A.7.5. Documente de informare A.7.5.1. Generalități Sistemul de management de mediu al organizației include: (a) documentele de informare cerute de prezentul standard internațional; (b) documentele de informare pe care organizația le stabilește ca fiind necesare pentru eficacitatea sistemului de management de mediu. Notă: Amploarea documentelor de informare pentru un sistem de management de mediu poate să difere de la o organizație la alta, având în vedere: — dimensiunea organizației și tipul de activități, procese, produse și servicii ale acesteia; — nevoia de a demonstra îndeplinirea obligațiilor sale de conformare; — complexitatea proceselor și a interacțiunilor dintre acestea; — competența persoanelor care efectuează lucrări sub controlul organizației. A.7.5.2. Creare și actualizare Când se creează și se actualizează un document de informare, organizația se asigură că: (a) identificarea și descrierea sunt adecvate (de exemplu, titlul, data, autorul sau numărul de referință); (b) formatul este adecvat (de exemplu limba, versiunea software, grafica) și suportului media (de exemplu electronic sau hârtie); (c) acesta este analizat și aprobat ca fiind pertinent și adecvat. A.7.5.3. Controlul documentelor de informare Documentele de informare cerute de sistemul de management de mediu și de prezentul standard internațional sunt controlate pentru a se asigura faptul că: (a) sunt disponibile și pot fi utilizate, unde și când este necesar; (b) sunt protejate în mod adecvat (de exemplu, împotriva încălcării confidențialității, a utilizării neadecvate sau a pierderii integrității). Pentru controlul documentelor de informare, organizația ia în considerare următoarele activități, după caz: — distribuirea, accesul, recuperarea și utilizarea; — depozitarea și păstrarea, inclusiv păstrarea caracterului lizibil; — controlul modificărilor (de exemplu, controlul versiunilor); — păstrarea și punerea la dispoziție. Documentele de informare din surse externe pe care organizația le stabilește ca fiind necesare pentru planificarea și funcționarea sistemului de management de mediu sunt identificate, după caz, și controlate. Notă: Accesul poate implica o decizie privind permisiunea numai de a vedea documentul de informare sau permisiunea și competența de a vedea și de a modifica documentul de informare. A.8. Operațiuni A.8.1. Planificare operațională și control Organizația stabilește, pune în aplicare, controlează și întreține procesele necesare pentru a îndeplini cerințele sistemului de management de mediu și pentru a pune în aplicare măsurile menționate la punctele 6.1 și 6.2, prin: — stabilirea criteriilor de funcționare pentru proces(e); — efectuarea controlului procesului (proceselor), în conformitate cu criteriile de funcționare. Notă: Controalele pot include controale și proceduri tehnice. Controalele pot fi efectuate potrivit unei ierarhii (de exemplu, eliminare, înlocuire, administrativ) și pot fi utilizate separat sau în combinație. Organizația controlează schimbările planificate și analizează consecințele unei schimbări neintenționate, luând măsuri pentru a diminua orice efecte adverse, după caz. Organizația se asigură că controlează sau influențează procesul externalizat (procesele externalizate). Tipul și amploarea controlului sau influenței care urmează să se aplice procesului (proceselor) sunt definite în cadrul sistemului de management de mediu. În concordanță cu perspectiva ciclului de viață, organizația: (a) stabilește controale, după caz, pentru a se asigura că cerința sa (cerințele sale) de mediu este (sunt) abordate în cadrul proiectării și al dezvoltării produsului sau serviciului, ținând cont de fiecare etapă a ciclului de viață; (b) își determină cerința (cerințele) de mediu pentru achiziția de produse și servicii, după caz; (c) comunică cerința sa (cerințele sale) de mediu relevantă (relevante) furnizorilor externi, inclusiv contractanților; (d) analizează necesitatea de a oferi informații despre impacturile potențiale