[pic] | COMISIA COMUNITĂŢILOR EUROPENE |

Bruxelles, 1.8.2008

COM(2008) 500 final

COMUNICAREA COMISIEI

Rezumat al Raportului de activitate adresat Consiliului privind punerea în aplicare a Recomandării 2005/835/CE a Consiliului din 14 noiembrie 2005 privind acţiunile prioritare pentru intensificarea cooperării în domeniul arhivelor în Europa prezentat de Grupul Arhiviştilor Europeni {SEC(2008) 2364}

1. CONTEXT

În Rezoluţia din 6 mai 2003 privind arhivele din statele membre[1], Consiliul a reliefat problemele serioase cu care se confruntau arhivele în pragul extinderii Uniunii cu zece noi state membre. Consiliul a arătat că era necesară o evaluare a situaţiei arhivelor publice din UE, care să ia în considerare în mod deosebit extinderea, şi a solicitat Comisiei să prezinte un raport care să analizeze posibilităţile de coordonare şi cooperare mai intensă.

Ca răspuns la rezoluţia Consiliului, în februarie 2005 Comisia a prezentat Consiliului Raportul privind arhivele în Uniunea Europeană extinsă , redactat de un grup de experţi din statele membre[2]. Acest raport conţinea atât o analiză a situaţiei arhivelor din Uniunea Europeană, cât şi o serie de propuneri de măsuri şi orientări viitoare pentru o mai bună cooperare între arhive la nivel european.

Raportul privind arhivele a avut ca rezultat adoptarea Recomandării 2005/835/CE a Consiliului din 14 noiembrie 2005 privind acţiunile prioritare pentru intensificarea cooperării în domeniul arhivelor în Europa[3]. Recomandarea Consiliului prevede, la punctul A, necesitatea constituirii unui Grup al Arhiviştilor Europeni (GAE), format din experţi desemnaţi de statele membre şi de instituţiile Uniunii, care să asigure cooperarea şi coordonarea cu privire la aspecte generale legate de arhive şi, în special, să asigure punerea în aplicare a celor cinci măsuri prioritare prevăzute la punctul B din recomandare. La punctul C, Consiliul face apel la statele membre şi la instituţiile Uniunii deopotrivă în vederea promovării punerii în aplicare a acestor măsuri prioritare. Se arată că Uniunea Europeană va depune eforturi pentru a sprijini proiectele menite să pună în aplicare aceste măsuri în cadrul unor programe existente. La punctul D din recomandare, Consiliul solicită Grupului Arhiviştilor Europeni ca, în termen de cel mult trei ani de la data publicării recomandării, să prezinte un raport de activitate privind punerea în aplicare a măsurilor prioritare.

Raportul de activitate solicitat de Consiliu a fost adoptat de Grupul Arhiviştilor Europeni la reuniunea din 6 iunie 2008. Raportul de activitate al GAE este prezentat Consiliului în anexa la prezenta comunicare.

GAE a considerat că raportul nu ar trebui să includă numai realizările în ceea ce priveşte punerea în aplicare a recomandării Consiliului, ci şi să descrie unele din noile provocări cu care arhivele se vor confrunta în viitor. Raportul de activitate a fost structurat în consecinţă.

2. REALIZăRI

2.1. Intensificarea cooperării în domeniul arhivelor în Europa

GAE a fost creat la începutul anului 2006 şi este format din experţi din toate cele 27 de state membre ale Uniunii Europene[4], precum şi din cele cinci instituţii europene menţionate la articolul 7 alineatul (1) din Tratatul CE. După reuniunea inaugurală din aprilie 2006, GAE s-a reunit o dată pe semestru pentru a discuta progresul înregistrat în ceea ce priveşte punerea în aplicare a recomandării Consiliului şi pentru a oferi îndrumări şi orientări generale pentru activităţile întreprinse cu privire la cele cinci acţiuni prioritare.

