CUPRINS

1. Introducere 2

2. Misiunea IAS: independență, obiectivitate și răspundere 3

3. Mediul de lucru și planul de audit 3

3.1. Procesul de audit intern 3

3.2. Punerea în aplicare a planului de audit coordonat al IAS 4

3.3. Nivelul de acceptare și adoptarea de măsuri în lumina recomandărilor IAS 4

3.4. Percepția activității IAS 4

3.5. Consultarea cu Grupul pentru nereguli financiare (FIP) din cadrul Comisiei 4

4. Principalele constatări și recomandări ale IAS 4

4.1. Guvernanță 4

4.2. Aspecte legate de tehnologia informației 7

4.3. Strategii de control 8

4.4. Auditul privind respectarea termenelor de plată (DG BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO) 11

5. Concluzii 11

5.1. Proceduri de control 12

5.2. Fraudă 12

INTRODUCERE

Prezentul raport informează autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la activitatea desfășurată de Serviciul de Audit Intern (IAS) al Comisiei, în conformitate cu articolul 86 alineatul (4) din Regulamentul financiar (RF). Se bazează pe raportul elaborat de IAS în conformitate cu articolul 86 alineatul (3) din RF, pe principalele constatări ale misiunilor de audit, precum și pe expunerile la riscuri semnificative și pe aspectele de control și de guvernanță instituțională.

Raportul se bazează pe rapoartele de audit și de consultanță ale IAS finalizate în 2010[1] referitoare la serviciile Comisiei, precum și la agențiile executive. Raportul nu se referă la rezultatele misiunilor de audit desfășurate de IAS în cadrul altor agenții sau organisme care au fost auditate de IAS, în cazul cărora se întocmesc rapoarte anuale separate.

Comisia a reacționat deja la unele dintre recomandările auditorului intern în raportul de sinteză[2], în care se pronunță cu privire la problemele orizontale ridicate de IAS, de Curtea de Conturi Europeană (CCE) și de autoritatea care acordă descărcarea de gestiune, precum și cu privire la problemele identificate de Comitetul de monitorizare a auditurilor (CMA).

Misiunea IAS: independență, obiectivitate și răspundere

Misiunea IAS este de a contribui la o bună gestiune în cadrul Comisiei Europene prin auditarea sistemelor interne de gestiune și de control, în vederea evaluării eficienței acestora, astfel încât să se asigure ameliorarea constantă a acestora.

IAS își desfășoară activitatea sub autoritatea membrului Comisiei Europene responsabil de activitatea de auditul și răspunde în fața CMA. Independența IAS este consacrată în Carta misiunii sale, adoptată de Comisie.

IAS își desfășoară activitatea în conformitate cu Regulamentul financiar, precum și cu Standardele internaționale pentru practica profesională a auditului intern și cu Codul de etică al Institutului Auditorilor Interni.

MEDIUL DE LUCRU șI PLANUL DE AUDIT

Procesul de audit intern

IAS a cooperat cu CCE și cu structurile de audit intern (IAC) pentru coordonarea planificării auditurilor, pentru furnizarea periodică de rapoarte de audit, pentru schimburile de informații cu privire la metodologie și pentru organizarea de cursuri de formare comune.

Pentru prima dată, IAS a comunicat Comisiei o opinie generală, axată pe gestiunea financiară și bazată pe auditurile interne efectuate de IAS și de IAC în perioada 2008-2010.

Punerea în aplicare a planului de audit coordonat al IAS

Planul strategic de audit pentru perioada 2008-2010 a fost actualizat periodic pentru a se ține seama de nevoile specifice (prima opinie generală, rezultatele evaluării anuale a riscurilor de gestiune și alte modificări în mediile intern și extern).

În 2010, IAS și-a îndeplinit 88 % (87 % în 2009) din programul său de lucru, respectiv 100% din misiunile C1[3] (100% în 2009) și 68 % din misiunile C2[4] (66 % în 2009). Au fost întocmite 85 de rapoarte (30 de rapoarte de audit, 49 de rapoarte de urmărire, 1 raport de consultanță, 4 scrisori de recomandări către conducere și 1 raport privind opinia generală).

Nivelul de acceptare și adoptarea de măsuri în lumina recomandărilor IAS

În 2010, rata de acceptare a recomandărilor de audit esențiale și foarte importante de către structurile auditate a fost de 100 % (98,8 % în 2009).

Pentru perioada 2006 – 2010, au fost puse în aplicare 86 % din totalul recomandărilor până la sfârșitul anului 2010.

IAS a concluzionat că 33 % din recomandările formulate în 2010 au fost deja puse în aplicare. Orice recomandare esențială sau foarte importantă care a depășit cu mult termenul până la care trebuia pusă în aplicare este monitorizată de CMA.

Percepția activității IAS

Rezultatul global al sondajului din 2010 este pozitiv, 92,7 % (90 % în 2009) din respondenți exprimându-și convingerea că activitatea IAS contribuie la calitatea sistemelor de gestiune și de control, iar 94,5 % (90 % în 2009) fiind de acord că activitatea IAS se caracterizează prin onestitate, obiectivitate și corectitudine. 86,2 % din respondenți au fost mulțumiți de calitatea rapoartelor IAS (76,3 % în 2009, 61,5 % în 2008 și 48,8 % în 2007).

Consultarea cu Grupul pentru nereguli financiare (FIP) din cadrul Comisiei

Grupul pentru nereguli financiare (FIP) nu a identificat probleme sistemice în 2010, conform articolului 66 alineatul (4) din Regulamentul financiar.

PRINCIPALELE CONSTATăRI șI RECOMANDăRI ALE IAS

Guvernanță

IAS a identificat învățămintele care trebuie desprinse din divizarea și restructurarea a trei mari direcții generale, precum și eventualele sinergii și consultări în materie de guvernanță care ar putea fi avute în vedere în cazul reorganizărilor viitoare. IAS a efectuat o serie de audituri ale structurii de guvernanță din cadrul Comisiei, cu privire la prevenirea și detectarea fraudei, precum și în cadrul agențiilor executive.

- Fraudă

Pentru a valorifica activitatea sa de audit în materie de combatere a fraudei pe care o desfășoară din 2007, IAS a realizat două audituri (OLAF și JLS) și o activitate de urmărire în materie de detectare și prevenire a fraudei. Prevenirea și detectarea fraudei au făcut, de asemenea, obiectul altor patru misiuni de audit.

IAS a emis o opinie defavorabilă, invocând lipsa unei strategii actualizate de combatere a fraudei în cadrul Comisiei. Conform IAS, o astfel de strategie ar trebui să cuprindă evoluțiile în materie de instrumente informatice destinate prevenirii și detectării fraudelor, să stimuleze cooperarea dintre OLAF și părțile interesate și să prevadă acțiuni de sensibilizare și de formare.

Comisia a adoptat o Comunicare privind „Strategia antifraudă a Comisiei”[5], în conformitate cu recomandările IAS, care vizează îmbunătățirea strategiilor antifraudă ale Comisiei, consolidarea politicilor UE și contribuția la sporirea protecției intereselor financiare ale UE. Comisia consideră că măsurile propuse în planul de acțiune vor soluționa potențialele deficiențe identificate și vor îmbunătăți eficiența și eficacitatea sistemelor de gestiune și de control.

În ceea ce privește guvernanța, IAS a recomandat, de asemenea, ca atât DG JUST, cât și DG HOME să își îmbunătățească procedurile de evaluare a riscurilor, acordând atenția cuvenită riscurilor de fraudă și, pe această bază, să elaboreze și să formalizeze o strategie de combatere a fraudei.

În ceea ce privește prevenirea fraudei, IAS a recomandat DG HOME să se asigure că reglementarea Fondului de solidaritate este conformă cu Regulamentul financiar și cu dispozițiile bazei de date centrale a excluderilor. În ceea ce privește detectarea fraudelor, IAS a recomandat DG HOME să conceapă, să organizeze și să instituie proceduri și sisteme de înregistrare, monitorizare și asigurare a remedierii neregulilor raportate de statele membre.

Acțiuni de sensibilizare au fost deja lansate cu Comitetul SOLID[6]. În cursul anului 2011, cele două direcții generale vor elabora strategii specifice antifraudă, cu sprijinul OLAF. Dispozițiile regulamentului Comisiei privind baza de date centrală a excluderilor vor fi luate în considerare în legislația specifică pe care se bazează următorul cadru financiar multianual (după 2013).

- Divizarea DG-urilor

IAS a examinat divizarea DG TREN, DG ENV și DG JLS, care a avut loc în 2010, având ca rezultat crearea unor direcții de resurse comune și a unor structuri de audit intern comune. Schimbărilor organizaționale au fost realizate în contextul angajamentului Comisiei de a îndeplini toate cerințele de personal până în 2013, în condițiile unor resurse constante, și de a reduce partea de sprijin administrativ.

O scrisoare de recomandări către conducere[7] abordează o serie de aspecte care trebuie analizate, inclusiv monitorizarea consolidată și structurată a procesului de reorganizare, și face mai multe sugestii privind formularea unor orientări prealabile, furnizarea de expertiză și o mai bună pregătire din partea serviciilor centrale.

Comisia a luat act de problemele ridicate în scrisoarea de recomandări către conducere, dar consideră că este prea devreme să tragă concluzii definitive privind avantajele/dezavantajele existenței unor direcții comune. Comisia va evalua acest lucru mai târziu, când serviciile în cauză vor fi câștigat mai multă experiență în noua configurație organizațională.

- Agențiile executive

Un raport de evaluare privind agențiile executive a analizat problemele sistemice identificate în misiunile de audit efectuate în perioada 2006-2009. IAS a emis o opinie „favorabilă, cu excepția” și a recomandat actualizarea strategiilor de resurse ale agențiilor, clarificarea anumitor aspecte ale rolurilor și responsabilităților acestora și ale DG-ului (DG-urilor) lor coordonator (coordonatoare) și adaptarea politicii de securitate referitoare la utilizarea programelor informatice ale Comisiei. Se recomandă serviciilor centrale să adopte măsuri corective, în principal sub formă de orientări, pentru a preveni repetarea problemelor sistemice.

Astfel cum se prevede în raportul grupului operativ privind tehnologia informației, grupul de coordonare în materie de gestiune pe activități și tehnologie a informației (ABM + IT) va aborda problema guvernanței IT, a arhitecturii și a dezvoltării sistemelor informatice în cadrul agențiilor executive. Comisia consideră că unele dintre modificările solicitate în orientări (de exemplu, cele legate de roluri și responsabilități, de structura contabilității activelor) nu se pot efectua decât după adoptarea revizuirii trienale a Regulamentului financiar. Comisia pregătește în prezent noi norme de securitate și va profita de această ocazie pentru a se asigura că agențiile executive care solicită accesul la sistemele informatice ale Comisiei îndeplinesc cerințele impuse de politica de securitate informatică a Comisiei, precum și dispozițiile de punere în aplicare, standardele și liniile directoare în materie.

În ceea ce privește Agenția Executivă pentru Cercetare (REA) și Agenția Executivă a Consiliului European pentru Cercetare (ERCEA), IAS a concluzionat că controalele interne ale acestora oferă „o asigurare rezonabilă” în ceea ce privește concepția și instituirea mediului general de control și a proceselor de gestionare a granturilor pentru gestionarea programelor delegate. Cu toate acestea, IAS a evidențiat unele aspecte foarte importante care trebuie abordate, respectiv necesitatea ca agențiile să adopte strategii antifraudă proprii, să își îmbunătățească strategiile și procedurile de audit, precum și procedurile de gestionare a riscului, de consolidare a asigurării și de selecție a proiectelor.

Îmbunătățiri au fost deja efectuate la nivelul planului de audit (procesul de planificare, evaluarea riscurilor, universul auditului și domeniul de aplicare a acestuia) și al punerii sale în aplicare în contextul strategiei generale de audit pentru cel de-al șaptelea Program-cadru (orientare, monitorizare și urmărire). În urma adoptării strategiei antifraudă a Comisiei, ambele agenții își vor elabora propriile strategii de prevenire a fraudei, în cooperare cu DG-urile lor coordonatoare și cu sprijinul OLAF. Se așteaptă ca planurile de acțiune să fie puse în aplicare în totalitate în cursul anului 2011.

Aspecte legate de tehnologia informației

- Scrisori de recomandări către conducere

O scrisoare de recomandări către conducere cu privire la politica de securitate informatică a Comisiei a prezentat o sinteză a principalelor aspecte legate de aplicarea guvernanței în materie de securitate informatică a Comisiei și a politicilor conexe, astfel cum au fost identificate în misiunile de audit ale sistemelor informatice efectuate de IAS în ultimii patru ani.

IAS a sugerat ca un organism adecvat să fie însărcinat cu supravegherea strategiei de securitate a Comisiei, asigurându-se că este aliniată la obiectivele instituționale și monitorizând punerea în aplicare a acesteia. IAS a sugerat, de asemenea, să fie înființat un comitet la nivel înalt pentru a supraveghea punerea în aplicare a politicilor și a recomandărilor de securitate ale Direcției Securitate (DG HR.DS). Un astfel de comitet ar putea, de asemenea, să joace rolul unei instanțe superioare, însărcinate cu soluționarea diferendelor din cadrul comitetelor directoare ale proiectelor. Alte aspecte care trebuie analizate, incluse în scrisoarea de recomandări către conducere, constau în clarificarea rolurilor și responsabilităților actorilor principali, participarea DG HR.DS la aspectele de securitate legate de dezvoltarea sistemelor informatice instituționale sau de mari dimensiuni și consolidarea poziției responsabilului local cu securitatea informatică la nivel de DG.

IAS a adresat, de asemenea, o scrisoare de recomandări către conducere referitoare la dezvoltarea de proiecte IT în cadrul Comisiei destinate să identifice cauzele profunde ale celor mai des întâlnite probleme.

IAS consideră că experții IT din instituții ar trebui să fie mai implicați în faza inițială a proiectelor de dezvoltare a sistemelor informatice și că unele DG-uri ar trebui să comunice în mod sistematic planul lor director în materie de tehnologie a informației și definițiile proiectului la nivel instituțional. IAS consideră, de asemenea, că proiectele IT ar trebui să îndeplinească o serie de cerințe minime privind metodologia și aspectele legate de arhitectura organizațională.

Comisia consideră că noua structură de guvernanță informatică răspunde nevoilor evidențiate în cele două scrisori de recomandări către conducere. În conformitate cu foaia de parcurs inclusă în raportul grupului operativ în materie de tehnologie a informației, aceasta va conduce, de asemenea, la o reducere globală a sistemelor informatice din cadrul Comisiei.

Politica de securitate informatică intră în domeniul de competență al Comitetului la nivel înalt în domeniul IT, în timp ce aspectele operaționale de securitate informatică intră în domeniul de competență al Consiliului de Securitate din cadrul Comisiei. Comisia consideră că nu este nevoie de nicio structură suplimentară care să fie consacrată exclusiv aspectelor de securitate informatică.

În ceea ce privește gestionarea proiectelor informatice, a fost înființat un consiliu de administrare a proiectelor în domeniul sistemelor informatice, în conformitate cu noua dispoziția în materie de guvernanță informatică din Comunicarea Comisiei „Valorificarea la maximum a potențialului informatic al Comisiei”[8]. O parte din mandatul acestuia este de a se asigura că proiectele sunt conforme cu metodologiile standard, de a elimina duplicarea eforturilor și de a asigura sinergii între proiectele care îndeplinesc cerințele obligatorii.

Comitetul la nivel înalt în domeniul IT coordonează activitatea de raționalizare și a identificat deja opt domenii de activitate în care se efectuează în prezent exerciții de simplificare. Pentru fiecare domeniu de activitate, au fost formulate recomandări privind sistemele informatice care ar putea fi întrerupte sau ale căror funcții ar trebui să fie preluate de un instrument IT comun/instituțional.

Comisia consideră că modificările operate în ceea ce privește guvernanța informatică au răspuns observațiilor formulate de IAS și reprezintă o îmbunătățire semnificativă a modului în care este formulată și pusă în aplicare strategia IT.

- Auditul sistemelor informatice locale ale DG EAC

În ceea ce privește gestionarea proiectelor informatice , auditul a recomandat ca DG EAC să introducă un cadru formal de evaluare a riscurilor pentru proiectele informatice și un registru mai specific privind riscurile asociate proiectelor pentru fiecare proiect informatic important. IAS a concluzionat, de asemenea, că DG EAC trebuie să finalizeze documentul de viziune pentru LLPLink[9].

Gestionarea formală a riscurilor legate de proiectele informatice, registrul privind riscurile asociate proiectelor și documentul de viziune au fost finalizate în cursul anului 2010.

În ceea ce privește securitatea informațiilor , IAS a descoperit potențiale probleme de securitate legate de un sistem de informații. A fost pusă în aplicare o nouă politică privind parolele, destinată să amelioreze mecanismele de autentificare, iar întregul plan de acțiune care abordează toate observațiile primite ar trebui să fie pe deplin pus în aplicare în 2011.

- Auditul privind gestionarea continuității activității (BCM) în cadrul DG DIGIT

Prezenta misiune de audit face parte din evaluarea BCM în cadrul Comisiei, care a început în 2009. IAS a emis o serie de recomandări menite să îmbunătățească gestionarea programului de continuitate a activității, inclusiv integrarea completă a procedurilor de gestionare a incidentelor în cadrul de continuitate a activității și testarea în condiții de simulare de criză. A fost, de asemenea, recomandată crearea unei funcții de coordonare pentru supravegherea punerii în aplicare a BCM în cadrul DG DIGIT, precum și ameliorări în planificarea generală și în activitățile de coordonare, inclusiv identificarea și coordonarea (inter)dependențelor.

IAS va emite o opinie de audit după o misiune de urmărire, după ce vor fi fost puse în aplicare recomandările formulate în prezentul raport.

Strategii de control

- Fonduri structurale – DG REGIO și DG EMPL

IAS a efectuate două audituri privind strategia de control, la DG REGIO și la DG EMPL. Statele membre au responsabilitatea principală pentru punerea în aplicare a unor sisteme eficiente de control intern, iar Comisia exercită un rol de supraveghere a sistemelor naționale și își asumă responsabilitatea finală pentru execuția bugetului.

Auditul a identificat o serie de puncte forte în ambele DG-uri (care dispun în prezent de servicii de audit mature), dar există în continuare lacune în procesele de planificare strategică, în special în ceea ce privește echilibrul între controalele la fața locului și controalele documentare. IAS a recomandat extinderea planurilor de audit la o perioadă de peste un an, care să corespundă astfel strategiei de audit, consolidarea procesului de evaluare a riscurilor, o mai bună coordonare a activităților în domeniile comune, o mai bună corelare între sfera auditului și asigurările planificate și crearea unor condiții mai cuprinzătoare de asigurare a calității. Aceste dispoziții ar trebui să prevadă o declarație clară privind standardele de audit care trebuie respectate, precum și evaluări periodice de calitate interne și externe.

Ambele DG-uri au prezentat planuri de acțiune care au fost considerate satisfăcătoare și au început să pună în aplicare un program de asigurare a calității în colaborare cu departamentele de audit ale celorlalte direcții generale responsabile de fondurile structurale (inclusiv un set complet de indicatori principali de performanță și standardele internaționale de audit care trebuie respectate).

Strategia de audit pentru fondurile structurale se bazează în prezent pe o coordonare și o monitorizare regulată a strategiei de audit prin intermediul reuniunilor de coordonare a fondurilor structurale (abordarea de audit, planificarea, evaluarea riscurilor, metodele și modalitățile de audit ale eșantionului reprezentativ) și pe planuri de audit multianuale, care permit o mai bună realocare a resurselor. A fost pus în aplicare un nou model de evaluare a riscurilor, care include o consolidare a rezultatelor auditurilor precedente și criterii specifice legate de prevenirea și detectarea fraudei. Toate acțiunile incluse în planurile de acțiune ar trebui să fie puse în aplicare în cursul anului 2011.

- Strategia de audit – DG EAC

Strategia de audit a DG EAC pentru gestiunea indirectă centralizată a fost evaluată de auditul privind supravegherea și monitorizarea agențiilor naționale care gestionează programul de învățare pe tot parcursul vieții, inclusiv supravegherea controalelor primare și secundare de către agențiile naționale și, respectiv, de către autoritățile naționale. Cu toate că DG EAC a depus eforturi semnificative, sunt necesare îmbunătățiri suplimentare pentru lichidarea prefinanțării din anii trecuți și în ceea ce privește mecanismele de supraveghere ale DG-ului pentru a beneficia de contribuția efectivă a diferitelor niveluri de control.

Începând cu 2011, DG EAC își dezvoltă în continuare programul său anual de audit de supraveghere pe baza unei analize bine documentate a riscurilor privind calitatea și eficiența controalelor secundare efectuate de autoritățile naționale și ale controalelor primare efectuate de agențiile naționale. Acest program va fi actualizat pe baza analizei planului de audit anual și multianual al autorităților naționale, pentru a garanta faptul că strategia de control (auditul unic) funcționează astfel cum se spera. În plus, DG EAC va elabora o listă de indicatori legați de controalele secundare pe baza cărora să se măsoare eficiența asigurării furnizate de autoritățile naționale. Se așteaptă ca toate recomandările să fie pe deplin puse în aplicare în 2011.

- Ajutoare pentru dezvoltare – DG AIDCO și DG ELARG

Auditul pentru evaluarea caracterului adecvat și a eficacității strategiei de control a DG AIDCO pentru liniile bugetare tematice (gestiune centralizată) a subliniat necesitatea obținerii unor informații corespunzătoare din partea șefilor de delegații în vederea motivării asigurării furnizate anual de către ordonatorul de credite delegat (OCD).

IAS a recomandat analizarea lanțului de subdelegare și de raportare pentru acest instrument, precum și definirea și punerea în aplicare a unor controale mai relevante, cu indicatori de rezultat, o evaluare a nivelului de personal și reducerea erorilor în evaluările cererilor locale de propuneri.

Procedurile pentru gestionarea programelor în cadrul gestiunii parțial descentralizate au fost evaluate de un audit privind gestiunea financiară a devizelor de programe finanțate de Fondul European de Dezvoltare (FED) și din bugetul UE. IAS a recomandat ca DG AIDCO să pună la dispoziție orientări mai detaliate, să promoveze utilizarea listelor de control standard și să consolideze supravegherea pentru a se asigura că nivelurile de control oferă asigurări suficiente ordonatorilor de credite delegați.

După crearea Serviciului European de Acțiune Externă și fuziunea DG AIDCO cu DG DEV, lanțurile de subdelegare și raportare au fost revizuite și adaptate. Au fost aplicate noi cerințe și indicatori de raportare în vederea unei mai bune justificări și cuantificări a efectului și a raportului costuri-eficacitate al controalelor, astfel încât să poată fi degajat un grad mai mare de asigurare din rapoartele respective. DG DEVCO a introdus noi indicatori meniți să evalueze mai bine caracterul adecvat al resurselor umane. DG DEVCO îmbunătățește, de asemenea, în prezent procesele de gestionare și de candidatură pentru cererile locale de propuneri (simplificare, cerere standard de grant) și se așteaptă ca punerea în aplicare integrală a planului său de acțiune să aibă loc până la sfârșitul anului curent.

În DG ELARG, auditul privind achizițiile IPA a examinat controalele în cazul gestiunii centralizate și descentralizate. IAS a recomandat ca listele de control să se bazeze pe un set de cerințe minime de control care trebuie completate și/sau adaptate de fiecare ordonator de credite subdelegat pentru a face față unor riscuri specifice.

În auditul privind instrumentul pentru granturi de preaderare (gestiune centralizată și în comun), IAS a recomandat dezvoltarea unor proceduri practice de evaluare ex ante și asigurarea unei încodări și raportări coerente a datelor în instrumentele de gestiune. Trebuie consolidată supravegherea de către conducere a cererilor de propuneri și trebuie optimizate procedurile actuale prin consolidarea procedurilor de evaluare, îmbunătățirea instrumentelor IT și utilizarea de cereri multianuale de exprimare a interesului.

DG ELARG a creat liste de verificare armonizate pentru a sprijini verificarea ex ante a procedurilor de achiziții și a intensificat supravegherea cererilor de propuneri pentru granturi printr-o raportare mai bine direcționată și printr-o o mai mare coerență a datelor încodate.

- Sistemul comun de asigurări de sănătate (SCAS) – PMO

Auditul s-a axat pe organizarea internă și mediul de control intern al gestionării SCAS de către PMO și asupra strategiei sale de control. IAS a emis o opinie de audit nefavorabilă.

În opinia IAS, Biroul central al SCAS ar trebui să joace un rol de coordonare mai puternic și mai proactiv în ceea ce privește sprijinirea birourilor de lichidare a drepturilor din alte instituții și zone geografice și ar trebui să dezvolte o strategie globală de control ex ante și ex post și să asigure coerența punerii în aplicare și a justificării documentare a controalelor. Alte recomandări au avut ca scop dezvoltarea unei strategii de prevenire și detectare a fraudei.

Comisia a adoptat o nouă organigramă, iar „antena” SCAS din cadrul Consiliului a fost absorbită. În prezent, au loc întâlniri periodice între mai multe organisme îndepărtate și biroul central. A fost concepută o strategie de control care definește procedurile de control, nivelurile de raportare și un plan de control. Alte acțiuni au fost puse în aplicare imediat pentru a rezolva unele deficiențe critice identificate în cursul auditului (monitorizarea și raportarea periodică a deficitelor și rezervelor financiare, declarațiile de confidențialitate medicală semnate de personal, etc.). Toate recomandările esențiale de audit vor fi puse în aplicare până la sfârșitul anului 2011.

Auditul privind respectarea termenelor de plată (DG BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO)

Misiunea de audit a vizat tratarea operațiunilor de plată în cadrul gestiunii centralizate, activitățile de monitorizare și raportare atât în DG-urile operaționale, cât și în cele orizontale și utilizarea sistemelor informatice locale și centrale. IAS a considerat că sistemul de control intern existent în cadrul Comisiei pentru a asigura respectarea termenelor de plată oferă o asigurare rezonabilă în ceea ce privește realizarea obiectivelor de activitate pentru o serie de aspecte foarte importante.

Direcțiile generale operaționale care au făcut obiectul auditului (cu excepția DG ECHO) nu au monitorizat sistematic respectarea termenelor de plată, iar rapoartele adresate conducerii nu au inclus întotdeauna toate informațiile necesare pentru a supraveghea respectarea termenelor de plată.

IAS a recomandat intensificarea monitorizării la nivel central și local și punerea în aplicare a unor sisteme eficace de transmitere de rapoarte către conducere. Auditul a identificat, de asemenea, deficiențe în orientări și în instrucțiuni/procedură, precum și domenii care necesită îmbunătățiri în procesarea plăților, în special în ceea ce privește calitatea datelor introduse, suspendările și înregistrarea la timp a facturilor.

Comisia a cunoscut îmbunătățiri în acest domeniu în ultimii ani (astfel cum o confirmă rezultatele activității periodice de investigare a Ombudsmanului European), datorită îmbunătățirilor aduse sistemului ABAC în ceea ce privește validarea sistemelor informatice locale, unor orientări optimizate și monitorizării periodice.

Este în curs o revizuire a rapoartelor standard existente care ar permite direcțiilor generale operaționale să monitorizeze operațiunile de plată și respectarea termenelor de plată. A fost înființat un grup de lucru pentru a examina orientările existente și pentru a propune îmbunătățiri. Se reamintește serviciilor necesitatea unor transferuri de date exacte cu privire la întârzierea plăților în ABAC. Adaptarea funcțiilor ABAC referitoare la suspendarea plăților va fi luată în considerare după adoptarea revizuirii trienale a Regulamentului financiar. Planurile de acțiune vor fi puse integral în aplicare până la sfârșitul anului 2012.

CONCLUZII

Activitatea IAS contribuie la o cultură a eficienței și a eficacității. Activitatea sa de audit ajută Comisia să identifice sinergiile, dar și riscurile și, în consecință, consolidează gestiunea de către Comisie.

Comisia ia act de cooperarea pozitivă a IAS cu direcțiile generale auditate, precum și cu structurile de audit intern ale acestora. Punerea în aplicare a planurilor de acțiune întocmite în acest an și în anii anteriori ca urmare a recomandărilor auditului contribuie la îmbunătățirea constantă a cadrului de control intern al Comisiei.

Proceduri de control

IAS a evidențiat necesitatea unei mai bune informări din partea șefilor de delegații în procesul de asigurare al DG AIDCO, precum și necesitatea ca DG EAC să evite suprapunerile inutile ale controalelor efectuate de către serviciile sale și de agențiile naționale. DG ELARG ar trebui să completeze inițiativa sa prin care cere șefilor de delegație să prezinte o strategie anuală de asigurare prin elaborarea de liste de verificare aplicabile tuturor delegațiilor. IAS a recomandat DG REGIO și DG EMPL să efectueze îmbunătățirile considerate necesare pentru a obține o asigurare adecvată pentru programele multianuale. La nivelul strategiilor de control, Comisia a adoptat un număr important de măsuri pentru a permite serviciilor sale să instituie sisteme adecvate de audit și de control. Au fost elaborate și puse în aplicare planuri de acțiune în domeniile în care riscurile sunt cele mai mari, ceea ce permite o mai bună planificare și monitorizare a activităților de control, eliminarea sarcinii administrative și a suprapunerilor și îmbunătățirea eficacității sistemelor interne de control ale Comisiei.

Controalele de verificare a respectării termenelor legale de plată au fost mai puțin eficiente în unele DG-uri, în care termenele mai scurte solicitate de Comisie nu au fost întotdeauna aplicate. Conducerea trebuie să-și optimizeze activitatea de monitorizare a punerii adecvate în aplicare a procedurilor de control pentru procesarea plăților. Comisia a luat mai multe măsuri pentru a îmbunătăți atât performanța plăților, cât și mecanismele de control asociate, mai exact la nivelul sistemului informatic (ABAC), al validării sistemelor IT locale și al orientărilor și printr-o monitorizare periodică și mai eficientă.

Activitatea IAS a evidențiat mai multe chestiuni care ar trebui abordate, cu scopul de a se îmbunătăți eficiența și eficacitatea proiectelor IT în etapa inițială, pentru a permite Comisiei să își atingă obiectivele într-o manieră care asigură eficacitatea costurilor, eficiența și securitatea. În urma recomandărilor Grupului operativ în materie de tehnologie a informației, Comisia a reformat guvernanța sa informatică: în 2010 a fost înființat Comitetului de coordonare ABM + IT, urmat de Consiliul de gestionare a proiectelor de sisteme informatice și de Comitetul la nivel înalt în domeniul IT în 2011, ceea ce reprezintă o îmbunătățire majoră în modul în care este concepută și pusă în aplicare strategia IT.

Activitatea de audit a IAS cu privire la DG-urile care s-au divizat recent a identificat învățămintele care trebuie desprinse înainte de orice viitoare divizări de DG-uri pentru a diminua impactul schimbărilor asupra DG-urilor, asupra serviciilor centrale și orizontale și asupra personalului. Comisia consideră că este prea devreme să tragă concluzii definitive privind avantajele/dezavantajele existenței unor direcții comune și va evalua situația mai târziu, când serviciile în cauză vor fi câștigat mai multă experiență cu noile structuri organizaționale.

Fraudă

În acest domeniu, eforturile IAS au subliniat, în special, lipsa de claritate în ceea ce privește răspunderea organizațională pentru prevenirea și detectarea fraudelor și necesitatea actualizării strategiei antifraudă la nivelul Comisiei.

O nouă strategie antifraudă, întocmită de OLAF în colaborare cu serviciile centrale și cu direcțiile generale operaționale, a fost adoptată de Comisie și răspunde în totalitate problemelor ridicate de IAS.

[1] Unele rapoarte finalizate la începutul anului 2009 fuseseră incluse în raportul din 2009 și, prin urmare, nu au mai fost incluse și în raportul din 2010. De asemenea, o serie de rapoarte redactate în 2010, dar finalizate până la 1 februarie 2011 sunt incluse în raportul pe 2010.

[2] COM (2011)0323 din 1 iunie 2011.

[3] Misiunile C1 sunt acelea care trebuie finalizate în cursul anului.

[4] Misiunile C2 sunt acelea care pot fi reportate în anul următor, în special în cazul în care executarea planurilor de acțiune este insuficientă pentru a justifica un audit de urmărire sau atunci când obiectul unui audit a suferit întârzieri.

[5] COM (2011)0376 din 24 iunie 2011.

[6] Fondurile SOLID sunt fonduri ale UE gestionate în cadrul programului-cadru „Solidaritatea și gestionarea fluxurilor de migrație”.

[7] Scrisorile de recomandări către conducere oferă conducerii consiliere, de obicei derivată din constatările unor serii de misiuni de audit sau de consultanță, și nu conduc la o urmărire formală a aplicării recomandărilor din partea auditorilor. Aceste scrisori diferă de rapoartele privind misiunile de audit (activitate de asigurare), în care auditorii formulează o opinie și solicită un plan de acțiune pentru punerea în aplicare a recomandărilor convenite, care vor fi supuse unei proceduri de urmărire formală.

[8] SEC(2010) 1182 din 7.10.2010.

[9] LLPLink este unul din principalele sisteme de informații.