[pic] | COMISIA COMUNITĂŢILOR EUROPENE |

Bruxelles, 8.6.2009

COM(2009) 256 final

COMUNICAREA COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN, CONSILIU ȘI CURTEA DE CONTURI

Sinteza realizărilor Comisiei în materie de gestiune în 2008

COMUNICAREA COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN, CONSILIU ȘI CURTEA DE CONTURI

Sinteza realizărilor Comisiei în materie de gestiune în 2008

1. INTRODUCERE

În conformitate cu articolul 274 din Tratatul CE, Comisia își asumă întreaga responsabilitate pentru execuția bugetului UE. Aceasta este una dintre cele mai importante sarcini încredințate Comisiei Europene, deoarece bugetul UE este un instrument esențial de punere în aplicare a politicilor Uniunii, iar eficacitatea cheltuielilor UE poate avea o influență importantă asupra capacității UE de a răspunde la așteptările cetățenilor săi.

Execuția operațională a bugetului este delegată de către Colegiu directorilor generali, care, în calitate de „ordonatori de credite delegați” (OCD), sunt responsabili de buna gestionare a resurselor, de manieră eficace, și de asigurarea sistemelor de control adecvate și eficiente în cadrul serviciilor lor.

Directorii generali raportează cu privire la îndeplinirea sarcinilor care le revin în raportul anual de activitate (RAA) [1], care include o declarație de asigurare semnată, în care sunt incluse responsabilitățile acestora în calitate de OCD și se face referire la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor financiare. Acesta este principalul instrument prin care directorii generali își documentează răspunderea în fața Colegiului . Conținutul este discutat cu comisarul (comisarii) responsabil (responsabili) înainte ca aceste rapoarte să fie semnate de către directorul general.

Prin adoptarea prezentului Raport de sinteză, Comisia își asumă răspunderea politică cu privire la gestiunea realizată de către directorii săi generali și de către șefii de servicii , pe baza asigurărilor și rezervelor formulate de aceștia în rapoartele lor anuale de activitate. Comisia identifică, de asemenea, aspectele cheie de gestiune care necesită o abordare prioritară, care au fost identificate în RAA (chiar dacă acestea nu au determinat formularea unei rezerve) și definește linii de acțiune care să abordeze punctele slabe identificate.

Acesta este ultimul raport de sinteză adoptat în timpul mandatului actualei Comisii. Obiectivul obținerii unei declarații de asigurare fără rezerve din partea Curții de Conturi Europene (CCE) a însemnat mobilizarea energiilor și concentrarea atenției asupra problemelor fundamentale, cum ar fi simplificarea legislației, punerea în aplicare a unui cadru de control intern integrat, întărirea rolului de supraveghere al Comisiei în gestiunea repartizată a fondurilor UE și depunerea eforturilor în vederea obținerii unui acord asupra unei abordări comune a riscului tolerabil.

Comisia este satisfăcută de faptul că, deși încă se mai pot face îmbunătățiri, în ultimii cinci ani s-a realizat un progres semnificativ în ceea ce privește gestiunea fondurilor în sectoare importante ale cheltuielilor UE, în special coeziune, cercetare și agricultură. Acest progres a fost posibil datorită schimbărilor substanțiale în cadrul sistemelor de gestiune și de control, al metodelor de lucru și culturii.

2. CONSOLIDAREA FUNDAMENTULUI ASIGURăRII

2.1. Consolidarea mecanismelor de control pentru asigurarea legalității și regularității tranzacțiilor la nivelul Comisiei

În 2008, Comisia și-a îndeplinit angajamentele luate în raportul de sinteză pe 2007 în ceea ce privește măsurile de consolidare a mecanismelor de control pentru asigurarea legalității și regularității. Aceasta consideră că se realizează îmbunătățiri constante în gestionarea eficace a riscurilor. În octombrie 2007, Comisia a adoptat o Comunicare de revizuire a standardelor de control intern și a cadrului aferent[2], în vederea înlocuirii numărului inițial de 24 de standarde cu 16 standarde de control intern pentru gestiunea eficace . Noul sistem a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2008. Pentru prima dată, serviciilor Comisiei li s-a solicitat în mod explicit să formuleze o concluzie privind eficacitatea sistemelor lor de control intern în rapoartele anuale de activitate. Aproape toate serviciile au inclus o concluzie specifică privind eficacitatea globală a sistemului lor de control intern și, acolo unde a fost cazul, au identificat acțiunile de abordare a punctelor slabe.

Aceste acțiuni se referă atât la serviciile Comisiei, cât și la partenerii de punere în aplicare (respectiv statele membre), multe eforturi fiind direcționate către acest domeniu în februarie 2008, odată cu adoptarea „ Planului de acțiune privind întărirea rolului de supraveghere al Comisiei din cadrul gestionării repartizate a acțiunilor structurale ”[3]. Cel mai recent raport privind punerea în aplicare a acestui plan a fost publicat la începutul anului 2009[4]. Principala concluzie a fost că s-au realizat progrese substanțiale. Conform elementelor principale din raport, Comisia:

- a supravegheat în mod adecvat procedura referitoare la sintezele anuale prin emiterea unor orientări clare și prin soluționarea cazurilor de neconformitate (observație formulată, de asemenea, în raportul anual al CCE);

- a demonstrat un răspuns mai riguros în cazul detectării unor deficiențe ale sistemelor, prin adoptarea a 10 decizii formale de suspendare a plăților intermediare (în comparație cu o decizie în 2007);

- și-a demonstrat capacitatea de a raporta în mod exact și oportun corecțiile rezultate din propria sa activitate de control și audit prin transmiterea rapoartelor trimestriale privind corecțiile financiare;

- a sporit în mod semnificativ volumul de corecții financiare referitoare la programele și proiectele din perioada 2000-2006 aplicate în 2008 pentru FEDR, FSE și Fondul de coeziune – de la 288 de milioane EUR în 2007 la peste 1,5 miliarde EUR în 2008;

- a realizat acțiunile prevăzute în vederea sporirii eficacității controalelor de gestiune de prim nivel, inclusiv auditurile specifice, emiterea de note orientative, formarea și organizarea de seminarii.

