C 6/9

RAPORTUL

privind conturile anuale ale întreprinderii comune Clean Sky pentru exercițiul financiar 2011, însoțit de răspunsurile întreprinderii comune

2013/C 6/02

INTRODUCERE

INFORMAȚII ÎN SPRIJINUL DECLARAȚIEI DE ASIGURARE

DECLARAȚIA DE ASIGURARE

Responsabilitatea conducerii

Responsabilitatea auditorului

Opinia privind fiabilitatea conturilor

În opinia Curții, conturile anuale ale întreprinderii comune prezintă în mod fidel, sub toate aspectele semnificative, situația financiară a acesteia la 31 decembrie 2011, precum și rezultatele operațiunilor sale și fluxurile sale de numerar pentru exercițiul încheiat la această dată, în conformitate cu dispozițiile normelor sale financiare.

Argumentele care stau la baza exprimării unei opinii cu rezerve privind legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente conturilor

Strategia de audit ex post a întreprinderii comune a fost adoptată printr-o decizie a Consiliului de conducere la 17 decembrie 2010 și constituie un control-cheie prin care se urmărește evaluarea legalității și regularității operațiunilor subiacente (12) . Auditurile ex post care erau finalizate în septembrie 2012 acopereau 44,3 milioane de euro [18,8 % din totalitatea declarațiilor de cheltuieli primite de întreprinderea comună în 2008, 2009 și 2010 (13) ]. Indicele de eroare rezultat în urma acestor audituri ex post era de 6,16 % (14) .

Opinie cu rezerve privind legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente conturilor

În opinia Curții, cu excepția efectelor aspectelor descrise la punctul 15, operațiunile subiacente conturilor anuale ale întreprinderii comune pentru exercițiul financiar încheiat la 31 decembrie 2011 sunt, sub toate aspectele semnificative, conforme cu legile și reglementările în vigoare.

OBSERVAȚII PRIVIND GESTIUNEA BUGETARĂ șI FINANCIARĂ

Execuția bugetului

Prezentarea conturilor

OBSERVAȚII CU PRIVIRE LA CONTROALELE-CHEIE DIN CADRUL SISTEMELOR DE SUPRAVEGHERE ȘI DE CONTROL ALE ÎNTREPRINDERII COMUNE

În pofida progreselor înregistrate în 2011, întreprinderea comună nu a finalizat încă introducerea unor sisteme fiabile de control intern și de informare financiară. Este necesară, în special, continuarea activității la nivelul procedurilor de control ex ante aplicate pentru validarea declarațiilor de cheltuieli.

listele de verificare utilizate pentru controlul ex ante al declarațiilor de cheltuieli nu erau întotdeauna complete (21) ;

Curtea a examinat procedurile de control ex ante aplicate în cazul declarațiilor de cheltuieli prezentate în cadrul a trei acorduri de grant încheiate cu membri ai întreprinderii comune Clean Sky (20) . S-au constatat următoarele deficiențe:

ALTE ASPECTE

Funcția de audit intern și Serviciul de Audit Intern al Comisiei

Plata contribuțiilor membrilor

Situația acțiunilor întreprinse în urma observațiilor anterioare

(1) Regulamentul (CE) nr. 71/2008 al Consiliului din 20 decembrie 2007 privind înființarea întreprinderii comune Clean Sky (JO L 30, 4.2.2008, p. 1).

(2) În anexă sunt prezentate în mod sintetic și în scop informativ competențele și activitățile întreprinderii comune, precum și resursele de care aceasta dispune.

(3) Al șaptelea program-cadru, adoptat prin Decizia nr. 1982/2006/CE a Parlamentului European și a Consiliului (JO L 412, 30.12.2006, p. 1), reunește într-un cadru unic toate inițiativele UE din domeniul cercetării și joacă un rol crucial în îndeplinirea obiectivelor de creștere, de competitivitate și de ocupare a forței de muncă. Acest program reprezintă, de asemenea, un element-cheie al Spațiului european de cercetare.

