6.

Anexa XI se înlocuiește cu următorul text: „ANEXA XI NORME PRIVIND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR FONDUL PENTRU FRONTIERELE EXTERNE I. Principii generale I.1. Principii de bază 1. În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie: (a) să se încadreze în domeniul de aplicare al fondului și în obiectivele acestuia, astfel cum se precizează la articolele 1 și 3 din actul de bază; (b) să se numere printre acțiunile eligibile menționate la articolele 4 și 6 din actul de bază; (c) să fie necesare pentru desfășurarea activităților incluse în proiect, făcând parte din programele anuale și multianuale aprobate de Comisie; (d) să fie rezonabile și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special raportul calitate/preț și rentabilitatea; (e) să fie efectuate de către beneficiarul final și/sau de către partenerii la proiect, care au sediul și sunt înregistrați într-un stat membru, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii. În ceea ce privește articolul 39 din prezenta decizie, normele aplicabile beneficiarului final se aplică mutatis mutandis partenerilor din cadrul proiectului; (f) să fie efectuate în conformitate cu prevederile specifice din acordul de finanțare. 2. În cazul acțiunilor multianuale care se încadrează în prevederile de la articolul 16 alineatul (6) din actul de bază, doar acea parte a acțiunii cofinanțată printr-un program anual este considerată proiect pentru aplicarea acestor norme de eligibilitate. 3. Proiectele susținute de fond nu sunt finanțate din alte surse incluse în bugetul Comunității. Proiectele susținute de fond sunt cofinanțate din surse publice sau private. I.2. Bugetul unui proiect Bugetul unui proiect este prezentat sub următoarea formă: Cheltuieli Venit + Costuri directe (CD) + Costuri indirecte (procentaj fix din CD, stabilit în acordul de finanțare) + Contribuția CE (definită ca fiind cea mai mică dintre cele trei sume menționate la articolul 12 din prezenta decizie) + Contribuția beneficiarului final și a partenerilor din cadrul proiectului + Contribuția terților + Încasări generate de proiect = Cost eligibil total ( CET ) = Venit total ( VT ) Bugetul este echilibrat: costul eligibil total este egal cu venitul total. I.3. Venituri și principiul nonprofit 1. Proiectele susținute de fond trebuie să nu aibă scop lucrativ. În cazul în care, la sfârșitul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depășesc cheltuielile, contribuția fondului la proiect este redusă în mod corespunzător. Toate sursele de venit aferente proiectului trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final sau în documentele fiscale ale acestuia și trebuie să fie ușor de identificat și de verificat. 2. Veniturile proiectului provin din toate contribuțiile financiare acordate proiectului de către fond, din surse publice sau private, inclusiv propria contribuție a beneficiarului final, și din orice încasări generate de proiect. În contextul acestei reglementări, «încasările» reprezintă veniturile realizate de un proiect în timpul perioadei de eligibilitate, astfel cum este descrisă la punctul I.4, din vânzări, închirieri, servicii, taxe de înscriere sau alte venituri echivalente. 3. Contribuția comunitară rezultând din aplicarea principiului nonprofit, astfel cum se menționează la articolul 12 litera (c) din prezenta decizie, va fi reprezentată de «costul eligibil total» minus «contribuția terților» și «încasările generate de proiect». I.4. Perioada de eligibilitate 1. Costurile aferente unui proiect trebuie să fie suportate, iar plățile respective (cu excepția amortizării) trebuie să se facă după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la data de 30 iunie a anului N (2) + 2; de aceea, costurile aferente proiectului trebuie să fie generate înainte de această dată. 2. Este exceptată de la perioada de eligibilitate menționată la punctul 1 asistența tehnică pentru statele membre (a se vedea punctul IV.3). I.5. Înregistrarea cheltuielilor 1. Cheltuielile corespund plăților efectuate de către beneficiarul final. Acestea trebuie să aibă forma unor tranzacții financiare (în numerar), cu excepția amortizării. 2. În general, cheltuielile sunt justificate prin facturi oficiale. Dacă acest lucru nu este posibil, cheltuielile sunt justificate prin documente contabile sau prin documente justificative cu o valoare probatorie echivalentă. 