2001D0264 — SV — 23.07.2005 — 002.001

Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet

►B RÅDETS BESLUT av den 19 mars 2001 om antagande av rådets säkerhetsbestämmelser (2001/264/EG) (EGT L 101, 11.4.2001, p.1)

Ändrad genom:









▼B

RÅDETS BESLUT

av den 19 mars 2001

om antagande av rådets säkerhetsbestämmelser

(2001/264/EG)







EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR FATTAT DETTA BESLUT med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 207.3 i detta, med beaktande av rådets beslut 2000/396/EG, EKSG, Euratom av den 5 juni 2000 om antagande av rådets arbetsordning ( 1 ), särskilt artikel 24 i denna, och av följande skäl: (1) För att kunna utveckla rådets verksamhet på områden som kräver olika grader av sekretess bör ett omfattande säkerhetssystem skapas som omfattar rådet, dess generalsekretariat och medlemsstaterna. (2) Ett sådant system bör sammanföra alla tidigare beslut och bestämmelser i detta ämne i en enda rättsakt. (3) I praktiken kommer merparten av EU-uppgifter med beteckningen ”CONFIDENTIEL UE” (hemligt) och högre sekretessgrad att röra den gemensamma säkerhets- och försvarspolitiken. (4) För att garantera det sålunda inrättade säkerhetssystemets effektivitet bör medlemsstaterna knytas till det genom att sådana nationella åtgärder vidtas som krävs för att bestämmelserna i detta beslut skall kunna respekteras, när medlemsstaternas behöriga myndigheter och dess anställda hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter. (5) Rådet välkomnar kommissionens avsikt att senast på tillämpningsdagen för det här beslutet införa ett omfattande system i enlighet med bilagan, för att kunna säkerställa att unionens beslutsprocess fungerar obehindrat. (6) Rådet betonar vikten av att i förekommande fall låta Europaparlamentet och kommissionen omfattas av de regler och normer för sekretess som är nödvändiga för att skydda unionens och medlemsstaternas intressen. (7) Detta beslut påverkar inte artikel 255 i fördraget och dess genomförandeinstrument. (8) Detta beslut påverkar inte gällande praxis i medlemsstaterna när det gäller information till de nationella parlamenten om unionens verksamhet. av följande skäl: HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.







Artikel 1

Rådets säkerhetsbestämmelser som återfinns i bilagan godkänns härmed.

Artikel 2

1. När det gäller hantering av sekretessbelagda EU-uppgifter skall generalsekreteraren/den höge representanten vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att de bestämmelser som avses i artikel 1 respekteras vid rådets generalsekretariat (nedan kallat generalsekretariatet) av generalsekretariatets tjänstemän och övriga anställda, av utomstående uppdragstagare som anlitas av generalsekretariatet och av personal som har avdelats till generalsekretariatet, såväl inom rådets lokaler som i de decentraliserade EU-myndigheterna ( 2 ).

2. Medlemsstaterna skall vidta lämpliga åtgärder så att det, i enlighet med nationella ordningar, vid hanterandet av sekretessbelagda EU-uppgifter säkerställs att bestämmelserna i artikel 1 respekteras av medlemsstaternas myndigheter och i deras lokaler av

a) anställda vid medlemsstaternas ständiga representationer vid Europeiska unionen och av de nationella delegationer som deltar i rådsmöten eller i möten i rådsorgan, eller som deltar i annan rådsverksamhet,

b) andra anställda vid medlemsstaternas nationella förvaltningar som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter, oavsett om de tjänstgör på medlemsstaternas territorium eller utomlands,

c) utomstående uppdragstagare som anlitas av medlemsstaterna och avdelad personal från medlemsstaterna som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter.

Medlemsstaterna skall genast informera generalsekretariatet om de åtgärder som vidtagits.

3. De åtgärder som avses under punkterna 1 och 2 skall vara genomförda senast den 30 november 2001.

Artikel 3

I överensstämmelse med de grundläggande principer och miniminormer för säkerhet som återfinns i del I av bilagan, får generalsekreteraren/den höge representanten vidta åtgärder i enlighet med del II, avsnitt 1.1 och 1.2 i bilagan.

Artikel 4

Föreliggande beslut skall från dagen för antagandet ersätta

a) rådets beslut 98/319/EG av den 27 april 1998 om föreskrifter om hur tjänstemän och övriga anställda vid rådets generalsekretariat kan få tillstånd att ha tillgång till sekretessbelagd information som innehas av rådet ( 3 ),

b) beslut av generalsekreteraren/höge representanten för den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken av den 27 juli 2000 om åtgärder för skydd av sekretessbelagda uppgifter, vilka åtgärder skall tillämpas vid rådets generalsekretariat ( 4 ),

c) rådets generalsekreterares beslut nr 433/97 av den 22 maj 1997 om förfarandet för säkerhetsprövning av de tjänstemän som ansvarar för Cortesynätets funktion.

Artikel 5

1. Detta beslut skall träda i kraft samma dag det offentliggörs.

2. Det skall tillämpas från den 1 december 2001.









BILAGA

SÄKERHETSBESTÄMMELSER FÖR EUROPEISKA UNIONENS RÅD

INNEHÅLL

DEL I

Grundläggande principer och miniminormer för säkerhet…

DEL II…

AVSNITT I

Hur säkerheten skall organiseras i europeiska unionens råd…

AVSNITT II

Säkerhetsklassning och markeringar…

AVSNITT III

Hur säkerhetsklassningen skall gå till…

AVSNITT IV

Fysisk säkerhet

AVSNITT V

Allmänna bestämmelser som gäller principen om att begränsa tillgången till sekretessbelagd information till vad en tjänsteman behöver veta för sin tjänsteutövning samt om säkerhetsprövning…

AVSNITT VI

Förfarande för säkerhetsprövning av generalsekretariatets tjänstemän och övriga anställda…

AVSNITT VII

Upprättande, utlämnande, vidarebefordran/överföring, förvaring och förstöring av sekretessbelagda EU-handlingar…

AVSNITT VIII

Register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET…

AVSNITT IX

Säkerhetsåtgärder som skall tillämpas vid särskilda möten som äger rum utanför rådets lokaler vilka inbegriper mycket känsliga frågor…

AVSNITT X

Sekretessbrott och röjande av sekretessbelagda EU-uppgifter…

AVSNITT XI

Skydd för uppgifter som hanteras i IT- och kommunikationssystem…

AVSNITT XII

Utlämnande av sekretessbelagda EU-uppgifter till tredje land eller internationella organisationer…

Tillägg

Tillägg 1

Förteckning över nationella säkerhetsmyndigheter…

Tillägg 2

Jämförelse av nationella sekretessgrader…

Tillägg 3

Praktisk handledning om säkerhetsklassning…

Tillägg 4

Riktlinjer för utlämnande av sekretessbelagda EU-uppgifter till tredje land eller internationella organisationer — samarbete på nivå 1…

Tillägg 5

Riktlinjer för utlämnande av sekretessbelagda EU-uppgifter till tredje land eller internationella organisationer — samarbete på nivå 2…

Tillägg 6

Riktlinjer för utlämnande av sekretessbelagda EU-uppgifter till tredje land eller internationella organisationer — samarbete på nivå 3…

DEL 1

GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH MINIMINORMER FÖR SÄKERHET

INLEDNING

1. I dessa bestämmelser fastställs de grundläggande principer och miniminormer för säkerhet som skall tillämpas av rådet, rådets generalsekretariat (nedan kallat generalsekretariatet), medlemsstaterna och av Europeiska unionens decentraliserade myndigheter (nedan kallade decentraliserade EU-myndigheter) så att säkerheten garanteras och var och en kan vara förvissad om att gemensamma skyddsnormer för säkerheten har fastställts.

2. ”Sekretessbelagda EU-uppgifter” omfattar alla uppgifter och all materiel, som om de röjdes obehörigen skulle kunna skada EU:s intressen i olika hög grad, eller en eller flera av dess medlemsstaters intressen, oavsett om upphovet till uppgifterna finns inom EU eller de har erhållits från en medlemsstat, tredje land eller internationella organisationer.

3. I dessa bestämmelser innebär a) handling: brev, not, protokoll, rapport, memorandum, signal/meddelande, skiss, foto, diapositiv, film, karta, grafisk framställning, plan, anteckningsblock, stencil, karbonpapper, skrivmaskinsband eller band till skrivare, kassett, diskett eller hårddisk i dator, cd-rom eller annat fysiskt medium på vilket uppgifter har lagrats, b) materiel: handling enligt definitionen under punkt a samt varje slags utrustning eller vapen som antingen har tillverkats eller håller på att tillverkas.

4. Säkerheten har följande huvudsyften: a) att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter mot spioneri och mot att de röjs utan tillstånd, b) att skydda EU-uppgifter som hanteras i nät och system för kommunikation och information mot hot som riktar sig mot uppgifternas okränkbarhet och tillgänglighet, c) att skydda anläggningar där EU-uppgifter förvaras från sabotage och uppsåtlig skada, d) om detta misslyckats, bedöma omfattningen och graden av den skada som åsamkats, begränsa följderna av den och vidta åtgärder för att avhjälpa skadan.

5. Grunderna för god säkerhet är följande: a) En nationell säkerhetsorganisation i varje medlemsstat som är ansvarig för i) insamling och registrering av underrättelser om spioneri, sabotage, terrorism och annan omstörtande verksamhet, och ii) information och råd till regeringen och genom denna till rådet, om arten av hotet mot säkerheten och vilka skyddsåtgärder som kan vidtas. b) I varje medlemsstat och på generalsekretariatet, en teknisk myndighet för informationssäkerhet (Infosec) som är ansvarig för att tillsammans med den berörda säkerhetsmyndigheten tillhandahålla information och ge råd om tekniska hot mot säkerheten och vilka skyddsåtgärder som kan vidtas. c) Regelbundet samarbete mellan ministerier, myndigheter och berörda avdelningar inom generalsekretariatet, för att i tillämpliga fall fastställa och rekommendera i) vilka uppgifter, resurser och anläggningar som skall skyddas, och ii) gemensamma skyddsnormer.

6. I sekretessfrågor krävs det omsorg och erfarenhet för att kunna välja ut vilka uppgifter och vilken materiel som skall skyddas och bedömningen av vilken skyddsnivå som krävs. Grundläggande är att skyddsnivån skall motsvara känsligheten hos de enskilda uppgifterna och den materiel som skall skyddas. För att säkerställa ett obehindrat uppgiftsflöde skall åtgärder vidtas för att undvika överdriven sekretessbeläggning. Systemet för säkerhetsklassning är det instrument som skall användas för att omsätta principerna i verkligheten; ett liknande system för säkerhetsklassning bör följas i planeringen och organiseringen av hur man förhindrar spioneri, sabotage, terrorism och andra hot, så att de viktigaste utrymmen där sekretessbelagda uppgifter förvaras och de känsligaste punkterna i dessa får högsta möjliga skyddsnivå.

GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER

7. Säkerhetsåtgärderna skall a) omfatta alla personer som har tillgång till sekretessbelagda uppgifter, sekretessbelagda informationsbärande medier, alla utrymmen där sådana uppgifter förvaras och viktiga anläggningar, b) vara utformade så att personer upptäcks vars ställning kan äventyra säkerheten hos de sekretessbelagda uppgifterna och viktiga anläggningar där sekretessbelagda uppgifter förvaras, och kunna utestänga eller avlägsna dessa personer, c) hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda uppgifter eller de anläggningar där uppgifterna förvaras, d) säkerställa att sekretessbelagda uppgifter sprids endast på grundval av principen ”behöver ha tillgång till uppgifterna för tjänsteutövningen”, som är grundläggande för alla aspekter av säkerhet, e) Säkerställa okränkbarheten (dvs. förebygga förvanskning, obehörig ändring eller radering) och tillgängligheten (dvs. åtkomst skall inte nekas dem som behöver och är behöriga att få tillgång till alla uppgifter), vare sig uppgifterna är sekretessbelagda eller inte, och särskilt till sådana uppgifter som lagras, bearbetas eller överförs i elektronisk form.

