[pic] | COMISIA COMUNITĂŢILOR EUROPENE |

Bruxelles, 5.9.2007

COM(2007) 501 final

COMUNICARE A COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN, CĂTRE CONSILIU, CĂTRE COMITETUL ECONOMIC ŞI SOCIAL ŞI CĂTRE COMITETUL REGIUNILOR

PRIVIND POLITICA ÎN DOMENIUL INSTALĂRII SERVICIILOR COMISIEI LA BRUXELLES ŞI LA LUXEMBURG

COMUNICARE A COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN, CĂTRE CONSILIU, CĂTRE COMITETUL ECONOMIC ŞI SOCIAL ŞI CĂTRE COMITETUL REGIUNILOR

PRIVIND POLITICA ÎN DOMENIUL INSTALĂRII SERVICIILOR COMISIEI LA BRUXELLES ŞI LA LUXEMBURG

1. INTRODUCERE

În 1997 la Amsterdam, statele membre au hotărât că sediul Comisiei Europene va fi situat la Bruxelles şi au confirmat Decizia din 8 aprilie 1965 de stabilire a activităţilor specifice care urmau să fie instalate la Luxemburg.

Din acel moment, Comisia a definit de trei ori obiectivele sale în domeniul politicii imobiliare. Prin comunicările sale din 1996 privind politica imobiliară la Bruxelles şi la Luxemburg, din 1999 privind politica imobiliară la Bruxelles, precum şi din 2003 privind politica imobiliară şi infrastructurile în Bruxelles[1], Comisia a subliniat şi a confirmat următoarele trei obiective:

- instalarea raţională a serviciilor şi condiţii de lucru mai bune pentru personal;

- intensificarea politicii în materie de achiziţii;

- reflectarea impactului politicii imobiliare a Comisiei asupra mediului urban din Bruxelles, prin intensificarea dialogului cu autorităţile belgiene.

Începând din 2003, situaţia la Bruxelles şi la Luxemburg s-a schimbat într-o asemenea măsură încât este necesar ca politica existentă în acest domeniu să se adapteze pentru a lua în considerare obiectivele existente şi evoluţia pieţei. În egală măsură, Comisia intenţionează să continue armonizarea politicilor puse în aplicare la Bruxelles şi la Luxemburg, ţinând cont în acelaşi timp de particularităţile celor două centre.

Schimbările cele mai semnificative s-au produs în domeniul preţurilor medii ale pieţei, suprafeţei totale ocupate în ambele centre, importanţei crescute acordate mediului şi nevoii de a diminua amprenta emisiilor de carbon ale Comisiei, securităţii şi siguranţei, precum şi în ceea ce priveşte raporturile cu autorităţile din ţara gazdă.

În acest context, Comisia stabileşte prin prezenta comunicare orientările sale politice principale şi necesităţile viitoare, punând accentul, în special, pe următoarele elemente:

- definirea unui plan strategic pe termen lung pentru nevoile de spaţiu. Pe baza acestui plan, Comisia îşi va formula principalele opţiuni şi cerinţe în ceea ce priveşte localizările viitoare şi evoluţiile din domeniul imobiliar.

- continuarea eforturilor de raţionalizare a portofoliului imobiliar actual, în special prin concentrarea Comisiei într-un număr mai mic de imobile de dimensiuni mai mari. Acest lucru va permite utilizarea mai eficientă a spaţiului în imobile moderne adaptate utilizării lor.

- la Bruxelles, sprijinul din partea autorităţilor belgiene la conceperea reamenajării „cartierului european”; în acest stadiu, se propune ca această zonă să rămână centrul activităţilor Comisiei. Prezenţa acestui centru ar trebui completată prin dezvoltarea unui număr restrâns de poli importanţi în afara „cartierului european”, extinzând astfel prezenţa urbană a Comisiei şi exercitând o presiune descendentă asupra preţului proprietăţilor.

- la Luxemburg, confirmarea zonei „Kirchberg” ca pol principal al Comisiei.

- revizuirea metodologiei de achiziţionare a imobilelor, care va fi pusă în aplicare începând cu 1 ianuarie 2008, pentru a asigura atât cel mai bun raport calitate-preţ – în special, prin valorificare la maxim a poziţiei sale de negociere – cât şi transparenţă în ceea ce priveşte piaţa.

- combinarea elementelor menţionate anterior ar trebui să permită investiţii suficiente pentru punerea în aplicare a unei serii de principii strategice – în special, asigurarea de imobile durabile din punct de vedere al protecţiei mediului şi de o înaltă calitate, precum şi îmbunătăţirea condiţiilor de lucru pentru personal.

Aceste elemente se susţin reciproc. În cadrul cooperării actuale cu autorităţile locale, în special cu Regiunea Bruxelles în cazul Belgiei, care se angajează să faciliteze punerea în aplicare a acestei abordări strategice, Comisia se află în poziţia unică de a realiza îmbunătăţiri semnificative şi durabile în domeniul politicii imobiliare, în beneficiul instituţiei, personalului acesteia şi ţărilor gazdă.

2. SITUAţIA ACTUALă

2.1. Situaţia existentă

2.1.1. Bruxelles

La sfârşitul lunii iunie 2007, Comisia ocupa în Bruxelles o suprafaţă aproximativă de 865 000 m², în peste 61 de imobile[2], găzduind un număr total de aproape 22 000 de angajaţi (funcţionari şi agenţi contractuali). Majoritatea imobilelor sunt de dimensiuni mici sau foarte mici (cele de sub 15 000 m² reprezentând două treimi din total) şi numai 8 imobile au o dimensiune mai mare de 20 000 m². La Bruxelles, imobilele Comisiei[3] sunt în principal concentrate în trei zone diferite[4]:

- „cartierul european”[5] (710 000 m² şi aproximativ 19 000 de membrii ai personalului);

- zona Beaulieu (80 000 m² şi 2 000 de membrii ai personalului);

- zona Rue de Genève/Da Vinci (56 500 m² şi 1 250 de membrii ai personalului).

2.1.2. Luxemburg

La Luxemburg, la sfârşitul lunii iunie 2007, Comisia ocupa o suprafaţă de birouri de aproximativ 125 000 m² distribuite în 5 imobile de birouri, găzduind un număr total cu puţin peste 3 740 de angajaţi (funcţionari şi agenţi contractuali). Imobilele Comisiei sunt în principal concentrate în două zone diferite din Luxemburg: zona Kirchberg şi zona Gasperich.

2.1.3. Evoluţie generală

În decursul ultimilor zece ani, Comisia a aplicat o politică generală de achiziţionare a imobilelor, în principal prin contracte de tip emfiteoză, de regulă pentru o perioadă de 27 de ani. Cu toate acestea, situaţia actuală se caracterizează printr-o serie de puncte slabe, multe dintre acestea fiind identificate în rapoartele Curţii de Conturi Europene, la care se adaugă concluziile Serviciului de audit intern din 2007. În pofida adoptării în trecut a unor comunicări privind politica imobiliară, punerea în aplicare a principiilor care se aflau la baza acestora - o parte din aceste principii se regăsesc în prezentul document - a eşuat în ceea ce priveşte aspectele practice ale introducerii de schimbări în atât de multe imobile, întrucât majoritatea acestora sunt de dimensiuni prea mici sau nu sunt apte pentru a fi adaptate în mod corespunzător. În plus, schimbări semnificative ar fi putut fi introduse cu succes numai prin colaborarea activă şi parteneriatul cu autorităţile de resort din ţara gazdă, dar acest aspect nu a fost suficient luat în considerare în trecut.

