2003X0217 — SV — 15.07.2011 — 002.001

Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet

Ändrad genom:









▼B

▼M3

SIRENEHANDBOKEN

INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING 1. SCHENGENS INFORMATIONSSYSTEM (SIS) OCH DE NATIONELLA SIRENEKONTOREN 1.1 Sirenekontoren 1.2 Sirenehandboken 1.3 Huvudprinciper 1.3.1 Tillgänglighet 1.3.2 Kontinuitet 1.3.3 Säkerhet 1.3.4 Tillträde till information 1.3.5 Meddelanden 1.3.6 Translitterationsregler 1.3.7 Uppgiftskvalitet 1.3.8 Strukturer 1.3.9 Arkivering 1.4 Personal 1.4.1 Kunskaper 1.4.2 Utbildning 1.4.3 Personalutbyte 1.5 Teknisk infrastruktur 1.5.1 Sirenes arbetsflödessystem 1.5.2 Automatisk registrering av data 1.5.3 Automatisk radering av uppgifter 1.5.4 Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor 1.5.5 SIS-uppgifternas kvalitet 2. ALLMÄNNA FÖRFARANDEN 2.1 Flera registreringar (artikel 107) 2.1.1 Överensstämmelse mellan registreringar och prioriteringsordning 2.1.2 Undersökning av om det finns flera registreringar avseende en enskild person 2.1.3 Överläggningar om införande av en ny registrering vid oförenlighet med en befintlig registrering 2.2 Utbyte av information efter en träff 2.2.1 Förfaranden efter en träff 2.2.2 Förmedling av ytterligare information 2.3 När det är omöjligt att verkställa det förfarande som begärs med anledning av en träff (artikel 104.3) 2.4 Utbyte av information när syftet ändras (artikel 102.3) 2.5 Uppgifter som är felaktiga från rättslig eller saklig synpunkt (artikel 106) 2.6 Rätten att få tillträde till och begära rättelse av uppgifter (artiklarna 109 och 110) 2.6.1 Utbyte av information om rättigheten att få tillträde till och rättelse av uppgifter 2.6.2 Information om ansökningar om tillträde till, rättelse av eller radering av uppgifter för andra medlemsstaters registreringar 2.6.3 Information om förfarandena för tillträde och rättelse 2.7 Radering när villkoren för att behålla registreringen inte längre är uppfyllda 2.8 Missbruk av identitet 2.9 Registrering av alias 2.10 Sirpit (Sirenesystemet för bildöverföring) 2.10.1 Utveckling och bakgrund till Sirpit (Sirenesystemet för bildöverföring) 2.10.2 Användning av utbytta uppgifter, inklusive arkivering 2.10.3 Tekniska krav 2.10.4 Den nationella identifieringstjänsten 2.10.5 Användning av Sireneformulär L 2.10.6 Sirpit-förfarandet 2.10.6.1 Det upptäckande Sirenekontoret gör jämförelsen 2.10.6.2 Det rapporterande Sirenekontoret gör jämförelsen 2.10.6.3 Skärmbild för indata 2.11 Sirenekontorens roll i polissamarbetet inom Europeiska unionen 2.12 Relationerna mellan Sirene och Interpol 2.12.1 SIS-registreringarnas företräde framför Interpol-registreringarna 2.12.2 Val av kommunikationskanal 2.12.3 Användning och spridning av Interpol-registreringar och meddelanden från Interpol i Schengenstaterna 2.12.4 Överföringar av uppgifter till tredjeland 2.12.5 Träff och radering av en registrering 2.12.6 Förbättrat samarbete mellan Sirenekontoren och Interpols nationella centralbyråer 2.13 Samarbete med Europol och Eurojust 2.14 Särskilda typer av sökningar 2.14.1 Geografiskt målinriktade sökningar 2.14.2 Sökningar med deltagande av särskilda polisenheter för målinriktade sökningar (Fast) 2.15 Flaggning 2.15.1 Samråd mellan medlemsstaterna inför införandet av en flagga 2.15.2 Begäran om radering av en flagga 2.16 Uppgift i Sireneformulär om hög prioritet 3. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 95 3.1 Kontroller av medlemsstaterna innan en registrering görs 3.2 Undersökning av om medlemsstaternas nationella lagstiftningar medger förvarstagande för överlämnande eller utlämning 3.3 Flera registreringar 3.3.1. Undersökning av om det finns flera registreringar (artikel 107) 3.3.2. Informationsutbyte 3.4 Överlämnande av kompletterande uppgifter till medlemsstaterna 3.4.1 Kompletterande uppgifter som ska överlämnas beträffande en europeisk arresteringsorder 3.4.2 Tilläggsinformation som ska översändas beträffande ett tillfälligt förvarstagande 3.4.3 Registrering av alias 3.4.4 Ytterligare information för att fastställa en persons identitet 3.4.5 Översändande av formulären A och M 3.5 Flaggning 3.5.1 Begäran om systematisk flaggning vid registreringar om personer som har efterlysts för förvarstagande för utlämning i fall där rådets rambeslut 2002/584/RIF av den 13 juni 2002 om en europeisk arresteringsorder och överlämnande mellan medlemsstaterna inte är tillämpligt 3.6 Åtgärd från Sirenekontorets sida vid mottagande av en registrering enligt artikel 95. 3.7 Utbyte av information efter en träff 3.7.1 Information till medlemsstaterna om att en registrering upptäckts 3.7.2 Förmedling av tilläggsinformation 3.7.3 Efter en träff 3.7.4 Utbytet av kompletterande uppgifter i samband med överlämnande eller utlämning 3.8 Radering av registreringar 3.8.1 Radering när villkoren för att bibehålla registreringen inte längre är uppfyllda 3.9 Missbruk av identitet 4. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 96 4.1 Inledning 4.2 Registreringar enligt artikel 96 4.3 Registrering av alias 4.4 Missbruk av identitet 4.5 Typer av Sireneförfaranden som ska följas 4.6 Informationsutbyte efter en träff 4.6.1 Informationsutbyte vid avvisning eller utvisning från Schengenterritoriet 4.6.2 Informationsutbyte i samband med utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar 4.6.3 Förfarandet enligt artikel 25 i tillämpningskonventionen 4.6.3.1 Förfarandet enligt artikel 25.1 i tillämpningskonventionen 4.6.3.2 Förfarandet enligt artikel 25.2 i tillämpningskonventionen 4.6.4 Särskilda förfaranden enligt artikel 5.4 i kodexen om Schengengränserna 4.6.4.1 Förfarande i sådana fall som omfattas av artikel 5.4 a 4.6.4.2 Förfarande i sådana fall som omfattas av artikel 5.4 c 4.7 Utbyte av information om en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätt till fri rörlighet 4.7.1 Informationsutbyte efter en träff 4.7.2 Utbyte av information för det fall att en medlemsstat, utan att ha fått en träff, upptäcker att det finns en registrering om nekad inresa för en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet 4.8 Radering av registreringar rörande EU-medborgare 4.9 Information till Schengenstaterna om att en registrering upptäckts 5. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 97 5.1 Flaggning 5.2 Tillhandahållande av ingående beskrivningar av försvunna underåriga och andra personer som bedöms vara utsatta för risk 5.3 Efter en träff 6. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 98 6.1 Efter en träff 7. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 99 7.1 Registrering av alias 7.2 Information till andra medlemsstater i samband med registrering som begärts av myndigheter som ansvarar för den nationella säkerheten 7.3 Flaggning 7.4 Förmedling av ytterligare information vid träff 8. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 100 8.1 Registreringar enligt artikel 100 8.1.1 Kontroll av förekomsten av flera registreringar avseende ett fordon 8.1.2 Fordon med samma identifieringsnummer (”VIN twins”) 8.2 Förmedling av ytterligare information vid träff 9. STATISTIK

INLEDNING

I det lilla luxemburgska samhället Schengen undertecknade den 14 juni 1985 fem länder (Belgien, Tyskland, Frankrike, Luxemburg och Nederländerna) ett avtal för att säkerställa fritt passerande av de inre gränserna för alla medborgare i dessa medlemsstater och fri rörlighet för varor och tjänster.

De fem grundarländerna undertecknade konventionen om tillämpning av Schengenavtalet den 19 juni 1990 ( 1 ). Senare anslöt sig även Italien (den 27 november 1990), Spanien och Portugal (den 25 juni 1991), Grekland (den 6 november 1992), Österrike (den 28 april 1995) samt Danmark, Sverige och Finland (den 19 december 1996).

Dessutom slöt Island och Norge ett samarbetsavtal med medlemsstaterna den 19 december 1996, i syfte att ansluta sig till konventionen.

Den 26 mars 1995 tillämpades följaktligen Schengenregelverket till fullo i Belgien, Tyskland, Frankrike, Luxemburg, Nederländerna, Spanien och Portugal ( 2 ), den 31 mars 1998 i Österrike och Italien ( 3 ) och den 26 mars 2000 i Grekland ( 4 ). Från och med den 25 mars 2001 var Schengenregelverket slutligen tillämpligt fullt ut i Norge, Island, Sverige, Danmark och Finland ( 5 ).

Förenade kungariket och Irland deltar i enlighet med rådets beslut 2000/365/EG ( 6 ) respektive rådets beslut 2002/192/EG ( 7 ) endast i vissa av Schengenregelverkets bestämmelser.

De bestämmelser i Schengenregelverket som Förenade kungariket deltar i blev tillämpliga den 1 januari 2005 ( 8 ), dock med undantag för bestämmelserna om Schengens informationssystem.

Schengenregelverket införlivades 1999 med Europeiska unionens rättsliga ram genom ett protokoll som fogades till Amsterdamfördraget ( 9 ). Den 12 maj 1999 antog rådet ett beslut om fastställande av rättslig grund för samtliga bestämmelser och beslut som utgör Schengenregelverket, i enlighet med relevanta bestämmelser i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och fördraget om Europeiska unionen.

Från och med den 1 maj 2004 är Schengenregelverket bindande för Tjeckien, Estland, Cypern, Lettland, Litauen, Ungern, Malta, Polen, Slovenien och Slovakien, såsom det införlivats med Europeiska unionens regelverk genom det protokoll som fogats till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska gemenskapen (nedan kallat Schengenprotokollet), och de rättsakter som bygger på eller på annat sätt har samband med det. Från och med den 1 januari 2007 gäller detta även för Bulgarien och Rumänien.

I december 2007 antog rådet ett beslut om fullständig tillämpning av bestämmelserna i Schengenregelverket i Tjeckien, Estland, Lettland, Litauen, Ungern, Malta, Polen, Slovenien och Slovakien ( 10 ). Följaktligen togs kontrollerna vid de inre land- och sjögränserna mellan dessa medlemsstater bort i december 2007. Kontrollerna vid de inre luftgränserna avskaffades i mars 2008.

Tack vare rådets beslut 2010/365/EU ( 11 ) är det möjligt att överföra faktiska SIS-uppgifter till Bulgarien och Rumänien. Den konkreta användningen av dessa uppgifter gör att rådet, genom tillämpliga Schengenutvärderingsförfaranden enligt beslut SCH/Com-ex (98) 26 (slutligt), kan kontrollera att de bestämmelser i Schengenregelverket som rör SIS i de berörda medlemsstaterna tillämpas på ett korrekt sätt. När dessa utvärderingar har genomförts, bör rådet fatta beslut om avskaffande av kontrollerna vid de inre gränserna med de berörda medlemsstaterna.

Vad gäller Schweiz har detta land ingått ett avtal med Europeiska unionen och Europeiska gemenskapen om associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket ( 12 ). Kontrollerna vid de inre gränserna gentemot Schweiz avskaffades i december 2008 vad gäller landgränserna och i mars 2009 vad gäller luftgränserna, i enlighet med det beslut som rådet fattat för detta ändamål ( 13 ).

Liechtenstein har tillsammans med Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiz undertecknat ett protokoll som innebär att detta land ansluts till avtalet mellan Schweiz, Europeiska unionen och Europeiska gemenskapen om Schweiz associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket ( 14 ).

1. SCHENGENS INFORMATIONSSYSTEM (SIS) OCH DE NATIONELLA SIRENEKONTOREN

Schengens informationssystem (SIS), som inrättades enligt bestämmelserna i avdelning IV i 1990 års konvention om tillämpning av Schengenavtalet av den 14 juni 1985 om det gradvisa avskaffandet av kontroller vid de gemensamma gränserna (nedan kallad tillämpningskonventionen) ( 15 ), är tillsammans med det samarbete som sker mellan Sirenekontoren ett viktigt verktyg för tillämpningen av bestämmelserna i Schengenregelverket, såsom detta införlivats inom Europeiska unionens ramar.

