DECIZIA (UE) 2017/2285 A COMISIEI

din 6 decembrie 2017

de modificare a ghidului utilizatorului care stabilește etapele necesare participării la EMAS, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European și al Consiliului privind participarea voluntară a organizațiilor la un sistem comunitar de management de mediu și audit (EMAS)

[notificată cu numărul C(2017) 8072]

(Text cu relevanță pentru SEE)

COMISIA EUROPEANĂ,

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizațiilor la un sistem comunitar de management de mediu și audit (EMAS) și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 și a Deciziilor 2001/681/CE și 2006/193/CE ale Comisiei (1), în special articolul 46 alineatul (5),

întrucât:

ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:

Articolul 1

Anexa la Decizia 2013/131/UE a Comisiei (2) se înlocuiește cu textul din anexa la prezenta decizie.

Articolul 2

Prezenta decizie se adresează statelor membre.

(1) JO L 342, 22.12.2009, p. 1.

(2) Decizia 2013/131/UE a Comisiei din 4 martie 2013 de instituire a ghidului utilizatorului care stabilește etapele necesare participării la EMAS, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European și al Consiliului privind participarea voluntară a organizațiilor la un sistem comunitar de management de mediu și audit (EMAS) (JO L 76, 19.3.2013, p. 1).

ANEXĂ

ANEXA I I. INTRODUCERE Încurajarea tuturor tipurilor de organizații să utilizeze sisteme de management de mediu și să reducă impactul acestora asupra mediului reprezintă un obiectiv al politicii de mediu a UE. Sistemele de management al mediului reprezintă unul dintre posibilele instrumente destinate societăților și altor organizații în vederea îmbunătățirii performanței de mediu a acestora, economisind energie și alte resurse. În special, UE ar dori să încurajeze participarea organizațiilor la sistemul comunitar de management de mediu și audit (EMAS), care este un instrument de gestionare destinat societăților și altor organizații în vederea evaluării, raportării și îmbunătățirii performanței de mediu a acestora. EMAS a fost creat în 1993 și a evoluat de-a lungul timpului. Regulamentul EMAS (1), a cărui ultimă revizuire datează din 2009, enunță temeiul juridic al sistemului. Prezentul ghid al utilizatorului EMAS a fost elaborat în conformitate cu cerințele articolului 46 alineatul (5) din Regulamentul EMAS. Prezentul document urmărește să furnizeze sfaturi clare și simple pentru organizațiile interesate de EMAS. Acesta este destinat să ofere instrucțiuni pas cu pas, care sunt ușor de urmărit. Ghidul prezintă principalele elemente și demersuri care trebuie întreprinse de către o organizație care intenționează să participe la sistem. Documentul își propune să crească numărul organizațiilor care adoptă sistemul de management EMAS prin facilitarea aderării acestora la sistem. De asemenea, este important să se aibă în vedere obiectivul general al regulamentului european, care este de a armoniza punerea în aplicare în toate statele membre și de a crea un cadru legislativ comun. În ceea ce privește aspectele legate de EMAS global, se face trimitere la Decizia 2011/832/UE a Comisiei (2) din 7 decembrie 2011 privind un ghid pentru înregistrarea colectivă la nivelul UE, înregistrarea organizațiilor din țări terțe și înregistrarea globală în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1221/2009. II. CE ESTE SISTEMUL DE MANAGEMENT DE MEDIU ȘI AUDIT (EMAS)? EMAS este un instrument voluntar aflat la dispoziția oricărei organizații care își desfășoară activitatea în orice sector economic din interiorul sau din afara Uniunii Europene și care dorește: — să își asume responsabilități economice și în materie de protecție a mediului; — să își îmbunătățească performanța de mediu; — să comunice rezultatele sale de mediu societății și părților interesate, în general. Mai jos sunt prezentate etapele care trebuie parcurse pentru înregistrarea în sistem și implementarea acestuia. Organizațiile care se înregistrează în sistemul EMAS trebuie: — să facă dovada respectării legislației privind protecția mediului; — să își ia un angajament privind îmbunătățirea continuă a performanțelor lor de mediu; — să demonstreze că au un dialog deschis cu toate părțile interesate; — să implice angajații în îmbunătățirea performanței de mediu a organizației; — să publice și să actualizeze o declarație de mediu EMAS validată, destinată comunicării externe. Organizațiile trebuie să îndeplinească și alte cerințe suplimentare: — să efectueze o analiză de mediu (inclusiv să identifice toate aspectele de mediu directe și indirecte); — să se înregistreze pe lângă un organism competent după verificarea cu succes a organizației lor. Odată înregistrate, organizațiile au dreptul să utilizeze sigla EMAS. III. COSTURILE ȘI AVANTAJELE PUNERII ÎN APLICARE A EMAS În general, sistemele de management de mediu, precum EMAS, ajută organizațiile să își îmbunătățească eficiența resurselor, să își reducă riscurile și să dea un exemplu prin publicarea unei declarații de bune practici. Costurile de punere în aplicare a unui sistem sunt compensate de economiile făcute. Avantaje A fost efectuat un studiu (3) privind costurile și avantajele înregistrării în cadrul EMAS. A fost realizat un sondaj, iar respondenților li s-a solicitat să selecteze dintr-o anumită listă impacturile care s-au dovedit a fi cele mai pozitive. „Economisirea de energie și de resurse” sa regăsit în vârful clasamentului (21 %), astfel cum reiese din figura 1. Acesta a fost urmat de „Reducerea incidentelor negative” (18 %) și de „Relații mai bune cu părțile interesate” (17 %). Figura 1 Avantajele punerii în aplicare a EMAS (% din toate răspunsurile) Mai multe economii realizate prin sporirea eficienței Avantajul legat de „Economisirea de energie și resurse” s-a clasat pe primul loc. Pentru organizațiile de toate dimensiunile, au existat dovezi că numai economiile în materie de energie au depășit costurile anuale de întreținere a EMAS. Acest lucru sugerează că organizațiile mai mari ar trebui să fie capabile să recupereze ușor costurile de punere în aplicare a EMAS. Reducerea incidentelor negative Acest avantaj s-a clasat pe locul al doilea. Au fost avuți în vedere mai mulți factori, cum ar fi incidența mai scăzută a încălcărilor legislației de mediu. În mod evident, există o corelație între acest avantaj și îmbunătățirea relațiilor cu autoritățile de reglementare. Îmbunătățirea relațiilor cu părțile interesate Organizațiile au estimat că îmbunătățirea relațiilor cu părțile interesate constituie un avantaj considerabil, în special în cazul administrației publice și al întreprinderilor din sectorul serviciilor. Mai multe oportunități de piață Înregistrarea în EMAS poate îmbunătăți mediul de afaceri. Ea poate contribui la menținerea actualilor clienți și la cucerirea unor piețe noi. Pentru achizițiile publice, aplicarea unui sistem de management de mediu EMAS poate constitui un avantaj. Deși organizațiile implicate în achizițiile publice nu pot solicita în mod explicit ofertanților să fie înregistrați în cadrul sistemului EMAS, societățile care sunt înregistrate pot demonstra astfel că dispun de mijloacele tehnice necesare pentru a îndeplini cerințele contractuale de management de mediu. În plus, organizațiile își pot încuraja furnizorii să adopte un sistem de management de mediu în cadrul propriei lor politici de mediu. Înregistrarea în cadrul sistemului EMAS poate simplifica procedurile interne între întreprinderi pentru ambele părți. Simplificare normativă Organizațiile înregistrate în cadrul sistemului EMAS pot beneficia de o simplificare normativă. Pot exista beneficii pentru societățile din sectoarele de producție, acestea putând obține avantaje în temeiul legislației privind prevenirea și controlul integrat al poluării (4). Mai multe state membre oferă, de asemenea, avantaje organizațiilor înregistrate în EMAS în raport cu actele cu putere de lege și normele administrative de mediu naționale și regionale. Astfel de avantaje pot, de exemplu, să constea într-o simplificare a obligațiilor de raportare; mai puține inspecții, taxe mai reduse pentru deșeuri și termene mai lungi pentru reînnoirea autorizațiilor. Printre exemple se numără: o reducere cu 50 % a taxelor pentru deșeuri; o reducere cu 2030 % a taxelor pentru procedurile de acordare a licențelor; o reducere de până la 100 % a taxelor de monitorizare și de punere în aplicare în temeiul legislației naționale, o reducere cu 30 % a taxelor pentru serviciile publice furnizate de agențiile guvernamentale, o reducere cu 30 % a taxelor pentru procedurile de acordare a licențelor privind apa de suprafață, pentru permisele de extragere a apei subterane și pentru procedurile de acordare a licențelor privind depozitele de deșeuri. Există, de asemenea, avantaje în ceea ce privește gestionarea monitorizării și a manipulării unor substanțe chimice periculoase, obligațiile privind eliminarea deșeurilor (scutire de obligația de a demonstra existența unor măsuri de supraveghere tehnică), precum și monitorizarea emisiilor de gaze cu efect de seră. Costuri și avantaje Întreprinderile ar trebui să considere înregistrarea EMAS drept o investiție. Punerea în aplicare a EMAS presupune costuri interne și externe, cum ar fi serviciile de consultanță, resursele umane necesare pentru a pune în aplicare și a da curs măsurilor, inspecții, taxe de înregistrare etc. Costurile și avantajele reale variază mult în funcție de, spre exemplu, dimensiunea și activitățile organizației, situația actuală privind practicile de gestionare de mediu, țara în cauză etc. Dar, în general, EMAS permite realizarea unor economii semnificative. Diverse studii au arătat că organizațiile recuperează costurile de punere în aplicare prin creșterea veniturilor într-un timp relativ scurt, și anume între unul și doi ani în majoritatea cazurilor (5), (6), (7), (8), (9). Tabelul 1 Costurile și economiile anuale potențiale obținute prin sporirea eficienței în EMAS (10) (EUR) Dimensiunea organizației (11) Economii anuale potențiale obținute prin sporirea eficienței Costurile aferente primului an de punere în aplicare (12) a EMAS Costuri anuale ale EMAS (13) Microorganizație 3 000 -10 000 22 500 10 000 Organizație mică 20 000 -40 000 38 000 22 000 Organizație medie Până la 100 000 40 000 17 000 Organizație mare Până la 400 000 67 000 39 000 Datele privind „economiile anuale potențiale obținute prin sporirea eficienței” se bazează numai pe economiile de energie. Nu există date disponibile privind economiile în materie de utilizare eficientă a resurselor. Sursa:„Costs and Benefits of EMAS to Registered Organisations”, studiu pentru Comisia Europeană, 2009. Ghidul EMAS pentru organizațiile mici (14) („The EMAS Toolkit for small organisations”) oferă multe alte exemple de economii în materie de cost-beneficiu. În ansamblu, microorganizațiile și organizațiile mici trebuie să suporte costuri fixe și costuri externe proporțional mai mari decât organizațiile medii sau mari, având în vedere că acestea din urmă beneficiază de economii de scară, cu o proporție mai mare a costurilor suportate la nivel intern de către serviciile de mediu și mai puține costuri externe, deoarece acestea au mai puțină nevoie de consultanți. Cu toate acestea, chiar și organizațiile foarte mari sunt sfătuite să examineze în detaliu costurile de punere în aplicare. EMAS și sistemele de management al energiei, cum ar fi EN 16001 și ISO 50001 sunt destul de asemănătoare. Având în vedere că gestionarea utilizării de energie face parte din EMAS, organizațiile înregistrate în EMAS își îmbunătățesc deja eficiența energetică; în consecință, ele îndeplinesc majoritatea cerințelor standardelor EN 16001 și ISO 50001. Prin urmare, această situație poate duce, de asemenea, la reducerea costurilor. Organizațiile care au în vedere înregistrarea în EMAS ar trebui să țină seama, de asemenea, de sprijinul tehnic și financiar sau de subvențiile oferite de statele membre, autoritățile naționale, regionale sau locale și de organismele competente EMAS. IV. REGULAMENTUL EMAS Sistemul EMAS a fost instituit prin Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 (cunoscut, de asemenea, sub denumirea „EMAS III”) și este direct aplicabil în toate statele membre. 