2006R0885 — RO — 30.10.2007 — 001.001

Acest document reprezintă un instrument de documentare, iar instituţiile nu îşi asumă responsabilitatea pentru conţinutul său.

Astfel cum a fost modificat prin:

No

rectificat prin

▼B

REGULAMENTUL (CE) NR. 885/2006 AL COMISIEI

din 21 iunie 2006

de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1290/2005 în ceea ce privește autorizarea agențiilor de plăți și a altor entități precum și lichidarea conturilor FEGA și FEADR

Ar trebui să se stabilească proceduri privind conținutul și formatul declarației de asigurare menționată la articolul 8 alineatul (1) litera (c) punctul (iii) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

CAPITOLUL I

AGENȚII DE PLĂȚI ȘI ALTE ENTITĂȚI

Articolul 1

Autorizarea agențiilor de plăți

(1) Pentru a fi autorizată, orice agenție de plată, așa cum este definită la articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005, are o structură administrativă și un sistem de control intern care să îndeplinească condițiile stabilite la anexa I din prezentul regulament (denumite în continuare „condiții de autorizare”) referitoare la:

(c) informare și comunicare,

Statele membre pot stabili condiții de autorizare suplimentare pentru a lua în considerare dimenisunea, responsabilitățile și alte caracteristici specifice ale agențiilor de plăți.

(2) Pentru fiecare agenție de plăți, statul membru desemnează o autoritate la nivel ministerial (denumită în continuare „autoritate competentă”) abilitată să acorde și să retragă autorizația agenției de plată și însărcinată să execute sarcinile care îi sunt atribuite prin prezentul regulament. Aceasta trebuie să informeze Comisia despre acesta.

(3) Autoritatea competentă decide printr-un act oficial cu privire la autorizarea agenției de plată după analizarea condițiilor de autorizare.

Analiza se efectuează de către o agenție independentă de agenția de plată care a solicitat autorizarea și se referă în special la dispozițiile privind autorizarea și execuția plăților, protejarea bugetului comunitar, securitatea sistemelor informatice, ținerea registrelor contabile, repartizarea sarcinilor și adecvarea controalelor interne și externe în ceea ce privește tranzacțiile finanțate de către Fondul European de Garantare Agricolă (FEGA) și Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR).

(4) În cazul în care autoritatea competentă nu are certitudinea că agenția de plată îndeplinește condițiile de autorizare, îi adresează instrucțiuni care precizează cerințele pe care trebuie să le îndeplinească pentru a solicita autorizarea.

În așteptarea punerii în aplicare a acțiunilor care se impun, autorizarea poate fi acordată cu titlu provizoriu pentru o perioadă a cărei durată se stabilește luând în considerare gravitatea problemelor identificate și nu poate depăși 12 luni. În anumite cazuri justificate corespunzător, Comisia poate, la cererea statului membru în cauză, să autorizeze prelungirea acestui termen.

(5) Comunicările menționate la articolul 8 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 se efectuează imediat ce agenția de plată primește prima sa autorizație și în orice caz, înainte să fie atribuită FEGA sau FEADR orice cheltuială efectuată de acest organism. Aceste comunicări sunt însoțite de declarații și documente referitoare la:

(c) raporturile sale cu celelalte organisme publice sau private care sunt responsabile cu punerea în aplicare a unor măsuri pentru care agenția alocă cheltuieli FEGA sau FEADR;

(6) Comisia transmite Comitetului pentru fonduri agricole lista agențiilor de plăți autorizate în fiecare stat membru.

Articolul 2

Controlul autorizării

(1) Autoritatea competentă asigură o monitorizare permanentă a agențiilor de plăți care intră sub incidența responsabilității sale, bazându-se în special pe certificatele și rapoartele întocmite de organismul de certificare în conformitate cu articolul 5 alineatele (3) și (4) și ia măsurile care se impun în caz de deficiență. Din trei în trei ani, autoritatea competentă informează în scris Comisia cu privire la rezultatele monitorizării indicând dacă agențiile de plăți continuă să îndeplinească criteriile de acreditare.

(2) Statele membre stabilesc un dispozitiv care să asigure transmiterea imediată către autoritatea competentă a oricărei informații care poate trezi suspiciunea că o agenție de plată nu îndeplinește condițiile de autorizare.

