RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU în temeiul articolului 213 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 privind contabilul și auditorul intern al Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE) /* COM/2013/0936 final */





RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU în temeiul articolului 213 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 privind contabilul și auditorul intern al Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE) A. INTRODUCERE Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE) a fost constituit în anul 2010, prin Decizia 2010/427 a Consiliului, în temeiul articolului 27 alineatul (3) din Tratatul privind Uniunea Europeană. În considerentul (15), Decizia 2010/427 prevede că „suprapunerea inutilă a sarcinilor, funcțiilor și resurselor cu cele ale altor structuri ar trebui evitată”. În acest context, contabilul și auditorul intern al Comisiei au acționat în calitate de contabil și, respectiv, de auditor intern al SEAE. Temeiul juridic pentru acest mecanism este reprezentat de articolul 68 alineatul (1) și de articolul 98 alineatul (2) din Regulamentul financiar. La articolul 213, Regulamentul financiar prevede o revizuire a acestor două articole în 2013, „ținând seama de caracteristicile specifice SEAE, în special de cele ale delegațiilor Uniunii, și, după caz, de o capacitate adecvată de gestiune financiară a SEAE”. Comisia a evaluat modul de funcționare a sistemului în care contabilul și auditorul intern al Comisiei acționează în calitate de contabil și, respectiv, de auditor intern al SEAE. Raportul de față, cu privire la care SEAE a fost consultat, prezintă rezultatele acestei evaluări, concluzia fiind continuarea modalităților actuale de organizare. Revizuirea menționată la articolul 213 din Regulamentul financiar este independentă de revizuirea deciziei de instituire a SEAE[1]. Revizuirea acesteia din urmă este prevăzută la articolul 13 alineatul (3) din decizia de instituirea a SEAE și vizează organizarea și funcționarea SEAE; aceasta este realizată în 2013 sub autoritatea Înaltului Reprezentant/Vicepreședintelui și poate, după caz, să fie însoțită de propuneri corespunzătoare de revizuire a deciziei de instituire a SEAE. B. Rezultatul revizuirii în temeiul articolului 213 din Regulamentul financiar I. Contabilul Astfel cum se prevede la articolul 68 alineatul (1) din Regulamentul financiar, contabilul Comisiei a oferit SEAE o serie de servicii de contabilitate. Printre aceste servicii se numără: – trezorerie (trezorerie centrală și executarea plăților, reconcilierea conturilor deschise la o bancă centrală, servicii de gestionare administrativă a conturilor de avans, validarea „dosarelor terților” și a conturilor bancare, gestionarea sistemului de avertizare timpurie), – cadrul și sistemul de contabilitate, – elaborarea de rapoarte contabile și juridice, – recuperarea datoriilor și gestionarea procedurii de compensare, – controale de calitate ale tuturor sistemelor contabile locale. Cooperarea dintre Comisie și SEAE este foarte bună. Atât SEAE, cât și serviciile competente din cadrul DG BUDG sunt foarte mulțumite de modalitățile actuale de organizare. Economiile de scară sunt deosebit de importante în materie de gestiune a trezoreriei, contabilitate și raportare. Serviciile oferite de contabilul Comisiei dispun de o expertiză unică ce acoperă toate aceste aspecte și, în special, funcția de trezorerie. Acestea includ: · gestionarea administrativă a conturilor de avans, · arhitectura bancară cuprinzătoare care este necesară pentru a gestiona operațiunile de plată ale instituțiilor și experiența în acest domeniu, care este utilizată și pentru a răspunde nevoilor locale în materie de servicii bancare și de plată ale celor 140 de delegații UE din întreaga lume, precum și · o gestionare optimizată a trezoreriei și a riscurilor și proceduri consacrate de asigurare a continuității activității. Datorită modalităților actuale de organizare, SEAE nu trebuie să angajeze personal suplimentar. În prezent, 3 posturi ale DG Buget din cadrul Comisiei sunt consacrate direct îndeplinirii noilor atribuții în materie de contabilitate și trezorerie legate de SEAE, în timp ce o estimare prudentă a personalului necesar în cazul în care SEAE ar urma să își stabilească propria sa funcție contabilă și de trezorerie ar fi de cel puțin 15 persoane. Mai mult, în afară de funcțiile legate direct de contabilitate și de trezorerie, pe baza unui acord privind nivelul serviciilor semnat