[pic] | COMISIA COMUNITĂŢILOR EUROPENE |

Bruxelles, 12.11.2008

COM(2008) 692 final

COMUNICARE A COMISIEI CĂTRE CONSILIU ŞI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN

Conturile bancare extrabugetare ale fostului magazin Economat al Comisiei

COMUNICARE A COMISIEI CĂTRE CONSILIU ŞI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN

Conturile bancare extrabugetare ale fostului magazin Economat al Comisiei

1. INTRODUCERE

Până în anul 2000, conturile magazinului personalului (denumit în continuare „economat”) erau gestionate în afara bugetului iar conturile utilizate erau deschise la o bancă privată. Funcționarea economatului era supravegheată de CPRE „Comisia paritară - restaurante și economate”. Liniile bugetare obișnuite și sistemele bugetar-contabile din acea perioadă au fost considerate inadecvate gestiunii financiare a unei structuri generatoare de venituri care desfășura activități zilnice cum ar fi comenzi, livrări, plăți și recuperări.

De-a lungul anilor, economatul a generat un excedent de exploatare care s-a acumulat în conturile bancare și datorită faptului că, în special la început, când funcționarea economatului era gestionată de administrație, acesta era scutit de la plata unei chirii sau a utilităților iar o parte din personal și sprijinul administrativ erau alocate gratuit acestei activități.

În 2002, Comisia a decis schimbarea structurii operaționale a economatului și, în urma unei licitații, exploatarea acestuia a fost subcontractată societății Delhaize în schimbul unei taxe. Când Delhaize a demarat activitatea de exploatare a economatului, stocul magazinului a fost vândut societății Delhaize iar veniturile generate au fost depuse, de asemenea, în aceleași conturi bancare.

De atunci, sumele din conturile bancare respective au continuat să acumuleze dobândă iar suma disponibilă în prezent este de ordinul a 2,7 MEUR.

2. EFECTELE MăSURILOR LUATE ÎN CONTEXTUL CRIZEI ESTAT

Ca urmare a crizei ESTAT, contabilul Comisiei a luat inițiativa, în vara anului 2005, de a face un inventar al tuturor conturilor bancare care nu au fost deschise de către acesta și în care erau depuse fonduri comunitare, cu scopul de a pune punct acestei situații anormale.

În acest context, contabilul a decis că era necesar fie ca sumele respective să fie transferate la buget în cazul în care nu era justificată existența contului, fie ca acele conturi să fie integrate în perimetrul contabil al Comisiei dacă era necesară menținerea lor.

În ceea ce privește conturile fostului economat (un cont de economii și unul curent), situația era clară: existența lor nu mai era justificată și, prin urmare, acestea trebuiau închise iar sumele transferate la bugetul Comunității.

Conturile sunt deschise la banca FORTIS și prezintă următoarele solduri (la data de 30 iunie 2008):

- FORTIS 210-0339286-32 27 532 EUR

- FORTIS 047-0610357-16 2 705 824 EUR

reprezentând un total de 2 733 356 EUR. Aceste conturi sunt administrate în comun de OIB și DG BUDG iar dreptul de semnătură aferent este deținut de mai mulți funcționari din cadrul DG BUDG.

3. PRINCIPII GENERALE PRIVIND UTILIZAREA FONDURILOR

Luând în considerare proveniența sumelor aflate în conturile respective, și anume un excedent de exploatare provenit, în special, dintr-o activitate care a implicat cheltuieli efectuate de către membrii personalului și familiile acestora, DG ADMIN a fost invitată să identifice mai multe proiecte care să îndeplinească următoarele condiții:

- să fie bazate pe un principiu compatibil cu comentariul bugetar al liniilor bugetare existente;

- să fie de natură socială și să aducă avantaje directe sau indirecte personalului;

- să nu necesite decât o investiție unică, fără cheltuieli de monitorizare în anii următori pentru resurse bugetare sau umane.

4. PROIECTE SPECIFICE PROPUSE: PROCESUL DECIZIONAL

În septembrie 2006, DG ADMIN a elaborat o primă listă de proiecte iar pe 6 noiembrie 2006, a cerut opinia COPAS. Acesta din urmă a examinat cererea și lista de proiecte propuse și a emis un aviz către DG ADMIN la 2 mai 2007. COPAS nu a emis doar un aviz pozitiv sau negativ privind proiectele propuse, ci a sugerat și alte proiecte în vederea examinării.

