[pic] | COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE |

Bruxelles, 18.2.2009

COM(2009) 66 final

2009/0027 (COD)

Propunere de

REGULAMENT AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI

privind crearea unui Birou European de Sprijin pentru Azil

{SEC( 2009) 153}{SEC(2009) 154}

EXPUNERE DE MOTIVE

1) Contextul propunerii

- Motivele și obiectivele propunerii

Prezenta propunere se înscrie în cadrul eforturilor UE de a elabora o politică globală în domeniul azilului. Activitățile pentru crearea unui sistem european comun de azil (SECA) au fost inițiate imediat după intrarea în vigoare a Tratatului de la Amsterdam, în mai 1999, în baza orientărilor stabilite de Consiliul European de la Tampere din octombrie 1999.

Începând cu 2004, Programul de la Haga, program multianual al cărui obiectiv este consolidarea libertății, securității și justiției, a indicat, printre altele, necesitatea de a crea un spațiu comun de azil prin instituirea unei proceduri armonizate eficiente, în conformitate cu valorile și tradiția umanitară care definesc Uniunea. În acest context și în vederea sprijinirii eforturilor legislative, Programul de la Haga preconiza crearea unui birou european de sprijin, care să fie responsabil de toate tipurile de cooperare între statele membre referitoare la sistemul european comun de azil (după instituirea unei proceduri comune în materie de azil și pe baza unei evaluări). În concluziile sale, Consiliul Justiție și Afaceri Interne din aprilie 2008 a invitat în mod special Comisia să îi prezinte propuneri în acest sens. În planul său strategic în materie de azil, adoptat în iunie 2008 [COM(2008)360], Comisia și-a anunțat intenția de a prezenta o propunere legislativă privind crearea biroului. La sfârșitul lunii septembrie 2008, Consiliul European a adoptat Pactul european privind imigrația și azilul și a hotărât „să instituie, în 2009, un birou european de sprijin care va avea misiunea de a facilita schimburile de informații, de analize și de experiențe între statele membre și de a dezvolta modalități concrete de cooperare între administrațiile responsabile cu examinarea cererilor de azil”.

Prezenta propunere dorește să ofere un răspuns cererilor formulate de Consiliu și Consiliul European, în cadrul planului strategic în materie de azil adoptat în iunie 2008 de Comisie. Comisia propune crearea unui Birou European de Sprijin pentru Azil sub forma instituțională a unei agenții de reglementare și a cărei misiune va fi facilitarea și consolidarea cooperării practice în materie de azil între statele membre, precum și contribuția la o mai bună punere în aplicare a sistemului comun de azil. Posibilitatea creării unei agenții de reglementare în domeniul azilului a fost avută în vedere în mod special de Comisie în comunicarea sa privind agențiile de reglementare din martie 2008 [COM(2008)135], în care se prevede un moratoriu privind crearea unor noi agenții de reglementare, din care se exclude însă posibilitatea creării unei agenții în domeniul azilului.

- Contextul general

Planul strategic în materie de azil adoptat în iunie 2008 de Comisie prevede completarea instrumentelor existente privind sistemul european comun de azil. Această acțiune legislativă ambițioasă trebuie totuși susținută prin consolidarea cooperării practice în materie de azil. Într-adevăr, deosebirile importante între procesele decizionale din cele 27 de state membre în ceea ce privește cererile de protecție internațională nu sunt legate doar de necesitatea unei armonizări legislative mai accentuate. Aceste deosebiri sunt și rezultatul altor factori nelegislativi, printre care se numără, în principal, tradițiile și practicile divergente din diferitele state membre, precum și, în special, diferențele în ceea ce privește informațiile privind țările de origine ale solicitanților de protecție internațională. Acesta este motivul pentru care consolidarea cooperării practice în materie de azil între statele membre are o importanță majoră în vederea atingerii unei convergențe între statele membre cu privire la prelucrarea cererilor de protecție internațională. Pentru pregătirea prezentei propuneri s-a efectuat o analiză detaliată a acestor probleme, în cadrul evaluării impactului realizate de serviciile Comisiei, care identifică și evaluează diferite opțiuni, precum și opțiunea preferată.

- Dispozițiile în vigoare în domeniul propunerii

Prezenta propunere de regulament face parte din acquis-ul comunitar referitor la sistemul european comun de azil.

- Coerența cu alte politici și obiective ale Uniunii

Prezenta propunere se înscrie pe deplin în cadrul planului strategic în materie de azil adoptat în iunie 2008 de Comisie, având drept obiectiv, pe de o parte, consolidarea legislației în materie de azil în vederea creării unui sistem european comun de azil eficient și echitabil pentru solicitanții de protecție internațională, și, pe de altă parte, sprijinirea acestui efort legislativ prin consolidarea cooperării practice în materie de azil între statele membre, în diferitele sale aspecte.

2) Consultarea părților interesate și evaluarea impactului

- Consultarea părților interesate

Planul strategic în materie de azil adoptat în iunie 2008 de Comisie, care prevede adoptarea de către aceasta a unei propuneri legislative privind crearea biroului de sprijin, a fost pregătit pe baza unei cărți verzi prezentate de Comisie în iunie 2007, care avea ca scop identificarea opțiunilor posibile pentru a doua etapă a sistemului european comun de azil. Cartea verde conținea întrebări specifice referitoare la posibilitatea creării unui birou de sprijin pentru azil. Răspunsul la consultația publică a cuprins 89 de contribuții provenite de la un spectru amplu de părți interesate din domeniul azilului, printre care 20 de state membre, autorități regionale și locale, Comitetul Regiunilor și Comitetului Economic și Social European, Înaltul Comisariat al Națiunilor Unite pentru Refugiați (ICNUR), cadre universitare, partide politice și un mare număr de organizații neguvernamentale. Răspunsurile oferite la cartea verde au evidențiat că părțile interesate sprijineau cu tărie consolidarea cooperării practice în materie de azil și crearea unei structuri de sprijin pentru activități în acest domeniu. Opțiunea preferată pentru un plan strategic în materie de azil include, în mod expres, crearea unui Birou European de Sprijin pentru Azil.

În 2008, Comisia a comandat un studiu de fezabilitate extern privind crearea unei structuri pentru sprijinirea cooperării practice în materie de azil. Acest studiu a permis consultarea largă a părților interesate, realizând 10 studii de caz și efectuând dialoguri cu peste 50 de părți interesate. În aprilie 2008 și iunie 2008 au fost organizate două reuniuni de lucru, pentru a permite părților interesate să își exprime opinia în ceea ce privește sarcinile care ar trebui încredințate structurii de sprijin în domeniul azilului și referitor la organizarea acesteia, în termeni instituționali. Studiul a fost finalizat la sfârșitul anului 2008. Serviciile Comisiei au pregătit o evaluare a impactului prezentei propuneri. Aceasta este anexată prezentei propuneri.

3) Elemente juridice ale propunerii

- Rezumatul acțiunii propuse

Propunerea prevede crearea Biroului European de Sprijin pentru Azil (denumit în continuare „biroul”) sub forma unei agenții de reglementare, entitate juridică autonomă creată de legiuitor în vederea participării la reglementarea unui sector la scară europeană și a punerii în aplicare a unei politici comunitare. Prin sarcinile sale, agenția contribuie la îmbunătățirea modului în care sunt puse în practică și aplicate normele comunitare în materie de azil în ansamblul UE.

Agenția nu va avea competențe de decizie, ci va desfășura activități de sprijinire a cooperării practice în materie de azil de tip stimulativ, cum ar fi recomandările, consultarea autorității științifice, crearea de rețele și realizarea convergenței bunelor practici, evaluarea respectării și a punerii în aplicare a normelor etc.

Mandatul biroului va consta în trei sarcini majore: sprijinirea cooperării practice în materie de azil, susținerea statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite, contribuția la punerea în aplicare a sistemului european comun de azil.

Un capitol specific a fost dedicat coordonării, de către birou, a echipelor de sprijin pentru azil, formate din experți în domeniu, în vederea acordării unui sprijin operațional statelor membre care se confruntă cu presiuni importante în ceea ce privește sistemele proprii de azil.

Va fi important să se stabilească o strânsă cooperare între birou și actorii externi, în special ICNUR, care va fi pe deplin asociat activităților biroului, având în vedere expertiza acestor actori externi în domeniul azilului.

Decizia referitoare la sediul agenției va trebui luată de șefii de stat și de guvern[1].

Biroul va fi condus de un Consiliu de administrație, alcătuit din reprezentanți ai statelor membre și ai Comisiei, precum și de un Comitet executiv. Gestionarea zilnică a biroului va fi asigurată de directorul executiv, numit de Consiliul de administrație la propunerea Comisiei.

- Temeiul juridic

Biroul va contribui la punerea în aplicare a sistemului european comun de azil, dezvoltând cooperarea practică în materie de azil între statele membre, furnizând o expertiză de înalt nivel, coordonând acțiunile necesare pentru a sprijini țările care se confruntă cu presiuni deosebite la analiza cererilor de azil. Temeiurile juridice relevante le constituie articolul 63 alineatele (1) și (2) și articolul 66 din Tratatul de instituire a Comunității Europene.

- Principiul subsidiarității

Principiul subsidiarității se aplică în măsura în care propunerea nu este de competența exclusivă a Comunității. Obiectivele propunerii nu pot fi îndeplinite în mod satisfăcător de statele membre și pot fi îndeplinite mai eficace la nivel comunitar, din mai multe motive. În special, dacă statele membre acționează pe cont propriu, există riscul ca diferențele în ceea ce privește tratamentul aplicat solicitanților de protecție internațională să persiste. Având în vedere natura transnațională a chestiunilor legate de protecția internațională, biroul va putea contribui, grație schimbului de bune practici și organizării unor cursuri de formare adecvate, la reducerea acestor diferențe și divergențe existente în punerea în aplicare a legislației în materie de azil, care, în contextul cooperării practice actuale, nu au putut fi diminuate în mod suficient și eficace printr-o acțiune efectuată numai la nivel național. Prin urmare, propunerea respectă principiul subsidiarității.

- Principiul proporționalității

Propunerea respectă principiul proporționalității în măsura în care biroul va fi o agenție fără competențe de decizie, cu un mandat limitat la funcții de sprijinire a cooperării practice și a unei mai bune puneri în practică a legislației în materie de azil.

- Alegerea instrumentelor

Instrumentul (instrumentele) propus(e): regulament.

Alte instrumente nu ar fi adecvate deoarece o agenție de reglementare este întotdeauna creată pe baza unui regulament de instituire care îi reglementează mandatul și organizarea.

4) Implicații bugetare

Crearea agenției va avea implicații asupra bugetului comunitar. Reglementarea financiară aplicabilă biroului se bazează pe Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei[2] din 19 noiembrie 2002 privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului[3] privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene. Biroul va fi finanțat pe baza unei linii bugetare din bugetul comunitar. La prezentul regulament este anexată o fișă financiară.

În vederea raționalizării cheltuielilor ocazionate de sprijinirea cooperării practice în materie de azil și deoarece Biroul European de Sprijin pentru Azil va avea anumite sarcini care sunt în prezent finanțate din Fondul European pentru Refugiați[4], este necesar să se transfere o parte din resursele bugetare alocate în prezent acestui fond pentru realizarea acțiunilor comunitare în favoarea biroului. Astfel se va evita situația în care instrumente juridice diferite furnizează, în paralel, finanțarea unor activități asemănătoare în domeniul azilului.

În același timp, pentru a realiza coerența între diverse instrumente juridice în domeniul azilului, Comisia va analiza posibilitatea de a modifica Decizia 2008/381/CE a Consiliului din 14 mai 2008 de instituire a unei Rețele europene de migrație[5].

