en snabb överföring är av största vikt och krypteringsmöjligheter inte är
tillgängliga, och det bedöms att de överförda uppgifterna inte kan utnyttjas i
tid för att skada operationerna.
Ett system skall ha förmåga att uttryckligen vägra tillgång till sekretessbelagda
EU-uppgifter vid någon eller alla av dess separata arbetsstationer eller termi-
naler när detta krävs, antingen genom fysisk frånkoppling eller genom särskilda
egenskaper hos programvaran som har godkänts av ackrediteringsmyndigheten
för säkerhet.
25.5.6Installations- och strålningssäkerhet
Den första installationen av systemen och eventuella större ändringar av dem
skall utföras av installatörer som har genomgått säkerhetsprövning och som
står under ständig övervakning av tekniskt kunnig personal som har behörighet
för tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter upp till den nivå som motsvarar
den högsta sekretessgraden för de uppgifter som systemet förväntas lagra och
hantera.
System i vilka EU-uppgifter med sekretessgraden EU CONFIDENTIAL och
högre hanteras skall skyddas så att deras säkerhet inte kan hotas av sådan
komprometterande strålning vars studium och kontroll betecknas ”Tempest”.
Tempest-motåtgärderna skall ses över och godkännas av Tempest-myndigheten
(se 25.3.2).
25.6Säkerhet under hantering
25.6.1Säkra driftsmetoder (SecOPs)
I de säkra driftsmetoderna (SecOPs) fastställs principerna för säkerhetsfrågor,
vilka driftsmetoder som skall användas samt personalens ansvar. Ägaren till de
tekniska systemen (TSO) skall ansvara för utarbetandet av säkra driftsmetoder.
25.6.2Skydd för programvara/konfigureringshantering
Säkerhetsskyddet för tillämpningsprogram skall fastställas på grundval av en
bedömning av själva programmets sekretessgrad snarare än på grundval av
sekretessgraden av de uppgifter som det skall bearbeta. De programvaruver-
sioner som används skall kontrolleras med regelbundna mellanrum för att
säkerställa deras okränkbarhet och konstatera att de fungerar korrekt.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 47
▼M1
Nya eller ändrade versioner av programvara skall inte användas för att hantering
av sekretessbelagda EU-uppgifter förrän de har kontrollerats av ägaren till
systemen.
25.6.3Kontroll av förekomst av skadliga programvaru- eller datavirus
Kontroll av förekomst av skadliga programvaru- eller datavirus skall utföras
regelbundet i enlighet med kraven från ackrediteringsmyndigheten för säkerhet.
Alla lagringsmedier för datorer som kommer till kommissionens skall kontrol-
leras med avseende på eventuella skadliga programvaru- eller datavirus innan
de börjar användas i ett system.
25.6.4Underhåll
Kontrakt och metoder för regelbundet underhåll och jourunderhåll av system, för
vilka en redovisning av systemspecifika säkerhetskrav har utarbetats, skall
innehålla krav och arrangemang för den underhållspersonal och deras utrustning
som kommer in i ett IT-utrymme.
Kraven skall klart anges i redovisningen av systemspecifika säkerhetskrav och
metoderna skall klart anges i de säkra driftsmetoderna. Kontrakterat underhåll
som kräver diagnosmetoder med åtkomst på avstånd skall endast tillåtas i
undantagsfall, under strikt säkerhetskontroll, och endast med godkännande från
ackrediteringsmyndigheten för säkerhet.
25.7Upphandling
25.7.1Allmänt
Alla säkerhetsprodukter som skall användas i systemet och som skall upphandlas
skall antingen ha utvärderats och certifierats eller hålla på att utvärderas och
certifieras av ett lämpligt utvärderings- eller certifieringsorgan i någon av EU:s
medlemsstater på grundval av internationellt erkända kriterier (t.ex. de gemen-
samma kriterierna för utvärdering av informationsteknisk säkerhet, ISO 15408).
Särskilda förfaranden krävs för att få godkännande från kommissionens rådgi-
vande kommitté för upphandling och kontrakt (ACPC).
I samband med beslut om huruvida utrustning, särskilt lagringsmedier för
datorer, bör hyras i stället för köpas är det viktigt att beakta att sådan utrustning,
när den har använts för att hantera sekretessbelagda EU-uppgifter, inte kan
släppas utanför en tillräckligt säker miljö utan att ackrediteringsmyndigheten
för säkerhet först har gett tillstånd till att sekretessen hävs, samt att ett sådant
tillstånd kanske inte alltid kan erhållas.
25.7.2Ackreditering
Alla system för vilka en redovisning av systemspecifika säkerhetskrav skall
utarbetas innan sekretessbelagda EU-uppgifter hanteras, skall ackrediteras av
ackrediteringsmyndigheten för säkerhet på grundval av information i redovis-
ningen av systemspecifika säkerhetskrav, säkra driftsmetoder och annan
relevant dokumentation. Undersystem och separata terminaler/arbetsstationer
skall ackrediteras som en del av alla de system som de är kopplade till. Om ett
system utnyttjas av såväl kommissionen som andra organisationer skall kommis-
sionen och de relevanta säkerhetsmyndigheterna inbördes komma överens om
ackrediteringen.
Ackrediteringsförfarandet kan utföras i enlighet med en ackrediteringsstrategi
som är lämpad för det särskilda systemet och fastställd av ackrediteringsmyndig-
heten för säkerhet.
25.7.3Utvärderingoch certifiering
Före ackrediteringen skall det i vissa fall utvärderas och certifieras att säkerhets-
egenskaperna hos maskinvara, fasta program och programvara i ett system har
förmåga att skydda uppgifter på den avsedda sekretessnivån.
Kraven för utvärdering och certifiering skall ingå i systemplaneringen och vara
tydligt angivna i redovisningen av systemspecifika säkerhetskrav.
Utvärderings- och certifieringsförfarandena skall utföras i enlighet med
godkända riktlinjer av personal som är tekniskt kunnig, har genomgått lämplig
säkerhetsprövning och agerar för ägaren till de tekniska systemen.
Grupperna kan komma från en utsedd medlemsstats utvärderings- eller certifier-
ingsmyndighet eller deras utsedda företrädare, t.ex. en kompetent leverantör som
genomgått säkerhetsprövning.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 48
▼M1
Utvärderings- och certifieringsförfarandena kan vara mindre omfattande (t.ex.
endast omfatta integreringsaspekter) om systemen bygger på befintliga nationellt
utvärderade och certifierade datasäkerhetsprodukter.
25.7.4Rutinkontroll av säkerhetsegenskaper för fortsatt ackreditering
Ägaren till de tekniska systemen skall fastställa förfaranden för rutinkontroll för
att säkerställa att systemets alla säkerhetsegenskaper är fortsatt giltiga.
De typer av förändringar som föranleder ny ackreditering eller som kräver
förhandstillstånd från ackrediteringsmyndigheten för säkerhet skall klart
fastställas och anges i redovisningen av systemspecifika säkerhetskrav. Efter
varje ändring, reparation eller fel som kan ha påverkat systemets säkerhetsegen-
skaper skall ägaren till de tekniska systemen se till att en kontroll utförs för att
säkerställa att säkerhetsegenskaperna fungerar korrekt. Fortsatt ackreditering av
systemet skall normalt vara avhängig av att dessa kontroller har genomförts med
tillfredsställande resultat.
Alla system där säkerhetsegenskaper har införts skall regelbundet inspekteras
eller granskas av ackrediteringsmyndigheten för säkerhet. För system i vilka
EU-uppgifter med sekretessgraden EU TOP SECRET hanteras skall inspektio-
nerna genomföras minst en gång per år.
25.8Tillfällig eller sporadiskanvändning
25.8.1Säkerhet för mikrodatorer/persondatorer
Mikrodatorer/persondatorer med fasta skivminnen (eller andra beständiga
lagringsmedier) som fungerar antingen fristående eller som nätfigurationer samt
bärbar datorutrustning (t.ex. bärbara persondatorer och andra bärbara datorer)
med fasta hårddiskar skall betraktas som informationslagringsmedier i samma
mening som disketter eller andra flyttbara lagringsmedier för datorer.
Denna utrustning skall ges den skyddsnivå i fråga om åtkomst, hantering,
lagring och transport som motsvarar den högsta sekretessgraden för de uppgifter
som vid något tillfälle lagras och bearbetas (till dess att den inplaceras i lägre
sekretessgrad eller sekretessen hävs genom godkända förfaranden).
25.8.2Användningav privat IT-utrustningför officiellt arbete vid kommissionen
Det skall vara förbjudet att använda privatägda flyttbara lagringsmedier för
datorer och privatägd programvara och maskinvara (t.ex. persondatorer och
bärbara datorer) för att hantera sekretessbelagda EU-uppgifter.
Privatägd maskinvara, programvara och media får inte införas till något klass 1-
eller klass 2-område där sekretessbelagda EU-uppgifter hanteras, såvida det inte
finns skriftligt tillstånd från chefen för kommissionens säkerhetsavdelning. Ett
sådant tillstånd kan endast ges av tekniska skäl i undantagsfall.
25.8.3Användningav IT-utrustningsom äg s av en entreprenör eller har tillhan-
dahållits nationellt för officiellt arbete vid kommissionen
Chefen för kommissionens säkerhetsavdelning kan tillåta användning av IT-
utrustning och programvara som ägs av en entreprenör i organisationer som
stödjer kommissionens arbete. Även användandet av IT-utrustning och program-
vara som tillhandahållits nationellt kan tillåtas; i detta fall skall IT-utrustningen
sättas upp på inventarieförteckningen som hålls vid generalsekretariatet. Om IT-
utrustningen skall användas för att hantera sekretessbelagda EU-uppgifter skall i
båda fallen ackrediteringsmyndigheten för säkerhet konsulteras så att de inslag i
informationssäkerheten som är tillämpliga på användningen av denna utrustning
beaktas och genomförs på korrekt sätt.
26. UTLÄMNANDE AV SEKTRETESSBELAGDA EU–UPPGIFTER TILL
TREDJELAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER
26.1.1Principer för utlämnande av sekretessbelagda EU-uppgifter
Kommissionen skall som kollegium besluta om utlämnande av sekretessbelagda
EU-uppgifter till tredje land eller internationella organisationer på grundval av
— typen av och innehållet i sådana uppgifter,
— mottagarens behov av uppgifterna för sin tjänsteutövning,
— omfattningen av fördelarna för EU.
