2008D0022 — RO — 19.03.2010 — 002.001

Acest document reprezintă un instrument de documentare, iar instituţiile nu îşi asumă responsabilitatea pentru conţinutul său.

►B DECIZIA COMISIEI din 19 decembrie 2007 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013 în cadrul programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii”, în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond [notificată cu numărul C(2007) 6396] (Numai textele în limbile bulgară, cehă, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, neerlandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă și suedeză sunt autentice) (2008/22/CE) (JO L 007, 10.1.2008, p.1)

Astfel cum a fost modificat prin:









▼B

DECIZIA COMISIEI

din 19 decembrie 2007

de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013 în cadrul programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii”, în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond

[notificată cu numărul C(2007) 6396]

(Numai textele în limbile bulgară, cehă, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, neerlandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă și suedeză sunt autentice)

(2008/22/CE)







COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE, având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene, având în vedere Decizia nr. 573/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii” și de abrogare a Deciziei 2004/904/CE a Consiliului ( 1 ), în special articolul 23, articolul 31 alineatul (5), articolul 33 alineatul (6) și articolul 35 alineatul (4), întrucât: (1) Este necesar să fie stabilite condițiile în care statele membre ar trebui să pună în aplicare acțiunea în cadrul fondului, în special pentru a identifica în ce situații autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiecte în mod direct. Ar trebui stabilite, de asemenea, dispoziții suplimentare pentru autoritățile delegate. (2) Este necesar să se identifice o listă de proceduri și/sau norme practice pe care diferitele autorități desemnate ar trebui să le stabilească și să le urmeze pentru punerea în aplicare a fondului. (3) Este necesar să se stabilească obligațiile pe care ar trebui să și le asume autoritățile responsabile cu privire la beneficiarii finali în etapa premergătoare selecției și aprobării proiectelor care urmează să fie finanțate și cu privire la aspectele care ar trebui avute în vedere la verificările cheltuielilor declarate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului, inclusiv la verificările administrative ale cererilor de rambursare și la verificările la fața locului ale proiectelor individuale. (4) Pentru a asigura auditarea adecvată a cheltuielilor în cadrul programelor anuale, este necesar să se stabilească criteriile pe care ar trebui să le respecte pista de audit pentru ca auditul să fie considerat adecvat. (5) Auditurile proiectelor și sistemelor sunt efectuate sub responsabilitatea autorității de audit. Pentru a garanta o arie de cuprindere și o eficiență adecvate ale auditurilor, precum și efectuarea acestora cu respectarea acelorași standarde în toate statele membre, este necesar să se stabilească condițiile pe care ar trebui să le îndeplinească auditurile respective, inclusiv baza de eșantionare. (6) Statele membre trebuie să prezinte Comisiei, împreună cu programul lor multianual, o descriere a sistemelor proprii de gestiune și control. Întrucât acest document se numără printre elementele principale pe care se bazează Comisia, în contextul gestiunii partajate a bugetului Comunității, pentru a determina dacă asistența financiară în cauză este folosită de statele membre în conformitate cu normele și principiile aplicabile pentru protecția intereselor financiare ale Comunității, este necesar să se stabilească în detaliu informațiile pe care ar trebui să le conțină acest document. (7) În vederea armonizării standardelor de programare, de monitorizare a punerii în aplicare a fondului, de auditare și certificare a cheltuielilor, este necesar să se definească cu claritate conținutul programului multianual, al programului anual, al raportului intermediar, al raportului final, al cererilor de plată, precum și al strategiei de audit, al raportului anual de audit, al declarației de validitate și al certificării cheltuielilor. (8) Deoarece statele membre au obligația de a raporta și a monitoriza neregulile și de a recupera sumele plătite în mod necuvenit în legătură cu finanțarea din fond, este necesar să se definească cerințe aplicabile datelor trimise Comisiei. (9) Experiența a demonstrat faptul că cetățenii Uniunii Europene nu cunosc îndeajuns rolul jucat de Comunitate în finanțarea programelor. Prin urmare, este necesar să se definească în detaliu măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței necesare pentru a remedia această lipsă de comunicare și informare. (10) Pentru a garanta diseminarea cât mai largă a informațiilor privind posibilitățile de finanțare către toate părțile interesate și din motive de transparență, ar trebui stabilite măsurile minime necesare pentru a informa potențialii beneficiari finali cu privire la posibilitățile de finanțare oferite împreună de Comunitate și de statele membre prin fondul respectiv. În vederea asigurării unei mai mari transparențe cu privire la utilizarea fondului, ar trebui publicate lista beneficiarilor finali, numele proiectelor și valoarea fondurilor publice alocate proiectelor. (11) În lumina Directivei 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date ( 2 ) și a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organismele comunitare și privind libera circulație a acestor date ( 3 ), este necesar să se prevadă, referitor la măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței și la activitatea de audit efectuată în temeiul prezentei decizii, ca statele membre și Comisia să prevină orice divulgare neautorizată sau acces la datele cu caracter personal și să specifice scopul în care Comisia și statele membre pot prelucra astfel de date. (12) Utilizarea mijloacelor electronice pentru schimbul de informații și date financiare între statele membre și Comisie conduce la simplificare, la o mai mare eficiență, la transparență și la economisirea timpului. Pentru a valorifica pe deplin aceste avantaje menținând totodată securitatea schimburilor, Comisia poate pune la punct un sistem informatic comun. (13) Pentru a asigura punerea în aplicare eficientă a fondului în statele membre, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, ar trebui adoptată o serie de norme comune privind eligibilitatea cheltuielilor din fond. Pentru a reduce povara administrativă asupra beneficiarilor finali și asupra autorităților desemnate, ratele forfetare pentru costurile indirecte ar trebui să fie eligibile în anumite condiții. (14) În conformitate cu articolul 3 din Protocolul privind poziția Regatului Unit și a Irlandei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, actul de bază și, prin urmare, prezenta decizie prevede obligații pentru Regatul Unit. (15) În conformitate cu articolul 3 din Protocolul privind poziția Regatului Unit și a Irlandei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, actul de bază și, prin urmare, prezenta decizie prevede obligații pentru Irlanda. (16) În conformitate cu articolul 2 din Protocolul privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, prezenta decizie nu prevede obligații pentru Danemarca și nu i se aplică acesteia. (17) Măsurile prevăzute de prezenta decizie sunt conforme cu avizul Comitetului de gestionare a fondului, întrucât: ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:







CUPRINS Partea I Introducere Capitolul 1 Obiect și definiții Articolul 1 Obiect Articolul 2 Definiții Partea II Dispoziții Comune celor patru fonduri Capitolul 1 Autorități desemnate Articolul 3 Autorități comune Articolul 4 Autoritatea delegată Articolul 5 Externalizarea sarcinilor Capitolul 2 Sisteme de gestiune și control Articolul 6 Manual de proceduri Articolul 7 Punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă Articolul 8 Condiții în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv Articolul 9 Procedura de selecție și de atribuire atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire Articolul 10 Acorduri de subvenționare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire Articolul 11 Contracte de punere în aplicare Articolul 12 Stabilirea contribuției finale a Comunității Articolul 13 Asistență tehnică Articolul 14 Cheltuieli pentru asistența tehnică în cazul unei autorități comune Articolul 15 Verificări efectuate de autoritatea responsabilă Articolul 16 Pista de audit Articolul 17 Auditul sistemelor și auditul proiectelor Articolul 18 Verificări efectuate de autoritatea de certificare Capitolul 3 Informații de furnizat privind utilizarea fondului Articolul 19 Principiul proporționalității Articolul 20 Descrierea sistemelor de gestiune și control Articolul 21 Revizuirea descrierii sistemelor de gestiune și control Articolul 22 Documente de programare Articolul 23 Revizuirea defalcării financiare în programe anuale Articolul 24 Rapoarte intermediare și finale privind punerea în aplicare a programelor anuale și cererile de plată Articolul 25 Documente elaborate de autoritatea de audit Articolul 26 Documente elaborate de autoritatea de certificare Capitolul 4 Raportarea neregulilor Articolul 27 Raportarea inițială – derogări Articolul 28 Raportarea măsurilor ulterioare – Nerecuperarea Articolul 29 Contacte cu statele membre Articolul 30 Utilizarea informațiilor Capitolul 5 Acces la informații și transparență Articolul 31 Informații pentru potențialii beneficiari finali Articolul 32 Informații pentru beneficiarii finali Articolul 33 Atribuțiile autorității responsabile referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg Articolul 34 Responsabilitățile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg Articolul 35 Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informații și transparenței privind operațiunea Capitolul 6 Date cu caracter personal Articolul 36 Protecția datelor cu caracter personal Capitolul 7 Schimbul electronic de documente Articolul 37 Schimbul electronic de documente Articolul 38 Sistem informatic pentru schimbul de documente Partea III Dispoziții speciale pentru Fondul European pentru Refugiați Capitolul 1 Reguli privind eligibilitatea Articolul 39 Reguli privind eligibilitatea Capitolul 2 Sisteme de gestiune și control Articolul 40 Măsuri de urgență Articolul 41 Sumă fixă pentru persoanele restabilite Articolul 42 Punerea în aplicare a programelor anuale Partea IV Dispoziții finale Articolul 43 Destinatari ANEXE







PARTEA I

INTRODUCERE







CAPITOLUL 1

Obiect și definiții

Articolul 1

Obiect

(1) Prezenta decizie stabilește norme de punere în aplicare a fondului cu privire la:

(a) autoritățile desemnate;

(b) sistemele de gestiune și control;

(c) informațiile care trebuie furnizate de către statele membre Comisiei cu privire la utilizarea fondului;

(d) raportarea neregulilor;

(e) accesul la informații și transparența;

(f) datele cu caracter personal;

(g) schimbul electronic de documente.

(2) Dispozițiile prevăzute în cele ce urmează se aplică fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor nereguli ( 4 ).

