2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 1
Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
►B KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 2222/2000
av den 7 juni 2000
om finansiella bestämmelser för tillämpningen av rådets förordning (EG) nr 1268/1999 om
gemenskapsstöd för föranslutningsåtgärder för jordbruket och landsbygdens utveckling i
kandidatländerna i Central- och Östeuropa under föranslutningsperioden
(EGT L 253, 7.10.2000, s. 5)
Ändrad genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
►M1Kommissionens förordning (EG) nr 2252/2001 av den 20 november 2001 L 304 8 21.11.2001
▼B
KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 2222/2000
av den 7 juni 2000
om finansiella bestämmelser för tillämpningen av rådets förordning
(EG) nr 1268/1999 om gemenskapsstöd för föranslutningsåtgärderför jordbruket och landsbygdens utveckling i kandidatländerna i
Central- och Östeuropa under föranslutningsperioden
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT
DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenska-
pen,
med beaktande av rådets förordning (EG) nr 1268/1999 av den 21 juni
1999 om gemenskapsstöd för föranslutningsåtgärder för jordbruket och
landsbygdens utveckling i kandidatländerna i Central- och Östeuropaunder föranslutningsperioden (
1), särskilt artiklarna 9.2 och 12.2 i denna,
och
av följande skäl:
(1) Enligt artikel 11.1 i rådets förordning (EG) nr 1266/1999 (2)o m
samordning av stödet till kandidatländerna inom ramen förföranslutningsstrategin skall kommissionen genomföra gemens-kapsstödet i enlighet med reglerna i budgetförordningen för
Europeiska gemenskapernas allmänna budget (
3), särskilt artikel
114 i denna. Enligt artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1268/1999skall det ekonomiska stödet överensstämma med principerna irådets förordning (EG) nr 1258/1999 av den 17 maj 1999 omfinansieringen av den gemensamma jordbrukspolitiken(
4). Den
förordningen gäller för såväl utvecklings- som garantisektionen
vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket,
men den innehåller också vissa särskilda bestämmelser förgarantisektionen som faller under avdelning VIII i budgetförord-ningen.
(2) Syftet med Sapard är att en förvaltningsstruktur skall kunnabyggas upp i de berörda länderna. I det särskilda föranslutnings-programmet för jordbruket och landsbygdens utveckling (Sapard)krävs det av de kandidatländer som anges i artikel 1.1 i förordning
(EG) nr 1268/1999 att de följer upp ett stort antal projekt som vart
och ett för det mesta är av begränsad ekonomisk omfattning. Detär önskvärt att förvaltningen delegeras till länderna själva, ochenligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999 är en sådandelegering möjlig. I enlighet med det synsättet bör förvaltningenav Sapard därför skötas av organ i kandidatländerna.
(3) Minimikriterierna och villkoren för en ansökan om decent-raliserad förvaltning enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999 fastställs i bilagan till den förordningen. Dessa kriterier och
villkor är i princip desamma som de utbetalande organen måste
uppfylla för att följa de regler för garantisektionen vid EUGFJsom fastställs i bilagan till förordning (EG) nr 1663/95 (
5), senast
ändrad genom förordning (EG) nr 2245/1999 (6). Mot bakgrund av
detta bör det organ som inrättas i varje kandidatland fungeraenligt bestämmelserna för garantisektionen vid EUGFJ.
(4) De bestämmelser för garantisektionen vid EUGFJ som fastställs iförordning (EG) nr 1663/95 gäller i första hand utbetalnings-rutinerna. Organen i kandidatländerna kommer emellertid att
utöver utbetalningarna även ha ansvaret för själva genomförandet.
Därför måste nödvändiga kriterier fastställas även för dennafunktion.2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 2
(1) EGT L 161, 26.6.1999, s. 87.
(2) EGT L 161, 26.6.1999, s. 68.
(3) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1.
(4) EGT L 160, 26.6.1999, s. 103.
(5) EGT L 158, 8.7.1995, s. 6.
(6) EGT L 273, 23.10.1999, s. 5.
▼B
(5) En ackreditering bör beviljas för en viss period under förutsätt-
ning att nödvändiga kriterier/minimikriterier uppfylls.
(6) Ett krav för att kommissionen skall kunna avstå från detförhandsgodkännande som anges i artikel 12.1 i förordning
(EG) nr 1266/1999 och delegera förvaltningsansvaret till ettkandidatland är att kandidatlandets nationella ackreditering avSapard-organet måste godkännas.
(7) Det är lämpligt att för vissa finansiella transaktioner i möjligastemån använda sig av befintliga organ i kandidatländerna. I varjeland finns redan en nationell fond till vilken Phare-stödetöverförs, och enligt punkt 2 v i bilagan till förordning (EG) nr
1266/1999 skall den nationella utanordnaren ha det fullständiga
ansvaret för medlen. När det gäller Sapard är det därför lämpligtatt utse den nationella fonden i varje kandidatland till denbehöriga myndighet som skall ackreditera Sapard-organet ochdärefter övervaka att ackrediteringskriterierna uppfylls. Den
nationelle utanordnaren skall fungera som kontaktperson för den
finansiella information som kommissionen och kandidatlandetutväxlar.
(8) Enligt artikel 31.2 i rådets förordning (EG) nr 1260/1999 av den21 juni 1999 om allmänna bestämmelser för strukturfonderna (
1)
skall det första åtagandet verkställas när kommissionen antarbeslutet om att godkänna stödet. Detta förfarande kan undernuvarande omständigheter, och med hänsyn till utbetalningarna
av gemenskapens budgetåtaganden, anses vara en lämplig modell
att i tillämpliga delar använda inom Sapard.
(9) Enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999 skallkommissionen genomföra kontroller i efterhand. EUGFJ:sförfarande för granskning och godkännande av räkenskaperna ärett effektivt system för att granska de decentraliserade organensutbetalningar och för att vid behov återvinna oriktiga eller
otillbörliga utbetalningar som kandidatländerna gjort.
(10) Tillämpningsföreskrifterna för Sapard bör fastställas genombilaterala avtal som sluts mellan kommissionen och varje
kandidatland. Kommissionen och respektive kandidatland bördärför ingå ett flerårigt finansieringsavtal med villkor för hurSapard-stödet får användas. För detta gemenskapsstöd bör detäven finnas årliga finansieringsavtal.
(11) För att skydda gemenskapens finansiella intressen bör kandi-datländerna ha motsvarande skyldigheter som medlemsstaterna ifråga om de kontroller av hur Sapard-stödet används som
gemenskapens tjänstemän kommer att genomföra.
(12) De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är i enlighet medyttrandet från kommittén för Europeiska utvecklings- och
garantifonden för jordbruket.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL 1
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Giltighetsområde för denna förordning
1. I den här förordningen fastställs villkoren för överföring enligt
artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999 av förvaltningen av stödetenligt förordning (EG) nr 1268/1999 till organ i de 10 kandidatländersom avses i artikel 1.1 i den förordningen.2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 3
(1) EGT L 161, 26.6.1999, s. 1.
▼B
2. Kommissionen har för avsikt att begära att kandidatländerna skall
uppfylla dessa villkor genom att låta dem ingå i de finansieringsavtalsom förhandlas fram med varje land.
Artikel 2
Definitioner
I denna förordning gäller följande definitioner:
a) Med kandidatländer avses de länder som anges i artikel 1.1 i
förordning (EG) nr 1268/1999.
b) Med den nationella fonden avses den fond som skall inrättas av
kandidatlandet och vara ansvarig inför den nationella utanordnaren;det är denne som har det fullständiga ansvaret för medlen. Fondenskall vara behörig myndighet. Den nationelle utanordnaren skall
fungera som kontaktperson för den finansiella information som
kommissionen och kandidatlandet utväxlar.
c) Med den behöriga myndigheten avses det organ i kandidatlandet som
skall
i) utfärda, övervaka och återkalla ackrediteringen för det Sapard-
organ som fyller de funktioner som anges i artikel 1.2 i förordning
(EG) nr 1663/95, och
ii) utse det attesterande organet.
d) Med Sapard-organet avses det organ som skall inrättas av
kandidatlandet och agera under dess ansvar; det skall ha tvåfunktioner, dels en genomförandefunktion, dels en utbetalnings-funktion. Det får endast finnas ett ackrediterat Sapard-organ i varjekandidatland.
e) Med det attesterande organet avses det organ som skall i sin
verksamhet ha en oberoende ställning gentemot samordningsorganet
och Sapard-organet och som skall attestera räkenskaperna,sammanställa rapporter om förvaltnings- och kontrollsystem ochkontrollera den nationella delfinansieringen.
f) Med det fleråriga finansieringsavtalet avses det avtal i vilket
bestämmelserna för Sapards delfinansiering fastställs.
g) Med det årliga finansieringsavtalet avses det avtal i vilket det slutliga
stödet för året i fråga anges, på grundval av dels de anslag som tagitsupp i gemenskapens budget samt tillägg och ändringar, dels iförekommande fall de bestämmelser som fastställts genom antingendet fleråriga finansieringsavtalet eller i ett tidigare årligt finansie-
ringsavtal.
h) Med Sapards eurokonto avses det konto som den nationelle
utanordnaren på eget ansvar öppnar vid ett finansiellt institut. Kontotskall ge upphov till ränta på marknadsmässiga villkor, vara avsett förde utbetalningar som avses i artikel 8, endast användas för Sapard-transaktioner och föras i euro.
i) Med budgetår avses kalenderåret 1 januari–31 december.
KAPITEL 2
DELEGERAD FÖRVALTNING
Artikel 3
Delegerad förvaltning av stöd
1. Innan beslut fattas om att delegera förvaltningen av stöd till
kandidatländerna skall kommissionen kontrollera att villkoren i artikel12.2 i förordning (EG) nr 1266/1999, nedan kallade villkoren, äruppfyllda, och att bestämmelserna i artiklarna 4–6 samt bilagan till denhär förordningen följs.2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 4
▼M1
▼B
▼B
För att försäkra sig om att dessa villkor och bestämmelser är uppfyllda
respektive följs skall kommissionen
— granska den nationella fondens rutiner och organisation för genom-
förandet av Sapard-programmet och Sapard-organets rutiner ochorganisation. Vid behov skall detta även gälla andra organ omuppgifter har delegerats i enlighet med artiklarna 4.4, 5.3 och 6.2,
— genomföra kontroller på platsen.
2. Beslutet om att delegera förvaltningen till ett organ får vara
temporärt, under förutsättning att villkoren, funktionerna och kriteriernai bilagan till den här förordningen samt bestämmelserna i artiklarna 4–6är uppfyllda.
3. Kommissionen skall kontinuerligt övervaka att villkoren och
bestämmelserna i denna förordning och dess bilaga uppfylls. Om det i
något skede visar sig att så inte är fallet skall kommissionen omedelbartåterkalla sitt beslut och
— inte göra några nya finansiella åtaganden för gemenskapens räkning,
— upphöra med överföringar av pengar till kandidatlandet och— om detta visar sig nödvändigt, besluta om finansiella korrigeringar
för kandidatlandet.