Den medlemsstat som är upphovsman till de sekretessbelagda EU-uppgifter som
skall lämnas ut skall tillfrågas om sitt samtycke.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 49
▼M1
Dessa beslut skall fattas från fall till fall och vara avhängiga av
— den önskade graden av samarbete med berört tredje land eller berörda inter-
nationella organisationer,
— den tilltro som kan sättas till dem - vilket följer av den säkerhetsnivå som
skulle tillämpas på de sekretessbelagda EU-uppgifter som anförtros dessa
stater eller organisationer, och av överensstämmelsen mellan de säkerhetsbe-
stämmelser som tillämpas där och de som tillämpas i EU. Kommissionens
rådgivande säkerhetskommitté skall avge ett tekniskt yttrande till kommis-
sionen i denna fråga.
Om tredje land eller internationella organisationer godtar sekretessbelagda EU-
uppgifter skall detta innebära en garanti för att uppgifterna inte kommer att
användas för andra syften än dem som var anledningen till att uppgifterna
lämnades ut eller utväxlades, och en garanti för att det skydd som kommissionen
kräver kommer att tillhandahållas.
26.1.2Nivåer
När kommissionen har beslutat att sekretessbelagda uppgifter får lämnas ut eller
utväxlas med en given stat eller internationell organisation, skall den besluta om
vilken samarbetsnivå som är möjlig. Detta skall i synnerhet vara avhängigt av
den säkerhetspolitik och de säkerhetsbestämmelser som den staten eller organi-
sationen tillämpar.
Följande tre samarbetsnivåer är möjliga:
Nivå 1
Samarbete med tredje land eller med internationella organisationer vilkas säker-
hetspolitik och säkerhetsbestämmelser ligger mycket nära EU:s.
Nivå 2
Samarbete med tredje land eller med internationella organisationer vilkas säker-
hetspolitik och säkerhetsbestämmelser märkbart skiljer sig från EU:s.
Nivå 3
Tillfälligt samarbete med tredje land eller med internationella organisationer
vilkas politik och säkerhetsbestämmelser inte kan bedömas.
Samarbetsnivån skall avgöra vilka förfaranden och säkerhetsföreskrifter som
gäller, angivna i tillägg 3, 4 och 5.
26.1.3Säkerhetsavtal
När kommissionen har beslutat att det föreligger ett ständigt eller långsiktigt
behov av att utväxla sekretessbelagda uppgifter mellan kommissionen och tredje
land eller andra internationella organisationer, skall den utforma avtal om säker-
hetsförfaranden för utväxling av sekretessbelagda uppgifter med dem och i dessa
skall syftet med samarbetet samt de ömsesidiga bestämmelserna om skyddet av
de uppgifter som utväxlas fastställas.
När det gäller nivå 3 om tillfälligt samarbete som per definition är begränsat i
tiden och till syftet, får avtalet om säkerhetsförfaranden för utväxling av sekre-
tessbelagda uppgifter ersättas av ett enkelt samförståndsavtal i vilket det
fastställs vilken typ av sekretessbelagda uppgifter som skall utväxlas samt de
ömsesidiga skyldigheterna beträffande dessa uppgifter, under förutsättning att
de har sekretessgraden EU RESTRICTED eller lägre.
Utkast till avtal om säkerhetsförfaranden eller samförståndsavtal skall diskuteras
inom kommissionens rådgivande säkerhetskommitté innan de läggs fram för
kommissionen för beslut.
Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall begära allt
nödvändigt stöd från medlemsstatens nationella säkerhetsmyndigheter för att
säkerställa att de uppgifter som skall lämnas ut används och skyddas i enlighet
med bestämmelserna i avtalen om säkerhetsförfaranden eller samförståndsav-
talen.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 50
Tillägg 1
JÄMFÖRELSE AV NATIONELLA SEKRETESSGRADER
EU-klassning EU-TOP SECRET EU-SECRET EU-CONFIDENTIAL EU RESTRICTED
NATO-klassificering (1)
VEU-klassning Focal Top Secret WEU SECRET WEU CONFIDENTIAL WEU RESTRICTED
Euratom-klassning (2) EURATOM TOP Secret EURATOM secret EURATOM Confidential EURATOM Restricted
Belgien Très Secret
Zeer GeheimSecret
GeheimConfidentiel
VertrouwelijkDiffusion restreinte
Beperkte Verspreiding
DanmarkYderst hemmeligt Hemmeligt Fortroligt Til tjenestebrug
Tyskland STRENG GEHEIM GEHEIM VS(3) — VERTRAULICH VS — NUR FÜR DEN DIENSTGEB-
RAUCH
Grekland Άκρως Απόρρητο Απόρρητο Εµπιστευτικό Περιορισµένης χρήσης
Spanien Secreto Reservado Confidencial Difusión limitadaFrankrike Très Secret Défense (
4) Secret Défense Confidentiel Défense Diffusion restreinte
Irland Top Secret Secret Confidential Restricted
Italien Segretissimo Segreto Riservatissimo Riservato
Luxemburg Très Secret Secret Confidentiel Diffusion restreinteNederländerna Stg. Zeer Geheim Stg. Geheim Stg. ConfidentieelÖsterrike Streng Geheim Geheim Vertraulich EingeschränktPortugal Muito Secreto Secreto Confidencial Reservado
Finland Erittäin salainen Erittäin salainen Salainen Luottamuksellinen
Sverige Kvalificerat hemlig Hemlig Hemlig Hemlig▼M12000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 51
EU-klassning EU-TOP SECRET EU-SECRET EU-CONFIDENTIAL EU RESTRICTED
Förenade kungariket Top Secret Secret Confidential Restricted
(1) NATO – överensstämmelse med NATO:s klassificeringsnivåer kommer att skapas när säkerhetsavtalet mellan kommissionen och NATO förhandlas fram.
(2) Euratom Förordning nummer 3 av den 31 juli 1958 om skydd av EURATOM:s skeretessbelagda uppgifter
(3) Tyskland: VS = Verschlußsache
(4) Frankrike: klassificeringen ”Très Secret Défense”, som omfattar prioriterade statliga angelägenheter, kan endast ändras efter tillstånd från p remiärministern.▼M12000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 52
Tillägg 2
PRAKTISK HANDLEDNING FÖR SÄKERHETSKLASSNING
Denna handledning är vägledande och får inte tolkas på så sätt att den innebär ändringar av de väsentliga bestämmelserna i avsnitt 16, 17, 20 och 21.
Sekretessgrad När Vem FastsättningInplacering i lägre sekretessgrad/hävande av sekretess/förstöring
Vem När
EU TOP SECRET
Denna sekretessgrad skall
endast användas för upp-
gifter och materiel vilkas
röjande utan tillstånd
skulle kunna vålla Euro-
peiska unionens eller en
eller flera av dess med-
lemsstaters väsentliga in-
tressen synnerligen all-
varlig skada [16.1].Sekretessbrott avseende tillgångar
med sekretessgraden EU TOP SEC-
RET skulle sannolikt
— innebära en direkt risk för den
inre stabiliteten i EU, en av dess
medlemsstater eller ett vänligt
sinnat land
— orsaka synnerligen allvarlig skada
för relationerna med vänligt sin-
nade stater
— direkt innebära omfattande förlus-
ter av människoliv
— orsaka synnerligen allvarlig skada
för effektiviteten eller säkerheten
hos medlemsstaters eller andra
deltagers styrkor, eller för den
fortsatta effektiviteten inom yt-
terst värdefull säkerhets- eller un-
derrättelseverksamhet
— orsaka allvarlig långvarig skada
för EU:s eller medlemsstaters
ekonomi.Vederbörligen behöriga
personer (upphovsmän),
generaldirektörer,
förvaltningschefer
[17.1]
Upphovsmannen skall
ange ett datum, en peri-
od eller ett tillfälle då
innehållet får inplaceras
i lägre sekretessgrad el-
ler då sekretessen får
hävas [16.2]. I annat
fall skall denne se överhandlingarna minst vart
femte år för att
säkerställa att den ur-
sprungliga sekretessgra-
den fortfarande är
nödvändig [17.3].Sekretessgraden EU TOP SECRET
skall anges på handlingar som klas-
sats som EU TOP SECRET, eventu-
ellt tillsammans med en markering
och/eller försvarsmärkningen -ESDP,
på mekanisk väg och för hand [16.4,
16.5, 16.3].
EU:s sekretessgrader och säkerhets-
markeringar skall anges centrerat i
marginalen upptill och nedtill på var-
je sida och varje sida skall numreras.
På varje handlaing skall ett referens-
nummer och ett datum anges. Dettareferensnummer skall agnes på varje
sida.
Om flera kopior skall lämnas ut skall
ett kopienummer anges på första si-
dan på varje exemplar tillsammans
med uppgift om det totala antalet si-
dor. Samtliga bilagor skall förtecknas
på första sidan [21.1].Hävande av skeretess eller inplacer-
ing i lägre sekretessgrad är endast
upphovsmannens ansvar, och denne
skall informera de adressater till vilka
han har skickat eller kopierat handlig-
nen om sådana ändringar [17.3].
Handlingar med sekretessgraden EU
TOP SECRET skall förstöras av det
centrala registret eller underavdel-
ningen av registret som ansvarar för
dem. Varje förstörd handling skall
förteckans i ett intyg över förstöring
som undertecknas av kontrolltjänste-mannen för sekretessgraden EU TOP
SECRET och av den tjänsteman som
bevittnar förstöringen. Dessa personer
skall ha genomgått säkerhetsprövning
för sekretessgraden EU TOP SEC-
RET. Det skall göras en notering i re-
gistret om detta. Registret skall beva-
ra intygen om förstöring, tillsammans
med distributionslistorna under tio år
[22.5].Överskottskopior och
handlingar som inte
längre behövs skall
förstöras [22.5].
Handlingar med skere-
tessgraden EU TOP SEC-
RET, inklusive allt sekre-
tessbelygt material från
upprättandet av handligar
med sekretessgraden EU
TOP SECRET, t.ex.
dåliga kopior, arbetsut-
kast, maskinskrivan noteroch karbonpapper, skall
förstöras under överinse-
ende av en tjänsteman
för skretessgraden EU
TOP SECRET genom att
brännas, omvandlas till
pappersmassa, gå genom
en dokumentförstörare el-
ler på annat sätt reduce-
ras så att de är oi-
genkännliga och icke
möjliga att återställa
[22.5].▼M12000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 53
Sekretessgrad När Vem FastsättningInplacering i lägre sekretessgrad/hävande av sekretess/förstöring
Vem När
EU SECRET
Denna sekretessgrad skall
endast användas för upp-
gifter och materiel vilkas
röjande utan tillstånd
skulle kunna vålla Euro-
peiska unionens eller en
eller flera av dess med-
lemsstaters väsentliga in-
tressen allvarlig skada
[16.1].Sekretessbrott avseende tillgångar
med sekretessgraden EU SECRET
skulle sannolikt
— skapa internationella spänningar
— allvarligt skada relationerna med
vänligt sinnade stater
— direkt innebära att människoliv
sätts i fara eller att den allmänna
ordningen eller enskild säkerhet
eller frihet lider allvarlig skada
— orsaka allvaralig skada för effekti-
viteten eller säkerheten hos med-
lemsstaters eller andra deltagares
styrkor, eller för den fortsatta ef-
fektiviteten inom mycket färdefull
säkerhets- eller underrättelseverk-
samhet
— orsaka betydande materiell skada
för EU:s eller någon av dess med-
lemsstaters finansiella, monetära,
ekonomiska eller handelsmässiga
intressen.Behöriga personer (upp-
hovsmän), generaldi-
rektörer, förvaltnings-
chefer [17.1].