În 2008, Comisia a realizat, de asemenea, o analiză a impactului „Planului de acțiune pentru un cadru de control intern integrat” [5], adoptat la începutul anului 2006 ca parte a strategiei Comisiei de obținere a unei DAS fără rezerve. Raportul final a fost publicat în februarie 2009[6]. Comunicarea a observat progresul semnificativ în ceea ce privește consolidarea sistemelor de control intern pe parcursul mandatului Comisiei.

Un element esențial în consolidarea asigurării rezonabile este rolul funcției interne de audit . În 2008, s-a realizat o evaluare externă a calității Serviciului Intern de Audit (IAS) al Comisiei, certificând faptul că activitatea sa de audit din cadrul Comisiei respectă în general standardele și codul de etică al Institutului Auditorilor Interni. În urma acestei certificări, s-au întreprins acțiuni pentru consolidarea eficacității IAS, printre care se numără o definire mai detaliată a sistemului de audit, o evaluare cantitativă a sferei de acoperire a auditului și o planificare și evaluare a riscurilor intensificată în favoarea unei singure metode de audit și înființarea unui grup de utilizatori ai raportului de audit care să dezvolte un model revizuit de raportare a auditului intern, precum și un program complet de formare profesională pentru auditorii interni.

În ceea ce privește cultura controlului, în 2008, Comitetul de Monitorizare a Auditului (CMA) al Comisiei a putut confirma faptul că serviciile Comisiei realizează în continuare progrese favorabile în ceea ce privește punerea în aplicare a sistemelor solide de control intern. Numărul de recomandări critice emise de IAS a scăzut la zero în 2008 (de la 6 în 2007). De asemenea, acceptarea recomandărilor IAS în 2008 a fost de aproape 100%. Deși s-a constatat o tendință pozitivă în monitorizarea lor, punerea în aplicare oportună a recomandărilor „critice” și „foarte importante” constituie încă o provocare importantă.

CMA a examinat în mod regulat urmările recomandărilor de audit și a atras atenția comisarilor responsabili și, după caz, colegiului, asupra faptului că întârzierile nejustificate și riscurile reziduale nu sunt abordate în mod corespunzător.

Comisia va continua să acorde cea mai mare prioritate evaluării punerii în aplicare a controlului intern și abordării, în timp util, a punctelor slabe identificate.

Comisia a solicitat tuturor serviciilor sale să asigure punerea în aplicare rapidă și eficace a tuturor recomandărilor de audit acceptate, acordând o atenție deosebită celor considerate „critice” sau „foarte importante”.

2.2. Îmbunătățirea clarității și coerenței rapoartelor anuale de activitate (RAA)

Ca urmare a concluziilor Raportului de sinteză din 2007, pentru rapoartele anuale de activitate din 2008 (RAA), Secretariatul General și Direcția Generală Buget au luat măsuri suplimentare pentru a asigura că rapoartele și declarațiile prezintă o evaluare coerentă a sistemelor de supraveghere și control, cu explicații clare asupra motivelor și proceselor de control care duc la absența, prezența sau eliminarea rezervelor.

La începutul anului 2009, pregătindu-se pentru exercițiul formal de evaluare inter pares, serviciile centrale au organizat întâlniri cu direcțiile generale care au avut rezerve în trecut și/sau ar putea avea rezerve în 2008, pentru promovarea abordărilor armonizate în prezentarea dovezilor care stau la baza deciziei de ridicare sau de formulare a unei rezerve.

În timpul exercițiului de evaluare inter pares, au fost identificate mai multe probleme care ar putea afecta calitatea dovezilor oferite de RAA, în special prezentarea rezultatelor controalelor ex-ante și ex-post ca bază a asigurării.

Deși eforturile făcute până în prezent pentru asigurarea unui nivel calitativ consistent al RAA dau rezultate, pare a fi oportună efectuarea unei analize a tuturor factorilor care influențează calitatea RAA, în vederea direcționării mai bune a sprijinului care poate fi oferit de serviciile centrale, precum și a măsurilor care ar trebui luate individual de către direcțiile generale și servicii.

Comisia a solicitat Secretariatului General și Direcției Generale Buget să efectueze o evaluare a factorilor care afectează calitatea RAA și să promoveze măsurile de îmbunătățire a calității acestora în timp util pentru raportul privind activitățile din 2009.

3. ASIGURAREA OBțINUTă PRIN RAPOARTELE ANUALE DE ACTIVITATE șI REZERVELE FORMULATE DE DIRECTORII GENERALI

În urma examinării rapoartelor anuale de activitate, în special a declarațiilor semnate de către fiecare director general, Comisia constată că toate au indicat o asigurare rezonabilă în ceea ce privește utilizarea adecvată a resurselor și că procedurile de control puse în aplicare oferă garanțiile necesare privind legalitatea și regularitatea tranzacțiilor aferente. Unii directori generali au dezvăluit puncte slabe reziduale și au formulat rezerve în RAA, fără a pune la îndoială nivelul global al asigurării acordate .

