PERGUNTA ESCRITA E-3003/02

apresentada por Erik Meijer (GUE/NGL) à Comissão

(23 de Outubro de 2002)

Objecto: Qualidade, eficácia e custos dos sistemas de contabilidade utilizados pela Comissão Europeia

1. Continua a Comissão a ter um contrato de fornecimento de software para o seu sistema de contabilidade com a empresa de software alemã SAP?

2. O sistema de contabilidade actual da Comissão tem sido desenvolvido por duas empresas distintas com base numa série de princípios diferentes e incompatíveis, em particular, no que se refere à partida dobrada? Por que motivo?

3. Ofereceu a empresa SAP serviços de manutenção e formação? Continua a fazê-lo?

4. É necessário algum outro fornecedor de serviços além da SAP?

5. Utiliza a Comissão um sistema de facturação único ou sistemas distintos?

6. O sistema SI 2 foi desenvolvido pelos contabilistas ou por outros profissionais?

7. A quem caberá a decisão sobre qual o sistema informático a utilizar?

8. Têm sido os sistemas concebidos em função dos computadores ou vice-versa?

9. Quais foram os custos do desenvolvimento do sistema SI 2, em lugar de se utilizar o sistema inicial SAP/R3, especialmente desenvolvido para responder a todas as necessidades da Comissão?

10. Quantas licenças SAP serão utilizadas pela Comissão num futuro próximo? Esse número é maior ou menor que o actual?

11. Quantas licenças seriam necessárias para implantar o sistema SAP/R3 e cobrir todas as necessidades da Comissão Europeia, no seu conjunto, se este fosse o único sistema?

12. Qual seria o investimento necessário em licenças se a Comissão decidisse levar a cabo o exposto na pergunta 11?

13. Como pretende a Comissão limitar os custos contínuos da compra e renovação dos sistemas?

14. Como pretende a Comissão obter resultados mais transparentes e mais integrados utilizando o sistema de contabilidade actual?

Resposta dada por Michaele Schreyer em nome da Comissão

(31 de Janeiro de 2003)

1. e 3. Na sequência de convite à apresentação de propostas (concurso público) publicado no Jornal Oficial(1), foi celebrado um contrato-quadro com a empresa SAP.

Em Julho de 2000 foi celebrado novo contrato-quadro com a mesma empresa, ao abrigo do procedimento por negociação, por um período de seis anos.

O contrato abrange:

- compra de licenças para a utilização de software,

- assistência e manutenção de software,

- fornecimento de serviços no âmbito da análise das necessidades e da garantia de lhes dar resposta em termos de encomenda, formação e assistência técnica relativamente à instalação de novas versões, bem como controlo do funcionamento do sistema.

2. A arquitectura dos sistemas financeiros da Comissão baseia-se em duas componentes complementares SAP R/3 (sistema oficial de contabilidade) e Si2 (instrumento utilizado pelos serviços que efectuam despesas para o registo das respectivas transacções). A versão do SAP R/3 utilizada pela Comissão foi desenvolvida especificamente para ela pela empresa SAP e o Si2 foi desenvolvido pela Comissão e concebido especificamente como interface com o SAP R/3. Ambos os sistemas reflectem as regras e princípios que regem as actividades da Comissão.

O Si2 foi concebido como instrumento normalizado para permitir aos serviços que efectuam despesas registarem e aprovarem as suas transacções antes de se efectuar a transferência para o sistema oficial de contabilidade R/3, onde se procede ao tratamento da contabilidade. A contabilidade orçamental ao nível do SAP R/3 processa-se numa base de partidas simples, contrariamente ao R/3, que utiliza o método das partidas dobradas.

4. A Comissão utiliza outros contratos-quadro da Direcção-Geral do Orçamento e da Direcção da Informática para os serviços de TI (desenvolvimento de aplicações, administradores de sistemas, assistência aos utilizadores, etc.) no âmbito da SAP e para as restantes tecnologias utilizadas na Comissão.

A Comissão utiliza igualmente o software SWIFT (SWIFT-Alliance) como complemento do SAP para proceder a pagamentos através da rede interbancária SWIFT.

