1663/95 - - - I
Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 1663/95
av den 7 juli 1995
om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EEG) nr 729/70 i fråga om förfarandet vid
avslutande av räkenskaperna för garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden
för jordbruket (EUGFJ)
(EGT nr L 158, 8.7.1995, s. 6)
Ändrad genom:
Tidning
nr sida datum
Kommissionens förordning (EG) nr 896/97 av den 20 maj 1997 L 128 8 21.5.1997
1663/95 - - - I
IKOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 1663/95
av den 7 juli 1995
om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EEG) nr 729/70 i fråga om förfarandet vid
avslutande av räkenskaperna för garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden
för jordbruket (EUGFJ)
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR
ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeis-
ka gemenskapen,
med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 729/70 av
den 21 april 1970 om finansiering av den gemensamma
jordbrukspolitiken (1), senast ändrad genom förordning
(EG) nr 1287/95 (2), särskilt artiklarna 4.6 och 5.3 i denna,
och
med beaktande av följande:
Den reform av förfarandet vid avslutande av räkenskaper-
na som trädde i kraft genom rådets förordning (EG) nr
1287/95, föreskriver införande av närmare bestämmelser
om attestering och avslutande av årsbokslut för ackredite-
rade utbetalningsställen.
Förändringarna av såväl antalet åtgärder som finansieras av
garantisektionen vid EUGFJ, som beskaffenheten av dessa,
tillsammans med utvecklingen av tekniken för registrering
och överföring av information, kräver en översyn av inne-
håll och beskaffenhet hos den information som skall läm-
nas till kommissionen för avslutande av räkenskaper.
Kommissionens förordning (EEG) nr 1723/72 (3), senast
ändrad genom förordning (EEG) nr 295/88 (4), bör därför
upphävas.
Fondkommittén har inte avgivit något yttrande inom den
tid som dess ordförande bestämt.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
(1) EGT nr L 94, 28.4.1970, s. 13.
(2) EGT nr L 125, 8.6.1995, s. 1.
(3) EGT nr L 186, 16.8.1972, s. 1.
(4) EGT nr L 30, 2.2.1988, s. 7.
1663/95 - - - I
1Artikel 1
1. V arje medlemsstat skall fastställa antalet ackrediterade
utbetalningsställen enligt artikel 4.2 i förordning (EEG) nr
729/70 efter samråd med kommissionen. Kommissionen
kan särskilt meddela vilka eventuella hinder detta antal in-
nebär för att följa de tidsgränser som fastställts i artikel
5.2 b i den förordningen och för insynen avseende kontrol-
lerna av fondens verksamhet. Kommissionen skall under-
rätta Fondkommittén om vilka utbetalningsställen som ac-
krediterats i medlemsstaterna.
2. För varje utbetalningsställe skall medlemsstaten un-
derrätta kommissionen om den myndighet eller de myndig-
heter (”den behöriga myndigheten”) som utfärdar och åter-
kallar ackrediteringar, och som fastställer tidsfristen för att
göra nödvändiga anpassningar i den mening som avses i
artikel 4.4 i förordning (EEG) nr 729/70.
3. Innan ett utbetalningsställe ackrediteras skall den be-
höriga myndigheten kontrollera att det aktuella organets
förvaltnings- och redovisningsrutiner uppfyller kraven i ar-
tikel 4.1 a i förordning (EEG) nr 729/70. Kriterierna skall
fastställas av medlemsstaten och tillämpas av den behöriga
myndigheten vid ackrediteringen med beaktande av kom-
missionens riktlinjer som anges i bilagan. Om kriterier som
har väsentlig betydelse för utbetalningsställets verksamhet
inte iakttas skall artikel 4.4 i ovannämnda förordning till-
lämpas.
Beslutet om ackreditering skall fattas på grundval av en
undersökning som skall omfatta de förvaltnings- och redo-
visningsmässiga förhållandena, inbegripet de som antagits i
syfte att skydda gemenskapens intressen beträffande förs-
kottsbetalningar, erhållna säkerheter, interventionslager och
belopp som skall drivas in. Undersökningen skall särskilt
omfatta de rutiner som rör verkställandet av utbetalningar,
kassaskyddet, säkerheten hos informationssystem, skötsel
av bokföring, ansvarsfördelning samt interna och externa
kontrollers lämplighet, allt med avseende på transaktioner
som finansieras av garantisektionen vid EUGFJ.
