1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 1
Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet
►B KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 2064/97
av den 15 oktober 1997
om fastställande av närmare bestämmelser för genomförandet av rådets förordning (EEG) nr
4253/88 i fråga om medlemsstaternas finansiella kontroll av verksamhet som samfinansieras av
strukturfonderna
(EGT L 290, 23.10.1997, s. 1)
Ändrad genom:
Officiella tidningen
nr sida datum
►M1Kommissionens förordning (EG) nr 2406/98 av den 6 november 1998 L 298 15 7.11.1998
1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 2
▼B
KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 2064/97
av den 15 oktober 1997
om fastställande av närmare bestämmelser för genomförandet av
rådets förordning (EEG) nr 4253/88 i fråga om medlemsstaternasfinansiella kontroll av verksamhet som samfinansieras av struktur-
fonderna
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT
DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemen-
skapen,
med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 4253/88 av den 19
december 1988 om tillämpningsföreskrifter för förordning (EEG) nr2052/88 om samordningen av de olika strukturfondernas verksamheterdels inbördes, dels med Europeiska investeringsbankens och andrabefintliga finansieringsorgans verksamheter(
1), senast ändrad genom
förordning (EG) nr 3193/94 (2), särskilt fjärde stycket i artikel 23.1 i
denna,
efter samråd med Rådgivande kommittén för utveckling och omvand-
ling av regioner samt den kommitté som upprättats i enlighet medartikel 124 i fördraget, och
med beaktande av följande:I artikel 23.1 i förordning (EEG) nr 4253/88 fastställs principerna för
medlemsstaternas finansiella kontroll av den verksamhet som samfinan-sieras av strukturfonderna.
För att säkerställa att den finansiella kontrollen håller en godtagbar nivå
i hela gemenskapen är det nödvändigt att i detalj specificera vissaminsta kontrollkrav.
Med hänsyn till varje medlemsstats konstitutionella och administrativa
särdrag bör denna förordning kompletteras genom att lämpliga admi-nistrativa överenskommelser görs mellan kommissionen och varjeenskild medlemsstat.
Denna förordning bör tillämpas på de former av stöd som föreskrivs i
artikel 5.2 i förordning (EEG) nr 2052/88 av den 24 juni 1988 omstrukturfondernas uppgifter och effektivitet samt om samordning avderas verksamheter dels inbördes, dels med Europeiska investeringsban-kens och andra befintliga finansieringsorgans verksamhet(
3), senast
ändrad genom förordning (EEG) nr 3193/94, under förutsättning attdetta stöd administreras av medlemsstaterna.
Medlemsstaternas administrations- och kontrollsystem bör säkerställa
ett effektivt och korrekt genomförande av den verksamhet som samfi-nansieras av strukturfonderna.
Ett regelverk bör fastställas för hur kontroller skall genomföras av
medlemsstaterna och återkommande överläggningar anordnas mellankommissionen och medlemsstaterna för att säkerställa maximal effektav de resurser som anslås för kontroll på nationell nivå och gemens-kapsnivå.
Medlemsstatarna bör tillse att uppenbara oegentligheter som rapporteras
vid nationella kontroller eller gemenskapskontroller utreds och åtgärdaspå ett tillfredsställande sätt.
När en stödform avslutas bör medlemsstaterna ge kommissionen ett
oberoende utlåtande som ger en övergripande bedömning beträffandegiltigheten i begäran om slutlig betalning och som gör det möjligt att
(1) EGT L 374, 31.12.1988, s. 1.
(2) EGT L 337, 24.12.1994, s. 11.
(3) EGT L 185, 15.7.1988, s. 9.
1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 3
▼B
identifiera och på ett tillfredsställande sätt åtgärda alla eventuella brister
eller oegentligheter.
Medlemsstaterna bör årligen rapportera till kommissionen om tillämp-
ningen av denna förordning.
Enligt artikel 23.1 andra stycket i förordning (EEG) nr 4253/88 skall
medlemsstaterna lämna en beskrivning av sina administrations- ochkontrollsystem till kommissionen. Dessa beskrivningar bör kompletterasoch uppdateras vid behov.