(3) În cazul în care o agenție de plată autorizată nu mai îndeplinește una sau mai multe condiții de autorizare sau prezintă în acest sens deficiențe astfel încât să compromită capacitatea sa de a executa sarcinile menționate la articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005, autoritatea competentă supune autorizația unei perioade de încercare și elaborează un plan menit să remedieze deficiențele constatate într-un termen care trebuie stabilit în funcție de gravitatea problemei, dar care nu poate depăși 12 luni de la data începerii fazei de testare menționate. În anumite cazuri justificate corespunzător, Comisia poate, la cererea statului membru în cauză, să autorizeze prelungirea acestui termen.

(4) Autoritatea competentă informează Comisia asupra oricărui plan întocmit în temeiul alineatului (3), precum și asupra punerii în aplicare a acestor planuri.

(5) În caz de retragere a autorizării, autoritatea competentă procedează fără întârziere la autorizarea altei agenții de plată în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 și cu articolul 1 din prezentul regulament pentru a evita orice întrerupere a plăților către beneficiari.

(6) În cazul în care Comisia constată că autoritatea competentă nu și-a îndeplinit obligația de a elabora un plan de remediere în temeiul alineatului (3) sau în cazul în care agenția de plată continuă să fie acreditată fără să fi pus în întregime în aplicare un asemenea plan în termenele stabilite, aceasta acționează în ceea ce privește deficiențele restante în conformitate cu procedura de lichidare prevăzută la articolul 31 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

Articolul 3

Declarația de asigurare

(1) Declarația de asigurare menționată la articolul 8 alineatul (1) litera (c) punctul (iii) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 se întocmește în timp util pentru ca organismul de certificare să poată emite avizul menționat la articolul 5 alineatul (4) al doilea alineat litera (b) din prezentul regulament.

Declarația de asigurare se întocmește în conformitate cu anexa II și poate fi însoțită de rezerve care cuantifică potențialul impact financiar. În acest caz, cuprinde un plan de măsuri pentru remediere, precum și un calendar exact pentru punerea în aplicare a acesteia.

(2) Declarația de asigurare se bazează pe o monitorizare eficientă a sistemului de gestionare și de control utilizat de-a lungul anului.

Articolul 4

Organismul de coordonare

(1) Organismul de coordonare menționat la articolul 6 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 funcționează ca unicul interlocutor al Comisiei pentru statul membru în cauză, asupra tuturor problemelor legate de FEGA și de FEADR, în ceea ce privește:

(c) punerea la dispoziția Comisiei a tuturor informațiilor contabile necesare în scopuri statistice sau de control.

(2) O agenție de plăți poate îndeplini rolul de organism de coordonare cu condiția ca aceste două funcții să se mențină distincte.

(3) În îndeplinirea sarcinilor sale, agenția de plată poate, în conformitate cu procedurile naționale, să facă apel la alte organe sau servicii administrative, în special cele cu competență contabilă sau tehnică.

(4) Statul membru în cauză acordă autorizația sa organismului de coordonare printr-o decizie ministerială oficială, după ce s-a asigurat că organismul menționat adoptă dispoziții administrative suficiente pentru a fi în măsură să îndeplinească sarcinile menționate la articolul 6 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

Pentru a fi autorizat, organismul de coordonare trebuie să fi pus în aplicare proceduri care să asigure că:

(c) există o veritabilă pistă de audit în sprijinul informațiilor transmise către Comisie;

(5) Confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea tuturor datelor informatice deținute de către organismele de coordonare sunt asigurate prin măsuri adaptate structurii administrative, personalului și mediului tehnologic potrivite pentru fiecare dintre acestea. Eforturile financiare și tehnologice trebuie să fie proporționale cu riscurile reale asumate.

(6) Comunicările prevăzute la articolul 6 alineatul (3) primul paragraf, precum și la articolul 8 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 se efectuează imediat ce organismul coordonator primește prima sa autorizație și, în orice caz, înainte de atribuirea către FEGA sau FEADR a oricărei cheltuieli care ține de responsabilitatea organismului menționat. Acestea sunt însoțite de documente care stabilesc autorizarea organismului, precum și informații privind dispozițiile administrative, contabile și de control intern care reglementează funcționarea acestuia.

Articolul 5

Certificarea

(1) Organismul de certificare menționat la articolul 7 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 este desemnat de către autoritatea competentă. Acesta trebuie să fie independent, pe plan operațional, față de agenția de plăți și față de organismul coordonator în cauză și trebuie să dispună de expertiza tehnică necesară.

(2) În examinarea agenției de plăți în cauză, organismul de certificare aplică standardele de audit recunoscute pe plan internațional luând în considerare, după caz, liniile directoare stabilite de către Comisie în ceea ce privește aplicarea acestor standarde.

