În plus, pandemia de COVID-19 a demonstrat că evenimentele de forță majoră pot afecta grav funcționarea normală a sistemelor judiciare ale statelor membre. În timpul crizei, instanțele naționale s-au aflat, în numeroase cazuri, în imposibilitatea de a continua să funcționeze în mod normal, ca urmare a răspândirii virusului. Statele membre au fost obligate să ia o serie de măsuri, de la măsuri de limitare totală a mișcării persoanelor până la tratarea exclusivă a anumitor cauze prioritare. În același timp, utilizarea tehnologiilor digitale (cum ar fi e-mailul, videoconferința etc.) a contribuit la limitarea perturbărilor. Cu toate acestea, multe dintre soluțiile tehnice utilizate au fost dezvoltate în mod ad-hoc și nu au îndeplinit neapărat pe deplin standardele în materie de securitate și de drepturi fundamentale. Cooperarea judiciară și accesul la justiție în cauzele transfrontaliere din UE au fost afectate la rândul lor, iar pandemia de COVID-19 a subliniat necesitatea de a se asigura reziliența comunicării.

Introducerea unor mijloace digitale pentru îmbunătățirea accesului la justiție în cauzele transfrontaliere în materie civilă, comercială și penală va avea efecte și asupra persoanelor fizice și a întreprinderilor, inclusiv a IMM-urilor. Posibilitatea de a depune cereri și de a comunica digital cu instanțele și cu autoritățile competente, precum și posibilitatea de a participa la audieri prin videoconferință sau altă tehnologie de comunicare la distanță vor facilita accesul la justiție în cadrul procedurilor transfrontaliere, întrucât persoanele fizice vor dispune de mai multă flexibilitate pentru a sesiza instanțele și a participa la audierile care au loc în alt stat membru. Întreprinderile, inclusiv IMM-urile, vor beneficia, de asemenea, de un acces îmbunătățit la justiție și de o protecție mai eficientă a drepturilor lor, ceea ce se preconizează că va avea un efect benefic și stimulativ asupra comerțului transfrontalier.

Reducerea costurilor procedurilor va avea un efect indirect prin îmbunătățirea competitivității întreprinderilor, inclusiv a IMM-urilor. Economiile anuale generale la nivelul UE sunt estimate în medie la 23 372 900 EUR în ceea ce privește costurile poștale și la 2 216 160 EUR în ceea ce privește costurile hârtiei, și anume la un total de 25 589 060 EUR. Persoanele fizice și juridice vor economisi 4 098 600 EUR în ceea ce privește costurile poștale și 388 800 EUR în ceea ce privește costurile hârtiei.

Reducerea timpului de comunicare va reprezenta pentru persoanele fizice și juridice câștigarea, la nivelul UE, a 2 700 000 de zile pe an în ceea ce privește durata medie a expedierii prin poștă. Durata medie a expedierii prin poștă va fi redusă la zero, ceea ce va determina, în privința duratei procedurilor, o reducere anuală generală de 15 389 999 de zile. Persoanele fizice și juridice și IMM-urile nu ar urma să suporte costuri suplimentare pentru utilizarea canalului digital de comunicare în cadrul unei proceduri juridice specifice. Nu ar urma să fie nevoie decât de un calculator și de o conexiune la internet. Digitalizarea comunicării dintre instanțe și autoritățile competente va reduce sarcina administrativă. Concluzia din evaluarea impactului este că se vor câștiga 874 de ani-persoană în ceea ce privește efortul de prelucrare la nivelul instanței/autorității competente.

• Adecvarea reglementărilor și simplificarea

Prezenta propunere vizează introducerea tehnologiei digitale moderne în ceea ce privește accesul la justiție și cooperarea judiciară în cauzele civile, comerciale și penale transfrontaliere. Rezultatul scontat este o comunicare mai rapidă, mai ieftină, mai sigură și mai fiabilă între autoritățile competente și cu persoanele fizice și juridice. Toate persoanele fizice și juridice vor avea opțiunea de a comunica digital cu instanțele și cu autoritățile competente și de a lua parte la audieri prin videoconferință sau altă tehnologie de comunicare la distanță. Se va menține comunicarea pe suport de hârtie pentru persoanele fizice și juridice. Nu sunt avute în vedere costuri specifice pentru utilizarea comunicării digitale de către întreprinderi; acestea trebuie pur și simplu să dețină un calculator și să aibă acces la internet. Întreprinderile vor beneficia de un acces îmbunătățit la justiție și de o protecție mai eficientă a drepturilor lor, ceea ce se preconizează că va stimula comerțul transfrontalier. Se preconizează că IMM-urile implicate în tranzacții transfrontaliere vor beneficia, la rândul lor, în mod direct de îmbunătățirea accesului la justiție, precum și de costuri mai mici și de proceduri mai scurte atunci când își exercită drepturile la nivel transfrontalier. IMM-urile ar putea fi astfel determinate să se implice mai mult în tranzacții transfrontaliere în cadrul UE. Costurile mai mici ale procedurilor vor avea un efect indirect prin îmbunătățirea competitivității IMM-urilor. Posibilitatea cetățenilor de a depune cereri și de a comunica digital cu instanțele și cu autoritățile competente, precum și posibilitatea de a participa la audieri prin videoconferință sau altă tehnologie de comunicare la distanță vor asigura un acces îmbunătățit la justiție în cadrul procedurilor transfrontaliere, după digitalizarea acestora. Astfel de instrumente digitale nu vor presupune costuri sau investiții semnificative din partea cetățenilor. Ar urma să fie nevoie doar de un calculator și de acces la internet. Pentru asigurarea faptului că cetățenii care nu dețin competențe digitale, care locuiesc în zone îndepărtate sau a căror capacitate personală nu le permite un acces fără probleme la instrumentele digitale, se va menține posibilitatea comunicării pe suport de hârtie.

