RAPORTUL

privind conturile anuale ale întreprinderii comune pentru inițiativa privind medicamentele inovatoare pentru exercițiul financiar 2011, însoțit de răspunsurile întreprinderii comune

2013/C 6/04

INTRODUCERE

Membrii fondatori ai întreprinderii comune sunt Uniunea Europeană, reprezentată de Comisie, și Federația Europeană a Industriei și a Asociațiilor Farmaceutice (European Federation of Pharmaceutical Industries and Associations – EFPIA). Orice persoană juridică, care sprijină în mod direct sau indirect cercetarea și dezvoltarea într-un stat membru sau într-o țară asociată celui de Al șaptelea program-cadru (3) , poate solicita statutul de membru al întreprinderii comune IMI.

INFORMAȚII ÎN SPRIJINUL DECLARAȚIEI DE ASIGURARE

DECLARAȚIA DE ASIGURARE

Responsabilitatea conducerii

Responsabilitatea auditorului

Opinia privind fiabilitatea conturilor

Argumentele care stau la baza exprimării unei opinii cu rezerve privind legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente conturilor

Strategia de audit ex post a întreprinderii comune a fost adoptată printr-o decizie a Consiliului de conducere la 14 decembrie 2010 și constituie un control-cheie prin care se urmărește evaluarea legalității și regularității operațiunilor subiacente (14) . Auditurile ex post care erau finalizate în septembrie 2012 acopereau 2,2 milioane de euro (18,8 % din contribuția pe care întreprinderea comună IMI a acceptat să o verse pentru prima cerere de propuneri și care fusese validată de întreprinderea comună IMI până în iunie 2011). Indicele de eroare rezultat în urma acestor audituri ex post era de 6,84 % (15) .

Opinie cu rezerve privind legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente conturilor

OBSERVAȚII PRIVIND GESTIUNEA BUGETARĂ ȘI FINANCIARĂ

Execuția bugetului

Cereri de propuneri

Neconcordanțe între deciziile Consiliului de conducere și raportul privind gestiunea bugetară și financiară

OBSERVAȚII CU PRIVIRE LA CONTROALELE-CHEIE DIN CADRUL SISTEMELOR DE SUPRAVEGHERE ȘI DE CONTROL ALE ÎNTREPRINDERII COMUNE

Metodele de evaluare a contribuțiilor în natură

Metodele de evaluare a contribuțiilor în natură (18) au fost aprobate de Consiliul de conducere la 11 noiembrie 2011. Contribuțiile în natură sunt validate prin intermediul unei certificări ex ante și al unor audituri ex post. În 2011, nu au avut loc nicio certificare ex ante și niciun audit ex post.

ALTE ASPECTE

Funcția de audit intern și Serviciul de Audit Intern al Comisiei

Întreprinderea comună a obținut autonomia în noiembrie 2009, însă nu s-au efectuat activități de audit intern de asigurare până în martie 2012, nici de către Serviciul de Audit Intern al Comisiei, nici de către directorul de audit intern. Directorul de audit intern a participat în mod direct la o serie de activități operaționale (implementarea strategiei ex post, cadrul indicatorilor-cheie de performanță, revizia certificării ex ante privind contribuțiile în natură), precum și la alte misiuni de consultanță.

Drepturile Curții de Conturi Europene de a efectua audituri

Situația acțiunilor întreprinse în urma observațiilor anterioare

Raportul anual de activitate

(1) Regulamentul (CE) nr. 73/2008 al Consiliului din 20 decembrie 2007 privind înființarea întreprinderii comune pentru punerea în aplicare a inițiativei tehnologice comune privind medicamentele inovatoare (JO L 30, 4.2.2008, p. 38).

(2) În anexă sunt prezentate în mod sintetic și în scop informativ competențele și activitățile întreprinderii comune, precum și resursele de care aceasta dispune.

(3) Al șaptelea program-cadru, adoptat prin Decizia nr. 1982/2006/CE a Parlamentului European și a Consiliului (JO L 412, 30.12.2006, p. 1), reunește într-un cadru unic toate inițiativele UE din domeniul cercetării și joacă un rol crucial în îndeplinirea obiectivelor de creștere, de competitivitate și de ocupare a forței de muncă. Acest program reprezintă, de asemenea, un element-cheie al Spațiului european de cercetare.

