4.

La punctul VII, punctul 1 se înlocuiește cu următorul text: „1.A. Organizarea primirii și procesării cererilor de viză Fiecare stat membru este responsabil de organizarea primirii și a procesării cererilor de viză. Pentru fiecare locație, statele membre își dotează fiecare oficiu consular cu echipament de luare/colectare a datelor biometrice de identificare sau fără a aduce prejudiciu opțiunilor de reprezentare sus-menționate, hotărăște să coopereze cu unul sau mai multe state membre. Orice cooperare se face sub formă de colocație sau de stabilire a unui centru comun de primire a cererilor sau , în cazul în care aceste soluții sunt inadecvate, de cooperare cu prestatori externi de servicii. (a) Atunci când se optează pentru «co-locațiune», personalul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare al unuia sau mai multor state membre procesează cererile care le sunt adresate (inclusiv datele biometrice de identificare) la sediul misiunii diplomatice sau al oficiului consular al unui stat membru, utilizând, în comun, echipamentul respectivului stat membru. Statele membre implicate convin asupra duratei și condițiilor de încetare a co-locațiunii, precum și asupra părții din costurile administrative pe care urmează să o primească statul membru ale cărui sedii diplomatice sau consulare sunt utilizate. Solicitanții sunt îndrumați spre statul membru responsabil de procesarea cererilor de viză. (b) Atunci când se înființează «centre comune de primire a cererilor», personalul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare a două sau mai multe state membre se comasează în clădirea unui singur stat membru care se bucură, în conformitate cu dreptul internațional, de protecție diplomatică sau consulară, sau într-o clădire a Comisiei Europene, al cărei caracter inviolabil este recunoscut de către statul gazdă, în vederea primirii cererilor de viză (inclusiv a datelor biometrice de identificare) care le sunt adresate. Solicitanții sunt îndrumați spre statul membru responsabil de procesarea cererilor de viză. Statele membre convin asupra duratei și condițiilor de încetare a cooperării, precum și asupra repartizării costurilor între statele membre participante. Unul dintre statele membre este desemnat drept unic răspunzător în ceea ce privește contractele de logistică și relațiile diplomatice cu țara gazdă. (c) Cooperarea cu prestatorii externi de servicii în conformitate cu 1.B. 1.B. Cooperarea cu prestatorii externi de servicii Dacă, din cauza unor condiții specifice sau a unor motive legate de condițiile locale existente într-un oficiu consular, nu este oportun ca sediul acestuia să fie dotat cu echipament de luare/culegere a datelor biometrice de identificare, să fie organizat pentru co-locațiune sau ca centru comun de primire a cererilor, unul sau mai multe state membre care acționează în comun poate sau pot colabora cu un prestator extern de servicii ║, în vederea primirii cererilor de viză (și a culegerii datelor biometrice de identificare). În astfel de cazuri, statul (statele) membru(e) implicat(e) este (sunt) răspunzător (răspunzătoare) pentru procesarea datelor și, prin urmare, pentru orice încălcare a contractului, îndeosebi în legătură cu respectarea normelor de protecție a datelor în cadrul procesului de soluționare a cererilor de viză. Statul membru sau statele membre respectiv(e) garantează că prestatorii externi de servicii menționați la punctul VII punctul 1.B.1 litera (b) își desfășoară activitățile în sediile unui stat membru care se bucură, în conformitate cu dreptul internațional, de protecție diplomatică sau consulară, sau în sediile Comisiei Europene, al căror caracter inviolabil este recunoscut de către statul gazdă, și că personalul calificat și autorizat în mod corespunzător din cadrul misiunii diplomatice sau al oficiului consular al statului (statelor) membru(e) este prezent pentru a supraveghea îndeaproape activitățile prestatorilor externi de servicii. 1.B.1 — Tipuri de cooperare cu prestatorii externi de servicii Cooperarea cu prestatorii externi de servicii poate lua [una dintre] următoarele forme: a) prestatorul extern de servicii joacă rolul unui punct de informare care oferă informații generale privind cerințele impuse pentru solicitarea unei vize și administrează sistemul de programare; b) prestatorul extern de servicii oferă informații generale privind cerințele impuse pentru solicitarea unei vize, primește cererile, documentele doveditoare și datele biometrice de la solicitanții de viză și percepe taxa de procesare (în conformitate cu dispozițiile prevăzute în partea VII, punctul 4 și anexa 12), ▐ transmite dosarele complete și datele la misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru competent, în vederea procesării cererilor și îi înapoiază pașaportul solicitantului sau reprezentantului legal al acestuia la sfârșitul procedurii . 