A autoridade que decide sobre um pedido de autorização de publicação apresentado ao abrigo dos artigos 17.° e 19.° do Estatuto deve proceder a uma análise pormenorizada de todos os elementos do caso e a uma ponderação dos interesses presentes para determinar se devem prevalecer os interesses da União ou o interesse público em receber informações. Nesse contexto, cabe ao funcionário que pede a autorização apresentar todas as informações úteis, designadamente quanto aos documentos concretos em questão, ao alcance da sua difusão e ao objetivo pretendido, para permitir que aquela autoridade se pronuncie. Este dever de precisão decorre da própria sistemática dos artigos 17.° e 19.° do Estatuto, mas também da relação de confiança especial que existe entre a União e os seus funcionários e do dever, que incumbe aos funcionários, de cooperar lealmente com a União, nos termos do artigo 11.o, primeiro parágrafo, do Estatuto. O referido dever de precisão impõe ao funcionário que solicita uma autorização de publicação de documentos que identifique de forma precisa e individual cada documento, fornecendo também uma descrição de cada documento e indicando o motivo da publicação, de modo a permitir que aquela autoridade proceda de forma eficaz à apreciação do pedido de publicação. O dever de indicar o objetivo da publicação não constitui uma obrigação de justificação do pedido que se insere na fiscalização da justeza deste último. A exigência de precisão dos pedidos quanto ao objetivo da publicação insere‑se num âmbito mais geral e condiciona a possibilidade de proceder à apreciação do pedido, pelo que se insere na fiscalização da sua admissibilidade.

Os princípios aplicáveis no âmbito do Regulamento n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão não podem ser transpostos para os procedimentos de autorização de publicação de documentos abrangidos pelos artigos 17.° e 19.° do Estatuto. Com efeito, o Regulamento n.o 1049/2001 tem por objetivo criar um direito de acesso do público geral aos documentos das instituições. Assim, de acordo com o artigo 2.o, n.o 1, do referido regulamento, os beneficiários do direito de acesso aos documentos das instituições são os cidadãos da União e todas as pessoas singulares ou coletivas que aí residam ou tenham a sua sede social. O Regulamento n.o 1049/2001 regula, em substância, as relações entre a União e os seus cidadãos, ao passo que o Estatuto regula a relação entre a União e os seus funcionários. A diferença entre os procedimentos do Regulamento n.o 1049/2001, por um lado, e dos artigos 17.° e 19.° do Estatuto, por outro, justifica‑se pela relação de confiança especial que existe entre a União e os seus funcionários, que não existe, da mesma forma, relativamente aos cidadãos visados pelas disposições do Regulamento n.o 1049/2001. As exigências diferentes no tratamento dos pedidos de publicação apresentados ao abrigo dos artigos 17.° e 19.° do Estatuto impõem‑se a fim de preservar essa relação de confiança e de colocar as instituições da União em condições de controlar se os funcionários ajustam a sua conduta tendo em vista os interesses das instituições e as obrigações que lhes incumbem nos termos do artigo 339.o TFUE. Assim, é a própria natureza dos procedimentos regulados pelo Estatuto que permite impor requisitos diferentes para os pedidos de publicação apresentados por funcionários relativamente a informações de que tiveram conhecimento no âmbito das suas funções, relativamente aos apresentados por cidadãos.

(cf. n.o 134)