La încheierea exercițiului de raportare, au existat 15 rezerve la nivelul Comisiei. Aceasta reprezintă o scădere față de aceeași perioadă din anul anterior și pare să confirme tendința descendentă constantă a numărului de rezerve formulate (17 pentru RAA 2007, 20 pentru RAA 2006). Sfera de aplicare a rezervelor din cadrul gestiunii repartizate a înregistrat, de asemenea, o scădere (mai puține programe și state membre acoperite).

În total, 12 directori generali și-au exprimat rezervele în 2008 (13 în 2007), trei dintre aceștia exprimând câte două rezerve. Patru rezerve formulate în 2007 ar putea fi ridicate. Așa cum s-a întâmplat și în 2007, majoritatea rezervelor formulate în 2008 s-au referit fie la calitatea sistemelor de control de la nivelul statelor membre, fie la erori detectate la nivelul beneficiarilor. Șapte rezerve s-au bazat pe probleme care au impact asupra reputației serviciului sau a Comisiei.

Rezultatele analizei RAA, precum și rezervele și asigurarea obținute de directorii generali, sunt examinate în această secțiune și, unde este cazul, sunt privite din perspectiva evaluării Curții de Conturi Europene pentru 2007[7].

3.1. Coeziune, agricultură și resurse naturale

3.1.1. Coeziune

Politica de coeziune reprezintă una dintre principalele politici ale UE, pusă în aplicare împreună cu statele membre în cadrul „gestiunii repartizate”. În 2008, Comisia și-a respectat angajamentul de a efectua acțiuni în curs și noi în cadrul „ Comunicării referitoare la un plan de acțiune privind întărirea rolului de supraveghere al Comisiei în cadrul gestionării repartizate a acțiunilor structurale ” (a se vedea secțiunea 2.1 de mai sus).

În plus, ca urmare a măsurilor luate de Comisie în ultimii ani, în raportul său anual pentru 2007, CCE a considerat că s-au obținut unele îmbunătățiri la nivelul sistemelor de control din domeniul politicii de coeziune. În timp ce în raportul său pentru 2006, Curtea a dat „cod roșu” atât sistemelor, cât și tranzacțiilor în privința cheltuielilor din cadrul acțiunilor structurale, în 2007 aceasta a dat „cod galben” sistemelor de control[8].

Cu toate acestea, nivelul erorilor referitoare la cheltuielile declarate de statele membre și rambursate de Comisie în cadrul programelor acoperite în capitolul „Coeziune” a determinat Curtea să dea acestui domeniu „cod roșu” pentru tranzacții – singurul „cod roșu” rămas în raportul său din 2007.

Măsurile corective luate de Comisie în 2008 au dus la creșterea corecțiilor financiare :

- În ceea ce privește Fondul european de dezvoltare regională (FEDR) și Fondul de coeziune, corecțiile financiare s-au ridicat, în 2008, la 1 041 milioane € (368 de milioane € pentru perioada 1994-1999 și 673 de milioane € pentru perioada 2000-2006). La sfârșitul lui 2008, se aflau în desfășurare 103 proceduri (care acoperă aproximativ 145 de programe) pentru perioada de programare 2000-2006, pentru care suma estimată de corecții financiare este de aproximativ 950 de milioane €, iar 55 de proceduri (care acoperă aproximativ 58 de programe) se aflau în desfășurare pentru perioada de programare 1994-1999, pentru care suma estimată a corecțiilor financiare este de aproximativ 1,2 miliarde €.

- În 2008, corecțiile financiare pentru Fondul social european (FSE) s-au ridicat la 521,7 milioane € (25,7 milioane € pentru perioada 1994-1999 și 496 de milioane € pentru perioada 2000-2006). Mai mult, la sfârșitul anului 2008, alte 14 proceduri de corecție financiară erau în curs pentru perioada 1994-1999 (corecție suplimentară estimată la 387 de milioane €), iar 13 proceduri suplimentare au fost lansate pentru perioada 2000-2006 (corecție suplimentară estimată la 257 de milioane € pe baza scrisorilor de presuspendare transmise statelor membre la sfârșitul anului 2008). Ca urmare a abordării precaute din 2008, plățile întrerupte s-au ridicat la 1,3 miliarde EUR pentru toate programele operaționale în rezervă. Întreruperea unor plăți a avut ca efect un nivel foarte redus al riscului.

Atunci când sunt identificate deficiențe semnificative, directorii generali responsabili de fondurile structurale formulează, în mod sistematic, o rezervă, cu excepția cazului în care există probe de audit de încredere conform cărora un plan de acțiune pentru remedierea punctelor slabe este pus în aplicare în mod eficace de către autoritățile naționale și s-au înregistrat deja primele rezultate.

În raportul său privind punerea în aplicare a planului de acțiune, Comisia a recunoscut că planul de acțiune abordează atât cauzele cât și efectele ratei ridicate de eroare evidențiată de Curtea de Conturi Europeană în cheltuielile aferente acțiunilor structurale, dar că este nevoie de mai mult timp pentru ca impactul acestor acțiuni să poată fi măsurat prin reducerea ratei de eroare la nivelul rambursărilor intermediare.

În cele ce urmează prezentăm un scurt rezumat al rezervelor formulate de către directorii generali în domeniul „Coeziune”:

- În ceea ce privește Fondul european de dezvoltare regională (FEDR) , directorul general pentru politică regională a formulat o rezervă privind patru state membre (Belgia, Germania, Italia și Spania) și privind 21 de programe INTERREG. Acesta și-a exprimat, de asemenea, o rezervă privind gestiunea Fondului de coeziune în sectorul rutier din Bulgaria, din motive de reputație (a se vedea secțiunea 4.2 de mai jos).

