PERGUNTA ESCRITA E-2894/02

apresentada por Jens-Peter Bonde (EDD) à Comissão

(14 de Outubro de 2002)

Objecto: A contabilidade na Comissão

1. Que direcções-gerais deram visto sem reservas às contas e quais formularam dúvidas?

2. Que direcções-gerais praticam a dupla contabilidade em todas as suas transacções?

3. Que direcções-gerais usam folhas de cálculo Excel na sua contabilidade?

4. Em que data prevê a Comissão a adopção da dupla contabilidade nas diversas direcções e agências?

5. Quando existirá um sistema de contabilidade centralizado que inclua as transacções de todas as direcções-gerais e das agências e organismos descentralizados?

Resposta dada pela Comissária Schreyer em nome da Comissão

(2 de Dezembro de 2002)

1. Cada Direcção-Geral (DG) no relatório de actividade anual apresenta uma declaração não só sobre as contas, como também sobre a gestão sã dos recursos disponíveis e a legalidade das transacções subjacentes. A DG Orçamento manifestou duas reservas na sua declaração de 2001, uma relativa à sincronização, coerência e segurança dos dados em matéria de informação financeira e outra sobre a apresentação imperfeita da situação global dos activos e passivos na situação financeira. Ambas as questões tinham sido já evocadas no documento de trabalho de 2001 como aspectos que exigiam melhorias. Foram adoptadas medidas de modernização desde essa data, tais como a introdução de novos elementos nos mapas financeiros (inscrição e amortização de activos fixos, ajustamentos em termos de valor no que respeita aos direitos, direitos de pensão, contabilização de transportes como encargos e dívidas no exercício financeiro), melhorias no sistema de informação contabilística (sincronização e controlo de qualidade, interface de sistemas, actualização e reexame do acesso em condições de segurança, ensaios em matéria de falhas a nível do sistema, registo de facturas, etc.).

2. Todas as transacções registadas pelas DGs no seu instrumento de gestão orçamental são inscritas no sistema central de contabilidade (SAP R/3) com base numa contabilidade de dupla entrada:

- Si2 é o instrumento de gestão orçamental dos serviços dos gestores orçamentais (DGs). As transacções são introduzidas pelas Direcções-Gerais no Si2, quer directamente, quer indirectamente mediante a sua transferência a partir de sistemas informáticos locais, através de um interface normalizado. Todas as transacções devem ser validadas no Si2 pelo gestor orçamental antes da sua transferência para R/3;

- SAP R/3 é utilizado pelos serviços do Contabilista e pelo Controlador Financeiro. Este sistema constitui o sistema de contabilidade oficial da Comissão utilizado para a contabilidade orçamental, a contabilidade geral (contabilidade em parte dupla), a gestão da tesouraria, a validação de terceiros, a recuperação e a emissão de pagamentos através da rede SWIFT(1).

O quadro contabilístico da Comissão e o seu sistema de contabilidade foram instituídos numa altura em que a contabilidade de caixa constituía prática geral no sector público, nomeadamente para efeitos da contabilidade orçamental. Os procedimentos tiveram igualmente de ser concebidos a fim de reflectir o disposto no Regulamento Financeiro(2).

A Comissão apresenta mapas financeiros automaticamente baseados na tesouraria, não requerendo outras informações, para além das contabilísticas.

3. e 4. A Comissão introduziu já elementos da contabilidade de exercício na apresentação dos seus mapas financeiros, ao longo dos últimos anos. Alguns destes dados e informações baseados no balanço do exercício destinados aos anexos às contas são extraídos de outras fonte que não o sistema de contabilidade oficial, por exemplo, o valor das responsabilidades no âmbito do sistema de pensões ou, nas contas do Parlamento, o valor dos respectivos edifícios.

Estas informações relativas ao exercício, transmitidas por outras DGs ao Contabilista da Comissão, devem ser elaboradas de acordo com as regras estabelecidas de avaliação do inventário e dos activos. A fim de facilitar os controlos, a harmonização e a compilação dos dados, as DGs devem transmitir as suas informações sob a forma de quadros Excel pré-formatados. É claro, por conseguinte, que tal não significa que as DGs mantêm o seu fluxo de tesouraria e as suas contas gerais em Excel.

A Comissão dispõe de um sistema de contabilidade centralizado, que reúne todas as operações de cada DG. Tal representa uma das principais reformas que foram tornadas possíveis com a introdução de Sincom2.

As contas das agências não são incluídas neste sistema central, uma vez que as suas contas anuais não são objecto de consolidação com as contas da Comissão, sendo apresentadas separadamente.

5. A Comissão já possui um sistema contabilístico centralizado que é utilizado para a elaboração das contas anuais.

As contas anuais das agências serão consolidadas em 2005(3). Nesta data, as agências deverão aplicar os mesmos princípios e regras contabilísticos que a Comissão. Não obstante, disporão da liberdade de utilizar o mesmo sistema contabilístico que a Comissão ou de optar por um outro sistema adaptado às suas dimensões e necessidades.

(1) Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications.

(2) Regulamento (CE, Euratom, CECA) no 2335/95, do Conselho, de 18 de Setembro de 1995, que altera o Regulamento Financeiro, de 21 de Dezembro de 1977, aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, em relação às disposições especiais aplicáveis às dotações para a investigação e o desenvolvimento tecnológico, JO L 240 de 7.10.1995.

(3) Artigo 121o do Regulamento (CE, Euratom) no 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, JO L 248 de 16.9.2002.