2000Q3614 — SV — 05.08.2006 — 008.001

Detta dokument är endast avsett som dokumentationshjälpmedel och institutionerna ansvarar inte för innehållet

Ändrad genom:









▼B

KOMMISSIONENS ARBETSORDNING

[K(2000) 3614]







EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA ARBETSORDNING med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen, särskilt artikel 16 i detta, med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 218.2 i detta, med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 131 i detta, och med beaktande av Fördraget om Europeiska unionen, särskilt artiklarna 28.1 och 41.1 i detta. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.







▼M8







KAPITEL I

KOMMISSIONEN







AVSNITT 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 1

Gemensamt beslutsansvar

Kommissionen arbetar som kollegium i enlighet med bestämmelserna i denna arbetsordning och med beaktande av de politiska riktlinjer som fastställts av ordföranden.

Artikel 2

Prioriteringar och arbetsprogram

Kommissionen skall med beaktande av de politiska riktlinjer som fastställts av ordföranden, upprätta sina fleråriga strategiska mål samt sin årliga politiska strategi, med stöd av vilka den skall anta sitt arbetsprogram och det preliminära förslaget till budget för efterföljande år.

Artikel 3

Ordförande

1. Ordföranden får tilldela ledamöterna särskilda verksamhetsområden inom vilka de särskilt ansvarar för att förbereda kommissionens arbete och för att genomföra dess beslut.

Ordföranden får när som helst ändra sina beslut om tilldelning av verksamhetsområden.

2. Ordföranden får bland kommissionens ledamöter inrätta permanenta eller tillfälliga grupper, för vilka han skall utse ordförande och sammansättning. Han skall fastställa gruppernas mandat och godkänna deras arbetssätt.

3. Ordföranden skall företräda kommissionen. Han utser de ledamöter som skall bistå honom i detta arbete.

Artikel 4

Beslutsgång

Kommissionen skall anta sina beslut

a) vid kommissionens sammanträde, genom muntligt förfarande, eller

b) genom skriftligt förfarande enligt artikel 12, eller

c) genom bemyndigande enligt artikel 13, eller

d) genom delegation enligt artikel 14.







AVSNITT 2

Kommissionens sammanträden

Artikel 5

Sammankallande

1. Kommissionen skall sammankallas av ordföranden.

2. Kommissionen skall som regel sammanträda minst en gång i veckan. Extra sammanträden skall hållas så ofta som det behövs.

3. Kommissionens ledamöter är skyldiga att delta i alla sammanträden. Ordföranden skall från fall till fall bedöma om situationen motiverar att denna skyldighet inte uppfylls.

Artikel 6

Dagordningen för kommissionens möten

1. Ordföranden skall fastställa dagordningen för varje sammanträde i kommissionen.

2. Utan att det påverkar ordförandens behörighet att fastställa dagordningen, skall varje förslag som medför betydande utgifter läggas fram i samförstånd med den ledamot av kommissionen som ansvarar för budgeten.

3. Varje fråga som en ledamot av kommissionen vill föra upp på dagordningen skall översändas till ordföranden på det sätt som fastslagits av kommissionen enligt de tillämpningsföreskrifter som avses i artikel 28, nedan kallade ”tillämpningsföreskrifterna”.

4. Dagordningen och beslutsunderlagen skall översändas till ledamöterna av kommissionen enligt de villkor som fastställs av kommissionen i tillämpningsföreskrifterna.

5. Om en ledamot av kommissionen begär att en punkt skall strykas från dagordningen, skall denna punkt bordläggas till nästa sammanträde om ordföranden så medger.

6. Kommissionen får, på förslag från ordföranden, ta upp en punkt som inte finns på dagordningen eller för vilken de nödvändiga beslutsunderlagen har delats ut för sent. Kommissionen får besluta att en punkt på dagordningen inte skall tas upp.

Artikel 7

Beslutsmässighet

Kommissionen är beslutsför om en majoritet av det antal ledamöter som föreskrivs i fördraget är närvarande.

Artikel 8

Beslutsfattande

1. Kommissionen skall fatta beslut på förslag från en eller flera av sina ledamöter.

2. Omröstning skall ske på begäran av en ledamot. Omröstning får ske om ett förslag i dess ursprungliga lydelse eller om ett förslag som är ändrat av den ansvarige ledamoten eller de ansvariga ledamöterna eller av ordföranden.

3. Kommissionens beslut skall antas om en majoritet av det antal ledamöter som föreskrivs i fördraget röstar för.

4. Ordföranden skall fastställa resultatet av överläggningarna, vilket skrivs in i sammanträdesprotokollet enligt artikel 11.

Artikel 9

Konfidentialitet

Kommissionens sammanträden är inte offentliga. Överläggningarna omfattas av sekretess.

Artikel 10

Tjänstemäns eller andra personers närvaro

1. Om kommissionen inte beslutar annat, skall generalsekreteraren och ordförandens kanslichef delta i sammanträdena. Villkoren för andra personers närvaro fastställs i tillämpningsföreskrifterna.

2. Om en ledamot är frånvarande, får dennes kanslichef delta i sammanträdet och på ordförandens anmodan redogöra för den frånvarande ledamotens ståndpunkt.

3. Kommissionen får besluta om att höra även andra personer.

Artikel 11

Protokoll

1. Protokoll skall föras vid kommissionens sammanträden.

2. Ett utkast till sammanträdesprotokoll skall föreläggas kommissionen för godkännande vid ett efterföljande sammanträde. Det godkända protokollet skall undertecknas av ordföranden och generalsekreteraren.







AVSNITT 3

Andra beslutsförfaranden

Artikel 12

Beslut genom skriftligt förfarande

1. Kommissionen får godkänna ett förslag från en eller flera ledamöter genom skriftligt förfarande, förutsatt att rättstjänsten har tillstyrkt förslaget samt att godkännande har erhållits från tjänstegrenarna efter samråd i enlighet med de villkor som fastställs i artikel 23.

Detta tillstyrkande eller dessa godkännanden kan ersättas av en överenskommelse mellan kanslicheferna inom ramen för det skriftliga förfarandet för slutförande i den mening som avses i tillämpningsföreskrifterna.

2. I detta syfte skall förslaget översändas till alla ledamöter av kommissionen enligt de villkor som fastställs av kommissionen i enlighet med tillämpningsföreskrifterna och med angivande av den tidsfrist inom vilken ledamöterna måste tillkännage sina reservationer eller de ändringar de vill göra i förslaget.

3. Under det skriftliga förfarandet får varje kommissionsledamot begära att förslaget skall diskuteras. I sådana fall skall ledamoten rikta en motiverad begäran om detta till ordföranden.

4. Om ingen kommissionsledamot har reserverat sig mot förslaget inom den tidsfrist som fastställts för det skriftliga förfarandet skall förslaget anses som antaget av kommissionen.

Artikel 13

Beslut genom bemyndigande

1. Kommissionen får, på villkor att principen om kommissionens kollegiala ansvar följs, bemyndiga en eller flera av sina ledamöter att på kommissionens vägnar vidta förvaltningsmässiga eller administrativa åtgärder inom de gränser och på de villkor som den fastslår.

2. Kommissionen får också med ordförandens samtycke ge en eller flera av sina ledamöter i uppdrag att anta den slutliga texten till en rättsakt eller till ett förslag som skall föreläggas de övriga institutionerna där innehållet har fastställts vid kommissionens överläggningar.

3. De behörigheter som på detta sätt har delegerats kan delegeras vidare till generaldirektörer och avdelningschefer, om inte detta uttryckligen förbjuds i beslutet om bemyndigande.

4. Bestämmelserna i punkterna 1, 2 och 3 skall inte påverka tillämpningen av bestämmelserna om delegering inom det finansiella området eller de befogenheter som tillkommer tillsättningsmyndigheten och den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal.

Artikel 14

Beslut genom delegationsförfarande

Kommissionen får på villkor att principen om kommissionens kollegiala ansvar följs delegera ansvaret för att på kommissionens vägnar vidta förvaltningsmässiga eller administrativa åtgärder till generaldirektörer eller avdelningschefer inom de gränser och på de villkor som den fastslår.

Artikel 15

Delegeringsförfarande för enskilda beslut om beviljande av bidrag och kontraktstilldelning

Den generaldirektör eller avdelningschef till vilken behörigheten vidaredelegerats eller delegerats enligt artiklarna 13 och 14 för att fatta finansieringsbeslut kan besluta att vidaredelegera vissa enskilda beslut om beviljande av bidrag och kontraktstilldelning till behörig direktör eller, enligt överenskommelse med ansvarig kommissionsledamot, till behörig enhetschef inom de gränser och på de villkor som fastställs i tillämpningsföreskrifterna.

Artikel 16

Upplysningar om fattade beslut

De beslut som fattas genom skriftligt förfarande, bemyndigande och delegation skall införas i en daganteckning, som skall tas till protokollet för kommissionens nästa sammanträde.







AVSNITT 4

Gemensamma bestämmelser om beslutsförfaranden

Artikel 17

Antagande av kommissionens rättsakter

1. Rättsakter som antas vid kommissionens sammanträden skall fogas till en sammanfattande anteckning som upprättas vid slutet av det sammanträde vid vilket de antagits, på det eller de språk på vilka de är giltiga och på ett sådant sätt att de inte kan avskiljas. Dessa rättsakters giltighet bekräftas genom ordförandens och generalsekreterarens underskrift på den sammanfattande anteckningens sista sida.

2. Rättsakter som antas genom skriftligt förfarande och delegationsförfarande i enlighet med artikel 12 samt artikel 13.1 och 13.2 skall fogas till den daganteckning som avses i artikel 16, på det eller de språk på vilka de är giltiga och på ett sådant sätt att de inte kan avskiljas. Dessa rättsakters giltighet bekräftas genom generalsekreterarens underskrift på daganteckningens sista sida.

3. De rättsakter som antas genom delegationsförfarande, eller genom vidaredelegation skall fogas till den daganteckning som avses i artikel 16 på det eller de språk på vilka de är giltiga och på ett sådant sätt att de inte kan avskiljas. Dessa rättsakters giltighet skall bekräftas genom en attest av den tjänsteman till vilken uppgiften vidaredelegerats eller delegerats enligt artiklarna 13.3, 14 eller 15.

4. I denna arbetsordning avses med ”rättsakter” sådana akter som avses i artikel 249 i EG-fördraget eller artikel 161 i Euratomfördraget.

5. I denna arbetsordning avses med ”språk på vilka de är giltiga” alla gemenskapens officiella språk när det gäller rättsakter med allmän räckvidd och adressaternas språk när det gäller övriga rättsakter, utan att det påverkar tillämpningen av rådets förordning (EG) nr 930/2004 ( 1 ).







AVSNITT 5

Förberedelse och genomförande av kommissionens beslut

Artikel 18

Kommissionsledamöternas arbetsgrupper

Kommissionsledamöternas arbetsgrupper skall bidra till att samordna och förbereda kommissionens arbete inom ramen för de strategiska mål och prioriteringar som kommissionen fastslagit och enligt det mandat och de politiska riktlinjer som ordföranden utarbetat.

Artikel 19

Kanslierna och deras förbindelser med kommissionens tjänstegrenar

1. Varje ledamot av kommissionen förfogar över ett kansli som skall bistå ledamoten i dennes fullgörande av sina arbetsuppgifter och vid beredningen av kommissionens beslut. Reglerna om kansliets sammansättning skall bestämmas av ordföranden.

2. Kommissionsledamoten skall bestämma arbetsordningen tillsammans med de tjänstegrenar som står under dennes ansvar. I arbetsordningen anges det sätt på vilket kommissionsledamoten skall instruera de berörda tjänstegrenarna som skall förse ledamoten med sådana uppgifter om dennes verksamhetsområde som är nödvändiga för att denne skall kunna utöva sitt ansvar.

Artikel 20

Generalsekreteraren

1. Generalsekreteraren skall bistå ordföranden vid beredningen av kommissionens arbete och genomförandet av dess sammanträden. Denne skall också bistå ordförandena i kommissionsledamöternas arbetsgrupper som upprättats i enlighet med artikel 3.2 vid beredningen och genomförandet av deras sammanträden.

2. Generalsekreteraren skall se till att beslutsförfarandena tillämpas korrekt och att de beslut som avses i artikel 4 verkställs.

3. Generalsekreteraren skall bidra till samordningen mellan tjänstegrenarna vid beredningen av kommissionens arbete i enlighet med artikel 23 samt se till att de dokument som överlämnas till kommissionen är av god kvalitet och uppfyller de formella reglerna.