Actuala abordare, astfel cum este definită în comunicările precedente privind politica imobiliară, trebuie să fie consolidată şi raţionalizată prin:

- definirea unui plan în materie de nevoi de spaţiu pe o perioadă suficient de lungă pentru a evita achiziţiile fragmentate sau închirierea de imobile; sarcina va fi în principal realizată de oficiile OIB şi OIL prin Cadrul de politică multianual (MAPF - Multi Annual Policy Framework) care este validat de comitetele de administrare respective ale Oficiilor[6];

- un nivel sporit de prospectare a pieţelor, transparenţă şi concurenţă privind achiziţionarea imobilelor[7];

- limitarea imobilelor la „cartierul european” în vederea evitării unei presiuni ascendente asupra costurilor;

- luarea în considerare a costurilor aferente întregii durate de viaţă a imobilelor achiziţionate, şi, prin urmare, a costurilor semnificative pentru renovările viitoare, necesare în numeroase cazuri înainte de terminarea contractelor de cumpărare sau de uzufruct. În acest sens, se va iniţia şi finaliza un studiu înainte de sfârşitul lui 2008;

- consolidarea eforturilor existente de diminuare a fragmentării spaţiale a Comisiei într-un număr foarte mare de imobile, ceea ce are drept efect creşterea costurilor aferente infrastructurii TIC şi ale serviciilor de administrare conexe, necesitatea de spaţii suplimentare inutile, împiedicarea Comisiei de a realiza economii de scară care ar trebui să fie fezabile pentru o organizaţie de dimensiunea acesteia, reducerea impactului simbolic al prezenţei fizice a instituţiei în ţara gazdă şi îngreunarea planificării urbane pentru ţările gazdă;

- nevoia de a realiza parteneriate cu autorităţile din ţara gazdă şi de a le consolida pe cele încheiate în trecut, în special cu Regiunea Bruxelles-Capitală. În acest sens, grupul de lucru „UE-Belgia”[8] a început să-şi arate utilitatea;

- nevoia de a intensifica în continuare eforturilor întreprinse până în prezent pentru a spori eficienţa în ceea ce priveşte consumul de energie, ceea ce reflectă importanţa crescândă în ultimii ani a măsurilor de combatere a schimbărilor climatice.

Pe baza acestei abordări, ar trebui să aibă loc îmbunătăţiri efective. Prin dezvoltarea de imobile de dimensiuni mai mari, mai eficiente, precum şi prin capacitatea de a valorifica la maxim poziţia noastră pe piaţa imobiliară prin consolidarea elementelor de concurenţă necesare la diferite niveluri - inclusiv îmbunătăţirea prospectării pieţelor - va fi posibil să se aducă îmbunătăţirile atât de necesare imobilelor pentru a se asigura faptul că acestea corespund nevoilor Comisiei şi personalului acesteia şi că sunt în conformitate cu politicile promovate în general de UE.

2.2. Spaţii necesare în viitor la Bruxelles şi la Luxemburg

Nevoile de spaţiu ale Comisiei pe termen scurt, mediu şi lung fac obiectul, din 2003, al unui plan multianual cuprinzător[9], actualizat în fiecare an (MAPF) în conformitate cu ciclul de planificare şi programare strategică adoptat de Comisie. Planul indică m² necesari pentru fiecare an şi menţionează termenul de expirare a contractelor de achiziţii, a contractelor de închiriere şi a celorlalte convenţii[10]. Planificarea pe termen lung, pentru o perioadă de 15 ani, va reprezenta din ce în ce mai mult instrumentul de bază care va permite Comisiei să ia decizii majore în ceea ce priveşte aspectele strategice. Toate deciziile viitoare privind amplasarea, noile proiecte pe termen mediu, precum şi dezvoltarea posibilă a noului (noilor) pol(i) vor trebui să se bazeze pe planificarea respectivă şi să fie în conformitate cu aceasta.

Bruxelles

În plus faţă de cei 2 500 de angajaţi care şi-au început sau îşi vor începe activitatea în cadrul Comisiei la Bruxelles în perioada 2004-2008, în urma aderării a 10 noi state membre în 2004, se preconizează că alţi 850 de noi angajaţi îşi vor începe activitatea ulterior aderării Bulgariei şi României în 2007. Creşterea programată a numărului angajaţilor va genera, în comparaţie cu situaţia actuală[11], nevoi suplimentare de spaţii de birouri, estimate la aproximativ 35 000 m² pentru următorii trei ani. În acest context, se va acorda o atenţie deosebită dezvoltării de noi infrastructuri pentru conferinţe.

Luxemburg

La Luxemburg, în plus faţă de angajaţii care şi-au început sau care îşi vor începe activitatea în cadrul Comisiei în perioada 2004-2008, în urma aderării celor 10 noi state membre, în special extinderea UE-2 va avea drept rezultat faptul că alte 200 de persoane vor trebui găzduite în acest centru. Aceasta, alături de deficitul de spaţiu de recuperat, constituie o creştere a necesarului de spaţii de birouri cu 12 000 m².

Consolidarea infrastructurii informatice, precum şi găzduirea sistemelor informatice ale diferitelor direcţii generale în cadrul Centrului de date, ar necesita luarea în considerare a posibilităţilor de extindere semnificativă atât a Centrului de date, cât şi a noului centru de back-up conex, la o distanţă care să permită telecomunicaţii pe deplin sigure cu o capacitate de trafic foarte ridicată. Centrele vor fi instalate respectiv în noile imobile ale Comisiei, şi anume în Jean Monnet 2. În 2007, se va actualiza un studiu detaliat de evaluare a raportului costuri-eficienţă propriu acestei abordări. Cu toate acestea, pentru a face faţă situaţiilor în materie de siguranţă, Comisia analizează varianta închirierii de „săli informatice”.

3. NIVEL CRESCUT DE EFICIENţă şI COERENţă PRIN CONCENTRAREA SERVICIILOR COMISIEI ÎN MAI PUţINE IMOBILE DE DIMENSIUNI MAI MARI

Portofoliul imobiliar actual va fi raţionalizat în mod semnificativ prin reunirea serviciilor într-un număr mai redus de imobile de dimensiuni mai mari (în principiu, cel puţin 50–100 000 m² pentru fiecare imobil sau complex). În prezent, eficienţa imobilelor (în special, în ceea ce priveşte raportul dintre spaţiul net utilizabil şi spaţiul global în m²) diferă semnificativ şi, în multe cazuri, este în mare parte limitată de dimensiunile reduse ale imobilelor. Dispersarea direcţiilor generale în mai multe imobile ar trebui evitată pentru a reuni o direcţie generală într-un singur imobil, iar în momentul alocării unui nou imobil ar acordată prioritate direcţiilor generale care se află în imobile mai puţin eficiente. Aceasta oferă potenţial considerabil pentru o eficienţă sporită (utilizarea mai eficientă a spaţiului, utilităţi comune, infrastructură TIC comună şi consolidată, precum şi serviciile conexe, costurile pentru controlul accesului şi securitate, administrarea imobilului, consumul de apă, încălzire şi răcire, iluminat, ascensoare, precum şi alte servicii) fără a avea vreun impact negativ asupra personalului şi făcând posibilă realizarea de economii.

