[pic] | COMISIA COMUNITĂŢILOR EUROPENE |

Bruxelles, 30.5.2007

COM(2007) 274 final

COMUNICARE A COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN, CONSILIU ŞI CURTEA EUROPEANĂ DE CONTURI

Sinteza realizărilor Comisiei în materie de gestiune în 2006

COMUNICARE A COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN, CONSILIU ŞI CURTEA EUROPEANĂ DE CONTURI

Sinteza realizărilor Comisiei în materie de gestiune în 2006

1. INTRODUCERE

Fiecare director general şi şef de serviciu raportează anual colegiului de comisari cu privire la îndeplinirea îndatoririlor care îi revin sub forma unui raport anual de activitate.

Adoptând prezenta sinteză, Comisia îşi asumă responsabilitatea politică cu privire la activitatea de gestiune a directorilor săi generali şi a şefilor de serviciu, pe baza asigurărilor şi rezervelor formulate de aceştia în rapoartele respective, admiţând, în acelaşi timp, necesitatea de a continua eforturile în vederea remedierii punctele slabe existente. Se completează astfel Sinteza realizărilor politice pe anul 2006, adoptată de Comisie la 28 februarie 2007[1].

Prezenta comunicare oferă informaţii despre modul în care Comisia şi-a îndeplinit responsabilităţile de gestiune şi despre asigurările pe care le oferă sistemele acesteia de control intern, rezumând, totodată, concluziile rapoartelor anuale de activitate. Sunt analizate aspectele asupra cărora directorii generali şi şefii de serviciu au formulat rezerve şi se prezintă o analiză iniţială privind modul în care pot fi remediate punctele slabe existente. În cele din urmă, comunicarea analizează puncte de vedere exprimate în afara rapoartelor anuale de activitate şi abordează chestiuni transversale importante, aduse în discuţie de directorul general al DG Buget, de auditorul intern, de Curtea Europeană de Conturi, de autoritatea care acordă descărcarea de gestiune sau identificate de Comitetul de monitorizare a auditurilor.

2. ASIGURăRI OBţINUTE ÎN URMA RAPOARTELOR ANUALE DE ACTIVITATE

După examinarea rapoartelor anuale de activitate şi, în special, a declaraţiilor semnate de fiecare director general şi şef de serviciu, Comisia observă că toţi ordonatorii de credite delegaţi au prezentat asigurări rezonabile în ceea ce priveşte utilizarea adecvată a resurselor (cu rezerve în unele cazuri, numai parţial justificate) şi faptul că procedurile de control puse în aplicare prezintă asigurările necesare referitoare la legalitatea şi regularitatea tranzacţiilor subiacente. Acestea sunt cele două cerinţe cheie care justifică declaraţiile de asigurare ale acestora.

În acelaşi timp, ordonatorii de credite delegaţi au evidenţiat punctele slabe şi au formulat rezerve în cazurile respective. Această secţiune analizează principalele aspecte privind controlul aduse în discuţie, inclusiv rezervele, aplicând metoda execuţiei bugetare.

În unele cazuri, există o diferenţă între evaluarea de către Curtea Europeană de Conturi a asigurărilor pe care le prezintă sistemele de control şi asigurările prezentate de directorii generali responsabili. Aceasta reflectă, pe de o parte, diferenţele de opinie privind tipologia şi impactul erorilor, precum şi cele privind evaluarea deficienţelor sistemelor, iar pe de altă parte, percepţiile diferite privind funcţionarea mecanismelor de corecţie financiară, în special faptul că serviciile responsabile ale Comisiei aplică un sistem multianual, în care erorile constatate într-un an pot fi detectate şi corectate în anii următori, în timp ce tratatul obligă Curtea să prezinte un aviz anual.

În toate cazurile unde există o diferenţă între opinia Curţii Europene de Conturi şi cea a directorului general, acesta din urmă va trebui să o explice în raportul său anual de activitate din anul următor.

2.1. Gestiunea centralizată directă: un cadru complex care reprezintă o provocare pentru responsabilităţile Comisiei

Majoritatea acţiunilor de politică internă sunt direct gestionate de Comisie în conformitate cu actul de bază sau programul în cauză. Deşi s-au înregistrat unele progrese în legislaţia care reglementează programele pentru perioada 2007-2013, majoritatea programelor sunt puse în aplicare în baza unui cadru juridic complex, care necesită rambursarea costurilor eligibile reale solicitate de beneficiari şi cu un număr ridicat de beneficiari pe program. Aceste caracteristici reprezintă o provocare pentru Comisie, care trebuie să echilibreze nevoia de a dispune de un nivel suficient de control cu costurile implicate de aceste controale.

Mai multe rapoarte de activitate anuale au evidenţiat erori sau inconsecvenţe ale beneficiarilor subvenţiilor comunitare privind calculul şi acoperirea costurilor de personal, rambursabile drept costuri directe. În plus, unii directori generali au raportat că unii beneficiari ai subvenţiilor au probleme serioase când trebuie să ofere o justificare adecvată cu privire la costurile cu personalul respective. Aceasta este o problemă recurentă pe care Comisia încearcă să o rezolve recurgând din ce în ce mai mult la sume şi rate forfetare, în măsura în care acest lucru este posibil având în vedere normele financiare revizuite.

În 2006, directorii generali ai DG Cercetare, DG Societatea Informaţională şi Media, DG Întreprinderi şi Industrie şi DG Energie şi Transporturi au formulat rezerve referitoare la exactitatea cererilor de decont în cadrul celui de al cincilea program-cadru de cercetare şi dezvoltare tehnologică (PC5) . Cu toate acestea, Comisia observă că impactul financiar general al erorilor este limitat în ceea ce priveşte criteriile de relevanţă stabilite şi că plăţile referitoare la PC5 sunt în stadiul de eliminare progresivă.

În ceea ce priveşte al şaselea program-cadru de cercetare şi dezvoltare tehnologică (PC6) , atât directorul general al DG Cercetare, cât şi cel al DG Societatea Informaţională au indicat că nu deţin dovezi suficiente de la controalele ex-post în 2006, cauzate în principal de lipsa unui contract-cadru pentru astfel de controale în prima parte a perioadei de programare. Comisia a reacţionat prompt şi energic la aceste două rezerve prin adoptarea unui plan de acţiune care:

- să mărească numărul personalului destinat controalelor ex-post şi funcţiilor conexe. Strategia politică anuală pentru 2008 stipulează că, în 2007, 38 de posturi de cercetare vor fi redistribuite pentru a consolida funcţia de control ex-post în DG-urile cu sarcini în domeniul cercetării, cu posibilitatea de a adăuga 12 noi posturi în 2008;

- să pună în aplicare o strategie şi o metodologie comună de control ex-post în departamentele de cercetare, incluzând o nouă metodă armonizată de eşantionare care să asigure, pe o bază multianuală, o acoperire globală a populaţiei, graţie unei metodologii de selecţie fiabile din punct de vedere statistic. Această strategie favorizează detectarea şi corectarea erorilor sistematice în rândul beneficiarilor principali, acoperind un eşantion reprezentativ adecvat din populaţia supusă controalelor de audit;

- să consolideze coordonarea şi integrarea controalelor ex-post în cadrul familiei direcţiilor generale cu sarcini în domeniul cercetării, incluzând audituri comune;

- să introducă mai multe controale ex-post şi un mai bun echilibru între munca internă şi cea externalizată. Comisia va efectua 300 de controale ex-post pentru PC6 în 2007, în comparaţie cu 45 efectuate în 2006;

- să dezvolte un cadru mai sistematic de supraveghere şi transpunere în practică a rezultatelor controlului ex-post de către responsabilii în materie de gestiune.

Comitetul de monitorizare a auditurilor a invitat, de asemenea, direcţiile generale cu sarcini de cercetare să continue activitatea de simplificare şi să folosească la maxim posibilităţile de a utiliza sume şi rate forfetare în cadrul celui de- al şaptelea program-cadru de cercetare şi dezvoltare tehnologică (PC7).

Comisia reaminteşte faptul că erorile din cererile de decont sunt în principal cauzate de complexitatea cadrului juridic, în special de obligaţia ca beneficiarii să declare costurile reale cu personalul. Această obligaţie va continua să pună probleme pentru plăţile PC6, chiar dacă se vor înregistra progresiv ameliorări datorate controalelor ex-post consolidate, în special în cazul erorilor de sistem, prin aplicarea rezultatelor auditului unor proiecte neauditate şi prin impunerea plăţii de daune-interese în situaţia în care o entitate auditată nu corectează în mod corespunzător astfel de erori de sistem.

Plăţile din cadrul PC7 ar trebui să beneficieze în urma noilor proceduri convenite: vor fi introduse, acolo unde este cazul, verificări preliminare ale metodologiei aplicate cu privire la costuri de către beneficiarii cu participaţii multiple şi utilizarea costurilor medii cu personalul, întotdeauna în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare. Mai mult, se vor utiliza „procedurile convenite” cu auditorii contractaţi de beneficiarii subvenţiilor PC7, pentru a asigura coerenţa activităţii de audit şi a oferi Comisiei o bază de evaluare a eligibilităţii cheltuielilor şi a respectării normelor; certificatorilor nu li se va mai cere să se pronunţe privind eligibilitatea costurilor, ci doar să furnizeze informaţii concrete pe baza cărora Comisia să ia o decizie în acest sens.

2.2. Gestiunea repartizată şi gestiunea centralizată indirectă: consolidarea rolului statelor membre

În cazurile de gestiune repartizată şi de gestiune centralizată indirectă , există mai multe niveluri de gestiune şi control. Comisia îşi obţine asigurările din mai multe surse, inclusiv certificarea de către autorităţile naţionale, execuţia anuală şi rapoartele în urma controalelor, rezultatele auditurilor efectuate de statele membre sau de Curtea Europeană de Conturi şi, bineînţeles, ale auditurilor efectuate de Comisie.

Directorii generali ai DG Politica Regională, DG Ocuparea Forţei de Muncă, Afaceri Sociale şi Egalitatea de Şanse şi DG Agricultură şi Dezvoltare Rurală au formulat rezerve din cauza absenţei unor asigurări rezonabile referitoare la punctele slabe ale sistemului de gestiune şi control, în special în cazul programelor sau măsurilor din Regatul Unit, Spania, Suedia, Slovacia, Slovenia, Letonia, Italia, Grecia şi al programelor din cadrul iniţiativei comunitare INTERREG. Pentru toate cele trei direcţii generale, suma totală prezentând risc, cu rezervele formulate, este limitată: problema este lipsa de asigurări în ceea ce priveşte legalitatea şi regularitatea anumitor tranzacţii subiacente. Directorii generali au decis să formuleze rezerve din cauza unor deficienţe ale sistemului în anumite elemente cheie ale sistemelor de control şi gestiune ale statelor membre. Aceştia observă că problemele respective există de câţiva ani, iar autorităţile responsabile nu au luat măsurile de remediere impuse de Comisie, aducând astfel atingere reputaţiei Comisiei.

În vederea acoperirii riscului financiar pentru bugetul UE, au fost stabilite planuri de acţiune precise pentru rezolvarea problemelor, cu acţiunile corective impuse de autorităţile naţionale responsabile. Acolo unde este cazul şi, în special, dacă statele membre nu fac ele însele corecţiile necesare pentru a preveni riscurile pentru plăţile comunitare, vor fi aplicate corecţii financiare. În anumite cazuri, aceste corecţii pot fi efectuate pe baza extrapolării iregularităţilor cuantificabile din dosarele individuale, atunci când e probabil ca acestea să apară într-un mare număr de cazuri asemănătoare, sau sub forma corecţiilor ratelor forfetare, în cazul punctelor slabe ale sistemului. În anumite cazuri, suspendarea plăţilor a fost deja analizată, lansată şi aplicată în cadrul execuţiei bugetare pe 2006.

Comisia acordă deplină prioritate rezolvării problemei referitoare la realizarea insuficientă a Sistemului Integrat de Administrare şi Control (IACS) în Grecia, care face deja obiectul unor rezerve formulate anterior, încă din 2002. Pentru perioada 1999-2006, acestui stat i-au fost impuse corecţii financiare însumând 479 MEUR[2], care acoperă riscul financiar rezultat din neajunsurile constatate. Astfel de corecţii vor fi impuse atât timp cât va fi necesar. În martie 2007, Comisia a propus modificarea regulamentului privind finanţarea politicii agricole comune[3], pentru a introduce o modalitate mai eficientă pentru Comisie de a reduce sau suspenda plăţile către un stat membru, în cazul unor deficienţe grave şi persistente. Autorităţile naţionale implicate în acest caz au creat un plan de acţiune detaliat pe care Comisia îl va monitoriza îndeaproape.

Comisia şi-a continuat eforturile de aplicare a unei metode de audit unic în cadrul gestiunii repartizate , după cum este indicat în Raportul privind progresele înregistrate în realizarea planului de acţiune al Comisiei pentru un cadru de control comunitar integrat[4] şi în rapoartele anuale de activitate. De exemplu, Comisia a îmbunătăţit definiţia responsabilităţilor de control şi a consolidat supravegherea agenţiilor de plată şi certificare. Pentru fondurile structurale, Comisia a luat măsuri pentru încurajarea coordonării standardelor de audit şi răspândirea celor mai bune practici. Urmând exemplul primei declaraţii naţionale olandeze privind cheltuielile UE în Ţările de Jos, Comisia va continua, de asemenea, să sprijine diversele iniţiative naţionale referitoare la declaraţiile naţionale cu privire la utilizarea fondurilor Uniunii Europene. Regulamentul financiar revizuit prevede în acest sens că statele membre elaborează, la nivelul naţional corespunzător, un rezumat anual privind auditurile şi declaraţiile disponibile. În agricultură, această obligaţie a fost deja introdusă în legislaţia sectorială specifică în 2006[5].

Având în vedere caracterul multianual al fondurilor structurale, supravegherea Comisiei este exercitată de-a lungul întregii perioade de programare, de la faza de planificare la faza de încheiere a programelor. Prin urmare, dispoziţiile privind controlul operează pe o bază multianuală, neajunsurile fiind identificate şi remediate de-a lungul întregii perioade de programare, iar asigurările rezonabile în ceea ce priveşte legalitatea şi regularitatea cheltuielilor fiind evaluate pe această bază. Conform planului de acţiune al Comisiei pentru un cadru de control intern integrat, eficacitatea sistemelor de corecţie multianuale va fi analizată în 2007.

