22.

În legătură cu cele cinci proceduri de achiziții, întreprinderea comună F4E dorește să prezinte următoarele observații: Suma alocată diferitelor contracte: Curtea observă că, la data lansării procedurilor de achiziții (2013 și 2014), întreprinderea comună F4E nu a alocat o valoare din cele 6,6 miliarde de euro pentru diferite contracte. Așa cum a declarat anterior întreprinderea comună F4E, bugetul plafonat de 6,6 miliarde de euro a fost constituit pe baza ipotezelor din raportul Toschi care au fost elaborate la nivelul 3 (Sistem) și 4 (Acord de achiziții) din structura defalcată a lucrărilor (SDL), nu la nivelul 6 (Contracte). La acea dată, acest lucru s-a datorat faptului că nivelul de detaliu cu privire la modul de repartizare a sferei totale între diferite contracte nu a avut un caracter omogen în rândul diferitelor sisteme. De aici a apărut necesitatea de a monitoriza evoluția sferei și costurile aferente la nivelul 3 și 4, permițându-se realizarea unei comparații directe cu valoarea de referință Toschi și, așadar, cu suma de 6,6 miliarde de euro. Deviația de la valoarea acordată peste costurile de referință: Cazul raportat de Curtea de Conturi Europeană este legat de o procedură de achiziții în domeniul clădirilor, în care nivelul scăzut de definire a proiectului (la nivel de specificații funcționale) și cerințele mereu schimbătoare impuse de Organizația ITER, care au fost puse și pe seama solicitărilor noi din partea Autorității franceze pentru siguranța nucleară, au determinat o creștere rapidă a costurilor în acest domeniu, depășindu-se cota alocată inițial din buget. Pentru abordarea riscurilor asociate costurilor și diminuarea impactului asupra costurilor care decurge în principal din modificările constante din sfera rezultatelor proiectului, pe care întreprinderea comună F4E le-a produs în unele domenii pe răspunderea sa, în special sub aspectul clădirilor, în decembrie 2014 s-a prezentat Consiliului de administrație al întreprinderii comune F4E o analiză detaliată a cauzelor și a lecțiilor învățate. S-a arătat faptul că întârzierile în furnizarea datelor de intrare și solicitările de modificări permanente din partea Organizației ITER, precum și cerințele privind sporirea siguranței după accidentul de la Fukushima încetinesc evoluția activității întreprinderii comune F4E și duc la apariția a nenumărate deviații cu un impact semnificativ asupra costurilor. Chiar dacă întreprinderea comună F4E a pus în aplicare acțiuni de diminuare a riscurilor pentru limitarea costurilor, în multe cazuri nu s-a putut evita aplicarea modificărilor impuse asupra proiectului, împreună cu costurile aferente. Deficiențe în evaluarea ofertelor financiare: Întreprinderea comună F4E consideră că nu au existat deficiențe în evaluarea ofertelor financiare. Trebuie reținut faptul că la data acestor proceduri de achiziții, urmărirea și controlul sub aspectul evoluției sferei și al costurilor aferente s-au realizat la nivelurile 3 și 4. De asemenea, trebuie accentuat faptul că, ori de câte ori întreprinderea comună F4E a acordat un contract important, pe lângă recomandarea obligatorie a Comitetului executiv, s-au organizat întotdeauna ședințe specifice cu ordonatorul de credite pentru a prezenta o imagine completă, înainte de acordarea contractului, cu privire la aspecte legate de costuri și riscuri. Atunci când au fost lansate aceste proceduri de achiziții, șeful echipei de proiect estimase deja costul posibil al achiziției (mai exact, prin propria evaluare, datele de intrare ale experților sau estimările industriale) și s-a asigurat de acoperirea sferei inițiale la un preț care să permită menținerea costului general la nivelul 4 din structura defalcată a lucrărilor în plafonul alocat. Activitatea desfășurată în prezent la nivel central pentru o estimare a costurilor la momentul finalizării la nivelul 6 din structura defalcată a lucrărilor prezintă o abordare îmbunătățită de control și limitare suplimentară a costurilor. În cazul unui contract care include opțiuni echivalente cu 32 milioane de euro și costuri suplimentare, trebuie precizat faptul că astfel de opțiuni sunt menite să acopere eventualele