3. Cheltuielile trebuie să poată fi identificate și verificate. În special, acestea: (a) trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final; (b) trebuie să fie stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile ale țării în care își are sediul beneficiarul final și cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor folosite de către beneficiarul final; precum și (c) trebuie să fie declarate în conformitate cu dispozițiile legislației fiscale și sociale aplicabile. 4. Dacă este necesar, beneficiarii finali au obligația de a păstra copii autentificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile efectuate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză. 5. Păstrarea și prelucrarea documentelor prevăzute la punctele 2 și 4 trebuie să respecte legislația internă privind protecția datelor. I.6. Domeniul teritorial de aplicare 1. Cheltuielile pentru acțiunile descrise la articolele 4 și 6 din actul de bază trebuie să fie efectuate pe teritoriul statelor membre de către beneficiarii finali definiți la punctul I.1.1 litera (e), cu excepția: — cheltuielilor de punere în aplicare a acțiunilor legate de obiectivele generale definite la articolul 3 alineatul (1) litera (d) din actul de bază; cheltuielile pentru aceste acțiuni pot fi efectuate pe teritoriul statelor membre și în țările terțe; — acțiunilor legate de supravegherea frontierelor externe; aceste acțiuni se pot desfășura atât în interiorul, cât și în afara teritoriului statelor membre. 2. Partenerii la proiect care sunt înregistrați și au sediul în țări terțe pot participa la proiecte doar fără să antreneze costuri, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii. II. Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect) II.1. Costuri eligibile directe Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condițiilor generale de eligibilitate stabilite în partea I, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului. Următoarele costuri directe sunt eligibile: II.1.1. Costurile de personal 1. Costurile pentru personalul alocat proiectului, care cuprind salariile, contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiția ca acestea să corespundă politicii de remunerare practicată în mod obișnuit de beneficiar. 2. Pentru organizațiile internaționale, costurile de personal eligibile pot cuprinde provizioane pentru a acoperi drepturile și obligațiile statutare legate de remunerare. 3. Costurile corespunzătoare privind personalul organismelor publice sunt eligibile în măsura în care acestea sunt legate de costul unor activități pe care organismul public respectiv nu le-ar efectua în cazul în care proiectul în cauză nu s-ar desfășura. Acest personal este detașat sau repartizat în vederea punerii în aplicare a proiectului printr-o decizie scrisă a beneficiarului final. 4. Costurile de personal sunt detaliate în bugetul previzional, indicând funcțiile și numărul membrilor personalului. II.1.2. Costuri de deplasare și de ședere 1. Costurile de deplasare și de ședere sunt eligibile ca fiind costuri directe pentru personalul sau alte persoane care participă la activitățile proiectului și a căror deplasare este necesară pentru punerea în aplicare a proiectului. 2. Costurile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor reale suportate. Ratele de rambursare se bazează pe cea mai ieftină formă de transport public și zborurile sunt acceptate, în general, doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors) sau în cazul în care destinația geografică necesită călătoria cu avionul. În cazul în care se folosește un autoturism proprietate personală, rambursarea se face în mod normal fie pe baza costului transportului public, fie pe baza kilometrajului în conformitate cu reglementările oficiale publicate în statele membre în cauză sau folosite de către beneficiarul final. 