RO Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C 148/1

RAPORTUL SPECIAL NR. 2/2007

privind cheltuielile imobiliare ale instituţiilor, împreună cu răspunsurile instituţiilor

[prezentat în conformitate cu articolul 248 alineatul (4) al doilea paragraf din Tratatul CE]

(2007/C 148/01)

CUPRINS

ABREVIERI

GLOSAR

I–X SINTEZĂ

1–3 INTRODUCERE

1 Domeniul auditului

2–3 Sfera şi obiectivele auditului

4–49 OBSERVAŢII

4–19 Planificarea

9–12 Politica imobiliară

13–15 Selectarea clădirilor şi localizarea acestora

16–19 Informaţii de gestiune

20–38 Finanţarea şi costurile

21–23 Procedurile de licitaţie

24–31 Stabilirea condiţiilor contractuale, a preţurilor de achiziţie şi a chiriilor

32–38 Mijloace de finanţare a proiectelor imobiliare

39–49 Cooperarea interinstituţională

50–58 CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

51–55 Planificarea

56–57 Finanţarea şi costurile

58 Cooperarea interinstituţională

Anexa I: Execuţia bugetară 2003–2005

Anexa II: Lista clădirilor examinate în prezentul raport

Răspunsurile Parlamentului European

Răspunsurile Consiliului

Răspunsurile Comisiei

Răspunsurile Curţii de Justiţie

Răspunsurile Comitetului Economic şi Social European

ABREVIERI

BEI Banca Europeană de Investiţii CPQBF Comité de Préparation pour les Questions Budgétaires et Financières (Comitetul pentru pregătirea problemelor bugetare şi financiare) DG Direcţia Generală DG ADMIN Direcţia Generală pentru Personal şi Administraţie DG EAC Direcţia Generală pentru Educaţie şi Cultură DG ECFIN Direcţia Generală pentru Afaceri Economice şi Monetare DG RTD Direcţia Generală pentru Cercetare EURIBOR Euro Interbank Offer Rate (indice interbancar de ofertă în euro) IT Information Technology (Tehnologia Informaţiei) SA Societate pe acţiuni TVA Taxa pe valoarea adăugată UE Uniunea Europeană

GLOSAR (1)

Acorduri de sediu: Acorduri de stabilire a rolurilor şi a responsabilităţilor respective ale instituţiilor şi ale statelor membre gazdă.

Defect ascuns: Un defect (în general major) care apare după recepţia finală a clădirii. Dacă apare în termen de 10 ani de la recepţie, o garanţie specială (numită în mod corespunzător garanţie de 10 ani) aoperă reparaţiile.

Drepturi in rem : Drept (vânzare, uzufruct, emfiteoză) asupra unui bun imobil (clădire sau teren). De menţionat că închirierea nu este considerată un drept in rem, ci un serviciu. Multe impozite imobiliare (impozit pe proprietate, impozite regionale) sunt aplicate proprietarului dreptului in rem, nu chiriaşului.

Emfiteoză: Dreptul de a beneficia de un teren sau de o clădire în schimbul unei chirii şi pentru o perioadă de timp determinată (conform dreptului belgian, cel puţin 27 de ani şi cel mult 99 de ani). Proprietarul nu are practic nicio obligaţie de a repara sau întreţine clădirea. Poate fi completat cu o opţiune de achiziţie care, atunci când este exercitată, acordă proprietate deplină.

Impozit pe proprietate: Un impozit perceput de regiunea Bruxelles pentru proprietatea imobiliară. Se aplică proprietarului dreptului in rem (şi anume, proprietarului deplin, usufruitier, emphytéote).

Instituţii: Instituţiile avute în vedere în prezentul raport sunt instituţiile în sensul articolului 1 din Regulamentul financiar. Instituţiile care au făcut obiectul auditului au fost Comisia, Parlamentul, Consiliul, Curtea de Justiţie, Comitetul Economic şi Social European şi Comitetul Regiunilor.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: Coduri interne pentru clădirile Comisiei.

Lucrări de amenajare: Lucrări la o clădire terminată, pentru a o face conformă cu regulile şi cerinţele instituţiilor.

OIB: Oficiul pentru infrastructură şi logistică în Bruxelles.

OIL: Oficiul pentru infrastructură şi logistică în Luxemburg.

O unitate administrativă a Comisiei care se ocupă de clădiri, bunuri şi alte servicii sociale. Aceste oficii, create în 2003 şi subordonate DG ADMIN, au un rol funcţional şi reguli specifice.

Opţiune de achiziţie: Drept acordat de proprietarul rezidual Comisiei, pentru un preţ fix. Atunci când se exercită acest drept, Comisia devine proprietar deplin. Unele opţiuni de achiziţie pot fi exercitate oricând, altele numai după 27 de ani.

PPI: Protocol privind privilegiile şi imunităţile Comunităţii Europene, semnat în 1965, ca anexă la Tratatul CE, semnat de toate statele membre. Conferă anumite privilegii pentru CE în scopuri oficiale, printre care statutul de scutire de taxe.

Taxă de înregistrare: Un impozit perceput de guvernul federal pentru înregistrarea contractelor autentificate la notar în momentul în care acestea sunt înregistrate în registrul proprietăţilor. Se aplică proprietarului dreptului in rem (şi anume proprietarului deplin, usufruitier, emphytéote).

Uzufruct: Dreptul de a utiliza o clădire (în acest caz) fără a-i modifica substanţa şi se a beneficia de „fructele” acesteia (şi anume posibilitatea de a o închiria). Utilizatorul (usufruitier) are mai multe drepturi decât un chiriaş şi, concomitent, mai multe obligaţii în cazul lucrărilor de reparaţie.

SINTEZĂ

I. Cheltuielile legate de achiziţionarea şi de închirierea clădirilor reprezintă unul dintre elementele principale ale cheltuielilor administrative din cadrul Uniunii Europene. În 2005, suprafaţa totală ocupată de instituţiile din Bruxelles, Luxemburg şi Strasburg se ridica la aproximativ 2 milioane m2. Costul anual de ocupare a acestei suprafaţe a fost estimat la 345 milioane euro.

II. Auditul a avut ca scop aflarea răspunsurilor la trei întrebări: — Planificarea asigură locaţii adecvate? — Finanţările şi costurile sunt gestionate în mod economic? — Instituţiile se folosesc în mod cât mai profitabil de cooperarea interinstituţională, inclusiv de evaluarea comună a politicii lor imobiliare?

III. Auditul a arătat că, în ciuda constrângerilor politice şi bugetare, instituţiile Uniunii Europene au reuşit să ofere personalului condiţii adecvate de lucru în ceea ce priveşte locaţia, iar gestionarea cheltuielilor imobiliare s-a îmbunătăţit pe parcursul ultimilor ani. Totuşi, modul de gestionare a instituţiilor încă mai prezintă unele deficienţe în domeniile examinate.

IV. Curtea a observat că, din cauza constrângerilor politice şi practice, instituţiile au întâmpinat dificultăţi în stabilirea unei politici şi a unei planificări pe termen lung. Dificultăţile legate de planificarea pe termen lung explică de ce infrastructurile privind spaţiile de lucru definitive sunt puse la dispoziţie târziu, ceea ce necesită adesea măsuri intermediare şi soluţii pe termen scurt costisitoare. Curtea a constatat că planificarea pe termen lung ar putea fi îmbunătăţită.

V. Instituţiile au privilegiat achiziţionarea faţă de închirierea clădirilor, dar nu şi-au coordonat planurile şi nici nu le-au aplicat în mod coerent. În ciuda recomandărilor anterioare ale Curţii, acestea au închiriat clădiri pe termen lung, fără opţiunea de cumpărare, ceea ce face achiziţionarea ulterioară mai costisitoare.

VI. Instituţiile au continuat să-şi concentreze aproape toate clădirile în Cartierul European din Bruxelles. Concentrarea generează economii de scară (de exemplu, servicii, comunicaţii, întreţinere), dar a contribuit la o creştere a preţurilor din cauza cererii mari de clădiri şi a reducerii numărului de spaţii în această zonă.

VII. Evaluarea Curţii privind gestionarea finanţărilor şi a costurilor realizată de instituţii a arătat că utilizarea excesivă a procedurilor negociate – în locul procedurii de apel la concurenţă – nu a garantat obţinerea celor mai bune preţuri.

VIII. Din cauza constrângerilor legale care împiedicau împrumuturile, instituţiile au folosit anumite metode alternative de finanţare pentru achiziţia proprietăţilor. Aceste metode s-au dovedit a fi mai costisitoare şi mai puţin transparente decât împrumuturile directe de fonduri.

IX. Cu excepţia unor anumite cazuri specifice, cooperarea interinstituţională a avut o eficacitate limitată. Avantajul potenţial generat de crearea oficiilor de infrastructură şi logistică din Bruxelles şi Luxemburg era limitat. A fost încheiat un număr scăzut de „acorduri la nivel de serviciu” cu alte instituţii, iar experienţele şi cele mai bune practici erau rar împărtăşite între OIB şi OIL sau cu celelalte instituţii. Acestea nu au evaluat politicile imobiliare nici împreună, nici individual.

X. Pe baza auditului, Curtea formulează anumite recomandări privind politicile imobiliare ale instituţiilor, stabilirea unei politici imobiliare comune, o mai bună cooperare interinstituţională cu o coordonare sporită a planificării, reevaluarea modului de concentrare a birourilor în anumite zone, utilizarea mai largă a procedurilor de licitaţie şi îmbunătăţirea modului de funcţionare a OIB şi OIL.

INTRODUCERE

Domeniul auditului

1. Cheltuielile bugetare legate de achiziţionarea şi de închirierea clădirilor reprezintă aproximativ 8 % din cheltuielile administrative ale instituţiilor UE. În perioada 2003–2005, aceste cheltuieli au crescut de la 397 la 532 milioane euro pe an (a se vedea anexa I). În perioada 1978–2005, suprafaţa totală a clădirilor ocupate de instituţii în Bruxelles, Luxemburg şi Strasburg a crescut cu 260 %, ajungând la aproximativ 2 milioane m2. Spaţiul ocupat de instituţii poate fi împărţit în două categorii: spaţiu specializat (de exemplu, pentru şedinţe) cu săli pentru dezbateri oficiale (care trebuie construite prin urmare special în acest scop şi prezintă o valoare comercială nesigură) şi birouri standard destinate personalului administrativ (care pot fi închiriate sau cumpărate pe piaţa liberă). Între 1978 şi 2005, numărul funcţionarilor şi al celorlalţi agenţi a crescut cu 240 % şi a ajuns la un total de 36 131 persoane. În 2005, instituţiile au estimat costul anual mediu pentru spaţiile ocupate la 173 euro pe m2, iar costul anual pentru spaţiile dedicate birourilor, la 6 040 euro pe persoană. Costurile anuale ale suprafeţei totale ocupate de instituţii a fost estimat la 345 milioane euro, iar spaţiile dedicate birourilor la 1 535 000 m2 (fără a lua în calcul spaţiul neutilizat pentru birouri, cum ar fi sălile de conferinţă) (2). La 31 decembrie 2005, valoarea contabilă netă a clădirilor aflate în proprietatea instituţiilor era de 3 886 milioane euro, ceea ce reprezintă o creştere de 791 milioane într-o perioadă de 5 ani (3).

Sfera şi obiectivele auditului

2. Obiectivul auditului era de a examina în ce măsură instituţiile Uniunii Europene au gestionat eficient şi eficace cheltuielile imobiliare. În acest scop au fost examinate trei aspecte: — Planificarea asigură spaţii adecvate de lucru? — Finanţările şi costurile sunt gestionate în mod economic? — Instituţiile se folosesc în mod cât mai profitabil de cooperarea interinstituţională, inclusiv de evaluarea comună a politicii lor imobiliare?

3. Auditul s-a orientat asupra cheltuielilor imobiliare ale instituţiilor în principalele lor locaţii de desfăşurare a activităţilor (Bruxelles, Luxemburg şi Strasburg) în perioada 2003–2005. Astfel, cheltuielile pentru delegaţii, birouri şi pentru centrele de cercetare din afara acestor locaţii nu au fost examinate în cadrul acestui audit. Instituţiile în cauză au fost Comisia, Parlamentul, Consiliul, Curtea de Justiţie, Comitetul Economic şi Social European şi Comitetul Regiunilor. Auditul nu a examinat Curtea de Conturi, Ombudsmanul şi Autoritatea Europeană pentru Protecţia Datelor din cauza volumului scăzut de cheltuieli imobiliare în perioada examinată.

OBSERVAŢII

Planificarea

4. Planificarea ar trebui să asigure clădiri în locul adecvat şi în timp util, la cel mai mic preţ, ţinând cont în totalitate de constrângerile politice şi bugetare. Curtea a evaluat modul de planificare al instituţiilor examinând următoarele trei aspecte: — Planificarea s-a bazat pe o politică imobiliară aprobată şi pe o abordare coerentă a procedurilor de achiziţie sau de închiriere a clădirilor? — Selectarea şi locaţia clădirilor a oferit spaţii optime pentru birouri? — Au existat informaţii de gestiune suficiente şi adecvate pentru a permite o evaluare corectă a nevoilor?

