A.7.5 Dokumenterad information A.7.5.1 Allmänt Organisationens miljöledningssystem ska innefatta a) dokumenterad information som krävs enligt denna standard, b) dokumenterad information som organisationen har fastställt vara nödvändig för ett väl fungerande miljöledningssystem. Anmärkning: Omfattningen av den dokumenterade informationen för ett miljöledningssystem kan variera från en organisation till en annan beroende på — organisationens storlek och dess verksamheter, processer, produkter och tjänster, — behovet att visa att bindande krav uppfylls, — processernas komplexitet och samverkan, — kompetensen hos personer som arbetar under organisationens kontroll. A.7.5.2 Skapande och uppdatering När dokumenterad information skapas och uppdateras ska organisationen säkerställa lämplig a) identifiering och beskrivning (t.ex. rubrik, datum, författare eller referensnummer), b) form (t.ex. språk, programvaruversion, grafik) och medium (t.ex. papper, elektroniskt format), c) granskning och godkännande med avseende på lämplighet och tillräcklighet. A.7.5.3 Styrning av dokumenterad information Dokumenterad information som krävs av miljöledningssystemet och av denna standard ska styras för att säkerställa att a) den är tillgänglig och lämpar sig för användning där den behövs och när den behövs, b) den är tillräckligt skyddad (t.ex. mot förlust av konfidentialitet, olämplig användning eller förlust av integritet). För denna styrning av dokumenterad information ska organisationen i tillämplig utsträckning behandla — distribution, åtkomst, inhämtning och användning, — förvaring och bevarande, inklusive bevarande av läsbarhet, — styrning av ändringar (t.ex. versionshantering), — arkivering och gallring. Dokumenterad information av externt ursprung, som organisationen har bestämt är nödvändig för planering och användning av miljöledningssystemet, ska i lämplig utsträckning identifieras och styras. Anmärkning: Åtkomst kan förutsätta att det tagits ett beslut om behörighet att endast läsa den dokumenterade informationen, eller att både läsa och ändra den dokumenterade informationen. A.8 Verksamhet A.8.1 Planering och styrning av verksamheten Organisationen ska upprätta, införa, underhålla och styra de processer som behövs för att uppfylla krav och utföra de åtgärder som fastställts i 6.1 och 6.2 genom att — upprätta kriterier för dessa processer, — införa styrning av processerna enligt kriterierna. Anmärkning: Styrning kan innefatta styrmedel i teknisk mening och rutiner. Styrmedel kan införas enligt en hierarkisk ordning (t.ex. eliminering, substitution, administrativ) och kan användas var för sig eller i kombination. Organisationen ska styra planerade ändringar och granska konsekvenserna av oavsiktliga ändringar samt vid behov vidta åtgärder för att motverka negativa effekter. Organisationen ska säkerställa att utkontrakterade (outsourcade) processer är styrda eller påverkade. Typ och omfattning av den styrning eller påverkan som ska tillämpas på processerna ska definieras inom miljöledningssystemet. I överensstämmelse med ett livscykelperspektiv ska organisationen a) upprätta styrning, i lämplig omfattning, för att säkerställa att miljökraven hanteras under konstruktions- och utvecklingsprocessen för produkten eller tjänsten, under beaktande av varje fas av dess livscykel, b) fastställa lämpliga miljökrav för upphandling av produkter och tjänster, c) kommunicera relevanta miljökrav till externa leverantörer, inklusive entreprenörer, d) beakta behovet av att ge information rörande potentiell, betydande miljöpåverkan som kan kopplas till transport eller leverans, användning, hantering efter avslutad livslängd och slutlig avfallshantering av dess produkter och tjänster. Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information i den omfattning som är nödvändig för att ha tilltro till att processerna har utförts som planerat. A.8.2 Beredskap och agerande vid nödlägen Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för att förbereda sig för och agera vid potentiella nödlägen enligt 6.1.1. Organisationen ska a) förbereda sig genom att planera åtgärder för att förebygga eller mildra negativ miljöpåverkan till följd av nödlägen, b) agera vid faktiska nödlägen, c) vidta åtgärder för att förhindra eller mildra konsekvenserna av nödlägen, lämpliga för nödlägets omfattning och potentiella miljöpåverkan, d) regelbundet öva planerade responsåtgärder, där så är praktiskt möjligt, e) regelbundet granska och revidera processer och planerade responsåtgärder, i synnerhet efter inträffade nödlägen eller övningar, f) i lämplig omfattning tillhandahålla relevant information och utbildning rörande beredskap för och respons vid nödlägen till relevanta intressenter, inklusive personer som utför arbete inom eller åt organisationen. Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information i den omfattning som är nödvändig för att ha tilltro till att processerna har utförts som planerat. A.9 Utvärdering av prestanda A.9.1 Övervakning och mätning, analys och utvärdering A.9.1.1 Allmänt Organisationen ska övervaka, mäta, analysera och utvärdera sin miljöprestanda. Organisationen ska fastställa a) vad som behöver övervakas och mätas, b) vilka metoder som i tillämplig utsträckning behövs för övervakning, mätning, analys och utvärdering för att säkerställa tillförlitliga resultat, c) kriterier samt lämpliga indikatorer enligt vilka organisationen ska utvärdera miljöprestandan, d) när övervakning och mätning ska utföras, e) när resultaten från övervakning och mätning ska analyseras och utvärderas. Organisationen ska säkerställa att kalibrerad eller verifierad utrustning för övervakning och mätning används och underhålls i lämplig omfattning. Organisationen ska utvärdera sin miljöprestanda och verkan hos miljöledningssystemet. Organisationen ska både internt och externt kommunicera relevant information rörande miljöprestandan, enligt vad som är fastställt i organisationens kommunikationsprocesser och enligt vad som erfordras i bindande krav. Organisationen ska bevara lämplig dokumenterad information som visar resultaten av övervakning, mätning, analys och utvärdering. A.9.1.2 Utvärdering av efterlevnad Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för att utvärdera efterlevnad av bindande krav. Organisationen ska a) fastställa frekvensen för utvärdering av efterlevnad, b) utvärdera efterlevnad och vid behov vidta åtgärder, c) underhålla kunskap om, och förståelse för, efterlevnadsstatus. Organisationen ska bevara dokumenterad information som belägg för resultaten av utvärdering av efterlevnad. A.9.2 Intern revision A.9.2.1 Allmänt Organisationen ska med planerade intervall genomföra interna revisioner för att få information om huruvida miljöledningssystemet a) överensstämmer med 1) organisationens egna krav på sitt miljöledningssystem, 2) kraven i denna standard, b) har införts och underhållits på ett ändamålsenligt sätt. A.9.2.2 Internt revisionsprogram Organisationen ska upprätta, införa och underhålla ett eller flera interna revisionsprogram, vilket innefattar frekvens, metoder, ansvar, planeringskrav och rapportering av interna revisioner. När det interna revisionsprogrammet upprättas ska organisationen beakta de berörda processernas betydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultaten från tidigare revisioner. Organisationen ska a) definiera revisionskriterier och omfattning för varje revision, b) välja revisorer och genomföra revisioner på ett sätt som säkerställer revisionsprocessens objektivitet och oberoende, c) säkerställa att revisionsresultaten rapporteras till relevanta ledningsfunktioner. Organisationen ska bevara dokumenterad information som visar genomförandet av revisionsprogrammet och revisionsresultaten. A.9.3 Ledningens genomgång Högsta ledningen ska med planerade intervall ha en genomgång av organisationens miljöledningssystem för att säkerställa systemets fortsatta lämplighet, tillräcklighet och verkan. Ledningens genomgång ska innefatta beaktande av a) status för åtgärder som beslutats vid ledningens tidigare genomgångar, b) förändringar i 1) externa och interna frågor som är relevanta för miljöledningssystemet, 2) intressenters behov och förväntningar, inklusive bindande krav, 3) dess betydande miljöaspekter, 4) risker och möjligheter, c) i vilken utsträckning organisationens miljömål har uppnåtts, d) information om organisationens miljöprestanda, vilket innefattar trender i fråga om 1) avvikelser och korrigerande åtgärder, 2) resultat från övervakning och mätning, 3) efterlevnad av bindande krav, 4) revisionsresultat, e) resursers tillräcklighet, f) relevant kommunikation från intressenter, inklusive klagomål, g) möjligheter till ständig förbättring. Resultatet av ledningens genomgång ska omfatta — slutsatser om miljöledningssystemet är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt, — beslut som rör möjligheter till ständig förbättring, — beslut som rör behov av ändring av miljöledningssystemet, inklusive resurser, — åtgärder, om så behövs, när miljömål inte uppnåtts, — möjligheter att förbättra integrering av miljöledningssystemet i andra verksamhetsprocesser, om så behövs, — eventuella konsekvenser för organisationens strategiska inriktning. Organisationen ska bevara dokumenterad information som visar resultaten av ledningens genomgångar. A.10 Förbättringar A.10.1 Allmänt Organisationen ska fastställa möjligheter till förbättring (se 9.1, 9.2 och 9.3) och genomföra erforderliga åtgärder för att uppnå avsedda resultat med sitt miljöledningssystem. A.10.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd När en avvikelse inträffar ska organisationen a) reagera på avvikelsen, och i tillämplig utsträckning: 1) vidta åtgärder för att kontrollera och korrigera den, 2) hantera konsekvenserna, inklusive att mildra negativ miljöpåverkan, b) utvärdera behovet av åtgärder för att eliminera orsakerna till avvikelsen, så att den inte inträffar på nytt eller på annat håll, genom att 1) granska avvikelsen, 2) fastställa orsakerna till avvikelsen, 3) undersöka om liknande avvikelser finns eller skulle kunna inträffa, c) vidta nödvändiga åtgärder, d) granska vilken verkan genomförda korrigerande åtgärder har haft, e) göra ändringar i miljöledningssystemet om det är nödvändigt. Korrigerande åtgärder ska vara lämpliga i förhållande till betydelsen av effekterna av de påträffade avvikelserna, inklusive miljöpåverkan. Organisationen ska bevara dokumenterad information som visar — arten av avvikelser och åtgärder som vidtagits i efterhand, — resultaten av korrigerande åtgärder. A.10.3 Ständig förbättring Organisationen ska, för att förbättra miljöprestandan, ständigt förbättra lämpligheten, tillräckligheten och verkan av sitt miljöledningssystem.