4. Om den behöriga myndigheten finner att det utbetal-
ningsställe som har kontrollerats uppfyller alla relevanta
krav, skall den gå vidare med ackrediteringen. I annat fall
skall myndigheten ge utbetalningsstället instruktioner för
de förvaltnings- och redovisningsrutiner och i synnerhet för
de villkor som utbetalningsstället måste uppfylla för att
kunna beviljas ackreditering. Ackreditering kan beviljas till-
fälligt för en tid som skall fastställas med hänsyn till hur
allvarligt problemet är, i avvaktan på att de förändringarsom krävs i förvaltnings- och redovisningsrutinerna genom-
förs.1663/95
1663/95 - - - I
25. Om ackrediteringen återkallas skall medlemsstaten ut-
se ett annat utbetalningsställe i enlighet med de villkor
som fastställts i artikel 4 i förordning (EEG) nr 729/70 och
i punkt 3 och 4 i den här artikeln och som säkerställer att
betalningar till bidragsmottagare inte avbryts.
6. Ackrediteringshandlingen skall utgöras av en skriftlig
bekräftelse på ett organet uppfyller kriterierna för ackredi-
tering och skall i förekommande fall, ange de institutioner
som avser förändringar och den fastställda tidsfristen.
Handlingen skall överlämnas till kommissionen.
7. Det meddelande som avses i artikel 4.3 i förordning
(EEG) nr 729/70 skall lämnas när utbetalningsstället först
ackrediteras och skall åtföljas av följande information be-
träffande varje utbetalningsställe:
— Det ansvar som det ålagts.
— Fördelningen av ansvar mellan avdelningarna.
— Förhållandet till andra organ, offentliga eller privata,
som också har ålagts ansvar för att utföra åtgärder som
skall bekostas av fonden.
— Det sätt på vilket krav från bidragsmottagare tas emot,
kontrolleras och värderas, hur utgifter godkänns, beta-
las och bokförs.
— Bestämmelser om intern revision.
Den information som skall ges när artikel 4.4 i förordning
(EEG) nr 729/70 är tillämplig skall framför allt innehålla
instruktioner som avser förvaltnings- och redovisningsruti-
ner och de anpassningar som utbetalningsstället måste fö-
reta för att undvika återkallelse av ackrediteringen, samt
den fastställda tidsfristen för genomförandet.
Artikel 2
1. Det samordningsorgan som avses i artikel 4.1 b i för-
ordning (EEG) nr 729/70 skall vara den enda representan-
ten för medlemsstaten inför kommissionen i alla frågor
som rör garantisektionen vid EUGFJ vad gäller
— att sprida gemenskapstexter och riktlinjer till dessa till
de olika utbetalningsställena och till de organ som sva-
rar för genomförandet av dessa,
— att främja en harmoniserad tillämpning av gemenskaps-
reglerna,1663/95
1663/95 - - - I
3— att till kommissionen överlämna de uppgifter som fast-
ställs i den här förordningen och i förordning (EEG)
nr 729/70,
— att ställa en fullständig förteckning över alla redovis-
ningsuppgifter, som krävs för statistik och kontroll, till
kommissionens förfogande.
Det skall inte vara nödvändigt att översända den informa-
tion som finns i dokumentform hos utbetalningsställena el-
ler bemyndigande organ till kommissionen. Denna infor-
mation skall emellertid finnas tillgänglig hos
utbetalningsställena eller bemyndigande organ. Ett utbetal-
ningsställe kan fullgöra uppgiften som samordningsorgan
förutsatt att de två ansvarsområdena hålls isär. Samord-
ningsorganet kan, när det fullgör sina uppgifter, i enlighet
med nationella bestämmelser, utnyttja andra administrativa
organ eller avdelningar, särskilt sådana med teknisk eller
redovisningsteknisk expertis.
