6.

Anexa 11 se înlocuiește cu următorul text: „ANEXA 11 REGULI PRIVIND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR FONDUL EUROPEAN PENTRU REFUGIAȚI I. Principii generale I.1. Principii de bază 1. În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie: (a) să se încadreze în domeniul de aplicare al fondului și în obiectivele acestuia, astfel cum se precizează la articolele 1 și 2 din actul de bază; (b) să se încadreze în acțiunile eligibile enumerate la articolul 3 din actul de bază sau, în cazul măsurilor de urgență, să fie legate de acțiunile eligibile specificate la articolul 5 din actul de bază; (c) să fie necesare pentru desfășurarea activităților care fac obiectul proiectului, făcând parte din programele anuale și multianuale aprobate de Comisie, sau să fie vizate de măsurile de urgență, astfel cum sunt definite la articolul 5 din actul de bază, în cazul în care acestea reprezintă o modificare a programului anual relevant; (d) să fie rezonabile și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special raportul calitate/preț și rentabilitatea; (e) să fie efectuate de către beneficiarul final și/sau de către partenerii la proiect, care au sediul și sunt înregistrați într-un stat membru, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii. În ceea ce privește articolul 39 alineatul (2) din prezenta decizie, normele aplicabile beneficiarului final se aplică mutatis mutandis partenerilor la proiect; (f) să fie legate de grupurile-țintă definite la articolul 6 din actul de bază; (g) să fie efectuate în conformitate cu prevederile specifice din acordul de finanțare. 2. În cazul acțiunilor multianuale în sensul prevederilor de la articolul 14 alineatul (6) din actul de bază, doar acea parte a acțiunii cofinanțată printr-un program anual este considerată proiect pentru aplicarea acestor norme de eligibilitate. 3. Proiectele susținute de fond nu sunt finanțate din alte surse incluse în bugetul Comunității. Proiectele susținute de fond sunt cofinanțate din surse publice sau private. I.2. Bugetul unui proiect Bugetul unui proiect este prezentat sub următoarea formă: Cheltuieli Venituri + costuri directe (CD) + costuri indirecte (procentaj fix din CD, stabilit în acordul de finanțare) + contribuția CE (definită ca fiind cea mai mică dintre cele trei sume menționate la articolul 12 din prezenta decizie) + contribuția beneficiarului final și a partenerilor la proiect + contribuția terților + încasări generate de proiect = Cost eligibil total ( CET ) = Venit total ( VT ) Bugetul este echilibrat: costul eligibil total este egal cu venitul total. I.3. Venituri și regula nonprofitului 1. Proiectele susținute de fond nu trebuie să aibă scop lucrativ. În cazul în care, la sfârșitul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depășesc cheltuielile, contribuția fondului la proiect este redusă în mod corespunzător. Toate sursele de venit pentru proiect trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final sau în documentele fiscale ale acestuia și trebuie să fie ușor de identificat și de verificat. 2. Veniturile proiectului provin din toate contribuțiile financiare acordate proiectului de către fond, din surse publice sau private, inclusiv propria contribuție a beneficiarului final, și din orice încasări generate de proiect. În sensul acestei reguli, «încasările» reprezintă veniturile realizate de un proiect în timpul perioadei de eligibilitate, astfel cum este descrisă la punctul I.4, din vânzări, închirieri, servicii, taxe de înscriere sau alte venituri echivalente. 3. Contribuția comunitară rezultând din aplicarea regulii nonprofitului, astfel cum se menționează la articolul 12 litera (c) din prezenta decizie, va fi reprezentată de «costul eligibil total» minus «contribuția terților» și «încasările generate de proiect». I.4. Perioada de eligibilitate 1. Costurile legate de un proiect trebuie să fie suportate, iar plățile respective (cu excepția deprecierii) trebuie să se facă după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se încheie la data de 30 iunie a anului N (2) + 2; astfel, costurile legate de proiect trebuie să fie suportate înainte de această dată. 2. Sunt exceptate de la perioada de eligibilitate menționată la punctul 1 măsurile de urgență [a se vedea articolul 21 alineatul (3) din actul de bază] și asistența tehnică pentru statele membre (a se vedea punctul IV.3). I.5. Înregistrarea cheltuielilor 1. Cheltuielile corespund plăților efectuate de către beneficiarul final. Acestea trebuie să aibă forma unor tranzacții financiare (în numerar), cu excepția devalorizării. 2. În general, cheltuielile sunt justificate prin facturi oficiale. Dacă acest lucru nu este posibil, cheltuielile sunt justificate prin documente contabile sau prin documente justificative cu o valoare doveditoare echivalentă. 3. Cheltuielile trebuie să poată fi identificate și verificate. În special, acestea: (a) trebuie să fie înregistrate în evidențele contabile ale beneficiarului final; (b) trebuie să fie stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile ale țării în care își are sediul beneficiarul final și cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor folosite de către beneficiarul final; și (c) trebuie să fie declarate în conformitate cu dispozițiile legislației sociale și fiscale aplicabile. 