I de fall där ett stöd inbegriper mer än en medlemsstat bör åtgärder
vidtas för administrativt samarbete mellan de berörda medlemsstaternaoch kommissionen.
Medlemsstaterna bör ha möjlighet att tillämpa nationella bestämmelser
om kontroll som är rigorösare än de som föreskrivs i denna förordning.
Denna förordning bör inte få påverka tillämpningen av bestämmelserna
i förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 av den 11 november 1996 om dekontroller och inspektioner på platsen som kommissionen utför för attskydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedräge-rier och andra oegentligheter(
1), och kommissionens förordning (EG) nr
1681/94 av den 11 juli 1994 om oriktigheter och återvinning av beloppsom felaktigt har utbetalats i samband med finansieringen av strukturpo-litiken och om organisationen av ett informationssystem på dettaområde(
2).
I enlighet med artikel 214 i EG-fördraget är det nödvändigt att säker-
ställa att uppgifter som omfattas av tystnadsplikt som erhållits underden övervakning som föreskrivs i den här förordningen inte lämnas uttill obehöriga.
De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med
yttrandet från Förvaltningskommittén för jordbruksstruktur och lands-bygdsutveckling och Ständiga förvaltningskommittén för fiskeristruktur.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Denna förordning skall tillämpas på de stödformer som föreskrivs i
artikel 5.2 i förordning (EEG) nr 2052/88 och som administreras avmedlemsstaterna.
Artikel 2
1. Medlemsstaternas administrations- och kontrollsystem skall
a) säkerställa att stödformerna genomförs i enlighet med principerna
för sund ekonomisk förvaltning,
b) på ett tillfredställande sätt kunna styrka riktigheten i en begäran om
förskottsbetalning eller slutlig betalning för faktiska utgifter,
c) kunna tillhandahålla en tillfredställande verifieringskedja,
d) detaljerat ange ansvarsfördelningen och i synnerhet de kontroller
som tillämpas på olika nivåer för att säkerställa riktigheten i debestyrkanden som lämnas,
e) underlätta upptäckandet av eventuella brister eller risker i samband
med genomförandet av åtgärder och projekt, och
f) säkerställa att korrigeringsåtgärder vidtas för att undanröja de brister,
risker och oegentligheter som upptäcks i samband med genomfö-randet av projekt, särskilt med avseende på den ekonomiska förvalt-ningen.
(1) EGT L 292, 15.11.1996, s. 2.
(2) EGT L 178, 12.7.1994, s. 43.
1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 4
▼B
2. En verifieringskedja skall anses vara tillfredsställande enligt denna
förordning, när den medger
a) avstämning mellan de totalbelopp som avgivits till kommissionen
och redovisningen av de enskilda utgifterna och därtill hörandeverifikat på olika nivåer i administrationen och hos slutliga stödmot-tagare, och
b) verifiering av fördelning och transfereringar av tillgängliga gemens-
kapsmedel och nationella medel.
3. En vägledande beskrivning av de informationskrav som ställs på
en tillfredsställande verifieringskedja finns att tillgå i bilaga I.
Artikel 3
1. Medlemsstaterna skall organisera kontroller av projekt och
åtgärder (härefter kallade kontroller) enligt en lämplig urvalsmetod somskall vara utformad särskilt för att
a) verifiera effektiviteten i befintliga administrations- och kontroll-
system, och
b) på grundval av riskanalyser selektivt verifiera de utgiftsredogörelser
som lämnats på de olika berörda nivåerna.
2. De kontroller som utförs innan varje stödform avslutas skall
omfatta minst 5 % av den totala summan stödberättigande utgifter ochett representativt urval av de projekt eller åtgärder som godkänts, medhänsyn till kraven i punkt 3.
För stödformer som har godkänts före ikraftträdandet av denna förord-
ning kan procentsiffran minskas proportionellt.
Medlemsstaterna skall sträva efter att sprida genomförandet av kontrol-
lerna jämt över tiden under den aktuella perioden.
3. Vid urvalet av de projekt och åtgärder som skall bli föremål för
kontroller skall följande beaktas:
a) behovet av att kontrollera en lämplig sammansättning av typer och
storlekar på projekt och åtgärder,
b) eventuella riskfaktorer som upptäckts vid nationella kontroller eller
vid kontroller i gemenskapens regi, och
c) koncentrationen av projekt till vissa myndigheter som ansvarar för
genomförandet eller vissa slutliga stödmottagare, så att de huvudsak-liga genomförande myndigheterna och slutliga stödmottagarna blirföremål för åtminstone en kontroll innan stödformen avslutas.
