Rezoluția Parlamentului European

din 5 mai 2010

conținând observațiile care fac parte integrantă din decizia privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Colegiului European de Poliție aferent exercițiului financiar 2008

PARLAMENTUL EUROPEAN,

având în vedere conturile anuale finale ale Colegiului European de Poliție pentru exercițiul financiar 2008,

având în vedere Raportul Curții de Conturi privind conturile anuale ale Colegiului European de Poliție pentru exercițiul financiar 2008, însoțit de răspunsurile colegiului [1],

având în vedere Recomandarea Consiliului din 16 februarie 2010 (5827/2010 – C7-0061/2010),

având în vedere articolul 276 din Tratatul CE și articolul 319 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene [2], în special articolul 185,

având în vedere Decizia 2005/681/JAI a Consiliului din 20 septembrie 2005 de instituire a Colegiului European de Poliție (CEPOL) [3], în special articolul 16,

având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei din 19 noiembrie 2002 privind Regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 [4], în special articolul 94,

având în vedere articolul 77 și anexa VI la Regulamentul său de procedură,

având în vedere raportul Comisiei pentru control bugetar și avizul Comisiei pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne (A7-0075/2010),

A. întrucât Colegiul a fost instituit în 2001 și a fost transformat, începând de la 1 ianuarie 2006, într-un organism comunitar în sensul articolului 185 din Regulamentul financiar, căruia i se aplică Regulamentul financiar cadru aplicabil agențiilor;

B. întrucât, în Raportul său privind conturile anuale ale Colegiului pentru exercițiul financiar 2006, Curtea de Conturi a formulat un aviz cu rezerve în ceea ce privește legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente, bazându-se pe faptul că procedurile de achiziții publice nu respectau dispozițiile Regulamentului financiar;

C. întrucât, în Raportul său privind conturile anuale ale Colegiului pentru exercițiul financiar 2007, Curtea de Conturi a formulat un aviz cu rezerve în ceea ce privește fiabilitatea conturilor și în ceea ce privește legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente;

D. întrucât, la 23 aprilie 2009, Parlamentul a acordat directorului Colegiului European de Poliție descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Colegiului aferent exercițiului financiar 2007 [5], iar în rezoluția sa care însoțea decizia de descărcare de gestiune, inter alia:

- își exprima profunda îngrijorare cu privire la identificarea de către Curtea de Conturi a unor cazuri în care au fost utilizate credite pentru finanțarea cheltuielilor private ale personalului Colegiului;

- invita Colegiul să adopte norme detaliate de aplicare în conformitate cu Regulamentul său financiar, inclusiv norme pentru asigurarea transparenței procedurilor de achiziții publice;

- solicita Comisiei să supravegheze îndeaproape execuția bugetului Colegiului;

- lua act de inițierea de către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) a unei investigații interne privind Colegiul;

E. întrucât, în Raportul său privind conturile anuale ale Colegiului pentru exercițiul financiar 2008, Curtea de Conturi a formulat un aviz fără rezerve în ceea ce privește fiabilitatea conturilor și un aviz cu rezerve în ceea ce privește legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente,

1. consideră că, în general, răspunsurile Colegiului la observațiile Curții de Conturi sunt din nou insuficiente, iar măsurile propuse pentru remediere sunt prea vagi și generice, și că, prin urmare, autoritatea care acordă descărcarea de gestiune nu este în măsură să evalueze corespunzător dacă, pe viitor, Colegiul este capabil să își amelioreze performanțele;

Probleme structurale

2. consideră că dimensiunea redusă a Colegiului pune sub semnul întrebării capacitatea sa de a face față în mod eficace caracterului complex al normelor financiare și privind personalul ale UE;

3. constată că amplasarea secretariatului Colegiului la Bramshill, la aproximativ 70 km de Londra, are o serie de dezavantaje, în special în ceea ce privește recrutarea și lipsa transportului public;

4. se întreabă dacă noul director al Colegiului va putea face față acestor probleme structurale;

5. se întreabă dacă nu ar trebui avută în vedere alipirea la Europol;

Guvernanța Colegiului și transparența

6. nu consideră neglijabil costul fix al guvernanței Colegiului, al cărui consiliu de administrație este compus din 27 de membri, în timp ce personalul numără doar 24 de membri (cifrele datează de la începutul exercițiului financiar 2008);