4. Acolo unde este cazul, beneficiarii finali au obligația de a păstra copii autentificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile efectuate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză. 5. Păstrarea și prelucrarea evidențelor menționate la punctele 2-4 trebuie să respecte legislația internă privind protecția datelor. I.6. Domeniul teritorial de aplicare 1. Cheltuielile pentru acțiunile descrise la articolele 3 și 5 din actul de bază trebuie să fie: (a) efectuate de către beneficiarii finali definiți la punctul I.1.1 litera (e); și (b) efectuate pe teritoriul statelor membre, cu excepția acțiunilor legate de reinstalare menționate la articolul 3 alineatul (5) din actul de bază, pentru care cheltuielile pot fi efectuate pe teritoriul statelor membre sau în țara gazdă. 2. Partenerii la proiect care sunt înregistrați și au sediul în țări terțe pot participa la proiecte doar fără să antreneze costuri, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii. II. Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect) II.1. Costuri eligibile directe Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condițiilor generale de eligibilitate stabilite în partea I, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului. Următoarele costuri directe sunt eligibile: II.1.1. 1. Costurile pentru personalul alocat proiectului, care cuprind salariile, contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiția ca acestea să corespundă politicii obișnuite de remunerare a beneficiarului. 2. Pentru organizațiile internaționale, costurile de personal eligibile pot cuprinde provizioane pentru a acoperi drepturile și obligațiile statutare legate de remunerare. 3. Costurile salariale corespunzătoare pentru personalul organismelor publice sunt eligibile în măsura în care acestea sunt legate de costul unor activități pe care organismul public respectiv nu le-ar efectua în cazul în care proiectul în cauză nu s-ar desfășura; acest personal este detașat sau repartizat în vederea punerii în aplicare a proiectului printr-o decizie scrisă a beneficiarului final. 4. Costurile de personal sunt detaliate în bugetul previzional, indicând funcțiile și numărul membrilor personalului. II.1.2. 1. Cheltuielile de deplasare și de ședere sunt eligibile ca fiind costuri directe pentru personalul sau alte persoane care participă la activitățile proiectului și a căror deplasare este necesară pentru punerea în aplicare a proiectului. 2. Cheltuielile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor reale suportate. Ratele de rambursare sunt bazate pe cea mai ieftină formă de transport public și zborurile sunt permise, în general, doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors) sau în cazul în care destinația geografică justifică efectuarea călătoriei cu avionul. În cazul în care se folosește un autoturism proprietate personală, rambursarea se face în mod normal fie pe baza costului transportului public, fie pe baza unor rate pe kilometru în conformitate cu reglementările oficiale publicate în statul membru în cauză sau folosite de către beneficiarul final. 3. Cheltuielile de ședere sunt eligibile pe baza costurilor reale sau a unei indemnizații zilnice. În cazul în care o organizație și-a stabilit propriile rate zilnice (indemnizații de ședere), acestea se vor aplica în limitele stabilite de către statul membru în conformitate cu legislația și practica națională. Indemnizațiile de ședere sunt menite, în mod normal, să acopere transportul local (inclusiv taxiurile), cazarea, masa, apelurile telefonice locale și cheltuieli diverse. II.1.3. II.1.3.1. Norme generale 1. Cheltuielile legate de achiziționarea de echipament sunt eligibile doar dacă sunt esențiale pentru punerea în aplicare a proiectului. Echipamentul are calitățile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile. 2. Alegerea între leasing, închiriere și achiziționare trebuie să se facă întotdeauna pe baza opțiunii celei mai ieftine. Cu toate acestea, dacă leasingul sau închirierea nu sunt posibile din cauza duratei scurte a proiectului sau a deprecierii rapide a valorii sale, se acceptă achizițiile. II.1.3.2. Închiriere și leasing Cheltuielile legate de operațiunile de închiriere și leasing sunt eligibile pentru cofinanțare sub rezerva normelor stabilite în statul membru prin legislația internă și prin practică, și de durata de închiriere sau leasing în scopul derulării proiectului. II.1.3.3. Achiziționarea 1. În cazul echipamentului achiziționat pe durata proiectului, în buget trebuie să se menționeze dacă sunt incluse costurile integrale sau doar partea de depreciere a echipamentului corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și rata de folosire reală în scopul proiectului. Acestea din urmă se calculează în conformitate cu normele naționale aplicabile. 