Organismul de certificare efectuează controalele în timpul și după fiecare exercițiu financiar.

(3) Organismul de certificare întocmește un certificat care menționează dacă a obținut asigurările rezonabile privind veridicitatea, integritatea și exactitudinea conturilor care trebuie transmise Comisiei, precum și privind buna funcționare a procedurilor de control intern.

Certificatul are la bază examinarea procedurilor, precum și a unui eșantion de tranzacții. În ceea ce privește structurile administrative ale agenției de plată, examinarea se limitează la a controla că acestea permit asigurarea verificării corectei aplicări a normelor comunitare înainte de efectuarea plăților.

(4) Organismul de certificare întocmește un raport cu concluziile sale. Acest raport include funcțiile care sunt delegate sau exercitate de către autoritățile vamale naționale. Acesta menționează dacă:

(c) conturile anuale menționate la articolul 6 alineatul (1) sunt în conformitate cu registrele și evidențele agenției de plată;

Raportul este însoțit de:

(b) un aviz privind declarația de asigurare menționată la articolul 8 alineatul (1) litera (c) punctul (iii) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

CAPITOLUL 2

LICHIDAREA CONTURILOR

▼M1

Articolul 6

Conținutul conturilor anuale

Conturile anuale menționate la articolul 8 alineatul (1) litera (c) punctul (iii) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 cuprind:

(c) cheltuielile FEADR, defalcate în funcție de program și măsuri. La încheierea programului, orice plăți necuvenite care nu au fost recuperate, altele decât cele menționate la litera (h), inclusiv dobânzile aferente, se deduc din cheltuielile exercițiului financiar în cauză;

(e) un tabel al diferențelor defalcate pe poziții și subpoziții, iar în cazul FEADR, în funcție de program și măsuri, între cheltuielile și veniturile atribuite declarate în conturile anuale și în cele care au fost declarate pentru aceeași perioadă în documentele menționate la articolul 4 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul (CE) nr. 883/2006 al Comisiei din 21 iunie 2006 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1290/2005 al Consiliului în ceea ce privește ținerea evidenței conturilor de către agențiile de plăți, declarațiile de venituri și cheltuieli și condițiile de rambursare a cheltuielilor din FEGA și FEADR ( 5 ), în ceea ce privește FEGA, și la articolul 16 alineatul (2) din regulamentul menționat în ceea ce privește FEADR, însoțite de o notă explicativă pentru fiecare dintre aceste diferențe;

(i) un extras din registrul debitorilor privind sumele care trebuie recuperate și transferate fie către FEGA, fie către FEADR, altele decât cele menționate la literele (b), (c) și (h), inclusiv penalitățile și dobânzile aferente, în conformitate cu modelul din anexa IIIa;

▼B

Articolul 7

Transmiterea informațiilor

(1) În sensul lichidării conturilor în temeiul articolului 30 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005, fiecare stat membru transmite Comisiei:

(c) o evidență completă a tuturor informațiilor contabile solicitate în scopuri statistice sau de control;

(2) Documentele și informațiile contabile menționate la alineatul (1) sunt transmise Comisiei până la data de 1 februarie a anului care urmează încheierii exercițiului financiar în cauză. Documentele menționate la literele (a), (b) și (d) din alineatul menționat se trimit într-un exemplar împreună cu o copie electronică în condițiile și conform formatului definit de Comisie în conformitate cu articolul 18 din Regulamentul (CE) nr. 883/2006.

(3) La cererea Comisiei sau la inițiativa statului membru, informații suplimentare privind lichidarea conturilor pot fi trimise Comisiei în termenele stabilite de aceasta, luând în considerare sarcina de lucru necesară pentru a furniza aceste informații. În lipsa unor asemenea informații, Comisia poate lichida conturile pe baza informațiilor de care dispune.

(4) În anumite cazuri justificate în mod corespunzător, Comisia poate accepta o amânare a termenului stabilit pentru comunicarea informațiilor, cu condiția ca cererea să-i fie adresată înainte de expirarea acestui termen.

(5) În cazul în care un stat membru a acordat autorizație mai multor agenții de plăți, acesta trimite de asemenea Comisiei, până la 15 februarie a anului consecutiv sfârșitului exercițiului financiar în cauză, o sinteză întocmită de organismul coordonator care să includă o sinteză a declarațiilor de asigurare menționate la articolul 3, precum și a certificatelor menționate la articolul 5 alineatul (3).