2. Medlemsstaten skall ge kommissionen uppgifter om
samordningsorganets namn och den handling, genom vil-
ken organet bildats, samt om de villkor som gäller för dess
verksamhet i fråga om administration, redovisning och in-
tern kontroll.
3. Formen och innehållet hos de redovisningsuppgifter
som avses i punkt 1 skall fastställas av kommissionen efter
samråd med Fondkommittén, och översändas till medlems-
staterna inom tre månader efter det att denna förordning
har trätt i kraft. Alla ändringar skall meddelas medlemssta-
terna inom tre månader efter den händelse som orsakade
ändringen och medlemsstaterna skall införa alla ändringar
som krävs i sina informationssystem inom den tidsfrist som
fastställs av kommissionen i samråd med Fondkommittén.
Artikel 3
1. Det intyg som avses i artikel 5.1 b i förordning
(EEG) nr 729/70 skall utfärdas av en avdelning eller ett
organ som är funktionellt oberoende av utbetalningsstället
och samordningsorganet, och som har lämplig teknisk kom-
petens (det attesterande organet).
Intyget skall grundas på en granskning av rutinerna och av
ett urval transaktioner. Det skall gälla betalningarnas över-
ensstämmelse med gemenskapsregler endast vad beträffar
förmågan hos utbetalningsställets administrativa strukturer
att säkerställa att sådan överensstämmelse har kontrollerats
innan betalningen genomförs.
Det attesterande organet skall utföra sin granskning i en-
lighet med internationellt accepterade revisionsnormer.
Granskningen skall genomföras både under och efter slutet
av varje räkenskapsår. Det attesterande organet skall före
den 31 januari följande år utfärda intyget och också upp-
rätta en rapport om sina iakttagelser, av vilken det särskilt
skall framgå om det försäkrat sig om att de redovisningar
som skall översändas till kommissionen är rättvisande, full-ständiga och korrekta, och att de interna kontrollfunktio-
nerna har fungerat tillfredsställande.1663/95
1663/95 - - - I
42. Om mer än ett utbetalningsställe är ackrediterat kan
medlemsstaten utgå från de intyg som utfärdats av de av-
delningar eller organ som attesterade räkenskaperna hos
respektive utbetalningställe, förutsatt att den kan övertyga
sig om att dessa revisioners omfattning och standard upp-
fyller de krav som fastställs i punkt 1.
3. Den rapport som avses i punkt 1 skall ange:
— om utbetalningsställets rutiner, särskilt vad beträffar
ackrediteringskriterierna, kan ge tillräckliga garantier
att gemenskapsreglerna följs för verksamhet som skall
bekostas av fonden och vilka rekommendationer som
har lämnats för att förbättra systemen,
— om årsrapporten som avses i artikel 4.1 a i denna för-
ordning överensstämmer med bokföringen hos utbetal-
ningsstället,
— om kostnadsredovisningen och redovisningen av inter-
ventionsverksamhet som föreskrivs i artikel 5 är en isak rättvisande, fullständig och korrekt förteckning av
den verksamhet som bekostas av fonden,
— om gemenskapens ekonomiska intressen är tillräckligt
skyddade i fråga om förskottsbetalningar, erhållna sä-
kerheter, interventionslager och belopp som skall dri-
vas in,
— om rekommendationer till utbetalningsställena om för-
bättring av systemen har följts upp.
Rapporten skall åtföljas av upplysningar om antalet perso-
ner som utfört revisionen och deras kvalifikationer, vilket
arbete som utförts, antalet undersökta transaktioner, den
nivå som uppnåtts för tillförlitlighet och substans, de svag-
heter som upptäckts och de rekommendationer som har
lämnats för förbättring, och om både det attesterande or-
ganets och andra redovisningsorgans verksamhet, interna
såväl som externa i förhållande till utbetalningsställena, va-
rifrån hela eller delar av det attesterande organets kontroll
av rapporterade uppgifter härrör.
Artikel 4
1. För det avslutande av räkenskaperna som föreskrivs i
artikel 5.2 b i förordning (EEG) nr 729/70, skall medlems-
staterna skicka följande till kommissionen:
a) En årsrapport över utgifter hänförliga till fondens ga-
rantisektion och rapporter upprättade av varje avdel-
ning eller organ med stöd av artikel 5.1 i den förord-
ningen.
b) De intyg och rapporter som upprättats av det atteste-
rande organet eller organen.1663/95
1663/95 - - - I
52. De handlingar som avses i punkt 1 skall sändas till
kommissionen i fyra exemplar senast den 10 februari året
efter det berörda räkenskapsåret.
3. På kommissionens begäran eller på medlemsstatens
initiativ kan ytterligare uppgifter beträffande avslutande av
de berörda räkenskaperna sändas till kommissionen fram
till en tidsfrist som skall fastställas av kommissionen med
hänsyn tagen till det arbete som krävs för att få fram dessa
uppgifter. I avsaknad av dessa uppgifter skall kommissio-
nen avsluta räkenskaperna på grundval av den information
som den har tillgång till vid utgången av denna tidsfrist.
4. Kommissionen kan acceptera en begäran om anstånd
med insändandet av uppgifter i välgrundade fall om begä-
ran lämnas till kommissionen före tidsfristens utgång.
Artikel 5
1. De räkenskaper som avses i artikel 4.1 a skall innefat-
ta följande:
a) Utgifterna summerade per post och delpost i gemen-
skapens budget.
b) En summering av interventionsåtgärder och en redogö-
relse för befintliga lagers omfattning och lokalisering
vid räkenskapsårets slut.
c) Uppgifter om utgifter, eller bekräftelse på att detalj-
uppgifter om varje transaktion finns registrerad på da-
tafil till kommissionens förfogande.
d) Bekräftelse på att detaljuppgifter om varje förändring
av interventionslager finns registrerad på fil hos utbe-
talningsstället.
e) Förklaringar av skillnader mellan de utgifter som upp-
givits i årsbokslutet och de som för samma period upp-
givits i de dokument som avses i artikel 3.5 i förord-
ning (EEG) nr 2776/88 (5), ändrad i artikel 9.7 i den
förordningen.
2. De rapporter som avses i artikel 4.1 a i den här för-
ordningen skall innehålla följande information om samord-
ningsorganet och varje utbetalningsställe:
— alla exceptionella transaktioner eller tekniska svårighe-
ter beträffande det aktuella räkenskapsåret,
— alla viktiga förändringar avseende informationen enligt
artikel 1.7 sedan föregående rapport.
(5) EGT nr L 249, 8.9.1988, s. 9.1663/95
1663/95 - - - I
6Artikel 6
Det bokföringsunderlag som avser utgifter finansierade av
och inkomster som skall betalas in till garantisektionen vid
EUGFJ, skall hållas till kommissionens förfogande i minst
tre år efter det att kommissionen har avslutat räkenskaper-
na för det aktuella räkenskapsåret, och, i det fall beslutet
om avslutande av räkenskaperna är föremål för ett förfa-
rande inför Europeiska gemenskapernas domstol, upp till
ett år efter det att domstolsförfarandet avslutats.
Artikel 7
1. Beslutet om godkännande av räkenskaper som före-
skrivs i artikel 5.2 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall,
utan att det ändrar tillämpningen av senare beslut i enlig-
het med punkt 2 c i den artikeln, fastställa den utgiftssum-
ma som tas i anspråk i varje medlemsstat under räkens-
kapsåret i fråga och som skall bekostas av EUGFJ, på
grundval av den årsredovisning som avses i artikel 5.1 b i
den förordningen och minskningar och inställelser av förs-
kott som gäller räkenskapsåret i fråga, inklusive sådana
minskningar som avses i artikel 4.3 andra stycket i förord-
ning (EEG) nr 296/96 (1).
De summor som, i enlighet med det beslut om godkännan-
de av räkenskaper som anges i första stycket, skall återbe-
talas av eller utbetalas till varje medlemsstat skall faststäl-
las genom att dra av de förskott som betalats för det
aktuella räkenskapsåret från den kostnad som godkänts för
samma år enligt första stycket. Dessa summor skall dras av
från eller läggas till de förskott som skall betalas från och
med andra månaden efter den månad beslutet om godkän-
nande av räkenskaper fattades.