4. ÎMBUNăTăţIREA CAPACITăţII DE ACţIUNE A COMISIEI PE PIAţA IMOBILIARă

Există două modalităţi fundamentale prin care Comisia ar putea să-şi amelioreze capacitatea de acţiune pe piaţa imobiliară şi să îşi valorifice la maxim importanţa relativă pentru a negocia condiţii avantajoase privind achiziţiile şi finanţele:

4.1. Concurenţa crescută pe piaţă: o metodologie revizuită pentru cumpărarea şi închirierea de imobile

Procedurile existente în materie de achiziţii sunt în deplină conformitate cu cerinţele Regulamentului financiar [articolul 91 din Regulamentul financiar[12] şi articolele 116 alineatul (1) şi 126 alineatul (1) litera (h) din normele de aplicare]. Cu toate acestea, astfel cum a fost confirmat şi de Serviciul de audit intern, procedurile, în maniera în care au fost concepute, nu asigură nici un nivel suficient de ridicat al transparenţei, nici toate elementele necesare realizării unei concurenţe depline în scopul de a garanta cel mai bun raport calitate-preţ. Din acest motiv, Comisia consideră că este necesar să crească atât nivelul de transparenţă, cât şi cel al concurenţei în materie de proceduri pentru închirierea şi cumpărarea de imobile. Astfel, se propune dezvoltarea unei noi metodologii în scopul de a perfecţiona procedurile existente prevăzute de legislator în vederea încheierii contractelor imobiliare, pe de o parte prin adăugarea elementului de prospectare sistematică a pieţei cu ajutorul publicării unui anunţ de prospectare a imobilelor şi, pe de altă parte, prin continuarea structurării şi clarificării procedurilor în cadrul Comisiei.

Metodologia propusă în prezenta comunicare vizează să menţină puterea discreţionară necesară Comisiei în domeniul achiziţiilor publice imobiliare, urmărind în acelaşi timp cel mai bun raport calitate-preţ. Rămânând în sfera de cuprindere a procedurilor prevăzute în Regulamentul financiar şi în normele sale de aplicare, metodologia propusă clarifică şi defineşte etapele de prospectare şi de negociere ale procedurii. Această alegere prezintă avantajul de a respecta cadrul de reglementare actual, precum şi de a spori transparenţa.

Se propune, de asemenea, ca impactul acestei noi metodologii să fie evaluat după trei ani de operare, acordându-se o atenţie deosebită eficienţei acesteia.

Metodologia propusă se întemeiază pe patru principii:

- o mai bună informare a pieţei prin intermediul publicării anuale a nevoilor estimative ale Comisiei pentru anul în curs şi pentru următorii patru ani. La începutul fiecărui an, aceste informaţii vor fi publicate în Jurnalul Oficial al UE (JOUE) şi pe site-urile web corespunzătoare ale Comisiei. Această informare a pieţei va completa un studiu de piaţă sistematic realizat de OIB/OIL referitor al disponibilităţile de pe piaţa imobiliară.

- o concurenţă crescută în rândul operatorilor de pe piaţă printr-o publicare sistematică, în JOUE şi pe site-urile web corespunzătoare ale Comisiei, a nevoilor specifice pentru orice nou proiect imobiliar, precum şi prin introducerea conceptului de negociere sistematică a condiţiilor financiare cu mai mulţi ofertanţi în paralel;

- o transparenţă sporită a procedurii, atât la nivel intern, cât şi extern, în special prin publicarea sistematică a:

- cerinţelor minime pentru fiecare proiect concret;

- criteriilor de excludere;

- rezultatului procedurii.

- o cooperare şi o interacţiune sporite între departamentele în cauză ale Comisiei prin constituirea unui comitet pluridisciplinar, Comitetul imobiliar. Acest comitet va fi invitat să emită un aviz pentru ordonatorul de credite delegat[13] pe parcursul tuturor etapelor metodologiei, în special privind:

- specificaţiile şi funcţionalităţile fiecărui proiect înainte de publicare;

- criteriile care urmează să fie folosite pentru evaluarea fiecărui proiect;

- evaluarea şi selectarea proiectelor care urmează să fie negociate;

- selectarea proiectului ales în final.

Comitetul va avea posibilitatea de a solicita, în orice moment şi în special în etapele esenţiale ale procedurii, expertiză internă şi/sau externă[14]cu privire la orice aspect de natură tehnică şi/sau financiară.

Metodologia propusă prevede şase etape:

- Etapa preliminară: identificarea nevoilor multianuale şi publicarea acestora în JOUE şi pe site-urile web corespunzătoare ale Comisiei;

- Etapa 1: identificarea nevoilor anuale pe baza etapei preliminare;

- Etapa 2: publicarea nevoilor specifice;

- Etapa 3: analizarea tuturor proiectelor primite; acceptarea/refuzarea proiectelor; analiza financiară comparativă a tuturor ofertelor valabile primite şi preselectarea a trei proiecte;

- Etapa 4: analiza tehnică şi negocierea financiară a celor trei proiecte selectate şi identificarea unui singur proiect în vederea lansării etapei 5;

- Etapa 5: studiul tehnic şi analiza nevoilor bugetare, întocmirea contractului pentru proiectul selectat în cadrul etapei 4;

- Etapa 6: consultarea interservicii în urma concluziilor etapei 5 şi semnarea contractului

La sfârşitul etapelor 1, 3, 4 şi 5, Comitetul imobiliar va emite un aviz consultativ.

Comisia îşi va rezerva dreptul de a hotărî în orice moment, şi dispunând de o justificare întemeiată, să nu folosească această nouă metodologie – în întregime sau parţial – în scopul de a asigura cel mai bun raport calitate-preţ.

Pe lângă aceasta, Comisia va publica în 2008 un ghid informativ privind procedurile, care să explice nouă metodologie şi condiţiile aplicabile pentru leasingul/achiziţionarea de imobile, în vederea ameliorării transparenţei şi a informării complete a operatorilor de pe piaţă cu privire la procedurile Comisiei. Acest ghid va avea un dublu obiectiv:

1. Reunirea şi explicarea procedurilor interne şi a cadrului legal în care trebuie să se realizeze contractele publice pentru leasingul sau achiziţionarea imobilelor şi care decurg din Regulamentul financiar[15].

2. Stabilirea condiţiilor generale conform cărora Comisia poate să achiziţioneze sau să închirieze imobile, precum şi descrierea procedurilor care trebuie urmate.

4.2. Analizarea posibilităţilor pentru îmbunătăţirea opţiunilor şi mecanismelor financiare

Un criteriu fundamental folosit în negocierea imobilelor este reprezentat de costurile implicate. Prin urmare, Comisia monitorizează în mod constant tendinţele pieţei şi caută oportunităţi pentru a păstra un echilibru optim între nevoia de spaţiu şi perspectivele bugetare.