Artikel 4
Genom de kontroller som avses i artikel 3 skall medlemsstaterna söka
verifiera följande:
a) Den praktiska tillämpningen av administrations- och kontrollsys-
temen och deras effektivitet.
b) Överensstämmelsen för ett tillräckligt antal bokföringsposter med de
underliggande verifikat som finns hos de slutliga stödmottagarna ochhos förmedlande myndigheter.
c) Förekomsten av en tillfredsställande verifieringskedja.
d) För ett tillräckligt antal utgiftsposter, att den aktuella utgiften
(åtagande och betalning) motsvarar dels de krav gemenskapen ställerbeträffande tidpunkt och typ av utgift, dels de fysiska särdrag somgodkänts för projektet, dels de arbeten som verkligen har utförts.
e) Att projektets tillämpning eller planerade tillämpning överens-
stämmer med den tillämpning som beskrivs i ansökan om samfinan-siering från gemenskapen.
f) Att det finansiella stödet från gemenskapen ligger inom de gränser
som föreskrivs i artikel 13 i förordning (EEG) nr 2052/88 och andratillämpliga gemenskapsbestämmelser samt att hela det avseddabeloppet betalas ut till de slutliga stödmottagarna utan omotiveradedröjsmål.
1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 5
▼B
g) Att den anslagna nationella samfinansieringen verkligen ställts till
förfogande.
h) Att de samfinansierade åtgärderna har genomförts i enlighet med
kraven i artikel 7.1 i förordning (EEG) nr 2052/88.
Artikel 5
Syftet med kontrollerna är att konstatera om de eventuella problem som
dyker upp har karaktären av systemfel och innebär en risk för andraprojekt som drivs av samma slutliga stödmottagare eller administrerasav samma myndighet; de skall också klarlägga orsakerna till sådanaproblem och vilka ytterligare granskningar samt korrigerande och före-byggande åtgärder som kan krävas.
Artikel 6
Varje medlemsstat skall åtminstone en gång per år ha överläggningar
med kommissionen i syfte att samordna deras program för kontroller såatt effekten av de totala resurser som används till kontroller på nationellnivå och gemenskapsnivå maximeras. Vid dessa överläggningar skalltillämpliga metoder för riskanalys behandlas med beaktande av resul-taten från den senaste tidens kontroller, rapporter och meddelanden frånnationella myndigheter, kommissionen och Europeiska revisionsrätten.
Artikel 7
1. Medlemsstaterna skall säkerställa att uppenbara oegentligheter
som inrapporteras efter nationella kontroller eller gemenskapskontrollerutreds och handläggs på ett tillfredsställande sätt.
2. Om uppenbara oegentligheter inte har handlagts tillfredsställande
inom sex månader efter det att de har rapporterats till den berördamyndighet som ansvarar för genomförandet, skall medlemsstaten infor-mera kommissionen härom, om så inte redan har skett i enlighet medförordning (EG) nr 1681/94.
3. Med tillfredsställande handläggning avses i punkterna 1 och 2 att
den slutliga stödmottagaren eller den myndighet som ansvarar förgenomförandet till den person eller organisation som svarar för kontrolli den berörda medlemsstaten redovisar tillräckliga bevis på att denaktuella oegentligheten inte föreligger eller att den har rättats.
Om det är fråga om en oegentlighet som kan hänföras till brister i
systemet avses med tillfredsställande handläggning dessutom att deåtgärder vidtas som är nödvändiga för att rätta de enskilda fall som inteupptäckts vid kontrollerna och för att förhindra upprepningar.
4. De bevis som avses i punkt 3 kan utgöras av kopior av bokför-
ingen och underliggande verifikat eller nödvändigt bevisning av annatslag.