(4) Curtea a primit conturile anuale provizorii la 1 martie 2012. Aceste conturi sunt însoțite de un raport privind gestiunea bugetară și financiară din cursul exercițiului, în care se prezintă, printre altele, rata de execuție a creditelor.

(5) Situațiile financiare cuprind bilanțul, contul rezultatului economic, tabelul fluxurilor de numerar, situația modificărilor activelor nete și anexa la situațiile financiare, în care este inclusă descrierea principalelor politici contabile, alături de o serie de alte informații cu rol explicativ.

(6) Rapoartele privind execuția bugetară cuprind contul rezultatului bugetar și anexa la acesta.

(7) JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

(8) Articolul 33 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei (JO L 357, 31.12.2002, p. 72).

(9) Articolul 38 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002.

(10) Normele referitoare la prezentarea conturilor și la ținerea contabilității de către organismele UE sunt prevăzute la titlul VII capitolele 1 și 2 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002, modificat ultima dată prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 652/2008 (JO L 181, 10.7.2008, p. 23), și sunt încorporate ca atare în normele financiare ale întreprinderii comune.

(11) Federația Internațională a Contabililor (International Federation of Accountants – IFAC) și Standardele internaționale ale instituțiilor supreme de audit (International Standards of Supreme Audit Institutions – ISSAI).

(12) La articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul privind înființarea întreprinderii comune se prevede că „întreprinderea comună Clean Sky efectuează controale la fața locului și audituri financiare pe lângă beneficiarii fondurilor publice ale întreprinderii comune Clean Sky”. În urma auditurilor ex post, se pot identifica cheltuielile neeligibile care au fost declarate de beneficiari și care fac ulterior obiectul unor proceduri de recuperare.

(13) Declarațiile din 2010 au fost plătite în 2011.

(14) Indicele de eroare este calculat utilizând o medie a supradeclarărilor identificate în diferitele declarații de cheltuieli, ponderate în funcție de cuantumul lor.

(15) Adoptat de Consiliul de conducere la 14 decembrie 2011.

(16) În medie, intervalul de timp dintre publicarea cererii de propuneri și semnarea acordurilor de grant ale întreprinderii comune a fost de 418 zile în cazul cererilor lansate în 2010 și de 291 de zile pentru prima cerere lansată în 2011.

(17) La sfârșitul exercițiului 2010, soldul de trezorerie se ridica la 53 de milioane de euro (reprezentând 41 % din creditele de plată disponibile pentru 2010).

(18) Articolul 10 alineatul (1) din normele financiare prevede următoarele: „Creditele care nu au fost utilizate la sfârșitul exercițiului financiar pentru care au fost prevăzute se anulează. Având în vedere nevoile întreprinderii comune, creditele anulate pot fi incluse în estimările de venituri și cheltuieli aferente cel mult următoarelor trei exerciții financiare, în conformitate cu articolul 27. Consiliul de conducere poate însă decide, cel târziu până la 15 februarie, reportarea acestor credite doar în următorul exercițiu financiar […]”.

(19) Întreprinderea comună lucrează la un nou instrument de gestionare a datelor referitoare la membri.

(20) Fiecare declarație de cheltuieli a unui membru al întreprinderii comune a inclus în medie 30 de declarații de cheltuieli ale asociaților.

(21) Elemente esențiale, cum ar fi semnătura verificatorului operațional și controlul exhaustivității listei de verificare operațională de către verificatorul financiar, nu erau întotdeauna documentate.

(22) În manualul de proceduri financiare al întreprinderii comune se prevede că sarcinile de verificare operațională și financiară și sarcinile ordonatorului de credite sunt separate în cadrul gestiunii cheltuielilor operaționale și că:

(23) Potrivit articolului 43 din normele financiare ale întreprinderii comune, contabilul este responsabil „de instituirea și de validarea sistemelor contabile și, dacă este cazul, de validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea sau justificarea informațiilor contabile”.

(24) Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002.

