C 159/1

Raportul privind auditul eficienței operaționale a administrării Băncii Centrale Europene pentru exercițiul financiar 2008: Sistemele și procedurile instituite de BCE pentru gestionarea activităților serviciilor sale, însoțit de răspunsurile Băncii Centrale Europene

2010/C 159/01

CUPRINS

Lista abrevierilor

Introducere

Sfera și abordarea auditului

Observații

Serviciile și-au planificat activitățile în mod adecvat?

Planificarea strategică/multianuală

Planurile anuale/programele de activitate anuale

Procesul de planificare anuală

Planificarea resurselor

Serviciile și-au monitorizat activitățile în mod corespunzător?

Monitorizarea internă

Întocmirea de rapoarte către Comitetul executiv

Indicatorii-cheie de performanță

Serviciile au întocmit rapoarte cu privire la propriile activități și și-au evaluat performanța?

Evaluarea rezultatelor anuale

Aprecierea valorii adăugate și a impactului

Concluzii și recomandări

Serviciile și-au planificat activitățile în mod adecvat?

Serviciile și-au monitorizat activitățile în mod corespunzător?

Serviciile au întocmit rapoarte cu privire la propriile activități și și-au evaluat performanța?

Anexa I — Prezentare generală a serviciilor examinate de Curtea de Conturi Europeană

Anexa II — Prezentare generală a criteriilor de audit specifice și a evaluării realizate pentru fiecare serviciu examinat

LISTA ABREVIERILOR

INTRODUCERE

BCE este compusă din 18 servicii, dintre care 15 au statutul de direcții sau direcții generale. Toate serviciile sunt plasate sub „conducerea Comitetului executiv” (6) . Fiecare serviciu raportează către unul dintre membrii Comitetului executiv.

SFERA ȘI ABORDAREA AUDITULUI

Pentru auditul BCE, Curtea a adoptat o abordare de audit prin rotație, ceea ce înseamnă că, în fiecare an, se selectează în vederea examinării domenii de administrare diferite. Principalul obiectiv al auditului desfășurat de Curte pentru exercițiul financiar 2008 a fost de a evalua, prin abordarea celor trei întrebări de audit prezentate în continuare, dacă BCE a instituit sistemele și procedurile necesare pentru gestionarea activităților serviciilor sale:

Evaluarea realizată de Curte a inclus sistemele și procedurile stabilite în cadrul Băncii per ansamblu, precum și mecanismele specifice elaborate și utilizate de serviciile examinate. Curtea a utilizat bunele practici pe care le-a identificat, în cursul auditului, în cadrul unui serviciu sau al altuia, pentru a evalua sistemele și procedurile de administrare instituite în alte servicii. Auditul nu a vizat nici evaluarea rezultatelor BCE obținute per ansamblu și nici pe cea a rezultatelor obținute în urma activităților desfășurate de servicii.

OBSERVAȚII

Serviciile și-au planificat activitățile în mod adecvat?

Planificarea strategică/multianuală

Toate serviciile examinate au contribuit la procesul de planificare al BCE prin formularea unor obiective strategice și a unor priorități multianuale (a se vedea punctul 21). Acestea au fost actualizate în fiecare an și au conferit activităților din cadrul serviciilor respective o direcție pe termen lung. Totuși, în majoritatea cazurilor (11) , obiectivele strategice incluse în documentele de planificare multianuală nu erau definite suficient de precis și referitor la modul în care serviciile urmau să își îndeplinească obiectivele s-a furnizat doar un număr restrâns de informații. Mai mult, nu s-au stabilit întotdeauna termene exacte pentru realizarea acestor obiective multianuale.

Resursele umane nu erau reflectate în aceste documente de planificare multianuală, deși ele reprezintă una dintre principalele constrângeri de care este condiționată realizarea obiectivelor stabilite. Cu toate acestea, în cazul D-CO, s-a desfășurat un proiect care relaționează activitățile cu resursele și care urmărește să identifice și să implementeze măsuri pentru ca volumul de muncă în creștere să fie gestionat cu un număr stabil, per ansamblu, de personal (12) (a se vedea caseta 2 ).