4. Generalsekreteraren skall, utom i särskilda fall, vidta nödvändiga åtgärder för delgivningen av eller offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning av kommissionens rättsakter och att dokument från kommissionen och dess tjänstegrenar vidarebefordras till Europeiska gemenskapernas övriga institutioner.

5. Generalsekreteraren skall ansvara för de officiella förbindelserna med Europeiska gemenskapernas övriga institutioner, med förbehåll för de befogenheter som kommissionen beslutar att själv utöva eller delegera till ledamöterna eller tjänstegrenarna. Generalsekreteraren skall följa arbetet i Europeiska gemenskapernas övriga institutioner och hålla kommissionen informerad om detta.







KAPITEL II

KOMMISSIONENS TJÄNSTEGRENAR

Artikel 21

Tjänstegrenarnas struktur

Kommissionen skall förfoga över ett antal generaldirektorat och därmed likställda tjänstegrenar för beredningen och genomförandet av sina uppgifter.

Dessa generaldirektorat och tjänstegrenar skall i princip delas in i direktorat och direktoraten i enheter.

Artikel 22

Funktionerna och särskilda strukturer

Kommissionen får, för att möta särskilda behov, inrätta särskilda funktioner och organisatoriska enheter till att utföra avgränsade uppgifter, varvid kommissionen skall fastställa deras befogenheter och arbetssätt.

Artikel 23

Samarbete och samordning mellan avdelningarna

1. För att säkerställa att kommissionens arbete fungerar effektivt skall tjänstegrenarna från början bedriva ett nära och koordinerat samarbete vid beredningen och genomförandet av beslut.

2. Den tjänstegren som ansvarar för utarbetandet av ett initiativ skall, redan när det förberedande arbetet inleds, garantera en effektiv samordning mellan alla tjänstegrenar som har ett berättigat intresse av initiativet i kraft av sitt ansvarsområde och uppgifter eller ärendets natur.

3. Innan ett beslut läggs fram för kommissionen skall den ansvariga tjänstegrenen i god tid samråda med de tjänstegrenar som har ett berättigat intresse av ärendet i enlighet med tillämpningsföreskrifterna.

4. Samråd skall ske med rättstjänsten om alla utkast eller förslag till rättsakter och om alla dokument som kan få rättsliga följder.

Sådant samråd skall krävas för tillämpningen av de beslutsförfaranden som avses i artiklarna 12, 13 och 14, utom när det gäller beslut om standardiserade rättsakter som godkänts på förhand (rättsakter av repetitivt slag). Samråd skall inte krävas för de beslut som avses i artikel 15.

5. Samråd skall ske med generalsekretariatet för alla initiativ som

a) är av politisk vikt, eller

b) återfinns i kommissionens årliga arbetsprogram och i det gällande planeringsinstrumentet, eller

c) gäller institutionella frågor, eller

d) är föremål för en resultatanalys eller politiskt samråd.

6. Med undantag för de beslut som avses i artikel 15, skall samråd ske med de generaldirektorat som ansvarar för budgetfrågor, personal och administration om alla dokument som kan påverka frågor om budget, finanser, personal respektive administration. Även byrån med ansvar för bedrägeribekämpning skall vid behov höras.

7. Den ansvariga tjänstegrenen skall sträva efter att upprätta ett förslag som kan godtas av de hörda tjänstegrenarna. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 12 skall den ansvariga tjänstegrenen, i händelse av oenighet, se till att de olika synpunkter som lämnats av tjänstegrenarna bifogas förslaget.







KAPITEL III

STÄLLFÖRETRÄDARE

Artikel 24

Kontinuerligt tjänsteutövande

Kommissionsledamöterna och tjänstegrenarna skall se till att tjänsteutövandet kan ske kontinuerligt med beaktande av de bestämmelser som antas för det ändamålet av kommissionen eller ordföranden.

Artikel 25

Ordförandens ställföreträdare

Om ordföranden är förhindrad, skall dennes uppgifter övertas av en vice ordförande eller en ledamot av kommissionen i den turordning som fastställts av kommissionen.

Artikel 26

Generalsekreterarens ställföreträdande

Om generalsekreteraren är förhindrad, skall dennes uppgifter övertas av den ställföreträdande generalsekreterare som har längst tjänstgöringstid, och om de har samma tjänstgöringstid den äldste av dessa eller av den tjänsteman som kommissionen utser.

Om det inte finns någon ställföreträdande generalsekreterare närvarande eller om kommissionen inte har utsett någon tjänsteman, skall uppgifterna utföras av den närvarande underordnade tjänsteman som har längst tjänstgöringstid i den högsta tjänstekategorin och lönegraden eller, om flera har samma tjänstgöringstid, den äldste av dessa.

Artikel 27

Ställföreträdare för överordnad

1. Om en generaldirektör är förhindrad, skall dennes uppgifter övertas av den närvarande ställföreträdande generaldirektör som har längst tjänstgöringstid, och om flera har samma tjänstgöringstid, den äldste av dessa, eller av den tjänsteman som kommissionen utser.

Om det inte finns någon ställföreträdande generaldirektör närvarande eller om kommissionen inte har utsett någon tjänsteman, skall uppgifterna genomföras av den närvarande underordnade tjänsteman som har längst tjänstgöringstid i den högsta kategorin och lönegraden eller, om flera har samma tjänstgöringstid, den äldste av dessa.

2. Om en enhetschef är förhindrad, skall dennes uppgifter övertas av den ställföreträdande enhetschefen eller av den tjänsteman som generaldirektören utser.

Om det inte finns någon ställföreträdande enhetschef närvarande eller om direktören inte har utsett någon tjänsteman, skall uppgifterna genomföras av den närvarande underordnade som har den längsta tjänstgöringstiden i den högsta kategorin och lönegraden eller, om flera har samma tjänstgöringstid, den äldste av dessa.

3. Om någon annan överordnad är förhindrad, skall dennes uppgifter övertas av den tjänsteman som generaldirektören utser i samråd med den ansvariga kommissionsledamoten. Om ingen ställföreträdare har utsetts, skall uppgifterna övertas av den närvarande underordnade som har längst tjänstgöringstid i den högsta kategorin och lönegraden eller, om flera har samma tjänstgöringstid, den äldste av dessa.







KAPITEL IV

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 28

Tillämpningsföreskrifter och ytterligare åtgärder

Kommissionen skall i nödvändig utsträckning besluta om tillämpningsföreskrifter till denna arbetsordning. Kommissionen får vidta kompletterande åtgärder avseende hur kommissionen och dess tjänstegrenar skall fungera och därvid beakta den tekniska och informationstekniska utvecklingen.

Artikel 29

Ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft den 1 januari 2006.

▼B









BILAGA

REGLER OM GOD FÖRVALTNINGSSED FÖR EUROPEISKA KOMMISSIONENS ANSTÄLLDA NÄR DET GÄLLER DERAS FÖRHÅLLANDE TILL ALLMÄNHETEN

God service

Kommissionen och dess anställda är skyldiga att tjäna gemenskapens och därmed också allmänhetens intressen.

Allmänheten förväntar sig med rätta en god service och en förvaltning som är öppen, tillgänglig och väl skött.

God service förutsätter att kommissionen och dess anställda uppträder hövligt, sakligt och opartiskt.

Ändamål

För att kommissionen skall kunna uppfylla sin skyldighet att följa god förvaltningssed, särskilt i sina kontakter med allmänheten, förbinder sig kommissionen att iaktta dessa regler och låta sig vägledas av dem i det dagliga arbetet.

Tillämpningsområde

Reglerna är bindande för alla anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna eller i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (nedan kallad tjänsteföreskrifterna) och andra föreskrifter om förhållandet mellan kommissionen och dess anställda, som gäller för tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna. Kontraktsanställda, experter som är utsända från myndigheter i medlemsstaterna, praktikanter osv. som arbetar för kommissionen bör också låta sig vägledas av dem i det dagliga arbetet.

Förhållandet mellan kommissionen och dess anställda styrs enbart av tjänsteföreskrifterna.

1. ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR GOD FÖRVALTNINGSSED

Kommissionen iakttar följande allmänna principer i sitt förhållande till allmänheten.

Lagenlighet Kommissionen handlar i överensstämmelse med lagen och tillämpar de regler och förfaranden som följer av gemenskapens lagstiftning.

Icke-diskriminering och lika behandling Kommissionen följer principen att inte diskriminera och förbinder sig särskilt att behandla alla som vänder sig till den lika, oavsett nationalitet, kön, ras eller etniskt ursprung, religion eller övertygelse, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning. Om liknande fall behandlas olika, skall detta således motiveras utifrån det specifika ärendets särdrag.

Proportionalitet Kommissionen säkerställer att de åtgärder som vidtas är anpassade till det mål som eftersträvas. Kommissionen ser särskilt till att de administrativa och budgetmässiga bördor som tillämpningen av dessa regler medför aldrig blir orimligt stora i förhållande till de förväntade fördelarna.

Konsekvens Kommissionen skall vara konsekvent i sin förvaltning och följa sin normala praxis. Alla undantag från denna princip skall motiveras väl.

2. RIKTLINJER FÖR GOD FÖRVALTNING

Saklighet och opartiskhet

Anställda skall alltid handla sakligt och opartiskt, i gemenskapens intressen och för det allmänna bästa. De skall handla självständigt inom de politiska ramar som kommissionen har fastställt och i sitt handlande aldrig låta sig vägledas av personliga eller nationella intressen eller politiska påtryckningar.

Information om administrativa förfaranden

Om en person begär upplysningar som gäller ett administrativt förfarande inom kommissionen, skall de anställda se till att upplysningarna lämnas inom den tid som är fastställd för det berörda förfarandet.

3. INFORMATION OM BERÖRDA PARTERS RÄTTIGHETER

Hörande alla direkt berörda parter

Om det i gemenskapens lagstiftning krävs att berörda parter hörs, skall de anställda se till att parterna får tillfälle att ge sin åsikt till känna.

Skyldighet att motivera beslut

I ett beslut av kommissionen bör de skäl det grundas på klart anges, och berörda personer och parter skall underrättas om beslutet.

Som huvudregel bör skälen för ett beslut anges i sin helhet. Om det emellertid inte är möjligt att i detalj ange skälen för enskilda beslut, till exempel därför att ett stort antal personer berörs av likartade beslut, kan standardsvar ges. Dessa standardsvar bör innehålla de huvudsakliga skäl som ligger till grund för beslutet. Vidare skall en berörd part som uttryckligen begär en utförlig motivering, få en sådan.

Skyldighet att ange sätt för överklagande

Om gemenskapens lagstiftning så föreskriver, skall det i ett beslut som delges klart anges att beslutet kan överklagas och hur detta skall göras (namn på och arbetsadress till den person eller avdelning dit överklagandet skall ges in och sista dag för överklagandet).

Om så är lämpligt bör det i beslutet också pekas på möjligheten att väcka talan inför domstol eller att klaga inför ombudsmannen i enlighet med artikel 230 eller 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

4. BEHANDLINGAR AV FÖRFRÅGNINGAR

Kommissionen förbinder sig att svara på förfrågningar på det sätt som är lämpligast och så snabbt som möjligt.

Begäran om handlingar

Om den handling som efterfrågas redan är offentliggjord, kan den frågande hänvisas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationers försäljningsombud eller till de dokumentations- och informationscentrum som tillhandahåller handlingar gratis, såsom Infopoints, Europeiska dokumentationscenter osv. Många handlingar är också lätt åtkomliga i elektronisk form.

Reglerna för tillgång till handlingar anges i en särskild uppförandekodex.

Brev

I enlighet med artikel 21 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall kommissionen svara på brev på samma språk som det ursprungliga brevet är skrivet på, förutsatt att det är skrivet på ett av gemenskapens officiella språk.

Brev till kommissionen skall besvaras inom femton arbetsdagar räknat från den dag då det registrerades vid den ansvariga avdelningen vid kommissionen. Svaret bör innehålla uppgift om vem som är ansvarig för ärendet och hur han eller hon kan nås.

Om ett svar inte kan sändas inom femton arbetsdagar, och i samtliga fall då svaret kräver ytterligare arbete, såsom inhämtande av uppgifter från andra avdelningar eller översättning, bör den ansvarige tjänstemannen sända ett preliminärt svar, av vilket det skall framgå när adressaten kan förvänta sig ett svar med tanke på det arbete som krävs. Härvid bör hänsyn tas till frågans brådskande natur och dess komplexitet.

Om svaret skall utformas av en annan avdelning än den dit brevet först riktades, bör brevskrivaren underrättas om namnet och arbetsadressen till den person som brevet har överlämnats till.

Dessa regler gäller inte brev som med fog kan anses som oseriösa, till exempel därför att de bara upprepar innehållet i tidigare brev eller är förolämpande eller meningslösa. Kommissionen förbehåller sig rätten att inte besvara sådana brev.