5) Informații suplimentare

- Prezentarea propunerii

Capitolul I – CREAREA ȘI MISIUNEA BIROULUI EUROPEAN DE SPRIJIN PENTRU AZIL

Articolele 1 și 2

Acest capitol prezintă, în mare, obiectivul regulamentului de creare a biroului și definește, în termeni generali, misiunea acestuia.

Capitolul II – SARCINILE BIROULUI EUROPEAN DE SPRIJIN PENTRU AZIL

Sarcinile biroului sunt repartizate în 3 secțiuni: sprijinirea cooperării practice în materie de azil, susținerea statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite, contribuția la punerea în aplicare a sistemului european comun de azil.

Secțiunea 1 (articolele 3 - 7): sprijinirea cooperării practice în materie de azil.

Articolele respective definesc funcția biroului în ceea ce privește schimburile de bune practici, informațiile privind țările de origine, sprijinirea cooperării dintre statele membre în cadrul Regulamentului de la Dublin, sprijinul pentru transferul beneficiarilor de protecție internațională, asistența pentru traduceri și interpretariat, sprijinul pentru formare, asistența tehnică și asistența externă.

Secțiunea 2 (articolele 8 - 10): susținerea statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite.

Articolele respective definesc noțiunea de presiune deosebită, organizează colectarea și analiza informațiilor, precum și acțiunile de susținere a statelor membre care se confruntă cu presiuni (în special sistemul de avertizare rapidă, analiza inițială a cererilor de azil, crearea rapidă a unor facilități de primire adecvate pentru fiecare stat membru care se confruntă cu presiuni, coordonarea echipelor de sprijin pentru azil, ale căror proceduri de funcționare sunt definite la capitolul 3 din prezentul regulament).

Secțiunea 3 (articolele 11 și 12): contribuția la punerea în aplicare a sistemului european comun de azil.

Articolele respective definesc funcțiile biroului în ceea ce privește colectarea și schimbul de informații, precum și rapoartele și alte documente ale biroului (în special raportul anual privind situația azilului în Uniune și documente generale referitoare la punerea în aplicare a instrumentelor comunitare în materie de azil, cum ar fi, de exemplu, liniile directoare sau manualele operaționale).

Capitolul III - ECHIPELE DE SPRIJIN PENTRU AZIL

Articolele 13 - 21

Biroul poate organiza asistența operațională și tehnică necesară pentru statul (statele) membru (membre) care a (au) solicitat asistența și care se confruntă cu presiuni deosebite și poate coordona detașarea, pentru o perioadă limitată, a uneia sau mai multor echipe de sprijin pentru azil pe teritoriul statului membru în cauză pentru perioada de timp necesară.

Echipele de sprijin pentru azil își vor oferi expertiza în ceea ce privește serviciile de interpretariat, cunoașterea informațiilor referitoare la țările de origine și cunoașterea tratării și a gestionării dosarelor de azil.

Capitolul IV - ORGANIZAREA BIROULUI

Articolele 22 - 32

Articolele respective organizează structura instituțională a biroului, definind organismele biroului și modalitățile sale de funcționare. În special, structura de conducere și gestionare a biroului este alcătuită dintr-un Consiliu de administrație, un director executiv și personalul său, un Comitet executiv și un forum consultativ.

ICNUR este pe deplin asociat activităților biroului, prin participarea sa la diverse organisme de decizie și de lucru ale biroului.

Statele membre și Comisia sunt membre ale Consiliului de administrație. Fiecare stat membru dispune de un vot. Comisia dispune de 2 voturi.

Capitolul V - DISPOZIȚII FINANCIARE

Articolele 33 - 37

Articolele respective conțin detalii privind dispozițiile financiare și bugetare aplicabile biroului. Acestea sunt dispoziții standard care se aplică în cazul unui act de instituire a unei agenții de reglementare.

Capitolul VI - DISPOZIȚII PRIVIND PERSONALUL

Articolele 38 și 39

Articolele respective conțin detalii referitoare la dispozițiile privind personalul aplicabile biroului. Acestea sunt dispoziții standard care se aplică în cazul unui act de instituire a unei agenții de reglementare.

Capitolul VII - DISPOZIȚII GENERALE

Articolele 40 - 52

Articolele respective conțin detalii privind dispozițiile generale aplicabile biroului. Acestea sunt dispoziții standard care se aplică în cazul unui act de instituire a unei agenții de reglementare.

- Evaluare

Articolul 45 din regulament prevede o clauză de evaluare a biroului, aplicabilă până la cel mult 5 ani de la intrarea în vigoare a regulamentului. Această evaluare se referă la impactul biroului asupra cooperării practice în materie de azil și asupra sistemului european comun de azil. Aceasta analizează, în principal, necesitatea de a adapta sau de a extinde sarcinile biroului, inclusiv implicațiile financiare ale unei astfel de modificări sau extinderi. De asemenea, evaluarea va analiza dacă structura de conducere este adaptată pentru îndeplinirea sarcinilor biroului. În cadrul evaluării sunt luate în considerare opiniile părților interesate atât de la nivel comunitar, cât și național.

2009/0027 (COD)

Propunere de

REGULAMENT AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI

privind crearea unui Birou European de Sprijin pentru Azil

PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene, în special articolul 63 alineatele (1) și (2) și articolul 66,

având în vedere propunerea Comisiei[6],

având în vedere avizul Comitetului Economic și Social European[7],

având în vedere avizul Comitetului Regiunilor[8],

hotărând în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 251,

întrucât:

1. Politica comunitară privind sistemul european comun de azil are ca obiectiv, în temeiul Programului de la Haga, crearea unui spațiu comun de azil, prin instituirea unei proceduri armonizate eficiente, în conformitate cu valorile și tradiția umanitară care definesc Uniunea.

2. În ultimii ani s-au înregistrat progrese, datorită instituirii unor standarde minime comune, în perspectiva instituirii unui sistem european comun de azil. Cu toate acestea, între statele membre persistă diferențe majore în ceea ce privește acordarea protecției și formele acesteia.

3. În planul său strategic în materie de azil[9], adoptat în iunie 2008, Comisia și-a anunțat intenția de a continua activitățile de dezvoltare a sistemului european comun de azil propunând, pe de o parte, o revizuire a instrumentelor legislative existente în vederea obținerii unei mai mari armonizări a normelor în vigoare, și, pe de altă parte, consolidând sprijinirea cooperării dintre statele membre prin prezentarea unei propuneri legislative privind crearea unui Birou European de Sprijin pentru Azil, care să permită o mai bună coordonare a cooperării operaționale între statele membre la punerea eficientă în aplicare a normelor comune.

4. În septembrie 2008, prin adoptarea Pactului european privind imigrația și azilul[10], Consiliul European a reiterat în mod solemn faptul că toți cetățenii străini persecutați au dreptul să obțină ajutor și protecție pe teritoriul Uniunii Europene, conform Convenției de la Geneva din 28 iulie 1951 privind statutul refugiaților, modificată prin Protocolul de la New York din 31 ianuarie 1967 și prin alte tratate aferente. De altfel, Consiliul European a hotărât „să instituie, în 2009, un birou european de sprijin care va avea misiunea de a facilita schimburile de informații, de analize și de experiențe între statele membre și de a dezvolta modalități concrete de cooperare între administrațiile responsabile cu examinarea cererilor de azil”.

5. Cooperarea practică în materie de azil urmărește creșterea convergenței proceselor decizionale ale statelor membre în domeniu, în contextul cadrului legislativ european. În ultimii ani s-a desfășurat deja un număr considerabil de activități de cooperare practică, în special adoptarea unei abordări comune în domeniul informațiilor privind țările de origine și stabilirea unui program de formare european comun în materie de azil.

6. Pentru statele membre al căror sistem de azil național este supus unor presiuni deosebite și disproporționate, cauzate în special de situația lor geografică sau demografică, biroul sprijină punerea în aplicare a unor mecanisme de solidaritate menite să favorizeze, pe bază voluntară și coordonată, o mai bună repartizare a beneficiarilor de protecție internațională din statele membre în cauză către alte state membre, asigurându-se, totodată, faptul că sistemele de azil nu fac obiectul unui abuz.

7. În vederea consolidării și dezvoltării acestor măsuri, este necesară crearea unei structuri speciale care să sprijine și să coordoneze asemenea activități, sub forma unui Birou European de Sprijin pentru Azil (denumit în continuare „biroul”).

8. Pentru a-și îndeplini în mod optim mandatul, biroul ar trebui să fie independent în domeniile tehnice și ar trebui să se bucure de o autonomie juridică, administrativă și financiară. În acest scop, biroul ar trebui să fie un organism comunitar cu personalitate juridică și să exercite competențele de punere în aplicare ce îi sunt conferite prin prezentul regulament.

9. Biroul ar trebui să acționeze în strânsă colaborare cu Înaltul Comisariat al Națiunilor Unite pentru Refugiați (ICNUR), pentru a beneficia de expertiza și sprijinul acestuia. În acest scop, rolul ICNUR ar trebui pe deplin recunoscut și asociat activităților biroului. De asemenea, biroul ar trebui să acționeze în strânsă cooperare cu organismele competente din statele membre care desfășoară activități în domeniul azilului, cu serviciile naționale de imigrație și azil sau cu alte servicii și să utilizeze capacitățile și expertiza acestora, precum și cu Comisia. Statele membre ar trebui să coopereze cu biroul pentru asigurarea îndeplinirii misiunii sale.

10. Biroul ar trebui să devină un centru european de expertiză în materie de azil, care să fie responsabil de facilitarea, coordonarea și consolidarea cooperării practice în materie de azil între statele membre, în diferitele sale aspecte. Mandatul biroului ar trebui să se axeze pe trei sarcini majore, și anume sprijinirea cooperării practice în materie de azil, susținerea statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite, contribuția la punerea în aplicare a sistemului european comun de azil.

11. Biroul nu ar trebui să aibă nicio competență directă sau indirectă în ceea ce privește luarea deciziilor de către statele membre cu privire la cererile individuale de protecție internațională.

12. Pentru a acorda un sprijin operațional rapid și eficient statelor membre care se confruntă cu presiuni importante în ceea ce privește sistemele proprii de azil, biroul ar trebui să coordoneze detașarea, pe teritoriul statelor membre solicitante, a echipelor de sprijin pentru azil, formate din experți în domeniu. Aceste echipe ar trebui să își ofere expertiza în ceea ce privește serviciile de interpretariat, cunoașterea informațiilor referitoare la țările de origine și cunoașterea tratării și a gestionării dosarelor de azil. Regimul echipelor de sprijin pentru azil ar trebui reglementat prin prezentul regulament, pentru a asigura eficacitatea detașării acestora.

13. Biroul ar trebui să își îndeplinească misiunea în condiții care să îi permită să devină un punct de referință prin independența sa, calitatea științifică și tehnică a sprijinului pe care îl acordă și prin informațiile pe care le difuzează, prin transparența procedurilor și a metodelor sale de funcționare, precum și prin grija cu care îndeplinește sarcinile ce i-au fost încredințate.

14. Comisia și statele membre ar trebui să fie reprezentate în cadrul unui Consiliu de administrație pentru a controla în mod eficient funcționarea biroului. În măsura în care este posibil, Consiliul de administrație ar trebui să fie format din șefii operaționali ai serviciilor naționale responsabile cu politica în materie de azil sau din reprezentanții acestora. Consiliului de administrație ar trebui să i se confere competențele necesare pentru stabilirea bugetului, verificarea executării acestuia, adoptarea normelor financiare adecvate, stabilirea unor proceduri de lucru transparente pentru procesul decizional al biroului și numirea directorului executiv. În vederea implicării depline a ICNUR în activitățile biroului și având în vedere expertiza acestuia în materie de azil, ICNUR ar trebui să fie membru al Consiliului de administrație, fără drept de vot.

15. Pentru a asigura gestionarea rapidă și eficientă a biroului, acesta ar trebui asistat de un Comitet executiv, alcătuit din reprezentanții statelor membre, a cărui sarcină va fi aceea de a oferi consiliere directorului executiv al biroului și de a oferi opinii Consiliului de administrație.