Schengens informationssystem ska ge tillgång till upplysningar om personer och föremål för följande myndigheter:

a) Myndigheter med ansvar för gränskontroll.

b) Myndigheter som genomför och samordnar andra polis- och tullundersökningar på nationell nivå.

c) Nationella rättsliga myndigheter, bland annat de myndigheter som är ansvariga för att inleda lagföring i straffrättsliga processer och rättsliga utredningar som föregår åtal, när de utför sina uppgifter i enlighet med nationell lagstiftning.

d) Myndigheter med ansvar för att utfärda viseringar, de centrala myndigheter som ansvarar för att pröva viseringsansökningar, myndigheter med ansvar för utfärdande av uppehållstillstånd och för förvaltning av lagstiftning som rör tredjelandsmedborgare i samband med tillämpningen av unionsrätten när det gäller fri rörlighet för personer.

e) Myndigheter som ansvarar för att utfärda registreringsbevis för fordon.

Dessutom har både Europol och Eurojust rätt att tillgå vissa kategorier av registreringar ( 16 ). Europol har rätt att tillgå uppgifter som registrerats i enlighet med artikel 95 (förvarstagande), artikel 99 (hemlig övervakning eller särskilda kontroller) och artikel 100 (föremål som efterlysts för beslag eller för att användas som bevismaterial vid rättegång i brottmål). Eurojust har rätt att tillgå uppgifter som registrerats i enlighet med artikel 95 (förvarstagande) och artikel 98 (personer som söks för rättsliga förfaranden).

SIS består av två enheter, den tekniska stödfunktionen (C.SIS) och de nationella enheterna (N.SIS; en för varje medlemsstat) som är sammankopplade i ett nätverk (Sisnet). SIS fungerar enligt principen att de nationella systemen inte kan ha något direkt elektroniskt datautbyte utan endast via det centrala systemet (C.SIS).

Medlemsstaterna måste emellertid ha möjlighet att både bilateralt och multilateralt kunna utbyta de kompletterande uppgifter som krävs för genomförandet av vissa bestämmelser i tillämpningskonventionen och ett fullständigt genomförande av avdelning IV i tillämpningskonventionen för SIS i dess helhet.

1.1 Sirenekontoren ( 17 )

I artikel 92.4 i tillämpningskonventionen föreskrivs det att medlemsstaterna, genom de myndigheter som har utsetts för detta ändamål (Sirene) och i enlighet med nationell lagstiftning, ska utbyta all information som är nödvändig i samband med registrering av rapporter, för att lämpliga åtgärder ska kunna vidtas i de fall där personer och föremål beträffande vilka uppgifter har registrerats i Schengens informationssystem påträffas till följd av sökningar i detta system.

För att kunna uppfylla de funktionskrav som anges i tillämpningskonventionen måste varje medlemsstat inrätta en central myndighet som ska utgöra den enda kontaktpunkten för utbyte av kompletterande uppgifter till SIS-uppgifter. Denna kontaktpunkt, som kallas Sirenekontor, måste vara tillgänglig dygnet runt sju dagar i veckan året runt.

1.2 Sirenehandboken

Sirenehandboken består av en samling anvisningar för operatörerna vid medlemsstaternas Sirenekontor och innehåller en detaljerad beskrivning av reglerna och förfarandena för bilateralt eller multilateralt utbyte av kompletterande uppgifter.

1.3 Huvudprinciper

Samarbetet inom ramen för Sirene bygger på följande huvudprinciper:

1.3.1 Tillgänglighet

Ett nationellt Sirenekontor ska inrättas av varje medlemsstat för att ge de medlemsstater som tillämpar SIS-bestämmelserna i tillämpningskonventionen tillgång till en enda kontaktpunkt. Detta kontor måste vara tillgängligt dygnet runt sju dagar i veckan året runt samt förfoga över den kapacitet som är nödvändig för detta ändamål. Även teknisk analys, tekniskt stöd och tekniska lösningar måste vara tillgängliga dygnet runt, alla dagar i veckan.

1.3.2 Kontinuitet

Varje Sirenekontor ska skaffa sig en intern struktur som säkerställer kontinuitet i förvaltningen och i frågor rörande personal och teknisk infrastruktur. Medlemsstaterna ska vidta lämpliga åtgärder för att undvika att personalförändringar leder till kompetens- och erfarenhetsförluster.

Cheferna för samtliga Sirenekontor ska mötas minst två gånger om året för att utvärdera hur samarbetet mellan deras kontor har fungerat så att de kan anta de tekniska och organisatoriska åtgärder som är nödvändiga för att hantera eventuella problem och vid behov anpassa sina förfaranden.

1.3.3 Säkerhet

Lokalernas säkerhet

Det fordras fysiska och organisatoriska säkerhetsarrangemang för att skydda Sirenekontorens lokaler. De särskilda åtgärder som ska vidtas kommer att fastställas på grundval av resultatet av de hotbildsbedömningar som kommer att genomföras av varje Schengenstat. De rekommendationer och bästa metoder som anges i EU:s Schengenkatalog: Schengens informationssystem, Sirene, bör omsättas i praktiken ( 18 ).

De särskilda arrangemangen kan utformas på olika sätt, eftersom de är avsedda att användas vid hot som rör själva Sirenekontoret eller hot i dess omedelbara närhet. De inbegriper särskilt följande:

— Ytterfönster med säkerhetsglas.

— Säkerhetsdörrar och låsta dörrar.

— Tegel- eller betongmurar runt Sirenekontoret.

— Interntelevision (CCTV) och inbrottslarm som även registrerar inpassering, utpassering och ovanliga händelser.

— Säkerhetsvakter på plats eller som är snabbt tillgängliga.

— Brandsläckarsystem eller direktkoppling till brandkåren.

— Särskilda lokaler för att undvika att personal som inte deltar i internationella polissamarbetsåtgärder eller som inte har tillräcklig behörighet för att ta del av handlingar måste gå in i eller passera genom Sirenekontoret.

— Tillräcklig reservkraft och reservutrustning på telekommunikationsområdet.

Säkerhet i systemet

De principer som ligger till grund för säkerheten i systemet fastställs i artikel 118 i tillämpningskonventionen.

Sirenekontoret bör ha en reservdator och ett reservdatabassystem på annan plats som kan användas i allvarliga nödsituationer vid Sirenekontoret.

1.3.4 Tillträde till information

För att Sirenekontorets personal ska kunna fullgöra skyldigheten att tillhandahålla kompletterande uppgifter måste den ha direkt eller indirekt tillträde till alla relevanta nationella uppgifter och expertråd.

1.3.5 Meddelanden

Operativa meddelanden

Kommunikationsinfrastrukturen för Schengensammanhang (Sisnet) ( 19 ) är den kanal som ska användas för Sirenemeddelandena. Endast om denna kanal inte är tillgänglig ska ett annat kommunikationssätt användas, vilket ska vara det mest lämpliga med hänsyn till omständigheterna, och fastställas från fall till fall, varvid hänsyn ska tas till de tekniska möjligheterna och de säkerhets- och kvalitetskrav som meddelandena ska uppfylla.

Det finns två kategorier av skriftliga meddelanden, nämligen fritextmeddelanden och standardformulär. De senare ska följa reglerna i bilaga 5. Formulären B ( 20 ), C ( 21 ) och D ( 22 ) ska inte längre användas och ska därför strykas ur bilaga 5.

För att den bilaterala kommunikationen mellan Sirenekontorens personal ska bli så effektiv som möjligt ska ett språk som är känt av båda parter användas.

Sirenekontoret ska snarast möjligt svara på de framställningar om uppgifter som de andra medlemsstaterna gör via sina Sirenekontor. Svaret måste hur som helst ges inom tolv timmar. Se även avsnitt 2.16 om uppgift i Sireneformulär om hög prioritet.

I det dagliga arbetet ska prioriteringarna grunda sig på vilket slags registrering det rör sig om och hur viktigt fallet är.

Icke-operativa meddelanden

Sirenekontoret ska använda Sisnets e-postadress för utbyte av icke-operativ information.

Adressboken för Sirenekontoren

I adressboken för Sirenekontoren insamlas och redovisas kontaktuppgifter för de olika kontoren samt de uppgifter som är nödvändiga för att dessa ska kunna kommunicera och samarbeta med varandra. Varje Sirenekontor ska se till att

a) information från adressboken inte lämnas ut till tredje part,

b) Sireneoperatörerna känner till och använder sig av adressboken,

c) alla uppdateringar av informationen i adressboken ska utan dröjsmål förmedlas till administratören för adressboken.

1.3.6 Translitterationsregler

De translitterationsregler som anges i bilaga 2 ska användas för Sirenekontorens kommunikationer via Sisnet.

1.3.7 Uppgiftskvalitet

Varje Sirenekontor ska fungera som samordnare av kvalitetskontrollerna av de uppgifter som lämnas till SIS. För detta ändamål ska Sirenekontoret ges den nationella behörighet som är nödvändig för att genomföra denna uppgift, för vilken det har ansvar i enlighet med artiklarna 92.4 och 108. Detta förutsätter att det finns någon form av nationell kvalitetsgranskning som bland annat omfattar en undersökning av antalet registreringar/träffar och uppgifternas innehåll.

Det bör i samarbete med de nationella Sirenekontoren fastställas nationella normer för utbildningen av slutanvändare när det gäller principerna och praxis rörande uppgiftskvalitet. Det är önskvärt att Sirenekontoret deltar i utbildningen av alla myndigheter som gör registreringar, varvid man i första hand bör inrikta sig på uppgiftskvalitet och sätt att dra bästa möjliga nytta av SIS.

1.3.8 Strukturer

Alla nationella organ, inbegripet Sirenekontoret, med ansvar för det internationella polissamarbetet måste organiseras på ett strukturerat sätt i syfte att förhindra behörighetskonflikter och dubbelarbete.

1.3.9 Arkivering

a) Varje medlemsstat får besluta hur uppgifterna ska lagras.

b) Varje registrerande medlemsstats Sirenekontor ska lagra alla uppgifter om sina egna registreringar och hålla dem tillgängliga för de övriga medlemsstaterna.

c) Alla Sirenekontorens arkiv ska organiseras på ett sådant sätt att man snabbt kan få tillgång till relevanta uppgifter så att de mycket korta tidsfristerna för överföringen av uppgifter kan hållas.

d) I enlighet med artikel 112a i tillämpningskonventionen ska sådana personuppgifter som registrerats hos Sirenekontoret till följd av informationsutbyte endast lagras under så lång tid som behövs för att uppnå det syfte för vilket de tillhandahölls. De ska i varje fall raderas senast ett år efter det att registreringen eller registreringarna rörande den berörda personen eller föremålet har raderats från Schengens informationssystem. Uppgifter om en särskild registrering som en medlemsstat har lagt in eller om en registrering i samband med vilken en åtgärd har vidtagits på dess territorium får emellertid lagras under längre tid om det finns stöd för detta i den nationella lagstiftningen.

e) Kompletterande uppgifter som översänts av andra medlemsstater ska lagras i enlighet med den nationella dataskyddslagstiftningen i det mottagande landet. Bestämmelserna i avdelning VI i tillämpningskonventionen, rambeslut 2008/977/RIF och direktiv 95/46/EG ska även gälla.

f) Uppgifter om missbruk av identitet ska raderas så snart registreringen i fråga raderats.

1.4 Personal

1.4.1 Kunskaper

Sirenekontorets personal måste ha språkkunskaper som täcker så många språk som möjligt och tjänstgörande personal måste kunna kommunicera med samtliga Sirenekontor.

De ska ha goda kunskaper om

— nationella och europeiska rättsliga frågor,

— sina nationella rättsvårdande myndigheter,

— de nationella och europeiska rättssystemen och invandringsreglerna.

De ska ha befogenhet att oberoende handlägga alla inkommande ärenden.

När det gäller särskilda framställningar eller (rättslig) expertrådgivning ska de ha möjlighet att begära bistånd från sina överordnade eller från experter.

Operatörer som tjänstgör utanför kontorstid ska ha samma kompetens, kunskaper och befogenheter. De ska dessutom ha möjlighet att vända sig till jourhavande experter.

Det behövs rättslig expertis för handläggningen av både normala fall och undantagsfall. Denna expertis kan, beroende på typ av fall, tillhandahållas av all slags personal som har den nödvändiga juridiska bakgrunden eller av experter från rättsliga myndigheter.

