„ANEXĂ

Manualul SIRENE și alte dispoziții de aplicare a Sistemului de Informații Schengen de a doua generație (SIS II)

CUPRINS

INTRODUCERE 42

1. BIROURILE SIRENE ȘI INFORMAȚIILE SUPLIMENTARE 44

1.1. Biroul SIRENE 44

1.2. Manualul SIRENE 45

1.3. Apendice la Manualul SIRENE 45

1.4. Catalogul recomandărilor privind aplicarea corectă a acquis-ului Schengen și bunele practici (Sistemul de Informații Schengen) 45

1.5. Rolul birourilor SIRENE în cadrul cooperării polițienești din Uniunea Europeană 45

1.5.1. Transferul de date și de informații suplimentare din SIS II către țări terțe sau către organizații internaționale 45

1.6. Relațiile dintre birourile SIRENE și Europol 46

1.7. Relațiile dintre birourile SIRENE și Eurojust 46

1.8. Relațiile dintre birourile SIRENE și Interpol 46

1.8.1. Prioritatea semnalărilor din SIS II față de semnalările Interpol 46

1.8.2. Alegerea canalului de comunicare 46

1.8.3. Utilizarea și transmiterea semnalărilor Interpol în statele Schengen 46

1.8.4. Obținerea unui rezultat pozitiv și ștergerea unei semnalări 47

1.8.5. Îmbunătățirea cooperării între birourile SIRENE și BCN Interpol 47

1.9. Standarde 47

1.9.1. Disponibilitate 47

1.9.2. Continuitate 47

1.9.3. Confidențialitate 47

1.9.4. Accesibilitate 47

1.10. Comunicări 47

1.10.1. Limba de comunicare 47

1.10.2. Schimbul de date între birourile SIRENE 47

1.10.3. Rețea, mesaje și căsuțe poștale electronice 48

1.10.4. Comunicarea în circumstanțe excepționale 48

1.11. Carnetul de adrese SIRENE (SAB) 48

1.12. Sistemul de gestionare a fluxului de lucru al birourilor SIRENE 49

1.13. Termene-limită pentru furnizarea unui răspuns 49

1.13.1. Indicarea gradului de urgență în formularele SIRENE, inclusiv raportarea urgentă a unui rezultat pozitiv 49

1.14. Norme privind transliterarea/transcrierea 49

1.15. Calitatea datelor 49

1.16. Arhivare 50

1.17. Personal 50

1.17.1. Responsabilii birourilor SIRENE 50

1.17.2. Persoana de contact SIRENE (SIRCoP) 50

1.17.3. Cunoștințe 51

1.17.4. Formare 51

1.17.5. Schimburi de personal 52

2. PROCEDURI GENERALE 52

2.1. Definiții 52

2.2. Semnalări multiple [articolul 34 alineatul (6) din Regulamentul SIS II și articolul 49 alineatul (6) din Decizia SIS II] 52

2.2.1. Compatibilitatea semnalărilor 53

2.2.2. Ordinea priorității semnalărilor 54

2.2.3. Verificarea incompatibilității și introducerea semnalărilor multiple 55

2.2.4. Situația specială a Regatului Unit și a Irlandei 56

2.3. Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv 57

2.4. Imposibilitatea respectării procedurilor în urma obținerii unui rezultat pozitiv (articolul 48 din Decizia SIS II și articolul 33 din Regulamentul SIS II) 57

2.5. Prelucrarea datelor în alt scop decât cel pentru care au fost introduse în SIS II [articolul 46 alineatul (5) din Decizia SIS II] 58

2.6. Aplicarea unui indicator de validitate 58

2.6.1. Introducere 58

2.6.2. Consultarea statelor membre în vederea aplicării unui indicator de validitate 59

2.6.3. Cererea de ștergere a unui indicator de validitate 59

2.7. Date care conțin erori de drept sau de fapt (articolul 34 din Regulamentul SIS II și articolul 49 din Decizia SIS II) 59

2.8. Dreptul de acces la date și de rectificare a acestora (articolul 41 din Regulamentul SIS II și articolul 58 din Decizia SIS II) 60

2.8.1. Cereri de acces la date sau de rectificare a datelor 60

2.8.2. Schimbul de informații privind cererile de acces la semnalările emise de alte state membre 60

2.8.3. Schimbul de informații privind cererile de rectificare sau de ștergere a datelor introduse de alte state membre 60

2.9. Ștergerea în cazul în care nu mai sunt întrunite condițiile pentru menținerea semnalării 60

2.10. Introducerea numelor proprii 61

2.11. Diferite categorii de identitate 61

2.11.1. Identitate uzurpată (articolul 36 din Regulamentul SIS II și articolul 51 din Decizia SIS II) 61

2.11.2. Introducerea unui pseudonim 62

2.11.3. Alte informații utilizate pentru stabilirea identității unei persoane 62

2.12. Schimbul de informații în cazul semnalărilor între care există conexiuni 63

2.12.1. Norme operaționale 63

2.13. Formatul și calitatea datelor biometrice din SIS II 63

2.13.1. Utilizarea ulterioară a datelor transmise, inclusiv arhivarea 63

2.13.2. Schimburile de amprente digitale și de fotografii 64

2.13.3. Cerințe tehnice 64

2.13.4. Formatul și calitatea datelor biometrice 64

2.14. Tipuri specifice de căutare 64

2.14.1. Căutare după criteriul geografic 64

2.14.2. Căutare cu participarea unităților speciale de poliție care efectuează căutări direcționate (FAST) 65

3. SEMNALĂRILE ÎN VEDEREA ARESTĂRII ÎN SCOPUL PREDĂRII SAU AL EXTRĂDĂRII (ARTICOLUL 26 DIN DECIZIA SIS II) 65

3.1. Introducerea unei semnalări 65

3.2. Semnalări multiple 65

3.3. Uzurparea identității 66

3.4. Introducerea unui pseudonim 66

3.5. Informații suplimentare care trebuie trimise statelor membre 66

3.5.1. Informații suplimentare care trebuie trimise cu privire la arestarea provizorie 66

3.6. Adăugarea unui indicator de validitate 67

3.6.1. Cererea sistematică de aplicare a unui indicator de validitate pentru semnalările privind persoane căutate pentru a fi arestate în scopul extrădării, în cazul în care nu se aplică Decizia 2002/584/JAI ( 1 ) 67

3.7. Acțiunea biroului SIRENE la primirea unei semnalări în vederea arestării 67

3.8. Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv 68

3.9. Schimbul de informații suplimentare privind predarea sau extrădarea 68

3.10. Schimbul de informații suplimentare cu privire la tranzitarea teritoriului unui alt stat membru 68

3.11. Ștergerea semnalărilor în urma predării sau a extrădării 68

4. SEMNALĂRILE PRIVIND REFUZUL INTRĂRII SAU INTERDICȚIA DE ȘEDERE (ARTICOLUL 24 DIN REGULAMENTUL SIS II) 69

4.1. Introducerea unei semnalări 69

4.2. Semnalări multiple 70

4.3. Uzurparea identității 70

4.4. Introducerea unui pseudonim 70

4.5. Schimbul de informații în vederea eliberării permiselor de ședere sau a vizelor 70

4.5.1. Procedurile speciale prevăzute la articolul 25 din Convenția Schengen 70

4.5.2. Procedurile speciale prevăzute la articolul 5 alineatul (4) literele (a) și (c) din Codul frontierelor Schengen 71

4.6. Norme comune privind procedurile menționate în secțiunea 4.5 72

4.7. Schimbul de informații în urma obținerii unui rezultat pozitiv și în cazul refuzului intrării sau al expulzării din spațiul Schengen 72

4.8. Schimbul de informații în urma obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație 73

4.9. Schimbul de informații în cazul în care, în absența unui rezultat pozitiv, un stat membru constată că există o semnalare privind refuzul intrării pentru un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație 74

4.10. Ștergerea semnalărilor privind refuzul intrării sau interdicția de ședere 74

5. SEMNALĂRILE PRIVIND PERSOANE DISPĂRUTE (ARTICOLUL 32 DIN DECIZIA SIS II) 75

5.1. Semnalări multiple 75

5.2. Uzurparea identității 75

5.3. Introducerea unui pseudonim 75

5.4. Aplicarea unui indicator de validitate 75

5.5. Furnizarea de detalii descriptive privind minorii dispăruți și alte persoane considerate ca fiind expuse riscurilor 75

5.6. Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv 76

5.7. Ștergerea semnalărilor privind persoane dispărute 76

5.7.1. Minori 77

5.7.2. Adulți pentru care nu se solicită măsuri de protecție 77

5.7.3. Adulți pentru care se solicită măsuri de protecție 77

6. SEMNALĂRILE PRIVIND PERSOANELE CĂUTATE PENTRU A FACE OBIECTUL UNOR PROCEDURI JUDICIARE (ARTICOLUL 34 DIN DECIZIA SIS II) 77

6.1. Semnalări multiple 77

6.2. Uzurparea identității 77

6.3. Introducerea unui pseudonim 77

6.4. Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv 77

6.5. Ștergerea semnalărilor privind persoane căutate pentru a face obiectul unor proceduri judiciare 78

7. SEMNALĂRILE ÎN VEDEREA EFECTUĂRII DE CONTROALE DISCRETE ȘI SPECIFICE (ARTICOLUL 36 DIN DECIZIA SIS II) 78

7.1. Semnalări multiple 78

7.2. Uzurparea identității 78

7.3. Introducerea unui pseudonim 78

7.4. Informarea altor state membre în cazul emiterii de semnalări 78

7.5. Aplicarea unui indicator de validitate 79

7.6. Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv 79

7.7. Ștergerea semnalărilor în vederea efectuării de controale discrete și specifice 79

7.8. Sistemele de recunoaștere automată a numărului de înmatriculare (ANPR) 79

8. SEMNALĂRI PRIVIND OBIECTE CĂUTATE PENTRU A FI CONFISCATE SAU FOLOSITE CA PROBE (ARTICOLUL 38 DIN DECIZIA SIS II) 79

8.1. Semnalări multiple 79

8.2. Semnalări privind vehicule 80

8.2.1. Verificarea existenței unor semnalări multiple privind un vehicul 80

8.2.2. Vehicule cu același VIN 80

8.3. Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv 81

8.4. Ștergerea semnalărilor privind obiectele căutate pentru a fi confiscate sau folosite ca probe în cadrul procedurilor penale 81

9. SISTEMELE DE RECUNOAȘTERE AUTOMATĂ A NUMERELOR DE ÎNMATRICULARE (ANPR) 82

10. STATISTICĂ 83

INTRODUCERE

Spațiul Schengen

La data de 14 iunie 1985, guvernele Regatului Belgiei, Republicii Federale Germania, Republicii Franceze, Marelui Ducat al Luxemburgului și Regatului Țărilor de Jos au semnat la Schengen, o localitate din Luxemburg, un acord care avea drept obiectiv să permită «[…] libera trecere a frontierelor interne de către toți resortisanții statelor membre» și «[…] libera circulație a mărfurilor și a serviciilor».

La data de 19 iunie 1990, cele cinci țări fondatoare au semnat Convenția de punere în aplicare a Acordului Schengen (2), iar acestora li s-au alăturat ulterior Republica Italiană, la data de 27 noiembrie 1990, Regatul Spaniei și Republica Portugheză, la data de 25 iunie 1991, Republica Elenă, la data de 6 noiembrie 1992, Republica Austria, la data de 28 aprilie 1995, precum și Regatul Danemarcei, Regatul Suediei și Republica Finlanda, la data de 19 decembrie 1996.

În consecință, de la data de 26 martie 1995, acquis-ul Schengen s-a aplicat pe deplin în Belgia, Germania, Franța, Luxemburg, Țările de Jos, Spania și Portugalia (3). De la data de 31 martie 1998, în Austria și în Italia (4); de la data de 26 martie 2000, în Grecia (5) și, în fine, de la data de 25 martie 2001, acquis-ul Schengen a fost pe deplin aplicabil în Norvegia, Islanda, Suedia, Danemarca și Finlanda (6).

Regatul Unit și Irlanda participă doar la unele dintre dispozițiile acquis-ului Schengen, în conformitate cu Decizia 2000/365/CE și, respectiv, cu Decizia 2002/192/CE.

În cazul Regatului Unit, dispozițiile la care acesta dorește să participe (cu excepția SIS) sunt aplicabile de la data de 1 ianuarie 2005 (7).