HUR SÄKERHETEN SKALL ORGANISERAS

Gemensamma miniminormer

8. Rådet och varje enskild medlemsstat skall säkerställa att gemensamma miniminormer för säkerhet iakttas i alla förvaltningar och/eller ministerier, andra EU-institutioner, myndigheter och av uppdragstagare så att sekretessbelagda EU-uppgifter kan meddelas i förvissning om att de kommer att hanteras med samma omsorg överallt. Sådana miniminormer skall omfatta kriterier för säkerhetsprövning av personal och förfaranden för skydd av sekretessbelagda EU-uppgifter.

SÄKERHET NÄR DET GÄLLER PERSONALEN

Säkerhetsprövning av personal

9. Alla personer som behöver ha tillgång till uppgifter som fått beteckningen CONFIDENTIEL UE eller en högre sekretessgrad, skall på vederbörligt sätt genomgå en säkerhetsprövning innan tillträde beviljas. En liknande säkerhetsprövning skall krävas för personer i vars tjänsteutövning det ingår tekniskt handhavande av kommunikations- och informationssystem som innehåller sekretessbelagda uppgifter. Syftet med denna säkerhetsprövning skall vara att fastställa om dessa personer a) är obrottsligt lojala, b) har en sådan personlighet och en sådan omdömesförmåga att inget tvivel kan uppstå om deras integritet i hanterandet av sekretessbelagda uppgifter, eller c) kan vara mottagliga för påtryckningar från utländska eller andra källor, till exempel beroende på tidigare bostadsort eller tidigare förbindelser som skulle kunna utgöra en säkerhetsrisk. Särskilt noggrann granskning inom ramen för säkerhetsprövningen skall göras av personer d) som skall ha tillgång till uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, e) där tjänsteutövningen medför tillgång till en stor mängd uppgifter som berör EU på nivån SECRET UE, f) vars tjänsteutövning ger dem särskild tillgång till kommunikations- eller informationssystem som är nödvändiga ur operativ synvinkel och sålunda möjlighet att få obehörig tillgång till stora mängder sekretessbelagda EU-uppgifter, eller att åsamka uppdraget allvarlig skada genom tekniskt sabotage. Under de omständigheter som det redogörs för under punkterna d-f ovan skall man i största möjliga utsträckning använda sig av tekniken med registerkontroll.

10. När personer som inte behöver ha tillgång till uppgifterna för sin tjänsteutövning skall tas i anspråk under omständigheter då de kan få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter (t.ex. bud, säkerhetspersonal, underhållspersonal och städare), skall de först genomgå vederbörlig säkerhetsprövning.

Register över säkerhetsprövning av personal

11. Alla avdelningar, organ eller inrättningar som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter eller där det finns kommunikations- eller informationssystem som är nödvändiga ur operativ synvinkel, skall hålla ett register över den personal som varit föremål för säkerhetsprövning. Varje säkerhetsprövning skall kontrolleras när så krävs för att säkerställa att den är relevant för personens aktuella uppdrag. Säkerhetsprövningen skall ses över med förtur när nya uppgifter indikerar att ett fortsatt uppdrag med sekretessbelagda uppgifter inte längre är förenligt med säkerhetsintressena. Registret över de personer som säkerhetsprövats skall hållas av säkerhetschefen för avdelningen, organet eller inrättningen i fråga.

Säkerhetsanvisningar för personalen

12. All personal, vars tjänst innebär att de kan få tillgång till sekretessbelagda uppgifter skall när de börjar sin tjänst få en grundlig genomgång med återkommande repetition av kraven på säkerhet och hur denna säkerhet erhålls. Det är lämpligt att kräva att all sådan personal skriftligen intygar att de är fullt införstådda med de säkerhetsbestämmelser som rör deras tjänst.

Ledningsansvar

13. Arbetsledningen skall ha skyldighet att känna till vilka av personalen som sysslar med klassificerat arbete eller som har tillgång till kommunikations- eller informationssystem som är nödvändiga ur operativ synvinkel och som registrerar och rapporterar om incidenter eller uppenbart sårbara punkter som skulle kunna påverka säkerheten.

Personalens säkerhetsstatus

14. Förfaranden skall fastställas för att säkerställa att det, när negativa uppgifter kommer fram om en person, fastställs huruvida denna person sysslar med sekretessbelagt arbete eller har tillgång till kommunikations- eller informationssystem som är nödvändiga ur operativ synvinkel, och att den berörda myndigheten informeras. Om det fastställs att personen utgör en säkerhetsrisk skall han/hon avstängas eller avlägsnas från sådana uppdrag där han/hon skulle kunna äventyra säkerheten.

FYSISK SÄKERHET

Behov av skydd

15. Den grad av fysiska säkerhetsåtgärder som skall tillämpas för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter skall stå i relation till den säkerhetsklassning, den volym och det hot som föreligger mot befintliga uppgifter och materiel. Säkerhetsklassning på såväl för hög som för låg nivå skall därför motarbetas, och säkerhetsklassningen skall regelbundet ses över. Alla som har tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter skall följa en gemensam praxis när det gäller säkerhetsklassning av dessa uppgifter och följa gemensamma skyddsnormer för hur uppgifter och materiel som kräver skydd skall förvaras, vidarebefordras/överföras och förstöras.

Kontroller

16. Innan personer som har ansvar för sekretessbelagda EU-uppgifter lämnar obevakade utrymmen skall de se till att uppgifterna är i säkert förvar och att alla säkerhetsanordningar har aktiverats (lås, larm osv.). Ytterligare oberoende kontroller skall utföras efter arbetstid.

Byggnadernas säkerhet

17. Byggnader där sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras eller där det finns kommunikations- eller informationssystem som är nödvändiga ur operativ synvinkel, skall skyddas mot obehörigt tillträde. Arten av skydd för sekretessbelagda EU-uppgifter, t.ex. galler för fönster, lås för dörrar, vakter vid ingångarna, automatiska system för kontroll av tillträde, säkerhetskontroller och patruller, larmsystem, system för upptäckt av intrång och vakthundar, skall vara avhängig a) säkerhetsklassningen på och omfånget av de uppgifter och den materiel som skall skyddas samt var i byggnaden de förvaras, b) kvaliteten på säkerhetsskåp för uppgifterna och materielen, och c) byggnadens konstruktion och belägenhet.

18. Arten av skydd för kommunikations- och informationssystem skall likaledes vara avhängig vilken bedömning som gjorts av värdet på de tillgångar som står på spel och av den potentiella skadan vid sekretessbrott, hur den byggnad där systemet finns är konstruerad samt dess belägenhet och var i byggnaden systemet finns.

Beredskapsplaner

19. Detaljerade planer skall utarbetas i förväg för hur sekretessbelagda uppgifter skall skyddas i händelse av en lokal eller nationell kris.

INFORMATIONSSÄKERHET (INFOSEC)

20. Informationssäkerheten rör fastställandet och tillämpningen av säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifter som har bearbetats, lagrats eller överförts i kommunikations- och informationssystem eller andra elektroniska system mot sekretessbrott, förlust av okränkbarheten eller tillgängligheten, oavsiktligt eller avsiktligt. Relevanta motåtgärder skall vidtas för att hindra obehöriga från att få tillgång till EU-uppgifter, för att förhindra att behöriga användare nekas tillgång till EU-uppgifter och för att förhindra att EU-uppgifter förvanskas eller obehörigen ändras eller raderas.

ÅTGÄRDER MOT SABOTAGE OCH ANDRA FORMER AV UPPSÅTLIG SKADA

21. Fysiska försiktighetsåtgärder för skydd av viktiga anläggningar där sekretessbelagda uppgifter förvaras är de bästa skyddsåtgärderna mot sabotage och uppsåtlig skada, och de kan inte ersättas med enbart säkerhetsprövning av personal. Det behöriga nationella organet skall samla in underrättelser om spioneri, sabotage, terrorism och annan omstörtande verksamhet.

UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER

22. Beslutet att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter där rådet är upphovsman till tredje land eller internationell organisation, skall fattas av rådet. Om rådet inte är upphovsman, skall rådet först söka tillstånd av upphovsmannen. Om det inte går att fastställa vem denne är kommer rådet att påta sig detta ansvar.

23. Om rådet erhåller sekretessbelagda uppgifter från tredje land, internationella organisationer eller annan tredje part, skall dessa uppgifter skyddas i enlighet med den säkerhetsklassning som har gjorts av dem och motsvarande de normer som fastställs i de här bestämmelserna för sekretessbelagda EU-uppgifter, eller motsvarande de strängare normer som tredje part som lämnar ut uppgifterna kan kräva. Ömsesidiga kontroller får genomföras.

24. Ovannämnda principer skall genomföras i enlighet med de detaljerade föreskrifterna i del II.

DEL II

AVSNITT I

HUR SÄKERHETEN SKALL ORGANISERAS I EUROPEISKA UNIONENS RÅD

Generalsekreteraren/den höge representanten

1. Generalsekreteraren/den höge representanten skall a) genomföra rådets säkerhetspolitik, b) ta ställning till de säkerhetsproblem som rådet eller dess behöriga organ har hänskjutit till honom, c) granska frågor som rör förändringar av rådets säkerhetspolitik, i nära samarbete med de nationella säkerhetsmyndigheterna (eller andra lämpliga organ) i medlemsstaterna (nedan kallade nationella säkerhetsmyndigheter). Bilaga I innehåller en förteckning över dessa myndigheter.

2. Generalsekreteraren/den höge representanten skall dessutom vara ansvarig för att a) samordna alla säkerhetsärenden som rör rådets verksamhet, b) begära att varje medlemsstat upprättar ett centralt register för uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET och kräva att ett sådant register i förekommande fall upprättas i de decentraliserade EU-myndigheterna, c) tillställa de utsedda myndigheterna i medlemsstaterna ansökningar om att den nationella säkerhetsmyndigheten gör en säkerhetsprövning av personal som är anställd vid generalsekretariatet, i enlighet med avsnitt VI, d) utreda eller begära en utredning om läckor av sekretessbelagda EU-uppgifter, som enligt prima facie-bevis har inträffat vid generalsekretariatet eller vid någon av de decentraliserade EU-myndigheterna, e) begära att berörda säkerhetsmyndigheter inleder utredningar när man misstänker läckor av sekretessbelagda EU-uppgifter utanför generalsekretariatet, eller de decentraliserade EU-myndigheterna, och samordna utredningarna när mer än en säkerhetsmyndighet är inblandad, f) tillsammans med och i samförstånd med de berörda nationella säkerhetsmyndigheterna periodiskt genomföra granskningar av säkerhetsarrangemangen för skydd av sekretessbelagda EU-uppgifter i medlemsstaterna, g) stå i nära kontakt med alla berörda säkerhetsmyndigheter för att få till stånd en övergripande samordning av säkerheten, h) ständigt se över rådets säkerhetspolitik och säkerhetsförfaranden och, i förekommande fall, utarbeta lämpliga rekommendationer. I samband med detta skall generalsekreteraren för rådet lägga fram den årliga inspektionsplanen, som utarbetas av rådets generalsekretariats säkerhetsavdelning.

Rådets säkerhetskommitté

3. En säkerhetskommitté skall inrättas. Den skall bestå av företrädare för den behöriga säkerhetsmyndigheten i varje medlemsstat. Ordföranden i kommittén skall vara generalsekreteraren/den höge representanten eller dennes ställföreträdare. Företrädare för decentraliserade EU-myndigheter får också bjudas in att delta när frågor som rör dem diskuteras.

4. Säkerhetskommittén skall sammanträda enligt anvisningar från rådet, på begäran av generalsekreteraren/den höge representanten eller av en nationell säkerhetsmyndighet. Kommittén skall ha befogenhet att granska och bedöma alla säkerhetsfrågor med anknytning till rådets förfaranden och att i förekommande fall lägga fram rekommendationer för rådet. När det gäller generalsekretariatets verksamhet skall kommittén ha befogenhet att utfärda rekommendationer i säkerhetsfrågor till generalsekreteraren/den höge representanten.

Generalsekretariatets säkerhetsavdelning

5. För att uppfylla de skyldigheter som nämns i punkterna 1 och 2 skall generalsekreteraren/den höge representanten kunna utnyttja generalsekretariatets säkerhetsavdelning för samordning, kontroll och genomförande av säkerhetsåtgärder.