5. Planificarea presupune respectarea a trei condiţii. În primul rând, o politică imobiliară aprobată care să includă concepte şi standarde de bază, precum şi o abordare bine definită a procedurilor de achiziţie a clădirilor. În al doilea rând, criterii pentru selectarea şi locaţia clădirilor. Iar în al treilea rând, informaţii fiabile şi adecvate cu privire la nevoile actuale şi viitoare. Planificarea pentru clădirile instituţiilor UE trebuie să se facă ţinându-se cont de realităţile politice şi bugetare. În special, creşterile masive de personal (şi, prin urmare, asigurarea de clădiri) sunt asociate cu procesul de extindere. Din cauza naturii politice a procesului de extindere, astfel de decizii nu pot fi planificate formal până când aderarea nu a fost aprobată, ceea ce înseamnă adesea foarte puţin timp rămas înainte ca extinderea să aibă loc. În termeni bugetari, instituţiile nu sunt autorizate să împrumute, iar clădirile sunt finanţate prin bugetele anuale. În cadrul planificării trebuie să se trateze în mod adecvat aceste constrângeri.

6. Procesul de selectare şi construire a clădirilor care să satisfacă în totalitate nevoile de spaţiu ale unei instituţii necesită o punere în aplicare adecvată şi coordonată a planurilor pe termen lung (4). Totuşi, planificarea şi previziunile bugetare pe termen lung sunt deosebit de dificile, deoarece creditele şi personalul autorizat sunt decise în timpul procedurii bugetare pe o bază anuală, iar deciziile politice cheie cu implicaţii majore în privinţa spaţiilor dedicate birourilor, cum sunt extinderile viitoare, nu pot fi prevăzute cu precizie.

7. Acest lucru explică în parte de ce instituţiile nu au răspuns nevoilor definitive generate de extinderea din 2004 până în septembrie 2006. Între timp, instituţiile au încheiat contracte de închiriere pe temen scurt pentru a răspunde nevoilor legate de spaţiile pentru birouri până la finalizarea principalelor proiecte. La Bruxelles, Consiliul şi Parlamentul au semnat contracte în martie 2003 şi octombrie 2004 pentru clădiri noi. Aceste clădiri (Lex pentru Consiliu şi D4-D5 pentru Parlament) ar trebui să fie terminate până în decembrie 2006 şi ianuarie 2008. Clădirile acordate pe perioada 2004 – cum ar fi complexul Belliard 99–101 (comitetele) şi Berlaymont (Comisia) – au răspuns nevoilor de preaderare.

8. Mai mult decât atât, proiectele imobiliare, în special construcţia şi procedurile decizionale, solicită un termen de execuţie considerabil. Au fost făcute anumite eforturi de către instituţii pentru a răspunde acestor probleme: — chiar dacă instituţiile au planificat în mod independent spaţiile pentru extinderea din 2004, acestea au realizat previziuni coordonate ale cheltuielilor administrative şi ale creşterii numărului de angajaţi; — din 2003, Comisia a pregătit „Cadrele politice multianuale”, având ca scop estimarea nevoilor legate de spaţiile de lucru pentru Bruxelles pe o perioadă de 10 ani, care au putut fi utilizate ca bază pentru o programare coordonată pe termen lung.

Politica imobiliară

9. În ciuda eforturilor făcute, instituţiile nu au stabilit o politică imobiliară comună la nivel comunitar şi fiecare şi-a definit în mod independent propria politică (5). Cu toate acestea, două principii sunt comune tuturor instituţiilor: prioritate acordată procesului de achiziţie a clădirilor pe termen lung şi preferinţa de a grupa serviciile care operează în domenii similare.

10. Din 1996 toate instituţiile au acordat prioritate achiziţiei clădirilor, şi nu închirierii pe termen lung. Studiile efectuate de instituţii, pe baza experienţei acestora, au arătat că achiziţia spaţiilor dedicate birourilor este cu 40–50 % mai ieftină decât închirierea (6). În plus, achiziţionarea clădirilor permite instituţiilor să beneficieze de toate avantajele scutirilor de taxe acordate prin Protocolul cu privire la privilegiile şi imunităţile Comunităţilor Europene (PPI) din 8 aprilie 1965. La 1 ianuarie 2005, instituţiile aveau închiriată 38 % din suprafaţa totală pe care o ocupau (7).

11. Faptul că instituţiile au aplicat o politică prin care au acordat prioritate achiziţiei clădirilor a cauzat recent o practică prin care anumite clădiri au fost achiziţionate după ce fuseseră închiriate pentru mai mulţi ani. În ciuda recomandărilor formulate de Curte în 1979 (8), instituţiile au încheiat contracte de închiriere care nu prevăd o reducere a chiriei după deprecierea investiţiei sau care nu includ o posibilitate de achiziţie la un preţ care să ţină cont de chiria deja plătită. Prin urmare, instituţiile nu au avut nicio modalitate de a negocia un preţ de achiziţie inferior preţului pieţei. Totuşi, datorită unui acord politic cu proprietarul (Guvernul luxemburghez), Parlamentul a putut reduce într-o oarecare măsură preţul clădirii KAD.

Căsuţa 1În septembrie 2006, Parlamentul a decis să achiziţioneze clădirile pe care le ocupă în Strasburg (IPE 1, 2 şi 3) la suma de 143,125 milioane euro. În stabilirea preţului de achiziţie nu au fost luate în considerare chiriile plătite anterior.

12. Conform politicii Comisiei, aceasta achiziţionează clădiri mari sau complexe şi limitează închirierea unor clădiri mai mici şi mai puţin importante din punct de vedere strategic (9). Totuşi, în cazul unor clădiri mari (a se vedea un exemplu în căsuţa 2), proprietarii nu au acceptat contracte de închiriere pe termen lung care să includă posibilitatea de cumpărare.

Căsuţa 2În mai 2004, Comisia a semnat un contract de uzufruct pentru clădirea Mondrian, pe o perioadă de 15 ani, reînnoibil până la maximum 30 ani. Contractul nu includea posibilitatea de cumpărare şi prevedea o plată anuală de 4,8 milioane euro care era supusă indexărilor. Valoarea clădirii Mondrian pe piaţă a fost estimată de experţii Comisiei la aproximativ 61,7 milioane euro. Dacă Comisia ar fi fost în măsură să negocieze achiziţia unei clădiri similare la această valoare, utilizând, de exemplu, formula unei „emfiteoze de achiziţie” (un fel de contract de închiriere pe termen lung cu posibilitatea de cumpărare utilizat la scară largă de instituţii), tranşele anuale ar fi putut fi stabilite la mai puţin de 3,25 milioane euro (10).

Selectarea clădirilor şi localizarea acestora

13. Toate instituţiile preferă să-şi plaseze serviciile conexe cât mai aproape posibil, mai ales în clădirile mari, pentru a crea economii de scară (de exemplu, servicii, comunicaţii, întreţinere), în timp ce serviciile diferite pot fi plasate în locaţii alternative. Astfel, majoritatea proiectelor se desfăşoară în cadrul sau în aproprierea principalelor clădiri ale instituţiilor. Această abordare a avut avantaje din punct de vedere practic, dar şi dezavantaje din punct de vedere financiar: instituţiile aveau puţine alternative din care să aleagă, piaţa putea estima cu uşurinţă deciziile instituţiilor, iar locaţiile disponibile deveneau din ce în ce mai scumpe din cauza cererii importante de clădiri în zona respectivă. Prin urmare, în Bruxelles, majoritatea spaţiilor dedicate birourilor pentru instituţii sunt situate în ceea ce a devenit cunoscut drept Cartierul European, unde ocupă aproximativ 50 % din spaţiul total dedicat birourilor (11).

14. În 1996, Comisia a recunoscut că această concentrare în Cartierul European din Bruxelles a generat creşterea preţurilor de piaţă şi a decis că ar trebui căutate locaţii mai puţin costisitoare. În 2003, Comisia a efectuat o analiză pentru a stabili dacă era necesară păstrarea DG şi a serviciilor în acest cartier. Concluzia a fost că nu era imperios necesar să plaseze anumite DG şi servicii ale Comisiei – în care lucrează aproximativ 40 % din personal – în Cartierul European. Totuşi, Comisia, ca şi celelalte instituţii, a continuat să plaseze majoritatea serviciilor în acest cartier. Cu toate acestea, în 2006, Comisia a redus procentajul de spaţiu dedicat birourilor în acea zonă de la 90 % la 82 %.

15. Strânsa cooperare cu autorităţile naţionale era, de asemenea, un obiectiv al politicii imobiliare a instituţiilor. Situaţia din Bruxelles este diferită faţă de cea din Luxemburg. În Bruxelles, cele mai recente contracte au fost negociate individual de instituţii cu promotorii privaţi. În Luxemburg, toate instituţiile, cu excepţia Comisiei, au obţinut sprijin din partea autorităţilor naţionale, cum ar fi acordarea terenului gratuit pentru principalele clădiri din Kirchberg. În Luxemburg, Comisia nu şi-a definit încă politica imobiliară şi nu a clarificat unde şi când va fi stabilită o locaţie definitivă pentru clădirea sa principală. În prezent, au loc discuţii cu autorităţile luxemburgheze.

Informaţii de gestiune

16. În procesul de planificare, informaţiile complete şi detaliate cu privire la personalul care urmează a ocupa birourile respective şi la suprafeţele necesare reprezintă o bază esenţială.

17. Pentru a estima nevoile bugetare şi pentru a planifica asigurarea spaţiilor dedicate birourilor, instituţiile trebuie să ştie câte persoane ocupă birourile în prezent şi, prin urmare, spaţiul disponibil. În lipsa unor date mai oficiale cu privire la spaţii, Comisia utilizează registrul cu adrese de e-mail şi cu telefoane pentru a estima situaţia actuală privind ocuparea spaţiilor, deoarece această bază de date este considerată sursa cea mai fiabilă. Estimarea nevoilor de spaţiu pe termen scurt este, de asemenea, un exerciţiu dificil şi poate genera supraestimări sau subestimări. De exemplu, procedurile de recrutare a noilor agenţi datorită extinderii din 2004 au durat mai mult decât se estimase iniţial. Pe de o parte, Comisia din Luxemburg îşi supraestimase nevoile, ceea ce a condus la o închiriere prematură a clădirii HITEC (care a stat neocupată pentru aproape un an la o chirie de 1,14 milioane euro). Pe de altă parte, din cauza efectelor combinate ale subestimării nevoilor în 2001 şi ale cerinţelor apărute în următorii ani, Parlamentul a trebuit să închirieze rapid aproximativ 30 000 m2 (12) în 2004 şi 2005.

18. O planificare economică eficace necesită comparaţii între soluţii alternative. O comparaţie între costurile pentru clădiri suportate de instituţii a demonstrat faptul că instituţiile folosesc criterii diferite pentru calcularea spaţiului dedicat birourilor şi a preţurilor, ceea ce face dificilă utilizarea unor indicatori comuni pentru analize comparative şi pentru utilizarea internă (13). Cum datele privind suprafeţele şi costurile nu sunt omogene, este dificil să se compare costurile chiriei pe metru pătrat între instituţii sau cu preţul pieţei.

19. Standardul cel mai des utilizat de către instituţii pentru evaluarea nevoilor de spaţiu pentru birouri este suprafaţa necesară pe persoană, estimată la 35 m2, parametru care nu ia în considerare caracteristicile clădirilor (spaţiul pentru birouri disponibil în realitate, dimensiunea birourilor sau spaţiile comune). Conştiente de aceste deficienţe în informaţiile de gestiune, instituţiile au luat unele iniţiative: — Comisia este în proces de finalizare a unui „Manual al condiţiilor pentru spaţiul de lucru” care are scopul de a defini criterii mai raţionale pentru alocarea spaţiului între Direcţiile Generale şi servicii şi a finalizat un inventar al clădirilor în 2006. — În martie 2006, instituţiile din Bruxelles au decis înfiinţarea unui grup de lucru ale cărui prime sarcini să fie stabilirea de comun acord a unei abordări unice a diferitelor tipuri de suprafeţe şi costuri, precum şi definirea acestora.

Finanţarea şi costurile

20. Clădirile ar trebui să fie închiriate sau achiziţionate în funcţie de nevoi, asigurând în acelaşi timp un cost minim pentru cetăţeanul care plăteşte taxe UE. Curtea a examinat trei aspecte: — Procedurile de licitaţie au fost utilizate în mod adecvat şi au fost eficace? — Condiţiile contractuale, inclusiv preţul de achiziţie al clădirilor, au fost stabilite în mod corect? — Modul de abordare pentru finanţarea clădirilor a fost economic, având în vedere constrângerile bugetare?