- În ceea ce privește Fondul social european (FSE) , directorul general pentru ocuparea forței de muncă, afaceri sociale și egalitate de șanse a formulat o rezervă privind șapte state membre (Spania, Regatul Unit, Franța, Italia, Polonia, Belgia și Luxemburg), cu unul mai puțin decât în 2007.

3.1.2. Agricultură și resurse naturale

În ceea ce privește capitolul „Agricultură și resurse naturale”, Raportul CCE pentru 2007 a dat „cod galben” atât sistemelor, cât și tranzacțiilor. Cu toate acestea, Curtea a dat „cod verde” cheltuielilor din cadrul Fondului european de garantare agricolă (FEGA), care reprezintă 85% din totalul cheltuielilor din agricultură[9].

În acest caz, ca și în cazul domeniului coeziunii, activitățile consolidate de control ale Comisiei au condus la rezultate concrete: în 2008, corecțiile realizate de Comisie și de statele membre în domeniul agriculturii s-au ridicat la 1,3 miliarde EUR.

Comisia a urmărit problema conservării rezervelor halieutice, care a fost semnalată ca un motiv de îngrijorare în Raportul de sinteză pentru 2007. Aceasta a asigurat, printre altele, adoptarea de către Consiliu a unor noi măsuri inovatoare și stricte pentru combaterea, descurajarea și eliminarea pescuitului ilicit, nedeclarat și nereglementat (INN) și a unor măsuri noi de conservare și a lansat o campanie de control reușită și fără precedent pentru protejarea stocurilor sensibile de ton roșu.

Având în vedere deficiențele grave ale PCP, astfel cum au fost subliniate de către Curtea de Conturi în 2007, Comisia a demarat o revizuire generală a politicii, pentru pregătirea bazei unei reforme substanțiale. În primăvara anului 2009, a fost publicată o Carte Verde, prin care s-a inițiat consultarea publică în ceea ce privește reforma PCP.

În cele ce urmează prezentăm un scurt rezumat al rezervelor formulate de către directorii generali în domeniul „Agricultură și resurse naturale”:

- Pentru prima dată de la formularea unei rezerve în 2002, directorul general pentru agricultură și dezvoltare rurală a fost în măsură să își ridice rezerva în ceea ce privește punerea în aplicare a IACS în Grecia, întrucât auditurile efectuate de Comisie au confirmat faptul că Grecia și-a respectat planul de acțiune și a creat un nou sistem operațional de identificare a parcelelor agricole. În raportul său anual de activitate din 2007, el a formulat o rezervă privind toate cheltuielile în domeniul dezvoltării rurale, deoarece nu a avut asigurarea rezonabilă a fiabilității statisticilor de control și a ratelor de eroare raportate de statele membre. Pentru 2008, directorul general a formulat o rezervă limitată la cheltuielile pe axa 2 a dezvoltării rurale („îmbunătățirea mediului înconjurător și a mediului rural”), deoarece statisticile de control raportate de statele membre și verificate și validate de organismele de certificare indică o rată de eroare (3,8%) în mod semnificativ mai mare decât pragul de semnificație utilizat în prezent de către CCE. Directorul general a formulat, de asemenea, o rezervă în ceea ce privește sistemele de gestiune și control pentru SAPARD în Bulgaria și România (a se vedea secțiunea 4.2 de mai jos).

- Directorul general pentru afaceri maritime și pescuit a formulat o rezervă privind eligibilitatea costurilor din gestiunea centralizată directă rambursate statelor membre pentru cheltuielile din domeniul controlului și punerii în aplicare a politicii comune de pescuit. Punctul slab identificat este legat de achizițiile publice efectuate de către statele membre.

- Directorul general pentru mediu a fost în măsură să își ridice rezerva pe care a formulat-o în RAA 2007 în legătură cu eligibilitatea cheltuielilor declarate de beneficiarii finanțărilor, în lumina punerii în aplicare a planului de acțiune, a creșterii numărului de rapoarte de audit și de plăți auditate și a scăderii considerabile a erorilor detectate.

Comisia și-a luat angajamentul de a continua îmbunătățirea gestiunii repartizate sub controlul acesteia și să sprijine autoritățile competente din statele membre furnizând, printre altele, note explicative, formare și consiliere.

Comisia și-a arătat angajamentul politic solid în vederea reducerii ratei reziduale de eroare și, după caz, suspendarea plăților și efectuarea unor corecții financiare, pentru a arăta că bugetul UE este gestionat în mod riguros. Comisia va depune eforturi pentru o abordare coerentă a gestionării punctelor slabe descoperite în diferite programe care fac obiectul acestei rubrici, inclusiv închiderea celor vechi și îmbunătățirea caracterului complet și a fiabilității rapoartelor privind recuperările, în special în ceea ce privește datele furnizate de statele membre.

3.2. Cercetare, energie și transport

Pentru cel de al 6-lea program cadru (FP6) , care este responsabil de majoritatea plăților finale pentru cererile de decont în 2008, direcțiile generale implicate (întreprinderi și industrie, energie și transporturi, societatea informațională și media și cercetare) au definit o strategie comună de audit pentru perioada 2007­2010. Aceasta are ca scop evaluarea legalității și regularității tranzacțiilor prin identificarea și corecția erorilor sistematice la nivelul celor mai mari beneficiari împreună cu eșantionarea aleatorie și bazată pe risc a beneficiarilor rămași.

Până la sfârșitul anului 2008, vor fi instituite procesele de gestionare necesare pentru punerea în aplicare a strategiei de control multianual. Intensitatea efortului de audit a fost menținută la nivelul obiectivelor prevăzute inițial. De exemplu, DG Cercetare este dispusă să își depășească obiectivul de 750 de audituri pentru cel de-al 6-lea program cadru pe parcursul perioadei de punere în aplicare de patru ani; planurile actuale prevăd un număr total de 896 de audituri.

