2008D0022 — SV — 09.03.2011 — 003.001

Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet

►B KOMMISSIONENS BESLUT av den 19 december 2007 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets beslut nr 573/2007/EG om inrättande av Europeiska flyktingfonden för perioden 2008–2013 som en del av det allmänna programmet ”Solidaritet och hantering av migrationsströmmar” när det gäller medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem, reglerna för administrativ och ekonomisk förvaltning samt stödberättigande utgifter för projekt som medfinansieras av fonden [delgivet med nr K(2007) 6396] (Endast de bulgariska, engelska, estniska, finska, franska, grekiska, italienska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska och ungerska texterna är giltiga) (2008/22/EG) (EGT L 007, 10.1.2008, p.1)

Ändrad genom:





Rättad genom:









▼B

KOMMISSIONENS BESLUT

av den 19 december 2007

om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets beslut nr 573/2007/EG om inrättande av Europeiska flyktingfonden för perioden 2008–2013 som en del av det allmänna programmet ”Solidaritet och hantering av migrationsströmmar” när det gäller medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem, reglerna för administrativ och ekonomisk förvaltning samt stödberättigande utgifter för projekt som medfinansieras av fonden

[delgivet med nr K(2007) 6396]

(Endast de bulgariska, engelska, estniska, finska, franska, grekiska, italienska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska och ungerska texterna är giltiga)

(2008/22/EG)







EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DETTA BESLUT med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, med beaktande av Europaparlamentets och rådets beslut nr 573/2007/EG av den 23 maj 2007 om inrättande av Europeiska flyktingfonden för perioden 2008–2013 som en del av det allmänna programmet ”Solidaritet och hantering av migrationsströmmar” och om upphävande av rådets beslut 2004/904/EG ( 1 ), särskilt artiklarna 23, 31.5, 33.6 samt 35.4, och av följande skäl: (1) Det är nödvändigt att fastställa på vilka villkor medlemsstaterna bör genomföra fondens åtgärder, i synnerhet under vilka omständigheter den ansvariga myndigheten direkt får genomföra projekt. Ytterligare bestämmelser bör också fastställas när det gäller delegerade myndigheter. (2) Det är nödvändigt att fastställa en förteckning över förfaranden eller rutiner som de olika utsedda myndigheterna ska utarbeta och följa vid genomförandet av fondens åtgärder. (3) Det är nödvändigt att fastställa de ansvariga myndigheternas skyldigheter gentemot de slutliga stödmottagarna i skedet före urval och godkännande av de projekt som ska finansieras och vilka aspekter som ska omfattas av kontrollerna av de utgifter som uppges av den slutliga stödmottagaren eller av dem som är partner i projektet, däribland administrativa kontroller av ansökningar om ersättning och kontroller på plats av enskilda projekt. (4) För att revisionen av utgifterna för de årliga programmen ska kunna ske på korrekt sätt bör det fastställas vilka kriterier verifieringskedjan måste uppfylla för att anses tillfredsställande. (5) Revision av projekt och system sker under revisionsmyndighetens överinseende. För att se till att revisionerna blir tillräckligt omfattande och effektiva och att de utförs enligt samma standarder i alla medlemsstater bör det fastställas vilka villkor revisionerna ska uppfylla, liksom grunderna för urvalet av projekt. (6) Medlemsstaterna måste tillsammans med de fleråriga programmen lämna in en beskrivning av sina förvaltnings- och kontrollsystem till kommissionen. Eftersom detta dokument är ett av kommissionens viktigaste verktyg för att, som ett led i den delade förvaltningen av gemenskapsbudgeten, avgöra huruvida medlemsstaterna använder det ekonomiska stödet enligt tillämpliga regler och principer som skyddar gemenskapens ekonomiska intressen, är det nödvändigt att precisera vilken information ett sådant dokument bör innehålla. (7) I syfte att harmonisera normerna för programplanering, uppföljning av genomförandet av fondens åtgärder, revisioner samt attestering av utgifter bör det tydligt anges vad som ska ingå i det fleråriga programmet, det årliga programmet, lägesrapporten, slutrapporten och ansökningarna om utbetalning. På samma sätt bör det också fastställas vad som ska ingå i revisionsstrategin, den årliga revisionsrapporten, giltighetsutlåtandet och attesteringen av utgifterna. (8) Eftersom medlemsstaterna är skyldiga att rapportera och övervaka oegentligheter och att kräva tillbaka felaktigt utbetalade belopp i samband med finansieringen från fonden är det nödvändigt att fastställa vilka krav som ska ställas på de uppgifter som sänds till kommissionen. (9) Det har visat sig att medborgarna i EU inte är tillräckligt medvetna om gemenskapens roll i finansieringen av program. Det är därför lämpligt att noggrant fastställa de informations- och offentlighetsåtgärder som är nödvändiga för att åtgärda dessa brister i kommunikation och information. (10) För att medge insyn och garantera att informationen om eventuella finansieringsmöjligheter får så stor spridning som möjligt och når ut till samtliga berörda parter, bör de minimiåtgärder fastställas som behövs för att informera potentiella slutliga stödmottagare om de finansieringsmöjligheter som gemenskapen och medlemsstaterna tillsammans erbjuder via fonden. För att ge bättre insyn i hur medlen från fonderna används bör förteckningen över slutliga stödmottagare, projektens namn och den offentliga finansiering som beviljas för projekten offentliggöras. (11) Mot bakgrund av Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter ( 2 ) och av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter ( 3 ) är det, när det gäller de informations- och offentlighetsåtgärder som vidtas och det revisionsarbete som utförs enligt detta beslut, nödvändigt att fastställa att kommissionen och medlemsstaterna bör förhindra att någon utan tillstånd avslöjar eller har tillgång till personuppgifter, samt att fastställa för vilka ändamål kommissionen och medlemsstaterna får behandla sådana uppgifter. (12) Genom att använda elektroniska verktyg för utbyte av information och ekonomiska uppgifter mellan medlemsstaterna och kommissionen kan man förenkla rutinerna, öka effektiviteten och spara tid. För att dra full nytta av dessa fördelar och samtidigt se till att informationsutbytet är säkert kan kommissionen komma att införa ett gemensamt datasystem. (13) En rad gemensamma bestämmelser om vilka utgifter som berättigar till stöd ur fonden bör antas för att säkerställa att fondens åtgärder genomförs effektivt i medlemsstaterna i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning. För att minska de slutliga stödmottagarnas och de utsedda myndigheternas administrativa börda bör schablonbelopp för indirekta kostnader på vissa villkor vara stödberättigande. (14) I enlighet med artikel 3 i protokollet om Förenade kungarikets och Irlands ställning, som är fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, är den grundläggande rättsakten och därmed detta beslut bindande för Förenade kungariket. (15) I enlighet med artikel 3 i protokollet om Förenade kungarikets och Irlands ställning, som är fogat till Fördraget om Europeiska unionen och fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, är den grundläggande rättsakten och därmed detta beslut bindande för Irland. (16) I enlighet med artikel 2 i protokollet om Danmarks ställning, som är fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, är detta beslut inte bindande för eller tillämpligt i Danmark. (17) De åtgärder som föreskrivs i detta beslut är förenliga med yttrandet från fondens förvaltningskommitté. av följande skäl: HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.







INNEHÅLLSFÖRTECKNING Del I Inledning Kapitel 1 Tillämpningsområde och definitioner Artikel 1 Syfte Artikel 2 Definitioner Del II Gemensamma bestämmelser för de fyra fonderna Kapitel 1 Utsedda myndigheter Artikel 3 Gemensamma myndigheter Artikel 4 Delegerad myndighet Artikel 5 Uppgifter som läggs ut på entreprenad Kapitel 2 Förvaltnings- och kontrollsystem Artikel 6 Arbetsordning Artikel 7 Den ansvariga myndighetens genomförande av fondens åtgärder Artikel 8 Under vilka förhållanden fungerar den ansvariga myndigheten som verkställande organ Artikel 9 Urvals- och tilldelningsförfarande när den ansvariga myndigheten fungerar som tilldelande myndighet Artikel 10 Bidragsöverenskommelse med slutliga stödmottagare när den ansvariga myndigheten fungerar som tilldelande myndighet Artikel 11 Upphandling i samband med genomförandet Artikel 12 Fastställande av det slutliga gemenskapsbidraget Artikel 13 Tekniskt stöd Artikel 14 Utgifter för tekniskt stöd för en gemensam myndighet Artikel 15 Kontroller som genomförs av den ansvariga myndigheten Artikel 16 Verifieringskedja Artikel 17 Revisioner av system och revisioner av projekt Artikel 18 Kontroller som genomförs av den ansvariga myndigheten Kapitel 3 Obligatorisk information om fondens användning Artikel 19 Proportionalitetsprincipen Artikel 20 Beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystem Artikel 21 Översyn av beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystem Artikel 22 Programdokument Artikel 23 Översyn av den finansiella fördelningen i årliga program Artikel 24 Läges- och slutrapporter om genomförandet av det årliga programmet samt ansökningar om utbetalningar Artikel 25 Handlingar som upprättats av revisionsmyndigheten Artikel 26 Handlingar som upprättats av den attesterande myndigheten Kapitel 4 Rapportering av oegentligheter Artikel 27 Inledande rapportering – undantag Artikel 28 Rapportering av uppföljning – Belopp som inte återkrävs Artikel 29 Kontakter med medlemsstaterna Artikel 30 Användning av uppgifterna Kapitel 5 Information och publicitet Artikel 31 Information till potentiella slutliga stödmottagare Artikel 32 Information till slutliga stödmottagare Artikel 33 Den ansvariga myndighetens skyldigheter när det gäller information och publicitet som är avsedd för allmänheten Artikel 34 Slutliga stödmottagares skyldigheter när det gäller informations- och publicitetsåtgärder som är avsedda för allmänheten Artikel 35 Tekniska krav på informations- och publicitetsåtgärderna för insatsen Kapitel 6 Personuppgifter Artikel 36 Skydd av personuppgifter Kapitel 7 Elektroniskt utbyte av handlingar Artikel 37 Elektroniskt utbyte av handlingar Artikel 38 Datasystem för utbyte av handlingar Del III Bestämmelser som särskilt avser Europeiska flyktingfonden Kapitel 1 Bestämmelser om stödberättigande Artikel 39 Bestämmelser om stödberättigande Kapitel 2 Förvaltnings- och kontrollsystem Artikel 40 Krisåtgärder Artikel 41 Fast belopp för vidarebosatta personer Artikel 42 Genomförande av årliga program Del IV Slutbestämmelser Artikel 43 Adressater BILAGOR







DEL I

INLEDNING







KAPITEL 1

Tillämpningsområde och definitioner

Artikel 1

Syfte

1. I detta beslut fastställs bestämmelser för genomförande av fonden när det gäller

a) utsedda myndigheter,

b) förvaltnings- och kontrollsystem,

c) information om fondens användning som medlemsstaterna ska lämna till kommissionen,

d) rapportering av oegentligheter,

e) information och publicitet,

f) personuppgifter,

g) elektroniskt utbyte av handlingar.

2. Bestämmelserna nedan ska tillämpas utan att det påverkar tillämpningen av rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 av den 11 november 1996 om de kontroller och inspektioner på platsen som kommissionen utför för att skydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter ( 4 ).

