Propunere de REGULAMENT AL CONSILIULUI de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83, în ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





EXPUNERE DE MOTIVE 1. CONTEXTUL PROPUNERII 1.1. Contextul general Un regulament al Consiliului[1], adoptat în februarie 1983, solicită instituțiilor, astfel cum sunt definite la articolul 1 din regulamentul respectiv, să constituie arhive istorice și să ofere publicului accesul la ele după scurgerea unei perioade de 30 de ani. Acesta permite fiecărei instituții să își depoziteze arhivele istorice în locul pe care îl consideră cel mai adecvat. În anul 1984, Parlamentul European, Consiliul și Comisia au convenit să își depoziteze arhivele istorice la Institutul Universitar European din Florența (IUE), unde acestea sunt puse la dispoziția publicului. Începând din acel moment, Curtea de Conturi Europeană, Comitetul Economic și Social European și Banca Europeană de Investiții au hotărât să își depoziteze și ele arhivele la IUE. Modalitățile de depozitare sunt stabilite printr-un contract semnat la 17 decembrie 1984 între Comunitățile Europene, reprezentate de Comisie, și IUE. Guvernul italian pune la dispoziția IUE, în mod permanent și gratuit, spații corespunzătoare pentru păstrarea arhivelor. Astfel, arhivele depozitate sunt păstrate și protejate în conformitate cu standardele internaționale recunoscute. Scopul urmărit prin depozitarea arhivelor istorice la IUE este acela de a oferi acces la aceste arhive de la un amplasament unic, de a promova consultarea lor și de a încuraja activitățile de cercetare referitoare la istoria integrării europene și a instituțiilor europene. 1.2 Obiectivul propunerii Propunerea vizează confirmarea rolului IUE în ceea ce privește gestionarea arhivelor istorice ale instituțiilor. Ea va institui un temei juridic și financiar solid pentru parteneriatul dintre UE și IUE. 1.3 Principalele elemente ale propunerii Propunerea prevede depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la IUE. În viitor, toate instituțiile, cu excepția Curții Europene de Justiție și a Băncii Centrale Europene, își vor depozita arhivele istorice la IUE, din momentul în care aceste arhive vor fi fost puse la dispoziția publicului, în temeiul regulamentului în vigoare. Propunerea nu va afecta dreptul de proprietate asupra arhivelor istorice, care vor continua să aparțină instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare, și nu va avea niciun impact asupra normelor în vigoare, conform cărora instituțiile selectează documentele care vor fi puse la dispoziția publicului la sfârșitul unei perioade de 30 de ani. Costurile operaționale și de personal suportate de IUE în vederea gestionării arhivelor istorice vor fi finanțate de la bugetul general al UE, cu excepția costurilor legate de punerea la dispoziție și de echiparea clădirii (clădirilor) și a depozitelor în care sunt păstrate arhivele și în care lucrează personalul aferent. IUE va pune arhivele istorice ale UE la dispoziția publicului, ceea ce nu va împiedica totuși instituțiile să facă același lucru cu propriile lor arhive istorice. Propunerea face distincție între arhivele depozitate pe suport de hârtie și cele digitale. Arhivele pe suport de hârtie vor continua să fie depozitate, fizic, și păstrate la IUE. Cu toate acestea, nu va fi necesar ca IUE să păstreze arhivele digitale în scopul punerii lor la dispoziția publicului. Responsabilitatea păstrării pe termen lung a arhivelor digitale va reveni în continuare instituțiilor originare. Propunerea precizează responsabilitățile IUE în materie de protecție a datelor cu caracter personal conținute în arhivele istorice ale instituțiilor. Ea prevede, de asemenea, că fiecare instituție adoptă norme de punere în aplicare a Regulamentului nr. 354/83 care să includă norme privind păstrarea și deschiderea către public a arhivelor istorice, precum și protecția datelor cu caracter personal conținute în acestea. 2. REZULTATELE CONSULTĂRILOR CU PĂRȚILE INTERESATE Prezenta propunere nu necesită o evaluare a impactului. Au fost consultate părțile interesate. IUE și Italia, în calitatea lor de instituție și guvern gazdă, și-au oferit fiecare sprijinul în favoarea propunerii. Serviciile administrative ale instituțiilor UE și rețeaua agențiilor UE sprijină, de asemenea, obiectivul propunerii. Curtea Europeană de Justiție și Banca Centrală Europeană au solicitat să fie scutite de obligația de a-și depozita arhivele istorice la IUE. Cu toate acestea, ele nu exclud posibilitatea de a face acest lucru în viitor, în mod voluntar. Aceasta se datorează naturii activităților lor și reflectă practica în vigoare aplicată în numeroase state membre în ceea ce privește arhivele istorice ale unor organisme similare. 3. ELEMENTELE JURIDICE ALE PROPUNERII 3.1 Dispoziția principală a propunerii Propunerea prevede depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența, Italia, care le va pune la dispoziția publicului. 3.2 Temeiul juridic Temeiul juridic al propunerii este constituit de articolul 352 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene. Regulamentul nr. 354/83 al Consiliului, precum și regulamentul de modificare a acestuia din 2003 au fost adoptate în temeiul articolului 308 din Tratatul de instituire a Comunității Europene (TCE), predecesorul articolului 352 din TFUE. Prezenta propunere nu va aduce atingere obiectivului Regulamentului nr. 354/83, și anume deschiderea către public a arhivelor instituțiilor după scurgerea unei perioade de 30 de ani. Ea prevede doar faptul că acestea vor fi depozitate la IUE după ce instituțiile vizate le vor fi pus la dispoziția publicului, conform regulamentului în vigoare. Prin aceasta, se recunoaște în mod oficial situația existentă, deoarece majoritatea instituțiilor care și-au pus arhivele la dispoziția publicului le-au încredințat deja IUE. Articolul 3 alineatul (3) din TUE prevede că UE trebuie să respecte, printre altele, bogăția diversității sale culturale și să asigure protejarea și dezvoltarea patrimoniului cultural european. Arhivele istorice ale instituțiilor fac parte din patrimoniul cultural al Europei, prin deschiderea acestora către public urmărindu-se, deci, în primul rând, atingerea unor obiective științifice, educaționale și culturale. Uniunii i s-au conferit competențe de a adopta măsuri menite să sprijine, să coordoneze sau să completeze acțiunile întreprinse de statele membre în aceste domenii, însă tratatele nu prevăd competențele necesare în ceea ce privește arhivele istorice ale instituțiilor. Utilizarea unui alt temei juridic ar conduce la o propunere privind un nou regulament, astfel încât toate dispozițiile Regulamentului nr. 354/83 al Consiliului, inclusiv principiile sale fundamentale, ar face obiectul unei dezbateri. Acest lucru ar depăși cu mult obiectivul urmărit prin această propunere, astfel cum este descris mai sus. S-a examinat posibilitatea ca propunerea să fie bazată pe articolul 15 alineatul (3) din TFUE, însă aceasta a fost respinsă din următoarele motive. Obiectivul principal al constituirii arhivelor istorice este selectarea documentelor pe baza valorii lor administrative, istorice sau probatorii imuabile în vederea păstrării și a difuzării moștenirii istorice a instituțiilor. Fiecare instituție ia inițiativa de a-și pune propriile arhive istorice la dispoziția publicului la sfârșitul unei perioade de 30 de ani și oferă informații suplimentare care să permită plasarea acestor arhive în contextul lor organizațional și funcțional. Acest lucru depășește cu mult dreptul de acces public la documente prevăzut la articolul 15 alineatul (3) din TFUE, al cărui obiectiv este, în principal, promovarea unei bune guvernanțe și asigurarea participării societății civile la procesul de luare a deciziilor din cadrul instituțiilor. Utilizarea articolului 15 alineatul (3) din TFUE ar limita sfera de aplicare a normelor care reglementează accesul publicului la arhivele istorice, deoarece un regulament adoptat pe această bază s-ar aplica Băncii Centrale Europene, Băncii Europene de Investiții și Curții Europene de Justiție, care în prezent intră sub incidența Regulamentului nr. 354/83, numai în cazul exercitării funcțiilor lor administrative. 3.3 Principiul proporționalității Propunerea se limitează la depozitarea, de către instituții, a arhivelor istorice la IUE și la condițiile în care această depozitare va avea loc. 3.4 Alegerea instrumentelor Un regulament reprezintă singurul instrument adecvat pentru instituirea unui temei juridic și financiar solid pentru parteneriatul dintre UE și IUE. Propunerea vizează o modificare limitată a unui regulament existent. 4. IMPLICAȚIILE BUGETARE Propunerea privind obligativitatea de a depozita arhivele istorice la IUE nu va avea nicio nouă implicație bugetară pe termen scurt și mediu. Se preconizează că implicațiile sale bugetare pe termen lung nu vor fi semnificative. Cele trei instituții mai mari, care sunt Parlamentul European, Consiliul și Comisia, dar și Comitetul Economic și Social European, Curtea de Conturi Europeană și Banca Europeană de Investiții, își depozitează deja arhivele istorice la IUE. Gestionarea, la Florența, a acestor arhive a fost finanțată de la bugetul UE din momentul depozitării, pentru prima dată, a arhivelor la IUE, cu peste douăzeci și cinci de ani în urmă. Fișa financiară legislativă prevede continuarea acestei finanțări. Costurile vor fi repartizate între instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare, în funcție de volumul de muncă pe care arhivele respective îl reprezintă pentru IUE. Păstrarea arhivelor este asigurată de guvernul italian, care furnizează și birourile pentru personalul responsabil de gestionarea lor la IUE. Ca urmare a acestei modificări, va crește numărul instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. Cu toate acestea, întrucât sunt depozitate numai arhivele istorice care au fost puse la dispoziția publicului după scurgerea unei perioade de 30 de ani, va trece foarte mult timp până când instituțiile care nu și-au depozitat încă arhivele la IUE vor resimți impactul prezentei propuneri. Mai mult, arhivele vor fi din ce în ce mai mult digitalizate, ceea ce va permite realizarea unor economii de scară în ceea ce privește prelucrarea și difuzarea lor de către IUE. 2012/0221 (APP) Propunere de REGULAMENT AL CONSILIULUI de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83, în ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența CONSILIUL UNIUNII EUROPENE, având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolul 352, având în vedere propunerea Comisiei Europene, după transmiterea proiectului de act legislativ către parlamentele naționale, având în vedere aprobarea Parlamentului European, după consultarea Autorității Europene pentru Protecția Datelor, hotărând în conformitate cu o procedură legislativă specială, întrucât: (1) În conformitate cu Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice[2], arhivele istorice ale instituțiilor și organismelor sunt păstrate și puse la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, după expirarea unei perioade de 30 de ani. (2) Obligația de a constitui arhive istorice și de a le pune la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, se aplică fiecărei instituții la care se face referire la articolul 1 din Regulamentul nr. 354/83. (3) Regulamentul nr. 354/83 dispune că fiecare instituție își depozitează arhivele istorice în locul pe care îl consideră cel mai adecvat. (4) În anul 1984, Parlamentul European, Consiliul și Comisia au decis să își depoziteze arhivele istorice la Institutul Universitar European din Florența (IUE), unde acestea sunt puse la dispoziția publicului. La data de 17 decembrie 1984, a fost semnat un contract în acest sens între Comunitățile Europene, reprezentate de Comisie, și Institutul Universitar European din Florența. (5) De atunci, Comitetul Economic și Social European și Curtea de Conturi Europeană au convenit să respecte condițiile contractului de depozitare încheiat la 17 decembrie 1984. Banca Europeană de Investiții își depozitează arhivele istorice la IUE în temeiul unei convenții distincte cu IUE, semnată la data de 1 iulie 2005, și al „Normelor privind arhivele istorice”, adoptate la 7 octombrie 2005 de către Comitetul de management al Băncii[3]. (6) Guvernul italian a pus la dispoziția IUE, în mod permanent și gratuit, spații corespunzătoare pentru a garanta că arhivele depozitate sunt păstrate și protejate în conformitate cu standardele internaționale recunoscute și pentru ca acestea să poată fi consultate la fața locului. (7) Scopul urmărit prin depozitarea arhivelor istorice la IUE este acela de a oferi acces la aceste arhive de la un amplasament unic, de a promova consultarea lor și de a încuraja activitățile de cercetare referitoare la istoria integrării europene și a instituțiilor europene. IUE este un centru universitar de studiu și de cercetare renumit, ale cărui activități sunt axate pe Europa și pe integrarea europeană. Având aproape 30 de ani de experiență în gestionarea arhivelor istorice ale instituțiilor, acesta oferă structuri de stocare și de cercetare de vârf, construite special pentru păstrarea și consultarea acestor arhive, și se bucură de o reputație internațională în calitate de centru de arhivare. (8) Pentru a putea depozita în continuare arhivele istorice ale instituțiilor la IUE, este necesar un temei juridic solid, care să reflecte rolul jucat de IUE în calitate de partener al instituțiilor în ceea ce privește gestionarea arhivelor lor istorice. (9) Natura specifică a activităților desfășurate de Curtea Europeană de Justiție și de Banca Centrală Europeană justifică exonerarea acestor instituții de la obligația de a-și depozita arhivele istorice la IUE în conformitate cu prezentul regulament. Curtea Europeană de Justiție și Banca Centrală Europeană își pot depozita arhivele istorice la IUE, în mod voluntar. (10) Prezentul regulament ar trebui să se aplice tuturor celorlalte instituții. Acesta nu aduce atingere responsabilității fiecărei instituții de a-și pune arhivele istorice la dispoziția publicului și nici faptului că fiecare instituție își păstrează dreptul de proprietate asupra propriilor sale arhive istorice. (11) Datele cu caracter personal conținute în arhivele istorice depuse la IUE ar trebui prelucrate în conformitate cu Regulamentul nr. 45/2001[4]. (12) Pot fi acordate granturi pentru sprijinirea gestionării de către IUE a arhivelor instituțiilor. (13) Prin urmare, Regulamentul nr. 354/83 ar trebui modificat în consecință. ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT: Articolul 1 Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 se modifică după cum urmează: 1. La articolul 8, alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text: „1. Fiecare instituție, cu excepția Curții Europene de Justiție și a Băncii Centrale Europene, depune la Institutul Universitar European din Florența (IUE) documentele care fac parte din arhivele sale istorice și pe care le-a pus la dispoziția publicului, în conformitate cu prezentul regulament. Depozitarea se efectuează în conformitate cu dispozițiile din anexă.” 2. La articolul 8, se adaugă următoarele alineate: „3. Curtea Europeană de Justiție și Banca Centrală Europeană își pot depozita arhivele istorice la IUE, în mod voluntar. 4. Depozitarea la IUE a arhivelor istorice ale instituțiilor nu afectează dreptul de proprietate sau protecția arhivelor, astfel cum se prevede la articolul 2 din Protocolul privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, anexat la tratat. 5. IUE asigură păstrarea și protecția arhivelor depozitate. Modalitățile de păstrare și protecție trebuie să fie conforme cu standardele internaționale recunoscute pentru protecția fizică a arhivelor și trebuie să respecte cel puțin normele tehnice și de securitate care corespund celor utilizate pentru păstrarea și gestionarea arhivelor publice din Italia. Astfel, documentele depozitate sunt păstrate într-un depozit conceput special în acest scop. 6. Fiecare instituție care beneficiază de serviciile de depozitare are dreptul de a solicita informații cu privire la gestionarea de către IUE a arhivelor sale și de a efectua o inspecție a arhivelor pe care le-a depozitat acolo. 7. IUE pune la dispoziția publicului arhivele istorice care i s-au încredințat în conformitate cu alineatele (1) și (3). Instituțiile pot pune la dispoziția publicului o versiune a acelorași arhive istorice. 8. Pot fi acordate granturi în favoarea IUE pentru a sprijini gestionarea arhivelor istorice în conformitate cu prezentul regulament, cu condiția ca dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 1605/2002 al Consiliului să fie respectate și ca autoritatea bugetară să acorde creditele necesare la linia bugetară relevantă. Costurile gestionării arhivelor sunt repartizate în mod proporțional între instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare. Costurile legate de furnizarea și de echiparea clădirii (clădirilor) și a depozitelor destinate găzduirii arhivelor și a personalului aferent nu sunt eligibile. 9. IUE prelucrează datele cu caracter personal conținute în arhivele istorice ale instituțiilor în conformitate cu Regulamentul nr. 45/2001. Institutul este responsabil de prelucrarea datelor, în conformitate cu articolul 2 din respectivul regulament, pe baza instrucțiunilor primite din partea instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. 10. Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor exercită competențe în materie de supraveghere a IUE în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal conținute în arhivele istorice depozitate de instituții.” 3. La articolul 9, alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text: „Fiecare instituție adoptă norme interne de aplicare a prezentului regulament. Printre acestea se numără normele privind conservarea arhivelor istorice, punerea lor la dispoziția publicului și protecția datelor cu caracter personal pe care acestea le conțin. Ori de câte ori este posibil, instituțiile își pun arhivele la dispoziția publicului prin mijloace electronice. Ele păstrează, de asemenea, documentele care sunt disponibile în formate adaptate unor nevoi speciale (Braille, text cu caractere mari sau înregistrări).” 4. Se adaugă o anexă, în conformitate cu anexa la prezentul regulament. Articolul 2 Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre. Adoptat la Bruxelles, Pentru Consiliu Președintele ANEXĂ Se adaugă următoarea anexă: „Anexă Dispoziții privind depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența 1. În ceea ce privește arhivele care nu sunt în format digital, documentele originale, însoțite de o copie în microformat și/sau digitală, se depun la IUE, în vederea păstrării permanente. În cazul arhivelor digitale, IUE are acces permanent la documente, astfel încât să își poată îndeplini obligația de a oferi acces publicului la arhivele istorice de la un amplasament unic și de a promova consultarea lor. Instituțiile originare rămân în continuare responsabile de păstrarea permanentă a arhivelor lor digitale. 2. Depozitarea se efectuează în tranșe anuale și, în măsura posibilului, în conformitate cu procedurile normale de prelucrare a arhivelor instituțiilor. 3. Instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare pot, din motive juridice sau administrative, să refuze depozitarea la IUE a anumitor documente originale. În acest caz, ele depozitează o copie în microformat sau digitală. 4. Instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare își păstrează dreptul de proprietate asupra arhivelor lor, precum și competența exclusivă privind compoziția documentelor și a dosarelor depozitate sau puse, în vreun alt mod, la dispoziția IUE. IUE nu modifică clasificarea arhivării stabilită de instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare și nici nu elimină sau nu modifică documente ori dosare. 5. În cazul în care i se solicită acest lucru, IUE restituie instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare originalele oricăror documente și dosare depozitate. Instituțiile restituie IUE exemplarele originale de îndată ce nu mai au nevoie de ele. 6. IUE informează imediat instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare cu privire la orice situație care ar putea prejudicia inviolabilitatea arhivelor pe care le-au depozitat.” FIȘĂ FINANCIARĂ LEGISLATIVĂ 1. CADRUL PROPUNERII/INIȚIATIVEI 1.1. Denumirea propunerii/inițiativei 1.2. Domeniul (domeniile) de politică în cauză în structura ABM/ABB 1.3. Tipul propunerii/inițiativei 1.4. Obiectivul (obiectivele) 1.5. Motivul (motivele) propunerii/inițiativei 1.6. Durata acțiunii și impactul financiar al acesteia 1.7. Modul (modurile) de gestionare preconizat(e) 2. MĂSURI DE GESTIONARE 2.1. Dispoziții în materie de monitorizare și raportare 2.2. Sistemul de gestionare și control 2.3. Măsuri de prevenire a fraudelor și a neregulilor 3. IMPACTUL FINANCIAR ESTIMAT AL PROPUNERII/INIȚIATIVEI 3.1. Rubrica (rubricile) din cadrul financiar multianual și linia (liniile) bugetară (bugetare) de cheltuieli afectată (afectate) 3.2. Impactul estimat asupra cheltuielilor 3.2.1. Sinteza impactului estimat asupra cheltuielilor 3.2.2. Impactul estimat asupra creditelor operaționale 3.2.3. Impactul estimat asupra creditelor cu caracter administrativ 3.2.4. Compatibilitatea cu cadrul financiar multianual actual 3.2.5. Participarea terților la finanțare 3.3. Impactul estimat asupra veniturilor FIȘĂ FINANCIARĂ LEGISLATIVĂ 1. CADRUL PROPUNERII/INIȚIATIVEI 1.1. Denumirea propunerii/inițiativei Regulament al Consiliului de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83, în ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența 1.2. Domeniul (domeniile) de politică în cauză în structura ABM/ABB[5] Relații cu societatea civilă, deschidere și informare 1.3. Tipul propunerii/inițiativei Propunerea se referă la extinderea unei acțiuni existente 1.4. Obiective 1.4.1. Obiectiv(e) strategic(e) multianual(e) al(e) Comisiei vizat(e) de propunere/inițiativă Propunerea are drept obiectiv reglementarea și stabilirea unei baze solide pentru parteneriatul existent cu IUE în materie de gestionare și difuzare a arhivelor istorice ale instituțiilor. Scopul urmărit prin depozitarea arhivelor la IUE este acela de a oferi acces la aceste arhive de la un amplasament unic, de a promova consultarea lor și de a încuraja activitățile de cercetare referitoare la istoria integrării europene și a instituțiilor europene. 1.4.2. Obiectiv(e) specific(e) și activitatea (activitățile) ABM/ABB în cauză Obiectivul specific nr. 25.02.01.01 Activitatea (activitățile) ABM/ABB în cauză Relații cu societatea civilă, deschidere și informare Instituții de interes european/arhive istorice ale Uniunii Europene 1.4.3. Rezultatul (rezultatele) și impactul preconizate Parteneriatul încheiat cu IUE aduce o valoare adăugată arhivelor istorice ale instituțiilor și contribuie la promovarea difuzării și a consultării publice a acestora. 1.4.4. Indicatori de rezultat și de impact (1) Arhive depozitate de către instituții la IUE din Florența (2) Colectarea și descrierea de către IUE a arhivelor private și a documentelor cu caracter personal ale persoanelor și organizațiilor publice și private care au contribuit la construirea Europei (3) Elaborarea și publicarea de cataloage, inventare, publicații ale surselor și alte instrumente de cercetare (4) Punerea la dispoziție, de către IUE, a unei săli de lectură și a dispozitivelor aferente (5) Punerea la dispoziție online a inventarelor și a arhivelor (6) Numărul de cititori din sala de lectură (7) Acțiuni menite să promoveze consultarea arhivelor istorice ale instituțiilor 1.5. Motivul (motivele) propunerii/inițiativei 1.5.1. Cerințe de îndeplinit pe termen scurt sau lung Gestionarea și punerea la dispoziția publicului a arhivelor istorice depozitate de instituții la Institutul Universitar European din Florența. 1.5.2. Valoarea adăugată a implicării UE Parteneriatul încheiat cu IUE contribuie la promovarea difuzării și a consultării publice a arhivelor istorice ale instituțiilor. Reunirea arhivelor instituțiilor într-un singur loc sporește valoarea acestora și permite, de asemenea, ca IUE să aducă o valoare adăugată prin stabilirea unor legături transversale între diferitele arhive, creând, după caz, instrumente ajutătoare de căutare și alte instrumente de cercetare și oferind publicului atât accesul la fața locului, cât și accesul online la arhive. 1.5.3. Învățăminte desprinse din experiențele anterioare similare Șase instituții își depozitează arhivele istorice la Institutul Universitar European (IUE) din Florența, în temeiul unui contract încheiat la data de 17 decembrie 1984 între Comunitățile Europene și IUE. Cu toate acestea, contractul de depozitare încheiat în 1984 a devenit caduc și trebuie să fie înlocuit, fiind totodată necesară instituirea unui temei juridic și financiar mai solid pentru parteneriatul cu IUE. 1.5.4. Coerența și posibila sinergie cu alte instrumente relevante Nu se aplică. 1.6. Durata acțiunii și impactul financiar al acesteia Propunere pe durată nedeterminată 1.7. Modelul (modelele) de gestionare preconizat(e)[6] Gestiune centralizată directă de către Comisie 2. MĂSURI DE GESTIONARE 2.1. Dispoziții în materie de monitorizare și raportare IUE va prezenta, pentru fiecare an calendaristic, un proiect de program de lucru pe care îl va examina alături de Comisie și care va cuprinde o schemă de personal în vigoare la data de 31 decembrie a anului în cauză, precum și pentru anul precedent și pentru anul următor. Acest proiect de program de lucru va fi prezentat în luna februarie a anului anterior. După consultarea celorlalte instituții care beneficiază de serviciile de depozitare, Comisia și IUE vor cădea de acord asupra programului de lucru, care va fi anexat la acordul de grant anual. Comisia va monitoriza punerea în aplicare a programului de lucru. După încheierea fiecărui an calendaristic, IUE va prezenta un raport anual de activitate cu privire la arhivele istorice. 2.2. Sistemul de gestionare și control 2.2.1. Riscul (riscurile) identificat(e) Riscurile potențiale pentru păstrarea arhivelor pe suport de hârtie depozitate de instituții sunt minime. Guvernul italian a pus la dispoziție un depozit pentru arhivare, conceput special în acest scop, care respectă cele mai înalte standarde internaționale în materie de păstrare pe termen lung a arhivelor. 2.2.2. Metode de control prevăzute Acordurile de parteneriat încheiate cu IUE vor oferi cadrul necesar pentru discuțiile, examinarea și evaluarea în curs a bugetului și a programului de lucru. Fiecare instituție care beneficiază de serviciile de depozitare are dreptul de a solicita informații cu privire la gestionarea de către IUE a arhivelor sale și de a efectua o inspecție a arhivelor pe care le-a depozitat acolo. 2.3. Măsuri de prevenire a fraudelor și a neregulilor Articolul 287 alineatul (3) din TFUE conferă Curții de Conturi competența de a audita orice persoană fizică sau juridică beneficiară a unor fonduri de la bugetul UE. Competențele Comisiei și ale OLAF în materie de luptă împotriva fraudelor care aduc atingere intereselor financiare ale UE sunt reglementate de dispoziții specifice în acest domeniu [și anume Regulamentul nr. 2185/96 al Consiliului și Regulamentul nr. 1073/1999 al Consiliului și al Parlamentului European] și de Regulamentul nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene. În temeiul articolului 120 alineatul (3) din acesta din urmă, fiecare decizie sau acord de grant prevede în mod expres exercitarea de către Comisie și Curtea de Conturi a competențelor lor de audit, asupra documentelor și la fața locului, cu privire la toți contractanții și subcontractanții care au beneficiat de fonduri ale UE. 3. IMPACTUL FINANCIAR ESTIMAT AL PROPUNERII/INIȚIATIVEI 3.1. Rubrica (rubricile) din cadrul financiar multianual și linia (liniile) bugetară (bugetare) de cheltuieli afectată (afectate) · Linii bugetare de cheltuieli existente În ordinea rubricilor și a liniilor bugetare din cadrul financiar multianual Rubrica din cadrul financiar multianual || Linia bugetară || Tipul cheltuielilor || Contribuție Arhivele istorice ale Uniunii Europene || Dif./ Nedif. ([7]) || din partea țărilor AELS[8] || din partea țărilor candidate[9] || din partea țărilor terțe || în sensul articolului 18 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar 5 Administrație || 25.02.01.01 || Dif. || NU || NU || NU || NU 3.2. Impactul estimat asupra cheltuielilor 3.2.1. Sinteza impactului estimat asupra cheltuielilor milioane EUR (cu 3 zecimale) Rubrica din cadrul financiar multianual: || 5 || „Cheltuieli administrative” || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAL 2013-2019 DG: SG ||  Resurse umane || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Misiuni || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25.020101 Arhive istorice || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 TOTAL SG || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 TOTAL credite în cadrul RUBRICII 5 din cadrul financiar multianual || (Total angajamente = Total plăți) || || || || || || || || TOTAL credite în cadrul RUBRICILOR 1 - 5 din cadrul financiar multianual || Angajamente || || || || || || || || Plăți || || || || || || || || 3.2.2. Impactul estimat asupra creditelor operaționale Propunerea nu implică utilizarea de credite operaționale 3.2.3. Impactul estimat asupra creditelor cu caracter administrativ 3.2.3.1. Rezumat Propunerea implică utilizarea de credite administrative, conform explicațiilor de mai jos: milioane EUR (cu 3 zecimale) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAL RUBRICA 5 din cadrul financiar multianual || || || || || || || || Resurse umane || || || || || || || || Alte cheltuieli administrative || || || || || || || || Subtotal RUBRICA 5 din cadrul financiar multianual || || || || || || || || În afara RUBRICII 5[11] din cadrul financiar multianual || || || || || || || || Resurse umane || || || || || || || || Alte cheltuieli cu caracter administrativ || || || || || || || || Subtotal în afara RUBRICII 5 din cadrul financiar multianual || || || || || || || || TOTAL || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Necesarul de resurse administrative va fi acoperit din suma care poate fi alocată direcției generale responsabile de gestionare în cadrul procedurii anuale de alocare, ținând cont de constrângerile bugetare existente. 3.2.3.2. Necesarul de resurse umane estimat Propunerea implică utilizarea de resurse umane, conform explicațiilor de mai jos: Estimarea trebuie exprimată în valoare întreagă (sau cel mult cu o zecimală) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Posturi din schema de personal (posturi de funcționari și de agenți temporari) 25 01 01 01 (la sediu și în birourile de reprezentare ale Comisiei) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (în delegații) || || || || || || || XX 01 05 01 (cercetare indirectă) || || || || || || || 10 01 05 01 (cercetare directă) || || || || || || ||  Personal extern (în echivalent normă întreagă: ENI)[12] XX 01 02 01 (AC, INT, END din „pachetul global”) || || || || || || || XX 01 02 02 (AC, INT, JED, AL și END în delegații) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || - la sediu[14] || || || || || || || - în delegații || || || || || || || XX 01 05 02 (AC, INT, END în cadrul cercetării indirecte) || || || || || || || 10 01 05 02 (AC, INT, END în cadrul cercetării directe) || || || || || || || Alte linii bugetare (a se preciza) || || || || || || || TOTAL || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX este domeniul de politică sau titlul din buget în cauză. Necesarul de resurse umane va fi acoperit de efectivele de personal ale DG-ului în cauză alocate deja gestionării acțiunii și/sau realocate intern în cadrul DG-ului, completate, după caz, prin resurse suplimentare ce ar putea fi alocate DG-ului care gestionează acțiunea în cadrul procedurii de alocare anuală și în lumina constrângerilor bugetare. Descrierea sarcinilor care trebuie efectuate: Funcționari și agenți temporari || Elaborarea acordurilor de parteneriat și de grant. Elaborarea cererii bugetare. Monitorizarea programului de lucru și a cheltuielilor. Eventuale evaluări ex-post. Personal extern || ------ 3.2.4. Compatibilitatea cu cadrul financiar multianual actual Prezenta propunere este compatibilă cu actualul cadru financiar multianual. 3.2.5. Participarea terților la finanțare Propunerea nu prevede cofinanțare din partea terților. 3.3. Impactul estimat asupra veniturilor Propunerea nu are implicații financiare asupra veniturilor. [1] Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului, astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1700/2003 al Consiliului din 22 septembrie 2003. A se vedea: JO L 43, 15.2.1983, p. 1; JO L 243, 27.9.2003, p. 1. [2] JO L 43, 15.2.1983, p. 1. [3] JO C 289, 22.11.2005, p. 12-13. [4] JO L 8, 12.1.2001, p. 1. [5] ABM (Activity Based Management): gestiunea pe activități; ABB (Activity Based Budgeting): stabilirea bugetului pe activități. [6] Explicațiile privind modurile de gestionare, precum și trimiterile la Regulamentul financiar sunt disponibile pe site-ul BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] Dif. = credite diferențiate / Nedif. = credite nediferențiate. [8] AELS: Asociația Europeană a Liberului Schimb. [9] Țările candidate și, după caz, țările potențial candidate din Balcanii de Vest. [10] Se preconizează că impactul asupra cheltuielilor va continua să evolueze în același ritm după anul 2019. [11] Asistență tehnică și/sau administrativă și cheltuieli de sprijin pentru punerea în aplicare a programelor și/sau a acțiunilor UE (fostele linii „BA”), cercetare indirectă și cercetare directă. [12] AC= agent contractual; INT= personal pus la dispoziție de agenții de muncă temporară („Intérimaire”); JED = „Jeune Expert en Délégation” (expert tânăr în delegații); AL= agent local; END= expert național detașat. [13] Sub plafonul pentru personal extern din credite operaționale (fostele linii „BA”). [14] În special pentru fonduri structurale, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală (FEADR) și Fondul european pentru pescuit (FEP).