Acquis-ul Schengen a fost încorporat în cadrul juridic al Uniunii Europene prin intermediul protocoalelor atașate la Tratatul de la Amsterdam (8) în 1999. La data de 12 mai 1999 s-a adoptat o decizie a Consiliului de stabilire a temeiului juridic pentru fiecare dintre dispozițiile sau deciziile care constituie acquis-ul Schengen, în conformitate cu prevederile relevante din Tratatul de instituire a Comunității Europene și din Tratatul privind Uniunea Europeană.

De la data de 1 mai 2004, acquis-ul Schengen, astfel cum este integrat în cadrul juridic al Uniunii Europene prin protocolul anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene (denumit în continuare «Protocolul Schengen»), și actele adoptate în temeiul acestuia sau care au legătură cu acesta sunt obligatorii pentru Republica Cehă, Republica Estonia, Republica Letonia, Republica Lituania, Ungaria, Republica Malta, Republica Polonă, Republica Slovenia și Republica Slovacia. Aceste state membre au devenit membre cu drepturi depline ale spațiului Schengen la data de 21 decembrie 2007.

Cipru a semnat Convenția de punere în aplicare a Acordului Schengen, însă beneficiază de o derogare în temeiul Actului său de aderare din 2003.

Republica Bulgaria și România au aderat la Uniunea Europeană la data de 1 ianuarie 2007; de la această dată, acquis-ul Schengen și actele adoptate în temeiul acestuia sau care au legătură cu acesta sunt obligatorii pentru cele două state, cu derogările prevăzute de Actul lor de aderare din 2005.

Croația a aderat la Uniunea Europeană la data de 1 iulie 2013. Aceasta aplică acquis-ul Schengen cu derogarea prevăzută de Actul său de aderare din 2011.

Unele dispoziții ale acquis-ului Schengen se aplică odată cu aderarea la UE a noilor state membre. Alte dispoziții se aplică în statele membre respective numai în temeiul unei decizii a Consiliului în acest sens. În fine, Consiliul adoptă o decizie privind eliminarea controalelor la frontiere, după ce s-a verificat îndeplinirea, în respectivul stat membru, a condițiilor necesare pentru aplicarea tuturor părților din acquis relevante, în conformitate cu procedurile de evaluare Schengen aplicabile și după consultarea Parlamentului European.

Alte țări europene au aderat, de asemenea, la spațiul Schengen. Regatul Norvegiei și Republica Islanda au încheiat, la data de 18 mai 1999, un acord de asociere cu statele membre (9) pentru a fi asociate la Convenția Schengen.

În 2004, Confederația Elvețiană a semnat un acord cu Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană privind asocierea sa la punerea în aplicare, asigurarea respectării și dezvoltarea acquis-ului Schengen (10), pe baza căruia a devenit membră a spațiului Schengen la data de 12 decembrie 2008.

Pe baza Protocolului dintre Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană, Confederația Elvețiană și Principatul Liechtenstein privind aderarea Principatului Liechtenstein la Acordul dintre Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind asocierea Confederației Elvețiene la punerea în aplicare, respectarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen (11), semnat în 2008, Principatul Liechtenstein a devenit membru al spațiului Schengen la data de 19 decembrie 2011.

Sistemul de Informații Schengen de a doua generație (SIS II)

SIS II, instituit în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1987/2006 (Regulamentul SIS II) și al Deciziei 2007/533/JAI (Decizia SIS II) privind înființarea, funcționarea și utilizarea Sistemului de Informații Schengen de a doua generație (SIS II) (denumite împreună: «instrumentele juridice privind SIS II»), precum și al Regulamentului (CE) nr. 1986/2006 al Parlamentului European și al Consiliului (12), constituie un sistem comun de informații care permite autorităților competente din statele membre să coopereze prin intermediul schimbului de informații și reprezintă un instrument esențial pentru aplicarea dispozițiilor acquis-ului Schengen, astfel cum este integrat în cadrul juridic al Uniunii Europene. Aceste instrumente, care se aplică începând cu data de 9 aprilie 2013, au abrogat titlul IV din Convenția de punere în aplicare a Acordului Schengen. SIS II înlocuiește Sistemul de Informații Schengen de primă generație, care a devenit operațional în 1995 și care a fost extins în 2005 și în 2007.

Scopul SIS II, astfel cum se prevede la articolul 1 din instrumentele juridice privind SIS II, este «[…] de a asigura un nivel ridicat de securitate în spațiul de libertate, securitate și justiție al Uniunii Europene, inclusiv menținerea siguranței și ordinii publice și garantarea securității pe teritoriul statelor membre, precum și de a aplica dispozițiile părții a treia titlul IV din Tratatul CE (denumit în continuare Tratatul CE), privind circulația persoanelor pe teritoriul acestora, cu ajutorul informațiilor transmise prin intermediul acestui sistem.»

În conformitate cu instrumentele juridice privind SIS II, prin intermediul unei proceduri de consultare automatizate, SIS II asigură accesul la semnalări referitoare la persoane și obiecte pentru următoarele autorități:

(a) autoritățile responsabile de controlul la frontieră, în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 562/2006 al Parlamentului European și al Consiliului (13);

(b) autoritățile responsabile de efectuarea și coordonarea altor controale polițienești și vamale în interiorul țării;

(c) autoritățile judiciare naționale și autoritățile de coordonare a acestora;

(d) autoritățile responsabile de eliberarea vizelor, autoritățile centrale responsabile de examinarea cererilor de viză, autoritățile responsabile de eliberarea permiselor de ședere și de punerea în aplicare a legislației privind resortisanții țărilor terțe în contextul aplicării dreptului Uniunii privind circulația persoanelor;

(e) autoritățile responsabile de eliberarea certificatelor de înmatriculare a vehiculelor [în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1986/2006].

În conformitate cu Decizia SIS II, Europol și Eurojust au, de asemenea, acces la anumite categorii de semnalări.

SIS II este alcătuit din următoarele componente:

1. un sistem central (SIS II central) format din: (a) o funcție de suport tehnic (CS-SIS) care conține o bază de date (baza de date SIS II); (b) o interfață națională uniformă (NI-SIS);

2. un sistem național (N.SIS II) în fiecare stat membru, care constă în sistemele naționale de date care comunică cu SIS II central. Un N.SIS II poate conține un fișier de date (o copie națională) care cuprinde o copie completă sau parțială a bazei de date SIS II;

3. o infrastructură de comunicare între CS-SIS și NI-SIS care asigură o rețea virtuală criptată pentru datele din SIS II și schimbul de date dintre birourile SIRENE, astfel cum sunt definite mai jos.

1. BIROURILE SIRENE ȘI INFORMAȚIILE SUPLIMENTARE

1.1. Biroul SIRENE

SIS II conține numai informații indispensabile (și anume date privind semnalările) care permit identificarea unei persoane sau a unui obiect și acțiunea necesară care trebuie întreprinsă. În plus, în conformitate cu instrumentele juridice privind SIS II, statele membre fac schimb de informații suplimentare referitoare la semnalare, care sunt necesare pentru punerea în aplicare a anumitor dispoziții prevăzute în instrumentele juridice privind SIS II, precum și pentru funcționarea corespunzătoare a SIS II, la nivel bilateral sau multilateral.

Această structură, creată pentru a realiza schimbul de informații suplimentare, a fost denumită «SIRENE», acronim provenind de la definiția în limba engleză a structurii: Supplementary Information Request at the National Entries («Solicitare de informații suplimentare la intrarea pe teritoriul național»).

Fiecare stat membru înființează un «birou SIRENE» național, în conformitate cu articolul 7 alineatul (2) comun din instrumentele juridice privind SIS II. Acesta reprezintă un punct de contact unic pentru statele membre, pe deplin operațional 24 de ore din 24, 7 zile din 7, în scopul de a efectua schimburi de informații suplimentare privind introducerea semnalărilor și de a permite întreprinderea acțiunilor corespunzătoare în cazul în care persoanele și obiectele au fost înregistrate în SIS II și sunt găsite în urma obținerii unui rezultat pozitiv. Printre principalele sarcini ale birourilor SIRENE se numără (14) asigurarea faptului că schimbul tuturor informațiilor suplimentare se efectuează în conformitate cu dispozițiile prezentului Manual SIRENE, astfel cum se prevede la articolul 8 comun din instrumentele juridice privind SIS II, în următoarele scopuri:

(a) pentru a permite statelor membre să se consulte sau să se informeze reciproc la introducerea unei semnalări (de exemplu, la introducerea semnalărilor în vederea arestării);

(b) în urma obținerii unui rezultat pozitiv, pentru a se putea întreprinde acțiunile corespunzătoare (de exemplu, găsirea de informații care corespund semnalării);

(c) atunci când acțiunea necesară nu poate fi întreprinsă (de exemplu, aplicarea unui indicator de validitate);

(d) atunci când se analizează calitatea datelor din SIS II (de exemplu, atunci când datele au fost introduse în mod ilegal sau sunt incorecte din punct de vedere factual), inclusiv validarea semnalărilor la ieșire și verificarea semnalărilor la intrare, dacă legislația națională prevede acest lucru;

(e) atunci când se analizează compatibilitatea și prioritatea semnalărilor (de exemplu, atunci când se verifică dacă există semnalări multiple);

(f) atunci când sunt avute în vedere drepturile persoanelor vizate, în special dreptul de acces la date.

Statele membre sunt încurajate să organizeze în mod structurat toate organismele naționale responsabile de cooperarea polițienească internațională, inclusiv birourile SIRENE, pentru a preveni conflictele de competență și suprapunerea activităților.

1.2. Manualul SIRENE

Manualul SIRENE este un set de instrucțiuni care descriu în mod detaliat normele și procedurile care reglementează schimbul bilateral sau multilateral de informații suplimentare.

1.3. Apendice la Manualul SIRENE

Având în vedere faptul că anumite norme de natură tehnică au un impact direct asupra activității utilizatorilor din statele membre, inclusiv a birourilor SIRENE, este oportun ca normele respective să fie incluse în Manualul SIRENE. Prin urmare, apendicele la prezentul manual conțin, printre altele, norme privind transliterarea, tabele de coduri, formulare pentru transmiterea de informații suplimentare și alte măsuri tehnice de punere în aplicare privind prelucrarea datelor.

1.4. Catalogul recomandărilor privind aplicarea corectă a acquis-ului Schengen și bunele practici (Sistemul de Informații Schengen)

Catalogul pune la dispoziția statelor membre recomandări fără caracter obligatoriu din punct de vedere juridic și bune practici din perspectiva experienței. Acesta reprezintă, de asemenea, un instrument de referință pentru evaluarea punerii în aplicare corecte a instrumentelor juridice privind SIS II. În consecință, recomandările catalogului ar trebui să fie respectate, în măsura în care este posibil.

1.5. Rolul birourilor SIRENE în cadrul cooperării polițienești din Uniunea Europeană

Schimbul de informații suplimentare nu aduce atingere sarcinilor din domeniul cooperării polițienești internaționale care revin birourilor SIRENE în temeiul legislației naționale de punere în aplicare a altor instrumente juridice ale Uniunii Europene.

Este posibil ca birourilor SIRENE să li se atribuie sarcini suplimentare, în special în temeiul legislației naționale de punere în aplicare a Deciziei-cadru 2006/960/JAI, al articolelor 39 și 46 din Convenția Schengen, în măsura în care acestea nu sunt înlocuite de Decizia-cadru 2006/960/JAI, al articolului 40 sau al articolului 41 din Convenția Schengen ori în cazul în care informațiile se încadrează în domeniul de aplicare al asistenței juridice reciproce.

În cazul în care un birou SIRENE primește de la un alt birou SIRENE o cerere care, în conformitate cu legislația națională, nu este de competența sa, acesta ar trebui să o transmită imediat autorității competente și să informeze biroul SIRENE solicitant cu privire la acțiunea respectivă. În cazul în care este necesar, acesta ar trebui să acorde sprijin biroului SIRENE solicitant pentru a facilita comunicarea.

1.5.1. Transferul de date și de informații suplimentare din SIS II către țări terțe sau către organizații internaționale

În conformitate cu articolul 39 din Regulamentul SIS II și cu articolul 54 din Decizia SIS II, datele prelucrate în SIS II în aplicarea acestor două instrumente juridice nu se transferă și nici nu se pun la dispoziția unor țări terțe sau a unor organizații internaționale. Această interdicție se aplică transferului de informații suplimentare către țări terțe sau către organizații internaționale. Articolul 55 din Decizia SIS II prevede o derogare de la această regulă generală pentru schimbul de date cu Interpol privind pașapoartele furate, însușite ilegal, pierdute sau anulate, sub rezerva condițiilor prevăzute la articolul respectiv.

1.6. Relațiile dintre birourile SIRENE și Europol

Europol are dreptul de a accesa și de a efectua în mod direct căutări în datele introduse în SIS II, în conformitate cu articolele 26, 36 și 38 din Decizia SIS II. Europol poate solicita informații suplimentare statelor membre în cauză, în conformitate cu dispozițiile Deciziei privind Europol (15). Se recomandă cu fermitate să se stabilească relații de cooperare cu unitatea națională Europol (ENU), în conformitate cu legislația națională, pentru a se asigura faptul că biroul SIRENE este informat despre orice schimb de informații suplimentare între Europol și ENU cu privire la semnalările din SIS II. În cazurile excepționale în care comunicarea la nivel național cu privire la semnalările din SIS II este efectuată de către ENU, acest fapt ar trebui să fie adus la cunoștința tuturor părților la comunicare, în special a biroului SIRENE, pentru evitarea confuziei.

1.7. Relațiile dintre birourile SIRENE și Eurojust

Membrii naționali ai Eurojust și asistenții acestora au dreptul de a accesa și de a efectua în mod direct căutări în datele introduse în SIS II, în conformitate cu articolele 26, 32, 34 și 38 din Decizia SIS II. Ar trebui să se stabilească relații de cooperare cu aceștia, în conformitate cu legislația națională, pentru a se asigura efectuarea cu ușurință a schimbului de informații în cazul obținerii unui rezultat pozitiv. În special, biroul SIRENE ar trebui să fie punctul de contact pentru membrii naționali ai Eurojust și pentru asistenții acestora, în vederea obținerii de informații suplimentare referitoare la semnalările din SIS II.

1.8. Relațiile dintre birourile SIRENE și Interpol (16)

Rolul SIS II nu este nici de a înlocui Interpolul, nici de a îndeplini același rol ca acesta. Cu toate că sarcinile se pot suprapune, principiile de acțiune și de cooperare între statele membre în cadrul Schengen sunt în mod sensibil diferite față de sarcinile îndeplinite de Interpol. Prin urmare, este necesar să se stabilească la nivel național norme de cooperare între birourile SIRENE și BCN (Birourile Centrale Naționale).

Se aplică următoarele principii:

1.8.1. Prioritatea semnalărilor din SIS II față de semnalările Interpol

În cazul semnalărilor emise de statele membre, semnalările din SIS II și schimbul tuturor informațiilor privind semnalările respective au întotdeauna prioritate față de semnalările și schimbul de informații prin intermediul Interpol. Această dispoziție este deosebit de importantă în cazul în care semnalările sunt incompatibile.

1.8.2. Alegerea canalului de comunicare

Trebuie să se respecte principiul priorității semnalărilor Schengen față de semnalările Interpol emise de statele membre și să se asigure faptul că BCN ale statelor membre respectă acest principiu. Din momentul introducerii semnalării în SIS II, birourile SIRENE asigură toate comunicările legate de aceasta, de scopul introducerii acesteia și de executarea acțiunii care trebuie întreprinsă. În cazul în care un stat membru dorește să schimbe canalele de comunicare, celelalte părți trebuie să fie consultate în prealabil. O astfel de schimbare de canal este posibilă numai în cazuri specifice.

1.8.3. Utilizarea și transmiterea semnalărilor Interpol în statele Schengen

Având în vedere prioritatea semnalărilor din SIS II față de semnalările Interpol, utilizarea semnalărilor Interpol se limitează la cazuri excepționale (și anume, în cazul unor semnalări a căror introducere în SIS II nu este prevăzută nici în instrumentele juridice privind SIS II, nici din punct de vedere tehnic sau în cazul în care nu sunt disponibile toate informațiile necesare creării unei semnalări în SIS II). În spațiul Schengen ar trebui să se evite semnalările paralele în SIS II și prin intermediul Interpol. Semnalările care sunt transmise prin intermediul canalelor Interpol și care acoperă și spațiul Schengen sau părți din acesta conțin următoarea mențiune: «cu excepția statelor Schengen».

1.8.4. Obținerea unui rezultat pozitiv și ștergerea unei semnalări

Pentru a garanta îndeplinirea de către biroul SIRENE a rolului de coordonator al verificării calității informațiilor introduse în SIS II, statele membre asigură faptul că birourile SIRENE și BCN se informează reciproc în cazul obținerii de rezultate pozitive și al ștergerii semnalărilor.

1.8.5. Îmbunătățirea cooperării între birourile SIRENE și BCN Interpol

În conformitate cu legislația sa națională, fiecare stat membru adoptă măsurile corespunzătoare pentru a asigura schimbul eficace de informații la nivel național între biroul său SIRENE și BCN.

1.9. Standarde

Standardele care stau la baza cooperării prin intermediul birourilor SIRENE sunt următoarele:

1.9.1. Disponibilitate

Fiecare birou SIRENE este pe deplin operațional 24 de ore pe zi, șapte zile din șapte, pentru a fi în măsură să reacționeze în termenul-limită stabilit, astfel cum se prevede în secțiunea 1.13. Furnizarea de analize, de sprijin și de soluții de natură tehnică și juridică este asigurată, de asemenea, 24 de ore pe zi, șapte zile din șapte.

1.9.2. Continuitate

Fiecare birou SIRENE instituie o structură internă care să garanteze continuitatea gestionării, a personalului și a infrastructurii tehnice.

1.9.3. Confidențialitate

În temeiul articolului 11 comun din instrumentele juridice privind SIS II, întregului personal SIRENE i se aplică normele naționale relevante privind secretul profesional sau alte obligații echivalente de confidențialitate. Această obligație se aplică, de asemenea, după încetarea mandatului sau a contractului de muncă.

1.9.4. Accesibilitate

Pentru îndeplinirea obligației de a furniza informații suplimentare, personalul SIRENE are acces direct sau indirect la toate informațiile naționale relevante și la consiliere de specialitate.

1.10. Comunicări

1.10.1. Limba de comunicare

Pentru a se asigura eficiența maximă a comunicării bilaterale între birourile SIRENE, se utilizează o limbă cunoscută de ambele părți.

1.10.2. Schimbul de date între birourile SIRENE

Specificațiile tehnice privind schimbul de informații între birourile SIRENE sunt prevăzute în documentul: «Schimbul de date între birourile SIRENE (DEBS)». Aceste instrucțiuni trebuie să fie respectate.

1.10.3. Rețea, mesaje și căsuțe poștale electronice

Birourile SIRENE utilizează o rețea virtuală criptată destinată exclusiv datelor din SIS II și schimbului de informații suplimentare între birourile SIRENE, astfel cum se prevede la articolul 4 alineatul (1) litera (c) și la articolul 8 alineatul (1) din instrumentele juridice privind SIS II. Numai în cazul în care acest canal nu este disponibil se pot utiliza alte mijloace de comunicare, securizate în mod adecvat și corespunzătoare. Posibilitatea de a alege canalul de comunicare înseamnă că acesta se stabilește de la caz la caz, în funcție de capacitățile tehnice și de cerințele privind securitatea și calitatea pe care trebuie să le respecte comunicarea.

Mesajele scrise sunt de două tipuri: texte libere și formulare standard. În apendicele 3 se prezintă formularele care fac obiectul schimburilor între birourile SIRENE și se furnizează instrucțiuni privind conținutul prevăzut al câmpurilor, inclusiv dacă acestea sunt sau nu obligatorii.

În rețeaua menționată mai sus există patru căsuțe poștale electronice diferite pentru mesajele cu text liber și formularele SIRENE.

Căsuță poștală electronică Adresa căsuței poștale electronice Scop Operațional oper@xx.sirenemail2.eu Utilizată pentru schimbul de formulare și de fișiere atașate între birourile SIRENE Tehnică tech@xx.sirenemail2.eu Utilizată pentru schimbul de e-mailuri între personalul de asistență tehnică al birourilor SIRENE Responsabil SIRENE director@xx.sirenemail2.eu Utilizată pentru schimbul de e-mailuri între responsabilii birourilor SIRENE E-mail message@xx.sirenemail2.eu Utilizată pentru schimbul de mesaje cu text liber între birourile SIRENE

Pentru testare există un al doilea domeniu (17) (testxx.sirenemail2.eu), în care oricare dintre căsuțele poștale electronice din tabelul de mai sus poate fi reprodusă în scopul efectuării de probe, fără a afecta schimbul real de mesaje și mediul fluxului de lucru.

Se aplică normele detaliate privind căsuțele poștale electronice SIRENE și transmiterea formularelor SIRENE descrise în DEBS.

Sistemul de gestionare a fluxului de lucru SIRENE (a se vedea secțiunea 1.12) monitorizează căsuța poștală electronică operațională și cea pentru mesaje («oper» și «message») în scopul de a detecta formularele primite, e-mailurile conexe și fișierele atașate. Mesajele urgente se trimit numai către căsuța poștală electronică operațională.

1.10.4. Comunicarea în circumstanțe excepționale

În cazul în care canalele de comunicare obișnuite nu sunt disponibile și este necesar, de exemplu, să se trimită formulare standard prin fax, se aplică procedura descrisă în DEBS.

1.11. Carnetul de adrese SIRENE (SAB)

Datele de contact ale birourilor SIRENE și informațiile relevante pentru comunicarea și cooperarea între acestea sunt colectate și furnizate în carnetul de adrese SIRENE (SAB). Comisia va actualiza SAB. SAB actualizat este publicat de către Comisie de cel puțin două ori pe an. Fiecare birou SIRENE asigură faptul că:

(a) informațiile din SAB nu sunt divulgate unor terți;

(b) SAB este cunoscut și utilizat de personalul SIRENE;

(c) orice actualizare a informațiilor din SAB se comunică de îndată Comisiei.

1.12. Sistemul de gestionare a fluxului de lucru al birourilor SIRENE

Administrarea eficace a volumului de lucru al birourilor SIRENE poate fi realizată cel mai bine prin dotarea fiecărui birou SIRENE cu un sistem de gestionare computerizat (sistem de gestionare a fluxului de lucru), care permite un grad ridicat de automatizare în cadrul activității de gestionare a fluxului de lucru zilnic.

Biroul SIRENE poate să aibă la dispoziție, în alt spațiu, un sistem informatic de rezervă și o bază de date de rezervă pentru fluxul său de lucru, în cazurile de urgență majoră apărute la sediul său. De asemenea, ar trebui să asigure într-o măsură suficientă furnizarea de energie electrică și efectuarea comunicațiilor.

Pentru asigurarea unui grad ridicat de disponibilitate a fluxului de lucru SIRENE, ar trebui să furnizeze asistență informatică adecvată.

1.13. Termene-limită pentru furnizarea unui răspuns

Biroul SIRENE răspunde în cel mai scurt timp posibil tuturor solicitărilor de informații formulate de celelalte state membre, prin intermediul birourilor lor SIRENE, privind semnalările și procedurile aplicabile în cazul obținerii unui rezultat pozitiv. În orice situație, se dă un răspuns în termen de 12 ore. (A se vedea și secțiunea 1.13.1 privind indicarea gradului de urgență în formularele SIRENE).

Ordinea priorităților în activitatea zilnică se stabilește în funcție de categoria semnalării și de importanța cazului.

1.13.1. Indicarea gradului de urgență în formularele SIRENE, inclusiv raportarea urgentă a unui rezultat pozitiv

Formularele SIRENE care trebuie prelucrate în mod prioritar de către biroul SIRENE destinatar pot conține mențiunea «URGENT» în câmpul 311 («Important Notice» – «Notă importantă»), urmată de motivul urgenței. Acesta se explică în câmpurile corespunzătoare din formularele SIRENE. Se poate folosi și comunicarea sau notificarea telefonică atunci când este necesar să se furnizeze urgent un răspuns.

În cazul în care circumstanțele în care s-a obținut un rezultat pozitiv privind o semnalare impun acest lucru, de exemplu într-o situație de reală urgență sau de importanță semnificativă, biroul SIRENE al statului membru care a găsit informații care corespund semnalării comunică telefonic acest fapt, după caz, biroului SIRENE al statului membru semnalant, după trimiterea unui formular G.

1.14. Norme privind transliterarea/transcrierea

Definițiile și normele privind transliterarea și transcrierea sunt prevăzute în apendicele 1. Acestea trebuie să fie respectate în cadrul comunicării între birourile SIRENE (a se vedea și secțiunea 2.10 privind introducerea numelor proprii).