1.B.2 — Obligațiile statelor membre În conformitate cu Directiva 95/46/CE, statul (statele) membru(e) interesat(e) aleg(e) un prestator extern de servicii capabil să asigure servicii de înaltă calitate și toate măsurile de siguranță tehnice și organizatorice necesare în vederea protejării datelor personale împotriva distrugerii accidentale sau ilicite, alterării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, în special în cazul în care procesarea implică transmiterea dosarelor și a datelor la oficiul consular, precum și împotriva oricăror forme de procesare ilicită. Pentru alegerea prestatorilor externi de servicii, misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale statelor membre verifică solvabilitatea și reputația fimei (inclusiv licențele necesare, înmatricularea la registrul comerțului, statutul, contractele bancare), asigurându-se că nu există niciun conflict de interese. Misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale statelor membre garantează că societatea aleasă dispune de o expertiză profesională relevantă în domeniul asigurării informatice și al securității datelor. În contractarea serviciilor externe de asistență în domeniul vizelor, statele membre trebuie să aplice cele mai bune practici privind achizițiile publice. Prestatorii externi de servicii nu au, în nici un caz, acces la VIS. Accesul la VIS este rezervat exclusiv personalului autorizat al misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare , exclusiv în scopurile prevăzute în regulamentul VIS . Statul (statele) membru(e) interesat(e) încheie cu prestatorul extern de servicii un contract scris , în conformitate cu articolul 17 din Directiva 95/46/CE. Înaintea încheierii unui astfel de contract, misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru în cauză justifică, în mod argumentat, în conformitate cu punctul VII punctul 1.B, necesitatea contractului respectiv pentru misiunile diplomatice și oficiile consulare ale celorlalte state membre și pentru delegația Comisiei în cadrul cooperării consulare la nivel local . În afară de obligațiile specificate la articolul 17 din Directiva 95/46/CE, contractul va cuprinde dispoziții care: a) definesc cu exactitate responsabilitățile prestatorului de servicii; b) îi impun prestatorului de servicii să acționeze în conformitate cu instrucțiunile statelor membre responsabile și să proceseze datele exclusiv în scopul procesării datelor personale aferente cererilor de viză în contul statelor membre responsabile, în conformitate cu Directiva 95/46/CE; c) îi impun prestatorului de servicii să ofere solicitanților informațiile necesare, în conformitate cu articolul 37 al regulamentului VIS ; d) îi impun prestatorului de servicii să garanteze că personalul său este format în mod corespunzător și respectă normele prevăzute la punctul III punctul – 1; e) îi impun prestatorului de servicii să adopte măsurile adecvate pentru combaterea corupției; f) îi impun prestatorului de servicii să raporteze neîntârziat statului membru responsabil orice încălcare a normelor de securitate sau orice alte probleme; g) îi impun prestatorului de servicii să înregistreze orice reclamație sau sesizare venită din partea solicitanților privind folosirea abuzivă a datelor sau accesul neautorizat. Prestatorul extern de servicii trebuie să informeze neîntârziat misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru responsabil și să colaboreze cu acestea în vederea găsirii unei soluții. Gestionarea reclamațiilor trebuie efectuată astfel încât solicitanții de viză să primească în mod prompt răspunsuri explicative; h) asigură, în permanență, accesul personalului consular în sediile prestatorului de servicii; i) îi impun prestatorului de servicii și personalului său să respecte normele de confidențialitate , care continuă să se aplice și după ce personalul prestatorului extern de servicii își încetează activitatea sau după suspendarea sau încetarea contractului ; j) garantează conformitatea cu normele privind protecția datelor, inclusiv cu obligațiile de raportare, activitățile externe de audit, controalele periodice la fața locului efectuate, printre altele, de autoritățile naționale pentru protecția datelor, și garantează existența unor mecanisme de stabilire a răspunderii unui contractant în caz de încălcare a reglementărilor referitoare la confidențialitate, inclusiv a obligației de a despăgubi persoanele care au suferit prejudicii ca urmare a unei acțiuni sau a unei omisiuni din partea prestatorului de servicii; k) îi impun prestatorului de servicii obligația de a transmite neîntârziat dosarul completat către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru responsabil de procesarea cererii, precum și obligația de a nu copia, stoca sau păstra sub o altă formă datele colectate după transmiterea dosarului; l) îi impun prestatorului de servicii obligația de a împiedica citirea, copierea, modificarea sau ștergerea neautorizată a datelor referitoare la viză în cursul transmiterii de la prestatorul de servicii către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru responsabil de procesarea cererii, îndeosebi prin intermediul unor tehnici adecvate de criptare; m) includ o clauză suspensivă și de încetare a contractului; n) cuprind o clauză de revizuire menită să asigure că în contract se regăsesc cele mai bune practici actuale; o) stabilesc reguli de conduită aplicabile personalului responsabil de procesarea cererilor de viză și de colectarea datelor biometrice dând dovadă de un respect maxim pentru demnitatea umană. Orice măsură luată în îndeplinirea acestor atribuții este proporțională cu obiectivele sale. În procesarea cererii, personalul evită orice discriminare a persoanelor pe motive legate de sex, origine rasială sau etnică, religie ori credință, handicap, vârstă sau orientare sexuală. În cadrul cooperării consulare la nivel local se stabilește un contract tip. Statele membre garantează că încetarea bruscă a activității prestatorului extern de servicii responsabil de furnizarea serviciilor prevăzute în