RO Jurnalul Oficial al Uniunii Europene L 328/42

REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 1271/2013 AL COMISIEI

din 30 septembrie 2013

privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului

COMISIA EUROPEANĂ,

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (1), în special articolul 208,

întrucât:

(1) Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei (2) privind regulamentul financiar cadru pentru organismele instituite de Comunități a avut drept bază Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (3). Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 a fost înlocuit de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012. Prin urmare, este necesar să se revizuiască Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002. Din motive de claritate, este necesar să se înlocuiască Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002.

(2) Este necesar să se ia în considerare Declarația comună a Parlamentului European, a Consiliului UE și a Comisiei Europene privind agențiile descentralizate din 19 iulie 2012.

(3) Este necesar ca anumite dispoziții ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2343/2002 să fie revizuite, pentru a se lua în considerare experiența dobândită în aplicarea acestuia.

(4) Prezentul regulament ar trebui să stabilească principiile generale și normele de bază aplicabile organismelor instituite în temeiul TFUE și al Tratatului Euratom (denumite în continuare „organisme ale Uniunii”) care beneficiază de contribuții de la buget, fără a se aduce atingere actului constitutiv. Pe baza prezentului regulament, organismele Uniunii ar trebui să adopte propriile norme financiare care nu se pot îndepărta de regulament decât în cazul în care nevoile lor specifice impun acest lucru și cu acordul prealabil al Comisiei.

(5) Totuși organismele Uniunii care se autofinanțează integral, cărora nu li se aplică prezentul regulament, ar trebui să stabilească, pentru a asigura coerența, norme similare atunci când este cazul. În conformitate cu Declarația comună a Parlamentului European, a Consiliului și a Comisiei din 19 iulie 2012, aceste organisme ar trebui să prezinte Parlamentului European, Consiliului și Comisiei un raport anual privind execuția bugetului lor și să țină seama cu strictețe de cererile și recomandările acestora.

(6) Organismele Uniunii ar trebui să-și întocmească bugetul și să realizeze execuția acestuia în conformitate cu cele cinci principii fundamentale ale legislației bugetare (unitate, exactitate, universalitate, specificitate și anualitate, precum și cu principiile echilibrului, unității de cont, bunei gestiuni financiare și transparenței.

(7) Ar trebui să fie evidențiat caracterul de element de echilibru al contribuției Uniunii. Partea din rezultatul pozitiv al bugetului organismului Uniunii care depășește valoarea contribuției Uniunii plătite în timpul exercițiului trebuie returnată bugetului Uniunii.

(8) În cazul în care actul constitutiv prevede că veniturile constau în redevențe și taxe în plus față de contribuția Uniunii, și că veniturile rezultate din redevențe și taxe sunt alocate pentru finanțarea unor anumite cheltuieli, organismele Uniunii ar trebui să aibă posibilitatea de a reporta soldul sub formă de venituri alocate.

(9) Este necesar să se asigure că redevențele sunt stabilite la un nivel adecvat pentru a acoperi costurile furnizării serviciilor și pentru a se evita excedente semnificative.

(10) Delegarea de sarcini de execuție bugetară organismelor Uniunii trebuie să fie justificată în mod corespunzător de caracteristicile sarcinilor și de expertiza specifică a organismului Uniunii, asigurându-se totodată o bună gestiune financiară și eficiența din punctul de vedere al costurilor. Sarcinile delegate ar trebui să fie compatibile cu actul constitutiv.

(11) Organismelor Uniunii ar trebui să li se permită să primească granturi ad-hoc numai în cazul în care acest lucru este prevăzut în mod expres în actele de bază relevante și este autorizat prin actul constitutiv.

(12) În temeiul articolului 50 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, organismul Uniunii trebuie să ia parte la o analiză comparativă realizată împreună cu alte organisme și instituții ale UE.

(13) Este necesar să se stabilească norme privind planul de acțiune în urma concluziilor evaluărilor periodice generale, pentru a se asigura punerea în aplicare eficientă a acestuia.

(14) În scopul de a asigura o programare coerentă, organismul Uniunii ar trebui să elaboreze un document care să conțină programarea anuală și multianuală luându-se în considerare orientările Comisiei.

(15) Organismul Uniunii ar trebui să alinieze calendarul programării anuale și multianuale la procedura bugetară pentru a asigura eficiența și coerența tuturor documentelor de programare.

(16) Este necesar să se clarifice actuala arhitectură a auditului intern și a funcțiilor de control intern și să se raționalizeze cerințele în materie de raportare. Funcția de audit intern din cadrul organismului Uniunii ar trebui să fie îndeplinită de auditorul intern al Comisiei, care ar trebui să efectueze audituri în cazul în care riscurile implicate le justifică. Este necesar să se prevadă norme privind stabilirea și funcționarea capacităților de audit intern.

(17) Obligațiile în materie de raportare ar trebui să fie raționalizate. Organismele Uniunii ar trebui să furnizeze un raport anual de activitate consolidat care să includă informații complete cu privire la punerea în aplicare a programului său de lucru, la buget, la planul de politică de personal, la sistemele de gestiune și de control intern.

(18) În vederea îmbunătățirii eficienței din punctul de vedere al costurilor a organismelor Uniunii, este necesar să se prevadă posibilitatea de a partaja servicii sau de a le transfera unui alt organism al Uniunii sau Comisiei. În special eficiența din punctul de vedere al costurilor poate fi îmbunătățită, permițându-i contabilului Comisiei să preia toate sarcinile contabilului organismului Uniunii sau o parte a acestora.

(19) Astfel cum se prevede în Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, posibilitatea de a defalca în tranșe anuale angajamente care se întind pe mai mulți ani ar trebui să fie permisă numai în cazul în care actul constitutiv sau actul de bază prevede acest lucru sau în cazul în care acestea sunt legate de cheltuieli administrative.

(20) Pentru a alinia normele privind veniturile alocate la cele din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, este necesar să se prevadă norme pentru o diferențierea veniturilor alocate (interne și externe) și pentru reportarea lor.

(21) Pentru a alinia normele privind regimul aplicat dobânzii generate de contribuția Uniunii la organismul Uniunii la cele din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, este necesar să se prevadă că dobânda nu revine bugetului.

(22) Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 prevede posibilitatea de a se încheia un angajament juridic înaintea unui angajament bugetar, în anumite cazuri. Organismele Uniunii ar trebui, de asemenea, să prevadă această posibilitate.

(23) Pentru a asigura coerența dintre Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 și Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, nu ar trebui să fie permise dispoziții specifice privind achizițiile publice și granturile. Aplicarea unui set unic de norme asigură simplificarea activității organismului Uniunii și permite utilizarea orientărilor și modelelor pregătite de Comisie.

(24) Posibilitatea de a se acorda premii de către organismul Uniunii ar trebui să fie introdusă pentru a alinia dispozițiile Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2343/2002 la Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

(25) Pentru a identifica și gestiona în mod corect riscul de conflict de interese real sau perceput, organismele Uniunii ar trebui să fie obligate să adopte norme privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese. Astfel de norme ar trebui să țină seama de orientările elaborate de Comisie în urma declarației comune a Parlamentului European, a Consiliului și a Comisiei din 19 iulie 2012.

(26) Dispozițiile privind politica imobiliară, inclusiv introducerea posibilității și condițiilor care permit organismelor Uniunii să contracteze împrumuturi, ar trebui să fie aliniate la Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 pentru a se asigura o aplicare coerentă a noilor norme de către toate organismele și instituțiile Uniunii.

(27) Este necesar să se prevadă dispoziții tranzitorii în materie de programare și raportare, având în vedere faptul că este necesar un anumit timp pentru Comisie, pentru a elabora orientări corespunzătoare în cooperare cu organismele Uniunii.

(28) Prezentul regulament ar trebui să intre în vigoare în ziua care urmează datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pentru a permite adoptarea la timp, de la 1 ianuarie 2014, a regulamentelor financiare revizuite ale organismelor Uniunii, astfel încât să se asigure norme coerente pentru următorul cadru financiar multianual,

ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:

TITLUL I

DISPOZIȚII GENERALE

Articolul 1

Obiectul

Prezentul regulament stabilește normele financiare esențiale pe baza cărora organismul Uniunii își adoptă propriile norme financiare. Normele financiare ale organismului Uniunii nu se depărtează de la prezentul regulament decât în cazul în care nevoile sale specifice impun acest lucru și cu acordul prealabil al Comisiei.

Articolul 2

Definiții

În sensul prezentului regulament, se aplică următoarele definiții:

— „act constitutiv” înseamnă instrumentul legislativ al Uniunii care reglementează principalele aspecte ale creării și funcționării organismului Uniunii;

— „bugetul organismului Uniunii” înseamnă un instrument care, pentru fiecare exercițiu financiar, prevede și autorizează toate veniturile și cheltuielile considerate necesare pentru organismul Uniunii;

— „organism al Uniunii” înseamnă orice organism menționat la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

— „consiliu de administrație” înseamnă principala entitate internă a organismului Uniunii care este responsabilă pentru luarea deciziilor în domeniul financiar și bugetar, indiferent de denumirea dată în actul constitutiv;

— „director” înseamnă persoana responsabilă pentru punerea în aplicare a deciziilor consiliului de administrație și pentru execuția bugetului organismului Uniunii în calitate de ordonator de credite, indiferent de titlul atribuit persoanei respective în actul constitutiv;

— „comitet executiv” înseamnă entitatea internă a organismului Uniunii care asistă consiliul de administrație și ale cărui responsabilități și norme de procedură sunt stabilite în actul constitutiv.

Articolul 3

Perioade, date și termene

Cu excepția cazului în care se prevede altfel, Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71 al Consiliului (4) se aplică în termenele prevăzute de prezentul regulament.

Articolul 4

Protecția datelor cu caracter personal

Prezentul regulament nu aduce atingere dispozițiilor Directivei 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (5) și ale Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (6).

Articolul 5

Respectarea principiilor bugetare

Bugetul organismului Uniunii se întocmește și se execută în conformitate cu principiile unității, exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare, care necesită un control intern eficace și eficient, precum și al transparenței, în conformitate cu prezentul regulament.

TITLUL II

PRINCIPII BUGETARE

CAPITOLUL 1

Principiile unității și exactității bugetare

Articolul 6

Domeniul de aplicare al bugetului organismului Uniunii

(1) Bugetul organismului Uniunii cuprinde:

(a) venituri proprii constituite din redevențe și taxe pe care organismul Uniunii este autorizat să le colecteze în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate, precum și orice alte venituri;

(b) venituri constituite din orice contribuții financiare ale statelor membre gazdă;

(c) o contribuție acordată de Uniune;

(d) venituri alocate unor cheltuieli specifice în conformitate cu articolul 23 alineatul (1);

(e) cheltuielile organismului Uniunii, inclusiv cheltuieli administrative.

(2) Veniturile constituite din redevențe și taxe nu se alocă decât în cazuri excepționale și justificate în mod corespunzător menționate în actul constitutiv.

(3) Atunci când unul sau mai multe acte constitutive prevăd că unele sarcini clar definite sunt finanțate separat sau atunci când organismul Uniunii execută sarcini care îi sunt încredințate printr-un acord de delegare, acesta deține conturi separate privind operațiunile de venituri și cheltuieli. Organismul Uniunii identifică în mod clar fiecare grup de sarcini în programarea resurselor sale umane care este inclusă în documentul de programare anuală și multianuală menționat la articolul 32.

Articolul 7

Granturi ad hoc

(1) Organismele Uniunii nu pot primi granturi ad hoc de la buget, cu excepția cazului în care acest lucru este autorizat în actul constitutiv și prevăzut în mod expres în actul de bază.