1.15. Calitatea datelor

În temeiul articolului 7 alineatul (2) din instrumentele juridice privind SIS II, birourile SIRENE coordonează verificarea calității informațiilor introduse în SIS II. Birourile SIRENE ar trebui să dispună de competența necesară la nivel național pentru a îndeplini acest rol. Prin urmare, ar trebui să se instituie la nivel național o formă corespunzătoare de control al calității datelor, inclusiv o verificare a raportului semnalări/rezultate pozitive și a conținutului datelor.

Pentru ca fiecare birou SIRENE să își poată îndeplini rolul de coordonator al verificării calității datelor, ar trebui să i se furnizeze asistența informatică necesară și să i se acorde drepturile corespunzătoare de acces la sisteme.

Ar trebui să se stabilească standarde naționale pentru formarea utilizatorilor în ceea ce privește principiile și practicile referitoare la calitatea datelor, în cooperare cu biroul național SIRENE. Statele membre pot solicita ca personalul birourilor SIRENE să participe la formarea tuturor autorităților care introduc semnalări, punând accentul pe calitatea datelor și pe maximizarea gradului de utilizare a SIS II.

1.16. Arhivare

(a) Fiecare stat membru stabilește condițiile de stocare a informațiilor.

(b) Biroul SIRENE din statul membru care a emis semnalarea pune la dispoziția celorlalte state membre toate informațiile privind propriile sale semnalări, inclusiv o trimitere la decizia care a generat semnalarea.

(c) Arhivele fiecărui birou SIRENE permit accesul rapid la informațiile relevante pentru a respecta termenele foarte scurte de transmitere a informațiilor.

(d) În conformitate cu articolul 12 alineatul (4) din instrumentele juridice privind SIS II, datele cu caracter personal din dosarele deținute de biroul SIRENE ca urmare a unui schimb de informații sunt păstrate numai pe durata perioadei care este necesară în vederea realizării scopurilor pentru care au fost furnizate. Ca regulă, aceste informații se șterg imediat după ce semnalarea conexă a fost ștearsă din SIS II și, în orice caz, cel mai târziu la un an după ștergerea semnalării conexe. Datele referitoare la o anumită semnalare introdusă de un stat membru sau la o semnalare în legătură cu care s-a întreprins o acțiune pe teritoriul acestuia pot fi însă stocate o perioadă mai îndelungată, în conformitate cu legislația națională.

(e) Informațiile suplimentare trimise de alte state membre se stochează în conformitate cu legislația națională a statului membru destinatar privind protecția datelor. Se aplică, de asemenea, articolul 12 comun din instrumentele juridice privind SIS II, Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (18) și Decizia-cadru 2008/977/JAI a Consiliului (19).

(f) Informațiile privind cazurile de uzurpare a identității se șterg după ștergerea semnalării căreia îi corespund.

(g) Accesul la arhive se înregistrează, face obiectul controlului și este limitat la personalul desemnat.

1.17. Personal

Un personal cu un nivel ridicat de experiență este acel personal care poate lucra din proprie inițiativă și, prin urmare, poate rezolva în mod eficient cazurile. Prin urmare, este de dorit o fluctuație redusă a personalului, ceea ce necesită susținerea neechivocă a conducerii pentru crearea unui mediu de lucru descentralizat. Statele membre sunt încurajate să ia măsurile corespunzătoare pentru a evita pierderea calificării și a experienței cauzată de fluctuația personalului.

1.17.1. Responsabilii birourilor SIRENE

Responsabilii birourilor SIRENE ar trebui să se întrunească de cel puțin două ori pe an pentru a evalua calitatea cooperării dintre serviciile lor, pentru a discuta despre măsurile tehnice sau organizatorice necesare în cazul unor dificultăți și pentru a clarifica, după caz, procedurile. Reuniunile responsabililor birourilor SIRENE sunt organizate de statul membru care deține președinția Consiliului Uniunii Europene.

1.17.2. Persoana de contact SIRENE (SIRCoP)

În cazurile în care procedurile standard se dovedesc insuficiente, persoana de contact SIRENE (SIRCoP) se poate ocupa de dosarele a căror evoluție este complexă, problematică sau sensibilă și care pot presupune un anumit grad de asigurare a calității și/sau un contact pe termen mai îndelungat cu un alt birou SIRENE pentru remedierea situației. SIRCoP nu soluționează cazurile urgente, de care, în principiu, se ocupă serviciile de asistență imediată, disponibile 24 de ore din 24, 7 zile din 7.

SIRCoP poate să elaboreze propuneri pentru îmbunătățirea calității și să prezinte opțiuni în vederea soluționării respectivelor situații pe termen mai lung.

Ca regulă generală, o SIRCoP poate fi contactată de o altă SIRCoP numai în timpul programului de lucru.

În cadrul raportării statistice anuale se efectuează o evaluare anuală, astfel cum se prevede în apendicele 5, pe baza următorilor indicatori:

(a) numărul de intervenții SIRCoP pe stat membru;

(b) motivul contactării;

(c) rezultatul intervențiilor pe baza informațiilor disponibile pe durata perioadei de raportare.

1.17.3. Cunoștințe

Personalul birourilor SIRENE are cunoștințe lingvistice care acoperă cât mai multe limbi posibil, iar personalul de serviciu este capabil să comunice cu toate birourile SIRENE.

Personalul trebuie să aibă cunoștințele necesare cu privire la:

— aspectele juridice naționale, europene și internaționale;

— autoritățile naționale de aplicare a legii; și

— sistemele judiciare și de gestionare a imigrației de la nivel național și european.

Personalul trebuie să aibă autoritatea necesară pentru a trata în mod independent de orice caz nou.

Este necesar ca operatorii care sunt de serviciu în afara programului de lucru să aibă aceleași competențe, aceleași cunoștințe și aceeași autoritate și ar trebui să aibă posibilitatea de a contacta experți care asigură permanența.

În cadrul biroului SIRENE ar trebui să existe personal care să aibă cunoștințe de specialitate în domeniul juridic de natură să acopere atât cazurile obișnuite, cât și pe cele excepționale. În funcție de caz, aceste cunoștințe pot fi furnizate de oricare membru al personalului care are pregătirea juridică necesară sau de experți ai autorităților judiciare.

1.17.4. Formare

La nivel național

La nivel național, o formare suficientă asigură faptul că personalul îndeplinește standardele necesare stabilite în prezentul manual. Înainte de a primi autorizația de a prelucra datele stocate în SIS II, personalul beneficiază de o formare corespunzătoare privind normele în domeniul securității și al protecției datelor și este informat cu privire la orice infracțiuni și sancțiuni aplicabile.

La nivel european

Cel puțin o dată pe an se organizează cursuri comune de formare pentru a consolida cooperarea dintre birourile SIRENE, personalul putând astfel să întâlnească colegi din celelalte birouri SIRENE, să facă schimb de informații cu privire la metodele de lucru naționale și să constituie un corpus de cunoștințe omogen și echivalent. De asemenea, cursurile vor permite personalului să devină conștient de importanța muncii pe care o desfășoară și de necesitatea solidarității reciproce în vederea asigurării securității comune a statelor membre.

Activitatea de formare ar trebui să se desfășoare în conformitate cu Manualul formatorilor SIRENE.

Articolul 3 din Regulamentul (UE) nr. 1077/2011 al Parlamentului European și al Consiliului (20) prevede că Agenția Europeană pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (Agenția) îndeplinește atribuții legate de formarea privind utilizarea tehnică a SIS II, în special pentru personalul SIRENE.

1.17.5. Schimburi de personal

În măsura în care este posibil, birourile SIRENE ar trebui să aibă în vedere și organizarea unor schimburi de personal cu alte birouri SIRENE, cel puțin o dată pe an. Aceste schimburi au ca scop aprofundarea cunoașterii metodelor de lucru de către personal, prezentarea structurii organizatorice a altor birouri SIRENE și stabilirea unor contacte personale cu colegi din alte state membre.

2. PROCEDURI GENERALE

Procedurile descrise mai jos se aplică tuturor categoriilor de semnalări. Procedurile specifice fiecărei categorii de semnalări sunt prezentate în secțiunile corespunzătoare ale prezentului manual.

2.1. Definiții

«Stat membru semnalant»: statul membru care a introdus semnalarea în SIS II.

«Stat membru executant»: statul membru care întreprinde acțiunile necesare ca urmare a obținerii unui rezultat pozitiv.

«Biroul SIRENE furnizor»: biroul SIRENE al unui stat membru care deține amprente digitale sau fotografii ale persoanei care face obiectul unei semnalări introduse de un alt stat membru.

«Rezultat pozitiv»: se obține un rezultat pozitiv în SIS II atunci când:

(a) un utilizator efectuează o căutare;

(b) căutarea duce la identificarea unei semnalări introduse de un alt stat membru în SIS II;

(c) datele privind semnalarea din SIS II corespund datelor căutării; și

(d) în urma obținerii rezultatului pozitiv, sunt necesare acțiuni suplimentare.

«Indicator de validitate»: suspendarea validității la nivel național, care poate fi adăugată semnalărilor în vederea arestării, semnalărilor privind persoane dispărute și semnalărilor în vederea efectuării de controale, în cazul în care un stat membru consideră că punerea în aplicare a unei semnalări contravine legislației naționale, obligațiilor sale internaționale sau intereselor sale naționale fundamentale. În cazul în care semnalării i s-a aplicat un indicator de validitate, acțiunea care trebuie întreprinsă în baza semnalării nu se efectuează pe teritoriul statului membru respectiv.

2.2. Semnalări multiple [articolul 34 alineatul (6) din Regulamentul SIS II și articolul 49 alineatul (6) din Decizia SIS II]

Un stat membru poate să introducă în SIS II numai o singură semnalare care vizează o persoană sau un obiect.

În consecință, de fiecare dată când este posibil și necesar, semnalările ulterioare privind aceeași persoană sau același obiect rămân disponibile la nivel național pentru a putea fi introduse după încetarea valabilității sau ștergerea primei semnalări.

Este posibil ca mai multe semnalări care au același obiect să fie introduse de state membre diferite. Este esențial ca această situație să nu conducă la confuzii în rândul utilizatorilor și ca aceștia din urmă să cunoască cu precizie măsurile care trebuie luate atunci când se introduce o semnalare și procedura care trebuie urmată în cazul obținerii unui rezultat pozitiv. Prin urmare, se stabilesc proceduri pentru detectarea semnalărilor multiple, precum și ordinea de prioritate pentru introducerea semnalărilor în SIS II.

Acest lucru necesită:

— efectuarea de verificări înainte de introducerea unei semnalări pentru a stabili dacă în SIS II există deja o semnalare care are același obiect;

— consultarea celorlalte state membre, în cazul în care introducerea unei semnalări generează semnalări multiple incompatibile.

2.2.1. Compatibilitatea semnalărilor

Mai multe state membre pot să introducă o semnalare privind aceeași persoană sau același obiect, dacă semnalările sunt compatibile.

Statele membre pot deroga de la normele privind compatibilitatea atunci când se emite o semnalare în vederea efectuării de controale discrete sau specifice, în special în cazul semnalărilor emise în scopul securității naționale. Prezenta derogare se aplică fără a aduce atingere ordinii priorității semnalărilor și procedurii de consultare, astfel cum se prevede în secțiunea 2.2.2.

