2002R2342 — SV — 05.08.2005 — 001.002

Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet

Ändrad genom:





Rättad genom:









▼B

KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG, Euratom) nr 2342/2002

av den 23 december 2002

om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget







INNEHÅLLSFÖRTECKNING DEL 1 GEMENSAMMA BESTÄMMELSER AVDELNING I SYFTE AVDELNING II BUDGETPRINCIPERNA KAPITEL 1 Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten KAPITEL 2 Principen om ettårighet KAPITEL 3 (Kapitel 4 i budgetförordningen): Principen om specificiering KAPITEL 4 (Kapitel 5 i budgetförordningen): universalitetsprincipen KAPITEL 5 (Kapitel 6 i budgetförordningen): Principen om specificering KAPITEL 6 (Kapitel 7 i budgetförordningen): Principen om sund ekonomisk förvaltning KAPITEL 7 (Kapitel 8 i budgetförordningen): Principen om klarhet och öppenhet AVDELNING III UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN KAPITEL 1 Upprättandet av budgeten KAPITEL 2 Budgetens struktur och utformning AVDELNING IV GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN KAPITEL 1 Allmänna bestämmelser KAPITEL 2 Förfaranden för genomförande av budgeten Avsnitt 1 Allmänna bestämmelser Avsnitt 2 Särskilda bestämmelser KAPITEL 3 Aktörer i budgetförvaltningen Avsnitt 1 Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen Avsnitt 2 Utanordnaren Avsnitt 3 Räkenskapsföraren Avsnitt 4 Förskottsförvaltaren KAPITEL 4 Aktörernas ansvar Avsnitt 1 Allmänna bestämmelser Avsnitt 2 Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering KAPITEL 5 Handläggning av inkomster Avsnitt 1 Egna medel Avsnitt 2 Beräkning av fordringar Avsnitt 3 Fastställande av fordringar Avsnitt 4 Order om inkassering av fordringar Avsnitt 5 Inkassering Kapitel 6 Handläggning av utgifter Avsnitt 1 Åtagande av utgifter Avsnitt 2 Kontroll av utgifter Avsnitt 3 Godkännande av betalninger Avsnitt 4 Betalning av utgifter Avsnitt 5 Tidsfrister för betalning Kapitel 7 Datasystem Kapitel 8 Internrevisorn AVDELNING V Offentlig upphandling Kapitel 1 Allmänna bestämmelser Avsnitt 1 Tillämpningsområde och principer för tildelning av kontrakt Avsnitt 2 Offentliggörande Avsnitt 3 Upphandlingsförfaranden Avsnitt 4 Kontrollförfaranden och krav på säkerhet Kapitel 2 Bestämmelser för upphandlingar som gemenskapens institutioner genomför för egen räkning AVDELNING VI Bidrag Kapitel 1 Tillämpningsområde Kapitel 2 Principer för beviljande av bidrag Kapitel 3 Förfarande för beviljande Kapitel 4 Betalning och kontroll Kapitel 5 Genomförande AVDELNING VII Redovisning och löpande räkenskaper Kapitel 1 Redovisning Kapitel 2 (Kapitel 3 i budgetförordningen): bokföring Avsnitt 1 Uppläggning av räkenskaperna Avsnitt 2 Räkenskapsböcker Avsnitt 3 Kontoplan Avsnitt 4 Registrering Avsnitt 5 Avstämning och kontroll Section 6 Budgeträkenskaper KAPITEL 3 (Kapitel 4 i budgetförordningen): Inventarieförteckning över anläggningstillgångar DEL 2 SÄRSKILDA BESTÄMMELSER AVDELNING I (AVDELNING II I BUDGETFÖRORDNINGEN): STRUKTURFONDER AVDELNING II (AVDELNING III I BUDGETFÖRORDNINGEN): FORSKING AVDELNING III (AVDELNING IV I BUDGETFÖRORDNINGEN): EXTERNA ÅTGÄRDER Kapitel 1 Allmänna bestämmelser Kapitel 2 Åtgärdernas genomförande Kapitel 3 Upphandling Kapitel 4 Beviljande av bidrag Kapitel 5 Förskottskonton och inventarieförteckning TITLE IV (AVDELNING V I BUDGETFÖRORDNINGEN)> EUROPEISKA INTERINSTITUTIONELLA BYRÅER AVDELNING V (AVDELNING VI I BUDGETFÖRORDNINGEN): ADMINISTRATIVA ANSLAG DEL 3 ÖVERGÅN GSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER AVDELNING I ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER AVDELNING II SLUTBESTÄMMELSER EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget ( 1 ), särskilt artikel 183 i denna, efter samråd med Europaparlamentet, rådet, Europeiska gemenskapernas domstol, revisionsrätten, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén, ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen, och av följande skäl: (1) Bestämmelserna i förordning (EG) nr 1605/2002 (nedan kallad: ”budgetförordningen”) har förenklats för att begränsa dem till de huvudsakliga principerna och definitionerna avseende hädanefter kallad upprättandet, genomförandet och kontrollen av Europeiska gemenskapernas budget (”budgeten”). (2) Dessa genomförandebestämmelser avser därför inte endast att komplettera de av budgetförordningens bestämmelser som innehåller uttryckliga hänvisningar till genomförandebestämmelserna, utan också vad gäller de bestämmelser vars tillämpning kräver att tillämpningsföreskrifter utarbetas på förhand. Kommissionens förordning (Euratom, EKSG, EG) nr 3418/93 av den 9 december 1993 om närmare bestämmelser om genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977 ( 2 ), senast ändrad genom förordning (EG) nr 1687/2001 ( 3 ), bör därför ersättas av tydlighetsskäl. (3) För att se till att sektorsbestämmelserna överensstämmer med de budgetprinciper som definierats av budgetförordningen är det viktigt att förteckna alla rättsakter som avser genomförandet av budgeten och att föreskriva att denna förteckning skall upprättas av kommissionen och överlämnas till budgetmyndigheten. (4) När det gäller budgetprinciperna och i all synnerhet enhetsprincipen, innebär kravet om att räntor måste fastställas på den förhandsfinansiering som skall återbetalas till budgeten måste beräknas också, att alla belopp i förhandsfinansiering som förblir gemenskapernas egendom måste identifieras. Vid förhandsfinansiering förblir beloppen nämligen gemenskapens egendom, såvida inget annat anges i grundrättsakten i den mening som avses i artikel 49 i budgetförordningen, och såvida det inte rör sig om belopp som utbetalats som ett led i ett upphandlingskontrakt eller som överförts till personal, institutionernas ledamöter eller till en medlemsstat. Denna bestämmelse bör preciseras enligt de olika förvaltningstyperna (centraliserad, direkt, indirekt och tillsammans med medlemsstaterna). Vid förvaltning i samarbete med internationella organisationer tillämpas regeln inte, eftersom gemenskapens medel i dessa fall blandas med organisationens övriga medel. Om förhandsfinansiering som förblir i gemenskapens ägo ger upphov till ränta, skall den tas upp i gemenskapsbudgeten under diverse inkomster. (5) När det gäller principen om ettårighet finns det anledning att klargöra begreppet ”budgetårets anslag” samt begreppet för ett åtagande som, om de avslutas den 31 december, kan möjliggöra en överföring av åtagandebemyndiganden som sedan måste utnyttjas före den 31 mars påföljande budgetår. (6) När det gäller principen om en enda beräkningsenhet bör man precisera satser och kurser som skall användas vid omräkningen mellan euro och andra valutor för de behov som uppstår vid förvaltningen av likvida medel och i samband med redovisningen. (7) När det gäller undantag från principen om universalitet är det viktigt att precisera dels vilken budgetbehandling som skall tillämpas de inkomster som avsatts för särskilda ändamål, och särskilt bidragen från medlemsstaterna eller tredje land till vissa gemenskapsprogram och, dels de begränsningar som när det gäller avräkning mellan utgifter och inkomster. (8) När det gäller principen om specificering finns det anledning att exakt definiera beräkningen av de procentandelar av anslaget som institutioner har tillstånd att betala ut i kraft av sitt oberoende och att se till att budgetmyndigheten får fullständig information genom en detaljerad motivering för varje begäran om överföring som skall sändas till denna. (9) När det gäller sund ekonomisk förvaltning bör man identifiera målen med och minsta tidsintervall för förhands- och efterhandsbedömningar av program och verksamheter samt de upplysningar som skall finnas i finansieringsöversikten för rättsakten. (10) Vad beträffar upprättandet och framläggandet av budgeten är det viktigt att precisera innehållet i den allmänna inledningen till budgeten, de arbetsdokument som stödjer budgeten och de budgetanmärkningar som håller budgetmyndigheten fullständigt underrättad. Inom ramen för den nya verksamhetsbaserade budgeteringen fastställs definitionen och klassificeringen av de administrativa anslagen. (11) När det gäller budgetens genomförande bör man för det första klargöra grundrättsaktens olika former inom det område som omfattas av gemenskapen och inom de områden som omfattas av fördraget om Europeiska unionen. Det finns även anledning att fastställa de maximala anslagsbelopp som kan utbetalas utan tidigare grundrättsakt för förberedande åtgärder och pilotprojekt samt att förteckna de fördragsbestämmelser som direkt ger kommissionen särskilda befogenheter. (12) Det är vidare av vikt att definiera vilka rättsakter som kan utgöra en intressekonflikt samt vilket förfarande som skall följas i detta fall. (13) När det gäller de olika metoderna att genomföra budgeten bör det fastställas att kommissionen, när den inte direkt genomför budgeten inom sina egna enheter, i förväg måste försäkra sig om att de organ som planeras få ta hand om genomförandet förfogar över adekvata förvaltningsrutiner och kontroll- och bokföringssystem i förhållande till kraven på god ekonomisk förvaltning. (14) Vad gäller indirekt central förvaltning, dvs. förvaltning som delegerats av kommissionen antingen till genomförandeorgan eller till gemenskapsrättsliga organ, eller till nationella organ, vare sig det är frågan om myndigheter eller organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning, bör man precisera ramarna och formerna för genomförandet av denna delegering i en delegationsakt eller överenskommelse. Genomförandeorganen, som kvarstår under kommissionens kontroll, måste erkännas som delegerade utanordnare av denna institution för genomförandet av gemenskapens budget. Då nationella organ genomför en del av budgeten måste dessa organ ställa tillräckliga ekonomiska säkerheter och väljas ut på ett öppet sätt efter en kostnadseffektivitetsanalys som motiverar delegeringen. Kommissionen begär ett yttrande från behörig kommitté, i enlighet med grundrättsakten, gällande utbetalningen de aktuella anslagen, innan man fortsätter med att genomföra delegeringen till de nationella organen. När det gäller privaträttsliga organ som utför förberedelse- eller kompletteringsarbete för kommissionens räkning måste dessa väljas ut enligt förfarandena för offentlig upphandling. (15) Vad gäller gemensam förvaltning med medlemsstaterna eller förvaltning som decentraliserats till tredje land bör etapperna i och målen med avslutningen av räkenskaperna fastställas, utan att detta påverkar tillämpningen av särbestämmelser i relevant sektorslagstiftning. (16) Vad avser förvaltning gemensamt med internationella organisationer bör det preciseras att de olika bidragsgivarnas andel, liksom finansiering av varje utgiftstyp inte kan fastställas, samt att de finansierade åtgärderna således måste kontrolleras på ett övergripande plan; det finns vidare skäl att definiera de internationella organisationer som kan omfattas av denna typ av förvaltning. (17) När det gäller de respektive rollerna för de olika aktörerna i budgetförvaltningen, stärker reformen av den ekonomiska förvaltningen tillsammans med avskaffandet av centrala förhandskontroller utanordnarnas ansvar för alla inkomst- och utgiftstransaktioner, också i fråga om interna kontrollsystem. Budgetmyndigheten bör hållas underrättad om när delegerade utanordnare tilldelas respektive lämnar sina uppdrag. Uppdragen, ansvarsområdena och principerna för de förfaranden som skall iakttas måste dessutom definieras. Internaliseringen av förhandskontrollerna förutsätter i all synnerhet en tydlig distinktion mellan initiativ till budgettransaktioner och kontroller av desamma, och varje institution måste också anta tjänsteutövningsregler som är tillämpliga på anställda som ansvarar för förhands- och efterhandskontrollerna. Därefter måste man kunna redogöra för det ansvar man tagit på sig i en årsrapport till institutionen, som bl.a. skall innehålla resultaten från efterhandskontrollerna. Förvaringen av de styrkande handlingar som hör till genomförda transaktioner måste också organiseras. Slutligen måste alla förhandlade förfaranden inom ramen för offentliga upphandling — med tanke på dessa förfarandens särskilda beskaffenhet — bli föremål för en särskild rapport till institutionen, och denna skall likaså översändas till den budgetmyndigheten. (18) I syfte att klargöra ansvarsfördelningen är det även viktigt att exakt avgränsa räkenskapsförarens