În Foaia de parcurs din decembrie 2012, Comisia a prezentat în mod detaliat modul în care intenționa să monitorizeze abordarea comună: în acest sens, a identificat o serie de inițiative pentru care erau necesare acțiuni din partea sa, și/sau din partea agențiilor, a statelor membre, a Parlamentului European și a Consiliului. Aceste inițiative reprezintă o transpunere directă în rezultate concrete a dispozițiilor abordării comune . Foaia de parcurs stabilește termene pentru acele rezultate care țin de responsabilitatea Comisiei (30 de inițiative) și evidențiază 5 inițiative pe care Comisia le consideră prioritare. În plus, foaia de parcurs semnalează cazurile în care cooperarea cu agențiile este necesară, precum și cazurile în care agențiile au început deja punerea în aplicare a abordării comune.

Revizuirea acordurilor privind nivelul serviciilor (SLA): Acordurile privind nivelul serviciilor încheiate între agenții și Oficiul de Administrare și Plată a Drepturilor Individuale (PMO) au fost renegociate, având drept rezultat condiții raționalizate, bazate pe o metodă transparentă de calcul al costurilor medii efective. O serie de alte acorduri privind nivelul serviciilor vor fi revizuite în viitor, în conformitate cu noile orientări.

Asistență în domeniul achizițiilor publice: au fost elaborate orientări suplimentare, în vederea participării, ori de câte ori este posibil să se obțină o eficiență sporită, a agențiilor la cererile de oferte și contracte lansate de Comisie. De asemenea, Comisia oferă agențiilor o asistență generală în acest domeniu. În special, Comisia oferă cursuri de formare personalizate în domeniul financiar agențiilor care au încheiat cu Comisia un acord privind nivelul serviciilor. De asemenea, Comisia pune la dispoziție funcția de asistență financiară, în cadrul căreia aproximativ o treime din întrebările legate de gestiunea financiară provin de la agenții. În plus, agențiile au acces, pe un site intranet special, la toate informațiile referitoare la achiziții și gestionarea contractelor.

Asistență în domeniul certificării conturilor anuale ale entităților: Articolul 208 alineatul (4) din Regulamentul financiar prevede că „Un auditor extern independent verifică prezentarea corespunzătoare în conturile anuale ale fiecăruia dintre organismele menționate”. În acest scop, Comisia a pus contractul-cadru pentru audit și control la dispoziția agențiilor. Întrucât fiecare agenție rămâne pe deplin responsabilă pentru contractul specific pe care l-a semnat, specificațiile au fost pregătite în strânsă colaborare cu Curtea de Conturi Europeană pentru a asigura coerența cu practicile Curții și valoarea adăugată a raportului furnizat de contractantul extern.

În ceea ce privește raționalizarea activităților internaționale ale agențiilor, au fost semnate sau sunt în curs de semnare acorduri de lucru între majoritatea direcțiilor generale partenere și agenții, pentru a asigura funcționarea agențiilor în limitele mandatului lor și ale cadrului instituțional, în special în acele cazuri în care dispozițiile relevante privind activitățile internaționale incluse în actele de instituire a agențiilor au un caracter mai general. Comisia va urmări acest proces.

În ceea ce privește chestiunea importantă a prevenirii și gestionării conflictelor de interese, Comisia a emis orientări în decembrie 2013. Comisia invită agențiile să adopte, fără întârziere, cadre corespunzătoare privind conflictele de interese, în conformitate cu aceste orientări. În acest sens, agențiile trebuie să stabilească un echilibru adecvat între gestionarea conflictelor de interese și menținerea capacității lor de a obține cea mai bună consultanță științifică posibilă. Comisia reamintește faptul că, având în vedere că agențiile sunt entități independente din punct de vedere juridic, acestea sunt singurele responsabile pentru modul în care gestionează problema conflictelor de interese în practică și, în special, pentru modul în care pun în aplicare și verifică să fie respectate principiile de bază în acest domeniu, precum și pentru raportarea cu privire la acest aspect.

În scopul de a favoriza schimbul de bune practici cu privire la schimbul de informații UE clasificate (IUEC), Comisia a înființat o rețea de funcționari ai agențiilor descentralizate ale UE cu responsabilități în materie de securitate. Rețeaua vizează organizarea, periodic (cel puțin o dată pe an), a unor întâlniri interactive care să servească drept platformă pentru un schimb exhaustiv de bune practici și de experiență cu privire la gestionarea IUEC, în general, și cu privire la schimbul de IUEC, în special. În plus, prin intermediul acordurilor existente privind nivelul serviciilor, Comisia acordă asistență mai multor agenții în alte domenii privind securitatea, cum ar fi emiterea legitimațiilor de serviciu, formare profesională în materie de securitate, consiliere privind protecția fizică a clădirilor etc.

c.Evaluări, audit și OLAF

Comisia continuă procesul de revizuire a orientărilor sale privind evaluările. Agențiile au contribuit la acest proces. Aceste orientări, care se aplică tuturor evaluărilor efectuate de serviciile Comisiei, vor sta la baza Manualului privind evaluările agențiilor, care a fost elaborat în cadrul Rețelei lor de dezvoltare a performanțelor.