3. Costurile de ședere sunt eligibile pe baza costurilor reale sau a unei diurne. În cazul în care o organizație și-a stabilit propriile diurne (indemnizații de ședere), acestea se vor aplica în limitele stabilite de către statul membru în conformitate cu legislația și practica națională. Indemnizațiile de ședere sunt menite, în mod normal, să acopere transportul local (inclusiv taxiurile), cazarea, masa, apelurile telefonice locale și cheltuieli diverse. II.1.3. Aparatură II.1.3.1. Norme generale Costurile legate de achiziționarea de echipament (bazate pe oricare dintre următoarele: închirierea, leasingul, achiziționarea pe baza unui cost total sau parțial sau amortizarea activelor achiziționate) sunt eligibile doar dacă sunt esențiale pentru punerea în aplicare a proiectului. Echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile. II.1.3.2. Închiriere și leasing Cheltuielile legate de operațiunile de închiriere și leasing sunt eligibile pentru cofinanțare în funcție de normele în vigoare în statul membru, de legislația și practicile naționale, precum și de durata de închiriere sau leasing în scopul derulării proiectului. II.1.3.3. Cumpărarea 1. Costurile legate de achiziționarea de echipament [sisteme, echipament de operare, mijloace de transport, inter alia, astfel cum se specifică la articolul 5 alineatul (1) literele (c)-(f) din actul de bază] sunt eligibile în conformitate cu normele naționale. Astfel de costuri sunt eligibile pentru cofinanțare pe baza costului total sau parțial al achiziției dacă: (a) sunt direct legate de realizarea proiectului; (b) sunt efectuate în conformitate cu normele naționale privind achizițiile din statul membru; (c) echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect și este în conformitate cu normele și standardele aplicabile; (d) echipamentul va continua să fie utilizat pentru realizarea unor obiective similare cu cele ale proiectului, după ziua cumpărării acestuia, pentru o perioadă minimă de: — trei sau mai mulți ani pentru echipamentul din domeniul tehnologiei informației și comunicării (TIC); — cinci sau mai mulți ani pentru alte tipuri de echipament, cum ar fi echipamentul de operare și mijloacele de transport, cu excepția celor indicate mai jos; — zece ani pentru elicoptere, nave și aeronave. 2. În mod alternativ, cheltuielile pentru echipamentul menționat mai sus pot fi eligibile pe baza amortizării în conformitate cu normele naționale. În acest caz, se aplică condițiile de la punctul 1 literele (a), (b) și (c) menționate anterior. În plus, următoarele condiții trebuie, de asemenea, îndeplinite: (a) în cazul echipamentului achiziționat înainte sau pe durata proiectului, este eligibilă doar partea de amortizare a echipamentului pe baza duratei de folosință în scopul proiectului și a ratei de folosire reală în scopul proiectului; (b) echipamentul achiziționat înainte de perioada de desfășurare a proiectului, dar care este folosit pentru desfășurarea proiectului este eligibil pe baza amortizării. Totuși, aceste costuri nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost cumpărat inițial din fonduri comunitare; (c) costurile de cumpărare a echipamentului corespund prețurilor normale de pe piață, iar valoarea articolelor în cauză este amortizată în conformitate cu normele contabile și fiscale aplicabile beneficiarului final. II.1.4. Bunuri imobile II.1.4.1. Norme generale În cazul cumpărării, al construcției, al renovării sau al închirierii de bunuri imobile, acestea trebuie să aibă calitățile tehnice necesare pentru proiect și să respecte normele și standardele aplicabile. II.1.4.2. Cumpărare, construcție sau renovare 1. În cazul în care cumpărarea de bunuri imobile este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, cumpărarea de bunuri imobile, respectiv clădiri deja construite, sau construirea de bunuri imobile sunt eligibile pentru cofinanțare, pe baza costului total sau parțial sau pe baza amortizării, în condițiile menționate în cele ce urmează, fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte: (a) obținerea unui certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial amortizat în mod corespunzător, care să confirme că prețul nu depășește valoarea de piață și care să ateste că bunul imobil este în conformitate cu reglementările de drept intern sau să specifice aspectele care nu sunt conforme legislației, pe care beneficiarul final plănuiește să le rectifice în cadrul proiectului; (b) bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară la o dată anterioară punerii în aplicare a proiectului: (c) bunul imobil este folosit numai în scopul