Tabelul compatibilității semnalărilor privind persoane

Ordinea importanței Semnalare în vederea arestării Semnalare privind refuzul intrării Semnalare privind o persoană dispărută (protecție) Semnalare în vederea efectuării de controale specifice – acțiune imediată Semnalare în vederea efectuării de controale specifice Semnalare în vederea efectuării de controale discrete – acțiune imediată Semnalare în vederea efectuării de controale discrete Semnalare privind o persoană dispărută (locul unde se află persoana) Semnalare în vederea unei proceduri judiciare Semnalare în vederea arestării da da da nu nu nu nu da da Semnalare privind refuzul intrării da da nu nu nu nu nu nu nu Semnalare privind o persoană dispărută (protecție) da nu da nu nu nu nu da da Semnalare în vederea efectuării de controale specifice – acțiune imediată nu nu nu da da nu nu nu nu Semnalare în vederea efectuării de controale specifice nu nu nu da da nu nu nu nu Semnalare în vederea efectuării de controale discrete – acțiune imediată nu nu nu nu nu da da nu nu Semnalare în vederea efectuării de controale discrete nu nu nu nu nu da da nu nu Semnalare privind o persoană dispărută (locul unde se află persoana) da nu da nu nu nu nu da da Semnalare în vederea unei proceduri judiciare da nu da nu nu nu nu da da





Tabelul compatibilității semnalărilor privind obiecte

Ordinea importanței Semnalare în vederea folosirii ca probă Document de călătorie anulat Semnalare privind confiscarea Semnalare în vederea efectuării de controale specifice – acțiune imediată Semnalare în vederea efectuării de controale specifice Semnalare în vederea efectuării de controale discrete – acțiune imediată Semnalare în vederea efectuării de controale discrete Semnalare în vederea folosirii ca probă da da da nu nu nu nu Document de călătorie anulat da da da nu nu nu nu Semnalare privind confiscarea da da da nu nu nu nu Semnalare în vederea efectuării de controale specifice – acțiune imediată nu nu nu da da nu nu Semnalare în vederea efectuării de controale specifice nu nu nu da da nu nu Semnalare în vederea efectuării de controale discrete – acțiune imediată nu nu nu nu nu da da Semnalare în vederea efectuării de controale discrete nu nu nu nu nu da da

2.2.2. Ordinea priorității semnalărilor

În cazul semnalărilor incompatibile, ordinea priorității semnalărilor privind persoane este următoarea:

— arestarea în vederea predării sau a extrădării (articolul 26 din decizie);

— refuzul intrării sau interdicția de ședere pe teritoriul Schengen (articolul 24 din regulament);

— plasarea sub protecție (articolul 32 din decizie);

— controale specifice – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

— controale specifice (articolul 36 din decizie);

— controale discrete – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

— controale discrete (articolul 36 din decizie);

— comunicarea locului unde se află persoana (articolele 32 și 34 din decizie).

Ordinea priorității semnalărilor privind obiecte este următoarea:

— folosirea ca probă (articolul 38 din decizie);

— confiscarea documentelor de călătorie anulate (articolul 38 din decizie);

— confiscarea (articolul 38 din decizie);

— controale specifice – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

— controale specifice (articolul 36 din decizie);

— controale discrete – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

— controale discrete (articolul 36 din decizie).

În cazul în care anumite interese naționale esențiale impun acest lucru, se pot face derogări de la ordinea de prioritate de mai sus, după o consultare între statele membre.

2.2.3. Verificarea incompatibilității și introducerea semnalărilor multiple

Pentru a se evita semnalările multiple incompatibile, este important să se facă o distincție clară între persoanele sau obiectele care au caracteristici similare. Prin urmare, consultarea și cooperarea dintre birourile SIRENE sunt esențiale și fiecare stat membru stabilește procedurile tehnice corespunzătoare pentru identificarea unor asemenea cazuri înaintea introducerii unei semnalări.

Biroul SIRENE asigură faptul că există numai o singură semnalare în SIS II, în conformitate cu procedura națională, în cazul în care o cerere de introducere a unei semnalări este incompatibilă cu o semnalare introdusă de același stat membru.

Pentru a verifica dacă există semnalări multiple privind aceeași persoană sau același obiect se aplică următoarea procedură:

(a) se compară elementele obligatorii de descriere a identității pentru a verifica existența semnalărilor multiple: (i) privind o persoană: — numele; — prenumele; — data nașterii; — sexul; (ii) privind un vehicul: — numărul de identificare al vehiculului (VIN); — numărul de înmatriculare și țara de înmatriculare; — marca; — tipul; (iii) privind o aeronavă: — categoria aeronavei; — numărul de înmatriculare ICAO; (iv) privind o ambarcațiune: — categoria ambarcațiunii; — numărul de corpuri; — numărul de identificare extern al ambarcațiunii (nu este obligatoriu, însă poate fi utilizat); (v) privind un container: — numărul BIC (21);

(b) în cazul introducerii unei noi semnalări privind un vehicul sau un alt obiect cu număr de identificare sau număr de înmatriculare, a se vedea procedurile prezentate în secțiunea 8.2.1;

(c) în cazul altor obiecte, cele mai potrivite câmpuri în vederea identificării semnalărilor multiple sunt câmpurile obligatorii, toate acestea trebuind să fie utilizate pentru ca sistemul să efectueze o comparare automată.

Procedurile prezentate în secțiunea 8.2.1 (verificarea existenței unor semnalări multiple privind un vehicul) se utilizează pentru a face distincția între alte categorii de obiecte în SIS II, atunci când se constată că două obiecte similare au același număr de serie.

În cazul în care, în urma verificării, se constată că este vorba de două persoane sau obiecte diferite, biroul SIRENE validează cererea de introducere a unei noi semnalări (22).

În cazul în care, în urma verificării existenței unor semnalări multiple, se constată că datele sunt identice și se referă la aceeași persoană sau la același obiect, biroul SIRENE al statului membru care intenționează să introducă o nouă semnalare consultă biroul SIRENE al statului membru semnalant dacă semnalările sunt incompatibile.

Pentru a verifica compatibilitatea semnalărilor, se aplică următoarea procedură:

(a) înainte de introducerea unei semnalări, este obligatoriu să se efectueze o verificare menită să asigure faptul că nu există semnalări incompatibile;

(b) dacă există o altă semnalare compatibilă, nu este necesar ca birourile SIRENE să se consulte reciproc. Cu toate acestea, în cazul în care este necesar să se clarifice dacă semnalarea se referă la aceeași persoană, biroul SIRENE consultă biroul SIRENE al statului membru semnalant, utilizând formularul L;

(c) în cazul în care semnalările sunt incompatibile, birourile SIRENE se consultă reciproc, utilizând formularul E, pentru ca, în final, să se introducă o singură semnalare;

(d) semnalările în vederea arestării se introduc imediat, fără a se aștepta rezultatul consultării cu celelalte state membre;

(e) în cazul în care, în urma consultării, se acordă prioritate unei semnalări care este incompatibilă cu semnalările existente, statele membre care au introdus celelalte semnalări le șterg în momentul introducerii noii semnalări. Statele membre soluționează orice divergențe prin intermediul birourilor SIRENE;

(f) statele membre care nu au putut să introducă o semnalare se pot înscrie pentru a fi notificate de CS-SIS cu privire la ștergerea semnalării;

(g) biroul SIRENE al statului membru care nu a putut să introducă semnalarea poate solicita ca biroul SIRENE al statului membru care a introdus semnalarea să îl informeze în cazul obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la aceasta.

2.2.4. Situația specială a Regatului Unit și a Irlandei

Regatul Unit și Irlanda nu participă la Regulamentul SIS II, prin urmare, acestea nu pot avea acces la semnalările privind refuzul intrării sau interdicția de ședere (articolele 24 și 26 din Regulamentul SIS II). Acestea trebuie însă să respecte normele privind compatibilitatea semnalărilor, astfel cum sunt prevăzute în secțiunea 2.2, și, în special, să aplice procedura menționată în secțiunea 2.2.3.

Se aplică următoarea procedură:

(a) în cazul în care Regatul Unit sau Irlanda introduce o semnalare care este potențial incompatibilă cu o semnalare existentă privind refuzul intrării sau interdicția de ședere, în conformitate cu secțiunea 2.2.1, SIS II central notifică acestor două state membre potențiala incompatibilitate, comunicând numai numărul de identificare Schengen al semnalării existente;

(b) în cazul în care se notifică potențiala incompatibilitate a unei semnalări introduse de Regatul Unit sau de Irlanda cu o semnalare privind refuzul intrării sau interdicția de ședere introdusă de un alt stat membru, biroul SIRENE al Regatului Unit sau al Irlandei inițiază o consultare cu statul membru semnalant, utilizând mesaje cu text liber, și șterge semnalarea potențial incompatibilă în timpul consultării;

(c) în funcție de rezultatul consultării, Regatul Unit sau Irlanda poate să reintroducă o semnalare care s-a dovedit a fi compatibilă.

2.3. Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv

În cazul în care, după obținerea unui rezultat pozitiv, utilizatorul are nevoie de informații suplimentare, biroul SIRENE contactează de îndată biroul SIRENE al statului membru semnalant și solicită informațiile necesare. Dacă este cazul, birourile SIRENE acționează ca intermediari între autoritățile naționale, obținând și transmițând informațiile suplimentare relevante pentru semnalarea respectivă.

Cu excepția unor dispoziții contrare, statul membru semnalant este informat cu privire la rezultatul pozitiv și la consecințele acestuia (a se vedea și secțiunea 1.13.1 privind indicarea gradului de urgență).

Se aplică următoarea procedură:

(a) Fără a se aduce atingere secțiunii 2.4 din prezentul manual, un rezultat pozitiv privind o persoană sau un obiect care face obiectul unei semnalări se comunică, în principiu, biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizându-se un formular G.

(b) Atunci când statului membru semnalant i se notifică obținerea unui rezultat pozitiv, articolul aplicabil din instrumentele juridice privind SIS II se menționează în câmpul 090 din formularul G, inclusiv informațiile suplimentare, dacă este necesar (de exemplu, «MINOR»). Formularul G furnizează în câmpul 088 cât mai multe informații posibil cu privire la rezultatul pozitiv, inclusiv cu privire la acțiunile întreprinse. Se pot solicita informații suplimentare statului membru semnalant în câmpul 089.

(c) În cazul în care biroul SIRENE al statului membru executant intenționează să furnizeze informații suplimentare după trimiterea unui formular G, acesta utilizează un formular M.

(d) Dacă este necesar, biroul SIRENE al statului membru semnalant trimite orice informații relevante și specifice și menționează orice măsuri speciale pe care solicită să le adopte biroul SIRENE al statului membru executant.

Pentru procedura de raportare a rezultatelor pozitive obținute prin intermediul sistemelor de recunoaștere automată a plăcuțelor de înmatriculare (Automatic Number Plate Recognition – ANPR), a se vedea secțiunea 9.

2.4. Imposibilitatea respectării procedurilor în urma obținerii unui rezultat pozitiv (articolul 48 din Decizia SIS II și articolul 33 din Regulamentul SIS II)

În conformitate cu articolul 48 din Decizia SIS II și cu articolul 33 din Regulamentul SIS II, se aplică următoarea procedură:

(a) statul membru care, pe baza tuturor informațiilor disponibile, se află în imposibilitatea certă de a respecta procedura informează statul membru semnalant, prin intermediul biroului său SIRENE, cu privire la faptul că nu este în măsură să întreprindă acțiunea solicitată și precizează motivele în câmpul 083 din formularul H;

(b) statele membre în cauză pot conveni asupra acțiunii care trebuie întreprinsă, în conformitate cu legislația lor națională și cu instrumentele juridice privind SIS II.

2.5. Prelucrarea datelor în alt scop decât cel pentru care au fost introduse în SIS II [articolul 46 alineatul (5) din Decizia SIS II]

Datele din SIS II pot fi prelucrate numai în scopurile stabilite pentru fiecare categorie de semnalări.

Cu toate acestea, dacă s-a obținut o autorizare prealabilă din partea statului membru semnalant, datele pot fi prelucrate în alt scop decât cel pentru care au fost introduse, în vederea prevenirii unei amenințări grave iminente la adresa ordinii și securității publice, din motive serioase de securitate națională sau în scopul prevenirii unei infracțiuni grave.

În cazul în care un stat membru intenționează să prelucreze date din SIS II în alt scop decât cel pentru care au fost introduse, schimbul de informații se desfășoară în conformitate cu următoarele norme:

(a) prin intermediul biroului său SIRENE, statul membru care intenționează să utilizeze datele în alt scop expune statului membru care a introdus alerta motivele pentru care dorește să facă acest lucru, utilizând un formular I;

(b) statul membru semnalant analizează, în cel mai scurt timp, dacă se poate da curs solicitării și informează, prin intermediul biroului său SIRENE, celălalt stat membru cu privire la decizia sa, utilizând un formular M;

(c) dacă este necesar, statul membru care a introdus alerta poate să acorde autorizarea, sub rezerva anumitor condiții privind utilizarea datelor. Această autorizare se trimite utilizându-se un formular M.

După ce statul membru care a introdus alerta și-a dat acordul, celălalt stat membru utilizează datele numai în scopul pentru care a solicitat și a obținut autorizarea. Respectivul stat membru ține seama de orice condiții stabilite de statul membru semnalant.