6. Chefen för generalsekretariatets säkerhetsavdelning skall vara den främste rådgivaren till generalsekreteraren/den höge representanten i säkerhetsfrågor, och han/hon skall vara sekreterare i säkerhetskommittén. I detta avseende skall han/hon leda uppdateringen av säkerhetsbestämmelserna och samordna säkerhetsåtgärderna med de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna, och i förekommande fall med internationella organisationer som är knutna till rådet genom säkerhetsöverenskommelser. Han/hon skall i dessa avseenden agera som sambandsman.

7. Chefen för generalsekretariatets säkerhetsavdelning skall ha ansvaret för godkännande av IT-system och IT-nät vid generalsekretariatet. Chefen för generalsekretariatets säkerhetsavdelning och de berörda nationella säkerhetsmyndigheterna skall, i förekommande fall, tillsammans besluta om godkännande av IT-system och IT-nät som omfattar generalsekretariatet, medlemsstaterna, decentraliserade EU-myndigheter och/eller tredje part (stater eller internationella organisationer).

Decentraliserade EU-myndigheter

8. Varje direktör för en decentraliserad EU-myndighet skall ha ansvaret för genomförandet av säkerheten inom myndigheten. Han/hon utser normalt en medlem av sin personal att vara ansvarig inför honom/henne på detta område. Denne medlem av personalen skall utses till säkerhetstjänsteman.

Medlemsstaterna

9. Varje medlemsstat bör utse en nationell säkerhetsmyndighet som är ansvarig för de säkerhetsarrangemang som rör sekretessbelagda EU-uppgifter ( 5 ).

10. Inom ramen för varje medlemsstats förvaltning bör medlemsstaternas säkerhetsmyndigheter vara ansvariga för a) att upprätthålla säkerheten för sekretessbelagda EU-uppgifter vid nationella ministerier, organ eller myndigheter, offentliga eller privata, inom landet eller utomlands, b) att tillåta inrättandet av ett register för uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET (denna befogenhet kan delegeras till den tjänsteman som är ansvarig för kontrollen av handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET vid ett centralt register), c) den periodiska inspektionen av säkerhetsarrangemangen för sekretessbelagda EU-uppgifter, d) att säkerställa att alla medborgare och alla utlänningar som arbetar vid nationella ministerier, organ eller myndigheter som kan få tillgång till EU-uppgifter som säkerhetsklassats som TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE och CONFIDENTIEL UE, har säkerhetsprövats, e) att utarbeta sådana säkerhetsplaner som anses nödvändiga för att förhindra att sekretessbelagda EU-uppgifter hamnar hos obehöriga.

Ömsesidiga säkerhetsinspektioner

11. Periodiska inspektioner av säkerhetsarrangemangen för skydd av sekretessbelagda EU-uppgifter vid generalsekretariatet och medlemsstaternas ständiga representationer vid Europeiska unionen, liksom av medlemsstaternas utrymmen i rådets byggnader, skall utföras av generalsekretariatets säkerhetsavdelning och av de berörda nationella säkerhetsmyndigheterna tillsammans och genom ömsesidig överenskommelse ( 6 ).

12. Periodiska inspektioner av säkerhetsarrangemangen för skydd av sekretessbelagda EU-uppgifter vid de decentraliserade EU-myndigheterna skall utföras av generalsekretariatets säkerhetsavdelning eller, på generalsekreterarens begäran, av de nationella säkerhetsmyndigheterna i den medlemsstat där myndigheten ligger.

AVSNITT II

SÄKERHETSKLASSNING OCH MARKERINGAR

SEKRETESSGRADER ( 7 )

Uppgifter kan placeras in i följande sekretessgrader:

1. TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET (kvalificerat hemligt): denna sekretessgrad skall endast användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen synnerligen allvarlig skada (synnerligt men).

2. SECRET UE (hemligt): denna sekretessgrad skall endast användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen allvarlig skada (icke obetydligt men).

3. CONFIDENTIEL UE (hemligt): denna sekretessgrad skall användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen skada (ringa men).

4. RESTREINT UE (hemligt): denna sekretessgrad skall användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vara till nackdel för Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters intressen.

MARKERINGAR

5. En varningsmarkering kan användas för att ange vilket område handlingen omfattar eller särskild spridning, grundad på behovet av att få tillgång till uppgifterna för tjänsteutövningen.

6. Markeringen ESDP/PESD skall göras på handlingar och kopior av dessa som rör unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters säkerhet och försvar, eller som rör militär eller icke-militär krishantering.

7. Vissa handlingar med anknytning till system för informationsteknik (IT-system) kan ha en ytterligare markering som medför extra säkerhetsåtgärder enligt vad som fastställs i relevanta bestämmelser.

FASTSTÄLLANDE AV SEKRETESSGRADER OCH MARKERINGAR

8. Sekretessgrad och annan markering skall fastställas och markeras enligt följande: a) Handlingar med beteckningen RESTREINT UE, på mekanisk eller elektronisk väg. b) Handlingar med beteckningen CONFIDENTIEL UE, på mekanisk väg och för hand eller genom tryck på förstämplat, registrerat papper. c) Handlingar med beteckningen SECRET UE och TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, på mekanisk väg och för hand.

AVSNITT III

HUR SÄKERHETSKLASSNINGEN SKALL GÅ TILL

1. Uppgifter skall bara sekretessbeläggas när det är nödvändigt. Sekretessgraden skall anges klart och korrekt och skall upprätthållas bara så länge som uppgifterna kräver skydd.

2. Ansvaret för att sekretessbelägga uppgifter och för eventuell senare inplacering i en lägre sekretessgrad eller för hävande av sekretessen ( 8 ) vilar helt på upphovsmannen. Tjänstemän och övriga anställda vid generalsekretariatet skall sekretessbelägga, inplacera i en lägre sekretessgrad eller häva sekretessen på uppdrag av eller efter överenskommelse med sin generaldirektör.

3. De detaljerade förfarandena för hantering av sekretessbelagda handlingar har fått denna inramning för att säkerställa att de får ett lämpligt skydd med hänsyn till de uppgifter de innehåller.

4. Antalet personer som är behöriga att upprätta handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skall vara så få som möjligt och deras namn skall finnas på en förteckning som upprättats av generalsekretariatet, varje medlemsstat och i förekommande fall av varje decentraliserad EU-myndighet.

5. Säkerhetsklassningen av en handling skall fastställas med utgångspunkt från hur känsligt handlingens innehåll är, i enlighet med definitionen i avsnitt II, punkterna 1-4. Det är viktigt att säkerhetsklassningen är korrekt och att den används med urskillning. Detta gäller särskilt säkerhetsgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. 6. Upphovsmannen till en handling som skall säkerhetsklassas skall ha ovanstående bestämmelser i åtanke och bromsa alla tendenser till för hög eller för låg sekretessgrad. Även om en hög säkerhetsnivå vid första anblicken tycks garantera bättre skydd för en handling, kan en rutinmässig klassning med för hög sekretessgrad resultera i att man förlorar förtroendet för giltigheten i säkerhetsklassningssystemet. Å andra sidan skall handlingar inte placeras i för låg sekretessgrad bara för att undvika de begränsningar som är förknippade med skydd. En praktisk vägledning för säkerhetsklassning finns i bilaga 3. 7. Enstaka sidor, stycken, avsnitt, bilagor, tillägg och bifogade papper till en viss handling kan kräva inplacering i en annan sekretessgrad och skall markeras i enlighet med detta. Säkerhetsklassningen av handlingen som helhet skall vara densamma som den del som fått den högsta sekretessgraden. 8. Säkerhetsklassningen av ett brev eller en not som åtföljer bilagor skall göras i samma sekretessgrad som den högsta sekretessgraden hos bilagorna. Upphovsmannen bör ange tydligt med vilken grad de skall säkerhetsklassas när de skilts från de bifogade handlingarna.

9. Sekretessbelagda EU-handlingar kan inplaceras i en lägre sekretessgrad eller bli föremål för sekretessens hävande endast efter tillstånd av den som upprättat handlingarna och, om så krävs, efter diskussion med andra berörda parter. Inplacering i lägre sekretessgrad eller hävande av sekretess skall bekräftas skriftligen. Den institution, den medlemsstat, det organ, den följdorganisation eller högre myndighet som har upprättat handlingen skall ha ansvaret för att informera sina mottagare om förändringen, och dessa skall i sin tur vara ansvariga för att informera eventuella efterföljande mottagare till vilka de har översänt handlingen eller en kopia av den. 10. Upphovsmannen skall, om så är möjligt, på den sekretessbelagda handlingen ange ett datum eller en tidsperiod när uppgifterna får inplaceras i en lägre sekretessgrad eller sekretessen kan hävas. I annat fall skall denne se över handlingarna minst vart femte år för att säkerställa att den ursprungliga säkerhetsklassningen fortfarande är nödvändig.

AVSNITT IV

FYSISK SÄKERHET

ALLMÄNT

1. Det viktigaste syftet med de fysiska säkerhetsåtgärderna är att hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter och/eller materiel som är sekretessbelagd.

SÄKERHETSKRAV

2. Alla lokaler, utrymmen, byggnader, kontor, rum, kommunikations- och informationssystem osv. i vilka sekretessbelagda EU-uppgifter och materiel förvaras och/eller hanteras skall skyddas genom lämpliga fysiska säkerhetsåtgärder.

3. När man bestämmer vilken grad av fysiskt säkerhetsskydd som är nödvändigt skall hänsyn tas till relevanta faktorer som a) säkerhetsklassningen av uppgifter och/eller materiel, b) mängden och formen (t.ex. pappersutskrift, lagring på datormedier) av uppgifterna, c) av underrättelsetjänster lokalt bedömt hot som riktar sig mot EU, medlemsstaterna och/eller andra institutioner eller tredje part som innehar sekretessbelagda EU-uppgifter och som innefattar sabotage, terrorism och annan omstörtande och/eller brottslig verksamhet.

4. De fysiska säkerhetsåtgärder som tillämpas skall a) förhindra intrång i smyg eller genom tvång, b) avskräcka, hindra och avslöja illojala personer (”spionen i huset”), c) förhindra att tjänstemän och andra anställda vid generalsekretariatet eller medlemsstaternas ministerier och/eller andra institutioner eller tredje part som inte behöver uppgifterna för tjänstens utövande får tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter.

FYSISKA SÄKERHETSÅTGÄRDER

Säkerhetsutrymmen

5. Utrymmen där uppgifter med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller med högre grad av sekretess hanteras och förvaras skall organiseras och struktureras så att de motsvarar något av följande: a) Säkerhetsutrymme klass 1: ett utrymme där uppgifter klassade som CONFIDENTIEL UE eller med högre grad av sekretess hanteras och förvaras på ett sådant sätt att tillträde till utrymmet i själva verket innebär tillgång till sekretessbelagda uppgifter. Ett sådant utrymme kräver i) en klart fastställd och skyddad yttre gräns genom vilken alla in- och utpasseringar kontrolleras, ii) ett kontrollsystem för inpassering, som bara släpper in dem som säkerhetsprövats på vederbörligt sätt och som har särskilt tillstånd att vistas i utrymmet, iii) specificering av säkerhetsklassningen av de uppgifter som normalt sett finns i utrymmet, dvs. de uppgifter för vilka tillträde till utrymmet ger tillgång till uppgifterna. b) Säkerhetsutrymme klass II: ett utrymme där uppgifter med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller högre hanteras och förvaras på ett sådant sätt att det kan skyddas från tillträde av obehöriga genom internt upprättade kontroller, t.ex. lokaler som innehåller enheter där uppgifter med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller högre regelbundet hanteras och förvaras. Ett sådant utrymme kräver i) en klart fastställd och skyddad yttre gräns genom vilken alla in- och utpasseringar kontrolleras, ii) ett kontrollsystem för inpassering som enbart ger tillträde för personer som säkerhetsprövats i vederbörlig ordning och fått särskilt tillstånd att vistas i utrymmet. Alla andra personer skall eskorteras eller kontrolleras på annat sätt för att hindra obehörigt tillträde till sekretessbelagda EU-uppgifter och tillträde till utrymmen som är föremål för tekniska säkerhetsinspektioner. De utrymmen där tjänstgörande personal inte vistas 24 timmar om dygnet skall inspekteras omedelbart efter den normala arbetstiden för att säkerställa att sekretessbelagda EU-uppgifter är korrekt skyddade.