Articolul 2

Definiții

În sensul prezentei decizii, se înțelege prin:

— „act de bază”: Decizia nr. 573/2007/CE;

— „fond”: Fondul European pentru Refugiați, astfel cum a fost instituit prin actul de bază;

— „patru fonduri”: Fondul European pentru Refugiați, Fondul pentru Frontierele Externe, Fondul European de Returnare și Fondul european de integrare a resortisanților țărilor terțe, astfel cum au fost instituite prin Decizia nr. 573/2007/CE, Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului ( 5 ), Decizia nr. 575/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului ( 6 ) și Decizia 2007/435/CE a Consiliului ( 7 ) ca parte a Programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii”;

— „autoritate responsabilă”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază;

— „autoritate de certificare”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (b) din actul de bază;

— „autoritate de audit”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (c) din actul de bază;

— „autoritate delegată”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (d) din actul de bază;

— „autorități desemnate”: toate autoritățile desemnate de un stat membru în temeiul articolului 25 din actul de bază;

— „acțiune”: acțiune desfășurată în cadrul fondului, astfel cum este definită la articolele 3 și 5 din actul de bază;

— „proiect”: mijloacele specifice, practice, utilizate pentru punerea în aplicare, integral sau parțial, a unei acțiuni, de către beneficiarii finali ai subvențiilor;

— „beneficiarul final”: entitatea juridică responsabilă cu punerea în aplicare a proiectelor, respectiv ONG-uri, autorități federale, naționale, regionale sau locale, alte organizații non-profit, societăți de drept public sau privat sau organizații internaționale;

— „partener în cadrul proiectului”: orice entitate juridică ce pune în aplicare un proiect în cooperare cu un beneficiar final punând la dispoziția proiectului resurse și primind parte din contribuția Comunității prin intermediul beneficiarului final;

— „orientări strategice”: cadrul de intervenție a fondului, astfel cum a fost adoptat prin Decizia 2007/815/CE a Comisiei ( 8 );

— „prioritate”: set de acțiuni definit ca prioritate în orientările strategice;

— „prioritate specifică”: set de acțiuni definit ca prioritate specifică în orientările strategice și care permite cofinanțarea la o rată superioară, în conformitate cu articolul 14 alineatul (4) din actul de bază;

— „prima constatare administrativă sau judiciară”: prima evaluare scrisă efectuată de o autoritate competentă, administrativă sau judiciară, care constată, pe baza unor fapte specifice, producerea unei nereguli, fără a prejudicia posibilitatea ca această concluzie să poată fi ulterior revizuită sau retrasă ca urmare a dezvoltărilor înregistrate în cursul procedurii administrative sau judiciare;

— „neregulă”: orice încălcare a unei dispoziții a dreptului comunitar care rezultă dintr-o acțiune sau o omisiune a unui operator economic care are sau ar avea ca efect prejudicierea bugetului general al Uniunii Europene, prin imputarea unei cheltuieli nejustificate la bugetul general;

— „fraudă suspectată”: o neregulă care determină inițierea unei proceduri administrative sau judiciare la nivel național în vederea stabilirii existenței unui comportament intenționat, în special a unei fraude, astfel cum este menționată la articolul 1 alineatul (1) litera (a) din Convenția elaborată pe baza articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană privind protecția intereselor financiare ale Comunităților Europene ( 9 );

— „faliment”: procedura de insolvență, astfel cum este definită la articolului 2 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1346/2000 al Consiliului ( 10 );

— „acord de subvenționare”: un acord sau un alt instrument juridic echivalent în baza căruia statele membre acordă subvenții beneficiarului final în vederea punerii în aplicare a proiectului în cadrul fondului.







PARTEA II

DISPOZIȚII COMUNE CELOR PATRU FONDURI







CAPITOLUL 1

Autorități desemnate

Articolul 3

Autorități comune

Statele membre pot desemna aceeași autoritate responsabilă, autoritate de audit sau autoritate de certificare pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri.

Articolul 4

Autoritatea delegată

(1) Orice delegare de sarcini respectă principiul bunei gestiuni financiare, care presupune un control intern eficient și eficace și asigură respectarea principiului nediscriminării și vizibilității finanțării comunitare. Nicio sarcină de punere în aplicare care face obiectul delegării nu poate conduce la conflicte de interese.

(2) Aria de acoperire a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorității delegate și procedurile detaliate de punere în aplicare a sarcinilor delegate se înregistrează oficial în scris.

Actul de delegare menționează cel puțin:

(a) trimiterile la legislația comunitară relevantă;

(b) sarcina încredințată autorității delegate;

(c) drepturile și obligațiile autorității delegate și responsabilitățile pe care și le asumă;

(d) obligația autorității delegate de a institui și de a menține o structură organizațională și un sistem de gestiune și control adaptate exercitării atribuțiilor sale;

(e) asigurarea care trebuie oferită cu privire la buna gestiune financiară și la legalitatea și regularitatea sarcinilor delegate.

(3) Gestionarea comunicării cu Comisia, menționată la articolul 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază nu poate face obiectul delegării. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorității responsabile.

(4) În cazul în care autoritatea delegată nu este o administrație publică sau un organism de drept privat din statul membru care îndeplinește o misiune de serviciu public, autoritatea responsabilă nu poate delega acestei autorități nicio competență executivă care presupune o marjă discreționară importantă, inclusiv efectuarea de alegeri politice.

(5) Delegarea sarcinilor către autoritățile delegate nu afectează răspunderea autorității responsabile, care își asumă în continuare răspunderea pentru sarcinile pe care le-a delegat.

(6) Atunci când autoritatea responsabilă deleagă sarcini autorității delegate, toate dispozițiile din prezenta decizie legate de autoritatea responsabilă se aplică mutatis mutandis autorității delegate.

Articolul 5

Externalizarea sarcinilor

Autoritățile desemnate își pot externaliza unele sarcini, însă răspund în continuare de sarcinile externalizate, în conformitate cu responsabilitățile definite la articolele 27, 29 și 30 din actul de bază.







CAPITOLUL 2

Sisteme de gestiune și control

Articolul 6

Manual de proceduri

În conformitate cu articolul 31 alineatul (2) din actul de bază și ținând seama de principiul proporționalității, statele membre elaborează un manual care stabilește proceduri și norme practice privind:

(a) funcționarea autorităților desemnate;

(b) normele care asigură separarea adecvată a funcțiilor;

(c) după caz, monitorizarea autorităților delegate și a altor sarcini externalizate;

(d) stabilirea de programe multianuale și anuale;

(e) stabilirea strategiei de audit și a planurilor anuale de audit;

(f) selectarea proiectelor, acordarea subvențiilor și gestiunea financiară a proiectelor;

(g) gestionarea neregulilor, a corecțiilor financiare și a recuperărilor;

(h) pregătirea și executarea misiunilor de audit;

(i) pregătirea rapoartelor și a declarațiilor de audit;

(j) certificarea cheltuielilor;

(k) evaluarea programului;

(l) prezentarea de rapoarte Comisiei;

(m) pista de audit.

Articolul 7

Punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă

(1) În vederea punerii în aplicare a fondului, autoritatea responsabilă poate acționa ca organism de atribuire și/sau ca organism executiv.

(2) Autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire în cazurile în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale, de propuneri.

Nici autoritatea responsabilă, nici vreuna dintre autoritățile delegate nu poate răspunde acestor cereri de propuneri.

În cazurile justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării, în conformitate cu articolul 14 alineatul (6) din actul de bază, a proiectelor multianuale selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situații de urgență, pot fi acordate subvenții fără a fi nevoie de o cerere de propuneri.

(3) Autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cazurile în care, atunci când caracteristicile proiectelor nu permit o altă manieră de punere în aplicare, aceasta decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, de exemplu în cazul situațiilor de monopol de jure sau din rațiuni de securitate. În aceste cazuri, normele privind beneficiarul final se aplică mutatis mutandis autorității responsabile.

Articolul 8

Condiții în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv

(1) Motivele care au determinat autoritatea responsabilă să acționeze ca organism executiv responsabil de punerea în aplicare a proiectelor sunt identificate și comunicate Comisiei în cadrul programului anual în cauză.

(2) Atunci când pune în aplicare proiectele, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preț și la evitarea conflictelor de interese.

(3) Autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiectele identificate în conformitate cu articolul 7 alineatul (3) în mod direct și/sau împreună cu oricare dintre autoritățile naționale competente în virtutea expertizei tehnice, a gradului înalt de specializare sau a competențelor administrative ale acestora. Principalele autorități naționale implicate în punerea în aplicare sunt, de asemenea, identificate în programul anual în cauză.

(4) Decizia administrativă de a cofinanța un proiect în cadrul fondului conține informațiile necesare pentru monitorizarea produselor și serviciilor care fac obiectul cofinanțării și pentru verificarea cheltuielilor generate. Toate dispozițiile relevante stabilite pentru un acord de subvenționare la articolul 10 alineatul (2) sunt specificate într-un instrument juridic echivalent.

(5) Raportul final privind punerea în aplicare a programului anual include informații privind procedurile și practicile utilizate pentru a asigura o separare corespunzătoare a funcțiilor, un control eficient și o protecție satisfăcătoare a intereselor financiare ale Comunităților Europene și furnizează explicații privind modul în care au fost evitate conflictele de interese.

(6) Atunci când se așteaptă ca autoritatea responsabilă să acționeze în mod constant ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond:

(a) autoritatea de audit nu face parte din același organism ca și autoritatea responsabilă, cu excepția situației în care independența sa în materie de audit este garantată și aceasta răspunde și în fața unui alt organism decât cel din care face parte împreună cu autoritatea responsabilă;

(b) sarcinile autorității responsabile, astfel cum sunt definite la articolul 27 din actul de bază, nu sunt afectate atunci când autoritatea responsabilă pune, de asemenea, în aplicare proiecte în mod direct.

(7) Atunci când se așteaptă ca o autoritate delegată să acționeze ca organism executiv pentru proiecte cofinanțate de fond, autoritatea delegată respectivă nu poate fi singurul beneficiar final al creditelor pe care a fost delegată să le gestioneze.

Articolul 9

Procedura de selecție și atribuire atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire

(1) Cererile de propuneri definite la articolul 7 alineatul (2) se publică astfel încât să fie foarte accesibile pentru beneficiarii potențiali. Orice modificare a conținutului cererilor de propuneri se publică, la rândul său, în aceleași condiții.

Cererile de propuneri indică:

(a) obiectivele;

(b) criteriile de selecție, care trebuie să fie conforme cu articolul 14 alineatul (5) din actul de bază, precum și documentele justificative relevante;

(c) normele de finanțare comunitară și, după caz, națională;

(d) normele și data limită de depunere a propunerilor.

(2) În scopul selectării proiectelor și al acordării subvențiilor, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii finali sunt informați cu privire la următoarele condiții specifice legate de proiectele care urmează să fie puse în aplicare:

(a) normele privind eligibilitatea cheltuielilor;

(b) termenul de punere în aplicare; și

(c) informațiile financiare și alte informații care trebuie păstrate și comunicate.

Înainte de adoptarea deciziei de acordare a subvenției, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarul final și/sau partenerii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească aceste condiții.

(3) Autoritatea responsabilă se asigură că proiectele cărora le-au fost acordate subvenții au fost supuse unei analize tehnice și bugetare formale și unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri. Motivele pentru care au fost respinse celelalte proiecte se înregistrează.

(4) Statele membre stabilesc cine are competența de a atribui proiecte și se asigură că sunt evitate conflictele de interese în toate situațiile, în special atunci când solicitanții sunt organisme naționale.

(5) Decizia de acordare a subvenției indică cel puțin numele beneficiarului final și/sau al partenerilor din cadrul proiectului, detaliile esențiale ale proiectului și obiectivele sale operaționale, valoarea maximă a cofinanțării din fond și procentul maxim de cofinanțare a costurilor eligibile totale.