GAE a încercat să coopereze cu alte reţele şi sectoare relevante. Pentru punerea în aplicare a unor măsuri prioritare, GAE a urmărit să coopereze cu o serie de organisme existente, cum ar fi Forumul DLM[5] şi sucursala regională europeană a Consiliului Internaţional al Arhivelor (EURBICA). De asemenea, sectorul arhivelor participă la activităţile Fundaţiei „Biblioteca Numerică Europeană” şi este reprezentat în cadrul grupului de experţi la nivel înalt pentru bibliotecile numerice şi al grupului de lucru pentru interoperabilitate în domeniul bibliotecilor numerice europene.

În ceea ce priveşte măsura prioritară referitoare la „adoptarea de măsuri care să împiedice furtul de documente de arhivă”, GAE a urmărit să coopereze cu muzee şi biblioteci şi să abordeze o problemă comună tuturor celor trei sectoare. Cooperarea intersectorială este considerată fundamentală pentru succesul acţiunilor de recuperare a bunurilor furate. În acest scop, preşedinţia franceză a UE va organiza la Roubaix, în octombrie 2008, o conferinţă comună în cadrul căreia va fi dezbătută această problemă.

În conformitate cu punctul C din recomandarea Consiliului, Comisia a încercat, ori de câte ori a fost posibil, să sprijine proiectele destinate punerii în aplicare a recomandării Consiliului. Finanţarea pentru actualizarea şi extinderea Modelului de cerinţe pentru gestionarea evidenţelor electronice (MoReq2)[6] şi pentru Baza de date juridice pentru arhivele din Europa[7] a fost solicitată şi obţinută în cadrul programului IDABC[8]. Se preconizează că propunerea din partea grupului de lucru GAE de a crea un portal de internet pentru arhive[9] va fi finanţată prin programul eContent plus [10].

2.2. Cele cinci măsuri prioritare din recomandarea Consiliului

S-au realizat progrese cu privire la toate cele cinci măsuri prioritare stabilite la punctul B din Recomandarea Consiliului din noiembrie 2005.

2.2.1. Conservare şi prevenirea catastrofelor

Recomandarea Consiliului arată necesitatea elaborării unui plan de acţiune pentru promovarea măsurilor de prevenire a daunelor provocate documentelor şi arhivelor ca urmare a catastrofelor naturale şi altor incidente distrugătoare, pentru promovarea acţiunilor la nivel comunitar de conservare şi restaurare a documentelor şi arhivelor deteriorate şi de instituire şi promovare a unor standarde şi specificaţii pentru construcţia de noi clădiri destinate arhivării de documente.

După publicarea recomandării a fost constituit un grup de lucru trinaţional pentru conservarea şi prevenirea deteriorării arhivelor, prezidat de Arhiva Federală Germană. Grupul de lucru s-a concentrat asupra celor mai urgente dintre problemele menţionate în recomandarea Consiliului, respectiv prevenirea catastrofelor. Grupul a înregistrat progrese în ceea ce priveşte cooperarea regională între Republica Cehă, Polonia şi Germania şi în special în planurile sale de a înfiinţa, în 2008, un serviciu de informare cu ajutorul internetului, destinat utilizării în caz de catastrofe. Acest serviciu ar trebui să furnizeze informaţii detaliate privind prevenirea şi gestionarea catastrofelor, precum şi informaţii cu privire la găsirea resurselor şi capacităţilor necesare.

Obiectivul constă în extinderea bazei de date pe internet la nivel european ca instrument de structurare şi creare de reţele între arhivele europene. Astfel, arhiviştii din întreaga UE se vor putea pregăti mai bine pentru toate situaţiile de catastrofă posibile.

2.2.2. Cooperare interdisciplinară europeană cu privire la documentele şi arhivele electronice

În Recomandarea Consiliului din 14 noiembrie 2005 se solicită continuarea dezvoltării cooperării interdisciplinare europene cu privire la documentele şi arhivele electronice. Recomandarea solicită în special actualizarea şi extinderea cerinţelor actuale de creare a unor sisteme de gestionare a documentelor şi arhivelor electronice, precum MoReq. De asemenea, recomandarea Consiliului solicită continuarea conferinţelor privind documentele şi arhivele electronice în cadrul Forumului DLM.

