Ambele agende includ trimiteri directe la sistemele exploatate de eu-LISA la nivel central sau la cele preconizate a fi dezvoltate și exploatate, sub rezerva adoptării instrumentelor legislative relevante.

·corelarea, într-un mod mai sincronizat și mai transparent, a raportării bugetare cu implementarea programului anual de lucru. În plus, conceperea unui sistem de gestionare pe activități și o previzionare bugetară multianuală mai detaliată ar permite eu-LISA să aibă o imagine de ansamblu mai bună asupra activităților sale, facilitându-i, totodată, planificarea.

·efectuarea de evaluări sistematice ex ante și ex post ale programelor și activităților care implică cheltuieli semnificative, astfel cum se prevede la articolul 29 alineatul (5) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1271/2013 al Comisiei și în Regulamentul financiar al agenției, și

Atunci când și-a îndeplinit sarcinile prevăzute în mandatul său, eu-LISA a aliniat în mod eficient funcțiile, operațiunile și procesele interne cu gestionarea unui cadru IT. Cu toate acestea, agenția ar trebui să revizuiască alocarea de resurse pentru sarcini astfel încât să asigure disponibilitatea unor resurse suficiente de personal pentru gestionarea proiectelor în funcție de cerințele acestora. eu-LISA a dezvoltat treptat o strategie în materie de achiziții și acorduri contractuale. De asemenea, agenția a realizat unele progrese în ceea ce privește rigoarea și claritatea principalelor documente de programare și de raportare care constituie principala sursă de evaluare globală a performanțelor. Cu toate acestea, mai există loc de îmbunătățiri la nivelul mecanismelor de programare și de raportare și al transparenței acestora. În ceea ce privește soluțiile organizaționale, resursele umane și procedurile, agenția a acționat în mod consecvent în conformitate cu procedura bugetară, însă, pe lângă implicarea în mod corespunzător a tuturor părților interesate, inclusiv a personalului tehnic al agenției, care ar putea avea o contribuție mai mare la procedura bugetară dacă rolul acestora ar fi consolidat, aceasta ar putea implica și grupurile consultative într-o măsură mai mare, punându-le la dispoziție toate informațiile relevante cu privire la proiectele pe care acestea trebuie să le evalueze în vederea acordării de consiliere adecvată Consiliului de administrație.

Un alt aspect foarte important implică o mai bună valorificare a potențialului grupurilor consultative, asigurându-se consultarea acestora cu privire la documentele de programare în timp util și furnizarea unor informații de către acestea. În plus, agenția ar trebui să își consolideze sprijinul pentru protecția datelor la Strasbourg, fie prin transferarea responsabilului cu protecția datelor (RPD) de la Tallinn la Strasbourg, fie prin numirea unui RPD adjunct pentru a îmbunătăți comunicarea cu personalul tehnic din Strasbourg și a le acorda acestora asistență în chestiuni legate de protecția datelor.

Evaluarea eu-LISA a coincis cu prima evaluare a cadrelor legislative privind SIS II și VIS . În mod similar, în cadrul acțiunilor privind viitoarea arhitectură a politicii UE în materie de azil, Comisia a adoptat o comunicare și propuneri legislative, inclusiv o propunere de revizuire a Regulamentului de la Dublin , care încredințează eu-LISA sarcina de dezvoltare și gestionare operațională a unui nou sistem automatizat . Pachetul legislativ include, de asemenea, o propunere de revizuire a Regulamentului Eurodac , care extinde domeniul de aplicare al sistemului. Ambele inițiative vor avea un impact asupra eu-LISA.

O altă contribuție majoră din partea Comisiei o constituie Comunicarea intitulată „Sisteme de informații mai puternice și mai inteligente în materie de frontiere și securitate” din aprilie 2016 . Comunicarea, al cărei scop principal este îmbunătățirea interoperabilității sistemelor informaționale, prevede noi sarcini pentru agenție, dintre care unele vor fi desfășurate în comun cu Comisia, iar altele vor fi realizate și împreună cu statele membre. Aceasta prevede faptul că Comisia va examina posibilitatea instituirii unui nou sistem, și anume Sistemul european de informații și de autorizare privind călătoriile (ETIAS). Comisia a adoptat propunerea ETIAS în noiembrie 2016 și, în prezent, este supusă examinării de către Parlamentul European și Consiliu. Soluțiile inovatoare identificate în comunicare se reflectă și în Foaia de parcurs în vederea consolidării schimbului de informații și a gestionării informațiilor, inclusiv a soluțiilor de interoperabilitate, în domeniul justiției și afacerilor interne, aprobată de Consiliul Justiție și Afaceri Interne în iunie 2016 .

