PERGUNTA ESCRITA E-1161/02

apresentada por Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) à Comissão

(23 de Abril de 2002)

Objecto: Declarações de fiabilidade das direcções-gerais

Conforme anunciado pela Comissão, cada director-geral vai emitir uma declaração de fiabilidade relativa ao seu serviço.

Que informações vão constar destas declarações de fiabilidade?

O que garante à Comissão que cada director-geral dispõe dos antecedentes e da capacidade necessários e adequados para proceder a uma avaliação imparcial?

Quais são os controlos existentes para garantir que a declaração seja equitativa, justa e imparcial?

Como pode a Comissão garantir a fidedignidade de cada declaração de fiabilidade?

Resposta dada por Romano Prodi em nome da Comissão

(17 de Junho de 2002)

A carta das tarefas e responsabilidades dos gestores delegados pelos Directores-Gerais e Chefes de Serviço contém a obrigação de informar sobre as actividades das Direcções-Gerais e dos serviços em causa, bem como sobre a gestão dos recursos afectados. Esta obrigação assume a forma de um relatório anual e de uma declaração. A introdução deste relatório anual e a declaração concretizam um dos grandes princípios da reforma que consiste em assegurar uma clara definição das responsabilidades em matéria de gestão dos recursos humanos e financeiros, sendo a responsabilização acrescida o corolário necessário de uma maior descentralização.

Para a Comissão, a introdução deste elemento-chave do novo quadro de gestão e de controlo é fundamental. Os trabalhos de consolidação, acompanhamento e supervisão dos seus serviços centrais contribuirão para fornecer maiores garantias a fim de permitir à Comissão assumir efectivamente a sua responsabilidade colectiva e/ou tomar medidas de correcção.

Este enquadramento de informação e de responsabilização deve ser igualmente considerado um instrumento de gestão e um mecanismo que permite aos gestores delegados apreciar as actividades das suas direcções-gerais ou serviços e identificar os domínios a melhorar ou a desenvolver. Uma medida de acompanhamento consistiu na elaboração de orientações técnicas relativas à estrutura e ao conteúdo dos relatórios anuais de actividades e da declaração e reservas emitidas pelos gestores delegados.

A declaração abrange um domínio mais restrito do que o relatório anual, uma vez que não inclui as apreciações constantes do relatório sobre os resultados obtidos na realização de políticas específicas. A declaração constituirá a expressão da responsabilidade dos gestores delegados que zelam pela boa gestão dos seus recursos e pela melhoria da gestão dos seus serviços.

Conteúdo da declaração

Segundo o modelo de declaração adoptado a incluir no relatório anual, os gestores delegados deverão, com base em todos os elementos de informações na sua posse:

- declarar que as informações contidas no relatório são verdadeiras;

- dar garantias suficientes, com base na sua apreciação, de que os recursos afectados às actividades descritas no relatório foram utilizados para os fins previstos e em conformidade com os princípios da correcta gestão financeira e que os procedimentos de controlo criados dão as garantias necessárias quanto à legalidade e à regularidade das operações subjacentes;

- indicar todas as reservas necessárias com vista a assinalar os riscos associados às operações e acções susceptíveis de terem um efeito negativo substancial no que

se refere às declarações acima mencionadas. As reservas apontam para a existência de situações de funcionamento incorrecto em matéria de concepção ou de aplicação dos sistemas de gestão e de controlo interno e são acompanhadas de planos de acção em que são explicadas as medidas rectificativas adoptadas ou previstas;

- confirmar que não têm conhecimento de qualquer facto não assinalado nos seus relatórios que seja lesivo dos interesses da instituição.

Procedimento

Para cumprir as obrigações em questão, os gestores delegados devem criar um procedimento adequado e documentado que defina a organização e a atribuição de responsabilidades aos correspondentes que as assumirem. Instituirão igualmente sistemas de informação destinados a obter as informações adequadas por parte dos seus gestores subdelegados como previsto na sua carta. Este procedimento é completado com relatórios internos e informações dos seus subordinados por forma a assegurar que os mesmos têm ao seu dispor uma base adequada para a elaboração do seu relatório anual e respectiva declaração. A Comunicação(1) de Dezembro de 2001 que define o nível mínimo exigido para a realização de normas de controlo interno fornece aos gestores delegados um quadro de referência para os seus sistemas de gestão e de controlo.

Os gestores delegados recebem assistência de:

- um grupo metodologia, presidido pelo Secretariado-Geral, que elaborou linhas de orientação sobre o procedimento a seguir para declaração, bem como sobre o alcance das reservas e responsabilidades do gestor delegado;

- a Direcção-Geral do Orçamento (DG) que fornece os dados contabilísticos orçamentais, em função da actual estrutura orçamental, sobre transacções incorporadas e validadas pelos serviços responsáveis pela contabilidade orçamental;

- as suas unidades financeiras e operacionais que, na medida das respectivas responsabilidades, os ajudam a estabelecer as contas anuais e a elaborar os relatórios sobre a aplicação e o funcionamento dos sistemas de controlo interno;

- os gestores subdelegados, que informam sobre a execução dos programas, operações ou acções, de acordo com a competência subdelegada;

- as suas estruturas de auditoria que os informam do nível de qualidade dos sistemas de gestão e de controlo interno e sobre os principais sectores de risco de funcionamento incorrecto, ilegalidade ou irregularidade ou qualquer outra informação pertinente, em conformidade com o programa de trabalho estabelecido de acordo com o Director-Geral;

- o Serviço de Auditoria Interna da Comissão que os assiste relativamente ao trabalho preparatório;

- as informações transmitidas pelo Tribunal de Contas, Controlo Financeiro e todas as outras fontes pertinentes.

Fiabilidade

A declaração é uma oportunidade para os gestores definirem o alcance do controlo que exercem efectivamente sobre as operações efectuadas e pelas quais podem ser assim responsabilizados. Tal implica um incentivo à sobrestimação dos problemas, que deveria ser contrabalançado pelo risco mais corrente de os gestores denotarem uma tendência no sentido de subestimarem as deficiências dos seus serviços.

Para este primeiro ano de aplicação do novo sistema de informação, o Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão procederá a uma análise limitada do procedimento de elaboração dos relatórios e declarações anuais das DG e dos serviços em Maio e Junho de 2002. O SAI verificará, a um nível consolidado e para as necessidades da Comissão, a adequabilidade e a conformidade do procedimento com as exigências existentes em matéria de relatórios e declarações anuais.

Com base nesta análise, o Serviço de Auditoria Interna da Comissão apresentará um relatório consolidado das suas conclusões.

Relatório de síntese

Com base nos relatórios de actividade anuais e no relatório consolidado do Serviço de Auditoria Interna sobre a adequabilidade de todo o procedimento em matéria de relatórios e declarações anuais dos gestores delegados, a Comissão adoptará um relatório de síntese,

preparado pelo Secretariado-Geral e pela DG dos Orçamentos. A Comissão tomará igualmente nota a um nível consolidado das reservas que foram assinaladas e comentará as soluções e os prazos propostos e adoptará uma série de medidas para solucionar os problemas detectados, incluindo os que decorrem das conclusões do Serviço de Auditoria Interna. Em caso de incoerência ou de conflito entre as acções de correcção propostas pelos gestores delegados deverá optar por uma das mesmas.

(1) SEC(2001) 2037-4.