Procedurile de licitaţie

21. Conform articolului 89 alineatul (2) din Regulamentul financiar, „toate contractele de achiziţii publice se scot la licitaţie în cea mai mare măsură posibilă, cu excepţia cazului în care se recurge la procedura negociată”. Procedura negociată poate fi utilizată după prospectarea pieţei locale, pentru a achiziţiona sau a închiria clădiri deja existente („contracte imobiliare”) (14). În ceea ce priveşte proiectele examinate, procedura negociată a fost, de asemenea, utilizată pentru contracte de construcţie sau de renovare a unei clădiri sau pentru lucrări substanţiale de amenajări, care sunt „contracte de lucrări” şi cărora nu li se aplică excepţia menţionată mai sus pentru „contractele imobiliare”. Metodele de atribuire deschise şi concurenţiale ajută administraţiile publice să atragă un număr mai mare de potenţiali ofertanţi şi să primească oferte de calitate mai bună (15).

22. Instituţiile şi-au publicat doar în foarte puţine cazuri anunţurile de proiecte imobiliare în Jurnalul Oficial, ceea ce ar permite celor mai mulţi potenţiali ofertanţi să-şi exprime interesul (16). Singurul proiect în care lucrările au fost supuse unei proceduri de achiziţie publică este extinderea Curţii de Justiţie, desfăşurat în comun cu Guvernul luxemburghez, care este autoritatea contractantă şi îşi respectă legislaţia naţională.

23. Instituţiile au utilizat la scară largă procedura negociată (fără publicare) şi mai puţin licitaţia competitivă care se prevede în mod normal în Regulamentul financiar şi în directivele privind achiziţiile publice. Rezultatul este că preţurile pe care le plătesc pentru construirea clădirilor şi pentru lucrări legate de clădirile pe care le ocupă nu au fost stabilite în condiţiile concurenţei deschise.

Stabilirea condiţiilor contractuale, a preţurilor de achiziţie şi a chiriilor

24. În lipsa unor proceduri concurenţiale, factorul cheie în stabilirea preţurilor de achiziţie şi a chiriilor este negocierea cu promotorii. Pentru clădirile construite pentru a răspunde nevoilor specifice ale instituţiilor, preţurile sau chiriile pe termen lung nu ar trebui să depăşească preţul de construcţie (incluzând un profit rezonabil pentru promotorii privaţi) (17).

25. Curtea de Justiţie, Parlamentul şi Consiliul au negociat principalele lor contracte (extinderea Palatului, D4-D5 şi Lex) pe baza costurilor de construcţie.

26. Pentru extinderea clădirii principale a Curţii de Justiţie, în prezent în construcţie, preţul de achiziţie al clădirii va corespunde costului real al construcţiei. Conform contractului-cadru, un expert independent trebuie să auditeze situaţiile financiare şi cheltuielile pentru a stabili preţul clădirii. La mai bine de doi ani de la începerea lucrărilor, acest expert nu a fost încă desemnat. Acest lucru creşte riscul de a nu identifica problemele în fază iniţială, precum şi depăşirea costurilor. Acest risc este intensificat de faptul că în contractul-cadru iniţial se stabileau doar principii generale, fără a se preciza proceduri clare privind controlul, termenele limită, penalităţile şi limitele bugetare (18).

27. Comisia şi comitetele nu au negociat preţurile de achiziţie şi chiriile pe termen lung pe baza costurilor de construcţie, ci pe baza condiţiilor pieţei, deoarece instituţiile trebuiau să concureze cu alţi cumpărători. Este o practică obişnuită în domeniul imobiliar de a evalua clădirile pe baza capitalizării valorii chiriei actuale sau scontate. Această valoare a trebuit adaptată pentru a lua în considerare toate avantajele legate de scutirea de taxe pentru instituţii (19) conform PPI. Căsuţele 3 şi 4 prezintă exemple concrete cu privire la modul în care a fost stabilită valoarea unor clădiri.

Căsuţa 3Pentru clădirea SPA3, valoarea pe piaţă a clădirii, ajustată pentru a lua în considerare scutirile de anumite taxe, a fost estimată de către un consultant. Totuşi, calculele nu includeau o reducere pentru scutirea de TVA acordată Comisiei. Mai mult decât atât, calculul se baza pe metoda de randament, ceea ce creştea valoarea în comparaţie cu practica normală, care presupune o perioadă iniţială în care clădirea nu este ocupată.Pentru a beneficia de avantajele fiscale acordate prin PPI, clădirea Mondrian a fost închiriată printr-un contract de uzufruct. „Chiria” de uzufruct a fost fixată la o sumă care corespunde chiriilor pe piaţă, ceea ce înseamnă că beneficiile din scutirea de TVA nu se reflectau în preţul de închiriere, iar Comisia a trebuit să suporte costuri suplimentare de întreţinere sau renovări minore (care intră în mod normal în responsabilitatea proprietarului). Mai mult decât atât, acest contract ar fi trebuit să genereze un cost de închiriere mai mic datorită termenului lung (15 ani), precum şi solvabilităţii Comisiei.Ambele probleme au generat plăţi mai mari decât era necesar din partea Comisiei.

28. Pentru 18 contracte de închiriere prin emfiteoză (27 ani) cu opţiune de cumpărare, întocmite sub forma unor „emfiteoze de achiziţie” de către Comisia din Bruxelles în perioada 1997–2001, preţul de achiziţie nu era indicat în contracte. Contractele fixau doar suma primei tranşe şi includeau clauze de indexare automată similare celor utilizate în contractele de închiriere. Comisia a respectat concluzia serviciului de audit intern conform căreia această practică nu era potrivită şi a renunţat la ea pentru contractele următoare. Totuşi, alte instituţii nu au fost de acord cu acest lucru, iar comitetele au continuat să-şi bazeze procedurile de achiziţie pe chiriile indexate, şi nu pe valoarea clădirilor (20).

Căsuţa 4În cazul clădirii Belliard 99–101, contractul semnat în decembrie 2000 (emfiteoză de achiziţie pe 27 ani) nu indică preţul de achiziţie. Contractul stabileşte doar o primă tranşă anuală de 8,28 milioane euro care trebuie plătită începând cu anul în care se predă clădirea. Această sumă a fost calculată pe baza chiriilor de pe piaţă şi este supusă indexărilor în funcţie de rata inflaţiei. Această metodă de fixare a preţului nu este cea mai potrivită pentru o închiriere pe termen lung. Valoarea clădirii pe piaţa deschisă, dacă este estimată conform metodei utilizate de consultanţii Comisiei (a se vedea căsuţa 3), ar fi fost de aproximativ 127 milioane euro. Prima tranşă anuală corespunzătoare acestei sume ar fi fost de 6,83 milioane euro.

29. În unele cazuri, preţurile au rezultat din acorduri politice. Într-un memorandum de acord semnat la 8 iulie 1997 de către Comisia Europeană, statul belgian şi SA Berlaymont 2000, Comisia şi-a exprimat intenţia de a ocupa din nou clădirea Berlaymont. Totuşi, acest acord nu stabilea nici preţul, nici termenele limită, nici responsabilităţile pentru finisarea clădirii Berlaymont. Ca urmare a unui nou acord încheiat în iulie 2001, Comisia a acceptat, în octombrie 2002, oferta autorităţilor belgiene, în ciuda unui preţ mai ridicat decât cel estimat pe piaţă (21).

30. Contractanţilor trebuie să li se solicite toate garanţiile necesare pentru a asigura buna execuţie a contractelor până la recepţia finală, precum şi plata de penalităţi, dacă termenele limită nu sunt respectate (22). Totuşi, instituţiile nu au definit o politică clară în acest domeniu, iar nivelul garanţiilor nu a fost întotdeauna suficient. Bunele practici, cum ar fi solicitarea certificatelor de calitate a lucrărilor eliberate de companii de control tehnic autorizate şi a poliţelor de asigurare obligatorii pentru responsabilităţile legale ale constructorului, nu au fost aplicate în mod coerent (23).

Căsuţa 5Pentru Euroforum, Comisia a fost într-o situaţie dificilă deoarece, conform contractului, 95 % din garanţia de bună execuţie (2 500 000 euro) trebuia eliberată imediat după ocuparea clădirii, lăsând doar 125 000 euro pentru a acoperi eventualele defecţiuni într-o clădire evaluată la peste 100 milioane euro. Pentru D4-D5, Parlamentul a adoptat o abordare diferită, care pare mai raţională. Contractul stipulează că vor fi oferite suficiente garanţii de bună execuţie – luând în considerare defecţiunile constatate – când clădirea este ocupată.Contractul iniţial din 26 martie 2003 pentru clădirea Lex (Consiliu) nu prevedea nicio garanţie bancară pentru a asigura buna execuţie. Contractul final, semnat la 20 decembrie 2006, prevedea o astfel de garanţie.

31. Contractele prevăd perioade (de exemplu, 15 zile pentru SPA3, 25 pentru Euroforum şi 30 pentru Berlaymont) în care instituţiile, înainte de a se muta în clădire, pot efectua controale pentru a verifica dacă lucrarea executată respectă condiţiile stabilite de comun acord şi dacă instalaţiile funţionează în mod corespunzător. Totuşi, aceste perioade sunt prea scurte pentru a efectua corect toate testele şi toate verificările necesare unor proiecte complexe.

Mijloace de finanţare a proiectelor imobiliare

32. Articolul 282 din tratat permite Comunităţii Europene să achiziţioneze sau să se folosească de proprietăţi mobiliare şi imobiliare. În acest sens, Comunitatea este reprezentată de Comisie. Totuşi, cadrul legal concret (24) nu permite Comunităţii să contracteze împrumuturi. În consecinţă, instituţiile au trebuit să utilizeze diferite metode alternative de finanţare pentru achiziţia de bunuri. Pasivele corespunzătoare contractelor de leasing financiar pentru achiziţionarea de terenuri şi clădiri pentru Comunitate se ridicau la 1 803 milioane euro la 31 decembrie 2005 (25).

33. Contractarea directă a unei lucrări de construcţie de către o instituţie este opţiunea cea mai puţin costisitoare, dar, în acelaşi timp, ea reprezintă un proces complex, de durată şi solicitant din punct de vedere tehnic. În plus, proiectele de construcţie sunt dificil de întreprins, având în vedere constrângerile din cadrul legal şi bugetar. Confruntate cu aceste constrângeri, instituţiile au recurs la promotori privaţi, iar în unele cazuri la autorităţile naţionale, pentru a-şi construi clădirile.

34. Metodele utilizate de către instituţii au fost mai costisitoare şi mai puţin transparente decât împrumutul efectiv de fonduri. Cele mai recente proiecte majore implică în general o achiziţie pe termen lung cu împrumut implicit. Preţul din contract include, implicit sau explicit, costuri financiare. Dobânda plătită de promotori pentru finanţarea construcţiei clădirilor este suportată de instituţii şi este întotdeauna mai ridicată (26) decât rata pe care ar fi obţinut-o instituţiile direct prin proceduri de licitaţie sau prin intermediul ţării gazdă sau al Băncii Europene de Investiţie (BEI).

35. Pentru finanţarea proiectului său de extindere, Curtea de Justiţie utilizează un mecanism complex care implică Guvernul luxemburghez, o bancă privată, o companie intermediară şi BEI. Compania intermediară a obţinut de la BEI condiţii financiare avantajoase (Euribor +0,01) pentru 49 % din proiect. Totuşi, acest mecanism prezintă şi riscuri, deoarece Curtea de Justiţie nu a fost implicată în procedura de licitaţie şi în negocierea detaliată a contractului – ale cărui clauze şi opţiuni nu le-a acceptat în prealabil – şi nu este semnatară a contractelor de finanţare, deşi va trebui să suporte costurile financiare (de exemplu, rata dobânzii, cheltuielile de gestiune). Serviciile din cadrul Curţii de Justiţie au examinat procedura urmată de guvern pentru atribuirea contractului privind finanţarea proiectului şi au subliniat că nu a existat o concurenţă adecvată. Deşi BEI oferă condiţii financiare bune, nicio altă instituţie sau partenerii imobiliari ai acesteia nu au apelat la serviciile sale pentru finanţarea proiectelor imobiliare.

36. În 2002, Comisia a iniţiat o practică ce avea ca scop reducerea costurilor de finanţare. Pentru unele operaţiuni, contractele prevedeau ca, înainte de semnarea actului, rata dobânzii să fie stabilită printr-o procedură de licitaţie pe pieţele financiare. Această practică a fost urmată de Consiliu pentru contractul privind clădirea Lex, dar nu şi de către Comisie în următorul caz.

Căsuţa 6Rata dobânzii implicite contractată de Comisie, în ianuarie 2003, pentru finanţarea achiziţiei pe 30 de ani a clădirii Euroforum, era de 5,65 %. Pentru a finanţa SPA3, Comisia a lansat o cerere de oferte, iar în februarie 2003 a obţinut o rată a dobânzii de 5,01 %. Dacă s-ar fi organizat o cerere de oferte similară şi pentru Euroforum, s-ar fi putut economisi aproximativ 7,7 milioane euro din dobânzi.

