RO EN Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C 318/1

Raport de activitate al Comitetului de supraveghere a OLAF

februarie 2013-ianuarie 2014

(2014/C 318/01)

Membrii Comitetului de supraveghere a OLAF Johan DENOLF (președinte) Comisar șef, director al Direcției ECOFIN Infracțiuni a Poliției Federale și membru al Unității de informații financiare (UIF), Belgia Herbert BÖSCH Fost membru al Parlamentului European Fost președinte al Comisiei pentru control bugetar a Parlamentului European, Austria Catherine PIGNON Procuror șef la Curtea de Apel din Angers, Franța Jens MADSEN Procuror general pentru infracțiuni economice și internaționale grave, Danemarca Tuomas PÖYSTI Auditor general al Finlandei, președinte al Biroului național de audit, Finlanda

CUPRINS

DECLARAȚIE DE MISIUNE 3

CUVÂNT-ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI 4

PREZENTARE GENERALĂ 5

1. MONITORIZAREA INVESTIGAȚIILOR OLAF 5

Instrucțiunile adresate personalului privind procedurile de investigație 6

Prioritățile politicii de investigare 6

Selecția cazurilor în cadrul OLAF 7

Durata investigațiilor 7

Cazurile transmise autorităților judiciare naționale 8

Deciziile de amânare a notificării instituției, organismului, oficiului sau agenției 9

Recomandările directorului general al OLAF 9

Procedurile OLAF pentru soluționarea plângerilor 10

Plângeri și solicitări adresate Comitetului de supraveghere 10

2. MONITORIZAREA GESTIONĂRII FUNCȚIEI DE INVESTIGARE A OLAF 11

Proiectul preliminar de buget pentru anul 2014 11

Reorganizarea OLAF și sondaje privind gradul de satisfacție a personalului 12

3. COOPERAREA CU OLAF 12

Acțiunile întreprinse de OLAF în urma recomandărilor Comitetului de supraveghere 12

Acordurile de lucru cu OLAF 12

4. COOPERAREA CU PĂRȚILE INTERESATE 13

Reuniunile cu instituțiile UE 13

Schimbul de opinii cu instituțiile UE 13

Audierea publică în cadrul Parlamentului European cu privire la garanțiile procedurale 13

Societatea civilă 13

5. GUVERNANȚA COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE 14

Rolul Comitetului de supraveghere în temeiul Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013 14

Priorități și obiective 14

Codul de conduită 14

Metodele de lucru 14

6. SECRETARIATUL COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE 15

ANEXE 16

DECLARAȚIE DE MISIUNE

Articolul 15 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013: Comitetul de supraveghere monitorizează cu regularitate îndeplinirea de către oficiu a funcției sale investigative, pentru a consolida independența oficiului în exercitarea corespunzătoare a competențelor care îi sunt conferite prin prezentul regulament. În special, Comitetul de supraveghere monitorizează evoluțiile privind modul de aplicare a garanțiilor procedurale și durata investigațiilor, în lumina informațiilor transmise de către directorul general în conformitate cu articolul 7 alineatul (8).

Misiunea Comitetului de supraveghere a OLAF (CS), astfel cum este prevăzută în Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 (1), este de a consolida independența OLAF în exercitarea corespunzătoare a competențelor care îi sunt conferite (2). Pentru îndeplinirea acestei misiuni, legiuitorul UE a încredințat Comitetului de supraveghere un triplu rol:

— Comitetul de supraveghere este organismul de supraveghere a OLAF și un garant al independenței OLAF; acesta monitorizează cu regularitate îndeplinirea de către OLAF a funcției sale de investigare și, în special, evoluțiile privind modul de aplicare a garanțiilor procedurale și durata investigațiilor.

— Comitetul de supraveghere are rol consultativ în relație cu directorul general al OLAF, căruia îi acordă asistență pentru îndeplinirea responsabilităților acestuia: — comunică acestuia rezultatele monitorizării efectuate de Comitetul de supraveghere cu privire la îndeplinirea de către OLAF a funcției de investigare, modul de aplicare a garanțiilor procedurale și durata investigațiilor și, dacă este necesar, formulează recomandări adecvate; — adresează acestuia avize, inclusiv, după caz, recomandări privind, printre altele, resursele necesare pentru exercitarea de către OLAF a funcției de investigare, prioritățile de investigare și durata investigației; — transmite observațiile sale (inclusiv, după caz, recomandări) asupra orientărilor privind procedurile de investigare (și orice modificare a acestora) adoptate de către directorul general al OLAF în conformitate cu articolul 17 alineatul (8) din regulament.

— Comitetul de supraveghere este partener de dialog al instituțiilor UE, către care raportează cu privire la activitățile sale, la cererea cărora poate emite avize și cu care face schimb de opinii la nivel politic, oferind astfel instituțiilor UE o expertiză unică bazată pe experiența sa de monitorizare.

CUVÂNT-ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI

În calitate de președinte al Comitetului de supraveghere a Oficiului European de Luptă Antifraudă, am plăcerea de a prezenta raportul anual de activitate al comitetului nostru, în conformitate cu articolul 15 alineatul (9) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013.

Acesta este al doilea raport de activitate al actualului Comitet de supraveghere și prezintă o imagine de ansamblu asupra principalelor activități desfășurate în cursul perioadei de raportare, de la 1 februarie 2013 până la 31 ianuarie 2014.

Capitolele 1 și 2 oferă o descriere cuprinzătoare a activităților de monitorizare ale Comitetului de supraveghere. Acestea se axează pe monitorizarea punerii în aplicare de către OLAF a funcției sale de investigare și pe gestionarea OLAF în ceea ce privește funcția sa de investigare. Capitolele 3 și 4 se referă la relațiile Comitetului de supraveghere cu OLAF, precum și cu instituțiile UE și cu alte părți interesate. Capitolele 5 și 6 oferă o prezentare generală a metodelor de lucru ale comitetului, a documentelor de politică adoptate de comitet și a considerentelor legate de secretariatul acestuia.

La sfârșitul perioadei de raportare, unul dintre membrii Comitetului de supraveghere, dl Jens Madsen, a părăsit comitetul pentru a prelua un post nou și solicitant în cadrul administrației naționale. Aș dori să profit de această ocazie pentru a-i mulțumi pentru contribuția sa valoroasă la lucrările comitetului și pentru a ura bunvenit unui nou membru, dl Dimitrios Zimianitis, începând cu 1 februarie 2014.

În cele din urmă, aș dori să mulțumesc în mod special personalului secretariatului nostru, pentru sprijinul inestimabil și activitatea sa de înaltă calitate, care a contribuit în mare măsură la eficacitatea monitorizării funcției de investigare a OLAF.

Bruxelles, 12 martie 2014 Johan DENOLF

PREZENTARE GENERALĂ

Activități de monitorizare

Analiza și evaluarea a:

— 56 de cazuri care necesită transmiterea de informații către autoritățile judiciare naționale;

— 186 de rapoarte pe nouă luni;

— 293 de avize privind selecția cazurilor;

— 14 plângeri și solicitări de la persoane fizice;

— 1 plângere formulată de o instituție UE;

— 2 solicitări de acces public la documentele Comitetului de supraveghere;

— 1 solicitare de cooperare din partea unei autorități judiciare naționale.