De behöriga nationella rekryteringsmyndigheterna måste ta hänsyn till alla dessa färdigheter och kunskaper vid rekryteringen av ny personal, vilket innebär att de måste tillhandahålla internutbildning både på nationell och EU-nivå.

Personal med mycket goda sakkunskaper kan ta egna initiativ och är därmed mer effektiva. Det är därför önskvärt med en låg personalomsättning. Sådan delegering av ansvar fordrar ledningens odelade stöd.

1.4.2 Utbildning

Nationell nivå

På nationell nivå ska tillräckliga utbildningsinsatser säkerställa att personalen uppfyller de krav som fastställs i denna handbok ( 23 ).

Europeisk nivå

I syfte att förbättra samarbetet mellan Sirenekontoren ska det minst en gång om året anordnas gemensam utbildning då personalen från de olika Sirenekontoren kan träffas för att utbyta erfarenheter om nationella arbetsmetoder och skapa en enhetlig och jämn kunskapsnivå. Detta kommer att göra personalen mer medveten om hur viktigt deras arbete är och om att medlemsstaternas gemensamma säkerhet kräver att de agerar solidariskt.

1.4.3 Personalutbyte

Sirenekontoren har även möjlighet att anordna personalutbyte med andra Sirenekontor. Avsikten med dessa utbyten är att förbättra personalens kunskaper om arbetsmetoderna, att visa hur andra Sirenekontor är organiserade och att knyta personliga kontakter mellan kollegor i olika medlemsstater.

1.5 Teknisk infrastruktur

1.5.1 Sirenes arbetsflödessystem

Varje Sirenekontor ska ha ett datoriserat förvaltningssystem (arbetsflödessystem) som möjliggör en hög grad av automatisering av det dagliga arbetsflödet.

1.5.2 Automatisk registrering av data

Automatisk överföring till N.SIS av alla nationella registreringar som uppfyller villkoren för registrering i SIS är det bästa sättet för registrering i SIS. Denna automatiska överföring, inbegripet kontroller av uppgiftskvaliteten, bör även vara öppen för insyn och inte fordra några ytterligare åtgärder från den myndighet som gör registreringen.

1.5.3 Automatisk radering av uppgifter

I de fall de nationella systemen medger automatisk överföring av nationella registreringar till SIS enligt ovan bör radering av en registrering med SIS-anknytning i den nationella databasen även leda till automatisk radering av motsvarande SIS-registrering.

Eftersom det inte är tillåtet med flera registreringar är det önskvärt att den andra och alla därpå följande registreringar om samma person hålls tillgängliga på nationell nivå så att de kan lämnas när den första registreringen om denna person upphör att gälla.

1.5.4 Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor

Anvisningar för utbyte av uppgifter mellan Sirenekontoren ska iakttas ( 24 ).

1.5.5 SIS-uppgifternas kvalitet

För att Sirenekontoret ska kunna fungera som samordnare av kvalitetskontrollerna (se avsnitt 1.3.7) måste det ha tillgång till nödvändigt it-stöd.

2. ALLMÄNNA FÖRFARANDEN

De förfaranden som beskrivs nedan är tillämpliga på registreringar enligt artiklarna 95–100 och de förfaranden som är specifika för varje enskild artikel återfinns i relevant avsnitt.

2.1 Flera registreringar (artikel 107)

Samma person eller föremål får registreras av flera olika medlemsstater. Detta får inte leda till en otydlig situation för slutanvändarna utan dessa måste ha korrekt information om vilka åtgärder de måste vidta när de gör en registrering. Det bör därför införas både olika förfaranden som gör det möjligt att upptäcka om det finns flera registreringar och en prioriteringsmekanism för deras införande i SIS.

Detta kräver

— kontroller innan en registrering görs för att upptäcka om samma person inte redan är registrerad i SIS,

— samråd med de andra medlemsstaterna om införandet av en registrering kommer att leda till att det finns flera registreringar som inte är förenliga.

2.1.1 Överensstämmelse mellan registreringar och prioriteringsordning

Endast en registrering per medlemsstat får göras i SIS II om en enskild person eller ett enskilt föremål.

När det är möjligt och nödvändigt ska därför den andra och alla därpå följande registreringar om samma person hållas tillgängliga på nationell nivå så att de kan läggas in när den första registreringen om denna person upphör att gälla eller raderas.

Flera medlemsstater får införa en registrering om samma person eller föremål om registreringarna är förenliga.

Registreringar om förvarstagande (artikel 95) är förenliga med registreringar om nekad inresa (artikel 96), registreringar om försvunna personer (artikel 97) och registreringar om rättsliga förfaranden (artikel 98). De är inte förenliga med registreringar om hemlig övervakning och särskilda kontroller. Om det visar sig att en person som man får träff på vid en sökning är föremål för både en registrering om förvarstagande och en registrering om nekad inresa ska förfarandet för förvarstagande ha företräde framför förfarandet för nekad inresa.

Registreringar om nekad inresa är förenliga med registreringar om förvarstagande. De är inte förenliga med registreringar om försvunna personer, registreringar om rättsliga förfaranden eller registreringar om hemlig övervakning eller särskilda kontroller.

Registreringar om försvunna personer är förenliga med registreringar om förvarstagande och registreringar om ett rättsligt förfarande. De är inte förenliga med registreringar om nekad inresa eller registreringar om hemlig övervakning eller särskilda kontroller.

Registreringar om rättsliga förfaranden är förenliga med registreringar om förvarstagande och registreringar om försvunna personer. De är inte förenliga med registreringar om nekad inresa eller registreringar om hemlig övervakning eller särskilda kontroller.

Registreringar om hemlig övervakning eller särskilda kontroller är inte förenliga med registreringar om förvarstagande, registreringar om nekad inresa, registreringar om försvunna personer eller registreringar om rättsliga förfaranden.

Av de registreringar som görs enligt artikel 99 är förfarandena för hemlig övervakning inte förenliga med förfarandena för särskilda kontroller.

Olika kategorier av registreringar om föremål är sinsemellan oförenliga (se tabellen om förenlighet nedan).

Följande prioriteringsordning ska gälla för registreringar om personer:

— Förvarstagande för överlämnande eller utlämning (artikel 95).

— Nekad inresa eller vistelse på Schengenländernas territorier (artikel 96).

— Omhändertagande (artikel 97).

— Hemlig övervakning (artikel 99).

— Särskilda kontroller (artikel 99).

— Meddelande om uppehållsort (artiklarna 97 och 98).

Följande prioriteringsordning ska gälla för registreringar om föremål:

— Hemlig övervakning (artikel 99).

— Särskilda kontroller (artikel 99).

— Beslag eller för att användas som bevismaterial (artikel 100).

Ovannämnda prioriteringsordning kan i undantagsfall frångås efter samråd mellan medlemsstaterna om viktiga nationella intressen kräver det.







Överensstämmelsetabell för registreringar om personer Prioriteringar i fallande ordning Registrering om förvarstagande Registrering om nekad inresa Registrering om försvunna personer (omhändertagande) Registrering om hemlig övervakning Registrering om särskilda kontroller Registrering om försvunnapersoner (uppehållsort) Registrering om rättsliga förfaranden Registrering om förvarstagande Ja Ja Ja Nej Nej Ja Ja Registrering om nekad inresa Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Registrering om försvunna personer – omhändertagande Ja Nej Ja Nej Nej Ja Ja Registrering om hemlig övervakning Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Registrering om särskilda kontroller Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Registrering om försvunna personer – uppehållsort Ja Nej Ja Nej Nej Ja Ja Registrering om rättsliga förfaranden Ja Nej Ja Nej Nej Ja Ja







Överensstämmelsetabell för registreringar om föremål Prioriteringar i fallande ordning Registrering om hemlig övervakning Registrering om särskilda kontroller Registrering om beslagtagande eller användning som bevismaterial Registrering om hemlig övervakning Ja Nej Nej Registrering om särskilda kontroller Nej Ja Nej Registrering om beslagtagande eller användning som bevismaterial Nej Nej Ja

2.1.2 Undersökning av om det finns flera registreringar avseende en enskild person

För att undvika att det görs flera oförenliga registreringar måste det göras klar och tydlig åtskillnad på olika individer som har gemensamma kännetecken. Detta förutsätter samråd och samarbete mellan Sirenekontoren och varje medlemsstat ska införa lämpliga tekniska förfaranden för att upptäcka denna typ av fall innan det görs en registrering.

De kriterier som används för att fastställa huruvida två identiteter kan vara identiska anges närmare i bilaga 6 till denna handbok.

Följande förfarande ska tillämpas:

a) Om en begäran om registrering visar att det i SIS redan finns en person med samma obligatoriska identitetskriterier (efternamn, förnamn, födelsedatum) ska en kontroll göras innan denna registrering godkänns.

b) Det Sirenekontor som avser att göra en ny registrering ska kontakta det registrerande Sirenekontoret för att klargöra om det rör sig om samma person (formulär L).

c) Om kontrollen visar att kriterierna är identiska och skulle kunna avse samma person ska Sirenekontoret som avser att göra en ny registrering tillämpa förfarandet för införande av flera registreringar. Om kontrollen avslöjar att det rör sig om två olika personer ska Sirenekontoret godkänna begäran om registrering.

2.1.3 Överläggningar om införande av en ny registrering vid oförenlighet med en befintlig registrering

Om en begäran om registrering är oförenlig med en registrering som gjorts av samma medlemsstat ska det nationella Sirenekontoret se till att det endast finns en enda registrering i SIS. Varje enskild medlemsstat får själv besluta vilket förfarande som ska tillämpas.

Om den begärda registreringen är oförenlig med en registrering som har gjorts av en eller flera andra medlemsstater krävs en överenskommelse.

Följande förfarande ska tillämpas:

a) Om registreringarna är förenliga krävs inget samråd mellan Sirenekontoren. Om registreringarna är oberoende av varandra ska den medlemsstat som vill göra en ny registrering besluta om samråd bör hållas.

b) Om registreringarna är oförenliga med varandra, eller om det finns några oklarheter kring frågan om deras förenlighet, ska Sirenekontoren samråda med varandra med hjälp av formulär E, så att i slutändan endast en registrering införs.

c) Registreringar om förvarstagande ska införas omedelbart, utan att invänta resultaten av eventuella samråd med andra medlemsstater.

d) Om en registrering som är oförenlig med dem som redan finns har prioriterats efter samråd ska de medlemsstater som har infört de andra registreringarna dra tillbaka dem när den nya registreringen införs. Alla konflikter ska lösas genom förhandlingar mellan Sirenekontoren. Om ingen överenskommelse kan nås på grundval av förteckningen över upprättade prioriteringar ska den äldsta registreringen behållas i SIS.

e) Om en registrering raderas ska de medlemsstater som inte kunnat göra en registrering underrättas genom C.SIS. N.SIS ska genom ett meddelande automatiskt underrätta Sirenekontoret om möjligheten att göra en registrering som står på väntelistan. Sirenekontoret ska genomföra hela registreringsförfarandet enligt kategorin för denna registrering.

2.2 Utbyte av information efter en träff

Om slutanvändaren vid sökning i SIS konstaterar att det finns en registrering som motsvarar de angivna uppgifterna kallas detta en träff.

För att behandla dessa registreringar behöver slutanvändaren eventuellt begära ytterligare uppgifter från Sirenekontoret för att på bästa sätt kunna verkställa det begärda förfarandet enligt SIS-tabellerna 4, 10 eller 16 i bilaga 4.

Med vissa undantag ska den registrerande medlemsstaten informeras om träffen och dess resultat.

2.2.1 Förfaranden efter en träff

Följande förfarande ska tillämpas:

a) En träff efter kontroll av en person eller ett föremål som har registrerats ska normalt sett meddelas den registrerande medlemsstatens Sirenekontor via ett formulär G.

b) När den registrerande medlemsstaten underrättas om en träff bör den tillämpliga artikeln i tillämpningskonventionen anges under rubrik 090 i formulär G, med angivande av ytterligare uppgifter om detta är nödvändigt (t.ex. MINOR, minderårig).

c) Formulär G ska innehålla så många upplysningar som möjligt om träffen, bl.a. om de åtgärder som vidtagits (fält 088). I fält 089 finns utrymme för den registrerande medlemsstaten att på begäran lämna kompletterande upplysningar.

d) Om nödvändigt ska den registrerande medlemsstatens Sirenekontor efter en träff lämna alla relevanta uppgifter.

e) I syfte att säkerställa ett effektivt genomförande av de begärda åtgärderna ska Sirenekontoret i den medlemsstat som har gjort upptäckten vidta de särskilda åtgärderna.

f) Om Sirenekontoret i den medlemsstat där träffen har noterats önskar lämna kompletterande information efter det att ett formulär G lämnats ska det använda sig av ett formulär M.

g) Om träffen gäller en person som är föremål för registrering enligt artikel 95 eller en underårig som är föremål för registrering enligt artikel 97, ska Sirenekontoret i den medlemsstat där träffen har noterats i lämpliga fall underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten per telefon efter det att formulär G har översänts.

h) Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten behöver inte systematiskt underrättas om träffar när det gäller registreringar enligt artikel 96 utan detta sker endast i undantagsfall. Beträffande särskilda förfaranden, se avsnitt 4.