37. Atunci când instituţiile dispun de credite neutilizate la sfârşitul exerciţiului – din cauza utilizării incomplete a fondurilor în alte domenii administrative –, fondurile sunt utilizate uneori pentru a efectua plăţi neprogramate în cadrul proiectelor imobiliare (a se vedea anexa I). Acest lucru a generat cheltuieli finale mult mai mari decât cele stabilite iniţial în buget. De exemplu, în 2005, Parlamentul şi Consiliul au utilizat fiecare câte 89 milioane euro din creditele suplimentare provenite din transferuri.

38. În cursul ultimelor două decenii, Curtea a subliniat în mod repetat că o abordare pur anuală a costurilor imobiliare împiedică în practică stabilirea şi punerea în aplicare a unei politici de investiţii corespunzătoare. În decembrie 2005, Curtea a reformulat recomandarea sa conform căreia creditele disociate – care ar permite o mai mare flexibilitate – să fie utilizate pentru operaţiuni legate de achiziţionarea sau construirea clădirilor (27).

Cooperarea interinstituţională

39. Necesitatea de a obţine şi de a gestiona clădirile este o cerinţă comună tuturor instituţiilor UE. Cooperarea eficace ar trebui să permită obţinerea unor rezultate mai bune şi ar putea reduce cheltuielile printr-un efort de a pune în comun competenţa şi puterea de cumpărare. Curtea a efectuat o evaluare pentru a stabili dacă instituţiile au identificat domenii în care se poate genera cooperarea, inclusiv evaluări comune ale politicii lor imobiliare, şi dacă această cooperare a fost eficace.

40. Ca răspuns la recomandările repetate ale Curţii pentru o cooperare interinstituţională sporită, Secretariatele Generale ale instituţiilor au stabilit un grup de lucru pentru politica imobiliară, iar în iunie 2001 au aprobat propunerile grupului pentru îmbunătăţirea cooperării interinstituţionale (28). Propunerile concrete se refereau la creşterea schimburilor de informaţii, la dezvoltarea unei strategii comune pentru relaţiile cu autorităţile publice din statele membre gazdă, inclusiv încheierea unor „acorduri de sediu” care să stabilească rolurile şi responsabilităţile instituţiilor şi ale statelor membre gazdă, asigurarea asistenţei comune şi evaluarea impactului clădirilor asupra mediului înconjurător, care ar trebui să conducă la iniţiative interinstituţionale în ceea ce priveşte amenajarea şi administrarea clădirilor.

41. Au fost stabilite grupuri de lucru interinstituţionale pe probleme imobiliare care se întâlnesc cu regularitate la Bruxelles şi Luxemburg. Cu toate acestea, nu au rezultat iniţiative comune importante şi nici economii semnificative (29). Totuşi, în anumite cazuri, spaţiul dedicat birourilor a fost subînchiriat de către o instituţie unei alte instituţii. Cooperarea dintre Comisie şi Parlament cu privire la utilizarea comună a birourilor de reprezentare în statele membre şi dintre Comisie şi Consiliu privind punctul de informare din Bruxelles şi birourile închiriate în New York şi Geneva s-a dovedit a fi fructuoasă. Cele două comitete au stabilit servicii comune care gestionează domenii de interes comun. Această cooperare interinstituţională a permis programarea comună a politicii imobiliare şi evaluarea comună a nevoilor comitetelor. Cu toate acestea, în alte domenii de interes comun nu a avut loc o cooperare interinstituţională. Auditul Curţii a arătat că nu s-a efectuat nicio evaluare a politicilor imobiliare ale instituţiilor, nici individual, nici în comun.

Căsuţa 7O parte dintre lucrările de extindere a clădirii principale a Curţii de Justiţie din Luxemburg – planificate să se încheie în 2008 – sunt executate pe un teren ocupat anterior de clădirea „Cube” a Comisiei. În clădirea „Cube” se afla Centrul de informatică al Comisiei. Deşi Comisia era conştientă în 1999 că trebuia să elibereze clădirea „Cube”, nu a fost în măsură să găsească o altă locaţie până în 2004, ducând astfel la întârzierea proiectului Curţii de Justiţie.Deşi complexul Belliard 99–101 a fost eliberat în 1998, până în 2004 a fost plătită de către instituţii o chirie anuală de aproximativ 6 milioane euro pentru o clădire goală (întâi de către Parlament, mai târziu de către comitete, cărora li s-a cerut de către Parlament să preia contractul său (30)).

42. În opinia Curţii, instituţiile şi, în special, Comisia trebuie să stabilească „acorduri de sediu” cu autorităţile ţărilor gazdă. Cu toate acestea, astfel de acorduri nu au fost încheiate pentru niciuna dintre locaţiile principale ale instituţiilor. Fiecare instituţie a continuat să negocieze separat proiectele imobiliare cu ţările gazdă şi a obţinut condiţii diferite.

43. Instituţiile nu au efectuat o evaluare la nivel interinstituţional a impactului clădirilor asupra mediului înconjurător, deşi acest lucru fusese recomandat de Secretariatele Generale. Cu toate acestea, Comisia a pus în practică unele iniţiative în cadrul Sistemului comunitar de management de mediu şi audit (31), pe care încep acum să-l urmeze şi celelalte instituţii, şi a desfăşurat activităţi de audit privind mediul înconjurător pentru unele dintre propriile clădiri. Consumul şi performanţa energetică au reprezentat motive de îngrijorare pentru instituţii atunci când au planificat proiectele imobiliare. Cu toate acestea, proiectele examinate nu fuseseră supuse unor studii de fezabilitate tehnică, de mediu şi economică referitoare la sisteme şi tehnici alternative pentru îmbunătăţirea performanţei energetice, aşa cum solicită directiva cu privire la performanţa energetică a clădirilor (32) Aceste proiecte nu fuseseră supuse niciunei analize costuri-beneficii privind opţiuni diverse pentru încălzire, ventilaţie şi climatizare, luând în considerare costurile pe termen lung pentru întreţinere şi consumul de energie. Cu toate acestea, în 2004, Comisia a inclus în procedurile sale şi necesitatea de a efectua astfel de analize, iar acum începe să dezvolte o metodologie de evaluare a costurilor totale care apar de-a lungul duratei de viaţă a unei clădiri („costul ciclului de viaţă”). Acesta este un subiect care ar trebui să beneficieze de o abordare interinstituţională.

44. Implementarea politicilor imobiliare acoperă domenii în care instituţiile au nevoie de asistenţă similară (asistenţă tehnică în arhitectură; inginerie; sănătate, siguranţă şi ergonomie; managementul şi siguranţa mediului; regulamente în domeniul urbanismului şi al construcţiilor; legislaţie privind proprietatea; planificarea financiară). Majoritatea instituţiilor angajează personal sau apelează la experţi special pentru o parte sau pentru toate aceste domenii specifice. Astfel, cooperarea operaţională ar permite împărtăşirea şi mai buna utilizare a acestor competenţe, precum şi economii de scară pentru achiziţionarea acestor servicii. Totuşi, până acum, nu a fost stabilită o astfel de cooperare.

45. Aşa cum a recomandat Curtea în trecut, instituţiile ar trebui să aibă control complet din punct de vedere administrativ, tehnic şi financiar asupra proiectelor lor imobiliare. Acestea ar trebui fie să apeleze la consultanţi cu înalte calificări, fie să dezvolte competenţe corespunzătoare într-un cadru interinstituţional (33). Cooperarea interinstituţională ar fi putut contribui la îmbunătăţirea unor domenii precum supervizarea lucrărilor şi controlul calităţii. S-ar fi putut trage învăţăminte din rezervele incluse în rapoartele de recepţie a clădirilor, din defecţiunile identificate de instituţii după ocuparea clădirilor şi din rezultatele diferitelor abordări aplicate de către instituţii. Una dintre aceste abordări se bazează pe o supervizare atentă a modului de execuţie a proiectelor fie de către serviciile instituţiilor, fie de către consultanţi externi. Utilizarea comună a experţilor externi de către Parlament şi de către Curtea de Justiţie s-a dovedit a fi o bună practică. O altă abordare, urmată în principal de Comisie, este orientată asupra controlului rezultatului final conform standardelor stabilite de comun acord şi caietului de sarcini.

46. Serviciile juridice şi consultanţii din cadrul instituţiilor au realizat mai multe rapoarte detaliate pentru contracte şi clădiri, în care au examinat avantajele şi dezavantajele diferitelor formule utilizate pentru achiziţionarea clădirilor, şi au subliniat anumite riscuri specifice care ar fi trebuit discutate împreună de toate instituţiile. Formularea standard pentru contractele cel mai des utilizate nu a fost discutată împreună de către toate instituţiile. Cum fiecare instituţie îşi pregăteşte propriile contracte separat, experienţele anterioare şi competenţele juridice nu au fost împărtăşite. Parlamentul a luat în considerare deficienţele constatate în proiectele anterioare şi a redactat dispoziţii detaliate în ceea ce priveşte supervizarea lucrărilor şi garanţiile care ar fi putut fi utile şi celorlalte instituţii.

47. Crearea de către Comisie, în 2002, a două oficii „pentru infrastructură şi logistică” în Bruxelles şi Luxemburg (OIB şi, respectiv, OIL) care aveau ca scop sprijinirea serviciilor Comisiei şi, eventual, a altor instituţii comunitare nu a condus la obţinerea rezultatelor aşteptate în ceea ce priveşte îmbunătăţirea cooperării interinstituţionale. Doar OIL a semnat „acorduri la nivel de serviciu” (Curtea de Conturi şi Centrul de Traduceri).

48. În plus, Curtea a observat că OIB/OIL şi-au împărtăşit, între ele sau cu alte instituţii, competenţele şi cele mai bune practici (de exemplu, în ceea ce priveşte procedurile, programele informatice pentru gestionarea spaţiului dedicat birourilor sau analiza riscurilor legate de contractele de închiriere pe termen lung) doar în anumite cazuri specifice.

49. Fiecare instituţie închiriază ocazional clădiri pentru a acoperi nevoile temporare de spaţiu până la finalizarea principalelor proiecte imobiliare. În acelaşi timp, alte instituţii păstrează destul de des o „rezervă” de spaţiu pentru birouri, pentru a face faţă unor evenimente neprevăzute, unor mutări sau unor renovări periodice ale clădirilor, ceea ce înseamnă că dispun temporar de spaţiu pentru birouri de care nu au nevoie. Mai multe iniţiative interinstituţionale care au avut ca scop împărţirea spaţiului dedicat birourilor au eşuat recent, deoarece clădirile care erau acceptabile pentru o anumită instituţie nu corespundeau standardelor altei instituţii (34).

CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

50. Deşi instituţiile se confruntă cu un anumit număr de constrângeri politice şi bugetare, acestea au reuşit să ofere personalului condiţii adecvate de lucru. În ultimii ani, instituţiile au îmbunătăţit modul de gestionare a politicilor imobiliare, dar acestea încă mai prezintă anumite deficienţe în ceea ce priveşte planificarea, finanţarea şi costurile, precum şi cooperarea la nivel interinstituţional.

Planificarea

51. Instituţiile nu au stabilit o politică imobiliară comună la nivel comunitar, ci fiecare şi-a definit în mod independent propria politică. Modul de planificare necesita o reconciliere între numeroasele constrângeri, cum ar fi caracterul public al UE, repartizarea personalului între Bruxelles, Luxemburg şi Strasburg, dimensiunile serviciilor şi ale instituţiilor, absenţa creditelor disociate, diferitele tipuri de clădiri şi obligaţia de a trata aceste probleme cu proprietari şi investitori terţi. Instituţiile au trebuit să se confrunte şi cu faptul că nu puteau prevedea deciziile definitive privind extinderile (a se vedea punctele 4–6 şi 9).

Recomandare: Ar trebui stabilit un cadru coordonat multianual în domeniul politicii imobiliare. Autorităţile bugetare ar trebui informate în mod adecvat şi cu regularitate în ceea ce priveşte implicaţiile bugetare globale ale politicii imobiliare pentru fiecare instituţie în parte.

52. Constrângerile de mai sus explică de ce infrastructurile imobiliare definitive sunt adesea puse la dispoziţie cu întârziere şi de ce sunt necesare măsuri intermediare şi soluţii pe termen scurt, costisitoare. Curtea a constatat că planificarea pe termen lung ar putea fi îmbunătăţită (a se vedea punctele 7 şi 8).

53. Instituţiile au acordat prioritate achiziţionării clădirilor mai mult decat închirierii. Acestea nu au aplicat întotdeauna această politică şi au închiriat clădiri pe termen lung fără posibilitatea de cumpărare, în ciuda recomandărilor anterioare ale Curţii. Aceste proceduri fac achiziţionarea ulterioară mai costisitoare (a se vedea punctele 9–12).

Recomandare: Instituţiile ar trebui să continue coordonarea programelor şi a mijloacelor de estimare a necesităţilor, pentru a evita pe cât posibil închirierea clădirilor pe termen scurt. Instituţiile UE ar trebui să acorde întotdeauna prioritate contractelor de închiriere pe termen lung care să includă posibilitatea de cumpărare.