(6) Fiecărui solicitant îi sunt trimise informații scrise privind rezultatele procedurii de selecție, inclusiv o justificare a deciziilor de selecție. În cazul în care acest lucru este prevăzut în legislația internă, se menționează procedura de atac relevantă.

Articolul 10

Acorduri de subvenționare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire

(1) Autoritatea responsabilă stabilește proceduri detaliate de gestionare a proiectelor, care vizează, inter alia:

(a) semnarea acordurilor de subvenționare cu beneficiarii finali selectați;

(b) urmărirea acordurilor și a oricăror modificări aduse acestora prin instituirea unui sistem de monitorizare administrativă a proiectelor (schimb de corespondență, introducerea și monitorizarea modificărilor și a scrisorilor de atenționare, primirea și tratarea rapoartelor etc.).

(2) Acordurile de subvenționare stabilesc, inter alia:

(a) valoarea maximă a subvenției;

(b) procentajul maxim al contribuției comunitare, în conformitate cu articolul 14 alineatul (4) și cu articolul 21 alineatul (3) din actul de bază;

(c) o descriere și un calendar detaliat ale proiectului finanțat;

(d) dacă este cazul, partea de sarcini și costuri aferente pe care beneficiarul final intenționează să le subcontracteze unor terți;

(e) bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv procentajul fix al costurilor indirecte, astfel cum este definit în anexa 11 cu privire la normele privind eligibilitatea cheltuielilor;

(f) calendarul și dispozițiile de punere în aplicare a acordului (obligații de raportare, modificări și denunțare);

(g) obiectivele operaționale ale proiectului și indicatorii de utilizat;

(h) definiția costurilor eligibile;

(i) condițiile legate de plata subvenției și cerințele de evidență contabilă;

(j) condițiile legate de pista de audit;

(k) dispozițiile relevante referitoare la protecția datelor;

(l) dispozițiile relevante referitoare la transparență.

(3) Dacă este cazul, beneficiarii finali se asigură că toți partenerii din cadrul proiectului sunt supuși unor obligații identice. Partenerii sunt responsabili prin intermediul beneficiarului final, care răspunde în continuare, în ultimă instanță, de respectarea condițiilor contractuale de către acesta și de către toți partenerii din cadrul proiectului.

Beneficiarii finali păstrează copiile certificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile generate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

(4) Acordurile de subvenționare prevăd în mod expres exercitarea de către Comisie și Curtea de Conturi a competențelor lor de control, pe baza verificării documentelor și a inspecțiilor la fața locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor din cadrul proiectului și subcontractanților.

Articolul 11

Contracte de punere în aplicare

Fără a aduce atingere normelor comunitare și de drept intern aplicabile privind achizițiile publice, acordurile de subvenționare stabilesc că, la punerea în aplicare a proiectelor, beneficiarii finali și/sau partenerii din cadrul proiectului atribuie contractul de achiziții publice, în urma unei proceduri de licitație, ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic și care se consideră că evită orice conflict de interese. Cu toate acestea, fără a aduce atingere normelor comunitare și de drept intern aplicabile privind achizițiile publice, contractele a căror valoare este mai mică de 5 000 de euro pot fi atribuite pe baza unei singure oferte, fără lansarea unei cereri de oferte.

Articolul 12

Stabilirea contribuției finale a Comunității

Pentru calcularea plății finale către beneficiarul final, contribuția totală a Comunității la fiecare proiect reprezintă valoarea cea mai mică dintre următoarele trei:

(a) valoarea maximă indicată în acordul de subvenționare;

(b) cofinanțarea maximă care rezultă din multiplicarea costurilor eligibile totale ale proiectului în cauză cu un procent prevăzut la articolul 14 alineatul (4) și la articolul 21 alineatul (3) din actul de bază (respectiv 50 %, 75 % sau 80 %); și

(c) suma care rezultă din aplicarea principiului non-profit, astfel cum este definit la punctul I.3.3 din anexa 11.

Articolul 13

Asistență tehnică

(1) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei, astfel cum este definită la articolul 15 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.

(2) Asistența tehnică la inițiativa statelor membre, astfel cum este definită la articolul 16 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.

(3) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei sau a statelor membre poate fi acordată sub formă de contracte de achiziții publice, de comisioane pentru experți și/sau orice cheltuieli administrative supuse normelor privind eligibilitatea definite în partea III, capitolul 1.

Articolul 14

Cheltuieli pentru asistența tehnică în cazul unei autorități comune

(1) Atunci când una sau mai multe autorități desemnate sunt comune pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri, creditele pentru cheltuielile aferente asistenței tehnice pentru fiecare program anual în cauză pot fi fuzionate parțial sau integral.

(2) Cheltuielile cu asistența tehnică se alocă între fondurile în cauză, preferabil pe baza unor formule de repartizare simple și reprezentative. Aplicarea formulelor nu conduce la nicio majorare a valorii maxime a cheltuielilor cu asistența tehnică pentru fiecare program anual în cauză.

Articolul 15

Verificări efectuate de autoritatea responsabilă

(1) Verificările care trebuie efectuate de autoritatea de gestiune sau sub responsabilitatea acesteia în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (g) din actul de bază vizează aspectele administrative, financiare, tehnice și fizice ale proiectelor, după caz.

Scopul verificărilor este de a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale și legitime, că proiectele finanțate au fost executate în conformitate cu acordurile de subvenționare, că s-au respectat normele privind contribuția comunitară, în special în ceea ce privește structura de finanțare definită la articolul 14 din actul de bază, că cererile de rambursare ale beneficiarului final sunt corecte și că proiectele și cheltuielile au respectat normele comunitare și de drept intern, precum și de faptul că acestea evită dubla finanțare a cheltuielilor cu alte sisteme comunitare sau naționale și cu alte perioade de programare.

În plus, verificările includ:

(a) verificări administrative și financiare ale fiecărei cereri de rambursare trimise de beneficiarii finali;

(b) verificări, cel puțin pe un eșantion reprezentativ, ale documentelor justificative care acoperă toate rubricile din buget anexate la acordul de subvenționare, ale relevanței, exactității și eligibilității cheltuielilor, veniturilor și costurilor acoperite din veniturile alocate declarate de beneficiarii finali;

(c) verificări la fața locului ale proiectelor individuale, cel puțin pe un eșantion reprezentând o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte și ținând cont de orice factori de risc deja identificați, astfel încât să fie obținute asigurări rezonabile cu privire la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente, având în vedere nivelul de risc identificat de autoritatea responsabilă.

Verificările indicate la literele (a) și (b) nu trebuie efectuate în cazul în care beneficiarului final îi este impusă obligația de a prezenta un certificat de audit eliberat de un auditor independent, care acoperă toate aspectele menționate la literele (a) și (b).

(2) Se înregistrează datele legate de fiecare verificare, indicându-se activitatea realizată, data, rezultatele și măsurile adoptate pentru a remedia erorile identificate. Autoritatea responsabilă se asigură că toate documentele justificative legate de verificările efectuate sunt păstrate la dispoziția Comisiei și a Curții de Conturi pentru o perioadă de cinci ani de la încheierea proiectului. Această perioadă se întrerupe în cazul unor proceduri judiciare sau în urma unei cereri a Comisiei motivate în mod corespunzător.

(3) Atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cadrul programului anual, conform definiției de la articolul 7 alineatul (3), verificările menționate la alineatul (1) se efectuează în conformitate cu principiul separării corespunzătoare a funcțiilor.

Articolul 16

Pista de audit

(1) În sensul articolului 27 alineatul (1) litera (k) din actul de bază, o pistă de audit este considerată adecvată în cazul în care îndeplinește următoarele criterii:

(a) permite regularizarea sumelor certificate Comisiei cu registrele contabile și documentele justificative detaliate deținute de autoritatea de certificare, de autoritatea responsabilă, de autoritățile delegate și de beneficiarii finali privind proiectele cofinanțate în cadrul fondului;

(b) permite verificarea efectuării plății contribuției publice către beneficiarul final, a alocării și transferului fondurilor comunitare acordate în cadrul fondului și a surselor de cofinanțare a proiectului;

(c) permite verificarea aplicării criteriilor de selecție stabilite pentru programul anual;

(d) conține, pentru fiecare proiect, după caz, specificațiile tehnice și planul de finanțare, documentele referitoare la aprobarea subvenției, documentele legate de procedurile de achiziții publice și rapoartele privind verificările și auditurile efectuate.

(2) Autoritatea responsabilă se asigură că se păstrează înregistrări cu privire la locul în care se găsesc toate documentele legate de plățile specifice efectuate în cadrul fondului.

Articolul 17

Auditul sistemelor și auditul proiectelor

(1) Auditurile menționate la articolul 30 alineatul (1) literele (a) și (b) din actul de bază sunt efectuate asupra sistemelor de gestiune și control instituite de statele membre și asupra unui eșantion de proiecte selectate printr-o metodă aprobată de autoritatea de audit.

Metoda de eșantionare:

(a) include o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte;

(b) ține seama de eventualii factori de risc identificați în urma controalelor naționale și comunitare și de aspectele verificărilor legate de raportul costuri-beneficii.

Eșantionul include, de asemenea, cel puțin pe o bază proporțională, proiecte puse în aplicare de autoritatea responsabilă atunci când acționează ca organism executiv.

Metoda utilizată pentru selectarea eșantionului trebuie justificată.

(2) Auditul sistemelor de gestiune și control vizează fiecare dintre următoarele proceduri cel puțin o dată până în 2013: programarea, delegarea sarcinilor, selectarea și atribuirea, monitorizarea proiectelor, plata, certificarea cheltuielilor, prezentarea de rapoarte Comisiei, identificarea și rezolvarea eventualelor nereguli și evaluarea programelor.

(3) Auditurile proiectelor sunt efectuate la fața locului pe baza documentației și a înregistrărilor păstrate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului. Auditurile verifică dacă:

(a) proiectul îndeplinește criteriile de selecție pentru programul anual, a fost pus în aplicare în conformitate cu acordul de subvenționare și îndeplinește toate condițiile aplicabile legate de funcționalitatea și utilizarea sa sau de obiectivele propuse;

(b) cheltuielile declarate corespund datelor din registrele contabile și din documentele justificative păstrate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului, iar aceste înregistrări corespund documentelor justificative păstrate de autoritatea responsabilă sau de orice organism delegat;

(c) articolele de cheltuieli corespund cerințelor privind eligibilitatea prevăzute în anexa 11, cerințelor specificate în timpul procedurii naționale de selecție, termenilor din acordul de subvenționare și activităților efectiv desfășurate, precum și, după caz, altor norme comunitare și de drept intern;

(d) utilizarea efectivă sau intenționată a proiectului este coerentă cu obiectivele, acțiunea sau măsurile prevăzute la articolele 3, 5 și 16 din actul de bază și, după caz, acoperă populația țintă;

(e) contribuția publică sau privată a fost plătită beneficiarului final în conformitate cu articolul 14 alineatul (2) din actul de bază;

(f) există o pistă de audit adecvată;

(g) nu există conflicte de interese și a fost obținut un bun raport calitate/preț, în special în cazurile în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv al proiectului.

