PERGUNTA ESCRITA E-1562/99

apresentada por Lucio Manisco (GUE/NGL) à Comissão

(1 de Setembro de 1999)

Objecto: Avaliação dos projectos do V Programa-Quadro de IDT

A Comissão adjudicou à empresa Wang a gestão da avaliação das propostas para o Programa-Quadro de IDT mas assinou com atraso o contrato, obrigando os seus funcionários, para poder levar a cabo essa tarefa, a executar trabalhos que não correspondem às suas funções, tais como a deslocação de mesas, o transporte de cadeiras de um edifício para o outro, a aquisição à firma IKEA de mesas e cadeiras porque eram insuficientes.

1. Quanto custou esta adjudicação?

2. Confirma-se que a sociedade comitente utiliza gratuitamente os locais da Comissão? Quanto custa à Comissão o aluguer desses locais?

3. Por que motivo não assinou a Comissão em devido tempo o contrato com a empresa Wang, obrigando assim as suas Direcções a proceder a avaliações em situações pelo menos impróprias?

4. Uma vez que foram os próprios funcionários da Comissão que procederam às avaliações, como tenciona a Comissão recuperar a quota destinada à empresa Wang para a gestão das avaliações para 1999 uma vez que a esta sociedade não pôde garantir o serviço de gestão das avaliações do ano em curso?

5. A que serviço e, nomeadamente, a que funcionário é imputável o atraso na assinatura do contrato com a empresa Wang, e que medidas tenciona a Comissão tomar no que respeita ao mal-estar provocado?

6. Qual teria sido o custo da gestão da avaliação se, como sucedeu em todos os outros anos, tivesse sido efectuada directamente pela Comissão?

7. Confirma-se que o sistema informático utilizado para a organização das avaliações é inadequado?

Resposta dada por Erkki Liikanen em nome da Comissão

(16 de Novembro de 1999)

A Comissão avalia as propostas com base nas recomendações de peritos independentes. Cada proposta é analisada por diversos peritos, procedendo-se, em primeiro lugar, a uma análise individual e, em segundo lugar a uma análise no quadro de um painel de peritos. Por motivos de confidencialidade e eficácia, os peritos são convidados a participar numa equipa de avaliação em Bruxelas ou no Luxemburgo. A Comissão disponibiliza as infra-estruturas adequadas (salas de reunião, estruturas de tratamento de dados e apoio administrativo) e prepara os documentos para a recolha dos resultados das duas avaliações e dos relatórios dos peritos.

Tendo em conta os recursos disponíveis para todo o programa-quadro, bem como os resultados positivos do programa Esprit durante o quarto programa-quadro (4o PQ), decidiu-se relativamente ao quinto programa-quadro (5o PQ), subadjudicatar a uma empresa externa todas as tarefas relativas à avaliação que não implicassem responsabilidade por parte da Comissão: recolha das propostas, codificação dos formulários, arquivo das propostas, criação de ficheiros electrónicos para posterior tratamento pelos sistemas informáticos da Comissão e elaboração de relatórios.

A selecção do subadjudicatário e o arrendamento de um imóvel para o funcionamento da plataforma de avaliacão (salas de reunião, gabinetes temporários para os funcionários da Comissão, espaço reservado ao prestador de serviços) resultam de concursos públicos normais, cujos procedimentos são conformes aos princípios que regem os mercados públicos.

1. A base financeira deste contrato compreende três elementos: uma parte de preço fixo para as infra-estruturas (por exemplo, 1,6 milhões de euros para o ano 2000), uma componente variável por proposta tratada (por exemplo, 54 euros para as propostas individuais apresentadas por via electrónica; 107 euros para o mesmo tipo de proposta apresentada em papel; 354 euros para as propostas de parceria com mais de 20 páginas de texto livre, apresentadas em papel), e uma componente variável por cada dia de trabalho do avaliador especializado no referido processo (5,4 euros).

2. Para desenvolver a sua actividade, o prestador de serviços utiliza cerca de 10 % (13.000 m2) da área total do imóvel arrendado para a plataforma de avaliação. A área principal do imóvel (cerca de 12.000 m2) foi, por conseguinte, afectada às salas de reunião, com capacidade para cerca de 700 peritos durante as sessões de avaliação, e aos gabinetes temporários da Comissão. A repartição do espaço acima mencionada é, aliás, claramente descrita no caderno de encargos do concurso público.

3. Por motivos óbvios, o contrato com o prestador de serviços de avaliação deve ser assinado ao mesmo tempo, ou depois da assinatura do contrato de arrendamento do imóvel. Este último foi efectuado com atraso porque, em virtude da demissão da Comissão, foi necessário proceder a um segundo processo de consulta de interserviços, a fim de garantir a aplicação da orientação da Comissão demissionária, segundo a qual a sua actividade se deveria limitar exclusivamente aos processos em curso.

4. Tal como se menciona no ponto 1. acima, e no que respeita aos custos variáveis, o prestador de serviços de avalição é reembolsado pela Comissão apenas pelos serviços efectivamente prestados e aceites (com base no número de propostas ou de dias de trabalho dos peritos).

Todas as partes reconhecem que o contexto no qual as propostas foram recolhidas, codificadas e transferidas para a Comissão e se organizaram as primeiras sessões de avaliação não foi o melhor (devido à assinatura tardia do contrato de arrendamento e às limitações relativas à execução do orcamento de 1999). Algumas partes do imóvel não dispunham de todas as condições para albergar o prestador de serviços de avaliação e os avaliadores, e parte da infra-estrutura de tratamento dos dados encontrava-se ainda em fase de instalação.

Nestas cincunstâncias excepcionais, só os esforços conjuntos da empresa Wang e da Comissão tornaram possível o processo de avaliação e, por conseguinte, o desenvolvimento das principais funções e o cumprimento dos prazos importantes.

5. O ponto 3. acima dá resposta à parte principal da pergunta. Os atrasos associados a tais circunstâncias imprevistas não podem ser imputados a um determinado serviço ou funcionário.

6. Ao abrigo do 4o PQ, as avaliações eram, em geral, efectuadas em gabinetes temporários ou hotéis por períodos que variavam entre três e seis meses, o que implicava a instalação e remoção das infra-estruturas, das redes e do mobiliário. Além disso, era necessário proceder à contratação de pessoal temporário (tanto para funções de gestão, como administrativas). É difícil estimar os custos totais, uma vez que os sistemas de contabilidade não permitiam consolidar estes custos, incluindo as várias despesas gerais. Em termos de custos, a Comissão considera que as despesas internas seriam similares às despesas relativas a esta estrutura comum de avaliação.

7. Os sistemas informáticos utilizados para as avaliações iniciais eram perfeitamente adequados, tendo cumprido as suas funções tal como previsto. A falta de infra-estruturas limitou, porém, a sua disponibilidade física. Contudo, agora que as infra-estruturas da rede e da sala dos computadores foram já devidamente montadas, os sistemas estão a ser transferidos para a sala dos computadores, de onde poderão servir os utentes de todo o edifício.