Avize și rapoarte

— 4 avize în legătură cu îndeplinirea și gestionarea funcției de investigare a OLAF: — Avizul nr. 1/2013: Proiectul preliminar de buget al OLAF pentru anul 2014; — Avizul nr. 2/2013: Stabilirea unei proceduri interne a OLAF pentru plângeri; — Avizul nr. 1/2014: Prioritățile politicii de investigare a OLAF; — Avizul nr. 2/2014: Selecția cazurilor în cadrul OLAF.

— Raportul anual de activitate pe 2012.

Documente de poziție și de politică

— Document de poziție privind „consolidarea garanțiilor procedurale în cadrul OLAF”;

— Observații privind procedurile de investigație ale OLAF;

— Document privind misiunea și competențele Comitetului de supraveghere, având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 și strategia pe termen mediu;

— Orientări privind monitorizarea (în curs de elaborare);

— Modificarea Regulamentului de procedură (în curs de elaborare).

Cooperare

— Noi acorduri de lucru cu OLAF.

1. MONITORIZAREA INVESTIGAȚIILOR OLAF

1. Comitetul de supraveghere a OLAF (CS) monitorizează diferite aspecte ale activităților de investigare ale OLAF pe baza informațiilor pe care directorul general al OLAF are obligația să le ofere și a informațiilor solicitate de Comitetul de supraveghere din proprie inițiativă.

Articolul 15 alineatul (1) al treilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013: Comitetul de supraveghere adresează directorului general avize, inclusiv, după caz, recomandări privind, printre altele, resursele necesare pentru exercitarea funcției de investigare a oficiului, prioritățile de investigare ale oficiului și durata investigațiilor. Aceste avize pot fi emise din proprie inițiativă, la cererea directorului general sau a unei instituții, a unui organism, a unui oficiu sau a unei agenții, fără însă a interfera cu desfășurarea investigațiilor în curs.

Instrucțiunile adresate personalului privind procedurile de investigație

2. La 7 februarie 2013, directorul general al OLAF a furnizat Comitetului de supraveghere o copie a unei versiuni revizuite a Instrucțiunilor adresate personalului privind procedurile de investigație (Instructions to Staff on Investigative Procedures — ISIP). La 5 iulie 2013, acesta a furnizat Comitetului de supraveghere o a doua versiune revizuită a ISIP, destinată să armonizeze procedurile de investigație ale OLAF cu noile dispoziții prevăzute de (proiectul de) Regulament (UE, Euratom) nr. 883/2013. Directorul general al OLAF a informat Comitetul de supraveghere cu privire la intenția sa de a adopta versiunea revizuită a ISIP la 31 iulie 2013.

3. Subliniind că nu poate efectua o analiză aprofundată a versiunii revizuite a ISIP într-un termen atât de scurt, Comitetul de supraveghere a furnizat, cu toate acestea, la 30 iulie 2013, o serie de observații și întrebări privind Instrucțiunile adresate personalului privind procedurile de investigație revizuite (3). Comitetul de supraveghere a examinat, în special, dispozițiile privind procedura de selecție și desfășurarea investigațiilor și a cazurilor de coordonare.

4. Comitetul de supraveghere consideră că versiunea revizuită a ISIP ar trebui, printre altele: — să menționeze în mod explicit noțiunea de „suspiciune suficientă”, astfel cum se prevede în regulament, ca o condiție prealabilă pentru deschiderea unei investigații; — să structureze în mod clar separarea selectorilor și revizorilor în Unitatea de selecție și de revizuire a investigațiilor; — să mențină o distincție clară între investigațiile interne și cele externe, întrucât competențele de investigare ale OLAF sunt diferite; — să includă dispoziții pentru organizarea unui control intern mai amplu de verificare a legalității cu privire nu numai la activitățile de investigare menționate în ISIP, ci și la cele care nu sunt prevăzute în mod specific în ISIP, dar care ar putea avea drept rezultat o interferență cu drepturile persoanelor vizate.

5. La 5 septembrie 2013, la solicitarea Comitetului de supraveghere, directorul general al OLAF a prezentat propriile observații și informații suplimentare cu privire la aspectele evidențiate de Comitetul de supraveghere. De asemenea, acesta a informat Comitetul de supraveghere cu privire la finalizarea modificărilor aduse ISIP, care iau în considerare unele observații ale Comitetului de supraveghere, și a transmis Comitetului de supraveghere proiectul final al noilor orientări privind procedurile de investigație pentru personalul OLAF, de înlocuire a ISIP.

Prioritățile politicii de investigare

6. Avizul nr. 1/2014 a evaluat Prioritățile politicii de investigare (PPI) ale OLAF stabilite anual de către directorul general al OLAF și publicate în planul anual de gestionare (4).

7. Comitetul de supraveghere a comparat prioritățile politicii de investigare pentru 2012 și 2013 cu proiectul de priorități ale politicii de investigare pentru 2014 și a salutat ameliorarea definirii acestora din urmă ca urmare a observațiilor exprimate de Comitetul de supraveghere în timpul reuniunilor tehnice cu directorul general al OLAF, în sensul că prioritățile politicii de investigare nu ar trebui să conțină principii generale (care trebuie întotdeauna să fie luate în considerare atunci când se decide dacă se deschide sau nu o investigație), ci doar anumite zone sau tipuri de fraudă pe care OLAF ar trebui să le abordeze în mod prioritar.

8. Comitetul de supraveghere a constatat că indicatorii financiari, care în anii anteriori au fost supraevaluați, au fost complet excluși din proiectul de priorități ale politicii de investigare pentru 2014. Comitetul de supraveghere a subliniat că astfel de indicatori ar trebui să fie relevanți pentru evaluarea gravității riscului de fraudă implicat și ar putea fi utili ca elemente de referință și ca orientări interne referitoare la aplicarea principiului proporționalității. De asemenea, Comitetul de supraveghere a atras atenția asupra necesității de a reconsidera politica privind subsidiaritatea/valoarea adăugată și de aplicare a acesteia cu prudență, precum și asupra necesității de a efectua o evaluare periodică a priorităților politicii de investigare.

9. Comitetul de supraveghere a subliniat necesitatea de a clarifica prioritățile politicii de investigare și a recomandat ca directorul general al OLAF să emită orientări privind aplicarea principiilor de selecție stabilite de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 și să se angajeze într-un dialog constructiv cu părțile interesate cu privire la stabilirea și punerea în aplicare a priorităților politicii de investigare, în special în ceea ce privește indicatorii financiari și posibilele măsuri ulterioare luate în cazurile respinse atunci când evaluarea acestora conduce la concluzia că există suficiente suspiciuni de fraudă. În stadiul actual, este încă foarte dificil pentru Comitetul de supraveghere să evalueze performanța OLAF în domeniile acoperite de prioritățile politicii de investigare, întrucât OLAF nu a realizat o evaluare a impactului priorităților politicii de investigare. Prin urmare, Comitetul de supraveghere a solicitat ca directorul general al OLAF să prezinte o evaluare a rezultatelor punerii în aplicare a priorităților politicii de investigare pentru 2012 și 2013 în fiecare dintre domeniile prioritare, împreună cu un rezumat al informațiilor furnizate de către părțile interesate.

Selecția cazurilor în cadrul OLAF

10. Avizul nr. 2/2014 privind Selecția cazurilor în cadrul OLAF (5) a evaluat eficiența, calitatea și transparența procesului de selecție a cazurilor în cadrul OLAF. Evaluarea Comitetul de supraveghere a fost efectuată pe baza, printre altele, a analizei unui eșantion de 293 de avize ale Unității de selecție și de revizuire a investigațiilor (Investigation Selection and Review Unit — ISRU) a OLAF recomandând fie clasarea cazurilor, fie deschiderea investigației/cazurilor de coordonare.

