PT Jornal Oficial da União Europeia C 155/4

REGULAMENTO INTERNO

Adotado em 7 de janeiro de 1994 (1)

Reformulado em 19 de dezembro de 2017 (2)

(2018/C 155/04)

ORGANIZAÇÃO DO ÓRGÃO DE FISCALIZAÇÃO DA EFTA

Artigo 1.o

Colégio

Os membros do Órgão de Fiscalização da EFTA deliberam colegialmente, em conformidade com as presentes regras, constituindo assim o Colégio.

O funcionamento do Órgão de Fiscalização segue o princípio da colegialidade, baseado na igualdade de participação dos membros do Colégio na adoção das decisões. As decisões são tomadas conjuntamente e todos os membros do Colégio são coletivamente responsáveis pelo conjunto das decisões adotadas.

O Presidente será o primeiro na ordem protocolar do Colégio, seguido pelos membros de acordo com sua a antiguidade. Os membros com a mesma antiguidade nas funções são ordenados segundo a idade.

Artigo 2.o

Presidente

O Presidente representa o Órgão de Fiscalização perante o público, respeitando simultaneamente o princípio da colegialidade.

O Presidente supervisiona a administração do Órgão de Fiscalização e fica habilitado a celebrar contratos e a vincular por outras formas o Órgão de Fiscalização de modo a permitir- lhe funcionar, sem no entanto interferir com as competências e funções atribuídas ao Órgão de Fiscalização pelo Acordo EEE e pelo Acordo entre os Estados da EFTA relativo à criação de um Órgão de Fiscalização e de um Tribunal de Justiça, em especial o respetivo artigo 5.o.

O Presidente deve manter o Colégio informado sobre a sua orientação geral, bem como sobre as questões específicas de interesse para os outros membros do Colégio. Deve agir tendo em devida em conta os pontos de vista expressos pelos outros membros do Colégio e em conformidade com as orientações, políticas e procedimentos estabelecidos pelo Colégio nos termos do artigo 16.o.

Artigo 3.o

Pelouros

O Colégio deve atribuir a cada membro a responsabilidade pela preparação e execução das suas decisões em domínios específicos do Acordo EEE (a seguir designados «pelouros»). Os membros devem informar regularmente e apresentar ao Colégio propostas sobre a aplicação das políticas nos domínios sob a sua responsabilidade e dirigir a comunicação pública do Órgão de Fiscalização nesses domínios.

Os pelouros são atribuídos por consenso aquando da nomeação de um ou mais novos membros do Colégio. A atribuição dos pelouros deve ser reavaliada pelo menos de dois em dois anos, ou a pedido de um membro do Colégio. Na ausência de um consenso, a atribuição dos pelouros deve permanecer inalterada, e os membros mantêm os respetivos pelouros ou assumem os atribuídos aos seus antecessores (o membro do Colégio cuja nomeação foi anteriormente proposta pelo governo do mesmo Estado da EFTA).

Artigo 4.o

Departamentos

No desempenho das suas funções, o Colégio é assistido por quatro departamentos: mercado interno, concorrência e auxílios estatais, assuntos jurídicos e executivos e administração. Os departamentos devem trabalhar em estreita cooperação.

Cada departamento é dirigido por um diretor, nomeado pelo Colégio e responsável perante este, no seu conjunto, pelas ações do seu departamento. Os diretores devem gerir os respetivos departamentos em conformidade com as políticas, procedimentos e diretrizes estabelecidos pelo Colégio e informá-lo regularmente conforme lhes seja solicitado. Quando a responsabilidade pela preparação e execução de decisões em domínios específicos do Acordo EEE tenha sido atribuída a determinado membro do Colégio, o diretor em causa recebe as suas instruções desse membro.

Antes de apresentar uma proposta de decisão ao Colégio, o departamento que prepara a proposta deve consultar todos os serviços interessados na matéria. O diretor dos assuntos jurídicos e executivos é consultado sobre as propostas de atos jurídicos e medidas que possam ter consequências jurídicas. O diretor da administração é consultado sobre as propostas suscetíveis de afetar a gestão do Órgão de Fiscalização, em especial as suas implicações na gestão dos recursos humanos ou do orçamento. Os eventuais desacordos entre departamentos devem ser registados no momento da apresentação da proposta ao Colégio.

