RO Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C 182/3

ACTUL ORGANULUI DE CONTROL COMUN AL EUROJUST

din 23 iunie 2009

de stabilire a regulamentului său de procedură

(Adoptat în unanimitate în cadrul reuniunii plenare a Organului de control comun al Eurojust din 23 iunie 2009)

2010/C 182/03

ORGANUL DE CONTROL COMUN,

având în vedere Decizia Consiliului din 28 februarie 2002 de instituire a Eurojust în scopul consolidării luptei împotriva formelor grave de criminalitate (denumită în continuare „Decizia Eurojust”) (1), modificată ultima dată la 16 decembrie 2008 (2), în special articolul 23,

întrucât persoanele numite de statele membre în conformitate cu articolul 23 alineatul (1) din Decizia Eurojust adoptă regulamentul de procedură al Organului de control comun,

ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT DE PROCEDURĂ:

TITLUL I

SARCINI ȘI COMPETENȚE ALE ORGANULUI DE CONTROL COMUN

Articolul 1

Sarcini

Organului de control comun îi revin sarcinile prevăzute la articolul 17 alineatul (4) litera (b), la articolul 19 alineatul (8), la articolul 23 alineatele (1) și (7) din Decizia Eurojust.

Articolul 2

Competențe

(1) Pentru îndeplinirea sarcinilor care îi revin, Organul de control comun are competențele prevăzute în Decizia Eurojust.

(2) În special, Organul de control comun este autorizat să obțină informații de la Eurojust, să i se permită accesul deplin la toate documentele Eurojust, fie pe suport material, fie stocate electronic, și să i se acorde acces liber, în orice moment, la toate sediile Eurojust. Aceasta se referă și la accesul la hardware și software, inclusiv la informațiile privind acestea, ori de câte ori este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor Organului de control comun. Informații detaliate pot fi prevăzute în acorduri încheiate între Organul de control comun și colegiul Eurojust.

TITLUL II

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL ORGANULUI DE CONTROL COMUN

Articolul 3

Compunere

(1) Organul de control comun este compus în conformitate cu articolul 23 alineatele (1)-(5) din Decizia Eurojust.

(2) Judecătorul numit de un stat membru devine membru permanent în urma alegerii sale în reuniunea plenară a persoanelor numite de statele membre în conformitate cu alineatul (1) și rămâne membru permanent timp de trei ani. Alegerea unui membru permanent al Organului de control comun se desfășoară anual, prin vot secret. Președinția Organului de control comun este deținută de membrul care și-a exercitat mandatul timp de trei ani de la data alegerilor. Membrii permanenți pot fi realeși.

(3) Persoanele numite care doresc să fie alese își înaintează candidatura, în scris, secretariatului Organului de control comun în termen de 10 zile înainte de data reuniunii în cadrul căreia au loc alegerile. În absența candidaților la alegeri, persoana (persoanele) care a (au) exercitat mandatul pe cea mai lungă perioadă se consideră aleasă (alese), dacă niciun alt candidat nu a exprimat interes în vederea ocupării funcției sale, cu condiția ca acest interes să fie exprimat înainte de următoarea reuniune plenară. În acest caz, va avea loc o procedură scrisă în conformitate cu articolul 6 alineatul (7) din prezentul regulament, iar membrul nou ales preia mandatul persoanei care a exercitat mandatul pe cea mai lungă perioadă, pentru durata restantă a acestuia. Dacă nicio persoană numită nu își manifestă interesul înainte de următoarea reuniune plenară, persoana care a exercitat mandatul pe cea mai lungă perioadă rămâne membru al Organului de control comun până la sfârșitul mandatului. Persoanele numite care nu și-au prezentat candidatura nu se consideră alese prin această procedură decât o singură dată. În cazul în care persoana care a exercitat mandatul pe cea mai lungă perioadă a fost deja membru al Organului de control comun și nu există alți candidați, următorul candidat care a exercitat mandatul pe perioada cea mai lungă se consideră ales.

(4) Membrii Organului de control comun sunt independenți, nu primesc instrucțiuni și se supun numai legii în îndeplinirea sarcinilor care le revin. În special, aceștia nu trebuie să fie în același timp membri ai vreunui alt organ instituit în baza Deciziei Eurojust sau membri ai personalului Eurojust.

(5) Membrul Organului de control comun care, în circumstanțe excepționale, nu poate participa la o reuniune poate desemna un supleant care îndeplinește cerințele articolului 23 alineatul (1) din Decizia Eurojust. Drepturile și obligațiile conferite membrilor în temeiul prezentului regulament se aplică integral supleanților.

(6) Atunci când apare un conflict de interese, persoana în cauză își declară interesul și nu participă nici la discutarea, nici la luarea deciziei privind chestiunea respectivă. Dacă este cazul, această persoană poate fi exclusă cu unanimitate de voturi exprimate prin vot secret de către membrii care participă la reuniune. Înainte de a se lua o decizie de excludere, persoana în cauză este audiată, însă nu participă la procedura de luare a deciziei. În cazul în care o persoană se retrage sau este exclusă, aceasta poate fi înlocuită de supleantul său.

Articolul 4

Regimul tranzitoriu

(1) Pentru a-și putea desfășura activitatea în conformitate cu procedura stabilită la articolul 23 alineatul (3) din Decizia Eurojust modificată, prima reuniune plenară a persoanelor numite de statele membre în conformitate cu articolul 23 alineatul (1) care are loc după intrarea în vigoare a prezentei decizii organizează alegeri pentru trei membri. Acești trei membri vor înlocui pe cei membri ai troicii aflate în activitate la acea dată.

(2) Persoanele numite care doresc să fie alese își prezintă candidatura în scris secretariatului Organului de control comun cu zece zile înainte de data reuniunii în cadrul căreia are loc alegerea. Primii trei candidați în ordinea numărului de voturi obținute cu ocazia alegerilor devin membri permanenți.

(3) Persoana care întrunește cel mai mare număr de voturi rămâne membru pentru o perioadă de trei ani și deține președinția în timpul celui de al treilea an al mandatului; a doua persoană care întrunește cel mai mare număr de voturi rămâne membru pentru o perioadă de doi ani și deține președinția în timpul celui de al doilea an al mandatului, iar a treia persoană rămâne membru pentru o perioadă de un an și deține președinția în timpul acestui an.

(4) După această primă rundă a alegerilor, alegerile se organizează anual în conformitate cu articolul 3 alineatele (2) și (3) ale prezentului regulament, în vederea înlocuirii unui membru în fiecare an.

Articolul 5

Președinția

(1) Organul de control comun este prezidat în conformitate cu articolul 23 alineatul (3) din Decizia Eurojust.

(2) Președintele reprezintă Organul de control comun și prezidează reuniunile acestuia. Președintele monitorizează derularea în bune condiții a activității acestuia. Convoacă reuniunile Organului de control comun și stabilește locul, data și ora acestor reuniuni. Președintele deschide și închide reuniunile. Președintele întocmește ordinea de zi provizorie și asigură executarea deciziilor Organului de control comun.

(3) În absența președintelui, membrul Organului de control comun care exercită mandatul de cel mai mult timp asigură președinția.

(4) Pentru a pregăti activitatea Organului de control comun în legătură cu un anumit aspect, acesta poate numi un raportor, din rândul membrilor săi, la propunerea președintelui. În cazul în care este vorba despre o chestiune urgentă, această numire poate fi făcută de președinte în baza mandatului său. În acest caz, președintele informează membrii Organului de control comun în cel mai scurt timp.

(5) Colegiul Eurojust, membrii personalului Eurojust și alte persoane pot fi invitate să participe la reuniunile Organului de control comun.

Articolul 6

Metode de lucru

(1) Organul de control comun se reunește în conformitate cu articolul 23 alineatul (1) din Decizia Eurojust. Președintele Eurojust, colegiul, directorul administrativ sau delegatul responsabil cu protecția datelor au dreptul să propună subiecte care să fie incluse pe ordinea de zi.

(2) Cu excepția cazurilor pe care președintele le consideră urgente, convocarea la reuniune este transmisă în timp util pentru a fi primită cu cel puțin două săptămâni înainte ca aceasta să aibă loc. Convocarea include ordinea de zi provizorie și documentele necesare pentru reuniune, cu excepția cazului în care natura acestor documente nu permite acest lucru. Ordinea de zi finală este adoptată la începutul fiecărei reuniuni.

(3) Reuniunea Organului de control comun este considerată validă numai dacă cel puțin doi membri permanenți participă la aceasta. Deciziile sunt adoptate în conformitate cu articolul 23 alineatul (6) din Decizia Eurojust.

(4) În conformitate cu articolul 23 alineatul (11) din Decizia Eurojust, reuniunile Organului de control comun nu sunt publice.

(5) Organul de control comun se reunește în baza documentelor și a proiectelor de lucrări redactate în una dintre limbile oficiale ale membrilor săi. Cu toate acestea, un membru are dreptul de a solicita o traducere în propria sa limbă.

(6) Organul de control comun cooperează cu delegatul responsabil cu protecția datelor al Eurojust, după caz.

(7) Deciziile Organului de control comun pot fi luate prin procedura scrisă în măsura în care toți membrii au aprobat această procedură. În cazuri urgente, președintele are dreptul să inițieze procedura scrisă. În ambele cazuri, președintele transmite un proiect de decizie membrilor Organului de control comun. Dacă membrii nu au nicio obiecție în legătură cu proiectul de decizie, într-un interval specificat de președinte de cel puțin 14 zile de la primire, propunerea este considerată adoptată. Dacă, în termen de cinci zile lucrătoare de la primirea proiectului de decizie, un membru solicită deliberarea acestuia de către Organul de control comun, procedura scrisă este suspendată.

Articolul 7

Verificările la fața locului și experții

(1) În cadrul competențelor care îi revin în conformitate cu articolul 23 alineatul (1) din Decizia Eurojust, Organul de control comun poate efectua verificări privind protecția datelor la Eurojust.

(2) Organul de control comun poate desemna unul sau mai mulți membri pentru efectuarea acestor verificări. În măsura în care Organul de control comun consideră că este adecvat, acești membri pot fi asistați de experți. Experții provin din cadrul organismelor naționale de supraveghere sau al agențiilor guvernamentale, cu excepția cazului în care astfel de experți nu sunt disponibili. Toți experții trebuie să îndeplinească cerințele de securitate care se aplică în conformitate cu legislația lor națională și normele respective ale Eurojust.

(3) Organul de control comun și secretariatul acestuia se pot baza pe experiența secretariatului instituit prin Decizia 2000/641/JAI a Consiliului (3).

(4) Atunci când președintele consideră că un anumit caz este urgent, acesta poate desemna membri și experți în baza mandatului său. În acest caz, președintele informează membrii Organului de control comun în cel mai scurt timp.

(5) Membrii Organului de control comun cărora li s-a atribuit sarcina de a efectua o verificare raportează Organului de control comun rezultatele activității lor.

Articolul 8

Procedura în cazul încălcărilor

Dacă Organul de control comun constată încălcări ale dispozițiilor Deciziei Eurojust referitoare la stocarea, prelucrarea sau utilizarea datelor cu caracter personal, acesta informează Eurojust în consecință și îi solicită să răspundă într-un anumit termen. Nerespectarea unei decizii a Organului de control comun luată în conformitate cu prezentul regulament de procedură este considerată o încălcare a Deciziei Eurojust. Deciziile Organului de control comun sunt în acest caz definitive și obligatorii pentru Eurojust.

Articolul 9

Procesul-verbal

Se întocmește un proces-verbal pentru fiecare dintre reuniunile Organului de control comun. Proiectul de proces-verbal se întocmește de secretariat sub coordonarea președintelui și se înaintează Organului de control comun pentru a fi adoptat la următoarea sa reuniune. Fiecare participant are dreptul de a propune modificări la proiectul de proces-verbal.

Articolul 10

Raportul de activitate

(1) Organul de control comun înaintează un raport anual de activitate Consiliului în conformitate cu articolul 23 alineatul (12) din Decizia Eurojust. Acest raport se elaborează în prima jumătate a fiecărui an pentru anul precedent. Cu cel puțin o lună înainte de transmiterea raportului de activitate către Consiliu, Eurojust are posibilitatea de a emite un aviz, care se atașează raportului.

(2) Organul de control comun decide oportunitatea publicării raportului său de activitate și, în cazul în care se decide publicarea acestuia, hotărăște și modalitatea de publicare.

TITLUL III

REGULAMENT DE PROCEDURĂ ADIȚIONAL PRIVIND CĂILE DE ATAC

Articolul 11

Sarcinile Organului de control comun

(1) Organul de control comun examinează căile de atac în conformitate cu articolul 23 alineatul (7) din Decizia Eurojust.

(2) Organul de control comun ia decizii în legătură cu aspectele prevăzute la alineatul (1).

Articolul 12

Membrii ad-hoc

(1) Dacă niciun reprezentant al statului membru din care provin datele cu caracter personal care fac obiectul căii de atac nu face parte din Organul de control comun, persoana numită de acest stat membru în conformitate cu articolul 23 alineatele (1)-(3) din Decizia Eurojust exercită funcția de judecător ad-hoc în cadrul Organului de control comun în timpul examinării căii de atac respective.

(2) Drepturile și obligațiile conferite membrilor în temeiul prezentului regulament de procedură se aplică integral membrilor ad-hoc.

Articolul 13

Reprezentare

Solicitantul poate fi asistat sau reprezentat de un avocat sau de un alt consilier. Avocatul sau consilierul pot fi excluși din cadrul procedurilor de către Organul de control comun în cazul în care sunt vinovați de abateri disciplinare grave. În cazul în care un avocat sau un consilier este exclus, președintele prevede un termen pentru a permite părții în cauză să desemneze un alt avocat sau consilier; procedurile se suspendă până la expirarea acestui termen. Avocat sau consilierul trebuie să prezinte o autorizație corespunzătoare din partea solicitantului, în cazul în care Organul de control comun solicită acest lucru.

Articolul 14

Regimul lingvistic

(1) Procedura se desfășoară în una dintre limbile oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene. Solicitantul alege limba oficială în care se derulează procedura. Limba de procedură este folosită în declarațiile verbale și în documentația scrisă a părților, precum și în procesul-verbal și în deciziile Organului de control comun.

(2) Documentele redactate într-o limbă diferită de limba de procedură sunt însoțite de o traducere în limba de procedură. În cazul în care este vorba despre documente lungi, traducerea prezentată se poate limita la fragmente sau la rezumate. Organul de control comun poate să solicite oricând o traducere completă, în baza mandatului său sau la cererea uneia dintre părți.

(3) Atunci când este necesar, se asigură servicii de interpretare și de traducere pentru fiecare membru al Organului de control comun și pentru părți Deciziile Organului de control comun se traduc în toate limbile oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene.

(4) În cazurile în care niciuna dintre limbile oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene nu este accesibilă solicitantului, plângerea poate fi depusă într-o altă limbă. Solicitantul are obligația de a prezenta un rezumat în una dintre limbile oficiale. Președintele sau raportorul dispun traducerea plângerii în limba aleasă.

Articolul 15

Instituirea procedurii

(1) Introducerea unei căi de atac se realizează prin depunerea unei plângeri scrise la secretariatul Organului de control comun în termen de treizeci de zile de la primirea deciziei Eurojust.

(2) Solicitantul prezintă în linii mari obiectul plângerii. Trebuie să reiasă în mod clar cine depune plângerea și care sunt subiectul și motivele plângerii. Plângerea se însoțește de orice document justificativ disponibil. Solicitantul își poate retrage plângerea în orice moment.

(3) Secretariatul confirmă primirea plângerii în termen de patru săptămâni și oferă informații generale privind derularea procedurii.

(4) Dacă plângerea nu respectă cerințele, secretariatul invită solicitantul să rectifice orice omisiune în termen de patru săptămâni.

(5) Căile de atac care nu respectă cerințele sunt refuzate de Organul de control comun la propunerea președintelui sau a raportorului.

Articolul 16

Considerații preliminare

(1) Dacă plângerea respectă cerințele, aceasta se examinează de Organul de control comun.

(2) O copie a plângerii se transmite către Eurojust pentru observații, care trebuie formulate în termen de patru săptămâni, fiind posibilă prelungirea cu alte două săptămâni.

(3) Organul de control comun poate solicita colegiului Eurojust să numească un reprezentant pentru calea de atac. Solicitantul este informat cu privire la această decizie. Membrilor naționali competenți li se trimite o copie a observațiilor solicitantului pentru a li se permite să formuleze propriile observații care vor fi depuse în termen de patru săptămâni, fiind posibilă prelungirea cu alte două săptămâni.

(4) După primirea observațiilor sau după expirarea termenelor, plângerea este tratată de Organul de control comun în următoarele trei luni.

Articolul 17

Informații suplimentare

(1) Organul de control comun poate cere solicitantului, Eurojust sau oricărui alt organ să furnizeze informații, probe sau observații Organului de control comun. Părțile au dreptul să adreseze Organului de control comun propuneri în legătură cu administrarea dovezilor sau cu cererea de admitere a dovezilor. Organul de control comun dă curs acestor propuneri și decide cu privire la cererile de admitere în măsura în care acest lucru este necesar pentru examinarea cazului.

(2) Organul de control comun poate decide de asemenea să efectueze anchete la fața locului, la Eurojust. Articolul 6 se aplică în același mod. În acest caz, solicitantul sau consilierul acestuia este informat în legătură cu rezultatul investigației.

Articolul 18

Accesul la dosarul procedurii

(1) Toate părțile au acces la dosarul procedurii, dacă doresc, și pot solicita secretariatului Organului de control comun să le pună la dispoziție extrase sau fotocopii, pe cheltuiala lor. Accesul se refuză în cazul în care se aplică unul dintre motivele menționate la articolul 19 alineatul (4) din Decizia Eurojust sau în scopul protejării drepturilor și libertăților părților terțe.

(2) Eurojust poate să indice în ce măsură informațiile pe care le furnizează nu ar trebui puse la dispoziția solicitantului, enunțând motivele care stau la baza unei astfel de restricții. Organul de control comun poate solicita motive suplimentare. În măsura în care Organul de control comun consideră aceste motive acceptabile, informațiile în cauză nu se transmit. Organul de control comun poate să ia o decizie contrară doar în lipsa unor motive acceptabile. În acest caz, Organul de control comun poate cere să fie pus la dispoziția solicitantului un rezumat sau să i se furnizeze solicitantului anumite informații.

Articolul 19

Procedura orală

(1) Părțile sunt audiate de Organul de control comun în cazul în care solicită acest lucru. Organul de control comun informează în mod corespunzător părțile cu privire la dreptul lor de a fi audiate. Acest drept se exercită în scris. Organul de control comun poate decide să inițieze o procedură orală la cererea uneia dintre părțile implicate în procedură, în măsura considerată necesară pentru examinarea cazului. Organul de control comun informează în mod corespunzător părțile cu privire la dreptul acestora de a solicita o procedură orală. Toate părțile sunt notificate în timp util cu privire la procedura orală și au dreptul de a fi prezente.

(2) Procedura orală este publică, cu excepția cazului în care Organul de control comun stabilește, în baza mandatului său sau la cererea uneia dintre părți, să excludă publicul în totalitate sau în parte, atunci când interesele privind siguranța publică, în special din motivele menționate la articolul 19 alineatul (4) din Decizia Eurojust, sau protecția vieții private a unei persoane impun acest lucru, sau în măsura strict necesară, în opinia Organului de control comun, în circumstanțele speciale în care includerea publicului ar aduce atingere examinării corecte a căii de atac. În cazul în care Eurojust solicită excluderea publicului de la proceduri, Organul de control comun poate lua o altă decizie doar în situația în care nu există niciunul dintre motivele menționate la prima teză.

(3) Organul de control comun poate decide, la cererea unei părți sau din proprie inițiativă, să audieze o parte fără ca celelalte părți să fie prezente, atunci când acest lucru este necesar pentru a asigura buna funcționare a Eurojust, pentru a apăra securitatea unui stat membru sau pentru a proteja interesele solicitantului sau ale unui terț. Părțile lipsă sunt informate în legătură cu procedurile care se derulează în absența lor.

Articolul 20

Audierea martorilor și a experților

(1) Organul de control comun poate decide, la cererea unei părți sau din proprie inițiativă, să audieze martorii. Toate părțile și toți martorii în cauză sunt informați în timp util cu privire la audiere. Se aplică de asemenea articolul 19 alineatele (2) și (3).

(2) Martorii convocați de Organul de control comun au dreptul la rambursarea cheltuielilor de călătorie și de cazare în conformitate cu norma respectivă care se aplică personalului Eurojust, precum și la compensarea pierderilor din venituri, în măsura în care Organul de control comun consideră acest lucru echitabil. Se poate efectua plata în avans a acestor cheltuieli.

(3) Membrii Organului de control comun pot să adreseze întrebări martorilor. Cu permisiunea președintelui, părțile pot să adreseze întrebări martorilor. Înainte de a începe audierea, președintele reamintește martorilor că trebuie să spună adevărul. Martorul are dreptul de a refuza să răspundă la întrebări.

(4) Organul de control comun poate să numească un expert și să definească mandatul acestuia și dreptul său la remunerare. Organul de control comun poate decide să audieze expertul. Se aplică, de asemenea, regulile privind audierea martorilor.

Articolul 21

Declarații finale

Înainte de a lua o decizie definitivă, Organul de control comun invită toate părțile să depună observațiile finale.

Articolul 22

Procesul-verbal al procedurii de introducere a unei căi de atac

(1) Organul de control comun întocmește procesul-verbal al procedurii de introducere a căii de atac, care reflectă derularea fiecărei audieri și declarațiile făcute în cadrul acesteia. Părțile pot solicita ca anumite documente sau declarații să fie incluse în totalitate sau în parte în procesul verbal. Procesul-verbal este semnat de președinte, transmis părților și adăugat la dosarul cazului. În cazurile menționate la articolul 19 alineatul (2) sau la articolul 20 alineatul (1), Organul de control comun impune restricții.

(2) Articolul 9 se aplică și tuturor reuniunilor Organului de control comun la care nu participă părțile.

Articolul 23

Decizii și confidențialitate

(1) Deciziile sunt luate cu majoritatea simplă a membrilor care participă la reuniune, cu excepția cazului în care se prevede altfel în prezentul regulament. În cazul unui balotaj, președintele dispune de un vot decisiv. Toate persoanele care participă la decizia definitivă trebuie să fi participat la o procedură orală, dacă o astfel de procedură a avut loc.

(2) Deliberările rămân confidențiale.

(3) Decizia definitivă a Organului de control comun poate cuprinde numele părților și ale reprezentanților lor, numele membrilor Organului de control comun care participă la decizie, data la care este anunțată decizia, dispozitivul deciziei, o prezentare succintă a faptelor cazului și motivele care stau la baza deciziei respective. Decizia este transmisă părților și este făcută publică.

Articolul 24

Notificări

Notificările și alte comunicări adresate părților, martorilor și experților se întocmesc prin mijloace care asigură în mod rezonabil informarea corespunzătoare a acestora și posibilitatea de verificare, dacă se consideră că este necesar.

Articolul 25

Costuri

(1) În decizia sa definitivă, Organul de control comun stabilește cheltuielile de procedură. Procedura în fața Organului de control comun este gratuită. În cazul în care solicitantul obține câștig de cauză, toate sau o parte dintre cheltuielile necesare efectuate de solicitant pentru introducerea și instrumentarea plângerii sale sunt suportate Eurojust, în măsura în care Organul de control comun consideră că acest lucru este echitabil.

(2) În cazul în care un solicitant nu poate suporta cheltuielile de procedură, în totalitatea lor sau în parte, acesta poate primi, în orice moment și la cerere, asistență financiară pentru plata cheltuielilor. Atunci când depune cererea, solicitantul anexează documentația care demonstrează că se află în această situație. Organul de control comun poate să își retragă asistența în orice moment, în cazul în care condițiile prealabile pe baza cărora a fost acordată se modifică pe parcursul procedurilor. Dacă se aprobă acordarea asistenței, cheltuielile vor fi plătite din linia bugetară a Organului de control comun. Dacă se consideră echitabil, prin decizia definitivă i se poate cere unei părți să ramburseze la bugetul Eurojust plățile efectuate în avans. La depunerea cererii, solicitantul își declară acordul pentru rambursarea cheltuielilor, dacă decizia finală impune acest lucru.

Articolul 26

Respectarea legalității

În cazurile care nu sunt prevăzute în prezentul regulament, Organul de control comun își desfășoară procedurile în conformitate cu principiile generale privind un proces echitabil.

TITLUL IV

ȚĂRI/PĂRȚI TERȚE

Articolul 27

Magistrații de legătură detașați de Eurojust în țările terțe

(1) Eurojust informează periodic Organul de control comun în legătură cu intenția sa de a iniția negocieri cu o țară terță privind detașarea unui magistrat de legătură al Eurojust în acea țară. Dacă dorește, Organul de control comun adresează orice observație Eurojust în această privință.

(2) Pentru a putea monitoriza activitățile magistraților de legătură detașați de Eurojust, astfel cum se prevede la articolul 27a alineatul (5) din Decizia Eurojust modificată, Organul de control comun primește de asemenea rapoartele adresate de acești magistrați colegiului Eurojust, precum și orice altă informație pertinentă.

(3) Acordurile cu țările terțe privind detașarea magistraților de legătură într-o țară terță prevăd dreptul de acces al Organului de control comun la datele magistratului detașat de Eurojust în țara terță, precum și la sediile ocupate de acesta.

TITLUL V

DISPOZIȚII FINALE

Articolul 28

Secretariatul

(1) Organul de control comun are un secretariat amplasat în sediul central al Eurojust, care îi va acorda asistență pentru îndeplinirea sarcinilor sale. Secretariatul este un organism permanent, iar membrii săi sunt recrutați numai pe baza competenței. Membrii secretariatului acționează numai în interesul Organului de control comun, sunt întru totul independenți față de Eurojust și nu acceptă instrucțiuni din partea niciunei alte autorități în cadrul funcțiilor exercitate pentru Organul de control comun. Recrutarea în cadrul secretariatului are loc în baza unei propuneri a Organului de control comun. Membrii personalului secretariatului nu întreprind nicio altă activitate fără permisiunea președintelui Organului de control comun.

(2) Secretariatul funcționează sub coordonarea președintelui Organului de control comun, în conformitate cu normele stabilite de Organul de control comun. În exercitarea acestor funcții, secretariatul funcționează sub coordonarea președintelui Organului de control comun. Secretariatul ține un registru al căilor de atac introduse și al tuturor celorlalte documente.

(3) Secretariatul asigură îndeplinirea obligațiilor prevăzute la articolul 25 din Decizia Eurojust în cadrul activității Organului de control comun.

(4) Secretariatul Organului de control comun se poate baza pe experiența secretariatului instituit prin Decizia 2000/641/JAI a Consiliului.

Articolul 29

Confidențialitate

(1) Membrii Organului de control comun, experții și membrii secretariatului au obligația de a trata drept confidențiale informațiile despre care iau cunoștință în contextul activității lor, cu excepția cazului în care îndeplinirea corespunzătoare a sarcinii care le revine impune contrariul. Ei au această obligație și după ce încetează să dețină această funcție.

(2) La data numirii, membrii Organului de control comun, experții și membrii secretariatului declară că acceptă aceste obligații.

(3) În cazul încălcării obligației de confidențialitate, membrul Organului de control comun poate fi suspendat cu unanimitate de voturi exprimate prin vot secret de membrii care participă la o reuniune a Organului de control comun. Persoana în cauză este audiată în prealabil, însă nu participă la luarea deciziei.

Articolul 30

Buget și cheltuieli

(1) Secretariatul întocmește propunerile pentru bugetul anual al secretariatului Organului de control comun; după aprobare, acestea sunt înaintate colegiului.

(2) Organul de control comun decide în legătură cu achitarea bugetului alocat, care este administrat de secretariat, în conformitate cu regulamentul financiar al Eurojust.

(3) Costurile aferente Organului de control comun, inclusiv cheltuielile pentru membri, necesare pentru îndeplinirea corespunzătoare a sarcinilor care le revin, se suportă din linia bugetară a Organului de control comun.

Articolul 31

Modificarea regulamentului de procedură

Modificările aduse prezentului regulament de procedură se adoptă în conformitate cu procedura stabilită la articolul 23 alineatul (9) din Decizia Eurojust.

Articolul 32

Accesul public la documente

(1) Orice persoană fizică sau juridică are drept de acces la documentele Organului de control comun, sub rezerva principiilor, condițiilor și limitelor definite la prezentul articol.

(2) Prezentul articol se aplică tuturor documentelor deținute de Organul de control comun, adică documentelor care au fost elaborate sau primite de acesta și care se află în posesia sa.

(3) Fără a aduce atingere alineatelor (4) și (5) ale prezentului articol, documentele devin accesibile publicului în urma unei cereri scrise sau direct în formă electronică.

(4) Organul de control comun refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea informațiilor ar aduce atingere protecției:

(a) interesului public, în ceea ce privește: — securitatea publică și anchetele penale; — apărarea și chestiunile militare; — relațiile internaționale; — politica financiară, monetară sau economică a Comunității sau a unui stat membru; — îndeplinirea sarcinilor Eurojust în întărirea luptei împotriva formelor grave de criminalitate; — anchetele naționale la care Eurojust își aduce contribuția;

(b) vieții private și integrității individului, în special în conformitate cu normele privind protecția datelor cu caracter personal.

(5) Organul de control comun refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea informațiilor ar aduce atingere protecției:

— intereselor comerciale ale unei anume persoane fizice sau juridice, inclusiv în ceea ce privește proprietatea intelectuală;

— procedurilor jurisdicționale și avizelor juridice;

— obiectivelor activităților de inspecție, de anchetă și de audit, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea conținutului documentului în cauză.

(6) Accesul la un document întocmit de Organul de control comun pentru uzul său intern sau primit de acesta și referitor la o chestiune în legătură cu care Organul de control comun nu a luat încă nicio decizie este refuzat în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce gravă atingere procesului decizional, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea conținutului documentului în cauză.

Accesul la un document conținând avize destinate uzului intern în cadrul deliberărilor și al consultărilor preliminare în cadrul Organului de control comun este refuzat chiar și după luarea deciziei, în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce gravă atingere procesului decizional al Organului de control comun, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea conținutului documentului în cauză.

(7) În ceea ce privește documentele părților terțe, Organul de control comun consultă partea terță pentru a stabili dacă se poate aplica o excepție prevăzută la alineatul (4) sau (5), în afară de cazul în care există certitudinea că documentul trebuie sau nu trebuie divulgat. Un stat membru poate solicita Organului de control comun să nu divulge conținutul unui document emis de statul membru respectiv fără acordul său prealabil.

(8) În cazul în care oricare dintre excepții se referă doar la părți din documentul solicitat, celelalte părți ale documentului se divulgă.

(9) Cererile de acces la un document se întocmesc în orice formă scrisă, inclusiv în formă electronică, în una dintre limbile oficiale și într-o modalitate suficient de clară pentru a permite Organului de control comun să identifice documentul. Solicitantul nu este obligat să își motiveze cererea.

(10) În cazul în care o cerere nu este suficient de clară, Organul de control comun cere solicitantului să clarifice cererea și îl asistă pe parcursul acestui proces.

(11) În cazul unei cereri privind un document foarte lung sau un număr foarte mare de documente, Organul de control comun poate discuta informal cu solicitantul în scopul ajungerii la o soluție echitabilă.

(12) Organul de control comun oferă informații și asistență cetățenilor privind modul și locul în care pot fi depuse cererile de acces la documente.

(13) Cererile de acces la un document se examinează cu promptitudine. Se trimite solicitantului o confirmare de primire. În termen de 30 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, președintele Organului de control comun fie acordă accesul la documentul solicitat și îl furnizează în același termen, în conformitate cu alineatul 15 al prezentului articol, fie îi comunică solicitantului, în scris, motivele respingerii totale sau parțiale a cererii și îl informează cu privire la dreptul acestuia de a prezenta o cerere de confirmare, în conformitate cu alineatul (14) al prezentului articol.

(14) În cazul respingerii totale sau parțiale a cererii, solicitantul poate adresa, în termen de 30 de zile lucrătoare de la primirea răspunsului din partea Organului de control comun, o cerere de confirmare prin care solicită ca Organul de control comun să își revizuiască poziția.

(15) Accesul la documente se exercită fie prin consultare la fața locului, fie prin eliberarea unei copii, inclusiv, dacă este necesar, a unei copii electronice, în funcție de preferința solicitantului. Solicitantului i se poate solicita să achite o sumă de bani pentru producerea și trimiterea copiilor. Această sumă nu poate depăși costurile reale de realizare și de trimitere a copiilor. Consultarea la fața locului, copiile care nu depășesc 20 de pagini A4, precum și accesul direct sub formă electronică sunt gratuite.

(16) În cazul în care conținutul unui document a fost deja divulgat de Organul de control comun, de Eurojust sau de alte instituții și acesta este ușor accesibil pentru solicitant, Organul de control comun își poate îndeplini obligația de a acorda accesul la documente prin informarea solicitantului cu privire la modalitățile de obținere a documentului solicitat.

(17) Documentele se furnizează într-o versiune și o formă care există deja, ținând seama pe deplin de preferința solicitantului.

Articolul 33

Evaluarea

Prezentul regulament de procedură se evaluează de Organul de control comun după o perioadă cuprinsă între unul și trei ani de la data intrării în vigoare și din perspectiva experienței dobândite.

Articolul 34

Intrarea în vigoare a regulamentului de procedură

Prezentul regulament de procedură intră în vigoare în ziua următoare datei adoptării în conformitate cu articolul 23 alineatul (9) din Decizia Eurojust.

Adoptat la Haga, 23 iunie 2009. Pentru Organul de control comun Președintele Josef RAKOVSKÝ

(1) JO L 63, 6.3.2002, p. 1.

(2) JO L 138, 4.6.2009, p. 14.

(3) Decizia 2000/641/JAI a Consiliului din 17 octombrie 2000 privind înființarea unui Secretariat al autorităților comune de control pentru protecția datelor instituite prin Convenția privind înființarea Oficiului European de Poliție (Convenția Europol), Convenția privind utilizarea tehnologiei informației în domeniul vamal și Convenția de punere în aplicare a Acordului Schengen privind eliminarea treptată a controalelor la frontierele comune (Convenția Schengen) (JO L 271, 24.10.2000, p. 1).