(4) În conformitate cu articolul 11 alineatul (4) din anexa la Regulamentul (CE) nr. 73/2008 privind înființarea întreprinderii comune, contribuțiile în natură sunt „contribuțiile nemonetare […] ale societăților farmaceutice de cercetare care sunt membri ai EFPIA, sub formă de resurse (precum personal, echipamente, consumabile etc.)”. Contribuția din partea societăților de cercetare ar trebui să fie cel puțin egală cu contribuția financiară a Uniunii.

(5) În conformitate cu articolul 11 alineatul (5) din anexa la Regulamentul (CE) nr. 73/2008 privind înființarea întreprinderii comune, „societățile farmaceutice de cercetare participante care sunt membri ai EFPIA nu pot primi niciun sprijin financiar din partea întreprinderii comune IMI, pentru nicio activitate”.

(6) Curtea a primit conturile anuale la 1 iulie 2012 și o rectificare la aceste conturi la 12 octombrie 2012. Aceste conturi sunt însoțite de un raport privind gestiunea bugetară și financiară din cursul exercițiului, în care se prezintă, printre altele, rata de execuție a creditelor, cu informații în formă sintetizată referitoare la transferurile de credite de la un post bugetar la altul.

(7) Situațiile financiare cuprind bilanțul, contul rezultatului economic, tabelul fluxurilor de numerar, situația modificărilor activelor nete și anexa la situațiile financiare, în care este inclusă descrierea principalelor politici contabile, alături de o serie de alte informații cu rol explicativ.

(8) Rapoartele privind execuția bugetară cuprind contul rezultatului bugetar și anexa la acesta.

(9) JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

(10) Articolul 33 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei (JO L 357, 31.12.2002, p. 72).

(11) Articolul 38 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002.

(12) Normele referitoare la prezentarea conturilor și la ținerea contabilității de către organismele UE sunt prevăzute la titlul VII capitolul 1 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002, modificat ultima dată prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 652/2008 (JO L 181, 10.7.2008, p. 23), și sunt încorporate ca atare în normele financiare ale întreprinderii comune.

(13) Federația Internațională a Contabililor (International Federation of Accountants – IFAC) și Standardele internaționale ale instituțiilor supreme de audit (International Standards of Supreme Audit Institutions – ISSAI).

(14) Articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul (CE) nr. 73/2008 privind înființarea întreprinderii comune prevede că „întreprinderea comună IMI efectuează controale la fața locului și audituri financiare pe lângă participanții la activitățile de cercetare finanțate de întreprinderea comună IMI”. În urma auditurilor ex post, se pot identifica cheltuielile neeligibile care au fost declarate de beneficiari și care fac ulterior obiectul unor proceduri de recuperare.

(15) Indicele de eroare este calculat utilizând o medie a supradeclarărilor identificate în diferitele declarații de cheltuieli, ponderate în funcție de cuantumul lor.

(16) În temeiul articolului 14 din normele financiare ale IMI, s-a utilizat norma bugetară 1/12 pentru a se putea efectua plăți până la adoptarea bugetului.

(17) Printre observațiile majore raportate de contabil se numără următoarele: (a) neutilizarea unei metodologii exacte și bine stabilite pentru calcularea cheltuielilor angajate la sfârșitul exercițiului financiar; (b) necesitatea îmbunătățirii gestiunii trezoreriei și a practicilor de arhivare; (c) necesitatea aprobării în mod oficial a proiectului actualizat al manualului de proceduri financiare; (d) necesitatea asigurării unei documentații justificative complete în cadrul dosarelor de plată; (e) necesitatea introducerii unui instrument informatic cu ajutorul căruia să se realizeze o mai bună înregistrare și gestionare a contractelor și a acordurilor.

(18) Contribuțiile în natură reprezintă costurile eligibile care sunt suportate de entitățile juridice participante la activități și care nu sunt rambursate de întreprinderea comună.

(19) Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002.