În conformitate cu această comunicare, Comisia a înființat un grup de experți la nivel înalt pentru a aborda aspectele juridice, tehnice și operaționale ale diferitelor opțiuni în vederea realizării interoperabilității sistemelor informaționale în domeniul gestionării frontierelor și al securității la frontiere. În urma constatărilor grupului de experți prezentate în raportul său final , Comisia a prezentat și alte idei concrete Parlamentului European și Consiliului în cel de Al șaptelea raport privind progresele înregistrate în ceea ce privește o uniune a securității efectivă și autentică, ca bază pentru o discuție comună privind calea de urmat . Alături de comunicarea din aprilie 2016, Comisia a prezentat o propunere privind un sistem de intrare/ieșire , care ar putea deveni, sub rezerva adoptării acestuia de către colegiuitori, primul sistem informatic la scară largă dezvoltat efectiv de eu-LISA.

În elaborarea și îndeplinirea sarcinilor menționate mai sus, eu-LISA va trebui să țină seama de dreptul fundamental la protecția datelor cu caracter personal, recunoscut prin articolul 8 din Carta drepturilor fundamentale, și în special de principiul limitării scopului aplicat dreptului respectiv. La analizarea interoperabilității sistemelor ample, ar trebui să se acorde o atenție deosebită cerințelor privind protecția datelor începând cu momentul conceperii, care sunt menționate la articolul 25 din noul Regulament general privind protecția datelor și la articolul 20 din Directiva privind protecția datelor de către autoritățile polițienești, care se vor aplica de la 25 mai 2018 și, respectiv, 5 mai 2018.

Atunci când are în vedere eventuale modificări ale regulamentului de instituire, Comisia trebuie să ia în considerare modificările aduse legislației UE de la data înființării agenției (cum ar fi Regulamentul financiar și Regulamentul financiar-cadru) și modificările care decurg din abordarea comună anexată la Declarația comună a Parlamentului European, a Consiliului UE și a Comisiei Europene privind agențiile descentralizate din 19 iulie 2012 („Abordarea comună”). De asemenea, aceasta trebuie reflecte schimbările produse la nivel legislativ ca urmare a evaluării SIS II. Odată cu acumularea experienței în exploatarea sistemelor la nivel central și în vederea asigurării unei eficiențe sporite, eu-LISA însăși a sugerat, în documentele sale de programare, unele idei pentru îmbunătățirea mai multor aspecte legate de configurarea tehnică actuală a sistemelor, care ar putea impune modificarea regulamentului de instituire și/sau a regulamentelor privind sistemele.

Regulamentul instituit răspunde la mediul juridic, politic și economic în care a fost înființată Agenția. Rezultatul procesului de evaluare (a se vedea secțiunea 2) și aceste evoluții de fapt, juridice și în materie de politică oferă ocazia de a adapta mandatul eu-LISA la potențialul în creștere al acesteia de a contribui și mai mult la îndeplinirea noilor nevoi ale UE și la dezvoltarea noii abordări a interoperabilității. De exemplu, extinderea mandatului pentru a oferi sprijin, în anumite condiții, statelor membre care sunt responsabile de exploatarea componentelor naționale ale sistemelor, merită o atenție deosebită. Aceasta trebuie avută în vedere și prin prisma intervenției eu-LISA în Grecia ca urmare a crizei refugiaților .

Astfel cum este prevăzut în Comunicarea privind programarea resurselor umane și financiare pentru agențiile descentralizate în perioada 2014-2020 , care a stabilit o programare a nivelurilor efectivelor de personal și ale subvențiilor pentru fiecare agenție descentralizată, această programare trebuie să fie compatibilă cu reducerea cu 5 % a personalului pe o perioadă de cinci ani, aplicabilă tuturor instituțiilor, organismelor și agențiilor. Având în vedere recenta sa înființare, agenției eu-LISA nu i s-a solicitat să își reducă personalul în perioada 2013-2015.