Directorul general al DG Justiţie, Libertate şi Securitate a sesizat deficienţe în unele sisteme de gestiune şi control din Italia, iar directorul general al DG Educaţie şi Cultură a identificat puncte slabe la unele agenţii naţionale implicate în gestiunea centralizată indirectă . Comisia îşi consolidează supravegherea. În primul caz, plăţile au fost suspendate în totalitate în 2006. În al doilea caz, Comisia a folosit dispoziţiile programelor Educaţie pe întreaga durată a vieţii şi Tineretul în acţiune pentru a stabili noi norme[6] pentru desemnarea şi revocarea agenţiilor naţionale, pentru declaraţia ex-ante şi anuală de asigurare din partea autorităţilor naţionale, precum şi pentru controlul şi auditurile bazate pe „metoda auditului unic”. În plus, agenţiile naţionale vor primi instrucţiuni mai clare şi vor beneficia de cursuri de formare specifică. Este de aşteptat ca măsuri de simplificare, precum o folosire mai largă a ratelor forfetare, să reducă riscul de eroare.

Comisia va îmbunătăţi supravegherea agenţiilor naţionale, pe baza unei mai mari responsabilităţi a autorităţilor naţionale care gestionează fondurile UE în cadrul gestiunii centralizate indirecte şi pe baza unei „metode a auditului unic” pentru controale şi audituri, în vederea rezolvării acestor neajunsuri.

2.3. Gestiunea în comun cu organizaţiile internaţionale

Pentru sarcinile de gestiune delegate organizaţiilor internaţionale, acordurile structurate cu acestea, în special Acordul-cadru financiar şi administrativ (FAFA) încheiat între Comisie şi Secretariatul Organizaţiei Naţiunilor Unite (ONU) în aprilie 2003, la care au aderat, în anii următori, numeroase agenţii specializate, oferă un cadru de referinţă stabil pentru gestiunea în comun. Se fac în continuare eforturi pentru a clarifica suplimentar anumite clauze specifice.

Deoarece nivelul finanţărilor CE canalizate prin acest mecanism este în creştere, creşte şi nivelul controalelor efectuate de Comisie privind fondurile gestionate împreună cu agenţiile Naţiunilor Unite. Acest fapt este conform cu punctul de vedere exprimat de auditorul intern al Comisiei în ceea ce priveşte punerea în aplicare a acordului.

Normele financiare revizuite au introdus un cadru mai clar, care permite o supraveghere mai eficientă şi garanţii pentru îndeplinirea sarcinilor încredinţate organizaţiilor internaţionale, în contextul gestiunii în comun.

O rezervă formulată anterior cu privire la contribuţia UE la pilonul IV al UNMIK în Kosovo a fost rezolvată prin recuperări în cursul anului 2006 şi prin un nou acord contractual cu Naţiunile Unite, care clarifică împărţirea responsabilităţilor.

FAFA a oferit un cadru de referinţă extrem de necesar pentru cooperarea între parteneri foarte diferiţi în parteneriatul CE/ONU. Deoarece este un instrument relativ nou, părţile la acord au stabilit grupuri de lucru comune care să abordeze aspecte referitoare la punerea în aplicare, în timp ce Comisia şi Naţiunile Unite discută teme referitoare la iniţiative de formare profesională şi orientări comune privind raportarea, verificarea şi vizibilitatea.

2.4. Concluzii

Comisia observă că 15 directori generali au formulat un total de 20 de rezerve în 2006 (31 în 2005). Comisia consideră că acest fapt arată că importante puncte slabe privind controlul identificate în trecut au fost rezolvate în mod corespunzător şi că progresele Comisiei în optimizarea propriei gestiuni au fost continuate în 2006.

Pentru toate rezervele formulate, ordonatorii de credite delegaţi s-au angajat să elaboreze planuri de acţiune adecvate pentru a rezolva punctele slabe existente. Colegiul va monitoriza aplicarea măsurilor de remediere.

Obţinerea asigurărilor corespunzătoare de la organismele intermediare care gestionează creditele UE în numele sau împreună cu Comisia este esenţială. De asemenea, este importantă aplicarea sistematică a normelor juridice care impun măsuri de remediere, precum recuperările, suspendarea plăţilor şi corecţiile financiare, atunci când se constată neajunsuri referitoare la legalitatea şi regularitatea operaţiilor.

3. CHESTIUNI TRANSVERSALE

3.1. Guvernanţă

- Declaraţia de guvernanţă

Auditorul intern a apreciat că arhitectura de guvernanţă a Comisiei are temelii solide. Cu toate acestea, el a propus ca aceasta să fie mai transparentă. Comisia sprijină această sugestie şi va pune la dispoziţie o declaraţie de guvernanţă menită să clarifice pentru părţile interesate şi cetăţeni care sunt diferiţii participanţi, responsabilităţile şi mecanismele de responsabilizare din cadrul Comisiei, prin intermediul unui text scurt, accesibil, care să fie publicat pe site-ul internet Europa.

- Externalizarea şi agenţiile

Anexa 3 la prezenta sinteză tratează despre agenţiile executive.

Treizeci de agenţii de reglementare au fost create din 1970 şi până acum. În februarie 2005[7], Comisia a supus un proiect de acord interinstituţional de stabilire a unui cadru de guvernanţă cuprinzător pentru crearea, structura, operarea, evaluarea şi controlul agenţiilor europene de reglementare. Nu s-au mai înregistrat progrese în derularea negocierilor după aceea, însă la sfârşitul anului 2006 au fost relansate în Consiliu discuţiile pe fond.