(4) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (3) sunt luate în considerare în valoarea cheltuielilor auditate, în sensul articolului 30 alineatul (1) litera (b) din actul de bază. În cazul în care auditul este efectuat înaintea finalizării proiectului, nu se ține cont decât de cheltuielile efectiv auditate pentru a calcula rata de acoperire.

(5) Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică și pot atrage, prin urmare, riscuri pentru alte proiecte, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv a unor audituri suplimentare, dacă este cazul, pentru a stabili amploarea acestor probleme. Autoritățile responsabile întreprind acțiunile preventive și corective necesare.

(6) Autoritatea de audit își elaborează concluziile pe baza rezultatelor auditurilor referitoare la cheltuielile declarate Comisiei și le comunică Comisiei în cadrul raportului anual de audit. În cadrul programelor anuale pentru care rata de eroare prevăzută depășește pragul de semnificație de 2 % din contribuția Comunității, autoritatea de audit analizează importanța acestei erori și ia toate măsurile necesare, inclusiv formulând recomandări adecvate care urmează a fi comunicate cel puțin în raportul anual de audit.

Articolul 18

Verificări efectuate de autoritatea de certificare

(1) În cazurile în care autoritatea de audit emite un aviz cu rezerve sau un aviz negativ privind funcționarea sistemului de gestiune și control, autoritatea de certificare verifică dacă această informație a fost transmisă Comisiei. Aceasta se asigură, de asemenea, că autoritatea responsabilă a pus în aplicare un plan de acțiune adecvat pentru a restabili funcționarea eficientă a sistemelor de gestiune și control și a evalua impactul unei disfuncționalități asupra declarației de cheltuieli.

(2) În cazul în care cererea de plată sau declarația de restituire nu este validată de autoritatea de audit în vederea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual, autoritatea de certificare se asigură că se întocmește fără întârziere o cerere de plată sau o declarație de restituire corectă.







CAPITOLUL 3

Informații de furnizat privind utilizarea fondului

Articolul 19

Principiul proporționalității

(1) În temeiul articolului 9 alineatul (2) din actul de bază, măsura în care informațiile la care poate avea acces un stat membru cu privire la utilizarea fondului sunt transmise Comisiei în documentele menționate în acest capitol poate fi proporțională cu cuantumul contribuției comunitare alocate statului membru în cauză și, după caz, aceste informații pot fi furnizate într-o formă sintetică.

(2) Cu toate acestea, la cererea Comisiei, statul membru furnizează totuși informații mai detaliate. Comisia poate solicita aceste informații în măsura în care acest lucru pare necesar pentru îndeplinirea eficientă de către Comisie a obligațiilor care îi revin în temeiul actului de bază și al Regulamentului financiar.

Articolul 20

Descrierea sistemelor de gestiune și control

(1) Descrierea sistemelor de gestiune și control menționate la articolul 31 alineatul (4) și la articolul 32 alineatul (2) din actul de bază este prezentată în conformitate cu modelul din anexa 1.

(2) Autoritatea responsabilă validează descrierea sistemelor puse în aplicare de oricare dintre autoritățile delegate. Fiecare autoritate desemnată confirmă exactitatea descrierii sistemelor de gestiune și control în cauză. În plus, autoritatea de audit confirmă, de asemenea, caracterul exhaustiv al descrierii.

(3) La examinarea descrierii, Comisia poate solicita clarificări și poate propune măsuri pentru a asigura respectarea dispozițiilor definite în actul de bază. Dacă este cazul, funcționarii Comisiei sau reprezentanți autorizați ai Comisiei pot efectua vizite la fața locului.

(4) În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri sau atunci când sisteme comune se aplică la două sau mai multe fonduri, poate fi prezentată o descriere a sistemelor de gestiune și control comune, care să evidențieze, după caz, eventualele trăsături specifice.

Articolul 21

Revizuirea descrierii sistemelor de gestiune și control

(1) Autoritatea responsabilă:

(a) atunci când înaintează proiectul de program anual, raportează dacă au fost aduse modificări sistemelor de gestiune și control;

(b) informează Comisia cu privire la orice modificări importante cel târziu după operarea unei astfel de modificări;

(c) la cererea Comisiei, furnizează o descriere revizuită în cazul mai multor modificări importante.

(2) Modificările importante sunt modificările susceptibile să afecteze separarea funcțiilor, eficiența mecanismelor de selecție, atribuire, control și plată și comunicarea cu Comisia. Printre acestea se numără, în special, schimbări legate de una dintre autoritățile desemnate, de sistemul contabil și de procedurile de plată și certificare.

(3) Pentru revizuirea sistemelor de gestiune și control se aplică procedura prevăzută la articolul 20.

Articolul 22

Documente de programare

(1) Statele membre transmit Comisiei un program multianual, astfel cum se menționează la articolul 18 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 2.

(2) Statele membre transmit Comisiei programele anuale, astfel cum se menționează la articolul 20 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 3.

(3) Planurile financiare legate de programul multianual prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe priorități, astfel cum sunt definite în orientările strategice.

Planurile financiare legate de programele anuale prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe categorii de acțiuni, astfel cum sunt definite la articolul 3 alineatul (1) din actul de bază, cu referire la priorități.

Articolul 23

Revizuirea defalcării financiare în programe anuale

▼M1

(1) În vederea revizuirii programului anual aprobat de Comisie în temeiul articolului 20 alineatul (5) din actul de bază, statul membru în cauză trimite Comisiei, în termen de cel mult trei luni înainte de sfârșitul perioadei de eligibilitate, un proiect revizuit de program anual. Comisia analizează și aprobă, cât mai curând posibil, programul revizuit, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 20 alineatul (5) din actul de bază.

▼B

(2) Modificările aduse defalcării financiare fără o revizuire a programului anual în temeiul alineatului (1) nu depășesc 10 % din contribuția totală din fond și sunt permise doar în situații justificate de cauze care sunt în afara controlului autorității responsabile. În raportul intermediar și/sau în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual este furnizată o explicație adecvată a eventualelor astfel de modificări.

Articolul 24

►M2 Rapoarte intermediare și finale privind punerea în aplicare a programelor anuale și cererile de plată ◄

(1) Statele membre transmit Comisiei rapoartele intermediare privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 4.

(2) Statele membre transmit Comisiei rapoartele finale privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 40 alineatul (1) litera (b) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 5.

(3) Tabelele financiare aferente rapoartelor intermediare și finale prezintă o defalcare a sumelor pe priorități, conform orientărilor strategice, precum și pe proiecte pentru fiecare categorie de acțiuni, conform articolului 3 alineatul (1) din actul de bază.

▼M2

(4) Astfel cum se menționează la articolul 39 alineatele (3) și (4) din actul de bază, totalul cumulativ al plăților de prefinanțare vărsate statului membru nu depășește 90 % din suma totală alocată statului membru respectiv prin decizia de finanțare care aprobă programul anual.

În cazul în care un stat membru a angajat la nivel național o sumă mai mică decât suma totală prevăzută în decizia de finanțare care aprobă programul anual, totalul cumulativ al plăților de prefinanțare nu depășește 90 % din suma angajată la nivel național.

▼B

Articolul 25

Documente elaborate de autoritatea de audit

(1) Strategia de audit menționată la articolul 30 alineatul (1) litera (c) din actul de bază este stabilită în conformitate cu modelul din anexa 6.

(2) Cu excepția cazului în care fiecare dintre ultimele două programe anuale adoptate de Comisie corespunde unei contribuții comunitare anuale de mai puțin de 1 milion de euro, autoritatea de audit prezintă un plan anual de audit înainte de data de 15 februarie a fiecărui an, începând din 2009. Planul de audit este întocmit ca anexă la strategia de audit, în conformitate cu modelul din anexa 6. În cazul unei strategii de audit combinate, prevăzute la articolul 30 alineatul (2) din actul de bază, poate fi prezentat un plan de audit anual combinat.

(3) Raportul de audit și avizele menționate la articolul 30 alineatul (3) literele (a) și (b) din actul de bază se bazează pe auditurile sistemelor și auditurile proiectelor efectuate în conformitate cu strategia de audit și sunt întocmite în conformitate cu modelele din anexele 7.A și 7.B.

(4) Declarația de validitate menționată la articolul 30 alineatul (3) litera (c) din actul de bază se bazează pe întreaga activitate de audit desfășurată de autoritatea de audit, precum și pe verificări suplimentare, dacă este cazul. Declarația de validitate este întocmită în conformitate cu modelul din anexa 7.C.

(5) În cazul oricărei restrângeri a ariei de cuprindere a examinării sau în cazul în care se constată că nivelul cheltuielilor afectate de nereguli nu permite formularea unei opinii fără rezerve pentru avizul anual menționat la articolul 30 alineatul (3) litera (b) din actul de bază sau în declarația menționată la litera (c) a aceluiași articol, autoritatea de audit furnizează argumente și apreciază gravitatea problemei și impactul său financiar.

Articolul 26

Documente elaborate de autoritatea de certificare

(1) Declarația certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări menționate la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază este întocmită și transmisă Comisiei în formatul din anexa 8.

(2) Declarația certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a soldului menționate la articolul 40 alineatul (1) litera (a) din actul de bază este întocmită și transmisă Comisiei în formatul din anexa 9.







CAPITOLUL 4

Raportarea neregulilor

Articolul 27

Raportare inițială – derogări

(1) În conformitate cu modele din anexele 4 și 5, statele membre raportează Comisiei orice neregulă care a făcut obiectul unei prime constatări administrative sau judiciare în raportul intermediar sau final privind punerea în aplicare a programelor anuale.

Raportul indică:

(a) fondul, programul anual și proiectul în cauză;

(b) dispoziția care a fost încălcată;

(c) data și sursa primei informații care a dus la suspectarea producerii unei nereguli;

(d) practicile utilizate la producerea neregulii;

(e) atunci când este cazul, dacă practica dă naștere unei suspiciuni de fraudă;

(f) metoda prin care a fost constatată neregula;

(g) valoarea contribuției comunitare în cauză.