uppdrag och ansvarsområden vad gäller redovisningssystemen, kassaförvaltningen och bankkontona samt registret över betalningsmottagare. Formerna för hur räkenskapsförarna lämnar sina uppdrag bör också preciseras. (19) Villkor bör fastställas vad gäller användningen av förskottskonton, då dessa utgör ett undantag från gängse förvaltningssystem, och uppgifterna och ansvarsområdena för förskottsförvaltare, liksom även för utanordnarna och räkenskapsförarna vad gäller kontrollen av kontona, bör preciseras. Även i detta avseende bör budgetmyndigheten underrättas när någon tilldelas eller lämnar ett uppdrag. (20) När uppdragen och ansvarsområdena väl avgränsats för var och en av aktörerna kan dessa endast ställas till svars i enlighet med de villkor som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän inom Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkoren för övriga anställda. En ny specialiserad instans bör dock på lämpligt sätt inrättas i varje institution med uppgift att avgöra om oegentligheter av ekonomisk natur inträffat. Formerna för hur en utanordnare kan begära bekräftelse av ett beslut och på så sätt befrias från ansvar skall också fastställas. (21) När det gäller inkomster, utom vad gäller de egna medel som regleras genom rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 av den 22 maj 2000 om tillämpningen av beslut 94/728/EG, Euratom om systemet med gemenskapens egna medel ( 4 ), bör man precisera vilka uppgifter och kontroller som ingår i utanordnarnas ansvarsområde för de olika etapperna i förfarandet: beräkningen av fordran därefter ett betalningskrav och en debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts, beräkningar av eventuella dröjsmålsräntor samt slutligen beslut, i förekommande fall, om en avskrivning av fordran, under iakttagande av kriterier som borgar för att allt sker i enlighet med god ekonomisk förvaltning. Räkenskapsförarens roll vid inkasseringen av intäkter och eventuella förlängningar av betalningsfristerna bör också preciseras. (22) På utgiftsområdet är det till att börja med viktigt att definiera kopplingen mellan finansieringsbeslut, övergripande åtaganden och enskilda åtaganden samt särdragen i dessa olika etapper. Skillnaden mellan ett övergripande och ett enskilt åtagande består i huruvida belopp och mottagare är bestämda. De preliminära åtagandena är reserverade för löpande administrativa utgifter samt EUGFJ-utgifter. För att begränsa storleken på de vilande åtagandena bör anslag frigöras som motsvarar åtaganden som inte omfattats av någon utbetalning under tre år. (23) Det finns vidare anledning att klargöra kopplingen mellan kontroll, godkännande och betalning och den övervakning som utanordnarna måste utföra vid sin kontroll av utgifterna genom att anbringa påskriften ”kan betalas” och vid godkännande av betalningar genom en kontroll av ansvarsbefrielsen, som denna ekonomiska aktör därefter ensam ansvarar för. Det finns skäl att hänvisa till de styrkande handlingar som måste styrka betalningarna och att ange reglerna för avslutning av förhandsfinansiering och mellanliggande betalningar. Slutligen måste tidsfristerna för kontroller och betalningar preciseras, med hänsyn tagen till Europaparlamentets och rådets direktiv 2000/35/EG av den 29 juni 2000 om bekämpande av sena betalningar vid handelstransktioner ( 5 ). (24) När det gäller internrevisionen finns det anledning att fastställa hur revisorn skall utses och att garantera dennes oberoende till den institution som utsett honom och till vilken han skall redovisa sitt arbete. Vidare bör budgetmyndigheten underrättas när en internrevisor tilldelas eller lämnar sitt uppdrag. (25) När det gäller offentliga upphandlingar har man valt att föra in i denna förordning bestämmelserna i rådets direktiv 92/50/EEG ( 6 ), 93/36/EEG ( 7 ) och 93/37/EEG ( 8 ), senast ändrade genom kommissionens direktiv 2001/78/EG ( 9 ). Detta förutsätter för det första en definition av de olika upphandlingstyperna, lämplig forum för offentliggöranden, överklaganden och de befintliga förfarandenas huvuddrag, specificeringen av urvalskriterierna och de möjliga formerna för kontraktstilldelning, formerna för hur upphandlingsdokumenten skall vara tillgängliga och kontakterna med anbudsgivarna och de anbudssökande, samt när kommissionen gör upphandlingar för egen räkning, de olika tillämpliga beloppsgränserna och regler för hur värdet på upphandlingarna skall uppskattas. (26) Syftet med förfarandena för tilldelning av kontrakt är att tillgodose institutionernas behov på bästa möjliga villkor samtidigt som de ekonomiska aktörernas rätt till lika behandling i tillträdet till anbudsförfaranden respekteras, liksom principerna om öppenhet och icke-diskriminering. För att främja insynen i förfarandet och en lika behandling av de anbudssökande samt för att utanordnarna helt skall ansvara för det slutliga valet, bör förfarandet för att öppna och bedöma anbud och ansökningar att delta med anbud anges, från utnämningen av en kommitté fram till det motiverade och dokumenterade tilldelningsbeslutet som i slutändan fattas av den upphandlande myndigheten. De finansiella garantier som krävs för att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen bör också specificeras. (27) Slutligen bör den upphandlande myndighetens befogenhet att utdöma administrativa påföljder avgränsas på så sätt att det kan garanteras att påföljden är proportionell och avskräckande samt att olika institutioner och avdelningar behandlas lika. (28) Tillämpningsområdet för bidragsavdelningen bör också preciseras, särskilt med avseende på de olika formerna för genomförande av budgeten, men också typen av åtgärd eller organ av allmänt europeiskt intresse som kan få bidrag. Särdragen i det årliga arbetsprogrammet och meddelandena om ansökningsomgångar bör preciseras tillsammans med de undantag som är möjliga i detta avseende och med avseende på retroaktiv verkan, särskilt vad gäller humanitärt bistånd och hantering av krissituationer, vars begränsningar är mycket specifika. (29) Med avseende på kraven på insyn, lika behandling av de sökande och utanordnarnas ansvar bör tilldelningsförfarandet anges, från bidragsansökan till dess att den bedöms av en kommitté mot bakgrund av tidigare meddelade urvals- och tilldelningskriterier, innan utanordnaren fattar sitt slutliga vederbörligen dokumenterade beslut. (30) En sund ekonomisk förvaltning kräver därefter att kommissionen begär garantier på bidragsansökningsstadiet i form av revisioner av de största ansökningarna, därefter vid utbetalningarna av förhandsfinansieringen genom krav på att finansiella säkerheter ställs i förväg och slutligen genom revision efter slutbetalningen när det gäller de ansökningar som är mest betydelsefulla eller bedöms vara omgärdade av störst risk. Kravet på sund förvaltning och kontrollen av idealitets- och samfinansieringsprinciperna förutsätter också regler för en eventuell användning av schablonbetalningar. Slutligen kräver en god förvaltning av gemenskapens medel att bidragsmottagarna själva respekterar principerna om insyn och lika behandling av potentiella kontraktsparter samt om att kontrakten skall tilldelas den som erbjuder det ekonomiskt mest förmånliga anbudet när åtgärden delvis läggs ut på underleverantörer. (31) Slutligen bör befogenheterna att ålägga påföljder bygga på de som redan finns inom gällande lagstiftning för offentlig upphandling. (32) På räkenskaps- och redovisningsområdet bör man definiera alla allmänna redovisningsprinciper på vars grundval redovisningen bör upprättas. Nödvändiga villkor bör även preciseras för hur en transaktion skall bokföras samt reglerna för hur poster på tillgångs- och skuldsidan skall värderas och hur avsättningar skall göras. (33) Det är viktigt att precisera att institutionernas räkenskaper bör åtföljas av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen och specificera innehållet och redovisningen av uppgifterna, som dels utgör årsredovisningarna (balansräkning, resultaträkning, tabellen över kassaflöden, bilaga), dels innehållet i rapporterna om genomförandet av budgeten (sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga). (34) På bokföringsområdet finns det anledning att precisera att räkenskapsföraren för varje institution måste dokumentera hur institutionens bokföring är organiserad och bokföringsrutinerna och definiera de villkor som måste uppfyllas av datoriserade bokföringssystem, särskilt i fråga om säkerheten när det gäller vem som skall ha tillträde till systemen samt verifieringskedjan när ändringar införts. (35) Beträffande grundandet av räkenskaperna är det viktigt att precisera de principer som är tillämpliga när det gäller räkenskapsböckerna, huvudboken, den periodiska avstämningen av saldona i huvudboken samt att inventera och definiera komponenterna i den kontoplan som godkänts av kommissionens räkenskapsförare. De regler som är tillämpliga på bokföringen av transaktionerna, i all synnerhet dubbel bokföring, reglerna för att omräkna transaktioner som inte uttrycks i euro och de styrkande räkenskapshandlingarna bör preciseras. Innehållet i bokföringshandlingarna bör likaledes specificeras. (36) Slutligen bör reglerna för inventarieförteckningen över anläggningstillgångar fastställas och räkenskapsförarnas och utanordnarnas respektive ansvar på området klargöras liksom de regler som är tillämpliga på försäljning av tillgångar som finns upptagna i inventarieförteckningen. (37) Beträffande strukturfonderna bör det preciseras att återbetalningarna av förskott som betalats ut som en del av en åtgärd inte leder till att fondernas samlade bidrag till åtgärden i fråga minskar. (38) De typer av åtgärder, direkta och indirekta, som kan finansieras på forskningsområdet bör specificeras. (39) På området externa åtgärder införs i genomförandebestämmelserna, liksom i själva budgetförordningen, ett antal undantagsbestämmelser för att ta hänsyn till särdragen inom politikområdet särskilt med avseende på reglerna för upphandling och beviljande av bidrag. (40) Avseende upphandling återges i föreliggande genomförandebestämmelser huvuddelen av bestämmelserna i kommissionens beslut av den 10 november 1999 om förenklingar av förvaltningssystemen för upphandlingar inom ramen för samarbetsprogram som genomförs av generaldirektoraten för yttre förbindelser ( 10 ) som medför upphandlingsregler som skiljer sig från standardreglerna bl.a. genom att ha andra beloppsgränser och förvaltningsformer som anpassats till de externa åtgärderna. (41) På bidragsområdet bör de typer av åtgärder som kan undantas från den samfinansieringsplikt som avses i artikel 109 i budgetförordningen anges. Det gäller särskilt humanitärt bistånd och stöd vid krissituationer samt åtgärder för skydd av hälsan eller människors grundläggande rättigheter. (42) För att garantera en god förvaltning av gemenskapens medel är det även viktigt att precisera villkoren och de rambestämmelser som skall införas vid en decentralisering av anslagsförvaltningen samt vid användning av förskottskonton. (43) Bestämmelserna i budgetförordningen om de europeiska byråerna bör preciseras genom särskilda regler för Europeiska gemenskapernas publikationsbyrå och genom bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina uppdrag till anställda vid dessa byråer. Det finns även anledning att precisera de operativa formerna för de bankkonton som de europeiska interinstitutionella byråerna kan få tillstånd att öppna i kommissionens namn. (44) Vad gäller administrativa anslagen måste varje institution informera budgetmyndigheten om alla pågående fastighetstransaktioner, såvida dessa transaktioner innebär en ökning av det bestånd institutionen förfogar över, dvs. som innebär att fastighetsinnehavet utökas. (45) Det är nödvändigt att identifiera de organ som kan få bidrag från budgeten och som bör omfattas av rambestämmelser enligt de villkor som föreskrivs i artikel 185 i budgetförordningen. (46) Det är viktigt att de olika beloppsgränserna och beloppen i denna förordning regelbundet aktualiseras på grundval av förändringar i inflationen i gemenskapen, utom för de beloppsgränser som tillämpas på offentliga upphandlingar. och av följande skäl: HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE:







DEL 1

GEMENSAMMA BESTÄMMELSER







AVDELNING I

SYFTE

Artikel 1

Syfte

(Artikel 1 i budgetförordningen)

I denna förordning fastställs genomförandebestämmelser för förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (nedan kallad budgetförordningen).