La 15 mai 2007, vicepreședintele Parlamentului European, dl Onesta, a prezentat DG ADMIN un proiect de renovare completă a centrului de fitness al PE și a dat explicații privind abordarea contractuală preconizată, care consta din subcontractarea exploatării centrului către o parte terță, selecționată în urma unei proceduri de achiziție publică, în schimbul unei taxe și pe baza unui sistem de participare la beneficii, acestea urmând să fie redistribuite instituțiilor participante. DG ADMIN și-a exprimat interesul de principiu, așteptând primirea de informații suplimentare și a trimis domnului Onesta o listă de întrebări la 6 iunie 2007. La 24 septembrie 2007, DG ADMIN a primit din partea serviciului administrativ al PE informații suplimentare, un răspuns parțial la întrebările adresate și o cerere de clarificare a poziției direcției privind o eventuală participare. În urma licitației încheiate cu succes, menționată în secțiunea 5 de mai jos, au fost obținute informații suplimentare.

În iunie 2008, DG ADMIN a stabilit o listă definitivă incluzând patru proiecte: unul de pe lista inițială, care primise avizul pozitiv al COPAS, două proiecte propuse chiar de către COPAS și proiectul împreună cu PE. Acesta din urmă a fost prezentat COPAS la 6 iunie 2008 și CLP la 24 iunie.

5. PROIECTELE: CE VIZEAZă ACESTEA șI CÂT COSTă?

Tabelul de mai jos prezintă cele patru proiecte și sumele prevăzute a fi alocate acestora.

O scurtă descriere a fiecărui proiect și o estimare a sumelor implicate sunt menționate în anexa 1. În anexa 2 este prezentată o listă a proiectelor respinse, cu o scurtă descriere a motivelor care au stat la baza respingerii lor.

Scurtă descriere a proiectului | Suma estimată |

Sprijinirea integrării copiilor cu handicap în creșe și grădinițe | 100 000 |

Renovarea centrului din Overijse | 500 000 |

Infrastructură pentru confortul la locul de muncă | 600 000 |

Contribuție pentru centrul de fitness al PE | 1 500 000 |

Total | 2 700 000 |

Toate cele patru proiecte țin de domeniul cheltuielilor sociale în beneficiul personalului. În ceea ce privește centrul de fitness, trebuie menționat faptul că sănătatea fizică este un element esențial al confortului membrilor personalului și, de asemenea, că sistemul de participare la beneficii, prezentat pe scurt în anexa 1, va genera venituri alocate pentru linia bugetară „activități sociale” pe bază anuală, ceea ce va duce la o creștere a resurselor disponibile pentru această activitate.

Proiectul împreună cu PE prezintă anumite riscuri legate de viabilitatea economică a proiectului și ipotezele analizei rentabilității. Deși aceste riscuri sunt suportate în principal de contractant, sistemul de participare la beneficii nu va produse rezultate decât în funcție de succesul comercial al proiectului. Este deja o certitudine faptul că un important operator din acest domeniu, selectat în urma unei licitații, a acceptat semnarea unui contact cu PE. Comisia nu are responsabilitate directă în niciun moment, atât în faza de construcție sau echipare, cât și în cea de exploatare propriu zisă a proiectului. De fapt, Comisia și Parlamentul European vor semna un acord administrativ stabilind ansamblul drepturilor (condiții de acces identice pentru personalul Comisiei și cel al Parlamentului și sistemul de participare la beneficii) și obligațiilor Comisiei (transferul fondurilor).

6. FINALIZAREA OPERAțIUNII DE LICHIDARE A CONTURILOR BANCARE

Aprobarea abordării prezentate și a celor patru proiecte determină utilizarea acestor credite care constituie venituri alocate în temeiul articolului 18 alineatul (1) litera (e) din regulamentul financiar.

7. CONCLUZII

Comisia:

- aprobă utilizarea fondurilor acumulate de fostul economat pentru proiecte care intră în categoria activităților sociale în beneficiul personalului;

- aprobă cele patru proiecte menționate mai sus;

- aprobă sumele estimate a fi alocate fiecăruia din cele patru proiecte și lasă în sarcina ordonatorului de credite competent determinarea mecanismelor detaliate de punere în aplicare și modificările finale;

- solicită DG ADMIN, în colaborare cu Serviciul Juridic, să negocieze un acord administrativ cu Parlamentul European privind participarea Comisiei la proiectul de renovare a centrului de fitness al PE.

ANEXA 1

Conturile bancare extrabugetare ale fostului magazin Economat al Comisiei

Proiectele

8. SPRIJINIREA INTEGRăRII COPIILOR CU HANDICAP ÎN CREșE șI GRăDINIțE

8.1. Descriere

Creșele și grădinițele primesc în mod regulat copii cu nevoi speciale.