Artikel 2

Definitioner

I detta beslut avses med

— grundläggande rättsakt : Europaparlamentets och rådets beslut nr 573/2007/EG,

— fond : Europeiska flyktingfonden, upprättad genom den grundläggande rättsakten,

— de fyra fonderna : Europeiska flyktingfonden, fonden för yttre gränser, Europeiska återvändandefonden och Europeiska fonden för integration av tredjelandsmedborgare, vilka upprättades genom beslut nr 573/2007/EG, Europaparlamentets och rådets beslut nr 574/2007/EG ( 5 ), Europaparlamentets och rådets beslut nr 575/2007/EG ( 6 ) respektive rådets beslut 2007/435/EG ( 7 ) som en del av det allmänna programmet ”Solidaritet och hantering av migrationsströmmar”,

— ansvarig myndighet : det organ som en medlemsstat utsett enligt artikel 25.1 a i den grundläggande rättsakten,

— attesterande myndighet : det organ som en medlemsstat utsett enligt artikel 25.1 b i den grundläggande rättsakten,

— revisionsmyndighet : det organ som en medlemsstat utsett enligt artikel 25.1 c i den grundläggande rättsakten,

— delegerad myndighet : det organ som en medlemsstat utsett enligt artikel 25.1 d i den grundläggande rättsakten,

— utsedda myndigheter : de myndigheter som en medlemsstat utsett enligt artikel 25 i den grundläggande rättsakten,

— åtgärd : fondens åtgärder enligt definitionen i artiklarna 3 och 5 i den grundläggande rättsakten,

— projekt : de särskilda praktiska medel som de slutliga stödmottagarna använder för att genomföra en åtgärd helt eller delvis,

— slutlig stödmottagare : det rättssubjekt som ansvarar för genomförandet av projekt, t.ex. fristående organisationer, federala, nationella, regionala eller lokala myndigheter, övriga ideella organisationer, offentligrättsliga eller privaträttsliga företag eller internationella organisationer,

— projektpartner : ett rättssubjekt som genomför ett projekt i samarbete med en slutlig stödmottagare genom att förse projektet med resurser och genom att få en del av gemenskapens stöd genom den slutliga stödmottagaren,

— strategiska riktlinjer : ramen för finansiering från fonden antagen genom kommissionens beslut 2007/815/EG ( 8 ),

— prioritering : en serie åtgärder som angetts som prioriteringar i de strategiska riktlinjerna,

— särskild prioritering : en serie åtgärder som angetts som en särskild prioritering i de strategiska riktlinjerna och som möjliggör en större medfinansieringsandel i enlighet med artikel 14.4 i den grundläggande rättsakten,

— det första administrativa eller rättsliga konstaterandet : den första skriftliga bedömningen, där en behörig myndighet, vare sig det är en administrativ eller en rättslig myndighet, på grundval av konkreta fakta sluter sig till att en oegentlighet föreligger, utan att detta påverkar möjligheten att denna slutsats senare revideras eller dras tillbaka under det administrativa eller rättsliga förfarandets gång,

— oegentlighet : varje överträdelse av en bestämmelse i gemenskapsrätten som är följden av en handling eller en underlåtenhet av en ekonomisk aktör och som har lett eller skulle ha kunnat leda till en negativ ekonomisk effekt för Europeiska unionens allmänna budget genom att en otillbörlig utgift belastar den allmänna budgeten,

— misstanke om bedrägeri : oegentligheter som ger upphov till ett administrativt eller rättsligt förfarande på nationell nivå i syfte att fastställa att en uppsåtlig handling föreligger, särskilt bedrägeri i den mening som avses i artikel 1.1 a i den konvention som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen ( 9 ),

— konkurs : insolvensförfaranden såsom dessa definieras i artikel 2 a i rådets förordning (EG) nr 1346/2000 ( 10 ),

— bidragsöverenskommelse : ett avtal eller ett annat motsvarande rättsligt instrument på grundval av vilket medlemsstater ger stöd till den slutliga stödmottagaren för att genomföra projektet med medel från fonden.







DEL II

GEMENSAMMA BESTÄMMELSER FÖR DE FYRA FONDERNA







KAPITEL 1

Utsedda myndigheter

Artikel 3

Gemensamma myndigheter

Medlemsstaterna kan utse samma ansvariga myndighet, revisionsmyndighet eller attesterande myndighet för två eller flera av de fyra fonderna.

Artikel 4

Delegerad myndighet

1. Delegeringen av uppgifter ska stämma överens med principen om sund ekonomisk förvaltning, vilken förutsätter effektiv och ändamålsenlig intern kontroll, och därvid ska överensstämmelsen med principen om icke-diskriminering och med gemenskapsfinansieringens synlighet säkerställas. De genomförandeuppgifter som delegeras får inte ge upphov till intressekonflikter.

2. Omfattningen av de uppgifter som den ansvariga myndigheten har delegerat till den delegerade myndigheten och det detaljerade förfarandet för att genomföra de delegerade uppgifterna ska formellt dokumenteras i skrift.

Fullmakten ska åtminstone innehålla

a) hänvisningarna till tillämplig gemenskapslagstiftning,

b) vilken uppgift som anförtrotts den delegerade myndigheten,

c) den delegerade myndighetens rättigheter och skyldigheter och det ansvar den tar på sig,

d) den delegerade myndighetens skyldighet att införa och upprätthålla en organisationsstruktur och ett förvaltnings- och kontrollsystem som är avpassade så att den ska kunna genomföra sina skyldigheter,

e) den visshet som ska ges beträffande sund ekonomisk förvaltning och de delegerade uppgifternas laglighet och korrekthet.

3. Handhavandet av kontakterna med kommissionen enligt artikel 25.1 a i den grundläggande rättsakten får inte delegeras. Den delegerade myndigheten ska sköta kommunikationen med kommissionen via den ansvariga myndigheten.

4. Om den delegerade myndigheten inte är en offentlig förvaltning eller ett privaträttsligt organ som omfattas av medlemsstatens lagstiftning och som har ett offentligt uppdrag, får den ansvariga myndigheten inte till den myndigheten delegera verkställande befogenheter som omfattar ett betydande skönsmässigt handlingsutrymme och som kan användas som ett verktyg för politiska överväganden.

5. Delegeringen av uppgifter till de delegerade myndigheterna ska inte påverka att ansvaret bärs av den ansvariga myndigheten, som förblir ansvarig för de uppgifter den har delegerat.

6. Om den ansvariga myndigheten har delegerat uppgifter till den delegerade myndigheten ska alla bestämmelser rörande den ansvariga myndigheten i detta beslut i tillämpliga delar gälla den delegerade myndigheten.

Artikel 5

Uppgifter som läggs ut på entreprenad

Utsedda myndigheter får lägga ut en del av sina uppgifter på entreprenad, men de ska förbli ansvariga för sådana uppgifter i enlighet med de skyldigheter som definieras i artiklarna 27, 29 och 30 i den grundläggande rättsakten.







KAPITEL 2

Förvaltnings- och kontrollsystem

Artikel 6

Arbetsordning

I enlighet med artikel 31.2 i den grundläggande rättsakten och med beaktande av proportionalitetsprincipen ska medlemsstaterna utarbeta en handledning som anger förfaranden och praktiska arrangemang när det gäller följande:

a) Hur de utsedda myndigheterna ska fungera.

b) Arrangemang som garanterar ett lämpligt åtskiljande av funktioner.

c) I förekommande fall, övervakning av delegerade myndigheter och andra uppgifter som lagts ut på entreprenad.

d) Upprättande av fleråriga och årliga program.

e) Utarbetande av en revisionsstrategi och årliga revisionsplaner.

f) Val av projekt, beviljande av bidrag samt övervakning och ekonomisk förvaltning av projekten.

g) Hantering av oegentligheter, finansiella korrigeringar och återkrav.

h) Förberedelse och genomförande av revisioner.

i) Utarbetande av revisionsrapporter och deklarationer.

j) Attestering av utgifter.

k) Utvärdering av programmet.

l) Rapportering till kommissionen.

m) Verifieringskedja.

Artikel 7

Den ansvariga myndighetens genomförande av fondens åtgärder

1. För genomförande av fondens åtgärder kan den ansvariga myndigheten fungera som tilldelande myndighet eller som verkställande organ.

2. Den ansvariga myndigheten fungerar som tilldelande myndighet i fall där den genomför projekten, i regel på grundval av årliga öppna förslagsinfordringar.

Varken den ansvariga myndigheten eller någon delegerad myndighet får ansöka som svar på dessa förslagsinfordringar.

I vederbörligen motiverade fall, bland annat vid förlängning av fleråriga projekt i enlighet med artikel 14.6 i den grundläggande rättsakten vilka har valts efter en tidigare förslagsinfordran eller i nödsituationer, kan bidrag beviljas utan förslagsinfordran.

3. Den ansvariga myndigheten fungerar som verkställande organ i fall där den beslutar att genomföra projekten direkt därför att projekten är av den arten att det inte finns något annat sätt att genomföra dem, t.ex. i fall där det rättsligt sett råder en monopolsituation, eller av säkerhetsskäl. I dessa fall ska reglerna om den slutliga stödmottagaren i tillämpliga delar gälla även för den ansvariga myndigheten.

Artikel 8

Under vilka förhållanden fungerar den ansvariga myndigheten som verkställande organ

1. De orsaker som ledde till att den ansvariga myndigheten fungerade som verkställande organ för genomförande av projekten ska fastställas och meddelas kommissionen inom ramen för det berörda årliga programmet.

2. När den ansvariga myndigheten genomför projekten ska den slå vakt om principen om valuta för pengarna och förebygga intressekonflikter.

3. Den ansvariga myndigheten får genomföra de preciserade projekten i enlighet med artikel 7.3 direkt eller tillsammans med en nationell myndighet som är behörig i kraft av sin tekniska sakkunskap, sin höga specialiseringsgrad eller sina administrativa befogenheter. De huvudsakliga nationella myndigheter som deltar i genomförandet ska också identifieras i det berörda årliga programmet.

4. Det administrativa beslutet att medfinansiera ett projekt inom ramen för fonden ska innehålla den information som behövs för övervakning av de medfinansierade produkterna och tjänsterna och kontroll av de utgifter som uppstått. Alla tillämpliga bestämmelser om en bidragsöverenskommelse i artikel 10.2 ska anges i ett motsvarande rättsligt instrument.

5. Den slutliga rapporten om genomförande av det årliga programmet ska omfatta information om förfaranden och praxis som tillämpas för att garantera ett tillräckligt åtskiljande av funktioner, effektiv kontroll och ett tillfredsställande skydd av Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen och den ska redogöra för hur intressekonflikter har undvikits.

6. Om den ansvariga myndigheten regelbundet förväntas fungera som verkställande organ för projekt som medfinansieras av fonden

a) ska revisionsmyndigheten inte vara en del av samma organ som den ansvariga myndigheten, utom när dess oberoende i revisionshänseende garanteras och den också rapporterar till en annan myndighet utanför det organ som den och den ansvariga myndigheten utgör en del av,

b) ska den ansvariga myndighetens uppgifter, som fastställs i artikel 27 i den grundläggande rättsakten, inte påverkas när den ansvariga myndigheten också genomför projekt direkt.

Om en delegerad myndighet förväntas fungera som verkställande organ för projekt som medfinansieras av fonden, får denna myndighet inte vara enda slutliga mottagare av de anslag som den delegerats förvaltningen av.

◄

Artikel 9

Urvals- och tilldelningsförfarande när den ansvariga myndigheten fungerar som tilldelande myndighet

1. Förslagsinfordringarna enligt artikel 7.2 ska offentliggöras på ett sätt som garanterar att de får så stor spridning som möjligt bland potentiella stödmottagare. ►M3 Eventuella betydande ändringar av innehållet i förslagsinfordringarna ska också offentliggöras på samma villkor. ◄

Förslagsinfordringarna ska innehålla

a) målen,

b) urvalskriterierna, som ska vara förenliga med artikel 14.5 i den grundläggande rättsakten, samt de relevanta styrkande handlingarna,

c) de närmare villkoren för gemenskapsfinansiering och, i tillämpliga fall, nationell finansiering,

d) de närmare villkoren och sista dag för inlämnande av förslag.

2. För urval av projekt och beviljande av bidrag ska den ansvariga myndigheten se till att potentiella stödmottagare underrättas om följande särskilda villkor rörande de projekt som ska genomföras:

a) Bestämmelser om stödberättigande utgifter.

b) Tidsfristen för genomförande.

c) Ekonomisk och övrig information som ska arkiveras och vidarebefordras.

Innan beslutet om tilldelning fattas ska den ansvariga myndigheten förvissa sig om att den slutliga stödmottagaren eller de som är partner i projektet har kapacitet att uppfylla dessa villkor.

3. Den ansvariga myndigheten ska se till att projekt för vilka stöd har beviljats har varit föremål för en formell, teknisk och budgetmässig analys och en kvalitativ bedömning genom tillämpning av de kriterier som anges i förslagsinfordran. Skälen till varför de övriga projekten har avslagits ska anges.

4. Medlemsstaterna ska avgöra vem som ska ha behörighet att bevilja stöd till projekt och se till att intressekonflikter undviks i samtliga fall och i synnerhet när de sökande är nationella organ.

5. Beslutet om tilldelning ska innehålla åtminstone namnet på den slutliga stödmottagaren eller på dem som är partner i projektet, de viktigaste uppgifterna om projektet och dess operativa mål, det maximala beloppet medfinansiering från fonden och den högsta andelen medfinansiering av de totala stödberättigande kostnaderna.

6. Skriftlig information ska skickas till varje sökande om resultaten av urvalsprocessen med en förklaring angående urvalsbesluten. Det relevanta översynsförfarandet ska nämnas om detta föreskrivs i den nationella lagstiftningen.

Artikel 10

Bidragsöverenskommelser med slutliga stödmottagare när den ansvariga myndigheten fungerar som tilldelande myndighet

1. Den ansvariga myndigheten ska fastställa detaljerade projektförvaltningsförfaranden som bland annat omfattar följande:

a) Bidragsöverenskommelser ska undertecknas med de utvalda slutliga stödmottagarna.

b) Uppföljningsavtal och varje ändring av dessa genom att ett system för den administrativa uppföljningen av projekt upprättas (skriftväxling, utfärdande och uppföljning av ändrings- och påminnelseskrivelser, mottagande och bearbetning av rapporter osv.).

