PT Jornal Oficial da União Europeia CE 84/326

(2004/C 84 E/0386)

PERGUNTA ESCRITA E-0177/04

apresentada por Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) à Comissão

(29 de Janeiro de 2004)

Objecto: Sistemas contabilísticos da Comissão

O Relatório final do Serviço de Auditoria Interna «Análise do quadro contabilístico da Comissão», de 15 de Abril de 2003, contém uma série de recomendações à Comissão relativas aos sistemas contabilísticos.

Que medidas tomou a Comissão para rever o manual de contabilidade e consolidação e para simplificar a terminologia utilizada?

Resposta comum

às perguntas escritas P-0156/04, E-0161/04,

E-0162/04, E-0163/04, E-0164/04, E-0165/04,

E-0166/04, E-0167/04, E-0168/04, E-0169/04,

E-0170/04, E-0171/04, E-0172/04, E-0173/04,

E-0174/04, E-0175/04, E-0176/04 e E-0177/04

dada por Michaele Schreyer em nome da Comissão

(10 de Março de 2004)

Uma das primeiras acções encetadas pela Comissão no âmbito do projecto de modernização dos sistemas contabilísticos (ABAC) consistiu em inventariar todos os modus operandi existentes em cada Direcção-Geral (DG). Seguidamente, foram redigidas as normas contabilísticas, estando actualmente em preparação os processos contabilísticos. Este é um dos elementos básicos para a reformulação do seu modo de agir.

Procedeu-se a um estudo independente para determinar a exequibilidade do projecto de modernização do sistema contabilístico da Comissão, tendo as conclusões sido transmitidas ao Comité do Controlo Orçamental, em 8 de Julho de 2003. A Comissão utiliza já, para a sua contabilidade, o software disponível no mercado, e continuará a utilizá-lo como base para as contas baseadas na contabilidade de exercício. Na sequência da passagem para este tipo de contabilidade, a Comissão pretende determinar a viabilidade da integração de uma diversidade de funções de gestão financeira alicerçadas em sistemas internos em módulos adequados de disposições-tipo de carácter administrativo (SAP).

O contabilista da Comissão é o líder do projecto ABAC, sendo directamente apoiado por um consultor externo, director de projecto a tempo inteiro. Foi igualmente criada uma equipa de gestão do projecto, formada pelos responsáveis pelas áreas de contabilidade, tecnologias da informação (TI) e necessidades dos utilizadores. Os consultores em matéria de TI e de contabilidade vieram reforçar o pessoal da Comissão destacado para o projecto.

O actual sistema Sincom2 foi já adaptado em conformidade com as exigências do novo Regulamento Fianceiro em vigor (1). Com o desenvolvimento do ABAC pretende-se aumentar a integração dos diferentes elementos de sistemas, de modo a que a Comissão possa dispor, em 2005, de um sistema que integre todos os registos contabilísitcos e que permita a produção de contabilidade de exercício, de acordo com o estipulado para a referida data pelo Regulamento Financeiro.

A Comissão dispõe actualmente de um contabilista de grau Al na DG do Orçamento, o qual não detém responsabilidade em matéria de questões orçamentais operacionais, e uma outra direcção (BUDG C) que trata de todos os aspectos de contabilidade, incluindo o projecto de modernização.

Cada DG dispõe de um coordenador interno em matéria de controlo, que é habitualmente o director de recursos. Actualmente, há um correspondente para as questões de contabilidade em cada DG, designado para assegurar a ligação com a direcção central de contabilidade, ou seja, a «Accounting Net», tendo sido também criada uma equipa de modernização da contabilidade em cada DG. Na fase actual, não estão previstas células de contabilidade.

Registou-se uma evolução positiva na qualidade dos relatórios financeiros ao longo dos últimos anos.

A concretização de diversas acções introduzirá melhoramentos futuros nas práticas de informação financeira e de contabilidade:

— melhoramento da estrutura de controlo da contabilidade em cada DG, bem como nos serviços de contabilidade; redacção de um projecto de documento;

— criação de um novo manual de contabilidade, em fase de preparação;

— no futuro, os elementos do balanço serão corroborados por inventários/listas elaboradas a partir das contas;

— validação dos sistemas locais pelo contabilista;

— apresentação do plano de formação em contabilidade destinado às DGs;

— normas contabilísticas em fase de finalização.

O projecto de modernização é evolutivo:

— foi enviado às DG, em Setembro de 2002, um questionário onde se solicitava aos serviços que identificassem o impacto contabilístico das suas actividades;

— realizaram-se reuniões sobre o assunto com todas as DG, em Maio e Junho de 2003;

— todos os eventos e procedimentos foram descritos e documentados pelas DG e validados pelo correspondente em matéria de contabilidade, em 2003;

— todos os directores-gerais procederam à validação, sendo obrigados a informar os serviços contabilísticos da previsão de novos eventos na DG;

— em 2003, procedeu-se à indicação pormenorizada das acções de carácter geral previstas em toda a Comissão;

— foram preparados planos funcionais para os processos de contabilidade de exercício na sequência do processo de iniciativas.

O melhoramento em termos de qualidade da informação financeira manter-se-á. Por exemplo, a preparação das contas provisórias, que são seguidamente objecto de auditoria pelo Tribunal de Contas, permite à Comissão actualizar a contabilidade final com recomendações do Tribunal. No futuro, o controlo da qualidade deverá ser mais fácil, visto todos os dados passarem a ser incluídos no sistema contabilístico, desaparecendo os dados exteriores ou estranhos ao sistema de contabilidade.

Verificam-se melhorias importantes na apresentação dos dados, nos últimos anos, com base nas recomendações do Tribunal de Contas e dos técnicos externos. A Comissão manterá estes esforços no sentido de melhorar a apresentação dos dados finais relativos à contabilidade de 2003.

A Comissão melhorou a apresentação da informação respeitante a imobilizações corpóreas e incorpóreas, de forma a clarificar e simplificar os dados apresentados — à semelhança do que foi feito com as contas de 2002.

Registou-se um esforço concertado no que respeita ao controlo da qualidade dos dados financeiros apresentados nas contas de 2002, tendo sido consultados dois técnicos externos no processo. Serão envidados esforços semelhantes relativamente às contas de 2003.

A Comissão melhorou a apresentação da informação em matéria de operações de capital de risco. Os quadros das contas de 2002 foram simplificados relativamente aos de 2001 e de 2000.

A DG responsável pelo ECIP procede actualmente a um inventário das imobilizações corpóreas e incorpóreas. No entando, considerando a dimensão do programa (entre 1988 e 1999, a Comissão concedeu mil trezentos e sessenta e cinco adiantamentos num total de 139,3 milhões de euros), os resultados derradeiros não estarão disponíveis antes do final de 2005. As contas de 2003 serão actualizadas, contudo, de forma a reflectirem as informações disponíveis.

Os valores preliminares relativos ao JOP, no final de 2003, mostram não terem sido encerradas doze pastas, totalizando 7 milhões de euros, que vencerão entre 2006 e 2011. As pastas em aberto são seguidas pela DG responsável, através de, por exemplo, a recepção de relatórios de terceiros, sendo controlados os montantes devidos à Comissão.

Ao fornecer as informações pertinentes relativas às operações de capital de risco para inclusão nas contas anuais, o gestor orçamental fornece a estimativa de depreciações consideradas necessárias segundo o princípio de prudência. Os serviços contabilísticos procedem seguidamente à análise destes dados. Em 2002 e 2001 os montantes ilíquidos, as depreciações e os montantes líquidos foram apresentados claramente nas notas de balanço, juntamente com a informação relativa aos movimentos desde o final do ano precedente.

Por motivos de coerência, mantêve-se a apresentação no balanço relativa ao fundo de garantia nas contas de 2001 e de 2002. Contudo, à semelhança do que se passa com todas as áreas do balanço, este domínio está sujeito a análise no âmbito da modernização do projecto do sistema contabilístico, procedendo-se às alterações eventualmente necessárias para harmonizar as menções de acordo com as International Public Sector Accounting Standards (IPSAS — normas contabilísticas internacionais do sector público) nas contas de 2005.

A Comissão é a favor de uma aplicação coerente das práticas contabilísticas, agindo no sentido de as concretizar anualmente na elaboração das contas. Estão em preparação novas normas de contabilidade, apoiadas por um manual que deverá contribuir para a aplicação coerente das práticas contabilísticas.

Com base no cálculo actuarial, incluiu-se nas contas de 2001 e de 2002 um dispositivo associado aos compromissos em matéria de pensões. Quanto às contas de 2002, a Comissão foi igualmente assistida por um técnico de contabilidade externo. Acresce ainda que estão em preparação normas contabilísticas sobre esta matéria, discutida pela primeira vez na reunião de Dezembro de 2003 do comité das normas contabilísticas. Finalmente, está em curso uma nova avaliação actuarial, prevendo-se que os resultados estejam disponíveis para serem reflectidos na previsão em matéria de pensões, de 31 de Dezembro de 2003.

As normas relativas à avaliação de existências são claras e encontram-se explicitadas no actual manual de contabilidade. O contabilista insiste na aplicação correcta destas normas. Foi igualmente preparada uma nova norma contabilística em matéria de existências, discutida no comité das normas contabilísticas.

As alterações das normas de avaliação encontram-se já explicadas nas contas anuais. Como é óbvio, há um esforço permanente no sentido de melhorar as explicações fornecidas.

Foi atribuído novo pessoal à DG do Oraçamento, em 2003, facto que, juntamente com os recursos externos disponibilizados ao abrigo de dois contratos-quadro, permitiu viabilizar o projecto de modernização a realizar, e adaptar as estruturas de TI em conformidade. Foi criada uma equipa de projecto na DG do Orçamento, dirigida pelo contabilista. Estão a ser apreciadas as necessidades em termos de recursos dos restantes serviços na fase de implementação de 2004. Os serviços procedem à criação de uma equipa de gestão encarregada da implementação dos requisitos do projecto.

A Comissão procede à análise do tratamento contabilístico do regime do seguro de doença relativamente às contas de 2003, com base no parecer do Tribunal de Contas e de técnicos de contabilidade externos.

A Comissão melhorou a qualidade dos seus relatórios financeiros, pretendendo prosseguir esta prática no futuro. A evolução positiva em termos de qualidade das contas anuais é um processo permanente — assim, a Comissão procede à revisão annual da apresentação da informação financeira, com o objectivo de melhorar os relatórios financeiros. Isto permitiu, nos últimos anos, incluir o envolvimento de técnicos de contabilidade externos.

O actual manual de contabilidade será actualizado caso ocorram alterações importantes nas actividades da Comissão. A sua redacção está a ser revista para o adaptar às novas normas contabilísticas e ao sistema de contabilidade integrada previstos no projecto de modernização.

(1) Regulamento (CE, Euratom) n o 2342/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002, que estabelece as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n o 1605/200 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, JO L 357 de 31.12.2002.