54. Instituţiile au continuat să-şi concentreze aproape toate clădirile în Cartierul European din Bruxelles, deşi Comisia avea o politică de a căuta spaţii pentru birouri în alte zone din oraş. Concentrarea creează economii de scară, dar această abordare a contribuit la o creştere a preţurilor cauzată de cererea mare de clădiri şi de reducerea spaţiului pentru birouri disponibil în această zonă (a se vedea punctele 13–15).

Recomandare: Ar trebui continuate iniţiativele recente care au ca scop diversificarea spaţiului dedicat birourilor în Bruxelles.

55. Informaţiile disponibile pentru procesul decizional şi pentru gestionarea spaţiului dedicat birourilor (de exemplu, date privind suprafaţa birourilor şi costurile clădirilor, precum şi privind personalul care are nevoie de spaţiu de lucru) sunt neclare, ceea ce face dificilă evaluarea nevoilor şi planificarea pentru perioada următoare (a se vedea punctele 16–19).

Recomandare: Instituţiile ar trebui să elaboreze metode corespunzătoare de evaluare a nevoilor actuale şi pe termen scurt. Informaţiile de gestiune ar trebui îmbunătăţite prin stabilirea unor indicatori comuni şi clari. Iniţiativele întreprinse deja de fiecare instituţie individual şi de către grupurile de lucru interinstituţionale ar trebui susţinute, consolidate şi extinse.

Finanţarea şi costurile

56. Preţurile pe care le plătesc instituţiile pentru construcţii şi pentru lucrările de amenajare sau de renovare a clădirilor nu au fost stabilite toate în condiţiile concurenţei deschise. Pentru aproape toate proiectele examinate, contractele au fost încheiate prin acord direct. Utilizarea insuficientă a procedurilor de licitaţie înseamnă că nu există nicio asigurare că aceste clădiri au fost obţinute la cel mai mic preţ (a se vedea punctele 21–23). Curtea a constatat cazuri în care procedurile negociate nu au permis obţinerea celui mai bun preţ (a se vedea punctele 24–29).

Recomandare: Toate contractele legate de construcţia clădirilor şi de amenajări ar trebui supuse unei licitaţii cu o concurenţă cât mai variată. Dacă, excepţional, este utilizată procedura negociată, preţurile ar trebui să se bazeze pe costul de construcţie, incluzând marje rezonabile pentru operatorii economici. Pentru închirierea şi achiziţionarea clădirilor existente, ar trebui testată piaţa la o scară cât mai largă. Instituţiile ar trebui să se asigure că beneficiază pe deplin de scutirea de taxe în conformitate PPI.

57. În cadrul legislativ actual, nu se permite instituţiilor să contracteze împrumuturi. Confruntate cu această constrângere, ele au utilizat anumite metode complexe de finanţare a achiziţiilor de bunuri care generează costuri suplimentare în comparaţie cu împrumutul direct şi sunt mai puţin transparente (a se vedea punctele 32–38).

Recomandare: O mai bună planificare bugetară şi mai multă flexibilitate în utilizarea creditelor disociate ar facilita o utilizare mai raţională a creditelor bugetare şi o gestionare mai bună a datoriilor şi a angajamentelor pe termen lung ale instituţiilor.

Cooperarea interinstituţională

58. Crearea OIB şi OIL nu a oferit rezultatele aşteptate în domeniul cooperării interinstituţionale. A existat un număr redus de „acorduri la nivel de serviciu”, iar instituţiile şi-au împărtăşit rar experienţele şi cele mai bune practici. Cu toate acestea, Curtea a identificat anumite cazuri specifice de cooperare interinstituţională şi iniţiative bune recente pentru îmbunătăţirea acesteia. Nu au fost încă încheiate „acorduri de sediu” globale cu statele membre gazdă, ceea ce a determinat instituţiile să negocieze pe o bază ad-hoc cu condiţii şi chirii diferite. În trecut, instituţiile nu au acordat suficientă importanţă aspectelor legate de mediul înconjurător, dar iniţiative recente arată că acum se acordă o mai mare atenţie acestui domeniu. Instituţiile nu au evaluat politicile imobiliare, nici în comun, nici individual (a se vedea punctele 39–49).

Recomandare: Bunele practici şi iniţiativele adoptate pe cont propriu de o instituţie sau alta ar trebui extinse în toate instituţiile, în special în privinţa problemelor tehnice, cum ar fi contractele sau supervizarea proiectelor şi a domeniilor, precum mediul înconjurător. Rezultatele politicilor imobiliare ale instituţiilor ar trebui evaluate în comun şi ar trebui explorate noi modalităţi de îmbunătăţire a cooperării la nivel interinstituţional. Instituţiile ar trebui să stabilească în continuare grupuri de lucru pe subiecte care merită atenţia la nivel interinstituţional, cum ar fi elaborarea metodologiei „costului ciclului de viaţă”. Un obiectiv esenţial în strategia imobiliară a instituţiilor ar trebui să fie strânsa colaborare cu autorităţile din ţările gazdă.

Prezentul raport a fost adoptat de Curtea de Conturi, la Luxemburg, în şedinţa sa din 21 martie 2007. Pentru Curtea de Conturi Hubert WEBER Preşedinte

(1) Explicaţiile vizează situaţia din Belgia, iar definiţiile sunt întrucâtva mai simple decât definiţiile juridice.

(2) Costul anual se bazează pe plăţile anuale efectuate pentru contractele de închiriere de lungă durată şi pe aplicarea unei rate de depreciere de 4 % la valoarea clădirilor aflate în proprietate. Acest spaţiu dedicat birourilor era disponibil pentru 44 006 de persoane (personal şi alte persoane, cum ar fi experţi sau angajaţi externi care aveau nevoie de un spaţiu). Sursa: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier. Comité de Préparation des Questions Budgétaires et Financières (CPQBF), iunie 2005.

(3) Conturile anuale finale ale Comunităţilor Europene. Volumul I. Informaţii mai detaliate cu privire la cheltuielile imobiliare şi la valoarea acestora sunt prezentate anual în anexa la bugetul general al Uniunii Europene (Tabel D „Patrimoniul imobiliar al Uniunii Europene”).

(4) Curtea a raportat deja cu privire la această problemă în raportul său special privind politicile imobiliare ale instituţiilor Comunităţilor Europene, punctul 7.2.2 (JO C 221, 3.9.1979).

(5) A se vedea, de exemplu: Politica imobiliară a Comisiei 1996–2005, SEC(96) 1095 final din 18 iunie 1996 actualizată în decembrie 2003 pentru Bruxelles, COM(2003) 755 final din 10 decembrie 2003.

(6) Rapport du groupe technique interinstitutionnel „Programmes immobiliers et conditions de financement”, februarie 1996.

(7) Sursa: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, juin 2005.

(8) Raport special privind politica imobiliară a instituţiilor Comunităţilor Europene, secţiunea 7.5. Raport anual privind exerciţiul financiar 1987, punctul 10.51 (JO C 316, 12.12.1988).

(9) Politica imobiliară a Comisiei 1996–2005. SEC(96) 1095 final din 18 iunie 1996, p. 10.

(10) Simularea unei emfiteoze de achiziţie pe 27 ani (cu o creştere anuală de 2 % şi cu o rată a dobânzii de 5 %).

(11) Surse: Workshop „Understanding the Brussels Office Market”, februarie 2005, şi „Programele multianuale privind politica imobiliară a Comisiei în Bruxelles”, OIB.

(12) Clădirile Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2), Montoyer 63 (9 681 m2) şi Montoyer 75 (9 935 m2).

(13) Sursa: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF juin 2005.

(14) Articolul 116 alineatul (1) şi articolul 126.1 litera (h) din Normele de aplicare.

(15) Comunicare interpretativă a Comisiei privind legislaţia comunitară aplicabilă procedurilor de atribuire a contractelor nesupuse sau parţial nesupuse dispoziţiilor directivelor privind achiziţiile publice (JO C 179, 1.8.2006, p. 2).

(16) Anunţuri de preinformare au fost publicate în timpul prospectării pieţei doar pentru patru proiecte (trei cazuri la Consiliu şi unul la Parlament).

(17) Raport anual privind exerciţiul financiar 1987, punctele 10.51–55; Raport special cu privire la politicile imobiliare ale instituţiilor Comunităţilor Europene, secţiunea 7.5.

(18) Articolul 4 alineatul (3) din contractul-cadru stipulează că statul trebuie să obţină acordul Curţii pentru fiecare fază din execuţia proiectului, dar nu specifică clar cum şi pe baza căror documente trebuie să-şi prezinte Curtea acordul sau, mai important, ce se întâmplă în cazul în care aceasta nu-şi prezintă acordul. A se vedea şi Raportul special nr. 5/2000 privind cheltuielile imobiliare ale Curţii de Justiţie, în special punctul 16 (JO C 109, 14.4.2000).

(19) În Bruxelles, TVA-ul în construcţii este de 21 %; taxa pe propietate este de aproximativ 10–15 %, iar taxa de înregistrare pentru achiziţii este de 12,5 %.

(20) Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

(21) Un raport de evaluare efectuat de un consultant pe baza condiţiilor pieţei arăta că valoarea clădirii Berlaymont pe piaţa liberă ar fi în jur de 451 milioane euro. Luând în considerare scutirile de taxe de care beneficiază Comisia, valoarea ar fi în jur de 379 milioane euro. Preţul a fost fixat la 553 milioane euro, ceea ce include lucrările de amenajare (centrul de conferinţe, centrul de presă, sălile comisarilor, echipament multimedia) la o sumă de 35 milioane euro.

(22) Articolul 102 din Regulamentul financiar.

(23) Prezentarea unor poliţe de asigurare obligatorie care să acopere responsabilităţile legale ale constructorului, aşa cum se prevede în legislaţia naţională, este esenţială pentru perioada de 10 ani („garantie décennale”) în care constructorul este responsabil. Instituţiile au acceptat destul de des în contract să preia de la promotor drepturile care provin din garanţia de zece ani pentru a facilita transferul dreptului acestuia la plăţile datorate băncilor de către instituţii. Totuşi, în anumite cazuri, nu au fost solicitate de la promotori poliţele de asigurare (de exemplu, Comisia a solicitat această asigurare doar pentru Euroforum, iar comitetele nu au solicitat această asigurare pentru niciuna din clădirilor lor). Instituţiile vor avea mijloace limitate pentru a obţine rezultatele dorite în cazul în care apar probleme. În astfel de cazuri, plângerile trebuie adresate subcontractanţilor. Obligaţia de a prezenta certificate de calitate a lucrărilor, eliberate de companii de control tehnic autorizate, era stabilită în majoritatea contractelor. Această bună practică introduce o asigurare suplimentară cu privire la execuţia corectă a lucrărilor.

(24) Conform articolului 14 din Regulamentul financiar, Comunităţile şi organismele stabilite de către acestea nu pot contracta împrumuturi.

(25) Conturile finale ale Comunităţilor Europene, 2005. Tabel: Contracte de leasing financiar şi drepturi similare, p. 35.

(26) De exemplu: Pentru clădirea Lex, costul final al investiţiei va fi stabilit în funcţie de rata dobânzii Euribor +1,125. În cazul D4-D5, rata dobânzii stabilită de comun acord a fost Euribor +0,650 (redusă mai târziu la Euribor + 0,375). Pentru finanţarea lucrărilor specifice de renovare a clădirilor închiriate de Consiliu (Rolin şi Woluwe-Heights), care era o finanţare pe termen scurt cu posibilitate de rambursare anticipată, au fost stabilite de comun acord cu promotorul rate ale dobânzii ridicate (7 % – 6 %).

(27) Avizul nr. 10/2005 referitor la proiectul de Regulament al Consiliului de modificare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităţilor Europene, alineatul 21 (JO C 13, 18.1.2006, p. 1). A se vedea de asemenea: Raportul anual privind exerciţiul financiar 1987, punctul 10.77; Raportul special nr. 5/2000 privind cheltuielile imobiliare ale Curţii de Justiţie; Avizul nr. 4/97 referitor la propunerea de Regulament al Consiliului (Euratom, CECO, CE) de modificare a Regulamentului financiar din 21 decembrie 1977 aplicabil bugetului general al Comunităţilor Europene, punctul 2.13 (JO C 57, 23.2.1998).

(28) A se vedea răspunsurile Comisiei la punctul 7.66 din Raportul anual privind exerciţiul financiar 2000 (JO C 359, 15.12.2001).

(29) A se vedea „Report to the budgetary authority on benefits from interinstitutional cooperation” din octombrie 2005.

(30) A se vedea Raportul anual privind exerciţiul financiar 2000, punctul 7.68.

(31) Regulamentul (CE) nr. 761/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 19 martie 2001 (JO L 114, 24.4.2001, p. 1) şi Recomandarea Comisiei din 10 iulie 2003 (JO L 184, 23.7.2003, p. 19) privind Sistemul comunitar de management de mediu şi audit.