2. Bidragsöverenskommelserna ska bland annat innehålla följande:

a) Högsta tillåtna bidragsbelopp.

b) Högsta tillåtna andel gemenskapsbidrag i enlighet med artikel 14.4 eller artikel 21.3 i den grundläggande rättsakten.

c) En detaljerad beskrivning av och tidsplan för det understödda projektet.

d) I tillämpliga fall, de arbetsuppgifter och därmed sammanhängande kostnader som den slutliga stödmottagaren avser att lägga ut på underentreprenad.

e) Den avtalade finansplanen och en finansieringsplan för projektet, inklusive den fasta andelen indirekta kostnader enligt definitionen i bilaga 11 om bestämmelserna för stödberättigande.

f) Tidsplanen och bestämmelser för genomförandet av överenskommelsen (rapporteringsskyldigheter, ändringar och uppsägning).

g) Operativa mål för projektet och indikatorer som ska användas.

h) En definition av stödberättigande kostnader.

i) Villkor rörande utbetalningen av bidraget och bokföringskrav.

j) Villkor som avser verifieringskedjan.

k) Tillämpliga bestämmelser om uppgiftsskydd.

l) Tillämpliga bestämmelserna om offentlighet.

3. I tillämpliga fall ska de slutliga stödmottagarna se till att alla partner i projektet omfattas av samma skyldigheter som de själva. Partnerna ska vara ansvariga via den slutliga stödmottagaren, som dock i sista hand ansvarar för att den själv och samtliga partner i projektet iakttar avtalsvillkoren.

De slutliga stödmottagarna är skyldiga att arkivera bestyrkta kopior av bokföringsunderlag som verifierar partnernas inkomster och utgifter för det berörda projektet.

4. I bidragsöverenskommelserna ska uttryckligen anges att kommissionen och revisionsrätten har befogenhet att på grundval av handlingar utföra kontroller på platsen hos samtliga slutliga stödmottagare, projektpartner och underentreprenörer.

▼M3

Artikel 11

Upphandling i samband med genomförandet

När statliga, regionala eller lokala myndigheter, organ som lyder under offentlig rätt, sammanslutningar av en eller flera sådana myndigheter eller ett eller flera sådana organ som lyder under offentlig rätt tilldelar kontrakt för genomförande av projekt ska de agera i enlighet med tillämplig unionslagstiftning eller nationell lagstiftning om offentlig upphandling och tillämpliga unionsprinciper och nationella principer för offentlig upphandling.

Andra enheter än de som anges i första stycket ska tilldela kontrakt för genomförandet av projekten efter offentliggörande på lämpligt sätt för att sörja för att principerna om insyn, icke-diskriminering och likabehandling följs. Kontrakt som är värda mindre än 100 000 euro får tilldelas om den berörda enheten infordrar minst tre anbud. Utan att det påverkar nationella bestämmelser ska kontrakt som är värda mindre än 5 000 euro inte omfattas av några förfarandemässiga skyldigheter.

▼B

Artikel 12

Fastställande av det slutliga gemenskapsbidraget

För beräkningen av den slutliga utbetalningen till den slutliga stödmottagaren ska det totala gemenskapsbidraget till varje projekt vara det lägsta av följande tre belopp:

a) Det högsta belopp som anges i bidragsöverenskommelsen.

b) Den maximala medfinansiering som är resultatet av att de totala stödberättigande kostnaderna för det berörda projektet multipliceras med den andel som anges i artikel 14.4 och artikel 21.3 i den grundläggande rättsakten (dvs. 50 %, 75 % eller 80 %).

c) Det belopp som blir resultatet av en tillämpning av principen om att verksamheten inte får bedrivas i vinstsyfte, såsom denna princip definieras i punkt I.3.3 i bilaga 11.

Artikel 13

Tekniskt stöd

1. Tekniskt stöd på kommissionens initiativ, såsom det definieras i artikel 15 i den grundläggande rättsakten, kan finansieras upp till 100 % av fonden.

2. Tekniskt stöd på medlemsstaternas initiativ, såsom det definieras i artikel 16 i den grundläggande rättsakten, kan finansieras upp till 100 % av fonden.

3. Tekniskt stöd på kommissionens eller medlemsstaternas initiativ kan bestå av upphandlingskontrakt, sakkunnigarvoden eller administrativa utgifter i enlighet med bestämmelserna om stödberättigande utgifter i del III, kapitel 1.

Artikel 14

Utgifter för tekniskt stöd för en gemensam myndighet

1. Om en eller flera utsedda myndigheter är gemensamma för två eller flera av de fyra fonderna, får anslagen för utgifter för tekniskt stöd i vart och ett av de berörda årliga programmen sammanföras helt eller delvis.

2. Utgifterna för tekniskt stöd ska fördelas mellan de berörda fonderna, helst på grundval av en enkel och representativ fördelningsformel. Tillämpningen av formeln får inte leda till en höjning av det maximala beloppet utgifter för tekniskt stöd för vart och ett av de årliga programmen.

Artikel 15

Kontroller som genomförs av den ansvariga myndigheten

1. De kontroller som ska genomföras av den ansvariga myndigheten eller under dennes ansvar enligt artikel 27.1 g i den grundläggande rättsakten ska omfatta administrativa, ekonomiska, tekniska och fysiska aspekter av projekten, beroende på vad som är lämpligt.

Kontrollerna ska garantera att de deklarerade utgifterna är verkliga och motiverade för projektets syfte, att de tilldelade projekten har genomförts i enlighet med bidragsöverenskommelserna, att gemenskapens bidrag är förenligt med bestämmelserna, särskilt bestämmelserna om finansieringsstruktur i artikel 14 i den grundläggande rättsakten, att den slutliga stödmottagarens ansökningar om ersättning är korrekta och att projekten och utgifterna är förenliga med gemenskapsregler och nationella regler, samt att dubbelfinansiering från andra gemenskapsordningar eller nationella ordningar eller andra programplaneringsperioder undviks.

Dessutom ska kontrollerna omfatta följande:

a) Administrativa och ekonomiska kontroller av varje ansökan om ersättning som lämnas in av de slutliga stödmottagarna.

b) Kontroller, åtminstone utifrån ett representativt urval av verifikationer som omfattar alla rubriker i den budget som åtföljer bidragsöverenskommelsen, av att de kostnader och intäkter samt de kostnader som täcks av inkomster avsatta för särskilda ändamål vilka de slutliga stödmottagarna deklarerar är relevanta, korrekta och stödberättigande.

c) Kontroller på plats av enskilda projekt, åtminstone utifrån ett urval som är en lämplig blandning av projekt av olika typ och storlek och med beaktande av eventuella riskfaktorer som redan konstaterats, för att få en rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta, med hänsyn tagen till den risk som den ansvariga myndigheten har konstaterat.

De kontroller som anges i punkterna a och b behöver inte genomföras om den slutliga stödmottagaren har ålagts en skyldighet att ge in ett revisionsintyg från en oberoende revisor som omfattar alla de aspekter som nämns i punkterna a och b.

2. För varje kontroll ska den ansvariga myndigheten dokumentera det arbete som utförts och ange när kontrollen utförts samt vilka slutsatser som dragits av den och vilka åtgärder som vidtagits vid eventuella fel som upptäckts. Den ansvariga myndigheten ska se till att samtliga verifikationer avseende de kontroller som genomförts hålls tillgängliga för kommissionen och revisionsrätten under en period av fem år efter det att projektet har avslutats. Rättsliga förfaranden eller en motiverad begäran från kommissionen ska ha suspensiv verkan på denna tidsfrist.

3. När den ansvariga myndigheten fungerar som verkställande organ inom ramen för det årliga programmet i enlighet med artikel 7.3 ska de kontroller som avses i punkt 1 genomföras enligt principen om tillräcklig åtskillnad av funktioner.

Artikel 16

Verifieringskedja

1. Vid tillämpning av artikel 27.1 k i den grundläggande rättsakten ska verifieringskedjan anses vara tillräcklig om den uppfyller följande kriterier:

a) Den gör det möjligt att kontrollera att de belopp som attesterats till kommissionen stämmer överens med den attesterande myndighetens, den ansvariga myndighetens, de delegerade myndigheternas och de slutliga stödmottagarnas detaljerade räkenskaper och verifikationer för projekt som medfinansierats av fonden.

b) Den gör det möjligt att kontrollera utbetalningen av offentligt stöd till den slutliga stödmottagaren, hur de medel från gemenskapen som fonden beviljat fördelats samt varifrån medfinansieringen av projektet kommer.

c) Den gör det möjligt att kontrollera att de urvalskriterier som fastställts för det årliga programmet har tillämpats.

d) Den innehåller tekniska specifikationer för varje projekt och en finansieringsplan, handlingar som styrker att ansökan om stöd godkänts, handlingar som gäller offentliga upphandlingsförfaranden och rapporter om utförda kontroller och revisioner, beroende på vad som är tillämpligt.

2. Den ansvariga myndigheten ska se till att förvaringsplatsen för alla de handlingar som avser enskilda utbetalningar inom ramen för fonden finns registrerad.

Artikel 17

Revisioner av system och revisioner av projekt

1. De revisioner som avses i artikel 30.1 a och 30.1 b i den grundläggande rättsakten ska genomföras avseende de förvaltnings- och kontrollsystem som införts av medlemsstaterna och avseende ett urval av projekt som valts genom en metod som godkänts av revisionsmyndigheten.

Urvalsmetoden ska

a) omfatta en lämplig blandning av projekt av olika typ och storlek,

b) beakta eventuella riskfaktorer som har identifierats genom nationella kontroller eller gemenskapskontroller samt kontrollernas lönsamhetsaspekter.

Urvalet ska, åtminstone proportionellt, också omfatta projekt som genomförs av den ansvariga myndighet som fungerar som verkställande organ.

Den metod som har använts för att göra urvalet ska dokumenteras.

2. Revisionen av förvaltnings- och kontrollsystemen ska minst en gång före 2013 omfatta nedanstående processer: Programmering, delegering av uppgifter, urval och tilldelning, övervakning av projekten, betalning, attestering av utgifter, rapportering till kommissionen, uppräckt av och åtgärder mot eventuella oegentligheter samt utvärdering av programmen.

3. Revisionerna av projekt ska utföras på plats med utgångspunkt i de underlag och handlingar som den slutliga stödmottagaren eller partnerna i projektet har. Syftet med revisionerna är att kontrollera att

a) projektet uppfyller urvalskriterierna för det årliga programmet, har genomförts i enlighet med bidragsöverenskommelsen och uppfyller alla tillämpliga krav på ändamålsenlighet och syfte eller de mål som ska uppnås,

b) de deklarerade utgifterna motsvarar de räkenskaper och verifikationer som innehas av den slutliga stödmottagaren eller partnerna i projektet, och att de räkenskaperna motsvarar de verifikationer som förvaras av den ansvariga myndigheten eller ett delegerat organ,

c) utgiftsposterna motsvarar de villkor för stödberättigande som anges i bilaga 11, de krav som anges under det nationella urvalsförfarandet, de villkor som ställs i bidragsöverenskommelsen och det arbete som faktiskt utförs samt eventuella andra gemenskapsregler och nationella regler,

d) syftet eller det planerade syftet med projektet är förenligt med de mål och åtgärder som anges i artiklarna 3, 5 och 16 i den grundläggande rättsakten och vid behov omfattar målpopulationen,

e) det offentliga eller privata stödet har betalats ut till den slutliga stödmottagaren i enlighet med artikel 14.2 i den grundläggande rättsakten,

f) det finns en tillfredsställande verifieringskedja,

g) det inte finns några intressekonflikter och att valuta har erhållits för pengarna, särskilt i fall där den ansvariga myndigheten fungerar som verkställande organ för projektet.

4. Endast utgifter som omfattas av en revision som utförs enligt punkt 3 ska tas med i det utgiftsbelopp som granskas i enlighet med artikel 30.1 b i den grundläggande rättsakten. Om revisionen utförs innan projektet har avslutats beaktas endast de utgifter som faktiskt granskats vid beräkningen av täckningsgraden.

5. Om problem som upptäckts förefaller vara systemrelaterade och därför kan innebära en risk för andra projekt, ska revisionsmyndigheten se till att ytterligare utredningar och vid behov även ytterligare revisioner görs för att fastställa problemens vidd. Nödvändiga förebyggande och korrigerande åtgärder ska vidtas av de relevanta myndigheterna.