2.2.2 Förmedling av ytterligare information

Följande förfarande ska tillämpas:

a) Tilläggsinformation om registreringar enligt artiklarna 95–100 kan förmedlas genom Sirenekontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om denna information faller under ömsesidig rättslig hjälp.

b) Sirenekontoren ska, i det mån det är möjligt och i enlighet med tillämpliga dataskyddsbestämmelser, överföra relevant medicinsk information om de personer som registreras enligt artikel 97, om åtgärder måste vidtas för att skydda dem. Den översända informationen ska bevaras endast så länge som det är absolut nödvändigt och användas enbart i samband med medicinsk behandling av den berörda personen.

2.3 När det är omöjligt att verkställa det förfarande som begärs med anledning av en träff (artikel 104.3)

Om det förfarande som är tillämpligt efter en träff inte kan följas ska utbytet av information ske i enlighet med följande förfarande:

a) Den upptäckande medlemsstaten ska utan dröjsmål via sitt Sirenekontor informera den registrerande medlemsstaten om att den inte kan följa det begärda förfarandet och om skälen till detta med hjälp av formulär H.

b) De berörda medlemsstaterna kan träffa överenskommelse om att genomföra ett förfarande som är förenligt med deras egen nationella lagstiftning och med bestämmelserna i tillämpningskonventionen.

2.4 Utbyte av information när syftet ändras (artikel 102.3)

Enligt artikel 102.3 får uppgifter användas för ett annat syfte än det ursprungliga under förutsättning att det rör sig om en träff och om det är nödvändigt för att avvärja en omedelbart förestående allvarlig fara för den allmänna ordningen och säkerheten, en stor risk för statens säkerhet eller ett grovt brott.

För att syftet ska kunna ändras fordras det att tillstånd har getts i förväg av den registrerande medlemsstaten.

Utbyte av information om syftet ändras ska ske i enlighet med följande förfarande:

a) Den upptäckande medlemsstaten ska via sitt Sirenekontor för den registrerande medlemsstaten lägga fram sina skäl för att begära ändring av syftet (formulär I).

b) Den registrerande medlemsstaten ska så snart som möjligt undersöka om den kan uppfylla begäran och meddela den upptäckande medlemsstaten sitt beslut via sitt Sirenekontor.

c) Den registrerande medlemsstatens godkännande kan eventuellt ges med förutsättningen att vissa villkor för användningen av uppgifterna uppfylls.

Efter att ha träffat överenskommelse med den registrerande medlemsstaten ska den upptäckande medlemsstaten använda uppgifterna för det syfte som den har begärt och som har godkänts. Den ska ta hänsyn till de villkor som eventuellt har fastställts.

2.5 Uppgifter som är felaktiga från rättslig eller saklig synpunkt (artikel 106)

I artikel 106.2 och 106.3 fastställs det att uppgifter som är felaktiga från rättslig eller saklig synpunkt ska korrigeras.

Om det konstateras att uppgifter är felaktiga från rättslig eller saklig synpunkt eller inte är godtagbara ska utbytet av information ske i enlighet med följande förfarande:

a) Den medlemsstat som konstaterar en felaktig uppgift ska via sitt Sirenekontor underrätta den registrerande medlemsstaten om detta med hjälp av formulär J.

b) Om medlemsstaterna kommer överens om detta ska den registrerande medlemsstaten följa sitt nationella förfarande för att rätta felet.

c) Om man inte lyckas komma överens ska Sirenekontoret i den medlemsstat som har konstaterat den felaktiga uppgiften underrätta den behöriga myndigheten i sitt land, som ska överlämna ärendet till den gemensamma tillsynsmyndigheten.

2.6 Rätten att få tillträde till och begära rättelse av uppgifter (artiklarna 109 och 110)

Varje enskild person har rätt att få tillträde till de uppgifter som finns registrerade om honom eller henne och begära rättelse av eventuella felaktiga uppgifter. Tillträdet ska ske i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där begäran görs.

En medlemsstat får inte ge tillträde till en registrering från en annan medlemsstat om den inte dessförinnan samrått med den registrerande medlemsstaten med hjälp av ett formulär K.

2.6.1 Utbyte av information om rättigheten att få tillträde till och rättelse av uppgifter

När de nationella myndigheterna ska underrättas om en ansökan om tillträde till eller rättelse av uppgifter ska informationsutbytet ske i enlighet med förfarandet nedan.

a) Varje Sirenekontor ska tillämpa sin egen nationella lagstiftning när det gäller rättigheten till tillträde. När Sirenekontoren mottar ansökningar om tillträde till eller rättelse av uppgifter ska de, beroende på omständigheterna i det enskilda ärendet, antingen översända ansökan till de behöriga nationella myndigheterna eller själva fatta beslut om huruvida har behörighet till detta.

b) På begäran från de behöriga nationella myndigheterna ska medlemsstaternas Sirenekontor översända informationen om utövandet av denna rättighet till tillträde.

2.6.2 Information om ansökningar om tillträde till, rättelse av eller radering av uppgifter för andra medlemsstaters registreringar

Utbytet av information om registreringar i SIS som har gjorts av en annan medlemsstat ska så långt som möjligt ske via de nationella Sirenekontoren.

Följande förfarande ska tillämpas:

a) Ansökan om tillgång, rättelse eller radering ska överlämnas till den registrerande medlemsstaten så snart som möjligt så att denna kan ta ställning.

b) Den registrerande medlemsstaten ska underrätta den medlemsstat som har erhållit ansökan om sitt ställningstagande samt förse denna stat med de upplysningar som behövs för att ge ett svar på ansökan.

c) Den ska ta hänsyn till de tidsfrister som eventuellt föreskrivs enligt lag för behandlingen av ansökan.

d) Den medlemsstat som mottar en ansökan från en enskild person om tillträde, rättelse eller radering ska vidta de åtgärder som är nödvändiga för att det ska kunna ges ett svar så snabbt som möjligt.

Om den registrerande medlemsstaten överlämnar sitt ställningstagande till Sirenekontoret i den medlemsstat som har erhållit ansökan om tillträde, rättelse eller radering ska detta Sirenekontor se till att ställningstagandet så snart som möjligt vidarebefordras till den myndighet som är behörig att fatta beslut om ansökan.

2.6.3 Information om förfarandena för tillträde och rättelse

Följande förfarande ska tillämpas:

Sirenekontoren ska hålla varandra informerade om de nationella bestämmelser som har antagits när det gäller tillträde och rättelse av personuppgifter samt om eventuella senare ändringar av dessa.

2.7 Radering när villkoren för att behålla registreringen inte längre är uppfyllda

Ett Sirenekontor ska informera de medlemsstater som inte har kunnat göra sin registrering, om att det föreligger en träff och om att registreringen har raderats. De upplysningar som Sirenekontoret i den medlemsstat där träffen har noterats har lämnat i ett formulär G ska tillhandahållas med hjälp av ett formulär M.

Utom efter en träff kan en registrering raderas antingen direkt av C.SIS (om giltighetstiden har löpt ut) eller indirekt av den myndighet som gjorde registreringen i SIS (om villkoren för att behålla den i SIS inte längre är uppfyllda).

I båda fallen ska meddelandet från C.SIS om radering registreras automatiskt vid N.SIS.

2.8 Missbruk av identitet

Missbruk av identitet (efternamn, förnamn, födelsedatum) föreligger när en lagöverträdare använder en verklig persons identitet. Detta kan inträffa när ett dokument används på ett sätt som är till skada för den verklige innehavaren.

Den medlemsstat som anger kod 3 i fältet ”typ av identitet” ska översända formulär Q samtidigt som den gör eller ändrar registreringen i SIS.

Om den tjänsteman som utför kontrollen vid rådfrågningen av SIS finner att kod 3 angivits i fältet ”typ av identitet” ska han kontakta det nationella Sirenekontoret för att erhålla kompletterande uppgifter så att han kan klargöra om den person som är föremål för kontrollen är den eftersökta personen eller den person vars identitet missbrukas.

Så snart det fastställts att en persons identitet missbrukas ska kod 3 anges i registreringen.

Kompletterande uppgifter om en person vars identitet missbrukas får endast behandlas av Sirenekontoren om personen i fråga givit sitt uttryckliga tillstånd för alla uppgifter.

I syfte att undvika de negativa följder som en felidentifiering kan medföra ska den person vars identitet missbrukats, om han eller hon uttryckligen samtycker till detta, lämna de kompletterande uppgifterna till den registrerande medlemsstatens Sirenekontor, i enlighet med de nationella förfarandena. Det kan röra sig om att lämna verkliga personuppgifter och närmare uppgifter för identitetshandlingar, eller att fylla i ett formulär Q.

Under förutsättning att villkoren nedan är uppfyllda kan dessutom foton och fingeravtrycken för den person vars identitet missbrukas förvaras hos Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten.

I formulär Q hänför sig endast Schengennumret till uppgifterna om den person som eftersöks genom SIS-registreringen. Alla övriga uppgifter hänför sig till den person som fått sin identitet missbrukad. Uppgifterna under rubriken 052 (dag för utfärdande av dokumentet) är obligatoriska. Under rubrik 083 (särskilda upplysningar om registreringen) ska det alltid anges vilken avdelning som ska kontaktas för ytterligare upplysningar om registreringen samt, i förekommande fall, även ytterligare upplysningar rörande missbruket av identitet (t.ex. ytterligare kännetecken).

Vidare ska den registrerande medlemsstaten, när den blir medveten om att en person som är registrerad i SIS missbrukar någon annans identitet, kontrollera om det är nödvändigt att bibehålla den missbrukade identiteten i SIS-registreringen (för att hitta den eftersökta personen).

Uppgifterna för den person vars identitet missbrukas, bl.a. fingeravtryck och fotografier, ska göras tillgängliga endast i syfte att fastställa identiteten för den person som är föremål för kontroll och får under inga omständigheter användas för något annat ändamål. Uppgifter om missbruk av identitet ska raderas så snart registreringen i fråga raderats.

2.9 Registrering av alias

I syfte att undvika alla typer av oförenliga registreringar på grund av införandet av ett alias, och för att undvika problem för oskyldiga offer, ska Sirenekontoren underrätta varandra om aliaset i fråga, om de har uppgifter om detta, och överlämna alla relevanta uppgifter om den eftersökta personens verkliga identitet. Den medlemsstat som har fört in den ursprungliga registreringen ansvarar för registreringen av alias. Om en annan medlemsstat upptäcker ett alias, ska den underrätta den medlemsstat som gjort den ursprungliga registreringen om detta.

2.10 Sirpit (Sirenesystemet för bildöverföring)

2.10.1 Utveckling och bakgrund till Sirpit (Sirenesystemet för bildöverföring)

Sirenekontoren måste kunna utbyta fingeravtryck och foton i identifikationssyfte.

Sirpitförfarandet gör det möjligt att på elektronisk väg snabbt utbyta fingeravtryck och foton mellan Sirenekontor när det råder tvivel om en upptäckt persons identitet, så att en jämförelse kan göras mellan den upptäckta personens fingeravtryck och foton och den rapporterade personens fingeravtryck och foton.

2.10.2 Användning av utbytta uppgifter, inklusive arkivering

Alla begränsningar i fråga om användningen av uppgifter som lämnats i enlighet med artiklarna 95–100 finns angivna i tillämpningskonventionen. All senare användning av de foton och fingeravtryck som utbytts via Sirpit, inbegripet arkivering, ska ske i överensstämmelse med de relevanta bestämmelserna i tillämpningskonventionen och tillämplig nationell lagstiftning om uppgiftsskydd samt i tillämpliga fall vara förenlig med direktiv 95/46/EG, rambeslut 2008/977/RIF och Europarådets konvention 108.

2.10.3 Tekniska krav

Varje Sirenekontor måste uppfylla Sirpits tekniska krav.

Sirenekontoren måste på elektronisk väg både kunna utbyta frågor om jämförelse eller kontroll (och svaren på dessa frågor) och, utan ändring, skicka frågor till och ta emot svar från den egna nationella identifieringstjänsten.