Artikel 8
1. Senast då slutlig utbetalning begärs och den slutliga utgiftsredovis-
ningen lämnas skall medlemsstaterna för varje stödform till kommis-sionen lämna ett revisionsutlåtande, för vilket en vägledande förlaga gesi bilaga II och som upprättas av en person eller organisation som ärorganisatoriskt oberoende av den genomförande enheten. I utlåtandetskall slutsatserna sammanfattas från de kontroller som genomförts underde föregående åren och en övergripande bedömning presenteras beträf-fande giltigheten av begäran om slutlig utbetalning liksom en bedöm-ning av om den verksamhet som ligger till grund för den slutligautgiftsredovisningen varit rättsligt och formellt korrekt.
2. Om allvarliga brister i administrationen eller kontrollverksamheten
eller en hög frekvens konstaterade oegentligheter inte medger att enpositiv övergripande bedömning görs avseende giltigheten av begäranom slutlig utbetalning och den slutliga utgiftsredovisningen, så skallredovisningen innehålla en beskrivning av detta förhållande och ge enbedömning av problemets omfattning och des ekonomiska konse-kvenser.
1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 6
▼B
Kommissionen kan i sådana fall begära att ytterligare kontroll genom-
förs för att man inom en angiven tidsperiod skall upptäcka och åtgärdaoegentligheterna.
Artikel 9
Medlemsstaterna skall senast den 30 juni varje år och med början den
30 juni 1998 informera kommissionen om hur de tillämpat dennaförordning under föregående kalenderår, särskilt med avseende påkraven i artikel 2 och den komplettering eller uppdatering av beskriv-ningen av deras administrations- och kontrollsystem som kan varanödvändig enligt vad som föreskrivs i artikel 23.1 andra stycket iförordning (EEG) nr 4253/88.
Artikel 10
Kommissionen och medlemsstaterna skall samarbeta för att säkerställa
att målen i denna förordning uppnås inom ramen för de administrativaöverenskommelser som träffats med varje medlemsstat.
Artikel 11
För de stödformer där mer än en medlemsstat deltar eller där det finns
stödmottagare i mer än en medlemsstat skall de berörda medlemssta-terna och kommissionen lämna varandra den administrativa hjälp somär nödvändig för att säkerställa tillförlitlig kontroll.
Artikel 12
1. De personer eller organisationer som ansvarar för genomförandet
av verksamhet som samfinansieras av gemenskapen skall säkerställa attalla handlingar och all bokföring som krävs för kontrollerna tillhanda-hålls till de tjänstemän som ansvarar för kontrollerna eller de personersom befullmäktigats för detta ändamål.
2. De tjänstemän som ansvarar för kontrollerna eller de personer som
befullmäktigats för detta ändamål får kräva att utdrag eller kopior av dedokument eller den bokföring som avses i punkt 1 överlämnas till dem.
Artikel 13
De uppgifter som samlas in i samband med kontrollerna skall skyddas
genom tystnadsplikt, i enlighet med gällande bestämmelser i nationelllagstiftning och i gemenskapsrätten. De får inte lämnas ut till andrapersoner än de som behöver dem för at kunna utföra sina uppgifter imedlemsstaternas eller gemenskapsinstitutionernas tjänst.
Artikel 14
I enlighet med tillämplig nationell lagstiftning skall kommissionens
tjänstemän ha tillgång till samtliga handlingar som upprättats antingeninför eller efter de kontroller som utförts enligt denna förordning och tillde data som insamlats, däribland data som lagrats i databehandlings-system.
Artikel 15
Denna förordning hindrar inte att medlemsstaterna tillämpar nationella
kontrollregler som är strängare än de som här föreskrivs.
Artikel 16
De kontroller som utförs enligt rådets förordning (EEG) nr 3508/92 (
1)
och kommissionens förordning (EEG) nr 3887/92 (2) kan även anses
vara utförda i enlighet med denna förordning, i den utsträckning de haranknytning till utvecklingssektionen vid EUGFJ.
(1) EGT L 355, 5.12.1992, s. 1.
(2) EGT L 391, 31.12.1992, s. 36.
1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 7
▼B
Artikel 17
Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har
offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning .
Artikel 8 skall tillämpas från och med den 1 januari 1998.
▼M1
Artikel 8.1 behöver emellertid inte tillämpas från och med den 1 januari1998 på sådana stödformer som enligt det första beslutet om beviljandeav stöd har den 1 januari 1997 som sista anmälningsdag för åtagandenfrån gemenskapen eller medlemsstaterna.
