No âmbito de um pedido de acesso apresentado com base no Regulamento n.o 1049/2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, a qualificação do documento não está ligada ao volume de trabalho significativo que esse pedido eventualmente exige para a administração em causa. Assim, mesmo no caso de tal pedido poder paralisar o bom funcionamento da administração, não tem por efeito tornar o pedido inadmissível. Nessa hipótese excecional, o direito de a instituição procurar uma «solução equitativa» com o requerente, em aplicação do artigo 6.o, n.o 3, do Regulamento n.o 1049/2001, reflete a possibilidade de ter em conta, ainda que de modo especialmente limitado, a necessidade de conciliar os interesses do requerente e da boa administração.

Com efeito, uma informação distingue‑se de um documento, em especial, na medida em que se define como um dado que pode, designadamente, figurar num ou em vários documentos. A este respeito, uma vez que nenhuma das disposições do Regulamento n.o 1049/2001 trata do direito de acesso a uma informação propriamente dita, não se pode deduzir que o direito de acesso do público a um documento de uma instituição, que decorre do artigo 2.o, n.o 1, do referido regulamento, implica o dever de esta responder a qualquer pedido de informações de um particular.

É necessário, manter uma distinção entre o conceito de documento e o de informação para efeitos da aplicação do Regulamento n.o 1049/2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão.

De uma maneira geral, o direito de acesso a documentos das instituições ao abrigo do artigo 2.o, n.o 3, do Regulamento n.o 1049/2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, apenas é aplicável aos documentos existentes e na posse da instituição em causa. Um pedido de acesso que levasse a instituição a criar um novo documento, mesmo com base em elementos que já figuram em documentos existentes e na sua posse, não constitui por conseguinte um pedido de acesso parcial e está excluído do âmbito do Regulamento n.o 1049/2001.

Na hipótese de um pedido de acesso para que a instituição efetue uma pesquisa em uma ou mais das suas bases de dados segundo parâmetros definidos pelo requerente, a instituição é obrigada a dar uma resposta positiva, sem prejuízo de uma eventual aplicação do artigo 4.o do Regulamento n.o 1049/2001, se a pesquisa de que necessita puder ser efetuada recorrendo às ferramentas de pesquisa disponíveis para essa base de dados.

Com efeito, é possível admitir que, em razão das relações complexas que, no seio de uma base de dados, ligam cada um dos dados aos restantes, são possíveis diferentes apresentações do conjunto de dados nela contidos. É também possível escolher apenas uma parte dos dados incluídos nessa apresentação e ocultar os outros.

Em contrapartida, não se pode exigir de uma instituição, no âmbito de um pedido de acesso a documentos apresentado com base no Regulamento n.o 1049/2001, que comunique ao requerente uma parte ou a totalidade dos dados contidos numa das suas bases de dados, classificados segundo um esquema não previsto pela referida base de dados. Tal pedido destina‑se à criação de um novo documento e, por conseguinte, não se enquadra no âmbito de aplicação do Regulamento n.o 1049/2001. Com efeito, o que é solicitado nesse pedido não é um acesso parcial a um documento que contém dados tratados segundo uma classificação existente e, como tal, exequível com as ferramentas de que a instituição dispõe para a base de dados em questão, mas a criação de uma nova classificação e, portanto, de um novo documento na aceção do artigo 3.o, alínea a), do referido regulamento. Por conseguinte, quanto às bases de dados, tudo o que pode ser extraído das mesmas mediante uma pesquisa normal ou de rotina pode ser objeto de um pedido de acesso apresentado com base no Regulamento n.o 1049/2001.

(cf. n.os 55 a 59)