Planurile anuale/programele de activitate anuale

Procesul de planificare anuală

Demararea procesului de planificare anuală în cadrul BCE are loc în primăvară prin organizarea unui atelier pentru șefii serviciilor organizației. Sunt discutate priorități și obiective de nivel înalt ale BCE și se înaintează Comitetului executiv o propunere spre a fi evaluată. Rezultatul acestei evaluări este reflectat în scrisoarea președintelui, în care sunt prezentate obiectivele strategice ale BCE pentru anul următor. Aceste obiective sunt elaborate în detaliu în axele generale strategice ale serviciilor. Axele generale descriu provocările, obiectivele și ICP pentru anul următor, oferind, în egală măsură, o perspectivă pe termen mai lung. Același proces se aplică și în cazul elaborării și al adoptării bugetului anual al BCE (a se vedea punctul 24). Procesul respectiv (sintetizat în figura 1 ) implică toate părțile interesate principale cu funcții superioare de conducere și urmărește să obțină un consens, bazat pe informații, referitor la prioritățile care trebuie stabilite la nivelul BCE.

Planificarea resurselor

Serviciile din cadrul organizației estimează resursele necesare pentru anul următor în cursul exercițiului de planificare bugetară. Scrisoarea președintelui lansează nu numai planificarea anuală a obiectivelor și a activităților, ci și planificarea bugetară anuală (a se vedea punctul 21). Fiecare serviciu înaintează o cerere bugetară pentru resurse financiare și umane. Cererile includ o scurtă descriere a sarcinilor care trebuie îndeplinite, a realizărilor preconizate și a resurselor necesare. Cu toate acestea, pentru serviciile examinate nu a fost posibilă stabilirea unei legături clare între buget, obiectivele din cadrul axelor generale strategice și activitățile indicate în documentele de planificare anuală.

Serviciile și-au monitorizat activitățile în mod corespunzător?

Monitorizarea internă

Cea mai importantă procedură de monitorizare a activităților o constituie, de departe, ședințele de conducere care au loc la nivelul conducerii superioare a fiecărui serviciu (18) . În completarea acestora, au loc ședințe la nivel de departament, care reprezintă principala procedură de monitorizare mai detaliată a activităților și de obținere a unei imagini de ansamblu cu privire la volumul de muncă al personalului. În plus față de cele menționate anterior, au loc în mod mai frecvent ședințe regulate la nivel de unitate. La acest nivel, se utilizează diverse proceduri și sisteme de monitorizare pentru a se evalua dacă îndeplinirea sarcinilor se desfășoară conform termenelor prevăzute.

Întocmirea de rapoarte către Comitetul executiv

Nu există nicio cerință specifică de raportare la nivelul de ansamblu al BCE, cerință care să fie comună pentru toate serviciile, referitor la informarea Comitetului executiv cu privire la progresele realizate în vederea îndeplinirii obiectivelor și a obținerii rezultatelor preconizate. Fiecare serviciu raportează către unul dintre membrii Comitetului executiv. Au loc ședințe regulate (19) cu membrul responsabil și cu conducerea superioară din cadrul serviciului în cauză. Totuși, cu excepția DG-S (20) , în general, pentru aceste ședințe nu se întocmesc procese-verbale. Ca urmare a examinării intermediare a programului de activitate anual efectuate de DG-S, se întocmesc și se înaintează Comitetului executiv rapoarte privind progresele înregistrate. Departamentul „Studii financiare” din cadrul DG-R (FIR) și departamentul „Modelare econometrică” din cadrul DG-R (EMO) înaintează de asemenea Comitetului executiv rapoarte privind progresele înregistrate în ceea ce privește realizarea programelor de cercetare de care răspund și, în plus, se întocmesc note de informare în atenția membrului în cauză al Comitetului executiv cu privire la progresele înregistrate de proiecte majore cu relevanță la nivel de politici. D-CO, DG-I, DG-E și DG-SL nu întocmesc niciun raport de monitorizare periodic cu caracter oficial.

Indicatorii-cheie de performanță

Având în vedere că indicatorii-cheie de performanță se monitorizează o dată sau de două ori (24) pe an, aceștia reprezintă, în primul rând, un instrument de raportare pentru conducerea superioară și abia în al doilea rând un instrument utilizat pentru monitorizarea regulată a sarcinilor îndeplinite de fiecare serviciu în parte.