Cu toate acestea, nu este necesar să fie raportate următoarele cazuri, cu excepția cazurilor de suspiciune de fraudă:

(a) cazurile în care neregulile sunt legate de sume de mai puțin de 10 000 de euro, imputabile bugetului general al Comunităților Europene;

(b) cazurile în care neregula constă exclusiv în nerealizarea, integrală sau parțială, a unui proiect inclus în programul anual din cauza falimentului beneficiarului final;

(c) cazurile aduse în atenția autorității competente de către beneficiarul final în mod voluntar și înaintea efectuării constatării de către autoritatea competentă, înainte sau după plata contribuției publice;

(d) cazurile care sunt constatate și corectate de autoritatea competentă înainte de efectuarea vreunei plăți din contribuția publică către beneficiarul final și înainte de includerea cheltuielilor în cauză într-o declarație de cheltuieli transmisă Comisiei.

(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:

(a) atunci când este cazul, celelalte state membre și țările terțe implicate;

(b) perioada în timpul căreia sau momentul în care a fost produsă neregula;

(c) autoritățile sau organismele naționale care au elaborat raportul oficial privind neregula și autoritățile responsabile de întreprinderea demersurilor administrative sau judiciare ulterioare;

(d) data la care a avut loc prima constatare administrativă sau judiciară a neregulii;

(e) identitatea persoanelor fizice și juridice implicate sau a oricăror alte entități participante, cu excepția cazului în care aceste informații sunt irelevante în scopul combaterii neregulilor, având în vedere tipul neregulii în cauză;

(f) bugetul total și contribuția publică aprobată pentru proiect și distribuția cofinanțărilor între contribuția comunitară și cea națională;

(g) valoarea contribuției publice afectate de neregulă și contribuția comunitară corespunzătoare pentru care există risc;

(h) atunci când nu a fost efectuată nicio plată aferentă contribuției publice menționate la litera (g) către persoanele sau celelalte entități identificate, sumele care ar fi fost plătite în mod necuvenit în cazul în care nu ar fi fost constatată neregula;

(i) suspendarea plăților, după caz, și posibilitățile de recuperare;

(j) tipul cheltuielilor afectate de nereguli.

(3) Atunci când unele dintre informațiile menționate la alineatul 2, în special cele privind practicile utilizate la producerea neregulii și metoda prin care a fost constatată aceasta, nu sunt disponibile, statele membre furnizează, în măsura posibilului, informațiile lipsă atunci când transmit rapoartele ulterioare privind neregulile către Comisie.

Articolul 28

Raportarea măsurilor ulterioare – Nerecuperarea

(1) Statele membre informează Comisia, cu privire la orice raport anterior întocmit în temeiul articolului 27, despre procedurile stabilite pentru toate neregulile notificate anterior și despre modificările semnificative care rezultă din acestea. Aceste informații sunt furnizate în rapoartele intermediare sau finale privind punerea în aplicare a programelor anuale în conformitate cu modelele din anexele 4 și 5.

Raportul indică sumele recuperate sau care se preconizează că vor fi recuperate.

(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:

(a) orice măsuri intermediare luate de către statul membru pentru a asigura recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit;

(b) orice proceduri judiciare și administrative stabilite în scopul recuperării sumelor plătite în mod necuvenit și al impunerii sancțiunilor;

(c) motivele eventualei sistări a procedurilor de recuperare;

(d) motivele eventualei sistări a urmăririlor penale.

Statele membre raportează Comisiei toate deciziile administrative sau judiciare care pun capăt acestor proceduri sau principalele puncte ale acestora și indică, în special, dacă în urma constatărilor se confirmă sau nu suspiciunea de fraudă.

Articolul 29

Contactele cu statele membre

(1) Comisia întreține contactele necesare cu statele membre interesate în vederea completării informațiilor furnizate privind neregulile, menționate la articolul 27, privind procedurile menționate la articolul 28 și privind posibilitatea de recuperare.

(2) Independent de contactele menționate la alineatul (1), Comisia informează statele membre în cazurile în care natura neregulii indică faptul că practici identice sau similare ar putea avea loc și în alte state membre.

Articolul 30

Utilizarea informațiilor

(1) Comisia poate utiliza orice informație cu caracter general sau operațional, comunicată de statele membre în temeiul prezentei decizii, pentru a efectua analize de risc și, pe baza informațiilor obținute, poate întocmi rapoarte și poate dezvolta sisteme de avertizare timpurie care servesc la identificarea mai eficientă a riscurilor.

(2) Comisia informează periodic statele membre în cauză cu privire la felul în care au fost utilizate informațiile de la alineatul (1).







CAPITOLUL 5

Acces la informații și transparență

Articolul 31

Informații pentru potențialii beneficiari finali

(1) Autoritatea responsabilă se asigură că indicațiile esențiale privind programele multianuale și anuale sunt difuzate pe scară largă, însoțite de detalii privind contribuțiile financiare în cauză, și sunt puse la dispoziția tuturor părților interesate.

Cu toate acestea, autoritatea responsabilă poate decide să păstreze confidențialitatea dispozițiilor privind gestiunea internă prevăzute în programul multianual sau în programele anuale și a oricăror altor informații legate de punerea în aplicare a fondului pe motive de securitate publică.

(2) Autoritatea responsabilă pune la dispoziția potențialilor beneficiari finali cel puțin următoarele informații:

(a) condițiile de eligibilitate ce trebuie întrunite pentru a putea obține finanțare în cadrul unui program anual;

(b) o descriere a procedurilor de examinare a cererilor de finanțare și a termenelor aferente;

(c) criteriile de selecție a proiectelor ce urmează să fie finanțate;

(d) persoanele de contact care pot furniza informații cu privire la programele anuale.

În plus, autoritatea responsabilă informează potențialii beneficiari finali cu privire la publicarea prevăzută la articolul 33 alineatul (2) litera (b).

Articolul 32

Informații pentru beneficiarii finali

Autoritatea responsabilă informează beneficiarii finali cu privire la faptul că acceptarea finanțării înseamnă de asemenea acceptarea includerii acestora pe lista de beneficiari finali publicată în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) litera (b).

Articolul 33

Atribuțiile autorității responsabile referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg

(1) Autoritatea responsabilă se asigură de punerea în aplicare a măsurilor menite să asigure accesul la informații și transparența în vederea garantării unei acoperiri mediatice cât mai largi, utilizând diferite forme și metode de comunicare la nivelul teritorial corespunzător.

(2) Autoritatea responsabilă organizează cel puțin următoarele măsuri de asigurare a accesului la informații și a transparenței:

(a) cel puțin o activitate de informare pe an, care prezintă, începând din 2008, lansarea programului multianual sau realizările programului (programelor) anual(e);

(b) publicarea anuală, cel puțin pe un site internet, a listei beneficiarilor finali, a denumirilor proiectelor și a valorii finanțării publice și comunitare alocate acestora. Nu se specifică numele persoanelor care aparțin grupurilor-țintă definite la articolul 6 din actul de bază. Adresa site-ului este comunicată Comisiei.

Articolul 34

Responsabilitățile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg

(1) Beneficiarul final este responsabil de informarea publicului, prin intermediul măsurilor prevăzute la alineatele (2), (3) și (4), cu privire la asistența obținută din fond.

(2) Beneficiarul final fixează un panou proeminent permanent, de dimensiuni considerabile, în termen de cel mult trei luni de la finalizarea oricărui proiect care îndeplinește următoarele condiții:

(a) contribuția totală a Comunității la proiect depășește 100 000 EUR; și

(b) operațiunea constă în achiziționarea unui obiect fizic sau a unei infrastructuri de finanțare sau a unor proiecte de construcție.

Panoul va indica tipul și denumirea proiectului. În plus, informațiile menționate la articolul 35 vor ocupa cel puțin 25 % din suprafața panoului.

(3) Atunci când un proiect primește finanțare în cadrul unui program anual cofinanțat de fond, beneficiarul final se asigură că participanții la proiect au fost informați cu privire la finanțarea respectivă.

(4) Orice document, inclusiv orice listă de prezență sau orice alt certificat referitor la astfel de proiecte, include o declarație care să indice faptul că proiectul este cofinanțat de fond.

Articolul 35

Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informații și a transparenței privind operațiunea

Toate măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței destinate beneficiarilor finali, beneficiarilor finali potențiali și publicului larg includ următoarele:

1. emblema Uniunii Europene, în conformitate cu standardele grafice indicate în anexa 10, precum și o trimitere la Uniunea Europeană;

2. o trimitere la fond;

3. o declarație aleasă de autoritatea responsabilă, care să evidențieze valoarea adăugată a contribuției Comunității.

Pentru articole promoționale mici sau pentru articole promoționale legate de două sau mai multe dintre cele patru fonduri, nu se aplică punctele 1 și 3.







CAPITOLUL 6

Date cu caracter personal

Articolul 36

Protecția datelor cu caracter personal

(1) Statele membre și Comisia iau toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată sau accesul ilegitim la informațiile menționate la articolul 27 alineatul (1) litera (h) din actul de bază, la informațiile culese de Comisie în cursul controalelor sale la fața locului și la informațiile menționate în capitolul 4.

(2) Informațiile menționate în capitolul 4 nu pot fi trimise decât persoanelor din statele membre sau din instituțiile comunitare ale căror îndatoriri necesită accesul la aceste informații, cu excepția cazurilor în care statul membru care furnizează aceste informații a convenit astfel în mod expres.







CAPITOLUL 7

Schimbul electronic de documente

Articolul 37

Schimbul electronic de documente

În plus față de versiunile tipărite, semnate în mod corespunzător, ale documentelor menționate la capitolul 3, informațiile sunt transmise, de asemenea, ori de câte ori este posibil, prin mijloace electronice.

Articolul 38

Sistem informatic pentru schimbul de documente

(1) În cazul în care Comisia dezvoltă un sistem informatic pentru securizarea schimbului de date între Comisie și fiecare stat membru în vederea punerii în aplicare a fondului, statele membre sunt informate despre acest lucru și, la cererea lor, sunt implicate în dezvoltarea oricărui astfel de sistem informatic.

(2) Comisia și autoritățile desemnate, împreună cu organismele cărora le-au fost delegate sarcinile, înregistrează documentele menționate în capitolul 3 în sistemul informatic menționat la alineatul (1).

(3) În plus, statele membre pot fi invitate să furnizeze din proprie inițiativă informațiile menționate la articolele 27 și 28 utilizând sistemul specific existent, gestionat de Comisie, pentru culegerea neregulilor identificate în cadrul fondurilor structurale.

(4) Orice costuri legate de interfața dintre sistemul informatic comun și sistemele informatice naționale, regionale și locale și orice costuri de adaptare a sistemelor naționale, regionale și locale la cerințele tehnice ale sistemului comun sunt eligibile în temeiul articolului 16 din actul de bază.







PARTEA III

DISPOZIȚII SPECIALE PENTRU FONDUL EUROPEAN PENTRU REFUGIAȚI







CAPITOLUL 1

Norme privind eligibilitatea

Articolul 39

Norme privind eligibilitatea

(1) Normele prevăzute în anexa 11 sunt utilizate pentru a stabili eligibilitatea cheltuielilor privind acțiunile finanțate în cadrul programelor anuale menționate la articolul 35 alineatul (4) din actul de bază.