5. Todos os pagamentos (incluindo pagamentos de facturas) são processados via Sincom2.

6. O líder do projecto Sincom2 era igualmente o chefe da unidade de Contabilidade, por forma a que o Si2 fosse desenvolvido tendo em mente as necessidades dos contabilistas.

7. O contabilista começa por fixar as regras de contabilidade a aplicar. Com base nessas regras e nos requisitos especificados por outros utilizadores do sistema, a equipa do projecto apresentará uma proposta à Comissão sobre o sistema a implantar, por forma a respeitar as referidas regras e requisitos.

8. As regras financeiras e contabilísticas que a Comissão tem de aplicar estão definidas no Regulamento Financeiro e nas normas de aplicação. São regras a respeitar nos sistemas informatizados que forem instalados. No que respeita às normas e princípios contabilísticos, compete ao contabilista fixá-las, sendo observadas na concepção dos sistemas.

9. Os custos do desenvolvimento do Si2 são os seguintes:

- Custo de desenvolvimento inicial (1994/1997): 1 500 000 euros

- Custo de desenvolvimento anual: 250 000 euros

- Custo de manutenção anual: 370 000 euros

Os custos não são afectados pelo número de utilizadores (actualmente, 4 000).

10. Consoante os resultados do projecto de modernização do sistema de contabilidade e as decisões a adoptar quanto à arquitectura dos sistemas de informação financeira, o número de utilizadores do SAP poderá variar significativamente no futuro.

11. Teoricamente, todo o pessoal da Comissão, caso se entenda que a expressão cobrir todas as necessidades significa a substituição de todas as aplicações TI existentes. Se o sistema fosse utilizado para gestão financeira e contabilidade, seriam necessárias cerca de quatro mil licenças.

12. O preço das licenças SAP (contrato-quadro BUDG/2000/01) varia entre cerca de 1 400 euros (apenas consultoria) e 2 500 euros, consoante o tipo e perfil do utilizador.

Este é o montante pago no primeiro ano. Posteriormente, a taxa de manutenção ascende a um montante anual de 17 %.

O desconto concedido varia consoante a dimensão da encomenda.

Ao preço das licenças há que acrescentar os custos seguintes:

- reorganização e reconcepção para adaptar todos os processos de acordo com as possibilidades oferecidas pelo pacote normalizado,

- conversão de dados para todos os sistemas,

- fornecimento de formação, documentação e assistência ao utilizador,

- infra-estrutura técnica e servidores do Centro de Cálculo.

13. A Comissão procura obter a opção economicamente mais vantajosa ao adquirir sistemas. É um aspecto que faz parte das negociações sobre preço e especificações dos novos sistemas. Estes são concebidos por forma a serem adaptáveis ou seja, que admitam alterações para responder a exigências específicas sem custos indevidos. Não corresponde à verdade dizer-se que a compra e renovação dos sistemas são contínuas. O Sincom1 tinha de ser substituído porque não era compatível com a data 2000, um dos pacotes de software utilizados (Millennium) deixou de ser assistido pelo fornecedor, a contabilidade de recibos deixou de ser gerida pelo Sincom1 e o sistema era composto por cinco módulos diferentes de fornecedores diferentes com tecnologias diferentes. O Sincom2 substituiu o Sincom1 em 1997.

A Comissão prevê agora o desenvolvimento, até 2005, de um sistema de contabilidade integrada que sustente a mudança para um volume acrescido da contabilidade.

14. As contas orçamentais fornecem uma apresentação transparente à autoridade orçamental, comparando o orçamento aprovado com as despesas adoptadas e as receitas colectadas semanalmente. Consequentemente, há que encará-lo como um importante instrumento de informação no futuro. O novo sistema contabilístico integrado está a ser instalado e contribuirá para melhorar o registo da situação financeira. Os passos e decisões atinentes a esta reforma foram delineados numa recente comunicação da Comissão sobre a modernização do sistema de contabilidade, enviada ao Parlamento.

(1) JO C 54 de 22.2.1994.