(2) În cazul în care organismul Uniunii a fost autorizat să primească granturi ad hoc, sarcinile finanțate de aceste granturi se includ în programul de lucru anual menționat la articolul 32 alineatul (3).

Articolul 8

Acorduri de delegare

(1) Organismului Uniunii nu i se pot încredința sarcini de execuție bugetară de către Comisie, cu excepția cazului în care acest lucru este justificat în mod corespunzător de natura specială a acțiunii și de expertiza specifică a organismului Uniunii.

(2) Alegerea organismului Uniunii ține seama în mod corespunzător de:

(a) eficiența din punctul de vedere al costurilor a încredințării acestor sarcini;

(b) impactul asupra structură de guvernanță a organismului și asupra resurselor sale financiare și umane.

(3) În cazul în care Comisia încredințează în mod excepțional sarcini organismului Uniunii:

(a) pentru fondurile alocate acestor sarcini se aplică articolul 60 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 organismului Uniunii, nu articolele 108 și 109 din prezentul regulament;

(b) sarcinile încredințate ar trebui să fie prevăzute în programul de lucru anual al organismului Uniunii, menționat la articolul 32 alineatul (3), numai în scop informativ.

(4) Fără a se aduce atingere alineatului (2), ordonatorul de credite se consultă cu consiliul de administrație înainte de semnarea acordului de delegare.

Articolul 9

Norme speciale privind principiile unității și exactității bugetare

(1) Nu se colectează venituri și nu se efectuează cheltuieli decât dacă sunt înregistrate la o linie din bugetul organismului Uniunii.

(2) Nu poate fi angajată sau autorizată nicio cheltuială în plus față de creditele autorizate prin bugetul organismului Uniunii.

(3) Nici un credit nu poate fi înregistrat în buget organismului Uniunii decât dacă se referă la un articol de cheltuieli considerat necesar.

(4) Dobânzile generate de plăți de prefinanțare efectuate de la bugetul organismului Uniunii nu revin organismului Uniunii.

CAPITOLUL 2

Principiul anualității

Articolul 10

Definiție

Creditele înregistrate în bugetul organismului Uniunii se autorizează pentru exercițiul financiar care începe la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie.

Articolul 11

Tipuri de credite

(1) Bugetul organismului Uniunii conține credite nediferențiate și, în cazul în care este justificat de necesități operaționale, credite diferențiate. Creditele diferențiate sunt formate din credite de angajament și credite de plată.

(2) Creditele de angajament acoperă costurile totale ale angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar.

(3) Creditele de plată acoperă plăți efectuate pentru onorarea angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar sau al exercițiilor financiare anterioare.

Articolul 12

Contabilizarea veniturilor și a creditelor

(1) Veniturile organismului Uniunii menționate la articolul 6 se înregistrează în contabilitate pentru un exercițiu financiar pe baza sumelor colectate în cursul exercițiului financiar respectiv.

(2) Veniturile organismului Uniunii dau naștere unor credite de plată în cuantum echivalent.

(3) Creditele autorizate pentru un exercițiu financiar se utilizează numai pentru acoperirea cheltuielilor angajate și plătite în exercițiul financiar în cauză, și pentru acoperirea sumelor datorate pentru angajamente din exercițiile financiare anterioare.

(4) Angajamentele se înregistrează în contabilitate în temeiul angajamentelor juridice asumate până la data de 31 decembrie.

(5) Plățile se înregistrează în contabilitatea unui exercițiu financiar pe baza plăților efectuate de contabil până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar în cauză.

Articolul 13

Angajarea creditelor

Creditele înscrise în bugetul organismului Uniunii pot fi angajate cu efect de la 1 ianuarie de îndată ce bugetul organismului Uniunii a fost adoptat definitiv.

Articolul 14

Anularea și reportarea creditelor

(1) Creditele care nu au fost utilizate până la sfârșitul exercițiului financiar pentru care au fost înregistrate se anulează. Totuși, acestea pot fi reportate, dar numai pentru exercițiul financiar următor, printr-o decizie adoptată până la 15 februarie de către consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite aceasta, de către comitetul executiv, în conformitate cu alineatele (3) și (4), sau pot fi reportate în mod automat, în conformitate cu alineatul (5).

(2) Creditele de cheltuieli cu personalul nu pot fi reportate.

(3) Pentru creditele de angajament diferențiate și pentru creditele de angajament nediferențiate încă neangajate la sfârșitul exercițiului financiar pot fi reportate:

(a) sumele corespunzătoare creditelor de angajament;

(b) sumele corespunzătoare creditelor de angajament nediferențiate legate de proiecte imobiliare pentru care majoritatea etapelor pregătitoare ale procedurii de angajament au fost finalizate până la 31 decembrie; etapa pregătitoare a procedurii de angajament se precizează în normele de aplicare a regulamentului financiar al fiecărui organism al Uniunii.

Sumele în cauză pot fi angajate până la data de 31 martie a exercițiului financiar următor sau până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar următor pentru sume destinate proiectelor imobiliare.

(4) Creditele de plată se pot reporta pentru sumele necesare pentru acoperirea angajamentelor existente sau a angajamentelor legate de creditele de angajament reportate, dacă creditele de plată prevăzute pentru liniile relevante din bugetul pentru exercițiul financiar următor nu sunt suficiente pentru a acoperi nevoile.

Organismul Uniunii respectiv utilizează mai întâi creditele autorizate pentru exercițiul financiar în curs și nu utilizează creditele reportate înainte de epuizarea primelor credite.

(5) Creditele nediferențiate care corespund unor obligații contractate în mod corespunzător la sfârșitul exercițiului financiar se reportează automat numai pentru exercițiul financiar următor.

(6) Creditele reportate care nu au fost angajate până la data de 31 martie a anului N + 1 se anulează automat și se identifică în contabilitate.

Articolul 15

Norme privind reportarea veniturilor alocate

Reportarea veniturilor alocate menționate la articolul 23 și a creditelor neutilizate, disponibile la data de 31 decembrie, provenind din veniturile alocate se efectuează în conformitate cu următoarele norme:

(a) veniturile alocate externe se reportează în mod automat și se utilizează în totalitate până la efectuarea tuturor operațiunilor legate de programul sau de acțiunea pentru care acestea au fost alocate; veniturile alocate externe încasate în ultimul an al programului sau al acțiunii pot fi utilizate în primul an al programului sau al acțiunii următoare;

(b) veniturile alocate interne se reportează numai în limita unui an, cu excepția veniturilor interne alocate menționate la articolul 23 alineatul (3) litera (f), care se reportează automat.

Cel târziu până la 1 iunie a anului N + 1, organismul Uniunii informează Comisia cu privire la execuția veniturilor alocate reportate.

Articolul 16

Dezangajarea creditelor

În cazul în care se dezangajează credite în orice exercițiu financiar ulterior celui în care creditele au fost înregistrate în bugetul organismului Uniunii ca urmare a neaplicării totale sau parțiale a acțiunilor pentru care fuseseră afectate, creditele corespunzătoare se anulează.

Articolul 17

Angajamente

(1) Începând cu data de 15 octombrie a fiecărui an, cheltuielile administrative curente pot fi angajate în avans din creditele prevăzute pentru exercițiul financiar următor. Cu toate acestea, astfel de angajamente nu depășesc un sfert din creditele stabilite de consiliul de administrație în cadrul liniei bugetare corespunzătoare pentru exercițiul financiar curent. Angajamentele respective nu se aplică unui nou tip de cheltuieli, care nu a fost, de principiu, aprobat încă în ultimul buget al organismului Uniunii, adoptat în mod corespunzător.

(2) Cheltuielile care se plătesc în avans, de exemplu chiriile, pot genera plăți începând cu data de 1 decembrie, care vor fi contabilizate în contul creditelor pentru exercițiul financiar următor. În acest caz, limita menționată la alineatul (1) nu se aplică.

Articolul 18

Norme aplicabile în cazul adoptării cu întârziere a bugetului organismului Uniunii

(1) În cazul în care bugetul organismului Uniunii nu a fost adoptat definitiv la începutul exercițiului financiar, se aplică normele prevăzute la alineatele (2)-(6).

(2) Angajamentele și plățile se pot efectua în limitele prevăzute la alineatul (3).

(3) Se pot asuma angajamente pe capitole până la maximum o pătrime din creditele totale autorizate în capitolul relevant pentru exercițiul financiar anterior, plus o douăsprezecime pentru fiecare lună scursă.

Nu se depășește limita creditelor prevăzute în situația estimărilor de venituri și cheltuieli.

Plățile se pot efectua lunar pe capitole până la cel mult o douăsprezecime din creditele autorizate în capitolul relevant pentru exercițiul financiar anterior. Cu toate acestea, suma nu depășește o douăsprezecime din creditele prevăzute pentru același capitol în situația estimărilor de venituri și cheltuieli.

(4) Creditele autorizate în capitolul relevant din exercițiul financiar anterior, după cum se menționează la alineatele (2) și (3), se interpretează ca referindu-se la creditele votate în bugetul organismului Uniunii, inclusiv prin bugete rectificative, și în urma ajustării pentru transferurile efectuate în cursul exercițiului financiar respectiv.

(5) La solicitarea directorului, dacă este necesar pentru continuitatea acțiunilor organismului Uniunii și pentru necesitățile de gestiune, consiliul de administrație poate autoriza cheltuieli care depășesc o douăsprezecime provizorie, dar care nu depășesc totalul de patru douăsprezecimi provizorii, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător, atât pentru angajamente, cât și pentru plăți, în plus față de cele puse în mod automat la dispoziție în conformitate cu alineatele (2) și (3).

Douăsprezecimile suplimentare se autorizează integral și nu sunt divizibile.

(6) Dacă, pentru un anumit capitol, autorizarea a patru douăsprezecimi provizorii acordate în conformitate cu alineatul (5) nu este suficientă pentru acoperirea cheltuielilor necesare pentru a se evita o întrerupere a acțiunii organismului Uniunii în domeniul acoperit de capitolul în cauză, se poate autoriza în mod excepțional depășirea valorii creditelor înscrise în capitolul corespunzător din bugetul exercițiului financiar anterior al organismului Uniunii. Consiliul administrativ hotărăște în conformitate cu procedurile prevăzute la alineatul (5). Cu toate acestea, valoarea globală a creditelor disponibile în bugetul organismului Uniunii al exercițiului financiar anterior sau în proiectul de buget al organismului Uniunii, astfel cum sunt propuse, nu poate fi depășită în nici un caz.

CAPITOLUL 3

Principiul echilibrului

Articolul 19

Definiție și domeniul de aplicare

(1) Veniturile și creditele de plată sunt echilibrate.

(2) Creditele de angajament nu pot depăși cuantumul contribuției Uniunii, la care se adaugă veniturile proprii și orice alte venituri menționate la articolul 6.

(3) Pentru organismele pentru care veniturile sunt constituite din redevențe și taxe, în plus față de contribuția Uniunii, redevențele ar trebui stabilite la un nivel care să evite o acumulare importantă a surplusului. În cazul în care un rezultat bugetar pozitiv sau negativ important, în sensul articolului 97, devine recurent, nivelul redevențelor și taxelor este revizuit.

(4) Organismul Uniunii nu poate realiza împrumuturi în cadrul bugetului său.

(5) Contribuția Uniunii la organismul Uniunii constituie pentru bugetul organismului Uniunii o contribuție de echilibrare și poate fi împărțită în mai multe plăți.

(6) Organismul Uniunii aplică o gestiune riguroasă a numerarului, ținând seama de veniturile alocate, pentru a se asigura că soldurile sale de numerar se limitează la cerințele justificate în mod corespunzător. Odată cu solicitările sale de plată, organismul prezintă previziuni detaliate și actualizate ale necesarului său de numerar pe parcursul unui an, inclusiv informații privind veniturile alocate.