Telefonsamtal

När anställda svarar i telefon skall de ange sitt eller sin avdelnings namn. När de skall ringa upp en person igen skall det göras så snabbt som möjligt.

Anställda som besvarar förfrågningar skall lämna upplysningar om de områden de har direkt ansvar för och bör i övriga fall hänvisa den frågande till lämplig källa. Vid behov bör de hänvisa till sin överordnade eller rådfråga honom eller henne innan de lämnar de upplysningar som begärs.

När anställda på telefon blir tillfrågade om uppgifter på ett område som de själva har direkt ansvar för, skall de först fastslå vem som ringer och undersöka om uppgifterna redan har offentliggjorts. Om detta inte är fallet, kan de göra bedömningen att det inte är i gemenskapens intresse att uppgifterna lämnas ut. I så fall bör de förklara varför uppgifterna inte kan lämnas ut och i förekommande fall hänvisa till den tystnadsplikt för tjänstemän som följer av artikel 17 i tjänsteföreskrifterna.

Den anställde bör vid behov begära skriftlig bekräftelse på en telefonförfrågan.

Elektronisk post

Anställda skall snarast svara på elektroniska meddelanden i överensstämmelse med de riktlinjer som anges i avsnittet om telefonsamtal.

Om ett elektroniskt meddelande är sådant att det kan likställas med ett vanligt brev skall det dock behandlas enligt riktlinjerna för besvarande av brev, och samma tidsfrister skall gälla.

Hänvändelser från medierna

Press- och informationstjänsten är ansvarig för kontakterna med medierna. Anställda får dock besvara förfrågningar från medierna när de gäller uppgifter om tekniska frågor inom deras egna ansvarsområden.

5. SKYDD AV PERSONLIGA OCH FÖRTROLIGA UPPGIFTER

Kommissionen och dess anställda skall särskilt respektera

— reglerna om skydd av enskildas personliga förhållanden och personuppgifter,

— de förpliktelser som anges i artikel 287 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och särskilt dem som gäller tystnadsplikt,

— reglerna om skydd av utredningar i brottsmål, och

— kraven på förtrolighet i ärenden som faller inom arbetsområdet för de olika kommittéer och organ som avses i artikel 9 i tjänsteföreskrifterna och bilagorna II och III till dessa.

6. KLAGOMÅL

Europeiska kommissionen

Klagomål när det gäller överträdelser av principerna i dessa regler kan lämnas in direkt till Europeiska kommissionens generalsekretariat ( 2 ), som skall vidarebefordra detta till den berörda avdelningen.

Generaldirektören eller avdelningschefen skall skriftligen svara den klagande inom två månader. Klaganden kan därefter inom en månad vända sig till Europeiska kommissionens generalsekreterare och begära omprövning av det resultat som klagomålet lett till. Generalsekreteraren skall svara på begäran om omprövning inom en månad.

Ombudsmannen

Klagomål kan också lämnas in till ombudsmannen i enlighet med artikel 195 i Fördraget om upprättande av Europeiska gemenskapen och enligt ombudsmannens stadgar.

▼M1

KOMMISSIONENS SÄKERHETSBESTÄMMELSER

av följande skäl:

(1) För att kommissionens verksamhet skall kunna utvecklas på sådana områden som kräver en hög grad av sekretess bör ett övergripande säkerhetssystem upprättas som omfattar kommissionen, andra institutioner, organ och kontor som upprättats genom eller på grundval av EG-fördraget eller Fördraget om Europeiska unionen, medlemsstaterna samt andra mottagare av sekretessbelagda uppgifter från EU, nedan kallat sekretessbelagda EU-uppgifter.

(2) För att garantera att det säkerhetssystem som upprättas genom denna förordning är effektivt kommer kommissionen endast tillhandahålla sekretessbelagda EU-uppgifter till de utomstående organ som kan ge garantier för att de har vidtagit alla åtgärder som krävs för att följa dessa bestämmelser.

(3) Dessa bestämmelser antas utan att det påverkar förordning nummer 3 av den 31 juli 1958 om genomförandet av artikel 24 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen ( 3 ), rådets förordning 1588/90 av den 11 juni 1990 om utlämnande av insynsskyddade statistiska uppgifter till Europeiska gemenskapernas statistikkontor ( 4 ) och utan att det påverkar kommissionens beslut C (95) 1510 slutlig av den 23 november 1995 on the protection of informatics systems (ej översatt till svenska).

(4) Kommissionens säkerhetssystem bygger på principerna i rådets beslut 2001/264/EG av den 19 mars 2001 om antagande av rådets säkerhetsbestämmelser ( 5 ) för att unionens beslutsprocess skall kunna fungera på ett smidigt sätt.

(5) Kommissionen betonar vikten av att i förekommande fall låta övriga institutioner omfattas av de regler och normer för sekretess som är nödvändiga för att skydda unionens och medlemsstaternas intressen.

(6) Kommissionen behöver egna principer för sekretess med beaktande av alla säkerhetsaspekter samt kommissionens särskilda ställning som institution.

(7) Dessa bestämmelser antas utan att det påverkar artikel 255 i fördraget eller Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar ( 6 ).







Artikel 1

Kommissionens säkerhetsbestämmelser fastställs i bilagan.

Artikel 2

1. När det gäller hantering av sekretessbelagda EU-uppgifter skall den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor vidta lämpliga åtgärder för att se till att de bestämmelser som avses i artikel 1 iakttas inom kommissionen av kommissionens tjänstemän och andra anställda, av avdelad personal från kommissionen samt i alla kommissionens byggnader, inbegripet representationer och kontor i unionen och på delegationer i tredjeländer samt av uppdragstagare utanför kommissionen.

▼

När ett kontrakt eller en bidragsöverenskommelse mellan kommissionen och en leverantör eller bidragsmottagare utanför kommissionen inbegriper hantering av sekretessbelagda EU-uppgifter i leverantörens eller bidragsmottagarens byggnader, skall det framgå av kontraktet eller bidragsöverenskommelsen att lämpliga åtgärder skall vidtas av nämnda externa leverantör eller bidragsmottagare för att se till att de bestämmelser som avses i artikel 1 efterlevs när sekretessbelagda EU-uppgifter hanteras.

▼M1

2. Medlemsstaterna, andra institutioner, organ och kontor som upprättats genom eller på grundval av fördragen skall ha tillåtelse att motta sekretessbelagda EU-uppgifter under förutsättning att de, då sekretessbelagda EU-uppgifter hanteras, ser till att bestämmelserna i punkt 1 följs på deras enheter och i deras lokaler, särskilt av följande kategorier:

a) Anställda vid medlemsstaternas ständiga representationer vid Europeiska unionen och av de nationella delegationer som deltar i kommissionsmöten eller i möten i kommissionens organ, eller som deltar i annan verksamhet som leds av kommissionen.

b) Andra anställda vid medlemsstaternas nationella förvaltningar som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter, oavsett om de tjänstgör på medlemsstaternas territorium eller utomlands.

c) Utomstående uppdragstagare och avdelad personal som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter.

Artikel 3

Tredjeländer, internationella organisationer och andra organ skall tillåtas att motta sekretessbelagda EU-uppgifter under förutsättning att de, då dessa uppgifter hanteras, strikt följer bestämmelserna i artikel 1.

Artikel 4

I överensstämmelse med de grundläggande principer och miniminormer för säkerhet som återfinns i del I av bilagan, får den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor vidta åtgärder i enlighet med del II i bilagan.

Artikel 5

Föreliggande bestämmelser skall från dagen för antagandet ersätta

a) Kommissionens beslut C (94) 3282 av den 30 november 1994 on the security measures applicable to classified information produced or transmitted in connection with activities of the European Union (ej översatt till sv).

b) Kommissionens beslut C (1999) 423 av den 25 februari 1999 relating to the procedures whereby officials and other employees of the European Commission may be allowed access to classified information held by the Commission (ej översatt till sv.).

Artikel 6

Från och med det att dessa bestämmelser träder i kraft skall följande gälla för alla sekretessbelagda uppgifter som till och med det datumet innehas av kommissionen, utom sekretessbelagda Euratom-uppgifter:

a) Om uppgifterna kommer från kommissionen skall de klassas på nytt som ► RESTREINT UE ◄ , såvida inte upphovsmannen beslutar om annan klassning senast den 31 januari 2002. I så fall skall upphovsmannen underrätta alla mottagare av dokumentet i fråga.

b) Om uppgifterna kommer utifrån skall kommissionen behålla den ursprungliga klassificeringen och behandla uppgifterna som sekretessbelagda EU-uppgifter på motsvarande nivå, såvida inte upphovsmannen samtycker till hävande av sekretess eller inplacering i lägre sekretessgrad.