Administrativt utrymme

6. Kring eller ledande till säkerhetsutrymmen av klass I eller klass II får ett administrativt utrymme med lägre säkerhet upprättas. Detta kräver en synlig gräns som gör att personal och fordon kan kontrolleras. Enbart uppgifter med beteckningen RESTREINT UE skall hanteras och förvaras i administrativa utrymmen.

Kontroll av in- och utpassering

7. Tillträdet till säkerhetsutrymmen av klass I och klass II skall kontrolleras genom passersedel eller genom att den permanenta personalen känner igen personerna. Ett system för kontroll av besökare, för att se till att obehöriga inte får tillträde till sekretessbelagda EU-uppgifter, skall också upprättas. Systemen med passersedel kan kompletteras med automatiserad identifiering, vilken skall ses som ett komplement till, men inte en fullständig ersättning för vakter. En förändring i hotbedömningen kan medföra att åtgärderna för kontroll av in- och utpassering förstärks, till exempel vid besök av prominenta personer.

Patrullering av vakter

8. Patrullering av säkerhetsutrymmen av klass I och klass II skall äga rum utanför normal arbetstid för att skydda EU-tillgångar från att utsättas för fara, skada eller förlust. Hur ofta patrulleringen skall genomföras är avhängigt av de lokala omständigheterna, men som vägledning kan intervallet varannan timme anges.

Säkerhetsskåp och valv

9. Tre klasser av skåp skall användas för förvaring av sekretessbelagda EU-uppgifter: — Klass A : säkerhetsskåp som godkänts nationellt för förvaring av uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II, — Klass B : säkerhetsskåp som godkänts nationellt för förvaring av uppgifter med beteckningen SECRET UE och CONFIDENTIEL UE i ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II, — Klass C : arkivmöbler som är lämpliga enbart för förvaring av uppgifter med beteckningen RESTREINT UE.

10. För valv som byggts inom ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II och för alla utrymmen av klass I där uppgifter med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller högre förvaras på öppna hyllor eller visas på diagram, kartor osv. skall väggarna, golven och taken, dörren eller dörrarna med lås, av en nationell säkerhetsmyndighet ha intygats erbjuda ett skydd som motsvarar den klass säkerhetsskåp som godkänts för förvaring av uppgifter av motsvarande säkerhetsklass.

Lås

11. Lås som används för säkerhetsskåp och valv i vilka sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras skall motsvara följande normer: — Grupp A : nationellt godkända för skåp av klass A. — Grupp B : nationellt godkända för skåp av klass B. — Grupp C : enbart avsedda för arkivmöbler av klass C.

Kontroll av lås och kombinationer

12. Lås till säkerhetsskåp får inte avlägsnas från kontorsbyggnaden. Kombinationer till säkerhetsskåp skall memoreras av de personer som behöver känna till dem. För användning i nödsituationer skall den säkerhetsansvarige vid inrättningen i fråga vara ansvarig för reservnycklar och ett skriftligt dokument med varje kombination; dokumenten skall ligga i separata, ogenomskinliga kuvert. Arbetsnycklar, reservsäkerhetsnycklar och kombinationer skall förvaras i separata säkerhetsskåp. Säkerhetsskyddet för dessa lås och kombinationer bör inte vara mindre strängt än de uppgifter som de ger tillgång till.

13. Så få personer som möjligt skall ha kännedom om kombinationer till säkerhetsskåp. Kombinationer skall ställas om a) vid mottagande av ett nytt skåp, b) vid byte av personal, c) vid sekretessbrott eller vid misstanke om detta, d) helst var sjätte månad eller åtminstone en gång om året.

Anordningar för upptäckt av intrång

14. När larmsystem, interntelevision och andra elektriska anordningar används för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter, skall det finnas ett elektriskt nödsystem för att säkerställa att systemet är operativt även om huvudströmmen bryts. Ett annat grundläggande krav är att tekniskt fel eller manipulation av sådana system skall utlösa larm eller ge en annan pålitlig varning till bevakningspersonalen.

Godkänd utrustning

15. De nationella säkerhetsmyndigheterna skall med egna eller bilaterala medel hålla uppdaterade förteckningar över typer och modeller för den säkerhetsutrustning som de har godkänt för direkt eller indirekt skydd av sekretessbelagda uppgifter under olika specificerade omständigheter och villkor. Generalsekretariatets säkerhetsavdelning skall ha en liknande förteckning, som bland annat grundar sig på information från nationella säkerhetsmyndigheter. De decentraliserade EU-myndigheterna skall rådgöra med generalsekretariatets säkerhetsavdelning och i tillämpliga fall med de nationella säkerhetsmyndigheterna i värdmedlemsstaten innan de köper sådan utrustning.

Fysiskt skydd för kopierings- och faxapparater

16. Kopierings- och faxapparater skall ha det fysiska skydd som krävs för att säkerställa att bara behöriga personer kan använda dem och att alla sekretessbelagda produkter är föremål för riktiga kontroller.

SKYDD MOT ”TJUVTITTANDE” OCH ”TJUVLYSSNANDE”

Tjuvtittande

17. Alla lämpliga åtgärder skall vidtas dag som natt för att garantera att sekretessbelagda EU-uppgifter inte blir tillgängliga, inte ens av misstag, för obehöriga.

Tjuvlyssnande

18. Kontor eller utrymmen där sekretessbelagda EU-uppgifter med beteckningen SECRET UE eller högre regelbundet diskuteras skall skyddas mot ”attacker” av passivt och aktivt tjuvlyssnande när hotbilden kräver det. Den behöriga säkerhetsmyndigheten ansvarar för att bedöma riskerna för sådana attacker, efter samråd med nationella säkerhetsmyndigheter, när så krävs.

19. För att fastställa vilka skyddsåtgärder som skall vidtas i lokaler som är känsliga för passivt tjuvlyssnande (t.ex. isolering av väggar, dörrar, golv och tak, mätningar av det ljud som tränger ut och för aktivt tjuvlyssnande (t.ex. sökning efter mikrofoner) får generalsekretariatets säkerhetsavdelning begära hjälp av de nationella säkerhetsmyndigheterna. Säkerhetsansvariga vid de decentraliserade EU-myndigheterna får begära att tekniska inspektioner utförs av generalsekretariatets säkerhetsavdelning och/eller begära hjälp av experter från de nationella säkerhetsmyndigheterna.

20. När omständigheterna så kräver får telekommunikationsutrustning och elektrisk eller elektronisk kontorsutrustning av alla slag som används under möten på säkerhetsnivån SECRET UE och högre, kontrolleras av tekniska säkerhetsexperter från de nationella säkerhetsmyndigheterna på begäran av den säkerhetsansvarige i fråga.

TEKNISKA SÄKERHETSUTRYMMEN

21. Vissa områden kan betecknas som tekniskt säkra utrymmen. En särskild inpasseringskontroll skall utföras. Sådana utrymmen skall hållas låsta på godkänt sätt när de inte används och alla nycklar skall behandlas som säkerhetsnycklar. Sådana utrymmen skall vara föremål för regelbundna fysiska inspektioner som också skall göras efter varje obehörigt intrång eller misstanke om sådant intrång.

22. En detaljerad inventarieförteckning över utrustning och möbler skall finnas, så att man kan övervaka flyttning av utrustning och möbler. Inga möbler och ingen utrustning skall föras till ett sådant utrymme förrän det har inspekterats omsorgsfullt av särskilt utbildad säkerhetspersonal, för att spåra eventuell avlyssningsutrustning. Som allmän regel gäller att installation av kommunikationslinjer på tekniskt säkra områden bör undvikas.

AVSNITT V

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER SOM GÄLLER PRINCIPEN OM ATT BEGRÄNSA TILLGÅNGEN TILL SEKRETESSBELAGD INFORMATION TILL VAD EN TJÄNSTEMAN BEHÖVER VETA FÖR SIN TJÄNSTEUTÖVNING SAMT OM SÄKERHETSPRÖVNING

1. Tillgång till sekretessbelagd EU-information skall beviljas för personer som behöver den för att utföra sina tjänsteåligganden eller uppdrag. Tillgång till uppgifter med sekretessgraderna TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE och CONFIDENTIEL UE skall endast beviljas för personer som genomgått vederbörlig säkerhetsprövning.

2. Ansvaret att avgöra vad en tjänsteman behöver veta för sin tjänsteutövning skall, allt efter de krav som uppgiften innebär, ligga hos generalsekretariatet, de decentraliserade EU-myndigheterna eller det organ eller den avdelning i en medlemsstat där vederbörande tjänsteman skall vara sysselsatt.

3. Säkerhetsprövning av personal grundad på relevanta gällande förfaranden skall åvila tjänstemannens uppdragsgivare. När det gäller tjänstemän och övriga anställda inom generalsekretariatet anges förfarandet för säkerhetsprövningen i avsnitt VI. Säkerhetsprövningen skall leda till att ett ”säkerhetsintyg” utfärdas, i vilket det skall anges vilken nivå av sekretessbelagd information som den person som genomgått säkerhetsprövningen skall få tillgång till samt datum då intyget löper ut. Ett säkerhetsintyg för en viss sekretessgrad kan ge innehavaren tillgång till uppgifter med lägre säkerhetsklassning.

4. Personer som inte är tjänstemän eller övriga anställda inom generalsekretariatet eller medlemsstaterna, t.ex. medarbetare, tjänstemän eller anställda inom EU:s institutioner, med vilka man kan behöva diskutera eller för vilka man kan behöva visa sekretessbelagda EU-uppgifter skall ha genomgått säkerhetsprövning för sekretessbelagd EU-information och ha informerats om sitt ansvar för säkerheten. Samma regel skall under liknande förhållanden gälla för utomstående uppdragstagare, experter och konsulter.

5. Samtliga personer som skall få tillgång till information med sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skall först ha genomgått säkerhetsprövning för denna grad. 6. Samtliga personer som behöver få tillgång till uppgifter med sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skall utses av avdelningschefen och deras namn skall införas i det register som är relevant för säkerhetsklassen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. 7. Samtliga personer skall innan de får tillgång till uppgifter med sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET underteckna en försäkran om att de informerats om rådets säkerhetsrutiner och att de till fullo är medvetna om sitt särskilda ansvar när det gäller att skydda uppgifter med sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET och de påföljder som i EU:s bestämmelser och i nationell lagstiftning eller nationella förvaltningsbestämmelser föreskrivs om sekretessbelagd information lämnas ut till obehöriga, vare sig detta sker uppsåtligt eller genom försumlighet. 8. Om personer vid möten m.m. ges tillgång till information med sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skall den ansvarige säkerhetstjänstemannen inom det organ där dessa personer är verksamma underrätta det organ som anordnat mötet om att de innehar erforderligt tillstånd. 9. Samtliga personer som lämnar en tjänstgöring för vilken de behöver få tillgång till information med sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skall avföras från den lista som upprättats för säkerhetsklassen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Dessutom skall alla sådana personer åter göras uppmärksamma på det särskilda ansvar de har när det gäller att skydda uppgifter med sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. De skall vidare underteckna en försäkran där de förklarar att de varken kommer att använda eller lämna ut någon information med sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

10. Samtliga personer som skall få tillgång till information med sekretessgraden SECRET UE eller CONFIDENTIEL UE skall först genomgå säkerhetsprövning för den aktuella säkerhetsnivån. 11. Samtliga personer som får tillgång till information med sekretessgraden SECRET UE eller CONFIDENTIEL UE skall informeras om de aktuella säkerhetsbestämmelserna och skall vara medvetna om konsekvenserna vid försumlighet. 12. Om personer vid möten m.m. ges tillgång till information med sekretessgraden SECRET UE eller CONFIDENTIEL UE skall den ansvarig säkerhetstjänstemannen inom det organ där dessa personer är verksamma underrätta det organ som anordnat mötet om att de innehar erforderligt tillstånd.

13. Personer med tillgång till uppgifter med sekretessgraden RESTREINT UE skall göras uppmärksamma på de här säkerhetsbestämmelserna liksom på påföljderna vid försumlighet.

14. Om en medarbetare förflyttas från en tjänst som innebär hantering av sekretessbelagt EU-material skall registret övervaka att materialet på korrekt sätt överlämnas från den avgående till den tillträdande tjänstemannen.