- Simplificare

În urma publicării Raportului privind progresele înregistrate în realizarea reformelor din decembrie 2005[8], Comisia a identificat un număr de domenii care se pretează simplificării şi raţionalizării, precum alocarea resurselor umane, coordonarea internă, standardele de control intern, gestiunea financiară, instrumentele şi priorităţile IT. În luna mai, Comisia a adoptat o comunicare intitulată „Gestionarea resurselor umane: simplificarea procedurilor pentru personal” şi a creat un grup operativ care să consulte personalul, să propună măsuri de simplificare a procedurilor administrative şi să îmbunătăţească serviciile oferite personalului. Cu titlul de proiect experimental, unele servicii centrale au început să efectueze analize interne de impact. Aceasta s-ar putea extinde la toate procesele corporative noi sau revizuite pentru a garanta că acestea sunt simple, eficiente şi eficace şi că nu antrenează poveri administrative inutile.

În domeniul gestiunii financiare, normele financiare revizuite (revizuirea regulamentului financiar şi a normelor sale de punere în aplicare) au introdus simplificări precum: un număr redus de documente cerute pentru subvenţii şi contracte mici; facilitarea cofinanţării prin contribuţii în natură (de exemplu, prin munca efectuată gratuit de către partenerii externi ai beneficiarului); posibilitatea de a renunţa la obligaţia de a oferi garanţii financiare, bazată pe evaluarea riscului de la caz la caz; un prag mai ridicat dincolo de care organizaţiile beneficiare trebuie să ofere un certificat eliberat de un auditor extern; o extindere a principiului transparenţei prin publicarea tuturor beneficiarilor fondurilor comunitare, indiferent de entitatea sau autoritatea implicată în execuţia bugetară.

Cu toate acestea, nivelul de simplificare a legislaţiei nu a fost atât de semnificativ pe cât s-a sperat. Cu toate că următoarea perioadă de programare este destul de îndepărtată, serviciile ar trebui să se pregătească deja pentru continuarea procesului de simplificare în viitor.

- Iniţiativa pentru transparenţă

Ca urmare a Iniţiativei Europene privind Transparenţa, se vor publica datele privind beneficiarii fondurilor gestionate în cadrul gestionării repartizate. Comisia consideră că transparenţa în ceea ce priveşte chestiunile financiare este un element important al responsabilizării în utilizarea fondurilor UE.

- Gestionarea continuităţii operaţiunilor

În 2006[9] a fost prezentat un document de lucru privind gestionarea continuităţii operaţiunilor în Comisie, pentru a sprijini furnizarea în continuare a serviciilor în cazul unei disfuncţionalităţi.

- Etică

În cadrul unei acţiuni mai largi de sensibilizare cu privire la aspecte de etică şi integritate, Comisia a organizat pentru personalul său o zi dedicată problemelor de etică.

- Auditul intern

În martie 2006, auditorul intern a prezentat primul raport de ansamblu privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului, care arată că, în ciuda unor progrese înregistrate, jumătate din recomandările decisive şi foarte importante nu au fost puse în aplicare înainte de datele stabilite. Comitetul de monitorizare a auditurilor, a cărui sarcină principală este de a raporta anual colegiului maniera în care s-a dat curs recomandărilor auditorului intern de către serviciile Comisiei, a alertat cabinetele asupra faptului că unele departamente au rămas în urmă şi le-a cerut să monitorizeze respectarea recomandărilor în propriile departamente. Comitetul de monitorizare a auditurilor îşi va consolida supravegherea în 2007.

Observând că entităţile auditate au elaborat planuri de acţiune pentru toate recomandările IAS acceptate şi că a fost atins un nivel ridicat de punere în aplicare a acestor planuri de acţiune, Comisia va continua progresele făcute în 2006 pentru a asigura transpunerea în practică adecvată a recomandărilor auditului. Va încuraja un dialog mai deschis între comunitatea de audit şi entităţile auditate. Aceasta ar trebui să promoveze înţelegerea reciprocă, să garanteze că auditorul formulează recomandări specifice şi să încurajeze serviciile să dea prioritate punerii acestora în aplicare în perioada de timp cerută.

În raportul său anual pe 2006, Auditorul intern a subliniat necesitatea unei planificări mai coordonate a auditurilor şi a încurajat eforturile existente de a creşte profesionalismul structurilor de audit intern ale departamentelor Comisiei. Arhitectura de audit intern a Comisiei continuă să fie consolidată, permiţând astfel instituţiei să dispună de asigurări mai solide.

Concluzie

Comisia consideră că arhitectura sa de guvernanţă a atins un nivel satisfăcător de stabilitate şi maturitate şi va prezenta această arhitectură într-o declaraţie de guvernanţă. În acelaşi timp, Comisia este decisă să îşi continue eforturile pentru mai multă transparenţă, eficacitate şi simplificare. Agenţiile executive, pe care Comisia le supraveghează îndeaproape, sunt pe deplin integrate în acest sistem de guvernanţă. Cu toate acestea, Comisia consideră că stabilirea unui cadru unic de guvernanţă pentru agenţiile de reglementare este de o importanţă politică majoră. Comisia îl susţine pe auditorul intern în eforturile sale de a furniza la sfârşitul ciclului de planificare 2007-2009 opinia sa generală privind sistemele de control intern ale Comisiei şi încurajează un înalt nivel de cooperare între structurile de audit intern şi auditorul intern.