O Colégio pode criar grupos de trabalho interdepartamentais e outras estruturas para lidar com questões específicas. Nomeia o chefe desses grupos de trabalho e fixa o respetivo mandato e modo de funcionamento.

Artigo 5.o

Substituição

Se o Presidente estiver impedido de exercer as suas funções, estas devem ser exercidas, durante os primeiros seis meses do ano, pelo membro que se encontra em segundo lugar na ordem protocolar e, durante o segundo semestre do ano, pelo membro que se encontra em terceiro lugar. Tal inclui o exercício das funções que incumbem ao Presidente na sua qualidade de membro do Colégio.

Se um membro do Colégio estiver impedido de exercer as suas funções, estas são exercidas pelo membro seguinte na ordem protocolar ou, no caso do membro há menos tempo em funções, pelo membro que o precede imediatamente e seja capaz de exercer as suas funções.

Se um diretor estiver impedido de exercer as suas funções, estas devem ser exercidas por funcionários subordinados, segundo a ordem estabelecida pelo diretor. Os diretores devem informar o diretor dos assuntos jurídicos e executivos da ordem aplicável.

Artigo 6.o

Escusa de membros do Colégio

Sem prejuízo do disposto no artigo 9.o, n.o 3, do Acordo entre os Estados da EFTA relativo à criação de um Órgão de Fiscalização e de um Tribunal de Justiça, se um membro do Colégio entender que, para assegurar que a independência do Órgão de Fiscalização se encontra acima de qualquer suspeita, é preferível não tomar parte nas deliberações ou decisões sobre um determinado assunto, pode pedir escusa.

O membro do Colégio deverá, nesse caso, informar o diretor dos assuntos jurídicos e executivos da sua decisão. O diretor dos assuntos jurídicos e executivos informa imediatamente os outros membros do Colégio, bem como todos os elementos do pessoal em causa e toma todas as medidas necessárias para assegurar que o membro do Colégio que solicitou a sua escusa deixa de estar envolvido no assunto em causa.

Se o membro do Colégio que solicitou a sua escusa considerar que, tendo em conta os interesses do Órgão de Fiscalização ou do bom funcionamento do Acordo EEE, deve ser substituído ad hoc por outro membro do Colégio para efeitos dessa questão, deve propor aos restantes membros do Colégio que o substituam, em conformidade com o artigo 9.o, n.o 3, do Acordo entre os Estados da EFTA relativo à criação de um Órgão de Fiscalização e de um Tribunal de Justiça.

DECISÕES DO ÓRGÃO DE FISCALIZAÇÃO DA EFTA

Artigo 7.o

Tipos de decisão

No exercício das competências e funções atribuídas à Autoridade pelo Acordo EEE e pelo Acordo entre os Estados da EFTA relativo à criação de um Órgão de Fiscalização e de um Tribunal de Justiça, em especial o artigo 5.o deste último, o Órgão de Fiscalização tomará decisões:

a) Nas reuniões do Colégio, nos termos dos artigos 8.o a 11.o;

b) Por procedimento escrito, nos termos do artigo 12.o;

c) Mediante delegação de poderes, nos termos do artigo 13.o.

Artigo 8.o

Reuniões do Colégio

As reuniões do Colégio são convocadas pelo Presidente. Por norma, o Colégio reúne semanalmente. São organizadas outras reuniões sempre que necessário.

O Presidente assume a presidência das reuniões.

A presença de dois membros assegura o quórum. Para que uma decisão possa ser adotada, são necessários pelo menos dois votos a favor da decisão.

Artigo 9.o

Ordem de trabalhos da reunião do Colégio

O Presidente elabora um projeto de ordem de trabalhos de cada reunião. Qualquer questão proposta por um membro será inscrita no projeto de ordem de trabalhos. Do mesmo modo, qualquer questão que esteja pendente há mais de seis meses após a aprovação pelo diretor dos assuntos jurídicos e executivos é inscrita no projeto de ordem de trabalhos.

Salvo decisão em contrário, o projeto de ordem de trabalhos e os documentos de trabalho necessários são distribuídos pelos membros pelo menos três dias úteis antes da data da reunião.