Articolul 20

Rezultatul bugetar din exercițiul financiar

(1) În cazul în care rezultatul bugetar în sensul articolului 97 este pozitiv, acesta este rambursat Comisiei până la valoarea contribuției plătite în cursul exercițiului. Partea rezultatului bugetar care depășește valoarea contribuției Uniunii plătite în cursul exercițiului se înregistrează în bugetul organismului Uniunii pentru exercițiul financiar următor ca venit.

Primul paragraf se aplică, de asemenea, atunci când veniturile organismului Uniunii sunt constituite din redevențe și taxe în plus față de contribuția Uniunii.

Diferența dintre contribuția înscrisă în buget și cea plătită efectiv organismului Uniunii se anulează.

Organismul Uniunii prezintă, până la data de 31 ianuarie a exercițiului N cel târziu, o estimare a rezultatului bugetar din exercițiul N - 1, care trebuie restituit bugetului ulterior în exercițiul N, pentru a completa informațiile deja disponibile privind rezultatul bugetar din exercițiul N - 2. Comisia ține seama în mod corespunzător de aceste informații atunci când evaluează nevoile financiare ale organismului Uniunii aferente exercițiului N + 1.

(2) În situații excepționale, în cazul în care actul constitutiv prevede că veniturile rezultate din redevențe și taxe sunt alocate pentru anumite cheltuieli, organismul Uniunii poate reporta soldul redevențelor și taxelor ca venituri alocate pentru activitățile legate de furnizarea serviciilor pentru care se datorează redevențe.

(3) În cazul în care rezultatul bugetar în sensul articolului 97 este negativ, acesta se înregistrează în bugetul organismului Uniunii pentru exercițiul următor drept credite de plată sau, după caz, este dedus din rezultatul bugetar pozitiv al organismului Uniunii din următoarele exerciții financiare.

(4) Veniturile sau creditele de plată se înregistrează în bugetul organismului Uniunii în cursul procedurii bugetare recurgându-se la procedura scrisorii rectificative prevăzută la articolul 39 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 sau, în timpul execuției bugetului organismului Uniunii, prin intermediul unui buget rectificativ.

CAPITOLUL 4

Principiul unității de cont

Articolul 21

Utilizarea monedei euro

Bugetul organismului Uniunii se întocmește și se execută în euro, iar conturile se prezintă în euro. Cu toate acestea, pentru fluxurile de numerar, contabilul și, în cazul conturilor de avans, administratorii de avans sunt autorizați să efectueze operațiuni în alte monede, în conformitate cu normele financiare ale fiecărui organism al Uniunii.

CAPITOLUL 5

Principiul universalității

Articolul 22

Definiție și domeniul de aplicare

Fără a se aduce atingere articolului 23, veniturile totale acoperă creditele totale de plată. Fără a se aduce atingere articolului 25, toate veniturile și cheltuielile se înregistrează integral fără a fi compensate între ele.

Articolul 23

Venituri alocate

(1) Veniturile alocate externe și veniturile alocate interne se utilizează pentru finanțarea unor cheltuieli specifice.

(2) Următoarele elemente constituie venituri alocate externe:

(a) contribuțiile financiare din partea statelor membre și a țărilor terțe, inclusiv, în ambele cazuri, din partea agențiilor publice ale acestora, a entităților sau a persoanelor fizice pentru anumite activități ale organismelor Uniunii, în măsura în care acest lucru este prevăzut în acordul încheiat între organismul Uniunii și statele membre, țările terțe sau agențiile publice, entitățile sau persoanele fizice în cauză;

(b) veniturile alocate pentru o anumită destinație, precum veniturile din fundații, subvenții, donații și moșteniri;

(c) contribuțiile financiare, altele decât cele de la litera (a), la activitățile organismelor Uniunii din partea țărilor terțe sau a unor diverse alte organisme care nu sunt ale Uniunii: — venituri din granturile ad hoc menționate la articolul 7; — venituri provenite din acordurile de delegare menționate la articolul 8;

(d) veniturile alocate interne menționate la alineatul (3), în măsura în care sunt auxiliare celorlalte venituri menționate la literele (a)-(c) ale prezentului alineat;

(e) veniturile provenite din redevențe și taxe menționate la articolul 6 alineatul (2).

(3) Următoarele elemente constituie venituri alocate interne:

(a) venituri de la terți pentru bunuri, servicii sau activități prestate la cererea acestora, cu excepția redevențelor și taxelor menționate la articolul 6 alineatul (1) litera (a);

(b) veniturile din vânzarea de vehicule, echipamente, instalații, materiale și aparatură științifică și tehnică, înlocuite sau casate după amortizarea completă a valorii contabile a acestora;

(c) veniturile obținute din rambursarea, în conformitate cu articolul 62, a sumelor plătite în mod necuvenit;

(d) încasările din livrări de bunuri, prestări de servicii sau efectuarea de lucrări pentru instituțiile Uniunii sau pentru alte organisme ale Uniunii;

(e) plățile asigurărilor încasate;

(f) veniturile din închirieri;

(g) veniturile din vânzarea publicațiilor și a filmelor, inclusiv a celor pe suport electronic;

(h) venituri provenite din rambursări ulterioare ale impozitelor, în conformitate cu articolul 25 alineatul (3) litera (b).

(4) Fără a se aduce atingere articolului 23 alineatul (2) litera (e), actul constitutiv relevant poate, de asemenea, să aloce venitul care este prevăzut pentru cheltuieli specifice. În absența unor dispoziții contrare în actul constitutiv relevant, respectivele venituri constituie venituri alocate interne.

(5) Toate veniturile în sensul alineatului (2) literele (a)-(c) și al alineatului (3) literele (a) și (d) acoperă toate cheltuielile directe sau indirecte efectuate pentru activitatea sau scopul respectiv.

(6) Bugetul organismului Uniunii include linii pentru înregistrarea veniturilor alocate externe și a veniturilor alocate interne și, în măsura posibilului, precizează valoarea acestora.

Veniturile alocate pot fi incluse în estimările de venituri și cheltuieli numai în limita valorilor care sunt sigure la data întocmirii estimării.

Articolul 24

Donații

(1) Directorul poate accepta orice donație făcută organismului Uniunii, precum fundații, subvenții, cadouri și moșteniri.

(2) Acceptarea unor donații care pot implica obligații financiare este supusă aprobării prealabile a consiliului de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, a comitetului executiv care hotărăște în termen de două luni de la data la care i-a fost prezentată solicitarea. Dacă consiliul de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetul executiv nu reușește să ia o hotărâre în această perioadă, donația se consideră a fi acceptată.

Articolul 25

Norme privind deducerile și regularizări datorate cursului de schimb

(1) Se pot face următoarele deduceri din cererile de plată, care apoi sunt ordonanțate în sumă netă:

(a) penalități impuse părților la contracte de achiziții publice sau beneficiarilor;

(b) sconturi, rambursări și rabaturi la facturi și declarații de cheltuieli individuale;

(c) regularizări ale sumelor plătite în mod necuvenit.

Regularizările menționate la primul paragraf litera (c) se pot face prin deducere directă dintr-o nouă plată interimară sau din plata soldului către același beneficiar în cadrul capitolului, articolului și exercițiului financiar în care s-a efectuat plata excedentară.

Deducerilor menționate la alineatul (1) litera (c) li se aplică normele contabile ale Uniunii.

(2) Costul produselor și serviciilor furnizate organismului Uniunii care includ impozite rambursate de statele membre în temeiul Protocolului privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, se impută bugetului organismului Uniunii pentru suma fără impozite, cu condiția ca acestea să se aplice organismului Uniunii.

(3) Costul produselor și serviciilor furnizate organismului Uniunii care includ impozite rambursate de țări terțe în temeiul unor acorduri relevante, se poate imputa bugetului organismului Uniunii pentru oricare din următoarele:

(a) suma fără impozite;

(b) suma care include impozitele. În acest caz, rambursările ulterioare ale impozitelor sunt considerate venituri alocate interne.

(4) Orice impozite naționale suportate temporar de către organismul Uniunii în temeiul alineatelor (2) și (3) se înregistrează într-un cont de așteptare până la rambursarea lor de către statul în cauză.

(5) Orice rezultat bugetar negativ se înregistrează în bugetul organismului Uniunii drept cheltuieli.

(6) Se pot face regularizări cu privire la diferențele de curs de schimb apărute în execuția bugetară a organismului Uniunii. Rezultatul final – profit sau pierdere – se înregistrează în rezultatul bugetar al exercițiului.

CAPITOLUL 6

Principiul specificității

Articolul 26

Dispoziții generale

Creditele se alocă unor destinații specifice pe titluri și capitole. Capitolele sunt subîmpărțite în articole și rubrici.

Articolul 27

Transferuri

(1) Directorul poate efectua transferuri de credite:

(a) de la un titlu la altul, în limita a 10 % din creditele exercițiului financiar indicat în linia din care se efectuează transferul;

(b) de la un capitol la altul și de la un articol la altul, nelimitat.

(2) Peste limita prevăzută la alineatul (1), directorul poate propune consiliului de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetului executiv, transferuri de credite de la un titlu la altul. Consiliul de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetul executiv are trei săptămâni la dispoziție pentru a se opune unor astfel de transferuri. După expirarea acestui termen, se consideră că transferurile au fost acceptate.

(3) Propunerile de transferuri și transferurile efectuate în temeiul alineatelor (1) și (2) sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare și detaliate care prezintă execuția creditelor și estimarea necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar, atât pentru rubricile bugetare care urmează să fie creditate, cât și pentru acelea din care se repartizează creditele.

(4) Directorul informează consiliul de administrație, cât mai curând posibil, cu privire la toate transferurile efectuate. Directorul informează Parlamentul European și Consiliul cu privire la toate transferurile efectuate în temeiul alineatului (2).

Articolul 28

Norme speciale privind transferurile

(1) Creditele pot fi transferate numai la linii din bugetul organismului Uniunii pentru care bugetul organismului Uniunii a autorizat credite sau care poartă o mențiune simbolică „pro memoria”.

(2) Creditele corespunzătoare veniturilor alocate pot fi transferate numai dacă aceste venituri sunt utilizate în scopul pentru care sunt alocate.

CAPITOLUL 7

Principiul bunei gestiuni financiare

Articolul 29

Principiile economiei, eficienței și eficacității/principiul bunei gestiuni financiare

(1) Creditele se utilizează în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, și anume în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității.

(2) Principiul economiei prevede ca resursele utilizate de organismul Uniunii pentru desfășurarea activităților sale să fie puse la dispoziție în timp util, în cantitatea și la calitatea adecvate și la cel mai bun preț.

Principiul eficienței privește raportul optim dintre resursele utilizate și rezultatele obținute.

Principiul eficacității privește îndeplinirea obiectivelor specifice stabilite și obținerea rezultatelor scontate.

(3) Organismul Uniunii efectuează un exercițiu de analiză comparativă, menționată la articolul 50 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

Analiza comparativă include:

— o examinare a eficienței serviciilor orizontale ale organismului Uniunii;

— o analiză costuri-beneficii a schimbului de servicii sau a transferului lor integral la alte organisme ale Uniunii sau la Comisie.

Atunci când efectuează analiza comparativă menționată la primul și al doilea paragraf, organismul Uniunii ia măsurile necesare pentru a se evita orice conflict de interese.

(4) Pentru toate sectoarele de activitate acoperite de bugetul organismului Uniunii se stabilesc obiective specifice, măsurabile, realizabile, relevante și datate. Realizarea acestor obiective se monitorizează prin indicatori de performanță pentru fiecare activitate, iar directorul transmite aceste informații consiliului de administrație. Aceste informații sunt furnizate anual și, cel mai târziu, în documentele care însoțesc proiectul de buget al organismului Uniunii.