(2) Normele sunt aplicabile cheltuielilor suportate de beneficiarii finali și se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii din cadrul proiectului.

(3) Statele membre pot aplica norme de drept intern privind eligibilitatea care sunt mai riguroase decât cele prevăzute de prezenta decizie.

Este de competența Comisiei să evalueze dacă normele de drept intern aplicabile privind eligibilitatea respectă această condiție.







CAPITOLUL 2

Sisteme de gestiune și control

Articolul 40

Măsuri de urgență

(1) Cererile de măsuri de urgență sunt prezentate autorității responsabile în conformitate cu modelul din anexa 12.

(2) De fiecare dată când Comisia adoptă măsuri de urgență, se modifică decizia de finanțare care aprobă programul anual al statului membru în cauză. Modificarea indică suma alocată statului membru în cauză, perioada pentru care sunt eligibile cheltuielile și, după caz, derogarea de la normele privind eligibilitatea cheltuielilor definite în anexa 11 cu privire la acțiunile enumerate la articolul 5 din actul de bază.

(3) Raportul privind punerea în aplicare a acestor măsuri este inclus în raportul intermediar și în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual în cauză.

(4) O primă plată aferentă prefinanțării, reprezentând 80 % din suma alocată măsurilor de urgență, este vărsată statului membru în termen de șaizeci de zile de la adoptarea deciziei menționate la alineatul (2). Soldul este plătit atunci când se efectuează aceeași plată pentru programul anual în cauză.

Articolul 41

Sumă fixă pentru persoanele restabilite

(1) Pentru suma fixă care revine persoanelor restabilite, prevăzută la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază, în cursul perioadei menționate la articolul 43 din actul de bază, autoritatea responsabilă:

(a) păstrează informațiile necesare pentru a permite identificarea corespunzătoare a persoanelor restabilite și a datei restabilirii acestora;

(b) păstrează dovezile necesare care atestă faptul că aceste persoane se încadrează într-una dintre cele patru categorii definite la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază.

(2) Persoanele sunt restabilite în cursul anului calendaristic corespunzător programului anual.

(3) Rapoartele intermediar și final privind punerea în aplicare a programelor anuale menționează numărul persoanelor restabilite, conform celor patru categorii definite la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază.

Articolul 42

Punerea în aplicare a programelor anuale

(1) Prin derogare de la articolul 23, la punerea în aplicare a programului anual:

(a) contribuția comunitară alocată persoanelor restabilite definite la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază nu va fi utilizată pentru alte acțiuni;

(b) contribuția comunitară alocată măsurilor de urgență definite la articolul 21 din actul de bază nu va fi utilizată pentru alte acțiuni.

(2) Totalitatea resurselor anuale menționate la articolul 14 alineatul (7) din actul de bază cu privire la pragul de 15 % pentru acțiunile puse în aplicare în temeiul articolului 3 alineatul (4) din decizia respectivă se calculează ținându-se seama de suma stabilită în decizia Comisiei de adoptare a programului anual, fără a ține cont de eventualele resurse suplimentare alocate măsurilor de urgență.







PARTEA IV

DISPOZIȚII FINALE

Articolul 43

Destinatari

Prezenta decizie se adresează Regatului Belgiei, Republicii Bulgaria, Republicii Cehe, Republicii Federale Germania, Republicii Estonia, Irlandei, Republicii Elene, Regatului Spaniei, Republicii Franceze, Republicii Italiene, Republicii Cipru, Republicii Letonia, Republicii Lituania, Marelui Ducat de Luxemburg, Republicii Ungaria, Republicii Malta, Regatului Țărilor de Jos, Republicii Austria, Republicii Polone, Republicii Portugheze, României, Republicii Slovenia, Republicii Slovace, Republicii Finlanda, Regatului Suediei, Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord.









ANEXE

ANEXA 1 Model de descriere a sistemelor de gestiune și control ANEXA 2 Model de program multianual ANEXA 3 Model de program anual ANEXA 4 Model de raport final privind punerea în aplicare a programului anual A. Raport tehnic B. Cerere de plată a celei de-a doua prefinanțări ANEXA 5 Model de raport final privind punerea în aplicare a programului anual A. Raport tehnic B. Cererea de plată a soldului/Declarația de restituire ANEXA 6 Model de strategie de audit Anexă (anexe) la strategia de audit: Planuri anuale ANEXA 7 Model de raport al autorității de audit A. Raport anual de audit B. Aviz privind funcționarea sistemelor de gestiune și control C. Validarea cererii de plată ANEXA 8 Model de declarație de cheltuieli pentru plata celei de-a doua prefinanțări ANEXA 9 Model de declarație de cheltuielile pentru plata soldului ANEXA 10 Instrucțiuni privind emblema și definirea culorilor standard ANEXA 11 Reguli privind eligibilitatea cheltuielilor fondul european pentru refugiați ANEXA 12 Cerere de măsuri de urgență









ANEXA 1

DESCRIEREA SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

 Versiune inițială

 Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

 Versiune revizuită din alte motive

STATUL MEMBRU:

FOND(URI):

PRINCIPALUL PUNCT DE CONTACT:

INFORMAȚIILE FURNIZATE DESCRIU SITUAȚIA LA: …

1. IDENTIFICAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

1.1. Informații generale privind autoritățile desemnate

1.1.1. Scurtă descriere a alegerilor făcute în legătură cu desemnarea diferitelor autorități

1.1.2. Indicarea operaționalității sau lipsei de operaționalitate a acestor sisteme de gestiune și control În caz contrar, indicarea datei la care sistemul va deveni operațional.

1.1.3. Indicarea acreditării sau a neacreditării de către Comisie a acestor sisteme de gestiune și control pentru alte instrumente financiare comunitare (dacă este cazul)

1.2. Organigrama (organigramele) completă (complete) a(le) tuturor organismelor în cadrul cărora funcționează autoritățile desemnate

1.3. Autoritatea responsabilă 1.3.1. Data și forma desemnării oficiale a autorității responsabile 1.3.2. Statutul juridic al autorității responsabile 1.3.3. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea responsabilă și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității responsabile [externalizarea sarcinilor, cu excepția sarcinilor încredințate autorității (autorităților) delegate la punctul 1.4] 1.3.4. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate) 1.3.5. Informații privind măsura în care autoritatea responsabilă poate, de asemenea, acționa ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond 1.3.6. În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și sistemelor comune

1.4. Autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) 1.4.1. Motivele pentru care se instituie o autoritate delegată 1.4.2. Data și forma desemnării oficiale a autorității (autorităților) delegate 1.4.3. Statutul juridic al autorității (autorităților) delegate 1.4.4. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității (autorităților) delegate (externalizarea sarcinilor) 1.4.5. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate) 1.4.6. Informații privind măsura în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) poate (pot) de asemenea acționa ca organism(e) executiv(e) pentru proiectele cofinanțate de fond 1.4.7. În cazul în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) este (sunt) aceeași (aceleași) pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și sistemelor comune

1.5. Autoritatea de certificare 1.5.1. Data și forma desemnării formale a autorității de certificare 1.5.2. Statutul juridic al autorității de certificare 1.5.3. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de certificare și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de certificare (externalizarea sarcinilor) 1.5.4. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate) 1.5.5. În cazul în care autoritatea de certificare este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

1.6. Autoritatea de audit 1.6.1. Data și forma desemnării oficiale a autorității de audit 1.6.2. Statutul juridic al autorității de audit 1.6.3. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de audit și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de audit (externalizarea sarcinilor) 1.6.4. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate) 1.6.5. Calificările membrilor personalului din cadrul autorității de audit și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) din cadrul celorlalte organisme care se presupune că desfășoară activități de audit (externalizarea sarcinilor) 1.6.6. În cazul în care autoritatea de audit este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și sistemelor comune 1.6.7. În cazul în care o autoritate responsabilă poate de asemenea acționa ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond, o descriere a măsurilor menite să garanteze independența autorității de audit în conformitate cu articolul 8.

Orientări pentru secțiunile 2-4

Prima parte a fiecărui tabel

Descrierea procedurilor ar trebui să includă sarcinile care trebuie îndeplinite de către fiecare autoritate desemnată (sau de organismele aflate sub responsabilitatea acestora) și interacțiunea dintre ele. Descrierea ar trebui să fie concisă, dar să permită totodată o reprezentare clară a funcționării efective a procedurilor.

A doua parte a fiecărui tabel

Lista de verificare ar trebui completată indicând dacă fiecare obiectiv a fost realizat sau nu și furnizând toate informațiile relevante. În cazul nerealizării obiectivului, vă rugăm să furnizați o justificare în acest sens și, dacă este cazul, să indicați data prevăzută pentru realizarea sa.

În cazul în care procedurile sunt formalizate, ar trebui inclusă o trimitere la document.

2. FUNCȚIONAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE







2.1. Desemnarea și supravegherea autorităților desemnate Scurtă descriere a procedurii de instituire a fiecăreia dintre autoritățile desemnate [Descrierea ar trebui să vizeze toate autoritățile] Obiective principale Realizat? Observații 1 Normele privind relațiile statelor membre cu autoritățile desemnate definesc responsabilitățile fiecărei părți. D/N 2 Statul membru a furnizat orientări autorităților desemnate pentru a asigura o bună gestiune financiară (prin cursuri de formare și/sau manuale). D/N 3 Fiecare autoritate își va informa membrii personalului cu privire la declarația de misiune a organizației, precum și cu privire la fișa postului și la rezultatele scontate. D/N 4 Au fost luate măsuri pentru a garanta faptul că diferitele autorități dispun de resurse de personal corespunzătoare, atât din punct de vedere al numărului acestora, cât și al vechimii și experienței în serviciu pentru a-și putea exercita atribuțiile. D/N







2.2. Separarea funcțiilor Scurtă descriere a măsurilor prevăzute pentru a asigura o separare adecvată a funcțiilor [Descrierea ar trebui să vizeze toate autoritățile] Obiective principale Realizat? Observații 1 Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcțiilor între actorii din cadrul autorității responsabile, în ceea ce privește semnarea contractelor/acordurilor de finanțare nerambursabilă. D/N 2 Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcțiilor între actorii din cadrul autorității responsabile, în ceea ce privește inițierea, verificarea și aprobarea tranzacțiilor financiare. D/N 3 Autoritatea de audit va fi independentă din punct de vedere funcțional de autoritatea responsabilă și de autoritatea de certificare. D/N 4 Autoritatea de certificare nu va fi implicată în selectarea, punerea în aplicare și tranzacțiile financiare legate de resursele comunitare. D/N







