Misiunea Serviciului de Audit Intern este să furnizeze Comisiei servicii de asigurare și de consultanță independente și obiective, menite să aducă un plus de valoare și să îmbunătățească operațiunile Comisiei. IAS sprijină Comisia să își atingă obiectivele prin aplicarea unei abordări sistematice și disciplinate pentru a evalua și a formula recomandări în vederea îmbunătățirii eficacității proceselor de gestionare a riscurilor, de control și de guvernanță. Printre sarcinile sale se numără evaluarea și formularea de recomandări adecvate pentru îmbunătățirea procesului de guvernanță în ceea ce privește îndeplinirea următoarelor obiective: promovarea unei etici și a unor valori corespunzătoare în cadrul organizației, asigurarea gestionării eficace a performanței organizaționale și a responsabilității și comunicarea eficace a informațiilor privind riscurile și controlul către sectoarele corespunzătoare ale organizației. Prin urmare, IAS promovează o cultură a gestionării eficiente și eficace în cadrul Comisiei și al departamentelor acesteia. Independența IAS este consacrată în Regulamentul financiar și în carta misiunii acestuia, astfel cum a fost adoptată de Comisie. IAS prezintă Comitetului de monitorizare a auditurilor (CMA) rapoarte cu privire la toate auditurile efectuate. Comitetul de monitorizare a auditurilor asistă Colegiul comisarilor, asigurându-se că activitatea IAS și a Curții de Conturi Europene (CCE) este luată în considerare în mod corespunzător de serviciile Comisiei și este urmată de măsuri corespunzătoare.

DG DEVCO a dezvoltat o serie de instrumente de gestionare a performanței care să îi permită să dirijeze performanța operațională atât la nivel central, cât și în cadrul delegațiilor UE. Cu toate acestea, sistemul de gestionare a performanței al DG DEVCO menit să planifice, să monitorizeze și să raporteze cu privire la realizarea obiectivelor sale trebuie consolidat semnificativ pentru a i se spori eficacitatea. Nu există o monitorizare sistematică a progreselor realizate în vederea îndeplinirii obiectivelor și a țintelor stabilite în planul de gestionare și majoritatea delegațiilor UE incluse în eșantion nu monitorizează realizarea obiectivelor stabilite în planurile lor de gestionare. În plus, nu există orientări centrale de monitorizare în ceea ce privește obiectivele și țintele stabilite în documentele de acțiune și rezultatele proiectelor care fac parte din același document de acțiune nu sunt consolidate pentru a furniza informații privind realizarea obiectivelor generale. În ceea ce privește raportarea, tipul de informații privind performanța DG DEVCO furnizate de diferitele rapoarte legate de planificarea și programarea strategică este limitat și nu permite să se aprecieze concret dacă obiectivele au fost sau nu îndeplinite. La nivelul programelor, nu există raportare anuală privind progresul realizat în vederea atingerii obiectivelor stabilite în documentele de programare, care consolidează rezultatele măsurate la nivel de proiecte. Auditorul intern recunoaște eforturile depuse de direcția generală pentru a continua să își completeze instrumentele de gestionare a performanței cu inițiative de raportare orientate spre rezultate.

În cadrul DG MOVE, au fost constatate deficiențe similare în cadrul de gestionare a performanței al direcției generale. Direcția generală nu are o viziune strategică de ansamblu care să descrie modul în care aceasta își organizează intervențiile și modul în care contribuțiile pe termen scurt vor conduce la rezultate și impacturi pe termen mediu și lung și vor contribui la realizarea obiectivelor sale strategice. În plus, nu există o abordare centralizată a monitorizării și a raportării cu privire la realizările în materie de politică pe termen lung, iar obiectivele specifice ale DG MOVE nu sunt suficient de specifice și de relevante. Nu era instituit niciun proces formal pentru a pregăti declarațiile referitoare la programul MIE și lipseau orientările interne necesare pentru a defini sarcinile care trebuiau executate, responsabilitățile și rolurile fiecărei unități, calendarul și fluxul de lucru, definirea indicatorilor cu sursa de informații, metodologia de calcul a indicatorilor, precum și unitatea responsabilă.