semnificative asupra mediului, asociate cu transportul sau livrarea, utilizarea, tratamentele la sfârșitul ciclului de viață și eliminarea finală a produselor și serviciilor sale. Organizația păstrează documente de informare în măsura în care sunt necesare pentru a avea siguranța că procesul (procesele) a(u) fost efectuat(e) conform planului. A.8.2. Pregătire pentru situații de urgență și capacitate de răspuns Organizația stabilește, pune în aplicare și întreține procesele necesare în scopul de a se pregăti pentru potențialele situații de urgență menționate la punctul 6.1.1 și pentru a răspunde la acestea. Organizația: (a) se pregătește de răspuns prin planificarea măsurilor pentru prevenirea sau atenuarea impacturilor negative asupra mediului cauzate de situații de urgență; (b) răspunde situațiilor de urgență reale; (c) ia măsuri pentru a preveni sau a atenua consecințele situațiilor de urgență, care să fie pe măsura magnitudinii urgenței și a potențialului impact asupra mediului; (d) testează periodic măsurile de răspuns planificate, dacă este posibil; (e) analizează și revizuiește periodic procesul (procesele) și măsurile planificate de răspuns, în special după apariția situațiilor de urgență sau după teste; (f) furnizează informații relevante și formare legată de capacitatea de pregătire și de răspuns la situațiile de urgență, după caz, pentru părțile relevante interesate, inclusiv pentru persoanele care lucrează sub controlul său. Organizația păstrează documente de informare în măsura în care sunt necesare pentru a avea siguranța că procesul (procesele) este (sunt) efectuat(e) conform planului. A.9. Evaluarea performanței A.9.1. Monitorizare, măsurare, analiză și evaluare A.9.1.1. Generalități Organizația monitorizează, măsoară, analizează și evaluează performanța sa de mediu. Organizația determină: (a) aspectele care trebuie monitorizate și măsurate; (b) metodele pentru monitorizare, măsurare, analiză și evaluare, după caz, pentru a se asigura rezultate valide; (c) criteriile după care organizația va evalua performanța sa de mediu și indicatorii corespunzători; (d) momentul în care trebuie efectuate monitorizarea și măsurarea; (e) momentul în care trebuie analizate și evaluate rezultatele monitorizării și măsurării. Organizația se asigură că echipamentul de monitorizare și măsurare, etalonat sau verificat, este utilizat și întreținut în mod corespunzător. Organizația evaluează performanța sa de mediu și eficacitatea sistemului său de management de mediu. Organizația comunică informații relevante privind performanța de mediu, atât în interiorul, cât și în exteriorul organizației, astfel cum s-a stabilit prin procesul (procesele) de comunicare al(e) organizației și cum prevăd obligațiile sale de conformare. Organizația păstrează documente de informare corespunzătoare ca dovadă a rezultatelor monitorizării, măsurării, analizelor și evaluării. A.9.1.2. Evaluarea conformării Organizația stabilește, pune în aplicare și întreține procesele necesare pentru a evalua îndeplinirea obligațiilor sale de conformare. Organizația: (a) determină frecvența cu care va fi evaluată conformarea; (b) evaluează conformarea și ia măsuri dacă este necesar; (c) asigură cunoașterea și înțelegerea gradului său de conformare. Organizația păstrează documente de informare ca dovadă a rezultatelor evaluării conformării. A.9.2. Audit intern A.9.2.1. Generalități Organizația efectuează audituri interne la intervale planificate care să examineze dacă sistemul de management de mediu: (a) respectă: 1. propriile cerințe ale organizației referitoare la sistemul său de management al mediului; 2. cerințele prezentului standard internațional; (b) este implementat și întreținut în mod eficace. A.9.2.2. Programul de audit intern Organizația stabilește, pune în aplicare și întreține un program (programe) de audit intern, care să includă frecvența, metodele, responsabilitățile, cerințele de planificare și raportarea auditurilor sale interne. Când se stabilește programul de