RAPORT AL COMISIEI CĂTRE CONSILIU REZUMAT GRUPUL ARHIVELOR EUROPENE PROVOCĂRILE EREI DIGITALE PENTRU ARHIVELE DIN EUROPA Al doilea raport intermediar adresat Consiliului /* COM/2012/0513 final */





RAPORT AL COMISIEI CĂTRE CONSILIU REZUMAT GRUPUL ARHIVELOR EUROPENE PROVOCĂRILE EREI DIGITALE PENTRU ARHIVELE DIN EUROPA Al doilea raport intermediar adresat Consiliului Context În noiembrie 2005, Consiliul Uniunii Europene a adoptat o recomandare privind intensificarea cooperării în domeniul arhivelor din Europa[1]. Recomandarea solicită crearea unui Grup al Arhivelor Europene (GAE) format din experți desemnați de statele membre și instituțiile UE în scopul asigurării unei cooperări și a unei coordonări privind aspectele generale referitoare la arhive. De asemenea, Consiliul a recomandat un număr de măsuri prioritare care ar trebui monitorizate de GAE. În 2008, GAE a prezentat Consiliului un raport intermediar privind punerea în aplicare a recomandării din 2005[2]. În cadrul raportului, GAE a precizat că arhivarea digitală conduce la schimbarea relațiilor dintre serviciile de arhivă și creatorii fișierelor, precum și al rolului pe care arhivele și arhiviștii îl îndeplinesc în administrația publică și în societate. Raportul a concluzionat că serviciile de arhivă ar trebui să își examineze rolul într-un mod mai aprofundat și să evalueze importanța conceptelor, procedurilor și proceselor de arhivare existente. După patru ani de la primul său raport intermediar, GAE prezintă un raport de monitorizare. Raportul a fost adoptat de Grupul Arhivelor Europene în cadrul reuniunii sale de la Copenhaga din 30 mai 2012. Cooperarea în domeniul arhivelor în Europa Grupul Arhivelor Europene, creat la începutul anului 2006, a continuat să promoveze și să coordoneze cooperarea dintre serviciile de arhivă la nivel european, în special în cazul în care acest lucru poate aduce o valoare adăugată reală. GAE se reunește de două ori pe an. Începând cu al doilea semestru al anului 2009, reuniunile grupului sunt organizate împreună cu cele ale Consiliului European al Arhiviștilor Naționali (EBNA), sub auspiciile președinției UE. GAE a continuat să furnizeze orientări și îndrumări generale cu privire la punerea în aplicare a acțiunilor prioritare prezentate în recomandare, în special: - conservarea documentelor și prevenirea catastrofelor; - cooperarea interdisciplinară la nivel european cu privire la documentele și arhivele electronice; - înființarea și gestionarea unui portal de internet al arhivelor din Europa. În plus, GAE a analizat provocările cu care se confruntă arhivele în era digitală, identificate în raportul din 2008. Constatările și recomandările sale sunt prezentate în raportul anexat și rezumate mai jos. Arhivele în era digitală Utilizarea pe scară largă a TIC conduce la schimbarea rolului pe care arhivele îl îndeplinesc în societate. Grupul Arhivelor Europene a analizat provocările cu care se confruntă arhivele în contextul acestor schimbări, în special în domeniile prezentate în continuare: · Schimbarea rolului arhivelor Arhivele naționale își analizează în mod activ misiunea actuală și viitoare în lumea digitală. Arhivele naționale vor încerca să găsească un echilibru între mandatul și responsabilitățile lor și alte interese. În acest scop, arhivele vor încerca să coopereze mai strâns cu alte rețele și organisme de gestionare a informațiilor, inclusiv cu agenții în domeniul guvernării electronice. · Accesul la arhive la fața locului și accesul online Modalitățile de acces la arhive sunt în schimbare pretutindeni în Europa deoarece tehnologiile bazate pe internet devin tot mai răspândite și arhivele pun tot mai mult material online. Întrebarea este ce prioritate ar trebui să acorde arhivele naționale diferitelor tipuri de acces. Arhivele trebuie să identifice nevoile utilizatorilor lor pentru a defini modalitățile de realizare a echilibrului între accesul la fața locului și serviciile online și pentru a decide care servicii ar trebui dezvoltate. · Arhivele și Directiva privind reutilizarea informațiilor din sectorul public[3] Încurajarea utilizării publice a informațiilor conținute în arhive face parte din misiunea instituțiilor arhivistice naționale. Cu toate acestea, reutilizarea arhivelor[4] de către sectorul privat ridică diferite probleme, cum ar fi autenticitatea, drepturile de proprietate intelectuală, protecția datelor, politica de tarifare și echilibrul între serviciile publice și cele private. · Digitizarea Digitizarea și publicarea pe internet permit arhivelor să pună la dispoziție mai multe materiale nu doar pentru comunitatea academică, ci și pentru un public mai larg. De asemenea, acestea facilitează reutilizarea informațiilor conținute în arhive. Cu toate acestea, punerea la dispoziție de informații pe