PERGUNTA ESCRITA E-1618/02

apresentada por Gabriele Stauner (PPE-DE) à Comissão

(6 de Junho de 2002)

Objecto: Insuficiências no sistema contabilístico da Comissão

No final do mês de Maio, a Comissão dispensou os serviços da sua nova tesoureira, ao fim de apenas cinco meses no desempenho das respectivas funções. A referida funcionária foi destituída, porque ousara criticar o facto de as alterações ao Regulamento Financeiro actualmente empreendidas pela Comissão fazerem aumentar o risco de fraudes e de irregularidades.

A tesoureira chamara também a atenção para as insuficiências e os riscos associados ao sistema contabilístico de que a Comissão actualmente dispõe, o Sincom 2, que parecem ser do conhecimento da Comissão há já muitos anos, sem que nenhuma remodelação tenha sido tentada.

No que respeita ao Sincom 2, poderá a Comissão confirmar:

1. Que, depois de ter mudado para este sistema, houve informações que se perderam, de tal forma que, no que respeita ao mapa das despesas no sector da investigação, por exemplo, a Comissão deixou de ter a possibilidade de saber, em muitos casos, que verbas foram pagas a determinados projectos?

2. Que o sistema é de tal forma inseguro, que mesmo os dados relativos aos exercícios orçamentais já concluídos ainda podem ser manipulados, por exemplo, para camuflar erros e inconsistências?

3. Que a Comissária responsável pelo Orçamento retardou propositadamente uma auditoria ao sistema contabilístico levada a cabo pelo Serviço de Auditoria Interna da própria Comissão?

Poderá a Comissão esclarecer se o Director-Geral responsável pelo Orçamento procedeu a uma correcta descrição dos problemas e dos riscos associados ao Sincom 2 no quadro da declaração anual de fiabilidade das contas relativa à sua própria Direcção-Geral? Em caso afirmativo, poderá a Comissão fornecer-me, se possível, uma cópia dos excertos em causa?

Resposta dada pela Comissária Michaele Schreyer em nome da Comissão

(23 de Setembro de 2002)

A Comissão congratula-se com a adopção pelo Conselho da versão reformulada do regulamento financeiro de 25 de Junho de 2002, tendo o Parlamento e o Tribunal de Contas introduzido nele algumas alterações úteis.

A Comissão do Controlo Orçamental do Parlamento Europeu inscreveu esta questão na sua ordem de trabalhos por doze vezes e a Comissão dos Orçamentos do Parlamento deliberou sobre esta matéria em quinze reuniões. A assembleia plenária do Parlamento examinou-a e votou-a por três vezes. A posição do Parlamento está expressa nas actas das sessões de 31 de Maio de 2001, de 29 de Novembro de 2001 e de 12 de Junho de 2002.

A versão reformulada do regulamento financeiro constitui a pedra angular da melhoria da gestão financeira nas instituições europeias, na medida em que o regulamento alterado descreve com precisão os princípios orçamentais e as regras de execução, e confere responsabilidades claramente definidas aos intervenientes financeiros, nomeadamente ao contabilista. O Título VII define as regras aplicáveis à apresentação das contas e a contabilidade baseia-se nas práticas modernas. Exige da parte da Comissão que esta reforme de novo o seu sistema contabilístico, o que está actualmente a realizar.

1. A Comissão alterou o seu sistema contabilístico em 1997 em relação ao Centro Comum de Investigação (CCR), depois em 1998 relativamente ao resto do sector da investigação. Apenas as operações ainda não encerradas foram transferidas para o novo sistema contabilístico.

Contudo, a fim de evitar qualquer perda de dados financeiros, foram tomadas as seguintes medidas:

- os dados históricos relativos ao sector da investigação (à excepção do CCR), isto é, todos os pagamentos efectuados em relação a cada autorização, foram registados no Datawarehouse do Sincom 2 (o novo sistema contabilístico). Os dados históricos podem ser consultados utilizando esta base de dados.

- no que diz respeito ao Centro Comum de Investigação, os dados históricos não entraram integralmente no Datawarehouse de Sincom 2. Apenas foram transferidos os dados necessários para a elaboração das demonstrações financeiras. Todavia, foram copiados para uma base de dados (DATA POOL) todos os dados históricos, podendo por conseguinte ser consultados.

Por conseguinte, todos os pagamentos efectuados em relação a cada autorização podem ser identificados graças a essas bases de dados.

2. No que se refere à fiabilidade do sistema, a Comissão sublinha que o sistema possui uma segurança que impede a manipulação posterior dos dados relativos aos exercícios financeiros encerrados. O acesso aos exercícios financeiros encerrados está portanto bloqueado.

Se tiver de ser estabelecida uma versão final da situação financeira a fim de tomar em consideração as informações (não orçamentais) relativas a dados financeiros conhecidos apenas após o encerramento, o contabilista registará as entradas necessárias no sistema contabilístico. Tal garante que as contas serão exaustivas, tal como previsto nas regras de contabilidade e como exigido pelo Tribunal de Contas.

3. O serviço de auditoria interna (SAI) preparou um projecto de programa de trabalho que propõe uma auditoria com o objectivo de apresentar uma panorâmica da eficácia funcional do Sincom e dos sistemas locais. O comité de acompanhamento das auditorias sublinhou, aquando da sua reunião de Dezembro de 2000, que existia um risco de sobreposição com as auditorias do Tribunal de Contas, programadas ou em curso. No seu programa de trabalho actualizado, o SAI propôs que a auditoria do Sincom e dos sistemas de tecnologia da informação locais se inserissem no âmbito da futura revisão dos sistemas de gestão e de controlo prevista pela acção 87 (fase 2) do Livro Branco sobre a reforma. O SAI deu início a uma auditoria separada das práticas e dos procedimentos contabilísticos em Abril de 2001. O plano de auditoria previsional do SAI para 2002 previa uma auditoria do sistema informatizado de gestão financeira e de contabilidade Sincom 2. O início da auditoria tinha sido anunciado pelo SAI numa carta dirigida aos Directores-gerais e aos chefes de serviços em Março de 2002, tendo estes trabalhos começado agora.

4. A gestão financeira central e as necessidades contabilísticas da Comissão são fornecidas por um sistema informático central, o Sincom 2, introduzido pela primeira vez em 1997 e seguidamente alargado a todos os serviços da Comissão em 1999. Estão em curso trabalhos para identificar e resolver os problemas que ocorrem. Os problemas são igualmente abordados no documento de trabalho da DG Orçamento de Junho de 2001, que foi publicado no sítio web da DG Orçamento.

Este documento constituía a base de trabalho para o novo contabilista, que devia elaborar, até Março de 2002, um memorando à Comissão sobre a modernização do sistema contabilístico. Como actualmente o contabilista não elaborou qualquer documento adequado, a comunicação foi adiada para finais de Julho de 2002.

O Director-Geral do Orçamento descreveu os problemas e os riscos associados à Sincom 2 na sua declaração anual. Esta declaração continha uma reserva relativa ao Sincom 2. Os diversos relatórios de actividade anuais das Direcções-Gerais da Comissão, acompanhados de um relatório consolidado, serão transmitidos pela Comissão às outras instituições.