RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU Raport anual către autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la auditurile interne efectuate în 2013 [articolul 99 alineatul (5) din Regulamentul financiar] /* COM/2014/0615 final */





1. Introducere. 2 2. Misiunea IAS: independență, obiectivitate și răspundere Obiectivele și domeniul de aplicare a raportului 2 3. Prezentare generală a activității de audit. 3 3.1. Punerea în aplicare a planului de audit pentru anul 2013. 3 3.2. Date statistice privind recomandările IAS. 3 4. Principalele constatări și recomandări 4 4.1. Angajamente orizontale. 4 4.1.1. Scrisoare de recomandări către conducere privind delegarea de noi sarcini agențiilor executive (mai multe DG-uri) 4 4.1.2. Auditul performanței privind eficacitatea gestionării resurselor umane în contextul crizei financiare în cadrul DG ECFIN, DG COMP, DG MARKT (mai multe DG-uri) 4 4.2. Agricultură, resurse naturale și sănătate. 5 4.2.1. Analizarea restrânsă a calculelor privind rata de eroare reziduală (pilonul 1 și 2) (DG AGRI) 5 4.2.2. Auditul cu privire la strategia de control - Punerea în aplicare în cadrul DG AGRI (DG AGRI) 6 4.3. Coeziune. 7 4.3.1. Auditul performanței în cazul sistemelor SD REGIO de măsurare a performanței (DG REGIO) 7 4.3.2. Auditul performanței în cazul sistemelor DG EMPL de măsurare a performanței (DG EMPL) 8 4.4. Cercetare, energie și transport. 9 4.4.1. Analizarea restrânsă a calcului și a metodologiei de bază privind rata de eroare reziduală a DG RTD pentru exercițiul de raportare 2012 (DG RTD) 9 4.4.2. Audit comun IAS-IAC privind gestionarea granturilor de către Agenția Executivă TEN-T (cerere de propuneri - managementul proiectelor) (Agenția Executivă TEN-T) 9 4.4.3. Auditul privind strategia de control a EACI (EACI) 9 4.4.4. Punerea în aplicare în cadrul Agenției Executive pentru cercetare (REA) a sistemelor de control aferente celui de-Al șaptelea program-cadru (PC 7)) 10 4.5. Ajutorul extern, dezvoltarea și extinderea. 11 4.5.1. Analizarea restrânsă a metodologiei și a calculului ratei de eroare reziduală (DG DEVCO) 11 4.5.2. Stadiul de pregătire al DG DEVCO în vederea aplicării metodologiei revizuite a Curții de Conturi Europene (CCE) privind declarația de asigurare (DG DEVCO) (Auditul performanței) 12 4.5.3. Achiziții publice - gestiune descentralizată (DG DEVCO) 12 4.6. Educație și cetățenie. 12 4.6.1. Auditul performanței agențiilor naționale (EAC) 12 4.7. Afaceri economice și financiare. 13 4.7.1. Auditul performanței programului GMES/Copernicus (DG ENTR) 13 4.8. Servicii generale și resurse umane. 13 4.8.1. Gradul de pregătire al DG ESTAT pentru îndeplinirea rolului său în cadrul de guvernanță economică (DG ESTAT) (auditul performanței) 13 4.9. Auditurile în domeniul informatic. 14 4.9.1. Auditul performanței privind gestionarea securității sistemului informatic al schemei UE de comercializare a certificatelor de emisii (EU ETS) (DG CLIMA, DG DIGIT și Direcția Securitate a DG Resurse Umane) 14 4.9.2. SYGMA - Etapa 1 – Auditul performanței cu privire la procesul de dezvoltare (DG CNECT, DG RTD) 15 5. Consultarea cu Grupul pentru nereguli financiare al Comisiei 16 6. Concluzii 16 1. Introducere Scopul prezentului raport este de a informa autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la activitatea desfășurată de Serviciul de Audit Intern (IAS) al Comisiei, conform articolului 99 alineatul (5) din Regulamentul financiar. Acesta se bazează pe raportul elaborat de auditorul intern al Comisiei în conformitate cu articolul 99 alineatul (3) din regulament, în ceea ce privește rapoartele de audit și de consultanță ale IAS finalizate în 2013[1] cu privire la direcțiile generale (DG), serviciile și agențiile executive ale Comisiei[2]. Conform temeiului juridic, raportul include un rezumat al numărului și tipului de audituri interne realizate, al recomandărilor formulate și al acțiunilor întreprinse ca urmare a acestor recomandări[3]. 2. Misiunea IAS: independență, obiectivitate și răspundere Obiectivele și domeniul de aplicare a raportului Misiunea IAS este de a contribui la buna gestiune în cadrul Comisiei Europene prin auditarea sistemelor interne de gestiune și de control, cu scopul de a evalua eficacitatea acestora în vederea ameliorării continue. Independența IAS este consacrată în Regulamentul financiar[4] și în carta misiunii acestuia, astfel cum a fost adoptată de Comisie. IAS prezintă Comitetului de Monitorizare a Auditurilor (CMA) rapoarte cu privire la toate auditurile efectuate[5]. IAS își desfășoară activitatea în conformitate cu dispozițiile regulamentului financiar, ale Standardelor internaționale pentru practica profesională a auditului intern și ale Codului de etică al Institutului Auditorilor Interni. IAS nu auditează sistemele de control ale statelor membre în ceea ce privește fondurile Comisiei. Auditurile de acest tip, care vizează nivelul beneficiarilor individuali, sunt efectuate de auditorii interni ai statelor membre, de autoritățile naționale de audit, de diferitele direcții generale ale Comisiei și de Curtea de Conturi Europeană (CCE). Cu toate acestea, IAS auditează măsurile luate de serviciile Comisiei pentru a supraveghea și a audita organismele din statele membre, precum și alte organisme care sunt responsabile cu efectuarea plăților din fondurile UE, cum ar fi Organizația Națiunilor Unite. În conformitate cu Regulamentul financiar, IAS poate îndeplini astfel de îndatoriri la fața locului, inclusiv în statele membre. 