internet nu este o activitate gratuită, iar capacitatea arhivelor naționale de a-și digitiza colecțiile poate fi motivată parțial de posibilități de finanțare. · Costuri și finanțare Identificarea unor modalități adecvate de finanțare a procesului de digitizare este crucială pentru deschiderea accesului online la patrimoniul arhivistic european. Prin urmare, instituțiile arhivistice consideră că este importantă elaborarea unei agende europene comune în materie de finanțare, în plus față de programul european de digitizare. Concluzii Rolul arhivelor este în schimbare ca urmare a implicării acestora în societatea informațională modernă și în lanțul informațiilor digitale. Această evoluție nu este doar de natură tehnică, ci este strâns legată de implicarea arhivelor în cadrul guvernării electronice. În același timp, arhivele își păstrează multe dintre responsabilitățile tradiționale, precum cele de depozitari ai documentelor, furnizori de informații și garanți ai autenticității acestora. Recurgem la arhive ori de câte ori dorim să obținem surse autentice și fiabile în domeniul responsabilității administrative retrospective. În vederea îndeplinirii misiunii lor, este necesar ca arhivele naționale să participe la elaborarea normelor de gestionare a fișierelor digitale încă din primele etape ale ciclului de viață al documentelor. Arhivele ar trebui să se implice mai mult în alegerea metodelor de lucru ale administrațiilor publice, nu numai pe plan tehnologic, ci și prin crearea de noi viziuni cu privire la instituțiile arhivistice și la legăturile acestora cu administrațiile publice. Conservarea digitală a documentelor și oferirea accesului la materialele în formă inițială digitală reprezintă una dintre responsabilitățile de bază ale arhivelor naționale. Transferul unui volum din ce în ce mai mare de fișiere în formă inițială digitală accentuează necesitatea de a se crea o infrastructură tehnică, organizațională și de cunoștințe durabilă în vederea asigurării, în permanență, a accesului la materialele digitale și a fiabilității acestora. Acest lucru va necesita un efort important din partea arhivelor, în cadrul căruia schimbul de experiențe și dezvoltarea de strategii comune constituie elementele esențiale. Arhivele naționale recunosc importanța de a se asigura că cetățenii din întreaga UE au acces on-line la patrimoniul arhivistic bogat al Europei. Declarația de la Bruxelles privind accesul digital la arhive din 2010[5] subliniază intenția acestora de a exploata la maximum tehnologiile digitale pentru a promova accesul liber la fondurile de arhivă ale Europei. Cu toate acestea, trebuie să se menționeze că acest lucru implică cerințe calitative specifice privind informațiile descriptive și capacitatea arhivelor de a garanta autenticitatea fișierelor digitale. Arhivele din Europa colaborează pentru a face față provocărilor societății informaționale moderne, continuând totodată să își îndeplinească misiunea tradițională față de administrații și cetățeni. Cooperarea dintre arhivele din Europa se desfășoară de două decenii. Acestea vor continua să învețe unele de la altele și, ori de câte ori este posibil, să coopereze în vederea dezvoltării de noi standarde, practici și soluții pentru a putea trece la etapa următoare în care să devină un partener cu drepturi depline în cadrul societății informaționale moderne. Arhivele naționale vor analiza modul în care pot colabora mai strâns pentru a răspunde provocărilor viitoare și pentru a crea un nou concept de cooperare pentru viitor. Acestea își vor coordona eforturile atât între ele, cât și cu instituțiile UE, prin intermediul Consiliului European al Arhiviștilor Naționali și al Grupul Arhivelor Europene. În plus, arhivele naționale vor încerca să colaboreze mai strâns cu alte organisme implicate în gestionarea informațiilor și în guvernarea electronică. Arhivele naționale urmăresc să devină un partener cu drepturi depline în cadrul dezvoltării politicii UE privind datele deschise și accesul online la informații. Decizii și recomandări Decizii (1) Arhivele naționale vor colabora în vederea elaborării unei agende digitale comune în materie de arhive care stabilește o legătură între obiectivele europene și ambițiile și eforturile naționale. Acestea vor analiza modul în care arhivele pot contribui la crearea, după 2015, a unui portal de internet durabil al arhivelor din Europa. GAE va încerca să promoveze o politică comună în materie de arhive în cadrul spațiului european al informațiilor, aflat în continuă creștere, și va examina modul în care valorile arhivistice fundamentale își pot găsi locul în cadrul noilor evoluții digitale. Se va acorda o atenție specială interoperabilității, accesibilității pe termen lung a datelor, identificatorilor permanenți, datelor deschise