RĂSPUNSURILE ÎNTREPRINDERII COMUNE PENTRU INIȚIATIVA PRIVIND MEDICAMENTELE INOVATOARE

Punctul 15

Întreprinderea comună IMI salută concluziile pozitive ale Curții cu privire la legalitatea și regularitatea tuturor operațiunilor subiacente conturilor anuale ale întreprinderii comune cu unica excepție a unor erori materiale detectate de întreprinderea comună IMI referitoare la plățile intermediare pentru primele cereri. În anul 2011, plățile intermediare au reprezentat 20 % (15,2 milioane de euro) din totalul plăților efectuate de întreprinderea comună IMI în 2011 (74,3 milioane de euro) și 22 % din totalul plăților efectuate de întreprinderea comună IMI către beneficiari (69,0 milioane de euro).

În plus, fără a pune la îndoială calculele efectuate de Curte privind rata erorii bazate pe primele audituri ale întreprinderii comune IMI, ratele de eroare detectate și reziduale care rezultă din aceste audituri ex post finalizate, prin aplicarea metodologiei stabilite în strategia de audit ex post a întreprinderii comune IMI, au fost de 4,58 % și, respectiv, 3,72 % în luna septembrie 2012. Acest rezultat se bazează pe un număr relativ limitat de audituri efectuate și se concentrează pe beneficiari noi sau neauditați din primele proiecte IMI, unde poate exista o rată mai mare de eroare.

2011 a fost primul an complet de control ex ante și ex post, auditurile fiind inițiate imediat după validarea și plata primelor declarații de cheltuieli legate de proiectele Cererii 1. Erorile menționate de Curte ca bază pentru exprimarea unei opinii avizate au fost identificate de sistemul de control intern al întreprinderii comune IMI și acest lucru demonstrează în sine eficacitatea acestui proces. Mai mult, baza multianuală a strategiei și operațiunilor întreprinderii comune IMI înseamnă, de asemenea, că este necesară o perioadă suplimentară înainte de efectuarea unei evaluări complete a impactului unor asemenea controale.

Cu toate acestea, întreprinderea comună IMI recunoaște riscurile legate de gestionarea subvențiilor și adoptă măsurile corespunzătoare atât la nivel ex ante și ex post pentru a monitoriza și a corecta erorile detectate de auditurile ex post finalizate. În plus, au fost introduse noi inițiative în scopul prevenirii apariției unor astfel de erori printre participanții existenți și noi la proiectele întreprinderii comune IMI. Acestea au avut în vedere consolidarea ulterioară a controalelor ex ante pentru a permite o mai mare rată de detectare și corecție a erorilor înainte de validarea declarațiilor de cheltuieli, organizarea de ateliere financiare și elaborarea unui ghid destinat creșterii conștientizării și a înțelegerii participanților cu privire la aspecte esențiale, cum ar fi eligibilitatea costurilor și importanța păstrării de documente justificative adecvate referitoare la cererile depuse. Acest lucru este cu atât mai important cu cât o mare parte din participanți sunt întreprinderi mici și mijlocii și alte entități nu sunt familiarizate cu programele de cercetare ale UE.

Punctul 19

Bugetul a avut la bază fișele financiare legislative adoptate, iar execuția bugetară a respectat principiile bunei gestionări financiare. Mai mult, nu s-au pierdut fondurile bugetare pentru cheltuieli de funcționare, iar fondurile neutilizate de la Comisia Europeană au fost transferate către activități de cercetare. Este de asemenea important de reținut că 50 % din bugetul destinat cheltuielilor de funcționare este finanțat prin EFPIA.

Punctul 21

În anul 2012, au fost adoptate măsuri eficace pentru a crește și accelera angajamentul finanțării UE și a contribuțiilor în natură de la membrii EFPIA prin lansarea mai multor cereri de propuneri. Până în prezent în 2012 au fost lansate trei cereri de propuneri, iar o a patra este prevăzută pentru sfârșitul anului 2012, înregistrându-se astfel, un progres semnificativ în execuția programului IMI.

