După cum s-a explicat deja în primul raport anual privind progresele înregistrate, structura proiectului are la bază metodologia prevăzută în revizuirea din 2019 a PSM-V și în anexele la aceasta, inclusiv Sistemul de guvernanță, Politica UE în domeniul vamal privind procedura de modelare a proceselor economice și Strategia informatică. O foaie de parcurs cuprinzătoare, incluzând principalele etape ale proiectului și obiectivele intermediare esențiale, este prezentată în detaliu în anexa II.

Comisia și-a prezentat anul trecut primul raport anual privind progresele înregistrate. Raportul a subliniat acțiunile întreprinse de Comisie în cursul primului an de la intrarea în vigoare a regulamentului, și anume: a) activitatea pregătitoare pentru adoptarea dispozițiilor de punere în aplicare necesare și (b) consultările cu statele membre prin intermediul grupului de experți pe probleme vamale referitoare la bunurile culturale și al grupului de proiect pentru importul bunurilor culturale. În ceea ce privește riscurile potențiale de întârziere a furnizării sistemului ICG până la termenul stabilit, raportul a identificat incertitudinea cu privire la personalul alocat proiectului și la finanțarea acestuia din CFM.

Întrucât documentele vor exista în sistemul ICG și vor fi puse la dispoziția autorităților vamale în format electronic prin intermediul EU CSW-CERTEX, nu va exista niciun risc de falsificare, cum există în cazul documentelor pe suport de hârtie. În plus, actul de punere în aplicare prevede un set de garanții, sub formă de sigilii și semnături electronice, care vor preveni orice modificare ilegală a conținutului și vor certifica data și ora exactă la care a fost transmis un formular sau la care a fost primit de către autoritatea competentă.

Deși actul de bază face trimitere la „format”, acest lucru nu ar trebui luat în considerare în mod literal, deoarece formularele care pot fi completate vor fi electronice, nu documente tipice pe suport de hârtie. Va fi posibilă imprimarea unei licențe, a unei declarații sau a unei descrieri generale, dar, contrar specificațiilor din Regulamentul privind exportul bunurilor culturale, acest lucru poate fi realizat pe orice tip de hârtie (de exemplu, nu va exista nicio dimensiune obligatorie a unei pagini sau o grosime a hârtiei sau modele de siguranță suprapuse). În orice caz, atunci când autoritățile vamale sau autoritățile competente trebuie să verifice o licență sau o declarație, vor realiza acest lucru prin extragerea electronică a acesteia din sistemul ICG. În plus, astfel de documente extrase vor fi de sine stătătoare, ceea ce înseamnă că valabilitatea semnăturilor electronice și integritatea documentului sunt verificate de fiecare dată când documentul (sau o copie a acestuia) este accesat, în conformitate cu standardul e-IDAS.

Etapa 2 – Dezvoltarea sistemului: În conformitate cu dispozițiile actului de punere în aplicare și cu elaborarea cerințelor utilizatorilor și a specificațiilor funcționale ale sistemului, sunt elaborate specificații tehnice privind modul în care va fi construit sistemul. Respectivele specificații tehnice includ: structura care trebuie utilizată, mesajele care trebuie transmise de operatorii economici, interfețele cu alte sisteme, planurile de testare etc.

În plus, transmiterea unei cereri de licență; o cerere de informații suplimentare din partea autorității competente; transmiterea de informații sau de documente suplimentare de către solicitant; decizia luată de autoritatea competentă și expirarea unui termen de 90 de zile fără o decizie a autorității competente vor fi marcate de sistemul ICG cu o marcă temporală calificată electronică.

În ceea ce privește accesul la documentele din sistemul ICG, actul de punere în aplicare prevede că autoritățile vamale și autoritățile competente vor avea acces la licențele de import pentru care s-a luat o decizie, precum și la declarațiile importatorului și la descrierile generale care au fost transmise autorităților vamale. Operatorii vor avea acces la propriile licențe, declarații și descrieri generale. Pentru facilitarea comerțului, aceștia pot, de asemenea, să ofere acces în sistemul ICG la aceleași documente altor părți (de exemplu, potențialilor clienți, experților etc.).

Comisia și statele membre vor fi operatori de date pentru operațiunile de prelucrare a datelor, necesare pentru instituirea sistemului ICG. În acest scop, vor trebui să încheie un acord de control comun până cel târziu la 28 iunie 2022.

Pentru a se stabili cerințele practice privind disponibilitatea și performanța sistemului ICG, precum și pentru a se asigura continuitatea activității, actul de punere în aplicare prevede încheierea de acorduri operaționale între Comisie și statele membre.

Deși nu se preconizează ca acest lucru să se întâmple, au fost stabilite anumite măsuri pentru situații neprevăzute, în cazul în care sistemul ICG nu va fi disponibil timp de mai mult de opt ore. Mai precis, punctele de contact ale sistemului ICG din statele membre trebuie să mențină un registru public online care să conțină un model electronic care să poată fi redactat pentru toate documentele care pot fi emise în sistemul ICG. Odată ce sistemul ICG sau funcția indisponibilă devine din nou disponibilă, operatorii pot utiliza documentele create în registrul online pentru a înregistra aceleași informații în sistem.

În sfârșit, actul de punere în aplicare conține anumite dispoziții de securitate a sistemului pentru a se asigura o funcționare fiabilă și sigură, în special pentru a se verifica sursa datelor și pentru a se proteja datele împotriva riscului de acces neautorizat, de pierdere, de modificare sau de distrugere. Fiecare introducere, modificare și ștergere a datelor trebuie înregistrată și însoțită de informații care să specifice motivul și ora exactă a prelucrării și să identifice persoana care a efectuat prelucrarea. În plus, statele membre trebuie să se informeze reciproc, să informeze Comisia și, dacă este cazul, să informeze operatorul economic în cauză cu privire la eventualele încălcări efective sau suspectate ale securității sistemului ICG.

Dezvoltarea proiectului – Colaborarea cu grupul de proiect

Comisia a creat un „Grup de proiect vamal privind importul bunurilor culturale” („PGICG”), care servește drept forum de discuții pentru experții din administrațiile vamale naționale ale statelor membre și autoritățile (culturale) competente cu experiență în ceea ce privește îndeplinirea formalităților de acordare a licențelor în materie de patrimoniu, în special digital. Grupul a oferit sprijin la pregătirea actului de punere în aplicare și va ajuta serviciile Comisiei să definească parametrii și să elaboreze criteriile pentru specificațiile funcționale ale sistemului ICG.

Grupul de proiect este format din 18 delegați din 11 state membre (AT, BE, BG, ES, LV, PT, RO, DE, NL, IT, FR) și s-a reunit până în prezent de nouă ori (de patru ori în perioada de raportare 29.6.2020-28.6.2021).

În cursul perioadei de raportare respective, grupul de proiect a lucrat în principal la definirea domeniului de aplicare a sistemului informatic, a funcționalităților minime și a cerințelor utilizatorilor. Rezultatul acestor discuții a fost cuprins inițial în analiza rentabilității și a fost aprofundat în documentul strategic.

Conceptualizare – Analiza rentabilității

Analiza rentabilității a fost aprobată de Consiliul pentru tehnologia informației și securitate cibernetică la 23 septembrie 2020 și de Grupul de coordonare privind vama electronică la 16 octombrie 2020 fără observații. Analiza rentabilității explorează diferitele alternative și confirmă faptul că sistemul TRACES găzduit de DG SANTE este platforma cea mai potrivită pentru dezvoltarea sistemului ICG, deoarece majoritatea funcționalităților necesare pentru sistemele de certificare și de acordare a licențelor sunt bine dezvoltate în cadrul platformei respective.

Definirea proiectului – Documentul strategic

Documentul strategic aprofundează evaluarea inițială efectuată în cadrul analizei rentabilității și detaliază abordarea metodologică, guvernanța proiectului și sinergiile cu alte proiecte. Prin urmare, sistemul ICG va fi dezvoltat printr-un parteneriat între Direcția Generală Impozitare și Uniune Vamală (DG TAXUD) a Comisiei și DG SANTE, valorificând cooperarea pe termen lung și sinergia dintre aceste două direcții generale pentru colaborarea dintre autoritățile vamale și autoritățile competente partenere, care până în prezent s-a dovedit a fi foarte eficientă în domeniul controalelor importurilor de animale, de alimente și de hrană pentru animale. Documentul strategic se află în stadiul de finalizare și se preconizează că va fi aprobat de Grupul de coordonare privind vama electronică până la sfârșitul lunii iunie 2021.

5.RISCURI DE ÎNTÂRZIERI

Rezumatul proiectului

Comisia este însărcinată să dezvolte un sistem electronic centralizat de acordare a licențelor și să îl conecteze ca interfață cu autoritățile vamale naționale în termen de șase ani de la intrarea în vigoare a regulamentului. Această inițiativă presupune două posturi de administrator (AD) în cadrul DG TAXUD, astfel cum se prevede în fișa financiară legislativă relevantă.

Denumirea și descrierea riscului

Furnizarea sistemului ICG depinde de aprobarea unei finanțări adecvate și de alocarea de resurse în cadrul DG TAXUD, ținând seama de diferitele priorități cu care se confruntă această direcție generală.