În colaborare cu Comisia, Forumul DLM a elaborat versiunea actualizată şi extinsă a Modelului de cerinţe pentru gestionarea evidenţelor electronice (MoReq2). Forumul DLM va asigura caracterul prioritar al cerinţelor MoReq2 şi va promova testele de conformitate pentru programele de calculator conforme cu MoReq2.

În conformitate cu recomandarea Consiliului, Forumul DLM va organiza în continuare conferinţe de anvergură cu privire la documentele şi arhivele electronice. A cincea conferinţă a Forumului DLM va avea loc la Toulouse (Franţa) între 10 şi 12 decembrie 2008 şi se va axa pe realizările şi noile direcţii în ce priveşte gestionarea informaţiilor şi evidenţelor în Europa.

2.2.3. Înfiinţarea şi întreţinerea unui portal de internet pentru documente şi arhive în Europa

Propunerea de a înfiinţa un portal de internet pentru arhive în Europa urmăreşte facilitarea accesării şi utilizării online în scop profesional, personal şi/sau de studiu a diverselor materiale de arhivă europene păstrate de instituţiile de patrimoniu cultural particulare sau de stat. Pentru prima dată va fi posibil să se acceseze în Europa informaţii de arhivă indiferent de graniţele naţionale, instituţionale sau sectoriale. Acest aspect va aduce o contribuţie importantă la atingerea idealului de a avea un punct de acces multilingv comun la patrimoniul numeric distribuit, atât cultural, cât şi ştiinţific, al Europei.

Proiectul nu va stabili sau identifica noi standarde, ci va pune în aplicare un cadru comun în întreaga Europă, care va include standardele de arhivare globale existente. De asemenea, proiectul va sprijini şi va încuraja acceptarea standardelor transnaţionale care să garanteze interoperabilitatea cu diferite portaluri de arhivare create la nivel naţional şi instituţional.

Grupul de proiect, condus de Subdirecţia Generală a Arhivelor de Stat spaniole, a realizat o reţea puternică de instituţii de arhivare şi întreţine contacte intense cu alte instituţii de patrimoniu cultural (biblioteci, muzee). Portalul arhivelor va fi legat de EUROPEANA şi se aşteaptă semnarea unui contract cu Comisia în vederea finanţării proiectului prin programul eContent plus.

2.2.4. Promovarea de bune practici cu privire la legislaţia naţională şi europeană privind arhivele

Recomandarea Consiliului din 14 noiembrie 2005 solicită promovarea bunelor practici cu privire la legislaţia naţională şi europeană referitoare la gestionarea şi accesarea documentelor şi arhivelor. Pentru atingerea acestui obiectiv, recomandarea propune înfiinţarea unei baze de date care să creeze o legătură între datele privind legislaţia referitoare la arhive şi alte acte legislative conexe la nivel naţional şi comunitar şi facilitarea consultării acestora. Baza de date va oferi o prezentare generală a legislaţiei existente şi va permite identificarea şi difuzarea bunelor practici.

Direcţia Arhivelor din Franţa, în colaborare cu sucursala regională europeană a Consiliului Internaţional al Arhivelor (EURBICA), conduce un grup de lucru pentru elaborarea unei baze de date juridice pentru arhivele din Europa. Această bază de date conţine acte legislative referitoare la arhive şi alte acte conexe, precum şi informaţii interpretative şi contextuale ale UE şi ale statelor membre ale UE. Elaborarea acestei baze de date juridice este sprijinită de Comisia Europeană şi finanţată prin programul IDABC al Uniunii Europene.

