PERGUNTA ESCRITA E-2436/02

apresentada por Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) à Comissão

(26 de Agosto de 2002)

Objecto: Alegada má gestão de fundos confiados às Comunidades Europeias

Marta Andreasen exerceu as funções de Director da Execução Orçamental e Tesoureiro na Comissão Europeia, um cargo de alto nível. Em conformidade com a legislação relevante, era inteiramente responsável pelos fundos confiados às Comunidades Europeias. Qualquer alegação de má gestão feita por ela é, por conseguinte, extremamente grave.

Tem a Comissão um sistema de contabilidade que confirme as contas apresentadas anualmente pela Comissão?

Dispõe a Comissão de um sistema informático seguro, coerente e exaustivo, através do qual se processem as transacções financeiras?

São respeitadas as normas de contabilidade básicas e mínimas, aceites a nível internacional e governamental?

Como são as práticas de contabilidade e auditoria da Comissão em comparação com os sistemas dos 15 Estados-Membros?

Utiliza a Comissão Europeia registos duplos como disciplina contabilística normalizada?

São respeitados todos os aspectos do actual Regulamento Financeiro?

Foi levada a cabo uma auditoria ao Tesouro nos últimos 10 anos?

Existem demonstrações de fluxos de tesouraria relativas à Comissão?

Sem nenhum dos elementos supracitados, é possível apresentar contas fiáveis em relação às instituições da UE?

Resposta dada por Michaele Schreyer em nome da Comissão

(27 de Novembro de 2002)

1. e 2. A Comissão tem de facto um sistema de contabilidade subjacente às contas apresentadas anualmente.

A gestão financeira e a contabilidade centrais da Comissão são asseguradas por um sistema informático centralizado (Sincom2), introduzido pela primeira vez em 1997 e alargado a todos os serviços da Comissão em 1999. A arquitectura do sistema inclui três elementos diferentes, interligados entre si e com interfaces em relação a todos os sistemas locais dos serviços operacionais, que servem sobretudo para satisfazer as necessidades de gestão a nível local.

Estes três subsistemas centrais são concebidos para responder às necessidades de diferentes utilizadores:

- O SAP R/3 é utilizado pelos serviços do contabilista e pelo auditor financeiro. É o sistema de contabilidade oficial da Comissão, através do qual são realizadas a contabilidade orçamental, a contabilidade geral, a gestão de tesouraria, a validação dos dados bancários relativos a terceiros, as cobranças e a emissão de pagamentos através da rede bancária SWIFT;

- O Si2 é o instrumento de gestão orçamental dos serviços dos gestores orçamentais. As operações são introduzidas no Si2 pelas Direcções-Gerais (DG), directa ou indirectamente, por transferência a partir de sistemas informáticos locais mediante uma interface normalizada. Qualquer que seja a sua origem, todas as operações devem seguir um fluxo de trabalho interno (workflow) em cada DG e devem ser validadas pelo gestor orçamental no Si2 antes da transferência para o R/3;

- O data warehouse é um instrumento de informação, no qual são copiados os dados do Si2 e do R/3.

A divulgação oficial das informações financeiras realizada pelo contabilista assenta nos dados extraídos do SAP R/3.

2. O acesso a todas as partes do sistema Sincom2 é controlado pela utilização de senhas. As senhas só são atribuídas a pessoas autorizadas. O acesso das pessoas ao sistema é limitado aos sectores e acções abrangidos pela autorização conferida por um quadro superior. A segurança do sistema tem vindo a ser constantemente reforçada com a assistência de especialistas informáticos externos.

A grande maioria das operações transitam sem problemas de um subsistema do Sincom2 para outro. Contudo, foram identificadas algumas incoerências, sobretudo devido a diferenças na estrutura dos dados dos sistemas. A Comissão está actualmente a efectuar uma reconciliação entre os sistemas, a fim de melhorar a transmissão dos dados entre os diferentes elementos.

Todos os dados utilizados nas contas da Comissão estão incluídos no Sincom2.

3. Normas jurídicas:

A contabilidade é efectuada em conformidade com o Regulamento Financeiro(1).

Princípios contabilísticos:

- A contabilidade das instituições europeias engloba a contabilidade geral e a contabilidade orçamental.

- A contabilidade orçamental baseia-se no princípio da contabilidade de caixa alterado(2).

- A contabilidade geral indica a totalidade das despesas e das receitas durante o exercício financeiro e destina-se a estabelecer a situação financeira da Comissão apresentada sob a forma de balanço em 31 de Dezembro.

- A contabilidade geral baseia-se nos seguintes princípios (em conformidade com os princípios geralmente aceites):

- O princípio da continuidade das actividades;

- O princípio da importância relativa e agregação dos dados;

- O princípio da prevalência da substância sobre a forma;

- O princípio da não compensação entre os elementos do activo e do passivo.

- As demonstrações financeiras têm em conta certos elementos relacionados com os princípios da especialização dos exercícios e da prudência.

- A harmonização da contabilidade e a coerência dos dados contabilísticos são obtidas pela aplicação das mesmas regras de avaliação (do activo e do passivo) e métodos contabilísticos em todas as instituições europeias actualmente abrangidas pela consolidação (Parlamento, Conselho, Comissão, Tribunal de Justiça, Tribunal de Contas, Comité Económico e Social, Comité das Regiões e Provedor de Justiça).

Respeito dos princípios contabilísticos geralmente aceites(3):

- Nos últimos anos, a International Federation of Accountants estabeleceu relativamente ao sector público duas séries de princípios contabilísticos geralmente aceites, consoante os métodos contabilísticos adoptados, isto é, a contabilidade de caixa ou a contabilidade de exercício. O orçamento da União é votado e executado segundo o método da contabilidade de caixa.

- A Comissão conforma-se inteiramente com as normas da contabilidade de caixa, que constituem as normas contabilísticas tradicionalmente utilizadas pelo sector público. O Tribunal de Contas declarou sistematicamente que a contabilidade de caixa é fiável.

- O sistema financeiro informático Sincom2 permite à Comissão produzir demonstrações financeiras segundo o princípio da contabilidade de caixa, completamente automatizadas.

- Contudo, tal como a maior parte dos governos da Organização de Cooperação e de Desenvolvimento Económicos (OCDE), a Comissão não aplica integralmente, neste momento, as normas de contabilidade de exercício correspondentes, nem a isso é actualmente obrigada pelo Regulamento Financeiro.

- Todavia, a fim de melhorar a informação fornecida na contabilidade, as demonstrações financeiras elaboradas pela Comissão têm em consideração elementos de contabilidade de exercício, tais como o registo e amortização das imobilizações, as correcções de valor dos créditos, as provisões, os direitos de pensões, a contabilização dos reportes como encargos e dívidas do exercício financeiro e o registo de elementos do activo e do passivo eventuais.

- As informações adicionais necessárias para estabelecer uma contabilidade de exercício são recolhidas em toda a Comissão e introduzidas no sistema contabilístico central (SAP/R3) pelos serviços do contabilista, segundo o método das partidas dobradas.

- No quadro das iniciativas gerais de melhoria adoptadas em 2000 e 2001, foi feito um esforço especial para aumentar a fiabilidade destas informações complementares apresentadas segundo uma contabilidade de exercício.

Evolução do quadro e das normas contabilísticas:

- O sector público tem vindo a evoluir da situação de registo das operações de receitas e despesas segundo uma contabilidade de caixa para um sistema de informação financeira próprio do sector privado. De acordo com esta tendência e com as disposições do novo Regulamento Financeiro, a Comissão prepara a sua passagem para uma contabilidade de exercício integrada. A reformulação do Regulamento Financeiro, que entra em vigor em 1 de Janeiro de 2003, prevê o estabelecimento de um sistema de contabilidade de exercício integrado até 2005.

- A incorporação no sistema contabilístico oficial de dados baseados na contabilidade de exercício e o respeito global dos princípios contabilísticos geralmente aceites constituem um elemento-chave da presente modernização da contabilidade.

Conclusão:

- A Comissão respeita integralmente as normas que regem a contabilidade de caixa e as regras contabilísticas previstas pelas disposições jurídicas em vigor. Além disso, a Comissão já introduziu vários elementos necessários ao estabelecimento de uma contabilidade de exercício, da qual deverá aplicar todos os princípios até 2005, tal como estabelecido no novo Regulamento Financeiro.

4. Poucos Estados-Membros ou outros organismos públicos aplicam integralmente os princípios da contabilidade de exercício. Em muitos países existe, de facto, uma tendência geral para a sua adopção, mas a situação varia de país para país: de uma forma geral, os Países Baixos, a Suécia e o Reino Unido estão mais próximos deste objectivo, enquanto outros Estados-Membros se encontram num estado menos avançado.

Desde 2000 e do lançamento do plano plurianual de modernização da contabilidade, a Comissão começou a orientar-se no sentido de demonstrações financeiras baseadas nos princípios da contabilidade de exercício, seguindo activamente a tendência geral da contabilidade do sector público e evoluindo mais rapidamente do que muitos Estados-Membros.

5. A Comissão aplica os princípios da contabilidade de partidas dobradas para registar as entradas e saídas de caixa, ordens de pagamento e de cobrança. Os elementos de contabilidade de exercício já utilizados pela Comissão são igualmente introduzidos no sistema com base nos princípios das partidas dobradas.

6. A Comissão apresentou e continua a apresentar contas fiáveis, de acordo com o Regulamento Financeiro. Tal com o Sr. Deputado, membro da Comissão de Controlo Orçamental, sabe, o Tribunal de Contas nunca recusou garantir a fiabilidade das contas.

As observações do Tribunal de Contas na Declaração de Fiabilidade relativa ao orçamento geral do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000(4) dizem respeito ao não respeito dos princípios de contabilidade de exercício e não à contabilidade de caixa enquanto tal. No entanto, o respeito dos princípios da contabilidade de exercício não constitui uma obrigação para a Comissão no âmbito do Regulamento Financeiro actualmente em vigor. O novo Regulamento Financeiro impõe a aplicação de tais princípios a partir do exercício financeiro de 2005.

7. O Tribunal de Contas é o auditor externo em relação à Comissão. Os auditores do Tribunal têm acesso a todos os sistemas e dados relacionados com a actividade da Comissão, incluindo a tesouraria. O Tribunal examina anualmente as contas da Comissão e no âmbito dessa auditoria pode examinar a função de tesouraria. Nos seus relatórios, o Tribunal de Contas não formulou críticas à actividade de tesouraria da Comissão.

8. A demonstração dos fluxos de tesouraria apresenta os pagamentos efectivos até ao mês em questão e estimativas relativas aos meses seguintes. Uma série de dados produzidos mensalmente podem ser consultados no seguinte endereço: http://europa.eu.int/comm/budget/execution/utilisation/details_fr.htm. Estes documentos estão à disposição da Autoridade Orçamental (Parlamento e Conselho).

9. A Comissão apresentou e apresenta contas fiáveis. Apesar de certas observações relativas a aspectos da contabilidade de exercício, o Tribunal de Contas sempre garantiu a fiabilidade das contas.

(1) Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento no 762/2001, de 9 de Abril de 2001 e Regulamento no 3418/93 da Comissão, de 9 de Dezembro de 1993, que estabelece normas de execução de algumas disposições do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977, tal com alterado pelo Regulamento no 1687/2001 de 21 de Agosto de 2001.

(2) Este princípio difere do princípio normal da contabilidade de caixa em virtude de alguns dos seus elementos, tais como os reportes.

(3) A IFAC (International Federation of Accountants) publica normas contabilísticas internacionais para o sector público.

(4) JO C 359 de 15.12.2001.