audit intern, organizația ia în considerare importanța pentru mediu a proceselor avute în vedere, modificările care afectează organizația și rezultatele auditurilor anterioare. Organizația: (a) definește criteriile de audit și domeniul de aplicare pentru fiecare audit; (b) selectează auditorii și efectuează auditurile astfel încât să asigure obiectivitatea și imparțialitatea procesului de audit; (c) se asigură că rezultatele auditurilor sunt raportate cadrelor de conducere relevante. Organizația păstrează documente de informare ca dovadă a implementării programului de audit și a rezultatelor auditului. A.9.3. Analiza efectuată de conducere Conducerea organizației analizează sistemul de management de mediu al organizației, la intervale planificate, pentru a se asigura că acesta este în continuare pertinent, adecvat și eficace. Analiza efectuată de conducere ia în considerare: (a) situația măsurilor stabilite în cadrul analizelor anterioare ale conducerii; (b) modificările referitoare la: 1. aspectele externe și interne care sunt relevante pentru sistemul de management de mediu; 2. nevoile și așteptările părților interesate, inclusiv obligațiile de conformare; 3. aspectele sale de mediu semnificative; 4. riscurile și oportunitățile; (c) măsura în care au fost îndeplinite obiectivele de mediu; (d) informațiile privind performanța de mediu a organizației, inclusiv tendințe referitoare la: 1. neconformități și măsuri corective; 2. rezultate ale monitorizării și măsurării; 3. îndeplinirea obligațiilor sale de conformare; 4. rezultatele auditului; (e) adecvarea resurselor; (f) comunicarea relevantă (comunicările relevante) de la părțile interesate, inclusiv reclamațiile; (g) oportunitățile pentru îmbunătățirea continuă. Rezultatele analizei conducerii includ: — concluzii privind pertinența, adecvarea și eficacitatea continuă a sistemului de management de mediu; — decizii legate de oportunitățile de îmbunătățire continuă; — decizii referitoare la orice nevoie de modificare a sistemului de management de mediu, inclusiv referitoare la resurse; — după caz, măsuri în situația în care obiectivele de mediu nu au fost îndeplinite; — oportunități de a îmbunătăți integrarea sistemului de management de mediu cu alte procese operaționale, dacă acest lucru este necesar; — eventuale implicații pentru direcția strategică a organizației. Organizația păstrează documente de informare ca dovadă a rezultatelor analizelor efectuate de conducere. A.10. Îmbunătățire A.10.1. Generalități Organizația determină oportunitățile pentru îmbunătățire (a se vedea punctele 9.1, 9.2 și 9.3) și implementează măsurile necesare pentru a obține rezultatele preconizate ale sistemului său de management de mediu. A.10.2. Neconformitate și măsuri corective Când apare o neconformitate, organizația: (a) reacționează la neconformitate și, după caz: 1. ia măsuri pentru a o controla și corecta; 2. gestionează consecințele, inclusiv prin atenuarea impacturilor negative asupra mediului; (b) evaluează necesitatea luării de măsuri pentru a elimina cauzele neconformității, astfel încât aceasta să nu reapară sau să nu mai apară în altă parte, prin: 1. analizarea neconformității; 2. stabilirea cauzelor neconformității; 3. determinarea existenței unor neconformități similare sau a posibilității apariției eventuale a acestora; (c) pune în aplicare orice măsură necesară; (d) analizează eficacitatea oricărei măsuri corective luate; (e) modifică sistemul de management de mediu, dacă este necesar. Măsurile corective trebuie să corespundă gravității efectelor neconformităților întâlnite, inclusiv în privința impactului (impacturilor) asupra mediului. Organizația păstrează documente de informare ca dovadă a: — naturii neconformităților și a oricăror măsuri luate ulterior; — rezultatelor oricărei măsuri corective. A.10.3. Îmbunătățire continuă Organizația îmbunătățește în mod continuu pertinența, adecvarea și eficacitatea sistemului de management de mediu pentru a consolida performanța de mediu.