2.3. Monitorizarea autorității (autorităților) delegate – dacă este cazul Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)] Obiective principale Realizat? Observații 1 Sarcinile de delegat sunt clar definite. D/N 2 Sunt stabilite proceduri cu privire la sarcinile delegate, iar conformitatea acestora cu normele definite în actul de bază/normele de punere în aplicare a fost verificată. D/N 3 Vor avea loc controale de supraveghere pentru a asigura îndeplinirea sarcinilor în conformitate cu procedurile stabilite. D/N







2.4. Monitorizarea altor sarcini care nu sunt îndeplinite de autoritățile însele – dacă este cazul Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autoritățile] Obiective principale Realizat? Observații 1 În cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității responsabile (și care nu sunt considerate autorități delegate), există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o bună gestiune financiară. D/N 2 În cazul externalizării activităților de audit și în cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității de audit, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o metodologie comună în materie de audit și coerența activității de audit. D/N 3 În cazul externalizării activităților de certificare și în cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității de certificare, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o abordare comună a procesului de certificare. D/N 4 În cazul externalizării către organisme private care nu sunt învestite cu îndeplinirea unei misiuni de serviciu public, sunt definite mecanisme pentru a garanta faptul că sarcinile care pot fi încredințate acestora nu includ exercițiul autorității publice și nu implică exercitarea de puteri discreționare de apreciere. D/N

3. PROCEDURI OPERAȚIONALE ȘI FINANCIARE







3.1. Instituirea de programe multianuale Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)] Obiective principale Realizat? Observații 1 Sunt prevăzute măsuri care să garanteze respectarea principiului parteneriatului în conformitate cu normele și practicile naționale aplicabile. D/N 2 Sunt definite proceduri pentru a verifica măsura în care programul multianual este coerent cu orientările strategice și conform cu dreptul comunitar, în special cu legislația comunitară care urmărește garantarea liberei circulații a persoanelor, coroborată cu măsurile însoțitoare direct asociate acestora, referitoare la controalele la frontierele externe, azilul și imigrația. D/N 3 Programul multianual va fi aprobat de către o persoană abilitată în mod corespunzător. D/N







3.2. Stabilirea de programe anuale Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)] Obiective principale Realizat? Observații 1 Sunt stabilite proceduri menite să asigure: — coerența între programele anuale și programul multianual; — eligibilitatea acțiunilor avute în vedere în programele anuale; — coerența și complementaritatea acestor acțiuni cu alte instrumente naționale și comunitare; — respectarea normelor privind procentajul de cofinanțare; — coerența cu prioritățile (prioritățile specifice) indicate în orientările strategice. D/N 2 Sunt stabilite proceduri menite să permită revizuirea programului anual în caz de situații de urgență justificate în mod corespunzător, astfel cum se descrie în actul de bază (dacă este cazul). D/N 3 Sunt stabilite proceduri menite să permită revizuirea unui program anual atunci când dispozițiile articolului 23 alineatul (1) din prezenta decizie cer acest lucru. D/N 4 Orice modificare adusă defalcării financiare a unui program anual și motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente. D/N 5 Orice modificare a punerii în aplicare a programului anual care nu este legată de defalcarea financiară (de exemplu, privind natura și calendarul cererilor de propuneri sau aria de acoperire a asistenței tehnice) și motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente. D/N







3.3. Stabilirea strategiei de audit și a planurilor anuale de audit Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere vizează autoritatea de audit] Obiective principale Realizat? Observații 1 Sunt definite norme menite să asigure o comunicare transparentă și corespunzătoare între autoritatea responsabilă și autoritatea de audit cu privire la procedurile de gestiune aplicate și la proiecte, înaintea și pe toată durata perioadei de programare. D/N 2 Sunt stabilite proceduri menite să definească planurile anuale de audit (care trebuie anexate în fiecare an la strategia de audit) și să asigure transmiterea acestora către Comisie în timp util (după caz). D/N 3 Strategia de audit și planurile anuale de audit sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. D/N







3.4. Autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv – dacă este cazul Scurtă descriere a motivelor care au determinat autoritatea responsabilă să pună direct în aplicare proiectele și a măsurilor specifice prevăzute pentru a consolida sistemele de gestiune și control [Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autoritățile] Obiective principale Realizat? Observații 1 Necesitatea ca autoritatea responsabilă să pună în aplicare proiectele va fi justificată cu documente și aprobată la nivelul corespunzător. D/N 2 Sunt instituite măsuri specifice menite să garanteze faptul că natura și obiectivele proiectelor sunt conforme cu dispozițiile definite pentru fond. D/N 3 Sunt instituite măsuri specifice pentru a preveni apariția conflictelor de interese în ceea ce privește proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă. D/N 4 Sunt instituite măsuri specifice menite să garanteze respectarea principiului raportului calitate-preț în contextul punerii în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă. D/N 5 Sunt definite proceduri menite să garanteze claritatea și exhaustivitatea termenilor contractuali care guvernează aceste proiecte, în special în ceea ce privește condițiile de finanțare, termenii de plată, regulile de eligibilitate și obligațiile legate de raportarea operațională și financiară. D/N 6 Sunt instituite măsuri specifice pentru a garanta faptul că principalele atribuții ale autorității responsabile, astfel cum sunt prevăzute în actul de bază, nu sunt afectate în ceea ce privește proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă. D/N 7 Atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv, competențele autorității de audit sunt atribuite altui organism decât autoritatea responsabilă (în caz contrar, vă rugăm să descrieți garanțiile suplimentare instituite pentru a asigura independența corespunzătoare a autorității de audit). D/N 8 Strategia de audit va acoperi riscurile specifice care pot fi legate de punerea în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă. D/N







3.5. Selectarea și punerea în aplicare a proiectelor (autoritatea responsabilă care acționează ca organism de atribuire) Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)] Obiective principale Realizat? Observații 1 În cazul cererilor de propuneri (sau cererilor de oferte), sunt definite norme menite să asigure o concurență deschisă și o publicitate corespunzătoare. D/N 2 Criteriile de selecție vor respecta criteriile minime definite în actul de bază. D/N 3 Sunt definite proceduri pentru primirea propunerilor (sau ofertelor). D/N 4 Sunt definite proceduri menite să asigure evaluarea propunerilor (sau ofertelor) în conformitate cu normele și criteriile predefinite, într-o manieră transparentă și nediscriminatorie. D/N 5 Deciziile de atribuire și contractele/acordurile de finanțare nerambursabilă vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. D/N 6 Sunt definite proceduri menite să asigure o informare ex-post adecvată a candidaților cu privire la rezultatele procesului de selecție D/N 7 Sunt definite proceduri menite să asigure monitorizarea punerii în aplicare a acordurilor de finanțare nerambursabilă/contractelor în conformitate cu termenii contractuali D/N







3.6. Monitorizarea proiectelor puse în aplicare de beneficiarii finali Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)] Obiective principale Realizat? Observații 1 Indicatori-cheie operaționali și financiari vor fi stabiliți, monitorizați și comunicați autorității responsabile pentru fiecare proiect. D/N 2 Sunt prevăzute verificări la fața locului de către autoritatea responsabilă pentru a permite monitorizarea (aspectelor operaționale și financiare) ale proiectelor. D/N 3 Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali utilizează un sistem contabil adecvat, informatizat. D/N 4 Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali pun în aplicare dispozițiile privind vizibilitatea finanțării comunitare. D/N







3.7. Gestiunea financiară a proiectului Scurtă descriere a procedurii [Vizează autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)] Obiective principale Realizat? Observații 1 Tranzacțiile financiare vor fi aprobate de către persoanele abilitate în mod corespunzător. D/N 2 Înaintea efectuării plăților/recuperărilor, vor fi realizate verificări în special pentru a monitoriza: — exactitatea și regularitatea cererii de plată, având în vedere normele de eligibilitate aplicate fondurilor; — furnizarea efectivă a produselor și/sau a serviciilor cofinanțate de proiect; — exactitatea, integralitatea și plata efectivă a altor contribuții primite din surse publice sau private; — luarea în considerare a rezultatelor oricărei activități de audit. D/N 3 Vor fi efectuate verificări pentru a avea o asigurare rezonabilă cu privire la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente. D/N 4 Vor fi efectuate controale de supraveghere pe toată durata perioadei de programare pentru a asigura respectarea procedurilor financiare stabilite. D/N 5 Vor fi efectuate verificări cu privire la complementaritatea cu alte programe financiare comunitare pentru a evita dubla finanțare. D/N







3.8. Nereguli, corecții și recuperări Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă, autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și autoritatea de certificare] Obiective principale Realizat? Observații 1 Neregulile sunt definite în conformitate cu cerințele comunitare. D/N 2 Există mecanisme menite să asigure identificarea în timp util a neregulilor și adoptarea de măsuri corective imediate. D/N 3 Există proceduri menite să asigure informarea Comisiei cu privire la neregulile identificate și, după caz, cu privire la orice măsuri corective adoptate în conformitate cu obligațiile prevăzute în prezenta decizie. D/N 4 Există proceduri menite să asigure o urmărire adecvată a ordinelor de recuperare emise și, după caz, a dobânzii de penalizare. D/N 5 În cazul în care ordinele de recuperare nu pot fi încasate, vor fi identificate cauzele pentru a evalua dacă statele membre ar trebui să ramburseze sau nu fondurile la bugetul comunitar. D/N







3.9. Pregătirea și executarea misiunilor de audit Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit și, în calitate de organisme auditate potențiale, autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și, ca destinatar al concluziilor, autoritatea de certificare] Obiective principale Realizat? Observații 1 Practica de audit este conformă cu standardele acceptate la nivel internațional. D/N 2 A fost elaborat un manual de audit pentru a fi utilizat de auditori pe baza cerințelor definite în actul de bază. D/N 3 Vor fi efectuate auditări cu scopul de a verifica buna funcționare a sistemelor de gestiune și control. D/N 4 Verificările care urmează să fie efectuate cu privire la cheltuielile eligibile se vor baza pe un eșantion corespunzător și vor viza cel puțin 10 % din cheltuielile eligibile. D/N 5 Verificările cu privire la cheltuielile eligibile vor viza cel puțin conformitatea, eficacitatea și eficiența următoarelor elemente: procedura de selecție, obiectivele proiectului, realitatea realizărilor, eligibilitatea cheltuielilor, existența unor documente justificative valabile pentru cheltuieli, cofinanțarea națională, pista de audit. D/N 6 Vor fi luate, la intervale regulate, măsuri de asigurare a transpunerii în practică a recomandărilor anterioare. D/N 7 Proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă vor fi supuse unui control strict. D/N







3.10. Raportul de audit privind programele anuale și declarațiile aferente Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit] Obiective principale Realizat? Observații 1 Sunt stabilite proceduri menite să coroboreze concluziile auditului sistemelor și ale auditului proiectelor pentru fiecare program anual. D/N 2 Vor fi efectuate verificări pentru a evalua valabilitatea cererilor de plată. D/N 3 În cazul identificării unor erori sistemice sau a unor erori care depășesc pragul de importanță relativă, acestea vor face obiectul unor investigații suplimentare. D/N 4 Raportul și declarațiile aferente vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. D/N