2.6. Aplicarea unui indicator de validitate

2.6.1. Introducere

(a) Articolul 24 din Decizia SIS II prevede următoarele cazuri în care un stat membru poate solicita aplicarea unui indicator de validitate: (i) în cazul în care un stat membru consideră că faptul de a da curs unei semnalări introduse în conformitate cu articolul 26, 32 sau 36 din Decizia SIS II este incompatibil cu legislația sa națională, cu obligațiile sale internaționale sau cu interesele sale naționale fundamentale, respectivul stat membru poate solicita ulterior ca semnalării să i se aplice un indicator de validitate pentru ca acțiunea care se întreprinde în baza semnalării să nu se desfășoare pe teritoriul său. Indicatorul de validitate se aplică de biroul SIRENE al statului membru semnalant; (ii) pentru ca statele membre să poată solicita aplicarea unui indicator de validitate la o semnalare emisă în conformitate cu articolul 26, tuturor statelor membre li se notifică automat orice nouă semnalare din categoria respectivă, prin schimb de informații suplimentare; (iii) dacă în unele cazuri deosebit de urgente și de grave un stat membru care a emis o semnalare solicită executarea acțiunii, statul membru care execută semnalarea examinează dacă poate să autorizeze retragerea indicatorului aplicat solicitării sale urgente. Dacă statul membru care execută semnalarea poate face acest lucru, ia măsurile necesare pentru asigurarea faptului că acțiunea care trebuie întreprinsă poate să fie efectuată imediat.

(b) Există o procedură alternativă numai pentru semnalările în vederea arestării (a se vedea secțiunea 3.6).

(c) Dacă se aplică un indicator de validitate semnalărilor privind persoane dispărute și semnalărilor în vederea efectuării de controale discrete sau specifice, semnalarea nu apare pe ecran atunci când utilizatorul consultă sistemul.

(d) Fără a se aduce atingere secțiunii 3.6.1, un stat membru nu poate solicita aplicarea unui indicator de validitate numai pe baza faptului că un anumit stat membru este statul membru semnalant. Aplicarea indicatorilor de validitate se solicită numai de la caz la caz.

2.6.2. Consultarea statelor membre în vederea aplicării unui indicator de validitate

Se adaugă un indicator de validitate numai la cererea sau cu acordul unui alt stat membru.

Se aplică următoarea procedură:

(a) în cazul în care un stat membru dorește aplicarea unui indicator de validitate, înaintează o cerere statului membru semnalant, utilizând un formular F, și explică motivul pentru care solicită acest lucru. În acest scop se utilizează câmpul 071, iar în câmpul 080 se explică motivul aplicării indicatorului de validitate. Pentru alte informații suplimentare privind semnalarea se utilizează câmpul 083;

(b) statul membru semnalant aplică imediat indicatorul de validitate solicitat;

(c) după efectuarea schimbului de informații, în funcție de elementele furnizate în cadrul procesului de consultare de către statul membru care solicită aplicarea indicatorului de validitate, semnalarea va trebui eventual modificată ori ștearsă sau cererea poate fi retrasă, semnalarea rămânând neschimbată.

2.6.3. Cererea de ștergere a unui indicator de validitate

Statele membre înaintează o cerere de ștergere a indicatorului de validitate solicitat anterior de îndată ce motivul în temeiul căruia acesta a fost aplicat nu mai este valabil. Acest lucru se poate întâmpla, în special, dacă legislația națională s-a modificat sau dacă în urma schimbului de informații suplimentare cu privire la caz reiese faptul că circumstanțele menționate la articolul 24 alineatul (1) sau la articolul 25 din Decizia SIS II nu mai există.

Se aplică următoarea procedură:

(a) biroul SIRENE care a solicitat anterior aplicarea indicatorului de validitate solicită biroului SIRENE al statului membru semnalant ștergerea acestuia, folosind un formular F. În acest scop se utilizează câmpul 075 (23). Pentru mai multe informații cu privire la legislația națională se utilizează câmpul 080 și, dacă este cazul, pentru introducerea de informații suplimentare care explică motivul ștergerii indicatorului de validitate și pentru alte informații suplimentare cu privire la semnalare se utilizează câmpul 083;

(b) biroul SIRENE al statului membru semnalant șterge imediat indicatorul de validitate.

2.7. Date care conțin erori de drept sau de fapt (articolul 34 din Regulamentul SIS II și articolul 49 din Decizia SIS II)

În cazul identificării unor date incorecte din punct de vedere factual sau stocate ilegal în SIS II, schimbul de informații suplimentare se desfășoară în conformitate cu normele stabilite la articolul 34 alineatul (2) din Regulamentul SIS II și la articolul 49 alineatul (2) din Decizia SIS II, care prevăd că doar statul membru care a emis semnalarea poate să modifice, să completeze, să corecteze, să actualizeze sau să șteargă datele.

Statul membru care a constatat că datele conțin o eroare sau că au fost stocate ilegal informează statul membru semnalant, prin intermediul biroului său SIRENE, în cel mai scurt timp și nu mai târziu de 10 zile calendaristice de la data la care a luat cunoștință de elementele care indică existența erorii. schimbul de informații se efectuează utilizându-se un formular J:

(a) în funcție de rezultatul consultărilor, poate fi necesar ca statul membru semnalant să șteargă sau să corecteze datele, în conformitate cu procedurile sale naționale privind corectarea informației respective;

(b) în cazul în care nu se ajunge la un acord în termen de două luni, biroul SIRENE al statului membru care a constat existența erorii sau faptul că datele au fost stocate ilegal sesizează autoritatea competentă din țara sa pentru a înainta cazul Autorității Europene pentru Protecția Datelor, care, împreună cu autoritățile naționale de supraveghere în cauză, acționează ca mediator.

2.8. Dreptul de acces la date și de rectificare a acestora (articolul 41 din Regulamentul SIS II și articolul 58 din Decizia SIS II)

2.8.1. Cereri de acces la date sau de rectificare a datelor

Fără a se aduce atingere legislației naționale, în cazul în care este necesar ca autoritățile naționale să fie informate cu privire la o cerere de acces la date sau de rectificare a datelor, schimbul de informații se efectuează conform următoarelor norme:

(a) fiecare birou SIRENE aplică legislația sa națională privind dreptul de acces la datele cu caracter personal. După caz și în conformitate cu legislația aplicabilă, birourile SIRENE fie transmit autorităților naționale competente cererile pe care le primesc având ca obiect accesul la date sau rectificarea datelor, fie hotărăsc cu privire la aceste cereri în limita domeniului lor de competență;

(b) în cazul în care autoritățile naționale competente solicită acest lucru, birourile SIRENE ale statelor membre în cauză transmit, în conformitate cu legislația lor națională, informații privind exercitarea dreptului de acces la date.

2.8.2. Schimbul de informații privind cererile de acces la semnalările emise de alte state membre

Informațiile privind cererile de acces la semnalările introduse în SIS II de un alt stat membru se comunică prin intermediul birourilor naționale SIRENE, utilizându-se un formular K pentru persoane sau un formular M pentru obiecte.

Se aplică următoarea procedură:

(a) cererea de acces se transmite biroului SIRENE al statului membru semnalant în cel mai scurt timp, astfel încât să se poată pronunța asupra acesteia;

(b) biroul SIRENE al statului membru semnalant informează cu privire la poziția sa biroul SIRENE al statului membru care a primit cererea de acces;

(c) răspunsul biroului SIRENE al statului membru semnalant ține seama de eventualele termene pentru prelucrarea cererii care au fost stabilite de biroul SIRENE al statului membru care a primit cererea de acces;

(d) biroul SIRENE al statului membru care primește din partea unei persoane o cerere de acces, de corectare sau de ștergere ia toate măsurile necesare pentru a asigura furnizarea unui răspuns în timp util.

În cazul în care biroul SIRENE al statului membru semnalant transmite poziția sa biroului SIRENE al statului membru care a primit cererea de acces, biroul SIRENE, în conformitate cu legislația națională și în limitele competenței sale, fie se pronunță asupra cererii, fie asigură faptul că poziția este comunicată în cel mai scurt timp posibil autorității care răspunde de soluționarea cererii.

2.8.3. Schimbul de informații privind cererile de rectificare sau de ștergere a datelor introduse de alte state membre

În cazul în care o persoană solicită ca datele sale să fie rectificate sau șterse, această operațiune poate să fie efectuată numai de statul membru care a introdus semnalarea. În cazul în care persoana respectivă se adresează unui alt stat membru decât cel care a introdus semnalarea, biroul SIRENE al statului membru solicitat informează, printr-un formular K, biroul SIRENE al statului membru semnalant și se aplică procedura descrisă la punctul 2.8.2.

2.9. Ștergerea în cazul în care nu mai sunt întrunite condițiile pentru menținerea semnalării

Semnalările introduse în SIS II se păstrează numai atât timp cât este necesar pentru realizarea obiectivelor în vederea cărora au fost introduse.

De îndată ce condițiile pentru menținerea semnalării nu mai sunt îndeplinite, statul membru semnalant șterge imediat semnalarea. În cazul în care semnalarea are un termen de expirare a valabilității, ștergerea se efectuează automat în CS-SIS. În cazul unui rezultat pozitiv, se aplică procedurile speciale descrise în secțiunile 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.7 și 8.4.

Mesajul de ștergere generat de CS-SIS este prelucrat automat de N.SIS II.

Statele membre se pot înscrie pentru a fi notificate automat cu privire la ștergerea unei semnalări.

2.10. Introducerea numelor proprii

Respectând constrângerile impuse de sistemele naționale privind introducerea și disponibilitatea datelor, numele proprii (nume și prenume) se introduc în SIS II în forma (grafie și ortografie) utilizată în documentele oficiale de călătorie, în conformitate cu standardele ICAO pentru documentele de călătorie, pe care le folosesc și funcționalitățile de transliterare și de transcriere ale SIS II central. În cadrul schimburilor de informații suplimentare, birourile SIRENE utilizează numele proprii astfel cum sunt introduse în SIS II. Atât utilizatorii, cât și birourile SIRENE din statele membre semnalante folosesc, ca regulă, alfabetul latin pentru introducerea datelor în SIS II, fără a se aduce atingere normelor de transliterare și transcriere prevăzute în apendicele 1.

În cazul în care este necesar să se transmită informații suplimentare cu privire la o persoană care nu face obiectul unei semnalări, însă poate avea legătură cu aceasta (de exemplu, o persoană care ar putea însoți un minor raportat ca dispărut), numele acesteia este scris și ortografiat după normele stabilite în apendicele 1, cu caractere latine și în formatul original, în cazul în care statul membru care furnizează informația este în măsură să introducă și caractere speciale în formatul original.

2.11. Diferite categorii de identitate

Identitate confirmată

O identitate confirmată înseamnă că identitatea a fost confirmată pe baza unor documente de identitate autentice, pe baza unui pașaport sau a unei declarații din partea autorităților competente.

Identitate neconfirmată

O identitate neconfirmată înseamnă că nu există dovezi suficiente pentru probarea identității.

Uzurparea identității

Uzurparea identității (nume, prenume, data nașterii) are loc atunci când o persoană înregistrată în SIS II utilizează identitatea unei alte persoane reale. Acest lucru se poate întâmpla, de exemplu, atunci când un document este utilizat în detrimentul adevăratului său titular.

Pseudonim

Pseudonimul este o identitate de împrumut, utilizată de o persoană cunoscută sub alte identități.

2.11.1. Identitate uzurpată (articolul 36 din Regulamentul SIS II și articolul 51 din Decizia SIS II)

Având în vedere complexitatea cazurilor de uzurpare a identității, atunci când se constată că o persoană care face obiectul unei semnalări în SIS II uzurpă identitatea unei alte persoane, statul membru semnalant verifică dacă este necesar să se mențină identitatea uzurpată în semnalarea SIS II.

Cu acordul explicit al persoanei în cauză și de îndată ce s-a stabilit faptul că identitatea unei persoane a fost uzurpată, se adaugă informații suplimentare la semnalarea din SIS II pentru a se evita consecințele negative ale identificării eronate. Persoana a cărei identitate a fost uzurpată poate, în conformitate cu procedurile naționale, să furnizeze autorității competente informațiile menționate la articolul 36 alineatul (3) din Regulamentul SIS II și la articolul 51 alineatul (3) din Decizia SIS II. Orice persoană a cărei identitate a fost uzurpată are dreptul de a-și retrage acordul pentru prelucrarea informațiilor.

Statului membru semnalant îi revine responsabilitatea de a introduce în semnalare mențiunea «misused identity» («identitate uzurpată») și de a adăuga date suplimentare referitoare la victima uzurpării de identitate, cum ar fi fotografii, amprente digitale și informații privind orice document(e) de identitate valabil(e).