(32) Directiva 2002/91/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 16 decembrie 2002 privind performanţa energetică a clădirilor (JO L 1, 4.1.2003, p. 65).

(33) Raport anual privind exerciţiul financiar 1999, punctul 6.30 (JO C 342, 1.12.2000).

(34) De exemplu: Clădirile Goldbell şi J. Monnet din Luxemburg.

ANEXA I EXECUŢIA BUGETARĂ 2003–2005 Descriere 2003 2004 2005 Credite bugetare Transferuri Credite definitive Execuţie Credite bugetare Transferuri Credite definitive Execuţie Credite bugetare Transferuri Credite definitive Execuţie COMISIE Plăţi pentru chirie şi pentru rata anuală 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Achiziţionarea de bunuri imobiliare 0 0 0 0 n.a n.a 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 PARLAMENTUL EUROPEAN Plăţi pentru chirie şi pentru rata anuală 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Achiziţionarea de bunuri imobiliare 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Credit temporar pentru acoperirea investiţiilor imobiliare ale instituţiei 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 CONSILIU Plăţi pentru chirie şi pentru rata anuală 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Achiziţionarea de bunuri imobiliare 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 CURTEA DE JUSTIŢIE Plăţi pentru chirie şi pentru rata anuală 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Achiziţionarea de bunuri imobiliare 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 COMITETUL ECONOMIC ŞI SOCIAL EUROPEAN Plăţi pentru chirie şi pentru rata anuală 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Achiziţionarea de bunuri imobiliare 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 COMITETUL REGIUNILOR Plăţi pentru chirie şi pentru rata anuală 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Achiziţionarea de bunuri imobiliare 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 CURTEA DE CONTURI Plăţi pentru chirie şi pentru rata anuală 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Achiziţionarea de bunuri imobiliare 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Total 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

ANEXA II LISTA CLĂDIRILOR EXAMINATE ÎN ACEST RAPORT Comisie Bruxelles Berlaymont SPA3 Mondrian Comisie Luxemburg Euroforum Hitec Parlament Bruxelles D4-D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Parlament Luxemburg Turnurile A şi B Goldbell KAD Parlament Strasburg IPE1, 2 şi 3 Comitete Bruxelles Belliard 99–101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Consiliu Bruxelles Lex Woluwe-Heights Rolin Curtea de Justiţie Luxemburg Extinterea Palatului Geos Tbis Allegro

RĂSPUNSULRILE PARLAMENTULUI EUROPEAN 11. Căsuţa 1. Preţul plătit de Parlamentul European pentru achiziţionarea clădirilor IPE 0, 1, 2 şi 3 a fost rezultatul unei negocieri complexe la care au participat mai multe părţi şi, în special, oraşul Strasburg şi statul francez în calitate de ţară gazdă a sediului instituţiei. În stabilirea acestui preţ s-au luat în considerare toate elementele dosarului: constrângerile juridice care decurg din modelul de finanţare ales pentru construcţia imobilelor, preţul terenului, prezenţa investitorilor privaţi în negocieri, în calitate de proprietari ai imobilelor, stabilirea valorii imobilelor, constrângerile bugetare ale oraşului Strasburg şi participarea statului francez. Deşi contractele semnate în 1979 nu conţineau nici o clauză care să prevadă luarea în considerare a chiriilor plătite de instituţie în cazul unei eventuale cumpărări a imobilelor – cumpărare care nu era preconizată la acea dată – chiriile plătite au reprezentat unul dintre parametrii negocierii pentru stabilirea finală a preţului de cumpărare a clădirilor. 17. Necesarul de noi spaţii a fost estimat în 2001 după o analiză a datelor disponibile şi a fost integrat în planificarea pe termen lung. Estimările şi planificarea au fost apoi actualizate în permanenţă între 2001 şi 2005, pentru a include modificările în ceea ce priveşte necesarul cunoscut de spaţiu de birouri, modificări rezultate dintr-o serie de motive, cum ar fi: (a) deciziile privind crearea de posturi sunt anuale, şi nu multianuale; (b) necesităţile specifice survenite ca urmare a creşterii numărului de limbi oficiale, state membre şi a efectivului (cifrele au fost estimate cu o mai mare precizie în urma unei evaluări detaliate); (c) creşterea competenţelor Parlamentului după Tratatul de la Nisa. Secretariatul General a făcut obiectul unei reorganizări semnificative în vederea intensificării sprijinului acordat deputaţilor (politica de „Ridicare a ştachetei”). În pofida productivităţii crescute, numărul total al personalului a crescut, iar împărţirea personalului între Luxemburg şi Bruxelles s-a modificat. De altfel, scenariul din 2001 prevedea punerea la dispoziţie a clădirilor D4/D5 în 2004/2005. Acesta a fost ulterior revizuit din mai multe motive: necesitatea de a respecta integral legislaţia europeană privind achiziţiile publice; dificultăţile inerente negocierii unor contracte atât de complexe; timpul necesar pentru a se asigura că un complex atât de mare va fi integrat în împrejurimi ţinându-se totodată seama de interesele vecinătăţii. 43. Absenţa unui studiu care să urmărească ameliorarea performanţei energetice a clădirilor se datorează proiectelor analizate de Curtea de Conturi (anexa II la Observaţii): acestea se referă la clădirile închiriate de Parlament (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Turnurile A şi B, Goldbell) sau la clădirile care au fost iniţial închiriate şi achiziţionate abia ulterior de Parlament (KAD, IPE 0, 1, 2 şi 3), sau la clădirile supuse unei consultări publice şi care fac obiectul unor contracte de vânzare-cumpărare sau de închiriere pe termen lung (D4-D5 şi Atrium). Parlamentul nu a participat la definirea preliminară a clădirii Atrium, dar a obţinut punerea în practică a unor sisteme solare şi de recuperare a energiei în clădirile D4-D5. Şi alte proiecte au fost supuse unor studii detaliate de mediu. Cel mai recent este extinderea clădirii KAD din Luxembourg, dar Parlamentul ceruse încă din 1992 analizarea posibilităţilor de utilizare a unor echipamente de climatizare nedăunătoare mediului în clădirea LOW. 51 şi 58. Curtea de Conturi recomandă consolidarea cooperării interinstituţionale, în special pentru planificarea pe termen lung a satisfacerii necesităţilor instituţiilor, pentru definirea unei politici imobiliare comune şi, ca regulă generală, pentru un schimb de informaţii privind practicile fiecărei instituţii în domeniul imobiliar. Parlamentul European împărtăşeşte aceste preocupări. În acest sens, trebuie reamintit faptul că, în Rezoluţia sa din 26 septembrie 2006 privind descărcarea de gestiune pentru execuţia bugetului 2004, Parlamentul a încredinţat administraţiei sale sarcina de „a întocmi, de comun acord cu celelalte instituţii ale Uniunii, un raport în care să fie examinată posibilitatea creării unei autorităţi europene în domeniul imobiliar care să fie responsabilă cu construcţia şi întreţinerea clădirilor instituţiilor şi ale organelor Uniunii”. Acest raport trebuie prezentat Comisiei pentru control bugetar a Parlamentului până la 1 octombrie 2007 cel târziu. 58. A se vedea mai sus răspunsul dat la punctul 51.

RĂSPUNSURILE CONSILIULUI Nota de subsol 25. Rata dobânzii pentru amenajarea clădirilor Rolin şi Woluwe Heights ar trebui comparată cu o finanţare pe termen scurt cu posibilitate de achitare anticipată. În ambele cazuri, Consiliul a folosit această posibilitate, costul total al amenajării clădirilor menţionate anterior fiind rambursat în anul în care au fost efectuate lucrările sau în anul următor. Având în vedere aceste elemente, dobânzile percepute nu ar trebui să fie calificate drept ridicate. 43. Secretariatul General al Consiliului sugerează ca, în descrierea evaluării impactului clădirilor asupra mediului, Curtea de Conturi să ţină seama de acţiunile întreprinse de SGC în acest domeniu. Acţiunile includ, în special: (a) Clădirea Justus Lipsius a făcut obiectul unui audit exhaustiv al consumului de energie efectuat în anul 2006 sub supravegherea „Institutului de Gestionare a Mediului din Bruxelles”. Între altele, poate fi menţionat faptul că această clădire dispune în prezent de cea mai mare centrală electrică fotovoltaică din regiunea Bruxelles. (b) Clădirea Lex a făcut obiectul unui studiu aprofundat menit să îi îmbunătăţească randamentul din punctul de vedere al dezvoltării durabile. Mai multe elemente au dus la o reducere semnificativă a cantităţii de CO2 generate de clădirea menţionată anterior (cogenerare, pompe termice, stingere automată a luminilor etc.).