Serviciile au întocmit rapoarte cu privire la propriile activități și și-au evaluat performanța?

s-au efectuat evaluări anuale și dacă s-au întocmit rapoarte în fiecare an cu privire la rezultatele obținute; și

Evaluarea rezultatelor anuale

Un alt exemplu de bună practică îl constituie examinarea anuală ex post prevăzută de Comitetul de coordonare a cercetării (RCC) (29) (a se vedea caseta 4 ).

Aprecierea valorii adăugate și a impactului

(c)

Măsurarea impactului și aprecierea valorii adăugate sunt, într-o oarecare măsură, incluse în anumiți indicatori-cheie de performanță. În plus, BCE a recurs la o serie de inițiative pentru a măsura impactul și pentru a aprecia valoarea adăugată. În decursul ultimilor cinci ani, s-au efectuat următoarele evaluări și aprecieri:

Caseta 5 – Principalele recomandări formulate în urma examinării activităților de cercetare

BCE ar trebui să intensifice cercetarea care are potențialul să conducă la publicări în reviste de specialitate de renume și ar trebui să pună un accent mai redus pe documentele de lucru;

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

Serviciile și-au planificat activitățile în mod adecvat?

În cursul exercițiului de planificare bugetară, serviciile au luat în considerare resursele necesare. Cu toate acestea, nu există nicio corelare cu caracter oficial între, pe de o parte, obiectivele și activitățile planificate ale serviciilor, descrise în axele generale strategice și în documentele de planificare anuală, și, pe de altă parte, resursele financiare și umane necesare în vederea realizării obiectivelor și a activităților respective. În plus, lipsa unui sistem care să permită ca cele mai bune practici din interiorul BCE să fie identificate, adoptate și aplicate în cadrul întregii organizații sporește riscul ca unele dintre serviciile sale să fie mai puțin eficiente și eficace decât ar putea fi.

Recomandări

Serviciile și-au monitorizat activitățile în mod corespunzător?

Recomandări

Serviciile au întocmit rapoarte cu privire la propriile activități și și-au evaluat performanța?

Recomandări

(1) Articolul 127 alineatul (1) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

(2) Statutul Sistemului European al Băncilor Centrale și al Băncii Centrale Europene reprezintă un protocol anexat la tratat.

(3) Articolul 27.2 prevede următoarele: „Dispozițiile articolului 287 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene se aplică numai cu privire la examinarea eficienței administrării BCE”. Dispozițiile instituționale referitoare la Banca Centrală Europeană sunt cuprinse în articolele 282-284 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

(4) Articolul 9.3 din Protocolul privind Statutul SEBC și al BCE. Consiliul guvernatorilor este constituit din cei șase membri ai Comitetului executiv și din guvernatorii băncilor centrale naționale ale țărilor din zona euro. Comitetul executiv este constituit din președinte, vicepreședinte și alți patru membri.

(5) Articolul 12.1 din Protocolul privind Statutul SEBC și al BCE.

(6) Articolul 10.2 din Decizia Băncii Centrale Europene din 19 februarie 2004 de adoptare a Regulamentului de procedură al Băncii Centrale Europene (BCE/2004/2) (JO L 80, 18.3.2004, p. 33).

(7) Articolul 15.1 din Decizia Băncii Centrale Europene din 19 februarie 2004 de adoptare a Regulamentului de procedură al Băncii Centrale Europene.

(8) Cele trei servicii care nu sunt nici direcții, nici direcții generale sunt: Cancelaria Comitetului executiv, Reprezentanța BCE la Washington și Programul Target 2 Securities (T2S). Aceste servicii au fost excluse din cauza dimensiunii lor relativ reduse.

(9) Au fost excluse următoarele direcții generale/direcții: Administrație, Resurse umane, buget și organizare, Sisteme informatice și Supraveghere și stabilitate financiară. Acestea fuseseră auditate recent de către Curtea de Conturi Europeană sau de către Direcția „Audit intern” din cadrul BCE.

(10) Termenul „Eurosistem” denotă un subansamblu al SEBC, alcătuit din BCE și băncile centrale naționale (BCN) ale statelor membre ale UE care au adoptat moneda euro. În cadrul structurii operaționale a Eurosistemului se ține pe deplin seama de principiul descentralizării. BCN-urile efectuează aproape toate sarcinile operaționale ale Eurosistemului, inclusiv majoritatea operațiunilor de politică monetară, emisiunea și gestiunea bancnotelor euro și culegerea de date statistice.