15. Personer som det åligger att hantera sekretessbelagd EU-information skall när de inleder sin tjänstgöring och därefter med regelbundna intervall göras uppmärksamma på a) de hot mot säkerheten som oförsiktiga samtal innebär, b) de försiktighetsmått som de bör vidta i sitt umgänge med pressen, c) det hot som kommer från underrättelseorgan som inriktar sig på EU och medlemsstaterna för att få kännedom om sekretessbelagd information och verksamhet inom EU, d) skyldigheten att genast rapportera till vederbörande säkerhetsmyndigheter alla närmanden eller förhållningssätt som kan föranleda misstanke om spioneri eller eventuella onormala förhållanden som kan ha relevans för säkerheten. 16. Alla personer som normalt upprätthåller täta kontakter med företrädare för länder vilkas underrättelseorgan inriktar sig på EU och medlemsstaterna för att få kännedom om sekretessbelagd information och verksamhet inom EU, skall informeras om den teknik man vet att olika underrättelseorgan använder sig av. 17. Det finns inga säkerhetsbestämmelser inom rådet för privata resor till något som helst resmål för de personer som genomgått säkerhetsprövning för tillgång till sekretessbelagd EU-information. De behöriga säkerhetsmyndigheterna skall dock informera de tjänstemän och övriga anställda som de har ansvar för om sådana regler för resor som de kan komma att omfattas av. Säkerhetstjänstemännen ansvarar för att hålla fortbildningsmöten med personalen om dessa särskilda anvisningar.

AVSNITT VI

FÖRFARANDE FÖR SÄKERHETSPRÖVNING AV GENERALSEKRETARIATETS TJÄNSTEMÄN OCH ÖVRIGA ANSTÄLLDA

1. Endast generalsekretariatets tjänstemän och övriga anställda eller personer som arbetar inom generalsekretariatet, som på grund av sina åligganden och för sin tjänsteutövning behöver känna till eller använda sekretessbelagda uppgifter som innehas av rådet, skall ha tillgång till sådana uppgifter.

2. För att få tillgång till uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE och CONFIDENTIEL UE måste de personer som avses i punkt 1 ha fått tillstånd i enlighet med det förfarande som avses i punkterna 4 och 5.

3. Tillstånd skall endast ges till personer som har genomgått säkerhetsprövning av de behöriga nationella myndigheterna i medlemsstaterna, i enlighet med förfarandet i punkterna 6-10.

4. Tillsättningsmyndigheten skall, enligt artikel 2 första stycket i tjänsteföreskrifterna, ha ansvar för utfärdandet av de tillstånd som avses i punkterna 1-3. Tillsättningsmyndigheten skall bevilja tillstånd efter att ha erhållit yttrande från medlemsstaternas behöriga nationella myndigheter på grundval av den säkerhetsprövning som genomförts i enlighet med punkterna 6-12.

5. Tillståndet, som skall vara giltigt för en period av fem år, får inte ha längre varaktighet än de uppgifter på vars grundval det beviljades. Det får förnyas av tillsättningsmyndigheten i enlighet med förfarandet i punkt 4. Tillståndet skall dras in av tillsättningsmyndigheten när den anser att det finns rättmätiga skäl att göra detta. Alla beslut om indragning av ett tillstånd skall meddelas den berörda personen, som kan anhålla om att höras av tillsättningsmyndigheten, och den behöriga nationella myndigheten.

6. Säkerhetsprövningen syftar till att säkerställa att det inte finns några invändningar mot att den berörda personen får tillgång till sekretessbelagda uppgifter som innehas av rådet.

7. Säkerhetsprövningen skall, med den berörda personens medverkan och på begäran av tillsättningsmyndigheten, utföras av behöriga nationella myndigheter i den medlemsstat där den person som skall ges tillstånd är medborgare. Om den berörda personen är bosatt på en annan medlemsstats territorium, kan de berörda nationella myndigheterna uppta samarbete med myndigheterna i den stat där den berörda personen har sin hemvist.

8. Som en del av prövningsförfarandet skall den berörda personen anmodas att fylla i ett formulär med personliga uppgifter.

9. Tillsättningsmyndigheten skall i sin begäran specificera typen av och nivån på de sekretessbelagda uppgifter som den berörda personen skall ha tillgång till så att de behöriga nationella myndigheterna kan genomföra processen med säkerhetsprövning och ge sitt utlåtande om på vilken nivå det är lämpligt att bevilja den personen tillstånd.

10. Hela processen med säkerhetsprövning, tillsammans med de erhållna resultaten, skall genomföras i enlighet med de relevanta regler och bestämmelser som gäller i den berörda medlemsstaten, inklusive de som gäller överklaganden.

11. När medlemsstatens behöriga nationella myndigheter avger ett positivt yttrande får tillsättningsmyndigheten ge den berörda personen tillstånd.

12. Ett negativt yttrande från de behöriga nationella myndigheterna skall meddelas den berörda personen som kan begära att få höras av tillsättningsmyndigheten. Om tillsättningsmyndigheten anser det nödvändigt får den anhålla hos de behöriga nationella myndigheterna om eventuella ytterligare förtydliganden från dessa. Om den negativa uppfattningen bekräftas skall tillstånd inte beviljas.

13. Alla personer som beviljats tillstånd enligt punkterna 4 och 5 skall, när tillståndet beviljas och därefter med jämna mellanrum, erhålla alla nödvändiga föreskrifter angående skyddet av sekretessbelagda uppgifter och hur ett sådant skydd kan garanteras. Dessa personer skall underteckna en förklaring om att de erkänner att de mottagit föreskrifterna och att de åtar sig att lyda dem.

14. Tillsättningsmyndigheten skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att genomföra detta avsnitt, bland annat när det gäller reglerna för tillgång till förteckningen över personer med tillstånd.

15. Tillsättningsmyndigheten kan undantagsvis och om tjänsten så kräver, efter att i förväg ha informerat de behöriga myndigheterna om detta och om dessa inte har hört av sig inom en månad, utfärda ett tillfälligt tillstånd för en tidsperiod som inte får överstiga tre månader i avvaktan på resultatet av den undersökning som anges i punkt 7.

16. De preliminära och tillfälliga tillstånd som utfärdas på detta sätt skall inte ge tillgång till uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; tillgång till dessa uppgifter skall begränsas till tjänstemän som verkligen har genomgått säkerhetsprövning med positivt resultat, i enlighet med punkt 7. I avvaktan på resultatet av säkerhetsprövningen får de tjänstemän, för vilka det krävs tillstånd för tillgång till uppgifter på nivån TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, tillfälligt och preliminärt ges tillstånd att få tillgång till uppgifter upp till och med nivån SECRET UE.

AVSNITT VII

UPPRÄTTANDE, UTLÄMNANDE, VIDAREBEFORDRAN/ÖVERFÖRING, FÖRVARING OCH FÖRSTÖRING AV SEKRETESSBELAGDA EU-HANDLINGAR







Innehåll Allmänna bestämmelser Kapitel I Upprättande och utlämnande av sekretessbelagda EU-handlingar… Kapitel II Vidarebefordran av sekretessbelagda EU-handlingar… Kapitel III Teknisk överföring på elektronisk eller annan väg… Kapitel IV Extra exemplar och översättningar av utdrag från sekretessbelagda EU-handlingar… Kapitel V Granskning och kontroll, förvaring och förstöring av sekretessbelagda EU-handlingar… Kapitel VI Särskilda regler som skall tillämpas på handlingar avsedda för rådet…

Allmänna bestämmelser

I detta avsnitt preciseras åtgärderna för upprättande, utlämnande, vidarebefordran/överföring, förvaring och förstöring av sekretessbelagda EU-handlingar enligt punkt 3 a i de grundläggande principerna och miniminormerna för säkerhet som återfinns i del I i denna bilaga. De skall användas som referens för antagande av dessa åtgärder för annan sekretessbelagd EU-materiel alltefter typen av materiel och från fall till fall.

Kapitel I

Upprättande och utlämnande av sekretessbelagda EU-handlingar

1. EU:s säkerhetsklassningar och markeringar skall tillämpas enligt avsnitt II och anges centrerat i marginalen upptill och nedtill på varje sida och varje sida skall numreras. På varje sekretessbelagd EU-handling skall ett referensnummer och ett datum anges. När det gäller handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET och SECRET UE skall detta referensnummer anges på varje sida. Om flera kopior skall lämnas ut skall ett kopienummer anges på första sidan på varje exemplar tillsammans med uppgift om det totala antalet sidor. Alla bilagor och bifogade handlingar skall anges på den första sidan av en handling med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller högre sekretessgrad.

2. Handlingar med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller högre sekretessgrad får skrivas ut, översättas, förvaras, kopieras, mångfaldigas magnetiskt eller mikrofilmas endast av personer som har genomgått säkerhetsprövning för tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter upp till minst den lämpliga sekretessgraden för handlingen i fråga, utom i det speciella fall som beskrivs i punkt 27 i detta avsnitt. De bestämmelser som reglerar datoriserad framställning av sekretessbelagda handlingar fastställs i avsnitt XI.

3. Sekretessbelagda EU-uppgifter skall lämnas ut endast till personer som behöver känna till uppgifterna för sin tjänsteutövning och som har genomgått lämplig säkerhetsprövning. Det första utlämnandet skall specificeras av upphovsmannen.

4. Handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skall lämnas ut genom registren för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET (se avsnitt VIII). När det gäller meddelanden med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET får det behöriga registret ge chefen för kommunikationscentrumet behörighet att framställa det antal kopior som specificeras i mottagarförteckningen.

5. Handlingar med beteckningen SECRET UE eller med lägre sekretessgrad får lämnas vidare av den ursprunglige mottagaren till andra mottagare på grundval av behovet att få uppgifterna för tjänsteutövningen. Upphovsmyndigheterna skall dock tydligt ange eventuella förbehåll som de önskar införa. När sådana förbehåll införs får mottagarna lämna handlingarna vidare endast med upphovsmyndigheternas tillstånd.

6. Alla handlingar med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller med högre sekretessgrad skall när de anländer till eller lämnar en inrättning diarieföras av inrättningens register. Anvisningar om vilka uppgifter som skall införas (referenser, datum och vid behov kopienummer) skall vara sådana att handlingarna kan identifieras och de skall införas i ett diarium eller på särskilda skyddade databaserade medier.

Kapitel II

Vidarebefordran/överföring av sekretessbelagda EU-handlingar

7. Handlingar med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller med högre sekretessgrad skall vidarebefordras i motståndskraftiga, ogenomskinliga dubbla kuvert. Det inre kuvertet skall märkas med lämplig EU-säkerhetsklassning och om möjligt med fullständiga anvisningar om mottagarens tjänstetitel och adress.

8. Det inre kuvertet får endast öppnas av en kontrolltjänsteman vid registret eller dennes ersättare som skall bekräfta mottagandet av de bifogade handlingarna, om inte detta kuvert är adresserat till en person. I sådant fall skall det lämpliga registret diarieföra kuvertets ankomst, och endast den person som det är adresserat till får öppna det inre kuvertet och erkänna mottagandet av de handlingar som det innehåller.

9. Ett mottagningsbevis skall placeras i det inre kuvertet. Mottagningsbeviset, som inte skall vara sekretessbelagt, skall innehålla uppgifter om handlingens referensnummer, datum och kopienummer, men aldrig ärendet.

10. Det inre kuvertet skall placeras i ett ytterkuvert som skall ha ett emballeringsnummer så att mottagningsbeviset kan fyllas i. Säkerhetsklassningen får under inga omständigheter anges på ytterkuvertet.

11. För handlingar med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller med högre sekretessgrad skall kurirer och bud erhålla mottagningsbevis med angivande av emballeringsnumren.

12. Inom en viss byggnad eller ett visst byggnadskomplex får sekretessbelagda handlingar befordras i ett förseglat kuvert med endast adressatens namn, på villkor att det befordras av en person som genomgått lämplig säkerhetsprövning.

13. Inom ett land får handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET endast befordras med ett officiellt budföretag, eller med personer som är behöriga att få tillgång till uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

14. När budföretag används för vidarebefordran av en handling med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET utanför gränserna för en byggnad eller ett byggnadskomplex, skall bestämmelserna angående emballage och mottagande uppfyllas enligt det här kapitlet. Budföretag skall ha en sådan personal att det garanteras att emballage som innehåller handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ständigt står under direkt övervakning av en ansvarig tjänsteman.

15. Handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET får undantagsvis befordras av tjänstemän, inte bud, utanför en byggnad eller ett byggnadskomplex för lokal användning vid möten och diskussioner förutsatt att a) tjänstemannen som agerar bud är behörig att få tillgång till dessa handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, b) befordringssättet uppfyller nationella bestämmelser för vidarebefordran av nationella handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, c) tjänstemannen under inga omständigheter lämnar handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET utan uppsikt, d) det vidtas arrangemang för en förteckning över de handlingar som befordras på detta sätt och som skall finnas tillgänglig i registret för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET och som skall diarieföras och kontrolleras mot detta register när handlingarna återkommer.

16. Inom ett visst land får handlingar med beteckningarna SECRET UE och CONFIDENTIEL UE befordras antingen med post, om detta är tillåtet enligt nationella bestämmelser och överensstämmer med villkoren i dessa bestämmelser, eller med bud eller med personer som genomgått säkerhetsprövning för behörighet att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter.

17. Varje medlemsstat eller decentraliserad EU-myndighet bör utarbeta föreskrifter för den personal som befordrar sekretessbelagda EU-handlingar på grundval av dessa bestämmelser. Det skall vara ett krav att budet läser och undertecknar dessa föreskrifter. Av föreskrifterna skall det särskilt framgå att handlingarna under inga omständigheter får a) lämnas utan uppsikt av budet om de inte är i säkert förvar i enlighet med bestämmelserna i avsnitt IV, b) lämnas utan uppsikt i allmänna transportmedel eller privata fordon eller på sådana platser som hotell eller restauranger. De får inte förvaras i kassaskåp på hotell eller lämnas utan uppsikt i hotellrum, c) läsas på allmänna platser, t.ex. i flygplan eller på tåg.

18. Materiel med beteckningen CONFIDENTIEL UE eller högre sekretessgrad bör befordras från en medlemsstat till en annan med diplomat- eller militärkurir.

19. Den personal som befordrar materiel med beteckningen SECRET UE och CONFIDENTIEL UE har tillåtelse att göra detta om villkoren är sådana att det garanteras att de inte kan falla i händerna på någon obehörig.

20. Nationella säkerhetsmyndigheter får ge tillåtelse till befordran via personal när diplomat- eller militärkurirer inte är tillgängliga, eller när användningen av sådana kurirer skulle resultera i en försening som skulle vara skadlig för EU:s insatser och när den avsedda mottagaren brådskande behöver materielen. Varje medlemsstat bör utarbeta föreskrifter som omfattar befordran via personal på internationell nivå av sekretessbelagd materiel upp till och med beteckningen SECRET UE av personer som inte är diplomat- eller militärkurirer. Enligt föreskrifterna skall det krävas att a) budet har genomgått lämplig säkerhetsprövning som har genomförts av medlemsstaterna, b) ett lämpligt organ eller register förtecknar allt materiel som befordras på detta sätt, c) paket eller säckar som innehåller EU-materiel är försedda med ett officiellt sigill för att förhindra eller avhålla från tullinspektion samt är märkta med identifikation och föreskrifter till upphittaren, d) budet bär med sig ett kuririntyg och/eller tjänsteuppdrag som är erkänt av alla EU-staterna och som ger honom behörighet att befordra paketet enligt identifikation, e) ingen icke EU-medlemssstat eller gräns korsas vid resa på land om inte den stat som befordrar handlingen har en särskild garanti från den staten, f) budets researrangemang, med tanke på vilka destinationer, resvägar och befordringsvägar som används, står i överensstämmelse med EU:s bestämmelser eller - om nationella bestämmelser för sådana frågor är strängare - i enlighet med sådana bestämmelser, g) materiel får inte lämnas utan uppsikt av budet om den inte förvaras i enlighet med bestämmelserna för säker förvaring i avsnitt IV, h) materiel får inte lämnas utan uppsikt i allmänna eller privata fordon, eller på platser som t.ex. restauranger och hotell. Den får inte förvaras i hotellkassaskåp eller lämnas utan uppsikt i hotellrum, i) om den befordrade materielen innehåller handlingar får dessa inte läsas på offentliga platser (t.ex. i flygplan, på tåg osv.). Den person som utsetts att befordra den sekretessbelagda materielen måste läsa och underteckna säkerhetsinstruktioner som innehåller minst de föreskrifter som förtecknas ovan samt förfaranden som skall följas i en nödsituation eller om paketet som innehåller den sekretessbelagda materielen efterfrågas av tullen eller säkerhetstjänstemännen vid en flygplats.

21. Inga särskilda bestämmelser har fastställts för befordran av handlingar med beteckningen RESTREINT UE, utom att de bör vara sådana att det garanteras att de inte kan falla händerna på någon obehörig.

22. Alla kurirer och sändebud som anlitas för att befordra handlingar med beteckningarna SECRET UE och CONFIDENTIEL UE skall ha genomgått lämplig säkerhetsprövning.

Kapitel III

Teknisk överföring på elektronisk eller annan väg

23. Säkerhetsåtgärderna för kommunikationer är avsedda att garantera en säker överföring av sekretessbelagda EU-uppgifter. De detaljerade regler som skall tillämpas vid överföring av sådana sekretessbelagda EU-uppgifter behandlas i avsnitt XI.

24. Endast godkända kommunikationscentrum och nät och/eller terminaler och system får överföra uppgifter med beteckningarna CONFIDENTIEL UE och SECRET UE.

Kapitel IV

Extra exemplar och översättningar av utdrag från sekretessbelagda EU-handlingar

25. Endast upphovsmannen får ge tillåtelse till kopiering eller översättning av handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

26. Om personer som inte genomgått säkerhetsprövning för sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET behöver information som, trots att den finns i en handling med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, inte har den säkerhetsklassningen, får chefen för registret för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ges behörighet att framställa det erforderliga antalet utdrag från denna handling. Samtidigt skall han/hon vidta nödvändiga åtgärder för att garantera att dessa utdrag ges lämplig säkerhetsklassning.

27. Handlingar med beteckningen SECRET UE eller lägre sekretessgrad får mångfaldigas och översättas av adressaten, inom ramen för de nationella säkerhetsbestämmelserna och på villkor att det är helt förenligt med principen om behovet av att få kännedom om uppgifterna för tjänsteutövningen. De säkerhetsåtgärder som skall tillämpas på ursprungshandlingen skall även tillämpas på kopior och/eller översättningar. Decentraliserade EU-myndigheter skall följa de här säkerhetsbestämmelserna.

Kapitel V

Granskning och kontroll, förvaring och förstöring av sekretessbelagda EU-handlingar

28. Varje år skall alla register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET enligt avsnitt VIII genomföra en systematisk granskning av handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i enlighet med bestämmelserna i avsnitt VIII, punkterna 9-11. Sekretessbelagda EU-handlingar med lägre sekretessgrad än TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skall underkastats interna kontroller i enlighet med nationella riktlinjer och, när det gäller generalsekreterarens eller EU:s decentraliserade myndigheter, i enlighet med föreskrifter från generalsekreteraren/den höge representanten. Dessa åtgärder skall ge möjlighet att säkerställa innehavarnas åsikter avseende a) möjligheten att inplacera i en lägre sekretessgrad eller häva sekretessen för vissa handlingar, b) handlingar som skall förstöras.

29. För att minimera förvaringsproblemen skall kontrolltjänstemännen vid alla register ha behörighet att mikrofilma handlingar med beteckningarna TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE och CONFIDENTIEL UE eller att annars arkivera med hjälp av magnetiska eller optiska medier, förutsatt att a) mikrofilmnings- eller arkiveringsprocessen företas av personal som har genomgått aktuell säkerhetsprövning för motsvarande säkerhetsklassningsnivå, b) mikrofilm- eller arkiveringsmediet inplaceras i samma sekretessgrad som originalhandlingarna, c) mikrofilmning eller arkivering av alla handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET rapporteras till upphovsmannen, d) filmrullar eller annan typ av stöd endast innehåller handlingar med samma säkerhetsklassning, dvs. TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE eller CONFIDENTIEL UE, e) mikrofilmning eller arkivering av en handling med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller SECRET UE anges tydligt i det register som används för den årliga inventeringen, f) originalhandlingar som har mikrofilmats eller på annat sätt arkiverats, förstörs i enlighet med bestämmelserna i punkterna 31-36 nedan.

30. Dessa bestämmelser skall även tillämpas på alla andra former av arkivering som är tillåtna av de nationella säkerhetsmyndigheterna, t.ex. med hjälp av elektromagnetiska medier och optisk skiva.

31. För att förebygga onödig anhopning av sekretessbelagda EU-handlingar skall de handlingar som betraktas som föråldrade och till antalet överflödiga av chefen för den inrättning som innehar dem, förstöras så snart som möjligt på följande sätt: a) Handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET får endast förstöras av det centrala registret med ansvar för dessa. Varje förstörd handling skall förtecknas i ett intyg över förstöring som undertecknas av kontrolltjänstemannen för beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET och av den tjänsteman som bevittnar förstöringen. Dessa personer skall ha genomgått säkerhetsprövning för sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Det skall göras en notering i registret om detta. b) Registret skall bevara intygen om förstöring, tillsammans med distributionslistorna under tio år. Kopior skall översändas till upphovsmannen eller till det lämpliga centrala registret endast på uttrycklig begäran. c) Handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, inklusive allt sekretessbelagt material från upprättandet av handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, t.ex. dåliga kopior, arbetsutkast, maskinskrivna noter och karbonpapper, skall förstöras under överinseende av en tjänsteman för sekretessgraden TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET genom att brännas, omvandlas till pappersmassa, gå genom en dokumentförstörare eller på annat sätt reduceras så att de är oigenkännliga och icke möjliga att återställa.

32. Handlingar med beteckningen SECRET UE skall förstöras av det register som är ansvarigt för dessa handlingar, under överinseende av en person som har genomgått säkerhetsprövning, enligt någon av de procedurer som anges i punkt 31 c. Handlingar med beteckningen SECRET UE som förstörs skall förtecknas på undertecknade intyg om förstöring vilka skall bevaras av registret tillsammans med distributionslistorna under minst tre år.

33. Handlingar med beteckningen CONFIDENTIEL UE skall förstöras av det register som har ansvar för dessa handlingar, under överinseende av en person som har genomgått säkerhetsprövning, med hjälp av någon av de processer som anges i punkt 31 c. Förstöringen skall registreras i enlighet med nationella bestämmelser och, när det gäller generalsekretariatets eller EU:s decentraliserade myndigheter, i enlighet med instruktioner från generalsekreteraren/den höge representanten.

34. Handlingar med beteckningen RESTREINT UE skall förstöras av det register som har ansvar för dessa handlingar eller av användaren, i enlighet med nationella bestämmelser och, när det gäller generalsekretariatets eller EU:s decentraliserade myndigheter, i enlighet med föreskrifter från generalsekreteraren/den höge representanten.

35. Generalsekretariatets, medlemsstaternas och EU:s decentraliserade myndigheter skall utarbeta planer på grundval av lokala förhållanden för att skydda sekretessbelagd EU-materiel i en kris, inklusive förstöring vid behov i en nödsituation samt planer för bortförande; de skall inom sina respektive organisationer utarbeta de föreskrifter som bedöms nödvändiga för att hindra sekretessbelagda EU-uppgifter från att falla i händerna på obehöriga.

36. Arrangemangen för att skydda och/eller förstöra materiel med beteckningarna SECRET UE och CONFIDENTIEL UE i en kris skall under inga omständigheter kunna inverka ogynnsamt på skyddet eller förstöringen av materiel med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, inklusive krypteringsutrustning, vars behandling skall prioriteras framför alla andra uppgifter. De åtgärder som skall vidtas för att skydda och förstöra krypteringsutrustning i en nödsituation skall omfattas av ad hoc-föreskrifter.

Kapitel VI

Särskilda regler som skall tillämpas på handlingar avsedda för rådet

37. Enheten för sekretessbelagda uppgifter skall inom generalsekretariatet säkerställa att uppgifter i rådets handlingar med beteckningen SECRET UE eller CONFIDENTIEL UE, övervakas. Under överinseende av generaldirektören för personal och administration skall denna enhet a) sköta diarieföringen, mångfaldigandet, översättningen, vidarebefordran/överföringen, expedieringen och förstöringen av uppgifterna, b) se till att förteckningen över sekretessbelagda uppgifter uppdateras, c) regelbundet fråga dem som upprättat handlingarna huruvida det är nödvändigt att bibehålla säkerhetsklassningen av uppgifterna, och d) i samråd med säkerhetsavdelningen fastställa praktiska tillvägagångssätt för sekretessbeläggning och hävande av sekretessen.

38. Enheten för sekretessbelagda uppgifter skall föra ett diarium som innehåller följande information: a) det datum då handlingen med sekretessbelagda uppgifter upprättats, b) sekretessgraden, c) den tidpunkt då sekretessen skall hävas, d) namn på den som upprättat handlingen och vid vilken avdelning detta gjorts, e) mottagaren eller mottagarna, med angivande av ordningsnummer, f) ämne, g) nummer, h) antal distribuerade exemplar, i) upprättande av förteckningarna över de sekretessbelagda uppgifter som lagts fram för rådet, j) register över hävande av sekretessen för och inplacering i en lägre sekretessgrad av sekretessbelagda uppgifter.

39. De allmänna reglerna i kapitel I-V i detta avsnitt skall tillämpas på enheten för sekretessbelagda uppgifter vid generalsekretariatet, om de inte ändras av de särskilda bestämmelser som fastställs i detta kapitel.

AVSNITT VIII

REGISTER FÖR HANDLINGAR MED BETECKNINGEN TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

1. Syftet med att ha ett register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET är att garantera diarieföring, registrering, hantering och vidarebefordran/överföring av dessa handlingar i enlighet med säkerhetsbestämmelserna. Chefen för registret för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, i varje medlemsstat respektive i generalsekretariatet och vid behov i EU:s decentraliserade myndigheter, kommer att vara kontrolltjänstemannen för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

2. De centrala registren kommer att vara huvudsakliga mottagare och expedierande myndighet i medlemsstaterna, i generalsekretariatet och i EU:s decentraliserade myndigheter, där sådana register har upprättats samt vid behov i andra EU-institutioner, internationella organisationer och tredje länder med vilka rådet har överenskommelser om säkerhetsförfaranden för utbyte av sekretessbelagda uppgifter.

3. Vid behov skall det inrättas underavdelningar till registren som skall ha ansvar för den interna förvaltningen av handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; de skall föra uppdaterade register över utlämnandet av de handlingar som förvaras på underavdelningens ansvar.

4. Underavdelningar till registren för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skall inrättas enligt avsnitt I för att tillgodose långsiktiga behov och skall vara kopplade till ett centralt register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Om handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET behöver konsulteras temporärt får dessa handlingar lämnas ut utan att det inrättas någon underavdelning till ett register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET under förutsättning att det fastställs regler för att garantera att de fortfarande kontrolleras av ett lämpligt register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET och att alla fysiska och personalmässiga säkerhetsåtgärder iakttas.

5. Underavdelningar till registren får inte vidarebefordra/överföra handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET direkt till andra underavdelningar till samma centrala register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET utan uttrycklig tillåtelse från det senare.

6. All utväxling av handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET mellan underavdelningar som inte är kopplade till samma centrala register skall gå via de centrala registren för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

7. I egenskap av kontrolltjänsteman skall chefen för det centrala registret för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ha ansvar för a) att vidarebefordra/överföra handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i enlighet med de bestämmelser som fastställs i avsnitt VII, b) att upprätta en förteckning över alla underavdelningar till register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET tillsammans med de utnämnda kontrolltjänstemännens och deras behöriga ombuds namn och namnteckningar, c) att förvara mottagningsbevis från registren för alla handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET som cirkulerats av det centrala registret, d) att upprätta ett register över förvarade och cirkulerade handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, e) att upprätta en uppdaterad förteckning över alla de centrala registren för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET med vilka han/hon vanligtvis korresponderar, tillsammans med de utnämnda kontrolltjänstemännens och deras behöriga ombuds namn och namnteckningar, f) att fysiskt skydda alla handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i registret i enlighet med bestämmelserna i avsnitt IV.

8. I egenskap av kontrolltjänsteman skall chefen för underavdelningen till registren för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ha ansvar för a) att vidarebefordra handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i enlighet med bestämmelserna i avsnitt VII och punkterna 5 och 6 i avsnitt VIII, b) hålla en uppdaterad förteckning över alla personer under honom/henne som är behöriga att få tillgång till uppgifter med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, c) att lämna ut handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i enlighet med upphovsmannens föreskrifter eller på grundval av behovet av att få information för tjänsteutövningen sedan han/hon först kontrollerat att mottagaren har genomgått erforderlig säkerhetsprövning, d) att hålla ett uppdaterat register över alla handlingar som han/hon ansvarar för med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET som förvaras eller lämnas ut eller som har översänts till andra register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET och att förvara alla motsvarande mottagningsbevis, e) att hålla en uppdaterad förteckning över register över handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET med vilka han/hon är behörig att utväxla handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, tillsammans med deras kontrolltjänstemäns och behöriga ombuds namn och underskrifter, f) att fysiskt skydda alla handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET som förvaras av registret i enlighet med bestämmelserna i avsnitt IV.

9. Var tolfte månad skall alla register över handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET genomföra en specificerad inventering av alla handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET som de har ansvar för. En handling anses falla under ett registers ansvar om registret fysiskt förvarar handlingen eller har ett mottagningsbevis från det register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET till vilket handlingen har vidarebefordrats/överförts, ett intyg om att handlingen förstörts eller en föreskrift att inplacera denna handling i en lägre sekretessgrad eller att häva sekretessen. 10. Underavdelningar till register skall sända resultatet av sin årliga inventering till det centrala register som de är ansvariga inför vid en tidpunkt som skall fastställas av det senare. 11. De nationella säkerhetsmyndigheterna samt de EU-institutioner, internationella organisationer och decentraliserade EU-myndigheter där ett centralt register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET har inrättats, skall sända resultatet av de årliga inventeringar som genomförs i de centrala registren för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET till generalsekreteraren/den höge representanten senast den 1 april varje år.

AVSNITT IX

SÄKERHETSÅTGÄRDER SOM SKALL TILLÄMPAS VID SÄRSKILDA MÖTEN SOM ÄGER RUM UTANFÖR RÅDETS LOKALER VILKA INBEGRIPER MYCKET KÄNSLIGA FRÅGOR

ALLMÄNT

1. När Europeiska rådet, rådsmöten, ministermöten eller andra viktiga möten äger rum utanför rådets lokaler i Bryssel och Luxemburg och när det berättigas av de särskilda säkerhetskrav som gäller mycket känsliga frågor eller uppgifter, skall de säkerhetsåtgärder som beskrivs nedan vidtas. Dessa åtgärder gäller endast skyddet av sekretessbelagda EU-uppgifter och andra säkerhetsåtgärder måste eventuellt planeras.

ANSVAR

Värdmedlemsstater

2. Den medlemsstat på vars territorium mötet äger rum (värdmedlemsstat) skall i samarbete med generalsekretariatets säkerhetsavdelning ha ansvar för säkerheten vid Europeiska rådet, rådsmöten, ministermöten eller andra viktiga möten, liksom för den fysiska säkerheten för huvuddelegaterna och deras personal. När det gäller skyddet av säkerheten skall det i synnerhet garanteras att a) planer utarbetas för att hantera hot mot säkerheten och incidenter som har samband med säkerhet, och dessa åtgärder skall i synnerhet omfatta en säker förvaring av sekretessbelagda EU-handlingar på avdelningarna, b) åtgärder vidtas för att möjliggöra tillträde till rådets kommunikationssystem för mottagande och vidarebefordran av sekretessbelagda EU-meddelanden. Värdmedlemsstaten kommer även att vid behov tillhandahålla säkra telefonsystem.

Medlemsstaterna

3. Medlemsstaternas myndigheter bör vidta nödvändiga åtgärder för att garantera att a) de nationella delegaterna har lämpligt intyg över säkerhetsprövning, vid behov elektroniskt eller via fax, antingen direkt till säkerhetstjänstemannen vid mötet eller via generalsekretariatets säkerhetsavdelning, b) alla specifika hot meddelas värdmedlemsstatens myndigheter och vid behov generalsekretariatets säkerhetsavdelning, så att lämpliga åtgärder kan vidtas.

Säkerhetstjänsteman vid möten

4. En säkerhetstjänsteman bör utnämnas med ansvar för det övergripande utarbetandet och kontrollen av generella interna säkerhetsåtgärder och för samordningen med andra berörda säkerhetsmyndigheter. De åtgärder som han/hon vidtar skall i allmänhet gälla följande: i) Skyddsåtgärder på mötesplatsen för att garantera att mötet genomförs utan incidenter som kan äventyra säkerheten för sekretessbelagda EU-uppgifter som eventuellt används där. ii) Kontroll av den personal som har tillträde till mötesplatsen, delegationernas utrymmen och konferensrummen samt kontroll av all utrustning. iii) Ständig samordning med värdmedlemsstatens behöriga myndigheter och med generalsekretariatets säkerhetsavdelning. a) b) Införlivande av säkerhetsföreskrifter i mötets dossier med vederbörlig hänsyn tagen till kraven i de här säkerhetsbestämmelserna och till alla andra säkerhetsföreskrifter som anses nödvändiga.

Generalsekretariatets säkerhetsavdelning

5. Generalsekretariatets säkerhetsavdelning skall vara rådgivare om säkerhet vid mötets förberedande; avdelningen bör företrädas där för att vid behov bistå och ge råd till mötets säkerhetstjänsteman och delegationerna.

6. Varje delegation bör till varje möte utse en säkerhetstjänsteman som kommer att vara ansvarig för behandlingen av säkerhetsfrågor inom sin delegation och för upprätthållande av förbindelsen med säkerhetstjänstemannen vid mötet samt, vid behov, med företrädaren för generalsekretariatets säkerhetsavdelning.

SÄKERHETSÅTGÄRDER

Säkerhetsutrymmen

7. Följande säkerhetsutrymmen bör inrättas: a) Ett säkerhetsutrymme i klass II som består av ett planeringsrum, generalsekretariatets kontor och reproduktionsutrustning samt delegationernas kontor vid behov. b) Ett säkerhetsutrymme i klass I som består av konferensrummet och tolkarnas och ljudingenjörernas kabiner. c) Administrativa utrymmen som består av pressens utrymme och de delar av mötesplatsen som används för administration, servering och inkvartering samt utrymmet i omedelbar anslutning till presscentrumet och mötesplatsen.

Passersedel

8. Mötets säkerhetstjänsteman bör dela ut lämpliga besöksbrickor på begäran av delegationerna i enlighet med deras behov. Det får vid behov göras åtskillnad när det gäller tillträde till olika säkerhetsutrymmen.

9. Enligt säkerhetsföreskrifterna för mötet bör det krävas att alla berörda personer ständigt och på ett tydligt sätt bär och uppvisar sina besöksbrickor inom mötesplatsen så att de vid behov kan kontrolleras av säkerhetspersonalen.

10. Förutom deltagare med besöksbrickor bör så få personer som möjligt ha tillträde till mötesplatsen. Nationella delegater som önskar ta emot besökande under mötet bör underrätta mötets säkerhetstjänsteman. Besökande bör erhålla en besöksbricka. En passersedel för besökande med hans/hennes namn och namnet på den person som besöks bör ifyllas. Besökande skall alltid åtföljas av en säkerhetsvakt eller av den person som tar emot besök. Den besökandes passersedel bör bäras av den ledsagande personen som skall återlämna den, tillsammans med den besökandes besöksbricka, till säkerhetspersonalen när den besökande lämnar mötesplatsen.

Kontroll av foto- och AV-utrustning

11. Kameror eller inspelningsutrustning får inte medföras till ett säkerhetsutrymme i klass I, med undantag av utrustning som medförts av fotografer och ljudingenjörer med vederbörligt tillstånd från mötets säkerhetstjänsteman.

