2.2.3.

Beskrivning av följande förfaranden (som ska tillhandahållas skriftligen till personalen vid den förvaltande myndigheten och de förmedlande organen; datum och referens): 2.2.3.1. Förfaranden för att stödja övervakningskommitténs arbete. 2.2.3.2. Förfaranden för ett system för att samla in, registrera och lagra uppgifter i elektronisk form om varje verksamhet som är nödvändig för övervakning, utvärdering, ekonomisk förvaltning, kontroller och revisioner, inklusive, i tillämpliga fall, uppgifter om enskilda deltagare och en uppdelning av uppgifter om indikatorer efter kön när så krävs. 2.2.3.3. Förfaranden för övervakning av de funktioner som formellt delegerats av den förvaltande myndigheten enligt artikel 123.6 och 123.7 i förordning (EU) nr 1303/2013. 2.2.3.4. Förfaranden för bedömning, val och godkännande av insatser och för att säkerställa att dessa under hela genomförandeperioden överensstämmer med tillämpliga regler (artikel 125.3 i förordning (EU) nr 1303/2013), inklusive instruktioner och vägledning som säkerställer insatsernas bidrag till att de relevanta prioriteringarnas specifika mål och resultat uppnås i enlighet med bestämmelserna i artikel 125.3 a i) i förordning (EU) nr 1303/2013 samt förfaranden för att säkerställa att insatser inte väljs ut om de redan fysiskt slutförts eller helt genomförts innan stödmottagaren ansökt om finansiering (inbegripet de förfaranden som tillämpas av de förmedlande organen om bedömning, val och godkännande av insatser har delegerats). 2.2.3.5. Förfaranden för att säkerställa att stödmottagaren får ett dokument där villkoren för stöd till varje insats anges, inbegripet förfaranden för att säkerställa att stödmottagarna antingen har ett separat redovisningssystem eller en lämplig redovisningskod för alla transaktioner i samband med en insats. 2.2.3.6. Förfaranden för kontroll av insatser (i enlighet med kraven i artikel 125.4–7 i förordning (EU) nr 1303/2013), bland annat för att säkerställa insatsernas överensstämmelse med unionens politik (t.ex. med anknytning till partnerskap och flernivåstyre, främjande av jämställdhet, icke-diskriminering, tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning, hållbar utveckling, offentlig upphandling, regler för statligt stöd och miljöregler), och fastställande av vilka myndigheter eller organ som ska genomföra sådana kontroller. Beskrivningen ska omfatta administrativa förvaltningskontroller av varje ansökan om återbetalning som lämnas in av stödmottagarna samt kontroller på plats av verksamheten, vilka kan utföras på urvalsbasis. Om förvaltningens kontroll har delegerats till förmedlande organ ska beskrivningen omfatta de förfaranden som tillämpas av de förmedlande organen för dessa kontroller samt de förfaranden som tillämpas av den förvaltande myndigheten för att övervaka effektiviteten hos de funktioner som delegerats till de förmedlande organen. Intervallerna och omfattningen ska stå i proportion till det offentliga stöd som tilldelats en verksamhet och till den risknivå som revisionsmyndigheten konstaterat för förvaltnings- och kontrollsystemen i sin helhet vid dessa kontroller och revisioner. 2.2.3.7. Beskrivning av de förfaranden genom vilka ansökningar om återbetalning mottas från stödmottagare, kontrolleras och valideras, och genom vilka betalningar till stödmottagare godkänns, utförs och redovisas, i enlighet med de skyldigheter som fastställs i artikel 122.3 i förordning (EU) nr 1303/2013 fr.o.m. 2016 (inbegripet de förfaranden som tillämpas av de förmedlande organen om behandlingen av ansökningar om återbetalning har delegerats), med beaktande av att tidsfristen på 90 dagar för betalningar till stödmottagare enligt artikel 132 i förordning (EU) nr 1303/2013 ska respekteras. 2.2.3.8. Uppgifter om de myndigheter eller organ som genomför varje steg i behandlingen av ansökan om återbetalning, inbegripet ett flödesschema som visar alla organ som deltar. 2.2.3.9. Beskrivning av hur information överförs till den attesterande myndigheten från den förvaltande myndigheten, inbegripet information om brister och/eller oriktigheter (inbegripet misstänkta och fastställda bedrägerier) som upptäckts och uppföljningen av dessa i samband med förvaltningskontroller, revisioner och kontroller av unionsorgan eller nationella organ. 2.2.3.10. Beskrivning av hur information överförs till revisionsmyndigheten från den förvaltande myndigheten, inbegripet information om brister och/eller oriktigheter (inbegripet misstänkta och fastställda bedrägerier) som upptäckts och uppföljningen av dessa i samband med förvaltningskontroller, revisioner och kontroller av unionsorgan eller nationella organ. 2.2.3.11. Hänvisning till nationella regler om berättigande till bidrag som fastställts av medlemsstaten och som gäller för det operativa programmet. 2.2.3.12. Förfaranden för att utarbeta och lämna in årliga och slutliga genomföranderapporter till kommissionen (artikel 125.2 b i förordning (EU) nr 1303/201), inbegripet förfaranden för insamling och rapportering av tillförlitliga uppgifter om resultatindikatorer (artikel 125.2 a i förordning (EU) nr 1303/2013). 2.2.3.13. Förfaranden för utarbetande av förvaltningsförklaringen (artikel 125.4 e i förordning (EU) nr 1303/2013). 2.2.3.14. Förfaranden för utarbetande av den årliga sammanfattningen av slutliga revisionsrapporter och av utförda kontroller, inbegripet en analys av typen och omfattningen av fel och svagheter som upptäckts i systemen samt vidtagna eller planerade avhjälpande åtgärder (artikel 125.4 e i förordning (EU) nr 1303/2013). 2.2.3.15. Förfaranden för att kommunicera ovannämnda förfaranden till personalen samt en uppgift om anordnad/planerad utbildning och eventuell vägledning som utfärdats (datum och referens). 2.2.3.16. Beskrivning, i tillämpliga fall, av den förvaltande myndighetens förfaranden med avseende på omfattningen av samt reglerna och förfarandena för de effektiva arrangemang som medlemsstaten ( 16 ) inrättat för hantering av klagomål rörande de europeiska struktur- och investeringsfonderna, mot bakgrund av artikel 74.3 i förordning (EU) nr 1303/2013.