În ceea ce privește stabilirea programului său de audit, Serviciul de Audit Intern (IAS) a adoptat o abordare privind evaluarea riscurilor la nivel de portofoliu. Fiecărei agenții i se atribuie un grad de risc pe baza unei serii de criterii definite. Gradele de risc atribuite entităților auditate sunt revizuite anual. Frecvența, tipul auditului și procesele vizate sunt stabilite în funcție de gradul de risc atribuit entității, la care se adaugă informații privind riscurile specifice la nivel de proces. În plus, se elaborează dispoziții adecvate care să asigure un grad minim de acoperire a auditului pentru entitățile care prezintă un risc mai scăzut. În ceea ce privește monitorizarea punerii în aplicare a recomandărilor, se insistă mai puțin pe exercițiul periodic/anual și mai mult pe acțiuni de monitorizare și urmărire continuă a punerii în aplicare a recomandărilor restante. În conformitate cu noua Cartă a Serviciului de Audit Intern (IAS) privind agențiile și alte organisme autonome, IAS întreprinde, după caz, acțiuni de cooperare și coordonare cu structurile de audit intern (IAC), în scopul asigurării unui grad optim de acoperire a auditului.

OLAF a organizat, în ianuarie 2014, două ateliere pentru agenții, pentru a le oferi un ghid suplimentar privind modul de pregătire, pas cu pas, a strategiei lor antifraudă. OLAF a acordat, de asemenea, ulterior, diferitor agenții, un sprijin personalizat. Până în prezent, Agenția Europeană pentru Controlul Pescuitului (EFCA), Centrul European pentru Dezvoltarea Formării Profesionale (Cedefop), Agenția Europeană de Siguranță a Aviației (AESA), Institutul European pentru Egalitatea de Șanse între Femei și Bărbați (EIGE), Autoritatea Europeană de Asigurări și Pensii Ocupaționale (EIOPA), Autoritatea Europeană pentru Valori Mobiliare și Piețe (ESMA) și Oficiul pentru Armonizare în cadrul Pieței Interne (OAPI) și-au adoptat deja propriile strategii antifraudă. Strategia antifraudă a Autorității Bancare Europene (ABE) este în curs de finalizare.

d.Managementul resurselor financiare și umane și procesul bugetar

În 2013, Parlamentul European, Consiliul și Comisia au convenit să instituie un grup de lucru interinstituțional privind resursele agențiilor în cadrul concilierii privind bugetul UE pe 2014. Astfel cum este prevăzut în cadrul financiar multianual (CFM) 2014-2020, cele trei instituții s-au angajat să reducă progresiv, cu 5 %, pe o perioadă de cinci ani, numărul angajaților tuturor instituțiilor, organismelor și agențiilor UE și au convenit asupra necesității unui control mai riguros și permanent cu privire la dezvoltarea agențiilor descentralizate, pentru a asigura o abordare coerentă. Grupul de lucru interinstituțional privind resursele agențiilor s-a întrunit de două ori în 2014 și se așteaptă să își continue activitatea până la sfârșitul anului 2017, când se preconizează că va fi adoptat bugetul pentru 2018 și că va fi atins obiectivul privind reducerea cu 5 % a efectivului de personal.

În urma adoptării noului Regulament financiar-cadru, instrumentul de programare referitor la managementul resurselor umane (Planul multianual privind politica în materie de personal) face parte din noul document unic de programare care include atât programele de lucru anuale și multianuale, cât și programarea resurselor umane și financiare. Acest nou instrument va fi utilizat de către agenții începând cu exercițiul de programare 2017. În plus, au fost elaborate noi orientări privind raportarea, cu scopul de a raționaliza cerințele în materie de raportare, prin coroborarea aspectelor legate de rapoartele în domeniul resurselor umane cu rapoartele financiare și rapoartele de activitate.

După consultări detaliate cu agențiile, serviciile Comisiei au publicat o serie de orientări în materie de indicatori de performanță adaptați pentru evaluarea rezultatelor obținute de directorii executivi ai agențiilor. Acești indicatori sunt parte integrantă a activității Parlamentului European și a Consiliului în cadrul procedurii de descărcare de gestiune aplicabilă agențiilor.

Ultima reformă a Statutului funcționarilor a permis o procedură simplificată în ceea ce privește aplicarea normelor de punere în aplicare la nivelul agențiilor. În plus, noile orientări elaborate de serviciile Comisiei pentru adoptarea normelor de punere în aplicare au dus la o simplificare sporită, ceea ce a permis să se economisească timp și resurse aferente acestui proces. De asemenea, au fost elaborate norme standard de punere în aplicare în materie de recrutare și carieră a personalului din agenții, în scopul de a se evita multiplicarea unor norme diferite, la nivelul agențiilor. Aceste norme au fost rezultatul colaborării dintre serviciile Comisiei și agenții.

În ceea ce privește anchetele administrative și procedurile disciplinare, serviciile Comisiei au lucrat în strânsă cooperare cu agențiile, în vederea creării, la nivelul agențiilor, a unei echipe de anchetatori în materie disciplinară. Acest lucru a presupus, de asemenea, organizarea unor cursuri de formare intensivă de către Comisie.

În fine, serviciile Comisiei vor continua să lucreze la elaborarea unui ghid referitor la planificarea internă și previzionarea veniturilor agențiilor, la baza căruia să stea bunele practici în materie, pentru a ajuta agențiile să-și reducă ratele de reportare și de anulare, acolo unde este cazul .

2.Revizuirea actelor de instituire a agențiilor

În 2014, Comisia a propus adaptarea actului de instituire a CEPOL la principiile stabilite în abordarea comună. De asemenea, propunerea ține seama de dispozițiile relevante din Regulamentul financiar-cadru revizuit. Această revizuire a fost necesară pentru a conferi CEPOL mandatul juridic adecvat și pentru a-i aloca resursele de care acesta are nevoie pentru realizarea activităților de formare prevăzute în Programul european de formare în materie de aplicare a legii. Propunerea este în conformitate cu decizia luată de colegiuitori privind mutarea sediului CEPOL la Budapesta. Propunerea inițială a Comisiei privind fuzionarea CEPOL cu Europol a fost respinsă de către colegiuitori.