RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU REFERITOR LA DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE INFORMAȚII PRIVIND VIZELE (VIS) ÎN 2011 (prezentat în temeiul articolului 6 din Decizia 2004/512/CE a Consiliului) /* COM/2012/0376 final */





RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU REFERITOR LA DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE INFORMAȚII PRIVIND VIZELE (VIS) ÎN 2011 (prezentat în temeiul articolului 6 din Decizia 2004/512/CE a Consiliului) CUPRINS RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU REFERITOR LA DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE INFORMAȚII PRIVIND VIZELE (VIS) ÎN 2011 (prezentat în temeiul articolului 6 din Decizia 2004/512/CE a Consiliului)........................................................................................................... 2 1........... Introducere..................................................................................................................... 4 2........... Cadrul juridic al VIS....................................................................................................... 4 3........... Progrese înregistrate în perioada analizată........................................................................ 4 3.1........ Dezvoltarea și testarea sistemului central........................................................................ 4 3.2........ Dezvoltarea sistemului de corespondențe biometrice (BMS).......................................... 5 3.3........ Mecanismul de comunicare VIS Mail.............................................................................. 5 3.4........ Pregătirea unităților și rețeaua.................................................................................... 5 3.5........ Transferarea sistemului central către autoritățile franceze (C.SIS)................................... 6 3.6........ Planificările naționale ale statelor membre...................................................................... 6 3.7........ Începerea operațiunilor VIS în Africa de Nord.............................................................. 7 3.8........ Începerea operațiunilor VIS în alte regiuni decât Africa de Nord.................................... 8 3.9........ Statistici.......................................................................................................................... 8 4........... Contract pentru menținerea VIS în stare de funcționare și pentru mentenanța sa evolutivă 9 5........... Campanie de informare................................................................................................... 9 6........... Gestionarea proiectului.................................................................................................. 10 6.1........ Planificare și buget....................................................................................................... 10 6.2........ Gestionarea riscului....................................................................................................... 10 7........... „Prietenii VIS”.............................................................................................................. 11 8........... Concluzie..................................................................................................................... 12 9........... Anexă: Grupuri de lucru VIS......................................................................................... 12 9.1........ Comitetul SISVIS......................................................................................................... 12 9.2........ Reuniunile administratorilor de proiecte naționale VIS.................................................. 12 9.3........ Grupul consultativ privind testele (TAG)........................................................................ 12 9.4........ Grupul de experți VIS Mail (VIS MEG)...................................................................... 13 1. Introducere În conformitate cu articolul 6 din Decizia 2004/512/CE a Consiliului din 8 iunie 2004 de instituire a Sistemului de Informații privind Vizele[1], Comisia prezintă Consiliului și Parlamentului European cel de al optulea raport referitor la progresele înregistrate în dezvoltarea Sistemului de Informații privind Vizele (VIS)[2]. Raportul se referă la activitatea desfășurată de Comisie în perioada ianuarie - decembrie 2011. 