3.2. Sistemele de control intern şi gestionarea performanţei

- Cadrul de control intern în Comisie

În 2006, Comisia a continuat să-şi îmbunătăţească propriul cadru de control intern. Revizuirea în curs a standardelor de control intern vizează asigurarea unei mai mari clarităţi, simplităţi şi adaptabilităţi la condiţiile diferitelor departamente, în vederea creşterii eficacităţii.

În raportul de ansamblu privind situaţia controlului intern în direcţiile generale şi serviciile Comisiei se nota că în 2006 s-au înregistrat progrese semnificative referitoare la punerea în aplicare a structurilor şi practicilor de control intern, dar şi că noi progrese sunt necesare în domenii precum gestionarea informaţiilor, simplificarea legislativă, strategiile de control sau calitatea rapoartelor anuale de activitate. Auditorul intern a recomandat noi îmbunătăţiri pentru controalele ex-post, IT, precum şi punerea în aplicare a noilor norme de contabilitate şi gestionare a contractelor.

- Gestionarea riscurilor

Comisia a făcut progrese importante în 2006, continuând integrarea gestionării riscului în planificarea strategică: planurile de gestionare anuale 2007 prezintă rezultatele analizei riscurilor, iar rapoartele anuale de activitate indică dacă aceste riscuri s-au concretizat, modul în care au fost gestionate în timpul anului, riscurile care persistă şi motivul persistenţei acestora. Se vor continua eforturile de a oferi o prezentare coerentă a riscurilor şi de a garanta că planurile de acţiune privind gestionarea riscurilor sunt definite şi executate fără întârziere. Bazându-se pe metodologia de gestionare a riscurilor dezvoltată în comunicarea „Spre o gestionare a riscurilor eficientă şi coerentă în serviciile Comisiei”[10] şi pe un exerciţiu pilot efectuat în 2006, Comisia a stabilit un proces de evaluare colegială pentru identificarea, evaluarea şi gestiunea riscurilor transversale, care pot fi tratate mai eficient de un grup de servicii decât de servicii individuale.

- Gestionarea performanţei

Orientările destinate serviciilor în vederea pregătirii planurilor anuale de gestiune şi a rapoartelor anuale de activitate au subliniat importanţa acordată obţinerii de rezultate pentru beneficiari şi părţile interesate şi pe impactul acţiunii Comisiei asupra societăţii UE în general.

Pentru rapoartele anuale de activitate pe 2006 a fost dezvoltat un model care să asigure o prezentare coerentă a structurilor de control şi a surselor de asigurări, deşi acesta nu a fost încă adoptat de toate direcţiile generale şi serviciile. Cu timpul, se aşteaptă însă ca acest format să conducă la o mai mare conştientizare a structurilor de control şi a surselor de asigurări şi să ajute la identificarea punctelor slabe şi la definirea îmbunătăţirilor.

Cu toate că un mare număr de servicii a prezentat indicatori privind legalitatea, regularitatea şi performanţa în rapoartele anuale de activitate pe 2006, va fi necesară continuarea eforturilor pentru dezvoltarea unor astfel de indicatori, precum şi asigurarea unei abordări coerente pe familie de servicii.

Calitatea rapoartelor anuale de activitate ar trebui în continuare îmbunătăţită: în special, trebuie explicate clar şi simplu strategiile de control şi rezultatele, iar planurile de acţiune şi impactul preconizat al acestora trebuie detaliate.

- Plan de acţiune pentru un cadru de control intern integrat

Rezultatele de până acum ale punerii în aplicare a planului de acţiune sunt în general pozitive. Deşi au existat întârzieri în unele acţiuni, Comisia consideră că va fi totuşi capabilă să îşi îndeplinească obiectivul: acela de a avea puse bazele până la sfârşitul anului 2007 pentru a gestiona în mod corespunzător riscul erorilor şi pentru a oferi asigurări majorate, astfel cum a fost preconizat în planul de acţiune. Rezultatele acţiunilor vor deveni treptat mai vizibile şi demonstrabile, concretizându-se pentru început într-o abordare mai transparentă şi mai clară de control. Aceasta ar trebui să ducă la o reducere a ratei de eroare printr-o corecţie şi prevenire mai eficiente.

Având în vedere experienţa câştigată, un număr de acţiuni a fost îmbunătăţit pentru a stimula şi mai mult eforturile depuse pentru a avea asigurări mai bune, concentrându-se asupra gestiunii centralizate directe şi incluzând o examinare detaliată a echilibrului costuri-beneficii-riscuri pentru controale. Bazele vor fi puse până la sfârşitul anului 2007, astfel încât cadrul de control intern integrat să înceapă să aibă impactul preconizat asupra garanţiilor. Însă, Raportul privind progresele înregistrate în realizarea planului de acţiune al Comisiei pentru un cadru de control intern integrat prezintă domeniile în care persistă importante provocări.

Se iau măsuri pentru a spori intensitatea controalelor ex-post în multe domenii, planurile de acţiune prevăzând în acest sens măsuri de remediere şi progrese în acest domeniu, în prezent monitorizat îndeaproape. Cu toate acestea, directorul general al DG Comunicare a formulat o rezervă semnalând absenţa unui sistem structurat sistematic de controale ex-post, a cărui configuraţie va fi evaluată de către Comisie în 2007.

Verificarea mai detaliată ar trebui însoţită de o abordare mai coordonată în fiecare familie de servicii, astfel cum se întâmplă deja în cazul cercetării şi al fondurilor structurale.

Treptat, se introduce o mai bună coordonare în domeniul fondurilor structurale, incluzând armonizarea metodologiilor de eşantionare care trebuie folosite de statele membre în perioada 2007-2013.

Reţeaua de controale ex-post şi-a confirmat în 2006 utilitatea, prin răspândirea celor mai bune practici între unităţile individuale de control. Printre aspectele importante discutate s-au numărat crearea strategiilor de eşantionare pentru a obţine asigurări rezonabile, transpunerea în practică a controalelor şi abordările posibile cu privire la aplicarea sancţiunilor.

Concluzie

Comisia consideră că trebuie dezvoltată o perspectivă globală asupra activităţilor de control intern pentru fiecare activitate, integrând diferitele elemente şi niveluri de control. Trebuie asigurat un echilibru profitabil între diferitele măsuri de control, iar rezultatele controlului ar trebui monitorizate corespunzător şi luate acţiuni concertate pentru a rezolva punctele slabe identificate.

Comisia va monitoriza îndeaproape punerea în aplicare a strategiilor şi metodologiilor de control cuprinzătoare şi va asigura abordări ex-post coerente pe familie de servicii, astfel încât: (1) strategiile de control să fie formalizate şi să conţină obiective precise; (2) să existe o monitorizare şi o raportare clare, care să pună în comun rezultatele controalelor de la toate nivelele; (3) să fie clarificate şi aplicate responsabilităţile participanţilor, inclusiv sinergiile dintre servicii.

Comisia se va asigura că toţi ordonatorii de credite delegaţi îndeplinesc cerinţa de a utiliza modelul, stabilindu-se astfel o legătură mai clară între sistemele de control şi asigurări în rapoartele anuale de activitate pe 2007 ale acestora, şi de a introduce, astfel cum a fost preconizat, indicatori privind legalitatea şi regularitatea tranzacţiilor în sprijinul asigurărilor.

Comisia va continua monitorizarea sistemului de controale ex-post structurate stabilit de directorul general al DG Comunicare, precum şi planul de acţiune definit pentru controalele ex-post pentru familia direcţiilor cu sarcini de cercetare.

3.3. Gestiunea financiară

- Contabilitate

Comisia remarcă cu satisfacţie declaraţia pozitivă de asigurare cu rezerve a Curţii de Conturi pentru conturile anului 2005, prima de la instituirea noului sistem de contabilitate de angajamente.

Se fac în continuare progrese în aplicarea noilor norme contabile pentru stabilirea conturilor anuale pentru 2006. În ceea ce priveşte asigurarea calităţii datelor contabile, s-au făcut progrese în eforturile de îmbunătăţire a mediului de control. Cu privire la validarea sistemelor locale în 2006, contabilul a observat că, în general, serviciile au luat măsurile necesare pentru a rezolva problemele evidenţiate în raportul său din anul precedent, şi a subliniat progresul semnificativ făcut de două direcţii generale a căror validare fusese suspendată în 2005.

Introducerea contabilităţii de angajamente în cazul delegaţiilor, în ianuarie 2007, şi îmbunătăţirea controlului intern a făcut posibilă eliminarea rezervelor formulate în anii precedenţi cu privire la cheltuielile administrative ale delegaţiilor UE.

Pentru prima dată, contabilul va semna conturile definitive pentru anul 2006, certificând că deţine asigurări rezonabile că respectivele conturi prezintă o imagină reală şi corectă a situaţiei financiare a instituţiei.

- Gestionarea contractelor

În cursul auditurilor efectuate în 2006, auditorul intern a identificat unele domenii care necesită îmbunătăţiri în ceea ce priveşte gestionarea contractelor. Un grup de lucru inter-servicii instituit în decembrie 2006 a propus o nouă metodă în domeniul redactării contractelor de achiziţie de clădiri în Bruxelles. Regulamentul financiar revizuit va simplifica, la rândul său, cerinţele procedurale legate de documentaţia contractele cu valori reduse.

Concluzie

Comisia observă sporirea transparenţei şi a responsabilizării atinse graţie introducerii sistemului de contabilitate de angajamente. Comisia indică măsuri concrete care vor fi luate pentru simplificarea normelor aplicabile beneficiarilor de subvenţii şi contractanţilor.