16. Pentru a se garanta autonomia și independența deplină a biroului, acestuia ar trebui să i se acorde un buget autonom alimentat în principal din contribuțiile Comunității. Procedura bugetară comunitară ar trebui să se aplice în măsura în care se referă la contribuția comunitară și la orice alte subvenții de la bugetul general al Uniunii Europene. Verificarea conturilor ar trebui să fie asigurată de Curtea de Conturi Europeană.

17. Pentru a-și duce la îndeplinire misiunea și în măsura necesară executării sarcinilor ce îi revin, biroul ar trebui să coopereze cu alte organisme comunitare, în special cu Agenția Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene (FRONTEX), instituită prin Regulamentul (CE) nr. 2007/2004[11], și cu Agenția pentru Drepturi Fundamentale a Uniunii Europene (FRA), instituită prin Regulamentul (CE) nr. 168/2007[12]. De asemenea, biroul ar trebui să coopereze cu autoritățile competente ale țărilor terțe, cu organizațiile internaționale competente în domeniile reglementate de prezentul regulament și organizațiile țărilor terțe, în cadrul acordurilor de lucru încheiate în conformitate cu dispozițiile relevante din tratat.

18. Pentru a-și duce la îndeplinire misiunea, biroul ar trebui să fie deschis participării țărilor care au încheiat acorduri cu Comunitatea Europeană, în temeiul cărora acestea au adoptat și aplică legislația comunitară în domeniul prevăzut de prezentul regulament, cum ar fi Danemarca, Norvegia, Islanda și Elveția. De asemenea, în acord cu Comisia, biroul poate încheia acorduri de lucru, în conformitate cu dispozițiile relevante din tratat, cu alte țări terțe decât cele care au încheiat cu Comunitatea Europeană acorduri în temeiul cărora acestea au adoptat și aplică legislația comunitară. Cu toate acestea, biroul nu ar trebui în nici un caz să dezvolte o politică externă proprie.

19. Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Lupta Antifraudă (OLAF)[13] ar trebui să se aplice fără restricții biroului, care ar trebui să adere la Acordul interinstituțional din 25 mai 1999 încheiat între Parlamentul European, Consiliul Uniunii Europene și Comisia Comunităților Europene privind anchetele interne efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF)[14].

20. Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei[15] ar trebui să se aplice biroului.

21. Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date[16] ar trebui să se aplice în cazul prelucrării datelor cu caracter personal de către birou.

22. Dispozițiile necesare privind găzduirea biroului în statul membru gazdă și normele specifice aplicabile cu privire la personalul biroului și membrii familiilor acestora ar trebui stabilite într-un acord privind sediul. Mai mult, statul membru gazdă ar trebui să asigure cele mai bune condiții posibile pentru buna funcționare a biroului, inclusiv condițiile de școlarizare a copiilor și condițiile de transport, pentru a atrage resurse umane de înaltă calitate având în vedere o zonă geografică cât mai extinsă posibil.

23. Având în vedere obiectivele prezentului regulament, mai precis facilitarea și consolidarea cooperării practice în materie de azil între statele membre, precum și contribuția la o mai bună punere în aplicare a sistemului comun de azil, nu pot fi atinse într-o manieră satisfăcătoare de către statele membre, acestea putând fi îndeplinite mai eficient la nivel comunitar, Comunitatea poate adopta măsuri în conformitate cu principiul subsidiarității prevăzut la articolul 5 din tratat. În conformitate cu principiul proporționalității, prevăzut la articolul menționat, prezentul regulament nu depășește ceea ce este necesar în vederea atingerii obiectivelor propuse.

24. În conformitate cu articolele 1 și 2 ale Protocolului privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru aceasta și nu i se aplică.

25. Prezentul regulament respectă drepturile fundamentale și principiile recunoscute în special de Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene și trebuie aplicat în conformitate cu articolul 18 privind dreptul la azil,

ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:

CAPITOLUL 1

CREAREA ȘI MISIUNEA BIROULUI EUROPEAN DE SPRIJIN PENTRU AZIL

Articolul 1 Crearea Biroului European de Sprijin pentru Azil

Se instituie Biroul European de Sprijin pentru Azil (denumit în continuare „biroul”) pentru a sprijini punerea în aplicare a sistemului european comun de azil și de a consolida cooperarea practică în materie de azil între statele membre.

Articolul 2 Misiunile Biroului European de Sprijin pentru Azil

1. Biroul facilitează, coordonează și consolidează cooperarea practică în materie de azil între statele membre, în diferitele sale aspecte, pentru a contribui la o mai bună punere în aplicare a sistemului european comun de azil, inclusiv în aspectele sale externe.

2. Biroul acordă sprijin operațional statelor membre care se confruntă cu presiuni importante în ceea ce privește sistemele proprii de azil, în special prin coordonarea echipelor de sprijin pentru azil, formate din experți în domeniu.

3. Biroul furnizează asistență științifică și tehnică pentru elaborarea politicii și legislației comunitare în toate domeniile care au un impact direct sau indirect asupra azilului, astfel încât să ofere întregul sprijin necesar cooperării practice în materie de azil și pentru a-și îndeplini cu succes sarcinile. Biroul constituie o sursă independentă de informații pentru toate aspectele privind aceste domenii.

4. Biroul își îndeplinește misiunea în condiții care să îi permită să devină unt punct de referință prin independența sa, calitatea științifică și tehnică a sprijinului pe care îl acordă și prin informațiile pe care le difuzează, prin transparența procedurilor și a metodelor sale de funcționare, precum și prin grija cu care îndeplinește sarcinile ce i-au fost încredințate și prin asistența informatică necesară îndeplinirii mandatului său.

5. Biroul își îndeplinește sarcinile fără a aduce atingere competențelor Agenției pentru Drepturi Fundamentale a Uniunii Europene și lucrează în strânsă cooperare cu aceasta, precum și cu ICNUR.

CAPITOLUL 2

SARCINILE BIROULUI EUROPEAN DE SPRIJIN PENTRU AZIL

Secțiunea 1 Sprijinirea cooperării practice în materie de azil

Articolul 3 Schimburile de informații și de bune practici

Biroul organizează, încurajează și coordonează orice acțiune care permite schimbul de informații, precum și identificarea și schimbul de bune practici în materie de azil între statele membre.

Articolul 4 Informații privind țările de origine

Biroul organizează, încurajează și coordonează acțiunile referitoare la informațiile privind țările de origine și, în special,

26. colectarea informațiilor privind țările de origine ale solicitanților de azil și ale persoanelor care solicită protecție internațională, utilizând toate sursele pertinente de informații, în special cele guvernamentale și neguvernamentale;

27. gestionarea și dezvoltarea unui portal care colectează informații privind țările de origine și asigurarea întreținerii portalului;

28. elaborarea unui format și a unei metodologii comune pentru prezentarea, verificarea și utilizarea informațiilor privind țara de origine;

29. analiza informațiilor privind țările de origine și elaborarea de rapoarte privind țările de origine.

Articolul 5 Sprijin în favoarea transferului intracomunitar al beneficiarilor de protecție internațională

Pentru statele membre al căror sistem de azil național este supus unor presiuni deosebite și disproporționate, cauzate în special de situația lor geografică sau demografică, biroul coordonează schimburile de informații și toate celelalte acțiuni legate de punerea în aplicare a instrumentelor și mecanismelor privind transferul intracomunitar pe bază voluntară al beneficiarilor de protecție internațională în Uniunea Europeană.

Articolul 6 Sprijin pentru formare

1. Biroul stabilește și dezvoltă cursuri destinate membrilor tuturor administrațiilor și jurisdicțiilor naționale, precum și serviciilor naționale de orice fel, care sunt competente în materie de azil la nivelul statelor membre.

2. Biroul gestionează și dezvoltă un program de formare european în materie de azil.

3. Cursurile propuse de birou pot fi generale, specifice sau tematice.

4. Cursurile specifice vizează, în special:

30. aspectele legate de prelucrarea cererilor de azil pentru minori, persoane vulnerabile și cu nevoi specifice;

31. identificarea semnelor și simptomelor de tortură;

32. tehnicile de intervievare;

33. utilizarea rapoartelor de expertiză medicală și judiciară în procedurile de azil;

34. aspectele legate de producerea și utilizarea informațiilor privind țările de origine;

35. aspectele specifice legislative și jurisprudențiale.

5. Cursurile propuse urmăresc, în special, asigurarea unei înalte calități a formării actorilor cărora li se adresează, precum și definirea unor principii cheie și bune practici, în vederea creșterii convergenței practicilor, a metodelor administrative și de jurisprudență naționale.

6. Biroul organizează pentru experții care fac parte din rezerva de intervenție pentru azil, menționată la articolul 15 alineatul (3), cursuri specializate relevante pentru sarcinile și competențele acestora, precum și exerciții periodice pentru respectivii experți, în conformitate cu un program de formare specializată și de exerciții, prevăzut în programul de lucru anual al biroului.

7. Biroul poate organiza activități de formare în cooperare cu statele membre pe teritoriul acestora.

Articolul 7 Sprijin în favoarea aspectelor externe ale politicii în materie de azil

În ceea ce privește aspectele externe, în acord cu Comisia, biroul coordonează schimburile de informații și toate celelalte acțiuni întreprinse cu privire la chestiunile legate de punerea în aplicare a instrumentelor și mecanismelor privind dimensiunea externă a sistemului european comun de azil.

Biroul coordonează schimburile de informații și toate celelalte acțiuni întreprinse cu privire la reinstalarea refugiaților în interiorul Uniunii Europene.

În cadrul mandatului său și în conformitate cu articolul 47, biroul poate iniția forme de cooperare cu țările terțe, cu privire la aspectele tehnice, în special în ceea ce privește consolidarea capacităților țărilor terțe în cadrul programelor de protecție regională.

Secțiunea 2 Susținerea statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite

Articolul 8 Presiuni deosebite

Biroul coordonează și susține orice acțiune comună în favoarea statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite, în special cele cauzate de situația lor geografică sau demografică sau de situațiile caracterizate de sosirea neprevăzută a unui număr mare de resortisanți ai țărilor terțe care ar putea avea nevoie de protecție internațională.

Articolul 9 Colectarea și analiza informațiilor

1. Pentru a putea evalua nevoile statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite, biroul colectează, pe baza informațiilor furnizate de statele membre și de ICNUR, toate informațiile utile care permit identificarea, pregătirea și definirea măsurilor de urgență care trebuie întreprinse pentru a face față presiunilor deosebite, în temeiul Regulamentului (…/…) al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a criteriilor și mecanismelor de determinare a statului membru responsabil de examinarea unei cereri de protecție internațională într-unul dintre statele membre de către un resortisant al unei țări terțe sau un apatrid[17].

2. Biroul identifică și analizează sistematic, pe baza informațiilor furnizate de statele membre, structurile și personalul disponibile, în special pentru traducere și interpretariat, precum și capacitățile de primire în materie de azil existente în statele membre, în scopul de a încuraja informarea reciprocă rapidă și fiabilă între diferitele autorități naționale responsabile în materie de azil.

Articolul 10 Acțiuni de susținere a statelor membre

Biroul coordonează toate acțiunile de susținere a statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite, în special:

(a) instituie un sistem de avertizare rapidă pentru a notifica statelor membre eventuale sosiri masive de solicitanți de protecție internațională;

(b) coordonează acțiunile care trebuie întreprinse în favoarea statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite, în vederea efectuării analizei inițiale a cererilor de azil examinate de autoritățile naționale competente;

(c) coordonează acțiunile care permit crearea rapidă a unor facilități adecvate de primire pentru fiecare stat membru care se confruntă cu presiuni, în special cazarea de urgență, mijloacele de transport și asistența medicală;

(d) coordonează echipele de sprijin pentru azil, ale căror proceduri de funcționare sunt definite la capitolul 3.