menționat în proiect pentru o perioadă de cel puțin zece ani de la data încheierii proiectului, cu excepția cazului în care Comisia dispune altfel în cazul cofinanțării cheltuielilor totale sau parțiale. În cazul cofinanțării pe baza amortizării, această perioadă se reduce la cinci ani; (d) achiziționarea de bunuri imobile respectă principiile raportului calitate/preț și rentabilității și este considerată ca fiind proporțională cu scopul realizat prin punerea în aplicare a proiectului. (e) în cazul cofinanțării pe baza amortizării, sunt eligibile doar partea de amortizare a acestor active corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului; amortizarea se va calcula conform normelor contabile de drept intern. 2. Cheltuielile pentru renovarea bunurilor imobile sunt eligibile pentru cofinanțare pe baza costului total sau parțial sau pe baza amortizării. În cazul costurilor aferente renovării, se aplică doar condițiile de la literele (c) și (d) menționate anterior la punctul 1. II.1.4.3. Închiriere Închirierea de bunuri imobile este eligibilă pentru cofinanțare în cazul în care există o legătură clară între închiriere și obiectivele proiectului în cauză, în condițiile menționate în cele ce urmează și fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte: (a) bunul imobil nu a fost cumpărat printr-o acțiune de finanțare comunitară; (b) bunul imobil este folosit numai pentru punerea în aplicare a proiectului. În caz contrar, este eligibilă doar partea costurilor care corespunde folosirii bunului pentru proiect. II.1.5. Consumabile, furnituri și servicii generale Costurile consumabilelor, ale furniturilor și ale serviciilor generale sunt eligibile cu condiția ca acestea să poată fi identificate și să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului. II.1.6. Subcontractare 1. Ca regulă generală, beneficiarii finali trebuie să aibă capacitatea de a gestiona ei înșiși proiectele. Suma corespunzătoare activităților care pot fi subcontractate în cadrul proiectului ar trebui să fie specificată în mod clar în acordul de finanțare. 2. Cheltuielile legate de următoarele subcontracte nu sunt eligibile pentru cofinanțarea de către fond: (a) subcontractarea sarcinilor legate de gestionarea generală a proiectului; (b) subcontractarea care mărește costul proiectului, fără a-i aduce și o valoare adăugată proporțională; (c) subcontractarea cu intermediari sau consultanți a căror plată este stabilită ca procent din costul total al proiectului, cu excepția cazului în care o astfel de plată este justificată de către beneficiarul final prin raportarea la valoarea reală a muncii depuse sau a serviciilor furnizate. 3. Pentru toate subcontractele, subcontractanții se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit și control toate informațiile necesare referitoare la activitățile subcontractate. II.1.7. Costuri care derivă în mod direct din cerințele legate de cofinanțarea Uniunii Costurile necesare pentru a îndeplini cerințele legate de cofinanțarea UE, cum ar fi publicitatea, transparența, evaluarea proiectului, auditul extern, garanțiile bancare, costurile de traducere etc. sunt eligibile drept costuri directe. II.1.8. Onorariile experților Cheltuielile pentru consultanța juridică, cheltuielile notariale și cele pentru plata experților tehnici și financiari sunt eligibile. II.2. Costuri eligibile indirecte 1. Costurile eligibile indirecte ale unei acțiuni sunt acele costuri care, în temeiul condițiilor de eligibilitate descrise la punctul I.1.1, nu sunt identificabile ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. 2. Prin derogare de la punctul I.1.1 litera (e) și punctul I.5, costurile indirecte suportate pentru realizarea acțiunii pot fi eligibile pentru finanțare forfetară, fixată la cel mult 2,5 % din costurile directe totale eligibile. 