Fiecare dintre cele patru servicii din domeniul cercetării au formulat rezerve din cauza ratei de erori reziduale care afectează cererile de decont privind cel de al 6-lea program-cadru . Strategia comună de audit face parte din sistemul de control intern care intenționează să atingă un nivel de risc rezidual de 2% pe parcursul perioadei de programare; cu toate acestea, în etapa intermediară a punerii în aplicare a strategiei, serviciile au raportat rate de eroare cumulate de peste 2%.

O componentă cheie a acestei strategii a fost corectarea erorilor sistemice detectate în cadrul contractelor neauditate pentru același beneficiar. Cu toate acestea, serviciile au raportat un număr semnificativ de contracte pentru care astfel de erori trebuie cuantificate, corectate, iar sumele trebuie recuperate. Prin urmare, acestea au formulat rezerve privind exactitatea cererilor de decont.

A fost finalizată o analiză intermediară a strategiei de audit, aceasta confirmând că principiile strategiei de audit pentru cel de-al 6-lea program-cadru sunt rezonabile și că punerea sa în aplicare progresează în mod corespunzător. Totuși, strategia trebuie consolidată în mai multe domenii, cum ar fi procesul care determină corecția erorilor sistematice, și vor fi depuse mai multe eforturi pentru simplificarea regulilor de eligibilitate în vederea reducerii riscului de eroare.

Comisia a depus eforturi considerabile pentru îmbunătățirea gestiunii politicii de cercetare în limitele cadrului juridic și financiar aplicabil. În raportul privind activitatea din 2008, directorul general responsabil și-a exprimat încă o dată rezervele cu privire la cel de-al 6-lea program cadru.

Comisia va lucra pentru obținerea unui nivel de eroare reziduală care să conducă la o DAS fără rezerve în domeniul cercetării. Cu toate acestea, în ciuda abordării armonizate adoptate și a primelor rezultate ale evaluării parțiale, există semne că strategia de audit multianuală comună ar putea fi insuficientă pentru atingerea obiectivelor de reducere a nivelului global de eroare sub pragul de semnificație acceptat în prezent (2%).

Prin urmare, Comisia își reînnoiește apelul la o înțelegere comună a conceptului de risc tolerabil de eroare și va face propuneri în mod corespunzător, pe baza comunicării sale din 16 decembrie 2008.

Directorul general pentru întreprinderi și industrie a fost în măsură să își ridice rezerva pe care a formulat-o în 2007 cu privire la beneficiarii finanțărilor implicați în standardizarea europeană.

3.3. Ajutor extern, dezvoltare și extindere

Rezerva formulată de către directorul general pentru extindere cu privire la gestionarea asistenței de preaderare din Bulgaria este singura care afectează cheltuielile specificate în capitolul „ Ajutor extern, dezvoltare și extindere ” (a se vedea, de asemenea, secțiunea 4.2).

În ceea ce privește celelalte activități din acest capitol, Comisia va continua să monitorizeze și să îmbunătățească punerea în aplicare a acordurilor-cadru privind procedurile financiare și contractuale semnate, printre altele, cu un număr de agenții ONU[10] și Banca Mondială[11]. Comisia își va continua, de asemenea, eforturile în vederea unei mai mari transparențe a beneficiarilor finali, cu condiția ca regulile referitoare la respectarea datelor cu caracter personal și a cerințelor de securitate să fie respectate. Eforturile pentru o mai bună utilizare și repartizare a rezultatelor de audit din domeniul RELEX vor continua.

3.4. Educație și cetățenie

În 2007, directorul general pentru comunicare a formulat o rezervă cu privire la deficiențele sistemului de control intern al DG-ului în absența controalelor ex-post. În urma înființării în cadrul acestei direcții generale a unei unități de control ex-post centralizate, s-a detectat un număr mare de erori (în principal formale) în tranzacții, care l-au determinat pe directorul general să formuleze o nouă rezervă pentru 2008. În planul de acțiune RAA sunt descrise în detaliu o serie de măsuri și pare rezonabil să se anticipeze rezolvarea problemei până la sfârșitul lui 2009.

Cealaltă rezervă formulată de directorul general pentru comunicare a fost descrisă în secțiunea 4.4.

Directorul general pentru justiție, libertate și securitate a formulat o rezervă cu privire la întârzierile legate de punerea în aplicare a Sistemului Informațional Schengen II (SIS II), un instrument IT pentru schimbul de informații în cadrul organismelor de punere în aplicare a legii din statele membre. Rezerva este introdusă din motive privind reputația, deoarece problemele au fost de fapt identificate la nivelul contractantului. Comisia urmărește problema îndeaproape și va continua să raporteze în mod regulat Parlamentului European și Consiliului.

Directorul general pentru justiție, libertate și securitate și-a ridicat cele două rezerve introduse în 2007 cu privire la punerea în aplicare, prin gestiune repartizată, a Fondului european pentru refugiați, deoarece acesta a considerat suficient de avansate controalele și consolidarea sistemelor din statele membre. Pentru perioada 2008-2013, un nou document de bază care acoperă Fondul european pentru refugiați III abordează problemele identificate în cazul fondului anterior.

Ca urmare a deficiențelor semnificative în înregistrarea activelor aferente infrastructurii materiale și proiectelor IT, contabilul nu a putut valida sistemul local de contabilitate al DG JLS în 2008, dar, în ianuarie 2009, a fost pus în aplicare un plan de acțiune destinat remedierii acestei deficiențe.