BILAGA

SÄKERHETSBESTÄMMELSER

Innehåll DEL I: GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH MINIMINORMER FÖR SÄKERHET 1. INLEDNING 2. ALLMÄNNA PRINICIPER 3. SÄKERHETSGRUNDERNA 4. PRINCIPER FÖR INFORMATIONSSÄKERHET 4.1 Mål 4.2 Definitioner 4.3 Sekretessklassning 4.4 Syftet med säkerhetsåtgärderna 5. HUR SÄKERHETEN SKALL ORGANISERAS 5.1 Gemensamma miniminormer 5.2 Organisation 6. SÄKERHET FÖR PERSONALEN 6.1 Säkerhetsprövning av personal 6.2 Register över säkerhetsprövning av personal 6.3 Säkerhetsanvisningar för personalen 6.4 Ledningsansvar 6.5 Personalens säkerhetsstatus 7. FYSISK SÄKERHET 7.1 Behov av skydd 7.2 Kontroller 7.3 Byggnadernas säkerhet 7.4 Beredskapsplaner 8. INFORMATIONSSÄKERHET 9. ÅTGÄRDER MOT SABOTAGE OCH ANDRA FORMER AV UPPSÅTLIG SKADA 10. UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER TILL TREDJELAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER DEL II: SÄKERHETSORGANISATIONEN INOM KOMMISSIONEN 11. DEN LEDAMOT AV KOMMISSIONEN SOM ANSVARAR FÖR SÄKERHETSFRÅGOR 12. KOMMISSIONENS RÅDGIVANDE KOMMITTÉ FÖR SÄKERHETSFRÅGOR 13. KOMMISSIONENS SÄKERHETSNÄMND 14. KOMMISSIONENS SÄKERHETSKONTOR 15. SÄKERHETSINSPEKTIONER 16. KLASSNING, SÄKERHETSBETECKNINGAR OCH MÄRKNINGAR 16.1 Klassningsnivåer 16.2 Säkerhetsbeteckningar 16.3 Märkningar 16.4 Fastsättning 16.5 Fastsättning av säkerhetsbeteckningar 17. HUR SEKRETESSKLASSNINGEN SKALL GÅ TILL 17.1 Allmänt 17.2 Tillämpning av sekretessklassning 17.3 Implacering i lägre sekretessgrad och hävande av sekretess 18. FYSISK SÄKERHET 18.1 Allmänt 18.2 Säkerhetskrav 18.3 Fysiska säkerhetsåtgärder 18.3.1 Säkerhetsutrymmen 18.3.2 Administrativt utrymme 18.3.3 Kontroll av in- och utpassering 18.3.4 Patrullering av vakter 18.3.5 Säkerhetsskåp och valv 18.3.6 Lås 18.3.7 Kontroll av lås och kombinationer 18.3.8 Anordningar för upptäckt av intrång 18.3.9 Godkänd utrustning 18.3.10 Fysiskt skydd för kopierings- och faxapparater 18.4 Skydd mot ”tjuvtittande” och ”tjuvlyssnande” 18.4.1 Tjuvtittande 18.4.2 Tjuvlyssnande 18.4.3 Införande av elektronisk utrustning och inspelningsutrustning 18.5 Tekniska säkerhetsutrymmen 19. ALLMÄNNA REGLER OM PRINCIPEN FÖR BEHOV AV UPPTGIFTER OCH SÄKERHETSGRANSKNING AV EU-PERSONAL 19.1 Allmänt 19.2 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som ► SECRET UE ◄ och ► CONFIDENTIEL UE ◄ 19.4 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som ► RESTREINT UE ◄ 19.5 Förflyttningar 19.6 Särskilda anvisningar 20. FÖRFARANDE FÖR SÄKERHETSPRÖVNING FÖR KOMMISSIONSTJÄNSTEMÄN OCH ANDRA ANSTÄLLDA 21. UPPRÄTTANDE, UTLÄMNANDE, ÖVERFÖRING, SÄKERHET I POSTHANTERINGEN SAMT EXTRA EXEMPLAR OCH ÖVERSÄTTNINGAR OCH UTDRAG UR SEKRETESSBELAGDA EU-HANDLINGAR 21.1 Upprättande 21.2 Utlämnande 21.3 Vidarebefordran/överföring av sekretessbelagda EU-handlingar 21.3.1 Förpackningar, kvitton 21.3.2 Vidarbefordran inom en byggnad eller ett byggnadskomplex 21.3.3 Överföring inom ett land 21.3.4 Överföring från ett land till ett annat 21.3.5 Vidarebefordran/överföring av handlingar med beteckningen ► RESTREINT UE ◄ 21.4 Säkerhet när det gäller kurirer 21.5 Teknisk överföring på elektronisk eller annan väg 21.6 Extra exemplar och översättningar av utdrag från sekretessbelagda EU-handlingar 22. REGISTER FÖR SAMT GRANSKNING, KONTROLL, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER 22.1 Lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter 22.2 Registret för uppgifter med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.1 Allmänt 22.2.2 Centrala registret för uppgifter med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.3 Underavdelningar till register för handlingar med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.3 Investeringar, granskning och kontroll av sekretessbelagda EU-handlingar 22.4 Arkivering av sekretessbelagda EU-uppgifter 22.5 Förstöring av sekretessbelagda EU-handlingar 22.6 Förstöring i en nödsituation 23. SÄKERHETSÅTGÄRDER FÖR SÄRSKILDA MÖTEN UTANFÖR KOMMISSIONENS LOKALER VILKA INBEGRIPER SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER 23.1 Allmänt 23.2 Ansvar 23.2.1 Kommissionens säkerhetstjänst 23.2.2 Säkerhetstjänsteman vid möten 23.3 Säkerhetsåtgärder 23.3.1 Säkerhetsutrymmen 23.3.2 Passersedel 23.3.3 Kontroll av foto- och AV-utrustning 23.3.4 Kontroll av portföljer, bärvara datorer och paket 23.3.5 Teknisk säkerhet 23.3.6 Delegationernas handlingar 23.3.7 Säker förvaring av handlingar 23.3.8 Inspektion av kontor 23.3.9 Bortskaffande av sekretessbelagt EU-material 24 SEKRETESSBROTT OCH RÖJANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER 24.1 Definitioner 24.2 Rapportering om sekretessbrott 24.3 Rättsliga åtgärder 25. SKYDD FÖR SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER SOM HANTERAS I IT- OCH KOMMUNIKATIONSSYSTEM 25.1 Inledning 25.1.1 Allmänt 25.1.2 Hot mot systemen och systemens sårbarhet 25.1.3 Huvudsyftet med säkerhetsåtgärderna 25.1.4 Redovisning av systemspecifika säkerhetskrav 25.1.5 Säkra driftsformer 25.2 Definitioner 25.3 Ansvar för säkerhet 25.3.1 Allmänt 25.3.2 Ackrediteringsmyndigheten för säkerhet (SAA) 25.3.3 INFOSEC-myndigheten 25.3.4 Ägaren till de tekniska systemen (TSO) 25.3.5 Ägaren till uppgifterna (IO) 25.3.6 Användare 25.3.7 INFOSEC-utbildning 25.4 Icke-tekniska säkerhetsåtgärder 25.4.1 Säkerhetsprövning av personalen 25.4.2 Fysisk säkerhet 25.4.3 Kontroll av åtkomsten till ett system 25.5 Tekniska säkerhetsåtgärder 25.5.1 Informationssäkerhet 25.5.2 Kontroll av uppgifter och uppgifternas spårbarhet 25.5.3 Hantering och kontroll av flyttbara lagringsmedier för datorer 25.5.4 Hävande av sekretess och förstöring av lagringsmedier för datorer 25.5.5 Kommunikationssäkerhet 25.5.6 Installations- och strålningssäkerhet 25.6 Säkerhet under hantering 25.6.1 Säkra driftsmetoder (SecOPs) 25.6.2 Skydd för programvara/konfigureringshantering 25.6.3 Kontroll av förekomst av skadliga programvaru- eller datavirus 25.6.4 Underhåll 25.7 Upphandling 25.7.1 Allmänt 25.7.2 Ackreditering 25.7.3 Utvärdering och certifiering 25.7.4 Rutinkontroll av säkerhetsegenskaper för fortsatt ackreditering 25.8 Tillfällig eller sporadisk användning 25.8.1 Säkerhet för mikrodatorer/persondatorer 25.8.2 Användning av privat IT-utrustning för officiellt arbete vid kommissionen 25.8.3 Användning av IT-utrustning som ägs av en entreprenör eller har tillhandahållits nationellt för officiellt arbete vid kommissionen 26. UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER 26.1.1 Principer för utlämnande av sekretessbelagda EU-uppgifter 26.1.2 Nivåer 26.1.3 Säkerhetsavtal TILLÄGG 1: JÄMFÖRELSE AV NATIONELLA SEKRETESSGRADER TILLÄGG 2: PRAKTISK HANDLEDNING FÖR SÄKERHETSKLASSNING TILLÄGG 3: HANDLEDNING FÖR UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER: SAMARBETE PÅ NIVÅ 1 TILLÄGG 4: HANDLEDNING FÖR UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER: SAMARBETE PÅ NIVÅ 2 TILLÄGG 5: HANDLEDNING FÖR UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA EU-UPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER: SAMARBETE PÅ NIVÅ 3 TILLÄGG 6: FÖRKORTNINGAR

DEL I: GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH MINIMINORMER FÖR SÄKERHET

1. INLEDNING

I dessa bestämmelser fastställs de grundläggande principer och miniminormer för säkerhet som skall följas på korrekt sätt av kommissionen på alla dess avdelningar, samt av alla mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter, så att säkerheten garanteras och var och en kan vara förvissad om att gemensamma skyddsnormer för säkerheten har fastställs.

2. ALLMÄNNA PRINCIPER

Kommissionens säkerhetspolitik är en integrerad del av dess allmänna interna förvaltningspolitik och grundar sig således på de principer som ligger till grund för dess allmänna politik.

Dessa principer innefattar lagenlighet, öppenhet och insyn, ansvarsskyldighet och subsidiaritet (proportionalitet).

Lagenlighet innebär behovet att strikt följa de rättsliga ramarna i genomförandet av säkerhetsföreskrifterna och behovet att följa de rättsliga kraven. Det innebär också att ansvaret på säkerhetsområdet skall grunda sig på vederbörliga rättsliga bestämmelser. Bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna gäller till fullo, särskilt dess artikel 17 om personalens skyldighet att tillämpa diskretion när det gäller kommissionens uppgifter samt dess avdelning VI om disciplinära åtgärder. Slutligen innebär det att sekretessbrott inom kommissionens ansvarsområde måste hanteras på ett sätt som överensstämmer med kommissionens politik om disciplinära åtgärder samt dess politik om samarbete med medlemsstaterna på det kriminalrättsliga området.

Öppenhet och insyn innebär behovet av tydlighet avseende alla säkerhetsbestämmelser och föreskrifter, för balans mellan olika tjänster och olika områden (fysisk säkerhet gentemot informationsskydd osv.) samt behovet av en konsekvent och strukturerad säkerhetsmedveten politik. Det definierar också behovet av tydliga skriftliga riktlinjer för genomförande av säkerhetsåtgärder.

Ansvarsskyldighet innebär att ansvarsförhållanden på säkerhetsområdet kommer att klart definieras. Dessutom anger det behovet av att regelbundet kontrollera om dessa ansvarsplikter har fullgjorts korrekt.

Subsidiaritet eller proportionalitet innebär att säkerhet skall organiseras på lägsta möjliga nivå och så nära generaldirektoraten och kommissionen som möjligt. Det anger också att säkerhetsverksamheten skall begränsas till de delar där den verkligen behövs. Slutligen innebär det att säkerhetsåtgärderna skall stå i proportion till de intressen som skall skyddas och till det faktiska och potentiella hotet mot dessa intressen, för att möjliggöra ett skydd som orsakar minsta möjliga störning.

3. SÄKERHETSGRUNDERNA

Grunderna för god säkerhet är följande:

a) En nationell säkerhetsorganisation i varje medlemsstat som är ansvarig för (1) insamling och registrering av underrättelser om spioneri, sabotage, terrorism och annan omstörtande verksamhet, och (2) information och råd till regeringen och genom denna till kommissionen, om arten av hotet mot säkerheten och vilka skyddsåtgärder som kan vidtas.

b) I varje medlemsstat och på kommissionen, en teknisk myndighet för informationssäkerhet (Infosec) som är ansvarig för att tillsammans med den berörda säkerhetsmyndigheten tillhandahålla information och ge råd om tekniska hot mot säkerheten och vilka skyddsåtgärder som kan vidtas.

c) Regelbundet samarbete mellan ministerier och berörda avdelningar inom de europeiska institutionerna, för att i tillämpliga fall fastställa och rekommendera (1) vilka personer, uppgifter och resurser som behöver skydd, och (2) gemensamma skyddsnormer.

d) Nära samarbete mellan kommissionens säkerhetsavdelning och säkerhetsavdelningarna på andra europeiska institutioner samt med NATO:s säkerhetsavdelning (NOS).

4. PRINCIPER FÖR INFORMATIONSSÄKERHET

4.1 Mål

Informationssäkerheten har följande huvudsyften

a) att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter mot spioneri och mot att de röjs utan tillstånd,

b) att skydda EU-uppgifter som hanteras i nät och system för kommunikation och information mot hot som riktar sig mot uppgifternas sekretess, okränkbarhet och tillgänglighet,

c) att skydda kommissionens lokaler där EU-uppgifter förvaras från sabotage och uppsåtlig skada,

d) om detta misslyckats, bedöma omfattningen och graden av den skada som åsamkats, begränsa följderna av den och vidta åtgärder för att avhjälpa skadan.

4.2 Definitioner

I dessa bestämmelser används följande begrepp:

a) Sekretessbelagda EU-uppgifter omfattar alla uppgifter och all materiel, som om de röjdes av obehöriga skulle kunna skada EU:s intressen i olika hög grad, eller en eller flera av dess medlemsstaters intressen, oavsett om upphovet till uppgifterna finns inom EU eller de har erhållits från en medlemsstat, tredjeland eller internationella organisationer.

b) Handling är varje brev, not, protokoll, rapport, memorandum, signal/meddelande, skiss, foto, diapositiv, film, karta, grafisk framställning, plan, anteckningsblock, stencil, karbonpapper, skrivmaskinsband eller band till skrivare, kassett, diskett eller hårddisk i dator, cd-rom eller annat fysiskt medium på vilket uppgifter har lagrats.

c) Material är en handling enligt definitionen under punkt b samt varje slags utrustning som antingen har tillverkats eller håller på att tillverkas.

d) Behov av uppgifter innebär en enskild anställds behov av att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter för att kunna genomföra sitt arbete eller sin uppgift.

e) Tillstånd innebär att kommissionens ordförande beslutar att ge en enskild individ tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter i angiven omfattning, efter ett positivt resultat av en säkerhetsprövning (granskning) som genomförts av den nationella säkerhetsmyndigheten enligt nationell lag.

f) Klassificering innebär att uppgifter ges en lämplig säkerhetsnivå. Uppgifterna skall vara av sådan art att deras avslöjande skulle skada kommissionens eller medlemsstaternas intressen.

g) Inplacering i en lägre sekretessgrad innebär en sänkning av sekretessgraden.

h) Hävande av sekretess innebär att uppgifterna inte längre är hemligstämplade.

i) Upphovsman är författaren till ett sekretessbelagt dokument. Inom kommissionen får avdelningscheferna ge personalen tillstånd att stå som upphovsmän till sekretessbelagda EU-uppgifter.

j) Kommissionens tjänstegrenar är kommissionen och dess enheter, inklusive kanslierna, på alla platser där kommissionen har anställda, även Gemensamma forskningscentret, representationerna och kontoren i unionen samt delegationer i tredjeland.

4.3 Sekretessklassning

a) I sekretessfrågor krävs det omsorg och erfarenhet för att kunna välja ut vilka uppgifter och vilken materiel som skall skyddas och bedömningen av vilken skyddsnivå som krävs. Grundläggande är att skyddsnivån skall motsvara känsligheten hos de enskilda uppgifterna och den materiel som skall skyddas. För att säkerställa ett obehindrat uppgiftsflöde skall åtgärder vidtas för att undvika överdriven sekretessbeläggning och fall där sekretessbeläggningen inte är tillräcklig.

b) Systemet för sekretessklassning är det instrument som skall användas för att omsätta principerna i verkligheten; ett liknande system för sekretessklassning skall följas i planeringen och organiseringen av hur man förhindrar spioneri, sabotage, terrorism och andra hot, så att de viktigaste utrymmen där sekretessbelagda uppgifter förvaras och de känsligaste punkterna i dessa får högsta möjliga skyddsnivå.

c) Ansvaret för sekretessklassningen ligger hos uppgifternas upphovsman.

d) Sekretessgraden skall endast grunda sig på uppgifternas innehåll.

e) Sekretessklassningen av en handling som helhet skall vara minst densamma som den del som fått den högsta sekretessgraden. Samlade uppgifter får dock ges en högre sekretessgrad än de enskilda uppgifter som ingår.

f) Uppgifter skall endast sekretessklassas när det är nödvändigt och under så lång tid som krävs.