6. Revisionsmyndigheten ska dra slutsatser på grundval av resultaten av revisionen avseende de utgifter som deklarerats till kommissionen och lägga fram slutsatserna för kommissionen i den årliga revisionsrapporten. I årliga program där felprocenten ligger över signifikansnivån på 2 % av gemenskapens bidrag ska revisionsmyndigheten analysera betydelsen av detta fel och vidta nödvändiga åtgärder, vilket omfattar lämpliga rekommendationer som åtminstone ska läggas fram i den årliga revisionsrapporten.

Artikel 18

Kontroller som genomförs av den ansvariga myndigheten

1. I fall där revisionsmyndigheten avger ett yttrande med reservation eller ett negativt yttrande om hur förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar, ska den attesterande myndigheten kontrollera att denna information har skickats till kommissionen. Den ska också se till att en lämplig handlingsplan har införts av den ansvariga myndigheten för att återställa förvaltnings- och kontrollsystemens effektivitet och för att bedöma hur funktionsstörningen påverkar utgiftsredogörelsen.

2. Om en ansökan om utbetalning eller en redogörelse för ersättning inte valideras av revisionsmyndigheten för slutrapporten om genomförandet av det årliga programmet, ska den attesterande myndigheten se till att en korrekt ansökan om utbetalning eller redogörelse för ersättning upprättas utan dröjsmål.







KAPITEL 3

Obligatorisk information om fondens användning

Artikel 19

Proportionalitetsprincipen

1. Enligt artikel 9.2 i den grundläggande rättsakten kan omfattningen av den information om fondens användning som står till en medlemsstats förfogande och som översänds till kommissionen genom de handlingar som avses i detta kapitel stå i proportion till det gemenskapsbidrag som tilldelas den berörda medlemsstaten, och denna information kan vid behov ges i form av en sammanfattning.

2. På kommissionens begäran ska medlemsstaten dock lämna mer utförlig information. Kommissionen kan begära denna information om det förefaller nödvändigt för att den ska kunna fullgöra sina skyldigheter effektivt enligt den grundläggande rättsakten och budgetförordningen.

Artikel 20

Beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystem

1. Den beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystemen som avses i artiklarna 31.4 och 32.2 i den grundläggande rättsakten ska lämnas in enligt förlagan i bilaga 1.

2. Den ansvariga myndigheten ska validera beskrivningen av de system som införts av en delegerad myndighet. Varje utsedd myndighet ska bekräfta att beskrivningen av de förvaltnings- och kontrollsystem som berör den är korrekta. Dessutom ska revisionsmyndigheten också bekräfta att beskrivningen är fullständig.

3. När kommissionen undersöker beskrivningen kan den begära klarlägganden och föreslå åtgärder för att bestämmelserna i den grundläggande rättsakten ska följas. Vid behov kan tjänstemän från kommissionen eller bemyndigade företrädare för denna göra besök på plats.

4. Om den ansvariga myndigheten är densamma för två eller flera av de fyra fonderna eller om gemensamma system tillämpas på två eller flera av fonderna, kan en beskrivning av de gemensamma förvaltnings- och kontrollsystemen lämnas in som vid behov belyser eventuella särdrag.

Artikel 21

Översyn av beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystem

▼M3

1. Den ansvariga myndigheten ska genom ett formellt brev underrätta kommissionen om eventuella stora ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemet och snarast möjligt lämna in en reviderad beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystemet till kommissionen, senast vid den tidpunkt då en sådan ändring träder i kraft.

▼B

2. Stora ändringar är ändringar som sannolikt kommer att påverka åtskiljandet av funktioner, effektiviteten i urvals- tilldelnings-, kontroll- och betalningsmekanismer samt kommunikationen med kommissionen. De omfattar i synnerhet ändringar inom en av de utsedda myndigheterna, inom redovisningssystemet och av betalnings- och attesteringsförfarandena.

3. Ändringar av förvaltnings- och kontrollsystem ska följa samma förfarande som det som föreskrivs i artikel 20.

Artikel 22

Programdokument

1. Medlemsstaterna ska till kommissionen överlämna ett flerårigt program enligt artikel 18 i den grundläggande rättsakten och i enlighet med mallen i bilaga 2.

2. Medlemsstaterna ska till kommissionen överlämna de årliga programmen enligt artikel 20 i den grundläggande rättsakten och i enlighet med mallen i bilaga 3.

3. De finansieringsplaner som sammanhänger med det fleråriga programmet ska innehålla fördelningen av de budgeterade beloppen per prioriterat område i enlighet med de strategiska riktlinjerna.

De finansieringsplaner som sammanhänger med de årliga programmen ska innehålla fördelningen av de budgeterade beloppen per kategori av åtgärd i enlighet med artikel 3.1 i den grundläggande rättsakten, med en hänvisning till de prioriterade områdena.

Artikel 23

Översyn av den finansiella fördelningen i årliga program

▼M1

1. För att ändra det årliga program som godkänts av kommissionen i enlighet med artikel 20.5 i den grundläggande rättsakten, ska den berörda medlemsstaten lämna in ett ändrat utkast till årligt program till kommissionen senast tre månader innan den period då utgifterna är stödberättigande löper ut. Kommissionen ska undersöka och så snart som möjligt godkänna det ändrade programmet enligt det förfarande som anges i artikel 20.5 i den grundläggande rättsakten.

▼B

2. Ändringar av den finansiella fördelningen utan översyn av det årliga programmet enligt punkt 1 får inte överstiga 10 % av det totala bidraget från fonden och ska tillåtas endast under omständigheter som står utanför den ansvariga myndighetens kontroll. En fullgod förklaring av sådana ändringar ska ges i lägesrapporten eller i slutrapporten om genomförandet av det årliga programmet.

Artikel 24

►M2 Läges- och slutrapporter om genomförandet av det årliga programmet samt ansökningar om utbetalningar ◄

1. Medlemsstaterna ska till kommissionen överlämna lägesrapporterna om genomförandet av det årliga programmet och betalningsansökningar enligt artikel 39.4 i den grundläggande rättsakten och i enlighet med mallen i bilaga 4.

2. Medlemsstaterna ska till kommissionen överlämna slutrapporterna om genomförandet av det årliga programmet och betalningsansökningar enligt artikel 40.1 b i den grundläggande rättsakten och i enlighet med mallen i bilaga 5.

▼M3

3. I den redovisning i tabellform som sammanhänger med lägesrapporterna och slutrapporterna ska anges hur beloppen fördelas per prioritering och särskild prioritering enligt de strategiska riktlinjerna.

▼M2

4. Med hänvisning till artikel 39.3 och 39.4 i den grundläggande rättsakten får den ackumulerade summan av utbetald förfinansiering till en medlemsstat inte överstiga 90 % av det sammanlagda belopp som tilldelats denna medlemsstat i det finansieringsbeslut genom vilket det årliga programmet godkänts.

Om en medlemsstat nationellt har gjort åtaganden för mindre än det sammanlagda belopp som den tilldelats genom det finansieringsbeslut genom vilket det årliga programmet godkänts, får den ackumulerade summan av utbetald förfinansiering inte överstiga 90 % av det belopp som det nationellt har gjorts åtaganden för.

▼B

Artikel 25

Handlingar som upprättats av revisionsmyndigheten

1. Den revisionsstrategi som avses i artikel 30.1 c i den grundläggande rättsakten ska utarbetas enligt förlagan i bilaga 6. ►M3 Eventuella ändringar av revisionsstrategin som lämnats in enligt artikel 30.1 c i den grundläggande rättsakten och godtagits av kommissionen ska lämnas in till kommissionen snarast möjligt. Den ändrade revisionsstrategin ska utarbetas enligt mallen i bilaga 6 och de ändringar som förts in ska markeras. ◄

▼M3

2. Utom när vart och ett av de två senaste årliga program som kommissionen har antagit motsvarar ett årligt gemenskapsbidrag på mindre än 1 miljon euro, ska revisionsmyndigheten lämna in en årlig revisionsplan före den 15 februari varje år från och med 2010. Revisionsplanen ska utarbetas enligt mallen i bilaga 6. Medlemsstaterna behöver inte lämna in revisionsstrategin på nytt när de lämnar in de årliga revisionsplanerna. Om det är fråga om en gemensam revisionsstrategi enligt artikel 30.2 i den grundläggande rättsakten kan en gemensam årlig revisionsplan lämnas in.

▼B

3. Den revisionsrapport och de yttranden som avses i artikel 30.3 a och 30.3 b i den grundläggande rättsakten ska grunda sig på de revisioner av system och projekt som genomförs enligt revisionsstrategin och utarbetas i enlighet med mallarna i bilagorna 7.A och 7.B.

4. Det giltighetsutlåtande som avses i artikel 30.3 c i den grundläggande rättsakten ska grunda sig på det revisionsarbete som revisionsmyndigheten har utfört och vid behov på ytterligare kontroller. Giltighetsutlåtandet ska upprättas i enlighet med mallen i bilaga 7.C.

5. Om granskningen har haft en begränsad omfattning eller om så många oegentligheter konstateras i utgifterna att ett yttrande utan reservation inte kan ges för det årliga yttrande som avses i artikel 30.3 b i den grundläggande rättsakten eller i det utlåtande som avses i punkt c i samma artikel, ska revisionsmyndigheten ange orsakerna till detta och uppskatta hur stort problemet är och vilka ekonomiska konsekvenser det får.

▼M3

Artikel 26

Handlingar som upprättas av den attesterande myndigheten

1. Attesteringen för den ansökan om en andra förhandsfinansiering som avses i artikel 39.4 i den grundläggande rättsakten ska upprättas av den attesterande myndigheten och översändas av den ansvariga myndigheten till kommissionen i det format som anges i bilaga 8.

2. Attesteringen för den ansökan om slutbetalning som avses i artikel 40.1 a i den grundläggande rättsakten ska upprättas av den attesterande myndigheten och översändas av den ansvariga myndigheten till kommissionen i det format som anges i bilaga 9.

▼B







KAPITEL 4

Rapportering av oegentligheter

Artikel 27

Inledande rapportering – undantag

1. I enlighet med mallarna i bilagorna 4 och 5 ska medlemsstaterna rapportera till kommissionen om oegentligheter som varit föremål för det första administrativa eller rättsliga konstaterandet i läges- eller slutrapporterna om genomförandet av de årliga programmen.

I rapporten ska anges följande:

a) Fonden, det årliga programmet och det berörda projektet.

b) Vilken bestämmelse som har överträtts.

c) Datum för och källan till den första information som har lett till misstankar om att en oegentlighet har begåtts.

d) Vilka metoder som har använts för att begå oegentligheten.

e) I förekommande fall uppgift om huruvida denna metod leder till misstankar om bedrägeri.

f) På vilket sätt oegentligheten har upptäckts.

g) Hur stort det berörda gemenskapsbidraget är.

Följande fall behöver dock inte rapporteras, utom i fall av misstänkt bedrägeri:

a) Fall där oegentligheterna avser belopp på mindre än 10 000 euro som belastar Europeiska gemenskapernas gemensamma budget.

b) Fall där den enda oegentligheten består i att ett projekt som ingår i det årliga programmet helt eller delvis inte har kunnat genomföras på grund av att den slutliga stödmottagaren har gått i konkurs.

c) Fall som den slutliga stödmottagaren, antingen före eller efter utbetalningen av det offentliga stödet, har rapporterat till den ansvariga myndigheten, om rapporteringen har skett på eget initiativ och innan den ansvariga myndigheten har uppmärksammat omständigheterna.

d) Fall som den ansvariga myndigheten upptäckt och korrigerat före utbetalningen av det offentliga stödet till den slutliga stödmottagaren och innan de berörda utgifterna tagits med i en utgiftsredogörelse som lämnats till kommissionen.

2. På kommissionens begäran ska medlemsstaterna alltid lämna närmare uppgifter om följande:

a) I förekommande fall, vilka andra medlemsstater och tredjeländer som berörs.

b) Vid vilken tidpunkt eller under vilken tidsperiod som oegentligheten har begåtts.

c) Vilka nationella myndigheter eller organ som har utarbetat den officiella rapporten om oegentligheten och vilka myndigheter som har ansvar för den administrativa eller rättsliga uppföljningen av ärendet.

d) Datum för det första administrativa eller rättsliga konstaterandet av oegentligheten.

e) Vilka fysiska och juridiska personer som är inblandade eller vilka andra organ som deltar, med undantag för de fall där dessa uppgifter, på grund av de berörda oegentligheternas art, inte skulle gagna arbetet med att motverka oegentligheter.

f) Den totala budget och det totala offentliga stöd som godkänts för projektet och medfinansieringens fördelning mellan gemenskapens bidrag och nationella bidrag.

g) Hur stort det offentliga stöd är som berörs av oegentligheten och motsvarande stödbelopp från gemenskapen som äventyras.

h) Uppgift om vilka belopp som skulle ha betalats ut felaktigt om oegentligheten inte hade konstaterats, om inga utbetalningar av offentliga medel som avses i punkt g har gjorts till de personer eller andra organ som identifierats.

i) Uppgift om huruvida utbetalningarna har ställts in och om möjligheterna till återvinning.

j) Typen av oegentlig utgift.

