PERGUNTA ESCRITA E-2393/00

apresentada por Richard Howitt (PSE) à Comissão

(13 de Julho de 2000)

Objecto: Unidade de Auditoria do SCR

Solicita-se à Comissão que indique qual o mandato e os procedimentos operacionais da Unidade de Auditoria do SCR (Serviço Comum Relex), esclarecendo nomeadamente os seguintes pontos:

1. Qual é, no entender da Comissão, o valor de uma separação clara entre funções de auditoria, políticas e executivas no interior dos serviços?

2. A unidade em referência constitui um organismo de auditoria independente e, em caso afirmativo, que medidas são adoptadas para garantir que tal se verifique na prática?

3. Que procedimentos se encontram previstos para acompanhar os trabalhos da Unidade de Auditoria, bem como para garantir que a mesma execute adequadamente as suas funções, em cumprimento estrito do mandato e dos procedimentos operacionais?

4. Que medidas são adoptadas para garantir os direitos dos beneficiários de subvenções da Comissão durante um exercício de auditoria efectuado pela Unidade de Auditoria do SCR?

5. A Comissão fornece às entidades sujeitas a auditoria uma versão escrita do mandato para o exercício da mesma, uma explicação clara dos direitos que lhes assistem, no âmbito do processo de auditoria e no início do respectivo exercício, bem como uma cópia do relatório de auditoria quando concluído? Em caso negativo, por que razão? Que direito de recurso assiste às entidades sujeitas a auditoria, no que diz respeito aos resultados da mesma e à interpretação que deles faz a Comissão?

6. Que medidas são adoptadas para garantir que as entidades sujeitas a auditoria disponham de informações adequadas e de tempo para responder aos resultados da mesma, debatê-los com a Comissão e acordar medidas destinadas a corrigir a situação?

7. No que diz respeito ao seguimento de um exercício de auditoria, a Comissão distingue entre, por um lado, casos em que aplicará uma política de acção unilateral e imediata relativamente às entidades sujeitas à auditoria e, por outro lado, casos em que aguardará a celebração com as mesmas de um acordo sobre um programa de medidas de correcção, antes que os resultados possam afectar a gestão de subvenções a essas entidades por parte da Comissão? Em caso afirmativo, que critérios são utilizados para estabelecer tal distinção e que medidas são adoptadas para garantir a rigorosa observância dos mesmos?

Resposta dada pelo Comissário Patten em nome da Comissão

(28 de Setembro de 2000)

Como o Sr. Deputado certamente tem conhecimento, a Comissão está a tentar empreender uma reforma profunda da sua gestão administrativa e financeira. Os dois elementos chaves desta reforma são o aumento da autonomia dos ordenadores delegados nas direcções-gerais e nos serviços, que deve ser acompanhada pela realização de controlos internos adequados, e a criação de um serviço de auditoria interna para controlar e elaborar relatórios relativos à eficiência desses controlos internos.

A reforma prevê igualmente a criação de uma unidade de auditoria em todas as direcções-gerais e serviços. Além de aconselhar o director-geral e o chefe de serviço relativamente às melhorias a introduzir no sistema de controlo interno, o serviço de auditoria deve efectuar igualmente uma auditoria aos projectos e às actividades financeiras financiadas pela Comissão. Em determinados serviços, tais como no Serviço Comum das Relações Externas, as unidades criadas já realizam parte desta actividade.

As auditorias às subvenções concedidas e aos projectos financiados são realizadas de acordo com as condições previstas nos contratos que regem as subvenções concedidas a partir de fundos comunitários. O beneficiário é sempre informado, por carta, da realização de uma auditoria.

Caso verifiquem que os financiamentos comunitários foram concedidos com base em informações incorrectas prestadas pelos beneficiários ou não foram utilizados em conformidade com as normas e as condições contratuais, os auditores da Comissão devem comunicar essas informações aos ordenadores delegados, que decidirão as medidas a adoptar.

O relatório de auditoria é um documento interno e confidencial, controlado pelos serviços da Comissão em causa. Em determinadas situações, e se for caso disso, o serviço de gestão competente pode dar a conhecer o conteúdo do relatório de auditoria, total ou parcialmente, ao beneficiário contratante para comentários ou fornecimento de explicações.