RĂSPUNSURILE COMISIEI REZUMAT I.-III. Comisia se află într-un proces de adaptare a politicii sale imobiliare la Bruxelles şi Luxemburg, iar noua comunicare cu privire la acest subiect va fi adoptată înainte de vacanţa de vară din 2007. Comisia este de părere că sunt necesare unele modificări structurale pentru viitor, cu intenţia de a îmbunătăţi, în mod durabil, eficienţa şi eficacitatea politicii sale imobiliare, precum şi calitatea vieţii personalului şi a rezidenţilor săi locali. În cadrul analizei politicii imobiliare, care va cuprinde o strategie de alocare a personalului în clădiri mai puţine, dar mai mari, Comisia va avea în vedere diferite aspecte: raportul dintre preţ şi calitate, evoluţia preţului mediu pe m2 pe piaţa clădirilor de birouri, rata locurilor vacante în clădirile de birouri, evoluţia suprafeţelor ocupate, amplasamentul şi modalităţile de ocupare ale acestora şi cerinţele viitoare. Comisia va analiza rezultatul intensificării politicii sale privind achiziţiile şi concluziile care trebuie trase din aceasta: în prezent, Comisia trebuie să definească o politică pentru întreţinerea şi renovarea clădirilor, pentru a menţine nivelul activelor sale; în cazurile în care un bun ajunge la sfârşitul ciclului său de viaţă, este necesară o strategie care să cuprindă demolarea şi reconstruirea clădirilor. De asemenea, în ultimii ani a sporit preocuparea pentru aspectele de securitate şi siguranţă, ceea ce a impulsionat dorinţa Comisiei de a dezvolta întrebuinţarea mixtă a clădirilor sale. În cele din urmă, Comisia va evalua cooperarea sa cu autorităţile locale. IV. Comisia a definit un astfel de cadru pe termen lung pentru politica imobiliară, Cadrul politic multianual (CPMA), care este un plan flexibil, discutat anual, cu o perspectivă de 5–10 ani. Comisia este pregătită să examineze în ce măsură acest cadru poate constitui baza pentru un cadru interinstituţional, pe lângă participarea sa la cele două grupuri de lucru interinstituţionale de la Bruxelles şi Luxemburg (1). V. Comisia acordă prioritate absolută achiziţiilor sau închirierilor pe termen lung şi a încheiat contracte pe perioadă scurtă numai în cazuri excepţionale. Politica privind încheierea de contracte orientate spre achiziţie pe termen lung trebuie inclusă într-o politică clară în ceea ce priveşte polii urbani în care se va dezvolta prezenţa Comisiei. La Bruxelles, se semnează contracte pe termen lung dacă scopul este achiziţia clădirii conform planului de plăţi amânate. Contractele pe o perioadă mai scurtă de timp, de aproximativ 15 ani, se semnează pentru a lua clădirile în uzufruct; această formulă este sigură din punct de vedere economic. La Luxemburg, contractele pe termen scurt se utilizează, în prezent, numai în aşteptarea construcţiei JMO2. În rest, se utilizează contracte pe termen lung cu opţiuni de achiziţie. VI. Comisia favorizează aplicarea şi dezvoltarea în continuare a politicii sale de diversificare, care trebuie considerată în contextul unei strategii pe termen foarte lung, având în vedere factori precum cerinţele viitoare, mobilitatea şi implicarea ţării gazdă. VII. Serviciile Comisiei pregătesc, în prezent, o comunicare referitoare la politica imobiliară, care va cuprinde o nouă procedură de identificare a clădirilor adecvate pentru a fi închiriate sau achiziţionate, inclusiv o consultare completă a pieţei. Cu toate acestea, Comisia este capabilă să conducă şi să încheie negocieri la nivelul preţurilor medii de pe piaţă sau chiar sub nivelul acestora şi înregistrează succese în această privinţă, chiar şi în comparaţie cu alţi operatori privaţi şi instituţionali prezenţi în aceleaşi zone. VIII. Pe lângă stabilitatea obţinută prin intermediul politicii sale de achiziţii, Comisia a realizat, de asemenea, un nou mod de a finanţa achiziţiile. Achiziţiile prin plată amânată sunt mai simplu de pus în aplicare, atât din punct de vedere juridic, cât şi financiar, decât contractele de închiriere precedente (emfiteoză). IX. Comisia aplică pe deplin cooperarea interinstituţională în toate domeniile (cum ar fi mediu şi energie, planificare, metodologie pentru estimarea cerinţelor, cele mai bune practici). X. După cum se indică la punctele 50–58, Comisia intenţionează să acţioneze în baza recomandărilor Curţii în privinţa noii politici imobiliare care va fi adoptată de Colegiu în cursul acestui an. OBSERVAŢII 6. Comisia e emis două comunicări (2) privind necesarul de personal care rezultă din extinderile UE-10 şi UE-2. Aceste comunicări au constituit baza pentru cererile anuale şi, de asemenea, pentru estimările spaţiului de birouri necesar. 8. Prima liniuţă – A se vedea răspunsul la punctul 6. 8. A doua liniuţă – DG ADMIN, în strânsă cooperare cu oficiile pentru infrastructură şi logistică, pregăteşte în prezent o strategie pe termen lung pentru satisfacerea cerinţelor sale în domeniul clădirilor (până în 2025) atât la Bruxelles, cât şi la Luxemburg, inclusiv studierea unor amplasamente alternative sau a unor soluţii complementare pentru sediile existente ale Comisiei la Bruxelles. 9. Comisia va continua să depună eforturi pentru ca instituţiile să îşi definească şi să îşi pună în aplicare împreună politicile imobiliare sau, cel puţin, să realizeze acest lucru în mod integrat. Totuşi, această cooperare nu este întotdeauna posibilă, întrucât fiecare instituţie are cerinţe şi priorităţi specifice; cu toate acestea, s-au înregistrat unele progrese. La Bruxelles, toate instituţiile fac parte dintr-un grup de lucru (ILISWG – Grupul de lucru interinstituţional privind logistica şi serviciile interne), al cărui mandat cuprinde şi schimbul de informaţii privind evoluţia pieţei imobiliare şi cerinţele instituţiilor. La Luxemburg, toate instituţiile cooperează prin intermediul unui comitet de şefi ai administraţiei şi al unui grup de lucru interinstituţional în domeniul imobiliar. 10. Politica privind achiziţia clădirilor în loc de închirierea acestora este relativ nouă şi aproximativ 38 % din suprafeţe sunt în continuare închiriate ca urmare a obligaţiilor pe termen lung contractate în trecut. În acelaşi timp, achiziţia unei clădiri nu este întotdeauna cea mai bună soluţie (de exemplu, pentru clădirea care găzduieşte infrastructurile de tehnologia informaţiilor şi a comunicaţiilor, întrucât acest tip de clădire se depreciază rapid din punct de vedere tehnologic), iar închirierea poate fi o soluţie mai bună. În situaţii excepţionale, achiziţia poate chiar să fie imposibilă (a se vedea răspunsul la punctul 27 căsuţa 3. În cele din urmă, PPI oferă scutiri şi în alte cazuri decât cel al dreptului deplin de proprietate, şi anume când o clădire este luată în uzufruct. 11. Comisia a achiziţionat o clădire (centrul său de conferinţe la CCAB) care fusese anterior închiriată. În cazul închirierilor, chiar dacă clădirea este amortizată (din punct de vedere financiar), proprietarul are obligaţia juridică de a o menţine într-o stare bună de utilizare, pe propria sa cheltuială şi pe întreaga perioadă a închirierii. De aceea, marja de negociere a reducerii chiriei pe durata contractului este foarte redusă. În plus, atunci când se încheie contracte pe termen lung, nivelul chiriei include deja o reducere faţă de chiriile pe termen scurt. În cele din urmă, nivelul chiriilor este rezultatul condiţiilor de piaţă şi, de aceea, chiar când contractul prevede o revizuire a chiriei, chiria plătită trebuie evaluată luând în considerare nivelul curent al chiriilor, şi nu doar amortizarea. Cu toate acestea, Comisia renegociază chiriile ori de câte ori este posibil. De exemplu, în 2005, contractul pentru SC15 a fost renegociat şi prelungit înainte de expirarea termenului său. Această renegociere a redus chiria cu aproximativ 40 %. 12. Căsuţa 2 – Proprietarul clădirii Mondrian este un fond german al cărui interes principal este să genereze un flux de numerar stabil şi pe termen lung. De aceea, deşi Comisia a încercat, proprietarul nu s-a arătat interesat să vândă clădirea. Cu toate acestea, Comisia a luat clădirea în uzufruct, întrucât, la acea vreme, era singura clădire din zonă adecvată cerinţelor Comisiei în ceea ce priveşte dimensiunile, calitatea şi amplasamentul, fiind foarte aproape de SDME, care găzduia alte părţi ale aceleiaşi Direcţii Generale. Cu toate acestea, este dificilă compararea strictă a condiţiilor unui uzufruct cu cele ale unei emfiteoze. 13.–14. Comisia a afirmat în mod repetat şi oficial că favorizează o combinaţie de prezenţă centrală şi periferică a serviciilor sale. Scopul acestei politici este de a reduce presiunea asupra Cartierului European. În cazul politicii existente, Comisia şi-a diversificat clădirile. La Bruxelles, unde deţine 82,5 % din spaţiul pentru birouri, 82 % se află în Cartierul European şi 18 % în alte locuri, socotind clădirea Madou în afara Cartierului European, întrucât se situează practic în afara periferiei acestuia. La Luxemburg, unde deţine 17,5 % din spaţiul pentru birouri, 72 % se află pe Kirchberg şi 28 % în alte locuri. Chiar dacă strategia imobiliară a Comisiei în Cartierul European este destul de previzibilă, ea se află, de obicei, într-o poziţie favorabilă de negociere pentru suprafeţe pentru care sunt puţini candidaţi. Comisia nu numai că a dezvoltat în continuare zonele Beaulieu şi Genève din Bruxelles, ci are în vedere şi alte opţiuni în lumina definirii noii politici. După definirea unei politici privind amplasarea agenţiilor, Comisia a închiriat o clădire pentru agenţia executivă a DG EAC. Această clădire este situată în Evere, cu mult în afara Cartierului European. În plus, Comisia a închiriat de curând o clădire situată în apropierea Gării de Nord (Covent Garden de 14 000 m2) pentru activitatea de evaluare a celui de-al şaptelea Program-cadru de cercetare. 15. Comisia este hotărâtă să favorizeze, în continuare, o cooperare sporită cu ţara gazdă. În Belgia, în 2003, directorul OIB a fost numit reprezentantul Comisiei pentru a discuta dezvoltarea Cartierului European cu autorităţile competente şi participă, de asemenea, la reuniunile „Fonds Quartier européen”. Din 2005, un grup de lucru ad hoc interinstituţional UE-Belgia se reuneşte o dată la două luni cu reprezentanţi de la nivel federal, regional şi local pentru a rezolva aspectele legate de politica imobiliară. La Luxemburg, Comisia negociază în prezent (februarie 2007) un acord cu statul Luxemburg pentru clădirea principală a Comisiei. Prin acest acord va fi pus la dispoziţie, cu titlu gratuit, un teren pentru construirea clădirii JMO2. După semnarea acordului, Comisia îşi va defini politica imobiliară în Luxemburg. 17. Unul dintre principiile noii politici imobiliare este de a găzdui serviciile Comisiei într-un număr mai mic de clădiri mai mari, care ar micşora efectele creşterilor anuale şi treptate ale cotelor de personal ale DG-urilor şi ale reorganizărilor interne. Serviciile implicate ale Comisiei (DG-uri, ADMIN, OIB şi OIL) sunt în curs de definire a unei proceduri bazate pe COMREF (o bază de date privind personalul) care să evalueze numărul de persoane care vor fi găzduite în spaţiile sale. Faptul că HITEC (5 000 m2) a rămas neutilizată timp de aproximativ un an a fost mai degrabă o consecinţă a întârzierii în procesul de selecţie pentru traducători în urma extinderii, decât o supraestimare a spaţiilor necesare din partea Comisiei. 18. Atribuţiile grupurilor de lucru interinstituţionale, atât la Bruxelles, cât şi la Luxemburg, cuprind definiţia indicatorilor şi criteriilor comune, iar reprezentanţii Comisiei contribuie în mod activ la acest efort. 19. Norma de 35 m2 se utilizează în scopurile planificării imobiliare globale. Prima liniuţă – Partea din „Manualul privind condiţiile locative” care se ocupă de criteriile de alocare a spaţiului pentru DG-uri a fost aprobată de consiliul de administraţie al OIB la 16 ianuarie 2007. Atunci când va fi disponibil avizul Comitetului de la Luxemburg pentru siguranţă şi igienă la locul de muncă (aşteptat în primăvara anului 2007), conducerea administrativă a OIL va aproba şi acest document. Astfel, acesta se va aplica atât pentru OIB, cât şi pentru OIL. A doua liniuţă – Se va urmări o abordare asemănătoare la Luxemburg. 21.–23. Comisia consideră că lucrările de amenajare fac parte din procedura negociată utilizată pentru a găsi o clădire care să fie în concordanţă deplină cu „Manualul privind normele aplicabile unei clădiri standard” (MIT). Dacă lucrările ar fi realizate de un alt contractant sub responsabilitatea Comisiei, aceasta ar putea însemna plata unei chirii de către Comisie pentru o clădire neconformă, pe întreaga perioadă de renovare. În plus, în cazul în care contractantul nu realizează aceste lucrări într-un mod corespunzător şi la timp, acest fapt poate produce efecte negative mai mari pentru interesele financiare ale UE. În cazul în care construieşte o clădire în întregime, atunci când deţine terenul sau când renovează o clădire aflată în proprietatea sa – ambele variante se pot produce peste relativ puţin timp, la Luxemburg pentru JMO2 şi la Bruxelles pentru Cornet-Leman – Comisia lansează o cerere de oferă pentru lucrări. Pentru unele proiecte de clădiri cu un scop pur tehnic (bucătării centrale, spaţiu pentru arhive, centru de date, clădire de conferinţe, clădire de logistică) a avut loc o consultare deschisă a pieţei. Noua politică imobiliară prevede o consultare extinsă a pieţei imobiliare, care să încurajeze concurenţa şi să respecte transparenţa. 24. Închirierea unei clădiri este determinată de condiţiile de piaţă privind cererea şi oferta, legate mai ales de amplasarea şi de valoarea sa corespunzătoare, exprimată prin preţul terenului. După cum afirmă corect Curtea, definiţia unui „profit rezonabil pentru promotorii imobiliari” se aplică doar în cazul unei clădiri ridicate într-un anumit scop. În cazul clădirii construite pe un teren aflat în posesia uneia dintre instituţii, preţul plătit trebuie, într-adevăr, să corespundă îndeaproape costurilor (inclusiv un profit rezonabil) suportate de constructor. Preţul trebuie să fie rezultatul diferitelor cereri de ofertă pentru lucrări, bunuri şi servicii necesare pentru construirea clădirii. 