3. Prezentare generală a activității de audit 3.1. Punerea în aplicare a planului de audit pentru anul 2013 Până la data-limită de 31 ianuarie 2014, IAS a executat[6] 100 % din angajamentele sale planificate (obiectivul fiind de 100 %). IAS a finalizat 87 de rapoarte (în comparație cu 89 în 2012 și 77 în 2011), din care 23 de rapoarte de audit, 59 de rapoarte de urmărire, 4 analize restrânse și o scrisoare de recomandări către conducere. În documentul de lucru al serviciilor Comisiei din anexă este prezentat un tabel cu date comparative privind angajamentele și rapoartele aferente perioadei 2011-2013. 3.2. Date statistice privind recomandările IAS În 2013, IAS a emis 134 de noi recomandări (dintre care 2 „esențiale”, 59 „foarte importante”, 67 „importante” și 6 „de dorit”). Planurile de acțiune aferente acestor recomandări au fost evaluate de IAS ca fiind satisfăcătoare. Entitățile auditate au declarat că, până la începutul anului 2014, 79 % din recomandările acceptate, emise între 2009 și 2013, au fost puse în aplicare. Din toate recomandările considerate „foarte importante” sau „esențiale” și emise în perioada 2009-2013, se înregistrau întârzieri de peste șase luni în cazul a 10 recomandări foarte importante (2,3 %). Alte trei recomandări „foarte importante” în cazul cărora se înregistrau întârzieri au fost emise înainte de 2009[7]. Nu este restantă nicio recomandare esențială. Comitetul de Monitorizare a Auditurilor a fost informat, în mod periodic, cu privire la recomandările „esențiale” sau „foarte importante” care înregistrau întârzieri de peste șase luni și, atunci când a fost necesar, acesta a reamintit serviciilor de responsabilitatea lor de a le pune în aplicare. Numărul total al recomandărilor acceptate emise în perioada 2009-2013, pentru care IAS a efectuat audituri de urmărire subsecventă până la sfârșitul lui 2013, se ridică la 686. Activitatea de urmărire a IAS a confirmat faptul că recomandările erau puse în aplicare în mod satisfăcător, contribuind la îmbunătățirea sistemelor de control în cadrul serviciilor auditate. IAS a închis 96 % din recomandările urmărite în cursul acestei perioade. Documentul de lucru al serviciilor Comisiei care însoțește prezentul raport oferă informații mai detaliate privind ratele de acceptare pentru noile recomandări și punerea în aplicare a recomandărilor referitoare la perioada 2009-2013. 4. Principalele constatări și recomandări 4.1. Angajamente orizontale 4.1.1. Scrisoare de recomandări către conducere privind delegarea de noi sarcini agențiilor executive (mai multe DG-uri) Această scrisoare de recomandări către conducere a abordat principalele aspecte de natură orizontală ridicate în raportul general din 2010 al IAS privind agențiile executive și auditurile ulterioare efectuate în acest domeniu. Scopul scrisorii era acela de a sprijini cadrele de conducere în delegarea de sarcini către agențiile executive și de a atenua riscurile inerente. Nu se dorea efectuarea unei evaluări a situației sau oferirea unui aviz. Un prim aspect supus atenției se referea la faptul că analiza costuri-beneficii utilizată pentru evaluarea diferitelor opțiuni ar trebui să se bazeze pe o metodologie bine definită și coerentă, inclusiv pe utilizarea de instrumente și metodologii adecvate pe baza cărora să se desfășoare procedura de alocare a personalului. De asemenea, opțiunea selectată ar trebui confirmată constant pe toată durata de viață a proiectului. Pe măsură ce numărul efectivelor de personal al agențiilor crește și se atinge o masă critică de programe de gestionat, ar trebui să se aibă în vedere scenarii alternative prin care să se obțină economii de costuri și creșteri de eficacitate suplimentare, prin regruparea diferitelor servicii orizontale ale agențiilor, cum ar fi IT, resurse umane sau comunicare. În plus, ar trebui să se pună un accent mai mare pe îmbunătățirea performanțelor acestora, astfel încât să se răspundă așteptărilor tot mai mari ale părților interesate. De asemenea, IAS a observat că, având în vedere amploarea delegării gestionării programelor, ar trebui efectuate demersurile necesare pentru a asigura disponibilitatea permanentă, pe termen lung, a unui număr suficient de membri ai personalului cu profilul necesar, alături de o politică privind păstrarea personalului agenției. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 2.1 din anexă. 4.1.2. Auditul performanței privind eficacitatea gestionării resurselor umane în contextul crizei financiare în cadrul DG ECFIN, DG COMP, DG MARKT (mai multe DG-uri) Pentru a putea face față noilor responsabilități dificile generate de criza financiară, Comisia a mărit, în mod semnificativ, resursele umane alocate DG ECFIN, DG COMP și DG MARKT. Obiectivul auditului a fost de a evalua dacă gestionarea resurselor umane (în continuare GRU) din direcțiile generale respective a fost eficace, pentru a răspunde provocărilor în materie de resurse umane care rezultă din măsurile de politică luate ca răspuns la criza financiară. IAS a considerat că cele trei direcții generale au dat dovadă de o voință foarte puternică pentru a răspunde provocărilor legate de resursele umane, ceea ce le-a permis să își urmărească obiectivele de politică și operaționale, inclusiv cele care decurg din criza însăși. Cu toate acestea, DG-urile trebuie încă să își consolideze în continuare, în grade diferite, instrumentele de gestionare a resurselor umane, astfel încât procesul decizional să fie mai eficace. În ceea ce privește strategia GRM, DG-urile ar trebui să își dezvolte în continuare strategia