3. Om en del av de uppgifter som avses i punkt 2, särskilt uppgifter om hur oegentligheterna begåtts eller om hur de upptäcktes, inte är tillgängliga, ska medlemsstaterna i mån av möjlighet lämna in de uppgifter som saknas i kommande rapporter över oegentligheter som läggs fram för kommissionen.

Artikel 28

Rapportering av uppföljning – Belopp som inte återkrävs

1. Medlemsstaterna ska med hänvisning till eventuella tidigare rapporter som lämnats enligt artikel 27 underrätta kommissionen om de förfaranden som inletts avseende de oegentligheter som tidigare anmälts och om viktiga förändringar som de resulterat i. Informationen ska ges i läges- eller slutrapporterna om genomförandet av de årliga programmen i enlighet med mallarna i bilagorna 4 och 5.

I rapporten ska anges de belopp som har återkrävts, eller som förväntas återkrävas.

2. På kommissionens begäran ska medlemsstaterna alltid lämna närmare uppgifter om följande:

a) Eventuella interimsåtgärder som medlemsstaterna har vidtagit för att se till att felaktigt utbetalda belopp återkrävs.

b) Alla rättsliga eller administrativa förfaranden som inletts i syfte att återkräva felaktigt utbetalda belopp och för att sätta in sanktioner.

c) Skälen till att man avstår från att kräva tillbaka beloppet.

d) Skälen till att man avstår från åtal.

Medlemsstaterna ska underrätta kommissionen om de administrativa avgöranden eller domstolsavgöranden som avslutar sådana förfaranden, eller om de centrala delarna i sådana beslut, och ska särskilt ange om de omständigheter som konstaterats ger upphov till misstankar om bedrägeri.

Artikel 29

Kontakter med medlemsstaterna

1. Kommissionen ska upprätthålla lämpliga kontakter med de berörda medlemsstaterna i syfte att komplettera uppgifterna om de oegentligheter som avses i artikel 27, och om de förfaranden som avses i artikel 28 om möjligheten till återkrav.

2. Oberoende av de kontakter som avses i punkt 1 ska kommissionen underrätta medlemsstaterna i fall där oegentlighetens art tyder på att samma eller likartade tillvägagångssätt kan förekomma i andra medlemsstater.

Artikel 30

Användning av uppgifterna

1. Kommissionen får använda all allmän eller praktisk information som medlemsstaterna lämnar på grundval av detta beslut för att genomföra riskanalyser och får, med utgångspunkt i den information som tillhandahållits, utarbeta rapporter och varningssystem för att kunna identifiera riskerna mer effektivt.

2. Kommissionen ska regelbundet underrätta de berörda medlemsstaterna om hur den information som avses i punkt 1 används.







KAPITEL 5

Information och publicitet

Artikel 31

Information till potentiella slutliga stödmottagare

1. Den ansvariga myndigheten ska se till att grundläggande information om de fleråriga och årliga programmen får så stor spridning som möjligt, med detaljuppgifter om det berörda ekonomiska bidraget och att de görs tillgängliga för samtliga berörda parter.

Den ansvariga myndigheten kan dock av allmänna säkerhetsskäl besluta att behandla de interna förvaltningsarrangemang som fastställs i det fleråriga programmet eller i de årliga programmen och eventuell annan information som avser genomförandet av fonden som konfidentiell information.

2. Den ansvariga myndigheten ska ge potentiella slutliga stödmottagare åtminstone följande information:

a) De villkor för stödberättigande som de måste uppfylla för att komma i fråga för finansiering från ett årligt program.

b) En beskrivning av förfarandena för behandling av stödansökningar och av de tidsfrister som gäller.

c) Kriterierna för urval av de projekt som ska finansieras.

d) De kontakter som kan ge information om de årliga programmen.

Dessutom ska den ansvariga myndigheten underrätta potentiella slutliga stödmottagare om bestämmelserna om offentliggörande i artikel 33.2 b.

Artikel 32

Information till slutliga stödmottagare

Den ansvariga myndigheten ska underrätta slutliga stödmottagare om att de i och med att de tar emot stöd samtycker till att föras upp på den förteckning över slutliga stödmottagare som ska offentliggöras i enlighet med artikel 33.2 b.

Artikel 33

Den ansvariga myndighetens skyldigheter när det gäller information och publicitet som är avsedd för allmänheten

1. Den ansvariga myndigheten ska se till att informations- och publicitetsåtgärderna genomförs i syfte att uppnå största möjliga bevakning i media, genom att välja olika kanaler och kommunikationssätt på lämplig områdesnivå.

2. Den ansvariga myndigheten ska vidta åtminstone följande informations- och publicitetsåtgärder:

a) Anordna minst ett evenemang per år för att, från och med 2008, informera om igångsättningen av det fleråriga programmet eller om resultaten av det årliga programmet eller de årliga programmen.

b) Årligen offentliggöra en förteckning åtminstone på en webbplats över de slutliga stödmottagarna, namnen på projekten och hur mycket de tilldelas i form av offentlig finansiering och gemenskapsfinansiering. Personer som hör till de målgrupper som definieras i artikel 6 i den grundläggande rättsakten ska inte namnges. Adressen till webbplatsen ska meddelas kommissionen.

Artikel 34

Slutliga stödmottagares skyldigheter när det gäller informations- och publicitetsåtgärder som är avsedda för allmänheten

1. Den slutliga stödmottagaren ska vara skyldig att genom de åtgärder som anges i punkterna 2–4 informera allmänheten om stödet från fonderna.

2. Den slutliga stödmottagaren ska sätta upp en väl synlig, permanent skylt av ansenlig storlek senast tre månader efter slutförandet av ett projekt som uppfyller följande villkor:

a) Det sammanlagda gemenskapsstödet till projektet är större än 100 000 euro.

b) Insatsen består av inköp av ett fysiskt föremål eller finansiering av infrastrukturprojekt eller bygg- och anläggningsprojekt.

På skylten ska projektets namn anges och av vilken typ det är. Dessutom ska de uppgifter som anges i artikel 35 uppta minst 25 % av skyltens yta.

3. Om ett projekt beviljas finansiering inom ramen för ett årligt program som medfinansieras av fonden ska den slutliga stödmottagaren se till att de som deltar i projektet har underrättats om denna finansiering.

4. Av alla handlingar, även deltagarbevis eller andra intyg, som gäller sådana projekt ska det framgå att projektet medfinansieras av fonden.

Artikel 35

Tekniska krav på informations- och publicitetsåtgärderna för insatsen

Alla informations- och publicitetsåtgärder som riktar sig till slutliga stödmottagare, potentiella slutliga stödmottagare och till allmänheten ska innehålla följande:

1. Europeiska unionens emblem, i enlighet med de grafiska anvisningarna i bilaga 10, och en hänvisning till Europeiska unionen.

2. En hänvisning till fonden.

3. Ett uttalande som den ansvariga myndigheten valt för att lyfta fram mervärdet av gemenskapens stöd.

Punkterna 1 och 3 är inte tillämpliga på små reklamartiklar som är kopplade till två eller flera av de fyra fonderna.







KAPITEL 6

Personuppgifter

Artikel 36

Skydd av personuppgifter

1. Medlemsstaterna och kommissionen ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att hindra att någon utan tillstånd avslöjar eller orättmätigt får tillgång till de uppgifter som avses i artikel 27.1 h i den grundläggande rättsakten, uppgifter som kommissionen samlar in i samband med sina kontroller på plats och den information som avses i kapitel 4.

2. Den information som avses i kapitel 4 får bara sändas till sådana personer i medlemsstaterna eller inom gemenskapens institutioner som måste ha tillgång till informationen för att kunna fullgöra sina tjänsteåligganden, om inte den medlemsstat som lämnat sådana uppgifter uttryckligen gett sitt tillstånd till något annat.







KAPITEL 7

Elektroniskt utbyte av handlingar

▼M3

Artikel 37

Elektroniskt utbyte av handlingar

Utöver vederbörligen undertecknade pappersversioner av de handlingar som avses i kapitel 3 ska informationen också skickas på elektronisk väg.

▼B

Artikel 38

Datasystem för utbyte av handlingar

1. Om kommissionen utvecklar ett datasystem för säkert utbyte av uppgifter mellan kommissionen och alla medlemsstater för genomförandet av fondens åtgärder, ska medlemsstaterna underrättas om och, på egen begäran, medverka i utvecklandet av sådana datasystem.

2. Kommissionen och de utsedda myndigheterna ska, jämsides med de organ som uppgifterna har delegerats till, registrera de handlingar som avses i kapitel 3 i det datasystem som nämns i punkt 1.

3. Dessutom kan medlemsstaterna uppmanas att på eget initiativ lämna uppgifter som avses i artiklarna 27 och 28 genom det särskilda befintliga system som kommissionen använder för att samla in de oegentligheter som upptäckts inom ramen för strukturfonderna.

4. Alla kostnader för ett gränssnitt mellan det gemensamma datasystemet och nationella, regionala eller lokala datasystem, och alla kostnader för att anpassa nationella, regionala eller lokala system till de tekniska kraven i det gemensamma systemet ska berättiga till stöd enligt artikel 16 i den grundläggande rättsakten.







DEL III

BESTÄMMELSER SOM SÄRSKILT AVSER EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN







KAPITEL 1

Bestämmelser om stödberättigande

Artikel 39

Bestämmelser om stödberättigande

1. Bestämmelserna i bilaga 11 ska användas för att fastställa om utgifter berättigar till stöd vid åtgärder som finansieras via de årliga program som avses i artikel 35.4 i den grundläggande rättsakten.

2. Bestämmelserna är tillämpliga på de slutliga stödmottagarnas utgifter och ska i tillämpliga delar gälla utgifter som partnerna i projektet ådragit sig.

3. Medlemsstaterna får tillämpa nationella bestämmelser om stödberättigande utgifter som är strängare än dem som föreskrivs i detta beslut.

Det är kommissionen som ska bedöma om de tillämpliga nationella bestämmelserna om stödberättigande utgifter uppfyller detta villkor.







KAPITEL 2

Förvaltnings- och kontrollsystem

Artikel 40

Krisåtgärder

1. Ansökningar om krisåtgärder ska lämnas in av den ansvariga myndigheten i enlighet med mallen i bilaga 12.

2. Om kommissionen vidtar krisåtgärder ska det leda till en ändring av det finansieringsbeslut som godkänner den berörda medlemsstatens årliga program. I ändringen ska det stödbelopp som beviljats den berörda medlemsstaten anges, under vilken period utgiften är stödberättigande och, i förekommande fall, undantaget från bestämmelserna om stödberättigande när det gäller utgifter enligt bilaga 11 i förhållande till åtgärder som förtecknas i artikel 5 i den grundläggande rättsakten.

3. Rapporten om genomförandet av dessa åtgärder ska tas med i lägesrapporten och i slutrapporten om genomförandet av det berörda årliga programmet.

4. En första utbetalning av förhandsfinansiering, som motsvarar 80 % av det belopp som beviljats för krisåtgärderna, ska göras till medlemsstaten inom 60 dagar efter antagandet av det beslut som avses i punkt 2. Det resterande beloppet ska betalas när samma utbetalning görs för det berörda årliga programmet.

Artikel 41

Fast belopp för vidarebosatta personer

1. I fråga om det fasta beloppet för vidarebosatta personer som avses i artikel 13.3 i den grundläggande rättsakten ska den ansvariga myndigheten under den period som nämns i artikel 43 i den grundläggande rättsakten

a) spara sådan information som behövs för att de vidarebosatta personerna ska kunna identifieras och dagen för deras vidarebosättning fastställas på ett säkert sätt,

b) spara nödvändiga belägg för att dessa personer omfattas av en av de fyra kategorier som definieras i artikel 13.3 i den grundläggande rättsakten.

2. Personerna i fråga ska vidarebosättas under det kalenderår som motsvarar det årliga programmet.

3. I läges- och slutrapporterna om genomförandet av årliga program ska antalet vidarebosatta personer anges enligt de fyra kategorierna i artikel 13.3 i den grundläggande rättsakten.

Artikel 42

Genomförande av årliga program

1. Genom undantag från artikel 23 gäller följande vid genomförandet av det årliga programmet:

a) Det gemenskapsbidrag som beviljas vidarebosatta personer såsom dessa definieras i artikel 13.3 i den grundläggande rättsakten får inte användas för andra åtgärder.

b) Det gemenskapsbidrag som beviljas för krisåtgärder såsom dessa definieras i artikel 21 i den grundläggande rättsakten får inte användas för andra åtgärder.