În cazul în care un stat membru constată că o semnalare privind o persoană introdusă de un alt stat membru se referă la un caz de identitate uzurpată și s-a stabilit faptul că identitatea persoanei este uzurpată, acesta informează biroul SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular Q, astfel încât extensia privind identitatea uzurpată să poată fi utilizată în semnalarea SIS II.

Ținând cont de scopul introducerii datelor de această natură, fotografiile și amprentele digitale ale persoanei a cărei identitate a fost uzurpată se adăugă la semnalare, dacă sunt disponibile. Un caz de uzurpare de identitate înseamnă că datele unei persoane nevinovate corespund unei identități existente într-o semnalare. Formularul Q trebuie să conțină datele de identitate, inclusiv numărul pseudonimului din semnalare, astfel încât statul membru semnalant să poată stabili la care identitate din semnalare se referă formularul. Câmpurile care trebuie completate în mod obligatoriu în formularul Q în astfel de cazuri sunt prevăzute în apendicele 3.

Datele persoanei a cărei identitate a fost uzurpată sunt disponibile numai în scopul stabilirii identității persoanei care face obiectul verificării și nu pot fi utilizate în niciun caz în alte scopuri. Informațiile privind identitatea uzurpată, inclusiv amprentele digitale și fotografiile, se șterg în același timp cu semnalarea sau mai devreme, dacă persoana în cauză solicită acest lucru.

2.11.2. Introducerea unui pseudonim

Pentru a se evita introducerea unor semnalări incompatibile în orice categorie din cauza unui pseudonim, pentru a nu crea probleme unor persoane nevinovate și pentru a se asigura un nivel suficient de calitate de datelor, statele membre se informează reciproc, în măsura în care este posibil, cu privire la pseudonime și își transmit toate informațiile relevante referitoare la identitatea reală a subiectului căutat.

Statul membru care a introdus semnalarea este responsabil de adăugarea pseudonimelor. Dacă un pseudonim este descoperit de un alt stat membru, acesta informează statul membru semnalant, utilizând un formular M.

2.11.3. Alte informații utilizate pentru stabilirea identității unei persoane

În cazul în care datele din SIS II sunt insuficiente, biroul SIRENE al statului membru semnalant poate să furnizeze și informații suplimentare după consultare, din proprie inițiativă sau la cererea unui alt stat membru, pentru a contribui la stabilirea identității unei persoane. În acest scop, se utilizează un formular L (și anexele la acesta). Aceste informații se referă, în special, la următoarele:

— originea pașaportului sau a documentului de identitate aflat în posesia persoanei căutate;

— numărul pașaportului sau al documentului de identitate, data și locul eliberării acestuia, autoritatea care l-a eliberat, precum și data de expirare a valabilității respectivului pașaport sau document de identitate;

— descrierea persoanei căutate;

— numele și prenumele mamei și ale tatălui persoanei căutate;

— alte ortografieri posibile ale numelui și prenumelor persoanei căutate;

— fotografii și amprente digitale, dacă sunt disponibile;

— ultima adresă cunoscută.

În măsura în care este posibil, aceste informații sunt disponibile în birourile SIRENE sau accesibile acestora imediat și în permanență, în vederea unei transmiteri rapide.

Obiectivul comun este reducerea la minimum a riscului de a reține în mod greșit o persoană ale cărei date de identitate sunt similare cu cele ale persoanei care face obiectul semnalării.

2.12. Schimbul de informații în cazul semnalărilor între care există conexiuni

Fiecare conexiune permite stabilirea unei relații între cel puțin două semnalări.

Un stat membru poate crea o conexiune între semnalările pe care le introduce în SIS II și numai respectivul stat membru poate să modifice sau să șteargă conexiunea. Conexiunile sunt vizibile pentru utilizatori numai în cazul în care aceștia dețin drepturi de acces corespunzătoare care le permit să vizualizeze cel puțin două semnalări conexe. Statele membre asigură faptul că numai utilizatorii autorizați au acces la conexiuni.

2.12.1. Norme operaționale

Conexiunile între semnalări nu necesită proceduri speciale pentru schimbul de informații suplimentare. Cu toate acestea, se respectă următoarele principii:

În cazul obținerii un rezultat pozitiv pentru două sau mai multe semnalări între care există conexiuni, biroul SIRENE al statului membru executant trimite un formular G pentru fiecare dintre acestea, menționând în câmpul 086 faptul că se vor trimite și alte formulare G privind semnalările conexe.

Nu se trimit formulare în cazul semnalărilor care, deși sunt conexe unei semnalări în privința căreia s-a obținut un rezultat pozitiv, nu au făcut ele însele obiectul respectivului rezultat pozitiv. Dacă există însă o semnalare conexă privind predarea/extrădarea sau privind o persoană dispărută (pentru propria protecție sau pentru prevenirea amenințărilor), această constatare se comunică utilizându-se un formular M, dacă este cazul și dacă informațiile sunt disponibile.

2.13. Formatul și calitatea datelor biometrice din SIS II

În conformitate cu articolul 23 alineatul (2) din Decizia SIS II, fotografiile și amprentele digitale ale persoanei se adaugă la semnalare, în cazul în care sunt disponibile.

Este necesar ca birourile SIRENE să fie în măsură să facă schimb de amprente digitale și de fotografii pentru a completa semnalarea și/sau pentru a sprijini executarea acțiunii care trebuie întreprinsă. În cazul în care un stat membru are o fotografie sau amprentele digitale ale unei persoane care face obiectul unei semnalări emise de un alt stat membru, le poate trimite ca fișier atașat pentru ca statul membru semnalant să poată completa semnalarea.

Acest schimb are loc fără a se aduce atingere schimburilor de informații din cadrul cooperării polițienești în aplicarea Deciziei-cadru 2006/960/JAI a Consiliului.

2.13.1. Utilizarea ulterioară a datelor transmise, inclusiv arhivarea

În instrumentele juridice privind SIS II sunt prevăzute restricții referitoare la utilizarea datelor furnizate pentru semnalările din SIS II. Orice utilizare ulterioară a fotografiilor și a amprentelor digitale care au făcut obiectul unui schimb, inclusiv arhivarea acestora, respectă dispozițiile relevante ale instrumentelor juridice privind SIS II și dispozițiile naționale aplicabile privind protecția datelor, în conformitate cu Directiva 95/46/CE și cu Decizia-cadru 2008/977/JAI.

Orice stocare a amprentelor digitale la nivel național respectă pe deplin normele privind protecția datelor aplicabile SIS II. Statele membre păstrează amprentele digitale descărcate din CS-SIS separat de bazele naționale de date care conțin amprente digitale, datele respective fiind șterse în același timp cu semnalările și informațiile suplimentare corespunzătoare.

2.13.2. Schimburile de amprente digitale și de fotografii

Se aplică următoarea procedură:

(a) biroul SIRENE furnizor trimite un formular L pe calea electronică uzuală și menționează în câmpul 083 din formularul L faptul că amprentele digitale și fotografiile sunt transmise în scopul completării unei semnalări în SIS II;

(b) biroul SIRENE al statului membru semnalant adaugă amprentele digitale sau fotografiile la semnalarea din SIS II sau le trimite autorității competente pentru completarea semnalării.

2.13.3. Cerințe tehnice

Amprentele digitale și fotografiile se colectează și se transmit în conformitate cu standardele definite în normele de aplicare privind introducerea datelor biometrice în SIS II.

Fiecare birou SIRENE trebuie să îndeplinească respectivele standarde tehnice.

2.13.4. Formatul și calitatea datelor biometrice

Toate datele biometrice introduse în sistem fac obiectul unui control specific al calității în vederea asigurării unui standard minim de calitate comun tuturor utilizatorilor SIS II.

Înainte de introducere, se efectuează verificări la nivel național pentru a se asigura faptul că:

(a) datele privind amprentele digitale sunt conforme cu formatul specificat ANSI/NIST – ITL 1-2000, astfel cum a fost pus în aplicare pentru necesitățile Interpol și adaptat pentru SIS II;

(b) fotografiile, care se utilizează numai pentru a se confirma identitatea unei persoane care a fost localizată ca urmare a unei căutări alfanumerice efectuate în SIS II, îndeplinesc următoarele cerințe: raportul înălțime/lățime al fotografiilor integrale ale feței este, în măsura posibilului, de 3/4 sau 4/5. În cazul în care este disponibilă, se utilizează o rezoluție de cel puțin 480 × 600 pixeli cu 24 biți de intensitate a culorii. Dacă imaginea trebuie să fie obținută prin scanare, dimensiunea acesteia este, în măsura posibilului, mai mică de aproximativ 200 kilobiți.

2.14. Tipuri specifice de căutare

2.14.1. Căutare după criteriul geografic

O căutare după criteriul geografic se efectuează în situația în care un stat membru are dovezi solide privind locul unde se află o persoană sau un obiect care face obiectul unei semnalări, într-un spațiu geografic restrâns.

Căutările după criteriul geografic în spațiul Schengen se efectuează pe baza unei semnalări din SIS II. În situațiile în care locul unde se află o persoană sau un obiect este cunoscut, se poate completa câmpul 311 («Important Notice» – «Notă importantă»), menționându-se căutarea după criteriul geografic și selectându-se țările corespunzătoare. În plus, dacă se cunoaște locul unde se află persoana atunci când se emite o semnalare în vederea arestării, câmpul 061 din formularul A conține informația privind locul unde se află persoana căutată. În toate celelalte cazuri, inclusiv pentru comunicarea locului unde se află obiectele căutate, se utilizează formularul M (câmpul 083). Semnalarea privind persoana căutată se introduce în SIS II pentru a se asigura caracterul imediat executoriu al cererii privind acțiunea care trebuie întreprinsă [articolul 9 alineatul (3) din Decizia-cadru 2002/584/JAI].

Atunci când subiectul unei căutări după criteriul geografic este localizat în alt loc decât cel indicat în cadrul căutării geografice, biroul SIRENE al statului membru semnalant comunică acest lucru, utilizând un formular M, statului (statelor) membru(e) implicat(e) în căutarea după criteriul geografic, pentru ca orice activitate conexă să înceteze.

2.14.2. Căutare cu participarea unităților speciale de poliție care efectuează căutări direcționate (FAST)

Dacă este oportun, birourile SIRENE din statele membre solicitate ar trebui să poată recurge și la serviciile unor unități speciale care efectuează căutări direcționate (echipe de căutare activă a persoanelor urmărite – Fugitive, Active Search Teams, FAST). Semnalarea în SIS II nu ar trebui să fie înlocuită de cooperarea internațională a unităților de poliție menționate anterior. Cooperarea respectivă nu ar trebui să se suprapună cu rolul biroului SIRENE de punct de convergență al căutărilor efectuate utilizându-se SIS II.

După caz, ar trebui să se desfășoare o activitate de cooperare pentru a se asigura faptul că biroul SIRENE al statului membru semnalant este informat de către unitățile sale naționale FAST cu privire la orice operațiune în curs de desfășurare referitoare la o semnalare introdusă în SIS II. Dacă este cazul, biroul SIRENE respectiv furnizează informațiile celorlalte birouri SIRENE. Orice operațiune coordonată a ENFAST (European Network of Fugitive Active Search Teams – Rețeaua europeană a echipelor de căutare activă a persoanelor urmărite) care implică o activitate de cooperare a biroului SIRENE se raportează în prealabil biroului SIRENE.

Birourile SIRENE asigură faptul că informațiile suplimentare, inclusiv cele privind obținerea unui rezultat pozitiv, sunt transmise rapid către FAST naționale, în cazul în care acestea din urmă sunt implicate în căutare.

3. SEMNALĂRILE ÎN VEDEREA ARESTĂRII ÎN SCOPUL PREDĂRII SAU AL EXTRĂDĂRII (ARTICOLUL 26 DIN DECIZIA SIS II)

3.1. Introducerea unei semnalări

Majoritatea semnalărilor în vederea arestării sunt însoțite de un mandat european de arestare (European Arrest Warrant – EAW). Cu toate acestea, semnalarea în vederea arestării poate conduce și la arestarea provizorie înainte de obținerea unei cereri de extrădare (request for extradition – ER), conform articolului 16 din Convenția europeană de extrădare.

EAW/ER se eliberează de către o autoritate judiciară competentă să îndeplinească această funcție în statul membru semnalant.

Atunci când se introduce o semnalare în vederea arestării în scopul predării, în SIS II se înregistrează o copie a EAW original. Se poate introduce și o traducere a EAW în una sau mai multe limbi oficiale ale instituțiilor Uniunii.