1. CONSIDERAȚII GENERALE 1.1. DOMENIUL DE APLICARE Începând cu 2001, orice organizație publică sau privată poate pune în aplicare EMAS. Odată cu EMAS III, sistemul este, de asemenea, accesibil și organizațiilor din afara Europei sau societăților europene care își desfășoară activitatea în țări din afara Europei. Cu privire la acest ultim aspect, există orientări specifice privind înregistrarea colectivă la nivelul UE, înregistrarea organizațiilor din țări terțe și înregistrarea globală. „«Organizație» înseamnă o societate comercială, o corporație, o firmă, o întreprindere, o autoritate sau o instituție, situată în interiorul sau în exteriorul Comunității, sau o parte sau o combinație a acestora, având sau nu personalitate juridică, de drept public sau privat, care își are propria structură de funcționare și administrativă.” EMAS poate fi pus în aplicare într-unul, în mai multe sau în toate amplasamentele care aparțin unor organizații private sau publice în orice sector de activitate (15). Un amplasament este cea mai mică entitate care poate fi înregistrată. „«Amplasament» înseamnă un spațiu geografic determinat, aflat sub controlul managerial al unei organizații acoperind activități, produse și servicii, inclusiv totalitatea infrastructurilor, echipamentelor și materialelor; un amplasament este cea mai mică entitate care poate fi luată în considerare pentru înregistrare.” Prin „spațiu geografic determinat” ar trebui să se înțeleagă: „o continuitate fizică în ceea ce privește terenurile, clădirile, echipamentele sau infrastructurile, întreruptă eventual de elemente externe, cu condiția ca această continuitate funcțională și organizațională a activităților să fie asigurată.” 1.2. CERINȚE Procedura generală de punere în aplicare a EMAS poate fi rezumată după cum urmează: 1. organizația ar trebui să înceapă să efectueze o analiză de mediu, o analiză inițială a tuturor activităților desfășurate de organizație, pentru a identifica aspectele de mediu directe și indirecte relevante, precum și legislația de mediu aplicabilă; 2. în continuare, trebuie pus în aplicare un sistem de management de mediu în conformitate cu cerințele standardului EN ISO 14001 (anexa II la Regulamentul EMAS); 3. sistemul trebuie să fie verificat prin efectuarea unor audituri interne și a unei analize efectuate de conducere; 4. organizația întocmește o declarație de mediu EMAS; 5. analiza de mediu și sistemul de management de mediu sunt verificate și declarația este validată de către un verificator EMAS acreditat sau autorizat; 6. după verificare, organizația depune o cerere de înregistrare la organismul competent. În conformitate cu articolul 46 din Regulamentul EMAS, Comisia Europeană elaborează în prezent „documente de referință sectoriale” (16) (DRS) pentru o serie de sectoare prioritare, în consultare cu statele membre și cu alte părți interesate. Fiecare document include următoarele elemente: — cele mai bune practici de management de mediu; — indicatori de performanță de mediu pentru sectoarele specifice vizate; — dacă este cazul, parametri de excelență și sisteme de clasificare care să identifice nivelurile de performanță de mediu. În cazul în care sunt disponibile DRS pentru sectorul lor specific, organizațiile înregistrate în EMAS trebuie să le ia în considerare la două niveluri diferite: 1. atunci când elaborează și pun în aplicare propriul sistem de management de mediu, având în vedere analizele de mediu [articolul 4 alineatul (1) litera (b)]; 2. atunci când pregătesc declarația de mediu [articolul 4 alineatul (1) litera (d) și articolul 4 alineatul (4)]. Participarea la EMAS este un proces continuu. De fiecare dată când își analizează performanța de mediu și plănuiește să o îmbunătățească, organizația trebuie să consulte DRS (în cazul în care este disponibil) pe teme specifice, care oferă o sursă de inspirație cu privire la problemele pe care ar putea să le soluționeze în continuare, în cadrul unei abordări progresive. Figura 2 Program general pentru punerea în aplicare a EMAS Tabelul 2 Calendar orientativ de punere în aplicare a EMAS. Timpul prevăzut pentru fiecare activitate este o medie. Acesta poate fi mai scurt sau mai lung, în funcție de statul membru, de dimensiunea organizației etc. EMAS Luna 1 Luna 2 Luna 3 Luna 4 Luna 5 Luna 6 Luna 7 Luna 8 Luna 9 Luna 10 Analiză de mediu X X Sistem de management de mediu X X X X X X Cerințe generale X Politica de mediu X Planificare: obiective și ținte de mediu X Planificare: programul de mediu X X X Punerea în aplicare și funcționarea: resurse, roluri, responsabilități și autoritate X Punerea în aplicare și funcționarea: competențele, formarea și sensibilizarea personalului, inclusiv implicarea angajaților X Punerea în aplicare și funcționarea: comunicare (internă și externă) X Punerea în aplicare și funcționarea: documentația și controlul documentelor X X X X X Punerea în aplicare și funcționarea: control operațional X X Punerea în aplicare și funcționarea: planuri de urgență X Verificări: monitorizare și măsurare, evaluarea respectării măsurilor instituite, neconformitate, măsuri corective și preventive, controlul înregistrărilor X X X Verificări: audit intern X X Analiza efectuată de către conducere X Declarație de mediu EMAS X Verificare și validare X Înregistrare X 2. MODUL DE PUNERE ÎN APLICARE A EMAS 2.1. ANALIZĂ DE MEDIU Primul pas în punerea în aplicare a EMAS în mod corespunzător îl constituie efectuarea unei analize aprofundate a structurii și a activităților interne ale unei organizații. Scopul avut în vedere este de a identifica aspectele de mediu (astfel cum sunt definite mai jos) asociate impacturilor asupra mediului. Astfel este stabilită baza necesară creării unui sistem de management de mediu. „«Analiză de mediu» înseamnă o analiză inițială aprofundată a aspectelor de mediu, a impactului asupra mediului și a performanței de mediu care decurg din activitățile, produsele și serviciile unei organizații.” Analiza trebuie să includă: — cerințele juridice care se aplică organizației; — identificarea aspectelor de mediu directe și indirecte; — criteriile de evaluare a importanței aspectelor de mediu; — examinarea tuturor practicilor și procedurilor existente de management de mediu; — evaluarea rezultatelor anchetelor realizate privind incidente trecute. „«Aspect de mediu» înseamnă un element al activităților, produselor sau serviciilor unei organizații care are sau poate avea un impact asupra mediului. Aspectele de mediu pot fi legate de contribuție (consumul de materii prime și de energie, de exemplu) sau de producție (emisiile atmosferice, producerea de deșeuri etc.”). Figura 3 Relația dintre activitățile organizației, aspectele legate de mediu și impacturile asupra mediului Organizația necesită proceduri care să asigure că activitățile identificate ca fiind semnificative în prima analiză de mediu sunt analizate în mod corespunzător ulterior. Aspectele de mediu și impacturile asociate pot suferi modificări, la fel ca și activitățile organizației. În cazul în care modificările sunt semnificative, s-ar putea ca analiza de mediu să trebuiască să fie actualizată. O organizație ar trebui să fie la curent, de asemenea, cu noile evoluții, tehnici, rezultate ale cercetării etc., pentru a putea să reevalueze importanța aspectelor sale de mediu și necesitatea eventuală de a efectua o nouă analiză de mediu în cazul în care activitățile sale au suferit modificări semnificative. Care este procedura care trebuie urmată pentru a efectua o analiză de mediu? Organizațiile trebuie: — să identifice aspectele de mediu care rezultă din procesele de fabricație, activitățile sau serviciile lor și — să stabilească criteriile pentru evaluarea importanței acestor aspecte. Criteriile trebuie să fie cuprinzătoare și să permită o verificare independentă. Organizația nu ar trebui să uite că va fi necesar să prezinte părților interesate externe aspectele de mediu pe care le-a identificat și rezultatele evaluării. Cum ar trebui să fie identificate aspectele de mediu? Toate informațiile relevante trebuie să fie colectate. Acest lucru ar putea să presupună: — vizitarea unor amplasamente pentru verificarea contribuției și a rezultatelor (luare de notițe, desene, după caz); — colectarea de hărți și fotografii de localizare; — identificarea legislației de mediu aplicabile; — colectarea tuturor autorizațiilor de mediu, a licențelor de mediu și a documentelor similare; — verificarea tuturor surselor de informații (facturi primite, contoare, date referitoare la echipamente etc.); — verificarea utilizării de produse (serviciile de vânzare-cumpărare sunt, adeseori, puncte de plecare utile); — identificarea persoanelor principale (conducere și lucrători). Lucrătorilor implicați în toate sistemele interne ar trebui să li se solicite contribuția; — solicitarea de informații din partea subcontractanților, care pot avea o influență semnificativă asupra performanței de mediu a unei organizații; — luarea în considerare a accidentelor anterioare, a rezultatelor monitorizării și inspecțiilor și — identificarea situațiilor de pornire și de oprire și a riscurilor detectate. Ar trebui luate în considerare atât aspectele de mediu directe, cât și cele indirecte, iar definițiile de mai jos ar trebui să fi utile în identificarea acestora. „«Aspect de mediu direct» înseamnă un aspect de mediu asociat unor activități, produse și servicii ale organizației, asupra cărora aceasta deține un control administrativ direct.” „«Aspect de mediu indirect» înseamnă un aspect de mediu care poate fi rezultatul interacțiunii dintre o organizație și părți terțe și care poate fi influențat într-o măsură rezonabilă de o organizație.” Este esențial să se ia în considerare aspectele indirecte. Acest lucru este valabil atât în sectorul privat, cât și în cel public; astfel, autoritățile locale, societățile de servicii sau instituțiile financiare, de exemplu, trebuie să își extindă analiza dincolo de elementele referitoare la amplasament. Organizațiile trebuie să fie în măsură să demonstreze că au identificat aspectele de mediu semnificative asociate propriilor proceduri de achiziții publice și că au abordat impacturile semnificative asupra mediului asociate acestor aspecte în propriul sistem de management. Tabelul 3 Exemple de aspecte directe și indirecte Aspecte de mediu Aspecte directe Aspecte indirecte — Emisii atmosferice — Emisii în apă — Deșeuri — Utilizarea resurselor naturale și a materiilor prime — Probleme locale (zgomot, vibrații, mirosuri) — Utilizarea terenurilor — Emisiile atmosferice legate de transporturi — Riscurile de accidente de mediu și situații de urgență — Aspecte legate de ciclul de viață al produsului — Investiții de capital — Servicii de asigurare — Decizii administrative sau de planificare — Performanțele de mediu ale contractanților, ale subcontractanților și ale furnizorilor — Gama și natura serviciilor (de exemplu, transporturi, catering etc.) Aspectele de mediu directe ar trebui să includă cerințele juridice și limitele autorizațiilor, de exemplu, în cazul în care sunt fixate valori-limită sau alte cerințe pentru poluanți specifici, aceste emisii ar trebui să fie considerate ca aspecte de mediu directe. Evaluarea aspectelor de mediu Următorul pas constă în asocierea aspectelor cu efectele sau impacturile lor asupra