(11) Una dintre excepții o constituie departamentul FIP din cadrul DG-E, care a întocmit un plan de afaceri în 2007 în care erau prezentate prioritățile strategice pentru o perioadă de doi ani. Planul descria misiunea, mandatul și organizarea departamentului, precum și resursele disponibile.

(12) BCE urmărește să mențină, per ansamblu, un număr stabil de personal pe termen mediu, iar cererile de personal suplimentar sunt luate în considerare doar în cazuri speciale.

(13) Cu excepția D-CO, care a stabilit această prioritate a activităților în mod riguros în cadrul exercițiului PDO.

(14) DG-S și DG-R.

(15) Comitetul pentru statistică furnizează în principal consultanță cu privire la elaborarea și compilarea informațiilor statistice colectate de BCE cu sprijinul băncilor centrale naționale.

(16) DG-S și DG-R.

(17) Pentru toate serviciile, cheltuielile cu personalul reprezintă cea mai semnificativă parte din cadrul cheltuielilor bugetare ale acestora.

(18) Săptămânal în cadrul DG-S și D-CO, de trei ori pe lună în cadrul DG-E, de două ori pe lună în cadrul DG-R și DG-SL și la fiecare trei până la patru săptămâni în cadrul DG-I.

(19) În cadrul DG-S au loc ședințe bisăptămânale, în cadrul DG-I și DG-SL ședințe lunare, în cadrul DG-E, D-CO și DG-R ședințe regulate și în funcție de necesități.

(20) Ședințele DG-S fac obiectul unui proces de înregistrare documentară, se întocmesc ordini de zi și procese-verbale și se înregistrează puncte de acțiune pentru a permite monitorizarea progreselor realizate.

(21) RACER reprezintă acronimul pentru relevant (relevanți), accepted (acceptați), credible (credibili), easy (simpli) și robust (solizi).

(22) De exemplu, gradul de utilizare a bugetului serviciului în cauză, implementarea recomandărilor de audit intern, formulare de evaluare completate în timp util și participarea la cursuri de formare profesională.

(23) Fiecare serviciu a stabilit indicatori-cheie de performanță, care variază ca număr de la 10 (DG-E) până la 24 (DG-R).

(24) În cazul DG-S, DG-SL, DG-E și D-CO, monitorizarea se efectuează de două ori pe an.

(25) BCE trebuie să îndeplinească obligații legate de raportare și trebuie să prezinte Parlamentului European, Consiliului, Comisiei și Consiliului European un raport anual privind activitatea SEBC și politica monetară din anul precedent și din anul în curs. Consiliul guvernatorilor adoptă raportul anual (articolul 16.1 din Regulamentul de procedură al BCE).

(26) Raportul de monitorizare a bugetului întocmit la închiderea exercițiului furnizează informații cu privire la execuția bugetară anuală. Raportul este prezentat Consiliului guvernatorilor și Comitetului pentru buget al SEBC (BUCOM).

(27) Sinteze privind realizările se întocmesc pentru DG-S, DG-I și D-CO. Activitățile DG-SL sunt tratate separat, pe de o parte, în ceea ce privește organele de decizie și, pe de altă parte, în ceea ce privește serviciile lingvistice. Informațiile cu privire la activitățile DG-E și ale DG-R sunt prezentate împreună în secțiunea consacrată elaborării politicii monetare.

(28) DG-SL, D-CO, DG-E, DG-I, DG-R. Însă, în cadrul DG-R, majoritatea activităților ar fi acoperită de raportul privind examinarea anuală al RCC, după cum este descris în caseta 4 .

(29) RCC a fost înființat cu scopul de a coordona activitățile de cercetare din cadrul BCE, desfășurate de mai multe servicii, cum ar fi DG-E, DG-I etc.

(30) Impactul se apreciază prin aplicarea unui sistem de puncte, bazat pe criterii stabilite de conducerea superioară din cadrul DG-R. Acest sistem a fost introdus pentru a permite evaluarea publicațiilor științifice ale personalului. Scopul sistemului este de a stimula în mod adecvat personalul astfel încât acesta să desfășoare cercetări care să aibă un nivel înalt de calitate și care să fie relevante din punctul de vedere al politicilor, prin realizarea unui clasament al publicațiilor de specialitate din domeniul economic, combinat cu un sistem de puncte.