contract nu va afecta decât în cea mai mică măsură desfășurarea normală a serviciilor de care beneficiază solicitanții de viză. Statul (statele) membru(e) implicat(e) asigură o cooperare strânsă cu furnizorul extern de servicii și monitorizează cu atenție derularea contractului, inclusiv: a) informațiile generale oferite de prestatorul de servicii solicitanților de viză; b) măsurile de siguranță tehnice și organizatorice, precum și măsurile tehnice și organizatorice adecvate în vederea protejării datelor personale împotriva distrugerii accidentale sau ilicite, alterării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, în special în cazul în care procesarea implică transmiterea datelor în rețea, ca și împotriva oricăror alte forme de procesare ilicită, precum și primirea și transmiterea dosarelor și datelor la misiunea diplomatică sau oficiul consular; c) culegerea și transmiterea datelor biometrice de identificare; d) măsurile adoptate pentru a asigura conformitatea cu dispozițiile privind protecția și securitatea datelor , precum și pentru combaterea corupției . Taxa plătită de către solicitant nu este mai mare decât taxa prevăzută la anexa 12 , indiferent dacă statele membre cooperează sau nu cu prestatori externi de servicii . Statele membre garantează instituirea unei proceduri care să permită identificarea prestatorului extern de servicii care procesează orice cerere de viză. Personalul consular al statului (statelor) membru(e) asigură pregătirea prestatorului de servicii în raport cu volumul de cunoștințe necesar pentru a oferi solicitanților de viză servicii corespunzătoare și informații suficiente. 1.B.3 — Informații Statele membre, precum și misiunile diplomatice și oficiile consulare ale acestora pun la dispoziția publicului larg toate informațiile relevante privind cererile de viză, inclusiv: a) criteriile, condițiile și procedurile de solicitare a vizelor; b) mijloacele prin care se obțin programări, dacă este cazul; c) locul unde trebuie depuse cererile de viză (misiunea diplomatică sau oficiul consular competent, centrul comun de primire a cererilor sau prestatorul extern de servicii). Aceste informații sunt, de asemenea, accesibile publicului larg prin intermediul unui site internet comun dedicat vizei Schengen. Acest site este instituit în scopul de a oferi asistență în aplicarea politicii comune în materie de vize și în îndeplinirea formalităților de solicitare a vizei. 1.B.4 — Campanie de informare Cu puțin înainte de începerea activității VIS într-o țară terță, misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale statelor membre lansează, în cooperare cu delegația Comisiei, o campanie destinată informării publicului larg cu privire la obiectivele urmărite, la datele stocate și la autoritățile care au acces la VIS, precum și la drepturile solicitanților de viză. Aceste campanii sunt reluate periodic. 1.C. Menținerea accesului direct al solicitanților la misiunile diplomatice și oficiile consulare ale statelor membre Indiferent de tipul de cooperare ales, statele membre pot decide să le permită în continuare solicitanților accesul direct în sediul misiunilor diplomatice sau al oficiilor lor consulare, pentru depunerea cererilor de viză. În eventualitatea unei încetări neprevăzute a cooperării cu alte state membre sau cu orice fel de prestator extern de servicii, statele membre asigură continuitatea activităților de primire și procesare a cererilor de viză. 1.D. Decizia și publicarea Statele membre informează Comisia despre modul în care intenționează să organizeze primirea și procesarea cererilor de viză în fiecare oficiu consular. Comisia asigură publicarea necesară pe site-ul internet comun dedicat vizei Schengen . Statele membre transmit Comisiei o copie a contractelor pe care le încheie. 1.E Responsabilități generale 1.E.1 — Documente Orice document, dată sau dată biometrică de identificare primit(ă) de către sau în numele unui stat membru în cadrul unei cereri de viză este considerat(ă) «document consular», în conformitate cu Convenția de la Viena privind relațiile consulare și face obiectul unei procesări corespunzătoare. 1.E.2 — Formare Înaintea autorizării sale în scopul culegerii datelor biometrice de identificare, personalul din cadrul misiunii diplomatice sau al oficiului consular beneficiază de o formare corespunzătoare, pentru a garanta caracterul profesionist și desfășurarea în condiții adecvate a operațiunii de înregistrare. 1.E.3 — Răspundere Orice persoană sau stat membru care a suferit prejudicii în urma unei operațiuni ilegale de procesare sau a unei acțiuni care încalcă dispozițiile prezentului regulament are dreptul să obțină reparații de la statul membru responsabil pentru prejudiciul cauzat. Statul membru respectiv este exonerat de răspundere, integral sau parțial, dacă dovedește că faptul care a cauzat prejudiciul nu îi este imputabil. Cererile de despăgubiri formulate împotriva unui stat membru pentru prejudiciile menționate la paragraful anterior sunt reglementate de dispozițiile legislației naționale a statului membru acuzat. 1.E.4 — Sancțiuni Statele membre adoptă măsurile necesare pentru a garanta că orice încălcare a prezentului regulament, îndeosebi orice utilizare abuzivă a datelor prezentate în cadrul unei cereri de viză, este pasibilă de sancțiuni, printre care și sancțiuni administrative și/sau penale, în conformitate cu legislația națională, care sunt efective, proporționale și cu efect de descurajare. ”