2. Echipamentul achiziționat înainte de perioada de desfășurare a proiectului, dar care este folosit pentru desfășurarea proiectului, este eligibil pe baza deprecierii. Totuși, aceste costuri nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost cumpărat inițial din fonduri comunitare. 3. Pentru articolele individuale care costă mai puțin de 20 000 de EUR, este eligibil costul integral de achiziționare, cu condiția ca echipamentul să fie cumpărat înainte de ultimele trei luni de desfășurare a proiectului. Articolele individuale care costă 20 000 de EUR sau mai mult sunt eligibile doar pe baza deprecierii. II.1.4. II.1.4.1. Norme generale În cazul achiziționării, construcției, renovării sau închirierii de bunuri imobile, acestea au calitățile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile. II.1.4.2. Achiziționarea, construcția sau renovarea 1. În cazul în care achiziționarea de bunuri imobile este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, achiziționarea de bunuri imobile, respectiv clădiri deja construite, sau construirea de bunuri imobile sunt eligibile pentru cofinanțare în condițiile menționate în cele ce urmează, fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte: (a) trebuie obținut un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial cu autorizarea corespunzătoare, care să stabilească faptul că prețul nu depășește valoarea de piață și care să ateste că bunul imobil este în conformitate cu reglementările de drept intern sau să specifice aspectele care nu sunt conforme reglementărilor și pe care beneficiarul final plănuiește să le remedieze în cadrul proiectului; (b) bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară la o dată anterioară punerii în aplicare a proiectului; (c) bunul imobil va fi folosit numai în scopul menționat în proiect; (d) este eligibilă doar partea de depreciere a clădirilor corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului; deprecierea se calculează conform normelor contabile de drept intern. 2. Sub rezerva condiției de la punctul 1 litera (c), costul integral al reamenajării, modernizării sau renovării clădirilor este eligibil până la o valoare maximă de 100 000 de EUR. Peste acest prag, se aplică condițiile de la punctul 1 literele (c) și (d). II.1.4.3. Închirierea Închirierea de bunuri imobile este eligibilă pentru cofinanțare în cazul în care există o legătură clară între închiriere și obiectivele proiectului în cauză, în condițiile menționate în cele ce urmează și fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte: (a) bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară; (b) bunul imobil urmează a fi folosit numai pentru punerea în aplicare a proiectului. În caz contrar, doar partea costurilor corespunzătoare folosirii bunului pentru proiect este eligibilă. II.1.5. Costurile materialelor consumabile, furniturile și serviciile generale sunt eligibile cu condiția ca acestea să poată fi identificate și să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului. II.1.6. 1. Ca regulă generală, beneficiarii finali trebuie să aibă capacitatea de a gestiona ei înșiși proiectele. Suma aferentă sarcinilor care urmează a fi subcontractate în cadrul proiectului va trebui clar indicată în acordul de finanțare. 2. Cheltuielile legate de următoarele subcontracte nu sunt eligibile pentru cofinanțarea de către fond: (a) subcontractarea sarcinilor legate de gestionarea generală a proiectului; (b) subcontractarea care mărește costul proiectului, fără a-i aduce și o valoare adăugată proporțională; (c) subcontractarea cu intermediari sau consultanți a căror plată este stabilită ca procent din costul total al proiectului, cu excepția cazului în care o astfel de plată este justificată de către beneficiarul final prin raportarea la valoarea reală a activității sau a serviciilor furnizate. 3. Pentru toate subcontractele, subcontractanții se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit și control toate informațiile necesare referitoare la activitățile subcontractate. II.1.7. Costurile necesare pentru a îndeplini cerințele legate de cofinanțarea de către Uniune, cum ar fi publicitatea, transparența, evaluarea proiectului, auditul extern, garanțiile bancare, costurile de traducere etc., sunt eligibile drept costuri directe. II.1.8. Onorariile pentru consultanța juridică, onorariile notarilor și costurile cu experții tehnici și financiari sunt eligibile. II.1.9. 1. În vederea asistenței, achizițiile efectuate de către beneficiarul final pentru grupurile-țintă și rambursarea de către beneficiarul final a cheltuielilor efectuate de către grupurile-țintă sunt eligibile în următoarele condiții specifice: (a) beneficiarul final păstrează, pe perioada menționată la articolul 43 din actul de bază, informațiile și documentele justificative necesare pentru a dovedi că persoanele care primesc asistență corespund grupului-țintă definit la articolul 6 din actul de bază; (b) beneficiarul final trebuie să păstreze, pe perioada menționată la articolul 43 din actul de bază, documentele justificative privind sprijinul acordat (de exemplu, facturi și chitanțe), pentru a dovedi că persoanele în cauză au primit acest sprijin. 