Artikel 4
Den behöriga myndighetens uppgifter
1. I den behöriga myndighetens uppgifter skall i tillämpliga delar de
uppgifter ingå som anges i artikel 1.3, 1.4, 1.6 och 1.7 i förordning (EG)
nr 1663/95. En tillfällig ackreditering får göras för en period som skall
fastställas i förhållande till hur allvarligt det problem är som gällergenomförandet av nödvändiga ändringar av rutiner för förvaltning ochbokföring.
2. Den behöriga myndighetens beslut att ackreditera Sapard-organet
skall fattas efter en granskning av rutiner för handläggning, utbetal-
ningar, kontroller och bokföring. Detta innebär också granskning avförfaranden för projekturval, anbudsinfordran, tilldelning av kontrakt,samt av att reglerna för allmän upphandling följs, med beaktande avkriterierna i bilagan. Granskningen skall göras i enlighet med inter-nationellt accepterade revisionsnormer. Vid en tillfällig ackreditering
måste bestämmelserna i bilagan följas, särskilt när det gäller kravet på
skriftliga förfaranden, åtskillnad av ansvar, kontroller före projekt-godkännande och utbetalning, utbetalningsrutiner, bokföringsrutiner,datasäkerhet, internrevision och i tillämpliga fall bestämmelser föroffentlig upphandling.
3. Den behöriga myndigheten skall övervaka ackrediteringarna och,
om ackrediteringskriterierna inte längre uppfylls, återkalla dem ochomgående underrätta kommissionen om detta.
4. Den behöriga myndigheten får delegera den granskning som avses
i punkt 2 till andra organ. Den nationella utanordnaren skall emellertidunder alla förhållanden ha det övergripande ansvaret.
Artikel 5
Sapard-organets uppgifter
1. I Sapard-organets genomförandefunktion skall följande ingå:
— ansökningsomgångar,
— projekturval,— kontroller av ansökningar om godkännande av projekt, vilket görs
utifrån kravspecifikationer och villkor samt regler för stödberätti-gande, utifrån innehållet i det godkända Sapard-programmet förjordbruk och landsbygdens utveckling, nedan kallat programmet, ochvid behov även enligt bestämmelserna för offentlig upphandling,
— att fastställa avtalsenliga skyldigheter mellan organet och potentiella
stödmottagare och utfärda tillstånd att påbörja arbetet,2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 5
▼B
— att genomföra kontroller på platsen, både före och efter det att ett
projekt godkänts,
— att följa upp och se till att projekten utvecklas,
— att rapportera om situationen i fråga om åtgärder som genomförs
gentemot vissa indikatorer.
2. I Sapard-organets utbetalningsfunktion skall följande ingå:
— kontroller av begäran om utbetalning,
— kontroller på platsen för att fastställa att utbetalningarna gäller
stödberättigande åtgärder,
— att godkänna utbetalningar,
— att göra utbetalningarna,
— att redovisa åtaganden och utbetalningar,
— att om så krävs kontrollera stödmottagarna efter det att utbetal-
ningarna skett för att försäkra sig om att kraven och villkoren förfortsatt stöd är uppfyllda.
3. Om genomförande- och utbetalningsfunktionen är åtskilda får de
utföras av andra parter, under förutsättning att bestämmelserna i punkt2.3 i bilagan följs. Utbetalningsfunktionen samt bokföringen av
åtaganden och betalningar får inte delegeras. Projektgodkännande,
kontroller på platsen och utbetalningsrutiner skall grundas på en lämpligansvarsfördelning.
4. De behöriga myndigheterna skall överlämna alla föreslagna
ändringar av Sapard-organets genomförande- eller utbetalningsfunktiontill kommissionen.
5. Om Sapard-organet inte samtidigt är förvaltningsmyndighet i
enlighet med artikel 9 i kommissionens förordning (EG) nr 2759/1999 (
1)
skall det ge den myndigheten den information som krävs för att den skallkunna fullgöra sina uppgifter.
Artikel 6
Det attesterande organets uppgifter
1. Det attesterande organet skall
— attestera årsredovisningarna för såväl Sapard-organet som för
Sapards eurokonto,
— varje år rapportera om huruvida Sapard-organets förvaltnings- och
kontrollsystem är sådana att organet kan förvissa sig om att
utgifterna är stödberättigande enligt bestämmelserna i artikel 8.1,
— kontrollera att den nationella samfinansiering som avses i artikel 9.1
förekommer och att den följer gällande regler.
2. När det utför dessa uppgifter skall det attesterande organet följa
bestämmelserna i artikel 3 i förordning (EG) nr 1663/95 och eventuellariktlinjer från kommissionen. Om det organ som utsetts är det nationellarevisionsorganet eller motsvarande får vissa eller samtliga uppgifter som
avses i artikel 3.1 i förordning (EG) nr 1663/95 delegeras till andra
organ, under förutsättning att uppgifterna kan utföras effektivt. Detattesterande organet skall emellertid under alla förhållanden ha detövergripande ansvaret.
3. Attesteringen av årsredovisningarna och den rapport om iaktta-
gelser som avses i artikel 3.1 i förordning (EG) nr 1663/95 och artikel13.1 skall vara klara före den 15 april följande år och meddelaskommissionen senast den 30 april.2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 6
(1) EGT L 331, 23.12.1999, s. 51.
▼B
KAPITEL 3
UTBETALNING OCH KONTROLL
Artikel 7
Budgetåtaganden
1. Kommissionens beslut om att ge tillstånd att underteckna det årliga
finansieringsavtalet skall innebära att åtaganden för dessa anslag görs i
gemenskapens budget.
2. Det första årliga finansieringsavtalet får endast undertecknas på
kommissionens vägnar under förutsättning att
— programmet har godkänts av kommissionen, och att
— det fleråriga finansieringsavtalet har undertecknats av båda parter.