Upphovsmannen skall
ange ett datum eller en
period då innehållet får
inplaceras i lägre sekre-
tessgrad eller då sekre-
tessen får hävas [16.2].
I annat fall skall denne
se över handlingarna
minst vart femte år för
att säkerställa att den
ursprungliga sekretess-
graden fortfarande är
nödvändig [17.3].Sekretessgraden EU SECRET skall
anges på handlingar som klassats
som EU SECRET, eventuellt tillsam-
mans med en säkerhetsbeteckning
och/eller försvarsmärkningen- ESDP,
på mekansik väg och för hand [16.4,
16.5, 16.3].
EU:s sekretessgrader och säkerhets-
markeringar skall anges centretat i
marginalen upptill och nedtill på var-
je sida och varje sida skall numreras.
På varje handling skall ett referens-
nummer och ett datum anges. Detta
referensnummer skall anges på varje
sida.
Om flera kopior skall lämnas ut skall
ett kopienummer anges på första si-
dan på varje exemplar tillsammans
med uppgift om det totala antalet si-
dor. Samtliga bilagor skall förtecknas
på första sidan [21.1].Hävande av sekretess eller inplacer-
ing i lägre sekretessgrad är endast
upphovsmannens ansvar, och denne
skall informera de adressater till vilka
han har skickat eller kopierat hand-
lingen om sådana ändringar [17.3].
Handlingar med sekretessgraden EU
SECRET skall förstöras av det regis-
ter som ansvarar för dem, under öve-
rinseende av en person som har ge-
nomgått säkerhetsprövning.
Handlingar som klassats som EU
SECRET och som förstörs skall
förtecknas på undertecknade intyg
om förstöring, vilka registret skall
förvara tillsammans med distribu-
tionslistorna under minst tre år [22.5].Överskottkopior och
handligar som inte längre
behövs skall förstöras
[22.5].
Handlingar med sekre-
tessgraden EU SECRET,
inklusive allt sekretessbe-
lagt material från upp-
rättandet av handlingar
med beteckningen EU
SECRET, t.ex. dåliga ko-
pior, arbetsutkast, ma-
skinskrivna noter och
karbonpapper, skall
förstöras genom att
brännas, omvandlas till
pappersmassa, gå genom
en dokumentförstörare el-
ler på annat sätt reduce-
ras så att de är oi-
genkännliga och icke
möjliga att återställa
[22.5].▼M12000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 54
Sekretessgrad När Vem FastsättningInplacering i lägre sekretessgrad/hävande av sekretess/förstöring
Vem När
EU CONFIDENTIAL
Denna sekretessgrad skall
användas för uppgifter
och materiel vilkas röjan-
de utan tillstånd skulle
kunna skada Europeiska
unionens eller en eller
flera av dess medlemssta-
ters väsentliga intressen
[16.1].Sekretessbrott avseende tillgångar
med sekretessgraden EU CONFI-
DENTIAL skulle sannolikt
— i avsevärd utsträckning skada di-
plomatiska relationer, dvs. föran-
leda formella protester eller andra
påföljder
— skada enskild säkerhet eller frihet— orsaka skada för effektiviteten el-
ler säkerheten hos medlemsstaters
eller andra deltagares styrkor, el-
ler för effektiviteten inom värde-
full säkerhets- eller underrättelse-
verksamhet
— avsevärt undergräva den finansiel-
la bärkraftigheten hos större orga-
nisationer
— hindra utredning, eller underlätta
förövandet av, allvarlig brottslig-
het
— i betydande utsträckning motverka
EU:s eller medlemsstaters finan-
siella, monetära, ekonomiska eller
handelsmässiga intressen
— allvarligt hindra utvecklingen eller
gneomförandet av betydande delar
av EU:s politik
— avsluta eller på annat sätt allvar-
ligt störa betydande delar av
EU:s verksamhetBehöriga personer (upp-
hovsmän), generaldi-
rektörer, förvaltnings-
chefer [17.1].
Upphovsmannen skall
ange ett datum eller en
period då innehållet får
inplaceras i lägre sekre-
tessgrad eller då sekre-
tessen får hävas. I annat
fall skall denne se över
handlingarna minst vart
femte år för att
säkerställa att den ur-
sprungliga sekretessgra-
den fortfarande är
nödvändig [17.3].Sekretessgraden EU CONFIDENTI-
AL skall anges på handlingar som
klassts som EU CONFIDENTIAL,
eventuellt tillsammans med en säker-
hetsbeteckning och/eller
försvarsmärkningen – ESDP, på me-
kansik väg och för hand eller genom
tryckpå förstämplat, registrerat pap-per [16.4, 16.5, 16.3].
EU:s sekrtessgrader skall anges cen-
trerat i marginalen upptill och nedtill
på varje sida och varje sida skall
numreras. På varje handling skall ett
referensnummer och ett datum anges.
Samtliga bilagor skall förtecknas på
fösta sidan [21.1].Hävande av sekretess eller inplacer-
ing i lägre sekretessgrad är endast
upphovsmannens ansvar, och denna
skall informera de adressater till vilka
han har skickat eller kopierat hand-
lingen om sådana ändringar [17.3].
Handlingar med sekretessgraden EU
CONFIDENTIAL skall förstöras av
det register som ansvarar för dem, un-
der överinseende av en person som
har genomgått säkerhetsprövning.
Förstöringen av handlingarna skall
reigstreras i enlighet med nationella
bestämmelser och, när det gäller
kommissionen eller decentraliserade
EU-myndigheter, i enlighet med ord-
förandens anvisningar [22.5].Överskottskopior och
handlingar som inte
behövs skall förstöras
[22.5].
Handlingar med skretess-
graden EU CONFIDEN-
TIAL, inklusive allt sek-
retessbelagt material från
upprättandet av handling-
ar med beteckningen EU
CONFIDENTIAL, t.ex.
dåliga kopior, arbetsut-
kast, maskinskrivna noter
och karbonpapper, skall
förstöras genom att
brännas, omvandlas till
pappermassa, gå genom
en dokumentförstörare el-
ler på annat sätt reducers
så att de är oigenkännliga
och icke möjliga att
återställa [22.5].▼M12000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 55
Sekretessgrad När Vem FastsättningInplacering i lägre sekretessgrad/hävande av sekretess/förstöring
Vem När
EU RESTRICTED
Denna sekretessgrad skall
användas för uppgifter
och materiel vilkas röjan-
de utan tillstånd skulle
kunna vara ofördelaktigt
för Europeiska unionens
eller en eller flera av
dess medlemsstaters in-
tressen [16.1].Sekretessbrott avseende tillgångar
med sekretessgraden EU RESTRIC-
TED skulle sannolikt
— ha en negativ inverkan på diplo-
matiska relationer
— orsaka betydande problem för en-
skilda
— göra det svårare att upprätthålla
effektiviteten eller säkerheten hos
medlemsstaternas eller andra del-
tagares styrkor
— orsaka finansiella förluster eller
underlätta oskäliga vinster eller
fördelar för enskilda eller företag
— bryta åtaganden om att låta infor-
mation från tredje part förbli kon-
fidentiell
— bryta mot lagbestämmelser mot
spridning av uppgifter
— försvåra utredning, eller underlätta
förövandet av, allvarlig brottslig-
het
— innebära nackdelar för EU eller
medlemsstater i förhandlingar om
politikeller handel
— hindra effektiv utveckling eller
genomförande av EU:s politik
— undergräva god styrning av EU
och dess verksamhetBehöriga personer (upp-
hovsmän), generaldi-
rektörer, förvaltnings-
chefer [17.1].
Upphovsmannen skall
ange ett datum, en peri-
od eller ett tillfälle då
innehållet får inplaceras
i lägre sekretessgrad el-
ler då sekretessen får
hävas [16.2]. I annat
fall skall denne se över
handlingarna minst vart
femte år för att
säkerställa att den ur-
sprungliga sekretessgra-
den fortfarande är
nödvändig [17.3].Sekretessgraden EU RESTRICTED
skall anges på handlingar som klas-
sats som EU RESTRICTED, eventu-
ellt tillsammans med en säkerhetsbe-
teckning och/eller
försvarsmärkningen – ESDP, på me-
kanisk väg och för hand [16.4, 16.5,
16.3].
EU:s sekretessgrader och säkerhets-
markeringar skall anges centrerat i
marginalen upptill och nedtill på var-
je sida och varje sida skall numreras.
På varje handling skall ett referens-
nummr och ett datum anges [21.1].Hävande av sekretess eller inplacring
i lägre sekretessgrad är endast upp-
hovsmannens ansvar, och denne skall
informera de adressater till vilka han
har skickat eller kopierat handligen
om sådana ändringar [17.3].
Handlingar med skeretessgraden EU
RESTRICTED skall förstöras av det
register som ansvarar för dem eller
av användaren, i enlighet med ansvis-
ningar från ordföranden [22.5].Överskottskopior och
handlingar som inte
längre behövs skall
förstöras [22.5].▼M12000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 56
▼M1
Tillägg 3
Handledning för utlämnande av sekretessbelagda EU–uppgifter till tredje
land eller internationella organisationer: Samarbete på nivå 1
RUTINER
1. Det är kommissionen som kollegium som har behörighet att lämna ut sekre-
tessbelagda EU-uppgifter till länder som inte är medlemmar av Europeiska
unionen eller till andra internationella organisationer vilkas säkerhetspolitik
och säkerhetsbestämmelser är jämförbara med EU:s.
2. I avvaktan på att det ingås ett säkerhetsavtal är det den ledamot av kommis-
sionen som ansvarar för säkerhetsfrågor som har behörighet att granska
framställningar om att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter.