• Drepturile fundamentale

Utilizarea canalului digital de comunicare între instanțele și autoritățile competente ale statelor membre va contribui la depășirea problemelor reprezentate de întârzieri, la reducerea sarcinii administrative și la facilitarea și accelerarea schimbului de informații dintre aceste autorități. Drept urmare vor fi reduse atât durata totală de soluționare a cauzelor, cât și costurile procedurilor. Posibilitatea persoanelor fizice și juridice de a depune cereri și de a comunica digital cu instanțele și cu autoritățile competente, precum și posibilitatea de a participa la audieri prin videoconferință sau altă tehnologie de comunicare la distanță vor asigura un acces îmbunătățit la justiție în cadrul procedurilor transfrontaliere, după digitalizarea acestora. Pentru respectarea nevoilor grupurilor dezavantajate și ale persoanelor vulnerabile, se va menține opțiunea de comunicare pe suport de hârtie. Propunerea prevede instituirea unui sistem informatic descentralizat pentru schimbul de informații dintre instanțe și autoritățile competente, precum și dintre aceste entități și persoanele fizice sau juridice. Natura descentralizată a sistemului înseamnă că entitatea însărcinată cu gestionarea operațională a componentelor sistemului nu va stoca și nu va prelucra date. În funcție de nivelul la care este operat punctul de acces la sistem – la nivelul instituțiilor, organelor sau agențiilor UE sau la nivel național – și în funcție de autoritățile naționale care prelucrează datele cu caracter personal și de scopurile în care sunt prelucrate aceste date, se va aplica Regulamentul (UE) 2018/1725, Regulamentul general privind protecția datelor sau Directiva (UE) 2016/680.

4.IMPLICAȚIILE BUGETARE

Punerea în aplicare a regulamentului va presupune crearea și întreținerea unui sistem informatic descentralizat. Acest sistem reprezintă o rețea de sisteme informatice și de puncte de acces interoperabile naționale, care funcționează sub responsabilitatea și gestionarea individuală a fiecărui stat membru, a fiecărei instituții sau agenții a Uniunii sau a fiecărui organ al Uniunii, rețea care permite schimbul transfrontalier securizat și fiabil de informații. În cazul în care statele membre nu au dezvoltat deja sisteme informatice naționale adecvate, pot alege să utilizeze un software de implementare de referință pe care Comisia îl va pune la dispoziție. Software-ul de implementare de referință se va baza pe eEDES și pe sistemul sau sistemele informatice de notificare sau comunicare a actelor/de obținere de probe. Aceste sisteme electronice respectă deja o abordare multifuncțională și ar putea servi drept bază, evitându-se astfel cheltuielile inutile. Costurile de investiții și de funcționare aferente acestor sisteme, inclusiv aferente modificării portalului european e-justiție în scopul de a se sprijini interacțiunile dintre persoanele fizice și juridice, pe de o parte, și instanțe și autorități competente, pe de altă parte, în cadrul procedurilor transfrontaliere, sunt prezentate în anexa 9 la evaluarea impactului. Programul „Europa digitală” este cel mai adecvat instrument de finanțare care ar putea sprijini dezvoltarea și întreținerea sistemului informatic descentralizat și crearea unui punct de acces electronic european pe portalul european e-justiție. Conform obiectivelor generale de sprijinire a transformării digitale a domeniilor de interes public, inițiativa abordează în mod direct obiectivele programului de promovare a accesului la justiție și de asigurare a desfășurării comunicațiilor electronice transfrontaliere în condiții securizate și fără întreruperi în interiorul sistemului judiciar și între sistemul judiciar și alte organisme competente în domeniul justiției civile și penale.

Costurile pentru statele membre vor fi destul de limitate: un total de 8 100 000 EUR pe an, și anume 300 000 EUR pe an pentru fiecare stat membru. În primii doi ani, costul instalării va fi de 100 000 EUR pe an pentru fiecare stat membru. Sunt incluse costurile echipamentelor și resursele umane necesare pentru configurarea acestora. Restul de 200 000 EUR este necesar pentru oferirea de asistență către un număr tot mai mare de utilizatori. Începând cu al treilea an nu mai există costuri de hardware și de instalare, ci doar costuri legate de asistența pentru utilizatori și de întreținerea sistemului. Aceste costuri sunt estimate la 300 000 EUR pe an. Sistemul e-CODEX este o soluție cu sursă deschisă care ar putea fi utilizată gratuit. Deși ar urma să suporte aceste costuri din bugetele lor naționale, statele membre pot totuși solicita sprijin financiar din partea UE în cadrul programelor de finanțare relevante, cum ar fi programul „Justiție” și instrumentele politicii de coeziune. Ar trebui subliniat, de asemenea, că unele state membre utilizează deja o versiune pilot a e-CODEX, pe care o pot reutiliza și folosi ca bază în scopurile nou-definite.

Instanțele și autoritățile competente care nu dispun de echipamente de videoconferință vor trebui să investească în achiziționarea unor astfel de echipamente, dacă intenționează să utilizeze posibilitatea de a organiza audieri la distanță.

5.ALTE ELEMENTE

• Planurile de punere în aplicare și măsurile de monitorizare, evaluare și raportare

În sensul prezentului regulament, sistemul informatic descentralizat va fi dezvoltat în continuare prin intermediul unor acte de punere în aplicare adoptate de Comisie. În actele de punere în aplicare vor fi prevăzute: