[pic] | COMISIA COMUNITĂŢILOR EUROPENE |

Bruxelles, 5.8.2009

COM(2009) 419 final

RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU

Raport anual către autoritatea care acordă descărcarea de gestiune privind auditurile interne desfășurate în anul 2008 (Articolul 86 alineatul (4) din Regulamentul financiar) {SEC(2009) 1102}

Cuprins

1. Introducere 3

2. Mediul de lucru și planul de audit 3

2.1. Mediul de lucru 3

2.2. Evoluții ale procesului de audit intern 4

2.3. Aplicarea planului de audit al IAS 4

2.4. Acceptarea recomandărilor și opiniilor entităților auditate și ale părților interesate 7

3. Principalele constatări și recomandări 8

4. Concluzii 12

1. INTRODUCERE

Prezentul raport informează Autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la activitatea desfășurată de Serviciul de Audit Intern (IAS) al Comisiei, în conformitate cu articolul 86 alineatul (4) din Regulamentul financiar (RF). Acesta are la bază raportul IAS în conformitate cu articolul 86 alineatul (3) din RF privind principalele constatări ale misiunilor de audit și, în conformitate cu standardele profesionale, privind chestiuni legate de expunerile la riscuri semnificative și de control, precum și chestiunile legate de guvernanța corporativă.

Prezentul raport are la bază misiunile de audit și rapoartele de consultanță ale IAS realizate în anul 2008[1]. Prezentul raport se referă la activitatea de audit și de consultanță ce privește doar direcțiile generale și serviciile Comisiei, precum și agențiile executive. Raportul nu se referă la activitatea de audit a IAS pentru alte agenții sau organisme.

Reacțiile Comisiei la constatările și concluziile auditorului intern sunt incluse în raportul de sinteză privind rapoartele anuale de activitate ale directorilor generali. În acest raport de sinteză adoptat în mod simultan, Comisia adoptă o poziție privind problemele interdisciplinare ridicate de auditorul intern, de Curtea de Conturi Europeană și de Autoritatea care acordă descărcarea de gestiune, sau identificate de Comitetul de monitorizare a auditurilor și de directorul general pentru buget în raportul său general.

2. MEDIUL DE LUCRU șI PLANUL DE AUDIT

2.1. Mediul de lucru

Standardele revizuite de control intern au intrat în vigoare la începutul anului 2008. Direcțiilor generale li s-a solicitat să selecteze standardele cărora doresc să le acorde prioritate în vederea demonstrării eficienței. La solicitarea mai multor direcții generale, Direcția Generală Buget a emis orientări privind evaluarea eficienței sistemelor de control intern pentru a asista directorii generali în realizarea acestei sarcini.

Sistemul actual al Comisiei de gestionare a riscurilor, în vigoare de trei ani și două luni, a fost revizuit de către DG BUDG.

Au fost aduse amendamente (de către SG și DG BUDG) instrucțiunilor permanente privind întocmirea rapoartelor anuale de activitate, în special în ceea ce privește funcționarea și punerea efectivă în aplicare a standardelor de control intern, precum și raportarea evenimentelor în ceea ce privește reputația.

În luna martie 2008, Comisia a decis adoptarea unei serii de măsuri privind etica, inclusiv o dezbatere largă în cadrul tuturor direcțiilor generale referitoare la proiectul de declarație de principii etice profesionale și numirea unui corespondent pentru etică în fiecare direcție generală.

IAS a continuat să beneficieze de sprijinul deplin al Colegiului și al Comitetului de monitorizare a auditurilor (CMA), ceea ce i-a permis să își desfășoare activitatea în mod independent și obiectiv.

2.2. Evoluții ale procesului de audit intern

Evaluarea externă a calității IAS a fost finalizată în iulie 2008, aceasta certificând faptul că activitatea de audit a IAS din cadrul Comisiei respectă, în general, standardele și Codul de etică ale Institutului Auditorilor Interni (IAI). În urma acestei certificări, s-au întreprins acțiuni printre care se numără o definire mai detaliată a sistemului de audit, o evaluare cantitativă a sferei de acoperire a auditului, o planificare intensificată și evaluare a riscurilor în favoarea unei singure metode de audit și înființarea unui grup de utilizatori ai raportului de audit care să dezvolte un model revizuit de raportare a auditului intern.

În plus, în vederea eliberării resurselor pentru audituri suplimentare și extinderea sferei de acoperire a auditului, o nouă strategie de monitorizare se concentrează, în prezent, asupra unei abordări bazate într-o mai mare măsură pe riscuri, care vizează doar domeniile de mare risc și acordă atenție punerii în aplicare a recomandărilor clasificate ca fiind „esențiale” sau „foarte importante”.

În urma colaborării între IAS, Auditnet și DG ADMIN a fost elaborat un program complet de formare profesională pentru auditorii interni. Acest program permite tuturor auditorilor interni din cadrul Comisiei să își dezvolte aptitudinile necesare pe o perioadă de doi sau trei ani, în conformitate cu cadrul de practici profesionale ale IAI, în vederea pregătirii corespunzătoare pentru susținerea testelor de certificare organizate de IAI.

2.3. Aplicarea planului de audit al IAS

Planul strategic de audit al IAS pentru perioada 2007-2009, întocmit în strânsă colaborare cu IAC, a fost actualizat.

În ansamblu, programul de lucru pentru anul 2008 a fost aplicat în proporție de 89%, inclusiv misiunile „C1” (a căror finalizare a fost identificată în planul de audit aprobat de CMA ca fiind necesară până la sfârșitul lui 2008) în proporție de 100%: în 2008[2] au fost finalizate 93 de rapoarte (36 de rapoarte de audit, 51 de rapoarte de urmărire, 2 revizuiri, un raport de consultanță și 3 scrisori de recomandări către conducere). Rezumatele acestora, împreună cu detalii privind ratele de acceptare și, dacă este cazul, privind punerea în aplicare a recomandărilor, sunt prezentate în anexă.

Lista rapoartelor finalizate de IAS |

DG | Misiune | Data emiterii (2008, cu excepția altor cazuri) |

Sisteme administrative și alte sisteme auxiliare |

ESTAT | Urmărirea gestionării sistemului informatic local* | 26.2 |

EPSO | Facilitarea autoevaluării unei organigrame propuse | 9.4 |

ECFIN | Aplicarea unor standarde de control intern selecționate în cadrul DG ECFIN* | 11.4 |

OPOCE | Achiziții publice* | 7.5 |

OIL | Evaluarea standardelor avute în vedere pentru controlul intern | 19 .5 |

ECFIN | Urmărirea gestionării sistemului informatic local în cadrul DG ECFIN* | 27.6 |

PMO | Misiuni | 11.7 |

BUDG, LS, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Recuperări | 7.10 |

DIGIT | Infrastructură și servicii de rețele corporatiste de date | 17.10 |

SCIC | Urmărirea gestionării financiare și a achizițiilor publice | 3.12 |

ADMIN | Monitorizarea securității, gestionată de ADMIN-DS | 11.12 |

LS | Sistem IT local | 11.12 |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Etica în cadrul Comisiei | 12.12 |

DGT | Urmărirea gestionării cererii | 17.12 |

BUDG | Scrisoare de recomandări către conducere privind etica în cadrul Comisiei | 19.12 |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Scrisoare de recomandări către conducere privind achizițiile și prestările de servicii în domeniul IT pentru Comisie | 19.12 |

PMO | Urmărirea regularității gestiunii financiare și a punerii în aplicare a circuitelor financiare | 22.12 |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, LS, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | Urmărirea validării IAS a autoevaluării Structurilor de Audit Intern | Date diferite |

OLAF | Sistem de informații anti-fraudă (AFIS) | 21.1.2009 |

OIB | Urmărirea evaluării standardelor avute în vedere pentru controlul intern | 22.1.2009 |

OIB | Urmărirea gestionării contractelor de achiziții publice | 23.1.2009 |

Politici interne |

PHEA | Agenția Executivă pentru Sănătate Publică | 24.1 |

INFSO | Gestionarea sistemelor de informații privind cercetarea | 31.3 |

SANCO | Urmărirea eficacității și eficienței ciclului PSP/GBA | 1.4 |

TREN | Urmărirea eficacității și eficienței ciclului PSP/GBA | 11.4 |

EACI | Urmărirea EACI | 18.4 |

RTD | Gestionarea sistemelor de informații privind cercetarea | 22.4 |

EAC | A doua urmărire a auditului detaliat | 25.4 |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Scrisoare de recomandări către conducere, între direcțiile generale, privind guvernanța IT în cadrul CP7 | 26.5 |

COMP | Urmărirea eficacității și eficienței ciclului PSP/GBA și a sistemului de management bazat pe activități | 29.5 |

MARKT | Urmărirea procesului de gestionare a sistemului informatic local | 17.6 |

ENV | Gestionarea RCIT în cadrul DG ENV* | 10.7 |

JLS | Urmărirea gestionării tehnologiei informației | 14.7 |

JLS | Ajutoare nerambursabile în cadrul gestiunii partajate a Fondului european pentru refugiați | 4.11 |

COMP | Recuperarea amenzilor | 13.11 |

JLS | Achiziții IT | 17.11 |

INFSO | Urmărirea controalelor ex-post (2006) | 8.12 |

EACEA | Gestionarea, atribuirea și contractarea ajutoarelor nerambursabile | 11.12 |

RTD | Urmărirea controalelor ex-post (2006) și a circuitelor financiare și gestionării financiare (2007) | 11.12 |

TREN-TEN-T | Auditul Agenției Executive TREN-TEN-T | 16.12 |

SANCO | Urmărirea sistemelor IT extinse | 21.1.2009 |

SANCO | Gestionarea ajutorului nerambursabil în sectoarele siguranței alimentare, a sănătății și bunăstării animalelor și a sănătății plantelor | 30.1.2009 |

Măsuri structurale |

REGIO | Revizuirea corecțiilor financiare și a recuperărilor în domeniul fondurilor structurale | 14.11 |

EMPL | Revizuirea corecțiilor financiare și a recuperărilor în domeniul fondurilor structurale | 14.11 |

REGIO | Sistem de control intern pentru gestionarea noii perioade de programare a fondurilor structurale – etapa I | 19.11 |

EMPL | Sistem de control intern pentru gestionarea noii perioade de programare a fondurilor structurale – etapa I | 19.11 |

REGIO | Urmărirea corecțiilor financiare în ceea ce privește Fondul de Coeziune (2006) | 12.12 |

Politici externe |

AIDCO | A doua urmărire a auditului detaliat | 20.6 |

AIDCO | Procedurile de gestiune financiară ale Direcției C privind delegațiile sale descentralizate** | 30.6 |

AIDCO | Gestionarea financiară a proiectelor regionale | 18.7 |

ELARG | Urmărirea activităților de control ex-post | 18.7 |

ELARG | Evaluarea stadiului de pregătire/introducerii treptate a delegațiilor în Balcani | 17.12 |

AIDCO | Gestionarea financiară a principalelor programe din cadrul Direcției B | 22.12 |

AIDCO, ECHO | Urmărirea punerii în aplicare a ACFA | 22.1.2009 |

RELEX | Urmărirea activităților de control ex-post | 23.1.2009 |

* Misiuni comune de audit/urmărire împreună cu Structurile de Audit Intern (IAC) ale Direcției Generale în cauză.

** Audit desfășurat de IAC al DG AIDCO în cooperare cu IAS.

2.4. Acceptarea recomandărilor și opiniilor entităților auditate și ale părților interesate

În 2008, rata de acceptare a recomandărilor misiunilor de audit de către entitățile auditate a fost de 99,4%.

Audituri desfășurate de Comisie și agențiile executive |

Recomandări | Acceptate | Respinse | % | Total |

Esențiale | 0 | 0 | 0 | 0 |

Foarte importante | 150 | 2 | 46 | 152 |

Importante | 160 | 0 | 49 | 160 |

Oportune | 15 | 0 | 5 | 15 |

% | 99,4 | 0,6 |

Total | 325 | 2 | 327 |

Răspunsurile entităților auditate privind sfera de aplicare și modul de desfășurare a auditului au generat un rezultat mediu de 1,74 pe o scară de la 1 (maxim) la 4 (minim), comparativ cu 1,86 în 2007 și 1,95 în 2006. Un studiu recent în rândul părților interesate desfășurat la începutul lui 2009 arată că 90,8% dintre acestea au considerat că IAS are o strategie clară de audit, 83,1% că auditurile au fost realizate corect, obiectiv și echitabil și 61,5% că recomandările IAS sunt utile, în timp ce, în total, 86,2% au considerat că activitatea IAS contribuie la calitatea sistemelor de gestionare și control din cadrul Comisiei.

