Principalele activități, astfel cum sunt definite în programul de lucru în scopul raportării, sunt împărțite în acțiuni (a se vedea anexa I la programul de lucru 2020-2021). În plus, raportarea privind utilizarea bugetului se va realiza în conformitate cu activitățile definite (a se vedea A1-A3 de mai sus) și cu indicatorii corespunzători.

–Activitatea 2 (A2) — asistență pentru donatori și coordonarea de către Comisia Europeană a activității donatorilor în temeiul articolului 67 litera (c), inclusiv asistență pentru activitatea comunității donatorilor în domeniul de aplicare al Comunității Energiei în părțile contractante; și

În plus, adoptarea unor acte procedurale de către Consiliul ministerial privind înființarea și activitatea Grupului de coordonare al operatorilor de sisteme de distribuție pentru energie electrică din cadrul Comunității Energiei, precum și a Grupului de coordonare al Comunității Energiei pentru securitatea cibernetică și infrastructura critică vor avea ca rezultat o serie de noi sarcini, cum ar fi organizarea și pregătirea reuniunilor, sprijinul general pentru grupurile de lucru etc.

În plus, acquis-ul privind securitatea aprovizionării cu gaze naturale și codurile de rețea existente și viitoare prevăd o serie de sarcini noi pentru Secretariat și pentru CRCE.

Cheltuielile se referă în principal la misiunile părților contractante sau la asistența tehnică pentru evaluarea punerii în aplicare a obligațiilor care le revin în temeiul tratatului. Acest buget conține, de asemenea, fonduri pentru deplasări justificate legate de organizarea și participarea personalului la diferite reuniuni și conferințe, inclusiv cele ale instituțiilor Comunității Energiei, ca vorbitori etc.

–se are în vedere promovarea în continuare a angajării temporare în cadrul programelor de detașare și de stagiu. Detașarea, utilizată ca formă de consolidare a capacității administrative a părților contractante, va continua să fie utilizată în perioada 2020-2021 pentru a completa echipa Secretariatului cu expertiză tehnică specifică din partea administrațiilor naționale și a altor organizații. Stagiile vizează sprijinirea personalului și diseminarea cunoștințelor despre Comunitatea Energiei și contribuie la consolidarea capacităților. Ipotezele financiare ale bugetului propus prevăd fonduri pentru aproximativ 60 de persoane/luni pentru stagii și 24 de persoane/luni pentru detașare. Numărul personalului temporar este calculat pe baza unui angajament de un an, și anume, în total, cinci stagii de un an și două detașări de un an, prevăzute pentru 2020 (în total șapte angajați temporari).

9.3.Linie bugetară: Birou

Linia bugetară III cuprinde cheltuieli care cresc sau modifică activele Comunității Energiei și alte cheltuieli de infrastructură de birou (chirii, materiale de birou, consumabile și alte servicii) care sunt necesare pentru funcționarea secretariatului ca instituție în temeiul tratatului.

Această linie bugetară cuprinde următoarele posturi bugetare:

–Chirii: Estimarea cheltuielilor pentru închirierea spațiilor pentru birouri. Această poziție bugetară consideră că donația este primită de la țara gazdă (Austria) la bugetul general al Comunității Energiei.

–Echipamentul de birotică: Această poziție bugetară reflectă necesitatea de a menține echipamentele (în special echipamentele IT și mobilierul de birou) actualizate pentru a asigura securitatea maximă a mediului de lucru, a proceselor și a datelor prelucrate. Această linie bugetară cuprinde următoarele conturi bugetare: hardware, software, echipamente de birou și active cu valoare scăzută. Înscrierea în buget a cheltuielilor totale pentru 2020 respectă planul informatic, care estimează schimbul de hardware (echipamente IT pentru personal — laptopuri, imprimante și servere din domeniul administrării IT) și software aferent. Acesta cuprinde, de asemenea, licențe pentru funcționarea programelor informatice existente necesare pentru site-ul web al Comunității Energiei și pentru programul de contabilitate internă pentru gestionarea conturilor Comunității Energiei.

–Materiale consumabile: Această linie bugetară cuprinde următoarele conturi: materiale de birou, reparații și întreținere, precum și servicii de curățenie a birourilor, cheltuieli de funcționare și electricitate pentru sediu.

–Alte servicii: Bugetul preconizat în cadrul poziției bugetare „Alte servicii” reflectă fondurile necesare pentru transportatori și pentru transport de către terți, taxele poștale, alte cheltuieli de exploatare și costurile de comunicare (telecomunicații).

9.4.Linie bugetară: Alte costuri și servicii

Linia bugetară IV se referă la alte cheltuieli legate de activități necesare pentru funcționarea secretariatului și a altor instituții în temeiul tratatului (Consiliul ministerial, PHLG, CRCE și forumurile).

Această linie bugetară cuprinde următoarele poziții bugetare:

–Publicitate, comunicare și reprezentare: Aceasta acoperă activitatea desfășurată în domeniul relațiilor publice, legată de publicarea de către secretariat a unor publicații (și anume publicarea de noi ediții ale cadrului juridic, rapoartele de punere în aplicare etc.), publicitatea necesară pentru achizițiile publice și căutarea personalului, precum și costurile de reprezentare;

–Studii, cercetare și consultanță: Experiența a demonstrat că sprijinul tehnic prin intermediul studiilor este un instrument foarte util pentru realizarea obiectivelor Comunității Energiei. Cercetarea și consultarea se referă la domeniile de activitate prezentate în programul de lucru al Comunității Energiei (inclusiv CRCE);

–Costurile serviciilor externalizate (IT, salarii etc.): Această linie bugetară corespunde desfășurării activităților și sarcinilor administrative în domeniul informatic (externalizarea activității către un partener extern), întreținerii tehnice a site-ului Comunității Energiei (partea administrativă și partea aferentă utilizatorilor externi), contractelor de leasing pentru echipamente de birou (de exemplu, copiatoare și imprimante), precum și întreținerii soluțiilor IT existente în domeniul administrației, al contabilității și al resurselor umane (baze de date pentru contabilitate și resurse umane);

–Cheltuieli legate de audit, consultanță juridică și financiară: Această linie bugetară include fonduri pentru audituri externe, precum și servicii juridice externalizate și contracte financiare pentru salarii și contabilitate;

–Servicii financiare: Acoperă comisioanele bancare și de tranzacționare;

–Costuri legate de evenimente: Această linie bugetară acoperă cheltuielile aferente organizării tuturor evenimentelor periodice și ad-hoc, inclusiv: închirierea de spații și echipamente, catering, aranjamente tehnice;

–Rambursare: Acoperă cheltuielile de deplasare legate de participarea reprezentanților părților contractante și/sau a observatorilor la ședințele instituționale, atelierele și alte evenimente organizate de Secretariatul Comunității Energiei; execuția acestui buget respectă un set separat de norme privind rambursarea. În principiu, se aplică aceleași norme privind rambursarea costurilor de transport și de cazare de la înființarea Comunității Energiei; și

–Formare: Această poziție bugetară acoperă cheltuielile legate de formare, educație, reuniuni anuale interne ale personalului secretariatului și, în primul rând, măsuri educative oferite reprezentanților părților contractante.