3. Kommissionen skall återta delar av ett åtagande i enlighet med
regeln i artikel 31.2 andra stycket i förordning (EG) nr 1260/1999 och
kraven i artikel 10.
Genom undantag från första stycket skall kommissionen automatiskt
återta varje del av åtagandet för år 2000 som inte har reglerats genom
betalning eller för vilket den inte har mottagit en godtagbar betalnings-
ansökan senast den 31 december 2003.
Artikel 8
Kommissionens utbetalningar
1. Gemenskapen får endast samfinansiera Sapard-stöd som beviljats
enligt bestämmelserna i det program som godkänts av kommissionen;stödet skall ingå i det fleråriga och det årliga finansieringsavtalet, och
det skall vara förenligt med det kommissionsbeslut som avses i artikel
3.1.
2. Utbetalningarna skall göras i euro till Sapards eurokonto i enlighet
med bestämmelserna i artikel 32.1, 32.2 andra stycket och 32.3, med
undantag för vad som sägs under a, d och i andra och tredje stycket frånslutet, samt i 32.4 a och b i förordning (EG) nr 1260/1999.
3. Kommissionen skall göra en första utbetalning till Sapards
eurokonto. Denna utbetalning, som får göras i delbetalningar, får
uppgå till högst 49 % av det årliga anslag till respektive kandidatlandsom fastställs i bilagan till kommissionens beslut nr 1999/595/EG (
1).
Utbetalningen får endast göras om det beslut om Sapard-organetsackreditering har fattats som avses i artikel 3.1 och efter det att det
fleråriga och det första årliga finansieringsavtalet har undertecknats.
Utbetalningen skall återbetalas om ingen ansökan om utbetalning enligtartikel 10 har inkommit till kommissionen inom 18 månader från dagenför utbetalningen.
4. Därefter skall utbetalningar göras enligt reglerna i artikel 10.
5. Gemenskapen får inte samfinansiera omräkningskostnader,
bankavgifter eller växelkursförluster.
Artikel 9
Sapard-organets utbetalningar
1. Sapard-organets utbetalningar till stödmottagarna skall
— göras i nationell valuta och på lämpligt sätt debiteras Sapards
eurokonto. Utbetalningsorder till stödmottagare skall normaltutfärdas inom fem dagar efter debiteringen.2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 7
(1) EGT L 226, 27.8.1999, s. 23.▼M1
▼B
▼M1
— baseras på utgiftsdeklarationer från stödmottagaren. Dessa får endast
omfatta projekt som valts ut och utgifter som betalats från och meddet datum då kommissionen fattade det beslut som avses i artikel 3.1,
utom kostnader för genomförbarhetsstudier och liknande studier av
de utvalda projekten samt utgifter för tekniskt stöd.
Gemenskapens bidrag skall utbetalas samtidigt som det nationella
bidraget. När det gäller stödmottagare inom den offentliga sektorn får
det nationella bidraget dock komma före gemenskapens.
2. Det totala offentliga stödet för separata åtgärder och för vad som
beviljas på projektnivå skall vara lätt identifierbart på Sapard-organnivå.
3. Sapard-organet skall registrera varje betalning, med minimikravet
att ange
— belopp i nationell valuta, och
— motsvarande belopp i euro.
4. För höga utbetalningar, dvs. belopp som är högre än det belopp
som skall betalas ut enligt Sapard-organets noteringar, skall utandröjsmål registreras på Sapards eurokonto och reduceras i den ansökantill kommissionen om utbetalning som avses i artikel 10.
5. Återstoden av stödet skall betalas ut i enlighet med artikel 32.4 a
och b i förordning (EG) nr 1260/1999, och efter det att det beslut som
avses i artiklarna 13 och 14 har antagits.
6. Sapard-organet skall handlägga stödmottagarnas ansökningar om
utbetalning inom en fastställd tidsfrist. Om utbetalningsordern utfärdas
mer än tre månader efter det att hela underlaget har mottagits får
gemenskapens delfinansiering minskas enligt bestämmelserna i artikel4.2 i kommissionens förordning (EG) nr 296/96 (
1).
Artikel 10
Ansökan om utbetalning av gemenskapens stöd
1. Kommissionen skall endast beakta sådana ansökningar om
utbetalning som kvartalsvis sammanställs av Sapard-organet. De skall
vara utformade i enlighet med ett formulär som fastställts av
kommissionen och lämnas in till kommissionen av den nationelleutanordnaren inom en månad efter varje kvartalsslut. Ytterligareansökningar får lämnas endast om det finns risk för att Sapardseurokonto töms innan ansökningarna för nästa kvartal har behandlats.
2. Minimikravet är att ansökan skall innehålla uppgifter om
— de utgifter för vilka Sapard-organet betalat ut stöd till stödmotta-
garna under föregående kvartal, med angivande av belopp i såväl
nationell valuta som i euro; beloppen för respektive åtgärder och för
både det nationella stödet och stödet från gemenskapen skall anges,
— återstående gemenskapsmedel på Sapards eurokonto efter den
senaste debiteringen,
— utestående fordringar som skall återvinnas.
3. Kommissionen skall kontrollera ansökningarna om utbetalning
utifrån de villkor som anges i artikel 32.3 b, c, e och f i förordning (EG)nr 1260/1999.