I Spirit skickas fingeravtryck och foton i en bifogad fil till en skärmbild för indata som utformats särskilt för detta ändamål.

2.10.4 Den nationella identifieringstjänsten

Den nationella identifieringstjänsten tar endast emot framställningar som härrör från det egna nationella Sirenekontoret och sänder dessutom resultat enbart till detta.

2.10.5 Användning av Sireneformulär L

Överföring (framställan om och resultat av jämförelsen) via Sirpit meddelas med formulär L via den kanal som vanligtvis används för Sireneformulär. Formulär L ska skickas samtidigt med eventuella fingeravtryck och/eller fotografier.

2.10.6 Sirpit-förfarandet

Sirenekontoret i det land där personen anträffades kallas nedan för det upptäckande Sirenekontoret.

Sirenekontoret i det land där SIS-registreringen gjorts kallas nedan för det rapporterande Sirenekontoret.

Förfarandet erbjuder två möjligheter:

2.10.6.1 Det upptäckande Sirenekontoret gör jämförelsen

a) Det upptäckande Sirenekontoret skickar formulär G den sedvanliga elektroniska vägen och anmodar under rubrik 089 det rapporterande Sirenekontoret att snarast skicka formulär L tillsammans med fingeravtrycken och fotona, om dessa finns tillgängliga.

b) Det rapporterande Sirenekontoret svarar med formulär L. Om fingeravtrycken och fotona finns tillgängliga, uppger det rapporterande Sirenekontoret under rubrik 083 att fingeravtryck eller foton skickas för att jämförelsen ska kunna göras.

c) Det upptäckande Sirenekontoret skickar fingeravtrycken och fotona till sin nationella identifieringstjänst för en jämförelse och begär att svaret ska skickas samma väg.

d) Det upptäckande Sirenekontoret lämnar resultatet i formulär L (under rubrik 083) till det rapporterande Sirenekontoret.

2.10.6.2 Det rapporterande Sirenekontoret gör jämförelsen

a) Det upptäckande Sirenekontoret skickar formulär G och formulär L den sedvanliga elektroniska vägen och uppger under rubrik 083 på formuläret L att fingeravtrycken och fotona skickas för en jämförelse.

b) Det rapporterande Sirenekontoret skickar fingeravtrycken och fotona till sin nationella identifieringstjänst för en jämförelse och begär att svaret ska skickas samma väg.

c) Det rapporterande Sirenekontoret lämnar resultatet i formulär L (under rubrik 083) till det upptäckande Sirenekontoret.

Efter jämförelse kan den rapporterade personens fingeravtryck och foton bevaras i ärendeakten hos det upptäckande Sirenekontoret, för den händelse en ny jämförelse skulle bli nödvändig, i enlighet med artikel 112a i tillämpningskonventionen.

Om sådana fingeravtryck och foton som inte motsvarar den rapporterade personen har utbytts via Sirpit, ska de behandlas enligt bestämmelserna i tillämpningskonventionen, tillämplig nationell lagstiftning om uppgiftsskydd samt i tillämpliga fall vara förenlig med direktiv 95/46/EG, rambeslut 2008/977/RIF och Europarådets konvention 108.

2.10.6.3 Skärmbild för indata

Mallen kommer att utvecklas med hänsyn till den redan befintliga Interpol-mallen (ANSI/NIST-standard).

Följande uppgifter ska finnas med i indatamasken (the input mask):

1. Schengen-ID-nummer ( 25 ) (se anmärkning 1).

2. Ärendenummer ( 26 ) (se anmärkning 1).

3. Datum för fingeravtryck.

4. Plats där fingeravtrycken togs.

5. Fotograferingsdatum.

6. Skäl för fingeravtryck (skäl för den registrering som ligger till grund för överföringen av fingeravtrycken).

7. Efternamn ( 27 ) (se anmärkning 2).

8. Förnamn ( 28 ) (se anmärkning 2).

9. Namn som ogift.

10. Identitet styrkt?

11. Födelsedatum ( 29 )

12. Födelseort.

13. Medborgarskap.

14. Kön ( 30 )

15. Kompletterande upplysningar.

1. Ska fyllas i antingen i fält 1 eller i fält 2.

2. Alternativet ”okänt” kan anges.

Om sådana uppgifter finns tillgängliga ska platsen där fingeravtrycken togs och tidpunkten när detta skedde registreras.

2.11 Sirenekontorens roll i polissamarbetet inom Europeiska unionen

Det utbyte av kompletterande uppgifter som sker inom ramen för tillämpningskonventionen ska inte påverka de uppgifter som anförtrotts Sirenekontoren på området internationellt polissamarbete i enlighet med nationell lagstiftning som införlivar andra EU-rättsakter.

Ytterligare uppgifter får anförtros Sirenekontoren, särskilt med tillämpning av den nationella lagstiftning som införlivar rådets rambeslut 2006/960/RIF ( 31 ), artiklarna 39 och 46 i tillämpningskonventionen – i den utsträckning de inte ersatts av rambeslut 2006/960/RIF – artiklarna 40 och 41 i tillämpningskonventionen eller om uppgifterna omfattas av tillämpningsområdet för ömsesidig rättslig hjälp

Om ett Sirenekontor mottar en begäran som faller utanför dess behörighet enligt den nationella lagstiftningen ska det omgående vidarebefordra denna begäran till den behöriga myndigheten och underrätta det begärande Sirenekontoret om detta. Om så är nödvändigt ska den ge det begärande Sirenekontoret stöd för att underlätta kommunikationen.

2.12 Relationerna mellan Sirene och Interpol

SIS har inte till uppgift vare sig att ersätta eller kopiera Internationella kriminalpolisorganisationen (Interpol). Även om vissa uppgifter överlappar varandra skiljer sig principerna för verksamheten och för samarbetet mellan Schengenmedlemsstaterna avsevärt från de principer som styr Interpol. Regler ska därför fastställas för samarbetet mellan medlemsstaternas Sirenekontor och nationella centralbyråer (NCB).

Enighet har uppnåtts om följande förfaranden:

2.12.1 SIS-registreringarnas företräde framför Interpol-registreringarna

Registreringarna i SIS och det informationsutbyte som berör dem ska alltid ha företräde framför registreringarna och informationsutbytet via Interpol. Detta gäller särskilt när registreringar står i strid med varandra.

2.12.2 Val av kommunikationskanal

Principen om att Schengen-registreringar har företräde framför Interpol-registreringar ska iakttas och det ska säkerställas att den iakttas även av de nationella centralbyråerna. Så snart en Schengen-registrering skapats ska all kommunikation som rör den och skälet till dess tillkomst meddelas genom Sirenekontoren. Om en medlemsstat önskar ändra kommunikationskanal måste den först samråda med de övriga medlemsstaterna. En sådan ändring är möjlig endast i undantagsfall.

2.12.3 Användning och spridning av Interpol-registreringar och meddelanden från Interpol i Schengenstaterna

Eftersom SIS-registreringar har företräde framför Interpol-registreringar ska de sistnämnda endast användas i undantagsfall (dvs. när det inte finns vare sig någon bestämmelse i tillämpningskonventionen eller någon teknisk bestämmelse som kan användas för att göra registreringen i SIS eller när det inte finns tillräckliga uppgifter för att skapa en SIS-registrering). Parallella registreringar i SIS och via Interpol är inte tillåtna inom Schengenområdet. Registreringar som skickas ut via Interpol och som även omfattar Schengenområdet eller delar av detta (Interpols spridningszon 2) ska innehålla följande text: ”zon 2 med undantag av Schengenstaterna”.

2.12.4 Överföringar av uppgifter till tredjeland

Den generella regeln är att uppgifter som registrerats i SIS inte får göras tillgängliga för tredjeländer. Om en medlemsstat gjort en registrering åligger det emellertid Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten att avgöra om uppgifterna ska göras tillgängliga för tredjeländer (tillstånd, spridning, kanal). Sirenekontoret ska därvid följa bestämmelserna om skydd av personuppgifter i tillämpningskonventionen, rambeslut 2008/977/RIF och direktiv 95/46/EG. Användningen av Interpolkanalen är beroende av gällande nationella bestämmelser och förfaranden.

2.12.5 Träff och radering av en registrering

Medlemsstaterna ska på nationell nivå säkerställa att Sirenekontoret och den nationella centralbyrån underrättar varandra om träffar.

Raderingen av en registrering ska utföras av den registrerande myndigheten.

2.12.6 Förbättrat samarbete mellan Sirenekontoren och Interpols nationella centralbyråer

Varje medlemsstat ska vidta lämpliga åtgärder för att på det nationella planet anordna ett välfungerande informationsutbyte mellan Sirenekontoret och den nationella centralbyrån.

2.13 Samarbete med Europol och Eurojust

Det har inrättats lämpliga nationella förfaranden för att rationalisera samarbetet mellan Sirenekontoren, särskilt i de fall där Europol eller Eurojust använder sig av SIS och får en träff.

2.14 Särskilda typer av sökningar

2.14.1 Geografiskt målinriktade sökningar

Med en geografiskt målinriktad sökning avses en sökning som genomförs i ett begränsat geografiskt område när det begärande landet har konkreta indicier på var den efterspanade personen eller det efterspanade föremålet befinner sig. Under dessa omständigheter kan en framställning från de rättsliga myndigheterna verkställas omedelbart efter det att den har mottagits.

Inom Schengenområdet ska framställningarna om en geografiskt målinriktad sökning göras på grundval av registreringen i SIS. Formuläret M, som ska sändas när registreringen görs eller uppgifterna om uppehållsorten erhålls, ska innehålla uppgifter om var den efterspanade personen eller det efterspanade föremålet befinner sig. Den efterspanade personen ska registreras i SIS för att en begäran om tillfälligt förvarstagande ska kunna verkställas omedelbart (artikel 64 i tillämpningskonventionen och artikel 9.3 i rambeslutet om en europeisk arresteringsorder).

Denna registrering ökar chanserna till träff om personen oväntat förflyttar sig eller om föremålet oväntat förflyttas inom Schengenområdet. Det är endast möjligt att avstå från en registrering i SIS i undantagsfall, främst i fall då det inte finns tillräckliga uppgifter för att införa en registrering.

2.14.2 Sökningar med deltagande av särskilda polisenheter för målinriktade sökningar (Fast)

Sirenekontoret i den anmodade medlemsstaten kan i lämpliga fall använda sig av de särskilda enheter som genomför målinriktade sökningar (Fast-enheter). Registreringen i SIS kan inte ersättas av dessa polisenheters internationella samarbete. Det får inte finnas någon överlappning mellan detta samarbete och Sirenekontorets funktion som samlande punkt för sökningar med hjälp av SIS.

Detta slags samarbete ska inrättas i lämpliga fall för att se till att Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten underrättas av sin nationella Fast-enhet om pågående åtgärder som har anknytning till en registrering i SIS. Om så är lämpligt ska det berörda Sirenekontoret sprida denna information till andra Sirenekontor.

Sirenekontoren ska se till att kompletterande uppgifter, inbegripet information om en träff, snabbt når de nationella Fast-enheterna i de fall dessa deltar i en sökning.

2.15 Flaggning

En flagga ska läggas till på begäran av en annan medlemsstat.

En medlemsstat som anser att det skulle strida mot dess nationella lagstiftning, internationella förpliktelser eller viktiga nationella intressen att verkställa en registrering kan enligt artiklarna 94.4, 95.3, 97 och 99.6 i tillämpningskonventionen när som helst vägra att utföra en begärd åtgärd på sitt territorium genom att kräva att en flagga läggs till registreringar enligt artiklarna 95, 97 och 99. Samtidigt ska skälen till denna begäran lämnas.

När registreringar enligt artiklarna 97 och 99 förses med en flagga syns inte detta på skärmen när slutanvändaren rådfrågar systemet. Registreringar enligt artikel 95 följer ett annat förfarande. Det åligger varje medlemsstat att så snabbt som möjligt ta reda på vilka registreringar som sannolikt kräver en flagga.

2.15.1 Samråd mellan medlemsstaterna inför införandet av en flagga

Följande förfarande ska tillämpas:

a) Om en medlemsstat anser att en registrering ska förses med en flagga ska den med hjälp av ett formulär F (rubrikerna 071–074), via sitt Sirenekontor, rikta en sådan begäran till den registrerande medlemsstaten ( 32 ). Rubrik 083 ska användas för att ge närmare uppgifter om rubriken rörande den nationella lagstiftningen (rubrik 080) samt för att lämna kompletterande uppgifter både om skälen till flaggan och om förvarstagandet.

b) Den registrerande medlemsstaten ska omedelbart förse registreringen med en flagga.

c) Efter utbytet av uppgifter på grundval av den information som tillhandahållits under samrådsförfarandet av den medlemsstat som begärt flaggningen, kan det bli nödvändigt att ändra eller radera registreringen. Alternativet är att begäran om flaggning dras tillbaka.

2.15.2 Begäran om radering av en flagga

Så fort det inte längre finns något giltigt skäl för en tidigare begärd flagga ska medlemsstaterna begära att flaggan raderas. Detta gäller framför allt i fall där den nationella lagstiftningen har ändrats eller då det framkommit av ett ytterligare informationsutbyte i ärendet att de omständigheter som anges i artiklarna 94.4, 95.3, 97 och 99.6 i tillämpningskonventionen inte längre föreligger.

Följande förfarande ska tillämpas:

a) Det Sirenekontor som begärt att en flagga skulle införas ska ställa en begäran till den registrerande medlemsstatens Sirenekontor om att detta raderar flaggan. Denna begäran ska göras på ett formulär F. Rubrik 075 ska användas för detta ändamål ( 33 ). Rubrik 083 ska användas för att ge närmare uppgifter om rubriken rörande den nationella lagstiftningen (rubrik 080) samt för att lämna kompletterande uppgifter både om skälen till raderingen av flaggan och om förvarstagandet.

b) Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ska omedelbart radera flaggan.

2.16 Uppgift i Sireneformulär om hög prioritet

Sireneformulär som ska behandlas med högsta prioritet av den anmodade Sirenekontoret kan förses med påskriften ”Brådskande”, vilken ska åtföljas av en förklaring till skälet för denna prioriteringsgrad. Denna information ska, i tillämpliga fall, anges som första information under rubriken 083.

3. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 95 ( 34 )

Följande steg ska beaktas:

— Kontroller av medlemsstaterna innan en registrering görs.

— Flera registreringar.

— Överlämnande av kompletterande uppgifter till medlemsstaterna.

— Införande av en flagga på begäran av en annan medlemsstat.

— Åtgärd från Sirenekontorets sida vid mottagande av en registrering enligt artikel 95.

— Utbyte av information vid träff.

— Radering av registreringar.

— Missbruk av identitet:

3.1 Kontroller av medlemsstaterna innan en registrering görs

De flesta av de nya registreringarna enligt artikel 95 kommer att grunda sig på en europeisk arresteringsorder. Enligt artikel 95 ges det dock även möjlighet till ett tillfälligt förvarstagande innan en framställning om utlämning kan erhållas. Följande förhandskontroller krävs i båda dessa fall:

Den europeiska arresteringsordern eller framställningen om utlämning ska ha utfärdats av en behörig rättslig myndighet i den registrerande medlemsstaten.

Den europeiska arresteringsordern och framställningen om utlämning samt formulär A måste innehålla tillräckligt detaljerade uppgifter för att andra Sirenekontor ska kunna kontrollera registreringen (det gäller särskilt punkt e i arresteringsordern: ”Beskrivning av de omständigheter under vilka brottet eller brotten begicks, inklusive tidpunkt (datum och klockslag)” och fält 044 i formulär A: ” beskrivning av gärningen”).

3.2 Undersökning av om medlemsstaternas nationella lagstiftningar medger förvarstagande för överlämnande eller utlämning

Den registrerande medlemsstaten ska undersöka om de andra medlemsstaternas nationella lagstiftningar medger det förvarstagande som kommer att begäras.

Följande förfarande ska tillämpas:

a) Det ska undersökas om alla medlemsstater har möjlighet att följa upp registreringen.

b) Vid tveksamhet ska samråd ske med det berörda Sirenekontoret och de uppgifter som krävs för undersökningen ska översändas eller utbytas.

Varje medlemsstat ska vidta de tekniska eller organisatoriska åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa att registreringar enligt artikel 95.2 andra meningen först görs i SIS efter det att Sirenekontoret i den berörda medlemsstaten underrättats.

3.3 Flera registreringar

3.3.1 Undersökning av om det finns flera registreringar (artikel 107)

Varje medlemsstat kan registrera en och samma efterspanade person endast en gång. Det är därför nödvändigt att kontrollera om det finns flera ansökningar om registrering från en och samma medlemsstat. Om det inkommit flera ansökningar från en och samma medlemsstat ska ett nationellt förfarande användas för att fastställa vilken europeisk arresteringsorder som ska anges i registreringen enligt artikel 95. På grundval av denna registrering kan endast ett formulär A sändas till medlemsstaterna i enlighet med det förfarande som anges i avsnitt 3.4. Alternativt kan en enda europeisk arresteringsorder utfärdas för alla brott.

De allmänna förfaranden som ska användas vid undersökningar av om det finns flera registreringar återfinns i avsnitt 2.1.2.

Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor ska bevara de framställningar om registrering som har avslagits efter samråd enligt ovannämnda bestämmelser, till dess att den godkända registreringen har raderats.

Vid en träff i en medlemsstat kan Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten överlämna samtliga europeiska arresteringsorder som utfärdats av landets behöriga rättsliga myndigheter.

Flera medlemsstater kan göra en registrering för en europeisk arresteringsorder om samma person. Om två eller flera medlemsstater har utfärdat en europeisk arresteringsorder för samma person ska beslutet om vilken arresteringsorder som ska verkställas vid ett eventuellt förvarstagande fattas av den verkställande rättsliga myndigheten i den medlemsstat där förvarstagandet äger rum. Om registreringarna är förenliga ska det vid en träff sändas ett formulär G till svar på varje begäran.

3.3.2 Informationsutbyte

Se det allmänna förfarandet i avsnitten 2.1.2 och 2.1.3.

3.4 Överlämnande av kompletterande uppgifter till medlemsstaterna

3.4.1 Kompletterande uppgifter som ska överlämnas beträffande en europeisk arresteringsorder

Formulären A och M, som är identiska för alla medlemsstater, ska användas. De ska innehålla samma uppgifter som den europeiska arresteringsordern.

Formulär A ska innehålla följande uppgifter:

— 006–013: Relevanta uppgifter i SIS, motsvarande punkt a i den europeiska arresteringsordern.

— 030: Uppgift om att det rör sig om ett formulär A som hänför sig till en europeisk arresteringsorder och närmare uppgifter om den domare eller domstol som utfärdat arresteringsordern, hämtade från punkt i i den europeiska arresteringsordern.

— 031: Relevant information från punkt b i den europeiska arresteringsordern beträffande det beslut på vilket arresteringsordern grundas.

— 032: Dag för arresteringsordern.

— 033: Funktionen hos den rättsliga myndighet som utfärdade arresteringsordern, hämtad från punkt i i den europeiska arresteringsordern.

— 034: Relevant information från punkt c.1 samt eventuellt följande: — — Det eller de brott som ligger till grund för utfärdandet av arresteringsordern leder till ett fängelsestraff eller en frihetsberövande åtgärd på livstid. — Rättssystemet i den utfärdande medlemsstaten medger omprövning av straffet – på begäran eller åtminstone efter 20 år – i syfte att ett sådant straff eller en sådan åtgärd inte ska verkställas, och/eller — rättssystemet i den utfärdande medlemsstaten medger tillämpning av sådana benådningsåtgärder som personen är berättigad till enligt den utfärdande medlemsstatens nationella lagstiftning och praxis, i syfte att ett sådant straff eller en sådan åtgärd inte ska verkställas.

— 035–037: Relevant information från punkt b i den europeiska arresteringsordern.

— 038: Relevant information från punkt c.2 samt eventuellt följande: — — Det eller de brott som har lett till att denna order utfärdas medför fängelse eller frihetsberövande åtgärd på livstid. — Rättssystemet i den utfärdande medlemsstaten medger omprövning av straffet – på begäran eller åtminstone efter 20 år – i syfte att ett sådant straff eller en sådan åtgärd inte ska verkställas, och/eller — rättssystemet i den utfärdande medlemsstaten medger tillämpning av sådana benådningsåtgärder som personen är berättigad till enligt den utfärdande medlemsstatens nationella lagstiftning och praxis, i syfte att ett sådant straff eller en sådan åtgärd inte ska verkställas.

— 039: Uppgifter från punkt c.2 i den europeiska arresteringsordern.

— 040: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om tillämplig lagbestämmelse.

— 041: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om brottets eller brottens beskaffenhet eller brottsrubricering.

— 042: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om vid vilken tidpunkt brottet eller brotten begicks.

— 043: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om på vilken plats brottet eller brotten inträffat.

— 044: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om de omständigheter under vilka brottet eller brotten begåtts.

— 045: Uppgifter från punkt e den europeiska arresteringsordern om den eftersöktes grad av delaktighet.

— 058: Uppgifter från punkt a i den europeiska arresteringsordern om utmärkande drag/beskrivning av den eftersökte.

Uppgifter som ska anges under rubrik 083 i ett formulär M:

— Vid texten ”Uppgifter om beslut genom utevarodom enligt punkt d i den europeiska arresteringsordern” fordras vid behov — a) ett svar om det rör sig om ett beslut genom utevarodom. b) och, om så är fallet, en närmare angivelse av om den berörda personen kallats personligen eller på annat sätt informerats om tidpunkt och plats för den förhandling som ledde till att beslutet fattades genom utevarodom. Om så inte är fallet anges de rättsliga garantierna. Från och med den dag då rambeslut 2009/299/RIF ( 35 ) börjar tillämpas ska villkoren för beslutet genom utevarodom enligt den europeiska arresteringsordern anges under rubrik 083. Koderna 2, 3.1 a, 3.1. b, 3.2, 3.3 (beslutet ej ifrågasatt), 3.3. (ingen begäran om förnyad prövning eller överklagan) och 3.4 ska användas och i tillämpliga fall ska information lämnas om hur det relevanta villkoret uppfyllts.

— Vid texten ”Straffbart brott/straffbara brott enligt punkt e.I och e.II i den europeiska arresteringsordern” ska det i förekommande fall markeras om det rör sig om ett eller flera av följande brott, som i den utfärdande medlemsstaten kan leda till fängelse eller annan frihetsberövande åtgärd i minst tre år enligt den utfärdande medlemsstatens lagstiftning i enlighet med artikel 2.2 i rambeslutet (eller punkt e.I i den europeiska arresteringsordern).

— Om brottet eller brotten saknas i förteckningen i artikel 2.2 i rambeslutet om en europeisk arresteringsorder måste den fullständiga beskrivningen av brottet anges i formulär M, varvid den formulering som används i förteckningen ska användas.

— Om brotten inte finns med i förteckningen måste det anges — a) antingen att arresteringsordern utfärdats för gärningar som enligt den utfärdande medlemsstatens lagstiftning kan leda till fängelse eller annan frihetsberövande åtgärd i tolv månader eller mer, b) eller att ett straff eller en annan frihetsberövande åtgärd i minst fyra månader har dömts ut.

— Om fler än 1 024 tecken angivits under rubrik 083 i formulär M fordras det minst ytterligare ett sådant formulär.

3.4.2 Tilläggsinformation som ska översändas beträffande ett tillfälligt förvarstagande

Rapporten avseende personer som har efterlysts för förvarstagande för utlämning ska utarbetas innan registreringen görs. Det ska kontrolleras att alla de begärda uppgifterna finns och läggs fram på ett korrekt sätt. Följande uppgifter ska lämnas uppgifterna om lagföringen eller om verkställandet av en brottmålsdom ska anges i förekommande fall:

— 006: Efternamn: Det efternamn som har använts vid registreringen av de viktigaste uppgifterna i SIS ska stå under rubrik 006.

— 007: Förnamn.

— 009: Födelsedatum.

— 010: Födelseort.

— 011: Alias: Det fullständiga första aliasnamnet och det totala antalet aliasnamn som har registrerats ska anges. Vid behov kan formulär M användas för att skicka en fullständig förteckning över dessa aliasnamn.

— 012: Kön.

— 013: Nationalitet: Rubrik 013 ”Nationalitet” ska fyllas i så fullständigt som möjligt med hjälp av den information som är tillgänglig. Om informationen är osäker bör koden ”1W” användas, eventuellt med tillägget ”sannolik nationalitet”.

— 030: Myndighet som utfärdat häktningsbeslutet eller avkunnat domen (domarens namn och behörighet eller namnet på domstolen).

— 031: Referensnummer på häktningsbeslutet eller domen (037). Se även nedanstående kommentarer.

— 032: Datum för häktningsbeslutet eller domen (036). Framställningar både om lagföringen och om verkställandet av en dom kan samlas i ett dokument.

— 033: Ansökande myndighet.

— 034: Maximistraff/riskerat maximistraff.