2. În cazul acțiunilor pentru care este necesară prezența persoanelor care fac parte din grupul-țintă (de exemplu, cursuri de formare), se pot distribui mici stimulente bănești ca sprijin suplimentar, cu condiția ca totalul acestor stimulente să nu depășească 25 000 de EUR pe proiect și ca suma să fie distribuită pe persoană pentru fiecare eveniment, curs sau alte acțiuni. Beneficiarul final păstrează o listă a persoanelor și a datelor evenimentelor, precum și a datei plății, și asigură o monitorizare corespunzătoare, pentru a evita orice dublă finanțare sau utilizare abuzivă a fondurilor. II.1.10. 1. Pentru motive justificate în mod corespunzător, pot fi permise derogări de la normele de eligibilitate definite de prezenta decizie pentru cheltuieli legate de măsuri de urgență, cu condiția ca acestea să fie aprobate prin decizia Comisiei de autorizare a măsurilor de urgență. 2. Conform articolului 21 alineatul (3) din actul de bază, perioada de eligibilitate este de maximum șase luni, în consecință costurile legate de proiect trebuie să fie suportate în această perioadă. II.2. Costuri eligibile indirecte 1. Costurile indirecte eligibile pentru acțiune sunt acele costuri care, în conformitate cu condițiile de eligibilitate prevăzute la punctul I.1.1, nu sunt identificabile drept costuri specifice direct legate de realizarea proiectului. 2. Prin derogare de la punctul I.1.1 litera (e) și de la punctul I.5, costurile indirecte suportate pentru realizarea acțiunii pot fi eligibile pentru finanțare forfetară, fixată la cel mult 7 % din totalul costurilor directe eligibile. 3. Organizațiile care beneficiază de o subvenție de funcționare de la bugetul UE nu pot include costuri indirecte în bugetul lor previzional. III. Cheltuieli neeligibile Următoarele costuri nu sunt eligibile: (a) taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepția cazului în care beneficiarul final face dovada că nu o poate recupera; (b) rentabilitatea capitalului, datorii și cheltuieli cu serviciul datoriei, dobânzi debitoare, comisioane aferente schimbului valutar și pierderi rezultate din schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potențiale datorii viitoare, dobânzi datorate, creanțe incerte, amenzi, penalități financiare, costuri de judecată și cheltuieli excesive sau nechibzuite; (c) costuri de protocol exclusiv pentru personalul proiectului; sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la sfârșitul proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului; (d) costuri declarate de către beneficiarul final și acoperite de către un alt proiect sau program de lucru care primește finanțare din partea Comunității; (e) achiziționarea de terenuri; (f) contribuții în natură. IV. Asistența tehnică la inițiativa statelor membre 1. Toate costurile necesare pentru punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă, autoritatea delegată, autoritatea de audit, autoritatea de certificare și alte organisme care oferă asistență la sarcinile enumerate la punctul 2 sunt eligibile în cadrul asistenței tehnice, în limitele menționate la articolul 16 din actul de bază. 2. Aceasta include următoarele măsuri: (a) cheltuieli legate de pregătirea, selecția, evaluarea, gestionarea și monitorizarea acțiunilor; (b) cheltuieli legate de audituri și de verificările la fața locului ale acțiunilor sau proiectelor; (c) cheltuieli legate de evaluările acțiunilor sau ale proiectelor; (d) cheltuieli legate de informare, diseminare și transparență în ceea ce privește acțiunile; (e) cheltuieli pentru achiziționarea, instalarea și întreținerea sistemelor computerizate pentru gestionarea, monitorizarea și evaluarea fondurilor; (f) cheltuieli pentru ședințele comitetelor de monitorizare și ale subcomitetelor în legătură cu punerea în aplicare a acțiunilor; aceste cheltuieli pot include de asemenea costurile experților și ale altor participanți la aceste comitete, inclusiv participanți din țările terțe, în cazul în care prezența acestora este esențială pentru punerea în aplicare eficientă a acțiunilor; (g) cheltuieli pentru consolidarea capacității administrative pentru punerea în aplicare a fondului. 3. Activitățile legate de asistența tehnică trebuie realizate și plățile corespunzătoare trebuie efectuate după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se încheie la data-limită pentru înaintarea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual. 4. Orice achiziție trebuie să fie efectuată în conformitate cu normele de drept intern privind achizițiile publice stabilite de către statul membru. 5. Statele membre pot pune în aplicare măsuri de asistență tehnică pentru acest fond odată cu măsuri de asistență tehnică pentru câteva sau toate cele patru fonduri. Cu toate acestea, în acest caz, doar partea costurilor folosită pentru a pune în aplicare măsura comună corespunzătoare acestui fond va fi eligibilă pentru finanțare prin acest fond, iar statele membre se vor asigura că: (a) partea costurilor aferentă măsurilor comune este debitată din fondul corespunzător în mod rezonabil și verificabil; și (b) nu are loc o dublă finanțare a costurilor.”