4. De utgifter som anges i en ansökan om utbetalning skall ersättas av
kommissionen, i regel inom två månader efter det att en korrekt ansökanom utbetalning mottagits och efter det att de kontroller som avses ipunkt 3 har genomförts.2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 8
(1) EGT L 39, 17.2.1996, s. 5.▼B
▼B
Artikel 11
Växelkurs och ränta
1. Omräkningskursen mellan euro och nationell valuta skall vara den
växelkurs som offentliggörs av Europeiska centralbanken:
— För Sapard-organets utbetalningar: på kommissionens näst sista
arbetsdag under månaden före den månad då utgiften bokfördes på
Sapard-organets konto. Det datum då utbetalningsordern till
stödmottagaren utfärdas skall vara det datum som anges ibokföringen.
— För Sapard-organets för höga utbetalningar: på kommissionens näst
sista arbetsdag under månaden före den månad då den för höga
utbetalningen först konstaterades.
— För belopp som fastställts i beslutet om godkännande av räkenska-
perna och i förenlighetsbeslutet: på kommissionens näst sistaarbetsdag under månaden före den månad då beslutet fattades.
2. Om tidsgränserna enligt artiklarna 13.5 och 14.4 inte iakttas skall
ränta räknas på eventuella utestående belopp med Euribor-räntesatsenför inlåning på tre månader som publicerats av Europeiska central-banken plus 1,5 procentenheter. Den räntesatsen skall vara det månatligagenomsnittet för den månad då det beslut som avses i dessa artiklar
tillkännagjordes.
3. De räntor som uppbärs på Sapards eurokonto får endast användas
för programmet. På dessa räntor får inga avgifter tas ut.
Artikel 12
Åtgärder på kommissionens initiativ
Om kommissionen inte tilldelar kandidatlandet hela den årliga fördel-
ningen enligt artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1268/1999 skallkommissionen fatta ett särskilt beslut från fall till fall om hur detbelopp som inte beviljats skall användas.
Artikel 13
Beslut om godkännande av räkenskaperna
1. Utan att det påverkar de beslut som avses i artikel 14 skall
kandidatlandet för varje budgetår utarbeta en årlig deklaration som dennationelle utanordnaren skall överlämna till kommissionen, i den formsom kommissionen fastställt. Den skall åtföljas av en attestering samt en
granskningsrapport i enlighet med bestämmelserna i artikel 6.1 b i
förordning (EG) nr 1258/1999 och artikel 4 och artikel 5.1 a, c och e,samt artikel 5.2 i förordning (EG) nr 1663/95.
2. De dokument som avses i punkt 1 skall lämnas in till
kommissionen senast den 30 april året efter respektive budgetår.
Bestämmelserna i artikel 7.1 första och näst sista meningen, artikel 7.2 c
samt artikel 7.3 och 7.4 i förordning (EG) nr 296/96 skall tillämpas. Förbudgetåret ”n” skall samtliga transaktioner som i Sapard-organets
räkenskaper registrerats under detta budgetår beaktas.
3. Kommissionen skall före den 30 september varje år efter
budgetåret i fråga godkänna Sapard-organets räkenskaper i enlighetmed bestämmelserna i artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1258/1999 och
artikel 7 i förordning (EG) nr 1663/95 (nedan kallat beslutet om
godkännande av räkenskaperna). Detta beslut skall också gälla Sapardseurokonto, samt det belopp som skall krediteras Sapards eurokonto ienlighet med artikel 9.4 och artikel 11.3.
4. Kommissionen skall före den 31 juli året efter budgetårets slut
meddela det berörda kandidatlandet vad som framkommit vid kontrollerav de uppgifter som lämnats. Om kommissionen på grund avomständigheter som kandidatlandet råder över inte kan godkännalandets räkenskaper före den 30 september skall landet i fråga få ett2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 9
▼M1
▼B
▼B
meddelande om vilka ytterligare granskningar kommissionen tänker
genomföra.
5. Det belopp som fastställs i beslutet om godkännande av
räkenskaperna skall i normala fall läggas till eller dras av från en av
kommissionens följande utbetalningar till kandidatlandet i fråga. Om detbelopp som enligt detta beslut skall dras av är högre än eventuellaefterföljande utbetalningar skall belopp som inte täcks av återstodenkrediteras kommissionen i euro senast två månader efter det att beslutettillkännagavs. Från fall till fall får emellertid kommissionen besluta att
ett belopp som skall krediteras kommissionen skall räknas av från en
annan utbetalning som kommissionen skall göra till kandidatlandet ifråga via något av gemenskapens instrument.
Artikel 14
Beslut om godkännande av utgifter som är förenliga med reglerna
1. Kommissionen skall, i de fall den kan konstatera att utgifter inte är
förenliga med reglerna i artikel 8.1 andra stycket, fatta ett beslut (nedankallat förenlighetsbeslut) om att sådana utgifter inte får omfattas avgemenskapens samfinansiering.
2. Förfarandena vid detta förenlighetsbeslut skall vara de som gäller
för tillämpningen av artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1258/1999 och
artikel 8 i förordning (EG) nr 1663/95.
3. En finansiell korrigering kan även innebära en schablonkorrigering
i de fall Sapard-organet inte har föranstaltat om eller genomförtkontroller på ett korrekt sätt, eller att kompensation för en korrigering iform av ersättning för utgifter för andra projekt inte accepteras.
4. Det belopp som skall återvinnas i enlighet med det förenlighets-
beslut som avses i punkt 1 skall meddelas den nationella utanordnaren,
som i sin tur skall se till att detta belopp krediteras kommissionen i euro
inom två månader efter det att beslutet tillkännagavs. Det belopp somfastställs i beslutet får inte återigen tilldelas Sapard-programmet. Frånfall till fall får emellertid kommissionen besluta att ett belopp som skallkrediteras kommissionen skall räknas av från en annan utbetalning som
kommissionen skall göra till kandidatlandet i fråga via något av
gemenskapens instrument.
Artikel 15
Registrering och kontrollbestämmelser
1. Sapard-organet och den nationella fonden skall ge kommissionen
tillträde till alla dokument under fem år efter dagen för slutbetalningentill stödmottagaren.
2. När kontroller genomförs enligt artikel 9 i förordning (EG) nr
1268/1999 skall bestämmelserna i rådets förordning (Euratom, EG) nr2185/96 (
1) och artikel 8.1 och 8.2 samt artikel 9.1 och 9.2 i förordning
(EG) nr 1258/1999 gälla i tillämpliga delar för genomförandet av
Sapard-programmet.
3. Kandidatländerna skall tillämpa kommissionens förordning (EG)
nr 1681/94 (2) i fråga om oegentligheter och upprättandet av ett
informationssystem.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla
medlemsstater.2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 10
(1) EGT L 292, 15.11.1996, s. 2.
(2) EGT L 178, 12.7.1994, s. 43.
▼B
BILAGA
FUNKTIONER OCH KRITERIER FÖR ACKREDITERING SOM
SAPARD-ORGAN
1. FUNKTIONER
Sapard-organet skall ha följande huvudfunktioner i fråga om utgifter:
1.1 Godkänna åtaganden och utbetalningar: Det belopp som skall betalas ut till
den som inkommit med en begäran om utbetalning, eller till en leverantör,
skall fastställas. Reglerna i finansieringsavtalet skall följas, särskilt reglerna
för stödberättigande, samt för projekturval, anbudsinfordran, kontraktstill-delning. Kontroller av utfört arbete och tillhandahållna tjänster skall
genomföras.
1.2 Sköta själva utbetalningarna: Organets bank, eller i vissa fall ett statligt
utbetalningskontor, skall ges i uppdrag att betala ut det godkända beloppet
till den som inkommit med en begäran om utbetalning eller till leverantören
(eller dennes befullmäktigade).
1.3 Bokföra åtaganden och utbetalningar: Åtaganden och utbetalningar skall
registreras i organets särskilda räkenskaper för utgifter, vilket normalt skall
ske i elektronisk form. Periodiska sammanställningar över utgifter skall
utarbetas, inklusive de periodiska och årliga deklarationer som skall skickas
till kommissionen. I räkenskaperna skall det också finnas uppgifter om de
utestående fordringar som skall återvinnas.
1.4 Genomföra kontroller: Underlaget för ansökningar och begäran om
utbetalningar skall kontrolleras så att det finns garantier för att de är
förenliga med reglerna i finansieringsavtalet och med kraven och villkoren
i åtagandet. Kontrollerna skall i förekommande fall också genomföras
innan projekten väljs ut. De skall omfatta granskning, kontroller av
kvantitet och kvalitet i fråga om varor eller tjänster som levererats, analyser
och stickprov, kontroller innan utbetalningar görs, samt kontroller av att
finansieringsavtalets övriga regler för stödberättigande utgifter följs. För att
det skall finnas garantier för att utgifter verkligen är stödberättigande kan
det i vissa fall krävas granskningar av teknisk art, till exempel ekonomiska
och finansiella bedömningar, kontroller med inriktning på jordbruk, eller
kontroller av teknisk eller vetenskaplig karaktär.
1.5 Rapportera: Det skall finnas garantier för att utvecklingen inom enskilda
projekt och insatser rapporteras på ett sätt som gör att den övergripande
åtgärden genomförs effektivt.
2. KRITERIA
2.1 Sapard-organet skall ha en sådan administrativ struktur att de tre olika
funktionerna, dvs. godkännande, utbetalningar samt bokföringen, är skilda
åt. En administrativ enhet på lägre nivå skall ansvara för var sin funktion.
Detta skall åskådliggöras i ett organigram.
2.2 Sapard-organet skall införa följande rutiner, eller rutiner som ger
motsvarande garantier:
2.2.1 Det skall finnas skriftliga anvisningar för mottagande, registrering och
handläggning av ansökningar om godkännande av projekt, begäran om
utbetalning, fakturor, verifikationer och kontrollrapporter. Det skall också
finnas en beskrivning av de dokument som skall användas.
Rutinerna skall ge garantier för att alla krav är uppfyllda innan en begäran
om utbetalning eller ett projekt handläggs.
2.2.2 Fördelningen av arbetsuppgifterna skall vara sådan att en handläggare inte
får ansvara för mer än en av de tre funktionerna, dvs. att godkänna projekt,
att godkänna utbetalningar, respektive att betala ut och bokföra beloppen.
En handläggare får inte utföra någon av dessa uppgifter utan att arbetet sker
under överinseende av en annan handläggare. Varje handläggares arbets-
uppgifter skall anges skriftligen, inklusive gränserna för hans eller hennes
befogenheter i ekonomiskt avseende. Personalen skall få den utbildning
som krävs, och det skall finnas ett system för att personal på känsliga poster
roterar, alternativt för att överinseendet utvidgas.
2.2.3 En tjänsteman som ansvarar för godkännande skall ha en fullständig
checklista med de kontroller som skall genomföras. I de dokument som
utgör underlaget skall han/hon intyga att dessa kontroller har utförts. Detta
kan göras på elektronisk väg, i enlighet med villkoren i punkt 2.2.6.
Det skall kunna dokumenteras att samtliga anställdas arbete granskas av en
högre tjänsteman. Analyser, bedömningar och godkännanden av projekt2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 11
▼B
skall dokumenteras skriftligt. Principerna för sund och effektiv förvaltning
skall ligga till grund för projektanalyserna.