Direcțiile generale și serviciile se confruntă cu o presiune din ce în ce mai mare în ce privește resursele financiare și umane și trebuie să demonstreze, în același timp, că își pot îndeplini obiectivele și că pot asigura o utilizare optimă a fondurilor. Într-un context politic care pune un accent puternic pe performanță, este esențial ca direcțiile generale să definească, să gestioneze, să monitorizeze și să raporteze în mod adecvat cu privire la obiectivele specifice care se află sub controlul lor și care pot fi realizate prin intermediul contribuțiilor și al acțiunilor lor. Mai multe audituri IAS au fost axate pe gestionarea și măsurarea performanței și au relevat faptul că sunt încă necesare îmbunătățiri semnificative pentru a spori gradul de maturitate al mecanismelor de gestionare și de măsurare a performanței ale direcțiilor generale. Acest lucru confirmă concluzia de anul trecut, care a subliniat necesitatea de a se lua în continuare măsuri atât la nivel instituțional, cât și la nivelul direcțiilor generale pentru a îmbunătăți calitatea obiectivelor și a indicatorilor. În 2016, Curtea de Conturi Europeană a evidențiat, de asemenea, deficiențe în ceea ce privește gestionarea și măsurarea performanței în raportul său anual și în rapoartele sale speciale. De mai mulți ani, IAS formulează recomandări în acest domeniu. S-au realizat progrese importante de-a lungul anilor, de exemplu, printr-o serie de noi inițiative la nivel instituțional. Cu toate acestea, IAS continuă să identifice deficiențe semnificative și riscuri ridicate, ceea ce ilustrează faptul că, în pofida eforturilor depuse, este nevoie de timp pentru a dezvolta o cultură și o mentalitate a performanței efective și pentru a pune în aplicare gestionarea în mod eficient și eficace a performanței în cadrul întregii organizații.

În conformitate cu metodologia sa și cu bunele practici, IAS a abordat chestiunea performanței în mod indirect, și anume analizând dacă s-au pus în aplicare de către conducere sisteme de control destinate evaluării și oferirii de asigurare cu privire la performanța activităților sale (eficiență și eficacitate), precum și modul în care s-a realizat acest lucru. Prin această abordare, IAS urmărește să se asigure că, în primul rând, direcțiile generale și serviciile au instituit cadre de performanță și instrumente de măsurare a performanței, indicatori-cheie și sisteme de monitorizare corespunzătoare. Aceasta se datorează parțial faptului că un mare număr de temeiuri juridice stabilesc obiective care au un domeniu de aplicare mai larg decât ceea ce poate realiza Comisia pe cont propriu. Aceasta înseamnă că este necesar ca obiectivele SMART și criteriile de referință să fie stabilite mai întâi la nivel de Comisie, pentru a disocia, în măsura în care este posibil, contribuția specifică a Comisiei de cele ale altor actori-cheie care contribuie la punerea în aplicare și realizarea obiectivelor fondurilor UE (state membre, regiuni, țări terțe, organizații internaționale etc.).

4.1.1.2. Gestionarea riscurilor

Gestionarea riscurilor este o activitate continuă. În general, conducerea efectuează anual o evaluare a riscurilor în contextul activităților de planificare și de programare strategică. Un audit în cadrul DG NEAR privind gestionarea riscurilor a identificat deficiențe semnificative în ceea ce privește proiectarea și punerea în aplicare a acestui proces, care afectează eficacitatea sa globală. Ca răspuns la aceste concluzii, DG NEAR a pus în aplicare un plan de acțiune pentru a aborda deficiențele semnificative.

4.1.1.3. Gestionarea resurselor umane

În domeniul resurselor umane, IAS a evaluat, în cazul mai multor direcții generale și agenții executive, dacă acestea au conceput și au pus în aplicare strategii eficiente de resurse umane pentru a face față provocărilor rezultate în urma noilor priorități, a schimbărilor nivelurilor de personal și a restructurărilor. În general, auditurile au concluzionat că direcțiile generale și agențiile executive au luat măsuri adecvate pentru a gestiona provocările legate de resurse umane cu care se confruntă. Cu toate acestea, sunt posibile îmbunătățiri în cadrul DG ENV, întrucât această direcție generală nu este în prezent în măsură să monitorizeze în mod eficace și să compare volumul de lucru din cadrul direcției generale. În cadrul REA, auditul a relevat existența unor deficiențe semnificative în procesul de selecție a agenților contractuali, și anume în ceea ce privește controalele privind eligibilitatea și aplicarea criteriilor de selecție, precum și caracterul complet al dosarelor de selecție și în orientările puse la dispoziția membrilor comisiei de selecție și observatorilor.

4.1.1.4. Gestionarea tehnologiei informației

În domeniul tehnologiei informației (IT), mai multe audituri informatice au confirmat faptul că există loc pentru îmbunătățirea eficacității diverselor aspecte legate de operațiunile IT.

DG GROW trebuie să abordeze deficiențele semnificative legate de guvernanța informatică și de gestionarea portofoliilor sale pentru a se asigura că poate realiza o transformare organizațională reușită și că mediul de afaceri și cel informatic sunt pe deplin aliniate. Au fost observate deficiențe în ceea ce privește strategia informatică și în ceea ce privește realizarea unei legături între obiective și indicatorii-cheie de performanță, în gestionarea riscurilor în domeniul IT, în cadrul comunicării principalelor evoluții în domeniul IT, în evaluarea raportului costuri-beneficii în IT și în gestionarea portofoliului și a programelor informatice în general.

În cadrul DG JRC, în pofida existenței unor bune practici, IAS a identificat deficiențe semnificative în ceea ce privește securitatea IT, care au condus la concluzia că controalele instituite nu oferă suficiente garanții că riscul de securitate informatică este atenuat în mod corespunzător. Nu există suficientă supraveghere din partea conducerii în ceea ce privește securitatea informatică, JRC nu definește cerințele în materie de securitate în proiectarea sistemelor informatice, evaluările securității informatice nu sunt efectuate pentru toate sistemele și inventarul sistemelor IT în ceea ce privește securitatea este incomplet.

În cadrul DG BUDG, s-au constatat deficiențe semnificative în ceea ce privește eficacitatea măsurilor luate pentru a gestiona intervenții manuale în sistemul de contabilitate pe bază de angajamente (ABAC). IAS a constatat o utilizare extensivă a intervențiilor manuale în mediul de producție, combinată cu un număr relativ mare de utilizatori privilegiați alocați personalului intern și de consultanți externi cu acces nelimitat și drepturi de a efectua modificări în mediul de producție, precum și deficiențe în ceea ce privește controalele asupra conturilor de utilizator privilegiat și controalele preventive, care nu sunt compensate suficient prin controale de depistare adecvate.

PO este foarte dependent de IT pentru procesele sale comerciale principale și, prin urmare, a instituit o serie de controale pentru a asigura continuitatea activității în acest domeniu. Cu toate acestea, IAS a identificat deficiențe în ceea ce privește securitatea fizică a centrului de date alternative, obiective în materie de interval de timp de recuperare care nu au fost îndeplinite în cazul proceselor comerciale principale și o analiză a impactului asupra activității care oferă o imagine incompletă și rezultate înșelătoare.