Secțiunea 3 Contribuția la punerea în aplicare a sistemului european comun de azil

Articolul 11 Colectarea și schimburile de informații

1. Biroul organizează, coordonează și promovează schimburile de informații între autoritățile naționale în domeniul azilului, precum și între acestea și Comisie, cu privire la punerea în aplicare a ansamblului instrumentelor acquis-ului comunitar în materie de azil. În acest scop, biroul poate crea baze de date concrete, legislative și jurisprudențiale, cu privire la instrumentele în domeniul azilului la nivel național, european și internațional.

2. În special, biroul colectează următoarele informații:

(a) informații privind modul în care sunt tratate cererile de protecție internațională de către administrațiile și autoritățile naționale;

(b) informații privind legislațiile naționale și evoluția acestora în materie de azil, inclusiv jurisprudența.

Articolul 12 Rapoarte și alte documente ale biroului

1. Biroul pregătește anual un raport privind situația azilului în Uniunea Europeană. În cadrul acestui raport, biroul evaluează rezultatele acțiunilor întreprinse în temeiul prezentului regulament și face o analiză comparativă globală, pentru a promova o mai bună cunoaștere de către statele membre a bunelor practici curente și pentru a îmbunătăți calitatea, coerența și eficacitatea sistemului european comun de azil.

2. La cererea Comisiei, în baza avizului Comitetului executiv menționat la articolul 30 și în strânsă consultare cu grupurile sale de lucru, biroul poate elabora documente tehnice referitoare la punerea în aplicare a instrumentelor comunitare în materie de azil, și anume linii directoare sau manuale operaționale.

CAPITOLUL 3

Echipele de sprijin pentru azil

Articolul 13 Coordonarea

Biroul poate organiza asistența operațională și tehnică necesară pentru statul (statele) membru (membre) solicitant(e) și care se confruntă cu presiuni deosebite și poate coordona detașarea, pentru o perioadă limitată, a uneia sau mai multor echipe de sprijin pentru azil pe teritoriul statului membru solicitant, pentru perioada de timp necesară. În special, biroul poate:

(a) să ofere asistență în materie de coordonare între două sau mai multe state membre în vederea soluționării problemelor survenite;

(b) să își detașeze experții pentru a sprijini autoritățile competente ale statului membru sau statelor membre implicate, pentru perioada necesară.

Articolul 14 Asistența tehnică

Echipele de sprijin pentru azil oferă expertiză în ceea ce privește serviciile de interpretariat, cunoașterea informațiilor referitoare la țările de origine și cunoașterea tratării și a gestionării dosarelor de azil, în cadrul acțiunilor de susținere a statelor membre, întreprinse de birou în conformitate cu articolul 10.

Articolul 15 Rezerva de intervenție pentru azil

1. La propunerea directorului executiv al biroului, Comitetul executiv al biroului decide, cu o majoritate de trei pătrimi, cu privire la profilurile și numărul total de experți care urmează a fi puși la dispoziția echipelor de sprijin pentru azil (rezerva de intervenție pentru azil). Aceeași procedură se aplică și în ceea ce privește eventualele schimbări ulterioare ale profilurilor și numărului total de experți din cadrul rezervei de intervenție pentru azil.

2. Statele membre contribuie la rezerva de intervenție pentru azil dintr-o rezervă de experți naționali, constituită în funcție de diferitele profiluri definite, desemnând experți care să corespundă profilurilor solicitate.

Articolul 16 Detașarea

1. Statele membre comunică imediat, la cererea biroului, numărul, numele și profilurile experților din rezerva lor națională pe care îi pot pune la dispoziție în termen de cinci zile și care urmează să fie membri ai unei echipe de sprijin pentru azil. La cererea biroului, statele membre pun la dispoziție experți, în vederea detașării, cu excepția cazului în care acestea se confruntă cu o situație care afectează în mod grav executarea sarcinilor naționale. Autonomia statului membru de origine în legătură cu selecția personalului și durata detașării acestuia nu este afectată.

2. La stabilirea componenței unei echipe de sprijin pentru azil care urmează să fie detașată, directorul executiv al biroului ține seama de circumstanțele speciale cu care se confruntă statul membru solicitant. Echipa de sprijin pentru azil este constituită conform planului operațional prevăzut la articolul 18.

Articolul 17 Procedura de decizie privind detașarea

1. O cerere de detașare a echipelor de sprijin pentru azil, în conformitate cu articolul 16 alineatul (1), include o descriere a situației, eventualele obiective, precum și nevoile estimate în vederea detașării. Dacă este necesar, directorul executiv poate trimite experți ai biroului pentru a evalua situația statului membru solicitant.

2. Directorul executiv informează imediat Comitetul executiv cu privire la detașarea echipelor de sprijin pentru azil.

3. Directorul executiv ia o decizie privind cererea de detașare a echipelor de sprijin pentru azil cât mai curând posibil și nu mai târziu de cinci zile lucrătoare de la data primirii cererii. Directorul executiv notifică decizia în scris, simultan, statului membru solicitant și Comitetului executiv. Decizia precizează motivele principale pe care se întemeiază.

4. Dacă directorul executiv decide să detașeze una sau mai multe echipe de sprijin pentru azil, biroul și statul membru solicitant întocmesc imediat un plan operațional în conformitate cu articolul 18.

5. Imediat după aprobarea planului operațional, directorul executiv informează statele membre cu privire la numărul solicitat și profilurile experților care urmează a fi detașați în cadrul echipelor de sprijin pentru azil. Aceste informații se furnizează în scris punctelor de contact naționale desemnate, menționate la articolul 19, și includ data la care urmează să se efectueze detașarea. Acestora li se furnizează, de asemenea, o copie a planului operațional.

6. În cazul în care directorul executiv este absent sau în imposibilitatea de a participa, deciziile legate de detașarea echipelor de sprijin pentru azil sunt luate de către șeful de unitate care îl înlocuiește.

Articolul 18 Planul operațional

1. Directorul executiv și statul membru solicitant convin asupra unui plan operațional care prezintă în detaliu condițiile concrete pentru detașarea echipelor de sprijin pentru azil. Planul operațional cuprinde următoarele elemente:

(a) descrierea situației, împreună cu modul de operare corespunzător detașării și obiectivele acesteia, inclusiv obiectivul operațional;

(b) durata previzibilă a detașării echipelor de sprijin pentru azil;

(c) zona de competență geografică din statul membru solicitant în care sunt detașate echipele de sprijin pentru azil;

(d) descrierea sarcinilor și a instrucțiunilor speciale pentru membrii echipelor de sprijin pentru azil, inclusiv instrucțiuni referitoare la bazele de date pe care membrii echipelor sunt autorizați să le consulte și la echipamentul pe care sunt autorizați să îl utilizeze în statul membru gazdă;

(e) componența echipelor de sprijin pentru azil.

2. Orice modificări sau adaptări aduse planului operațional necesită acordul directorului executiv și al statului membru solicitant. O copie a planului operațional modificat sau adaptat este trimisă imediat de către birou statelor membre participante.

Articolul 19 Punctul național de contact

Fiecare stat membru desemnează un punct național de contact pentru comunicările cu biroul privind toate chestiunile legate de echipele de sprijin pentru azil. Punctul național de contact este accesibil în orice moment.

Articolul 20 Punctul comunitar de contact

1. Directorul executiv numește unul sau mai mulți experți ai biroului care să îndeplinească rolul de punct comunitar de contact însărcinat cu coordonarea. Directorul executiv informează statul membru gazdă cu privire la această numire.

2. Punctul comunitar de contact acționează în numele biroului în legătură cu toate aspectele privind detașarea echipelor de sprijin pentru azil. În special, punctul de contact:

(a) reprezintă interfața dintre birou și statul membru gazdă;

(b) reprezintă interfața dintre birou și membrii echipelor de sprijin pentru azil, acordând asistență, în numele biroului, cu privire la toate chestiunile legate de condițiile detașării echipelor de sprijin pentru azil;

(c) verifică punerea corectă în aplicare a planului operațional;

(d) răspunde în fața biroului pentru toate chestiunile legate de detașarea echipelor de sprijin pentru azil.

3. Directorul executiv al biroului poate autoriza punctul de contact să contribuie la rezolvarea diferendelor legate de executarea planului operațional și de detașarea echipelor de sprijin pentru azil.

4. În cadrul executării sarcinilor ce îi revin, punctul comunitar de contact nu primește instrucțiuni decât din partea biroului.

Articolul 21 Costuri

Biroul acoperă integral costurile următoare prezentate de statele membre atunci când acestea pun la dispoziție experți în vederea detașării echipelor de sprijin pentru azil:

(a) costurile de deplasare din statul membru de origine către statul membru gazdă și din statul membru gazdă către statul membru de origine;

(b) costurile de vaccinare;

(c) costurile legate de asigurările speciale;

(d) costurile legate de asistența medicală;

(e) diurnele, inclusiv costurile de cazare;

(f) costurile legate de echipamentul tehnic al biroului.

CAPITOLUL 4

ORGANIZAREA BIROULUI

Articolul 22 Organismele biroului

Structura de conducere și de gestionare a biroului cuprinde:

(a) un Consiliu de administrație;

(b) un director executiv și personalul său;

(c) un Comitet executiv;

(d) un forum consultativ.

Articolul 23 Componența Consiliului de administrație

1. Consiliul de administrație este compus dintr-un membru numit de fiecare stat membru și doi membri numiți de Comisie.

2. Fiecare membru al Consiliului de administrație poate fi reprezentat sau însoțit de un membru supleant; când însoțește un membru, membrul supleant participă fără a avea drept de vot.

3. Membrii Consiliului de administrație sunt numiți pe baza nivelului înalt de experiență și competențe relevante ale acestora în domeniul azilului.

4. ICNUR este membru de drept al Consiliului de administrație, fără drept de vot.

5. Membrii Consiliului de administrație sunt numiți pentru un mandat de trei ani. Mandatul poate fi reînnoit. La expirarea mandatului sau în cazul demisiei, membrii rămân în funcție până când mandatul este reînnoit sau până când sunt înlocuiți.

Articolul 24 Președinția Consiliului de administrație

1. Consiliul de administrație alege dintre membrii săi un președinte și un vicepreședinte. Vicepreședintele îl înlocuiește pe președinte din oficiu atunci când acesta este împiedicat să își exercite atribuțiile.

2. Durata mandatelor președintelui și vicepreședintelui este de trei ani și nu poate fi reînnoită decât o singură dată. Cu toate acestea, mandatul președintelui și al vicepreședintelui expiră automat în momentul încetării calității acestora de membri ai Consiliului de administrație.

Articolul 25 Reuniunile Consiliului de administrație

1. Reuniunile Consiliului de administrație sunt convocate de către președintele acestuia. Directorul executiv al biroului participă la deliberări.

2. Consiliul de administrație se reunește de cel puțin două ori pe an, în reuniuni ordinare. În plus, se reunește la inițiativa președintelui său sau la cererea a cel puțin o treime din membrii săi. Președintele convoacă reuniuni suplimentare ale Consiliului de administrație la cererea a cel puțin o treime dintre membrii acestuia.

3. Consiliul de administrație poate invita orice persoană a cărei opinie prezintă interes să participe la reuniunile sale în calitate de observator.

4. Membrii Consiliului de administrație pot fi asistați de consilieri sau experți, sub rezerva dispozițiilor regulamentului de procedură.

5. Secretariatul Consiliului de administrație este asigurat de birou.

Articolul 26 Modalități de vot

1. Consiliul de administrație adoptă deciziile cu majoritate absolută a membrilor săi cu drept de vot. Fiecare membru cu drept de vot dispune de un vot. În absența unui membru, dreptul său de vot poate fi exercitat de membrul supleant.