2. Cadrul juridic al VIS În temeiul articolului 48 din Regulamentul VIS[3], Comisia Europeană a adoptat, la data de 21 septembrie 2011, o decizie de punere în aplicare de stabilire a datei de la care Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) își începe operațiunile în prima regiune (2011/636/UE)[4]. Data aleasă în acest scop a fost 11 octombrie 2011 (a se vedea secțiunea 3.7). Regulamentul nr. 977/2011 al Comisiei din 3 octombrie 2011 de modificare a Codului de vize a fost adoptat, de asemenea, în perioada de raportare[5]. Niciun un alt instrument juridic referitor la VIS nu a fost adoptat în 2011. 3. Progrese înregistrate în perioada analizată 3.1. Dezvoltarea și testarea sistemului central. În perioada de raportare au fost încheiate cu succes două faze de testare: în prima au fost implicate șapte țări participante, iar în cea de a doua au fost implicate 16 țări participante (aceleași șapte, plus încă nouă)[6]. Cele două faze de testare au fost încheiate mai târziu decât se programase inițial, din cauza reefectuării unor teste care au demonstrat stabilitatea și robustețea sistemului; în ciuda întârzierii, fazele de testare s-au încadrat în perioada de raportare. În final, ambele serii de teste au fost considerate ca îndeplinind cerințele contractuale. Sistemul și-a început efectiv operațiunile la data de 11 octombrie 2011, în posturile consulare care eliberează vize ale statelor Schengen reprezentate în Africa de Nord (Algeria, Egipt, Libia, Mauritania, Maroc și Tunisia). Conform Codului frontierelor Schengen modificat[7], la douăzeci de zile după începerea operațiunilor, și anume la data de 31 octombrie 2011, statele membre au început să verifice în VIS toate vizele, examinând cel puțin numărul autocolantului de viză, la toate punctele de trecere a frontierelor Schengen. La data de 19 decembrie 2011, Liechtenstein a devenit membru al spațiului Schengen și s-a conectat cu succes la VIS. 3.2. Dezvoltarea sistemului de corespondențe biometrice (BMS) Pe toată durata perioadei de raportare, sistemul de corespondențe biometrice (BMS), care furnizează sistemului VIS servicii de identificare pe baza amprentelor digitale, a făcut obiectul testelor operaționale ale sistemului (OST) și al testelor de acceptanță provizorie a sistemului (PSAT), fără a se întâmpina probleme. BMS a devenit operațional la aceeași dată ca VIS, și anume la 11 octombrie 2011. Perioada de acceptanță finală a sistemului, cu o durată de cinci luni, a început în a doua zi. În perioada 11 octombrie 2011 - 31 decembrie 2011, BMS a stocat în total 170 138 de seturi de amprente digitale. Marea majoritate a acestor amprente digitale au fost transmise de Franța, Germania, Italia și Spania. Statele membre au continuat să utilizeze kiturile cu programe informatice furnizate de contractantul BMS pentru dispozitivele lor de prelevare a amprentelor digitale. În primele luni, unele state membre au îmbunătățit în mod considerabil calitatea amprentelor digitale prelevate. Cu toate acestea, calitatea amprentelor digitale transmise de unele statele membre trebuie îmbunătățită în continuare. Statele membre au început, de asemenea, să verifice amprentele digitale la punctele de trecere a frontierelor; această măsură are un caracter opțional pentru o perioadă de tranziție de trei ani, conform Codului frontierelor Schengen. 3.3. Mecanismul de comunicare VIS Mail În ceea ce privește VIS Mail, în perioada de raportare au fost parcurse două etape majore. Prima constă în începerea operațiunilor cu participarea posturilor consulare prezente în această regiune, care au făcut schimb de mesaje de cooperare consulară privind infrastructura de producție a VIS Mail; numărul acestor mesaje a fost limitat. A doua etapă majoră este finalizarea specificațiilor pentru faza a doua a VIS Mail. În această fază, care va începe după ce VIS va fi introdus la nivel mondial, VIS Mail va încorpora funcționalitatea Rețelei de consultare Schengen. Procedura pentru adoptarea unei decizii a Comisiei de punere în aplicare a specificațiilor a fost inițiată spre sfârșitul perioadei de raportare. La data de 9 decembrie 2011, Comitetul SISVIS în componența sa VIS a emis un aviz favorabil cu privire la propunerea de specificații. Se preconizează că decizia va fi adoptată în cursul anului 2012 (a se vedea secțiunea 9.1). 