11. În primul rând, Comitetul de supraveghere a evaluat eficiența funcției de selecție analizând resursele puse la dispoziția Unității de selecție și de revizuire a investigațiilor pentru a-și îndeplini atribuțiile, precum și rezultatele concrete obținute în 2012 și 2013. Comitetul de supraveghere a constatat că expertiza tehnică, de investigare și lingvistică a fost uneori inexistentă sau insuficientă; analiza juridică nu a fost suficient demonstrată; timpul alocat selecțiilor (o perioadă obligatorie de 2 luni) nu pare a fi adecvat, în anumite cazuri; de asemenea, era necesară o procedură clară pentru abordarea situației denunțătorilor.

12. În continuare, Comitetul de supraveghere a evaluat calitatea avizelor având în vedere conformitatea acestora cu criteriile de selecție stabilite de către directorul general al OLAF. Comitetul de supraveghere a constatat că instrucțiunile privind punerea în aplicare a criteriilor de selecție nu au fost strict respectate: s-a acordat o atenție scăzută instrumentelor juridice relevante atunci când s-a evaluat competența OLAF de a acționa; selectorii nu au dispus de indicatori preciși pentru evaluarea caracterului suficient al informațiilor; în cazul în care au existat astfel de indicatori, aceștia nu au fost utilizați în mod constant și consecvent; frecvent, s-au utilizat în mod excesiv afirmații nefondate.

13. În sfârșit, s-a examinat transparența procesului de selecție prin analizarea fluxului de informații pe parcursul întregului proces de selecție, în special în ceea ce privește cooperarea dintre Unitatea de selecție și de revizuire a investigațiilor și unitățile de investigare.

14. Comitetul de supraveghere a emis o serie de recomandări adresate directorului general al OLAF, care vizează îmbunătățirea funcției de selecție a Unității de selecție și de revizuire a investigațiilor. Ca o concluzie generală a evaluării sale, Comitetul de supraveghere a emis o recomandare finală ca OLAF să desfășoare o evaluare internă a activităților Unității de selecție și de revizuire a investigațiilor în vederea stabilirii, printre altele, a resurselor necesare, a punctelor tari și a punctelor slabe ale unității, precum și a „ratei de eroare” pentru cazurile evaluate. De asemenea, Comitetul de supraveghere a solicitat ca directorul general al OLAF să îl informeze cu privire la măsurile luate ca urmare a recomandărilor din aviz după un an de la adoptarea acestuia.

Durata investigațiilor

Articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999: În cazul în care o investigație este în curs de peste nouă luni, Directorul informează Comitetul de supraveghere asupra motivelor pentru care nu a fost încă posibilă încheierea investigației și asupra momentului estimat al încheierii acesteia. Articolul 7 alineatul (8) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013: În cazul în care o investigație nu poate fi încheiată în termen de 12 luni de la începerea acesteia, directorul general, la încheierea perioadei de 12 luni și ulterior la fiecare șase luni, înaintează rapoarte Comitetului de supraveghere, indicând motivele și măsurile de remediere prevăzute în vederea accelerării investigației.

15. Comitetul de supraveghere a monitorizat durata investigațiilor OLAF utilizând, ca sursă de informații, rapoartele pe nouă luni (6) și rapoartele întocmite în cazurile transmise autorităților judiciare naționale, comunicate de OLAF în temeiul fostului Regulament (CE) nr. 1073/1999, precum și alte documente legate de caz atunci când s-a acordat acces la sistemul OLAF de gestionare a cazurilor (Case Management System — CMS).

16. Comitetul de supraveghere a început analizarea motivelor prezentate de OLAF pentru explicarea duratei cazurilor care depășesc nouă luni: complexitatea chestiunii care face obiectul investigației, lipsa resurselor, prioritatea scăzută a cazului, lipsa de cooperare. Comitetul de supraveghere a remarcat o divergență între direcțiile de investigații și unitățile acestora în ceea ce privește corectitudinea explicațiilor furnizate. Analiza Comitetului de supraveghere este în curs de desfășurare.

17. Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 a introdus două modificări majore menite să permită Comitetului de supraveghere să monitorizeze mai bine durata investigațiilor: rapoartele pe douăsprezece luni în locul rapoartelor pe nouă luni (care corespund mai bine realității, întrucât majoritatea investigațiilor OLAF durează mai mult de douăsprezece luni) și noua obligație a OLAF de a raporta în mod regulat la fiecare șase luni, ceea ce a permis Comitetului de supraveghere să urmărească întregul ciclu de viață al unei investigații.

18. La 31 ianuarie 2014, Comitetul de supraveghere a primit, pentru prima dată, 83 de rapoarte pe douăsprezece luni, dintre cele 243 de cazuri având o durată de peste douăsprezece luni la data respectivă. Comitetul de supraveghere a constatat cu preocupare că, deși formularul de lucru utilizat pentru rapoarte a fost revizuit de către OLAF în conformitate cu cerințele Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013, rapoartele nou trimise Comitetului de supraveghere conțin informații insuficiente, în special în ceea ce privește elementele care să permită Comitetului de supraveghere să verifice posibila existență a unor întârzieri nejustificate în cadrul investigațiilor. De exemplu, 33 dintre cele 83 de rapoarte în cazurile cu o durată mai mare de douăsprezece luni prezintă motivele și măsurile de remediere prevăzute în vederea accelerării investigației fără a furniza, cu toate acestea, nicio informație concretă (de exemplu, descrierea faptelor, măsurile de investigare întreprinse de OLAF și succesiunea acestora, posibile perioade de inactivitate, tipul de fraudă, impactul financiar, alte considerații privind termenele de prescripție etc.), fără de care este imposibilă evaluarea duratei unei investigații de către Comitetul de supraveghere. În timp ce Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 a consolidat rolul Comitetului de supraveghere de a controla durata investigațiilor, OLAF nu furnizează din proprie inițiativă informații suficiente pentru îndeplinirea de către comitet a acestei misiuni. Comitetul de supraveghere a ridicat această problemă în cadrul unei reuniuni cu directorul general al OLAF și se așteaptă ca rapoartele furnizate în viitor să fie mai descriptive.

19. Comitetul de supraveghere a fost informat de către OLAF, în cadrul unei reuniuni tehnice, cu privire la instrumentele utilizate de OLAF pentru monitorizarea duratei cazurilor, care constau, în principal, într-un mecanism de semnalare în sistemul de gestionare a cazurilor (CMS) că se apropie termenele pentru prezentarea rapoartelor pe șase luni și pe douăsprezece luni. De asemenea, OLAF a creat o nouă structură de conducere de rang inferior în cadrul unităților de investigare, însărcinată, printre altele, cu monitorizarea duratei investigațiilor. Comitetul de supraveghere salută eforturile depuse de OLAF și disponibilitatea acestuia de a crește gradul de sensibilizare în rândul anchetatorilor în legătură cu limitele de timp. În același timp, Comitetul de supraveghere subliniază că rapoartele pe șase luni și pe douăsprezece luni prezentate Comitetului de supraveghere ar putea reprezenta un instrument util de gestionare pentru monitorizarea chiar de către OLAF a duratei investigațiilor, dar acesta devine imposibil de utilizat deoarece cele mai multe dintre rapoarte sunt lipsite de conținut substanțial. Acest lucru este deosebit de important pentru cazurile în care durata prelungită poate afecta negativ reputația și viețile profesionale ale persoanelor vizate sau poate conduce la prescrierea procedurilor juridice naționale ulterioare.