Se algum membro o solicitar, o debate de um ponto da ordem de trabalhos pode ser adiado para a reunião seguinte, salvo se, por imposição dos prazos, tal impedir efetivamente o Colégio de tomar uma decisão sobre o assunto.

O Colégio pode decidir por unanimidade, com o acordo expresso de qualquer membro do Colégio que não possa estar presente, que deve debater e decidir uma questão que não se encontre inscrita na ordem de trabalhos ou relativamente à qual os documentos de trabalho necessários não tenham sido distribuídos dentro do prazo fixado.

O Colégio, tendo recebido o projeto de ordem de trabalhos e os eventuais pedidos de alteração, aprova a ordem de trabalhos da reunião.

Artigo 10.o

Participação nas reuniões do Colégio

As reuniões do Colégio não são públicas. As deliberações são e devem permanecer confidenciais.

O diretor dos assuntos jurídicos e executivos participa em todas as reuniões. Os diretores dos departamentos responsáveis pela preparação dos projetos de decisão incluídos no projeto de ordem de trabalhos, bem como os outros diretores, podem assistir às reuniões do Colégio, salvo decisão deste último em contrário.

O Presidente pode, por sua própria iniciativa ou a pedido de um membro, convidar certos altos funcionários do Órgão de Fiscalização para participarem na totalidade ou em parte de uma reunião e usar da palavra.

Quando o Órgão de Fiscalização estiver obrigado, ou se tiver comprometido, a conceder aos representantes de outra instituição, agência ou outro organismo a possibilidade de estarem presentes nas reuniões do Colégio em que forem adotados determinados tipos de decisões, essa instituição, agência ou outro organismo são convidados a fazerem-se representar na reunião em causa, ou em parte da mesma.

O Colégio pode convidar qualquer outra pessoa a assistir à totalidade ou parte de uma reunião e a usar da palavra.

Artigo 11.o

Atas das reuniões do Colégio

É elaborada uma ata de cada reunião do Colégio.

As atas são autenticadas pelas assinaturas do Presidente e do diretor dos assuntos jurídicos e executivos.

Artigo 12.o

Decisões por procedimento escrito

Por proposta de um membro, o Colégio pode adotar uma decisão por procedimento escrito. Qualquer membro pode, no decurso do procedimento escrito, solicitar que a proposta seja objeto de debate numa reunião do Colégio. Nesse caso, a questão é inscrita na ordem do dia da reunião seguinte do Colégio.

O texto da proposta de decisão deve ser distribuído a todos os membros, indicando uma data proposta para adoção.

A proposta considera-se aprovada pelo Colégio na data proposta caso:

— a data proposta seja, no mínimo, três dias úteis posterior à distribuição da proposta, sendo certo que a distribuição seja do conhecimento de todos os membros do Colégio, tendo pelo menos dois membros manifestado a sua aprovação da proposta, e não tendo sido apresentado qualquer pedido para que a proposta seja debatida numa reunião do Colégio, ou

— todos os membros do Colégio tenham manifestado a sua aprovação.

A decisão deve ser registada na ata da reunião seguinte do Colégio.

Artigo 13.o

Decisões por delegação

Sob reserva de o princípio da sua responsabilidade colegial ser plenamente respeitado, o Colégio pode autorizar um membro a tomar, em nome e sob o controlo do Colégio, decisões claramente circunscritas nos domínios em que lhe foram atribuídas responsabilidades nos termos do artigo 3.o e a adotar o texto definitivo de uma decisão cujo conteúdo foi determinado pelo Colégio.

Durante os períodos em que não esteja em funções o número suficiente de membros do Colégio para formar quórum, um ou vários membros do Colégio podem ser autorizados a tomar todas as decisões urgentes que possam ser necessárias.

Os funcionários podem ser habilitados a tomar decisões de gestão ou de administração claramente circunscritas.

Mesmo que as competências decisórias sejam delegadas, o Colégio mantém em qualquer caso o direito de tomar decisões. Além disso, o membro do Colégio competente pode decidir não exercer as competências delegadas, podendo, em vez disso, remeter a sua adoção para o plenário do Colégio. As decisões identificadas por qualquer membro do Colégio como tendo particular importância ou interesse devem, em qualquer caso, ser tomadas pelo plenário do Colégio.