2. Kommissionen skall meddela den berörda medlems-staten resultaten av kontrollerna av de uppgifter som läm-
nats tillsammans med eventuella förslag till ändringar före
den 31 mars året efter räkenskapsårets slut.
3. Om kommissionen inte kan avsluta medlemsstatens
räkenskaper före den 30 april följande år, av skäl som är
hänförliga till medlemsstaten i fråga, skall kommissionen
underrätta medlemsstaten om de ytterligare undersökning-
ar som den avser att genomföra enligt artikel 9 i förord-
ning (EEG) nr 729/70.
(1) EGT nr L 39, 17.2.1996, s. 5. 896/971663/95
896/97
1663/95
1663/95 - - - I
7Artikel 8
1. När kommissionen, till följd av en eventuell undersök-
ning anser att utgifter inte har verkställts i enlighet med
gemenskapsreglerna, skall den meddela den berörda med-
lemsstaten sina iakttagelser, de korrigerande åtgärder som
skall vidtas för att säkerställa framtida uppfyllande av reg-
lerna och en utvärdering av de utgifter som den föreslår
skall uteslutas enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr
729/70. Meddelandet skall innehålla en hänvisning till den
här förordningen. Medlemsstaten skall svara inom två må-
nader och kommissionen kan därvid ändra sitt ställningsta-
gande. I berättigade fall får kommissionen medge en för-
längning av denna svarsperiod.
Efter utgången av den tillåtna svarstiden skall kommissio-
nen inleda en ömsesidig diskussion och båda parterna skall
söka nå en överenskommelse om vilka åtgärder som skall
vidtas. Kommissionen skall sedan formellt meddela sinaslutsatser till medlemsstaten med hänvisning till kommissio-
nens beslut 94/442/EG (
1).
2. De beslut som avses i artikel 5.2 c i förordning
(EEG) nr 729/70 skall fattas efter det att eventuella rap-
porter som upprättats av förlikningsorganet har granskats
enligt bestämmelserna i beslut 94/442/EG.
3. Det belopp som skall dras av från gemenskapens fi-
nansiering enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr
729/70 skall göras från förskotten avseende utgifterna för
den andra månaden efter beslutet enligt beslut 94/442/EG.
På medlemsstatens begäran, och när det är befogat med
hänsyn till avdragets storlek, kan kommissionen emellertid
efter samråd med Fondkommittén besluta om ett annat da-
tum.
Artikel 9
Förordning (EEG) nr 1723/72 skall upphöra att gälla den
16 oktober 1995.
Den skall dock fortfarande gälla i fråga om avslutande av
räkenskaperna för garantifonden till och med räkenskapsår
1995.
Artikel 10
Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det
att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas of-
ficiella tidning.
Den skall tillämpas från och med det räkenskapsår som
börjar den 16 oktober 1995.
(1) EGT nr L 182, 16.7.1994, s. 45.1663/95
1663/95 - - - I
8BILAGA
Riktlinjer för kriterier för ackreditering av utbetalningsställen
Kriterierna för ackrediteringen skall vara sådana att utbetalningsstället ger tillräckliga garantier för ett väl
fungerande förvaltningssystem och för systemet för intern kontroll och hållande av dokument enligt artikel 4 iförordning (EEG) nr 729/70. Endast om utbetalningsstället har mycket liten verksamhet kan tillämpning av
förenklade kriterier vara befogade. Om kriterier av vikt för utbetalningsställets verksamhet inte iakttas skall
artikel 4.4 i den förordningen tillämpas.
1. Medlemsstatens inrättande av ett utbetalningsställe skall ske i form av ett formellt beslut som fastställer
organets befogenheter, skyldigheter och ansvar, i synnerhet i relation till EUGFJ:s garantisektions utgif-
ter, enligt artiklarna 2 och 3 i förordning (EEG) nr 729/70, och som fastställer utbetalningsställets admi-nistrativa struktur.