Punctul 22

Valoarea totală de la capitolul 30-C2 „Agendă de cercetare” (117 milioane de euro) este valoarea corectă, diferența datorându-se unei probleme tehnice în sistemul ABAC, care este în prezent remediată. În ceea ce privește sumele reportate autorizate, acest aspect este clarificat în mod corespunzător în preambulul deciziei Consiliului de conducere în care se menționează că întreprinderea comună IMI a avut angajamente operaționale și credite de plată care nu fuseseră utilizate la sfârșitul exercițiului financiar 2010 și că s-a considerat necesar să se utilizeze creditele anulate în anul 2011. Cu toate acestea, întreprinderea comună va clarifica textul deciziei pentru sumele reportate viitoare.

Punctul 23

Activitatea legată de evaluarea formală a sistemului de control intern a fost efectuată de coordonatorul de control intern în ultimul trimestru al anului 2011 și a fost finalizată prin aprobarea raportului către directorul executiv la 13 februarie 2012. Aceasta este în concordanță cu ceea ce se prevede în Standardul de control intern 15 și pregătește Raportul anual de activitate pentru 2011. În cursul anului 2011, punerea în aplicare sistemelor de control intern a fost de asemenea revizuită în mod periodic, într-o manieră formală, prin pregătirea și aprobarea Planului de acțiune 2011 în februarie 2011 și prin actualizarea acestuia în mai și octombrie 2011.

Punctul 24

Se elaborează un plan de acțiune pentru a pune în aplicare recomandările contabilului din 27 septembrie 2012.

Punctul 25

Membrii EFPIA care participă la proiectele întreprinderii comune IMI și-au prezentat primele declarații privind contribuțiile în natură în februarie 2012, după aprobarea metodologiei de către Consiliul de conducere la 11 noiembrie 2011. În afară de verificările ex ante ale acestor declarații și metodologiile certificate aferente, primul audit ex post al contribuțiilor în natură se va desfășura în 2012.

Punctele 26-28

Planul de audit strategic coordonat IAS-IAC pentru 2012-2014 a fost aprobat de Consiliul de conducere la 3 noiembrie 2011. Acesta se baza pe un exercițiu complet de evaluare a riscurilor efectuat în comun de IAS și de structura de audit intern a întreprinderii comune IMI și finalizat în septembrie 2011. Pe parcursul anului 2011, structura de audit intern din cadrul întreprinderii comune IMI a desfășurat și diverse angajamente de consultanță de audit intern legate de dezvoltarea și consolidarea sistemelor și proceselor de guvernanță, control intern și gestionare a riscurilor ale întreprinderii comune IMI.

Primul audit intern al Serviciului de Audit Intern al Comisiei Europene s-a desfășurat în al doilea trimestru al anului 2012, iar raportul final a fost redactat și prezentat directorului executiv și Consiliului de conducere în iulie. Acest exercițiu complet de audit intern s-a axat pe negocieri, pregătiri pentru acorduri de finanțare și subprocesele de prefinanțare ale întreprinderii comune IMI.

Rolul auditului intern în cadrul normelor financiare ale întreprinderii comune IMI va fi modificat în mod corespunzător, astfel încât să reflecte cerințele regulamentului financiar cadru pentru parteneriatele public-privat, despre care se prevede că vor fi introduse de Comisia Europeană în anul 2013.

Punctul 29

Dispozițiile din acordul cadru de finanțare revizuit aprobat de Consiliul de conducere la 11 noiembrie 2011 referitor la auditul contribuțiilor în natură ale societăților care fac parte din EFPIA sunt în concordanță cu articolul 12 alineatele (4) și (5) din Regulamentul nr. 73/2008 al Consiliului privind înființarea întreprinderii comune IMI.

Cu toate acestea, deoarece este în esență o problemă de principiu, recomandarea Comisiei Europene este solicitată în prezent cu privire la drepturile Curții de Conturi Europene de a audita contribuțiile în natură ale societăților care fac parte din EFPIA și care nu beneficiază de finanțarea întreprinderii comune IMI.

Punctul 31

În anul 2011, s-au înregistrat progrese considerabile pentru pregătirea planului de asigurare a continuității activității și a planului de recuperare în caz de dezastru ale întreprinderii comune IMI. Ambele au fost finalizate și au fost introduse în primul trimestru al anului 2012.

Punctul 32

Auditurile ex post au fost inițiate în noiembrie 2011, iar în februarie 2012 nu exista niciun indiciu în urma auditurilor în desfășurare care să justifice în mod rezonabil o rezervă.