Prin „nevoi speciale” se înțeleg diferite forme de handicap: dificultăți comportamentale precum și diverse forme de handicapuri fizice sau mentale. Cu toate acestea, decizia de acceptare sau nu a unui copil cu handicap depinde de mai mulți factori iar fiecare situație va fi evaluată de la caz la caz, cu participarea unui pediatru, a unor psihopedagogi, a administrației creșelor sau grădinițelor și a părinților. Decizia finală va fi luată în funcție de fiecare caz și se va ține seama de nevoile proprii ale copilului, de cele ale grupului de copii din care acesta va face parte, de infrastructura și resursele interne precum și de necesitatea de a lucra în parteneriat cu echipe specializate externe.

În cazul unei decizii pozitive, situația este evaluată în mod regulat și se poate decide reorientarea copilului către o structură mai adecvată în cazul în care toate părțile implicate estimează că grădinița sau creșa nu mai răspund nevoilor acestuia.

Pentru integrarea eficientă a copiilor cu nevoi speciale este necesară o formare corespunzătoare a echipelor educaționale precum și materiale de studiu adaptate nevoilor acestora.

8.2. Estimarea sumei și calendarul indicativ

Rubrica | Cost (EUR) |

Echipamente și jucării | 20 000 |

Formare profesională specială pentru 195 de membri ai personalului și materiale corespunzătoare (cărți, înregistrări video, etc.) | 80 000 |

Total | 100 000 |

Atât comandarea echipamentelor cât și formarea profesională pot fi efectuate în 2008 deoarece există contractele-cadru necesare.

8.3. Linia bugetară

Venituri: 590

Cheltuieli: 26.01.50.04 – Cooperare interinstituțională în domeniul social

Serviciul ordonator: DG ADMIN

9. ÎMBUNăTățIREA INFRASTRUCTURII SPORTIVE șI RECREATIVE DIN OVERIJSE

9.1. Descriere

Personalul instituțiilor europene și familiile acestora doresc o mai bună utilizare a Centrului sportiv interinstituțional în aer liber din Overijse. Comitetul personalului a subliniat încă o dată acest lucru cu ocazia evaluării situației generale a politicii sociale, desfășurate în iunie 2008. A fost propusă înlocuirea terenului de sport și de fotbal existent cu un teren sintetic multisportiv, de ultimă generație și echiparea centrului sportiv astfel încât să poată fi utilizat indiferent de vreme, în orice moment al zilei si anotimp, încurajând astfel utilizarea infrastructurii interioare și exterioare a centrului de către familiile membrilor personalului, precum și de către grupuri de colegi, cercuri recreative și pensionari.

În final, se va acorda o atenție specială facilităților de acces și de primire, precum și instalațiilor sanitare adaptate pentru persoanele cu handicap.

9.2. Estimarea sumei și calendarul indicativ

Costul acestui proiect a fost estimat de serviciile tehnice ale OIB la suma de 500 000 EUR. Datorită timpului necesar pentru obținerea autorizațiilor și permiselor locale, sumele pot fi folosite doar în perioada 2009 – 2010.

9.3. Linia bugetară

Venituri: 590

Cheltuieli: 26.01.22.03 - Cheltuieli aferente imobilelor din Bruxelles

Serviciul ordonator: OIB

10. INFRASTRUCTURă PENTRU CONFORTUL LA LOCUL DE MUNCă

10.1. Descriere

Personalul Comisiei și, în special, cercurile recreative, ar dori să poată utiliza cele două săli polivalente, situate la subsolul clădirii VM2 care găzduiește, de asemenea, Foaierul. Spațiul a fost anterior utilizat, în special, pentru arhive și necesită lucrări ample de renovare. Este posibilă crearea unei săli mari, de 290 m², care ar putea fi utilizată pentru exerciții de tip cardio, acestea necesitând mai mult spațiu și o sală mai mică, de 100 m², pentru activități cu grupe mai mici. Vor exista, de asemenea, dușuri și vestiare. În prezent, multe din cercurile recreative trebuie să închirieze spații din sectorul privat sau de la comune. Disponibilitatea acestor săli polivalente ar avea, de asemenea, un efect pozitiv asupra folosirii Foaierului și ar răspunde politicii Comisiei privind confortul la locul de muncă.

10.2. Estimarea sumei și calendarul indicativ

Costul acestui proiect a fost estimat de serviciile tehnice ale OIB la suma de 600 000 EUR.

10.3. Linia bugetară

Venituri: 590

Cheltuieli: 26.01.22.03 - Cheltuieli aferente imobilelor din Bruxelles

Serviciul ordonator: OIB

11. CONTRIBUțIE PENTRU CENTRUL DE FITNESS AL PE

11.1. Descriere

Obiectivul proiectului global îl constituie renovarea și extinderea spațiului existent „pentru gimnastică și fitness” (1 375 m²) al Parlamentului European prin adăugarea unui spațiu „acvatic și de relaxare” (925 m²), echiparea acestuia și încredințarea exploatării sale către un contractant extern în schimbul:

- plății unei taxe fixe (fixată la 300 000 EUR în urma licitației);

- unei părți din profiturile excepționale (începând de la 10% din profituri între 100 000 și 200 000 EUR până la 50% din profiturile peste 500 000 €);

- unor condiții de acces și de înscriere pentru personalul Comisiei identice celor de care beneficiază personalul Parlamentului.