(5) Pentru a îmbunătăți procesul decizional, organismul Uniunii efectuează evaluări ex ante și ex post, în conformitate cu orientările furnizate de Comisie. Respectivele evaluări se aplică tuturor programelor și activităților care implică cheltuieli semnificative, iar rezultatele evaluării se transmit consiliului de administrație.

(6) Directorul pregătește un plan de acțiune pentru a da curs concluziilor evaluărilor menționate la alineatul (5) și trimite rapoarte cu privire la progresele înregistrate de două ori pe an Comisiei și periodic consiliului de administrație.

(7) Consiliul de administrație examinează aplicarea planului de acțiune menționat la alineatul (6)

Articolul 30

Controlul intern al execuției bugetare

(1) Execuția bugetului organismului Uniunii se realizează în conformitate cu un control intern efectiv și eficient.

(2) În scopul execuției bugetului organismului Uniunii, controlul intern este definit drept un proces aplicabil la toate nivelurile gestiunii și menit să asigure în mod rezonabil realizarea următoarelor obiective:

(a) eficacitatea, eficiența și economia operațiunilor;

(b) fiabilitatea informațiilor;

(c) protecția activelor și a informațiilor;

(d) prevenirea, depistarea, corectarea și monitorizarea fraudelor și a neregulilor;

(e) buna gestionare a riscurilor legate de legalitatea și regularitatea tranzacțiilor aferente, avându-se în vedere caracterul multianual al programelor, precum și natura plăților respective.

(3) Eficacitatea controlului intern se bazează pe cele mai bune practici internaționale și include, în special, următoarele:

(a) separarea sarcinilor;

(b) o strategie adecvată de gestionare și de control al riscurilor, inclusiv prin controale la nivelul beneficiarilor;

(c) evitarea conflictelor de interese;

(d) piste de audit corespunzătoare și integritatea datelor în sistemele de date;

(e) proceduri pentru monitorizarea rezultatelor și de adoptare a măsurilor necesare ulterioare în ceea ce privește vulnerabilitățile constatate în materie de control intern și excepțiile;

(f) evaluarea periodică a bunei funcționări a sistemului de control intern.

(4) Eficiența controlului intern se bazează pe următoarele elemente:

(a) punerea în aplicare a unei strategii adecvate de gestionare și control al riscurilor, în urma coordonării între actorii interesați implicați în lanțul de control;

(b) accesibilitatea rezultatelor controalelor efectuate la nivelul tuturor părților adecvate implicate în lanțul de control;

(c) utilizarea, după caz, a avizelor de audit independent, cu condiția ca, în ceea ce privește activitatea subiacentă, calitatea acesteia să fie adecvată și acceptabilă și ca aceste activități să fi fost realizate în conformitate cu standardele convenite;

(d) aplicarea la timp a unor măsuri corective, inclusiv, după caz, a unor sancțiuni disuasive;

(e) eliminarea controalelor multiple;

(f) ameliorarea raportului cost-beneficiu al controalelor.

CAPITOLUL 8

Principiul transparenței

Articolul 31

Publicarea conturilor, a bugetelor și a rapoartelor

(1) Bugetul organismului Uniunii se întocmește și se execută, iar conturile se prezintă în conformitate cu principiul transparenței.

(2) Un rezumat al bugetului organismului Uniunii și orice modificare a bugetului organismului Uniunii, astfel cum au fost adoptate definitiv, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în termen de trei luni de la adoptarea lor.

Rezumatul cuprinde principalele cinci linii bugetare de venituri, principalele cinci linii bugetare de cheltuieli pentru bugetul administrativ și operațional al organismului Uniunii, schema de personal și o estimare a numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget, precum și a numărului de experți naționali detașați. De asemenea, indică cifrele pentru anul precedent.

(3) Bugetul organismului Uniunii, inclusiv schema de personal și bugetele rectificative ale organismului Uniunii, în forma finală în care au fost adoptate, precum și precizarea numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget, precum și al experților naționali detașați, se transmit spre informare Parlamentului European și Consiliului, Curții de Conturi și Comisiei și se publică pe site-ul internet al organismului Uniunii respectiv în termen de patru săptămâni de la adoptarea lor.

(4) Organismul Uniunii pune la dispoziție pe site-ul său internet până cel târziu la data de 30 iunie a următorului exercițiu financiar, informații cu privire la beneficiarii fondurilor provenite din bugetul organismului Uniunii, inclusiv cu privire la experții contractați în temeiul articolului 89, în conformitate cu articolul 21 alineatele (2), (3) și (4) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 al Comisiei (7), într-un format standard. Informațiile publicate sunt ușor accesibile, transparente și complete. Informațiile se pun la dispoziție cu respectarea întocmai a cerințelor de confidențialitate și securitate, în special cu privire la protecția datelor cu caracter personal, prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 45/2001.

TITLUL III

ÎNTOCMIREA ȘI STRUCTURA BUGETULUI

CAPITOLUL 1

Întocmirea bugetului organismului Uniunii

Articolul 32

Programare anuală și multianuală

(1) Organismul Uniunii elaborează un document de programare care conține programare multianuale și anuale luând în considerare orientările stabilite de către Comisie.

(2) Programul multianual stabilește:

— programarea strategică generală, inclusiv obiectivele, rezultatele preconizate și indicatorii de performanță;

— programarea resurselor, care include bugetul multianual și resursele de personal.

Programarea resurselor include informații calitative și cantitative privind resursele umane și aspecte bugetare pentru raportare, în special:

— pentru anii N - 1 și N, informațiile referitoare la numărul de funcționari, agenți temporari sau contractuali, astfel cum sunt definiți în statut, precum și la experții naționali detașați.

— pentru anul N - 1, o estimare a operațiunilor bugetare în sensul articolului 97 și informații privind contribuțiile în natură ale statului membru gazdă acordate organismului Uniunii;

— pentru anul N + 1 o estimare a numărului de funcționari, agenți temporari sau contractuali, astfel cum sunt definiți în statut;

— pentru anii următori, un buget indicativ și programarea resurselor de personal.

Comisia trimite organismului Uniunii avizul serviciilor sale relevante cu privire la programarea resurselor umane.

În cazul în care organismul Uniunii nu ține seama pe deplin de avizele serviciilor Comisiei, acesta furnizează Comisiei explicații adecvate.

Programarea resurselor se actualizează anual. Programarea strategică se actualizează dacă este cazul, și în special pentru a reflecta rezultatul evaluărilor globale menționate în actul constitutiv.

(3) Programul anual de lucru al organismului Uniunii cuprinde obiective detaliate și rezultate preconizate, inclusiv indicatori de performanță. Acesta cuprinde, de asemenea, o descriere a acțiunii (acțiunilor) care urmează să fie finanțate și precizarea valorii resurselor financiare și a resurselor umane alocate fiecărei acțiuni. Programul de lucru anual se stabilește în concordanță cu programul de lucru multianual menționat la alineatul (1).

Acesta indică în mod clar ce sarcini ale organismului Uniunii au fost adăugate, modificate sau anulate față de exercițiul financiar anterior.

(4) Orice modificare substanțială a programului de lucru anual se adoptă în conformitate cu aceeași procedură folosită pentru programul de lucrul inițial, în conformitate cu dispozițiile actului constitutiv și cu articolul 33 din prezentul regulament.

Consiliul de administrație poate delega competența de a face modificări nesubstanțiale la programul de lucru anual ordonatorului de credite al organismului Uniunii.

Articolul 33

Întocmirea bugetului

(1) Bugetul se întocmește în conformitate cu dispozițiile actului constitutiv.

(2) Organismul Uniunii trimite Comisiei un proiect provizoriu de estimare a veniturilor și cheltuielilor sale și orientările generale care stau la baza estimării, până la data de 31 ianuarie a fiecărui an.

(3) În conformitate cu articolul 37 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, în fiecare an, organismul Uniunii transmite Comisiei, Parlamentului European și Consiliului o estimare a veniturilor și a cheltuielilor sale, astfel cum se precizează în actul constitutiv.

(4) Estimarea veniturilor și cheltuielilor organismului Uniunii include:

(a) o schemă de personal care stabilește numărul de posturi permanente și temporare autorizate în limitele creditelor bugetare, pe grade și categorii;

(b) dacă se modifică numărul persoanelor încadrate, o declarație de justificare a solicitării de noi posturi;

(c) o estimare trimestrială a plăților și încasărilor în numerar;

(d) informații privind realizarea tuturor obiectivelor stabilite anterior pentru diversele activități. Rezultatele evaluărilor sunt consultate și utilizate pentru a demonstra eventualele avantaje ale unei creșteri sau diminuări a bugetului propus al organismului Uniunii în comparație cu bugetul pentru anul N.

(5) Organismul Uniunii trimite Comisiei, Parlamentului European și Consiliului proiectul documentului de programare menționat la articolul 32 nu mai târziu de data de 31 ianuarie a fiecărui an, precum și orice versiune ulterioară actualizată a respectivului document.

(6) Ca parte a procedurii de adoptare a bugetului, Comisia trimite estimarea organismului Uniunii către Parlamentul European și Consiliu și propune valoarea contribuției pentru organismul Uniunii și numărul de angajați de care consideră că are nevoie organismul. Comisia furnizează proiectul de schemă de personal al organismelor Uniunii și o estimare a numărului de agenți contractuali și de experți naționali detașați exprimată în echivalent normă întreagă pentru care sunt propuse credite, imediat după ce Comisia a stabilit proiectul de buget.

(7) Parlamentul European și Consiliul adoptă schema de personal a organismului Uniunii și orice modificare ulterioară a acesteia, în conformitate cu articolul 38 alineatul (1). Schema de personal se publică într-o anexă la secțiunea III – Comisia – a bugetului.

(8) Bugetul organismului Uniunii și schema de personal, împreună cu documentul de programare menționat la articolul 32 se adoptă de către consiliul de administrație. Acestea devin definitive după adoptarea finală a bugetului care stabilește valoarea contribuției și schema de personal, iar dacă este nevoie, bugetul organismului Uniunii și schema de personal se modifică în mod corespunzător.

(9) Atunci când încredințează sarcini noi unui organism al Uniunii, Comisia, fără a aduce atingere procedurilor legislative de modificare a actului constitutiv, prezintă Parlamentului European și Consiliului informațiile necesare pentru a evalua impactul noilor sarcini asupra resurselor organismului Uniunii, pentru a se revizui, în cazul în care este necesar, finanțarea acestuia.

Articolul 34

Bugete rectificative

Orice modificare a bugetului organismului Uniunii, inclusiv a schemei de personal, face obiectul unui buget rectificativ adoptat pe baza aceleași proceduri ca și bugetul inițial al organismului Uniunii, în conformitate cu dispozițiile actului constitutiv și cu articolul 33 al prezentului regulament.

CAPITOLUL 2

Structura și prezentarea bugetului organismului uniunii

Articolul 35

Structura bugetului organismului Uniunii

Bugetul organismului Uniunii cuprinde o situație a veniturilor și o situație a cheltuielilor.

Articolul 36

Nomenclatorul bugetar

În măsura în care acest lucru se justifică prin natura activităților organismului Uniunii, situația cheltuielilor trebuie stabilită pe baza unui nomenclator cu o clasificare în funcție de destinație. Acest nomenclator se determină de organismul Uniunii și face o distincție clară între creditele administrative și creditele de funcționare.