multianuală privind resursele umane. În special, acestea trebuie să efectueze o analiză calitativă și cantitativă a necesarului de personal și să abordeze discrepanța dintre nevoi și situația actuală. Punerea în aplicare a strategiei în domeniul resurselor umane ar trebui să fie sprijinită prin instrumente de măsurare, monitorizare și raportare cu privire la eficacitatea acesteia. În ceea ce privește planificarea resurselor umane, DG-urile ar trebui să pună în aplicare instrumente pentru a evalua constant volumul de lucru al personalului și pentru a stabili prioritățile sarcinilor sale. Alocarea resurselor de personal ar trebui efectuată pe această bază. DG-urile ar trebui să își consolideze procesul de monitorizare și de raportare cu privire la activitățile legate de gestionarea resurselor umane prin elaborarea unui raport cuprinzător referitor la resursele umane care să acopere diferitele aspecte legate de gestionarea resurselor umane, inclusiv indicatorii-cheie de performanță aferenți (KPI). Acest lucru ar permite DG-urilor să își măsoare performanța în materie de gestionare a resurselor umane și să faciliteze deciziile conducerii privind resursele umane. Toate cele trei direcții generale au stabilit planuri de acțiune pe care IAS le-a considerat adecvate pentru a soluționa chestiunile identificate. Pentru detalii suplimentare privind constatările referitoare la DG-urile în cauză, a se vedea secțiunea 2.3 din anexă. 4.2. Agricultură, resurse naturale și sănătate (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Analizarea restrânsă a calculelor privind rata de eroare reziduală (pilonul 1 și 2) (DG AGRI) Pentru prima dată, IAS a efectuat analize restrânse privind calculul ratelor de eroare reziduală, astfel cum au fost prezentate de DG AGRI (secțiunea curentă), DG RTD (a se vedea secțiunea 4.4.1) și de DG DEVCO (a se vedea secțiunea 4.5) în proiectele lor de rapoarte anuale de activitate (RAA) pentru anul de raportare 2012. Pentru a calcula ratele de eroare reziduală, DG AGRI depinde în foarte mare măsură de statisticile de control raportate de statele membre, care sunt considerate nefiabile de către Curtea Europeană de Conturi. Prin urmare, există riscul ca ratele de eroare reziduală ale DG AGRI să fie incorecte. Pentru rapoartele anuale de activitate pentru perioada de după 2012, fiabilitatea statisticilor statelor membre ar trebui îmbunătățită[8]. În plus, DG AGRI ar trebui să asigure calcularea ratelor de eroare reziduală pe baza unor date reprezentative și corecte. Aceasta ar trebui să abordeze neconcordanțele constatate și să se asigure că în calcul sunt incluse erorile privind ecocondiționalitatea. În cazul în care aceste erori sunt excluse, impactul ar trebui explicat. În plus, DG AGRI ar trebui să ia în considerare adaptarea procedurii de formulare a rezervelor în cazul în care acestea se bazează pe statistici fiabile privind controlul ale statelor membre. Această abordare ar fi mai consecventă cu criteriile de semnificație utilizate de către alte direcții generale care recurg la gestiunea partajată. DG AGRI a fost de acord cu toate constatările și recomandările analizei restrânse, pe care le-a acceptat. Aceasta a recunoscut natura urgentă a recomandărilor și s-a angajat să le pună în aplicare. DG AGRI a stabilit un plan de acțiune pe care IAS l-a considerat adecvat pentru a soluționa chestiunile identificate. Planul de acțiune a fost urmărit în contextul rapoartelor anuale de activitate pentru anul de raportare 2013, fiind evidențiate deja progrese considerabile pentru raportul anual de activitate pentru 2012, dar mai ales pentru raportul anual de activitate pentru 2013. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 3.1 din anexă. 4.2.2. Auditul cu privire la strategia de control - Punerea în aplicare în cadrul DG AGRI (DG AGRI) Aceste audituri au fost o continuare a auditului IAS din 2012 referitor la elaborarea strategiei de control existente în direcția de audit a DG AGRI. Obiectivul era evaluarea execuției strategiei de audit și de control, în special evaluarea punerii în aplicare efective a angajamentelor de audit, a monitorizării acestora și a măsurilor corective luate pentru a remedia deficiențele sistemelor de gestiune și de control ale statelor membre. Auditorii au recunoscut acțiunile în curs întreprinse de DG AGRI în vederea reducerii ratelor de eroare și protejării bugetului printr-o serie de măsuri de detectare și corecție. Cu toate acestea, procesul de audit poate fi îmbunătățit în continuare, fapt esențial pentru a furniza o bază solidă procesului de asigurare privind legalitatea și regularitatea tranzacțiilor-suport: documentele pregătitoare ar trebui obținute la timp și, atunci când este necesar, traduse și analizate; coordonarea cu unitățile operaționale ar trebui optimizată pentru a valorifica expertiza și cunoștințele lor și pentru a identifica și a aborda în mod corespunzător aspectele-cheie; verificările constând în reefectuarea controalelor ar trebui să se facă la fața locului; și ar trebui asigurată o pistă documentară adecvată în cazul principalelor etape. De asemenea, este esențial ca DG AGRI să se poată baza pe un sistem de monitorizare a îmbunătățirilor reale și durabile ale sistemelor de control ale statelor membre. DG AGRI ar trebui să definitiveze, inclusiv să efectueze verificările de validare a datelor, și să utilizeze sistemul IT existent pentru a ține mai bine evidența recomandărilor sale de audit și pentru a le urmări mai bine. În plus, DG AGRI ar trebui să utilizeze acest sistem pentru a monitoriza desfășurarea propriilor audituri, sfera de aplicare a auditurilor și atingerea obiectivelor. DG AGRI a stabilit un plan de acțiune pe care IAS l-a considerat adecvat pentru soluționarea chestiunilor identificate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 3.2 din anexă. 4.3. Coeziune (REGIO, EMPL) 4.3.1. Auditul performanței în cazul sistemelor SD REGIO de măsurare a performanței (DG REGIO) Auditul a avut ca obiectiv principal evaluarea măsurii în care DG REGIO dispune de sisteme adecvate de măsurare a performanței pentru a monitoriza, a raporta și a evalua performanța activităților, atât în ceea ce privește activitățile operaționale și administrative (la nivel intern), cât și realizarea obiectivelor de politică (la nivel extern). DG REGIO ar trebui să își integreze mai bine prioritățile în planul de gestionare și să explice modul în care acestea contribuie la îndeplinirea obiectivelor specifice. În plus, obiectivele ar trebui să fie bine definite, fiind prevăzute etape și indicatori care întrunesc criteriile RACER[9]. Pentru punerea în aplicare a politicilor în perioada 2014-2020, indicatorii ar trebui stabiliți pe baza unei evaluări a performanței generale a fiecărui program operațional. Ar trebui să se asigure faptul că strategia de evaluare pentru perioada 2014-2020, se bazează pe învățămintele perioadei curente, în special cu privire la modul de obținere a probelor de evaluare în timp și la modul în care aceasta poate contribui la raportul anual de activitate și la raportul în temeiul articolului 318. De asemenea, împreună cu DG EMPL (a se vedea mai jos), DG REGIO ar trebui să elaboreze o strategie de îmbunătățire a fiabilității informațiilor privind performanța raportate de către statele membre, având în vedere totodată o abordare multidisciplinară. DG REGIO ar trebui, de asemenea, să continue să amelioreze calitatea datelor raportate pentru perioada de programare 2007-2013. În plus, DG REGIO ar trebui să consolideze rolul unităților geografice în ceea ce privește monitorizarea performanței programelor operaționale și să se asigure că rezultatele sunt reflectate în mod corespunzător în avizul privind gestiunea emis de ordonatorul de credite subdelegat. Aceasta ar trebui să elaboreze o abordare clară care să stea la baza asigurării privind performanța politicii de coeziune și să stabilească modul în care această asigurare poate fi obținută, inclusiv prin monitorizare, evaluare și audit. DG REGIO a stabilit un plan de acțiune pe care IAS îl consideră adecvat pentru soluționarea chestiunilor identificate. Pentru detalii complete, a se vedea secțiunea 4.2 din anexă. 4.3.2. Auditul performanței în cazul sistemelor DG EMPL de măsurare a performanței (DG EMPL) Auditul a avut ca obiectiv principal evaluarea caracterului adecvat al sistemelor existente de măsurare a performanței. DG EMPL ar trebui să integreze mai bine în planul său de gestionare obiectivele și rezultatele planificate pentru activitățile operaționale ale DG-ului care contribuie la obiectivele specifice ale Fondului social european (FSE) și obiectivele pentru principalele activități orizontale și administrative. Ar trebui să îmbunătățească în continuare indicatorii pentru a îndeplini criteriile RACER și să se asigure faptul că obiectivele sunt bine definite. Pentru punerea în aplicare a politicii FSE în perioada 2014-2020, indicatorii ar trebui stabiliți pe baza evaluării efectuate de DG EMPL cu privire la performanța globală a fiecărui program operațional. În plus, raportarea cu privire la rezultatele obținute de FSE ar trebui îmbunătățită, prin includerea mai multor analize calitative și a mai multor informații privind contextul. De asemenea, pornind de la activitatea desfășurată până în prezent, DG EMPL ar trebui să dezvolte în continuare abordarea sa în materie de evaluare a volumului de muncă astfel încât să acopere întreaga gamă de activități, în vederea unei mai bune alocări a resurselor. Ar trebui să se asigure că dispune de informații actualizate pentru dezvoltarea ulterioară în consecință a planului său privind resursele umane. Împreună cu DG REGIO, DG EMPL ar trebui, de asemenea, să elaboreze o strategie pentru a îmbunătăți fiabilitatea informațiilor privind performanța. Deși accentul se pune pe următoarea perioadă de programare, ar trebui să îmbunătățească în continuare datele raportate pentru perioada 2007-2013. În plus, DG EMPL ar trebui să consolideze rolul unităților geografice în ceea ce privește monitorizarea performanței programelor operaționale și să se asigure că rezultatele sunt reflectate în mod corespunzător în avizul privind gestiunea emis de ordonatorul de credite subdelegat. Aceasta ar trebui să elaboreze o abordare clară care să stea la baza asigurării privind performanța FSE, inclusiv să stabilească dacă sunt necesare audituri ale performanței efectuate de echipe multidisciplinare. DG EMPL a stabilit un plan de acțiune pe care IAS îl consideră adecvat pentru a soluționa chestiunile identificate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 4.3 din anexă. 4.4. Cercetare, energie și transport (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, Agenția Executivă TEN-T, MOVE, ENER) 4.4.1. Analizarea restrânsă a calcului și a metodologiei de bază privind rata de eroare reziduală a DG RTD pentru exercițiul de raportare 2012 (DG RTD) Obiectivul era să se analizeze calculul și metodologia de bază a ratelor de eroare reziduală raportate în proiectul de raport anual de activitate pentru 2012. Acuratețea calcului ratelor de eroare reziduală este afectată de auditurile incomplete ale eșantionului comun reprezentativ de audit (84 %). Deși unele dintre cauzele întârzierilor înregistrate în efectuarea auditurilor nu sunt de competența DG RTD, aceasta ar trebui totuși să își îmbunătățească mai mult planificarea auditurilor în ceea ce privește eșantionul comun reprezentativ de audit, astfel încât, la data de raportare, rata de finalizare a eșantionului de audit să crească. În plus, DG RTD ar trebui să adopte o abordare mai prudentă atunci când extrapolează rezultatele ex post pentru a reflecta faptul că este posibil ca unele erori sistematice extrapolate să nu se producă. DG RTD a acceptat recomandarea și a efectuat corecția în raportul anual de activitate pentru 2013. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 5.1 din anexă. 4.4.2. Audit comun IAS-IAC privind gestionarea granturilor de către Agenția Executivă TEN-T (cerere de propuneri - managementul proiectelor) (Agenția Executivă TEN-T) Auditul a avut ca obiectiv evaluarea caracterului adecvat și a aplicării eficiente a sistemului de control intern referitor la granturile aflate în gestiunea directă a Agenției Executive pentru Rețeaua Transeuropeană de Transport (Agenția Executivă TEN-T). Această misiune comună s-a axat pe procesul de evaluare a propunerilor de granturi. Nu au fost identificate riscuri semnificative care pot afecta realizarea obiectivelor operaționale în cazul procesului analizat. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 5.2 din anexă. 4.4.3. Auditul privind strategia de control a EACI (EACI) Auditul a acoperit principalele componente în vederea obținerea asigurării pentru fondurile gestionate, controalele ex ante și controalele ex post, precum și prezentarea asigurării în rapoartele anuale de activitate. Conform recomandării IAS, EACI ar trebui să descrie în detaliu strategia sa de control și să reevalueze sistemul de control intern, inclusiv legătura dintre controalele-cheie și rezultatele acestora și obiectivele specifice de asigurare cu privire la legalitate și regularitate. Agenția ar trebui să își actualizeze procedurile de raportare de către ordonatorii de credite subdelegați, incluzând indicatori-cheie de performanță suplimentari privind controlul și ar trebui să aibă în vedere reechilibrarea ponderii controalelor ex ante și ex post în conformitate cu asigurarea care trebuie obținută. EACI ar trebui, de asemenea, să își consolideze controalele ex ante prin elaborarea unei abordări axate pe riscuri, pe baza unor indicatori-cheie de performanță solizi și consecvenți, să consolideze verificarea eligibilității costurilor și să adopte decizii formale pentru a împuternici personalul competent din punct de vedere tehnic să acorde „bun de plată”. În ceea ce privește strategia de audit ex post, EACI ar trebui să definească mai bine obiectivele globale și specifice și să le motiveze, precum și să amelioreze procesul de selecție a proiectelor în funcție de riscuri; sectorul agenției cu atribuții în materie de control ex post ar trebui reorganizat. În fine, EACI ar trebui să elaboreze o strategie antifraudă pentru a asigura, în cadrul strategiei sale globală de control, sensibilizarea adecvată cu privire la fraudă. EACI a stabilit un plan de acțiune pe care IAS l-a considerat adecvat pentru a soluționa chestiunile identificate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 5.4 din anexă. 4.4.4. Punerea în aplicare în cadrul Agenției Executive pentru cercetare (REA) a sistemelor de control aferente celui de-Al șaptelea program-cadru (PC 7)) Auditul a evaluat dacă strategia de control a REA în contextul PC 7 a atins rezultatele scontate. Auditurile ex post desfășurate în perioada 2010-2012 au identificat erori semnificative în schemele pentru IMM-uri gestionate de agenție. IAS a recomandat REA să evalueze riscul de nereguli și posibilele fraude în cadrul acestor scheme și să includă informațiile respective în raportul anual de activitate pentru 2013, să aplice pe deplin măsurile corective prevăzute și să lanseze un exercițiu de audit aprofundat și specific. Pentru a decide cu privire la rezervele pe care le va include în raportul său anual de activitate aferent anului 2012, REA nu a utilizat rata de eroare reprezentativă comună pentru toate operațiunile din cadrul PC 7, așa cum au făcut DG-urile cu responsabilități în domeniul cercetării. În schimb, a optat pentru o abordare alternativă. În plus, REA a înlocuit rata de eroare privind legalitatea și regularitatea cu un indicator al impactului bugetar financiar al erorilor. REA ar trebui, prin urmare, să aducă îmbunătățiri modului în care ratele de eroare și asigurarea sunt prezentate în raportul său anual de activitate. Totodată, REA ar trebui să stabilească o strategie de control ex post specifică, definind obiective, priorități, indicatori-cheie de performanță pentru monitorizarea rezultatelor și o abordare de evaluare a riscurilor îmbunătățită pentru a crește numărul controalelor bazate pe riscuri. Abordarea bazată pe riscuri ar trebui elaborată și pentru controalele ex ante. În fine, REA ar trebui să abordeze acțiunile incluse în documentul său privind abordarea antifraudă, să inițieze un proces de reflecție în cadrul serviciilor care se ocupă cu cercetarea cu privire la modul de efectuare a unei evaluări adecvate a riscurilor privind dubla finanțare și să coordoneze eforturile cu alte servicii de cercetare privind combaterea plagierii. REA a stabilit un plan de acțiune pe care IAS l-a considerat adecvat pentru a soluționa chestiunile identificate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 5.5 din anexă. 