3. PRINCIPALELE CONSTATăRI șI RECOMANDăRI

Etică

Un audit al cadrului de etică a Comisiei la nivelul a două direcții generale orizontale și patru operaționale a ajuns la concluzia că acesta este suficient de solid și complet, iar direcțiile generale auditate adoptaseră recent sau se aflau în curs de adoptare a unui număr de măsuri suplimentare de creștere a conștientizării asupra sau de îmbunătățire a cadrului de etică.

Auditul a constatat necesitatea clarificării, într-o mai mare măsură, a normelor existente, inclusiv a celor privind cadourile, ospitalitatea și raportarea conflictelor de interese, însoțită de orientări furnizate de direcțiile generale centrale și monitorizarea mai atentă a procesului de punere în aplicare.

Îmbunătățirea permanentă a conștientizării de către întregul personal a obligațiilor sale, atât în prezent, cât și după angajarea în cadrul Comisiei, precum și a informării personalului cu privire la măsurile de punere în aplicare.

Gestionarea achizițiilor publice și a ajutoarelor nerambursabile

Seria de audituri privind achizițiile publice și prestările de servicii în domeniul IT a fost completată printr-un audit al unei direcții generale operaționale și o scrisoare de recomandări către conducere privind achizițiile publice și prestările de servicii în domeniul IT.

Îmbunătățirile în acest domeniu s-au concentrat asupra consolidării conducerii centrale în vederea furnizării de asistență și îndrumări, a unei coordonări mai strânse la nivelul Comisiei pentru stabilirea în mod optim a priorităților și obținerea celui mai bun raport calitate-preț și a unei implicări mai active a conducerii superioare a direcțiilor generale în dezvoltarea și monitorizarea procesului de aplicare a strategiilor de aprovizionare.

Pe lângă rapoartele privind achizițiile IT, două audituri de urmărire și trei noi audituri au vizat procesele de achiziții publice și/sau gestionare a ajutoarelor nerambursabile. Problemele constatate cu ocazia acestor audituri au inclus concentrarea asupra unui număr limitat de contractanți (ca în cazul achizițiilor IT), care ar putea fi redus printr-o strategie formală de externalizare. S-a constatat lipsa unui manual consolidat de achiziții publice, a unui sistem complex de gestionare a informației și a unei strategii integrate și cuprinzătoare de auditare a fondurilor, dar și necesitatea elaborării unor termeni de referință și specificații tehnice îmbunătățite în vederea unei monitorizări corespunzătoare și a raportării privind contractele, dar și a unui mai bun management al volumului de muncă.

Agenții executive

Pe fondul creșterii numărului de agenții executive, chestiunile aferente privind controalele și auditurile intră din ce în ce mai mult în centrul atenției.

În 2008, au fost efectuate patru audituri ale unor agenții executive privind sistemul de control intern, gestionarea, atribuirea și contractarea ajutoarelor nerambursabile, bugetul administrativ sau recuperările[3]. În ciuda faptului că rezultatele globale au fost, în general, pozitive, concluziile au fost influențate, în principal, de faptul că întârzierea începerii funcționării agențiilor a avut ca rezultat nerespectarea fie a regulamentului financiar al agențiilor executive (de exemplu, principiul celor „patru ochi”), fie al temeiului juridic (alcătuirea Comitetului director, publicarea bugetelor și respectarea standardelor internaționale de contabilitate), netransferarea activelor fixe de la direcțiile generale responsabile către agenția sa executivă sau necesitatea eficientizării și armonizării procedurilor direcției generale responsabile.