Articolul 37

Prezentarea bugetului organismului Uniunii

Bugetul organismului Uniunii prezintă:

1. în situația veniturilor: (a) veniturile estimate ale organismului Uniunii în exercițiul financiar respectiv („exercițiul N”); (b) veniturile estimate pentru exercițiul financiar anterior și veniturile exercițiului N - 2; (c) comentarii adecvate pentru fiecare linie de venituri;

2. în situația cheltuielilor: (a) creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul N; (b) creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul financiar anterior și cheltuielile angajate și cheltuielile plătite în exercițiul N - 2, acestea din urmă fiind exprimate, de asemenea, ca procentaj din bugetul organismului Uniunii pentru exercițiul N; (c) un raport sintetic al plăților scadente de efectuat în exercițiile financiare ulterioare pentru acoperirea angajamentelor bugetare înregistrate în exerciții financiare anterioare; (d) comentarii adecvate pentru fiecare subdiviziune.

Articolul 38

Norme privind schemele de personal

(1) Schema de personal menționată la articolul 33 prezintă, în paralel cu numărul de posturi autorizate pentru exercițiul financiar, numărul autorizat pentru exercițiul anterior și numărul de posturi efectiv ocupate. Schema de personal reprezintă o limită absolută pentru organismul Uniunii; nu se poate face nicio încadrare de personal peste limita stabilită.

Cu toate acestea, cu excepția gradelor AD 16, AD 15, AD 14 și AD 13, consiliul de administrație poate modifica schema de personal cu până la 10 % din posturile autorizate, cu următoarele condiții:

(a) să nu fie afectat volumul creditelor pentru personal corespunzător unui exercițiu financiar complet;

(b) să nu fie depășită limita numărului total de posturi autorizate de schema de personal;

(c) organismul Uniunii respectiv să fi participat la o analiză comparativă realizată împreună cu alte organisme ale Uniunii, analiză inițiată prin exercițiul Comisiei de evaluare a personalului.

(2) Prin derogare de la al doilea paragraf al alineatului (1), efectele desfășurării de activități cu program parțial autorizate de autoritatea de numire în conformitate cu Statutul personalului pot fi compensate cu alte numiri. În cazul în care un angajat solicită retragerea autorizației înainte de expirarea perioadei pentru care a fost acordată, organismul Uniunii ia, în cel mai scurt timp posibil, măsurile adecvate pentru respectarea limitei prevăzute de alineatul (1) litera (b) al doilea paragraf.

TITLUL IV

EXECUȚIA BUGETULUI ORGANISMULUI UNIUNII

CAPITOLUL 1

Dispoziții generale

Articolul 39

Execuție bugetară în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare

(1) Directorul îndeplinește îndatoririle de ordonator de credite. Acesta execută veniturile și cheltuielile bugetare în conformitate cu normele financiare ale organismului Uniunii și cu principiul bunei gestiuni financiare pe propria sa răspundere și în limitele creditelor autorizate.

(2) Fără a se aduce atingere responsabilităților ordonatorului de credite în ceea ce privește prevenirea și detectarea fraudei și a neregulilor, organismul Uniunii participă la activitățile de prevenire a fraudei ale Oficiului European de Luptă Antifraudă.

Articolul 40

Delegarea competențelor de execuție bugetară

(1) Directorul poate delega competențele de execuție bugetară unor membri ai personalului organismului Uniunii care intră sub incidența Statutului funcționarilor, în conformitate cu condițiile stabilite în normele financiare ale organismului Uniunii adoptate de către consiliul de administrație. Cei împuterniciți în acest mod pot acționa numai în limitele atribuțiilor care le-au fost conferite în mod expres.

(2) Delegatul poate subdelega atribuțiile primite în conformitate cu normele de aplicare a prezentului regulament menționate la articolul 114. Fiecare act de subdelegare necesită acordul explicit al directorului.

Articolul 41

Conflictul de interese

(1) Actorilor financiari, în sensul capitolului 2 din prezentul titlu, și altor persoane implicate în execuția și gestionarea bugetului, inclusiv în elaborarea actelor pregătitoare corespunzătoare, precum și în auditarea sau controlul bugetului, le este interzis să ia măsuri care pot genera un conflict între propriile lor interese și cele ale organismului Uniunii.

Dacă există acest risc, persoana în cauză se abține de la astfel de măsuri și prezintă situația autorității competente care constată în scris prezența sau absența unui conflict de interese. În cazul în care se constată existența unui conflict de interese, persoana în cauză își întrerupe toate activitățile legate de subiectul în cauză. Autoritatea competentă ia orice măsuri suplimentare necesare.

(2) În sensul alineatului (1), un conflict de interese există în cazul în care exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane, astfel cum sunt menționate la alineatul (1), este compromisă din motive care implică familia, viața sentimentală, afinitățile politice sau naționale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al destinatarului.

(3) Autoritatea competentă menționată la alineatul (1) este superiorul direct al angajatului în cauză. Dacă membrul personalului este directorul, autoritatea competentă este consiliul de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetul executiv.

(4) Organismul Uniunii adoptă norme privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese.

Articolul 42

Metoda de execuție bugetară a organismului Uniunii

(1) Bugetul organismului Uniunii se execută de către director în cadrul departamentelor aflate sub autoritatea sa.

(2) Sarcinile de expertiză tehnică și sarcinile administrative, preparatorii și auxiliare care nu implică exercitarea autorității publice sau utilizarea competenței de apreciere discreționară pot fi încredințate prin contract unor entități sau organisme externe din sectorul privat, dacă acest lucru se dovedește indispensabil.

CAPITOLUL 2

Actorii financiari

Secțiunea 1

Principiul separării sarcinilor

Articolul 43

Separarea sarcinilor

Sarcinile ordonatorului de credite și cele ale contabilului sunt separate și incompatibile între ele.

Secțiunea 2

Ordonatorul de credite

Articolul 44

Competențele și sarcinile ordonatorului de credite

(1) Ordonatorul de credite răspunde de execuția veniturilor și a cheltuielilor în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, precum și de asigurarea respectării cerințelor de legalitate și regularitate.

(2) În sensul alineatului (1), ordonatorul de credite, în conformitate cu standardele minime adoptate de consiliul de administrație și, când actul constitutiv permite aceasta, de comitetul executiv, pe baza unor standarde echivalente stabilite de Comisie pentru propriile departamente și ținând cont în mod adecvat de riscurile asociate mediului de gestionare și de natura acțiunilor finanțate, instituie structura organizațională, precum și sistemele de control intern adaptate executării sarcinilor ordonatorului de credite.

Instituirea acestei structuri și a acestor sisteme se bazează pe o analiză exhaustivă a riscurilor, care ține seama de raportul lor cost-eficacitate.

Ordonatorul de credite poate institui, în cadrul departamentelor sale, o funcție de expert și consilier care să îl ajute să controleze riscurile aferente activităților sale.

(3) Pentru execuția cheltuielilor, ordonatorul de credite procedează la angajamente bugetare și juridice, lichidează cheltuieli și ordonanțează plăți și desfășoară activitățile preliminare în vederea execuției creditelor.

(4) Execuția veniturilor include estimarea creanțelor, constatarea creanțelor de recuperat și emiterea ordinelor de recuperare. Această operațiune implică, de asemenea, renunțarea la creanțele constatate, dacă este cazul.

(5) Ordonatorul de credite păstrează documentele justificative pentru operațiunile desfășurate pentru o perioadă de cinci ani de la data deciziei de aprobare a descărcării de gestiune pentru execuția bugetară a organismului Uniunii. Datele cu caracter personal conținute de documentele justificative se șterg, dacă este posibil, atunci când datele respective nu mai sunt necesare în scopul descărcării bugetare, al controlului și al auditului. În orice caz, în ceea ce privește păstrarea datelor privind traficul, se aplică dispozițiile articolului 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.

Articolul 45

Controalele ex ante

(1) Fiecare operațiune menționată la articolul 44 face obiectul a cel puțin unui control ex ante, bazat pe o analiză a documentelor și a rezultatelor disponibile în urma controalelor efectuate deja, referitoare la aspectele operaționale și financiare ale operațiunii.

Controalele ex ante constau în inițierea și verificarea unei operațiuni.

(2) Prin inițierea unei operațiuni se înțelege ansamblul operațiunilor de pregătire a adoptării actelor de execuție bugetară ale organismului Uniunii de către ordonatorii de credite menționați la articolele 33 și 34.

(3) Prin verificarea ex ante a unei operațiuni se înțelege ansamblul controalelor ex ante instituite de ordonatorul de credite pentru verificarea aspectelor operaționale și financiare ale operațiunii.

(4) Prin controalele ex ante se verifică coerența documentelor justificative solicitate și orice alte informații disponibile. Frecvența și intensitatea controalelor ex ante se stabilesc de ordonatorul de credite competent, ținând seama de considerații bazate pe analiza riscurilor și raportul cost-eficacitate. În cazul în care există îndoieli, ordonatorul de credite responsabil pentru validarea plății respective solicită informații suplimentare sau efectuează un control la fața locului în vederea obținerii unei asigurări rezonabile în cadrul controlului ex ante.

Scopul controalelor ex ante este acela de a stabili dacă:

(a) cheltuielile sunt în ordine și respectă dispozițiile aplicabile;

(b) s-a aplicat principiul bunei gestiuni financiare prevăzut la articolul 29.

În scopul controalelor, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile curente cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de delegație și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite ca fiind o singură operațiune.

(5) Pentru o operațiune dată, verificarea se realizează de membri ai personalului, alții decât cei care au inițiat operațiunea. Membrii personalului care efectuează verificarea nu pot fi în subordinea membrilor personalului care au inițiat operațiunea.

Articolul 46

Controalele ex post

(1) Ordonatorul de credite poate institui controale ex post pentru a verifica operațiunile aprobate deja în urma controalelor ex ante. Aceste controale pot fi organizate prin sondaj, în funcție de riscuri.

(2) Controalele ex post pot fi efectuate pe baza documentelor și, dacă este cazul, la fața locului.

Controalele ex post verifică dacă operațiunile finanțate de la bugetul organismului Uniunii sunt executate în mod corect și, în special, dacă sunt respectate criteriile menționate la articolul 45 alineatul (4).

Rezultatele controalelor ex post se revizuiesc cel puțin anual de către ordonatorul de credite pentru a identifica orice potențială problemă sistemică. Ordonatorul de credite ia măsuri pentru a soluționa aceste probleme.

Analiza de risc menționată la alineatul (1) se examinează luându-se în considerare rezultatele controalelor și alte informații relevante.

În cazul programelor multianuale, ordonatorul de credite stabilește o strategie de control multianuală, care precizează natura și amploarea controalelor în perioada respectivă și modul în care rezultatele vor fi măsurate de la un an la altul în vederea procesului anual de asigurare.

(3) Controalele ex ante se efectuează de alți membri ai personalului decât cei care efectuează controalele ex post. Membrii personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex post nu trebuie să se afle în subordinea membrilor personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex ante.

Atunci când ordonatorul de credite execută audituri financiare ale beneficiarilor sub formă de controale ex post, normele de audit aplicabile sunt precise, coerente și transparente și respectă atât drepturile organismului Uniunii, cât și ale celor auditați.

(4) Personalul responsabil de controlul gestionării operațiunilor financiare menționate la alineatul (3) are competențele profesionale necesare. Acesta respectă un anumit cod de standarde profesionale adoptat de organismul Uniunii și bazat pe standardele stabilite de Comisie pentru propriile servicii.