Cazurile transmise autorităților judiciare naționale

Articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999: Directorul informează comitetul în legătură cu cazurile care necesită transmiterea de informații autorităților judiciare ale unui stat membru. Articolul 17 alineatul (5) al treilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013: Directorul general informează periodic Comitetul de supraveghere cu privire la: (…) (b) cazurile în care s-au transmis informații autorităților judiciare ale statelor membre (…).

20. Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 a introdus o modificare majoră în ceea ce privește cazurile pe care OLAF intenționează să le transmită autorităților judiciare naționale: OLAF nu are obligația să informeze Comitetul de supraveghere cu privire la cazurile respective înainte de transmitere [astfel cum prevedea fostul Regulament (CE) nr. 1073/1999], ci doar periodic, după transmitere.

21. Între 1 februarie 2013 și 30 septembrie 2013 [până la data intrării în vigoare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013], Comitetul de supraveghere a primit 56 de cazuri (7) care necesită transmiterea de informații către autoritățile judiciare naționale. La cerere, s-a acordat Comitetului de supraveghere acces deplin la documentele legate de cazuri în sistemul de gestionare a cazurilor (CMS), în 18 cazuri.

22. Cu toate acestea, Comitetul de supraveghere nu a reușit să examineze în detaliu cazurile respective înainte de transmiterea acestora către autoritățile judiciare naționale din cauza faptului că acesta primește acces la dosarele din sistemul de gestionare a cazurilor (CMS) numai după expirarea termenului de 5 zile prevăzut în acordurile anterioare cu OLAF. Evaluarea efectuată de Comitetul de supraveghere cu privire la modul de aplicare de către OLAF a garanțiilor procedurale se bazează, în principal, pe informațiile cuprinse în avizele privind rapoartele intermediare sau finale și recomandările emise de Unitatea de selecție și de revizuire a investigațiilor (8) și, în cazul în care s-a acordat accesul la cazuri, privind documentele aferente cazului înregistrate în sistemul de gestionare a cazurilor (CMS). Comitetul de supraveghere a remarcat faptul că, potrivit tuturor avizelor Unității de selecție și de revizuire a investigațiilor, toate activitățile de investigare au fost efectuate în conformitate cu normele juridice aplicabile. Pe baza avizelor respective și a altor documente analizate, Comitetul de supraveghere a identificat doar probleme izolate referitoare la respectarea de către OLAF a garanțiilor procedurale (de exemplu, lipsa informării persoanei interesate în legătură cu încheierea anchetei într-un caz și lipsa unui mandat scris pentru a chestiona persoana vizată într-un alt caz (9)).

23. Într-unul din cazuri, o persoană interesată a raportat Comitetului de supraveghere o presupusă încălcare gravă de către OLAF a obligației de confidențialitate. Cu toate acestea, Comitetul de supraveghere, care nu dispune de instrumente adecvate de anchetă (incidentul nu era menționat în dosarul OLAF), a putut doar să transmită plângerea către directorul general al OLAF, care a negat existența unei astfel de încălcări.

24. La 31 ianuarie 2014, Comitetul de supraveghere a primit informații cu privire la alte 17 cazuri în care informațiile au fost transmise autorităților judiciare ale statelor membre începând cu 1 octombrie 2013 [de la data intrării în vigoare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013]. Având în vedere faptul că informațiile au ajuns în ultima zi a perioadei acoperite de prezentul raport de activitate, Comitetul de supraveghere va solicita informații suplimentare și va examina cazurile respective ulterior în cursul anului 2014.

Deciziile de amânare a notificării instituției, organismului, oficiului sau agenției

Articolul 4 alineatul (6) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013: În cazul în care investigațiile interne indică faptul că un funcționar, un alt agent, un membru al unei instituții sau organism, un conducător de oficiu sau agenție, sau un membru al personalului ar putea fi persoana vizată, instituția, organismul, oficiul sau agenția de care aparține acesta este informată cu privire la acest lucru. (…) În cazuri excepționale, furnizarea acestor informații poate fi amânată pe baza unei decizii motivate a directorului general, care se transmite Comitetului de supraveghere după încheierea investigației.

25. Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 a introdus, pentru prima dată, obligația ca directorul general al OLAF să transmită Comitetului de supraveghere, după încheierea unei investigații, decizia sa motivată de amânare a notificării unei instituții, a unui organism, a unui oficiu sau a unei agenții din care face parte persoana vizată de o investigație internă. La 31 ianuarie 2014, Comitetul de supraveghere a fost informat de către OLAF că nu a avut loc nicio astfel de amânare de la intrarea în vigoare a regulamentului.

Recomandările directorului general al OLAF

Articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999: Directorul informează comitetul în legătură cu cazurile în care instituția, organismul, oficiul sau agenția respectivă nu a acționat în urma recomandărilor transmise de către acesta. Articolul 17 alineatul (5) al treilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013: Directorul general informează periodic Comitetul de supraveghere cu privire la: (a) cazurile în care recomandările directorului general nu au fost urmate (…).

26. Pe parcursul perioadei de raportare și, de fapt, de la începutul mandatului său, Comitetul de supraveghere a primit foarte puține informații cu privire la cazurile în care recomandările directorului general al OLAF nu au fost urmate. Ancheta proprie a Comitetului de supraveghere conduce la concluzia că, la fel precum în anii precedenți, un număr semnificativ de astfel de recomandări nu au fost respectate. Comitetul de supraveghere a subliniat în rapoartele de activitate precedente că OLAF nu pare să fi avut, în trecut, instrumente adecvate de monitorizare care să permită urmărirea în mod corespunzător a punerii în aplicare a recomandărilor sale de către autoritățile naționale și europene.

27. După reorganizarea OLAF în 2012, monitorizarea punerii în aplicare a recomandărilor sale a fost descentralizată către unitățile de investigare. În prezent, OLAF lucrează la elaborarea și punerea în aplicare a unor noi instrumente de monitorizare care să permită o mai bună monitorizare a rezultatelor și a impactului recomandărilor sale. Comitetul de supraveghere a remarcat faptul că OLAF a întreprins deja eforturi semnificative pentru a măsura punerea în aplicare a recomandărilor sale, în special cele judiciare și cele financiare. De exemplu, OLAF revizuiește peste 600 de cazuri închise cu recomandări judiciare. Comitetul de supraveghere a remarcat cu interes grila de evaluare utilizată pentru revizuire, conform căreia acțiunile întreprinse de autoritățile judiciare naționale în urma recomandării au fost verificate în funcție de principalele etape ale procedurilor judiciare naționale (deschiderea unei anchete penale, deciziile de punere sub acuzare sau de clasare, decizia de achitare sau de condamnare etc.). În ceea ce privește măsurile de ordin financiar, OLAF urmărește să îmbunătățească procedurile pentru a fi în măsură să stabilească sumele efectiv recuperate pentru bugetul UE.

28. Comitetul de supraveghere recunoaște complexitatea acestui exercițiu aflat în desfășurare și salută dorința OLAF de a-și îmbunătăți instrumente de monitorizare. Cu toate acestea, în etapa actuală și în lipsa unor informații pertinente, este prematur pentru Comitetul de supraveghere să aprecieze impactul modificărilor determinate de reorganizare în ceea ce privește eficacitatea și eficiența activității de monitorizare a OLAF. Comitetul de supraveghere se așteaptă la o îmbunătățire a informațiilor primite de la OLAF în viitor, odată cu punerea în aplicare a instrumentelor de monitorizare corespunzătoare.

Procedurile OLAF pentru soluționarea plângerilor

29. În avizul său nr. 2/2013 (Stabilirea unei proceduri interne a OLAF pentru plângeri) adoptat în decembrie 2013 (10), Comitetul de supraveghere a examinat căile de atac aflate la dispoziția persoanelor implicate în investigațiile OLAF cu privire la posibile încălcări ale drepturilor lor și ale garanțiilor procedurale. Comitetul de supraveghere a constatat că persoanele implicate nu dispun de soluții imediate și suficiente pentru remedierea încălcărilor potențiale, fie printr-un mecanism extern (o instanță națională sau a UE, Ombudsmanul European sau Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor), fie printr-un mecanism intern (OLAF).

30. Comitetul de supraveghere a subliniat că noul Regulament (UE, Euratom) nr. 883/2013 privind investigațiile efectuate de OLAF nu rezolvă problema, întrucât acesta nu introduce un mecanism pentru soluționarea plângerilor individuale. Comitetul de supraveghere și-a exprimat opinia potrivit căreia actuala lacună legislativă ar putea fi completată cu o procedură oficială privind plângerile în cadrul OLAF, în special în ceea ce privește presupusele încălcări ale drepturilor fundamentale și ale garanțiilor procedurale în cursul unei investigații OLAF.

31. Prin urmare, Comitetul de supraveghere a recomandat ca directorul general al OLAF să stabilească și să publice o astfel de procedură internă în urma consultării Comitetului de supraveghere cu privire la detalii. Comitetul de supraveghere și-a exprimat dorința ca directorul general al OLAF să informeze periodic Comitetul de supraveghere cu privire la plângerile primite de OLAF și la monitorizarea acestora.

32. În luna ianuarie 2014, OLAF a publicat pe pagina sa de internet o descriere a măsurilor întreprinse în cadrul OLAF pentru soluționarea plângerilor. În urma unei cereri din partea Comitetului de supraveghere de a examina decizia scrisă privind stabilirea unei proceduri pertinente, în scrisoarea sa din 17 februarie 2014, directorul general al OLAF a confirmat că, în opinia sa, publicarea pe pagina de internet reprezintă oficializarea procedurilor existente, care nu necesită o decizie oficială în scris din partea sa.

33. În consecință, Comitetul de supraveghere trebuie să concluzioneze că recomandarea sa nu a fost pusă în aplicare. Comitetul de supraveghere își exprimă preocuparea cu privire la riscul de inducere în eroare a cetățenilor care doresc să depună o plângere la OLAF. Aceștia ar putea crede că textul prezentat pe pagina de internet a OLAF le oferă un cadru juridic pentru plângere, în timp ce, de fapt, procedura relevantă (pentru plângerile referitoare la garanțiile procedurale) nu există din punct de vedere formal deoarece nu există niciun fel de act juridic care să constituie temeiul juridic pentru o astfel de procedură.

Plângeri și solicitări adresate Comitetului de supraveghere

34. În cursul perioadei de raportare, Comitetul de supraveghere a primit 14 plângeri și solicitări de la persoane fizice. Aceasta reprezintă o creștere cu 100 % față de anul precedent. Plângerile se referă, printre altele, la presupusa încălcare a drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale, încălcarea confidențialității investigațiilor, durata excesivă a investigațiilor și presupusa închidere greșită a cazurilor fără recomandări. Plângerile au fost înaintate, în principal, de persoane vizate de investigațiile OLAF, dar și de denunțători nemulțumiți de deciziile luate de OLAF în urma raportării de către aceștia a unei presupuse fraude.

35. Comitetul de supraveghere a răspuns la plângeri subliniind că, în conformitate cu regulamentul actual, Comitetul de supraveghere nu este conceput ca un organism de soluționare a plângerilor. Cu toate acestea, Comitetul de supraveghere a luat în considerare plângerile în cadrul monitorizării sale sistemice a funcției de investigare a OLAF și a solicitat, acolo unde a considerat necesar, informații suplimentare și explicații din partea OLAF și/sau acces complet la dosarele cazurilor din sistemul de gestionare a cazurilor (CMS).

36. În luna ianuarie 2014, Comitetul de supraveghere a primit o notificare oficială de la o instituție UE, care și-a exprimat preocuparea cu privire la o presupusă atingere nejustificată de către OLAF a dreptului la protecția datelor cu caracter personal al funcționarilor instituției respective. În răspunsul său, Comitetul de supraveghere a subliniat că afirmația privește o investigație în curs, în care Comitetul de supraveghere nu are dreptul să intervină. De asemenea, Comitetul de supraveghere a indicat faptul că autoritatea competentă pentru soluționarea unei astfel de plângeri este Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor și că trebuie să se aștepte decizia acesteia.

37. Comitetul de supraveghere a primit 2 cereri de acces la avizul său nr. 2/2012. Comitetul de supraveghere a considerat că documentul solicitat făcea obiectul excepțiilor prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (11), în special articolul 4 alineatul (2) a doua și a treia liniuță și articolul 4 alineatul (1) litera (b) și, prin urmare, nu putea fi făcut public la momentul respectiv. Cu toate acestea, Comitetul de supraveghere și-a exprimat disponibilitatea de a furniza documentul, în cazul în care se solicită acest lucru, în cadrul procedurilor judiciare în curs.

38. În sfârșit, o autoritate judiciară națională a solicitat ridicarea inviolabilității arhivelor Comitetului de supraveghere cu privire la avizul nr. 2/2012 și a obligației de rezervă a membrilor săi, în scopul unei proceduri naționale. Comitetul de supraveghere a dat curs favorabil solicitării respective.

39. Statutul funcționarilor UE și Regimul aplicabil altor agenți ai UE stipulează că orice funcționar sau agent care are cunoștință de fapte care dau naștere unei prezumții cu privire la existența unei posibile activități ilegale sau a unei conduite legate de exercitarea atribuțiilor profesionale, care poate constitui o încălcare gravă a obligațiilor funcționarilor Uniunii, informează fără întârziere fie superiorul ierarhic direct sau directorul general, fie, în cazul în care consideră că este util, Secretarul General sau OLAF (12). Aceste norme se aplică, de asemenea, în cadrul OLAF, ceea ce înseamnă că membrii personalului OLAF sunt obligați să raporteze unui superior ierarhic din cadrul OLAF sau, după caz, direct Secretarului General al Comisiei orice informații faptice și dovezi privind posibile activități ilegale sau abateri profesionale grave în cadrul OLAF de care aceștia au cunoștință. Pentru a ține seama de situația specială a personalului OLAF care dorește să raporteze posibile nereguli în cadrul OLAF, s-a convenit (13) cu CS că aceste aspecte pot fi raportate președintelui Comitetului de supraveghere.

40. Comitetul de supraveghere nu a primit niciodată un astfel de raport. Este posibil ca procedura să nu fi fost comunicată în mod adecvat personalului OLAF, dar, chiar mai important, Comitetului de supraveghere nu i s-a acordat niciun instrument pentru a monitoriza posibilele plângeri și pentru a asigura o investigație și o reparație eficientă.

2. MONITORIZAREA GESTIONĂRII FUNCȚIEI DE INVESTIGARE A OLAF

Articolul 6 alineatul (2) din Decizia Comisiei de instituire a OLAF, astfel cum a fost modificată de Decizia 2013/478/UE a Comisiei (14) : După consultarea Comitetului de supraveghere, directorul general transmite directorului general al DG BUDG un proiect preliminar de buget, pentru a fi inclus în anexa privind oficiul la secțiunea „Comisia” din bugetul general al Uniunii Europene. Articolul 15 alineatul (1) al treilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013: Comitetul de supraveghere adresează directorului general avize, inclusiv, după caz, recomandări privind, printre altele, resursele necesare pentru exercitarea funcției de investigare a oficiului (…).

Proiectul preliminar de buget pentru anul 2014

41. Pentru a se asigura că bugetul OLAF ține seama în mod corespunzător de independența funcției de investigare a OLAF și că OLAF dispune de suficiente resurse pentru a funcționa în mod eficace și eficient în calitate de serviciu interinstituțional în procesul de intensificare a luptei împotriva fraudei, Comitetul de supraveghere a adoptat avizul nr. 1/2013 privind Proiectul preliminar de buget al OLAF pentru anul 2014 (15).

42. Comitetul de supraveghere a analizat alocarea de resurse pentru activitățile prioritare și strategia privind resursele umane. Recomandările Comitetului de supraveghere s-au concentrat asupra monitorizării investigațiilor și asupra elaborării unor indicatori de eficiență și de calitate a funcției de investigare, în conformitate cu politica UE de luptă antifraudă și cu strategia antifraudă a Comisiei. De asemenea, s-a recomandat ca OLAF să se concentreze pe formarea profesională, dezvoltarea carierei, planificarea succesiunii, precum și pe un echilibru corespunzător între serviciile de sprijin și anchetatori.

43. Comitetul de supraveghere a subliniat importanța consultării sale prin intermediul unui schimb real și substanțial de opinii între directorul general al OLAF și Comitetul de supraveghere înainte de trimiterea, în orice formă, a proiectului preliminar de buget către directorul general pentru buget.

44. În sfârșit, Comitetul de supraveghere a recomandat introducerea unei rubrici bugetare separate, în bugetul OLAF, atât pentru comitet, cât și pentru secretariatul acestuia în vederea clarificării costurilor legate de funcția Comitetului de supraveghere și pentru sublinierea, în mod transparent, a caracterului interinstituțional al comitetului și al secretariatului acestuia. De asemenea, Comitetul de supraveghere a subliniat importanța alocării de către directorul general a unor resurse suficiente pentru secretariatul Comitetului de supraveghere și a asigurării funcționării independente a acestuia.

45. Comitetul de supraveghere a susținut proiectul preliminar de buget pentru 2014, cu condiția ca recomandările prezentate în avizul său să fie luate în considerare.

Reorganizarea OLAF și sondaje privind gradul de satisfacție a personalului

46. Sondajul efectuat în 2013 în întreaga Comisie, urmat de un sondaj intern efectuat în cadrul OLAF, a arătat un nivel scăzut de satisfacție a personalului cu privire la mediul profesional. Comitetul de supraveghere este preocupat, în mod special, de trei elemente, având în vedere impactul lor potențial asupra eficienței funcției de investigare a OLAF: — potrivit personalului OLAF, reorganizarea masivă a oficiului nu a redus sarcina administrativă pentru anchetatori, nici nu a îmbunătățit transparența procedurilor interne; — membrii personalului consideră că personalul de conducere al OLAF nu a comunicat cu aceștia în mod suficient, nici nu a acordat atenția necesară observațiilor acestora; — ca urmare a reorganizării OLAF în 2012, toți membrii personalului de conducere și peste 75 % din membrii personalului de conducere de nivel mediu au fost numiți recent în direcțiile/unitățile lor actuale, mulți membri ai personalului au plecat și peste un sfert din restul personalului a luat în considerare părăsirea locului de muncă, ceea ce, în ansamblu, reprezintă un motiv serios de preocupare în ceea ce privește continuitatea expertizei în cadrul oficiului.

47. În consecință, Comitetul de supraveghere a solicitat directorului general al OLAF să îl informeze în mod regulat cu privire la măsurile prevăzute sau puse în aplicare pentru a aborda aceste aspecte.

3. COOPERAREA CU OLAF

Acțiunile întreprinse de OLAF în urma recomandărilor Comitetului de supraveghere

48. În 2012, Comitetul de supraveghere a emis o serie de recomandări adresate directorului general al OLAF, în special în ceea ce privește protecția drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale (16). Analiza inițială efectuată de Comitetul de supraveghere indică faptul că punerea în aplicare a unei mari părți a recomandărilor sale din 2012 nu a fost satisfăcătoare. În răspunsurile din partea directorului general al OLAF fie nu a existat o justificare suficientă pentru nepunerea în aplicare, fie nu au existat informații substanțiale cu privire la modul în care se presupune că au fost puse în aplicare recomandările. În consecință, Comitetul de supraveghere va analiza acest aspect într-un aviz separat care urmează să fie emis în 2014.

Acordurile de lucru cu OLAF

49. În cursul perioadei de raportare, Comitetul de supraveghere a organizat ample și îndelungate discuții cu directorul general al OLAF cu privire la accesul Comitetului de supraveghere la informații legate de cazuri. Rezultatul discuțiilor este reflectat în acordurile de lucru (17) semnate de directorul general al OLAF și președintele Comitetului de supraveghere la 14 ianuarie 2014. Acordurile stabilesc: (i) sfera de cuprindere a informațiilor privind activitățile de investigare ale OLAF care urmează să fie furnizate Comitetului de supraveghere; (ii) metodologia pentru furnizarea de informații; și (iii) perioada de timp. Acestea sunt menite să stabilească un echilibru just între datoria OLAF de a proteja confidențialitatea informațiilor legate de investigațiile sale și nevoile în materie de monitorizare ale Comitetului de supraveghere.

50. În ceea ce privește cazurile transmise autorităților judiciare naționale, Comitetul de supraveghere și-a exprimat dorința de a primi o copie a avizelor emise de Unitatea de selecție și de revizuire a investigațiilor (ISRU) adresate directorului general al OLAF cu privire la raportul final și recomandări, pentru a permite Comitetului de supraveghere să monitorizeze evoluțiile privind aplicarea garanțiilor procedurale. Dat fiind faptul că un astfel de document poate conține date cu caracter personal, Comitetul de supraveghere a convenit cu OLAF să solicite mai întâi avizul Autorității Europene pentru Protecția Datelor cu privire la acest subiect. În prezent, procedura de avizare este în curs.

51. În cadrul acordurilor de lucru, prima transmitere a informațiilor pe care directorul general al OLAF este obligat să le trimită cu regularitate Comitetului de supraveghere a avut loc la 31 ianuarie 2014, ultima zi a perioadei de raportare pentru prezentul raport. În consecință, o evaluare mai detaliată a punerii în aplicare a acordurilor de lucru va fi prezentată în următorul raport.

52. Având în vedere faptul că acordurile de lucru reprezintă o realizare importantă, Comitetul de supraveghere insistă în prezent ca punerea în aplicare a acestora să fie îmbunătățită, în special în ceea ce privește conținutul informațiilor furnizate Comitetului de supraveghere de către OLAF. În caz contrar, Comitetul de supraveghere nu își va putea îndeplini funcțiile de monitorizare în mod eficient.