cu SEAE, serviciile Comisiei asigură în prezent și alte activități orizontale în domeniul finanțelor și al sprijinului bugetar (cum ar fi dezvoltarea sistemelor informatice financiare și asistența pentru utilizarea acestora, serviciile de recuperare, serviciul financiar central etc.), ale căror resurse nu au fost împărțite la crearea SEAE. Acest sprijin suplimentar este considerat de înaltă calitate și permite realizarea de economii de scară suplimentare în ceea ce privește resursele potențial necesare în caz de internalizare deplină în cadrul SEAE. În plus, contabilul Comisiei stabilește conturile anuale și menține legătura cu Curtea de Conturi pentru mai multe alte instituții. Serviciile contabile ale Comisiei au instituit proceduri eficiente și relații bune de lucru cu Curtea de Conturi care sunt în beneficiul SEAE. Pe scurt, constituirea unui departament contabil de sine stătător în cadrul SEAE ar duce la creșterea nejustificată a numărului de persoane angajate în cadrul celor două entități, având în vedere faptul că fiecare dintre sarcinile-cheie menționate anterior ar necesita mai multe posturi noi în cadrul SEAE, deși acestea au fost deja absorbite cu un minim de resurse suplimentare de către Comisie. În opinia Comisiei, cooperarea ar trebui, prin urmare, să fie continuată. Nicio modificare a modalităților actuale de organizare nu se consideră necesară. II. Auditorul intern Astfel cum se prevede la articolul 98 alineatul (2) din Regulamentul financiar, auditorul intern al Comisiei a acționat în calitate de auditor intern al SEAE. Următoarele argumente susțin continuarea acestei modalități de organizare. Delegațiile UE gestionează atât creditele administrative ale SEAE, cât și creditele operaționale din bugetul Comisiei. În principiu, personalul SEAE gestionează doar creditele administrative ale SEAE, iar personalul Comisiei doar creditele operaționale. Cu toate acestea, există excepții de la acest principiu: șeful de delegație, care ține de SEAE, este ordonator de credite subdelegat în ceea ce privește creditele operaționale din bugetul Comisiei [articolul 65 alineatul (6) din Regulamentul financiar]. Personalul Comisiei sprijină SEAE în gestionarea bugetului său administrativ, în principal prin faptul că acționează ca agenți inițiatori. Consecința acestor excepții este o strânsă interdependență între cele două circuite financiare utilizate în mod obișnuit de către personalul Comisiei și al SEAE. Din cauza acestei situații, există riscul ca audituri separate ale celor două circuite financiare și sisteme de control intern, efectuate de auditori interni diferiți, să conducă la suprapunerea constatărilor sau la recomandări divergente. Acestea din urmă ar putea afecta credibilitatea activității de audit și, de asemenea, ar confrunta ordonatorii de credite competenți și șefii de delegație cu dificultatea de a alege între două opinii pe aceeași temă, ceea ce ar limita valoarea activității de audit. Integrarea auditurilor interne ar permite, de asemenea, o înțelegere mai aprofundată a problemelor întâlnite în ambele circuite financiare. Aceasta ar contribui, de asemenea, la transferul de cunoștințe dobândite în urma auditului de la un circuit la altul și la explorarea și realizarea unor sinergii între aceste circuite. Pot exista argumente care pledează în favoarea unui auditor intern separat pentru SEAE, cum ar fi faptul că în cazul în care auditorul intern acționează atât pentru Comisie, cât și pentru SEAE, pot apărea situații în care auditorul intern ar putea să răspundă așteptărilor legitime ale oricăreia dintre instituții ca beneficiar de servicii. Având în vedere normele și garanțiile existente, în special independența auditorului intern, acest risc este totuși redus în mod corespunzător. În opinia Comisiei, cooperarea ar trebui, prin urmare, menținută, fără modificarea modalităților actuale de organizare. C. Concluzie Prezentul raport arată că sistemul în care contabilul și auditorul intern al Comisiei au acționat în calitate de contabil și, respectiv, de auditor intern al SEAE a funcționat în mod eficient, permițând în același timp realizarea de economii de scară semnificative. Prin urmare, acest sistem ar trebui să fie menținut în viitor. Comisia va informa Parlamentul European și Consiliul cu privire la orice evoluție semnificativă în ceea ce privește funcționarea acestui sistem în contextul raportului de sinteză. [1] Decizia Consiliului din 26 iulie 2010 privind organizarea și funcționarea Serviciului European de Acțiune Externă.