Articolul 8

Forma și conținutul informațiilor contabile

(1) Forma și conținutul informațiilor contabile menționate la articolul 7 alineatul (1) litera (c), precum și modul în care sunt transmise Comisiei sunt stabilite în conformitate cu procedura menționată la articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

(2) Informațiile contabile sunt utilizate de Comisie numai în scopul:

Curtea de Conturi Europeană și Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) au acces la aceste informații în sensul exercitării funcțiilor acestora.

(3) Orice date cu caracter personal incluse în informațiile contabile colectate sunt prelucrate exclusiv în scopurile specificate la alineatul (2). În special, în cazul în care informațiile contabile sunt utilizate de Comisie în scopurile menționate la alineatul (2) litera (b), Comisia le face anonime și le prelucrează numai în formă agregată.

(4) Orice problemă referitoare la prelucrarea datelor personale se adresează de către persoana interesată Comisiei în conformitate cu anexa IV.

(5) Comisia asigură că informațiile contabile sunt păstrate în deplină confidențialitate și securitate.

Articolul 9

Păstrarea informațiilor contabile

(1) Documentele justificative referitoare la cheltuielile finanțate și la veniturile atribuite care trebuie recuperate de FEGA sunt ținute la dispoziția Comisiei timp de cel puțin trei ani care urmează anului în care Comisia efectuează lichidarea conturilor exercițiului financiar în cauză în temeiul articolului 30 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

(2) Documentele justificative referitoare la cheltuielile finanțate și la veniturile atribuite care trebuie recuperate de FEADR sunt ținute la dispoziția Comisiei timp de cel puțin trei ani care urmează anului în cursul căruia agenția de plată efectuează plata finală.

(3) În cazul unor neregul sau neglijențe, documentele justificative menționate la alineatele (1) și (2) sunt ținute la dispoziția Comisiei timp de cel puțin trei ani care urmează anului în care sumele în cauză au fost recuperate integral de la beneficiar și creditate către FEGA sau FEADR sau anului în cursul căruia consecințele financiare ale nerecuperării sunt stabilite în conformitate cu articolul 32 alineatul (5) sau cu articolul 33 alineatul (8) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

(4) În cazul procedurii de verificare a conformității prevăzută la articolul 31 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005, documentele justificative menționate la alineatele (1) și (2) din prezentul articol sunt ținute la dispoziția Comisiei timp de cel puțin un an după anul de încheiere a procedurii sau, în cazul în care o decizie de conformitate face obiectul unei proceduri judiciare în fața Curții de Justiție a Comunităților Europene, timp de cel puțin un an de la încheierea procedurii judiciare menționate.

Articolul 10

Lichidarea contabilă

(1) Decizia de lichidare a conturilor menționată la articolul 30 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 stabilește suma cheltuielilor efectuate în fiecare stat membru în cursul exercițiului financiar în cauză, care sunt recunoscute ca fiind atribuite FEGA și FEADR pe baza conturilor menționate la articolul 6 din prezentul regulament și a reducerilor și suspendărilor impuse, după caz, în temeiul articolelor 17 și 27 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

În cazul FEGA, această decizie stabilește de asemenea sumele care trebuie atribuite Comunității și statului membru în cauză în temeiul articolului 32 alineatul (5) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

În cazul FEADR, suma stabilită prin decizia de lichidare a conturilor cuprinde fondurile care pot fi reutilizate de către statul membru în cauză în temeiul articolului 33 alineatul (3) litera (c) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

(2) În ceea ce privește FEGA, sumele care, în conformitate cu decizia de lichidare a conturilor, trebuie recuperate de la fiecare stat membru sau trebuie să-i fie plătite acestuia se calculează prin scăderea plăților lunare pentru exercițiul financiar în cauză din cheltuielile recunoscute pentru același exercițiu financiar în conformitate cu alineatul (1). Plata lunară corespunzătoare cheltuielilor efectuate în a doua lună de la decizia de lichidare a conturilor este, după caz, scăzută din sau adăugată la sumele menționate de către Comisie.

În ceea ce privește FEADR, sumele care, în conformitate cu decizia de lichidare a conturilor, trebuie recuperate de la fiecare stat membru sau trebuie să îi fie plătite acestuia se calculează prin scăderea plăților intermediare pentru exercițiul financiar în cauză din cheltuielile recunoscute pentru același exercițiu financiar în conformitate cu alineatul (1). Plata intermediară următoare sau plata finală este, după caz, scăzută din sau adăugată la sumele menționate de către Comisie.

(3) Comisia comunică statului membru în cauză până la 31 martie care urmează sfârșitului exercițiului financiar, rezultatele verificărilor informațiilor transmise, însoțite, după caz, de modificările propuse.

(4) În cazul în care, din motive care pot fi atribuite statului membru în cauză, Comisia nu este în măsură să lichideze conturile unui stat membru până la 30 aprilie din anul următor, Comisia notifică statului membru anchetele suplimentare pe care își propune să le întreprindă în temeiul articolului 37 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

(5) Prezentul articol se aplică, mutatis mutandis, veniturilor alocate în sensul articolului 34 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

Articolul 11

Verificarea conformității

(1) În cazul în care, în urma unei anchete, Comisia consideră că cheltuielile nu au fost efectuate în conformitate cu normele comunitare, aceasta comunică constatările sale statului membru în cauză și îi indică măsurile corective care se impun pentru a asigura în viitor respectarea acestor norme.

Comunicarea face trimitere la prezentul articol. Statul membru răspunde într-un termen de două luni de la primirea comunicării, iar Comisia își poate modifica poziția în consecință. În cazuri justificate, Comisia poate acorda o prelungire a termenului de răspuns.

La expirarea termenului de răspuns, Comisia convoacă o reuniune bilaterală iar ambele părți se străduiesc să ajungă la un acord privind măsurile care trebuie adoptate, precum și privind evaluarea gravității încălcării și a prejudiciului financiar cauzat Comunității.

(2) În cele două luni de la primirea procesului verbal al întâlnirii bilaterale menționate la alineatul (1), al treilea paragraf, statul membru comunică informațiile eventual solicitate în cursul reuniunii, precum și orice informație suplimentară pe care o consideră utilă pentru examinarea dosarului.

În cazuri justificate și la cererea motivată a statului membru, Comisia poate acorda o prelungire a perioadei prevăzute la primul paragraf. Cererea se adresează Comisiei înainte de termenul perioadei menționate.

După încheierea perioadei prevăzute la primul paragraf, Comisia comunică oficial statului membru concluziile la care a ajuns pe baza informațiilor primite în cadrul procedurii de verificare a conformității. Această comunicare prezintă evaluarea cheltuielilor pe care Comisia intenționează să le excludă din finanțarea comunitară în temeiul articolului 31 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 și face trimitere la articolul 16 alineatul (1) din prezentul regulament.

(3) Statul membru informează Comisia despre măsurile corective pe care le adoptă în scopul de a asigura respectarea normelor comunitare, precizând data efectivă a punerii lor în aplicare.

După examinarea oricărui raport întocmit eventual de către organul de conciliere în conformitate cu capitolul 3 din prezentul regulament, Comisia adoptă, după caz, una sau mai multe decizii în temeiul articolului 31 din Regulamentul 1290/2005 pentru a exclude de la finanțarea comunitară cheltuielile afectate de nerespectarea normelor comunitare până când statul membru pune efectiv în aplicare măsurile corective.

În momentul evaluării cheltuielilor care trebuie excluse de la finanțarea comunitară, Comisia poate lua în considerare orice informație transmisă de către statul membru după expirarea termenului perioadei prevăzute la alineatul (2), în cazul în care aceasta este necesară pentru o mai bună estimare a prejudiciului financiar cauzat bugetului comunitar, cu condiția ca întârzierea în transmiterea informațiilor menționate să se justifice prin circumstanțe excepționale.

(4) În ceea ce privește FEGA, sumele care trebuie deduse din finanțarea comunitară sunt scăzute de către Comisie din plățile lunare corespunzătoare cheltuielilor efectuate în cursul celei de-a doua luni care urmează deciziei în temeiul articolului 31 din Regulamentul nr. 1290/2005.

În ceea ce privește FEADR, sumele care trebuie deduse din finanțarea comunitară sunt scăzute de către Comisie din următoarea plată intermediară sau din plata finală.

Cu toate acestea, la cererea statului membru, atunci când importanța sumelor care trebuie deduse justifică acest lucru și după consultarea Comitetului pentru fonduri agricole, Comisia poate decide să aplice deducerile la o altă dată.

(5) Prezentul articol se aplică, mutatis mutandis, veniturilor alocate în sensul articolului 34 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.

CAPITOLUL III

PROCEDURA DE CONCILIERE

Articolul 12

Organul de conciliere

În sensul procedurii de verificare a conformității, prevăzută la articolul 31 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005, se instituie în acord cu Comisia un organ de conciliere. Acesta are drept funcții următoarele:

(c) să întocmească, la sfârșitul examinării sale, un raport privind rezultatul eforturilor sale de conciliere, însoțit de orice observație pe care o consideră necesară în cazul în care diferendul ar continua în întregime sau în parte.