3.4. Resurse umane

- Strategia integrată de resurse umane

Auditorul intern subliniază faptul că o strategie pe termen lung pentru gestionarea resurselor umane este importantă pentru alocarea eficientă a acestora.

Comisia va îmbunătăţi alocarea resurselor sale umane printr-o identificare mai proactivă atât a competenţelor actuale şi viitoare ale personalului, cât şi a necesităţilor departamentelor. Comisia a iniţiat un program de dezvoltare profesională continuă pentru toţi membrii personalului de resurse umane al Comisiei, destinat să atragă, să perfecţioneze şi să păstreze personalul competent.

Culegerea şi evaluarea datelor privind resursele umane este un alt element important al gestionării strategice a resurselor umane, în care Comisia dezvoltă sistemele necesare pentru a răspunde cererilor externe referitoare la utilizarea resurselor sale umane.

În 2006, la solicitarea Parlamentului, Comisia a redactat un raport [SEC(2007) 530] conţinând o analiză a necesităţilor previzibile de resurse umane până în 2013, a cărui concluzie era că toate necesităţile prioritare identificate în afara extinderilor vor fi acoperite prin redistribuiri în interiorul şi între servicii.

- Recrutarea de noi funcţionari din statele membre UE-10

Obiectivele de recrutare ambiţioase propuse în 2004-2006 pentru UE-10 au fost îndeplinite în ceea ce priveşte personalul administrativ şi, de asemenea, în mare parte satisfăcute pentru cadrele de conducere medii (77% din obiectivul propus) în 2006. Recrutarea cadrelor de conducere superioare a progresat în mod satisfăcător. Nu s-au atins obiectivele de recrutare pentru anumite profiluri sau naţionalităţi, cauzat în principal de numărul redus de candidaţi la concursuri. Oficiul Comunităţilor Europene pentru Selecţia Personalului lucrează în prezent la o strategie îmbunătăţită de informare şi comunicare. Comisia a instituit un mecanism de monitorizare care să garanteze că obiectivele de recrutare pentru UE-12 vor fi îndeplinite în 2007.

Concluzie

Comisia se angajează să îşi îndeplinească obiectivele de recrutare în ceea ce priveşte funcţionarii din UE-12. Şi-a definit necesităţile viitoare şi îşi va continua eforturile de a anticipa provocările viitoare pentru o administraţie modernă şi eficientă.

3.5. Probleme informatice

S-a semnalat pentru a doua oară o rezervă referitoare la riscul cauzat de caracterul necorespunzător al infrastructurii clădirilor care adăpostesc centrele de date , care afectează mai mult continuitatea operaţiunilor decât legalitatea şi regularitatea tranzacţiilor. În plus, auditorul intern a indicat necesitatea îmbunătăţirilor în ceea ce priveşte clădirile, securitatea datelor, recuperarea după dezastru şi continuitatea serviciilor. O altă problemă identificată a fost planificarea proiectelor informatice, unde s-a decis optimizarea raportului calitate/preţ prin stabilirea priorităţilor pentru proiectele corporative.

Comisia este hotărâtă să pună în aplicare strategia multianuală pentru a asigura condiţii sigure pentru clădirile care adăpostesc a centrele de date şi telecomunicaţii ale Comisiei, atât în Bruxelles, cât şi în Luxemburg. Au fost identificate măsuri atenuante care să fie puse în aplicare în 2007.

4. CONCLUZII

Comisia consideră că sistemele de control intern existente, cu limitările descrise în rapoartele anuale de activitate pe 2006, oferă asigurări rezonabile în ceea ce priveşte legalitatea şi regularitatea operaţiilor pentru care Comisia îşi asumă responsabilitatea generală, în conformitate cu articolul 274 din Tratatul CE. Cu toate acestea, Comisia admite că sunt necesare noi eforturi suplimentare pentru a rezolva unele puncte slabe, în special cele subliniate în rezervele formulate de ordonatorii de credite delegaţi.

Comisia va lua măsurile necesare pentru ca ordonatorii de credite delegaţi să îşi continue eforturile pentru a se asigura că asigurările rezonabile oferite în declaraţiile care însoţesc rapoartele anuale sunt susţinute în mod eficient de sisteme de control intern corespunzătoare.

ANEXĂ 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

ANEXĂ 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

ANEXĂ 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

ANEXĂ 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] COM(2007) 67.

[2] Suma de 451 MEUR specificată în Raportul anual de activitate 2006 a fost actualizată, în special pentru a include cele mai recente corecţii impuse Greciei prin Decizia nr. 2007/243/CE a Comisiei din 18 aprilie 2007 (JO L 106, 24.4.2007, p. 55).

[3] Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 al Consiliului.

[4] COM(2007) 86 şi SEC(2007) 311.

[5] Regulamentul nr. 1290/2005 al Consiliului şi articolul 7 alineatul (5) din Regulamentul (CE) nr. 885/2006 al Comisiei.

[6] Decizia C(2007) 1807 din 26 aprilie 2007.

[7] COM(2005) 59.

[8] COM(2005) 668.

[9] SEC(2006) 899.

[10] SEC(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003