RO Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C 343/1

Orientările

din 5 noiembrie 2013

privind bunele practici de distribuție pentru medicamentele de uz uman

(Text cu relevanță pentru SEE)

2013/C 343/01

INTRODUCERE

Aceste orientări au la bază articolul 84 și articolul 85 litera (b) alineatul (3) din Directiva 2001/83/CE (1).

Comisia a publicat orientări ale UE privind bunele practici de distribuție (BPD) în 1994 (2). În martie 2013 (3) au fost publicate orientări revizuite pentru a lua în considerare progresele recente înregistrate în ceea ce privește practicile de stocare și distribuție corespunzătoare a medicamentelor în Uniunea Europeană, precum și noile cerințe introduse prin Directiva 2011/62/UE (4).

Această versiune corectează erorile de fapt identificate în subcapitolele 5.5 și 6.3 din orientările revizuite. Versiunea oferă, de asemenea, mai multe explicații privind argumentele în favoarea revizuirii, precum și o dată a intrării în vigoare.

Aceasta înlocuiește orientările privind BPD publicate în martie 2013.

Distribuția angro a medicamentelor este o activitate importantă în managementul integrat al lanțului de aprovizionare. Rețeaua de distribuție a medicamentelor este, în prezent, tot mai complexă și implică mulți participanți. Orientările de față prezintă instrumente adecvate pentru a sprijini distribuitorii angro în desfășurarea activității lor și pentru a preveni pătrunderea medicamentelor falsificate în lanțul legal de aprovizionare. Prin respectarea acestor orientări se va asigura controlul lanțului de distribuție și, prin urmare, calitatea și integritatea medicamentelor.

Conform articolului 1 punctul 17 din Directiva 2001/83/CE, distribuția angro a medicamentelor înseamnă „toate activitățile de procurare, deținere, furnizare sau export de medicamente, cu excepția activității de eliberare a acestora către populație. Aceste activități se efectuează de către producători sau depozitarii acestora, importatori, alți distribuitori angro sau de către farmaciști și persoanele autorizate sau care au dreptul să elibereze medicamente către populația din statele membre în cauză”.

Orice persoană care acționează în calitate de distribuitor angro trebuie să dețină o autorizație de distribuție angro. Articolul 80 litera (g) din Directiva 2001/83/CE prevede că distribuitorii trebuie să respecte principiile și orientările privind BPD.

Deținerea unei autorizații de fabricație include autorizarea de a distribui medicamentele care fac obiectul autorizației respective. Producătorii care desfășoară orice tip de activități de distribuție a propriilor produse trebuie, prin urmare, să respecte BPD.

Definiția distribuției angro nu depinde de faptul că distribuitorul respectiv este stabilit sau operează în anumite zone vamale, cum ar fi zonele libere sau antrepozitele libere. Toate obligațiile legate de activitățile de distribuție angro (precum exportul, deținerea sau furnizarea) se aplică, de asemenea, acestor distribuitori. Celelalte părți implicate în distribuția de medicamente trebuie, în egală măsură, să respecte secțiunile relevante din prezentele orientări.

Alte părți, precum intermediarii, pot juca, de asemenea, un rol în circuitul de distribuție al medicamentelor. Conform articolului 85b din Directiva 2001/83/CE, persoanele care intermediază medicamente trebuie să se respecte anumite dispoziții aplicabile distribuitorilor angro, precum și dispoziții specifice privind intermedierea.

CAPITOLUL 1 – MANAGEMENTUL CALITĂȚII

1.1. Principiu

Distribuitorii angro trebuie să dețină un sistem al calității care stabilește responsabilitățile, procedurile și principiile de management al riscului pentru activitățile pe care le desfășoară (5). Toate activitățile de distribuție trebuie să fie definite în mod clar și analizate în mod sistematic. Toate etapele critice ale proceselor de distribuție și toate modificările semnificative trebuie justificate și, dacă este cazul, validate. Sistemul de calitate este responsabilitatea conducerii organizației, presupunând implicarea în prim plan și participarea activă a acesteia, și trebuie susținut prin angajamentul personalului.

1.2. Sistemul de calitate

Sistemul de management al calității trebuie să cuprindă structura organizațională, procedurile, procesele și resursele, precum și activitățile necesare pentru a garanta că produsul livrat își păstrează calitatea și integritatea și rămâne în interiorul lanțului de aprovizionare legal în timpul depozitării și/sau al transportului.

Sistemul de calitate trebuie să fie pe deplin documentat, iar eficacitatea lui trebuie monitorizată. Toate activitățile legate de sistemul de calitate trebuie definite și documentate. Este necesară elaborarea unui manual al calității sau a unei documentații echivalente.

Conducerea trebuie să desemneze o persoană competentă care să fie investită cu autoritate și responsabilități clar definite pentru a asigura implementarea și menținerea unui sistem de calitate.

Conducerea distribuitorului trebuie să se asigure că sunt alocate resurse corespunzătoare pentru toate componentele sistemului de calitate, și anume personal competent și spații, echipamente și mijloace adecvate.

Atunci când se elaborează sau se modifică sistemul de calitate, trebuie să se țină seama de amploarea, structura și complexitatea activităților distribuitorului.

Trebuie instituit un sistem de control al schimbărilor. El trebuie să includă principii de management al riscului legat de calitate și să fie proporțional și eficace.

Sistemul de calitate trebuie să garanteze că:

(i) medicamentele sunt procurate, deținute, furnizate sau exportate cu respectarea cerințelor BPD;

(ii) responsabilitățile conducerii sunt specificate în mod clar;

(iii) produsele sunt livrate destinatarilor corespunzători într-un termen satisfăcător;

(iv) înregistrările sunt făcute în timp real;

(v) abaterile de la procedurile stabilite sunt documentate și investigate;

(vi) se întreprind acțiuni corective și preventive corespunzătoare (cunoscute sub denumirea de CAPA) pentru a corecta și preveni abaterile în conformitate cu principiile managementului riscului legat de calitate.

1.3. Managementul activităților externalizate

Sistemul de calitate trebuie extins la controlul și analiza tuturor activităților externalizate legate de procurarea, deținerea, furnizarea sau exportul de medicamente. Aceste procese trebuie să cuprindă managementul riscului legat de calitate, incluzând următoarele elemente:

(i) evaluarea adecvării și a competenței acceptantului contractului pentru desfășurarea activității și verificarea statutului din punctul de vedere al autorizării, dacă este necesar;

(ii) definirea responsabilităților și a proceselor de comunicare pentru activitățile legate de calitate ale părților implicate;

(iii) monitorizarea și analiza performanței acceptantului contractului, precum și identificarea și realizarea, în mod regulat, a îmbunătățirilor necesare.

1.4. Analiză și monitorizare de către conducere

Conducerea trebuie să dețină o procedură formală pentru analiza periodică a sistemului de calitate. Analiza trebuie să cuprindă:

(i) măsurarea gradului de realizare a obiectivelor sistemului de calitate;

(ii) evaluarea indicatorilor de performanță care pot fi utilizați pentru monitorizarea eficacității proceselor din cadrul sistemului de calitate, precum reclamațiile, abaterile, CAPA, modificările aduse proceselor, feedback-ul privind activitățile externalizate, procesele de autoevaluare, inclusiv evaluările de risc și auditurile și evaluările externe, precum inspecțiile, constatările și auditurile clienților;

(iii) noile reglementări, orientări și aspecte privind calitatea care pot avea un impact asupra sistemului de management al calității;

(iv) inovațiile care ar putea îmbunătăți sistemul de calitate;

(v) schimbările din mediul de afaceri și schimbarea obiectivelor economice.

Rezultatul fiecărei analize a sistemului de calitate efectuate de conducere trebuie documentat în timp util și comunicat intern în mod eficace.

1.5. Managementul riscului legat de calitate

Managementul riscului legat de calitate este un proces sistematic de evaluare, control, comunicare și analiză a riscurilor la adresa calității medicamentelor. Acesta se poate aplica atât în mod proactiv, cât și retroactiv.

Managementul riscului legat de calitate trebuie să garanteze că evaluarea riscului la adresa calității se bazează pe cunoaștere științifică și pe cunoașterea practică a procesului și că, în fond, ea are legătură cu protecția pacienților. Nivelul de efort, formalizare și documentare a procesului trebuie să fie proporțional cu nivelul de risc. Exemple de procese și aplicații de management al riscului legat de calitate se găsesc în setul de orientări Q9 al Conferinței internaționale pentru armonizare (ICH).

CAPITOLUL 2 – PERSONAL

2.1. Principiu

Distribuția corectă a medicamentelor depinde de oameni. De aceea, trebuie să existe suficient personal competent care să îndeplinească toate sarcinile care intră în responsabilitatea distribuitorului angro. Responsabilitățile individuale trebuie să fie consemnate și clar înțelese de personal.

2.2. Persoană responsabilă

Distribuitorul angro trebuie să desemneze o persoană responsabilă. Persoana responsabilă trebuie să aibă calificările și să îndeplinească toate condițiile prevăzute de legislația statului membru în cauză (6). Este preferabil ca aceasta să fie titulară a unei diplome în domeniul științelor farmaceutice. Persoana responsabilă trebuie să dețină competențe și experiență adecvate, precum și cunoștințe și formare în domeniul BPD.

Persoana responsabilă trebuie să își îndeplinească responsabilitățile personal și trebuie să poată fi oricând contactată. Ea poate să delege sarcini, dar nu și responsabilități.

Fișa postului persoanei responsabile trebuie să definească autoritatea acesteia de a lua decizii legate de responsabilitățile sale. Distribuitorul angro trebuie să confere persoanei responsabile autoritatea astfel definită, resursele și responsabilitatea de care are nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile.

Persoana responsabilă trebuie să își îndeplinească atribuțiile astfel încât să se demonstreze că distribuitorul angro respectă BPD și să fie îndeplinite obligațiile de serviciu public.

Atribuțiile persoanei responsabile includ următoarele:

(i) să se asigure că se implementează și se menține un sistem de management al calității;

(ii) să se concentreze asupra gestionării activităților autorizate și asupra acurateței și calității înregistrărilor;

(iii) să asigure implementarea și menținerea unor programe de formare inițială și continuă;

(iv) să coordoneze și să efectueze cu promptitudine operațiunile de retragere a medicamentelor;

(v) să asigure tratarea eficientă a reclamațiilor pertinente ale clienților;

(vi) să se asigure că furnizorii și clienții sunt aprobați;

(vii) să aprobe activitățile subcontractate care pot avea un impact asupra BPD;

(viii) să se asigure că se efectuează autoinspecții la intervale regulate corespunzătoare, după un program prestabilit, și că se iau măsurile corective necesare;

(ix) să țină o evidență corespunzătoare a sarcinilor delegate;

(x) să ia decizii cu privire la destinația finală a produselor returnate, respinse, retrase sau falsificate;

(xi) să aprobe reintroducerile în stocurile comercializabile;

(xii) să asigure respectarea tuturor cerințelor suplimentare impuse de legislația națională pentru anumite produse (7).

2.3. Alte categorii de personal

În toate etapele activităților de distribuție angro a medicamentelor, trebuie să fie implicat personal competent suficient. Numărul necesar de membri ai personalului va depinde de volumul și sfera activităților.

Structura organizațională a distribuitorului angro trebuie redată într-o organigramă. Trebuie indicate în mod clar rolul, responsabilitățile și relațiile dintre toți membrii personalului.

Rolul și responsabilitățile fiecărui angajat care deține o funcție-cheie trebuie specificate, în scris, în fișa postului, împreună cu dispozițiile privind asigurarea suplinirii.

2.4. Formare

Toți membrii personalului implicați în activitățile de distribuție angro trebuie să fie instruiți cu privire la cerințele BPD. Ei trebuie să aibă experiență și competențe adecvate înainte de a începe să-și îndeplinească sarcinile.

Membrii personalului trebuie să beneficieze de formare inițială și de formare continuă adecvate rolului lor, pe baza unor proceduri scrise și în conformitate cu un program de formare scris. Persoana responsabilă trebuie, de asemenea, să mențină nivelul de competență al personalului în domeniul BPD, prin cursuri de formare periodice.

În plus, formarea trebuie să includă aspecte legate de identificarea produsului și de prevenirea pătrunderii medicamentelor falsificate în lanțul de aprovizionare.

Personalul care lucrează cu toate produsele care necesită condiții de manipulare mai stricte trebuie să beneficieze de formare specifică. Astfel de produse sunt, de exemplu, produsele periculoase, materialele radioactive, produsele care prezintă riscuri speciale de abuz (inclusiv narcoticele și substanțele psihotrope) și produsele sensibile la variațiile de temperatură.

Trebuie ținută o evidență a tuturor cursurilor de formare, iar eficacitatea acestora trebuie evaluată și documentată periodic.

2.5. Igienă

Trebuie instituite și respectate proceduri corespunzătoare privind igiena personalului, adecvate activităților desfășurate. Procedurile respective trebuie să se refere la sănătatea, igiena și îmbrăcămintea personalului.

CAPITOLUL 3 – SPAȚII ȘI ECHIPAMENTE

3.1. Principiu

Distribuitorii angro trebuie să dispună de spații, instalații și echipamente adecvate și suficiente (8) pentru a asigura depozitarea și distribuția corespunzătoare a medicamentelor. În special, spațiile trebuie să fie curate, uscate și cu temperatură menținută între limite acceptabile.

3.2. Spații

Spațiile trebuie concepute sau adaptate astfel încât să se asigure menținerea condițiilor necesare de depozitare. Ele trebuie să fie suficient de sigure, să aibă o structură solidă și capacitate suficientă pentru a permite depozitarea și manipularea medicamentelor în condiții de siguranță. Zonele de depozitare trebuie să fie iluminate corespunzător pentru a permite desfășurarea corectă a tuturor operațiunilor în condiții de siguranță.

Dacă spațiile nu sunt exploatate direct de către distribuitorul angro, trebuie să existe un contract în acest sens. Spațiile contractate trebuie să facă obiectul unei autorizații separate de distribuție angro.

Medicamentele trebuie depozitate în zone separate, marcate în mod clar, iar accesul la acestea trebuie limitat la personalul autorizat. Orice sistem care înlocuiește separarea fizică, precum separarea electronică pe baza unui sistem computerizat, trebuie să prezinte un grad de securitate echivalent și trebuie să fie validat.

Produsele în așteptarea unei decizii privind destinația lor sau cele care au fost eliminate din stocul comercializabil trebuie separate fie fizic, fie prin intermediul unui sistem electronic echivalent. Astfel de produse includ, de exemplu, produsele despre care există suspiciunea că sunt falsificate și produsele returnate. Medicamentele care provin dintr-o țară terță și care nu sunt destinate pieței Uniunii trebuie, de asemenea, separate fizic. Toate produsele falsificate, produsele expirate, produsele retrase și cele respinse detectate în lanțul de aprovizionare trebuie imediat separate fizic și depozitate într-o zonă specială, separat de toate celelalte medicamente. În aceste zone, trebuie aplicat un grad de securitate adecvat pentru a asigura că aceste produse rămân separate de stocul comercializabil. Zonele respective trebuie identificate în mod clar.

Trebuie acordată o atenție specială depozitării produselor cu instrucțiuni specifice de manipulare, conform dispozițiilor din legislația națională. Este posibil să fie necesare condiții speciale de depozitare (și autorizații speciale) pentru astfel de produse (de exemplu, narcotice și substanțe psihotrope).

Materialele radioactive și alte produse periculoase, precum și produsele care prezintă un risc deosebit de incendiu sau de explozie (de exemplu, gaze pentru uz medical, combustibili, substanța lichide și solide inflamabile) trebuie depozitate în una sau mai multe zone special prevăzute în acest scop, conform legislației locale și măsurilor corespunzătoare de siguranță și securitate.

Zonele de recepție și expediție trebuie să asigure protecția produselor împotriva intemperiilor. Este necesară o separare corespunzătoare între zonele de recepție și expediție și cele de depozitare. Trebuie să existe proceduri pentru menținerea controlului asupra mărfurilor care intră și a celor care ies. Pentru examinarea livrărilor primite, trebuie să se prevadă zone de recepție echipate corespunzător.

Trebuie prevenit accesul neautorizat la zonele din spațiile autorizate. De regulă, măsurile de prevenire includ un sistem monitorizat de alarmă împotriva efracției și un sistem adecvat de control acces. Vizitatorii trebuie să fie însoțiți.

Spațiile și instalațiile de depozitare trebuie să fie curate și fără deșeuri sau praf. Trebuie să existe programe și instrucțiuni de curățenie, precum și evidențe în acest sens. Este necesar să se aleagă echipamente și produse de curățare adecvate, care trebuie utilizate astfel încât să nu constituie o sursă de contaminare.

Spațiile trebuie proiectate și echipate astfel încât să asigure protecție împotriva pătrunderii insectelor, a rozătoarelor sau a altor animale. Trebuie să existe un program detaliat de combatere a dăunătorilor.

Toaletele, încăperile de odihnă și bufetele de incintă pentru angajați trebuie să fie separate corespunzător de zonele de depozitare. În zonele de depozitare, trebuie interzisă prezența alimentelor, a băuturilor, a articolelor pentru fumători și a medicamentelor de uz personal.

3.2.1. Controlul temperaturii și al condițiilor ambientale

Trebuie să existe echipamente și proceduri adecvate pentru a controla condițiile ambientale în zonele de depozitare a medicamentelor. Parametrii care trebuie avuți în vedere sunt temperatura, nivelul de iluminare, umiditatea și gradul de curățenie în spațiile respective.

Înainte de utilizarea spațiilor de depozitare, trebuie întocmită o hartă inițială a temperaturilor pentru aceste spații, în condiții reprezentative. Echipamentele de monitorizare a temperaturii trebuie amplasate conform acestei hărți a temperaturilor, astfel încât dispozitivele de monitorizare să se afle în zonele în care se înregistrează valorile extreme ale fluctuațiilor. Exercițiul de întocmire a hărții temperaturilor trebuie repetat în funcție de rezultatele unei evaluări de risc sau ori de câte ori se aduc modificări incintei ori echipamentelor pentru controlul temperaturii. Pentru spațiile mici, de câțiva metri pătrați, aflate la temperatura camerei, trebuie efectuată o evaluare a eventualelor riscuri (de exemplu, radiatoarele), iar dispozitivele de monitorizare a temperaturii trebuie amplasate corespunzător.

3.3. Echipamente

Toate echipamentele care au legătură cu depozitarea și distribuția medicamentelor trebuie concepute, amplasate și întreținute la un standard adecvat scopului lor. Pentru echipamentele esențiale, vitale pentru buna desfășurare a operațiunilor, trebuie să se efectueze activități de întreținere planificate.

Echipamentele utilizate pentru controlul sau monitorizarea condițiilor ambientale din zonele în care sunt depozitate medicamentele trebuie calibrate la anumite intervale de timp pe baza unei evaluări privind riscul și fiabilitatea.

Trebuie să se asigure trasabilitatea calibrării echipamentelor conform unui standard metrologic național sau internațional. Este necesară instalarea unor sisteme corespunzătoare de alarmă care să emită avertizări la ieșirea din limitele prestabilite ale condițiilor de depozitare. Trebuie setate limite adecvate de alarmă, iar alarmele trebuie testate periodic pentru a asigura funcționarea corespunzătoare a acestora.

Lucrările de reparații, întreținere și calibrare a echipamentelor trebuie efectuate astfel încât integritatea medicamentelor să nu fie compromisă.

Trebuie ținută o evidență a activităților de reparații, întreținere și calibrare pentru echipamentele esențiale, iar rezultatele trebuie consemnate. Echipamente esențiale înseamnă, de exemplu, depozitele frigorifice, sistemele monitorizate de alarmă împotriva efracției și sistemele de control acces, frigiderele, termohigrometrele sau alte dispozitive de înregistrare a temperaturii și umidității, instalațiile de vehiculare a aerului și orice echipament utilizat în legătură cu lanțul de aprovizionare în aval.

3.3.1. Sisteme computerizate

Înainte de punerea în funcțiune a unui sistem computerizat, trebuie să se demonstreze, prin studii adecvate de validare sau verificare, că sistemul este capabil să obțină rezultatele dorite cu precizie, în mod consecvent și reproductibil.

Trebuie să existe o descriere detaliată în scris a sistemului (inclusiv scheme, dacă este cazul), iar aceasta trebuie să fie întotdeauna actualizată. Documentul trebuie să descrie principiile, obiectivele, măsurile de securitate, limitele sistemului și principalele sale caracteristici, modul în care se utilizează sistemul computerizat și modul în care el interacționează cu alte sisteme.

Introducerea sau modificarea datelor în sistemul computerizat trebuie efectuată numai de către persoane autorizate în acest sens.

Datele trebuie securizate prin mijloace fizice sau electronice și protejate împotriva modificărilor accidentale sau neautorizate. Accesibilitatea datelor stocate trebuie verificată periodic. Datele trebuie protejate prin efectuarea unei copii de rezervă a datelor (backup) la intervale regulate. Datele de rezervă trebuie păstrate pentru perioada prevăzută în legislația națională, dar nu mai puțin de cinci ani, într-o locație separată și sigură.

Trebuie definite procedurile de urmat în caz de pană sau avarie a sistemului și să existe, de asemenea, sisteme pentru restaurarea datelor.

3.3.2. Calificare și validare

Distribuitorii angro trebuie să identifice calificările pentru echipamentele esențiale și/sau validările pentru procesele esențiale de care au nevoie pentru a garanta instalarea și funcționarea corectă. Domeniul de aplicare și limitele acestor activități de calificare și/sau validare (depozitare, procese de ridicare și ambalare) trebuie stabilite utilizând abordarea pe bază de evaluare documentată a riscurilor.

Echipamentele și procesele trebuie să fie calificate și/sau validate înainte de a începe utilizarea lor și după orice modificări semnificative, de exemplu reparații sau întreținere.

Trebuie întocmite rapoarte de validare și de calificare, care să sintetizeze rezultatele obținute și să conțină observații privind abaterile constatate. Abaterile de la procedurile stabilite trebuie documentate și trebuie stabilite măsuri suplimentare pentru corectarea abaterilor și prevenirea reapariției acestora (acțiuni corective și preventive). Atunci când este necesar, trebuie aplicate principiile CAPA. Trebuie întocmită o dovadă satisfăcătoare a validării și acceptării unui proces sau a unui echipament, aprobată de personalul cu atribuții în acest sens.

CAPITOLUL 4 – DOCUMENTAȚIE

4.1. Principiu

O documentație bine întocmită constituie o parte esențială a sistemului de calitate. Documentația scrisă previne erorile legate de comunicarea verbală și permite urmărirea operațiunilor relevante din procesul de distribuție a medicamentelor.

4.2. Generalități

Documentația cuprinde toate procedurile și instrucțiunile scrise, contractele, evidențele și datele, pe suport de hârtie sau în format electronic. Ea trebuie să fie disponibilă și ușor de accesat.

În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților, ale reclamanților sau ale oricărei persoane fizice, Directiva 95/46/CE (9) privind protecția persoanelor fizice se aplică prelucrării datelor cu caracter personal și liberei circulații a acestor date.

Documentația trebuie să fie suficient de cuprinzătoare în ceea ce privește domeniul de activitate al distribuitorului angro și trebuie întocmită într-o limbă înțeleasă de personal. Ea trebuie redactată clar, într-un limbaj lipsit de ambiguitate și fără erori.

Procedura trebuie aprobată, semnată și datată de către persoana responsabilă. Documentația trebuie aprobată, semnată și datată de către persoanele autorizate responsabile, după caz. Nu se recomandă ca aceasta să fie scrisă de mână, însă, dacă este necesar, trebuie prevăzut spațiu suficient pentru adăugarea unor mențiuni scrise de mână.

Orice modificare adusă documentației trebuie semnată și datată; modificarea nu trebuie să împiedice citirea informațiilor inițiale. Dacă este cazul, trebuie consemnat motivul modificării.

Documentele trebuie păstrate pentru perioada prevăzută în legislația națională, dar nu mai puțin de cinci ani. Datele cu caracter personal trebuie șterse sau trebuie să li se confere un caracter anonim îndată ce nu mai este necesară păstrarea lor în scopul activităților de distribuție.

Fiecare angajat trebuie să aibă acces la întreaga documentație necesară pentru sarcinile pe care le îndeplinește.

Trebuie acordată atenție utilizării unor proceduri valide și aprobate. Conținutul documentelor trebuie să fie lipsit de ambiguitate; titlul, natura și scopul trebuie precizate în mod clar. Documentele trebuie revizuite în mod regulat și actualizate. Este necesară o gestiune a versiunilor în cazul procedurilor. Trebuie să existe un sistem prin care să se prevină utilizarea accidentală a versiunii anterioare după revizuirea unui document. Procedurile depășite sau care au fost înlocuite cu versiuni noi trebuie eliminate din stațiile de lucru și arhivate.

Trebuie păstrată o evidență a tuturor tranzacțiilor implicând recepție, livrare sau intermediere de medicamente, sub forma facturilor de vânzare/cumpărare, a borderourilor de livrare sau prin mijloace informatice sau în orice altă formă.

Evidențele trebuie să conțină cel puțin următoarele informații: data, denumirea medicamentului, cantitatea primită, furnizată sau intermediată, numele și adresa furnizorului, ale clientului, ale intermediarului sau ale destinatarului, după caz, precum și numărul lotului, cel puțin pentru medicamentele care prezintă elemente de siguranță (10).

Datele trebuie înscrise în evidențe la momentul efectuării fiecărei operațiuni.

CAPITOLUL 5 – OPERAȚIUNI

5.1. Principiu

În toate acțiunile derulate de distribuitorii angro trebuie să se garanteze că produsele pot fi oricând identificate și că distribuția angro a medicamentelor se efectuează conform informațiilor înscrise pe ambalajul exterior. Distribuitorul angro trebuie să facă uz de toate mijloacele disponibile pentru a reduce la minimum riscul pătrunderii medicamentelor falsificate în lanțul legal de aprovizionare.

Toate medicamentele distribuite în UE de către un distribuitor angro trebuie să facă obiectul unei autorizații de introducere pe piață acordate de UE sau de un stat membru (11).

Orice distribuitor care nu este titularul autorizației de introducere pe piață și care importă un medicament dintr-un alt stat membru trebuie să înștiințeze titularul autorizației de introducere pe piață și autoritatea competentă din statul membru în care medicamentul va fi importat cu privire la intenția sa de a importa produsul respectiv (12). Toate operațiunile-cheie menționate în cele ce urmează trebuie descrise integral într-o documentație corespunzătoare în cadrul sistemului de calitate.

5.2. Calificarea furnizorilor

Distribuitorii angro trebuie să își procure stocurile de medicamente numai de la persoane care dețin, la rândul lor, autorizație de distribuție angro sau care dețin o autorizație de fabricație pentru produsul în cauză (13).

Distribuitorii angro care primesc medicamente din țări terțe pentru import, și anume în scopul introducerii acestor produse pe piața UE, trebuie să dețină o autorizație de fabricație (14).

Dacă medicamentele sunt obținute de la un alt distribuitor angro, distribuitorul angro care le primește trebuie să verifice dacă furnizorul respectă principiile și orientările privind bunele practici de distribuție și dacă deține o autorizație, de exemplu utilizând baza de date a Uniunii. Dacă medicamentele sunt obținute prin intermediere, distribuitorul angro trebuie să verifice dacă intermediarul este înregistrat și dacă acesta respectă cerințele de la capitolul 10 (15).

Înainte de orice achiziție de medicamente, trebuie efectuată calificarea și aprobarea furnizorilor. Acest proces trebuie controlat printr-o procedură, iar rezultatele trebuie documentate și reverificate periodic.

Atunci când încheie un contract nou cu furnizori noi, distribuitorul angro trebuie să efectueze, cu diligența necesară, controale pentru evaluarea gradului de adecvare, a competenței și a credibilității celeilalte părți. Trebuie acordată atenție următoarelor elemente:

(i) reputația sau credibilitatea furnizorului;

(ii) ofertele de medicamente cu probabilitate ridicată de a fi falsificate;

(iii) oferte pentru cantități mari de medicamente care sunt, de regulă, disponibile numai în cantități limitate; și

(iv) prețuri neobișnuite.

5.3. Calificarea clienților

Distribuitorii angro trebuie să se asigure că furnizează medicamente numai persoanelor care dețin, la rândul lor, autorizație de distribuție angro sau care sunt autorizate sau abilitate să elibereze medicamente către populație.

Verificările și reverificările periodice pot include: solicitarea de copii ale autorizațiilor clientului conform legislației naționale, verificarea statutului pe site-ul internet al autorităților, solicitarea unor dovezi de calificare sau abilitare conform legislației naționale.

Distribuitorii angro trebuie să monitorizeze tranzacțiile pe care le efectuează și să investigheze orice neregularitate a tiparului vânzărilor de narcotice, substanțe psihotrope sau alte substanțe periculoase. Tiparele neobișnuite ale vânzărilor care pot indica deturnări sau abuzuri de medicamente trebuie investigate și raportate autorităților competente, dacă este necesar. Trebuie luate măsuri pentru a se asigura respectarea tuturor obligațiilor de serviciu public ce le revin.

5.4. Recepția medicamentelor

Scopul funcției de recepție este de a garanta că livrarea este corectă, că medicamentele provin de la furnizorii aprobați și că acestea nu au fost deteriorate în mod vizibil în timpul transportului.

Medicamentele care necesită măsuri speciale de depozitare sau de securitate trebuie să aibă prioritate, iar după efectuarea verificărilor necesare, ele trebuie imediat transferate către spațiile adecvate de depozitare.

Loturile de medicamente destinate țărilor din UE și SEE trebuie transferate în stocul comercializabil numai după ce se obține garanția, în conformitate cu procedurile scrise, că acestea sunt autorizate pentru vânzare. În ceea ce privește loturile care provin din alt stat membru, înainte ca acestea să fie transferate în stocul comercializabil, este necesară verificarea cu atenție, de către personal instruit corespunzător, a raportului de control prevăzut la articolul 51 alineatul (1) din Directiva 2001/83/CE sau a unei alte dovezi de introducere pe piața în cauză emisă pe baza unui sistem echivalent.

5.5. Depozitare

Medicamentele și, dacă este necesar, produsele de îngrijire medicală trebuie depozitate separat de alte produse care ar putea să altereze și trebuie protejate de efectele dăunătoare ale luminii, temperaturii, umidității și ale altor factori externi. Trebuie acordată o atenție deosebită produselor care necesită condiții speciale de depozitare.

Recipientele de medicamente care sosesc trebuie curățate, dacă este necesar, înainte de depozitare.

Operațiunile legate de depozitare trebuie să asigure menținerea unor condiții de depozitare adecvate și un nivel corespunzător de securitate a stocurilor.

Rotația stocurilor se face pe principiul „primul care expiră, primul care iese” (FEFO – first expired, first out). Excepțiile trebuie documentate.

Medicamentele trebuie manipulate și depozitate astfel încât să se prevină scurgerile, spargerile, contaminarea și amestecarea produselor. Medicamentele nu trebuie depozitate direct pe sol, cu excepția cazului în care ambalajul este conceput pentru a permite o astfel de depozitare (cum este cazul anumitor produse, de exemplu anumite butelii de gaze pentru uz medical).

Medicamentele care se apropie de data expirării sau a căror perioadă de valabilitate a fost depășită trebuie retrase imediat din stocul comercializabil, fie fizic, fie prin alte mijloace echivalente de separare electronică.

Trebuie efectuate inventare periodice, ținând seama de cerințele legislației naționale. Neregulile din stoc trebuie investigate și documentate.

5.6. Distrugerea mărfurilor perimate

Medicamentele destinate distrugerii trebuie identificate corespunzător, ținute separat și manipulate conform unei proceduri scrise.

Distrugerea medicamentelor trebuie să se facă în conformitate cu cerințele naționale sau internaționale pentru manipularea, transportul și eliminarea acestui tip de produse.

O evidență a tuturor medicamentelor distruse trebuie păstrată pentru o anumită perioadă.

5.7. Ridicare

Trebuie efectuate controale pentru a asigura că produsul ridicat este cel corect. Atunci când este ridicat, produsul trebuie să aibă o perioadă de valabilitate rămasă corespunzătoare.

5.8. Furnizare

Toate livrările trebuie să fie însoțite de un document (de exemplu, avizul de expediție), în care să se precizeze data; denumirea și forma farmaceutică a medicamentului, numărul lotului – cel puțin pentru produsele care prezintă elemente de siguranță; cantitatea livrată, numele și adresa furnizorului, numele și adresa de livrare a destinatarului (16) (spațiile de depozitare efective, dacă sunt diferite), precum și condițiile de transport și depozitare. Trebuie păstrate evidențe care să permită cunoașterea locației efective a produsului.

5.9. Exportul către țări terțe

Exportul de medicamente se încadrează la definiția pentru „Distribuția angro” (17). O persoană care exportă medicamente trebuie să dețină o autorizație de distribuție angro sau o autorizație de fabricație. Acest lucru este de asemenea valabil în cazul în care distribuitorul angro efectuează operațiunea dintr-o zonă liberă.

Normele pentru distribuția angro se aplică integral în cazul exportului de medicamente. Cu toate acestea, în cazul în care medicamentele se exportă, nu este necesar ca acestea să facă obiectul unei autorizații de introducere pe piață acordate de Uniune sau de un stat membru (18). Angrosiștii trebuie să ia măsurile corespunzătoare pentru a preveni pătrunderea acestor medicamente pe piața Uniunii. Atunci când furnizează medicamente unor persoane din țări terțe, distribuitorii angro se asigură că medicamentele sunt furnizate doar unor persoane care sunt autorizate sau au dreptul să primească medicamente pentru distribuție angro sau pentru eliberare către populație în conformitate cu dispozițiile legale și administrative aplicabile în țara respectivă.

CAPITOLUL 6 – PLÂNGERI, RETURNĂRI, MEDICAMENTE SUSPECTATE A FI FALSIFICATE ȘI MEDICAMENTE RETRASE

6.1. Principiu

Toate plângerile, returnările, medicamentele suspectate a fi falsificate și retragerile trebuie înregistrate și tratate cu atenție, conform unor proceduri scrise. Înregistrările trebuie puse la dispoziția autorităților competente. Înainte de orice aprobare în vederea repunerii pe piață, trebuie să se efectueze o evaluare a medicamentelor returnate. Pentru a lupta în mod eficient împotriva medicamentelor falsificate, este necesar ca toți participanții din cadrul lanțului de aprovizionare să aibă o abordare coerentă.

6.2. Plângeri

Plângerile trebuie înregistrate împreună cu toate datele inițiale. Este necesar să se facă distincție între plângerile referitoare la calitatea unui medicament și cele legate de distribuție. În cazul unei plângeri referitoare la calitatea unui medicament și la un potențial defect, producătorul și/sau titularul autorizației de introducere pe piață trebuie informați fără întârziere. Orice plângere privind distribuția produsului trebuie analizată atent pentru a identifica originea sau motivul plângerii.

Trebuie să fie desemnată o persoană care să trateze plângerile și să se aloce suficient personal auxiliar.

Dacă este necesar, trebuie luate măsuri subsecvente adecvate (inclusiv acțiuni preventive și corective – CAPA) după investigarea și evaluarea plângerii, inclusiv, dacă este necesar, notificarea autorităților naționale competente.

6.3. Medicamente returnate

Produsele returnate trebuie tratate conform unei proceduri scrise, bazate pe riscuri, care să țină cont de produsul în cauză, de orice cerințe de depozitare specifice și de timpul scurs de când medicamentul a fost expediat inițial. Returnările trebuie realizate în conformitate cu legislația națională și cu dispozițiile contractuale convenite între părți.

Medicamentele care au părăsit sediul distribuitorului trebuie reintroduse în stocurile comercializabile numai dacă sunt confirmate toate elementele de mai jos:

(i) medicamentele se află în interiorul ambalajului lor secundar nedeschis și nedeteriorat și sunt în stare bună; nu au expirat și nu au fost retrase;

(ii) medicamentele returnate de la un client care nu deține o autorizație de distribuție angro sau de la farmacii autorizate să furnizeze medicamente populației trebuie să fie reintroduse în stocurile comercializabile doar în cazul în care sunt returnate într-un termen rezonabil, de exemplu zece zile;

(iii) clientul demonstrează că medicamentele au fost transportate, depozitate și manipulate în conformitate cu cerințele de depozitare specifice acestora;

(iv) medicamentele au fost examinate și evaluate de o persoană cu un nivel suficient de calificare și competență, autorizată în acest sens;

(v) distribuitorul deține suficiente elemente care demonstrează că produsul a fost furnizat clientului respectiv (prin copii ale avizului de expediție original sau prin indicarea numărului facturii etc.), numărul lotului pentru produsele care prezintă elementele de siguranță este cunoscut și nu există niciun motiv pentru a crede că produsul a fost falsificat.

În plus, medicamentele care trebuie depozitate în condiții de temperatură specifice, de exemplu temperaturi joase, pot fi reintroduse în stocurile comercializabile numai dacă există documente care atestă că produsul a fost depozitat în condițiile de depozitare autorizate în întreaga perioadă. În cazul în care s-a produs orice deviere, trebuie efectuată o evaluare a riscurilor, pe baza căreia să se poată demonstra integritatea produsului. Dovezile trebuie să acopere:

(i) livrarea către client;

(ii) examinarea produsului;

(iii) deschiderea ambalajului pentru transport;

(iv) reintroducerea produsului în ambalaj;

(v) colectarea și returnarea către distribuitor;

(vi) revenirea în frigiderul unității de distribuție.

Produsele reintroduse în stocurile comercializabile trebuie plasate astfel încât sistemul „primul care expiră, primul care iese” (FEFO – first expired, first out) să funcționeze în mod eficient.

Produsele furate care sunt recuperate nu pot fi reintroduse în stocurile comercializabile și vândute clienților.

6.4. Medicamente falsificate

Distribuitorii angro trebuie să informeze imediat autoritatea competentă și titularul autorizației de introducere pe piață cu privire la orice medicamente în legătură cu care constată sau pe care le suspectează că sunt falsificate (19). Trebuie să existe o procedură în acest scop. Datele trebuie să fie înregistrate împreună cu toate datele inițiale și să fie investigate.

Toate medicamentele falsificate identificate în lanțul de distribuție trebuie să fie imediat izolate fizic și depozitate într-un spațiu special, separate de orice alt medicament. Este necesar ca toate activitățile relevante legate de produsele respective să fie documentate și să se păstreze evidențe.

6.5. Retragerea medicamentelor

Eficacitatea măsurilor de retragere a medicamentelor trebuie evaluată regulat (cel puțin anual).

Operațiunile de retragere trebuie să poată fi inițiate în mod prompt, în orice moment.

Distribuitorul trebuie să urmeze instrucțiunile unui mesaj de retragere, aprobat, dacă este necesar, de autoritățile competente.

Orice operațiune de retragere trebuie înregistrată în momentul desfășurării sale. Evidențele trebuie puse de îndată la dispoziția autorităților competente.

Evidențele privind distribuția trebuie să fie ușor accesibile persoanei sau persoanelor responsabile pentru retragere și să conțină suficiente informații privind distribuitorii și clienții cărora medicamentul le-a fost furnizat direct (cu adrese, numere de telefon și/sau fax în și în afara orelor de lucru, numerele loturilor cel puțin pentru medicamentele care prezintă elemente de siguranță conform cerințelor legislației, precum și cantitățile furnizate), inclusiv pentru medicamentele exportate și eșantioanele de medicamente.

Derularea procesului de retragere trebuie înregistrată în vederea redactării unui raport final.

CAPITOLUL 7 – ACTIVITĂȚI EXTERNALIZATE

7.1. Principiu

Orice activitate inclusă în ghidul privind BPD care este externalizată trebuie să fie corect definită, acceptată și controlată pentru a evita neînțelegeri care ar putea afecta integritatea produsului. Trebuie să existe un contract scris între beneficiarul și acceptantul contractului, care să stabilească în mod clar îndatoririle fiecărei părți.

7.2. Beneficiarul contractului

Beneficiarul contractului este responsabil pentru activitățile externalizate.

Beneficiarul contractului este responsabil pentru evaluarea competenței acceptantului contractului în vederea realizării cu succes a activității cerute, precum și pentru faptul de a garanta, prin intermediul contractului și al auditurilor, respectarea principiilor și a orientărilor BPD. Un audit al acceptantului contractului trebuie realizat înainte de începerea activităților externalizate și ori de câte ori apare o modificare a activităților externalizate. Frecvența auditurilor trebuie definită pe baza riscurilor, în funcție de natura activităților externalizate. Auditurile trebuie permise în orice moment.

Beneficiarul trebuie să furnizeze acceptantului contractului toate informațiile necesare pentru a realiza operațiunile care fac obiectul contractului, conform cerințelor specifice produsului și oricăror alte cerințe relevante.

7.3. Acceptantul contractului

Acceptantul contractului trebuie să aibă un sediu, echipamente, proceduri, cunoștințe și o experiență adecvate, precum și personalul competent pentru a realiza activitatea cerută de beneficiar.

Acceptantul contractului nu trebuie să încredințeze unei părți terțe nicio activitate care îi revine prin contract decât după evaluarea și aprobarea prealabilă a acestor măsuri de către beneficiarul contractului, precum și după un audit al părții terțe efectuat de beneficiarul sau de acceptantul contractului. Acordurile între acceptantul contractului și orice parte terță trebuie să garanteze că informațiile privind distribuția angro sunt disponibile la fel ca între beneficiarul și acceptantul contractului inițial.

Acceptantul trebuie să se abțină de la orice activitate care poate avea un impact negativ asupra calității produsului sau produselor manipulate pentru beneficiarul contractului.

Acceptantul contractului trebuie să transmită beneficiarului orice informații care pot influența calitatea produsului (produselor) în conformitate cu cerințele contractului.

CAPITOLUL 8 – AUTOINSPECȚII

8.1. Principiu

Trebuie realizate autoinspecții pentru a monitoriza punerea în aplicare și conformitatea cu principiile BPD și a propune măsurile corective necesare.

8.2. Autoinspecții

Trebuie pus în aplicare un program de autoinspecții care să acopere toate aspectele privind BPD și respectarea reglementărilor, orientărilor și procedurilor, conform unui calendar definit. Autoinspecțiile pot fi împărțite în mai multe autoinspecții individuale cu o cuprindere limitată.

Autoinspecțiile trebuie efectuate într-un mod imparțial și detaliat de către membri competenți ai personalului, desemnați în acest scop. Auditurile realizate de experți externi independenți pot fi, de asemenea, utile, dar nu pot fi utilizate pentru a înlocui autoinspecțiile.

Toate autoinspecțiile trebuie să fie înregistrate. Rapoartele trebuie să cuprindă toate observațiile făcute în timpul inspecției. O copie a raportului trebuie să fie furnizată conducerii și celorlalte persoane relevante. În cazul observării unor nereguli sau deficiențe trebuie stabilită cauza acestora, iar acțiunile corective și preventive (CAPA) trebuie să fie documentate și monitorizate.

CAPITOLUL 9 – TRANSPORT

9.1. Principiu

Distribuitorul angro are responsabilitatea de a proteja medicamentele împotriva deteriorării, a contaminării și a sustragerii, precum și de a asigura menținerea condițiilor de temperatură în limite acceptabile în timpul transportului.

Indiferent de modul de transport, trebuie să fie posibil să se demonstreze că medicamentele nu au fost expuse unor condiții care pot compromite calitatea și integritatea lor. Transportul trebuie planificat conform unei abordări bazate pe riscuri.

9.2. Transportul

În timpul transportului, condițiile de depozitare a medicamentelor trebuie menținute în limitele definite, astfel cum au fost descrise de producători sau sunt indicate pe ambalajul extern.

Dacă în timpul transportului s-a produs o deviație precum o variație a temperaturii sau deteriorarea produsului, aceasta trebuie comunicată distribuitorului și beneficiarului medicamentelor afectate. De asemenea, trebuie să existe o procedură pentru investigarea și tratarea variațiilor de temperatură.

Distribuitorul angro are responsabilitatea de a se asigura că vehiculele și echipamentul utilizate pentru a distribui, depozita și manipula medicamentele sunt adecvate pentru utilizare și sunt echipate în mod corespunzător pentru a preveni expunerea produselor la condiții care ar putea afecta calitatea lor și integritatea ambalajului.

Trebuie să existe proceduri scrise pentru utilizarea și întreținerea tuturor vehiculelor și echipamentelor implicate în procesul de distribuție, inclusiv în ceea ce privește curățarea și măsurile de siguranță.

Trebuie să se utilizeze o evaluare a riscurilor privind itinerariile de livrare pentru a determina punctele în care este necesar controlul temperaturii. Echipamentele utilizate pentru monitorizarea temperaturii în timpul transportării în vehicule și/sau recipiente trebuie întreținute și calibrate la intervale de timp regulate, cel puțin o dată pe an.

Pentru manipularea medicamentelor trebuie să se utilizeze, atunci când este posibil, vehicule și echipamente destinate acestui scop. Atunci când nu se utilizează vehicule și echipamente destinate acestui scop, trebuie să existe proceduri care să garanteze că nu va fi compromisă calitatea medicamentelor.

Livrările trebuie efectuate la adresa indicată în avizul de expediție, fiind încredințate destinatarului sau depuse la sediul acestuia. Medicamentele nu trebuie lăsate la adrese alternative.

Pentru livrările de urgență în afara programului normal de lucru, trebuie să existe persoane desemnate și să fie disponibile proceduri scrise.

Atunci când transportul este efectuat de un terț, contractul în vigoare trebuie să cuprindă cerințele de la capitolul 7. Distribuitorul angro trebuie să informeze transportatorii cu privire la condițiile de transport relevante aplicabile transportului. Dacă itinerariul de transport include descărcarea și reîncărcarea sau depozitarea în tranzit în cadrul unui nod de transport, trebuie să se acorde o atenție specială monitorizării temperaturii, igienei și securității oricăror infrastructuri de depozitare intermediare.

Trebuie să se ia măsuri pentru a reduce la minimum durata depozitării temporare în așteptarea următoarei etape a itinerariului de transport.

9.3. Recipiente, ambalare și etichetare

Medicamentele trebuie transportate în recipiente care să nu aibă niciun impact negativ asupra calității lor și să ofere o protecție adecvată împotriva influențelor externe, inclusiv a contaminării.

Alegerea recipientului și a ambalajului trebuie să fie bazată pe: cerințele privind depozitarea și transportul medicamentelor; spațiul necesar pentru cantitatea respectivă de medicamente; temperaturile externe extreme anticipate; timpul maxim de transport estimat, incluzând depozitarea în tranzit la vamă; calificarea ambalajului și validarea recipientelor de transport.

Recipientele trebuie să poarte etichete care să ofere suficiente informații privind cerințele de manipulare și depozitare și măsurile de precauție pentru a garanta că produsele sunt manipulate corect și în siguranță în orice moment. Recipientele trebuie să permită identificarea conținutului lor și sursa.

9.4. Produse care necesită condiții speciale

În legătură cu livrările de medicamente care necesită condiții speciale, precum narcoticele sau substanțele psihotrope, distribuitorul angro trebuie să mențină siguranța și securitatea lanțului de aprovizionare pentru produsele respective, în conformitate cu cerințele stabilite de statele membre vizate. Pentru livrarea acestor produse trebuie să existe sisteme suplimentare de control. Trebuie să existe un protocol pentru tratarea cazurilor de furt.

Produsele medicinale care conțin materiale foarte active sau materiale radioactive trebuie transportate în recipiente și vehicule destinate acestui scop și care să garanteze siguranța și securitatea. Măsurile de siguranță relevante trebuie să fie în conformitate cu acordurile internaționale și cu legislația națională.

Pentru produsele sensibile la temperatură, trebuie utilizat un echipament adecvat (de exemplu, ambalaje termice, recipiente sau vehicule cu temperatură controlată), pentru a garanta menținerea condițiilor corecte de transport între producător, distribuitorul angro și client.

Dacă sunt utilizate vehicule cu temperatură controlată, echipamentul de monitorizare a temperaturii utilizat în timpul transportării trebuie întreținut și calibrat la intervale regulate. Trebuie efectuată o cartografiere a temperaturilor în condițiile reprezentative, luându-se în considerare variațiile sezoniere.

Dacă se cere acest lucru, trebuie să se furnizeze clienților informații care să demonstreze că depozitarea produselor s-a realizat în conformitate cu condițiile privind temperatura.

Dacă se utilizează pungi de răcire în cutii izolate, este necesar ca acestea să fie plasate astfel încât produsul să nu se afle în contact direct cu punga de răcire. Personalul trebuie să fie instruit în legătură cu procedurile de asamblare a cutiilor izolate (configurații sezoniere) și cu reutilizarea pungilor de răcire.

Trebuie să existe un sistem pentru controlul reutilizării pungilor de răcire, pentru a garanta că nu se utilizează din greșeală pungi răcite incomplet. Trebuie să existe o separare fizică adecvată între pungile congelate și cele răcite.

Trebuie să existe o procedură scrisă care să descrie procesul pentru livrarea produselor sensibile și controlul variațiilor de temperatură sezoniere.

CAPITOLUL 10 – DISPOZIȚII SPECIFICE PENTRU INTERMEDIARI (20)

10.1. Principiu

Prin „intermediar” se înțelege o persoană implicată în activități conexe vânzării sau achiziționării de medicamente, cu excepția distribuției angro, care nu includ manipularea fizică și constau în negocierea independentă și în numele unei alte persoane juridice sau fizice (21).

Intermediarii fac obiectul unei cerințe de înregistrare. Ei trebuie să aibă o adresă permanentă și date de contact în statul membru în care sunt înregistrați (22). De asemenea, ei trebuie să notifice autorității competente orice modificare a datelor respective, fără întârzieri inutile.

Prin definiție, intermediarii nu procură, nu furnizează și nu dețin medicamente. Prin urmare, cerințele prevăzute de Directiva 2001/83/CE în ceea ce privește spațiile, instalațiile și echipamentele nu se aplică. Toate celelalte norme din Directiva 2001/83/CE care se aplică distribuitorilor angro se aplică însă și intermediarilor.

10.2. Sistemul de calitate

Sistemul de calitate al unui intermediar trebuie definit în scris, aprobat și actualizat în mod constant. El trebuie să includă responsabilitățile, procesele și managementul riscului în relație cu activitățile lor.

Sistemul de calitate trebuie să includă un plan de urgență care să asigure o retragere eficace de pe piață a medicamentelor atunci când aceasta este ordonată de producător sau de autoritățile competente sau desfășurată în colaborare cu producătorul sau cu titularul autorizației de introducere pe piață pentru medicamentul în cauză (23). Autoritățile competente trebuie informate imediat în legătură cu orice medicamente suspectate a fi falsificate care sunt prezente în lanțul de aprovizionare (24).

10.3. Personal

Orice membru al personalului implicat în activități de intermediere trebuie instruit în ceea ce privește legislația UE și națională aplicabilă și aspectele legate de medicamentele falsificate.

10.4. Documente

Se aplică dispozițiile generale din capitolul 4 referitoare la documentație.

În plus, trebuie să existe cel puțin următoarele proceduri și instrucțiuni, împreună cu evidențele corespunzătoare privind executarea:

(i) o procedură pentru tratarea plângerilor;

(ii) o procedură pentru informarea autorităților competente și a titularilor autorizațiilor de introducere pe piață în legătură cu medicamentele suspectate a fi falsificate;

(iii) o procedură în sprijinul retragerilor;

(iv) o procedură pentru asigurarea faptului că pentru medicamentele care fac obiectul intermedierii există o autorizație de introducere pe piață;

(v) o procedură pentru a verifica faptul că distribuitorii angro care îi aprovizionează dețin o autorizație de distribuție, că producătorii sau importatorii care îi aprovizionează dețin o autorizație de fabricație, iar clienții lor sunt autorizați să furnizeze medicamente în statul membru în cauză;

(vi) trebuie să se țină o evidență fie sub forma facturilor de vânzare/cumpărare, fie în format electronic, fie în orice altă formă, înregistrând pentru orice tranzacție a medicamentelor care fac obiectul intermedierii cel puțin următoarele informații: data, denumirea medicamentului, cantitatea intermediată, numele și adresa furnizorului și a clientului, precum și numărul lotului cel puțin pentru produsele care prezintă elemente de siguranță.

Evidențele trebuie puse la dispoziția autorităților competente, în scopul inspecției, pentru perioada prevăzută de legislația națională, dar cel puțin timp de cinci ani.

CAPITOLUL 11 – DISPOZIȚII FINALE

Prezentele orientări înlocuiesc orientările privind bunele practici de distribuție pentru medicamentele de uz uman, publicată la data de 1 martie 1994 (25) și Orientările din 7 martie 2013 privind bunele practici de distribuție pentru medicamentele de uz uman (26).

Prezentele orientări se vor aplica din ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

(1) Directiva 2001/83/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 6 noiembrie 2001 de instituire a unui cod comunitar cu privire la medicamentele de uz uman (JO L 311, 28.11.2001, p. 67).

(2) Orientări privind bunele practici de distribuție pentru medicamentele de uz uman (JO C 63, 1.3.1994, p. 4).

(3) Orientările din 7 martie 2013 privind bunele practici de distribuție pentru medicamentele de uz uman (JO C 68, 8.3.2013, p. 1).

(4) Directiva 2011/62/UE a Parlamentului European și a Consiliului de modificare a Directivei 2001/83/CE în ceea ce privește prevenirea pătrunderii medicamentelor falsificate în lanțul legal de aprovizionare (JO L 174, 1.7.2011, p. 74).

(5) Articolul 80 litera (h) din Directiva 2001/83/CE.

(6) Articolul 79 litera (b) din Directiva 2001/83/CE.

(7) Articolul 83 din Directiva 2001/83/CE.

(8) Articolul 79 litera (a) din Directiva 2001/83/CE.

(9) JO L 281, 23.11.1995, p. 31.

(10) Articolul 80 litera (e) și articolul 82 din Directiva 2001/83/CE.

(11) Articolul 76 alineatele (1) și (2) din Directiva 2001/83/CE.

(12) Articolul 76 alineatul (3) din Directiva 2001/83/CE.

(13) Articolul 80 litera (b) din Directiva 2001/83/CE.

(14) Articolul 40 alineatul (3) din Directiva 2001/83/CE.

(15) Articolul 80 al patrulea paragraf din Directiva 2001/83/CE.

(16) Articolul 82 din Directiva 2001/83/CE.

(17) Articolul 1 punctul 17 din Directiva 2001/83/CE.

(18) Articolul 85a din Directiva 2001/83/CE.

(19) Articolul 80 litera (i) din Directiva 2001/83/CE.

(20) Articolul 85b alineatul (3) din Directiva 2001/83/CE.

(21) Articolul 1 punctul 17a din Directiva 2001/83/CE.

(22) Articolul 85b din Directiva 2001/83/CE.

(23) Articolul 80 litera (d) din Directiva 2001/83/CE.

(24) Articolul 85b alineatul (1) al treilea paragraf din Directiva 2001/83/CE.

(25) JO C 63, 1.3.1994, p. 4.

(26) JO C 68, 8.3.2013, p. 1.