3. Vid denna granskning skall han/hon
— begära in yttrande från upphovsmännen till de sekretessbelagda EU-
uppgifter som eventuellt skall lämnas ut,
— upprätta de kontakter med mottagarländernas eller de internationella
organisationernas säkerhetsorgan som är nödvändiga för att verifiera
huruvida deras säkerhetspolitik eller säkerhetsbestämmelser är sådana
att de utgör en garanti för att de sekretessbelagda uppgifterna som
lämnas ut kommer att skyddas i enlighet med dessa säkerhetsbe-
stämmelser,
— begära in yttrande från kommissionens rådgivande kommitté för säker-
hetsfrågor beträffande den tilltro som kan sättas till mottagarstaterna
eller de internationella organisationerna.
4. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall
överlämna framställan om överlämnande, tillsammans med yttrandet från
kommissionens rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor, till kommissionen
för beslut.
SÄKERHETSBESTÄMMELSER SOM SKALL TILLÄMPAS AV MOTTA-
GARNA
5. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall
meddela mottagarstaterna eller de internationella organisationerna om kom-
missionens beslut att lämna ut sekretessbelagd EU-information.
6. Beslutet om utlämnande skall inte träda i kraft förrän mottagarna ger en
skriftlig försäkran om att de
— inte kommer att använda uppgifterna för andra ändamål än de som har
överenskommits,
— kommer att skydda uppgifterna i enlighet med säkerhetsföreskrifterna
och i synnerhet de särskilda bestämmelser som anges nedan.
7. Personal
a) Antalet tjänstemän med tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter skall
vara starkt begränsat och grundas på principen om att endast de personer
som behöver uppgifterna för sin tjänsteutövning skall ha tillgång till
dem.
b) Alla tjänstemän och medborgare som är behöriga att ha tillgång till
uppgifter med sekretessgraden EU CONFIDENTIAL eller högre skall
inneha antingen ett säkerhetsintyg på tillämplig nivå eller ett motsva-
rande intyg på genomgången säkerhetsprövning, och detta intyg,
oberoende av vilketdera, skall utfärdas av regeringen i deras egen stat.
8. Vidarebefordran av handlingar
a) De praktiska rutinerna för vidarebefordran av handlingar skall fastställas
genom avtal. I avvaktan på att sådana avtal ingås gäller bestämmelserna
i Avsnitt 21. I avtalet skall det i synnerhet specificeras till vilka register
sekretessbelagda EU-uppgifter skall skickas.
b) Om de sekretessbelagda uppgifter till vilkas utlämnande kommissionen
ger tillstånd inbegriper handlingar med sekretessgraden EU TOP
SECRET skall mottagarstaten eller den internationella organisationen
inrätta ett centralt register för EU och vid behov underavdelningar. För
dessa register skall det tillämpas bestämmelser som är strikt likvärdiga
med bestämmelserna i Avsnitt 22 i dessa säkerhetsföreskrifter.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 57
▼M1
9. Registrering
Så snart ett register mottar en EU-handling med sekretessgraden EU
CONFIDENTIAL eller högre skall det diarieföra den inkomna handlingen
i ett diarium som innehåller spalter för datum för mottagande, uppgifter
om dokumentet (datum, referens- och kopienummer), dess sekretessgrad,
titel, mottagarens namn eller titel, datum för återlämnande av kvitto och
det datum då handlingen återsänds till upphovsmannen inom EU eller
förstörs.
10. Förstöring
a) Sekretessbelagda EU-handlingar skall förstöras i enlighet med instruktio-
nerna i Avsnitt 22 i dessa säkerhetsföreskrifter. Kopior av intygen om
förstöring av handlingar med sekretessgrad EU SECRET och EU TOP
SECRET skall sändas till det register inom EU som översänt handling-
arna.
b) Sekretessbelagda EU-handlingar skall omfattas av de beredskapsplaner
för dokumentförstöring som de mottagande organen har för sina egna
sekretessbelagda handlingar.
11. Skydd av handlingar
Alla åtgärder skall vidtas för att hindra obehöriga från att få tillgång till
sekretessbelagd EU-information.
12. Kopior, översättningar och utdrag
Handlingar med sekretessgraderna EU CONFIDENTIAL och EU SECRET
får inte kopieras eller översättas och inga utdrag för göras utan medgivande
från chefen för den berörda säkerhetsorganisationen, som skall registrera
och kontrollera dessa kopior, översättningar och utdrag samt, om så behövs,
anbringa stämpel.
Kopiering eller översättning av en handling med sekretessgraden EU TOP
SECRET får beviljas endast av den myndighet som upprättat handlingen,
vilken skall ange hur många kopior som får göras. Om det inte kan
fastställas vilken myndighet som upprättat handlingen skall begäran riktas
till kommissionens säkerhetsavdelning.
13. Sekretessbrott
Om sekretessbrott vad gäller sekretessbelagda EU-handlingar har skett eller
misstänks skall följande åtgärder genast vidtas i enlighet med det ingångna
säkerhetsavtalet:
a) En undersökning skall genomföras för att fastställa de omständigheter
under vilka sekretessen brutits.
b) Kommissionens säkerhetstjänst, den nationella säkerhetsmyndigheten
och den myndighet som upprättat handlingen skall underrättas, eller så
skall det i förekommande fall klart anges att den sistnämnda inte har
underrättats.
c) Åtgärder skall vidtas för att minimera verkningarna av sekretessbrottet.
d) Åtgärderna skall ses över och åtgärder skall vidtas för att förhindra att
det inträffade upprepas.
e) Alla åtgärder som anbefalls av kommissionens säkerhetstjänst för att
förhindra att det inträffade upprepas skall genomföras.
14. Inspektioner
Kommissionens säkerhetstjänst skall genom avtal med berörda stater eller
internationella organisationer ha behörighet att göra en bedömning av
åtgärdernas effektivitet för att skydda de sekretessbelagda EU-uppgifter
som lämnats ut.
15. Rapportering
I enlighet med ingånget säkerhetsavtal skall den stat eller internationella
organisation som fått tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter årligen vid
en tidpunkt som fastställdes när tillståndet att lämna ut informationen gavs
överlämna en rapport i vilken det bekräftas att de här säkerhetsbestämmel-
serna efterlevts.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 58
▼M1
Tillägg 4
Handledning för utlämnande av sekretessbelagda EU–uppgifter till tredje
land eller internationella organisationer: Samarbete på nivå 2
RUTINER
1. Behörigheten att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter till tredje land
eller internationella organisationer, vilkas säkerhetspolitik och säkerhetsbe-
stämmelser markant skiljer sig från vad som tillämpas av EU, tillkommer
upphovsmannen. Behörigheten att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter
som upprättats inom kommissionen tillkommer kommissionen som kolle-
gium.
2. I princip är rätten begränsad till information med sekretessgrad upp till och
med EU SECRET; den omfattar inte sekretessbelagda uppgifter som
skyddas av särskilda säkerhetsbeteckningar eller markeringar.
3. I avvaktan på att det ingås ett säkerhetsavtal är det den ledamot av kommis-
sionen som ansvarar för säkerhetsfrågor som har behörighet att granska
framställningar om att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter.
4. Vid denna granskning skall han/hon
— begära in yttrande från upphovsmännen till de sekretessbelagda EU-
uppgifter som eventuellt skall lämnas ut,
— ta de erforderliga kontakterna med den mottagande statens eller interna-
tionella organisationens säkerhetsorgan för att få information om deras
säkerhetspolitik och deras säkerhetsbestämmelser samt upprätta en
jämförande tablå över de sekretessgrader som tillämpas inom EU och
den berörda staten eller organisationen,
— anordna ett möte i kommissionens rådgivande kommitté för säker-
hetsfrågor eller, vid behov med förenklat skriftligt förfarande, begära
att medlemsstaternas nationella säkerhetsmyndigheter skall utverka ett
utlåtande från kommissionens rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor.
5. Utlåtandet från kommissionens rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor
skall ta upp följande punkter:
— Vilket förtroende man kan hysa för den mottagande staten eller interna-
tionella organisationen med tanke på bedömningen av säkerhetsriskerna
för EU eller dess medlemsstater.
— En bedömning av mottagarens förmåga att skydda de sekretessbelagda
uppgifter som EU lämnar ut.
— Förslag till praktiska rutiner för hantering av sekretessbelagda EU-
uppgifter (exempelvis att man överlämnar ”tvättade” versioner av en
text) och EU-handlingar som överförs (genom att man bibehåller alter-
nativt stryker rubricering av EU:s sekretessgrader, särskilda markeringar
m.m.).
— Inplacering i lägre sekretessgrad eller hävande av sekretessen innan
uppgifterna lämnas ut till de mottagande länderna eller internationella
organisationerna.
6. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall
överlämna framställan om överlämnande, tillsammans med yttrandet från
kommissionens rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor, till kommissionen
för beslut.
SÄKERHETSBESTÄMMELSER SOM SKALL TILLÄMPAS AV MOTTA-
GARNA
7. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall
meddela mottagarstaterna eller de internationella organisationerna om kom-
missionens beslut att lämna ut sekretessbelagd EU-information och om de
restriktioner som gäller.
8. Beslutet om utlämnande skall inte träda i kraft förrän mottagarna ger en
skriftlig försäkran om att de
— inte kommer att använda uppgifterna för andra ändamål än de som har
överenskommits,
— kommer att skydda uppgifterna i enlighet med de bestämmelser som
kommissionen fastställt.
9. Följande skyddsföreskrifter skall tillämpas såvida inte kommissionen efter
det att det mottagit utlåtandet från kommissionens rådgivande kommitté för
säkerhetsfrågor beslutar om ett särskilt förfarande för handhavandet av2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 59
▼M1
sekretessbelagda EU-handlingar (genom att man avlägsnar uppgifter om
EU:s sekretessgrad, särskilda markeringar m.m.).
10. Personal
a) Antalet tjänstemän med tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter skall
vara starkt begränsat och grundas på principen om att endast de personer
som behöver uppgifterna för sin tjänsteutövning skall ha tillgång till
dem.
b) Samtliga tjänstemän och egna medborgare som ges tillgång till den
sekretessbelagda information som lämnas ut av kommissionen skall ha
genomgått säkerhetsprövning eller ha behörighet på erforderlig nivå
motsvarande EU:s nivå enligt den jämförande tablån.
c) Den nationella säkerhetsprövningen eller behörigheten skall för
kännedom tillställas ordföranden.
11. Vidarebefordran av handlingar
De praktiska rutinerna för vidarebefordran av handlingar skall fastställas
genom avtal. I avvaktan på att sådana avtal ingås gäller bestämmelserna i
Avsnitt 21. I avtalet skall särskilt anges de register till vilka sekretessbe-
lagda EU-uppgifter skall sändas och de exakta adresser till vilka
handlingarna skall sändas samt vilket bud- eller kurirföretag som anlitas
för att befordra den sekretessbelagda EU-informationen.