(25) Punctul 23 din Raportul Curții de Conturi privind conturile anuale ale întreprinderii comune Clean Sky pentru exercițiul financiar 2010 (JO C 368, 16.12.2011, p. 8).

(26) Avizul nr. 2/2011 al Curții de Conturi referitor la normele financiare ale întreprinderii comune Clean Sky (http://eca.europa.eu).

(27) (a) circuitele financiare în caz de dezastru; (b) procedura de back-up (salvgardare) care permite securizarea bazelor de date prin operațiuni periodice și frecvente de salvare a datelor și prin stocarea externă a acestora; (c) acordul inițial pentru utilizarea instalațiilor CE pentru accesul la sistemele financiare (ABAC, SAP) și la internet.

(28) Punctul 25 din Raportul Curții de Conturi privind conturile anuale ale întreprinderii comune Clean Sky pentru exercițiul financiar 2010.

Decizia nr. 1982/2006/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 18 decembrie 2006 privind Al șaptelea program-cadru prevede posibilitatea acordării unor contribuții din partea Uniunii pentru crearea unor parteneriate de tip public-privat pe termen lung sub forma unor inițiative tehnologice mixte, care pot fi implementate prin intermediul unor întreprinderi comune în înțelesul articolului 187 din tratat.

RĂSPUNSURILE ÎNTREPRINDERII COMUNE CLEAN SKY

Temei pentru o opinie cu rezerve asupra legalității și regularității tranzacțiilor subiacente conturilor

Punctul 15

Întreprinderea comună Clean Sky salută concluzia pozitivă a Curții privind legalitatea și regularitatea tuturor tranzacțiilor subiacente conturilor anuale pentru 2011, cu excepția tranzacțiilor referitoare la validarea declarațiilor de cheltuieli.

Validarea cheltuielilor declarate de beneficiarii întreprinderii comune conduce la plăți intermediare/finale și compensarea prefinanțării. Auditurile ex post efectuate de întreprinderea comună Clean Sky în anul 2011 au acoperit cheltuielile validate de conducerea întreprinderii comune cu privire la executarea proiectului în 2008, 2009 și 2010. În ceea ce privește plățile operaționale atrase de întreprinderea comună de la începutul programului Clean Sky până în luna decembrie 2011, numai 49,5 % (1) au avut legătură cu executarea proiectului în anii 2008, 2009 și 2010.

Eroarea detectată de auditurile ex post ale întreprinderii comune efectuate în anul 2011 se ridică la 6,16 %. Cu toate acestea, luând în considerare acțiunile corective puse în aplicare de întreprinderea comună descrise mai jos în prezenta observație, pe lângă rata erorii detectate, un alt indicator de care trebuie să se țină seama în vederea evaluării legalității și regularității declarațiilor de cheltuieli validate este rata erorii reziduale. Conform metodologiei descrise în strategia de audit ex post a întreprinderii comune Clean Sky, rata erorii reziduale indică eroarea rămasă în declarațiile de cheltuieli validate, după operarea mecanismului de recuperare. În cazul auditurilor ex post efectuate în 2011 pentru declarațiile de cheltuieli din anii anteriori, rata erorii reziduale a fost de 4,09 %, ceea ce înseamnă o sumă expusă riscului comparativ limitată în raport cu totalul plăților operaționale acumulate atrase de programul Clean Sky până la sfârșitul anului 2011 [2,02 % (2)].

Întreprinderea comună recunoaște relevanța ratelor erorii detectate și erorii reziduale aferente declarațiilor de cheltuieli supuse auditului și intenționează să îmbunătățească în continuare calitatea procesului său de validate ex ante.

Întreprinderea comună și-a pus în aplicare procesul de audit ex post în anul 2011, la aproximativ un an după ce a devenit autonomă în luna noiembrie 2009. Sfera primelor audituri a inclus procesul de validare din anul 2010, care a fost primul efectuat de întreprinderea comună. În anul 2010, întreprinderea comună se afla încă în etapa de început, iar controalele ex ante în legătură cu gestionarea granturilor nu erau încă suficient de dezvoltate pentru a se putea gestiona volumul mare al acestora.

În ceea ce privește rezultatele primului exercițiu de audit ex post efectuat, întreprinderea comună dorește să sublinieze eficacitatea acestui element al sistemului său de control intern, prin care conducerea a detectat și corectat erorile făcute în cadrul validării ex ante de către întreprinderea comună a declarațiilor de cheltuieli. Acțiunile corective finale sunt încă în curs.

Începând din 2010, întreprinderea comună și-a perfecționat în mod semnificativ procesele care guvernează validarea declarațiilor de cheltuieli, prin instituirea unor proceduri specifice, incluzând o bază de date pentru gestionarea granturilor, care prevăd un mecanism standard de aprobare a declarațiilor de cheltuieli de către directorul financiar și directorul de proiect.

După primul exercițiu de audit ex post, întreprinderea comună a stabilit măsurile de recuperare adecvate pentru corectarea plăților excedentare suportate în trecut, incluzând extrapolarea erorilor sistematice detectate în auditurile declarațiilor de cheltuieli neauditate. Trebuie reținut că 75 % din fondurile întreprinderii comune sunt acordate unor beneficiari desemnați (membri ai întreprinderii comune Clean Sky), care participă la proiectele Clean Sky până la finalul programului. Această situație facilitează măsurile de corectare care urmează să fie luate de întreprinderea comună prin recuperări cu ocazia plăților ulterioare către beneficiari.

Ca măsură preventivă, procedurile aplicate în prezent pentru validarea ex ante a declarațiilor de cheltuieli iau în considerare rezultatele auditurilor ex post din anii anteriori, în special în caz de erori sistematice. În ceea ce privește perioada 2008-2010, peste 80 % din erorile detectate aveau un caracter sistematic. Astfel, întreprinderea comună poate, de asemenea, să ofere îndrumări beneficiarilor desemnați, evitându-se astfel erorile în viitoarele declarații de cheltuieli.

O parte substanțială din erorile detectate în auditurile ex post din anul 2011 (aproximativ 50 %) au fost cauzate de utilizarea datelor contabile din anii anteriori, întrucât datele curente nu erau disponibile la momentul respectiv, la predarea situațiilor financiare. Întreprinderea comună monitorizează procesul de ajustări ulterioare în cadrul controalelor sale ex ante și se va asigura în următoarele perioade de raportare ca ajustările declarațiilor de cheltuieli din anii anteriori să fie depuse fără întârziere.

Conducerea întreprinderii comune consideră importantă asigurarea unei arhitecturi multianuală a controlului pentru gestionarea granturilor întreprinderii comune Clean Sky, care să țină seama de oportunitatea procedurilor de recuperare standard, precum și a măsurilor preventive. Din acest motiv, conducerea întreprinderii comune a creat mecanisme de control și obiective pentru durata multianuală a proiectului, măsurate de indicatori care acoperă întreaga durată a programului.

Observații referitoare la gestiunea bugetară și financiară

Punctul 18

Întreprinderea comună se bazează pe eficiența și reușita negocierilor referitoare la cererile de propuneri și a luat măsuri interne de îmbunătățire și accelerare a procesului aferent acestui aspect important al plăților către noii parteneri. Întreprinderea comună observă o îmbunătățire de ansamblu a timpului de acordare a granturilor și monitorizează îndeaproape acest aspect la nivelul conducerii (3).

Punctul 19

Întreprinderea comună recunoaște întârzierea cu care a fost luată decizia Consiliului de Conducere de aprobare a reportării creditelor de plată în planul de buget pentru 2012 (4). Graficul de execuție pentru planificarea bugetară și ciclul de raportare ale întreprinderii comune au fost revizuite, pentru a se permite aprobarea la timp și corespunzătoare de către Consiliul de conducere a reportărilor în anul 2013.