riscuri pentru întregul acord de achiziții (bobine toroidale). Impactul financiar al riscurilor a fost gestionat la nivelul acordului de achiziții (așadar, la nivelul 4 din structura defalcată a lucrărilor). Într-adevăr, întreprinderea comună F4E a făcut o economie totală în acest sistem: valoarea financiară totală a celor 3 contracte desemnate pentru fabricarea de bobine toroidale este de fapt cu aproximativ 50 milioane de euro sub valoarea financiară alocată pentru nivelul 4 cu bobine toroidale (echivalentă cu bugetul plafonat de 6,6 miliarde de euro). Această sumă este cu mult peste suma de 32 milioane de euro asociată opțiunilor din acest contract și, prin urmare, este mai mult decât adecvat să se acopere riscurile nu doar pentru acest contract, ci și pentru celelalte două contracte. De asemenea, este important de precizat faptul că, mulțumită strategiei de diminuare a riscurilor adoptate de întreprinderea comună F4E pentru aceste trei contracte, riscurile respective prezintă actualmente o probabilitate scăzută (în prezent sub 5 %). Întârzieri în procedurile de achiziții: Întreprinderea comună F4E consideră că aceste întârzieri nu reprezintă o deficiență în procedurile de achiziții, deoarece ele sunt de fapt o reacție la mediul excepțional în care își desfășoară activitatea întreprinderea comună F4E (lipsa concurenței și a complexităților contractuale) și la necesitatea de a urmări realizarea de economii de costuri prin asigurarea maturității suficiente a specificațiilor înainte de lansarea procedurilor de achiziții. Activitate neprevăzută: Întreprinderea comună F4E a trebuit să introducă în Programul de lucru pentru 2014 o activitate privind achiziția de materiale, care într-adevăr nu era prevăzută în valorile de referință pentru proiectul privind abordarea extinsă JT60SA. Aceasta a fost lansată în urma opiniei experților pentru a depăși o dificultate tehnică neprevăzută. Activitatea, precum și eventualele riscuri și daunele reputaționale asociate evitării acestora au fost discutate în Consiliul de administrație din decembrie 2013, care a fost de acord cu lansarea acestei achiziții de materiale cu titlu de urgență. Oricum, această activitate suplimentară a fost desfășurată în limita costurilor pentru situații neprevăzute alocate pentru acest proiect specific și, în pofida urgenței, întreprinderea comună F4E a reușit să mențină o concurență rezonabilă și să obțină un preț economic. Evaluarea criteriilor tehnice de atribuire: Specificațiile tehnice au fost elaborate pe baza rezultatelor examinării experților, iar cerințele cuprinse în specificații au definit integral cerințele privind materialele. Acceptarea explicită a tuturor cerințelor de către fiecare dintre cei doi ofertanți (sub forma unei „Matrici de conformitate”, completată corespunzător), împreună cu descrierea procesului de fabricație propus și evaluarea riscurilor anexate la oferte, au asigurat pe deplin calitatea tehnică a ofertelor. Din acest motiv, comitetul de evaluare a convenit în mod unanim că atribuirea punctajului tehnic maxim ambelor oferte a fost justificată. Utilizarea anunțului de intenție: Întreprinderea comună F4E consideră că aceasta nu reprezintă o deficiență în procedura de achiziții, deoarece s-au luat măsuri de diminuare a riscurilor pentru a spori concurența. Într-adevăr, în cele trei proceduri identificate de Curtea de Conturi Europeană, nu s-a publicat un anunț de intenție, deoarece acest lucru nu era prevăzut în procedurile interne la data respectivă (între timp, situația s-a schimbat pentru a se aborda riscurile evidențiate de alte audituri, iar acum apelarea la anunțurile de intenție este obligatorie în cazul achizițiilor în valoare de peste 10 milioane de euro). Întreprinderea comună F4E consideră că a diminuat riscul unei concurențe slabe prin desfășurarea de acțiuni specifice (zile de informare, evenimente precum forumul de afaceri, studii de piață, utilizarea rețelei de reprezentanți de legătură în domeniu etc.). O astfel de strategie de diseminare este considerată mai eficientă decât simpla publicare a unui anunț de intenție prin JOUE, deoarece abordează mai direct operatorii economici în cauză.