2. Utbetalningsstället skall ha tre huvudfunktioner för EUGFJ:s garantiutgifter:
i) Godkännande av betalningar: Syftet med denna funktion är att fastställa det belopp som skall beta-
las till en fordringshavare i enlighet med gemenskapsreglerna.
ii) V erkställande av utbetalningar: Syftet med denna funktion är att ge en instruktion till utbetalnings-
ställets bank, eller, i lämpliga fall, ett statligt betalningskontor att till fordringshavaren (eller dennes
befullmäktigade) betala det godkända beloppet.
iii) Redovisning av utbetalningar: Syftet med denna funktion är bokföringen av utbetalningen i utbetal-
ningsställets särskilda räkenskaper för EUGFJ-utgifter, vilket normalt skall ske i ett ADB-system,
samt periodiska sammanställningar av utgifter, inklusive de månatliga och årliga redogörelserna till
Europeiska kommissionen. I räkenskaperna skall också tas upp tillgångar som finansieras av fonden,i synnerhet rörande interventionslager, icke avräknade förskott och gäldenärer.
3. Utan att tillämpningen påverkas av de delegeringar som avses i punkt 4 nedan skall utbetalningsstället
normalt ha tillgång till två servicefunktioner:
i) Internrevision: Syftet med denna funktion är att säkerställa att utbetalningsställets system för intern
kontroll fungerar effektivt. Internrevisionsfunktionen skall vara oberoende av utbetalningsställets öv-
riga avdelningar och skall rapportera direkt till utbetalningsställets högsta ledning.
ii) T eknisk kontroll: Syftet med denna funktion är att kontrollera de data på vilka utbetalningarna till
dem som ansöker om stöd baseras, t.ex. data om sådana frågor som produktkvalitet, produktegens-
kaper, kreatursbesättning, mark etc., leveransdatum, bearbetning till en annan produkt och andrakontroller av teknisk natur. Kontrollen av dessa data försäkras normalt genom ett kontroll- och
inspektionssystem. En väsentlig uppgift för den tekniska servicefunktionen är översynen av detta
kontrollsystem.
4. Hela eller delar av godkännandefunktionen och/eller den tekniska servicefunktionen kan delegeras till
andra organisationer förutsatt att följande villkor uppfylls:
i) Dessa andra organisationers uppgifter och skyldigheter i synnerhet beträffande kontrollen och
granskningen av överensstämmandet med gemenskapsreglerna skall vara klart definierade.
ii) Dessa organisationer skall ha tillgång till effektiva system för att säkerställa att de fullföljer sina
uppgifter på ett tillfredsställande sätt.
iii) Dessa organisationer skall uttryckligen bekräfta för utbetalningsstället att de faktiskt fullföljer sina
uppgifter och beskriva sina arbetsmetoder.
iv) Utbetalningsstället skall informeras på en regelbunden och punktlig basis om resultaten av genom-
förda kontroller, så att tillräckligheten hos dessa kontroller kan tas i beaktande innan ett yrkande
godkänns. Det utförda arbetet skall i detalj beskrivas i en rapport som följer med varje ansökan,samling av ansökningar eller, när så är lämpligt, i en rapport som omfattar ett räkenskapsår. Rap-
porten skall åtföljas av ett intyg om godkända ansökningars berättigande och om det utförda arbe-
tets karaktär, omfattning och avgränsningar. Om någon fysisk eller administrativ kontroll inte ärfullständig, utan genomförd på ett urval av ansökningar, skall valda ansökningar identifieras, urvals-
metoden beskrivas, resultatet av alla inspektioner och de åtgärder som vidtagits mot bakgrund av
rapporterade avvikelser och oriktigheter rapporteras. Stöddokument som sänds till kontoret skallvara tillräckliga för att ge garantier för att alla nödvändiga kontroller beträffande ansökningarnas
riktighet har genomförts.1663/95
1663/95 - - - I
9v) Då dokument som hänför sig till godkända ansökningar och genomförda kontroller förvaras av and-
ra organ, skall både dessa och det betalande utbetalningsstället använda rutiner som säkerställer att
det registreras var alla dokument som hänför sig till specifika utbetalningar finns, och att dessa
dokument kan göras tillgängliga för inspektion i utbetalningsställets lokaler på begäran av de perso-ner och organisationer som normalt har rätt att inspektera sådana dokument, vilket inbegriper
— kontorets personal som arbetar med ansökningen;
— kontorets internrevision;— det organ som attesterar utbetalningsställets årsredogörelse;
— bemyndigade tjänstemän från Europeiska unionen.