Chestiuni privind tehnologia informației

Activitatea vastă de audit referitoare la aspecte legate de IT (altele decât achiziția publică) a fost continuată prin intermediul unei scrisori de recomandări către conducere, șase rapoarte de audit și cinci rapoarte de urmărire.

Au fost finalizate cinci rapoarte de urmărire privind gestionarea sistemului informatic local. În trei cazuri, planurile corespunzătoare de acțiune au fost puse în aplicare aproape integral. Cu toate acestea, aproximativ jumătate dintre măsurile planului de acțiune au fost amânate într-un caz, iar în altul o treime dintre recomandări se aflau încă în curs de aplicare.

Două noi rapoarte vizau gestionarea sistemelor de informații privind cercetarea. Conform unuia dintre acestea, lipsa, în special, a unor procese operaționale armonizate a determinat absența unor garanții rezonabile privind procesele auditate. Riscurile comune includeau întârzieri ale proiectelor, posibila indisponibilitate a sistemelor, nefuncționarea unor diferite module informatice și probleme de securitate, cum ar fi protecția insuficientă a sistemelor informatice și lipsa controalelor pentru protecția securității logice și fizice a acestora. Aceste două audituri au condus, de asemenea, la considerente sistemice, luate în prezent în considerare de direcțiile generale relevante în vederea extinderii rolului Comitetului director al proiectului IT comun, care va supraveghea toate sistemele și proiectele IT comune și partajate din domeniul cercetării, precum și în vederea dezvoltării unei arhitecturi a sistemelor informatice care să asigure coerența proceselor operaționale și interoperabilitatea informatică.

Rețeaua corporatistă de date reprezintă unul dintre cele șapte servicii IT corporatiste identificate ca fiind esențiale pentru întreaga Comisie în contextul planurilor de continuitate a operațiunilor. Deși există garanții rezonabile privind funcționarea rețelei corporatiste de date, este nevoie de îmbunătățirea gestionării rețelei (prin consolidarea gestionării modificărilor de configurație a rețelei și furnizarea unei liste complete a serviciilor oferite utilizatorilor) și a planurilor de securitate logică ( inter alia , prin adoptarea de standarde și orientări centrale de securitate pentru asigurarea securității sistemului și a funcționării sale permanente). Auditul a identificat probleme de guvernanță la nivelul securității sistemului informatic, care au avut ca rezultat întârzieri semnificative în ceea ce privește redactarea normelor de aplicare și aplicarea efectivă a anumitor măsuri de siguranță. În vederea soluționării acestei probleme, auditul a recomandat, în special, clarificarea, într-o mai mare măsură, a rolurilor ADMIN/DS și DIGIT în ceea ce privește securitatea informatică, precum și cooperarea strânsă și structurată între ADMIN/DS și DIGIT în scopul elaborării de standarde de securitate informatică pe baza experienței acumulate până în prezent.

Recuperări și corecții financiare

O misiune de audit la nivelul a două direcții generale orizontale și patru operaționale a vizat gestionarea recuperării sumelor plătite în mod necuvenit de către conducerea centralizată[4]. Au fost formulate recomandări privind fiecare etapă a procesului de recuperare: în câteva direcții generale operaționale sunt necesare instrumente mai eficiente de monitorizare care să furnizeze informații detaliate și actualizate pentru depistarea sumelor plătite în mod necorespunzător; este necesară emiterea și urmărirea mai sistematică a previziunilor de venituri în vederea asigurării emiterii tuturor ordinelor de recuperare, împreună cu monitorizarea atentă a termenelor limită de emitere a scrisorilor de preaviz și a ordinelor de recuperare; întârzierile proceselor de recuperare ar trebui reduse prin monitorizarea mai sistematică. O problemă specifică a fost constatată într-o agenție executivă auditată în acest context: întrucât agențiile executive dețin personalitate juridică proprie și, prin urmare, propriile unități juridice, Comisia nu este responsabilă în situația în care un ordin de recuperare este emis de o agenție sau atunci când o decizie de confirmare a ordinului este contestată de contractant. În unele cazuri, există riscul recuperării incomplete a fondurilor plătite necorespunzător. În lipsa unor restricții juridice, acest risc va fi atenuat prin încheierea unui acord la nivel de servicii între agențiile executive și serviciul juridic al Comisiei, prin care se definesc condițiile în care acesta din urmă oferă asistență juridică agențiilor în procesul de recuperare.