Articolul 13

Componența organului de conciliere

(1) Organul de conciliere este compus din cinci membri selectați dintre personalitățile recunoscute care prezintă toate garanțiile de independență și care au o înaltă calificare în ceea ce privește finanțarea politicii agricole comune, inclusiv în materie de dezvoltare rurală sau în practica auditului financiar.

Aceștia trebuie să fie resortisanți ai unor state membre diferite.

(2) Președintele, membrii și membrii supleanți sunt desemnați de Comisie pentru un mandat inițial de trei ani, după consultarea Comitetului pentru fonduri agricole.

Acest mandat poate fi reînnoit, însă numai pe perioade de un an, Comitetul pentru fonduri agricole fiind informat de orice reînnoire. Cu toate acestea, în cazul în care se hotărăște să se numească președinte o persoană care este deja membră a organului de conciliere, durata mandatului său inițial ca președinte este de trei ani.

Numele președintelui, membrilor și membrilor supleanți sunt publicate în seria „C” a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene.

(3) Membrii organului de conciliere sunt remunerați în funcție de timpul pe care trebuie să îl consacre misiunii lor. Cheltuielile lor de transport și de comunicare sunt compensate în conformitate cu normele în vigoare.

(4) După expirarea mandatului, președintele și membrii rămân în funcție până când sunt înlocuiți sau până când mandatul lor este reînnoit.

(5) După consultarea Comitetului pentru fonduri agricole, Comisia poate pune capăt mandatului oricărui membru care nu mai îndeplinește condițiile solicitate pentru exercitarea funcțiilor sale în cadrul organului de conciliere sau care, indiferent de motiv, este indisponibil pentru o perioadă de timp nedeterminată.

În acest caz, un membru supleant preia mandatul membrului în cauză pentru restul perioadei, după informarea Comitetului pentru fonduri agricole.

În cazul în care se pune capăt mandatului președintelui, membrul chemat să exercite președinția pentru restul perioadei este desemnat de Comisie după consultarea Comitetului pentru fonduri agricole.

Articolul 14

Independența organului de conciliere

(1) Membrii organului de conciliere își îndeplinesc sarcinile independent, fără a solicita sau accepta instrucțiuni din partea vreunui guvern sau organism.

Nici un membru nu poate lua parte la lucrările organului de conciliere sau nu poate semna un raport dacă, în funcțiile anterioare, a fost implicat personal în dosarul în cauză.

(2) Fără a aduce atingere articolului 287 din tratat, membrii organului de conciliere nu pot divulga nici o informație adusă la cunoștința lor în cursul activităților efectuate în cadrul organului de conciliere. Aceste informații sunt confidențiale și intră sub incidența secretului profesional.

Articolul 15

Modalități de lucru

(1) Reuniunile organului de conciliere au loc la sediul Comisiei. Președintele asigură pregătirea și organizarea activităților. În absența sa, fără a aduce atingere articolului 13 alineatul (5) primul paragraf, funcțiile președintelui sunt exercitate de către decanul membrilor.

Secretariatul organului de conciliere este asigurat de Comisie.

(2) Fără a aduce atingere articolului 14 alineatul (1) al doilea paragraf, rapoartele sunt adoptate cu majoritatea absolută a membrilor prezenți, cvorumul fiind de trei.

Rapoartele sunt semnate de președinte și membrii care au luat parte la deliberări. Acestea sunt contrasemnate de secretariat.

Articolul 16

Procedura de conciliere

Orice stat membru poate înainta o chestiune organului de conciliere în cele treizeci de zile lucrătoare de la data primirii comunicării oficiale din partea Comisiei, menționată la articolul 11 alineatul (2) al treilea paragraf, adresând o cerere de conciliere motivată către secretariatul organului de conciliere.

◄

Procedura și adresa secretariatului sunt comunicate statelor membre prin intermediul Comitetului pentru fonduri agricole.

(2) O cerere de conciliere va fi admisă numai în cazul în care suma prevăzută să fie exclusă de la finanțarea comunitară, conform comunicării Comisiei:

În plus, în cazul în care, în timpul discuțiilor preliminare statul membru în cauză a susținut și a justificat în mod corespunzător că este vorba despre o problemă de principiu referitoare la aplicarea normelor comunitare, președintele organului de conciliere poate declara admisă cererea de conciliere. Cu toate acestea, o asemenea cerere nu este admisă în cazul în care se referă exclusiv la o chestiune de interpretare juridică.