12. Diarieföring vid ankomsten
Den mottagande statens nationella säkerhetsmyndighet eller det motsva-
rande organ i den staten som på sin regerings vägnar tar emot
sekretessbelagd information som vidarebefordrats av kommissionen, eller
säkerhetsavdelningen vid den mottagande internationella organisationen,
skall upprätta ett särskilt register för att diarieföra sekretessbelagd informa-
tion från EU efter hand som denna mottas. Registret skall ha kolumner för
mottagningsdatum, särskilda uppgifter rörande handlingen (datum, referens-
nummer och antalet exemplar), sekretessgrad, titel, mottagarens namn eller
titel, datum för mottagningsbevisets returnering samt datum för handlingens
returnering till EU alternativt för dess förstörande.
13. Returnering av handlingar
När mottagaren returnerar en sekretessbelagd handling till kommissionen
skall det förfarande tillämpas som anges i punkten ”Vidarebefordran av
handlingar” ovan.
14. Skydd
a) När handlingarna inte används skall de arkiveras i ett säkerhetsskåp som
godkänts för arkivering av nationellt sekretessbelagt material med
samma sekretessgrad. Detta förvaringsskåp får inte vara försett med
någon uppgift om innehållet, vilket endast skall vara åtkomligt för
personer med behörighet att hantera sekretessbelagd EU-information.
Om kombinationslås används får kombinationen endast vara känd av de
tjänstemän inom staten eller organisationen som har behörighet att ha
tillgång till den sekretessbelagda EU-information som förvaras i förva-
ringsskåpet och kombinationen måste bytas ut var sjätte månad, eller
tidigare, om en tjänsteman förflyttas, om resultatet av säkerhetspröv-
ningen av någon av de tjänstemän som känner till kombinationen
återkallas eller om det föreligger risk för sekretessbrott.
b) Sekretessbelagda EU-handlingar får avlägsnas ur säkerhetsskåpet endast
av tjänstemän som genomgått säkerhetsprövning för tillgång till sekre-
tessbelagd EU-information och som för sin tjänsteutövning behöver
känna till deras innehåll. De skall vara ansvariga för att handlingarna
förvaras på betryggande sätt så länge som de hanterar dem och framför
allt se till att ingen obehörig får tillgång till handlingarna. De skall också
se till att handlingarna åter arkiveras i säkerhetsskåpet när de tagit del av
dem samt utanför arbetstid.
c) Inga kopior av eller utdrag ur får göras av handlingar med sekretess-
graden EU CONFIDENTIAL eller högre utan att kommissionens
säkerhetstjänst lämnat sitt medgivande.
d) Det skall tillsammans med kommissionens säkerhetstjänst fastställas och
bekräftas hur handlingarna i en nödsituation snabbt och fullständigt kan
förstöras.
15. Fysisksäk erhet
a) Säkerhetsskåp som används för arkivering av sekretessbelagd EU-infor-
mation skall permanent hållas låsta.
b) Om underhålls- eller städpersonal behöver gå in i eller arbeta i en lokal
där sådana säkerhetsskåp finns, skall de hela tiden åtföljas av en medar-2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 60
▼M1
betare ur statens eller organisationens säkerhetstjänst eller av en
tjänsteman med specifikt ansvar för lokalens övervakning.
c) Utanför ordinarie arbetstid (nattetid, under veckoslut och allmänna helg-
dagar) skall de säkerhetsskåp där sekretessbelagd EU-information
förvaras skyddas av antingen vakt eller automatisk larmanordning.
16. Sekretessbrott
Om ett sekretessbrott har förekommit eller misstänks ha förekommit i fråga
om sekretessbelagda EU-handlingar skall följande åtgärder genast vidtas:
a) En rapport skall omgående tillställas kommissionens säkerhetstjänst eller
den nationella säkerhetsmyndigheten i den medlemsstat som tagit initia-
tivet till att vidarebefordra handlingarna (med kopia till kommissionens
säkerhetstjänst).
b) En utredning skall genomföras, varefter en uttömmande rapport skall
lämnas säkerhetsorganet (se föregående punkt a). Nödvändiga ändringar
för att åtgärda bristerna skall därefter genomföras.
17. Inspektioner
Kommissionens säkerhetstjänst skall genom avtal med berörda stater eller
internationella organisationer ha behörighet att göra en bedömning av
åtgärdernas effektivitet för att skydda de sekretessbelagda EU-uppgifter
som lämnats ut.
18. Rapportering
I enlighet med ingånget säkerhetsavtal skall den stat eller internationella
organisation som fått tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter årligen vid
en tidpunkt som fastställdes när tillståndet att lämna ut informationen gavs
överlämna en rapport i vilken det bekräftas att de här säkerhetsbestämmel-
serna efterlevts.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 61
▼M1
Tillägg 5
Handledning för utlämnande av sekretessbelagda EU–uppgifter till tredje
land eller internationella organisationer: Samarbete på nivå 3
RUTINER
1. Kommissionen kan under vissa särskilda förhållanden önska samarbeta med
stater eller organisationer som inte kan lämna den försäkran som krävs i de
här säkerhetsbestämmelserna samtidigt som samarbetet kan påkalla att
sekretessbelagda EU-uppgifter lämnas ut.
2. Behörigheten att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter till tredje land
eller internationella organisationer, vilkas säkerhetspolitik och säkerhetsbe-
stämmelser markant skiljer sig från vad som tillämpas av EU, tillkommer
upphovsmannen. Behörigheten att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter
som upprättats inom kommissionen tillkommer kommissionen som kolle-
gium.
I princip är rätten begränsad till information med sekretessgrad upp till och
med EU SECRET; den omfattar inte sekretessbelagda uppgifter som
skyddas av särskilda säkerhetsbeteckningar eller markeringar.
3. Kommissionen skall överväga det välbetänkta i att lämna ut sekretessbelagd
information, bedöma mottagarnas behov av att för tjänsteändamål få tillgång
till denna samt besluta om vilket slag av sekretessbelagd information som
får överlämnas.
4. Om kommissionen ställer sig positiv skall den ledamot av kommissionen
som ansvarar för säkerhetsfrågor
— begära in yttrande från upphovsmännen till de sekretessbelagda EU-
uppgifter som eventuellt skall lämnas ut,
— anordna ett möte i kommissionens rådgivande kommitté för säker-
hetsfrågor eller, vid behov med förenklat skriftligt förfarande, begära
att medlemsstaternas nationella säkerhetsmyndigheter skall utverka
utlåtande från kommissionens rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor.
5. Utlåtandet från kommissionens rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor
skall ta upp följande punkter:
a) En bedömning av vilka säkerhetsrisker som EU eller dess medlemsstater
löper.
b) Sekretessgraden på de uppgifter som eventuellt skall lämnas ut.
c) Inplacering i lägre sekretessgrad eller hävande av sekretess innan uppgif-
terna lämnas ut.
d) Rutiner för hanteringen av de handlingar som skall lämnas ut (se nedan-
stående punkt).
e) De sätt på vilka vidarebefordran får ske (användning av offentliga
posttjänster, allmänna eller säkra system för telekommunikation, diplo-
matisk kurirförsändelse, bud som genomgått säkerhetsprövning m.m.).
6. De handlingar som lämnas ut till stater och organisationer som omfattas av
denna bilaga skall i princip färdigställas utan omnämnande av källan eller
EU:s sekretessgrad. Kommissionens rådgivande kommitté för säker-
hetsfrågor kan rekommendera
— användning av särskild markering eller kodbeteckning,
— användning av ett särskilt säkerhetsklassningssystem, varigenom infor-
mationens känslighet kopplas till de kontrollåtgärder som erfordras på
grund av det sätt som valts för vidarebefordran av handlingarna.
7. Ordföranden skall vidarebefordra utlåtandet från kommissionens rådgivande
kommitté för säkerhetsfrågor till kommissionen för beslut.
8. Efter det att kommissionen godkänt att sekretessbelagda EU-uppgifter
lämnas ut och hur detta praktiskt skall genomföras, skall kommissionens
säkerhetstjänst med den berörda statens eller organisationens säkerhetsorganupprätta den nödvändiga kontakten för att befrämja att de avsedda säker-
hetsåtgärderna tillämpas.
9. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall infor-
mera medlemsstaterna om vilken typ av uppgifter det rör sig om och deras
sekretessgrad samt ange till vilka organisationer och länder uppgifterna får
lämnas ut i enlighet med kommissionens beslut.
10. Kommissionens säkerhetstjänst skall vidta de åtgärder som behövs för att
underlätta framtida skadebedömningar och översyn av rutinerna.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 62
▼M1
Närhelst förutsättningarna för samarbete ändras skall kommissionen
ompröva frågan.
SÄKERHETSBESTÄMMELSER SOM SKALL TILLÄMPAS AV MOTTA-
GARNA
11. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall
meddela mottagarstaterna eller de internationella organisationerna om kom-
missionens beslut att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter och om de
skyddsföreskrifter som föreslagits av kommissionens rådgivande kommitté
för säkerhetsfrågor och godkänts av kommisionen.
12. Beslutet skall verkställas endast om mottagarna lämnar skriftlig försäkran
om att de
— inte kommer att använda uppgifterna för några andra syften än det
samarbete som kommissionen beslutat om,
— kommer att skydda uppgifterna på det sätt som kommissionen kräver.
13. Vidarebefordran av handlingar
a) De praktiska rutinerna för att vidarebefordra handlingar skall beslutas
gemensamt av kommissionens säkerhetstjänst och de mottagande
staternas eller internationella organisationernas säkerhetsorgan. Det skall
därvid bland annat anges de exakta adresser till vilka handlingarna skall
vidarebefordras.
b) Handlingar med sekretessgraden EU CONFIDENTIAL och högre skall
placeras i dubbla kuvert. Innerkuvertet skall förses med den särskilda
stämpel eller kodbeteckning man beslutat om och det skall på detta
kuvert anges den särskilda säkerhetsklassning som godkänts för doku-
mentet. Ett mottagningsbevis för varje sekretessbelagd handling skall
medsändas. På mottagningsbeviset, vilket inte är sekretessbelagt, skall
endast vissa särskilda uppgifter rörande handlingen anges (dess referens-
nummer, datum, kopians nummer) liksom det språk på vilken den är
avfattad, men däremot inte titeln på handlingen.
c) Innerkuvertet skall därpå placeras i ytterkuvertet, vilket måste ha ett
försändelsenummer för att möjliggöra förfarandet med mottagningsbevis.
På ytterkuvertet skall ingen sekretessgrad anges.
d) Ett mottagningsbevis av vilket försändelsens nummer framgår skall alltid
lämnas till budet.