De institutioner som omfattas av denna förordning är de institutioner som avses i budgetförordningen.

Artikel 2

Förteckning över rättsakter som innehåller regler om genomförandet av den allmänna budgeten

(Artikel 2 i budgetförordningen)

Kommissionen skall upprätta en förteckning över de rättsakter som nämns i artikel 2 i budgetförordningen. Den skall uppdatera förteckningen varje år och informera budgetmyndigheten därom.







AVDELNING II

BUDGETPRINCIPERNA







KAPITEL 1

Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel 3

Tillämpningsområde för den förhandsfinansiering som kvarstår som gemenskapernas egendom

(Artikel 5.4 i budgetförordningen)

1. Förhandsfinansiering i den mening som avses i artikel 105 kvarstår som gemenskapernas egendom, såvida inte annat anges i grundrättsakten i den mening som avses i artikel 49.1 i budgetförordningen. Förhandsfinansiering som utbetalas antingen vid genomförandet av en upphandling i den mening som avses i artikel 88 i budgetförordningen, till medlemsstaterna, eller i samband med stöd inför anslutningen eller som förskott enligt artikel 265 omfattas inte av denna bestämmelse. Bestämmelsen är inte heller tillämplig på förvaltning i samarbete med internationella organisationer i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen.

2. Vid direkt central förvaltning i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen och när flera partner ingår är den bestämmelse som avses i punkt 1 i denna artikel endast tillämplig på huvudparten.

3. Vid decentraliserad förvaltning samt vid indirekt central förvaltning i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen är den bestämmelse som avses i punkt 1 i denna artikel endast tillämplig på den enhet eller det organ som direkt mottar förhandsfinansiering som utbetalats av kommissionen.

4. Bestämmelsen i punkt 1 skall tillämpas på förhandsfinansiering som utbetalas inom ramen för kontrakt eller överenskommelser efter det att denna förordning har trätt i kraft.

5. Bestämmelserna i punkterna 1-4 skall inte påverka kravet att belopp som betalas ut i förhandsfinansiering skall föras in på tillgångssidan i balansräkningen, i enlighet med redovisningsreglerna i artikel 133 i budgetförordningen.

Utanordnarna skall ge räkenskapsförarna nödvändiga uppgifter för att fastställa de belopp i förhandsfinansiering som fortfarande skall räknas till gemenskapernas tillgångar.

Artikel 4

Införande i budgeten av inkomsträntor som genereras av gemenskapens tillgångar

(Artikel 5.4 i budgetförordningen)

1. Om belopp som utbetalats i förhandsfinansiering och som utgör gemenskapernas tillgångar i enlighet med artikel 3 ger upphov till räntor eller jämförbara förmåner skall dessa föras in i Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad budgeten) såsom diverse inkomster.

Utanordnarna skall se till att det i överenskommelser som sluts med mottagare och mellanhänder

a) anges att belopp som utgör förhandsfinansiering skall betalas till konton eller underkonton i bank som gör det möjligt att identifiera dessa belopp och de räntor de genererar, eller att de redovisningsmetoder som används av slutmottagarna eller mellanhänderna på annat sätt skall göra det möjligt att identifiera de medel som betalats ut av gemenskapen och de räntor och andra fördelar som genererats av dessa medel,

◄

b) säkerställs att mottagarna underrättar den behörige utanordnaren om vilka belopp i räntor och liknande förmåner som medlen ger upphov till, samt att en sådan rapportering sker minst en gång per år om dessa räntor utgör betydande belopp och i alla händelser i samband med ansökan om mellanliggande betalningar eller slutbetalning, varigenom beloppen i förhandsfinansieringen regleras.

3. I enlighet med bestämmelserna i avdelning IV, kapitel 5, skall den behörige utanordnaren, sedan förhandsfinansieringen utbetalats, upprätta en beräkning av fordringarna inklusive räntor eller jämförbara förmåner som eventuellt kan uppkomma genom förhandsfinansieringen.

Den behörige utanordnaren skall utfärda ett betalningskrav för de räntor som avses i punkt 1 inom de tidsfrister som anges i punkt 2 b.

4. Vad avser förhandsfinansiering som betalats med stöd av en och samma budgetrubrik, med tillämpning av samma grundrättsakt och till mottagare som valts ut enligt samma förfarande får utanordnaren upprätta en gemensam beräknad fordran för flera gäldenärer.







KAPITEL 2

Principen om ettårighet

Artikel 5

Anslag för budgetåret

(Artikel 8.3 i budgetförordningen)

De åtagande- och betalningsbemyndiganden som förs upp i budgeten och som skall utnyttjas under det aktuella budgetåret utgörs av de anslag som godkänts för budgetåret. Följande godkänns för budgetåret:

a) Tillgängliga anslag i budgeten, inklusive genom en ändringsbudget.

b) Överförda anslag från tidigare budgetår.

c) Anslag som åter gjorts disponibla i enlighet med artiklarna 157 och 181.5 i budgetförordningen.

d) Anslag som härrör från återbetalningar av förskott i enlighet med artikel 228.

e) Anslag som gjorts tillgängliga genom inkomster som avsatts för särskilda ändamål under budgetåret eller under de föregående budgetåren och som inte utnyttjats.

Artikel 6

Överföring av anslag mellan budgetår

(Artikel 9.2 i budgetförordningen)

1. De åtagandebemyndiganden som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen får endast överföras om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret av skäl som ligger utanför utanordnarens kontroll och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan bedöma att åtagandet kan ingås senast den 31 mars närmast påföljande år.

2. De förberedelser som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen och som bör avslutas senast den 31 december under budgetåret i fråga inför en överföring till påföljande budgetår är särskilt följande:

a) Vad gäller övergripande åtaganden i den mening som avses i artikel 76 i budgetförordningen skall finansieringsbeslutet redan vara fattat eller vara förberett i det avseende att det samråd mellan de berörda avdelningarna inom varje institution som föregår beslutet är avslutat.

b) Vad gäller enskilda åtaganden i den mening som avses i artikel 76 i budgetförordningen skall förberedelserna av kontrakt eller överenskommelser vara långt framskridna. När kontrakten eller bidragen kommit så långt måste urvalet av potentiella kontraktsparter eller bidragsmottagare vara avslutat.

3. Anslag som överförts i enlighet med artikel 9.2 a i budgetförordningen för vilka åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår skall automatiskt förfalla.

Kommissionen skall senast den 15 april underrätta budgetmyndigheten om de anslag som förfallit enligt ovan.

4. Anslag som överförts enligt artikel 9.2 b i budgetförordningen får utnyttjas fram till den 31 december påföljande budgetår.

5. De anslag som överförts på detta sätt skall särskiljas i räkenskaperna.

6. Anslag avsedda för personalutgifter enligt artikel 9.6 i budgetförordningen skall täcka löner, bidrag och andra ersättningar till institutionernas personal.







KAPITEL 3

(KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel 7

Omräkningskursen mellan euron och andra valutor

(Artikel 16 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall omräkningen mellan euron och annan valuta ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, C-serien.

2. När det gäller de valutor vars dagskurs inte offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, skall kommissionen använda den bokföringskurs som avses i punkt 3.

3. När det gäller de räkenskapsmässiga behov som avses i artiklarna 132–137 i budgetförordningen skall omräkningen mellan euron och andra valutor, med förbehåll för artikel 213, ske till eurons månatliga bokföringskurs. Denna kurs fastställs av kommissionen med hjälp av de informationskällor som den bedömer vara tillförlitliga och på grundval av kursen den näst sista bankdagen i den månad som föregår den för vilken kursen skall beräknas.

Artikel 8

Kurs som skall användas vid omräkning mellan euron och andra valutor

(Artikel 16 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall kursen den dag då utanordnaren upprättar en betalningsorder eller ett betalningskrav användas vid omräkningen mellan euron och andra valutor.

2. För förskottskonton i euro avgör dagen för bankens betalning vilken kurs som skall användas.

3. I fall av förskottskonton i nationella valutor enligt artikel 16 i budgetförordningen tillämpas kursen för den månad då utgiften verkställs genom kontot i fråga.

4. För utgifter finansierade av garantisektionen inom Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) skall kursen för den månad ”n” då utgifterna deklarerades i enlighet med artikel 3 i kommissionens förordning (EG) nr 296/96 ( 11 ) vara den som gällde den 10:e dagen i månad ”n+1” eller den första dagen dessförinnan för vilken en kurssättning föreligger.

Denna kurs skall även användas för motsvarande förskott som föreskrivs i artiklarna 4 och 5 i förordning (EG) nr 296/96.

Artikel 9

Information om kommissionens överföringar av likvida medel mellan de olika valutorna

(Artikel 16 i budgetförordningen)

Varje kvartal skall kommissionen sända ett utdrag över de överföringar som gjorts mellan de olika valutorna till medlemsstaterna.







KAPITEL 4

(KAPITEL 5 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Universalitetsprincipen

Artikel 10

Bokföring i budgeten av inkomster avsatta för särskilda ändamål samt behandling av motsvarande anslag

(Artikel 18 i budgetförordningen)

1. Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 12 och 13 skall inkomster avsatta för särskilda ändamål behandlas på följande sätt i budgeten:

a) I inkomstredovisningen skall varje institutions avsnitt innehålla en budgetrubrik avsedd för dessa inkomster.

b) I utgiftsredovisningen skall det anges i anmärkningarna vilka budgetrubriker som förväntas krediteras med de anslag som motsvarar de inkomster som avsatts för särskilda ändamål.

I det fall som avses i första stycket punkt a skall beloppet föras in under denna rubrik om det går att förutse. Om beloppet inte går att förutse skall ett symboliskt anslag (”p.m.”) införas och de uppskattade inkomsterna skall tas upp i anmärkningarna i informationssyfte.

2. Anslag till belopp som motsvarar inkomster avsatta för särskilda ändamål får göras tillgängliga såväl genom åtagandebemyndiganden som betalningsbemyndiganden, d om inkomsten uppburits av institutionen, med undantag för det fall som anges i artikel 161.2 i budgetförordningen. Anslagen skall tas upp i budgeten automatiskt, utom när det gäller återbetalning av förskott enligt artikel 156 i budgetförordningen eller finansiella korrigeringar inom strukturfondsområdet.

Artikel 11

Medlemsstaternas bidrag till forskningsprogram

(Artikel 18.1 a i budgetförordningen)

1. Medlemsstaternas bidrag för finansieringen av vissa kompletterande forskningsprogram, föreskrivna i artikel 5 du förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000, utbetalas enligt följande:

a) Sju tolftedelar av den summa som finns upptagen i budgeten senast den 31 januari under pågående budgetår.

b) De återstående fem tolftedelarna senast den 15 juli under pågående budgetår.