2. Directorul executiv al biroului nu participă la vot.

3. Președintele participă la vot.

4. Statele membre care nu participă integral la acquis-ul comunitar în materie de azil nu participă la vot în cazurile în care Consiliul de administrație adoptă decizii, conform competențelor sale de gestionare definite la articolul 27, pe baza instrumentelor comunitare la care nu participă.

5. Regulamentul de procedură al Consiliului de administrație stabilește mai detaliat modalitatea de organizare a votului, în special condițiile care trebuie respectate de un membru pentru a putea acționa în numele unui alt membru, precum și cerințele de cvorum, după caz.

Articolul 27 Funcțiile Consiliului de administrație

Consiliul de administrație se asigură că biroul își îndeplinește sarcinile care i-au fost încredințate. El este organismul de planificare și de supraveghere al biroului. Funcțiile sale sunt:

36. să adopte propriul regulament de procedură;

37. să numească directorul executiv în condițiile prevăzute la articolul 28; să exercite autoritate disciplinară asupra directorului executiv și, după caz, să îl suspende sau revoce;

38. să adopte raportul anual general privind activitățile biroului și să îl transmită, până cel târziu la data de 15 iunie a anului următor, Parlamentului European, Consiliului, Comisiei și Curții de Conturi Europene; raportul general se publică;

39. până la data de 30 septembrie a fiecărui an, în baza unui proiect prezentat de directorul executiv al biroului și după primirea avizului Comisiei, să adopte, cu o majoritate de trei pătrimi din membrii săi cu drept de vot, programul de lucru al biroului pentru anul următor și să îl transmită Parlamentului European, Consiliului și Comisiei; programul de lucru se adoptă în conformitate cu procedura bugetară anuală și cu programul legislativ comunitar în domeniul azilului;

40. să își exercite funcțiile cu privire la bugetul biroului, în conformitate cu capitolul 5;

41. să adopte măsuri practice de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001, în conformitate cu articolul 42 din prezentul regulament;

42. să stabilească regimul lingvistic al biroului, în conformitate cu articolul 41 din prezentul regulament;

43. să stabilească structura organizatorică a biroului și să adopte politica de personal a acestuia, respectând dispozițiile menționate la articolul 38;

44. să adopte, după ce a solicitat avizul Comisiei, planul multianual privind politica de personal;

45. să ia toate deciziile în vederea punerii în aplicare a mandatului biroului, astfel cum este definit de prezentul regulament;

46. să ia toate deciziile privind crearea și, dacă este necesar, evoluția sistemelor de informații prevăzute de prezentul regulament, în special portalul de informații menționat la articolul 4 litera (b);

47. să ia toate deciziile privind crearea și, dacă este necesar, evoluția structurilor interne de lucru ale biroului;

48. să exercite autoritate disciplinară asupra directorului executiv;

49. să elaboreze propriul regulamentul de procedură pe baza unui proiect transmis de directorul executiv și după ce Comisia și-a dat avizul.

Articolul 28 Numirea directorului executiv

1. Directorul executiv al biroului este numit de către Consiliul de administrație pentru o perioadă de cinci ani, pe baza unei liste de candidați propusă de Comisie. Înainte de a fi numit în funcție, candidatul selectat de către Consiliul de administrație este invitat să facă o declarație în fața comisiei/comisiilor competent(e) al(e) Parlamentului European și să răspundă întrebărilor puse de membrii acestor comisii.

În cursul ultimelor nouă luni dinaintea încheierii acestei perioade de cinci ani, Comisia realizează o evaluare privind, în special:

- rezultatele obținute de directorul executiv;

- misiunile și necesitățile biroului pentru anii următori.

2. Consiliul de administrație, acționând la propunerea Comisiei și având în vedere raportul de evaluare și numai în acele cazuri în care decizia poate fi justificată de misiunile și necesitățile biroului, poate prelungi durata mandatului directorului executiv o singură dată, pentru o perioadă de cel mult trei ani.

3. Consiliul de administrație informează Parlamentul European în legătură cu intenția sa de a prelungi durata mandatului directorului executiv. În luna dinaintea prelungirii mandatului său, directorul executiv poate primi invitația de a face o declarație în fața comisiei/comisiilor competente a/ale Parlamentului European și de a răspunde întrebărilor puse de membrii acestor comisii.

Articolul 29 Funcțiile directorului executiv

1. Biroul este condus de un director executiv care este independent în exercitarea funcțiilor sale. Directorul executiv răspunde în fața Consiliului de administrație pentru activitățile sale.

2. Fără a aduce atingere competențelor Comisiei și, respectiv, ale Consiliului de administrație, directorul executiv nu solicită și nu acceptă niciun fel de instrucțiuni de la vreun guvern sau orice alt organism.

3. Parlamentul European sau Consiliul pot invita directorul executiv să raporteze cu privire la executarea sarcinilor sale.

4. Directorul executiv este reprezentantul legal al biroului.

5. Directorul executiv poate fi asistat de unul sau mai mulți șefi de unitate. În cazul în care directorul executiv este absent sau în imposibilitatea de a participa, el este înlocuit de unul dintre șefii de unitate.

6. Directorul executiv are următoarele sarcini:

50. administrarea curentă a biroului;

51. elaborarea propunerilor de program de lucru pentru birou, în urma avizului Comisiei;

52. punerea în aplicare a programelor de lucru și a deciziilor adoptate de Consiliul de administrație;

53. elaborarea rapoartelor privind țările de origine, prevăzute la articolul 4 litera (d);

54. pregătirea proiectului de regulament financiar al biroului, adoptat de Consiliul de administrație în conformitate cu articolul 37, precum și a normelor de punere în aplicare a regulamentului;

55. pregătirea proiectului de estimări ale veniturilor și cheltuielilor biroului și execuția bugetului acestuia;

56. exercitarea, cu privire la personalul biroului, a competențelor prevăzute la articolul 38;

57. toate aspectele legate de personal; luarea oricărei decizii privind gestionarea sistemelor de informații prevăzute de prezentul regulament, în special portalul de informații menționat la articolul 4 litera (b);

58. luarea oricărei decizii privind gestionarea structurilor administrative interne ale biroului.

Articolul 30 Comitetul executiv

1. În vederea creșterii eficacității și rapidității activităților sale, biroul creează un Comitet executiv alcătuit din opt membri, numiți dintre membrii Consiliului de administrație.

2. Comisia este membru de drept al Comitetului executiv. Consiliul de administrație al biroului stabilește normele aplicabile numirii celorlalți membri ai Comitetului executiv.

3. Comitetul executiv se reunește în mod regulat, la invitația directorului executiv sau la cererea a cel puțin o treime dintre membrii acestuia, de cel puțin patru ori pe an. Modalitățile de funcționare sunt prevăzute în regulamentul de procedură al biroului și sunt făcute publice.

4. Durata mandatului membrilor Comitetului executiv este aceeași ca și în cazul membrilor Consiliului de administrație.

5. Comitetul executiv se reunește, dacă este necesar, pentru a discuta chestiuni specifice.

6. Comitetul executiv are drept sarcină consilierea directorului executiv al biroului și furnizarea de opinii Consiliului de administrație, fie la cererea acestuia, fie din proprie inițiativă, cu privire la programul de lucru al biroului și la toate activitățile acestuia, precum și în toate situațiile în care biroul trebuie să ia decizii rapide, în special în conformitate cu dispozițiile capitolului 3, privind detașarea echipelor de sprijin pentru azil în statele membre care se confruntă cu presiuni deosebite.

7. Biroul asigură sprijinul tehnic și logistic necesar Comitetului executiv și asigură secretariatul pentru reuniunile acestuia.

8. Reprezentanții ICNUR pot participa, fără drept de vot, la activitatea Comitetului executiv, la cererea acestuia.

9. Comitetul executiv poate invita orice persoană a cărei opinie prezintă interes să participe la reuniunile sale în calitate de observator.

Articolul 31 Grupuri de lucru

1. În cadrul mandatului său, definit de prezentul regulament, biroul poate înființa grupuri de lucru alcătuite din experți ai organismelor competente din statele membre active în domeniul azilului, inclusiv judecători specialiști. Experții pot fi înlocuiți de supleanți numiți în același timp cu aceștia.

2. Comisia participă de drept la grupurile de lucru. Reprezentanții ICNUR pot participa la reuniunile grupurilor de lucru ale biroului, în întregime sau parțial, în funcție de natura chestiunilor abordate.

3. Grupurile de lucru pot invita la reuniuni orice persoană a cărei opinie poate prezenta interes, în special reprezentanții organizațiilor neguvernamentale active în domeniul azilului.

Articolul 32 Forumul consultativ

1. Biroul cooperează strâns cu organizațiile neguvernamentale și instituțiile societății civile care sunt active în domeniul politicii în materie de azil la nivel național, european și internațional și instituie în acest sens un forum consultativ.

2. Forumul consultativ constituie un mijloc de a schimba informații și de a pune în comun cunoștințele. Acesta asigură o strânsă cooperare între birou și părțile interesate și furnizează expertiză și consiliere în materie de azil.

3. Forumul consultativ este deschis tuturor părților interesate competente în conformitate cu alineatul (1). ICNUR este membru de drept al forumului consultativ.

4. Forumul consultativ are următoarele sarcini:

59. să prezinte sugestii Consiliului de administrație cu privire la programul de lucru anual care trebuie adoptat în temeiul articolului 27 litera (d);

60. să furnizeze feedback Consiliului de administrație și să îi propună măsuri de monitorizare referitoare la raportul anual menționat la articolul 27 litera (c), precum și la raportul anual privind situația azilului în Uniunea Europeană menționat la articolul 12 alineatul (1); și

61. să comunice directorului executiv și Comitetului executiv rezultatele și recomandările conferințelor, seminarelor și reuniunilor care prezintă un interes pentru activitățile biroului.

5. Coordonarea forumului consultativ are loc sub autoritatea directorului executiv.

6. Forumul consultativ se reunește de cel puțin două ori pe an.

CAPITOLUL 5

DISPOZIȚII FINANCIARE

Articolul 33 Buget

1. Toate veniturile și cheltuielile biroului fac obiectul unor estimări pentru fiecare exercițiu bugetar, corespunzând anului calendaristic, și sunt înscrise în bugetul biroului.

2. Bugetul biroului trebuie să fie echilibrat în ceea ce privește veniturile și cheltuielile.

3. Fără a aduce atingere altor resurse, veniturile biroului cuprind:

62. o contribuție din partea Comunității, înscrisă în bugetul general al Uniunii Europene;

63. orice contribuție voluntară din partea statelor membre;

64. venituri provenite din publicații, formare sau orice altă prestație asigurată de birou.

4. Cheltuielile biroului cuprind, în special, remunerarea personalului, cheltuieli administrative și de infrastructură, costuri de funcționare și cheltuieli asociate contractelor și convențiilor încheiate de birou.

Articolul 34 Întocmirea bugetului

1. În fiecare an, directorul executiv pregătește un proiect de estimări ale veniturilor și cheltuielilor biroului pentru anul următor, care conține un tabel cu schema de personal, pe care îl transmite Consiliului de administrație.

2. Pe baza acestui proiect, Consiliul de administrație realizează o estimare a veniturilor și cheltuielilor biroului pentru următorul exercițiu financiar.

3. Proiectul de estimări ale veniturilor și cheltuielilor biroului este transmis Comisiei cel târziu până la 10 februarie. Versiunea definitivă a acestei estimări, care cuprinde un proiect de schemă de personal, este transmisă Comisiei de către Consiliul de administrație până cel târziu la 31 martie.

4. Estimarea este înaintată de Comisie Parlamentului European și Consiliului („autoritatea bugetară”), împreună cu proiectul preliminar al bugetului general al Uniunii Europene.