Direcția generală „Economie” (DG-E) pregătește deciziile de politică monetară ale Consiliului guvernatorilor și toate pozițiile pe care le adoptă BCE/Eurosistemul/SEBC referitor la această politică. DG-E efectuează monitorizări și analize, formulează previziuni și desfășoară studii cu privire la politici și evoluții din domeniul monetar, financiar, fiscal, structural, precum și din alte domenii economice, și elaborează rapoartele și comunicările externe referitoare la aceste aspecte. În plus, DG-E analizează nivelul de convergență al statelor membre care nu fac parte din zona euro, precum și coordonarea politicilor lor monetare cu politica BCE, întocmind rapoarte cu privire la aceste chestiuni.

RĂSPUNSUL BĂNCII CENTRALE EUROPENE

Banca Centrală Europeană (BCE) consideră oportun raportul Curții de Conturi Europene (CCE) pentru exercițiul financiar 2008 și își exprimă aprecierea cu privire la observațiile și recomandările de îmbunătățire formulate de aceasta. De asemenea, BCE ia notă de recunoașterea de către CCE a faptului că toate serviciile examinate (i) au contribuit la procesul de planificare al BCE prin formularea unor obiective strategice, (ii) și-au definit obiectivele anuale și au stabilit indicatori-cheie de performanță (ICP) pentru a măsura performanța, aliniindu-se la obiectivele globale ale BCE și la propriile priorități strategice și (iii) au stabilit proceduri și au dezvoltat sisteme corespunzătoare în scopul unei monitorizări regulate a activităților lor.

BCE ia notă de observațiile și recomandările de îmbunătățire formulate de Curtea de Conturi. În continuare sunt prezentate comentariile BCE cu privire la anumite puncte și la cele cinci recomandări.

Punctele 4 și 33

Deși fiecare serviciu raportează către unul dintre membrii Comitetului executiv, ar trebui luată în considerare răspunderea colegială a Comitetului executiv pentru serviciile din cadrul BCE.

Punctele 12 și 17

CCE admite în punctele 12 și 17 că nici în Protocolul privind Statutul SEBC și al BCE, nici în Decizia BCE privind „Regulamentul de procedură” nu se prevede în mod explicit elaborarea unui plan anual (sau a oricăror documente de natură strategică/multianuală).

Cu toate acestea, BCE a elaborat treptat un sistem de management al performanței bazat pe (i) mandatul BCE, astfel cum este prevăzut în Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, (ii) deciziile Consiliului guvernatorilor și ale Comitetului executiv, (iii) scrisoarea anuală adresată de președinte personalului, în care se adoptă, de asemenea, o perspectivă pe termen mediu și (iv) axele generale strategice elaborate la nivelul fiecărui serviciu. Acestea din urmă conțin ICP corelați cu obiectivele (strategice și operaționale) ale serviciului respectiv și provocările identificate de conducerea acestuia. Țintele au fost stabilite și identificate drept ținte „anuale” în anul 2008. În 2009, au fost introduse ținte „pe termen lung”, care sunt perfecționate în continuare, în cooperare cu serviciile, pentru a accentua importanța orientărilor pe termen mediu. Comitetul executiv per ansamblu aprobă axele generale strategice ale serviciilor și ICP.

De asemenea, a fost instituit un plan pe termen mediu, care se concentrează cu precădere asupra factorilor determinanți ai costurilor în vederea sporirii predictabilității bugetului și a promovării adoptării unei perspective pe termen mediu în planificarea resurselor.

În cadrul sistemului de management al performanței, mai multe servicii au elaborat deja programe de activitate adaptate nevoilor lor specifice, după cum admite CCE în anexa II. Aceste planuri sunt în mod clar corelate cu altele, cum ar fi programele de activitate ale comitetelor Eurosistemului/SEBC, ordinile de zi ale ședințelor organelor de decizie, precum și alte planificări și calendare ale serviciilor (de exemplu, proiecțiile economice).

Punctul 15

Planul pe termen mediu, care este elaborat anual pentru Comitetul executiv pornind de la datele furnizate de diferitele servicii pe baza obiectivelor și priorităților strategice pe termen mediu, se concentrează atât asupra factorilor determinanți ai costurilor, cât și asupra planificării resurselor pe termen mediu. În consecință, BCE consideră că aceste resurse sunt corelate cu obiectivele strategice pe termen mediu stabilite de fiecare serviciu.