27. În 2003, Comisia a ales abordarea privind achiziţia sau închirierea, în locul construirii într-un anumit scop: în consecinţă, Comisia a ales să plătească în condiţiile pieţei, în loc să suporte cheltuielile de construcţie. Preţul real depinde, în cele din urmă, de factori obiectivi (amplasare, dimensiuni, calitate, condiţiile pieţei), precum şi de factori subiectivi, cum ar fi priorităţile vânzătorului şi ale cumpărătorului şi restricţiile financiare cu care aceştia se confruntă. În mod ocazional, Comisia poate folosi poziţia sa de negociere, de exemplu, pentru clădiri mari, precum Madou, în sensul că, în astfel de cazuri, Comisia este unul dintre puţinii clienţi care pot închiria sau cumpăra întreaga clădire. Căsuţa 3 – În ceea ce priveşte clădirea SPA3, evaluarea realizată de consultant reprezintă doar un element singular şi indicativ al dosarului de negociere. Preţul final reprezintă întocmai ceea ce este: rezultatul unei negocieri. Şi chiar dacă au existat unele erori în evaluarea expertului, acestea au influenţat evaluarea în ambele sensuri, iar diferenţa faţă de preţul plătit a fost de 4 %, diferenţă considerată ca încadrându-se într-o limită acceptabilă. După cum se menţionează în răspunsul la punctul 12 căsuţa 2, poziţia de negociere a Comisiei era limitată, întrucât clădirea Mondrian era singura clădire acceptabilă care putea îndeplini cerinţele DG RTD, şi anume să fie grupată în două clădiri mari. Într-adevăr, această DG era repartizată anterior în 5 clădiri. În plus, dimensiunea acestei clădiri (aproximativ 20 000 m²) a determinat economii de funcţionare (întreţinere, securitate) şi, dată fiind calitatea sa, Comisia a estimat că a încheiat o afacere bună. Această clădire a permis Comisiei atingerea obiectivelor stabilite în Comunicarea din 2003 privind politica imobiliară [COM(2003) 755]: gruparea serviciilor în clădiri mai puţine la număr şi mai mari, precum şi asigurarea unui mediu de lucru de înaltă calitate pentru personal. 29. Memorandumul de înţelegere dintre Belgia şi Comisie a fixat principiile generale de renovare a clădirii Berlaymont. La 17 iulie 2001, Comisia, Belgia şi SA Berlaymont 2000 au semnat un al doilea document, mai detaliat, pentru a defini exact standardele de preţ, durată şi calitate. Dacă preţul ar fi fost negociat pe baza costurilor de construcţie şi renovare, acesta ar fi fost mult mai ridicat. Conform SA Berlaymont 2000, costul total al clădirii este de aproximativ 670 milioane EUR, exclusiv 125 milioane EUR pentru îndepărtarea azbestului. Ratele pentru emfiteoză, dimpotrivă, au fost stabilite pe baza unei valori de 553 milioane EUR. 30. Comisia solicită un set de certificate şi poliţe de asigurare obligatorii atunci când începe examinarea unei clădiri. Din 2004, se prevede în mod sistematic o poliţă de asigurare constituind o garanţie de 10 ani pentru clădirile achiziţionate de Comisie (Berlaymont, Madou şi Beaulieu 25). Defecte majore blochează acceptarea temporară a clădirii şi plăţile corespunzătoare. Defectele minore, care trebuie reparate între acceptarea temporară şi cea finală, sunt acoperite de un procentaj din garanţia financiară furnizată de contractant (în general, aproximativ 5 % din garanţia de bună execuţie). Atunci când, după acceptarea finală, apare un defect major, se activează garanţia statutară de 10 ani sau garanţia adecvată privind instalaţiile. Căsuţa 5 – În ceea ce priveşte clădirea Euroforum, s-au respectat procedurile corespunzătoare ale amplasamentului din Luxemburg pentru acceptarea lucrărilor şi eliberarea garanţiilor. S-a eliberat o primă garanţie, legată de predarea la timp (în cazul de faţă, 500 000 EUR), după 3 luni de la ocuparea clădirii şi numai după ce Euroforum SA a plătit o penalitate de 93 000 EUR pentru predarea întârziată a clădirii. 95 % din cea de-a două garanţie, o garanţie de bună execuţie pentru lucrări şi instalaţii (în cazul de faţă, 2 500 000 EUR) a fost eliberată 17 luni după acceptarea (3) şi ocuparea clădirii, la repararea tuturor defectelor majore de către Euroforum SA. În cele din urmă, s-a reţinut o garanţie pentru restul de 5 % (125 000 EUR) pentru repararea unor defecte minore. Deşi s-a considerat că suma este suficientă şi că, prin urmare, abordarea este acceptabilă, Comisia este dispusă să adopte buna practică a Parlamentului. Pe lângă garanţiile de mai sus, poliţa de asigurare obligatorie impusă de contractul clădirii Euroforum acoperă răspunderea constructorului pentru o perioadă de doi ani şi o perioadă de zece ani după predarea clădirii. 31. Lungimea acestei perioade este un compromis între caracterul complet al verificărilor şi dorinţa instituţiei de a ocupa clădirea şi depinde de complexitatea proiectelor şi de resursele disponibile. Comisia consideră că o perioadă de câteva săptămâni este suficientă pentru a identifica defectele majore, restul de defecte mai mici fiind acoperit de garanţia financiară, iar defectele majore, însă ascunse, fiind acoperite de garanţia de 10 ani. În orice caz, toate controalele vitale privind securitatea, sănătatea şi siguranţa sunt încheiate şi avizate de societăţi autorizate înainte de ocuparea unei clădiri. 33. Până în prezent, Comisia nu a construit niciodată pentru sine, tocmai din motivele menţionate de Curte şi, desigur, pentru că nu dispunea de teren. Pentru două proiecte viitoare (JMO la Luxemburg şi creşa Cornet-Leman la Bruxelles), Comisia, conştientă de avantajul financiar, va coopera cu autorităţile naţionale pentru construirea şi renovarea acestora. 34. Comisia este de părere că, deşi noua construcţie financiară a costat câteva puncte de bază, marjele obţinute sunt totuşi foarte competitive, atunci când sunt comparate cu alte construcţii. 36. Datorită practicii revizuite (planul de plăţi amânate), în 2006 rata de finanţare pentru clădirea Madou a fost stabilită cu o marjă negativă de –0,01 %. Această marjă este stabilită în funcţie de curba ratei de schimb fixe (fixed swap rate). Pentru achiziţionarea clădirii Beaulieu 25, marja raportată la curba ratei de schimb fixe a fost +0,008 % în 2006. Căsuţa 6 – Analiza acestui caz trebuie plasată în contextul său istoric. S-a ajuns la un acord global în urma unor negocieri prelungite în 2001/2002, care a fost prezentat comitetului ACPC (4) la data de 28 august 2002. ACPC a acordat un aviz favorabil la data de 4 decembrie 2002. Aceste condiţii au fost, într-adevăr, favorabile pentru Comisie din punct de vedere economic şi funcţional (cu o regrupare considerabilă a serviciilor). Redeschiderea negocierilor după 6 luni ar fi fost dificilă pentru Comisie, în condiţiile în care se afla sub presiunea de a abandona clădirea CUBE (a se vedea răspunsul la punctul 41 căsuţa 7), deoarece s-a estimat că lucrările de amenajare urmau să dureze cu mult peste 12 luni. De fapt, de atunci şi ori de câte ori proiectul imobiliar este adecvat pentru acest lucru, Comisia negociază aspectele tehnice şi funcţionale în mod separat faţă de finanţare. Pentru această finanţare, Comisia consultă pieţele financiare pentru cel mai bun rezultat posibil. 37. Atunci când aceste fonduri au fost disponibile, Comisia le-a utilizat, într-adevăr, pentru a realiza plăţi programate şi neprogramate. Când au fost neprogramate, aceste plăţi i-au permis Comisiei fie să renegocieze contractele de emfiteoză, fie să accelereze rambursările contractelor pentru lucrări, însă numai după o analiză atentă a echilibrului dintre economii şi penalităţi, fie să achiziţioneze o clădire, realizând economii ulterioare pentru bugetul UE. 38. Comisia aplică prevederile Regulamentului financiar. 41. A fost deja pus în practică un anumit grad de coordonare, în special pentru îndeplinirea cerinţelor pe termen scurt. La Bruxelles, Comisia a încheiat acorduri speciale cu Comitetul Regiunilor (VM-2), cu Parlamentul European (MO75) şi cu Consiliul (Infopoint şi creşa Dailly). La Luxemburg, s-au realizat acorduri asemănătoare între Comisie şi alte instituţii. Noua politică imobiliară va fi rezultatul unei analize atente şi va avea în vedere, acolo unde este cazul, observaţiile de audit ale Curţii, auditul IAS în desfăşurare şi sondarea opiniei personalului. Căsuţa 7 – Comisia consideră că imobilul CUBE este un caz în care interesele celor două instituţii implicate au fost diferite. Totuşi, observaţia pozitivă este că, în urma acestei experienţe, instituţiile UE de la Luxemburg şi-au întărit cooperarea în vederea îmbunătăţirii armonizării politicii lor imobiliare. 42. Problema unui acord global privind amplasamentul este complexă şi delicată, întrucât domeniul avut în vedere este atât de vast, iar Comisia recunoaşte că nu s-au semnat astfel de acorduri cu autorităţile belgiene sau luxemburgheze. În absenţa acestora, PPI acoperă lacunele în majoritatea zonelor, iar în anumite domenii s-au realizat acorduri de cooperare, de exemplu, în domeniul securităţii, legat în mod evident de clădiri. 43. OIB a început să pună în aplicare o metodologie privind „costul ciclului de viaţă” pentru a evalua costul total realizat pe parcursul vieţii unei clădiri, inclusiv aspectele legate de energie şi de mediu. Această abordare are obiectivul principal de a evalua, monitoriza şi gestiona toate costurile legate de ocuparea unui imobil. Această metodologie va fi definită în 2007 şi a fost prezentată sub formă de proiect altor instituţii (Parlamentul European, Consiliul şi comitetele) în septembrie 2006. Din 2006, Comisia solicită proprietarului să prezinte un raport privind performanţa energetică a imobilului (acest raport a fost furnizat pentru clădirile Beaulieu 25 şi SPA2). 44. Atunci când Comisia intenţionează să lanseze o cerere de oferte privind serviciile legate de clădiri (cum ar fi asigurare, întreţinere, cursuri de formare în tehnici de construcţie, curăţenie), aceasta consultă alte instituţii pentru ca acestea să aibă posibilitatea de a se implica. La Luxemburg, s-a stabilit o colaborare foarte strânsă între Comisie, Centrul de Traduceri şi Curtea de Conturi. Comisia recunoaşte, însă, că există perspective de cooperare sporită. 45. Din a două jumătate a anului 2006, Comisia utilizează în toate cazurile principiul „depunerii tuturor eforturilor necesare” printr-o firmă de avocatură externă pentru clădirile pe care le negociază. Aceste eforturi necesare cuprind toate aspectele juridice, contractele cu arhitecţii şi societăţile de asigurare, măsurile oficiale ale clădirii, permisele de mediu şi de urbanism, aspectele privind impozitele. În ceea ce priveşte evaluarea clădirilor, Comisia are un contract cu un specialist din acest domeniu, iar pentru aspectele tehnice, cu o societate de inginerie. Pe această bază, Comisia consideră că personalul propriu intern calificat, împreună cu contractele externe menţionate mai sus, acoperă toate domeniile (juridic, financiar şi tehnic) necesare pentru a avea o perspectivă adecvată asupra proiectelor sale imobiliare. 46. În octombrie 2006, Comisia a realizat o prezentare pentru celelalte instituţii (Parlamentul European, Consiliul, cele două comitete) privind aspectele juridice ale contractelor sale pentru clădiri şi, în special, ideea de a redacta un manual care să se adreseze actorilor din sectorul imobiliar. Acest manual va descrie principalele condiţii ale contractelor cu Comisia. În cazul în care Comisia ar lansa proiecte de construcţie asemănătoare cu cele ale Consiliului, ale Curţii de Justiţie sau ale Curţii de Conturi, cu siguranţă ar avea în vedere experienţa acestora. 47. Încorporarea cooperării interinstituţionale în structurile adecvate este posibilă numai dacă există un angajament ferm din partea tuturor instituţiilor. Pe lângă elementele prezentate în cadrul răspunsurilor la punctele 41–46, Comisia a realizat acorduri speciale cu Comitetul Regiunilor (VM2), Parlamentul European (MO75) şi Consiliul (Infopoint şi creşa Dailly) la Bruxelles. OIL a realizat progrese semnificative şi s-au pus bazele pentru mai multe acţiuni şi rezultate. 48. Cele două oficii ale Comisiei lucrează împreună foarte îndeaproape şi îşi împărtăşesc experienţa cu privire la numeroase subiecte: standarde tehnice pentru centrele de date, manualul privind condiţiile locative, procedură bugetară, abordarea spaţiilor destinate ICT, formare, cereri de ofertă specifice etc. După cum s-a menţionat, ele intenţionează, de asemenea, să standardizeze programul informatic de gestionare a spaţiului de birouri. Există într-adevăr schimburi cu alte instituţii, însă acestea sunt relativ neoficiale şi trebuie structurate. CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI 50. Comisia are observaţii şi angajamente cu privire la fiecare dintre recomandările specifice, iar acestea sunt redate mai jos, însă observaţia introductivă generală privind răspunsul Comisiei (a se vedea punctele I–X) a evidenţiat restricţiile cu care se confruntă Comisia în cele patru domenii menţionate de Curte. 51. Comisia este de acord cu această recomandare. Definirea unui cadru multianual coordonat depinde de definirea unui astfel de cadru în fiecare instituţie. Comisia a definit un astfel de cadru, CPMA (Cadrul politic multianual), care este un plan flexibil, discutat anual în cadrul consiliilor de administraţie ale OIB şi OIL. De asemenea, Comisia este pregătită să examineze în ce măsură acest cadru poate constitui baza unui cadru interinstituţional. Proiectul de buget preliminar oferă informaţii cu privire la clădirile noi (ca suprafaţă) care sunt prevăzute pentru anul următor, iar în raportul anual, la capitolul V, este inclusă o estimare a impactului bugetar global al politicii imobiliare. În cele din urmă, astfel de cadre multianuale trebuie să rămână coerente cu politica imobiliară de bază, care este în curs de revizuire. 52.–53. Comisia acceptă ambele părţi ale recomandării. În ceea ce priveşte cooperarea interinstituţională, aceasta are loc deja, atât la Bruxelles, cât şi la Luxemburg (5). Comisia acordă prioritate absolută închirierii pe termen lung sau achiziţiilor şi a încheiat contracte pe termen scurt numai în situaţii excepţionale (6). Cu toate acestea, politica de încheiere a unor contracte pe termen lung orientate spre achiziţie funcţionează cel mai eficient atunci când este cuprinsă într-o politică clară bazată pe o serie de elemente care cuprind planificarea pe termen lung, analiza cerinţelor şi indicaţii cu privire la amplasarea reală a celor câteva clădiri mari implicate, şi anume polii urbani în care urmează să se dezvolte prezen