În domeniul educației și culturii, în ceea ce privește gestiunea centralizată indirectă prin intermediul agențiilor naționale, deși asigurarea generală privind sistemul de control este satisfăcătoare, analiza declarațiilor ex-post pentru 2007, împreună cu rezultatele vizitelor de monitorizare pe parcursul anului 2008, au demonstrat că într-un număr limitat de cazuri, controalele primare sau secundare sunt insuficiente sau ineficace, în ceea ce privește punerea în aplicare a programului Tineretul în acțiune. Aceste cazuri sunt monitorizate îndeaproape și se iau măsuri adecvate de urmărire în modul și la momentul corespunzător.

Comisia este la curent cu punctele slabe identificate în domeniile din rubrica 3 a cadrului financiar. Aceasta va continua în mod special să urmărească îndeaproape evoluțiile legate de rezerva privind SIS II și, în general, privind dezvoltarea sistemelor IT pe scară largă.

3.5. Afaceri economice și financiare

În RAA pentru 2006 și 2007, directorul general pentru afaceri economice și financiare a formulat o rezervă din cauza faptului că un control ex-post a identificat o posibilă problemă în ceea ce privește punerea în aplicare a cerințelor de „adiționalitate” în cadrul programului „Inițiativă pentru creștere și ocuparea forței de muncă” (1998-2002) gestionat de un organism extern de punere în aplicare. Constatările preliminare au dezvăluit puncte slabe în sistemul de control al acelui organism extern, care au fost considerate destul de grave pentru a justifica rezerva. În urma rezultatelor raportului de control ex-post, sistemele de control intern ale organismului extern de punere în aplicare și ale serviciului responsabil al Comisiei au fost revizuite în amănunt. Au fost formulate recomandări detaliate privind „adiționalitatea” și transmise organismului de punere în aplicare, care a confirmat aplicarea acestora în scris începând cu 2008. De asemenea, s-a stabilit un acord cu organismul extern, în care se detaliază monitorizarea și controalele care urmează să fie efectuate cu privire la punerea în aplicare a facilității.

Deși cadrul de control aflat în vigoare în prezent este considerat adecvat pentru asigurarea gestionării rezonabile a creditelor bugetare, eficacitatea acestuia în momentul punerii în aplicare a noilor programe comunitare pentru stabilirea cerințelor privind adiționalitatea nu a fost încă testată.

Din acest motiv, directorul general pentru afaceri economice și financiare a formulat o rezervă în raportul său din 2008, privind posibilitatea ca noile controale de atenuare introduse în urma rezultatelor raportului de control ex-post să nu fie pe deplin eficace pentru noul program. Acest lucru se va confirma în 2009.

Comisia sprijină decizia directorului general al DG Afaceri Economice și Financiare de a concentra resursele în vederea îmbunătățirii structurii de control instituite pentru gestionarea noului program financiar pentru aceeași activitate financiară în vederea remedierii punctelor slabe identificate în programul financiar anterior. În 2009, se va obține asigurarea printr-o evaluare specifică a auditului intern și monitorizarea în curs de către serviciile operaționale.

4. PROBLEME TRANSVERSALE

4.1. Sisteme IT

CMA a atras atenția colegiului cu privire la necesitatea de revizuire a conformității cu comunicarea Comisiei în ceea ce privește guvernanța IT[12] și interoperabilitatea[13]. CMA a desfășurat, de asemenea, pe baza unei serii de audituri în domeniul IT discutate în 2008, și a atras atenția asupra punerii în aplicare a deciziei Comisiei privind securitatea IT[14].

Dezvoltarea unor instrumente IT eficiente, rentabile și ușor de utilizat care sunt adaptate nevoilor specifice și asigură în același timp interoperabilitatea și securitatea acestora la nivelul Comisiei rămâne o prioritate importantă. Pentru ca aceste eforturi să fie încununate de succes, Comisia acordă o atenție deosebită formării adecvate a personalului său și unei guvernanțe solide a evoluțiilor în domeniul IT. Trebuie depuse eforturi și pentru îmbunătățirea gestionării proiectelor și furnizorilor de servicii, pentru a asigura faptul că sistemele IT sprijină în mod eficient și eficace punerea în aplicare a politicilor UE.

4.2. Punerea în aplicare a programelor în Bulgaria și România

Controalele riguroase efectuate de Comisie au permis evidențierea anumitor nereguli în legătură cu gestiunea fondurilor de preaderare – în Bulgaria începând cu 2007 și în România în 2008.

Prin urmare, directorul general al DG Extindere și-a menținut rezerva formulată deja în 2007 cu privire la punctele slabe critice ale sistemelor în gestionarea fondurilor PHARE de către două agenții de plată din Bulgaria. Alți doi directori generali au formulat rezerve legate de problemele referitoare la gestionarea fondurilor de preaderare din 2008: directorul general pentru politică regională , în ceea ce privește sistemele de gestiune și control pentru Fondul de coeziune în sectorul rutier din Bulgaria, iar directorul general pentru agricultură și dezvoltare rurală, în ceea ce privește sistemele de gestionare și control pentru SAPARD în Bulgaria și România.

Directorul general al DG Agricultură și Dezvoltare Rurală raportează, pentru România și Bulgaria, deficiențe importante de control a IACS care duc la rate de eroare ridicate. Autorităților acestor state membre li s-a solicitat să elaboreze un plan de acțiune pentru abordarea acestor deficiențe.

Direcțiile generale Politica Regională, Ocuparea Forței de Muncă, Afaceri Sociale și Egalitate de Șanse, Justiție, Libertate și Securitate și Afaceri Maritime și Pescuit au semnalat în RAA-urile pe care le-au elaborat probleme în legătură cu gestiunea și controlul în perioada de programare 2007-2013 în Bulgaria; cu toate acestea, niciuna dintre problemele semnalate nu a determinat formularea unei rezerve în rapoartele direcțiilor pentru 2008.