și evaluării agendei; (2) Arhivele naționale vor coopera pentru a pune la dispoziție pe internet, până în 2015: – principalele surse care îi ajută pe cetățeni să înțeleagă mai bine relațiile existente între țări și administrații în cursul istoriei și al construcției europene, precum și diversitatea culturilor, tradițiilor și identităților naționale; – „piesele de rezistență” ale arhivelor din fiecare stat membru; – colecții privind evenimentele istorice majore și comemorările. (3) Arhivele naționale vor coopera mai strâns cu alte organisme pentru a se asigura că există un echilibru între interesele arhivistice, precum conservarea și accesul, și alte interese, precum protecția datelor. De exemplu, acestea se angajează să elaboreze un cod de conduită pentru arhive în cadrul propunerii de regulament al UE privind protecția datelor care va fi discutată cu alte părți interesate. Recomandări (4) Arhivele naționale ar trebui să fie parteneri ai administrațiilor în stabilirea normelor de gestionare a fișierelor electronice. Acestea vor continua să lucreze împreună cu alte organizații din sectorul public și privat în cadrul Forumului DLM pentru a promova dezvoltarea în continuare de orientări și norme, cum ar fi MoReq2010. (5) Ar trebui partajate normele comune privind serviciile online. Este necesară analizarea rolului tot mai mare al rețelelor sociale și influența potențială a acestora în furnizarea serviciilor de arhivă. (6) Organizațiile arhivistice ar trebui să colaboreze în vederea depășirii obstacolelor și a încurajării unei reutilizări mai frecvente a informațiilor conținute în arhive. Este necesară elaborarea unui model comun pe baza celor mai bune practici existente în Europa, care poate servi drept cadru pentru arhivele care nu aplică încă o politică de reutilizare. Modelul ar trebui să includă modalitatea de acordare a unei licențe de reutilizare și cea de garantare a autenticității, precum și opțiunile de tarifare sau de acces liber. Arhivele ar trebui să facă schimb de experiență cu biblioteci și muzee și să continue cercetările cu privire la așteptările clienților existenți și potențiali. GAE ar trebui să promoveze cele mai bune practici în domeniu și să acționeze în calitate de avocat al acestui sector, atrăgând atenția asupra conținutului bogat al arhivelor și a potențialului său de reutilizare. (7) Arhivele naționale ar trebui să-și partajeze cunoștințele și experiența și să facă schimb de informații privind abordările în materie de digitizare a materialelor arhivistice. Dezvoltarea unei strategii la nivel european, inclusiv a unor modele și norme comune în materie de digitizare, ar sprijini arhivele individuale în ceea ce privește implementarea programelor de digitizare și ar contribui la atingerea unui grad sporit de interoperabilitate între țări. De asemenea, este necesară analizarea modalităților de finanțare a programelor de digitizare. Ar trebui ca arhivele să perceapă taxe pentru serviciile suplimentare, cum ar fi accesul online și, în caz afirmativ, în ce cazuri? GAE ar trebui să formuleze recomandări în materie de digitizare pentru a permite accesul online și a încuraja dezvoltarea unor strategii adecvate. (8) Transferul și conservarea unor volume tot mai mari de fișiere în formă inițială digitală necesită intensificarea cooperării și a schimbului de cele mai bune practici și soluții între arhivele naționale. Dacă este posibil, acestea ar trebui să elaboreze concepte și soluții comune, ținând seama de proiectele existente în acest domeniu[6]. Este necesară o mai bună cuantificare a finanțărilor solicitate pentru materialele în formă inițială digitală din arhive, astfel încât arhivele să fie mai bine informate cu privire la costuri și la modalitățile în care bugetele limitate trebuie repartizate între mijloacele digitale și cele tradiționale. Costul conservării fișierelor în formă inițială digitală ar trebui să fie evaluat cu o mai mare precizie, de exemplu prin modele de cost îmbunătățite, pentru a pune la dispoziția arhivelor naționale instrumente mai bune pentru stabilirea în timp util a finanțărilor necesare. [1] JO L 312, 29.11.2005, p. 55. [2] Raport intermediar către Consiliu SEC (2008) 2364; COM(2008) 500. [3] JO L345, 31.12.2003, p. 90. [4] În decembrie 2011, Comisia Europeană a propus o revizuire a Directivei privind informațiile din sectorul public (ISP), care va include arhivele, muzeele și bibliotecile în domeniul de aplicare al directivei, chiar dacă obligațiile care revin acestora nu sunt la fel de extinse ca cele ale altor organisme din sectorul public. [5] Declarația de la Bruxelles a fost adoptată de Consiliul European al Arhiviștilor Naționali la Bruxelles la data de 19 noiembrie 2010. [6] De exemplu proiecte precum PLANETS, PRESTOSPACE și Digital Preservation Europe.