— 035: Domare eller domstol som har avkunnat domen.

— 036: Datum för domen.

— 037: Domens referensnummer.

— 038: Ådömt straff.

— 039: Återstående strafftid.

— 040: Tillämpliga texter.

— 041: Brottsrubricering.

— 042: Datum/period när brottet begicks.

— 044: Gärningsbeskrivning (inklusive följderna av gärningarna).

— 045: Grad av delaktighet (gärningsman, medgärningsman, medhjälpare, anstiftare).

Varje stat har möjlighet att använda sin egen juridiska terminologi för att ange graden av delaktighet.

De uppgifter som lämnas ska vara tillräckligt detaljerade för att de andra Sirenekontoren ska kunna göra en bedömning av registreringen, dock utan att vara så detaljerade att meddelandesystemet överbelastas i onödan.

Om inte alla Sirenekontor kan ta emot meddelandet eftersom antalet bokstäver i formuläret av tekniska skäl är otillräckligt, kan formulär M eventuellt användas för kompletterande information. Att överföringen är slut ska anges med ”slut på meddelandet” på sista formuläret (rubrik 044 i formulär A eller 083 i formulär M).

3.4.3 Registrering av alias

Se de allmänna förfarandena i avsnitt 2.9.

Vid registreringar för förvarstagande ska Sirenekontoret använda rubrik 011 i formulär A ( 36 ) (vid den tidpunkt då registreringen görs) eller därefter formulär M för att underrätta andra medlemsstater om alias för en registrering i enlighet med artikel 95, under förutsättning att Sirenekontoret i fråga har tillgång till dessa uppgifter.

3.4.4 Ytterligare information för att fastställa en persons identitet

Den registrerande partens Sirenekontor kan lämna ytterligare information efter samråd eller på begäran av en annan medlemsstat om detta visar sig nödvändigt för att klargöra en persons identitet. Denna information ska särskilt omfatta följande:

— Platsen där den eftersökta personens pass eller identitetshandling har utfärdats.

— Passets eller identitetshandlingens nummer, datum och plats för utfärdandet, utfärdande myndighet samt sista giltighetsdatum.

— En beskrivning av den eftersökta personen.

— Faderns och moderns för- och efternamn.

— Uppgift om förekomsten av ett fotografi eller fingeravtryck.

— Senast kända adress.

Dessa uppgifter, samt eventuella foton och fingeravtryck, ska i så stor utsträckning som möjligt finnas tillgängliga på Sirenekontoren eller vara omedelbart och ständigt tillgängliga för dem för att de så snabbt som möjligt ska kunna förmedla dessa.

Det gemensamma målet är att minimera risken för att en person vars identitet liknar den registrerade personens identitet felaktigt kvarhålls.

3.4.5 Översändande av formulären A och M

De uppgifter som anges i avsnitten 3.3.1 och 3.3.2 ska sändas på snabbast möjliga sätt. Den registrerande medlemsstaten ska sända formulären A och M samtidigt som den gör registreringen enligt artikel 95.2 i SIS. Ytterligare uppgifter som behövs för att fastställa identiteten ska översändas efter samråd med eller på begäran av en annan medlemsstat. Om det är nödvändigt kan flera formulär M som beskriver olika europeiska arresteringsorder (eller framställning om utlämning) sändas. Formuläret M ska innehålla uppgifter om bland annat vilken typ av brott den europeiska arresteringsordern grundar sig på, datum då brottet begicks och preskriptionsbestämmelser. Om utfärdandet av en ny europeisk arresteringsorder för en person som redan är föremål för en sådan arresteringsorder gör att man måste ersätta ett redan befintligt formulär A ska det anges under rubrik 030 i det nya formuläret A att det rör sig om ett ersättningsformulär.

3.5 Flaggning

Beträffande allmänna förfaranden, se avsnitt 2.15.

En registrering som försetts med flagga ska anses införd i syfte att upplysa om var den person som registreringen gäller befinner sig.

3.5.1 Begäran om systematisk flaggning vid registreringar om personer som har efterlysts för förvarstagande för utlämning i fall där rådets rambeslut 2002/584/RIF av den 13 juni 2002 om en europeisk arresteringsorder och överlämnande mellan medlemsstaterna ( 37 )inte är tillämpligt

Följande förfarande ska tillämpas:

a) I de fall rambeslut 2002/584/RIF om en europeisk arresteringsorder och överlämnande mellan medlemsstaterna inte är tillämpligt vid en registrering om personer som har efterlysts för förvarstagande för utlämning kan ett Sirenekontor begära att andra Sirenekontor systematiskt inför en flagga för de registreringar enligt artikel 95 som de gör för sina egna medborgare.

b) Varje Sirenekontor som vill göra en sådan begäran ska sända denna i skriftlig form till de andra Sirenekontoren.

c) Varje Sirenekontor som mottar en sådan begäran ska lägga till en flagga för den berörda medlemsstaten så snart registreringen är införd.

d) Flaggan ska kvarstå till dess att det begärande Sirenekontoret begär att den dras tillbaka.

Om de omständigheter som anges i artikel 94.4 i tillämpningskonventionen inte längre föreligger ska den medlemsstat som begärde flaggan så snart som möjligt begära att det återkallas.

3.6 Åtgärd från Sirenekontorets sida vid mottagande av en registrering enligt artikel 95

När ett Sirenekontor mottar ett formulär A eller M ska det, eller en närstående enhet, så snart som det är praktiskt möjligt söka igenom alla tillgängliga källor för att lokalisera personen. Om de uppgifter som lämnas av den begärande medlemsstaten inte är tillräckliga för att godtas av den mottagande medlemsstaten är detta inte skäl nog för att inte genomföra sökningen.

Om registreringen enligt artikel 95 godtas och personen lokaliseras eller häktas i medlemsstaten ska den europeiska arresteringsordern och/eller formulär A och M översändas till den medlemsstat som skall verkställa arresteringsordern. Om det är den ursprungliga europeiska arresteringsordern som begärs ska den sändas direkt till den verkställande rättsliga myndigheten av den utfärdande rättsliga myndigheten (om inte annat anges).

3.7 Utbyte av information efter en träff

3.7.1 Information till medlemsstaterna om att en registrering upptäckts

Beträffande allmänna förfaranden, se avsnitt 2.2.1.

Dessutom ska följande förfarande tillämpas:

a) En träff när det gäller en person som har registrerats enligt artikel 95 ska alltid meddelas den registrerande medlemsstatens Sirenekontor. Dessutom ska detta kontor, i lämpliga fall, även underrättas om träffen per telefon efter det att formulär G har översänts.

b) Följande uppgifter ska anges i fält 091 i formulär G; den myndighet som är behörig myndighet för mottagandet av den europeiska arresteringsordern eller framställningen om utlämning, fullständiga kontaktuppgifter för denna myndighet (postadress, telefonnummer och, om dessa är tillgängliga, faxnummer och e-postadress), namn på behörig person (om denna uppgift finns tillgänglig), begärt språk samt tidsfrist och form för översändandet.

c) En medlemsstat som tidigare angivit att den avser att göra en registrering om en person som redan har registrerats ska av den medlemsstat som gjort registreringen underrättas om alla träffar när det gäller den ursprungliga registreringen.

d) C.SIS meddelar automatiskt alla medlemsstater raderingen av en registrering. Detta ger en medlemsstat möjlighet att göra en registrering som tidigare var oförenlig med en registrering som nu raderats.

3.7.2 Förmedling av tilläggsinformation

Tilläggsinformation om registreringar enligt artikel 95 kan förmedlas genom Sirenekontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om denna information faller under ömsesidig rättslig hjälp.

3.7.3 Efter en träff

Slutanvändaren kan eventuellt behöva begära ytterligare uppgifter från Sirenekontoret för att på bästa sätt kunna verkställa det begärda förfarandet enligt SIS-tabellerna 4, 10 eller 16 (se bilaga 4).

Med vissa undantag ska den registrerande medlemsstaten informeras om träffen och dess resultat.

Detta förfarande har tekniska konsekvenser i och med att det kan bli nödvändigt att radera registreringen för att ge plats åt en annan registrering som tidigare inte kunnat registreras i SIS.

3.7.4 Utbytet av kompletterande uppgifter i samband med överlämnande eller utlämning

När den behöriga rättsliga myndigheten ska underrätta Sirenekontoret om huruvida det är möjligt med ett överlämnande eller en utlämning av en person som är föremål för en registrering om förvarstagande ska denna information omedelbart lämnas till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med hjälp av ett formulär M, varvid antingen ordet ”ÖVERLÄMNANDE” eller ordet ”UTLÄMNING” ska anges under rubrik 083 ( 38 ). Sirenekontoret ska så snabbt som möjligt meddela de närmare villkoren för överlämnandet eller utlämningen.

Om det är nödvändigt med en transitering av en efterspanad person ska Sirenekontoret i transiteringsmedlemsstaten lämna nödvändigt bistånd efter det att den mottagit en begäran om detta antingen från Sirenekontoret eller den behöriga rättsliga myndigheten i den registrerande medlemsstaten, vilken översänts av Sirenekontoret på ett formulär M.

3.8 Radering av registreringar

Informera de medlemsstater, som inte har kunnat göra sin registrering, om träffen och om raderingen av registreringen.

3.8.1 Radering när villkoren för att bibehålla registreringen inte längre är uppfyllda

Utom efter en träff kan en registrering raderas antingen direkt av C.SIS (om giltighetstiden har löpt ut) eller indirekt av den myndighet som gjorde registreringen i SIS (om villkoren för att behålla den i SIS inte längre är uppfyllda).

I båda fallen ska meddelandet från C.SIS om radering registreras automatiskt vid N.SIS så att det blir möjligt att göra en registrering som står på väntelistan.

N.SIS ska automatiskt underrätta Sirenekontoret om möjligheten att göra en registrering som står på väntelistan.

Sirenekontoret ska genomföra hela registreringsförfarandet enligt kategorin för denna registrering.

3.9 Missbruk av identitet

Se de allmänna förfarandena i avsnitt 2.8.

4. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 96 ( 39 )

Följande steg måste beaktas:

— Registrering.

— Kontroll av om det finns flera registreringar, se Allmänna förfaranden, avsnitt 2.1.

— Registrering av alias, se Allmänna förfaranden, avsnitt 2.9.

— Missbruk av identitet, se Allmänna förfaranden, avsnitt 2.8.

— Sirpitförfarandet, se Allmänna förfaranden, avsnitt 2.10.

— Allmänna och särskilda förfaranden som ska följas.

4.1 Inledning

Utbyte av uppgifter om tredjelandsmedborgare som omfattas av en registrering enligt artikel 96 gör det möjligt för medlemsstaterna att fatta beslut när det gäller inresa eller viseringsansökningar. Om personen redan befinner sig på den berörda medlemsstatens territorium gör informationsutbytet det möjligt för medlemsstaternas myndigheter att vidta de åtgärder som krävs för utfärdande av uppehållstillstånd, visering för längre vistelse eller beslut om avvisning eller utvisning.

Det åligger de myndigheter som ansvarar för gränskontroll och för utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar att genomföra det informationsförfarande som föreskrivs i artikel 5.4 i kodexen om Schengengränserna och det samrådsförfarande som föreskrivs i artikel 25 i Schengenkonventionen. Sirenekontoren ska i princip endast medverka i förfarandena när det är fråga om överföring av kompletterande information som har ett direkt samband med registreringarna (till exempel meddelande om träff, närmare angivelse av identitet) eller radering av dessa.

Sirenekontoren kan emellertid också vara involverade i översändande av sådan kompletterande information som behövs för utvisning eller avvisning av en tredjelandsmedborgare, eller i översändande av eventuell kompletterande information med anledning av dessa åtgärder.

4.2 Registreringar enligt artikel 96

För in registreringen i SIS, om Sirenekontoret är den myndighet som utsetts att utföra sådana registreringar.

Om det undantagsvis är fråga om registrering av en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätt till fri rörlighet ska Sirenekontoret i den medlemsstat som gjort registreringen, på grundval av den information som tillhandahållits av de registrerande myndigheten, översända ett formulär M till alla övriga medlemsstater ( 40 ).

4.3 Registrering av alias

Se de allmänna förfarandena i avsnitt 2.9.

4.4 Missbruk av identitet

Om den tjänsteman som utför kontrollen vid rådfrågningen av SIS finner att kod 3 angivits i fältet ”typ av identitet” ska han kontakta det nationella Sirenekontoret för att erhålla kompletterande uppgifter så att han kan klargöra om den person som är föremål för kontrollen är den eftersökta personen eller den person vars identitet missbrukas.