Direcțiile generale vizate vor continua să își coordoneze îndeaproape acțiunile în legătură cu gestionarea fondurilor UE din Bulgaria și România.

În cooperare cu autoritățile naționale, Comisia va continua să sprijine eforturile de reformă depuse în Bulgaria și România pentru a se asigura că toate problemele sunt soluționate și că gestionarea tuturor fondurilor UE este realizată cu respectarea strictă a tuturor reglementărilor și procedurilor aplicabile.

4.3. Sinteze anuale și declarații naționale

Comisia a analizat în continuare sintezele anuale primite de la statele membre (2008 a fost al doilea an în care autorităților naționale li s-a solicitat să furnizeze sinteze anuale pentru cheltuielile în baza „gestiunii repartizate”) și să informeze Parlamentul European, făcând eforturi pentru maximizarea valorii lor adăugate în termeni de oferire a unei asigurări sporite în legătură cu sistemele de gestiune și control din statele membre.

O evaluare intermediară arată că pentru domeniile „Coeziune” și „Agricultură și resurse naturale”, majoritatea statelor membre par să fi respectat sau să fi respectat în mare parte cerințele minime ale legislației și cele prevăzute în notele explicative ale Comisiei. Aceste sinteze ar putea oferi valoare adăugată reală gestionării și controlului cheltuielilor UE în cazul în care acestea se încadrează în sfera, abordarea și perioada corespunzătoare și sunt efectuate conform standardelor internaționale[15].

În plus, anumite state membre (Țările de Jos, Danemarca, Suedia și Regatul Unit) furnizează declarații naționale, crescându-și astfel răspunderea pentru utilizarea fondurilor UE, deși Comisia subliniază diferențele dintre aceste declarații, ceea ce restrânge comparabilitatea și asigurarea care poate fi obținută.

Comisia consideră că transmiterea sintezelor anuale de către statele membre sporește responsabilitatea acestora față de utilizarea fondurilor UE și contribuie la propria asigurare. Comisia va lua în considerare rezultatele evidențiate în trecut în vederea adaptării, dacă este cazul, a orientărilor pentru următoarea serie de sinteze, va oferi în continuare sprijin statelor membre și solicită acestora să atașeze o declarație generală de asigurare conform recomandărilor Comisiei.

Comisia încurajează toate statele membre să urmeze exemplul celor care furnizează deja declarații naționale anuale .

4.4. Respectarea legislației aplicabile privind drepturile de proprietate intelectuală

Directorul general pentru comunicare a formulat o rezervă, pe motive de reputație, în vederea posibilei încălcări a dreptului de autor în legătură cu activitățile serviciilor Comisiei, având în vedere riscul ca drepturile de autor și drepturile conexe să nu fi fost obținute pentru anumite produse de comunicare.

Luând în considerare prezența la nivel general a mijloacelor electronice de comunicare, aceste activități ar putea avea un impact în toate statele membre, unde încă mai există diferențe la nivelul legislațiilor naționale privind drepturile de autor. Deoarece nu există o gestiune colectivă a drepturilor de autor la nivel european, deținătorii drepturilor trebuie identificați în fiecare stat membru, adesea la diferite niveluri (societăți de gestiune colectivă, editori sau posturi de radiodifuziune, autori sau alte persoane care au drepturi asupra conținutului).

Comisia va evalua în mod regulat dacă măsurile luate sunt suficiente pentru reducerea riscurilor într-un mediu tehnologic și juridic complex și aflat într-o schimbare rapidă. Până la sfârșitul anului 2009, se va elabora un plan de acțiune incluzând toate măsurile necesare, de la conștientizare și formare, până la elaborarea liniilor directoare comune.

5. CONCLUZII

- Eforturile depuse pentru obținerea unei DAS fără rezerve au avut în mare măsură un efect pozitiv asupra instituției: acestea au dus la concentrarea intențiilor și canalizarea energiilor, determinând o schimbare majoră în cadrul sistemelor de gestiune și control, metodelor de lucru și culturii la nivelul Comisiei.

- Comisia va continua să monitorizeze îndeaproape punerea în aplicare a tuturor planurilor de acțiune care însoțesc rezervele și să acorde o atenție deosebită celor recurente.

- Comisia își va continua activitatea privind comunicarea externă eficace a problemelor legate de control atât cu beneficiarii finali, cât și cu autoritățile naționale. Pentru reducerea erorilor și neînțelegerilor sunt necesare informații mai adecvate.

- Comisia va demonstra în continuare eficacitatea propriilor sale controale, precum raportarea completă privind corectarea erorilor, inclusiv a celor legate de plățile efectuate în anii anteriori.

- Comisia își reafirmă intenția de a solicita în continuare recuperarea plăților necuvenite. Comisia remarcă faptul că, din 2007 până în 2008, sumele recuperate s-au dublat, ajungând la o valoare totală de 3 miliarde EUR. Comisia va lua măsuri pentru a asigura că statele membre își îndeplinesc obligațiile privind calitatea rapoartelor referitoare la sumele recuperate și corecțiile financiare.

- Comisia va încuraja statele membre să includă o declarație generală de asigurare în sintezele lor anuale pentru fondurile puse în aplicare în cadrul gestiunii repartizate. Comisia va evalua modul în care asigurarea suplimentară poate fi obținută din declarațiile naționale de gestiune.