2.2.4 En ansökan/begäran får endast godkännas efter det att tillräckliga kontroller
har visat att den är förenlig med reglerna i finansieringsavtalet och
innehållet i Sapard-programmet. Med detta avses kontroller enligt reglerna
för den specifika åtgärd under vilken stöd söks, samt kontroller för att
undvika och upptäcka bedrägerier och oegentligheter, med särskilt
beaktande av de risker som föreligger.
I godkännandefunktionen ingår att ansökningar skall kontrolleras så att det
finns garantier för att kravspecifikationer och stödberättigandekriterier är
uppfyllda, att ansökningarna är fullständiga, att det underlag som bifogas är
korrekt samt för att ansökningarna lämnats in i tid, etc.
Dessa obligatoriska kontroller skall anges i en checklista, och för varje
ansökan, eller varje omgång av ansökningar, skall det finnas ett intyg om
att kontrollerna har genomförts.
Beträffande tjänster eller varor som levererats skall kontrollerna bestå av— en dokumentkontroll av att kvantitet, kvalitet och pris enligt fakturan
överensstämmer med vad som beställts,
— en fysisk kontroll av att varornas eller tjänsternas kvantitet, kvalitet och
pris överensstämmer med fakturan eller blanketten för en begäran om
utbetalning.
Denna kontroll kan göras kontinuerligt under den tid tjänsterna levereras,
dvs. när de första eller löpande utbetalningarna görs.
2.2.5 Rutinerna skall ge garantier för att utbetalningar endast görs till den som
inkommer med en begäran om utbetalning, till dennes bankkonto eller till
dennes befullmäktigade. Utbetalningen skall göras av Sapard-organets
bank, eller av ett statligt utbetalningskontor. Om check används skall den
skickas per post senast fem arbetsdagar efter det att Sapard-bankkontot
debiterats. Det skall finnas rutiner för att alla utbetalningar som inte
kvitteras ut, eller checkar som inte löses in, krediteras Sapards eurokonto.
Utbetalningar får inte göras kontant. Den attesterande tjänstemannens och/
eller dennes överordnades godkännande får ges elektroniskt, under
förutsättning att denna metod är tillräckligt säker och att identiteten på
dem som undertecknar godkännandet registreras elektroniskt.
2.2.6 Om det finns en datoriserad handläggning av ansökningar, begäran om
utbetalning eller fakturor, skall tillträdet till datasystemet skyddas och
kontrolleras på ett sådant sätt
— att all information som registreras valideras så att inmatningsfel kan
upptäckas och korrigeras,
— att uppgifter inte kan registreras, ändras eller godkännas av någon
annan än tjänstemän som har tillstånd och individuella lösenord,
— att en tjänsteman som registrerar eller ändrar data får sin identitet
registrerad. Lösenord skall ändras regelbundet för att förhindra
missbruk. Datasystemen skall genom fysiska kontroller skyddas från
otillåtet tillträde. Säkerhetskopior skall tas, och de skall förvaras på en
separat och säker plats. Logikkontroller skall utföras så att motstridiga
eller orimliga data kan upptäckas.
2.2.7 Rutinerna skall ge garantier för att ändringar beträffande belopp,
kravspecifikationer eller villkor registreras. Anvisningar, databaser och
checklistor skall uppdateras utan dröjsmål.
2.3 Hela eller delar av godkännande- och kontrollfunktionen kan delegeras till
andra organ, under förutsättning att följande villkor uppfylls:
2.3.1 Dessa organs uppgifter och skyldigheter skall vara klart definierade,
särskilt beträffande kontroller och granskning av att reglerna i finansie-
ringsavtalet följs.
2.3.2 Dessa organ skall ha tillgång till effektiva system som gör att de kan
fullgöra sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt.
2.3.3 Dessa organ skall uttryckligen ge Sapard-organet garantier för att de fullgör
sina uppgifter, och de skall ge en beskrivning av sina arbetsmetoder.
2.3.4 Sapard-organet skall regelbundet och punktligt informeras om resultaten av
genomförda kontroller, så att det går att hänvisa till att tillräckliga
kontroller har gjorts innan en begäran om utbetalning godkänns eller en
faktura betalas. Det arbete som utförts skall beskrivas i detalj, antingen i en
rapport som åtföljer varje enskild ansökan eller omgång av ansökningar,
eller i en årsrapport. Rapporten skall åtföljas av ett intyg om att respektive
godkänd ansökan eller begäran om utbetalning är stödberättigande, samt
om det utförda arbetets karaktär, omfattning och avgränsningar. De fysiska
eller administrativa kontroller som gjorts skall anges. Metoden skall
beskrivas, och resultaten av alla kontrollbesök och av de åtgärder som
vidtagits beträffande avvikelser eller oegentligheter skall rapporteras. De2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 12
▼B
dokument som utgör underlaget skall sändas till Sapard-organet, och de
skall vara tillräckliga för att ge garantier för att alla nödvändiga kontroller
av att ansökningar eller fakturor är stödberättigande har genomförts.
2.3.5 Sapard-organet skall innan ett projekt godkänns och utgifter betalas ha
försäkrat sig om att övriga organ har rutiner som uppfyller kriterierna i
denna bilaga.
2.3.6 Kriterier för bedömning och prioritering av ansökningar skall vara klart
definierade och dokumenterade.
2.3.7 Om andra organ förvarar dokument som hänför sig till en godkänd begäran
om utbetalning, till åtaganden för utgifter eller till genomförda kontroller,
skall både dessa organ och Sapard-organet införa rutiner för att registrera
var alla dokument som hänför sig till specifika utbetalningar förvaras.
Dokumenten skall finnas tillgängliga för kontroller på organets kontor.
Sådana kontroller får utföras på begäran av personer eller organ som
normalt har rätt att kontrollera dokument av den här typen, dvs.
— den personal på Sapard-organet som arbetar med en begäran om
utbetalning,
— organets internrevision,— det organ som attesterar Sapard-organets årsredogörelse,— bemyndigade tjänstemän från Europeiska unionen.
2.3.8 Skriftliga avtal måste slutas mellan Sapard-organet och organ till vilka dess
funktioner har delegerats. Av dessa avtal skall det klart framgå vilka
uppgifter som dessa organ skall fullgöra, samt vilket underlag och rapporter
som inom vissa fastställda tidsfrister skall skickas till Sapard-organet. Ett
organigram skall visa hur hela systemet fungerar, inklusive vilka funktioner
som delegerats till andra organ.
I överenskommelsen skall det finnas bestämmelser om att kommissionens
tjänstemän och revisionsrätten skall få tillgång till den information som
finns hos övriga organ. Tjänstemän från dessa institutioner skall kunna
granska ansökningar samt kontrollera projekt och stödmottagare.
2.4 Bokföringsrutinerna skall ge garantier för att de utgiftsdeklarationer som
skickas till kommissionen är fullständiga, för att de är korrekta med
avseende på projekt och kontorubrik, samt för att de skickas i rätt tid.
Eventuella fel eller luckor skall kunna upptäckas och korrigeras, i första
hand genom att kontroller och avstämningar görs med intervaller på högst
tre månader.
Sapard-organets bokföringsrutiner skall ge garantier för att man i euro och i
nationell valuta, per projekt, kontrakt eller åtgärd/delåtgärd kan få fram en
översikt över såväl totalkostnader som över utgifter för vilka åtaganden
gjorts, delbetalningar, samt utbetalningar av återstoden. Det skall finnas
tidsfrister för när åtaganden skall återtas i de fall arbeten inte utförts enligt
den fastställda tidsplanen. Sådana återtaganden skall registreras i
bokföringssystemet.
2.5 Sapard-organet skall ha en egen internrevision. Syftet är att se till att
organets system för intern kontroll fungerar effektivt. Internrevisions-
funktionen skall vara oberoende i förhållande till organets övriga
avdelningar, och den skall rapportera direkt till den högsta ledningen.
Internrevisionen skall kontrollera att organets rutiner är förenliga med
gemenskapens regler, samt att bokföringen är korrekt, fullständig och sker i
tid. Kontrollerna kan begränsas till vissa utvalda åtgärder eller delåtgärder,
eller till ett urval av transaktioner. En förutsättning för detta är att det finns
en revisionsplan som under en period på högst tre år täcker in alla viktiga
områden, inklusive de avdelningar eller organ som ansvarar för
godkännanden, inklusive andra avdelningar till vilka vissa funktioner har
delegerats. Internrevisionens arbete skall utföras enligt internationellt
erkända principer. Det skall registreras i arbetsdokument och resultera i
rapporter och rekommendationer till den högsta ledningen. För att kunna
bedöma internrevisionsfunktionens effektivitet skall revisionsplaner och
revisionsrapporter finnas tillgängliga för det attesterande organet och för
tjänstemän från Europeiska unionen som är bemyndigade att genomföra
revisioner.
2.6 Upphandlingsregler i fråga om tjänster, arbeten och leveranser som
offentliga organ i ett kandidatland tillämpar skall följa reglerna i
kommissionens handledning (
1) ”Service, supply and work contracts
concluded within the framework of Community cooperation for the third
countries”, med undantag för kravet på förhandsgodkännande från
kommissionen.2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 13
(1) SEC (1999) 1801 slutlig ”Service, supply and work contracts concluded within the
framework of Community cooperation for the third countries”.
▼B
2.7 Tjänster, arbeten, maskiner och leveranser som köps av privata företag
måste ha sitt ursprung i gemenskapen eller i de länder som avses i artikel
1.1 i förordning (EG) nr 1268/1999. Detsamma gäller för leveranser och
utrustning som köps in av en uppdragstagare för arbets- eller tjänsteavtal
om leveranserna och utrustningen kommer att bli projektets egendom när
avtalet har slutförts.
2.8 Särskilt för förverkade säkerheter, återbetalningar etc. skall det i Sapard-
organets system gå att identifiera alla fordringar som inte återvunnits till
Sapards eurokonto. Dessa fordringar skall registreras i en skuldreskontra
innan de återvunnits. Skuldreskontran skall ses över med regelbundna
intervaller så att förfallna skulder kan återvinnas.
2.9 För att få bredast möjliga urval av projektledare/aktörer skall Sapard-
organet informera alla potentiella projektledare/aktörer om vilka möjlig-
heter de har att få stöd. Innan en stödordning börjar gälla skall det finnas
standardiserade ansökningsblanketter med tydliga anvisningar för hur de
skall fyllas i och med stödvillkoren angivna.
2.10 Det skall finnas en fastställd handläggningstid för stödmottagarnas
ansökningar.
2.11 Sapard-organet skall införa ett lämpligt system för att rapportera om
utvecklingen inom varje projekt och åtgärd och för att mäta detta gentemot
på förhand uppställda indikatorer. Efter övervakningskommitténs godkän-
nande skall vid behov en översyn göras av dessa indikatorer.
Om de på förhand uppställda målen inte uppnås i tid skall åtgärder vidtas.
Alla åtgärder som vidtas skall registreras.
I förvaltningen skall det finnas ett informationssystem som gör att relevanta
rapporter om projekt och åtgärder kan spridas så snabbt som möjligt. Dessa
rapporter skall på begäran skickas till förvaltningsmyndigheten och
kommissionen.2000R2222 — SV — 24.11.2001 — 001.001 — 14