▼
B
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla
medlemsstater.
1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 8
▼B
BILAGA I
VÄGLEDANDE BESKRIVNING AV KRAV PÅ INFORMATION FÖR
VERIFIERINGSKEDJA
(Artikel 2.3)
En tillfredsställande verifieringskedja, såsom avses i artikel 2.3, föreligger när för
varje stödform följande krav är uppfyllda:
1. Bokföring som utförs på korrekt ledningsnivå skall ge utförlig information
om faktiska utgifter som de slutgiltiga stödmottagarna har haft för varjesamfinansierat projekt och skall omfatta datum för bokföringsposten, beloppför varje utgiftspost, identifikation av varje verifikat, datum för betalning ochbetalningsmetod. Bokföringen skall styrkas med nödvändiga verfikat (tillexempel fakturor).
2. För utgifter som bara till en del hör till projekt som samfinansieras av
gemenskapen skall det styrkas att fördelningen av beloppet mellan det avgemenskapen samfinansierade projektet och andra projekt är korrekt. Motsva-rande verifikation skall ges för alla typer av utgifter som är delvis stödberätti-gande eller som är stödberättigande i proportion till andra kostnader.
3. Den tekniska och ekonomiska planeringen av projektet, rapport om projektets
fortskridande, dokumentet angående beviljande av stöd, anbuds- ochkontraktsförfarande och så vidare skall finnas tillgängliga på korrekt lednings-nivå.
4. När faktiska utgifter rapporteras till en förmedlande myndighet, skall den
information som avses i punkt 1 samlas till en detaljerad utgiftsredogörelsesom för varje av gemenskapen samfinansierat projekt visar alla enskildautgiftsposter på ett sådant sätt att de tillsammans utgör det totala godkändabeloppet. Dessa detaljerade utgiftsredogörelser skall utgöra underlag för deförmedlande myndigheternas bokföring.
5. De förmedlande myndigheterna skall föra bok över varje enskilt projekt och
över de samlade utgiftsbelopp som de slutliga stödmottagarna intygar vidvarje tillfälle. När rapport sker till den ansvariga myndighet som avses iartikel 21.5 i förordning (EEG) nr 4253/88 skall de förmedlande myndighe-terna uppvisa en förteckning över de projekt som godkänts under varjestödform, tillsammans med information för varje individuellt projekt somminst innefattar en fullständig identifiering av projektet och den slutligastödmottagaren, datum för beviljande av stödet, avsatta och utbetalda belopp,vilken utgiftsperiod som omfattas samt totala utgifter per åtgärd och under-program. Denna information skall utgöra underlag för den ansvariga myndig-hetens bokföring och utgör grunden för den utgiftsredovisning som skallläggas fram för kommissionen.
6. I de fall där slutliga stödmottagare redovisar direkt till den ansvariga myndig-
heten skall den detaljerade utgiftsredogörelsen som avses i punkt 4 utgöraunderlag för bokföring hos den ansvariga myndigheten, som skall ansvara föratt upprätta den förteckning över projekt som avses i punkt 5.
7. I de fall där mer än en förmedlande myndighet förekommer mellan den
slutliga stödmottagaren och den ansvariga myndigheten, skall varje förmed-lande myndighet inom sitt ansvarsområde kräva detaljerade utgiftsredogö-relser för underliggande nivåer som skall utgöra underlag för dess egenbokföring. Av dessa skall åtminstone en samlad utgiftsredogörelse för varjeenskilt projekt redovisas vidare uppåt.
8. I de fall där andra modeller för lednings- och informationsförfaranden
används, till exempel elektronisk överföring av information, skall alla berördamyndigheter få tillräcklig information från lägre nivå för att kunna styrka sinbokföring och de belopp som rapporteras uppåt så att en tillfredsställandeverifieringskedja säkerställs från de sammanställda belopp som angivits tillkommissionen till de individuella utgiftsposterna och motsvarande verifikathos de slutliga stödmottagarna.
1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 9
▼B
BILAGA II

1997R2064 — SV — 10.11.1998 — 001.001 — 10
▼B