3.4. Pregătirea unităților și rețeaua România s-a conectat la rețeaua sTESTA în perioada de raportare, iar Liechtenstein a început să acceseze mediul de producție la sfârșitul lunii decembrie 2011. Principalele activități legate de rețea efectuate în perioada de raportare au fost următoarele: (a) securizarea operațiunilor „mecanismului de siguranță” opțional de la unitatea primară la unitatea de siguranță; (b) furnizarea unui server pentru protocolul de sincronizare în rețea în scopul realizării concordanței în ceea ce privește ora între unitatea centrală și unitățile statelor membre; (c) actualizarea tehnologiei rețelei, care a îmbunătățit robustețea dispozitivelor de criptare; (d) testarea releului VIS Mail; (e) punerea la dispoziția personalului C.SIS a unei infrastructuri de comunicații pentru interacțiunile lor cu statele membre; (f) furnizarea unui portal web care prezintă în detaliu starea rețelei, utilizat de personalul C.SIS pentru activitățile sale de monitorizare și, în fine, (g) monitorizarea rețelei VIS în timpul fazelor critice de testare înainte și imediat după începerea operațiunilor VIS. „Mecanismul de siguranță” permite statelor membre cu un sistem național de siguranță să asigure continuitatea operațiunilor în cazul în care sistemul național se defectează. În total, până la sfârșitul anului 2011, „exercițiul de siguranță” a fost finalizat cu succes de douăsprezece state membre. Exercițiul va continua în 2012 pentru celelalte state membre interesate să pună în aplicare această soluție. 3.5. Transferarea sistemului central către autoritățile franceze (C.SIS) În urma finalizării cu succes a tuturor fazelor de testare, sistemul central a fost transferat treptat autorităților franceze din Strasbourg (C.SIS), pe parcursul unei perioade de trei săptămâni, în septembrie 2011. Acest proces a inclus diferite activități tehnice privind VIS și BMS, cum ar fi curățarea bazei de date și repetiții ale unor diverse proceduri operaționale (de exemplu, comutare/revenire, stop/start). Pe parcursul unei perioade de tranziție, înainte ca autoritatea de gestionare (Agenția Europeană pentru gestionarea operațională a sistemelor informatice la scară largă în spațiul de libertate, securitate și justiție) să își preia responsabilitățile, începând de la data de 1 decembrie 2012, Comisia va fi responsabilă de gestionarea operațională zilnică a sistemului. În conformitate cu Regulamentul VIS, Comisia poate încredința gestionarea operațională a VIS organismelor publice naționale din două state membre diferite. S-a încheiat un contract cu autoritățile naționale din Franța pentru prestarea de servicii legate de gestionarea operațională. S-au încheiat, de asemenea, contracte cu Franța și Austria privind infrastructura unității centrale din Strasbourg și, respectiv, a unității de rezervă din St Johann im Pongau. 3.6. Planificările naționale ale statelor membre În afară de disponibilitatea VIS central, factorul-cheie pentru ca sistemul să devină operațional este înregistrarea de progrese în ceea ce privește proiectele naționale. Prin intermediul mecanismului de raportare lunară dezvoltat în cadrul grupului „Prietenii VIS” (a se vedea secțiunea 7), toate statele membre au comunicat în mod sistematic că progresele lor se încadrează în termen în privința respectării datei-țintă pentru începerea operațiunilor în prima regiune de utilizare (Africa de Nord). În ceea ce privește testarea conformității sistemelor naționale, Republica Cehă și Grecia au finalizat cu succes testele în prima parte a perioadei de raportare, încheindu-se astfel ciclul testării conformității la care au participat toate țările Schengen. Ca și în 2010, în 2011 s-au organizat misiuni în Africa de Nord pentru a obține informații de la fața locului despre nivelul de pregătire al consulatelor statelor membre, în special în ceea ce privește capacitatea lor de a colecta și de a transmite către VIS date biometrice ale solicitanților de vize. La începutul lunii octombrie 2011, reprezentanți ai Comisiei și ai statului membru care deținea președinția formațiunii Justiție și Afaceri Interne a Consiliului s-au deplasat în Tunisia (Tunis), Maroc (Casablanca și Rabat) și Libia (Tripoli) pentru a participa la reuniuni de cooperare locală Schengen și pentru a vizita instalațiile consulare locale. În total, au fost vizitate zece posturi consulare, ceea ce a permis formularea de recomandări juridice și tehnice concrete pentru personalul consular. 