4. COOPERAREA CU PĂRȚILE INTERESATE

Reuniunile cu instituțiile UE

53. În perioada mai-iulie 2013, Comitetul de supraveghere a fost invitat să prezinte concluziile din raportul său de activitate pe 2012 Parlamentului European (Comisia pentru control bugetar), Consiliului (Grupul de lucru pentru combaterea fraudei) și Curții de Conturi Europene.

54. Într-o serie de alte reuniuni cu Comisia pentru control bugetar și comisarul Šemeta, Comitetul de supraveghere a prezentat un raport cu privire la rezultatele investigațiilor OLAF și respectarea drepturilor fundamentale. De asemenea, acesta și-a prezentat concluziile privind eficacitatea supravegherii OLAF, reforma Regulamentului OLAF și o nouă structură de supraveghere pentru OLAF, astfel cum a fost propusă în Comunicarea Comisiei privind Îmbunătățirea guvernanței OLAF și consolidarea garanțiilor procedurale în ceea ce privește investigațiile (18).

55. În noiembrie 2013, Comitetul de supraveghere a organizat un schimb neoficial de opinii cu privire la provocările cu care se confruntă OLAF și Comitetul de supraveghere a OLAF după intrarea în vigoare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013.

Schimbul de opinii cu instituțiile UE

56. În august 2013, Comitetul de supraveghere a inițiat pregătirile pentru un schimb de opinii oficial privind politica referitoare la activitățile OLAF, cu participarea Comisiei, a Parlamentului European, a Consiliului și a Curții de Conturi, în conformitate cu articolul 16 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013. Comitetul de supraveghere a propus axarea în primul rând pe cadrul de supraveghere pentru OLAF reformat. Din păcate, administrația Comisiei a organizat reuniuni pregătitoare la care au fost invitați toți ceilalți participanți, în afara Comitetului de supraveghere. Prin urmare, rămâne de văzut dacă primul schimb de opinii va îndeplini obiectivele stabilite de regulament.

Audierea publică în cadrul Parlamentului European cu privire la garanțiile procedurale

57. În octombrie 2013, Comitetul de supraveghere a adoptat, pe baza experienței sale de monitorizare, un document de poziție privind Consolidarea garanțiilor procedurale în cadrul OLAF (19). Poziția Comitetului de supraveghere privind posibilele noi modificări legislative la Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013, astfel cum au fost propuse de către Comisie în comunicarea acesteia, a fost prezentată în cadrul unei audieri publice organizate de Parlamentul European (20).

58. Comitetul de supraveghere a salutat propunerea Comisiei, dar a subliniat faptul că unele soluții structurale ar trebui reexaminate, în special în ceea ce privește independența OLAF și a Comitetului de supraveghere. În particular, ar trebui evitate eventualele conflicte de competență și dublarea activității între structurile de supraveghere actuale și cele prevăzute în viitor. Comitetul de supraveghere a propus soluții alternative care ar păstra instrumentele utile propuse de Comisie, dar ar putea, în același timp, să le includă într-un mecanism de supraveghere global.

Societatea civilă

59. Biroul european al Transparency International (TI-UE) a decis să efectueze o evaluare a sistemului de integritate al UE (21). În ianuarie 2014, președintele Comitetului de supraveghere și membrii secretariatului Comitetului de supraveghere s-au întâlnit cu reprezentanții TI-UE și au discutat aspecte cum ar fi relația dintre OLAF și Comitetul de supraveghere, responsabilitatea și independența OLAF, precum și normele de integritate aplicabile Comitetului de supraveghere.

5. GUVERNANȚA COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

Rolul Comitetului de supraveghere în temeiul Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013

60. Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 a introdus o serie de modificări în ceea ce privește rolul Comitetului de supraveghere și instrumentele sale de monitorizare. Prin urmare, o parte semnificativă a reuniunilor comitetului a fost dedicată discuțiilor privind impactul modificărilor respective asupra activităților Comitetului de supraveghere.

61. Comitetul de supraveghere a efectuat o analiză minuțioasă a modificărilor privind misiunea și rolul său, sarcinile sale principale, instrumente sale de monitorizare și de raportare. Documentul său privind Misiunea, competențele și obiectivele Comitetului de supraveghere (22), având în vedere noul Regulament OLAF, explică modificările, formula de monitorizare a Comitetului de supraveghere și rolul secretariatului său, funcționarea independentă a acestuia fiind o garanție a însăși independenței Comitetului de supraveghere.

Priorități și obiective

62. Comitetul de supraveghere și-a definit obiectivele și prioritățile strategice pentru perioada următoare a mandatului său, cu scopul de a spori eficacitatea și impactul activităților sale de bază și, prin urmare, sprijinul pentru funcția de investigare a OLAF și consolidarea independenței OLAF. Comitetul de supraveghere a definit următoarele obiective strategice: (i) dezvoltarea unor instrumente de monitorizare eficiente și pragmatice; (ii) îmbunătățirea cooperării cu OLAF și cu directorul general al acestuia; (iii) asumarea rolului de parte interesată în punerea în aplicare a politicii de combatere a fraudelor; (iv) creșterea vizibilității Comitetului de supraveghere în rândul instituțiilor UE și al statelor membre; (v) dezvoltarea metodelor de lucru ale Comitetului de supraveghere; (vi) garantarea funcționării independente a Comitetului de supraveghere și a secretariatului acestuia; (vii) contribuția la propunerea legislativă de consolidare a supravegherii OLAF. Pentru a îndeplini aceste obiective, Comitetul de supraveghere a identificat o serie de priorități, care sunt prezentate, de asemenea, în documentul privind Misiunea, competențele și obiectivele Comitetului de supraveghere, care reprezintă în același timp strategia pe termen mediu a Comitetului de supraveghere.

Codul de conduită

63. La 9 octombrie 2013, Comitetul de supraveghere a adoptat un Cod de conduită împreună cu o Expunere de motive privind Garanțiile de imparțialitate și riscurile de conflict de interese care rezultă din exercitarea funcțiilor de monitorizare (23). Comitetul de supraveghere a subliniat că, în general, membrii săi dețin funcții cheie în administrația sau sistemele judiciare ale țării lor, ceea ce le permite să acționeze ca omolog/partener al OLAF la nivel național în orice stadiu al unui caz OLAF. În același timp, aceștia monitorizează cu regularitate cazurile OLAF, în special cele care necesită transmiterea de informații către autoritățile judiciare naționale. Prin urmare, pot apărea situații în care aceștia se pot confrunta cu același caz OLAF în cadrul sarcinilor lor de la nivel național și în calitate de membri ai Comitetului de supraveghere. În consecință, este esențial să se asigure că soluționarea unui caz în această dublă capacitate nu dă naștere unui conflict de interese real sau potențial care să pună în pericol încrederea publicului în imparțialitatea și obiectivitatea activității membrilor. Comitetul de supraveghere a efectuat o analiză a sarcinilor specifice ale membrilor săi care ar putea conduce la un conflict de interese, urmată de un inventar al situațiilor concrete în care pot apărea conflicte de interese. Codul de conduită prevede o procedură clară privind modul de gestionare a situațiilor de conflict de interese.

64. Pentru a stabili această politică și codul de conduită în termeni juridici clari, Comitetul de supraveghere a considerat că este necesar să își modifice Regulamentul de procedură. Această activitate este în curs de desfășurare.

Metodele de lucru

65. În martie 2013, Comitetul de supraveghere a salutat venirea unui nou membru, dl Tuomas PÖYSTI. În reuniunea sa din octombrie 2013, Comitetul de supraveghere l-a ales pe dl Johan DENOLF pentru a exercita funcția de președinte pentru un nou mandat de un an.