7. constată că Colegiul nu publică informații despre consiliul său de administrație pe site-ul său; recomandă, prin urmare, pentru creșterea transparenței, publicarea unei liste a membrilor consiliului pe site-ul Colegiului, care să conțină coordonatele complete ale acestora;

Fiabilitatea conturilor

8. este extrem de preocupat de faptul că ajustările aferente perioadei de utilizare a sistemului de contabilitate manual instituit în intervalul de migrare de la vechiul său sistem de contabilitate ( 23 mai 2008) la noul sistem ABAC ( 14 iulie 2008) nu au fost toate operate în timp util, iar informațiile financiare privind reportările din exercițiul anterior, utilizarea veniturilor alocate și corelația cu anumite cifre din bilanțul exercițiului 2007 erau neclare;

9. este îngrijorat de faptul că, din cauza coexistenței în 2008 a două sisteme de gestiune a imobilizărilor, Colegiul și-a înregistrat uneori de două ori activele, fără să se atribuie o etichetă sau un număr de inventar unic;

10. regretă că, așa cum a evidențiat și Curtea de Conturi în comentariile sale, nu s-a inițiat un control ex post realizat de către o societate externă nici măcar la jumătatea lui 2009 (în urma constatărilor Curții de Conturi din raportul aferent exercițiului financiar 2007 potrivit căruia s-au înregistrat cazuri de credite care au fost utilizate pentru a finanța cheltuieli private); solicită Colegiului să ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că se efectuează un astfel de control cât mai curând posibil, pentru ca această deficiență să nu apară din nou în raportul privind conturile anuale ale Colegiului pentru 2009;

Deficiențele procedurilor de achiziții

11. observă existența unor nereguli în procedura de atribuire a unui contract cu un furnizor, în valoare de aproximativ 2 % din cheltuielile operaționale; în special, constată că acest contract cu furnizorul se baza pe un alt tip de contract-cadru, prevăzut exclusiv pentru furnizarea de servicii de formare; mai mult, observă că, în prevederile contractului respectiv, nu se impunea Colegiului nicio limitare în ceea ce privește reînnoirea contractului sau extinderea parametrilor acestuia;

12. subliniază, ca și în anii precedenți, necesitatea respectării cu strictețe de către Colegiu a Regulamentului financiar și a legislației comunitare din domeniul achizițiilor publice, precum și necesitatea ca acesta să își îmbunătățească gestiunea financiară;

Nerespectarea normelor aplicabile cheltuielilor de organizare a cursurilor

13. își exprimă îngrijorarea cu privire la identificarea de către Curtea de Conturi a numeroase cazuri de nerespectare a normelor administrative și financiare aplicabile cheltuielilor de organizare a cursurilor și seminariilor, care reprezintă o parte importantă (64 %) a cheltuielilor operaționale ale Colegiului; constată că aceste nereguli vizează în principal: lipsa documentelor justificative pentru cheltuielile efectuate, absența unor confirmări de participare, precum și a unor facturi originale și documente necesare pentru rambursarea cheltuielilor de cazare și nesolicitarea de informații privind cheltuielile de deplasare efectuate de experți; consideră, în plus, că răspunsurile Colegiului la observațiile Curții de Conturi și la întrebările raportorului cu privire la acest aspect sunt extrem de vagi și, prin urmare, nesatisfăcătoare pentru autoritatea care acordă descărcarea de gestiune; solicită Colegiului să se angajeze să remedieze această situație;

Reportarea creditelor

14. ia act de constatarea Curții de Conturi conform căreia au trebuit să se reporteze peste 2700000 EUR (echivalentul a 31 % din bugetul total al Colegiului); este îngrijorat, prin urmare, de faptul că această situație contravine principiului anualității și relevă deficiențe care afectează programarea și monitorizarea execuției bugetului Colegiului;

15. solicită Colegiului să introducă credite disociate în bugetele viitoare destinate subvențiilor, astfel încât să se evite anulările;

Alte nereguli

16. ia act de constatările Curții de Conturi privind absența:

- angajamentelor juridice în trei cazuri, în valoare totală de 39500 EUR;