3.11. Certificarea cheltuielilor Scurtă descriere a procedurii [Vizează în principal autoritatea de certificare, dar și autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)] Obiective principale Realizat? Observații 1 Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea informațiilor necesare de la autoritatea responsabilă în scopul certificării. D/N 2 Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea raportului de audit cu privire la fiecare program anual și a declarațiilor aferente de la autoritatea de audit. D/N 3 Sunt stabilite proceduri menite să asigure luarea în considerare a recuperărilor în declarația finală de cheltuieli și să urmărească acțiunile în justiție în curs sau recursurile administrative cu efect suspensiv asupra acestor recuperări. D/N 4 Vor fi efectuate verificări pentru a asigura exactitatea și caracterul complet al declarației de cheltuieli (în special, cu privire la dobânda generată de prefinanțarea acordată de Comisie, precum și la utilizarea efectivă a acesteia ca contribuție națională) D/N 5 În cazul utilizării monedei locale, metodele de calcul pentru conversia în euro respectă regulile definite de Comisie. D/N







3.12. Evaluarea programului Scurtă descriere a procedurii [Vizează autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)] Obiective principale Realizat? Observații 1 Documentele de orientare ale Comisiei privind evaluările sunt difuzate pe scară largă și puse la dispoziția tuturor beneficiarilor finali potențiali și a altor părți interesate. D/N 2 Vor fi înregistrați principalii indicatori operaționali și financiari furnizați de beneficiarii finali pentru a aprecia rezultatele proiectului. D/N 3 Autoritatea responsabilă (și/sau autoritățile delegate) se va asigura că indicatorii furnizați sunt adecvați pentru a aprecia rezultatele fiecărui proiect. D/N 4 Sunt stabilite proceduri menite să asigure efectuarea evaluării necesare în conformitate cu cerințele actului de bază. D/N

4. GESTIONAREA INFORMAȚIILOR







4.1. Documentația privind procedurile Scurtă descriere a procedurii [Vizează toate autoritățile] Obiective principale Realizat? Observații 1 Autoritățile se asigură că procedurile stabilite, menționate la articolul 7 din prezenta decizie sunt conforme cu dreptul intern și dreptul comunitar (de exemplu, în ceea ce privește achizițiile publice, normele contabile etc.). D/N 2 Procedurile sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. D/N 3 Procedurile instituite prevăd instrucțiuni clare pentru fiecare operațiune principală și explică circuitele decizionale pentru exercitarea atribuțiilor. D/N 4 Au fost luate măsuri pentru a asigura informarea tuturor membrilor interesați ai personalului cu privire la procedurile instituite. D/N 5 Dacă este cazul, aceste proceduri includ utilizarea listelor de verificare care prezintă succint principalele controale care trebuie efectuate. D/N 6 Au fost luate măsuri pentru a asigura protecția datelor personale. D/N







4.2. Contabilitate și ținerea evidenței contabile Scurtă descriere a procedurii [Vizează autoritatea responsabilă, autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și autoritatea de certificare] Obiective principale Realizat? Observații 1 Sunt prevăzute măsuri menite să asigure caracterul complet, fiabilitatea și corectitudinea datelor contabile. În special, sistemul contabil va permite: — trasabilitatea completă a resurselor comunitare la nivelul beneficiarilor finali și al proiectelor; — identificarea oricărei dobânzi generate de prefinanțarea acordată de Comisie; — identificarea ordinelor de recuperare emise și, după caz, a eventualei încasări a acestora. D/N 2 Sistemul contabil și de raportare financiară este conform cu legislația națională privind protecția datelor. D/N 3 Sistemul contabil și de raportare financiară care va fi utilizat va fi informatizat. D/N 4 Există un sistem de rezervă pentru a garanta, la nevoie, continuitatea operațiunilor. D/N 5 În cazul utilizării monedei locale, metodele de calcul pentru conversia în euro respectă regulile definite de Comisie. D/N







4.3. Raportarea către Comisie Scurtă descriere a procedurii [Vizează toate autoritățile] Obiective principale Realizat? Observații 1 Au fost identificate obligațiile de raportare, precum și implicațiile acestora asupra resurselor. D/N 2 Procedurile stabilite permit autorităților desemnate să prezinte contribuții adecvate, complete și în timp util. D/N 3 Rapoartele sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. D/N







4.4. Pista de audit Scurtă descriere a procedurii [Vizează toate autoritățile] Unde sunt păstrate următoarele documente? Organismul/unitatea responsabilă Pentru cât timp? Descrierea sistemelor de gestiune și control, inclusiv a manualului (manualelor) de proceduri Strategia de audit Programul multianual național și eventualele revizuiri Programele anuale naționale și eventualele revizuiri Deciziile Comisiei Europene privind programele multianuale și anuale Cererile de propuneri/cererile de ofertă Dosarele de candidatură/dosarele contractelor Analiza administrativă, tehnică și financiară a propunerilor/cererilor primite (grile de evaluare) și rapoartele comitetului de evaluare Decizii de finanțare sau refuzuri Acorduri de finanțare a proiectelor Decizii privind angajamentele financiare pentru fiecare proiect Rapoarte de progres și rapoarte finale prezentate de beneficiarii fondurilor Rapoarte financiare și cereri de plată prezentate pe proiect finanțat Documente justificative ale cheltuielilor și veniturilor pentru proiectele finanțate Plăți/autorizații de recuperare a fondurilor (dovada verificărilor efectuate) Ordine de plată/de recuperare a fondurilor Dovada plății/recuperării fondurilor Documentație legată de metoda de eșantionare pentru activitatea de audit Rapoarte privind auditurile proiectelor Rapoarte privind auditurile la nivel național ale sistemelor de gestiune și control Rapoarte de audit privind programele anuale Opinii de audit privind sistemele de gestiune și control Declarații de audit privind valabilitatea cererilor de plată Cereri de plată transmise Comisiei Europene Certificarea cheltuielilor transmisă Comisiei Europene Rapoarte de execuție intermediare transmise Comisiei Europene Rapoarte de execuție finale transmise Comisiei Europene Dovada plății primită din partea Comisiei Europene Rapoarte de evaluare transmise Comisiei Europene

5. APROBAREA DESCRIERII SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL







Autoritate Declarație Data și semnătura Autoritatea responsabilă Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității responsabile. Nume: Funcție: Data: semnătura Autoritatea de certificare Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității de certificare. Nume: Funcție: Data: semnătura Autoritatea de audit Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității de audit și pot să confirm faptul că descrierea prezentată oferă o imagine/reprezentare fiabilă a tuturor sistemelor de gestiune și control. Nume: Funcție: Data: semnătura









ANEXA 2

MODEL DE PROGRAM MULTIANUAL

 Versiune inițială

 Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

 Versiune revizuită în lumina evaluărilor și/sau ca urmare a unor dificultăți de punere în aplicare

 Versiune revizuită în urma revizuirii orientărilor strategice

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

PERIOADA VIZATĂ:

1. SITUAȚIA ÎN STATUL MEMBRU

O descriere a situației inițiale din statul membru în domeniul politicii vizate de obiectivele fondului

1.1. Situația națională și fluxurile migratorii care o afectează

1.2. Măsurile întreprinse până în prezent de statul membru

1.3. Totalul resurselor naționale alocate

2. ANALIZA CERINȚELOR DIN STATUL MEMBRU

2.1. Cerințele din statul membru cu privire la situația inițială

2.2. Obiectivele operaționale ale statului membru, destinate să îi îndeplinească cerințele

3. STRATEGIA DE REALIZARE A OBIECTIVELOR

O descriere a modului în care fondul contribuie la îndeplinirea cerințelor, a priorităților selectate și a motivelor care stau la baza acestei selecții

3.1. Prioritatea 1

3.2. Prioritatea 2

3.3. Etc.

Detalierea prezentării informațiilor privind prioritățile selectate

(a) Obiectivul (obiectivele) strategiei și exemple de acțiuni-cheie

(b) Descrierea obiectivului (obiectivelor) vizat(e) și a indicatorului (indicatorilor) utilizat (utilizați)

(c) După caz, indicarea acțiunilor-cheie considerate a pune în aplicare priorități specifice în cadrul priorității selectate

4. COMPATIBILITATE CU ALTE INSTRUMENTE

O indicare a manierei în care prezenta strategie este compatibilă cu alte instrumente regionale, naționale și comunitare

4.1. Prioritatea 1

4.2. Prioritatea 2

4.3. Etc.

5. CADRUL DE PUNERE ÎN APLICARE A STRATEGIEI

5.1. Publicarea programului

5.2. Abordarea aleasă pentru aplicarea principiului parteneriatului

6. PLAN ORIENTATIV DE FINANȚARE

6.1. Contribuția comunitară 6.1.1. Tabel



Program multianual – proiect de plan financiar Tabelul 1 Contribuția comunitară (în mii EUR – prețurile curente) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Total Prioritatea 1: […] 0 Prioritatea 2: […] 0 Prioritatea 3: […] 0 Prioritatea …: […] 0 Asistență tehnică 0 Total 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1.2. Observații privind cifrele/tendințele

6.2. Plan de finanțare global 6.2.1. Tabel



Program multianual – proiect de plan financiar Tabelul 2 Plan de finanțare global (în mii EUR – prețurile curente) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Total Contribuția comunitară Cofinanțare publică Cofinanțare privată Total 0 0 0 0 0 0 0 0 % contribuția comunitară % % % % % % % % 6.2.2. Observații privind cifrele/tendințele [semnătura persoanei responsabile]









ANEXA 3

MODEL DE PROGRAM ANUAL

 Versiune inițială

 Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

 Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

1. REGULI GENERALE PENTRU SELECTAREA PROIECTELOR CARE URMEAZĂ SĂ FIE FINANȚATE ÎN CADRUL PROGRAMULUI

2. MODIFICĂRI ALE SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL (dacă este cazul)

3. ACȚIUNI SPRIJNITE DE PROGRAM ÎN CONFORMITATE CU PRIORITĂȚILE SELECTATE 3.1. Acțiuni care pun în aplicare prioritatea 1 3.2. Acțiuni care pun în aplicare prioritatea 2 3.3. Etc. Pentru prezentarea acțiunilor de la punctul 3.1 la etc., furnizați, după caz, o detaliere a acestora în funcție de descrierea categoriilor de acțiuni din actul de bază Aspecte ale acțiunii prezentate pentru descrierea fiecărei acțiuni de la punctele 3.1 la etc. 1. Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii 2. Beneficiarii probabili ai finanțării 3. După caz, furnizarea unei justificări cu privire la proiectul (proiectele) puse în aplicare direct de autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv 4. Rezultatele cuantificate scontate și indicatorii care urmează să fie utilizați 5. Vizibilitatea finanțării comu