3.7. Începerea operațiunilor VIS în Africa de Nord Aspecte politice și juridice În cadrul reuniunii grupului „Prietenii VIS” din data de 16 martie 2011, mai multe state membre au declarat că, deși ar fi pregătite din punct de vedere tehnic să se conecteze la VIS la sfârșitul lunii iunie 2011, ar prefera să înceapă operațiunile în Africa de Nord[8] după încheierea perioadei estivale, când se eliberează cele mai multe vize, și după schimbarea personalului consular. Prin consens, s-a stabilit ca operațiunile să înceapă la data de 11 octombrie 2011. Conform articolului 48 din Regulamentul VIS, Comisia adoptă o decizie de stabilire a datei de începere a operațiunilor atunci când a) Comisia a anunțat finalizarea cu succes a unei verificări „cuprinzătoare” a VIS cu participarea statelor membre și (b) atunci când toate statele membre au notificat Comisiei că sunt pregătite să transmită date sistemului central prin intermediul interfeței lor naționale și să se conecteze la VIS în consulatele lor din prima regiune de utilizare. În ceea ce privește prima condiție prealabilă, la data de 7 iulie 2011, Comisia și experții statelor membre au apreciat că o verificare cuprinzătoare a sistemului cu participarea statelor membre a fost finalizată cu succes. O scrisoare din partea dnei comisar Malmström și rezultatele testelor au fost trimise Parlamentului European, la data de 7 octombrie 2011. În ceea ce privește a doua condiție prealabilă, statele membre au fost invitate să notifice finalizarea pregătirilor până la sfârșitul lunii iulie 2011. Prima notificare a fost primită la data de 5 iulie 2011, iar ultima la data de 2 septembrie 2011. Aceste două realizări au permis Comisiei să adopte, la 21 septembrie 2011, o decizie de punere în aplicare de stabilire a datei de la care Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) își începe operațiunile în prima regiune[9]. Aspecte operaționale La data de 11 octombrie 2011, toate statele membre s-au conectat cu succes la VIS în Africa de Nord. Suedia a fost primul stat membru care a înregistrat o operațiune la ora 06.00 GMT. În prima zi, problemele tehnice minore survenite la nivel național au fost rezolvate aproape imediat. Germania a fost prima țară care a eliberat o viză cu amprente digitale. De la data de 31 octombrie 2011, statele membre au început să verifice în VIS numărul autocolantului de viză la punctele de trecere a frontierelor externe, astfel cum se prevede în Codul frontierelor Schengen. 3.8. Începerea operațiunilor VIS în alte regiuni decât Africa de Nord Mai multe state membre au făcut uz de posibilitatea prevăzută la articolul 48 alineatul (3) din Regulamentul VIS de a anticipa introducerea VIS în alte regiuni decât prima regiune, cu condiția ca, în prealabil, să informeze Comisia cu privire la aceasta. Ungaria a notificat la data de 30 iunie 2011 că, în cadrul unui proiect-pilot cofinanțat de Fondul pentru frontierele externe, va începe să colecteze amprentele digitale ale solicitanților de viză și să utilizeze VIS la Istanbul, Ankara și Chișinău, începând de la 11 octombrie 2011. Elveția a notificat la data de 12 iulie 2011 că va începe să utilizeze VIS pe teritoriul său, fără să colecteze amprente digitale, în scopul eliberării de vize la punctele de trecere a frontierelor externe, începând de la 11 octombrie 2011. Estonia a notificat la data de 15 septembrie 2011 că va începe să utilizeze VIS și să colecteze amprentele digitale ale solicitanților în scopul eliberării de vize la punctele de trecere a frontierelor externe, începând de la 11 octombrie 2011. De asemenea, Estonia a notificat, la data de 6 octombrie 2011, intenția sa de a începe să utilizeze VIS în toate consulatele, fără să colecteze amprente digitale, începând de la 11 octombrie 2011. Belgia a notificat la data de 7 octombrie 2011 că va începe să utilizeze VIS, fără să colecteze amprente digitale, în toate consulatele, începând de la 11 octombrie 2011 (cu excepția consulatului din Conakry, unde Belgia a început să utilizeze VIS de la 1 noiembrie 2011). Două state membre au trimis Comisiei o notificare după ce au început operațiunile VIS în afara Africii de Nord. De exemplu, Germania a notificat la data de 12 octombrie 2011 că a început să utilizeze VIS și să colecteze amprente digitale în scopul eliberării de vize la frontiere de la 11 octombrie 2011. Islanda a început să utilizeze VIS în scopul eliberării de vize la frontierele sale de la 11 octombrie 2011; notificarea a fost primită la data de 17 octombrie 2011. Deși nu au survenit probleme deosebite, Comisia a solicitat ulterior tuturor statelor membre să o informeze cu mult timp înainte cu privire la intenția lor de a utiliza VIS înainte de orice dată stabilită din punct de vedere juridic. Comisia a solicitat, de asemenea, statelor membre să ia întotdeauna contact din timp cu delegațiile UE din țările în cauză și să ia toate măsurile necesare pentru a informa solicitanții de viză și autoritățile locale, în special în cazul în care intenționează să colecteze amprentele digitale ale solicitanților de viză. În fine, Polonia a notificat la data de 19 octombrie 2011 că va utiliza VIS și va colecta date biometrice la Baku, Erevan și Kuala Lumpur, în cadrul unui proiect-pilot cofinanțat de Fondul pentru frontierele externe. Proiectul-pilot a fost inițiat la 26 octombrie 2011 și se preconizează că se va încheia la 31 mai 2012. 3.9. Statistici La sfârșitul perioadei de raportare, VIS a prelucrat cu succes 299 648 de cereri de viză Schengen, dintre care 229 124 au fost acceptate și 33 451 au fost respinse. Aceste cifre se referă la utilizarea VIS în Africa de Nord, precum și în alte părți ale lumii, de către statele membre menționate în secțiunea anterioară. În ceea ce privește impactul cererilor multiple de viză depuse de aceeași persoană, până la sfârșitul perioadei de raportare au fost detectate în VIS 468 de cazuri potențiale de „visa shopping”, în care solicitanții cărora li s-a refuzat eliberarea vizei au depus o nouă cerere de viză. Într-un caz, aceeași persoană a depus cinci cereri de viză, la diferite posturi consulare. În două cazuri, același solicitant a introdus patru cereri, iar în șapte cazuri, aceeași persoană a depus trei cereri. Restul de 458 de cazuri se refereau la introducerea a două cereri de același solicitant. Într-un caz, trei posturi consulare au fost solicitate în cursul unei perioade de patru săptămâni, acestea putând să stabilească o legătură între cereri. 4. Contract pentru menținerea VIS în stare de funcționare și pentru mentenanța sa evolutivă Pentru a asigura mentenanța tehnică a VIS atunci când se află în stare de funcționare și a îmbunătăți în timp performanța sistemului, luând în considerare volumul tot mai mare de date care vor fi introduse în VIS în următorii ani, la data de 14 iulie 2011, Comisia a lansat o procedură de ofertare pentru „menținerea în stare de funcționare și mentenanța evolutivă” a VIS. Până la sfârșitul perioadei de raportare, au fost finalizate următoarele etape ale procedurii: primirea ofertelor inițiale din partea a șase candidați (2 septembrie 2011); selectarea a cinci candidați pentru etapa de evaluare tehnică și prezentarea caietelor de sarcini candidaților (jumătatea lunii octombrie 2011); depunerea ofertelor tehnice de către candidați (23 decembrie 2011). 5. Campanie de informare În cooperare cu un contractant extern și în consultare cu statele membre, Comisia a elaborat un material informativ în limbile engleză, franceză, germană, spaniolă, arabă, chineză și rusă, care va fi utilizat de statele membre și de Comisie în cadrul campaniilor de informare care vor fi organizate înainte și după începerea operațiunilor VIS. Materialul a fost distribuit statelor membre în vara anului 2011. În plus, a fost realizat un material video în care se explică noile proceduri în materie de vize care se aplică în cadrul VIS. Acest material a fost disponibil în mai multe limbi și a fost transmis portalurilor de știri europene și statelor membre. În cele din urmă, la data de 11 octombrie, site-ul internet al Direcției Generale Afaceri Interne a fost actualizat cu toate informațiile referitoare la VIS. La scurt timp după adoptarea Deciziei 2011/636/UE[10], Direcția Generală Afaceri Interne a invitat ambasadorii Algeriei, Egiptului, Marocului, Mauritaniei și Tunisiei aflați la post la Bruxelles să participe la o reuniune. Obiectivul reuniunii a fost acela de a furniza ambasadorilor respectivi informații detaliate cu privire la începerea operațiunilor VIS, pentru a le transmite autorităților din țările lor. Întrebările formulate de ambasadori s-au referit, printre altele, la domeniul de aplicare al exceptărilor de la obligația de furnizare a amprentelor digitale și la externalizare. După reuniune, s-a trimis ambasadorilor o notă de informare. În urma acestor reuniuni, delegațiile UE în regiune au luat măsuri pentru a informa la nivel local autoritățile din Africa de Nord, în consultare cu statele membre, prin intermediul cooperării locale Schengen. Șeful delegației UE în Egipt s-a întâlnit cu autoritățile locale la data de 26 septembrie 2011, fiind însoțit de ambasadorii Germaniei, Franței, Italiei și Poloniei. De asemenea, s-a organizat o reuniune cu membrii comunității de afaceri egiptene, care a avut loc la ambasada Germaniei, la data de 29 septembrie 2011, și o conferință de presă, care a avut loc la ambasada Franței, la data de 4 octombrie 2011. În ceea ce privește Libia, în perioada 27 - 29 septembrie 2011, reprezentanții Comisiei au efectuat o călătorie la Tripoli, inter alia, pentru a se întâlni cu reprezentanți ai Ministerului Afacerilor Externe al acestei țări și a-i informa cu privire la intrarea în funcțiune a VIS. În fine, în Maroc și în Algeria, delegațiile UE au trimis o notă autorităților locale. În ziua începerii operațiunilor au fost organizate două evenimente de presă. La Bruxelles a avut loc o reuniune de informare tehnică, urmată de o conferință de presă susținută de purtătorul de cuvânt al dnei comisar Malmström. La Varșovia, dna comisar Malmström a susținut o conferință de presă împreună cu ministrul de interne polonez pentru a anunța lansarea cu succes a VIS. 6. Gestionarea proiectului 6.1. Planificare și buget În 2011, creditele de angajament disponibile pentru VIS au avut o valoare totală de 31,2 milioane EUR, sumă din care s-au folosit 95,06 %. Din cauza serviciilor reduse de sprijin pentru teste și a reportării în 2012 a plăților aferente acceptanței finale a sistemului, doar 79,49 % din angajamentele de plată au fost utilizate. Linia bugetară pentru VIS este 18.0205. VIS || Credite de angajament disponibile || Credite de angajament executate || Total % || Credite de plată disponibile || Credite de plată executate || Total % C1 (credite provenite din Decizia de finanțare a VIS din 2011) || 21 200 000,00 EUR || 3 456 723,74 EUR || || 27 486 195,00 EUR || 22 037 191,85 EUR || C4 (credite provenite din contribuțiile IS, NO și CH din 2011) || 1 298 209,85 EUR || || || 1 298 209,85 EUR || 0,00 || C5 (credite provenite din contribuțiile IS, NO și CH din 2010) || 8 703 298,00 EUR || 8 703 298,00 EUR || || 4 115 456,44 EUR || 4 115 456,44 EUR || Angajament global || || 17 500 000 || || || || Total || 31 201 507,85 EUR || 29 660 022 EUR || 95,06 % || 32 899 861,29 EUR || 26 152 648,29 EUR || 79,49 % 6.2. Gestionarea riscului Metodologia de gestionare a riscului a rămas neschimbată pe durata perioadei de raportare. În fiecare lună, Comisia a identificat cele mai importante riscuri la adresa proiectului (la nivel central și național) și le-a prezentat statelor membre în cadrul reuniunilor lunare ale administratorilor de proiecte naționale VIS. În îndeplinirea acestei sarcini, Comisia a fost asistată de contractantul său pentru asigurarea calității. La fel ca în anul precedent, riscurile au fost discutate și în cadrul grupului „Prietenii VIS”. Comisia a conlucrat cu cele două state membre care au deținut președinția formațiunii Justiție și Afaceri Interne a Consiliului pentru a evalua principalele riscuri și a le clasifica în funcție de impactul lor asupra proiectului. Au fost identificate acțiuni pentru reducerea fiecărui risc. Comisia a păstrat evidențe de înaltă calitate și a monitorizat punerea în aplicare a acțiunilor. La sfârșitul anului 2011, cele mai importante riscuri identificate au fost următoarele: a) consumarea capacității sistemului mai repede decât se prevăzuse, din cauză că unele state membre l-au introdus anticipat în alte regiuni, devansând introducerea treptată planificată; b) transferarea VIS central de la C.SIS către agenția UE responsabilă de gestionarea sistemelor informatice și c) calitatea amprentelor digitale în timpul operațiunilor. Se identifică acțiuni de reducere a tuturor riscurilor, iar Comisia, statele membre și principalul contractant pentru dezvoltare colaborează îndeaproape pentru limitarea impactului acestor riscuri asupra proiectului global. 7. „Prietenii VIS” Grupul „Prietenii VIS” s-a reunit de opt ori pe durata perioadei de raportare: de patru ori în primul semestru și de patru ori în cel de al doilea. Ca și în anii precedenți, în cadrul reuniunilor informale la nivel înalt s-au purtat discuții în mod transparent, cu privire la toate aspectele referitoare la VIS. Ordinea de zi a fost stabilită de statul membru care deținea președinția formațiunii Justiție și Afaceri Interne a Consiliului, în coordonare cu Comisia și cu Secretariatul General al Consiliului. Subiectele au inclus, în general, prezentarea de către Comisie a celor mai recente informații tehnice despre situația VIS, un raport referitor la riscuri și rezultatele mecanismului de raportare privind progresele înregistrate la nivel național. S-a acordat o atenție deosebită monitorizării progreselor înregistrate la nivel național în prima regiune de utilizare, precum și pregătirii campaniei de informare. În a doua parte a perioadei de raportare, statul membru care deținea președinția formațiunii Justiție și Afaceri Interne a Consiliului a actualizat chestionarele privind progresele înregistrate la nivel național pentru ca acestea să acopere, de asemenea, pregătirile din Orientul Apropiat și din regiunea Golfului. Obiectivul chestionarului a fost acela de a evalua gradul de pregătire tehnică a statelor membre, precum și intenția lor de a începe să utilizeze VIS în aceste regiuni, după începerea operațiunilor în Africa de Nord. Colectarea acestor date a permis Poloniei să lanseze o dezbatere privind durata totală a procesului de introducere a sistemului la nivel mondial. Dezbaterea va continua în 2012. Trebuie menționat faptul că, la nivel general, calitatea răspunsurilor furnizate de statele membre s-a îmbunătățit pe durata perioadei de raportare. Cu toate acestea, în unele cazuri, au apărut neconcordanțe între informațiile privind pregătirile efectuate în Africa de Nord și notificările oficiale de finalizare a pregătirilor în această regiune care au fost transmise Comisiei. Această situație a fost cauzată de interpretările diferite ale notificărilor și, în cele din urmă, nu a generat nicio problemă. În paralel cu trimiterea de răspunsuri la chestionarele privind posturile lor consulare, statele membre au fost invitate să furnizeze periodic informații actualizate referitoare la pregătirile pe care le efectuează la punctele de trecere a frontierelor externe și la gradul lor pregătire pentru a utiliza VIS la frontiere în scopul eliberării de vize. Și în acest caz, calitatea răspunsurilor s-a îmbunătățit pe durata perioadei de raportare și a permis o monitorizare utilă a situației. Danemarca, stat care deține președinția în primul semestru al anului 2012, a decis să utilizeze în continuare acest mecanism de raportare. 8. Concluzie În anul analizat în prezentul raport, la data de 11 octombrie 2011, toate țările participante au inițiat cu succes operațiunile sistemului în Africa de Nord. VIS a funcționat fără probleme de la începerea operațiunilor sale și toate statisticile disponibile demonstrează că statele membre utilizează pe deplin sistemul. De asemenea, VIS și-a dovedit utilitatea în detectarea cererilor multiple de viză depuse de o singură persoană la două sau mai mult consulate. Comisia a informat în mod periodic Comisia LIBE a Parlamentului European cu privire la dezvoltarea și stadiul proiectului VIS și va continua să facă acest lucru în viitor. 