- angajamentelor bugetare înainte de angajamentele juridice în nouă cazuri, în valoare totală de 244200 EUR;

solicită, prin urmare, Colegiului să se angajeze să remedieze această situație și să informeze ulterior autoritatea care acordă descărcarea de gestiune;

17. subliniază faptul că, în următorii ani, descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Colegiului ar trebui să se bazeze într-o mai mare măsură pe performanțele Colegiului din cursul exercițiului;

Investigația OLAF aflată în desfășurare

18. ia act de inițierea de către OLAF, în 2008, a unei investigații interne privind Colegiul, după ce Curtea de Conturi și Serviciul de Audit Intern (SAI) au depistat utilizarea în scopuri private a fondurilor publice de către unii membri ai personalului Colegiului; observă că informațiile furnizate de Colegiu în 2009 la cererea Parlamentului se refereau la utilizarea de telefoane mobile, furnizarea de mobilier pentru locuințele personalului și servicii gratuite de transport al angajaților la aeroporturi și gări; observă că, potrivit informațiilor furnizate de Colegiu, sumele implicate și situația recuperării acestora erau următoarele:

- utilizarea telefoanelor mobile de către angajați: 3405 GBP în perioada aprilie-decembrie 2007; toate costurile au fost recuperate;

- utilizarea mașinilor de serviciu de către personal: 1157 GBP în perioada aprilie-decembrie 2007; toate costurile au fost recuperate; între timp, mașinile au fost vândute;

- obiecte de mobilier: 6625 GBP pentru mobilierul achiziționat în 2007, care, între timp, a fost vândut;

- servicii gratuite de transport al angajaților la aeroporturi și gări: costuri în valoare de 9508 GBP pentru 2007; a fost demarată acțiunea de recuperare a sumelor;

19. solicită Colegiului, OLAF și Comisiei să informeze fără întârziere autoritatea care acordă descărcarea de gestiune despre rezultatele investigației OLAF;

Resurse umane

20. este îngrijorat de faptul că, până acum, pentru activitățile financiare au fost angajați agenți temporari; constată că abia în 2009 Colegiul a publicat un anunț de concurs pentru recrutarea unui coordonator pentru standardele de control intern și că interviurile pentru acest post erau programate la începutul anului 2010;

Audit intern

21. ia act de faptul că Serviciul de Audit Intern (SAI) a enumerat 13 recomandări (două dintre ele esențiale și nouă foarte importante) în raportul său de audit; constată că acestea vizează în principal: conformitatea cu Regulamentul financiar privind achizițiile publice, asigurarea în materie de gestiune, mijloacele fixe (sistemul de inventar), gestiunea delegațiilor (delegațiile trebuie să se bazeze pe documente justificative complete și să fie revizuite periodic), gestiunea bugetară, conformitatea cu normele și principiile contabile, lista de control pentru asigurarea consecvenței și justificării controalelor financiare;

Planul de acțiune care trebuie adoptat de consiliul de administrație și pus în aplicare de directorul Colegiului până la 30 iunie 2010

22. solicită, în primul rând, consiliului de administrație să adopte rapid un plan de acțiune menit să corespundă obiectivelor prevăzute în anexa la prezenta rezoluție; solicită ca directorul Colegiului, în cooperare cu SAI și cu direcția generală (DG) tutelară, să elaboreze măsuri concrete și un calendar de punere în aplicare a planului respectiv și să le prezinte spre adoptare consiliului de administrație; solicită, prin urmare, SAI și DG tutelare să ofere tot sprijinul necesar pentru identificarea unor indicatori care să permită să se măsoare la intervale regulate realizarea măsurilor întreprinse de Colegiu; solicită Colegiului, de asemenea, să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune, până la 30 iunie 2010, cu privire la măsurile concrete și indicatorii adoptați;

23. invită Curtea de Conturi să transmită autorității care acordă descărcarea de gestiune, cât mai curând posibil, un aviz sub formă de scrisoare referitor la punerea în aplicare a planului de acțiune al Colegiului;

24. face trimitere, pentru alte observații cu caracter orizontal care însoțesc decizia de descărcare de gestiune, la Rezoluția sa din 5 mai 2010 [6] referitoare la performanțele, gestiunea financiară și controlul agențiilor.

[1] JO C 304, 15.12.2009, p. 124.

[2] JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

[3] JO L 256, 1.10.2005, p. 63.

[4] JO L 357, 31.12.2002, p. 72.

[5] JO L 255, 26.9.2009, p. 157.

[6] Texte adoptate, P7_TA(2010)0139 (a se vedea pagina 241 din prezentul Jurnal Oficial).

--------------------------------------------------

ANEXĂ

Planul de acțiune care trebuie adoptat de Consiliul de administrație și pus în aplicare de directorul Colegiului până la 30 iunie 2010

PROGRAMARE BUGETARĂ

1. Obiectiv:

Îmbunătățirea programării și monitorizării bugetare și operaționale ale Colegiului.

Acțiuni care trebuie întreprinse:

Stabilirea de către director a unui plan multianual care să vizeze, pe durata mandatului său, următoarele domenii:

- prestațiile prevăzute (rezultate și impact);

- nevoile financiare și previziunile bugetare anuale corespunzătoare;

- resursele umane necesare pentru a realiza prestațiile prevăzute;

- resursele materiale necesare pentru a realiza prestațiile prevăzute.

SISTEME DE CONTROL INTERN

2. Obiectiv:

Îmbunătățirea gestiunii financiare a activităților Colegiului, inclusiv cele din programele finanțate prin veniturile alocate (AGIS, ISEC și MEDA).

Acțiuni care trebuie întreprinse:

Revizuirea sistemului de gestiune financiară (modificarea circuitelor financiare actuale) într-un mod mai armonizat și mai eficace pentru diferitele activități ale Colegiului. Această adaptare trebuie să aibă drept obiectiv și furnizarea unor informații financiare de mai bună calitate de către diferitele autorități de gestionare a programelor.

3. Obiectiv:

În conformitate cu articolul 43 din Regulamentul financiar cadru, validarea oficială a tuturor procedurilor financiare și a noului sistem contabil.

Acțiuni care trebuie întreprinse:

Ordonatorul de credite și persoanele delegate de acesta trebuie să documenteze oficial sistemele pe care le-au aplicat pentru a furniza informațiile financiare necesare contabilului: contabilul trebuie să valideze aceste descrieri ale sistemelor pentru a asigura calitatea informațiilor financiare care îi sunt furnizate în vederea întocmirii conturilor anuale.

4. Obiectiv:

Îmbunătățirea sistemului de control al cheltuielilor (punctul 14 din raportul Curții de Conturi pentru exercițiul financiar 2008).

Acțiuni care trebuie întreprinse:

Adoptarea oficială și aplicarea unor proceduri și/sau a unor liste de control eficace pentru a asigura că cererile de plată prezentate de entitățile care organizează cursuri în numele Colegiului sunt conforme cu normele administrative și financiare aplicabile.

PERSONAL

5. Obiectiv:

Ocuparea posturilor vacante pentru a atinge un nivel "normal" de posturi vacante (de exemplu 5 %).

Acțiuni care trebuie întreprinse:

- adoptarea și punerea în aplicare a unor planuri anuale de recrutare în anii vizați de planul multianual menționat la punctul 1;

- adoptarea și punerea în aplicare a unor linii directoare în materie de recrutare.

6. Obiectiv:

Consolidarea departamentului de resurse umane.

Acțiuni care trebuie întreprinse:

Ocuparea până la sfârșitul anului a tuturor posturilor vacante (sau ocupate de personal interimar) de către agenți temporari.

ACHIZIȚII PUBLICE

7. Obiectiv:

Îmbunătățirea sistemului de control privind achizițiile publice.

Acțiuni care trebuie întreprinse:

- adoptarea și aplicarea unui manual de procedură pentru achiziții publice și a unor liste de control care să asigure alegerea procedurilor adecvate și aplicarea corectă a acestora;

- adoptarea și punerea în aplicare a unui plan anual privind achiziționarea de bunuri și servicii.

DIVERSE

8. Obiectiv:

Închiderea definitivă a cazului utilizării de credite pentru finanțarea cheltuielilor private.

Acțiuni care trebuie întreprinse:

Prezentarea unui raport final al unui auditor extern, care să conțină următoarele informații:

- volumul global al creditelor utilizate pentru finanțarea cheltuielilor private;

- sumele efectiv recuperate până în prezent;

- pentru sumele nerecuperate, probabilitatea recuperării și calendarul.

--------------------------------------------------