Punctul 22

Este important de menționat că, în mare măsură, activitățile serviciilor de bază sunt determinate și impuse de Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene și Statutul SEBC și al BCE. De asemenea, serviciile își ajustează/reprioritizează activitățile pe baza solicitărilor organelor de decizie ale BCE (respectiv Comitetul executiv și Consiliul guvernatorilor) și a evoluțiilor externe. Acest lucru era valabil îndeosebi în anul 2008, an care face obiectul auditului CCE și în care atât economia zonei euro, cât și cea mondială au cunoscut cea mai gravă criză economică de la Al Doilea Război Mondial. În ceea ce privește funcțiile de sprijin, au fost inițiate anchete interne privind „satisfacția clientului” cu scopul de a identifica nevoile/așteptările părților interesate interne. Astfel, în opinia BCE, nevoile și așteptările părților interesate sunt luate în considerare la prioritizarea, planificarea, execuția și monitorizarea activităților serviciilor.

Punctul 28

Șefii de servicii și managerii de centre bugetare dezbat, în cadrul ședințelor regulate cu departamentul „Buget, control și organizare” din cadrul DG-H, progresele realizate și îndeplinirea sarcinilor efectuate de diferite servicii, precum și orice modificări necesare în ceea ce privește resursele ca urmare a unor amânări sau a desfășurării unor activități noi. Astfel, deși rapoartele de monitorizare a bugetului sunt axate pe execuția bugetară, aceste ședințe servesc și drept forum de monitorizare a evoluțiilor și progreselor realizate în activitățile desfășurate.

Punctele 31 și 41

Raportul anual al BCE furnizează publicului informații privind activitățile și realizările BCE. De asemenea, raportul de monitorizare a bugetului întocmit la sfârșitul exercițiului prezintă consumul planificat și consumul efectiv de resurse financiare și umane pentru fiecare funcție (repartizate în concordanță cu grila de funcții a Eurosistemului). Întrucât alocarea de resurse diferitelor funcții pe parcursul exercițiului bugetar se bazează pe obiectivele strategice stabilite (derivate din resursele și obiectivele strategice ale serviciilor), acest raport examinează, printre altele, realizarea acestor obiective. În plus, aceste date financiare sunt completate de o analiză calitativă care evidențiază principalele realizări într-un an dat, acestea putând fi comparate și confruntate cu principalele direcții prezentate în documentul de buget. Astfel, în opinia BCE, progresele obținute în realizarea obiectivelor sunt deja documentate.

Punctele 33 și 52

Se consideră că ședințele de raportare săptămânale și dialogul regulat între membrii Comitetului executiv și șefii de servicii sunt mai favorabile unei administrări eficiente decât întocmirea unor rapoarte trimestriale sau semestriale minuțioase. Fiecare membru al Comitetului executiv este responsabil (împreună cu șefii de servicii în cauză) de monitorizarea activităților serviciilor care țin de portofoliul (1) său și de luarea deciziilor privind aducerea unui anumit aspect în atenția Comitetului executiv per ansamblu. Șefii de servicii au ședințe de monitorizare bilaterale regulate cu membrii competenți ai Comitetului executiv în cadrul procesului de monitorizare periodic. Acestea corespund tuturor etapelor procesului anual și intermediar de planificare și monitorizare (planificarea și prioritizarea resurselor umane, planificarea bugetului, raportările privind ICP, anchetele privind „satisfacția clientului”, procesul de planificare și monitorizare a ordinii de zi a organelor de decizie etc.) și reprezintă forumul destinat raportării cu privire la planurile, obiectivele, progresele și realizările serviciilor, precum și discutării și convenirii asupra oricăror ajustări care trebuie aduse planurilor respective. Subiectele care urmează să fie abordate în cadrul acestor ședințe sunt comunicate în prealabil, iar documentația corespunzătoare este pregătită conform solicitărilor.

De asemenea, o dată pe an, un raport consolidat referitor la progresele înregistrate cu privire la țintele aferente ICP este prezentat Comitetului executiv. În plus, Comitetul executiv prezintă rapoarte de monitorizare regulate Consiliului guvernatorilor – respectiv o prognoză intermediară și un raport de monitorizare a bugetului întocmit la închiderea exercițiului –, Raportul anual servind, de asemenea, drept mijloc de comunicare și raportare cu privire la activitățile și realizările BCE. Totodată, Comitetul executiv primește rapoarte regulate privind progresele înregistrate în activitățile principale.