Kontroll av portföljer, bärbara datorer och paket

12. Innehavare av passersedel med tillträde till ett säkerhetsutrymme får vanligtvis medföra sina portföljer och bärbara datorer (endast med egen strömförsörjning) utan att de kontrolleras. När det gäller paket till delegationer får delegationerna ta emot leverans av paket som antingen inspekteras av delegationens säkerhetstjänsteman, undersöks med specialutrustning eller öppnas av säkerhetspersonalen för inspektion. Om mötets säkerhetstjänsteman anser det nödvändigt får det fastställas strängare åtgärder för inspektion av portföljer och paket.

Teknisk säkerhet

13. Mötesrummet får göras tekniskt säkert av en teknisk säkerhetsgrupp som även får genomföra elektronisk övervakning under mötet.

Delegationernas handlingar

14. Delegationerna bör ansvara för att ta sekretessbelagda EU-handlingar till och från möten. De skall även ha ansvar för dessa handlingars kontroll och säkerhet under deras användning i de lokaler som de fått sig tilldelade. Man får anhålla om värdmedlemsstaternas hjälp för befordran av sekretessbelagda handlingar till och från mötesplatsen.

Säker förvaring av handlingar

15. Om generalsekretariatet, kommissionen eller delegationerna inte kan förvara sina sekretessbelagda handlingar i enlighet med godkända normer får de, mot mottagningsbevis, samla dessa handlingar i ett förseglat kuvert hos mötets säkerhetstjänsteman, så att denne kan förvara handlingarna i enlighet med godkända normer.

Inspektion av kontor

16. Mötets säkerhetstjänsteman bör se till att generalsekretariatets och delegationernas kontor inspekteras vid slutet av varje arbetsdag för att garantera att alla sekretessbelagda EU-handlingar förvaras på säker plats; om inte bör han vidta erforderliga åtgärder.

Bortskaffande av sekretessbelagt EU-material

17. Allt material skall behandlas som sekretessbelagt och papperskorgar eller säckar bör överlämnas till generalsekretariatet och delegationerna för bortskaffande. Generalsekretariatet och delegationerna bör, innan de lämnar de lokaler som de fått sig tilldelade, ta sitt skräp till mötets säkerhetstjänsteman som skall se till att det förstörs enligt bestämmelserna.

18. Vid mötets slut bör alla handlingar som generalsekretariatet eller delegationerna förfogar över men inte längre önskar behandlas som makulatur. Det bör göras en noggrann genomsökning av generalsekretariatets och delegationernas lokaler innan de säkerhetsåtgärder som antagits för mötet hävs. Handlingar för vilka ett mottagningsbevis undertecknades bör såvitt det är möjligt förstöras enligt föreskrifterna i avsnitt VII.

AVSNITT X

SEKRETESSBROTT OCH RÖJANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER

1. Sekretessbrott inträffar som resultatet av en handling eller försummelse som står i strid med rådets eller nationella säkerhetsbestämmelser vilket kan medföra att sekretessbelagda EU-uppgifter röjs.

2. Röjande av sekretessbelagda EU-uppgifter inträffar när dessa helt eller delvis har fallit i händerna på obehöriga, dvs. personer som inte genomgått vare sig lämplig säkerhetsprövning eller behöver uppgifterna för sin tjänsteutövning eller om det är sannolikt att en sådan händelse har inträffat.

3. Sekretessbelagda EU-uppgifter kan röjas till följd av slarv, försummelse eller tanklöshet samt genom åtgärder från avdelningar vilka riktar sig mot EU eller dess medlemsstater, när det gäller sekretessbelagda EU-uppgifter, eller genom subversiva organisationer.

4. Det är av vikt att alla personer av vilka det krävs att de skall hantera sekretessbelagda EU-uppgifter noggrant informeras om säkerhetsförfaranden, om farorna med obetänksamma samtal och om deras förbindelser med pressen. De bör vara medvetna om vikten av att de genast rapporterar alla sekretessbrott som de eventuellt får vetskap om till säkerhetsmyndigheten i den medlemsstat, den institution eller det organ där de är anställda.

5. När en säkerhetsmyndighet upptäcker eller informeras om ett sekretessbrott som gäller sekretessbelagda EU-uppgifter eller förlust eller försvinnande av sekretessbelagt EU-materiel skall den vidta lämpliga åtgärder för att a) fastställa fakta, b) bedöma den skada som skett och försöka minimera den, c) förebygga en upprepning, d) informera lämpliga myndigheter om effekten av sekretessbrott. I detta sammanhang skall följande uppgifter tillhandahållas: i) En beskrivning av de relevanta uppgifterna, inklusive säkerhetsklassning, referens och kopienummer, datum, upphovsman, ämne och räckvidd. ii) En kort beskrivning av omständigheterna vid sekretessbrott, inklusive datum för och den period under vilken uppgifterna eventuellt röjdes. iii) Ett uttalande om huruvida upphovsmannen har underrättats.

6. Det skall åligga varje säkerhetsmyndighet att, så snart som den underrättats om att ett sådant sekretessbrott kan ha inträffat, omedelbart rapportera detta och därvid använda följande förfarande: underavdelningen av registret för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skall rapportera saken till generalsekretariatets säkerhetsavdelning via sitt centrala register för handlingar med beteckningen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; vid röjande av sekretessbelagda EU-uppgifter som inträffar inom en medlemsstats behörighetsområde skall det rapporteras till generalsekretariatets säkerhetsavdelning, enligt punkt 5, genom den ansvariga nationella säkerhetsmyndigheten.

7. De fall som gäller uppgifter med beteckningen RESTREINT UE behöver rapporteras endast när de uppvisar ovanliga kännetecken.

8. När generalsekreteraren/den höge representanten underrättas om att ett sekretessbrott har ägt rum skall denne a) underrätta den myndighet som var upphovsman till de sekretessbelagda uppgifterna i fråga, b) anmoda lämpliga säkerhetsmyndigheter att inleda utredningar, c) samordna undersökningarna när mer än en säkerhetsmyndighet berörs, d) erhålla en rapport om omständigheterna kring brottet, datum för och den period under vilken det kan ha ägt rum och om upptäckten, med en detaljerad beskrivning av innehållet i och säkerhetsklassningen av det berörda materielet. Den skada som åsamkats EU:s intressen eller en eller flera av medlemsstaterna och de åtgärder som vidtagits för att förhindra en upprepning bör även rapporteras.

9. Upphovsmyndigheten skall underrätta adressaterna och ge lämpliga föreskrifter.

10. Varje person som är ansvarig för röjande av sekretessbelagda EU-uppgifter skall underkastas disciplinära åtgärder enligt de relevanta reglerna och bestämmelserna. Sådana åtgärder skall inte påverka eventuella rättsliga åtgärder.

AVSNITT XI

SKYDD FÖR UPPGIFTER SOM HANTERAS I IT- OCH KOMMUNIKATIONSSYSTEM







Innehåll Kapitel I Inledning… Kapitel II Definitioner… Kapitel III Ansvar för säkerhet… Kapitel IV Icke-tekniska säkerhetsåtgärder… Kapitel V Tekniska säkerhetsåtgärder… Kapitel VI Säkerhet under hantering… Kapitel VII Upphandling… Kapitel VIII Tillfällig eller sporadisk användning…

Kapitel I

Inledning

ALLMÄNT

1. Säkerhetsstrategin och säkerhetskraven i detta avsnitt skall tillämpas på alla kommunikations- och informationssystem och kommunikations- och informationsnät (nedan kallade system) i vilka EU-uppgifter med sekretessgraden CONFIDENTIEL UE och högre hanteras.

2. För system i vilka EU-uppgifter med sekretessgraden RESTREINT UE hanteras krävs också säkerhetsåtgärder för att bevara dessa uppgifters sekretess. För alla system krävs säkerhetsåtgärder för att skydda okränkbarheten och tillgängligheten av dessa system och de uppgifter de innehåller. De säkerhetsåtgärder som skall tillämpas på dessa system skall fastställas av den ackrediteringsmyndighet för säkerhet som har utsetts samt motsvara den bedömda risken och överensstämma med den strategi som anges i de här säkerhetsbestämmelserna.

3. För sensorsystem som innehåller inbyggda IT-system skall skyddet fastställas och specificeras inom den allmänna ramen för de system de tillhör och i så stor utsträckning som möjligt med hjälp av tillämpliga bestämmelser i detta avsnitt.

HOT MOT SYSTEM OCH SYSTEMENS SÅRBARHET

4. Ett hot kan allmänt definieras som en möjlighet till oavsiktligt eller avsiktligt äventyrande av säkerheten. När det gäller system innebär ett sådant äventyrande att en eller flera av egenskaperna sekretess, okränkbarhet och tillgänglighet går förlorade. Sårbarhet kan definieras som en svaghet i kontrollerna eller en avsaknad av kontroller som kan underlätta eller möjliggöra att ett hot sätts i verket mot en specifik tillgång eller ett specifikt mål. Sårbarhet kan vara en försummelse eller höra samman med brister i en kontrolls verkningsfullhet, fullständighet eller konsekvens; den kan vara av teknisk, förfarandemässig eller operativ art.

5. Sekretessbelagda och icke-sekretessbelagda EU-uppgifter som hanteras i system i koncentrerad form för snabb sökning, kommunikation och användning är sårbara i många avseenden. Det finns bland annat en risk för att obehöriga användare får tillgång till uppgifter eller omvänt att behöriga användare vägras tillgång. Det föreligger också risk för obehörigt röjande eller obehörig förvanskning, ändring eller radering av uppgifterna. Den komplicerade och ibland ömtåliga utrustningen är dessutom dyr och ofta svår att snabbt reparera eller ersätta. Dessa system är därför attraktiva mål för verksamhet som går ut på att samla in underrättelser eller sabotage, särskilt om säkerhetsåtgärderna tros vara ineffektiva.

SÄKERHETSÅTGÄRDER

6. Huvudsyftet med de säkerhetsåtgärder som anges i detta avsnitt är att de skall ge skydd mot obehörigt röjande av uppgifter (sekretessbrott) och mot förlust av uppgifternas okränkbarhet och tillgänglighet. För att system som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter skall få tillräckligt säkerhetsskydd skall lämpliga normer för konventionell säkerhet specificeras tillsammans med lämpliga särskilda säkerhetsförfaranden och säkerhetstekniker som är särskilt utformade för varje system.

7. En väl avvägd uppsättning säkerhetsåtgärder skall fastställas och genomföras så att det skapas en säker driftsmiljö för systemet. Dessa åtgärder skall tillämpas på fysiska faktorer, personal, icke-tekniska förfaranden samt driftsmetoder för datorer och kommunikation.

8. Det kommer att krävas åtgärder för datasäkerhet (säkerhetsegenskaper för maskinvara och programvara) för att genomföra principen om behov av uppgifterna för tjänsteutövningen och för att förhindra eller upptäcka obehörigt röjande av uppgifter. När säkerhetskraven fastställs skall det avgöras hur tillförlitliga åtgärderna för datasäkerhet är. Ackrediteringsförfarandet skall avgöra att säkerhetsnivån är tillräckligt hög för att man skall kunna lita på åtgärderna för datasäkerhet.

REDOVISNING AV SYSTEMSPECIFIKA SÄKERHETSKRAV

9. För alla system som hanterar EU-uppgifter med sekretessgraderna CONFIDENTIEL UE och högre skall det krävas att en redovisning av systemspecifika säkerhetskrav utarbetas av myndigheten för driften av IT-system, vid behov med indata och bistånd från projektpersonalen och myndigheten för informationssäkerhet, liksom att den godkänns av ackrediteringsmyndigheten för säkerhet. En redovisning av systemspecifika säkerhetskrav skall också krävas när ackrediteringsmyndigheten för säkerhet bedömer att tillgängligheten och okränkbarheten av EU-uppgifter med sekretessgraden RESTREINT UE eller icke sekretessbelagda EU-uppgifter kan äventyras.

10. Redovisningen av systemspecifika säkerhetskrav skall utarbetas så snart som ett projekt inleds och utvecklas och förbättras allteftersom projektet fortskrider, så att den kan fullgöra olika uppgifter i olika skeden av projektet och av systemets livscykel.

11. Redovisningen av systemspecifika säkerhetskrav skall utgöra den bindande överenskommelse mellan myndigheten för driften av IT-system och ackrediteringsmyndigheten för säkerhet mot vilken systemet skall ackrediteras.

12. Redovisningen av systemspecifika säkerhetskrav skall vara en fullständig och ty