2. Om budgeten inte är definitivt antagen före budgetårets början baseras de bidrag som avses i punkt 1 på summan i föregående års budget.

3. Alla bidrag eller ytterligare betalningar från medlemsstaterna till budgeten skall uppföras på kommissionens konto inom trettio kalenderdagar efter begäran om inbetalning.

4. Verkställda utbetalningar skall krediteras det konto som föreskrivs i förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 och omfattas av villkoren i samma förordning.

Artikel 12

Inkomster som avsätts till följd av Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram

(Artikel 18.1 d i budgetförordningen)

1. Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram skall redovisas i budgeten på följande sätt:

a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för det totala beloppet för Eftaländernas deltagande under budgetåret i fråga. Det planerade beloppet skall anges i budgetanmärkningarna.

b) I utgiftsberäkningen skall finnas följande: i) En anmärkning för varje budgetrubrik som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i samt beloppet för det väntade deltagandet ”för kännedom”. ii) En bilaga, som integreras i budgeten, med samtliga budgetrubriker som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i.

Den bilaga som avses i första stycket punkt b ii utgör och kompletterar budgetrubrikerna för de medel för detta deltagande som anslagits enligt punkt 2 och för genomförandet av utgifterna.

2. Enligt artikel 82 i EES-avtalet skall beloppen för Eftaländernas årliga deltagande — såsom de bekräftats till kommissionen av den gemensamma EES-kommittén i enlighet med artikel 1.5 i protokoll 32 till avtalet — leda till att såväl anslag för åtaganden som motsvarande anslag för betalningar anslås till fullo i början av budgetåret.

3. Om anslagen för de budgetposter som Eftaländerna bidrar till höjs under budgetåret utan att dessa länder, under budgetåret i fråga, kan anpassa sina bidrag för att respektera den proportionalitetsfaktor som föreskrivs i artikel 82 i EES-avtalet får kommissionen tillfälligt och undantagsvis betala ut förhandsfinansiering ur de likvida medlen för att täcka Eftaländernas andel. Efter en sådan ökning skall kommissionen så fort som möjligt begära in motsvarande bidrag från Eftaländerna. Kommissionen skall varje år informera budgetmyndigheten om de beslut som har fattats på detta sätt.

Förhandsfinansieringen skall återbetalas så fort som möjligt i budgeten för påföljande budgetår.

4. Enligt artikel 18.1 d i budgetförordningen utgör Eftaländernas finansiella deltagande inkomster som avsätts för särskilda ändamål. Räkenskapsföraren skall vidta lämpliga åtgärder för att garantera en särskild kontroll av användningen såväl av de inkomster som härrör från detta deltagande som av de motsvarande anslagen.

Kommissionen skall i den rapport som föreskrivs i artikel 131.2 i budgetförordningen lämna separata uppgifter om budgetens genomförande i fråga om Eftaländernas deltagande, både när det gäller inkomster och utgifter.

Artikel 13

Intäkter från sanktioner för de medlemsstater som uppvisar ett alltför stort underskott

(Artikel 18.1 b i budgetförordningen)

Intäkterna från de sanktioner som avses i avsnitt 4 i rådets förordning (EG) nr 1467/97 ( 12 ) skall redovisas i budgeten på följande sätt:

a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för räntorna på dessa belopp.

b) Parallellt, och trots vad som sägs i artikel 74 i budgetförordningen, skall uppförandet av dessa belopp i inkomstberäkningen leda till att åtagande- och betalningsbemyndiganden uppförs under en rubrik i utgiftsberäkningen. Dessa anslag utnyttjas enligt artikel 17 i budgetförordningen.

Artikel 14

Godkännande av nettobelopp

(Artikel 20.1 i budgetförordningen)

I enlighet med artikel 20.1 i budgetförordningen får följande avdrag göras från ansökningar om utbetalningar, fakturor eller samlingsfakturor, för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp:

a) Böter som förelagts en part i ett avtal.

b) Justeringar av felaktigt utbetalade belopp som kan göras genom avräkning mot en betalning av samma typ av utgift med anslag under samma kapitel, artikel och budgetår som för den felaktiga mellanliggande betalningen eller slutbetalningen.

Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från varje faktura och ansökning om utbetalning skall inte tas upp som gemenskapens inkomster.

Artikel 15

Konton för ”Skattefordringar”

(Artikel 20.2 i budgetförordningen)

De skatter som gemenskaperna betalar i enlighet med artikel 20.2 i budgetförordningen skall uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka dem.







KAPITEL 5

(KAPITEL 6 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om specificering

Artikel 16

Förfaranden vid överföringar

(Artikel 22.1 i budgetförordningen)

1. I det fall en institution planerar en överföring mellan olika avdelningar inom det egna budgetavsnittet och beloppet för denna överföring överstiger 10 % av de ursprungliga anslagen under den rubrik från vilken medlen skall överföras, skall överföringen föreläggas budgetmyndigheten såsom ett förslag. Övriga institutioner skall underrätta kommissionen om detta.

Överföringen skall under dessa omständigheter ske enligt förfarandet i artikel 24 i budgetförordningen.

2. Varje institution får inom sitt eget budgetavsnitt göra överföringar inom artiklarna.

Artikel 17

Beräkning av övre gränser för överföringar

(Artikel 23 i budgetförordningen)

1. Beräkningen av de procentsatser som avses i artiklarna 22.1 och 23.1 första stycket punkterna b och c i budgetförordningen skall göras vid begäran om överföring.

2. När det gäller begränsningarna i artiklarna 22.1 och 23.1 första stycket punkterna b och c i budgetförordningen bör man beakta summan av de överföringar som skall göras under den rubrik varifrån överföringen sker och att beloppet är justerat i enlighet med tidigare överföringar.

Artikel 18

Administrativa utgifter

(Artikel 23 i budgetförordningen)

De utgifter som avses i artikel 23.1 första stycket punkt b i budgetförordningen omfattar, för varje politikområde, rubrikerna i artikel 27.

Artikel 19

Motivering av begäran om anslagsöverföringar

(Artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen)

Förslagen om överföringar och all information som riktas till budgetmyndigheten angående överföringar som utförs i enlighet med artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar med en redogörelse för genomförandet av anslagen och en prognos av behoven fram till budgetårets slut, både för de poster som tillförs medel och de poster från vilka medel överförs.

Artikel 20

Motivering av begäran om överföringar från reserven för katastrofhjälp

(Artikel 26 i budgetförordningen)

Förslag om överföringar för att möjliggöra användningen av den reserv för katastrofhjälp som avses i artikel 26.2 första stycket i budgetförordningen skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar som skall innehålla följande:

a) För den budgetrubrik till vilken överföringen skall ske: senast möjliga uppgifter om utnyttjandet av anslag samt beräknade behov fram till budgetårets slut.

b) För samtliga budgetrubriker som gäller externa åtgärder: genomförandet av anslag fram till slutet av den månad som föregår begäran om överföring samt en beräkning av behoven fram till budgetårets slut jämfört med de ursprungliga beräkningarna.

c) Undersökning av möjligheterna att omfördela anslagen.







KAPITEL 6

(KAPITEL 7 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 21

Utvärdering

(Artikel 27 i budgetförordningen)

1. Alla förslag till program och verksamheter som väntas ge upphov till utgifter eller minskade inkomster för budgeten skall utvärderas på förhand. Genom utvärderingen skall följande aspekter bedömas:

a) Det behov som föreligger på kort eller lång sikt.

b) De mål som skall uppnås.

c) De förväntade resultaten och de indikatorer som behövs för att utvärdera dem.

d) Det mervärde som en insats från gemenskapens sida tillför.

e) De risker som är kopplade till förslagen och de alternativa lösningar som står till buds, inklusive risken för bedrägerier.

f) Erfarenheterna från liknande åtgärder.

g) Vilka finansiella medel, personalresurser och andra administrativa resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet.

h) Vilket kontrollsystem som behövs.

2. Alla program och åtgärder skall sedan utvärderas medan de pågår eller i efterhand, för att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden eller programmet uppfyllt de fastställda målen, på följande villkor:

a) Fleråriga program skall utvärderas löpande med bestämda intervall och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till resultaten av utvärderingen när beslut skall fattas om huruvida programmet skall förlängas, läggas om eller avbrytas.

b) Verksamheter som finansieras på årsbasis skall utvärderas minst en gång vart sjätte år.

Den förpliktelse som avses i första stycket punkt b skall inte gälla för alla de enskilda projekten eller åtgärderna som ingår, för vilka denna förpliktelse också får uppfyllas genom att det organ som genomfört projektet eller åtgärden sammanställer en slutrapport.

Artikel 22

Finansieringsöversikt

(Artikel 28 i budgetförordningen)

1. Varje förslag till rättsakt som läggs fram inför lagstiftaren och som kan förutsättas få konsekvenser för budgeten, t.ex. för antalet anställda, skall innehålla en finansieringsöversikt.

I finansieringsöversikten skall redogöras för de finansiella och ekonomiska faktorer som gör det möjligt för lagstiftaren att bedöma om gemenskapen måste vidta åtgärder. Den skall ge de upplysningar som behövs om eventuell samordning och samverkanseffekter med andra finansiella instrument.

När det gäller åtgärder som sträcker sig över flera år skall finansieringsöversikten innehålla en beräkning av de uppskattade årliga behoven av anslag och tjänster samt en bedömning av deras finansiella konsekvenser på medellång sikt.

2. Finansieringsöversikten skall innehålla uppgifter om befintliga eller planerade förebyggande åtgärder och skyddsåtgärder som syftar till att förebygga riskerna för bedrägerier och oegentligheter som kan skada gemenskapens ekonomiska intressen.







KAPITEL 7

(KAPITEL 8 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om klarhet och öppenhet

Artikel 23

Preliminär publicering av budgetsammanfattningen

(Artikel 29 i budgetförordningen)

Så snart som möjligt efter att budgeten förklarats slutligen antagen, och allra senast inom fyra veckor, skall en sammanfattning av budgetsiffrorna publiceras på institutionernas webbplats på initiativ av kommissionen, i väntan på det formella offentliggörandet i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.







AVDELNING III

UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR







KAPITEL 1

Upprättandet av budgeten

Artikel 24

Allmän inledning till det preliminära budgetförslaget

(Artikel 33 i budgetförordningen)

Kommissionen skall utarbeta den allmänna inledningen till det preliminära budgetförslaget.

Varje avsnitt i det preliminära budgetförslaget skall föregås av en inledning som utarbetats av den berörda institutionen.

Den allmänna inledningen skall innehålla följande:

a) Finansiella tabeller över hela budgeten.

b) När det gäller avdelningarna i kommissionens avsnitt i) en beskrivning av de åtgärder som motiverar begäran om anslag, med hänsyn tagen till principerna och kraven i artikel 27 och 33.2 d i budgetförordningen, samt ii) en motivering till förändringarna av anslagen från ett budgetår till ett annat.

Artikel 25

Arbetsdokument som medföljer det preliminära budgetförslaget

(Artiklarna 30 och 33 i budgetförordningen)

Det preliminära budgetförslaget skall åtföljas av följande arbetsdokument:

a) När det gäller institutionernas personal i) en översikt över personalpolitiken beträffande fast och tillfällig personal, ii) ett detaljerat organigram för varje personalkategori över budgeterade tjänster och antalet anställda den dag då budgetförslaget lämnas in, med angivande av deras fördelning på lönegrader och administrativa enheter, iii) en motivering av eventuella ändringar av antalet anställda, iv) en uppdelning av personalen per politikområde.

b) En detaljerad redogörelse för upp- och utlåningspolitiken.

c) När det gäller bidrag till de organ som avses i artikel 32 i budgetförordningen: en preliminär översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering som utarbetats av de aktuella organen och när det gäller Europaskolorna en översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering.