Baza de date juridice a fost prezentată Comisiei în iunie. Conţinutul va fi furnizat de către statele membre şi instituţiile europene în prima jumătate a anului 2008. Baza de date va fi întreţinută de statele membre şi va fi găzduită de Consiliul Internaţional al Arhivelor (CIA).

2.2.5. Măsuri de prevenire a furtului de documente de arhivă

Un grup de lucru pentru măsurile de prevenire a furtului din arhive, condus de Riksarkivet din Suedia, s-a axat asupra celor două aspecte pe care le-a considerat cele mai importante: în primul rând, ce măsuri ar putea fi luate împotriva furtului din arhive şi a comerţului ulterior cu artefacte culturale, iar în al doilea rând necesitatea realizării unui studiu care să arate amploarea problemelor legate de furturi în rândul instituţiilor de arhivare din statele membre.

Grupul de lucru şi-a îndeplinit misiunea. În iunie 2007 grupul a prezentat GAE un raport privind furtul din arhive, pe baza unui studiu realizat în aproape 200 de arhive din întreaga Europă. Acest studiu oferă informaţii privind natura şi amploarea furtului din arhive. Pe baza acestui raport grupul de lucru a încercat să acorde consiliere şi să ofere unele recomandări. Grupul a elaborat o serie de „Principii şi orientări practice” pentru prevenirea furturilor din arhive, care vor servi drept instrument comun pentru instituţiile de arhivare. „Principiile şi orientările practice” au fost prezentate Grupului Arhiviştilor Europeni în iunie 2008.

În plus, grupul de lucru a redactat un proiect de declaraţie privind prevenirea furtului de documente din arhive şi combaterea comerţului ilegal cu acestea de către şefii arhivelor naţionale din cele 27 de state membre. Această declaraţie va fi prezentată în cadrul unui seminar pe tema furtului din arhive care va fi organizat la Roubaix în timpul preşedinţiei franceze a UE, în noiembrie 2008.

3. PROVOCăRI VIITOARE

Grupul Arhiviştilor Europeni propune ca serviciile de arhive să reflecteze asupra rolului lor într-un mediu cu o evoluţie rapidă şi să examineze modalităţile în care pot servi mai bine societatea în general şi administraţia publică în particular. Grupul identifică cinci provocări cu care se vor confrunta arhivele în viitor.

3.1.1. Directiva Europeană privind reutilizarea informaţiilor din sectorul public

GAE îşi propune să analizeze mai îndeaproape modalităţile în care poate să exploateze mai bine şi să difuzeze pe scară mai largă conţinutul arhivelor. În special, grupul ia notă de faptul că Directiva 2003/98/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 17 noiembrie 2003 privind reutilizarea informaţiilor din sectorul public[11] oferă posibilităţi de reutilizare a conţinutului bogat al arhivelor din Europa. Grupul recomandă ca instituţiile arhivelor naţionale din statele membre să ia în considerare avantajele şi dezavantajele extinderii dispoziţiilor din respectiva directivă la arhive şi să examineze diferite modele pentru exploatarea conţinutului arhivelor şi punerea acestuia la dispoziţia cetăţenilor europeni şi din toată lumea pe o scară mai largă.

3.1.2. Relaţia dintre accesul la faţa locului şi accesul online la arhive

GAE consideră că raportul dintre accesul la arhive online şi cel la faţa locului este în plină schimbare. Raportul de activitate precizează că din acest punct de vedere ar fi de folos o studiere mai largă a practicilor şi experienţei din ţările UE şi că, dincolo de schimbul de informaţii, ar fi util să se elaboreze o serie de orientări cu privire la bunele practici. Prin urmare, raportul recomandă ca GAE să realizeze un studiu suplimentar pe această temă şi în special să analizeze implicaţiile pe care le are o modificare a echilibrului dintre accesul la faţa locului şi accesul online la arhive pentru instituţiile arhivelor din Europa. Raportul propune un schimb de informaţii cu privire la metodele actuale de numerizare a materialelor de arhivă şi propune ca GAE să încurajeze arhivele din UE să elaboreze strategii corespunzătoare pentru viitor.

3.1.3. Păstrarea de evidenţe numerice: consecinţele pentru administraţie şi societate şi modificarea rolului arhivelor

Utilizarea sporită a noilor tehnologii a afectat în mod crucial administraţiile publice şi modul în care acestea gestionează informaţii, precum şi modul în care sunt create, stocate şi accesate documentele. În plus, în ultimele decenii, punerea în aplicare a TIC în administraţie a mers mână în mână cu dezvoltarea şi aplicarea eficienţei şi calităţii serviciului şi cu acordarea unei atenţii sporite transparenţei şi responsabilităţii guvernului. Buna guvernare şi guvernarea electronică reprezintă concepte centrale în administraţia publică a secolului XXI. Fără îndoială, guvernarea electronică şi păstrarea de evidenţe numerice vor aduce schimbări profunde în cazul multora din principiile şi practicile tradiţionale ale serviciilor de arhivă.

Numerizarea societăţii nu va afecta numai conceptele şi practicile de arhivare tradiţionale, ci va determina şi schimbarea raporturilor dintre instituţiile arhivelor şi creatorii de evidenţe şi, în ultimă instanţă, a rolului pe care îl îndeplinesc instituţiile arhivelor şi arhiviştii în administraţia publică şi în societate. O analiză a evoluţiei din statele membre ale UE, în contextul diferenţelor dintre tradiţiile lor legislative şi administrative, ar putea oferi informaţii preţioase privind valoarea diferitelor standarde şi practici.

Concluzia formulată de GAE este că schimbul de informaţii cu privire la situaţia actuală în statele membre ale UE ar avea un efect pozitiv asupra modului în care sunt gestionate aceste aspecte în diferite ţări. Arhivele naţionale examinează în mod activ rolul lor actual şi viitor în contextul guvernării electronice. GAE propune stimularea şi promovarea dezbaterilor pe această temă, în vederea exploatării pe deplin a potenţialei valori a arhivelor pentru societate în general şi pentru administraţia publică în particular şi va prezenta un raport mai detaliat asupra acestui aspect în 2010.

3.1.4. Crearea unei reţele de expertiză europene

Raportul de activitate consideră că cooperarea dintre specialiştii din domeniul arhivelor din statele membre ale UE ar trebui considerată drept unul din principalele instrumente de promovare a cooperării dintre arhive. Raportul propune constituirea unei reţele de expertiză europene care să ofere instituţiilor şi specialiştilor din domeniul arhivelor din Europa:

- în primul rând, sprijin pentru derularea – la fiecare nivel – a diferitelor proiecte elaborate în cadrul priorităţilor actuale sau care urmează să fie definite;

- în al doilea rând, sprijin şi informaţii cu privire la alte domenii de competenţă menţionate în raport.

Pentru realizarea acestor obiective, GAE propune cooperarea atât cu instituţiile arhivelor din statele membre participante la diferite proiecte, cât şi cu asociaţiile profesioniste de arhivişti. În lipsa unei asociaţii a arhiviştilor europeni, aceasta ar putea fi reprezentată de sucursala regională europeană a Consiliului Internaţional al Arhivelor (EURBICA), la care sunt afiliate multe dintre aceste asociaţii.

3.1.5. Plan referitor la un centru de excelenţă pentru arhiviştii europeni

În ultimii ani, o serie de schimbări din mediul social şi profesional au evidenţiat necesitatea pregătirii unei categorii de administratori profesionişti la nivel înalt în domeniul gestionării de documente şi arhive, care ar putea aspira la o carieră de succes şi ar ocupa posturi strategice. Obiectivul constă în crearea unei noi generaţii de administratori de arhive în Uniunea Europeană, care să fie nu doar deţinători de cunoştinţe temeinice privind principalele aspecte şi provocări cu care se confruntă această profesie, ci şi în măsură să elaboreze strategii de management şi capabili să comunice la cel mai înalt nivel. Această propunere s-ar putea materializa printr-un centru european de excelenţă care să reunească arhiviştii viitorului şi astfel să conducă la dezvoltarea în continuare a expertizei europene.

„Centrul de excelenţă” european va permite formarea unui număr de specialişti în măsură să se dezvolte atât în context naţional, cât şi internaţional. De asemenea, centrul va crea o reţea specifică de schimburi şi dezbateri pe baza unei abordări care va cuprinde nu numai caracteristicile şi expertiza naţională, ci şi contextul pur european, stimulând astfel cooperarea europeană la nivel înalt în acest domeniu.

„Centrul de excelenţă” ar fi organizat într-o manieră descentralizată, astfel încât structurile sale să fie mai simple şi să nu depindă în mod permanent de nicio altă organizaţie sau instituţie. Toate statele membre ale UE ar trebui să fie implicate în activitatea acestui centru.

4. CONCLUZIE

După adoptarea recomandării Consiliului la sfârşitul anului 2005, cooperarea dintre arhivele statelor membre a progresat. La fel ca în trecut, acesta este un proces evolutiv, la baza căruia stau interese şi ambiţii comune şi recunoaşterea cooperării ca proces care ar trebui şi poate să fie reciproc avantajos. În consecinţă, cooperarea între arhivele din Europa s-a bucurat de un succes surprinzător în ultimele două decenii. Pentru a duce mai departe acest succes, GAE face o serie de recomandări în vederea continuării colaborării în anii următori:

- GAE va continua să monitorizeze şi să ofere orientări pentru punerea în aplicare a acţiunilor prioritare prevăzute în Recomandarea Consiliului din 14 noiembrie 2005, precum şi a noilor măsuri rezultate în urma acestor acţiuni şi care pot să rezulte în urma raportului de activitate. GAE îşi va coordona îndeaproape activitatea cu Consiliul European al Arhiviştilor Naţionali;

- GAE va coopera din ce în ce mai mult cu alte sectoare şi reţele din domeniu în vederea realizării unor avantaje reciproce cât mai mari şi a unor economii importante în procesul de gestionare, stocare, conservare şi accesare eficace a informaţiilor din sectorul public, precum şi pentru a-i asigura cetăţeanului european un acces mai eficient şi mai simplu de realizat la conţinutul şi instituţiile de arhivare;

- Comisia Europeană va sprijini în continuare activitatea Grupului Arhiviştilor Europeni.

[1] JO C 113, 13.5.2003, p. 2.

[2] COM(2005) 52 final.

[3] JO L 312, 29.11.2005, p. 55

[4] Bulgaria şi România au participat ca observatori în 2006, iar după aderarea la UE, la începutul anului 2007, sunt membre cu drepturi depline ale GAE.

[5] DLM = document lifecycle management (gestionarea ciclului de viaţă al documentelor). Forumul DLM este o organizaţie a factorilor interesaţi care reuneşte multe din arhivele naţionale din UE27 şi alte organizaţii de stat şi private interesate de gestionarea evidenţelor electronice şi a arhivelor.

[6] A se vedea punctul 2.2.2 de mai jos.

[7] A se vedea punctul 2.2.4 de mai jos.

[8] Decizia 2004/387/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 21 aprilie 2004 privind furnizarea interoperabilă de servicii de guvernare electronică paneuropene către administraţiile publice, întreprinderi şi cetăţeni (IDABC); a se vedea: JO L 181, 18.5.2004, p. 25.

[9] A se vedea secţiunea 2.2.3 de mai jos.

[10] Decizia nr. 456/2005/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 9 martie 2005 de stabilire a unui program comunitar multianual pentru a face conţinutul numeric european mai accesibil, mai uşor de utilizat şi de exploatat, JO L 79, 24.3.2005, p. 1.

[11] JO L 345, 31.12.2003, p. 90–96