Articolul 47

Raportul anual de activitate consolidat

(1) Ordonatorul de credite raportează consiliului de administrație cu privire la îndeplinirea sarcinilor sale sub forma unui raport anual de activitate consolidat care conține:

(a) informații privind: — punerea în aplicare a programului de lucru anual al organismului, bugetul și resursele de personal menționate la articolul 38; — sistemele de gestionare și de control intern, inclusiv un rezumat al numărului și tipului auditurilor interne efectuate de auditorul intern, structurile de audit intern, recomandările făcute și acțiunile întreprinse pe baza acestor recomandări și pe recomandările din anii anteriori, astfel cum se menționează la articolele 82 și 83; — orice observații ale Curții de Conturi și acțiunile întreprinse ca urmare a acestor observații; — situația contabilă și raportul privind gestiunea bugetară și financiară, fără a se aduce atingere articolelor 92, 96 și 97;

(b) o declarație a ordonatorului de credite în care precizează dacă a obținut asigurări rezonabile privind faptul că, exceptând cazul în care există dispoziții contrare referitoare la domeniile precise ale veniturilor și cheltuielilor: — informațiile cuprinse în raport oferă o imagine reală și fidelă; — resursele alocate activităților descrise în raport au fost utilizate în scopul preconizat și în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare; — procedurile de control instituite oferă garanțiile necesare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente.

Raportul anual de activitate consolidat precizează rezultatele operațiunilor în raport cu obiectivele stabilite, riscurile aferente operațiunilor respective, utilizarea resurselor furnizate, precum și funcționarea eficace și eficientă a sistemelor de control intern, inclusiv o evaluare globală a costurilor și beneficiilor controalelor.

Raportul anual consolidat se prezintă consiliului de administrație în vederea evaluării.

(2) Până la data de 1 iulie a fiecărui an, cel târziu, raportul anual de activitate consolidat, împreună cu evaluarea acestuia se transmit de către consiliul de administrație Curții de Conturi, Comisiei, Parlamentului European și Consiliului.

(3) Pot fi prevăzute cerințe suplimentare de raportare în actul constitutiv în cazuri justificate în mod corespunzător, în special atunci când natura domeniului în care organismul își desfășoară activitatea impune acest lucru.

Articolul 48

Protecția intereselor financiare ale Uniunii

(1) Dacă un membru al personalului implicat în gestiunea financiară și în controlul operațiunilor consideră că o decizie pe care trebuie să o aplice sau să o accepte la solicitarea superiorului său implică nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare sau normelor profesionale pe care trebuie să le respecte acel membru al personalului, acesta își informează în scris directorul, care, la rândul lui, îi răspunde tot în scris. În cazul în care directorul nu ia măsuri sau confirmă decizia sau instrucțiunea inițială, iar membrul personalului consideră că această confirmare nu constituie un răspuns rezonabil la preocuparea sa, membrul personalului informează în scris grupul de experți menționat la articolul 54 alineatul (5) și comitetul executiv.

(2) În eventualitatea unor activități ilegale, de fraudă sau de corupție care pot prejudicia interesele Uniunii, membrul personalului informează autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă. Contractele cu auditorii externi care auditează gestiunea financiară a organismului Uniunii prevăd obligația care revine auditorului extern de a informa ordonatorul de credite despre orice activitate bănuită a fi ilegală, de fraudă sau de corupție, care poate prejudicia interesele Uniunii.

Articolul 49

Delegarea competențelor de execuție bugetară

În cazul în care atribuțiile privind execuția bugetară sunt delegate sau subdelegate în temeiul articolului 40, în cazul ordonatorilor de credite cu delegație sau subdelegație se aplică, mutatis mutandis, articolul 44 alineatele (1), (2) și (3).

Secțiunea 3

Contabilul

Articolul 50

Competențele și sarcinile contabilului

(1) Consiliul de administrație numește un contabil care intră sub incidența Statutului personalului și care acționează pe deplin independent în îndeplinirea sarcinilor sale. În cadrul organismului Uniunii, contabilul este responsabil de:

(a) execuția corectă a plăților, încasarea veniturilor și recuperarea creanțelor constatate;

(b) pregătirea și prezentarea conturilor în conformitate cu titlul IX;

(c) ținerea contabilității în conformitate cu titlul IX;

(d) punerea în aplicare, în conformitate cu titlul IX, a normelor contabile, precum și a planului de conturi, în conformitate cu dispozițiile adoptate de contabilul Comisiei;

(e) instituirea și validarea sistemelor contabile și, dacă este cazul, validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea sau justificarea informațiilor contabile; în acest sens, contabilul este împuternicit să verifice în orice moment conformitatea cu criteriile de validare;

(f) gestionarea trezoreriei.

(2) Două sau mai multe organisme ale Uniunii pot numi același contabil.

Organismele Uniunii pot, de asemenea, conveni cu Comisia ca contabilul acesteia să acționeze și în calitate de contabil al organismului Uniunii.

Organismele Uniunii pot, de asemenea, să încredințeze contabilului Comisiei o parte din sarcinile unui contabil al organismului Uniunii, ținând seama de analiza costuri-beneficii menționată la articolul 29.

În cazul menționat în prezentul paragraf, acestea fac demersurile necesare pentru a se evita orice conflict de interese.

(3) Contabilul obține de la ordonatorul de credite toate informațiile necesare pentru întocmirea conturilor care oferă o imagine reală și corectă a situației financiare a organismului Uniunii și a execuției bugetare. Ordonatorul de credite garantează fiabilitatea informațiilor.

(4) Înainte ca directorul să adopte conturile, contabilul le semnează, în acest fel certificând faptul că are garanția necesară conform căreia conturile prezintă o imagine fidelă și corectă a situației financiare a organismului Uniunii.

În sensul primului paragraf, contabilul se asigură că întocmirea conturilor s-a făcut în conformitate cu normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și că toate veniturile și cheltuielile sunt înregistrate în conturi.

Ordonatorul de credite transmite toate informațiile care îi sunt necesare contabilului pentru a-și îndeplini obligațiile.

Ordonatorii de credite continuă să fie pe deplin răspunzători de utilizarea corectă a fondurilor pe care le gestionează, de legalitatea și regularitatea cheltuielilor supuse controlului lor și de exhaustivitatea și exactitatea informațiilor transmise contabilului.

(5) Contabilul este împuternicit să verifice informațiile primite și să efectueze orice alte verificări pe care le consideră necesare pentru semnarea conturilor.

Contabilul formulează rezerve, după caz, și oferă explicații cu privire la natura și sfera de aplicare a acestora.

(6) Sub rezerva aplicării alineatului (7) din prezentul articol și a articolului 51, contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerar și echivalent în numerar. Contabilul este răspunzător pentru păstrarea în siguranță a acestora.

(7) Dacă este indispensabil pentru îndeplinirea sarcinilor, contabilul poate să delege anumite sarcini unor subordonați care se află sub incidența Statutului personalului.

(8) Instrumentul de delegare prevede sarcinile încredințate delegaților, precum și drepturile și obligațiile acestora.

Secțiunea 4

Administratorul contului de avans

Articolul 51

Conturi de avans

Dacă acest lucru se dovedește indispensabil pentru plata unor sume mici și pentru colectarea altor venituri menționate la articolul 6, se pot constitui conturi de avans. Conturile de avans se alimentează de către contabil și reprezintă responsabilitatea administratorilor de avans desemnați de acesta.

Cuantumul maxim al fiecărei cheltuieli sau încasări, care poate fi plătit de către administratorul de avans unor terțe părți, nu depășește 60 000 EUR și este precizat de fiecare organism al Uniunii pentru fiecare sumă cheltuită sau încasată. Plățile din conturile de avans pot fi efectuate prin virament bancar, inclusiv prin sistemul de debitare directă menționat la articolul 74 alineatul (1), prin cec sau prin alte mijloace de plată, în conformitate cu instrucțiunile stabilite de contabil.

CAPITOLUL 3

Răspunderea actorilor financiari

Secțiunea 1

Reguli generale

Articolul 52

Retragerea delegațiilor și suspendarea sarcinilor acordate actorilor financiari

(1) Ordonatorilor de credite delegați și subdelegați li se poate retrage în orice moment, temporar sau definitiv, delegarea sau subdelegarea de către autoritatea care i-a numit. Ordonatorul de credite își poate retrage în orice moment acordul pentru o anumită subdelegare.

(2) Contabilul și/sau administratorul conturilor de avans pot fi suspendați din funcție în orice moment, temporar sau definitiv, de către consiliul de administrație. În acest caz, consiliul de administrație numește un contabil interimar.

(3) Alineatele (1) și (2) se aplică fără a se aduce atingere eventualelor măsuri disciplinare luate cu privire la actorii financiari menționați la alineatele respective.

Articolul 53

Răspunderea actorilor financiari în cazul unei activități ilegale, al fraudei sau al corupției

(1) Articolele 52-56 nu aduc atingere răspunderii penale care poate să revină actorilor financiari menționați la articolul 52, în conformitate cu legislația națională aplicabilă și cu dispozițiile în vigoare privind protecția intereselor financiare ale Uniunii și combaterea corupției care implică funcționari ai Uniunii sau ai statelor membre.

(2) Fără a se aduce atingere articolelor 54, 55 și 56, fiecare ordonator de credite, contabil sau administrator al conturilor de avans răspunde disciplinar și pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor. În cazul unor activități ilegale, al fraudei sau al corupției care pot prejudicia interesele Uniunii, sunt sesizate autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă, în special Oficiul European de Luptă Antifraudă.

Secțiunea 2

Reguli aplicabile ordonatorilor de credite

Articolul 54

Reguli aplicabile ordonatorilor de credite

(1) Ordonatorul de credite răspunde pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor.

(2) Răspunderea pecuniară se aplică în special dacă ordonatorul de credite, în mod intenționat sau dintr-o neglijență gravă:

(a) stabilește drepturile de recuperat sau emite ordine de recuperare, angajează cheltuieli sau semnează un ordin de plată fără respectarea prezentului regulament și, după caz, a normelor de punere în aplicare a Regulamentului financiar al organismului Uniunii;

(b) omite să întocmească un document de constatare a unei creanțe, neglijează să emită un ordin de recuperare sau îl emite cu întârziere sau emite cu întârziere un ordin de plată, angajând astfel răspunderea civilă a organismului Uniunii față de terți.

(3) Un ordonator de credite delegat sau subdelegat care consideră că o decizie care îi revine implică nereguli sau este contrară principiului bunei gestiuni financiare informează în scris autoritatea de delegare. Dacă autoritatea de delegare dă în scris o dispoziție motivată ordonatorului de credite delegat sau subdelegat de a lua decizia în cauză, acesta din urmă este exonerat de răspundere.

(4) În cazul delegării, ordonatorul de credite continuă să fie răspunzător de eficacitatea și eficiența sistemelor interne de gestiune și control instituite și de alegerea ordonatorului de credite delegat.

(5) Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare instituit de Comisie sau din care Comisia face parte în conformitate cu articolul 73 alineatul (6) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 exercită aceleași atribuții în ceea ce privește organismul Uniunii ca în cazul departamentelor Comisiei, cu excepția cazului în care consiliul de administrație sau, dacă este permis prin actul constitutiv, comitetul executiv decide să constituie un grup independent din punct de vedere funcțional sau să facă parte dintr-un grup comun instituit de mai multe organisme. Pentru cazurile prezentate de organisme ale Uniunii, grupul specializat în domeniul neregulilor financiare instituit de Comisie sau în care Comisia participă include un membru al personalului aparținând unui organism al Uniunii.

Pe baza avizului grupului menționat la primul paragraf, directorul decide cu privire la inițierea procedurii care impune răspunderea disciplinară sau pecuniară. În cazul în care constată probleme sistemice, grupul înaintează un raport însoțit de recomandări atât ordonatorului de credite, cât și auditorului intern al Comisiei. Dacă avizul se referă la director, grupul transmite acest raport comitetului director și auditorului intern al Comisiei. În raportul său anual de activitate, directorul face referire, sub formă anonimă, la avizele grupului și indică măsurile de monitorizare luate.

(6) Fiecărui angajat i se poate solicita să repare, parțial sau integral, prejudiciul cauzat organismului Uniunii ca urmare a comiterii unor erori profesionale grave în timpul exercitării atribuțiilor sale sau legat de acestea. Autoritatea de desemnare adoptă o decizie motivată, după îndeplinirea formalităților prevăzute de Statutul personalului cu privire la măsurile disciplinare.

Secțiunea 3

Reguli aplicabile contabililor și administratorilor conturilor de avans

Articolul 55

Reguli aplicabile contabililor

Contabilul răspunde disciplinar și pecuniar, în condițiile și în conformitate cu procedurile prevăzute în Statutul funcționarilor. Următoarele fapte, în special, reprezintă acte susceptibile să antreneze răspunderea sa:

(a) pierderea sau deteriorarea fondurilor, a activelor sau a documentelor aflate în păstrarea sa ori care riscă să fie pierdute sau deteriorate în urma neglijenței sale;

(b) modificarea nejustificată a unor conturi bancare sau a unor conturi curente poștale;

(c) recuperarea sau plata unor sume care nu sunt conforme cu ordinele de recuperare sau de plată corespunzătoare;

(d) necolectarea veniturilor exigibile.

Articolul 56

Reguli aplicabile administratorilor conturilor de avans

Administratorul contului de avans răspunde disciplinar și pecuniar, în condițiile și în conformitate cu procedurile prevăzute în Statutul funcționarilor. Următoarele fapte ale administratorului contului de avans, reprezintă, în special, acte susceptibile să antreneze răspunderea sa:

(a) pierderea sau deteriorarea fondurilor, a activelor sau a documentelor aflate în păstrarea sa ori care riscă să fie pierdute sau deteriorate în urma neglijenței sale;

(b) incapacitatea de a furniza documente justificative adecvate cu privire la plățile pe care le-a efectuat;

(c) efectuarea de plăți către alți beneficiari decât cei îndreptățiți la astfel de plăți;

(d) necolectarea veniturilor exigibile.

CAPITOLUL 4

Operațiuni de venituri

Articolul 57

Solicitare de plată

Organismul Uniunii prezintă Comisiei solicitări pentru plata integrală sau parțială a contribuției Uniunii în temeiul articolului 19 alineatul (6), în condițiile și la intervalele convenite cu Comisia.

Articolul 58

Tratamentul dobânzilor

Dobânzile generate de fondurile plătite organismului Uniunii de către Comisie prin intermediul contribuției nu sunt datorate bugetului.

Articolul 59

Estimarea creanțelor

(1) Atunci când ordonatorul de credite dispune de informații suficiente și fiabile cu privire la orice măsură sau situație de natură să dea naștere unei creanțe față de Uniune, ordonatorul de credite efectuează o estimare a creanței respective.

(2) Valoarea estimativă a creanței se ajustează de către ordonatorul de credite de îndată ce acesta ia notă de un eveniment care modifică măsura ori situația care a condus la efectuarea estimării.

În momentul emiterii ordinului de recuperare cu privire la o măsură sau o situație care a condus anterior la efectuarea unei estimări a creanțelor, estimarea respectivă se ajustează în mod corespunzător de către ordonatorul de credite.

Atunci când ordinul de recuperare este întocmit pentru o aceeași sumă ca cea prevăzută în estimarea inițială, valoarea estimativă a creanțelor se reduce la zero.

Articolul 60

Constatarea creanțelor

(1) Constatarea unei creanțe este actul prin care ordonatorul de credite:

(a) verifică existența datoriei;

(b) determină sau verifică realitatea și cuantumul datoriei;

(c) verifică condițiile de exigibilitate a datoriei.

(2) Orice creanță identificată ca fiind certă, în sumă fixă și exigibilă, este constatată printr-un ordin de recuperare înaintat contabilului, urmat de o notă de debit transmisă debitorului, ambele documente fiind întocmite de ordonatorul de credite.

(3) Sumele plătite în mod necuvenit se recuperează.

(4) Creanța care nu a fost rambursată la data scadenței prevăzute în nota de debit este purtătoare de dobândă în conformitate cu Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.

(5) În cazuri justificate corespunzător, unele venituri curente pot face obiectul unei constatări cu caracter estimativ. Constatarea estimativă se referă la recuperarea mai multor sume individuale care, prin urmare, nu fac obiectul unei constatări individuale. Înainte de sfârșitul exercițiului financiar, ordonatorul de credite este obligat să opereze modificările necesare în sumele constatate cu caracter estimativ pentru ca acestea să fie egale cu creanțele constatate.

Articolul 61

Ordonanțarea recuperărilor

Ordonanțarea recuperărilor este actul prin care ordonatorul de credite dă dispoziție contabilului, prin emiterea unui ordin de recuperare, să recupereze o creanță pe care a constatat-o respectivul ordonator de credite.

Articolul 62

Reguli privind recuperările

(1) Contabilul se ocupă de ordinele de recuperare a creanțelor constatate în mod corespunzător de ordonatorul de credite. Contabilul depune toate eforturile pentru a se asigura că organismul Uniunii își încasează veniturile și, de asemenea, veghează că drepturile acestuia sunt respectate.

(2) În cazul în care recuperarea nu s-a efectuat până la scadența prevăzută în nota de debit, contabilul informează ordonatorul de credite și inițiază imediat procedura de recuperare prin orice mijloace legale, inclusiv, dacă este cazul, prin compensare și, dacă acest lucru nu este posibil, prin executare silită.

(3) Contabilul recuperează sumele prin compensarea lor cu creanțele echivalente pe care organismul Uniunii le are asupra oricărui debitor care, la rândul lui, are o creanță asupra organismului Uniunii. Aceste creanțe trebuie să fie certe, în sumă fixă și exigibile.

(4) Atunci când intenționează să renunțe, total sau parțial, la recuperarea unei creanțe constatate, ordonatorul de credite se asigură că renunțarea este corectă și conformă cu principiul bunei gestiuni financiare și al proporționalității. Decizia de renunțare trebuie motivată. Ordonatorul de credite poate delega decizia de renunțare numai pentru creanțe mai mici de 5 000 EUR.

Decizia de renunțare menționează eforturile de recuperare, precum și elementele de drept și de fapt pe care se bazează.

(5) Ordonatorul de credite anulează o creanță constatată, integral sau parțial, în cazul în care în urma descoperii unei greșeli rezultă că respectiva creanță nu fusese corect constatată. Anularea se exprimă prin decizia ordonatorului de credite și se motivează corespunzător.

Articolul 63

Formalitățile de încasare

(1) Recuperarea efectivă a unei creanțe exigibile implică înregistrarea ei în contabilitate de către contabil și informarea ordonatorului de credit.

(2) Plata în numerar efectuată la casieria contabilului este însoțită de eliberarea unei chitanțe.

(3) Rambursarea parțială de către un debitor care face obiectul mai multor ordine de recuperare se impută în primul rând asupra creanței celei mai vechi, cu excepția cazului în care se specifică altfel de către debitor.

Orice plată parțială acoperă mai întâi dobânda.

Articolul 64

Termen suplimentar pentru efectuarea plății

(1) Contabilul, în colaborare cu ordonatorul de credite, poate acorda un termen suplimentar pentru efectuarea plății numai la cererea scrisă și motivată corespunzător a debitorului și sub rezerva îndeplinirii următoarelor două condiții:

(a) debitorul se angajează să plătească dobândă, la rata specificată la articolul 83 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, pentru întreaga perioadă suplimentară acordată, începând cu scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012;

(b) pentru protejarea drepturilor organismului Uniunii, debitorul depune o garanție financiară, acceptată de contabilul organismului Uniunii, care acoperă creanța exigibilă, atât în ceea ce privește suma principală, cât și dobânda.

Garanția menționată în primul paragraf litera (b) poate fi înlocuită cu o garanție personală și solidară depusă de un terț aprobat de contabilul organismului Uniunii.

(2) În circumstanțe excepționale, în urma unei solicitări din partea debitorului, contabilul poate renunța la cerința unei garanții menționate la alineatul (1) primul paragraf litera (b) în cazul în care, pe baza evaluării sale, debitorul este dispus și în măsură să efectueze plata în perioada suplimentară, dar nu mai poate depune o astfel de garanție și se află într-o situație dificilă.

Articolul 65

Lista creanțelor

(1) Contabilul păstrează o listă a sumelor scadente care trebuie recuperate. Creanțele organismului Uniunii se grupează în listă în funcție de data emiterii ordinului de recuperare. Contabilul precizează, de asemenea, deciziile de renunțare totală sau parțială la recuperarea sumelor constatate. Lista se anexează la raportul organismului Uniunii privind gestiunea bugetară și financiară.

(2) Organismul Uniunii întocmește lista creanțelor sale, precizând numele debitorilor și cuantumul datoriei, atunci când debitorul a fost somat printr-o hotărâre judecătorească având forță de res judicata să ramburseze suma și atunci când nu s-a efectuat nicio rambursare substanțială în termen de un an de la pronunțarea hotărârii. Lista se publică, ținând seama în mod corespunzător de protecția datelor cu caracter personal, în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.

În ceea ce privește datele cu caracter personal care se referă la persoane fizice, informațiile publicate se elimină după rambursarea integrală a sumei datorate. Aceeași dispoziție se aplică în cazul datelor cu caracter personal care se referă la persoane juridice a căror denumire oficială identifică una sau mai multe persoane fizice.

Decizia de includere a debitorului pe lista creanțelor organismului Uniunii se ia în conformitate cu principiul proporționalității și ține seama, în special, de importanța sumei.

Articolul 66

Termen de prescripție

Creanțele organismului Uniunii față de terți și creanțele terților față de organismul Uniunii fac obiectul unei perioade de prescripție de cinci ani.

Articolul 67

Dispoziții specifice aplicabile redevențelor și taxelor

Atunci când organismul Uniunii colectează redevențele și taxele menționate la articolul 6 alineatul (1) litera (a), la începutul fiecărui exercițiu financiar se întocmește o estimare provizorie generală a acestor redevențe și taxe.

Atunci când redevențele și taxele sunt determinate în întregime prin legislație sau decizii ale consiliului de administrație, ordonatorul de credite poate să se abțină de la emiterea de ordine de recuperare și poate întocmi direct note de debit în urma constatării creanței de recuperat. În acest caz se înregistrează toate detaliile privind creanța organismului Uniunii. Contabilul păstrează o listă a tuturor notelor de debit și furnizează numărul acestora și valoarea globală în raportul organismului Uniunii privind gestiunea bugetară și financiară.

Dacă organismul Uniunii utilizează un sistem separat de facturare, contabilul va înregistra în mod regulat, cel puțin o dată pe lună, în conturi suma acumulată a redevențelor și taxelor încasate.

Organismul Uniunii prestează servicii în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate numai după plata integrală a redevenței sau taxei corespunzătoare. Cu toate acestea, în situații excepționale, un serviciu poate fi furnizat fără plata prealabilă a taxei sau redevenței corespunzătoare. În cazurile în care au fost furnizate servicii fără plata prealabilă a taxei sau redevenței corespunzătoare, se aplică articolele 60-66.

CAPITOLUL 5

Operațiuni de cheltuieli

Articolul 68

Deciziile de finanțare

(1) Fiecare cheltuială se angajează, se lichidează, se ordonanțează și se plătește.

(2) Orice angajare a unei cheltuieli se face în temeiul unei decizii de finanțare.

(3) Programul de lucru anual al organismului Uniunii este echivalent cu o decizie de finanțare a activităților derulate, cu condiția ca elementele menționate la articolul 32 alineatul (3) să fie clar identificate.

(4) Creditele administrative pot fi executate fără o decizie prealabilă de finanțare.