4.5. Ajutorul extern, dezvoltarea și extinderea (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Analizarea restrânsă a metodologiei și a calculului ratei de eroare reziduală (DG DEVCO) Obiectivul era să se analizeze calculul și metodologia de bază a ratelor de eroare reziduală incluse în proiectul de raport anual de activitate pentru 2012. În 2011, DG DEVCO a lansat un studiu privind calculul ratelor sale de eroare reziduală, ceea ce a reprezentat un pas important în direcția îmbunătățirii procesului său de obținere a asigurării. Cu toate acestea, analiza IAS a evidențiat puncte slabe cu privire la fiabilitatea calcului aferent părții estimate a ratei de eroare, cum ar fi lipsa unei metodologii aplicate în mod consecvent pentru estimarea erorilor în lipsa documentației-suport, precum și cu privire la includerea ratelor de eroare reziduală și a altor elemente componente ale asigurării în proiectul de raport anual de activitate. De asemenea, IAS a concluzionat că proiectul de raport anual de activitate pentru 2012 nu conține informații suficiente pentru a permite efectuarea unei evaluări a eficienței din punctul de vedere al costurilor în cazul controalelor generale existente (inclusiv studiul privind ratele de eroare reziduală). O astfel de evaluare poate permite DG DEVCO să identifice oportunitățile care să asigure eficiența din punctul de vedere al costurilor și/sau domeniile în care controalele ar putea fi regândite. Pentru următorul an de raportare, IAS a recomandat ca DG DEVCO să se asigure că sunt luate măsurile necesare pentru a garanta utilizarea unei baze de date a tranzacțiilor extrase din Sistemul informațional comun RELEX (CRIS), prin intermediul căruia s-au efectuat deja controale privind coerența. DG DEVCO a stabilit un plan de acțiune pe care IAS l-a considerat adecvat pentru a soluționa chestiunile identificate. Ulterior, IAS a constatat că DG DEVCO a luat măsurile corespunzătoare pentru a îmbunătăți partea descriptivă a raportului final de activitate pentru 2012 cu privire la rata de eroare reziduală. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 6.1 din anexă. 4.5.2. Stadiul de pregătire al DG DEVCO în vederea aplicării metodologiei revizuite a Curții de Conturi Europene (CCE) privind declarația de asigurare (DG DEVCO) (Auditul performanței) Noua abordare pe care CCE o va aplica în cadrul auditului său privind declarația de asigurare va duce probabil la creșterea ratelor de eroare raportate ca urmare a excluderii din eșantion a tranzacțiilor de prefinanțare care prezintă un risc de eroare mai scăzut și a cuantificării neregulilor grave în procedurile de achiziții publice la 100 % pentru toate modurile de gestiune. Având în vedere cele de mai sus, IAS a efectuat un audit al stadiului de pregătire al DG DEVCO în vederea aplicării metodologiei CCE revizuite privind declarația de asigurare. Auditul a arătat că DG DEVCO a efectuat demersuri adecvate în vederea atenuării riscurilor aferente descărcării de gestiune ca urmare a metodologiei revizuite a CCE privind declarația de asigurare. DG DEVCO a pregătit un plan de acțiune cuprinzător pentru a soluționa eventualele probleme legate de metodologia revizuită privind declarația de asigurare, precum și alte aspecte identificate de către auditorii săi externi sau în cadrul auditurilor efectuate de IAC a DG DEVCO sau de IAS. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 6.2 din anexă. 4.5.3. Achiziții publice - gestiune descentralizată (DG DEVCO) Obiectivul auditului era evaluarea caracterului adecvat și a aplicării eficiente a sistemului de control intern, a procedurilor de gestionare a riscurilor și de guvernanță legate de atribuirea achizițiilor publice și a procedurilor de contractare a Fondului european de dezvoltare (FED) și a bugetului UE care sunt puse în aplicare în cadrul gestiunii descentralizate. Auditul a evidențiat două cazuri specifice legate de identificarea și punerea în aplicare a principiilor de etică și de prevenire a conflictelor de interese. Prin urmare, IAS a recomandat ca DG DEVCO să clarifice aceste aspecte în instrucțiunile cuprinse în ghidul său practic. DG DEVCO a stabilit un plan de acțiune pe care IAS l-a considerat adecvat pentru soluționarea chestiunilor identificate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 6.4 din anexă. 4.6. Educație și cetățenie (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Auditul performanței agențiilor naționale (EAC) Agențiile naționale au fost desemnate de autoritățile naționale ale țărilor participante pentru a pune în aplicare programul „Învățare pe tot parcursul vieții” și programul „Tineret în acțiune”. Externalizarea, ca o formă de gestionare, impune riscuri suplimentare în instituirea unui sistem de supraveghere în cadrul unui DG în vederea realizării obiectivelor sale de politică. Obiectivul principal al auditului a fost de a evalua dacă DG EAC a instituit un sistem eficace de măsurare a performanței în vederea monitorizării, raportării și evaluării performanței agențiilor naționale. Auditul a arătat că, deși o serie de acțiuni sunt în curs de desfășurare în ceea ce privește definirea unui sistem de măsurare a performanței în cadrul DG EAC pentru perioada 2014-2020, DG EAC ar trebui să își îmbunătățească eficacitatea, în special în ceea ce privește indicatorii care măsoară în mod explicit utilizarea eficace și eficientă din punct de vedere al costurilor a granturilor de funcționare acordate agențiilor naționale. În plus, ar trebui stabilită o legătură clară între obiectivele agențiilor naționale și cele ale Comisiei. DG EAC a stabilit un plan de acțiune pe care IAS l-a considerat adecvat pentru soluționarea chestiunilor identificate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 7.1 din anexă. 