4.4 Syftet med säkerhetsåtgärderna

Säkerhetsåtgärderna skall

a) omfatta alla personer som har tillgång till sekretessbelagda uppgifter, sekretessbelagda informationsbärande medier, alla utrymmen där sådana uppgifter förvaras och viktiga anläggningar,

b) vara utformade så att personer upptäcks vars ställning kan äventyra säkerheten hos de sekretessbelagda uppgifterna och viktiga anläggningar där sekretessbelagda uppgifter förvaras, och kunna utestänga eller avlägsna dessa personer,

c) hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda uppgifter eller de anläggningar där uppgifterna förvaras,

d) säkerställa att sekretessbelagda uppgifter sprids endast på grundval av principen ”behöver ha tillgång till uppgifterna för tjänsteutövningen”, som är grundläggande för alla aspekter av säkerhet,

e) säkerställa okränkbarheten (dvs. förebygga förvanskning, obehörig ändring eller radering) och tillgängligheten (dvs. åtkomst skall inte nekas dem som behöver och är behöriga att få tillgång till alla uppgifter), vare sig uppgifterna är sekretessbelagda eller inte, och särskilt till sådana uppgifter som lagras, bearbetas eller överförs i elektronisk form.

5. HUR SÄKERHETEN SKALL ORGANISERAS

5.1 Gemensamma miniminormer

Kommissionen skall se till att gemensamma miniminormer för säkerhet iakttas av alla mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter, inom institutionen och under dess befogenhet, dvs. alla avdelningar och uppdragstagare så att sekretessbelagda EU-uppgifter kan meddelas i förvissning om att de kommer att hanteras med samma omsorg överallt. Sådana miniminormer skall omfatta kriterier för säkerhetsprövning av personal och förfaranden för skydd av sekretessbelagda EU-uppgifter.

Kommissionen får endast tillåta att sekretessbelagda EU-uppgifter vidarebefordras till organ utanför EU-institutionerna om dessa, vid hantering av sekretessbelagda EU-uppgifter, kan garantera att föreskrifter följs som minst motsvarar miniminormerna

▼

Dessa miniminormer skall också tillämpas när kommissionen, genom kontrakt eller bidragsöverenskommelser, tilldelar uppdrag som innebär, medför eller innehåller sekretessbelagda EU-uppgifter; dessa gemensamma miniminormer finns i avsnitt 27 i del II.

▼M1

5.2 Organisation

Inom kommissionen organiseras säkerheten på två nivåer:

a) För kommissionen som helhet finns kommissionens säkerhetsavdelning med dess ackrediteringsmyndighet för säkerhet som också fungerar som krypteringsmyndighet och Tempest-myndighet (kalibreringslaboratoriet för tester av spänningar i termisk, elektromagnetisk och fysikalisk utrustning), samt med INFOSEC-myndigheten (informationssäkerhet) och ett eller flera centrala register för sekretessbelagda EU-uppgifter. Varje sådant register förestås av en eller flera kontrolltjänstemän.

b) På kommissionens avdelningar vilar ansvaret hos en eller flera lokala säkerhetsansvariga, en eller flera säkerhetsansvariga för de centrala datasystemen, säkerhetsansvariga för de lokala datasystemen och de lokala registren för sekretessbelagda EU-uppgifter med en eller flera kontrolltjänstemän.

c) De centrala säkerhetsorganen kommer att ge ytterligare handledning till de lokala säkerhetsorganen.

6. SÄKERHET FÖR PERSONALEN

6.1 Säkerhetsprövning av personal

Alla personer som behöver ha tillgång till uppgifter som fått beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller en högre sekretessgrad, skall på vederbörligt sätt genomgå en säkerhetsprövning innan tillträde beviljas. En liknande säkerhetsprövning skall krävas för personer i vars tjänsteutövning det ingår tekniskt handhavande av kommunikations- och informationssystem som innehåller sekretessbelagda uppgifter. Syftet med denna säkerhetsprövning skall vara att bedöma dessa personer i följande avseenden:

a) Om de är obrottsligt lojala.

b) Om de har en sådan personlighet och en sådan omdömesförmåga att inget tvivel kan uppstå om deras integritet i hanterandet av sekretessbelagda uppgifter.

c) Om de kan tänkas kunna påverkas av utländska eller andra källor.

Särskilt noggrann granskning inom ramen för säkerhetsprövningen skall göras av följande personer:

d) De som skall beviljas tillgång till uppgifter som klassats som ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

e) I tjänsteutövningen har de tillgång till en stor mängd uppgifter som berör EU på nivån ► SECRET UE ◄ .

f) Personer vars tjänsteutövning ger dem särskild tillgång till säkra kommunikations- eller informationssystem och sålunda möjlighet att få obehörig tillgång till stora mängder sekretessbelagda EU-uppgifter, eller att åsamka uppdraget allvarlig skada genom tekniskt sabotage.

Under de omständigheter som det redogörs för under punkterna d-f ovan skall man i största möjliga utsträckning använda sig av tekniken med registerkontroll.

När personer som inte behöver ha tillgång till uppgifterna för sin tjänsteutövning skall tas i anspråk under omständigheter då de kan få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter (t.ex. bud, säkerhetspersonal, underhållspersonal och städare), skall de först genomgå vederbörlig säkerhetsprövning.

6.2 Register över säkerhetsprövning av personal

Alla kommissionens avdelningar som hanterar sekretessbelagda EU-uppgifter eller där det finns säkra kommunikations- eller informationssystem, skall hålla ett register över den personal som varit föremål för säkerhetsprövning. Varje säkerhetsprövning skall kontrolleras när så krävs för att säkerställa att den är relevant för personens aktuella uppdrag. Säkerhetsprövningen skall ses över med förtur när nya uppgifter indikerar att ett fortsatt uppdrag med sekretessbelagda uppgifter inte längre är förenligt med säkerhetsintressena. Den lokale säkerhetsansvarige på kommissionen skall hålla ett register över säkerhetsprövningar inom sitt område.

6.3 Säkerhetsanvisningar för personalen

All personal, vars tjänst innebär att de kan få tillgång till sekretessbelagda uppgifter skall när de börjar sin tjänst och med regelbundna intervaller få en grundlig genomgång av kraven på säkerhet och hur denna säkerhet erhålls. Sådan personal skall skriftligen intyga att de tillfullo har läst och förstått dessa säkerhetsbestämmelser.

6.4 Ledningsansvar

Arbetsledningen skall ha skyldighet att känna till vilka av personalen som sysslar med sekretessbelagt arbete eller som har tillgång till skyddade kommunikations- eller informationssystem och registrera och rapportera incidenter eller uppenbart känsliga punkter som skulle kunna påverka säkerheten.

6.5 Personalens säkerhetsstatus

Förfaranden skall fastställas för att säkerställa att det, när negativa uppgifter kommer fram om en person, fastställs huruvida denna person sysslar med sekretessbelagt arbete eller har tillgång till skyddade kommunikations- eller informationssystem, och att det berörda säkerhetskontoret på kommissionen informeras. Om det fastställs att personen utgör en säkerhetsrisk skall han/hon avstängas eller avlägsnas från sådana uppdrag där han/hon skulle kunna äventyra säkerheten.

7. FYSISK SÄKERHET

7.1 Behov av skydd

Den grad av fysiska säkerhetsåtgärder som skall tillämpas för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter skall stå i relation till den sekretessklassning, den volym och det hot som föreligger mot befintliga uppgifter och materiel. Alla som har tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter skall följa en gemensam praxis när det gäller sekretessklassning av dessa uppgifter och följa gemensamma skyddsnormer för hur uppgifter och materiel som kräver skydd skall förvaras, vidarebefordras/överföras och förstöras.

7.2 Kontroller

Innan personer som har ansvar för sekretessbelagda EU-uppgifter lämnar obevakade utrymmen skall de se till att uppgifterna är i säkert förvar och att alla säkerhetsanordningar har aktiverats (lås, larm osv.). Ytterligare oberoende kontroller skall utföras efter arbetstid.

7.3 Byggnadernas säkerhet

Byggnader där sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras eller där det finns skyddade kommunikations- eller informationssystem, skall skyddas mot obehörigt tillträde. Arten av skydd för sekretessbelagda EU-uppgifter, t.ex. galler för fönster, lås för dörrar, vakter vid ingångarna, automatiska system för kontroll av tillträde, säkerhetskontroller och patruller, larmsystem, system för upptäckt av intrång och vakthundar, skall vara avhängig

a) sekretessklassningen på och omfånget av de uppgifter och den materiel som skall skyddas samt var i byggnaden de förvaras,

b) kvaliteten på säkerhetsskåp för uppgifterna och materielen, och

c) byggnadens konstruktion och belägenhet.

Arten av skydd för kommunikations- och informationssystem skall likaledes vara avhängig vilken bedömning som gjorts av värdet på de tillgångar som står på spel och av den potentiella skadan vid sekretessbrott, hur den byggnad där systemet finns är konstruerad samt dess belägenhet och var i byggnaden systemet finns.

7.4 Beredskapsplaner

Detaljerade planer skall utarbetas i förväg för hur sekretessbelagda uppgifter skall skyddas i händelse av en lokal eller nationell kris.

8. INFORMATIONSSÄKERHET

Informationssäkerheten rör fastställandet och tillämpningen av säkerhetsåtgärder för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter som har bearbetats, lagrats eller överförts i kommunikations- och informationssystem eller andra elektroniska system mot sekretessbrott, förlust av okränkbarheten eller tillgängligheten, oavsiktligt eller avsiktligt. Relevanta motåtgärder skall vidtas för att hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter, för att förhindra att behöriga användare nekas tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter och för att förhindra att sekretessbelagda EU-uppgifter förvanskas eller ändras eller raderas av obehöriga.

9. ÅTGÄRDER MOT SABOTAGE OCH ANDRA FORMER AV UPPSÅTLIG SKADA

Fysiska försiktighetsåtgärder för skydd av viktiga anläggningar där sekretessbelagda uppgifter förvaras är de bästa skyddsåtgärderna mot sabotage och uppsåtlig skada, och de kan inte ersättas med enbart säkerhetsprövning av personal. Det behöriga nationella organet skall ombedjas att samla in underrättelser om spioneri, sabotage, terrorism och annan omstörtande verksamhet.

10. UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER TILL TREDJELAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER

Beslutet att lämna ut sekretessbelagda EU-uppgifter där kommissionen är upphovsman till tredjeland eller internationell organisation, skall fattas av samtliga av kommissionens ledamöter. Om kommissionen inte är upphovsman, skall kommissionen först söka tillstånd av upphovsmannen. Om det inte går att fastställa vem denne är kommer kommissionen att påta sig detta ansvar.

Om kommissionen erhåller sekretessbelagda uppgifter från tredjeland, internationella organisationer eller annan tredje part, skall dessa uppgifter skyddas i enlighet med den sekretessklassning som har gjorts av dem och motsvarande de normer som fastställs i de här bestämmelserna för sekretessbelagda EU-uppgifter, eller motsvarande de strängare normer som tredje part som lämnar ut uppgifterna kan kräva. Ömsesidiga kontroller får genomföras.

Ovannämnda principer skall genomföras i enlighet med de detaljerade föreskrifterna i del II, avsnitt 26, och tilläggen 3, 4 och 5.

DEL II: SÄKERHETSORGANISATIONEN INOM KOMMISSIONEN

11. DEN LEDAMOT AV KOMMISSIONEN SOM ANSVARAR FÖR SÄKERHETSFRÅGOR

Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall utföra följande:

a) Genomföra kommissionens säkerhetspolitik.

b) Ta ställning till de säkerhetsproblem som kommissionen eller dess behöriga organ har hänskjutit till honom/henne.

c) Granska frågor som rör förändringar av kommissionens säkerhetspolitik, i nära samarbete med de nationella säkerhetsmyndigheterna (eller andra lämpliga organ) i medlemsstaterna (nedan kallade nationella säkerhetsmyndigheter).

Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall ansvara för följande:

a) Samordna alla säkerhetsärenden som rör kommissionens verksamhet.

b) Till de utsedda myndigheterna i medlemsstaterna översända ansökningar om att den nationella säkerhetsmyndigheten gör en säkerhetsprövning av personal som är anställd vid kommissionen, i enlighet med avsnitt 20.

c) Utreda eller begära en utredning om läckor av sekretessbelagda EU-uppgifter, som enligt prima facie-bevis har inträffat på kommissionen,

d) Begära att berörda säkerhetsmyndigheter inleder utredningar när man misstänker läckor av sekretessbelagda EU-uppgifter utanför kommissionen, och samordna utredningarna när mer än en säkerhetsmyndighet är inblandad,

e) Genomföra den periodiska inspektionen av säkerhetsarrangemangen för sekretessbelagda EU-uppgifter.

f) Stå i nära kontakt med alla berörda säkerhetsmyndigheter för att få till stånd en övergripande samordning av säkerheten.

g) Ständigt se över kommissionens säkerhetspolitik och säkerhetsförfaranden och, i förekommande fall, utarbeta lämpliga rekommendationer. Den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor skall i samband med detta för kommissionen lägga fram den årliga inspektionsplanen som utarbetas av kommissionens säkerhetstjänst.

12. KOMMISSIONENS RÅDGIVANDE KOMMITÉ FÖR SÄKERHETSFRÅGOR

En rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor skall inrättas inom kommissionen. Den skall bestå av den ledamot för kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor, eller dennes representant, som skall sitta som ordförande samt av representanter från varje medlemsstats nationella säkerhetsmyndighet. Representanter från andra Europeiska institutioner får också bjudas in att delta. Företrädare för decentraliserade EG och EU-myndigheter får också bjudas in att delta när frågor som rör dem diskuteras.

Kommissionens rådgivande kommitté för säkerhetsfrågor skall mötas när dess ordförande eller någon av dess medlemmar så begär. Kommittén skall ha till uppgift att granska och bedöma alla relevanta säkerhetsfrågor, samt att lägga fram rekommendationer till kommissionen när så behövs.

13. KOMMISSIONENS SÄKERHETSNÄMND

En säkerhetsnämnd skall inrättas inom kommissionen. Den skall bestå av generalsekreteraren som skall vara ordförande, och av generaldirektörerna för rättstjänsten, personal och administration, yttre förbindelser, rättsliga och inrikes frågor och gemensamma forskningscentret samt av cheferna för internrevisionen och kommissionens säkerhetstjänst. Andra kommissionstjänstemän får bjudas in. Dess ansvarsområde är att bedöma säkerhetsåtgärder inom kommissionen och att göra rekommendationer på detta område till den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor.

14. KOMMISSIONENS SÄKERHETSKONTOR

För att uppfylla de skyldigheter som nämns i avsnitt 11 skall den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhet kunna utnyttja kommissionens säkerhetstjänst för samordning, kontroll och genomförande av säkerhetsåtgärder.

Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall vara den främste rådgivaren till den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor när det gäller sekretess, och han/hon skall vara sekreterare i säkerhetskommittén. I detta avseende skall han/hon leda uppdateringen av säkerhetsbestämmelserna och samordna säkerhetsåtgärderna med de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna, och i förekommande fall med internationella organisationer som är knutna till kommissionen genom säkerhetsöverenskommelser. Han/hon skall i dessa avseenden agera som samordnare.

Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall ha ansvaret för godkännande av IT-system och IT-nät inom kommissionen. Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall tillsammans med relevant nationell säkerhetsmyndighet besluta om godkännande av IT-system och IT-nät som omfattar kommissionen och mottagare av sekretessbelagda EU-uppgifter.

15. SÄKERHETSSINSPEKTIONER

Återkommande inspektioner av säkerhetsanordningarna för insynsskydd av sekretessbelagda EU-uppgifter skall utföras av kommissionens säkerhetstjänst.

Kommissionens säkerhetstjänst får bistås i detta av säkerhetstjänster på andra EU-institutioner som innehar sekretessbelagda EU-uppgifter eller av medlemsstaternas nationella säkerhetsmyndigheter ( 7 ).

På begäran av en medlemsstat får en inspektion av sekretessbelagda EU-uppgifter utföras av dess nationella säkerhetsmyndighet inom kommissionen, gemensamt med kommissionens säkerhetstjänst och efter ömsesidig överenskommelse.

16. KLASSNING< SÄKERHETSBETECKNINGAR OCH MÄRKNINGAR

16.1 Klassningsnivåer ( 8 )

Uppgifter kan placeras in i följande sekretessgrader (se även tillägg 2):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : Denna sekretessgrad skall endast användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen synnerligen allvarlig skada (synnerligt men).

► SECRET UE ◄ : Denna sekretessgrad skall endast användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen allvarlig skada (icke obetydligt men).

► CONFIDENTIEL UE ◄ : Denna sekretessgrad skall användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vålla Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen skada (ringa men).

► RESTREINT UE ◄ : Denna sekretessgrad skall användas för uppgifter och materiel vilkas röjande utan tillstånd skulle kunna vara till nackdel för Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters intressen.

Inga andra klassningar är tillåtna.

16.2 Säkerhetsbeteckningar

För att begränsa en sekretessgrads giltighet (för sekretessbelagda uppgifter som innebär en automatisk inplacering i lägre sekretessgrad eller hävande av sekretess) får en överenskommen säkerhetsbeteckning användas. Denna beteckning skall antingen vara ”Till och med…(tidpunkt/datum)” eller ”Fram till…(händelse)”.

Tilläggsmarkeringar, t.ex. CRYPTO eller någon annan säkerhetsbeteckning som är erkänd inom EU, skall användas när det är nödvändigt att begränsa utlämnandet och det krävs särskild hantering utöver vad som framgår av sekretessgraden.

Säkerhetsbeteckningar skall endast användas tillsammans med en sekretessgrad.

16.3 Märkningar

En märkning får användas för att ange vilket område handlingen omfattar eller särskild spridning, grundad på behovet av att få tillgång till uppgifterna för tjänsteutövningen, eller (för icke-sekretessbelagda uppgifter) för att markera slutet på ett handelsförbud.

En märkning är inte en sekretessgrad och får inte användas i stället för en sådan.

Märkningen ESDP skall göras på handlingar och kopior av dessa som rör unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters säkerhet och försvar, eller som rör militär eller icke-militär krishantering.

16.4 Fastsättning

Följande fastsättningsmetoder skall användas:

a) Handlingar med beteckningen ► RESTREINT UE ◄ , på mekanisk eller elektronisk väg.

b) Handlingar med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ , på mekanisk väg, för hand eller genom tryck på förstämplat, registrerat papper.

c) Handlingar med beteckningen ► SECRET UE ◄ och ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , på mekanisk väg eller för hand.

16.5 Fastsättning av säkerhetsbeteckningar

Säkerhetsbeteckningar skall sättas fast direkt under sekretessgraden och med samma metod.

17. HUR SEKRETESSKLASSNINGEN SKALL GÅ TILL

17.1 Allmänt

Uppgifter skall bara sekretessbeläggas när det är nödvändigt. Sekretessgraden skall anges klart och korrekt och skall upprätthållas bara så länge som uppgifterna kräver skydd.

Ansvaret för att sekretessbelägga uppgifter och för eventuell senare inplacering i en lägre sekretessgrad eller för hävande av sekretessen vilar helt på upphovsmannen.

Tjänstemän och övriga anställda på kommissionen skall sekretessbelägga, inplacera i en lägre sekretessgrad eller häva sekretessen på uppdrag av eller efter överenskommelse med sin avdelningschef.

De detaljerade förfarandena för hantering av sekretessbelagda handlingar har fått denna inramning för att säkerställa att de får ett lämpligt skydd med hänsyn till de uppgifter de innehåller.

Det antal personer som får författa dokument med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall vara så få som möjligt och deras namn skall finnas på en förteckning som upprättas av kommissionens säkerhetstjänst.

17.2 Tillämpning av sekretessklassning

Sekretessklassningen av en handling skall fastställas med utgångspunkt från hur känsligt handlingens innehåll är, i enlighet med definitionen i avsnitt 16. Det är viktigt att sekretessklassningen är korrekt och att den används med urskillning. Detta gäller särskilt säkerhetsgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Upphovsmannen till en handling som skall säkerhetsklassas skall ha ovanstående bestämmelser i åtanke och bromsa alla tendenser till för hög eller för låg sekretessgrad.

En praktisk vägledning för sekretessklassning finns i bilaga 2.

Enstaka sidor, stycken, avsnitt, bilagor, tillägg och bifogade papper till en viss handling kan kräva inplacering i en annan sekretessgrad och skall märkas i enlighet med detta. Sekretessklassningen av handlingen som helhet skall vara densamma som den del som fått den högsta sekretessgraden.

Sekretessklassningen av ett brev eller en not som åtföljer bilagor skall göras i samma sekretessgrad som den högsta sekretessgraden hos bilagorna. Upphovsmannen bör ange tydligt med vilken grad de skall säkerhetsklassas när de skilts från de bifogade handlingarna.

Allmänhetens tillgång till dokument skall även fortsättningsvis regleras genom förordning (EG) nr 1049/2001.

17.3 Inplacering i lägre sekretessgrad och hävande av sekretess

Sekretessbelagda EU-handlingar kan inplaceras i en lägre sekretessgrad eller bli föremål för sekretessens hävande endast efter tillstånd av den som upprättat handlingarna och, om så krävs, efter diskussion med andra berörda parter. Inplacering i lägre sekretessgrad eller hävande av sekretess skall bekräftas skriftligen. Upphovsmannen skall ha ansvaret för att informera sina mottagare om förändringen, och dessa skall i sin tur vara ansvariga för att informera eventuella efterföljande mottagare till vilka de har översänt handlingen eller en kopia av den.

Upphovsmannen skall, om så är möjligt, på den sekretessbelagda handlingen ange ett datum, en tidsperiod eller en händelse när uppgifterna får inplaceras i en lägre sekretessgrad eller sekretessen kan hävas. I annat fall skall denne se över handlingarna minst vart femte år för att säkerställa att den ursprungliga sekretessklassningen fortfarande är nödvändig.

18. FYSISK SÄKERHET

18.1 Allmänt

Det främsta syftet med de fysiska säkerhetsåtgärderna är att förhindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter eller materiel, förhindra stöld och förstörelse av utrustning och annan egendom samt förhindra trakasserier och andra typer av attacker mot personal, andra anställda och besökare.

18.2 Säkerhetskrav

Alla lokaler, utrymmen, byggnader, rum, kommunikations- och informationssystem osv. i vilka sekretessbelagda EU-uppgifter och materiel förvaras eller hanteras skall skyddas genom lämpliga fysiska säkerhetsåtgärder.

När man bestämmer vilken grad av fysiskt säkerhetsskydd som är nödvändigt skall hänsyn tas till relevanta faktorer som

a) sekretessklassningen av uppgifter eller materiel,

b) mängden och formen (t.ex. pappersutskrift, lagring på datormedier) av uppgifterna,

c) av underrättelsetjänster lokalt bedömt hot som riktar sig mot EU, medlemsstaterna och/eller andra institutioner eller tredje part som innehar sekretessbelagda EU-uppgifter och som innefattar sabotage, terrorism och annan omstörtande och/eller brottslig verksamhet.

De fysiska säkerhetsåtgärder som tillämpas skall

a) förhindra intrång i smyg eller genom tvång,

b) avskräcka, hindra och avslöja illojala personer,

c) hindra obehöriga från att få tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter.

18.3 Fysiska säkerhetsåtgärder

18.3.1 Säkerhetsutrymmen

Utrymmen där uppgifter med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller med högre grad av sekretess hanteras och förvaras skall organiseras och struktureras så att de motsvarar något av följande:

a) Säkerhetsutrymme klass 1: ett utrymme där uppgifter klassade som ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller med högre grad av sekretess hanteras och förvaras på ett sådant sätt att tillträde till utrymmet i själva verket innebär tillgång till sekretessbelagda uppgifter. Ett sådant utrymme kräver i) en klart fastställd och skyddad yttre gräns genom vilken alla in- och utpasseringar kontrolleras, ii) ett kontrollsystem för inpassering, som bara släpper in dem som säkerhetsprövats på vederbörligt sätt och som har särskilt tillstånd att vistas i utrymmet, iii) specificering av sekretessklassningen av de uppgifter som normalt sett finns i utrymmet, dvs. de uppgifter för vilka tillträde till utrymmet ger tillgång till uppgifterna.

b) Säkerhetsutrymme klass II: ett utrymme där uppgifter med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre hanteras och förvaras på ett sådant sätt att det kan skyddas från tillträde av obehöriga genom internt upprättade kontroller, t.ex. lokaler som innehåller enheter där uppgifter med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre regelbundet hanteras och förvaras. Ett sådant utrymme kräver i) en klart fastställd och skyddad yttre gräns genom vilken alla in- och utpasseringar kontrolleras, ii) ett kontrollsystem för inpassering som enbart ger tillträde för personer som säkerhetsprövats i vederbörlig ordning och fått särskilt tillstånd att vistas i utrymmet. Alla andra personer skall eskorteras eller kontrolleras på annat sätt för att hindra obehörigt tillträde till sekretessbelagda EU-uppgifter och tillträde till utrymmen som är föremål för tekniska säkerhetsinspektioner. De utrymmen där tjänstgörande personal inte vistas 24 timmar om dygnet skall inspekteras omedelbart efter den normala arbetstiden för att säkerställa att sekretessbelagda EU-uppgifter är korrekt skyddade.

18.3.2 Administrativt utrymme

Kring eller ledande till säkerhetsutrymmen av klass I eller klass II får ett administrativt utrymme med lägre säkerhet upprättas. Detta kräver en synlig gräns som gör att personal och fordon kan kontrolleras. Enbart uppgifter med beteckningen ► RESTREINT UE ◄ och uppgifter utan sekretessklassning skall hanteras och förvaras i administrativa utrymmen.

18.3.3 Kontroll av in- och utpassering

Tillträdet till och utgången från säkerhetsutrymmen av klass I och klass II skall kontrolleras genom passersedel eller genom att kontrollpersonalen känner igen personerna, vilket skall gälla för alla som normalt arbetar i dessa utrymmen. Ett system för kontroll av besökare, för att se till att obehöriga inte får tillträde till sekretessbelagda EU-uppgifter, skall också upprättas. Systemen med passersedel kan kompletteras med automatiserad identifiering, vilken skall ses som ett komplement till, men inte en fullständig ersättning för vakter. En förändring i hotbedömningen kan medföra att åtgärderna för kontroll av in- och utpassering förstärks, till exempel vid besök av prominenta personer.

18.3.4 Patrullering av vakter

Patrullering av säkerhetsutrymmen av klass I och klass II skall äga rum utanför normal arbetstid för att skydda EU-tillgångar från att utsättas för fara, skada eller förlust. Hur ofta patrulleringen skall genomföras är avhängigt av de lokala omständigheterna, men som vägledning kan intervallet varannan timme anges.

18.3.5 Säkerhetsskåp och valv

Tre klasser av skåp skall användas för förvaring av sekretessbelagda EU-uppgifter:

— Klass A: säkerhetsskåp som godkänts nationellt för förvaring av uppgifter med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II,

— Klass B: säkerhetsskåp som godkänts nationellt för förvaring av uppgifter med beteckningen ► SECRET UE ◄ och ► CONFIDENTIEL UE ◄ i ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II,

— Klass C: arkivmöbler som är lämpliga enbart för förvaring av uppgifter med beteckningen ► RESTREINT UE ◄ .

För valv som byggts inom ett säkerhetsutrymme av klass I eller klass II och för alla utrymmen av klass I där uppgifter med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre förvaras på öppna hyllor eller visas på diagram, kartor osv. skall väggarna, golven och taken, dörren eller dörrarna med lås, av ackrediteringsmyndigheten för säkerhet ha intygats erbjuda ett skydd som motsvarar den klass säkerhetsskåp som godkänts för förvaring av uppgifter av motsvarande säkerhetsklass.

18.3.6 Lås

Lås som används för säkerhetsskåp och valv i vilka sekretessbelagda EU-uppgifter förvaras skall uppfylla följande normer:

— Grupp A: nationellt godkända för skåp av klass A.

— Grupp B: nationellt godkända för skåp av klass B.

— Grupp C: enbart avsedda för arkivmöbler av klass C.

18.3.7 Kontroll av lås och kombinationer

Nycklar till säkerhetsskåp får inte avlägsnas från kommissionens byggnader. Kombinationer till säkerhetsskåp skall memoreras av de personer som behöver känna till dem. För användning i nödsituationer skall den lokalt säkerhetsansvarige på kommissionsavdelningen i fråga vara ansvarig för reservnycklar och ett skriftligt dokument med varje kombination; dokumenten skall ligga i separata, ogenomskinliga kuvert. Arbetsnycklar, reservsäkerhetsnycklar och kombinationer skall förvaras i separata säkerhetsskåp. Säkerhetsskyddet för dessa nycklar och kombinationer bör inte vara mindre strängt än de uppgifter som de ger tillgång till.

Så få personer som möjligt skall ha kännedom om kombinationer till säkerhetsskåp. Kombinationer skall ställas om

a) vid mottagande av ett nytt skåp,

b) vid byte av personal,

c) vid sekretessbrott eller vid misstanke om detta,

d) helst var sjätte månad eller åtminstone en gång om året.

18.3.8 Anordningar för upptäckt av intrång

När larmsystem, interntelevision och andra elektriska anordningar används för att skydda sekretessbelagda EU-uppgifter, skall det finnas ett elektriskt nödsystem för att säkerställa att systemet är operativt även om huvudströmmen bryts. Ett annat grundläggande krav är att tekniskt fel eller manipulation av sådana system skall utlösa larm eller ge en annan pålitlig varning till bevakningspersonalen.

18.3.9 Godkänd utrustning

Kommissionens säkerhetstjänst skall hålla uppdaterade förteckningar över typer och modeller för den säkerhetsutrustning som den har godkänt för skydd av sekretessbelagda uppgifter under olika specificerade omständigheter och villkor. Kommissionens säkerhetstjänst skall basera dessa förteckningar bland annat på information från nationella säkerhetsmyndigheter.

18.3.10 Fysiskt skydd för kopierings- och faxapparater

Kopierings- och faxapparater skall ha det fysiska skydd som krävs för att säkerställa att bara behöriga personer kan använda dem för hantering av säkerhetsklassade uppgifter och att alla sekretessbelagda produkter är föremål för riktiga kontroller.

18.4 Skydd mot ”tjuvtittande” och ”tjuvlyssnande”

18.4.1 Tjuvtittande

Alla lämpliga åtgärder skall vidtas dag som natt för att garantera att sekretessbelagda EU-uppgifter inte blir tillgängliga, inte ens av misstag, för obehöriga.

18.4.2 Tjuvlyssnande

Kontor eller utrymmen där sekretessbelagda EU-uppgifter med beteckningen ► SECRET UE ◄ eller högre regelbundet diskuteras skall skyddas mot passivt och aktivt tjuvlyssnande när hotbilden kräver det. Kommissionens säkerhetstjänst ansvarar för att bedöma riskerna för tjuvlyssnande, efter samråd med nationella säkerhetsmyndigheter, när så krävs.

18.4.3 Införande av elektronisk utrustning och inspelningsutrustning

Det är inte tillåtet att ta med mobiltelefoner, privata datorer, inspelningsutrustning, kameror och annan elektronisk utrustning eller inspelningsutrustning till säkerhetsutrymmen eller tekniska säkerhetsutrymmen utan tillstånd på förhand från chefen för kommissionens säkerhetstjänst.

För att fastställa vilka skyddsåtgärder som skall vidtas i lokaler som är känsliga för passivt tjuvlyssnande (t.ex. isolering av väggar, dörrar, golv och tak, mätningar av det ljud som tränger ut och för aktivt tjuvlyssnande (t.ex. sökning efter mikrofoner) får kommissionens säkerhetstjänst begära hjälp av de nationella säkerhetsmyndigheterna.

När omständigheterna så kräver får telekommunikationsutrustning och elektrisk eller elektronisk kontorsutrustning av alla slag som används under möten på säkerhetsnivån ► SECRET UE ◄ och högre, kontrolleras av tekniska säkerhetsexperter från de nationella säkerhetsmyndigheterna på begäran av chefen för kommissionens säkerhetstjänst.

18.5 Tekniska säkerhetsutrymmen

Vissa områden kan betecknas som tekniskt säkra utrymmen. En särskild inpasseringskontroll skall utföras. Sådana utrymmen skall hållas låsta på godkänt sätt när de inte används och alla nycklar skall behandlas som säkerhetsnycklar. Sådana utrymmen skall vara föremål för regelbundna fysiska inspektioner som också skall göras efter varje obehörigt intrång eller misstanke om sådant intrång.

En detaljerad inventarieförteckning över utrustning och möbler skall finnas, så att man kan övervaka flyttning av utrustning och möbler. Inga möbler och ingen utrustning skall föras till ett sådant utrymme förrän det har inspekterats omsorgsfullt av särskilt utbildad säkerhetspersonal, för att spåra eventuell avlyssningsutrustning. Som allmän regel gäller att installation av kommunikationslinjer på tekniskt säkra områden inte är tillåten utan tillstånd på förhand av relevant myndighet.

19. ALLMÄNNA REGLER OM PRINCIPEN FÖR BEHOV AV UPPGIFTER OCH SÄKERHETSGRANSKNING AV EU-PERSONAL

19.1 Allmänt

Tillgång till sekretessbelagd EU-information skall beviljas för personer som behöver den för att utföra sina tjänsteåligganden eller uppdrag. Tillgång till uppgifter med sekretessgraderna ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ och ► CONFIDENTIEL UE ◄ skall endast beviljas för personer som genomgått vederbörlig säkerhetsprövning.

Ansvaret för att avgöra vem som behöver ta del av uppgifter skall ligga hos den avdelning där personen i fråga skall anställas.

Begäran om granskning av personal skall göras av avdelningarna.

Säkerhetsprövningen skall leda till att ett ”säkerhetsintyg för EU-personal” utfärdas, i vilket det skall anges vilken nivå av sekretessbelagd information som den person som genomgått säkerhetsprövningen skall få tillgång till samt datum då intyget löper ut.

Ett säkerhetsintyg för EU-personal för en viss sekretessgrad kan ge innehavaren tillgång till uppgifter med lägre sekretessklassning.

Personer som inte är tjänstemän eller övriga anställda, t.ex. externa uppdragstagare, experter eller konsulter, med vilka man kan behöva diskutera eller för vilka man kan behöva visa sekretessbelagda EU-uppgifter skall ha genomgått säkerhetsprövning för sekretessbelagd EU-information och ha informerats om sitt ansvar för säkerheten.

Allmänhetens tillgång till dokument skall även fortsättningsvis regleras genom förordning (EG) nr 1049/2001.

19.2 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Samtliga personer som skall få tillgång till information med sekretessgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall först ha genomgått säkerhetsprövning för denna grad.

Samtliga personer som behöver få tillgång till uppgifter med sekretessgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall utses av den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhet och deras namn skall införas i det register som är relevant för säkerhetsklassen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Kommissionens säkerhetstjänst skall skapa och föra detta register.

Samtliga personer skall innan de får tillgång till uppgifter med sekretessgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ underteckna en försäkran om att de informerats om kommissionens säkerhetsrutiner och att de till fullo är medvetna om sitt särskilda ansvar när det gäller att skydda uppgifter med sekretessgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ och de påföljder som i EU:s bestämmelser och i nationell lagstiftning eller nationella förvaltningsbestämmelser föreskrivs om sekretessbelagd information lämnas ut till obehöriga, vare sig detta sker uppsåtligt eller genom försumlighet.

Om personer vid möten m.m. ges tillgång till information med sekretessgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall den ansvarige säkerhetstjänstemannen inom det organ där dessa personer är verksamma underrätta det organ som anordnat mötet om att de innehar erforderligt tillstånd.

Samtliga personer som lämnar en tjänstgöring för vilken de har behövt tillgång till information med sekretessgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall avföras från den lista som upprättats för säkerhetsklassen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Dessutom skall alla sådana personer åter göras uppmärksamma på det särskilda ansvar de har när det gäller att skydda uppgifter med sekretessgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . De skall vidare underteckna en försäkran där de förklarar att de varken kommer att använda eller lämna ut någon information med sekretessgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

19.3 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som ► SECRET UE ◄ och ► CONFIDENTIEL UE ◄ .

Samtliga personer som skall få tillgång till information med sekretessgraden ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ skall först genomgå säkerhetsprövning för den aktuella säkerhetsnivån.

Samtliga personer som får tillgång till information med sekretessgraden ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ skall vara förtrogna med om de aktuella säkerhetsbestämmelserna och skall vara medvetna om konsekvenserna vid försumlighet.

Om personer vid möten m.m. ges tillgång till information med sekretessgraden ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ skall den ansvarige säkerhetstjänstemannen inom det organ där dessa personer är verksamma underrätta det organ som anordnat mötet om att de innehar erforderligt tillstånd.

19.4 Särskilda regler om tillgång till uppgifter som klassats som ► RESTREINT UE ◄ .

Personer med tillgång till uppgifter med sekretessgraden ► RESTREINT UE ◄ skall göras uppmärksamma på de här säkerhetsbestämmelserna liksom påföljderna vid försumlighet.

19.5 Förflyttningar

Om en medarbetare förflyttas från en tjänst som innebär hantering av sekretessbelagt EU-material skall registret övervaka att materialet på korrekt sätt överlämnas från den avgående till den tillträdande tjänstemannen.

När en medarbetare förflyttas till en tjänst som innebär hantering av sekretessbelagt EU-material skall den lokale säkerhetsansvarige instruera honom/henne.

19.6 Särskilda anvisningar

Personer som det åligger att hantera sekretessbelagd EU-information skall när de inleder sin tjänstgöring och därefter med regelbundna intervall göras uppmärksamma på

a) de hot mot säkerheten som oförsiktiga samtal innebär,

b) försiktighetsåtgärder som de bör vidta i kontakter med pressen och företrädare för särskilda intressegrupper,

c) det hot som kommer från underrättelseorgan som inriktar sig på EU och medlemsstaterna för att få kännedom om sekretessbelagd information och verksamhet inom EU,

d) skyldigheten att genast rapportera till vederbörande säkerhetsmyndigheter alla närmanden eller förhållningssätt som kan föranleda misstanke om spioneri eller eventuella onormala förhållanden som kan ha relevans för säkerheten.

Alla personer som normalt upprätthåller täta kontakter med företrädare för länder vilkas underrättelseorgan inriktar sig på EU och medlemsstaterna för att få kännedom om sekretessbelagd information och verksamhet inom EU, skall informeras om den teknik man vet att olika underrättelseorgan använder sig av.

Det finns inga säkerhetsbestämmelser inom kommissionen för privata resor till något som helst resmål för de personer som genomgått säkerhetsprövning för tillgång till sekretessbelagd EU-information. Kommissionens säkerhetstjänst skall dock informera de tjänstemän och övriga anställda som de har ansvar för om sådana regler för resor som de kan komma att omfattas av.

20. FÖRFARANDE FÖR SÄKERHETSPRÖVNING FÖR KOMMISSIONSTJÄNSTEMÄN OCH ANDRA ANSTÄLLDA

a) Endast tjänstemän och andra anställda inom kommissionen eller personer som arbetar inom kommissionen, som på grund av sina åligganden och för sin tjänsteutövning behöver känna till eller använda sekretessbelagda uppgifter som innehas av kommissionen, skall ha tillgång till sådana uppgifter.

b) För att få tillgång till uppgifter med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ OCH ► CONFIDENTIEL UE ◄ måste de personer som avses i punkt a ha givits behörighet i enlighet med det förfarande som avses i punkterna c och d i detta avsnitt.

c) Behörighet skall endast ges till personer som har genomgått säkerhetsprövning av de behöriga nationella myndigheterna i medlemsstaterna, i enlighet med förfarandet i punkterna i-n.

d) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall ansvara för beviljande av sådan behörighet som avses i punkterna a, b och c.

e) Han/hon skall bevilja behörighet efter att ha erhållit yttrande från medlemsstaternas behöriga nationella myndigheter på grundval av den säkerhetsprövning som genomförts i enlighet med punkterna i-n.

f) Kommissionens säkerhetstjänst skall hålla en aktuell förteckning över alla känsliga tjänster, enligt uppgifter från kommissionens enheter, och över alla personer som givits (tillfällig) behörighet.

g) Behörigheten, som skall vara giltigt för en period av fem år, får inte ha längre varaktighet än de uppgifter på vars grundval det beviljades. Den får förnyas i enlighet med förfarandet i punkt e.

h) Behörigheten skall dras in av chefen för kommissionens säkerhetstjänst om han/hon anser att det är motiverat att göra så. Varje beslut att dra in behörighet skall meddelas dels den berörda personen, som kan komma att kallas in för samtal med chefen för kommissionens säkerhetstjänst, dels den behöriga nationella myndigheten.

i) Säkerhetsgranskningen skall genomföras med bistånd av den berörda personen och på begäran av chefen för kommissionens säkerhetstjänst. Den behöriga nationella myndigheten för granskning skall ligga i den medlemsstat där den person som skall få behörighet är medborgare. I de fall den berörda personen inte är medborgare i en EU-medlemsstat skall chefen för kommissionens säkerhetstjänst begära säkerhetsgranskningen från den EU-medlemsstat där personen är bosatt eller har varit bosatt en längre tid.

j) Som en del av prövningsförfarandet skall den berörda personen anmodas att fylla i ett formulär med personliga uppgifter.

k) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall i sin begäran specificera typen av och nivån på de sekretessbelagda uppgifter som den berörda personen skall ha tillgång till så att de behöriga nationella myndigheterna kan genomföra processen med säkerhetsprövning och ge sitt utlåtande om på vilken nivå det är lämpligt att bevilja den personen behörighet.

l) Hela processen med säkerhetsprövning, tillsammans med de erhållna resultaten, skall genomföras i enlighet med de relevanta regler och bestämmelser som gäller i den berörda medlemsstaten, inklusive de som gäller överklaganden.

m) När medlemsstatens behöriga nationella myndigheter avger ett positivt yttrande får chefen för kommissionens säkerhetstjänst ge den berörda personen behörighet.

n) Ett negativt yttrande från de behöriga nationella myndigheterna skall meddelas den berörda personen som kan begära att få höras av chefen för kommissionens säkerhetstjänst. Om chefen för kommissionens säkerhetstjänst anser det nödvändigt får den anhålla hos de behöriga nationella myndigheterna om eventuella ytterligare förtydliganden. Om den negativa uppfattningen bekräftas skall behörighet inte beviljas.

o) Alla personer som beviljats behörighet enligt punkterna d och e skall, när behörigheten beviljas och därefter med jämna mellanrum, erhålla alla nödvändiga föreskrifter angående skyddet av sekretessbelagda uppgifter och hur ett sådant skydd kan garanteras. Dessa personer skall underteckna en förklaring om att de erkänner att de mottagit föreskrifterna och att de åtar sig att lyda dem.

p) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att genomföra detta avsnitt, bland annat när det gäller reglerna för tillgång till förteckningen över behöriga personer.

q) Chefen för kommissionens säkerhetstjänst kan undantagsvis och om tjänsten så kräver, efter att i förväg ha informerat de behöriga myndigheterna om detta och om dessa inte har hört av sig inom en månad, utfärda en tillfällig behörighet för en tidsperiod som inte får överstiga tre månader i avvaktan på resultatet av den undersökning som anges i punkt i.

r) Den preliminära och tillfälliga behörighet som utfärdas på detta sätt skall inte ge tillgång till uppgifter med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; tillgång till sådana uppgifter skall begränsas till tjänstemän som verkligen har genomgått säkerhetsprövning med positivt resultat, i enlighet med punkt i. I avvaktan på resultatet av säkerhetsprövningen får de tjänstemän, för vilka det begärts behörighet på nivån ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , tillfälligt och preliminärt ges tillstånd att få tillgång till uppgifter upp till och med nivån ► SECRET UE ◄ .

21. UPPRÄTTANDE, UTLÄMNANDE, ÖVERFÖRING, SÄKERHET I POSTHANTERINGEN SAMT EXTRA EXEMPLAR OCH ÖVERSÄTTNINGAR OCH UTDRAG UR SEKRETESSBELAGDA EU-HANDLINGAR

21.1 Upprättande

1. EU:s sekretessklassningar skall tillämpas enligt avsnitt 16 och som för ► CONFIDENTIEL UE ◄ och däröver och anges centrerat i marginalen upptill och nedtill på varje sida och varje sida skall numreras. På varje sekretessbelagd EU-handling skall ett referensnummer och ett datum anges. När det gäller handlingar med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ och ► SECRET UE ◄ skall detta referensnummer anges på varje sida. Om flera kopior skall lämnas ut skall ett kopienummer anges på första sidan på varje exemplar tillsammans med uppgift om det totala antalet sidor. Alla bilagor och bifogade handlingar skall anges på den första sidan av en handling med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre sekretessgrad.

2. Handlingar med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller högre sekretessgrad får skrivas ut, översättas, förvaras, kopieras, mångfaldigas magnetiskt eller mikrofilmas endast av personer som har genomgått säkerhetsprövning för tillgång till sekretessbelagda EU-uppgifter upp till minst den lämpliga sekretessgraden för handlingen i fråga.

3. De bestämmelser som reglerar datoriserad framställning av sekretessbelagda handlingar fastställs i avsnitt 25.

21.2 Utlämnande

1. Sekretessbelagda EU-uppgifter skall lämnas ut endast till personer som behöver känna till uppgifterna för sin tjänsteutövning och som har genomgått lämplig säkerhetsprövning. Upphovsmannen skall specificera det första utlämnandet.

2. Handlingar med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skall passera genom registret för sådana handlingar (se avsnitt 22.2). När det gäller meddelanden med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ får det behöriga registret ge chefen för kommunikationscentrumet behörighet att framställa det antal kopior som specificeras i mottagarförteckningen.

3. Handlingar med beteckningen ► SECRET UE ◄ eller med lägre sekretessgrad får lämnas vidare av den ursprunglige mottagaren till andra mottagare på grundval av behovet att få uppgifterna för tjänsteutövningen. Upphovsmyndigheterna skall dock tydligt ange eventuella förbehåll som de önskar införa. När sådana förbehåll införs får mottagarna lämna handlingarna vidare endast med upphovsmyndigheternas tillstånd.

4. Alla handlingar med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ och med högre sekretessgrad skall när de inkommer till eller lämnar ett generaldirektorat eller en tjänst registreras på avdelningen lokala register för sekretessbelagda EU-uppgifter. Anvisningar om vilka uppgifter som skall införas (referenser, datum och vid behov kopienummer) skall vara sådana att handlingarna kan identifieras och de skall införas i ett diarium eller på särskilda skyddade databaserade medier (se avsnitt 22.1).

21.3 Vidarebefordran/överföring av sekretessbelagda EU-handlingar

21.3.1 Förpackningar, kvitton

1. Handlingar med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller med högre sekretessgrad skall vidarebefordras i motståndskraftiga, ogenomskinliga dubbla kuvert. Det inre kuvertet skall märkas med lämplig EU-sekretessklassning och om möjligt med fullständiga anvisningar om mottagarens tjänstetitel och adress.

2. Det inre kuvertet får endast öppnas av en kontrolltjänsteman vid registret (se avsnitt 22.1) eller dennes ersättare som skall bekräfta mottagandet av de bifogade handlingarna, om inte detta kuvert är adresserat till en person. I sådant fall skall det lämpliga registret (se avsnitt 22.1) diarieföra kuvertets ankomst, och endast den person som det är adresserat till får öppna det inre kuvertet och erkänna mottagandet av de handlingar som det innehåller.

3. Ett mottagningsbevis skall placeras i det inre kuvertet. Mottagningsbeviset, som inte skall vara sekretessbelagt, skall innehålla uppgifter om handlingens referensnummer, datum och kopienummer, men aldrig ärendet.

4. Innerkuvertet skall därpå placeras i ytterkuvertet, vilket måste ha ett försändelsenummer för att möjliggöra förfarandet med mottagningsbevis. Sekretessgraden får inte under några omständigheter anges på ytterkuvertet.

5. För handlingar med beteckningen ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller med högre sekretessgrad skall kurirer och bud erhålla mottagningsbevis med angivande av försändelsenumren.

21.3.2 Vidarebefordran inom en byggnad eller ett byggnadskomplex

Inom en viss byggnad eller ett visst byggnadskomplex får sekretessbelagda handlingar befordras i ett förseglat kuvert med endast adressatens namn, på villkor att det befordras av en person som genomgått lämplig säkerhetsprövning.

21.3.3 Överföring inom ett land

1. Inom ett land får handlingar med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ endast befordras med ett officiellt budföretag, eller med personer som är behöriga att få tillgång till uppgifter med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. När budföretag används för vidarebefordran av en handling med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ utanför gränserna för en byggnad eller ett byggnadskomplex, skall bestämmelserna angående emballage och mottagande uppfyllas enligt det här kapitlet. Budföretag skall ha en sådan personal att det garanteras att emballage som innehåller handlingar med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ständigt står under direkt övervakning av en ansvarig tjänsteman.

3. Handlingar med beteckningen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ får undantagsvis befordras av tjänstemän, inte bud, utanför en byggnad eller ett byggnadskomplex för lokal användning vid möten och diskussioner förutsatt att a) tjänstemannen som agerar bud är behör