14. Diarieföring vid ankomsten
Den mottagande statens nationella säkerhetsmyndighet eller det motsva-
rande organ i den staten som på sin regerings vägnar tar emot
sekretessbelagda uppgifter som vidarebefordrats av kommissionen, eller
säkerhetsavdelningen vid den mottagande internationella organisationen,
skall upprätta ett särskilt register för att diarieföra sekretessbelagda EU-
uppgifter efter hand som dessa mottas. Registret skall ha kolumner för
mottagningsdatum, särskilda uppgifter rörande handlingen (datum, referens-
nummer och antalet exemplar), sekretessgrad, titel, mottagarens namn eller
titel, datum för mottagningsbevisets returnering samt datum för handlingens
returnering till EU alternativt för dess förstörande.
15. Användning och skydd av sekretessbelagda uppgifter som lämnats ut
a) Uppgifter med sekretessgraden EU SECRET skall hanteras av särskilt
utsedda tjänstemän som bemyndigats att ha tillgång till uppgifter med
denna sekretessgrad. Dessa skall arkiveras i väl inrättade säkra förva-
ringsskåp, som endast kan öppnas av personer som bemyndigats att ha
tillgång till de uppgifter som finns där. De utrymmen där dessa skåp är
belägna skall stå under permanent bevakning och ett kontrollförfarande
skall inrättas för att säkerställa att endast vederbörligen bemyndigade
personer beviljas tillträde. Uppgifter med sekretessgraden EU SECRET
skall översändas med diplomatisk kurirförsändelse, säkra postföretag
och säkra telekommunikationsmedel. En handling med sekretessgraden
EU SECRET får mångfaldigas endast efter skriftligt medgivande från
den myndighet som är upphovsman. Samtliga exemplar skall registreras
och följas upp. Mottagningsbevis skall utfärdas för alla åtgärder som
berör handlingar med sekretessgraden EU SECRET.
b) Uppgifter med sekretessgraden EU CONFIDENTIAL skall hanteras av i
vederbörlig ordning utsedda tjänstemän som har behörighet att få infor-
mation om ärendet. Handlingarna skall arkiveras i säkra låsta
förvaringsrum i övervakade utrymmen.
Uppgifter med sekretessgraden EU CONFIDENTIAL skall översändas
med diplomatisk kurirförsändelse, militär postgång och säkra telekom-
munikationsmedel. Det mottagande organet får göra kopior, vilkas antal
och utlämning skall noteras i särskilda register.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 63
▼M1
c) Uppgifter med sekretessgraden EU RESTRICTED skall hanteras i
lokaler till vilka obehöriga personer inte har tillträde och arkiveras i
låsta skåp. Handlingar får som rekommenderade försändelser sändas
med allmän postbefordran i dubbla kuvert och, i nödfall under en
pågående verksamhet, med icke skyddade allmänna telekommunikations-
system. Mottagarna får göra kopior.
d) Icke sekretessbelagda uppgifter bör inte påkalla särskilda skyddsåtgärder
och får sändas med post och offentliga telekommunikationsmedel.
Mottagarna får göra kopior.
16. Förstöring
Handlingar som inte längre behövs skall förstöras. I fråga om handlingar
med sekretessgraderna EU RESTRICTED och EU CONFIDENTIAL skall
detta noteras i de särskilda registren. I fråga om handlingar med sekretess-
graden EU SECRET skall ett intyg utfärdas och undertecknas av två
personer som bevittnat förstöringen av handlingen.
17. Sekretessbrott
Om uppgifter med sekretessgraden EU CONFIDENTIAL eller EU SECRET
kommit ut eller om det finns misstanke om att så skett skall den nationella
säkerhetsmyndigheten i den berörda staten eller säkerhetschefen i den
berörda organisationen utreda omständigheterna kring det inträffade. Resul-
tatet skall meddelas kommissionens säkerhetstjänst. Nödvändiga åtgärder
skall vidtas för att rätta till bristfälliga rutiner eller arkiveringsmetoder om
dessa legat till grund för läckan.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 64
▼M1
Tillägg 6
FÖRKORTNINGAR
ACPC Advisory Committee on Procurement and Contracts (rådgivande kommitté för
upphandling och avtal)
CrA Crypto Authority (krypteringsmyndighet)
CISO Central Informatics Security Officer (säkerhetsansvarig för de centrala datasys-
temen)
COMPUSEC Computer Security (datorsäkerhet)
COMSEC Communication Security (kommunikationssäkerhet)CSO Commission Security Office (kommissionens säkerhetsjänst)
ESDP European Security and Defence Policy (euroepeiska säkerhets- och försvarspoli-
tiken)
EUCI EU classified information (sekretessbelagda EU-uppgifter)
IA INFOSEC Authority (INFOSEC-myndigheten)
INFOSEC Information Security (informationssäkerhet)IO Information Owner (ägaren till uppgifter)
ISO International Organisation for Standardisation (internationella standardiseringsorga-
nisationen)
IT Information Technology (informationsteknologi)
LISO Local Informatics Security Officer (säkerhetsansvarig för de lokala datasystemen)LSO Local Security Officer (lokal säkerhetsansvarig)
MSO Meeting Security Officer (säkerhetstjänsteman vid möten)
NSA National Security Authority (nationell säkerhetsmyndighet)PC Personal Computer (persondator)
RCO Registry Control Officer (kontrolltjänsteman för registret)
SAA Security Accreditation Authority (ackrediteringsmyndighet för säkerhet)SecOPS Security Operating Procedures (säkra dirftsmetoder)
SSRS Specific Security Requirement Statement (redovisning av specifika säkerhetskrav)
TA Tempest Authority (Tempest-myndighet)TSO Technical Systems Owner (ägaren till de tekniska systemen)2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 65
▼M2
TILLÄMPNINGSFÖRESKRIFTER TILL EUROPAPARLAMENTETS
OCH RÅDETS FÖRORDNING (EG) nr 1049/2001 OM ALLMÄNHETENS
TILLGÅNG TILL EUROPAPARLAMENTETS, RÅDETS OCH
KOMMISSIONENS HANDLINGAR
Skäl:
(1) I enlighet med artikel 255.2 i EG-fördraget har Europaparlamentet och rådet
antagit förordning (EG) nr 1049/2001(1) om allmänhetens tillgång till Euro-
paparlamentets, rådets och kommissionens handlingar.
(2) Den förordningen, som med tillämpning av artikel 255.3 i fördraget
fastställer de allmänna principerna och gränserna för rätten till tillgång till
handlingar, föreskriver i artikel 18 att varje institution skall anpassa sin
arbetsordning i enlighet med bestämmelserna i den nämnda förordningen.
Artikel 1
Personer som har rätt att ta del av handlingar
Unionsmedborgare och fysiska eller juridiska personer som är bosatta eller har
sitt säte i en medlemsstat får utöva sin rätt till tillgång till kommissionens hand-
lingar enligt bestämmelserna i artikel 255.1 i fördraget och artikel 2.1 i
förordning (EG) nr 1049/2001 enligt de förfaranden som föreskrivs i dessa
bestämmelser. Rätten till tillgång till handlingar gäller handlingar som innehas
av kommissionen, det vill säga handlingar som har upprättats eller tagits emot
av kommissionen och som den råder över.
Med tillämpning av artikel 2.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall tredjelands-
medborgare som inte är bosatta i en medlemsstat eller juridiska personer som
saknar säte i en medlemsstat ha rätt till tillgång till kommissionens handlingar
på samma villkor som de personer som avses i artikel 255.1 i fördraget.
I enlighet med artikel 195.1 i fördraget skall sådana personer dock inte ha
möjlighet att klaga hos Europeiska ombudsmannen. Om kommissionen helt eller
delvis avslår en bekräftande ansökan om tillgång till en handling, får sådana
personer väcka talan mot beslutet vid Europeiska gemenskapernas förstain-
stansrätt i enlighet med artikel 230 fjärde stycket i fördraget.
Artikel 2
Ansökningar om tillgång till handlingar
Ansökningar om tillgång till handlingar skall sändas per post, fax eller via e-
post till kommissionens generalsekretariat, till det behöriga generaldirektoratet
eller den behöriga avdelningen. Adresserna dit ansökningarna skall sändas
kommer att offentliggöras i den praktiska handledning som avses i artikel 8 i
dessa föreskrifter.
Kommissionen skall besvara ursprungliga och bekräftande ansökningar inom
femton arbetsdagar räknat från och med dagen för registreringen av ansökan.
Om en ansökan är komplicerad eller omfattande får denna tidsfrist förlängas
med femton arbetsdagar. En förlängning av tidsfristen skall motiveras och på
förhand meddelas sökanden.
Om en ansökan i enlighet med artikel 6.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 inte är
tillräckligt utförlig, skall kommissionen uppmana sökanden att lämna komplette-
rande uppgifter som gör det möjligt att hitta de begärda handlingarna;
svarsfristen skall inte börja löpa förrän kommissionen förfogar över dessa
uppgifter.
Alla helt eller delvis negativa beslut skall ange skälen för att ansökningen avsla-
gits på grundval av något av de undantag som anges i artikel 4 i förordning
(EG) nr 1049/2001 och sökanden skall i beslutet underrättas om hur han kan
överklaga det.
Artikel 3
Behandling av ursprungliga ansökningar
Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 9 i dessa föreskrifter, skall en
bekräftelse om mottagande skickas till sökanden när ansökan registreras, om
inte svar kan ges med vändande post.
Bekräftelsen om mottagande och svaret skall skickas skriftligen, eventuellt via
e-post.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 66
(1) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.
▼M2
Sökanden skall informeras om svaret på ansökan av generaldirektören eller
chefen för den berörda avdelningen, av en direktör med denna uppgift vid gene-
ralsekretariatet, av en särskilt utnämnd direktör vid OLAF, om ansökan gäller
handlingar som berör sådan verksamhet vid OLAF som avses i artiklarna 2.1
och 2.2 i kommissionens beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom(1) om inrättande
av en europeiskbyrå för bedrägeribek ämpning (OLAF), eller av en tjänsteman
med denna uppgift.
I alla helt eller delvis negativa beslut skall sökanden underrättas om sin rätt att
inom femton arbetsdagar efter mottagande av beslutet lämna in en bekräftande
ansökan till kommissionens generalsekreterare eller till OLAF:s direktör, om
den bekräftande ansökningen gäller handlingar som berör sådan verksamhet vid
OLAF som avses i artiklarna 2.1 och 2.2 i kommissionens beslut 1999/352/EG,
EKSG, Euratom.
Artikel 4
Behandling av bekräftande ansökningar
I enlighet med artikel 14 i kommissionens arbetsordning delegeras befogenheten
att fatta beslut om en bekräftande ansökan till generalsekreteraren. Om en
bekräftande ansökan gäller handlingar som berör sådan verksamhet vid OLAF
som avses i artiklarna 2.1 och 2.2 i beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom, dele-
geras befogenheten att fatta beslut till direktören för OLAF.
Generaldirektoratet eller avdelningen skall bistå generalsekretariatet med bered-
ningen av beslutet.
Beslutet skall fattas av generalsekreteraren eller direktören för OLAF efter att
rättstjänsten har lämnat sitt medgivande.
Sökanden skall skriftligen underrättas om beslutet, eventuellt via e-post; i
beslutet skall sökanden upplysas om rätten att väcka talan vid förstainstansrätten
eller att lämna in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen.
Artikel 5
Samråd
1. Om kommissionen mottar en ansökan om tillgång till en handling som den
innehar, men som härrör från en tredje part, skall det generaldirektorat eller den
avdelning som innehar handlingen kontrollera om något av undantagen i artikel
4 i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämpligt. Om den begärda handlingen är
klassificerad enligt kommissionens säkerhetsbestämmelser, skall artikel 6 i dessa
föreskrifter tillämpas.
2. Om det generaldirektorat eller den avdelning som innehar handlingen efter
kontrollen anser att tillgång till den begärda handlingen skall vägras enligt något
av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, skall det negativa
svaret sändas till sökanden utan samråd med den tredje part som upprättat hand-
lingen.
3. Det generaldirektorat eller den avdelning som innehar handlingen skall
bevilja ansökan utan samråd med den tredje part som upprättat handlingen om
a) den begärda handlingen redan har lämnats ut, antingen av den som har
upprättat handlingen eller enligt förordning (EG) nr 1049/2001 eller liknande
bestämmelser,
b) ett utlämnande av hela eller delar av handlingen uppenbart inte skadar något
av de intressen som anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001.
4. I alla andra fall skall samråd ske med den tredje part som upprättat hand-
lingen. Om ansökan gäller tillgång till en handling som härrör från en
medlemsstat, skall det generaldirektorat eller den avdelning som innehar hand-
lingen samråda med den myndighet som upprättat handlingen
a) om handlingen har överlämnats till kommissionen innan förordning (EG) nr
1049/2001 blev gällande,
b) om medlemsstaten har begärt att kommissionen inte skall lämna ut hand-
lingen utan att medlemsstaten på förhand lämnat sitt medgivande i enlighet
med artikel 4.5 i förordning (EG) nr 1049/2001.
5. Den tredje part som upprättat handlingen skall svara inom en tidsfrist som
inte får vara kortare än fem arbetsdagar, men som skall göra det möjligt för
kommissionen att iaktta sina egna svarsfrister. Om den tredje part som upprättat
handlingen inte svarar inom den angivna tiden eller om denne inte kan anträffas
eller identifieras, skall kommissionen fatta ett beslut i enlighet med ordningen2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 67
(1) EGT L 136, 31.5.1999, s. 20.
▼M2
för undantag i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, med beaktande av
tredje parts berättigade intressen på grundval av de uppgifter den förfogar över.
6. Om kommissionen avser att ge tillgång till en handling mot upphovsman-
nens uttryckliga vilja, skall den underrätta upphovsmannen om sin avsikt att
lämna ut handlingen efter tio arbetsdagar och uppmärksamma upphovsmannen
på hur han kan överklaga detta beslut om utlämnande.
7. Om en medlemsstat mottar en ansökan om tillgång till en handling som
härrör från kommissionen, får den samråda med generalsekretariatet, som skall
bestämma vilket generaldirektorat eller vilken avdelning inom kommissionen
som ansvarar för handlingen. Det generaldirektorat eller den avdelning som
upprättat handlingen skall besvara ansökan efter samråd med generalsekretari-
atet.
Artikel 6
Behandling av ansökningar om tillgång till klassificerade handlingar
Om en ansökan om tillgång gäller en känslig handling enligt definitionen i
artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 eller en annan handling som klassifi-
cerats enligt kommissionens säkerhetsbestämmelser, skall ansökan behandlas av
en tjänsteman som har rätt att befatta sig med handlingen.
Alla beslut om att helt eller delvis vägra tillgång till en klassificerad handling
skall motiveras på grundval av något av undantagen i artikel 4 i förordning
(EG) nr 1049/2001. Om det visar sig att tillgång till den begärda handlingen
inte kan vägras på grundval av dessa undantag, skall den tjänsteman som
behandlar ansökningen se till att klassificeringen avlägsnas från handlingen
innan den överlämnas till sökanden.
Den myndighet som har upprättat handlingen skall dock alltid lämna sitt medgi-
vande till att en känslig handling lämnas ut.
Artikel 7
Utövande av rätten till tillgång
Handlingar skall skickas med post, telefax eller, om möjligt, via e-post i
enlighet med sökandens önskemål. Om handlingen är omfattande eller svår att
hantera, får sökanden uppmanas att ta del av handlingen på stället. Ett sådant
besöksk all vara gratis.
Om handlingen har offentliggjorts, skall svaret innehålla en publikationshänvis-
ning och/eller en upplysning om var handlingen finns tillgänglig och i
förekommande fall handlingens adress på webbplatsen Europa.
Om handlingen omfattar mer än tjugo sidor, får en avgift på 0,10 euro per sida
samt porto tas ut av sökanden. Avgifter för andra former av försändelser skall
bestämmas från fall till fall, men de får inte överstiga ett skäligt belopp.
Artikel 8
Åtgärder för att underlätta tillgången till handlingar
1. Innehållet i det register som avses i artikel 11 i förordning (EG) nr 1049/
2001 skall utökas gradvis. Det skall tillkännages på webbplatsen Europas
hemsida.
Registret skall innehålla handlingens titel på de språk som handlingen finns
tillgänglig på, diarienummer och andra användbara hänvisningar, en angivelse
av den som upprättat handlingen samt dagen för upprättandet eller antagandet.
En hjälpsida på samtliga officiella språksk all informera allmänheten om hur
den kan få tillgång till handlingen. Om handlingen har offentliggjorts, skall det
finnas en länktill hela texten.
2. Kommissionen skall utarbeta en praktisk handledning för att informera
allmänheten om dess rättigheter enligt förordning (EG) nr 1049/2001. Handled-
ningen skall publiceras på samtliga officiella språk på webbplatsen Europa samt
i form av en broschyr.
Artikel 9
Handlingar som är automatiskt tillgängliga för allmänheten
1. Denna artikel tillämpas endast på handlingar som har upprättats eller
mottagits efter det att förordning (EG) nr 1049/2001 blev gällande.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 68
▼M2
2. Följande handlingar skall lämnas ut automatiskt efter ansökan eller, så
långt möjligt, göras direkt tillgängliga i elektronisk form:
a) Dagordningarna för kommissionens sammanträden.
b) Vanliga protokoll från kommissionens sammanträden sedan de godkänts.
c) Texter som kommissionen antagit som skall offentliggöras i Europeiska
gemenskapernas officiella tidning .
d) Handlingar från tredje part som redan lämnats ut av den som upprättat hand-
lingen eller med dennes medgivande.
e) Handlingar som redan lämnats ut efter en tidigare ansökan.
3. Följande handlingar får spridas, så långt möjligt i elektronisk form, om det
står klart att inget av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 är
tillämpligt och i den utsträckning som de inte återger enskilda personers åsikter
eller ställningstaganden:
a) Förarbeten till förslag till rådets eller Europaparlamentets och rådets
rättsakter som överlämnats till kollegiet för beredning, efter det att förslaget
antagits.
b) Förarbeten till kommissionens rättsakter som den antar när den utövar sina
genomförandebefogenheter och som överlämnats till kollegiet för beredning,
efter det att rättsakten antagits.
c) Förarbeten till kommissionens rättsakter som den antar när den utövar sina
egna befogenheter, samt till meddelanden, rapporter och arbetsdokument
som överlämnats till kollegiet för beredning, efter det att dessa texter anta-
gits.
Artikel 10
Intern organisation
Generaldirektörer och chefer för avdelningar skall vara behöriga att besluta om
vilka åtgärder som skall vidtas med ursprungliga ansökningar. De skall för
denna uppgift utse en tjänsteman som behandlar ansökningar om tillgång till
handlingar och samordnar generaldirektoratets eller den egna avdelningens
praxis.
Svar på ursprungliga ansökningar skall för kännedom överlämnas till general-
sekretariatet.
Bekräftande ansökningar skall för kännedom överlämnas till det generaldi-
rektorat eller den avdelning som har besvarat den ursprungliga ansökan.
Generalsekretariatet skall se till att dessa regler samordnas och tillämpas enhet-
ligt av kommissionens generaldirektorat och avdelningar. Generalsekretariatet
skall utfärda de riktlinjer som behövs för detta.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 69
▼M3
BESTÄMMELSER FÖR DOKUMENTHANTERING
Av följande skäl:
(1) Kommissionens politiska, lagstiftande, tekniska, finansiella och administra-
tiva verksamhet och beslut leder alltid vid en viss tidpunkt till att
handlingar upprättas.
(2) Dessa handlingar bör hanteras enligt regler som gäller för alla generaldi-
rektorat och därmed likställda avdelningar, eftersom de samtidigt är en
direkt koppling till den pågående verksamheten, och en återspegling av
kommissionens verksamhet i det förflutna, i sin dubbla egenskap av institu-
tion och offentlig europeiskförvaltning.
(3) Dessa enhetliga regler bör säkerställa att kommissionen när som helst skall
kunna redogöra för de uppgifter den är ansvarig för. Följaktligen bör ett
generaldirektorats eller en därmed likställd avdelnings handlingar och akter
utgöra institutionens minne, underlätta informationsutbyte, utgöra bevis för
utförda åtgärder och uppfylla avdelningarnas rättsliga åligganden.
(4) För att dessa regler skall kunna genomföras krävs det att en rationell och
stabil organisationsstruktur inrättas, inom generaldirektoraten och de därmed
likställda avdelningarna, mellan de olika avdelningarna, och inom kommis-
sionen som helhet.
(5) Utarbetandet och genomförandet av en arkiveringsplan med ett klassifice-
ringssystem som kommer att vara gemensamt för samtliga kommissionens
avdelningar och som kommer att ingå i institutionens verksamhetsbaserade
förvaltning kommer att göra det möjligt att ordna akterna och att underlätta
insyn och tillgång till handlingar.