5. Pe baza estimării, Comisia înscrie în proiectul preliminar al bugetului general al Uniunii Europene datele estimative pe care le consideră necesare în ceea ce privește schema de personal și valoarea subvenției acordate din bugetul general, pe care le transmite autorității bugetare în conformitate cu articolul 272 din tratat.

6. Autoritatea bugetară autorizează alocările reprezentând subvenții destinate biroului.

7. Autoritatea bugetară adoptă schema de personal a biroului.

8. Consiliul de administrație adoptă bugetul biroului. Acesta devine definitiv după adoptarea definitivă a bugetului general al Uniunii Europene. După caz, se modifică în consecință.

9. Consiliul de administrație notifică, în cel mai scurt timp, autorității bugetare intenția sa de a realiza orice proiect care poate avea implicații financiare semnificative asupra finanțării bugetului, în special proiectele de natură imobiliară, precum închirierea sau achiziționarea de imobile. Consiliul de administrație informează Comisia în acest sens.

10. Atunci când o ramură a autorității bugetare și-a anunțat intenția de a emite un aviz, aceasta îl prezintă Consiliului de administrație în termen de șase săptămâni de la data notificării proiectului.

Articolul 35 Execuția bugetului

1. Directorul executiv execută bugetul biroului.

2. Directorul executiv înaintează anual autorității bugetare orice informații relevante pentru rezultatele procedurilor de evaluare.

Articolul 36 Prezentarea conturilor și descărcarea

1. După fiecare exercițiu financiar, până cel târziu la 1 martie, contabilul biroului comunică situația financiară provizorie contabilului Comisiei, însoțită de un raport privind gestiunea bugetară și financiară a exercițiului financiar respectiv. Contabilul Comisiei realizează consolidarea conturilor provizorii ale instituțiilor și ale organismelor descentralizate, în conformitate cu articolul 128 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene[18].

2. Până cel târziu la data de 31 martie, după încheierea exercițiului financiar, contabilul Comisiei transmite Curții de Conturi situația provizorie a conturilor biroului, însoțită de raportul privind gestiunea bugetară și financiară a exercițiului financiar. Raportul privind gestiunea financiară și bugetară pentru exercițiul financiar respectiv este transmis și Parlamentului European și Consiliului.

3. După primirea observațiilor formulate de Curtea de Conturi cu privire la situația provizorie a conturilor biroului, în temeiul dispozițiilor articolului 129 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002, directorul executiv stabilește conturile definitive ale biroului pe proprie răspundere și le transmite pentru aviz Consiliului de administrație.

4. Consiliul de administrație emite un aviz privind conturile definitive ale biroului.

5. Directorul executiv transmite Parlamentului European, Consiliului, Comisiei și Curții de Conturi conturile definitive, împreună cu avizul Consiliului de administrație, până cel târziu la data de 1 iulie după încheierea exercițiului financiar.

6. Conturile definitive sunt publicate.

7. Până cel târziu la 30 septembrie, directorul executiv transmite Curții de Conturi un răspuns la observațiile acesteia. Directorul transmite acest răspuns și Consiliului de administrație.

8. Directorul executiv prezintă Parlamentului European, la cererea acestuia, orice informații necesare pentru buna desfășurare a procedurii de descărcare pentru exercițiul financiar vizat, în conformitate cu articolul 146 alineatul (3) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002.

9. Parlamentul European, la recomandarea Consiliului care hotărăște cu majoritate calificată, acordă directorului executiv, înainte de data de 15 mai a anului N + 2, descărcarea privind execuția bugetului din exercițiul N.

Articolul 37 Reglementarea financiară

Consiliul de administrație adoptă reglementările financiare aplicabile biroului, după consultarea Comisiei. Acestea nu trebuie să se abată de la dispozițiile Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei[19] din 19 noiembrie 2002 privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului[20] privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu excepția cazului în care acest lucru este necesar pentru funcționarea biroului și cu acordul prealabil al Comisiei.

CAPITOLUL 6

DISPOZIȚII PRIVIND PERSONALUL

Articolul 38 Personalul

1. Statutul funcționarilor Comunităților Europene, Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene și normele adoptate de comun acord de către instituțiile Comunității Europene în scopul aplicării acestor regulamente se aplică personalului biroului, inclusiv directorului executiv.

2. Consiliul de administrație, în acord cu Comisia, adoptă măsurile necesare de punere în aplicare prevăzute la articolul 110 din Statutul funcționarilor Comunităților Europene și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene.

3. Biroul exercită asupra propriului personal competențele conferite autorității care efectuează numirile prin statut, precum și autorității împuternicite să încheie contracte prin regimul aplicabil celorlalți agenți.

4. Consiliul de administrație poate adopta dispoziții care să permită folosirea experților naționali detașați din statele membre pe lângă birou.

Articolul 39 Privilegii și imunități

Protocolul privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene se aplică biroului.

CAPITOLUL 7

DISPOZIȚII GENERALE

Articolul 40 Statutul juridic

1. Biroul este un organism comunitar. Acesta are personalitate juridică.

2. În fiecare stat membru, biroul are cea mai extinsă capacitate juridică recunoscută persoanelor juridice în temeiul legislației interne. Acesta poate, în special, să achiziționeze sau să înstrăineze bunuri mobile și imobile și să se constituie parte în proceduri judiciare.

3. Biroul este reprezentat de către directorul său executiv.

4. Sediul biroului este situat la […].

Articolul 41 Regimul lingvistic

1. Biroului i se aplică dispozițiile prevăzute de Regulamentul nr. 1 din 15 aprilie 1958 de stabilire a regimului lingvistic al Comunității Economice Europene[21].

2. Fără a aduce atingere deciziilor adoptate în temeiul articolului 290 din tratat, raportul general anual privind activitățile biroului și programul de lucru anual al biroului, menționate la articolul 27 literele (c) și (d), se întocmesc în toate limbile oficiale ale Comunității.

3. Serviciile de traducere necesare pentru funcționarea biroului sunt efectuate de Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene.

4. Consiliul de administrație definește măsurile practice pentru punerea în aplicare a regimului lingvistic.

Articolul 42 Accesul la documente

1. Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei[22] se aplică documentelor deținute de birou.

2. Consiliul de administrație adoptă măsurile practice de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 în termen de șase luni de la intrarea în vigoare a prezentului regulament.

3. Deciziile luate de birou în conformitate cu articolul 8 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 pot face obiectul unei plângeri înaintate Ombudsmanului sau al unei acțiuni în fața Curții de Justiție a Comunităților Europene, în condițiile prevăzute la articolul 195 și, respectiv, articolul 230 din tratat.

4. Activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de birou fac obiectul aplicării Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date[23].

Articolul 43 Norme de securitate privind protejarea informațiilor clasificate și a informațiilor sensibile neclasificate

1. Biroul aplică principiile de securitate prevăzute de Decizia 2001/844/CE, CECO, Euratom a Comisiei din 29 noiembrie 2001 de modificare a regulamentului său de procedură. Sunt vizate, în special, dispozițiile privind schimbul, prelucrarea și stocarea informațiilor clasificate.

2. De asemenea, biroul aplică principiile de securitate privind prelucrarea informațiilor sensibile neclasificate, astfel cum au fost a adoptate și puse în aplicare de Comisia Europeană.

Articolul 44 Regimul de răspundere

1. Răspunderea contractuală a biroului este reglementată de legislația aplicabilă contractului respectiv.

2. Curtea de Justiție a Comunităților Europene este competentă să se pronunțe în temeiul oricărei clauze de arbitraj cuprinse în contractele încheiate de birou.

3. În cazul răspunderii necontractuale, în conformitate cu principiile generale comune legislațiilor statelor membre, biroul repară orice prejudiciu provocat de serviciile sau angajații săi în executarea funcțiilor lor.

4. Curtea de Justiție a Comunităților Europene este competentă în litigiile privind repararea prejudiciilor menționate la alineatul (3).

5. Răspunderea individuală a angajaților față de birou este reglementată de dispozițiile prevăzute în Statutul funcționarilor sau în regimul aplicabil acestora.

Articolul 45 Evaluare și revizuire

1. Cel târziu trei ani după data menționată la articolul 51, pe baza unui mandat acordat de Consiliul de administrație, în acord cu Comisia, biroul comandă o evaluare externă independentă a rezultatelor obținute. Această evaluare se referă la impactul biroului asupra cooperării practice în materie de azil și asupra sistemului european comun de azil. Aceasta analizează, în principal, necesitatea de a adapta sau de a extinde sarcinile biroului, inclusiv implicațiile financiare ale unei astfel de modificări sau extinderi. De asemenea, evaluarea analizează dacă structura de conducere este adaptată pentru îndeplinirea sarcinilor biroului. În cadrul evaluării sunt luate în considerare opiniile părților interesate atât de la nivel comunitar, cât și național.

2. Consiliul de administrație, în acord cu Comisia, decide calendarul evaluărilor ulterioare, ținând cont de rezultatele raportului de evaluare menționat la alineatul (1).

Articolul 46 Controlul administrativ

Activitățile biroului fac obiectul supravegherii de către Ombudsman în conformitate cu dispozițiile articolului 195 din tratat.

Articolul 47 Cooperarea cu țările terțe și asociate

1. Biroul este deschis participării țărilor care au încheiat acorduri cu Comunitatea Europeană, în temeiul cărora acestea au adoptat și aplică legislația comunitară în domeniul reglementat de prezentul regulament. În temeiul dispozițiilor relevante ale acestor acorduri, se elaborează proceduri care prevăd, în special, natura, dimensiunea și normele detaliate ale participării acestor țări la activitatea biroului, cuprinzând în special dispoziții legate de participarea la inițiativele asumate de birou, de contribuțiile financiare și de personal. În ceea ce privește chestiunile legate de personal, acordurile menționate respectă, în orice caz, Statutul funcționarilor Comunităților Europene și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene.

2. Cu privire la chestiunile care fac obiectul activităților sale, în măsura în care este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor sale și în acord cu Comisia, biroul facilitează cooperarea operațională între statele membre și țările terțe, în cadrul politicii de relații externe a Uniunii Europene. De asemenea, biroul poate coopera cu autoritățile țărilor terțe competente, cu privire la aspectele tehnice din domeniile reglementate de prezentul regulament, în cadrul acordurilor de lucru încheiate cu aceste autorități, în conformitate cu dispozițiile relevante ale tratatului.

Articolul 48 Cooperarea biroului cu ICNUR

Biroul cooperează cu ICNUR în domeniile reglementate de prezentul regulament, în cadrul acordurilor de lucru încheiate cu ICNUR.

Biroul poate acorda subvenții ICNUR. Aceste subvenții au drept obiectiv finanțarea unor acțiuni în urma cărora biroul să beneficieze în mod stabil și durabil de expertiza ICNUR în materie de azil. Subvențiile se înscriu în cadrul relațiilor privilegiate de cooperare stabilite între birou și ICNUR, astfel cum sunt definite în prezentul articol, precum și în articolele 2 alineatul (5), 9 alineatul (1), 23 alineatul (4), 30 alineatul (8), 31 alineatul (2) și 32 alineatul (3). În conformitate cu articolul 75 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002, se aplică dispozițiile relevante ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002, precum și modalitățile de aplicare ale acestuia.

Articolul 49 Cooperarea cu FRONTEX, FRA și alte organisme comunitare, precum și cu organizațiile internaționale

Biroul cooperează cu organismele comunitare care au activități legate de domeniul său de activitate, în special cu Agenția Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene (FRONTEX) și cu Agenția pentru Drepturi Fundamentale a Uniunii Europene (FRA), precum și cu organizațiile internaționale competente în domeniile reglementate de prezentul regulament și cele ale țărilor terțe, în cadrul acordurilor de lucru încheiate cu aceste organisme, în conformitate cu dispozițiile din Tratatul CE și cu dispozițiile privind competența acestor organisme.

Cooperarea permite crearea unor sinergii între organismele respective și evitarea dublării eforturilor în cazul activităților efectuate în cadrul mandatelor acestor organisme diferite.