För insamling och förmedling av uppgifter om den person vars identitet missbrukas, se Allmänna förfaranden, avsnitt 2.8.

4.5 Typer av Sireneförfaranden som ska följas

Följande allmänna förfaranden ska tillämpas av Sirenekontor som förmedlar kompletterande uppgifter:

a) Informationsutbyte vid avvisning eller utvisning från Schengenterritoriet.

b) Informationsutbyte i samband med utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar för längre vistelse.

Följande särskilda förfaranden ska tillämpas av Sirenekontor som förmedlar kompletterande uppgifter:

a) Särskilda förfaranden enligt artikel 25 i tillämpningskonventionen.

b) Särskilda förfaranden enligt artikel 5.4 i kodexen om Schengengränserna.

c) Utbyte av information om en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätt till fri rörlighet.

d) Radering av registreringar rörande EU-medborgare.

4.6 Informationsutbyte efter en träff

4.6.1 Informationsutbyte vid avvisning eller utvisning från Schengenterritoriet

Följande förfarande ska tillämpas:

a) En medlemsstat kan begära att bli informerad om eventuella träffar på uppgifter om nekad inresa eller vistelse som den har registrerat. En medlemsstat som vill utnyttja denna möjlighet ska lämna en skriftlig begäran till de andra medlemsstaterna.

b) Den verkställande medlemsstaten kan själv ta initiativ och informera den registrerande medlemsstaten om att en registrering har givit träff och att tredjelandsmedborgaren i fråga har nekats inresa eller avlägsnats från Schengenterritoriet.

c) Om en medlemsstat upptäcker en tredjelandsmedborgare som omfattas av en registrering på sitt territorium, ska den registrerande medlemsstaten översända den information som krävs för att den berörda tredjelandsmedborgaren ska kunna återsändas. Med hänsyn till den verkställande medlemsstatens behov och de uppgifter som är tillgängliga för den registrerande medlemsstaten ska informationen, meddelad med ett formulär M, omfatta följande: — Typ av beslut och grunderna för beslutet. — Beslutsfattande myndighet. — Datum för beslutet. — Delgivningsdatum (dag då beslutet delgavs). — Verkställighetsdatum. — Datum när beslutet upphör att gälla eller beslutets giltighetstid.

Om en registrerad person upptäcks vid gränsen ska de förfaranden som fastställs i kodexen om Schengengränserna och av den registrerande avtalsslutande parten följas.

Omedelbart utbyte av kompletterande information mellan Sirenekontoren kan också vara nödvändigt i särskilda fall för att en person ska kunna identifieras på ett tillförlitligt sätt.

4.6.2 Informationsutbyte i samband med utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar

Följande förfarande ska tillämpas:

a) Den verkställande medlemsstaten kan meddela den medlemsstat som infört en registrering om nekad inresa eller vistelse att registreringen har givit en träff under förfarandet för utfärdande av ett uppehållstillstånd eller en visering.

b) Den registrerande medlemsstaten kan därefter informera övriga medlemsstater med hjälp av ett formulär M, om det visar sig lämpligt.

c) På begäran kan de berörda medlemsstaternas Sirenekontor i enlighet med nationell lagstiftning bistå med att överföra nödvändig information till de myndigheter som ansvarar för utfärdandet av uppehållstillstånd och viseringar.

4.6.3 Förfarandet enligt artikel 25 i tillämpningskonventionen

4.6.3.1 Förfarandet enligt artikel 25.1 i tillämpningskonventionen

Om en medlemsstat som överväger att bevilja ett uppehållstillstånd eller en visering för längre vistelse upptäcker att sökanden i fråga omfattas av en registrering om nekad inresa eller vistelse som införts av en annan medlemsstat, ska den samråda med den registrerande medlemsstaten via sitt Sirenekontor. För detta ändamål ska formulär N användas. Registreringen ska raderas om den berörda medlemsstaten efter samrådet håller fast vid sitt beslut att utfärda uppehållstillståndet. Den berörda personen kan dock ändå föras upp på en medlemsstats nationella förteckning över registreringar om nekad inresa.

4.6.3.2 Förfarandet enligt artikel 25.2 i tillämpningskonventionen

Om en medlemsstat som fört in en registrering om nekad inresa eller vistelse upptäcker att den person som registreringen gäller har beviljats uppehållstillstånd eller en visering för längre vistelse, ska den via sitt Sirenekontor, med hjälp av ett formulär O, inleda ett samrådsförfarande med den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet eller viseringen. Ett samråd via Sirenekontoren med hjälp av ett formulär O ska också äga rum om den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet eller viseringen för längre vistelse senare upptäcker att det finns en registrering om nekad inresa eller vistelse avseende den berörda personen i SIS II ( 41 ).

Om en tredje medlemsstat (det vill säga utöver den som beviljade uppehållstillståndet eller viseringen för längre vistelse och den som förde in registreringen) upptäcker att det finns en registrering avseende en tredjelandsmedborgare som har beviljats uppehållstillstånd eller visering för längre vistelse i någon av medlemsstaterna ska den, via sitt Sirenekontor och med hjälp av ett formulär H, meddela såväl den medlemsstat som beviljade uppehållstillståndet som den registrerande medlemsstaten.

Om förfarandet enligt artikel 25 i Schengenkonventionen medför att en registrering om nekad inresa eller vistelse raderas ska Sirenekontoren, i enlighet med sin nationella lagstiftning, bistå med stöd om så begärs.

4.6.4 Särskilda förfaranden enligt artikel 5.4 i kodexen om Schengengränserna

4.6.4.1 Förfarande i sådana fall som omfattas av artikel 5.4 a

Enligt artikel 5.4 a i kodexen om Schengengränserna ska tredjelandsmedborgare som omfattas av en registrering om nekad inresa eller vistelse, men som innehar uppehållstillstånd, visering för längre vistelse, eller visering för förnyad inresa som utfärdats av någon av medlemsstaterna, tillåtas inresa till den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet, viseringen för längre vistelse eller viseringen för förnyad inresa när de passerar gränsen i en annan medlemsstat. Inresa kan nekas om den berörda personens namn finns upptaget på medlemsstatens nationella spärrlista.

Om den berörda tredjelandsmedborgaren försöker resa in i den medlemsstat som har infört registreringen i SIS, kan denna medlemsstat neka personen inresa. Sirenekontoret i den medlemsstaten ska dock, på begäran av behörig myndighet och med hjälp av ett formulär O, samråda med Sirenekontoret i den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet i syfte att ge den behöriga myndigheten möjlighet att fastställa om det finns tillräckliga skäl att återkalla uppehållstillståndet. Om uppehållstillståndet inte återkallas ska registreringen i SIS raderas, men den berörda personen kan ändå föras upp på den nationella spärrlistan.

Om denna person försöker resa in i den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet ska han eller hon tillåtas resa in på territoriet, men Sirenekontoret i den medlemsstaten ska, på begäran av den behöriga myndigheten, översända ett formulär O till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten, så att de behöriga myndigheterna i fråga kan besluta om att återkalla uppehållstillståndet eller viseringen för längre vistelse eller radera registreringen.

Om den berörda tredjelandsmedborgaren försöker resa in i en tredje medlemsstat, som varken är den registrerande medlemsstaten eller den som beviljade uppehållstillståndet eller viseringen för längre vistelse, och denna tredje medlemsstat upptäcker att det finns en registrering i SIS rörande den personen, även om vederbörande innehar ett uppehållstillstånd eller en visering för längre vistelse som utfärdats av en av medlemsstaterna, ska den tillåta transitering till den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet eller viseringen för längre vistelse. Inresa kan nekas om denna tredje medlemsstat har fört upp den berörda personen på sin nationella spärrlista. I båda fallen ska den tredje medlemsstatens Sirenekontor, på begäran av behörig myndighet, översända ett formulär H till Sirenekontoren i de båda andra medlemsstaterna för att upplysa dem om motsägelsen och begära att de samråder med varandra i syfte att antingen radera registreringen i SIS eller återkalla uppehållstillståndet eller viseringen för längre vistelse. Den kan också begära att bli underrättad om resultatet av eventuella samråd.

4.6.4.2 Förfarande i sådana fall som omfattas av artikel 5.4 c

Enligt artikel 5.4 c kan en medlemsstat, med hänvisning till humanitära skäl, det nationella intresset eller internationella förpliktelser, avvika från principen om att en person som är föremål för en registrering om nekad inresa inte ska tillåtas resa in i landet. På begäran av behörig myndighet ska Sirenekontoret i den medlemsstat som beviljade inresan underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten om detta med hjälp av ett formulär H.

4.7 Utbyte av information om en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätt till fri rörlighet

Särskilda bestämmelser gäller för tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet i den mening som avses Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/38/EG av den 29 april 2004 om unionsmedborgares och deras familjemedlemmars rätt att fritt röra sig och uppehålla sig inom medlemsstaternas territorier ( 42 ).

4.7.1 Informationsutbyte efter en träff

Vid träff på en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet ska följande förfarande tillämpas:

a) Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten ska, på begäran av behörig myndighet, omedelbart kontakta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med hjälp av ett formulär G, i syfte att erhålla de upplysningar som krävs för att utan dröjsmål besluta om vilka åtgärder som ska vidtas.

b) Omedelbart i samband med mottagandet av begäran om upplysningar ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten börja samla in den begärda informationen och så snabbt som möjligt översända den till Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten.

c) Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ska kontrollera med den behöriga myndigheten huruvida registreringen kan bevaras i enlighet med direktiv 2004/38/EG, såvida inte denna information redan är tillgänglig. Om den behöriga myndigheten beslutar sig för att bevara registreringen, ska den registrerande medlemsstatens Sirenekontor underrätta alla övriga Sirenekontor om detta med hjälp av ett formulär M.

d) Den verkställande medlemsstaten ska via sitt Sirenekontor meddela Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten huruvida den begärda åtgärden utfördes (formulär M) eller inte (formulär H).

4.7.2 Utbyte av information för det fall att en medlemsstat, utan att ha fått en träff, upptäcker att det finns en registrering om nekad inresa för en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet

Om en medlemsstat, utan att ha fått en träff, upptäcker att det finns en registrering om nekad inresa för en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet, ska Sirenekontoret i den medlemsstaten, på begäran av den behöriga myndigheten, översända ett formulär M till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten och informera den om detta.

Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ska kontrollera med den behöriga myndigheten huruvida registreringen kan bevaras i enlighet med direktiv 2004/38/EG, såvida inte denna information redan är tillgänglig. Om den behöriga myndigheten beslutar sig för att bevara registreringen, ska den registrerande medlemsstatens Sirenekontor underrätta alla övriga Sirenekontor om detta med hjälp av ett formulär M.

4.8 Radering av registreringar rörande EU-medborgare

Om en tredjelandsmedborgare som omfattas av en registrering om nekad inresa eller vistelse erhåller medborgarskap i en av medlemsstaterna ( 43 ), ska registreringen raderas. Om ändringen av medborgarskap uppmärksammas av Sirenekontoret i en annan medlemsstat än den registrerande, ska den förstnämnda översända ett formulär J till den registrerande medlemsstatens Sirenekontor, i enlighet med förfarandet för rättelse och radering av rättsligt eller sakligt felaktiga uppgifter (se avsnitt 2.5).

4.9 Information till Schengenstaterna om att en registrering upptäckts

Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten behöver inte systematiskt underrättas om träffar när det gäller registreringar enligt artikel 96 utan detta sker endast i undantagsfall, om det krävs kompletterande information i enlighet med avsnitt 4.6–4.8. (Se även avsnitt 2.2.1 g.)

Sirenekontoren ska emellertid tillhandahålla statistik om dessa träffar.

5. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 97 ( 44 )

Följande steg måste beaktas:

— Kontroll av om det finns flera registreringar, se Allmänna förfaranden, avsnitt 2.1.

— Tillägg av en flagga, om en annan medlemsstat begär det.

— Utbyte av information efter en träff.

— Missbruk av identitet, se Allmänna förfaranden, avsnitt 2.8.

— Sirpitförfarandet, se Allmänna förfaranden, avsnitt 2.10.

5.1 Flaggning

Se de allmänna förfarandena i avsnitt 2.15.

5.2 Tillhandahållande av ingående beskrivningar av försvunna underåriga och andra personer som bedöms vara utsatta för risk

Sirenekontoren ska ha tillgång till all relevant kompletterande information på nationell nivå rörande registreringar om försvunna personer, så att de kan utnyttja sin fulla potential när det gäller att lösa ärenden, underlätta identifiering av de berörda personer