RO Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C 123/1

Raportul de activitate al Comitetului de supraveghere a OLAF

decembrie 2005 – mai 2007

(2008/C 123/01)

Membrii Comitetului de supraveghere a OLAF

Rosalind WRIGHT

Președinte

Președinte al Grupului consultativ privind frauda, Regatul Unit

Kálmán GYÖRGYI

Consilier-șef al ministrului justiției și aplicării legii,

Procuror General al Republicii Ungaria (pensionat), Ungaria

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Procuror la Curtea Supremă, Spania

Peter STRÖMBERG

Director al Comisiei de Supraveghere a contabililor publici, Suedia

Diemut R. THEATO

Fost membru al Parlamentului European, fost președinte al Comisiei de Control Bugetar, Germania

CUPRINS

CUVÂNT ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI LA RAPORTUL DE ACTIVITATE AL COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

INTRODUCERE

I. FORMAREA ACTUALULUI COMITET DE SUPRAVEGHERE ȘI METODELE DE LUCRU ALE ACESTUIA

I-1. Formarea actualului Comitet de supraveghere

I-1.1. Numirea membrilor secretariatului

I-1.2. Regulamentul de procedură

I-2. Metode de lucru

I-2.1. Ședințe

I-2.2. Secretariatul

I-2.3. Raportorii

II. MONITORIZAREA FUNCȚIEI DE INVESTIGARE A OLAF

II-1. Monitorizarea constantă la inițiativa Comitetului de supraveghere (articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999)

II-2. Monitorizarea constantă pe baza informațiilor trimise Comitetului de supraveghere de către directorul general al OLAF (articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999)

III. RELAȚIILE CU OLAF, INSTITUȚIILE, PARTENERII ȘI PĂRȚILE INTERESATE DE ACTIVITATEA OLAF

III-1. Relațiile cu OLAF

III-1.1. Reorganizarea OLAF

III-1.2. Manualul OLAF

III-1.3. Vizitarea echipelor OLAF

III-1.4. Jurisprudența instanțelor europene

III-2. Relațiile cu instituțiile comunitare, cu partenerii și cu părțile interesate de activitatea OLAF

IV. AVIZELE COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

IV-1. Aviz cu privire la reforma Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 privind investigațiile efectuate de către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF)

IV-2. Avizul privind indicatorii de performanță pentru OLAF

IV-3. Avizul privind rapoartele investigațiilor OLAF care au durat mai mult de nouă luni

IV-4. Avizele privind proiectul preliminar de buget al OLAF pentru 2007 și 2008

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

ANEXA 1 Calendarul ședințelor Comitetului de supraveghere

ANEXA 2 Avizul 2/2006 privind reforma Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 privind investigațiile conduse de către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF)

ANEXA 3 Avizul 3/2006, Indicatori de performanță pentru OLAF

ANEXA 4 Avizul 1/2007, Rapoartele investigațiilor OLAF care au durat mai mult de nouă luni

ANEXA 5 Avizul 1/2006, Proiectul preliminar de buget al OLAF pentru 2007 și Avizul 2/2007, Proiectul preliminar de buget al OLAF pentru 2008

CUVÂNT ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI LA RAPORTUL DE ACTIVITATE AL COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

Nou înființatul Comitet de supraveghere a OLAF și-a început activitatea în decembrie 2005, iar prezentul raport pe care am plăcerea să îl prezint acoperă primele 18 luni ale activității noastre.

OLAF are menirea de a combate frauda, corupția și alte activități ilegale care prejudiciază interesele financiare ale Comunității Europene. Comitetul de supraveghere susține pe deplin eforturile făcute de OLAF și s-a angajat să depună toate eforturile pentru a asigura independența OLAF în ceea ce privește atribuțiile sale de investigare prin monitorizarea constantă a activității acestuia, prin asistență și critici constructive acolo unde este cazul.

În acest scop, în perioada în care am funcționat, am urmărit formarea unei imagini cuprinzătoare a modului în care OLAF își îndeplinește funcțiile sale de investigare. Am examinat structura sa administrativă și am analizat dacă aceasta oferă un cadru optim pentru desfășurarea activității OLAF cu eficiență și economie. Am emis mai multe avize tranșante privind reforma propusă a regulamentelor UE relevante, bugetele OLAF, cazurile OLAF aflate încă în curs de investigare la nouă luni după deschiderea dosarelor, precum și multe alte probleme diverse.

Deși am descoperit că personalul investigator al OLAF este alcătuit în cea mai mare parte din specialiști în fraudă dedicați și devotați, unele aspecte ale politicii OLAF în domeniul resurselor umane ne-au creat motive de îngrijorare. În principal, acestea se referă la faptul că o mare parte din personal este alcătuită din agenți temporari. Am ridicat această problemă cu multiple ocazii, în discuțiile purtate cu OLAF și Comisia și am obținut unele rezultate pozitive în sensul că, în ultimul timp, mai multor membri ai personalului li s-au încheiat contracte pe perioadă nedeterminată. Am analizat de asemenea formarea personalului investigator și vom conlucra îndeaproape cu OLAF pentru a-l ajuta pe directorul general al acestuia să îmbunătățească pregătirea pentru investigarea fraudei pe plan intern și extern în următoarele luni. Am dori, de asemenea, ca OLAF să își optimizeze capacitățile de conducere și de gestionare, ceea ce va contribui în mare măsură la susținerea moralului scăzut al echipelor de investigatori.

Așteptăm cu nerăbdare să desfășurăm o activitate constructivă în viitor în scopul de a ajuta OLAF să își îmbunătățească funcționarea și eficiența. OLAF este deja un organism de investigare respectat pe plan mondial; cu ajutorul și asistența noastră în calitate de Comitet de supraveghere independent, sperăm că acesta va putea să progreseze și să-și îndeplinească obiectivele.

Doresc să mulțumesc în mod special Secretariatului Comitetului de supraveghere pentru munca sa plină de abnegație în perioada în care ne-am desfășurat activitatea.

Rosalind WRIGHT

INTRODUCERE

Comitetul de supraveghere a Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) a fost înființat în scopul consolidării independenței OLAF prin monitorizarea constantă a atribuțiilor sale de investigare, abținându-se în același timp să intervină în derularea investigațiilor aflate în curs de desfășurare.

Comitetul de supraveghere îl asistă de asemenea pe directorul general al OLAF în îndeplinirea responsabilităților sale. Prin aceasta, Comitetul urmărește să susțină activitatea OLAF și să asigure desfășurarea acțiunilor sale de investigare la cele mai înalte standarde.

Comitetul își îndeplinește rolul în principal prin înaintarea de rapoarte instituțiilor comunitare și prin emiterea de avize în atenția directorului general, precum și prin adresarea de întrebări, solicitarea de explicații și oferirea de recomandări Oficiului în vederea îmbunătățirii activității acestuia, în cazurile în care consideră acest lucru adecvat și necesar.

Independența Comitetului este un factor cheie pentru garantarea independenței Oficiului însuși. Comitetul de supraveghere a fost numit de comun acord de către Parlamentul European, Consiliu și Comisie și este alcătuit din „cinci persoane independente din afară, care dețin calificările necesare în țările lor de origine pentru a ocupa posturi de conducere legate de domeniile de activitate ale OLAF” (1). Acestea nu primesc dispoziții din partea niciunui guvern, instituții, organism, oficiu sau agenții și urmăresc să evite orice conflict de interese care ar putea să le știrbească independența: în special, orice interese de natură familială sau financiară (2).

Comitetul de supraveghere trebuie să înainteze anual instituțiilor rapoarte privind activitatea sa. Având în vedere timpul consumat în 2006 pentru înființarea acestui Comitet și a serviciului său de secretariat, s-a considerat că, cu această ocazie, un raport extins ar reflecta mai bine gama completă a activităților sale și ar răspunde mai precis nevoilor instituțiilor comunitare. Acest raport de activitate are scopul de a sublinia rolul fundamental pe care OLAF îl joacă în protejarea intereselor financiare ale Comunităților Europene.

I. FORMAREA ACTUALULUI COMITET DE SUPRAVEGHERE ȘI METODELE DE LUCRU ALE ACESTUIA

I-1. Formarea actualului Comitet de supraveghere

Comitetul de supraveghere a fost numit la 30 noiembrie 2005. La prima ședință a acestuia din decembrie 2005 de la Bruxelles, dna Rosalind Wright a fost aleasă președinte pe o perioadă de un an. În decembrie 2006, aceasta a fost realeasă pentru al doilea mandat.

Imediat după numire, Comitetul a stabilit prioritățile pentru activitățile sale; înainte de toate, Comitetul și secretariatul acestuia trebuiau să dețină instrumentele necesare pentru a-și putea îndeplini atribuțiile. Primele acțiuni întreprinse de Comitetul de supraveghere au inclus numirea unui nou secretariat și schimbarea sediului acestuia de la Luxemburg la Bruxelles, precum și revizuirea Regulamentului intern de procedură al Comitetului în sine.

I-1.1. Numirea membrilor secretariatului

La prima sa ședință din decembrie 2005, Comitetul de supraveghere a purtat discuții cu directorul general al OLAF pentru înființarea unui nou secretariat în ceea ce privește în special competențele și abilitățile pe care membrii săi ar trebui să le aibă, înainte de numirea acestora. Primii membri ai secretariatului au fost numiți și aprobați de către Comitetul de supraveghere în ianuarie 2006.

Atunci când a fost numit actualul Comitet de supraveghere, secretariatul se afla la Luxemburg. Având în vedere datoria Comitetului de supraveghere de a monitoriza în mod constant investigațiile efectuate de către OLAF, care necesită standarde înalte de protecție a datelor, birouri securizate și acces la sistemul de gestionare a cazurilor (Case Management System – CMS), Comitetul de supraveghere a hotărât să mute sediul secretariatului de la Luxemburg în zona de securitate a OLAF de la Bruxelles în clădirea OLAF, care fusese ocupată anterior de fostul Comitet de supraveghere. Aceasta ar permite secretariatului să își îndeplinească atribuțiile în mod eficient, având astfel posibilitatea să pună întrebări și să discute cu personalul OLAF anumite probleme chiar în momentul apariției acestora și ar facilita de asemenea contactele cotidiene cu celelalte comitete și cu părțile interesate. Stabilirea sediului la Bruxelles evită de asemenea costurile mari ale călătoriilor periodice pe care trebuiau să le facă membrii Comitetului de supraveghere și cei ai secretariatului între Bruxelles și Luxemburg.

Arhivele fostului Comitet de supraveghere au fost mutate în același timp de la Luxemburg și au fost păstrate în siguranță într-o arhivă separată, efectuându-se și un inventar al dosarelor.

I-1.2. Regulamentul de procedură

Având în vedere opiniile directorului general al Serviciului juridic al Comisiei din ianuarie 2006, precum și concluziile și recomandările Raportului special nr. 1/2005 al Curții de Conturi privind gestionarea Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) (3), Comitetul de supraveghere a hotărât să-și revizuiască Regulamentul de procedură pentru a reflecta obligațiile care i-au fost impuse prin Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, abținându-se în același timp de la impunerea de obligații părților terțe sau de la oferirea de puteri legislative Comitetului de supraveghere. Regulamentul a fost reformulat și adoptat de către Comitet în august 2006 (4).

Obiectul Regulamentului de procedură este de a facilita organizarea activității Comitetului. Acesta includ printre altele principiile care reglementează activitatea Comitetului de supraveghere, exercitarea atribuțiilor sale, metodele sale de lucru, președinția, procedurile pentru adoptarea avizelor și rolul secretariatului.

I-2. Metode de lucru

I-2.1. Ședințe

În timpul perioadei de raportare, Comitetul de supraveghere a ținut șaisprezece ședințe plenare la Bruxelles (5). Ședințele Comitetului nu sunt deschise publicului și toate documentele pe care se bazează sunt confidențiale; totuși, în vederea transparenței și în scopul furnizării de informații în mod regulat instituțiilor cu privire la activitatea Comitetului de supraveghere, Comitetul a hotărât să-și pună procesele verbale la dispoziția OLAF, a Secretariatelor generale ale Parlamentului European, Consiliului și Comisei.

De la începutul mandatului său, Comitetul a hotărât să invite directorul general al OLAF, precum și alți membri ai personalului OLAF în mod regulat la ședințele sale pentru ca membrii Comitetului să se familiarizeze cu funcționarea și cu metodele de lucru ale OLAF, precum și cu procesul decizional intern. Pe parcursul perioadei de raportare, directorul general al OLAF, Comitetul executiv de investigații și operațiuni, toți directorii, unii dintre șefii de unități și funcționari ai unităților operaționale și de sprijin au prezentat individual Comitetului activitatea pe care o desfășoară.

În conformitate cu această abordare, Comitetul de supraveghere și-a extins în mod constant invitațiile de a participa la ședințele sale atât în rândul părților interesate de activitatea Comitetului cât și al partenerilor OLAF.

I-2.2. Secretariatul

Serviciul permanent de secretariat oferit Comitetului de supraveghere de către OLAF are menirea de a facilita și de a contribui la îndeplinirea tuturor sarcinilor atribuite Comitetului în vederea consolidării independenței OLAF. Secretariatul asigură îndeplinirea eficientă a sarcinilor atribuite Comitetului de supraveghere, în special în ceea ce privește monitorizarea funcției de investigare a OLAF și sprijinirea activității Comitetului de supraveghere (6).

Secretariatul constituie un element esențial în îndeplinirea atribuțiilor Comitetului: „În acest sens, secretariatul asistă președintele în pregătirea și conducerea ședințelor. Elaborează un proiect de ordine de zi pentru fiecare ședință, redactează proiectele de procese-verbale ale ședințelor, oferă membrilor Comitetului informații și documente privitoare la orice sferă a activității lor, contribuie, sub conducerea președintelui, la redactarea textelor și asistă membrii Comitetului, în special atunci când aceștia îndeplinesc funcția de raportor. În acest scop, membrii secretariatului participă la ședințe alături de raportori, astfel cum este necesar în vederea îndeplinirii acestor sarcini” (7).

Alocarea unui număr adecvat de membri pentru serviciul de secretariat, care să dețină competențele și abilitățile necesare, este esențială astfel încât Comitetul de supraveghere să își îndeplinească mandatul juridic în mod complet independent.

De la începutul mandatului său, insuficiența personalului secretariatului a reprezentat un motiv de îngrijorare pentru Comitet, care a informat OLAF în numeroase rânduri în legătură cu nevoile sale fără rezultate concrete până la sfârșitul lui iunie 2007, când OLAF a oferit în sfârșit Comitetului un număr suplimentar de posturi în cadrul personalului. Astfel, Comitetul de supraveghere și-a desfășurat activitatea timp de aproape optsprezece luni cu o insuficiență accentuată de personal, ceea ce a avut în mod inevitabil efecte asupra planului de lucru elaborat de către Comitet pentru mandatul său.

Din cauza acestei situații, Comitetul a recomandat cu tărie ca OLAF să prevadă în bugetul pe 2008 opt noi membri ai secretariatului, alocând aceste posturi în mod specific pentru secretariat, astfel cum s-a procedat în trecut. Comitetul speră ca instituțiile să țină seama de această recomandare.

I-2.3. Raportorii

Membrii Comitetului de supraveghere și-au asumat fiecare rolul de raportori pentru a se pregăti în vederea discuțiilor sau a procedurilor, dar și pentru redactarea rapoartelor sau avizelor care au fost adoptate de către Comitet (8). Raportorii au avut de asemenea întâlniri bilaterale cu directorul general al OLAF și cu alți funcționari cu funcții de conducere în legătură cu anumite aspecte care intră sub responsabilitatea lor.

II. MONITORIZAREA FUNCȚIEI DE INVESTIGARE A OLAF

II-1. Monitorizarea constantă la inițiativa Comitetului de supraveghere (articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999)

Comitetul de supraveghere monitorizează în mod activ și constant modul în care investigațiile sunt realizate de către OLAF în scopul consolidării independenței Oficiului. Comitetul de supraveghere poate selecta în mod independent, pe baza unor criterii predefinite de către Comitet (9), un număr de cazuri din fiecare sector și poate analiza atât dosare complete cât și rapoarte de evaluare, rapoartele finale ale cazurilor sau orice alt document individual. Activitatea de monitorizare acoperă cazurile aflate sub investigarea OLAF, cazurile în curs de evaluare, precum și cazurile închise.

Comitetul de supraveghere se ocupă de aspectele sistemice ale activității de investigare a OLAF și analizează de asemenea situațiile în care independența OLAF ar putea fi în pericol în cursul unei investigații. Având în vedere perioada lungă de investigare a anumitor cazuri, prioritară pentru Comitet a fost examinarea cazurilor vechi care erau încă în curs de desfășurare.

În timpul perioadei de raportare au avut loc mai multe discuții între Comitetul de supraveghere și directorul general al OLAF în vederea stabilirii de comun acord a unei practici de lucru pentru accesul la dosarele cazurilor, inclusiv în investigațiile aflate în curs de desfășurare. OLAF și-a exprimat îngrijorarea în legătură cu acordarea unui acces complet Comitetului de supraveghere la dosarele cazurilor aflate în lucru referindu-se la problema potențialelor restricții bazate pe normele de protecție a datelor cu caracter personal menționate în Regulamentul (CE) nr. 45/2001. Această problemă a fost dezbătută mult timp cu directorul general al OLAF și cu ofițerul OLAF pentru protecția datelor, Comitetul de supraveghere fiind pe deplin conștient de responsabilitățile sale în domeniul protecției datelor astfel cum au fost stabilite în Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 (10).

OLAF a permis accesul membrilor secretariatului la sistemul său electronic de gestionare a cazurilor (CMS) în aprilie 2006, ceea ce le-a permis vizualizarea majorității documentelor legate de cazuri în următoarele stadii: urmărirea subsecventă a cazurilor (follow-up), încheierea sau absența urmăririi subsecvente, cazurile de monitorizare și cazurile închise. Nu s-a acordat acces electronic la cazurile aflate în curs de investigare. La sfârșitul perioadei de raportare s-a ajuns în sfârșit la o soluție de lucru cu directorul general al OLAF, care a permis accesul complet al Comitetului în scopul examinării cazurilor solicitate.

Având în vedere obstacolele menționate, Comitetul nu a putut să-și îndeplinească responsabilitățile de monitorizare în mod integral așa cum și-ar fi dorit. Mai multe dosare complete au fost analizate în 2006 și alte patru sunt în prezent în curs de evaluare. Comitetul de supraveghere intenționează să emită un aviz cu privire la aceste cazuri.

II-2. Monitorizarea constantă pe baza informațiilor trimise Comitetului de supraveghere de către directorul general al OLAF (articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999)

Comitetul de supraveghere a considerat că ar fi în avantajul OLAF să beneficieze de o monitorizare mai activă și reacții la informațiile trimise în mod regulat de către directorul general al OLAF (11). De aceea s-a acordat o atenție specială rolului de monitorizare al Comitetului în acest sens.

Directorul general al OLAF a înaintat lunar Comitetului de supraveghere rezumate ale cazurilor investigate timp de mai mult de nouă luni. Având în vedere ca 75 % din investigațiile OLAF au fost deschise pentru o perioadă mai lungă, s-a dovedit utilă analizarea îndeaproape a tuturor cazurilor aflate în prezent în registrele OLAF, lună cu lună și sector cu sector, și examinarea motivelor întârzierilor exagerate apărute în procesul de investigare și a datei prevăzute pentru închiderea cazului. Comitetul de supraveghere a analizat toate cele 150 de rapoarte ale investigațiilor de acest tip în perioada ianuarie-decembrie 2006 și a emis un aviz conținând recomandări clare și specifice la 25 aprilie 2007 (12). Din ianuarie până în mai 2007, 65 de rapoarte au fost examinate de Comitet și vor face obiectul unui aviz separat referitor la perioada ianuarie-decembrie 2007.

În timpul perioadei de raportare, directorul general a trimis Comitetului de supraveghere rapoarte privind cazurile OLAF în care informațiile au fost înaintate autorităților judiciare naționale ale unui stat membru. Majoritatea acestor cazuri au fost prezentate de către magistrații OLAF din Unitatea pentru consiliere juridică și judiciară în ședințele Comitetului de supraveghere, astfel încât aspecte de fond și de procedură ale investigațiilor au fost discutate în cadrul Comitetului (13).

În acest domeniu Comitetul și-a concentrat atenția asupra a patru mari domenii: (i) luarea în considerare corespunzătoare a termenului de prescripție a cazurilor investigate, înaintate de către OLAF autorităților judiciare naționale, (ii) gradul aparent insuficient de implicare a Unității magistraților în cursul investigațiilor, (iii) necesitatea ca rapoartele investigațiilor să țină seama de cerințele procedurale stabilite în legislația națională a statului membru în cauză și (iv) evaluarea calității și a utilității rapoartelor investigațiilor OLAF pentru autoritățile judiciare naționale. În această situație, Comitetul a luat inițiativa să invite periodic la viitoarele ședințe reprezentanți ai statelor membre de la cel mai înalt nivel judiciar. O primă invitație a fost trimisă așadar Procurorului general al Spaniei, care a acceptat.

Directorul general are obligația să informeze Comitetul de supraveghere cu privire la cazurile în care instituția, organismul sau agenția vizată nu a acționat după recomandările sale. În perioada acestui raport nu au fost semnalate astfel de cazuri Comitetului. Acesta are nevoie de aceste informații pentru a putea fi în măsură să întreprindă acțiuni prompte.

Comitetul a primit de asemenea statistici lunare regulate privind activitățile operaționale ale OLAF care au fost analizate ulterior de către Comitet. Puținele informații statistice aflate în aceste rapoarte au fost puțin folositoare din punct de vedere practic Comitetului și s-a emis un aviz care recomanda ca directorul general al OLAF să stabilească indicatori clari de performanță bazați atât pe parametrii cantitativi cât și calitativi (14).

În plus, Comitetul a primit de la OLAF Planul anual de gestionare al OLAF vizând activitatea operațională a acestuia pentru 2006. Comitetul a remarcat că, deși lăudabile, obiectivele stabilite în plan nu erau specifice, fiind în cea mai mare parte imposibil de măsurat sau de realizat în termenul propus.

În urma unei sugestii din partea Parlamentului European (15), Comitetul de supraveghere a analizat un eșantion reprezentativ din situațiile în care nu este justificată prima facie deschiderea unui caz (16) vizând toate sectoarele, din care un număr important se află încă în curs de examinare.

III. RELAȚIILE CU OLAF, INSTITUȚIILE, PARTENERII ȘI PĂRȚILE INTERESATE DE ACTIVITATEA OLAF

III-1. Relațiile cu OLAF

III-1.1. Reorganizarea OLAF

La începutul perioadei de raportare, directorul general a explicat Comitetului schimbările preconizate în structura OLAF și adoptarea viitoare a unei noi organigrame, care a avut loc în septembrie 2006. Comitetul de supraveghere recomandase anterior ca acesta să realizeze o analiză a punctelor tari, punctelor slabe, oportunităților și riscurilor (SWOT) înainte de adoptarea noii structuri și ca punct de referință pentru OLAF. Această analiză realizată de OLAF a fost înaintată Comitetului sub formă de proiect abia în martie 2007.

Comitetul a avut mai multe motive de îngrijorare în legătură cu modul în care a fost efectuată reorganizarea și cu efectul acesteia asupra eficienței OLAF. Comitetul a fost surprins și dezamăgit că OLAF nu a considerat adecvată realizarea propriei sale analize SWOT înainte de a întreprinde schimbările organizatorice, reliefând riscul ca eficiența noii structuri să fie subminată și potențialul efect negativ asupra îndeplinirii atribuțiilor sale de investigare. Comitetul a considerat că ar fi rezonabil ca Direcția de investigații și operații să se împartă în două, aceasta subliniind funcția fundamentală de investigare a OLAF. Cu toate acestea, este necesară o coordonare permanentă și strânsă între cele două Direcții pentru a pune în aplicare în mod adecvat politica de investigare corespunzătoare a OLAF.

Comitetul a fost în mod special îngrijorat că schimbarea numelui și, prin urmare, indicația unei schimbări a funcției Unității magistraților în „Consiliere juridică și judiciară”, odată cu detașarea sa de directorul general, va slăbi capacitatea sa de a sprijini independența OLAF prin garantarea legalității procedurilor aflate în curs de desfășurare. Prezența în cadrul OLAF a unui set complet de membri ai sistemului judiciar sau a unor procurori cu experiență din statele membre facilitează de asemenea preluarea investigațiilor de către autorităților judiciare naționale. Comitetul a remarcat cu îngrijorare că Unitatea magistraților a pierdut mai mulți magistrați din statele membre care nu au fost înlocuiți. Lipsa implicării clare a acestei unități în activitatea de evaluare și investigare ar putea de asemenea să stânjenească evaluarea adecvată a cerințelor procedurale și referitoare la probe în vederea asigurării unei urmăriri cu succes a cazurilor în justiție.

III-1.2. Manualul OLAF

Comitetul de supraveghere a considerat că în cadrul capitolelor operaționale existente din manualul OLAF nu sunt incluse un set de norme procedurale clare pentru investigații. Normele sunt prea difuze și redactate dens pentru a fi de folos practic imediat investigatorilor OLAF. Comitetul este convins că adoptarea unui ghid clar, practic și util pentru investigații, incluzând termenele stricte la care trebuie să se încheie diferitele etape ale unei investigații, ar consolida independența OLAF în acest domeniu. Comitetul a recomandat pregătirea unui nou manual pentru operațiuni.

La sfârșitul perioadei de raportare, directorul general a trimis Comitetului o versiune scurtă revizuită a manualului OLAF care nu s-a ridicat la așteptările Comitetului, însă s-a angajat să elaboreze un manual revizuit în conformitate cu recomandările Comitetului până la sfârșitul lui 2007.

III-1.3. Vizitarea echipelor OLAF

Timp de două zile în noiembrie 2006, președintele s-a întâlnit cu membrii personalului Unității de investigații și operațiuni a OLAF pentru a afla părerea acestora privind modul în care sunt conduse investigațiile OLAF și orice probleme pe care echipele le-au întâmpinat în activitatea lor cotidiană.

În timpul vizitei sale, președintele s-a întâlnit cu majoritatea membrilor echipelor celor opt unități de investigații și operațiuni din cadrul OLAF împreună cu toți șefii de unitate. Printre aspectele discutate se află următoarele: (i) limitările temeiului juridic pentru activitatea OLAF în unele sectoare precum și capacitatea sa juridică limitată de a-și reprezenta poziția; (ii) împovărarea cu sarcini administrative a investigatorilor; (iii) volumul mare de muncă, insuficiența personalului unităților și problema agenților temporari; (iv) expertiza specială necesară în domeniul investigațiilor financiare; (v) necesitatea unui manual procedural scurt al OLAF; (vi) rolul consultativ al Unității magistraților; (vii) problema vizibilității OLAF în cadrul instituțiilor, precum și necesitatea urgentă a unui sprijin administrativ puternic și de o conducere eficientă. Memorandumul asupra vizitei a fost discutat cu directorul general în martie 2007.

III-1.4. Jurisprudența instanțelor europene

În perioada de raportare, Comitetul a urmărit îndeaproape hotărârile instanțelor europene cu privire la OLAF. În special, Hotărârea T-309/03 a fost analizată și discutată cu directorul general al OLAF. Comitetul de supraveghere și-a exprimat îngrijorarea și a făcut recomandarea ca acesta să reexamineze și creeze mecanisme interne de control riguroase pentru a evita orice conflict de interese care ar putea pune în pericol conducerea în mod independent a investigațiilor și reputația OLAF în viitor.

III-2. Relațiile cu instituțiile comunitare, cu partenerii și cu părțile interesate de activitatea OLAF

Comitetul de supraveghere a identificat ca o prioritate menținerea unui contact constant cu instituțiile comunitare, cu partenerii OLAF și cu părțile interesate de activitatea sa. Având în vedere faptul că OLAF nu poate urmări în justiție și nici introduce acțiuni administrative sau disciplinare, cooperarea strânsă dintre OLAF, instituții și organismele competente, precum și urmarea adecvată a recomandărilor OLAF rămân esențiale pentru succesul investigațiilor OLAF. Comitetul de supraveghere a fost în mod special conștient de importanța îmbunătățirii fluxului de informații între instituții, autoritățile statelor membre și OLAF prin punerea în aplicare în mod proactiv a prevederilor legate de îndatorirea de a informa OLAF (17). Rolul Comitetului de supraveghere este de asemenea să asiste OLAF pentru garantarea cooperării tuturor părților care sunt obligate în acest sens și pentru respectarea spiritului Acordului interinstituțional din 25 mai 1999. Statele membre, instituțiile și organismele competente au nevoie de semnale clare pentru a evita acțiunile care ar putea împiedica în mod concret activitatea OLAF.

Pentru a urmări aceste obiective și pentru a obține feedback cu privire la OLAF, Comitetul de supraveghere s-a întâlnite de două ori cu Comisia de control bugetar a Parlamentului European (COCOBU) și cu Curtea de Conturi; cu Vicepreședintele Comisiei, dl. Kallas; cu Secretarul General al Comisiei, dna Day; cu Directorul Biroului de investigații și disciplină al Comisiei (IDOC), dl. Van Lier; cu Președintele Grupului de lucru pentru lupta antifraudă al Consiliului în timpul președinției germane, dl. Wetz și cu Președintele Eurojust, dl. Kennedy.

Din aceste discuții, Comitetul de supraveghere a tras următoarele concluzii: este necesară o cooperare mai extinsă între Direcțiile generale ale Comisiei și OLAF; politica de comunicare a OLAF și a instituțiilor privind investigațiile realizate de OLAF ar trebui să fie fondată pe dubla premisă de transparență și loialitate interinstituțională, permițând o comunicare mai coerentă către publicul general; trebuie create mecanisme adecvate pentru a exclude cazurile de minimis din atribuțiile OLAF, care ar trebui limitate la probleme grave în conformitate cu o politică de investigare clară (care urmează să fie definită de către OLAF); o politică de „toleranță zero” pentru fraudă și corupție nu înseamnă neapărat că OLAF trebuie să se ocupe de toate cazurile, acolo unde există și alte mecanisme care pot soluționa probleme mai puțin grave. În final este necesară îmbunătățirea schimbului de informații dintre OLAF și Eurojust; Comitetul de supraveghere este pregătit să faciliteze toate relațiile dintre acestea.

IV. AVIZELE COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

IV-1. Aviz cu privire la reforma Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 privind investigațiile efectuate de către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) (18)

De la începutul mandatului său, Comitetul de supraveghere a urmărit îndeaproape evoluția în domeniul propunerii de a reforma Regulamentul (CE) nr. 1073/1999. Comitetul a salutat hotărârea Comisiei de a sprijini activitatea OLAF și de a îmbunătăți eficiența sa operațională. La cererea Vicepreședintelui Comisiei, dl. Kallas, Comitetul și-a exprimat principalele îngrijorări prind propunerea de reformă, unele observații vizând drepturile procedurale ale persoanelor cercetate; durata investigațiilor, aspectele instituționale ale textului și rolul postului propus de Consilier Revizor au fost de asemenea analizate.

În ceea ce privește problemele de independență referitoare la investigații, s-a acordat o atenție specială înființării preconizate a comitetului interinstituțional antifraudă alcătuit din reprezentanți politici ai instituțiilor, care ar înlocui Comitetul de supraveghere existent. Comitetul a considerat ca acesta nu ar avea o capacitate mai bună de a asigura independența OLAF. Dimpotrivă, având în vedere competența OLAF în a iniția investigații administrative în cadrul instituțiilor, ar putea exista riscul ca acesta să devină o sursă de tensiuni interinstituționale. OLAF face deja obiectul analizei instituționale (19).

În mod asemănător, Comitetul a pus sub semnul întrebării independența postului preconizat de Consilier Revizor numit de către directorul general cu rol de control al calității și consiliere pentru plângerile legate de investigațiile OLAF. Rolul său se suprapune peste competențele de monitorizare ale Comitetului de supraveghere și peste atribuțiile de control al calității care au fost deja distribuite administratorilor cu experiență ai OLAF.

S-au menționat de asemenea în mod special drepturile persoanelor anchetate care necesită o protecție suplimentară de lege ferenda. Comitetul de supraveghere a fost de părere că timpul alocat pentru procedurile de investigare nu ar trebui prelungit și, în final, a afirmat că durata investigațiilor ar putea fi redusă prin ocuparea posturilor de investigator vacante însoțită de un control administrativ mai strict.

IV-2. Avizul privind indicatorii de performanță pentru OLAF (14)

Comitetul de supraveghere și-a îndreptat atenția asupra rezultatelor obținute din investigațiile OLAF și a încurajat OLAF în mod activ să creeze indicatori de performanță relevanți.

Comitetul a recomandat directorului general al OLAF ca Oficiul să stabilească indicatori de performanță specifici pentru diferitele sale domenii de activitate pe baza unor parametri atât cantitativi cât și calitativi. În ceea ce privește volumul de muncă presupus de investigații, care este legat în mod direct de domeniul politicii de investigare, Comitetul a recomandat de asemenea punerea în aplicare a unor mecanisme specifice pentru măsurarea perioadelor de timp ale procedurilor. În plus, Comitetul de supraveghere a recomandat directorului general ca OLAF să întreprindă un studiu în rândul părților interesate în calitate de clienți, bazat pe rapoarte de la diferiți parteneri. Acest studiu ar aprecia nivelul de realizare al obiectivelor în mod periodic și continuu. Directorul general a fost de acord să inițieze un astfel de studiu care este programat să înceapă în septembrie 2007.

IV-3. Avizul privind rapoartele investigațiilor OLAF care au durat mai mult de nouă luni (12)

Comitetul de supraveghere a analizat 150 de rapoarte referitoare la acest tip de investigații care acoperă perioada ianuarie-decembrie 2006 în toate sectoarele de investigații și operațiuni. Scopul analizei a fost de a verifica dacă investigațiile au fost realizate în mod continuu pe o perioadă proporțională cu circumstanțele și complexitatea cazului și de a identifica motivele eventualelor întârzieri nejustificate.

Comitetul de supraveghere a recunoscut că, deși aceste rapoarte conțineau informații relevante și utile, lipseau informațiile esențiale care ar fi permis Comitetului să-și îndeplinească în mod adecvat funcția de monitorizare.

Comitetul a făcut recomandări specifice directorului general al OLAF de a include în viitoarele rapoarte informații specifice care ar putea fi utile atât pentru Comitetul de supraveghere cât și pentru gestionarea internă a OLAF, responsabilă pentru conducerea investigațiilor. Aceste informații se referă la: momentul în care au avut loc faptele anchetate; termenele de prescripție pentru actele anchetate; descrierea juridică a ilegalității anchetate; sancțiunile potențiale sau consecințele juridice ale actelor anchetate și termenul prevăzut pentru încheierea cazului împreună cu o explicație argumentată. Comitetul de supraveghere a recomandat de asemenea omiterea „reținerea tactică” dintre motivele neîncheierii unei investigații și și-a exprimat regretul pentru lipsa unei politici clare de investigare.

Aceste recomandări au fost acceptate de către directorul general al OLAF. Cu toate acestea, OLAF trebuie să ia măsuri în continuare în ceea ce privește recomandările Comitetului de supraveghere referitoare la instituirea de proceduri de investigare mai clare și a unei supravegheri mai bune a investigării cazurilor.

IV-4. Avizele privind proiectul preliminar de buget al OLAF pentru 2007 și 2008 (20)

Comitetul este conștient de faptul că independența OLAF în materie bugetară și administrativă are un efect direct în domeniul investigațiilor și al operațiunilor. Comitetul de supraveghere trebuie să fie consultat de către directorul general cu privire la proiectul preliminar de buget al OLAF înainte de înaintarea acestuia directorului general responsabil cu bugetele (21).

În perioada de raportare, Comitetul de supraveghere a emis două avize în această privință. În ceea ce privește proiectul preliminar de buget al OLAF pentru 2008, Comitetul a recomandat ca OLAF să solicite posturi suplimentare doar în cadrul funcției de investigare, care trebuie consolidată în conformitate cu noua organizare structurală. Comitetul a recomandat de asemenea directorului general al OLAF alocarea de posturi de membri ai secretariatului pentru a-și îndeplini mandatul în mod complet independent. Cu toate acestea, niciuna dintre aceste recomandări nu a fost de fapt inclusă de către directorul general în proiectul preliminar de buget al OLAF pentru 2008.

În ceea ce privește agenții temporari, care reprezintă aproximativ 20 % din personalul OLAF, dintre care cea mai mare parte lucrează în domeniul efectuării și sprijinirii investigațiilor, Comitetul a recomandat crearea de posturi permanente și nu temporare în cadrul OLAF pentru a asigura continuitatea, eficiența și independența investigațiilor. Lipsa stabilității de lucru din acest sector afectează loialitatea, motivația și devotamentul personalului OLAF.

Comitetul și-a prezentat îngrijorările cu privire la această problemă Vicepreședintelui Comisiei, dl. Kallas, și a salutat acordul încheiat în mai 2007 între OLAF, Direcția generală de administrare a Comisiei și reprezentanții personalului, anticipând o procedură de selecție pentru a acorda o prelungire pe perioadă nedeterminată agenților temporari. Totuși, Comitetul de supraveghere a remarcat că OLAF nu acționează în mod independent din punct de vedere administrativ, politica sa privind resursele umane fiind impusă de către Direcția Generală Administrație. Acesta a reprezentat un motiv de îngrijorare pentru Comitet deoarece are un impact direct asupra atribuțiilor de investigare ale OLAF.

În domeniul resurselor umane, Comitetul a remarcat de asemenea nevoia urgentă ca OLAF să investească mai mult în gestionare, care este fundamentală pentru funcția de susținere a investigațiilor și constituie cheia independenței OLAF. Comitetul de supraveghere recomandă cu tărie ca OLAF să adopte o strategie fermă privind resursele umane în vederea optimizării folosirii resurselor existente în domeniul investigațiilor, a gestionării mai eficiente a volumului său de lucru și a organizării corespunzătoare a echipelor de investigare. Președintele, care a participat ca observator la sesiunile de formare ale OLAF, a recomandat acordarea de către Comitet a unei atenții speciale nevoilor în ceea ce privește formarea corespunzătoare și continuă a investigatorilor.

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

I. Scopul principal al Comitetului de supraveghere este de a consolida independența OLAF prin monitorizarea constantă a atribuțiilor de investigare ale acestuia. Independența Comitetului reprezintă de aceea un factor-cheie pentru garantarea independenței Oficiului însuși.

II. În realizarea atribuțiilor sale de monitorizare, Comitetul de supraveghere a solicitat acces complet la dosarele cazurilor OLAF în sistemul electronic de gestionare a cazurilor (CMS). Accesul nu a fost permis pentru cazurile aflate în curs de investigare în perioada de raportare. Acesta s-a dovedit a fi un obstacol important în calea capacității Comitetului de a-și îndeplini mandatul.

III. Comitetul de supraveghere a monitorizat mai multe dosare pe hârtie și a analizat 215 rapoarte referitoare la cazuri în care perioada de investigare a depășit nouă luni. În aceste cazuri, Comitetul a recomandat schimbări radicale în informațiile incluse în rapoarte, menite să ofere motive detaliate pentru întârzierile exagerate ale investigațiilor și să atragă atenția asupra eventualelor termene de prescripție.

IV. Absența unor proceduri de investigare clară și a supravegherii organizate a investigațiilor contribuie la întârzierile menționate anterior. Comitetul de supraveghere recomandă ca OLAF să adopte o politică clară de investigație. Comitetul a recomandat cu tărie rescrierea completă a capitolelor operaționale din manualul procedural al OLAF pentru a oferi anchetatorilor un instrument de lucru clar și util, inclusiv termene stricte până la care trebuie să se încheie diferitele etape ale unei investigații.

V. Comitetul de supraveghere a recomandat cu tărie ca OLAF să creeze mecanisme interne de control riguroase pentru a evita orice conflicte de interese care ar putea periclita independența investigațiilor sale.

VI. Moralul personalului OLAF a fost grav afectat de nesiguranța din ultima perioadă a contractelor temporare și Comitetul de supraveghere a recomandat ca această problemă să fie rezolvată urgent; până la sfârșitul perioadei de raportare această problemă a fost parțial soluționată.

VII. Având în vedere necesitatea presantă a unui sprijin de gestionare puternic și de o conducere eficace, identificată de Comitetul de supraveghere, acesta recomandă cu tărie îmbunătățirea tehnicilor de gestionare și de conducere pentru a sprijini munca eficientă în echipă și performanța în investigații.

VIII. Comitetul de supraveghere a stabilit contacte cu instituțiile comunitare, cu partenerii și părțile interesate de activitatea OLAF și consideră benefică o cooperare mai strânsă între Comisie și OLAF și un schimb mai bun de informații între OLAF și Eurojust.

IX. Comitetul de supraveghere a urmărit îndeaproape schimbările preconizate în restructurarea organizatorică a OLAF și propunerile de modificare radicală a Regulamentului (CE) nr. 1073/99 care reglementează atribuțiile de investigare ale OLAF. Comitetul se teme ca schimbările organizatorice să nu diminueze rolul Unității magistraților din cadrul OLAF care, prin cunoștințele lor specializate privind legea aplicabilă, procedurile și contactele locale, pot facilita preluarea investigațiilor de către statele membre. Comitetul de supraveghere a fost de asemenea îngrijorat ca modificările propuse la Regulament să nu compromită independența OLAF sau rolul jucat de Comitetul însuși.

X. Comitetul de supraveghere recomandă cu tărie ca echipele de investigare ale OLAF să fie consolidate prin crearea de posturi suplimentare; ca formarea investigatorilor să fie îmbunătățită; și, pentru a asigura funcționarea eficientă a Comitetului însuși, să se furnizeze personal corespunzător pentru secretariatul Comitetului de supraveghere și să se aloce suficiente posturi pentru serviciul de secretariat.

(1) Articolul 11 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.

(2) Articolul 4 din Regulamentul de procedură al Comitetului de supraveghere OLAF (JO L 33, 7.2.2007) și articolul 2 din Decizia Parlamentului European, a Consiliului și a Comisiei din 4 noiembrie 2005 de numire a membrilor Comitetului de supraveghere a Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) (JO L 312, 29.11.2005, p. 49).

(3) JO C 202, 18.8.2005.

(4) JO L 33, 7.2.2007.

(5) A se vedea anexa 1.

(6) Articolul 12 din Regulamentul de procedură al Comitetului de supraveghere a OLAF (JO L 33, 7.2.2007).

(7) Ibid articolul 12 alineatul (4) (JO L 33, 7.2.2007).

(8) Ibidem articolul 8 (JO L 33, 7.2.2007).

(9) Adică investigațiile care au durat mai mult de nouă luni, gravitatea ilegalității presupuse, impactul financiar, sursa informațiilor etc.

(10) Articolul 8 alineatul (4).

(11) Raportul special nr. 1/2005 al Curții de Conturi (JO C 202, 18.8.2005, p. 1).

(12) A se vedea anexa 4.

(13) În perioada decembrie 2005 – mai 2006, s-au raportat un total de 34 de cazuri din această categorie, dintre care 10 se aflau în curs de investigare.

(14) A se vedea anexa 3.

(15) 2005/2184/(INI), punctul 22.

(16) Manualul OLAF, pagina 99, nedeschiderea prima facie a unui caz: situația în care se primesc informații care în mod clar și neechivoc nu intră în competența OLAF.

(17) Articolul 7 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.

(18) A se vedea anexa 2.

(19) Articolul 12 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.

(20) A se vedea anexa 5.

(21) Articolul 6 din Decizia Comisiei din 28 aprilie 1999 (JO L 136, 31.5.1999, p. 20).

ANEXA 1 CALENDARUL ȘEDINȚELOR COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE 2005 Luna Data ședinței Decembrie Miercuri, 14 2006 Luna Data ședinței Ianuarie Miercuri, 25 – Joi, 26 Februarie Marți, 21 – Miercuri, 22 Martie Luni, 20 – Marți, 21 Aprilie Marți, 25 – Miercuri, 26 Mai Marți, 30 Iunie Marți, 13 – Miercuri, 14 Iulie Luni, 3 – Marți, 4 Septembrie Luni, 25 – Marți, 26 Octombrie Marți, 17 – Miercuri, 18 Noiembrie Luni, 13 – Marți, 14 Decembrie Miercuri, 13 – Joi, 14 2007 Luna Data ședinței Ianuarie Luni, 29 – Marți, 30 Martie Luni, 5 Luni, 26 – Marți, 27 Aprilie Marți, 24 – Miercuri, 25

ANEXA 2 AVIZ NR. 2/2006 referitor la reforma Regulamentului nr. 1073/1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European Antifraudă (OLAF) 1. Comitetul de supraveghere al OLAF (denumit în continuare „comitetul”), cu ocazia ședințelor sale din 21-22 februarie, 20-21 martie și 25-26 aprilie 2006, a dezbătut proiectul de propunere de Regulament al Parlamentului European și al Consiliului de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European Antifraudă (OLAF), (denumit în continuare „proiectul”). Doamna dr. D. Theato și domnul prof. K. Györgyi au fost desemnați raportori. Comitetul salută în mod deosebit decizia Comisiei de a sprijini activitatea OLAF și de a ameliora, în măsura posibilităților, eficiența și eficacitatea operațională. Următoarele aspecte se referă în principal la problemele importante evidențiate de comitet — drepturile procedurale ale persoanelor care fac obiectul investigațiilor — durata investigațiilor — precum și aspectele instituționale ale proiectului. 2. Drepturile procedurale ale persoanelor care fac obiectul investigațiilor Proiectul semnalează în mod corect necesitatea clarificării garanțiilor aplicabile investigațiilor. Acest lucru este în interesul certitudinii legale, precum și al persoanelor vizate de investigații. Prin urmare, comitetul salută în principal noul articol 7a; acesta stabilește în mod clar faptul că investigațiile trebuie să elucideze atât circumstanțele împotriva cât și cele în favoarea persoanelor investigate. Toate investigațiile OLAF, cu excepția celor care se încheie pe altă cale, vor fi transmise, în final, unei curți de justiție independente dintr-un stat membru, unde acestea vor face obiectul unei proceduri oficiale, în conformitate cu prevederile legislative și garanțiile procedurale. De asemenea, comitetul consideră că drepturile de lege ferenda ale persoanelor investigate trebuie consolidate într-o mai mare măsură decât se prevede în proiect. În special, următoarele aspecte: — Procedura trebuie să se desfășoare în mod imparțial și sub prezumția de nevinovăție (articolul 6 din Convenția Europeană a Drepturilor Omului). — Conform proiectului, persoanelor investigate li se vor comunica numai concluziile și recomandările raportului final. Însă acestea nu sunt suficiente pentru a înainta o plângere consilierului revizor, întrucât o astfel de plângere se referă la modul în care OLAF a ajuns la concluziile sale. Reclamantul trebuie să cunoască modul în care a fost luată decizia. De aceea, acesta trebuie să aibă acces la întregul raport sau la toate probele care îl privesc, astfel încât să-și poată exercita drepturile de apărare. În cazuri excepționale, directorul general poate bloca accesul la informațiile privind persoana(ele) investigată(e) până când acestea se transmit autorităților/organismelor competente. În astfel de cazuri, cum se efectuează controlul prin intermediul consilierului revizor? Sau nu mai există control? — În ceea ce privește necesitatea garanției unei proceduri obiective, în cazul în care există motive de neîncredere în imparțialitatea îndeplinirii sarcinilor lor, investigatorii părtinitori ar trebui excluși. — Persoana investigată ar trebui să aibă dreptul de a furniza probe. Consolidarea drepturilor procedurale ale persoanelor investigate ar ameliora, în același timp, credibilitatea investigațiilor OLAF și a rezultatelor acestora. 3. Durata investigațiilor Regulamentul OLAF aflat în vigoare prevede la articolul 6 că investigațiile trebuie să se efectueze fără întrerupere; durata acestora trebuie adaptată circumstanțelor și complexității cazului. În cazul în care o investigație durează mai mult de nouă luni, Directorul OLAF trebuie să informeze, în conformitate cu articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul OLAF aflat în vigoare, comitetul de supraveghere cu privire la motivele care nu permit încheierea investigației. Articolul 6 alineatul (7) din regulament prevede de lege ferenda că o investigație care nu se poate încheia în decursul a 12 luni, poate fi prelungită, în anumite condiții, cu încă șase luni, iar apoi, în aceleași condiții, poate fi prelungită în continuare. Comitetul consideră că astfel se transmite un semnal greșit. Termenul limită de nouă luni ridică deja semne de întrebare. Într-adevăr, unele investigații necesită mai mult timp din anumite motive. Cu toate acestea, comitetul nu consideră oportună prelungirea termenelor limită și propune în schimb includerea în proiect a principiului de derulare accelerată a investigațiilor (principiul urgenței). În acest sens, comitetul consideră că în anumite cazuri există posibilitatea de a reduce durata procedurii, de exemplu prin ocuparea celor aproximativ 70 de posturi vacante sau prin consolidarea controlului ierarhic pe durata procedurii. 4. Aspecte instituționale — Comitetul de supraveghere consideră că este necesar, pe cale legislativă, să se consolideze independența OLAF în cadrul investigațiilor. Acesta propune, de lege ferenda, includerea următoarelor principii: — OLAF decide independent și pe baza unor criterii conforme obligațiilor sale, inițierea investigațiilor și modul de derulare a acestora. — Planul unei investigații este responsabilitatea exclusivă a OLAF. — OLAF stabilește independent, dar în strânsă cooperare cu toate autoritățile europene și naționale competente, politica sa operațională, inclusiv cea privind prevenirea fraudei și corupției. — Trebuie accentuat mai puternic mandatul său de prevenire a fraudei și corupției. — Având în vedere experiența până în prezent, în general, este necesară ameliorarea cooperării dintre OLAF și statele membre, astfel încât să se asigure o protecție eficientă a intereselor financiare ale Uniunii Europene. Cooperarea dintre OLAF și statele membre nu poate avea loc într-o singură direcție. Aceasta presupune, de asemenea, un flux de informații de la statele membre, respectiv de la autoritățile lor judiciare către OLAF. O atenție deosebită trebuie acordată participării OLAF în cadrul investigațiilor externe efectuate de autoritățile competente ale statelor membre. — Comitetul salută în mod deosebit faptul că proiectul prevede menținerea comitetului de supraveghere, în calitate de comitet de specialitate alcătuit din persoane independente, care se constituie numai în cadrul așa-numitului dialog structurat cu reprezentanții Parlamentului, Consiliului și Comisiei. Totuși, ar trebui precizat faptul că mandatul reprezentanților celor trei instituții în cadrul dialogului structurat este stabilit de instituțiile lor, iar persoanele independente dețin un mandat deschis. Probabil că dialogul structurat va determina – pe lângă beneficiul cooperării cu aceste instituții – o anumită politizare a activității OLAF. Controlul politic al activității OLAF este asigurat, chiar și fără acest dialog structurat, prin intermediul descărcării bugetare. În cadrul dialogului structurat dintre instituții, cu câte un reprezentant al Consiliului, al Parlamentului și al Comisiei, comitetul de supraveghere poate risca pierderea independenței sale, atât în ceea ce privește aspectele esențiale cât și elaborarea raportului de activitate. Nu este clară semnificația expresiei „pentru elaborarea unor orientări comune”. La articolul 8 din proiect se elimină responsabilitatea comitetului de supraveghere privind respectarea protecției datelor și a secretului profesional, fără a se menționa motivele. La articolul 11 din proiect se restrâng drepturile de informare ale comitetului de supraveghere. În urma propunerilor de modificare de la punctele 1 și 7, comitetului de supraveghere i se vor comunica mai puține informații concrete cu privire la investigațiile efectuate de Oficiu. În ceea ce privește articolul 12 din proiect, apare problema referitoare la caracterul interinstituțional al responsabilităților Directorului general al OLAF. Până în prezent, Directorul general a fost numit de comun acord cu Consiliul și Parlamentul. Astfel i s-a conferit o anumită legitimitate. În viitor, Comisia va solicita comitetului de supraveghere în cadrul „dialogului structurat” doar un aviz neobligatoriu, numind apoi directorul general. Comitetul de supraveghere consideră că astfel se subminează legitimitatea directorului general. Având în vedere dificultățile întâmpinate în acordarea celui de-al doilea mandat actualului Director general al OLAF, comitetul de supraveghere salută decizia ca în viitor, Directorul general al OLAF să fie numit pentru un mandat de șapte ani, fără posibilitate de prelungire. Astfel se consolidează independența acestuia și se evită interregne neplăcute. (Termenii Director al OLAF și Directorul general al Oficiului trebuie armonizați în proiect). În ceea ce privește secretariatul comitetului de supraveghere, prezenta propunere rămâne în urma propunerii Comisiei din februarie 2004. Aceasta din urmă prevedea ca, din punct de vedere administrativ, secretariatul să fie anexat Comisiei. Conform proiectului, acesta va fi subordonat Oficiului. Astfel se poate aduce atingere independenței comitetului de supraveghere. Comitetul înțelege motivele introducerii unui consilier revizor. Cu toate acestea, apare întrebarea dacă consilierul revizor își poate desfășura activitatea independent, atâta timp cât acesta este numit și probabil numit din nou de directorul general. Consilierul revizor depinde de acesta din urmă din punct de vedere administrativ, în special în ceea ce privește evaluările și avansarea. De asemenea, proiectul ar trebui să clarifice faptul că acest comitet de supraveghere poate acționa nu numai pe baza rapoartelor statistice și de analiză ale consilierului revizor. Pentru a-și putea îndeplini principala sarcină, aceea de a controla cu regularitate activitatea de investigare a OLAF, comitetul trebuie să aibă acces la cazuri și nu numai la statisticile, analizele și avizele consilierului revizor. Trebuie să existe o separare clară a competențelor, iar competența cea mai importantă a comitetului, aceea de a asigura independența Oficiului, trebuie respectată. Articolul 16 din proiect face numeroase referiri la alte acte legislative, fiind astfel un contraexemplu de reglementare legislativă clară. În general, ar trebui incluse în proiect dispozițiile Regulamentului nr. 2185/96. Astfel, toate competențele de investigare ale OLAF ar fi incluse într-o singură lege, iar punerea în aplicare a legislației ar fi simplificată și înlesnită. 5. Prezentul aviz se bazează pe versiunea textului care a făcut obiectul consultării inter-servicii. Între timp, comitetul de supraveghere a primit verbal informații suplimentare la 30 mai, 14 iunie și 4 iulie 2006. Acesta își rezervă dreptul de a înainta un aviz suplimentar, luând în considerare propunerea în scris finală a Comisiei. AVIZ COMPLEMENTAR cu privire la reforma Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Lupta Antifraudă (OLAF) 1. Prin avizul nr. 2/2006, comitetul de supraveghere al OLAF a salutat determinarea Comisiei de a ameliora eficiența și eficacitatea operațională a OLAF și a formulat o serie de observații vizând drepturile procedurale ale persoanelor care fac obiectul investigațiilor, durata investigațiilor și aspectele instituționale ale proiectului. Aceste comentarii se refereau la textul prezentat consultării inter-servicii a Comisiei. Prezentul aviz complementar se referă la propunerea finală prezentată între timp de Comisie Parlamentului European și Consiliului (1). 2. La ședința sa datată 25/26 septembrie 2006, comitetul de supraveghere a examinat în mod special rolul consilierului revizor. Comitetul a ajuns la concluzia că înființarea acestei funcții: — ar adăuga încă o etapă de supraveghere la etapele deja existente, în ciuda faptului că nu pare să existe nicio dovadă că acestea ar fi inadecvate; — ar complica și prelungi procedurile, deși atât Parlamentul European cât și Consiliul au cerut ca investigațiile să fie cât se poate de scurte; — ar pune problema măsurii în care mandatul consilierului revizor ar reduce responsabilitatea directorului general al OLAF; — s-ar suprapune într-o oarecare măsură cu rolul comitetului de supraveghere, ar crea un risc de dublă activitate și ar slăbi rolul comitetului, deși doar acest comitet a fost numit în urma unui acord comun între Parlamentul European, Consiliu și Comisie; — ar acorda consilierului revizor rolul dublu de controlor al calității și de consilier cu privire la plângeri, în timp ce acesta ar trebui, în același timp, să fie subordonat și să supravegheze activitatea directorului general al OLAF, aceste două funcții fiind în contradicție reciprocă totală. În organigrama OLAF, adoptată de Comisie la data de 1 septembrie 2006, rolul de controlor al calității este îndeplinit deja de doi consilieri atașați directorilor celor două direcții care răspund de toate investigațiile; — Deși propunerea Comisiei nu include nicio analiză a impactului financiar, comitetul estimează că acest cost ar fi disproporționat față de numărul foarte mic de cazuri existente până la ora actuală și ar fi deci incompatibil cu principiul raportului costuri-eficiență. (1) COM (2006) 244 final

ANEXA 3 AVIZUL NR. 3/2006 al Comitetului de supraveghere Indicatori de performanță pentru OLAF 1. În cadrul reuniunilor sale din 21-22 februarie, 20-21 martie și 25-26 aprilie 2006, Comitetul de supraveghere (CS) a discutat pe tema indicatorilor de performanță și a fost de acord ca OLAF să contribuie activ la dezvoltarea ulterioară a acestor indicatori. 2. Indicatorii de performanță pentru diferitele domenii de activitate vor permite OLAF să se concentreze mai mult pe rezultate și să amelioreze în general calitatea serviciilor furnizate în special instituțiilor europene, autorităților judiciare ale statelor membre și publicului larg, protejând, în același timp, interesele financiare ale Comunităților și continuând să combată frauda și alte activități ilegale desfășurate în detrimentul intereselor financiare ale Comunităților. 3. Astfel cum a fost stabilit în nota directorului general adresată CS la data de 12 aprilie 2006, OLAF a demarat deja lucrările în materie de dezvoltare a indicatorilor de performanță. Majoritatea indicatorilor existenți se referă la „activitățile și realizările” operative ale OLAF și au un caracter cantitativ/statistic. Acești indicatori permit OLAF să determine cifre, cum ar fi numărul investigațiilor sau al serviciilor de informații etc. CS recunoaște utilitatea unei baze statistice solide și a indicatorilor cantitativi și încurajează OLAF să-și continue eforturile de îmbunătățire a fiabilității datelor statistice. 4. CS observă că „reflecția asupra indicatorilor de calitate a început” (nota OLAF din data de 12.4.2006). În conformitate cu metodologia recunoscută la nivel internațional în materie de măsurare a performanței, Comitetul de supraveghere subliniază necesitatea măsurării, în viitor, a performanței OLAF în diferitele domenii de activitate cu ajutorul unor parametrii calitativi și cantitativi care vor permite măsurarea nu numai a activităților și realizărilor, ci și a urmărilor și rezultatelor. 5. Calitatea se măsoară în general prin evaluarea măsurii în care o organizație și-a îndeplinit obiectivele în materie de realizări și rezultate. Aceasta se realizează de obicei prin evaluarea aspectelor cuantificabile ale sarcinilor. În momentul fixării obiectivelor cantitative, administrația stabilește elementele importante: timpul de executare a sarcinilor, volumul plângerilor etc. (punctul 6). În ceea ce privește activitatea de investigație, al cărei rezultat este prezentarea unui dosar finalizat în care să se stabilească faptul că nu mai sunt necesare acțiuni suplimentare, sau, din contră, care să conțină informații suficiente care să permită unei agenții de urmărire penală sau disciplinare să ia măsuri suplimentare, obiectivele calitative sunt mai puțin clare și pot fi măsurate cel mai bine prin sondaje despre satisfacția clienților (punctul 7). 6. CS observă, în special, că OLAF este „supus presiunilor de reducere a duratei medii a anchetelor” (nota OLAF din data de 12.4.2006), iar Curtea de Conturi Europeană (CCE) a recomandat fixarea unei durate maxime pentru investigații [alineatul (80) din raportul CCE]. În privința duratei anchetelor, CS ar recomanda evaluarea măsurii în care termenele procedurilor sunt respectate, comparând cazurile individuale cu termenele standard care ar trebui fixate de administrație. În acest sens, doi indicatori general acceptați sunt: — ritmul finalizării cazurilor; — indicator de restanțe. Ritmul finalizării cazurilor: Ritmul finalizării cazurilor măsoară dacă o organizație poate face față volumului său de muncă. Acest indicator măsoară raportul dintre numărul cazurilor finalizate în perioada care face obiectul evaluării și numărul de cazuri deschise în aceeași perioadă. Indicatorul de restanțe: Indicatorii de restanțe permit organizației să măsoare, pe baza standardelor stabilite de administrație în materie de respectare a termenelor, durata de cercetare a cazurilor în funcție de acest standard de eficiență. În acest context, un bun exemplu, pe care OLAF l-ar putea utiliza mutatis mutandis drept model, pare a fi cel dat de Curtea Federală Australiană, care a declarat anterior următoarele: — proporția cazurilor care durează mai mult de 6 luni nu poate depăși 10 %; — niciun caz aflat în curs de cercetare nu poate să dureze mai mult de 24 de luni. 7. În general se acceptă că este necesară participarea clienților la fixarea standardelor și la influențarea modului de evaluare a calității și a serviciilor furnizate. CS consideră că OLAF ar trebui să realizeze periodic sondaje privind satisfacția instituțiilor europene și a autorităților naționale și să invite acești „clienți” să prezinte propuneri privind orice îmbunătățire pe care o consideră necesară. Sondajele s-ar putea axa pe: — calitatea tehnică a activității desfășurate; — relevanța informațiilor furnizate; — furnizarea în timp util a informațiilor.

ANEXA 4 AVIZUL NR. 1/2007 Rapoartele OLAF cu privire la investigațiile aflate în curs de peste 9 luni Bruxelles, 25 aprilie 2007 INTRODUCERE Sarcinile Comitetului de supraveghere Comitetul de supraveghere al Oficiului European Antifraudă (OLAF) consolidează independența OLAF prin monitorizarea periodică a funcției de investigație a acestuia. În cadrul acestei sarcini, Comitetul supraveghează, de asemenea, durata investigațiilor desfășurate de OLAF pentru a verifica dacă acestea se desfășoară fără întrerupere pentru o perioadă care trebuie să fie proporțională cu circumstanțele și complexitatea cazului (1). Prin urmare, în cazurile în care o investigație se află în curs de peste 9 luni, directorul general al OLAF este obligat să informeze Comitetul de supraveghere cu privire la motivele pentru care nu a fost posibilă finalizarea investigației și momentul estimat al încheierii acesteia. De la începutul mandatului său în decembrie 2005, noul comitet de supraveghere ales a primit rezumate lunare privind investigațiile menționate (denumite, în continuare, „rapoarte privind cazurile deschise de peste 9 luni”), care au fost examinate cu atenție, astfel cum este stabilit în propriul regulament de procedură (2). Scopul prezentei examinări este acela de a analiza informațiile prezentate de directorul general pentru a evalua durata investigațiilor și cauzele potențialelor întârzieri nejustificate. Cu toate acestea, având în vedere faptul că, în prezent, 75 % din investigațiile deschise de OLAF se află în curs de peste 9 luni (3), acest exercițiu dobândește acum o nouă dimensiune. Depășirea perioadei este frecventă și, prin urmare, natura „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” ca sistem de avertizare pentru a controla durata investigațiilor pare să se fi schimbat și să-și fi pierdut din impact. La examinarea „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” transmise Comitetului, au fost evaluate două aspecte diferite: — măsura în care acestea conțin informații adecvate pentru a permite Comitetului de supraveghere să își exercite funcția de monitorizare, în special cu privire la existența potențială a unor întârzieri nejustificate; — măsura în care acestea pot fi utilizate drept instrument de gestionare de către OLAF pentru a conduce investigația către o finalizare cu succes într-o perioadă de timp proporțională. Metodologie La titlul „Informații trimise CS al OLAF privind cazurile deschise de peste 9 luni”, directorul general al OLAF a transmis Comitetului de supraveghere rezumate lunare ale investigațiilor care au cuprins următoarele elemente principale (4): — temeiul juridic; — descrierea cazului; — data deschiderii cazului; — impactul financiar-economic; — motive pentru care nu a fost posibilă finalizarea cazului, corespunzând unuia (sau mai multora) din criteriile următoare: prelungirea timpului necesar pentru desfășurarea anchetei, în pofida alocării de resurse semnificative, suspendarea strategică a investigației, lipsa resurselor, prioritate scăzută combinată cu alocarea de resurse limitate; lipsa de cooperare; — măsuri ulterioare; — momentul estimat al finalizării cazului. În baza acestor informații, astfel cum sunt ele furnizate de către OLAF, Comitetul de supraveghere a încercat să identifice elementele care să îi permită să evalueze dacă investigațiile se desfășoară fără întrerupere pentru o perioadă care trebuie să fie proporțională cu circumstanțele și complexitatea cazului, după cum urmează: — obiectul investigației, adică descrierea juridică a neregulii; — date de referință: data sau perioada în care au avut loc actele investigate, data primirii informațiilor de către OLAF și durata „etapei de evaluare” a cazului anterior deciziei de deschidere; — posibile sancțiuni sau consecințe juridice ale actelor investigate: de natură disciplinară, administrativă, financiară sau penală; — termenele de prescripție asociate actelor investigate: în conformitate atât cu sistemul juridic național, cât și cu cel comunitar; — relevanța motivelor invocate pentru nefinalizarea cazului; — momentul estimat al finalizării cazului și justificarea acestuia. RAPOARTELE OLAF În scopul emiterii prezentului aviz, Comitetul de supraveghere a examinat „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” trimise de OLAF acoperind perioada ianuarie-decembrie 2006 și care s-au ridicat la 150 de investigații pentru toate sectoarele, după cum urmează: 19 investigații interne privind instituțiile europene, 9 investigații interne/externe privind organisme ale UE, 30 legate de cheltuieli directe și ajutor extern, 21 privind ajutor extern, 27 privind agricultura, 19 în domeniul vamal și 25 referitoare la măsuri structurale (5). Luând în considerare natura specifică a fiecărui sector și diferitele norme procedurale aplicabile în cazul fiecăruia, analiza a fost efectuată folosindu-se o abordare sectorială. Cu toate acestea, scopul este acela de a ajunge la concluzii cu caracter general. Investigații interne privind instituții europene OLAF joacă rolul preeminent în acest tip de investigații și se bucură de competențe procedurale clar definite (6). S-a subliniat faptul că obiectul investigației, care reprezintă descrierea juridică a neregulii, a fost menționat doar cu rare ocazii (7). În cazurile respective, descrierile juridice utilizate sunt, după caz, fie „un conflict de interese (articolul 14 din Statutul funcționarilor Comunităților Europene)”, fie „o încălcare a articolului 22 din Statutul funcționarilor Comunităților Europene și a articolului 57 alineatul (2) din Regulamentul financiar” sau „scurgerea de informații confidențiale, conform articolului 86 alineatul (2) din Statutul funcționarilor Comunităților Europene” astfel de descrieri permițând evaluarea relevanței măsurilor investigative adoptate și durata proporțională a investigațiilor. O atenție deosebită a fost acordată examinării termenelor de prescripție asociate actelor investigate. Cu toate acestea, nici data de comitere a actelor în cauză (8), nici durata „etapei de evaluare” efectuată de OLAF anterior deciziei de a deschide o investigație nu sunt menționate, deși data primirii informațiilor de către OLAF este uneori menționată. Nu se face niciodată referire la potențiale sancțiuni sau consecințe juridice ale actelor investigate. Relevanța motivelor pentru care cazul nu a putut fi finalizat a fost examinată cu atenție; în general, motivele bifate în formularul de raport nu corespund de multe ori cu motivele explicate ulterior în textul raportului. S-a acordat o atenție deosebită „suspendării strategice a investigației” ca motiv invocat în repetate rânduri. Acest motiv nu este în mod clar explicat și justificat; „motive operative”, complexitatea cazului sau lipsa unei reacții din partea altor servicii au fost oferite drept justificări pentru o abordare de tipul „suspendării strategice” care a condus în mod frecvent la perioade lungi de inactivitate (9). Acest gen de inactivitate a mai fost, de asemenea, constatat și în cazul altor investigații (10). S-a observat, de asemenea, faptul că momentul estimat al finalizării investigațiilor este menționat, fără însă a se aduce detalii specifice care să justifice momentul propus. Acest lucru nu depinde, de obicei, de derularea acțiunilor investigative de către OLAF ci de factori externi. Investigații interne/externe privind organisme ale UE OLAF joacă rolul dominant în acest tip de investigații (11). S-a observat faptul că obiectul investigației, care reprezintă descrierea juridică a neregulii, nu este întotdeauna menționat. Data primirii informațiilor de către OLAF este deseori precizată. Cu toate acestea, nici data când au fost săvârșite actele investigate, nici durata perioadei de evaluare nu sunt menționate. În consecință, sancțiunile posibile nu sunt precizate și termenele de prescripție nu sunt menționate în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni”. Motivele cele mai frecvent invocate pentru nefinalizarea cazurilor sunt „prioritate scăzută combinată cu lipsa resurselor” și „volumul de investigații”. Ar trebui subliniat faptul că momentul estimat al finalizării cazurilor nu este aproape niciodată menționat (12). Cheltuieli directe și ajutor extern OLAF joacă un rol dominant în acest domeniu în care regulile privind derularea investigațiilor se bazează, de asemenea, „pe acordurile în vigoare cu țările terțe” (13). S-a observat o precizare sistematică și detaliată a bazei juridice pe care se bazează investigațiile. Obiectul investigațiilor este explicat clar, deși lipsește descrierea juridică a neregulilor în cauză. În acest context potențialele sancțiuni sau consecințe juridice ale neregulilor sunt menționate doar acolo unde acestea sunt de natură penală. În câteva cazuri, se face referire la termenele de prescripție (14). În ceea ce privește datele de referință, comunicarea datei de primire a informațiilor de către OLAF nu este întotdeauna vizibilă (15) în cadrul rapoartelor. În mod similar, nu apar nici durata „etapei de evaluare”, nici data sau perioada în care au fost săvârșite faptele. Se pot remarca, în mod deosebit, „volumul de muncă investigativă” și „prioritate scăzută combinată cu alocarea de resurse limitate”, precum și „lipsa resurselor” ca fiind motivele utilizate în mod frecvent pentru nefinalizarea investigațiilor. Momentul estimat al finalizării investigațiilor este menționat întotdeauna, iar măsurile care urmează a fi luate în cadrul investigațiilor sunt bine explicate. Ajutor extern Astfel cum s-a menționat pentru sectorul anterior, OLAF are un rol dominant în acest domeniu (16). S-a observat că nu există întotdeauna o trimitere juridică la acordurile cu țările terțe în care au loc investigațiile. S-au observat perioade lungi ale „etapei de evaluare” anterioară deciziei de a deschide investigațiile (17). Datele de primire a informațiilor de către OLAF sunt menționate corespunzător. Cu toate acestea, nu se face referire nici la data la care au fost săvârșite actele investigate, nici la potențialele sancțiuni sau consecințe juridice. Nu se face nicio referire în cadrul rapoartelor la termenele de prescripție. S-a acordat o atenție deosebită motivelor pentru care nu au fost încheiate investigațiile: motive precum „suspendarea strategică a investigației” și „volumul de muncă investigativă” corespund deseori cu așteptarea de către OLAF a finalizării auditurilor efectuate de către firme externe, fără o participare activă sau o monitorizare atentă din partea OLAF. Valoarea adăugată a lucrărilor OLAF în acest domeniu nu este clară din conținutul „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni”. Momentul estimat al încheierii investigațiilor este întotdeauna menționat, iar măsurile clare care urmează a fi adoptate în cadrul investigațiilor sunt adeseori enumerate. Agricultură OLAF deține competențe juridice semnificative și bine stabilite în derularea investigațiilor în acest domeniu (18). Cu toate acestea, sectorul acoperă, de asemenea, cazurile privind aspecte vamale în care sunt implicate produse agricole și în care OLAF joacă, în principal, un rol de coordonare și de asistență. Majoritatea „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” transmise Comitetului de supraveghere aparțin acestei din urmă categorii. În domeniul vamal, baza juridică este, de obicei, bine definită, la fel cum este și descrierea juridică a neregulii. Cu toate acestea, nu există nicio referire la consecințele juridice ale neregulilor sau la expirarea termenelor de prescripție pentru luarea de măsuri împotriva evazioniștilor în cazul taxelor vamale. Mai mult, data primirii informațiilor de către OLAF este rareori menționată, iar durata perioadei de evaluare nu este raportată. S-a observat faptul că în acest tip de cazuri sunt frecvent implicate mai multe state membre și că acestea nu răspund în timp util la solicitarea de asistență trimisă de OLAF. Deși în multe rezumate motivul invocat pentru nefinalizarea investigației îl reprezintă „volumul de muncă investigativă”, acesta este deseori combinat cu „întârzieri prelungite în primirea unui răspuns din partea statelor membre”. Este posibil ca, urmare a acestui fapt, momentul estimat al încheierii investigațiilor să nu fie întotdeauna menționat (19) și, atunci când este precizat, să nu fie oferită nicio justificare clară pentru explicarea datei menționate. În domeniul investigațiilor legate exclusiv de agricultură, s-a observat că impactul financiar în ceea ce privește finanțarea comunitară uneori nu este identificat în mod clar în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” (20). Acest lucru are, la rândul său, un impact asupra descrierii juridice a neregulii, care nu mai este realizată, și nici nu se face vreo referire la eventualele consecințe de natură administrativă sau penală. Există, de asemenea, o lipsă de precizări clare cu privire la datele sau perioada în care au fost săvârșite actele investigate și la termenele de prescripție. Vamă OLAF are un rol de coordonare și de asistență în acest domeniu, iar durata cazurilor depinde în mare măsură de acțiunile statelor membre sau ale țărilor terțe implicate. Acesta este motivul invocat constant în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” pentru nefinalizarea cazurilor. A fost mai dificil să se determine în ce măsură perioada de „9 luni” a fost formulată pentru acest tip de cazuri, având în vedere faptul că răspunderea aparține, în cele din urmă, statelor membre. S-a observat faptul că baza juridică este bine explicată, iar rezumatul cazului este detaliat și pertinent. Cu toate acestea, nu există nicio referire nici la datele când au fost săvârșite actele investigate, nici la termenele de prescripție. S-a observat, de asemenea, că momentul estimat al finalizării cazurilor precizat în „rapoartele privind cazurile deschise de peste9 luni” este, de asemenea, legat și de măsurile care trebuie luate de către statele membre. Măsuri structurale OLAF se bucură de un temei solid pentru efectuarea de investigații în acest domeniu (21). Cu toate acestea, în multe dintre „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” transmise, OLAF nu derulează o investigație ci oferă, mai curând, asistență autorităților naționale judiciare sau administrative (22). Obiectul investigațiilor, care reprezintă descrierea juridică a neregulii, este menționat. Cu toate acestea nu există o viziune clară a procesului de finanțare al Comisiei specific bugetului comunitar pentru cazurile care fac obiectul „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni”. Data primirii informațiilor de către OLAF este menționată și, în anumite cazuri, se face referire la „etapa de evaluare”, deși nu este menționată niciodată data săvârșirii actelor investigate. Potențialele sancțiuni sau consecințe juridice ale actelor investigate nu sunt menționate în mod specific și nu sunt analizate termenele de prescripție în conformitate cu legislația comunitară și cea națională, cu toate că în mai multe investigații există referiri clare la potențiale infracțiuni penale (23). „Lipsa resurselor” sau „volumul de muncă investigativă” sunt deseori citate drept motive pentru nefinalizarea cazurilor, deși uneori acestea fie nu corespund pe deplin cu motivele explicate ulterior în textul raportului, fie se referă la sarcini specifice ale anchetatorilor în domeniu (24). În ceea ce privește oferirea de asistență autorităților judiciare naționale, motivul invocat este „natura cazului (asistență de natură penală)” (25). Momentul estimat al finalizării cazurilor este, de obicei, determinat, deși fără a se menționa detalii specifice. CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI Informațiile conținute, în prezent, în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” trimise Comitetului de supraveghere sunt pertinente și utile. Elemente cum sunt descrierea cazului, măsurile adoptate, impactul financiar și măsuri ulterioare propuse sunt esențiale pentru înțelegerea investigației care face obiectul evaluării. Cu toate acestea, la momentul examinării „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni”, a devenit clar că lipsesc elemente esențiale necesare pentru exercitarea de către Comitetul de supravegherea funcției de monitorizare cu privire la durata investigațiilor. Mai mult, Comitetul de supraveghere crede că încorporarea acestor elemente în cadrul „rapoartelor la 9 luni” va fi, de asemenea, utilă pentru îmbunătățirea gestionării investigațiilor care se află în derulare la stadiul respectiv de evoluție a cazului. Funcția de monitorizare a Comitetului de supraveghere — Formatul actual al „rapoartelor privind cazurile deschise de peste9 luni” nu conține toate informațiile relevante necesare pentru a permite Comitetului de supraveghere să determine dacă investigațiile se desfășoară fără întrerupere și pentru o perioadă care este proporțională cu circumstanțele și complexitatea cazului. Formatul rezumatului „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” ar trebui modificat pentru a încorpora elemente suplimentare care să permită o evaluare eficientă a evoluției investigațiilor. Aceste elemente ar trebui să includă: descrierea juridică a neregulii, data sau perioada când au fost săvârșite actele investigate, durata „etapei de evaluare” anterior luării deciziei de deschidere a cazului, potențiale sancțiuni sau consecințe juridice ale actelor investigate și termenele de prescripție asociate actelor investigate. — Lipsa de precizare a termenelor de prescripție din cadrul „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” nu permite Comitetului de supraveghere să evalueze durata proporțională a măsurilor adoptate și propuse pentru desfășurarea investigațiilor. Termenele de prescripție ar trebui subliniate în mod specific și analizate în rezumatele „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni”. — Informațiile conținute în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” pentru anumite sectoare nu sunt suficiente pentru a avea o imagine clară de ansamblu asupra scopului investigațiilor, motivelor pentru întârzieri și consecințelor lor juridice. În special, un motiv precum „suspendarea strategică a investigației” în cazul în care o investigație nu a fost finalizată nu este nici justificat și nici explicat în majoritatea cazurilor. Mai mult, utilizarea frecventă a motivelor cum ar fi „prioritate scăzută combinată cu lipsa resurselor” ar putea presupune lipsa unei strategii de investigație clare. Sintagma „suspendarea strategică a investigației” utilizată în „rapoartele privind cazurile deschise de peste la 9 luni” ar trebui fie definită clar, fie eliminată. Utilizarea acestui motiv pentru nefinalizarea unei investigații ar trebui să se facă cu precauție și să fie precisă. De asemenea, se recomandă o analiză a implicațiilor invocării unei justificări precum caracterul „prioritar scăzut combinat cu lipsa resurselor”. — Momentul estimat al finalizării investigațiilor nu se reflectă cu acuratețe în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni”. Nu este menționat decât într-o treime dintre cazuri și, atunci când este menționat, nu este niciodată respectat. Sunt necesare indicații, precum și explicații circumstanțiate cu privire la momentul estimat al finalizării cazurilor. Măsurile investigative ulterioare ar trebui precizare mai cu claritate.. Gestionarea investigațiilor OLAF — „Rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” transmise Comitetului de supraveghere nu mai reprezintă un sistem de prevenire cu privire la durata investigațiilor ci, mai curând un exercițiu de raportare desfășurat în această etapă a cazului. O mare majoritate a investigațiilor OLAF s-au derulat pe o perioadă de timp mai îndelungată. În multe cazuri au fost detectate perioade lungi de inactivitate. Comitetul de supraveghere consideră că actualele „rapoarte privind cazurile deschise de peste 9 luni” nu constituie pentru OLAF un instrument de gestionare care să urmărească re-analizarea strategiei de investigare și să clarifice obiectivele acesteia. Faptul că 75 % din investigații sunt deschise de peste 9 luni reprezintă un indiciu clar al necesității adoptării de acțiuni de gestionare urgente. Se recomandă punerea în aplicare a unui sistem de control al gestionării care să prevină în mod eficient stagnarea investigațiilor. Ar fi adecvată o monitorizare atentă periodică de către șefii de unitate a progresului continuu al investigației. ACȚIUNI VIITOARE Comitetul de supraveghere va efectua examinarea continuă a „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” primite de la directorul general pentru perioada 2007. Un control suplimentar va fi efectuat asupra motivelor invocate pentru nefinalizarea investigațiilor în termenul precizat și se va acorda o atenție deosebită cooperării cu statele membre. Dezvoltarea unei strategii investigative clare și a unui sistem îmbunătățit de gestionare a cazurilor vor fi, de asemenea, urmărite atent de către comitet. Trebuie subliniat faptul că reacția rapidă a OLAF pentru a îmbunătăți conținutul „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” ca urmare a unei întâlniri dintre acesta și Comitetul de supraveghere (26) determină Comitetul să anticipeze un răspuns la fel de rapid la recomandările menționate anterior. Încorporarea modificărilor sugerate astfel cum au fost ele subliniate ar stabili cadrul pentru toate examinările viitoare ale „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” efectuate de către Comitetul de supraveghere. (1) Articolul 6 alineatul (5) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999. (2) JO L 33, 7.2.2007 articolul 13 alineatul (3) din Regulamentul de procedură al Comitetului de Supraveghere al OLAF. (3) Statistici extrase din sistemul de gestiune a cazurilor (SGC). (4) A se vedea anexa 1. (5) A se vedea anexa 2. Numărul total de investigații active pe sector în decembrie 2006: 62 de investigații interne privind instituții europene, 24 investigații interne/externe privind organisme UE, 69 privind cheltuieli directe și ajutor extern, 49 referitoare la ajutor extern, 65 legate de agricultură, 83 vamă și 52 privind măsuri structurale. (6) Articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999. (7) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 25, 24 și 125. (8) A se vedea anexa 2: doar în cazul nr. 59 există o referire la perioada în care ar fi putut fi săvârșite actele investigate. (9) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 20, 21, 22, 25, 59, și 101 inter alia. (10) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 1, 2 și 101 inter alia. (11) Articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999. (12) A se vedea anexa 2: doar în cazurile nr. 77 și 87. (13) Articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 și „acordurile în vigoare cu țările terțe” (14) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 31 și 92. (15) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 64, 92, 93 și 106 inter alia. (16) Articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 și „acordurile în vigoare cu țările terțe”. (17) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 9, 27, 28, 29 și 120 inter alia. (18) Articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2988/95, Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96 și Regulamentul (CE) nr. 515/97 inter alia. (19) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 32, 33, 34, 35 și 36 inter alia. (20) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 12, 36 și 70. (21) Articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2988/95, Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96. (22) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 41, 42, 55, 57, 75 și 112 inter alia. (23) A se vedea anexa 2: cazul nr. 17. (24) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 54 și 75. (25) A se vedea anexa 2: cazurile nr. 41, 55, 57 și 112. (26) A se vedea Nota I/01068 5.2.2007