Articolul 69

Tipuri de angajamente

(1) Angajamentul bugetar este operațiunea de rezervare a creditului necesar pentru acoperirea plăților ulterioare de onorare a angajamentelor juridice.

(2) Angajamentul juridic este actul prin care ordonatorul de credite creează sau constată o obligație care determină o cheltuială.

(3) Angajamentele bugetare se încadrează în una dintre următoarele trei categorii:

(a) individuale: angajamentul bugetar este individual dacă se cunosc beneficiarul și cuantumul cheltuielii;

(b) globale: angajamentul bugetar este global dacă cel puțin unul dintre elementele necesare identificării angajamentului individual este necunoscut;

(c) provizorii: angajamentul bugetar este provizoriu dacă este destinat acoperirii cheltuielilor administrative curente și dacă nu se cunoaște definitiv care este cuantumul sau cine sunt beneficiarii finali.

Angajamentul bugetar provizoriu se execută prin încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice individuale care implică dreptul la plăți ulterioare sau, în cazuri excepționale privind cheltuielile cu gestionarea personalului, direct prin plăți.

(4) Angajamentele bugetare pentru acțiuni a căror realizare necesită mai mult de un exercițiu financiar nu se pot repartiza pe mai multe exerciții în tranșe anuale decât în cazurile prevăzute în actul constitutiv ori în actul de bază sau în cazul în care se referă la cheltuieli administrative.

Articolul 70

Reguli aplicabile angajamentelor

(1) Pentru orice măsură care poate genera o cheltuială în bugetul organismului Uniunii, ordonatorul de credite procedează la un angajament bugetar înainte de a stabili un angajament juridic față de terți.

(2) Obligația de a efectua un angajament bugetar înainte de a proceda la un angajament juridic, astfel cum se prevede la alineatul (1), nu se aplică angajamentelor juridice încheiate în urma unei declarații cu privire la o situație de criză în cadrul planului de continuitate a activității, în conformitate cu procedurile adoptate de organismul Uniunii.

(3) Angajamentele bugetare globale acoperă costul total al angajamentelor juridice individuale corespunzătoare, încheiate până la data de 31 decembrie a exercițiului N + 1.

Sub rezerva articolului 69 alineatul (4) și a articolului 87 alineatul (2), angajamentele juridice individuale referitoare la angajamente bugetare individuale sau provizorii se încheie până la data de 31 decembrie a exercițiului N.

La expirarea termenelor prevăzute la primul și la al doilea paragraf, soldul neutilizat al acestor angajamente bugetare este dezangajat de ordonatorul de credite.

Cuantumul fiecărui angajament juridic individual adoptat în urma unui angajament bugetar global este înregistrat în contabilitatea bugetară de către ordonatorul de credite înainte de semnarea sa și se contabilizează la angajamentul bugetar global.

(4) Angajamentele bugetare și juridice încheiate pentru acțiuni desfășurate pe parcursul a mai mult de un exercițiu financiar au, cu excepția cheltuielilor cu personalul, o dată finală de execuție stabilită în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare.

Orice parte a acestor angajamente care nu a fost executată în termen de șase luni de la data menționată la primul paragraf al prezentului alineat se dezangajează în conformitate cu articolul 16.

Cuantumul unui angajament bugetar corespunzător unui angajament juridic care nu a antrenat nicio plată în sensul articolului 75 într-o perioadă de doi ani de la semnarea angajamentului juridic face obiectul unei dezangajări, cu excepția cazului în care cuantumul respectiv face obiectul unei acțiuni judiciare aflate pe rolul unei instanțe de judecată sau al unui organism arbitral sau a cazului în care există dispoziții speciale în actele de bază.

Articolul 71

Verificări aplicabile angajamentelor

(1) La adoptarea unui angajament bugetar, ordonatorul de credite se asigură că:

(a) cheltuiala a fost contabilizată la postul corect din bugetul organismului Uniunii;

(b) creditele sunt disponibile;

(c) cheltuiala este conformă cu dispozițiile în vigoare, în special cele ale actului constitutiv, ale normelor financiare ale fiecărui organism al Uniunii și ale tuturor actelor adoptate în temeiul acestora;

(d) se respectă principiul bunei gestiuni financiare.

(2) La înregistrarea unui angajament juridic prin semnătură olografă sau electronică, ordonatorul de credite se asigură că:

(a) angajamentul este acoperit de un angajament bugetar corespunzător;

(b) cheltuiala este legală, corectă și conformă cu dispozițiile în vigoare, în special cu dispozițiile actului constitutiv, ale normelor financiare ale fiecărui organism al Uniunii și ale tuturor actelor adoptate în temeiul acestora;

(c) se respectă principiul bunei gestiuni financiare.

Articolul 72

Lichidarea cheltuielilor

Lichidarea cheltuielilor este acțiunea prin care ordonatorul de credite:

(a) verifică existența dreptului creditorului;

(b) determină sau verifică realitatea și cuantumul creanței;

(c) verifică îndeplinirea condițiilor de exigibilitate a creanței.

Articolul 73

Lichidarea și acordarea mențiunii „bun de plată”

(1) Lichidarea oricărei cheltuieli se bazează pe documente justificative care atestă dreptul creditorului, pe baza unei situații a serviciilor efectiv prestate, a bunurilor efectiv livrate sau a lucrărilor efectiv executate ori pe baza altor documente care justifică plata, inclusiv plățile recurente aferente abonamentelor sau cursurilor de formare.

(2) Ordonatorul de credite verifică personal documentele justificative sau atestă, pe propria răspundere, efectuarea verificării, înainte de luarea deciziei de lichidare a cheltuielii.

(3) Decizia de lichidare se exprimă prin semnarea unei mențiuni „bun de plată” de către ordonatorul competent.

(4) Într-un sistem necomputerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma unei ștampile care include semnătura ordonatorului de credite.

Într-un sistem computerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma lichidării prin utilizarea parolei personale a ordonatorului de credite.

Articolul 74

Ordonanțarea cheltuielilor

(1) Ordonanțarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite, după verificarea disponibilității creditelor și prin emiterea unui ordin de plată, dispune contabilului să plătească cuantumul unei cheltuieli pe care ordonatorul de credite a lichidat-o.

Atunci când se efectuează plăți periodice pentru serviciile prestate, inclusiv pentru serviciile de închiriere sau livrări de bunuri, și în funcție de analiza riscului pe care o efectuează, ordonatorul de credite poate decide aplicarea unui sistem de debitare directă.

(2) Ordinul de plată se datează și se semnează de către ordonatorul de credite, apoi se trimite contabilului. Documentele justificative se păstrează de ordonatorul de credite în conformitate cu articolul 44 alineatul (5).

(3) Dacă este cazul, la ordinul de plată trimis contabilului se anexează un document care certifică înregistrarea bunurilor în inventarele menționate la articolul 106 alineatul (1).

Articolul 75

Tipuri de plăți

(1) Plata se efectuează după ce s-a demonstrat faptul că acțiunea relevantă este conformă cu dispozițiile actului de bază, ale contractului sau ale acordului de grant și acoperă una dintre următoarele operațiuni:

(a) plata întregii sume datorate;

(b) plata sumei datorate în oricare dintre următoarele moduri: 1. prefinanțare, care poate fi împărțită în mai multe plăți după semnarea contractului sau a acordului de grant sau după comunicarea deciziei de grant; 2. una sau mai multe plăți intermediare cu titlu de contrapartidă a executării parțiale a acțiunii; 3. plata soldului sumelor datorate atunci când acțiunea a fost executată în întregime.

Prefinanțarea furnizează un fond de trezorerie. Aceasta poate fi defalcată în mai multe plăți, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare.

O plată intermediară, care poate fi repetată, poate acoperi cheltuielile suportate pentru punerea în aplicare a deciziei sau acordului sau pentru plata serviciilor, bunurilor sau lucrărilor realizate și/sau livrate în etapele intermediare ale contractului. Aceasta poate solda prefinanțarea integral sau parțial, fără să aducă atingere dispozițiilor actului de bază.

Închiderea cheltuielilor se realizează sub forma plății soldului, care nu poate fi repetată și care soldează toate plățile precedente, sau a unui ordin de recuperare.

(2) În contabilitatea bugetară se face o distincție între diferitele tipuri de plăți menționate la alineatul (1) în momentul efectuării fiecărei plăți.

Articolul 76

Plata în limita fondurilor disponibile

Plata cheltuielilor se efectuează de către contabil în limitele fondurilor disponibile.

Articolul 77

Termene

Plata cheltuielilor se efectuează în termenele prevăzute de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și de Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 și în conformitate cu acestea.

CAPITOLUL 6

Sisteme Informatice

Articolul 78

Gestionarea electronică a operațiunilor

În cazul în care operațiunile de venituri și cheltuieli sunt gestionate prin intermediul unor sisteme computerizate, documentele pot fi semnate printr-o procedură computerizată sau electronică.

Articolul 79

e-guvernare

Organismul Uniunii stabilește și aplică standarde uniforme pentru schimbul electronic de informații cu terții care participă la procedurile de achiziții și de atribuire a granturilor. În special, acestea elaborează și aplică, în măsura posibilului, soluții pentru prezentarea, stocarea și prelucrarea datelor prezentate în cadrul procedurilor de achiziții și de atribuire a granturilor și, în acest scop, creează un spațiu unic pentru schimburi de date electronice destinat solicitanților, candidaților și ofertanților.

Articolul 80

Buna gestiune

(1) Ordonatorul de credite face cunoscută, fără întârziere, necesitatea de a prezenta elemente justificative și/sau documente, forma acestora și conținutul lor obligatoriu, precum și, după caz, calendarul orientativ pentru finalizarea procedurii de atribuire.

(2) În cazul în care, din cauza unei erori administrative evidente comisă de candidat sau de ofertant, acesta nu prezintă documente justificative sau nu face declarații, comitetul de evaluare sau, după caz, ordonatorul de credite solicită, cu excepția unor cazuri justificate corespunzător, candidatului sau ofertantului să furnizeze informațiile lipsă sau să clarifice documentele justificative. Informațiile sau clarificările respective nu pot modifica substanțial propunerea sau termenii ofertei.

Articolul 81

Precizarea căilor de atac

În cazul în care un act procedural al unui ordonator de credite prejudiciază drepturile unui candidat sau ofertant, beneficiar sau contractant, actul în cauză precizează căile de atac administrative și/sau judiciare care pot fi utilizate pentru contestarea acestui act.

Se precizează în mod special natura căii de atac, organismul sau organismele în fața cărora se poate înainta acțiunea, precum și termenele pentru exercitarea acesteia.

CAPITOLUL 7

Auditorul Intern

Articolul 82

Competențele și sarcinile auditorului intern

(1) Organismul Uniunii dispune de o funcție de audit intern care se îndeplinește în conformitate cu standardele internaționale relevante.

(2) Funcția de audit intern se îndeplinește de auditorul intern al Comisiei. Auditorul intern nu poate fi nici ordonator de credite, nici contabil în cadrul organismului Uniunii sau al Comisiei.

(3) Auditorul intern consiliază organismul Uniunii în domeniul gestionării riscurilor, prin emiterea unor avize independente privind calitatea sistemelor de gestiune și de control și a unor recomandări pentru îmbunătățirea condițiilor de aplicare a operațiunilor și pentru promovarea bunei gestiuni financiare.

În principal, răspunderea auditorului intern constă în:

(a) a evalua dacă sistemele de gestiune internă sunt corespunzătoare și eficace, precum și performanța serviciilor în realizarea programelor și acțiunilor, în strânsă legătură cu riscurile asociate acestora;

(b) a evalua eficiența și eficacitatea sistemelor de control intern și a sistemelor de audi