3. Organizațiile care beneficiază de o subvenție de funcționare de la bugetul Uniunii nu pot include costuri indirecte în bugetul lor previzional. III. Cheltuieli neeligibile Următoarele costuri nu sunt eligibile: (a) taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepția cazului în care beneficiarul final face dovada că nu o poate recupera; (b) rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei și serviciului datoriei, dobânzi debitoare, comisioane de schimb valutar și pierderi din schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potențiale obligații viitoare, dobânzi datorate, creanțe îndoielnice, amenzi, penalități financiare, costuri de judecată și cheltuieli excesive sau nechibzuite; (c) costurile de reprezentare exclusiv pentru personalul proiectului; sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la încheierea proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului; (d) costurile declarate de către beneficiarul final și acoperite de către un alt proiect sau program de lucru care primește finanțare din partea Comunității; (e) cumpărarea de terenuri; (f) contribuțiile în natură. IV. Asistența tehnică la inițiativa statelor membre 1. Toate costurile necesare pentru punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă, autoritatea delegată, autoritatea de audit, autoritatea de certificare și alte organisme care contribuie la îndeplinirea sarcinilor enumerate la punctul 2 sunt eligibile în cadrul asistenței tehnice, în limitele menționate la articolul 18 din actul de bază. 2. Aceasta include următoarele elemente: (a) cheltuieli legate de pregătirea, selecția, evaluarea, gestionarea și monitorizarea acțiunilor; (b) cheltuieli legate de audituri și de verificările la fața locului ale acțiunilor sau proiectelor; (c) cheltuieli legate de evaluările acțiunilor sau proiectelor; (d) cheltuieli legate de informare, diseminare și transparență în ceea ce privește acțiunile; (e) cheltuieli pentru achiziționarea, instalarea și întreținerea sistemelor computerizate în scopul gestionării, monitorizării și evaluării fondurilor; (f) cheltuieli în scopul reuniunilor comitetelor de monitorizare și ale subcomitetelor în legătură cu punerea în aplicare a acțiunilor; aceste cheltuieli pot include de asemenea costurile pentru plata experților și a altor membri ai acestor comitete, inclusiv participanți din țările terțe, în cazul în care prezența acestora este esențială pentru punerea în aplicare eficace a acțiunilor; (g) cheltuieli pentru consolidarea capacității administrative în scopul punerii în aplicare a fondului. 3. Activitățile legate de asistența tehnică trebuie realizate și plățile corespunzătoare trebuie efectuate după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la termenul-limită pentru înaintarea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual. 4. Orice achiziție trebuie să fie efectuată în conformitate cu normele de drept intern privind achizițiile publice stabilite de către statul membru. 5. Statele membre pot pune în aplicare măsuri de asistență tehnică pentru acest fond o dată cu măsuri de asistență tehnică pentru câteva sau pentru toate cele patru fonduri. Cu toate acestea, în acest caz, doar partea costurilor folosită pentru a pune în aplicare măsura comună corespunzătoare acestui fond este eligibilă pentru finanțarea prin acest fond, iar statele membre se asigură că: (a) partea costurilor destinată măsurilor comune este dedusă din fondul corespunzător în mod rezonabil și verificabil; precum și că (b) nu există o dublă finanțare a costurilor. V. Regimul special de tranzit În conformitate cu articolul 40 alineatul (1), normele prevăzute în actul de bază și în prezenta decizie privind punerea în aplicare a programelor anuale se aplică mutatis mutandis în vederea sprijinirii punerii în aplicare a regimului special de tranzit. Cu toate acestea, în ceea ce privește eligibilitatea normelor din prezenta anexă, următoarele dispoziții specifice se aplică în cazul regimului special de tranzit: (a) perioada de eligibilitate pentru cheltuieli este în conformitate cu articolul 40 alineatul (3) din prezenta decizie; (b) în temeiul articolului 6 alineatul (2) litera (c) din actul de bază, cheltuielile privind personalul din organismele publice sunt eligibile cu condiția ca acestea să reprezinte costuri suplimentare legate de punerea în aplicare a regimului special de tranzit și să fie alocate operațiunii în conformitate cu o metodă justificată și echitabilă. Aceste cheltuieli trebuie certificate în baza unor documente care să permită identificarea costurilor reale plătite de organismul public vizat, în legătură cu regimul special de tranzit, care nu provin din responsabilități statutare sau din alte activități cotidiene.”