2. Totalbeloppet för de årliga medlen enligt artikel 14.7 i den grundläggande rättsakten avseende tröskelvärdet på 15 % för insatser i enlighet med artikel 3.4 i den grundläggande rättsakten beräknas med det belopp som anges i kommissionens beslut om antagande av det årliga programmet som referens. Härvid beaktas inte eventuella extra resurser som ges för krisåtgärder.







DEL IV

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 43

Adressater

Detta beslut riktar sig till Konungariket Belgien, Republiken Bulgarien, Republiken Tjeckien, Förbundsrepubliken Tyskland, Republiken Estland, Irland, Hellenska republiken, Konungariket Spanien, Republiken Frankrike, Republiken Italien, Republiken Cypern, Republiken Lettland, Republiken Litauen, Storhertigdömet Luxemburg, Republiken Ungern, Republiken Malta, Konungariket Nederländerna, Republiken Österrike, Republiken Polen, Republiken Portugal, Rumänien, Republiken Slovenien, Republiken Slovakien, Republiken Finland, Konungariket Sverige samt Förenade kungariket Storbritannien och Nordirland.









BILAGOR

BILAGA 1 Förlaga till beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystem BILAGA 2 Mall för flerårigt program BILAGA 3 Mall för årligt program BILAGA 4 Mall för lägesrapport om genomförandet av det årliga programmet A. Teknisk rapport B. Ansökan om en andra utbetalning av förhandsfinansiering BILAGA 5 Mall för slutrapport om genomförandet av det årliga programmet A. Teknisk rapport B. Ansökan om slutbetalning/Meddelande om ersättning BILAGA 6 Mall för revisionsstrategi Bilagor till revisionsstrategin: Årliga planer BILAGA 7 Mall för revisionsmyndighetens rapport A. Årlig revisionsrapport B. Yttrande om hur förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar C. Validering av ansökan om utbetalning BILAGA 8 Mall för attestering för den andra förhandsfinansieringen BILAGA 9 Mall för attestering för slutbetalning BILAGA 10 Instruktioner gällande emblemet och bestämning av standardfärger BILAGA 11 Bestämmelser om vilka utgifter som ska ge rätt till stöd europeiska flyktingfonden BILAGA 12 Ansökan om krisåtgärder









BILAGA 1

FÖRLAGA TILL BESKRIVNING AV FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEM

 ursprunglig version

 reviderad version (nummer, datum dd/mm/yyyy) efter dialog med kommissionen

 version reviderad av annan orsak

MEDLEMSSTAT:

FOND/FONDER:

FRÄMSTA KONTAKTPUNKT:

UPPGIFTERNA BESKRIVER SITUATIONEN DEN …

1. UPPGIFTER OM DE MYNDIGHETER SOM UTSETTS

1.1 Allmän information om de myndigheter som utsetts

1.1.1 Beskriv kortfattat varför respektive myndighet utsetts

1.1.2 Är förvaltnings- och kontrollsystemen i funktion? Om inte, ange datum när de förväntas tas i funktion

1.1.3 Har kommissionen godkänt förvaltnings- och kontrollsystemen för andra finansieringsinstrument i gemenskapen? (om tillämpligt)

1.2 Organisationsplan(er) för hela det eller de organ inom vilka de utsedda myndigheterna är verksamma

1.3 Ansvarig myndighet 1.3.1 När och hur utsågs den ansvariga myndigheten formellt? 1.3.2 Vilken rättslig ställning har den ansvariga myndigheten? 1.3.3 Ange vilka uppgifter som direkt utförs av den ansvariga myndigheten och (om tillämpligt eller föreskrivet) av andra organ under den ansvariga myndighetens ansvar (utläggning på entreprenad; gäller dock inte uppgifter som utförs av de myndigheter till vilka ansvar delegerats, punkt 1.4). 1.3.4 Organisationsplan och enheternas funktioner (samt en preliminär uppskattning av antalet tilldelade tjänster) 1.3.5 Kan den ansvariga myndigheten också fungera som verkställande organ för de projekt som medfinansieras av fonden? 1.3.6 Om mer än en av de fyra fonderna har samma ansvariga myndighet, ange vilka funktioner och system som är gemensamma

1.4 Delegerad(e) myndighet(er) 1.4.1 Varför har det upprättats delegerade myndigheter? 1.4.2 När och hur utsågs de delegerade myndigheterna formellt? 1.4.3 Vilken rättslig ställning har de delegerade myndigheterna? 1.4.4 Ange vilka uppgifter som direkt utförs av de delegerade myndigheterna och (om tillämpligt eller föreskrivet) av andra organ under de delegerade myndigheternas ansvar (utläggning på entreprenad) 1.4.5 Organisationsplan och enheternas funktioner (samt en preliminär uppskattning av antalet tilldelade tjänster) 1.4.6 Kan de delegerade myndigheterna också fungera som verkställande organ för de projekt som medfinansieras av fonden? 1.4.7 Om mer än en av de fyra fonderna har samma delegerade myndighet, ange vilka funktioner och system som är gemensamma

1.5 Attesterande myndighet 1.5.1 När och hur utsågs den attesterande myndigheten formellt? 1.5.2 Vilken rättslig ställning har den attesterande myndigheten? 1.5.3 Ange vilka uppgifter som direkt utförs av den attesterande myndigheten och (om tillämpligt eller föreskrivet) av andra organ under den attesterande myndighetens ansvar (utläggning på entreprenad) 1.5.4 Organisationsplan och enheternas funktioner (samt en preliminär uppskattning av antalet tilldelade tjänster) 1.5.5 Om mer än en av de fyra fonderna har samma attesterande myndighet, ange vilka funktioner och system som är gemensamma

1.6 Revisionsmyndighet 1.6.1 När och hur utsågs revisionsmyndigheten formellt? 1.6.2 Vilken rättslig ställning har revisionsmyndigheten? 1.6.3 Ange vilka uppgifter som direkt utförs av revisionsmyndigheten och (om tillämpligt eller föreskrivet) av andra organ under revisionsmyndighetens ansvar (utläggning på entreprenad) 1.6.4 Organisationsplan och enheternas funktioner (samt en preliminär uppskattning av antalet tilldelade tjänster) 1.6.5 Personalens kvalifikationer inom revisionsmyndigheten och (om tillämpligt eller föreskrivet) inom övriga organ som väntas utföra revisionsarbete (utläggning på entreprenad) 1.6.6 Om mer än en av de fyra fonderna har samma revisionsmyndighet, ange vilka funktioner och system som är gemensamma 1.6.7 Om en ansvarig myndighet också kan fungera som verkställande organ för de projekt som medfinansieras av fonden, beskriv hur revisionsmyndighetens oberoende garanteras i enlighet med artikel 8.

Anvisningar för avsnitt 2–4

Första delen av varje tabell

Ange bl.a. vilka uppgifter de olika utsedda myndigheterna (eller de organ som verkar under deras ansvar) ska utföra samt hur myndigheterna samverkar. Beskrivningen ska vara kort och koncis, men ändå ge en tydlig bild av hur processerna skulle fungera i praktiken.

Andra delen av varje tabell

Ange i checklistan om respektive mål har uppnåtts eller ej och ge vid behov ytterligare information. Om målet inte har uppnåtts, förklara varför och ange när det väntas uppnås (i förekommande fall).

Om ett förfarande har formaliserats, hänvisa till dokumentet i fråga.

2. DE UTSEDDA MYNDIGHETERNAS UPPGIFTER







2.1 Hur myndigheterna utses och övervakas Beskriv kortfattat hur var och en av de utsedda myndigheterna inrättats (Beskrivningen ska omfatta samtliga myndigheter) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 I reglerna för medlemsstaternas förbindelser med de utsedda myndigheterna fastställs respektive ansvarsområden J/N 2 Medlemsstaterna har gett de utsedda myndigheterna vägledning i fråga om sund ekonomisk förvaltning (genom utbildning eller manualer) J/N 3 Varje myndighet kommer att informera sin personal om organisationens verksamhetsmål samt om arbetsbeskrivning och förväntade resultat J/N 4 Åtgärder har vidtagits för att säkerställa att de olika myndigheterna är tillräckligt bemannade och har tillräckligt erfaren personal för att kunna utföra arbetsuppgifterna J/N







2.2 Åtskillnad av funktioner Beskriv kortfattat vilka åtgärder som vidtagits för åtskillnad av myndigheternas funktioner (Beskrivningen ska omfatta samtliga myndigheter) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Regler har fastställts för åtskillnad av de olika aktörernas funktioner inom den ansvariga myndigheten när det gäller undertecknande av kontrakt eller bidragsavtal J/N 2 Regler har fastställts för åtskillnad av de olika aktörernas funktioner inom den ansvariga myndigheten när det gäller inledning, kontroll och godkännande av finansiella transaktioner J/N 3 Revisionsmyndigheten kommer att vara funktionellt oberoende av den ansvariga myndigheten och den attesterande myndigheten J/N 4 Den attesterande myndigheten kommer inte att delta i urval och genomförande av åtgärder eller i finansiella transaktioner som rör gemenskapens medel J/N







2.3 Övervakning av delegerade myndigheter – om tillämpligt Kort beskrivning av processen (Beskrivningen ska omfatta den ansvariga myndigheten och de delegerade myndigheterna) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 De uppgifter som ska delegeras är tydligt definierade J/N 2 Förfaranden har upprättats rörande de uppgifter som delegeras, och deras förenlighet med reglerna i den grundläggande rättsakten eller tillämpningsföreskrifterna har kontrollerats J/N 3 Kontroller kommer att äga rum för att se till att uppgifterna utförs i enlighet med fastställda förfaranden J/N







2.4 Övervakning av andra uppgifter som inte utförs av myndigheterna själva – om tillämpligt Kort beskrivning av processen (Beskrivningen ska omfatta samtliga myndigheter) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Om ett organ handlar under den ansvariga myndighetens ansvar (och inte betraktas som en delegerad myndighet): det har inrättats övervakningssystem som sörjer för en sund ekonomisk förvaltning J/N 2 Om revisionsverksamhet läggs ut på entreprenad eller om ett organ handlar under revisionsmyndighetens ansvar: det har inrättats övervakningssystem som sörjer för att revisionsarbetet genomförs enligt en gemensam metod och på ett konsekvent sätt J/N 3 Om attesteringsverksamhet läggs ut på entreprenad eller om ett organ handlar under den attesterande myndighetens ansvar: det har inrättats övervakningssystem som sörjer för att attesteringen genomförs enligt en gemensam metod J/N 4 Om uppgifter läggs ut på entreprenad till privata organ som inte har ett offentligt uppdrag: det har inrättats mekanismer som säkerställer att uppgifterna inte innebär myndighetsutövning eller kräver skönsmässiga bedömningar J/N

3. OPERATIVA OCH EKONOMISKA FÖRFARANDEN







3.1 Utarbetande av fleråriga program Kort beskrivning av processen (Beskrivningen ska omfatta den ansvariga myndigheten och de delegerade myndigheterna) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Det har upprättats strukturer som sörjer för att partnerskapsprincipen kan genomföras i enlighet med gällande nationella regler och nationell praxis J/N 2 Förfaranden har utarbetats för att se till att det fleråriga programmet följer de strategiska riktlinjerna och är förenligt med gemenskapslagstiftningen, särskilt med gemenskapslagstiftning som syftar till att säkerställa fri rörlighet för personer i förbindelse med de därmed sammanhängande åtgärderna för kontroll av de yttre gränserna, asyl och invandring J/N 3 Det fleråriga programmet kommer att godkännas av en vederbörligen bemyndigad person J/N







3.2 Utarbetande av årliga program Kort beskrivning av processen (Beskrivningen ska omfatta den ansvariga myndigheten och de delegerade myndigheterna) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Förfaranden har fastställts för att säkerställa — att det årliga programmet och det fleråriga programmet är samstämmiga — att de åtgärder som planeras inom det årliga programmet är stödberättigade — åtgärdernas samstämmighet och komplementaritet med andra nationella instrument och gemenskapsinstrument — samstämmighet med reglerna rörande procenttalen för medfinansiering — samstämmighet med prioriteringarna/de särskilda prioriteringarna i de strategiska riktlinjerna J/N 2 Förfaranden har fastställts för att möjliggöra översyn av ett årligt program i fall av vederbörligt dokumenterade nödsituationer i den grundläggande rättsakten (om tillämpligt) J/N 3 Förfaranden har fastställts för att möjliggöra att ett reviderat årligt program läggs fram om så krävs enligt artikel 23.1 i detta beslut J/N 4 Eventuella ändringar av den finansiella översikten för ett årligt program och orsakerna till detta är dokumenterade J/N 5 Eventuella ändringar i genomförandet av det årliga programmet som inte rör den finansiella översikten (t.ex. av tid och form för förslagsinfordringar eller det tekniska stödets omfattning) och orsakerna till detta är dokumenterade J/N







3.3 Utarbetande av revisionsstrategin och de årliga revisionsplanerna Kort beskrivning av processen (Beskrivningen rör revisionsmyndigheten) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Regler har utarbetats för att sörja för att den ansvariga myndigheten på ett öppet och lämpligt sätt informerar revisionsmyndigheten om de förvaltningsförfaranden som genomförts och om projekt före och under programperioden J/N 2 Förfaranden har upprättats för fastställande av årliga revisionsplaner (som varje år ska bifogas revisionsstrategin) och för att dessa sänds till kommissionen i tid (om tillämpligt) J/N 3 Revisionsstrategin och de årliga revisionsplanerna godkänns av en vederbörligen bemyndigad person J/N







3.4 Ansvarig myndighet som agerar som verkställande organ – om tillämpligt Beskriv kortfattat vad som föranlett den ansvariga myndigheten att direkt genomföra projekt och vilka särskilda förfaranden som finns för att stärka förvaltnings- och kontrollsystemen (Beskrivningen ska omfatta samtliga myndigheter) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Motiveringen till varför den ansvariga myndigheten ska genomföra projekt kommer att dokumenteras och godkännas på lämplig nivå J/N 2 Särskilda ordningar har inrättats för att se till att projektens natur och mål är förenliga med bestämmelserna för fonden J/N 3 Särskilda ordningar har inrättats för att förhindra intressekonflikter i samband med projekt som genomförs av den ansvariga myndigheten J/N 4 Särskilda ordningar har inrättats för att sörja för att principen om värde för pengarna respekteras när den ansvariga myndigheten genomför projekt J/N 5 Förfaranden har fastställts för att sörja för att de kontraktsvillkor som gäller för projekten är tydliga och fullständiga, särskilt när det gäller finansieringsvillkor, betalningsvillkor, regler för stödberättigande och skyldigheter i fråga om rapportering med avseende på finansiering och verksamhet J/N 6 Särskilda ordningar har inrättats för att sörja för att den ansvariga myndighetens huvudsakliga uppgifter enligt den grundläggande rättsakten inte påverkas i fråga om de projekt som genomförs av den ansvariga myndigheten J/N 7 När den ansvariga myndigheten agerar som verkställande organ finns revisionsmyndigheten inom ett annat organ än den ansvariga myndigheten (om inte, beskriv vilka ytterligare garantier som inrättats för att säkerställa revisionsmyndighetens oberoende) J/N 8 Revisionsstrategin täcker de särskilda risker som kan vara förbundna med att den ansvariga myndigheten genomför projekt J/N







3.5 Urval och genomförande av projekten (den ansvariga myndigheten agerar som tilldelande myndighet) Kort beskrivning av processen (Beskrivningen bör omfatta den ansvariga myndigheten och de delegerade myndigheterna) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Vid förslagsinfordringar (eller anbudsinfordringar): regler om öppen konkurrens och lämplig publicitet har fastställts J/N 2 Urvalskriterierna överensstämmer med de minimikriterier som fastställs i den grundläggande rättsakten J/N 3 Förfaranden för mottagande av förslag (eller anbud) har fastställts J/N 4 Förfaranden har fastställts för att förslagen (eller anbuden) bedöms enligt i förväg fastställda regler och kriterier på ett öppet och icke-diskriminerande sätt J/N 5 Besluten om tilldelning av medel samt kontrakten eller bidragsavtalen kommer att godkännas av en vederbörligen bemyndigad person J/N 6 Förfaranden har fastställts för att de sökande i efterhand ska informeras om resultaten av urvalsprocessen J/N 7 Förfaranden har fastställts för att genomförandet av bidragsavtalen eller kontrakten övervakas i enlighet med kontraktsvillkoren J/N







3.6 Övervakning av projekt som genomförs av de slutliga stödmottagarna Kort beskrivning av processen (Beskrivningen bör omfatta den ansvariga myndigheten och de delegerade myndigheterna) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Nyckelindikatorer med avseende på finansiering och verksamhet kommer att upprättas, övervakas och meddelas den ansvariga myndigheten för varje projekt J/N 2 Den ansvariga myndigheten kommer att utföra kontroller på platsen för övervakning av projekten (såväl verksamhetsrelaterade som ekonomiska aspekter) J/N 3 Den ansvariga myndigheten kommer att se till att de slutliga stödmottagarna använder ett lämpligt datoriserat redovisningssystem J/N 4 Den ansvariga myndigheten kommer att se till att de slutliga stödmottagarna genomför bestämmelserna om synliggörande av gemenskapsfinansieringen J/N







3.7 Ekonomisk förvaltning av projektet Kort beskrivning av processen(Beskrivningen bör omfatta den ansvariga myndigheten och de delegerade myndigheterna) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Finansiella transaktioner kommer att godkännas av vederbörligen bemyndigade personer J/N 2 Före utbetalning eller återbetalningskrav kommer framför allt följande att kontrolleras: — Att betalningsansökan är korrekt och överensstämmer med fondens eller fondernas regler om stödberättigande — Att de produkter eller tjänster som medfinansierats genom projektet faktiskt har tillhandahållits — Att andra bidrag från offentliga eller privata källor är korrekta, fullständiga och faktiskt har utbetalats — Att resultaten av eventuella revisioner har tagits i beaktande J/N 3 Kontroller kommer att utföras för att säkerställa en rimlig garanti för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta J/N 4 Övervakande kontroller kommer att utföras under hela programperioden för att säkerställa att de finansiella förfarandena respekteras J/N 5 För att undvika dubbelfinansiering kommer projektens komplementaritet med andra finansiella program i gemenskapen att kontrolleras J/N







3.8 Oegentligheter, korrigeringar och återbetalningskrav Kort beskrivning av processen (Beskrivningen bör omfatta den ansvariga myndigheten, de delegerade myndigheterna och den attesterande myndigheten) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Definitioner av oegentligheter har fastställts och överensstämmer med gemenskapens krav J/N 2 Mekanismer har upprättats för att se till att oegentligheter kan upptäckas i tid och att korrigerande åtgärder omedelbart vidtas J/N 3 Förfaranden har upprättats för att kommissionen ska hållas informerad om oegentligheter som upptäckts och i förekommande fall om eventuella korrigerande åtgärder som vidtagits i enlighet med de skyldigheter som anges i detta beslut J/N 4 Förfaranden har upprättats för att sörja för lämplig uppföljning av betalningskrav och i tillämpliga fall dröjsmålsränta J/N 5 Om inkassering inte är möjlig vid betalningskrav: orsakerna kommer att fastställas för utvärdering av om medlemsstaterna bör återbetala medlen till gemenskapens budget eller ej J/N







3.9 Förberedelse och genomförande av revisioner Kort beskrivning av processen (Beskrivningen ska omfatta revisionsmyndigheten samt, såsom myndigheter som kan granskas, den ansvariga myndigheten och de delegerade myndigheterna och, såsom mottagare av slutsatserna, den attesterande myndigheten) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Revisionsarbetet genomförs i enlighet med internationellt accepterade standarder J/N 2 En revisionshandledning har upprättats för revisorerna på grundval av kraven i den grundläggande rättsakten J/N 3 Revisioner kommer att genomföras i syfte att kontrollera att förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar effektivt J/N 4 Kontrollerna av de stödberättigande utgifterna kommer att baseras på ett lämpligt urval som motsvarar minst 10 % av de stödberättigande utgifterna J/N 5 Kontrollen av de stödberättigande utgifterna kommer att omfatta åtminstone förenligheten, verkningarna och effektiviteten av följande: urvalsförfarande, projektets mål, faktiska resultat, utgifternas stödberättigande, giltiga verifikationer för utgifterna, nationell medfinansiering, verifieringskedja J/N 6 Regelbunden uppföljning av tidigare rekommendationer J/N 7 De projekt som genomförs av den ansvariga myndigheten kommer att granskas mycket noggrant J/N







3.10 Revisionsrapport om årliga program och därtill knutna redogörelser Kort beskrivning av processen (Beskrivningen ska omfatta revisionsmyndigheten) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Förfaranden har fastställts för att konsolidera revisionen av systemen och revisionen av projekten för varje årligt program J/N 2 Kontroller kommer att utföras för att bedöma betalningsansökningarnas giltighet J/N 3 Ytterligare undersökningar kommer att göras vid systemrelaterade fel eller fel som överstiger väsentlighetströskeln J/N 4 Rapporten och de därtill knutna redogörelserna kommer att godkännas av en vederbörligen bemyndigad person J/N







3.11 Attestering av utgifter Kort beskrivning av processen (Beskrivningen ska omfatta främst den attesterande myndigheten, men även den ansvariga myndigheterna och de delegerade myndigheterna) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Förfaranden har fastställts för att se till att den information som krävs för attestering erhålls från den ansvariga myndigheten J/N 2 Förfaranden har fastställts för att se till att revisionsrapporten för varje årligt program och de därtill knutna redogörelserna erhålls från revisionsmyndigheten J/N 3 Förfaranden har fastställts för att se till att återbetalningskrav tas i beaktande i den slutliga utgiftsredogörelsen och för att pågående rättsliga förfaranden eller administrativa överklaganden med uppskjutande verkan i fråga om återbetalningskrav följs upp J/N 4 Kontroller kommer att utföras för att sörja för en korrekt och fullständig utgiftsredogörelse (särskilt när det gäller ränta på den förhandsfinansiering som erhållits från kommissionen och huruvida den använts som nationellt bidrag) J/N 5 Om lokal valuta används: metoderna för beräkningen av beloppen i euro överensstämmer med kommissionens regler J/N







3.12 Utvärdering av programmet Kort beskrivning av processen (Beskrivningen ska omfatta den ansvariga myndigheten och de delegerade myndigheterna) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Kommissionens anvisningar om utvärdering har fått stor spridning och gjorts tillgängliga för alla potentiella slutliga stödmottagare och andra berörda parter J/N 2 De nyckelindikatorer avseende finansiering och verksamhet som lämnas av de slutgiltiga stödmottagarna för att projektresultaten ska kunna bedömas kommer att registreras J/N 3 Den ansvariga myndigheten (och/eller de delegerade myndigheterna) kommer att sörja för att indikatorerna är lämpliga för att bedöma resultaten av varje projekt J/N 4 Förfaranden har fastställts för att sörja för att den nödvändiga utvärderingen kommer att utföras i enlighet med den grundläggande rättsakten J/N

4. INFORMATIONSHANTERING







4.1 Dokumentering av förfarandena Kort beskrivning av processen (Omfattar samtliga myndigheter) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Myndigheterna kommer att se till att de fastställda förfaranden som det hänvisas till i artikel 7 i detta beslut är förenliga med gemenskapslagstiftningen (t.ex. offentlig upphandling, redovisningsregler osv.) J/N 2 Förfarandena har godkänts av en vederbörligen bemyndigad person J/N 3 De fastställda förfarandena ger tydliga anvisningar för var och en av de viktigaste insatserna och förklarar beslutsprocessen i fråga om utförande av uppgifter J/N 4 Åtgärder har vidtagits för att se till att all berörd personal har informerats om de förfaranden som fastställts J/N 5 Om nödvändigt omfattar dessa förfaranden användning av en checklista med de viktigaste kontroller som ska utföras J/N 6 Ordningar har upprättats för skydd av privata uppgifter J/N







4.2 Bokföring och redovisning Kort beskrivning av processen (Beskrivningen ska omfatta den ansvariga myndigheten, de delegerade myndigheterna och den attesterande myndigheten) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Ordningar har inrättats för att sörja för att redovisningsuppgifterna är fullständiga, tillförlitliga och korrekta. Redovisningssystemet möjliggör framför allt följande: — Fullständig spårning av gemenskapens medel på slutmottagar- och projektnivå — Fastställande av eventuell ränta på den förhandsfinansiering som erhållits från kommissionen — Uppgifter om utfärdade återbetalningskrav och, i förekommande fall, när inkasseringen gjordes J/N 2 Redovisnings- och rapporteringssystemet är förenligt med den nationella lagstiftningen om uppgiftsskydd J/N 3 Det redovisnings- och rapporteringssystem som kommer att användas är datoriserat J/N 4 Det finns ett backupsystem som vid behov säkrar verksamhetens kontinuitet J/N 5 Om lokal valuta används: metoderna för beräkningen av beloppen i euro överensstämmer med kommissionens regler J/N







4.3 Rapportering till kommissionen Kort beskrivning av processen (Omfattar samtliga myndigheter) Huvudmål Uppnått? Kommentarer 1 Rapporteringsskyldigheten har fastställts, liksom inverkan på resurserna J/N 2 De fastställda förfarandena gör det möjligt för de utsedda myndigheterna att göra fullständiga och korrekta framställningar i tid J/N 3 Rapporterna godkänns av en vederbörligen bemyndigad person J/N







4.4 Verifieringskedja Kort beskrivning av processen (Omfattar samtliga myndigheter) Var förvaras följande dokument? Ansvarig(t) organ/enhet Hur länge? Beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystemen, inklusive handledning för förfaranden Revisionsstrategi Nationella fleråriga program och eventuella revisioner Nationella årliga program och eventuella revisioner Europeiska kommissionens beslut om fleråriga och årliga program Förslagsinfordringar/anbudsinfordringar Ansökningshandlingar/kontraktshandlingar Administrativ, teknisk och ekonomisk analys av erhållna förslag/anbud (bedömningsskalor) och rapporter från bedömningskommittéer Beslut att bevilja medel eller avslag Projektfinansieringsavtal Beslut om finansiellt åtagande för varje projekt Lägesrapporter och slutrapporter som inkommit från bidragsmottagare Ekonomiska rapporter och betalningsansökningar som inkommit från bidragsmottagare Verifikationshandlingar avseende utgifter och inkomster i bidragsfinansierade projekt Utbetalningar/tillstånd till krav på återbetalning av bidragsmedel (bevis på att kontroller utförts) Utbetalningar/krav på återbetalning av bidragsmedel Bevis på utbetalning/återbetalning av bidragsmedel Dokumentation beträffande urvalsmetoden för revisionsarbetet Rapporter avseende genomförd revision av projekt Rapporter avseende revision som genomförts på nationell nivå av förvaltnings- och kontrollsystem Revisionsrapporter om årliga program Revisionsredogörelse om förvaltnings- och kontrollsystemen Revisionsutlåtande om betalningsansökningarnas giltighet Betalningsansökningar som skickats in till Europeiska kommissionen Attestering av utgifter som skickats in till Europeiska kommissionen Lägesrapporter om genomförandet som skickats in till Europeiska kommissionen Slutrapporter om genomförandet som skickats in till Europeiska kommissionen Betalningsbevis som erhållits från Europeiska kommissionen Slutliga utvärderingsrapporter som skickats in till Europeiska kommissionen

5. GODKÄNNANDE AV BESKRIVNINGEN AV FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEMEN







Myndighet Deklaration Datum och namnteckning Ansvarig myndighet Jag intygar att uppgifterna om den ansvariga myndigheten och dess interna kontrollsystem är riktiga och fullständiga Namn: Funktion: Datum: namnteckning Attesterande myndighet Jag intygar att uppgifterna om den attesterande myndigheten och dess interna kontrollsystem är riktiga och fullständiga Namn: Funktion: Datum: namnteckning Revisionsmyndighet Jag intygar att uppgifterna om den revisionsmyndigheten och dess interna kontrollsystem är riktiga och fullständiga och bekräftar att beskrivningen ger en tillförlitlig bild av samtliga förvaltnings- och kontrollsystem Namn: Funktion: Datum: namnteckning









BILAGA 2

MALL FÖR FLERÅRIGT PROGRAM

 ursprunglig version

 version som reviderats (nummer, datum dd/mm/åååå) efter dialog med kommissionen

 version som reviderats till följd av utvärderingar eller problem med genomförandet

 version som reviderats till följd av översyn av de strategiska riktlinjerna

MEDLEMSSTAT:

FOND:

ANSVARIG MYNDIGHET:

PERIOD:

1. SITUATION I MEDLEMSSTATEN

Beskriv utgångsläget i medlemsstaten på det politikområde som omfattas av fondens mål

1.1 Situation i landet och migrationsströmmar som påverkar situationen

1.2 Åtgärder som medlemsstaten hittills vidtagit

1.3 Sammanlagda nationella medel som tilldelats

2. ANALYS AV BEHOVEN I MEDLEMSSTATEN

2.1 Behov i medlemsstaten i förhållande till utgångsläget

2.2 Hur avser medlemsstaten gå tillväga för att tillgodose behoven?

3. STRATEGI FÖR ATT UPPNÅ DESSA MÅL

Beskriv hur fonden bidrar till att tillgodose behoven och vilka prioriteringar som valts och varför

3.1 Prioritering 1

3.2 Prioritering 2

3.3 Osv.

Närmare information i förhållande till de prioriteringar som valts:

a) Strategins mål och exempel på centrala åtgärder

b) Beskrivning av mål och de indikatorer som använts

c) Ange (om tillämpligt) vilka centrala åtgärder inom prioriteringen som anses genomföra särskilda prioriteringar

4. FÖRENLIGHET MED ANDRA INSTRUMENT

Är strategin förenlig med andra instrument på regional och nationell nivå och på gemenskapsnivå?

4.1 Prioritering 1

4.2 Prioritering 2

4.3 Osv.

5. RAM FÖR GENOMFÖRANDET AV STRATEGIN

5.1 Offentliggörande av programmet

5.2 Hur kommer partnerskapsprincipen att genomföras?

6. VÄGLEDANDE FINANSIERINGSPLAN

6.1 Bidrag från gemenskapen 6.1.1 Tabell



Flerårigt program – Utkast till finansieringsplan Tabell 1 Bidrag från gemenskapen (i 000 euro – gällande priser) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Totalt Prioritering 1: […] 0 Prioritering 2: […] 0 Prioritering 3: […] 0 Prioritering: […] 0 Tekniskt bistånd 0 Totalt 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1.2 Kommentarer om siffrorna/tendenserna

6.2 Övergripande finansieringsplan 6.2.1 Tabell



Flerårigt program – Utkast till finansieringsplan Tabell 2 Övergripande finansieringsplan (i 000 euro – gällande priser) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Totalt Bidrag från gemenskapen Offentlig medfinansiering Privat medfinansiering Totalt 0 0 0 0 0 0 0 0 % gemenskapsbidrag % % % % % % % % 6.2.2 Kommentarer om siffrorna/tendenserna [den ansvariga personens namnteckning]









BILAGA 3

MALL FÖR ÅRLIGT PROGRAM

 ursprunglig version

 version som reviderats (nummer, datum dd/mm/yyyy) efter dialog med kommissionen

 version som reviderats av annan orsak

MEDLEMSSTAT:

FOND:

ANSVARIG MYNDIGHET:

ÅR:

1. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR URVAL AV PROJEKT SOM SKA FINANSIERAS GENOM DET ÅRLIGA PROGRAMMET

▼M3 —————

▼B

3. ÅTGÄRDER FÖR GENOMFÖRANDE AV PRIORITERINGARNA SOM SKA STÖDJAS GENOM PROGRAMMET 3.1 Åtgärder som genomför prioritering 1 3.2 Åtgärder som genomför prioritering 2 3.3 Osv. Utgå vid beskrivningen av åtgärderna i punkt 3.1–osv. (om tillämpligt) från den indelning i kategorier som görs i den grundläggande rättsakten Beskrivning av åtgärderna i punkt 3.1–osv. 1. Åtgärdens mål och tillämpningsområde 2. Förväntade stödmottagare 3. Om projektet eller projekten genomförs direkt av den ansvariga myndigheten såsom verkställande organ, motivera varför 4. Förväntade kvantifierbara resultat och indikatorer som ska användas 5. Synliggörande av EU-medel 6. Komplementaritet med liknande åtgärder som finansieras genom andra EU-instrument 7. Finansiell information

4. TEKNISKT BISTÅND 4.1 Syfte med det tekniska biståndet ▼M3 ————— ▼B 4.3 Synliggörande av EU-medel

5. UTKAST TILL FINANSIERINGSPLAN



Årligt program – Utkast till finansieringsplan Tabell 1 Översiktstabell (alla siffror i euro) Ref. prioritering Ref. särskild prioritering (1) Gemenskapens bidrag (a) Offentliga anslag (b) Privata anslag (c) Totalt (d=a+b+c) % EU (e=a/d) Andel av totalbeloppet (d/total d) Åtgärd 1: […] 0 Åtgärd 2: […] 0 Åtgärd 3: […] 0 Åtgärd 4: […] 0 Åtgärd 5: […] 0 Åtgärd …: […] 0 Åtgärd N: […] 0 Tekniskt bistånd 0 Övriga Insatser (2) 0 Totalt 0 0 0 0 % 100 % (1) Om tillämpligt. (2) Särskilda åtgärder som i den grundläggande rättsakten definieras som krisåtgärder [den ansvariga personens namnteckning]









BILAGA 4

MALL FÖR LÄGESRAPPORT OM GENOMFÖRANDET AV DET ÅRLIGA PROGRAMMET

MEDLEMSSTAT:

FOND:

ANSVARIG MYNDIGHET:

ÅR SOM AVSES:

A. Teknisk rapport

1. OPERATIVT GENOMFÖRANDE

1.1 Tidtabell för genomförandet av programmet

▼M3

1.2 Beskrivning av tillvägagångssättet vid urval av projekt (av den ansvariga myndigheten/delegerade myndigheten eller organ knutna till dem) och utfallet

▼B

1.3 Vilka framsteg har gjort i genomförandet av åtgärderna i programmet enligt de prioriteringar som valts 1.3.1 Åtgärder som förverkligar prioritering 1 1.3.2 Åtgärder som förverkligar prioritering 2 1.3.3 Osv.

1.4 Användning av tekniskt stöd

▼M3

1.4a. Övriga insatser

▼B

1.5 Problem – åtgärder

2. EKONOMISKT GENOMFÖRANDE







Lägesrapport om genomförandet av det årliga programmet Tabell 1 Ekonomisk rapport (alla belopp i euro) Ref. prioritering Ref. särskild prioritering (1) Programplanering av medlemsstaterna Åtaganden gjorda på medlemsstatsnivå Gemenskapsbidrag som medlemsstaterna betalat till den slutliga stödmottagaren Den slutliga stödmottagarens sammanlagda ►M3 stödberättigande ◄ kostnader till dags dato Totala planerade kostnader (a) Gemenskapens bidrag (b) % gemenskapsbidrag (c = b/a) Totala stödberättigande kostnader (d) Gemenskapens bidrag (e) % gemenskapsbidrag (f = e/d) Åtgärd 1: […] Åtgärd 2: […] Åtgärd 3: […] Åtgärd 4: […] Åtgärd 5: […] Åtgärd N […] Tekniskt stöd Övriga insatser (2) TOTALT 0 0 0 0 0 0 0 0 (1) Om tillämpligt. (2) Om tillämpligt, specifika åtgärder som fastställs i den rättsliga grunden, som exempelvis krisåtgärder eller vidarebosatta personer.







↓ ↓ > 60 % av förhandsfinansieringsbetalningarna mottagna? Ja/Nej Ja/Nej

3. RAPPORTER OM OEGENTLIGHETER







Anmälningar av nya oegentligheter (1)? Nej Ja (om ja, fyll i tabell 2) (1) Sedan den senaste lägesrapport/slutrapport som sänts till kommissionen.







Lägesrapport om genomförandet av det årliga programmet Tabell 2 Inledande rapport om oegentlighet Medlemsstat: […] Ställningen per [dag/månad/år] Fond: […] Referensnr Årligt program Projekt Bestämmelse som överträtts Typ av oegentlighet Datum/källa för den första informationen Upptäcktsmetod Möjligt bedrägeri (J/N) Berört belopp i euro (gemenskapens bidrag)







Uppföljning av tidigare oegentligheter? Nej Ja (om ja, fyll i tabell 3)







Lägesrapport om genomförandet av det årliga programmet Tabell 3 Rapporter om uppföljning av oegentligheter Medlemsstat: […] Ställningen per [dag/månad/år] Fond: […] Referensnr Årligt program Projekt Bestämmelse som överträtts Berört belopp (Gemenskapens bidrag) i euro Uppföljningsåtgärder Betalningskrav (belopp i euro) Indragning av gemenskapsbidraget Utfärdat Betalat Dröjsmålsränta Avskrivet

B. Ansökan om en andra utbetalning av förhandsfinansiering

Undertecknad [namn på ansvarig person med versaler]

som företräder den ansvariga myndighet som sköter förvaltning och genomförande av [namnet på fonden] ansöker härmed om en utbetalning av följande belopp som en andra utbetalning av förhandsfinansieringen.







euro (1) (1) Sammanlagt belopp som begärs för att komplettera den första förhandsfinansieringen. [exakt belopp, med två decimaler]

Denna ansökan om utbetalning är korrekt och fullständig av följande skäl:

a) En lägesrapport om genomförandet av det årliga programmet har överlämnats till kommissionen eller bifogas.

b) En styrkt utgiftsredogörelse har utarbetats som redovisar minst 60 % av den första förhandsfinansieringen har inlämnats eller bifogas.

c) Det årliga programmet har genomförts i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och rimlig visshet föreligger om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

d) Ett motiverat yttrande från kommissionen angående en överträdelse enligt artikel 226 i fördraget saknas när det gäller de åtgä