În plus, se adaugă la semnalare fotografiile și amprentele digitale ale persoanei, în cazul în care sunt disponibile.

Informațiile relevante, inclusiv EAW sau ER, furnizate cu privire la persoanele căutate pentru a fi arestate în scopul predării sau al extrădării, trebuie să fie disponibile pentru birourile SIRENE atunci când se introduce semnalarea. Se efectuează o verificare pentru a se asigura faptul că informațiile sunt complete și prezentate în mod corect.

Statele membre pot să introducă mai multe EAW pentru fiecare semnalare în vederea arestării. Statelor membre semnalante le revine responsabilitatea de a șterge orice EAW care nu mai este valabil, de a verifica dacă există alte EAW atașate la semnalare și de a prelungi durata semnalării respective, dacă este necesar.

În plus față de EAW pe care un stat membru l-a atașat la o semnalare în vederea arestării, trebuie să se poată atașa și traduceri ale EAW, dacă este necesar în fișiere binare separate.

Documentele scanate care se atașează la semnalări au, în măsura în care este posibil, o rezoluție minimă de 150 DPI.

3.2. Semnalări multiple

Pentru procedurile generale, a se vedea secțiunea 2.2.

În plus, se aplică următoarele norme:

Mai multe state membre pot să introducă o semnalare în vederea arestării care are ca obiect aceeași persoană. Dacă două sau mai multe state membre au emis o semnalare care are ca obiect aceeași persoană, în cazul arestării, autoritățile judiciare executante din statul membru în care are loc arestarea hotărăsc asupra mandatului care trebuie executat. Biroul SIRENE al statului membru executant trimite un formular G fiecărui stat membru în cauză.

3.3. Uzurparea identității

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.1.

3.4. Introducerea unui pseudonim

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.2.

În cazul semnalărilor în vederea arestării, biroul SIRENE utilizează câmpul 011 din formularul A (24) (în momentul introducerii semnalării) sau, ulterior, un formular M, atunci când informează celelalte state membre cu privire la pseudonimele referitoare la o semnalare în vederea arestării, în cazul în care biroul SIRENE dispune de această informație.

3.5. Informații suplimentare care trebuie trimise statelor membre

Atunci când se introduce o semnalare, informațiile suplimentare referitoare la aceasta se trimit tuturor statelor membre.

Informațiile menționate în secțiunea 3.5.1 se trimit celorlalte birouri SIRENE printr-un formular A, în momentul introducerii semnalării. Orice informații suplimentare solicitate în scopul identificării se trimit după consultarea și/sau la cererea unui alt stat membru.

În cazul în care există mai multe EAW sau ER pentru aceeași persoană, se completează formulare A separate pentru fiecare EAW sau ER.

Este necesar ca EAW/ER și formularul A să conțină suficiente informații detaliate [în special, secțiunea (e) din EAW: «description of the circumstances in which the offence(s) was (were) committed, including the time and place» [«descrierea circumstanțelor în care a (au) fost comisă(e) infracțiunea (infracțiunile), inclusiv data și locul»], câmpurile 042, 043, 044, 045: «description of the circumstances» («descrierea circumstanțelor»)] pentru ca celelalte birouri SIRENE să verifice semnalarea. În apendicele 3 sunt prevăzute informațiile necesare și legătura acestora cu rubricile din EAW.

În cazul în care este necesar să se înlocuiască sau să se retragă un EAW, acest fapt se menționează în câmpul 267 din formularul A (articolul 26 din Decizia SIS II) sau în câmpul 044 din formularul A (Extradition Request/Migrated alerts) (Cerere de extrădare/Semnalări transferate), utilizându-se următorul text: «This form replaces the form (reference number) referring to EAW (reference number) issued on (date)» [«Acest formular înlocuiește formularul (numărul de referință) referitor la EAW (numărul de referință) eliberat la (data)»].

3.5.1. Informații suplimentare care trebuie trimise cu privire la arestarea provizorie

3.5.1.1. Atunci când se introduce o semnalare care se bazează atât pe un EAW, cât și pe o cerere de extrădare(ER)

Atunci când se introduce o semnalare în vederea arestării în scopul extrădării, informațiile suplimentare se trimit tuturor statelor membre, utilizându-se un formular A. În cazul în care datele furnizate în semnalare și informațiile suplimentare trimise statelor membre cu privire la un EAW nu sunt suficiente pentru extrădare, se furnizează informații suplimentare.

În câmpul 239 se menționează faptul că formularul se referă atât la un EAW, cât și la o ER.

3.5.1.2. Atunci când se emite o semnalare care se bazează numai pe ER

Atunci când se introduce o semnalare în vederea arestării în scopul extrădării, informațiile suplimentare se trimit tuturor statelor membre, utilizându-se un formular A.

În câmpul 239 se menționează faptul că formularul se referă la o ER.

3.6. Adăugarea unui indicator de validitate

Pentru normele generale, a se vedea secțiunea 2.6.

Dacă cel puțin unul dintre EAW atașate la semnalare poate fi executat, semnalării nu i se aplică un indicator de validitate.

În cazul în care un EAW are ca obiect mai multe infracțiuni și predarea poate fi efectuată în ceea ce privește cel puțin una dintre respectivele infracțiuni, semnalării nu i se aplică un indicator de validitate.

Astfel cum s-a evidențiat în secțiunea 2.6, o semnalare căreia i s-a aplicat un indicator de validitate în temeiul articolului 26 din Decizia SIS II se consideră, pe durata aplicării indicatorului de validitate, ca fiind introdusă în scopul comunicării locului unde se află persoana care face obiectul semnalării.

3.6.1. Cererea sistematică de aplicare a unui indicator de validitate pentru semnalările privind persoane căutate pentru a fi arestate în scopul extrădării, în cazul în care nu se aplică Decizia 2002/584/JAI

Se aplică următoarea procedură:

(a) în cazul semnalărilor privind persoane căutate pentru a fi arestate în scopul extrădării cărora nu li se aplică dispozițiile Deciziei 2002/584/JAI, un birou SIRENE poate solicita altui (altor) birou (birouri) SIRENE să aplice în mod sistematic un indicator de validitate semnalărilor privind resortisanții săi care au fost introduse în temeiul articolului 26 din Decizia SIS II;

(b) orice birou SIRENE care dorește să procedeze astfel înaintează o cerere scrisă celuilalt (celorlalte) birou (birouri) SIRENE;

(c) orice birou SIRENE care primește o astfel de cerere aplică un indicator de validitate pentru respectivul stat membru imediat după emiterea semnalării;

(d) indicatorul de validitate este menținut până când biroul SIRENE solicitant cere ca acesta să fie șters.

3.7. Acțiunea biroului SIRENE la primirea unei semnalări în vederea arestării

Atunci când primește un formular A, un birou SIRENE consultă, în cel mai scurt timp posibil, toate sursele disponibile pentru a încerca să localizeze subiectul. În cazul în care informațiile furnizate de statul membru semnalant sunt insuficiente pentru a fi acceptate de către statul membru destinatar, acest lucru nu împiedică efectuarea de căutări. Statul membru destinatar efectuează căutările în limitele permise de legislația națională.

În cazul în care semnalarea în vederea arestării este validată și subiectul este localizat sau arestat într-un stat membru, informațiile din formularul A pot fi transmise de către biroul SIRENE destinatar autorității competente a statului membru care execută EAW sau ER. În cazul în care se solicită originalul EAW sau al ER, acesta poate fi transmis direct de către autoritatea judiciară semnalantă autorității judiciare executante (cu excepția cazului în care statul membru semnalant și/sau statul membru executant au stabilit alte modalități).

3.8. Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.3.

În plus, se aplică următoarea procedură:

(a) un rezultat pozitiv privind o persoană pentru care s-a emis o semnalare în vederea arestării se comunică întotdeauna imediat biroului SIRENE al statului membru semnalant. În plus, după trimiterea unui formular G, biroul SIRENE al statului membru executant comunică rezultatul pozitiv biroului SIRENE al statului membru semnalant și telefonic, dacă este cazul;

(b) dacă este necesar, biroul SIRENE al statului membru semnalant trimite orice informații relevante și specifice privind măsurile speciale pe care trebuie să le ia biroul SIRENE al statului membru executant;

(c) autoritatea competentă pentru primirea EAW sau a ER, datele de contact complete ale acesteia (adresa poștală, numărul de telefon și, dacă sunt disponibile, numărul de fax și adresa de e-mail), numărul de referință (dacă este disponibil), persoana competentă (dacă este disponibilă), limba solicitată, termenul și modul de furnizare se menționează în câmpul 091 din formularul G;

(d) în plus, biroul SIRENE al statului membru semnalant informează celelalte birouri SIRENE cu privire la rezultatul pozitiv, utilizând un formular M, în cazul în care s-a stabilit faptul că există o legătură clară cu anumite state membre pe baza faptelor cazului și a cercetărilor suplimentare efectuate;

(e) birourile SIRENE pot transmite informații suplimentare cu privire la semnalările prevăzute la articolul 26 din Decizia SIS II și, astfel, pot acționa în numele autorităților judiciare în cazul în care informațiile respective se încadrează în domeniul de aplicare al asistenței judiciare reciproce.

3.9. Schimbul de informații suplimentare privind predarea sau extrădarea

Atunci când autoritățile judiciare competente furnizează biroului SIRENE din statul membru executant informații privind eventuala predare sau extrădare a unei persoane care face obiectul unei semnalări în vederea arestării, biroul SIRENE în cauză pune imediat informațiile respective la dispoziția biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular M, care conține în câmpul 083 mențiunea «SURRENDER» («PREDARE») sau «EXTRADITION» («EXTRĂDARE») (25). Modalitățile detaliate de predare sau de extrădare se comunică, dacă este cazul, prin intermediul birourilor SIRENE în cel mai scurt timp posibil.

3.10. Schimbul de informații suplimentare cu privire la tranzitarea teritoriului unui alt stat membru

În cazul în care este necesar ca o persoană să tranziteze teritoriul unui stat membru, biroul SIRENE al statului membru în cauză furnizează informațiile necesare și acordă sprijinul necesar, ca răspuns la o cerere înaintă de biroul SIRENE al statului membru semnalant sau de autoritatea judiciară competentă, trimisă de biroul SIRENE, utilizându-se un formular M care conține mențiunea «TRANSIT» («TRANZIT») la începutul câmpului 083

3.11. Ștergerea semnalărilor în urma predării sau a extrădării

Semnalările privind persoane căutate pentru a fi arestate în scopul predării sau al extrădării se șterg după ce persoanele în cauză au fost predate sau extrădate autorităților competente ale statului membru semnalant, putând fi șterse și în cazul în care hotărârea judecătorească în temeiul căreia s-a emis semnalarea a fost revocată de către autoritatea judiciară competentă, conform legislației naționale.

4. SEMNALĂRILE PRIVIND REFUZUL INTRĂRII SAU INTERDICȚIA DE ȘEDERE (ARTICOLUL 24 DIN REGULAMENTUL SIS II)

Introducere

Schimbul de informații privind resortisanții țărilor terțe care fac obiectul unei semnalări în temeiul articolului 24 din Regulamentul SIS II permite statelor membre să ia decizii cu privire la intrarea acestora sau cu privire la cererile de viză. În cazul în care persoana respectivă se află deja pe teritoriul statului membru, schimbul de informații permite autorităților naționale să întreprindă acțiunile corespunzătoare în vederea eliberării permiselor de ședere, a vizelor pe termen lung sau a expulzării. În prezenta secțiune, trimiterile la vize se referă la vize pe termen lung, cu excepția cazului în care se specifică altfel în mod clar (de exemplu, vize de întoarcere).

Îndeplinirea procedurilor de informare prevăzute la articolul 5 alineatul (4) din Codul frontierelor Schengen și a procedurilor de consultare prevăzute la articolul 25 din Convenția Schengen este de competența autorităților responsabile de efectuarea controlului la frontiere și de eliberarea permiselor de ședere sau a vizelor. În principiu, birourile SIRENE se implică în aceste proceduri numai pentru transmiterea de informații suplimentare legate în mod direct de semnalări (de exemplu, notificarea unui rezultat pozitiv, clarificarea unei identități) sau pentru ștergerea semnalărilor.

Cu toate acestea, birourile SIRENE se pot implica și în transmiterea de informații suplimentare necesare pentru expulzarea unui resortisant al unei țări terțe sau pentru refuzarea intrării acestuia și se pot implica în transmiterea oricăror informații