mediului. Tabelul 4 oferă un exemplu de astfel de asocieri. Tabelul 4 Exemple de aspecte de mediu și de impacturi ale acestora asupra mediului Activitate Aspect de mediu Impactul asupra mediului Transporturi — Uleiuri uzate de utilaje — Emisiile de carbon ale camioanelor și ale utilajelor — Poluarea solului, a apei, a aerului — Efectul de seră Construcții — Emisiile atmosferice, zgomot, vibrații etc. ale utilajelor de construcții — Utilizarea terenurilor — Poluarea sonoră, a solului, a apei, a aerului — Distrugerea învelișului vegetal — Pierderea biodiversității Servicii administrative — Utilizarea de materiale precum hârtia, cerneala etc. — Consumul de energie electrică (generând emisii indirecte de CO2) — Poluare prin deșeuri municipale mixte — Efectul de seră Industria chimică — Ape reziduale — Emisii de compuși organici volatili — Emisii de substanțe care diminuează stratul de ozon — Poluarea apei — Ozonul fotochimic — Diminuarea stratului de ozon După identificarea aspectelor și a impacturilor acestora, următorul pas constă în realizarea unei evaluări detaliate a fiecăruia dintre acestea pentru a determina aspectele semnificative de mediu. „«Aspect semnificativ de mediu» înseamnă un aspect de mediu care are sau poate avea un impact semnificativ asupra mediului.” Elementele care trebuie avute în vedere pentru evaluarea caracterului semnificativ al unui aspect de mediu sunt următoarele: (i) potențialul de a produce daune de mediu; (ii) fragilitatea mediului local, regional sau global; (iii) dimensiunea, numărul, frecvența și reversibilitatea aspectelor sau a impactului; (iv) existența legislației de mediu relevante și cerințele acesteia; (v) importanța pentru părțile interesate și angajații organizației. Pe baza acestor criterii, organizația poate elabora o procedură internă sau poate utiliza alte instrumente pentru a evalua importanța aspectelor de mediu. Întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) vor constata că acest Ghid EMAS pentru IMM-uri (17) furnizează informații foarte utile. Atunci când se evaluează importanța aspectelor de mediu, este important să se ia în considerare nu numai condițiile normale de funcționare, ci și cele de pornire, de oprire și condițiile de urgență. Toate activitățile trecute, prezente și planificate ar trebui luate în considerare. Pentru fiecare aspect de mediu, impactul corespunzător ar trebui să fie evaluat în conformitate cu: — amploarea sa – nivelul emisiilor, consumul de energie și de apă etc.; — gravitatea sa – pericole, toxicitate etc.; — frecvența sa/probabilitatea sa; — preocupările exprimate de părțile interesate; — cerințele juridice. Tabelul 5 Evaluarea aspectelor de mediu Criterii de evaluare Exemplu Ce rezultate sau ce activități ale organizației ar putea să aibă un impact negativ asupra mediului? Deșeuri: deșeuri municipale mixte, deșeuri de ambalaje, deșeuri periculoase Amploarea aspectelor care ar putea avea un impact asupra mediului Cantitatea de deșeuri: mare, medie, redusă Gravitatea aspectelor care ar putea avea un impact asupra mediului Periculozitatea deșeurilor, toxicitatea materialelor: mare, medie, redusă Frecvența aspectelor care ar putea avea un impact asupra mediului Mare, medie, redusă Sensibilizarea publicului larg și a angajaților cu privire la aspectele asociate organizației Importantă, relativă, nicio plângere Activități ale organizației reglementate de legislația de mediu Autorizații reglementate de legislația privind deșeurile, obligații în materie de monitorizare Notă: Este utilă cuantificarea criteriilor și a importanței de ansamblu a anumitor aspecte. Cum poate fi verificată conformitatea juridică? „«Conformitate juridică» înseamnă punerea în aplicare integrală a cerințelor juridice aplicabile în materie de mediu, inclusiv condițiile de acordare a autorizațiilor.” Statele membre trebuie să se asigure că organizațiile au acces la informații și asistență cel puțin în ceea ce privește următoarele aspecte: — informații cu privire la cerințele juridice aplicabile în materie de mediu și — identificarea autorităților responsabile cu asigurarea respectării legii pentru cerințele juridice specifice în materie de mediu. Autoritățile responsabile cu asigurarea respectării legii sunt obligate să răspundă solicitărilor de informații, cel puțin solicitărilor din partea organizațiilor mici, cu privire la cerințele juridice aplicabile în materie de mediu, precum și solicitărilor de informații privind modul în care organizațiile pot îndeplini aceste cerințe juridice. Identificarea tuturor cerințelor juridice aplicabile presupune luarea în considerare, după caz, a diferitelor niveluri ale legislației de mediu, cum ar fi cerințele naționale, regionale sau locale, inclusiv cerințele privind autorizațiile și permisele. Organizația trebuie să țină seama, de asemenea, de alte cerințe relevante, de exemplu, condițiile privind procedurile de achiziții publice, contractele comerciale, acordurile voluntare pe care organizația le-a semnat sau la care a subscris etc. Este esențială identificarea cerințelor juridice în acest stadiu, astfel încât o organizație să poată identifica cerințele pe care nu le poate respecta. După caz, o organizație trebuie să ia măsuri pentru a se conforma în întregime legislației de mediu relevante (a se vedea punctul 2.2.5.2 privind evaluarea conformității juridice). 2.2. SISTEM DE MANAGEMENT DE MEDIU „«Sistem de management de mediu» înseamnă acea parte din sistemul global de management care include structura organizațională, activitățile de planificare, responsabilitățile, practicile, procedurile, procesele și resursele necesare dezvoltării, punerii în aplicare, realizării, evaluării și menținerii politicii de mediu, precum și gestionării aspectelor de mediu.” 2.2.1. Cerințe generale La început, organizația trebuie să definească și să documenteze domeniul de aplicare al sistemului său de management de mediu. Fiecare amplasament care se va înregistra în cadrul EMAS trebuie să respecte toate cerințele EMAS. Organizația trebuie să instituie, să documenteze, să pună în aplicare și să mențină un sistem de management de mediu în conformitate cu secțiunea 4 din standardul EN ISO 14001. În cazul în care organizația a pus în aplicare un sistem de management de mediu (altul decât ISO 14001) care a fost recunoscut de Comisie (18), aceasta nu trebuie să refacă demersurile pentru elementele care au fost deja recunoscute oficial atunci când încearcă să îndeplinească cerințele EMAS. 2.2.2. Politica de mediu „«Politică de mediu» înseamnă intențiile globale și orientarea unei organizații în ceea ce privește performanța sa de mediu, astfel cum sunt exprimate oficial de către conducerea la cel mai înalt nivel a organizației (…). Această politică oferă un cadru de acțiune și de stabilire a obiectivelor și țintelor de mediu.” Politica de mediu trebuie să includă următoarele puncte: — un angajament privind respectarea cerințelor juridice și a altor cerințe legate de aspectele sale de mediu; — un angajament în ceea ce privește prevenirea poluării; — un angajament privind îmbunătățirea continuă a performanței de mediu. Politica de mediu este un cadru de acțiune și de stabilire a obiectivelor și țintelor de mediu (a se vedea mai jos). Aceasta trebuie să fie clară și trebuie să abordeze prioritățile principale pe baza cărora vor putea fi definite obiectivele și țintele de mediu specifice. 2.2.3. Planificare După abordarea elementelor fundamentale, astfel cum sunt descrise mai sus, se trece la faza de planificare. 2.2.3.1. Obiectivele și țintele de mediu „«Obiectiv de mediu» înseamnă un obiectiv general de mediu, care decurge din politica de mediu, pe care o organizație și-l stabilește pentru a-l îndeplini și care este cuantificabil atunci când este posibil.” „«Țintă de mediu» înseamnă o cerință detaliată de performanță, care derivă din obiectivele de mediu, aplicabilă organizației sau anumitor părți ale acesteia, și care trebuie stabilită și atinsă pentru realizarea obiectivelor respective.” O organizație trebuie să întocmească și să documenteze obiectivele și țintele detaliate pentru fiecare dintre aspectele relevante în organizație, în conformitate cu politica sa de mediu. Odată ce au fost definite obiectivele, următorul pas este acela de a stabili ținte corespunzătoare pentru acestea. Pe baza țintelor, este posibil să se planifice acțiuni specifice care trebuie puse în aplicare pentru a realiza un management de mediu eficient. Figura 4 Relația dintre obiective, ținte și acțiuni Exemplu: Obiectiv de mediu Reducerea pe cât posibil a producției de deșeuri periculoase Țintă Reducerea cu 20 % a utilizării de solvenți organici în cadrul procesului în termen de 3 ani Acțiune Reutilizarea solvenților ori de câte ori este posibil Reciclarea solvenților organici Obiectivele și țintele ar trebui să fie măsurabile, dacă acest lucru este posibil, și conforme cu politica de mediu a unei organizații. În această privință, este util să se aplice criteriile „SMART”: — Specifice – fiecare țintă ar trebui să abordeze o singură problemă; — Măsurabile – fiecare țintă ar trebui să fie exprimată cantitativ; — ReAlizabile – ar trebui să fie posibilă îndeplinirea țintelor: — Realiste – țintele ar trebui să fie exigente și să favorizeze o îmbunătățire continuă, dar ele nu ar trebui să fie excesiv de ambițioase. Odată ce au fost îndeplinite, acestea pot fi revizuite ori de câte ori este necesar; — încadrate în Timp – ar trebui să existe un termen pentru atingerea fiecărei ținte. Organizațiile ar trebui să utilizeze elementele relevante ale documentelor de referință sectoriale menționate la articolul 46 din Regulamentul EMAS, atunci când acestea sunt disponibile pentru sectorul lor specific. Aceste elemente ar trebui să fie utilizate cu ocazia definirii și a revizuirii țintelor de mediu și a obiectivelor organizației în funcție de aspectele de mediu relevante identificate în analiza de mediu. Cu toate acestea, respectarea parametrilor de excelență identificați nu este obligatorie, deoarece EMAS lasă în seama organizațiilor evaluarea fezabilității parametrilor și a adoptării celor mai bune practici din punctul de vedere al costurilor și avantajelor. 2.2.3.2. Programul de mediu „«Program de mediu» înseamnă descrierea măsurilor, a responsabilităților și a mijloacelor adoptate sau preconizate pentru atingerea obiectivelor și țintelor de mediu, precum și a termenelor pentru atingerea acestora.” Programul de mediu este un instrument destinat să ajute organizația să planifice și să pună în aplicare îmbunătățiri de la o zi la alta. Acesta ar trebui să fie actualizat în permanență și să fie suficient de detaliat astfel încât să ofere o imagine de ansamblu a progreselor înregistrate în vederea îndeplinirii țintelor. Programul ar trebui să precizeze cine este responsabil pentru realizarea obiectivelor și a țintelor, precum și detalii cu privire la resursele și intervalele de timp implicate. Resursele în sine (de exemplu, mijloacele financiare ori tehnice sau personalul) nu pot constitui obiective de mediu. În practică, programul este adesea elaborat sub formă de tabel în care sunt indicate: — obiectivele de mediu, legate de aspectele directe și indirecte; — țintele specifice pentru atingerea obiectivelor și — acțiunile, responsabilitățile, mijloacele și calendarul pentru fiecare obiectiv: — descrierea acțiunii/acțiunilor; — persoana responsabilă de atingerea țintei; — situația la începutul punerii în aplicare; — mijloacele necesare pentru atingerea țintelor; — frecvența monitorizării progreselor înregistrate pentru atingerea acestei ținte specifice; — rezultatul final care urmează să fie obținut, inclusiv termenul; — trebuie păstrate rapoartele asociate procesului de mai sus. Atât aspectele directe, cât și cele indirecte ar trebui să fie luate în considerare la elaborarea programului. Organizația ar trebui să se angajeze să își îmbunătățească în mod continuu performanța de mediu. Atunci când decid ce acțiuni să întreprindă pentru a-și îmbunătăți performanța de mediu, organizațiile ar trebui să țină seama de elementele relevante ale documentelor de referință sectoriale, menționate la articolul 46 din Regulamentul EMAS, în cazul în care acestea sunt disponibile pentru sectorul lor. Organizațiile ar trebui să țină seama în special de cele mai bune practici de management de mediu relevante și de parametrii de excelență relevanți (care oferă un indiciu cu privire la nivelul performanței de mediu obținut de organizațiile cele mai performante) pentru a identifica măsurile și acțiunile și, eventual, pentru a stabili prioritățile în vederea îmbunătățirii (în continuare) a performanței lor de mediu. Cu toate acestea, punerea în aplicare a celor mai bune practici de management de mediu sau respectarea parametrilor de excelență identificați nu este obligatorie, întrucât EMAS lasă în seama organizațiilor evaluarea fezabilității parametrilor și a adoptării celor mai bune practici din punctul de vedere al costurilor și avantajelor. 