Artikel 26

Preliminära förslag till ändringsbudgetar

(Artikel 37.1 i budgetförordningen)

De preliminära förslagen till ändringsbudgetar skall åtföljas av motiveringar och den information om genomförandet av budgeten från föregående och innevarande budgetår som finns tillgänglig när budgetarna upprättas.







KAPITEL 2

Budgetens struktur och utformning

Artikel 27

Administrativa anslag

(Artikel 41 i budgetförordningen)

Om utgiftsredovisningen i ett budgetavsnitt följer en kontoplan som är indelad efter anslagens ändamål, skall de administrativa anslagen uppföras under skilda rubriker, per avdelning, i enlighet med följande klassificering:

a) Utgifter för personal i tjänsteförteckningen med ett anslagsbelopp och antal tjänster.

b) Utgifter för extern personal (däribland extraanställda och tillfälligt anställda) och övriga förvaltningsutgifter (däribland kostnader för representation och möten).

c) Utgifter för byggnader och övriga sidoutgifter, däribland städning och underhåll, uthyrning, telekommunikationer, vatten, gas och elektricitet.

d) Stödutgifter.

Den typ av kommissionens administrativa utgifter som är gemensam för alla avdelningar skall även tas upp i en separat samlad redogörelse som klassificeras per typ.

Artikel 28

Faktiska utgifter för det senast avslutade budgetåret

(Artikel 46.1 e i budgetförordningen)

För upprättandet av budgeten skall de faktiska utgifterna för det senaste budgetår för vilket räkenskaperna avslutats fastställas på följande sätt:

a) Åtaganden: åtaganden som registrerats under budgetåret i fråga mot samma budgetårs anslag, såsom de definieras i artikel 5.

b) Betalningar: betalningar som verkställts under budgetåret, dvs. vars verkställighetsorder sänts till banken, mot anslag för detta budgetår såsom definierats i samma artikel.

Artikel 29

Budgetanmärkningar

(artikel 46.1 punkt 1 g i budgetförordningen)

Budgetanmärkningarna skall särskilt omfatta följande:

a) Hänvisningar till grundrättsakten när det finns en sådan.

b) Relevanta förklaringar av vilken typ av anslag det rör sig om och vad de skall användas till.

Artikel 30

Tjänsteförteckningar

(artikel 46.1.3 a i budgetförordningen)

Personalen vid Försörjningsbyrån skall redovisas separat inom kommissionens tjänsteförteckning.







AVDELNING IV

GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN







KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 31

Olika typer av grundrättsakter

(Artikel 49.1 i budgetförordningen)

1. På gemenskapsområdet får grundrättsakten vara en förordning, ett direktiv eller ett beslut ( 13 ) i den mening som avses i artikel 249 i EG-fördraget eller ett sui generis beslut (beslut av eget slag).

▼M1

2. På området för gemensam utrikes- och säkerhetspolitik får grundrättsakten ta någon av de former som anges i artikel 13.2, artikel 14, artikel 23.2 och artikel 24 i Fördraget om Europeiska unionen.

Vid insatser i krissituationer enligt artikel 168.2 i denna förordning samt vid tidsbegränsade åtgärder får grundrättsakten även ta den form som anges i artikel 13.3 eller 23.1 i Fördraget om Europeiska unionen.

▼B

3. På området för polissamarbete och straffrättsligt samarbete får grundrättsakten utgöras av någon av de typer som anges i artikel 34.2 i Fördraget om Europeiska unionen.

Artikel 32

Maximala belopp för pilotprojekt och förberedande åtgärder

(Artiklarna 49.2 a och 49.2 b i budgetförordningen)

1. Det totala anslagsbeloppet för de pilotprojekt som avses i artikel 49.2 a i budgetförordningen får inte överstiga 32 miljoner euro per budgetår.

2. Det totala anslagsbeloppet för de nya förberedande åtgärder som avses i artikel 49.2 b i budgetförordningen får inte överstiga 30 miljoner euro per budgetår och det totala beloppet för de åtaganden som faktiskt ingåtts för förberedande åtgärder får inte överstiga 75 miljoner euro.

Artikel 33

Kommissionens särskilda behörighet enligt fördragen

(Artikel 49.2 c i budgetförordningen)

1. De artiklar i EG-fördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:

a) Artikel 138 (dialog mellan arbetsmarknadens parter).

b) Artikel 140 (utredningar, yttranden och samråd på det sociala området).

c) Artiklarna 143 och 145 (särskilda rapporter som gäller det sociala området).

d) Artikel 152.2 (initiativ för att främja samordning av hälsoskyddet).

e) Artikel 155.2 (initiativ för att främja samordning av de transeuropeiska näten).

f) Artikel 157.2 (initiativ för att främja samordning av industrin).

g) Artikel 159 andra stycket (rapport om de framsteg som har gjorts för att uppnå ekonomisk och social sammanhållning).

h) Artikel 165.2 (initiativ för att främja samordning av forskning och teknisk utveckling).

i) Artikel 173 (rapport om forskning och teknisk utveckling).

j) Artikel 180.2 (initiativ för att främja samordning av politiken för utvecklingssamarbete).

2. De artiklar i Euratomfördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är de följande:

a) Artikel 70 (finansiell medverkan inom de gränser som anges i budgeten i prospekteringsverksamhet inom medlemsstaternas territorier).

b) Artikel 77 och följande artiklar (säkerhetskontroll).

3. Förteckningarna i punkt 1 och 2 får kompletteras i samband med att det preliminära budgetförslaget läggs fram, med angivande av berörda artiklar och belopp.

Artikel 34

Intressekonflikter

(Artikel 52.2 i budgetförordningen)

1. Handlingar som kan medföra intressekonflikter i den mening som avses i artikel 52.2 i budgetförordningen kan bestå i att

a) ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar,

b) vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till,

c) utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar.

2. Den behöriga myndighet som avses i artikel 52.1 i budgetförordningen är den anställdes närmaste chef. Denne skall skriftligen bekräfta huruvida det föreligger en intressekonflikt eller ej. Om så är fallet skall han själv fatta ett lämpligt beslut.







KAPITEL 2

Förfaranden för genomförande av budgeten







Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 35

Kommissionens förhandskontroller

(Artiklarna 53 och 56 i budgetförordningen)

1. I de fall kommissionen genomför delar av budgeten genom gemensam eller decentraliserad förvaltning eller genom indirekt central förvaltning skall den genom en förhandsgranskning, såväl av dokument som på platsen, försäkra sig om att de enheter som den anförtror förvaltningsuppgifter till existerar, är lämpliga för uppgiften och väl fungerande samt uppfyller kraven på en sund ekonomisk förvaltning; om det gäller helt eller delvis decentraliserad förvaltning enligt vad som överenskommits i det enskilda fallet skall kommissionen granska följande:

a) Förfaranden för genomförandet.

b) Kontrollsystem.

c) Redovisningssystem.

d) Förfaranden för upphandling och beviljande av bidrag.

2. Kommissionen skall göra nya undersökningar vid viktiga förändringar av förfaranden eller system för att se till att villkoren i punkt 1 fortfarande följs.

3. De enheter som avses i punkt 1 skall inom en fastställd tidsfrist överlämna de uppgifter som kommissionen begär samt genast underrätta kommissionen om alla viktigare ändringar av sina förfaranden och system. Kommissionen skall fastställa dessa skyldigheter i de delegationsakter eller överenskommelser som ingåtts med dessa enheter.

4. Om kommissionen genomför en del av budgeten i samarbete med internationella organisationer skall de överenskommelser om kontroller som slutits med dessa organisationer tillämpas.







Avsnitt 2

Särskilda bestämmelser

Artikel 36

Direkt central förvaltning

(Artikel 53 i budgetförordningen)

När kommissionen centralt genomför budgeten direkt via sina avdelningar sker detta genom de aktörer i budgetförvaltningen som avses i artiklarna 58–68 i budgetförordningen och i enlighet med villkoren i denna förordning.

Artikel 37

Delegering till gemenskapens genomförandeorgan

(artiklarna 54.2 a och 55.2 i budgetförordningen)

1. Besluten om delegering till genomförandeorganen ger dessa rätt att som delegerade utanordnare genomföra anslagen för de gemenskapsprogram som de förvaltar.

2. Delegeringen till genomförandeorganet utförs av organets direktör i enlighet med artikel 55.2 i budgetförordningen.

3. Kommissionens delegeringsakt skall omfatta samma bestämmelser som dem i artikel 41.2. Den skall formellt godtas skriftligen av direktören på det aktuella genomförandeorganets vägnar.

Artikel 38

Villkor för delegering till nationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning

(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

1. Kommissionen kan endast delegera uppgifter som innefattar myndighetsutövning till nationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning om de regleras av lagstiftningen i medlemsstaterna, EES-länderna eller i länderna som kandiderar för anslutning till Europeiska unionen, såvida inte annat följer av grundrättsakten.

2. Kommissionen skall se till att de organ och enheter som avses i punkt 1 kan uppvisa tillräckliga finansiella garantier vilka helst skall komma från en offentlig myndighet, särskilt för att säkra en fullständig återbetalning av de belopp som de är skyldiga kommissionen.

3. Om kommissionen planerar att delegera uppgifter som omfattar myndighetsutövning, i synnerhet olika led i budgetgenomförandet, till något av de organ som avses i artikel 54.2 c i budgetförordningen skall den granska huruvida kraven på sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet uppfylls. Om granskningen visar att delegeringen uppfyller kraven på sund ekonomisk förvaltning skall kommissionen innan delegeringen genomförs begära ett yttrande från den kommitté som är behörig enligt grundrättsakten, som även kan yttra sig om den planerade tillämpningen av urvalskriterier.

Artikel 39

Utnämning av offentligrättsliga organ på nationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning

(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

1. De offentligrättsliga organ på nationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning skall omfattas av lagstiftningen i den medlemsstat eller i det land där de är etablerade.

2. Valet av dessa enheter eller organ skall vara objektivt och öppet och föregås av en kostnadseffektivitetsanalys samt motsvara de genomförandebehov som fastställts av kommissionen. Valet får inte medföra någon diskriminering mellan olika medlemsstater eller berörda länder.

3. Då förvaltningen sköts av ett nätverk som kräver att minst ett organ eller en enhet utses per medlemsstat eller berört land skall detta val träffas av de aktuella medlemsstaterna eller länderna i enlighet med bestämmelserna i grundrättsakten.

I övriga fall skall kommissionen utse dessa organ eller enheter i samråd med berörda medlemsstater eller andra länder och enligt bestämmelserna i grundrättsakten.

Artikel 40

Iakttagande av upphandlingsreglerna

(Artikel 57 i budgetförordningen)

Om kommissionen anförtror uppgifter åt privaträttsliga organ enligt artikel 57.2 i budgetförordningen skall detta ske på grundval av en upphandling enligt bestämmelserna i avdelning V i del I av budgetförordningen.

Artikel 41

Genomförandemetoder för indirekt central förvaltning

(Artikel 54.2 b och 54.2 c i budgetförordningen)

1. Om kommissionen överlåter delar av genomförandet till andra organ eller enheter enligt artikel 54.2 b och c i budgetförordningen skall den ingå en överenskommelse med dem.

2. Överenskommelsen som avses i punkt 1 skall bland annat innehålla följande:

a) En definition av de uppgifter som överlåts.

b) Villkoren och formerna för deras genomförande, inklusive bestämmelser för avgränsningen av befogenheterna samt om de kontroller som skall genomföras.

c) Reglerna för hur genomförandet skall rapporteras till kommissionen.

d) Villkoren för genomförandets upphörande.

e) Formerna för kommissionens kontroll.

f) Villkoren för användning av särskilda bankkonton samt ändamål och användning för de räntor som genererats.

g) Bestämmelser som skall se till att gemenskapsåtgärden kan särskiljas från organets övriga åtgärder.

h) Ett åtagande att avstå från alla handlingar som kan leda till en intressekonflikt i den mening som avses i artikel 52.2 i budgetförordningen.

3. De organ eller enheter som avses i punkt 1 skall inte anses som delegerade utanordnare.

Artikel 42

Avslutning av räkenskaper vid gemensam eller decentraliserad förvaltning

(Artikel 53.5 i budgetförordningen)

1. Syftet med avslutningen av räkenskaper enligt artikel 53.5 i budgetförordningen är att se till att de utgifter som kan belasta budgeten och som handläggs av medlemsstaterna inom ramen för en gemensam förvaltning eller av tredje land inom ramen för en decentraliserad förvaltning är i sin ordning och förenliga med de gällande gemenskapsbestämmelserna.

2. Utan att det påverkar sektorsbestämmelserna skall avslutningen av räkenskaper omfatta följande:

a) Medlemsstaternas eller tredje lands utgiftsredovisning i form av räkenskaper som godkänts av en avdelning eller ett organ som har nödvändig teknisk kompetens och saknar anknytning till de organ som handlagt utgifterna.

b) Kommissionens kontroll av dokument och vid behov kontroll på plats av räkenskaperna och underliggande transaktioner utan begränsningar eller inskränkningar, däribland kontroller hos mottagarna.

c) Kommissionens fastställande, inom ramen för diskussionsförfaranden och med en anmälan till medlemsstaterna eller tredje land, av det utgiftsbelopp som skall belasta budgeten.

d) Beräkningen av den finansiella korrigeringen beroende på skillnaden mellan de redovisade utgifterna och de som godkänts för att föras upp i budgeten.

e) Återkrav eller återbetalning av det restbelopp som utgörs av skillnaden mellan de godkända utgifterna och de finansiella belopp som redan har utbetalats till medlemsstaterna eller tredje land; återkrav skall ske genom avräkning enligt villkoren i artikel 83.

3. Vid decentraliserad förvaltning skall förfarandet för att avsluta räkenskaperna enligt punkt 1 och 2 anpassas till graden av decentralisering.

Artikel 43

Gemensam förvaltning

(Artiklarna 53 och 165 i budgetförordningen)

1. De anslag som används inom ramen för gemensam förvaltning tillsammans med internationella organisationer enligt artikel 53 och 165 i budgetförordningen skall finansiera åtgärder som endast kan genomföras med samlade resurser från flera bidragsgivare, och där det varken är ändamålsenligt eller praktiskt möjligt att ange fördelningen på de olika utgiftstyperna av varje bidragsgivares bidrag.

Kommissionen skall därvid försäkra sig om att det finns adekvata bestämmelser om kontroll och revision av åtgärden som helhet.

2. De internationella organisationer som avses i punkt 1 är

a) Organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, samt specialiserade organ som inrättats av dessa.

b) Internationella rödakorskommittén.

c) Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen.







KAPITEL 3

Aktörer i budgetförvaltningen







Avsnitt 1

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

Artikel 44

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

(Artikel 58 i budgetförordningen)

Varje institution skall förse alla aktörer i budgetförvaltningen med de resurser som krävs för att de skall kunna utföra uppdraget, samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter.







Avsnitt 2

Utanordnaren

Artikel 45

Bistånd till utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

(Artikel 59 i budgetförordningen)

1. Den behörige utanordnaren kan bistås av tjänstemän eller andra anställda, nedan kallade ”anställda”, med uppgift att, under dennes ansvar utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för genomförandet av budgeten och framtagandet av information om förvaltning och finansiella frågor. För att undvika alla intressekonflikter skall de anställda som assisterar delegerade eller vidaredelegerade utanordnare omfattas av de skyldigheter som anges i artikel 52 i budgetförordningen.

2. Varje institution skall underrätta budgetmyndigheten varje gång som en A1-tjänsteman tilldelas befogenheten som delegerad utanordnare, eller om dessa befogenheter ändras eller upphör.

Artikel 46

Interna bestämmelser avseende delegering av befogenheter

(Artikel59 i budgetförordningen)

Varje institution skall i sina interna regler fastställa de förvaltningsrutiner som den bedömer vara nödvändiga för en sund förvaltning av anslagen i dess respektive budgetavsnitt, i enlighet med bestämmelserna i denna förordning och i budgetförordningen

Artikel 47

Åtskillnad mellan initiativet till transaktionen och kontrollen av densamma

(Artikel 60.4 i budgetförordningen)

1. Med initiativ till en transaktion avses samtliga steg som kan vidtas av anställda som avses i artikel 45 och som sker innan den behörige utanordnaren, som har erhållit sina befogenheter via delegering eller vidaredelegering, antar en rättsakt som utgör led i budgetgenomförandet.

2. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behörige utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.

3. Minst en förhandskontroll skall göras av varje transaktion. Syftet är att kontrollera bland annat följande:

a) Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta föreskrifter, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördragen och förordningar och i förekommande fall kontraktsvillkor.

b) Att principen om sund ekonomisk förvaltning som avses i kapitel 7 i avdelning II i budgetförordningen följs.

4. Efterhandskontrollerna, som sker i form av kontroller av dokument och vid behov på plats, syftar till att kontrollera att de transaktioner som finansieras via budgeten har utförts på ett korrekt sätt och att i synnerhet villkoren i punkt 3 har uppfyllts. Kontrollerna kan ske i form av stickprovskontroller på grundval på en riskanalys.

5. Tjänstemän och övriga anställda som ansvarar för de kontroller som anges i punkterna 2 och 4 får inte vara desamma som de som initierar transaktioner enligt punkt 1 och de får inte heller vara hierarkiskt underordnade de sistnämnda.

Artikel 48

Förfaranden för förvaltning och intern kontroll

(Artikel 60.4 i budgetförordningen)

Syftet med reglerna och förfarandena för förvaltning och intern kontroll är följande:

a) Att uppfylla målen för institutionens politik, program och åtgärder enligt principen om en sund ekonomisk förvaltning.

b) Att respektera gemenskapsrätten och institutionens miniminormer för kontrollerna.

c) Att skydda institutionens tillgångar och uppgifter.

d) Att förebygga och upptäcka oegentligheter, felaktigheter och bedrägerier.

e) Att identifiera och förebygga risker knutna till förvaltningen av medlen.

f) Att framställa tillförlitlig information om finansiella frågor och förvaltning.

g) Att förvara styrkande handlingar om åtgärder som sammanhänger med eller följer på budgetgenomförandet eller handlingar som utgör led i budgetgenomförandet.

h) Att förvara handlingar rörande de förhandsgarantier som institutionen kräver samt att upprätta en tidsplan för att möjliggöra en lämplig kontroll av dessa garantier.

Artikel 49

Utanordnarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 60.4 i budgetförordningen)

Förvaltningsförfarandena angående systemet för förvaring av styrkande originalhandlingar skall omfatta följande:

a) Numrering av handlingarna.

b) Datering av handlingarna.

c) Upprättande av register för att exakt kunna lokalisera handlingarna, eventuellt i elektronisk form.

d) Förvaring av dessa handlingar under minst 5 år från och med datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

Handlingar gällande transaktioner för vilka bokslut ännu inte upprättats skall bevaras fram till slutet av det år som följer på det år bokslutet gjordes, även om detta blir en längre period än vad som anges i första stycket punkt d.

Artikel 50

Regler för tjänsteutövning

(Artikel 60.5 i budgetförordningen)

1. De anställda som av den behörige utanordnaren utses att kontrollera finansiella transaktioner skall väljas med hänsyn tagen till deras särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller som erhållits genom lämplig yrkeserfarenhet, eller genom ett särskilt utbildningsprogram.

2. Varje institution skall fastställa regler för tjänsteutövning som i fråga om intern kontroll skall ange

a) den tekniska och finansiella kompetens som krävs av de tjänstemän som avses i punkt 1,

b) dessa tjänstemäns skyldighet att genomgå fortbildning,

c) deras uppdrag, roll och uppgifter,

d) de uppföranderegler, särskilt i etik- och integritetshänseende, som de skall följa, liksom de rättigheter som de tillerkänns.

3. Varje institution skall skapa en lämplig struktur för att till de avdelningar som fungerar som utanordnare förmedla och regelbundet uppdatera nödvändig information om kontrollnormerna och om de metoder och tekniker som används för kontrolländamål.

Artikel 51

Fall då den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd

(Artikel 60.6 i budgetförordningen)

Med en utebliven åtgärd från den delegerade utanordnarens sida som avses i artikel 60.6 i budgetförordningen menas avsaknad av svar under en med hänsyn tagen till omständigheterna rimlig period som inte får överstiga en månad.

Artikel 52

Efterhandskontroll och årlig verksamhetsrapport

(Artikel 60.7 i budgetförordningen)

Resultatet av efterhandskontrollerna är en av de uppgifter som skall finnas i den årliga verksamhetsrapporten som den delegerade utanordnaren skall lämna till sin institution.

Artikel 53

Information till räkenskapsföraren om förvaltning och finansiella frågor

(Artikel 60 i budgetförordningen)

I enlighet med de regler som antagits av räkenskapsföraren skall den delegerade utanordnaren skall till räkenskapsföraren överlämna den information om finansiella frågor och förvaltning som behövs för att denne skall kunna utföra sina uppgifter.

Artikel 54

Rapport om förhandlade förfaranden

(Artikel 60 i budgetförordningen)

De delegerade utanordnarna skall varje budgetår sammanställa uppgifter om de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande som avses i artiklarna 126, 127, 242, 244, 246 och 247. Om andelen förhandlade förfaranden i förhållande till det antal upphandlingar som gjorts av en och samma delegerade utanordnare ökar kraftigt jämfört med tidigare budgetår eller om denna andel är betydligt större än det genomsnitt som registrerats inom utanordnarens institution, skall den behörige utanordnaren i en rapport till denna institution redogöra för de åtgärder som vidtagits för att bryta tendensen. Varje institution skall överlämna en rapport till budgetmyndigheten om förhandlade förfaranden. I kommissionens fall skall rapporten i fråga bifogas sammandraget av de årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 60.7 i budgetförordningen.







Avsnitt 3

Räkenskapsföraren

Artikel 55

Utnämning av räkenskapsföraren

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Räkenskapsföraren skall utses av varje institution bland de tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska gemenskaperna.

Räkenskapsföraren skall väljas av institutionen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som styrks genom utbildningsbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet.

Artikel 56

Räkenskapsförarens avgång

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, skall en preliminär redovisning utarbetas snarast möjligt.

Denna redovisning skall bestå av de räkenskaper som föreskrivs i del I, avdelning VII i budgetförordningen och som skall godkännas den sista dagen i den månad som räkenskapsföraren lämnar sitt uppdrag.

2. En preliminär redovisning skall inte upprättas om räkenskapsföraren lämnar sitt uppdrag i slutet av ett budgetår.

3. Den preliminära redovisningen eller, i de fall som anges i punkt 2, de provisoriska räkenskaper som avses i artikel 128 i budgetförordningen, skall överlämnas av den avgående räkenskapsföraren eller, om detta inte är möjligt, av en tjänsteman från samma avdelning, till den nye räkenskapsföraren som inom högst en månad efter överlämnandet skall godkänna mottagandet av dem med sin namnteckning, samt får tillfoga reservationer.

4. Varje institution skall underrätta budgetmyndigheten när en räkenskapsförare tillsätts eller lämnar sitt uppdrag.

Artikel 57

Yttrande om systemen för redovisning och inventarieförteckningar

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Om de system för ekonomisk förvaltning som upprättas av utanordnaren förmedlar uppgifter till institutionens räkenskaper eller om de åberopas för att styrka uppgifterna i räkenskaperna, skall räkenskapsföraren godkänna införandet eller ändringen av sådana system.

Räkenskapsföraren skall också tillfrågas av de behöriga utanordnarna i samband med att de inför eller ändrar systemen för förteckningar över och utvärderingar av tillgångar och skulder.

Artikel 58

Förvaltning av likvida medel

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren skall se till att hans eller hennes institution förfogar över de medel som behövs för att täcka behovet av likvida medel för genomförandet av budgeten.

2. För de ändamål som anges i punkt 1 skall räkenskapsföraren inrätta system för likviditetsförvaltning för att kunna göra förhandsberäkningar av likvida medel.

3. Kommissionens räkenskapsförare skall fördela de disponibla medlen i enlighet med förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000.

Artikel 59

Förvaltning av bankkonton

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren får, om det är nödvändigt för förvaltningen av likvida medel, öppna eller låta öppna bankkonton i institutionens namn i finansinstitut eller centralbanker. Räkenskapsföraren får, i vederbörligen motiverade undantagsfall, öppna konton i andra valutor än euro.

2. Räkenskapsföraren skall förhandla om villkoren för de konton som öppnas i finansinstitut i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning, avkastning och anbudsgivning.

3. Räkenskapsföraren skall, minst vart femte år, organisera ett anbudsförfarande bland de finansinstitut hos vilka konton öppnats.

4. Räkenskapsföraren skall se till att villkoren för bankkontona strikt efterlevs.

5. Efter samråd med de övriga institutionernas räkenskapsförare skall kommissionens räkenskapsförare vara ansvarig för att villkoren för de konton som öppnats av de olika institutionerna harmoniseras.

Artikel 60

Undertecknanden i samband med konton

(Artikel 61 i budgetförordningen)

I villkoren för öppnande, skötsel och användning av konton ingår att, beroende på internkontrollens behov, checker, överföringar och alla övriga banktransaktioner skall undertecknas av en eller flera vederbörligen behöriga anställda.

För detta ändamål skall varje institution meddela alla finansinstitut hos vilka det har öppnat konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som är behöriga.

Artikel 61

Förvaltning av konton

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren skall se till att saldot på de bankkonton som avses i artikel 59 inte kraftigt avviker från de beräkningar av likvida medel som avses i artikel 58.2 och i vart fall

a) att det inte förekommer några debetsaldon på dessa konton, och

b) att saldot för konton som förs i nationell valuta regelbundet omräknas till euro.

2. Räkenskapsföraren får inte behålla saldon på konton i nationell valuta som kan medföra omfattande förluster för institutionen på grund av variationer i växelkursen.

Artikel 62

Överföringar och omräkningar av valutor

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar artikel 69 skall räkenskapsföraren göra överföringar mellan konton som öppnats i institutionens namn i finansinstitut och utföra omräkningar av valutor.

Artikel 63

Utbetalning

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Betalningarna skall utföras med hjälp av överföring eller check.

Artikel 64

Register över mottagarens uppgifter

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren får utföra betalningar via överföring endast om mottagarens kontouppgifter först har införts i ett gemensamt register för varje institution.

Införandet av mottagarens kontouppgifterna i registret, eller ändringar av dessa skall göras på grundval av ett dokument i pappersformat eller elektroniskt format som är styrkt av mottagarens bank.

2. När det gäller betalningar via överföring kan utanordnarna endast binda sin institution i förhållande till tredje man om denne lämnat de handlingar som krävs för registreringen.

Utanordnarna skall kontrollera att de kontouppgifter som mottagaren lämnat är giltiga då varje betalningsorder upprättas.

När det gäller stöd inför anslutningen av nya medlemsstater får enskilda åtaganden ingås gentemot kandidatländernas offentliga myndigheter utan att detta först måste införas i registret över mottagarens uppgifter. I dessa fall skall utanordnaren ansvara för att åtagandet förs in så snart som möjligt därefter. Det skall anges i överenskommelsen att den första betalningen inte får ske förrän mottagaren meddelat kommissionen sina kontouppgifter.

Artikel 65

Räkenskapsförarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Alla styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna och för upprättandet av de konton som avses i artikel 121 i budgetförordningen skall bevaras i fem år räknat från datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

Alla handlingar som gäller transaktioner som ännu inte avslutats skall emellertid bevaras under en längre period fram till slutet av året efter det år då transaktionerna avslutades.

Varje institution skall själv bestämma vilken avdelning som skall förvara de styrkande handlingarna.







Avsnitt 4

Förskottsförvaltaren

Artikel 66

Villkor för användning av förskottskonton

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. När det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten, särskilt när det rör sig om mindre belopp, kan förskottskonton upprättas för att betala dessa utgifter.

2. Förskottsförvaltaren får tillfälligt kontrollera och betala utgifterna, enligt instruktioner från den behörige utanordnaren.

3. Räkenskapsföraren skall fatta beslut om upprättandet av ett förskottskonto och utnämningen av en förskottsförvaltare, efter ett vederbörligen motiverat förslag från den behörige utanordnaren. Förskottsförvaltarens och utanordnarens ansvar och skyldigheter skall anges i beslutet.

Räkenskapsföraren skall också besluta om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, efter ett vederbörligen motiverat förslag av den behörige utanordnaren.

Artikel 67

Villkor för upprättande och betalning

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. I beslutet om upprättande av ett förskottskonto och utnämning av en förskottsförvaltare och beslutet om ändringar av villkoren för ett förskottskonto skall särskilt följande fastställas:

a) Det högsta belopp som inledningsvis kan avsättas som förskott och dess ändamål.

b) Öppnandet, i förekommande fall, av ett bank- eller postgirokonto i institutionens namn.

c) Utgiftsslaget och det högsta belopp för varje utgift som kan utbetalas av en förskottsförvaltare till en tredje part eller inkasseras från denne.

d) Hur ofta och på vilket sätt de styrkande handlingarna skall inlämnas samt att dessa styrkande handlingar skall översändas till utanordnaren för reglering.

e) Det förfarande som skall användas om förskottskontot måste fyllas på.

f) Att transaktionerna i förskottskontot regleras av utanordnaren senast vid utgången av efterföljande månad för att säkra avstämningen mellan saldoposten och banksaldot.

g) Giltighetstid för räkenskapsförarens tillstånd till förskottsförvaltaren.

h) Den utnämnde förskottsförvaltarens identitet.

2. Vid utformningen av förslagen till beslut om att inrätta förskottskonton skall den behörige utanordnaren se till att

a) i första hand lyfta medel via budgeten när det finns tillgång till det centrala datoriserade redovisningssystemet,

b) endast använda sig av förskottskonton när det är motiverat.

Med undantag av de särskilda förskottskontona för humanitärt bistånd och krishantering enligt artikel 168.2 får det maximala belopp som avses i punkt 1 c inte överstiga 30 000 euro per utgift.

3. Förskottsförvaltaren får göra utbetalningar till tredje man på följande villkor:

a) Betalningen avser tidigare budgetmässiga och rättsliga åtaganden, undertecknade av den behörige utanordnaren.

b) Tillgodohavandet på förskottskontot i kassa eller bank får inte överskridas.

4. Betalningarna från förskottskonton får ske genom överföring, check eller andra betalningssätt.

5. Verkställda betalningar skall följas av formella beslut om slutlig kontroll och/eller reglerings betalningsorder som skall undertecknas av behörig utanordnare.

Artikel 68

Val av förskottsförvaltare

(Artikel 63 i budgetförordningen)

Förskottsförvaltare skall utses bland tjänstemän som tillhör anställningskategori A, B eller C. Om så krävs får förskottsförvaltare också utses bland anställda som omfattas av anställningsvillkoren för övriga anställda, på en nivå som motsvarar ovan nämnda kategorier. Förskottsförvaltare skall väljas på grundval av hans eller hennes särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som skall styrkas med utbildningsbevis eller intyg om lämplig yrkeserfarenhet, eller ha förvärvats efter att ha fullgjort ett särskilt utbildningsprogram för ändamålet.

Artikel 69

Överföring till förskottskontona

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren skall avsätta medel på förskottskontona och övervaka både öppnandet av bankkonton och delegeringen av undertecknandet, samt kontrollerna på platsen och i de centrala räkenskaperna. Räkenskapsföraren skall föra över medel till förskottskontona. Förskotten skall utbetalas till de bankkonton som öppnats i förskottskontots namn.

De aktuella förskottskontona kan tillföras medel direkt från diverse lokala inkomster, såsom från

a) försäljning av utrustning,

b) publikationer,

c) diverse återbetalningar, samt

d) räntor.

Regleringen av utgifter eller inkomster skall, vare sig de tillhör kategorin diverse eller är avsatta för särskilda ändamål, ske enligt det beslut om upprättande av förskottskonton som avses i artikel 67 samt enligt bestämmelserna i budgetförordningen. Utanordnaren skall dra av beloppen i fråga när han senare tillför medel till dessa förskottskonton.

2. Särskilt för att undvika växelkursförluster kan förskottsförvaltaren göra överföringar mellan de olika bankkonton som ingår i samma förskottskonto.

Artikel 70

Utanordnarnas och räkenskapsförarnas kontroller

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. Förskottsförvaltaren skall föra räkenskaper över de medel han förfogar över i kassa och bank, utförda betalningar och inkasserade intäkter enligt de regler och instruktioner som fastställts av räkenskapsföraren. Redovisningen av dessa räkenskaper skall alltid finnas tillgänglig för behörig utanordnare och förskottsförvaltaren skall sända en månatlig sammanställning över transaktionerna med styrkande handlingar under påföljande månad till utanordnaren för reglering av kontots transaktioner.

2. Räkenskapsföraren skall själv eller genom en särskilt befullmäktigad tjänsteman eller annan anställd inom samma avdelning eller inom utanordnarnas avdelningar utföra kontroller, i regel på plats och utan förvarning, av de medel som anförtrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper och skall också utföra kontroller av regleringen av kontots transaktioner inom de fastställda tidsfristerna. Räkenskapsföraren skall meddela resultaten av sina kontroller till behörig utanordnare.

Artikel 71

Upphandlingsförfarande

(Artikel 63 i budgetförordningen)

Betalningar från förskottskonton får, inom de gränser som anses i artikel 129.4, ske genom en enkel betalning mot faktura, utan föregående godkännande av ett anbud.







KAPITEL 4

Aktörernas ansvar







Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 72

Instanser med behörighet i fråga om bedrägeri

(Artiklarna 60.6 och 65.2 i budgetförordningen)

De myndigheter och instanser som avses i artiklarna 60.6 och 65.2 i budgetförordningen är de instanser som anges i tjänsteföreskrifterna och i anställningsvillkoren för övriga anställda i gemenskaperna (nedan ”tjänsteföreskrifterna”) samt i gemenskapsinstitutionernas beslut om villkor och närmare bestämmelser för interna utredningar för att bekämpa bedrägerier, korruption och all annan olaglig verksamhet som kan skada gemenskapernas intressen.







Avsnitt 2

Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

Artikel 73

Bekräftelse av beslut

(Artikel 66.2 i budgetförordningen)

1. Om en utanordnare anser att ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter strider mot gällande bestämmelser eller mot principen för en sund ekonomisk förvaltning, särskilt därför att den är oförenligt med nivån på de anslagna medlen, skall han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat eller vidaredelegerat befogenheten om detta. Om den delegerande myndigheten inom rimlig tid skriftligen bekräftarbeslutet och tydligt anger de aspekter som kritiserats av den som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering befrias den sistnämnde från ansvar. Han eller hon skall då verkställa beslutet, utom då det strider mot straffrättsliga bestämmelser eller gällande säkerhetsnormer.

2. Bestämmelserna i punkt 1 skall också gälla om en utanordnare vid genomförandet av ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter upptäcker att omständigheterna kring ärendet kan ge upphov till en situation som strider mot gällande bestämmelser.