4.7. Afaceri economice și financiare (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Auditul performanței programului GMES/Copernicus (DG ENTR) Obiectivul auditului care a vizat programul de Monitorizare globală pentru mediu și securitate a fost de a evalua eficacitatea mecanismelor de guvernanță, a sistemelor de gestionare a riscurilor și a celor de control intern menite să sprijine gestionarea GMES. Auditul a avut loc în perioada de tranziție cuprinsă între operațiunile inițiale ale GMES, puse în aplicare în perioada 2011-2013, și faza operațională a programului, redenumit Copernicus, care va duce la creșterea cu de peste 3 de ori a contribuției totale din bugetul UE. IAS recomandă îmbunătățirea cadrului de guvernanță pentru componenta „Spațiu”, consolidarea sistemelor și a mecanismelor de monitorizare și efectuarea de analize aprofundate pentru a sprijini în mod eficient tranziția la faza operațională a programului Copernicus. DG ENTR a stabilit un plan de acțiune pe care IAS l-a considerat adecvat pentru soluționarea chestiunilor identificate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 8.1 din anexă. 4.8. Servicii generale și resurse umane (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Gradul de pregătire al DG ESTAT pentru îndeplinirea rolului său în cadrul de guvernanță economică (DG ESTAT) (auditul performanței) Criza economică și financiară a evidențiat o serie de deficiențe structurale la nivelul guvernanței economice a uniunii economice și monetare a UE. Ca parte a răspunsului, responsabilitățile DG ESTAT au fost consolidate și extinse. Pe lângă asigurarea unor date de înaltă calitate privind datoria publică și deficitul, DG ESTAT are responsabilitatea de a institui normele și procedurile de investigare a cazurilor de manipulare a datelor statistice. Acest aspect a făcut obiectul auditului, care a analizat gradul de pregătire al DG-ului. IAS a recomandat DG ESTAT să ia măsuri imediate pentru a-și formaliza procedurile operaționale și orientările tehnice, integrând totodată consultanța juridică primită. DG ESTAT ar trebui, de asemenea, să evalueze cerințele sale în materie de resurse umane și competențe în vederea îndeplini noilor atribuții de investigație. În consecință, aceste nevoi ar trebui să se regăsească în planul său de gestionare. În plus, DG ESTAT ar trebui să se asigure că modelul de risc pe care îl utilizează pentru planificarea vizitelor sale de dialog din amonte[10] este conform cu un sistem de control al calității recunoscut. Totodată, aceasta ar trebui să garanteze valoarea adăugată prin transmiterea în timp util a concluziilor sale Comitetului economic și financiar. Pe de altă parte, IAS recomandă DG ESTAT să pregătească o justificare clară pentru fiecare vizită ad-hoc și să prezinte principalelor părți interesate un rezumat[11] al vizitelor sale ad-hoc. DG ESTAT a stabilit un plan de acțiune pe care IAS îl consideră adecvat pentru a soluționa chestiunile identificate. În cadrul unui audit recent de urmărire subsecventă, IAS a remarcat progresele înregistrate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 9.1 din anexă. 4.9. Auditurile în domeniul informatic 4.9.1. Auditul performanței privind gestionarea securității sistemului informatic al schemei UE de comercializare a certificatelor de emisii (EU ETS) (DG CLIMA, DG DIGIT și Direcția Securitate a DG Resurse Umane) Având responsabilitatea gestionării sistemului informatic al schemei UE de comercializare a certificatelor de emisii (EU ETS), Comisia trebuie să asigure că vulnerabilitățile în materie de securitate a sistemului informatic nu sunt exploatate ilegal, ceea ce ar putea duce la disfuncții și la denaturarea pieței dioxidului de carbon, ceea ce ar afecta reputația instituției și ar avea consecințe financiare. Obiectivul general al auditului a fost de a evalua dacă sistemul de control existent a asigurat identificarea și punerea în aplicare cu eficacitate a măsurilor de securitate adecvate pentru sistemul EU ETS. DG CLIMA, DG DIGIT și Direcția Securitate a DG Resurse Umane au făcut obiectul auditului în concordanță cu rolurile și responsabilitățile de gestiune ale fiecărei direcții. Auditul IAS a arătat că măsurile de securitate identificate de către DG CLIMA sunt rezonabile, având în vedere complexitatea și provocările cu care se confruntă sistemul. Cu toate acestea, controalele de securitate aferente nu au fost efectuate pe deplin. Această situație se explică în principal prin provocările cu care se confruntă actuala structură de guvernanță a proiectului ETS[12] în luarea deciziilor cu caracter obligatoriu și în asigurarea aplicării acestora, precum și în soluționarea pozițiilor divergente ale participanților și ale neînțelegerilor majore, astfel încât să faciliteze cooperarea între actorii=cheie și fluxul de informații necesare în scopul de a lua deciziile corespunzătoare privind măsurile de securitate necesare pentru sistemul informatic al ETS. Toate cele trei direcții generale au stabilit planuri de acțiune pe care IAS le-a considerat adecvate pentru a soluționa chestiunile identificate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 10.3 din anexă. 