5. Utbetalningsställets administrativa struktur skall sörja för att de tre funktionernas godkännande, verk-
ställande och redovisning av utbetalningar, är skilda åt och varje funktion skall ha en egen administrativ
underenhet vars uppgifter skall definieras i ett organisationsschema. Den administrativa strukturen kan i
lämpliga fall medge att den tekniska kontrollen utförs av avdelningen för godkännande.
6. Utbetalningsstället skall anta följande rutiner eller sådana som ger motsvarande garantier:
i) Utbetalningsstället skall fastställa skriftliga rutiner för mottagande, registrering och handläggning av
ansökningar inklusive en beskrivning av vilka dokument som skall användas.
ii) Fördelningen av arbetsuppgifter skall vara sådan att ingen anställd har ansvar för mer än en av
uppgifternas godkännande, utbetalning och bokföring av belopp som skall påföras EUGFJ, och att
ingen anställd utför någon av dessa uppgifter utan att arbetet sker under överinsyn av en annananställd.
Varje anställdas arbetsuppgifter skall skriftligen definieras inklusive fastställandet av ekonomiska
begränsningar för dennes befogenhet. Lämplig utbildning skall anordnas. Personalen skall rotera så
att ingen förblir på samma ansvarsposition i mer än fem år, alternativt skall övervakningen ökas.
iii) Varje tjänsteman som ansvarar för godkännande skall förfoga över en fullständig checklista för de
kontroller som det krävs att han genomför, och skall i stöddokumentet föra in sitt bestyrkande av
att dessa kontroller har utförts. Detta bestyrkande kan göras på elektronisk väg i enlighet med de
villkor som avses i stycke vi. Samtliga anställdas arbete skall bli föremål för en dokumenteradgranskning av en högre tjänsteman.
iv) Godkännande av utbetalning för en ansökan skall ske endast efter det att tillräckliga kontroller
gjorts för att kontrollera att den är förenlig med gemenskapsreglerna. Dessa kontroller skall omfattadem som föreskrivs i den förordning som gäller för den specifika åtgärd för vilken medel söks, och
dem som krävs enligt artikel 8 i förordning (EEG) nr 729/70 för att undvika och avslöja bedrägeri
och oegentligheter med särskilt beaktande av de risker som föreligger. De kontroller som skallvidtas skall anges i en checklista, och deras verkställande skall attesteras för varje ansökan, eller för
varje omgång ansökningar.
v) Rutinerna skall säkerställa att betalning endast görs till fordringshavaren, till dennes bankkonto eller
till dennes befullmäktigade. Betalningen skall utföras av utbetalningsställets bank, eller, när så är
lämpligt, av ett statligt betalningskontor, eller med check skickad per post, inom fem arbetsdagar
efter belastning av EUGFJ. Rutiner skall antas för att säkerställa att alla betalningar där överföring-en inte verkställs, eller där checkar inte löses in, återförs till fonden. Inga betalningar skall göras
kontant. Godkännande som ges av den attesterande tjänstemannen och/eller dennes överordnade får
ske på elektronisk väg förutsatt att denna metod säkerställer en skälig säkerhetsnivå och att identi-teten på dem som utför godkännandet bevaras i de elektroniska registren.
vi) Då yrkanden handläggs med användande av ett datasystem skall tillträdet till datasystemet skyddas
och kontrolleras på ett sådant sätt att
i) all information som registreras i systemet av en tjänsteman verifieras ordentligt för att säkers-
tälla att inmatningsfel upptäcks och korrigeras.
ii) inga uppgifter kan registreras, ändras eller godkännas av annan än bemyndigad personal som
har tilldelats individuella lösenord,
iii) identiteten hos varje tjänsteman som registrerar eller ändrar data bevaras i en journal. Löse-
nord skall bytas regelbundet för att undvika missbruk. Datasystem skall skyddas från otillåtet
tillträde genom fysiska kontroller och säkerhetskopior på data skall göras och förvaras på en
separat skyddad plats. Logikkontroller skall utföras på registrerade data i syfte att upptäckainkonsekventa och orimliga data.1663/95
1663/95 - - - I
10vii) Utbetalningsställets rutiner skall säkerställa att alla ändringar i gemenskapens förordningar, särskilt
storleken på de stöd som tillämpas, registreras och att instruktionen, databaser och checklistor upp-
dateras i god tid.
7. Utbetalningar av förskott skall identifieras i bokföringsregistren och rutiner antas för att säkerställa att
i) säkerheter erhålls endast från finansiella institutioner som uppfyller villkoren i kommissionens för-
ordning (EEG) nr 2220/85 (1) och som har godkänts av behöriga myndigheter och ställer säkerheter
som är giltiga tills de kan dras tillbaka eller tas i anspråk efter enkel begäran från utbetalningsstäl-let,
ii) förskott avräknas inom fastställda tidsgränser, och att de som förfallit till avräkning identifieras och
att säkerheterna snarast åberopas,
iii) avräkning av förskott underställs samma kontroller av attesterande tjänstemän som utbetalningar.
8. Redovisningen av interventionslager skall säkerställa att kvantiteterna, och kostnader förenade med dem,
behandlas och registreras korrekt och utan dröjsmål per identifierbar post och på rätt konto för varjesteg, från accepterandet av en offert till det fysiska erhållandet av produkten, i enlighet med tidsförord-
ningar, samt tillse att kvantitet och beskaffenhet hos lagren på varje plats kan bestämmas när som helst.
Lager skall regelbundet kontrolleras fysiskt av personer, organ eller avdelningar som är oberoende avlagerhållarna.
9. Redovisningsrutinerna skall säkerställa att månatliga och årliga redogörelser är fullständiga, korrekta och
i rätt tid, och att eventuella fel och utelämnanden upptäcks och korrigeras, främst genom att kontrolleroch avstämningar genomförs med intervaller på högst tre månader.
10. Den interna revisionen skall kontrollera att de av utbetalningsstället antagna rutinerna är lämpliga för
att säkerställa överensstämmelse med gemenskapsreglerna kontrolleras, och att räkenskaperna är korrek-
ta, fullständiga och görs i tid. Kontrollerna kan begränsas till utvalda åtgärder och till ett urval av trans-
aktioner, förutsatt att en revisionsplan säkerställer att alla viktiga områden, inklusive de avdelningar somansvarar för godkännande, täcks under en period på högst fem år. Internrevisionens arbete skall genom-
föras enligt internationellt erkända principer, skall registreras i arbetsdokument och skall resultera i
rapporter och rekommendationer riktade till utbetalningsställets högsta ledning. Revisionsplaner och rap-porter skall ställas till förfogande för det attesterande organet och för tjänstemän från Europeiska unio-
nen som är bemyndigade att företa finansiell revision och med ändamålet att undersöka effektiviteten
hos den interna revisionsfunktionen.
11. Alla punkter ovan skall också tillämpas på ”negativa kostnader” (avgifter, förfallna säkerheter, återförda
utbetalningar etc.) som kontoret måste inkassera för EUGFJs garantisektions räkning. I synnerhet skall
utbetalningsstället upprätta ett system för identifiering av alla belopp som tillkommer EUGFJ och förregistrering av alla sådana fordringar i en liggare före mottagandet. Liggaren skall inspekteras med re-
gelbundna intervall i syfte att att verkställa inkassering av förfallna skulder.
Utbetalningsstället kan delegera ansvaret för inkassering av vissa typer av negativa kostnader till andra
organisationer, förutsatt att de villkor som fastställs i punkt 4 uppfylls med lämplig anpassning och med
det ytterligare villkoret att den andra organisationen regelbundet och i tid rapporterar till utbetalnings-
stället, minst en gång i månaden, beträffande identifierade intäkter och erhållna likvider.
12. Utbetalningsstället skall upprätta rutiner som säkerställer att alla mottagna ansökningar handläggs
snabbt.
(1) EGT nr L 205, 3.8.1985, s. 5.1663/95