- Comisia consideră că o abordare bazată pe riscul tolerabil reprezintă o gestionare bună și eficientă a fondurilor UE. Aceasta a prezentat o comunicare pe această temă în decembrie 2008, utilizând fondurile structurale și dezvoltarea rurală drept exemple ilustrative. Aceste exemple vor fi dezvoltate și transformate în propuneri concrete pentru nivelurile tolerabile de risc cât mai curând posibil. În 2010, vor fi transmise spre analiză autorității bugetare propuneri privind cercetarea, transporturile, energia, ajutorul extern, dezvoltarea și extinderea, precum și administrația.

* * *

Acesta este ultimul raport de sinteză adoptat de Comisie. Modernizarea sistemelor sale pentru asigurarea celor mai ridicate standarde de gestionare a fondurilor UE, inclusiv a legalității și regularității tranzacțiilor, a fost una dintre principalele sale priorități. Între 2004 și 2009, Comisia Europeană a consolidat reforma inițiată în 2000, o realizare care va avea consecințe durabile.

Activitatea realizată în ultimii cinci ani a dus la îmbunătățiri semnificative în privința gestiunii bugetului UE, iar această activitate va fi continuată, în special în ceea ce privește soluționarea problemelor evidențiate de rezervele ordonatorilor de credite delegați.

Comisia este de părere că sistemele de control intern instituite, cu limitările descrise în RAA din 2008, oferă asigurarea că resursele destinate activităților acesteia au fost utilizate în scopurile vizate și în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare. De asemenea, este de părere că procedurile de control instituite oferă garanțiile necesare privind legalitatea și regularitatea tranzacțiilor aferente pentru care Comisia își asumă întreaga responsabilitate în conformitate cu articolul 274 din Tratatul CE.

Annex 1: Other cross-cutting management issues

1. HUMAN RESOURCES

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

2. ETHICS

In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission[16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

3. SECURITY

Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

Annex 2: Overview of reservations 2004 – 2008

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous action In 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework"[18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate. Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SG By September 2009 | New action |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGs By April 2010 | New action |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous action Three years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | DG BUDG together with concerned services | Completed In December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. |

The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned services By end 2010 | New action The Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 | Continuous action In a Communication of March 2008[19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous action DGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality |

namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action |

Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment. Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action |

Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action |

New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan[20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. |

New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | Completed Extensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities[21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results[22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action The European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | Completed A report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous action HR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697. The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007. A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. |

Annex 4: Executive and Regulatory Agencies

(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base[23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – former IEEA)

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – former PHEA)

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA )

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA )

- the European Research Council Executive Agency ( ERC)

- the Research Executive Agency ( REA ).

- Four of these executive agencies were operational in 2008[24] . Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | 69 |

PHEA | 8 | 20 | 28 |

EACEA | 85 | 277 | 362 |

TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 |

Total | 131 | 366 | 17 | 514 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency[26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward"[27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

Annex 5: Negotiated procedures

1. LEGAL BASIS

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. METHODOLOGY

A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

3. OVERALL RESULTS OF NEGOTIATED PROCEDURES RECORDED

3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007) .

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. ANALYSIS OF THE JUSTIFICATIONS AND CORRECTIVE MEASURES

Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

- Establishment of standard model documents and guidance documents .

- Improvement in training provided and an improved inter-service communication . In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

- Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

- reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

- Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

- Reinforcement of internal structures and the application of control standards . Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.497.065,33 | 6 |

COMP | 11.713.735,70 | 3 |

EAC | 123.199,00 | 1 |

EACEA | 497.001,12 | 2 |

ELARG | 607.626,00 | 1 |

ENTR | 111.650,00 | 1 |

ENV | 231.383,16 | 1 |

MARE | 249.800,61 | 1 |

INFSO | 1.713.872,65 | 4 |

RTD | 1.227.715,95 | 5 |

TREN | 407.313,70 | 2 |

18.380.363,22 | 27 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 0 | 0 |

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved[29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[30].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

2005 | 2007 | 2008 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% |

Average time to pay[32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days |

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle[33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

2005 | 2007 | 2008 |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € |

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs[34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. |

[1] Articolul 60 din Regulamentul financiar

[2] Comunicarea către Comisie: SEC(2007) 1341.

[3] COM(2008) 97, 18.2.2008.

[4] COM(2009) 42, 3.2.2009.

[5] COM(2006) 9 și SEC(2006) 49

[6] COM(2009) 43, 4.2.2009.

[7] Raportul de sinteză respectă noua structură a raportului anual din 2007 al CCE.

[8] Un „cod verde” înseamnă că rata de eroare pentru domeniul cheltuielilor în general se află sub pragul de semnificație (2%) și că CCE consideră eficace sistemele de supraveghere și control; un „cod galben” înseamnă că rata de eroare se află între 2% și 5% și că sistemele de supraveghere și control sunt considerate parțial eficace; un „cod roșu” înseamnă că rata de eroare se află peste 5%, iar Curtea consideră sistemele de supraveghere și control ineficace. Sursă: „Nota informativă: Raportul anual pe 2007 privind bugetul UE”, CCE, pagina 6.

[9] Curtea a dat, de asemenea, cod verde veniturilor, afacerilor economice și financiare și cheltuielilor administrative. Aceasta înseamnă că pentru circa 45% din totalul de cheltuieli comunitare Curtea a dat cod verde.

[10] Acordul-cadru financiar și administrativ / FAFA

[11] Acordul-cadru privind fondul fiduciar și cofinanțarea

[12] SEC(2004)1267.

[13] SEC(2004) 1265.

[14] C(2006) 3602.

[15] Avizul nr. 6/2007 al Curții de Conturi Europene. Pentru politica de coeziune doar 7 state membre au inclus o declarație generală de asigurare pentru 2008.

[16] SEC(2008) 301, 5.3.2008.

[17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49.

[19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7.

[25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN).

[26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135

[28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[32] Net delays.

[33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

[34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.