4.9.2. SYGMA - Etapa 1 – Auditul performanței cu privire la procesul de dezvoltare (DG CNECT, DG RTD) DG CNECT (în calitate de proprietar al sistemului) și DG RTD (în calitate de furnizor al sistemului) sunt principalii actori implicați în dezvoltarea SYGMA, un proiect între direcții generale care este în prezent gestionat în cadrul serviciilor cu responsabilități în domeniul cercetării, cu scopul de a pune la dispoziție un sistem informatic care să sprijine procesul de gestionare a granturilor pentru PC7/CIP, Orizont 2020 și alte granturi care nu țin de cercetare, dar sunt gestionate de serviciile cu responsabilități în domeniul cercetării. SYGMA ar trebui să devină sistemul instituțional de gestionare a granturilor, aflat în centrul exercițiului de raționalizare a gestionării granturilor[13]. Obiectivul auditului a fost de a evalua eficacitatea și eficiența gestionării SYGMA, acordându-se o atenție specială guvernanței proiectelor informatice, gestionării și disponibilității operațiunilor informatice. În ansamblu, partea de dezvoltare informatică a proiectului SYGMA a fost până acum gestionată în mod adecvat, fără abateri semnificative de la planul inițial. Cu toate acestea, dat fiind că temeiul juridic sectorial și definirea proceselor de business armonizate sunt în curs de aprobare, dezvoltarea IT nu a avut la bază procese și cerințe operaționale stabile, ci mai degrabă ipoteze rezonabile. Ambele direcții generale au stabilit planuri de acțiune pentru recomandările acceptate, pe care IAS le-a considerat adecvate pentru a soluționa chestiunile identificate. Pentru mai multe detalii, a se vedea secțiunea 10.4 din anexă. 5. Consultarea cu Grupul pentru nereguli financiare al Comisiei În 2013, Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare, instituit în conformitate cu articolul 73 alineatul (6)[14] din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, nu a raportat probleme sistemice. 6. Concluzii Punerea în aplicare a planurilor de acțiune întocmite în urma auditurilor efectuate de IAS în anul curent și în trecut contribuie la îmbunătățirea constantă a cadrului de control intern al Comisiei. IAS va efectua audituri de urmărire subsecventă privind executarea planurilor de acțiune, care vor fi examinate de către Comitetul de monitorizare a auditurilor, care, la rândul său, va informa colegiul, după caz. IAS va continua să se concentreze asupra auditurilor financiare, de conformitate și în domeniul informatic și își va intensifica activitățile privind auditul performanței. [1] Rapoartele de audit și de consultanță finalizate până la 1 februarie 2014 sunt incluse în prezentul raport. [2] Raportul nu include auditurile efectuate de IAS în cadrul agențiilor europene descentralizate, al Serviciului European de Acțiune Externă sau al altor organisme care fac obiectul unor rapoarte anuale separate. [3] Cerință care decurge din Standardul de performanță 2060 din cadrul Standardelor internaționale pentru practica profesională a auditului intern (standardele) promulgate de Institutul Auditorilor Interni (IAI). [4] Articolul 100 din RF. [5] Comitetul de Monitorizare a Auditurilor asistă colegiul comisarilor, asigurându-se că activitatea IAS, a structurilor de audit intern (IAC) și a CCE este luată în considerare în mod corespunzător de serviciile Comisiei și că este urmată de măsuri corespunzătoare. [6] Documentul de lucru al serviciilor Comisiei din anexă oferă o prezentare generală a tuturor angajamentelor în materie de audit și de audit de urmărire subsecventă care au fost îndeplinite. [7] IAS - 2006 - DIGIT - 001 Centrul de date - Operațiuni și securitate, IAS - 2007 - DIGIT - 001 Infrastructuri și servicii de rețea de date instituționale, precum și IAS.B - 2008 - ADMIN - 004 Audit privind securitatea. [8] Se estimează că noua legislație aplicabilă perioadei 2014-2020 și cadrul de control consolidat al acesteia vor duce la îmbunătățirea situației în viitor. [9] RACER: relevant, acceptat, credibil, simplu, solid (Relevant, Accepted, Credible, Easy, Robust) (Standardul de control intern nr. 5). [10] Vizitele de dialog în amonte sunt concepute pentru identificarea riscurilor sau a problemelor potențiale care decurg din sursele de date „din amonte” în contextul procedurilor de deficit excesiv. [11] Vizitele ad-hoc se organizează atunci când un anumit aspect important ridicat de un stat membru nu poate fi soluționat prin alt mijloc decât printr-o întâlnire fizică in situ. Deși aceste vizite nu sunt menționate în mod explicit în Regulamentul 479/2009 revizuit, DG ESTAT consideră că are aceleași drepturi de acces ca și în cazul vizitelor metodologice. [12] Structura de guvernanță cuprinde Comitetul de coordonare a proiectului ETS, la nivel de director general, grupul de pregătire la nivel de director și Grupul de lucru privind securitatea care reprezintă nivelul tehnic. [13] Exercițiul de raționalizare a gestionării granturilor a fost lansat în martie 2011, în urma comunicării vicepreședintelui Sefčovič intitulată „Valorificarea la maximum a potențialului informatic al Comisiei”. Obiectivul este utilizarea eficientă a resurselor și a investițiilor Comisiei și asigurarea faptului că instrumentele informatice eficiente sprijină nevoile operaționale reale. [14] Articolul 117 din Normele de aplicare prevede: „Raportul anual [și anume, raportul în conformitate cu articolul 99 alineatul (3)] menționează, de asemenea, problemele sistemice depistate de grupul specializat constituit în temeiul articolului 73 alineatul (6) din Regulamentul financiar.”