Prin urmare, modificările aduse regulamentului de instituire vor trebui să stabilească un echilibru între realitatea politică, juridică și financiară, obiectivul principal fiind acela de a garanta faptul că eu-LISA păstrează o capacitate suficientă pentru a se concentra asupra îndeplinirii sarcinilor sale principale. Printre acestea se numără evoluția sistemelor actuale, dezvoltarea preconizată a EES, ETIAS și a noului sistem automatizat de înregistrare a cererilor de protecție internațională și monitorizarea fiecărei părți a statelor membre în toate aplicațiile și a sistemului de repartizare corectiv.

Se poate preconiza în mod rezonabil că va exista o creștere progresivă a contribuției eu-LISA la crearea unui mediu informatic coordonat, eficace și coerent pentru gestionarea sistemelor informatice care susțin punerea în aplicare a politicilor JAI prin asigurarea unui mediu profesional și stabil pentru susținerea dezvoltării, gestionării operaționale și a evoluției sistemelor informatice, inclusiv a interoperabilității acestora, dacă este cazul și dacă acest lucru este permis prin cadrul juridic al sistemelor.

Potențialul eu-LISA de a oferi în continuare valoare adăugată acțiunilor realizate de părțile sale interesate va crește cu timpul și odată cu evoluțiile tehnologice și politice. Pe lângă ambiția pe termen lung a eu-LISA de a deveni un centru de excelență, există un număr tot mai mare de cereri de sprijin ad hoc pentru părțile sale interesate, cum ar fi asistența de la începutul anului 2016 acordată autorităților elene pentru creșterea capacității serverului Eurodac. În mod similar, eu-LISA ar putea oferi sprijin furnizând serviciilor relevante ale Comisiei informații cu privire la chestiuni tehnice legate de sistemele existente sau noi, la cererea acestora din urmă. Cu toate acestea, există limitări juridice și financiare clare în ceea ce privește acțiunile pe care le poate realiza eu-LISA.

4. Recomandări privind modificarea regulamentului de instituire

4.1. Recomandări emise în cadrul evaluării

Recomandările de modificare legislativă a regulamentului agenției, care sunt prezentate în evaluarea externă, sunt rezumate în documentul de lucru al serviciilor Comisiei anexat la prezentul raport. Acestea includ următoarele recomandări:

-Responsabilitățile Comisiei în ceea ce privește infrastructura de comunicații ar trebui transferate către eu-LISA. Această modificare va necesita modificarea instrumentelor aferente sistemelor. Aceasta va presupune un transfer al bugetului relevant.

-O nouă dispoziție privind cadrul de cooperare dintre eu-LISA și alte agenții JAI ar trebui să clarifice domeniul de aplicare al cooperării în cadrul mandatului eu-LISA.

-Consiliul de administrație ar trebui să adopte, până la sfârșitul lunii august a fiecărui an, un raport interimar referitor la progresele înregistrate în ceea ce privește desfășurarea activităților planificate care acoperă primele șase luni ale aceluiași an.

-Ar trebui să se aibă în vedere o extindere a domeniului de aplicare al schemelor-pilot care pot fi încredințate agenției eu-LISA de către Comisie (articolul 9). Domeniul de aplicare este limitat în prezent la proiectele-pilot menționate la articolul 54 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar, adică acelea care pot fi implementate fără un act de bază: Acesta ar trebui extins cel puțin la proiectele-pilot pentru care există un act de bază.

În urma evaluării externe a fost recomandată, de asemenea, efectuarea unei evaluări a riscurilor și a unei evaluări ex ante pentru proiectele în valoare de peste 500 000 EUR care sunt derulate de eu-LISA în cadrul mandatului său actual (mai exact, nu decurg dintr-un instrument legislativ care îi încredințează acesteia un nou sistem pentru care Comisia va asigura o evaluare a impactului). Aceasta este o recomandare importantă care trebuie abordată în mod adecvat de către eu-LISA. Recomandarea nu impune însă modificarea regulamentului de instituire a agenției, deoarece articolul 29 alineatul (5) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1271/2013 al Comisiei și Regulamentul financiar al Agenției prevăd deja efectuarea de evaluări ex ante și ex post ale programelor și activităților care implică cheltuieli semnificative.

În urma evaluării externe au fost formulate și alte recomandări de modificare a mandatului agenției. Aceste modificări ar trebui să fie introduse în instrumentele legislative ale sistemelor și nu ar presupune o modificare a regulamentului de instituire a agenției în ceea ce privește statisticile:

-extinderea responsabilității eu-LISA în ceea ce privește generarea/publicarea de statistici pentru fiecare sistem;