2.2.4. Punerea în aplicare și funcționarea 2.2.4.1. Resurse, roluri, responsabilități și autoritate Reușita EMAS depinde de voința persoanelor cu cele mai înalte funcții de conducere de a pune la dispoziție resursele și structurile organizaționale necesare pentru a sprijini sistemul. Acestea includ resurse umane și competențe specifice în rândul personalului, infrastructură organizațională, tehnologie, precum și resurse financiare. Analiza de mediu a permis examinarea infrastructurii organizaționale, a practicilor și a procedurilor existente în materie de management. Acesta este momentul pentru a adapta structurile și procedurile interne, după caz. Conducerea organizației trebuie să desemneze un reprezentant al conducerii, și anume o persoană responsabilă în ultimă instanță pentru sistemul de management de mediu. Rolul acestuia este de a se asigura că toate cerințele sistemului de management de mediu sunt în vigoare, funcționale și actualizate, precum și de a menține informată echipa de conducere cu privire la modul în care funcționează sistemul. Acesta ar trebui să prezinte un raport privind punctele forte și punctele slabe și cu privire la îmbunătățirile necesare. Reprezentantul ar trebui să fie calificat și să aibă experiență în materie de probleme de mediu, cerințe juridice legate de mediu, aspecte de management și să aibă competențe pentru lucrul în echipă, precum și competențe de conducere și de coordonare. Organizația trebuie să se asigure că toate aceste competențe sunt disponibile în cadrul organizației. Competență, formare profesională și sensibilizare Organizația trebuie să definească experiența și cunoștințele necesare în rândul personalului pentru a asigura un management de mediu eficient. Aceasta trebuie să elaboreze, să pună în aplicare și să mențină o procedură pentru a identifica nevoile de formare și să ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că personalul implicat în sistemul de management de mediu are cunoștințele necesare privind: — politica de mediu a organizației; — cerințele juridice și alte cerințe de mediu aplicabile organizației; — obiectivele și țintele stabilite pentru organizație în ansamblu și pentru zonele de lucru specifice ale acesteia; — aspectele legate de mediu și impactul asupra mediului și metodologia pentru monitorizarea lor; — propriile roluri și responsabilități în cadrul sistemului de management de mediu. Persoanele care lucrează pentru organizație sau în numele acesteia ar trebui să fie informate cu privire la rolurile lor în cadrul EMAS și la avantajele pentru mediu ale sistemului. Acestea ar trebui să beneficieze de o formare în domeniul sensibilizării cu privire la aspectele legate de mediu și la sistemul de management de mediu al organizației sau cel puțin să aibă acces la o astfel de formare. Figura 5 Diagramă funcțională privind formarea în cadrul sistemului de management de mediu (SMM) Sensibilizarea cu privire la aspectele de mediu poate fi realizată prin formare sau alte activități, cum ar fi campanii de comunicare, sondaje etc. Angajații implicați în mod activ sunt o forță motrice pentru îmbunătățirea eficientă și continuă a performanțelor și contribuie la ancorarea EMAS în organizație. Aceștia pot interveni, de exemplu participând la un comitet de mediu sau la grupuri de lucru prin intermediul unor sisteme de sugestii, al unor programe de stimulare sau al altor activități. Angajații ar trebui să poată să joace un rol la diferite niveluri în elaborarea și punerea în aplicare a sistemului. Aceștia ar putea, de exemplu, să fie implicați în: — identificarea aspectelor de mediu; — elaborarea și revizuirea procedurilor și/sau a instrucțiunilor; — propunerea obiectivelor și a țintelor de mediu; — participarea la un proces de audit intern; — redactarea declarației de mediu EMAS. Conducerea trebuie să furnizeze angajaților feedback continuu și să caute să obțină feedback din partea acestora. 2.2.4.2. Comunicare O bună comunicare bidirecțională internă și externă este esențială pentru punerea în aplicare cu succes a unui sistem de management de mediu înregistrat în cadrul sistemului EMAS. Organizația trebuie să recunoască necesitatea și interesul de a comunica cu părțile interesate cu privire la aspectele de mediu. Aceasta are obligația de a-și publica declarația de mediu și trebuie să precizeze care informații vor fi comunicate și cui vor fi comunicate. Aceasta va trebui să monitorizeze rezultatele comunicării sale și să determine dacă aceasta a fost eficace. Comunicarea internă ar trebui să fie bidirecțională (ascendentă și descendentă). Acest lucru poate fi efectuat prin folosirea intranetului, a broșurilor, a publicațiilor interne, a buletinelor informative, a cutiilor cu sugestii, a reuniunilor, a panourilor de afișare etc. Exemple de comunicare externă sunt declarația de mediu EMAS, internetul, zilele de acțiune, comunicatele de presă, broșurile și utilizarea siglei EMAS, în cazul în care utilizarea acesteia este posibilă și este permisă (19). 2.2.4.3. Documentație și controlul documentelor Ar trebui să existe o documentație privind sistemul de management de mediu care să includă următoarele: — politica de mediu; — obiectivele și țintele de mediu; — descrierea domeniului de aplicare al sistemului de management de mediu; — descrierea principalelor elemente ale sistemului de management de mediu; — rolurile, responsabilitățile și autoritățile; — procedura de gestionare a controlului operațional; — procedurile operaționale; — instrucțiunile de lucru. Documentația ar trebui să fie clară și concisă pentru a se evita eventualele confuzii sau neînțelegeri. Documentele EMAS pot fi integrate în alte sisteme de management (calitate, energie, sănătate și siguranță etc.) sau invers, astfel încât să le optimizeze, pentru a evita duplicarea activităților și pentru a reduce birocrația. IMM-urile ar trebui să încerce să ofere personalului lor documente clare, simple și ușor de utilizat. Manualul de management de mediu Acesta reglementează politica, protocoalele și activitățile de mediu. Manualul ar trebui să fie integrat în planul anual de management al organizației. Manualul nu trebuie să fie lung și complex. Acesta ar trebui să ajute personalul să clarifice modul în care organizația a înființat și a structurat sistemul său de management de mediu, modul în care diferitele părți ale sistemului de management de mediu sunt legate între ele, precum și rolul fiecărei persoane în cadrul acestui sistem. Prezentul manual nu este obligatoriu, deși majoritatea organizațiilor optează să aibă unul. Proceduri Documentele privind procedurile descriu CUM, CÂND și DE CĂTRE CINE trebuie să fie efectuate acțiunile specifice. Este vorba în special de proceduri privind: — identificarea și evaluarea aspectelor semnificative; — gestionarea conformității juridice; — gestionarea aspectelor de mediu semnificative care au fost identificate; — gestionarea monitorizării și a măsurării; — gestionarea pregătirii pentru situații de urgență; — gestionarea neconformităților, a acțiunilor preventive și a acțiunilor corective; — identificarea și gestionarea competențelor, a formării profesionale și a sensibilizării; — gestionarea comunicării; — gestionarea documentelor; — gestionarea registrelor; — gestionarea auditurilor interne. Instrucțiuni de lucru Instrucțiunile de lucru trebuie să fie clare și ușor de înțeles. Acestea ar trebui să explice relevanța unei activități, riscul pentru mediu asociat acesteia, formarea specifică pentru personalul responsabil pentru îndeplinirea ei, precum și modul în care urmează să fie supravegheată. Se poate dovedi a fi utilă ilustrarea instrucțiunilor cu ajutorul imaginilor, al pictogramelor sau al altor modalități pentru a se asigura că toți angajații pot să le înțeleagă cu ușurință. Gestionarea documentelor Organizația trebuie să instituie, să pună în aplicare și să mențină o procedură de gestionare a documentelor elaborate pentru sistemul de management de mediu. Înregistrărilor ar trebui să li se acorde o atenție specială (a se vedea punctul 2.2.5.4). Acest lucru va necesita o procedură: Figura 6 Procedură de gestionare a documentelor într-un sistem de management de mediu Sistemul ar trebui să se asigure că diferitele versiuni ale documentelor rămân disponibile și că documentele rămân lizibile și ușor de identificat. Pot fi incluse documente din surse externe deoarece acestea sunt adesea esențiale pentru a garanta funcționarea corectă a sistemului de management de mediu. Astfel de documente ar putea include informații de la autoritățile locale și administrațiile publice, manuale de utilizare a echipamentelor, fișe privind sănătatea și siguranța etc. 2.2.4.4. Control operațional Controlul operațional implică identificarea și planificarea operațiunilor care sunt asociate aspectelor de mediu semnificative în conformitate cu politica, obiectivele și țintele urmărite (a se vedea figura 7). De asemenea, acesta ar putea acoperi activități precum întreținerea echipamentelor, operațiunile de pornire și de oprire, gestionarea contractanților prezenți la fața locului și serviciile oferite de către furnizori sau vânzători. Trebuie să existe proceduri de abordare a riscurilor identificate, pentru a stabili ținte și pentru a măsura performanța de mediu (de preferință prin indicatori de mediu definiți în mod clar). Procedurile trebuie să definească condițiile normale. Condițiile anormale și situațiile de urgență trebuie să fie, la rândul lor, definite și descrise. Procedurile de control operațional ar trebui să fie bine documentate și prezentate auditurilor interne. Figura 7 Control operațional 2.2.4.5. Pregătire pentru situații de urgență și capacitate de răspuns Organizația trebuie să elaboreze, să pună în aplicare și să mențină proceduri de identificare a situațiilor de urgență potențiale și a accidentelor potențiale astfel încât: — să evite riscul producerii unui accident; — să descrie modul în care organizația reacționează în cazul unui accident; — să prevină sau să diminueze impacturile de mediu negative asociate. Existența unui plan de urgență este indispensabilă în industrie și în organizațiile implicate în activități care prezintă un risc potențial. Organizația trebuie să își revizuiască periodic capacitatea de pregătire și de răspuns în situații de urgență (inclusiv formarea adecvată). Aceasta ar trebui să le revizuiască, după caz, în special în urma unor situații de urgență sau a unor accidente. Procedurile ar trebui să fie, de asemenea, testate periodic. Figura 8 Planuri de urgență 2.2.5. Verificări 2.2.5.1. Monitorizare și măsurare Organizația trebuie să elaboreze, să pună în aplicare și să mențină în mod regulat o procedură de monitorizare și de măsurare a parametrilor semnificativi, cum ar fi emisiile atmosferice, deșeurile, apa și zgomotul, astfel încât rezultatele obținute să genereze o valoare adăugată. Raportarea privind indicatorii de performanță principali este o obligație (a se vedea punctul 2.3.2). Cerințele juridice privind monitorizarea trebuie să fie luate în considerare, iar criteriile de monitorizare, cum ar fi frecvența inspecțiilor și metodologia, trebuie să fie în conformitate cu aceste cerințe. Informațiile privind aceste cerințe sunt utile pentru a garanta: — respectarea cerințelor juridice și a regulamentelor; — evaluarea precisă a performanței de mediu; — o declarație EMAS completă și transparentă. În funcție de nevoile organizației, alți factori pot fi, de asemenea, măsurați și monitorizați: — aspecte de mediu semnificative; — politica și obiectivele de mediu; — nivelul de conștientizare în rândul angajaților etc. Echipamentul de măsurare trebuie etalonat la intervale regulate pentru a respecta legislația și pentru a obține rezultate exacte. 2.2.5.2. Evaluarea conformității juridice Conformitatea juridică este o cerință esențială a Regulamentului EMAS, iar o organizație nu se poate înregistra dacă nu respectă această cerință; prin urmare, o organizație trebuie să dispună de o procedură pentru a o revizui și evalua în mod regulat. Este indicat să se întocmească o listă cu întreaga legislație relevantă și cu toate cerințele specifice și apoi să se compare cu situația specifică a unei organizații (a se vedea tabelul 6). Organizațiile mai mari și mai complexe ar putea să fie nevoite să recurgă la baze de date sau să solicite asistență externă. În cazul în care constată cazuri de neconformitate care nu au fost corectate, verificatorul nu este autorizat să valideze o declarație de mediu sau să semneze declarația finală (anexa VII). Tabelul 6 Exemplu de evaluare simplă a conformității juridice Legislația de mediu aplicabilă Cerințe specifice Situația organizației Rezultat Legislația privind deșeurile — Autorizație pentru producerea de deșeuri — Gestionarea deșeurilor — Autorizație expirată — Gestionarea deșeurilor sub control Reînnoirea autorizației Legislația privind emisiile atmosferice — Limite de emisii (NOx, SOx, particule etc.) — Autorizație pentru cazane — Sub limite — Autorizație actualizată Corect Legislația privind zgomotul — Valoarea-limită a zgomotului în zonă — Sub nivelul autorizat Corect Legislația privind tratarea apelor — Tratament specific (eliminarea fosforului și a azotului) — Valori-limită pentru efluenți — Autorizație pentru emisiile în apă — Nu există încă — Nu respectă în totalitate legislația — Autorizație neactualizată Remedierea situației Legislația privind gazele cu efect de seră — Limite stabilite pentru emisiile de gaze cu efect de seră — Sub limită Corect. Este posibilă vânzarea anumitor certificate de emisii 2.2.5.3. Neconformitate, măsuri corective și preventive Organizația trebuie să instituie, să pună în aplicare și să mențină o procedură pentru soluționarea cazurilor, reale și potențiale, de neconformitate cu cerințele EMAS. Procedura trebuie să prevadă modalități pentru: — a identifica și a corecta situația; — a investiga cauza și efectele situației; — a evalua necesitatea de a întreprinde acțiuni pentru a evita repetarea situației; — a înregistra rezultatele măsurilor corective luate; — a evalua necesitatea unor măsuri de prevenire a cazurilor de neconformitate; — a pune în aplicare acțiuni preventive pentru a se evita astfel de cazuri și — a analiza eficiența măsurilor corective și preventive. Neconformitatea înseamnă orice tip de neîndeplinire a cerințelor de bază specificate în procedurile și instrucțiunile tehnice. Neconformitățile pot fi rezultatul unor erori umane sau de punere în aplicare. Modificările necesare pentru a le corecta și a evita repetarea lor trebuie să fie efectuate cât mai curând posibil. Neconformitățile pot fi detectate prin: — control operațional; — audit intern/extern; — analiza efectuată de către conducere sau — în cadrul activităților cotidiene. Măsuri corective și preventive Reprezentantul conducerii responsabil de EMAS trebuie să fie informat cu privire la existența unor neconformități, astfel încât să poată decide cu privire la aplicarea unei măsuri corective, după caz. În cazul în care au fost identificate posibile neconformități, reprezentantul conducerii responsabil de EMAS trebuie să fie informat, astfel încât să poată decide cu privire la aplicarea unei măsuri preventive, după caz. Atât măsurile corective, cât și cele preventive ar trebui să fie înregistrate. Prin urmare, poate fi necesară schimbarea documentației sistemului de management de mediu. 2.2.5.4. Controlul înregistrărilor Organizația trebuie să instituie un sistem de păstrare a înregistrărilor care să arate că aceasta respectă cerințele sistemului său de management de mediu. Organizația trebuie să instituie, să pună în aplicare și să mențină o procedură de gestionare a înregistrărilor sale. Aceasta ar trebui să acopere aspecte precum identificarea, stocarea, protecția, retragerea, reținerea și eliminarea înregistrărilor. Înregistrările trebuie să fie și să rămână identificabile, lizibile, actualizate și trasabile. Exemple de înregistrări: — consum de electricitate, apă și materii prime; — deșeuri generate (deșeuri periculoase și nepericuloase); — emisii de gaze cu efect de seră (GES); — incidente, accidente și reclamații; — cerințe juridice; — rapoarte de audit și analize efectuate de către conducere; — rapoarte de inspecție; — aspecte de mediu semnificative; — neconformități, măsuri corective și preventive — comunicare și formare; — sugestii din partea personalului și — formare și seminarii. 2.2.6. Audit intern EMAS acordă o atenție deosebită auditului intern în anexa III. „«Audit intern de mediu» înseamnă o evaluare sistematică, documentată, periodică și obiectivă a performanțelor de mediu ale unei organizații, a sistemului de management și a proceselor destinate protecției mediului.” Organizația trebuie să instituie o procedură de audit intern ca parte a sistemului de management. Această procedură trebuie să acopere responsabilitățile și cerințele pentru planificarea și realizarea auditurilor, raportarea rezultatelor și păstrarea înregistrărilor, precum și pentru stabilirea criteriilor, a domeniului de aplicare, a frecvenței și a metodelor de audit. Auditul intern are drept obiective: — să stabilească dacă sistemul de management de mediu îndeplinește cerințele Regulamentului EMAS; — să stabilească dacă acest sistem a fost pus în aplicare și menținut în mod corespunzător; — să garanteze primirea de către conducerea organizației a informațiilor necesare pentru a revizui performanța de mediu a organizației; — să evalueze eficacitatea sistemului de management de mediu. Auditul trebuie să fie efectuat în mod obiectiv de către personal independent. Auditorul intern poate fi un membru al personalului format în acest scop sau o persoană din exterior sau o echipă externă. Reguli generale — stabilirea unui program de audit; — definirea domeniului de aplicare al auditului. Acesta va depinde de dimensiunea și de tipul organizației. Domeniul de aplicare trebuie să precizeze domeniile vizate, activitățile care vor fi auditate, criteriile de mediu care trebuie luate în considerare și perioada care trebuie acoperită de audit; — specificarea resurselor necesare pentru realizarea auditului, de exemplu, personal bine instruit care să cunoască îndeaproape activitatea organizației, aspectele tehnice, aspectele privind mediul, cerințele juridice; — asigurarea faptului că toate activitățile organizației se efectuează în conformitate cu procedurile definite anterior și — identificarea unor eventuale noi probleme și instituirea de măsuri pentru a preveni apariția acestora. Etapele unui audit intern Figura 9 Etapele unui audit intern 2.2.6.1. Programul de audit și frecvența auditului Programul trebuie să includă: — obiectivele specifice ale auditului intern; — modalitatea prin care se verifică dacă sistemul de management de mediu este coerent, conform cu politica și programul organizației și îndeplinește cerințele EMAS; — conformitatea cu cerințele juridice aplicabile în materie de mediu. Organizația trebuie să efectueze anual audituri interne pentru a avea o bună imagine de ansamblu asupra aspectelor sale de mediu semnificative. Ciclul de audit, care vizează toate activitățile organizației, trebuie încheiat în termen de trei ani. Organizațiile mici pot extinde această perioadă la patru ani. Frecvența cu care fiecare activitate specifică este auditată variază în funcție de: — natura, amploarea și complexitatea activităților în cauză; — semnificația impactului asupra mediului asociat cu acestea; — importanța și urgența problemelor detectate de auditurile precedente și — istoricul problemelor de mediu. De regulă, activitățile complexe cu un impact mai semnificativ asupra mediului trebuie să fie auditate cu o frecvență mai mare. Pentru rezultate satisfăcătoare, toți membrii personalului implicați într-un audit intern trebuie să aibă o imagine clară asupra obiectivelor de mediu ale exercițiului și a rolurilor specifice ale tuturor participanților (directori, manageri, angajați, auditori etc.). 2.2.6.2. Activități de audit intern Este important ca auditul intern să fie pregătit în prealabil. În primul rând, trebuie identificat auditorul/echipa de audit. Organizația poate recurge la propriul personal pentru a realiza activități de audit sau poate angaja auditori externi. Aceștia trebuie să fie obiectivi și imparțiali și trebuie să dețină calificările și formarea corespunzătoare. Auditorul/echipa de audit ar trebui: — să pregătească un plan de audit de calitate prin colectarea de informații privind obiectivul, domeniul de aplicare, locul și data convenite cu organizația; — să prezinte organizației planul de audit cu suficient timp în avans; — să elaboreze liste de control; — să distribuie sarcini în cadrul echipei de audit. Pentru ca un audit să fie util, echipa de audit trebuie să verifice dacă se respectă legislația de mediu, dacă au fost atinse obiectivele și țintele și dacă sistemul de management este eficace și adecvat. Procesul de audit trebuie să includă următoarele etape: — înțelegerea sistemului de management; — evaluarea punctelor forte și a punctelor slabe ale sistemului; — colectarea informațiilor relevante (de exemplu, date, arhive, documente); — evaluarea constatărilor auditului; — pregătirea concluziilor auditului și — raportarea constatărilor și a concluziilor auditului. 2.2.6.3. Raportarea constatărilor și a concluziilor auditului Scopul raportului de audit este de a furniza conducerii: — informații scrise privind domeniul de aplicare al auditului; — informații privind măsura în care obiectivele au fost îndeplinite; — informații cu privire la gradul de conformitate a obiectivelor cu politica de mediu a organizației; — informații privind fiabilitatea și eficacitatea sistemului de monitorizare; — măsuri corective propuse, după caz. Raportul trebuie prezentat reprezentantului conducerii responsabil de EMAS care finalizează măsurile corective în cazul în care au fost identificate neconformități (inclusiv cazurile de nerespectare, dacă există). 2.2.7. Analiza efectuată de către conducere Conducerea trebuie să revizuiască sistemul de management în mod regulat (cel puțin o dată pe an), pentru a se asigura că acesta este adecvat scopului și eficace. Evaluarea efectuată de către conducere trebuie să fie înregistrată, iar înregistrările trebuie să fie păstrate. Conținutul evaluării efectuate de către conducere Contribuții: — rezultatele auditurilor interne, inclusiv evaluarea conformității juridice; — comunicare externă; — plângeri; — gradul de îndeplinire a obiectivelor și a țintelor; — situația măsurilor corective și preventive; — monitorizarea evaluărilor precedente efectuate de către conducere; — modificarea circumstanțelor, de exemplu, evoluții juridice, schimbări în ceea ce privește mediul; — recomandări pentru îmbunătățire; Rezultatele includ toate deciziile și activitățile, modificările politicii de mediu, ale obiectivelor și țintelor de mediu și ale altor aspecte ale sistemului de management de mediu. 2.3. DECLARAȚIA DE MEDIU EMAS „«Declarație de mediu» înseamnă informațiile detaliate furnizate publicului și altor părți interesate cu privire la: structura și activitățile unei organizații, politica sa de mediu și sistemul său de management de mediu, aspectele de mediu specifice acesteia și impacturile asupra mediului; programul său de mediu, precum și obiectivele și țintele de mediu; performanța de mediu a organizației și respectarea obligațiilor legale aplicabile în materie de mediu.” Declarația este una dintre caracteristicile unice ale EMAS în comparație cu alte sisteme de management de mediu. Pentru public, aceasta afirmă angajamentul organizației de a lua măsuri în domeniul mediului. Pentru organizație, este o bună ocazie de a arăta care este contribuția sa la îmbunătățirea mediului. EMAS stabilește anumite cerințe minime pentru declarație, dar organizația poate decide nivelul de detaliu cu care dorește să întocmească declarația, precum și structura și prezentarea sa, atât timp cât informațiile sunt clare, fiabile, credibile și corecte. Este la latitudinea organizației să decidă dacă dorește să includă declarația sa de mediu în raportul său anual sau în alte rapoarte, de exemplu, privind responsabilitatea socială a întreprinderilor. 2.3.1. Conținutul minim al declarației de mediu EMAS (1) O descriere clară și lipsită de ambiguitate a organizației înregistrate în cadrul EMAS, o prezentare sintetizată a activităților, a produselor și a serviciilor sale, precum și precizarea legăturilor cu organizații-mamă, după caz Aceasta include diagrame, hărți, scheme, fotografii aeriene etc. pentru a ilustra conținutul. Ar trebui incluse, de asemenea, coduri NACE pentru a descrie activitățile desfășurate. (2) Politica de mediu și o scurtă descriere a sistemului de management de mediu al organizației O descriere adecvată a sistemului este importantă pentru a oferi informații clare cu privire la structura de lucru. Politica de mediu trebuie să fie, de asemenea, inclusă. (3) O descriere a tuturor aspectelor de mediu semnificative, directe și indirecte, care generează un impact semnificativ asupra mediului al organizației și o explicație a tipului de impact în raport cu aceste aspecte (anexa I.2 la Regulamentul EMAS) Aspectele de mediu directe și indirecte ar trebui să fie prezentate separat, iar efectele lor ar trebui să fie prezentate folosind tabele sau diagrame. (4) O descriere a obiectivelor și țintelor de mediu în raport cu impactul și aspectele de mediu semnificative Pentru a evalua progresele realizate în ceea ce privește îmbunătățirea performanțelor, este oportună utilizarea de liste de ținte și obiective, precum și de indicatori. Pentru a îmbunătăți performanța, trebuie inclus programul de mediu și trebuie menționate măsurile specifice care au fost luate sau care sunt planificate. (5) O sinteză a datelor disponibile cu privire la performanța organizației în raport cu obiectivele și țintele sale de mediu în ceea ce privește impactul său semnificativ asupra mediului. Raportarea se face pe baza indicatorilor principali, precum și a altor indicatori relevanți existenți în ceea ce privește performanța de mediu, în conformitate cu secțiunea C din anexa IV la Regulamentul EMAS. Indicatorii principali se concentrează asupra a șase domenii-cheie: energie, materiale, apă, deșeuri, biodiversitate (prin exploatarea terenurilor) și emisii (a se vedea punctul 2.3.2.2). Organizația raportează, de asemenea, cu privire la rezultatele sale în raport cu alți indicatori mai specifici legați de aspectele semnificative de mediu menționate în analiza de mediu (a se vedea punctul 2.3.2.3). În cazul în care nu sunt disponibile date cantitative pentru raportarea cu privire la aspectele de mediu semnificative directe sau indirecte, organizațiile își întocmesc rapoartele privind performanța pe baza unor indicatori calitativi. În cazul în care, pentru sectorul respectiv, sunt disponibile documente de referință sectoriale (DRS), menționate la articolul 46 din Regulamentul EMAS, organizațiile ar trebui să ia în considerare indicatorii de performanță de mediu sectoriali relevanți descriși în DRS atunci când aleg indicatorii (20) care urmează să fie utilizați pentru raportarea cu privire la performanța lor de mediu. (6) Alți factori referitori la performanța de mediu, în special rezultatele obținute în raport cu dispozițiile legale și cu impactul lor semnificativ asupra mediului Trebuie utilizate tabele și/sau grafice care compară limitele de referință juridice cu cele măsurate și/sau calculate de către organizație. Nu este întotdeauna posibil să se măsoare performanța de mediu cu ajutorul datelor. La rândul lor, factorii imateriali sunt relevanți și pot include schimbări de comportament, îmbunătățiri ale proceselor și alte măsuri întreprinse pentru îmbunătățirea performanței de mediu. La întocmirea rapoartelor privind acești alți factori, organizațiile ar trebui să țină seama de documentele de referință sectoriale relevante, menționate la articolul 46 din Regulamentul EMAS. Prin urmare, acestea ar trebui să descrie, în declarațiile lor de mediu, modul în care au utilizat cele mai bune practici de management de mediu și parametrii de excelență relevanți, dacă sunt disponibili, pentru identificarea măsurilor și a acțiunilor și, eventual, pentru stabilirea priorităților în vederea îmbunătățirii (în continuare) a performanței lor de mediu. Relevanța și aplicabilitatea celor mai bune practici de management de mediu și ale parametrilor de excelență ar trebui să fie evaluate de către organizație prin prisma aspectelor de mediu semnificative identificate de aceasta în analiza sa de mediu, precum și prin prisma aspectelor tehnice și financiare. Elementele din DRS (indicatorii, cele mai bune practici de management de mediu sau parametrii de excelență) care nu sunt considerate relevante în raport cu aspectele de mediu semnificative identificate de organizație în analiza sa de mediu nu ar trebui să fie raportate sau descrise în declarația de mediu. (7) O trimitere la cerințele juridice aplicabile referitoare la mediu EMAS impune conformitatea juridică. Declarația de mediu este o oportunitate de a preciza modul în care întreprinderea realizează acest lucru. Deși organizațiile înregistrate în cadrul sistemului EMAS ar trebui să aibă la dispoziție o listă cu toate cerințele juridice relevante, nu este necesar ca acestea să fie incluse în declarația de mediu. O schiță este suficientă în acest context. (8) Numele și numărul de acreditare sau de autorizare ale verificatorului de mediu și data validării declarației În cazul în care organizația publică declarația sa de mediu ca parte a unui alt raport, aceasta ar trebui să identifice declarația ca atare și să indice faptul că aceasta a fost validată de verificatorul de mediu. Cu toate că nu este obligatoriu să se anexeze declarația menționată la articolul 25 alineatul (9) la declarația de mediu EMAS, acest lucru este considerat o bună practică în acest sens. 2.3.2. Indicatorii principali și alți indicatori relevanți existenți în ceea ce privește performanța de mediu 2.3.2.1. Indicatori principali Organizațiile trebuie să prezinte un raport cu privire la indicatorii de performanță de mediu principali (cunoscuți, de asemenea, ca indicatori-cheie de performanță) care privesc aspectele de mediu directe ale organizației. Ele ar trebui, de asemenea, să raporteze în legătură cu alți indicatori de performanță relevanți pentru aspecte de mediu mai specifice și să ia în considerare documentele de referință sectoriale (DRS), în cazul în care acestea sunt disponibile. Indicatorii principali se aplică tuturor tipurilor de organizații. Ei măsoară performanța obținută în următoarele domenii esențiale: — energie; — materiale; — apă; — deșeuri; — utilizarea terenurilor în ceea ce privește biodiversitatea; — emisii. Fiecare indicator principal are în componență o cifră A (contribuție), o cifră B (producție) și o cifră R corespunzătoare unui raport = (A/B). (i) Cifra A (contribuție) Contribuția (cifra A) este raportată după cum urmează: Energie: (a) consumul total anual de energie, exprimat în MWh sau GJ; (b) procentul din (a) produs de organizație din surse de energie regenerabile. Indicatorul (b) include procentul de consum anual de energie din surse regenerabile de energie produs efectiv de către organizație. Energia cumpărată de la un furnizor de energie nu este inclusă în acest indicator și poate fi considerată ca fiind parte a măsurilor luate în temeiul „achizițiilor publice ecologice”. Materiale: Fluxul anual de masă al diferitelor materiale utilizate, exprimat în tone, cu excepția vectorilor de energie și a apei. Fluxul anual de masă al diferitelor materiale poate fi împărțit în funcție de modul în care este întrebuințat. Acestea ar putea include, de exemplu, materii prime, cum ar fi metalul, lemnul sau produsele chimice sau produsele intermediare, în funcție de activitățile organizației. Apă: Consumul total anual de apă, exprimat în m3. Acest indicator prevede obligativitatea raportării datelor cu privire la cantitatea anuală totală de apă consumată de organizație. Este util să se clarifice diferitele tipuri de consum de apă și să se indice sursa apei, de exemplu, ape de suprafață, ape subterane. Alte informații utile pot include cantitatea de apă uzată, de apă uzată epurată și reutilizată, de apă de ploaie și de apă gri reciclată. Deșeuri: Aceste date cuprind producția totală anuală de: — deșeuri (defalcate pe tipuri), exprimate în tone; — deșeuri periculoase, exprimate în tone sau în kilograme. Raportarea cu privire la deșeuri și deșeuri periculoase este obligatorie în conformitate cu Regulamentul EMAS. În ambele cazuri, defalcarea pe tipuri a deșeurilor este o bună practică. Ar trebui să se aibă la bază rezultatele analizei de mediu, inclusiv obligațiile juridice relevante privind raportarea deșeurilor. S-ar putea realiza o raportare mai detaliată în conformitate cu sistemul național de clasificare a deșeurilor care pune în aplicare lista europeană a deșeurilor. Raportarea unor liste lungi de tipuri de deșeuri ar putea fi contraproductivă și ar crea confuzie pentru comunicare, astfel încât este oportun să se ia în considerare „gruparea” informațiilor în conformitate cu lista europeană. Deșeurile ar putea fi apoi înregistrate în funcție de greutate sau de volum pentru diferitele tipuri existente, cum ar fi metale, plastic, hârtie, nămol, cenușă etc. De asemenea, ar putea fi utilă adăugarea de informații privind cantitatea de deșeuri recuperate, reciclate, utilizate pentru producerea de energie sau stocate în depozitele de deșeuri. Utilizarea terenurilor în ceea ce privește biodiversitatea: Utilizarea terenurilor, exprimată în m2 de teren intravilan. Biodiversitatea este o chestiune complexă și relativ nouă printre indicatorii principali. Unii dintre factorii care determină pierderea biodiversității (schimbări climatice, emisii/poluare) sunt deja vizați de indicatorii referitori la aspectele de mediu și de indicatori conecși care figurează în Regulamentul EMAS, cum ar fi consumul de energie și de apă, emisiile, deșeurile etc. Nu toți indicatorii biodiversității sunt relevanți pentru toate sectoarele/organizațiile și nu pot fi toți puși în aplicare în mod direct încă de la începutul procesului de gestionare a acestor aspecte. Analiza de mediu ar trebui să ofere o imagine clară a factorilor relevanți. Organizația ar trebui să ia în considerare nu numai efectele locale, ci și efectele directe și indirecte asupra biodiversității la o scară mai largă, de exemplu extracția de materii prime, lanțul de achiziții/aprovizionare, producția și produsul, transporturile și logistica, comercializarea și comunicarea. Nu există un indicator unic valabil pentru toate organizațiile. Indicatorul biodiversități privind utilizarea terenurilor, prevăzut în anexa IV la Regulamentul EMAS, poate fi considerat un numitor comun. Acesta se referă numai la localurile organizației în ceea ce privește terenul intravilan. Se recomandă totuși insistent includerea în acest indicator și a zonelor impermeabile. Emisii: (a) emisiile totale anuale de gaze cu efect de seră (CO2, CH4, N2O, HFC, PFC, SF6), exprimate în tone de CO2 echivalent; (b) emisiile atmosferice totale anuale (incluzând cel puțin emisiile de SO2, NOx, PM), exprimate în kilograme sau tone. Notă: Deoarece efectele acestor substanțe sunt diferite, ele nu ar trebui să fie adiționate. Este necesar să se clarifice abordarea utilizată pentru cuantificarea emisiilor, în special a gazelor cu efect de seră și a poluanților atmosferici (21). Ca punct de plecare, organizațiile trebuie să țină seama de cerințele juridice existente. Acesta este, în mod evident, cazul pentru organizațiile ale căror instalații se încadrează în domeniul de aplicare al schemei UE de comercializare a certificatelor de emisii sau al Regulamentului privind registrul european al emisiilor și transferului de poluanți. În alte cazuri, este posibilă aplicarea, atunci când sunt disponibile, a metodelor europene recunoscute la nivel mondial sau a metodelor naționale/regionale comune. Deși raportarea privind indicatorii principali este obligatorie pentru aspectele directe, o organizație trebuie să ia în considerare toate aspectele de mediu semnificative, directe și indirecte. Astfel, este bine să se raporteze, de preferință, separat emisiile indirecte semnificative de gaze cu efect de seră de emisiile directe. (ii) Cifra B (producția) Producția globală anuală (cifra B) este aceeași pentru toate sectoarele, dar este adaptată la diferitele tipuri de organizații: (a) sectorul de producție (industrie): a se indica valoarea adăugată brută anuală totală, exprimată în milioane de euro, sau producția fizică totală anuală, exprimată în tone. Organizațiile mici pot indica cifra de afaceri totală anuală sau numărul de angajați; (b) organizațiile care nu își desfășoară activitatea în sectoare de producție (administrație/servicii): a se indica numărul de angajați. 2.3.2.2. Justificarea indicatorilor principali și a elementelor de flexibilitate conexe Este important să se înțeleagă raționamentul care a stat la baza stabilirii indicatorilor și a elementelor de flexibilitate prevăzute în Regulamentul EMAS (anexa IV la Regulamentul EMAS). Anexa IV punctul C.1 prevede că indicatorii trebuie: (a) să ofere o evaluare precisă a performanței de mediu a organizației; (b) să fie ușor de înțeles și neechivoci; (c) să permită o comparație pe bază anuală, cu scopul de a evalua evoluția performanței de mediu a organizației; (d) să permită, după caz, comparații în raport cu parametrii de referință sectoriali, naționali sau regionali; (e) să permită, după caz, comparații cu dispozițiile de reglementare. Acestea sunt principalele funcții ale indicatorilor-cheie de performanță. Cu toate acestea, există o anumită flexibilitate în utilizarea indicatorilor în cazul în care aceasta contribuie la îndeplinirea funcției lor. Această flexibilitate constă în: — condițiile de utilizare a clauzei de confidențialitate, menționată în anexa IV punctul C.1 – „În cazul în care divulgarea ar afecta în mod negativ confidențialitatea informațiilor comerciale sau industriale (…), organizația poate avea posibilitatea să indexeze această informație în raportarea sa, de exemplu prin stabilirea unui an de referință (cu numărul de index 100) pornind de la care s-ar putea stabili dezvoltarea contribuției/impactului real.”. Această clauză ar putea fi invocată în cazul în care utilizarea unui indicator ar putea dezvălui date sensibile care i-ar putea permite unui concurent să calculeze prețul mediu de producție; — condiții care trebuie îndeplinite pentru A NU raporta un indicator principal specific menționat în anexa IV – anexa IV punctul C.2 literele (a) și (b) privind indicatorii principali prevede că: „În cazul în care o organizație ajunge la concluzia că unul sau mai mulți indicatori principali nu sunt relevanți pentru aspectele sale semnificative directe de mediu, organizația respectivă are posibilitatea de a nu raporta asupra indicatorilor principali în cauză. Organizația prezintă o motivație în acest sens, în care face trimitere la analiza sa de mediu.” Din motive de transparență, această justificare ar trebui să fie, de asemenea, menționată în declarația de mediu. Având în vedere că fiecare indicator principal are în componență o cifră A pentru contribuție, o cifră B pentru producție și o cifră R pentru raportul A/B, acest element de flexibilitate se aplică pentru întregul indicator principal ca atare, inclusiv pentru raportul specific A/B; — condiții de raportare utilizând un alt indicator (A/B) ÎN LOCUL unui indicator principal specific prevăzut în anexa IV – în cazul în care o organizație decide să nu raporteze asupra unui/unor indicator(i) specific(i), astfel cum se prevede în anexa IV, dar alege un altul în schimb, acel indicator trebuie, de asemenea, să furnizeze o cifră A și o cifră B. Utilizarea acestei flexibilități ar trebui să fie întotdeauna justificată printr-o trimitere la analiza de mediu, precizând modul în care opțiunea aleasă permite o mai bună indicație a performanței relevante. Pentru această dispoziție specifică, documentul de referință sectorial EMAS ar trebui să fie luat în considerare, în cazul în care este disponibil pentru sectorul în cauză. De exemplu, în loc să indice „numărul de angajați”, un serviciu de cazare pentru turiști poate opta pentru „numărul de înnoptări în structuri de primire turistică”, o școală poate alege „numărul de elevi”, o organizație de gestionare a deșeurilor poate utiliza „cantitatea de deșeuri gestionate, în tone”, un spital poate prefera „numărul de pacienți internați peste noapte în spital” etc.; — condiții pentru utilizarea altor elemente pentru a exprima contribuția (A) și producția (B), ÎN PLUS față de indicatorii principali specifici prevăzuți în anexa IV – o organizație poate, de asemenea, utiliza alte elemente pentru a exprima contribuția totală anuală sau impactul total anual într-un anumit domeniu și producția globală anuală. De exemplu, o organizație care prestează servicii poate raporta date utilizând „numărul de angajați” ca măsură a producției (B) pentru componenta sa administrativă și o măsură de producție diferită pentru serviciile specifice furnizate; — unități de măsură – în cazul în care cele citate în anexa IV din Regulamentul EMAS nu reflectă în mod clar performanța de mediu a unei organizații și nu oferă o imagine clară în scopuri de comunicare, ar putea fi utilizate alternative, atât timp cât organizația justifică acest lucru. Ar trebui să fie posibilă transformarea unităților în cele specificate în regulament. În mod ideal, ar trebui să fie adăugată o notă de subsol care să precizeze metoda de conversie; — VAB sau cifra de afaceri anuală totală, exprimată în alte valute decât euro – deși Regulamentul EMAS se referă la „milioane de euro” ca o măsură a producției pentru valoarea adăugată brută, organizațiile stabilite în țări care nu fac parte din zona euro pot folosi moneda lor națională. 2.3.2.3. Alți indicatori relevanți privind performanța de mediu Organizația trebuie să raporteze, de asemenea, cu privire la rezultatele sale în raport cu alți indicatori relevanți legați de aspectele semnificative de mediu menționate în analiza de mediu. În cazul în care, pentru sectorul specific, sunt disponibile documente de referință sectoriale (DRS), menționate la articolul 46 din Regulamentul EMAS, la evaluarea performanței de mediu a organizației se ține seama de documentul relevant. Prin urmare, organizațiile ar trebui să ia în considerare indicatorii sectoriali relevanți de performanță de mediu descriși în DRS atunci când aleg indicatorii (22) pe care urmează să îi utilizeze în scopul raportării cu privire la performanța de mediu. Acestea ar trebui să țină seama de indicatorii recomandați în DRS corespunzător și de relevanța acestora în raport cu aspectele de mediu semnificative identificate de organizație în analiza sa de mediu. Indicatorii ar trebui să fie luați în considerare numai dacă sunt relevanți pentru aspectele de mediu care sunt considerate ca fiind cele mai semnificative în analiza de mediu. 2.3.2.4. Responsabilizarea pe plan local Responsabilizarea pe plan local este importantă în cadrul EMAS. Acesta este motivul pentru care toate organizațiile înregistrate în EMAS ar trebui să raporteze cu privire la impacturile semnificative asupra mediului ale fiecărui amplasament, astfel cum sunt descrise în anexa IV la regulament. În orice caz, informațiile referitoare la tendințele observate în materie de emisii în aer și în apă, consum de apă, utilizare a energiei și cantitatea de deșeuri ar trebui să fie furnizate la nivel de amplasament. În cazul în care se aplică procedura de verificare a organizațiilor care au mai multe amplasamente descrisă la punctul 2.4.3 din prezentul ghid al utilizatorului, aceste informații pot fi furnizate la nivelul grupurilor de amplasamente, cu condiția ca cifrele respective să reflecte cu precizie tendințele observate la nivel de amplasament. Organizația poate indexa informații numai în cazul în care chestiunile în cauză sunt confidențiale (a se vedea punctul 2.3.2.2). În plus, trebuie să fie luat în considerare faptul că pot fi aduse îmbunătățiri continue amplasamentelor permanente, dar nu și amplasamentelor temporare. În cazul în care apare această problemă, ea ar trebui să fie precizată în analiza de mediu. Ar trebui să fie luată în considerare posibilitatea de a pune în aplicare măsuri alternative, inclusiv, de exemplu, alți indicatori „imateriali” (calitativi). În orice caz, pentru sectoarele vizate de documente de referință sectoriale EMAS, informațiile privind amplasamentele temporare pot fi luate în considerare. Tabelul 7 Exemplu de utilizare a indicatorilor de performanță principali în organizațiile administrației publice Indicator principal Contribuția/impactul anual (A) Producția globală anuală a organizației (B) Raportul A/B Energie Consumul anual în MWh, GJ Numărul de angajați (sectorul neimplicat în producție) MWh/persoană și/sau KWh/persoană Materiale Consumul anual de hârtie în tone Numărul de angajați (sectorul neimplicat în producție) tone/persoană și/sau numărul de foi de hârtie/persoană/zi Apă Consum anual în m3 Numărul de angajați (sectorul neimplicat în producție) m3/persoană și/sau l/persoană Deșeuri Producție anuală de deșeuri în tone Numărul de angajați (sectorul neimplicat în producție) tone de deșeuri/persoană și/sau kg/persoană Producție anuală de deșeuri periculoase în kilograme kg de deșeuri periculoase/persoană Utilizarea terenurilor în ceea ce privește biodiversitatea Utilizarea terenurilor, în m2 de teren intravilan (inclusiv „zonele impermeabile”) Numărul de angajați (sectorul neimplicat în producție) m2 de teren intravilan/persoană și/sau m2 de zonă impermeabilă/persoană Emisii de gaze cu efect de seră (GES) Emisiile anuale de GES în tone de CO2e (CO2e = echivalent CO2) Numărul de angajați (sectorul neimplicat în producție) tone de CO2e/persoană și/sau kg de CO2e/persoană

Tabelul 8 Exemplu de utilizare a indicatorilor principali de performanță în sectorul de producție Indicator principal Contribuția/impactul anual (A) Producția globală anuală a organizației (B) Raportul A/B Energie Consumul anual în MWh, GJ Valoarea adăugată brută anuală totală (milioane EUR) (*1) sau Producția fizică anuală totală (în tone) MWh/milioane de euro sau MWh/tone de produs Materiale Fluxul anual de masă al diferitelor materiale utilizate, în tone Valoarea adăugată brută anuală totală (milioane EUR) (*1) sau Producția fizică anuală totală (în tone) Pentru fiecare dintre diferitele materiale utilizate: material în tone/milioane EUR sau material în tone/tone de produs Apă Consum anual în m3 Valoarea adăugată brută anuală totală (milioane EUR) (*1) sau Producția fizică anuală totală (în tone) m3/milioane de euro sau m3/tone de produs Deșeuri Producție anuală de deșeuri în tone Valoarea adăugată brută anuală totală (milioane EUR) (*1) sau Producția fizică anuală totală (în tone) tone de deșeuri/milioane EUR sau tone de deșeuri/tone de produs Producție anuală de deșeuri periculoase în tone tone de deșeuri periculoase/milioane EUR sau tone de deșeuri periculoase/tone de produs Utilizarea terenurilor în ceea ce privește biodiversitatea Utilizarea terenurilor, în m2 de teren intravilan (inclusiv „zonele impermeabile”) Valoarea adăugată brută anuală totală (milioane EUR) (*1) sau Producția fizică anuală totală (în tone) m2 de teren intravilan și/sau m2 de zonă impermeabilă/milioane EUR sau m2 de teren intravilan și/sau m2 de zonă impermeabilă/tone de produs Emisii de GES Emisiile anuale de GES în tone de CO2 Valoarea adăugată brută anuală totală (milioane EUR) (*1) sau Producția fizică anuală totală (în tone) tone de CO2 echivalent/milioane EUR sau tone de CO2 echivalent/tone de produs 2.4. PROCEDURA DE VERIFICARE ȘI DE VALIDARE „«Verificare» înseamnă procesul de evaluare a conformității realizat de un verificator de mediu pentru a demonstra dacă analiza de mediu, politica de mediu, sistemul de management de mediu și auditul intern de mediu și punerea sa în aplicare, ale unei organizații, îndeplinesc cerințele prezentului regulament.” „«Validare» înseamnă confirmarea de către verificatorul de mediu care a efectuat verificarea a faptului că informațiile și datele cuprinse în declarația de mediu și în declarația de mediu actualizată ale unei organizații sunt de încredere, credibile și corecte și că îndeplinesc cerințele prezentului regulament.” 2.4.1. Cine este autorizat să verifice și să valideze EMAS? Numai verificatorii de mediu acreditați sau autorizați pot îndeplini aceste sarcini. „«Verificator de mediu» înseamnă: un organism de evaluare a conformității, astfel cum este definit în Regulamentul (CE) nr. 765/2008 [al Parlamentului European și al Consiliului] (23), sau orice asociație sau grup de astfel de organisme, care a obținut acreditare în conformitate cu prezentul regulament; sau orice persoană fizică sau juridică sau orice asociație sau grup de astfel de persoane, care a obținut o autorizație de efectuare a verificărilor și a validărilor, în conformitate cu prezentul regulament (24).” — Organizația poate contacta organismul competent EMAS în statul său membru sau organismul de acreditare sau de autorizare EMAS responsabil pentru acreditarea verificatorilor EMAS pentru a se informa cu privire la verificatorii de mediu acreditați. În cazul în care o organizație dorește informații despre verificatori care își desfășoară activitatea în sectorul lor din alte state membre decât statul în care își are sediul organizația, aceasta poate consulta registrul EMAS al UE (25). — Domeniul de aplicare al unui verificator de mediu acreditat sau autorizat este determinat în conformitate cu codurile NACE, clasificarea activităților economice stabilită în Regulamentul (CE) nr. 1893/2006 al Parlamentului European și al Consiliului (26). În cazul în care o organizație contractează un verificator de mediu, aceasta trebuie să se asigure că verificatorul este acreditat sau autorizat pentru codurile NACE specifice corespunzătoare activităților organizației. — Odată ce verificatorul este acreditat sau autorizat într-un stat membru, acesta poate desfășura activități în toate țările UE (27). — Informații despre verificatorii acreditați sau autorizați sunt disponibile fie pe site-ul internet EMAS al Comisiei, fie pot fi obținute din partea organismelor corespunzătoare din statele membre. Notă: Este util ca organizația să verifice dacă verificatorul a notificat informațiile menționate la articolul 24 din Regulamentul EMAS organismului de acreditare sau de autorizare relevant cu cel puțin patru săptămâni înainte de verificare, pentru a permite supravegherea de către organismul de acreditare sau de autorizare din statul membru în care verificatorul respectiv dorește să intervină. În lipsa supravegherii, organismul competent poate refuza înregistrarea organizației. 2.4.2. În ce constau sarcinile verificatorilor de mediu? 1. Să verifice dacă organizația respectă toate cerințele Regulamentului EMAS în ceea ce privește analiza de mediu inițială, sistemul de management de mediu, auditul de mediu și rezultatele acestuia, precum și declarația de mediu. 2. Să verifice dacă organizația respectă dispozițiile juridice relevante aplicabile la nivel comunitar, național, regional și local în materie de mediu. Nota 1: Verificatorul trebuie să verifice dacă organizația a stabilit, a pus în aplicare și a menținut procedura (procedurile) de evaluare periodică a conformității cu cerințele legale aplicabile (28). Verificatorul efectuează o verificare aprofundată a conformității juridice a unei societăți. Această sarcină constă în parte în a verifica, pe baza probelor materiale primite, că nu există dovezi ale încălcării cerințelor legale aplicabile referitoare la mediu (29). Verificatorii pot utiliza constatările autorităților de asigurare a respectării legii. În cazul în care nu găsesc dovezi de nerespectare, acest lucru este indicat în declarația de mediu care va fi semnată de către verificator. Cu toate acestea, obligația verificatorului este de a se asigura, prin intermediul tehnicilor de audit obișnuite, că cerințele regulamentului sunt îndeplinite. Aceasta înseamnă că verificatorul nu va fi în măsură să verifice respectarea cerințelor legale în același mod ca și autoritățile responsabile cu asigurarea respectării legii. Nota 2: În cazul în care un verificator descoperă un caz de neconformitate în perioada dintre două înregistrări, există următoarele opțiuni. Acesta poate să raporteze organismului competent că organizația în cauză trebuie să fie eliminată din registrul EMAS. Cu titlu de alternativă, în cazul în care organizația a demonstrat că a luat măsuri la timp, în cooperare cu autoritățile de asigurare a respectării legii, pentru a restabili conformitatea juridică, verificatorul poate totuși să semneze declarația privind activitățile de verificare și de validare, în conformitate cu anexa VII la regulament. 3. Să verifice îmbunătățirea continuă a performanței de mediu a organizației. 4. Să verifice fiabilitatea, credibilitatea și acuratețea datelor incluse și utilizate în declarația de mediu EMAS și orice informație în materie de mediu care trebuie validată. 5. Să viziteze organizația sau amplasamentul. Procedurile sunt diferite pentru organizațiile care au un singur amplasament și pentru organizațiile care au mai multe amplasamente și este important să se sublinieze diferențele dintre abordările respective. Regulamentul EMAS [articolul 25 alineatul (4)] prevede că verificatorul vizitează localurile fiecărei organizații de fiecare dată când trebuie să aibă loc o activitate de validare/verificare: (a) în cazul unei organizații cu un singur amplasament, acest lucru înseamnă că verificatorul trebuie să meargă la fața locului în fiecare an; (b) în cazul organizațiilor mici cu un singur amplasament și în cazul în care derogarea pentru organizațiile mici poate fi aplicată (articolul 7, activitățile de validare/verificare trebuie să fie întreprinse după doi și, respectiv, patru ani, ceea ce presupune că verificatorul are obligația de a vizita locul după doi și, respectiv, patru ani; (c) dar în cazul unei organizații înregistrate cu mai multe amplasamente, articolul 25 alineatul (4) prevede vizitarea organizației de către verificator de fiecare dată când au loc activități de verificare/validare. Prin urmare, din punct de vedere juridic, această obligație poate fi considerată ca fiind îndeplinită în cazul în care verificatorul vizitează organizația (indiferent dacă este vorba de un amplasament sau de amplasamente diferite) în fiecare an. Cu toate acestea, având în vedere sarcinile verificatorului și declarația întocmită de acesta cu privire la conformitatea juridică, programul de vizite trebuie să garanteze că fiecare amplasament care este inclus în numărul de înregistrare al respectivei organizații cu mai multe amplasamente este vizitat (complet verificat) cel puțin o dată în cursul unui ciclu de 36 de luni. În cazul în care nu ar verifica în mod complet fiecare amplasament inclus cel puțin o dată în cadrul acestui ciclu, verificatorul nu și-ar îndeplini sarcinile prevăzute de Regulamentul EMAS III. Aceasta înseamnă, de asemenea, că înainte de prima înregistrare a unei organizații cu mai multe amplasamente, verificatorul de mediu trebuie să viziteze toate amplasamentele organizației în cauză. Cu titlu de excepție de la această regulă generală, pentru verificarea organizațiilor cu mai multe amplasamente poate fi utilizată o metodologie de eșantionare. Sub rezerva respectării condițiilor specifice, verificatorii pot vizita, în cursul unui ciclu de 36 de luni, o serie de amplasamente selectate în acest scop, care sunt reprezentative pentru activitățile organizației, și pot furniza o evaluare fiabilă și demnă de încredere a performanței generale de mediu a organizației și a îndeplinirii cerințelor prevăzute de Regulamentul EMAS. Această metodologie de eșantionare poate fi utilizată numai de comun acord cu verificatorul de mediu și cu condiția să fi fost respectate cerințele prevăzute la punctul 2.4.3 și orientările de punere în aplicare stabilite la punctul 2.4.4 din prezentul ghid al utilizatorului. Prin urmare, atunci când o organizație solicită aplicarea metodei de eșantionare, verificatorul verifică elementele de mai jos pentru a decide dacă utilizarea unei metode de eșantionare este adecvată: — organizația respectă cerințele menționate la punctul 2.4.3 din prezentul ghid al utilizatorului; — orientările de punere în aplicare stabilite la punctul 2.4.4 au fost respectate. În plus, verificatorul de mediu poate decide să limiteze utilizarea eșantionării în cazul în care, din cauza unor fapte concrete, eșantionarea amplasamentului nu permite să se dobândească suficientă încredere în eficacitatea sistemului de management. Verificatorii de mediu ar trebui să definească acest tip de limitări în ceea ce privește: — condițiile de mediu sau alte considerații relevante legate de organizație; — variațiile înregistrate în punerea în aplicare la nivel local a sistemului de management, necesare pentru a răspunde particularităților diferitelor amplasamente; — bilanțul în materie de conformitate al organizației (de exemplu, evidențe ale autorităților de asigurare a respectării legii în care sunt consemnate probleme de nerespectare a normelor, numărul de plângeri și evaluarea măsurilor corective). În aceste cazuri, verificatorul ar trebui să documenteze motivele specifice care restrâng dreptul organizațiilor de a recurge la eșantionare. Verificatorul de mediu evaluează, de asemenea transparența grupării de amplasamente similare, în conformitate cu cerințele de la punctul 2.4.3.2, precum și impactul acestei grupări asupra conținutului declarației de mediu și asupra performanței de mediu generale a organizației. Rezultatele și concluziile acestei evaluări sunt documentate în raportul de verificare. Verificatorul de mediu ține evidențe detaliate pentru fiecare cerere de eșantionare pe mai multe amplasamente, justificând metodologia de eșantionare și parametrii/criteriile utilizate și demonstrând că eșantionarea este efectuată în conformitate cu prezentul document. 6. Dacă în cursul procesului de verificare sunt detectate cazuri de neconformitate sau de nerespectare a normelor într-o organizație cu mai multe amplasamente în cazul căreia a fost aplicată metoda de eșantionare, verificatorul: — examinează în ce măsură această neconformitate sau această nerespectare a normelor este specifică amplasamentului în cauză sau dacă este posibil să fie afectate și alte amplasamente; — solicită organizației să identifice toate amplasamentele care ar fi putut să fie afectate, să ia măsurile corective necesare în amplasamentele respective și să adapteze sistemul de management în cazul în care are motive să considere că neconformitatea sau nerespectarea normelor ar putea indica o deficiență a sistemului general de management care poate afecta și alte amplasamente. În cazurile de neconformitate sau de nerespectare a normelor care nu pot fi corectate prin luarea de măsuri corective în timp util, verificatorul ar trebui să raporteze organismului competent că organizația în cauză ar trebui să fie suspendată sau radiată din registrul EMAS; — solicită dovezi ale acestor acțiuni și verifică eficacitatea acestora prin extinderea dimensiunii eșantionului la alte amplasamente odată ce au fost luate măsurile corective necesare și — validează declarația de mediu și semnează declarația privind activitățile de verificare și de validare, în conformitate cu anexa VII la regulament, numai în cazul în care dovezile prezentate îi permit să constate că toate amplasamentele respectă cerințele prevăzute de Regulamentul EMAS și toate cerințele juridice legate de mediu; 7. Atunci când efectuează prima verificare, verificatorul trebuie cel puțin să verifice dacă organizația îndeplinește cerințele următoare: (a) existența unui sistem de management de mediu complet operațional; (b) un program de audit complet planificat; (c) realizarea unei evaluării efectuate de conducere; (d) în cazul în care organizația dorește să utilizeze o metodă de eșantionare pentru verificarea amplasamentelor sale, sunt respectate dispozițiile de la punctele 2.4.3 și 2.4.4 din prezentul ghid și (e) declarația de mediu EMAS a fost întocmită și au fost luate în considerare documentele de referință sectoriale, în cazul în care sunt disponibile. 2.4.3. Cerințe privind utilizarea unei metode de eșantionare pentru verificarea organizațiilor cu mai multe amplasamente 2.4.3.1. Principii generale Aplicarea unei metode de eșantionare poate fi adecvată în cazul organizațiilor cu mai multe amplasamente, în scopul de a adapta efortul de verificare fără a afecta încrederea în conformitatea juridică și punerea în aplicare completă a sistemului de management, astfel încât performanța de mediu să poată fi îmbunătățită constant la nivelul fiecărui amplasament inclus în domeniul de aplicare al înregistrării în EMAS. După caz, în conformitate cu criteriile stabilite la punctul 2.4.3.2 și la cererea organizației, verificatorul (verificatorii) de mediu poate (pot) conveni să folosească o metodă de eșantionare pentru verificarea organizațiilor cu mai multe amplasamente. 2.4.3.2. Criterii de eligibilitate pentru organizații (a) Procedurile de eșantionare într-o organizație cu mai multe amplasamente nu pot fi aplicate decât grupurilor de amplasamente similare. (b) Similitudinea dintre amplasamente este determinată de situarea în același stat membru, de desfășurarea aceluiași tip de activități, de existența unor proceduri identice, de cerințe juridice identice, de aspecte de mediu și impacturi asupra mediului similare, de importanța comparabilă a impacturilor asupra mediului și de practici de management și control de mediu similare. (c) În cadrul sistemului de management de mediu și de comun acord cu verificatorul de mediu sunt identificate unul sau mai multe grupuri de amplasamente similare. Aceste grupuri sunt menționate în auditurile interne și în evaluarea efectuată de către conducere, precum și în declarația de mediu. (d) Toate amplasamentele care nu sunt incluse într-un grup din cauza lipsei de similitudine sunt excluse din domeniul de aplicare al eșantionării și trebuie să facă obiectul unei verificări individuale. (e) Toate amplasamentele incluse în înregistrarea în EMAS se află sub controlul direct și sub autoritatea organizației. (f) Sistemul de management de mediu este controlat și administrat la nivel central și face obiectul unei evaluări efectuate de către conducerea centrală. Toate amplasamentele incluse în înregistrarea în cadrul EMAS fac obiectul analizei de mediu și al programului de audit intern ale organizației și, anterior primei înregistrări, trebuie să fi fost supuse, fără excepție, unui audit intern (care să fi cuprins un audit al conformității juridice). În plus, organizația trebuie să își demonstreze autoritatea și capacitatea de a iniția schimbări organizaționale în toate amplasamentele incluse în înregistrarea în cadrul EMAS, dacă acest lucru este necesar pentru realizarea obiectivelor de mediu. De asemenea, organizația trebuie să își demonstreze capacitatea de a colecta și de a analiza date (inclusi