6.

Utbetalningsstället skall anta följande rutiner eller sådana som ger motsvarande garantier: i) Utbetalningsstället skall fastställa skriftliga rutiner för mottagande, registrering och handläggning av ansökningar inklusive en beskrivning av vilka dokument som skall användas. ii) Fördelningen av arbetsuppgifter skall vara sådan att ingen anställd har ansvar för mer än en av uppgifternas godkännande, utbetalning och bokföring av belopp som skall påföras EUGFJ, och att ingen anställd utför någon av dessa uppgifter utan att arbetet sker under överinsyn av en annan anställd. Varje anställdas arbetsuppgifter skall skriftligen definieras inklusive fastställandet av ekonomiska begränsningar för dennes befogenhet. Lämplig utbildning skall anordnas. Personalen skall rotera så att ingen förblir på samma ansvarsposition i mer än fem år, alternativt skall övervakningen ökas. ►M2 Lämpliga åtgärder bör vidtas för att undanröja risken för intressekonflikter i samband med kontroll, godkännande och utbetalning av stöd när personer i ansvarig ställning eller på känsliga poster har andra funktioner utanför utbetalningsstället. ◄ iii) Varje tjänsteman som ansvarar för godkännande skall förfoga över en fullständig checklista för de kontroller som det krävs att han genomför, och skall i stöddokumentet föra in sitt bestyrkande av att dessa kontroller har utförts. Detta bestyrkande kan göras på elektronisk väg i enlighet med de villkor som avses i stycke vi. Samtliga anställdas arbete skall bli föremål för en dokumenterad granskning av en högre tjänsteman. iv) Godkännande av utbetalning för en ansökan skall ske endast efter det att tillräckliga kontroller gjorts för att kontrollera att den är förenlig med gemenskapsreglerna. Dessa kontroller skall omfatta dem som föreskrivs i den förordning som gäller för den specifika åtgärd för vilken medel söks, och dem som krävs enligt artikel 8 i förordning (EEG) nr 729/70 för att undvika och avslöja bedrägeri och oegentligheter med särskilt beaktande av de risker som föreligger. De kontroller som skall vidtas skall anges i en checklista, och deras verkställande skall attesteras för varje ansökan, eller för varje omgång ansökningar. v) Rutinerna skall säkerställa att betalning endast görs till fordringshavaren, till dennes bankkonto eller till dennes befullmäktigade. Betalningen skall utföras av utbetalningsställets bank, eller, när så är lämpligt, av ett statligt betalningskontor, eller med check skickad per post, inom fem arbetsdagar efter belastning av EUGFJ. Rutiner skall antas för att säkerställa att alla betalningar där överföringen inte verkställs, eller där checkar inte löses in, återförs till fonden. Inga betalningar skall göras kontant. Godkännande som ges av den attesterande tjänstemannen och/eller dennes överordnade får ske på elektronisk väg förutsatt att denna metod säkerställer en skälig säkerhetsnivå och att identiteten på dem som utför godkännandet bevaras i de elektroniska registren. ▼M4 vi) Säkerheten hos informationssystem skall baseras på de kriterier som fastställts i en version som är tillämplig under det berörda räkenskapsåret av någon av följande internationellt godkända standarder: — International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799). — Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/handbok för grundläggande IT-skydd (BSI). — Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology (kontrollmål för informationsteknik, COBIT). Utbetalningsstället skall välja en av de internationella standarder som det hänvisas till i första stycket som underlag för säkerheten hos informationssystemet. Säkerhetsåtgärderna skall anpassas till det enskilda utbetalningsställets administrativa struktur, personalresurser och tekniska miljö. De ekonomiska och tekniska insatserna skall stå i rimlig proportion till de faktiska riskerna. ▼B vii) Utbetalningsställets rutiner skall säkerställa att alla ändringar i gemenskapens förordningar, särskilt storleken på de stöd som tillämpas, registreras och att instruktionen, databaser och checklistor uppdateras i god tid.