13.

În conformitate cu cerinţele standardelor de calitate internaţionale (ISO 27001) şi cu standardele de control intern (ICS 10) adoptate de Comitetul bugetar al oficiului, acesta din urmă a instituit un plan de continuare a activităţii (BCP), care este, în prezent, prevăzut şi în Regulamentul financiar cadru pentru 2013. În noiembrie 2006, consiliile de conducere ale oficiului – Consiliul de administraţie şi Comitetul bugetar – au fost informate despre strategia OAPI, pe care au susţinut-o, bazată pe un scenariu la trei niveluri (nivelul 0: echipa de gestiune în caz de criză; nivelul 1: echipele responsabile cu informatica şi logistica, echipa de coordonare a recuperării şi echipa de comunicare globală; nivelul 2: echipe care îşi vor desfăşura activitatea în domeniul recuperării). În Statutul funcţionarilor este prevăzută plata unor indemnizaţii personalului care asigură permanenţa. Impactul bugetar al plăţii acestor indemnizaţii este inclus într-o linie bugetară specifică, actualizată (în funcţie de nevoile organizaţiei) şi este adoptat anual în buget. Planul de continuare a activităţii a fost stabilit în urma unui studiu de impact aprofundat, realizat cu concursul unor consultanţi externi, şi acoperă TOATE activităţile oficiului. Oficiul are 25 de roluri acoperite în mod permanent de angajați care asigură permanența, iar plăţile efectuate în 2013 s-au ridicat la 4 02 458 de euro. Motivele pentru care a fost pusă în aplicare o structură atât de solidă în cadrul planului de continuare a activităţii sunt următoarele: Oficiul are o mare expunere şi vizibilitate faţă de părţile sale interesate şi are obligaţia de a asigura un serviciu electronic operaţional permanent (24/7) şi de a oferi un răspuns imediat utilizatorilor săi. Indisponibilitatea sistemului informatic ar avea un impact semnificativ asupra continuităţii activităţii. De aceea, continuitatea activităţii este esenţială în cadrul oficiului şi implică toate departamentele [vizibilitatea activităţilor, precum cooperarea cu statele membre şi în contextul Observatorului, interacţiunea cu oficiul de la Bruxelles, asistenţa acordată personalului care munceşte la distanţă, garantarea unei bune funcţionări a colectării taxelor (sistem informatic automatizat utilizat de întregul oficiu) şi, în cele din urmă, implicarea personalului responsabil de achiziţii, care joacă un rol predeterminat de centralizare (gestionarea tuturor dosarelor economice) în caz de dezastru]. Având în vedere mărimea şi mediul internaţional al furnizorilor noştri, cantitatea documentaţiei formale este foarte mare şi depinde extrem de mult de sistemul informatic. În opinia noastră, aceste motive justifică diferenţele constatate faţă de alte agenţii. Oficiul a recurs deja la schimburile de asigurare a permanenţei de două ori de la înfiinţarea sa, ultima dată în legătură cu introducerea noului său site. Cuantumul indemnizaţiilor plătite în 2013 personalului care are obligaţia de a asigura permanenţa reprezintă mai puţin de 0,5 % din totalul cheltuielilor de la titlul I. Aceste costuri reprezintă, de asemenea, o sumă mai mică decât cea a veniturilor dintr-o zi lucrătoare, încasate prin intermediul serviciilor online ale oficiului. Oficiul va lua în considerare observaţia formulată de Curtea de Conturi în cadrul reviziei anuale a proceselor, procedurilor şi sistemelor sale, în vederea unei îmbunătăţiri continue a acestora.