Două evaluări s-au concentrat pe corecțiile financiare și recuperările în cazul fondurilor structurale. Direcțiile generale responsabile de fondurile structurale au depus eforturi semnificative pentru a adopta măsurile prevăzute în planul de acțiune în termenul cerut, iar IAS a recunoscut complexitatea proceselor de corecție financiară, atât la nivelul Comisiei, cât și în ceea ce privește raportarea de către statele membre. În rapoarte au fost incluse aspecte problematice referitoare la necesitatea unei abordări armonizate privind momentul în care previziunile de venituri sunt contabilizate și la procedura de raportare trimestrială a corecțiilor financiare către DG BUDG. Analizele corecțiilor financiare potențiale în curs și ale oportunității auditurilor aferente procesului de corecție financiară vor spori considerabil capacitatea de monitorizare a Comisiei.

Un audit privind recuperarea amenzilor nu a dezvăluit neajunsuri semnificative ale eficienței procesului de recuperare.

PMO (gestiune financiară și circuite financiare)

Un audit de urmărire a circuitelor și a gestiunii financiare în PMO a ajuns la concluzia că recomandările nu au fost aplicate corespunzător și efectiv. Aceasta s-a datorat, în special, dificultăților întâlnite în cursul introducerii noului sistem informatic de gestiune a carierelor, a drepturilor și salariilor (SYSPER2, IRIS și NAP). Calitatea (corectitudinea și integralitatea) a datelor cu caracter personal, interoperabilitatea sistemelor implicate și menținerea tuturor documentelor necesare referitoare la persoane într-un sistem informatic global unic trebuiau, încă, asigurate. Alte recomandări deschise privesc necesitatea eficientizării controalelor operaționale și ex-post și a gestionării dosarelor angajaților, dar și existența unui tabel actualizat de responsabilități subdelegate, a unor proceduri de documentare și fișe de control, precum și a unor fișe ale postului actualizate.

În ceea ce privește gestionarea plății cheltuielilor de delegație, auditul a recomandat îmbunătățirea sistemului de controale ex-ante în vederea reducerii numărului de erori și a accelerării formării funcționarilor care efectuează plățile, rambursările incorecte sau multiple fiind astfel evitate. Conducerea PMO a întocmit un plan de acțiune pentru abordarea tuturor acestor aspecte.

Securitate

Un audit IAS privind monitorizarea securității la nivelul Comisiei, aflată în sarcina Direcției pentru Securitate din cadrul DG ADMIN, a formulat o serie de recomandări privind, inter alia, necesitatea îmbunătățirii cadrului de reglementare și a acordurilor bilaterale, stabilirea rolurilor și responsabilităților funcționarilor locali însărcinați cu securitatea, procesul de autorizare a accesului, raportarea sistematică a situației securității Comisiei în ansamblu și a normelor de securitate privind protejarea informațiilor sensibile neclasificate. Rezultatele acestui audit vor fi incluse într-o evaluare a gestionării politicii de securitate a Comisiei.

Politici externe

Rapoartele de urmărire privind politicile externe au arătat necesitatea concentrării atenției Comisiei asupra punerii în aplicare a recomandărilor anterioare în acest domeniu[5].

Auditul de urmărire al Acordului-cadru financiar și administrativ (ACFA) a confirmat că realizările importante înregistrate au făcut posibilă închiderea a cinci din cele opt recomandări. Cu toate acestea, au existat anumite întârzieri în aplicare, în special, a recomandării neaplicate privind convenirea unor noi mijloace de obținere a garanțiilor din partea ONU.

Au fost finalizate trei noi audituri[6] privind politica externă, două dintre acestea fiind însoțite de o opinie de audit parțial nesatisfăcătoare. În cazul auditului privind gestionarea proiectelor regionale, aceasta s-a datorat observaților importante referitoare la secretariatul SADC (Comunitatea de Dezvoltare a Africii de Sud), combinate cu situația delegației CE din Botswana. Alte probleme ridicate vizau lipsa acută de personal, durata prelungită a fazei inițiale a proiectului, lipsa unor proceduri eficiente privind FED (Fondul european de dezvoltare) și SADC, integrarea limitată între componentele naționale și regionale și, în general, consolidarea mecanismelor de monitorizare a conducerii comune a organizațiilor regionale ACP. În cazul auditului privind gestiunea financiară a programului pentru America Latină, partea opiniei de audit identificată ca fiind nesatisfăcătoare – contestată de entitatea auditată – se referă la deficiențele constatate în cadrul gestiunii descentralizate a delegațiilor din America Latină: evaluarea insuficientă ex-ante privind respectarea regulamentului financiar și alte deficiențe care limitează semnificativ garanțiile așteptate din partea nivelurilor principale de control (de exemplu, monitorizare insuficientă a proiectului și a portofoliului și calitate slabă a auditurilor obligatorii de proiect).

Urmărirea

În ciuda existenței unei strategii de urmărire noi, bazate într-o mai mare măsură pe riscuri, o parte substanțială a activității de audit a vizat în continuare urmăririle. O activitate importantă a fost reprezentată de urmărirea evaluării externe a calității pentru anul 2007 a Structurilor de Audit Intern (IAC). Rezultatul a fost, în general, pozitiv, o mare parte a IAC (26 din 29) rămânând să finalizeze sau să aplice parțial nu mai mult de două recomandări.

Auditurile de urmărire rămase au identificat unsprezece cazuri (privind AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD și SANCO) în care nu fusese implementată mai mult de o recomandare. În cinci dintre aceste cazuri (privind OIB, PMO, AIDCO/ECHO și ELARG), progresele înregistrate în direcția implementării au fost vădit insuficiente, mai mult de jumătate dintre recomandări nefiind încă aplicate.

Un raport de activitate amănunțit este transmis APC de două ori pe an. Cel mai recent raport a constatat că 29% dintre recomandări (două dintre cele trei recomandări esențiale și 41 dintre cele 147 de recomandări foarte importante) aveau o întârziere de peste șase luni (comparativ cu 25% cu un an în urmă – șapte din 14 recomandări esențiale și 37 din 138 de recomandări foarte importante).

4. CONCLUZII

Pe baza misiunilor de audit și evaluărilor Comisiei, finalizate în 2008, precum și a activităților aferente, s-a ajuns la următoarele concluzii:

Concluzia 1: s-au realizat progrese, dar sunt necesare mai multe îmbunătățiri

În cursul activității sale de audit, evaluare și consultanță, IAS a remarcat și alte îmbunătățiri ale sistemelor de control intern ale Comisiei. În 2007 au fost emise șase recomandări esențiale, dar niciuna în 2008. Numărul de opinii negative sau parțial negative din noile rapoarte de audit a scăzut de la 6 în 2007 la 4 în 2008. Cu toate acestea, sunt încă necesare îmbunătățiri suplimentare:

de exemplu, pot fi încă îmbunătățite câteva aspecte privind gestiunea financiară:

- s-au înregistrat progrese semnificative în ceea ce privește integralitatea și consecvența statisticilor Comisiei referitoare la recuperare/corecții financiare. De exemplu, DG REGIO și DG EMPL, în cooperare cu DG BUDG, s-au angajat să întocmească un tabel global al corecțiilor financiare (deja efectuate sau în curs de efectuare): acesta va îmbunătăți considerabil pista de audit a controalelor multianuale din cadrul gestiunii partajate. Cu toate acestea, în sectoarele cu gestiune centralizată se observă ordine de recuperare restante. Prin urmare, este necesară simplificarea și restrângerea procedurilor de recuperare internă.

- este necesară reevaluarea oportunității aplicării unui prag de semnificație de 2% în mod uniform atât tranzacțiilor financiare standard, cât și anumitor proiecte mai complexe sau foarte sensibile. Conceptul propus de „risc tolerabil de eroare” - dacă și când va fi aprobat de Consiliu și Parlament – va fi mai adecvat și ar trebui să îmbunătățească, în viitor, nivelul realizabil al garantării rezonabile a gestiunii financiare din anumite sectoare.

- s-a atras atenția asupra necesității monitorizării solide a procedurilor de achiziții publice, în special în cazul în care părți importante ale activităților externalizate sunt atribuite unui număr limitat de ofertanți, ceea ce expune Comisia la riscuri de concentrare a pieței.

În ceea ce privește securitatea, s-au înregistrat progrese considerabile, auditurile de urmărire confirmând că dificultățile întâlnite în asigurarea dotării corespunzătoare a delegațiilor relevante ale Comisiei cu mijloacele necesare operării informațiilor clasificate ale UE au fost surmontate. Constatările auditurilor au fost utilizate și în cadrul evaluării generale a politicii de securitate a Comisiei, care a avut loc în 2008.

Standardele de etică necesită o atenție permanentă, la nivelul direcțiilor generale și la nivel central fiind lansate, pe parcursul anului, inițiative privind consolidarea cadrului de etică a Comisiei și sensibilizarea personalului. IAS nu a elaborat încă o opinie de audit referitor la Cadrul de etică a Comisiei, dar va urma un program de acțiuni până la sfârșitul anului 2010.

Aplicarea oportună a recomandărilor esențiale și foarte importante de către serviciile Comisiei constituie o provocare permanentă. Comitetul de monitorizare a auditurilor, asistat de IAS, consideră responsabile direcțiile generale în ceea ce privește aplicarea propriilor lor planuri de acțiune. Acesta transmite mesaje de rapel comisarilor cu portofoliu, care sunt în general eficiente, îmbunătățind urmărirea și facilitând reevaluarea riscurilor neclarificate.

Concluzia 2: tehnologia informației

Larga activitate de audit privind aspectele legate de tehnologia informației a arătat că, pentru punerea în aplicare cu succes a politicilor Comisiei, este importantă existența unui mediu informatic efectiv și eficient. Eforturile susținute de urmărire a recomandărilor anterioare, abordarea sistemelor integrate destinată obținerii unei imagini de ansamblu a tuturor evoluțiilor din domeniul IT în orice moment și necesitatea unor sisteme de securitate complexe care să garanteze, inter alia, continuitatea operațiunilor par a fi din ce în ce mai importante. O mai bună gestionare a proiectelor și a furnizorilor de servicii constituie, de asemenea, un factor cheie al succesului.

Concluzia 3: o cultură a auditului bine fixată

A doua evaluare externă a calității a IAS a demonstrat că serviciile respectă pe deplin standardele internaționale de practică profesională a auditului intern. IAS este un factor integrat și acceptat de schimbare pozitivă în cadrul Comisiei, acoperind, împreună cu Structurile de Audit Intern, toate riscurile identificate de planul strategic de audit pentru perioada 2007-2009.

Deși planul de audit al IAS se concentrează preponderent asupra gestiunii financiare, acesta vizează și domenii cum ar fi guvernanța (de exemplu, etica), tehnologia informației, securitatea și operațiunile (de exemplu punerea în aplicare a legislației CE). După cum s-a arătat în prezentul raport, activitatea de audit a IAS atrage atenția asupra riscurilor și sectoarelor în care este necesară îmbunătățirea controlului riscurilor: prin urmare, controlul riscurilor nefinanciare ar trebui să beneficieze în continuare de atenție din partea Comisiei.

[1] În acest raport au fost incluse, de asemenea, o serie de rapoarte redactate în 2008, dar finalizate la începutul lui 2009.

[2] În acest raport au fost incluse și o serie de rapoarte redactate în 2008, dar finalizate la începutul lui 2009.

[3] A se vedea secțiunea privind recuperările.

[4] Auditul a vizat și recuperarea împrumuturilor rambursabile condiționat (în ceea ce privește proiectele MEDIA).

[5] În cazul celei de a doua urmăriri a auditului detaliat al DG AIDCO, 6 din 22 de recomandări aveau o întârziere de peste un an față de termenul limită inițial, în timp ce în cazul urmăririi controalelor ex-post ale DG ELARG, 10 din 15 recomandări erau încă în curs de aplicare, două dintre acestea fiind transformate într-o nouă recomandare.

[6] Unul dintre acestea a fost desfășurat de IAC ale DG AIDCO în cooperare cu IAS.