(3) Organul de conciliere își desfășoară activitățile într-un mod cât mai informal și rapid posibil, bazându-se pe piesele depuse la dosar și pe o audiere echitabilă a Comisiei și a autorităților naționale în cauză.

(4) În cazul în care, în termen de patru luni de la sesizarea sa, organul de conciliere nu reușește să concilieze pozițiile Comisiei și ale statului membru, procedura de conciliere este declarată nereușită. Raportul menționat la articolul 12 litera (c) indică motivele pentru care nu a fost posibilă concilierea pozițiilor în cauză. Acesta precizează dacă în cursul procedurilor s-a ajuns la un acord parțial.

(5) Raportul este trimis:

(c) celorlalte state membre din cadrul Comitetului pentru fonduri agricole.

CAPITOLUL IV

DISPOZIȚII TRANZITORII ȘI FINALE

Articolul 17

Dispoziții tranzitorii

(1) În cazul în care o agenție de plăți care beneficiază de o autorizație eliberată în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1663/95 își asumă responsabilitatea privind cheltuielile care nu erau înainte de competența sa, data limită pentru efectuarea examinării prevăzute la articolul 1 alineatul (3) din prezentul regulament și pentru eliberarea noii autorizații necesare ca urmare a acestor noi responsabilități este stabilită la 16 octombrie 2007.

(2) Pentru exercițiul financiar 2007, raportul organismului de certificare menționat la articolul 5 alineatul (4) cuprinde, în ceea ce privește siguranța sistemelor de informații, numai observații și concluzii provizorii, utilizând o structură de notare, în ceea ce privește măsurile puse în aplicare de către agenția de plată. Aceste observații se bazează pe standardele de securitate aplicabile recunoscute la nivel internațional, prevăzute la anexa I punctul 3 (B) și precizează gradul în care se pun în aplicare măsurile de securitate eficiente.

Articolul 18

Abrogări

(1) Regulamentul (CE) nr. 1663/95, Regulamentul (CE) nr. 2390/1999 și Decizia 91/442/CE se abrogă de la 16 octombrie 2006. Cu toate acestea, Regulamentul (CE) nr. 1663/95 continuă să se aplice pentru lichidarea conturilor în temeiul articolului 7 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 1258/1999 al Consiliului ( 7 ) pentru exercițiul financiar 2006.

Președintele, membrii și membrii supleanți ai organului de conciliere, desemnați în temeiul Deciziei 94/442/CE, rămân în funcție până la expirarea mandatului lor sau până la înlocuirea lor.

(2) Trimiterile la actele abrogate la alineatul (1) se înțeleg ca trimiteri la prezentul regulament și se interpretează conform tabelului de corespondență de la anexa V.

Articolul 19

Intrarea în vigoare și aplicarea

Prezentul Regulament intră în vigoare în a șaptea zi de la data publicării sale în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Acesta se aplică de la 16 octombrie 2006. Cu toate acestea, articolele 3 și 5, articolul 6 literele (a)-(e), (g) și (h), precum și articolele 7 și 10 se aplică numai cheltuielilor și veniturilor atribuite care intră sub incidența exercițiului financiar 2007 și următoarele.

Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.

ANEXA I

CONDIȚII DE AUTORIZARE

1. Mediul intern

(A) Structura organizatorică

Agenția dispune de o structură organizatorică ce îi permite să exercite următoarele funcții principale în ceea ce privește cheltuielile FEGA și FEADR:

(iii) înregistrarea contabilă a plăților, care are ca obiect înregistrarea tuturor plăților în conturi distincte ale organismului (unul pentru cheltuielile FEGA și pentru cele ale FEADR), în general prin intermediul unui sistem informatizat și elaborarea unor rezumate periodice ale cheltuielilor și în special declarațiile lunare, trimestriale (în cazul FEADR) și anuale transmise Comisiei. Aceste conturi reunesc de asemenea operațiunile active finanțate de fonduri, în special în ceea ce privește stocurile de intervenție, sumele progresive primite și neachitate, valorile mobiliare și debitorii.

Structura organizatorică a agenției prevede o împărțire clară a autorității și a responsabilităților la toate nivelurile operaționale, precum și separarea celor trei funcții menționate la alineatul (1), ale căror responsabilități sunt definite într-o organigramă. În aceasta sunt de asemenea incluse serviciile tehnice și serviciul de audit intern menționat la punctul 4.

(B) Standarde privind resursele umane

Agenția va asigura următoarele:

(C) Delegarea

Pentru ca oricare din sarcinile agenției să poată fi delegate unei alte entități în temeiul articolului 6 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

Condițiile definite mai sus se aplică mutatis mutandis sarcinilor executate de autoritățile vamale naționale în ceea ce privește cheltuielile agricole.

2. Activități de control

(A) Proceduri de ordonanțare a cererilor

Agenția de plată adoptă următoarele proceduri:

(ii) Orice agent responsabil de ordonanțare dispune de o listă de control detaliată a verificărilor pe care trebuie să le efectueze; acesta alătură documentelor justificative care însoțesc cererea o atestare în care certifică faptul că au fost efectuate aceste controale. Această atestare se poate face sub formă electronică. În plus, se certifică faptul că activitatea a fost revizuită de către un cadru superior.

(iii) O cerere de plată se ordonanțează numai după realizarea unui număr suficient de controale menite să verifice dacă aceasta este conformă cu normele comunitare. Aceste controale includ controalele prevăzute de regulamentul care reglementează măsura specifică în temeiul căreia se solicită ajutorul, precum și controalele prevăzute la articolul 9 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 care are ca obiect prevenirea și depistarea oricărei fraude sau nereguli, luând în considerare, în special riscurile asumate. În cazul FEADR se pun în aplicare proceduri suplimentare pentru a verifica dacă s-au respectat criteriile de acordare a ajutorului, precum și toate normele comunitare aplicabile, în special în materie de atribuire a achizițiilor publice și de respectare a mediului.

(B) Proceduri de plată

Agenția de plată adoptă procedurile necesare pentru a se asigura că plățile sunt efectuate exclusiv în conturi bancare pe numele solicitantului sau al cesionarului acestuia. Plata se execută de către bancherul agenției sau, după caz, de un serviciu guvernamental de plăți, într-un termen de cinci zile lucrătoare de la data atribuirii către FEGA sau FEADR. Cu toate acestea, pentru exercițiile financiare 2007 și 2008 plățile se pot efectua și prin ordin de plată. Se adoptă proceduri astfel încât să se asigure că toate plățile pentru care nu se efectuează viramente sunt recreditate în beneficiul fondurilor. Nici o plată nu se efectuează în numerar. Aprobarea ordonatorului de credite și/sau a superiorului său se poate efectua pe cale electronică, cu condiția ca mijlocul utilizat să prezinte garanții corespunzătoare în materie de securitate și ca identitatea semnatarului să fie consemnată în evidențele electronice.

(C) Proceduri contabile

Agenția de plată adoptă următoarele proceduri:

(D) Proceduri privind aconturile și valorile mobiliare

Plățile referitoare la avansuri fac obiectul unei rubrici separate în registrele contabile sau în înregistrările secundare. Procedurile sunt adoptate pentru a asigura că:

(E) Proceduri referitoare la creanțe

Toate cerințele prevăzute la literele (A)-(D) se aplică, mutatis mutandis, taxelor, garanțiilor executate, plăților rambursate, veniturilor alocate etc. pe care agenția de plată trebuie să le încaseze în numele FEGA și FEADR.

Agenția instituie un sistem care permite recunoașterea tuturor sumelor datorate și înscrierea tuturor acestor datorii în registrul debitorilor înainte de încasarea acestora. Registrul debitorilor este inspectat periodic și se iau măsuri pentru încasarea datoriilor scadente.

(F) Pistă de audit

Informațiile aferente documentelor justificative referitoare la ordonanțarea, înregistrarea contabilă și execuția plăților, precum și privind operarea aconturilor, valorilor mobiliare și creanțelor rămân disponibile la agenția de plată pentru a permite constituirea, în orice moment, a unei piste de audit suficient de detaliată.

3. Informare și comunicare

(A) Comunicare

Agenția de plată adoptă procedurile necesare pentru a asigura că orice modificare a regulamentelor comunitare și în special a ratelor ajutoarelor aplicabile, sunt înscrise în evidența contabilă iar instrucțiunile, bazele de date și listele de control sunt actualizate la timp.

(B) Securitatea sistemelor informatice

▼M1

Securitatea sistemelor informatice se bazează pe criteriile stabilite într-o versiune aplicabilă, pentru exercițiul financiar în cauză, a unuia dintre standardele recunoscute pe plan internațional, enumerate în continuare:

▼B

(ii) Bundesamt fur Sicherheit in der Informationstechnick: IT- Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI);

(iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).