Articolul 50 Acordul privind sediul și condițiile de funcționare

Dispozițiile necesare privind găzduirea biroului în statul membru gazdă și facilitățile puse la dispoziție de acest stat, precum și normele specifice aplicabile în statul membru unde își are sediul biroul cu privire la directorul executiv, la membrii Consiliului de administrație, la personalul biroului și membrii familiilor acestora sunt stabilite într-un acord privind sediul între birou și statul membru gazdă, încheiat după ce s-a obținut aprobarea Consiliului de administrație. Statul membru gazdă asigură cele mai bune condiții posibile pentru buna funcționare a biroului, inclusiv condiții de școlarizare multilingvă și cu vocație europeană, precum și conexiuni de transport adecvate.

Articolul 51 Începerea activității biroului

Biroul este operațional la cel târziu un an după intrarea în vigoare a prezentului regulament.

Comisia răspunde de înființarea și de începerea activității biroului până când acesta are capacitatea operațională de executare a propriului buget.

În acest scop:

- până în momentul în care directorul executiv al biroului își ocupă funcțiile în urma numirii sale de către Consiliul de administrație, în condițiile prevăzute la articolul 28, un funcționar al Comisiei poate exercita, în calitate de director interimar, funcțiile delegate directorului executiv al biroului;

- funcționarii Comisiei pot exercita, sub responsabilitatea directorului interimar sau a directorului executiv, sarcinile atribuite biroului.

Directorul interimar poate să autorizeze toate plățile acoperite de creditele prevăzute în bugetul biroului, după aprobarea acestuia de către Consiliul de administrație și poate încheia contracte, inclusiv contracte de angajare de personal, în urma adoptării schemei de personal a biroului.

Articolul 52 Intrarea în vigoare

Prezentul regulament intră în vigoare în a […] zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene .

Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.

Adoptat la Bruxelles,

Pentru Consiliu

Președintele

FIȘĂ FINANCIARĂ LEGISLATIVĂ

1. TITLUL PROPUNERII:

Propunere de Regulament al Consiliului privind crearea unui Birou European de Sprijin pentru Azil

2. CADRU ABM / ABB (gestionarea/stabilirea bugetului pe activități)

Domeniul de politică în cauză: Spațiul de libertate, securitate și justiție (titlul 18)

Activitatea asociată: Fluxuri de migrație, politici comune în domeniul imigrării și azilului (capitolul 18.03)

3. LINII BUGETARE

3.1. Linii bugetare [linii operaționale și linii conexe de asistență tehnică și administrativă (foste linii BA)], inclusiv titlurile acestora:

Cadrul financiar 2007-2013: Rubrica 3 A

Sub capitolul 18.03 Fluxuri de migrație, politica comună în domeniul imigrării și azilului:

- crearea unui articol 18 03 XX – intitulat „Biroul European de Sprijin pentru Azil”

- crearea unui post 18 03 XX XX – intitulat „Biroul European de Sprijin pentru Azil” - Subvenție la titlurile 1 și 2

- crearea unui post 18 03 XX XX XX– intitulat „Biroul European de Sprijin pentru Azil” - Subvenție la titlul 3

Alegerea articolului și a posturilor sub capitolul 18 03 este stabilită conform procedurii bugetare 2010.

3.2. Durata acțiunii și a implicațiilor financiare:

Se preconizează crearea agenției începând cu exercițiul bugetar 2010.

Începând cu 2009, Comisia va începe să efectueze activități de pregătire în vederea creării biroului, care vor fi finanțate pe baza instrumentelor financiare existente.

3.3. Caracteristici bugetare:

Linia bugetară | Natura cheltuielii | Nouă | Contribuție AELS | Contribuție țări candidate | Rubrica PF |

A se vedea punctul 3.1. | Cheltuieli neobligatorii | CD[24]/ | DA | NU | NU | Nr. 3A |

4. SINTEZA RESURSELOR

4.1. Resurse financiare

4.1.1. Sinteza creditelor de angajament (CA) și a creditelor de plată (CP)

milioane EUR (cu 3 zecimale)

Natura cheltuielii | Secțiunea nr. | Anul 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | n + 4 | n +5 și anii urm. | Total |

Cheltuieli operaționale[25] |

Credite de angajament (CA) | 8.1. | a | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Credite de plată (CP) | b | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Cheltuieli administrative incluse în suma de referință[26] |

Asistență tehnică și administrativă – ATA (CND) | 8.2.4. | c |

SUMA TOTALĂ DE REFERINȚĂ |

Credite de angajament | a + c | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Credite de plată | b + c | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Cheltuieli administrative neincluse în suma de referință[27] |

Resurse umane și cheltuieli conexe (CND) | 8.2.5. | d | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Costuri administrative, altele decât resursele umane și costurile conexe, neincluse în suma de referință (CND) | 8.2.6. | e | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

Costul financiar indicativ total al acțiunii |

…………………… | f |

TOTAL CA, inclusiv cofinanțare | a + c + d + e + f |

4.1.2. Compatibilitatea cu programarea financiară

( Propunerea este compatibilă cu programarea financiară existentă.

( Propunerea duce la reprogramarea rubricii respective din perspectivele financiare.

( Propunerea poate necesita aplicarea dispozițiilor Acordului interinstituțional[28] (referitoare la instrumentul de flexibilitate sau la revizuirea perspectivelor financiare).

4.1.3. Implicațiile financiare asupra veniturilor

( Propunerea nu are implicații financiare asupra veniturilor

( Propunerea are implicații financiare – efectul asupra veniturilor este următorul:

milioane EUR (cu o zecimală)

Anterior acțiunii [Anul n - 1] | Situația după acțiune |

Număr total de resurse umane | 8 | 8 | 8 | 5 |

5. CARACTERISTICI ȘI OBIECTIVE

5.1. Obiective de îndeplinit pe termen scurt sau lung

Biroul va fi responsabil de facilitarea, coordonarea și consolidarea cooperării practice în materie de azil între statele membre, precum și între acestea și Comisie, în diferitele sale aspecte, precum și contribuția la o mai bună punere în aplicare a sistemului european comun de azil, inclusiv în aspectele sale externe.

Având în vedere cererea expresă a Consiliului European din septembrie 2008, biroul ar trebui să fie operațional din 2010, după adoptarea de către legislator a actului de instituire a biroului în 2009.

5.2. Valoarea adăugată a implicării comunitare, coerența propunerii cu alte instrumente financiare și eventuala sinergie

Planul strategic în materie de azil adoptat în iunie 2008 de Comisie are drept obiectiv, pe de o parte, consolidarea legislației în materie de azil în vederea creării unui sistem european comun de azil eficient și echitabil pentru solicitanții de protecție internațională, iar pe de altă parte, sprijinirea acestui efort legislativ prin consolidarea cooperării practice în materie de azil între statele membre.

Crearea biroului răspunde celui de-al doilea obiectiv și va permite furnizarea unui sprijin adecvat, necesar cooperării practice în materie de azil.

5.3. Obiective, rezultate preconizate și indicatori aferenți acestora care fac obiectul propunerii în cadrul gestionării pe activități (ABM)

Obiectivul propunerii este crearea unei agenții de reglementare cu sarcina de a furniza sprijinul necesar cooperării practice în materie de azil în diversele sale aspecte.

Prin sarcinile sale, agenția contribuie la îmbunătățirea modului în care sunt puse în practică și aplicate normele comunitare în materie de azil în ansamblul UE. Agenția nu va avea competențe de decizie, ci va desfășura activități de sprijinire a cooperării practice în materie de azil de tip stimulativ, cum ar fi recomandările, consultarea autorității științifice, crearea de rețele și realizarea convergenței bunelor practici, evaluarea aplicării și a punerii în practică a normelor etc.

Mandatul biroului va consta în trei sarcini majore: sprijinirea cooperării practice în materie de azil, susținerea statelor membre care se confruntă cu presiuni deosebite, contribuirea la punerea în aplicare a sistemului european comun de azil.

Un capitol specific al regulamentului este dedicat coordonării, de către birou, a echipelor de sprijin pentru azil, formate din experți în domeniu, în vederea acordării de sprijin operațional statelor membre care se confruntă cu presiuni importante în ceea ce privește sistemele proprii de azil și care au solicitat biroului sprijin.

5.4. Metode de punere în aplicare (cu titlu indicativ)

( Gestionare centralizată

( direct de către Comisie

( indirect, prin delegare către:

( agenții executive,

( organisme instituite de Comunități, prevăzute la articolul 185 din regulamentul financiar,

( organisme publice naționale/organisme cu misiune de serviciu public.

( Gestionare repartizată sau descentralizată

( cu state membre

( cu țări terțe

( Gestionare în comun cu organizații internaționale (de precizat)

6. MONITORIZARE ȘI EVALUARE

6.1. Sistem de monitorizare

Biroul se va supune procedurilor standard de control aplicabile agențiilor de reglementare.

Biroul este condus de un director executiv care este independent în exercitarea funcțiilor sale și are sarcina de a asigura administrarea curentă a biroului.

Biroul este supus mai multor obligații care permit evaluarea performanței sale în fiecare an:

- publică raportul general anual privind activitățile biroului,

- pregătește anual un raport privind situația azilului în Uniune. În cadrul acestui raport, biroul evaluează rezultatele acțiunilor întreprinse în temeiul prezentului regulament și face o analiză comparativă globală, pentru a promova o mai bună cunoaștere de către statele membre a bunelor practici curente și pentru a îmbunătăți calitatea, coerența și eficacitatea sistemului european comun de azil.

Biroul se supune următoarelor controale: controlul bugetar, auditul intern, rapoartele anuale ale Curții de Conturi Europene, descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului comunitar și anchete organizate de OLAF, care permit în special garantarea unei bune utilizări a resurselor alocate agențiilor.

Activitățile biroului fac obiectul supravegherii de către Ombudsman în conformitate cu dispozițiile articolului 195 din tratat. Acest control administrativ oferă numeroase garanții procedurale pentru luarea în considerare a intereselor părților interesate și a calității rezultatelor.

6.2. Evaluare

6.2.1. Evaluare ex-ante

Evaluarea ex-ante a fost realizată în cadrul raportului de evaluare a impactului.

6.2.2. Condițiile și frecvența evaluărilor viitoare

Cel târziu trei ani după data menționată la articolul 45, pe baza unui mandat acordat de Consiliul de administrație, în acord cu Comisia, biroul comandă o evaluare externă independentă a rezultatelor obținute. Această evaluare se referă la impactul biroului asupra cooperării practice în materie de azil și asupra sistemului european comun de azil. Aceasta analizează, în principal, necesitatea de a adapta sau de a extinde sarcinile biroului, inclusiv implicațiile financiare ale unei astfel de modificări sau extinderi. De asemenea, evaluarea va analiza dacă structura de conducere este adaptată pentru îndeplinirea sarcinilor biroului. În cadrul evaluării sunt luate în considerare opiniile părților interesate atât de la nivel comunitar, cât și național. Consiliul de administrație, în acord cu Comisia, decide calendarul evaluărilor ulterioare, ținând cont de rezultatele acestui prim raport de evaluare.

7. Măsuri antifraudă

Pentru a combate frauda, corupția și alte activități ilegale, dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 se aplică fără restricții.

Agenția aderă la Acordul interinstituțional din 25 mai 1999 și adoptă, fără întârziere, dispozițiile corespunzătoare aplicabile tuturor angajaților agenției.

Deciziile de finanțare și acordurile și instrumentele de aplicare care decurg din acestea prevăd în mod expres că atât Curtea de Conturi Europeană, cât și OLAF pot efectua la nevoie controale la fața locului la beneficiarii de fonduri din partea agenției, precum și la agenții care răspund de atribuirea fondurilor respective.

8. DETALII PRIVIND RESURSELE

8.1. Obiectivele propunerii din punctul de vedere al costurilor financiare

Credite de angajament în milioane EUR (cu 3 zecimale)

Anul 2010 | Anul 2011 | Anul 2012 | Anul 2013 | Anul n + 4 | Anul n + 5 |

Funcționari sau agenți temporari[41] (XX 01 01) | A*/AD | 4,5 | 4,5 | 4,5 | 3,5 |

B*, C*/AST | 3,5 | 3,5 | 3,5 | 1,5 |

Personal finanțat[42] prin articolul XX 01 02 |

Alte tipuri de personal finanțat[43] prin articolul XX 01 04/05 |

TOTAL | 8 | 8 | 8 | 5 |

8.2.2. Descrierea sarcinilor care decurg din acțiune

În primii ani de existență ai agenției, funcționarii AD vor avea ca sarcină sprijinirea creării biroului, precum și participarea la consiliile de administrație, la comitetele executive ale biroului și la grupurile de lucru ale acestuia, atunci când este necesar.

Funcționarii AST vor furniza sprijin administrativ, de exemplu sprijin pentru misiuni și sprijin administrativ general.

8.2.3. Originea resurselor umane (statutare)

X Posturi alocate în prezent pentru gestionarea programului care urmează să fie înlocuite sau prelungite

( Posturi prealocate în cadrul exercițiului financiar SPA/PPB pentru anul 2010

X Posturi care urmează să fie solicitate în cadrul următoarei proceduri SPA/PPB

X Posturi care urmează să fie redistribuite pe baza resurselor existente în cadrul serviciului în cauză (redistribuire internă)

( Posturi necesare pentru anul n, dar care nu sunt prevăzute în exercițiul SPA/PPB pentru anul în cauză

Numărul resurselor umane în birou (demaraj și faza operațională)

Informațiile de mai jos au titlu indicativ. Acestea au la bază elementele furnizate în evaluarea ex-ante, care face parte din evaluarea impactului efectuată în vederea creării biroului. A se nota că cifrele de mai jos care figurează în prezenta fișă financiară iau în considerare cifrele maxime reținute în evaluarea ex-ante. Prin urmare, este probabil ca cifrele reale să fie inferioare celor redate în continuare.

Necesarul de resurse umane și administrative va fi acoperit din suma care va fi alocată direcției generale care va asigura gestionarea în cadrul procedurii de alocare anuală, ținându-se seama de constrângerile bugetare existente.

Anul | Resurse umane care urmează a fi recrutate treptat |

2010 | 24 (AT) |

2011 | 36 (18 AT, 18 AC) |

2012 | 20 (10AT, 10 AC) |

2013 | 14 (10 AT, 4 AC) |

TOTAL | 94 (62 AT, 32 AC) |

Recrutarea externă este gestionată de birou. Repartizarea între agent temporar (AT) și agent contractual (AC) este indicativă.

Personalul biroului va fi alcătuit din personal operațional și administrativ, cu un total de maximum 94 de persoane. Aceasta este o cifră estimativă. Această informație va trebui detaliată în momentul în care se vor cunoaște sarcinile definitive și nevoile biroului în ceea ce privește resursele umane și administrative, după negocierea regulamentului de instituire. Cu toate acestea, se furnizează o primă estimare a nevoilor, care permite estimarea nevoilor viitoare de personal ale biroului, repartizate în funcție de diverse sarcini care vor fi încredințate biroului pe baza regulamentului de instituire a acestuia.

Estimarea nevoilor de personal EASO

Personal minim (începând cu 2011, când agenția este deplin funcțională) |

Sarcini | Personal AD | Personal AST |

Personal de conducere și orizontal | 7 | 6 |

Schimburi de bune practici[44] | 7 | 4 |

Sprijin legislativ[45] | 4 | 2 |

Rezervă de experți[46] | 2 | 1 |

Transfer intracomunitar[47] | 1 | 2 |

Programe regionale de protecție[48] | 1 |

Reinstalare[49] | 1 |

Informații privind țara de origine[50] | 9 | 5 |

Formare[51] | 5 | 3 |

Total personal operațional | 30 | 17 |

Total personal operațional + orizontal | 37 | 23 |

Total general personal AD + AST | 60 |

Personal maxim |

Sarcini | Personal AD | Personal AST |

Personal de conducere și orizontal | 8 | 7 |

Schimburi de bune practici | 12 | 7 |

Sprijin legislativ | 6 | 3 |

Rezervă de experți | 5 | 3 |

Transfer intracomunitar | 1 | 3 |

Programe regionale de protecție | 2 |

Reinstalare | 2 |

Informații privind țara de origine | 11 | 7 |

Formare | 11 | 7 |

Total personal operațional | 50 | 29 |

Total personal operațional + orizontal | 58 | 36 |

Total general personal AD + AST | 94 |

Între 30 și 60 de persoane vor fi necesare pentru gestionarea operațională a cooperării practice în materie de azil, iar restul se vor ocupa de sarcinile administrative ale biroului.

Calcul: personalul biroului

24 de persoane = 2,2 MEUR (2010) 60 de persoane = 4,6 MEUR (2011) |

80 de persoane = 7,2 MEUR (2012) |

94 de persoane = 8,8 MEUR (2013) Aceste valori sunt calculate pe baza sumei de 122 000 EUR pe an pentru agenții temporari și a sumei de 64 000 EUR pentru agenții contractuali. Personalul recrutat în cursul anului se calculează pentru 6 luni, cu excepția primului an, când calculul se face pentru 9 luni. |

8.2.4. Alte cheltuieli administrative incluse în suma de referință (XX 01 04/05 - Cheltuieli de gestiune administrativă)

NU SE APLICĂ

milioane EUR (cu 3 zecimale)

Linia bugetară (nr. și denumire) | Anul n | Anul n+1 | Anul n+2 | Anul n+3 | Anul n+4 | Anul n+5 și urm. | TOTAL |

1. Asistență tehnică și administrativă (inclusiv costurile cu personalul aferente) |

Agenții executive[52] |

Alte tipuri de asistență tehnică și administrativă |

- intra muros |

- extra muros |

Total asistență tehnică și administrativă |

8.2.5. Costuri financiare ale resurselor umane și costuri conexe ne incluse în suma de referință

Calculul se efectuează pe baza punctului 8.2.1

milioane EUR (cu 3 zecimale)

Tip de resurse umane | Anul 2010 | Anul 2011 | Anul 2012 | Anul 2013 | Anul n+4 | Anul n+5 și urm. |

Funcționari și agenți temporari (18 01 01) | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Personal finanțat prin articolul XX 01 02 (auxiliari, END, agenți contractuali etc.) (se indică linia bugetară) |

Costul total al resurselor umane și costuri conexe (neincluse în suma de referință) | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Calcul – Funcționari și agenți temporari |

AD/AST – 122 000 EUR pe an X 8 persoane = 976 000 EUR (2010, 2011 și 2012) AD/AST – 122 000 EUR pe an X 5 persoane = 610 000 EUR (2013) |

Calcul – Personal finanțat prin articolul XX 01 02 |

Nu se aplică |

8.2.6. Alte cheltuieli administrative neincluse în suma de referință Este vorba despre cheltuielile administrative pentru personalul Comisiei menționat în continuare, care trebuie deci discutate înainte de completarea sumelor. milioane EUR (cu 3 zecimale) |

Anul 2010 | Anul 2011 | Anul 2012 | Anul 2013 | Anul n+4 | Anul n+5 și urm. | TOTAL |

XX 01 02 11 01 – Misiuni | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

XX 01 02 11 02 – Reuniuni și conferințe |

XX 01 02 11 03 - Comitete[53] |

XX 01 02 11 04 – Studii și consultări |

XX 01 02 11 05 - Sisteme de informații |

2. Total alte cheltuieli de gestiune (XX 01 02 11) |

3. Alte cheltuieli de natură administrativă (precizați, indicând linia bugetară) |

Totalul cheltuielilor administrative altele decât cele pentru resursele umane și costurile conexe (neincluse în suma de referință) | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

Calcul - Alte cheltuieli administrative neincluse în suma de referință |

Misiuni pentru funcționari în vederea participării la reuniunile Consiliului de administrație și/sau ale comitetului executiv (costul real va depinde de sediul agenției). Estimare: 10 misiuni pentru 2010 și 25 de misiuni pentru ceilalți ani. |

[1] A se vedea concluziile Consiliului din iunie 2008 (11018/1/08, REV 1), care se referă la concluziile reprezentanților statelor membre, reuniți la nivel de șefi de stat sau de guvern la Bruxelles, la 13 decembrie 2003 (JO L 29, 3.2.2004).

[2] JO L 357, 31.12.2002, p. 72.

[3] JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

[4] Decizia nr. 573/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general „Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii”, precum și de abrogare a Deciziei 2004/904/CE a Consiliului (JO L 144, 6.6.2007, p. 1).

[5] JO L 131, 21.5.2008, p. 7.

[6] JO C […], […], p. […].

[7] JO C […], […], p. […].

[8] JO C […], […], p. […].

[9] COM(2008)360.

[10] Documentul nr.13440/08 al Consiliului din 24.9.2008.

[11] JO L 349, 25.11.2004, p. 1.

[12] JO L 53, 22.2.2007, p. 1.

[13] JO L 136, 31.5.1999, p. 1.

[14] JO L 136, 31.5.1999, p. 15.

[15] JO L 145, 31.5.2001, p. 43.

[16] JO L 8, 12.1.2001, p. 1.

[17] COM(2008)820.

[18] JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

[19] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 (JO L 357, 31.12.2002, p. 72), modificat prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 652/2008 (JO L 181, 10.7.2008, p. 23).

[20] JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

[21] JO 17, 6.10.1958, p. 385.

[22] JO L 145, 31.5.2001, p. 43.

[23] JO L 8, 12.1.2001, p. 1.

[24] Credite diferențiate.

[25] Cheltuieli care nu intră sub incidența capitolului xx 01 din titlul xx în cauză.

[26] Cheltuieli care intră sub incidența articolului xx 01 04 din titlul xx.

[27] Cheltuieli care intră sub incidența capitolului xx 01, cu excepția articolelor xx 01 04 și xx 01 05.

[28] A se vedea punctele 19 și 24 din Acordul interinstituțional.

[29] Dacă este necesar, și anume în cazul în care durata acțiunii depășește 6 ani, se adaugă coloane suplimentare.

[30] Conform descrierii din partea 5.3.

[31] Tehnologia informației/transfer de date.

[32] Analiza riscurilor/evaluarea nevoilor.

[33] Asistență directă.

[34] Consolidarea capacităților.

[35] Planificare și cercetare.

[36] Relații externe.

[37] Informare și comunicare.

[38] Evenimente, reuniuni etc.

[39] Resursele umane în cadrul biroului.

[40] Formarea personalului.

[41] Ale căror costuri NU sunt acoperite de suma de referință.

[42] Ale cărui costuri NU sunt acoperite de suma de referință.

[43] Ale cărui costuri sunt incluse în suma de referință.

[44] Schimbul de informații, identificarea și schimbul de bune practici între statele membre în materie de azil.

[45] Sprijinirea punerii în aplicare a sistemului european comun de azil.

[46] Asistență destinată echipelor de sprijin pentru azil în temeiul regulamentului, în vederea furnizării unui sprijin operațional statelor membre care se confruntă cu presiuni importante în ceea ce privește sistemele proprii de azil.

[47] Sprijin în favoarea transferului intracomunitar al beneficiarilor de protecție internațională.

[48] Cooperarea cu țările terțe, în special în ceea ce privește consolidarea capacităților țărilor terțe în cadrul programelor de protecție regională.

[49] Acțiuni întreprinse cu privire la reinstalarea refugiaților în interiorul Uniunii Europene.

[50] Informații privind țara de origine a solicitanților de azil și a persoanelor care solicită protecție internațională.

[51] Dezvoltarea și organizarea unor cursuri destinate