(6) En effektiv dokumenthantering är en nödvändig förutsättning för en effektiv
politikför allmänhetens tillgång till k ommissionens handlingar. Medbor-
garnas utövande av denna rätt till tillgång kommer att underlättas genom
att det upprättas register med hänvisningar till handlingar som upprättats
eller mottagits av kommissionen.
Artikel 1
Definitioner
I dessa bestämmelser avses med
—handling: allt innehåll som upprättats eller mottagits av kommissionen, som
har samband med den politik, de verksamheter eller de beslut som omfattas
av institutionens ansvarsområde inom ramen för dess officiella uppdrag,
oberoende av medium (på papper, eller lagrat i elektronisk form, ljud- och
bildupptagningar eller audiovisuella upptagningar),
—akt: en serie handlingar, ordnade efter institutionens verksamheter, som skall
användas som bevis, motivering eller information och för att säkerställa
effektivitet i arbetet.
Artikel 2
Syfte
I dessa bestämmelser fastställs principerna för dokumenthantering.
Dokumenthanteringen skall säkerställa att
— handlingarna upprättas, mottas och bevaras på ett korrekt sätt,
— alla handlingar ges en identitet genom en lämplig beteckning så att de är
lätta att arkivera, söka och hänvisa till,
— institutionens minne och bevis för den verksamhet som bedrivits bevaras,
samt att avdelningarnas rättsliga åligganden respekteras,
— informationsutbytet fungerar smidigt,— institutionens skyldigheter i fråga om insyn respekteras.
Artikel 3
Enhetliga regler
Handlingar skall
— registreras,
— arkiveras,— bevaras,— överlämnas till de historiska arkiven, när det gäller akter.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 70
▼M3
Detta skall ske enligt enhetliga regler som skall tillämpas på samma sätt inom
samtliga generaldirektorat och därmed likställda avdelningar inom kommis-
sionen.
Artikel 4
Registrering
Så snart en handling mottagits eller formellt upprättats av en avdelning, skall
den, oberoende av medium, granskas för att det skall kunna fastställas hur den
skall behandlas och därmed, om den skall registreras eller ej.
En handling som upprättats eller mottagits av en avdelning inom kommissionen
skall registreras om den innehåller viktig information av inte helt tillfällig
karaktär, eller om den kan ge upphov till en åtgärd eller uppföljning från kom-
missionens eller någon av dess avdelningars sida. En handling som upprättats
skall registreras av den avdelning som upprättat den, i det system den tillhör.
En handling som mottas skall registreras av den mottagande avdelningen. Vid
all senare hantering av en handling som registrerats på detta sätt skall det
hänvisas till den ursprungliga registreringen.
Registreringen skall göra det möjligt att klart och säkert identifiera handlingar
som upprättats eller mottagits av kommissionen eller någon av dess avdelningar,
på ett sådant sätt att handlingarna kan spåras under hela deras livslängd.
Det skall upprättas register som innehåller hänvisningar till handlingarna.
Artikel 5
Arkivering
Generaldirektoraten och de därmed likställda avdelningarna skall upprätta en
arkiveringsplan som är anpassad till deras särskilda behov.
Arkiveringsplanen som skall vara databaserad, skall följa ett gemensamt klassi-
ficeringssystem som fastställs av generalsekretariatet för kommissionens
samtliga avdelningar. Detta klassificeringssystem skall ingå i kommissionens
verksamhetsbaserade förvaltning.
Registrerade handlingar skall samlas i akter. För varje ärende som faller under
ett generaldirektorats eller en därmed likställd avdelnings behörighet skall en
enda officiell akt läggas upp. Varje officiell akt skall vara fullständig och mots-
vara avdelningens åtgärder i ärendet i fråga.
Ansvaret för att lägga upp en akt och för att föra in den i ett generaldirektorats
eller en därmed likställd avdelnings arkiveringsplan åligger den avdelning som
är ansvarig för det område akten gäller, i enlighet med de praktiska regler som
fastställs av varje generaldirektorat och varje därmed likställd avdelning.
Artikel 6
Bevarande
Varje generaldirektorat eller därmed likställd avdelning skall säkerställa att de
handlingar de ansvarar för skyddas fysiskt, samt att de finns tillgängliga på
kort och medellång sikt och skall kunna ta fram eller återställa de akter de
ingår i.
Administrativa regler och rättsliga åligganden skall vara avgörande för hur länge
en handling minst skall bevaras.
Varje generaldirektorat eller därmed likställd avdelning skall fastställa en egen
intern struktur för hur akterna skall bevaras. Den minsta tidslängden för beva-
rande på avdelningarna skall ta hänsyn till en gemensam förteckning som
upprättas för kommissionens samtliga avdelningar i enlighet med de tillämp-
ningsföreskrifter som avses i artikel 12
Artikel 7
Urval och överföring till de historiska arkiven
Utan att det påverkar de minsta tidslängder för bevarande som avses i artikel 6,
skall det eller de dokumenthanteringscentrum som avses i artikel 9 regelbundet
och i samverkan med de avdelningar som ansvarar för akterna göra ett första
urval av de handlingar och akter som senare kan komma att överföras till kom-
missionens historiska arkiv. Efter bedömning av förslagen far de historiska
arkiven vägra att överföra handlingar eller akter. Alla beslut om att vägra
överföring skall motiveras och meddelas den berörda avdelningen.
De akter och handlingar som inte längre behöver bevaras hos avdelningarna
skall senast femton år efter det att de upprättats via dokumenthanteringscentret,
och på generaldirektörens ansvar, överföras till kommissionens historiska arkiv.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 71
▼M3
Dessa akter eller handlingar skall sedan gallras enligt reglerna i de tillämpnings-
föreskrifter som avses i artikel 12, i syfte att skilja de handlingar som bör
bevaras från dem som inte har något administrativt eller historiskt intresse.
De historiska arkiven skall ha särskilda depåer för att bevara de akter och hand-
lingar som på detta sätt förts över dit. De skall på begäran lämna ut handlingar
och akter till det generaldirektorat eller den därmed likställda avdelning de
härrör från.
Artikel 8
Sekretessbelagda handlingar
Sekretessbelagda handlingar skall behandlas enligt gällande säkerhetsbe-
stämmelser.
Artikel 9
Dokumenthanteringscentrum
Varje generaldirektorat eller därmed likställd avdelning skall med hänsyn till sin
struktur och sina arbetsförhållanden inrätta eller driva ett eller flera dokument-
hanteringscentrum.
Dokumenthanteringscentrumen skall ha till uppgift att se till att de handlingar
som upprättats eller mottagits av deras generaldirektorat eller därmed likställda
avdelning behandlas i enlighet med fastställda regler.
Artikel 10
Dokumenthanteringsansvariga
Varje generaldirektör eller förvaltningschef skall utse en dokumenthanteringsan-
svarig.
Den dokumenthanteringsansvariga skall, inom ramen för ett modernt och effek-
tivt system för dokumenthantering och arkivering, ha till uppgift att
— identifiera vilka typer av handlingar och akter som är specifika för det egna
generaldirektoratets eller den därmed likställda avdelningens verksamhets-
områden,
— upprätta en förteckning över befintliga databaser och särskilda system samt
att hålla dessa aktuella,
— upprätta generaldirektoratets eller den därmed likställda avdelningens arkive-
ringsplan,
— upprätta särskilda regler och förfaranden för generaldirektoratets eller den
därmed likställda avdelningens dokumenthantering och behandling av akter,
samt se till att dessa regler tillämpas,
— inom det egna generaldirektoratet eller den därmed likställda avdelningen
anordna utbildningar för personal som ansvarar för genomförande, kontroll
och uppföljning av de förvaltningsregler som fastställs i dessa bestämmelser.
Den dokumenthanteringsansvariga skall säkerställa den horisontella samord-
ningen mellan dokumenthanteringscentret eller dokumenthanteringscentrumen
och övriga berörda avdelningar.
Artikel 11
Övergripande avdelningsgrupp
En grupp med dokumenthanteringsansvariga från de olika avdelningarna skall
inrättas, under generalsekretariatets ordförandeskap, med uppgift att
— se till att dessa bestämmelser tillämpas korrekt och enhetligt inom avdel-
ningarna,
— behandla eventuella frågor som uppkommer vid tillämpningen av
bestämmelserna,
— hjälpa till att utarbeta de tillämpningsföreskrifter som avses i artikel 12,
— vidarebefordra information om generaldirektoratens och de därmed likställda
avdelningamas behov i fråga om utbildning och stödåtgärder.
Gruppen med dokumenthanteringsansvariga från de olika avdelningarna skall
sammankallas av ordföranden, antingen på dennes eget initiativ, eller på begäran
av ett generaldirektorat eller en därmed likställd avdelning.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 72
▼M3
Artikel 12
Tillämpningsföreskrifter
Tillämpningsföreskrifterna till dessa bestämmelser skall antas och hållas aktuella
av generalsekreteraren i samförstånd med generaldirektören för generaldirekt-
oratet för personal och administration, på förslag från gruppen meddokumenthanteringsansvariga från de olika avdelningarna.
Vid ajourhållningen skall hänsyn bl.a. tas till följande:
— Utvecklingen av ny informations- och kommunikationsteknik.
— Utvecklingen på dokumentationsområdet och resultaten av forskningen i ge-
menskapen och internationellt, inbegripet uppkomsten av nya normer på
området.
— Kommissionens skyldigheter vad gäller insyn och allmänhetens tillgång till
handlingar och register över handlingar.
— Utvecklingen i fråga om standardisering och utformning av kommissionens
och dess avdelningars handlingar.
— Reglerna i fråga om elektroniska handlingars bevisvärde.
Artikel 13
Genomförande på avdelningarna
Varje generaldirektör eller förvaltningschef skall införa den organisatoriska,
administrativa, materiella och personalmässiga struktur som behövs för att dessa
bestämmelser och deras tillämpningsföreskrifter skall kunna genomföras på
avdelningarna.
Artikel 14
Information, utbildning och stöd
Generalsekretariatet och generaldirektoratet för personal och administration skall
tillhandahålla de informationsåtgärder, den utbildning och det stöd som behövs
för att dessa bestämmelser skall kunna genomföras och tillämpas på generaldi-
rektoraten och de därmed likställda avdelningarna.
Vid bestämmandet av utbildningsåtgärderna skall de ta hänsyn till generaldirekt-
oratens och de därmed likställda avdelningarnas behov av utbildning och stöd,
enligt uppgifter som vidarebefordrats av gruppen med dokumenthanteringsan-
svariga från de olika avdelningarna.
Artikel 15
Genomförande av bestämmelserna
Generalsekretariatet skall i samarbete med generaldirektörerna och förvaltnings-
cheferna se till att dessa bestämmelser genomförs.2000Q3614 — SV — 24.01.2002 — 003.001 — 73