În final, BCE ar dori să menționeze că baza de date pentru planificarea ordinii de zi a departamentului „Secretariat” – un instrument cuprinzător de planificare și monitorizare – permite urmărirea eficientă a anumitor aspecte, după caz, de către Comitetul executiv, precum și întocmirea de rapoarte privind progresele înregistrate, dacă este necesar.

Prin urmare, BCE consideră că au fost stabilite cerințe și practici specifice de informare periodică a Comitetului executiv.

Punctul 37

Structura ICP poate fi – și este – utilizată atât pentru monitorizarea, cât și pentru evaluarea performanței serviciilor. În cazul ICP aplicabili la nivelul BCE, aceasta permite axarea asupra unor aspecte relevante pentru organizație per ansamblu. Astfel, ICP sunt utilizați atât ca instrument de raportare pentru conducerea superioară, cât și ca instrument de monitorizare a îndeplinirii sarcinilor de către fiecare serviciu în parte.

Punctele 48 și 55

După cum s-a clarificat în răspunsul la Recomandarea 5, BCE își exprimă convingerea că aceste evaluări și aprecieri au fost elaborate și aplicate conform cerințelor, țintind domeniile considerate a fi cele mai relevante în acest scop. Având în vedere numărul evaluărilor realizate până în prezent [de exemplu, exercițiul bugetar pe bază zero și numeroasele proiecte de dezvoltare organizațională (PDO), precum și măsurile subsecvente], BCE consideră că nu există un risc sporit de a nu se lua măsuri de remediere atunci când este necesar.

Punctul 51

Structurile de administrare a diferitelor servicii/departamente – precum și practicile de administrare, planificare și monitorizare existente – sunt suficient de robuste pentru a asigura alocarea eficientă și eficace a resurselor pentru activități. De asemenea, activitățile fac obiectul unei reprioritizări regulate la nivelul BCE în cadrul fiecărui exercițiu bugetar, Comitetul pentru buget (care include reprezentanți ai Eurosistemului) evaluând, de asemenea, bugetul BCE. În plus, după cum s-a arătat în răspunsul la Recomandările 1 și 2, implementarea unui proces cu un caracter mai formal pentru programele de activitate anuale ar trebui să îmbunătățească în continuare documentarea alocării de resurse pentru realizarea obiectivelor. Prin urmare, BCE consideră că nu există un risc sporit ca unele dintre serviciile sale să fie mai puțin eficiente și eficace decât ar putea fi.

Recomandările 1 și 2

Dând continuitate dezvoltării constante înregistrate în primul deceniu de existență, BCE intenționează să implementeze un proces cu un caracter mai formal pentru programele de activitate anuale. Această inițiativă va fi lansată prin elaborarea unui proiect preliminar în semestrul I 2010, care va fi perfecționat ulterior, pe parcursul anului 2010 și la începutul anului 2011, prin intermediul unor etape-pilot în care vor fi implicate o serie de servicii selectate, acesta urmând să fie implementat la nivelul BCE până la jumătatea anului 2011. În cadrul acestor programe de activitate, serviciile ar putea, printre altele, (i) corela funcții prestabilite (pe baza grilei de funcții a Eurosistemului) cu obiective strategice și (ii) detalia realizările specifice asociate acestor funcții și planifica resursele umane și financiare aferente pe care acestea le-ar putea necesita.

În elaborarea și stabilirea acestor programe de activitate pe parcursul anului 2010, BCE va urmări – în special prin intermediul etapelor-pilot preconizate, precum și al unor „ateliere de planificare strategică” oferite chiar în acest scop – definirea unor bune practici administrative care să poată fi aplicate la nivelul tuturor serviciilor.

Astfel, BCE acceptă ambele recomandări.

Recomandările 3 și 4

După cum s-a subliniat anterior în răspunsul la punctele 33 și 52, șefii de servicii au întâlniri bilaterale regulate cu membrii Comitetului executiv sub a căror responsabilitate directă se află în scopul raportării și monitorizării; în cadrul acestor întâlniri, sunt prezentate membrului Comitetului executiv planurile, obiectivele, progresele și realizările serviciilor respective și sunt discutate și convenite ajustările pe care le necesită aceste planuri.

În plus, cu ocazia „ședințelor de analiză și control” (dashboard meetings) periodice, șefii de servicii și alți manageri de centre bugetare se întâlnesc cu reprezentanții departamentului „Buget, control și organizare” pentru a discuta despre modificări ale cerințelor privind resursele, amânări, activități noi și orice posibilă reprioritizare a activităților pe parcursul anului. Aceasta oferă o descriere succintă a evoluțiilor în diferite domenii, permițând monitorizarea progreselor realizate în execuția activităților anuale și servește drept bază pentru eventualele ajustări care trebuie aduse planurilor anuale inițiale. Descrierea succintă este ulterior formalizată în raportul de prognoză intermediar.

În paralel, proiectele și investițiile fac obiectul unei monitorizări regulate în cadrul Comitetului de coordonare a proiectelor și al grupurilor de coordonare a proiectelor, precum și al comitetelor Eurosistemului/SEBC în cazul în care se referă la ESCB/Eurosistem per ansamblu. De asemenea, o dată pe an, un raport consolidat referitor la progresele înregistrate cu privire la țintele aferente IPC este prezentat Comitetului executiv. În plus, după cum s-a arătat anterior, Comitetul executiv prezintă rapoarte de monitorizare regulate Consiliului guvernatorilor – respectiv o prognoză intermediară și un raport de monitorizare a bugetului întocmit la închiderea exercițiului –, Raportul anual servind, de asemenea, drept mijloc de comunicare și raportare cu privire la activitățile și realizările BCE. Totodată, Comitetul executiv primește rapoarte regulate privind progresele înregistrate în activitățile principale.

Nu în ultimul rând, baza de date pentru planificarea ordinii de zi a departamentului „Secretariat”, un instrument cuprinzător de planificare și monitorizare, permite urmărirea eficientă a anumitor aspecte, după caz, de către Comitetul executiv, precum și întocmirea de rapoarte privind progresele înregistrate, dacă este necesar.

Cu toate acestea, întrucât BCE intenționează să implementeze un proces cu un caracter mai formal (a se vedea răspunsul la recomandarea 1), iar acest lucru va îmbunătăți în continuare raportarea progreselor realizate în activitățile desfășurate de servicii și a îndeplinirii obiectivelor strategice, recomandările 3 și 4 sunt acceptate parțial.

Recomandarea 5

Raportul CCE admite (la punctul 47) că „BCE a recurs la o serie de inițiative pentru a măsura impactul și pentru a aprecia valoarea adăugată”. Acestea includ exercițiul bugetar pe bază zero, proiecte de dezvoltare organizațională, anchete interne privind „satisfacția clientului”, anchete de monitorizare și de evaluare a opiniei publice și exerciții de analiză comparativă. PDO reprezintă inițiative organizaționale planificate și structurate destinate evaluării și consilierii cu privire la modalitățile de îmbunătățire și/sau transformare a unui proces sau a unui serviciu.

BCE își exprimă convingerea că aceste evaluări și aprecieri au fost elaborate și aplicate conform cerințelor, țintind domeniile considerate a fi cele mai relevante în acest scop (2). Comitetul executiv are la dispoziție acest instrument organizațional pe care îl poate utiliza în viitor.

Prin urmare, BCE consideră că această recomandare a fost deja implementată. Un sistem de evaluare de acest tip există deja și, în opinia BCE, funcționează eficient.

Punerea în aplicare a recomandărilor

Recomandarea 5 a fost deja pusă în aplicare. Recomandările 1 și 2 – și, în măsura indicată în răspuns, recomandările 3 și 4 – vor fi implementate pe parcursul anilor 2010 și 2011.

(1) Între șefii de servicii și membrii competenți ai Comitetului executiv au loc întâlniri bilaterale regulate.

(2) PDO au fost realizate în următoarele domenii: Direcția „Comunicare”, Direcția generală „Administrație” (PDO privind gestionarea facilităților), Direcția generală „Sisteme informatice” (analiza strategică a sistemelor informatice), Direcția generală „Stabilitate financiară” (în legătură cu înființarea Comitetului european pentru riscuri sistemice) și Direcția generală „Operațiuni de piață”.