O diretor dos assuntos jurídicos e executivos informará regularmente o Colégio das decisões adotadas ao abrigo de poderes conferidos através de decisões de delegação, para que sejam registadas numa reunião do Colégio.

As competências atribuídas nos termos do presente artigo só podem ser exercidas com a aprovação do diretor dos assuntos jurídicos e executivos, não podendo ser objeto de subdelegação, exceto se a decisão de delegação o previr expressamente.

Artigo 14.o

Procedimento

O diretor dos assuntos jurídicos e executivos presta assistência ao presidente na preparação das reuniões do Colégio, na execução dos procedimentos de tomada de decisão, e para assegurar, se for caso disso, a comunicação e publicação das decisões do Órgão de Fiscalização.

Para o efeito, compete-lhe velar pelo cumprimento das regras relativas à preparação e apresentação dos documentos que os membros devem analisar e, se for caso disso, tomar as medidas necessárias para assegurar a notificação das decisões do Órgão de Fiscalização e a sua publicação na Secção EEE e no Suplemento EEE do Jornal Oficial da União Europeia.

Artigo 15.o

Autenticação

Os instrumentos jurídicos adotados pelo Colégio, em reunião ou através do procedimento escrito, são autenticados, na ou nas línguas em que fazem fé, pelas assinaturas do Presidente e do diretor dos assuntos jurídicos e executivos.

Os instrumentos jurídicos adotados por delegação de competências são autenticados, na ou nas línguas em que fazem fé, pelas assinaturas do membro que exerce a delegação e do diretor dos assuntos jurídicos e executivos.

Nos casos específicos em que um funcionário tenha competência para aprovar instrumentos jurídicos, estes são autenticados pela assinatura simples desse funcionário.

Sempre que possível, utilizar-se-ão assinaturas eletrónicas

GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

Artigo 16.o

Decisões administrativas e de gestão

As decisões administrativas e de gestão do Órgão de Fiscalização relativas à nomeação de funcionários, celebração de contratos e outras matérias que não interferem com as competências e as funções atribuídas à Autoridade pelo Acordo EEE e pelo Acordo entre os Estados da EFTA relativo à criação de um Órgão de Fiscalização e de um Tribunal de Justiça, nomeadamente o artigo 5.o deste último, devem ser tomadas pelo diretor competente sob a autoridade do Presidente e em conformidade com as políticas, procedimentos e orientações definidos pelo Colégio.

Quaisquer decisões relativas à gestão e administração do Órgão de Fiscalização suscetíveis de terem um impacto sobre a capacidade de o Órgão de Fiscalização assegurar o bom funcionamento do Acordo EEE, tais como a nomeação dos diretores, bem como quaisquer alterações na estrutura, afetação de recursos ou responsabilidades dos departamentos são tomadas exclusivamente pelo Colégio deliberando por consenso.

Os diretores são responsáveis perante o Colégio pelas suas decisões e respondem perante o Colégio, quando solicitado. O Colégio define, na medida do necessário, as regras, orientações, políticas e procedimentos para dar efeito ao presente regulamento interno e dá orientações para a gestão e administração do Órgão de Fiscalização no seu todo.

O Presidente convoca regularmente reuniões de gestão, nas quais os diretores apresentam relatórios e recebem orientações do Colégio sobre a gestão e o funcionamento dos seus serviços.

Os diretores devem consultar regularmente o diretor da administração sobre a gestão dos seus serviços em matéria de recursos humanos, financeiros, tecnologias da informação, segurança e outras questões administrativas.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 17.o

Entrada em vigor

O presente regulamento interno entra em vigor em 1 de janeiro de 2018.

Artigo 18.o

Revogação

O regulamento interno de 7 de janeiro de 1994, na sua redação atual, é revogado e substituído em simultâneo com a entrada em vigor do presente regulamento interno.

Todas as decisões adotadas ao abrigo do anterior regulamento interno permanecem inalteradas.

Artigo 19.o

Publicação

O presente regulamento interno, cuja versão em língua inglesa faz fé, será publicado na secção EEE e no suplemento EEE do Jornal Oficial da União Europeia.

(1) Doc. n.o 186989.

(2) Decisão do Órgão de Fiscalização n.o 217/17/COL.