A simples circunstância de um documento referido num pedido de acesso ao abrigo do o Regulamento n.o 1049/2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, dizer respeito a um interesse protegido por uma excepção não basta para justificar a aplicação desta. Essa aplicação só pode, em princípio, ser justificada na hipótese de a instituição ter previamente apreciado, em primeiro lugar, se o acesso ao documento prejudicaria, concreta e efectivamente, o interesse protegido e, em segundo lugar, nas hipóteses referidas no artigo 4.o, n.os 2 e 3, do referido regulamento, se não existia um interesse público superior que justificasse a divulgação do documento em causa. Além disso, o risco de ser lesado um interesse protegido deve ser razoavelmente previsível e não puramente hipotético. Esse exame deve resultar dos fundamentos da decisão. Este exame concreto deve, além disso, ser realizado para cada documento a que o pedido se refere. Com efeito, decorre do Regulamento n.o 1049/2001 que todas as excepções mencionadas no seu artigo 4.o, n.os 1 a 3, são enunciadas como devendo ser aplicadas «a um documento». É também necessário um exame concreto e individual de cada documento, uma vez que, mesmo na hipótese de ser claro que um pedido de acesso se refere a documentos abrangidos por uma excepção, apenas esse exame pode permitir à instituição apreciar a possibilidade de conceder um acesso parcial ao requerente, em conformidade com o disposto no artigo 4.o, n.o 6, deste regulamento.

Em conformidade com o considerando 11 do Regulamento n.o 1049/2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, deve permitir-se que as instituições comunitárias protejam as respectivas consultas e as suas deliberações internas, quando seja necessário, no interesse público, preservar a sua capacidade para desempenhar as suas funções, designadamente no âmbito do exercício dos seus poderes decisórios administrativos, como em matéria de controlo de concentrações.

O relatório de um grupo de trabalho, mandatado para fazer um trabalho de análise, de reflexão e de crítica, uma vez que é destinado a ser apresentado para discussão ao membro da Comissão responsável pela concorrência, preparatório da decisão deste último de interpor um recurso num processo relativo a uma concentração, ou a propor eventuais melhorias no procedimento administrativo aplicável em matéria de controlo de concentrações ou noutras matérias do direito da concorrência constitui um documento que contém pareceres destinados a uso interno no âmbito de deliberações e de consultas preliminares na Comissão na acepção do artigo 4.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento n.o 1049/2001.

A divulgação do relatório ao público prejudicaria gravemente a possibilidade de o referido membro da Comissão dispor de uma opinião livre e completa dos seus próprios serviços sobre o rumo a dar ao processo em questão.

Com efeito, a divulgação deste documento comportaria o risco não só de expor a opinião, eventualmente crítica, de funcionários da Comissão mas também de permitir comparar o conteúdo do relatório com as decisões finalmente tomadas sobre esses aspectos pelo membro da Comissão responsável pela concorrência ou no interior da Comissão e, portanto, de divulgar discussões internas. Além disso, se o relatório fosse divulgado, isso significaria que os autores de um relatório deste tipo tomariam futuramente em conta esse risco de divulgação, a ponto de poderem ser levados a autocensurar-se e a não voltarem a dar uma opinião que pudesse pôr em risco o destinatário do referido relatório. Deste modo, a Comissão já não poderia beneficiar da opinião livre e completa exigida aos seus agentes e funcionários e ver-se-ia privada de uma crítica interna construtiva, sem quaisquer condicionalismos ou pressões externas, destinada a facilitar-lhe uma tomada de decisão no que respeita à interposição do recurso de um acórdão do Tribunal de Primeira Instância ou à melhoria dos seus procedimentos administrativos em matéria de controlo de concentrações ou, em sentido mais lato, em matéria de direito da concorrência.

Este risco de prejuízo grave para o processo decisório, em caso de divulgação desses documentos é razoavelmente previsível e não puramente hipotético. Com efeito, supondo que tais relatórios não têm, em relação ao público, carácter confidencial e tendo em conta o risco da sua divulgação, afigura-se verosímil que o membro da Comissão responsável pela concorrência seja induzido a não voltar a pedir a opinião escrita, eventualmente crítica, dos seus colaboradores sobre questões que são da sua competência ou da competência da Comissão. Ora, o simples facto de haver lugar a discussões orais e informais, que não exigem a elaboração de um «documento» na acepção do artigo 3.o, alínea a), do Regulamento n.o 1049/2001, prejudicaria significativamente a eficácia do processo decisório interno da Comissão, designadamente, em matérias sobre as quais a Comissão deve fazer apreciações jurídicas, factuais e económicas complexas e examinar dossiers particularmente volumosos, como no âmbito do controlo de concentrações.

Quando o relatório estiver protegido ao abrigo do artigo 4.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento n.o 1049/2001, os documentos que contribuíram para a sua elaboração e que contêm apreciações preparatórias ou conclusões provisórias para uso interno, como resulta do inventário, estão igualmente abrangidos por esta excepção.

Do mesmo modo, a divulgação ao público das notas ao comissário para a concorrência, das notas aos outros serviços e as notas de resposta dos serviços diferentes do Serviço Jurídico, trocadas na Comissão, a fim de permitir elaborar os documentos que formalizam a tomada de posição da administração, é de molde a prejudicar gravemente o seu processo decisório, quer se trate do procedimento de concentração em causa quer dos futuros procedimentos de concentração no mesmo domínio, entre as mesmas partes, ou em consideração dos princípios postos em prática no processo controvertido, na medida em que estes documentos se limitam a registar um momento do procedimento que não está ainda formalizado num documento definitivo. Com efeito, estes documentos preparatórios podem indicar as opiniões, as hesitações ou as mudanças de opinião dos serviços da Comissão, que — terminado o processo decisório em causa — possivelmente já não constarão das versões finais das decisões.

Ora, é possível imaginar que, esses documentos, se fossem divulgados, poderiam ser utilizados — mesmo quando não retomem necessariamente a posição definitiva da Comissão — para influenciar a posição dos seus serviços, que deve manter-se livre e independente de quaisquer pressões exteriores, quando do exame de situações semelhantes que envolvam o mesmo sector de actividades ou os mesmos conceitos económicos.

(cf. n.os 42, 48, 50-52, 54, 59, 95, 96, 100)