Comisia va participa la cheltuielile pentru construcție și echipare prin transferarea unei părți din fondurile fostului economat în bugetul operațional al PE.

Ca urmare a acestei participări, o parte pro rata din beneficiile generate în acest mod va fi inclusă în bugetul administrativ al Comisiei ca și venituri alocate pentru linia bugetară „activități sociale” și va contribui la alte cheltuieli consacrate obiectivelor sociale.

11.2. Estimarea sumei și calendarul indicativ

Suma este determinată printr-o decizie politică privind nivelul de participare. Suma propusă de 1 500 000 EUR corespunde la aproximativ 30% din costul estimat al proiectului, astfel cum a fost aprobat de Biroul PE.

Contractantul însărcinat cu exploatarea centrului a fost selecționat în urma unei licitații și, de asemenea, a fost lansată licitația pentru lucrările de renovare, în vedere finalizării acestora până la sfârșitul lui 2009.

Cu toate acestea, suma propriu-zisă ar putea fi deja transferată Parlamentului European în 2008, în funcție de data semnării acordului administrativ.

11.3. Linia bugetară

Venituri: 590

Cheltuieli:

- Pentru contribuția către PE : 26.01.50.04 – Cooperare interinstituțională în domeniul social

- Pentru veniturile alocate anuale : 26.01.50.04 – Cooperare interinstituțională în domeniul social

Serviciul ordonator: DG ADMIN

ANEXA 2

Conturile bancare extrabugetare ale fostului magazin Economat al Comisiei

Proiectele respinse

12. UN CENTRU DE FITNESS AL COMISIEI

Sumele disponibile sunt insuficiente pentru modificarea și echiparea unui spațiu existent în vederea transformării acestuia într-un centru de fitness viabil din punct de vedere comercial. Deoarece acest lucru este valabil pentru întreaga sumă, se aplică cu atât mai mult pentru o parte din aceasta, din moment ce trebuie selectate și alte proiecte.

13. RENOVAREA BUFETELOR CU AUTOSERVIRE șI A RESTAURANTELOR

Reprezentanții personalului au estimat că aceste cheltuieli trebuiau acoperite din resursele bugetare curente ale OIB iar argumentul lor a fost acceptat.

14. INSTALAREA DE DUșURI PENTRU ANGAJAțII CARE SE DEPLASEAZă CU BICICLETA

Reprezentanții personalului au estimat că aceste cheltuieli trebuiau acoperite din resursele bugetare curente ale OIB iar argumentul lor a fost acceptat.

15. DESCHIDEREA DE AGENțII LOCALE DE OCUPARE A FORțEI DE MUNCă ÎN PRINCIPALELE CLăDIRI ALE COMISIEI

Aceste agenții distribuie cecuri servicii, prin intermediul cărora pot fi achiziționate servicii menajere în mod legal, fără a apela la cele de pe piața neagră sau gri.

O astfel de agenție are nevoie de un spațiu, de echipamente și personal și, prin urmare, antrenează costuri ulterioare, ceea ce încalcă unul din criteriile stabilite și anume, să nu necesite decât o investiție unică, fără cheltuieli de monitorizare.

16. ACHIZIțIONAREA SPITALULUI ETTERBEEK

După achiziționare, spitalul urma să fie transformat într-un centru polivalent care să includă un centru pentru persoanele în vârstă și cele cu handicap, o creșă, o grădiniță și să pună la dispoziție spații pentru cercurile recreative.

Funcționarea unui asemenea centru ar necesita, cu certitudine, cheltuieli anuale considerabile, ceea ce încalcă unul din criteriile stabilite și anume, să nu necesite decât o investiție unică, fără cheltuieli de monitorizare.

17. REZERVAREA DE LOCURI PENTRU ADULțII CU HANDICAP AFLAțI ÎN ÎNTREțINERE

Prin intermediul unei contribuții de tip subvenție, acordată fie unor instituții individuale, fie agențiilor responsabile din Bruxelles și din cele trei comunități (flamandă, franceză și germană), angajații instituțiilor europene, în activitate sau la pensie, ar fi beneficiat de o formă de prioritate pentru adulții cu handicap aflați în întreținere.

Deși promițător la început, proiectul nu a putut fi pus în aplicare ulterior, în special din cauza reticenței autorităților belgiene de a accepta propunerea Comisiei.