Punctul 20

Întreprinderea comună s-a confruntat cu o situație excepțională în prima jumătate a anului 2012 în ceea ce privește primirea declarațiilor de cheltuieli de la membrii săi pentru executarea proiectului în 2011. Situațiile financiare pentru acordurile de grant pentru membri din 2011, al căror termen-limită de depunere era 1 martie 2012, au fost transmise de beneficiari cu o întârziere neobișnuită de până la 3-4 luni. Întreprinderea comună a analizat motivul acestei întârzieri împreună cu coordonatorii ITD (liderii consorțiilor) și ia măsuri pentru a împiedica o evoluție similară în 2013. S-a decis luarea următoarelor măsuri:

— cu acordul Consiliului de Conducere (iunie 2012), se va stabili un program clar pentru procesul din 2013 (ianuarie-iunie 2013), indicând termenele-limită și timpul de răspuns care se așteaptă de la industrie și întreprinderea comună;

— cu ajutorul orientărilor și al formării, întreprinderea comună va contribui la îmbunătățirea completitudinii și calității declarațiilor de cheltuieli și ale Certificatelor de Situații Financiare (CSF) aferente;

— întreprinderea comună va îmbunătăți, de asemenea, monitorizarea strictă, oferind asistență proactivă membrilor în ceea ce privește întrebările acestora referitoare la eligibilitatea cheltuielilor. Acest lucru nu a fost posibil din cauza lipsei de resurse în prima jumătate a anului 2012;

— un nou instrument TI pentru gestionarea granturilor va facilita procesul de depunere și validare a declarației de cheltuieli.

Ca urmare a validării declarațiilor de cheltuieli primite în final și a aprobării acestora de către Consiliul de conducere în cursul anului 2012, contribuțiile aferente în natură vor fi transferate în activele nete ale întreprinderii comune în conturile finale pentru 2012. Prin urmare, statutul activelor nete așa cum este prezentat în conturile finale din 2011 trebuie să fie considerat drept temporar.

Observații privind principalele controalele ale sistemelor de supraveghere și control ale întreprinderii comune

Punctul 21

În primul trimestru al anului 2012 și ca urmare a recomandărilor CCE din anul anterior, întreprinderea comună a elaborat o procedură specială pentru procesele legate de validarea declarațiilor de cheltuieli, integrând responsabilii de proiect în procesul de validare a situațiilor financiare (5). Pe lângă validarea rapoartelor tehnice, responsabilii de proiect verifică informațiile disponibile cu privire la utilizarea resurselor și notifică rezultatul validării lor directorilor financiari. Au fost elaborate reguli clare care să asigure probele privind verificarea financiară și operațională, respectiv autorizarea pentru validarea declarațiilor de cheltuieli. A fost îmbunătățit formatul listei de verificare utilizate anterior, în vederea furnizării de probe privind pașii validării efectiv efectuați și a dovedirii interacțiunii dintre unitatea financiară și cea operațională.

Punctul 22

Întreprinderea comună, pe baza experiențelor proprii și a observațiilor anterioare ale Curții cu privire la prelucrarea datelor referitoare la beneficiari, a creat un instrument special pentru gestionarea datelor beneficiarilor pentru acordurile de grant pentru membri (AGM) în ultimul trimestru al anului 2011. Acest instrument a fost utilizat pentru prelucrarea declarațiilor de cheltuieli din 2011 în cel de-al doilea trimestru din 2012 și – după testarea fiabilității datelor codate și a rapoartelor aferente de către contabilul întreprinderii comune împreună cu o firmă de audit externă – rezultatele au fost utilizate pentru conturile finale din 2011.

Punctul 23

Întreprinderea comună ține seama de observațiile Curții și a luat măsuri de îmbunătățire a proceselor interne de aprobare atât în ceea ce îi privește pe actorii financiari cât și pe cei operaționali; într-adevăr, există acum, datorită instrumentului de gestionare a granturilor menționat mai sus, o abordare mai integrată a validării declarațiilor de cheltuieli și a rapoartelor tehnice anuale ale actorilor financiari și operaționali menționați, iar acest lucru este mai vizibil în cadrul procesului.

În ceea ce privește separarea funcțiilor, întreprinderea comună este în curs de elaborare a unei modificări a circuitelor financiare în vederea asigurării separării dintre verificarea financiară și autorizare în cazul absenței actorilor financiari prevăzuți de regulă.

Punctul 24

Întreprinderea comună a luat în considerare recomandările contabilului și, astfel cum s-a menționat deja, a luat măsuri semnificative de punere în aplicare a acordurilor de grant pentru membri care vor permite îmbunătățirea validării declarațiilor de cheltuieli și capacitatea de a raporta în mod cuprinzător și regulat către conducerea întreprinderii comune.

Alte aspecte

Punctul 25

În luna august 2011, Consiliul de conducere și conducerea întreprinderii comune au fost informate de persoana responsabilă de auditul intern cu privire la implicarea sa în unele procese de bază ale gestionării financiare a întreprinderii comune și posibilele consecințe asupra independenței sale. Riscul unei posibile lipse de asigurare cu privire la procesele respective va fi redus prin implicarea serviciului de audit intern, dacă este cazul.

Punctul 27

Întreprinderea comună își va modifica regulile financiare după următoarea actualizare a regulamentului financiar cadru, care este în curs (a se vedea și punctul 30).

Punctul 28

Cererea de plată a contribuțiilor pentru 2011 către Comisie (în calitate de membru al întreprinderii comune) a fost însoțită în mod corespunzător de o previziune privind fluxurile de numerar. Deși nu a fost anexat un flux de numerar, cererea către alți membri decât CE a fost însoțită de o explicație a sumei solicitate și de principiul repartiției, indicând cota fiecărui membru sau asociat. În plus, toți membrii au primit detalii financiare relevante sub forma informațiilor referitoare la conturile anuale din anul anterior și la bugetul anual aprobat pe 2011, incluse în procesul-verbal al Consiliului de conducere. Întreprinderea comună se va asigura că în viitor previziunile privind fluxurile de numerar vor fi anexate la cererile de plată și către alți membri decât Comisia.

Punctul 29

Implementarea corespunzătoare a prevederilor detaliate din anexa II, Condiții generale, la acordurile de grant ale întreprinderii comune Clean Sky pentru membri, cu privire la protecția, utilizarea și diseminarea rezultatelor cercetării este încă în curs.

O procedură specifică, prezentând pe scurt elementele rolului de supraveghere al întreprinderii comune și controalele existente, va fi elaborată în timp util.

Punctul 30

Întreprinderea comună își va modifica regulile financiare după următoarea actualizare a regulamentului financiar cadru, care este în curs. Aceasta va permite întreprinderii comune adaptarea la regulile acceptate în general și clarificarea, dacă este posibil, a aspectelor menționate de Curte.

Punctul 31

Împreună cu întreprinderile comune vecine din clădirea comună, întreprinderea comună Clean Sky a contribuit la finalizarea Planului de recuperare în caz de dezastru. Se estimează ca acesta să fie finalizat până la sfârșitul anului 2012.

(1) Plățile operaționale acumulate între anii 2008-2011 sunt în valoare de 261 358 871 EUR, iar plățile finale plus compensarea prefinanțării pentru 2008-2010 totalizează 129 295 956 EUR.

(2) = 4,09 % din (129 295 956 EUR/261 385 871 EUR)*100

(3) De la constituirea întreprinderii comune, timpul de acordare a granturilor s-a redus de la 418 zile la 268 de zile în cazul celei mai recente cereri de propuneri (Cererea 10). Aceasta indică o îmbunătățire în plus față cea evaluată de Curte.

(4) Consiliul de conducere a adoptat planul bugetului anual pentru 2011 în luna decembrie 2010, care a inclus o estimare a sumei reportate.

(5) Procedura CS nr. 2.9.1., Procedură interimară de validare a situațiilor financiare primite din partea membrilor pentru executarea acordurile de grant pentru membri 2011 și pentru ajustările primite pentru acordurile de grant pentru membri din anii anteriori.