RO Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C 374/1

Raport de activitate al Comitetului de supraveghere a OLAF

ianuarie 2012-ianuarie 2013

(2013/C 374/01)

Membrii Comitetului de supraveghere a OLAF

Johan DENOLF Președinte Comisar-șef, director al Direcției ECOFIN Infracțiuni a Poliției Federale și membru al Unității de informații financiare (UIF), Belgia

Herbert BÖSCH Fost membru al Parlamentului European Fost președinte al Comisiei pentru control bugetar a Parlamentului European, Austria

Catherine PIGNON Procuror-șef la Curtea de Apel din Angers, Franța

Rita SCHEMBRI (până în martie 2013) Director general al Departamentului de audit și investigații interne de pe lângă Biroul prim-ministrului, Malta

Christiaan TIMMERMANS (până în decembrie 2012) Fost judecător la Curtea de Justiție a Uniunii Europene, Țările de Jos

Jens MADSEN (din ianuarie 2013) Procuror general în cauze de infracțiuni economice și internaționale grave, Danemarca

Tuomas PÖYSTI (din martie 2013) Auditor general al Finlandei, președinte al Biroului național de audit, Finlanda

CUPRINS

CUVÂNT-ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI

I. INTRODUCERE

II. MONITORIZAREA FUNCȚIEI DE INVESTIGAȚIE A OLAF

1. Sfera de cuprindere a monitorizării CS și sistemul de lucru cu OLAF

1.1. Sfera de cuprindere a monitorizării

1.2. Punerea în aplicare a noului sistem de lucru cu OLAF

2. Monitorizarea funcției de investigație a OLAF la inițiativa Comitetului de supraveghere

2.1. Instrucțiunile adresate personalului privind procedurile de investigație și aplicarea acestora

2.2. Avizele CS și rapoartele privind cazuri individuale

3. Monitorizarea funcției de investigație a OLAF — informații privind cazuri individuale trimise de către directorul general al OLAF

3.1. Informații furnizate Comitetului de supraveghere

3.2. Concluziile CS

3.3. Modificarea Regulamentului (CE) nr. 1073/1999

III. GESTIONAREA FUNCȚIEI DE INVESTIGAȚIE A OLAF

1. Prioritățile în materie de investigare ale OLAF

2. Organizarea administrativă, bugetul și politica de personal din perspectiva funcției de investigație a OLAF

2.1. Bugetul

2.2. Organizarea administrativă și politica de personal

IV. RELAȚIILE CU OLAF, CU INSTITUȚIILE UE ȘI CU ALTE PĂRȚI INTERESATE

1. Relațiile cu OLAF

2. Relațiile cu instituțiile UE

3. Relațiile cu alte părți interesate

V. METODELE DE LUCRU ALE COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

1. Reuniuni și raportori

2. Secretariatul

ANEXA I

ANEXA II

ANEXA III

CUVÂNT-ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI

Actualul Comitet de supraveghere a OLAF și-a început mandatul în ianuarie 2012, iar raportul de activitate pe care am plăcerea să îl prezint se referă la primul an al mandatului nostru.

Comitetul de supraveghere este pe deplin angajat în sprijinirea OLAF pentru exercitarea mandatului său de a lupta împotriva fraudei, a corupției și a activităților ilegale care afectează interesele financiare ale Uniunii Europene, precum și în consolidarea independenței oficiului, prin monitorizarea cu regularitate a funcției sale de investigație și prin acordarea de consultanță și formularea de observații critice constructive, atunci când este cazul. În acest sens, pe parcursul mandatului nostru am încercat să ne formăm o imagine cât mai cuprinzătoare asupra modului în care OLAF își exercită funcțiile de investigație, atât prin monitorizarea cazurilor investigate de acesta prin prisma noilor proceduri instituite de către directorul general al OLAF în 2012, cât și prin examinarea noii structuri organizaționale a oficiului pentru a se stabili dacă aceasta oferă cadrul optim pentru desfășurarea activității OLAF în mod eficient și economic.

În cursul primului an al mandatului său, noul comitet de supraveghere s-a confruntat cu o serie de modificări semnificative: reorganizarea internă a OLAF și adoptarea noilor instrucțiuni adresate personalului privind procedurile de investigație, noul sistem de lucru între OLAF și Comitetul de supraveghere și modificarea Regulamentului (CE) nr. 1073/1999, în desfășurare. Ne-am confruntat, de asemenea, cu unele dificultăți legate de o divergență de opinii între OLAF și Comitetul de supraveghere în privința exercitării atribuțiilor acestuia din urmă. Demisia unui membru al Comisiei Europene în urma unei investigații întreprinse de OLAF, precum și monitorizarea investigației respective de către Comitetul de supraveghere au reprezentat o altă provocare majoră pentru noul comitet.

Cu toate acestea, am furnizat avize și rapoarte tranșante, în care am analizat modul în care OLAF își exercită funcția de investigație, propunerea de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 sau bugetul OLAF.

Membrii Comitetului de supraveghere formează un organism devotat ideii de a avea cele mai bune relații de lucru cu OLAF. Un astfel de deziderat nu exclude totuși o anumită tensiune pozitivă între OLAF și comitet, aceasta fiind normală în cadrul oricărei relații dintre un organism de supraveghere și organismul supravegheat. Decis să depună toate eforturile pentru consolidarea înțelegerii reciproce, comitetul va avea inițiativa de a propune, în al doilea an de mandat, un nou sistem de lucru cu oficiul, bazată pe viziunea Comitetului cu privire la atribuțiile care îi revin. În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, comitetul se definește drept un organism de supraveghere care utilizează un sistem matriceal pentru identificarea și semnalarea problemelor sistemice: pe direcție orizontală prin sondaj și pe direcție verticală prin monitorizarea cazurilor individuale. Cu toate acestea, scopul nostru primordial în calitate de comitet independent este și va rămâne acela de a-l asista pe directorul general în exercitarea funcțiilor sale, și astfel să contribuim la creșterea eficacității investigațiilor OLAF și la consolidarea independenței oficiului în materie de investigare. Suntem ferm hotărâți să avem în continuare această abordare.

Aș dori să mulțumesc în mod deosebit și să prezint felicitări secretariatului comitetului pentru activitatea sa ireproșabilă și pentru sprijinul inestimabil acordat în timpul mandatului nostru.

Johan DENOLF Președintele Comitetului de supraveghere a OLAF

I. INTRODUCERE

1. Rolul Comitetului de supraveghere a Oficiului European de Luptă Antifraudă (denumit în continuare „CS”) este prevăzut în Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 (1) și în Decizia de instituire a OLAF (2). CS este garantul independenței OLAF și supraveghează funcția de investigație a oficiului prin acțiuni de monitorizare efectuate cu regularitate, menite să asigure desfășurarea corectă a investigațiilor. Monitorizarea funcției de investigație a OLAF de către CS se efectuează în conformitate cu Regulamentul de procedură al CS (3). În esență, aceasta se bazează pe examinarea dosarelor individuale ale cazurilor OLAF și pe alte date disponibile comitetului, ceea ce îi permite acestuia să formuleze concluzii și recomandări specifice și generale pe care le comunică directorului general al OLAF și, după caz, instituțiilor UE relevante.

2. Monitorizarea cazurilor individuale este esențială pentru formularea unor concluzii sistemice sau generale și pentru identificarea unor eventuale deficiențe sistemice ale funcției de investigație a OLAF. CS examinează, în special, dacă în cadrul investigațiilor OLAF sunt respectate drepturile fundamentale și garanțiile procedurale și verifică dacă dosarele sunt soluționate cu eficiență și eficacitate, în timp util și în conformitate cu normele și dispozițiile juridice relevante.

3. În mod evident, acest lucru necesită accesul la cazurile investigate de OLAF, condiție pe care oficiul a asigurat-o în permanență până în luna martie 2012. Cu toate acestea, la începutul mandatului CS actual, directorul general al OLAF a introdus dispoziții noi privind accesul CS la informațiile relevante cu privire la cazurile OLAF, de aceea a fost dificil pentru CS să își exercite în mod corespunzător atribuțiile, având în vedere că nu a dispus de informații suficiente ori că acestea nu i-au fost trimise la timp.

4. Această situație s-a repercutat asupra activităților CS în perioada de raportare. Comitetul a consacrat un volum considerabil de timp și de resurse discuțiilor cu directorul general al OLAF, în reuniuni sau în cadrul unei ample corespondențe, cu privire la restabilirea instrumentelor de monitorizare ale CS. Rezultatul a fost adoptarea unei metodologii de lucru provizorii care, din păcate, s-a dovedit ineficientă.

5. Cu toate acestea, CS a adoptat în unanimitate două avize oficiale, un document de poziție și un raport. Comitetul a examinat 83 de cazuri înaintate autorităților judiciare naționale și 188 de rapoarte ale OLAF privind cazuri a căror investigare a durat mai mult de nouă luni. Pe baza experienței sale de monitorizare a investigațiilor OLAF, CS a efectuat, de asemenea, o analiză a textului de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999.

6. Prezentul raport de activitate, primul pentru actualul CS, se referă la perioada unui an întreg, de la numirea comitetului, la sfârșitul lunii ianuarie 2012, și până în ianuarie 2013. Membrii CS au fost Christiaan Timmermans (președinte în perioada ianuarie-octombrie 2012), Johan Denolf (președinte începând cu octombrie 2012), Herbert Bösch, Catherine Pignon și Rita Schembri (4). În ianuarie 2013, comitetului i s-a alăturat un nou membru în persoana domnului Jens Madsen, care l-a înlocuit pe domnul Christiaan Timmermans.

II. MONITORIZAREA FUNCȚIEI DE INVESTIGAȚIE A OLAF

Articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999:

Comitetul de supraveghere întărește independența oficiului prin monitorizarea periodică a punerii în aplicare a funcției de investigație.

Considerentul 10 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999:

[…] aceste investigații trebuie efectuate […] respectând în totalitate drepturile și libertățile fundamentale ale omului, în special principiul echității, dreptul persoanelor implicate de a-și exprima opiniile asupra faptelor care le privesc și principiul conform căruia concluziile unei investigații se pot baza exclusiv pe elementele care au valoare probatorie.

1. Sfera de cuprindere a monitorizării CS și sistemul de lucru cu OLAF

1.1. Sfera de cuprindere a monitorizării

7. Rolul CS este acela de a monitoriza funcția de investigație a OLAF, pentru a garanta faptul că independența oficiului nu este în niciun fel prejudiciată și că investigațiile sunt efectuate în conformitate cu cele mai înalte standarde de calitate. Prin examinarea atentă a cazurilor individuale, CS este în măsură să identifice riscurile de influență nejustificată privind inițierea, desfășurarea și finalizarea investigațiilor OLAF, care ar constitui amenințări la adresa independenței OLAF în materie de investigare. Prin urmare, adeseori este indispensabil să se examineze dosarele complete ale cazurilor individuale — sau extrase reprezentative din acestea — și să fie discutate cu investigatorii și conducerea OLAF, pentru finalizarea unei examinări detaliate a metodelor OLAF de investigare.

8. Legitimitatea și acuratețea analizelor efectuate de CS în calitate de organism independent necesită, de asemenea, examinarea elementelor factuale ale cazurilor, evaluarea cursului investigațiilor în ceea ce privește cazurile închise și reexaminarea anumitor aspecte. Prin urmare, sarcina stabilirii metodelor optime de monitorizare a funcției OLAF de investigare îi revine Comitetului de supraveghere.

1.2. Punerea în aplicare a noului sistem de lucru cu OLAF

9. Având în vedere considerațiile anterioare, CS regretă profund faptul că relația sa cu OLAF a fost deosebit de dificilă în perioada de raportare și că termenii cooperării dintre cele două entități s-au modificat considerabil la scurt timp după ce noul CS și-a început mandatul. Directorul general al OLAF a desemnat drept punct de contact cu CS o unitate care se ocupă exclusiv de aspecte de politică în domeniu, în timp ce solicitările adresate OLAF de către CS se referă, în principal, la aspecte legate de investigare, de care unitatea respectivă nu se ocupă în mod direct. Mai mult, noua metodă de cooperare în ceea ce privește accesul CS la informații relevante despre cazuri a limitat foarte mult capacitatea noului CS de a-și îndeplini atribuțiile.

10. Începând din martie 2012, CS a întâmpinat obstacole în îndeplinirea funcției sale de monitorizare din cauza restricționării excesive și discreționare — fără notificarea prealabilă a CS — a accesului său la dosarele de caz din sistemul OLAF de gestionare a cazurilor (Case Management System — CMS) (5), a aplicării eronate a normelor privind protecția datelor (6), ceea ce a condus la imposibilitatea examinării rapoartelor OLAF de către CS, precum și a întârzierilor în furnizarea informațiilor solicitate, cauzate, printre altele, de o procedură administrativă internă greoaie și nefiabilă.

11. Dificultățile menționate au împiedicat CS să își îndeplinească atribuțiile, după cum se va explica în continuare în prezentul raport. Mai important, dificultățile par să provină din faptul că directorul general al OLAF a pus la îndoială competența CS de a examina cazurile individuale — în contextul monitorizării sistemice a funcției de investigație a OLAF — și, în special, atribuțiile CS cu privire la protecția drepturilor fundamentale și la garanțiile procedurale (7).

12. CS trebuie să sublinieze faptul că directorul general al OLAF nu poate să exercite o putere discreționară pentru a defini sfera de competență a CS atunci când decide dacă să acorde sau nu informații legate de cazuri sau atunci când decide care trebuie să fie amploarea informațiilor necesare CS. O astfel de interpretare ar conduce la anihilarea rolului CS. Actualul CS împărtășește pe deplin viziunea predecesorilor săi, care au subliniat că accesul CS la informațiile relevante legate de cazuri nu ar trebui să fie lăsat la puterea de apreciere a directorului general al OLAF (8).

13. La 11 septembrie 2012, în urma unor discuții îndelungate cu OLAF, CS a acceptat sistemul temporar de lucru propus de OLAF. Acest sistem a introdus o abordare în trei etape, bazată pe avizul emis în 2007 de către Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (9), care își exprima la acea dată anumite preocupări legate de accesul automat al CS la datele cu caracter personal conținute în CMS. La 21 decembrie 2012, directorul general al OLAF a transmis directorilor OLAF instrucțiuni de punere în aplicare a sistemului de lucru.

14. După evaluarea suficienței și a utilității informațiilor primite de la OLAF în urma punerii în aplicare a sistemului de lucru, CS a apreciat — din rațiunile prezentate în continuarea prezentului raport — că modul de aplicare a sistemului de lucru nu îi permite în continuare să își îndeplinească atribuțiile în mod corespunzător. Prin urmare, CS l-a informat pe directorul general al OLAF asupra necesității de a se revizui acordul pentru a se asigura că CS primește informații suficiente și exacte. CS a luat inițiativa de a propune un nou sistem de lucru pentru viitorul apropiat și apreciază faptul că directorul general al OLAF și-a exprimat în ianuarie 2013 disponibilitatea de a accepta propunerea de acord.

2. Monitorizarea funcției de investigație a OLAF la inițiativa Comitetului de supraveghere

Articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999:

La cererea directorului sau din proprie inițiativă, comitetul transmite directorului avizul său privind activitățile oficiului, fără însă a interveni în efectuarea investigațiilor în desfășurare.

Articolul 11 alineatul (8) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999:

Comitetul poate înainta rapoarte Parlamentului, Consiliului, Comisiei și Curții de Conturi asupra rezultatelor investigațiilor oficiului și a măsurilor luate în urma acestora.

2.1. Instrucțiunile adresate personalului privind procedurile de investigație și aplicarea acestora

15. În februarie 2012, directorul general al OLAF a pus în circulație noile Instrucțiuni adresate personalului privind procedurile de investigație (Instructions to Staff on Investigative Procedures — „ISIP”), acestea înlocuind fostul manual OLAF și vizând simplificarea și clarificarea procedurilor de investigație. Din motive de transparență, CS apreciază publicarea ISIP pe site-ul internet al OLAF. Introducerea instrucțiunilor a fost însoțită de anumite modificări esențiale în organigrama OLAF.

16. Astfel, CS a luat inițiativa de a examina ISIP și a numit în acest scop doi raportori care s-au întâlnit cu personalul OLAF, în special cu persoanele responsabile pentru redactarea ISIP. Raportorii au organizat, de asemenea, câteva ședințe de lucru cu secretariatul CS. Din cauza volumului considerabil de muncă din perioada de raportare și a numărului insuficient de angajați din cadrul secretariatului, CS a fost nevoit să amâne adoptarea avizului planificat privind ISIP.

17. CS a constatat faptul că, în multe privințe, ISIP anticipează modificarea Regulamentului (CE) nr. 1073/1999, încă neadoptată de către organul legislativ. În anexa III la prezentul raport au fost incluse considerații specifice privind conformitatea instrucțiunilor cu textul viitorului regulament. Înainte de formularea concluziilor sale finale, CS a decis să ia în considerare și rezultatele monitorizării cazurilor individuale a căror investigare s-a efectuat parțial sau integral în conformitate cu ISIP.

18. CS a analizat aceste cazuri prin prisma normelor prevăzute atât în fostul manual OLAF, cât și în ISIP, evaluând totodată modificările introduse de acestea din urmă. Printre altele, au fost constatate modificări considerabile în procedura de inițiere și de închidere a cazurilor, în desfășurarea activităților de investigare și în verificarea prealabilă a legalității lor, precum și în ceea ce privește calitatea finală și examinarea juridică.

2.1.1. Inițierea și închiderea cazurilor

19. CS a acordat o atenție deosebită procedurii prevăzute în ISIP pentru inițierea investigațiilor și a cazurilor de coordonare. Evaluarea de către CS a procesului de selecție este încă în derulare (10), iar rezultatele acesteia vor fi incluse în următorul aviz. În afara acestui aspect încă nesoluționat, CS a constatat o creștere a numărului de cazuri deschise începând din 1 februarie 2012, precum și modificarea practicii privind atribuțiile de inițiere și de închidere a investigațiilor.

20. În ceea ce privește primul aspect, CS a constatat faptul că, în cadrul aplicării măsurilor tranzitorii prevăzute la articolul 30 alineatul (2) din ISIP, toate sesizările care nu priveau membrii, funcționarii și alți agenți ai UE, înregistrate la OLAF înainte de 1 februarie 2012 și care făceau obiectul unei evaluări trebuiau să ducă la deschiderea unui dosar de investigație sau de coordonare (11). Prin urmare, prin decizia din 31 ianuarie 2012, directorul general al OLAF a inițiat în total 423 de cazuri (12). CS intenționează să examineze în ce măsură decizia menționată este conformă cu criteriile stabilite de jurisprudența Curții Europene de Justiție, în care se afirmă că directorul general al OLAF nu are dreptul să decidă inițierea unei investigații decât dacă există „suspiciuni suficient de serioase” în privința unor acte de fraudă, corupție sau alte activități ilegale care aduc prejudicii intereselor financiare ale UE (13).

21. În privința celui de al doilea aspect, pe baza cazurilor examinate, CS a constatat că practica anterioară de delegare, de la directorul general al OLAF către directorul responsabil de operațiuni și investigații, a competenței de a iniția și de a închide investigații s-a modificat după preluarea a mandatului de către noul director general în februarie 2011, ca urmare a punerii în aplicare a unei recomandări a Ombudsmanului European (14). În prezent, această modificare este reflectată în ISIP, conform recomandării (15). Ținând seama de faptul că, în Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, independența OLAF în materie de investigare este definită cu privire la directorul general OLAF in personam, CS apreciază această modificare, precum și faptul că OLAF se conformează de acum înainte recomandării Ombudsmanului European.

2.1.2. Desfășurarea activităților de investigare și verificarea prealabilă a legalității acestora

22. Dat fiind că verificarea legalității măsurilor de investigare — menită să garanteze faptul că probele au fost obținute în mod legal, cu deplina respectare a drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale, precum și a cerințelor procedurale ale statelor membre — constituie o funcție esențială în cadrul OLAF, CS consideră că verificarea sistematică a legalității unui anumit număr de măsuri de investigare, conform prevederilor din ISIP, reprezintă un progres cert în consolidarea responsabilității OLAF și a legitimității acțiunilor sale.

23. Această funcție esențială a fost încredințată unei unități nou-create — Unitatea de selecție și de revizuire a investigațiilor (Investigation Selection and Review Unit) — care, pe lângă rolul său de verificare a legalității pe durata investigațiilor, răspunde și de consilierea directorului general al OLAF privind eventuala inițiere a unor investigații sau cazuri de coordonare, efectuând, de asemenea, revizuirea juridică finală a cazurilor înainte de închiderea acestora. Având în vedere rolul principal pe care îl joacă această unitate pe durata întregului ciclu de viață al unui caz, CS a hotărât să monitorizeze — în contextul analizării ISIP (16) — exercitarea de către unitate a diferitelor sarcini care îi sunt încredințate și să examineze corespondența dintre funcțiile acesteia cu funcțiile celorlalte unități.

24. Fără a se aduce atingere conținutului viitorului aviz privind ISIP și având în vedere Raportul anual al Unității de selecție și de revizuire a investigațiilor (17), CS dorește să analizeze următoarele aspecte: 1. criteriile de inițiere și de închidere a cazurilor și canalele de comunicare cu unitățile de investigare și de sprijin pe durata etapei de evaluare; 2. competențele profesionale din Unitatea de selecție și de revizuire a investigațiilor; 3. țintele/obiectivele interne privind durata evaluării și aplicarea lor în practică; 4. modul de realizare a verificării legalității; 5. distribuția cazurilor inițiate sau închise pentru fiecare sector, pe tipuri de reclamanți și pe țări; 6. liniile directoare interne scrise ale unității cu privire la drepturile fundamentale și la garanțiile procedurale.

25. În același timp, CS se bucură să constate o anumită îmbunătățire în ceea ce privește emiterea de către directorul general a autorizațiilor pe care personalul OLAF trebuie să le dețină atunci când desfășoară anumite activități de investigare. Dispozițiile relevante din ISIP și verificarea corespunzătoare a legalității înainte de executarea acestora (18) par a fi o soluție adecvată la unele dintre deficiențele observate de către CS în toate cazurile examinate și apărute înainte de introducerea ISIP (19).

26. Cu toate acestea, CS a fost de părere că se impun îmbunătățiri suplimentare. În ISIP s-a stabilit o listă limitată a activităților de investigare a căror legalitate trebuie verificată în prealabil (20). Prin prisma experienței sale în materie de monitorizare, CS a remarcat că OLAF a obținut sau a încercat să obțină dovezi prin intermediul altor măsuri, care nu sunt enumerate în ISIP și, prin urmare, se presupune că nu necesită o verificare prealabilă a legalității. În consecință, CS a recomandat directorului general al OLAF să dispună o verificare a bazei juridice înainte de punerea în aplicare a oricărei măsuri care ar putea afecta drepturile fundamentale ale persoanelor implicate în investigațiile OLAF.

2.1.3. Revizuirea calitativă și juridică finală

27. Revizuirea calitativă și juridică finală a Raportului final și a recomandărilor propuse (21) se realizează pe baza unui formular-tip cu elemente predefinite care trebuie verificate de către Unitatea de selecție și de revizuire a investigațiilor. CS a remarcat că revizuirea s-a efectuat pe baza listei limitate de elemente și că revizorii nu au părut să ia în considerare și alte aspecte potențial relevante, cu precădere în ceea ce privește respectarea de către OLAF a garanțiilor procedurale și a drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.

28. CS este de părere că formularul-tip de lucru ar putea fi îmbunătățit pentru a include și alte aspecte (și anume, respectarea normelor naționale, cereri de acces la documente sau la dosar, dreptul persoanelor de a nu se autoincrimina, cerința privitoare la un interval de timp rezonabil, imparțialitatea, dreptul la viață privată). În mai 2012, CS a propus OLAF o grilă de evaluare a respectării drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale, pe care să o utilizeze înainte de transmiterea cazurilor către autoritățile judiciare naționale.

2.2. Avizele CS și rapoartele privind cazuri individuale

29. CS a examinat în amănunt un caz care a fost transmis în octombrie 2012 autorităților judiciare naționale și care s-a soldat cu demisia unui membru al Comisiei Europene. CS a fost informat cu privire la intenția OLAF de a transmite cazul autorităților judiciare naționale, dar nu a primit acces la cazul respectiv, conform solicitării sale, în intervalul prevăzut de sistemul de lucru. Acest lucru a împiedicat examinarea de către CS a respectării drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale înainte de transmiterea cazului. În conformitate cu hotărârea Tribunalului, faptul că OLAF nu a consultat CS înainte de transmiterea informațiilor către autoritățile judiciare naționale ar putea fi considerat o încălcare a articolului 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 (22).

30. CS a analizat aplicarea, în acest caz, a noilor ISIP în ceea ce privește: inițierea investigației (respectarea principiului proporționalității), desfășurarea acesteia (respectarea principiilor legalității și imparțialității), respectarea drepturilor fundamentale, a garanțiilor procedurale și a cerințelor privind protecția datelor cu caracter personal, precum și închiderea investigației.

31. În cursul analizei efectuate, CS a descoperit o serie de potențiale probleme și a emis recomandări pentru directorul general al OLAF prin Avizul nr. 2/2012 adoptat la 11 decembrie 2012 (23). CS a considerat oportun să întocmească, în temeiul articolului 11 alineatul (8) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, un raport cu privire la eventualele probleme de natură sistemică descoperite, care include recomandările necesare adresate instituțiilor UE (24). CS a considerat necesar ca aceste instituții să ia cunoștință de chestiunile semnalate de CS la nivel procedural și de recomandările adresate directorului general al OLAF, care pot servi drept noi elemente de reflecție asupra modului în care se poate îmbunătăți textul Regulamentului (CE) nr. 1073/1999. Analiza respectivă a fost atașată prezentului raport ca anexa III.

32. Competența CS de a emite avize oficiale în cazuri individuale a fost contestată de către directorul general al OLAF. CS contrazice cu tărie acest lucru și subliniază faptul că examinarea cazurilor individuale și formularea concluziilor relevante reprezintă un element indispensabil al atribuțiilor sale de monitorizare, care face posibilă comunicarea rapidă a rezultatelor activității sale și problemele potențiale descoperite. Aceasta permite directorului general al OLAF să reacționeze prompt în fața riscurilor și să ia măsurile corespunzătoare în vederea îmbunătățirii activității de investigare a OLAF, dacă este necesar. În perioada de raportare, CS l-a informat pe directorul general al OLAF cu privire la rezultatele monitorizării sale în ceea ce privește un alt caz individual și, de asemenea, i-a transmis anumite recomandări.

33. În plus, atunci când constatările CS dintr-un caz individual ridică probleme de natură mai sistemică cu privire la modul în care OLAF își desfășoară investigațiile, este evident că abordarea acestor probleme intră în atribuția CS. Articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 nu interzice emiterea de către CS a unor avize în cazuri individuale, cu condiția să nu se intervină în efectuarea investigațiilor în desfășurare. CS subliniază faptul că, la data emiterii Avizului nr. 2/2012, investigația OLAF era deja închisă și, prin urmare, recomandările formulate de CS au fost menite să îmbunătățească activitățile de investigare viitoare ale OLAF, nu să intervină în măsurile de investigare adoptate deja de către OLAF în investigația respectivă.

3. Monitorizarea funcției de investigație a OLAF — informații privind cazuri individuale trimise de către directorul general al OLAF

3.1. Informații furnizate Comitetului de supraveghere

3.1.1. Investigații cu o durată mai mare de nouă luni

Articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999:

În cazul în care o investigație este în curs de peste nouă luni, directorul informează Comitetul de supraveghere asupra motivelor pentru care nu a fost încă posibilă încheierea investigației și asupra momentului estimat al încheierii acesteia.

34. În perioada de raportare, CS a primit 188 de rapoarte cu privire la cazuri cu durată de peste nouă luni (25). Sectorul cu cele mai multe cazuri care au durat mai mult de nouă luni este cel al ajutorului extern și al fondurilor de preaderare (26), cele mai puține cazuri de acest fel sunt din sectorul tutunului și al mărfurilor contrafăcute (27) și din sectorul instrumentelor financiare (28). Dintre cele 188 de rapoarte privind cazuri cu durată de peste nouă luni, 113 au fost transmise în ianuarie 2013, după ce o analiză internă a practicii OLAF a constatat că CS nu primise informații referitoare la o serie de cazuri cu durată mai mare de nouă luni. Directorul general al OLAF a decis să se ia măsuri pentru îmbunătățirea acestei practici, un exemplu fiind trimiterea la CS de informații lunare agregate cu privire la aceste cazuri și instituirea unor garanții suplimentare pentru evitarea situației în care o unitate de investigare ar depăși termenul de furnizare a informațiilor. CS apreciază angajamentul directorului general al OLAF față de îmbunătățirea procesului de transmitere a informațiilor în timp util.

35. Informațiile cuprinse în rapoartele privind cazurile cu durată de peste nouă luni (în special elemente precum descrierea cazului, măsurile de investigare adoptate, impactul financiar, considerațiile referitoare la prescripție și viitoarele măsuri de investigare propuse) sunt esențiale pentru analiza pe care o efectuează CS cu privire la durata acestor cazuri. În plus, evaluările informațiilor inițiale, care erau transmise periodic către CS ca urmare a unui acord oficial semnat la 31 martie 2008 de fostul director general al OLAF, furnizau de obicei informații valoroase. Aceste informații suplimentare (respectiv, motivele inițierii investigației și, în general, un plan de lucru) permiteau CS să aprecieze dacă investigațiile sunt inițiate în condiții de independență deplină, fără nicio presiune externă nejustificată, și dacă se desfășoară într-un mod eficient.

36. La preluarea mandatului, actualul CS a remarcat o schimbare majoră a metodologiei în acest domeniu, în special din a doua jumătate a anului 2012, când rapoartele privind cazurile cu durată de peste nouă luni au început să fie înaintate fără regularitate, iar conținutul lor să varieze semnificativ. Începând din septembrie 2012, fără vreun acord prealabil cu CS, OLAF a modificat semnificativ această practică: un volum substanțial de informații cuprinse în rapoartele privind cazurile cu durată de peste nouă luni au fost anonimizate, iar elementele factuale prezentate CS erau în mod obișnuit insuficiente. În plus, avizele Unității de selecție și de revizuire a investigațiilor, care au înlocuit evaluarea informațiilor inițiale ca urmare a adoptării ISIP, nu erau transmise la CS. În consecință, CS nu putea avea o înțelegere clară a cazurilor și nu putea aprecia în mod corespunzător dacă durata cazurilor este justificată sau nu.

37. Uneori, rapoartele privind cazurile cu durată de peste nouă luni nu au respectat dispozițiile articolului 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 (29). CS a remarcat îndeosebi faptul că deseori lipseau informații esențiale (30), precum considerațiile referitoare la prescripție, inclusiv din rapoartele finale (31). Prin urmare, CS a întâmpinat dificultăți majore în identificarea cazurilor care nu puteau fi preluate de către autoritățile judiciare naționale din cauza prescripției.

3.1.2. Recomandări adresate instituțiilor

Articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999:

Directorul informează comitetul în legătură cu cazurile în care instituția, organismul, oficiul sau agenția respectivă nu a acționat în urma recomandărilor transmise de către acesta.

38. CS nu a primit, în perioada de raportare, nicio informație referitoare la cazuri în care o instituție, un organism, un oficiu sau o agenție vizată nu ar fi acționat în urma recomandărilor transmise de către OLAF. CS este îngrijorat de faptul că această situație nu era determinată de punerea în aplicare în totalitate a recomandărilor OLAF, ci de absența unui sistem necesar de raportare între OLAF și destinatarii recomandărilor.

39. CS a remarcat că, după intrarea în vigoare a noilor ISIP, OLAF a introdus un nou formular-tip pentru redactarea recomandărilor de măsuri care ar trebui adoptate de către instituțiile, organismele, oficiile sau agențiile UE ca urmare a cazurilor investigate de OLAF (32). CS apreciază aceste schimbări și speră că ele vor permite ca atât OLAF, cât și CS să monitorizeze în mod corespunzător pe viitor rezultatele recomandărilor OLAF. De asemenea, CS salută angajamentul OLAF față de îmbunătățirea acestui aspect al activității sale, exprimat în planul anual de gestionare.

3.1.3. Cazuri care necesită transmiterea de informații autorităților judiciare naționale

Articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999:

Directorul informează comitetul în legătură cu cazurile care necesită transmiterea de informații autorităților judiciare ale unui stat membru.

40. Numărul cazurilor înaintate CS în perioada de raportare a crescut semnificativ în comparație cu anii precedenți (33), ca urmare a măsurilor instituite de OLAF cu scopul de a accelera închiderea cazurilor, în special a celor de lungă durată. Prin urmare, CS s-a confruntat cu situația paradoxală în care a fost nevoit să monitorizeze un număr mai mare de cazuri, în timp ce instrumentele sale de monitorizare erau limitate considerabil de către OLAF.

41. Începând din martie 2012, accesul CS și al secretariatului acestuia la documentele electronice ale cazurilor închise ale OLAF (în CMS) a fost interzis. Deși a înțeles motivele legate de protecția datelor invocate de către directorul general al OLAF (34), CS a considerat că procedurile instituite pentru transferarea datelor relevante nu asigură o informare suficientă și exactă, conform celor explicate mai jos. Prin urmare, CS a dedicat o perioadă semnificativă de timp și a depus eforturi considerabile pentru a discuta cu directorul general al OLAF instituirea unor proceduri viabile de transferare a informațiilor necesare.

42. Din martie până în septembrie 2012, punerea în aplicare a primului set de instrucțiuni transmise managerilor a fost mai degrabă haotică, iar practica a fost diferită de la o unitate de investigare la alta (35). Această situație pare să fie cauzată, în principal, de faptul că, după reorganizarea OLAF și adoptarea ISIP începând cu 1 februarie 2012, sarcina de a informa CS cu privire la cazurile care necesită transmiterea de informații autorităților judiciare naționale a fost descentralizată, trecând de la fosta unitate de consultanță judiciară la unitățile de investigare responsabile de cazurile respective. CS a propus OLAF (în mai 2012) o grilă de evaluare a respectării drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale în cazurile respective, menită să faciliteze analizarea acestora de către CS, dar propunerea nu a fost luată în considerare în totalitate de către OLAF.

43. Informațiile transmise au fost, de cele mai multe ori, insuficiente și, în consecință, CS a fost nevoit să solicite acces total, în CMS, la versiunea electronică a dosarelor de caz ale OLAF. Unele dintre aceste solicitări au fost fie refuzate (36), fie luate în considerare cu întârzieri foarte mari. După reiterarea solicitărilor, CS a primit, ca măsură intermediară, informații detaliate despre cazuri, și nu accesul total la CMS. În unele situații aceste informații suplimentare au fost considerate suficiente de către CS, dar în alte cazuri CS a fost nevoit să își repete solicitarea de acces la CMS, din cauza faptului că informațiile furnizate erau fie insuficiente, fie inexacte. Având în vedere că monitorizarea CS se bazează în întregime (înainte de a avea acces la dosarele de caz) pe informațiile furnizate de OLAF, CS ar dori ca aceste informații să fie exacte.

44. După adoptarea, în septembrie 2012, a sistemului de lucru dintre CS și OLAF (37), instrucțiunile menționate anterior au fost modificate (în decembrie 2012). Deși a apreciat îmbunătățirea, într-o anumită măsură, a modului de transmitere a informațiilor de către OLAF (38), CS a remarcat faptul că, în practică, informațiile transmise tot nu îi permiteau să își îndeplinească funcția de monitorizare cu succes — din mai multe motive: conținutul informațiilor era redus în mod drastic și, prin urmare, devenise în mod evident insuficient (39); aceste informații deja foarte limitate transmise CS erau, în unele cazuri, anonimizate în mod excesiv, cu toate că nu conțineau date cu caracter personal și în pofida necesității clare a CS de a le cunoaște (40); uneori, noile instrucțiuni erau aplicate în mod diferit chiar în cadrul aceleiași unități de investigare; instrucțiunile privind termenul de transmitere a informațiilor către CS (41) nu erau pe deplin satisfăcătoare, deoarece aprecierea motivelor excepționale care ar putea justifica reducerea perioadei de 5 zile prevăzute este lăsată exclusiv la latitudinea directorului general și nu este prevăzută nicio procedură de consultare cu CS în astfel de cazuri.

45. CS reamintește faptul că abordarea în trei pași convenită cu OLAF în septembrie 2012 a avut ca scop principal să realizeze un echilibru corect între cerințele de protecție a datelor exprimate de AEPD în avizul său din 2007 și nevoia CS de a primi informații adecvate care să îi permită îndeplinirea atribuțiilor ce îi revin. Cu toate acestea, CS regretă faptul că OLAF a făcut mai mult decât era necesar în vederea protejării datelor cu caracter personal, atât prin reducerea semnificativă a informațiilor furnizate CS, cât și prin prelucrarea excesivă și nenecesară a acestor informații deja limitate. Ca urmare, CS a fost nevoit să solicite în mod sistematic accesul la întregul dosar al cazului, lucru care ar fi putut fi evitat uneori prin furnizarea unor informații suficiente la momentul transmiterii cazului către autoritățile judiciare naționale.

46. CS subliniază faptul că deținerea de informații suficiente cu privire la cazuri, fie transmise de OLAF pe baza articolului 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, fie solicitate de către CS, este esențială pentru monitorizarea corespunzătoare a funcției de investigație a OLAF. În special, CS ar dori să atragă atenția asupra faptului că:

— nu poate identifica eventualele presiuni sau tentative de încălcare a independenței de investigare a OLAF (de exemplu, refuzul instituțiilor, organismelor, oficiilor sau agențiilor UE sau ale statelor membre de a coopera cu OLAF, refuzul de a acorda OLAF asistență sau informații sau acordarea acestora cu o întârziere nejustificată, dificultățile grave apărute în relațiile cu aceștia, solicitările sau instrucțiunile excesive adresate OLAF și reacțiile sale) fără a avea acces la anumite informații, care ar putea exista în documentele OLAF referitoare la cazuri;

— nu poate monitoriza respectarea de către OLAF a drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale doar pe baza informațiilor furnizate în avizele Unității 0.1, care, în plus, nu se ocupă de toate chestiunile indicate în grila de evaluare propusă oficiului de către CS;

— nu poate monitoriza durata investigațiilor și desfășurarea corespunzătoare a acestora în absența unor informații relevante cu privire la activitățile de investigare efectuate și la cronologia acestora, inclusiv la eventualele perioade de inactivitate, și nu poate identifica acele cazuri care nu pot fi preluate de către autoritățile judiciare naționale din cauza prescripției dacă nu i se precizează termenele de prescripție aplicabile;

— nu poate evalua rezultatele investigațiilor OLAF și ale acțiunilor întreprinse în cadrul acestora fără a cunoaște concluziile investigațiilor și recomandările aferente adresate instituțiilor UE sau autorităților competente ale statelor membre.

3.2. Concluziile CS

47. În urma monitorizării cazurilor OLAF și având în vedere ISIP, CS a formulat o serie de concluzii cu privire la aspecte de natură sistemică ale modului de desfășurare a investigațiilor OLAF, care ar necesita o analiză suplimentară și introducerea unor îmbunătățiri în textul modificat al Regulamentului (CE) nr. 1073/1999. Aceste concluzii sunt prezentate în anexa III la prezentul raport. În cele ce urmează se sintetizează și alte rezultate ale monitorizării de către CS a principalelor cazuri transmise autorităților judiciare naționale.

3.2.1. Independența de investigare

48. CS a examinat, în toate cazurile care i-au fost transmise, domeniile în care independența de investigare a OLAF putea fi periclitată, în special cooperarea și schimbul de informații cu instituțiile, organismele, oficiile și agențiile UE și cu statele membre în legătură cu funcția de investigație a OLAF.

49. CS a reușit să identifice, pe baza examinării rapoartelor finale și a documentelor referitoare la cazuri, acele aspecte ale cooperării cu instituțiile și organismele UE care pot crea eventuale obstacole în calea desfășurării independente a investigațiilor de către OLAF: întârzieri sau omisiuni în răspunsurile la solicitările de informații primite din partea OLAF; reticență față de informarea OLAF cu privire la cazurile de posibilă fraudă; solicitări privind înlocuirea investigatorului (investigatorilor) responsabil(i), adresate directorului general al OLAF de către instituția UE vizată, drept condiție pentru permiterea accesului la sediul instituției sau pentru furnizarea de informații și documente; solicitarea adresată unui comisar de către o instituție UE vizată, prin care se pun sub semnul întrebării unele măsuri de investigare și prin care comisarul este invitat să adopte „măsurile necesare” cu privire la investigatorul (investigatorii) OLAF responsabil(i). CS apreciază faptul că, în acest din urmă caz, comisarul a răspuns afirmând că independența OLAF nu îi permite să intervină în investigațiile aflate în curs și a înaintat chestiunea directorului general al OLAF.

50. În plus, CS a remarcat că, în general, OLAF a cooperat cu celeritate cu autoritățile statelor membre, care i-au furnizat asistență și informații atunci când acestea le-au fost solicitate sau din proprie inițiativă. CS a remarcat totuși faptul că, în unele cazuri în care s-au scurs perioade importante de timp (de până la nouă luni) între finalizarea investigației și transmiterea cazului către autoritățile judiciare naționale, acest lucru a avut drept cauză ezitarea autorităților respective de a prelua cazurile. CS încurajează OLAF să mențină contacte strânse cu autoritățile competente ale statelor membre, în vederea îmbunătățirii cooperării cu acestea. CS speră că intrarea în vigoare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 modificat va aduce schimbări importante în acest domeniu.

3.2.2. Respectarea de către OLAF a drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale

51. În cazurile pe care le-a examinat în perioada de raportare, CS a remarcat deficiențe, care s-au datorat, în general, caracterului de tranziție al anului 2012, în care majoritatea investigațiilor s-au derulat parțial în conformitate cu normele stabilite de fostul manual OLAF și parțial în conformitate cu noile ISIP. Majoritatea deficiențelor au avut drept cauză insuficiența normelor procedurale stabilite în fostul manual OLAF sau aplicarea lor defectuoasă (42).

52. Adoptarea ISIP și reorganizarea internă a OLAF au avut ca scop consolidarea protecției drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale, printre altele, precum și acordarea de prioritate protejării identității surselor. CS apreciază aceste îmbunătățiri, dar remarcă faptul că, totuși, unele probleme au continuat să existe și după adoptarea ISIP, din aceleași motive (absența unor norme clare în ISIP sau aplicarea defectuoasă a celor existente) (43). Exprimându-și opinia că aceste probleme vor necesita o clarificare suplimentară în textul noului Regulament (CE) nr. 1073/1999, CS formulează recomandările necesare în anexa III la prezentul raport.

53. CS a remarcat, de asemenea, că în unele cazuri pe care le-a examinat persoanele vizate au depus la Curtea de Justiție, la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor și la Ombudsmanul European plângeri prin care susțineau nerespectarea de către OLAF a drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale. Până în prezent, din informațiile deținute de CS, acțiunile în anulare împotriva deciziilor OLAF au fost respinse ca inadmisibile de către Curtea de Justiție, iar Ombudsmanul nu a constatat nicio situație de administrare defectuoasă. În plus, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a constatat că, în general, OLAF a respectat normele de protecție a datelor, cu excepția unui singur caz, în care a considerat că OLAF a încălcat dreptul la protecția datelor cu caracter personal prin dezvăluirea nenecesară a identității unui denunțător către instituția acestuia. Prin prisma acestei decizii, CS ar dori să reamintească OLAF recomandările sale anterioare cu privire la protejarea denunțătorilor și a informatorilor, exprimate în Avizul CS nr. 5/2011.

54. În unele cazuri, în cadrul OLAF a fost instituită o procedură de analiză internă, la solicitarea persoanelor vizate. CS a remarcat faptul că analiza internă a condus la concluzia că OLAF a acționat în limitele competențelor sale și a respectat drepturile fundamentale și garanțiile procedurale ale persoanelor vizate.

55. De asemenea, CS a primit patru plângeri care i-au fost adresate în mod direct. CS a remarcat că majoritatea acestora fuseseră depuse și la autoritățile competente ale UE menționate anterior. CS le-a luat în considerare, doar cu scop informativ, în cadrul activității sale de monitorizare a funcției de investigație a OLAF. Prin prisma actualului text al Regulamentului (CE) nr. 1073/1999, CS nu se consideră un organism de soluționare a plângerilor, dar este interesat, totuși, să fie informat de către OLAF cu privire la astfel de plângeri, pentru a putea identifica mai bine eventualele probleme de natură sistemică legate de desfășurarea investigațiilor.

3.2.3. Durata cazurilor

56. Pentru identificarea eventualelor presiuni sau tentative de încălcare a independenței de investigare a OLAF, CS a acordat o atenție deosebită duratei cazurilor și, în special, motivelor care au determinat prelungirea acestora. CS a examinat această chestiune în toate cazurile cu durată mai mare de nouă luni și în cele înaintate autorităților judiciare naționale.

57. În multe dintre aceste cazuri, CS a întâmpinat dificultăți majore în ceea ce privește identificarea motivelor care au determinat prelungirea acestora. Cu toate că, în general, rapoartele privind cazurile cu durată de peste nouă luni menționează motive legate de durata perioadei de evaluare (44), nu toate rapoartele trimise CS au indicat acest lucru (45). În mod asemănător, motivele legate de durata cazurilor după inițierea acestora se regăsesc de obicei în rapoartele privind cazurile cu durată de peste nouă luni, dar rareori în rapoartele finale, iar CS nu deține alt instrument de raportare în baza cărora să poată evalua durata cazurilor după ce se furnizează rapoartele privind cazurile cu durată de peste nouă luni, cu excepția situației în care solicită acces la întregul dosar al cazului. În plus, CS a remarcat faptul că data indicată în rapoartele privind cazurile cu durată de peste nouă luni ca dată de finalizare a investigației nu a fost întotdeauna respectată (46), dar OLAF nu oferă nicio explicație în acest sens. CS a hotărât să monitorizeze acest aspect în perioada următoare.

58. Atunci când a avut acces la întregul dosar de caz, CS a examinat cu atenție cronologia măsurilor de investigare care fuseseră adoptate și a identificat perioade semnificative de inactivitate, cuprinse între câteva luni și doi ani. Cu toate că, în lipsa unor informații suficiente, CS nu a reușit să aibă o imagine cuprinzătoare cu privire la motivele de natură să justifice durata prelungită a cazurilor examinate, CS a reușit, totuși, să identifice câteva motive, atât interne, cât și externe.

59. Printre motivele legate de organizarea activității de investigare în cadrul OLAF, CS a remarcat gestionarea necorespunzătoare a unor cazuri (lipsa controlului din partea echipei de conducere și absența unui sistem corespunzător de avertizare cu privire la perioadele de inactivitate), schimbarea personalului alocat unor investigații (în special după reorganizarea internă a OLAF, când o serie de investigatori au părăsit unitățile de investigare, iar portofoliile de investigații ale acestora au trebuit să fie redistribuite), volumul de muncă al investigatorilor responsabili și necesitatea de a se prioritiza sarcinile. Pe de altă parte, principalul factor extern care a influențat durata cazurilor a fost nevoia ca OLAF să aștepte răspunsurile părților interesate (instituții, organisme, oficii și agenții ale UE sau statele membre) la cererile sale de informații (47) sau să aștepte rezultatul procedurilor judiciare naționale din statele membre (48).

60. În toate cazurile examinate în perioada de raportare, CS a luat la cunoștință și unele dintre măsurile adoptate de către directorul general al OLAF cu scopul de a accelera închiderea unui număr important de investigații sau cazuri de coordonare. De exemplu, acesta a stabilit termene-limită precise și relativ scurte în care investigatorii OLAF erau obligați să finalizeze rapoartele de caz și să propună închiderea cazurilor. În plus, pentru sectoarele cu un număr important de cazuri, precum cel al agriculturii și cel al fondurilor structurale (49), directorul general a numit o echipă specială de investigare cu cunoștințe lingvistice și sectoriale adecvate, compusă din investigatori, dar și din agenți din domeniul juridic, al politicilor și al informațiilor, însărcinată cu soluționarea cu prioritate a cazurilor respective, scopul fiind acela de a închide cât mai multe dintre ele până la sfârșitul anului 2012. De asemenea, Unitatea de selecție și de revizuire a investigațiilor a fost instruită să acorde prioritate propunerilor de închidere înaintate de echipa specială de investigare. Din cauza volumului de muncă semnificativ care s-a înregistrat în perioada de raportare și a insuficienței resurselor umane în cadrul secretariatului său, CS a putut lua notă de rezultatele acestor măsuri doar sub formă de cifre (50).

3.3. Modificarea Regulamentului (CE) nr. 1073/1999

61. ISIP au anticipat în multe aspecte conținutul textului modificat al Regulamentului (CE) nr. 1073/1999. Alinierea acestor instrucțiuni la viitorul text al regulamentului, precum și îndepărtarea de regulamentul în vigoare au creat inconsecvențe în domeniul investigațiilor, și este posibil ca toate acestea să fi avut drept consecință unele vicii de procedură în cadrul investigațiilor desfășurate în perioada de raportare. CS a monitorizat unele dintre investigațiile OLAF desfășurate în conformitate cu ISIP și a analizat textul Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 modificat. Considerațiile CS, care au avut ca scop sublinierea riscurilor cauzate de absența unor norme procedurale mai clare în anumite domenii, sunt sintetizate în anexa III la prezentul raport.

III. GESTIONAREA FUNCȚIEI DE INVESTIGAȚIE A OLAF

Articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999:

Directorul transmite comitetului de supraveghere, în fiecare an, programul de activități al oficiului menționat la articolul 1 din prezentul regulament. Directorul informează periodic comitetul asupra activităților oficiului, a investigațiilor sale, a rezultatelor acestora și a măsurilor luate în urma acestora.

1. Prioritățile OLAF în materie de investigare

62. Planul anual de gestionare al OLAF conține, într-o anexă, un set de priorități ale politicii în materie de investigare (PPI), pe baza cărora OLAF ia decizia de a iniția sau nu o investigație. PPI sunt definite drept criterii prioritare pe care OLAF le ia în considerare pentru a decide dacă să inițieze investigații din momentul în care au fost stabilite competența OLAF și gravitatea suspiciunii. Au fost definite cinci criterii majore: proporționalitatea, utilizarea eficientă a resurselor de investigare, subsidiaritatea/valoarea adăugată și obiectivele speciale de politică pentru 2012 și impactul financiar. Pentru 2012 au fost definite praguri diferite, în funcție de diversele domenii avute în vedere (51).

63. Stabilirea acestor priorități ar permite OLAF să utilizeze mai eficient resursele limitate de care dispune, iar publicarea lor consolidează transparența activității desfășurate de OLAF, aspect apreciat de CS. Pentru a evalua modul de planificare și direcția strategică a investigațiilor, CS intenționa să inițieze o operațiune de revizuire a procesului de selecție a informațiilor primite de OLAF prin prisma priorităților în materie de investigare, a politicii de minimis și a planului anual de gestionare. Urma să se acorde atenție specială „cazurilor respinse”, având în vedere posibilele consecințe ale principiului oportunității coroborat cu principiul exclusivității. Din nefericire, din cauza lipsei acute de personal din cadrul secretariatului CS și a problemelor de acces la dosarele cazurilor, CS a trebuit să amâne evaluarea pentru un alt an.

64. Fără a aduce atingere unei analize viitoare, CS a întreprins totuși o reflecție preliminară asupra acestui subiect și a constatat că pragul financiar în sectoare precum vama sau fondurile structurale este foarte ridicat (52). CS este preocupat de posibilitatea ca unele fraude sau nereguli potențiale, susceptibile de a avea un impact financiar mai scăzut, dar totuși destul de grav, să nu fie luate în considerare, în pofida dovezilor clare. Prin urmare, CS consideră că OLAF ar trebui să își consolideze cooperarea cu statele membre, fie prin transmiterea de informații pertinente acestora, fie prin furnizarea de asistență în contextul cazurilor de coordonare atunci când ia decizia de a nu prelua un caz, îndeplinindu-și astfel misiunea specifică de a contribui, în calitate de serviciu de investigație, la asigurarea caracterului eficient și disuasiv al măsurilor de combatere a fraudelor, corupției și neregulilor care afectează interesele financiare ale UE.

2. Organizarea administrativă, bugetul și politica de personal din perspectiva funcției de investigație a OLAF

Articolul 6 alineatul (2) din Decizia Comisiei de instituire a OLAF:

După consultarea Comitetului de supraveghere, directorul trimite directorului general pentru bugete un proiect preliminar de buget, pentru a fi inclus la capitolul special pentru oficiu din bugetul general anual.

2.1. Bugetul

65. CS a examinat proiectul preliminar de buget pentru 2013 al OLAF, după care a emis Avizul nr. 1/2012, în care a susținut propunerea OLAF, cu condiția ca acesta să țină seama de recomandările făcute de CS (53). CS a remarcat în special că, în pofida dispozițiilor juridice clare potrivit cărora CS trebuie să fie consultat în legătură cu proiectul preliminar de buget al OLAF înainte ca acesta să fie trimis directorului general al Direcției Generale Buget a CE (54), directorul general al OLAF l-a transmis Comitetului, până în prezent, doar după ce a avut unele întâlniri/înțelegeri „tehnice” cu DG Buget. CS regretă faptul că, în acest mod, nu au putut avea loc consultări substanțiale și semnificative și că transmiterea proiectului preliminar de buget a devenit doar o formalitate. Prin urmare, CS a subliniat necesitatea de a fi consultat efectiv în legătură cu următorul proiect preliminar de buget, prin intermediul unui schimb de opinii real și substanțial între directorul general și comitet înainte ca proiectul să fie transmis directorului general al DG Buget, în orice formă.

2.2. Organizarea administrativă și politica de personal

66. CS a continuat să manifeste un interes deosebit față de politica de personal a OLAF, deoarece aceasta joacă un rol esențial în asigurarea succesului investigațiilor, și a luat act de schimbările apărute în urma reorganizării interne a OLAF începând cu 1 februarie 2012. Fără a aduce atingere unei evaluări viitoare a beneficiilor produse de această reorganizare, CS a apreciat strategia abordată, și anume concentrarea resurselor pe investigații, separarea structurilor de investigare de cele de politică și recentrarea pe activitățile esențiale de investigare, considerând-o un pas înainte către consolidarea eficienței în ceea ce privește activitatea de investigare desfășurată de OLAF.

67. Observând că reorganizarea internă a OLAF a avut drept rezultat mișcări de personal semnificative și modificări în fișa postului acestora sau chiar o nouă redistribuire a sarcinilor, CS a recomandat directorului general al OLAF, prin Avizul nr. 1/2012, să elaboreze, pe baza unei analize a nevoilor apărute pe parcursul activităților curente desfășurate de OLAF, o strategie în materie de resurse umane care să se axeze pe formare, dezvoltarea carierei, planificarea succesiunii angajaților și asigurarea unui echilibru corespunzător între personalul care furnizează servicii de asistență și personalul care îndeplinește sarcini de investigare esențiale (55). CS a solicitat directorului general al OLAF să ia o decizie definitivă cu privire la chestiunea agenților temporari și a făcut o serie de recomandări cu privire la personalul din cadrul secretariatului său (numărul de angajați și condițiile de numire, evaluare și promovare a acestora).

68. De asemenea, CS a sprijinit cererea adresată instituțiilor UE de către directorul general al OLAF cu privire la consolidarea capacității OLAF de investigație, prin dotarea acestuia cu resurse de personal suficiente. În decembrie 2012, directorul general al OLAF și președintele CS au adresat împreună o scrisoare președintelui Comisiei Europene, președintelui Parlamentului European și președintelui Consiliului Uniunii Europene, în care au semnalat situația personalului OLAF. Aceștia au subliniat rolul crucial pe care îl îndeplinește OLAF în protejarea intereselor financiare ale UE, în special în perioadele de austeritate, caracterizate de creșterea numărului de fraude și de nereguli. Ei au subliniat că apelul adresat OLAF de a reduce efectivele de personal în ansamblu, în condițiile în care numărul acuzațiilor de fraudă raportate oficiului, precum și al investigațiilor inițiate de acesta în 2012, a crescut semnificativ, va avea ca efect inevitabil reducerea capacității esențiale de investigație a OLAF. CS își exprimă regretul că situația privind efectivele de personal în cadrul OLAF nu s-a schimbat în urma cererii adresate.

IV. RELAȚIILE CU OLAF, CU INSTITUȚIILE UE ȘI CU ALTE PĂRȚI INTERESATE

1. Relațiile cu OLAF

69. În afară de reuniunile periodice cu directorul general al OLAF (56), CS a avut o serie de reuniuni (57) și cu conducerea și personalul OLAF, în cadrul cărora s-au discutat aspecte precum planul de gestionare al OLAF, bugetul OLAF sau rezultatele monitorizării cazurilor individuale de către CS. De exemplu, domnul L. Kuhl, șeful unității D1 din cadrul OLAF, a participat la reuniunea CS din 27 septembrie 2012 și a prezentat comitetului starea de fapt la zi a negocierilor privind Parchetul European. Domnul Kuhl a răspuns întrebărilor adresate de CS referitoare, printre altele, la funcțiile pe care le-ar avea atât OLAF, cât și CS în cadrul acestui organism. CS acordă o atenție deosebită acestui proiect și și-a exprimat dorința de a fi mai implicat în dezvoltarea sa.

2. Relațiile cu instituțiile UE

70. Ca organism interinstituțional, CS este hotărât în mod special să aibă o relație solidă cu instituțiile UE, ai căror membri i-a întâlnit în mai multe rânduri în perioada de raportare.

71. Domnul Algirdas Šemeta, comisarul pentru impozitare și uniune vamală, audit și antifraudă, a participat la reuniunea CS din 23 ianuarie 2012, în cadrul căreia a adresat mulțumiri foștilor membri ai CS pentru calitatea muncii depuse și a salutat noii membri ai CS. Comisarul Šemeta a precizat că noul CS își preia mandatul într-un moment foarte interesant, având în vedere reorganizarea OLAF începând cu 1 februarie 2012 și viitoarea modificare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999. Comisarul Šemeta a trecut în revistă cele mai importante schimbări care se vor produce, exprimându-și speranța că legăturile strânse dintre cabinetul său și CS se vor menține și în viitor. În plus, comisarul Šemeta și Președintele CS au participat la două întâlniri bilaterale.

72. CS a avut întâlniri și cu Comisia pentru control bugetar a Parlamentului European (denumită în continuare Comisia CONT) și cu unii dintre membrii acesteia, împreună cu care a abordat aspecte legate de modificarea Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 și de analizarea cazurilor individuale ale OLAF de către CS. În noiembrie 2012, CS s-a întâlnit din proprie inițiativă cu Comisia CONT pentru a explica problemele pe care le-a întâmpinat pe parcursul misiunii sale de monitorizare periodică a modalității în care OLAF își exercită funcția de investigație.

73. În decembrie 2012, președintele Comisiei CONT a invitat CS să își prezinte concluziile referitoare la cazul investigat de OLAF care a condus la demisia unui membru al Comisiei Europene. CS a oferit un răspuns scris la această cerere, iar trei dintre membrii săi au participat la o reuniune cu ușile închise a Comisiei CONT. În ambele ocazii, CS a informat Comisia CONT cu privire la faptul că a adoptat un aviz în legătură cu cazul respectiv, pe care l-a transmis directorului general al OLAF. Cu toate acestea, având în vedere obligațiile legale de respectare a confidențialității investigațiilor, impuse de articolul 8 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, CS nu avea capacitatea de a înainta avizul sau concluziile sale Comisiei CONT în acel stadiu, deoarece astfel ar fi divulgat informații referitoare la un caz OLAF supus unei proceduri judiciare într-un stat membru.

74. Pe parcursul perioadei de raportare, CS a avut întâlniri și cu doctor Ingeborg Grässle, membru al Comisiei CONT și raportor pentru modificarea regulamentului, care a participat la întâlnirea CS din aprilie 2012. Doamna Grässle a susținut CS și activitatea acestuia, afirmând că CS este privit ca un partener principal de către Parlamentul European în cadrul cooperării sale cu OLAF și, prin urmare, PE acordă o atenție specială condițiilor de lucru ale CS, pentru a-i permite să își exercite funcțiile de monitorizare în mod corespunzător.

3. Relațiile cu alte părți interesate

75. Ca răspuns la invitația adresată de Camera Lorzilor din Marea Britanie (58), la 7 noiembrie 2012 CS a oferit informații în cadrul cercetărilor derulate de Cameră cu privire la combaterea activităților frauduloase care afectează interesele financiare ale UE. CS a oferit o descriere generală a responsabilităților sale, subliniind că rolul său nu este numai acela de a supraveghea exercitarea de către OLAF a funcției sale de investigație și, astfel, de a evalua desfășurarea adecvată a investigațiilor, ci și — în special — acela de a oferi asistență directorului general al OLAF pe parcursul îndeplinirii responsabilităților care îi revin. CS a evidențiat că își îndeplinește acest rol prin monitorizarea periodică a cazurilor investigate de OLAF, prin înaintarea unor avize către directorul general al OLAF, prin adresarea de întrebări, interpelări și recomandări pentru OLAF în vederea aducerii unor îmbunătățiri dacă este cazul, precum și prin prezentarea unor rapoarte instituțiilor UE.

V. METODELE DE LUCRU ALE COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

1. Reuniuni și raportori

76. Din ianuarie 2012 până în ianuarie 2013, CS a avut 11 reuniuni plenare la Bruxelles. Președintele, raportorii și membrii secretariatului au avut, de asemenea, reuniuni periodice pentru a rezolva anumite chestiuni, precum și pentru a pregăti reuniunile plenare și a pune în aplicare unele măsuri subsecvente.

77. CS a numit câte un raportor pentru fiecare problemă majoră analizată. Acest lucru s-a întâmplat în special în cazul bugetului OLAF, al modificării Regulamentului (CE) nr. 1073/1999, al analizei instrucțiunilor directorului general al OLAF adresate personalului privind procedurile de investigație, al analizei „cazurilor respinse” în general și a cazurilor specifice transmise autorităților judiciare naționale. Raportorul a lucrat împreună cu secretariatul CS la întocmirea unui proiect de aviz sau de document care să fie discutat în cadrul reuniunilor plenare.

2. Secretariatul

78. Responsabilitățile secretariatului CS sunt prevăzute în Regulamentul de procedură al comitetului (59), care prevede că secretariatul va contribui la executarea eficientă a sarcinilor atribuite CS, în special în ceea ce privește funcția sa de monitorizare. Secretariatul trebuie să aibă capacitatea de a funcționa în mod independent și de a acorda asistență CS în îndeplinirea sarcinilor sale. Ținând seama, pe de o parte, de faptul că membrii CS sunt experți din afara instituțiilor UE, care dețin funcții importante în propriile țări și, prin urmare, își exercită funcția de membri ai CS în paralel cu activitatea pe care o desfășoară în mod obișnuit în țările lor, iar pe de altă parte de faptul că reuniunile plenare au loc o dată pe lună, este extrem de important ca CS să se poată baza pe un secretariat puternic, cu un număr suficient de membri de personal. Acest fapt ar garanta independența reală a CS, ceea ce constituie, la rândul său, un factor crucial în garantarea independenței OLAF.

79. Din acest motiv, CS dezaprobă cu tărie faptul că, la începutul mandatului, în 2012, al membrilor actuali, directorul general al OLAF a suprimat în mod unilateral 25 % dintre posturile existente în cadrul secretariatului, a înlocuit doi membri ai personalului și a numit un nou șef al secretariatului (care este și secretarul CS), fără a informa în prealabil CS și fără a obține acordul acestuia. Această măsură intră în conflict cu practica anterioară consacrată de CS și OLAF în acord cu Comisia Europeană, potrivit căreia numirea membrilor de personal în cadrul secretariatului CS ar trebui să se facă numai de comun acord cu CS, asigurându-se astfel independența deplină a comitetului în executarea atribuțiilor sale. În ceea ce privește numirea șefului secretariatului CS, această practică este reglementată în mod expres în Regulamentul de procedură al CS (60). CS a decis să aprobe numirea noului șef al secretariatului, fără a accepta, totuși, schimbarea practicii consacrate, și a solicitat directorului general al OLAF să obțină acordul prealabil al CS pentru orice modificări aduse structurii secretariatului CS.

80. CS a semnalat în mod constant directorului general al OLAF că este necesar să fie sporite efectivele de personal în cadrul secretariatului. La sfârșitul perioadei de raportare, directorul general al OLAF a acceptat să creeze un post suplimentar în cadrul secretariatului CS, dar acest lucru nu s-a întâmplat încă.

81. Într-un document de poziție transmis Parlamentului European, Consiliului și Comisiei Europene la 23 mai 2012, CS a subliniat faptul că, pentru a funcționa în mod independent și eficace, este necesar să dețină un secretariat independent, cu personal suficient, care să se afle sub controlul exclusiv al comitetului (61).

(1) Articolul 11 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) (JO L 136, 31.5.1999, p. 1).

(2) Articolele 4-6 și considerentul 5 din Decizia 1999/352/CE, CECO, Euratom a Comisiei din 28 aprilie 1999 de instituire a Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) (JO L 136, 31.5.1999, p. 20).

(3) JO L 308, 24.11.2011, p. 114.

(4) Doamna Schembri s-a retras din activitatea comitetului în octombrie 2012 și a demisionat în martie 2013, când a fost înlocuită de un nou membru, domnul Tuomas Pöysti.

(5) În CMS, sistemul electronic de gestionare a dosarelor, OLAF are la dispoziție o sursă unitară de informații privind toate activitățile sale legate de cazuri. CMS permite investigatorilor să gestioneze toate informațiile legate de dosarele lor de caz, punându-le la dispoziție un registru electronic cu întreaga documentație aferentă fiecărui dosar. Înregistrarea referitoare la fiecare caz conține întregul istoric al dosarului, de la informațiile inițiale până la selectare, investigație și orice activități de monitorizare solicitate. În septembrie 2008, CS și OLAF au ajuns la un acord privind crearea Modulului CMS — Comitetul de supraveghere, cu scopul de a se facilita îndeplinirea atribuțiilor CS în condiții de respectare a obligațiilor privind protecția datelor cu caracter personal. Până în martie 2012, acordul menționat a fost pus în aplicare parțial, prin acordarea automată a accesului la investigațiile închise.

(6) A se vedea secțiunea 3.1.3 din prezentul raport.

(7) A se vedea în acest sens Hotărârea din 8 iulie 2008 în cauza T-48/05, Franchet și Byk/Comisia.

(8) A se vedea punctul 40 din Avizul CS nr. 4/2011.

(9) Avizul privind o notificare pentru efectuarea unei verificări prealabile de către responsabilul cu protecția datelor din cadrul Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) asupra monitorizării efectuate cu regularitate cu privire la punerea în aplicare a funcției de investigație, cazul 2007-73 din 19 iulie 2007.

(10) A se vedea punctul 71 din prezentul raport.

(11) Articolul 30 alineatul (2) din IPPI: „Începând cu 1 februarie 2012, toate evaluările sesizărilor privind membrii, funcționarii sau alți agenți ai UE înregistrate de OLAF înainte de 1 februarie 2012 trebuie efectuate de către unitatea de investigații competentă, în conformitate cu procedurile aplicabile la data înregistrării. Unitatea de investigații trebuie să propună fie inițierea unei investigații sau a unui caz de coordonare, fie respingerea cazului, și trebuie să înainteze propunerea sa Unității de selecție și de revizuire a investigațiilor în vederea emiterii unui aviz în conformitate cu noile proceduri”.

(12) 221 de investigații și 202 cazuri de coordonare.

(13) A se vedea hotărârile din 10 iulie 2003, Comisia Comunităților Europene/Banca Europeană de Investiții, cauza C-15/00, și Comisia Comunităților Europene/Banca Centrală Europeană, cauza C-11/00, punctele 164 și, respectiv, 141.

(14) A se vedea propunerea de recomandare a Ombudsmanului European în urma anchetei privind plângerea 856/2008/BEH împotriva Oficiului European de Luptă Antifraudă din 9 decembrie 2010. Ombudsmanul a conchis că OLAF nu a demonstrat că practica sa de delegare a competenței de a iniția și de a închide investigații de către directorul general al OLAF către directorul responsabil de operațiuni și investigații este conformă cu legea și a recomandat oficiului să o revizuiască.

(15) A se vedea decizia Ombudsmanului European în urma anchetei privind plângerea 856/2008/BEH împotriva Oficiului European de Luptă Antifraudă din 11 noiembrie 2011.

(16) A se vedea punctul 17 din prezentul raport.

(17) A se vedea Raportul anual 2012 privind Unitatea 0.1 a OLAF (Unitatea de selecție și de revizuire a investigațiilor).

(18) A se vedea articolul 11 alineatul (6) și articolul 12 din ISIP.

(19) De exemplu, au existat cazuri în care deciziile de numire a membrilor personalului sau autorizațiile scrise de desfășurare a activităților de investigare au fost emise după efectuarea acestor activități sau au lipsit cu desăvârșire.

(20) Articolul 12 alineatul (1) din ISIP: „În cazul în care unitatea de investigare intenționează să desfășoare o activitate de investigare care necesită emiterea de către directorul general a unei autorizații în temeiul articolului 11 alineatul (6) sau să deruleze o misiune de investigare într-o țară terță, ea trebuie să solicite Unității de selecție și de revizuire a investigațiilor o decizie privind activitatea de investigare propusă”. Articolul 11 alineatul (6) prevede că „membrii unității de investigare realizează următoarele activități de investigare după emiterea de către directorul general a unui document scris care menționează identitatea lor și calitatea în care acționează, precum și activitatea de investigare pe care sunt autorizați și împuterniciți să o desfășoare: (a) interviuri cu persoanele vizate; (b) inspecții de clădiri; (c) verificări la fața locului; (d) operațiuni criminalistice; (e) verificări și inspecții efectuate în baza normelor sectoriale”.

(21) Articolul 21 din ISIP.

(22) A se vedea hotărârea Franchet și Byk/Comisiacitată anterior, punctele 163-170.

(23) Din motive de confidențialitate, Avizul nr. 2/2012 nu a fost anexat.

(24) Din motive de confidențialitate, raportul nu a fost anexat.

(25) Între timp, 46 dintre cele 188 de investigații cu durată mai mare de nouă luni au fost închise (25 % în perioada de raportare).

(26) 67 de rapoarte (35 % din numărul total al rapoartelor privind cazurile deschise de peste nouă luni primite de CS).

(27) 5 rapoarte.

(28) 12 rapoarte.

(29) De exemplu, în cinci cazuri nu se menționa timpul preconizat de încheiere a investigației.

(30) În 89 din 188 de rapoarte nu se menționau aspecte referitoare la prescripție.

(31) Până la 1 februarie 2012, informațiile respective erau incluse, în general, în raportul final de caz sau într-un document care sintetiza principalele aspecte ale cazului și care era transmis CS de către fosta Unitate de consultanță juridică și judiciară.

(32) Formularul cuprinde un paragraf separat prin care acestora li se solicită să raporteze către OLAF, în termenul indicat, orice acțiune sau decizie adoptată ca urmare a recomandărilor.

(33) De la o medie de 40 de cazuri pe an la 83 în perioada de raportare.

(34) A se vedea punctul 13 din prezentul raport.

(35) Nu toate documentele necesare au fost transmise CS: uneori, acesta a primit doar scrisoarea de înaintare, fără vreun document justificativ, iar alteori a primit, dimpotrivă, o copie a întregului dosar de caz; unele cazuri au fost transmise prin poșta internă și fără să se solicite o confirmare de primire din partea CS, care să reprezinte pentru OLAF o dovadă a faptului că a informat CS înainte să transmită cazul autorităților judiciare naționale; de asemenea, deseori confirmarea de primire nu era înregistrată în CMS.

(36) Inițial, accesul a fost refuzat în 18 cazuri (unul în martie 2012, iar 17 în mai 2012), fie pe motivul că menționarea de către CS a nevoii de a examina modul OLAF de abordare a drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale este insuficientă, fie invocând faptul că motivarea bazată doar pe articolul 11 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 (de exemplu, verificarea eventualelor încălcări ale independenței de investigare a OLAF sau a motivelor pentru care nu a fost posibilă încheierea investigației) nu este suficientă pentru a justifica accesul la dosarele de caz care conțin date cu caracter personal. Directorul general al OLAF a fost de acord, în cele din urmă, să acorde acces la toate cazurile respective după adoptarea metodologiilor de lucru în septembrie 2012.

(37) A se vedea punctul 13 din prezentul raport.

(38) Din septembrie 2012, niciuna dintre solicitările CS nu a mai fost refuzată și, în general, acestea au primit răspuns în timp util (între una și 14 zile lucrătoare — în situații excepționale).

(39) Scrisoarea de înaintare către autoritățile judiciare naționale și recomandările nu mai fac parte dintre documentele care trebuie transmise CS. În ceea ce privește conținutul versiunii prescurtate și anonimizate a raportului final, instrucțiunile directorului general al OLAF prevăd că acesta trebuie să cuprindă „casete de informații care să furnizeze detalii referitoare la investigație, la impactul financiar și de alt gen, împreună cu rezumatul cazului”, dar trebuie eliminate în întregime secțiunile care conțin informații privind activitățile de investigare desfășurate și dovezile obținute sau activitățile de coordonare desfășurate, sumele care urmează a fi recuperate sau a căror cheltuire necorespunzătoare trebuie împiedicată, evaluarea juridică a faptelor, inclusiv descrierea legislației UE încălcate, eventual legislația națională vizată, orice termene de prescripție aplicabile, observațiile persoanei (persoanelor) vizate și concluziile cazului.

(40) Unele unități de investigare au anonimizat informații precum tipul de activitate de investigare desfășurată de OLAF, direcția generală a CE căreia i-a fost transmis raportul final sau autoritatea națională cu care a cooperat OLAF, etapa în care se află procedura națională sau suma care urmează a fi recuperată.

(41) Noile instrucțiuni menționează că „documentele care se transmit Comitetului de supraveghere trebuie furnizate în general cu 5 zile lucrătoare înainte de transmiterea către autoritățile judiciare. Orice reducere a acestei perioade de 5 zile trebuie să fie justificată de motive excepționale, precum urgența sau sensibilitatea chestiunii investigate. Orice propunere de reducere a perioadei de 5 zile trebuie aprobată de directorul general”.

(42) Activități de investigare desfășurate fără autorizația scrisă impusă de articolul 6 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999; dezvăluirea de către OLAF a identității unui denunțător către instituția acestuia; dezvăluirea de către OLAF față de o altă instituție a UE a unor informații confidențiale și date cu caracter personal ale unui angajat al unui organism UE, care era vizat într-o investigație OLAF, deși nu fusese stabilită măsura în care cealaltă instituție a UE avea nevoie să cunoască datele respective.

(43) Măsuri de investigare adoptate de OLAF în baza unui temei juridic incorect sau chiar fără un temei juridic clar și în absența oricărei analize juridice prealabile; neinformarea persoanelor vizate cu privire la închiderea investigațiilor, în pofida recomandării Ombudsmanului: „Dreptul fundamental la bună administrare prevăzut la articolul 41 din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene impune ca o persoană care a făcut obiectul unei investigații să se poată aștepta, în mod rezonabil, să fie informată într-un termen rezonabil cu privire la rezultatele investigației respective după închiderea acesteia” [a se vedea Decizia din 16 februarie 2012 de închidere a cercetării privind plângerea 3136/2008/(IP)EI împotriva Oficiului European de Luptă Antifraudă].

(44) Este vorba despre cazurile deschise în baza normelor din fostul manual OLAF.

(45) În această situație s-au aflat, de exemplu, mai multe cazuri din 2008 și 2009, în care perioada de evaluare a durat între 12 și 24 de luni, fără ca rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni să menționeze motivele.

(46) În 48 dintre cele 188 de cazuri pentru care CS a primit rapoarte privind cazurile deschise de peste nouă luni se preconizau date de finalizare în perioada martie-decembrie 2012. În prezent, cele 48 de cazuri sunt încă deschise.

(47) De exemplu, în unul dintre cazurile care au durat mai mult de nouă luni examinate de CS, evaluarea informațiilor inițiale a durat 13 luni, din cauză că OLAF a trebuit să aștepte o documentație detaliată de la statul membru vizat.

(48) De exemplu, într-un caz din 2008 examinat de către CS, procedura judiciară este încă în desfășurare în două state membre și, din acest motiv, în raportul privind cazul deschis de peste nouă luni nu s-a putut menționa data la care se preconiza finalizarea cazului OLAF.

(49) De exemplu, 302 dintre cele 423 de cazuri din aceste sectoare s-au transformat automat în investigații sau cazuri de coordonare la data de 1 februarie 2012, 281 dintre ele fiind încă deschise la 1 iunie 2012.

(50) Dintre cele 75 de cazuri care impuneau transmiterea de informații către autoritățile judiciare naționale și care au fost închise și transmise CS după 1 februarie 2012, 42 au fost soluționate de către cele două unități responsabile de sectorul agriculturii și cel al fondurilor structurale.

(51) A se vedea prioritățile politicii de investigare pentru 2012.

(52) În sectorul vamal, impactul financiar probabil este de peste 1 milion EUR, în timp ce în sectorul fondurilor structurale impactul financiar probabil este de 500 000 EUR în cazul Fondului social european și al Fondului de coeziune și de 1 milion EUR în cazul FEDR (Fondul european de dezvoltare regională).

(53) A se vedea Avizul nr. 1/2012, anexat la prezentul raport.

(54) Articolul 6 alineatul (2) din Decizia 1999/352/CE, CECO, Euratom.

(55) După ce a primit Planul anual de gestionare al OLAF pentru 2013, CS a remarcat că de acum înainte acesta include câțiva indicatori cu privire la gestionarea resurselor umane.

(56) Opt reuniuni, la 23 ianuarie 2012, 21 martie 2012, 27 iunie 2012, 26 septembrie 2012, 22 octombrie 2012, 20 noiembrie 2012, 11 decembrie 2012 și 23 ianuarie 2013.

(57) Patru reuniuni, la 21 martie 2012, 26 septembrie 2012, 20 noiembrie 2012 și 22 ianuarie 2013.

(58) Subcomisia UE (Justiție, Instituții și Protecția Consumatorilor) de pe lângă Camera Lorzilor a publicat la 17 aprilie 2013 cel de al 12-lea raport privind combaterea activităților frauduloase împotriva finanțelor UE (The Fight Against Fraud on the EU's Finances) (http://www.publications.parliament.uk).

(59) A se vedea articolul 11 din Regulamentul de procedură al CS.

(60) A se vedea articolul 11.

(61) Comitetul a considerat, în această privință, că textul actual al Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 ar putea fi îmbunătățit prin furnizarea unor garanții suplimentare și, prin urmare, a propus ca regulamentul modificat să prevadă ca: (i) creditele totale alocate Comitetului de supraveghere și secretariatului acestuia să fie indicate separat, la o linie bugetară (rubrică bugetară = HEADING) specifică pentru OLAF în cadrul secțiunii din bugetul general al Uniunii referitoare la Comisie; și (ii) numărul efectivelor de personal din cadrul secretariatului să fie egal cu cel puțin 2 % din numărul membrilor de personal ai OLAF.

ANEXA I CALENDARUL REUNIUNILOR COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE 2012 Luna Data reuniunii IANUARIE luni, 23-marți, 24 FEBRUARIE marți, 21-miercuri, 22 MARTIE marți, 20-miercuri, 21 APRILIE marți, 24-miercuri, 25 MAI marți, 29-miercuri, 30 IUNIE marți, 26-miercuri, 27 SEPTEMBRIE marți, 25-miercuri, 26 OCTOMBRIE marți, 23-miercuri, 24 NOIEMBRIE marți, 20-miercuri, 21 DECEMBRIE luni, 10-marți, 11

2013 IANUARIE joi, 22-miercuri, 23

ANEXA II AVIZUL NR. 1/2012 Proiectul preliminar de buget al OLAF pentru exercițiul financiar 2013 Bruxelles, 26 iunie 2012 La reuniunile din 24 și 25 aprilie, 5 iunie, 6 iunie și 26 iunie 2012, Comitetul de supraveghere al OLAF a examinat bugetul preliminar al OLAF pentru exercițiul financiar 2013 și a adoptat următorul aviz. În conformitate cu articolul 11 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 (1), misiunea Comitetului de supraveghere al OLAF (CS) este aceea de a întări independența OLAF în exercitarea funcției de investigație a acestuia. În acest sens și pentru a asigura funcționarea efectivă și eficientă a OLAF, în bugetul Comisiei a fost creat un articol bugetar specific pentru OLAF. În acest context și având în vedere competențele conferite CS (2) de către Comisie, CS a analizat proiectul preliminar de buget (PDB) al OLAF și a emis următorul aviz. I. Resurse Alocarea resurselor pentru activitățile prioritare CS a recomandat periodic OLAF, în avizele sale anterioare privind bugetul, să aloce un număr mai mare de membri de personal pentru activitățile principale ale OLAF — investigațiile –, prin transfer de personal de la unitățile de sprijin. CS a propus, de asemenea, clarificarea distincției dintre activitățile investigative și activitățile operaționale ale OLAF. Prin urmare, CS ia act de reorganizarea OLAF, realizată la 1 februarie 2012, care a condus la următoarele modificări: În anul 2011: Direcția A (investigații și operațiuni): 84 (17 %) Direcția B (investigații și operațiuni): 84 (17 %) Direcția C (sprijin operațional): 125 (25 %) Direcția D (administrație și afaceri generale): 181 (36 %) Director general: 17 (%) CS: 8 (%) Total membri de personal: 499 (100 %) Total investigații: 168 (34 %) Total investigații + sprijin operațional: 293 (59 %) De la 1 februarie 2012: Unitatea 0.1 (S&R în materie de investigații) 25 (5 %) Direcția A (investigații I): 95 (19 %) Direcția B (investigații II): 100 (20 %) Direcția C (sprijin pentru investigații): 86 (17 %) Direcția D (politică): 110 (22 %) Direcția R (resurse): 68 (13 %) Director general: 13 CS: 6 (%) Total membri de personal: 503 (100 %) Total investigații: 220 (44 %) Total investigații + sprijin pentru investigații: 306 (61 %) Este prea devreme să se evalueze beneficiile reorganizării și impactul acesteia asupra eficienței oficiului, însă strategia care vizează concentrarea resurselor pe investigații, separarea structurilor de investigație de cele de politică și recentrarea pe activitățile esențiale de investigație pare să se îndrepte într-o direcție bună. Monitorizarea investigațiilor În conformitate cu statisticile recente ale CCE (3), dintre investigațiile OLAF în anul 2008 și în anul 2009, numai 10 % și, respectiv, 4 % au condus la condamnări de către autoritățile judiciare naționale. Chiar dacă ținem seama de faptul că pot exista și alte metode de monitorizare a investigațiilor care necesită contribuția altor instituții și nu neapărat a statelor membre, în final, eficiența activității oficiului trebuie analizată cu atenție, fiind un aspect esențial. În acest context, Comitetul este preocupat de faptul că reorganizarea OLAF a condus, de asemenea, la dispariția unității de monitorizare specializate, responsabilitățile de monitorizare fiind transferate unor investigatori. Aceștia nu dispun, în general, de cunoștințe specifice (juridice, lingvistice) și de statutul necesar pentru a oferi asistență autorităților naționale în cadrul monitorizării judiciare sau chiar pentru a asigura o monitorizare efectivă. Acest fapt poate conduce la o disociere între investigațiile OLAF (care, de fapt, reprezintă o măsură pregătitoare) și sancționarea sau remedierea efectivă în cadrul procedurilor judiciare, administrative sau disciplinare. Monitorizările executate în mod corect asigură finalizarea cu succes a investigațiilor. În caz contrar, OLAF riscă, în pofida activității laborioase și eficiente, să nu producă rezultate concludente. Strategia privind resursele umane Reorganizarea OLAF a condus la mișcări de personal semnificative și modificări ale fișelor de post ale personalului, sau chiar la o nouă redistribuire a sarcinilor. În aceste condiții, CS reiterează poziția comitetului anterior, potrivit căreia este esențial ca strategia privind resursele umane să fie adecvată si să se bazeze pe nevoile reale și clar identificate ale organizației și pe prioritățile acesteia, astfel încât resursele disponibile să fie direcționate și valorificate la maximum. Un element crucial al acestei strategii ar trebui să fie formarea continuă, în contextul mobilității interne și al restructurării generale. Aceasta ar trebui să aibă drept țintă realizarea unui echilibru optim între administratori, care desfășoară activități esențiale de investigație, și asistenți, care prestează servicii de sprijin. Strategia privind resursele umane ar trebui, de asemenea, să vizeze relații funcționale cu DG Administrație, recrutarea, formarea specializată, mobilitatea internă și dezvoltarea carierei atât pentru personalul permanent, cât și pentru cel temporar, precum și planificarea succesiunii. Agenții temporari Deși s-au depus deja eforturi substanțiale pe parcursul anilor, CS trebuie să reia ideea menționată în avizele anterioare, potrivit căreia dificultatea instituirii unui sistem de promovare (sau de reclasificare) a agenților temporari continuă să fie problematică. CS consideră dezamăgitor faptul că nu s-a găsit nicio soluție la această problemă, care constituie o componentă a chestiunii generale privind motivarea personalului OLAF. Ar fi de apreciat dacă agenților temporari li s-ar oferi un răspuns clar cu privire la posibilitatea unei promovări, astfel încât aceștia să poată lua deciziile adecvate cu privire la cariera lor. Recomandări: — Trebuie asigurată o monitorizare eficientă a investigațiilor. — Ar trebui elaborată o strategie privind resursele umane, bazată pe o evaluare a nevoilor legate de activitățile actuale ale OLAF, iar accentul ar trebui pus pe aspecte precum formarea, dezvoltarea carierei, planificarea înlocuirilor și asigurarea echilibrului adecvat între asistenți, care furnizează servicii de sprijin, și administratori, care îndeplinesc sarcini esențiale de investigație. — Ar trebui să se ia în sfârșit o decizie cu privire la situația agenților temporari, iar decizia respectivă să le fie comunicată. II. Procedura bugetară Decizia Comisiei de instituire a OLAF precizează în mod clar că este necesară consultarea Comitetului de supraveghere cu privire la proiectul preliminar de buget (PPB) al OLAF înainte ca acesta să fie trimis directorului general pentru bugete (4). Până în prezent, directorul general al OLAF a transmis comitetului proiectul preliminar de buget după ce au avut loc reuniuni/înțelegeri „tehnice” cu DG Buget. Din acest motiv, nu au putut avea loc consultări substanțiale și utile cu comitetul, iar transmiterea PPB către comitet a devenit o simplă formalitate. CS consideră că emiterea efectivă a unui aviz privind PPB reprezintă una dintre sarcinile sale esențiale. Concluzii: — Comitetul de supraveghere trebuie să fie consultat efectiv cu privire la următorul PPB, printr-un schimb de opinii real și substanțial, derulat între directorul general și comitet înainte ca PPB să fie trimis, în orice formă, directorului general pentru bugete. III. Secretariatul CS Linia bugetară Pentru a asigura o informare deplină și reprezentativă privind costurile totale ale supravegherii, linia bugetară pentru CS ar trebui să includă costul total al operațiunilor, adică toate cheltuielile membrilor CS, precum și cele ale secretariatului CS, care includ salariile membrilor de personal, formarea acestora, costurile de călătorie etc. OLAF are avantajul de a putea să transfere fondurile sale în mod liber de la un articol bugetar la altul, în funcție de necesități. Prin cumularea costurilor totale aferente funcției Comitetului de supraveghere într-o linie bugetară separată, se asigură utilizarea efectivă pentru funcția de supraveghere a fondurilor destinate CS. Cu toate acestea, fondurile necheltuite care rămân neutilizate ar putea fi realocate altor rubrici din cadrul bugetului OLAF. Această realocare ar trebui să fie posibilă numai cu notificarea prealabilă a CS și cu aprobarea acestuia. Șeful secretariatului CS ar trebui să fie subdelegat în calitate de ordonator de credite, pentru a gestiona alocarea fondurilor totale pentru operațiunile CS, sub controlul comitetului. O linie bugetară care include toate cheltuielile va facilita gestionarea și eficientizarea cadrului de supraveghere, fondurile neutilizate fiind, concomitent, transferate către alte linii din bugetul OLAF de către directorul general, după aprobarea de către CS. O linie bugetară separată are avantajul transparenței și reflectă, de asemenea, autonomia CS. În același timp, această linie bugetară separată va oferi celor trei instituții care numesc membrii CS informații cu privire la resursele alocate în mod specific acestei funcții de supraveghere. Personalul CS își menține poziția referitoare la cerința privind numărul minim de opt membri de personal în cadrul secretariatului, astfel cum este exprimată în avizele anterioare cu privire la bugetul OLAF și care corespunde nevoilor curente ale CS. Acest număr reprezintă aproximativ 2 % din personalul OLAF (5), iar CS îl consideră ca fiind numărul minim necesar pentru îndeplinirea, în mod eficient, a funcției sale de monitorizare. CS nu este de acord cu decizia de a se reduce numărul de membri de personal al secretariatului cu 25 %, adoptată de directorul general în luna septembrie 2011 fără consultarea CS actual și pusă în aplicare de la 1 februarie 2012. În plus, CS consideră că, în ceea ce privește numirea șefului secretariatului și a altor membri de personal în cadrul secretariatului, inclusiv în cazul transferurilor interne, ar trebui să existe o consultare atentă cu CS, astfel cum se prevede în Regulamentul de procedură (6). CS recunoaște că normele Comisiei privind personalul și sistemul de evaluare și promovare nu permit actualmente membrilor CS să evalueze performanța personalului secretariatului în mod direct. Totuși, CS consideră că, deși evaluarea șefului secretariatului și promovarea tuturor membrilor de personal sunt de competența directorului general al OLAF, acesta ar trebui să ia respectivele decizii pe baza avizelor Comitetului de supraveghere sub autoritatea directă a căruia activează secretariatul, astfel cum se prevede în Regulamentul de procedură al CS (7). Acest fapt va asigura independența permanentă a secretariatului în contextul funcțiilor sale cotidiene. Recomandări: — Ar trebui să se prevadă o linie bugetară separată atât pentru CS, cât și pentru secretariat. — Ar trebui alocați opt membri de personal care să lucreze în cadrul secretariatului. — Numirile membrilor de personal în cadrul secretariatului CS ar trebui să se facă numai după aprobarea de către CS, asigurându-se astfel independența deplină a secretariatului CS în îndeplinirea îndatoririlor sale. — Deciziile cu privire la evaluarea șefului secretariatului și promovarea tuturor membrilor de personal din cadrul secretariatului ar trebui luate de către directorul general pe baza avizului CS. IV. Concluzie CS susține propunerea pentru bugetul OLAF în anul 2013, cu condiția luării în considerare a recomandărilor de mai sus. În conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Decizia Comisiei din 28 aprilie 1999, OLAF ar trebui să transmită avizul autorității bugetare. În plus, CS ar dori să primească periodic informații actualizate privind măsurile adoptate de OLAF în vederea punerii în aplicare a recomandărilor din prezentul aviz. (1) Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) (JO L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Articolul 6 din Decizia 1999/352/CE, CECO, Euratom a Comisiei din 28 aprilie 1999 de instituire a Oficiului European de Luptă Antifraudă (JO L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) A se vedea Raportul special nr. 2/2011 al Curții de Conturi Europene, anexa III pagina 40 tabelul B. (4) Articolul 6 alineatul (2) din Decizia 1999/352/CE, CECO, Euratom, menționată mai sus, prevede: „După consultarea Comitetului de supraveghere, directorul trimite directorului general pentru bugete un proiect preliminar de buget, pentru a fi inclus la capitolul special pentru oficiu din bugetul general anual”. (5) Potrivit Raportului OLAF pentru anul 2011, în cadrul oficiului există 437 de membri de personal. (6) Articolul 11 alineatul (3) din Regulamentul de procedură al CS prevede următoarele: „În orice situație, șeful secretariatului informează Comitetul de supraveghere cu privire la candidații la funcția de membru al secretariatului. După cunoașterea candidaturilor, comitetul dezbate, în sesiune plenară, conformitatea acestora cu cerințele de lucru ale comitetului în scopul prezentării unei propuneri privind numirea acestora directorului general al OLAF” (JO L 308, 24.11.2011, p. 114). (7) Articolul 11 alineatul (5) din Regulamentul de procedură al CS prevede: „Comitetul de supraveghere evaluează periodic activitatea șefului secretariatului și a membrilor personalului secretariatului”.