Ca principiu general, pe baza experienţei acumulate, Comisia îşi va continua politica de achiziţii, astfel cum a fost definită în anii precedenţi. De asemenea, pe lângă stabilitatea dobândită prin politica de achiziţii, Comisia a pus în aplicare o nouă modalitate de finanţare a achiziţiilor, şi anume „Achiziţii cu plată amânată”[16]. Aceasta este, în general, mai simplu de pus în aplicare atât din punct de vedere juridic, cât şi financiar decât forma juridică anterioară a contractelor de închiriere ( emphytéose - emfiteoză). Pentru orice eventualitate, Comisia intenţionează să păstreze un număr de imobile în regim de închiriere sau cu titlu de uzufruct în vederea menţinerii unui anumit grad de flexibilitate. Până în 2008 se va finaliza un studiu pentru evaluarea echilibrului corect între achiziţii şi închirieri sau uzufruct. Rezultatele acestuia vor fi utilizate pentru a îmbunătăţi abordarea generală a Comisiei în acest domeniu.

Cu toate acestea, pentru a beneficia în întregime de eventualele avantaje ale politicii de achiziţii, este important să se ia pe deplin în considerare costurile aferente întregii durate de viaţă a imobilelor. Contractele de achiziţionare încheiate pentru o perioadă de 27 de ani, de exemplu, depăşesc în mod semnificativ durata previzionată de utilitate a imobilelor de birouri – estimată la aproximativ 20 de ani – înainte ca lucrări complete de renovare să fie necesare. Astfel, această politică de achiziţii va avea astfel un impact asupra costurilor ulterioare de întreţinere şi renovare deoarece Comisia va trebui să includă în planificarea sa multianuală globală viitoarele lucrări de renovare a imobilelor pe care le deţine, precum şi soluţiile pentru găzduirea temporară a personalului afectat de aceste lucrări. Necesitatea de a evacua, chiar şi temporar, clădirile care trebuie renovate va avea un impact asupra portofoliului imobiliar, în special deoarece închirierea pe termen scurt şi/sau vânzarea imobilelor ar putea fi necesare sau recomandabile. Pentru a face faţă acestei situaţii specifice, va fi necesar să se definească mecanisme adecvate şi să fie analizate cu atenţie din punctul de vedere al fezabilităţii operaţionale, juridice şi financiare.

În timp ce achiziţiile vor reprezenta regula, se va examina în detaliu fezabilitatea noilor metode de finanţare, în paralel cu mecanismele folosite până în prezent. Aceste mecanisme prezintă două posibilităţi:

- încheierea unui contract de închiriere incluzând un contract de servicii, prin care proprietarul unui imobil ar garanta menţinerea unui anumit nivel de servicii şi confort pe perioada contractului sau a parteneriatelor public-privat.

- Încheierea de acorduri de finanţare prin intermediul Băncii Europene de Investiţii, astfel cum a recomandat Curtea de Conturi Europeană.

5. ABORDAREA STRATEGICă PRIVIND SITUAREA IMOBILELOR

5.1. Comisia la Bruxelles

Având în vedere necesităţile în ceea ce priveşte capacitatea şi pe baza resurselor financiare disponibile, de-a lungul câtorva ani, Comisia a urmat o politică de diversificare şi descentralizare restrânsă a spaţiului de birouri în afara „cartierului european”, dezvoltând noi centre în alte zone ale Bruxelles-ului în care dezvoltarea urbană este la fel de importantă. În prezent, este necesară o abordare revizuită, în contextul unei strategii clare pe termen lung. În acest sens, există trei opţiuni principale:

5.1.1. Menţinerea şi reamenajarea „cartierului european” ca pol unic unde sunt concentrate toate activităţile, cu excepţia arhivelor şi altor activităţi auxiliare.

Opţiunea de mai sus prezintă avantajul creării unei prezenţe simbolice puternice în Bruxelles, oferind coerenţă, identitate şi amplificând la maximum economiile de scară. Aceasta ar reduce deplasările în Bruxelles şi ar fi apreciată de personalul care îşi doreşte în majoritate covârşitoare să lucreze în „cartierul european”[17]. Opţiunea ar necesita o regrupare majoră a imobilelor existente şi construirea unei serii importante de imobile noi. Cu toate acestea, având în vedere însăşi amploarea sa, dezvoltarea se va dovedi greu de realizat, sub rezerva adoptării de către Comisie a unei noi abordări în ceea ce priveşte utilizarea spaţiului care ar permite o reducere suficientă a nevoilor globale. Un aspect important este acela că, prin concentrarea într-un pol unic, Comisia ar dispune de un nivel şi mai scăzut de flexibilitate pentru îndeplinirea nevoilor viitoare, anumite posibilităţi de extindere ar fi limitate, iar presiunea asupra preţurilor proprietăţilor ar creşte. În plus, aceasta ar putea îngreuna integrarea în mediul local.

5.1.2. O abordare a polilor multipli, bazată pe reamenajarea „cartierului european” ca centru principal al activităţilor Comisiei, alături de încă cel mult trei poli mari în afara acestui cartier.

Această abordare ar confirma „cartierul european” ca centru principal în Bruxelles şi va implica o regrupare şi construcţii importante, astfel cum se prezintă în opţiunea 5.1.1. În plus, un număr limitat de cel mult încă 3 poli ar fi dezvoltaţi treptat (în conformitate cu principiile strategice prezentate în secţiunea 6 de mai jos). Fiecare pol ar trebui să aibă, în principiu, o dimensiune critică suficientă pentru a fi viabil şi pentru a permite economiile de scară necesare - variind între 100 000-250 000 m² pe pol.

Identificarea polilor adecvaţi ar trebui realizată în strânsă cooperare cu autorităţile regionale şi locale, dar examinările preliminare indică existenţa unui număr de centre potenţiale viabile care ar putea fi dezvoltate în următorii 5-10 ani. Deşi această abordare prezintă unele dezavantaje (deplasări suplimentare între centre, dispersarea geografică a personalului şi faptul că ar putea genera costuri suplimentare legate de nevoia de a prevedea infrastructura socială - precum infrastructura de alimentaţie publică - în locurile respective), ar aduce avantaje semnificative. Aceasta ar răspunde preocupărilor Curţii de Conturi referitoare la necesitatea diversificării pentru a reduce presiunea ascendentă asupra pieţei imobiliare în „cartierul european” prin introducerea unui element puternic de concurenţă, iar autorităţile ţării gazde ar aprecia capacitatea de a asigura o mai bună utilizare a terenului mixt din „cartierul european”.

5.1.3. Crearea unui centru unic nou, în afara „cartierului european”, pentru operaţiunile Comisie

Această abordare se bazează pe construirea unui nou „oraş european” pe un teren dezafectat/viran din afara „cartierului european”. Abordarea ar prezenta avantajul regrupării tuturor departamentelor şi întregului personal într-un loc modern şi special conceput în acest sens şi ar asigura atât flexibilitate, cât şi capacitate de extindere şi/sau reorganizare a serviciilor. Cercetările preliminare au indicat că există un număr de potenţiale centre viabile. Totuşi, această abordare prezintă unele dezavantaje importante: perioada necesară pentru identificare, planificare şi construire este deosebit de lungă, iar un astfel de centru nu ar putea fi gata într-un interval de timp rezonabil. De asemenea, Comisie ar putea fi separată de celelalte instituţii printr-o distanţă fizică considerabilă .

* * *

În acest stadiu, dintre cele trei opţiuni, cea de la punctul 5.1.2. pare să fie preferabilă.

5.2. Comisia la Luxemburg

În anii 1990, creşterea numărului de angajaţi şi nevoia de a părăsi anumite imobile pe care Comisia le ocupa pe Platoul Kirchberg, au obligat-o să se instaleze în partea de sud a oraşului, în aşa-numita zonă Gasperich. Acest al doilea pol al Comisiei a devenit definitiv odată cu achiziţia imobilului EUROFORUM, iniţial destinat serviciilor din cadrul DG TREN, precum şi altor departamente ale Comisiei care necesită un nivel deosebit de ridicat de protecţie. Pe termen mediu, având în vedere construirea noului imobil Jean Monnet (aşa-numitul imobil JMO2) pe Platoul Kirchberg, Comisia intenţionează să abandoneze imobilele de dimensiuni reduse pe care le ocupă în zona Gasperich.

Actualul imobil JMO1 are o autorizaţie de exploatare până în decembrie 2014. Ocuparea acestui imobil de către Comisie pentru perioada 2007-2014 va deveni oficială prin semnarea unui contract de închiriere cu „Fonds d'Urbanisation” Kirchberg.

Imobilul JMO2, cu o suprafaţă totală de 120 000 m², ar trebui să înlocuiască imobilul JMO1. JMO2 ar trebui să fi situat pe Platoul Kirchberg, pe un teren care va fi probabil oferit Comisiei de statul luxemburghez la un preţ simbolic de 1€. Se prevede ca un memorandum de înţelegere să stabilească acordurile de lucru dintre statul luxemburghez şi Comisie.

Infrastructura socială de pe Platoul Kirchberg a fost construită în anii '80 şi sfârşitul duratei sale de viaţă este după 2010. Prin urmare, Comisia va întreprinde până la sfârşitul lui 2007 studii pregătitoare privind localizarea şi definirea nevoilor pentru următorii câţiva ani. Între timp se propun soluţii provizorii precum extinderea centrelor actuale pentru îngrijirea copiilor de vârstă mică („Centres de la Petite Enfance”). De asemenea, Comisia ar trebui să ia în considerare, împreună cu celelalte instituţii, posibilitatea de a înfiinţa un centru interinstituţional pentru activităţi sociale.

5.3. Agenţii

A fost lansată o dezbatere internă privind agenţiile, agenţiile executive şi alte cazuri de spaţii necesare (de exemplu, pentru personalul care ia parte la programul de cercetare). Pe baza rezultatelor prezentei analize, se vor defini toate aspectele referitoare la politica imobiliară în aceste cazuri, precum şi rolurile respective ale OIB/OIL şi serviciile vizate. Dată fiind expertiza de care dispun OIB şi OIL, este de aşteptat ca aceste oficii să fie responsabile cu obţinerea şi administrarea spaţiilor de birouri pentru agenţiile executive pe baza acordurilor privind nivelul serviciului, care definesc, printre altele, remuneraţia pentru serviciile oferite.

6. PRINCIPII PRIVIND ARHITECTURA şI POLITICA IMOBILIARă

Beneficiile eficienţei crescute a portofoliului imobiliar, alături de reducerea numărului de imobile ocupate fac posibilă punerea în aplicare a unei strategii a politicii imobiliare care se articulează în jurul unei serii de principii politice şi administrative strâns legate între ele. Privite unitar, acestea reflectă o abordare holistică şi durabilă care ar trebui să faciliteze îmbunătăţiri majore în ceea ce priveşte calitatea şi natura imobilelor şi, prin urmare, o viaţă profesională mai bună pentru personalul care le ocupă. Principiile respective vor constitui ele însele puncte de referinţă pentru construirea şi achiziţionarea noilor imobile şi vor servi ca bază pentru concurenţa dintre polii potenţiali de activitate ai Comisiei.

Mai întâi de toate, obiectivul principal al Comisiei este de a asigura un raport foarte bun calitate-preţ atât pentru portofoliul său imobiliar existent, cât şi pentru cel viitor. Prin punerea în aplicare a principiilor strategice expuse în prezenta comunicare, Comisia vizează să asigure că, în viitor, va deţine imobile mai eficiente pentru a instala personalul său în condiţii de confort cel puţin similare, indiferent de localizarea imobilului, respectând în mod fundamental constrângerile impuse prin acordul încheiat între statele membre în cadrul perspectivelor financiare.

Obiectivul acestor măsuri este, pe termen mai lung, de a permite Comisiei să amelioreze calitatea imobilelor sale, crescând astfel valoarea activelor sale, prin selectarea exclusivă de clădiri de o calitate înaltă şi cu o eficienţă ridicată, în locuri strategice, prin intermediul unor proceduri şi negocieri adecvate şi respectând pe deplin constrângerile bugetare.

6.1. Dimensiunile umane şi funcţionale

Imobilele ocupate de Comisie reprezintă în acelaşi timp un simbol puternic al prezenţei instituţiilor şi au un impact major asupra mediului urban în care se află. Prin urmare, imobilele Comisiei nu ar trebui să fie o prezenţă disonantă în peisaj, ci ar trebui să aducă o contribuţie pozitivă vieţii citadine. În calitate de operator principal pe piaţa imobiliară, Comisia va stabili standarde foarte ridicate pentru propria dezvoltare, străduindu-se atât să amelioreze calitatea zonelor în care se află, cât şi să transmită cetăţenilor o imagine pozitivă asupra Europei şi să asigure un mediu de lucru modern şi adecvat pentru personal şi vizitatori. Astfel, politica imobiliară viitoare a Comisiei ar trebui să se bazeze pe următoarele principii:

6.1.1. Calitatea imobilelor

Designul clădirilor Comisiei (şi în special proiectele reprezentative) ar trebui să fie la un standard arhitectural deosebit de ridicat, ceea ce ar fi o afirmare simbolică adecvată şi pozitivă a naturii prezenţei instituţiilor şi ar asigura, de asemenea, clădiri de o eficienţă deosebită. Comisia consideră că va obţine rezultate de o înaltă calitate în acest domeniu prin lansarea de concursuri şi/sau prin participarea în comisiile de selecţie ale concursurilor de arhitectură pentru toate proiectele importante de dezvoltare imobiliară. Recurgerea la acest tip de concursuri nu ar trebui să ocazioneze, pe termen lung, costuri suplimentare şi trebuie să aibă un efect neutru din punct de vedere bugetar. Costurile vor fi analizate în raport cu posibilele beneficii în ceea ce priveşte îmbunătăţirea calităţii, funcţionalităţii şi eficienţei.

6.1.2. Integrarea în mediul urban

Imobilele ar trebui să fie pe deplin integrate în mediul urban în care sunt situate, facilitând o combinare urbană corespunzătoare între spaţiile de birouri, locuinţe şi proprietăţile comerciale, oferind un spaţiu public şi făcând posibilă integrarea socială a personalului Comisiei în ţara gazdă. Asigurarea pe cât posibil a unei utilizări combinate a clădirilor necesită o colaborare strânsă cu autorităţile locale şi cu arhitecţii urbanistici, precum şi luarea pe deplin în considerare a valorilor reprezentate şi apărate de instituţiile europene, a imaginii Comisiei şi, în egală măsură, a considerentelor privind securitatea.

6.1.3. Un mediu de lucru confortabil

Respectând pe deplin constrângerile bugetare, trebuie să se ia în considerare în mod corespunzător mediul fizic în care lucrează angajaţii prin introducerea de dispoziţii mai flexibile, dacă este cazul, şi prin asigurarea unui mediu de lucru agreabil, sănătos şi modern care să fie atractiv şi stimulant. Este necesar, în special dacă scenariul prezentat la punctul 5.1.2. va fi aplicat astfel cum este prevăzut, să se acorde atenţie, dacă este cazul, noilor metode de alocare a spaţiului, în special designului posturilor de lucru pentru birourile necompartimentate. Se preconizează că practica tot mai răspândită a conceptelor precum lucrul la distanţă, programul de lucru flexibil şi lucrul cu normă parţială va avea un impact asupra nevoilor de spaţii de birouri ale Comisiei. Prin urmare, serviciile competente vor analiza impactul acestor noi metode de lucru atât în ceea ce priveşte calitatea condiţiilor de lucru, cât şi posibilele economii. Acestea vor prezenta un raport privind concluziile acestei analize.

O parte din câştigurile obţinute în urma creşterii eficienţei ar trebui investite în îmbunătăţirea calităţii mediului de lucru şi a bunăstării personalului – de la materiale şi accesorii la echipamentele de birou.

6.1.4. Accesul pentru persoanele cu handicap

Accesibilitatea clădirilor pentru persoanele cu handicap este de o deosebită importanţă. Prin urmare, toate clădirile nou achiziţionate vor trebui să fi accesibile persoanelor cu handicap, iar clădirile existente vor fi adaptate treptat, dacă este posibil.

6.1.5. Facilităţi sociale

Unul dintre obiectivele politicii Comisiei de „bunăstare la locul de muncă”[18] pentru personalul său este acela de a îmbunătăţi reconcilierea dintre viaţa personală şi cea profesională, ţinând cont de atitudinile în schimbare privind lucrul şi modalităţile de lucru, precum şi de modificările intervenite în rolurile respective ale femeilor şi ale bărbaţilor.

Asigurarea de facilităţi de înaltă calitate pentru îngrijirea copiilor reprezintă un element esenţial al politicii Comisiei privind bunăstarea la locul de muncă. Pentru a ţine pasul cu cererea, în ceea ce priveşte locurile în creşe, facilităţile pentru îngrijirea copiilor după programul şcolar şi activităţile din timpul vacanţelor şcolare, este evidentă necesitatea continuării eforturilor Comisiei pentru a menţine facilităţile actuale pentru îngrijirea copiilor, precum şi pentru a dezvolta altele noi.

Cu toate că au fost identificate câteva soluţii temporare pentru a reduce pe cât de mult posibil deficitul actual privind locurile din creşe, Comisia trebuie să dezvolte noi proiecte pentru creşe în „cartierul european”, cât şi în imediata sa vecinătate şi/sau în conformitate cu noua politică privind polii de activitate. O primă estimare arată nevoia de a oferi în cel mai scurt timp o structură/structuri care ar putea găzdui 450 de copii. Înainte de sfârşitul lui 2007, va fi finalizat şi comunicat autorităţii bugetare un document care prezintă situaţia viitoarelor proiecte pentru creşe[19].

Comisia va continua să asigure cafenele şi restaurante cu autoservire disponibile în imediata vecinătate a locurilor de muncă sau în apropiere de acestea care pun la dispoziţia personalului băuturi şi alimente de o înaltă calitate şi sănătoase.

6.1.6. Şcolile Europene şi facilităţile pentru îngrijirea copiilor după programul şcolar

Este deosebit de important ca numărul de şcoli europene din Bruxelles şi din Luxemburg să aibă capacitatea de a satisface în întregime cererea. Acest lucru va necesita o mai mare angajare din partea autorităţilor ţării gazde pentru a asigura planificarea şi deschiderea la timp a noilor şcoli, precum şi pentru a garanta că Şcolile Europene sunt situate în apropiere de principalele locuri de activitate şi/sau de zonele de locuit în care există deja o concentrare de personal al Comisiei, în conformitate cu prezenta politică. Această abordare va răspunde nevoilor legitime ale personalului şi ale copiilor acestuia şi va contribui la reducerea poluării mediului legate de transport (a se vedea alineatul 6.2.2 de mai jos).

În ceea ce priveşte îngrijirea copiilor după programul şcolar, facilităţile existente au fost completate cu o soluţie provizorie pe termen scurt, în timp ce se preconizează, pe termen lung, dezvoltarea unei facilităţi centrale pentru îngrijirea după programul şcolar şi/sau altor facilităţi în cadrul celei de-a patra Şcoli Europene viitoare. Această politică de integrare a facilităţilor pentru îngrijirea copiilor după programul şcolar în cadrul Şcolilor Europene va fi continuată. La Luxemburg, în următorii câţiva ani, se vor extinde facilităţile pentru îngrijirea copiilor după programul şcolar. În plus, în perioada 2007-2010 se va dezvolta, în paralel cu construirea celei de-a doua Şcoli Europene, o nouă facilitate integrată care va cuprinde servicii de îngrijire a copiilor în timpul zilei, precum şi după programul şcolar.

6.1.7. Securitate, siguranţă şi sănătate

Se va acorda o prioritate deosebită sănătăţii şi siguranţei persoanelor care lucrează în cadrul centrelor Comisiei, astfel încât să se respecte[20] normele şi standardele naţionale aferente, precum şi iniţiativele luate de Comisie în domeniul sănătăţii publice, în special în ceea ce priveşte un regim alimentar sănătos, activităţile fizice şi ergonomia corectă la locul de muncă. De exemplu, Comisia este dispusă să analizeze posibilităţile de a participa la dezvoltarea unui centru sportiv la nivel interinstituţional. De asemenea, se va acorda o atenţie deosebită aspectelor legate de poluarea aerului.

Având în vedere creşterea considerabilă a incidentelor referitoare la securitate şi a atacurilor din ultimii ani, atât la nivel european, cât şi mondial, Comisia recunoaşte nevoia de a garanta protejarea adecvată a personalului şi a activelor sale. În acest scop, măsuri de securitate eficiente şi proporţionale, care corespund evaluărilor realizate în ceea ce priveşte ameninţările pentru imobile şi servicii, vor fi în continuare parte integrantă din planificarea şi funcţionarea centrelor actuale şi viitoare ale Comisiei. Acestea vor include garantarea faptului că orice clădiri nou construite vor fi concepute în aşa fel încât să permită conformitatea acestora cu cerinţele de securitate, în special în ceea ce priveşte controlul accesului.

6.2. Reducerea amprentei emisiilor de carbon ale Comisiei

Există posibilităţi semnificative de reducere în continuare a amprentei emisiilor de carbon ale instituţiei prin intermediul strategiei politicii imobiliare a acesteia cu privire la următoarele trei aspecte: emisiile provenind de la clădiri, optimizarea legăturilor de transport public şi intensificarea sinergiilor privind administrarea clădirilor. Astfel cum s-a convenit în evaluarea intermediară a celui de-al şaselea program comunitar de acţiune pentru mediu[21], Comisia va stabili o strategie pentru a-şi reduce amprenta emisiilor de carbon. În sectorul imobiliar, această strategie va respecta principiile prevăzute în prezenta comunicare.

6.2.1. Reducerea emisiilor

Este important ca imobilele existente ale Comisiei să continue să reducă, în măsura posibilului, amprenta lor de emisii de carbon şi ca noile proiecte să corespundă celor mai ridicate norme de mediu în scopul de a fi neutre din punctul de vedere al emisiilor de carbon. Acest lucru prezintă dublul avantaj al reducerii emisiilor de gaze cu efect de seră, precum şi al reducerii costurilor curente ale energiei.

- Pentru imobilele sale existente Comisia este de mult timp angajată în favoarea dezvoltării durabile, atât prin acţiunile sale legislative şi politice, cât şi prin activităţile zilnice de administrare, astfel cum se evidenţiază prin iniţiativele sale de administrare a mediului, precum decizia[22] adoptată în septembrie 2001 de lansare a unui proiect pilot de punere în aplicare a regulamentului privind sistemul de management de mediu şi audit (EMAS – eco-management and audit scheme)[23]. Acest lucru a avut drept rezultat certificarea a şapte imobile din Bruxelles[24] ca fiind conforme cu EMAS, încurajând în acelaşi timp 3 500 de membrii ai personalului, precum şi contractori care lucrează pentru Comisie, să adopte o atitudine mai responsabilă faţă de mediu în activitatea lor şi în toate aspectele vieţii acestora. Comisia îşi propune să extindă treptat aplicarea EMAS şi la celelalte imobile principale ale Comisiei, iar toate lucrările de renovare se vor concentra asupra eficienţei energetice.

- Pentru noile construcţii şi renovări , Comisia va urma o abordare sinergică şi integrată care ia în considerare toate etapele ciclului de viaţă al clădirii, de la utilizarea de materiale refolosibile sau reciclabile în timpul lucrărilor de construcţie la utilizarea raţională a resurselor, precum energia (astfel cum se defineşte în Directiva 2002/91/CE).

6.2.2. Mobilitate

În ceea ce priveşte mobilitatea, amplasarea imobilelor şi integrarea acestora în reţeaua de transport public reprezintă un factor important pentru reducerea impactului asupra mediului al activităţii Comisiei şi personalului acesteia. Prin urmare, principalele imobile şi polii de activitate ai Comisiei ar trebui localizate în apropierea nodurilor de transport public, inclusiv tren, metrou sau metrou uşor, sau ar trebui să aibă un nivel ridicat de acces la legăturile de transport public. Această localizare ar permite folosirea transportului public pe traseul domiciliu-loc de muncă, deopotrivă pentru transportul între clădirile Comisiei şi celelalte instituţii UE, precum şi către Şcolile Europene şi creşe. În acest context, Comisia îşi subliniază punctul de vedere potrivit căruia nu numai creşele, ci şi Şcolile Europene ar trebui să fie situate în apropierea principalelor locuri de activitate sau în principalele zone în care personalul locuieşte în vederea reducerii impactului generat de transport (şi pentru a contribui la reconcilierea vieţii de familie cu cea profesională a personalului).

De asemenea, imobilele ar trebui să fie accesibile în siguranţă cu bicicleta, în mod ideal, ca parte din reţeaua locală de piste pentru biciclete. În acest context, este deosebit de important ca autorităţile din ţara gazdă să ia măsurile necesare pentru a asigura disponibilitatea unor legături de transport public suficiente şi a altor infrastructuri, ca parte din planul existent al Comisiei privind mobilitatea personalului 2006-2009, la Bruxelles[25]. Planul sprijină şi vine în completarea iniţiativelor existente pentru promovarea utilizării mijloacelor de transport public şi a altor mijloace de transport durabile. Ar trebui să se întreprindă măsuri suplimentare pentru a valorifica iniţiativa Eurobus de la Bruxelles, precum şi acordul cu autorităţile oraşului Luxemburg privind utilizarea transportul public de către personalului Comisiei.

6.2.3. Sinergii în administrarea imobilelor

Dacă este posibil, ar trebui să se folosească ultimele inovaţii tehnologice, în special prin utilizarea unor platforme integrate cu protocol internet pentru integrarea diferitelor sisteme de administrare a imobilelor (alarme, reţele informatice, controlul accesului, întreţinere şi funcţionare etc.) în vederea facilitării administrării integrate a imobilelor Comisiei. Introducerea de sisteme comune are potenţialul de a reduce mai mult consumul de energie, dar şi de a genera alte economii, printr-o eficienţă crescută a administrării şi a funcţionării imobilelor.

7. PUNEREA ÎN APLICARE A POLITICII IMOBILIARE A COMISIEI

7.1. Cooperarea cu factorii implicaţi

7.1.1. Cooperarea cu autorităţile belgiene

Comisia acordă o deosebită importanţă îmbunătăţirii calităţii vieţii atât a personalului său, cât şi a locuitorilor din „cartierul european”. În vederea realizării acestui obiectiv ambiţios, Comisia încearcă să îmbunătăţească aspectul fizic şi integrarea urbană a imobilelor sale din Bruxelles. Totuşi, acest lucru nu poate fi îndeplinit decât cu sprijinul autorităţilor belgiene, care reprezintă un factor de reuşită hotărâtor pentru punerea în aplicare a strategiei respective.

Prin urmare, Comisia invită autorităţile belgiene să-şi consolideze în continuare coordonarea la toate nivelurile pentru a asigura o coerenţă sporită între diferitele componente ale politicii de găzduire a instituţiilor europene în Belgia. Comisia atrage atenţia în special cu privire la necesitatea de a integra în conceptul de prezenţă a instituţiilor europene în Belgia, două aspecte: acela privind birourile (infrastructură şi logistică) şi cel privind personalul. Al doilea aspect se referă, în special, la creşe şi grădiniţe (pentru care Comisia Europeană este responsabilă, dar privitor la care autorităţile belgiene au un rol de jucat în ceea ce priveşte disponibilitatea imobilelor – şi anume prin faptul că acestea trebuie să acorde autorizaţiile necesare) şi la Şcolile Europene (pentru care ţara gazdă are obligaţii bine definite în cadrul convenţiei interguvernamentale).

În egală măsură, Comisia se bazează în mare parte pe autorităţile belgiene în ceea ce priveşte luarea măsurilor necesare pentru a îmbunătăţi mobilitatea transporturilor generale care afectează Comisia şi personalul acesteia. Lipsa de competenţe şi marja restrânsă de manevră a Comisiei în acest domeniu fac indispensabilă dezvoltarea în continuare de noi viziuni şi proiecte de către autorităţile belgiene.

Comisia va continua în mod activ să participe la iniţiative precum grupul de lucru UE-Belgia care a fost instituit pentru a facilita dialogul dintre instituţii şi autorităţile din ţara gazdă, şi „Fondul cartierul european” - „Fonds Quartier européen” (înfiinţat sub auspiciile Fundaţiei Regele Baudouin) care promovează cooperarea, dialogul şi schimburile, îmbunătăţind totodată transparenţa. În acest context, Comisia va apela la autorităţile belgiene să desemneze organismele de resort pentru a rezolva o serie de probleme operaţionale şi pentru a o sprijini să monitorizeze progresul înregistrat în rezolvarea acestora.

7.1.2. Cooperarea cu autorităţile luxemburgheze

Relaţiile cu autorităţile luxemburgheze au loc prin intermediul Ministerului de Afaceri Externe care asigură coordonarea cu celelalte ministere naţionale sau organisme publice. Secretarul general al Ministerului de Afaceri Externe participă în mod frecvent la reuniunile şefilor responsabili cu administrarea instituţiilor europene şi a organismelor situate în Luxemburg. Acest lucru permite coordonarea politicii imobiliare, atât între instituţii, cât şi cu autorităţile locale. În ceea ce priveşte cea de-a doua situaţie, Comisia invită autorităţile luxemburgheze să menţină actualul cadru de cooperare în vederea identificării de soluţii constructive pentru toate problemele nesoluţionate.

7.1.3. Cooperarea cu celelalte instituţii

Cooperarea dintre Comisie şi celelalte instituţii este îndelungată şi fructuoasă, iar Comisia intenţionează să continue în acest sens. În ceea ce priveşte cooperarea interinstituţională, contactele Comisiei arată clar că serviciile pe care le furnizează celorlalte instituţii UE se bucură de o amplă apreciere. Cu toate acestea, în opinia generală, cooperarea interinstituţională în domeniile administrate de Oficiile Comisiei pentru Infrastructură şi Logistică Bruxelles şi Luxemburg ar trebui să acţioneze într-un mod determinat de cerere, fără nicio obligaţie ca instituţiile să colaboreze sub rezerva situaţiei în care acestea decid în mod voluntar în acest sens. Nu există o cerere imediată din partea celorlalte instituţii pentru stabilirea unui birou interinstituţional cu drepturi depline în scopul de a administra activităţile realizate în prezent de oficiile Comisiei. Cu toate acestea, Comisia rămâne deschisă la discuţii privind eventualele modalităţi de cooperare în viitor, pe baza iniţiativelor concrete care urmăresc sporirea economiilor de scară; în acest context, este important să se definească, de la caz la caz, rolurile şi responsabilităţile respective, inclusiv volumul de muncă şi avantajele pentru fiecare dintre instituţiile în cauză

7.2. Revizuirea normelor privind imobilele şi a condiţiilor de locuit

Pentru a asigura punerea în aplicare a principiilor strategice esenţiale expuse în prezenta comunicare, cerinţele arhitecturale ale politicii imobiliare a Comisiei vor fi stabilite într-un nou document privind „politica arhitecturală”, care va fi întocmit până la sfârşitul lui 2008 pentru a completa manualul privind normele aplicabile unei clădiri standard (MIT)[26]. Manualul va fi, de asemenea, revizuit pentru a lua în considerare ultimele inovaţii tehnologice şi orientări privind sănătatea şi siguranţa. În plus, serviciile Comisiei vor adopta un manual privind condiţiile locative (HCM) care va armoniza normele şi criteriile tehnice pentru alocarea spaţiului direcţiilor generale sau serviciilor Comisiei atât la Bruxelles, cât şi la Luxemburg. În egală măsură, serviciile Comisiei vor dezvolta un nou program pentru a evalua şi a îmbunătăţi, dacă este cazul, „starea bună” a imobilelor acesteia. În cadrul metodologiei propuse, toate proiectele noi vor fi evaluate prin raportarea la standardele şi normele de referinţă definite în manualul privind normele aplicabile unei clădiri standard şi în manual privind condiţiile locative.

[1] SEC(1996) 1095, COM(1999) 713, COM(2003) 755.

[2] Inclusiv alte imobile precum Centrul de conferinţe, Arhivele istorice, imobilele logistice şi sociale. Suprafaţa ocupată de birourile personalului Comisiei este de 804 000 m²˛, în 51de imobile de birouri.

[3] Inclusiv birouri şi alte infrastructuri.

[4] Unele clădiri, precum Arhivele istorice şi sălile informatice, sunt situate în alte zone, ocupând o suprafaţă totală de aproximativ 18 500 m².

[5] „Cartierul european” include zona dintre Cour St Michel – Turnul Madou, bulevardul Clovis - Square de Meeûs.

[6] Astfel cum a fost prevăzut în Decizia C(2003)570/5 a Comisiei 22.7.2003 de definire a regulilor administrative aplicabile OIB. Având în vedere impactul bugetar al acestui tip de decizii, se propune ca pentru ambele oficii avizul comitetelor de administrare să fie emis pe baza acordului dat în prealabil de DG BUDG cu privire la pachetul global al MAPF.

[7] A se vedea secţiunea 4.1.

[8] A se vedea secţiunea 7.1.1.

[9] Deocamdată, acest plan ia în considerare numai spaţiile necesare Comisiei, cu excepţia agenţiilor executive.

[10] Inclusiv renovările atunci când durata de viaţă economică a imobilului a fost deja depăşită.

[11] A se vedea secţiunea 2.1.

[12] Acest articol defineşte principiile de atribuire şi procedurile din domeniul achiziţiilor publice.

[13] Directorul OIB şi directorul OIL.

[14] În acest sens, OIB şi OIL vor încheia un contract-cadru cu consultanţi de specialitate.

[15] Regulamentul Consiliului 1605/2002.

[16] Sistemul de plată amânată permite Comisiei să achiziţioneze un imobil şi să achite preţul pe parcursul mai multor ani (în general, 27 de ani). Drepturile de proprietate sunt transferate Comisiei în ziua achiziţionării.

[17] Potrivit studiului adresat personalului „Politica privind situarea imobilelor Comisiei în Bruxelles”, desfăşurat între 17 ianuarie şi 2 februarie 2007.

[18] SEC(2006) 500.

[19] Acest document se va concentra în special asupra situaţiei specifice a două proiecte majore (Cornet-Leman, Wagon-Lits) care se confruntă cu întârzieri considerabile.

[20] Verificat de DG Admin.

[21] COM(2007) 225.

[22] Decizia Comisiei C(2001)2591 din 7 septembrie 2001 de angajare într-un proces de aplicare a regulamentului EMAS la activităţile acesteia.

[23] Regulamentul (CE) nr. 761/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 19 martie 2001 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit.

[24] BERL, BRE2, BU-5/9, GUIM, HTWG, MO34 şi SC11.

[25] SEC(2006) 344 – 14.3.2006.

[26] Acest manual a fost actualizat în iunie 2004 şi reprezintă documentul de referinţă şi instrumentul pentru a evalua măsura în care imobilele sau proiectele propuse Comisiei sunt conforme criteriilor cuantificabile, în special în ceea ce priveşte cerinţele tehnice, confortul şi siguranţa.