3. Beslut som bekräftats på de villkor som anges i artikel 66.2 i budgetförordningen skall sammanställas av den behörige delegerade utanordnaren och anges i dennes årliga verksamhetsrapport.

Artikel 74

Finansiella oegentligheter

(Artiklarna 60.6 och 66.4 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar de befogenheter som tilldelats Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) är specialinstansen för ekonomiska oegentligheter behörig att ta upp varje överträdelse av en bestämmelse i budgetförordningen eller samtliga bestämmelser rörande den ekonomiska förvaltningen och kontrollen av transaktionerna som är följden av en handling eller en försummelse av en tjänsteman eller anställd.

Artikel 75

Instans specialiserad på finansiella oegentligheter

(Artiklarna 60.6 och 66.4 i budgetförordningen)

1. Tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som har bemyndigats att ingå anställningsavtal skall vända sig till den instans som avses i artikel 66.4 i budgetförordningen vid de fall av finansiella oegentligheter som avses i artikel 74.

När ärendet kommer från tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal skall instansen avlägga ett yttrande om huruvida det föreligger ett sådant fall av oegentligheter som avses i artikel 74, hur allvarliga dessa är och deras eventuella konsekvenser. Om det följer av den analys som genomförts av instansen att ärendet omfattas av OLAFs behörighetsområde skall den instansen utan dröjsmål återsända ärendet till tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal och omedelbart underrätta OLAF om detta.

När den instans som avses i första stycket underrättas direkt av en anställd enligt artikel 60.6 i budgetförordningen skall den överföra ärendet till tillsättningsmyndigheten eller, i tillämpliga fall, till den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal och informera den anställde om att ärendet överförts.

2. Varje institution skall, med utgångspunkt från den egna interna organisationen, ange hur den särskilda instans som avses i artikel 66.4 i budgetförordningen skall fungera samt dess sammansättning i vilken skall ingå en extern person som besitter de nödvändiga kvalifikationerna.







KAPITEL 5

Handläggning av inkomster







Avsnitt 1

Egna medel

Artikel 76

Bestämmelser för egna medel

(Artikel 69 i budgetförordningen)

Utanordnaren skall upprätta en preliminär tidsplan för när de egna medel som avses i rådets beslut om systemet för gemenskapernas egna medel skall tillhandahållas kommissionen.

Egna medel skall fastställas och uppbäras enligt bestämmelserna i det beslut som avses i första stycket.







Avsnitt 2

Beräkning av fordringar

Artikel 77

Beräkning av fordringar

(Artikel 70 i budgetförordningen)

1. I beräkningarna av fordringar skall anges typ av inkomst och vilken budgetpost som berörs samt, om möjligt, gäldenärens identitet och en uppskattning av beloppet.

Vid upprättandet av beräknade fordringar skall den behörige utanordnaren särskilt kontrollera följande:

a) Att rätt budgetrubrik belastas.

b) Att beräkningarna är korrekta och att de överensstämmer med gällande bestämmelser och principen om sund ekonomisk förvaltning.

2. Om inget annat följer av artikel 161.2 i budgetförordningen skall beräkningen av fordringarna inte ge upphov till några åtagandebemyndiganden. I de fall som avses i artikel 18 i budgetförordningen får detta endast ske efter det att gemenskaperna faktiskt har inkasserat fordringarna.







Avsnitt 3

Fastställande av fordringar

Artikel 78

Förfarande

(Artikel 71 i budgetförordningen)

1. Utanordnarens fastställande av en fordran bekräftar gemenskapernas rättigheter gentemot en gäldenär och fastställandet av rätten att kräva att denne betalar sin skuld.

2. Den behörige utanordnaren skall genom ett betalningskrav instruera räkenskapsföraren att kräva in en fastställd fordran.

3. Genom debetnotan skall gäldenären informeras om att

a) gemenskapen har fastställt fordran,

b) betalningen av skulden till gemenskaperna förfaller ett visst datum (nedan ”förfallodatum”),

c) ränta kommer att beräknas på skulden enligt den räntesats som avses i artikel 86 om betalningen inte inkommit senast på förfallodagen, utan att det påverkar tillämpningen av specifika bestämmelser i gällande förordningar,

d) institutionen i alla fall där detta är möjligt kommer att kräva in medel genom avräkning sedan gäldenären informerats,

e) institutionen skall kräva in medlen genom att eventuella säkerheter som ställts i förväg tas i anspråk om betalningen inte inkommit på förfallodagen,

f) om ingen av de föregående åtgärderna har lett till en fullständig återbetalning av fordran skall institutionen kräva in skulden genom indrivning, antingen enligt förfarandet i artikel 72.2 i budgetförordningen eller genom ett förfarande inför domstol.

Utanordnaren skall sända debetnotan till gäldenären och en kopia till räkenskapsföraren.

Artikel 79

Fastställande av fordringar

(Artikel 71 i budgetförordningen)

Vid fastställandet av fordringar skall den behörige utanordnaren försäkra sig om följande:

a) Att fordran är säker och inte är underställd några villkor.

b) Att fordran är likvid och fastställd exakt i form av ett belopp.

c) Att fordran har förfallit och inte omfattas av någon ytterligare betalningsfrist.

d) Gäldenärens identitet.

e) Att de belopp som skall inkasseras tillförs rätt budgetrubrik.

f) Att de styrkande handlingarna är korrekta.

g) Att principen om en sund ekonomisk förvaltning följs, särskilt i enlighet med de kriterier som avses i artikel 87.1 a.

Artikel 80

Styrkande handlingar som stöder fastställandet av fordringar

(Artikel 71 i budgetförordningen)

1. Fastställandet av en fordran skall bygga på styrkande handlingar där gemenskapens rättigheter intygas.

2. Före fastställandet av fordran skall den behörige utanordnaren personligen kontrollera de styrkande handlingarna eller på eget ansvar förvissa sig om att detta har gjorts.

3. De styrkande handlingarna skall förvaras av utanordnaren, i enlighet med artiklarna 48 och 49.







Avsnitt 4

Order om inkassering av fordringar

Artikel 81

Utfärdande av betalningskrav

(Artikel 72 i budgetförordningen)

1. I betalningskravet skall anges följande:

a) Det budgetår som betalningen skall belasta.

b) Hänvisningar till den akt eller det rättsliga åtagande som utgör grunden för fordran och som ger rätt att kräva betalning.

c) Den budgetartikel och eventuellt annan underavdelning i budgeten som berörs, inklusive hänvisningar i förekommande fall till motsvarande budgetmässiga åtaganden.

d) Det belopp som skall inkasseras i euro.

e) Gäldenärens namn och adress.

f) Förfallodagen.

g) Möjliga former för inkassering, särskilt att medel kan krävs in genom avräkning eller genom att eventuella säkerheter som ställts i förväg tas i anspråk.

2. Betalningskravet skall dateras och undertecknas av den behörige utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren.







Avsnitt 5

Inkassering

Artikel 82

Formaliteter vid inkasseringen

(Artikel 73 i budgetförordningen)

1. Vid inkasseringen av fordringar skall räkenskapsföraren föra upp beloppet i räkenskaperna och informera den behörige utanordnaren.

2. Vid kontanta betalningar till räkenskapsförarens eller förskottsförvaltarens kassa skall ett kvitto utfärdas.

Artikel 83

Inkassering genom avräkning

(Artikel 73 i budgetförordningen)

Om det konstateras att gäldenären har en fordran på gemenskapen som är säker, likvid och förfallen till betalning skall räkenskapsföraren — oavsett tidpunkt i förfarandet, men efter att ha underrättat den behörige utanordnaren och gäldenären — kräva in medel genom avräkning av den genom en betalningsorder fastställda fordran.

Artikel 84

Förfarande för inkassering när någon frivillig betalning inte görs

(Artiklarna 72 och 73 i budgetförordningen)

1. Såvida inte annat anges i artikel 83, skall räkenskapsföraren, om inkasseringen inte ägt rum på det förfallodatum som anges på debetnotan, informera den behörige utanordnaren om detta och genast inleda ett förfarande för att driva in beloppet, via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom att i förväg ställda säkerheter tas i anspråk.

2. Såvida inte annat anges i artikel 83, skall räkenskapsföraren, när den inkasseringsmetod som anges i punkt 1 inte är möjlig och gäldenären inte har verkställt någon betalning efter den formella underrättelse som sänts av räkenskapsföraren, begära indrivning i enlighet med artikel 72.2 i budgetförordningen eller på grundval av ett domstolsbeslut.

Artikel 85

Beviljande av betalningsfrister

(Artikel 73 i budgetförordningen)

Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behörige utanordnaren efter en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:

a) Gäldenären skall betala den ränta som anges i artikel 86 för hela den tidsfrist som beviljats från den ursprungliga förfallodagen.

b) För att skydda gemenskapens intressen skall gäldenären vidare ställa en finansiell säkerhet som godtas av institutionens räkenskapsförare och som täcker hela det ännu ej inbetalda beloppet i såväl lånebelopp som ränta.

Säkerheten som avses i första stycket b kan ersättas med en proprieborgen som ställs av en tredje man godkänd av institutionens räkenskapsförare.

Artikel 86

Dröjsmålsränta

(Artikel 71.4 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall ränta beräknas på alla fordringar som inte betalats tillbaka före förfallodagen enligt punkt 2 och 3:

2. Räntesatsen för fordringar som inte återbetalats på förfallodagen är den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner och som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, C-serien; den räntesats som används som utgångspunkt skall vara den som gäller den första kalenderdagen i den månad då förfallodagen infaller, ökat med

a) sju procentenheter när fordran har uppkommit i samband med offentlig upphandling av varor och tjänster enligt avdelning V,

b) tre och en halv procentenheter i alla andra fall.

3. Ränta skall beräknas från kalenderdagen efter den förfallodag som anges i debetnotan, till den kalenderdag då hela fordran är återbetald.

4. Vid delbetalning skall avräkning först göras på de dröjsmålsräntor som fastställs enligt bestämmelserna i punkt 2 och 3.

5. Om en gäldenär vars skuld utgörs av böter ställer en finansiell säkerhet som godkänns av räkenskapsföraren i stället för att göra en preliminär betalning skall ränta räknas från förfallodagen och beräknas till den räntesats som avses i punkt 2, men endast ökad med en och en halv procentenhet.

Artikel 87

Avstående från att kräva in en fastställd fordran

(Artikel 73 i budgetförordningen)

1. Den behörige utanordnaren kan endast avstå, helt eller delvis, från att kräva in en fastställd fordran i följande fall:

a) Om den beräknade kostnaden för att kräva in beloppet är högre än det belopp som skall inkasseras och beslutet att avstå inte skadar gemenskapernas anseende.

b) Om det är omöjligt att inkassera fordran på grund av den tid som förflutit sedan den uppstod eller därför att gäldenären är insolvent.

c) Om inkassering strider mot proportionalitetsprincipen.

2. I det fall som avses i punkt 1 c skall den behörige utanordnaren följa de tidigare fastställda förfarandena inom varje institution och tillämpa följande obligatoriska kriterier som alltid gäller:

a) Typ av händelse: svårighetsgraden hos den oegentlighet som ledde till att fordran fastställdes (bedrägeri, återfall, uppsåt, kontroll, god tro, uppenbart fel).

b) Konsekvenserna av ett beslut om att avstå från inkassering på gemenskapernas funktion och deras ekonomiska intressen (beloppets storlek, risken att bilda prejudikat, underminering av bestämmelserna).

Beroende på omständigheterna kan utanordnaren behöva beakta även följande kriterier:

a) Risken för snedvridning av konkurrensen som ett beslut om att avstå från att inkassera fordran skulle kunna medföra.

b) Den ekonomiska och sociala skada som en fullständig inkassering av fordran skulle kunna medföra.

3. Det beslut om att avstå från inkassering som avses i artikel 73.2 i budgetförordningen skall motiveras och innehålla de åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger