2.2.2.Informații privind sistemul de control intern instituit

Structura sistemului de control intern este identică cu cea aferentă programului Fiscalis 2020, care va acoperi toate cheltuielile operaționale ale inițiativei.

Elementele principale ale strategiei de control aplicate sunt:

Pentru contractele de achiziții publice:

Se aplică procedurile de control pentru achiziții publice definite în Regulamentul financiar. Orice contract de achiziții publice se realizează în conformitate cu procedura consacrată de verificare de către serviciile Comisiei pentru efectuarea plății, ținând cont de obligațiile contractuale și de buna gestionare financiară și generală. În toate contractele încheiate între Comisie și beneficiari sunt prevăzute măsuri antifraudă (controale, rapoarte etc.). Se elaborează caiete de sarcini detaliate, care stau la baza fiecărui contract specific. Procesul de acceptare respectă cu strictețe metodologia TAXUD TEMPO: prestațiile sunt analizate, modificate dacă este necesar și, în cele din urmă, admise (sau respinse) în mod explicit. Nu se plătește nicio factură fără o „scrisoare de acceptare”.

Verificarea tehnică pentru achiziții publice

DG TAXUD efectuează controale privind prestațiile și supraveghează operațiunile și serviciile prestate de contractanți. De asemenea, efectuează în mod regulat audituri de calitate și de securitate la nivelul contractanților. Auditurile de calitate verifică gradul în care procesele efective ale contractanților respectă normele și procedurile definite în planurile de calitate ale acestora. Auditurile de securitate se concentrează pe procese, proceduri și configurații specifice.

Pe lângă controalele menționate mai sus, DG TAXUD execută controale financiare tradiționale:

Verificarea ex ante a angajamentelor:

În DG TAXUD, toate angajamentele sunt verificate de către șeful unității Resurse umane și finanțe. Prin urmare, 100 % din sumele angajate sunt acoperite de verificarea ex ante. Această procedură oferă un nivel ridicat de garantare a legalității și regularității tranzacțiilor.

Verificarea ex ante a plăților:

100 % din plăți sunt verificate ex ante. În plus, cel puțin o plată (din toate categoriile de cheltuieli) pe săptămână este selectată aleatoriu pentru o verificare ex ante suplimentară efectuată de către șeful unității Resurse umane și finanțe. Nu există niciun obiectiv legat de acoperire, deoarece scopul acestei verificări este de a verifica plățile în mod „aleatoriu” pentru a verifica dacă toate plățile au fost pregătite în conformitate cu cerințele. Restul plăților sunt prelucrate zilnic în conformitate cu regulile în vigoare.

Declarațiile ordonatorului de credite subdelegat (AOSD):

Toți ordonatorii de credite subdelegați semnează declarații care susțin raportul anual de activitate pentru anul în cauză. Aceste declarații acoperă operațiunile din cadrul programului. Ordonatorii de credite subdelegați declară că operațiunile legate de execuția bugetară au fost efectuate în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, că sistemele de gestionare și de control existente oferă suficiente garanții privind legalitatea și regularitatea operațiunilor și că riscurile asociate acestor operațiuni au fost corect identificate și înregistrate și că au fost puse în aplicare acțiuni de atenuare.