66. Din februarie 2013 până în ianuarie 2014, au avut loc 11 reuniuni plenare ale Comitetului de supraveghere, la Bruxelles și Luxemburg. Președintele, raportorii și membrii secretariatului s-au reunit, de asemenea, în mod regulat pentru lucrări privind aspecte specifice, precum și pentru pregătirea și monitorizarea reuniunilor plenare.

67. Pentru fiecare aspect major analizat, Comitetul de supraveghere a numit un raportor. Astfel s-a procedat, în special, în ceea ce privește bugetul OLAF, analiza procedurilor OLAF privind soluționarea plângerilor, Instrucțiunile adresate personalului privind procedurile de investigație ale directorului general al OLAF, prioritățile politicii de investigare a OLAF și analiza procesului de selecție în cadrul OLAF. Raportorii au lucrat împreună cu secretariatul pentru pregătirea proiectelor de avize sau a documentelor care urmează să fie discutate în cadrul reuniunilor plenare.

68. În cursul sesiunii plenare din februarie 2013, secretariatul Comitetului de supraveghere a prezentat conducerii OLAF metodele de lucru ale Comitetului de supraveghere, în special cu privire la cazurile care trebuie transmise de OLAF autorităților judiciare naționale. De asemenea, s-a explicat care sunt informațiile necesare Comitetului de supraveghere în vederea îndeplinirii corespunzătoare a atribuțiilor sale. Prezentarea a servit drept bază pentru dezvoltarea de către Comitetul de supraveghere a unui set de orientări privind monitorizarea. În urma intrării în vigoare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013, Comitetul de supraveghere pregătește în prezent noi orientări privind monitorizarea.

6. SECRETARIATUL COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

69. Secretariatul Comitetului de supraveghere este alcătuit din avocați, anchetatori și asistenți care asigură monitorizarea zilnică a activităților de investigare ale OLAF și oferă membrilor Comitetului de supraveghere asistență pentru îndeplinirea sarcinilor acestora. Secretariatul primește toate informațiile furnizate Comitetului de supraveghere și efectuează examinarea lor inițială. De asemenea, secretariatul răspunde de pregătirea consultanței juridice pentru membrii Comitetului de supraveghere.

70. Comitetul de supraveghere ar dori să sublinieze că membrii secretariatului acestuia trebuie să fie capabili să ofere comitetului asistență în vederea îndeplinirii funcției sale de monitorizare în mod corect și eficient, fără a fi expuși riscului de potențiale conflicte de interese, în calitatea lor de membri ai personalului OLAF aflat în subordinea directorului general al OLAF. În ultimii ani, Comitetul de supraveghere a subliniat în mod constant importanța funcționării sale independente și eficiente, care necesită un secretariat independent și cu personal adecvat care, deși aflat în structura OLAF, acționează independent și exclusiv conform instrucțiunilor Comitetului de supraveghere. Comitetul de supraveghere este mulțumit că funcționarea independentă a secretariatului acestuia este garantată în prezent de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 (24).

71. Comitetul de supraveghere a identificat patru condiții care garantează funcționarea independentă a secretariatului: (i) procesul de recrutare, evaluare și promovare a șefului secretariatului pe baza deciziilor Comitetului de supraveghere; (ii) reclasificarea șefului secretariatului ca manager de rang superior; (iii) procesul de recrutare, evaluare și promovare a personalului secretariatului de către șeful acestuia; (iv) subdelegarea executării bugetului secretariatului către șeful acestuia. Comitetul de supraveghere a demarat discuții cu directorul general al OLAF cu privire la punerea în aplicare a acestei noi cerințe de reglementare, aflate în prezent în curs de derulare.

72. De asemenea, Comitetul de supraveghere este mulțumit de faptul că directorul general al OLAF a restabilit numărul de posturi alocate secretariatului la opt, astfel cum era cazul înainte de reorganizarea OLAF în 2012.

Modalități de contactare a Comitetului de supraveghere

Prin intermediul Secretariatului Comitetului de supraveghere:

Prin poștă J30 13/62 — Rue Joseph II, 30 — 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË La telefon + 32 22984022 Prin e-mail OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Prin fax + 32 22959776 Adresa paginii de internet http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 septembrie 2013 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului și a Regulamentului (Euratom) nr. 1074/1999 (JO L 248, 18.9.2013, p. 1).

(2) Articolul 15.

(3) A se vedea anexa 5.

(4) A se vedea anexa 3.

(5) A se vedea anexa 4. Deși avizul a fost adoptat în martie 2014, Comitetul de supraveghere a hotărât să îl anexeze la prezentul raport de activitate deoarece aproape toate lucrările privind avizul a fost efectuate în cursul perioadei de raportare.

(6) În 2013, Comitetul de supraveghere a primit 186 de rapoarte pe nouă luni.

(7) În cadrul raportului anual de activitate al Comitetului de supraveghere din 2012, s-au raportat 21 de cazuri care necesită transmiterea de informații către autoritățile judiciare naționale, transmise de OLAF Comitetului de supraveghere în ianuarie 2013. Numărul total de cazuri primite în 2013 a fost de 77.

(8) OLAF a transmis Comitetului de supraveghere avize cu privire la raportul intermediar/final și recomandările în 72 dintre cele 77 de cazuri transmise autorităților judiciare naționale în 2013.

(9) În acest din urmă caz, audierea persoanei vizate a fost efectuată conform normelor din vechiul manual OLAF.

(10) A se vedea anexa 2.

(11) JO L 145, 31.5.2001, p. 43.

(12) Articolul 22a din Statutul funcționarilor și articolul 11 din Regimul aplicabil altor agenți ai UE.

(13) După consultarea Serviciului juridic al Comisiei — a se vedea nota directorului general al OLAF din 10 noiembrie 2008 adresată membrilor personalului OLAF.

(14) JO L 257, 28.9.2013, p. 19.

(15) A se vedea anexa 1.

(16) A se vedea un rezumat în anexa 7.

(17) A se vedea anexa 10.

(18) COM(2013) 533 final, 17.7.2013.

(19) A se vedea anexa 6.

(20) Audierea publică din 3 octombrie 2013„OLAF și drepturile persoanelor vizate”.

(21) A se vedea http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/.

(22) A se vedea anexa 8.

(23) A se vedea anexa 9.

(24) Considerentul 40.

ANEXE 1. Avizul nr. 1/2013: Proiectul preliminar de buget al OLAF pe anul 2014 2. Avizul nr. 2/2013: Stabilirea unei proceduri interne a OLAF pentru plângeri 3. Avizul nr. 1/2014: Prioritățile politicii de investigare a OLAF 4. Avizul nr. 2/2014: Selecția cazurilor în cadrul OLAF 5. Observațiile Comitetului de supraveghere privind procedurile de investigație în cadrul OLAF 6. Document privind consolidarea garanțiilor procedurale în cadrul OLAF 7. Recomandările Comitetului de supraveghere din 2012 8. Misiunea, competențele și obiectivele Comitetului de supraveghere: strategia pe termen mediu 9. Codul de conduită al membrilor Comitetului de supraveghere și Expunere de motive privind măsurile de salvgardare cu privire la imparțialitate și riscurile de conflict de interese în exercitarea funcțiilor de monitorizare 10. Acorduri de lucru cu OLAF

ANEXA 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

ANEXA 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OL