9. Anexă: Grupuri de lucru VIS 9.1. Comitetul SISVIS În 2011, Comitetul SISVIS în componența VIS[11] s-a reunit de două ori, la 23 iunie și la 2 septembrie. În cadrul primei reuniuni, Comisia a prezentat un document neoficial privind stabilirea altor regiuni în care să fie introdus VIS, care fusese deja prezentat cu ocazia reuniunii grupului „Prietenii VIS” din data de 20 iunie 2011. În urma reacției pozitive a comitetului, Comisia va trece la adoptarea deciziei. În cadrul celei de a doua reuniuni a comitetului, Comisia și delegații au discutat proiectul specificațiilor tehnice pentru mecanismul de comunicare VIS Mail. Ulterior, proiectul de decizie de punere în aplicare a fost primit pozitiv de comitet, prin procedură scrisă. Comisia a inițiat procedurile sale interne pentru adoptarea deciziei. Se preconizează că ambele decizii vor fi adoptate în 2012. 9.2. Reuniunile administratorilor de proiecte naționale VIS În perioada de raportare, Comisia a convocat zece reuniuni ale grupurilor de experți la care participă administratorii de proiecte naționale ale statelor membre pentru a discuta stadiul proiectului VIS, aspecte tehnice de detaliu, aspecte privind planificarea, riscurile și activitățile la nivelul proiectelor naționale și la nivelul proiectului central. 9.3. Grupul consultativ privind testele (TAG) Având în vedere activitățile intense de testare, în perioada de raportare, Grupul consultativ privind testele (TAG), un grup de lucru consultativ al Comitetului SISVIS (în componența VIS), s-a reunit frecvent sau a organizat teleconferințe. TAG a asigurat un proces structurat în abordarea și soluționarea aspectelor legate de testare și a oferit consultanță Comisiei pentru încheierea campaniilor de testare VIS. Participanții au formulat recomandări privind testarea VIS pe parcursul tuturor etapelor de testare, în special cele la care statele membre au participat în mod direct. 9.4. Grupul de experți VIS Mail (VIS MEG) Grupul s-a întrunit lunar pe tot parcursul perioadei de raportare pentru a sprijini punerea în aplicare a mecanismului de comunicare VIS Mail. Pentru anul 2012, s-a convenit că grupul se va reuni o dată la două luni. Activitatea Comisiei și a statelor în legătură cu VIS Mail se desfășoară în cooperare cu contractantul de rețea și este susținută de contractantul pentru asistență și asigurarea calității. [1] JO L 213, 15.6.2004, p. 5. [2] Pentru cel de al șaptelea raport al Comisiei către Consiliu și Parlamentul European referitor la dezvoltarea Sistemului de informații privind vizele (VIS) în 2010, a se vedea COM(2011) 346 final, 14.6.2011. [3] Regulamentul (CE) nr. 767/2008 al Parlamentului European și al Consiliului din 9 iulie 2008 privind Sistemul de informații privind vizele (VIS) și schimbul de date între statele membre cu privire la vizele de scurtă ședere (Regulamentul VIS) – JO L 218, 13.8.2008, p. 60. [4] Decizia de punere în aplicare a Comisiei din 21 septembrie 2011 de stabilire a datei de la care Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) își începe activitatea în prima regiune (2011/636/UE), JO L 249, 27.9.2011, p.18. [5] JO L 258, 4.10.2011, p. 9. [6] La primul test (teste operaționale ale sistemului – OST) au participat Germania, Estonia, Italia, Ungaria, Slovenia, Suedia și Norvegia. La al doilea test (teste de acceptanță provizorie a sistemului – PSAT) au participat țările menționate mai sus, precum și Spania, Franța, Letonia, Lituania, Polonia, Portugalia, Slovacia, Finlanda și Elveția. [7] Regulamentul (CE) nr. 81/2009 al Parlamentului European și al Consiliului din 14 ianuarie 2009 de modificare a Regulamentului (CE) nr. 562/2006 în ceea ce privește utilizarea Sistemului de Informații privind Vizele (VIS) în conformitate cu Codul frontierelor Schengen, JO L 35, 4.2.2009, p. 56. [8] În conformitate cu Decizia 2010/49/CE a Comisiei din 30 noiembrie 2009 de stabilire a primelor regiuni pentru începerea activității Sistemului de informații privind vizele (VIS), JO L 23, 27.1.2010, p. 62, primele trei regiuni în care încep operațiunile VIS sunt Africa de Nord, Orientul Apropiat și regiunea Golfului. Africa de Nord cuprinde Algeria, Egipt, Libia, Mauritania, Maroc și Tunisia. [9] A se vedea nota de subsol 4. [10] A se vedea nota de subsol 4. [11] Instituit prin articolul 51 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1987/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 decembrie 2006 privind instituirea, funcționarea și utilizarea Sistemului de informații Schengen din a doua generație (SIS II), JO L 381, 28.12.2006, p. 4.