Auditul proiectului de schimb electronic de informații în materie de securitate socială în DG EMPL a evidențiat o serie de riscuri asociate cu implementarea efectivă a unui proiect IT. IAS a concluzionat că respectivele controale instituite nu oferă suficiente garanții că celelalte riscuri ridicate asociate cu un proiect atât de sensibil și complex au fost pe deplin atenuate. În special, primul rezultat principal (lansare gata de producție), necesita controale urgente și mai stricte în ceea ce privește obiectivele proiectului, etapele și proprietatea sarcinilor. Este necesară o prezentare clară a sarcinilor și a proprietății pentru a se aborda deficiențele identificate la începutul perioadei de viață a sistemului. DG EMPL inițiase deja planuri de acțiune pentru a aborda unele dintre deficiențele identificate, însă IAS a subliniat caracterul urgent și necesitatea de a se asigura că aceste măsuri sunt puse în aplicare cât mai curând posibil.

4.1.1.5. Altele

Alte audituri IAS în domenii precum activitățile antifraudă pentru resursele proprii tradiționale, gestionarea și schimbul de date privind problemele climatice și de agromediu, o mai bună reglementare și audituri ex-post realizate de serviciul de audit comun au arătat că sunt necesare măsuri suplimentare pentru a crește performanța globală a acestor procese.

IAS a identificat deficiențe semnificative legate de planificarea, gestionarea și coordonarea activităților de prevenire și de detectare a fraudei în domeniul resurselor proprii tradiționale, care ar putea conduce la prevenirea și detectarea ineficace a fraudei.

Gestionarea datelor este o componentă esențială a procesului de elaborare a politicilor bazate pe elemente concrete. Unul dintre domeniile-cheie care necesită schimbul eficace de date vizează problemele climatice și de agromediu, întrucât acestea implică mai multe direcții generale și domenii de politică. IAS a concluzionat că, deși o serie de norme și proceduri privind gestionarea datelor sunt în vigoare, există deficiențe semnificative pentru a asigura un proces eficace și eficient pentru gestionarea și schimbul de date în materie de agromediu și climă. Acest lucru se datorează lipsei unui cadru la nivelul întregii Comisii pentru gestionarea și schimbul de date, precum și deficiențelor în ceea ce privește modul în care datele în materie de agromediu și climă sunt partajate și gestionate la momentul actual între direcțiile generale.

În ceea ce privește o mai bună legiferare, IAS a constatat că s-au luat măsuri importante de către Comisie pentru a pune în aplicare noua agendă privind o mai bună legiferare. Cu toate acestea, în pofida unor astfel de realizări, sunt încă necesare eforturi semnificative, în special la nivel instituțional, pentru a aduce agenda privind o mai bună legiferare la un stadiu de maturitate deplină.

Serviciul comun de audit (SCA) din cadrul Centrului comun de asistență (CSC) trebuie să depună eforturi semnificative pentru a spori gradul de maturitate al proceselor sale interne, asigurându-se astfel că va atinge obiectivele din strategia de audit ex-post pentru PC7 și că va fi pregătit pentru provocările rezultate din strategia de audit ex-post H2020. În special, SCA ar trebui să reducă durata medie de încheiere a auditurilor și să îmbunătățească procesele interne pentru planificarea, monitorizarea și raportarea auditurilor ex-post. De asemenea, acesta ar trebui să stabilească obiective SMART și să elaboreze o abordare și orientări pentru detectarea fraudei.

Au fost identificate anumite deficiențe în ceea ce privește supravegherea de către DG MOVE a securității aviatice și maritime. Acesta este un domeniu în care evenimente legate de securitate pot, în cele din urmă, să aibă drept rezultat consecințe reputaționale grave pentru instituție. IAS a concluzionat că există deficiențe semnificative în ceea ce privește sistemul actual de monitorizare al DG MOVE din cauza lipsei unei strategii cuprinzătoare de monitorizare formală care să stabilească, în primul rând, gradul de asigurare pe care ar trebui să îl obțină DG MOVE cu privire la respectarea de către statele membre a legislației UE în materie de securitate aviatică și maritimă, prin intermediul mecanismelor sale de monitorizare și, în al doilea rând, domeniul de aplicare și extinderea activităților sale de inspecție.

4.1.2.Performanța în ceea ce privește executarea creditelor operaționale bugetare și administrative

4.1.2.1. Gestiunea directă